在留資格代理申請システム

操作マニュアル（教職員向け）20231101

内容
1. 新規申込をする時..................................................................................................... 2
申請の前に .............................................................................................................. 3
在留資格代理申請 新規依頼 ....................................................................................... 5
受入教員について、申請者（留学生・研究者）基本情報......................................................... 6
申請者（留学生・研究者）種別情報 ............................................................................... 7（例 1）留学生・研究生の場合.............................................................................................. 7（例２）研究者・教職員の場合 ............................................................................................. 9

その他書類について .................................................................................................... 11
2. 一括依頼（複数の申請をまとめて依頼する時）※留学生・研究生のみ対応 ................................ 14
3. 進捗状況を確認する時 ............................................................................................. 16
4．キャンセルする時 ..................................................................................................... 18

問い合わせ先国際交流課 国際交流サービスオフィス
在留資格（研究者担当）：075-753-2245（留学生担当）：075-753-5412、2244
E-mail:kuiso-coe@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp1

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１． 新規申込をする時

https://kuiso.oc.kyoto-u.ac.jp/inviter?mode=q

https://ku1.cybozu.com/g/link/index.csp?cid=share_2

https://kuiso.oc.kyoto-u.ac.jp/facultystaff/coe_application_for_staff/

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申請の前に安全保障輸出管理規則に関する問い合わせ先：
教職員ポータル ＞ ファイル管理 ＞文書共有 ＞研究推進部 ＞
研究規範マネジメント室＞ 安全保障輸出管理＞各部局担当者一覧

いいえ（事前確認シート 対象）

所属部局安全保障輸出管理担当者へ確認後、「はい」に進んでください。

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はい（事前確認シート 対象外 または 確認済）①、②に該当しないことを確認してから進んでください。

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在留資格代理申請 新規依頼

同じ申請者がすでに登録されていないかを氏名・性別・所属先情報で確認します。

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受入教員について＋申請者（留学生・研究者）基本情報

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フォームを開いたまま 60 分が経過すると、自動的にログアウトしてしまうため、入力内容が保存できなくなります

入力されたメールアドレスおよび申請者 SPS-ID 登録メー
ルアドレス宛てにサービスオフィ
スから申請受理・進捗状況メールが送信されます。

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申請者（留学生・研究者）種別情報（例１）留学生・研究生の場合京都大学での受け入れ身分を選択してください。
※本国での身分ではありません。

未確定の場合は入力時点での予定日を記入してください

京都大学を卒業（または受入を終了）する年月を入力してください7

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入学許可書等がすでに発行されている場合は はい を選択してアップロードしてください。
まだ発行されていない場合は いいえ を選択し、各部局事務室に確認の上、発送予定日を入力してください。
発行されましたら、別途学内便またはメール添付等でサービスオフィスまでお送りください。

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申請者（留学生・研究者）種別情報（例２）研究者・教職員の場合京都大学での受け入れ身分を選択してください。
※本国での身分ではありません。

受入予定証明書等がすでに発行されている場合は はい を選択してアップロードしてください。
まだ発行されていない場合は いいえ を選択し、各部局事務室に確認の上、発送予定日を入力してください。
発行されましたら、別途学内便またはメール添付等でサービスオフィスまでお送りください。

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10操作マニュアル（教職員向け）20231101

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その他書類についてその他の書類が手元にある場合は すでに持っている を選択してアップロードしてください。
まだお手元にない場合は 持っていない を選択してください。（サービスオフィスから申請者へ依頼し取り寄せます）

備考：サービスオフィスへの連絡事項を記入（任意）全ての入力が完了したら、入力画面の最下部にある 確認 ボタンを押してくだ

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システムで入力した項目が表示されるので、内容を確認して 送信ボタンを押してください。

【サービスオフィスへ申請情報の送信が完了した時】【代理申請 詳細の画面】

依頼日の新しいものから表示されます。

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サービスオフィス受理

サービスオフィスが申請を受理すると、状態が 新規 から サービスオフィス受理 にかわります。
サービスオフィスより受付確認メールが届きます。

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２．一括依頼（複数の申請をまとめて依頼する時）※留学生・研究生のみ対応① 入力フォームをダウンロードする。
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入力フォーム（CSV ファイル）②入力し、ファイル名をつけて保存。

③保存したファイルを選択し、システムにアップロード
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３．進捗状況を確認する時ご注意
新規依頼をされた方の SPS-ID とパスワードでアクセスしないと進捗状況の確認はできません。
(例)Ａさんが新規依頼した内容の進捗状況をＢさんは確認できない。
※もし、異動・退職等によりご担当者が替わられる場合は、オフィスまでご連絡ください。
後任の方が進捗状況を確認できるように再設定いたします。

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操作マニュアル（教職員向け）20231101＜状態一覧＞ 赤字：サービスオフィスから進捗状況メールが届きます。
状態説明

新規

サービスオフィスに代理申請を依頼した状態

サービスオフィス受理

サービスオフィスが代理申請を受理確認した状態

入力待ち

留学生・外国人研究者が申請情報をサービスオフィスに未送信

入力待ち（一時保存）

留学生・外国人研究者が申請情報入力途中で一時保存している時

申請準備中

留学生・外国人研究者が申請情報をサービスオフィスに送信完了

申請準備完了申請書類は揃っているが、入国管理局へは未申請

入国管理局審査中

サービスオフィスが入国管理局へ申請書類を提出し、受理された状態

証明書受領済在留資格認定証明書が交付されて、サービスオフィスで保管している状態

証明書送付済認定証明書が留学生・外国人研究者もしくは部局事務担当者に発送された状態

完了

留学生・外国人研究者もしくは部局事務担当者が認定証明書を受領した状態

キャンセル

一度申請した代理申請申込がキャンセルされた状態

進捗状況が 状態 に表示されます。

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４．キャンセルする時
外国人の来日が取りやめになったり、３ヶ月以上入国が延期される場合、システムの依頼一覧画面からキャンセルすることができます。キャンセルボタンを押して、サービスオフィスまでご一報ください。

ただし、状態が「申請準備完了」以降の時はシステムからキャンセルできません。
（キャンセルボタンも表示されません。）
この場合も、必ずサービスオフィスまでご連絡ください。申請が既に出入国管理局で受理されている場合は、審査状況に応じて申請取下または交付済在留資格認定証明書の返納の申出をサービスオフィスで行います。

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