[モデルＡ］（証券コード ○○○○）
2020 年○月○日
株主各位
東京都○○区○○ ○丁目○○番○○号○ ○ ○ ○ 株 式 会 社
取締役社長 ○ ○ ○ ○第○回定時株主総会招集ご通知

拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
さて、当社第○回定時株主総会を下記により開催いたしますので、ご通知申しあげます。（注１）
近時、［日本政府による緊急事態宣言および○○による緊急事態措置など、］
新型コロナウイルス感染拡大防止のため政府や都道府県知事から外出自粛が強く要請される事態に至っております。この事態を受け、慎重に検討いたしました結果、本株主総会につきましては、適切な感染防止策を実施させていただいた上で、開催させていただくことといたしました。（注２）
株主の皆様におかれましては、外出自粛が強く要請されている状況にも鑑み、感染拡大防止の観点から、本株主総会につきましては、極力、書面またはインターネット等により事前の議決権行使をいただき、株主様の健康状態にかかわらず、株主総会当日のご来場をお控えいただくよう強くお願い申しあげます。（注３）
お手数ながら後記の株主総会参考書類をご検討のうえ、2020 年○月○日（○曜日）午後○時までに議決権を行使してくださいますようお願い申しあげます。
[書面による議決権行使の場合]〈略〉[インターネット等による議決権の行使の場合]
〈略〉
敬記
１．日
２．場

時
所

2020 年○月○日（○曜日） 午前１０時
東京都○○区○○ ○丁目○○番○○号
1具

○○（注４）
本年は、感染拡大防止のため、座席の間隔を拡げることから、ご用意できる席数が例年より大幅に減少いたします。そのため、当日ご来場いただいても入場をお断りする場合がございます。
（注５）
（注６）
（注７）予めご了承のほど、よろしくお願い申しあげます。
３．目 的 事 項
報 告 事 項決 議 事 項〈略）〈略）

４．招集にあたっての決定事項〈略）
以上◎当日ご出席の際は、お手数ながら同封の議決権行使書用紙を会場受付にご提出くださいますようお願い申しあげます。
〈株主様へのお願い〉
・株主総会当日までの感染拡大の状況や政府等の発表内容等により上記対応を更新する場合がございます。インターネット上の当社ウェブサイト
（http://www.○○○○）より、発信情報をご確認くださいますよう、併せてお願い申しあげます。
・議決権行使書による議決権行使は、ご返送いただく過程や集計作業に伴い感染リスクが生じます。そこで、事前に議決権を行使していただくに際しては、できるだけ、インターネット等により議決権行使をいただきたくお願い申しあげます。
・会場受付付近で、株主様のためのアルコール消毒液を配備いたします。
（ご来場の株主様は、マスクの持参・着用をお願い申しあげます）（注８）
・会場入口付近で検温をさせていただき、発熱があると認められる方、体調不良と思われる方、海外から帰国されてから 14 日間が経過していない方は、入場をお断りし、お帰りいただく場合がございます。なお、海外から帰国されてから 14 日間が経過していない株主様は、受付でお申し出いただきますようお願いいたします。
・株主総会の運営スタッフは、検温を含め、体調を確認のうえマスク着用で応対をさせていただきます。
・本総会においては、新型コロナウイルス感染拡大防止のため開催時間を短2縮する観点から、議場における報告事項（監査報告を含みます）および議案の詳細な説明は省略させていただきます。株主様におかれましては、事前に招集通知にお目通しいただけますようお願い申しあげます。
（注９）
（注１０）

◎株主総会参考書類並びに事業報告、連結計算書類および計算書類に修正が生じた場合は、インターネット上の当社ウェブサイト（http://www.○○○○）に掲載させていただきます。

インターネット等による議決権行使のご案内＜略＞（記載上の注意）(1) 株主総会への来場自粛を強く要請することから、通常記載されている「ご出席くださいますよう」は削除している。なお、全体として、2020 年 4 月 28
日時点において東京都において示されている緊急事態措置等の状況を前提としており、開催時期・場所によって、その時点の状況に応じた調整が必要となる。
(2)

本文の記載に加え、この時期に株主総会を開催する判断となった理由（役員選任、配当決議等、各社において必要と考えている具体的な事項）を記載することが考えられる。
(3) 経済産業省・法務省より公表された「株主総会運営に係るＱ＆Ａ」（以下「Ｑ＆Ａ」という）のＱ１回答に基づき、当日の来場自粛を強く求める形としている。このほか、「・・・可能な限り、本株主総会につきましては株主総会当日のご来場はお控えいただき、書面またはインターネット等による事前の議決権行使をお願い申しあげます。」、「・・・本株主総会につきましては株主総会当日のご来場はお控えいただき、書面またはインターネット等による事前の議決権行使をいただくことを強く推奨いたします。」などとすることも考えられる。
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(4) Ｑ＆ＡのＱ２回答に基づき、規模縮小等の観点から、例年と異なり、自社会議室等の利用を含む会場の変更を行うことも考えられる。この場合、たとえば、以下のとおり、その旨とともに理由等を記載しておくことが考えられる。なお、開催場所が過去に開催した株主総会のいずれの場所とも著しく離れた場所であるときは、その場所を決定した理由の記載が必要となる（施行規則 63 条 2 号）
なお、本年は、緊急事態宣言ならびに○○の緊急事態措置が発令されましたことに鑑み、会場の安定的な利用等を重視し、当社本店での開催としております。
開催場所が例年と異なっておりますので、最終頁の「株主総会ご案内図」をご参照いただき、お間違えのないようお願い申しあげます。
(5) Ｑ＆ＡのＱ２回答では、「会場に入場できる株主の人数を制限することも、可能と考えます。」とされている。なお、株主に対し、あらかじめ減少後の席数に関する情報（「最大○○席程度」など）を提供しておくことも考えられる。
(6) Ｑ＆ＡのＱ３回答では、会場に入場できる株主の人数を制限するに当たり、「株主総会に出席を希望する者に事前登録を依頼し、事前登録をした株主を優先的に入場させる等の措置をとることも、可能と考えます。なお、事前登録を依頼するに当たっては、全ての株主に平等に登録の機会を提供するとともに、登録方法について十分に周知し、株主総会に出席する機会を株主から不公正に奪うものとならないよう配慮すべきと考えます。」とされている。
(7) 株主に対して来場自粛を依頼する理由は感染拡大防止であり、その必要性は会社側の役員や運営スタッフについても同様に当てはまることから、役員についても一部役員のみの出席にとどめることやオンラインによる出席の方法を活用することも考えられる。そのような場合、例えば、以下の記載を行うことが考えられる。
また、当社役員につきましても、感染拡大リスクの低減および会社の事業継続という観点から、株主総会当日の健康状態にかかわらず、一部の役員のみの出席やオンラインによる出席とさせていただく可能性があります。
(8) 近時の情勢に鑑みれば、「マスクを持参・着用しない株主様は入場をお断りし、お帰りいただく場合がございます。」とすることも考えられる。
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(9) 株主総会会場で出席できる株主が大幅に減少することに鑑み、たとえば、質問を事前に受け付けた上で、株主の関心が高い事項については株主総会で説明し、後日、その内容をウェブサイトに掲載したり、質問に対する会社の考えを事後に公表することや、更に、いわゆるハイブリッド型バーチャル株主総会（株主総会のライブ配信を含む）を実施するなどの措置をとることも考えられ、その場合、予め招集通知に記載し株主にその旨を明らかにしておくことが考えられる。
(10) 東京都においては、床面積が 1,000 ㎡を超えるホテル（集会の用に供する部分に限る）等について特措法に基づく休止要請がされるとともに、床面積が1,000 ㎡以下のホテル（集会の用に供する部分に限る）等についても、特措法によらない協力依頼がされている。そのため、株主総会の場所としてホテル等を設定している場合、株主総会直前において、予定した会場の利用ができなくなる可能性があるため、例えば、予め招集通知に以下の記載を行うことが考えられる。
なお、株主の来場自粛を要請するとの観点から、最後の一文の記載を行わないことも考えられる。
新型コロナウイルス感染拡大の状況次第では、やむなく会場や開始時刻が変更となる場合がありえます。その場合は、インターネット上の当社ウェブサイト（http://www.○○○○）に掲載します。株主の皆様におかれましては、当日ご来場いただく場合でも、事前に、当社のＨＰを必ずご確認くださいますようお願いいたします。

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