企業の文献管理ソリューションを探すにあたって確認すべき 10 の質問
研究開発型企業にとって、適切なコンテンツを適切なタイミングで見つけることは必須ですが、どのようにそれらのコンテンツを取得し管理するか、いつ文献管理ツールの導入を考えるべきかを検討することも同様に重要です。
順位をつけがたい数多くの優先課題を抱え、リソースは限定されている状態
で、多くの中小企業 (SMB) は、情報資産の整理の手法、個々の社員が出版論文にアクセスする方法、そこで適切な許諾を取得しているかどうかに関連する潜在的なリスクまで考えていないかもしれません。専任の情報マネジャーを設置している企業でも、手作業で出版コンテンツ申請に対応し、コンテンツ再利用の権利確認をしていては、ある時点で限界がやってきます。適切なツールを備えなければ、コンテンツの支出や利用を最適化する機会を逃してしまいます。
情報管理戦略にまさにこれから着手するのであっても、現在の戦略をもう一歩先に進めるのであっても、自動化され一元化された情報管理ソフトウェアを確保すれば、以下の通り、企業に多くのメリットがもたらされます。

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コンテンツ投資の価値を最大化する全社でコンテンツアクセスを合理化、推進する著作権コンプライアンスを強化する
リサーチフローを加速、イノベーションを促進する

文献管理ソリューションに投資する時期だと決意したのであれば、その探し始めにあたって次の 10 個の質問について考えてください。

1

ソフトウェアは企業向けに作られているか？
今日、市場には優れた情報管理ソフトウェアツールが多数存在しますが、その中には学術機関あるいは個人ユーザー向けで、企業チーム（メディカルアフェアーズ、法務部門、R&D など）に特有のニーズや独特のワークフローに適合しないものもあります。ソフトウェアを開発した企業、対象としているユーザー、製品ロードマップの構成を必ず調べましょう。

企業の文献管理ソリューションを探すにあたって確認すべき10の質問

2

許諾確認機能がワークフローに完全に統合されているか？
多くの文献管理ツールは「著作権許諾をまとめて表示」と謳っていますが、この非常に重要なタスクについて、ベンダーのアプローチは千差万別です。
ソリューションによっては、文献の横にリンクが貼ってあるだけで、ユーザーは別のツールを用いて、利用可能な許諾権利を手作業で調べなければなりません。さらに、関連するコンテンツの再利用権利については、その 2 つ目のツールで再度確認を求められることすらあります。一方、他のベンダーは、全ツールを通して、文献レベルで正確な許諾権利を把握できる機能を提供しています。
この違いによって、ユーザーがコンテンツの使用権利を確認しようと思うか、会社の著作権コンプライアンス努力に合わせようとするかが決まります。個々のユーザーが詳細な著作権許諾情報に、利用する時点で容易にアクセスできるようにすることは、多忙なチームメンバーの貴重な時間を節約するだけでなく、「正しい行い」をできるだけ簡単にします。

3

ニーズに合致する柔軟な請求方法を備えているか？
コンテンツに１カ所から一元的にアクセスできるようにするのは、企業にとって一般的になっていますが、多くの企業は今でもさまざまなレベルで支出を追跡できる機能を必要としています。例えば、特定のチームや部署は各々の注文に対して自ら支払うことになっているとか、クレジットカードで支払えるようになっているなどの事情があるなら、それらに対応できる柔軟性が必要ではないでしょうか？情報管理チームが全社的な文献管理システムに責任を担っている場合、最終的に予算を手にしているさまざまな部署にコストを振り分けなければならないことはよくあります。このプロセスをシンプルにするには、柔軟なトラッキングフィールドやコストコントロール機能があり、さまざまなチーム、部署、あるいはコストセンターに必要に応じて請求が振り分けられるソリューションを探しましょう。

4

コンテンツ利用レポートのレベルはどの程度か？
料金を振り分け請求する機能と密接に関連するのが、利用状況と支出を詳細にモニターできる機能です。データドリブンな意思決定に目を向ける企業が増える中、このような機能があれば、ユーザーがコンテンツをどのように利用しているのか、どのコンテンツが会社に最も価値があるのかもより明快にわかります。一部のツールは単に注文履歴を示すだけですが、利用状況についてカスタマイズされた詳細レポートを作成する機能や、出版社のプラットフォーム全体の COUNTER 統計をまとめて明快に視覚化する機能を備えているツールもあります。分析ツールや予測ツールは予算予測にも役立ちます。戦略的なコンテンツ需要を明確化し、網羅できていない部分を特定し、コンテンツ投資利益率を実証するために、必要なデータが得られるソリューションを探しましょう。

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出版社との直接契約はどのように扱われるのか？
定期購読は複雑になることもありますが、包括的な文献管理ソリューションは、シンプルなサイトの利用許諾から、緻密で変更の多い制限事項まで、定期購読管理のあらゆるレベルをわかりやすく示します。さらに強力なソリューションは、企業全体のユーザーのアクセスをシームレスに統合し、サイトの使用許諾から、プリペイドの取引契約（トークン）によるコンテンツアクセスまで対応しています。また、検討中のソリューションで、ユーザーは申請したコンテンツのコピーに実際にアクセスできるのか、あるいはユーザーは外部のウェブサイトに誘導されるだけで、そこでアクセス問題を自分で解決しなければならないのかも必ず確認してください。

6

ドキュメント配信機能はどのようなものか？
管理すべき定期購読物がわずかしかない小規模企業でも、コンテンツプランが複雑な大規模企業でも、ドキュメント配信で追加コンテンツにアクセスできる機能は必須です。多くの選択肢がありますが、出版社と強力な関係を確立しているベンダーであれば、ベンダーが提供できるコンテンツ以外でも、必要なコンテンツにアクセスできるので、そういうベンダーを選べばいいでしょう。
同様に、多忙な R&D、安全性、法務、メディカルアフェアーズなどの部署では、納期が決定的に重要です。ジャストインタイムに納品されるのであれば、ユーザーは必要とする瞬間にコンテンツを入手できます。ですから、ベンダーの納品までの平均所要時間を知っておくことは重要です。また、これらの「見つけにくい」文献にどのように対応しているのか、特殊な要望に応えるためにどのようなサポートを提供しているのかも把握しておくといいでしょう。

7

組織の成長、ニーズの増加に合わせて、ソフトウェアは拡張可能か？
特に成長中のビジネスでは、時間と共にニーズは変化します。
M&A、世界展開、補完的なソリューションが将来的に必要になるかもしれないことを踏まえておきましょう。それらの状況に適応し、拡張が容易なソリューションを早期に見つけておけば、後々の時間、労力、支出が節約できます。
当面は必要ない機能を備えていても、ニーズが進化した時に容易に移行できるように、一連の統合型ソフトウェアソリューションを提供しているベンダーを検討してください。
新規ユーザーをシステムに容易に追加できるかも理解しておきましょう。企業が成長し、変化しても、自動で認証、設定ができるでしょうか？

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8

ベンダーの評価を知っているか？
販売の時点でベンダーはあらゆる謳い文句を口にしますが、他の顧客の評価や推薦ほど重要な意味を持つものはありません。同じ業界の評判の良い企業で、検討中のソフトウェアベンダーを利用しているところはないでしょうか？
それらの企業はそのベンダーについてどのように言っていますか？謳い文句を裏付けるような受賞歴がありますか？これらは、ソフトウェアベンダーだけでなく、情報管理プロセスの各ステップでチームをサポートするソリューションパートナーを選ぶ時にも重要な検討事項です。

9

自社の IT インフラストラクチャは検討中のソリューションに適合するか？
効果的に運用するために、検討中のベンダーが社内の IT チームに何をするように求めるのか、インフラストラクチャの要件として何が求めるのかを、まず知っておくことが重要です。ソリューションによっては、ユーザーの PC にソフトウェアをインストールしたり、各ユーザーのコンピュータにブラウザの拡張機能を追加したりする必要があります。このような場合、ソフトウェアの展開は IT チームと一緒に管理する必要があるか、もしくは個々のユーザーがインストール用のパッケージをダウンロードして実行しなければ、会社が費用を支払っている機能を確実に活用できません。当初の実装および継続的な製品アップデートで何が必要になるかについて、明快な説明をベンダーに求めましょう。

10

どのようなカスタマーサポートを提供しているか？
ベンダーは直接エンドユーザーにサポートを提供しているでしょうか？顧客単位の管理者だけでしょうか、それとも両方でしょうか？世界中でユーザーがサポートを受けられる時間はどうなっているでしょうか？ベンダーのカスタマーサポートチームは高い評価を得ていて、サービスに対して認証を得ていたり、受賞歴があったりするでしょうか？ユーザーは直接的にオンラインでセルフヘルプのトレーニングを受けられたり、製品リソースにアクセスしたりできるでしょうか？ほとんどの企業において、利用できる情報管理リソースが限定的な今日、ソフトウェアベンダーからどのようなサポートが得られるのかを知っておくことは重要になるでしょう。

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ぜひCCCのRightFindをご検討ください

Copyright Clearance Center（CCC）は、ライセンスの集中許諾サービスにおけるパイオニアであり、ライセンス供与、コンテンツ、ソフトウェア、および専門サービスを通し、組織の情報統合、アクセス、共有をサポートしています。

ライフサイエンス市場だけでも 900 社以上が CCC 製品およびサービスを利用しています。
CCC は、研究開発型の業界リーダーおよび Fortune 500 企業の顧客によって推進されたロードマップを持ち、バイオテクノロジー分野のスタートアップ企業から最大手のグローバル製薬会社まで、あらゆる発展段階にある企業ユーザーのニーズに応えています。
受賞歴のある CCC の RightFind Enterprise ソリューションは、上述した 10 の質問に対応するだけでなく、他にも特長があります。

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40 年以上にわたって出版社と比類なき関係を構築、業界で評価を確立
リアルタイムで使用許諾を確認可能、CCC の著作権ライセンス権利についての情報を正確かつ直接的に提供する唯一のソフトウェア

100 以上のデータポイントから情報を引き出し、カスタマイズ可能な各種レポートを作成
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CCC について

Copyright Clearance Center（CCC）は、ライセンスの集中許諾サービスにおけるパイオニアであり、ライセンス供与、コンテンツ、ソフトウェア、および専門サービスを通し、組織の情報統合、アクセス、共有をサポートしています。著作権や情報管理、人工知能、機械学習における専門知識を持つ CCC とその子会社である RightsDirect は、広範なデータソースやコンテンツ資産からの情報を活用して、ステークホルダーと協力の上、意思決定に力を与える革新的な情報ソリューションを構築、提供します。

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