慶應義塾における公的資金に関する不正防止計画

2022 年 6 月
研究活動に関するコンプライアンス検討委員会

第１節 機関内の責任体系の明確化

１ 競争的研究費等の運営・管理に関わる責任体系の明確化
公的資金の運営・管理を適正に行うため、その運営・管理に関わる者が不正防止対策に関して義塾内外に対して責任を持ち、積極的に推進していくとともに、その役割・責任と権限の体系を明確にし、義塾内外に周知・公表する。
義塾では「公的資金の運営・管理体制に関する規則」を制定し、最高管理責任者（塾長）、統括管理責任者（研究担当常任理事）、コンプライアンス推進責任者（各部門の長）の役割や責任の所在・範囲を定めるとともに、その責任体系を研究推進支援ポータルサイトにて機関内外に周知・公表しており、必要に応じ規則の内容の適正化を図っていく。

２ 監事に求められる役割の明確化
監事は、研究費不正防止に係る内部統制の整備・運用状況、特に、本不正防止計画の実効性ある運用による研究費不正防止に向けた継続的な PDCA サイクルの稼働状況について確認し、意見を述べる。
業務監査室その他の関連部署は、監事に必要な情報を提供する。

第２節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

１ コンプライアンス教育・啓発活動の実施（関係者の意識の向上と浸透）
本不正防止対策に関する方針や公的資金の執行ルール等について研究者や関係事務職員の理解と意識を向上させるため、効果的なコンプライアンス教育を実施するとともに、その受講率向上のための対策を検討し、実行する。
また、全ての構成員の不正防止に向けた意識の向上と浸透を図り、不正を起こさせない組織風土を形成するため、不正根絶に向け継続的に啓発活動を行う。
義塾では、「慶應義塾におけるコンプライアンス教育・啓発活動実施計画」に基づきこれらを実施し、コンプライアンス教育に関しては、受講内容等の遵守義務の意識付け等のため「公的資金の適切な運営・管理のためのコンプライアンス教育および誓約書に関する規則」で定める誓約書を徴取しており、必要に応じて、教育コンテンツや啓発活動内容の見直しを行っていく。
1

２ ルールの明確化・統一化
義塾では、「公的資金の支出に関する規則」により体系化・統一化したルールを制定し、さらに、当該規則に基づき公的資金を執行する際のより詳細な運用ルールや手続きを解説した「公的資金マニュアル」を制作して、公的資金に関わる全ての構成員に配付することで周知を図っている。引き続き、各キャンパスにおいて公的資金の運営・管理に関わる事務部門担当者で構成する公的資金マニュアル検討委員会を定期的に開催し、ルールと運用の実態に乖離が生じないよう、見直しを行っていく。

３ 職務権限の明確化
義塾では、「公的資金の支出に関する規則」その他の関連諸規程において、競争的研究費等の事務処理に関する構成員の権限と責任および職務分掌、ならびにそれぞれの職務権限に応じた決裁手続きについて定め、具体的な事務処理の流れを「公的資金マニュアル」で示しており、引き続き、不正防止のため実効性あるチェック機能が働くよう見直しを行っていく。

第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施
公的資金の不正使用を発生させる背景や要因を把握し、具体的な不正防止計画を策定・実施することにより、関係者の自主的な取組を喚起し、研究費の不正使用の発生を防止する。
義塾では、統括管理責任者を委員長とし、学術研究支援部門のほか法人部門・学事部門の長や、最高管理責任者の直轄組織である業務監査室員等で構成する「研究活動に関するコンプライアンス検討委員会」を組織し、監事と意見交換を行いつつ不正防止に向けた施策・計画の企画・立案、推進、評価と再検討を行う体制を構築しているところ、２年に一度 本不正防止計画の見直しを行い、内部監査を含むモニタリングの結果顕在化した不正発生要因を反映させていく。
コンプライアンス検討委員会からは独立した立場にある監事に対し、不正防止計画の実効性および実施状況等に関する情報提供等を行い、確認・意見を求める。

2

第４節 研究費の適正な運営・管理活動
・予算執行状況の把握とモニタリング
発注段階で支出財源を特定の上 見積書・納品書・請求書等の各書面に財源を明記するよう求め、遅滞なく予算執行状況の確認を行えるようにする。研究者に研究計画等に沿った執行を呼びかけるとともに、予算執行状況を定期的にモニタリングし、執行が遅れている場合は必要に応じて研究者からその理由を確認する等した上で改善を求める。
さらに、経費精算システムの整備の推進により、適切な予算管理・執行体制を構築し、研究者自身が予算執行状況を確認できるようにすることで、研究の進捗に合わせた効果的な研究費使用を促す。
・公正な取引への取り組み
取引業者と研究者との関係が緊密な状況となることを防ぎ、公正な取引を行う
ため、義塾との取引に当たっての注意事項（不正な取引行為の事例の例示を含む）、発注・納品検収体制、罰則等について研究推進支援ポータルサイトで公開する。
業者には、「誓約書」の提出を通じてこれらの注意事項の再確認を求め、適正な取引を推進する。
・発注・納品検収体制
各キャンパスの納品検収担当部署（事務部門）が検収業務を担う、実効性のあるチェック体制を構築する。特に、機関発注を行うものについては、発注データ（発注書や契約書等）と納入された現物とを照合するとともに、据え付け調整などの設置作業を伴う納品の場合は、設置後の現場における納品確認を徹底する。
効率的な研究遂行のため、一定金額以下の物品等（競争的研究費で 10 万円未満の消耗品（耐用年数を問わない））を購入する場合、研究者による発注を認めているが、発注金額の妥当性、発注先の選定理由とその公平性、研究目的との関連性等の説明責任が伴うことを研究者に浸透させる。
指定業者購買の導入を進めることにより、機関発注の対象拡大と事務部門による発注データと納品物との照合を行う対象の拡充を検討する。
・特殊な役務に関する検収
特殊な役務（データベース・プログラム・デジタルコンテンツ作成、機器の保守点検等）については、カラ検収等を防止する観点から「公的資金マニュアル」に記載された検収に関わる明確なルール（仕様書や出来上がったデータ（の一部）等を提出させて、必要な知識を有する者（発注者および関係者を除く）がチェッ
3クを実施する）に則り検収を行い、必要に応じて検収方法の見直しを講じる。
・非常勤雇用者の勤務状況確認等
採用時には、雇用契約書や労働条件通知書を通じて、事務部門から被雇用者に勤務条件等の説明を行う。
実際の勤務状況については、教員については勤務簿や従事日誌等、職員については導入している勤務管理システムをもとに事務部門が確認を行う。
・換金性の高い物品の管理備品（1 点または１組の価格が 20 万円以上かつ耐用年数が 1 年以上の物品）については、管財担当部署（事務部門）が備品登録を行い、資産台帳にて管理を行う。
価格が 20 万円未満の場合でも、特に換金性が高いと考えられるノートパソコ
ンやモバイル情報端末は、管財担当部署が検収時に「公的資金」と記したラベルを貼付する。併せて、研究環境を取り巻く時々の社会的要請に応じ、特別に管理する物品については適宜見直しを行う。
・研究者の出張計画の実行状況等の把握・確認「公的資金マニュアル」において、研究者に対し出張の事実確認を行える書類の提出を求め、各キャンパスの学術研究支援担当部署（事務部門）が内容確認を行い、必要に応じて研究者に照会する等により、架空請求や二重請求等の不正受給を防ぎつつ研究費の適切な執行が行えるよう管理する。

第５節 情報発信・共有化の推進
公的資金の不正使用を未然に防ぐため、研究者が執行ルール等を事前に照会・相談等できる体制を整備する。
義塾では、公的資金の執行ルール等に関する機関内外からの相談は学術研究支援部および各キャンパスの学術研究支援担当部署が窓口となり受け付け、また、これら担当者間の情報共有・共通理解促進のための取り組みを推進しているところであり、引き続き、教員と事務職員、関連部門間のコミュニケーションの円滑化を図っていく。
義塾における公的資金の不正使用防止に向けた取り組みに関する社会への説
明責任を果たすため、機関の方針等や諸手続きについて、内外の利用者の視点に4

立って分かりやすく情報発信を行う。

第６節 モニタリングの在り方
・内部監査の質の向上
最高管理責任者である塾長の直轄組織である業務監査室は、監査手順を示した「監査マニュアル」や不正発生要因等を踏まえた「監査計画」の見直しを毎年度行い、ルールや条件に照らした一定数のチェックを行うことで監査の質を保つ。
・リスクアプローチ監査の実施等
義塾の実態に即し、不正が発生する要因を分析し、不正が発生するリスクに対して重点的な監査（リスクアプローチ監査）を実施するとともに、分析・リスク評価の手法を継続的に改善して実効性を高める。
2022 年度より着任する常勤の監事とともに、内部監査において有識者（専門的な知識を有する者）の活用を具体化するため継続的な検討を行う。
・監事等との連携
監査計画策定時に、重点項目の設定や分担等を調整するなど監事と綿密に連携する。監事監査において指摘された事項を、内部監査における重点事項としてフォローアップを実施することで、連携した PDCA サイクルを機能させる。

5