Procedura relativa ai canali per gli informatori
Il presente documento è una libera traduzione in lingua italiana di un testo
redatto in inglese. Solo la versione inglese sarà giuridicamente vincolante

Sommario
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Scopo / obiettivo
Ambito di applicazione
Figure tutelate
Come si possono fare le segnalazioni?
4.1 Quali canali possono essere utilizzati?

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4.2

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Come segnalare un evento di violazione

Come trattiamo le segnalazioni degli informatori?
Divieto di ritorsioneRiservatezza
Segnalazioni anonime
Protezione dei dati
Documenti correlati
Abbreviazioni e acronimi
Allegato A – Canale di segnalazione esterno – solo per l'ItaliaDoc. n.: LRC-PR-0063 Versione: 2Pag. 1 di 10

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Procedura relativa ai canali per gli informatori
1 Scopo / obiettivo
Barco è impegnata a garantire la compliance aziendale e a promuovere una cultura
d’impresa basata su valori etici, osservando i più elevati standard di correttezza,
onestà e integrità nelle proprie attività imprenditoriali. Un elemento di fondamentale
importanza è l'impegno a favore di una cultura aperta, in cui le persone si sentano insicurezza quando decidono di chiedere consigli e nel sollevare dubbi.
Barco vi incoraggia a parlare apertamente quando sapete o sospettate che ci sia stata
una violazione delle leggi o delle normative vigenti, del Codice etico o delle policy
aziendali.
Il vostro contatto principale in materia di consulenza etica o per segnalare una(sospetta) violazione è il vostro superiore. Se non vi sentite a vostro agio nel parlarne
con il vostro superiore, potete rivolgervi al partner aziendale per le risorse umane, al
responsabile locale dell’ufficio legale & compliance, un avvocato interno presso Barco.
Inoltre, Barco ha creato un Comitato etico al quale potete rivolgervi via email(ethics@barco.com)se ritenete che non sia stata prestata sufficiente attenzione orisposta a un problema da voi sollevato.
Infine, ai sensi della Direttiva UE sulla protezione degli informatori, al fine di consentire
ai dipendenti di segnalare le proprie perplessità attraverso un iter sicuro e affidabile,
Barco ha implementato la presente procedura concernente la ricezione, laconservazione e il trattamento delle segnalazioni degli informatori.
Potete inviare segnalazioni in forma anonima (nel senso che l'identità del segnalante
non sarà conosciuta da nessuno) e/o confidenziale (nel senso che le identità rivelate ele segnalazioni ricevute saranno conosciute solo da un numero limitato di persone quelle che hanno la necessità di sapere ai fini dell'indagine o delle azioni correttive),come ulteriormente illustrato di seguito.
Le persone che sottopongono segnalazioni saranno esenti da qualsiasi ritorsione per
averle sottoposte.

2 Ambito di applicazione
La presente procedura si applica a chiunque utilizzi i canali di segnalazione descritti
nella presente procedura.
La presente procedura non pregiudica il diritto dei lavoratori di consultare i propri
rappresentanti o sindacati e di essere protetti contro eventuali misure lesive
ingiustificate determinate da tali consultazioni.

3 Figure tutelate
La presente procedura si applica alle seguenti persone:• lavoratori attuali e pregressi;• appaltatori;• azionisti, amministratori (compresi gli amministratori non esecutivi);

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Procedura relativa ai canali per gli informatori••••••fornitori e appaltatori (compresi i subappaltatori e i dipendenti degli appaltatori);
consulenti;
candidati a un posto di lavoro;
tirocinanti retribuiti e non retribuiti;
volontari; efacilitatori.

4 Come si possono fare le segnalazioni?
4.1 Quali canali possono essere utilizzati?
In Barco siamo impegnati a creare una cultura etica e di impegno attivo. Vi
incoraggiamo a comunicare con noi.
La nostra Ethics Helpline vi permette di parlare in modo anonimo e in sicurezza quando
riscontrate dei problemi sul posto di lavoro o avete delle perplessità. Questo strumento
offre opzioni semplici per contattarci:•••

Andate su ethics.barco.com per sottoporre la vostra perplessità online.
Chiamate gratuitamente per parlare con un rappresentante. Il call center
supporta diverse lingue e le istruzioni per la composizione del numero sono
consultabili su ethics.barco.com e selezionando il proprio Paese.
Richiedete un incontro faccia a faccia inviando un'e-mail a ethics@barco.com.

La vostra segnalazione verrà inoltrata immediatamente per essere esaminata e seguita
dalla funzione di compliance. Una volta sottoposta, riceverete un codice di accesso che
vi consentirà di monitorare lo stato e di inviare e ricevere messaggi anonimi relativi
alla vostra segnalazione all'indirizzo ethics.barco.com.
Tutte le informazioni fornite saranno conservate in modo riservato e in sicurezza.

4.2 Come segnalare un evento di violazione
È possibile segnalare un evento di violazione accedendo a ethics.barco.com e cliccando
su "Get Started". Sarete immediatamente condotti al modulo stesso. Potete cambiare
la lingua del modulo nella parte superiore della pagina, nell'angolo destro. In questo
modo avrete la possibilità di presentare una denuncia nella vostra lingua.

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Procedura relativa ai canali per gli informatori

Come primo passo, vi verrà chiesto di scegliere una tipologia di seganlazione in mododa classificare l'evento di violazione che state segnalando.

In secondo luogo, dovrete fornire una descrizione di ciò che è accaduto esattamente echi è stato coinvolto.

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Successivamente, dovrete includere ulteriori dettagli circa il dove e quando è accaduto.
È possibile scegliere una sede Barco specifica. Potrete indicare una data specifica o unperiodo in cui si è verificato l'evento di violazione. Successivamente, avrete lapossibilità di fornire immagini o file, ma non è obbligatorio.

Infine, quando sottoponete una segnalazione, potrete fornire alcune informazioni su divoi o inviare una segnalazione in forma anonima.

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5 Come trattiamo le segnalazioni degli informatori?
Tutte le segnalazioni saranno prese in considerazione e saranno oggetto di un'indagine
diligente e approfondita da parte della funzione di compliance. Riceverete una
conferma di ricezione della vostra segnalazione entro 7 giorni. Entro 3 mesi dalla
conferma di ricezione, riceverete un feedback sulla vostra segnalazione.
A seguito di un'indagine su una segnalazione, Barco può intraprendere determinate
azioni a seconda della natura e della gravità della condotta o delle circostanzesegnalate. Se il comportamento scorretto è stato confermato da un'indagine, Barcoadotterà tempestivamente misure correttive adeguate e proporzionate alla gravità delcomportamento scorretto, in conformità con le proprie procedure e prassi consolidate.
Saranno inoltre adottate misure appropriate e necessarie per evitare che si verifichino
altri casi di comportamento scorretto.

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Procedura relativa ai canali per gli informatori6 Divieto di ritorsione
Le persone segnalanti sono protette contro le ritorsioni, comprese le minacce diritorsione e i tentativi di ritorsione, in particolare sotto forma di ( non solo):a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;c) il mutamento di funzioni, il cambiamento della sede di lavoro, la riduzionedello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;d) la sospensione della formazione;e) una valutazione o referenze negative del lavoratore; oppuref) qualsiasi altra forma di azione avversa, sospensione, misura disciplinare,minacce, intimidazioni o molestie.
Le misure tese a proteggere le persone segnalanti si applicano altresì, ove
opportuno:a) ai facilitatorib) a terzi connessi con le persone segnalanti e che potrebbero rischiare ritorsioni
in un contesto lavorativo, quali colleghi o parenti delle persone segnalanti; ec) ai soggetti giuridici di cui le persone segnalanti sono proprietarie, per cui
lavorano o a cui sono altrimenti connesse in un contesto lavorativo.
Le persone che hanno segnalato o divulgato pubblicamente informazioni su violazioni
in forma anonima, ma che successivamente sono state identificate e hanno subito
ritorsioni, possono nondimeno beneficiare della protezione, a condizione che soddisfino
le condizioni previste dalla legge o dal regolamento.
Le ritorsioni possono essere segnalate ai sensi della presente procedura e daranno
luogo ad azioni disciplinari, fino alla risoluzione del contratto di lavoro. Se siete statioggetto di un comportamento che ritenete costituisca una ritorsione, siete pregati disegnalare immediatamente la presunta ritorsione seguendo le indicazioni dellapresente procedura.
La presente procedura non esonera i colleghi dalle conseguenze di propri
comportamenti scorretti. Ad esempio, un collega che sottopone una segnalazione inqualità di informatore potrebbe comunque subire un'azione disciplinare per uncomportamento scorretto non correlato.

7 Riservatezza
Barco assicurerà la protezione della riservatezza dell'identità della persona segnalantee di qualsiasi terzo menzionato nella segnalazione e ne impedirà l'accesso a personale
non autorizzato.
Barco divulgherà l'identità della persona segnalante solo con il suo libero ed esplicito
consenso a persone diverse dal personale autorizzato a ricevere o dare seguito allesegnalazioni.

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Procedura relativa ai canali per gli informatoriIn deroga a quanto sopra, è ammessa la divulgazione dell'identità della persona
segnalante e qualsiasi altra informazione da cui si possa dedurre direttamente oindirettamente l’identità della persona segnalante solo qualora ciò rappresenti un
obbligo necessario e proporzionato ai sensi di una normativa specifica nel contesto diindagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari. I segnalanti
saranno avvisati prima che la loro identità venga rivelata, a meno che tali informazioni
non compromettano indagini o procedimenti giudiziari correlati.

8 Segnalazioni anonime
Qualora si utilizzi uno dei canali di segnalazione descritti nella presente procedura,
siete invitati a identificarvi. Tuttavia, le segnalazioni anonime possono essere
effettuate nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.
La segnalazione anonima può compromettere la nostra capacità di indagare sullaquestione o di offrire protezione all'informatore. Gli informatori anonimi sono
particolarmente incoraggiati a fornire il maggior numero possibile di informazioni e
prove concrete.

9 Protezione dei dati
I dati personali che chiaramente non sono utili al trattamento di una specifica
segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellatisenza indugio.
Il nome, la posizione e i dati di contatto del segnalante e di ogni persona a cui si
estendono le misure di protezione e supporto, nonché dell'interessato, vengono
conservati fino alla prescrizione della violazione segnalata.

10 Documenti correlati
Codice etico
Direttiva UE sulla protezione degli informatori"Legge belga del 28 novembre 2022 sulla protezione delle persone che segnalanoviolazioni del diritto dell’Unione o del diritto nazionale accertate in seno a persona
giuridica del settore privato"
L'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha approvato, il 12 luglio 2023, le"Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni deldiritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delledisposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione dellesegnalazioni esterne, ai sensi dell'articolo 10 del decreto legislativo 10 marzo
2023, n. 24, recante attuazione della Direttiva UE sugli informatori"

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Procedura relativa ai canali per gli informatori

11 Abbreviazioni e acronimi
ANAC
Facilitatore

L'Autorità Italiana Nazionale Anticorruzione;
sta a indicare una persona fisica che assiste una personasegnalante nel processo di segnalazione in un contesto
lavorativo e la cui assistenza deve essere riservata;Per ritorsione si intende qualsiasi omissione o atto, diretto o indiretto, che si verifica
in un contesto lavorativo in conseguenza della segnalazione
interna o esterna o della divulgazione pubblica e che provoca
o può provocare danni ingiustificati alla persona segnalante;Doc. n.: LRC-PR-0063 Versione: 2

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12 Allegato A – Canale di segnalazione esterno – solo perl'Italia
Il presente Allegato A si applica a tutti i dipendenti di Barco S.r.l. con sede legale inVia Lorenteggio 270°, 20152 Milano, Italia e di FIMI S.r.l. con indirizzo aziendale Via
S. Banfi, 1, 21047 Saronno, Italy.
Oltre a segnalare un evento di violazione tramite la nostra Ethic Helpline, avete anchela possibilità di segnalarlo tramite il canale di segnalazione esterno istituito dall'ANACe accessibile sul suo sito web (https://www.anticorruzione.it/). Questo canale disegnalazione esterno può essere utilizzato solo se:
1. la Ethics Helpline non è attiva;
2. avete già sottoposto una segnalazione alla Ethic Helpline e non vi è stato dato
seguito;
3. avete ragionevoli motivi di ritenere che, se sottoponeste una segnalazione interna
attraverso la Ethic Helpline, non vi sarebbe dato seguito o la segnalazione potrebbe
comportare il rischio di ritorsioni;
4. avete ragionevoli motivi di ritenere che la violazione da segnalare possa costituire
un pericolo imminente o palese al pubblico interesse.
Potrete segnalare un evento relativo alle seguenti violazioni tramite il canale disegnalazione ANAC:
1. reati che rientrano nell'ambito di applicazione di leggi dell'Unione europea onazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati
finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezzae conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente;radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi esalute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori;
tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei
sistemi informativi;
2. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea;
3. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese violazioni delle normedell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché violazioni
riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia diimposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che
vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sullesocietà;
4. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni delle
leggi dell'Unione europea nei settori indicati nei numeri precedenti.
Per utilizzare questo canale di segnalazione esterna o per ricorrere alla divulgazione
pubblica, si rimanda alle linee guida e al sito ufficiale dell'ANAC.

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