アーカイブズ28
Ⅰ 公文書館におけるデジタルアーカイブの推進)4+018-5

はじめにまず､ 第２班の構成メンバーは以下のとおりである｡
谷川秀昭：税務大学校租税史料室､ 山田正：北海道立文書館､ 中元直子：東京都公文書館､ 森年彦：愛知県公文書館､ 藤隆宏：和歌山県立文書館､ 山田稔：山口県文書館､ 大城博光：沖縄県公文書館､ 清水善仁：京都大学大学文書館
今回のグループ討論は､ あらかじめ次の２つのテーマが設定されていた｡
１｢歴史公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｣２｢デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応｣

上記の２テーマについて､ メンバーそれぞれの館の取組状況や問題意識をまず発表し､ 共通する課題について討論､ 対応策､ 解決方法等について検討するという進め方で行った｡
しかしながら､ 結果的には､ デジタルアーカイブの進捗具合は館により大きく差があるため､ 先進事例の報告を中心に共通する問題点について探っていくこととなった｡

テーマⅠ ｢歴史公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｣
歴史公文書等のデータベース構築については､ 公文書目録をデータベース化し､ インターネット上で公開している館と､ 市販ソフトで目録データベースは保有しているが､ インターネット上で公開はしていない館に分かれた｡ また､ データベースの構造についても､ ISAD (Ｇ)､ EAD を意識したデータベース構造を保有している館も見られた｡ そこで､ 目録のインターネット公開を実施していない館にとって､ ネックとなっている障害は何かということが問題となった｡ これに対しては､ そもそも予算措置が困難であるという点､ また､ データとしての蓄積は十分あるが､ 公開用データベースに移植するためには､ 個人情報や差別用語の有無について十分精査する必要があり､人員等の問題で困難であるという点､ さらには､ 資料群によってデータフォーマットが統一されていない等の発言があった｡
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現状では､ 公開用データベース構築のための予算確保が困難な状況ではあるが､ 既設置館との情報交換や研修会への積極的参加等により､ 効果的なノウハウの習得に努めていく必要があろう｡
次に､ 資料のデジタル化について､ その範囲をどのように決定すべきかについて､話し合いが行われた｡ まず､ 各館の現状について報告した結果､ 資料をデジタル化し､インターネット上で画像を提供している館は２館 (山口県文書館､ 税務大学校租税史料室) であった｡ これらの館の考え方としては､ 限られた予算の中で､ 特に利用頻度の高いもの､ また､ 歴史的価値があり､ 館への興味を喚起させるものといった視点から､ 優先度の高い資料を公開していくべきであるというものであった｡ また､ 絵図・写真資料等で現物の閲覧が困難なもの及び利用頻度の高いものは高精細で閲覧可能にするのが有効であるが､ そうでない資料はカタログ的な画像で公開することにより､資料の内容が一目で分かり､ 目録のみによる検索よりも見つけやすくなるという効果があり､ その点からも画像情報の公開は有効である (山口県) とのことであった｡
なお､ 公開にあたって留意すべき点として､ 画像に個人情報や人権問題にかかわる箇所があるかどうか十分精査する必要があり､ このため､ 公開が思うように進んでいない館が見られた｡
以上のことを踏まえ､ データベース公開によるメリットとして､ 閲覧・調査・レファレンスなどの効率性の向上に貢献できる､ 誰でもどこでも利用できることから潜在的な利用者の拡大に資する､ 画像データベース等により原本保存性を確保できる等が挙げられる｡ データベース化には様々な問題があるが､ アーカイブズに対する理解を広め､ 利用を促進するためにも､ デジタル化には積極的に取り組む必要があるという点で意見が一致した｡

テーマⅡ ｢デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応｣
このテーマに関して､ 各メンバーの共通した問題意識として､ 電子文書の保存・公開方法が挙げられた｡ そこで､ まず､ 現に文書管理システムにより電子公文書を評価・選別及び公文書館へ移管 (予定含む) している北海道立文書館と愛知県公文書館の２館の事例を紹介し､ 検討を進めることとした｡
２館に共通するのは､ 保存期限が満了する前の現用文書の時点で､ システム内の簿冊目録及び件名目録から歴史的価値のあるものを評価・選別し､ 非現用文書となった
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後に､ 目録情報が公文書館サブシステムへ移管されるという点である｡ ただし､ 北海道は､ 書誌情報のみサブシステムへ移管されるのに対し､ 愛知県は書誌情報及び添付ファイルが移管されるという点で異なる｡ なお､ 愛知県では､ 作成時に複数のアプリケーションソフトにより作成される添付ファイルは､ 移管時にＰＤＦファイルに統一して変換されることになっている｡
ここで発言された意見として､ 電子文書化されることにより評価・選別作業が不要になるのではというものがあった｡ つまり､ 書庫に物理的な容量の制限があることから､ 歴史的価値ある公文書のみを選別して後世に残すという前提からすれば､ 電子文書化によりサーバ等のストレージに保存すれば省スペース化が図られるため､ 現行の評価・選別作業の必要性が問われるというものである｡ しかしながら､ 電子決裁になったとはいえ､ 依然として電子と紙出力を併用している現状からすれば､ スペースの観点から選別が不要になるとは考えられないとの意見があった｡ また､ このような状況が継続していくと､ 予測される (実際に発生している) 問題として､ 起案文書のような表紙的データは電子データ､ 添付文書は紙文書で移管されることとなり､ 簿冊が一本化されず､ 文書の完全性の確保が課題として挙げられる｡
電子文書の保存に関していえば､ 異なるファイル形式の添付ファイルをそのまま保存していくことは､ 将来的なことを考慮すると､ コストのかかることであり､ 何らかのフォーマットに統一する必要があろう｡ その選択肢として､ 画像ファイルとして残すのも一つの方法であるし､ テキストファイルとして残せば､ 本文検索が可能という利点があるとの考え方が示された｡
一方､ 保存媒体について､ 紙文書以外の各種媒体で移管されている館も見受けられた｡ それぞれの媒体が将来にわたって利用可能である保証はないことから､ その適正度の見直し､ 媒体の変換が必要となってくること､ さらには公文書作成に使用したアプリケーションソフトのサポート期限切れの問題､ 媒体を利用するためのハードウェアの確保が課題として認識された｡
次に､ 紙文書と異なり電子文書は容易に複製が可能であることから､ 原本性の確保も重要な課題として挙げられた｡ この課題について議論する中で､ 添付ファイルの原本性の担保について問題となった｡ つまり､ 先ほどの愛知県のように､ 例えば原課がワード､ エクセル等で作成した添付ファイルを､ 公文書館へ移管時に PDF ファイルに変換された場合､ 移管・保存される当該 PDF ファイルは原本といえるのかという112007/4

ことである｡ この問題を回避するための方策として､ 文書作成後､ 電子起案する前にPDF ファイルに変換し､ 登録してはどうか等の案が発言されたが､ 原課での円滑な事務の遂行に支障を来たすものであってはならない｡ この辺りになると､ 現用文書の作成に関わる問題であり､ 文書館側のみの問題ではなくなってしまう｡ 行政全体での共通理解と意思統一を図る必要性を感じた｡
電子文書の公開方法については､ 保存媒体とも大きく関連するため､ データとして公開するか､ もしくは紙に出力して公開するか､ この場で結論を出すには至らなかった｡ 当面は､ 国における検討状況を見守りながら､ 情報の収集､ 調査を進めていきたい｡ いずれにせよ､ 先にも述べたが､ 電子文書の保存・公開については､ 文書館側のみならず､ 行政全体の課題として認識し取り組む必要があろう｡

おわりに
この討論記録の執筆にあたっては､ 当日の書記役の山田氏 (山口県) から議事録の提供を受けたのをはじめ､ 各メンバーの方々に原案の確認及び加筆修正をしていただ
いた｡ この場を借りて感謝申し上げたい｡

追記
東京都においても平成15年度から ｢文書管理総合システム｣ による文書作成が行われており､ 公文書館で引継ぎ事務をシステム管理している｡

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