2013/6

評価選別基準の策定又は見直しについて
綾瀬市教育委員会生涯学習部生涯学習課市史文化財担当

佐藤 彩 さとう・あや1. はじめに・既に評価選別は行っているが、明文化した基準がないので策定したい（宮内庁宮内公文書館、本編は、平成24年度アーカイブズ研修Ⅱのグ

広島大学文書館、防衛省防衛研究所戦史研究セループ討論における第１班の討論内容を要約した

ンター、綾瀬市、金沢大学、堺市、上越市）。

ものである。

・評価選別をこれから行うので、明文化した基準

本グループは「評価選別基準の策定又は見直しを策定したい（石岡市、流山市、衆議院事務局）。

について」を大きな討論テーマとし、『分かりやすこのように、評価選別を既に実施している機関い基準』とはどんなものなのか討論した。
なお、本グループの参加者及び役割分担者は次のとおりである。
丸山和男（宮内庁宮内公文書館：司会）、村上淳子（広島大学文書館）、齋藤達志（防衛省防衛研究から、これから行う機関まで、各機関の状況は異なっていた。基準を既に策定し、評価選別を実際に行っている機関でも、現在の基準を見直し、より効率的な評価選別が行えるような基準を策定したいという機関もあった。

所戦史研究センター：司会）、山中葉月（衆議院事務局）、池田絹子（群馬県立文書館）、原口智洋（埼

2.2

課題の共有

玉県立文書館）、細川精樹（富山県公文書館）、鵜機関により評価選別に係る状況は異なるが、そ野哲也（福岡共同公文書館）、福地洋子（沖縄県公の中でどのような課題に直面しているのか、まず文書館：発表）、永吉立樹（堺市：書記）、野口健

は各機関が抱えている課題の共有を行ったところ、市（石岡市）、中西直人（流山市）、佐藤彩（綾瀬次のような課題が共通課題として挙げられた。

市：本稿執筆）、瀧澤加奈江（上越市）、高出真妃

・収集の重複が発生しないようにしたい。

（金沢大学：書記）・いくら細かく基準を作っても判断が分かれてし（名簿順。敬称略。所属は研修当時のもの。
）

2. 討論の進め方
2.1

現状報告

まず、討論テーマの選定に向けて、本グループ構成者の属する機関の評価選別における現状を確まう。
評価選別は人の手で行われるため、どうしてもその人の感情等が加えられてしまい、選別者によって保存される文書が異なってしまう。
・自治体によって基準が異なることは本来良いのか。

認したところ、次の３通りに分かれた（括弧内は・基準作成に際し市民参加等は検討すべきか。

該当機関）
。

・行政業務に携わったことのない者が曖昧な基準

・既に評価選別を行っており、明文化した基準もの中で評価選別を行っていることは良いのか。

策定しているが見直したい（群馬県立文書館、行政文書を評価選別するうえで、文書の価値を埼玉県立文書館、富山県公文書館、福岡共同公

理解するには経験が必要になってくる場合や、文書館、沖縄県公文書館）。

経験があっても判断が難しい場合がある。その4

アーカイブズ50号

なかで、行政経験のない調査員等が評価選別をというのが、本グループにおける討論目標と設定行う作業はなお困難になってしまい、評価選別できた。

が効率的に行えないのではないか。
・基準で決められている「重要」の判断がつかな
い（曖昧）。

3. 評価選別基準の在り方とは
3.1

基準の柱

選別する側として、形容詞で表現される内容はまず、どのような基準を作るにせよ、押さえて不明確で分かりにくい。例えば、『将来にわおかねばならない根本的な考え方、基準の柱となたって重要な資料』というような文言の場合、る枠組みについて検討した。評価選別は公文書のそれはどのようなことを指しているのか、人に価値を判断し、保存していくかの判断を行う作業より判断が異なってきてしまう。そのように多である。組織による適切な保存と廃棄をすすめる様に読むことができる基準でよいのだろうか。

ために必要なのは、どのような文書を保存するのまた、選別の実務において直面している課題とか、どんな内容のものなら廃棄対象になるのか、しては、例えば、会議資料にメモ書きが記されてガイドラインがしっかり示された基準である。そいることにより、その資料が会議資料とは別の独れらを踏まえ、まず根本におかなければならない自の資料になるのか、そうなった場合、メモ書き事項をまとめたものとして、「行政文書の管理にがあるものとないものとどちらを収集すべきなの関するガイドライン」（平成23年４月１日内閣総か、というような文書の扱い方に係る課題が挙げ理大臣決定）別表第２の「１られた。

適当であるとの考えに至った。次に抜粋する。

基本的考え方」が今回の討論では、これら各機関が抱えている課「…以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当す題の解決策を討論していくこととし、課題解決にる文書は、『歴史資料として重要な公文書その他は、評価選別の基準の在り方を決めていくことがの文書』に当たり、保存期間満了後には国立公文重要であると示された。

書館等に移管するものとする。

評価選別の基準の在り方とはどのようなものが【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機よいのだろうか。これら各機関の共通課題をまと能並びに政策の検討過程、決定、実施及びめ、解決につながる『分かりやすい基準』の策定

実績に関する重要な情報が記録された文書

討論の様子

5

2013/6【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書ていれば、評価選別を行う者によって実際に保存する文書が変わってしまうという状況が生まれて【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関しまうと考えられる。個人の判断によりすぎる評する重要な情報が記録された文書

価選別は、保存する文書に偏りが生じてしまい、【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重あまり好ましくない。具体例を明示し、誰もが同要な情報が記録された文書」
これは国の基準であるが、どの機関であるにせよ根本的な概念として掲げていけるものであると等の評価選別を行うことができれば、評価選別を行う職員が変わったとしても、統一的な文書の保存が可能となる。の考えにまとまった。各機関独自の基準を作成す

しかし、具体例を明示することについては、デるためには、この概念を根本に据え、そのまわりメリットもある。具体例はあくまで例であり、全に各地域の特徴を盛り込むことで、それぞれの基てではない。ただ、例を挙げることで、例示した準が作成できるのではないか。
各地域の特徴とは、文書の重要性のみが評価され、例に挙がっていな

例えば開示請求が多い文書や基地関係など、要望い文書の重要性が軽視されてしまう可能性がでてが多いものや地域を特徴づけるものに関する文書きてしまうという危険性が生まれてしまうのだ。

を地域固有のニーズとして盛り込むということで具体例を挙げることは、誰もが同じように評価選ある。

別を行うことができるという状況を生み出すが、例で示されていない文書の価値が正当に判断され3.2分かりやすい基準とはなくなってしまうという危惧も生む。

上記の概念を評価選別基準の骨格と位置づけ、効率的な評価選別を行うために基準として必要な3.4

重複を防ぐことのできる基準要素とは何か検討した。共有した課題の中にも討論の前段で確認した各機関が抱えている共有あったが、評価選別は行政職を経験していない者

課題のひとつに、保存文書の重複が挙げられた。

が行う場合も多い。その状況のなかで、必要となっこの状況を解決するためには、どのような文言をてくる基準とは、『分かりやすい』基準である。今評価選別基準に盛り込めばよいのだろうか。

回当グループで検討した、『分かりやすい』基準とまず、重複してしまっている文書のひとつとしは、現場で選別を行う者にとっての『分かりやすて会議資料を挙げる。会議資料は、会議を主催しい』を追求した。基準が『分かりやすい』ものでた主務課と会議に出席した他課から引き上げるこあれば、行政職を経験した者でも、していない者とがあるが、これらを両方とも保存してしまい、でも、効率的に評価選別を行うことができる。

文書の重複が起こってしまっている。これを防ぐ

では、どのような基準であれば『分かりやすい』のか。

ためには、たとえば「主務課の文書のみを保存する」等の文言を加えることで対応できるのではないか。主務課で作成した文書を保存し、他課のも3.3

具体例を示す『分かりやすい』というのは、どのような文書のは保存しない。こうすれば文書の重複が起こることはない。

を選別すればよいのか、それを具体的に知ること

ただ、この文言を加えるためには検討しなけれができるということである。それには、選別するばならない事項もある。例えば、主務課で作成し文書の例示が大きなポイントになる。具体例が挙た原本と、会議に出席した他課のもので、原本にげられていれば、どのような資料を選別すればよは見られない書き込みが他課の文書に存在する場いのか、誰もが判断しやすい状況を作ることがで合がある。書き込みが将来的に重要と判断されるきる。例えば、大きな項目のみで基準が作成され場合も想定される中で、書き込みに価値を見出し、6

アーカイブズ50号

原本とは別物で考えるべきなのであろうか。

だろうとの考えで当班はまとまった。具体例を示

また、主務課が原本を評価選別担当に引き継がすということで、目標にしたいのが、埼玉県地域ないという状況も想定される。他課の会議資料を資料保存活用連絡協議会第６次専門研究委員会で主務課のものではないと廃棄対象にし、主務課かまとめられた、「埼玉県内市町村における歴史的ら会議資料の原本が移管されるまで待っていても、公文書評価選別のためのガイド（試案）」と、群馬主務課が自課で持ってしまったままになっていれ

県市町村公文書等保存活用連絡協議会によりまとば、評価選別担当がその資料を保存することは困められた「公文書等選別収集基準ガイドライン（１難になってしまう。

次改訂版）」である。これら二つのガイドラインでこのようなメリットデメリットが検討され、今は、評価選別の目安として、原則として全て保存

回の討論では、具体的な解決策を示すところまでする文書、選別して保存する文書、そして、保存結論は至らなかった。しかし、主務課が自課で保しない文書と段階を経て文書をランク付けている。

存し続け、評価選別担当が把握できない文書が生そして、それぞれの段階にある文書はどのようなまれてしまうよりは、全ての文書を収集し、主務ものなのか、具体的な例を示しガイドしているの課と他課の文書を一旦保存した後でそこから再選だ。特に「埼玉県内市町村における歴史的公文書別を行った方がよいのではないかとの考えに至っ評価選別のためのガイド（試案）」のものはより詳た。

しく、キーワードによる選別基準と、行政分野別

ただ、歴史資料として一度保存したものをもうの基準を設けている。
具体例を示しすぎることは、一度廃棄するというのは、なかなか難しいことで例で示した以外の文書の価値が重要視されなくなある。重複を防ぐためには、この再選別に係る基るという危険性をはらむが、ある程度の例示がな準も設ける必要があるのではないか。こちらにつければ、評価選別も効率的には行えない。危険性

いても今回は具体的な解決策を見出すことはできを意識した上で、具体例を活用していくことが効なかったので、今後検討していかなければならな率的な評価選別には必要になってくるのではない

い課題である。

だろうか。

4. まとめまた、以前受講した、「アーカイブズ研修Ⅰ」の際、評価選別を効率的に行っていくには、文書を今回の討論で、評価選別基準の在り方を踏まえ作成する者ひとりひとりが文書を作成する段階かて、『分かりやすい』基準について議論を行ったが、ら、その文書が未来へ保存されていくのだという具体的に解決策と言い切れるまでの答えを出せる意識をもつことが重要だという討論を行った。今までには至らなかった。結論が出たと思っても、回の討論でもやはり、その意識を共有することがデメリットとして考えられる事項も出てきてしま必要であるのだという考えが討論の端々に見受けう。そのような状況もふくめ、明確に「これがいられた。今回の研修の中で、現用文書と非現用文い」と断言できる基準を策定するのは困難ではな

書は区切られるものでなく、地続きのものであるいかという意見も出た。しかし、評価選別基準をという意識をもった。文書を未来へ正しく残して使う者には、経験のない者もある者も混在していいくためには、評価選別を行う段階だけでなく、るという状況の中で、『分かりやすい』と言える基文書を作成する段階から、未来のことを意識して準には、具体例を加えることがやはり必要になるいかねばならないのだと今回の討論を通し感じた。

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