個人情報保護規約（目的）
第１条 この規約は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下、「個人情報保護法」という）に基づき、茨城行政書士協同組合（以下、「本組合」という）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この規約は、本組合が保有する個人情報を取り扱う役員等並びに本組合の職員（以下、「職員」という）及び契約社員等従業者を対象として適用する。
（定義）
第３条 この規約において使用する用語は、個人情報保護法において使用する用語の例による。
（利用目的）
第４条 本組合が取り扱う個人情報の利用目的は、以下に定めるとおりとする。
一 組合員の登録情報及び賛助会員の登載情報は、本組合会則等の規定に基づき、組合員名簿及び賛助会員名簿の作成に使用するほか、以下に定める目的でこれを利用するものとする。
イ 会議や催し物等に関する連絡及び会報の送付先管理
ロ 役員名簿等、各種名簿の作成及び管理
ハ 福利厚生及び共済事業に関する事務
二 当組合の職員及び契約社員等従業者に関する雇用及び人事管理等に関する情報は、給与計算を含む人事管理及び福利厚生等を行う目的でこれを利用するものとする。
三 前２号のほか、本組合会則に定める事業目的を達成するため必要な範囲内でこれを利用するものとする。
（利用目的の変更）
第５条 前条の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲を超えることはできないものとする。
（取得に際しての原則）
第６条 本組合は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないものとす

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る。
２ 本組合は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
３ 本組合は、前項の規定にかかわらず、直接本人から書面（電磁的記録を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではない。
４ 本組合が、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
５ 前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
二 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（要配慮個人情報の取得の制限）
第７条 本組合は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得しないものとする。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
四 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法
第 76 条第 1 項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規約で定める者により公開されている場合
五 その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合（利用目的による制限）
第８条 本組合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとする。
２ 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の2

同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（データ内容の正確性の確保）
第９条 本組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。この場合において、組合員名簿及び賛助会員名簿の個人データに関する変更届出は、法に基づき、それぞれ本人が行う手続きによるものとする。
２ 本組合は、保有する個人データが不要となった場合には、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとする。
（安全管理措置）
第 10 条 本組合は、個人データの漏えい、滅失又はき損等の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。
２ 本組合は、個人データの適切な管理のために必要と認めるときは、次に掲げる事項を含む合理的な安全対策を講じるものとする。
一 個人データの利用者及び利用方法の制限
二 個人データの保管場所及び保管方法の制限
三 個人データの廃棄方法の制限
３ 本組合は、個人データの保護を維持するために、前項の安全管理措置について、必要に応じて見直しを行うものとする。
（チーフプライバシーオフィサー）
第 11 条 本組合は、個人情報保護管理の最高責任者としてチーフプライバシーオフィサー（以下、「CPO」という）を置き、本組合における個人情報保護管理に関する業務を指揮監督させ、必要に応じて、その業務内容を理事会に報告させるものとする。
２ CPO は、副会長をもってこれに充て、その業務を総務部に行わせるものとする。
（個人情報保護管理責任者）
第 12 条 本組合は、個人情報保護管理責任者を置き、CPO の指揮監督のもと、本組合における個人情報保護管理業務を行わせ、必要に応じて、その業務内容をCPO に報告させるものとする。

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２ 個人情報保護管理責任者は、総務部長をもってこれに充てるものとする。
（監査）第 13 条 本組合は、個人情報保護管理に関する監査責任者を置き、本組合の個人データの安全管理措置及び実施状況が、個人情報保護法、第 26 条に規定する個人情報保護方針及び本規約に合致しているかを客観的に評価させるものとする。
２ 監査責任者は、副理事長をもってこれに充てるものとする。ただし、監督責任者は CPO と兼任することはできない。
３ CPO は、監査の結果に基づき、安全管理措置の適正な実施に努めるものとする。
（役員等及び従業者の監督及び教育等）
第 14 条 本組合は、安全管理措置その他の個人データの適正な取扱いの保護のため、役員等並びに職員及び契約社員等従業者に対し、必要かつ適切な監督、教育等を行うものとする。
（秘密の保持）第 15 条 本組合の個人データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないものとする。その業務に係る職を退いた後も同様とする。
２ 本組合は、職員及び契約社員等従業者が退職する場合、その者から、在職中に知り得た秘密の保持等に関し、誓約書の提出を受けるものとする。
（個人データの委託に伴う措置）
第 16 条 本組合は、個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、個人データの保護について十分な措置を講じていると認められる者を選定するとともに、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
２ 前項の監督を行うに当たっては、別に定める「個人情報取扱業務委託基準」に合致するよう努めるものとする。
（第三者提供の制限）
第 17 条 本組合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 法令に基づく場合

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二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 本組合が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
３ 第１項に規定する本人の同意を得るにあたっては、本人に対し、以下に掲げる事項を提示するものとする。
一二三四

個人データの提供先
第三者に提供される個人データの種類
第三者への提供の手段
提供先での個人データの利用目的及び方法（第三者提供に係る記録の作成等）
第 17 条の２ 本組合は、個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規約で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規約で定める事項に関する記録を作成するものとする。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号又は第２項のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２ 本組合は、個人データを提供した第三者から個人情報保護法第 26 条に基づ
く確認を求められた場合において、当該第三者に対して、当該確認に係る事項を偽ってはならない。
３ 本組合は、第 1 項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規約で定める期間保存するものとする。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第 17 条の３ 本組合は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規約で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行うものとする。ただし、当該個人データの提供が第 17 条第１項各号又は第２項のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
二 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

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２ 本組合は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規約で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規約で定める事項に関する記録を作成するものとする。
３ 本組合は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規約で定める期間保存するものとする。
（外国にある第三者への提供の制限）
第 17 条の４ 本組合は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。ただし、個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規約で定めるものを除く。以下、この条において同じ）にある第三者（個人データの取扱いについて個人情報保護法第４章第１節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規約で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下、この条について同じ）に個人データを提供する場合には、第 17条第 1 項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとする。この場合においては、同条の規定は適用しない。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第 18 条 本組合は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くものとする。
一 本組合の名称
二 全ての保有個人データの利用目的（第６条第５項に該当する場合を除く。）
三 次項の規定による求め又は次条第１項、第２０条第１項若しくは第２１条第１項若しくは第２項の規定による請求に応じる手続（手数料の額を含む。）
四 本組合が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
２ 本組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
二 第６条第５項に該当する場合

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３ 本組合は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（開示）第 19 条 本組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データについて開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ）を請求された場合は、本人に対し、書面の交付による方法（開示の請求を行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
二 法令に違反することとなる場合
２ 本組合は、前項の規定に基づき請求された保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
３ 本組合の会則を含む法令により、本人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。
（訂正等）
第 20 条 本組合は、本人から当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってその内容の訂正、追加又は削除（以下、この条において「訂正等」という）を請求された場合には、法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
２ 本組合は、前項の規定に基づき請求された保有個人データの内容の全部若し
くは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
（利用停止等）
第 21 条 本組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条

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第１項又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由若しくは第８条の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下、この条において「利用停止等」という）を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する
場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２ 本組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第 17 条第１項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３ 本組合は、前２項に規定する請求について、利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（理由の説明）
第 22 条 本組合は、第 18 条第３項、第 19 条第２項、第 20 条第２項又は前条第３項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
（開示等の請求等に応じる手続）
第 23 条 本組合は、第 18 条第２項の規定による求め又は第 19 条第１項、第 20条第１項若しくは第 21 条第１項若しくは第２項の規定による請求（以下、この条において「開示等の請求等」という）に関し、これを受け付ける方法は、次に掲げるとおりとする。
一 開示等の請求等の申出先は、「茨城県水戸市笠原町 開発公社ビル 5 階
978‐25 茨城行政書士協同組合理事長」とする。
二 開示等の請求等に際しては、個人情報開示等請求書に必要事項を記載し、郵送又は持参にて提出することとする。

8三開示等の請求等に際しては、請求者本人であることを証明する書類を添付することとする。また、代理人による請求の場合は、請求者本人であることを証明する書類のほか、代理人自身であることを証明する書類に加えて法定代理人であることを証明する書類又は委任状を添付することとする。
四 第 18 条第２項の規定による求め及び第 19 条第１項に関する請求については、所定の手数料を徴収するものとし、本組合が指定する口座に振り込むこととする。手数料の算出根拠は、本組合のホームページ上で公表するものとする。
五 開示等の請求等に対する回答は、文書にて本人限定受取郵便で行うものとする。
２ 本組合は、本人に対し、開示等の請求等に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本組合は、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
３ 本組合は、次に掲げる代理人による開示等の請求等に応じるものとする。
一 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
二 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人（苦情及び問い合わせ等の処理）
第 24 条 本組合は、個人情報の取扱いに関する苦情及び問い合わせ等に対する受付窓口を事務局に置き、これに迅速かつ適切に対応するものとする。
２ 受付窓口で解決した事案については、個人情報保護管理責任者は、CPO に一定期間毎に報告するものとする。
３ 受付窓口で解決しなかった事案については、個人情報保護管理責任者は、CPOに迅速に報告するものとする。
附則 この規約は、令和 2 年 10 月 16 日から施行する。

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（様式第 1 号：個人情報保護規約第 15 条関係）

誓 約 書

茨城行政書士協同組合
理事長

年月日

殿

住所
氏名

私は、茨城行政書士協同組合（以下「本組合」という。）を退職するにあたり、下記の事項を遵守することを誓約いたします。
記
１．私は、在職中に知り得た本組合及びその関係機関における一切の情報（個人情報を含む。以下「本件情報」という。）の秘密を保持いたします。
２．私は、本組合から使用を許可されたパーソナルコンピュータ、本件情報が含まれた書類、ＣＤ-ＲＯＭやＦＤ等の磁気媒体その他一切の資料（複製物を含む）を本組合に返還し、これらの情報を一切有していません。
３．私は、在職中に知り得た機密情報を基に競合的又は競業的行為を行いません。
４．私が本件情報を不正に使用し、又は漏えいする等前各項に違反した場合、それにより本組合が被った損害を賠償することを約束します。
以 上10（様式第２号：個人情報保護規約第 23 条関係）

個人情報開示等請求書

茨城行政書士協同組合
理事長

年月日

殿

住所
氏名
電話番号
（代理人）

私は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下、「法」といいます）第 27 条第 2 項、第 28 条第１項、第 29 条第１項又は第 30 条第 1項若しくは第 3 項の規定に基づき、貴会が保有する私の個人データのうち、以下のデータについて開示等を求めます。
請求の種別※ いずれかにチェックしてください。

□ 利用目的の通知（法第 27 条第 2 項関係）
□ 訂正、追加又は削除（法第 29 条第 1 項関係）
□ 開示（法第 28 条第 1 項関係）
□ 利用停止、消去（法第 30 条第 1 項関係）
□ 第三者提供の停止（法第 30 条第 3 項関係）
開示請求の場合の区分□ 閲 覧※ いずれかにチェックしてください。

□ 視 聴□ 写しの交付請求に係る個人データの内容

請求の理由

注 1：
「請求に係る個人データの内容」欄は、開示等の請求をしようとする個人データが特定できるよう、具体的に記入してください。
注 2： 請求の際は、請求者自身であることを証明するために必要な書類（行政書士証票、運転免許証の写し等）を添付してください。
注 3：法定代理人による請求の場合は、注 2 の書類のほか、代理人自身であることを証明する書類及び請求者の法定代理人であることを証明する書類（戸籍謄本等）を添付してください。
注 4：任意代理人による請求の場合は、注 2 の書類のほか、代理人自身であることを証明する書類及び委任状を添付してください。
注 5：「利用目的の通知」及び「開示」の請求については、手数料（1,000 円）が必要です。

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