電子請求サービスHaratte
導入・導入後事例
効果を感じていただいた方々【教育委員会】

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様0導入事例・検証事例（概要版）
釧路市
人口:157,288人(令和6年1月末現在)【教育委員会】

学校の支出伝票作成 ５分⇒30秒
教育委員会のシステム入力 ３分⇒50秒

請求書の電子化と業務見直しで、各学校の手書き支出伝票作成業務を廃止し、教育委員会での伝票作成を自動化
教育委員会

各学校（約40校）

事業者

導入前

請求書

請求書 支出伝票

紙

紙式の支出伝票を手書きで作成、教育委員会が取り紙まとめて財務会計システムに入力する運用が行わ複写用紙に手書きで支出伝票作成

紙の請求書を学校へ提出

導入前は紙で受領した請求書を元に各学校で複写

支出伝票と請求書をもとに財務会計システムに手入力れていた。

Haratteの導入後は、各学校は事業者からの請求書を電子(PDF)で受領、支出予算科目を記載した電子各学校（約40校）

事業者

導入後

サイト

請求書

請求書 支出科目
EXCEL

教育委員会

ファイルとセットで教育委員会へ送付。

教育委員会は送付された電子ファイルをHaratteに読み込ませて財務会計システムへの伝票入力を自動化。

Haratteで請求書を作成
電子メールで学校に送付【釧路市教育委員会

支出科目EXCELファイルと請求書を教育員会に送付

PDF請求書とEXCELファイルから財務会計システム伝票作成を自動化

これにより、各学校の手書き伝票作成の手間と教育委員会での財務会計システム入力の負担を削減。

柳田様のコメント】

R5年6月末に契約し作業を開始、学校の夏休み期間が開ける８月下旬に本稼働といったスケジュール（2.5か月）で進めました。
導入にあたっては、効果や学校事務職員へのシステム利用の負担等も考慮し、現状の学校での支出負担行為作成をそのままシステム化するのではなく、予算執行権限を学校から教育委員会側に移管・集約したうえで、Haratteにより財務会計システム入力までの一連の流れを自動化するという案をAmbiRise社と一緒に検討し一部機能を追加開発頂く形で導入に至りました。
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導入事例・検証事例（詳細版）
電子請求導入前の状況
紙で受領した紙の請求書を元に各学校で複写式の支出伝票を手書きで作成し、その伝票を教育委員会が取りまとめて財務会計システムに入力するという運用が行われていました。
送付や差し戻し時の再作成の手間が発生

転記・記載の手間やミスが発生

事業者
請求書

各学校
（約40校）

紙
紙の請求書を学校へ提出

請求書

支出伝票

紙

紙

教育委員会
(週２回：60件/回）

転記・記載の手間やミスが発生
処理件数が多い事による職員負担

支出伝票と請求書をもとに財務会計システムに手入力

複写用紙に手書きで支出伝票作成
週２回の集配での送付のため処理・支払のタイムラグが発生

以下の要件を満たしつつ、電子請求導入によって事業者・学校・教育委員会の課題解決・負担軽減を図ることとしました。
•各学校に財務会計システムが利用できる環境がなく、財務会計システムへの入力は教育委員会で行う必要がある。

•

予算残額やどの予算から支出するかは学校で把握・判断する必要があり、教育委員会でも把握している必要がある。

•

学校が複数あり事務職員のITスキルにも差があるためシステム導入が職員負担とならないようにする必要がある。

•

納品確認等があるため請求書の受領は学校を窓口とする必要がある。

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2導入事例・検証事例（詳細版）
電子請求導入後
各学校は事業者からの請求書を電子(PDF)で受領、支出予算科目を記載した電子ファイルとセットで教育委員会へ送付。
教育委員会は送付された電子ファイルをHaratteに読み込ませて財務会計システムへの伝票入力を自動化しました。
事業者

入力チェック機能で差戻し減少
サイト

Haratteで請求書を作成
電子メールで学校に送付

各学校（約40校）
請求書転記作業なし。
支出科目のExcel記入
請求書

教育委員会

支出科目
Excel

支出科目EXCELファイルと請求書を教育委員会に送付

財務会計システムへの入力を自動化

PDF請求書とEXCELファイルから財務会計システム伝票作成を自動化
電子メールで随時送信が可能に

電子請求導入とデジタル化を前提としたBPRを行い、課題を解決できました。
•事業者は各学校宛の請求書をHaratteで作成し電子メールで送付（見積書・納品書も作成可） 。

•各学校は請求書PDFに予算科目や検収年月日等の情報を記載したエクセルファイルを添付し教育委員会にメール送付。

•教育委員会は各学校から集まったファイルをHaratteに読み込ませて、負担行為・支出命令を一括作成、財務会計システムへの入力を自動化。

ポイント

学校への予算配当を止め、教育委員会が予算執行権限を持つように変更することで、各学校での負担行為・支出命令を廃止し教育委員会で一括して負担行為・支出命令を(可能)行うこととした。
システム導入により教育委員会の業務が自動化されたことで、上記の集約を行っても業務が実現可能となった。

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3導入事例・検証事例（詳細版）
普及状況•Haratteで効率化可能となる請求書を伴った支出は釧路市全体で年間約9,000件、そのうち教育委員会・学校での支出が約6,000件(約67%)を占めている（R２年度支出件数実績より）。

•2023/9～2024/２末の6カ月間で1947件の請求書がHaratteで作成、ピークの月は月間450件(2024.2)の請求書が発行されており増加傾向。このまま推移すると１年目は年間で4,000件～5000件、全支出の6.5割～8割程度となる見込み。

•システム稼働時点で３事業者が参加、その後事業者が増え、現在は10事業者がHaratteを利用して請求を行っている。
定期的に取引のある事業者については教育委員会よりHaratteの利用を案内している。

•

事業者の反応は良好で、「すぐに請求ができ便利。郵送・配達の手間が省けた」との声がある。

業務効率化効果
電子請求導入による業務効率化の効果は下表のとおり。

Haratteによる電子化状況を踏まえると、１年目は年間作業時間が1,272時間（85％）削減の見込み。
１件あたり作業時間【学校】
支出伝票作成に要する時間
導入前
導入後

手書伝票作成：300秒
Haratte利用（自動化）分
Haratte未利用（自動化）分

EXCELファイル作成：30秒
EXCELファイル、請求書電子化：60秒【教育委員会】
財務会計システム入力に要する時間
手書伝票審査：420秒
財務会計システム手入力：180秒
EXCELファイル確認： 30秒
Haratte自動入力： 50秒
EXCELファイル確認： 30秒
財務会計システム手入力：：180秒

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請求書件数（支出件数）

年間作業時間（時間）

6,000件1,500時間

5,000件

153時間

1,000件75時間

年間削減時間（時間）1,272時間
4導入事例・検証事例（詳細版）
電子請求を導入してみて請求書の電子化に加え、教育委員会と学校の事務負担軽減が財務会計システム改修なしにできました。事業者の反応も良好です。
課題となっていた支出伝票の入力・作成が、Haratteの導入により既存の財務会計システムを改修することなく自動化でき、教育委員会と学校の事務負担が軽減できました。
事業者の利用は無料なので利用勧奨もしやすく、事業者の反応も良好です。
教育委員会でのHaratteによる財務会計システム入力自動化の様子（釧路市様ご提供）【釧路市教育委員会 教育支援課 柳田様のコメント】
長年の課題となっていた支出伝票の入力・作成が、Haratteの導入により既存の財務会計システムを改修することなく自動化できたこと、また、それにより教育委員会と学校の事務負担が軽減できたことは導入の大きなメリットです。事業者の利用は無料なので利用勧奨もしやすく、利用者拡大にむけて周知を行ったところです。
導入前は過去のデータを複写しての伝票作成が定着しており、職員が手作業で処理する方が早いという意見もありましたが、手順や操作についてAmbiRiseさんのフォローもあり、操作に慣れてしまえば少ない工程で処理が完了するため、Haratteを動かしている間に別の作業を行うことができ、業務の効率化につながっていると感じています。また、自動化により請求書記載内容の転記誤りもないため、チェック作業の負担も軽くなりました。
【釧路市情報システム課粟田様のコメント】

電子請求導入の検討をはじめてから３年、柳田さんをはじめ教育支援課の職員が会計・財政部局や小中学校の事務職員と根気強く折衝を続けたことで導入することができ、庁内DXの好事例となりました。システムの導入は目的ではなく業務効率化の手段なので、職員の負担軽減と更なるBPRに繋がることを期待しています。

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