札幌市生涯学習センター

新貸室予約システム

希望機能一覧

◆基本用語の説明

貸し出しを行う部屋（例外的にロビーなど部屋ではない場所も含む）のこと。

語-1

貸室・区分

例外を除き、各室とも午前・午後・夜間の３区分で貸し出しており、区分ごとに貸室料金が異なる。さらに一日通しで利用※条例上の「超過料金」については、する「全日料金」は、３区分それぞれの料金を足したものより割安となる。また、条例上は１時間単位の「超過料金」があ

本システムの導入時には、マスターる。

データには持たせない予定。

純粋な貸室数は現在32室。ただ、システムのマスターデータに入力する貸室数は、親子室や変則的な室、貸室に含まれない室を含め、42室を予定。（「システムに登録する貸室」シート参照）
一般市民の利用に供するための予約のこと。利用者が自ら予約する行為（語-5 Web予約）に加え、管理者が電話や窓口で予
語-2

一般予約約を取る行為を含む。関係団体や特別に許可した団体のための「優先予約」や、管理者が業務のために確保する「業務予約」等と区別して、こう称する。

語-3

仮予約語-4

本予約

語-5

Web予約

語-6

管理画面

語-7

～～できる語-8

1予約語-9還付

一般予約の最初のステータス。札幌市生涯学習センター（以下「センター」という）側で承認前で貸室利用料未払いの状態。
仮予約から一歩進んだ、予約確定のステータス。センター側で承認済みで貸室利用料支払い済み（免除・後納の場合を除く）の状態。
利用者が自ら、Web上で日時や貸室を指定して予約を取ること。それに対して管理者が予約を取ることを「管理画面からの予約」などと称する。
管理者が使用する画面を指す。
特に指定が無い場合、管理者が管理画面から設定・操作できることを指す。特定の管理権限を持つ一部の職員が設定・操作できる場合を含む。
一度に受け付ける貸室の予約のこと。複数の時間帯や複数日を同時に予約した場合も、それらをまとめて「1予約」とする。
1予約ごとに「予約番号」を付与する。
徴収済みの貸室利用料や備品（物件）利用料を返金すること。

語-10 帳票

利用者とセンターで取り交わす各種の書類（申請書、承認書等）や、日報・月報等の内部事務に使用する書類のこと。
備品のこと（条例上は「備付物件」という呼び名。物件と記載する場合もあり、備品と称する場合もあるが同義）。備品総

語-11 物件

数は50～60件程度。貸室によって、選択できる備品とできない備品がある。

語-12 管理者

センター職員。文脈により例えば「管理者が指定する様式」とは、センター側が事前に示す様式を指す。

◆管理者側機能
A．職員管理番号
A-1

希望機能
ID・パスワード設
定

詳細

説明

IDとパスワードにより、管理者（職員ごと）の個別認証ができる
職員ごとにできる範囲を限定したい。

A-2

ID管理

IDごとに「更新可能」や「閲覧のみ」の操作権限を割り振ることができる

また、守衛・防災・清掃業者に閲覧権限のみを与えるなど。

A-3

アカウント数システムに同時に30アカウント以上がログインできる

B．貸室管理
番号

希望機能

詳細

説明
「休館日」は管理者が事前に設定した

B-1

B-2
B-3
B-4

休祝日・休館日管
理

貸室の登録
申し込み期間の制限優先予約

カレンダーに、曜日・祝日・休館日（12/29～1/3と第二月曜（祝日の場合は翌平日））が自動的に登録・反映される

ものがカレンダーに反映されれば可

貸室の登録・追加・変更・削除ができる。その際、「札幌市生涯学習センターの貸室」と「札幌市教育センターの貸室」と統計に必要な分別「それ以外」の3つに分別できる項目がある
貸室ごとに、一般予約の開始日及び予約可能期間の設定ができる
貸室ごとに、一般予約の開始日より先に管理画面からのみ受け付けるいわゆる「優先予約」ができる
ホール、音スタ副調、ロビー、ギャラ

B-5

Web予約不可室

特定の貸室を、Web予約には供さず、管理画面からのみ予約可能な設定にできる。

リー、印刷編集室、焼窯室などの特殊部屋を想定

B-6

予約不可日

全室を一般予約に供さない日（休館日）を設定できる。

B-7

予約不可室

任意の貸室について、一般予約に供さない日・区分を設定できる。

B-8

予約不可区分

一部の貸室について、特定曜日の特定区分を、常に一般予約に供さないよう設定ができる。

B-9

予約区分親子室の設定「札幌市教育センターの貸室」は、平日の午前・午後は一般予約不可

貸室ごとに、午前・午後・夜間の3区分で予約ができる。また、それらの合間の時間を含めた「午前＋午後」「午後＋夜間」「全日」という3区分でも予約ができる。
隣接する2室において、「A室のみ」「B室のみ」という個別予約と、「A＋B室」という2室を接続した予約を、どちらもと

B-10

メンテナンス等を想定ることができる。また「A＋B室」での予約が入った区分は、「A室のみ」「B室のみ」の予約を、自動的に取れなくすることができる

演劇スタジオ1/2、研修室5/6、音楽ス
タジオ1/副調整室、の３ケース。
（「語-1 システムに登録する貸室」
シート参照）

貸室ごとに用途が制限されていること
B-11

利用目的設定貸室ごとに、あらかじめ定められた利用目的以外では、Web予約が取れないように設定できるが、Web予約をする利用者に伝わること（例：研修室で音楽は不可）

B-12
B-13
B-14

注意事項の表示
ホームページリンク
空き状況照会

仮予約を受け付ける際に、予約する貸室に応じた注意事項が表示され、Web予約の場合、それに許諾しなければ仮予約に進めないようにできる
Web予約で、予約する貸室に応じてセンター公式ホームページ内の各貸室のページにリンクを貼ることができる
各貸室の空き状況が一覧で照会できる。なお、Web上で空き状況を開示する貸室や、開示する対象期間を、管理画面から任意に決めることができる〇月〇日までに仮予約（または本予

B-15

貸室料金の設定

貸室ごとかつ区分ごとに、基本料金を設定できる。また、料金が変わった際には管理画面で修正でき、新しい予約への新料約）した場合は旧料金、それ以降は新（基本料金）金の適用開始日を任意の日付に指定できる料金というような料金変更フローを想

貸室料金の計算

貸室ごとかつ区分ごとに、入場料金が2,001円以上の区分は基本料金の100％が、4,001円以上の区分は基本料金の200%が、（入場料割増）それぞれ割増分として自動算出され、貸室利用料金に加算される

貸室料金の計算利用者（団体）の登録時に「営利割増に該当するかどうか」を選択でき、営利割増に該当する利用者（団体）が予約する場（営利割増）

合は、常に基本料金の100％が割増分として自動算出され、利用料金に加算される

定
B-16

B-17

B-18

B-19

貸室料金の計算（任意割増）
貸室料金の計算（時間外割増）

B-20

備品の登録

B-21

備品料金の設定

営利割増に該当しない利用者（団体）の予約であっても、貸室ごとかつ区分ごとに、管理画面で任意の割増料金（基本料金割増料金計算の自動化

割増料金計算の自動化

デフォルトで割増の有無は決めるが、の100％または200％）を付加でき、利用料金に加算することができる。逆に、営利割増に該当する利用者（団体）の予約で 場合によって任意に変えられるようにあっても、割増料金を外すことができるもしたい
条例対応。ただし初期段階では時間単貸室ごとに、予約した区分を過ぎて利用する場合にかかる、1時間単位の超過料金を設定できる

位料金はマスターデータに入れない予定。

有料及び無料の備品を登録できる。また、管理画面から備品の追加・削除ができる備品の料金を設定できる。また、料金が変わった場合に、管理画面から変更することができ、新しい予約への新料金の適用
開始日を任意の日付に指定できる例）貸室を午前・午後で予約していて

B-22

備品料金の計算

１予約単位ではなく、1予約区分ごとに備品料金を算出できるも、午前中はマイクを使うが午後は使わない団体は、午前中のみ備品料金が発生

B-23

備品数の管理登録した各備品の数量を管理でき、残数が希望数より不足する場合には警告表示が出たり、予約できないようにできる

移動式映像音響設備セット、姿見、ピアノ補助ペダルなどを想定
いずれはWebで備品予約を受け付ける

B-24

Web予約不可備品 特定の備品を、Web予約には供さず、管理画面からのみ予約可能な設定にできるが、本システムの導入時には受け付けず、全ての備品を管理画面からのみ予約可能とする予定。
特殊料金の請求書や領収書もシステム

B-25

B-26
B-27
B-28

B-29

B-30

その他料金の設定

備品ではないが、料金を徴収する項目（ゴミ袋代、印刷代、弁償金等）を設定できる。またその料金が変わった場合に、管理画面から変更することができ、新料金の適用開始日を指定できる

代、コピー機利用分の領収書、イベント出演料なども項目に入れる

減免率の設定（減 利用者（団体）の登録時に「減免に該当するかどうか」を選択でき、減免に該当する利用者（団体）が予約する場合は、貸免団体）

室料金・備品料金ともに50％引きまたは100％引き（無料）にすることができる

減免率の設定（任 減免に該当しない利用者（団体）の予約であっても、貸室ごとかつ区分ごとに、管理画面で任意の割合の減免料金を算出す意減免）ることができる

減免理由

減免理由を任意に設定でき、算定処理の際に当該理由をプルダウン等で選択できる。

変更・還付期限の 貸室料金について、貸室ごとに変更・還付期限を設け、それを表示・印字することができる（具体的にはホールは使用日前
設定日から起算して60日前、ホール以外は同15日前）

各種割引プランに対応

期限が休館日と重なる場合は、自動的にその前日が期限となるよう設定できれば尚可。

変更・還付の警告 B-29の変更・還付期限を過ぎている予約や、一度変更済みである予約について、予約の変更や還付の操作を行おうとした場
表示等

合、それらのことが管理画面等で容易に確認できる。

B-31

申請書等の管理管理者が指定する「申請書」「承認書」等の帳票を登録・発行できる。なお、発行する帳票は別途指定する

B-32

公印の印影の管理 「承認書」に印字される管理者が指定する公印の印影をデータとしてシステムに持たせることができる

B-33で作ることを想定。コインシャワー

予約変更による差額料金の計算

Eに詳しく掲載

ホールは利用日の前日から起算して60日前まで、ホール以外の貸室は同15日前までであれば、予約を変更することができる。その際には自動的に変更前後の差額を計算し、還付料金または追納料金として、管理者が指定する適切な帳票に反映させることができる
ホールは利用日の前日から起算して60日前まで、ホール以外の貸室は同15日前までであれば、予約を取り消して、収納済み 貸室代を半額と、割増を全額返金するの料金の一部を利用者に還付することができる。その際には、自動的に以下の金額の和を計算し、管理者が指定する適切な予約取消による還B-34付金額の計算（期限内）パターン。現在は行っていない備品料帳票に反映させることができる。必要に応じて、「取消処理用ダミー室」（シートB-34 各室料の半額換算になっている） 金の前納も想定。イレギュラーな返金を貸室として登録し、そのデータを用いて還付料金を算出しても構わない。に対応できるよう、その他調整金の欄①貸室の割増料金の全額を設ける②貸室の基本料金の半額③領収済み備品料金の全額④その他調整金（デフォルトは0円で、金額は手入力で変えられる）
B-34の取消期限を経過後であっても、利用前であれば、予約を取り消して、収納済みの料金の一部を利用者に還付すること予約取消による還 ができる。その際には、自動的に以下の金額の和を計算し、管理者が指定する適切な帳票に反映させることができる
B-35付金額の計算（期 ①貸室の割増料金の全額限外）②領収済み備品料金の全額割増料金のみを還付するパターン。現在は行っていない備品料金の前納も想定。イレギュラーな返金に対応できるよう、その他調整金の欄を設ける③その他調整金（デフォルトは0円で、金額は手入力で変えられる）
B-36

貸室料金の合計金額表示

1予約ごとに、予約確定前に、料金の合計額が表示される

現在のシステムは１日ごとしか合計額が表示されない不便さを解消

C.利用者（団体）管理番号
C-1

希望機能
利用者登録

詳細

説明

利用者（団体）の登録・変更・削除ができる。なお、すでに現行のシステムに登録されている利用者（5,000件程度）については、C-2の利用者情報を含め、今回導入するシステムに移行できる

管理者よりエクセル等のデータで提供する。本データの取扱にあたっては厳重に注意すること。

利用者の情報として、以下の項目を登録・変更・削除できる。
①登録日②団体名及び読み仮名③利用者氏名及び読み仮名④団体種別（サークル、公共団体

等の10択）⑤利用者住所（郵便番号の入力により住所の検索ができるとなお可）⑥電話番号１⑦電話番号２⑧メールアドレス⑨連絡責任者氏名及び読み仮名⑩連絡責任者電話番号１⑪連絡責任者電話番号２
C-2

利用者情報

⑫連絡責任者メールアドレス⑬領収書宛名（団体名、利用者氏名の2択から選択できるほか、自由に修正もできるとなお可。）⑭支払い方法（現金、振込、クレジット、ICカード、QRコード、免除、後納、その他の8択）⑮割増・減免区分（通常、10割増、20割増、50％引、免除、後納、その他⑯利用目的種別（舞踊、音楽の7択）等の8択）⑰利用目的（自由記述）⑱Ｗｅｂ予約可否⑲Ｗｅｂ予約用ＩＤ（メールアドレス）⑳Ｗｅｂ予約用パスワード㉑利用者備考（自由記述、利用者に開示しない内部情報として記録できればなお可。）㉒サークル登録有無（有、無の2択）㉓利用者コード（利用者ごとに一意の数字）㉔サークルロッカー（「中-2」などの文字列）
C-3

C-4

C-5

利用者重複確認

利用者検索

メンバー登録同一名の団体名・利用者氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどがすでに登録されている場合は、管理画面に警告表示二重登録の防止を出せる
管理画面で、団体名、利用者氏名、電話番号、利用者コードなどから、利用者情報を検索できる。その際、ひらがな・カタ
カナは不分別（どちらで入力しても検索結果に表示される）である。また、一部一致でも検索結果を表示できる

例：「しょうがい」で検索すると「サッポロシショウガイガクシュウセ
ンター」も結果に表示される1つの利用者（団体）に紐づけて、そのメンバーの氏名を10名程度登録でき、メンバーの氏名から利用者（団体）を検索できる

D.予約管理番号

希望機能

詳細
以下の情報を入力することで、管理画面及びWeb上から貸室及び備品の予約を受け付けることができる。１予約で複数の日付・区分・貸室・備品を予約することができる。1予約ごとに固有の「予約番号」が付番される。
➀利用者情報（利用者コードや氏名等から検索して選択することで、C-2の情報が初期値として入力される）
②利用日
③予約区分
④予約貸室名⑤利用予定人数⑥利用目的

D-1

予約

⑦利用開始予定時刻⑧利用終了予定時刻⑨催事名（デフォルトでC-2の「団体名」が表示され、団体名がない場合は「使用中」と表示される。いずれも手入力で書き換えることができる）⑩入場料等の徴収額⑪利用備品⑫情報開示可否⑬開示用情報・連絡先（自由記述）⑭備考（自由記述）

D-2

D-3

D-4

D-5

D-6

貸室の予約時のス Web予約をした場合には、「仮予約」のステータスになる。管理画面からの予約の場合、「仮予約」のステータスから、簡テータス

易な操作で「本予約」のステータスにできる。

予約のコピー（1日 過去の予約の内容（１日単位）をコピーして、新しい予約を作成することができる。その際、コピー後に任意の箇所を修正単位）できる。また、コピー先に他の予約が入っている場合は、エラー表示が出てコピーが完了しないようにできる。

予約のコピー（1予 過去の予約の内容（１予約単位）をコピーして、新しい予約を作成することができる。その際、コピー後に任意の箇所を修約単位）正できる。また、コピー先に他の予約が入っている場合は、エラー表示が出てコピーが完了しないようにできる。

仮予約の自動キャ 「仮予約」のステータスの場合、予約から任意の期間（デフォルトは7日間）経過後に、自動的に予約をキャンセル（期限切ンセルれ）にすることができる。

仮予約の自動キャ 任意の予約について、仮予約後一定期間が経過してもD-5の自動キャンセルが行われないように、予約ごとに（あるいは利用ンセルの特例者（団体）ごとに）管理画面から設定できる。

説明本予約をキャンセル処理することができる。なお、以下の予約の場合は還付金が発生するため、B-34、B-35に沿って還付金額を自動計算することができる。
D-7

本予約のキャンセ ➀利用前日から起算して60日前までのちえりあホールの予約
ル②利用前日から起算して15日前までのちえりあホール以外の貸室の予約③１区分でも割増料金が適用されている予約④１区分でも備品料金を事前に領収している予約

D-8

キャンセル履歴

仮予約の自動キャンセル（D-5）や、本予約のキャンセル（D-7）があった場合、その利用者（団体）の申込履歴に、キャンセルがあった履歴を残すことができる。
仮予約自動キャンセルの繰り返しによ

D-9

キャンセルによる 仮予約の自動キャンセルが、連続で（あるいは累積で）任意の回数になった場合に、その利用者（団体）は、管理画面から予約制限

る予約引き延ばしへの対応

再び許可を与える操作をするまでの間、Web上からも管理画面からも、仮予約の受付ができないようにできる
Web予約で入った「仮予約」に対し、管理画面で「承認」操作をすることで、予約者に「承認された」ことを通知し、支払D-10

Web予約の承認

D-11

備品予約の警告

備品を当日以外の日付で予約しようとする場合、管理画面上に警告表示を出せる

D-12

下見ステータス

管理者は、「下見」というステータスで、D-1の情報を入力せずとも、任意の日付・区分の貸室を予約できるいを促すことができる
未来日や過去日の誤った日に物件を紐づけることを防止

E．申請許可等管理番号

希望機能

詳細

E-1

見積書の発行

貸室及び備品の予約前に、管理画面及びWeb上から必要事項が印字された「見積書」が印刷できる

E-2

申請書の発行

貸室及び備品の予約時に、管理画面から必要事項が印字された指定の「申請書」が印刷できる

E-3

E-4

E-5

E-6

E-7

承認書兼領収書の発行
請求書の発行

貸室及び備品の予約時に、管理画面から必要事項が印字された指定の「承認書兼領収書」が印刷できる

別紙「貸室・備品使用承認申請書」※デザイン変更の余地あり
別紙「貸室・備品使用承認書」※デザイン変更の余地あり
別紙「請求書」

室・備品）をまとめて印字した、指定の「請求書」が印刷できる

地あり※デザイン変更の余

変更・取消申請書 貸室予約の変更や取消を受け付ける際に、管理画面から必要事項が印字された指定の「変更・取消申請書」（兼還付申請

別紙「貸室使用変更（取消）申請書」の発行※デザイン変更の余地あり書）が印刷できる

変更・取消承認書 貸室予約の変更や取消を受け付ける際に、管理画面から必要事項が印字された指定の「変更・取消承認書」（兼還付承認

別紙「貸室使用変更（取消）承認書」の発行※デザイン変更の余地あり書）が印刷できる

変更・取消理由の 変更・取消の処理の際に、管理画面から任意の「変更・取消理由」を入力できる。この入力に代わり、選択肢（プルダウン入力等）で選択できるならなお可。

減免申請書の発行 C-2⑭の支払い方法が「免除」の場合は、管理画面から必要事項が印字された指定の「免除申請書」が印刷できる。

E-9

減免許可書の発行 C-2⑭の支払い方法が「免除」の場合は、管理画面から必要事項が印字された指定の「免除許可書」が印刷できる。

E-11※デザイン変更の余地あり

任意の利用者（団体）の予約について、管理画面から、指定する期間内（例：2023年5月1日～5月31日）の予約内容（貸E-8

E-10

説明
別紙「見積書」

インボイス制度へ 「申請書」「承認書兼領収書」「請求書」「変更・取消申請書」「変更・取消承認書」「減免申請書」「減免許可書」に、の対応

インボイス制度に対応した企業番号及び税率等の情報を印字できる

帳票の印字内容の 各帳票について、基本の印字内容（フォーマット）に変更がある場合に修正できる（例：理事長名の変更、社名の変更な変更

ど）

別紙「減免申請書」※デザイン相談の余地あり。
別紙「減免許可書」※デザイン相談の余地あり。
税率は10％のみ

F．日報・月報・年報と付随する帳票の管理
番号

希望機能

詳細
以下の情報を含め、管理者が指定する様式で日報として出力できる。

別紙「日報表紙」

説明

なお、③④⑦⑧については、本年度分の予約の売上と来年度分の予約の売上を分けた数字を算出できる。

※デザイン変更の余地あり➀日付②決裁欄（課長・係長・係員）
F-1

日報の出力（申込日ベース）③施設利用料の支払い件数及び合計金額④備品利用料の支払い件数及び合計金額⑤当日の印刷機の利用件数及び合計金額⑥当日のゴミ袋の販売件数及び合計金額⑦予約変更により追納となった施設利用料の支払い件数及び合計金額⑧予約変更・取消により還付した本年度分の施設利用料の払い戻し件数及び合計金額⑨特記事項欄（自由記述）
以下の情報を含め、管理者が指定する様式で、日報の内訳を出力できる。

別紙「入金リスト」➀日付※デザイン変更の余地あり②決裁欄(課長・係長・係員)③受付番号④利用者（団体）名⑤利用者（団体）別の利用貸室名・利用備品名⑥利用者（団体）別の利用料金（領収金額）⑦利用者（団体）別の割増・割引・免除・後納が適用された区分⑧利用者（団体）別の還付額⑨当日の総申込件数
F-2

日報の内訳の出力⑩当日の利用料金合計⑪当日の領収料金合計⑫当日の還付料金合計⑬備考（自由記述）
日報は、以下の帳票に分けて出力できる。なお、➀②については、本年度分の予約の売上と来年度分の予約の売上を分けて出力できる。
➀施設の利用申請②備品の利用申請③印刷機の利用申請④ゴミ袋の利用申請⑤その他の利用申請

F-3

貸室案内の出力

任意の日付について、管理者が指定する様式で、貸室ごとに午前・午後・夜間区分の催事名を表示する貸室案内を出力する

別紙「部屋横」（部屋横表示）ことができる。（貸室ごとに１枚ずつ）※デザイン変更の余地あり

貸室案内の出力F-4（サイネージ表示）

別紙「札幌市生涯学習センター
任意の日付について、管理者が指定する様式で、全館の貸室の午前・午後・夜間区分の催事名を表示する貸室案内一覧を出力することができる。（全館まとめて１枚）の貸室一覧」※デザイン変更の余地あり

以下の情報を含め、管理者が指定する様式で月報として出力できる。なお、データはすべて「札幌市生涯学習センターの貸別紙「月報」の1-1、1-2、1-3、3-1、室」と「札幌市教育センターの貸室」に分けて集計できる。

3-2に該当➀年月②貸室ごと及び曜日（平日or土日祝）ごと及び区分ごとの「利用可能区分数」（B-6,7,8を除外した区分）※デザイン変更の余地あり③同「利用件数」④同「利用率」（③/②*100）⑤同「利用人数」
F-5

月報の出力（室別）⑥貸室ごと及び曜日（平日or土日祝）ごとの「合計利用可能区分数」⑦同「利用件数」⑧同「利用率」⑨同「利用人数」⑩貸室ごと及び曜日（平日or土日祝）ごとの「利用可能日数」⑪同「実利用日数」（どこか１区分でも予約が入っている日数）⑫同「利用率」（⑪/⑩*100）⑬上記各数値の合計値（割合のデータは合計の割合）⑭上記各数値の当年度内各月の数値（同上）⑮上記各数値の当年度内累計値（同上）
以下の情報を含め、管理者が指定する様式で月報として出力できる。
なお、この統計の分類には、C-2「④団体種別」「⑯利用目的種別」を利用する。また、データはすべて「札幌市生涯学習セ月報の出力（使用 ンターの貸室」と「札幌市教育センターの貸室」に分けて集計できる。
F-6

本日者別・事業内容①貸室ごと及び団体種別ごとの利用件数別）②貸室ごと及び利用目的種別ごとの利用件数③①～②の前月分の件数④①～②の年度内の累計件数

同2-1、2-2に該当以下の情報を含め、管理者が指定する様式で月報として出力できる。なお、この項目の統計は「利用日」ベースではなく同4-1、4-3の一部に該当「申込日（支払日）」ベースである。
➀日ごとの貸室本予約受付件数（有料件数）及び収入額（※例えば5月の月報の場合、5月1日～31日にそれぞれ何件の本予約を受け付けて合計いくらの料金を収入したか）②日ごとの貸室本予約受付件数（減免件数）（B-26免除団体の予約件数）③日ごとの➀～②の合計受付件数及び収入額（➀＋②）
F-7

月報の出力（全体 ④月間の➀～②の合計受付件数及び収入額（➀＋②）の収入実績）⑤④の年度内各月の数値及び累計⑥日ごとの備品予約受付件数（有料件数）及び収入額（※例えば5月の月報の場合、5月1日～31日にそれぞれ何件の備品予約を受け付けて合計いくらの料金を収入したか）⑦日ごとの備品予約受付件数（減免件数）（B-26免除団体の予約件数）⑧日ごとの⑥～⑦の合計受付件数及び収入額（⑥＋⑦）⑨月間の⑥～⑦の合計受付件数及び収入額（⑥＋⑦）⑩⑨の年度内各月の数値及び累計月報の出力（自主F-8

事業のみの利用実績内数）

上記「７」のうち、特定の1団体（利用者名：「札幌市生涯学習センター（自主事業）」）の申込実績のみを取り出して、同同4-2、4-3の一部に該当様の集計ができる。
上記「７」のうち、減免に該当する特定の4団体（利用者名：「札幌市生涯学習センター（指定管理事業）」「宮の沢若者活

同5-1、5-2、5-3に該当動センター」「札幌市教育センター」「リサイクルプラザ宮の沢」）の利用者の申込実績のみを個別に取り出して、以下の集計ができる。なお、データはすべて「札幌市生涯学習センターの貸室」と「札幌市教育センターの貸室」に分けて集計できる。
①上記特定４団体個別の、日ごとの貸室本予約受付件数（＝減免件数）、備品予約受付件数（＝同）、及び貸室・備品それ
F-9

月報の出力（減免 ぞれの減免額
実績）②上記特定４団体個別の、月間の➀の合計受付件数及び減免額③上記特定４団体個別の、②の年度内各月の数値及び累計④上記特定４団体以外で減免になった団体の、日ごとの貸室本予約受付件数（＝減免件数）、備品予約受付件数（＝同）、及び貸室・備品それぞれの減免額の総計（※複数団体が該当した場合には「その他の団体」として合計する）⑤上記特定４団体以外で減免になった団体の、月間の④の合計受付件数及び減免額⑥上記特定４団体以外で減免になった団体の、⑤の年度内各月の数値及び累計指定する貸室（35室）ごとかつ指定する4区分（午前・午後・夜間・全日）ごとに、1か月間の件数や金額を算出し、管理者 同6-1、6-2に該当が指定する様式で月報として出力できる。なお、データはすべて「札幌市生涯学習センターの貸室」と「札幌市教育センターの貸室」に分けて集計できる。
①基本料金での貸室の本申込（支払い）件数及び収入額の総計

F-10

月報の出力（貸室 ②割増料金（10割増・20割増）での貸室の本申込（支払い）件数及び収入額の総計
別実績）③上記①～②の各数値の合計④基本料金が減免となった貸室の本申込件数及び減免額の総計⑤割増料金（10割増・20割増）が減免となった貸室の本申込件数及び減免額の総計⑥上記④～⑤の各数値の合計⑦貸室ごと及び4区分ごとの各数値の総計
4区分（午前・午後・夜間・全日）ごとに、下記のデータを管理者が指定する様式で月報として出力できる。なおデータはすべて「札幌市生涯学習センターの貸室」と「札幌市教育センターの貸室」に分けて集計できる。
①基本料金での貸室の本申込（支払い）件数及び収入額の年度内累計

F-11

月報の出力（年度内累計）②割増料金（10割増・20割増）での貸室の本申込（支払い）件数及び収入額の年度内累計③上記①～②の各数値の合計④基本料金が減免となった貸室の本申込件数及び減免額の年度内累計

同6-3、6-4に該当。なお現在の月報の6-3、6-4にある「前年度累計」を自動的に出力するのは、新システムでは難しいと思われるため、不要。
また、同様に現在の月報の「7」「8」も不要。

⑤割増料金（10割増・20割増）が減免となった貸室の本申込件数及び減免額の年度内累計⑥上記④～⑤の各数値の合計⑦4区分ごとの各数値の総計
指定する貸室（35室）ごとかつ年度内の各月ごとに、下記のデータを管理者が指定する様式で年報として出力できる。
①曜日（平日or土日祝）ごとの「利用可能日数」

別紙「年間統計」※デザイン変更の余地あり②同「実利用日数」（どこか１区分でも予約が入っている日数）
F-12

年報の出力

③同「利用率」（②/①*100）④同「利用件数」⑤同「利用人数」⑥上記各数値の合計値（割合のデータは合計の割合）

F-13

台帳の出力

任意の日付の以下の情報を、管理者が指定する様式（A3横×1枚）で、データ及び印刷出力できる。また同じものを、1280

別紙「札幌市生涯学習センター×768の解像度（以上）のモニターで全画面表示できる。

一覧」

貸室

①日付・曜日※デザイン変更の余地はあるが、でき以下、貸室（35室）ごとかつ区分（午前・午後・夜間）ごとの予約者の情報。

る限りこれに近づけた様式にしたい②利用者（団体）名（C-2）③本予約の場合は予約番号（D-1）。仮予約の場合は「仮予約状態」であることを示す情報※④「予約した備品名」は可能であれ④予約した備品名（列挙。アイコンや省略文字でも可。）

ば入れたい項目⑤利用目的（D-1）⑥割増・免除の区分表示アイコン（10割増は⑩、20割増は⑳、免除は[免]、後納は[後]など）⑦予約備考（D-1）
F-14

日別予約一覧の出 任意の日付について、一覧表の形式で、その日に受けた仮予約（Web、窓口を含む）及び本予約（同）の一覧を出力するこ力とができる。この一覧には、D-1の各項目が盛り込まれていることが望ましい。

一覧表の形式であれば、様式は不問。

G．その他の管理番号
G-1
G-2

希望機能済

説明て、自動的に「本予約」のステータスになる

システムダウン対 クラウドシステムがダウンした場合、当日の貸室の貸し出しに影響が出ない程度の作業を、センター内のパソコンで行うこ応とができる
一般予約開始日より前に、Web上や管理画面から抽選申し込みを受け付けることができる。また、それを機械的に抽選し、G-3

抽選

G-4

抽選結果一覧

G-5

詳細キャッシュレス決 利用者が、Web予約後にクレジットカードやコンビニ決済等で支払うことができる。支払い情報がシステムに紐づいてい

抽選方式は、各システムに依存する自動的に当落または優先受付順を決定できる

抽選結果のメール
送信

G-3の抽選結果のひと月分の一覧を、データまたは一覧表として出力することができる
G-3の抽選に参加した利用者に、抽選結果を自動的にメールで送信することができる

G-6

任意データ出力システムに登録されている任意の情報を、統計資料としてエクセル（あるいはそれに互換する方式）で出力できる

G-7

テストモード管理者の新人研修用として、実際の貸室予約システムに予約が反映されない「テストモード」を常に使用することができる

G-8

拡張機能

スマートロックやPOSレジと連携できる拡張性を有しているいずれ連携することを想定。本件見積に盛り込む必要はない◆利用者側（Web）機能
H．空室検索番号希望機能

詳細

H-1

空室検索

利用者は、Web上から、あらかじめ管理者が指定した貸室の空き状況を検索できる（B-14）

H-2

条件別検索

検索の際、期間・貸室タイプ・利用用途等の条件を指定して、貸室の空き状況を検索できる

H-3

区分表示

H-1の検索の際、各室の日付ごとかつ区分ごと（午前・午後・夜間）の空き状況が確認できる

H-4

説明

ログイン画面への 利用者が空き状況の検索を行った後、予約に進もうとする場合には、ログイン画面が表示され、ログインをしなければそこ遷移から先に進むことができないようにできる

J．Web予約
番号

希望機能

詳細
特定のWebサイトにIDとパスワードを入力することで、利用者が認証され、Web予約ができるサイトにログインできる。ま

J-1

ログイン

J-2

仮予約

ログインした利用者（団体）は、Web予約をすることができる。Webからの予約のステータスは「仮予約」となる（D-2）

J-3

予約取消

一定の期間内であれば、Web予約した貸室を、同じ利用者がWeb上から予約取消できる

J-4

特定の利用者の予約制限

た、任意のタイミングでログアウトできる。

予約承認通知利用者がWeb予約した仮予約を管理者が承認した場合、利用者のログイン後の画面に承認が下りたことを表示できる

J-6

申し込み数制限

利用者は、Web上から同一の貸室を連続して6日以上予約することができないなど、申し込み数に制限をかけることができる意

防ぐに予約しています」という注意喚起の表示が出せる

J-9

注意表示（共通）

J-10

メール通知

J-11

料金表示

J-14

条例対応
同一利用者によるうっかり二重予約を注意表示（貸室）J-13内」など短めを想定

同一時間帯予約注 すでに取ってある仮予約や本予約と同一の時間帯に、他の貸室を申し込みしようとした場合に、「同じ時間帯の貸室をすで

J-8

J-12

この“一定の期間”は、「予約日当日以

管理画面から、任意の利用者について、Web予約を一時的に禁止することができる

J-5

J-7

説明

備品予約

利用者がWeb予約をしようとする場合、貸室ごとに管理者が事前設定した注意事項が表示され、それに承諾しないと当該貸室の予約に進めないようにできる。この注意事項の文言は、必要に応じて管理者画面で修正・追記・削除することができる
Web予約の完了前に、管理者が事前設定した全員共通の注意事項が表示され、それに承諾しないと予約が完了しないようにできる。この注意事項の文言は、必要に応じて管理者画面で修正・追記・削除することができる
予約完了時及び管理者の予約承認時に、あらかじめ利用者が登録したEメールアドレスに通知が届くようにできる
Web予約操作中に、利用料金が自動計算され表示できる。なお、この料金は“確定の料金ではない”という旨を、金額表示のそばに掲載できる
Web上で貸室の予約と同時に備品の予約を受け付けることができる。また、逆に、Web上では備品の予約は一切受け付けないようにすることもできる

Web予約機能の一 一時的に、全利用者へのWeb予約機能を停止することができる。その場合、H-1の空室検索の機能を残したままで予約機能時的停止があるため、確定ではない
いずれは、備品予約もWebから受け付けることを想定
緊急メンテナンスなどを想定だけを停止させるか、空室検索の含め停止させるかを選択することができる

直前のWeb予約の 直近の日程については、Web上からは予約ができず、空室検索のみできるようにできる。この“直近”を何日間とするかは、制限

審査の結果、割増が適用になる可能性事前に任意の日数に設定できる。なお、直近の日程についても、管理画面からは予約ができる

直前にWeb予約が入り、管理者が気づかないまま当日を迎えることを避ける

K．その他の機能
番号

希望機能

詳細
利用者ごとにホーム画面が与えられ、予約履歴や管理者からの予約承認通知、管理者からのお知らせなどを表示させること

K-1

ホーム画面

K-2

任意メール配信

K-3

色彩変更

視覚や色覚に障がいがある利用者でも使用しやすいよう、ページの文字の大きさや色彩の組み合わせを利用者が選択できる

K-4

読み上げ対応

視覚に障がいがある利用者でも使用しやすいよう、パソコン等の読み上げ機能に対応している

K-5

マルチデバイス

スマートフォンやタブレットでも違和感なく使用できるができる
メールアドレスを登録している利用者（団体）に、一括で管理者からメールを送信できる。また、一部の利用者を選択して送信することができる

説明