藤沢市議会改革検討会
報告書

平成３０年４月
藤沢市議会

目

次

Ⅰ

はじめに

･･････

１

Ⅱ

議長からの諮問について･･････

１･･････

１･･････

１

ⅰ
Ⅲ

諮問について検討会の概要について

ⅰ

検討会設置要綱について･･････

１

ⅱ

委員及び任期について･･････

２･･････

２

Ⅳ

開催状況等についてⅰ

開催日及び議題等について･･････

２

ⅱ

課題整理事項について･･････

３

第１回（平成 29 年 ６月 15 日）･･････

３

第２回（平成 29 年 ７月 10 日）･･････

４

第３回（平成 29 年 ８月 25 日）･･････

６

第４回（平成 29 年 ９月 25 日）･･････

７

第５回（平成 29 年 10 月 ６日）･･････

８

第６回（平成 29 年 12 月 １日）･･････

９

第７回（平成 29 年 12 月 13 日）･･････

９

第８回（平成 30 年 ２月 27 日）･･････10

第９回（平成 30 年 ４月 18 日）･･････

10･･････

11･･････

11

Ⅴ

検討結果について
ⅰ

前期の検討会からの申し送り事項の検討結果について
１

予算・決算審議資料の充実について･･････

11

２

ＩＣＴを活用した議会運営（タブレット端末の導入等）について･･

12ⅱ

新規の諮問事項の検討結果について･･････

14

１

政策立案機能の強化について･･････

14２

議会図書室の充実について･･････

14

藤沢市議会改革検討会予算・決算審議資料に関する検討部会報告書･･････別冊

藤沢市議会改革検討会第３次ＩＣＴ検討部会報告書･･････別冊≪参考資料≫議会改革に関する事項の実施状況等について･･････

16

Ⅰ

基本条例に基づく各項目の実施状況等について･･････

16

Ⅱ

その他議会改革に関する事項の実施状況等について･･････

21･･････

23

議会改革検討会申し送り事項＜別紙１＞

Ⅰ

はじめに
藤沢市議会では，常に時代に対応した地方分権を先導する議会を目指して，一層の議会改革に取り組むとともに，より市民に開かれた議会運営を推進するよう努めている。
議会改革に向けた具体的な取り組みとして，平成 20 年５月に議長の任意の諮問機関として「藤沢市議会議会活性化検討会」を設置し，平成 23 年２月までの間,
議会の活性化に向けた取り組みを進める中で，一般質問における一問一答方式の採用や予算等特別委員会及び決算特別委員会におけるインターネット中継の導入などを実現した。
平成 23 年８月には，議長からの諮問により「藤沢市議会改革検討会（以下「検討会」という。）」を設置し，開かれた議会，市民に親しまれる身近な議会をさらに推進するため，議会基本条例の制定に向けた協議を進め，平成 25 年２月定例会において「藤沢市議会基本条例（以下「基本条例」という。）」が全会一致で可決，制定され，同年４月１日に施行した。
基本条例施行後においても，議長からの諮問により引き続き検討会を設置し，基本条例に基づき実施された項目について検証するとともに改善を重ねたほか，
新たな課題についても積極的に検討を行い，実施につなげるなど大きな成果を上げることができた。
今期については，前期の検討会での検討事項や，今後取り組むべき課題を含めて協議する場として検討会を引き続き設置することについて議長から諮問があり，
議会運営委員会での協議の結果，設置することとなった。
Ⅱ

議長からの諮問についてⅰ

諮問について議長は，平成 29 年５月 31 日の議会運営委員会において，前期の検討会から前議長が報告を受けた申し送り事項に対してさらに議論を深めるとともに，常に時代に対応し，かつ開かれた議会を推進するため，政策立案機能の強化や議会図書室の充実など，今後取り組むべき課題を協議する場として議会改革検討
会を設置することについて諮問した結果，全委員の賛同を得た。
Ⅲ

検討会の概要について
ⅰ

検討会設置要綱について
１

会議の名称について
藤沢市議会改革検討会

２

検討事項について(1)基本条例の運営及び管理に関すること(2)議会改革に関すること

３

検討事項の処理について- 1 -(1)上記２(1)については，検討会で審議し，見直しの必要が生じた場合は，議会運営委員会で確認し，議員全員協議会において審議した上で，条例改正の手続きを行う。
(2)上記２(2)については，各々の委員会の所管する事項を除いては，検討会で審議した後に，議会運営委員会で確認し，決定したものから随時実施していく。
４

委員の選出と任期について(1)委員の選出について① ３人以上の議員を有する会派（交渉団体）から，その所属議員数の３分の１を委員として選出し，小数点以下は切り捨てとする。
② ２人以下の会派については，各会派所属議員の合計人数の３分の１を委員として選出し，小数点以下は切り捨てとする。
(2)委員の任期について
設置の日から平成 30 年５月 31 日までとする。

５

座長の選出について
検討会において互選する。

６

議長及び副議長について
議長及び副議長は，検討会の会議に出席し，発言することができる。

７

その他(1)この要綱に定めるものを除くほか，検討会の会議については，藤沢市議
会会議規則及び藤沢市議会委員会条例を準用する。

ⅱ

委員及び任期について
１

委員
座長

柳田

秀憲

委員

山内

幹郎

山口

政哉

大矢

徹

原田

伴子

友田

宗也

平川

和美

堺

英明

吉田

淳基

塚本

昌紀

２

任期
設置の日（平成 29 年６月１日）から平成 30 年５月 31 日まで

Ⅳ

開催状況等についてⅰ

開催日及び議題等について検討会の開催状況については，次のとおりである。
回

開催日

第１回

平成 29 年議１

６月 15 日 ２

題

座長の互選について
今後の進め方について

- 2 -

等

第２回

７月 10 日 １

６月 15 日開催の議会改革検討会における課題整理

２

議長からの諮問事項に係る今後の進め方について

３

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて

８月 23 日 （総合市民図書館視察）

第３回

１

レファレンスについて

２

データベースについて

８月 25 日 １

７月 10 日開催の議会改革検討会における課題整理

２
第４回

第５回

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて

９月 25 日 １

８月 25 日開催の議会改革検討会における課題整理

２

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて

３

議会図書室の充実について

10 月 ６日 １

９月 25 日開催の議会改革検討会における課題整理

２
第６回

議会図書室の充実について

12 月 １日 １

10 月６日開催の議会改革検討会における課題整理

２
第７回

議会図書室の充実について

12 月 13 日 １

平成 30 年

12 月１日開催の議会改革検討会における課題整理

２

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて

３

議会図書室の充実について（福岡県福岡市議会視察）

１月 31 日 １

政策立案機能の強化について～２月 １日 （広島県呉市議会視察）
１
第８回

議会図書室について

２月 27 日 １

12 月 13 日開催の議会改革検討会における課題整理

２

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて

３

予算・決算審議資料に関する検討部会からの申し送りについて４
第９回

先進事例視察の報告について

４月 18 日 １

２月 27 日開催の議会改革検討会における課題整理

２

予算・決算審議資料に関する検討部会からの申し送りについて

３ⅱ

議会改革検討会申し送り事項について

課題整理事項について

第１回（平成 29 年６月 15 日）
１

座長の互選について●互選の結果，座長に柳田秀憲委員が選出された。

- 3 -

２

議長からの諮問事項について●議長からの諮問事項並びにタブレット端末の導入における検討事項及び申し送り事項について，全委員確認した。
また，議長からの諮問事項について各会派へ持ち帰り，意見をまとめて次回の検討会で報告することで全委員了承した。

３

ＩＣＴを活用した議会運営について●タブレット端末の導入に当たっては，前期のＩＣＴ検討部会による報告書で示された検討事項及び申し送り事項を中心に協議を進めていくこととした。
また，その際，今年度もＩＣＴ検討部会を設置して，検討部会においてタブ
レット端末の機種選定及び業者選定の在り方等について詳細を検討することで全委員了承した。
●当日の資料５．藤沢市議会改革検討会「ＩＣＴ検討部会」について（案）のとおり，ＩＣＴ検討部会を設置することとし，委員の選出については，６
月 19 日（月）午後５時までに事務局に報告することで全委員了承した。

４

その他●次回の検討会は，７月中に開催することとし，決まり次第，各委員にお知らせすることとなった。

第２回（平成 29 年７月 10 日）
１

議長からの諮問事項に係る今後の進め方について（１）予算・決算審議資料の充実について●各会派から意見聴取の後，協議した結果，今後はプロジェクトチームをつくり議論を進めていくことで全委員了承した。
（２）政策立案機能の強化について●各会派から意見聴取の後，協議した結果，現在，各議員が取り組んでいる
政策立案・政策条例づくりの経過を見守り，その後，取り組みの進め方について改善点等を評価していくこととした。
また，並行し，必要に応じて先進事例の視察などの研究を行っていくことで全委員了承した。
（３）議会図書室の充実について●各会派から意見聴取の後，協議した結果，総合市民図書館におけるレファ
レンスのあり方等について，８月 23 日（水）に視察することで全委員了承した。また，図書目録について確認することを全委員確認した。

- 4 -

２

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて（１）タブレット端末の導入時期について●新庁舎が平成 30 年１月から供用開始となることを踏まえて，２月定例会から試行していくことで全委員了承した。
（２）業者選定の在り方について●タブレット端末と文書共有システムを別々に調達していくことで全委員了承した。
（３）タブレット端末等について●タブレット端末の種類については，iPadPro の新機種で画面サイズを 12.9インチとし，ハードディスク容量を 64 ギガバイトとすることで全委員了承した。
●タブレット端末のカバーについては，タブレット端末の仕様書に含めることで全委員了承した。
●今後のタブレットにおけるメモ機能を使用する際，手書きと変わらない使
用感が必要となるため，ApplePencil を導入する必要がある。しかし，現在
は予算が確保されていないため，今後，予算要求をしていくことで全委員了承した。
●事務局用の６台分のタブレット端末については，新庁舎移転後の使用開始となることから，iPad 第５世代の Wi-Fi モデルを購入していくことで全委員了承した。
●タブレット端末通信回線提供業務仕様書について，上記の変更内容を盛り込んだ修正を行うことで全委員了承した。
（４）傍聴規則第６条について●引き続き協議をしていくことで全委員了承した。
（５）市との運用方法の違いについて●文書共有システムについては，議会ではクラウドサーバーを使用するが，市当局ではセキュリティの観点からオンプレミスサーバーを使用することにより，議会資料の保存先サーバーが違うことなどの課題がある。この課題を解決するため，試行期間中においてクラウドサーバーについても試行的に使用することについての要望書を議長を通じて市当局に提出することとなっていることから，課題に関する情報を精査した上で要望書を作成していくことで全委員了承した。

- 5 -

（６）文書共有システムの仕様書について●文書共有システムの既存業者によるシステム見直しや新規業者が参入してきていることなどから，仕様書の修正等について，ＩＣＴ検討部会の正副部会長で精査をして，今後，仕様書（案）を提示していくことで全委員了承した。
（７）鎌倉市議会への視察について●ＩＣＴ検討部会で７月 24 日（月）に鎌倉市議会を視察し，タブレット端末の使用状況に関する調査をすることについて報告し，また，検討会委員で希望者についても参加可能であることを報告し，全委員確認した。
３

その他●次回の検討会は，８月 25 日（金）午後１時 10 分から第１会議室にて開催することとなった。

第３回（平成 29 年８月 25 日）
１

予算・決算審議資料の充実について●予算・決算審議資料に関する検討部会を設置し，委員の選出については，検討会委員のうちから各会派１人以内を選出することとした。また，委員氏名を，９月１日（金）までに事務局へ報告をすることで全委員了承した。
各会派から委員の報告後，部会を開催し，部会において部会長の互選及び会議の進行方法等について協議していくことで全委員了承した。

２

政策立案機能の強化について●座長より，市内の各業界団体と市議会との意見交換会について話があり，今後，歯科医師会から同会の取り組み内容や課題などについて意見交換会の実施要望の可能性があることについて，情報提供がされ，全委員確認した。

３

議会図書室の充実について●８月 23 日（水）に実施した藤沢市総合市民図書館の視察報告書（案）について，全委員了承した。
また，議会図書室の充実内容については，今後も検討していくことで全員
了承した。

４

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて（１）ＩＣＴ検討部会鎌倉市議会視察報告書について●ＩＣＴ検討部会において７月 24 日（月）に実施された鎌倉市議会視察報告書について，大矢部会長から報告があり，全委員確認した。
- 6 -

（２）市との運用方法の違いについて●市当局における文書共有システムの検討状況については，「市当局としては，議会中については議会が想定しているクラウドサーバーに接続することとした。また，議会中以外は，市当局で用意するオンプレミスサーバ
ーに接続することとする。」と状況が変化したため，試行期間中においてクラウドサーバーについても試行的に使用することについての要望書は提出しないことについて，大矢部会長から報告があり，全委員了承した。
（３）文書共有システムの契約方法について●現状の文書共有システム仕様書に基づき，現在把握できている業者に対して文書共有システムの機能要件について照会し，また，現在把握できていない事業者に対してホームページにおいて広く周知し，期間を設けた上で機能要件について照会していくこととした。
各事業者による文書共有システムの機能要件を確認した後，文書共有シ
ステムの契約方法について協議していくことについて，大矢部会長から報告があり，全委員了承した。
５

その他●次回の検討会は，９月 25 日（月）午前 10 時 30 分から第１会議室にて開催することとなった。
第４回（平成 29 年９月 25 日）
１

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて（１）文書共有システムの仕様書等について●文書共有システムについて，現在把握できている業者における文書共有シ
ステムの機能要件を確認した。また，現在把握できていない業者に対してホームページにおいて広く周知した結果，新たな業者から機能要件の提出はなかった。
上記のとおり，確認を行った結果，議会が要求する機能要件を満たす業者
が１社であることが確認された。なお，文書共有システム仕様書については，現状の仕様書のとおりとした。
上記のとおり，大矢部会長から報告があり，検討会として決定し，議長に報告することで，全委員了承した。
また，タブレット端末の調達については，業者が決定した後，検討会委員
及び議長に報告することで，全委員確認した。

- 7 -

２

議会図書室の充実について●レファレンス機能の強化に向けた検討項目について，座長から説明があり，各会派へ持ち帰り，各会派の意見を 10 月２日（月）正午までに事務局へ提出することで，全委員了承した。

３

その他●次回の検討会は，10 月６日（金）広報広聴委員会終了後から第１会議室にて開催することとなった。

第５回（平成 29 年 10 月６日）
１

議会図書室の充実について●議会図書室の充実について，各会派から意見を報告し，協議を行った結果については以下のとおりで全委員了承した。
「１－１

必要性を考慮した効果的な図書購入」については，実施していく。

「１－２

分かりやすい図書の配架」については，実施していく。

「２－１

図書目録のデータでの提供」については，実施していく。

「２－２

商用データベース導入の必要性の検討」については，平成 30 年１月からは実施できないため，継続協議または将来課題とする。
「３

総合市民図書館との連携」については，実施していく。

「４

司書資格を有する職員の配置等」については，将来課題とする。また，司書資格取得に係る費用及び期間については，次回の検討会で報告すること
となった。
「５－１

議会図書室規程の見直し」については，県内他市の議会図書室規程状況及び一般への閲覧・貸出状況について事務局から説明の後，協議の結果，現状の規程で図書室の運用が可能なため，実施しない。
「５－２２

一般利用について」は，当面の間は実施しない。

その他●検討会の視察について，座長から「議会図書室の充実について」を視察項目として，広島県呉市を候補市の一つとして検討している旨の報告があった。
●予算・決算審議資料に関する検討部会について，塚本部会長から第１回会
議内容において，審議資料に必要な数値を記載することにより効率的な議会運営を行うことができるという観点と，行政評価システムの見直しの観点について協議を行った旨の報告があった。
また，11 月 10 日（火）に第２回の会議を行う旨の報告があった。
●タブレット端末の導入について，事務局から契約業者が確定した旨の報告があった。
●次回の検討会は，未定とし，決定次第連絡することとなった。
- 8 -第６回（平成 29 年 12 月１日）
１

議会図書室の充実について●議会図書室の充実における各項目の実施案について座長から説明があり，全委員了承した。
商用データベース導入における他市の状況について，事務局から全市町村の中で 1.8％程度の市で実施している旨の報告があった。
議会例規集・先例集を文書共有システムに保存することについて，委員から提案があり，事務局から現在ＩＣＴ検討部会で協議している旨及び今後実施方法について検討していく旨の説明があった。
●新庁舎における図書室について，床面積や設置根拠等の確認を改めて行い，全委員確認した。
●座長からレファレンスを行った結果について，報告があった。

２

その他●予算・決算審議資料に関する検討部会について，塚本部会長から第２回会
議において，固定資産台帳の整備状況（財務部）及び事務事業評価シート（行財政改革推進室）について担当部局から説明を聴取し，予算決算の審議において事務事業評価シートを活用するため文書共有システムに保存していくことなどについて，協議を行った旨の報告があった。
●ＩＣＴ検討部会における協議の進捗状況について，大矢部会長からタブレ
ット端末・文書共有システムの詳細な運用方法等について 12 月定例会中に検討会に申し送り，議会運営委員会にも申し送りをしていく旨の報告があった。
●議会改革及びタブレットの導入に関する行政視察の受け入れ状況について，事務局から，今年度は３件の受け入れを行っている旨の報告があった。
●次回の検討会は，12 月 13 日（水）議会運営委員会終了後（ＩＣＴ検討部
会終了後）から第１会議室にて開催することとなった。

第７回（平成 29 年 12 月 13 日）
１

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて●タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について大矢部会長から報告があり，報告のとおり検討会として決定し，議長に報告することで， 全委員了承した 。

２

議会図書室の充実について●議会図書室の充実における各項目の実施案について座長から説明があり，説明のとおり検討会として決定し，議長に報告することで，全委員了承した。

- 9 -

３

その他
●新しい庁舎における議場モニターの使用方法について，座長から問題提起があり，全委員確認した。
●タブレット操作等研修会の日程等について，座長から説明があり，全委員確認した。
●先進事例視察の日程等について，座長から説明があり，全委員確認した。
●次回の検討会は，未定とし，決定次第連絡することとなった。

第８回（平成 30 年２月 27 日）
１

ＩＣＴ検討部会からの申し送りについて●下記の３点について，大矢部会長から報告があり，報告のとおり検討会として決定し，議長に報告することで，全委員了承した。
（１）スマートフォン等における文書共有システムの使用に関する「藤沢市
議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準」の改正について（２）新たなソフトウェアのインストールにおける手続きについて（３）タブレット端末及び文書共有システムに関するお知らせ方法の確認について

２

予算・決算審議資料に関する検討部会からの申し送りについて●予算・決算審議における積極的な事務事業評価シートの参照を試行してい
くことについて，塚本部会長から報告があり，報告のとおり検討会として決定し，議長に報告することで，全委員了承した。

３

先進事例視察の報告について●先進事例視察について座長から報告があった後，視察結果について意見交換を行った結果，政策立案機能の強化については，議員が政策立案等を行いやすい仕組みづくりとして，大津市のような会議体を設けることも有効であることから，あわせて今後検討していくこと。また，議会図書室の充実については，今後，総合市民図書館との連携を模索していくことで，全委員了承
した。

４

その他
●次回の検討会は，４月中に開催することとし，決定次第連絡することとなった。

第９回（平成 30 年４月 18 日）
１

予算・決算審議資料に関する検討部会からの申し送りについて- 10 -

●予算・決算審議資料に関する検討部会から，平成 29 年度決算の審議に際して，積極的な事務事業評価シートの参照を継続して試行するため，早めの公開を要望していくことについて，部会から申し送りがなされた。検討会としても申し送りのとおり，平成 29 年度決算の審議において継続して試行するとともに，事務事業評価シートの早めの公開を要望していくことについて
全委員了承し，議会運営委員会へ申し送ることが確認された。
２

議会改革検討会申し送り事項について●議長からの諮問事項に対するこれまでの検討状況を確認の上，協議を行い，検討会報告書（案）について，文案は座長に一任することを全委員了承し，委員確認の後，議会運営委員会に報告することが確認された。また，ＩＣＴ
検討部会報告書（案）については，ＩＣＴ検討部会から検討会に提出された後，検討会報告書（案）とあわせて確認することとした。
※検討会申し送り事項：別紙１

Ⅴ

検討結果についてⅰ 前期の検討会からの申し送り事項の検討結果について
１

予算・決算審議資料の充実について
予算・決算審議資料の充実の必要性については，前期の検討会において全会派の賛同が得られたことを踏まえ協議した結果，プロジェクトチームをつくり議論を進めていくこととし，予算・決算審議資料に関する検討部会を設置することが決定され，部会長に塚本昌紀議員が，副部会長に大矢徹議員が選出され，４回にわたり協議がなされた。
部会の構成については，検討会委員のうちから各会派１人以内を選出することとした。
平成 30 年度予算の審議に際し，積極的な事務事業評価シートの参照を試行
していくことについて部会から報告があり，協議した結果，報告のとおり検討会として決定した。
予算の審議における参照においては，事務事業評価シートの作成が２年前の決算ベースであることから，時間的な経過による課題はあったが，事前に数値等の確認を行った上で審査に臨むことができた。決算の審議における参照ではさらなる効果が期待でき，質問の質をさらに高めていく必要があることから，平成 29 年度決算の審議に際して，積極的な事務事業評価シートの参照を継続して試行するとともに，事務事業評価シートの早めの公開を要望していくことについて部会から申し送りがあり，協議した結果，引き続き審査の充実化，効率化及び円滑化を図るため報告のとおり検討会として決定した。
検討会には，平成 30 年４月 18 日に予算・決算審議資料に関する検討部会
から報告書（案）が提出され，検討会として報告書（別冊参照）について全- 11 -

委員一致で確認した。
なお，予算・決算審議資料に関する検討部会の開催状況については，次のとおりである。
回
第１回

開催日
平成 29 年

第２回

議
１

題

等

設置要綱について10 月 ５日 ２部会長及び副部会長の互選について

11 月 10 日 １

固定資産台帳及び事務事業評価シートについて

第３回

平成 30 年１

２月 15 日
第４回

４月 11 日 １

予算及び決算特別委員会における審議資料について予算及び決算特別委員会における審議資料について

２

ＩＣＴを活用した議会運営（タブレット端末の導入等）について
タブレット端末の導入に当たっては，前期のＩＣＴ検討部会による報告書で示された検討事項及び申し送り事項を中心に協議を進めていくこととし，また，その際，今期もＩＣＴ検討部会を設置し，タブレット端末の機種選定
及び業者選定の在り方等について詳細を検討することが決定され，部会長に大矢徹議員が，副部会長に友田宗也議員が選出され，12 回にわたり協議がなされた。
部会の構成については，検討会委員のうちから各会派１人以上を選出し，検討会委員以外の議員を部会の委員として選出することを可能とした。
導入の時期としては，本庁舎が平成 30 年１月から供用開始となることを踏
まえて，２月定例会から試行していくこととした。タブレット端末は iPadProの新機種 12.9 インチを選定し，文書共有システムは機能要件を確認の上，仕様書を決定し，また，詳細な運用方法等についての協議を行い，検討会として決定した。
これにより，平成 30 年２月定例会から，タブレット端末及び文書共有シス
テムを活用した議会運営の試行実施が始まり，その導入に向けた検討をする機関として設置されたＩＣＴ検討部会は一定の目的を達することができた。
今後は，試行実施期間を含めた導入後において顕在化した課題等に速やかに対応し，ＩＣＴ活用の総合的な視点によりさらなる推進を図るため，然るべき会議体を設置して議論を行っていくことが確認された。
検討会には，平成 30 年４月 25 日にＩＣＴ検討部会から調査報告書（案）が提出され，検討会として調査報告書（別冊参照）について全委員一致で確認した。
- 12 -

なお，ＩＣＴ検討部会の開催状況については，次のとおりである。
回
第１回

開催日
平成 29 年議１

６月 29 日 ２
３

題等

部会長及び副部会長の互選について
今後の進め方について
ＩＣＴを活用した議会運営について(1)検討課題について

第２回

７月 10 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)検討課題について(2)ＩＣＴを活用した議会運営の先行自治体への視察について

第３回
第４回

７月 24 日 （鎌倉市議会視察）
１

ＩＣＴを活用した議会運営について

８月 25 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)視察報告書（案）について(2)検討課題について

第５回

９月 25 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)検討課題について

第６回

11 月 13 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について

第７回

12 月 １日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について

第８回

12 月 13 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について

第９回

平成 30 年

１

１月 19 日ＩＣＴを活用した議会運営について(1)藤沢市個人情報保護制度運営審議会からの答申について(2)文書共有システム及びタブレット端末利用の手引き（案）について(3)タブレット端末及び文書共有システム操作説
明会について第 10 回

１月 24 日 １

タブレット端末及び文書共有システム操作説
明会の開催

２

セキュリティ研修の実施- 13 -

第 11 回

２月 ８日 １

タブレット端末及び文書共有システム操作説明会（第２回）の開催

第 12 回

２月 23 日 １

ＩＣＴを活用した議会運営について(1)スマートフォン等における文書共有システムの使用について(2)新たなソフトウェアのインストールについて

ⅱ 新規の諮問事項の検討結果について
１

政策立案機能の強化について政策立案や政策条例の制定を議会として行うため，これまでの検討会で視察を行った他自治体の取り組みを踏まえて協議した結果，現在，各議員が取り組んでいる政策立案及び政策条例づくりの経過を見守り，その後取り組みの進め方について改善点等を評価していくことが確認された。また，並行して，必要に応じて先進事例の視察などの研究を行っていくこととし，福岡市の取り組みについて視察を行った。
議員が政策立案等を行いやすい仕組みづくりとして，会議体を設けることも有効であることから，あわせて今後検討していくことが確認された。
また，議会事務局職員のサポート機能の強化として，政策立案についての専門性を向上するため，専門機関等への長期派遣研修や政策法務に関する研修に参加するなど，スキルアップにおける様々な方法を検討することが確認された。

２

議会図書室の充実について
本庁舎の議会フロアに設置される議会図書室を充実させるため，他市の事例を踏まえて協議するとともに，総合市民図書館におけるレファレンスのあり方等を視察し，レファレンス機能の強化や情報提供のあり方について検討を行うとともに，総合市民図書館との連携に向けて協議を進めてきた。
その結果，議会図書室の充実に関する以下の点について，実施していくこととなった。
①必要性を考慮した効果的な図書購入②分かりやすい図書の配架③図書目録の議員タブレット端末へのデータでの提供④総合市民図書館とのレファレンス業務，団体貸し出し等における連携⑤紙で配付している「議会資料」の情報提供を，「議会図書室ニュース」としてリニューアルし，データ配信を試行実施
なお，検討の結果，商用データベース導入の必要性の検討については継続
協議，司書資格を有する職員の配置等については将来課題とし，議会図書室- 14 -

規程の見直しは現状の規程で図書室の運用が可能であるため実施せず，一般利用については，まずは充実の取り組みによる状況を見ることとし，当面の間は実施しないこととした。
議員が質問するに当たり，その根拠やデータを調べるためには，レファレ
ンス機能を活用することは有効であることから，総合市民図書館とのレファレンス業務等における連携の活用状況など検証を行いながら，引き続き検討
及び協議を行うことが確認された。

- 15 -

≪参考資料≫
議会改革に関する事項の実施状況等について
Ⅰ

基本条例に基づく各項目の実施状況等について

１

常任委員会等のインターネット中継（第３条第２項）＜実施＞平成 26 年６月定例会から実施＜実施状況等＞市民に開かれた議会の実現とさらなる市民サービスの向上のため，常任委員会及び議会運営委員会（審査）のインターネット中継（同時中継及び録画配信）を実施する。
《参考》
インターネット中継（同時中継及び録画配信）の実施経過
本会議：平成 17 年９月定例会試行，同年 12 月定例会本格実施

決算特別委員会：平成 21 年９月定例会から実施

予算等特別委員会：平成 22 年２月定例会から実施
常任委員会，議会運営委員会（審査）：平成 26 年６月定例会から実施
議員全員協議会（議長及び副議長選挙に伴う所信表明会）:平成 27 年５月臨時会から実施
２

議長及び副議長の選出（第６条第４項）＜実施＞平成 25 年５月臨時会から実施＜実施状況等＞議長及び副議長の選出は立候補制とし，選挙に先立ち所信表明を行う。
○選出の流れ藤沢市議会正副議長選出申し合わせ事項に基づき実施する。
＜改選期を除く＞
まず，議長の辞職について本会議で許可した後，立候補届出書を本会議休憩中（概ね 30 分）に受け付け，議会運営委員会を開催して立候補者を報告し，その後，議員全員協議会を開催して所信表明会を行い，本会議を再開し選挙（投票）により選出する。次に，副議長の選出を同様の流れで実施する。
＜改選期＞
改選後初めて行う議長及び副議長の選出は，立候補届出書を改選後初めて行う議員全員協議会終了後 30 分後までそれぞれ受け付け，各派代表者会議を開催
して立候補者を報告する。その後（後日開催する臨時会本会議の前），議員全員協議会を開催して所信表明会を行い，臨時会本会議を開会し，議長，副議長を選挙（投票）により選出する。

３

請願及び陳情提出者による意見陳述（第８条第１項）＜実施＞平成 25 年６月定例会から実施- 16 -

＜実施状況等＞市民等から提出される請願及び陳情を政策提案と位置づけ，提出者が希望する場合，提出者は付託された委員会において意見陳述を行うことができる。
○意見陳述の実施方法等
意見陳述は，当該請願及び陳情の審査前に実施することとし，代表者１人（事情により補助者１人の同席を認める。）により５分以内で行うものとする。また，意見陳述後，委員から意見陳述者に対し質疑が行われる。なお，意見陳述による発言は，会議録に掲載し公開するものとする。
○意見陳述の件数（意見陳述の件数／請願・陳情の審査件数）
平成 25 年度 27 件（請願１件／１件，陳情 26 件／28 件）
平成 26 年度 20 件（請願３件／４件，陳情 17 件／30 件）
平成 27 年度 25 件（請願２件／３件，陳情 23 件／31 件）
平成 28 年度 18 件（請願４件／４件，陳情 14 件／36 件）
平成 29 年度 14 件（請願２件／２件，陳情 12 件／26 件）
４

議会報告会の開催（第９条第１項）＜実施＞平成 25 年度から実施＜実施状況等＞広報広聴機能の充実を図るため，議会活動の報告と併せて，議会に対する市民の意思の把握及び意見を交換する場として「議会報告会・意見交換会」を開催する。
○開催状況
平成 25 年度
第１回

９会場

来場者数

合計 101 人

第２回

４会場

来場者数

合計 55 人

平成 26 年度

２会場

来場者数

合計 72 人

平成 27 年度
第１回カフェトークふじさわ

参加者数

延べ合計 54 人

参加者数

延べ合計 42 人

平成 28 年度
第２回カフェトークふじさわ
平成 29 年度
第３回カフェトークふじさわ
１月 21 日（日） 市役所本庁舎

参加者数

延べ合計 54 人※平成 27 年度からは，「議会報告会・意見交換会」をさらに発展させ，カフェスタイルの和やかな雰囲気の中で，テーマに基づき自由に話し合う形式で開催。
５

広報広聴委員会の設置（第９条第２項）＜実施＞平成 25 年５月 20 日設置（藤沢市議会広報広聴委員会規程制定・施行）- 17 -

＜実施状況等＞広報広聴機能の充実を図るため，議会報編集委員会を発展的に解消し，新たに広報広聴委員会を設置する。
○広報広聴委員会の所管事項①議会報の編集，発行に関すること②議会報告会の開催に関すること③議会ホームページの運用に関すること④市民の意見把握に関すること⑤上記のほか議会の広報及び広聴に関すること
６

情報の公開（第 10 条・第 18 条第２項）＜実施＞平成 27 年度から実施＜実施状況等＞検討会及び広報広聴委員会での協議の結果，保有する議会活動に関する情報公開の一環として，平成 27 年度（平成 26 年度交付分）から政務活動費の使途について市議会ホームページで公開する。

７

委員会審査における一問一答方式（第 11 条第２項）＜実施＞平成 25 年２月定例会の予算等特別委員会において試行
平成 25 年６月定例会から本格実施＜実施状況等＞広く市政上の論点及び争点を明確にするとともに，質疑を聞いている方によりわかりやすくするため，委員会審査における質疑応答は一問一答方式により実施する。
《参考》一般質問での一問一答方式
平成 21 年６月定例会から試行
平成 22 年６月定例会から本格実施（一括質問方式と一問一答方式の選択制）

８

決算・予算等特別委員会における質疑の事前通告制（第 11 条第２項関係）＜実施＞平成 25 年２月定例会の予算等特別委員会において試行
平成 25 年９月定例会の決算特別委員会から本格実施＜実施状況等＞款別審査における発言通告書（質疑）は，審査項目ごとに作成
し，審査予定日の２日前の午後５時までに提出する。
なお，事前通告制については，平成 28 年９月定例会の決算特別委員会で試行的に廃止し，その後協議した結果，運営に支障がないことから，平成 29 年２月
定例会以降の予算等特別委員会及び決算特別委員会では廃止することとなった。

９

予算における施策説明資料の作成（第 12 条・第 13 条）＜実施＞平成 25 年２月定例会で提出された平成 25 年度予算の概況の施策説明
資料から試行的に導入
平成 26 年度予算以降も引き続き実施- 18 -

＜実施状況等＞議会が政策水準を高める議論を行うため，市長は新規事業及び拡充事業を提案する際，①施策等を必要とする背景②提案に至るまでの経緯③
市民参加の実施の有無とその内容④市の策定する計画や条例との整合性⑤財源
措置⑥将来にわたる効果及び費用についての施策説明資料（予算の概況，補正予算説明資料）を提出する。
※検討会協議事項
予算・決算審議資料の充実については，平成 30 年度予算の審議に際し，積極的な事務事業評価シートの参照を試行した。
決算の審議における参照ではさらなる効果が期待でき，質問の質をさらに高めていく必要があることから，平成 29 年度決算の審議に際して，積極的な事務
事業評価シートの参照を継続して試行するとともに，事務事業評価シートの早めの公開を要望していくこととする。
10

議員による政策立案及び政策提言（第 15 条・第 20 条・第３条第３項）※検討会協議事項
政策立案や政策条例の制定を議会として行うため，現在，各議員が取り組んでいる政策立案及び政策条例づくりの経過を見守り，その後取り組みの進め方について改善点等を評価し，議員が政策立案等を行いやすい仕組みづくりや，
議会事務局職員のサポート機能の強化として，政策立案に関する専門性の向上などについて，引き続き協議を行うこととする。

11

議員間討議（第 16 条第１項・第２項・第４条第１項・第６条第１項）＜実施＞常任委員会では平成 24 年９月定例会から議案，請願及び陳情の審査において試行的に実施し，同年 12 月定例会からは報告案件を加え，特別委員会では平成 25 年１月から試行的に実施した。平成 25 年６月定例会から委員会審査（決算・予算等特別委員会は除く。）において本格実施した。
＜実施状況等＞議会は，議員による討論の場であることから，議案，請願及び陳情等の結論を出す際，議員間で十分に議論を尽くして合意形成に努めるとともに，市民への説明責任を果たすため，委員会審査において議員間討議を実施する。
○議員間討議の実施方法
議員間討議は，委員会審査において質疑が終了する前に実施する。
常任委員会での議案，請願及び陳情の審査では，委員の賛否が分かれることが想定される場合は原則実施するが，全会一致が想定される場合は実施の有無を委員に諮ることとする。
常任委員会での報告案件及び特別委員会の審査では，意見がある場合は原則実施するが，意見がない場合は実施の有無を委員に諮ることとする。

- 19 -

12

議員研修（第 17 条第１項）＜実施＞平成 25 年度から実施＜実施状況等＞議員の資質並びに政策形成及び立案能力の向上を図るため，議員研修を実施する。
○開催状況①平成 25 年 10 月 11 日（金）テーマ：地方議会における議会改革の取り組み状況について～藤沢市議会における議会改革の評価～②平成 26 年１月 20 日（月）テーマ：議員提案による政策条例づくりについて③平成 26 年８月 25 日（月）テーマ：議員による政策条例づくりに求められる広報広聴のあり方について④平成 28 年１月 19 日（火）テーマ：新地方公会計制度について⑤平成 29 年２月９日（木）テーマ：災害対策と議会の役割について⑥平成 29 年 11 月 24 日（金）テーマ：オリンピック開催に向けた安全・安心なまちづくり
講

13

師：小宮

信夫氏（立正大学文学部社会学科教授）

議会図書室の充実（第 21 条）＜実施＞平成 29 年度から実施＜実施状況等＞新庁舎整備に伴い，本庁舎の議会フロアに設置された議会図書室を充実させるため，以下の点について，実施する。
①必要性を考慮した効果的な図書購入②分かりやすい図書の配架③図書目録の議員タブレット端末へのデータでの提供④総合市民図書館とのレファレンス業務，団体貸し出し等における連携⑤紙で配付していた「議会資料」の情報提供を，タブレット端末の導入にあわせて「議会図書室ニュース」としてリニューアルし，データ配信を試行実
施※検討会協議事項
商用データベース導入の必要性の検討については継続協議，司書資格を有す
る職員の配置等については将来課題とする。議員が質問するに当たり，その根
拠やデータを調べるためには，レファレンス機能を活用することは有効である
ことから，総合市民図書館とのレファレンス業務等における連携の活用状況など検証を行いながら，引き続き検討及び協議を行う。
- 20 -

Ⅱ

その他議会改革に関する事項の実施状況等について

１

補正予算常任委員会の設置＜実施＞平成 25 年５月 20 日設置（藤沢市議会委員会条例一部改正・施行）＜実施状況等＞一般会計補正予算の議案については，これまで総務常任委員会
において審査を行ってきたが，総務常任委員会における一極集中的な状況を鑑み，他の常任委員会との均衡を図るという観点から，補正予算議案については，
新たに補正予算常任委員会を常設化して審査を行う。

２

決算審査における事務事業評価の実施＜実施＞平成 25 年度（平成 24 年度決算）から試行的に実施＜実施状況等＞事務事業評価対象事業数
平成 25 年度

６事業（４常任委員会から各１事業＋全体から２事業）

平成 26 年度

６事業（４常任委員会から各１事業＋全体から２事業）

平成 27 年度（平成 26 年度決算）は，実施を見送り，今後，必要が生じた場
合は改めて検討することとなった。
３

決算・予算等特別委員会の審査時間の見直し＜実施＞平成 25 月９月定例会決算特別委員会から実施＜実施状況等＞従来は，委員会においてあらかじめ決定した審査日割に基づき，その日の審査項目を全て終了していたが，終了時間が遅くなる日が続くことから，おおむね午後５時 15 分を目途に終了し，延会措置をとる。
平成 29 年２月定例会から，委員会において，午後５時の段階で残りの質問者
数を確認し，適当な時間に散会または延会を告げることとした。

４

２月定例会の運営日割の見直し＜実施＞平成 27 年２月定例会から実施＜実施状況等＞２月定例会における予算等特別委員会審査に係る質疑の通告期限については，審査予定日の２日前としているが，その日が代表質問の最終日（本会議第５日）にあたることから，代表質問の答弁を踏まえた質疑通告に支障が生じるとの意見が委員からあった。また，代表質問の通告期限や面談等の日程を早めることは，市側としても現状では難しいことから，代表質問最終日と予算等特別委員会の実質審査初日の間に休会日を１日設けることにより，タイトなスケジュールについて一定の改善を図る。
なお，平成 28 年２月定例会は，市長選の関係により日程がタイトであることから，この休会日を設けなかった。
平成 29 年２月定例会から，予算等特別委員会及び決算特別委員会における事
前通告制を廃止したことから，運営日割において，委員会における質疑通告の- 21 -

ために設けていた休会日をなくすこととした。
５

議場の使用に関する取扱基準の策定
藤沢市議会議場及び議会委員会室の使用に関する取扱要領を策定
施行日：平成 28 年４月１日

６

ＩＣＴを活用した議会運営（タブレット端末の導入等）
文書共有システム及びタブレット端末を導入した議会運営については，平成
29 年５月までに行うこととしていたが，契約手続きを行う中で選定機種であるタブレット端末の調達が困難であることが明らかになったことから，導入時期については在庫及び市場の状況を見極め，再度協議することとなった。
※検討会協議事項
導入の時期としては，本庁舎が平成 30 年１月から供用開始となることを踏まえて，２月定例会から試行していくこととした。タブレット端末は iPadPro の新機種 12.9 インチを選定し，文書共有システムは機能要件を確認の上，仕様書を決定し，また，詳細な運用方法等を決定した。
これにより，平成 30 年２月定例会から，タブレット端末及び文書共有システ
ムを活用した議会運営の試行実施を開始した。
今後は，試行実施期間を含めた導入後において顕在化した課題等に速やかに対応し，ＩＣＴ活用の総合的な視点によりさらなる推進を図るため，然るべき会議体を設置して議論を行っていくこととした。

- 22 -

別紙
議会改革検討会

１

予算・決算審議資料の充実について

２

政策立案機能の強化について

３

議会図書室の充実について申し送り事項- 23 -

１

藤沢市議会改革検討会予算・決算審議資料に関する検討部会報告書
１．予算・決算審議資料に関する検討部会の設置経緯
予算・決算審議資料の充実の必要性について，前期の検討会において全会派の賛同が得られたことを踏まえ，平成２９年７月１０日の議会改革検討会において協議した結果，プロジェクトチームをつくり議論を進めていくことが決定した。平成２９年８月２５日の議会改革検討会において，議会改革検討会の任意組織として，予算・決算審議資料に関する検討部会を設置することが決定し，同日に設置された。
２．検討部会の概要（１）設置
藤沢市議会における予算及び決算特別委員会審査の充実化，効率化及び円滑化を図るに当たり，審議資料の充実方法及び内容等について調査及び検討するため，藤沢市議会改革検討会（以下「検討会」という。）のもとに，予算・決算審議資料に関する検討部会（以下「検討部会」という。）を設置する。
（２）調査及び検討事項
部会は，次の事項について調査及び検討する。
① 予算及び決算特別委員会における審議資料の充実方法及び内容等に関する事項② その他検討会及び部会が必要とする事項（３）構成
部会は，検討会委員のうちから各会派１人以内を選出し，構成する。以下の者が，部会長，副部会長，委員に選任された。（委員名は議席番号順）
部 会 長
副部会長
委
員

塚本
大矢
山内
原田
友田
堺

昌紀（藤沢市公明党）
徹（民主クラブ）幹郎（日本共産党藤沢市議会議員団）
伴子（市民クラブ藤沢）宗也（民主クラブ）✳1,2
英明（ふじさわ湘風会）✳1 平成 30 年 3 月 31 日まで「無所属クラブ」に所属✳2 平成 30 年 4 月 1 日付けの会派構成の変更に伴い,民主クラブに所属する委員が 2 人となったことから,友田宗也委員は委員の選出基準に基づき，平成 30 年 4 月 1 日付けで辞任した。

（４）部会長等① 部会に，部会長及び副部会長１人を置く。
② 部会長及び副部会長は，部会において互選する。

1

③ 部会長は，会議を招集し，その議事を進行する。
④ 部会長に事故があるとき，又は部会長が欠けたときは，副部会長が部会長の職務を行う。
（５）会議等
部会は，調査及び検討事項に関して関係者の出席を求め，説明又は意見を聴くことができる。
（６）報告
部会長は，調査及び検討が終了したときは，報告書を作成して検討会座長に提出する。
（７）設置期間
部会の設置は，上記（６）の報告が終了するまでとする。
（８）その他
これに定めるもののほか，部会の運営に必要な事項は，部会長が部会に諮って決定する。
３．会議の開催状況（１）検討部会の開催状況一覧（平成２９年１０月５日～平成３０年４月１１日）
回
第１回

開催日
平成２９年

議 題 等
１

１０月５日 ２
第２回
第３回

１１月１０日 １
平成３０年

設置要綱について部会長及び副部会長の互選について
固定資産台帳及び事務事業評価シートについて

１

予算及び決算特別委員会における審議資料について

４月１１日 １

予算及び決算特別委員会における審議資料について

２月１５日
第４回

（２）検討部会検討経過の報告（平成２９年１０月５日～平成３０年４月１１日）■第１回検討部会
日時：平成２９年１０月５日（木） 午前１０時００分
場所：新館７階 第１会議室
内容：検討部会設置要綱を確認し，部会長及び副部会長を選出した。
審議資料に必要な数値を記載することにより効率的な議会運営を行う
ことができるという観点と，行政評価システムの見直しの観点について協議を行った。

2■第２回検討部会
日時：平成２９年１１月１０日（金） 午前１１時００分
場所：新館７階 議場
内容：財政課より固定資産台帳に係る説明を受けた。
行財政改革推進室より事務事業評価シートに係る説明を受けた。
予算決算の審議において事務事業評価シートを活用するため文書共有システムに保存していくことなどについて協議を行った。
■第３回検討部会
日時：平成３０年２月１５日（木） 午後２時４０分
場所：本庁舎９階 第２議会委員会室
内容：予算・決算審議における事務事業評価シートの参照について
・平成３０年度予算の審議に際し，積極的な事務事業評価シートの参照を試行していくことについて，協議を行った。
・藤沢市ホームページに掲載されている「平成２９年度事務事業評価シート（平成２８年度分）」について，文書共有システムにおいても閲覧が可能となるように，当該データをシステムにアップロードすることとし，紙での配付は行わないことについて，検討会に申し送ることを確認した。
■第４回検討部会
日時：平成３０年４月１１日（水） 午前１０時００分
場所：本庁舎９階 第２議会委員会室
内容：予算及び決算特別委員会における審議資料について
・平成３０年度予算等特別委員会の審査に要した時間を確認した。
・平成２９年度決算の審議に際しても積極的な事務事業評価シートの参照を継続して試行するため,早めの公開を要望していくことについて，検討会に申し送ることを確認した。
（３）検討会への報告状況一覧■ 第５回検討会（平成２９年１０月６日）
・第１回検討部会会議において，審議資料に必要な数値を記載することにより効率的な議会運営を行うことができるという観点と，行政評価システムの見直しの観点について協議を行った旨の報告を行った。
・１１月１０日に第２回検討部会会議を行う旨の報告を行った。
■ 第６回検討会（平成２９年１２月１日）
・第２回検討部会会議において，固定資産台帳の整備状況（財務部）及び事務
事業評価シート（行財政改革推進室）について担当部局から説明を聴取し，予3

算決算の審議において事務事業評価シートを活用するため文書共有システムに保存していくことなどについて協議を行った旨の報告を行った。
■ 第８回検討会（平成３０年２月２７日）
・検討部会から，平成３０年度予算の審議に際し，積極的な事務事業評価シー
トの参照を試行していくこと，また，藤沢市ホームページに掲載されている「平成２９年度事務事業評価シート（平成２８年度分）」について，文書共有シス
テムにおいても閲覧が可能となるように，当該データをシステムにアップロー
ドすることとし，紙での配付は行わないことについての申し送りがなされ，検討会において全委員了承。また，この件については，議会運営委員会へ申し送
りされ，確認された。
■ 第９回検討会（平成３０年４月１８日）
・検討部会から，平成２９年度決算の審議に際しても，積極的な事務事業評価
シートの参照を継続して試行するため,早めの公開を要望していくことについての申し送りがなされ，検討会において全委員了承。
・検討部会報告書（案）の報告があり，全委員了承。また，この件については，
検討会報告書の内容の一部として議会運営委員会へ申し送りされ，確認された。
４．まとめ（１）今後の検討事項及び申し送り事項
１ 予算・決算審議資料の充実について
平成３０年度予算の審議に際しては, 事務事業評価シートの参照を試行する
ことで，事前に数値等の確認を行った上で審査に臨むことができた。
ただし,意思決定に関わる質問に対し,意思決定ができる立場にない職員が答弁をしているケースや，横断的な質問に対して答えきれていないケースなどが見受けられた。
今後，予算・決算の審議に際しては，質問の傾向を，①前年度予算との比較の質問，②代表質問等と重複した質問，③背景が不変であるにも関わらず繰り返しとなる質問，④根拠がある提案型の質問，⑤根拠がない提案型の質問，⑥
指摘型の質問，⑦単純に内容を確認する質問，⑧市民や団体の声を反映した質問等，以上８点に客観的に分類化し，質問の質をさらに高めていく必要があることを確認した。
また，申し送り事項として平成２９年度決算の審議に際して，積極的な事務
事業評価シートの参照を継続して試行するため,早めの公開を要望していくことについて,検討会に申し送ることを確認した。

4

藤沢市議会改革検討会
第3次ICT検討部会 報告書

平成30年4月25日

藤沢市議会改革検討会 座長 柳田秀憲 様

1

まえがき

1．この報告書は、藤沢市議会改革検討会の任意組織として平成29年6月29日に設置された第３次ICT検討
部会において確認がなされた事項に則して、タブレット端末及び文書共有システムを使用した議会運営の効率化並びに円滑化等に関する協議の経過と結果について、第３次ICT検討部会が報告するものです。
2．この報告書の内容及び調査内容等は、次に記載の前提条件及び本文記載の条件のもとでのみ成立するものです。
① 報告書の記載内容は、協議の時点においてICT検討部会として信頼できると判断した情報等に基づき作成しておりますが、その正確性・完全性等を保証するものではなく、将来予告なく変更されることがあります。
② 報告書に記載の取引価格は、将来において成立する取引価格等を保証するものではありません。
3. 報告書についてご留意いただきたい事項① 全ての記載内容については、第3次ICT検討部会としての協議結果を藤沢市議会改革検討会に報告するものであり、不確定要素も含まれています。
② 第3次 ICT検討部会は藤沢市議会改革検討会の任意組織として設置されていることから、議会における意思決定機関ではありません。
③ 藤沢市及び藤沢市議会としての協議検討結果及び見解を示したものではありません。
④ 報告書は公開資料であり議会事務局及び藤沢市議会ホームページ等で閲覧することができますが、本報告書には情報公開条例に基づき、企業間取引情報等の開示できない記載内容が含まれます。
⑤ 事業者の名称やシステムの内容等のうち一部については、非公開情報として扱っています。

4．著作権について① 掲載された全ての内容の著作権は、第3次ICT検討部会または本報告書に関わる協力会社に帰属するものです。したがって、無断での使用・転載・改編を禁じます。

第3次ICT検討部会

2

部 会長

大矢

徹

副部会長

友田

宗也

委

山口

政哉

平川

和美

堺

英明

山内

幹郎

酒井

信孝

員

目次
まえがき
第Ⅰ章 第3次ICT検討部会とは・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・５

1.

第3次ICT検討部会の設置経緯・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６

2.

第3次ICT検討部会の概要

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６⑴ 設置

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６⑵ 調査及び検討事項

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６⑶ 構成

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７⑷ 部会長等・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７⑸ 会議等

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７⑹ 報告

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７⑺ 設置期間・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７⑻ その他

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７

第Ⅱ章 会議の開催状況

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・８

1. これまでの検討経過・・・・・・・・・・・・・・・・・・・９

2. 第3次ICT検討部会の開催状況及び協議概要の一覧

・・・・・・・・・・・・９

3. 藤沢市議会改革検討会への報告状況一覧

・・・・・・・・・・・・・10

4. 議事概要の報告

・・・・・・・・・・・・・12

第Ⅲ章

ICT議会実施自治体の調査・・・・・・・・・・・・・・・・・・・25

1.

導入自治体議会の視察

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・26

2.

他自治体における運用方法についての調査・・・・・・・・・・・・・・・32

第Ⅳ章 ICTを活用した議会運営における市側の対応

・・・・・・・・・・・・37

1.

文書共有システムにおける市側の検討状況に対する対応について

2.

個人情報保護制度運営審議会に対する諮問について

第Ⅴ章

業者選定等

・・38

・・・・・・・・・・・40

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・51

1． タブレット端末・文書共有システムの導入スケジュール 及び 業者選定の在り方の検証
2.

タブレット端末の機種選定について

3.

文書共有システムの選定と仕様書について

・52

・・・・・・・・・・・・・・ 54
・・・・・・・・・ 59⑴ 藤沢市議会文書共有システム仕様書における各社の対応状況について⑵ 文書共有システムの選定

・・・・59・・・・・・・・・・・・・・・・・・・60⑶ 導入における見積もり金額及び使用料金について
第Ⅵ章 導入における検討事項

・・・・・・・・・・・・60
・・・・・・・・・・・・・・67

1.

運用基準の変更について・・・・・・・・・・・・・・68

2.

タブレット端末及び文書共有システム導入における検討事項について

3
1

・・・73

第Ⅶ章 申し送り事項等

・・・・・・・・・・・・・・・・ 95

1.

今後の検討事項及び申し送り事項

・・・・・・・・・・・・・・・96

2.

あとがき

・・・・・・・・・・・・・・・99

別冊
・・・・・・・・・・・・・・100

添付資料

4
2

第Ⅰ章 第3次ICT検討部会とは

5

1. 第3次ICT検討部会の設置経緯
藤沢市議会改革検討会の任意組織として、平成27年10月9日に第1次ICT検討部会が設置された。
第1次ICT検討部会では、平成28年2月17日までの期間においてICTを活用した議会運営についての多角的な検証と調査が行われ、第1次ICT検討部会として第1次報告書が取りまとめらた。
平成28年2月19日に、議会改革検討会において第1次報告書の確認及び承認が行われ、平成29年5月にタブレット端末を導入することが議会運営委員会にて決定した。
第1次報告書では、ICTを活用した議会運営の導入決定後に考慮すべき諸課題については、然る可き会議体において協議を行う必要性が示されてたことから、引き続き、ICTを活用した議会運営の諸課題について協議を行う会議体として、平成28年6月24日に開催された議会改革検討会において、議会改革検討会の任意組織である第2次ICT検討部会の設置が決定された。
第2次ICT検討部会では、第1次ICT検討部会からの申し送り事項について協議を重ね、タブレット
端末の機種選定及び文書共有システムの選定に向けた多角的な検証を経て、タブレット端末見積
もり合わせ及び文書共有システムのプロポーザル入札の実施並びに運用に関わる規約の策定が行われた。
しかし、指定のタブレット端末であったiPadProについては、当時は在庫不足等の市場背景があり、見積もり合わせ不調という結果となった。
これにより、当初予定していた平成29年５月でのタブレット端末及び文書共有システムの導入について延期が余儀なくされたことから、導入時期見直しに伴い顕在化した課題及び第2次ICT検討
部会が今後協議を必要とする事項について等が申し送り事項として報告書に取りまとめられ、今後本案件を取り扱う然るべき会議体で引き続き協議をすることが藤沢市議会改革検討会及び議会
運営委員会において確認された。
第2次ICT検討部会は平成29年５月31日に設置期間が満了となり解散していることから、これを受け、平成29年６月15日開催の議会改革検討会において、引き続きICTを活用した議会運営及び第2次ICT検討部会からの申し送り事項を協議する会議体として第3次ICT検討部会の設置がされた。

2. 第3次ICT検討部会の概要⑴ 設置
藤沢市議会におけるICTの活用による情報の共有化、業務の効率化及び議会運営の円滑化を図ることについて調査及び検討するため、議会改革検討会のもとに、第3次ICT検討部会を設置する。
⑵ 調査及び検討事項
第3次ICT検討部会は、次の事項について調査及び検討する。
①ICTの活用による議会関連の情報の共有化、文書管理の効率化及び議会運営の円滑化に関する事項②タブレット端末の導入に関する事項③その他議会改革検討会及び第3次ICT検討部会が必要とする事項

6
1

⑶ 構成
部会は、原則として、議会改革検討会委員のうちから各会派１人以上を選出し、構成する。
ただし、検討会委員以外の議員の選出を妨げないこととし、以下の者が、部会長、副部会長、委員に選任された。 （委員名 順不同）
部 会長

大矢

徹（民主クラブ）

副部会長

友田宗也（民主クラブ）✳1委

山口政哉（市民クラブ藤沢）

平川

和美（藤沢市公明党）

堺

英明（ふじさわ湘風会）員

山内 幹郎（日本共産党藤沢市議会議員団）
酒井信孝（市民派クラブ）✳1 平成30年３月31日まで「無所属クラブ」に所属⑷ 部会長等①第2次ICT検討部会に、部会長及び副部会長１人を置く（氏名は上記記載のとおり）
３②部会長及び副部会長は、部会において互選する③部会長は、会議を招集し、その議事を進行する④部会長に事故があるとき、又は部会長が欠けたときは、副部会長が部会長の職務を行う⑸ 会議等①第2次ICT検討部会は、調査及び検討事項に関して関係者の出席を求め、説明又は意見を聴く
３
ことができる⑹ 報告
部会長は、調査及び検討結果等について適宜、議会改革検討会に報告する。
⑺ 設置期間
設置の日から、平成30年5月31日までとする。
⑻ その他
これに定めるもののほか、部会の運営に必要な事項は、部会長が部会に諮って決定する。

7
2

第Ⅱ章 会議の開催状況

84

1. これまでの検討経過
平成２７年５月 議長選挙にあたり開催された所信表明会において、ICTの導入による議会運営を進めたい趣旨の演説を行った佐藤議長が就任する。
６月

議長の諮問により設置された議会改革検討会において、議会運営におけるペー
パーレス化についての協議検討がなされる。

８月 議会改革検討会の任意組織としてICTを導入した議会運営について調査検討を行うことを目的に第1次ICT検討部会が設置される。その後、10回に及ぶ協議が重ねられる。
平成２８年２月 議会改革検討会において、第1次ICT検討部会から提出されたタブレット端末の導入等についての第1次報告書が全会一致で承認される。
3月

議会運営委員会において、第1次報告書が全会一致で承認され、平成２９年５月より文書共有システム及びタブレット端末の導入を行うことを全会一致で決定した。

６月 第1次ICT検討部会からの申し送り事項について協議する会議体として、第2次ICT検討部会が設置される。
平成２９年２月 文書共有システム公募型プロポーザル実施要綱公表・公布。
同月 タブレット端末見積もり合わせが不調となる。これを受け、文書共有システムの契約期間である平成２９年４月１日までに、議会においてタブレット端末調達の目処が立たず、文書共有システムの選定における前提条件についても変更を余儀なくされたことから、公募型プロポーザルを中止することが同年２月２８日に第2次ICT検討部会及び議会改革検討会で確認された。
３月 ３月２日開催の議会運営委員会にて公募型プロポーザルの中止を決定。
４月 ８回に及ぶ協議検討を重ねた第2次ICT検討部会の報告書が議会改革検討会に提出され、議会改革検討会で了承。同年5月の議会運営委員会で確認された。
2. 第3次ICT検討部会の開催状況及び協議概要の一覧（平成29年6月29日～平成30年2月23日）

回

協 議 概 要

開催日

等

1. 部会長及び副部会長の互選について
第1回

平成29年

2. 今後の進め方について（申し送り事項の確認）

6月29日

3. ICTを活用した議会運営について⑴ 検討課題について（導入時期等について）
1. ICTを活用した議会運営について

第2回

7月10日

⑴ 検討課題について（システム・端末・タッチペンについて）⑵ ICTを活用した議会運営の先行自治体への視察について

第3回

7月24日

1. 鎌倉市議会視察（ICTを活用した議会運営について）
1. ICTを活用した議会運営について

第4回

8月25日

⑴ 視察報告書（案）について⑵ 検討課題について（自治体議会における調査報告等）

9

1. ICTを活用した議会運営について
第5回

9月25日

⑴ 検討課題について（文書共有システム機能要件対応状況について・仕様書について）
1. ICT を活用した議会運営について⑴ タブレット・システムにおける検討事項について

第6回

11月13日（AppleIDについて・アプリケーションについて・タブレット端末使用料における政務活動分の負担について・非公開情報の取り扱いについて・フォルダー階層について・研修について）
1. ICTを活用した議会運営について

第7回

12月1日

⑴ タブレット・システムにおける検討事項について（フォルダー
構成の操作体験・保存資料について・アプリケーションについて検討）
1. ICTを活用した議会運営について

第8回

12月13日⑴ タブレット・システムにおける検討事項について（運用方法について・アプリケーションについての最終確認）
1. ICTを活用した議会運営について

第9回

平成30年
1月19日

第10回

1月24日

第11回

2月8日

⑴ 藤沢市個人情報保護制度運営審議会からの答申について⑵ 文書共有システム及びタブレット端末利用の手引き案について⑶ 操作説明会の内容及び進行について
1. タブレット端末及び文書共有システム操作説明会の開催
2. 情報セキュリティ研修の実施
1. タブレット端末及び文書共有システム操作説明会（第2回）の開催
1. ICTを活用した議会運営について

第12回

２月23日

⑴ スマートフォン等における文書共有システムの使用について、
議会Wi-Fiへの対応について⑵ 新たなソフトウェアのインストールについて

３. 藤沢市議会改革検討会への報告状況一覧
以下、第3次ICT 検討部会から議会改革検討会への報告内容と決定事項について記載する。
■ 平成 29 年7月10日⑴ タブレット端末の導入時期について、新庁舎が平成30年1月から供用開始となることを踏まえ、2月定例会から試行していくことを報告。全委員了承。
⑵ 業者選定の在り方について、タブレット端末と文書共有システムを別々に調達していくことを報告。全委員了承。
⑶ タブレット端末の種類については、iPadProの新機種で画面サイズを 12.9 インチとし、ハードディスク容量を 64 ギガバイトとし、タブレット端末のカバーについては、タブレット端末の仕様書に含めることを報告。全委員了承。

10

⑷ Apple Pencilについて、メモ機能を使用する際、手書きと変わらない使用感が必要となるため、ApplePencilを導入する必要があることを報告。予算要求をしていくことで全委員了承。
⑸ 事務局用のタブレット端末については、庁舎内での使用に限定されることから、セルラー通信を必要としない。このことから、iPad第5世代のWi-Fiモデルを購入していくことを報告。全委員
了承。
⑹ タブレット端末通信回線提供業務仕様書について、修正を行うことを報告。全委員了承。
⑺ 傍聴規則第6条について、引き続き協議をしていくことを報告。全委員了承。
⑻ 市とのシステム運用方法の違いについて、文書共有システムについては、議会ではクラウドサー
バーを使用するが、市当局ではセキュリティの観点からオンプレミスサーバーを使用することにより、 議会資料の保存先サーバーが違うことなどの課題がある。この課題を解決するため、試行期
間中においてクラウドサーバーについても試行的に使用することについての要望書を議長を通じて市当局に提出することとなっていることから、 課題に関する情報を精査したうえで要望書を作成
していくことを報告。全委員了承。
⑼ 文書共有システムの仕様書について、既存事業者によるシステム改修や新規事業者が参入してきていることなどから、仕様書の修正等について、ICT検討部会の正副部会長で精査をし、今後、仕様書(案)を提示していくことを報告。全委員了承。
⑽ 鎌倉市議会への視察について、ICT検討部会で平成29年7月24日(月)に鎌倉市議会を視察し、タブレット端末の使用状況に関する調査をすることについて報告した。
■平成29年８月25日⑴ 第3次ICT検討部会による鎌倉市議会視察報告書が提出され、全委員確認。
⑵ 市当局としては、議会中については議会が想定しているクラウドサーバーに接続することとす
るとの認識が示されたことから、議会対応としてクラウドサーバーを試行的に使用する旨の要望
書を市当局に提出する決定事項については、取りやめることを報告した。全委員了承。
⑶ 文書共有システムの契約方法について、現状の文書共有システム仕様書に基づき、文書共有シ
ステムの機能要件を作成の上、システム提供事業者に対して照会及び市ホームページにおいて広く周知し幅広い参入機会を確保していく事を報告。
また、 各事業者による文書共有システムの機能要件を確認した後、文書共有システムの契約方法について協議していくことについて、報告をした。全委員了承。

11■ 平成29年９月25日⑴ 文書共有システムの仕様書における機能要件について、提出状況を報告。事業者より提出された機能要件を精査した結果、藤沢市議会が要求する機能要件を満たしている文書共有システムは「moreNOTE」のみであったことを報告。このことについては、議会改革検討会として決定し、議長に報告することで、全委員が確認。
⑵タブレット端末の調達については、業者決定した後に報告することで、全委員が確認。
■ 平成29年１2月1日
ICT検討部会における協議の進捗状況について、タブレット端末及び文書共有システムの詳細な運用方法等を12月定例会中に議会改革検討会に申し送り、議会運営委員会にも申し送りをしていく
旨の報告を行い、全委員了承。
■ 平成29年12月13日
タブレット端末及び文書共有システムについて、運用方法及び導入アプリケーション並びにフォル
ダー階層等の検討状況について報告し、報告どおりに議会改革検討会として決定、議長に報告することで全委員了承。
■平成30年2月27日
下記の3点について、議会改革検討会に報告。全委員了承。
⑴ スマートフォン等における文書共有システムの使用に関する「藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準」の改正について⑵ 新たなソフトウェアのインストールにおける手続きについて⑶ タブレット端末及び文書共有システムに関するお知らせ方法の確認について

4. 議事概要の報告
第3次ICT検討部会における会議内容については、議会事務局により記録を行い議事概要を作成している。
なお、議事録の内容については、第3次ICT検討部会で確認を行い、記録の正確性を担保している。
また、市民に対する情報公開として、議会改革検討会への報告及び本報告書の公開をもって、第3次ICT検討部会における会議内容の報告とする。
議事概要については、次項以降に記載のとおりである。

✳第3回の議事概要については、第Ⅲ章ICT議会実施自治体の調査「鎌倉市議会視察報告書」により、報告とする。
✳第10回・第11回の議事概要については、次第書及び添付資料「文書共有システム及びタブレット端末利用の手引
き」により、報告とする。

12

（第1回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年６月 29 日（木）場

所

新館７階第１会議室

出 席 者

午前９時 30 分

開会

部 会 長

大 矢

徹

副部会長

友 田

宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

川 和 美

堺

英 明

員

平
欠席委員

酒 井

信 孝

事 務 局

田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補佐
榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容
１ 部会長及び副部会長の互選について
部会長には大矢委員、副部会長には友田委員が選出された。
２ 今後の進め方についてタブレット端末の導入における検討事項及び申し送り事項について改めて確認した。
３ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）導入の時期について端末の確保期間等を考慮し、平成 30 年２月定例会から試行運用開始とし、手続きを進めることが確認された。
（２）業者選定の在り方について
端末及び文書共有システムについて、別調達とする場合と一括プロポーザルとする
場合を比較検討し、別調達の方法で選定することが確認された。
（３）タブレット端末について
・iPad Pro の新機種について比較検討を行い、画面サイズ 12.9 インチ、容量 64GB、
Wi-Fi + Cellular モデルの機種を導入することが確認された。
・ApplePencil の購入について予算要求等を行い、財政課と調整を行うこと及びタブ
レットカバーについて機種の調達の仕様書に含めることが確認された。
・画面保護フィルムの必要性について協議し、タッチペンの精度に影響が生じる可能性があることなどから各自の判断に委ねることとし、必要な場合は各自で対応することが確認された。
・事務局用端末６台の機種及び調達方法の変更について協議し、iPad（第五世代）を購入すること及び容量については事務局にて決定することが確認された。
・「藤沢市議会 タブレット端末通信回線提供業務仕様書（案）」について確認された。
（４）傍聴規則第６条について
課題について共有し、必要に応じて検討を行っていくことを確認した。

13

（５）市との運用方法の違いについて市に対して、「文書共有システムのクラウド方式を使用した検証の実施についての要望書」等を提出することが確認された。また、事務局において、文書共有システムを導入している他市の運用状況等について調査することとした。
（６）文書共有システムの仕様書について
これまで比較検討してきたシステム事業者以外の新規参入業者の調査等を行い、各社の機能を改めて比較し、部会長及び副部会長と事務局において仕様書の検討を行う
ことが確認された。
４ その他
①その他
文書共有システムの運用状況等について、鎌倉市議会を視察することが確認された。
②今後の予定について
次回の会議は７月 10 日（月）午前 10 時に開催することとなった。

14

（第2回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年７月 10 日（月） 午前 10 時 開会

場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也委

山 内 幹 郎山

口 政 哉

酒 井 信 孝

平

川 和 美

員

堺
事 務 局

徹

英 明

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）検討課題について①システム・端末について
・タブレット端末は平成３０年２月定例会から試行運用を開始すること、タブレッ
ト端末と文書共有システムを別調達の方法で選定すること、タブレット端末の機種選定及び仕様書（案）について等を議会改革検討会に申し送ることが確認された。
・議会と市長部局共にタブレット端末を導入している自治体におけるサーバー方式
等について確認し、課題に関する情報を精査したうえで要望書を作成していくことが確認された。
②ApplePencil（タッチペン）について
iPad Pro10.5 インチを用意し、タッチペンの操作体験を行い、改めて ApplePencil の必要性について確認し、予算要求等の事務手続きを進めていくことについて確認された。
（２）ＩＣＴを活用した議会運営の先行自治体への視察について
７月 24 日午前 10 時から、鎌倉市議会における文書共有システムの運用状況等に関す
る視察を行うことが決定された。
２ その他
次回の会議は必要に応じて開催することとなった。

15

（第4回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年 8 月 25 日（金） 午前 11 時 30 分 開会

場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也委

山 内 幹 郎山

口 政 哉

酒 井 信 孝

平

川 和 美

員

堺
事 務 局

徹

英 明

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）視察報告書（案）について
友田副部会長より「ＩＣＴ検討部会

鎌倉市議会視察報告書（案）」について説明があり、部会委員により確認がされた。また、議会改革検討会に報告書を提出することが確認された。
（２）検討課題について①文書共有システムについて
・「議会と市長部局共にタブレット端末を導入している自治体におけるサーバー方式等一覧表」について、事務局より説明があり、部会委員により確認がされた。
・文書共有システムの市側の運用について、議会中は議会で用意するクラウドサーバに接続する意向であることが報告され、「文書共有システムのクラウド方式を使用した検証の実施についての要望書」の提出は必要がなくなったことが確認された。
・市で使用するシステムについては、別調達としたいとの意向が確認され、議会の文書共有システムの契約方法について再度検討するため、仕様書の機能要件対応状況
について、各事業者に調査することが確認された。また、市議会のホームページにおいて、新規事業者がないか情報提供依頼を行うことが確認された。
２ その他
次回の会議は９月 25 日（月）午前９時 30 分に開催することとなった。
ただし、機能要件対応状況の調査結果次第では午前９時開催とする可能性もあるため、開催時間については、追ってまた連絡することとなった。

16

（第5回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年 9 月 25 日（月）場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

午前 9 時 00 分 開会

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也委

山 内 幹 郎山

口 政 哉

酒 井 信 孝

平

川 和 美

員

堺
事 務 局

徹

英 明

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）検討課題について①文書共有システム機能要件対応状況について
・藤沢市議会文書共有システム仕様書の機能要件対応状況について、文書共有システ
ム事業者４者に関する調査結果等を確認し、仕様書の変更の必要性について協議を行った。その結果、これまで検討してきた仕様書における機能要件は、藤沢市議会においては必須機能であり、また、事業者から必須機能として提案された機能については優れている点もあるが、仕様書の変更は必要ないことが確認された。
・藤沢市議会文書共有システム仕様書（案）について、議会改革検討会に申し送る
ことが確認された。
２

その他（１）その他
・タブレット端末の調達状況として、平成２９年１０月２日に契約先の事業者が決定する予定であり、決定次第報告を行うことが確認された。
（２）今後の予定
・詳細な運用方法等について、正副部会長と事務局において協議事項をまとめ、日程が決まり次第、次回の会議を開催することが確認された。

17

（第6回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年 11 月 13 日（月） 午後１時 30 分

場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

開会

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

酒 井

信 孝

平

川 和 美

堺

英 明

員

事 務 局

徹

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について
・タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項の各項目について協議を行った。その結果、資料のとおり導入を進めていくことが確認された。
・Ａｐｐｌｅ ＩＤについては、事務局で議員全員分を取得し、初期設定後、議員に貸与することとし、必要に応じて各議員が所有する個人のＡｐｐｌｅ ＩＤへ変更することとした。
・初期設定において政務活動で必要な無料アプリをインストールすることとし、必要と思われるアプリを把握するため、全議員を対象にアンケートをとることとした。
・iＯＳ及び文書共有システムのバージョンアップについては、議長の指示により行うこととし、それ以外のアプリについては各自の判断により行うこととした。
・タブレット端末使用料における議員負担分の支払い方法については、先払いとし、会派ごとに、政務活動費の支給月とあわせて３ヶ月単位で支払うこととした。
・議案書等における「人事案件の対象者の住所」等の非公開情報については、黒塗り
せずにクラウドへ保存することについて、個人情報保護制度運営審議会（プライバシ
ー審議会）に諮問を行うこととした。
・フォルダー階層については、次回以降の会議においてフォルダーサンプルを作成し、操作体験を行いながら協議を行うこととした。
・クラウド保存文書のコピー及び印刷の可否については、基本的には紙による運用と同様とし、今後協議していくこととした。
・タブレット操作研修会及び文書共有システム研修会については、市と調整を行った
うえで、１回目については平成 30 年１月 22 日～30 日、２回目については平成 30 年
２月議会の議案説明会の日に行うこととした。
２

その他
次回の会議は 12 月１日（金）本会議終了後に開催することとなった。

18

（第7回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年 12 月 1 日（金）場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

午後１時 30 分 開会

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

酒 井

信 孝

平

川 和 美

堺

英 明

員

事 務 局

徹

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について
・「会議システム フォルダー構成表（案）」をもとに、タブレット端末の操作体験を行いながら、フォルダー階層等について協議を行った結果、次回の会議で修正後の「会議システム フォルダー構成表（案）」を確認することとした。
また、文書共有システムに保存する各種審議資料については、タブレット端末導入後のものを保存していくこととし、導入前の資料は保存しないこととした。（ただし、予算書及び決算書については、過去３年間分を保存する。）
また、各種行政計画についても、タブレット端末導入後に議員へ資料提供されるものから、文書共有システムに保存することとした。
また、陳情・請願のデータ名については、議会運営委員会における決定前であっても、先例等により付託予定先の委員会名を記載し、当該委員会のフォルダーに登録することとした。
・タブレット端末にインストールを希望する無料アプリケーションについて協議を行った結果、タブレット端末の貸与時に予め導入するアプリケーションについては、「ふ
じさわ街歩きナビ、藤沢市ごみ分別アプリ、Google マップ、駅すぱあと 乗り換え案
内、Yahoo!天気、Yahoo! JAPAN」とする。また、計算機アプリについても、どれか１つを予め導入する。
また、上記以外の地図ナビゲーションアプリ、乗換アプリ、天気アプリ、ニュース
アプリと、ＳＮＳの５アプリ（Instagram，Twitter，Facebook，Messenger，LINE）については、申請せずに各自にてインストールを認める取扱いとすることとした。
そのため、その他の無料アプリケーションについては、全議員へアンケートを行い、各議員の希望を確認することとした。
・次回の会議において、タブレット端末・文書共有システムの詳細な運用方法について確認を行い、検討会に申し送ることとした。
２ その他
次回の会議は 12 月 13 日（水）議会運営委員会終了後に開催することとなった。

19

（第8回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 29 年 12 月 13 日（水） 午前 10 時 15 分 開会

場

所

新館７階第１会議室

出

席 者

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

酒 井

信 孝

平

川 和 美

堺

英 明

員

事 務 局

徹

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項について
・タブレット端末・文書共有システムの詳細な運用方法について確認し、議会改革検討会に申し送ることを確認した。
・タブレット端末にインストールを希望する無料アプリケーションについて、全議員にアンケートを行った結果をもとに協議を行い、「初期設定におけるインストールを行うアプリ」、「申請せずにインストールを行えるアプリのカテゴリー」、「申請せずにインストールを行えるアプリ」について確認し、議会改革検討会に申し送ることを確認
した。
２ その他
次回の会議は必要に応じて開催することとなった。

20

資料１番
（第9回）第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 30 年１月 19 日（金）場

所

第２議会委員会室

出

席 者

午後１時 30 分 開会

部 会 長

大 矢

副部会長

友 田 宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

酒 井

信 孝

平

川 和 美

堺

英 明

員

事 務 局

徹

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）藤沢市個人情報保護制度運営審議会からの答申について・議案書等における非公開情報を、黒塗りしない状態で文書共有システムのクラウドへ保存するため、コンピュータ処理について諮問を行った結果を報告し、確認をした。
・答申を踏まえ、議案書等における非公開情報は、黒塗りした状態でクラウドへ保存
し、記載した文書は紙で配付することを確認した。
・個人のタブレット端末等の使用について、議長の許可を得るうえで必要なセキュリ
ティ基準等については、今後検討を行っていくことを確認した。
（２）文書共有システム及びタブレット端末利用の手引き（案）について
・文書共有システム及びタブレット端末の運用にかかる、これまでのＩＣＴ検討部会
での協議結果をまとめた利用の手引きとして、「文書共有システム及びタブレット端末
利用の手引き（案）』を操作説明会で配付することを確認した。
（３）タブレット端末及び文書共有システム操作説明会について
・１月２４日（水）に開催する操作説明会の内容及び進行について確認した。
・上記説明会において、「タブレット端末注意事項」及び「藤沢市議会 ＩＣＴ機器等に係る管理基準」をもとに、タブレット端末及び議会 Wi-Fi に関する注意事項等として、説明を行う内容について確認した。
２

その他
次回の会議は必要に応じて開催することとなった。

21

藤沢市議会タブレット端末及び文書共有システム操作説明会
日時 平成３０年１月２４日（水）午後１時３０分
場所 議会議場
進行 議会改革検討会 ICT 検討部会
部会長
大矢 徹
１

開

会

２ 開会あいさつ
藤沢市議会議長

松下 賢一郎３ タブレット端末及び文書共有システム操作説明
富士ソフト株式会社
４ タブレット端末及び議会 Wi-Fi に関する注意事項（休憩）

５ 情報セキュリティ研修
総務部参事兼 IT 推進課長

大高 利夫

６ 閉会あいさつ
藤沢市議会副議長

浜元 輝喜※次第書及び添付資料により本報告書における議事概要とする。（第10回・第11回）（第10回・第11回）✳次第書及び添付資料により本報告書における議事概要とする。
2222

藤沢市議会タブレット端末及び文書共有システム操作説明会
（第二回）
日時
場所
進行

１ 開

平成３０年２月８日（木）午後１時３０分
議会議場
議会改革検討会 ICT 検討部会
部会長
大矢 徹

会

２ タブレット端末操作説明（１）アップルペンシルの使用方法について（２）テザリングについて（３）自動ロックについて（４）Wi-Fi がつながりにくい際の対応方法について
３ 文書共有システム操作説明（１）会議での運用について（２）マネージャーサイトについて
４ 閉

会

23

資料１番
(第12回) 第3次 ＩＣＴ検討部会議事概要

日時

平成 30 年 2 月 23 日（金） 午後２時 00 分

場

所

第２議会委員会室

出 席 者

開会

部 会 長

大 矢

徹

副部会長

友 田

宗 也

委

山 内

幹 郎

山

口 政 哉

酒 井

信 孝

平

川 和 美

堺

英 明

員

事 務 局

土居議会事務局長、室伏議会事務局参事、山口総務課課長補佐、田口議事課長、浅上議事課課長補佐、高橋議事課課長補
佐、榮議事課上級主査、羽鳥議事課書記、和田議事課書記

内容

１ ＩＣＴを活用した議会運営について（１）スマートフォン等における文書共有システムの使用について
・スマートフォンで文書共有システムを利用できるようにするため、「文書共有シ
ステム及びタブレット型端末機運用基準」を改正することとした。また、文書共有
システムアプリを使用する場合は、「様式３号

情報機器使用申請書及び承諾書」には、各端末のデバイスＩＤ又はＭＡＣアドレスを記載する欄を設け、記載することとした。
・ 会議においては、現状と同様に電源を切ったうえで持ち込むことができることとした。
・議会事務局により会派控室に設置されたパーソナルコンピュータについては、申請せずに文書共有システムの使用が可能であることを改めて確認した。

（２）新たなソフトウェアのインストールについて
・『端末機の使用及び設定に関する（申請・報告）書』にて、新たなソフトウェアのイ
ンストール希望があったため、その対応について協議した。
・協議の結果、①「今後、申請があったソフトウェアについては、その都度ＩＣＴ検討部
会を開催せず、議長による許可を行う」、②「ソフトウェアの使用については、個々の議員の責任のもとに行う」、③「議長により許可されたソフトウェアについては、文書共有シス
テムに保存されている「貸与されたタブレット端末におけるアプリケーションについて」
における「申請の上許可されたアプリ」の欄に追加していく。
」の３項目について決定した。

２ その他（１）文書共有システムに関する連絡事項について
・今後、文書共有システムに関する事務局からの事務連絡や障害・メンテナンス情報等のお知らせについては、システムログイン後のホーム画面左上にある「お知らせボタン」をタップし、表示される「お知らせ欄」にて随時内容の確認を行うこととした。

（２）次回の会議は必要に応じて開催することとなった。

24

第Ⅲ章 ICT議会実施自治体の調査

2591.導入自治体議会の視察
平成28年12月から議会及び市長部局によるタブレット端末及び文書共有システムを導入した議会運営を始めている鎌倉市議会に視察を行い、視察報告書の作成と議会改革検討会への報告を行った。なお、視察費用は政務活動費にて対応した。
報告書は次項以降に添付のとおりである。

26
7

ＩＣＴ検討部会 鎌倉市議会視察報告書（案）

この度、神奈川県鎌倉市を視察した概要について別紙のとおりご報告いたします。
資料その他については、議会事務局に保管してありますので、ご高覧ください。

平成２９年８月２５日

ＩＣＴ 検 討 部 会

藤沢市議会改革検討会 座長

柳田 秀憲 様

27

部 会 長

大矢

徹

副部会長

友田

宗也

委

員

山口

政哉

委

員

平川

和美

委

員

堺

英明

委

員

山内

幹郎

委

員

酒井

信孝

鎌倉市行政視察報告書◾ 視察日時：平成29年7月24日（月）10：00～11：45◾ 視察事項：「ICTを活用した議会運営について」◾ 視 察 者 ：大矢 徹（部会長）、友田 宗也（副部会長）、山口 政哉 、平川 和美、堺 英明、
山内 幹郎、酒井 信孝◾ 随行職員：土居 事務局長、浅上 課長補佐、榮 上級主査、羽鳥 主任◾ 受け入れ担当：山田 直人 鎌倉市議会議長、栗原絵里子 鎌倉市議会議員、
菊地 淳 鎌倉市議会事務局議事調査担当主事◾ 視察の目的
鎌倉市議会では平成28年12月定例会より議会運営においてタブレット端末及び会議システムの導入が行われている。また、タブレット端末及び会議システムの導入後の平成29年4月23日には鎌倉市議会議員選挙を迎え、新たな議員も当選している。
このことから、議会運営におけるタブレット端末及び会議システム導入後の効果について、鎌倉市議との意見交換や、改選後の新人議員に対するタブレット端末及び会議システムの研修対応について視察することを目的とした。
なお、視察当日は、山田直人鎌倉市議会議長より歓迎のご挨拶を賜った。
視察事項の説明については、鎌倉市議会事務局議事調査担当である菊地 淳 主事より受け、質疑応
答においては、山田直人鎌倉市議会議長、栗原絵里子鎌倉市議会議員、菊地淳鎌倉市議会事務局
議事調査担当主事により応答をいただいた。
以降、視察事項の概要及び、主な質疑応答を記載する。
◾ 視察の概要⑴会議システム導入経緯
鎌倉市議会における会議システムの導入までの経過を時系列で記載する。
鎌倉市議会では会議システム導入の検討が開始されてから約２年の期間に、実際の常任委員会での使用体験、模擬本会議、模擬委員会、議員研修、職員研修など、様々な形での使用体験を行った後に正式導入されている。
平成２６年１１月

議会運営委員会で協議を開始、専門部会設置。

平成２６年１２月

議会運営委員会において専門部会の提案内容を確認。

平成２７年１月２１～２８日

議員向け勉強会をA社B社により全４回実施。

平成２７年２月１２日

議会運営委員会において常任委員会で使用体験の実施等を確認。

平成２７年２月２０日

A社B社の同席の元で、職員向け研修を実施。

平成２７年２月２３～２６日

A社B社のシステムを使用して、４常任委員会で使用体験を実施。

28

一方、課題として、会議システムのmoreNOTEでは、資料の２面表示が出来ないため、複数の資料比較に課題があるほか、鎌倉市議会ではWi-Fi環境が整備されていないことから議会事務局で新たにルーターを設置することで、OSアップデート等の対応をする必要があった。
また、データの保存期間とクラウドサーバー容量については、手書きメモ保存をした資料はデー
タ容量が増加するため、今後、手書きメモデータが増加した際に、将来的にクラウドサーバー容量20GBで対応ができるかが不安材料としてあげられたが、現在の使用量を勘案したところでは、問題ないとのことであった。
なお、クラウドサーバーについての市側の対応は、議会の会議に参加する際は、市議会で契約したクラウドサーバーで会議に参加し、政策会議等については、市側が契約したクラウドサーバーを使用、クラウドサーバーにアップロードされるデータ資料等は、全てKSC（神奈川情報セキュリ
ティクラウド）を通してアップロードされているため、運用面におけるセキュリティの堅牢性は維持されており、クラウドサーバーを使用することには問題がない認識である。
しかし、KSCを通すことのデメリットとして、アップロードをするデータの承認時間が必要であり、急な会議資料の差し替え等の対応は時間を要することが挙げられた。

⑷事前質問に対する回答（抜粋）
視察前に鎌倉市議会にお送りした質問事項について、以下のご回答をいただいたので記載する。
■改選後の新たな議員に対する文書共有システム及びタブレット端末操作等の引き継ぎについて。
①新人議員にはどのような研修を行ったのか。
A．新人議員には改選後に新人議員研修の一環で行った。事務局から新人議員に対して端末の使い方、システムの使い方の説明をした。
②新人議員に混乱は見受けられたか。
A. 新人議員に混乱はなかった。導入時の現職議員のほうが混乱があったと思われる。
■文書共有システム及びタブレット端末導入について。
③市長部局の使用範囲について。
A.市長部局は課長以上、1人1台導入（約150台）しており、議会対応には議会側のクラウドサーバーを使い会議に参加をしている。市長部局の使用範囲については、政策会議や部内会
議で使用し、この際のサーバーは市側のクラウドサーバーを利用している。
なお、市側のクラウドサーバーについては、議員等はアクセスできない環境としている。
また、市側のタブレット端末は持ち出し禁止としている。
④市長部局によるクラウド利用のリスクについての議論の有無と経過。
A.特にクラウドの危険性についての議論はなかったが、システム選定ではセキュリティが堅牢なことを条件としている。
⑤導入時に発生又は顕在化した課題の有無について。
A.手書きメモ保存でサーバー容量が増えてしまうことが課題。Apple Pencilを導入しているので、メモ書き資料の保存が多用されることでサーバー使用容量が増加する点がある。

30

なお、稀にアプリが落ちてしまうことがあり、委員会中など議事を止め、一旦整理した後に再開することもあった。
■文書共有システム及びタブレット端末の入札について。
⑥市側と議会側の入札方法について及びその理由について。
A.会議システムを議会事務局がプロポーザルで契約。事業者がタブレットを提案。これを受けて市側も速やかに約150台を導入した。
⑦システム及びタブレット端末の一括入札にした理由について。
A.議会側としては別契約である。タブレット端末システムは2年。執行部側は一括入札。
■運用面について⑧運用における留意すべき課題について
A.傍聴者の対応について、どのようにして資料をスクリーン表示するかが課題としてある。
鎌倉市議会では大型スクリーンはないので、細かい文字などはスクリーンでは見えない点を改善しなければいけない。
⑨タッチペンの使用有無
A.使用している。メモ書き機能にはApple Pencilが必要であるが、キャップ1つなくすと1500円の経費が必要となるため、紛失に注意している。
⑩紙資料の配布等の取り扱いについて
A.議運で資料の電子化を全会一致で決定しているため、ペーパーレスが基本である。ただし、紙資料でほしいという方は一部おられる。
資料の電子化においては、予算決算審査は課題であり、施策の成果報告書、事項別報告書は紙資料で配布している。

以上、報告とする。

31第Ⅳ章 ICTを活用した議会運営における市側の対応

37
12

１.文書共有システムにおける市側の検討状況に対する対応について
当初、第2次ICT検討部会に対する藤沢市IT推進課の説明では、市長部局としては議会クラウドサー
バーに接続することはリスクが高く、隔離されたオンプレミスサーバーによる議会対応を行う旨の説明が行われていた。
第2次ICT検討部会では、こうしたIT推進課による説明を受けて、議会側と市側が別々のサーバー方式により議会運営を行った場合、効率的な議会運営の実現とシステム活用に支障が生じることから、第2次ICT検討部会の申し送り事項として、試行期間中におけるクラウドサーバー使用について要望書を提出することとし、第3次ICT検討部会において、市に対して要望書提出を行うことについて、議会改革検討会の全委員の了承がされ、議長に申し送られた。
その後、平成29年8月、市当局における文書共有システムの検討状況について、「市当局としては、 議会中については議会が想定しているクラウドサーバーに接続することとする。 また、議会
中以外は、市当局で用意するオンプレミスサーバーに接続することとする。」との市の認識が改めて示された。
このことから、議会運営上の懸念事項であった議会と市側との文書共有システム使用におけるサーバー運用方法の違いについての課題が解消されることとなった。
その結果、議会対応としてクラウドサーバーを試行的に使用する旨の要望書を市当局に提出する決定事項については、取りやめることを議会改革検討会に報告し、全委員が了承した。
以下、文書共有システムにおける市側の検討状況の報告内容と対応状況について記載する。

⑴ 議会中におけるサーバーの運用について
・議会中は、市側も議会の導入システムを利用し、新庁舎議場のWi-Fi経由でインターネットを介して、議会運営用のクラウドサーバーに接続する。
・文書共有システムの運用イメージ図方式（✳次項参照）の運用によって、議会資料のアップロー
ド作業を議会と市側がそれぞれのシステムに行うため非効率的であることや、市の理事者と同期機能を共有できないといった課題は解決される。
⑵ 庁内会議用のサーバーの運用について
・市側の庁内会議は、庁内システムのオンプレミスサーバーに接続する。
・庁内システムについては、業者を限定せず、政策会議等の業務に最適なシステムの選定について検討したい。
・タブレット端末、文書共有システムともに、市と議会とで別調達するものとしたい。

38
13

文書共有システムの運用イメージ図
議会中以外
インターネット環境

市オンプレミスサーバ

議会クラウドサーバ

理事者タブレット

議会タブレット

議会中
インターネット環境

市オンプレミスサーバ

議会クラウドサーバ

理事者タブレット

議会タブレット39２.個人情報保護制度運営審議会に対する諮問について
文書共有システムの使用に伴い、資料等の文書共有と保存における個人情報を含む議会資料の取り扱いについて、藤沢市個人情報保護制度運営審議会に諮問を行った。
第3次ICT検討部会では、官公庁や銀行などで導入されている文書共有システムの堅牢なセキュリ
ティとファイル暗号化や閲覧制限等の機能により、これまでの紙資料における個人情報を含む議会資料の取り扱いと同様の適用を諮問した。
しかし、個人情報保護制度運営審議会においては、文書共有システムにおける個人情報該当部分については、黒塗り処理のうえ運用しなければならない旨の判断が答申で示された。
このことから、議会におけるシステムでの運用においては、これに準ずる個人情報の取り扱いとなることを確認した。
この内容については、議会改革検討会及び議会運営委員会に報告し全委員が了承した。

次項に「個人情報取扱審議諮問書」及び「個人情報保護制度運営審議会答申」を添付する。

409

第２５号様式（第３０条関係）
個 人 情 報 取 扱 審 議 諮 問 書
２０１７年１１月２７日

藤沢市個人情報保護制度運営審議会会長

藤沢市議会議長

松下

賢一郎

印

藤沢市個人情報の保護に関する条例の規定により次に掲げる事項についての意見を求めます。

事 務 の 名 称

・議会本会議の運営
・常任委員会，議会運営委員会，特別委員会の運営及びその他
諸会議
・請願及び陳情の処理

諮 問

事

項

上記事務に係る条例第１８条コンピュータ処理について

諮 問

理

由

別紙「諮問理由書」のとおり

所

管

課

議会事務局 議事課 議事担当
電話番号 ０４６６－２５－１１１１

41

内線５６２２

諮問理由書１ 諮問に至った経過について
藤沢市議会において、ＩＣＴ技術の活用により、資料等のペーパーレス化を図るとともに、情報伝達の迅�化、議会関連の情報の共有化、文書管理の効率化及び議会運営の円滑化を図ることを目的に、インターネットを介してアプリケーシ
ョンと連動したクラウド型サーバへのアクセスにより、資料等の情報共有を行うことができる文書共有システム（以下、「システム」という）を導入し、平成３０年１月より稼動する予定である。
以上の運用を行うことから、藤沢市個人情報の保護に関する条例第１８条のコンピュータ処理を行うことについて、藤沢市個人情報保護制度運営審議会に意見を求めるものである。
２ コンピュータ処理について（１） コンピュータ処理をする個人情報の項目
議案書等の議会資料及び請願書・陳情書における氏名、住所、電話番号、団体等の役職（２） 処理内容
市議会事務局において、議案書等の議会関係資料のデータをシステムのク
ラウドサーバに登録する。（別紙１「処理イメージ」参照）（３） 安全対策
ア 藤沢市議会での安全対策について（ア） データの利用
登録データの利用者は、市議会議員、市議会事務局、市長部局及び行政委員会等とする。なお、市議会議員・市議会事務局において使用するタブレット端末（※）及び市議会において許可された端末にのみ、システムアプリをインストールし、利用するものとする。
※タブレット端末は、別紙２「藤沢市議会タブレット端末通信回線提供業務仕様書」に基づき提供されるもの。
また、利用者は、別紙３「藤沢市議会文書共有システム及びタブレ
ット型端末機運用基準」及び別紙４「藤沢市議会における端末機の使用範囲について」を遵守するとともに、システム利用にあたり、市議会事務局で実施するセキュリティ研修を受講することとする。
（イ） データの保管
市長部局（行政総務課）から市議会事務局宛に送付される議案書等のＰＤＦファイル、及び、請願者や陳情者から提出される請願書及び陳情書をスキャンしたＰＤＦファイルについて、IT 推進課が管理するネットワークドライブにパスワードを設定し、保管する。業務42

終了後は�やかにネットワークドライブから削除する。
（ウ）

非公開情報部分を含むデータへの権限設定「議会の同意等を必要とする人事議案等の対象者の住所」、「一般市民を対象とする損害賠償額の決定等の議案等対象者の住所・氏名」
等の非公開情報部分が含まれるデータについては、管理者権限によりタブレット端末への保存、データの印刷ができない設定を行う。
（エ） データのシステム登録システムのクラウドサーバへの登録作業について管理責任者を定め、管理画面へアクセスできる者を規定するとともに、パスワードについては定期的に変更する。
（オ） タブレット端末におけるセキュリティ対策
・タブレット端末へのログインはＩＤ・パスワードにより行い、パ
スワードは個人管理とし、定期的に変更する。
・システムアプリのインストール先は、端末認証により指定された端末のみとする。
・モバイルデバイスマネジメント（以下「ＭＤＭ」という。
）サー
ビスを導入し、インストールされているアプリケーション情報の確認や、リモートロック・リモートワイプを実施できる状態とする。
イ

藤沢市議会がシステム事業者に求める安全対策について（別紙５「サービス利用申込書」，別紙６「藤沢市議会文書共有システム仕様書」、別紙７「データの保護及び秘密の保持等に関する仕様書」
及び別紙８「ウェブアプリケーションのセキュリティ対策に関する仕様書」参照）（ア） 個人情報の保護に関する条例等の遵守
個人情報の取扱いについて、「藤沢市個人情報の保護に関する条例」
及び「データの保護及び秘密の保持等に関する仕様書」を遵守するとともに本業務の履行にかかる情報セキュリティ対策が充分とられていること。また、情報セキュリティ対策について外部機関の認証を取得していること。
（イ） データの管理
・クラウド環境について、データセンターを国内に設置し、安定稼動のための設備対策（空調、電源、定期メンテナンス等）を行うこと。また、自然災害や火災等でデータが滅失しないように対策をすること。
・システムサーバと端末間の通信は、「ＳＳＬ／ＴＳＬ（暗号化通信）」により行うこと。
・端末機本体に暗号化された状態で資料をダウンロードすることができ、アプリケーションを通じてのみ復号することができること。
・管理者の権限により遠隔で資料の削除及び差し替えが可能なこと。

43

・閲覧者、閲覧日時、閲覧場所などのログ情報が出力可能なこと。
（ウ） ユーザの管理・システム利用者ごとにユーザＩＤ及びパスワードを設定できること。
・管理者権限を設定できること。
・ユーザ及びグループごとに資料の登録・編集・参照等の権限設定ができること。
・管理者以外のユーザがシステムにログインする際には、端末機の個体認証を行い、許可された端末以外でのログインを禁止する機能があること。
（エ） データの登録・閲覧
・インターネットを介してデータをクラウドサーバにアップロード
することが可能であり、階層構�で保存、管理が可能なこと。
・登録文書ごとに公開期間を分単位で設定できること。
・公開期間が過ぎた文書は端末のアプリケーション上にダウンロー
ドされていても自動的に削除する機能を備えること。
・資料の閲覧制限を１ＩＤごと及びグループごとに設定できること。
（オ） サポート体制
・問い合わせに対応する窓口を一本化し、迅�に対応すること。
・障害発生時の迅�な対応が行えるように、サポート体制を確立すること。あわせて、原因究明と再発防止策等について報告すること。
（カ） その他
仕様書に定めのない事項や業務の実施にあたり疑義が生じた場合
は、市議会事務局と協議の上、決定するものとする。
３ 実施時期
平成３０年１月１０日からシステム稼動開始
４ 参考資料（１） 処理イメージ（２） 藤沢市議会タブレット端末通信回線提供業務仕様書（３） 藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準（４） 藤沢市議会における端末機の使用範囲について（５） サービス利用申込書（６） 藤沢市議会文書共有システム仕様書（７） データの保護及び秘密の保持等に関する仕様書（８） ウェブアプリケーションのセキュリティ対策に関する仕様書（９） 個人情報取扱事務登録簿
以

44

上

処理イメージ

文書共有
システム
サーバ

ファイル

データセンター（クラウド）（PDF等）
個人情報
ファイル
（PDF）

登録ユーザのみ
システムへログインし、
ダウンロードが可能

アップロードの際、ファイルのふるまい検地

KSC（神奈川セキュリティ
クラウド）

タブレット端末
等認証端末（議員・議会事務局
・市長部局等）

システム管理者権限にてファイルの権限設定を行い、アップロード登録ユーザのみ
システムへログインし、
アップロードが可能

庁内（情報系ネットワーク）

紙ベースでの提出事務局で原本をスキャン

職員情報ポータルシステム端末

文書共有システムアプリ

議会事務局議事課

＊

個人情報
ファイル
（PDF）

個人情報
ファイル
（PDF）

ファイル
（PDF等）

請願者・陳情者

個人情報ファイルのうち、非公開情報を含むファイルは、印刷や端末保存は不可

MDM（モバイルデバイスマネジメント）

庁内環境にてメール送付

ファイル（PDF等）

行政総務課（議案書等作成）

ネットワークドライブにおいて、パスワード付きで保管システムへのアップロード後は削除

にて、端末のセキュリティ管理

45

46

47

48

49

50

第Ⅴ章

51

業者選定等

１.タブレット端末・文書共有システムの導入スケジュール及び業者選定の在り方の検証
第2次ICT検討部会報告書において「導入に向けたスケジュールを早期に検討し、具体的な時期について協議を行っていただくこと」並びに「他市の業者選定方法の検証を行い、タブレット端末の見積もり合わせの不調及び文書共有システムの公募型プロポーザルの中止といったことが再び起こることの無いよう、入札方法及び業者選定の在り方について協議を行っていただくこと。」
が申し送られている。
このことから、導入に向けたスケジュールを作成し、業者選定方法についてタブレット端末と文書共有システムの一括プロポーザルと別調達の比較検討を行った。
その結果、導入に向けた日程は新庁舎の供用開始後の平成30年2月定例会とし、2月定例会に向けた導入スケジュールで選定を行うことが確認された。
また、価格の競争性及び選定手法の妥当性並びに導入期日までの調達期間の優位性を考慮し、タ
ブレット端末と文書共有システムを別調達とすることで確認した。
なお、すでに議会改革検討会への報告に前述のとおり、これら事項については、平成29年7月10日開催の議会改革検討会において承認されている。

次項に導入スケジュール及び業者選定方法の比較検討資料を参考として添付する。

52
10

タブレット端末・文書共有システムの導入スケジュール及び業者選定の在り方について（案）１．スケジュールについて（１）端末・システム別調達の場合
７月、８月

９月

10月

11月

12月

１月

★
タブレット端末
の調達

★

業者確定

仕様書修正

２月

調達及び初期設定期間

２月定例会
試行運用

端末導入

見積もり合わせ★
文書共有システム
プロポーザル仕様書修正

プロポーザル期間

53（２）端末・システム一括プロポーザルの場合
７月、８月
９月

10月

11月

操作説明会・模擬会議

業者確定

初期設定期間12月

1月★
端末・システム
一括プロポーザル

仕様書修正

プロポーザル期間

２月

★

業者確定

調達及び初期設定期間

端末導入

２月定例会試行運用
操作説明会・模擬会議

２．業者選定方法について
価格の競争性 選定手法の妥当性 端末調達期間
端末・システム
別調達

○

○

約３か月半

端末・システム
一括プロポーザル

△（※1）

△（※２）

約３か月

仕様書確定時期
端末＝８月末システム＝10月初頭
端末・システム＝８月末※１…価格以外の点数による比較が行われるため、端末の価格の競争性が生まれにくい可能性がある。
※２…競争性が生まれにくい可能性があるため、機種の選定から提案を受ける場合や保守等で特別な提案が期待できる場合に一括プロポーザルが行われる。

２.タブレット端末の機種選定について
第2次ICT検討部会報告書において「タブレット端末の導入について、OSはiOSとし、機種はiPad
Proの導入が基本となるが、新機種についても検証及び比較等を行っていただくこと。あわせて、Apple Pencil及びタブレットカバーの導入についても検討を行っていただくこと。」と申し送りがされている。
このことから、新機種としてiPad Proの新モデル（2017年6月発売）のiPad Proを対象とした新旧モデルの比較検討を行った。
その結果、販売予定額及びCPUスペックにおいて新モデルに優位性があることから、iPad Pro12.9インチ（CPU A10X）を仕様書における導入機種とすることを確認した。
また、議会事務局用の６台の機種及び調達方法は、端末の導入がWi-Fi環境の整う新庁舎での使用が見込まれることから、iPad（第５世代）９.7インチ Wi-Fiモデル を購入により導入することについて議会事務局より報告があり、全委員が確認。
タブレット端末のカバーについては、タブレット端末の仕様書に含め、 Apple Pencilについては、メモ機能を使用する際、手書きと変わらない使用感が必要となると判断し、市に対しApplePencilの導入に向けた予算要求をしていくことを確認した。
なお、すでに議会改革検討会への報告事項に前述のとおり、これら事項については、平成29年7月10日開催の議会改革検討会において承認されている。

次項において、タブレット端末の機種選定についての「新旧モデル比較資料」及び「藤沢市議会タ
ブレット端末通信回線提供業務仕様書」を添付する。

5411

藤沢市議会

タブレット端末通信回線提供業務仕様書

１ 概要
本件は、藤沢市議会においてタブレット端末を使用することにより、議案書や委員会報告案件資料等のペーパーレス化を図るとともに、情報伝達の迅速化、議会関連の情報の共有化、文書管理の効率化及び議会運営の円滑化を図るものである。本仕様書はタブレット端末の使用に際して必要な通信回線等の内容等を示すものである。本仕様書に記載していない事項であっても、機器構成上の必要な機能を備えたうえで、以下の仕様を満たす最適な構成で提供すること。
２ 使用期間2018 年(平成 30 年)1 月 10 日から 2020 年(平成 32 年）1 月 9 日まで（25 カ月）

３ 導入機器等について
本仕様における機器等は、以下の表のとおりとする。
なお、提供者は一般市場における製品のうち未使用の機器等をレンタルにより提供するものとする。
項番

項目

概要

1

商品名

2

CPU

A10X Fusion チップ組み込み型 M10 コプロセッサ

3

台数

38 台

4

容量

64GB

5

モデル

Wi-Fi

6

カラー

シルバー

iPadPRO 12.9inch+ Cellular モデル

692 グラム

機器本体にはケースを装着した状態で納入すること。
7

ケース

両面を保護し、スタンド機能を備えたものとする。背面はカメラの使用が使用できるよう規格されたものとする。
色は無地の黒またはグレー系統のもので統一すること。
通常付属する充電機器を備えたものとすること。

8

その他
Lightning-USB ケーブル（1m）を同封すること。

４ 通信について（1）ＮＴＴドコモ、ＫＤＤＩ（au）、ソフトバンクいずれかの通信事業者を選択すること。通信方式は,4G LTE が利用可能であること。

56

（2）データ通信サービスは定額プランとし、毎月のデータ通信量が１台7GBを超えるまでは速度制限無しで提供するものを選択すること。
（3）回線ごとの月々のデータ通信量を把握できること。
５ ＭＤＭサービスについて
タブレット端末の管理及びセキュリティ対策を目的として、モバイルデバイ
スマネジメントサービス（以下「ＭＤＭ」という）環境を提供すること。
なお、提供するＭＤＭは最低限、管理下の端末に対する以下の機能を有するものとする。
（1）インストールされているアプリケーション情報を確認できること。
（2）リモートロック・リモートワイプができること。
（3）アプリケーション配信ができること。
（4）無線ＬＡＮ環境設定ができること。
６ 搬入・設定・設置（1）搬入は、担当職員の指示に従って行うこと。
（2）正常に動作可能であることを確認した上で納入すること。
（3）各機器に付属する保証書及び取扱説明書等がある場合は、整理して納品すること。
（4）提供者の行う初期設定については、アクティベーション設定、AppleID
設定、ＭＤＭアプリのインストールとする。その他の設定の必要が生じた際は、使用者と提供者で協議を行い決定する。なお、AppleID の取得は使用者が行うものとする。また、ＭＤＭサービスの初期設定については、使用者が行うものとするが、その際、提供者は費用のかからない範囲で使用者をサポートすること。
７ 端末等の保守について
端末等の保守については、以下の要件を満たすこと。
(1)本件における問い合わせに対する担当部門及び担当者を明確にし、安定した運用が確保されるよう体制作りを行うこと。
(2) 提供者は故障対応、回線停止代行、操作方法等の問い合わせが可能なヘルプデスクを設けること。なお、ヘルプデスクの対応は土休日問わず 365
日（9 時～20 時）対応とする。ただし、故障対応、回線停止代行については、24 時間対応すること。
(3) タブレット端末について、その端末自体に起因する毀損が生じたときは、回数を問わず無償で機器の修理又は交換を行うこと。使用者の故意

57

又は重過失によらない故障、盗難、紛失、水漏れ、全損等が発生した場合には各端末につき、１年間に最低 1 回は無償で機器の交換を行うこと。
(4) 故障発生時は、代替機を先行して指定先に届けること。
８ 支払方法提供者は月ごとに末締めで料金を算出し、翌月に請求書により使用者に請求すること。
その際、契約初月及び最終月の金額が、日割り計算等により他の月の金額よりも低くなる場合はその金額で算出すること。
９ 納品場所
藤沢市議会事務局（藤沢市朝日町１番地の１）
10 その他
本仕様書に定めのない事項、又は本業務の実施にあたり疑義が生じた場合は、市議会事務局と協議の上、決定するものとする。
以上

58

藤沢市議会文書共有システム仕様書

機能要件確認表

以下の一覧表に貴社システムの適合状況についてご記載くださいますようお願いいたします。
なお、基準日については２０１７年（平成２９年）８月２５日時点とし、記載の機能がカスタマイズ対応となる場合については対応不可としてください。
貴社システム名（

moreNOTE）

貴社システムにおける適合状況（いずれかに「○」を付けてください。）

仕様内容

対応可
基本要件

1

(1) iOS、Android、Windowsの３ＯＳに対応できること。

○

必要に応じて１ＩＤごとに追加でき、ユーザーＩＤを７０ＩＤ以上登(2)録することができること。

○(3) 管理者権限を設定できること。

○(4) 利用者ごとにユーザーＩＤ及びパスワードを設定できること。

○(5) ユーザーを任意のグループに設定して管理できること。

○

(6)
2

ユーザー及びグループごとに資料の登録・編集・参照等の権限設定ができること。

○

クラウド環境について―(1) 文書を保存するサーバのファイル容量は10ＧＢ確保できること。

○(2) 必要に応じてファイル容量を１ＧＢごとに追加できること。

○

データセンターは国内に設置され，ISO / IEC 27001認証を取得して
いること。

○

データセンターは自然災害や火災等でデータが滅失しないよう対策さ(4) れ，安定稼動のための設備対策（空調，電源，定期メンテナンス等）
がされていること。

○(5) 24時間365日利用可能であること。（メンテナンス等の停止は除く）○(3)

セキュリティ

―システムへのログイン時には、ＩＤとパスワードの入力が必要なこと。

○

管理者以外のユーザーがシステムにログインする際には、端末機の個(2) 体認証を行い、許可された端末以外でのログインを禁止する機能があること。

○(3) サーバと端末間の通信経路は、暗号化通信をしていること。

○

3
(1)

端末機本体に暗号化された状態で資料をダウンロードすることができ，アプリケーションを通じてのみ復号することができること。

○

端末機の会議システムアプリケーション上にダウンロード済みの資料(5)を管理者の権限により遠隔から削除及び差し替えが可能なこと。

○(6) 閲覧者、閲覧日時、閲覧場所などのログ情報が出力可能なこと。

○

(4)

4
(1)

5

―

文書登録

―

文書をインターネットを介してクラウドサーバにアップロードでき、
階層構�で保存、管理が可能なこと。

○(2) 階層構�は３階層以上作成できること。

○(3) 登録文書ごとに公開期間を分単位で設定できること。

○(4)

公開期間が過ぎた文書は端末のアプリケーション上にダウンロードされていても自動的に削除する機能を備えること。

○(5)

資料アップロード時にMicrosoft
換する機能があること。

○

Office文書をPDF等の画像形式に変―文書閲覧(1) PDF等文書及びMicrosoft○

Office文書の資料が閲覧できること。

61

対応不可 備考
―

―

―

―

―

―

―

―

最大5階層の作成が可能――

貴社システムにおける適合状況（いずれかに「○」を付けてください。）

仕様内容

対応可

対応不可 備考(2) 動画や写真についても閲覧が可能なこと。

○(3) しおりや付箋機能等により、資料のブックマークが可能なこと。

○(4) 閲覧履歴から資料を表示できること。

○

iOS版/Android版対応(5) 特定の文言から資料を検索する機能があること。

○

iOS版対応(6) 資料の見開き表示が可能なこと。

○

iOS版/Windowsストア版対応(7)

閲覧時は資料に手書きメモ及びテキスト形式のメモが可能で、メモを別ファイルとして保存可能なこと。

○(8)

資料を指でなぞるとページがめくられ、ページを自由に移動できるこ
と。

○

(9)

高�かつスムーズに任意のページに移動できるスライダー機能を有すること。

○(10) 資料の閲覧制限を１ＩＤごと及びグループごとに設定できること。

○
―

会議機能

6

(1) 年間に300以上の会議が作成できること。

○(2) 参加可能な端末数及びユーザー数がそれぞれ100以上であること。

○(3) 同時アクセス数は100以上とすること。

○(4) 会議ごとに資料の整理が可能なこと。

○

参加者の画面を同期する機能を有すること。
(5)(※発表者の画面表示及び画面遷移が参加者に共有される機能）○(6)

複数の会議を同時に設定でき、その際の資料の同期は会議ごとに制御されること。

○(8) 会議参加者に会議開催を通知する機能を有すること。

○

運用等

―

(1)

利用者マニュアル及び管理者マニュアルをＰＤＦ形式によりＣＤ-Ｒ
で提供すること。

○(2)

バージョンアップ等で操作方法が変わる際は、最新版のマニュアルを提供すること。

○

利用者向けにシステムログインから操作フローの各場面における各種(3) 機能の操作方法、文書の登録方法、システムログオフまでを対象として研修を実施すること。

○

管理者向けに障害発生時の対処方法、会議情報等管理、ユーザーの管理等の研修を実施すること。

○

(4)

○

(5) サポート体制を確保し、障害発生時は迅�な支援ができること。
(6)障害が発生した際は、原因究明と再発防止策等について報告すること。

○○(7) 問い合わせに対応する窓口を一本化し、迅�に対応すること。
合計

62

―

―

―

―

○

(7) カレンダー機能があり、カレンダーより会議を選択できること。

7

iOS版/Android版対応

藤沢市議会

文書共有システム仕様書

１ 導入の経緯及び目的
藤沢市議会において、ＩＣＴ技術の活用により、資料等のペーパーレス化を図るとともに、情報伝達の迅�化、議会関連の情報の共有化、文書管理の効率化及び議会運営の円滑化を図ることを目的に、インターネットを介してアプリ
ケーションと連動したクラウド型サーバへのアクセスにより、資料等の情報共有を行うことができるシステム（以下「システム」という。）を導入する。
２ 契約期間2018 年 1 月 10 日から 2018 年 3 月 31 日まで。
３ 資格要件
他の市議会において導入実績があるシステムであること。
４ システム基本要件（1）ＯＳ対応について
iOS、Android、Windows の３ＯＳに対応できること。
（2）ユーザー登録について・ユーザー１人につき１ＩＤとしてＩＤ数は 42 とする。
・必要に応じて１ＩＤごとに追加でき、70ＩＤ以上登録することができること。１ＩＤごとの利用想定台数は３台以上とする。
・管理者権限を設定できること。
・利用者ごとにユーザーＩＤ及びパスワードを設定できること。
・ユーザーを任意のグループに設定して管理できること。
・ユーザー及びグループごとに資料の登録・編集・参照等の権限設定ができること。
（3）クラウド環境について・文書を保存するサーバのファイル容量は 10ＧＢ以上とする。
・必要に応じてファイル容量を１ＧＢごとに追加できること。
・データセンターは国内に設置され、ISO / IEC 27001 認証を取得していること。
・データセンターは自然災害や火災等でデータが滅失しないよう対策され、安定稼動のための設備対策（空調、電源、定期メンテナンス等）がされ63

ていること。
・24 時間 365 日利用可能であること。
（メンテナンス等の停止は除く）（4）セキュリティについて
セキュリティについては、不正ログインの禁止、データ通信の傍受・盗み見の禁止、端末紛失時のデータ保護のため以下の要件を求める。
・システムへのログイン時には、ＩＤとパスワードの入力が必要なこと。
・管理者以外のユーザーがシステムにログインする際には、端末機の個体認証を行い、許可された端末以外でのログインを禁止する機能があること。
・サーバと端末間の通信経路は、暗号化通信をしていること。
・端末機本体に暗号化された状態で資料をダウンロードすることができ、
アプリケーションを通じてのみ復号することができること。
・端末機の会議システムアプリケーション上にダウンロード済みの資料を管理者の権限により遠隔から削除及び差し替えが可能なこと。
・閲覧者、閲覧日時、閲覧場所などのログ情報が出力可能なこと。
５ システム機能要件（1）文書登録について・文書をインターネットを介してクラウドサーバにアップロードでき、階層構�で保存、管理が可能なこと。
・階層構�は３階層以上作成できること。
・登録文書ごとに公開期間を分単位で設定できること。
・公開期間が過ぎた文書は端末のアプリケーション上にダウンロードされていても自動的に削除する機能を備えること。
・資料アップロード時に Microsoft Office 文書を PDF 等の画像形式に変換する機能があること。
（2）文書閲覧について・PDF 等文書及び Microsoft Office 文書の資料が閲覧できること。また、動画や写真についても閲覧が可能なこと。
・しおりや付箋機能等により、資料のブックマークが可能なこと。
・閲覧履歴から資料を表示できること。
・特定の文言から資料を検索する機能があること。
・資料の見開き表示が可能なこと。
・閲覧時は資料に手書きメモ及びテキスト形式のメモが可能で、メモを別

64

ファイルとして保存可能なこと。
・資料を指でなぞるとページがめくられ、ページを自由に移動できること。
・高�かつスムーズに任意のページに移動できるスライダー機能を有すること。
・資料の閲覧制限を１ＩＤごと及びグループごとに設定できること。
（3）会議機能について
会議名、開催日時、参加者を指定してアプリケーション上に資料を表示させる、会議機能を有し、以下の用件を求める。
・年間に 300 以上の会議が作成できること。
・同時に３会議以上開催できること・参加可能な端末数及びユーザー数がそれぞれ 100 以上であること。
・同時アクセス数は 100 以上とすること。
・会議ごとに資料の整理が可能なこと。
・参加者の画面を同期する機能を有すること。
・複数の会議を同時に設定でき、その際の資料の同期は会議ごとに制御されること。
・カレンダー機能があり、カレンダーより会議を選択できること。
・会議参加者に会議開催を通知する機能を有すること。
６ 運用に関する要件（1）マニュアルの提供について・利用者マニュアル及び管理者マニュアルをＰＤＦ形式によりＣＤ-Ｒで提供すること。
・バージョンアップ等で操作方法が変わる際は、最新版のマニュアルを提供すること。
（2）システム操作研修について
・利用者向けにシステムログインから操作フローの各場面における各種機
能の操作方法、文書の登録方法、システムログオフまでを対象として研修を実施すること。
・管理者向けに障害発生時の対処方法、会議情報等管理、ユーザーの管理等の研修を実施すること。
（3）サポート体制について・サポート体制を確保し、障害発生時は迅�な支援ができること。また、

65

障害が発生した際は、原因究明と再発防止策等について報告すること。
・問い合わせに対応する窓口を一本化し、迅�に対応すること。
７ その他
本仕様書に定めのない事項、又は本業務の実施にあたり疑義が生じた場合は、市議会事務局と協議の上、決定するものとする。
以上

66

第Ⅵ章

67

導入における検討事項

1.運用基準の変更について「藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準」並びに「様式第3号 情報機器
使用申請書及び承諾書」について、スマートフォンにおける文書共有システムの使用を可能とするための条文と様式３号の修正について協議を行った。
スマートフォンについては、電源を入れての議場への持ち込みは認められていないことから、当初の運用基準の条文においては、情報機器の用語の意義に含めない記載をしていた。
しかし、議場以外においてもスマートフォンでは文書共有システムの使用が出来ない解釈となり、スマートフォンにおいても文書共有システムを活用したいとの議員の意向を受け、スマートフォン
による文書共有システムの取り扱いについて協議をした。
その結果、議場でのスマートフォンの使用についてはこれまで同様に認めないが、議場の外において、政務活動等で市民に資料説明をする際にシステムを使用することなどは意義があるとの結論に至った。
このことから、運用基準の条文並びに様式第3号について修正をし、平成30年２月27日開催の議
会改革検討会に報告の後、議会運営委員会にて全委員が承認した。

次項に修正承認された「藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準」並びに「様式第3号 情報機器使用申請書及び承諾書」を添付する。

68
14

藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準（目的）
第１条 この基準は，藤沢市議会（以下 「議会」という。）及びその他の政務活動における文書共有システム及び端末機の使用に関して，必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この基準において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
（1） 会議 本会議場での会議，議会運営委員会，常任委員会，特別委員会，広報広聴委員会，各派代表者会議，議員全員協議会，議案説明会，各派交渉会，議員研修会等の会議及び議長が認める会議をいう。
（2） 文書共有システム 主に会議資料等のデータを閲覧するために使用するソフトウェア及びサーバを一体化させたシステムのことをいう。
（3） 端末機 文書共有システムを使用するために藤沢市議会議員（以下「議員」という。）及び藤沢市議会事務局職員（以下「事務局職員」という。）並びに会議の長が許可した者（以下これらを「許可者」という。）に貸与されたタブレット型端末機のことをいう。
（4）情報機器 パーソナルコンピュータ，議長から貸与された端末機以外のタブレット型端末機，スマートフォン及び携帯電話端末等をいう。
（5） ソフトウェア 端末機上で稼働するプログラム等をいう。
（6） サーバ 主として端末機の操作によって生じる各種サービス要求を処理するコンピュータをいう。
（7） アカウント ネットワークやコンピュータ等にログインするための権利をいう。
（端末機の使用者）
第３条 端末機を使用することができる者は，使用者とする。
（文書共有システムの使用者）
第４条 文書共有システムは，原則として，アカウントを持つ議員及び事務局職員でなければ使用してはならない。
２ 文書共有システムを使用するときは, 議員又は事務局職員は，パスワードを入力するものとし，パスワードの管理は，適正に行わなければならない。
３ 許可者は, 当該会議に関する公開資料の閲覧に限って，文書共有システムを利用できるものとする。
（端末機の貸与）
第５条 議長は，会議及び政務活動に使用するため，議員に端末機を貸与し，貸与を受ける議員は端末機使用申請書及び承諾書（様式第１号）を議長に提出するものとする。
２ 端末機は，他人に貸与し，又は譲渡してはならない。
３ 端末機の使用権限がなくなったときは，直ちに議長に返却しなければならない。
（端末機の取扱い）第６条 使用者は，端末機を使用する場合，議会の品位を重んじた良識ある使用をし，善良な管理者として適切に管理するものとする。
２ 使用者は，端末機を紛失し，又は破損した場合は�やかに議長に届け出るものとし，その理由が使用者の責めに帰すべきものであるときは，当該使用者においてその損害を弁償しなければ
ならない。

69

３ 使用者は、端末機にパスワードを設定するものとし、パスワードの管理は使用者の責任のもと適正に行い、個人情報の保護に努めること。なお、使用者は、パスワードの不適切な管理、マルウェア感染等により他者に被害又は損害が発生した場合に、その理由が使用者の責めに帰すべきものであるときは、その責任を負うものとする。
（端末機の使用範囲）
第７条 端末機の使用範囲は，藤沢市議会端末機使用範囲の定めるところによる。
（端末機に関する禁止事項）
第８条 端末機の使用に関し，次に掲げる事項については，これを禁止するものとする。ただし，使用者が議長に端末機の使用及び設定に関する（申請・報告）書（様式第２号）により申請の上，許可された場合又は議長による指示があったときは，この限りではない。
（1） 端末機の改�，交換及び周辺機器の追加並びに動作環境の変更（2） 新たなソフトウェアのインストール，既存ソフトウェアの削除及び改版（バージョンアップ）（3） 端末機の性能，機能等を変更する行為
２ 前項第２号の規定において，特段の事由がある場合，使用者は議長に端末機の使用及び設定に関する（申請・報告）書（様式第２号）により事後�やかに報告し，承認を求めることができるものとする。
（会議中の使用における禁止事項）
第９条 会議における端末機の使用に関し，次に掲げる事項については，これを禁止するものとする。ただし，議長又は会議の長が認めたときは，この限りではない。
（1）音声や操作音を発するなど，会議の運営上支障となる行為を行うこと。
（2）当該会議の目的外の用途に使用すること。
（3）審査及び審査中の情報を外部へ発信すること。
（4）電子メールの送信，SNS（ソーシャルネットワーキングサービス）又は掲示板等への投稿を行うこと。
（5）会議の録音，録画又は撮影すること。
（6）他者の迷惑になる行為を行うこと。
（7）そのほか議長が定めたこと。
（違反行為に対する措置）
第 10 条 この基準の使用制限及び禁止事項に違反していることが確認された場合は，議長又は会議の長から注意を行う。なお，注意によって違反が改められないときは，議長又は会議の長
は，端末機の使用を停止させることができる。
（遵守事項）
第 11 条 使用者は，次に掲げる事項について遵守するものとする。
（1） 議員は，この基準に定めるもののほか，藤沢市議会基本条例を遵守した目的で使用し，会議及び政務活動以外の目的で使用しないこと。
（2） 情報の受発信は使用者の責任において行うものとする。
（3） データの正確性を保持し，データ等の紛失，き損等の防止に努めるものとする。
（4） 個人情報の漏えいがあったときは，�やかに事情を把握し，議長に報告し，必要な措置を講じるものとする。
（セキュリティ対策）
第 12 条 使用者は，市の情報及び文書共有システムの保全に関し，積極的に協力し誠実に対処しなければならない。
２ 端末機及び文書共有システムの是正措置を講じる必要がある場合には，使用者は議長が指示す70

る方法により�やかに対処しなければならない。
（各種通知，届出，書類の配布等）
第 13 条 使用者は，文書共有システムにより使用者の間で各種通知，届出及び書類の配布等を行うことができる。ただし，書面によることが必要な場合は書面で通知及び届出し，紙による書類の配布が必要なときは紙の書類を用いた会議ができるものとする。
２ 前項で規定する文書共有システムによる各種通知及び届出並びに会議等は，端末機，通信回線，システム，サーバの不具合等が発生したときは復旧するまでの間，書面により行うものと
する。
（その他）
第 14 条 端末機，文書共有システムの使用等に諸問題が生じた場合は，議会運営委員会で協議するものとする。
（情報機器の取り扱い）
第 15 条 議員は，情報機器を用いて文書共有システムを使用するときは，情報機器使用申請書及び承諾書（様式第３号）を議長に提出し，あらかじめ議長の許可を得たうえで使用できるものとする。
２ 第６条第３項の規定は，前項の規定により情報機器を使用する場合において準用する。
３ 議会事務局により会派控室に設置されたパーソナルコンピュータは，第１項による提出を行う
ことなく，文書共有システムを使用することができる。
（会議中の情報機器の使用）
第 16 条 会議において使用できる情報機器は，パーソナルコンピュータ及びタブレット型端末機とする。
２ 第９条から第 11 条までの規定は，前項の規定によりパーソナルコンピュータ及びタブレット型端末機を使用する場合において準用する。
（委任）
第 17 条 この基準で定めるもののほか，基準の運用に必要な事項又は疑義については，議会運営委
員会で協議し，必要に応じて市と調整するものとする。
附則
この基準は，平成２９年４月１日から施行する。
附則
この基準は，平成３０年３月１日から施行する。

71

様式第3号（第15条関係）

平成
藤沢市議会議長

年

月

日

様

申請者及び承諾者
議員（氏名）：

印

情報機器使用申請書及び承諾書

藤沢市議会文書共有システム及びタブレット型端末機運用基準（以下，運用基準という。）を遵守し，運用基準に記載されている事項に全て同意の上，運用基準第15条第1項の規定により，下記のとおり申請します。
また，使用に関しては，運用基準第6条第3項並びに第9条及び第11条までの規定を厳守し，スマートフ
ォン及び携帯電話等に関しては，会議規則及び議会運営委員会における申し合わせを遵守することを承諾します。

記

1 情報機器の種類

種

類：

機種名：

（セキュリティ）
ソフト：

デバイスＩＤまたは,Mac アドレス ：72

２.タブレット端末及び文書共有システム導入における検討事項について
タブレット端末及び文書共有システムの導入における検討内容については、議会事務局により一覧表に取りまとめられ、平成29年12月13日に議会改革検討会に報告を行っている。
次項以降に添付のとおり、これをもって第3次ICT検討部会における検討事項の記載内容とする。
なお、一部の事項については、記載の検討結果以降に修正協議をしていることから、著作者により加筆修正を行っている。

73

タブレット端末・文書共有システム導入における検討事項一覧
No.

分類

検討事項

No.
1 タブレットの初期設定方法

1 タブレット基本事項 2 アプリダウンロードの申請方法
3 タブレット使用料の議員負担分の支払い方法
1 クラウド保存文書・紙配付文書の種類設定
2 クラウド保存文書における非公開情報がある資料の取扱い
3 クラウド保存文書のフォルダ階層等のルール
2 文書保存方法等
4 クラウド保存文書のコピー可の種類設定
5 クラウド保存文書の印刷
6 各種資料の差し替え発生時の対応方法
3 各種通知方法

1 各種通知文の送付方法
1 本会議、委員会等の運営方法

4

本会議等の
運営方法

2 議員への配付時期
3 議場・委員会室内での私物タブレット等の利用方法の再確認
4 議員からの資料配付方法

5 研修・模擬委員会

1 タブレット操作研修会・文書共有システム研修会の開催

74Ｎｏ．１－１
報機器使用申請書及び承諾書」を提出していただき、後日、当該端末からログインを行い、事務局の方で端末認証作業を行う。
）
６ 文書共有システム以外のアプリのインストール
・「Ｎｏ．１－２」で協議し、全体で事前に登録が決定したアプリをインストールする。
７ 議員への貸与
・動作確認終了後、各議員へ貸与を行う。
・様式第１号「端末機使用申請書及び承諾書」を全議員分作成し、議長までの文書決裁を行う。（印鑑が必要）

76Ｎｏ．１－�アプ�����ー�の��方法について【����】
・���議�文書共有システム及びタブレット�端末機�用��（以�「�用��」という。）では、第��により、（１）端末機の��、��及び��機器の���びに動作環境の変更（２）新たな�フト��アのインストール、���フト��アの��及び��（�ージ�ンアップ）（３）端末機の��、機�等を変更する行�
以上３�は��されている。ただし、様式第２号により議長に申請の上、��された場合�は議長による��が�ったときは、�の�りではない。
・有�アプリの���に�いては、��で�行する�とはできないため、クレジット�ードの登録�プリペイド�ードの�用が必要となる。
【����】
１ ��時に全議員共�でインストールしてお�アプリまたは、議長が��するアプリの��等に�いて協議・決定し、議長に報告する。
（�の後、議長の��により、事務局が当該アプリをインストールするか、または、議長の��後、議員がインストールする。）
�協議の��、タブレット端末にインストールを希望する��アプリ�ーシ�ンに�いてのアン�ートを��し、予め議長の��が�ったものとして、タブレット端末の貸与時に予め��するアプリ�ーシ�ン、また申請せ�に各�にてインストールを認めるアプリ�ーシ�ンに�いては、����のとおりとする�ととした。
２ �後、上記（１）～（３）の��の申請が行われた�の����に�いて協議する。
（�の��、�Ｃ�����等を��するか�か。もし�は、予め��の����を協議してお�か�か。
）（����の��の�と�としては、「議�・�員�等の��に��が�るか�か。」）
�協議の��、上記１における決定の後、�後、議�を行ってい��ととなった。
３ �後、���フト��アの��（�ージ�ンアップ）を議長の��により行う�の����に�いて協議する。
�協議の��、��Ｓ及び文書共有システムの�ージ�ンアップに�いては、
議�の��にかかわるため、議長の��により行う�ととする。また、�
その後の協議において、アプリケーションについては、議会基本条例に則った使用を原則とし、議員各自の責任とNo.１-２→
その後の協議において、アプリケーションについては、議会基本条例に則った使用を原則と判断の下で申請を行い、議長により許可されたものについてインストールを可能とすると決定した。

77
し、議員各自の責任と判断の下においてインストールが可能とすると決定した。

Ｎｏ．１－�
れ以外のアプリ�ーシ�ンの�ージ�ンアップに�いては、予め議長の��が�ったものとし、各議員により行う。
４ 端末貸与後、個人�有の iPhone 等の端末との�フト��ア共有のため、Apple ID の変更の��に�いて協議する。
（Apple ID を変更してもＭＤＭの��上は��なし。）（ＭＤＭによるアプリ�付に�いては、アプリを�付すると各端末にアプリ
インストールのお�らせが�ップアップで��され、インストールの�に�
分で、パスワード等を��する�とでインストールできる。）
�協議の��、��とする�ととした。

78

Ｎｏ．１－�
タブレット���の�����の��い方法について【����】
１ 端末の�用��の��方
タブレット端末の��における�用��に�いては、①タブレット端末の��に�いて、�務�動�により請��の２０�を�出する。
②端�は１００���で�り上�る。
以上の２�が、�成２����２５日に��された�Ｃ�����及び議������が確認され、��２�日の議����員�において決定がなされた。
２ �用��に�いて１人��の�用����請�� �５�４６０�（初期設定�用を��）�２０�
� １�１００�（１００����り上�）�１�０�２�【����】
１ ��方法に�いて・タブレットの��いに�いては、��の請�及び��いを行うもので�るが、議員��の��分に�いては、事務の���等を��し、���の��を行う�とが���で�る�とから、�務�動�の���と�わせて、���に
�４�、３か�分をまとめて、４�、７�、１０�と��１�に事務局が�行する�付書により��する�とでよいか協議する。
（��の�動等が��た場合を��して、先�い�は後�い��らにするかも�めて協議する。）
�協議の��、先�いとし、���とに、�務�動�の���と�わせて３
����で��う�ととした。

79Ｎｏ．�－１��������������の��設定について【����】・クラ�ド��をする文書、��付を行う文書に�いて協議する。（「Ｎｏ．２－１ ��」��。）
�協議の��、「Ｎｏ．２－１ ��」のとおりとした。
・��後１��は�行期�のため、上記にて「クラ�ド��」の�と決定した文書に�いても���を�付する。
�協議の��、上記のとおりとした。

80Ｎｏ．２－１ 別紙

クラウド保存文書・紙配付文書の種類設定一覧表（案）（導入後、１年間は試行期間のため紙と併用）
会議名

該当者

資料名

36

○

議案書・議案資料

36○

予算書・決算書

36○○

予算書・決算書関係資料○○

委員長報告書
議事次第書
市側のりと・答弁書

36
議員36＋
事務局・市56
11
2
2

委員会日程

36

○

委員会報告資料
委員会次第書
議員間討議フローチャート
委員会採決状況一覧表
理事者座席表

36
2
2
2
1＋α

○

全議員

委員会日程・その他資料

36

○

正副議長・
正副委員長

委員会次第書
本会議採決状況一覧表
議長・委員長のりと

4
4
4

全議員

委員会日程・その他資料

36

正副議長・
正副委員長

委員会次第書議長・委員長のりと

4
4

本会議

一般質問資料

正副議長

81

議員全員協
議会

議会運営
委員会

広報広聴・
改革検討
会・各派交
渉会等

全議員

正副委員長

備考
・文書共有システムでは２画面表示可能なため、議事日程と議案書を並べて閲覧可能

議事日程

全議員

常任・特別
委員会

議会必要部数クラウド保存 紙配付（欠員を含む）・文書共有システムでは２画面表示可能なため、２カ年の予算書等を並べて閲覧可能

○
○
○
○

○

・文書共有システムでは２画面表示可能なため、議事日程と議案書を並べて閲覧可能○○○○
・各会派持ち帰り用の日程等は委員と同じタイミ
ングでクラウド保存○○○
・各会派持ち帰り用の日程等は委員と同じタイミ
ングでクラウド保存

○
○
○

1/2

Ｎｏ．２－１ 別紙

会議名

その他
配付資料

該当者

資料名

全議員
全議員
全議員
希望者
各会派
各委員
全議員or各委員
正副議長・
各会派団長

収受後の一般・代表質問通告書
収受後の質疑・討論通告書
一般質問件名要旨一覧表
一般質問件名要旨一覧メモ（A3)請願・陳情会派ファイル用
各委員会付託予定の陳情（写）提出者からの請願・陳情資料
本会議・委員会時
請求資料の配付委員会審査報告書（最終日等における当日付託案件）

全議員

議会必要部数クラウド保存 紙配付
備考（欠員を含む）
36
○
36
○
36
○
10
○
10
○
9
○
36 or 9○・提出者からの資料のため紙が主となる
13

○

36

○

82

2/2

Ｎｏ．�－���������に�������������の���いについて【����】
・�体�な�として、議�書等における「人事��の��者の��」、「����を��とする�����の決定等の��者の��・氏名」等の���情報
�分に�いて、①��りした��でクラ�ドへ��（�の場合は、記�した文書は�で�付）
する②��りしない��でクラ�ドへ��する
上記のい�れかに�いて協議する。
・②の場合は、個人情報�������議�（プライ�シー�議�）に��を行い、��を��必要が�るため、�定の期�が必要となる。
�協議の��、②とする�ととし、個人情報�������議�（プライ�シー�議�）に��を行う�ととした。

個人情報保護制度運営審議会に諮問した結果、個人情報該当箇所については黒塗り処理のうえ、
クラウド保存とすることが答申された。
諮問及び答申は第Ⅴ章「ICTを活用した議会運営に対する市側の対応」に添付のおとおりである。
諮問及び答申は、第Ⅵ章「2.個人情報保護制度運営審議会に対する諮問について」に添付のⅣとおりである。
とおりである。

83Ｎｏ．�－���������の��ル�ー��等のルールについて【����】
１ フ�ル�ー名の作成及び��の登録�のルール（�）（１）�定のルールに�り、���けを行う。（��は「Ｎｏ．２－３��１」��。）（２）フ�ル�ー名���名を���日付で作成する場合は、�新のものを
�番上に��する。
（３）���な����としては、「全議員及び事務局」を��とし、個人情報な����情報が�まれる���、�議終了後に��する取�いの��を�いては、全文��が行�るよう「�号�なし」、「外�アプリ���り」、「��ー���り」とする。
（「外�アプリ���り」とした場合は、メ�、iBook、iTunesU、iZip、
Dropbox、LineKeep な�へ��する�とができる。）（４）後日、����し�すいように、��・情報提供・議事日�・�第書・
のりと等で、当日の�の使用となる��の��名の�後に、��の使用
日の日付（��による��タ「20171113」等）を記�する。
（５）���員���の��名は、�員�名及び��を使用する定��を記�する。
（６）���員�・全協・���等の��の��名は、�員�名及び��の使用日の日付（��による��タ）を記�する。
（７）��登録時に��な�りサム�イルを作成し、���員���な�を��する�に、���に�び�すいようにする。
�協議の��、フ�ル�ー�成�（�）の��を行い、「Ｎｏ．２－３��１」のとおりとし、�後、必要に��てフ�ル�ーを��してい��ととした。
また、議員個人フ�ル�ーに�いては、���な使用方法としては、事務局
��当局との�り取りのために使用する�ととした。
また、議員個人フ�ル�ー�各��フ�ル�ーにおける第２��以�のフ�
ル�ーに�いては、各議員個人及び各��で設定及び変更��とする�ととした。
また、����等の�告書の書式�ータに�いては、文書共有システムではな�、貸与時に各タブレット端末に��してお��ととした。
２ �の�確認事�
（１）�議設定をした�に、システムに登録したメールアドレス�てに�議����が��。�のメールに記�されているリンクをクリックすると、�分のグーグル�レン�ーに�議日�が��される。
また、��メールが�いた後に、�議システムのアプリから�議の��84Ｎｏ．�－�
を��する�とができる。
（２）�書きメ�機�に�いて、��にメ�書きした�ータは、メインメ��
ーの「�書きメ� ���」から��で�る�とができる。���の��では、端末に��されているだけなので、システム上に��したい場
合は、��の�でクラ�ドアイ�ンの�で�書きメ�フ�ル�ーへ��
できる。

85

Ｎｏ．�－���������の��ー�の��設定について【����】・クラ�ド��文書のう�、��ー�とする文書の��を協議し、決定する。
・��ー�とした文書はタブレット端末へ��し、メール�付送付な��用�とするか�うかに�いて協議する。
�協議の��、���には個人情報な����情報が�まれる���、�議
終了後に��する取�いの��を�いては、�とする�ととし、�後協議してい��ととした。

Ｎｏ．�－�
��������の��について【����】・クラ�ド��文書のう�、印��とする文書の��を協議し、決定する。
・印��とした文書を印�する場合は、��のプリンターにて各�で印�とする�とに�いて協議する。
�協議の��、���には個人情報な����情報が�まれる���、�議
終了後に��する取�いの��を�いては、�とする�ととし、�後協議してい��ととした。

86Ｎｏ．�－�����の�������の��方法について【����】
・各���の�し替���時の��方法（�）に�いては、�のとおりとする
�とでよいか協議する。
（１）�し替�事�に�いて、��から��が�った��に�いて、��議長へ報告し、��に�いて協議する。
（２）�し替�決定後、定���は議����員�、���は��により議員へ報告のの�、クラ�ド��文書の�し替�を行う。
�し替�前の�ータは��し、�し替�後の�ータの���する。
�し替�後�ータは「�20171113 �し替��」等の�し替�日を��名に�れる。
�協議の��、上記のとおりとする�ととした。
・議員の個人メ�は各�の端末の�に��されており、�し替�前の��にメ�書きしたものは使用��。ただし、メ�に�いては、�し替�後の��には��されない。
�のため、�し替�後の��に新たにメ�書きをする必要が�る。

87Ｎｏ．�－１�����の��方法について【����】
・各���文の送付方法に�いて、�のとおりとする�とでよいか協議する。
（１）事務局が文書共有システムの「01 議�等����」フ�ル�に��文を��し、また、Ｇメールに、��文を��した�を送�する。
（２）各議員が定期�にＧメールを確認し、��文が��された�を確認して、「01 議�等����」フ�ル�の��文を確認する。
�協議の��、上記のとおりとする�ととした。
・�行期�の１��に�いては、各議員の希望を確認したう�で、上記に��して、���おり各議員の希望�とに、①�Ｃメールアドレス、②��メー
ルアドレス、�����に送付する。
�協議の��、上記のとおりとする�ととした。

88Ｎｏ．�－１
���、���等の��方法について【����】
・��議、�員�等の��方法に�いては、�のとおりとする�とでよいか協議する。
１ �議�の設定に�いて・定���期議�において��日�（�）が決定した後、事務局が文書共有シ
ステムで�議�を設定する。
・�の後、��議、�員�等の��における�議��が�付された後に、当該�議�に����を登録する。
・��議議事日�及び各�員�日�等は、��議当日の�に�議�に登録する。
・�議当日の��の�、各議員はシステムの当該�議�を�き、各��を��する。
・�議�の����は、全ての�議において全議員とする。
２ ��メ�機�の�用に�いて・システムに登録されている��に�いては、��にメ�書きをし、各端末に��する�とが��で�る。
３ �議��の�の同期機�に�いて・��の�長等が議�等の��の�に、��同期機�を使用するとした場合には、��の�、各議員の端末において��メ�機�を使用する�とができない�とから、同期機�の�用に�いては�後、�行における��を�て、��を行ってい�。
�協議の��、上記１～３のとおりとする�ととした。

89Ｎｏ．�－����の���期について【����】
・議員への�付時期に�いて、�のとおりとする�とでよいか協議する。
１ 議����員�の日�等に�いて・議����員�の日�等に�いては、��議長及び���員長との�合せ終了後に、����とする。
２ ��議員等�����り��に�いて・�議��当日の�に、システム登録する��は�員だけではな�、全議員
を��とし、�員以外の議員も�議��前に����とする。
３議����員�・議������な�において、�議�に���付する��に�いて・��を文書共有システムに登録する�には、ＫＳＣ環境により��にアップロードする�とができないため、�議�に���付する��は���として�付し、�議終了後システムに登録する。
�協議の��、上記１～３のとおりとする�ととした。

90

Ｎｏ．�－����������の��タブレット等の��方法の���について【����】
・文書共有システム及びタブレット�端末機�用��（以�「�用��」という。
）においては、�のとおりとなっている。
・�用��第２�第４号により、
�議において使用��な情報機器としては、「議長より貸与された端末機�びにス�ートフ�ン及び����端末以外の、パー��ル�ン��ータ、タブ
レット�端末機等」となっている。
�のためス�ートフ�ン及び����端末に�いては、���おり、��を�ったう�で�議に����必要が�る。
・�用��第１５�により、
�議において、出席者が、個人のタブレット�端末機等を使用するときは、
情報機器使用申請書及び承諾書（様式第３号）を議長に提出し、�らか�め
議長の��を得たう�で使用できる�ととなっている。
なお、使用に�いては、第��から第１１�までの�定を�用する。
・�用��第��により、
�議における貸与されたタブレット�端末機及び個人のタブレット�端末機等の使用に�して、�の７��に�いては、議長�は�議の長が認めた場合を�き、��されている。
（１）����作�を�するな�、�議の��上��となる行�
（２）当該�議の��外の用�使用（３）��及び���の情報の外���（４）��メールの送�、ＳＮＳ�は���等への��（５）�議の録�、録��は��
（６）�者の��になる行�
（７）�の�か議長が定めた�と91

Ｎｏ．�－�����の����方法について【����】
・議����員�申し合わせ事�により、�分な��を��するために、��
との�き取りの�に、議員の��の����らい等がしっかりと��できる
よう�める�とが�められている。
また、より��な議���を行うため、����等において��へ事前に��提供する�と����付の方法等の��に�いては、�のとおり��している。
１．���の������な�り����の��で、�付予定��の��等に�いて情報提供を行う。
（��提供は、事務局への提出��までに行う�ととする。）
�．��作成方法
���上に����いの�に「議員名」及び「������１」の記�をする。
（���にわたる��に�いては���ス�めとする。）
また、��が���になる場合は、「������２」な�、��番号の付番をする。
�．��作成��①�ラーの場合 ��２�を事務局へ����。
（事務局では�ラー��ーができないため。）②��の場合��２�を事務局へ����か、または、上記作成方法により作成した����を事務局へ����。（事務局による印�
の場合は、������ーとする。）

�．������
①��を�分で�２�印�し、����場合
����付予定日の前日（�日�日は��。）の��までに事務局に���
�。
②事務局に��印�を��する場合
����付予定日の２日前（�日�日は��。
）の��までに事務局に����。（事務局は、印��合等を議員が確認した後に�２�印�する。）

92Ｎｏ．�－��．�������に�����
①���付日当日の議����員�において、同���の�員から��の�付に�いて、��をする。
【����】
・�議において各議員が���付をする�は、当該�議日前日の��までに事務局へ��の���ータを送�する�とでよいか協議する。
�ータ��後、事務局にて文書共有システムへ��する。
（事務局にてＫＳＣ環境へアップロード・承認作業の�に時�を要するため、
�議日当日�、��に��する�とが��となる。）
�協議の��、上記のとおりとする�ととした。
・�行期�の１��に�いては、��用のため、上記前提��のとおり、���を事務局に�����とでよいか協議する。
�協議の��、上記のとおりとする�ととした。

93

Ｎｏ．�－１
タブレット�作���������������の��について【����】
・タブレット端末��後、タブレット�作���・文書共有システム���等の��方法、時期、場�に�いて協議する。
（１）��に�いては、文書共有システム事業者により��する。
（２）��は��も��に行う�ととする。
①１���に、��定��の��の��をシステム��して��を行う。
②２�上�の２�定��議����の日に、２�定��の登録��な��をシステム��したう�で��を行う。
（３）セ��リテ�に�いては�����により��を行う。
�協議の��、上記（１）～（３）のとおりとし、１��の��に�いては�成 30 �１� 24 日（�）�後１時３０分から行い、また、２��に�いては�成 30 �２�の議����の日に行う�ととした。

研修内容については第Ⅱ章「4.議事概要の報告」及び「添付資料」に記載のとおりである。

94

第Ⅶ章

95

申し送り事項等

1.今後の検討事項及び申し送り事項
タブレット端末及び文書共有システムを活用した議会運営については、当初は平成29年５月より実施されることになっていたが、ICT検討部会がこれまでの報告書で報告した事由により、当初導入時期については延期し、新庁舎の供用開始に合わせて平成30年２月定例会よりタブレット端末
及び文書共有システムを活用した議会運営の試行実施が始まった。
第3次ICT検討部会では、第2次ICT検討部会からの申し送り事項をはじめ、実際に導入された後の運用と実務におけるルールづくりなどの具体的な協議を重ねてきた。
また、第3次ICT検討部会の設置期間は平成30年5月31日までとなり任期満了により解散することから、これまでのICT検討部会の協議において顕在化した課題及び議会のICT活用における留意すべき事項について、然るべき会議体により、引き続き協議を行う必要がある。
そのため、本報告書では、ICT検討部会の協議において顕在化した課題及び議会のICT活用における留意すべき事項について記載し、今後においてICTを活用した議会運営について取り扱う然るべき会議体と市に対しての申し送り事項と意見を書き留める。

⑴ タブレット端末及び文書共有システムの積極的な活用について
平成30年2月定例会よりタブレット端末及び文書共有システムを活用した議会運営の試行実施が始まっている。
試行実施期間である当面1年間は、紙資料と併用で議会運営を行うことになっているが、委員会等
において、タブレット端末及び文書共有システムが十分に活用されていない現状も見られる。
タブレット端末及び文書共有システムの導入については、全議員が賛同のもとで議会主導により検討が重ねられ、議会資料のペーパーレス化及び効率的な議会運営並びに市民利益に資する取り組みの実現を目指すという意義を達成することが確認されている。
税により設備導入されていることを十分に意識し、全ての議員はタブレット端末及び文書共有シ
ステムを積極的に活用する必要があると考える。

⑵本会議及び委員会における市側の対応について
本会議及び委員会並びに議案説明会等においては、議案及び報告等の説明が行われる。
その際、紙資料の参照を基準に説明が読まれるため、議員がタブレット端末で資料の閲覧をしている場合、説明に追いつかないなどの状況が見受けられる。
市側においては、議員がタブレット端末により資料閲覧をしている点を十分ご留意のうえ、今後の対応についてご検討を行っていただきたい。
併せて、文書共有システムの積極的な活用により、議会対応におけるペーパーレス化に取り組んでいただくことを求める。

⑶議会Wi-Fiについて
現在、個人所有の情報機器における議会Wi-Fi接続については認められておらず、議会Wi-Fiに接続可能な情報機器は、貸与タブレット端末及び各会派室に１台づつ設置されているパーソナルコン
ピューターのみである。

961

職員であれば1人１台のパーソナルコンピューターが貸与されているが、議員においては会派控室に１台のパーソナルコンピューターの設置がされている状況にある。
これまで市役所新館においてはWi-Fi接続が可能な環境にあったが、新庁舎においては、会派購入のプリンターを含むデバイスについても議会Wi-Fi接続が認められておらず、また、貸与タブレッ
ト端末で全ての事務作業を行うことは現実的とは言えないことからも、改善が必要である。
こうしたことから、通信環境の改善及び議会における議員の所有する情報機器及びデバイス接続のための通信環境の確保が急務であり、引き続き然るべき会議体で協議を行っていただくこととする。

⑷moreNOTEの同期機能について
現在、議会Wi-Fiにおけるシステム上の問題から、moreNOTEの同期機能が使用出来ない事態にある。こうしたことから、導入当初より想定していた同期機能による資料表示及びモニター表示において、支障が生じている。同期機能は文書共有システムの選定基準の1つであることからも、こうした不測の事態を解消する必要がある。
原因については議会事務局によりWi-Fiシステム業者との調整が行われているところであるが、上記理由を鑑み、速やかに同期機能の活用を行うための協議を行っていただくこととする。

⑸議会ICTに関わる事項における会議体の課題
ICT検討部会は、議長の諮問により設置される議会改革検討会の任意組織としての位置付けにある。
このことから、議会の正式な会議体ではなく、委員の会議参加は原則として強制するものではな
く、会議の傍聴も認めていない。
部会は、検討検証する段階においては、柔軟な会議開催と自由闊達な議論を行える優位性がある
が、導入後に速やかな意志決定と対応を行う必要のある事項の事前協議の会議体としては、不向きな組織と言える。
また、現在は、議会ICTに関わる事項については、以下の複数会議体で協議が行われている。
・導入までの検討とルールづくり（議会改革検討会/ICT検討部会）
・議会Wi-Fi接続への対応について（各派代表者会議）
・議場モニター及び市民フロアモニターの活用方法について（議会運営委員会）
・電子採決システムについて（議会運営委員会）
・一般質問資料の同期機能の在り方について（議会運営委員会）
議会ICTに関わる事項はその全てが連動していることから、総合的な視点による課題整理の必要がある。
併せて、タブレット端末及び文書共有システムを活用した議会運営が始まったことを考慮し、今後、議会ICTに関わる事項を継続的に協議する会議体も必要である。
⑸議会事務局職員の負担について⑹
タブレット端末及び文書共有システムを活用した議会運営は、当面1年間は試行期間と位置付けられており、その間は、紙による資料とデータ資料の共用を行うこととなっている。しかし、そのために、議会事務局による事務作業が増加している現状については、改めて認識する必要がある。

972

議会ICT化に伴う職員負担軽減という目的について全議員が意識し、ペーパーレス化と文書共有シ
ステムを活用した職員の事務作業の負担軽減を進めていく方法について、引き続き協議を行っていただくこととする。

983

2．あとがきICT活用による効率的な議会運営の実現に向けて検討を行う会議体として、議長諮問機関である議会改革検討会の任意組織として平成27年8月28日に初めて設置されたICT検討部会は、これまで、第1次ICT検討部会、第2次ICT検討部会、第3次ICT検討部会に跨いだ検証及び協議を重ね、平成27年8月から平成30年4月までの2年8ヶ月の期間において、延べ30回に及ぶ会議等を開催してきた。
これまでの検証及び協議並びに決定事項については、第1次・第2次ICT検討部会により取りまとめられた報告書並びに本報告書に記載のとおりである。
この間、議長をはじめとする全ての議員及び議会事務局職員並びに市長部局のご尽力のもと、議会運営におけるICT活用の取り組みがスタートしたことは、効率的かつペーパーレス化並びに市民利益に資する取り組みの実現に向けて、大きな1歩を踏み出したと言える。
これをもって、タブレット端末及び文書共有システムの導入に向けた検討をする機関として設置されたICT検討部会は、本報告書を最後に役目を終えたことになる。
しかし、ICTを活用した議会運営は、その目的の実現に向けてまだ道半ばである。
試行期間の間に、さらなる課題等についても顕在化することが想定されることから、継続的な対応を行う会議体が必要であることは前述で示したとおりである。

議員各位並びに市議会及び市においては、今後もICTを活用した議会運営を積極的に推進し、効率的かつペーパーレスの実現及び職員負担軽減に向けた検討を継続していただくことに期待をし、第3次ICT検討部会の報告とする。

99
4

添付資料

文書共有システム及びタブレット端末
利 用 の 手 引 き

平成３０年１月２４日

藤 沢 市 議 会

目
第１章

次

文書共有システム及びタブレット端末の運用基準

１ 文書共有システム及びタブレット端末の導入（１） 導入の目的･････ １

（２） 導入する文書共有システムの概要･････ １

（３） 導入するタブレット端末の概要･････ １

２ 貸与されたタブレット端末の取り扱い（１） 貸与における手続き･････ １

（２） タブレット端末の管理･････ １

（３） パスワードの管理･････ ２（４） 使用における禁止事項･････ ２

３ 文書共有システム及びタブレット端末の使用における遵守事項等（１） 使用における遵守事項･････ ２（２） セキュリティ対策･････ ２

４ 議場及び委員会室におけるタブレット端末等の使用（１） 会議において使用可能な情報機器･････ ３（２） タブレット端末等の会議中の使用における禁止事項･････ ３

第２章

文書共有システムの設定

１ 文書共有システムのフォルダー及び資料における設定（１） フォルダーの階層及び名称における設定･････ ４（２） 資料の名称等の設定･････ ４（３） 閲覧権限等の設定･････ ４（４） 資料の保存期間･････ ４（５） 議員個人フォルダー及び会派フォルダーの使用･････ ５

２ 文書共有システムへの保存文書の設定（１） 文書共有システムへの保存と紙配付との種類設定･････ ５（２） 議案書等における非公開情報がある資料の取り扱い･････ ５

３ 議員によるフォルダーや資料の登録及び編集（１） 議員への編集者権限の付与･････ ５（２） 資料の登録における遵守事項･････ ５

第３章

文書共有システムの会議での使用

１ タブレット端末・文書共有システム等へのログイン（１） タブレット端末のログイン･････ ６

（２） 文書共有システムのログイン･････ ６（３） Ｇメールのログイン･････ ６

２ 文書共有システムを活用した本会議及び委員会等の運営方法（１） 会議室の設定･････ ６（２） 会議招待の通知･････ ６

（３） 会議開催通知文の送付･････ ６

（４） 会議資料の登録･････ ７（５） 会議資料の閲覧･････ ７

（６） 会議資料の追加配付･････ ７

（７） 会議資料の差し替え発生時の対応･････ ７

（８） 会議開催中における Wi-Fi 通信の不具合等の発生時の対応･････ ７３ 会議における議員の資料配付（１） 資料配付する電子データの事務局への提出･････ ８（２） 資料配付における必要事項等･････ ８（３） 試行期間における取り扱い･････ ８４ 文書共有システムの機能の活用（１） 手書きメモ機能の活用･････ ８（２） 画面同期機能の活用の検討･････ ９５ 文書共有システムの市側の運用（１） 議会中における市側の運用･････ ９（２） 議会中以外における市側の運用･････ ９

第４章

タブレット端末の運用

１ アプリケーションのダウンロード（１） 貸与時に予め導入されているアプリケーション･････ 10（２） 希望するアプリケーションのインストール･････ 10（３） 既存ソフトウェアの削除及び改版（バージョンアップ）･････ 10

（４） 有料アプリケーションのインストール･････ 10（５） Apple ID の運用･････ 10

２ タブレット端末使用料の議員負担分の支払い（１） タブレット端末の議員の費用負担･････ 11

３ 議員の改選時における対応（１） 議員の入れ替わり時におけるタブレット端末の対応･････ 11

�１�１

文書共有システム及びタブレット端末の�用��

文書共有システム及びタブレット端末の��
(1) 導入の目的
・ ��市議会において�����の活用により�資料等の�ーパーレス�を�るとと�に�情報��の����議会��の情報の共有��文書管理の���及び議会運営の���を�り�す�(2) 導入する文書共有システムの概要
・ iOS�Android�Windows の３��に対応してい�す�・ 文書を保存する�ーバのフ�イル������で 10GB です�(3) 導入するタブレット端末の概要
・ セキュリティ������������の�に�れている iOS を選�してい�す�・ 機種��iPad Pro 12.9 イン� 64GB Wi-Fi+Cellular モデルです�・ Cellular 通信����のデータ通信�が１�あたり７GB を�える�で�����
限なしで使用でき�す�・ Wi-Fi 通信で��Cellular 通信の不具合等の発生時や�����限�において���定したア�セス��を�保した議会運営を行��とができ�す�（Wi-Fi 通信で
��Cellular 通信の�����限に�する���あり����）・ ���（端末管理ソフト）�ー�スを付加してい�す�����ー�スにより��
タブレット端末にインストールされているアプリケーション情報の��や�リモー
トロッ�・リモートワイプ等を行��とができ�す�

２�����タブレット端末の����
(1) 貸与における手続き
・ 貸与を�ける議員��
�端末機使用��書及び��書�を議�に提出して��さい�(2) タブレット端末の管理
・ タブレット端末を���た���した場合���や�に事務局�で��し�議�に�け出て��さい�・ ���た���した理�が�使用者の�めに�す�き�のであるとき����議員において�の��を��いた���とになり�すので���に管理をして��さい�
・ 画面保�フィルムの使用に�いて��タッ��ンの��に��が生�る可能�がある�とな������の��に委�る�ととしてい�す�必要な場合���議員で対応して��さい�- 1 -(3) パスワードの管理
・ パスワードの管理を��に行い�個人情報（�ー�ー情報）の保�に�めて��さい�・ パスワード��１�に１�以���して��さい�・ パスワードの不��な管理や�ルウェア��（不���有�な��を行���で��された�ウイルスやスパイウェア等の��のあるソフトウェアへの��）等により��者に��や��が発生した場合に��の理�が使用者の�めに�す�き�のであるとき����議員において�の��を負��のとなり�すので���に管理や保�をして��さい�(4) 使用における禁止事項
・ タブレット端末の改����及び��機器の追加�びに����の��・ タブレット端末の�能�機能等を��する行�� ��の２項目��議�に�端末機の使用及び設定に�する（��・報�）書�により��の���可された場合��議�による��があ�た場合を除き�禁止されてい�す�
３

文書共有システム及びタブレット端末の�用���������
(1) 使用における遵守事項
・ ��市議会基本��を遵守した目的で使用し�会議及び�務活�以外の目的で使用しないで��さい�
・ 情報の�発信��議員の��において行�て��さい�
・ データの���を保�し�データ等の���き�等の�止に�めて��さい�
・ 個人情報の�えいがあ�たとき���や�に事情を��し�事務局に��して議�に報�し�必要な��を��て��さい�(2) セキュリティ対策
・ インター�ットの�用にあた�て��不�なメール・フ�イル・Web �イト�閲覧
しないよ��めて��さい�
・ 市の情報及び文書共有システムの保�に�し���的に��し��に対�して��さい�
・ タブレット端末及び文書共有システムの����を��る必要がある場合に��議�が��する方法により�や�に対�して��さい�

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４

議�及び��会�����タブレット端末�の�用(1) 会議において使用可能な情報機器
・ 議�より貸与された端末機�びにス�ートフォン及び��電�端末以外の�パーソ�ル�ン�ュータ�タブレット端末等に�いて���情報機器使用��書及び��書�を議�に提出し�あ���め議�の�可を�た�えで使用できる�ととな�てい�す�
・ 個人のタブレット端末等の使用に�いて�議�の�可を�る�えで必要なセキュリ
ティ基準等に�いて�����検討を行�ていき�す�・ ス�ートフォン及び��電�端末に�いて�����おり�電�を��た�えで会議に����必要があり�す�(2) タブレット端末等の会議中の使用における禁止事項
・ ��や���を発するな��会議の運営�支�となる行�・ ��会議の目的外の用�使用・ ��及び��中の情報の外�発信
・ 電子メールの送信���������等への��・ 会議の録��録画����・ �者の��になる行�
・ �の��議�が定めた�と� ��の７項目��議���会議の�が�めた場合を除き�禁止されてい�す�

- 3 -

�２�
１

文書共有システムの��

文書共有システムの�����及び��������
(1) フォルダーの階層及び名称における設定
・ フォルダー階層に�いて���紙資料�会議システム フォルダー����のとおりです����必要に応�てフォルダーを追加していき�す�・ フォルダー名や資料名を���や�付で��する場合（������������
定�会等）����の�のが���に��されるよ��付�を 99 ���い��の�にしてい�す�(2) 資料の名称等の設定・ ��に資料検�しやすいよ�に�通知・情報提�・議事��等で���の�の使用となる資料に�いて��資料名の��に�資料の使用�の�付（��による８ケタ�20180124�等）を��してい�す�・ ��委員会資料の資料名��委員会名及び資料を使用する定�会を��し�す�・ ��委員会・��・検討会等の資料の資料名��委員会名及び資料の使用�の�付（��による８ケタ）を��してい�す�・ 資料登録時に可能な限り�ム�イルを��し���委員会資料等を選�する�に���的に選びやすいよ�にしてい�す�・ ����等の通�書の書�データに�いて��文書共有システムで�な��貸与時に�タブレット端末に保存してい�す�(3) 閲覧権限等の設定
・ 基本���議員と事務局�を対�とし�す�議員個人フォルダー���議員個人と事務局�を対�とし�会派フォルダー���会派議員と事務局�を対�としてい�す�・ 会議���に��する取扱いの資料等を除いて���文検�が行えるよ�����
なし��タブレット端末に��ー保存が行えるよ����ー�可あり��会派のプ
リンターにて��で��が行えるよ����可��
外�アプリ（メモ�iBook�
iTunesU�
iZip�Dropbox�LineKeep な�）へ��できるよ��外�アプリ��あり�としてい�す�(4) 資料の保存期間
・ 資料の文書共有システム�の保存期間���面の間�期限を設け��運用する中で検討していき�す�- 4 -(5) 議員個人フォルダー及び会派フォルダーの使用
・ 基本的な使用方法として��事務局や市�局とのやり取りや�会派�でのやり取りのために活用して��さい�
・ 文書を保存する��ウド�ーバーのフ�イル����事務局が保存する会議資料等を�めて���で 10GB ですので�資料保存等の活用において��配���さい�
・ 第２階層以�のフォルダーに�いて���議員個人及び�会派で設定及び��する
�とができ�す�２

文書共有システム�の��文書の��
(1) 文書共有システムへの保存と紙配付との種類設定
・ 文書共有システムに��ウド保存をする文書と�紙配付を行�文書の種類（�分け）に�いて���紙資料���ウド保存文書・紙配付文書の種類設定�覧��のとおりです�・ 導入�１�間�試行期間のため����ウド保存の��とした文書に�いて��紙
資料を配付し�す�紙との�用に�いて��試行期間において改めて�議を行い�
す�(2) 議案書等における非公開情報がある資料の取り扱い
・ 議案書等における非公開情報�分（人事案�の対�者の�����市�を対�とする�����の�定等の対�者の��・�名等）に�いて����市個人情報保���運営�議会（プ�イバシー�議会）に��を行�た�����りした��で��ウドへ保存し���した文書�紙で配付し�す�

３議������������の��及び��
(1) 議員への編集者権限の付与
・ 文書共有システムにおいて�フォルダーや資料の登録及び編集を行��とができる
編集者権限を�議員に付与してい�す�
・ 編集者権限に�パスワードを設定し�１�に１���し�す�(2) 資料の登録における遵守事項
・ 文書共有システムに�非公開の個人情報が��れた資料を登録しないで��さい�
・ 非公開の個人情報が��れた資料を発�した場合��事務局が��に削除を行い�
す�

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(4) 会議資料の登録
・ 本会議�委員会等の開催における�議資料が配付された�に���会議室に��資料を登録し�す�・ 本会議議事��及び�委員会��等��本会議��の�に閲覧可能となり�す�
・ 議会運営委員会の��等����議�及び��委員�との�合����に�閲覧可能となり�す�・ 会議開催��において�文書共有システムに登録する資料�委員�けで�な���
議員を対�とし���議員等の委員以外の議員��
会議開会�に閲覧可能とし�す�(5) 会議資料の閲覧
・ 会議��の運営の���議員�文書共有システムの��会議室を開き��資料を閲覧して��さい�・ 会議室の閲覧権限���ての会議において�議員とし�す�
・ 議場及び委員会室等において��Wi-Fi 通信を�ンにして使用して��さい�
(6) 会議資料の追加配付
・ 議会運営委員会・議会改�検討会な�における�会議中に追加配付する資料に�いて��資料を文書共有システムに登録する�に�����（���情報セキュリティ��ウド）��により��にアップロードする�とができないため�紙資料として配付し�会議���に文書共有システムに登録し�す�(7) �種資料の差し替え発生時の対応
・ 差し替え事案に�いて�市側����があ�た��に�いて�議�及び�議�へ報�し�対応に�いて�議し�す�
・ 資料の差し替えが�定��定�会中�議会運営委員会��会中�通知により議員へ
報�のの����ウド保存文書の差し替えを行い�す�・ 差し替え�のデータ���し�差し替え�のデータの�保存し�す�差し替え�データ���20180124 差し替え��等の差し替え�を資料名に入れ�す�(8) 会議開催中における Wi-Fi 通信の不具合等の発生時の対応
・ Wi-Fi 通信を�フ（Cellular 通信）にして使用して��さい�・ Wi-Fi 通信の不具合等に�えるために��文書共有システムにおける��会議の��資料を�会議開催��でに開いておいて��さい�

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３

会議����議�の����
(1) 資料配付する電子データの事務局への提出
・ 会議において議員が資料配付をする�����会議���（�����除�）の���でに�議員個人フォルダーに保存して事務局へ��をいた����資料の電子データを事務局へ送信�た�����して��さい�
・ データ����事務局にて文書共有システムへ保存し�す�（文書共有システムへ保存するにあたり�会議�������に対応する�とが��であるため���会議���の���でに事務局への提出をお�いし�す�）(2) 資料配付における必要事項等
・ 資料��に�����いの中に�議員名�及び�����資料１�等の��をして��さい��た�資料が���になる場合�������資料２�な��資料��
の付�をして��さい�・ ���おり�資料配付���の議会運営委員会において�同�会派の委員��資料の配付に�いて発�をして�配付の�可を�て��さい�
(3) 試行期間における取り扱い
・ 試行期間の１�間に�いて��紙�用のため�紙資料を事務局に�����と�可能です�
・ 資料を議員が９２���し�����場合����会議���（�����除�）の���でに事務局に����して��さい�
・ 事務局に資料��（����の�対応可能）を��する場合����会議�の２��（�����除�）の���でに事務局に����で��さい�事務局����
具合等を議員に��いた�いた�に９２���し�す�

４

文書共有システムの��の�用(1) 手書きメモ機能の活用
・ 文書共有システムに登録されている資料に�いて��画面にメモ書きをし��端末に保存する�とができ�す�
・ 資料にメモ書きしたデータ��メインメ�ューの�手書きメモ 編集中����覧で�る�とができ�す�
・ 編集中の��で��端末に保存されている�けです�文書共有システム�に保存したい場合��資料の��ウドアイ�ン���
手書きメモフォルダーへ保存でき�す�- 8 -(2) 画面同期機能の活用の検討
・ 画面同期機能を活用する�とにより�発�者が閲覧している資料を��議員の端末に同期する�とができ�す�
・ 画面同期機能を使用するとき��使用する間��議員の端末において画面メモ機能を使用する�とができ����画面メモ機能を使用中に�画面同期機能を使用すると���中の画面メモ��えてし�い�す�・ ��を��えて�画面同期機能の使用において��画面メモ機能の使用に�いて��が必要です��

文書共有システムの市�の�用(1) 議会中における市側の運用
・ 議会中��市側�議場の Wi-Fi ��でインター�ットを�して�議会運営用の��ウド�ーバーに�続する運用を行い�す�(2) 議会中以外における市側の運用
・ 市側の��会議��市側の��システムの�ンプレ�ス�ーバーに�続し�す�- 9 -