令和５年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会
会議録（要旨）[ 開催日時 ] 令和５年１０月２５日（水）１３：３０開会～１４:４０閉会[ 会場 ] 三豊市山本庁舎 ２階大会議室[ 出 席 者 ] （委員）二川伸也、金泰勲、嶋田典人、野村美紀、三崎彰夫、宮崎洋一、開口陽子（事務局）三好智支、大西佳造、松本正浩、前田龍匡、岩本茂幸、宮田克成、三谷真吾[ 欠 席 者 ] なし
[ 傍 聴 者 ] なし
[ 次第 ] 1.開会

2.議題

（1）会長及び副会長の選任について（2）三豊市の公文書等の管理について
・現用文書の管理について
・歴史公文書の管理等について
・旧町２０年保存文書の廃棄について（3）三豊市文書館の管理運営について
3.閉 会[ 資料 ] ・三豊市の公文書等(現用文書)の管理について 資料１－１
・電子文書作成・保存ガイドライン

資料１－２

・令和 4 年度 歴史公文書の保存及び利用の状況 資料２
・旧町 20 年保存文書 廃棄予定リスト 資料３
・三豊市文書館の管理運営について 資料４
・三豊市公文書等管理委員会

1. 開

関係例規会（13 時 30 分）（総務課長）＜あいさつ＞ 省略［委員会成立の報告］
本日の委員会は、委員総数７名のうち、全員の出席により「三豊市公文書等管理委員会規則」第３条第２項の規定、委員の過半数の出席を満たしており、本委員会は成立することを報告する。

-1-

［公開及び傍聴の報告］
本委員会は「三豊市附属機関等会議の公開に関する指針」により公開となる。
現時点で傍聴者はなし。
[委員の紹介][配付資料の確認][開会宣言]
ただ今より「令和５年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会」を開催いたします。
２

議題

発信者課長

内容
本来であれば、この後の議事進行は会長にお願いしておりますが、今回は委員改選後はじめての会議となりますので、会長、副会長の選任までは事務局の方で進めさせていただきます。
それでは、議題１の会長及び副会長の選任についてです。三豊市公文書等管理委員会規則第２条第２項の規定により、「会長及び副会長は委員の互選により定める。」となっております。どなたか、会長又は副会長に立候補、またはご推薦はございませんか。
（立候補・推薦なし）

委員課長

事務局の方で案をお持ちであれば、提案してください。

ただいま、三崎委員より事務局案の提案についてご意見を頂戴しましたので、事務局案を提案させていただいてもよろしいでしょうか。
（委員の承認）ありがとうございます。
それでは、会長に香川県立文書館 主任専門職員の嶋田典人委員を、副会長には三豊市総務部長 宮崎洋一委員を推薦させていただきます。
お二人にお願いしてもよろしいでしょうか。
（委員の承認）ありがとうございました。
ご承認いただきましたので、嶋田委員には会長を、宮崎委員には副会長をお願いいたします。
嶋田会長は席の移動をお願いします。
（嶋田会長の座席移動）-2-それでは、就任されました嶋田会長よりごあいさつをお願いいたします。
(会長あいさつ)

会長課長

ありがとうございました。
ここからの議事運営につきましては、委員会規則第２条第３項の規定により、会長に議長をお願いしたいと思います。よろしくお願いいたします。

議長

それでは議事を進行いたします。議題２の三豊市の公文書等の管理について、事務局より説明をお願いします。

３

事 務 局

文書館で公文書管理の仕事をしておりますけれども、公文書には大きく二つありまして、一つは保存期間内の現用文書といわれる文書、これは職務の必要性の点で、評価されるべきものなのですが、それに対してもう一つは保存期間が満了して文書館の方に移管されて永久保存されるような、いわゆる非現用文書になった歴史公文書があります。
前者の方は一般的には記録管理やレコードマネジメントという言い方をします。後者の方はアーカイブズ管理。この委員会は、記録管理と、アーカイブズ管理の両方が存在する会であります。
両者は車の両輪でありまして、要するに現用文書がきちっと文書館の方に移管されて、文書館で永久保存される、いわゆる川上から川下に流れて来る、的確にスムーズに流れて来ることがより重要になってきます。
今日は、双方をご審議いただくということになりますが、皆様方の知見や経験を活かしまして、より良い三豊市の公文書管理の方向性が定まっていくという形で、ご審議いただきたいと思います。以上でございます。

【現用文書の管理について】資料１－１

資料１－２

議長

ここまで現用文書に関する事務局からの説明が終わりましたので、ここで、いったん質疑に入らせていただきます。ここまでの説明について、ご質問・ご意見がございましたらお願いします。

委員

２つ程、電子化文書なるものが、例えばどういったものか、ほとんどのものが電子化になるのでしょうか、紙そのもの自体に歴史的価値があるものは難しいかと思うのですけれども、電子化文書には例えばどんなものがあるのかと、破棄されるもので一部例外とは例えばどのようなものがあるのか、御聞かせいただけたらと思います。

事 務 局

事務局から説明をさせていただきます。電子化文書という事なのですが、私共三豊市では、ペーパーレスを積極的に行っております。基本的に県や市民の方からお預かりした文書については、積極的に複合機でスキャンをしまして、文書管理システムに登録をしております。ほとんどのものは、例えば住民票の申請書はスキャンしておりませんが、いわゆる、後で見る事が無いような文書につきましては、積極的にスキャンして、全て、電子化文書として取り扱いをさせていただいております。
二番目の質問で、一部例外につきましては、市と民間業者が交わした契約書や会計検査などで、補助金をもらえば会計検査が来るのですが、そのような契約書ですとか、一部紙で残していた方が良いと思われる文書は、スキャンもするので-3-すが、基本的に紙も残しておくという運用をしています。
委員

議長

ありがとうございます。

他にございませんか。
三豊市の公文書管理というのは、県下で最も早く電子化を推進している自治体でございまして、今も起案文書であったり、あるいは県から取得した文書などの公文書の電子化、県でも進んでおりますが、三豊市が最も県下では先進的な市ということで、ご理解いただけたらと思います。
他にございませんか。
無いようなので、引き続き歴史公文書の管理等について、事務局より説明をお願いします。

事 務 局【令和 4 年度 歴史公文書の保存及び利用の状況】

議長

事務局の説明は終わりました。
この内容について、ご質問・ご意見がございましたらお願いします。

委員

確認させていただきたいのですけれど、関係例規の中で、(三豊市公文書等の管資料２理に関する条例)第２５条のところですけれど、公文書等管理委員会に諮問し、廃棄することができるということになっておりますが、過去にこの委員会にかけて廃棄した、歴史公文書というものがあるのかどうかが一点と、もう一点は今から電子文書が増えてくると思うのですが、歴史的公文書であって電子文書のものについての扱いで、場所はとらないと思いますが、保存しているものを廃棄するという方向性があるのかどうか、そのあたりをお知らせいただけたらと思います。
事 務 局

基本的に歴史公文書となっているもので、廃棄したものは今までのところはございません。現在のところ、選別の段階で、現用のところでもお話がありました
とおり、６月もしくは７月末までに選別を終えないといけないという条件がありますので、今後二次選別を行い、改めて見たときに、廃棄する可能性が出て来るものはあると思います。そういった際には、委員会にかけさせていただいて、ご意見をお聞きしたうえで、廃棄を決定したいと思っています。選別・移管している件数が多いので、今後出て来る可能性はあると思います。電子文書については、今と同じような理由で廃棄するものがあると思います。廃棄の可能性としてもうひとつ考えられるのは、劣化が進んで、利用することもできないような文書は廃棄する可能性があるのですけど、電子文書については、基本的にそのような劣化で廃棄することは無いと思います、二次選別で廃棄することはあります。

委員

ありがとうございます。

議長

他にご意見等ございませんか。

委員

移管の状況で、財田町小学校文書があろうかと思います。財田の学校が財田小-4-

学校に合併したときのものがあると思いますが、山本町の４校が合併したときの文書もあるのですか。
事 務 局

はい、文書館にあります。

員

今後豊中町が５校合併する方向なのですけれども、その文書はどこで残すのか、どれを残すのか、それはまた、そのような会があって、検討されるのですか。

事 務 局

会ではなく、これまで移管してきた文書に沿って、基本的には残していくような形になると思います。基本的には学校の動きがわかるような文書になりますので、多く移管しているのは、学校の要覧や教育方針など、そのようなものと、学校の記録写真などを残していくようになります。
山本・財田だけではなく、大浜小学校等も残しています。

委

委

員

事 務 局

文書館が一杯になるということはないのですか。

まだしばらくは問題ありませんが、心配ではあります。

議

長

文書館、公文書館があって、このような学校歴史公文書が残っていく、無いところはどんどん廃棄されていくという傾向にあると聞いていますので、公文書館の役割というものがあって良かったと思います。
他にございませんか。

委員

地域資料のところで、寄贈によって受け入れているという説明があったと思いますが、寄贈の申し出というものが多いのかどうかということと、申し出があっても受け入れていないものがあるのかどうかということを教えていただきたいのが一つと、利用のところで、利用制限したものの理由を教えていただきたい。利
用の方法で、借用は昨年度は０件だったということですが、借用というのは、具体的にどういう場合の利用かを教えてください。

事 務 局

地域資料ですが、寄贈の受け入れは、それほど多くないですが、ミュージアムの方からお話をいただいて、こちらで受け入れているというものもありまして、特に文書館の方にもって来られるものは多くありません。
寄贈の話があって断っているものがあるかどうかというご質問ですが、一部お断りしているものはあります。一般的な図書や古い図書など、そのようなものについては、こちらの方では受け入れられないので、お断りしていて、今年も何件かお断りしたものもあります。
次に利用の状況について、全部利用制限をかけたもの、これは、不存在ということで、利用を制限したものになります。とある町のとある番地の情報を知りたいということだったのですけれども、その番地に関するものがなかったので、不存在という対応をさせてもらいました。
借用は、本来歴史公文書については、一般には、貸し出ししないことにしているのですけれども、博物館等については、貸し出しすることにしていて、昨年は、ミュージアムから申請があって、貸し出した事例があります。

-5-

今年は特にそういった事例がないので、借用は０件になっています。
委員

ありがとうございます。

議長

他にご意見等ございませんか。

委員

小学校の記録写真ですが、今後小学校は人口が減っていくと統合していくことになりますが、今、各小学校で記録写真はデータとして保存しております。昔はプリントアウトして保存していました。今は全部フォルダに残っているのですが、それはずっと残るのでしょうか。フォルダもあまりたくさんは残せないので、各学校ごとに容量が決められていて、全部は残せないのですが、ある程度の年数が来たら、記録写真はなくなるのか、それともしばらく残るのでしょうか。

事 務 局

総務課のデジタル推進室でサーバの管理を担当しているので、その点でご回答させていただきます。教育委員会部局でも学校のそのような写真のデータや、ワードやエクセルも含めて、格納していただいていると思います。当然ご理解のとおり、無限に使えるわけではないので、今後古い写真のデータを残しておく場合は容量が圧迫されることは懸念されます。その点において、基本的にこちらの方で考えているのは、一番間違いない形として、ハードディスク保存が間違いないかと思っております。いわゆる、昔ながらのＣＤに焼く形です、そのような媒体を使って写真を保存して、蓄積されていく形が一番適切な保存方法と考えております。サーバからは削除して圧迫化を防ぎながら、ハードディスクに保存することになると考えております。

委員

毎年度末には、ある程度ＣＤに焼くか、映像もあればＤＶＤに焼くようになるということですか。

事 務 局

ハードディスクに焼いてもらう方が良いと考えていて、サーバに保存すると、市の方針でもあるのですけれども、そのような容量の圧迫が懸念されるところなので、圧縮をかけるような仕組みになっています。写真のデータを保存しとおくと、いろいろなデータが入る度に、圧縮がかかるので、古い写真を使用するときは、一度圧縮されたデータを復元することになり、画質が悪くなってしまいます。
その圧縮された画質が悪い状態が、サーバ上に保存されていると懸念されるので、ハードディスク保存が原本データの保存という形で間違いが無いという認識です。

委員

ありがとうございます。
実際に、三豊市文書館の方から出向いて行って、そのような学校のデータも紙文書と同じように、移管してもらえるのでしょうか。

事 務 局

ＣＤなどになっていれば、そのＣＤを移管できますが、サーバ内にあるデータは文書館に移管するのは難しいので、そのような意味でもＣＤなどに保存してもらった方が良いと思います。

-6-

事 務 局

先程、説明した内容は、市全体の方針のことで、学校現場については、教育委員会の教育総務課や学校教育課の方が、実際ファイルサーバやデータの取り扱いについて担当しておりますので、教育委員会と相談していただくことになると思います。よろしくお願いします。

議

他にございませんか。
無いようなので、引き続き旧町２０年保存文書の廃棄について、事務局より説明お願いします

長事 務 局【旧町 20 年保存文書 廃棄予定リスト】資料３

議行政資料というのは、どのようなものでしょうか。

長

事 務 局

行政刊行物のことになります。

議

特徴のあるものは、行政資料として保存するということですか。

長

事 務 局

写真などは、歴史公文書より手間がかからずに利用できるように、行政文書として保存することになります。

議長

事務局の説明は終わりました。この内容についてご意見ございましたらお願いします。

委員

市民の方が、広報に載った何十年か前のわが子の写真をいただきたいという申し出があれば、いただけるのですか。

事 務 局

はい、ご本人であれば、お渡しできます。

委

大体どれくらい前のものが残されていますか。

員

事 務 局

委員

広報写真として残っているものは、昭和５０年代くらいのものが多いのですが、ネガの状態で残っているものもありますので、そのようなものを含めるともっと古いものもあります。その他に旧町が合併前にコレクションして、展示した写真もあるので、そういったものの中には、昭和、戦後すぐくらいのものもあります。
わが子が生まれたときの記事が載っているというものはコピー可能ですか。

-7-

事 務 局

広報に載っているものは、コピー可能です。

委員

ありがとうございます。

議長

事 務 局

議長

委員

事 務 局

委

員

事 務 局

委

他にご意見ございませんか。
無いようなので、議題２につきましては、これで終了いたします。
次に、議題３の三豊市文書館の管理運営について、事務局より説明をお願いします。

【三豊市文書館の管理運営について】資料４

事務局の説明は終わりました、この内容について、ご質問・ご意見等ございましたら、お願いします。
中国四国地区の公文書館は何館ありますか。

都道府県は、愛媛県以外全部あります。市・町としては広島市、三豊市、高松市、さぬき市、西予市にあります。
中国四国地区で、県立と香川県内を除いては、広島市だけですか。

はい、広島市と西予市だけです。

員

公文書館の将来的な運用について、デジタルアーカイブズの計画などはあるのかどうか、お聞きしたいのですが。

事 務 局

可能な限り導入していきたいと思いますが、本格的なものになると、予算等のこともあるので、何か良い方法がないか考えています、今年ジャパンサーチの研修を受けた時に、ジャパンサーチを使ったデジタルアーカイブズの簡易なものがあるという事例報告があったので、そのようなことも念頭に置いて、デジタルアーカイブズも積極的に取り入れていけたらと思っています。

議長委員

他にございませんか。

展示のところでお尋ねしたいのが、４年度の「コロナと闘った日々」で写真が展示されたとお聞きしましたが、それは文書館の方で当時の写真を記録として撮影しているのか、コロナ過の張り紙とかも館として収集されているのかどうかと-8-いうのをお聞きしたいのが一点と、もう一点が、地域ポイント事業と書かれている展示があったかと思いますが、地域ポイント事業の効果をお聞きしたいと思います。
事 務 局

まず、コロナの関係の話ですけれども、公文書については、国の指針等に則り、基本的に文書館に移管しています。今回展示したものについては、それ以外に文書館が独自に市内を回って、コロナに関する張り紙や看板を撮影したものです。
張り紙等は、そのようなものをファイルなどにはさんで保存されていれば、移管することはできますが、各施設を回って独自に張り紙などの移管を受けるなど、そこまではできていません。
続いてミトペイ地域ポイント事業についてですが、文書館に来ていただける方には、ミトペイ自体に参加されている方が少なく、こちらも声をかけているのですが、参加されていない方が多いので、あまり効果はないのかもしれないです。
他にございませんか。

議

長

委

員

体験講座についてお聞きしたいのですが、はじめての文書館の参加者はあまり多くないということなのですが、文書館のことを知っていただくという趣旨だと思うので、継続して実施していただきたいと思います。それと、こども体験講座の方なのですけれども、ミュージアムでも夏休みにイベントを企画したりするときに、夏休みの前半の方が参加しやすいというご意見をいただくことがあって、日程の設定は、もう少し早い方が申し込みしやすいかと思いますので、学校関係の方にもご意見を聞いて、日程を検討されてはどうかと思いました。

事 務 局

ありがとうございます。
その件に関しては、逆に前半にいろいろなところで子ども向け講座をされていると思い、後半に設定しています。令和４年度は、６人の参加がありましたが、６人で定員いっぱいになってしまいました。令和４年度はまだコロナの影響もあったので、テーブルで５つの島を作り、定員をその１つの島に１グループまでにしたので、このような人数になっています。
今年のこども体験講座に関しては、広報が遅くなって、盆明けからの広報になってしまったので、その点は反省しています。
６月の体験講座は継続したいと思っていますが、今年大きな成果がありましたのは、土曜日に開催したこともあって、高校生１人が参加してくれまして、写真の整理などを体験してもらいましたが、その後にも文書館に来て、写真の整理の続きをしたいと要望があり、手伝ってもらいました。そのようなところが人数は少なかったものの、大きな成果と思っています。

議

他にご意見ございませんか。
無いようなので、議題３につきましては、これで終了いたします。
以上で、予定しておりました議題は終わりましたが、その他、ご質問・ご意見がございましたらお願いします。

長（委員から特になし）
議長

事務局から何かありませんか。

-9-（文書館より秋期企画展の案内等）
以上で、本日予定されていました議題はすべて終了いたしました。
委員の皆様から貴重なご意見をいただきました。
また、スムースな議事進行にご協力をいただきましたことに対しまして、お礼申し上げます。
それではここで、本日の議長を退任させていただきます。ありがとうございました。
課

嶋田会長、議事進行等ありがとうございました。

長

また、委員の皆様から貴重なご意見等いただきまして、ありがとうございました。本日いただきましたご意見をもとに、今後とも公文書管理条例の目的が達成できますよう努めてまいりたいと思います。
なお、本日の会議録につきましては、後日、委員の皆様にご確認をいただいた上で、三豊市文書館の公式サイトで公開を予定しております。
それでは、以上をもちまして「令和 5 年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会」を終了させていただきます。
ありがとうございました。

※この会議録は、「会議録（要旨）」であり、発言内容等は主要な点をまとめて掲載しています。
ご了承ください。

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