確認・記録義務に関する規程
（目的）
第１条

この規程は、一般社団法人鳥取県バスケットボール協会(以下、本協会という)が、個人情報保護法（以下、「法」という。）第 25 条および第 26 条に規定される個人データの第三者提供の際の確認・記録義務にかかる適正な対応を行うこと目的とする。なお、この規程で使用する用語の定義は、本協会の個人情報取扱規程のものと同じである。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第２条

本協会は、個人データを第三者（法第 2 条第 5 項各号に掲げる者を除く。以下同じ。
）に提供したときは、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法により、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が法第 23 条第 1 項各号又は第 5項各号のいずれか（法第 24 条の規定による個人データの提供にあっては、法第 23 条第 1 項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。
一 法第 23 条第 2 項の規定により個人データを第三者に提供した場合 次のイからニまでに掲げる事項イ

当該個人データを提供した年月日

ロ

当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
ハ

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ニ

当該個人データの項目

二 法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の規定により個人データを第三者に提供した場合 次のイ及びロに掲げる事項
イ

法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の本人の同意を得ている旨

ロ

前号ロからニまでに掲げる事項

２ 前項各号に定める事項のうち、既に前項、次項及び第 4 項に規定する方法により作成した前項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、前項の当該事項の記録を省略することができる。
３ 第 1 項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。ただし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供（法第 23 条第2 項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。）したとき、又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
４ 前項の規定にかかわらず、法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第 1 項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって第 1 項の当該事項に関する記録に代えることができる。
５ 本協会は、第 1 項の記録を、当該記録を作成した日から次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存しなければならない。
一

前項に規定する方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して 1 年を経過する日までの間
二 第 3 項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して 3 年を経過する日までの間
三 前 2 号以外の場合 3 年（第三者提供を受ける際の確認等）
第３条

本協会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次の各号に掲げる事項に応じ、それぞれ当該各号に定める方法による確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が法第 23 条第 1 項各号又は同第 5 項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名（第三号に掲げる事項に該当するものを除く。）
当該個人データを提供する当該第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法
二

当該第三者による当該個人データの取得の経緯（次号に掲げる事項に該当するものを除く。
）
当該個人データを提供する当該第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法
三 当該第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前 2 号で規定する方法による確認（当該確認について第 3 項、第 5 項及び第 6 項に規定する方法による記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。
）を行っている事項 当該事項の内容と当該提供に係る前 2 号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法
２ 本協会は、第 1 項の規定による確認を行ったときは、文書、電磁的記録又はマイクロフ
ィルムを用いて作成する方法により、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項に関する記録を作成しなければならない。
一 個人情報取扱事業者から法第 23 条第 2 項の規定による個人データの提供を受けた場
合 次のイからホまでに掲げる事項
イ

個人データの提供を受けた年月日

ロ 第 1 項各号に掲げる事項
ハ

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ニ

当該個人データの項目

ホ

法第 23 条第 4 項の規定により公表されている旨

二 個人情報取扱事業者から法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の規定による個人データの提供を受けた場合 次のイ及びロに掲げる事項
イ

法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の本人の同意を得ている旨

ロ

前号ロからニまでに掲げる事項

三 第三者（個人情報取扱事業者に該当する者を除く。
）から個人データの提供を受けた
場合 第一号ロからニまでに掲げる事項
３ 前項各号に定める事項のうち、既に前項、次項及び第 5 項に規定する方法により作成した前項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録された事項と内容が同一であるものについては、同項の当該事項の記録を省略することができる。
４ 第 2 項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。
ただし、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（法第 23 条第 2 項の規定による提供を除く。以下この条において同じ。
）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
５ 前項の規定にかかわらず、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第 2 項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって同項の当該事項に関する記録に代えることができる。
６ 本協会は、第 2 項の記録を、当該記録を作成した日から次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存しなければならない。
一

前項に規定する方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して一年を経過する日までの間
二 第 4 項ただし書に規定する方法により記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して三年を経過する日までの間
三 前 2 号以外の場合 三年

別紙１ 第 2 条第 1 項第一号
個人データ提供記録簿① 当該個人データを提供した年月日② 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）＊不特定かつ多数の者に提供している場
合とは下記のような場合をいう。
例）個人データをインターネット上に公開し、不特定多数の者が閲覧できる状態に置いている場合例）住宅地図を市販する場合③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
例）本人ごとに番号・ID などを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・ID などにより本人を特定できるときの当該番号・ID④ 当該個人データの項目
例）氏名、住所、電話番号、年齢例）氏名、商品購入履歴※上記②から④の記録事項のうち、既に作成した「個人データ提供記録簿」において記録（保存している場合に限る。）されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。

別紙２ 第 2 条第 1 項第二号
個人データ提供記録簿① 法 23 条１項又は法 24 条の本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）＊不特定かつ多数の者に提供している場
合とは下記のような場合をいう。
例）個人データをインターネット上に公開し、不特定多数の者が閲覧できる状態に置いている場合例）住宅地図を市販する場合③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
例）本人ごとに番号・ID などを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・ID などにより本人を特定できるときの当該番号・ID④ 当該個人データの項目
例）氏名、住所、電話番号、年齢例）氏名、商品購入履歴※上記①から④の記録事項のうち、既に作成した「個人データ提供記録簿」において記録（保存している場合に限る。）されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。

別紙３ 第 3 条第 2 項第一号
個人データ受領記録簿① 個人データの提供を受けた年月日② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
例）本人ごとに番号・ID などを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・ID などにより本人を特定できるときの当該番号・ID⑦ 当該個人データの項目
例）氏名、住所、電話番号、年齢例）氏名、商品購入履歴⑧ 法第 23 条第４項に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨※②から④までの事項については、本人から申告を受けるものとする。⑤の事項については個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法により確認をするものとする。
※上記①から⑧の記録事項のうち、既に作成した「個人データ提供記録簿」において記録（保存している場合に限る。）されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。

別紙４ 第 3 条第 2 項第二号
個人データ受領記録簿① 本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
例）本人ごとに番号・ID などを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・ID などにより本人を特定できるときの当該番号・ID⑦ 当該個人データの項目
例）氏名、住所、電話番号、年齢例）氏名、商品購入履歴※②から④までの事項については、本人から申告を受けるものとする。⑤の事項については、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法により確認をするものとする。
※上記①から⑦の記録事項のうち、既に作成した「個人データ提供記録簿」において記録（保存している場合に限る。）されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。

別紙５ 第 3 条第 2 項第三号
個人データ受領記録簿① 当該第三者の氏名又は名称② 当該第三者の住所③ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名④

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑤

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
例）本人ごとに番号・ID などを付して個人データの管理をしている場合において、当該番号・ID などにより本人を特定できるときの当該番号・ID⑥ 当該個人データの項目
例）氏名、住所、電話番号、年齢例）氏名、商品購入履歴※①から③までの事項については、本人から申告を受けるものとする。④の事項については、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法により確認をするものとする。
※上記①から⑥の記録事項のうち、既に作成した「個人データ提供記録簿」において記録（保存している場合に限る。）されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。