仕様書

１. 件名
令和 6 年度海外市場別セミナー・個別相談会及び東京観光レップ向けファムトリップの実施に係る運営業務委託
２. 目的
公益財団法人東京観光財団（以下「財団」という。
）は、外国人旅行者誘致の目的で、海外の 15 市場に東京観光レップ*（以下「レップ」という。）を設置している。
レップ設置市場における訪都旅行市場の最新情報を都内観光事業者に提供することを目的として、レップが一同に会し「海外市場別セミナー」「個別相談会」（以下「セミナー」「相談会」という。
）を実施する。
あわせてレップの東京観光に関する知見を深めることを目的としたファムトリップ（以下「レップファム」という。）と情報共有及び意見交換を目的としたレップミー
ティングを実施する。レップがレップファムやレップミーティングで得た新しい情報を海外現地の観光事業者やメディアに対するセールス活動に活かすとともに、より効果的なプロモーションを図ることを狙いとする。
*東京観光レップは、アジア及び欧米豪の 15 市場において訪都外国人旅行者誘致のためのセールス活動や最新情報の提供、プロモーションを行う。詳細については以下ウェブサイトを参照。
東京の観光公式サイト「GO TOKYO」（英語版）内、「Tokyo Tourism Representatives」
URL: https://www.gotokyo.org/en/agent/rep/index.html
３. 契約期間
令和 6 年 4 月 1 日から令和 6 年 10 月 31 日まで
４.開催概要（１）開催日
令和 6 年 5 月下旬から 6 月末までの連続する平日２日間。
※セミナーと相談会は別室で並行して実施する。
セミナーのタイムスケジュールの想定は別紙参照のこと。
（２）内容
１日目：①セミナー ②相談会
・各レップによる都内観光事業者向けの市場報告及び個別相談会
海外 15 市場の東京観光レップが 1 市場 25 分程度（20 分程度のプレゼン
テーション ※入替時間含む）で各市場の報告を実施する。並行して別会場で相談会を実施する。
・参加対象：都内観光事業者（延べ来場者数 150 名程度を想定）-1-・実施時間：午前 9 時から午後 6 時（予定）2 日目：①レップファム ②レップミーティング・参加対象：全レップ及び東京都・財団関係者（①30 名程度 ②50 名程度）
・実施時間：①午前 9 時から午後 5 時まで（予定）②午後 5 時から午後 8 時 00 分まで（予定）

５．委託内容（１） 全体運営
ア実施体制
本委託業務における実施体制を構築し、実施体制図を作成して、業務に当たること。実施体制図には、本受託者以外に協力・連携事業者等のある場合は明記すること。

イ

進捗状況の管理
契約期間開始から実績報告書提出までの業務スケジュールを作成し、進行管理を行うこと。履行に当たっては財団に対し進捗状況を適宜報告すること。

（２） 会場及び機材の準備・手配・管理
ア セミナー・相談会の会場手配全体について（ア） 実施候補日にて、セミナー・相談会が同時並行で実施可能であり、且つ、その両会場が同じ施設内にあり、両会場間の往来が容易なこと。同フロアにあることが望ましい。
（イ） 東京都心部にある貸会議室、カンファレンスセンター、ホテル等、セミナーや会議等の開催に適した環境が整備された会場を選定すること。参加する都内事業者にとって交通アクセスがよく、利便性の高い場所が望ましい。
（ウ） セミナー・相談会の両会場間の動線上に、来場者の受付業務を円滑に行うことのできる受付カウンターを設けるのに十分なスペースがあること。来場者による混雑も想定して、来場者及び関係者の動線や受付業務に問題が生じないように対策すること。
（エ） 使用する全ての会場において、全レップ、関係者を含む来場者が WiFi 等による安定したインターネット接続が可能であること。
イ セミナー会場及び機材の手配(ア) 会場の広さは 200 ㎡程度。
「４開催概要（２）内容」の記載を踏まえて、参加者及び関係者を収容するのに十分な広さが確保できること。
（イ） スクール形式で 100 席以上、部分的にシアター形式で実施する場合を想定し、いずれの形態でも対応可能な会場であること。
（ウ） 無線マイク 4 本（会場レイアウト上支障がなければ一部有線マイク可）。

-2-（エ） 司会進行用の演台１台（オ） 講演者用の演台 1 台または講演用スペースの準備（カ） プロジェクター・スクリーン
スクリーンは、投影された内容が会場内全域から十分確認できるサイズであること。レップはスライドを投影してプレゼンテーションを行う。
（キ） 音響設備
会場内アナウンスや BGM、プロジェクターで投影する映像等の音声を流す設備を整えること。レップが動画を放映する可能性がある。
（ク） プレゼンテーション用及びバックアップ用 PC を各 1 台、合計で 2 台（上記(カ)(キ)と接続可能であること。
）（ケ） ディスプレイ切替機（スイッチャー等、上記(ク)の PC とプロジェクターを接続可能なもの）（コ） セミナー講演者撮影用カメラ
参加者の妨げにならず、登壇者のみ正面から撮影できる配置を想定すること。
(サ) 音声収録用マイク（コ）のカメラでの撮影時に登壇者の音声を同時収録すること。必要に応じてピンマイク等を準備すること。
ウ 相談会会場及び備品の手配（ア）会場の広さは 250 ㎡程度。
（イ）相談会用に 15 ブース（各ブースにテーブル 1 台、椅子 4-5 脚）設置。
（ウ）司会進行用マイク（エ）各ブースから接続可能な電源を確保すること（複数ブースでの共有可）。
（オ）都内事業者が相談順を待つためのスペース（椅子等）を用意すること。
エ セミナー・相談会受付の設置（ア）受付の設置
上記「ア会場及び機材の準備・手配・管理（ウ）」に記載の通り、セミナー・相談会場の動線を考慮した上で、適切な位置に受付を１か所設置すること。受付用備品を配置した上で、受付業務に携わるスタッフがスムーズに受付業務を行うことができる十分なスペースを有すること。
（イ）受付等が混雑した際の対策を立てて、来場者が受け付け順を待つ場所等、必要な準備を行うこと。
オ

事務局控室の設置・管理
セミナー・相談会場付近に、運営スタッフ及び財団関係者 10 名程度の打合せや備品置き場となる事務局控室を用意すること。備品の管理等、安全面を考慮し、施錠できる場所であることが望ましいが、間仕切り等により設けたスペースでも可とする。

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カ その他
セミナー・相談会の実施中に、来場者が休憩を取ることのできるスペース等があることが望ましい。
キレップミーティング会場の手配(ア) 会場の広さが 100 ㎡程度（目安）ある貸し会議室やレストラン等の飲食施設において、会議と飲食が可能な会場を手配すること。
（イ） レップ及び関係者 50 名が 3～5 のグループに分かれてテーブルを囲んで着席し、ミーティングの実施が可能な配置をとれること。なお、レップ向け
ファムトリップから帰着後のアクセスを考慮して、セミナー・個別相談会場とは異なる会場にすること。
（ウ） ドリンクやビュッフェの提供が可能な会場であること。（ケータリングも可。
）（３）セミナー・相談会運営業務
ア 事前準備（ア）セミナー・相談会への都内事業者集客促進
セミナー・相談会の開催告知を行い、都内インバウンド事業者等に対して本事業開催情報の周知拡大に努め、集客促進を図ること。なお、Ｅメールで告知を行う場合、発信元である受託者が特定されないドメインを取得すること。
尚、開催案内は財団のコーポレートサイト（https://www.tcvb.or.jp/jp/）の「お知らせ」欄に掲載予定。
（イ）セミナー・相談会の参加申込み窓口の設置
セミナー・相談会への参加を希望する事業者の確認及び問い合わせ対応を行うための窓口を設けること。
（ウ）オンラインによる参加申込みの受付と管理セミナー・相談会の参加申込みをオンラインで受け付け、申込者の情報を適切に管理すること。セミナー・相談会への参加については、双方もしくはどちらか一方への参加も可能とする。参加申し込みに対し、受付完了メール等で参加申込を受理した旨を申込者に伝えること。上記(ア)と同様に、Ｅメールで申込者に連絡する場合は、受託者が特定されないドメインを使用すること。
参加者の情報は定期的に一覧にまとめて、財団に提出すること。
【参加申し込みにおいて収集する情報（例）】・セミナーの参加希望有無
・参加を希望するセミナーの市場名（複数選択形式）
・相談会の参加希望有無（希望する時間帯や市場名は不要）（エ）各イベントの進行に係る人員手配・マニュアルの作成-4-

セミナーと相談会それぞれの進行管理スタッフの手配を行い、台本及び運営マニュアルを作成すること。
（セミナーの司会は財団が行う。）（オ）アンケートの作成
来場者及びレップを対象としたアンケートを作成し、オンラインでの実施を準備すること。
（カ）リハーサル等による事前の進行確認の実施
イ 開催当日の運営以下の業務を円滑に遂行できるようスタッフ（必要に応じ、機材オペレーター等の運営アシスタントスタッフを含む）を配置し、運営業務を行うこと。
（ア）総合受付の運営来場者（150 名程度を想定）の受付を行うにあたり、適切な数のスタッフを配置し、以下の業務を行うこと。
①来場者受付・管理及び参加者数の集計。
②来場者や関係者に色分けしたカードホルダーを配布し着用を促すなど、来場者の管理と不審者の入場防止に努めること。
③受付の際には個人情報の取扱いに配慮し、リストの適切な管理を徹底すること。
（イ）セミナー、個別相談参加者数の集計・管理各セミナーの参加者数、個別相談の各ブースの相談者数等を集計すること。
（ウ）会場での誘導、案内各セミナーの会場、相談会ブースへの誘導、案内を行うこと。
(エ) セミナー動画と記録写真の撮影・各セミナーの登壇者の動画撮影・音声収録を行うこと。
動画は、以下のウェブサイトにおいて、各セミナーのスライドにレップの映像を合成する形でアーカイブ配信する。
同サイトに掲載されている「令和 5 年度レップによるセミナー」に倣い、レップが講演する様子を固定カメラ等で正面から録画すること。
※「Tokyo Tourism Connection」（以下「TTC」という。）
URL: https://tokyotourismconnection.jp/
・各イベントの実施状況が分かる記録写真（各イベント 2～3 枚）を撮影すること。
（オ）市場別相談会における進行・補助
相談会はセミナーと並行して、一枠 25 分程度、各市場につき、計 14 枠を想定している。進行時間を管理し、各時間枠の開始と終了間際、終了時間をベルやアナウンス等で案内すること。相談を待つ来場者がいるデスクでは、終了時間後に相談の終了や移動を促し、速やかに次の相談が開始されるように進行・補助を行うこと。
（カ）アンケートの実施
参加者及びレップにオンラインアンケートを実施し、回答を得ること。

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QR コードの共有等、会場内での回答促進を図るとともに、追ってメール等で未回答者への回答依頼を行うこと。参加者の回収率は 9 割以上を目標とすること。
（キ）その他相談会は事前申込制ではなく、フリーで当日参加可能な形式で実施する。
尚、各市場デスクにおいて、財団スタッフが相談希望者の受付を補助する。
また、レップミーティングの運営は財団が行う。
ウ 事後対応（ア）実施後速やかに、参加者リスト、各セミナーの参加者数、個別相談会の各市場の参加者数を報告すること。
（イ）実施後１か月以内を目途に、上記５（３）イ(エ)で撮影したセミナー動画を編集し、TTC の運営事業者と調整の上、TTC に掲載すること。別途、編集済みの動画データは財団指定の形式で納品すること。
（ウ）実施後 2 週間以内を目途に、上記 ５（３）イ(カ)で実施したアンケート結果の集計データを提出すること。
（エ）実施後１か月以内を目途に、アンケート結果の分析を含む事業全体の実施報告書を提出すること。報告書には、上記５（３）イ(エ)で撮影した記録写真を掲載すること。また、レップ向けファムトリップについてもあわせて記載すること。
（４）食事・飲料の手配
ア セミナー登壇者、相談会対応レップ、進行役用のミネラルウォーター（計 50本程度）。
イ 1 日目の昼食手配（30 名程度）。
ウ

レップファム旅程内の昼食手配（30 名程度）。

エレップミーティング中の飲物と夕食（ブッフェ、ケータリング等）手配（50名程度）。

オ

レップに飲食費（1 日目の昼食代とレップミーティングの夕食代）の集金を行うこと。

（５）レップ向けファムトリップの手配
ア 都心及び多摩地域の新規開業施設等の視察、文化体験（地域の食文化体験等も可）ができる行程を組み、ファムトリップを手配・実施すること。
イ 移動車両（ドライバー含む）の手配
参加者及び同行者 30 名程度が乗車できる規模の中型ないし大型バス１台を手配すること。なお、運送事業者の選定に当たっては、必要な資格を有し、関係法令を遵守し安全面に配慮した者を手配すること。行程上必要な有料道路代、駐車代及び乗務員の食事代、回送費用等の諸経費は委託費に含めること。
ウ 東京食材、地域の特産品等を使用した料理を提供しているレストラン等での昼-6-

食の手配。昼食場所はインバウンド受け入れに適した施設であること。
エ通訳ガイドの手配
インバウンド送客を想定して、訪問するエリアや施設について十分な情報を提供できる通訳ガイドを手配すること。ただし、本ファムトリップの参加者に対しては日本語によるガイドを想定している。

オ 旅程管理者の手配全体の旅程管理を行うこと。旅程管理者は通訳ガイドと同一のものが兼任することも可とする。
カ

通訳ガイドの同行時にかかる諸経費はすべてを本件の委託料に含めること。

６．第三者委託の禁止
本委託業務は、原則として第三者に委託してはならない。ただし、あらかじめ書面により申し出、財団の承諾を得た事項についてはこの限りでない。
７．秘密の保持
受託者は、第６により財団が承認した場合を除き、委託業務の内容を第三者に漏らしてはならない。この契約終了後も同様とする。
第６により財団が承認した再委託先についても、同様の秘密保持に関する責務を課し、受託者が全責任を負って管理するものとする。
８. 著作権等の取扱い
この契約により作成される納入物の著作権等の取扱いは、以下に定めるところによる。
（１） 受託者は、納入物のうち本委託業務の実施に伴い新たに作成したものについて、著作権法（昭和 45 年法律第 48 号）第 2 章第 3 節第 2 款に規定する権利（以下「著作者人格権」という。）を有する場合においてもこれを行使しないものとする。ただし、あらかじめ財団の承諾を得た場合はこの限りでない。
（２） （１）の規定は、受託者の従業員、第６の規定により再委託された場合の再委
託先又はそれらの従業員に著作者人格権が帰属する場合にも適用する。
（３） （１）及び（２）の規定については、財団が必要と判断する限りにおいて、本契約終了後も継続する。
（４） 受託者は、納入物に係る著作権法第 2 章第 3 節第 3 款に規定する権利（以下「著作権」という。
）を、財団に無償で譲渡するものとする。ただし、納入物に使用又は包括されている著作物で受託者が本契約締結以前から有していたか、又は受託者が本委託業務以外の目的で作成した汎用性のある著作物に関する著作権は、受託者に留保され、その使用権、改変権を財団に許諾するものとし、財団は、これを本委託業務の納入物の運用その他の利用のために必要な範囲で使用、改変できるものとする。また、納入物に使用又は包括されている著作物で第三者が著作権を有する著作物の著作権は、当該第三者に留保され、かかる著作物に使用許諾条件が定められている場合は、財団はその条件の適用につき協議に応ずるものとする。

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（５） （４）は、著作権法第 27 条及び第 28 条に規定する権利の譲渡も含む。
（６） 本委託業務の実施に伴い、特許権等の産業財産権を伴う発明等が行われた場合、取扱いは別途協議の上定める。
（７） 納入物に関し、第三者から著作権、特許権、その他知的財産権の侵害の申立てを受けた場合、財団の帰責事由による場合を除き、受託者の責任と費用を持って処理するものとする。
９．委託事項・関係法令の遵守
本委託契約の履行に当たっては、関係法令、条例及び規則等を十分に遵守すること。
１０．個人情報の保護等（１）「東京都個人情報取扱事務要綱」**及び「保有個人情報の安全管理に関する基準イメージ」***を踏まえ、「個人情報に関する特記仕様」
https://www.tcvb.or.jp/jp/kojinjoho_tokkishiyo_0122.docに定められた事項を遵守すること。
**
https://www.johokokai.metro.tokyo.lg.jp/kojinjoho/gaiyo/documents/2023
0401_jimutoriyoukou.pdf***
https://www.johokokai.metro.tokyo.lg.jp/kojinjoho/gaiyo/documents/2023
0401_annzenkannrikijunimeji.pdf（２）「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ基本方針」及び「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ対策基準」の趣旨を踏まえ、サイバーセキュリティの確保に取り組むこと。
また、委託業務に係る情報の保管及び管理に万全を期するため、委託業務の実施に当たって以下の事項を遵守しなければならない。
ア

アクセスを許可する情報に係る事項
受託者は、アクセスを許可する情報の種類と範囲、アクセス方法について、業務着手前に財団から承認を得ること。

イ

システム要件に係る事項
受託者は本委託業務に係るシステム及びネットワークの保守に必要な不正プ
ログラム対策、不正アクセス対策等を行うものとし、使用するソフトウェア（OS、ミドルウェア、データベース、ウィルス対策ソフト等）は、委託期間において、常に最新のセキュリティパッチを適用すること。

ウ

受託者は、財団又は東京都が実施するセキュリティ診断（リスク評価、脆弱性診断、改ざん検知等）に協力すること。ただし、診断の結果の対応については、別途財団と受託者で協議し決定する。

（３）本件において取り扱う個人情報について、特に以下の事項に留意すること。
ア 参加申込者の氏名/連絡先/メールアドレス など

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イ

当財団職員を含め、本事業の遂行にあたる関係者の氏名/メールアドレス など

ウ

他の情報と容易に照会でき、個人を識別可能な情報（IP アドレスなど）も同システムに格納されている場合においては、同様に個人情報とみなす。

（４）本事業の遂行にあたり第６により財団に承諾を得て一部業務を再委託させる事業者においても、当該事業者が当事業における個人情報を扱う場合は、「個人情報に関する特記仕様」にある事項を遵守させること。また、以下のいずれかを取得している事業者（あるいは今後取得予定である事業者）であることが望ましい。
ア

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が運用する ISMS 適合性評
価制度における ISO/IEC27001 と同程度の認証

イ

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の認定するプライバシーマークと同程度の認証

１１.支払方法
受託者への支払は、委託完了後の財団担当者による検査終了後、受託者からの支払請求書に基づき 30 日以内に委託料を一括で支払うものとする。有料道路代、駐車代及び乗務員の食事代、回送費用等の諸経費は精算時に実際に生じた額にて精算するものとする。
１２．その他（１） 財団は必要に応じて本契約に係る情報（受託者名・契約種別・契約件名及び契約金額等）を公開することがあるが、受託者はこれを了承するものとする。
（２） 本仕様書に記載のない事項及び疑義がある場合は、財団と事前に協議すること。
（３） 本委託契約の履行にあたっては、財団と協議のもと進めること。
（４） 本委託契約は、令和６年度東京都予算が東京都議会において委託契約前に可決・成立し、令和６年度財団収支予算が令和６年 3 月 31 日までに財団評議員会で承認された場合において、令和６年４月１日に確定するものとする。

連絡先：公益財団法人東京観光財団 観光事業部
電 話：03-5579-2683-9-