アーカイブズ53号

地方公共団体における公文書館的機能への着目について
国立公文書館 調整専門官

石田 耕一 いしだ・こういち
１. はじめに公文書館を持たない県があり、また、公文書館を有

公文書館法（昭和 62 年 12 月 15 日法律第 115 号）

している市町村は少ないのが実情である（図１参照）。

第５条第２項では、「地方公共団体の設置する公平成 23 年４月１日から施行された「公文書等文書館の当該設置に関する事項は、当該地方公共の管理に関する法律」（平成 21 年７月１日法律第団体の条例で定めなければならない。
」とされて66 号。以下「公文書管理法」という。）第 34 条

いる。このことについて、「公文書館法の解釈のでは、「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっ要旨」（平成元年６月１日内閣官房副長官）は、「地

とり、その保有する文書の適正な管理に関して必方公共団体の設置する公文書館は、究極的に住民要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めの福祉を増進するための施設であり、地方自治法

なければならない。」とされている。この条文に上の公の施設としての性格を有していると考えら

ついては、『改訂逐条解説公文書管理法・施行令』

れるので、その設置については条例で定めなけれ（株式会社ぎょうせい、平成 23 年）においては、ばならない旨を確認したものである。
」と説明し「本法では、国及び独立行政法人等における現ている。そのため、都道府県等においては、公文用・非現用を通じた公文書管理に関して規定して書館法施行前に設置されていた公文書館もあり、いるが、地方公共団体においても文書の適正な管また、名称が文書館というものもある。そのよう理が図られる必要がある。このため、地方自治になところも含めて、「歴史資料として重要な公文も配慮しつつ、努力義務を課すこととしたもので書等を保存し、閲覧に供するとともに、これに関ある。
」と記載されている。

連する調査研究を行うことを目的」（公文書館法

これを踏まえて、公文書館の設置を前提とせず

第４条第１項）とし、条例で設置された施設を公に、公文書管理法に準拠した公文書管理条例を制文書館として、その設置状況の拡がりについて、定しているところもでてきている。

当館は着目してきたところである。

具体的には、筆者が出席した平成 25 年の全国公文書館長会議で発表された熊本県の動きである。

２．施設としての公文書館ではなく、公文書館的機能への着目
確かに、条例に基づく公文書館の設置であれば、熊本県では、保存期間が満了した歴史的公文書を
知事部局の文書倉庫で保管することで、公文書館を設置せずに、公文書管理条例を制定し、「職員議会の議決を経ているため、行政改革の気運が高

一人ひとりが、行政文書の作成、分類、保存及びまった場合にも、公文書館の説く有力な根拠とな廃棄と流れる行政文書のライフサイクルを意識しることから、施設として存続を続けていくためにて管理する新たな行政文書管理制度を構築していは、条例の議決があった方がよいのは事実である。

る」とのことである（楠本誠二「熊本県における現状では、全ての地方公共団体で公文書館が設

行政文書管理制度」『アーカイブズ』第 52 号、平置されているわけではなく、都道府県の中にも、成 26 年参照）。
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しかしながら、当館が平成 25 年８月に公文書を理由に公文書館を設置していない地方公共団体

館未設置県に御協力いただいて実施した「公文書があるという事実を受け止め、そのような地方公館等の設置状況等について」の照会（アンケート）

共団体が、歴史公文書等をどのように管理していでは、熊本県の回答は、「熊本県行政文書等の管るかを把握することが大事ではないか。即ち、公理に関する条例」等があり、公文書館の機能を代文書館が担っている機能（公文書館的機能）を代替する組織等はあるにもかかわらず、公文書館を替する施設等があるかどうかではないか。

設置していない理由は、「財源不足が見込まれる

そのことについては、アンケートでは、条例に厳しい県財政状況もあり、既存施設の改修も含め基づく公文書館ではないものの、公文書館又はそ公文書館の施設整備は難しい。」であった。また、れに代替する施設の設置に向けて検討に着手して今後の検討予定については、「公文書館の設置をいる県があることも把握したところである。
宇賀克也『情報公開・個人情報保護』（有斐閣、検討しているが、設置の目途がたっていない。
」

平成 25 年）は、
「現用文書と非現用文書を包含しというものであった（表１参照）。
このように、公文書館という施設を設置するこた公文書等のライフサイクル全体を規律することとは財政難のため困難と考える地方公共団体も少は、公文書管理条例にとって不可欠の要件といえなくないにもかかわらず、公文書館法を踏まえてるが、歴史的価値のある文書が非現用になったと公文書館を設置しない理由等を照会することにはきに、それを移管する施設があり、そこで適切に意味があるのか。また、地方公共団体が下した判

分類・保存され、利用請求権に基づく利用が一般

断があるにもかかわらず、それと異なる判断を誘に認められる仕組みが備わっていれば、それは公導している質問になっているのではないかとも反文書管理法第 34 条の規定に準じた公文書管理条

省せずにはおれなかった。それよりも重要なのは、

例といえよう。
」と記述している。

公文書管理法第 34 条を踏まえれば、「文書の適正公文書管理法を踏まえて、公文書館的機能を考な管理が図られているか」ではないか。財政難等

えた場合、歴史公文書等の移管、保存、利用につᅗ㸯ࠉᆅ᪉බඹᅋయࡢබᩥ᭩㤋➼ࡢタ⨨≧ἣ‫ۑ‬㛤㤋ணᐃࡣᙜ㤋ࡀᢕᥱࡋ࡚࠸ࡿࡶࡢ
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いて、何を満たしていればよいのか。

そのため、今後、地方公共団体に対して求めら

そのことついては、公文書管理法第 27 条第２れる可能性のある専門的技術的助言等のあり方を項に明記されている国立公文書館等の長が利用等検討する際の基礎的な情報を収集するため、平成規則に記載すべき事項（「一保存に関する事項」

26 年３月に更に具体的な内容について実務的な第二十条に規定する手数料その他一般の利意見交換を実施した。また、近年において十分な「二用に関する事項」「三

特定歴史公文書等を移管

情報収集が及んでいない地方公共団体においてはした行政機関の長又は独立行政法人等による当該公文書館実務担当者等との意見交換も、可能な限

特定歴史公文書等の利用に関する事項」「四り併せて実施した。

棄に関する事項」「五

廃保存及び利用の状況の報

今回の意見交換については、筆者だけでなく、告に関する事項」）及び「特定歴史公文書等の保存、関係課の職員も含めたプロジェクトとして行った。

利用及び廃棄に関するガイドライン」（平成 23 年

その結果を県について整理すれば表２のとおりで４月１日内閣総理大臣決定）において、利用等規ある。誌面が限られているため、筆者が意見交換

則の規定例として列挙されているが、これらを踏した内容について、簡潔に報告することとしたい。

まえると、以下のとおりではないかと考えている。

なお、以下の記述のうち、意見に関する部分は、

即ち、筆者の個人的な見解に基づくものであることをお①明確な基準に基づいた現用文書の廃棄、歴史公

断りしておく。

文書等の移管になっていること②歴史公文書等が確実に移管されるようになっていること③歴史公文書等が適切な環境で保存されていること３．地方公共団体の公文書館実務担当者等との意見交換について ᚨᓥ┴ࡢ≧ἣ
平成 26 年３月 28 日に、条例に基づく公文書館④国民の利用請求権を明示した上で、利用制限事の公文書管理の現状を把握するため、徳島県立文由を定めている（公文書管理法第 16 条）こと

書館（以下「徳島文書館」という。
）を訪問し、実務⑤本人利用に関する規定を設けている（公文書管担当者と意見交換をさせていただいた。徳島文書

理法第 17 条）こと
⑥第三者保護等の手続を設けている（公文書管理法第 18 条）こと

館は、徳島県文化の森総合公園文化施設条例（平成２年徳島県条例第 11 号）に基づき設置され、歴史的文化的価値を有する公文書、古文書、行政資⑦利用制限についての異議について第三者機関へ料その他の資料を収集し、原則として作成又は取の諮問の手続を置いている（公文書管理法第得から 30 年経過後に一般の利用に供している施設

21 条）こととのことだった（写真１参照）。なお、条例に設置根である。

拠があるため、県民の理解が得られていることを

当館は、「独立行政法人国立公文書館中期計画」

理由に、行政改革で狙い撃ちになりにくいものの、（平成 22 年３月 26 日館長決定）１（３）④ⅰ）

新たな利用者を開拓するため、小学生向けに親子において、「公文書管理法第 34 条に地方公共団体

体験型のプログラムを夏休みに実施するなどの努における文書管理の努力義務規定が置かれたこと力もしているとのことだった。

を踏まえ、地方公共団体における文書管理の向上

また、徳島文書館への移管については、経営戦に資するよう、公文書館法（昭和 62 年法律第略部総務課長、主務課長、出先機関の長は、廃棄115 号）第７条に基づき地方公共団体に対する公しようとする文書の保存期間が５年以上であると文書館の運営に関する技術上の指導又は助言を行

きは、廃棄文書目録を作成し、館長に提出を行い、う」こととしている。

館長はその中から歴史的文化的価値を有するもの2014/6

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2014/6

もかかわらず、尾﨑正直知事にお会いする幸運にも恵まれ、知事から「公文書館を設置する方向で検討を進めている。その具体的な青写真を描くために、引き続き、国立公文書館の協力、支援をお願いしたい。
」というありがたいお言葉をいただ
いた（写真２参照）。
上記のアンケートでは、高知県は、現用文書と非現用文書の区別はしていないということだった
ので、その後の実務担当者等との意見交換におい෗┿㸯ࠉᚨᓥ┴❧ᩥ᭩㤋㸦᭩ᗜ㸧

て確認をしたところ、現時点では、歴史的価値を有すると認められる文書の選別は施していない。

を選別しているとのことだった。なお、歴史的文

また、平成 13 年に、高知県公文書規程（昭和 39

化的価値があるため、徳島文書館に移管するに当

年訓令第 64 号）を改正し、永年保存を廃止してたり、移管元と調整で手間取ることはないとのこ

最長の保存期間は 30 年としたところではあるが、とだった。

それ以前に永年保存とされた文書については、現

しかしながら、公文書館的機能である上記④か在についても永年保存文書のままであり、保存期

ら⑦までについては、徳島県立文書館利用規程（平間を有期とするか等については、今後検討が必要

成２年徳島県教育委員会告示第 13 号）には規定とのことだった。

していなかった。

なお、保存期間が満了していない文書だけでな

このことは、上記アンケート後に公文書館を代く、保存期間が満了したものの、廃棄されずに保替する施設として平成 25 年 12 月に開設した青森

管され続けている文書も、高知県情報公開条例の

県公文書センターと比較して考える必要があろう。

対象のため、誰でも開示請求は可能であり、異議

青森県公文書センターは、設置根拠を条例ではな

申立についての第三者機関への諮問や、第三者保く、規則に置いた施設であるため、正式には公文護等の手続も規定されているとのことであった。

書館ではなく、公文書館代替施設であるものの、このことを踏まえると、歴史資料として重要な

上記①から⑦を形式的には満たしていると考える。

公文書等だけを選別して保存していないため、公

確かに、公文書館法では、公文書館は条例に基

文書館法第４条の目的は十分には満たしていない

き設置されるものである。しかしながら、公文書

ものの、移管、保存、利用に着目してみると公文館的機能のみに着目すれば、青森県公文書セン

書館的機能は一応備えているのも事実である。

ターも公文書館に劣ることはないことからも、条しかしながら、高知県としては、現用文書と非例に基づく公文書館の設置がよいのか、それとも現用文書を選別して、非現用文書を保管し、一般規則に基づき設置された公文書館代替施設がよいのかについては、地方公共団体の考え方に委ねられているのではないか。

 㧗▱┴ࡢ≧ἣ
３月 19 日に、公文書館未設置県であるものの、
上記アンケートで「公文書館の必要性は認識しており、現在設置を検討中」と回答していた高知県庁を訪問した。県議会最終日という忙しい日程に෗┿㸰ࠉᑿ㷂▱஦㸦ྑ㸧࡜ࡢ㠃఍アーカイブズ53号の利用に供せるようにするため、公文書館設立に現状が違っているということについては、そのと向けて、動いているとのことであった。

おりであった。
その上でさらにいえば、公文書管理法は、地方

４．おわりに

公共団体には努力義務であるため、公文書館的機

今回の実務担当者等の意見交換では、公文書館

能をどこまで満たすかどうかは地方公共団体の判を条例に基づき設置する場合、規則に基づき設置

断に委ねられているところであるが、財政難等もする場合というように、設置根拠に着目するだけあり、地方公共団体が目指すべき方向もまちまち

でなく、公文書館的機能に着目して、地方公共団である。そのため、当館が公文書館業務を実施し体における公文書管理の現状について情報収集をている経験を踏まえた助言だけでは、求められて行った。

いる役割を十分に果たすことはできないのではな
いかとも感じたところである。

勿論、公文書館的機能を満たしているかどうかということは、上記①から⑦をそのまま機械的に以上のようなことから、今後とも、地方公共団

当てはめ、満たしていればよいというものではな

体の公文書管理の現状についての情報収集を行い、い。瀬畑源『公文書をつかう』（青弓社、平成 23 年）

地方公共団体が求めている方向も勘案した上で、では、「国と地方公共団体の公文書管理のあり方

結果として公文書管理の向上に資するような助言

はその歴史的経緯や制度が異なっているので、各等を積極的に行えるようにしていきたいと考えて地方公共団体はその現状にあわせて内容を調整すいる。

る必要があるだろう。」と記述しているが、実際に意見交換で話を聴くと、地方公共団体によって⾲㸰ࠉᆅ᪉බඹᅋయ࡟࠾ࡅࡿබᩥ᭩㤋ᐇົᢸᙜ⪅➼࡜ࡢពぢ஺᥮ᆅ᪉බඹᅋయ࡟࠾ࡅࡿබᩥ᭩㤋ᐇົᢸᙜ⪅➼࡜ࡢពぢ஺᥮➼ࢆ㋃ࡲ࠼࡚ᢕᥱࡋࡓබᩥ᭩㤋ⓗᶵ⬟࡟ࡘ࠸࡚ࡢ⌧≧ྡ⛠᫂☜࡞ᇶ‽࡟ᇶ࡙࠸ࡓ⌧⏝ᩥ᭩ࡢᗫᲠࠊṔྐබᩥ᭩➼ࡢ⛣⟶࡟࡞ࡗ࡚࠸ࡿ࠿ࠋ
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※歴史公文書等に限ってどうなっているかという観点での整理ができない場合には「−」とした。

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