アーカイブズ 39

はじめに

1.

様々な電子ファイル

国立公文書館では､ 平成23年より稼働する電現在､ 世界中で使用されているアプリケーショ

子公文書等の移管・保存・利用システムに関す

ン､ OS､ 電子ファイル､ 保存媒体は様々である要件定義書の作成を進めているところである｡

る (図１)｡ 電子公文書の移管を考える上で､本稿は､ 定義書の検討にあたった八日市谷氏のすべてのフォーマットに対応することは不可能講義を受講者の野口がまとめたものである｡ 講であるため､ 長期保存と将来の利用に適したフォー義は､ 電子公文書等の移管・保存・利用システマットへ変換する作業は重要である｡ 変換をしムについて､ 国立公文書館の事例に基づきながた場合､ ファイルが本来持っていた一部機能のら論じられた｡ 最初に､ 電子公文書等のフォー停止もあり得るものの､ そもそも作成時点でのマットやメタデータの取り扱いに触れた後､ 後ハードウェアに依存したファイル形式であれば､半ではシステム化に当たっての基本的な考え方将来的にファイルが開けなくなる危険性がある｡

が紹介された｡ 以下は､ 講義要旨である｡

したがって､ 長期的な保存・利用に適したファ図１

様々な電子ファイル野口真広 (のぐち まさひろ)
独立行政法人国立公文書館公文書専門員
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2010/03

イルへ変換する作業は不可避である｡
長期保存のためのファイルフォーマットに関ること､ および音声､ 画像､ 動画などのフォー
マット変換では､ 品質の劣化などの問題がある

するこれまでの取り組みは以下のとおりである｡

ことも確認された｡

2.

これまでの取組み

2.4

2.1

平成15､ 16年度

平成20年度内閣府において､ 平成19年度の実証実験結果｢公文書等の適切な管理､ 保存及び利用に関を踏まえ､ 試験システムを構築し､ 総合的検証する懇談会｣ 報告書等で､ 電子記録への対応がを実施した｡ データの移管､ 保存､ 利用の３つ課題として指摘された｡のフェーズごとに､ 業務やシステムの実態､ 運用上の課題等が把握された｡

2.2

平成17､ 18年度

｢電子媒体による公文書等の管理・移管・保存のあり方に関する研究会｣ 報告書では ｢基本的視点｣ として､ 以下の点が電子記録の管理､移管及び保存のあり方として指摘された｡
1)

電子記録を非電子媒体に変換せずに､ 電子媒体のまま保存する原則
2)

電子記録の証拠価値のため不可欠な ｢エッセンス｣ の長期保存
3)3.

電子公文書等移管・保存・利用システムの検討に当たって

3.1

フォーマットについて電子公文書等の移管で取り扱うべきフォーマットについては､

平成20年度電子公文書等の管理・保存・利用システムに関する調査報告書(平成20年３月) (以下､査報告書平成20年度内閣府調と略す｡) を基に､ 標準フォーマッ電子記録については､ 作成時から保存・利トと長期保存フォーマット (表１) という観点用段階までのライフサイクル全体の管理が必から検討している｡ 報告書でいう標準フォーマッ

要トとは､ 現場で利用されている一般的なフォー

ここでいう ｢エッセンス｣ とは､ 長期保存上の必要から電子公文書等の持つ機能の一部停止､レベルダウンを行い､ 電子文書の記録としての価値を維持するのに必要な情報のことを指して

表１標準フォーマット､ 長期保存フォーマット

フォーマット

平成19年度内閣府において､ 電子記録の移管と長期保存を実現するという観点から､ 電子記録のメタデー
タ及びフォーマットのあり方等について､ 実証

OASYS､ 一太郎 8 12､ PDF/A
Word 97 2003､ Word2007､ PDF､ PDF/A､OpenOffice Writer

表計算

Excel 97 2003､ Excel
2007､ OpenOffice Calc

PDF/A

プレゼン
PowerPoint 97 2003､
テーション PowerPoint 2007､
OpenOffice Impress

PDF/A

画像

JPEG､ JPEG 2000､GIF､ TIFF､ BMP

JPEG 2000

WAVE､ MP3､ WMA

MP 3 (ビットレート256
kpbs 以上)

QuickTime､ Windows
Media､ RealPlayer､MPEG

MPEG 2

出典： 平成20年度内閣府調査報告書
元に野口が作成｡

pp.43 44を実験が実施された｡ その結果､ 長期保存に必要なメタデータとして付与すべきデータの多くが､音声・音楽ファイルのプロパティ情報から抽出可能であることが確認された｡ また､ 電子記録作成に用いられているファイルフォーマットの多くが､ 長期保存フォーマットとして各国政府で採用されている PDF/A (ISO19005 1) に変換可能であ34

長期保存
フォーマット

文書作成いる｡
2.3

標準フォーマット映像

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マットを指しているといえる｡ 長期保存フォー

移管・保存時に長期保存フォーマッ
トに変換される場合は､ 変換時の技術内容も対象となるマットでは国際標準に対応していることが要件になっている｡ これは開発した機関・会社が無くなっても､ 国際標準規格であれば現存する他の機関・組織によって再現する手段が提供されていると考えられるためである｡ なお､ 平成20年度の調査結果では結論を得られなかったもの

３ アーカイバルメタデータ

電子公文書等の移管後に､ 非現用文書として管理する内容 (受入情報､保存延長情報､ 公開情報､ 破棄情報)のメタデータとして定義する｡

４ コンテナ
メタデー
タ

上記の記録管理メタデータ､ 技術的メタデータ､ アーカイバルメタデータのすべてを包含したメタデータ｡
電子公文書１件に対して､ １個のコンテナメタデータが対応する｡の､ システムでの部分対応が可能と考えられるもの (電子メール､ Web データ､ データベー
スや CAD の汎用フォーマット等) も､ 当館で

出典： 平成20年度内閣府調査報告書

p.60｡

は利用方法についての課題は残しつつ､ 保存対象には含めている (後述4.3参照)｡

3.3

補足

電子公文書を扱う際には､ できることとでき3.2

メタデータについてないことを分けて､ 何が最も重要かを考える必

メタデータモデルについては､ 平成20年度内要がある｡

閣府調査結果に基づき､ OAIS 参照モデルを基

また､ 電子ファイルの保存においては､ リス本枠組みとしている｡ 管理オブジェクトの基本

ク､ ミスは必ずあると考えなくてはならない｡

単位は ｢行政文書ファイル｣ としている｡ 行政だからこそシステムに人為的リスクコントロー

文書ファイルには､ 複数の行政文書が収まってルを盛り込む必要が生まれる｡ 電子公文書自体おり､ それら個々の行政文書の下にはドキュメの保存・変換作業が重要であるのみならず､ 電ント､ さらにその下に電子ファイルというよう子ファイルやメタデータに関する処理や作業のに枝分かれして行く｡ それら個々の電子公文書記録を管理､ 保存することも必要である｡ ファには､ 異なるファイル形式も含まれるだろう｡

イルの中身のデータとは別に､ ファイルの生成・

そこで､ ひと固まりの行政文書ファイルとして､管理に関する情報 (記録管理メタデータ､ 技術

個々の文書がどのように関連しているのかをメ的メタデータおよびアーカイバルメタデータ)タデータとして付与しなくてはならない｡ これを管理しなくては､ 電子公文書は役に立たない｡

を紐づけという｡ 実際には､ 表２のように１か次の世代に文書を引き継ぐことを第一の目的とら３までの各メタデータを束ねたコンテナメタして､ 機能・性能・業務負担を勘案しながらシデータが必要とされる｡

ステムを構築してほしい｡

表２
項 メタデー番 タ名称
１ 記録管理メタデー
タ

２ 技術的メタデータ

３ アーカイバルメタデータ

メタデータの定義
定義4.

電子公文書等の移管・保存・利用システムの概要

電子公文書等の作成時の府省名､ 分類､ 文書名､ 作成者等行政文書ファ
イル管理簿の項目並びに､ その他文書内容に係る情報を管理するためのメタデータを意味する｡
電子公文書等の電子ファイルのファイル形式､ 作成アプリケーション名称とそのバージョン､ 作成アプリケーションが動作する OS､ 電子署名やタイムスタンプ等の作成時の技術的内容のメタデータを意味する｡ また､移管・保存時に長期保存フォーマットに変換される場合は､ 変換時の技術内容も対象となる
電子公文書等の移管後に､ 非現用文書として管理する内容 (受入情報､保存延長情報､ 公開情報､ 破棄情報)

国立公文書館では､ ｢重点計画2008｣ (IT 戦略本部) に基づき､ 平成23年度にシステムを稼働させ､ 電子公文書等の移管・保存・利用を実現する予定である｡ 行政機関と一般国民両方の利用を前提にしている｡ システム化に当たっての基本的な考え方は以下のようにまとめることができる｡
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4.1

システム化に当たっての基本的な考え方３のようにまとめることができる｡ 電子公文書システム化に当たっては､ 以下のような考え等の種類によっては､ システムで部分対応する方に配慮する必要がある｡

フォーマットや､ 個別対応を検討すべきもの､・見読性の保証または保存のみで対応するものものある｡

・原本性の保証・｢いつでも｣､ ｢どこでも｣､ ｢だれもが｣､ ｢自4.4

電子公文書等の移管・保存・利用システ

由に｣､ ｢無料で｣ インターネットを通じ､ いム概要

つでも利用可能

当館の電子システムの概要は図３のようにな・システムの冗長化る｡ 移管から一般利用までを６つの段階に分け・機能ごとの分離､ 検疫て説明する｡

・アクセス制御によるセキュリティ向上

1)

・長期保存データの適切なバックアップ

移管
移管の方法としては､ 電子媒体 (標準媒体､必要に応じ媒体を貸与)､ またはネットワーク4.2

電子公文書等の移管・保存・利用に係るを介した移管を想定している｡ 行政文書ファイ

４つの類型

ル毎に､ 電子公文書等のフォルダ､ ファイル等

基本的な考え方を､ 実際の業務フロー図にまの構成､ ファイルフォーマット､ 作成時のシス

とめると図２の類型に当てはまる｡

テム等に関する情報を可能な限り書き込む｡ このメタデータが無ければ電子文書は意味がない｡

4.3

電子公文書等の移管・保存・利用システ

電子媒体やメタデータの取り扱いに係る技術的ムで対応する標準的フォーマット､ 標準的な支援も必要である｡

媒体2)

受入

長期的な保存､ 将来の利用者が閲覧できるフォー

可搬媒体又はネットワークにより移管されたマットへの変換を考えると､ 当館のシステムで電子公文書等について､ 媒体変換を行い､ 検疫対応する標準的フォーマット､ 標準的媒体は表を実施する｡ 検疫は三回に分けて行う｡ １次検図２36

電子公文書等の移管・保存・利用に係る４つの類型

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表３

Web
CAD

国立公文書館におけるフォーマット・媒体の対応

OASYS
8-12
Word 97-2003
Word 2000

PDF
PDF/A
OpenOffice Writer

PDF/A

PDF/A

Excel 97-2003
Excel 2007

OpenOffice Calc

PDF/A

PDF/APowerPoint 97-2003
PowerPoint 2007

OpenOffice Impress

PDF/A

PDF/AJPEG
JPEG 2000
GIF

TIFF
BMP

JPEG2000
lossless

JPEG2000 lossy
PDF JPEG2000

WAVE
MP3

WMA

MP3256kpbs

MP3256kpbs

QuickTime
Windows MediaRealPlayer
MPEG

MPEG-2MPEG-2htm, html

図３

DWG, DXF, SXF
Ai, vsd, vxd, wk

移管・保存・利用システム概要図

疫はクライアントで行ってもらう｡ その後､ １

インシステムとは物理的に隔離する｡

次と異なる検知システムを用いて当館が２次検3)

保存疫をする｡ そして､ ２次検疫後､ 一定期間をあ電子文書の入った媒体を受け入れた後､ そこけて第３次検疫を行う｡ なお､ ウィルスによるからデータを取り出し､ オリジナルファイルと被害リスクを考慮し､ 検疫システムは当館のメフォーマット変換したファイルの二種類を保存
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する｡ この際､ ファイルからテキストデータと非標準フォーマット等については､ 今後の課題メタデータを抽出する｡ メタデータは元々含まである｡

れているものに加えて､ 当館が保存や利用のた

6)

一般利用めに新たに付与するものもある｡ 付与されたデー閲覧には､ 長期保存フォーマット (審査・マタは､ 例えば､ 一般利用者がデジタル・アーカ

スキング作業､ 変換処理済) を使用し､ デジタ

イブで検索する時に利用することになる｡

ル・アーカイブ上では従来の媒体 (紙､ マイクメタデータの作成が終わった後､ つくば分館

ロ等) と電子文書の閲覧は､ 統合して利用するでの遠隔地バックアップやミラーリングバックため､ 利用者の視点から見れば媒体の違いのなアップの措置を施しながら､ 長期保存されるこい形で利用可能になる｡ インターネットを通じとになる｡ 長期保存中もデータ内容の同期チェッて､ 検索・閲覧できる点も同じである｡

クなどを定期的に行う｡
4)

行政利用

5.

まとめ

電子行政利用に当たっては､ ユーザー認証を電子公文書のシステム作りには､ まず関係者経て､ 霞ヶ関 WAN 経由でオンライン利用でが集まって業務的なルールや技術的なルール作きるようにする｡ その際､ オリジナルと長期保りをしなくてはならない｡ その上で､ 人員・体存フォーマットをそれぞれ利用できるようにす制・予算の確保が必要である｡ システムは一度る｡ もしも､ オンライン利用が困難な場合は､作って終わりではなく､ 将来のデータ移行への来館利用で対応する｡

配慮も必要である｡ また､ 十分にシステム設計5)を行ったとしても､ リスクは前提としておくべ

審査

個人情報や法人情報､ あるいは国の安全など､きことも忘れてはならない｡

要審査の扱いとなっている文書は現在も多く所ともあれ､ メタデータとファイルを保存する蔵されている｡ 公開扱いになっていない文書は､という原則が重要なのであって､ それ以外の点当館の専門官室で文書を審査した上で､ 一部非については､ できることから始めればよいと考公開として該当ページを袋掛けするか､ あるいえ､ システム作りに取り組んで頂きたい｡は複製を作成して､ 非公開箇所を墨塗りしてから公開している｡

おわりに電子文書の場合も審査作業が発生するため､講義を振り返ってみると､ 不断に新しい OS､長期保存されたファイルから作業用ファイルをアプリケーション､ ファイル形式が生まれてい作成し､ PDF の ｢墨消し機能｣ で処理し､ 一くことが文書管理に大きな問題を投げかけてい部非公開として該当ページを袋掛けするか､ あることが分かった｡ 紙と違って､ 作った時点とるいは複製を作成して､ 非公開箇所を墨塗りし利用する時点とでは､ 媒体やファイル形式が異てから公開している｡

なることも多いわけだから､ 変換作業は電子文電子文書の場合も審査作業が発生するため､書を保存する限り永遠についてまわる｡ 誰もが長期保存されたファイルから作業用ファイルをいつでも簡単に使えるハードやファイル形式で作成し､ PDF の ｢墨消し機能｣ で処理するこ

電子公文書を利用するためには､ 公文書館側はとも可能である｡ JPEG2000の場合でも画像編絶えざる変換作業をしなくてはならない｡

集アプリでスクリーニング処理することが可能である｡ よっていずれの場合でも作業効率はあがるだろう｡ ただし､ このほかの音声・映像､
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