Ｑ＆Ａ埼玉会館 利用料金改定に伴う取扱い
令和元年９月１日【注】 納入通知書が発行される利用については、直接会館にお問い合わせください。

■ホール【９月までに支払い済みのホール利用料金】
Ｑ１．令和元年１２月に小ホールを使用します。ホール利用料金は、３月に支払い済みです。
利用に際しては改定後の新料金との差額を支払う必要がありますか？
Ａ１．いいえ、その必要はありません。令和元年９月３０日までに申請をした施設利用は、旧料金の適用となります。
なお、ここでいう「申請」とは、仮予約ではなく、利用申込書による利用申請手続きのことです。９月３０日までに仮予約していても、申請手続きが１０月以降の場合は、新料金の適用となりますので、ご注意ください。
【支払いが１０月以降のホール利用料金】
Ｑ２．令和２年３月に大ホールを利用します。９月２０日に、利用申込みをしました。利用料金の支払いは、１０月９日までにすることになっていますが、１０月に入ってから支払った場合、改定後の新料金での支払いとなるのですか？
Ａ２．施設利用料金は、申込みをした日（申請日）が基準となります。この場合は、９月３０日までに行われた申請なので、旧料金が適用されます。１０月に入ってからのお支払いでも、新料金は適用されません。
【分割払いの２回目の支払いが１０月以降のホール利用料金】
Ｑ３．令和２年７月に大ホールを使用します。申込みは、７月にしていますが、分割２回目の支払いがまだ終わっていません（１２月末が支払い期限）。分割２回目の支払いは、新料金の適用となるのでしょうか？
Ａ３．いいえ、申請が令和元年９月３０日以前ですので、旧料金の適用となります。当初のご案内金額（旧料金）と変更はありません。
【楽屋、附属設備の利用料金】
Ｑ４．１２月に小ホールを使用します。当日は、楽屋のほかマイクやピアノなどの附属設備も使用します。これらは、改定後の新料金となるのですか？
Ａ４．はい。楽屋、附属設備料金は、利用日が基準となります。ホールの利用申請日にかかわらず、令和元年１０月以降にホール利用に伴って使用する楽屋、個室、リハーサル室、附属設備の利用料金には、新料金が適用されます。

【変更に関する様々な事例について】
Ｑ５．１２月２０日午前・午後区分に大ホールを使用して催し物を開催します（１月に申請済み）。１０月以降に、次の申込み（変更）をした場合、新旧どちらの利用料金となりますか？
①この催し物のリハーサルをするために、１２月１６日の大ホールを申込み。
②この催し物の準備のために、１２月１９日の夜間区分を申込み。
③催し開催日を変更。１２月２０日の利用をやめて１２月２５日の大ホールを申込み。
④この催し物の本番時間が予定より遅くなるため、１２月２０日の夜間区分を申込み。
⑤入場料金の変更⑥開場・開演・終演時間の変更
Ａ５．いずれも、通常は、手続きの簡略化のため、変更申込書で申請いただくことが多い事例です。しかし、その内容が「変更」に該当するか、「新規（追加）申込」に該当するかで新旧料金の適用が異なってきます。
すでに申込済みの利用について、施設を変えたり、利用日を変えたりすることは、「変更」となり、旧料金の適用となります。一方、申込済みの利用とは別に、利用施設が増えたり、利用日が増えたりする場合は、「新規（追加）申込」となり、新料金が適用されます。この点、ご注意ください。

（１）「新規（追加）申込」に該当する場合 ➡ 新料金適用①は、すでに申込済みの１２月２０日の大ホールについて、利用施設や利用日を変える申請ではなく、新たに１２月１６日の利用を追加しています。
②も、１２月１９日を追加しています。
したがって、①、②は、｢変更｣ではなく、「新規（追加）申込」に該当する場合です。
利用日数が増えた場合、追加利用については、「変更」でなく、「新規（追加）申込」となり、新料金でお支払いいただくことになります。

（２）「変更」に該当する場合 ➡ 旧料金適用③は、すでに申込済みの１２月２０日の利用日を１２月２５日に変える場合なので、「変更」に該当し、旧料金が適用されます。
④は、②と似ていますが、②が新たに利用日を追加しているのに対して、④は同日の利用区分が追加されているだけで、利用施設も利用日も増えていません。したがって、「変更」に該当し、旧料金が適用されます。
同様に、⑤、⑥の場合なども、利用施設も利用日も追加されていないので、「変更」として、いずれも旧料金が適用されます。

■会議室【支払い済みの会議室及び附属設備の利用料金】
Ｑ１．１１月２６日の午後区分に７Ａ会議室と液晶プロジェクターを利用します。８月１０日に申請し、支払いもしました。この場合も改定後の新料金が適用され、差額分の追加料金が発生しますか？
Ａ１．
（１）施設利用料金は、申し込みをした日（申請日）が基準となります。この場合、９月３０日までに申請をしていますので、施設利用料金については旧料金が適用されます。
（２）附属設備料金は、利用日が基準となります。１０月１日以降の利用であれば、新料金が適用されます。大変恐れ入りますが、附属設備については、新料金との差額分をお支払いいただく事になりますのでご了承ください。ちなみに、当館では附属設備のお支払いは通常、当日精算でお願いしております。ご利用者様のご都合により事前のお支払いも承っておりますが、先払いであっても、当日精算であっても、適用される料金が異なることはありません。

【支払いが１０月以降になる会議室及び附属設備利用料金】
Ｑ２．１１月５日に６Ａ会議室を利用し、マイク付きの携帯アンプも申し込んでいます。９月２５日に利用申請手続きを完了しました。支払いはまだですが、１０月に入ってから支払いをすると、新料金での支払いとなりますか？
Ａ２．
（１） 施設利用料金は、申し込みをした日（申請日）が基準となります。この場合、９月３０日までに申請をしていますので、旧料金が適用されます。１０月に入ってからのお支払いでも、新料金は適用されません。
（２） 附属設備料金は、利用日が基準となります。１０月１日以降の利用であれば、新料金が適用されます。

【仮予約】
Ｑ３．９月２５日に５Ｂ会議室を電話で仮予約しました。１０月２日に会議室利用申込書で正式に利用申請（本予約）しました。仮予約を９月３０日までにしているので、改定後の新料金でなく、旧料金で支払えばよいですか？
Ａ３．申し訳ありませんが、新料金でのお支払いとなります。施設利用料金は、申し込みをした日（申請日）が基準となりますが、ここでいう「申請」とは、仮予約ではなく、利用申込書による利用申請手続きとなります。
９月３０日までに仮予約していても、申請手続きが１０月以降の場合は、新料金が適用となりますので、ご注意ください。

【変更に関する様々な事例について】
Ｑ４．１１月１０日午前区分に７Ｂ会議室を利用します。９月１０日に利用申請しました。１０月
以降に、次の申込（変更）をした場合、新旧どちらの利用料金となりますか？
① 都合が悪くなり、利用日を１２月３日に変更。
② 会議が長引くことになり、７Ｂ会議室の１１月１０日午後区分を追加。
③ 都合により、７Ｂのほかに、控室として６Ｄ会議室を追加。
④ 準備時間を確保するため、前日の１１月９日夜間区分を追加。
⑤ 同じ目的の会議を２日にわたり開催することになったため、翌週の１１月１５日も７Ｂ会議室を追加。

Ａ４．いずれも、通常は、手続きの簡略化のため、変更申込書で申請いただくことが多い事例です。しかし、その内容が「変更」に該当するか、「新規（追加）申込」に該当するかで新旧料金の適用が異なってきます。
すでに申込済みの利用について、施設を変えたり、利用日を変えたりすることは「変更」となり、旧料金が適用されます。一方、申込済みの利用とは別に、利用施設が増えたり、利用日が増えたりする場合は、「新規（追加）申込」となりますので、新料金が適用されます。この点、ご注意ください。

（１）「変更」に該当する場合①は、すでに申込済みの１１月１０日の利用日を１２月３日に変える場合なので、上記の「変更」に該当し、旧料金が適用されます。
②は、利用区分が追加されていますが、申込済みの利用のほかに利用施設も利用日も増えていません。したがって、「変更」に該当し、旧料金が適用されます。

（２）「新規（追加）申込」に該当する場合③は、すでに申込済みの１１月１０日の７Ｂ会議室のほかに、６Ｄ会議室を追加して利用施設が増えています。したがって、「新規（追加）申込」に該当し、６Ｄ会議室については新料金が適用されます。
④は、利用区分が１つ追加になっている点で②と似ていますが、②は利用日の追加がないのに対して、④は、新たな利用日として１１月９日を追加しています。したがって、｢変更｣ではなく、「新規（追加）申込」に該当する場合となり、１１月９日分は新料金の適用となります。
⑤も利用日が増える場合ですので、１１月１５日の７Ｂ会議室分は、「変更」ではなく、「新規（追加）申込」として新料金でお支払いいただくことになります。

■展示室【支払い済みの展示室利用料金】
Ｑ１．令和２年２月２４日から２月２７日まで第３展示室を利用します。３月３日に利用申込み手続きを行い、支払いも済ませました。この場合は、改定後の新料金が適用されて、差額を追加で支払う必要がありますか？
Ａ１．いいえ。 施設利用料金は、申し込みをした日（申請日）が基準となります。この場合、９月３０日までに申請をしているので、展示室利用料金については旧料金が適用されます。したがって、差額は発生せず、お支払いは不要です。
なお、ここでいう「申請」とは、仮予約ではなく、利用申込書による利用申請手続きのことです。９月３０日までに仮予約していても、申請手続きが１０月以降の場合は、新料金の適用となりますので、ご注意ください。
【支払いが１０月以降になる施設及び附属設備利用料金】
Ｑ２．１２月１８日から１２月２２日まで第１展示室を利用します。利用のときに有料の附属設備を使用するため、その申込みもしています。９月２０日に利用申請手続きを完了しました。何れも支払いはまだですが、１０月に入ってから支払いをすると、新料金での支払いとなりますか？
Ａ２．
（１） 施設利用料金は、申し込みをした日（申請日）が基準となります。この場合、９月３０日までに申請をしていますので、旧料金が適用されます。１０月に入ってからのお支払いでも、新料金は適用されません。
（２） 附属設備料金は、利用日が基準となります。１０月１日以降の利用であれば、新料金が適用されます。

【変更について】
Ｑ３．展示室利用の変更について、次の場合、新旧料金のどちらになりますか？
① 利用日を他の日に変更する場合（利用日数に変更がない場合）② 利用日は変更しないが他の展示室に変更する場合（施設変更の場合）③ 利用日を追加する場合（利用日数が増える場合）
Ａ３．すでに申込済みの利用について、施設を変えたり、利用日を変えたりすることは、「変更」となり、旧料金の適用です。一方、申込済みの利用とは別に、利用施設が増えたり、利用日が増えたりする場合は、「新規（追加）申込」となり、新料金が適用されます。
したがって、①、②は利用日も施設も増えていませんので、旧料金のままで変更できま
すが、③は利用日が増える場合なので、「新規（追加）申込」となり、この追加利用分には新料金が適用されます。