旅費の申請(操作手順)＜J-PARC 利用者支援システム＞
目次
はじめに ...................................................................................................................................... 1
１．旅費お受け取りまでの流れ ........................................................................................................... 2
２．旅費申請 ............................................................................................................................... 3
領収書の提出について ................................................................................................................... 5３．宿泊予約&旅費申請 ................................................................................................................. 5
相殺について .............................................................................................................................. 8
４．申請状況確認 ......................................................................................................................... 9
宿泊施設利用証を発行する ............................................................................................................ 9
出張依頼書ダウンロード ................................................................................................................. 9
旅程確認................................................................................................................................ 10
５．申請キャンセル・変更 ................................................................................................................ 11
６．口座登録 ............................................................................................................................. 12

はじめに＊旅費申請は、KEK が受け入れる大学共同利用ユーザーのみ行うことが可能です。
＊支給内容は国内旅行の往復交通費(公共交通機関利用相当)・日当・宿泊費です。
海外から出張の場合でも支給対象範囲は国内移動分のみです。
＊支給額は KEK 旅費規程に則って算出されます。そのため、算出額は実際の旅程どおりの金額でない場合があります。用務内容、所属の身分、宿泊先などによっても算出額は異なります。
＊旅費申請と入構申請は異なる手続きですのでご注意ください。
＊旅費申請を行うために、J-PARC 利用者支援システムにログインしてください。
ログインするためには、あらかじめユーザー登録、当該年度で用務の追加等を行う必要があります。
https://jus.j-parc.jp/usjparc/ui/UI_00000J.do＊旅費の算定に影響しますので、所属情報の変更は旅費申請前に行ってください。

１．旅費お受け取りまでの流れ＜銀行振込＞国内の銀行口座をお持ちの方

１．旅費申請をする
原則事前申請２．旅費申請が承認される
申請後数営業日～1 週間程度でシステムから承認完了の通知が届きます

３．口座登録をする
４．旅程確認をする
出張終了後数営業日後にシステムから確認依頼の通知が届きますので速やかに確認作業をしてください
確認され次第ユーザーズ オフィスで旅費計算の手続きに進みます
変更点がある場合には[旅程変更]で変更点をお知らせください

５．旅費が銀行口座に振り込まれる定例支払日(毎月 25 日前後)、通常 25 日までに終了する出張の場合翌月の定例日支払ですが、手続状況によってそれ以降の支払いになる場合があります<現金払>国内の銀行口座をお持ちでない方

１．旅費申請をする
出張開始日の 2 週間前までに申請

２．旅費申請が承認される
申請後数営業日～1 週間程度でシステムから承認完了の通知が届きます

３．旅程/現金払日の確認をする
ユーザーズオフィスから旅程詳細・現金お受取日を確認するメールが届きますので速やかに回答してください

４．旅費を現金で受け取る
指定日に J-PARC センターユーザーズオフィス(東海キャンパス出張の場合)または資金管理係(つくばキャンパス出張の場合)へ受取りにお越しください※出張中に旅程が変更になった場合は至急ユーザーズオフィスへ連絡してください。
旅費再計算～支払いまでに数営業日かかります。

２．旅費申請
原則出張開始前に申請を行ってください。海外からの出張者等旅費を振込で支給できない場合は窓口で現金払を行います。準備に時間を要しますので現金払希望者は出張開始日の 2 週間前までに申請を行ってください。

J-PARC 利用者支援システム https://jus.j-parc.jp/usjparc/ui/UI_00000J.do
1.

ログイン後、左メニュー【宿泊予約・旅費申請】をクリック

2.

右側に表示される「申請する 予約の確認、変更、キャンセルをする 」をクリック

３.

申請専用サイトへ遷移後、【用務選択】で既に登録済の[用務][用務詳細(課題番号)]を選択し*印のある用務は旅費申請対象です。
４.

【申請種別】で旅費申請を選択し、[次へ]をクリック

5.

【出張旅費申請】の内容を入力し、[確認画面へ]をクリック①～⑥で入力が難しい旅程の場合には⑦に詳細を記述してください。申請方法で判断に迷う場合には事前にユーザーズオフィス(j-uo@ml.j-parc.jp)までご相談ください。
①原則事前申請。ただし、事後であっても旅費承認者が認める場合申請が可能。
②大学院学生：自宅 / その他の方：所属機関
支給範囲は国内移動分のみのため、海外からの出張は国内の空港が発着地③前後に別出張があるなど、発着地が異なる場合出発地/到着地で「その他」を選択して記入。ただし旅費支給対象は KEK 用務
該当部分のみ(例.)他機関用務で所属～○○大学移動、その後 KEK 用
務で J-PARC へ移動した場合→出発地：その他、その他の内訳：○○大学④出発地～到着地までに経由地があれば「あり」を選択し記入してください。ただし旅費支給対象は KEK 用務該当部分のみ⑤「あり」の場合出張終了後速やかに、搭乗券(搭乗証明書)・領収書の原本をご提出ください。書類受領後支給手続きを開始します。
紙媒体：郵送、電子媒体：メール添付※搭乗券と領収書に関連性が見られない場合には、補足書類として旅程表、予約時のメールなどのご提出をお願いする場合があります。

⑥この出張について KEK から複数の経費で旅費支給がある場合「あり」を選択し、内容を記入してください。
(例.) 〇〇委員会/△△実験⑦補足情報および以下のような旅費(交通費・日当・宿泊費)の計算に関わる事項がある場合は記入してください。

往復で経路が異なる、本出張の前後または期間中に別用務がある(4/1～4/5 は〇〇実験・4/3～4/8 は△△実験)、別用務から支給される費用がある、他者の⑧選択不要⑨実験期間外に出張される場合は⑦もしくはこちらに理する車両に同乗して移動する、つくば・東海キャンパス間は業務連絡バス利用、ドミトリー以外への宿泊、あわせて謝金の支給がある、パック旅行など

由を記載してください (例.)実験準備、事前打ち合
わせ、片付け、データ解析など

6.

他経費と重複しての支給はできませんので、負担部分を調整のうえ記入してください。

内容を確認し問題なければ[確定]で申請完了です。旅費承認者の承認を得るとシステムより承認完了通知が届きます。予算状況やその他事由により承認されない場合もありますので、予めご了承ください。旅費の計算は KEK旅費規程に沿って行われます。

領収書の提出について旅費規定額での支給になるため、鉄道賃、車賃、宿泊料の領収書提出は不要です。
航空機利用時のみ領収書の提出が必要です。
出張終了後速やかに、搭乗券(搭乗証明書)・領収書の原本をご提出ください。
[紙媒体：郵送

電子媒体：メール添付]※搭乗券と領収書に関連性が見られない場合には、補足書類として旅程表、予約時のメールなどのご提出をお願いする場合があります。

３．宿泊予約&旅費申請
申請種別で「宿泊予約&旅費申請」を選択して申請することにより、宿泊費を旅費と相殺にすることができます。
J-PARC 利用者支援システム https://jus.j-parc.jp/usjparc/ui/UI_00000J.do
1.

ログイン後、左メニュー【宿泊予約・旅費申請】をクリック

2.

右側に表示される「申請する 予約の確認、変更、キャンセルをする 」をクリック

３.

申請専用サイトへ遷移後、【用務選択】で既に登録済の[用務][用務詳細(課題番号)]を選択

４.

【申請種別】で宿泊予約&旅費申請を選択し、[次へ]をクリック

5.

宿泊予約の内容を入力し[次へ]6.

続いて【出張旅費申請】の内容を入力し、[確認画面へ]をクリック①～⑥で入力が難しい旅程の場合には⑦に詳細を記述してください。
申請方法で判断に迷う場合には事前にユーザーズオフィス(j-uo@ml.j-parc.jp)までご相談ください。
①原則事前申請。ただし、事後であっても旅費承認者が認める場合申請が可能。

②大学院学生：自宅 / その他の方：所属機関支給範囲は国内移動分のみのため、海外からの出張は国内の空港が発着地③前後に別出張があるなど、発着地が異なる場合出発地/到着地で「その他」を選択して記入。ただし旅費支給対象は KEK 用務該当部分のみ(例.)他機関用務で所属～○○大学移動、その後 KEK 用務でJ-PARC へ移動した場合→出発地：その他、その他の内訳：○○大学④出発地～到着地までに経由地があれば「あり」を選択し記入してください。ただし旅費支給対象は KEK 用務該当部分のみ⑤「あり」の場合出張終了後速やかに、搭乗券(搭乗証明書)・領収書の原本をご提出ください。書類受領後支給手続きを開始します。
⑥この出張について KEK から複数の経費で旅費支給がある
場合「あり」を選択し、内容を記入してください。
(例.) 〇〇委員会/△△実験

紙媒体：郵送、電子媒体：メール添付※搭乗券と領収書に関連性が見られない場合には、補足書類として旅程表、予約時のメールなどのご提出をお願いする場合があります。

⑦補足情報および以下のような旅費(交通費・日当・宿泊費)の計算に関わる事項がある場合は記入してください。
往復で経路が異なる、本出張の前後または期間中に別用務がある(4/1～4/5 は〇〇実験・4/3～4/8 は△△実験)、別用務から支給される費用がある、他者の運転する車両に同乗して移動する、
つくば・東海キャンパス間は業務連絡バス利用、ドミトリー以外への宿泊、あわせて謝金の支給がある、パック旅行など

他経費と重複しての支給はできませんので、負担部分を調整のうえ記入してください。
⑨実験期間外に出張される場合は⑦もしくはこちらに理由を記載して⑧選択不要ください。
(例.)実験準備、事前打ち合わせ、片付け、データ解析など

7.

内容を確認し問題なければ[確定]で申請完了です。旅費承認者の承認を得るとシステムより承認完了通知が届きます。予算状況やその他の事由により、旅費申請が承認されない場合もありますので、予めご了承ください。
旅費の計算は KEK 旅費規程に沿って行われます。

相殺(そうさい)について支給される旅費から宿泊費が差し引かれるようにする、旅費申請対象者のみが可能な手続きです。「相殺」することによりチェックアウト時に宿泊料金を支払う必要がなくなります。
[自分の申請が相殺になっているか確認する方法][各種状況確認] → [1.宿泊・旅費申請状況(利用証・依頼書印刷)]の「宿泊料」欄で確認することができます。
＜表示説明＞
相殺：対象です- ：対象外です

未納 ：対象外・お支払い金額が発生しています[相殺の条件]下記の条件をすべて満たす場合、旅費とつくば・東海ドミトリー利用料金を相殺にすることができます。
1. 宿泊申請時の申請種別で、[宿泊予約&旅費申請]を選択して申請していること。
旅費と宿泊予約を別々に申請した場合は、相殺になりません。
別申請後相殺希望の場合にはユーザーズオフィスへ(j-uo@ml.j-parc.jp)ご連絡ください。
2. 旅費申請期間と宿泊予約期間に不整合が無いこと。
例) 旅費申請期間より宿泊予約期間が長い場合は不整合ありと見なされ相殺になりません。
3. 旅費申請と宿泊申請の用務が同じであること。
4. KEK が執行する旅費予算(科学研究費補助金等の外部資金を含む)の中で、複数の経費からの旅費支給がされないこと。
5. 旅費申請において、出発地・到着地が「その他」でないこと、経由地がないこと
6. 支給方法が振り込みによるものであること
7. 宿泊費が未払いであること

４．申請状況確認
J-PARC 利用者支援システム https://jus.j-parc.jp/usjparc/ui/UI_00000J.do
1.

ログイン後、左メニュー【宿泊予約・旅費申請】をクリック

2.

右側に表示される「申請する 予約の確認、変更、キャンセルをする 」をクリック

3.

申請専用サイトへ遷移後、左メニューの 【各種状況確認】1. 宿泊・旅費 申請状況(利用証・依頼書印刷)を選択

4. 予約 NO.を選択すると予約詳細が開きます。

宿泊施設利用証を発行する
１．4.申請状況確認で 4 まで進んだ後、【印刷機能】で[宿泊施設利用証印刷]をクリック
２．宿泊施設使用許可書が表示され、ダウンロード・印刷ができます＊ドミトリーチェックイン時にご提示いただけますと、チェックインがスムーズです

出張依頼書ダウンロード
１．4.申請状況確認で 4 まで進んだ後、【印刷機能】で[出張依頼書印刷]をクリック
２．出張依頼書が表示され、ダウンロード・印刷が可能になります＊[出張依頼書印刷]ボタンは旅費申請承認後に表示されるようになります旅程確認
出張終了後数日程度で旅程確認依頼のメールが届きますので、以下手順にしたがい確認を完了してください。
確認が完了するまでは支払手続きをすすめることができません。
１．4.申請状況確認で 3 の際、【各種状況確認】で 2. 旅程・宿泊先確認を選択
２．旅程確認を行いたい申請の予約 No.をクリック
３．内容を確認し問題が無ければ[確認]→[確定]＊変更点がある場合には[旅程変更]で変更点をお知らせください５．申請キャンセル・変更
J-PARC 利用者支援システム https://jus.j-parc.jp/usjparc/ui/UI_00000J.do
1.

ログイン後、左メニュー【宿泊予約・旅費申請】をクリック

2.

右側に表示される「申請する 予約の確認、変更、キャンセルをする 」をクリック

3. 申請専用サイトへ遷移後、左メニューの【宿泊予約・旅費申請】2. 宿泊旅費・キャンセル変更選択
4. 申請一覧から変更・キャンセルしたい予約 NO.選択
5. [旅費キャンセル]または[旅費変更]クリック

6. [変更]または[キャンセル]7. [確定]※旅費申請をキャンセルしただけでは宿泊申請はキャンセルになりません。
宿泊キャンセルも必要な場合には申請一覧に戻り、別途[宿泊キャンセル]を行ってください。

６．口座登録
国内口座をお持ちの方は以下手順にて口座情報をご登録ください。(KEK 共同利用者支援システムで過去に登録している方は、口座情報に変更が無い限り改めて登録する必要はありません。)
海外からの出張者など国内口座をお持ちでない方のみ、窓口にて現金払の対応となります。
1.

ログイン後、左メニュー【利用申請手続き】1. 登録済み実験・研究用務をクリック

2. [詳細手続き]をクリック

3. 【WEB 申請可能な申請書】から口座登録・変更依頼書の[登録]をクリック

4. 【登録の際のご注意】を熟読のうえ、口座情報を入力[登録]か[変更]を選択通帳見開き 1 ページ目に記載されている口座名義のとおり記入

ご自身の住所・電話番号をご記入ください「する」を選択しメールアドレスをご記入いた
だくと、振込日確定時に通知が届きます

5. 入力内容を確認のうえ[確認]→[確定]支給手続き完了後の定例支払日(毎月 25 日前後)に銀行振込が行われます。(基本出張終了日の翌月払)振込口座の変更を希望する場合には 4 で[変更]を選択し再登録を行ってください。