2011/3

1.

はじめに表)､ 本村慈 (国立公文書館､ 書記補佐)､ 横

本稿は､ 2011 (平成23) 年１月25日から27

井美和子 (松本市文書館､ 書記補佐)､ 若林

日までの３日間にかけて独立行政法人国立公智伸 (衆議院事務局憲政記念館､ 書記)､ 野文書館で実施された平成22年度公文書館実務

邑理栄子 (神戸大学附属図書館大学文書史料担当者研究会議のＤグループの討論を要約し室､ 本稿執筆)､ 以上10名｡

たものである｡
Ｄグループでは､ ２つの共通討論テーマか

2.

文書移管の現状と課題

ら ｢公文書管理法施行に向けた共通課題と解研究調査のため公文書館を訪れたものの､決策について｣ を選択し､ さらに同グループ意図した文書が見つからず､ 作成原課に尋ねの参加者に共通する課題を絞り込んで抽出しても文書不存在を理由に門前払い､ というこた結果､ 討論テーマを ｢文書の移管及び利用−とが往々にしてある｡ 結局何の手がかりも掴移管及び特別閲覧制度の現状と課題について−｣めず､ やるせない思いで空を仰いだ経験をもと設定した｡ 当該テーマを設定した背景には､つ者も多いだろう｡

文書移管をスムーズかつ適切に行うためには何をすべきか､国民に対する説明責任を果たし公文書館機｢公文書等の管理に関す能の実効性を確保するためには､ 公文書館へる法律｣ (以下 ｢公文書管理法｣ という｡) 施の スムーズかつ適切な移管" が前提となる｡

行に伴い ｢特別閲覧制度｣ にはどのような課

しかし多くの場合､ この前提が成り立ってい題が生じるのか､ との問題意識があった｡ 以ない｡ 例えば､ 公文書館への移管の時に初め下､ 文書移管及び特別閲覧制度の現状と課題て当該文書の不存在が判明するといったことについて､ Ｄグループが行った討論の概要をが見受けられるという｡ つまり文書ファイル記載する｡

管理簿記載の文書だが､ 実はすでに廃棄等に

なお､ Ｄグループの参加者及び役割分担は､より不存在となっていたというパターンであ次のとおり｡ 大蔵綾子 (国立公文書館)､ 大る｡ 移管を妨げる要因は多々あるが､ こうし橋典子 (京都府立総合資料館)､ 風間吉之

た現用文書の管理における不徹底さも大きな(国立公文書館､ 司会)､ 竹村千代子 (藤沢市要因の一つであろう｡ 2011 (平成23) 年４月

文書館､ 発表)､ 永岡龍一郎 (広島県総務局施行の公文書管理法によって移管制度の改善

総務管理部総務課文書グループ､ 発表)､ 服が図られており､ 今後の効果が期待されるが､部久士 (三重県生活・文化部文化振興室､ 発

同法の形骸化を防ぎ移管の円滑化を実現するためには､ どのような対策が求められるのか｡

野邑理栄子 (のむら りえこ)

神戸大学専任講師 (附属図書館大学文書史料室)
72

まず､ 比較的スムーズに移管が行われている例として､ 神奈川県藤沢市を取り上げたい｡

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当市では､ 藤沢市文書館が現用文書の集中管理を担当し､廃棄や保存に係る評価選別の判断も文書館が担う｡ 藤沢市
行政文書のライフサイクルは次のとおり｡ まず作成された文書は､ 簿冊方式ではなくいわゆる ｢ファイリングシステム｣ の考え方をもとに分類・整理され､ ２年目までは作成原課で保管､ ２年目の末に作成原課で保存期間１年の文書が廃棄された後､ ３年目にはグループ報告の様子

残りの全文書が文書館に引き継がれ､ 保存期間満了まで文書館の地下書庫た廃棄や保存に係る評価選別の判断を公文書で集中管理される｡ 満了文書は文書館の判断館で再確認すること等が必要となる｡ とくにで評価選別され､ 歴史資料として永年保存すが不徹底の場合は､ 文書の誤廃棄､ 死蔵及るものや保存期間が延長されたもの以外は作び散逸等につながり､ 円滑な移管の妨げとな成原課に照会のうえ廃棄される (ただし現状るおそれがあるため､ つとめて留意すべきででは作成原課への照会､ 意思確認が不十分のある｡ では､ 現用文書の管理の徹底を図るたため､ 今後の課題となっている)｡ 永年保存

めには､ どのような対応が必要だろうか｡となった文書は引き続き文書館で保管となる｡

まず第一に､ 移管までの責任体制の明確化

このように藤沢市では､ 文書館が ｢中間書庫｣である｡ 文書管理の責任体制については､ 多の役割を担っており､ 保存期間３年以上のすくの地方公共団体でもすでに制度自体はあるべての文書が文書館に移管される仕組みとなっが､ 有効に実践されず形骸化が見受けられる｡ているため､ 文書移管は極めてスムーズであ公文書館への移管が完了するまでは作成原る (以上 ｢藤沢市行政文書取扱規程｣ 42､ 44､課の責任だ" という確固たる認識を全職員が47､ 48条参照)｡もつべきである｡

藤沢市のような公文書館による集中管理の第二に､ チェック体制の確立である｡ 文書

場合､ 保存場所の確保という大きな課題はあ管理の実施状況を客観的に確認・検証し､ 適作成原課における文書管理の負担が正な文書管理に向けて是正すべき点があればるが､大幅に軽減されること､文書の誤廃棄､ 死蔵及び散逸等の危険性が少ないこと､文書それを指摘するチェック機能 (例えば監査等)の確保が必要である｡の評価選別に際して公文書館による一律の判第三に､ 文書管理に対する職員の意識向上

断が可能となること等の有益な諸点が見出せのための研修の実施である｡ 研修についてはる｡

公文書管理法でその実施が規定されているが､しかし､ 集中管理を行わない場合､ スムー形骸化を防ぐためには研修の有用性を深く認作識し定常化することが重要である｡ 以下､ 研

ズかつ適切な移管を確保するためには､成原課での適正な文書管理､ジュールの適正な運用､レコードスケ作成原課が設定し修について取り上げてみたい｡
文書管理の徹底のためには､ 職員の文書管73

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理に対する意識の向上が重要となる｡ 職員のけられている｡ 地方公共団体においても､ こ意識向上のためには､ 研修の実施が有効であれに準じて､ 条例で研修を明文化することがろう｡ 初任者研修､ 庶務担当実務研修､ 文書望ましい｡ 公文書館をもたない地方公共団体

主任研修､ 昇任時研修等の際に､ 文書管理ににおいても同様である｡ 研修による職員の意関する研修を盛り込み､ 定期的に実施すべき識向上は､ 適正な文書管理の実効性を確保すである｡

ることにつながり､ ひいては円滑で確実な移研修に際しては､ 現用段階から非現用段階管を確保することにつながるのである｡に至るまでの文書のライフサイクル全体を通した視点で取り組むことが肝要となる｡ 現用

3.

特別閲覧制度の現状と課題

文書と非現用文書では主管課が異なる場合も学術研究を目的とした利用者に対しては､多く､ さらに文書管理システムや情報公開も利用制限に該当する文書であっても特別に利主管課が異なるなど､ 複数の部署が文書管理用に供する制度を ｢特別閲覧制度｣ という｡に関与する場合は､ 研修実施に際しても相互研究者のための利用の特例であり､ これまでの協力が求められる｡ 例えば三重県の場合､広島県立文書館や北海道立文書館等で採用さ2014 (平成26) 年開館をめざして公文書館機れてきた｡ 例えば広島県立文書館の場合､ 利能を備えた新しい県立博物館の設置準備が進用制限に該当する情報を含んだ文書であってめられているが､ 現用文書は総務部法務・文も ｢学術研究に特に必要な｣ 場合は特別に閲書室､ 非現用の歴史的公文書は生活・文化部覧が許可される仕組みをもつ (｢広島県立文文化振興室､ 文書管理システムは政策部電子書館文書等利用要綱｣ ４条)｡

業務推進室､ 情報公開は生活・文化部情報公

これまで特別閲覧制度は､ 学術研究の発展開室とそれぞれ管轄が異なるため､ 研修もこに大いに寄与してきた｡ 例えば､ 被差別部落の4部署が合同で実施し効果をあげている｡や社会運動等のデリケートな問題を掘り下げ研修の新たな方法として､ 作成原課の職員て研究するためには､ 同制度の活用が極めてを公文書館に派遣し､ 館の実務を経験させる有効である｡ しかし､ 公文書管理法では､ 移ことを通じて､ 文書管理の重要性の把握と文管元行政機関等による利用の特例 (24条) は書管理に必要な知識及び技能の習得を目指すあるものの､ 特別閲覧制度のような研究者にといった人事交流も考えられる｡

よる利用の特例は規定されていない｡ そのたしかし､ 多くの場合､ 研修の現状は､ 決しめ公文書管理法の施行に伴い､ 特別閲覧制度て有効的ではなく形骸化が否めない｡ 文書管は､ 地方公共団体の独自の制度となり､ 同制理に関する研修の時間枠の少なさ又は皆無と度の採用如何も､ 各自治体の判断に委ねられいう現状こそが､ 文書管理に対する職員の意る｡ では､ 地方公共団体が特別閲覧制度を採識の低さを物語っている｡ 公文書管理法第32

用する上で､ どのような課題があるのか｡

条では ｢行政機関の長及び独立行政法人等は､第一に､ 情報公開条例との整合性である｡

それぞれ､ 当該行政機関又は当該独立行政法

情報公開における現用文書の開示に際しては､人等の職員に対し､ 公文書等の管理を適正か特別閲覧制度に該当する制度が無いことを念つ効果的に行うために必要な知識及び技能を頭に置き､ 現用文書と非現用文書との対応の習得させ､ 及び向上させるために必要な研修違いを明示する必要がある｡

を行うものとする｣ と規定されており､ 国の第二に､ 対象者の定義づけである｡ 利用制

行政機関及び独立行政法人等は､ 職員に対し限のある文書を学術研究目的の特定の者だけて文書管理に関する研修を行うことが義務づに特別に利用させる特別閲覧制度の運用は､74

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対象者の定義が曖昧のままでは混乱が生じか書管理法が謳う利用の請求権化への対応等をねない｡ 例えば ｢研究者｣ とはどのような者検討し､ 特別閲覧制度の採用可否を総合的にを指すのか､ という具体的な定義づけが必要判断することが望ましい｡

である｡ 悪意のある自称 ｢研究者｣ への対応
4.

も考慮すべきであろう｡

おわりに第三に､ 公文書館長の権限の範囲である｡

Ｄグループでは､ 文書移管の円滑化に向け館長の権限で一方的に特別閲覧の許可・不許た対策､ 及び地方公共団体独自の制度である可を判断する場合､ 公平性が保てるのかとい特別閲覧制度の課題について検討を重ねた｡

う問題がある｡ 館長の恣意性を防ぐ手段を検参加者それぞれに現場で抱える問題が異なる討すべきであろう｡

ため､ 共通課題の設定には苦慮したものの､以上３つの課題を踏まえつつ､ 地方郷土史前述の検討結果をまとめることができた｡ こ等の学術研究目的の利用者への利便性供与とれらの検討結果が､ 同様の課題を抱える他館いう必要性､ 各地方公共団体の独自性､ 公文においても解決の糸口となれば幸いである｡

Ｄグループ参加者

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