公益財団法人広島平和文化センター個人情報保護規程
制定

平成 17 年３月 31 日

改正

平成 23 年３月 31 日
令和３年４月１日（趣旨）
第１条

公益財団法人広島平和文化センター（以下「センター」という。）が保有する個人情報の取扱いについては、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）によるもののほか、この規程に定めるところに よる。
（定義）
第２条

この規程において「保有個人情報」とは、センタ ーの役員又は職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した 個人情報であって、当該センターの役職員が組織的に利用するものとして、当該センターが保有しているものをいう。ただし、対象文書（公益財団法人広島平和文化センター情報公開規程（平成１３年１０月１日施行）第２条に規定する対象文書をいう。）に記録されているものに限る。
２

前項に規定するもののほか、この規程における用語の意義は、法に定めるところによる。
（センターの責務等）

第３条

センターは、この規程の目的を達成するため、個人情報の適正な取扱いを行う責任体制の確立、役職員の意識啓発等の必要な措置を講ずるものとする。
２

センターの役職員又は役職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（個人情報データベース等の目録）

第４条

センターは、個人情報データベース等を保有しようとするとき（一時的に使用するために保有しようとするとき等を除く。）は、次に掲げる事項を記載した目録を作成し、これを一般の閲覧に供するものとする。
(1) 個人情報データベース等の名称(2) 個人情報データベース等を保有する目的及び保有開始年月日(3) 個人情報データベース等が利用に供される事務を処理する組織の名称(4) 個人情報データベース等に記録される対象者の範囲(5) 個人情報データベース等に記録される項目及び処理形態(6) 個人情報の収集方法(7) 個人情報データベー ス等 に記録されている個 人情報を当該個人情報 デ ータベース等 を保有しているセンター以外のものに経常的に提供する場合には、その提供先の名称(8) 法令（条例及び規則を含む。以下同じ。）で不開示が定められているものについてはその旨（収集の制限）第５条

センターは、個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 法令の規定に基づいて収集するとき。
(2) 本人の同意に基づいて収集するとき。
(3) 出版、報道等により公にされているものから収集するとき。
(4) 人の生命、身体又は財産の 保護のため、緊急かつやむを得ないと認めて収集するとき。

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(5) 所在不明、心神喪失等の事由により、本人から収 集することが困難であるとき。
(6) 広島市が本人以外か ら収集することを認 めて いる場合と同等な場合で あると認めて収集するとき。
(7) 前各号に掲げる場合のほか、当該個人情報を収集することが事務の性質上やむを得ないと認めて収集するとき。
２

センターは、思想、信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれがあると認められる事項に関する個人情報を収集してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 法令の規定に基づいて収集するとき。
(2) 広島市が収集することを認めている場合と同 等な場合であると認めて収集するとき。
(3) 当該個人情報を収集 することが事務の目的を 達成するために必要不可 欠であると認めて収集するとき。
（保有個人情報の適正管理）第６条

法第１９条から第２２条までの規定は、個人データを除く保有個人情報の取扱いについて準用する。
２

センターは、保有個人情報を保有する必要がなくなったときは、確実に、かつ、速やかに、その保有個人情報を記録した文書その他の物を廃棄し、又はその 保有個人情報を消去しなければならない。ただし、歴史的又は文化的な価値を有す ると認められるものについては、この限りでない。

３

センターは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を、当該センターの内部で利用し、又は当該センター以外のものに提供するときは、個人の権利利益を不当に侵害してはならない。

４

センターは、センター以外のものに保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受けるものに対し、当該 保有個人情報の利用の目的、方法等の制限を付し、又はその適正な取扱いのために必要な措置を講ずるよう求めなければならない。

５

センターは、事務の執行上必要かつ適切であ ると認められる場合において、通信回線による電子計算機の結合により保有個人情報をセンター以外のものに提供しようとするときは、個人の権利利益を侵害す ることのないよう個人情 報の保護のために必要な 措置を講じなければならない。
（開示）

第７条

センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の開示を求められたときは、法第２８条の規定による場合のほか、法及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年法律第５０７号。以下「政令」という。）の規定の例に従い、これに応じなければならない。
（開示の求めの手続）
第８条

法第２８条第２項及び前条の規定による開示の求めは、次に掲げる事項を記載した所定の開示申出書を提出して行うものとする。
(1) 開示を求めようとする者の氏名及び住所又は居所(2) 開示の求めが法第３２条第３項の規定により代理人によって行われるときは、当該本人の氏名及び住所又は居所(3) 開示を求めようとする保有個人情報を特定するために必要な事項(4) 前３号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

センターは、開示の求めを受け付けるに際しては、開示を求め ようとする者が、当該求めに係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを、運転免許証、旅券等により確認し170なければならない。
３

センターは、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示を求めた者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（開示決定等の期限）

第９条

法第２８条第２項又は第３項（第７条の規定により法及び政令の規定の例によることとされる場合を含む。）の規定により開示し、又はしない旨の決定（以下「開示決定等」という。）は、開示の求めがあった日から起算して１５日以内 にしなければならない。ただし、前条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正 に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、センターは、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を３０日以内に限り延長することができる。この場合において、センタ
ーは、開示を求めた者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知しなければならない。

３

開示の求めに係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示の求めがあった日から起算して４５日以内にそのす べてについて開示決定等 をすることにより事務の 遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前２項の規定にかかわらず、センターは、開示の求めに係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、センターは、第１項に規定する期間内に、開示を求めた者に対し、次に掲げる事項を通知しなければならない。
(1) 本項の規定を適用する旨及びその理由(2) 残りの保有個人情報について開示決定等をする期限

４

センターは、開示の求めに係る保有個人情報の全部又は一部を開示しない場合 において、その理由がなくなる時期をあらかじめ明示できるときは、その時期を明らかにしなければならない。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）

第１０条

開示の求めに 係る保有個人情報にセン ター及び開示を求めた者 以外のもの（以下「第三者」という。）に関する情報が含まれているときは、センターは、開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容その他会長が定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
２

センターは、前項の規定により意見書の提出の機会を与 えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示する旨の決定をするときは、当該決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも２週間を置かなければならない。この場合において、センターは、当該決定後直ちに、当該意見書（以下「反対意見書」という。）を提出した第三者に対し、当該決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を通知しなければならない。
（開示の実施）第１１条

保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているとき

は閲覧又は写しの交付（用紙に複写したものの交付に限る。）により、電磁的記録に記録されているときはその種別、情報化の進展状況等を勘案して会長が定める方法により行う。ただし、閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては、センターは、当該保有個人情報が記録されている文書又は 図画の保存に支障を生ず るおそれがあると認める ときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる。
２

保有個人情報の開示を受ける者は、センターが定めるところにより、センターに対し、そ171

の求める開示の実施の方法その他の会長が定める事項を申し出なければならない。
３

第８条第２項の規定は、第１項の規定により開示を受ける者について準用する。
（簡易開示）

第１２条

センターがあらかじめ定めた保有個人情報については、口頭により、開示の求めがあったときは、直ちに当該求めに係る保有個人情報の開示をするものとする。
（手数料）
第１３条

写しの交付による保有個人情報の開示を受ける者は、会長の定める額の手数料を納付しなければならない。
２

前項の手数料は、第１１条第２項に規定する申出の際、納付しなければならない。

３

会長は、特別の理由があると認めるときは、手数料を減免することができる。

（訂正）
第１４条

センターは、本人から、開示を受けた当該本人が識別される保有個人情報の訂正を求められたときは、法第２９条の規定による場合のほか、法及び政令の規定の例に従い、これに応じなければならない。
２

前項の規定による保有個人情報（保有個人データを除く。）の訂正の求めは、開示を受けた日から９０日以内に行わせるものとする。
（訂正の求めの手続）

第１５条

法第２９条第２項及び前条第１項の規定による訂正の求めは、次に掲げる事項を記載した訂正申出書を提出して行うものとする。
(1) 訂正を求めようとする者の氏名及び住所又は居所(2) 訂正の求めが法第３２条第３項の規定により代理人によって行われるときは、当該本人の氏名及び住所又は居所(3) 訂正の求めに係る保有個人情報の開示を受けた日その他の当該保有個人情報を特定するに足りる事項(4) 訂正の求めの趣旨及び理由(5) 前各号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

訂正申出書を受け付けるに際しては、訂正を求め ようとする者に、訂正を求める内容が事実であることを説明する書類等を提出させなければならない。

３

第８条第２項の規定は、訂正の求めを受け付けようとするときについて準用する。

４

センターは、訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正を求めた者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（訂正決定等の期限）

第１６条

法第２９条（第１４条第１項の規定により法及び政令の規定の例によることとされる場合を含む。）の規定により訂正し、又はしない旨の決定（以下「訂正決定等」という。）
は、訂正の求めがあった日から起算して３０日以内にしなければならない。ただし、前条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、センターは、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を３０日以内に限り延長することができる。この場合において、センタ
ーは、訂正を求めた者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知しなければならない。

３

センターは、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前２項の規定にかかわら172

ず、相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる。この場合において、センターは、第１項に規定する期間内に、訂正を求めた者に対し、次に掲げる事項を通知しなければならない。
(1) 本項の規定を適用する旨及びその理由(2) 訂正決定等をする期限（保有個人情報の提供先への通知）
第１７条

センターは、保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（利用停止等）第１８条

センターは、本人から、開示を受けた当該本人が識別 される保有個人情報の利用停止等を求められたときは、法第３０条の規定による場合のほか、法及び政令の規定の例に従い、これに応じなければならない。
２

前項の規定による保有個人情報（保有個人データを除く。）の利用停止等の求めは、開示を受けた日から９０日以内に行わせるものとする。
（利用停止等の求めの手続）

第１９条

法第３０条第２項及び第３項並びに前条第１項の規定による利用停止等の求めは、次に掲げる事項を記載した利用停止申出書を提出して行うものとする。
(1) 利用停止等を求めようとする者の氏名及び住所又は居所(2) 利用停止等の求めが法第３２条第３項の規定により代理人によって行われるときは、当該本人の氏名及び住所又は居所(3) 利用停止等の求めに係る保有個人情報の開示を受けた日その他の当該保有個人情報を特定するに足りる事項(4) 利用停止等の求めの趣旨及び理由(5) 前各号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

第８条第２項の規定は、利用停止等の求めを受け付けようとするときについて準用する。

３

センターは、利用停止申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止等を求めた者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（利用停止決定等の期限）

第２０条

法第３０条（第１８条第１項の規定により法及び政令の規定の例によることとされる場合を含む。）の規定により利用停止等をし、又はしない旨の決定（以下「利用停止決定等」という。）は、利用停止等の求めがあった日から起算して３０日以内 にしなければならない。ただし、前条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、センターは、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を３０日以内に限り延長することができる。この場合において、センタ
ーは、利用停止等を求めた者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知しなければならない。

３

センターは、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前２項の規定にかかわらず、相当の期間内に利用停止決定等をすれば足りる。この場合において、センターは、第１項に規定する期間内に、利用停止等を求めた者に対し、次に掲げる事項を通知しなければならない。
(1) 本項の規定を適用する旨及びその理由(2) 利用停止決定等をする期限173（審査の申出）第２１条

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に不服が ある者は、センターに対し、書面により審査の申出（以下「審査申出」という。）をすることができる。
２

審査申出は、前項に規定する決定があったことを知った日の翌日から起算して ３か月以内にしなければならない。

３

審査申出があった場合は、センターは、当該 審査申出の対象となった決定について再度の検討を行った上で、当該審査申出に対する決定を行い、その結果を通知しなければならない。

４

前項の規定による決定を行う場合について、センターは、広島市の意見を聴くことができる。
（適用除外）

第２２条

この規程は、次に掲げる保有個人情報については、適用しない。ただし、法の規定の適用を受ける場合は、この限りでない。
(1) センターの施設において、市民の利用に供することを目的として管理している図書、資料、刊行物等に記録されている保有個人情報(2) センターがその役職員に関する事務のために取り扱う保有個人情報（運用状況）
第２３条

会長は、毎年１回、この規程の運用の状況を取りまとめ、これを公表するものとする。
（広島市との連絡調整）第２４条

この規程の運用に当たっては、必要に応じ、広島市の業務関連課又は公文書館と連絡調整を図るものとする。
（委任）
第２５条

附

この規程の施行に関し必要な事項は、会長が定める。

則１

この規程は、平成１７年４月１日から施行する。

２

次項の規程による廃 止前の財団法人広島平和 文化センター個人情報保 護規程第４条の規定により作成された個人情報ファイルは、第４条の規定により作成された個人情報データベース等とみなす。

３

財団法人広島平和文化センター個人情報保護規程（平成１６年４月１日施行）は、廃止する。
附則

この規程は、公益財団法人広島平和文化センターの設立登記の日から施行する。
附則

この規程は、令和３年４月１日から施行する。

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