アーカイブズ 39

1.

埼玉県内市町村の状況させるという､ アーカイブズ制度への理解を及埼玉県の状況の前に､ 簡単に県内市町村の動ぼす誘因として考えることも可能かもしれない｡

向を紹介しておく｡ (財)地方自治情報センター

実際に歴史的公文書の移管に手をつけているによる ｢平成19年度市町村における業務システ

市町村には､ さいたま市や戸田市がある｡ さい

ムの導入及び運用に要する経費等の調査｣ によたま市は､ 共通の基盤システムの上に ｢史料保れば､ 70市町村のうち18市町で文書管理システ存システム｣ を設け､ ｢公文書処理システム｣

ムを導入しており､ うち､ 電子決裁まで行ってと連携して電子公文書を登録するタイプである｡

いるのは８市にとどまっている (http://www.

これに対し､ 戸田市は歴史的公文書のための新

lasdec.nippon-net.ne.jp/cms/9,0,21,118.html

たなシステムを開発することはせず､ 総合文書(2010 02 07確認))｡

管理システムから大容量 HDD に移しての保存

このほか､ 70市町村のうち39市町が参加するを優先している (詳細は ｢地域史料実務研修会｢埼玉県市町村文書管理システム共同運営準備

電子自治体化の進展と電子公文書保存への対協議会｣ が､ 総務省共同アウトソーシング事業応｣､ 埼玉県地域史料保存活用連絡協議会

提供の文書管理システムを共同導入する計画が報会

34､ 2008年､ 参照)｡

あったが､ いまのところ実現していない｡ この

なお､ 電子媒体への対応は単に文書管理シス

総務省提供システムに歴史的公文書の移管機能

テムで管理されている ｢文書｣ に限定されるもは用意されていないため､ 過半数の自治体へののではなく､ 従来は ｢文書｣ や ｢刊行物｣ とい共同導入には危機感もあったが､ システムを開う紙を媒体としていた行政情報のうち､ 少なか発した富士電機システムズ株式会社によれば､らぬ重要なものが､ 諸業務システムや web サシステム内に ｢アーカイブズ (文書館・公文書館)｣ の領域を設け､ そこに文書をシステム内移送するカスタマイズは比較的容易に可能とのことである｡ このことは逆に､ これまで文書館等の設置をみていない市町村に､ バーチャルなものではあるが文書館・公文書館を一気に誕生
太田富康 (おおた とみやす)

埼玉県立文書館公文書担当担当課長｡ 平成19年４月から現職｡
45

2010/03

イト､ 電子メール､ 庁内 LAN の掲示板などと15年度から運用を開始､ さらに16年度には電子いう異なる情報資源上に ｢居場所｣ を移してい決裁機能を加えた本格稼働に入った｡ 最終的なる｡ その意味で､ 本質的に電子媒体への対応に文書原本に電子媒体が登場するのは､ この電子迫られているのはすべての自治体であることを決裁導入以後ということになるため､ 16年度完確認する必要がある｡

結文書から歴史的公文書としての対応が必要ということになる｡ １年保存文書への対応は従来

2.

県立文書館のシステム概要から行ってきていなかったこともあり､ 電子文

2.1稼働に至る経過書においても３年保存文書からの対応をめざし

埼玉県では､ 平成13年３月に策定された ｢文た｡ すなわち､ 平成19年度末の保存期限満了時

書管理システム基本計画｣､ ｢埼玉県電子県庁構にシステムが稼働していることが求められる条築基本方針｣ を基に､ 平成13年度に文書管理シ件であった｡

ステムの全体設計が行われた｡ この設計には､この目標に向け､ 平成16年度に関係課所や開総務部の文書課､ IT 企画室､ 県政情報センター発業者と協議を開始し､ 17年度に基本設計､ そ及び文書館が参加､ 設計業者と共に議論がなさして18年度には詳細設計と開発を行った｡ シス

れた｡ 翌14年度には詳細設計と開発がなされ､テム構築業務は富士通株式会社関東支社に委託､電子公文書収集管理システム稼働までの経緯
年

度

事

平成12 (2000) 年度

・文書管理システム基本計画策定 (総務部 IT 企画室・文書課・県政情報センター)

平成13 (2001) 年度

・文書管理システム全体設計 (文書館が加わる)

平成14 (2002) 年度

・文書管理システム詳細設計・開発

平成15 (2003) 年度

・文書管理システム運用開始
・新設された総務部総務事務センター (文書管理システムを所管) と移管方法について協議

平成16 (2004) 年度

・文書管理システム本稼働 (電子決裁機能の稼働)
・文書管理システムとの連携・保存方法に関して開発業者と協議｡
・システム開発審査､ 承認｡ 基本設計予算要求

平成17 (2005) 年度

・平成15度第５種文書 (１年保存文書) 廃棄開始
・基本設計 １) 基本設計委託業者選定委員会の設置､ 委託業者の決定等
２) 基本設計委託 (企画提案方式)

平成18 (2006) 年度

・平成16度第５種文書 (１年保存文書) 廃棄開始
・詳細設計・開発・試験運用 システム構築業務委託 (一般競争入札)
富士通株式会社関東支社

平成19 (2007) 年度

・平成15度第４種文書 (３年保存文書) 廃棄開始
・電子公文書収集管理システム稼働 (｢収蔵資料検索システム｣ としての機能)・移管の手続・年間スケジュール等について総務部文書課と協議､ その結果にもとづき選別と協議を開始
・文書課主催 ｢文書管理研修会｣ で県職員に説明 (県内４会場)＊以後毎年度､ 同研修会で文書館による研修枠継続
・埼玉県地域史料保存活用連絡協議会 (埼史協) で電子公文書をテーマに実務研修会を開催＊埼玉県､ さいたま市､ 戸田市及び総務省共同アウトソーシング事業提供の各シス
テムの報告

平成20 (2008) 年度

・平成16度第４種文書 (３年保存文書) の移管協議成立
・平成16度第４種文書 (３年保存文書) 廃棄開始
・電子文書の移管操作開始

明朝：県全体 (文書管理システム) の動き
46

項

ゴチック：文書館 (電子公文書収集管理システム) の動きアーカイブズ 39

同社のパッケージ・ソフト Musetheque (ミュー理・公開する｡ また､ 併せて文書館収蔵資料ズテーク) をカスタマイズさせる形で行われた｡の目録についてインターネットを通じて検索

Musetheque は､ XML 型データベース検索エ可能にし､ 一部画像については公開する｡

ンジンを搭載した､ 博物館・美術館向けの収蔵３機能①電子公文書保存機能

資料管理システムである｡②収蔵資料目録の管理機能

こうして平成19年４月１日にシステムの稼働を見るわけであるが､ これはインターネットを③収蔵資料目録のインターネット検索機能介しての､ 収蔵資料検索システムとしてのスター④電子公文書等の画像閲覧機能

トであった｡ その一方で､ 翌20年度当初の電子４稼働時の公開データ数 (検索システム)

文書移管開始に向け､ 紙文書も含めた移管全体①目録データ

102.8万件のスケジュールや手続きの見直しと総務部文書②画像データ

2.1万件

課等との協議等を継続し､ 平成19年度末という目標に間に合わせることができたものである｡
2.2

システムの基本概要

５

機器構成
①サーバー

７②管理用ＰＣ

２②職員用ＰＣ

６④利用者用ＰＣ３⑤プリンター

５

システムの概要は次のとおりである｡
１2.3

名称
電子公文書収集管理システム／収蔵資料検索システム

２

２つの名称を持つ意味と４つの機能２つの名称と４つの機能が示しているように､このシステムは電子公文書管理と収蔵資料検索目的という２つの顔を持っている｡ システム開発の文書管理システムで作成した電子文書の中直接の目的はもちろん前者にあり､ 開発の事業・で､ 歴史的価値がある文書を収集・保存・管予算上の正式名称は ｢電子公文書収集管理シス

図１

機器構成図 (文書館フロー)47

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テム｣ である｡えられるのに対し､ 廃棄されることなく増え続しかしながら､ その収集管理の機能 (機能①)ける歴史公文書をシステムに取り入れることは､は文書館が使うものであり､ 利用者からすればデータ容量の永続的増大を意味する｡ それは､裏方の作業でしかない｡ 利用者にとっては､ 文バックアップやセキュリティなどの措置対象も書を検索し､ あるいは閲覧する場面こそがシス増やすことになるなどが､ 技術的な理由としてテムとなる｡ そして､ その検索が電子文書のみあった｡

を対象とするのでは意味のある検索とはなりえ

また､ 全庁的な文書の作成から保存までを一ない｡ 電子文書のみを求めるという利用形態は元的に管理する最重要システムであるだけに､通常あり得ず､ 紙・電子等の媒体の如何に関わそのセキュリティ上､ 他のシステムとのオンラることなく､ 利用者は必要とする情報をもたらイン接続は避けねばならない｡ そのため､ 歴史してくれる資料を検索に求めている｡

的公文書の移管方法は､ 一度別媒体に取り出しそれゆえ､ 利用者に向けては収蔵資料全体のて文書館に渡すこととされた｡

検索システムの提供が必要となるが､ それができていなかった当館においては､ その検索サー3.2文書の体系と構成ビスも同時に構築する必要があったのである

埼玉県では従来からファイリング・システム(機能②③)｡ 逆にいえば､ それまで持ち得なかっを採用してきており､ 文書管理システムでもそた検索サービス構築の機会を得たということでのファイル基準表に基づき､ 次のような階層構もあった｡

造がとられる｡

このような性格から､ 利用者に向けては､｢収蔵資料検索システム｣ の名称が用いられている｡ そして､ 検索の結果､ ヒットした文書が電子公文書であった場合には､ サーバ内に保存されリンク付けされている文書画像の閲覧提供も可能､ という仕組みとなるが (機能④)､ この閲覧機能は他の一部資料にも付加されている｡
現在この閲覧機能が最も活躍しているのは､ 全県航空写真で､ 昭和41年度から平成７年度までの間に７回にわたって撮影された２万件を超える写真画像すべてがネットで配信されている
3.

移管の手続と作業

3.1

文書管理システムとの関係

すなわち､ 各課所の文書は､ 第１ガイド−第電子媒体による歴史公文書の保存管理システ

２ガイド−個別フォルダーという３階層で体系

ムは､ 現用文書管理システム内にサブ・システ付けられ､ 個別フォルダー内にいくつもの文書ムとして設ける方法と､ 切り離して別個に構築が収納される｡ その各文書は､ 本文や参考資料する方法の二つに大別できるが､ 埼玉県では後のほか､ メタデータともいうべき ｢書誌情報｣者の方法を取っている｡と電子決裁結果を示す ｢決裁情報｣ (収受文書保存年限による廃棄が前提にあることにより､現用文書は保存データ量がある程度一定に押さ48の場合は ｢発信元情報｣) が一体となって一つの文書を構成する｡

アーカイブズ 39

文書館への移管は､ このうちの個別フォルダー単位で行われる｡
3.3

文書管理システム内での移送移管の第１段階は､ 文書管理システム内で個別フォルダーを主務課のファイル基準体系から文書館のそれに移す作業である｡ まず､ 主務課側でシステムの ｢引継ぎ・廃棄・移管＞文書館へ移管｣ に入り､ 事前に文書館との移管協議が１なされたフォルダーを検索してチェックを入れる｡ その後に廃棄処理がなされると､ 他のフォルダーが消去される一方､ これらチェックの入ったフォルダーは消去されることなく､ 文書館による受取操作が可能になる｡
これを受け､ 次に文書館側が ｢引継ぎ・廃棄・移管＞文書館での受取｣ に入り､ 上記の操作により残されたフォルダーを､ 文書館のファイル基準体系内の【第１ガイド ｢公文書等｣ −第２２ガイド ｢電子文書受取専用｣】に設定し直して保存する｡ こうして当該フォルダーの管理権限は文書館に移り､ フォルダー内文書の閲覧や操作が可能となる｡
3.4

電子公文書収集管理システムへの登載

次に文書管理システムからの取り出し作業となるが､ これは個別フォルダー単位でも文書単位でもなく､ 書誌情報や本文１というファイル単位でのダウンロードとなる｡ あらかじめ受取

３用のディスクに対応するフォルダーを作成しておき､ ダウンロードしたファイルを収納してい図２

収蔵資料検索システム (電子公文書収集管理システム) の画面遷移の一部く作業をくり返すことによって､ 個別フォルダーの取出しがなされる｡
一方､ 電子公文書収集管理システムには､CSV 形式で作成した目録データを登載しておく｡ その際､ 登載するとリンク付けされたフォルダーが自動生成されるので､ 受取用ディスクにダウンロードされたファイルをこの中に収める｡ ファイル形式は､ ワードやエクセルなど作成時オリジナル形式のほかに､ PDF ファイル

１：検索のトップページ｡ 検索対象は12の資料カテゴリーから選択できる｡ このうち､ 電子公文書は ｢行政文書 (歴史的資料)｣ に含まれることになる｡
２：検索結果の一覧表示｡ 表中､ 右から２番目 ｢添付｣ 欄にマークのあるものは､ 電子画像があることを示す｡ １番右｢詳細｣ をクリックすると画面３に遷移する｡
３：電子画像は､ 詳細データの上部にアイコンが表示される｡
電子公文書の場合､ 職員用にはオリジナルのファイル形式(図の場合はマイクロソフト・ワード) と自動変換された
PDF ファイルの２種類､ 一般閲覧用には PDF ファイルのみが表示される｡ これをクリックすると画像を閲覧することができる｡＊図はテストデータによるもので実際にはみられません｡

49

2010/03が自動生成される｡ PDF ファイル化は永続的は､ 制度的には教育委員会のみの事業､ 教育機な閲覧提供を考慮してのものである｡

関たる文書館の事業にとどまるものであり､ 全庁的なシステムの対象とはなりえない｡ 一方､

4.

課題と展望以上の概略の中からだけでも､ 多くの課題に気付かれたであろう｡ このほかにも､ 紙文書が条例によりほぼ県の全機関を実施機関とする情報公開制度には､ サブ・システムとして情報公開支援システムが開発された｡

併存していることに起因する作業量の増大や事埼玉県が文書管理システムの全体設計を行っ務手続の複雑化､ 移送やファイル変換等のなかた平成13年度は､ 情報公開法の公布を受けて全での ｢原形性・原本性｣ やメタデータの保持な面改正された情報公開条例や､ 新たに定められど､ 課題は多い｡

た文書管理規則が施行された年である｡ システ

そして､ それらの課題の起因するところは設計や機能などの技術的な問題にとどまらず､ むムの対象範囲と機能は､ 新たに整えられた制度に基づくものであった｡

しろ文書管理の制度自体に至る｡ システム化の公文書管理法の公布により､ 記録とアーカイ前提には既存の文書管理制度があり､ システムブズの管理は､ 新たにして画期的な制度的段階はそれを電子の技術と媒体に置き換えたにすぎを迎えている｡ 従来の文書管理規則類とは全くない｡ それゆえ､ その対象とする範囲も制度に異なる ｢文書管理｣ の目的や範囲､ あるいは公規定される｡ 埼玉県をはじめ､ ほぼすべての自文書管理委員会や内閣総理大臣による一元的な治体の文書管理規則類が規定するのは､ 歴史的関与や権限など､ この新たな法律が定める制度公文書の移管までである｡ すなわち､ 文書管理をベースにしたとき､ システムは自ずから大きシステムが具現化しなければならない ｢文書管く異なるものとなるだろう｡

理｣ とは ｢移管｣ までなのであり､ そのことは平成22年のいま､ ｢電子媒体による公文書等全体設計書冒頭でも明示されている｡ 一方､ 埼の管理｣ を考えるということは､ 公文書管理法

玉県において移管から先の保存や公開を規定すの趣旨､ 同法第34条の努力義務規定をどう受けるのは､ 教育長訓令などの教育委員会の規定だ止めるかということにほかならない｡

けである｡ すなわち､ 歴史的公文書の保存公開

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