固定電話は不要？
～スマートフォン内線化～

～ 目次 ～

はじめに固定電話を廃止するメリット

固定電話を廃止するデメリット

固定電話を廃止して効率化する方法

スマートフォンを内線化する方法

社用携帯とＢＹＯＤ

スマートフォンを内線化はクラウドＰＢＸがおすすめ

まとめグルメ～ はじめに ～昔から、当たり前のようにオフィスに置いてある代表電話や固定電話。しかし、在宅勤務やテレワークが浸透しつつある昨今では、スマートフォンを内線化することで、コスト削減や業務効率につなげている企業も増えています。そこで今回は、固定電話を廃止し、スマートフォンを内線化するメリット・デメリットや、代替案について詳しく紹介していきます。

固定電話を廃止するメリット

代表電話や固定電話の削減を掲げる企業が増えていますが、それにはどのようなメリットがあるのでしょうか？具体的に、次のようなことが挙げられます。
電話の取り次ぎが不要になる
固定電話は単一の代表番号を使うため、着信の度に担当者や異なる部署への取り次ぎが発生し、時間のロスが発生します。しかし、固定電話を廃止すれば、直接担当者に連絡が入るようになるため、手間や伝達ミスを防ぐことにつながります。
事業拡大・縮小に柔軟に対応できるオフィスの移転は多くの手間が必要でしたが、固定電話を廃止す
れば、機器設置や配線工事が不要になり、費用や労力を軽減することができます。また、組織変更や異動の度に行っていた電話回線工事のコストや、新組織の立ち上げにかかる時間を削減することも可能になります。
電話対応のための出社が不要になる
固定電話がある場合、お客様や取引先など様々な連絡が入る為、電話対応のために誰かが出社しなければならなくなってしまいます。しかし、固定電話を廃止することでその必要もなくなり、よりテレワークを推進することができます。
場所を問わず会社の電話を受けられる
外出中や出張中などオフィスにいない場合でも、場所を問わず固定電話と同じように電話対応が可能になるため、利便性や業務効率が向上します。

固定電話を廃止するデメリット

メリットがある一方で、固定電話を廃止することによって、事業を進める上でのデメリットもあります。具体的には、次のようなことが挙げられます。
会社の社会的信用会社を運営するにあたって、必ずしも代表電話や固定電話は必要ありません。しかし、日本の風潮として「代表電話番号がある会社は信頼できる会社」というイメージをもたれているのも事実です。そのため、会社としての信用を維持するために、固定電話は廃止しても、代表電話番号だけは残している企業もあります。
法人登記が困難
一部のネットバンクでは携帯番号でも法人口座を開設することができますが、法人口座開設を含め、法人向けサービスを申し込むには何かと固定電話番号が必要な場合が多いです。
固定の電話を所有していない方は本人確認が念入りに行なわれることもあり、固定の電話番号の信頼性の高さが伺えます。
携帯電話の番号を周知するリスク
個人情報保護の観点からも個人の携帯電話の番号を公開することは多くのリスクがあります。会社貸与の携帯電話を検討・準備することは、スマートフォンの内線化には必須と言えるでしょう。

固定電話を廃止して効率化する方法

会社の固定電話にはメリット・デメリットの両方が存在します。
そのため廃止を検討するならば、固定電話に変わる代替手段の導入が必要です。
ビジネスチャットを導入する
電話以上メール未満の手軽なコミュニケーションがとれるチャッ
トツールは、すでに多くの企業で導入されています。メッセージの内容が履歴に残るため伝達ミスが発生しにくくなり、手軽にコミュニケーションが取れるため業務効率も向上します。
スマートフォンを内線化する
固定電話を原則廃止とし、内線自体を撤廃して社員に社用スマートフォンなどの携帯電話を配布することで、自席に縛られることなく仕事ができるようになります。
また、会社貸与のスマートフォンを配布しなくても、社員個人のスマートフォンを利用することで、コストを抑えることは可能です。しかし、セキュリティ対策や通信費・維持費の問題や情報漏洩、運用ルールの徹底と適切な対策と準備が必要です。

社用携帯とＢＹＯＤ

スマートフォン内線化には、社員にスマートフォンを一台ずつ貸与する社用携帯と、社員が保有するスマートフォンを業務用として使用するＢＹＯＤという方法があります。
では、社用携帯と個人スマートフォンでは、それぞれどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

社用携帯

個人スマートフォン

コスト×〇

セキュリティ〇×

利便性×〇

公私の区別〇

×

経費精算のしやすさ〇

×持ち運び×〇

一番の違いは、携帯端末の購入費用がかかるかどうかです。
個人スマートフォンの場合、端末購入のコスト削減が可能ですが企業側が利用状況を把握しにくいため、情報漏洩などのセキュリティ面が懸念されます。その点、社用携帯では端末購入のコストはかかりますが、セキュリティの一括管理ができる点が大きなメリットとなります。

スマートフォンを内線化する方法

固定電話を廃止してスマートフォンを内線化する場合、専用のアプリケーションなどを導入する必要があります。その方法を具体的に２つご紹介します。
① ＦＭＣサービス
ＦＭＣとは、インターネット通信を利用するＩＰ電話機と携帯電話を連携させるサービスのことです。ａｕやソフトバンクなどの大手キャリアを中心にサービスを展開しており、固定・携帯電話のキャリアを１つに統合することで、携帯電話がつながる場所であればどこからでも内線通話の利用が可能です。また、通話額も定額になるため、利用規模の大きい会社では大幅なコスト削減にもなります。
※携帯電話キャリアを１社に統一する必要があります。
※PBXの内線として収容できないので、外線の発着信が出来ません。

② ＩＰーＰＢＸ

クラウドＰＢＸ

ＩＰ－ＰＢＸやクラウドＰＢＸはイ
ンターネットあるいは専用の回線を介して、スマートフォンから社内のＩＰネットワークにアクセスすることで内線機として利用することができます。両者の違いは設置・利用方法です。ＩＰ－ＰＢＸは自社拠点に専用のＰＢＸ装置を設置して利用するのに対し、クラウドＰＢＸはサービス事業者がクラウド上に設置するＰＢＸをネットワーク経由で利用します。

スマートフォンを内線化はクラウドＰＢＸがおすすめ

スマートフォンを内線化する方法にはいくつかありますが、近年ではクラウド上のＰＢＸを利用する「クラウドＰＢＸ」が注目されています。
例えば、ＦＭＣでもスマートフォンを内線のように利用できます
が、スマートフォンのキャリアが一社に限定されたり、転送元の固定電話番号で外線通話ができなかったりするなどの制限があります。
また、ＩＰ－ＰＢＸとクラウドＰＢＸを比べた場合は、オフィスに装置を設置する必要がないことや、専用の機器やサーバーを設置・所有することなくＰＢＸを利用できることから、クラウドＰ
ＢＸの方がおすすめだと言えるのです。
さらに、クラウドＰＢＸならば装置の不具合や故障などで出張サポートを受ける必要がありません。そのため、対面での対応は必要なく、復旧時間やコストの削減にもつながります。

※クラウドＰＢＸ導入には、事前に音質・サポート体制・月額利用料など十分に検討・準備して導入しましょう。

～ まとめ ～日本では、まだまだ代表電話や固定電話が主流です。しかし、固定電話削減の流れは着々と進んでおり、固定電話廃止に向けて全社スマートフォン化を進める大手銀行や商社もあります。
是非、本記事を参考に自社の電話業務を見直してコスト削減・業務効率化を目指してはいかがでしょうか。

グルメ

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Yamaichi magazine Vol,15
固定電話は不要？
～スマートフォン内線化～
発行日

2022年9月1日

発行者

株式会社ヤマイチテクノ←

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