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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター
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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

改廃履歴
版

制定・改定日

改定箇所・理由施行日

1.0

平成 22 年 10 月 15 日

「プライバシーマーク制度設置及び運営要

平成 23 年 3 月 1 日領」の全面改正に伴い、改定第 1 版とする。
1.1

平成 23 年 4 月 1 日

組織名変更を反映

平成 23 年 4 月 1 日

1.2

平成 28 年 10 月 14 日

5.1.1 の更新申請書類提出期限を変更

平成 29 年 4 月 1 日

1.3

2019 年 6 月 27 日

産業標準化法（JIS 法）改正に伴い、用語2019 年 7 月 1 日を修正する。
1.4

2020 年 10 月 23 日

5.2.4.1 に申請者の事務所に往訪することが著しく困難である場合の代替手段に関する記載を追記する。

禁無断転載2020 年 10 月 23 日

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

目 次
1． 適用範囲 .......................................................................................................................... 1
2.

用語の定義 ...................................................................................................................... 1

3.

引用基準 .......................................................................................................................... 1

4.

引用基準変更時の取扱い................................................................................................. 1

5.

指定審査 .......................................................................................................................... 1
5.1 申請 ............................................................................................................................ 1
5.1.1 申請書 ................................................................................................................. 1
5.1.2 添付する資料 ...................................................................................................... 1
5.1.3 申請料の請求 ........................................................................................................ 1
5.1.4 申請書等の確認 .................................................................................................. 2
5.2 指定審査の実施 .......................................................................................................... 2
5.2.1 審査計画 ............................................................................................................. 2
5.2.2 文書審査 ............................................................................................................. 2
5.2.3 申請者への通知 .................................................................................................... 2
5.2.4 現地審査 ............................................................................................................. 2
5.2.5 審査料等の請求 .................................................................................................. 2
5.2.6 不適合の指摘及び改善 ....................................................................................... 3

6. 手順の改正 ........................................................................................................................ 4
付属書Ａ プライバシーマーク指定審査機関指定申請書兼誓約書記入要領........................ 5
付属書Ｂ

プライバシーマーク指定審査機関の指定に係る秘密情報の取扱いに関する約款................................................................................................................................................ 9

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

1． 適用範囲
プライバシーマーク付与機関（以下「付与機関」という。）によるプライバシーマーク指定審査機関（以下「審査機関」という。）の指定の審査は、この手順の定めるところによる。
2.

用語の定義
この手順で使用する用語は、この手順に特別の定めがあるもののほか、「プライバシーマーク制度基本綱領」、「プライバシーマーク指定審査機関の指定に関する規約」及び日本産業規格 JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」において使用する用語の例による。

3.

引用基準
以下に掲げる基準は、この手順で引用される限りにおいて、この手順の一部となる。
a)プライバシーマーク指定審査機関指定基準b)プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準

4.

引用基準変更時の取扱い
付与機関は、3.に定める基準を変更した場合、必要があると認めるときは、審査機関に対しその変更点に関する審査を求めることができる。この審査を行う場合、付与機関はその内容及び手続きを審査機関に通知する。

5.

指定審査

5.1 申請5.1.1 申請書
付与機関は、申請者に対し、付与機関指定の様式１に必要事項を記入し、代表者による記名、捺印の上、付与機関に提出するよう求める。
付与機関は、指定の更新を受けようとする申請者に対しては、審査機関契約の有効期間の満了３ヶ月前までに、申請書を提出するよう求める。
5.1.2 添付する資料
付与機関は、申請者に対し、申請書と共に添付資料として様式２に指定する文書を付与機関に提出するよう求める。
5.1.3 申請料の請求付与機関は、申請を受付けたときは、申請料を請求することができる。
付与機関は、申請料の納付があるまでは、申請の審査をしない。

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

5.1.4 申請書等の確認
付与機関は、申請書の受理に当たって申請書及び添付資料（以下「申請書」という。）の確認を行う。
付与機関は、申請書等に不備がある場合は、申請者に不備を指摘し、補正を求める。
付与機関は、申請書等に不備がないことを確認したうえで申請を受理し、申請者に対して申請受理通知書を発行するとともに、記録を作成・維持する。
5.2 指定審査の実施
5.2.1 審査計画
付与機関は、申請内容の確認に基づき、申請者についての審査計画を定める。
5.2.2 文書審査
付与機関は、申請書ならびに添付資料に関して文書審査を実施する。
付与機関は、文書審査の結果を申請者に対して書面で通知する。
5.2.3 申請者への通知
付与機関は、申請者に対し、審査担当（２名）の氏名とともに、事務所審査の計画及び日程を通知する。
付与機関は、審査機関契約の更新に際しては事務所審査に加え、申請者が行う付与適格性審査の立会審査（以下「立会審査」という。）の計画及び日程を通知する。
5.2.4 現地審査
5.2.4.1 事務所審査付与機関は、申請者の付与適格性審査業務の運営に関して、3.に定める基準への適合性について審査を実施する。
天変地異や感染症等により、申請者の事務所に往訪することが著しく困難であると判断した場合には、事務所審査の全部又は一部を、付与機関と申請者との間で音声と映像とが即時に相手方に伝わり、適時かつ的確に双方の意思の伝達ができる仕組みを用いた方法により代替して実施することができる。
5.2.4.2 立会審査
付与機関は、申請者が行う付与適格性審査に立会い、申請者が行う付与適格性審査が 3.に定める基準に適合し、実際にそれを遵守しているかどうかを審査する。
5.2.5 審査料等の請求付与機関は、審査料及び現地審査の実施に係る旅費（交通費、宿泊費等）を、申請者に請求することができる。
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5.2.6 不適合の指摘及び改善
5.2.6.1 不適合の指摘
付与機関は、以下の手順により不適合を指摘する。
a) 現地審査において、申請者に、審査担当が審査基準の要求事項に対する申請者の適合性に関して書面又は口頭で特に重要と思われる事項を示すこと、及び審査担当が検出した事項並びにその根拠について申請者に質問の機会を与えることb) 審査担当は、審査基準の要求事項に適合するために是正すべき不適合を特定した文書（以下「指摘事項文書」という。）を付与機関に提出することc) 付与機関は、指摘事項文書を速やかに申請者に送付すること
d) 指摘事項文書には、少なくとも以下の事項を含むこと
ⅰ）指摘事項文書発行の年月日
ⅱ）現地審査を行った年月日
ⅲ）指摘事項文書に責任を持つ者の氏名ⅵ）審査基準の要求事項に対する申請者の適合性に関する意見（不適合についての明確な記述を含む）、及び該当する場合には以前の審査結果との有益な比較ⅴ）審査現場で申請者に提示した情報との相違があった場合、その説明
5.2.6.2 改善報告の受領
審査担当は、申請者に対し、不適合として指摘された事項を是正するために実施した処置についての報告（以下「改善報告」という。）を指摘事項文書発行の日（5.2.6.1 d)のⅰ)の日）から３ヶ月以内（更新の審査にあっては１ヶ月以内）に提出するよう求める。
5.2.6.3 審査終了報告書
審査担当は、改善報告により不適合の是正処置が完了したと判断したとき、又は指定を否認すべきと判断したときは、審査終了報告書を作成し、付与機関に提出する。
5.3 審査機関の指定に関する決定
5.3.1 審査料等の納付付与機関は、審査料等の納付があるまでは、審査機関として指定することの可否についての決定を行わない。付与機関は、申請者に請求した審査料等が納付期限から３ヶ月（更新の審査にあっては納付期限から１ヶ月）を過ぎても納付されないときは、審査を打切る。
5.3.2 審査の評価付与機関は、審査終了報告書その他審査で収集した情報をとりまとめ、申請者を審査機関として指定することの可否について、プライバシーマーク制度委員会の審議を受ける。
5.3.3 指定の決定及び指定の否認- 3 禁無断転載

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

付与機関は、5.3.2 の審議結果をもとに、妥当と認めたときは、審査機関として指定する決定を行い、妥当と認めないときは、申請者を審査機関として指定することを否認する決定を行う。
6. 手順の改正
この手順の改正は、付与機関が行う。

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付属書Ａ
1.

プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

プライバシーマーク指定審査機関指定申請書兼誓約書記入要領

申請書記載方法

1.1 申請者(1) 名称・URL：付与適格性審査業務を実施する法人の名称及び URL があれば記載する。
(2) 代表者役職・氏名：申請者の代表者の役職・氏名を記載する。
代表者の印は登録されている印を押印する（証明書の添付は不要）。
(3) 主たる事務所の所在地：活動の主体となる場所を記入する。
(4) 審査基準とする業界ガイドライン：審査基準とする業界ガイドライン名を記入する。
(5) 審査対象：付与適格性審査を行う対象となる事業者を記入する。
1.2 連絡先( 1 ）所属・役職名・氏名等：申請等に対する連絡先を記載する。
1.3 申請の種類該当する審査にマークする。
2. 添付書類提出部数
初回申請時：全１部
更新申請時：全１部- 5 禁無断転載

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

様式 1

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 御中年月日

プライバシーマーク指定審査機関指定申請書兼誓約書
申請者は、「プライバシーマーク指定審査機関認定の手順」付属書Ｂ「プライバシーマーク指定審査機関の指定に係る秘密情報の取扱いに関する約款」を承認し、下記によりプライバシーマーク指定審査機関指定審査の申し込みをいたします。
1.

申請者
名

称：
URL

:

代表者役職：
氏名：㊞

主たる事務所の所在地：〒－

審査基準とする業界ガイドライン：
審査対象：

２. 連絡先所属・役職名：
氏
所

名：
在地：〒

-

TEL :

FAX ：

E-mail :３. 申請の種類(該当するものにマークする）□ 初回審査□ 特別審査（指定番号：□ 更新審査（指定番号：）

４. 添付書類は「申請書添付書類リスト（様式２ ) ］による。
５．誓約- 6 禁無断転載）

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

申請者は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会がプライバシーマーク付与機関（以下「付与機関」といいます。）として行うプライバシーマーク指定審査機関の指定に係る業務及び指定登録の有効期間中において、以下の項目について誓約致します。
（１）付与機関が定めた全ての規程を遵守します。
（２）要求事項との合致プライバシーマーク付与適格性審査（以下「付与適格性審査」といいます。）を行う機構と業務を、指定基準の要求事項に合致させます。
（３）情報の提供
指定に必要な情報は全て提供致します。
（４）指定審査の受け入れ、協力等① 付与機関が行う初回審査又は更新審査（以下「指定審査等」という。）を快く受け入れると共に、協力致します。また、付与機関が申請者に重大な違反があると認めた場合には、付与機関が行う特別審査についても受け入れ、協力致します。
② 指定審査等及び申請者の苦情処理の調査のために、付与機関が申請者の文書の調査、必要な場所への立入り、記録の閲覧及び職員への接触を行うことを認めます。
③ 申請者が行う付与適格性審査に、付与機関が立会うことを認めます。
④ 申請者が付与適格性審査業務の一部を委託する場合は、委託先の組織又は個人の資格を、必要に応じて付与機関が確認することを認めます。委託先の個人または組織へは、申請者が事前に了解をとります。
（５）変更の通知
指定の基準に関連する事項に変更が生じた場合は、直ちに付与機関に通知致します。
（６）料金の支払い
指定審査等の結果の如何にかかわらず、付与機関がその時点での料金規程の最新版に基づいて請求する審査料を所定の期日までに支払います。また、指定された後には、付与機関が同様に請求する指定登録料を所定の期日までに支払います。
（７）プライバシーマークの使用
プライバシーマークは、付与機関の規程（プライバシーマーク使用規約）の最新版の条件に従って、有効期間中に限り使用致します。
（８）異議の申出、苦情及び紛争の報告
付与適格性審査業務に関するすべての異議の申出、苦情及び紛争の記録と、それに対する措置を記録し、付与機関の要求に応じて報告致します。
（９）責任の限度申請者は、付与機関の行為に伴って生じた申請者の損失、損害等又はその付随的支出について、付与機関のいかなる組織又は個人に対しても責任を求めません。ただし、損失、損害等の原因が付与機関の故意の不正行為によるものである場合は、この限りではありません。
以上- 7 禁無断転載

様式 2
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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

年月日

プライバシーマーク指定審査機関指定申請書添付書類リスト
プライバシーマーク指定審査機関指定の手順で要求されている添付文書類として下記を提出します。

申請者の提出文書の内容

No.

提出要求情報（内容）1

登記事項証明書その他の申請者の実在を証明する公的書類

2

定款又は寄付行為その他団体の事業内容を説明する書類

文書名

文書番号

役員の名簿
3

4

付与適格性審査業務の実施体制及び経理的基礎を説明する書類

6「プライバシーマーク指定審査機関指定基準」で定める内部規程

7

8

9

申請者が策定した個人情報保護のための業界ガイドラインがあるときは、当該ガイドライン
個人情報保護に関するその他の事業があるときは、その実施状況（計画を含む。）を説明する書類
その他付与機関が指示する書類又は申請者が適当と認める書類

注）本様式を文書差し替えリストとして使用する場合、変更ない項目は「―」と記入する。

- 8 禁無断転載

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付属書Ｂる約款

プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

プライバシーマーク指定審査機関の指定に係る秘密情報の取扱いに関す

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（以下「甲」という。
）が、プライバシーマーク指定審査機関（以下「審査機関」という。
）の指定の審査（以下「指定業務」という。）を行うに当たり、審査機関の指定を申請する事業者（以下「乙」という。
）から開示を受けた情報の取扱いは、この約款の定めるところによる。
（秘密情報）
第１条

この約款において秘密情報とは、甲が指定業務を行うに当たり、乙が甲に書面又は口頭その他の方法により開示する技術上、営業上、その他一切の情報をいう。
２ 前項の規定にかかわらず、甲が保有する次の各号のいずれかに該当する情報は秘密情報には含まれない。
一 秘密保持義務を負うことなくすでに保有している情報
二 秘密保持義務を負うことなく第三者から正当に入手した情報
三 開示を受けたとき公知であった情報
四 開示を受けた後、自己の責めに帰し得ない事由により公知となった情報
３ 甲は、秘密情報を指定業務を実施するために必要な範囲を超えて利用してはならない。
（秘密情報の安全管理）第２条 甲は、秘密情報を善良なる管理者としての注意義務をもって保管、管理する。
２ 指定業務の一部を、甲が契約する指定審査員（以下「審査員」という。）に行わせる場合、甲は審査員にこの約款と同等の秘密保持義務を負わせ、これを遵守させる義務を負う。
３

甲は、秘密情報の保管や廃棄など、秘密情報の取扱いの一部を委託する場合には、当該委託先との間でこの約款と同等の秘密保持義務を負わせ、これを遵守させる義務を負う。

（第三者提供の禁止）
第３条 甲は、乙の書面による同意がある場合を除き、秘密情報を第三者に提供してはならない。
ただし、次のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
法令に基づく場合

二

秘密情報の取扱いの一部を委託する場合

２

一甲は、前項ただし書き第一号の規定に基づき秘密情報を第三者に提供する場合、乙に事前に通知しなければならない。ただし、法令により乙への通知が制限される場合はこの限りではない。

（廃棄）第４条 甲は、甲の定めるところにより、秘密情報を廃棄する。
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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順（有効期間）
第５条

この約款に規定する甲の秘密保持の義務は、乙が審査機関契約を更新せず当該審査機関契約の有効期間を終了したときから２年後に消滅する。
２

前項の規定にかかわらず、甲は、秘密情報を取り扱わせる従業者（審査員を含む。）に対し、その職を離れた後も指定業務を行うに当たって知り得た秘密情報を開示しない義務を負わせなければならない。

（協議）第６条 この約款の解釈について疑義が生じた場合は、甲と乙は誠意をもって協議し解決に努めるものとする。
２

この約款が適用される事項について訴訟の必要が生じた場合、東京地方裁判所を第一審の専属管轄裁判所とする。

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プライバシーマーク指定審査機関指定の手順

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター〒106-0032 東京都港区六本木１丁目９番９号
六本木ファーストビル
Tel:０３－５８６０－７５６３
Fax:０３－５５７３－０５６２
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