ILL システム応用操作(1)-いろいろな依頼と受付

第1章

ノーヒットからの依頼

CAT2020 運用開始以降は、レコード ⇒ データ
ファイル ⇒ データセットと読み替えてください。

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第1章
1項

ノーヒットからの依頼

ILL 操作とレコード状態遷移
総合目録データベースにヒットしない（ノーヒット）場合でも、ILL システム参加館が所蔵している資料であれば、ILL システムを通して依頼を行うことができます。
図は、ノーヒットの場合から、ILL 依頼を行うまでの流れです。
目録検索の結果、総合目録データベースにはヒットしませんでした。他の手段でわかった所蔵館について、参加組織検索で、参加組
織レコード ID とレンディング・ポリシーを確認しておきます。

参照ファイルにヒットした場合は、その書誌情報が転記された「準備中」の ILL レコードが作成されます。所蔵情報その他を各自で入力します。
参照ファイルも含めノーヒットの場合は、書誌・所蔵事項ともに無記入の「準備中」の ILL レコードが作成されます。書誌・所蔵情報等をすべて入力します。
入力が終われば、依頼の送信を行います。レコードの状態は「未処理」にかわり、以後の流れは通常の ILL 業務同様になります。

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第1章

ノーヒットからの依頼

総合目録データベースにも参照フ
ァイルにも登録されていない資料のケースで説明します。
例題の資料を様々な検索条件で検索しましたが、検索結果は０件でした。
既に FAX にて、ILL 参加館である国立情報学研究所図書館に所蔵されていることが分かっていますので、参加組織検索にて、国立情報学研究所図書館の参加組織レコー
ド ID とレンディング・ポリシーとを確認します。参加組織情報の検索について詳しくは、3 節を参照ください。
ILL 依頼レコードを作成するために、この画面から、「FORM」をクリックします。

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第1章

ノーヒットからの依頼
複写依頼詳細表示画面です。
「準備中」の ILL レコードが表示されました。書誌・所蔵事項をはじめ、多くの項目が空白のため、必要な情報を記入します。
書誌事項は、BIBID、 BIBNT、STDNO のいずれかの入力が必須です。ここでは BIBNT に雑誌のタイトルを入力します。
所蔵館事項には、HMLID に ILL 参
加館の参加組織レコード ID を入力します。HMLNM(所蔵館略称)は、ILL システムが自動的にセットしますので、入力の必要はありません。
また、目録検索以外で所蔵を確認した場合は、HVRFY(所蔵典拠)が重要です。
「FAX 確認済」と明記します。
その他、支払区分、巻号・ペー
ジ・年次・論文名、申込者事項などを入力し、「ORDER」をクリックします。
レコード状態が「未処理」になりました。
これで、依頼するまでの作業は終了です。

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第1章

ノーヒットからの依頼

3 項 補足－参照ファイルにヒットした場合からの依頼
求める資料が総合目録データベー
スになく、参照ファイルにヒットした場合も、他の手段で所蔵館が確認でき、所蔵館が ILL システム参加館であれば、ILL システムからの依頼が可能です。
この例では、参照ファイル
JPMARCS にヒットしました。
参照ファイルから所蔵の確認はできませんので、ILL レコードを作成するために、この画面から「FORM」をクリックします。

複写依頼詳細表示画面です。「準備中」のレコードが表示されました。
参照ファイルの書誌レコードから、書誌レコード ID、タイトル、ISSN が転記されています。
ノーヒットの場合と同様に、目録検索以外で所蔵確認をした場合は、 HVRFY 所蔵典拠が重要です。
「NACSIS-CAT」が自動セットされている場合がありますので、正しい内容に修正しましょう。
その他、支払区分、書誌・所蔵情報など、必要な情報を入力し、「ORDER」をクリックすれば終了です。

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第1章

ノーヒットからの依頼

最後に、「参加組織情報の検索」について確認しましょう。
総合目録データベース以外で所蔵確認をした場合、その所蔵館のNACSIS-CAT/ILL システムにおける参加組織レコード ID を各自で調べる必要があります。
ILL システムにある「参加組織情報の検索」機能を使えば、簡単に検索ができます。
まず、ILL 業務選択画面から、「ユーティリティ」を選びます。

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第1章

ノーヒットからの依頼
ユーティリティ画面です。
次に、「参加組織一覧」をクリックします。

参加組織一覧画面が表示されます。
この画面では、様々な条件から、参加組織レコード ID の検索が可能です。
参加組織名称に「国立情報学研究所＊」と入力して、前方一致で検索してみましょう。入力したら「検索」をクリックします。

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第1章

ノーヒットからの依頼
名称が「国立情報学研究所」で始まる参加組織がヒットしました。
参加組織レコード ID は NACSISCAT/ILL のサイトからも調べることができます。
しかし、依頼をする場合は参加組
織レコード ID をクリックして、相手の利用条件なども確認してから依頼を行うように注意しましょう。

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第2章

キャンセル

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第2章
１項

キャンセル

ILL 操作とレコード状態遷移
ILL システムで、すでに送信してしまった依頼を取り消す場合の方法について説明します。
ILL レコードが「未処理」の状態に限り、依頼館側から依頼を取り消すことができます。
ILL システムでの依頼のキャンセルは２段階で行います。
まず、キャンセルしたい依頼レコードの状態を「未処理」から「準備中」に１つ戻します。これを「レコード状態の復帰」といい、キャンセルしたいレコードを依頼館側で処理ができる状態になります。
次に取り消しコマンドを送信します。すると、レコードの状態は「CANCEL」になり、これで、依頼のキャンセルが完了です。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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第2章
1項

キャンセル

レコードの表示と状態の復帰
例題では、雑誌論文の複写依頼の送信後、その依頼をキャンセルする操作を行います。
キャンセルしたい依頼レコードの状態を確認すると「未処理」であることがわかりました。ILL システ
ムでは、「未処理」すなわち受付館側でまだ受付処理が行われていない状態のときは、依頼館側の判断でキャンセルすることが可能です。
画面は、複写依頼検索・簡略表示
画面で、キャンセルしたい ILL レ
コードが簡略表示されています。
ILL レコード ID をクリックします。

複写依頼詳細表示画面です。
「未処理」のレコードが表示されました。
「未処理」は、受付館側がいつでも受け付けを行うことができる状態のため、まず、レコードを依頼前の状態に戻します。
このような場合に使うのが、状態復帰コマンド「CALLBACK」です。
キャンセルの場合以外にも、「発送」から「処理中」に、「確認」から「到着処理中」になど、レコードの状態を一つ前に戻すときに、この「CALLBACK」を使います。
では、「CALLBACK」をクリックします。

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第2章
2項

キャンセル

キャンセル
レコードの状態が「未処理」から、１つ前の「準備中」に戻りました。
次に、この依頼を取り消します。
取り消しコマンド「CANCEL」をクリックします。

レコードの状態が、「CANCEL」となります。
「CANCEL」状態のレコードは，ILLシステムに保存されますので、もし再度依頼する必要が生じた場合には、状態復帰コマンド「CALLBACK」を用いて「CANCEL」状態から状態を「準備中」に戻すことが可能です。

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第2章

キャンセル
キャンセル操作についての注意です。
送信した依頼が、既に受付館で「処理中」になっていた場合は、依頼館側で「準備中」に戻すことができません。電話など、ILL シス
テム以外の方法で受付館への連絡が必要となります。
状態復帰コマンドは、この章で示した例以外にも、様々な状態から１つ前の状態に戻すことができます。
キャンセルは、依頼を送信する前であれば、すぐに取り消すことができます。
取り消しコマンドを送信したレコードは、「CANCEL」状態で ILL シス
テムに保存されます。
依頼先全てから謝絶されたレコー
ドに対しても、「CANCEL」コマンドを送信して行います。
「照会」状態のレコードについては第３章で学習します。

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第2章
１項

キャンセル

ILL レコード検索「ILL レコード検索」について説明します。
キャンセルの操作では、その ILLレコードの状態が現在どうであるかをまず確認する必要があります。
そのとき、利用するのが「ILL レコード検索」です。業務選択画面にある「依頼検索」または「受付検索」から利用します。
「ILL レコード検索」を使えば、「確認」「返却確認」「CANCEL」等の最終状態のレコードや、それぞれの業務選択画面のメニューにない状態のレコード等も、必要なときに表示させることができます。
画面は、複写依頼業務選択画面です。ここでは、「依頼検索」をクリックします。

複写依頼検索・簡略表示画面です。
様々な検索フィールドが用意されています。左から、STAT（レコード状態）や、ID（ILL レコードID）、AMLID（受付館の参加組織レコード ID）です。プルダウンで状態を選んだり、検索キーを入力して検索します。その他、CLNT（申込者情報）、BIBNT（書誌情報）などから絞り込むことも可能です。

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第2章

キャンセル
例えば、STAT を「CANCEL」にして「検索」をクリックすると、依頼を取り消したレコードの一覧が表示されます。
このように、最終状態のレコードや、相手館が作業中の ILL レコードでも、検索が行えることを覚えておきましょう。

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第3章

謝絶

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第3章

謝絶

１項

ILL 操作とレコード状態遷移
ILL システムにおける依頼の謝絶方法について，説明します。
これが，謝絶を行うときの基本的流れです。
受付館が「未処理」の状態の依頼レコードの受付を行い、レコードの状態は「処理中」になります。
依頼内容を確認した結果、事情により依頼に応じられないと判断したため、謝絶を送信します。
レコードの状態は、次の受付候補館がない場合は「新着照会」となり、レコードは依頼館側に一度戻ります。
次の候補館がある場合は「未処理」となり、次の候補館へ自動転送されます。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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第3章
1項

謝絶
依頼内容の確認と謝絶
この例題では、複写依頼の内容を確認した結果、該当資料が製本中のために、依頼を断ります。
まず、依頼を受け付けます。
ILL 業務選択画面で、「複写受付」をクリックします。

複写受付業務選択画面です。
ここでは、「未処理」の ILL レコードが１件あることが分かります。
「未処理」をクリックして、「未処理」状態のレコードを表示します。

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第3章

謝絶
複写受付検索・簡略表示画面です。
レコード ID をクリックして、詳細を表示します。

複写受付詳細表示画面です。
依頼の受付を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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第3章

謝絶
複写受付詳細表示画面です。
レコードの状態が「処理中」に変わりました。
依頼の内容を確認しましたが、この資料は現在製本中のため複写依頼に応じられないことがわかりました。
依頼を断るときは、謝絶コマン
ド「PARDON」を使います。CMMNTフィールドの記入が必須です。
この例題では、CMMNT フィール
ドに謝絶の理由を「製本中」と入力し、「PARDON」をクリックします。

レコード状態は「新着照会」になりました。
謝絶理由は、履歴のコメント欄に記録されています。
PARDON 送信後のレコードの状
態は、「新着照会」の他に「未処理」があります。次の受付候補館があれば「未処理」として次の候補館に転送され、候補館がなければ「新着照会」として依頼館に戻されます。

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第3章

謝絶
謝絶の操作についての補足説
明です。
「処理中」のレコードに対し、謝絶コマンド「PARDON」で依頼を断ると、システムはまず、次に候補館があるかを確認します。ある場合とない場合とで、その後のレコードの動きが異なります。
次に候補館があり、サービス中であれば、 次の候補館へ転送され、レコードの状態は「未処理」となります。
次の候補館があっても、サービス休止中の場合は、システムがコメント欄に転送理由をセットし、更に次の候補館へと転送されます。
一方、次の候補館がない場合は、システムが「指定した全ての受付館で謝絶されました」とCMMNT にセットし、「新着照会」の状態で依頼館に戻ってきます。

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ILL システム応用操作(1)-いろいろな依頼と受付おわりに
これは「NACSIS-ILL 複写/貸借業務状態遷移図」です。

レコードの各状態と、そこからの動きをコマンドとともに示しています。基本操作の流れが太い矢印、応用操作の流れが細い矢印で示されています。
この教材の１章では、ノーヒットからの依頼の操作を練習しました。ヒットする場合と、ほぼ同じ操作で依頼できることが確認できたことでしょう。
２章では、キャンセルの操作を練習しました。レコード状
態を一つ戻した上でキャンセルを行う、という２段階の流れをよく理解しましょう。
３章では、受付館として依頼の謝絶の操作を練習しました。次の受付候補館の有無で、レコードの動きが異なりますので注意しましょう。
いずれも、実際の業務でよくある操作ですので、操作の流れが分らなくなった時は、「状態遷移図」で確認してみましょう。

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