http://doi.org/10.7207/twgn21-06-FR

Préservation des bases de donnéesCollection de notes d'orientation sur les types dedonnées

Artefactual Systems et Digital
Preservation Coalition

Veille technologique deDPC, Note d'orientation
Juillet 2021
© Digital Preservation Coalition 2021 et Artefactual Systems 2021
ISSN : 2048-7916
Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite, stockée dans un système de recherche ou transmise, sous
quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, sans l'autorisation écrite préalable de l'éditeur. La publication reste la propriété
intellectuelle de son auteur.
Publié pour la première fois en Grande-Bretagne en 2021 par la Digital Preservation Coalition

Informations sur la traduction française
La traduction française de cette note d'orientation a été réalisée dans le cadre des travaux de la
Cellule nationale de veille sur les formats entre janvier et mars 2022. Lancée en 2019, la Cellule
nationale de veille sur les formats (CNVF), sous l'égide de l'association française Aristote et de songroupe de travail sur la Pérennisation de l'information numérique (PIN), regroupe à ce jour une
douzaine de partenaires. Ses principaux objectifs sont la mutualisation des activités de veille sur lesformats, la sensibilisation des professionnels sur le sujet, la contribution ou l'influence sur les outils
associés. Elle a pour ambition d'être un interlocuteur francophone reconnu dans les travaux
internationaux sur ces sujets.
Le manuel a été traduit en français par : Anne Jolly (ministère des Armées) et Édouard Vasseur (École
nationale des Chartes). Une première traduction automatique a été réalisée avec le logiciel DeepL
puis a été revue et corrigée par le groupe de travail.

Collection de notes d'orientation sur les types de données
Chaque note d'orientation de la collection « Types de données » est conçue pour fournir une
introduction à l'état actuel des connaissances de la communauté sur les types de données
couramment rencontrés par ceux qui cherchent à préserver les collections numériques. La
préservation numérique consiste à faire en sorte que l'information reste trouvable, utilisable etdigne de confiance à long terme. La meilleure approche en matière de dépôt numérique varie enfonction du périmètre et du contenu de ses collections, des ressources dont il dispose et desattentes de ses financeurs et utilisateurs. Il existe cependant de bonnes pratiques largement
applicables qui ont été définies à la suite de nombreuses années de recherche, de mise en œuvre
pratique et d'élaboration de consensus. Elles sont présentées ici comme un point de départ, etcomprennent des ressources complémentaires pour approfondir les recherches.
Cette collection de notes d'orientation sur les types de données a été rédigée par le personnel
d'Artefactual Systems en collaboration avec la Digital Preservation Coalition. Ces notes ont étéélaborées en collaboration avec la UK Nuclear Decommissioning Authority.
La préservation numérique est un domaine en pleine évolution et qui se développe en réponse à desfacteurs externes et à de nouveaux défis. De nouveaux formats, normes et exemples de bonnes
pratiques apparaîtront au fil du temps ; ainsi, les informations contenues dans ce rapport auront
besoin d'être mises à jour. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires et de vos
réactions à l'adresse suivante : info@dpconline.org.

1 Présentation
Une base de données est une « collection de données unitaires, d'objets de données et de liens
entre eux, structurée de manière à permettre à un certain nombre d'applications différentes d'y
accéder » (BCS , 2013).
Un système de gestion de base de données (SGBD) est un outil logiciel ou un ensemble d'outils
logiciels qui gère les données au sein d'une base de données (BCS, 2013). Microsoft Access et Claris
FileMaker sont des exemples de SGBD (Wikipedia, 2021a). Les structures des bases de données
peuvent aller de simples tables à des ensembles plus complexes de schémas, requêtes, vues, tables1

et autres éléments qui fonctionnent ensemble pour permettre l'ajout, la suppression, lamodification, le stockage et l'interprétation des données par les utilisateurs. Ces bases de donnéessont appelées « bases de données relationnelles » et sont interrogées à l'aide du langage SQL(Structured Query Language). Les bases de données relationnelles sont les bases de données les plus
largement disponibles et les plus utilisées (Freitas et al, 2009).
Il existe d'autres types de bases de données qui ne reposent pas sur des tables liées entre elles,
telles que les bases de données non tabulaires, les bases de données orientées texte ou lescollections de structures de données multiples et complexes. Toutes ces bases disposent depropriétés spécifiques et répondent à un ensemble d'exigences connues sous le nom d'ACID, unacronyme pour Atomicité, Cohérence, Isolation et Durabilité (Haerder et al, 2020).
Les bases de données sont caractérisées par des formats, structures, tailles et niveaux de complexité
très différents. Dans les environnements de production, les bases de données peuvent faire partie
de systèmes logiciels plus importants qui fournissent des fonctionnalités et un accès aux données.
Ce tableau recense une partie des formats et des systèmes de gestion de bases de données qui ont
été largement adoptés.
Système

Brève description

Microsoft Access

Microsoft Access est un système de gestion de base de données qui
comprend une interface utilisateur permettant de créer, visualiser,interroger et modifier des données. Ce système est destiné aux
utilisateurs ayant des compétences techniques minimales (Microsoft,
2021a). Les données de Microsoft Access sont stockées dans un format
propriétaire, bien que le logiciel soit capable d'importer et d'exporterdes données dans des formats variés (Microsoft, 2021b).
La base de données Oracle est un système de gestion de base dedonnées d'entreprise couramment utilisé pour les données
transactionnelles, disponible dans des configurations sur site, dans lecloud ou hybrides (Oracle, 2020 ; Wikipédia, 2021b).
MySQL et PostgreSQL sont des systèmes de gestion de bases dedonnées relationnelles gratuits et open source, basés sur le langage SQL(Structured Query Language). Normalisé par l'ISO, comme la norme
ISO/IEC 9075-1:2016 (ISO, 2016), SQL désigne un cadre pour la gestion
des données stockées dans des systèmes de base de données
relationnelles. Il s'agit également du langage utilisé pour interagir avec
la base de données et y stocker les données. Notez que MS Accessutilise également SQL pour l'interrogation, bien que sa base de donnéessoit stockée dans un format propriétaire.

Base de données Oracle

MySQL et PostgreSQL

2 Défis en matière de préservation
Bien que préserver une base de données simple et de petite dimension puisse être une tâche
relativement facile, les défis augmentent lorsqu'il s'agit de bases de données à grande échelle,complexes et en constante évolution. Quelques problèmes clés sont décrits ci-dessous.

2.1 Complexité
Plusieurs paramètres qui influent sur la préservation des bases de données présentent descaractères évolutifs : la préservation de l'information numérique dans un format spécifique de base2

de données ; la préservation de la structure de la base de données et de la structure logique del'information ; la préservation d'objets complexes ou de grande taille dans la base de données, ainsi
que la génération de paquets d'informations d'archives pour la gestion à long terme à partir desdonnées, de la structure et de la documentation associée (RDB SIARD, 2019). La préservation de la
documentation associée est importante pour décrire le contexte de la base de données et laprovenance des données.

2.2 Volatilité
Les informations contenues dans les bases de données peuvent être volatiles, ce qui signifie qu'ellessont modifiées ou mises à jour fréquemment (Thomson, 2016).
•••

Effectuer de nombreuses sauvegardes de données actives en un court laps de temps
peut augmenter les besoins en espace disque.
Le nombre de colonnes et de lignes, la complexité des relations et la quantité dedonnées peuvent créer des difficultés lors du stockage ou de la récupération desdonnées.
La volatilité des données pose également des défis en matière d'évaluation, notammentsi les données sont modifiées ou supprimées plutôt que simplement ajoutées au coursde la durée de vie de la base de données.

2.3 Questions juridiques
La réutilisation et la conservation des données à caractère personnel peuvent être affectées par descadres juridiques relevant de différentes autorités. Par exemple, la réutilisation peut être régie par leRèglement général sur la protection des données (RGPD), la Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), le UK
Data Protection Act (DPA) ou le US Federal Trade Commission Act (FTCA). Ces cadres juridiques sereflèteront dans les politiques de confidentialité et de sécurité de l'organisation, ainsi que dans lesréférentiels de conservation et autres politiques qui déterminent si les services d'archives peuvent
préserver les bases de données et les mettre à la disposition des futurs chercheurs et selon quelles
modalités.

3 Formats de fichiers
Il n'existe pas de format de fichier parfait pour la préservation et l'utilisation future des bases dedonnées. La prise de décision en matière de formats de fichiers doit dépendre des caractéristiques
et des fonctionnalités à préserver, ainsi que des types d'utilisation future à garantir. La Bibliothèquedu Congrès (2020-2021) n'indique pas de formats de fichier de base de données recommandés pourla préservation ou l'accès aux bases de données, mais recommande plutôt de préserver « unensemble complet du contenu de la base de données ». Les professionnels de la préservation desbases de données peuvent utiliser des formats textuels simples fondés sur des normes ouvertes, engardant, dans la mesure du possible, les données indépendantes vis-à-vis des fournisseurs, ouvertes,et donc plus accessibles (Thomson, 2016). Le tableau ci-dessous décrit les formats de fichiers qui
peuvent convenir à la préservation et à l'accès des bases de données en fonction de circonstances
particulières.
Format de fichier

Extensions

Brève description

Formats de fichierdélimités (Delimiter
Separated Values)

.csv
.tsv
.txt

Les formats de fichier délimités (Delimiter Separated
Values) stockent les données sous forme de lignes et decolonnes en utilisant des séparateurs, tels que des virgules,
des tabulations ou même des barres verticales (pipe). Le3

Format de fichier

Extensions

Brève description

SIARD 1.0

.siardSIARD 2.0

.siardformat « Comma Separated Value » (CSV, valeur séparéepar des virgules) et le format « Tabular Separated Value »(TSV, valeur séparée par des tabulations) sont deux formats
courants de fichiers délimités qui peuvent être utilisés pourexporter des données depuis des bases de données. Par
exemple, une base de données relationnelle peut êtreexportée sous la forme d'un ou plusieurs fichiers CSV. Cetteméthode peut être appropriée uniquement pour les petites
bases de données. Il n'existe pas de taille limite pour lesfichiers CSV, mais le format ne permet pas nativement aux
utilisateurs d'interroger les données ou de générer desrapports. La capacité à ouvrir les données avec des logiciels
couramment utilisés, tels que les tableurs ou avec desoutils de manipulation de données, comme OpenRefine,peut être restreinte par les limites de traitement duprocesseur.
Les formats de fichier délimités préservent les données
dans les tables, mais non les autres caractéristiques d'une
base de données : formulaires, éléments de l'interface
utilisateur, génération de rapports, relations complexes
entre tables. Lorsqu'ils choisissent l'un de ces formats, lesprofessionnels doivent considérer quelles caractéristiquesde la base de données doivent être préservées ou
documentées.
Software Independent Archiving of Relational Databases(SIARD, archivage des bases de données indépendant deslogiciels) est un format de préservation libre, développé
par les Archives fédérales suisses (PRONOM, 2010 ; laBibliothèque du Congrès, 2015). SIARD est le format ouvert
de préservation de base de données le plus utilisé.
Développé dans les années 2000, il a ensuite été adopté etrepublié en tant que norme suisse pour l'administrationélectronique (CH-0165) (Archives fédérales suisses, 2013).
SIARD est basé sur quatre normes reconnues au niveau
international : XML, SQL:2008, UNICODE et ZIP64 (Archives
fédérales suisses, 2020). Des exemples d'études de cas etde processus sont décrits dans le document Preserving
databases using SIARD: Experiences with workflows anddocumentation practices (RDB SIARD, 2019). Le logiciel
SIARD Suite peut être utilisé pour les bases de données
Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL, DB/2 et Microsoft
Access (Archives fédérales suisses, 2020).
SIARD 1.0 a été étendu en collaboration avec les Archives
fédérales suisses dans le cadre du projet E-ARK (E-ARK,
2017a) pour devenir SIARD 2.0 (E-ARK, 2017b). La version
2.0 a introduit un support SQL amélioré, des règles devalidation des données plus explicites, un support pour lestockage des objets volumineux en dehors du fichier SIARD,
ainsi que des modifications du mécanisme de compression.
4Format de fichier

Extensions

Brève description

SQLitesqlite,.sqlite, .db

SQLite est un format de fichier de base de données
relationnelle léger contenu dans un seul fichier (SQLite,2020). La simplicité de SQLite et le fait qu'il s'agisse d'unfichier unique en font un format d'enregistrement et destockage fiable et stable.
La Bibliothèque du Congrès (2017) recommande SQLite
comme format de préservation pour les ensembles dedonnées.

4 Conseils pour les créateurs
4.1 Conservation des données et questions juridiques•••

La réflexion sur l'archivage ou non d'une base de données dépend d'un grand nombre defacteurs, notamment les modalités et les causes de la création et de l'usage des données
par une organisation, la valeur de celles-ci, les réglementations et les politiques deconservation, et la façon dont les données pourront être utilisées par d'autres à l'avenir.
Familiarisez-vous avec les environnements réglementaires pertinents, ce qui permettra
de vous assurer que la collecte et la conservation des données sont autorisées.
Si l'archivage semble possible, une coordination étroite entre les producteurs et lesutilisateurs de la base de données, les records managers et les archivistes, lesinformaticiens et les juristes peut être nécessaire pour poser les premiers jalons d'une
collecte réussie.

4.2 Documentation•••

Attendez-vous à ce que les services d'archives exigent non seulement le transfert ducontenu de la base de données, mais aussi de la documentation associée. Cette étape
est nécessaire pour comprendre les données et le contexte dans lequel elles ont été
créées. Cela inclut la documentation destinée aux utilisateurs, la documentationd'architecture et les schémas, ainsi que tous les documents juridiques ayant un impact
sur la politique de conservation, la protection des informations d'identification
personnelle et toute contrainte légale ayant un impact sur l'utilisation et la diffusion desdonnées.
Tenez compte des conventions de nommage des fichiers lors de l'enregistrement desdonnées exportées. Les noms de fichiers doivent refléter le nom de la base de donnéesd'origine, le nom de la feuille de calcul ou de la table d'où proviennent les données, et ladate de l'export ou de l'instantané (Archaeology Data Service (ADS), 2009).
Si une base de données comprend des liens vers des ressources stockées à l'extérieur decelle-ci, demandez-vous s'il est nécessaire de les transférer au document d'archives enmême temps que la base de données elle-même.

4.3 Sécurité••

Il peut être demandé à l'équipe informatique de fournir des documents relatifs à lamanière dont la base de données a été sécurisée pour empêcher les accès et lesutilisations non autorisés.
L'équipe informatique doit être consciente que les archivistes peuvent avoir besoin dedisposer d'autorisations administratives de haut niveau appropriées (« racine ») pour
5•leur permettre de travailler librement avec la base de données et d'en extraire desdonnées.
L'équipe informatique peut être chargée de réaliser les exports de données requis par leservice d'archives.

5 Conseils pour les archivistes
5.1 Conseils généraux
Les ressources suivantes fournissent des conseils sur la préservation et l'accès aux bases de données:
•
•
•

•
•

Guide to Good Practice for Databases and Spreadsheets de l'Archaeology Data Service(2009).
Technology Watch Report, Preserving Transactional Data de DPC (Thomson, 2016).
Le Software Sustainability Institute (2020) propose une série de questions qu'unarchiviste peut poser aux propriétaires de bases de données à propos de leurs
ressources numériques pour déterminer si la préservation des logiciels est
recommandée.
Le Software Preservation Network (2020) fournit des directives et des ressources
supplémentaires en matière de préservation des logiciels.
Un certain nombre d'outils logiciels sont disponibles pour traiter les données des bases
de données (COPTR, 2021).

5.2 Collecte et évaluation
•

•

•

•

Efforcez-vous d'établir une communication étroite avec les créateurs et les utilisateursde la base de données le plus tôt possible dans le cycle de vie de la base de données,afin de vous assurer que toutes les parties prenantes comprennent les modalitésd'évaluation et de collecte qui seront appliquées à la base de données. Envisagez decréer des documents d'orientation ou des supports de formation pour sensibiliser lescréateurs et les utilisateurs de la base de données aux mesures qu'ils peuvent prendre
pour réduire certains risques de préservation à long terme.
Décidez quand et comment capturer les données. Dans certains cas, les données «actives » peuvent être capturées plusieurs fois au cours de la vie de la base de données,tandis que dans d'autres cas, des données inactives ou « historiques » seront collectées.
Ces décisions doivent s'appuyer sur les référentiels de conservation et d'élimination del'organisation, les pratiques informatiques et les politiques de collecte d'archives.
Soyez prêt à préserver et à donner accès au(x) schéma(s) de la base de données,
documents qui décrivent toutes les colonnes, les en-têtes et les types de valeurs(caractères numériques, caractères alphanumériques, dates formatées, etc.) dans les
tables de la base de données (RDB SIARD, 2019).
Déterminez le contenu informationnel d'une base de données, ainsi que lesfonctionnalités fournies par le SGBD ou l'interface utilisateur utilisé(e), qu'il est
souhaitable de préserver pour répondre aux besoins des utilisateurs. Cela facilitera lesdécisions de collecte et le choix d'une approche appropriée en matière de préservation.

5.3 Action de préservation•

L'émulation (Morrissey, 2020) peut constituer une approche applicable pour préserverles données et les logiciels pertinents du système.

6

•

•

La migration peut constituer une approche permettant d'enregistrer les données dansun autre format de base de données ou un format de préservation tel que SIARD (SFA
SIARD, 2020).
La création d'un instantané statique de la base (Microsoft, 2016) peut apporter une
certaine valeur de préservation mais ne supprimera pas la dépendance à l'égard du
SGBD source.

5.4 Caractérisation••

Identifiez les formats de fichiers à l'aide d'un outil tel que DROID (The National Archives,n.d.), FIDO (Open Preservation Foundation, 2020) ou Siegfried (Lehane, 2020) qui
s'appuie sur le registre de format de fichier PRONOM (The National Archives, 2020).
Si vous utilisez le format SIARD pour la préservation, des outils tels que SIARD Suite et
Database Preservation Toolkit (DBPTK) (KEEP, 2020) permettent de valider
automatiquement la base de données (RDB SIARD, 2019).

5.5 Contrôle de la qualité
Il peut être utile d'effectuer un contrôle de la qualité des bases de données entrantes en vérifiant
que les structures de données, les tables, les relations et les valeurs sont conformes au schéma et àla documentation d'architecture de la base de données.
••Effectuez des contrôles sur la mise en page et le formatage ; les tableaux et les feuilles ;les formules, les requêtes, les macros ; les commentaires ou les notes ; les données
cachées ou protégées ; les caractères spéciaux ou les séparateurs ; les liens (ADS, 2009).
Ces propriétés de fichier doivent également être vérifiées lors de la migration des bases
de données vers un autre format.
Consultez les créateurs de documents pour comprendre et documenter toute
divergence identifiée entre la base de données préservée et la base active. Si lesdivergences sont apparues lors d'un export de données, il faudra peut-être effectuer unnouvel export de la base.

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