平成 30 年度

関西広域連合はなやか関西「文化の道」フォーラム開催業務
１

仕様書

業務概要

（１）業 務 名
はなやか関西「文化の道」フォーラム開催業務（２）業務目的
東京 2020 オリンピック・パラリンピック、ワールドマスターズゲームズ 2021 関西等に向け、日本の歴史・文化・伝統の宝庫である関西の文化的魅力を全国にアピールし、関西文化の振興につなげるとともに、その発信力を一層高めるため、関西ならではの文化・芸能を交えたフォーラムを東京都内で開催するもの。
（３）業務期間
契約締結日～平成 31 年３月 20 日（水）（４）開催日程
ア 日時
平成 31 年２月２日（土） 午後２時～４時 30 分（予定、延長になる場合あり）

イ 会場

観世能楽堂
東京都中央区銀座６-10-1

GINZA SIX 地下３階

※会場は、平成 31 年２月２日の終日について委託者において確保し、使用料は委託者が負担する。
※設営・撤去は、いずれも開催当日に実施すること。
※会場には直接問い合わせ等をしないこと。
ウ 参加者数480 人（定員）エ 内容（予定）(ｱ)講演（司会者が聞き手として参加）(ｲ)実演（２演目想定）① 関西の伝統芸能② 関西の若手芸能者による実演(ｳ)パネルディスカッション
パネリスト：４名（うち１名は講演者に同じ）
進行：司会者(ｴ)展示 会場ロビーを活用して、関西の伝統芸能や、文化資源のＰＲを行う
２

委託業務内容（１）プログラムの企画、参加者募集等
ア プログラムの企画・出演経費(ｱ)プログラムの企画
a 東京 2020 オリンピック・パラリンピック、ワールドマスターズゲームズ 2021 関西

等に向けて関西の文化の魅力を広く国内外に発信していくにあたり、関西文化に造詣の深い有識者や著名人等を招聘し、講演、実演（パフォーマンス）及びパネルディスカッションを予定しているが、来場者が関西の文化に魅力を感じることができる工夫を行うこと。
b

伝統文化の宝庫である関西文化の魅力を、事前広報を通じて東京圏の方々にＰＲし、また、当日参加者にその魅力をさらにアピールするとともに、関西への観光誘客をめざすものとすること。

c

例えば、来場者参加型など、若い世代も楽しめる内容を盛り込み、オープニングからエンディングまで集客が見込める工夫を行うこと。

d

なお、上記 a～c の業務を行うに当たっては、委託者が指定する監修者（講演者に同じ）と十分に調整を行うこと。

(ｲ)出演経費
・実演団体、講演者（監修者）及びパネリストの出演経費として次の金額を見込むこと（旅費・出演に必要な器材等運搬費等を含む）。なお、司会者については、受託者において選定の上、出演経費（旅費を含む）については、受託者が受託金額の範囲内で調整し、支払うこと。
実演団体（２団体分）、講演者（監修者）、パネリスト（４名分）

計 230 万円

イ 参加者の募集に関する事務
・一般参加者の募集、受付、申込リスト作成、参加票（参加ハガキ）等。
※一般参加者は事前申込制とすること。
（ＷＥＢ特設ページを受託者において作成し、インターネットからも申込できるように対応すること。）
・本フォーラム開催案内希望者への案内状作成・送付業務。
（対象者数は 300 名を想定。
案内希望者リストについては、委託者が提供する。）
ウ 会場内整理誘導関係業務
・参加者数に応じた人員の配置のもと、誘導計画を作成すること。
・会場案内及び誘導の人員を配置し、運営管理すること。
・入場待機者が想定を超える場合、入場時間を早める場合があるので、対応できる態勢を整えておくこと。
エ 会場ロビー展示業務
・会場ロビーを活用して、関西の伝統芸能や文化資源のＰＲを行う予定である。ＰＲに当たっての展示物は、委託者において用意する。受託者はその展示物を効果的に活用し、来場者にわかりやすく、興味関心をひくような展示になるよう、委託者と調整の上、ＰＲを実施すること。
・当日、展示物等設置・管理・撤去等を行うこと。なお、当日の設置・管理・撤去等に当たっては、委託者と連絡調整を行うこと。
（２）本フォーラムの運営・委託者が指定する出演者との連絡調整、司会者との連絡調整、当日のアテンド、時間管理、出演経費の支払。
・会場管理者との連絡調整、会場設営（舞台の養生、看板等装飾、音響・照明、映像等）、撤去及び付属設備等使用料の支払。
・手話通訳の手配、謝金の支払。
・進行管理（会場レイアウト図、タイムテーブル、運営マニュアル、進行台本その他資料作成を含む）の実施。
・参加者の受付・案内・誘導（来場者数の把握含む）。
・参加者、出演者及び施設等の安全管理。
・イベント保険への加入と保険料の支払（対人・対物補償を含んだ賠償責任補償）。
・当日配布資料等の作成（プログラムの作成・印刷、同封チラシ等（Ａ４チラシ約20 種類を想定）の袋詰め作業含む）。封入する封筒の準備。
※すべての配布資料（アンケート含む）は委託者と協議のうえ決定すること。
・参加者アンケートの作成・実施・回答集計・分析・筆記具の準備など。
※アンケート内容については、様々な立場における満足度・要望などが聴取できるよう工夫するとともに、可能な限り多数の回答回収に努めること。
・当日の設営・会場風景等の写真撮影。
※撮影した写真は、委託者が無償で、撮影者のクレジットなしで使用できるものとする。
・開催記録・議事要旨、記録写真の作成。
（３）広報・宣伝活動
・広報用チラシのデザイン制作・印刷・郵送等配布。
200,000 部（Ａ４、両面印刷（両面カラー）、コート紙 90 ㎏（同等品可））。作成したチラシのうち、180,000 部については新聞折込の手配を行うとともに、20,000 部
については効果的に広報できる送付箇所を受託者において提案し、送付に当たっての調整も行った上で、送付を行うこと。
・なお、チラシとあわせてポスター制作を企画提案する場合は、ポスターのサイズ、掲出場所、掲出枚数等を明示すること。
・関西広域連合ＷＥＢサイトへの掲載原稿の作成。
・本フォーラムへの集客はもちろんのこと、関西広域連合の文化振興の活動を東京圏を中心に幅広い世代に周知するため、①交通広告、②紙媒体（新聞、雑誌、フリーペーパー等）、③電波媒体（テレビ、ラジオ等）それぞれについて企画提案すること。
その上で、もっとも集客に効果的な広報媒体を組み合わせ、１つ以上価格提案書（見積書）に含めること。
・その他本フォーラムの事業効果をより高めるための取組があれば提案し、実施すること（任意）。
３

成果物の提出・事業報告書（紙ベース及びデータ）

15 部

当事業の広報等に使用するため、事業内容をテキスト、写真等を使って分かりやすくまとめた事業報告書を作成し、データと合わせて事業終了後，すみやかに提出すること

・チラシ・ポスター等の広報物（紙ベース及びデータ） ３部
・参加者名簿（紙ベース及びデータ） ３部
・出席状況の最終的なとりまとめ（紙ベース及びデータ） ３部
・配付資料等（紙ベース及びデータ） ３部・回収したアンケート回答票（原紙） １部
・アンケート分析結果（紙ベース及びデータ） 15 部
・記録写真データ

３部

当日の設営・会場風景等の写真を撮影し、プリント及び電子データ（JPEG 等）で提出すること。写真は、委託者が無償で、撮影者のクレジットなしで使用できるものとする。
・開催記録、議事要旨、文字起こし（紙ベース及びデータ） １部
・関西広域連合ＷＥＢサイトへの開催記録掲載のための作成原稿（紙ベース及びデータ）
１部 等
４

その他留意事項（１）受託者は、本業務の遂行にあたり、関連法令及び本業務仕様書を遵守するとともに、発注者の意図及び目的を十分に理解した上、適正な人員を配置し、安全かつ円滑、正確に行うこと。
（２）本業務仕様書及び契約書に定めのない事項や、その他調整を要する事項については、受託者と委託者が協議の上、決定すること。
（３）委託で得られた成果物の全ての著作権（著作権法第 27 条及び第 28 条の権利を含む）は、委託者に帰属する。また、受託者は成果品につき、著作者人格権を行使しない。
（４）受託者は業務で知り得た情報及び業務に係る内容を第三者に漏らしたり、その他の目的に転用してはならない。
（５）提案された内容すべてにおいて、実施することを確約するものではなく、内容及び金額については、双方が調整すること。
（６）受託者が本業務によって委託者または第三者に損害を与えたときは、受託者が賠償の責任に任ずること。
（７）本件は文化庁の平成 30 年度文化芸術振興費補助金（文化芸術創造拠点形成事業）対象事業であることに留意すること。