IDEXX-gedragscode voor leveranciers

Inleiding
Bij IDEXX zijn we ons bewust van het belang van geloofwaardigheid, integriteit en betrouwbaarheidom succesvol te kunnen blijven. Onze kernwaarden zijn gebaseerd op deze principes. Zolang we naar
onze principes handelen, kunnen we aan de verwachtingen van onze aandeelhouders voldoen. Degedragscode dient als fundament voor onze beleidsvoering betreffende de toeleveringsketen, voorde procedures en richtlijnen binnen ons bedrijf en bepaalt aan welke eisen bij het zakendoen minimaal
moet worden voldaan. IDEXX verlangt van haar leveranciers dat ze een maatschappelijk verantwoorde
en milieubewuste werkwijze hanteren.
De gedragscode is ontwikkeld op basis van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie(IAO), de richtsnoeren voor het bedrijfsleven en de mensenrechten van de Verenigde Naties (VN),
en andere best practices voor de sector.
We verwachten van leveranciers dat ze op de hoogte zijn van deze gedragscode. Lees de gedragscodedaarom aandachtig door. Schending van de gedragscode kan de samenwerking tussen de leverancier
en IDEXX in gevaar brengen en uiteindelijk zelfs leiden tot beëindiging van onze samenwerking. We
behouden ons het recht voor om naleving van de gedragscode door de leverancier te controleren
en om de leverancier te verplichten een plan voor corrigerende maatregelen te implementeren.
Leveranciers worden geacht alle verdere vereisten die in een eventuele andere overeenkomst,
beleidsregel of procedure van IDEXX zijn opgenomen, op te volgen.

Toepassingsgebied
De bepalingen in deze gedragscode geven de minimale norm aan die wordt verlangd van leveranciers
aan IDEXX. Met de gedragscode kunnen we onze zakenpartners in de toeleveringsketen en hun
maatschappelijk verantwoorde en duurzame ondernemerschap voortdurend beoordelen. We moedigenleveranciers aan om boven de normen in de gedragscode te presteren. En naarmate internationale en
sectorspecifieke best practices zich verder ontwikkelen, verlangt IDEXX van leveranciers dat ze hun
nalevingsprogramma’s ten behoeve van maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen hierop
afstemmen. Leveranciers worden geacht ook hun eigen toeleveranciers aan te moedigen zich aan debeginselen van de gedragscode te houden. IDEXX is zich ervan bewust dat naleving van enkele van dehieronder genoemde normen eerder om een dynamisch dan om een statisch proces vraagt en moedigt
haar leveranciers dan ook aan om de omstandigheden op de werklocatie op basis hiervan te blijven
verbeteren.

Richtlijnen van de gedragscode
Naleving van wetten
IDEXX verlangt dat leveranciers en hun specifieke productiefaciliteiten volledig voldoen aan alle
toepasselijke nationale en/of lokale wet- en regelgeving. Bovendien moeten de gedragscode en het
beleid van IDEXX worden gevolgd op het moment dat deze zwaarder wegen dan toepasselijke wettelijke
voorschriften. Dit betreft onder meer wetgeving en beleid met betrekking tot arbeidsrechten, immigratie,
een veilige werkomgeving en het milieu.

1

Werkwijzen omtrent werving en dienstbetrekkingenArbeidscontracten
IDEXX verlangt dat alle arbeidskrachten, inclusief arbeidsmigranten, een schriftelijk arbeidscontract
krijgen aangeboden in hun eigen taal waarin duidelijk hun rechten, verantwoordelijkheden enarbeidsvoorwaarden worden omschreven. Dit contract moet ook duidelijke en volledige informatie
bevatten ten aanzien van salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, werktijden, gevarenzones op de
werkvloer, levensonderhoud/huisvesting en andere arbeidsvoorwaarden.

Voorlichting en training van werknemers
IDEXX verlangt van leveranciers dat ze alle werknemers op het moment van in dienst treden informeren
over hun rechten en verantwoordelijkheden, eventueel door middel van een trainingsprogramma,zoals de introductietraining voor nieuwe werknemers.

Kinderarbeid
IDEXX eist dat alle leveranciers voor het aannemen van personeel een leeftijdscontrolesysteem hebbengeïmplementeerd. Houd rekening met de volgende voorwaarden, waarbij de zwaarstwegende moeten
worden nageleefd:•

kinderen moeten minimaal 14 jaar oud zijn, of•

bij indiensttreding een leeftijd hebben die volgens het arbeidsrecht is toegestaan in het land ofde landen waar de werkzaamheden onder een contract, geheel of gedeeltelijk, plaatsvinden, of•een leeftijd hebben waarop ze in dat land of die landen niet meer leerplichtig zijn.

Daarnaast dient de leverancier alle maatregelen te treffen die nodig zijn om minderjarige
arbeidskrachten, van minder dan 18 jaar oud, te behoeden voor arbeidsomstandigheden die hungezondheid, veiligheid of ontwikkeling in gevaar kunnen brengen. Dit houdt in dat bijvoorbeeld ‘s nachts
werken en het uitoefenen van gevaarlijke werkzaamheden moeten worden beperkt. De leverancier
dient voor alle minderjarige arbeidskrachten over alle benodigde machtigingen, zoals vergunningen/medische keuringsrapporten, te beschikken en hen een conform minimumsalaris en eventuele overuren
en wettelijk toegekende bonussen uit te betalen.

Werktijden
IDEXX verlangt dat arbeidskrachten nooit worden gedwongen om meer te werken dan het volgens delandelijke wetgeving toegestane aantal arbeidsuren. Als hiervoor geen landelijke wetgeving bestaat,
geldt een maximale werktijd van acht uur per dag en 48 uur per week. Als er overuren worden gemaakt,
mag het totale aantal gewerkte uren niet meer zijn dan 60 uur per week. Alle overuren moeten volledig
op vrijwillige basis worden gemaakt, tenzij ze deel uitmaken van een wettelijk erkende, collectieve
onderhandelingsovereenkomst.

Arbeid uitbesteden
Elke leverancier moet IDEXX schriftelijk informeren over uitbestede arbeid. Waar mogelijk dienen
bedrijven arbeidskrachten in eigen dienst te nemen. Als het nodig is een uitbestedingscontract aante gaan met een werknemer, moet het bedrijf de garantie kunnen bieden dat het uitzendbureau of
detacheringsbedrijf volgens de wet handelt, de juiste certificeringen of licenties heeft verkregen van
de bevoegde autoriteit in dat land en geen contractkosten in rekening brengt bij werknemers.

Contractkosten
IDEXX verbiedt het om op welke manier dan ook, direct of indirect, geheel of gedeeltelijk, contractkosten
in rekening te brengen bij arbeidskrachten. In het geval van arbeidsmigranten geldt dit ook voorinreiskosten en kosten voor het verwerken van functiegerelateerde documenten en werkvisa inhet gastland.

2Vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden
IDEXX eist dat alle arbeidskrachten ten minste het minimumsalaris uitbetaald krijgen dat dewet in dat land voorschrijft en aanspraak kunnen maken op alle wettelijk bepaalde secundairearbeidsvoorwaarden, zoals vakantiedagen en verlof op feestdagen. Uitbetaling van salaris dient plaatste vinden in regelmatige termijnen en rechtstreeks aan de arbeidskrachten, conform de toepasselijke
wetgeving. Salarisuitbetalingen mogen niet worden uitgesteld, opgeschort of ontzegd. Leveranciersmoeten er tevens voor zorgen dat arbeidskrachten loonstrookjes ontvangen en dat de betaalde
bedragen worden gearchiveerd.
IDEXX verbiedt elke vorm van misleiding ten aanzien van afspraken, betaling, voorschotten enleningen over of van salaris. Aftrek, voorschotten en leningen van salaris zijn uitsluitend toegestaan
onder bepaalde voorwaarden en voor zover de toepasselijke wet- en regelgeving of de collectieve
overeenkomst dit voorschrijft. Leveranciers dienen arbeidskrachten die voor dergelijke aftrekposten
in aanmerking komen hierover op het moment van uitbetalen te informeren.
Bovendien mag aan arbeidskracht nooit een waarborgsom worden opgelegd als voorwaarde om een
dienstbetrekking te verkrijgen of te behouden, noch voor enig ander doeleinde zoals de aanschaf vanpersoonlijke beschermingsmiddelen.

Omgang met arbeidskrachten
Sancties tegen arbeidskrachten
IDEXX verlangt van leveranciers dat ze voor een werkomgeving zorgen waarin alle werknemers met
eerbied en respect worden behandeld en niet met wreedheid of mensonwaardige omstandigheden
kunnen worden geconfronteerd. Disciplinaire maatregelen en procedures moeten duidelijk worden
gedefinieerd en gecommuniceerd aan alle arbeidskrachten. Op de locatie mogen geen disciplinairemaatregelen worden opgelegd die mensonwaardig zijn zoals lijfstraffen, geestelijke of fysieke dwang,of verbaal geweld jegens arbeidskrachten. Er moet een strikt verbod gelden op het gebruiken van ofdreigen met fysiek of seksueel geweld en intimidatie jegens een arbeidskracht. Disciplinaire procedures
mogen geen sancties omvatten die kunnen leiden tot aftrek van salaris, beperking van secundairearbeidsvoorwaarden of gedwongen arbeid.

Discriminatie
IDEXX eist dat personeel van een leverancier rechtvaardig wordt behandeld, ongeacht geslacht, leeftijd,
huidskleur, geloof, geslacht, ras, godsdienst, zwangerschap (met inbegrip van de bevalling, het geven
van borstvoeding of eraan gerelateerde medische aandoeningen), genderidentiteit of -expressie,
seksuele geaardheid, burgerlijke staat, HIV-status, afstamming, land van herkomst, nationaliteit, statusals veteraan, militaire status, lichamelijke of geestelijke beperking/medische aandoening, erfelijke
informatie of om het even welke andere eigenschap of categorie die wordt beschermd op grond van
toepasselijke wetgeving.

Mensenhandel en dwangarbeid
IDEXX heeft een strikt verbod ingesteld op mensenhandel, bij alle werkzaamheden waarmee
subcontractanten, leveranciers of vertegenwoordigers te maken hebben. Arbeidskrachten mogen op
geen enkele manier worden blootgesteld aan gedwongen, verplichte, gebonden of onvrijwillige arbeid.
Alle arbeidskrachten moeten het werk vrijwillig doen en moeten de vrijheid hebben om op enig moment,
met inachtneming van een redelijke kennisgevingstermijn, hun dienstbetrekking te beëindigen. Het
is ten strengste verboden om identiteits- of immigratiedocumenten van arbeidskrachten in beslag tenemen, in te houden, te vernietigen, of hun toegang ertoe op enige andere wijze te ontzeggen.

3

Vrijheid van verkeer
IDEXX eist dat de vrijheid van verkeer van arbeidskrachten onder geen beding wordt ingeperkt.
Daarnaast mogen ze nooit fysiek worden beperkt tot een kantoor of andere werkgerelateerde ruimte
zoals een door de werkgever of een wervingsbureau beheerd personeelsverblijf.

Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen
Werknemers moeten de vrijheid hebben om zich collectief te organiseren, hun belangen te verdedigenen te onderhandelen. Leveranciers moeten arbeidskrachten toestaan zich te verenigen, zich aan tesluiten bij de vakbond van hun keuze en uit naam ervan activiteiten te verrichten.

Klachtenprocedure
IDEXX verlangt van leveranciers en hun filialen dat ze een doeltreffende en vertrouwelijkeklachtenprocedure hebben ingesteld zodat elke arbeidskracht, uit zichzelf of als groep, een klacht
kan indienen zonder te maken te krijgen met vooroordelen of vergelding. De klachtenprocedure moetarbeidskrachten die het niet eens zijn met de wijze waarop een klacht is afgehandeld, in staat stellenom in beroep te gaan. De klachtenprocedure moet kunnen worden doorlopen in de eigen taal vande arbeidskracht en moet de mogelijkheid bieden om klachten anoniem te melden.

Veiligheid en welzijn op de werkvloer, in slaapvertrekken en in de kantine
IDEXX eist dat faciliteiten, slaapvertrekken en kantines voldoen aan alle toepasselijke wet- enregelgeving ten aanzien van arbeidsomstandigheden en dat leveranciers arbeidskrachten een veilige en
gezonde werkomgeving bieden, inclusief adequate verwarming, airconditioning en ventilatiesystemen,
een acceptabele eigen ruimte, eerstehulpmateriaal en nooduitgangen. De veiligheidsvereisten
omvatten maar zijn niet beperkt tot het beperken van de risico’s als gevolg van machines en apparaten,
beroepsgevaren, gebouwen, brand, natuurrampen, chemische stoffen en fysieke en biologischematerialen, en andere risico’s die de gezondheid van werknemers in gevaar kunnen brengen.
Bovendien moeten arbeidskrachten zowel tijdens als buiten werktijden ongehinderd toegang hebben
tot basisbehoeften zoals drinkwater en toiletten op de werklocatie of in de slaapvertrekken.

MilieuIDEXX eist dat leveranciers ervoor zorgdragen dat faciliteiten voldoen aan milieuwetgeving, inclusief
alle wetten omtrent afvalverwerking, afvoer van lucht, lozingen, toxische stoffen en de verwerking vangevaarlijk afval. IDEXX moedigt leveranciers aan om maatregelen te treffen die verder gaan dan wat
wettelijk is vereist om de impact die hun bedrijfsactiviteiten hebben op het milieu te reduceren.

Ethisch verantwoord gedrag
IDEXX verlangt van haar leveranciers dat ze de striktste normen hanteren ten aanzien van moreel en
ethisch verantwoord gedrag. Leveranciers moeten de lokale wetgeving in acht nemen en mogen zich op
geen enkele wijze inlaten met onethische werkwijzen, inclusief maar niet beperkt tot afpersing, fraude ofomkoping, niet tijdens interacties met overheidsfunctionarissen noch met personen in de private sector.

Melding doen van wangedragLeveranciers en andere betrokkenen worden aangemoedigd om bij IDEXX melding te maken
van elke gedraging of activiteit die volgens hun oprechte beoordelingsvermogen de wet of dezegedragscode schendt. Dit kan via de speciale ethiekhulplijn (Ethics Hotline) van IDEXX op idexx.com/
ethics-hotline. Meldingen worden waar mogelijk vertrouwelijk behandeld (en kunnen daar waar ditwettelijk is toegestaan anoniem worden gemaakt).

© 2024 IDEXX Laboratories, Inc. Alle rechten voorbehouden. • 06-0039220-01