国立大学法人東京外国語大学個人情報保護規程
令和 4 年 3 月 22 日
規 則 第 13 号
改正

令和 5 年 3 月 22 日規則第 54 号

東京外国語大学個人情報保護規程（平成１７年４月１日制定）の全部を改正する。
第１章 総則（趣旨）
第１条 国立大学法人東京外国語大学（以下「本学」という。
）における個人情報の適正な管理等については、「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。
）、「個人情報の保護に関する法律施行令」（平成１５年政令第５０７号。
以下「政令」という。
）及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成２５年法律第２７号)又は別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
（定義）
第２条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第二号において同じ。
）で作られる記録をいう。以下同じ。
）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）(2) 個人識別符号が含まれるもの
２ この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、政令第１条で定めるものをいう。
(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者
又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

３ この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第２条で定める
記述等が含まれる個人情報をいう。
４ この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
５ この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
(1) 第１項第１号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(2) 第１項第２号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
６ この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
(1) 第１項第１号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(2) 第１項第２号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
７ この規程において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人
情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
８ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令第４条第１項各号で定めるものを除く。）をいう。
(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの。
９ この規程において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、法１６条第２項各号に掲げる者を除く。

１０ この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
１１ この規程において「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。
１２ この規程において「保有個人情報」とは、本学の役員又は教職員（以下「職員等」という。
）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の職員等が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、国立大学法人東京外国語大学
法人文書管理規程第２条第１号に規定する法人文書(以下「法人文書」という。）に記録されているものに限る。
１３ この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
１４ この規程において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する
個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部（これらの一部に独立行政法
人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号。以下「情報公開法」という。
）第５条に規定する不開示情報（同条第１号に掲げる情報を除き、同条第２号ただし書に規定する情報を含む。以下この項において同じ。）が含まれているときは、当該不開示情報に該当する部分を除く。
）を加工して得られる匿名加工情報をいう。
(1)

第２３条第２項各号のいずれかに該当するもの又は同条第３項の規定により同条第１項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。
(2) 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人
文書の情報公開法第３条の規定による開示の請求があったとしたならば、本学が次のいずれかを行うこととなるものであること。
ア

当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。

イ

情報公開法第１４条第１項又は第２項の規定により意見書の提出の機会を与えること。

(3) 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、個人情報の保護に関する法律施行規則（平成２８年個人情報保護委員会規則第３号。以下「施行規則」という。
）第６２条各号に規定する基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
１５ この規程において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情
報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1)

特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令第１６条に定めるもの
１６ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないもの
として政令第４条第１項各号で定めるものを除く。
）をいう。
(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令第４条第２項で定めるもの
１７

特定個人情報に係る取扱いについては、国立大学法人東京外国語大学特定個人情報取扱規程（平成２７年規則第１１０号）による。
（管理体制）
第３条 本学は、個人情報の保護の適正かつ円滑な実施に関する事項等を審議するため、情報公開・個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）を置き、委員会の組織及び運営等に関し必要な事項は別に定める。
２ 本学に、個人データの適正な管理を行うため、次の各号に掲げる者を置く。
(1) 総括保護管理者 委員会委員長をもって充て、本学における個人データの管理に関する業務を総括する任に当たる。
(2) 保護管理者 以下の別に置くこととし、個人データの適切な管理を確保する任に当たる。個人データを情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
ア

事務局 課又は室に置くこととし、課にあっては課長を、室にあっては室長をもって充てる。

イ

その他 部局等の長をもって充てる。

(3) 保護担当者 以下の別に置くこととし、保護管理者を補佐し、個人データの管理に関する事務を担当する。
ア

事務局 課又は室の保護管理者が指名する者をもって充てる。

イ

個人データを管理する教員をもって充てる。

(4) 監査責任者 監査室長をもって充て、個人データの管理の状況について監査を行う任に当たる。
３ 役員及び職員（以下「職員等」という。
）は、法の趣旨に則り、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人データを取り扱わなければならない。
第２章 職員等の義務等（利用目的の特定）第４条 職員等は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定しなければならない。
２ 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第５条 職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
２ 本学は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
３ 前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該情報を学術研究の用に供する目的（以下この章において「学術研究目的」という。
）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）。
（不適正な利用の禁止）
第６条 職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
（適正な取得）第７条 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
２ 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人
情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本学と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(7) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第５７条第１項各号に掲げる者その他施行規則第６条で定める者により公開されている場合(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第９条で定める場合（取得に際しての利用目的の通知等）
第８条 職員等は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している
場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
２ 職員等は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書
その他の書面（電磁的記録を含む。
）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、
本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 職員等は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（データ内容の正確性の確保等）

第９条 職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
（安全管理措置）第１０条 職員等は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人
データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（職員等の監督）第１１条 総括保護管理者は、職員等に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人
データの安全管理が図られるよう、当該職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（委託先の監督）
第１２条 職員等は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（漏えい等の報告等）
第１３条 職員等は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして施行規則第７条各号に定めるものが生じたときは、同規則第８条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、職員等が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等(法第２条第１１項に規定する行政機関等をいう。以下同じ。
）から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、同規則第９条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
２ 前項に規定する場合（同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。）には、職員等は、本人に対し、施行規則第１０条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
（第三者提供の制限）
第１４条 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人データの提供が、学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 当該データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する
目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）（本学と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）。
２ 職員等は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、施行規則第１１条に定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、
前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第７条第１項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。
）である場合は、この限りでない。
(1) 本学の名称、所在地及び学長名(2) 第三者への提供を利用目的とすること。
(3) 第三者に提供される個人データの項目(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法(5) 第三者への提供の方法(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7) 本人の求めを受け付ける方法(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして施行規則第１１条第４項に定める事項３

職員等は、前項第１号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第３号から第５号まで、第７号又は第８号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、施行規則第１１条に定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

４ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本学が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、
本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
５ 職員等は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、
名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとする
ときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（外国にある第三者への提供の制限）
第１５条 職員等は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第１８条
第１項第２号において同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として施行規則第１５条に定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。）にある第三者（個人データの取扱いについて第４条から第１８条の規定により本学が講ずべきこととされている措置に相当する措置（第３項において「相当措置」という。
）を継続的に講ずるために必要なものとして施行規則第１６条に定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以
下この項及び次項並びに同号において同じ。
）に個人データを提供する場合には、前条第１項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
２ 職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、施行規則第１７条に定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
３ 職員等は、個人データを外国にある第三者（第１項に規定する体制を整備している者に限る。
）に提供した場合には、施行規則第１８条に定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第１６条 職員等は、個人データを第三者（法第１６条第２項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条（第１８条第３項において読み替えて準用する場合を含む。）において同じ。
）に提供したときは、施行規則第１９条に定めるところにより、当該個人デー
タを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の施行規則第２０条に定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第１４条

第１項各号又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供にあっては、第１４条第１項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。
２ 職員等は、前項の記録を、当該記録を作成した日から施行規則第２１条に定める期間
保存しなければならない。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第１７条 職員等は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、施行規則第２２条に定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第１４条第１項各号又は第４項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 前項の第三者は、職員等が同項の規定による確認を行う場合において、職員等に対して当該確認に係る事項を偽ってはならない。
３ 職員等は、第１項の規定による確認を行ったときは、施行規則第２３条に定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の施行規則
第２４条に定める事項に関する記録を作成しなければならない。
４ 職員等は、前項の記録を、当該記録を作成した日から施行規則第２５条に定める期間保存しなければならない。
（個人関連情報の第三者提供の制限等）
第１８条 職員等は、第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下において同じ。
）を個人データとして取得することが想定されるときは、第１４条第１項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ施行規則第２６条に定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が職員等から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、施行規則第１７条に定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
２

第１５条第３項の規定は、前項の規定により職員等が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合に おいて、同条第３項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

３

前条第２項から第４項までの規定は、第１項の規定により職員等が確認する場合について準用する。この場合において、同条第３項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

（苦情の処理）第１９条 職員等は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２ 本学は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。
（仮名加工情報の作成等）
第２０条 職員等は、仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。
以下において同じ。
）を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして施行規則第３１条に定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
２ 職員等は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個
人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第３項において読み替えて準用する第７項において同じ。
）を取得したときは、
削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして施行規則第３２条に定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
３ 職員等は、第５条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第４条第１項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報（個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。
）を取り扱ってはならない。
４ 仮名加工情報についての第８条の規定の適用については、同条第１項及び第３項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第４項第１号から第３号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
５

職員等は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第９条の規定は、適用しない。

６ 職員等は、第１４条第１項及び第２項並びに第１５条第１項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならな
い。この場合において、第１４条第４項中「前各項」とあるのは「第２０条第６項」と、同項第３号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第５項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第１６条第１項ただし書中「第１４条第１項各号又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供にあっては、第１４条第１項各号のいずれか）」とあり、及び第１７条第１項ただし書中「第１４条第１項各号又は第４項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第１４条第４項各号のいずれか」とする。
７ 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

８ 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは電磁的方法その他法４１条第８項に定める方法を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該
仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
９ 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データについては、第４条第２項及び第１３条までの規定は、適用しない。
（仮名加工情報の第三者提供の制限等）
第２１条 職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。次項及び第３項において同じ。）を第三者に提供してはならない。
２

第１４条第４項及び第５項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第４項中「前各項」とあるのは「第２１条第１項」と、同項第３号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第５項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

３ 第１０条から第１２条まで、第１９条並びに前条第７項及び第８項の規定は、仮名加工
情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第１０条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第７項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
（学術研究機関等の責務）第２２条 職員等は、学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて、法及びこの規程を遵守するとともに、その適正を確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めなければならない。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第２３条 学長は、政令第２０条第６項で定めるところにより、本学が保有している個人情報ファイルについて、それぞれ次に掲げる事項を記載した帳簿（以下この章において「個人情報ファイル簿」という。
）を作成し、公表しなければならない。
(1) 個人情報ファイルの名称(2) 本学の名称(3) 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称(4) 個人情報ファイルの利用目的(5) 個人情報ファイルに記録される項目(以下この条において「記録項目」という。)(6) 本人(他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。
次項第 9 号において同じ。)として個人情報ファイルに記録される個人の範囲(以下この条において「記録範囲」という。)(7) 個人情報ファイルに記録される個人情報(以下この条において「記録情報」という。)の収集方法(8) 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨(9) 記録情報を本学以外の者に経常的に提供する場合には、その提供先

(10) 保有個人情報の開示、訂正又は利用停止に係る請求を受理する組織の名称及び所在地(11) 保有個人情報の訂正又は利用停止に係る請求について法令の規定により特別の手続が定められているときは、その旨(12) 個人情報ファイルの種別(13) その他政令第１９条第１項で定める事項
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
(1) 本学の職員等又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(本学が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)(2) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル(3) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの(4) 行政機関等匿名加工情報ファイルに該当する個人情報ファイル(5) 記録情報に削除情報が含まれる個人情報ファイル(6) 一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル(7) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録
情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの(8) 職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの(9) 本人の数が 1,000 人に満たない個人情報ファイル(10) 前各号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令第１９条第３項で定める個人情報ファイル
３ 第１項の規定にかかわらず、学長は、記録項目の一部若しくは同項第７号若しくは第９号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファ
イル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部
若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
（開示、訂正及び利用停止）
第２４条 本学は、法の定めるところにより、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施等を行う。
２ 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施等に必要な事項は、別に定める。
（雑則）
第２５条 この規程に定めるもののほか、個人情報の適正な管理等に関する必要な事項

は、学長が別に定める。
附

則

この規程は、令和４年４月１日から施行する。
附則

この規程は、令和５年４月１日から施行する。