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Ⅴ 公文書館をめぐる国・地方の動き

ARCHIVES

1.

沿革
東北大学史料館 (以下史料館) は､ 2000年12月１日に発足した東北大学の大学アーカイブズである｡ その前身である ｢東北大学記念資料室｣ は､

東北大学五十年史(1960年) 編纂事業の終了後､ 編纂に利用した学内資料や個人からの収集資料を保存・公開する施設として1963年に発足した機関であり､ 1980年代以降の設置がほとんどであるわが国の大学アーカイブズの中ではもっとも早い設置例と言われている｡ もっとも発足当時の記念資料室は附属図書館内の一室を利用し､ スタッフも附属図書館業務を兼務するなど図書館との一体性が強い組織であった｡ しかし1986年に東北大学片平キャンパス内に残る旧附属図書館本館に移転して以降､ 独自の施設と人員を備えるようになり､ 展示活動などを中心とする形で､ 大学の歴史に関する資料の保存・公開業務を進めてきた｡
2000年12月に行われた､ この ｢記念資料室｣ から ｢史料館｣ への改組は､ 直接的には､ 国立大学法人化に象徴される大学改革の動きの中における ｢学内共同教育研究施設｣ のあり方に関する全学的な検討を契機とするものであった｡ しかしながら､ これを ｢史料館｣ の設置という形に結実させた背景として欠かせないのが､ 2001年４月の施行に向けて準備が進められていたいわゆる ｢情報公開法｣ と､ それを契機に各大学で開始された大学アーカイブズの設置・整備の動きである｡ いわゆる ｢情報公開法｣の施行に際しては､ 大学行政文書の適切な管理体制の構築が各大学で課題となり､ 京
都大学では保存期間を満了した行政文書を一括して引き継ぐ本格的な大学アーカイブズとして大学文書館の設置計画が進められていた｡ こうしたなかで､ 東北大学でも情報公開法施行に併せた文書管理制度の再検討が行われ､ その過程で保存期間を満了した行政文書の ｢歴史的価値評価｣ を行う主体として ｢記念資料室｣ を位置づけることが検討された｡ こうした動きの中で､ 東北大学の大学アーカイブズとしての性格・位置づけをこれまで以上に明確にする観点から､ アーカイブズの訳語の一つとして当時使われていた ｢史料館｣ の語を冠して､ 2000年12月より新たなスタートを切ることと永田英明 (ながたひであき)：東北大学学術資源研究公開センター史料館助教｡ 博士 (文学)｡｢大学アーカイヴズ資料論｣ (全国大学史資料協議会編版会, 2005)70

日本の大学アーカイヴズ

京都大学学術出アーカイブズ29

なったのである｡
なおその後2006年４月からは､ 学内共同教育研究施設の整理統合の過程で､ 史料館は東北大学総合学術博物館・東北大学植物園とともに ｢東北大学学術資源研究公開センター｣ の下部組織 (業務組織) として位置づけられ､ 現在に至っている｡
2.

東北大学における大学法人文書の移管システムと史料館
東北大学では2001年４月のいわゆる情報公開法施行にともない ｢東北大学行政文書管理規程｣ (2004年４月より東北大学法人文書管理規程) を制定・施行した｡ この規程には､ 本部事務局の法人文書の廃棄に際して東北大学史料館による価値評価を受けることが規定された (同規程第９条)｡ この条文により大学の記録管理のライフサイクルのなかに史料館が位置付けを得ることになった｡ しかしその一方で価値評価の対象が事務局文書に限られること､ また史料館の権限が ｢評価｣ のみ規定され､ その結果価値を有するとされた文書の移管義務が明記されなかったことなど､ やや中途半端な制度であることも否めなかった｡ また､ 行政文書の保存期間についても､ 必ずしもアーカイブズの存在を前提にした制度設計となっておらず､ 現実には永年保存文書等の形で各部署が依然多くの行政文書 (法人文書) を抱え込む一方で､ ごく軽微な文書のみが ｢歴史的価値評価｣ の対象となり､ 移管の実例はごく限られる､ という状況が生じていた｡
こうした状況を踏まえ､ 史料館では2005年３月に ｢東北大学における歴史的公文書の保存と公開のあり方について｣ という報告をまとめ､ 公文書館的機能の充実に向けた施策の提言を行った｡ こうした提言を踏まえ､ 2006年４月から新たに施行された｢国立大学法人東北大学法人文書管理細則｣ 第９条では､ 保存期間を満了した歴史的公文書の史料館への移管システムを前提に､ 法人文書保存期間の大幅な見直し・短縮が行われた｡ また保存期間満了後文書に対する史料館の権限についても､ 評価のみでなく移管義務が明文化され､ さらにその対象も全学各部局の法人文書に拡げられている｡
このように移管制度が整備されるなか､ 評価選別基準の策定をはじめとする､ 移管業務を効率的に進めていくシステムの構築が､ 大きな課題となっている｡
3.

法人文書の公開状況
2007年４月現在史料館に移管されている大学公文書の冊数は約8000冊 (推定) である｡ 但しこのうち評価選別・内容審査が完了し一般の閲覧公開に供されている文書は､約1000冊である｡
公開されている文書は､ 東北大学の法人文書を中心とするが､ そのほかに東北大学医学部の前身にあたる仙台医学専門学校 (第二高等学校医学部・東北帝国大学医学専門部) の文書や戦後学制改革により東北大学に包括された旧制第二高等学校の文書な71

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ど､ 関連諸学校の公文書も含まれている｡ これらについては､ ファイルを単位とする形でデータベースに登録し､ Web を通じて情報を検索できるようになっている｡ デー
タベース登録され公開閲覧に供されている文書はまだ全体の一割強に過ぎない状況であり､ 多くの法人文書がまだ閲覧公開に供されていない状況にある｡ この点の解決もまた緊急の課題であり､ 公開用データベースの整備とともに､ 今後重点的に進めていく予定である｡
4.

個人・関連団体文書の収集と公開
以上のような法人文書の評価選別・公開とともに､ 史料館では様々な学内組織や大学関係者の個人文書の収集・公開をも行っている｡ 大学という組織は､ 教員・事務職員で構成する運営組織を軸としつつも､ 研究室等の教育研究の実質的な単位となる組織､ あるいは課外活動に関する学生を主体とした組織などの自立的な組織を多数抱えて成り立っている｡ これらの組織の運営記録は､ 教育研究という大学の本質的機能の実態を知る資料として重要であるが､ ｢法人文書｣ の一般的な管理システムの中でアーカイブズへの集約を図ることが困難であるため､ 法人文書とは別の枠組みで収集を行っている｡ また個人文書の場合､ 学術研究に関する記録や大学行政に関する記録､ さらには卒業生等から収集した学生生活関係資料など多岐にわたるが､ 原則として大学に関わる記録を選択的に収集している｡ こうした個人・団体関係文書は現在16件の文書群を公開中であるが､ 所蔵する個人文書の全体像から見ればほんの一部に過ぎず､ これらについても早急な目録整備・公開が課題となっている｡
なお文書の収集とはやや異なるが､ 史料館では定年退職教員の業績目録及び肖像写真作成作業を毎年実施し､ これまでに1000人を越える数の教員の業績目録集を刊行している｡
5.

その他の活動以上に述べた法人文書等の受入・公開とともに､ 史料館の事業の中で比較的大きな位置を占めるのが､ 展示活動である｡ 館内には約330㎡の常設展示室が存在し､ 東北大学の歴史をテーマとした ｢歴史のなかの東北大学｣ を常設展示として行うほか､ 年１回程度の企画展示会を毎年開催している｡ 近年の開催事例を挙げると､ 平成17年度には ｢学徒たちの戦争｣ と題し東北大学における学徒動員・学徒出陣に関する展示を実施｡ 平成18年度は､ 明治期における旧制第二高等学校生の学生文化をテーマとした｢学都仙台

明治の学生群像−東北大学がなかった頃｣ を開催した｡ 平成19年度は東北大学創立百周年記念事業として ｢東北大生の一世紀｣ 展を開催することとなっている｡ このように当館の展示活動は所蔵資料の紹介という枠組みを超え､ 大学の歴史そのものを様々な視点からまとめ学内外に紹介するという機能を果たしている｡ こうし72

アーカイブズ29

た展示活動を行う組織としてはほかに本学には ｢東北大学総合学術博物館｣ が存在す
るが､ 学術研究成果や学術標本の展示を中心とする総合学術博物館に対し､ 史料館の展示は大学組織・制度や学生生活史等をテーマとした展示となっており､ 今後も各々の個性を活かしたかたちで連携を進めていく事になると思われる｡
そのほか､ 所属教員の活動として大学史やアーカイブズ学に関する研究・教育活動も行うこととなっており､ 2007年秋からは､ 他部局の教員と共同で､ 低年次学生向けの全学教育科目として ｢歴史のなかの東北大学｣ を開講する予定である｡ このように､
東北大学史料館は､ 東北大学のアーカイブズであるとともに､ 大学教育､ さらには社会教育的な活動も行っている状況である｡
大学という組織の中におけるアーカイブズのあり方については､ 様々な大学において模索が続けられている最中である｡ 東北大学史料館もまた､ 歴史的公文書の公開と言うアーカイブズとしての基本的な機能の充実に力を注ぐ一方で､ 大学のアーカイブズならではの特色を活かした事業も行ってきている｡ 大学という組織の中で大学アーカイブズがどのような役割を果たすことが出来るのか｡ また大学アーカイブズが大学組織の活動をどのように支援していくことができるのか｡ 大学アーカイブズをはじめとする他のアーカイブズの実践例に学びながら､ 今後も模索を続けていきたい｡

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データシート

平成19年７月１日現在

・機関名：東北大学史料館(東北大学学術資源研究公開センター史料館)
・所在地：〒980-8577宮城県仙台市青葉区片平２ １ １
・電話／FAX：／022 (217) 5040／022 (217) 4998
・E-mail:kinen1＠mail.tains.tohoku.ac.jp
・ホームページ：http://www.archives.tohoku.ac.jp/
・交通：JR 仙台駅西口より仙台市営バス利用
霊屋橋・動物公園経由緑ヶ丘三丁目行､八木山南団地行等
東北大正門前より約200m (徒歩約3分)
・開館年月日：2000年12月１日
・設置根拠：東北大学学術資源研究公開センター規程
組織：館長 今泉 隆雄
専任教員 助教３名
その他の職員 ２名
・建物 延床面積909㎡ (専有面積のみ)
・収蔵資料の概要 (平成19年4月1日現在)：
移管法人文書 約8000冊 (未公開分含む)
刊行物 約 1000シリーズ
個人寄贈・寄託資料 約600件 (受入件数)
・データベース
東北大学歴史的公文書データベース 1044件
個人・関連団体文書目録 16文書群
東北大学刊行物データベース 928シリーズ
第二高等学校刊行物データベース 377件
東北大学関係参考文献データベース 2465件
東北大学関係写真データベース 5272点
・開館日数／閲覧室利用者数 (平成18年度)：98人 (閲覧公開日98日)
・開館日数／展示室見学者数 (平成18年度)：2366人 (展示公開日：245日)
・主な事業 (平成19年度)：
資料収集・閲覧公開
大学法人文書の評価選別・受入・公開
大学関係団体・個人文書の収集・公開
展示活動
常設展示｢歴史のなかの東北大学｣
東北大学創立百周年記念展｢東北大生の一世紀｣(平成19年７月28日〜12月９日)
刊行物
東北大学史料館紀要 東北大学史料館だより の刊行
定年退職教員業績目録 の編集刊行
ほか
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