個人情報の保護に関する規程
平成17年４月26日
制定（目的）
第１条 この規程は、学校法人東日本学園及びその設置する学校（以下「本学園」という。）が保有する個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人情報の適正な収集、利用、管理及び保存を図り、もって個人情報の適切な保護に資することを目的とする。なお、この規程においては、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号）に基づく「個人番号」及び「特定個人情報」は対象としないものとする。
（定義）
第２条 この規程において個人情報とは、本学園の職員、学生及びその家族、卒業生、並びにその他これらに準ずる者（以下「職員、学生等」という。）に関する情報で、本学園が業務上取得し、又は作成したもののうち、氏名、住所、学生番号その他の記述等により特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
（責務）
第３条 本学園は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、個人情報の取扱いに伴う個人の権利や利益の侵害の防止に関し、必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
２ 本学園の職員は、職務上知り得た個人情報を漏えいし、又は不当な目的に使用してはならない。
その職を退いた後も同様とする。
３ 本学園の職員が前項の規定に反した場合には、学校法人東日本学園就業規則に基づき懲戒とする。
また、その職を退いた者については、然るべき対応又は法的措置をとるものとする。
（個人情報総括責任者）
第４条 本学園に、個人情報の取扱いを総括し、その適切な取扱いを確保するため、個人情報総括責任者（以下「総括責任者」という。）を置く。
２ 総括責任者は、理事長をもって充てる。
（個人情報管理総括者）
第５条 総括責任者の下に、大学等及び事務局における個人情報取扱いの責任者として、個人情報管理総括者（以下「管理総括者」という。）を置く。
２ 管理総括者は、大学等にあっては学長を、事務局にあっては事務局長をもって充てる。
（個人情報保護管理者）
第６条 管理総括者の下に、各部門における個人情報取扱いの責任者として、個人情報保護管理者（以下「管理者」という。）を置く。
２ 管理者は、学部長、歯科衛生士専門学校長、及び事務局部長、並びに研究所長等個人情報を管理する立場にある者をもって充てる。
３ 管理者は、その所管する業務の範囲内における個人情報の収集、利用、提供及び管理、並びに職員、学生等からの開示・訂正の請求に関し、この規程の定めに従い、適正に処理しなければならない。
（個人情報保護委員会）
第７条 個人情報の保護を適正に行うため、個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）を置く。
２ 委員会に関する内規は、別に定める。
（収集の制限）第８条 個人情報の収集は本学園の教育・研究及び業務に必要な範囲内で、収集目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度においてこれを行うものとする。
２ 個人情報は、本人から適正かつ公正な手段によって収集されなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、本人以外から収集することができる。
(１) 法令の規定に基づくとき。
(２) 本人の同意があるとき。
(３) 出版、報道等により公にされているとき。
(４) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(５) その他総括責任者又は管理者が本人以外の者から収集することに相当の理由があると認めた

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とき。
（利用及び提供の制限）
第９条 収集した個人情報は、定められた目的以外に利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
(１) 法令の規定に基づくとき。
(２) 本人の同意があるとき。
(３) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(４) その他、総括責任者又は管理者が必要かつ相当の理由があると認めたとき。
（適正管理）
第10条 管理者は、個人情報の安全性及び信頼性を確保するため、所管情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
２ 管理者は、所管情報をその目的に応じ、最新の状態に保つよう努めなければならない。
３ 管理者は、不要となった所管情報を、確実かつ迅速に廃棄し、又は消去しなければならない。
（学外への持ち出し制限）
第11条 個人情報は、原則として学外に持ち出してはならない。ただし、個人情報を使用する業務を学外に委託するときは、この限りではない。
２ 前項の規定にかかわらず、試験答案、論文、レポート等授業運営にかかわる資料で、教育職員が正当な教育活動の遂行に必要な場合には、学外への持ち出し制限の適用除外とすることができる。
３ 前項の場合、教員を当該個人情報にかかる管理者とみなし、その責務を負うものとする。
（委託に伴う取扱い）
第12条 個人情報の取扱いを含む業務を学外に委託する場合は、個人情報の保護に関して受託者が守るべき義務を、当該契約の中に明記しなければならない。
（開示）第13条 職員、学生等は、自己の個人情報記録の開示を、当該個人情報を保有する管理者を経て総括責任者あてに請求することができる。
２ 前項の請求をするときは、申請者本人であることを明らかにし、当該開示請求に必要な事項を記載した個人情報開示等請求書（様式第１号）を、当該管理者あてに提出するものとする。
３ 管理者は、開示請求を受けたときは、当該個人情報を開示するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合には、当該個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
(１) 個人の指導、評価、診断、選考等に関する個人情報であって、開示することにより、教育・研究活動に支障が生じるおそれがあるとき。
(２) 開示することにより、本学園の業務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
(３) 開示請求の対象となる個人情報に、第三者の個人情報が含まれているとき。
(４) その他、総括責任者が開示が適当でないと判断したとき。
４ 個人情報の全部又は一部を開示をしないときは、その理由を文書（様式第２号）により通知しなければならない。
（訂正・削除）第14条 職員、学生等は、自己の個人記録が事実と異なる場合には、第11条第２項に定める手続きに準じて、当該個人情報を保有する管理者を経て総括責任者あてに、訂正又は削除の請求をすることができる。
２ 管理者は、前項の請求を受けたときは、速やかに当該請求に係る事実を調査・確認し、その結果を本人に文書（様式第２号）により通知しなければならない。
（不服の申立）第15条 職員、学生等は、個人情報の取扱いについて不服がある場合は、委員会に対し、不服の申立をすることができる。
２ 前項の申立を行う場合には、申立本人であることを明らかにし、当該申立に必要な事項を記載した不服申立書（様式第３号）を提出するものとする。
３ 委員会は、第１項の申立を受けたときは、速やかに必要な調査を行い、その結果を不服申立人に文書（様式第４号）で通知するものとする。
４ 委員会は、必要があると認めるときは、本人又は管理者に対し意見の聴取を行うことができる。

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（その他）
第16条 この規程に定めるもののほか、個人情報の取扱いに関する事項については、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）その他の関係法令により取扱うものとする。
（適用除外）
第17条 病院等で保有する患者の個人情報の保護については、別に定める。
（改廃）第18条 この規程の改廃は、常任理事会の議を経て、理事長が決定する。
附 則
この規程は、平成17年４月26日から施行する。
附 則
この規程は、平成28年１月１日から施行する。
様式第１号（第13条・第14条関係）
様式第２号（第13条・第14条関係）
様式第３号（第15条関係）
様式第４号（第15条関係）

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