北海道文教大学における公的研究費の管理・監査の基本方針
令和 4 年 2 月 24 日
理事長裁定
１．趣旨
この基本方針は、国又は国が所管する独立行政法人等から配分される、競争的研究費等を中心とした公募型研究資金（以下、「公的研究費」という。）について、不正使用を防止し、適正な管理・監査を行うために必要となる事項を定めるものである。
２．機関内の責任体制の明確化（公的研究費の運営・管理に関わる責任体制及び役割）（1）本学全体を統括し、公的研究費の運営・管理について最終責任を負うものとして最高管理責任者を置き、理事長をもって充てる。
(最高管理責任者の役割)
ア 不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じること、また、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任をもって公的研究費の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮すること。
イ

不正防止対策の基本方針や具体的な不正防止対策の策定にあたっては、役員会等において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深めること。

ウ

様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図ること。

エ

必要に応じて基本方針を見直し、必要な予算や人員配置などの措置を行う。

（2）最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営・管理について本学を統括する実質的な責任と権限を有する者として統括管理責任者を置き、学長をもって充てる。
（統括管理責任者の役割）
不正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針にもとづき、本学全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者へ報告する。
（3）各部局における公的研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を有する者としてコンプライアンス推進責任者を置き、副学長、並びに事務局長をもって充てる。
（コンプライアンス推進責任者の役割）
コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下
ア

自己の管理監督する部局における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告すること。

イ

不正防止を図るため、部局内の公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員

に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督すること。
ウ

自己の管理監督する部局において、定期的に啓発活動を実施すること、また、構成員が、適切に公的研究費の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導すること。

（4）コンプライアンス推進責任者は、役割の実効性を確保する観点から、責任を統括する役割を担ったうえで、必要に応じ、副責任者を置くことができる。
（5）最高管理責任者、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者は、それぞれの役割において、管理監督の責務を十分果たさず、結果的に不正を招いた場合には、その責任を負う。
３．機関内の責任体制の明確化（監事の役割）（1）監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について本学全体の観点から確認する。
（2）監事は、特に、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認する。
（3）監事は、（1）及び（2）で確認した結果について、役員会等において定期的に報告し、意見を述べる。
４．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（関係者の意識向上と浸透）（1）コンプライアンス推進責任者は、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に、本学の不正対策に関する方針及びルール等に関するコンプライアンス教育を実施し、受講者の受講状況及び理解度を把握するとともに、誓約書等の提出を求める。
（2）コンプライアンス教育の内容は、各構成員の職務内容や権限・責任に応じた効果的で実効性のあるものを設定し、定期的に見直しを行う。また、実施に際してはあらかじめ一定期間を定めて定期的に受講させる。
（3）コンプライアンス推進責任者は、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。
（4）公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に対する行動規範を策定する。
５．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（ルールの明確化・統一化）
最高管理責任者は、公的研究費の使用及び事務処理手続きに関するルール（以下、「ルール」という。
）を明確にし、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に周知を図るとともに、公的研究費により謝金、旅費等の支給を受ける学生等に対してもルールの周知を徹底する。

６．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（職務権限の明確化）
最高管理責任者は、公的研究費の事務処理に関する構成員の権限と責任について、業務の分担の実態と職務分掌規程の間に乖離が生じないよう、適切な職務分掌を定める。また、各段階の関係者の職務権限を明確化し、職務権限に応じた明確な決裁手続きを定める。
７．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用）（1）最高管理責任者は、総務課に公的研究費の不正に係る本学内外からの通報窓口を置く。
（2）総務課は、不正に係る情報について、迅速かつ確実に最高管理責任者に報告する。
（3）最高管理責任者は、以下のアからオを含め、公的研究費の不正に係る調査の体制・手続き等を明確に示した規程等を定める。
ア

告発等の取扱い

イ

調査委員会の設置及び調査

ウ

調査中における一時的執行停止

エ

認定

オ

配分機関への報告及び調査への協力等（4）調査後において懲戒等を必要とするときは、「学校法人鶴岡学園職員の懲戒処分等の措置に関する基準」にもとづき処理する。
８．不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施（1）不正防止計画を推進する部署として総務部を置き、統括管理責任者とともに具体的な不正防止対策のうち最上位のものとした対策（不正防止計画、コンプライアンス教育、啓発活動等の計画）を策定し・実施し、実施状況を確認する。
（2）総務部は監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う。
（3）総務部は内部監査部門と連携し、不正を発生させる要因（以下、「不正発生要因」という。
）について、本学全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。また、不正防止計画の策定にあたっては、不正発生要因に対策を反映させ、実効性のある内容にするとともに、不正発生要因に応じて随時見直しを行い、効率化・適正化を図る。
（4）各部局は、不正根絶のために、総務部と協力しつつ、主体的に不正防止計画を実施する。
９．研究費の適正な運営・管理活動（1）責任体制の下、公的研究費の執行状況を確認・検証し、予算の執行が当初計画に比較し著しく遅れている場合は、その理由を確認するとともに、必要に応じ改善策を講じなければならない。
（2）発注段階で支出財源を確認し、予算執行の状況を遅滞なく把握する。
（3）不正な取引に関与した業者については、「学校法人鶴岡学園購入等契約に関する取引停止等取扱内規」にもとづき、取引停止等の措置を講じる。
（4）前各号に定めるもののほか、不正発生要因を踏まえ、実効性あるモニタリングが働く仕組みを構築するなど、公的研究費の適正な運営・管理を行うための措置を講じる。
１０．情報発信・共有化の推進（1）最高管理責任者は、会計課に公的研究費の使用に関するルール等について、本学内外からの相談窓口を置く。
（2）最高管理責任者は、公的研究費の不正防止に向けた取組について、方針等をホームページで公表する。
１１．モニタリングの在り方（1）公的研究費の適正な運営のため、大学全体の視点からモニタリング及び監査体制を整備し、実施する。
（2）内部監査部門は、最高管理責任者の直轄的な組織として、「学校法人鶴岡学園内部監査規程」にもとづき、毎年度定期的に内部監査を実施する。
（3）内部監査の実施にあたっては、以下に留意する。
ア 会計書類の形式的要件等の財務情報に対するチェックのほか、公的研究費の管理体制の不備の検証も行う。
イ 総務部と連携し、不正が発生するリスクに対して重点的かつ機動的な監査を実施する。
ウ 内部監査は、上記ア、イを踏まえ「公的研究費内部監査手順マニュアル」にもとづき監査人が抽出した対象課題について、通常監査、特別監査、リスクアプローチ監査に区分し実施する。
エ 把握した不正発生要因に応じて、監査計画を随時見直し、効率化・適正化を図るとともに、専門的な知識を有する者を活用して質の向上を図る（4）内部監査部門は、効率的・効果的かつ多角的な内部監査を実施するために、監事及び会計監査人との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況や、モニタリング、内部監査の手法「公的研究費内部監査手順マニュアル」、公的研究費の運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行う。
（5）内部監査結果等については、コンプライアンス教育及び啓発活動にも活用するなどして周知を図り、同様のリスクが発生しないよう徹底する。

１２．その他
最高管理責任者は、上記に定めるほか、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（平成１９年２月１５日文部科学大臣決定、平成２６年２月１８日改正、令和 3 年 2 月 1 日改正）」において実施が必要とされた事項について、所要の取組を実施する。