独立行政法人大学入試センター特定個人情報取扱規則
平成27年11月25日
規 則 第 23号
改正 平成29年３月31日規則第４号
改正 令和４年３月31日規則第33号

独立行政法人大学入試センター特定個人情報取扱規則
目次
第１章 総則（第１条－第５条）
第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置（第６条－第16条）
第２節 人的安全管理措置（第17条・第18条）
第３節 物理的安全管理措置（第19条－第22条）
第４節 技術的安全管理措置（第23条、第24条）
第３章 特定個人情報の取得（第25条－第31条）
第４章 特定個人情報の利用（第32条・第33条）
第５章 特定個人情報の保管（第34条・第35条）
第６章 特定個人情報の提供（第36条）
第７章 特定個人情報の廃棄・削除（第37条）
第８章 特定個人情報の委託の取扱い（第38条）
第９章 雑則（第39条）
附則
第１章 総則（目的）第１条

この規則は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）（平成26年特定個人情報保護委員会告示第６号。以下「ガイドライン」という。）に基づき、独立行政法人大学入試センター（以下「センター」という。）における個人番号その他の特定個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。
２ 特定個人情報の取扱いに関し、この規則に定めがない事項については、番号法、個人情報保護法、ガイドライン及び独立行政法人大学入試センター保有個人情報の適切な管理のための措置に関する規則（平成17年規則第２号。以下「個人情報保護規則」という。）を適用する。
（定義）
第２条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一

個人情報

個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
二 個人番号 番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
三 特定個人情報 個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報をいう。
四 個人情報ファイル 個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「個人情報保護法施行令」という。）で定めるものをいう。
五 特定個人情報ファイル

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

六 保有個人情報 法人文書に記録されている個人情報をいう。
七 個人番号関係事務 番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務（行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が同条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。）に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
八 総括個人情報保護管理者 個人情報保護規則第３条に規定する者をいう。
九 個人情報保護管理者 個人情報保護規則第４条に規定する者をいう。
十 特定個人情報監査責任者 個人情報保護規則第６条に規定する者をいう。
十一 特定個人情報取扱事務担当者 個人情報保護管理者から、特定個人情報を取り扱う事務に従事する者として指名された者をいう。
十二 特定個人情報管理区域 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
十三 特定個人情報取扱区域 特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域をいう。
十四 役職員 センターの役員及び職員をいう。
十五 職員等 センターの職員及びセンターの業務に従事する派遣職員をいう。
十六 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条 センターにおいて個人番号を取り扱う事務の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。
一 役職員（扶養する親族を含む。）に係る個人番号関係事務
イ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
ロ 雇用保険申請・届出事務
ハ 健康保険・厚生年金保険届出事務
ニ 共済組合関係事務
ホ 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する届出書及び申込書作成事務
ヘ 国民年金第３号被保険者の届出事務

二 役職員以外の個人に係る個人番号関係事務
イ 給与所得の源泉徴収票作成事務
ロ 報酬・料金等の支払調書作成事務
ハ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
ニ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務（特定個人情報の範囲）
第４条 前条においてセンターが個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は次の各号に掲げるとおりとする。
一 役職員又は役職員以外の個人から、番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた同法第２条第７項に規定する個人番号カード、同法第７条第１項に規定する通知カードその他本人確認書類及びこれらの写し
二 センターが行政機関等に提出するために作成した届出書等及びこれらの控え
三 センターが届出書等を作成する上で役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
四 その他前条の事務に要するもので個人番号が記載された書類（特定個人情報関連事務の分担）
第５条 センターにおける特定個人情報を取り扱う事務の分担は、次表の左欄に掲げる部課等ごとに、それぞれ同表右欄に掲げるところによる。
部課

分 担 事 務一 総務課

第３条第１号ロ、ニ及びホに定める事務

二 財務課

第３条第１号イ、ハ、ニ、ヘ及び第２号に定める事務

三 各課、グループ及び研究開 第３条第２号の事務に用いる個人番号が記載された書類等
発部（以下「各課等」とい の本人からの受領、本人の身元確認及び同号の事務を担当う。）
する課への引渡しの事務第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置（総括保護管理者の責務）
第６条 総括個人情報保護管理者（以下「総括保護管理者」という。）は、センターにおける特定個人情報の保護に関する事務を総括する任に当たるものとする。
（保護管理者の責務）
第７条 個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）は、各課等における特定個人情報を適正に管理し保護する任に当たるものとする。
（事務担当者の指定）
第８条 各課等の保護管理者は、第５条に規定された分担事務に従事させるために、各課等の職員等のうちから特定個人情報取扱事務担当者（以下「事務担当者」という。）を指定するものとする。
２ 事務担当者の指定を受けていない職員等は、特定個人情報を取り扱う事務に従事してはならない。
（事務担当者の責務）

第９条 事務担当者は、特定個人情報を取り扱う事務に従事するに当たっては、番号法、個人情報保護法、ガイドライン、この規則及び個人情報保護規則（以下「関係法令等」という。）を遵守するとともに、総括保護管理者及び保護管理者の指示に従わなければならない。
２ 事務担当者は、特定個人情報の漏えい又は関係法令等に違反した行為、若しくはそれらの兆候を把握した場合には、速やかに保護管理者を通じて総括保護管理者に報告するものとする。
（特定個人情報のアクセス状況の記録等）
第10条 事務担当者は、次の各号に掲げる特定個人情報へのアクセス状況等を記録し一定の期間保存するものとし、保護管理者は当該記録を定期に又は随時に点検するものとする。
一 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況
二 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
三 書類及び特定個人情報記録媒体等の持出しの記録
四 特定個人情報ファイルの廃棄・削除記録（取扱状況の確認）
第11条 事務担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、センターが保有する特定個人情報ファイルについて、それぞれ次の号に掲げる事項等を記録した帳簿を作成し、保護管理者がこれを保管するものとする。なお、当該帳簿には、特定個人情報は記載してはならない。
一 特定個人情報ファイルの種類、名称
二 特定個人情報ファイルを作成した課等の名称
三 特定個人情報ファイルの利用目的
四 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
五 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報の収集方法
六 特定個人情報ファイルの廃棄・削除状況（情報漏えい事案等への対応及び再発防止措置）
第12条 保有する特定個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合、その事実を知った役員又は職員等は、速やかに当該特定個人情報を管理する保護管理者（以下この条において単に「保護管理者」という。）に報告するものとする。
２ 保護管理者は、発生した事案による被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
３ 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
４ 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告するものとする。
５ 保護管理者は、総括保護管理者の指示の下、事案の発生した原因を究明し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
６ 理事長は、番号法違反の事案又は番号法違反のおそれがある事案を把握した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに文部科学省及び特定個人情報保護委員会に報告するものとする。
（公表等）

第13条 総括保護管理者は、前条の事案が発生した場合は、当該事案の内容及び影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表並びに当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
（監査）第14条 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）第15条 保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報の記録媒体、処理経路及び保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第16条 総括保護管理者は、第14条に規定する監査又は前条に規定する点検の結果を踏まえ、特定個人情報の適切な管理のための措置について、実効性等の観点から評価を行うものとする。
２ 総括保護管理者及び保護管理者は、前項の評価の結果を踏まえ、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずるものとする。
第２節 人的安全管理措置（関係法令等違反への対処）
第17条 センターは、関係法令等に違反した役員又は職員等については、法令及びセンターの規則に基づき厳正に対処するものとする。
（教育研修）
第18条 総括保護管理者は、保護管理者及び事務担当者に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の啓発その他を図るための必要な教育研修を行うものとする。
第３節 物理的安全管理措置（管理区域及び取扱区域）
第19条 センターにおける特定個人情報管理区域（以下「管理区域」という。）及び特定個人情報取扱区域（以下「取扱区域」という。）は保護管理者が設定し、それぞれの区域に対し、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
一 管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
二 取扱区域
事務担当者以外の者の往来が少ない場所を割り当て、座席配置の工夫、壁若しくは間仕切り等の設置又はディスプレーへののぞき見防止フィルター等の装着等により、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないように安全管理措置を講ずるものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第20条 総括保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、施錠できるキャビネット・書庫等への保管又はセキュリティワイヤー等による固定等の措置をとるものとする。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）第21条 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人情報を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、センター内での移動を含む。以下同じ。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。
一 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合
二 行政機関等への届出書等の提出等、センターが実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類等を提出する場合
三 各課等が第５条の表の第３号に基づき、特定個人情報を第３条第２号の事務を担当する課等に引き渡す場合
２ 前項各号により特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、持ち出すデータのパスワードによる保護や書類等の封かん等安全策を講ずるものとする。
３ 特定個人情報は、インターネット等を利用して持出しをしてはならない。ただし、第１項第２号によりデータ又は書類等を提出する場合、当該行政機関等がインターネット等の利用による提出方法を指定又は提示している場合はこの限りではない。
（記録媒体等の廃棄・削除）
第22条 特定個人情報の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は、次の各号に掲げるとおり行うものとする。
一 事務担当者は、特定個人情報が記録された書類等を廃棄する場合、裁断又は溶解等の復元不可能な手段を用いなければならない。
二 事務担当者は、特定個人情報が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いなければならない。
三 事務担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報を削除する場合、容易に復元できない手段を用いなければならない。
２ 保護管理者は、事務担当者が個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、廃棄・削除における次の各号に掲げる項目について記録するものとする。
一 特定個人情報ファイルの種類及び名称
二 特定個人情報ファイルを作成した課等の名称
三 特定個人情報ファイルの廃棄・削除状況
第４節 技術的安全管理措置（アクセス制御）第23条 保護管理者は、情報システムを使用して特定個人情報に関する事務を行う場合、事務担当者及び取り扱う特定個人情報の範囲を限定するために、当該情報システムにアクセス制御を設定し、必要最小限の事務担当者にアクセス権限を付与するものとする。
２ 事務担当者は、アクセス権限を有しない特定個人情報にアクセスしてはならない。
３ 事務担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、第３条に掲げた事務に用いる以外の目的で特定個人情報にアクセスしてはならない。
４ 事務担当者は、前項の目的でアクセス権限を有する特定個人情報にアクセスする場合であっても、情報セキュリティ対策が実施されていることが確認できないネットワーク及び端末等を使用して特定個人情報にアクセスしてはならない。
（アクセス権限を有する者の識別と認証）

第24条 特定個人情報を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ及びパスワード等の識別方法により、事務担当者が正当なアクセス権限を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。
２ 事務担当者が異動等によって変更となった場合には、保護管理者は即時にパスワードを変更するなどし、アクセス権限の変更設定を行うものとする。
第３章 特定個人情報の取得（特定個人情報の取得の制限）
第25条 センターは、第３条に掲げた事務に用いるためにのみ、役職員及び役職員以外の個人から、特定個人情報を取得するものとする。
（特定個人情報の提供を求める時期）
第26条 センターは、第３条に掲げた事務に用いる必要が生じたときに、役職員及び役職員以外の個人に特定個人情報の提供を求めるものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、センターは、当該事務の発生が予想できた時点で特定個人情報の提供を求めるものとする。
（特定個人情報の利用目的の明示）
第27条 センターは、役職員及び役職員以外の個人から特定個人情報の提供を求める場合は、第３条に掲げた事務の範囲内の利用目的（以下「利用目的」という。）をあらかじめ本人に通知するものとする。
２ センターは、利用目的の変更を要する場合、利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用するものとする。
（本人確認）
第28条 センターが個人番号を取得するに当たっては、番号法第16条に定める方法により、個人番号の確認及び本人の身元確認を行うものとする。
（担当課へ引き渡した後の特定個人情報の取扱い）
第29条 各課等において第５条の表の第３号の事務を行う事務担当者は、個人番号が記載された書類等の受領及び本人の身元確認を終えた後は、当該書類等を速やかに第３条第２号の事務を担当する課に引き渡すものとし、当該書類の複写物又は内容の記録を各課等に保管してはならない。
（第３条以外の業務で提示のあった個人番号の取扱い）
第30条 職員等は、第３条に掲げたもの以外の事務において、身分証明手続等の際に、役職員及び役職員等以外の個人から、特定個人情報の提示があった場合は、当該特定個人情報中の個人番号を記録又は複写してはならない。
（不要な個人番号のマスキング等）
第31条 職員等は、業務上取り扱う書類の中に、当該業務には不要な個人番号が記載されていた場
合は、当該個人番号についてマスキング等の処置を施すものとする。
第４章 特定個人情報の利用（特定個人情報の利用制限）
第32条 センターは、第３条に掲げた事務のためにのみ、特定個人情報を用いるものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難な場合については、この限りではない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第33条 センターは、第３条に掲げた事務に用いるためにのみ、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
第５章 特定個人情報の保管（特定個人情報の正確性の確保）
第34条 センターは、特定個人情報を、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第35条 センターは、第３条に掲げた事務に用いるためにのみ、特定個人情報を保管するものとする。
第６章 特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第36条 センターは、番号法第19条に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
第７章 特定個人情報の廃棄・削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第37条 センターは、特定個人情報が記載された書類及び特定個人情報ファイルについて、法令及びセンターの規則で定められた保存期間の経過後速やかに廃棄又は削除するものとする。
第８章 特定個人情報の委託の取扱い（委託先における安全管理措置）
第38条 センターは、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、センター自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるか否かをあらかじめ確認し、同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行なうものとする。
２ 委託先は、センターの許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
３ センターは、前項に基づき委託先等が個人番号関係事務の全部又は一部を再委託をする際には、再委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第９章 雑則（雑則）第39条 この規則に定めるもののほか、特定個人情報の管理に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附 則
この規則は、平成27年12月15日から施行する。
附 則（平成29年３月31日）
この規則は、平成29年４月１日から施行する。
附 則（令和４年３月31日）
この規則は、令和４年４月１日から施行する。