共同利用・共同研究高度化支援システム
JROIS2の特徴
申請/報告書データを研究課題毎に一括管理したい！
→ P2,No.4

ROIS内の公募情報をタイムリーに入手したい！
→ P2,No.1,10

申請/報告書の受付確認メールを自動で送信したい！
→ P2,No.6

過去の申請を流用したい！

申請フォームを自由に変更したい！

→マイページ機能(P2,No.2)→Webフォーム入力と書類添付のハイブリッド運用(P3,項目2-3)

入力項目は少ないほうがいい！

事務局

申請者

→入力項目の非表示化(P3,項目1-1)

問い合わせは少ない方がいい!
→現場の指摘を迅速に反映(P3.項目2-1,2-2)

採否/配分額通知を個別ファイルを添付せずメールしたい！
→ P2,No.7

予算執行責任者となっている申請データを確認したい！
→ P2,No.3

1

共同利用・共同研究高度化支援システム JROIS2 の仕組み

公募型共同利用・共同研究の申請から実施報告までの一連のプロセスにおいて、下記を実現するためのシステム(1)研究者による申請作業の利便性向上、 (2)申請事務・研究支援業務の効率化
・登録・確認(3)申請内容から研究成果までの情報集約

申請者

JROIS

事務局

利用者情報登録（研究代表者）

利用者情報

公募情報確認

公募情報
お知らせ情報

公募設定
お知らせ登録

申請書提出(ファイルアップロード)

申請書ファイル(pdf, xlsx, docx, zip)

申請書受付

受付確認メール

受付確認メール
審査結果確認

審査結果情報審査結果登録

予算配分額確認

予算配分額情報

予算配分額登録

報告書提出(ファイルアップロード)

報告書ファイル(pdf, xlsx, docx, zip)

報告書受付

受付確認メール

受付確認メール

2

JROIS2の「お知らせ」「公募情報」「申請一覧」画面〇「お知らせ」画面

公募に関するお知らせを掲載• 随時、簡単に情報発信• 所属機関以外の情報入手〇「公募情報」画面
申請期限を設定可能⇒提出期限厳守を実現

報告期限を設定可能(※無期限設定も可能)

過去の公募を確認可能〇「申請一覧」画面 （「申請書・報告書・事務文書」管理）
過去の申請を確認可能

状況ごとに申請者のメールアドレス一覧を出力可能⇒採択通知などの一斉通知が容易

申請状況を確認可能

クリックして添付ファイルダウンロード(申請書・報告書・採否通知)

ROISで募集中の公募を確認可能• ROIS内の全研究所の公募が一覧表示される• 所属機関以外の公募情報も目に留まる申請された課題を一元管理可能• 本年度の申請• 過去の申請• 予算執行責任者になっている
申請
提出書類を研究課題ごとに管理可能

3

JROIS2を使用するメリット –メール受付やGoogle Form利用との比較-

JROIS2で実現できること(1)研究者による申請作業の利便性向上 (2)申請事務・研究支援業務の効率化 (3)申請内容から研究成果までの情報集約

No

JROIS2

関連項目対象

メール受付

Google Form

１

JROIS2にログインすれば、ROISで募集中の公募を確認可能

(1)

申請者

ROISの各々の研究所・施設のホームページを確認する必要がある

２

過去に提出した申請書・報告書内容をシステムで確認可能（マイページ機能）(1)(2)(3)

申請者

過去の提出書類を送信メールから探す必要がある

３

予算執行責任者になっている申請内容をシステム上で確認可能

(1)

申請者

複数の申請で予算執行責任者となっている場合、それぞれのデータ確認や管理が難しい

４

申請書、報告書のデータを研究課題ごとにまとめて管理可能（一元管理可能）(2)(3)

事務局

申請書、報告書単位でフォルダで管理するため、研究課題ごとの管理がしにくい

５

申請の状況(申請書/報告書提出、採否、配分額等)をシステムで確認できる（マイページ機能）

(1)

申請者

申請の状況を確認するためには、メールで問合せが必要。

申請者

申請書や報告書を提出直後に受付確認メールを受信できない

事務局

申請書・報告書受付確認メー
ルを個別に送信

送信した内容や書類を各自で保存する必要がある

申請用フォームと報告用フォームを別々に作成するため、研究課題ごとの管理がしにくい。

申請書/報告書を提出した直後に受付確認メールが自動で申請者と事務局に送信される。

６申請書/報告書提出直後に受付確認メールが自動で申請者、予算執行責任者、事務局に送信(1)(2)

７

採否結果や配分額をシステム上で一括登録後、添付ファイルなしで一斉通知メールを送信（メアド作成機能により宛先作成）

(2)

事務局

採否通知や配分額通知を個別のメールにファイルを添付して送信採否通知や配分額通知の際、個別メールにファイルを添付して送信

８

添付ファイルを一括ダウンロード（申請書、報告書）

(2)

事務局

メールに添付された各書類を個別に保存管理

Google Driveに添付ファイルが保存される

９

提出期限厳守を容易に実現

(2)

事務局

提出期限境界時間の提出分の取扱いに判断を要する

提出期限厳守の実施には技術系サポートが必要

10

お知らせ欄に簡単に随時公募情報を掲載。
申請者は所属機関以外の情報も入手可能(1)(2)

事務局
申請者

ホームページに掲載するために広報担当等への手続きが必要。
申請者は所属機関以外の情報は各ホームページを確認する。

4

2022年度JROIS2の導入-旧JROISからの改善-

1.申請者向け

1-1 基本情報の入力と添付ファイルアップロード方式になり、申請書/報告書作成時にWeb上で多くの内容を直接入力する必要がなくなった(入力項目削減)。
⇒ 申請書や報告書の作成負担軽減
1-2 研究代表者の登録情報入力項目の削減により、アカウント登録の負担が軽減した。
⇒ 申請手続きに係る時間短縮
1-3 共同研究者の登録と参加承諾が不要になり、研究代表者が対応しなくてよくなった。
⇒ 申請手続きに係る時間短縮

2.事務局向け

2-1 共同研究者の登録、参加承諾不要になったため、これに関して多数発生していた問合せが激減した。
⇒ 問合せ対応業務軽減
2-2 添付ファイルアップロード方式になったため、Webで直接入力途中にデータが消失することがなくなり、データの復活に関する問合せがなくなった。
⇒ 問合せ対応業務軽減
2-3 添付ファイルアップロード方式により、入力項目が各機関、各公募ごとに自由に設定できるようになった。
入力フォームのレイアウトや日本語・英語版の作成が簡単になった。Webで直接入力が原因で発生していた文字コード起因の文字化け問題が解消した。
⇒ 公募準備に係る時間短縮、業務負担軽減

3-1 システム内製化によりJROIS2の年間運用コストは約30万円まで削減された。
※レンタルサーバー2台(実機、テスト機)分⇒ 運用コスト削減
3-2 システム内製化により改修が容易になり、仕様の共通化により改修工数が削減された。
⇒ システムメンテナンス性向上
3-3 システム内製化により、システムで使用しているプログラミング言語(PHP)の改版に対する追随が容易になった。
⇒ セキュリティーの担保

運用コスト

3.システム削減
約30万円
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