KSPF 規程等 15

一般財団法人くまもと SDGs 推進財団
個人情報管理規程
第１章総則

（目的）
第１条 当規程は、一般財団法人くまもと SDGs 推進財団（以下「当財団」という。）内の個人情報の取り扱いに関する体制及び基本ル－ルを策定し、当財団が保有する情報の紛失、遺漏及び改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当財団の社会的責任を果たすことを目的とする。
（用語の定義）
第２条 この規程に使用する用語は、次に掲げる各号の通りとする。
（１）個人情報
個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により、特定の個人を識別できるものをいう。他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人が識別できるものを含む。
（２）本人
当財団が保有する個人情報で識別される個人をいう。
（３）役職員
当財団の役員、職員、契約職員及び臨時職員をいう。
（対象となる情報）
第３条 この規程で対象となる情報は、当財団で保管するすべての個人情報であって、電子デ－タ、印字デ－タの別を問わない。
（適用範囲）
第４条 この規程は、役職員に対して適用する。また、業務委託先、ボランティア又インターンシップなど、当財団に所属しないスタッフに対しても、この規程の趣旨を踏まえた適切な取り扱いを求めるものとする。
２ 個人情報を取り扱う業務を部外に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、当規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。
第２章

個人情報管理体制（個人情報管理責任者）
第５条 当財団における個人情報管理責任者は、代表理事とする。
２ 個人情報管理責任者は、当財団における個人情報保護の徹底が図られるよう役職員に対する教育、安全対策の実施、個人情報に関する開示請求及び苦情の処理、外部委託業者等の管理、監督等を適切に行う責任を負う。

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３

個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で必要な事項に関する決定権を有する。

（個人情報管理者）
第６条 個人情報管理者は、事務局長及び事業実施責任者とする。
２ 個人情報管理者は、各事業における個人情報に関する決定権を有する。
第３章 個人情報管理に係る安全措置の概要（個人情報保護に関する基本方針）
第７条 個人情報管理責任者は、当財団の個人情報保護に関する基本指針を定め、これを公表するものとする。
（職員の個人情報の取り扱い）
第８条 職員は、就業規則及びこの規程に従い、これを遵守しなければならない。退職後においても、在職中に知り得た個人情報を漏洩してはならない。
（個人情報の収集）
第９条 収集する個人情報については、その利用目的を明文化し、ホームページに掲載するなどにより外部に公表するものとする。
２ 個人情報の収集は、利用目的の達成に必要な限度において行う。
３ 収集済みの個人情報の利用目的変更が必要な場合は、予め個人情報管理責任者の承諾を得た上で、変更後の利用目的を公表するものとする。
４ 前項の規定に関わらず、契約書等の書面やホームページの入力の結果等、本人から個人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示するものとする。
（個人情報の保管）第１０条 当財団で保管する個人情報は、個人情報管理台帳により一元管理するものとする。
２ 当財団で管理する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な安全管理対策を行う。
３ 職員は、個人情報管理者の承認なく、個人情報を当財団外に持ち出し、あるいは第三者に提供してはならない。
４ 個人情報を取引先、委託先等、外部に開示又は提供する場合は、事前に個人情報管理責任者の承認を得なければならない。必要な場合は、機密保持契約をしてこれを行うものとする。
（個人情報の利用）
第１１条 個人情報の利用は、予め開示した利用目的の範囲内で行い、その範KSPF 規程等 15囲を超えて利用を行ってはならない。ただし、法令の定めに基づく場合を除く。
２ データ入力等のため、個人情報の取り扱いを外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取り扱いが適切か確認した上で、委託業務遂行以外の目的での使用を禁止し、業務終了後の情報の返還又は破棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を契約書等に設けるものとする。長期間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報取り扱いについて確認を行い、必要に応じて指導、契約の見直し等を行うものとする。
（個人情報の破棄）第１２条 文書管理期限を超過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要になった個人情報は、速やかに破棄するものとする。
２ 管理期限を超過した個人情報について業務上必要がある場合は、個人情報管理責任者に報告し、継続保管の承認をうけるものとする。
（第三者提供）第１３条 業務遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、本人の同意を得るとともに。予め個人情報管理責任者に報告し、その指示に従って必要な対応を行う。
（本人からの照合対応等）
第１４条 個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示、訂正・利用停止等の請求等、苦情及び照会の受付窓口は個人情報管理者とする。
２ 個人情報管理者は、前項による意向が示された場合には、個人情報管理責任者の承認を得て、速やかに必要な対応を行うものとする。
（教育）第１５条 個人情報管理責任者は、職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。個人情報管理者は、現場に於いて適宜個人情報の管理に対する現場教育を行う。
２ 個人情報管理責任者及び個人情報管理者は、インターンシップスタッフ及びボランティアスタッフに対しても個人情報管理の必要性について注意喚起を図り、適切な取り扱いを行うよう指導・監督する。
（相談・苦情の対応）
第１６条 個人情報の取り扱いに対する相談・苦情の窓口は個人情報管理者が担い、適切かつ迅速な対応に努める。
（事故発生時の対応）
第１７条 個人情報の漏洩等個人情報に関する事故が発生した場合は、個人情KSPF 規程等 15

報管理者は速やかに個人情報管理責任者に報告し、二次被害の防止に対策を講じるとともに、個人情報の保護に配慮しつつ、可能な限り事実関係を公表する。
（監査）第１８条 監事は、当財団内における個人情報管理の適切性について適宜監査を行う。
２ 監査を行った結果、改善の必要性がみとめられる場合は、監事は個人情報管理責任者に報告しなければならない。
３ 前項の報告に基づき、個人情報管理責任者は、速やかに改善措置を実施し、結果を監事に報告しなければならない。
第４章

雑則（本規程への違反）
第１９条 この規程への違反が明らかになった場合、違反を行った役職員を処分する。
（規則）
第２０条 個人情報管理責任者は、必要に応じてこの規程の取り扱い細則を制定するものとする。
（改廃）
第２２条

１

この規程の改廃は、理事会の議決による。

付 則
この規程は、２０２３年６月２４日より施行する。

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個人情報保護に関する基本方針（第７条関係）一般財団法人くまもと SDGs 推進財団（以下「当財団」という。）は、利用者等の個人情報を適切に取り扱うことは、当財団の事業にかかわる者の重大な責務であると考える。
このため、当財団が保有する、利用者等の個人情報の管理及び適切な取り扱いに努力するとともに、広く社会からの信頼を得る為に、下記のとおり自主的なルール及び体制を確立し、個人情報に関連する法令その他関係法令を遵守し、個人情報の保護をはかることとする。
記
１ 個人情報の適切な取得、利用等（１）個人情報の取得にあたっては、予め利用目的を通知又は公表し上で必要な情報を取得し、通知又は公表した利用目的の範囲内でこれを利用する。
（２）個人情報の取得及び利用にあたっては、予め本人又は家族の同意を得るものとする。
（３）当財団が業務を委託をする事業者とは、個人情報保護法に関する法令・厚生労働省のガイドラインの趣旨を理解し、これに沿った対応を行うべく、事業者と機密保持を盛り込んだ委託契約を締結した上で、情報を提供し、委託先への適切な監督を行う。
２ 個人情報の安全性確保の措置（１）当財団は、個人情報保護の取組みを全役職員に周知徹底させるために、個人情報保護に関する規程類を整備し、必要な教育を継続的に行う。
（２）個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、または棄損の予防及び是正のため、当財団内において規程を整備し安全対策に努める。
３

個人情報の開示、訂正、利用停止、削除等への対応
当財団は、本人が自己の情報について、開示、訂正、利用停止又は削除などの申し出がある場合には、当財団の個人情報相談窓口が速やかに対応する。

４

苦情の処理
当財団は、個人情報の取り扱いに関する苦情に対し、適切かつ迅速な処理に努める。

５ 相談・苦情の窓口（１）個人情報管理者（事務局長又は事業実施責任者）を相談窓口とする。
（２）個人情報管理者が関与する場合は、個人情報管理責任者（代表理事）を相談窓口とする。