ILL システム基本操作(3)-貸借業務

1節

貸借業務の基本的流れ

CAT2020 運用開始以降は、レコード ⇒ データ
ファイル ⇒ データセットと読み替えてください。

1項

ILL 操作とレコード状態遷移
図は、貸借業務の基本的な流れです。
まず、目録検索で書誌データと所蔵データを検索し、依頼先を決めます。

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ILL システム基本操作(3)-貸借業務

1節

貸借業務の基本的流れ
次に、ILL レコードを作成し、送信します。レコードの状態は「準備中」から「未処理」に変わります。

受付館側がそのレコードを受け付けます。レコー
ドの状態は「処理中」となります。

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1節

貸借業務の基本的流れ
受付館が資料を発送し、会計事項等をレコードに入力して発送通知を行います。レコードの状態は「発送」となります。

依頼館側は、資料を受け取ると、レコードを受け付けます。レコードの状
態は「発送」から「到着処理中」に変わります。ここまでの操作は複写業務の場合と同じです。

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1節

貸借業務の基本的流れ
到着した資料とレコードの内容を照合し、借用処理を行います。レコードの状態は「借用中」となります。

依頼館が資料を返送し、レコードの状態を「返送」に更新します。

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ILL システム基本操作(3)-貸借業務

1節

貸借業務の基本的流れ
受付館が返送された資料を受け取り、レコードの状態を「返却処理中」に更新します。

返却された資料を確認し、レコードの状態を「返却確認」とします。
これで、１つの貸借業務が完了します。

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2節

1項

依頼するまで（依頼館）

依頼するまでの作業の流れ依頼するまでの作業について説明します。依頼館の操作は水色で示します。
まず目録検索によって所蔵館を検索し、依頼先を最大 5館まで選びます。
次に、ILL 貸借レコードを作成し、必要事項を入力します。レコードの状態は「準備中」です。
作成したレコードを送信します。依頼が行われ、レコードの状態は「未処理」に変わります。
以上が、依頼するまでの基本的な作業です。
では、具体的な操作について見てみましょう。

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2節

依頼するまで（依頼館）

2項

依頼レコードの作成操作
図書の貸借依頼を行います。
国分信著の「研究情報と図書館」という図書の貸借を依頼しましょう。
その図書の所蔵館を確認するため、まず目録検索から始めます。
貸借依頼業務選択画面で、「新規依頼」の「図書」をクリックします。

図書書誌検索･簡略一覧画面です。
TITLE のフィールドに「研究情報と図書館」と検索キーを入力して検索し、該当の書誌レコードが 1 件表示されたところです。
目録検索については２章（ ILL シ ス テ ム 基 本 操 作(1)-目録検索）で説明しています。
書誌レコード ID をクリックし、詳細情報を表示します。

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2節

依頼するまで（依頼館）
図書書誌詳細画面です。
例題の書誌事項と比べて、求めている図書であることを確認しましょう。
次に、所蔵館を検索するために、「所蔵一覧」をクリックします。

「研究情報と図書館」の所蔵館の一覧が表示されました。
これで目録検索は終了です。
次に、ILL レコードを作成するために、依頼先とその順番を指定します。
依頼先は、最大５館まで選択できます。
WebUIP では、所蔵館の冒頭の番号をクリックして指定します。
依頼先を指定したら、「FORM」をクリックします。

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2節

依頼するまで（依頼館）
貸借依頼詳細表示画面に変わり、「準備中」の状態の ILLレコードが表示されます。
書誌事項と所蔵館事項には、総合目録データベースのデータが転記されています。
その他の必要事項を入力して、依頼レコードを作成します。
オレンジ色で示した部分が入力必須項目です。書誌事
項では、BIBID・BIBNT・STDNOのうち少なくとも一つかが入力されていることが条件です。
まず、支払区分に公費をコードで「pb」と入力します。
続けて、申込者名、申込者所属を入力します。
いくつかのフィールドを自動セットするクライアントもあります。必要事項の入力が終わったら、「ORDER」をクリックして、このレコードを送信します。
送信すると、レコード状態が「未処理」になります。
この時点で，最初の受付候補館に依頼を行ったことになります。
ILL レコード ID は、ILL システムが自動的に付与します。
これで、依頼するまでの作業は終了です。

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3節

受付から発送まで（受付館）

1項

受付から発送までの作業の流れ
受付から発送までの作業について説明します。受付
館の操作はピンク色で示します。
自館への依頼が発生すると、画面に早急処理マークが表示されます。
「未処理」の状態のレコードを表示し、受付を行います。レコードの状態は「処理中」に変わります。
依頼内容を確認し、依頼された資料を用意します。資料を依頼館宛てに発送したら、レコードに会計事項等を入力し、依頼館に通知して、レコードの状態を「発送」に変えます。
以上が、基本的な受付館側の作業です。では、その具体的な操作について見てみましょう。

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3節

受付から発送まで（受付館）

2項

依頼内容の確認業務選択画面では受付館業務に関して、「未処理」「回答待」「クレーム未処理」の状態のレコードが存在すると「早急処理マーク」が表示されます。
WebUIP では「New!」と表示されます。
それでは、まずは「貸借受付」をクリックして、受付を行いましょう。

貸借受付業務選択画面です。
この画面には ILL レコードの状態名とその件数が表示されています。
それぞれの状態名をクリックすると、該当するレコードの一覧が表示されます。
ここでは、「未処理」の ILLレコードが１件あることが分かります。
「未処理」をクリックして、「未処理」状態のレコードを表示します。

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3節

受付から発送まで（受付館）
貸借受付検索・簡略表示画面です。
「未処理」のレコードが１件表示されています。
レコード ID をクリックして、依頼内容の詳細情報を表示します。

貸借受付詳細表示画面です。
依頼の受付を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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3節

受付から発送まで（受付館）
レコードの状態が「処理中」に変わります。
受付館は依頼の内容を確認し、資料の発送の準備をします。

3項

発送通知
資料を発送したら、その旨を依頼館に通知します。
これは貸借受付業務選択画面です。
ILL レコードの現在の状態は「処理中」です。
「処理中」をクリックします。

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3節

受付から発送まで（受付館）
貸借受付検索・簡略表示画面に変わり、「処理中」のレコードが一覧表示されます。
目的のレコード ID をクリックし、詳細を表示します。

貸借受付詳細表示画面です。この画面で依頼館に通知するデータを入力します。
ここでは例題に示すとおりに入力していきます。
送料の POSTG が 590 円です。WebUIP では、「SUM」をクリックすると、合計を計算しセットします。
返却期限を入力します。返却期限を自動セットするクライアントもあります。
貸借の場合、合計金額と返却期限が入力必須項目です。注意しましょう。
入力が終わったら、「SEND」
をクリックし、送信します。

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3節

受付から発送まで（受付館）
レコードの状態が「発送」となります。
これで、受付から発送までの作業は終了です。

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4節

資料が届いたら（依頼館）

1項

資料到着後の作業の流れ
資料到着後の作業について説明します。
資料を受け取った依頼館は、対応するレコードを表示します。このとき、レコード状態は「到着処理中」に変わります。
次に、受け取った資料とレコードとの照合を行います。問題がなければ借用処理を行い、レコードの状態を「借用中」にします。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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4節

資料が届いたら（依頼館）

2項

レコードの照合と借用処理
ILL 業務選択画面で「貸借依頼」をクリックします。

貸借依頼業務選択画面です。
こちらから送った貸借依
頼レコードで、状態が「発送」のものが１件あることが分かります。
「発送」をクリックして、レコードを表示します。

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ILL システム基本操作(3)-貸借業務

4節

資料が届いたら（依頼館）
貸借依頼検索・簡略表示画面が表示されます。
該当するレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示しましょう。

貸借依頼詳細表示画面です。
到着処理を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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4節

資料が届いたら（依頼館）
レコードの状態が「発送」から「到着処理中」に変わります。
受け取った資料とレコード内容を照合し、会計事項等をチェックします。
また、利用者へ通知するために、返却期限を控えておきます。
レコードとの照合で問題がなければ、「BORROW」をクリックします。ここが複写業務と異なる操作となっています。

レコードの状態が「借用中」に変わります。
指定された期限までに、受付館に返却するよう注意しましょう。

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5節

資料を返送したら（依頼館）

1項

資料返送後の作業の流れ
依頼館は、利用後の資料を受付館に返送した後に、ILL システムで返送処理を行います。
まず、レコードを選択します。
次に、レコードの状態を「借用中」から「返送」に更新します。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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5節

資料を返送したら（依頼館）

2項

返送の通知
貸借依頼検索・簡略表示画
面でレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示します。

レコードの詳細画面が表示されます。
受付館に、資料を返送したことを知らせるため、「SENDBACK」をクリックします。

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5節

資料を返送したら（依頼館）
レコードが「返送」になりました。
これで返送処理は終了です。

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6節

資料が戻ってきたら（受付館）

1項

返送資料到着後の作業の流れ返送資料到着後の作業について説明します。
返送資料を受け取った受付館は、対応するレコードを表示します。このとき、レコード状態は「返却処理中」に変わります。
次に、受け取った資料とレコードとの照合を行います。問題がなければ確認処理を行います。これで、レコード状態は「返却確認」になり、貸借依頼業務が終了します。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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6節

資料が戻ってきたら（受付館）

2項

返送資料とレコードの照合依頼館に通知するため、ILL 業務選択画面で「貸借受付」をクリックします。

貸借受付業務選択画面です。
こちらから送った貸借受付レコードで、状態が「返送」のものが１件あることが分かります。
「返送」をクリックして、レコードを表示します。

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6節

資料が戻ってきたら（受付館）
貸借受付検索・簡略表示画面です。
該当するレコードのレコード ID をクリックすると、レコードの詳細情報が表示されます。

貸借受付詳細表示画面です。
到着処理を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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6節

資料が戻ってきたら（受付館）
レコードの状態が「返送」から「返却処理中」に変わります。
受け取った資料とレコード内容を照合し、資料の状態などをチェックします。
返却資料に問題がなければ、「OK」をクリックします。

レコードの状態が「返却処理中」から「返却確認」に変わります。
これで、返却資料到着後に行う作業は終了です。また、これで、１件の貸借業務が完了します。

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おわりに
これは「NACSIS-ILL 複写/貸借業務 状態遷移図」です。レコードの各状態と、そこからの動きをコマンドとともに示しています。太い矢印が、基本操作の流れです。
この教材では、赤で示す部分の操作を学習しました。貸借業務の基本操作ができるようになったことでしょう。
実際の業務では、依頼館・受付館どちらかだけの操作になりますが、ILL 業務をスムーズに行うためには、ILL 業務全体の流れをよく理解することが重要です。
実際の業務で、操作の流れがわからなくなった時は、「状態遷移図」で確認してみましょう。

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