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はじめにたものが結果的に電子化されたという例があるの｢電子媒体による公文書の管理・移管・保存・みであった｡ 登記情報システムは昭和60年から構利用システムについて｣ をテーマとした今年度の築作業が進められ､ ここ数年ですべての登記情報実務担当者研究会議では､ 電子文書の作成・管理(不動産､ 法人・商業) の電子化が完了した｡ 電に関わる立場からの講義が１コマ設けられた｡

子化に際しては電子情報を原本とする大幅な法改

講師の秋山英己氏は総務省行政管理局行政情報正が行われ､ 現在は登記簿謄本に代わるものとしシステム企画課課長補佐として文書管理業務の最て登記事項証明書が発行されている｡ 社会保険オ適化を担当している｡ 総務省行政管理局は行政改ンラインシステムは紙台帳を電算処理化したもの革を所管しており､ 行政事務の効率化､ 行政改革で､ 国民皆年金制度下での事務処理の限界から電の一環として現用文書管理に関するシステム整備算化が行われた｡ しかし､ 一般行政文書の電子化を行っている｡ 講義では行政における文書の電子の動きは当時はまだ見られなかった｡

的管理の概略と一元的な文書管理システムの整備経緯及びその内容等につき講義が行われた｡ 以下

1.2

情報公開法の成立

は参加者による要約的報告である｡ なお､ 本文中

1.2.1

法令の整備の図については秋山氏より講義資料の提供をいただいた｡

文書をエディタソフトで作成することは以前から行われていたが､ それは電子化というより作成ツールの電子化であり､ 作成された文書の電子的1.

最適化以前の行政文書の電子化管理という概念もやはり情報公開法が契機となる｡

1.1

情報公開法の成立以前

情報公開法施行令では行政文書ファイルの帳簿の行政文書の電子的管理の契機となったのは情報調製と閲覧所の設置が義務付けられた｡ 行政文書公開法 (｢行政機関の保有する情報の公開に関すファイルという概念が作られ､ 簿冊に名前を付ける法律｣ 平成11年５月14日法律第42号) の成立でて検索可能な電子的管理がされるようになったのある｡ 行政文書の電子化という概念はそれ以前にはこの時からである｡ 平成12年には事務連絡会議はあまりなく､ 法務省の登記情報システムや旧社申合せでファイル管理簿のガイドラインが定めら会保険庁の社会保険オンラインシステムのように､れ､ 各省 LAN に設けられたデータベースによる業務効率化のために特定業務を電算処理化していインターネット経由での提供という方式がとられることとなった｡

鹿島晶子 (かしま あきこ)

独立行政法人国立公文書館公文書専門員
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1.2.2

情報システムの整備

情報公開法の施行に伴い､ 行政情報システム各2.

電子政府の推進と業務・システムの最適化

2.1

電子政府の取組の経過

省庁連絡会議と各省庁事務連絡会議の連名による電子政府の取組は図１の通りである｡ 上段が社

｢総合的な文書管理システムの整備について｣ (平会全体に対する政府の IT 化の取組､ 下段が行政

成12年３月29日各省庁事務連絡会議了承､ 行政情の情報化の取組である｡ 平成６年に策定された行報システム各省庁連絡会議幹事会了承) が発出さ

政情報化推進基本計画ではインフラ整備が行われ､れた｡

各省庁 LAN 及び霞が関 WAN の整備､ １人１｢総合的｣ とは､ 取得・作成､ 起案､ 決裁､ 施台のパソコンの普及､ インターネットによる情報行､ 保存､ 廃棄､ 移管という文書のライフサイク提供等が推進された｡ 平成７年のウィンドウズ

ルを貫く管理を指す｡

95公開前後から急速にインターネットが普及し､この ｢文書｣ には電子文書も含まれることとさ

e-Gov や 電 子 申 請 も こ の こ ろ か ら 整 備 が 進 めれた｡ 省内 LAN 等の内部事務処理システムや登られた｡ また､ GPKI (Government Public Key

記､ 年金､ 各種データベース等の個別業務システ

Infrastructure ＝政府が運営する公開鍵暗号方式

ム､ 電子申請や電子決裁で作られた文書の整合性を利用したセキュリティインフラ) を使った政府ある管理も ｢総合的｣ な文書管理に含まれる｡ ま認証基盤も整備された｡

た､ 国民一般への情報提供として､ 省庁別の行政

この整備の先に平成14年成立の行政手続オンラ文書ファイル管理システムを集めて横断検索がでイン化法がある｡ これはオンラインの申請・届出きるようにした総合行政文書ファイル管理システが紙と同じ効力を持つことを定めたものである｡

ム (電子政府の総合窓口

平成15年には､ 内部業務の電子化から国民向けサーe-Gov) を総務省が整ビスに目を向け､ また行政効率化を目的とした電備した｡

図１40

電子政府の取組の経過

アーカイブズ 39

図２

電子政府の推進体制

子政府構築計画が策定された｡ 今回の主題である

計画以前､ 霞が関 WAN 立ち上げ当時はインフ業務・システムの最適化計画と､ そのための外部ラ整備が重視されがちであったが､ 総務省行政管の専門家 (CIO 補佐官) の登用といった推進体理局は費用対効果､ 業務効率化を常に念頭に置い制の整備はここから始まる｡ 構築計画は平成18年ていた｡ これらの施策はプログラム・マネジメンに推進計画となり､ 政府全体でも e-Japan2004

ト・オフィス (PMO) 等各府省内の体制強化にが決定された｡

よって推進され､ 総務省のモニタリングや電子政現在の電子政府の推進体制は図２の通りである｡

府評価委員会による評価も行われている｡ 電子政

高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部､ い府推進計画とその推進状況は電子政府の総合窓口

わゆる IT 戦略会議は法に基づく閣僚級の組織でから見ることができる｡

あり､ 電子政府に関する決定は各府省官房長クラスの CIO 連絡会議が行っている｡ その下に課長

2.3

IT 化に対応した業務改革クラスの CIO 連絡会議幹事会と CIO 補佐官等連

平成15年の電子政府構築計画以降､ IT 化に対絡会議がある｡ 国と地方公共団体 (電子行政推進応した業務改革が行われるようになった｡ 役所に国・地方公共団体協議会)､ 国と独立行政法人のは旧来のやり方や内部規則があり､ どうしても制間の協議会 (電子行政推進国・独立行政法人等協度に合わせてシステムを作りたくなるのだが､ 制議会)､ 調達に関する ｢情報システムに係る政府度に合わせてシステムを作ることが真に効率的と調達関係府省連絡会議｣､ 技術系の ｢行政情報シは限らない｡ そこで､ IT 導入に際して業務の制ステム関係課長連絡会議｣ もある｡

度・運用を見直し､ 導入効果を最適化しようというものである｡ IT を使った業務処理は既存の業

2.2

電子政府推進計画の概要

務・制度の見直しが基本となる｡ その他､ システ

電子政府推進計画は､ 重点計画2006に基づき､ムの共通化・一元化､ 業務の外部委託､ 効果を数2010年度までに達成すべき目標や目標達成のため値 (業務処理時間､ 経費等) で明示することが電の諸施策を明らかにするとともに各施策の工程を子政府構築計画には盛り込まれた｡

示した計画である｡ 電子申請等の利用率向上､ 業務最適化による効率化､ システムの安全性・信頼性確保等が目標に掲げられている｡ 電子政府構築

2.4

最適化計画の構成

最適化計画は以下の５項目から構成される｡
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1)

業務・システムの概要｡ 業務の基本理念を提示｡
2)

子処理システム (国土交通省､ 実際には各機関にまたがる業務をワンストップ化) 等67分野の計87実施内容｡ 現行体系から将来体系への移行に分野であった｡

際して実施する最適化の内容を記述するもので､業務の効率化・合理化､ 利便性の維持・向上､安全性・信頼性の確保､ 経費削減に係る具体的な手法､ 時期､ 効果､ 全体に係る削減経費､ 削

3.

文書管理業務の業務・システム最適化計画と一元的な文書管理システム
3.1

総合的な文書管理システムの課題とシステ

減される業務処理時間､ 電子申請の利用率等をムの最適化の方向性数値により明確化しなければならない｡

従来の総合的な文書管理システムは､ 情報公開

3)

最適化の工程表｡ 最適化実施に当たっての具法で一般に公開するためのファイル管理簿を作る体的な工程を線表形式で記述することになってことが目的となっていた傾向がみられ､ 保存も紙いる｡

媒体が中心であった｡ 電子決裁機能も備えていな

4) 現行体系及び将来体系｡ 政策・業務体系､ デー

いか､ あってもあまり使われておらず､ 情報の漏タ体系､ 適用処理体系､ 技術処理体系についてえい､ 改ざん､ 流出等のリスク (これはシステムの標準記述様式を添付することになっている｡

のみならず､ ユーザがデータをファイルサーバに効果指標・サービス指標一覧｡ 節減経費､ 節無慮に保存することによってアクセス制限がきち

減業務処理時間の計算式と年度ごとの目標値をんと効かなくなることにも起因する) も存在した｡

明示することになっている｡

電子文書の取り扱いルールが文書管理規則に定め5)られておらず､ 文書管理システムと業務システム
2.5

最適化計画の策定対象との連携も不十分であり､ たとえば電子申請シス最適化計画の策定対象には各省共通業務と各省テムで文書を受け付け､ システム内の処理は完了個別業務がある｡ 各省共通業務・システムについしたものの､ 結果を文書管理システムに登録するては共通のシステムとその担当府省を策定することころで手作業が発生する等の問題も生じていた｡ととし､ 各省個別業務・システム､ たとえば○○

文書管理業務の業務・システム最適化計画の策

省の○○行政の監督､ ○○行政の処理システム等､定にあたり､ 総務省は全府省の文書管理規則を分個別のもので最適化になじむものについてはそれ析し､ 一元的な文書管理システム導入に対応するらを整備し､ 平成17年度末までのできる限り早い新しい文書管理規則のガイドラインを各府省庁に時期に最適化計画を策定することが定められた｡

配布した｡ なお､ ガイドラインについては公文書

当初､ 文書管理業務は最適化計画の策定対象と管理法施行に際して変更が予想され､ 現在調整がされていなかった｡ 文書管理業務を IT 化になじ懸案となっている｡ その他､ 電子決裁の推進 (総ませることは困難で効果が出てこないと思われて務省は一元的な文書管理システム導入以前から電いたようである｡ しかし最終的に最適化計画の選子決裁を９割方実施導入していた)､ 個別業務シ

定対象になったのは､ 共通業務では文書管理業務ステムとの連携促進による業務の効率化､ 政府全のほか､ 人事・給与等業務､ 統計調査等業務､ 電体の情報システムの効率的な運営への寄与等が計

子申請受付等業務､ 職員等利用者認証業務 (ID､画には盛り込まれている｡

パスワードの管理) 等20分野､ 個別業務では金融検査及び監督業務 (金融庁)､ 電波監理業務 (総3.2

一元的な文書管理システムの整備と効果務省)､ 前述の登記情報システム (法務省)､ 社会

文書管理業務の業務システム最適化計画は平成保険業務 (厚生労働省)､ 自動車登録検査業務電19年４月13日の各府省情報化統括責任者連絡会議

42

アーカイブズ 39(CIO 連絡会議) で策定された｡ 計画の狙いは､センターにアクセスして文書の登録や決裁を行う｡

紙中心から IT の活用への転換による業務効率化

たとえば､ Ａさんが起案して課長に決裁を求めると情報の利活用､ たとえば検索や他のシステムと場合､ Ａさんが文書をデータセンターに送ると､の連携による業務効率化である｡ 集中管理の推進

課長には要決裁文書がありますというメールが届や適切な分類・整理等基本的な管理ルールは紙文き､ 課長はデータセンターにアクセスして決裁を書も電子文書も同じである｡

行うことになる｡ 最適化の前と後での文書管理シ計画では､ 文書のライフサイクルの整備と､ 業務・システムの効率化・高度化を図るための機能ステムのイメージの違いは図３に示した通りである｡

整備として①行政文書ファイルと電子行政文書を一元的な文書管理システムは電子決裁機能と保関連付けた管理､ ②電子決裁､ ③行政文書ファイ管・管理機能に大別される｡ 前述の個別業務シスル管理簿データ作成､ ④書誌情報をもとにした検テムとの連携や情報の利活用の促進といった利用索､ ⑤改ざんチェックと漏えい防止､ の５つの機のメリットはこの機能に係るものである｡ 保管・能を備えた一元的な文書管理システムの開発が定管理機能に係るメリットには､ 情報公開法の施行められ､ ２年間の検討・開発を経て平成20年度末ルールに沿った文書の適切な管理､ 保存期間満了から稼働を開始した｡ 各省はそれぞれの文書管理までのデータの適切な管理､ 改ざん防止やデータシステムに係るリース機器の切り替えのタイミンのバックアップによる消失防止等がある｡

グに合わせて平成24年度までに段階的に新システムに移行することとなっている｡ このシステムを3.3

一元的な文書管理システムと行政文書のラ使って､ 各省は統一された方式で1)保存期間が１

イフサイクル

年以上の電子行政文書の登録・管理､ 2)文書の供一元的な文書管理システム導入後の行政文書の覧と起案文書の電子決裁､ 3)紙の受付文書の受付

ライフサイクルはこのようになる｡

簿登録を行うこととなった｡ システムと各省作成①作成・決裁のデータはすべて総務省が準備したデータセンター

成した文書は分類､ 保存期間､ 保存期間満了後移に格納され､ 職員は霞が関 WAN 経由でデータ管対象となるかどうかシステムに登録される (紙図３

紙とメールとを問わず､ 取得・作一元的な文書管理システムの整備
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で取得した文書についてはメタデータのみ登録すとできないデータがあるが､ 移行できないデーることとし､ 本文をスキャナで読み込んで保存すタについても項目としては移行できないにしてることは今のところ求めていない｡ 報告書等分厚もデータとしては移行させる､ そういうかたち

い印刷物についても同様である)｡ 決裁も電子決で極力移行させている｡ 文書の本体は基本的に裁によって行われ､ 同様にシステムに登録される｡

はすべて受け付けるようにしている｡ 将来的な②保存・活用見読性は移管元で確保してもらうこととしてい施行後の文書は行政文書としてシステム内に保存され､ 検索が可能になることで日々る｡の業務に活用される｡ 開示請求にはシステム内の(問)総合的な文書管理システム構想以降の実務文書を出して対応する｡

上の状況の変化及び現時点でのシステムの課題③移管・廃棄・延長を教えてほしい｡

保存期間が満了した文書は移管､ 廃棄､ もしくは保存期間が延長され､ その処理内容はシステムに記録される｡(答)

状況の変化は２点｡ １つは技術が発達して大きなデータが持てるようになったこと｡ 書誌だけではなく実体データも持てるようになった｡

4.

一元的な文書管理システムの今後

２点目は国民なり公務員の意識の変化｡ 情報公

公文書管理法施行後は､ 法に定められた公文書開法制定以降､ 説明責任という意識が高まった管理委員会が施行のルールを判断することになること｡ システムについては職員の意識が課題でため､ 公文書管理委員会での制度検討結果に適切ある｡ 今まで使ってきたほうが楽､ 馴れている､に対応し､ 必要があればシステムの改修をしてい余計な手間がかかる､ その説得が課題かもしれくことになる｡ 平成23年度から電子公文書の電子ない｡

媒体での国立公文書館への移管及び保存が開始されるが､ これについて連携して業務を行っている｡(問)

新しい一元的な文書管理システムの移行状

況はどのようなものか｡

システムについて最も大切なことは利用促進と職(答) 今年までに内閣官房､ 内閣府､ 内閣法制局､員の意識改革である｡ 公文書の管理は日常業務で厚生労働省､ 文部科学省､ 国土交通省､ 総務省は煩瑣であるかもしれないが､ そこをしっかり習が移行を終えており､ 今年度中にあと人事院と慣づけて行うこと､ それに必要なルールやシステ公正取引委員会が移行予定である｡ その後も順ムをいかに作っていくかということを日々考えて次移行予定｡ 来年の11月に衆議院､ 参議院､ 国いる｡

立国会図書館､ 消費者庁が移行予定である｡

5.

質疑応答
講義の後はいくつか質疑応答が行われた｡

おわりに文書のライフサイクルのいわば前半部分にあた(問) 最適化の効果指標と達成度を教えてほしい｡

る現用文書管理の歴史と現状､ 今後の方向性につ(答)いて知ることができた貴重な講義であった｡ 質問効果指標については､ 一元的な公文書管理システムへの移行が完全に終了した段階で､ 政の多さに参加者の関心の高さがうかがわれた｡

府全体で年間11.4億円､ 業務処理時間で6600時

参考：間の削減という試算をしている｡

電子政府の総合窓口 (e-Gov)：(問)

各省システムからの統合を効率化する方法を教えてほしい｡(答)

移行については､ 移行ツールが入ったサーバを各省に貸し出している｡ 移行できるデータ
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http://www.e-gov.go.jp/index.html
電子政府の推進について (e-Gov)：
http://www.e-gov.go.jp/doc/scheme.html