ANNEXE C – GENERAL GUIDEGENERAL GUIDELINES FOR THE PREPARATIONOF PAPERS (AND COMMUNICATIONS) SUBMITTED TO ICOLD CONGRESSES

November 2023

This is a general guide for those unable to use our
new editor's model (Balkema CRC-Press).
Please use our new editor's template first.

October 2016

These instructions to authors concern manuscript preparation of Papers (andCommunications) to be included in the Proceedings of ICOLD Congresses.
The presentation in digital form of Congress Papers makes it necessary toaccommodate the previous “Guidelines for Preparation of ICOLD Congress Papers(and Communications)”. It is important to adhere strictly to the new Instructions inorder to facilitate the final editing by Central Office. Anything less than full compliance
may be detrimental to uniform presentation and require complete reformatting.
Rather than submitting a partially compliant copy, it is better to type the manuscript
as plain text, showing the approximate positions for the illustrations. Central Officewill take charge of the final formatting.
Papers and Communications should be sent to Central Office by email or on CD
Rom or USB Key accompanied by an A4 (21 x 29.7cm) paper print-out (one sideof the paper only) as control.

Please note that National Committees are responsible for the instructions being
followed. Manuscripts not completely formatted or not submitted as plain
unformatted text will be returned to National Committees.

Central OfficeANNEXE C – GENERAL GUIDEINTRODUCTION
All final manuscripts submitted to Congress must be prepared in MS Word, ina form directly suitable for photo-offset printing. These Instructions to Authors areintended to improve the completion of the Proceedings. Final acceptance of papers
will be based on the quality of the full paper.

1.

GENERAL LAY-OUT

Note: the reference to ICOLD and to the Congress in the upper left corner ofthe first page is always in French.

1.1.

LENGTH

The total length of the paper, including title, summary, text, figures,photographs, references and acknowledgements must not exceed 20 pages. The
number of words in a printed page without drawings or diagrams is approximately
450.

1.2.

FONT

All text must be MS Arial 11-point font size, with line spacing “exactly 14 pt”,
and justified (straight left- and right-hand margins).

1.3.

PAGE SIZE (A4 size paper: 21 x 29.7 cm) AND MARGINS
Page margins are as follows:Top
Bottom
Left
Right

1.4.

3.1 cm
3.3 cm
3.5 cm
3.5 cm1.22 inch
1.30 inch
1.38 inch
1.38 inch

TITLE OF PAPER

The title should be MS Arial 11 point, bold. Use only UPPER CASE and centertext. The title should be no longer than 100 characters, not counting spaces. It ends
with an asterisk, to refer the reader to the footnote with the translation of the title.
There should be one single-spaced (”exactly” 14) line between the paper title
and the first author’s name.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
1.5.

AUTHOR NAME(S) AND AFFILIATION

The author’s first name or initials followed by his or her surname should becentered using MS Arial 11 point.
Under the author’s name: author’s affiliation (MS Arial 11 point, italics,)
includes job position, organization, and country.
If there is more than one author, leave a blank line between each.
Leave three blank single-spaced (“exactly” 14 pt) lines between the (last)author’s name and the heading of the first section of the paper.

2.

2.1.

MAIN TEXTSPACING AND INDENTING

As mentioned, the base font is MS Arial 11 point, with “exactly” 14pt line
spacing, justified (straight left- and right-hand margins).
Paragraphs in the main text should be indented 1.0 cm, but tables and figures
should not be indented at all.
Leave three blank lines before and two blank lines after primary headings.
Leave two blank lines before and after secondary headings, leave two blank lines
before and one blank line after tertiary headings.
One line should be left blank before and after equations, figures and tables(including captions) and the main text.

2.2.

SECTION NUMBERING
Within the paper, number all headings as follows:

1.
PRIMARY HEADING (MS Arial 11 point, all capital letters, centered, 1cm
tabulation between heading number and heading title).
1.1.
SECONDARY HEADING (MS Arial 11 point, small caps, justified, 1.5cm
tabulation between number and title).
1.1.1. Tertiary Heading (MS Arial 11 point, italics, justified, 1.5cm tabulation between
number and title).

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Example for title, authors, primary heading and 1st section

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Example for primary, secondary and tertiary headings

2.3.

FIGURES AND PHOTOGRAPHS

The illustrations are to be presented in the form of scanned photographs or
drawings, under JPG format, with a resolution not smaller than 300ppm.
All figures and photographs may be embedded in the Word manuscript or sent
as a separate file (in which case, their positions should be indicated in the main text).
Number all illustrations (whether drawings or photographs) consecutively in the orderof appearance and refer to them as "Fig.1", "Fig. 2 to 5", etc. They should appear in
the manuscript as soon as possible after they are first mentioned in the text or at theend of the chapter. All illustrations should be centered.
Captions in both languages (MS Arial 11 point, centered) should be placed
immediately below the illustration. One single spaced-line (”exactly” 14 pt) should beleft between the figure (including caption) and the surrounding texts. The key in bothlanguages - 2 columns - (MS Arial 11 point), Figures will appear as shown in Fig. 1.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Example for figures

2.4.

TABLES

Tables should be typed in MS Arial 11 pt (or not smaller than 8 pt) with the title
in MS Arial 11 pt, centered. Leave a blank line (“exactly” 14 pt) before the table.
Tables should be centered with respect to the page margins. All tables should
be referred in the text as "Table 1", or "Tables 1 and 2"; and appear in the manuscript
close to the first reference to them in the text. Footnotes to a table should be alignedwith the left-hand border of the table. Figures will appear as shown in Table 2.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Example for Tables
Table 2
Xxxxx Table Heading xxxxx
No.

Frequency (Hz)Damping (%)

1

1.46

1.32

2

2.27

1.21

3

2.44

1.12

(*)

xxxxxxx

2.5.

EQUATIONS

Equations are numbered in sequence between square brackets against theright-hand margin: [1], [2], etc. References to them in the text appear as “Eq.[1],”etc. Leave a blank line (”exactly” 14 pt) before and after the equation. For example:n

I = Imax −∏ (Imax −Ii ) (/ Imax −Imin )n−1[1]iMake sure the base font for the equation is 10 pt. MS Word “Equation Editor”
tool should be used for writing all equations.

2.6.

FOOTNOTESFootnotes should be in MS Arial 10 pt, italics.

2.7.

HEADERS AND FOOTERSThere should be no headers. Do not number pages (this will be done in the
final formatting).

2.8.

UNITS

Units of measurement and abbreviations should conform to the International
System (S.I.). Full stop (Anglo-Saxon usage) or comma (European usage) must be
used as decimal signs only. Units of the country of origin may be added in brackets.
Any special abbreviation should be accompanied by its extended form the first time
it appears in the text. Use Arabic or Latin numbers.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE

2.9.

ACKNOWLEDGEMENTS

Authors can include an acknowledgment section if they wish to acknowledge any
help they may have received for their study in their paper. The section heading is insame font and line spacing of the 1st level heading, but is centered and has no section
number.

2.10.

REFERENCES

References are identified in the text by numbers between square brackets. The
list of references, showing author’s name and title and date of publication should beplaced at the end of the paper in the order they are mentioned in the main text. The
heading of this section should use the same font, font size and spacing as primarylevel headings but centered on the page and not numbered. If several works by thesame author are listed, they should be arranged in chronological order. MS Arial 11
pt should be used, with “exactly” 14 pt line spacing. Names of Journals, Proceedings
and books should be in italics. All works cited should be numbered in the order they
are mentioned in the text (see example below).

Example for References
REFERENCES[1]

IVASHCHENKO I.N., KIRDODA P.A. Assessment and selectionof variants of hydraulic structures on multicriterial basis.
Gidrotekhnicheskoye Stroitelstvo, 1991, № 10.

[2]

KINI R.L., RAIFA X. Decision making at numerous criteria of preference
and substitution. Radio and svjaz, 1981.

2.11.

SUMMARY AND KEY-WORDSThe Summary should be in both official languages (English and French),
starting with the language used in the paper, followed by its translation. It forms thelast section of the paper.
The font size of the Summary should be MS Arial 11 point, justified, line
spacing “exactly” 14 pt; the heading (SUMMARY) should be all capital letters, andcentered.
The Summary should be concise and complete in itself without reference tothe text of the paper. It should state the general problem and objectives, summarize
the results and main conclusions, and state general implications. The total extensionof the Summary should be one or not than two printed pages long lives.
The Congress Proceedings will be published as a CD ROM that contains fullmanuscripts of papers and a printed volume that contains only the title and authors,

ANNEXE C – GENERAL GUIDEand the Summary of each paper. Therefore, the main ideas, research methodology
and the main results of the paper should appear in the Summary. No figures,
equations or reference numbers should be used in Summary.
Keywords must be taken from the keywords list (see Circular Letter 1694) andtyped on a separate page. There is no point in using words not appearing in the list.
Names of dams referred to in the paper should be included.

3.

CLEARANCES AND COPYRIGHTThe author(s) is (are) responsible for obtaining written permission to profile theproject or subject matter in their papers from any and all clients, owners or others
who commissioned the work. ICOLD assumes proper permission has been obtainedby author(s) and accepts no liability for the author(s) failing to do so.
If a figure, table or photograph has been published previously, it will benecessary for the author(s) either to obtain written approval from the original
publisher; or refer clearly to the source of previously published material in the captionof the figure, table or photograph.

ANNEXE C – GENERAL GUIDEGUIDE GENERAL POUR LA PRÉPARATIONDES RAPPORTS (ET COMMUNICATIONS) SOUMIS AUX CONGRÈS DE LA CIGB

Novembre 2023

Ce guide, est un guide général, pour ceux nepouvant pas utiliser le modèle de notre nouveléditeur (Balkema CRC-Press).
Merci d’utiliser le modèle mis en place parnotre nouvel éditeur en priorité.
Octobre 2016

Ce Guide concerne la préparation des manuscrits des Rapports (etCommunications) destinés à paraître dans les Comptes Rendus des Congrès de la
CIGB.
L’informatisation du traitement des Rapports des Congrès, nous a conduit à réviser
notre « Guide pour la Préparation des Rapports (et Communications) soumis aux
Congrès de la CIGB ». Le respect intégral des instructions données dans ce Guide
est impératif pour faciliter la mise en page effectuée par le Bureau Central. Si elles
ne sont pas respectées à la lettre, elles risquent de perturber l’homogénéité deprésentation et nécessiteront une révision complète du formatage.
Plutôt que de nous faire parvenir une copie non-conforme à ces Recommandations,nous vous suggérons de présenter votre rapport sous forme d’un texte brut, en nous
indiquant seulement l’emplacement approximatif des illustrations. Le Bureau Central
se chargera alors de leur mise en page finale.
Les Rapports et les Communications seront adressés au Bureau Central, soit par email, soit sur CD-Rom ou clé USB avec impérativement dans chaque cas une copie
papier (A4 : 21 x 29,7) – recto seulement – pour contrôle.

Nous vous rappelons que les Comités Nationaux sont responsables du respect desindications contenues dans ce Guide. Les rapports non-conformes à l’un ou l’autre
des deux types de présentation proposés (texte brut ou texte formaté) seront
retournés aux Comités Nationaux.

Le Bureau Central

ANNEXE C – GENERAL GUIDEINTRODUCTION
Les manuscrits définitifs présentés aux Congrès seront présentés en
MS Word, sous une forme compatible avec leur reproduction par photo-offset. Le
présent Guide est rédigé dans l’optique d’améliorer la préparation des Comptes
Rendus. L’acceptation des Rapports sera basée sur la qualité du manuscrit complet.

1.

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Veuillez noter que la référence à la CIGB et au Congrès (en haut à gauche dela 1 page des Rapports) est toujours en français.
ère

1.1.

LONGUEUR

La longueur totale du rapport (titre, résumé, texte, figures, photos, références,
remerciements) ne doit pas dépasser 20 pages. Une page de texte sans graphiquesni schémas contient environ 450 mots en moyenne.

1.2.

POLICE

L'ensemble du texte est réalisé en Arial MS 11 pt, interligne «exactement
14 pt», justifié.

1.3.

FORMAT DU PAPIER (A4 : 21 X 29,7 CM) ET MARGESLes marges seront :Haut
BasGaucheDroite1.4.

3.1 cm
3.3 cm
3.5 cm
3.5 cm1.22 inch
1.30 inch
1.38 inch
1.38 inch

TITRE DU RAPPORTCet élément est réalisé en Arial MS 11 pt, gras, lettres majuscules, centré. Le
titre ne doit pas dépasser 100 caractères (espaces non compris). La traduction dutitre, donnée en Note de bas de page, est annoncée par un astérisque à la fin dutitre original.
Laissez une ligne blanche (interligne «exactement 14 pt») entre le titre durapport et le nom du premier auteur.

1.5.

AUTEUR(S) : NOM(S) ET POSITION(S)Le prénom de l'auteur doit apparaître en premier (ou seulement ses initiales),suivi de son nom de famille. Texte centré, police Arial MS 11 pt.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE

Sous le nom de l’auteur : position de l'auteur (Arial MS 11 pt, italique),organisme, et pays.
S’il y a plusieurs auteurs : les séparer par une ligne blanche.
On laisse trois lignes blanches (interligne « exactement 14 pt») entre le pays
de l'auteur (ou du dernier auteur) et le titre du premier chapitre.

2.

2.1.

CORPS DU TEXTEESPACEMENT ET RETRAITS

Comme nous avons déjà vu, la police de base est Arial MS 11 pt, interligne«exactement 14 pt», texte justifié.
Les alinéas dans le corps du texte commencent avec un retrait de 1.0 cm; parcontre, il n'y a pas de retrait pour les tableaux et les figures.
On laisse trois lignes blanches avant les titres de chapitre, et deux lignes
blanches après ceux-ci. Pour les titres de deuxième niveau, on laisse deux lignes
blanches avant et deux lignes après. Pour les titres de troisième niveau, on laisse
deux lignes blanches avant et une après.
Entre le corps du texte d'une part et d'autre part les équations, les figures, lestableaux (avec légende), on laisse une ligne blanche avant et après.

2.2.

NUMÉROTAGE DES CHAPITRESDans le corps du texte, les titres sont numérotés de la façon suivante :1.

TITRE PREMIER NIVEAU (Arial MS 11pt, tout en majuscules, centré,
tabulation 1cm entre numérotation et titre)1.1. TITRE DEUXIEME NIVEAU (Arial MS 11pt, petites majuscules, justifié, tabulation
1,5 cm entre numérotation et titre)
1.1.1. Titre Troisième Niveau (Arial MS 11pt, italique, justifié, tabulation 1,5 cm entre
numérotation et titre)ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Exemple de mise en page (titre du rapport, auteur(s), titre premier niveau etpremier chapitre)ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Exemple de mise en page (titres de premier, deuxième et troisième niveaux)

2.3.

FIGURES ET PHOTOS

Les illustrations seront présentées sous forme de photographies ou dessins
scannés, au format JPG, avec une résolution minimum de 300ppp.
Dans les manuscrits, les illustrations (figures, photos) seront insérées à leuremplacement définitif dans le texte ou groupées dans un fichier à part (dans cedernier cas, indiquer leur emplacement dans le texte). Toutes les illustrations(croquis, photos, …) seront identifiées par un numéro d'ordre et citées dans le texte
ainsi : Fig. 1 – Fig. 2 à 5 – et ainsi de suite. Elles seront placées au plus près de lapremière mention dans le texte, ou à la fin de chaque chapitre, au choix. Les
illustrations seront centrées sur la largeur de la page.
Les titres (bilingues) des illustrations seront en Arial MS 11 pt, centré, et placés
juste sous l'illustration. On prévoit une seule ligne blanche (interligne «exactement
14 pt») entre le titre de l’illustration et sa légende et entre la légende et le corp s dutexte. La légende est bilingue, sur deux colonnes (Arial MS 10 pt). Un exemple est
donné ci-dessous dans la Fig. 1.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE

2.4.

TABLEAUX

Pour les tableaux, les écritures sont en Arial MS 11 pt (8 pt minimum) et le titre
est en Arial MS 11 pt, centré, en laissant une ligne blanche (interligne «exactement
14 pt») au-dessus du tableau.
Les tableaux sont centrés par rapport aux marges de la page. Les mentions
dans le texte s'écrivent "Tableau 1" - "Tableaux 1 et 2," etc. Les tableaux sont placés
dans le texte au plus près de leur première mention. Les notes en bas de tableau
seront alignées au bord gauche du tableau. Un exemple est donné ci-dessous dansle Tableau 2.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE
Exemple des Tableaux
Tableau 2
Xxxxxx Titre du tableau xxxxx (*)

2.5.

No.

Frequency (Hz)Damping (%)

1

1.46

1.32

2

2.27

1.21

3
(*) xxxxxxxx

2.44

1.12

ÉQUATIONSLes équations seront numérotées dans l'ordre, ce numéro étant présenté entre
des crochets près de la marge droite : [1] ou [2]. Pour citer les équations dans letexte, on écrit "Eq. [1]," etc., selon le cas. On laisse une ligne blanche (interligne«exactement 14 pt») entre une équation et le texte au-dessus et au-dessous.
Exemple :n

I = Imax −∏ (Imax −Ii ) (/ Imax −Imin )n−1[1]iVeiller à ce que la taille des caractères soit bien de 10 pt. Pour générer leséquations, on utilise l'outil Éditeur d'Équations dans MS Word.

2.6.

NOTES DE BAS DE PAGE
Pour les notes de bas de page, on choisit Arial MS 10 pt, italique.

2.7.

EN TÊTES ET BAS DE PAGE

Il n’y a pas d’en-tête. Les pages ne sont pas numérotées (la pagination sera
faite lors de la mise en forme de l'ouvrage).

2.8.

UNITÉS DE MESURE

Les unités de mesure et leurs symboles seront conformes au SystèmeInternational (SI). Le point (usage anglo-saxon) et la virgule (usage européen) ne
seront utilisés que comme signe décimal. Les mesures en unités en vigueur dans lepays d'origine de l'auteur du rapport peuvent éventuellement être ajoutées entre
parenthèses. Pour les sigles ou acronymes peu connus, on cite le nom en entier, lapremière fois qu'ils apparaissent dans le texte. Pour les chiffres, les chiffres arabes
ou romains sont acceptables.

ANNEXE C – GENERAL GUIDE

2.9.

REMERCIEMENTS

Les auteurs voulant faire part des soutiens éventuels reçus pour effectuer lesétudes relatives au rapport peuvent insérer un chapitre "Remerciements." Le titre dece paragraphe reprend les dispositions demandées pour les titres de premier niveau(police, taille, espacement), mais sans numérotation.

2.10.

RÉFÉRENCES

Les ouvrages cités dans les Références seront identifiés dans le texte par un
chiffre entre crochets. La liste de ces ouvrages (avec le nom des auteurs, le titre etla date de parution) sera placée dans la partie Références, à la fin du rapport, dansl'ordre où ils sont mentionnés dans le texte. Le titre de ce chapitre reprend les
dispositions demandées pour les titres de premier niveau (police, taille,
espacement), mais sans numérotation. En cas de plusieurs ouvrages du mêmeauteur, ceux-ci seront classés en ordre chronologique. La police sera Arial MS 11
pt, et interligne «exactement 14 pt»; le nom du Journal, des Comptes-Rendus ou duLivre seront en italique. Tous les ouvrages cités doivent être numérotés dans l'ordrede citation dans le texte (voir exemple ci-dessous):

Exemple pour les RéférencesRÉFÉRENCES[1]

IVASHCHENKO I.N., KIRDODA P.A. Assessment and selection ofvariants of hydraulic structures on multicriterial basis.
Gidrotekhnicheskoye Stroitelstvo, 1991, № 10.

[2]

KINI R.L., RAIFA X. Decision making at numerous criteria of preference
and substitution. Radio and svjaz, 1981.

2.11.

RÉSUMÉ ET MOTS-CLÉS

Le Résumé est bilingue (Français et Anglais). Il est d’abord dans la langue durapport, puis dans sa version traduite. C’est le dernier chapitre du rapport.
Le Résumé est dactylographié en Arial MS 11 pt, justifié, interligne«exactement 14 pt». Le titre (RÉSUMÉ) est en majuscules, et centré.
Le Résumé doit être un texte bref mais complet, sans avoir à consulter le texte
du rapport. Il présente le problème traité dans ses grandes lignes, ainsi que les
objectifs de l’étude ; il fait la synthèse des résultats obtenus, il énonce lesconclusions tirées, et présente les conséquences de celles-ci. Le Résumé fait une
page, ou deux au maximum.

ANNEXE C – GENERAL GUIDELes Comptes Rendus du Congrès seront publiés en deux formats, à savoir, en
CD-Rom regroupant l'ensemble des rapports dans leur intégralité, et en version
papier, limitée aux Titres et Noms des Auteurs et aux Résumés. Ainsi, le Résumé
doit présenter les idées directrices, la méthodologie de l'étude, et les principaux
résultats consignés dans le rapport. Les figures, équations et références
bibliographiques sont proscrites.
Les mots-clés doivent être indiqués sur une feuille séparée ; ils doivent êtrepris dans la liste jointe à la Circulaire 1694. Il est inutile de rajouter des mots-clés ne
figurant pas dans cette liste. Il convient de citer également les noms des barrages

3.

AUTORISATIONS ET COPYRIGHTIl incombe à l'auteur/aux auteurs d'obtenir la permission écrite de décrire leprojet ou le sujet de leur rapport auprès des clients, des maîtres d'ouvrage ou desdonneurs d'ordre. La CIGB suppose que les auteurs auront obtenu de telles
autorisations et dans le cas contraire, décline toute responsabilité.
Si une figure, un tableau ou une photo a déjà été publié précédemment, lesauteurs des rapports devront, soit solliciter la permission écrite d'utiliser cet élément
auprès du détenteur des droits, soit faire figurer la provenance de cet élément dansla légende associée à cet élément.