Notice on personal information and the use of Zoom
for Humanitarian Congress Tokyo「人道援助コングレス東京」の個人情報管理および Zoomの 利用について（※日本語版が下に続きます。）

Joint Use of Personal Information
Médecins Sans Frontières (MSF) Japan and the International Committee of the Red Cross (ICRC) Delegation in Japan
jointly use the personal information of event applicants for “Humanitarian Congress Tokyo” as outlined below.
Purpose of use of personal information:
We use the personal information acquired from the applicants for “Humanitarian Congress Tokyo” within the extent
necessary to achieve purposes listed below:⚫ To communicate with event applicants regarding Humanitarian Congress Tokyo.
⚫ To record and analyze participants’ profile information and their opinions by attributes, including but not limited
to their profession, for the purpose of improving the content of Humanitarian Congress Tokyo.
⚫ To provide notifications and invitations of events to those who have consented to receive such information.
Items of personal information to be jointly used:
Personal information acquired from the event applicants, such as name, affiliation, title, and email address.
Scope of joint users:⚫ Médecins Sans Frontières (MSF) Japan⚫ International Committee of the Red Cross (ICRC) Delegation in JapanFor more information on the management of personal data, retention periods and individual rights, please refer
MSF Japan Privacy Notice and ICRC's Privacy Policy.

Entity responsible for the management of personal information:"Humanitarian Congress Tokyo” Secretariat, Médecins Sans Frontières Japan
3rd Fl. FORECAST Waseda FIRST, 1-1 Babashitacho, Shinjuku-ku, Tokyo 162-0045
President: Yuko Nakajima
Contact: jindo@tokyo.msf.org

Use of Zoom
MSF Japan and ICRC Delegation in Japan will be using Zoo, Zoom as a video-conferencing systems. Zoom is acommercial video-conferencing service and you can find here its privacy policy.
Below please find practical information on how we intend to organize our Zoom webinar:
Before the webinar – Registration-To join the webinar, you will be requested to register as a participant. In order to register you will be asked
to provide your name, last name, affiliation, title, and email address.

-For security reasons, to avoid unregistered participants to join the event, the registration is mandatory. Your
registration will be manually verified by a member of our team and approved. For this reason, to be able
to recognize you and grant you access, we request your name and last name.

-

After registering, you will receive a confirmation email containing the password and link to join thewebinar. This link should not be shared with others; it is unique to you.
Joining the Webinar-

To join the event on the day of the event, please click on the “Join Webinar” link received.

-You will be given two options: to join the webinar “from browser” or to download and launch the Zoomapplication.

During the Webinar-We will record the webinar and the recording of the webinar will be made public and published on thewebsite of Humanitarian Congress Tokyo.

-Participants’ videos and microphones will be muted by default. If you would like to submit a question to
the speaker, please send a chat message via the webinar screen.
We ask all participants to avoid denunciation and sharing of sensitive information.
The use of Zoom cannot guarantee confidentiality of the exchanges.

個人情報の共同利用について
国境なき医師団日本と赤十字国際委員会駐日代表部は、「人道援助コングレス東京」の開催にあたり、イベント参加申込者の個人情報を共同利用します。
利用目的
イベント参加申込者から取得した個人情報は、以下の目的のためのみに利用します。
⚫ イベント参加申込者との「人道援助コングレス東京」に関する連絡のため⚫ 「人道援助コングレス東京」の内容向上を目的とした記録、職種等属性による参加者数や意見の集計等分析のため⚫ イベント等の案内並びに招待を、当該情報受領に同意した個人に対し行うため共同利用する個人情報の項目
イベント参加申込者から取得した、氏名、所属、役職、Eメールアドレス

個人情報管理、情報保管期間、その他権利に関する詳細は、国境なき医師団 日本の個人情報の取り扱いに関する基本方針及び赤十字国際委員会のプライバシーポリシーをご参照下さい。
共同利用者の範囲
国境なき医師団 日本、赤十字国際委員会駐日代表部
当該個人情報の管理について責任を有する者の名称
国境なき医師団 日本「人道援助コングレス東京」担当
住所：〒162-0045

東京都新宿区馬場下町1-1 FORECAST早稲田FIRST 3階 （旧 早稲田SIAビル）

会長 中嶋優子
Eメール：jindo@tokyo.msf.org

Zoom の利用について
国境なき医師団 日本と赤十字国際委員会駐日代表部は、「人道援助コングレス東京」のビデオ会議システムとして Zoomを使用します。Zoom は民間のビデオ会議サービスです。Zoom のプライバシーポリシーはこちらをご覧ください。
以下に、Zoom を使った会議の進め方についてご説明します。
ウェビナーの前に - 登録-

イベント当日に参加するには、届いた「Join Webinar」のリンクをクリックしてください。

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ウェビナーに参加するには、参加者として登録する必要があります。登録の際には、氏名、所属、役職、E メールアドレスの入力が求められます。

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セキュリティ上の理由から、登録していない参加者がイベントに参加することを避けるために、登録は必須です。登録内容は事務局スタッフが確認し、参加を承認します。このため、登録者を認識し、アクセスを許可するために、お名前を伺います。
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登録が完了すると、会議に参加するためのパスワードとリンクが記載された確認メールが送信されます。このリンクは登録者本人のためのものですので、他の人に共有はしないでください。

ウェビナーへの参加-

イベント当日に参加するには、届いた「Join Webinar」のリンクをクリックしてください。
ブラウザからウェビナーに参加する方法と、Zoomアプリケーションをダウンロードして会議に参加する方法の 2 つがあります。

ウェビナー開催中-

会議の様子は録画され、「人道援助コングレス東京」のウェブサイトで公開されます。
参加者の映像とマイクはデフォルトでミュートされます。登壇者への質問を提出したい場合は、ウェビナー画面からチャットメッセージを送信してください。

ウェビナーの参加者の皆様には誹謗や機密情報の共有は避けていただくようお願いします。Zoomのコミュニケーションにおいては、会話の機密性は保証されません。