2013/6

沖縄県公文書館のデジタル・アーカイブズへの取り組み－不具合の低減を目指して－
沖縄県公文書館公文書管理専門員

堀川 輝之 ほりかわ・てるゆきの実務の議論を深めるために、「マインドの持ち

1. はじめに方」や「コミュニケーションの方法」、「管理者と沖縄県公文書館のデジタル・アーカイブズ1 では、文書・写真・映像資料が当館ホームページから入って閲覧することができる2。2013年１月末までは、沖縄県・琉球政府公報や琉球立法院会議録、米国収集写真・映像をウェブ上で公開してきた。

してのリスク・マネージメント」という観点からも考察することにしたい。

2. デジタルデータ作成
2.1

徹底的に議論する

２月頭には、新たな試みとして、琉球政府文書とデジタルデータ作成のときに心に留めておかね米国収集文書の検索・ダウンロードシステムを稼ばならない３つのキーワードは、「高画質、低コス動させた3。最近の取組み状況は次の通りである。

ト、不具合の低減」である。そして、この３つを① USCAR 文 書 4 を 除 く 米 国 収 集 資 料 (1,559 簿実現するためには、外部委託する場合であっても、5冊) ：TIFFから変換したPDFを、ウェブ閲覧シ

公文書館職員は製作プロセスに積極的に参画するステム6 に搭載した。

必要がある。
「仕様書の作成以外は、業者に任せれ

7②琉球政府文書 （39簿冊）：綴じたままの紙資料ばいい」と安易に考えることは勧められない。注をデジタル撮影することにより、PDF（複製品）文のうるさい客になることで、よりよい結果を生を作成し、ウェブ閲覧システム8 に搭載した。

むことができるからである。「コストを上げずに③USCAR法務局文書（10,451簿冊）：マイクロフィ

成果物の質を向上させる方法はないか」「無駄なルムをデジタルスキャニングすることにより、作業があるために余分な人件費が生じていないPDF（複製品）を作成した。現在、マイクロフィか」「コストを押し上げない範囲内で、盤石な品質ルムとPDFの整理作業中。①と同じウェブ閲覧保証体制がとられているか」について徹底的に議システムに搭載する予定。

論することが大事である。
そのためには、「製作フ④法務局と公安局を除くUSCAR文書（26,514簿

ローチャート」や「品質保証チェックリスト」、「コ冊）：マイクロフィルムをデジタルスキャニン

スト明細」を目の前に並べて、問題点（さらに改グすることにより、PDF(複製品)を作成中。マ善できる点）を洗い出す努力をするべきである。

イクロフィルムは整理済みで利用可能。PDFは「製作フローチャート」とは、一番前の作業（例：①と同じウェブ閲覧システムに搭載する予定。

機器の設定値の確認、スケジュールの確認など）

本稿では、③のUSCAR法務局文書のデジタル化から、一番後ろの作業（例：記録媒体に印字したを通じて学んだことを紹介する。なお、デジタル・文言の確認、バックアップデータの作成完了の確

アーカイブズの業務には様々ある9 が、本稿では認など）に至るまでの詳細の作業手順が書かれて「デジタルデータ作成」のみを取り上げる。しかいる図である。また、「品質保証チェックリスト」

も、「デジタルデータ作成」の中でも特に「不具合とは、「製作フローチャート」に記された作業のなの低減」を中心に述べることにする。そして、そかで重要度の高い作業を行ったかどうかのチェッ34

アーカイブズ50号

クを入れるための管理表である。「重要度の高い防止対策を徹底するマインドを持っていなかった、作業」とは、正しくなされなければ、大きい不具②検品担当者と管理者との間にコミュニケーショ合（例：リストと現物の不一致、極端な画質低下

ン・ギャップがあった。など）を生む作業のことである。そして「コスト以下、発注者側の不備についてのみ詳記する。

明細」とは、文字通り、デジタルデータの作成に製作者側の不備と対策の詳細について説明するこ

要するコストの内訳（スキャン、目視チェック、とは、企業秘密に触れることになるからである。

チェックリストの管理、データのDVDへの焼き込

さて、発注者側の問題の１つ、つまり「不具合のみ、DVDの盤面への印字、梱包などの各工程に要原因特定と再発防止対策を徹底するマインドを10する時間と費用 ）である。

持っていなかった」という問題は、想像すると、さて、「３つのキーワード」のうちの２つである

次のように細分化できる。
「問題解決（原因究明と高画質と低コストについては、拙稿「マイクロフィ対策作成）の訓練を学校教育や仕事を通じてまとルムのデジタル化における高画質と低コストの実もに受けたことがない」、「コスト意識が不足して現：USCAR法務局文書の公開作業を通じて」11 でいる」、「性格的に相手の誤りを強く指摘できなすでに紹介したので、本稿では割愛する。以下、

い」、「検品を通じて実務能力の向上を目指すとい不具合の低減についてのみ詳しく述べる。

う野心がない」などである。これらすべては、職場での教育により、改善していける可能性はある。

2.2

不具合を分析する

しかし、どれも、すぐに改善できる類のものではUSCAR法務局文書のデジタルデータを作成しない。よって、改善の即効性を求める上で、よりた時に起きた不具合について述べる。この製作の深刻に考えなければいけないのは、「検品担当者期間は、約４ヶ月間という長期であった。その間、と管理者との間にコミュニケーション・ギャップ予想していなかった不具合が多く発生した。具体があった」という問題の方である。

的には次の通りである。①ブランクコマの処理の失敗（マイクロフィルムには、しばしば情報がまっ2.3対策と成果たく入っていないブランク（blank）のコマがある

ここでは、管理者12 が「不具合の原因特定と再が、それに対する処理方法が誤っていた）、②ファ発防止対策を徹底するマインド」を持っているとイル名の誤記（成果品のPDFのファイル名が誤っいう前提で、対策について述べていく。管理者（筆ていた）、③各コマに付けるキャプションの誤記者）は、７年間製造業で数多くのクレーム処理の（仕様では、各コマの下部に、文字が２行入るだ仕事をしてきたので、そのマインドは持っている。

けの余白を作り、そこに、管理番号を入れるよう

しかし、このプロジェクトでは失敗をした。筆者になっているが、その管理番号が誤っていた）、④が黙っていても不具合があれば検品担当者から報不要なフォルダ（中身が空）の混入。これらの不告があがってくると信じ込んでいたのがその原因具合の総数は43件で、そのうち①が37件と圧倒的である。に多かった。

量産が始まって１ヶ月以上が経った時点でも、不具合の原因は、大きく２つに分けられる。１不具合の報告が１件も上がってこなかった。そのつは製作者側の、もう１つは発注者側の原因であ時点でようやく、量産品の初期納入段階では必ずる。製作者側の不備は、次のように分類できる。

不具合が発生するという「製造業での常識」を思①前工程（マイクロフィルムからTIFFを作成する

い出し、実情を調べてみると、検品担当者と製作まで）の管理不備、②後工程（PDF作成から梱包側の担当者の間だけで、数多くの不具合の処理が出荷まで）の管理不備。一方、発注者側の不備は、行われていたということが判明した。その不具合

主に次の２つである。①不具合の原因特定と再発とは、「ブランクコマの処理ミス」であった。3635

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回も同じ過ちが繰り返されていたのである。不具らない。そうなると、管理者には、状況判断能力合の原因は究明されていなかった。当然、対策はが付加されたコミュニケーション能力が要求され講じられてこなかった。適切な対策が打たれている。①に対処するには、業者の担当者の上司に強れば不具合は１回だけで済んだにもかかわらず、く改善を求めなければならない。相手の出方に「業者への不具合報告→再製作→再製作品の検品よって話し方は変えなければならない。理知的に作業」という無駄な仕事が36回も行われたのであ淡々と説明するほうがよい場合もあるし、立腹しる。
第１回目の納品時に管理者が検品担当者に「不ていることを明確に伝えるほうがいい場合もある。

具合があれば報告をするように」と指示さえして②に対処するには、他の人の知恵を借りなければいれば、この無駄を避けることができたであろう。

ならない。職場内で、もしくは、外部で（業者のまた、普段から検品担当者と言葉を密に交わして営業秘密を守りつつ）、相談相手を探すのである。

いたら、もっと早い段階で、不具合の発生を察知③に対処するには、検品担当者に業務の意義を丁することができたかもしれない。

寧に説明するか、検品担当者を強く叱責するか、さて、その後、筆者は、「ブランクコマの処理ミ検品担当者を変えるかをしなければならない。

ス」が再発しないよう、製造側の担当者と議論を重ねて、対策を講じた。また、それと同時に、検2.4

不具合に対する考え方

品担当者と製造側の担当者に対し、不具合に関す

デジタルデータの作成には不具合はつきものとるやりとりのe-mailの宛先には、筆者も含めるよ考えるべきである。細かい仕様に基づいて作成さうに指示をした。さらに、検品担当者には、口頭れるからである。特に、高画質で低コストを実現での報告や相談もまめに行うようにも言った。

する工程では、二重三重に工夫が施されている分、「ブランクコマの処理ミス」への対策は、すぐに管理が複雑になるので、不具合が出るリスクは高効果が出た。37回発生した不具合は、対策を講じくなる。
チェック作業だけでも、「どのチェックを、た後は、出なくなったのである。なお、その後起どのタイミングで、どのようなテクニックで行う

きた不具合については、「不具合発生直後の原因のか」について細かい工夫を要する。また、製作究明と対策」が徹底されるようになったので、同側の作業者が全工程の作業に慣れるまでには一定じ失敗が幾度も繰り返されるようにはならなかっの時間がかかる。よって、量産の初期段階ではどた。

うしても人的なミスが発生する。予期せぬ不具合

このケースでは、管理者と被管理者とのコミュニケーション・ギャップが原因で成果物の不具合が出ることは既定路線として考えておかねばならない。

が多発したが、検品担当者との連絡を密にするこ

不具合が出る前に講じることができる具体的なとにより改善できた。これは、幸運なケースであ対策はないが、事前に考えられることはある。そると、筆者は考えている。なぜなら、事態が次のれは、「誰がどのような技術を備えているか」「誰ように進んだ場合、改善できなくなることもありが何について知悉しているか」「誰がどのようにえたからである。①業者の担当者が改善に非協力動けば不具合の処理が首尾よくできるか」という的である。②管理者が、知識やアイデアの点で限ことである。このことを予めよく考えておけば、界を感じるようになる。③検品担当者とのコミュ実際に不具合が出た時にも、焦ることなく適切にニケーション・ギャップを埋めようと努力しても処理することができるのである。

埋まらない。

要するに、必要な情報が必要なタイミングで必これらの厳しい状況に直面しても、管理者とし要な人に流れていくことにより、リスク・マネーては、改善の責任を放棄するという選択肢を採るジメントが可能になるのである。デジタル・アーことはできない。何らかの手段を講じなければな

カイブズのように新しい分野では、様々な新しい36アーカイブズ50号

知識を複数の人間から集める必要があるので、情デジタルデータの作成１つとってみても、初め報の流れをよくするためのマネージメントが重要から決まった方法はない。例えば、多種多様な紙になってくる。

資料をデジタル化する場合には、内容（情報）やちなみに、不具合の放置は、再製作と再検品とサイズ、分量、紙質、劣化状態、綴じの状態などいう多くの無駄を生むだけでなく、組織の劣化との条件を考えながら、幾通りもの仕様を作らねばいう深刻な問題をも生む。
組織の劣化には2つの意ならない。また、デジタルデータの作成以外の業味がある。１つは、不具合を看過できる組織文化務（資金の確保、検索システムの構築・改良、メができてしまうということ、もう１つは、問題解タデータの作成、利用普及活動等）には、未知な決の成功体験が蓄積されないことが、慣れない仕要素が多分に含まれている。想像力を膨らませる

事への自信喪失に繫がり、最後には、創造的な新ことができなければ、事業を発展的に進めていく

規プロジェクトに挑戦する精神土壌が育たなくことは難しいであろう。

なっていくということである。後者は、デジタル・想像すべきことが多くあるということは、複数アーカイブズに大きく関係することである。なぜの人間が知恵を集結させることによって事業をよなら、デジタル・アーカイブズの推進は、創造的り高度に推進できるということである。そこで重な新規プロジェクトだからである。
デジタル・アー

要となるのが、「プロジェクトの目的の共有」であカイブズの歴史は紙のそれと比べると浅く、未知る。複数の職員が同じゴールに向かって走らねば数なことが多い。その分、リスクも多い。予期せならないということである。方法論は走りながらぬ不具合は大小様々起こりうる。リスク・マネー

変えればいいが、ゴールは同じでなければならなジメントができなければ、前に進めない。不具合

い。そして、そのゴールに確実に到達するためにへの対処に自信をもてるようになることは、デジは、関係者全員がプロジェクトの目的をよく理解タル・アーカイブズの発展の道を拓いていくためしていなければならない。プロジェクトの社会的にはとても大切である。

意義は何か、保存用か公開用か、利用者の利用目

3. おわりに的に合っているかなどの定義が明確であればあるほど、そしてその認識がしっかり共有されていれここまで、デジタルデータを作成する際の不具ばいるほど、プロジェクトの成功の確率は上がる。

合の低減方法について詳述してきた。その内容をなぜなら、担当者同士の議論が建設的になるからまとめると、①製作工程やコストの細目を見ながである。つまり、複数のアイデアが潰し合うことら、議論を深めて問題点を抽出する、②不具合のなく、分散することもなく、そのプロジェクトの原因特定と再発防止対策を徹底するマインドを持定義の枠内で積み上がっていくのである。

つ、③プロジェクト関係者間でのコミュニケー

ちなみに、当館のウェブ閲覧システムを構築しションを密にする、④事業の全体像を見ながら未た時には、セクション間を横断して、２名の専門来のリスクを想定する、ということになる。①～員と１名の嘱託員がそれぞれ異なる作業を受け④は、それぞれ、次のように抽象化することがで持っていた。この３人には、職歴や得意分野、性きる。「深く分析をする」、「問題解決を意識する」、格の点で重なる部分はほとんどなかったが、３人「情報の流れをよくする」、「想像力を膨らませともに、「米国統治時代の重要文書を少しでも早る」。これらのことは、デジタル・アーカイブズのくユビキタスで利用できるようにする」という目ほかの業務にも、応用できる。特に、「想像力を膨的意識を持っていた。デジタル・アーカイブズでらませる」ことは、不確定要素が多いという、デは、もっと幅の広い分業体制（MLA連携や産官学ジタル・アーカイブズの特性を考えた場合、特に連携等）もありえるので、「プロジェクトの目的の重要になってくる。

共有」は大事であろう。
37

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本稿におけるデジタル・アーカイブズの定義は、「紙やマイクロフィルム、フィルム等の資料を、デジタルデータに変換し、ウェブで閲覧できるようにすること」とする。

2

http://www.archives.pref.okinawa.jp/kensaku/

3

この事業の意義については、カレントアウェアネス－Eの拙稿「米国統治時代の沖縄関係資料の現地収集及びウェブ公

4

USCARとは、1950年12月から1972年５月まで沖縄を統治した、琉球政府の上位に位置した米国政府の出先機関。正式

開の意義」に詳しい（http://current.ndl.go.jp/e1404）。の名称は、琉球列島米国民政府（United States Civil Administration of the Ryukyu Islands）。USCAR文書とは、琉球列島米国民政府が作成・収受した約350万枚におよぶ資料群である。沖縄県公文書館は、平成９年度から15年度までの間、東京の国立国会図書館と共同で収集に取り組み、局別に収集・整理し、平成10年から順次公開している。
5

国務省や陸軍参謀本部、極東軍、国防長官、陸軍長官、海軍に関する記録群の資料である。

6

http://www.archives.pref.okinawa.jp/kensaku/2013/01/-47515.html

7

琉球政府で作成された行政文書。USCARとの往復文書や日本政府との関係文書等も含まれる。現在、沖縄県公文書館

8

http://www.archives.pref.okinawa.jp/kensaku/cat8/cat457/

9

デジタル･アーカイブズに関する業務には、「予算の確保」や「デジタルデータ作成」、「利用制限処置」、「メタデータにて約16万簿冊が所蔵されている。の作成」、「検索システムの開発」、「利用普及」等があると、筆者は考える。
10

企業秘密に関わるので、これ以上紹介できないが、実際の内訳は、もっと細分化された項目で構成されている。内訳が具体的であればあるほど、改善の糸口を探しだしやすくなる。

11

http://okinawa-repo.lib.u-ryukyu.ac.jp/handle/okinawa/9141

12

ここでいう管理者は、「管理職に就く職員」ではなく、「プロジェクトの取りまとめをするリーダー」である。

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