時代のニーズに対応した文書情報マネジメントを紹介
ケース・スタディ

e-文書法

国税関係書類の「スキャナ保存」と原本廃棄の実践
株式会社ソフトウェア・パ－トナー
システムソリューション部部長

すみやかず ひろ住谷 和洋

テム “AH e-Doc Manager” の導入ユーのシステム開発研究を進める中で、ザーとして「e-文書法事例」を紹介します。

要件が最も厳しい電子帳簿保存法

株式会社ソフトウェア・パ－トナーはAH e-Doc Managerには、帳票OCR第４条３項「スキャナ保存」用シス

1986年に設立した独立系のシステム開ソフト や電子署名モジュールサーバソ

テム開発研究に2012年春より取り発会社です。当社は、「ソフトウェア会フト が組み込まれ、タイムスタンプサー組んでまいりました。

社の役割は、システムを構築することでビス も必要に応じて利用するシステムはなく、顧客の問題を解決することであになっています。

１

はじめに

２

３

４（2）
「スキャナ保存」用システムは、単なるITシステム導入では承認申請が却下されるもので、社内記録管理る」をモットーとして、損害保険会社向けのシステムや会計システムやPDF規程と事務処理規程・運用フローを導入の経緯

サーバ変換システム等を中心とした開発

詳細に定め、日常の業務として運用（1）アプリケーション開発ビジネスの対を行なう必要があるので、JIIMA

本稿では、アンテナハウス株式会社が応の中で、JIIMA法務委員会のアの上級文書情報管理士の適格なア開発した電子帳簿保存法対応用管理シス

ドバイスを受けつつ、e-文書法対応ドバイスが必要でした。

を行ってまいりました。

さらに、電子帳簿保存法の専門税
AH e-Doc Manager
注文書
請求書
納品書

領収書３万円未満
契約書３万円未満

紙の取引
関係書類

～電子帳簿保存法「スキャナ保存対応用管理システム」

ことが判りました。

契約申込書
（定型型）

会計システム

見積書
電子署名

MFPやスキャナから読取理士の承認申請代行が有効である

・帳票設定
・JOB 設定
・認識設定

パソコン処理図１

タイムスタンプ・画像・CSV 取り込み機能・検索・訂正・追加・削除
電子署名・タイムスタンプ一括付与＆検証、長期署名対応

サーバ処理

スキャナ保存対応用管理システム概要

10 月刊 IM Vol.52 No.10 2013-10月号

AHe-DocManager

１ 電
 子帳簿保存法「スキャナ保存」対応用イメージ
データ管理システム。http://www.antenna.co.jp/
２ 「WinReader
p.Form」は定型帳票内の活字文字をOCR処理し、データ入力の効率化を実現する活字帳票OCRソフトウェア。http://mediadrive.jp/
products/wrpf/index.html
３ L E:PAdES:Lib/LE:XAdES:Lib。標準のJIS/ISO/ETSI仕様に準拠したPDFとXML形式の長期署名ライブラリ。各種システムへの組み込みが 可能。
http://www.langedge.jp/biz/
４ S
 EIKOタイムスタンプサービスは、「タイムビジネス信頼•安心認定制度」認定の国際標準準拠のサービス。電子データの完全性証明を目的として世界の各国で使用されている。http://www.seiko-cybertime.jp/（3）そこで、「国税関係書類のスキャニ度の要件を確保したシステム開発

ング→帳票OCR→確認訂正→画像

並びに自社が導入することによるとテキストのDB格納→電子署名＆導入前後の比較など、事例を公開すタイムスタンプ一括付与検証→訂ることで、今後の検討企業の参考に正削除の履歴確保→検索要件の確なることを目指しました。

保」など一連の「スキャナ保存」制導入決定後のプロジェクト体制と推進
導入決定後は、社長自らの陣頭指揮により、プロジェクトチームを発足。
JIIMA上級文書情報管理者のアドバイスを受けながら、総務部が要件取りまとめ、運用ルールを策定、システムソ導入前の課題と改善点

リューション部がシステムの開発・導入

課 題

改 善 点

1．さまざまな帳票フォーマット開発業務用、製品売買用、特定顧客向けなど用途によって、異なる形式の見積書が存在し、更に利用者が使い勝手の良いように、修正するなど、いくつものパターンのフォーマットが存在していた。
2．総務一括保管による弊害
保管資料は総務部にて一括保管していた為、担当者が閲覧しようとすると、総務部に依頼の上、確認となるため、担当者・総務双方に手間がかかってしまう。
また、総務不在時には、保管場所の特定に時間がかかるといった問題があった。
3．無駄なランニングコスト
見積書は客先への提出用原本を作成し、それを社内用にコピーを取って保管していたため、無駄なコピー代・紙代＋保管場所の維持費がかかっていた。
4．記録・証跡が残らない
コピーにメモをする等、担当レベルでの対応は行っていたが、厳密なルールが設けられていなかったため、いつ誰が処理を行ったのか？承認者は誰か？といった記録・証跡が残らない。

スキャナ保存を行うにあたって、帳票の見直しに併せて、業務プロセスの見直しも行ったところ、業務のボトルネックに改善が見受けられた。
電子化により、複数部門から同時参照が可能となり、業務が効率化した。
また、管理部門の負担も削減された。
コピー、原本の保存が不要となった為、コピー代・紙代、保管場所の維持費が不要となった。
誰がいつ承認したかの記録･証跡が残る事により、承認状況・承認履歴が可視化され、承認漏れ、処理忘れを防止することができるようになった。

図２

スモールスタートを意識して、対象帳票を絞り込み、まずは自社発行の見積書と検収書を対象とすることとした。
見積書は用途・顧客向けに複数フォーマットが存在していたので、各担当の意見を確認の上、OCR読み込みを考慮したレイアウトで３パターン（製品販売用・請負開発用・特定顧客向け）に集約。
検収書は見積書の読み込み項目を考慮して、既存レイアウトを修正。一般と特定顧客向けの２パターンに集約。
開発にあたっては、システム基盤としてノンプログラミングでアプリケーションを開発できるWagby を採用。１ヶ月５という短期間で効率的な開発を実現した。
プロト版リリース後には、部署毎に勉導入後の業務変更点キャビネット・棚総務部
見積書導入前を担当。

保存依頼

コピー・保存強会を開催し、社員に理解してもらえるよう尽力しました。
専門税理士に確認して頂き、所轄の税検収書務署に申請をしました。

総務部導入後サーバ

見積書

スキャナ保存
電子承認

保存依頼
検収書

閲覧

図３

５ W
 agbyはWebの業務アプリケーションをノンプログラミングで超高速に開発するツール。設計情報から業務ルール、画面、データベーススキーマなど、すべてを自動生成する。http://wagby.com/

月刊 IM Vol.52 No.10 2013-10月号

11導入して気づいた点
当初、注文書も対象文書としていましたが、弊社では一部の請負契約も注文書・請書でやりとりしている為、適時取り込みとしては、適用できないことがわかりました。
スキャナ保存を行うことにより、複数書類の関連性の確保をより意識するようになり、その結果、情報の検索・参照・記録の効率化
図４が実現できました。

今後の展開

システム処理フロー
検収書

見積書

見積書
検収書

見積書作成
または検収書受領

まずは自社発行の見積書、検収書のみスキャニング
見積書
JPEG

検収書
JPEGの対応でスタートしましたが、将来的にチェック・OCR 読み込み・項目チェック・訂正・保存（CSV・PDF）

は受領した見積書など、より多くの帳票のスキャナ保存に対応し、更なる業務の効率化を図っていきたいと考えております。

サーバに保存検索・閲覧

電子署名
タイムスタンプ
CSVF

テムだけでなく、記録管理規程・社内体制・事務処理手順・フロー図等が重要な運紙用要素となります。AH e-Doc Manager
検収書

見積書

廃棄とこれらの運用要素をノウハウ化し、今後導入を検討される皆様の参考になるよ

業務フロー図５

12 月刊 IM Vol.52 No.10 2013-10月号

PD

また、「スキャナ保存」制度は、ITシスうに準備してまいります。