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CIRCULAR CLIENTES N.º 02/2022 (revisão 1)⚫

Assunto: Processo de transição da certificação acreditada para a NP 4457:2021
Destinatários: Organismos de certificação de sistemas de gestão da IDi
Data de emissão: 2022-04-28.
Revista em 2023-07-26 para ajuste dos tempos de auditoria e aplicação do Anexo A do OGC009, estando as partes revistas
assinaladas por texto em azul e barra horizontal do lado esquerdo.

Exmos./as. Senhores/as,Tendo sido publicada a norma NP 4457:2021 em dezembro de 2021, a qual indica um prazo de 2 anos para se efetuar atransição da certificação para esta nova versão, torna-se conveniente estabelecer a metodologia de transição a ser seguida
em Portugal para a certificação acreditada para este referencial.
▪

Desta forma, o IPAC auscultou as partes interessadas na CTaC e na sequência definiu a metodologia abaixo.
1. Resumo do Calendário de transição previsto
dezembro 2021

Publicação da nova versão da NP 4457

31/12/2022

Recusa de candidaturas à acreditação para certificar segundo a versão antiga

31/12/2023

Fim do prazo de transição – Acreditação para a certificação no referencial NP 4457:2007
perde a validade

2. Metodologia de transição▪

1.

Candidatura: Os organismos de certificação (OC) podem candidatar-se à acreditação para a NP 4457:2021, a partir
da data de publicação da presente Circular, com o envio do correspondente formulário de candidatura DIC010 etendo como referência as disposições do Anexo a esta Circular.
Para além da documentação normal de um processo de extensão, deve ser enviada a seguinte
documentação/informação:• Plano de transição definido;• Informação sobre o processo de atualização e confirmação de competências, do pessoal relevante (internoe externo), para a nova NP 4457:2021, considerando os requisitos do §8.1.3 do Anexo;• Procedimentos relevantes revistos para adaptação à NP 4457:2021 (por exemplo, procedimento decertificação, procedimento de qualificação de auditores);• Comunicação com os clientes sobre o processo de transição para a NP 4457:2021.
A partir de 31/12/2022, o IPAC não aceitará candidaturas à acreditação para certificar segundo a versão antiga daNP 4457.

2. Auditoria de transição da certificação acreditada: A auditoria para transição pode ser realizada em qualquer fasedo ciclo de certificação, juntamento com a auditoria de acompanhamento ou renovação.
O tempo de auditoria necessário para a transição para a nova versão será pelo menos o tempo da correspondente
auditoria de renovação (conforme estabelecido no Anexo a esta Circular, na secção 8.1.2).
Após a decisão favorável de transição para a NP 4457:2021, o organismo de certificação deve emitir um novo
documento de certificação, para este referencial, mantendo a validade do certificado anterior, e do ciclo decertificação em curso. Com o acordo da empresa, pode ser reiniciado o ciclo de renovação, desde que tenham sido
cumpridos todos os pressupostos de cobertura de âmbito, atividades, projetos e locais abrangidos pelo SG IDi
necessários a uma decisão de renovação.
3. Avaliação: Para avaliação deste processo de transição, o IPAC fará uma avaliação dos documentos de candidatura
submetidos e, pelo menos, um testemunho presencial de uma auditoria pelo referencial NP 4457:2021, pelo quedeve ser enviada e mantida atualizada a informação do planeamento de auditorias do OC neste âmbito.
Na sequência desta avaliação e caso seja identificado necessário, o IPAC poderá decidir realizar uma avaliação deextensão, em escritório, para avaliar a adequação, implementação e eficácia do Plano de Transição.

⚫

4.

Decisão: O IPAC concederá a acreditação para a nova versão da NP 4457 quando tiverem sido resolvidas todas as
eventuais não-conformidades relativas à implementação desta certificação.

Circular 02_2022 (Transicao4457)_Rev01

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5.

Emissão de certificados acreditados para a NP 4457:2021: Só é possível a emissão de certificados acreditadosapós a decisão positiva do IPAC para este referencial.
Informa-se que o eventual fecho de não-conformidades relativas à implementação da certificação pela nova versãoda norma a menos de 1 mês do fim do prazo de transição pode inviabilizar que o IPAC atempadamente tome adecisão ou emita o respetivo Anexo Técnico com referência à nova versão da NP 4457.

⚫

Nota: Qualquer certificado para a NP 4457:2021 emitido em data anterior à decisão do IPAC de extensão daacreditação para este referencial, deve ser emitido sem qualquer referência à acreditação; após a obtenção daacreditação, a entidade deve converter aquele(s) certificado(s) para o âmbito de acreditação, conforme expostoem §5.7 do DRC006.
6.

Validade da acreditação e certificação acreditada para a NP 4457:2007: Qualquer acreditação para a versãoantiga da NP 4457 perde a sua validade em 31/12/2023, ficando imediatamente anulado aquele âmbito.
A data de validade dos certificados acreditados para a NP 4457:2007, emitidos durante o período de transição,deve corresponder ao final do período de transição de dois anos: 31/12/2023.

3. Requisitos específicos de acreditação
Para ser concedida e mantida a acreditação para certificar segundo a NP 4457:2021, o OC deve demonstrar cumprir osrequisitos específicos de acreditação listados em Anexo.
No final do período de transição este Anexo substituirá a secção 8 do OEC024. A atual secção 8 mantém-se vigente comorequisito específico de acreditação para a NP 4457:2007.

Relembra-se que a edição e publicação da norma NP 4457:2021 é da responsabilidade do organismo nacional denormalização, o Instituto Português da Qualidade, I.P. (IPQ), o qual deve ser contatado para esse efeito e para a eventual
aquisição da norma.
Com os melhores cumprimentos,▪

Leopoldo Cortez
Presidente

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ANEXO⚫

8. Certificação de sistemas de gestão da investigação, desenvolvimento e inovação(SG IDi)São especificamente aplicáveis os seguintes documentos:
ISO 56000 “Innovation Management: Fundamentals and Vocabulary”
NP 4461 “Gestão da Investigação, Desenvolvimento e Inovação (IDI). Competência e avaliação dos auditores de sistemas
de gestão da IDI e dos auditores de projetos de IDI”

Metodologia de certificação8.1.1 Âmbito de certificaçãoA definição dos âmbitos de certificação de sistemas de gestão da IDi deve ser feita tendo em conta o estabelecido na
NP 4457:2021, nas respetivas cláusulas 1 e 4.3. Para a identificação e interpretação dos conceitos aplicáveis e do caráter
IDi das atividades deve ser seguida a ISO 56000:2020, nomeadamente as cláusulas 3.1 e 4.2.
As atividades de IDi assumem frequentemente a figura de iniciativas ou "projetos", que integram o portefólio de inovação,devendo ser seguidos os requisitos da NP 4457:2021 estabelecidos nas cláusulas 6.3 e 6.4.
A organização deve ter uma abordagem que lhe permita evidenciar a análise e avaliação do desempenho em termos deinovação, incluindo dos resultados das iniciativas de inovação, tal como previsto na cláusula 9 da NP 4457:2021.
Notas:
1. As atividades de IDi da organização podem ser descritas e classificadas, seguindo as orientações da ISO 56000:2020(cláusula 4.1), do Manual de Frascatti e do Manual de Oslo da OCDE, nas versões mais recentes disponibilizadas online.
2. A avaliação do desempenho de inovação pode ser complementada pela utilização de diagnósticos de inovação.
8.1.2 Tempo da auditoria▪

O tempo das auditorias de certificação IDi deve ter como ponto de partida a dimensão humana da organização, considerandoo número total de pessoas abrangidos pelo SG IDi, em todos os turnos.
Para cálculo do número de FTE pode ser aplicada a Tabela A.1 do Anexo A do OGC009.
O tempo de auditoria deve ser aumentado sempre que justificado pelos seguintes fatores:− complexidade e risco associados à atividade,− o portefólio e a dimensão de atividades de inovação (por exemplo, número de projetos ou iniciativas, apoio e
financiamento ou incentivos públicos),− outros fatores.
Ao tempo de auditoria pode ser aplicada uma redução máxima de 30%, nos casos justificáveis e devidamente documentados
pelo OC, quando for possível aplicar fatores de redução conforme §8.v) do IAF MD5.
De forma a permitir uma atuação harmonizada e sem distorções de concorrência, indicam-se os tempos normais de auditoria
para as auditorias de concessão, através da tabela 8.1.
Tabela 8.1 - Tempo das auditorias concessão da certificação SG IDi
Até nFTE

Concessão

Até nFTEConcessão

Até nFTE

Concessão

52,585

7525

11103

105

7,562511153,5125

8750

11,5204150

8,587512

25

4,5175

91175

1335

5225

9,5155014455,5275102025

15

65

6350

10,52675

1675

6,5425

11>2675

Seguir progressão

Circular 02_2022 (Transicao4457)_Rev01

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Para uma auditoria de acompanhamento deve ser utilizado 1/3 da duração da concessão (arredondado para o meio dia maispróximo) e para uma auditoria de renovação deve ser usado 2/3 da duração da concessão (arredondado da mesma forma).

⚫

O programa de auditoria deve prever a amostragem dos requisitos relevantes nas auditorias de acompanhamento,refletindo, nos relatórios de auditoria, as conclusões e evidências que as suportam. No mínimo deve ser especificada anecessidade de auditar objetivos, portefólio, gestão da PI, iniciativas e processos de inovação, resultados de inovação,auditoria interna, revisão e melhoria.
Nesse contexto, os relatórios de auditoria devem documentar a evolução do sistema implementado e indicadores dedesempenho aplicados, os projetos ou iniciativas de inovação auditados e os resultados globais de inovação atingidos.
Nas empresas/certificados SG IDi em que existam locais (ditos primários) com FTEs que gerem e realizam (quase) todas asatividades IDi (FTEs afetos ao IDi), e, portanto, se constate uma predominância completa no contributo destes locais
primários para a realização e concretização do SG IDi face aos restantes locais (ditos secundários), apenas os locais primários
são considerados locais para aplicação do IAF MD1 – estes locais de realização primária do SG IDi devem estar realçados
como tal no Certificado. Deve ser tida em conta a natureza das atividades IDi na decisão de considerar a existência delocais primários e secundários.
Para auditorias a sistemas de gestão integrados, pode ser aplicado o IAF MD11.
8.1.3 Competência dos auditores/peritos▪

Os auditores/peritos para a realização de auditorias de certificação a sistemas de gestão da IDi, devem ter conhecimentos
e competências nas seguintes áreas:a) Sistemas de gestão, nomeadamente de gestão da inovação;b) Princípios de gestão de inovação e caraterísticas das organizações inovadoras, nomeadamente a abordagemsistémica à inovação;c) termos e definições de inovação;d) Normas e procedimentos aplicáveis ou outros documentos do sistema de gestão, utilizados como critérios deauditoria;e) Métodos e técnicas de gestão de inovação que lhes permitam avaliar os sistemas de gestão de inovação, asatividades, iniciativas, projetos ou processos implementados e gerar constatações e conclusões da auditoria
apropriadas;f) Indicadores e métricas de avaliação de inovação que lhes permitam aferir a eficiência e eficácia do desempenho
do sistema bem como os resultados atingidos;g) Atividades de inovação, que permitam ao auditor entender o(s) processo(s) implementado(s);h) Mecanismos de apoio e incentivos públicos à inovação.
Considerando o detalhe e as particularidades da NP 4457, os OC devem ainda cumprir os pré-requisitos de qualificaçãoindicados na tabela 8.2, e a necessidade de atualização das competências.
Tabela 8.2 – Nível de formação académica, experiência profissional e formação para auditores e peritos que realizam
auditorias de certificação de sistemas de gestão de IDi
AuditorPerito

Formação académica

Formação superior

Formação superior

Experiência profissional total 1

Mínimo de 5 anosMínimo de 3 anos

Experiência profissional das áreas de gestão e Mínimo de 2 anos
IDi (diagnóstico, avaliação, implementação,gestão ou coordenação de atividades)
Formação específica nas áreas da gestão de Mínimo de 40 horas
atividades de I&D e Inovação 2

Mínimo de 20 horas

Formação como auditor

Mínimo de 16 horas

Mínimo de 40 horas

Experiência em auditorias a sistemas de Uma auditoria de certificação inicial do SG IDi
gestão de IDi(Fase 1 e Fase 2) ou uma auditoria de renovaçãoe pelo menos uma auditoria de acompanhamento,enquanto auditor em formação sob a orientaçãode um auditor coordenador de IDi.
As auditorias em formação devem totalizar pelo
menos 10 dias de auditoria (no local) realizadasnos últimos 5 anos.
1 O grau de Doutor conta para todos os efeitos como 3 anos de experiência profissional total
2A participação como perito em comités nacionais ou internacionais na área da inovação é aceite para cumprimento deste requisito

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8.1.4 Decisão de certificaçãoPara poder haver uma decisão de certificação positiva, tem de ser reunida evidência de implementação do SG IDi ecumprimento dos requisitos de certificação; para tal pode ser considerado o histórico de realização de atividades existentes
antes da implementação do SG IDi, desde que esse histórico seja enquadrável e descrito no SG IDi implementado.
⚫

Para a manutenção da certificação, deve ser evidenciada a continuidade de atividades de inovação, sendo necessário
demonstrar a evolução do desempenho em termos de inovação, nomeadamente em termos de eficiência e eficácia dosistema implementado e dos resultados de inovação.

Metodologia de acreditaçãoTabela 8.3 - Âmbitos de acreditação para a certificação de SG IDi
Unidade de acreditaçãoCódigo IAF da tabela do Anexo do IAF ID1 (ver tabela 4.2)

Para a avaliação do âmbito candidato/acreditado, devem ser considerados os agrupamentos de códigos IAF em Grupos
Sectoriais, conforme Tabela 8.4, contendo códigos críticos e códigos acessórios.
Tabela 8.4 - Agrupamentos de códigos IAF para fins de avaliaçãoGrupos Sectoriais
Códigos críticos
Códigos acessóriosAlimentar
31, 30▪

Mecânico
Papel
MineralConstrução
Produção de bensQuímicoFornecimentos
Transporte & Gestão deresíduos
Serviços
NuclearFarmaceutico
Aeroespacial
Saúde20 ou 22
92 ou 1528
5 ou 141226

17, 18, 19
7, 816344, 6, 237, 1025, 27

24

31, 3933 ou 37111321
38

29, 32, 35, 36-Tabela 8.5 - Metodologia de avaliação e testemunho, por referência aos Grupos Sectoriais definidos na tabela 8.4
Concessão eExtensão

Manutenção

•Com um testemunho presencial num código crítico podem ser concedidos os restantes códigos
acessórios desse Grupo Sectorial e os códigos críticos assinalados como alternativos ("ou").

•Com um testemunho presencial num código acessório podem ser concedidos os restantes códigos
acessórios.

•Para a concessão dos códigos não-testemunhados, tem de ser demonstrada a competência dopessoal e das decisões.

•Em cada ciclo de acreditação é efetuado, pelo menos, um testemunho presencial em cada GrupoSectorial.

•Todos os códigos IAF incluídos no âmbito de acreditação têm de ser avaliados num ciclo de
acreditação, quer por testemunho presencial, testemunho documental, ou avaliação dacompetência do pessoal.

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