セミナー報告

e- 文書法の導入と税務調査への対応
JIIMA法務委員会
e-文書推進WG リーダー

益 田 康夫（社）
日本画像情報マネジメント協会セミナー委員
会は、３月７日（木）大手町ラーニングルームを会場に「e-文書法の導入と税務調査への対応」セミナーを開催した。元東京国税局情報技術専門官で現在税理士である袖山喜久造氏より、電子帳簿保存法の正しい要件と税務調査への対応のポイントをテーマに貴重なお話を聞くことができた。法務委員会e-文書推進WGとしてその内容をレポートし感想を述べる。

JIIMAが文書情報マネジメントの普及・啓発のため・適正公平な課税の確保に必要な条件整備「紙文書社会から、電子化文書社会を目指す」取組みをして①国税関係帳簿書類の保存方法の特例いる中で、電子帳簿保存法の帳簿・書類の申請件数は国内の②電子取引に関わるデータの保存の義務付けを規定した法律

大企業約36,000社中約5,400社（15%）とまだ少なく、スキャ電帳法１条にも記載されているが「国税の納税義務の適正ナ保存（e-文書対応）にいたっては承認件数が103件と圧倒な履行を確保し」を重視しているので、要件が厳しくなって的に少ないのが実態である。しかし、そのスキャナ保存の承いるのである。

認件数は平成19年34件、平成20年43件、平成21年54件、平成22年61件と確実に増加している

e-文書法 も日本経団連をはじめとする民間企業からの要２望で生まれた法律である。
・電磁的方法による情報処理の促進を図る

今回のセミナーは、袖山税理士の実務経験に裏打ちされたもので、その内容は（１）法律知識（２）国税関係帳簿書類・書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図るの定義（３）電磁的記録の保存要件（４）国税関係書類のス・国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与すること

キャナ保存制度（５）電帳法10条電子取引（６）税務調査に

税務関係書類については、適正公平な課税の確保のため、おいての対応（７）電子帳簿保存法の申請等の手続き、など税務署長の事前承認を要件としており、e-文書整備法においであった。て電子帳簿保存法を改正して措置した。

本誌では、特に袖山税理士が力点を置かれたものについて、また、筆者が新たな知見として参考になったものを共有することにする。

電磁的記録の保存要件
特に重要なものとして・電子帳簿保存法で求められていること法律知識
電子帳簿保存法 は経済界からの政府に対する強い要望か
１

ら生まれた法律である。
・納税者の帳簿書類の保存の負担軽減

8 月刊 IM Vol.52 No.５ 2013-５月号

１ 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で平成10年３月に施行。平成19年３月に改正されている。
２ 平成17年４月に施行された。民間事業者等に対して法令で課せられている書面（紙）による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律。

セミナー報告「e- 文書法の導入と税務調査への対応」

電子化目的

コスト
コラボレーション
コンプライアンス
コンテュニティ④相互関連性（スキャナ保存する書類と関係する国税関係帳簿間の相互関連性の確認）

規定

•経理規定
•記録管理規定 など⑤検索機能の確保

法律要件

上記の要件確保が必要である。
体制、管理責任者
運用記録
監査
教育、資格など

運用管理•マネジメント•維持

通常業務として；
電子化
廃棄要件

訂正削除の履歴
電子認証
関連性の確認
見読可能性、検索性標準化など

ITシステム

図

記録管理のポイント・スキャナ保存の３つの入力方式①速やか入力

：７日以内②業務サイクル後速やかに入力：１カ月以内＋７日以内③適時入力：期間的な制限なし

それぞれの入力方式の対象書類の条件が定められているので確認も必要だ。なお②方式については電子帳
簿保存法の承認を得ていることも必要。
特に重要である「文書管理規程」と「事務手続書類」の概要を説明する。

内部統制及びコーポレートガバナンスの効いている企業において、法令要件等を満たしているシステムで法令に基づい「文書管理規程」とは、文書のライフサイクルを明確にしているもの。

た規程を遵守し、法令通りにデータ保存を行うことが重要で

文書種類・作成者（受領者）・作成時期（受領時期）・担ある。

当部署・担当者・保存場所・保存期間・廃棄年月など詳要するに国税庁は、電子化運用の信頼性を最も重視してい細に決定する。
「事務手続書類」とは、スキャニングに関する事務手続き。

ると言って良いだろう。

スキャニング対象の書類の作成から受領、スキャニング、国税関係書類のスキャナ保存制度保存、廃棄までの事務の流れを詳細に決定する。

先にも述べたとおりスキャナ保存は、現在でも承認件数が非常に少ないが、次のようなものがスキャナ保存対象書類に

ここで袖山税理士は「もっと重要なのは、規程を遵守できなっているので、実施すれば電子化による大きなメリットをる社内環境があるかどうかです」と強調している。これら規享受できる。

程の作成と運用環境の醸成ができていれば国税関係書類のス・国税関係書類のうち、取引に関して相手方から受取った取キャナ保存の導入環境は整っていると言える。

引書類および自己が作成した取引書類の写し。
（例）請求書、見積書、発注書、納品書、その他取引書類、領収書（３万円未満）、契約書（３万円未満）、帳簿

税務調査への対応
電子帳簿保存法の適用企業が、税務調査を受けることと代用書類も含まれる。

なった場合には、データを見せられる一定の環境を準備する・スキャナ保存の５要件ことが必要だ。この他、社内で使用しているシステム全体に①真実性の確保（電子署名やタイムスタンプの付与・一括検証）関することは必ず聴取される。
また、電子取引の有無や、データの保存方法、社内メールの運用等については説明できるように準備が必要である。

②見読性の確保③関係書類の備え付け

ポイントは以上だが、これを機会にe-文書法・電子帳簿保（文書管理およびス存法の要件を正しく理解し、業務効率化、見える化を推進しキャニング作業の統ていただきたい。e-文書WGも文書の電子化推進に向けて活制確保）

動を強化していく所存である。

月刊 IM Vol.52 No.５ 2013-５月号

9セミナー報告「e- 文書法の導入と税務調査への対応」

このセミナー開催にあたり数件のＱ＆Ａが寄せられ、また個別相談も行われましたので一部紹介します。
電帳法におけるデータ保存の申請

Q

電子取引に関する質問「（自社が発行する）請求書控など国税関係書類の電帳法の申請をするには、お客様に出している紙のイメージによるデータ保存のみ申請可能である」との回答を税務署より得たが正しいか？

AQ

発注書・請書、請求書などの取引文書を電子署名付きPDFで、自社と取引先の双方でやり取りできる電子契約クラウドサービス（業者のクラウドサービス）を利用する場合を想定。
現在、取引文書には電子署名とタイムスタンプを付与しているが、イメージ・データどちらも申請可能である。

双方で訂正・削除防止に関する事務処理規定を設けておけば、そ「イメージでの保存しかダメ」というのは間違い。データ保存、の必要がないと認識しているが、間違っていないか？

スキャナ保存の双方の申請が可能である。電子帳簿保存法は残念ながら現時点で税務署、税理士の中で正しく理解している者は少A

電子契約に求められている電子署名とタイムスタンプが双方で付与されている場合は、訂正・削除防止に関する事務処理規定を設ける必要はない。一方、電子署名とタイムスタンプないと危惧される。
自社が作成した国税関係書類についてはその全部または一部にが双方で行われてついて、最初の記録段階から電子計算機で作成した電磁的記録でいない場合は、双あれば、データ保存の申請を行うことができる（電帳法第４条第方で訂正・削除防２項）。また、自社が作成した国税関係書類をスキャナで読み取り、止に関する事務処スキャンデータを保存することも認められている（電帳法第４条

理規定を設ける必第３項）。なお、容易に申請できるのは前者である。スキャナ保存要がある。

（４条３）では、社内の文書管理に関する認識を統制する必要があり、導入には検討が必要である。

セミナー委員会アンケート結果より

アンケート例 [参加：36名]

このセミナーは有料にも関わらず、北海道や九州からも含め予想以上に多くのご参加をいただきました。アンケートにも「実務を通じた話を交えて講話いただき、大変興味深かった」「非常に具体的でわかりやすく法律を理解できました。ありがとうございました」などの好評が寄せられました。
なお、５月17日（金）開催するJIIMAセミナーでも袖山税理士からこのセミナーでの内容を簡潔にまとめてお話しいただく予定です。

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増補改訂●JIIMA主催セミナーへの参加回数
初めて：15
２回目：６
３回以上：14●講演内容に関して大変参考になった：26
参考にならなかった：０

参考になった：８-文書法入門2013年
5月刊行

平成17年にe-文書法が施行されて８年が経過しました。国税関係書類のスキャナ保存についても承認件数の増加がみられ、ようやく普及の兆しが出てきました。証憑を電子化して原本を廃棄するには、正しい要件の理解と確保が重要です。
本書では、これら国税要件の詳細解説に加え国税庁が平成21年に公開した「80問のQ＆A」と電子帳簿保存法取扱通達についての「趣旨説明」を新たに追加しました。
また国税関係以外の法律で保存が必要な書類を電子化するために、全業種に共通した「法令のリスト」も付加し、e-文書法全般に関する知識と技術を解説しています。
編集編 著㈳日本画像情報マネジメント協会
法務委員会
B5版／ 130頁 2,500円

発行・販売

第１章 文書情報マネジメント第２章 「e-文書法」とは第３章 国税関係書類のスキャナ保存
第４章 スキャナと画像品質付 録 e-文書法対象リスト

JIIMA法務委員会e-文書推進WG

益田康夫

・経済産業省・厚生労働省・文部科学省のガイドライン解説
・スキャナ保存の承認申請書サンプル
・電子帳簿保存法取扱通達の趣旨説明
・電子帳簿保存法Q&A・e-文書法対象リスト[全業種共通法令]付き

社団法人 日本画像情報マネジメント協会

10 月刊 IM Vol.52 No.５ 2013-５月号

リーダー

TEL 03-5821-7351