アーカイブズ 39

はじめに

1.

現状と問題点

今回の実務担当者研究会議の全体テーマは ｢電まず､ 各自治体の公文書管理に関する現状の報

子媒体による公文書等の管理・移管・保存・利用

告を通して､ 公文書等の電子媒体化とそれに伴うシステムについて｣ であった｡ 公文書等の電子媒新たな電子的管理を実現する上での問題点を析出体化については､ 平成17年６月､ 内閣府に ｢電子した｡ そこで出てきたのは､ 電子媒体化をする以媒体による公文書等の管理・移管・保存のあり方前に､ 公文書の包括的な管理そのものが不十分でに関する研究会｣ が設置され､ 翌18年６月には同あるという現状であった｡ その大きな原因の１つ研究会による報告を受けて内閣府の ｢公文書等のが､ 文書管理を所管する部署が分割されており､管理､ 保存及び利用に関する懇談会｣ が ｢中間段連携が困難であるという問題である｡ 具体的には､階における集中管理及び電子媒体による管理・移現用文書の管理においては各自治体ともに現用文管・保存に関する報告書｣ を内閣官房長官に提出書担当の文書課 (文書係等) が､ 非現用文書につする等､ 既に具現化に向けた動きが進められていいては､ 公文書館機能を持つ施設が設置されている｡ この動きは地方自治体にとっても無関係ではる自治体においてはそこが､ そして現用文書を電なく､ なるべく早いうちに電子媒体化に向けた対子的に管理するシステムについては情報政策系応をする必要があるだろう｡(IT 系) の部局がというように担当部局が分かれＣグループでは､ 上記のような背景を踏まえ､ているため､ それぞれが各担当の枠組みからの意

全自治体が電子的公文書管理 (以下､ 電子的管理見に終始してしまい､ 文書管理に関する連携がうと省略) を実施するためにクリアすべき課題を､まくはかれていないという事実である｡

初日､ ２日目の講義を通して得られた知識や､ グさらに､ 現用文書管理システム (以下､ 管理シループメンバーが所属している自治体の現状等かステムと省略) が導入されている自治体であってら析出することを主題とした議論を展開した｡ 以も､ 実際のところ､ 現用文書が各課に保管されて下､ その議論の内容と､ そこから導き出された課おり､ また極端な事例ではあるが､ 容易な案件に題について､ その概要を示す｡

関しては､ 管理システムを通さずに文書の起案・作成をおこなってしまっていることから､ 管理さ西光三 (にし こうぞう)

れている公文書と管理されていない公文書とが組

板橋区公文書館公文書館専門員｡ 古文書等の整理・織内で生まれてしまい､ その結果､ 自治体単位で公開､ 調査・研究､ および各種展示業務､ 講座の企の現用文書の実数が､ 実際には把握できていない画､ ホームページ作成等の普及活動に従事｡ 平成18ということもあるという｡ そして､ その管理シス

年４月より現職｡

テムの構築を外部に依頼し､ 運用する情報政策系
592010/03の部局には､ このような現状がダイレクトには伝あるという結論が得られた｡

わりにくいため､ 管理システムの改善が効率的になお､ それぞれの段階がクリアされていること進みにくい｡ このような状況では､ 非現用文書のは次の段階の前提条件となっており､ それゆえに移管も不徹底にならざるを得ず､ 文書の包括的な段階が後になるにつれて実現の難易度は高くなる管理・保存ができているとはいえなくなり､ 当然が､ その分より充実したシステムが構築されるこのことながら住民､ 職員による利用にも支障が生とになる｡

じざるを得ない｡[第一段階]

こうした現状を改善するためには､ まず一定の目録が作成されていて､ 住民・職員が利用でき保管年限を経過した現用文書を各課共用の保管庫る状況となっていること(中間書庫的機能を果たすスペース) に集積 (文[第二段階]

書の集中管理) し､ 管理の目を行き届かせること目録・電子データ・紙媒体を連動して管理するができるレベルでの共有化をはかる必要があるとこと考えた｡ それは､ 現用文書の段階での共有化の遅[第三段階]

れが､ これらの諸問題の根源にあるからである｡

長期保存が必要な文書と､ それ以外の文書の選その上で､ 管理システムを整備ないし改良するこ別基準をまず作り､ なるべく早くから選別､ 保存とで､ 非現用文書の移管・管理・保存がスムーズに着手することになされ､ 住民､ 職員にとって利用しやすいシス[第四段階]テムが実現するのではないかと考えた｡
また､ 電子的管理を進めていく上でもう１つ課
題として議論の俎上にのぼったのが､ 文書管理にオリジナルの文書ファイルと長期保存用ファイル (現状では PDF/A を採用) の２種を作成し､それぞれに保存しておくこと

ついて､ 職員の意識が上がらない､ 変わらないとまず文書の目録が作成されていること､ そしていう問題である｡ これについては､ 電子的管理に住民・職員が利用可能な状態にあること (第一段よるメリットを職員に自覚させるようなインセン階) が､ 電子的管理の前提条件であることはいうティブを提示することで､ 文書管理に対する意識までもないだろう｡ その上で､ 電子的管理を進めを向上させることができるのではないかと考えた｡ていくにあたって必要な事は､ その目録に記載さこれらをまとめると､ 電子的管理 (電子媒体化)れているタイトルと､ タイトルの中身である文書については､ 文書管理の制度全体のなかで考えての電子データ､ および紙媒体の文書とを連動させいく必要があるということになる｡ そしてそのたておくことである (第二段階)｡ 電子データは､めには､ 包括的な文書管理を実現するために管理ハードウェアおよびソフトウェアに依存するデーシステムを整備改良し､ 記録すべきデータを整理タであるため､ 紙媒体に印刷することで見読性をし､ その上で電子的管理のメリットを提示してい確保しておく必要が高いこと､ そして鑑紙が電子､くことが重要である｡ こうした問題点を共有した参考・添付資料が紙媒体というように､ １つの文上で､ Ｃグループでは以下の検討を行った｡

書が複数の媒体で構成されているケースが未だ多くあるからである｡

2.

検討事項１：電子的管理の前段階において必その上で､ 長期保存文書とそれ以外の文書を選要な最低限のシステム構築について別する基準を作成し､ なるべく早くから､ できる

まず､ 電子的管理を行う以前の段階で構築してならば文書の作成段階から､ 選別と保存に着手すおく必要のある文書管理システムについて議論しることが求められる (第三段階)｡ ただし､ 講師た結果､ 以下の４つの段階が最低限必要な条件での中島康比古氏 (国立公文書館) によれば､ 長期60

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保存に必要とされる７つの要件をすべて満たす

5)収納・保存されている場所､ 6)内容記述 (文書フォーマットは現在存在していない｡ そのため､の概要説明)､ 7)備考 (例：写真の被写体に関すオリジナルの文書ファイルと長期保存用ファイルる情報) という７項目が結論として導き出された｡

を保存しておく必要があるとの結論を得た (第四3)､ 4)､ 5)､ 6)については Dublin Core に依段階)｡ この４つの段階がクリアされていること拠している｡ 1)､ 2)については､ 文書管理というではじめて､ 電子的管理は有効に機能しうるので観点からユニークナンバーによる連番でのコードある｡

化と､ タイトルによる目録作成が不可欠であることから選択した｡ 7)は､ 公文書の多様性を考慮し､

3.

検討事項２：電子的管理の前段階において必記録事項の柔軟性を確保するために付け加えた｡

要な最低限のメタデータ項目について次に考えたのは､ 文書についてのメタデータ項

4.

検討事項３：文書管理のメリットを自覚させ目のうち､ 電子的管理をする上で必要となる最低るインセンティブの提示について

限の項目の析出である｡

最後に検討したのは､ 文書管理についての職員｢記録のコンテキスト (背景・状況・説明)､ 内の意識向上､ 変革をひきおこすためにはどうすれ容､ 構造､ 及びある期間の記録の管理について説ばいいのかという課題であった｡ これについては､

明したデータ｣ (ISO15489 1) と定義されている｢きまりですから｣ という理由で半ば強制的におように､ 本来メタデータには､ 文書の成立から管こなうのではなく､ 包括的な文書管理のメリット理にいたるまでの来歴が含まれていなければならを提示することが重要であると考えた｡ そして包ない｡ インターネット上の多種多様な情報資源を括的な文書管理を効率的に実施する上で､ 電子的発見するためのメタデータとして知られている管理が果たし得る役割を明確に示すことが必要だ

Dublin Core では､ メタデータの基本となる要と考えた｡ こうした観点から議論をおこなった結素として､ タイトル､ キーワード､ 内容記述､ 公果､ 以下のような案が出された｡

開者､ 寄与者､ 日付､ 資源タイプ､ 記録形式､ 資1)

集中管理による管理の手間の省略

源識別子､ 出処､ 言語､ 関係､ 時空間範囲､ 権利

現用文書が各課ごとに保管されているという状管理の15項目をあげているが､ このすべての項目

況の場合､ 文書の管理も各課が主体的におこなっを記録し､ 残していくためには (この項目のすべてしまうケースが多い｡ しかし､ 電子的管理を促てを入力する必要性はないとのことではあるが)､進する中で､ 集中管理が実現できれば､ 本来､ 文一定以上の知識と手間､ コストがかかってしまう｡

書管理の主導的立場にあるべき文書課が体系的に包括的な電子的管理を実現するためには､ 非属人把握､ 管理することが可能となり､ 各課における的 (誰にでも入力が可能) なメタデータの記録形

文書業務の手間の一部は､ 明らかに省くことがで式を構築することで､ 文書の作成者が少ない負担きよう｡ このような集中管理をおこなう上で､ 電でメタデータの入力を行えるようにすることが求子的管理による文書の体系化は不可欠であり､ そめられる｡ そのためには､ 誰でも入力ができるよのメリットも職員間に理解されやすくなると思わうな端的で類型化をはかることのできる､ しかもれる｡

入力項目を少なくすることで手間とコストを減ら2)

日常の業務によく使われる文書､ 参照される

し､ 且つ文書の特定に必要な情報が含まれている文書の収集メタデータの項目を選定する必要がある｡ このよ

日常業務において利用頻度の高い文書は､ 多くうな観点からＣグループでは議論を進め､ 1)固有の職員にとって必要性の高い文書だといえる｡ そ

番号／連番､ 2)タイトル､ 3)作成組織､ 4)作成年､うした文書を電子的に管理することで､ その文書
612010/03の所在を明確にすることができる｡ これは､ 電子電子的公文書管理が構築できていない自治体が多的管理による文書の一元的かつ体系的な管理によっ数あるという現状による｡ またメンバーの所属自てもたらされるメリットだといえよう｡ また､ 電治体には電子決裁システムを実施しているところ子的管理が整備されたシステムへのアクセスを通があるのだが､ そのシステム開発経費は２億円でじて､ 文書の集中管理のもつ意義について職員があったそうである｡ すべての自治体が同程度の規理解する良い機会ともなるであろう｡

模の開発予算を組むことは､ 多くの自治体が財政3)的に厳しい状況にあるなか､ 不可能に近い｡

文書管理担当やアーカイブズからの政策情報の提供

それゆえＣグループでは､ ｢最低限必要な要素｣

現用文書の集中管理によって､ 文書管理担当部にこだわった｡ そして大規模なシステムの導入で局では現用文書の体系的な把握が可能になる｡ こはなく､ 日々なされている業務の延長線上に文書うした体系的な把握を通して有益な政策情報の提管理をおくことで､ すべての文書作成者が文書管供をおこなうことで､ 職員の理解も高まるであろ理に関する情報を入力することのできるような文う｡

書管理システムの構築をめざすことが必要だと認

また､ 現用文書の管理が体系的になされていれ識するに至った｡ このような文書管理の体制が整ば､ アーカイブズに移管されてくる非現用文書もえられることで､ 全自治体が電子的管理を実現す体系的な形で移管されることになる｡ その結果アーるための基礎が築かれるのではないだろうか｡

カイブズには､ 特に重要な､ 参照度の高い歴史的価値のある文書が選別されて収蔵されることになるため､ 文書管理担当部局よりも濃密かつ有益な政策情報を提供することも可能になるだろう｡

おわりに本報告はＣグループでの議論を完全に反映させたものにすることはできなかった｡ これもグルー具体的なアピールの手法としては､ 例えば ｢政プの各人の活発な議論により､ 多くの意見が交わ策立案の前例を提供できます｣､ ｢開発予定地の過されたことによる｡ グループのメンバー､ 参加者去の写真を提供できます｣ というように､ ｢使えの方々､ そしてこのような機会を設けて下さったる｣ ということをアピールすることが肝要である

国立公文書館の関係者の皆様に､ 厚く感謝申し上と考える｡

げたい｡

4)

窓口の本庁内部､ 少なくとも本庁に近接する施設への設置

Ｃグループのメンバーは次のとおりである (順不

これは職員のアクセシビリティを高めるうえで同)｡ 福島幸宏 (京都府立総合資料館)､ 清水太郎

重要な要件であり､ また職員への周知を進めてい(鳥取県立公文書館)､ 西光三 (板橋区公文書館)､

く上でもプラスに働くだろう｡ 本庁内部もしくは興津明喜 (相模原市)､ 成岡正利 (東かがわ市)､近接する施設で管理することは､ アーカイブズに山下美代子 (土佐町)､ 太田由紀 (国立公文書館)､対する心理的な距離を縮めるという意味でも重要

鹿島晶子 (同)｡だと考える｡

5.

まとめ
Ｃグループでの議論は､ ｢電子媒体による公文書等の管理・移管・保存・利用システムについて｣という今年度のテーマの前段階にあたる部分を中心としたものであった｡ その理由としては､ 未だ62