アーカイブズ 39

1.

はじめに
まず､ 私がこの研究会議に参加した動機について述べたい｡

思い､ この研究会議に参加を希望したのである｡
Ｄグループの討論のテーマはこの２点に関連する点も多かったので､ ここでは､ それを中心私が所属する神奈川県綾瀬市で､ 電子媒体にに報告したい｡ ただし､ 私の目を通して見た討よる公文書等 (以下､ ｢電子文書｣ と略) にあ論の報告であるため､ 他のメンバーの所感とはたるものとしては､ 財務会計システムと契約管異なる点もあるかとは思うが､ ご容赦願いたい｡

理システムにより作成した文書が思いつく｡ し討論にはメンバー以外に､ 初日には国立公文かし､ 両者とも決裁は電子決裁ではなく､ 紙に書館の中島康比古利用係長に､ ２日目は風間吉印字した文書に押印をする従来のものである｡

之業務課公文書専門員に同席してもらい､ 意見したがって､ 保存の媒体は紙になるため､ ここをいただいた｡

でいう電子文書にはあたらないだろう｡

私以外のメンバーは文書館あるいは相当施設

このように電子文書とは縁遠い環境にいる私に所属する｡ いずれの機関も非現用文書の管理がこの研究会議に参加した理由は､ ２点ある｡

システムを持っている｡ しかし､ 現用文書をも１点目は､ 近い将来､ 電子決裁の導入により､一元的に管理するものではない点が共通してい電子文書が普及し､ 紙媒体による公文書等 (以下､ ｢紙文書｣ と略) が､ 少なくとも現用からはなくなるのではないかとの予想があったからる｡
なお､ メンバーが所属する機関の資料検索画面は次のとおりである｡

である｡
２点目は､ 電子決裁が普及した際､ 廃棄された電子文書を選別､ 収集していくには､ 現用文書と非現用文書を一元的に管理するシステムが必須のものと考えていたからである｡
以上の２点について､ 先進事例を学びたいと

井上洋一 (いのうえ よういち)
神奈川県綾瀬市教育委員会生涯学習部生涯学習課
市史文化財担当主査｡ 平成３年４月に埋蔵文化財担当として採用される｡ 平成８年11月から市史編

茨城県立歴史館集事業に従事｡

http://www 2.rekishikan.museum.ibk.ed.jp/
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JICA 横浜海外移住資料館
http://search.jomm.jp/search/html/koukai/
福井県文書館k̲search.html

http://www.archives.pref.fukui.jp/fukui/DBfpa.html

2.

電子か？紙か？

電子文書は紙文書にとってかわるのだろうか｡
もし､ 電子決裁が普及すれば､ 現用の紙文書の存在理由はなくなるだろう｡
しかし､ システムの更新時に電子決裁システムをやめた事例報告があり､ また､ 上位の決裁になればなるほど､ 担当者が紙文書を実際にもって直接説明をしながら､ 決裁をもらう日本の習慣などを考えて､ Ｄグループでは､ 電子文書と紙文書が今後も併存していくという前提で話を進めることにした｡ そして､ この２種類の異な岡山県立記録資料館

る媒体に対応するため､ それぞれの特徴を抽出

http://archives.pref.okayama.jp/infolib/

することから始めた｡

search/index.html

紐付け

電子文書は個々の文書ごとに､ 意識的に紐付けをしていかないと､ 関連性がわからなくなり､ 不完全な文書になってしまう｡ 一方､紙文書の簿冊という形態は､ 個々の紙文書を物理的に紐付けしたものである｡ したがって､ 非現用になっても活用はしやすい｡
ここで同じ紙文書でも簿冊ではなく､ ファイリングシステムによる紙文書が話題になった｡
ファイリングシステムの場合､ フォルダー単位の扱いになるため､ 保存年限もフォルダーにより異なる｡ 一事業も通常は複数のフォルダーか国立公文書館らなり､ 個々のフォルダーの廃棄年度が異なる｡

http://www.archives.go.jp/owning/index.

したがって､ 同一事業であっても､ フォルダーhtmlによりに収集年度が異なることになるのである｡

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ファイリングシステムの場合､ 簿冊とは異なにくい､ あるいは､ 長期継続性を有するというり､ 個々の文書に意識的な紐付けが必要な点は､点では大きな違いがないのではないだろうか｡

むしろ電子文書に近いと考えた方がよいのでは電子文書と紙文書はそれぞれの特性が相反すないだろうか｡
保存性るものではないという点が､ この議論をとおし電子文書の保存は紙文書と比べ､ 必て確認できた｡ 抽象的な結論ではあるが､ 電子要とする空間は狭くてすむ｡ また､ 外部機関にと紙という媒体の相違点ではなく､ 共通点から保存を委託した場合､ セキュリティーの問題を文書管理システムも考えたらどうかという問題別にすれば､ 電子文書はデータの送受信ですむ提起がなされた｡

ので､ 紙文書に比べて手軽に扱え､ 利便性が高3.

い｡
複製化

別システムという発想廃棄された紙文書の選別収集に携わ電子文書であっても､ 現用・非現用文書の管ると､ 集計表等のような添付資料が欠落してい理を一元化したシステムが理想的であることはる事例に出会うことが多い｡ これは､ 毎年使え論を待たないであろう｡ しかし､ Ｄグループでる部分を引き抜いて､ 使いまわし､ もとの文書はもう一つの選択肢である､ 現用・非現用文書に戻していないと推定される事例である｡ 電子を別々に管理するシステムという前提をとるこ文書ならば､ 手軽にコピーできるので､ 抜き取とにした｡ 理由は次のとおりである｡

ることは少なくなるのではないか｡ その結果､

１一元化したシステムの開発には多額の費用一つ一つの文書は完全な形で保存される可能性がかかる｡ 現在､ 現用・非現用それぞれのシが強くなるのではないかという予測がされた｡

ステムを持っているのだから､ それを生かし耐久性

電子媒体の耐久性 (長期継続性) については､ 歴史も浅いことから､ 言及されるこた方が現実的である｡
２

公開という点からは､ 一元化したシステムとが多い｡ しかし､ 紙文書でも問題はある｡ かの場合､ セキュリティーの面で問題が生じなつて問題になった酸性紙同様､ 近年､ 使用頻度いか｡ また､ 現用文書の公開基準が非現用文が高まっている再生紙が新たな問題である｡ 再書公開の足枷にならないだろうか｡

生紙は繊維が細かく､ 薬剤を多用しているので､長期保存に関して､ 問題提起がなされた｡

３システムよりも制度が重要ではないか｡ 仮に一元化したシステムができたとしても､ 条

以上のように､ 電子文書と紙文書の特性を複例等の制度上の整備がなければ､ うまく運用数の観点から検討した結果､ 例えば､ 紐付けのできないであろう｡ なお､ いくら制度が整っ問題のように､ 電子文書の短所が紙文書の長所ても､ 最終的には一人一人の意識が低ければ､になるといった単純なものではなく､ 問題点にシステムは思いどおりには動かないであろう｡

よっては､ 双方の短所にあたることが浮かびあ以上から､ 現用・非現用文書を別々のシステがってきた｡ そのため､ あえて電子と紙というムで管理すると仮定し､ 将来のシステムについ媒体の違いを強調しない視点も必要だという意て､ 討論することにした｡ ただし､ 現用文書管見が出された｡

理システムが更新される際は､ 開発段階で関わ具体的には ｢pdf ファイルは紙だ｣ という発るべきという指摘がされた｡ 少なくとも､ 別シ想である｡ 例えば､ ワードで作成したファイルステムであっても､ 現用文書管理システムに､を､ 印字して保存する｡ あるいは､ pdf ファイ

非現用管理システムへの移管機能を組み込むこルに変換して保存する｡ 実際に目にするのは､とは必要であろう｡

紙と画面という違いがあるが､ どちらも改変し現用と非現用が別システムとして稼働してい65

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るので､ 現用文書の管理システムから非現用シめの工夫にも努めていかなければならないといステムへの移管時に問題が生じることが予測さう意見が出された｡

れる｡ そこで､ 移管後の問題点をできるだけ減以上のような移管前後の問題点を考慮したうらすには何をすべきかということで､ 移管前とえで､ 今後､ 新たな非現用文書管理システムの移管後にわけて考えた｡

構築を考えていきたい｡

移管前

現用文書管理システムのなかで､ 原課 (他課) の文書に目を配るのは非常に難しい｡
中間書庫のように､ アーカイブズ側に権限があれば理想的である｡ しかし､ 権限はなくても､4.

おわりに最後に､ また私自身の話をさせていただきたい｡

アーカイブズの存在を周知させることで対応しＤグループでの討論をとおして､ 冒頭の研究なければならない｡ 文書間の紐付けの確認や記会議への参加動機で述べた２つの予想が両者と録管理メタデータの標準化等の基礎作業や保存も心地よく覆された｡ この心地よさの原因は､年限の見直しのほかにも､ 長期保存に耐えられ討論だけではなく､ 今回の研究会議全体に ｢課ない新しい形式のファイルが採用される場合も題があることは認めたうえで､ できることから想定できるので､ アーカイブズ側から､ ファイやる｣ という方向性があったからではないだろ

ル形式あるいは媒体の変換を提案できるのが望うか｡

ましい｡ 権限がなければ､ 原課とのコミュニケー

Ｄグループのメンバーは次のとおり (名簿順)｡

ションが一つの方法となるので､ 小さな組織の鈴木教郎 (茨城県立歴史館)､ 柳沢芙美子 (福方がうまくいく可能性がある｡ とにかく､ でき井県文書館)､ 下垣豪 (岡山県立記録資料館)､るところから､ 常に現用文書へ目配りをしてい野口真広､ 水野京子 (国立公文書館)､ 岡野伸

くのが､ アーカイブズにとって大事なことであ治 (JICA 横浜

海外移住資料館)｡

ろう｡
このような移管前の問題点を解決するには､(追記)制度の整備が必要になろう｡ 例えば､ 条例で廃入稿後､ Ｄグループのメンバーに本稿の確認を棄・保存まで定める｡ その予算は各課で計上すしてもらったところ､ 有益な意見をいただいた｡

るようにする｡ これにより､ 制度の整備と同時本文中に反映できなかったことをお詫びするととに､ 予算の確保もしやすくなるのではないか｡

もに､ この場でその一部を追記させていただきた

移管前に関する業務は中間書庫としての機能い｡である｡ 電子文書の場合､ 上述した新しいファ研究会議の全体討論で複数の質問が出たＤグルーイル形式の事例から考えると､ 作成時から中間プの ｢別システムという発想｣ は､ 現用・非現用書庫に入れるような感覚をもたなければならな文書にそれぞれ標準化したメタデータを付与し､いだろう｡

横断検索を使用すれば､ 別システムであっても運移管後文書間の紐付けの確認やアーカイバ用上は問題がないという考えにまず基づいている｡

ルメタデータの付与などの作業のほか､ まだ日全体討論の中で､ 諸外国では別システムの事例も本では一般になじみのないアーカイブズを周知多いというコメントを聞くこともできた｡

させることも一つの仕事ではないかということ

Ｄグループは､ 一元化したシステムが理想と認になった｡ その方法としては､ 大臣・首長等のめながら､ あえて別システムという視点から議論視察も有効であったという事例が紹介された｡をしたことで､ より多くの問題点を明らかにする

また､ グーグル等の検索にかかりやすくするたことができたのではないだろうか｡

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