資料１
三豊市公文書等の管 理に関する条例（案）目次
第１章

総則（ 第１条・第２条）

第２章

行政文 書の管理（第３条―第１２条）

第３章

歴史公 文書の保存、利用等（第１３条―第２６条）

第４章

公文書 等管理委員会（第２７条・第２８条）

第５章

雑則（ 第２９条―第３１条）

附則

第１章

総則

（目的）
第１条

この条 例は、市 の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が市民共有の知的財産であることに鑑み、公文書等の管理について基本的な事項を定めて行政文書を適正に管理するとともに、三豊市文書館（以下「文書館」という。）において郷土の歴史的、文化的価値を有する歴史公文書の保存及び利用を図ることにより、行政の適正で効率的な運営を確保して現在及び将来にわたり市の説明責任を全うし、市民が主体的に活動する協働のまちづくりの推進に寄与することを目
的とする。
（定義）
第２条

この条 例におい て、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
実施機関

市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産 評価審査委員会及び議会をいう。
行政文書

実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、

フィ ル ム 及 び 電 磁 的 記 録 (電 子的方式 、磁気 的 方式その 他人の知 覚に よっては認識 す る こ と が で き な い 方 式で作 られた 記録 を いう。以下同 じ 。)で あって、かつ、当該実施機関 の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう 。ただし、次に掲げるものを除く。
ア

官報、公報、白 書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的と して発行されるもの

1

イ

歴史公文書

ウ

図書館その他こ れらに類する市の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学 術研究用の資料として特別の管理がされているもの
歴史公文書

郷土の歴史的、文化的価値を有する行政文書、地域資料（市行

政の推移が歴史的に 跡付けられるものとして市長が認める文書をいう。）、刊行
物その他の記録であ って、文書館に移管され、又は寄贈若しくは寄託を受けたものをいう。
公文書等
第２章

行政文書及び歴史公文書をいう。
行 政文書の管理（取扱いの原則）
第３条

実施機 関の職員 は、正確に、迅速に、及び丁寧に行政文書を取り扱い、事務が効率的かつ 適正に行われるように組織として管理し、私的な管理をしてはな
らない。
（作成）
第４条

実施機 関の職員 は、第１条の目的を達成するため、当該実施機関における経緯も含めた意 思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するこ とができるよう、事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければな らない。
（整理）
第５条

実施機 関の職員 が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関の規則等（ 以下「規則等」という。）で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称 を付するとともに、保存年限及び保存年限の満了する日を設定しなければならな い。
２

実施機関は 、能率的 な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資する

よう、適時に、 相互に密接な関連を有する行政文書（保存年限を同じくすることが適当であるも のに限る。）を一の集合物（以下「ファイル」という。）にまとめ
なければならな い。
３

前項の場合 において 、実施機関は、規則等の定めるところにより、当該ファイルについて分類 し、名称を付して体系的に登録するとともに、保存年限及び保存年限の満了する 日を設定しなければならない。
４

実施機関は 、職務の 遂行上必要があるときは、その必要な限度において、第１2

項及び前項の規定により設定した保存年限及び保存年限の満了する日を延長することができる。
５

実施機関は 、ファイ ルについて、保存年限（延長された場合にあっては、延長後の保 存 年 限 。 以 下 同 じ 。） の 満了前ので きる 限り早い時 期に、保存 年限 が満了したときの措置として、第８条第１項後段に規定する基準に該当する歴史公文書に該当するものにあっては文書館への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
（保管及び保存）第６条

実施機 関は、フ ァイルについて、保存年限が満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により保存しなければならない。
２

前項の場合 において 、実施機関は、当該ファイルの集中管理の推進に努めなければならない。

３

実施機関は 、電磁的 記録によるファイルを保管し、及び保存するときは、当該ファイルの改ざん、盗難、消失及び漏えいを防止するため、必要な措置を講じなければならない。
（ファイル管理簿）

第７条

実施機 関は、行 政文書の管理を適正に行うため、ファイルの分類、名称、保存年限その他必要事項を記載したファイル管理簿を作成し、公表しなければならない。ただし、公表に当たっては、三豊市情報公開条例（平成 18 年三豊市条
例第 11 号）第７条各 号に掲げ る非公開情報に該当するものを除く。
（移管又は廃棄）第８条

実施機 関は、フ ァイルの保存年限が満了したときは、第５条第５項の規定による定めに基づき、当該ファイルを文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。この場合において、当該移管の基準については規則等で定める。
２

実施機関（ 市長を除 く。以下第９条、第１６条第３項及び第２４条において同じ。）は 、 前 項 の 規 定 に よ り 保 存年限が 満了し たファイル を廃棄しよ うと すると
きは、あらかじめ市長の意見を聴くものとする。

３

実施機関は 、文書館 に移管するファイルについて、第１４条第１項第１号に該当する も の と し て 文 書 館 に お いて利 用の制限 を行う ことが適 切と認 める場 合は、その旨の意見を付さなければならない。

3

（管理状況の 報告等）
第９条

実施機 関は、フ ァイル管理簿の作成状況その他の行政文書の管理状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。
２

市長は、毎 年度、前 項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならな
い。

３

市長は、第 １項に定 める報告を受け、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の適切な移管を確保するために必要があると認めるときは、実施機関に対し、その管理状況に関する報告若しくは資料の提出を求めて改善のための助言を行い、又は当該職員に実地調査をさせることができる。
（行政文書管理規程等）

第１０条

実施 機関は、 行政文書の管理が第３条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する定め（以下「行政文書管理規程等」という。）を設けなければならない。
２

行政文書管 理規程等 には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
作成に関する事項
整理に関する事項
保管及び保存に関する事項
ファイル管理簿に関する事項
移管又は廃棄に関する事項
管理状況の報告等に関する事項
点検に関する事項
その他行政文書の管理に必要な事項
３

実施機関は 、行政文 書管理規程等を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
（出資法人の文書の管理）

第１１条

市が 出資し、 又は財産上の援助を行う法人のうち実施機関が定める法人(以下「出資法人」という。)は、この条例の趣旨にのっとり、当該出資法人の保有する文書の適正な管理に関し必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
２

実施機関は 、出資法 人に対し、前項の措置を講ずるよう指導に努めるものとする。

4

（指定管理者の文書の管理）
第１２条

地方 自治法(昭和 22 年法律第 67 号)第２４４条の２第３項の規定により、公の施設の管理を行わせるものとして市が指定したもの（以下「指定管理者」という。） は 、 こ の 条 例 の 趣 旨 に のっとり 、当該 指定に係る 公の施設の 管理 に関する文書であって当該指定管理者が保有するものの適正な管理に関し必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
２

前条第２項 の規定は 、前項の指定管理者について準用する。
第３章

歴 史公文書の保存、利用等（歴史公文書 の保存）
第１３条

市長 は、歴史 公文書について、第２５条の規定により廃棄されるに至る

場合を除き、文書館において永久に保存しなければならない。
２

市長は、歴 史公文書 について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

３

市長は、歴 史公文書 に個人情報（個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるこ と と な る も の を 含 む 。） をいう。） が 記 録されてい る場合に は 、 当該個人
情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

４

市長は、歴 史公文書 の分類、名称その他の歴史公文書の適切な保存及び利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。
（歴史公文書 の利用請 求及びその取扱い）

第１４条

市長 は、文書 館において保存されている歴史公文書について前条第４項の目録の記載に従い利用の請求があった場合には、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。
当該歴史公文書に次に掲げる情報が記録されている場合
ア

情報公開条例第 ７条第１号に掲げる情報イ

情報公開条例第 ７条第２号に掲げる情報

ウ

情報公開条例第 ７条第４号ア又はオに掲げる情報エ

情報公開条例第 ７条第５号に掲げる情報

オ

情報公開条例第 ７条第６号に掲げる情報

5

カ

個人情報保護条 例第１６条第３号イに掲げる情報

当該歴史公 文書が損傷しやすい等、保存上支障のある場合
当該歴史公 文書の寄贈者又は寄託者と利用の制限について特約がある場合
２

市長は、前 項に規定 する利用の請求に係る歴史公文書が同項第１号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該歴史公文書が行政文書として作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該歴史公文書に第８条第３項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければ
ならない。

３

市長は、第 １項第１ 号に掲げる場合であっても、同号アからカまでに掲げる情報が記録されて いる部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求をした者（以 下「請求者」と いう。）に対し、当該部分を除いた部分を利用させなけ
ればならない。 ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められると きは、この限りでない。
（本人情報等の取扱い）
第１５条 市長は、前条第１項第１号アの規定にかかわらず、同号アの規定に掲げる情報により識別される特定の個人（以下この条において「本人」という。）から、当該情 報 が 記 録 さ れ て い る 歴 史公文 書につい て利用 請求があ った場 合にお いて、本人で あ る こ と を 示 す 書 類 の 提示又 は提出が あった ときは、 本人の 生命、 健康、
生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該歴史
公文書につき同号アに掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。
２ 市長は、前条第 １項第１号アの規定にかかわらず、死亡した者を本人とする個人情報が記録されている歴史公文書について、その死亡の当時における次に掲げる者（以下「遺族」という。）から利用請求があった場合において、当該遺族であることを示す書類の提示又は提出があったときは、当該歴史公文書につき同号アに掲げる情報が記録されている部分についても、利用させることができる。
当該死亡した本人の配偶者（婚姻の届出をしていないが、事実上婚姻関係と同様の事情にあった 者を含む。）及び２親等内の血族
当該死亡した本人の３親等内の親族（前号に掲げる者がいない場合に限る。）（第三者に対す る意見書 提出の機会の付与等）
第１６条

利用 請求に係 る歴史公文書に国、独立行政法人等（公文書等の管理に関6する法律（平成 21 年法律第 66 号）第２条第２項に規定する独立行政法人等をいう。）、地方公共団体、地方独立行政法人（地方独立行政法人法（平成 15 年法律第 118 号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう。）及び利用請求をした者 以 外 の 者 （ 以 下 こ の 条 におい て「第三 者」と いう。）に関 する 情報 が記録されている場合には、市長は、当該歴史公文書を利用させるか否かについての決定をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る歴史公文書の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
２

市長は、第 三者に関 する情報が記録されている歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第７条第１号イに規定する情報又は同条第２号ただし書に規定する人の生命、健康、生活又は財産を保護するため公にすることが必要であると認められる情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければなら な い 。た だ し 、当 該 第 三 者の所在が 判明しない 場合は 、 こ の限 り で な い 。

３

市長は、歴 史公文書 であって第１４条第１項第１号エに該当するものとして第８条第３項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

４

市長は、第 １項又は 第２項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも２週間を置かなければならない。この場合において、市長は 、その決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。
（利用の方法）第１７条

市長 が歴史公 文書を利用させる場合には、文書、図画、写真又はフィルムについては閲覧又は写しの交付により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を考慮して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法に

7

より歴史公文書を利用させる場合にあっては、当該歴史公文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときに限り、当該歴史公文書を複写したものを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。
２

歴史公文書 の館外へ の貸出しは、行わないものとする。ただし、博物館等における企 画 展 示 の た め 歴 史 公 文 書を利 用する等 、市長 が特に必 要と認 める場 合は、
この限りでない。

（利用請求の手 続）第１８条

歴史 公文書の 利用請求をしようとする者は、規則で定める様式により、書面で市長に提出しなければならない。ただし、開架により閲覧に供しているものについては、この限りではない。
２

市長は、請 求書に形 式上の不備があると認めるときは、請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、市長は、請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

（利用請求に対 する決定等）
第１９条

市長 は、利用請求に係る歴史公文書の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定を し、規則で定める方法により請求者に対して書面で通知しなければならない。
２

市長は、利 用請求に 係る歴史公文書の全部を利用させないときは、その旨の決定をし、規 則で定める方法により請求者に対して書面で通知しなければならない。
３

前２項の決 定は、請 求書が提出された日から起算して１５日以内にしなければならない。ただ し、前条第２項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日 数は、当該期間に算入しない。
４

前項の規定 にかかわ らず、市長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を請求書が提出された日から起算して３０日以内に限り延長することができる。この場合において、市長は規則に定める方法により請求者に対して遅滞なく、書面で通知しなければならない。
(利用決定等の期限の特例)

第２０条

利用 請求に係 る歴史公文書が著しく大量であるため、当該請求書が提出された日から起算して３０日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、市長は、利用請求に係る歴史公文書のうち相当の部分につき当該期間内8に利用決定等をし、残りの歴史公文書については、相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、市長は、同条第３項に規定する期間内に、規則で定める方法により、請求者に対して書面により通知しなければならない。
（費用負担）
第２１条
２

歴史 公文書の 利用に係る手数料は、無料とする。

歴史公文書 の提供を 受ける者は、規則で定める額を負担するものとする。
（不服申立て 及び公文 書等管理委員会への諮問）

第２２条

利用 請求に対 する決定等について不服がある者は、市長に対し、行政不服審査法（昭和 37 年法律第 160 号）による不服申立てをすることができる。
２

前項の不服 申立てが あったときは、市長は、当該不服申立てが明らかに不適法である と き を 除 き 、 速 や か に 、第４ 章に規定 する公 文書等管 理委員 会に諮 問し、規則で定める様式により、申立人に通知しなければならない。

３

市長は、前 項の規定 による諮問に対する答申を受けたときは、これを尊重し、速やかに当該不服申立てに対する決定をしなければならない。
（利用の促進）

第２３条

市長 は、歴史 公文書（第１４条の規定により利用させることができるものに限 る 。） に つ い て 、 展 示 そ の他の方 法によ り積極的に 一般の利用 に供 するよ
う努めなければならない。
（移管元実施 機関によ る利用の特例）
第２４条

歴史 公文書を 移管した実施機関が市長に対してそれぞれその所掌事務又は業務を遂行するため必要であるとして当該歴史公文書について利用請求をした場合には、第１４条第１項第１号の規定は、適用しない。
（歴史公文書 の廃棄）
第２５条

文書 館におい て保存する歴史公文書のうち、市長が保存する必要がないと認めたものについては、焼却、溶解等適当な措置を講じた上で廃棄するものとする。この場合において、市長は、あらかじめ、第４章に規定する公文書等管理委員会に諮問しなければならない。
（保存及び利用の状況の公表）
第２６条

市長 は、歴史 公文書の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。
第４章

公 文書等管理委員会

9

（公文書等管 理委員会 の設置）
第２７条

公文 書等を適 正に管理し、かつ文書館の円滑で積極的な運営を図るため、

三豊市公文書等管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
２

委員会は、 第２２条 第２項及び第２５条の規定によりその権限に属させられた事項を処理する。
（組織等）

第２８条
２

委員 会は、委 員９人以内をもって組織する。

委員会の委 員は、公 文書等の管理に関して学識を有する者又は市長が必要と認める者のうちから、市長が委嘱し、又は任命する。

３

委員の任期 は、２年 とする。ただし、補欠の委員の任期は、前任者の残任期間とする。

４

委員は、再 委嘱され 、又は再任されることを妨げない。

５

委員は、職 務上知り 得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同
様とする。

６

この条例に 規定する もののほか、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、規則で定める。
第５章

雑則

（研修）
第２９条

実施 機関は、 当該機関の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
（組織の見直しに伴う行政文書の適正な管理のための措置）
第３０条

実施 機関は、 当該実施機関について統合、廃止等の組織の見直しが行われる場合には、その管理する行政文書について、統合、廃止等の組織の見直しの後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。
（委任）
第３１条

この 条例に定 めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、実施機関が定める。

附則10

（施行期日）１

この条例は 、平成２ ７年４月１日から施行する。
（三豊市文書館協議会設置条例の廃止）

２

三豊市文書 館協議会 設 置 条 例（平成 21 年三豊 市条例第 32 号）は、廃止す る。
（三豊市情報公開条例の一部改正）

３

三豊市情報 公開条例 の一部を次のように改正する。
第２条第２ 号イ中「文書 館、」及び「（第２３条においてこれらを「文書館等」という。）」を削り、同号イを同号ウとし、同号アの次に次のように加える。
三豊市 公文書等 の管理に関する条例（平成 26 年三豊市条例第●号）第２条

イ

第３号に定 める歴史公文書
第２３条第 １項中「 又は文書館等において管理されている行政文書であって、一般に閲覧させ、若しくは貸し出すことができるとされているもの」を削る。
（三豊市特別 職の職員 で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改
正）４

三豊市特別 職の職員 で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例（平成 18
年三豊市条例第 55 号）の一部 を次のように改正する。
別表中「文 書館協議 会委員」を「公文書等管理委員会委員」に改める。
（三豊市文書 館条例の 一部改正）

５

三豊市文書 館条例（平成 19 年三豊市条例第 41 号）の一部を次のように改正する。
第１条中「 郷土の歴 史的、文化的価値を有する市の行政文書、地域資料、刊行物その他の記録を収 集し、」を「本市の歴史公文書を適切に」に改める。
第２条各号 を次のよ うに改める。
実施機 関

市長 、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会 、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。
行政文書

実施機 関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィル ム及び 電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識 すること ができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、か つ、当 該実施 機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有 している ものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア

官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目 的として発行されるもの

11

イ

歴史 公文書ウ

図書館その他これらに類する市の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又 は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
歴史公 文書郷 土の歴史的、文化的価値を有する行政文書、地域資料（市

行政の推移 が歴史的に跡付けられるものとして市長が認める文書をいう。）、刊行物その 他の記録であって、文書館に移管され、又は寄贈若しくは寄託を受けたもの をいう。
第６条及び 第７条を 削り、第５条第１号中「永久保存文書等」を「歴史公文書」に改め、「収集、」 を削り、同条第２号から第４号までの規定中「永久保存文
書等」を「歴史公文 書」に改め、同条を第７条とする。
第４条を第 ６条とし 、同条に次の２項を加える。
２

館長は、 所管の事 務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

３

専門職員 その他職 員は、館長の命を受け、所掌の事務を処理する。
第３条の次 に次の２ 条を加える。
（休館日）

第４条

文書 館の休館 日は、次のとおりとする。
日曜日 及び土曜 日
館内整 理日（毎 月末日。ただし、月の末日が休館日に当たるときは、その前の開館日 とする。）
国民の 祝日に関 する法律（昭和 23 年法律第 178 号）に規定する休日
１２月 ２９日か ら翌年１月３日までの日
特別整 理日（一 の年度につき連続１０日以内で市長が定める期間）２

前項の規 定にかか わらず、市長は、特に必要があると認めるときは臨時に休館し、又は休館日に 開館することができる。
（開館時間 ）

第５条
２

文書 館の開館 時間は、午前９時から午後５時までとする。

前項の規 定にかか わらず、市長は、特に必要があると認めるときは、開館時間を変更することが できる。
第８条第１ 項中「及 び永久保存文書等の利用に係る手数料」を削り、同条第２項を削る。
第１１条を 削る。

12

第１０条第 １項中「 永久保存文書等」を「歴史公文書」に改め、同条を第１１条とする。
第９条を第 １０条と し、同条の前に次の１条を加える。
（遵守事項 ）
第９条

文書 館の利用 者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
公の秩 序を乱し 、善良な風俗を害する行為をしないこと。
無断で 展示品の 模写、撮影等をしないこと。
飲食し 、若しく は喫煙し、又は火気を使用しないこと。
その他 管理運営 上必要な指示に反する行為をしないこと。

13

資料２

【附則第3項関係】

三豊市情報公開条例(平成18年三豊市条例第11号) 一部改正 新旧対照表(抄)

改正後（案）

現

(定義)

行

(定義)

第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、 第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
当該各号に定めるところによる。
(1) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。

(1) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。

(2) 行政文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)
であって、かつ、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。
ただし、次に掲げるものを除く。

(2) 行政文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)
であって、かつ、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。
ただし、次に掲げるものを除く。

ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

イ 三豊市公文書等の管理に関する条例第２条第３項に定める歴史公文書

イ 文書館、図書館その他これらに類する市の施設(第23条においてこれらを「文書館等」という。)において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

ウ 図書館その他これらに類する市の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの(他の制度との調整)(他の制度との調整)

第23条 この条例の規定は、法律の規定により、行政機関の 第23条 この条例の規定は、法律の規定により、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号)の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号)の規定が適用されないこととされたものについては、適用し規定が適用されないこととされたもの又は文書館等において管理されている行政文書であって、一般に閲覧させ、若ない。
しくは貸し出すことができるとされているものについては、適用しない。

2

実施機関は、他の法令等の規定により、何人にも公開請 2 実施機関は、他の法令等の規定により、何人にも公開請求求に係る行政文書が第15条第2項に規定する方法と同一のに係る行政文書が第15条第2項に規定する方法と同一の方方法で公開することとされている場合(公開の期間が定め法で公開することとされている場合(公開の期間が定めらられている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、同れている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、同項項の規定にかかわらず、当該行政文書については、当該同の規定にかかわらず、当該行政文書については、当該同一一の方法による開示を行わない。ただし、当該他の法令等の方法による開示を行わない。ただし、当該他の法令等のの規定に一定の場合には公開をしない旨の定めがあると規定に一定の場合には公開をしない旨の定めがあるとき
きは、この限りでない。
は、この限りでない。

3

他の法令等の規定に定める公開の方法が縦覧であるとき 3 他の法令等の規定に定める公開の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を第15条第2項の閲覧とみなして、前項の規は、当該縦覧を第15条第2項の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。
定を適用する。

1/4

【附則第5項関係】

三豊市文書館条例(平成19年三豊市条例第41号) 一部改正 新旧対照表(抄)

改正後（案）

現

(設置)

行

(設置)

第1条 本市の歴史公文書を適切に保存し、広く利用に供す 第1条 郷土の歴史的、文化的価値を有する市の非現用文書、地域資料、刊行物その他の記録を収集し、保存し、広く利ることにより、地域文化の発展に寄与するため、文書館を用に供することにより、地域文化の発展に寄与するため、設置する。
文書館を設置する。
(定義)

（定義）

第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、 第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員
会及び議会をいう。

(1) 行政文書 三豊市情報公開条例(平成18年三豊市条例第11号)第2条第2号に規定する行政文書をいう。

(2) 行政文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)
であって、かつ、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。
ただし、次に掲げるものを除く。

(2) 非現用文書 保存期間が満了した行政文書で、職員が現に利用に供しなくなったものをいう。

ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ

歴史公文書

ウ 図書館その他これらに類する市の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの(3)
歴史公文書 郷土の歴史的、文化的価値を有する行政文書、地域資料（市行政の推移が歴史的に跡付けられるものとして市長が認める文書をいう。）、刊行物その他の記録であって、文書館に移管され、又は寄贈若しくは寄託を受けたものをいう。

(3) 地域資料 市以外の法人、個人、団体等が所有する記録資料をいう。

(4)(4) 永久保存文書等 郷土の歴史的、文化的価値を有する
非現用文書、地域資料、刊行物その他の記録をいう。

公文書等

行政文書及び歴史公文書をいう。

(名称及び位置)(名称及び位置)

第3条 文書館の名称及び位置は、次のとおりとする。

第3条 文書館の名称及び位置は、次のとおりとする。

(1)

名称 三豊市文書館(1) 名称 三豊市文書館(2)

位置 三豊市山本町財田西375番地(2) 位置 三豊市山本町財田西375番地

（休館日)
第4条
(1)

文書館の休館日は、次のとおりとする。
日曜日及び土曜日(2) 館内整理日(毎月末日。ただし、月の末日が休館日に当たるときは、その前の開館日とする。)(3) 国民の祝日に関する法律(昭和 23 年法律第 178 号)に規定する休日(4)

12 月 29 日から翌年 1 月 3 日までの日(5) 特別整理日(一の年度につき連続 10 日以内で市長が定める期間)
2 前項の規定にかかわらず、市長は、特に必要があると認めるときは臨時に休館し、又は休館日に開館することが
できる。
2/4

(開館時間)第 5 条 文書館の開館時間は、午前９時から午後５時までとする。
2

前項の規定にかかわらず、市長は、特に必要があると認めるときは、開館時間を変更することができる。
(職員)

(職員)

第6条 三豊市文書館(以下「文書館」という。)に、館長、専 第4条 三豊市文書館(以下「文書館」という。)に、館長、専門職員その他必要な職員を置く。
門職員その他必要な職員を置く。
2 館長は所管の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
3 専門職員その他職員は、館長の命を受け、所掌の事務を
処理する
(業務)

(業務)

第7条 文書館は、次に掲げる業務を行う。

第5条 文書館は、次に掲げる業務を行う。

(1)

歴史公文書の整理及び保存に関すること。

(1)

永久保存文書等の収集、整理及び保存に関すること。

(2)

歴史公文書の利用に関すること。

(2)

永久保存文書等の利用に関すること。

(3)

歴史公文書の知識の普及及び啓発に関すること。

(3)

永久保存文書等の知識の普及及び啓発に関すること。

(4)

歴史公文書の調査及び研究に関すること。

(4)

永久保存文書等の調査及び研究に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書館の設置の目的を達成するために市長が必要と認める業務(5) 前各号に掲げるもののほか、文書館の設置の目的を達成するために市長が必要と認める業務(行政文書の移管等)第6条 市長は、非現用文書を速やかに文書館に移管するも
のとする。

（削除）

2 刊行物その他の記録の移管については、非現用文書の移管に準じて行うものとする。
3 前2項の規定により非現用文書及び刊行物その他の記録を移管する基準は、規則で定める。
(永久保存文書等の利用及び利用制限)

第7条 市長は、永久保存文書等を一般の利用に供するものとする。
2 市長は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する永久保存文書等については、学術研究上特に必要があると認めた場合を除き、利用を制限することができる。
(1) 法令の規定により公開することができない情報が記録されている物(2) 市以外の法人、個人、団体等の権利、利益等を侵害するおそれがある情報が記録されている物(3) 損傷しやすい等、保存上支障のある物(4) 寄贈者又は寄託者と利用の制限について特約がある
物(5) 前各号に掲げるもののほか、公益上の理由等により利用を制限することが必要と認められる物(費用負担)(費用負担)

第8条 文書館の入館料は、無料とする。

第8条 文書館の入館料及び永久保存文書等の利用に係る手数料は、無料とする。
2 永久保存文書等の写しの交付を受ける者は、実費の範囲内において規則で定める費用を負担するものとする。

(遵守事項)
第９条 文書館の利用者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 公の秩序を乱し、善良な風俗を害する行為をしないこと。
(2)

無断で展示品の模写、撮影等をしないこと。
3/4

(3) 飲食し、若しくは喫煙し、又は火気を使用しないこと。
(4) その他管理運営上必要な指示に反する行為をしないこと。
(入館の制限)(入館の制限)第10条 市長は、次の各号のいずれかに該当する者に対して、入館を拒み、又は退館を命ずることができる。
(1)

第9条 市長は、次の各号のいずれかに該当する者に対して、入館を拒み、又は退館を命ずることができる。
(1) 施設等を汚損し、又は損傷するおそれがある者

施設等を汚損し、又は損傷するおそれがある者(2) 他人に危害を及ぼし、又は迷惑をかけるおそれがある
者(2) 他人に危害を及ぼし、又は迷惑をかけるおそれがある者(3) 前2号に掲げるもののほか、文書館の管理上支障があると認められる者(3) 前2号に掲げるもののほか、文書館の管理上支障があると認められる者(損害賠償等)(損害賠償等)第11条 利用者は、文書館の施設、備品、歴史公文書その他 第10条 利用者は、文書館の施設、備品、永久保存文書等その文書館が管理する物を滅失し、又は損傷したときは、直の他の文書館が管理する物を滅失し、又は損傷したとき
ちに市長に届け出なければならない。
は、直ちに市長に届け出なければならない。

2

前項の場合において、利用者は、市長が定めるところに 2 前項の場合において、利用者は、市長が定めるところによりその損害を賠償しなければならない。ただし、市長がよりその損害を賠償しなければならない。ただし、市長がやむを得ない事情があると認めるときは、賠償額を減額
やむを得ない事情があると認めるときは、賠償額を減額し、又は免除することができる。
し、又は免除することができる。
(委任)
（削除）

第11条 この条例に定めるもののほか、文書館の管理等に関し必要な事項は、規則で定める。

4/4

資料３

三豊市公文書等の管理に関する条例の制定について −概要−

公文書等の管理に関する法律（平成23年4月1日施行）では、過去の不適切な文書管理事例を教訓として、国の行政文書から歴史公文書等までを含めた公文書等の適切な保存・利用について規定するとともに、地方公共団体においても、同法の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努力義務が課された。
これらの公文書等の管理を取り巻く情勢の変化を踏まえ、本市においても、市のすべての機関に適用される行政文書管理の統一的ルールを定めて、そのルールを徹底し、文書館との連携の下、公文書等のより適正な保存及び利用を図るため、三豊市公文書等の管理に関する条例を制定する。

【三豊市の課題】
・ 現行の市文書管理規程は他機関へ適用できない・ 市長部局（教育委員会準用）以外は文書館への移管規定がない
・ 市民の目にふれることなく保存年限が決められ、満了により廃棄
・ 職員の文書に対する意識の不均衡

条例化による
課題解消

・ 現用文書と非現用文書を通じた作成から廃棄まで一連の基準の制定（市文書館との連携を制度化）
・ 他機関を含めた統一ルールでの運用
・ 第三者の意見を反映した管理体制
・ 協働のまちづくりを進めるうえで市民と共有の知的財産としての公文書等
・ 職員の意識の高揚を図り、取扱基準の明確化、行政文書作成の義務化【条例化による対象機関の拡大】
行政機関等
市長（公営企業管理者）
教育委員会事務局
議会事務局
選挙管理委員会事務局
農業委員会事務局
監査委員会事務局
固定資産評価委員会事務局
土地開発公社
公の施設の指定管理者
その他一般文書・法人文書等（寄贈）

文書管理規程 情報公開条例 文書館条例
○
○
○
○（準用）
○
×
×
○
×
○
×
×
○
×
×
○
×
×
×
○
×
×
×
×
×
×
×
×
×
○

公文書等管理条例
○
△ → ○
× → ○
× → ○
× → ○
× → ○
× → ○
努力義務
努力義務
○

資料４
2014.7.29【公文書管理条例制定に伴う文書館関係条例改廃のポイント】※公文書管理条例…三豊市公文書等の管理に関する条例（案）※情報公開条例…三豊市情報公開条例一部改正（案）※文書館条例…三豊市文書館条例一部改正（案）１．公文書等の定義…公文書管理条例が対象とするものは何か。
・公文書等とは行政文書及び歴史公文書（公文書管理条例第 2 条第 4 号）
・行政文書とは（公文書管理条例第 2 条第 2 号）
情報公開条例の一部改正（第 2 条第 2 号）
文書館条例の一部改正（第 2 条第 2 号）
・歴史公文書とは（公文書管理条例第 2 条第 3 号）
文書館条例の一部改正（第 1 条、第 2 条第 3 号）
現用文書の保存期限が満

保存期限の延長（現用文書・行政文書）了するまで（行政文書）

非現用文書

廃棄文書
郷土の歴史的、文化的価値を有する ①行政文書②地域資料（市行政の推移が歴史的に跡付けられるものとして市長が認める文書）③刊行物その他の記録※ 歴史公文書とは①②③で文書館に移管され、又は寄贈若しくは寄託を受けたもの
・現行文書館条例での地域資料とは地域資料…古文書等（「三豊市文書館運営計画」（平成 22 年 12 月策定）１の（４）の②）「三豊市文書館における地域資料の寄贈及び寄託受入実施要綱（平成 23 年 6 月告示）
」第 1
条で地域資料とは古文書、記録その他歴史的な資料
２．公文書等管理委員会の設置
・公文書等管理委員会の設置（公文書管理条例第 27 条第 1 項）
・三豊市文書館協議会設置条例の廃止（公文書管理条例附則第 2 項）
・公文書等管理委員会の役割①文書館の運営（公文書管理条例第 27 条 1 項）
②利用請求に対する決定等に不服がある場合の審査（公文書管理条例第 22 条）
現用文書の非公開に関しては情報公開条例、情報公開審査会で審査③歴史公文書を廃棄する場合の審査（公文書管理条例第 25 条）