東 海 ド ミ ト リ ー 予 約 （ 操 作 手 順 ） ＜ KEK 共 同 利 用 者 支 援 シ ス テ ム ＞

https://krs.kek.jp/uskek/up/UP_00000J

内容
1. 東海ドミトリー空室検索とステイタス表示.............................................................................................................2
基本事項について ..................................................................................................................................................2
1. 予約受付 ........................................................................................................................................................2
2. 第１希望確保 .................................................................................................................................................2
3. 満室時 ...........................................................................................................................................................2
4. キャンセル待ち ..............................................................................................................................................35. 外泊（予約期間中に１日以上部屋を希望しない申請をする） ..........................................................................3
6. 「予約が重複している」とエラーが出る ..........................................................................................................3
キャンセル料金について .........................................................................................................................................3
滞在期間中の変更 ..................................................................................................................................................3
2. 予約（J-PARC 入構申込書も合わせて申請する方法） ........................................................................................4
2-1. 予約する .......................................................................................................................................................4
2-2. 期間の変更 ...................................................................................................................................................6
2-3. キャンセル ....................................................................................................................................................73. 予約（宿泊予約のみ、旅費申請含む） ....................................................................................................................83-1.予約する .........................................................................................................................................................83-2.変更する .........................................................................................................................................................9
日程の変更のみ行う場合 ....................................................................................................................................9
申込期間中に自己都合による外泊を設定/解除したい場合 ..............................................................................10【注意】キャンセル待ちの変更は不可 .................................................................................................................103-3.キャンセルする .............................................................................................................................................104. 部屋替えについて ..............................................................................................................................................11
5. 予約状況確認・宿泊利用証の印刷方法 ...............................................................................................................116. 支払いについて ..................................................................................................................................................116-1. 窓口 ............................................................................................................................................................116-2. 銀行振込.....................................................................................................................................................126-3. オンライン支払............................................................................................................................................126-4. 宿泊施設使用料の返納について ................................................................................................................13
7. 領収書の発行について .......................................................................................................................................137-1. インボイス制度適格請求書等への対応 ........................................................................................................137-2. 所属情報の変更について ...........................................................................................................................147-3. 領収書へ記載される宿泊期間について ......................................................................................................14

1. 東海ドミトリー空室検索とステイタス表示
KEK 共同利用者支援システム https://krs.kek.jp/uskek/up/UP_00000J
1. ログイン後、左メニュー【宿泊施設予約状況】をクリック
2. 空室情報をクリック

3. 検索条件で「東海ドミトリー（東海キャンパス）」を選択し、日にちで検索する

基本事項について
1. 予約受付◆

宿泊予約は宿泊開始日の４５日前から前日まで受け付けます。

◆

一度の予約で最大３１泊の予約が可能です。

◆

当日開始となる宿泊のご予約は、ユーザーズオフィスへ直接お申し込みください。

2. 第１希望確保
予約操作により部屋が確保されている状態を示します。予約開始日に部屋の割り当てが確定し、部屋番号が決定すると部屋番号が表示され、メール通知も行われます。
3. 満室時⚫

キャンセル待ちをしない時・・・「満室外泊」と表示されます。外泊先はご自身で手配するか、ユーザーズオフィスへご相談ください。

⚫

キャンセル待ちをするとき・・・「キャンセル待ち」と表示されます。

東海ドミトリーの満室時には、連携する JAEA 等宿泊施設の紹介を行っておりますので、希望される方はユーザーズオフィスへメールでお申し込み下さい。施設の選定、空室状況の確認・予約・変更及びキャンセルはユーザーズオフィスが行います。
4. キャンセル待ち⚫

予約時(申請を完了する前)にキャンセル待ちの有無及びキャンセル待ち希望できる日にちを指定できます。

⚫

いったん申請が確定しますとキャンセル待ちに関する変更は受け付けられませんので現在の申請をキャンセルしてから新規にご予約下さい。

⚫

キャンセル待ち満了日までに部屋が確保されると「第１希望確保」へ表示が変わり、またメールで予約状況が通知されます。

⚫

キャンセル待ちを満了しても部屋が確保されない場合、満了日後に予約状況が通知されるとともに、「満室外泊」と表示されます。

5. 外泊（予約期間中に１日以上部屋を希望しない申請をする）
予約期間中に１日以上部屋を希望しない申請をする時は、「外泊選択」欄にチェックを入れ、予め「外泊」として申請することができます。
6. 「予約が重複している」とエラーが出る
宿泊日(期間)を重複して予約を行うことはできません。また原則として、J-PARC ドミトリーと KEK つくばドミトリーの両方で同じ期間の予約をすることはできません（重複予約不可）。

キャンセル料金について◆キャンセル及び変更のお申し込みが宿泊前日の 24:00 より前に行われた場合は、キャンセル料金は発生しません。

◆不泊及び当日宿泊分のキャンセル申し込みは、1 泊分の宿泊料金をキャンセル料としてお支払いいただきます。

滞在期間中の変更◆

減泊のお申し込みが宿泊前日の 24:00 より前に行われた場合は、キャンセル料金は発生しません。
延泊や減泊を希望される場合など、チェックイン後は、利用者支援システムでご自身の操作による期間変更は受け付けておりませんので、ユーザーズオフィス又は東海ドミトリーフロントへご連絡ください。

◆

チェックアウト時間を遅くする場合や日中のみのご利用などチェックアウト時間（午前 10 時）を過ぎてからの部屋のご利用・滞在は 1 泊分の料金にて受け付けております。
チェックアウト時間を遅くしたい場合、同室の利用が可能かどうか、予めフロントまたはユーザーズオフィスへお問い合わせください。

2. 予約（J-PARC 入構申込書も合わせて申請する方法）
2-1. 予約する
1. 左メニューより 【利用申請手続】
2. 1.登録済み実験・研究用務
3. 当該用務の詳細手続き ボタン
4. WEB 申請可能な申請書 より J-PARC 入構申込書 を 登録

一度登録するとボタンは再登録に変わり、最終提出日が印字されます

5. まず J-PARC 訪問期間 を入力
6 次に ドミトリー予約状況 【新たにドミトリー予約を追加】をクリック。

※すでに期間中の宿泊予約を行っている場合は、予約状況が表示されます。
7. 予約専用サイトへ遷移しますので、さらに「申請する 予約の確認、変更、キャンセルをする」をクリック
8. 宿泊予約及び旅費申請 画面がでてきますので、申請種別を確認してください。
旅費申請も同時に行う場合は、申請種別を「宿泊予約・旅費申請」としてください。
9. 用務を選択、次へ

10. 宿泊予約詳細を入力、次へ11. 内容を確認後、J-PARC 入構申込書に戻る ボタンをクリック⚫

キャンセル待ちをしない時に希望日が満室の場合、外泊と表示されます。

⚫

キャンセル待ちを変更する場合は前画面に戻り、キャンセル待ちの日数を変更する必要があります。

12. J-PARC 入構申込書 入力画面に戻る※J-PARC 入構申込書を確定するまでドミトリー予約は完了しませんので、必ず確定ボタン(15.確定)まで進んでください。

13. J-PARC 入構申込書の続きを入力する

14. 提出
15. 確定16. ドミトリー予約を確定しました が表示されたら完了です

2-2. 期間の変更
1. 左メニューより 【利用申請手続】
2. 1.登録済み実験・研究用務
3. 当該用務の詳細手続き ボタン
4. WEB 申請可能な申請書 より J-PARC 入構申込書 を 変更/キャンセル

5. 変更したい申込みを選択する

6. ドミトリー予約状況から 宿泊内容を変更する をクリック※J-PARC 入構申込書を確定するまでドミトリー予約は完了しませんので、必ず確定ボタン(10.確定)まで進んでください。

➢日程の変更のみ行う場合➢

申込期間中に自己都合による外泊を設定/解除したい場合➢【注意】キャンセル待ちの変更は不可

7. 内容を確認後、J-PARC 入構申込書に戻る ボタンをクリック
8. J-PARC 入構申込書の続きを入力する
9. 提出
10. 確定11. ドミトリー予約を変更しました が表示されたら完了です

2-3. キャンセル
1. 左メニューより 【利用申請手続】
2. 1.登録済み実験・研究用務
3. 当該用務の詳細手続き ボタン
4. WEB 申請可能な申請書 より J-PARC 入構申込書 を 変更/キャンセル
再登録ボタンの下には最終提出日が印字されています。

6. ドミトリー予約状況から予約を確認する。
※J-PARC 入構申込書を確定するまでドミトリーキャンセルは完了しませんので、必ず確定ボタン(10.確定)まで進んでください。

※ドミトリー予約だけを確保しておきたい場合は、<ドミトリー予約を確保する場合はここをクリック> をクリック

ドミトリー予約状況は次の様に変わります。

7. 内容を確認後、J-PARC 入構申込書に戻る ボタンをクリック
8. J-PARC 入構申込書の続きを入力する
9. 提出

10. 確定
11. ドミトリー予約をキャンセルしました が表示されたら完了です※旅費申請も行っている場合は、3 予約（宿泊予約のみ、旅費申請含む）から別途キャンセルを行ってください。

注意：旅費申請については本項の操作では変更・キャンセルされていませんので、別途変更申請を行ってください。

3. 予約（宿泊予約のみ、旅費申請含む）
3-1.予約する
旅費申請を伴う宿泊予約、又は、宿泊予約と旅費申請のいづれか一方のみを行う場合で、入構申込書の提出を伴わない申請方法です。
1. 左メニューより 【宿泊予約・旅費申請】 ＞ 1.宿泊予約及び旅費申請 をクリック、

2. 申請種別を選択し、用務選択

①②

3. 次へ
4. 宿泊期間、キャンセル待ち(14 日前～前日)、旅費申請の詳細を入力

5. 確定6. 予約は完了です

3-2.変更する1. 左メニューの【宿泊予約・旅費申請】＞宿泊キャンセル変更ボタンをクリック
2. 該当する予約 No をクリックする

3. 宿泊変更ボタンをクリック

4. 変更したい項目：➢

日程の変更のみ行う場合➢申込期間中に自己都合による外泊を設定/解除したい場合➢【注意】キャンセル待ちの変更は不可

日程の変更のみ行う場合
日程を変更して、変更ボタンをクリック

確定ボタンをクリック

申込期間中に自己都合による外泊を設定/解除したい場合
日程詳細ボタンをクリック

外泊にチェックを入れる/外泊のチェックを外す

外泊選択にチェックが入ると、備考は「外泊」となる【注意】キャンセル待ちの変更は不可
いったん申請が確定しますとキャンセル待ちに関する変更は受け付けられませんので申請をキャンセルしてから新規にご予約下さい。

3-3.キャンセルする
1～2. [変更]と同じ
3. 宿泊キャンセルをクリック

4. キャンセルボタンをクリック

5. 確定ボタンをクリックして完了

4. ご利用期間中のお部屋の変更について滞在期間中に、お部屋の移動（部屋替え）が発生することがございます。次の方法でご確認ください。
➢前日のお知らせ： 部屋のご移動が発生する＜前日＞に、お部屋へご連絡いたします。

➢期間中随時確認する方法： 宿泊日初日以降、次号（5. 予約状況確認）方法でご確認いただけます。

➢期間の延長申請を行った場合、システムより確定通知メールが届きますのでご確認下さい。

➢ユーザーズオフィスへ部屋の交換を依頼した場合、UO より部屋番号をもらってください。

◆部屋替えに伴う退出・入居方法と返却後の休憩について午前 10 時までに部屋の鍵をフロントへお戻しください。午後 4 時以降鍵をお受け取り下さい。
午前 10 時から午後 4 時の間は宿泊室のご利用ができませんのでご了承下さい。
なお、仮眠等のため休憩するスペースをご希望される場合はユーザーズオフィスへ「仮眠室」（東海 1 号館）の予約を依頼してください。

5. 予約状況確認・宿泊利用証の印刷方法
チェックイン時に、宿泊利用証を呈示下さい。以下の手順で印刷できます。
1. 左メニューの【各種状況確認】をクリック。
2. 「1. 宿泊･旅費･申請状況(利用証･依頼書印刷)」（下段例）を選択。
該当する予約 No.をクリックし、詳細を開く。

3. 印刷機能の宿泊施設利用証印刷ボタンをクリック

4. 印刷します

6. 支払いについて
6-1. 窓口
チェックアウト前日までにフロントでお支払いください。フロントでのお支払い方法は、現金又はクレジットカード（VISA, MASTER, JCB, AMEX）、デビットカードでのお取り扱いを行っております。

6-2. 銀行振込
上記の方法でのお支払いが困難なユーザーの方のために、銀行振込によるお支払いを受け付けます。
なお、振込手数料は、ご本人様のご負担となります。
1) 振込先：三井住友銀行 牛久支店
2) 口座名/口座番号：高エネ研 本口（コウエネケン ホンクチ）/ (普通) 4044782
3) 振込時のご記入事項：ご依頼人名記載の前に宿泊期間をご記入下さい。
例）筑波太郎さんが令和 2 年 1 月 12 日から令和 2 年 1 月 20 日まで宿泊された場合；
01120120 ツクバタロウ

6-3. オンライン支払[手続方法]
1) ポータルサイトにて、【宿泊予約・旅費申請】3.オンライン支払から、支払を行いたい宿泊予約を選択してください。なお、オンライン支払を選択できる期限は、宿泊終了日翌日から 20 日以内です。
選択していない（チェックがない）状態では、「オンライン支払いを行う」ボタンは無効状態（グレーアウト）です。

2) 予約 No.を選択し、ページ下部の「オンライン支払を行う」ボタンを押します。

①②
3) 「オンライン支払を行う」をクリックすると SB ペイメントサービス株式会社より、決済画面を案内するメールが送信されます。

4) メール内の記載内容に従って支払を完了させてください。メール本文の URL をクリックすると、決済画面が開きます。メールに記載された支払期限までに、必要な情報（クレジットカード番号等）を入力し、手続を完了させてください。

6-4. 宿泊施設使用料の返納について一度納付された宿泊施設使用料は、天災や機構側の理由により宿泊できなくなった場合を除き返納いたしません。宿泊日程が変更になる可能性がある場合、日程の確定後にお支払いください。

7. 領収書の発行について旅費申請との相殺時を除き、東海ドミトリーフロント・ユーザーズオフィス窓口で使用料金を支払った際に以下のような領収書が発行されます。
なお、電子版領収書の発行は対応しておりません。銀行振込み、オンライン支払い（事後清算）での領収書をご入用の際は、ユーザーズオフィスへお問い合わせください。

（6-1）宿泊予約を行った時点の所属情報

領収証書の例
領収証書 receipt
住所 address

令和 2 年度

TC0000000（6-2）実際に発生した宿泊〇〇大学
氏名 name
申請番号：D2024-00009999
〇〇 〇〇

使用料金
申請した宿泊期間（外泊を含む）

領収金額 Paid amount\ ３,000 –例）7/1-7/5（4 泊 5 日）の実際の宿泊状況

宿泊施設使用料

宿泊期間：2024/7/1～2024/7/５

7/1 外泊Room charge（2024/7/2 9:35:07, received）

7/2 外泊大学共同利用機関法人 高エネルギー加速器研究機構

7/3 外泊High Energy Research Organization

7/4 ドミトリー※領収書に宿泊料金内訳は添付されません。

7-1. インボイス制度適格請求書等への対応
インボイス制度適格請求書（インボイス対応）の領収書をご入用の方領収書“原本”をユーザーズオフィスへご提出ください。郵送可。後日、郵送にて返送させていただきます。
※料金納入後の対応のみとなります。
宿泊施設使用料とは別に、税別金額、10％消費税額の金額を追記し、適格請求書発行事業者登録番号及び電話番号を記載いたします。

英語による記載 利用請求書＜INVOICE＞発行について
特に海外機関の方で、英語で記載された利用請求書＜INVOICE＞が必要な方はユーザーズオフィスへお申し出ください。
電子メールで送付可能です。
所定の様式がある場合はそちらへ記載することも可能です。

※料金納入後の対応のみとなります。

サンプル

7-2. 所属情報の変更について
予約時に登録した所属機関情報が領収書に印字されますので、所属機関・職名・現住所（大学院学生等）に変更がある場合は、ポータルサイトにて変更を行ってから、宿泊予約を行ってください。

7-3. 領収書へ記載される宿泊期間について◆領収書を分けたい場合は、複数回に分けて（予め期間を分けて）予約を行ってください。

◆

外泊期間を領収書の宿泊期間に含めたくない場合は、外泊期間を含めないように（実際に宿泊する期間のみとなるように）予約を行ってください。