町村議会 デジタル技術活用事例集 導入ガイド

議会事務局のみなさまへ

タブレット端末への搭載で、さらに広がる可能性
グループウェア

町村議会 デジタル技術活用事例集

導入ガイド

情報の共有化、コミュニケーションの活性化、業務の効率化等に役立つ複数のアプリケーションが備わる IT ツールのこと。

グループウェアを導入することで、会議通知等の一斉送信、スケジュールの調整・管理、所定様式の共有、緊急連絡・安否確認等がタブレット端末上で行えるようになる。
参照：町村議会デジタル技術活用事例集

事例５ 茨城県美浦村議会、事例 13 熊本県大津町議会、事例 15 沖縄県読谷村議会 ほか

ペーパーレス会議システム
電子化した資料をサーバーやクラウド上にアップロードすることで、メンバーにデータが共有され、紙の資料を用いることなく会議を行うことができるシステム。

議会のデジタル化に向けた初めの一歩

タブレット端末を導入してみよう !
タブレット端末ってどうやって導入するの ?

文書の共有化だけでなく、資料への書き込みやブックマーク、画面同期など電子化のメリットを活かした使い方ができる。

わが議会でもタブレット端末を導入したいけど、どのような手順を踏めばいいのか分からない…

また、オンラインミーティングツールと連動して Web 会議でも使用することも可能。
参照：町村議会デジタル技術活用事例集

事例８ 福井県おおい町議会、事例 10 兵庫県多可町議会、事例 11 島根県美郷町議会 ほか

オンラインミーティングツール

会議に参加するメンバーのタブレット端末やスマートフォンをイ

そんな議会事務局のお悩みを解決するため、タブレット端末を導入して議会のデジタル化をスタートさせるまでのロールモデルを作成しました。
議会のデジタル化に向けた初めの一歩を踏み出しましょう !

ンターネット回線で繋いで、映像や音声をリアルタイムで双方向に通信してミーティング（会議）を行うためのツール。

会議場所に参集できない事情がある場合や遠方の相手と会議をする必要がある場合などに使用されることが多い。
参照：町村議会デジタル技術活用事例集

事例 2 北海道沼田町議会、事例 4 福島県磐梯町議会、事例 14 鹿児島県十島村議会 ほか

令和 6 年 5 月

まず、初めに議会事務局 / 工程表の作成
議会事務局で工程表を作成しよう〇 「町村議会デジタル技術活用事例集」を参考に、タブレッ
ト端末を導入して何をしたいか、タブレット端末を議会活動のどのようなシーンで活用するのか、イメージを膨らませた上で、タブレット端末の導入時期や議会における運用開始時期などを議長と相談して工程表を作成してみましょう。

タブレット端末を導入して議会のデジタル化をスタートするまでのロールモデル
計画段階

準備段階

実装段階

全員協議会 or 議会運営委員会／キックオフ

全員協議会 or 議会運営委員会／情報共有

議会運営委員会／会議規則等の改正

STEP1：議会内で方向性を確認しよう〇

タブレット端末を導入して議会のデジタル化を進めることについての意思確認や導入時期の目安など基本的な方向性を定めます。

STEP6：委員会の検討内容を議会内で共有しよう

STEP10：会議規則、委員会条例等を整備しよう〇〇

委員会における検討内容を情報共有します。
この際、可能であれば、全ての議員にタブレット端末を使って搭載するグループウェアやペーパーレス会議システム等に触れる機会を設けるとよいでしょう。

〇

議会のデジタル化を検討する組織（議会運営委員会や特別委員会等）を決めます。

STEP2：「議会のデジタル化推進計画」を作成しよう〇

議会事務局が作成した「工程表」を検証し、課題を洗い出した上で、タブレット端末導入の目的、導入時期、議会における運用開始時期等を計画に落とし込みます。

STEP7：執行部と協議・調整をしよう

タブレット端末を導入して実際に議会活動に活用している先駆団体を視察し、タブレット端末の使用方法や議会活動への活用方法を学びます。
視察先は、「町村議会デジタル技術活用事例集」等を参考に選定してください。

STEP4：搭載するアプリケーションを検討しよう〇 タブレット端末に搭載するグループウェアやペーパーレス会議システムは、それぞれ操作性や機能性が異なるので、ベンダー（業者）にデモンストレーションを依頼して、実際に体験してから決めるようにします。
そのうえで、グループウェアやペーパーレス会議システムの候補を選定し、費用の見積りをたてます。

STEP5：タブレット端末の機種や通信環境を調査しよう
グループウェアやペーパーレス会議システムの推奨環境や容量等を踏まえ、導入するタブレット端末の機種の候補を選定し、費用の見積りをたてます。
同時に、役場や議員の自宅等の通信環境を調査し、タブレッ
ト端末をセルラーモデルにするか、Wi-Fi モデルにするかの選別も行ってください。

併せて、文書管理規程なども確認しましょう。

がオンラインで行えるようになりました。これに対応するためには、会議規則及び委員会条例の改正が必要となりますので、併せて審査するとよいでしょう。

〇

議会にタブレット端末を導入して、ペーパーレス会議を行うことについて、執行部と協議・調整を行います。

〇

この際、一連の契約・経費等について、執行部の財政担当と以下の点について、協議・調整を行う必要があります。
① タブレット端末の購入（リース）契約② タブレット端末の通信契約③ クラウドサービス、アプリケーション等の使用契約④ 経費の負担（按分）方法 等

STEP3：先駆団体を視察してみよう〇〇【注】地方自治法の改正により、令和 6 年 4 月 1 日から議会に関する手続

議会事務局／執行部との調整
議会運営委員会 or 特別委員会等／具体的検討

本会議や委員会をペーパーレスで行えるようにしたり、議会に関する手続をオンラインで行えるようにしたりするための会
議規則及び委員会条例の改正について審査します。
【注】〇

一連の協議が整ったら、適宜、予算要求を行います。

議会運営委員会 or 特別委員会等／運用計画
STEP8：会議等でタブレットを活用するためのルールを定めよう〇

ペーパーレスで行う会議等の範囲やペーパーレス化する文書の範囲などを定めます。

全員協議会／研修・説明会の実施
STEP11：タブレット端末の操作研修を行おう〇

タブレット端末が納品され、必要なアプリケーション等のインストールが済んだ段階で、全議員を対象としたタブレット端末の操作、グループウェア及びペーパーレス会議システムの使用方法についての研修を行います。

STEP12：ペーパーレス会議開催に向けた説明を行おう〇

ペーパーレス会議の運用開始に先立って、会議規則や委員会条例の変更点、会議運営に係るルール等について全議員に向けた説明を行います。
この際、タブレット端末等の貸与・個人使用等に関して、承諾書や確認書等の書面を交付することも考えられます。

〇〇

デジタル化した文書の格納場所や個人情報の処理方法などの取扱いを定めます。

タブレット端末やグループウェアの使用基準やセキュリティ対策等を定めます。また、議員に費用の一部負担を求める場合にはその範囲を明確にします。

〇

本会議 / 意思決定
STEP9：議会内で意思決定をしよう〇

導入するタブレット端末の機種、グループウェア及びペーパーレス会議システム及びその種別等を決定します。

本会議・委員会／試験運用
STEP13：実際の会議でタブレット端末を使ってみよう〇 ペーパーレス会議を実際に開催できる準備が整ったら、本会議や委員会で実際にタブレット端末を使ってみます。
当面は、完全ペーパーレス化をせずに、紙媒体を併用する試験運用期間を設けることも可能です。
〇

住民との意見交換等にも活用してみましょう。