2013 年 11 月 25 日(月) 14:00～16:00

専門図書館協議会関東地区協議会

1

東京商工会議所 4 階

第 19 回情報サービス研究会「経営資源としてのアーカイブズ」（2013 年 11 月 29 日改訂版）

松崎 裕子
Email: matsuzaki#shibusawa.or.jp（#を@にかえて）／Twitter: @yuko_matsuzaki
企業史料協議会理事／ (公財)渋沢栄一記念財団 実業史研究情報センター企業史料プロジェクト担当
国際アーカイブズ評議会（ICA）企業労働部会（SBL）運営委員

本日の目標
1.

ビジネスアーカイブズの価値・機能を理解する

2.

企業アーキビストの役割と使命を理解する

3.

問題解決の方向性、リソースを知る＊紙を基本に説明。デジタルも基本の考え方は同じ。
1. アーカイブズとは何か
1.1 さまざまなアーカイブズ
フィンランド国立公文書館
フィンランド企業記録中央アーカイブズ
フランス・サンゴバン社アーカイブズ
英国・ブーツ社アーカイブズ
1.2 アーカイブズの 2 つの意味

記録物

館、部署・機関、機能・プログラム

1.3 記録物としてのアーカイブズとはある特定のモノ・コトに関する記録の束＝文脈を共有

現用

議題利用した報告

チケット

個人的アーカイブズとは何か？…「会議」を例に会議• 当座の業務・活動にはもはや直接必要でなくなる。
• 過去の出来事の詳細を伝えるものに。

関連資料

メモ

議事録

非現用

誰が、何を、どのように、なぜ、どこで、いつ行ったかに答えるための証拠

プレゼン
テーション

そこにしかない唯一無二の存在

53（参考）国際アーカイブズ評議会 International Council on Archives ウェブサイト
http://www.ica.org/125/about-records-archives-and-the-profession/discover-archives-and-our-profession.html（2013 年 11 月 29 日参照）2

2. アーカイブズの基本的考え方（以下の用語・諸原則に関しては文書館用語集研究会編『文書館用語集』を主として参照）

2.1 「出所（しゅっしょ）」 Provenance2.1.1 出所とは「業務遂行過程で記録を作成し、管理し、利用してきた組織や個人」


本来の業務遂行の過程で、記録を作成・蓄積し、保管・使用してきた組織や個人。



記録と記録を作成・管理・利用してきた組織・人との関係を失わないことが大切。


記録が作成・管理・利用されてきた文脈を残す。

記録が作成された業務上の文脈、社会的な文脈は、組織や個人がどのように活動していたのか、という記録にとっての有用なバックグラウンド情報を提供してくれる。

2.1.2 組織、出所、記録
2.1.3 同出所記録資料（史料）群（フォンド）とシリーズ


同出所記録資料（史料）群（フォンド） fonds, record group

形態や記録媒体に関わらず同じ出所を持つ資料の総体。出所は特定の個人、家族、組織体などであり、その活動や業務の過程で、有機的に作成、利用、保管されてきたもの。

シリーズ seriesあるファイリングシステムに従って編成される文書群。またはひとつの集合体として維持されてきた資料の集積。

2.2

アーカイブズ資料の階層構造
出所・組織とアーカイブズ資料の関係

アーカイブズ資料の階層構造○○株式会社などのレベル→

フォンド

サブフォンド

シリーズ

アイテム

シリーズ

ファイル

ファイル

アイテム

アイテム

△△部課などのレベル→

サブフォンド□□係などのレベル→

シリーズ

5

アイテム

フォンド

サブフォンドシリーズ

サブフォンドシリーズ

シリーズ

ファイル

ファイル

←年月順などによる簿冊、ボックスファイルなど

アイテム

アイテム

←1件の文書5

3

2.3

アーカイブズ整理の原則



出所の原則 principle of provenance, respect des fonds


出所が同一の記録資料を他の出所のそれらと混在させてはならない、という基本原則。
(cf) 主題分類原則 principle of pertinence

その主たる内容によって整理・配列する。

→「[この方法は、現物の整理に適用すると出所や原秩序情報を破壊するので]今日ではほとんど採用されていない」
文書館用語集研究会編『文書館用語集』（1997）、58 頁

原秩序尊重の原則 respect for (principle of) original order

記録資料相互の関連性や意味、あるいは出所において作られた検索手段の有効性を保つために、単一の出所を持つ記録資料の、出所によってつくられた秩序は保存しなければならないという原則。

原形保存の原則


記録資料に手を加える際に守るべき保存修復の四原則のひとつ。保存処置にあたって、記録資料の原形（簿冊・束・袋などのまとまり、記録資料の包み方、折り方、結び方）をできる限り変更しないこと。記録資料を改変するよ
うな保存手当・修復処置は最小限にとどめ、できるだけ原形を残す方法・材料を選択すること。

記録の原則

記録資料群の現状に変更を加える場合は記録に残すという原則。



資料に何らかの修復処置を施す場合、その原型および処置の内容を、技法・使用材料・処置前後写真などを含めて詳細に記録に残すという2.4


資料保存修復の 4 原則（IFLA の提唱）
可逆性の原則

資料に対してとられる保存や修復の処置において、元の状態にもどせなくなる可能性のある方法は一切行うべきではないという原則。

安全性の原則（資料に安全な方法）


資料に対して影響が少なく、長期的に安定した非破壊的な保存手当てや修復方法、材料を選択すること。

原形保存の原則



記録の原則

42.5


アーカイブズ利用提供の原則（主として公文書館における標準的な考え方）
平等閲覧の原則 equal accessibility

だれもが簡単な手続きでアーカイブズ資料を閲覧できるようにしようという考え方。1966 年に国際アーカイブズ評議会（ICA）で決議された原則。
(cf) より具体的な「アーカイブズへのアクセス原則」Principles of Accessto Archives が 2012 年 8 月に発行された。
http://www.ica.org/13619/toolkits-guides-manuals-and-guidelines/princ
iples-of-access-to-archives.html



30 年原則 thirty year rule

一般的な記録が発生してから文書館で公開するまでの期間の国際的な目安。
1968 年の ICA の決議・勧告に盛り込まれる。

2.6

アーカイブズに至る記録のライフサイクル

企業アーカイブズの管理の標準

アーカイブズに至る記録のライフサイクル
作成後現用文書として利用・保管

移 管・収 集

レコード
マネジメン
ト

半現用文書として利用・保管

ここでの評
価選別が標
準

整 理

非現用文書に目録作成（編成・記述）

評価・選別
保 存（配架等）

継続的価値を持つものはアーカイブズへ移管
利 活 用（・公開）（注）↑の図は現行の日本の公文書管理法による記録のライフサイクルをモデ56ルとしたもの。評価・選別を記録作成原課が行うモデルである。

2.7

アーカイブズの 2 タイプ

アーカイブズの2タイプ

企業の記録資料、企業内アーカイブズ、史料保存機関・寄託、寄贈、業績悪化や倒産により学術研究機関所蔵の企業の記録資料の関係
組織アーカイブズから収集アーカイブズに（部署・機関）A大学図書館

企業組織
B文書館

組織（機関）
アーカイブズ

企業内アーカイブズ（館・庫・室・・・）

C博物館
D史料館

収集アーカイブズ
54243

52.8

目的、利用者、公開ポリシーの比較目的、利用者・公開ポリシーの比較

優先される
目的

優先される
利用者
公開ポリシー

組織アーカイブズ収集アーカイブズ

組織運営・業務支援
組織ミッションへの貢献

さまざまな目的（研究、証拠、趣味ほか）に関する資料として提供

組織内部

広く公開・利用（平等閲覧原則）

13

2.9

ビジネスアーカイブズと企業アーカイブズ
ビジネスアーカイブズと企業アーカイブズ
ビジネスアーカイブズ[組織アーカイブズと収集アーカイブズ]

企業アーカイブズ[組織アーカイブズとしての企業アーカイブズ]

45

3. 企業アーカイブズとは
3.1

社内におけるアーカイブズ部署の位置づけ


総務関係



広報関係



トップ直轄



法務関係



マーケティング関係



施設管理関係独立性が高いことも… etc.



職制上の位置づけと機能上の位置づけが異なることも多い。

6

3.2

企業アーカイブズの記録物（例）

経営企画・総務部門関連
株主総会関係書類／年次報告書／取締役会議事録／会社案内／社会貢献
活動報告書／契約書類／各種プロジェクト関係書類／役員名簿、株主名簿／商標関係書類、有価証券報告書／営業報告書…



広報・コーポレートコミュニケーション部門関連
社内報／プレスリリース／ウェブ／イントラネット／映像／自社関連記
事…



財務・経理部門関連
決算書類／監査書類…

施設管理部門関連
建築設計図／建物写真／登記関係書類…



人事部門関連従業員便覧／組織図・職務分掌図／人物写真／社内定期刊行物／教育訓練・研修関係書類／賃金関係書類…



研究開発部門関連
製品パッケージサンプル／製品ファイル／研究開発報告書類…



販売・マーケティング部門関連
宣伝資料（映像、コピー、デザイン関係、ポスター）／販促資料／顧客
名簿、市場調査・計画／マーケティング計画／売り場関係資料／注文書
類、価格表、カタログ／在庫管理書類／パッケージサンプル、売上関係
書類…

3.3

同一物が複数存在する資料はアーカイブズ資料なのか「アーカイブズ資料＝そこにしかない唯一無二のモノ…」
製品

パッケージ

ポスター



カタログ…

7

3.4

企業アーカイブズの価値証拠（エビデンス）としてのアーカイブズの価値
信頼性獲得

紛争・摩擦対応

組織アーカイブズとしての企業アーカイブズ：その多様な価
値
意思
広報

改善・

決定

透明性確保

宣伝

サステナビリティ

コンプ

ブラン

ライア

ド戦略

説明責任

法令遵守

知財紛争

集団代表訴
訟

業務過程改

製品

善開発

ンス

説明責任

企業アー

カイブズ

マーケリスク

ティン

自信

管理

グ

経営理

法務

念継承

透明性

教育

意思決定

研修
16

3.5

社史CSR

編纂

事例
3.5.1 株式会社虎屋

虎屋文庫

 江戸時代（安永 5 年＝1776 年）に作られた重箱の意匠を、1970 年（昭和45 年）に手提げ袋の意匠として現代によみがえらせる。
http://www.toraya-group.co.jp/gallery/dat_index.html
 元禄 13 年＝1700 年の徳川光圀からの注文・販売記録を、HP・展示で活用、これをみての受注も生まれた。
http://www.toraya-group.co.jp/gallery/dat02/dat02_002.html

3.5.2 フランス・サンゴバン社アーカイブズ 過去に所有していた工場敷地の土壌汚染に関連し、その土地の所有者確定のための情報提供。
 競合品をめぐる開発時期をめぐる他社との訴訟で、重要証拠となる写真を提供。
 冷戦終結後、東欧地域での過去の所有資産に対する返還訴訟のための調査に貢献。
 過去に操業していた国に、数十年後工場建設を行うにあたり、過去の事業に関するファイル提供。
http://www.saint-gobain.com/en/group/our-history/archives

83.5.3 米国・クラフトフーズ社アーカイブズ（現モンデリーズ・インターナショナル社とクラフトフーズ・グループ社）
 2010 年英国のキャドバリー社敵対的買収。
共有する価値観とテーマを示すイントラネットサイト

「カミング・トュゲザー」構築。



ロードマップ形式の「グローイング・トュゲザー」作成→あらゆる機会をとらえて展開。

 2011 年ライバル社との間での競合品開発時期をめぐる争いでは、ディスカバリープロセスでアーカイブズの持つ記録情報を提出。
→自社の主張の正当性を司法上認めさせる。
http://www.mondelezinternational.com/About/history/index.aspx

3.5.4 ドイツ・エボニックインダストリーズ社アーカイブズ
 冷戦終結後の 1990 年代以降
第二次世界大戦時の欧州企業の対独（ナチス）協力に関して、関係団体による集団代表訴訟（クラスアクション）相次ぐ。
↓

機微に触れる歴史問題をサポート



信頼できる歴史情報を社内外に提供

よい社史づくりを行う

アーカイブズ利用によるマーケティングツールとしてのウェブサイト作り

http://history.evonik.com/sites/geschichte/en/contact/Pages/default.aspx
http://history.evonik.com/sites/geschichte/en/predecessor-companies/deguss
a-ns/Pages/default.aspx

3.5.5 フランス国鉄（SNCF）アーカイブズ
1992 年

第二次世界大戦期アーカイブズ記録収集に着手

1995 年

ル・マン市にアーカイブズ・センターを設置

1996 年

アーカイブズを一般公開

2010 年

ギヨーム・ペピ社長、ショアー（ユダヤ人虐殺）関与認める2011 年1939 年～45 年の記録を全てデジタル化

2012 年 1 月パリ、エルサレム、ワシントンのホロコースト博物館へ寄贈
2012 年 3 月オンラインアクセス可能に

9「組織の透明性の観点からの長期的に一貫したアプローチ」（プレスリリース）
http://39-45.sncf.com/content.php?id=2

3.5.6 米国・IBM 社アーカイブズ
 1993 年の業績悪化後の新経営陣
Louis Gerstner Jr. 1993-2002

Samuel Palmisano 2002-2012

 ブランド戦略、人材育成にアーカイブズを活用
 2003 年

Our Values 確認に活用
http://www-03.ibm.com/employment/our_values.html
http://www-06.ibm.com/ibm/jp/about/values/ 2008 年～Smarter Planet （マーケティング）（背景）2000 年以降 40 超の会社買収、インドだけで 2002 年～社員 8 万人増加、60％以上の社員が社歴 5 年未満 http://www-03.ibm.com/ibm/history/

3.5.7 米国・コカコーラ社アーカイブズ
1886 年創業 現在 200 カ国以上で 3000 種類以上の飲料販売
収集の重点分野：会社と顧客の相互の関わりを記録する宣伝資料、マーケティング資料
所蔵資料：国内外新聞・雑誌広告、ラジオ・テレビコマーシャル、膨大な写真コレクション他
 2007 年 ソーシャルメディアの利用検討開始
 2008 年 公式ブログ「コカ・コーラ・カンバセーションズ」公開↑
アーカイブズがコンテンツ作成を担当
http://www.coca-colaconversations.com/

3.5.8 ドイツ・フォルクスワーゲン社アーカイブズ
 ライセンシング展示会への参加・スピーチ「ブランド・ライセンシング・ヨーロッパ 2013」展
2013 年 10 月 16 日（ロンドン）“記念すべき出来事と魔法：フォルクスワーゲンの歴史”

10「12 のブランド、4 大陸に 100 以上の工場を持つ、ドイツの自動車大使の歴史を語る」（プレスリリースより）

まとめ

企業アーカイブズとは「4. 担当者（企業アーキビスト）の使命と役割
4.1 企業アーキビストの基本的業務」

11

4.2 出所の原則、原秩序維持の原則にかなったひとつの整理の方法【企業アーカイブズ整理の 6 つのステップ】
1

社内文書の配置マップを作る

2

主要トピックスの流れを知る

3

経営資料（全社的な社業の動きがわかる）を確認する

4

組織資料（本部、部、課、室等の業務全般がわかる）を調べる

5

トピック資料（会社の重要な出来事に関するトピック資料）を作ってみる6

物品資料リストの作成
佐藤政則「デジタル文書と企業アーカイブズ」

企業史料協議会編『企業アーカイブズの理論と実践』（丸善プラネット、2013）
4.3

企業アーカイブズのステークホルダーと企業アーキビストの関わり

企業アーカイブズのステークホルダーと企業アーキビストの関わり
ファン

社内

お客さまセンター

顧客（B and/or C)
一般

商品
開発
宣伝

広報

アーカ
イブズ
担当者

メディア
（歴史）研究者

人事
教育

ＩＲ

地域社会
Business
社外

政府・自治体22

まとめ

企業アーキビストの主要な役割とは「」

12

5. アクセスと企業アーキビストの倫理
5.1 「時の経過」
公文書…

基本的に一定期間後すべて公開（global standard）

企業の記録物… 基本的に非公開
公開する場合は広報、IR、お客様センター等を通じてが多い
5.2

歴史家から見た企業アーカイブズの特徴「企業の保存意識低く散逸しがち」「外部に公開されにくい」「体系的に保存されず偶然に残存する傾向」「企業内専門家不在のため内容が風化して忘却されがち」
国文学研究資料館史料館編『アーカイブズの科学』（柏書房、2003）
小風秀雅著「5 章 近代の企業記録」

5.3

歴史的情報の開示・記録公開ポリシー

保有記録が社会性、公益性に富み、多くの人に見てもらうことが会社や公共の利益に合致する場合に、公開を検討する可能性あり。



株主や取引先などの利害関係者への影響も考慮する。

アーキビストが原案を作成、情報開示統括部門において決裁を得る。



経営陣自らの判断と責任によって、「時の経過」を考慮しながら公開ポリシーを決定する。

5.4

企業不祥事などによる歴史的情報の開示・記録公開要求に対して


担当者（アーキビスト）は日々記録資料に接している立場から、経営者や広報に適切に資料の背景や状況の説明を行う。


5.5

法務、広報等と連携し、最終的には経営幹部が判断する。

企業アーキビストの倫理と使命

記録資料としてのアーカイブズの専門的扱い方を知る。



企業にとって真に長期的に価値ある記録を守り、後世に伝える。



守秘義務等を厳守する。



企業人として積極的に社内他部門を支援するスピリットを持つ。



会社、商品・ブランド、研究開発…の歴史、経営理念・戦略等を理解する。

13

5.6

アーカイブズを維持できなくなった場合には

アーカイブズ機能停止の場合


施設・資産管理部門に目録を引き継ぎ、機能再開時に役立てる。

廃業、事業縮小等による機能と資料の処分の場合


唯一無二である資料の意義を、上席者、経営者、管財人らに伝え、外部機関に繋ぐ努力を。

6. まとめ

埋もれた宝を輝かせる
掘り起こす
ゴミ、ほこりを払う
Tune upする←収集（移管）←評価選別←整理・目録DB作成

検分する、使い方考える

社内各部署での活用（アーカイブズは活用支援）←利用・活用付加価値を生み出す24

14【付録】ポスト高度成長・グローバル化時代の社史と企業アーカイブズ

社史と日本経営史学-社史編纂の発展年表、事業の羅列

経営史学に依拠した学術的社史
２．取締役会議事録など重要～1960s

な経営文書に依拠する
１．意思決定過程

経営史学の導入

産業史・業界史を重視中心の記述３．企業の全体史を志向

企業宣伝色強い（部門史ではない）

経営史学に依拠した社史のスタイル

社史編纂刊行の目的 最近20～30年の新しい傾向
従業員の間で共通の価値観を育む• 時期区分を行う• 経営を取り巻く環境と経営方針の記述• 事業、業務活動の記述ためのツールとして位置付けられる

日本国外のグループ企業の従業員も読者の対象に• 財務諸表等の数字に基づいた業績の評価

より一層積極的な歴史情報の開示「本格的社史」などと呼ばれる。
ぶ厚い、重量のある、文章の多い書籍を推し進めるために---------------------------------------------------【空白部分語句】
10 ページ

企業アーカイブズとは「埋もれた情報資源」

11 ページ

企業アーキビストの主要な役割とは「歴史遺産を用いた社内業務支援」

13 ページ「埋もれた宝」を輝かせる「付加価値」を生み出す