2024 年７月 29 日

各位会社

名

株 式 会 社 ハ マ キ ョ ウ レ ッ ク ス

代 表 者 の役 職 氏 名

代 表 取 締 役
大須賀 秀 徳社長（コード番号 ９０３７ 東証プライム）
執行
役
員
管理本部長
兼竹 内 義 之経 営 企 画 室 長（ＴＥＬ．０５３－４４４－００５５）

問 合 せ 先再発防止策の進捗状況に関するお知らせ
当社は、当社連結子会社従業員による不適切な取引（以下「本件」といいます。
）に関しまして、2024 年 3 月 13 日付「社内調査委員会の調査報告書受領に関するお知らせ」にて公表いたしました社内調査委員会からの提言を踏まえ、同年 5 月 1 日付「再発防止策の策定及び役員報酬の一部自主返上等に関するお知らせ」にて具体的な再発防止策を公表し、これまで再発防止策の実行に取り組んでまいりました。
今般、現在までの再発防止策の実施状況をお知らせいたします。
１．近物レックスにおける再発防止策についての進捗状況(1) 社内ルールの整備①貸切代車料における契約書の締結
近物レックスにおける主たる事業の特別積合事業以外となる貸切事業においては、代車使用時の契約締結に関する運用ルールが整備されておりませんでした。
新規に貸切代車を使用する際には、使用申請が決裁された後、契約書を締結することを義務化するとともに、現時点で使用している代車会社にも、新たに作成した標準契約書を締結いたしました。
②請求書への明細添付とチェックの充実
近物レックスの事業の中で、数少ない物流センター事業でのことではありましたが、貸切代車料の請求書に明細のないものが認められました。
請求書への明細の記載又は別添を義務化し、標準契約書にも同様の義務を明記しました。これにより請求書と契約内容及び取引の実在性について、発注者とチェック者によるダブルチェックがしやすい環境を整備いたしました。
各店所における発注者とチェック者によるダブルチェックと併せて、本社においても明細の内容をチェックする体制を構築しております。

③職務権限・業務分掌の適切な見直し
業務の決定権限が一部の管理者に集中されており、各種業務が１人で完結しているものが認められました。
下請配送会社との取引における、単価及び台数の変更等においては、社内規程（職務権限規程及び業務分掌規程）の見直しにより、契約書の締結の義務化及び各役職の権限を明確化しました。社内規程の見直しを６月 20 日開催の取締役会にて決議しております。
④文書保管基準の整備
近物レックスにおいては、書類保存のルールが明確にされていなかったことにより、支払いの根拠となる書類が適切に保存されておりませんでした。
文書管理規程を策定し、６月 20 日開催の取締役会にて決議し、運用を開始いたしました。これにより、各文書の保存期間を明確にしております。保存する文書を明確にすることで、内部監査時における調査・分析が効率的に行える環境を整備いたしました。
(2) 内部監査①内部監査室の設置
近物レックスにおいては、内部監査室が設置されておらず、他の業務と兼任した者が内部監査を実施していました。
不正の防止、早期発見のためにも、これを解消し、計画的な内部監査を実施する環境を整備するため、社長直轄の組織単位とした内部監査室を５月１日付にて設置し、同日専属従業員２名を配置しました。5 月より、各店所の監査を実施しており、計画的に内部監査を実施しております。
②内部統制上の業務記述書及び RCM の策定
近物レックスの数少ない物流センター業務であったことから、業務記述書及び RCM を作成しておりませんでした。
業務分掌規程において、新たに設置した内部監査室の分掌事項として内部統制を規定し、本社における担当を明確にいたしました。今回の事案の当該センター及び近物レックスにおける他の物流センター業務において、既に業務記述書及び RCM は策定しております。
※RCM（リスクコントロールマトリックス）とは、業務によって生じるリスクとリスクに対応する手段について「対応表」にしたもののことを指す。業務ごとに生じうるリスクを識別・評価して、内部統制によってどのようにリスクを低減しているのか記載したもの。

③監査結果の活用
本件を踏まえ、当該センターについては、内部統制上、不備のあった事項を補填し、内部統制に沿った監査を実施しました。
また、全店所において内部統制に準じた点検（一斉点検）を５月に実施しました。この点検を踏まえて優先順位を決定し、７月より本年度内で全店所を対象とした内部監査を実施いたします。監査については、内部監査室を中心に本社・各支社で構成された全８チームを編成し、分担して監査を実施してまいります。各担当者が同一レベルで監査が行えるよう、チェックシートを作成し実施しております。
監査結果、改善計画及び改善報告は、取締役会への報告事項とし、これと並行して各支社では、監査で指摘された事項を管内の店所長に共有し、指摘された事項と同じ事案がないか確認することで、効率的な改善を進めてまいります。
(3) 業務担当のローテーション
本件が発生した拠点は、近物レックスの事業における数少ない物流センターでありました。そのため業務分担が固定化し、不正の兆候を把握する機会が少なくなっておりました。
当該センターは、新たに本社に設置した業務改革部の管轄となり、当部が中心となって新体制を構築いたしました。各セクション（構内管理・配送管理・全体管理）に管理職を配備し、それぞれが各セクションを定期的にローテーションできる仕組みをスタートさせております。
(4) 内部通報制度
近物レックスにおいては、内部通報の窓口が総務部または各拠点の上席者となっており、不正の通報や相談が伝えにくい状況であったため、制度が機能しておりませんでした。
内部通報規程を制定し、内部監査室を通報窓口といたしました。相談・通報の専用電話番号、メールアドレスを用意して５月より運用を開始しております。
導入にあたり、全従業員に向け通達し、社内各所へのポスターの掲示をするなど、新たな内部通報制度について周知を図っております。ポスターには、通報者の保護が適切に図られることを掲載し、通報制度の実効性を高めることにも注力しております。
本制度により、法令等違反行為の抑止または早期発見・是正と、通報者を保護し不利益を被ることがないことを大前提に、コンプライアンスの推進・強化を図ってまいります。

(5) 人材教育①教育研修
本件の発生事実、発生原因、再発防止策等を、全ての管理職に改めて周知する事と、不正を発生させないために必要な意識と知識に関する理解、ダブルチェック体制の重要性やコンプライアンスに対する意識向上を図る必要があります。
本件及び５月に実施した一斉点検の状況を踏まえ、代表取締役社長、取締役副社長、常務取締役が６月に各支社で開催された勉強会に出席し、不正事案の報告、再発防止策、今後実施する内部監査について説明する事と併せて、全従業員が不正は絶対に許されないという強いコンプライアンス意識を持ち、一丸となって取り組む事で会社を変えられると、強くメッセージを発しております。
今後の教育については、1 年を通じて各支社で開催される勉強会の機会を利用して、会社のルールについての確認やコンプライアンスなど本社各部毎に研修テーマをあげた教育研修を実施しております。
②業務引継ぎ
本件発生の要因として、店所長就任時の引継ぎが不足していたことも１つの要因でありました。
就任後の店所長が、業務の手順を理解し効率的に業務が行えるよう業務引継書の作成を規程化いたしました。
更に業務引継ぎについては、新任の所属長研修の開催、上長にあたる主管長が巡回して状況把握をするなど、より具体的で効果的な業務引継ぎが行えるよう整備してまいります。
２．当社における再発防止策
当社は、体制強化のため 2024 年５月 1 日に社外取締役を中心とした６名での調査チームを設置しました。なお、調査チームは、当社及び近物レックスとの間で特別の利害関係がなく独立性のあるメンバーで構成されております。
・本件の発生事案、発生原因及び再発防止策をグループ会社全体に周知いたしました。
併せて、ダブルチェック体制の整備のため、1 人で完結する業務の有無を拠点別、業務別に確認し整備しております。
・全グループ会社の代表取締役を集めた会議を開催し、本件と併せ、当社の定める企業行動規範の内容とその意味を改めて周知し、コンプライアンス教育を実施しております。
・近物レックスにおける再発防止策の実施状況について、調査チームより都度、進捗状況の確認を実施しております。併せて、一斉点検の内容を当社調査チームにて確認するなどモニタリングも実施しております。

株主・投資家の皆様をはじめ、関係者の皆様には、多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。今回取組んできた再発防止策が時間の経過とともに形骸化することがないよう、全グループ会社の末端まで定着させ、内部管理体制・コンプライアンス体制の維持強化に努め、引き続き再発防止に取組んで参ります。
今後とも引き続き、当社へのご理解とご支援を賜りますようお願い申し上げます。
以上