あなたのスキルは社会に役立つ

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エンジニアだからできる社会貢献

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東日本大震災の発生直後に発足したHack For Japanや「市民が主体となって自分たちの街の課題を技術で解決するコミュニティ作り支援」を掲げるCode for Japanのメンバーを始めとして、日本各地で技術を活用した社会貢献活動が行われています。本連載では、防災や減災、地域の活性化や課題解決、そして人材育成など、「エンジニアだからできる社会貢献」の取り組みをお届けします。

第 131 回

ライト公文書づくりワークショップ──自治体の文書がこんなにわかりやすい訳がない！
● Code for Oita ／シビックテック広場 佐藤 哲也（さとう てつや） Twitter @satetsu●シビックテック広場 筈井 淳平（はずい じゅんぺい） note https://note.com/hazuijunpei

注1
音声 SNS「Clubhouse」
で、毎週金曜日の夜にシビックテックをテーマにしたトークルーム「シビックテックを語ろう」を開催しています 。今回は、
注2

このトークルームでの会話をきっかけに実施したオ実際に発行された公文書を読みやすくする編集作業を、2グループに分かれて行いました。

公用文がわかりにくい原因

ン ラ イ ン イ ベ ン ト「 ラ イ ト 公 文 書 づ く り ワ ー ク

ライト公文書づくりワークショップでは、岩田一ショップ 自治体の文書がこんなにわかりやすい訳

成氏の著書『新しい公用文作成ガイドブック わかがない！」 の模様をお伝えします。

注4
りやすく伝えるための考え方』を参考にしました。

注3

行政の出す公文書は読むのが難しい？
ワークショップ開催のきっかけ

岩田氏は同書の第 15 章で、公用文がわかりにくい原因を 5 つのパターンで示しています。
●専門用語が多用されがち公用文は硬い文章になる傾向があります。とくに行政が発行する文書（公文書）って読むのが難しい

法律文を背景に持つ文書では法律文から借用してきですよね。公文書がなぜ難しいのかというテーマにた文章を使うため、漢字の多い、硬い文章になりがついて、6 月 3 日の「シビックテックを語ろう」で議ちです。この傾向は公用文に限った話ではありませ論を重ねた結果、今回のイベント開催に至りましん。文中で業界の専門用語やカタカナ語を多用してた。小説の中でも軽めの文体で書かれることの多いしまうケースにも当てはまります。このような文章ライトノベルのように、読みやすいライトな公文書は、その業界に属さない読み手には伝わりにくい文があっても良いのではないかという意図から、「ラ章になります。

イト公文書づくり」というタイトルのワークショップになりました。

●クレーム対策のために詳細に書き過ぎてしまうイベントにはシビックテックに取り組む人、自治

文章に、知っていることをすべて書こうとすると体職員、日本語教育の専門家など 9 人がオンラインその文章は長くなります。文章をより詳しく、よりで参加しました。イベントの前半は公文書が読みに正確に書けば書くほど、わかりやすさが損なわれてくい理由と、読み手に伝わる文書を書くための考えいきます。複雑な制度を文章で説明する場合、漏れ方についてディスカッションを行いました。後半はなく詳細に書いておかないと「書かれていないです

注 1 https://www.clubhouse.com/

注 2 本連載の第 119 回（本誌 2021年 11月号）で取り上げました。
注 3 https://peatix.com/event/3303990

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よね」というクレームが発生するかもしれません。
注 4 岩田一成 著、日本加除出版、2022 年

https://www.kajo.co.jp/c/book/04/0404/40892000001

第 131 回
ライト公文書づくりワークショップ──自治体の文書がこんなにわかりやすい訳がない！

そのため、クレームを避けようと詳細を足していく

この考え方は公文書だけではなく、私たちが文章と、その分文章は長く、わかりにくくなります。

を作成する際にも役立つ考え方です。日常的な作文に役立つ部分をピックアップしてみましょう。

●ストレートに書けない内容に対応するため、回りくどい表現になってしまう
公文書を書いていると、「市民（読み手）に費用負担読み手を想定する
広く一般の人が読むことを想定した文章では、義が生じるような制度は丁寧に書かなければならない」

務教育、つまり中学3年生までに学ぶ範囲の知識で理という心理が働くことがあります。ストレートに解できるようにします。たとえば、遠回しな書き方「今すぐお金を払ってください」と書くとクレームがを避けたり、主旨を明確にしたりといったことを考発生するかもしれませんが、ストレートに書かずに慮します。専門用語や外来語をむやみに使わず、読回りくどい表現ばかりが増えていくと、今度はわかみ手に通じる言葉を選びましょう。文章を読んだ人りにくい文章になってしまいます。

が理解し、行動しやすいように書くことが重要です。

●構成を作り込む前に書き始めてしまう

逆三角形型の構成にする

文章を書く前に構成をしっかり作っていないと、文章の性格に応じて構成を工夫します。とくに結読みやすい文章にはなりません。文章は誰に何を、論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明するとどんな順番で書くか、その情報を整理整頓しておくいった構成が良いでしょう。これは新聞の世界では必要があります。
『文章は「書く前」に 8 割決まる』と逆三角形型の構成と呼ばれています。重要なことかいう書籍も出ているほどです注 5。時間をかけて全体

ら順に説明していく構成パターンです。の構成を作り込みましょう。
●読み手の目線を想定しきれていない

タイトル・見出しを具体的なものにする
公文書ではタイトルに「◯◯について」とつけられ読み手の立場や気持ちを考えていないと、書き手たものをよく見かけます。
「◯◯」
について記述して目線の文章になってしまいます。とくに公用文ではいることは明らかなので、「について」の部分はあま

読み手の状況把握ができていないと、法律文から借り必要ではなく、より具体的なタイトルにしたほう用してきた漢字の多い文章を使っても大丈夫だろうが良いでしょう。また、タイトルの文字数にも気をと考えてしまいがちです。

配りましょう。文字数は少なく端的にまとめること日常的な作文にも役立つ「公用文作成の考え方」が重要です。

文化庁の文化審議会は 2022 年 1 月、読み手に伝一文の長さを 40 ～ 60 文字にする
わかりやすい文にするために、一文の長さを40 文わる文書を書くための手引きとして「公用文作成の字から60 文字程度にします。読点でつないで文章考え方」を文部科学大臣に建議しました注 6。公用文を長くしていくと主語と述語の関係が複雑になり、作成の基準が変わるのは 70 年ぶりです。
「公用文作読み手にとっての負担になります。一文には情報を成の考え方」では、公用文を「読み手とのコミュニ詰め込まずにひとつの論点を入れるようにして、論ケーション」としてとらえると定義しています。

点が 2 つ以上になる場合は、文を分けましょう。
また、「◯◯された」という受動態をむやみに使わ

注 5 上阪 徹 著、サンマーク出版、2011年

https://ydm.sunmark.co.jp/book/b10000571.html

注 6 https://www.bunka.go.jp/koho̲hodo̲oshirase/hodohappyo/93650001.html

ないことも重要です。受け身の表現は行為の主体が誰なのかがあいまいになってしまいます。能動態で「（誰が）◯◯した」と表現しましょう。

Nov. 2022 - 169あなたのスキルは社会に役立つ

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公文書は、私たちの手でどこまでライトにできるか？
実際に公文書をわかりやすくしてみよう
以上の説明をふまえて、オンラインイベント後半は公文書をライトにするワークショップを実施しました。題材として選んだのは、文部科学省が令和4年5月24日に発行した文書「学校生活における児童生徒等のマスクの着用について」（図1）注7 です。

「学校生活においてマスクの着用が不要な場面」を伝えるほうが適切でしょう。
また、一文の長さにも注目してみてください。この文書には 8 つの宛先が記載されています。そのため、宛先ごとに「宛先 A の場合は◯◯、宛先 B の場
合は◯◯」と記述が条件分岐するような箇所があり、一文が 437 字と長くなってしまっています。

2 チームに分かれて編集作業を実施
ワークショップでは 2 つのチームに分かれて「学ワークショップの前半で紹介した「公用文作成の校生活における児童生徒等のマスクの着用につい考え方」に照らし合わせてみると、この公文書はどて」を読み解き、どのような文章なら読み手が理解うでしょうか。何を言いたいのかすぐに理解できるしやすいか、それぞれの考え方で内容を整理しまし人は少ないのではないでしょうか。

た。その後、チーム内で議論しながら Google ド

まず、「学校生活における児童生徒等のマスクのキュメントで共同編集を行いました。当初 1 時間で着用について」というタイトルです。マスクの着用完了すると思っていた編集作業は予想を超えて 1 時についての文書、ということ以外に具体的な情報が間半もかかりましたが、イベント終了の 20 分前に伝わってきません。ここでは伝えたいこと、つまりいったん区切りを付けました。
チーム 1 の編集作業では、メンバー全員で「ここ注 7 https://www.pref.oita.jp/uploaded/attachment/2144018.

pdfがわかりにくい」という点を話し合ったあと、文面◆図 1 「学校生活における児童生徒等のマスクの着用について」
（抜粋）から「マスクを着けなくても良いのは、暑い日と外で体を動かす日である」という条件と「小学生向けの留意事項と、幼稚園児以下向けの留意事項がある」という条件があることを確認しました。そのうえで、どちらを上位にするのかという議論を行い、最終的に前者を上位とする形でまとめました。
またチーム2の編集作業では、まず文章の構造を把握しようと、段落やカッコ書きの中身がそれぞれ何を言っているのか、その意味を1つずつ把握して、順序を入れ替えたり、必要に応じて例示を省いたりするよ
うな調整を行いました。
いずれのチームも「全体的に文章構造が複雑になっている」という印象を受けたようで、文章構造を把握するのに悪戦苦闘していました。

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ライト公文書づくりワークショップ──自治体の文書がこんなにわかりやすい訳がない！

「やさにちチェッカー」で公文書のわかりやすさを判定してみよう

府内で活用されるように文化庁の文化審議会で作ら各チームで編集作業を行った文章は、元の公文書公用文作成の手引きやガイドラインが存在していまに比べてどこまでわかりやすくなったのでしょうす。多くの自治体ではそれらを公表または販売してか。文章のわかりやすさを判定するために、Web 上いますので、ぜひお住まいの自治体のものを手にで公開されているツール「やさにちチェッカー」

とってみてください。今回のワークショップでは公を利用しました。
「やさにち」とは「やさしい日本語」

文書にありがちな複雑な文章構造を中心に取り上げのことで、弘前大学の佐藤和之教授らによって提唱ましたが、文章構造をわかりやすくするための指針されたといわれています。1995 年の阪神・淡路大震についても示されています注10。

れたものです。一方、全国の自治体にはさまざまな

注8

災での経験をもとに、外国人などに避難情報を伝え筆者の所属しているシビックテック広場というコる簡潔な日本語の表現手法として考案されました。

ミュニティでは今後、昨今の「デジタル時代」ややさしい日本語は、おもに次のような点を重視し「オープンガバナンス」といった流れに即したものにています。
●

重要度が高い情報に絞り込む●

あいまいな表現は避ける●

難しい語彙（熟語や文法など）は言い換える●

一文を短く、構造を簡単にする
やさにちチェッカーは文章の形態素解析を行い、上記の観点をもとに語彙／漢字／硬さ／長さ／文法の 5 つの指標で読みやすさを判定するツールです。

公文書をバージョンアップするため、市民と行政が一緒になってハックできないかと考えています。
たとえば自治体によっては、公用文作成の手引きに次のような記述があります。
●

1ページの行数は、30 行～ 40 行程度とする●

1行の字数は、35 字～ 45 字程度とする●

字の大きさは、10 ポイント～ 12 ポイント注 11 程度とする

図 1 の公文書をやさにちチェッカーにかけると、A〜

一見問題ないように思えますが、このフォーマッE の 5 段階評価で最低の「E」判定が出ました。名詞トは公文書を A4 版の紙に印刷することが前提にが詰め込まれすぎていたり、一文が長すぎたりとなっています。スマートフォンで文章を読むことがいったことが影響しているようです。

当たり前になった今、この前提は適切なものなので次にチーム1、チーム2それぞれの編集結果を判しょうか。また、公文書には「1 桁の数字は全角で、定したところ、どちらも「C」判定でした。語彙や漢2 桁の数字は半角で表記する」というルールもよく字を平易なものに置き換えるところまでは両チーム見かけます。数字の全角半角が混在する文章はデーとも踏み込めなかったのですが、一文あたりの名詞タ処理が難しくなります。これは時代にそぐわないの多さや、一文の長さ注9 などは改善できたようです。

ルールなのではないでしょうか。

公文書の書き方に唯一の正解はありませんが、読文章のわかりやすさだけでなく、このような観点み手を想定したり構成をシンプルにしたりといっで自治体ごとに異なる公用文作成の手引きを市民がた、試行錯誤のプロセスの大切さがわかりました。

読み、市民にとってわかりやすい公文書を行政と一各地の「公用文・文書作成の手引き」をハックしよう

緒に考え、一緒に改善する。今後はそういった取り

本稿で紹介した「公用文作成の考え方」
は、今後政注 8 http://www4414uj.sakura.ne.jp/Yasanichi1/nsindan/

注 9 具体的には、一文の長さが平均 20 語以内になると「やさしい」と評価されます。

組みを増やしていきたいと思います。s

注 10『東京都文書事務の手引』、東京都、2021年、P.210

https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/iken-sodan/
room/room/bunya/b̲tosei.html

注 11 ポイントとは文字の大きさの単位のことで、たとえば 10 ポイ
ントだと一辺が約 3.53mm となります。

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