上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン
制定 平成 24 年１月１日
改正 平成 24 年７月１日

平成 26 年４月１日

平成 27 年４月１日

平成 29 年４月１日

令和 2 年４月１日

2021 年（令和３年）７月１日

１．目的
このガイドラインは、上智大学（以下、「本学」という。）の研究費の使用及び管理を適正に行うことを目的として定める。
２．定義
このガイドラインにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
（１）研究費①国庫補助金による資金②委託研究費、共同研究費又は研究業務委託費③前２号の他に学校法人上智学院（以下、「学院」という。）が経理管理を委任された学外の資金④学院から配分される個人教育研究費を含む教育研究に使用される全ての資金（２）研究者
本学に所属する教員、研究員の他、本学で研究活動に従事する者（３）職員
学院によって雇用され、研究費の執行と管理に関わる者
３．研究者及び職員の責務（１）規程等の遵守研究者及び職員は、本ガイドライン及び「上智大学学術研究倫理ガイドライン」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、研究費の使用と管理を適正に行わなければならない。
（２）不正使用の禁止
研究者及び職員は、研究費の適正な使用と管理が社会的責務であり、一個人による不正使用が、本学全体の教育研究活動の停滞と社会的信用の失墜に直結する行為であることを自覚し、絶対に不正使用を行わず、また、これに加担してはならない。
４．責任体制の明確化
研究費の適正な使用及び管理に関する責任者は、次のとおりとする。
（１）最高管理責任者
全体を統括し、研究費の使用・管理について最終責任を持つ者で、学長とする。

（２）統括管理責任者
最高管理責任者を補佐し、研究費の使用・管理について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者で、学術研究担当副学長とする。
（３）コンプライアンス推進責任者
当該部局における研究費の使用・管理について責任と権限を持つ者で、「上智学院職制」に定める各教育研究組織の長（研究科委員長、学部長、研究機構長、センター長）及び各事務組織の長（局長）とする。
（４）コンプライアンス推進副責任者
コンプライアンス推進責任者を補佐し、研究費の使用・管理について日常的な責任と権限を持つ者で、前項に定める各教育組織の長の下位者（専攻主任、学科長とする。）
５．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（１）ルールの統一化と明確化①本学は、別に定める研究費の使用に関するルールを統一化し明確化することにより、研究費の使用が円滑且つ適正に行われるよう努めなければならない。
②不正使用とは、故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用又は研究費の交付決定内容やこれに付された条件に違反した使用をいう。主な不正使用の態様は以下の通りである。
預け金

架空の取引により本学に代金を支払わせ、これを取引会社等に管理させること。

カラ出張

実態の伴わない出張旅費を本学に支払わせること。

カラ謝金

実態の伴わない作業謝金を本学に支払わせること。

（２）規程及びマニュアル等の整備
本学は、各種規程の見直しや新規制定、業務マニュアル等の作成により、研究費の使用及び管理に関するルールが実効性と有効性を備えたものとなるように整備するとともに、ルールを研究者に周知徹底させ、研究費の適正な使用と管理についての意識の向上に努めなければならない。
（３）コンプライアンス講習の受講と誓約書の提出
研究費の使用・管理に関わる研究者及び職員は、研究費使用・管理に関するコンプライアン
ス講習を受講し、ルールを遵守して不正を行わず、万一不正を行った場合は厳正な処分と法的責任を負担すること等を内容とする誓約書を提出しなければならない。
（４）啓発活動の実施①最高管理責任者は、不正根絶に向けた構成員の意識の向上と浸透を目的として、自ら組織全体に対する定期的な啓発活動を実施する。
②統括管理責任者は、啓発活動に関する実施計画を策定する。
③コンプライアンス推進責任者は、当該部局内で競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、定期的に啓発活動を実施する。
６．不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定と実施

（１）不正使用発生要因の把握
本学は、研究者又は職員による研究費の不正使用発生要因を把握し、その改善策を講じなければならない。
（２）不正防止計画の策定と実施
本学は、研究費の適正な運用及び管理体制を整備するために不正防止計画を策定し、着実に実施するとともに、継続的に見直しを行い、常に実効性の高い計画となるよう努めなければならない。
（３）防止計画推進部署の設置
本学は、前項の目的を遂行するために防止計画推進部署を置き、学術情報局研究推進センターを以ってこれに充てる。
７．研究費の適正な運営・管理活動（１）研究費の執行
研究者は、研究費の執行状況を適時把握し、適切かつ効果的に予算を執行しなければならない。
（２）研究費の立替
本学は、研究期間が開始しているにもかかわらず、官公庁又は独立行政法人等から交付される研究費の入金が遅滞する場合には、「上智大学研究費等一部立替に関する内規」に基づき研究費の一部を一時的に立て替える等の措置をとり、円滑な研究活動の遂行及び不正発生要因の除去に資するよう努めなければならない。
（３）発注及び納品、検品
研究費による物品等の発注は、学院の各種規程に従い、適切に行われなければならない。また、研究費により購入した物品等は、納品の際に別途定める手続きにより検収ステーションで検品を受けなければならない。
（４）被雇用者の勤務及び謝金の管理①研究費により雇用される者の任用手続、勤務管理及び謝金等の支払いは、任用身分に応じ、「上智学院就業規則」「上智学院臨時職員就業規則」「上智学院謝金取扱要領」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、適正に行わなければならない。
②コンプライアンス推進責任者は、関係者への書面又はヒアリング等により勤務及び支払い受領の事実を検証しなければならない。
（５）旅費の管理①研究費により行う関係者の出張及びその旅費の管理は、「上智学院旅費規程」「上智大学科学研究費助成事業旅費取扱に関する細則」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、適正に行わなければならない。
②コンプライアンス推進責任者は、根拠となる帳票等により出張の事実を検証しなければならない。
（６）不正使用に係る措置

①コンプライアンス推進責任者は、研究費の不正使用が発覚又はその疑義が生じたとき、遅滞及び遺漏のないように最高管理責任者に報告しなければならない。
②最高管理責任者は、前項の報告を受けたとき、本学又は学院が定める各種規則並びに関係法令に基づき厳正な措置を講じなければならない。
（７）取引会社等への対応①コンプライアンス推進責任者は、取引会社等に本ガイドライン及び学内規則等を説明し、これを遵守させるとともに、公正な取引等を行うよう指示しなければならない。
②最高管理責任者は、研究費の不正使用に関与した取引会社等があるとき、別に定める基準に基づき厳正な措置を講じなければならない。
８．情報の伝達を確保する体制の確立（１）相談窓口
研究費の適正な使用と管理に関するルール及び事務手続き等について、次の①又は②に掲げる区分に応じ、本学内外からの相談を受け付ける相談窓口を置き、適切に対応するものとする。
①「２．定義（１）研究費」①～③②「２．定義（１）研究費」④

学術情報局研究推進センター

財務局経理グループ（２）通報窓口①研究費の不正使用に関する通報は、監査室で受け付けるものとする。
②不正使用に関する通報の処理等については、「上智大学における公的研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規」に基づき行うものとする。
９．モニタリングの在り方（１）部局によるモニタリング
研究費の執行と管理に関わる部局は、研究費の執行状況をモニタリングすることにより、部局間で連携し、適切な執行管理に努めなければならない。
（２）監査室による内部監査及びモニタリング
監査室は、「学校法人上智学院内部監査規程」に基づき研究費の執行状況に関する内部監査を実施する。また、研究費に関する本学のモニタリングが適正に機能しているかを確認し、必要に応じて是正及び改善を提言する。
１０．監事の役割（１）不正防止に関する内部統制の確認
監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について機関全体の観点から確認し、その結果を理事会において定期的に報告し、意見を述べる。
（２）不正防止計画の確認
監事は、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、その結果を理事会において定期的に報告し、意見を述べる。

附則
このガイドラインは、平成２４年１月１日から施行する。

附則
このガイドラインは、平成２４年７月１日から改正、施行する。

附則
このガイドラインは、平成２６年４月１日から改正、施行する。

附則
このガイドラインは、平成２７年４月１日から改正、施行する。

附則
このガイドラインは、平成２９年４月１日から改正、施行する。

附則
このガイドラインは、令和２年４月１日から改正、施行する。

附則
このガイドラインは、2021 年（令和３年）７月１日改正、施行する。