泉州南消防組合文書管理システム再構築業務機能仕様要求書１
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業務名
泉州南消防組合文書管理システム再構築業務

２目的
泉州南消防組合（以下「本組合」という。）の文書管理システムについては、サーバ内にシステムを導入するオンプレミス方式で運用しているが、令和６年度実施予定の組合ネットワークシステム再構築業務（令和７年９月１日運用開始予定）により、現行システムのサーバを撤去することから、システム提供業者が管理する外部サーバを用いたクラウド方式で再構築するもので、本組合が蓄積してきた実績を新システムに移行することで、一層の業務の効率化及び事務の簡素化を実現することを目的とする。

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文書管理システムの趣旨
文書管理システムの導入趣旨として、公文書の発生（収受・起案）から決裁、保存、廃棄までのライフサイクルのすべての簿冊等の管理を電子的記録により行い、事務処理の省力化を実現するものとする。

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適用範囲
本仕様書は、再構築する文書管理システムの仕様から構築・運用保守までの必要な事項を定める。

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システムの運用及び保守期間
令和７年９月１日から令和１２年８月３１日までとするが、本件は別途実施する泉州南消防組合ネットワークシステム再構築事業の日程と密接に関わるため、試験運用開始時期に関しては、優先交渉権者と本組合とで協議し決定するものとする。

６ 運用場所（１）消防本部（泉佐野消防署含む）大阪府泉佐野市りんくう往来北 1 番地の 20（２）本部田尻庁舎
大阪府泉南郡田尻町嘉祥寺 385 番地 2
（３）泉佐野消防署日根野分署
大阪府泉佐野市日根野 3469 番地（４）泉佐野消防署上瓦屋出張所
大阪府泉佐野市上瓦屋 455 番地の 3（５）泉佐野消防署空港出張所
大阪府泉南郡田尻町泉州空港中 1 番地
（６）熊取消防署
大阪府泉南郡熊取町野田 1 丁目 1 番 19 号
（７）泉南消防署
大阪府泉南市信達市場 2012 番地の 1（８）泉南消防署砂川出張所（９）阪南消防署（10）阪南消防署北分署

大阪府泉南市信達市場 916 番地の 1
大阪府阪南市桃の木台 1 丁目 1 番地の 1
大阪府阪南市黒田 264 番地の 1
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（11）岬消防署

大阪府泉南郡岬町深日 1415 番地

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業務概要
本業務の概要は次のとおりとする。
（１）文書管理システムの再構築
ア LGWAN-ASP による文書管理システムの再構築
イ ソフトウェアの運用サポート及び保守
ウ システム導入前後の運用支援
エ 文書管理システム操作マニュアルの作成
オ ユーザー向け操作研修
カ 現行文書管理データの移行

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システム構築の基本的な考え方（１）担当職員が使いやすい構成で、専門的な知識を有さなくとも操作できるシステムであること。
（２）業務全般にわたり、快適に動作するレスポンスを実現するものとし、拡張性等に富んだ将来性のあるシステムで、運用保守及びバージョンアップが容易であること。
（３）セキュリティの確保に対して、柔軟な対応が行えるシステムであること。
（４）システムのメンテナンス時を除き、原則２４時間３６５日使用できること。
（５）構築するシステムは、自治体向けに標準パッケージとして開発され、他の自治体において導入及び稼働中の実績があること。
（６）現在使用している文書管理システムと同等以上であり、クライアントでの各システムの操作において、快適なレスポンスが実現できること。

９ システム要求事項（１）クライアントパソコン２００台との接続が可能であり、同時に複数人操作ができること。
（２）Web ブラウザ方式であり、操作性・動作環境の統一が図られていること。
（３）クライアントへの業務アプリケーションの資源配布が不要であること。
（４）泉州南消防組合ネットワークシステム再構築事業により導入する端末（Windows11 搭載パソコン）で動作するシステムであること。
（５）登録されているシステムデータのＣＳＶ出力ができること。
（６）運用開始後も複雑な操作を必要とせず、職員によりＣＳＶで作成した所属コード、職員番号、氏名等の職員データの取り込みができること。
（７）クライアントで使用するブラウザソフトは、マイクロソフト株式会社の Edge相当（IE モードの使用も可）であること。
（８）現行文書管理システムに登録した令和５年度のデータ量は、簿冊登録件数2

約１，３００件、件名登録件数 約１７，０００件であるため、過去データ（平成３０年度から令和７年度移行までの間）の移行を含め、新システムでの必要データ容量を判断すること。
（９）運用方法は LGWAN－ASP を利用したクラウドでの運用とする。
なお、ＯＳ・ウイルス対策ソフトウェアについては本組合側で用意する。
（10）システムの構築、構築に必要なソフトウェアの調達、現行システムからのデータ移行及び導入時サポート（操作研修等を含む）を行うこと。
（11）帳票出力については、本組合が用意するプリンター又は複合機から出力できること。
（12）スケジュールも含めた構築計画書を提出し、進捗管理を行うこと。
（13）システム保守、システムサービスの提供及び運用支援を行うこと。
（14）システムに保持するデータをバックアップするための仕組みを整備すること。
（15）バックアップデータの取得作業は自動化を必須とし、システム管理職員による作業を要しないこと。
（16）その他機能要件については、別添の機能仕様要求書２のとおりとする。
なお、別添以外に発注者が必要な機能要件が発生すれば要望に応じること。
（17）元号改正に対応するためのマスタ更新、システム修正、バージョンアップは原則として保守に含むものとし、速やかに更新作業を行うこと。
（18）システムで要求する機能要件を十分に満たす設計及び環境構築を行い、機器及びソフトウェアの設定内容を設定仕様書として提出すること。
１０ 現行システムからのデータ移行（１）文書管理に関係するデータを現行システムから移行し、同データを画面参照できること。
所属、所属権限、職員、職員配属、職員権限、分類、簿冊情報、起案・供覧
文書情報、文書目録情報、伺い文、添付文書（電子、紙）、関連文書、宛先、押印欄印刷実績
なお、移行したデータの確認作業は、双方が協力して行うものとする。
（２）本組合が別途実施する泉州南消防組合ネットワークシステムの更改日程によっては新規、現行文書管理システムの併用開始時期が遅れる可能性があるため、併用開始時期までに、現行文書管理システムで処理された令和７年度入力分のデータについても確実に移行させ、本組合担当者が新文書管理システムでのパンチ入力を要さないようにすること。
１１ 操作研修（１）システムを効果的に運用するため、操作研修を実施すること。なお、操作研修に係る費用は、本件構築費に含むこと。
（２）システム管理職員及び一般職員向けの操作研修を実施すること。
（３）システム管理者向け及び一般職員向けの操作マニュアルを作成すること。
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（４）一般職員向け操作研修の対象者数は、約４００人を想定している。
（５）操作研修は消防本部で行うが、必要に応じて署所でも行うこと。
（６）操作手順書は理解しやすいよう図解を多用し、平易な文章で記述すること。
（７）操作研修の方法、回数、スケジュール等を記載した計画表を提出すること。
（８）アプリケーションの修正等によりシステムが更新された場合には、該当部分を更新した操作手順書を速やかに提供すること。
１２ 保守管理再構築が完了し、稼働を開始した文書管理システム（システム構築・稼働に係る一切）を対象とし、次のとおり保守管理業務を行うこと。
（１）文書管理システムの安定稼動に向け、システムのサポート及び機器の定期点検等を実施すること。
（２）項番（１）のサポート期間は原則令和７年９月１日から令和１２年８月３１日までとするが、優先交渉権者と本組合とで協議し決定するものとする。
（３）業務は原則として平日（月曜日～金曜日）の９時００分から１７時３０分までの対応とする。ただし、障害対応業務の作業時間についてはこの時間の限りではない。
（４）システム導入後における安定的な稼働と運用を図るため、システムの運用管理、障害対応、復旧、分析、年度切替、システムのアップグレード作業、ヘルプデスク対応などの運用支援を行うこと。
（５）人事異動に伴う所属情報の変更については適切な助言を行うとともに、大規模な変更が必要となる場合は対応すること。
（６）災害の発生等でシステム停止した場合の本組合への報告、通知の手順、復旧の手順、体制、役割分担、連絡方法等の計画を策定し、本組合の承認を得ること。
１３ 障害対応（１）障害発生時の切り分け及び復旧作業を行うこと。
（２）ハードウェア・ソフトウェアを問わず、障害発生時は速やかに対応し、迅速に復旧させること。また、復旧後は障害の原因について職員に報告を行い、対策を協議すること。
（３）職員からのパソコンの操作方法を含めた問い合わせ、質問等については、誠意をもって柔軟に対応すること。
また、対応時間は本組合の執務時間内を原則とするが、業務の都合により、通常時間を超えてサポートが必要なときは、協議の上、これに対応するものとし、費用は本業務の範囲に含むものとする。
（４）システムに不具合が発見された場合は、速やかに対応策を検討した上で本組合に報告し、不具合修正を無償で行うこと。

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（５）導入するシステムに使用しているソフトウェアについて不具合があり、修正パッチの適用等が発生した場合、パッチ適用後の動作検証を行い、システムが正常に稼動するよう対策を行うこと。
１４ 現行文書管理システムの消去（１）現行文書管理システムについて、新システムへの移行完了後、運用期間内の本組合が指定する時期に、サーバラックからデータを削除すること。
（２）消去作業は、組合内部にて担当者立会いのもとで実施すること。
（３）データ消去完了報告書を発行すること。
１５ 契約不適合責任
運用開始日から１年以内の間に、本業務の成果品について本組合が問合せを行った場合等は、受注者は誠実にこれに対応することとする。また、業務内容に契約不適合責任が認められた場合は、本組合と協議の上、受注者は無償で是正措置を講ずること。
１６ 事業実施に当たっての留意事項（１）本業務の実施により知り得た一切の情報については、本業務を遂行する目的でのみ使用し、外部に漏洩してはならない。本業務終了後も同様とする。
（２）構築時には、完成図書、手引書等を紙媒体と電子データの両方で納品すること。
（３）業務で作成したドキュメント類については、逐次整備し、業務期間終了時に納品すること。
（４）本業務の遂行状況について、定期的に本組合に報告を行うこと。
（５）本仕様書に明記されていない事項は、別途指示もしくは協議事項とする。
（６）本組合が別途調達する泉州南消防組合ネットワークシステムの更改受注業者と緊密に連携・協議し再構築を行うこと。

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