研究費の不正使用等防止計画(令和３年４月１日制定)
はじめに
公益社団法人農林水産・食品産業技術振興協会（以下「協会」という。）は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（文部科学省：平成26年２月18日、農林水産省：平成26年12月18日）に基づき、「研究費の不正使用等防止の取組み」を策定している。
その中で、研究費の適正な運営及び管理についての責任体制、役職員等の意識向上及び通報・相談窓口の設置等を公表し、研究費の適正な運営・管理と、不正使用等(不正使用・不正受給)の防止のための実効性のある制度の構築に努めてきました。
また、今回、改めて「研究費の不正使用等の防止に関する規程」（令和３年３月18日施行）を制定するとともに、当協会や他機関での研究費の不正使用等を発生させる要因を把握・分析し、その要因に対する具体的な「研究費の不正使用等防止計画」を策定し、研究費の不正使用等防止の取組みを着実に実施する。

研究費の適正な運営及び管理について、責任体制を明確に規程等で定め、ホームページで公表し協会内外に周知する。
１．最高管理責任者 【理事長】
協会における研究費の運営及び管理に関する事務を統括し、最終責任を負う。
［役 割］
研究費の不正使用等の防止に関する基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。また、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者等が責任を持って研究費の運営及び管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮する。
２．統括管理責任者 【専務理事】
最高管理責任者を補佐し、研究費の不正使用等防止体制の策定及び実施等、協会における研究費の運営及び管理に関する事務を統括し、研究費の適正な管理執行に対して実質的な責任を負う。
［役 割］

研究費の不正使用等防止体制の組織横断的な体制を総括する責任者で、基本方針に基づき、協会全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。
３．コンプライアンス推進責任者 【競争的資金等を受託した事業部長等】
当該事業の実質的な責任と権限を持ち研究費の運営及び管理に関する事務を行う。また、当該事業に関係する全ての役職員に対し、研究費の運営及び管理に関する教育等を行う。
４．コンプライアンス副推進責任者 【総務部長】
コンプライアンス推進責任者を補佐し、研究費の運営及び管理に関する事務を行う。また、コンプライアンス推進責任者を補佐し、役職員に対し、研究費の運営及び管理に関する教育等を行う。
５．防止計画推進部署 【総務部総務主幹（監査）】コンプライアンス副推進責任者と連携及び協力しつつ、不正使用等を発生させる要因を把握し、必要に応じて「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行うとともに、「研究費の不正使用等防止計画」を確実に実現するために各担当部署が取り組むべき具体的対応策を毎年度策定して、それら対応策の推進及び実施状況の点検・取りまとめを行う。
また、協会における不正使用等防止に関する取組を、協会内外に積極的に情報発信する。

１．ハンドブックの周知
委託元から提示される、使用ルールをわかりやすくまとめたハンドブック（委託業務研究実施要領及び事務処理の手引き等）を、当協会内の共通サーバーに掲示して、研究費の運営及び管理に係わる職員に周知徹底する。
２．研修及び研修効果の考査
研究費関係役職員等に、自身が取り扱う研究費の使用ルールやそれに伴う責任、どのような行為が不正使用等に当たるのかなどをしっかりと理解させるための研修を実施するとともに、理解度を調査する。

３．誓約書の提出
研究費の運営及び管理に係る使用ルール等を遵守する義務があることを理解し、意識の浸透を図るため、研究費関係役職員等に対し「誓約書」の提出を義務づける。（研究費の不正使用等防止に関する規程第12条）
４．会計事務担当者の知識の共有
会計事務担当者間で使用ルールに関する情報共有や不正使用等防止の取り組みに対する意見交換の機会を必要に応じて設け、知識の共有、運用・解釈の統一を図る。
５．外部研究資金使用ルールの徹底と運用の改善
外部研究資金を適切に使用するために、資金毎の使用ルールの徹底と組織内における運用の改善等を図る。
６．契約事務の改善
契約事務の改善等を含む調達の合理化を実施し、納期の短縮、緊急時における調達対応の確立を図る。

１．不正を発生させる要因の把握
防止計画推進部署は、研究費の不正使用のリスクを定期的に評価するとともに、不正を発生させる要因の把握に努める。
２．研究費の不正使用等防止計画の見直し、具体的対応策の策定
防止計画推進部署は、新たな要因の発生に適正に対処できるよう「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行うとともに、「研究費の不正使用等防止計画」を確実に実施するための具体的対応策を毎年度当初に策定し、周知徹底する。また、各年度の実施状況の点検結果を踏まえ、具体的対応策に反映するとともに、必要な場合は「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行う。

１．適正な予算管理
週１回行っている連絡会で、毎月月初めに予算執行状況の確認を行うとともに、必要に応じて改善を指導する。特に執行率の低い研究課題の責任者に対しては、計画的な予算執行の促進と無理な予算執行の回避の為の取組を行うことにより、年度末に予算執行が集中することがないよう適切な予算執行に努める。
２．予算執行のチェック体制の点検
予算執行におけるチェック体制（手続きの流れ、承認者等）を明確にし、当協会内の共通サーバーに掲示して、職員に周知する。また、毎年度点検を行い、必要な場合は見直しを行う。
３．取引業者との関係に係る注意事項
取引業者との関係について、以下の事項を厳守することにより、不正使用等の要因となるリスクの軽減を図る。
① 取引業者と事業担当職員の直接取引の禁止を徹底する。
② 取引業者が協会内事務所に出入りする場合は、総務部が事務所入り口の受付場所において確認する。
③ 事業担当職員が取引業者から情報収集する場合、オープンスペースで行う。
４．取引業者からの誓約書の提出
一定の取引実績（回数、金額等）や協会におけるリスク要因・実効性等を配慮した上で取引業者から、以下の事項を盛り込んだ誓約書の提出を求めることがある。
① 協会の規則等を遵守し、不正に関与しないこと。
② 内部監査・その他調査等において、取引帳簿等の閲覧・提出等の要請に協すること。
③ 不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと。
④ 職員から不正な行為の依頼があった場合には通報すること。
５．検収業務の徹底
検収業務の形骸化が不正使用等の要因となるため、以下の事項により引き続き検収業務の強化を図る。

① 特殊な物品等であっても発注書と納品書、物品等との照合、確認を徹底する。
② 取引業者に対して、書面等により納品、検収場所の周知徹底を行う。
③ 検収体制の有効性を検証し、効果的・効率的な検収手法を確立するなどにより検収体制を強化する。
④ 物品の発注、検収時における疑義等に適時適切に対応できるよう、データベ
ース・プログラム・デジタルコンテンツ作成、機器の保守・点検等特殊な役務契約については、情報管理や情報通信機器に精通した電子情報課長と常に相談、検証等が行える状況を確保する。

１．「受付窓口」「相談窓口」（総務部長）の周知
研究費の使用ルールをはじめ研究に係る事項の「相談窓口」と、通報を受け付ける「受付窓口」の２つの窓口について周知徹底を図り、適切な研究費執行とともに法令遵守の業務執行に努める。また、「受付窓口」はホームページ等において協会内外に公表する。
２．「相談窓口」の充実（使用ルールの徹底）
職員に対し、研究費の使用ルールについて質疑が生じた場合は、相談窓口に相談することを徹底させる。
３．事業担当者・事務担当者間のコミュニケーションの充実
事業担当者･会計担当者間のコミュニケーションの充実に努める。また、事業担当者・会計担当者が直接意見交換する場を設定する等、現場の意見や問題意識を的確に把握する。
４．情報の伝達のルール化
研究費の使用に関わる事項の伝達において、内容の重要度に応じた手段、伝達経路、共有化の方法等のルール化を行い、徹底を図る。

１．日常的モニタリング
研究費の不正使用防止担当部署は、通常業務の中で管理者によるモニタリングを強化、徹底する。
２．防止計画推進部署によるモニタリング防止計画推進部署は、具体的対応策の実施状況の点検のほか、上記、日常的モニタリングにおける疑義等を把握するためのモニタリングを実施する。
３．内部監査によるモニタリング① 防止計画推進部署は、不正が発生するリスクに対して重点的かつ機動的な監査（リスクアプローチ監査）を実施し、恒常的に組織的牽制機能の充実・強化を図る。
② 研究費の使用ルールに照らして会計書類の形式的要件等が具備されているか、財務情報に対するチェックを一定数実施する。
④ 書面検査に加えて、事業現場での聞き取り調査を実施する。
⑤ 監事、会計士との連携により、研究費の不正使用等防止策の検証を実施する。