個人情報の保護に関する規程
2021年2月25日制定

第1章

総則

(目的)
第1条

この規程は、株式会社常翔ウェルフェア(以下「当社」という)における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、当社の業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(用語の定義)第2条

この規程における用語の定義をつぎのとおり定める。

イ

個人情報
学校法人常翔学園から提供を受けた学園の教職員および学園が設置する各学校の学生、生徒等およびその保護者ならびに当社の役員および社員(当社と雇用関係にある者すべての者をいい、非常勤の社員、退職した社員等を含む)に関する情報であって、当社が業務上取得し、または作成したもののうち、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)および個人識別符号が含まれるものをいう。なお、個人識別符号とは、身体の一部の特徴を電子計算機用に変換した符号、またはカードその他の書類等に対象者ごとに異なるものとなるように記載等された公的な符号のうち、個人情報保護法施行令(以下「政令」という)で定めるものをいう。

ロ

要配慮個人情報
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪による被害の事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれているものをいう。

ハ

本人
個人情報から識別される特定の個人をいう。

(社長等の責務)
第3条

社長は、この規程および関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために、必要な施策を総合的に策定し、実施するとともに、個人情報の管理について、これを統括する。
2

管理部長は、社長指示のもと、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、第5条に定める個人情報保護管理者を指導し、個人情報の保護に関連する問題が生じた場合には、迅速かつ適切に対処するものとする。
(社員の責務)第4条

個人情報を取り扱う社員は、法令およびこの規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人情報の正確性および安全性の確保に努めなければならない。
2

個人情報を取り扱う社員は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に利用してはならない。

3

前項の規程は、社員がその職を退いた場合にあっても、同様とする。

(個人情報保護管理者)
第5条

この規程の目的を達成するため、個人情報保護管理者(以下「管理者」という)を置く。

2

管理者は、管理部および営業部の担当課長とする。

3

前項にかかわらず、社長は、特に必要と認める場合には、前項に定める社員以外の者を管理者に指名することができる。

4

管理者はこの規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、社員がこれを適正に取り扱うよう指導し、監督するとともに、その取扱いならびに所管する個人情報の開示および訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。

5

管理者が取り扱う個人情報および所管する個人情報の範囲は、組織規程に定める掌務による。

6

個人情報の管理責任範囲について疑義が生じた場合は、当該管理者間の協議により、これを定めるものとする。
第2章

個人情報保護委員会(個人情報保護委員会の設置)
第6条2

当社の個人情報の保護に関する事項を審議するため、個人情報保護委員会を置く。

前項の個人情報保護委員会の運営に必要な事項は、別に定める。
第3章

個人情報の収集および利用の制限等(個人情報の収集制限)
第7条

個人情報の収集は、当社の業務を遂行するために必要な場合に限るものとし、収集にあたっては、その利用目的を、本人が、当該個人情報の利用された結果を合理的に想定できる程度に、具体的、個別的に特定しなければならない。
2

個人情報の収集は、前項の規程により、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて行ってはならない。

3

個人情報の収集は、思想、信条および信教に関する事項ならびに社会的差別の原因となる事項を調査することを目的として行ってはならない。

4

個人情報の収集は、あらかじめ、当該本人に対し、その利用目的を明示したうえ、適正かつ公正な手段によって行わなければならない。ただし、つぎの各号のいずれかに該当するときは、第三者から収集することができる。
イ

本人の同意があるとき

ロ

利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき

ハ

利用目的を本人に通知し、または公表することにより当社の権利または正当な利益を害するおそれがあるときニ

国の機関もしくは地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

ホ

その他第6条第1項に定める個人情報保護委員会が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき(個人情報の利用制限)
第8条

収集した個人情報は、定められた目的以外の目的に利用し、または提供してはならない。ただし、つぎの各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
イ

本人の同意があるとき

ロ

法令に基づくとき

ハ

人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

ニ

公衆衛生の向上または児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

ホ

国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

ヘ2

その他個人情報保護委員会が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき

管理者は、前項ただし書の規程により保有する個人情報を提供する場合において、当該個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用目的もしくは方法の制限その他必要な制限を付し、またはその漏えいの防止その他個人情報の適切な管理のための必要な措置を講ずることを求めるものとする。

3

管理者は、第1項ただし書の規程により利用目的以外の目的のために、保有する個人情報を利用し、または提供するときは、その事実を記録しなければならない。
(要配慮個人情報の取得)

第９条
2

要配慮個人情報は、合理的な理由がない限り、取得してはならない。

要配慮個人情報を取得するときは、つぎに掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
イ

前条第1項ロからホ号に該当する場合

ロ

当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体等により公開されている場合

ハ

本人を目視し、または撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合

ニ委託または共同利用により、要配慮個人情報を提供する場合
第4章

個人情報の管理等(個人情報の適正管理)
第10条

管理者は、所管する個人情報の安全保護および正確性の維持のため、つぎの各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
イ

紛失、毀損、破壊その他の事故の防止

ロ

改ざんおよび漏えいの防止

ハ

個人情報の正確性および最新性の維持ニ不要となった個人情報の速やかな廃棄または消去(情報システムにおける管理)第11条

電子計算機を用いて管理する個人情報を取り扱う社員は、当該個人情報の管理者と協議のうえ、個人情報の入力、更新、削除、検索等の電子計算機処理を担当する者および処理を行う場合の条件等を定めなければならない。
2

社員および管理者は、電子計算機を用いて管理する個人情報への不当なアクセス等の危険に対して、技術面において必要な安全対策を講じなければならない。
(委託に伴う取扱い)
第12条

個人情報の取扱いを含む業務を外部委託する場合は、当該契約において、個人情報の適正な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
2

前項の委託を受けた業務に従事している者または従事していた者は、その業務に関連して知り得た個人情報の内容を他に知らせまたは不当な目的に利用してはならない。
(外部要員の受入れに伴う取扱い)

第13条

前条の規程は、個人情報の取扱いを含む業務を行うため、外部から要員を受け入れる場合について準用する。
(第三者提供に伴う取扱い)
第14条

個人データを第三者提供する場合は、第8条第1項ロ号からホ号に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ていない場合、内閣府外局
2

個人情報保護委員会に届出る必要がある。

個人データの外国への第三者提供については、第8条第1項ロ号からホ号に該当する場合を除き、本人の同意を得ているか、適正な取扱いが確保されている場合に限る。

3

前2項により個人データを第三者に提供する場合は、本人の同意を得ている旨、第三者の氏名・名称、本人を特定するに足りる事項、当該個人データの項目等を記録しなければならない。
第5章

個人情報の開示および訂正(開示請求)第15条

本人(当該本人の法定代理人を含む)は、当社が保有する自己に関する個人情報について、当該個人情報を保有する管理者に対し、開示を請求することができる。
2

法定代理人以外の代理人(以下「任意代理人」という)による開示の請求があった場合には、管理者は、当該開示請求の内容について直接本人または法定代理人に確認するものとする。

3

前2項の請求(以下「開示請求」という)をするときは、本人であること(当該本人の代理人(法定および任意を含む。以下同じ)であるときはその旨)を明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記した文書(本人の同意に基づく当該本人の代理人による開示請求にあっては、本人の同意書を含む)を、当該管理者あてに提出するものとする。

4

管理者は、開示請求を受けたときは、当該個人情報を開示(当該本人の個人情報が存在しないときに、その旨を知らせることを含む。以下同じ)するものとする。ただし、開示請求に係る個人情報がつぎの各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報の全部または一部について開示をしないことができる。
イ

本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき

ロ

当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき

ハ法令に違反することとなるとき

ニ前各号に掲げる場合のほか、個人情報保護委員会が相当の理由があると認めたとき(開示の決定)第16条

管理者は、開示請求を受けたときは、遅滞なく、当該開示請求に係る個人情報の開示をするかどうかの決定をしなければならない。
2

管理者は、個人情報の全部または一部について開示しない旨の決定をしたときは、開示請求をした者に対し、その理由を文書により通知しなければならない。
(開示の方法)第17条

個人情報の開示の方法は、当該個人情報が、文書または図画に記録されているときは閲覧または写しの交付により、電磁的記録に記録されているときは印字装置による出力物の閲覧または写しの交付により行う。ただし、それらの方法による開示が困難である場合には、他の適切な方法により行うことができる。
(訂正等の請求)第18条

本人は、当社が保有する自己の個人情報について、その内容に誤りがあると認められる場合は、当該個人情報を保有する管理者に対し、訂正または追加(以下「訂正等」という)を請求することができる。
2

第15条第3項の規程は、個人情報の訂正等の請求をする場合について準用する。

3

管理者は、第1項の請求を受けたときは、遅滞なく、当該請求に係る事実を調査・確認し、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行わなければならない。

4

管理者は、前項により当該個人情報の内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない決定をしたときは、訂正等を請求した者に対し、その結果(訂正等を行ったときは、その内容を含む)を文書で通知しなければならない。
(取扱い停止の請求)

第19条

本人は、当社が保有する自己の個人情報について、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合、または不適正な手段により取得したと認められる場合は、当該個人情報を所管する管理者に対し、その取扱停止を請求することができる。
2

第15条第3項の規程は、個人情報の取扱い停止の請求をする場合について準用する。

3

管理者は、第1項の請求に正当な理由があると判明したときは、これを是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該個人情報の取扱いを停止しなければならない。ただし、当該個人情報の取扱いの停止に多額の費用を要する場合その他の取扱いを停止することが困難な場合にあって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

4

管理者は、前項により当該個人情報の全部もしくは一部について取扱いを停止したとき、または取扱いの停止を行わない旨の決定をしたときは、取扱いの停止を請求した者に対し、その結果を文書で通知しなければならない。
(提供停止の請求)

第20条

本人は、当社が保有する自己の個人情報(要配慮個人情報を除く)について、不当に第三者または外国の第三者(以下「第三者」という)に提供されていると認められる場合は、当該個人情報を所管する管理者に対し、第三者への提供の停止を請求することができる。
2

第15条第3項の規程は、個人情報の第三者への提供の停止を請求する場合について準用する。

3

管理者は、第1項の請求に正当な理由があると判明したときは、遅滞なく、当該個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該個人情報の第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者への提供を停止することが困難な場合にあって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

4

管理者は、前項により当該個人情報の全部もしくは一部について第三者への提供を停止したとき、または第三者への停止を行わない旨の決定をしたときは、第三者への提供の停止を請求した者に対し、その結果を文書で通知しなければならない。
第6章

不服の申立て(不服の申立て)第21条

本人は、当社が保有する自己の個人情報の取扱いに関する事項について不服がある場合は、当該個人情報に関する事項を審議する個人情報保護委員会に対して、不服の申立てをすることができる。
2

前項の申立てをするときは、本人であることを明らかにし、当該申立てに必要な事項を明記した文書を、当該管理者を経て、個人情報保護委員会に提出しなければならない。

3

個人情報保護委員会は、第1項の申立てがあったときは、速やかに申立事項について審査する。この場合において、個人情報保護委員会は必要に応じ、不服申立人、当該個人情報の管理者または当該個人情報を所管する部署の社員その他関係者の出席を求め、意見または説明を聴くことができる。

4

個人情報保護委員会は、審査終了後、その決定事項を不服申立人に文書で通知するものとする。
(理由の説明)第22条

第18条第4項、第19条第4項、第20条第4項および前条第4項の規程により、本人から求められた措置の全部または一部について、その措置をとらない旨を通知する場合、またはその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、当該本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
第7章

雑則

(罰則)
第23条

社員がこの規程に定めた責務に違反した場合は、当該社員に適用される就業規則により懲戒することができる。
(規程の解釈)第24条

この規程の運用について疑義が生じた場合は、個人情報保護委員会において、その解釈を定める。
(細則等)
第25条

この規程に定めるもののほか、個人情報の保護に関する業務を円滑に行うために必要な事項を別に定める。
(規程の改廃)第26条

この規程の改廃は、個人情報保護委員会の意見を聴き、取締役会の議を経て、社長が行う。

付則

この規程は、2021年4月1日から施行する。