2013/6

よりよい評価選別をおこなうためのあるべき文書のライフサイクル
藤沢市文書館史料専門員

山田 之恵 やまだ・ゆきえ⑥

再評価選別の是非⑦

歴史的公文書公開の審査基準について

本レポートは、平成24年度アーカイブズ研修Ⅱ⑧

市町村合併時の廃棄文書の把握についてのグループ討論における第４班のグループ討論の⑨

文書管理に関する職員研修について

1. はじめに――討論課題の設定内容を要約したものである。当班のテーマは、「直①～③の問題は、評価選別を行うための環境整面する課題等について」であり、メンバーの所属備の問題である。評価選別を行うためには、前提とグループ討論の役割分担は次のとおりである。となる文書の作成、保存が円滑に行われなければ吉田敏也（国立公文書館）、山崎圭子（同：発表）、ならない。歴史的公文書の存在そのものが職員に畑田正樹（秋田県公文書館:発表）、野﨑喜代美（鳥浸透していない現状では、文書の作成→保存→廃取県立公文書館）、荒木清二（広島県立文書館）、棄→評価選別→歴史的公文書の保存→公開という

筒井隆秋（福岡共同公文書館：記録）、吉嶺昭（沖文書のライフサイクルを、文書管理規程等によっ縄県公文書館：司会）、山田之恵（藤沢市文書館）、て定義づける必要があるだろう。その上で、②文

太田弥保（松本市公文書館）、渡邉由紀子（JICA

書作成機関と連携し、廃棄文書目録の提出を受け横浜海外移住資料館：記録）、岡田俊樹（豊田市）ること。廃棄文書目録から円滑に行われるよう文（名簿順。所属は研修当時）

書内容を適切に表す文書名、フォルダー（簿冊）グループ討論では、他班が「評価選別基準の策名を付けるような文書作成上の指導すること。ま定及び見直し」、「評価選別基準の当てはめ方」とた評価選別する上での行政情報の提供等を受けるいうように討論の課題が具体的であることと比較ことが可能となろう。③レコードスケジュールのして、当班の課題は抽象的であることから、まず導入は、こうした規程の整備と、文書のライフサ討論課題を設定することがグループ討論の最初のイクルの概念が職員一般に浸透した上で始めて成目標となった。まずは自己紹介を兼ねて所属組織り立つことであると思われる。このように、評価の直面する課題を明らかにして、そこから討論課選別を行うためには庁内の文書を取り巻く環境を題を設定することとした。

整えることが大きな課題であることが明らかに直面する課題として上げられたものは以下のとおりである。

なった。
④～⑤は、評価選別の実務の問題である。評価

円滑な評価選別を行うための文書管理規程の選別はフォルダー（簿冊）単位で行うのが一般的

見直しで評価選別を効率的に行い、また結果を一定の精②

文書作成機関との連携度に保つためには、選別対象文書を類型化し、過③レコードスケジュール導入についての諸課題去の選別結果をデータベース化し、共有化して参④

評価選別結果の共有化・データベース化につ照する必要があろう。また、評価選別には、公開いての際の利用履歴を参考にし、利用頻度の高い文書公開を意識した評価選別方法についてを類型や文書群など出所を意識して選別する必要①⑤18

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で、歴史的公文書の評価選別を実施するためには、がある。
⑥は、評価選別された歴史的公文書の保存ス公文書館等実施機関のみが行うことではなく、文ペースを有効活用するために生じる課題である。

書管理に関する職員意識を向上させ、選別環境を⑦は、歴史的公文書の公開に関する課題である。

整えることが非常に重要な課題であることが、メ評価選別された歴史的公文書は、公文書管理法第ンバーの共通の認識となった。

１条において「健全な民主主義の根幹を支える国

そこで、４班の課題として、「よりよい評価選別民共有の知的資源として、主権者である国民が主を行うためのあるべき文書のライフサイクル」と体的に利用し得るものである」と定義されている課題を設定し、討論の中で先進的な文書管理を実以上、公開は必須であり、そのための審査基準は施していることが明らかになった豊田市の事例を評価選別基準とともに作成されなければならない。

参考に、文書のライフサイクルの各段階での理想⑧は､合併以前に文書管理ができていれば、合併的なあり方と、それを実現させるために果たすべ協議に議題として含まれ、円滑な移管が実現できき役割を、公文書館、文書主管課、職員個人ごとるであろう。
①～③の課題とも関わる部分である。に整理することとした。

⑨は、①～③の課題解決のためには文書管理にそうして作成されたのが表１である。この表の関する職員意識を高める必要があるが、このため縦軸として文書のライフサイクルの各段階を配しには職員研修の実施が欠かせないだろう。

た。一般的には、作成→整理→整理・保存→情報

このように、メンバーの持つ課題を整理する中

表１
前段

現用

非現用

公開→移管・廃棄→評価選別→保存→公開というよりよい評価選別を行うためのあるべき文書のライフサイクル段階
あるべき姿
公文書のライフサ ・文書管理規程の整備
イクル前段

公文書館の役割
文書主管課の役割
職員個人の役割
・文書管理規程整備への参画 ・文書管理規程の整備
・文書管理規程の理解、運用・職員研修の開催（文書管理規程に関するもの）
・ファイル基準表またはそれ ・組織の理解・把握・ファイル基準表またはそれ ・文書管理システムへの理解に相当するものの作成
・ファイル基準表またはそれ に相当するものの取りまと を深める努力に相当するものの作成へ参 め、指導、維持管理・研修への参加
画・ファイル基準表またはそれに相当するものの作成、運用
・ヘルプデスク作成・レコードスケジュールの導 ・レコードスケジュールを付 ・レコードスケジュールの付 ・レコードスケジュールを意入ルーティン事業：作成時 与することへの支援（研 与識して業務を行う
その他：整理・保存のでき 修・基準の明確化）
・原課への周知、職員研修のるだけ早い段階で・職場研修講師として参画
開催
・ヘルプデスク・情報公開を意識した文書作
・職員研修の開催
・個人情報とはどのようなも成のであるかという理解
・目録に個人情報を入れないように常に意識整理・保存・中間書庫での集中管理
・文書の保存場所の把握、整 ・文書の保存場所の指定、整 ・文書の保存場所を明確化
理指導
理方法の提示・文書は職員個人のものでな
・職員研修の開催いという意識改革
情報公開
・インターネットでの目録公 ・個人情報がふくまれていな ・個人情報がふくまれていな ・個人情報が含まれていない
開いかの最終チェック、取り いかの最終チェック、取り かの最終チェック
まとめ補助
まとめ・利用制限の基準作成
・利用制限の基準作成への参 ・利用制限の基準作成、職員画、助言
研修
移管・廃棄・移管・廃棄の取りまとめ補 ・移管・廃棄の職員への指示、 ・移管・廃棄作業
助
とりまとめ
評価選別
・延長根拠の明確化
・適正な保存期間となるよう
・常用文書の削減
指導（安易な延長、安易な廃棄は認めない）
・評価選別基準の作成
・評価選別基準の明確化
・常用文書の削減
・ノウハウの蓄積と共有
・評価選別基準を踏まえた文書のライフサイクルの維持・外部機関等の審査
整理
・目録と現物の突合・目録と現物の収集及び突合評価選別（詳細選 ・再選別・再選別の基準の検討
・作成原課との協議別）
・パブリックコメント
保存・保存環境の整備
・媒体変換（デジタル化、長期の可読性や原本性の維持）
公開
・分かりやすい目録の作成
・分かりやすい目録の作成
・レファレンス実績の蓄積

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流れであるが、選別環境を整えることの重要性をうための手段として、ファイル基準表またはそれ考慮して前段を設け、評価選別を行うために必要に相当するものの作成について議論された。
ファイル基準表とは、文書管理方法の一つであな文書管理体制の整備の検討を行った。
以下、グループ討論を通じて完成させた表の中るファイリングシステムにおいて作成されるフォで、特に重要と思われる部分について、当日の討ルダーの目録である。年度当初に事務分掌の規程論を含めて概説することとする。

等に基づいて発生する文書の類型を予測して、フォルダー目録とこれに従ったフォルダーを予め2. 前段
2.1作成し、事務事業の過程で作成した文書を、全てこのフォルダーに収納する。これにより文書の収文書管理規程の整備前段については、最初に文書管理規程を整備す納場所が固定され文書管理が円滑に行うことが可る必要が議論された。まずは評価選別という行為能となる。また事務分掌と文書が直結することかの根拠を明確化することが必須であり、さらにはら、引継等も容易く、事務効率を上げることにも文書のライフサイクルが明確化するような規程につながる。いわば、文書管理の要となる部分であすることが重要であるとされた。

る。

そのためには、規程の整備を文書主管課だけで文書主管課は、各課の作成するファイル基準表行うのではなく、公文書館が参画する必要があるが、事務分掌または事務事業の実態に沿ったものこと。また、規程を職員に浸透させるために、文であるかを確認し指導することを通じて文書管理

書管理規程についての職員研修が欠かせず、職員の主導的な役割を果たす。公文書館においても、個人も規程に従った文書管理を行えるよう研修に事務分掌とファイル基準表の関係を把握し、評価参加するなどして積極的に理解する必要があるこ選別を行う立場から、特に事務事業の断続の観点とが議論された。

から管理、指導に参画すべきである。
職員個人も、文書管理におけるファイル基準表の意味を理解し、2.2ファイル基準表またはそれに相当するもの作成・運用に努めなければならない。
文書主管課において各課のファイル基準表を取の作成
次に、文書のライフサイクルに沿った管理を行りまとめ体系化することで、対応する文書を組織討論の様子

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文書として位置付けることが可能となることから、れ最終的に私物化することがあるが、文書主管課

さらに理想的なあり方として、ファイル基準表をは職員研修などを通じて、文書は個人のものでは各課でそれぞれ作成し文書主管課が取りまとめ調ないという意識改革をしていくなど、地道な努力整するよりも、文書主管課主導で作成・管理を行が必要であろう。

うことが望ましいとされた（豊田市の例）。

公文書館においては、後の移管・廃棄、評価選ファイリングシステムを導入していない、たと別作業を円滑に進めるために、文書の保存場所のえば簿冊管理の場合はどう対応するかが大きな論把握、整理の指導を文書主管課と共に行っていく点となった。これについては業務類型ごとに文書必要がある。

を綴る簿冊があらかじめ定まっており、その管理簿もあることから（秋田県公文書館の例）、ファイ3.3

移管・廃棄、評価選別

リングシステムでも簿冊管理でも大きな差はない

移管・廃棄、評価選別の段階においては、評価との共通認識を得た。ファイル基準表またはそれ選別の対象文書を拡充することが大きな課題となに類するものとしたのはこのためである。

る。まずは、廃棄の前に公文書館が全庁の廃棄対3. 現用段階
3.1

作成

象文書を把握できることを規程に含める必要がある。
その上でなお、公文書館が把握できない文書、保存期間変更の文書や常用文書についても考慮す

文書の作成の段階においては、レコードスケる必要がある。期間延長は文書管理規程に定めらジュール制を導入し、文書作成のできるだけ早いれる正規の制度であるが、保存期間を延長するこ段階で、またルーティン業務の場合は過去の実績とで公文書館の評価選別の対象から外れ、短縮さに従って作成段階で、保存期間満了後の措置、すれることで即廃棄されることもある。常用文書は

なわち歴史的公文書として保存するか否かを決定

保存期間を設けず業務の参考資料として作成課にすることがあるべき姿であるとした。

常置されるものである。常用文書のようなあり方

レコードスケジュールを付与して文書を作成すは望ましくなく、期間変更も文書の必要性に応じることを指導することは、基本的には文書主管課て行うべきである。文書の適切な保存期間が設定の役割であり、職員個人がこれを意識して業務をされるよう何らかの基準を設けるべきであろう。

行えるよう、研修を開催して周知を図る必要があ評価選別においては、評価選別基準を作成するる。一方、公文書館においても歴史的公文書の評ことがあるべき姿である。

価選別基準を明確化し、それを基に職員研修を行

評価選別基準は、公文書館で廃棄文書から歴史うなど、職員がレコードスケジュールを付与する的公文書を選別する際に、担当者それぞれの興味ことへの支援を積極的に行うべきである。

関心で選別しないよう、選別した歴史的公文書に系統性や一貫性を持たせるため、また評価選別の3.2整理・保存作業効率を高めるためにも必要なものである。さ

整理・保存の段階においては、中間書庫での集らに、前述のとおりレコードスケジュールを付与中管理が理想的であるが(藤沢市文書館の例)、庁する際の基準であり、評価選別行為そのものに対舎内の保存スペースの確保という物理的な要件をする説明責任を果たすためのものでもある。ただ満たすことは困難であることから、その代替としし、現実は評価選別基準に従えばだれもが適正にて文書の保存場所を文書目録に記載するなど明確評価選別が行えるというものは存在せず、選別の化する重要性を確認した。

記録を残し（神奈川県公文書館、沖縄県公文書館

文書の整理・保存といった文書管理を妨げる要評価選別シート等）、評価選別のノウハウを蓄積し、因として、作成者である職員個人の机等に収納さ担当者間で共有することが、評価選別基準を機能21

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させる上で欠かせないことを確認した。

4.2

公開

評価選別行為そのものに透明性・客観性の疑義

歴史的公文書は公開されなければならない。

が提示されている。すなわち、行政の説明責任をそのためには、分かりやすい目録を作成し、閲果たすための公文書を行政が評価選別することに覧者に提供する必要があるが、このような目録を透明性・客観性があるかということである。こう作成するにはどうしたらよいのか。これだけでグした課題には、行政の実施した評価選別を外部機ループ討論の題材になりうる課題であるため、深関等が審査する制度（鳥取県ではパブリックコメく議論するには至らなかったが、閲覧者の需要をントを実施）を設けることが望ましい。

レファレンスの現場で記録し、それを目録作成、

4. 非現用段階
4.1

再選別

非現用段階の再選別には、２種の選別が考えられる。一つは、現用段階で評価選別して作成課まさらには評価選別へ還元することが、よりよい目録の作成、歴史的公文書の公開につながるという共通の認識を得た。

5. おわりにたは文書主管課から公文書館に移管されたものを、４班のグループ討論の結論としては、よりよい実見してより詳細に選別を行うこと。今一つは、評価選別を行うためには、評価選別の担当である公文書館で保存して一定の期間を経たものを、な公文書館が文書のライフサイクルの各段階に関与お歴史的公文書として保存するか否かを評価選別していかなければならない、とまとめることがですることである。当班では、後者の可否についてきるだろう。

議論をした。

現状では多くの組織が公文書の管理は文書主管

公文書管理法第25条で特定歴史公文書の廃棄を課、歴史的公文書は公文書館、討論の中では触れ規定しているが、国立公文書館での運用は、劣化ることができなかったが情報公開・個人情報保護等が進行し物として保存に耐えないものに関してはその担当課がというように、事務分掌上はそれ廃棄するのであって、内容で廃棄を決定することぞれ規定されていることであろう。これを文書のはない。しかしながら保存スペースは有限でありライフサイクルの概念を生かし、各段階を主管す将来発生する歴史的公文書の保存スペースを確保る課が合同で文書のライフサイクルの主管となるするためには、再選別は止むを得ないという共通ような体制を構築することが、よりよい評価選別の認識を得た。

を行う最良の環境であるように思えるが、実現に先行事例の秋田県公文書館では、選別後30年後は困難を極める。に歴史的公文書の目録を公開する準備過程で再選

しかしながら、今回のグループ討論を通じ目指別を実施している。また、広島県立文書館では、すべき姿を明らかにしたことにより、公文書館が目録公開している歴史的公文書について再選別を各段階で関与できる部分もあることもまた明らか実施するが、過去の評価選別基準と現状の評価選となった。

別基準が異なることも、再選別を実施する理由で日々の業務の中でできることを最大限努力する。

ある。２館の事例からは、選別基準の検証の意味

その積み重ねの重要性を改めて認識するにいたっでも、歴史的公文書の再評価選別の必要性を認めた次第である。

ることができるであろう。ただし、その際には文（文中で用いた用語は、グループ討論で用いた書主管課を通じて作成課との調整が必要であり、ものではなく、特定の法規に拠ることがないようまたパブリックコメントを実施する等外部機関等山田が統一したものである。）の審査が必要である。

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