釧路短期大学個人情報保護規則
第１章 総則（目的）第１条 学校法人緑ケ岡学園個人情報保護規則に基づき、釧路短期大学（以下「本学」という）は、個人情報の保護が人格の尊厳に由来する基本的要請であることを深く認識し、この規則によって、本学が保有する個人情報の取扱いに関する基本事項を定める。個人情報の収集、管理および利用に関する大学の責務を明らかにするとともに、学生、教職員等に自己に関する個人情報の開示ならびに訂正および削除の請求権を保障することを目的とする。
（用 語）
第２条 この規則において、「学生、教職員等」とは、現在および過去の学生、生徒、教職員ならびに本学の業務に直接かかわりがあり、またはかかわりがあったその他の者をいう。
２ この規則において、「個人情報」とは、学生、教職員等について特定の個人が識別され、または識別され得るもののうち、本学が業務上取得または作成した情報（電子情報およびそれ以外のものも含む。）をいう。
（責務）
第３条 本学は、個人情報を収集し、保管し、または利用するにあたっては、学生、教職員等の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。
２ 本学は、個人情報の取扱いに関し、不都合があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
３ 本学の教職員または教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を他人に漏らし、または不当な目的に使用してはならない。
４ 本学の学生、教職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する本学の施策に協力しなければならない。
（個人情報保護責任者の設置）第４条 本学は、個人情報の適正な管理および安全保護を図るため、個人情報保護管理責任者を置く。
第２章 個人情報の収集および利用の制限等（個人情報の収集制限）
第５条 個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。ただし、思想、信条および宗教に関する個人情報は、理由の如何に関わらずこれを収集してはならない。
２ 個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、次の各号のいずれかに該当するときを除き、直接本人から収集しなければならない。
（１）本人の同意があるとき。
（２）学長が、正当な理由があると認めたとき。
（個人情報の適正管理）
第６条 個人情報保護責任者は、個人情報の安全保護および正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
（１）紛失、毀損、破壊その他の事故の防止（２）改ざんおよび漏えいの防止-1-

（３）個人情報の正確性および最新性の維持（４）不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去（個人情報の利用制限）
第７条 個人情報は収集された目的以外のために利用または提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき。
（２）法令の定めがあるとき。
（３）個人の生命、身体または財産の安全を守るために緊急的必要があるとき。
（４）同一性確認を目的とする公的機関からの依頼があるとき。
（５）専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（６）学内における教務上および事務上の必要があり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（７）その他学長が正当と認めたとき。
２ 個人情報にかかわる機械処理は、収集目的の達成に必要な処理のみが行えるよう機能を限定しなければならない。
（個人情報に関する業務の学外委託）
第８条 個人情報に関する業務を学外に委託するときは、委託業者との間で個人情報の保護に関する契約を締結するための手続きをとらなければならない。
２ 前項に規定する契約を締結するにあたっては、あらかじめ学長の承認を得なければならない。
（収集の届出）第９条 本学の業務遂行上、新たに個人情報を収集するときは、あらかじめ次の事項を学長に届け出て、承認を得なければならない。
（１）個人情報の名称（２）個人情報の利用目的（３）個人情報の収集の対象者（４）個人情報の収集方法（５）個人情報の記録項目（６）個人情報の記録の形態（７）その他教授会が必要と認めた事項
２ 前項の規定に基づき届け出た事項を変更または廃止するときは、学長の承認を得なければならない。
（目的外利用および提供の届出）
第１０条 第７条第１項ただし書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用または提供したときは、すみやかに個人情報保護委員会に届け出なければならない。
第３章 個人情報の開示、訂正等（届出事項の閲覧）
第１１条 学生、教職員等は、本人であることを明らかにして、第９条の規定によって承認された事項および第１０条の規定によって届け出られた事項を閲覧することができる。
（自己に関する個人情報の開示）
第１２条 学生、教職員等は、自己に関する個人情報の開示を個人情報保護責任者に請求することができる。

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開示の請求があったときは、これを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、個人の選考、評価、判定、診療その他に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに正当であると認められるときは、その個人情報の全部または一部を開示しないことができる。
３ 個人情報の全部または一部を開示しないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
４ 第１項に規定する請求は、本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した文書を提出することにより行う。
（１）所属および氏名（２）個人情報の名称および記録項目（３）請求の理由（４）その他個人情報保護責任者が必要と認めた事項（自己に関する個人情報の訂正または削除）
第１３条 学生、教職員等は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第４項に定める手続に準じて、その訂正または削除を請求することができる。
２ 前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
第４章 不服の申立て（不服の申立て）第１４条 自己の個人情報に関し、前２条に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、個人情報保護委員会に対し、申立てを行うことができる。
２ 個人情報保護委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審議、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
３ 個人情報保護委員会は、必要があると認めるときには、申立人に対し意見の聴取を行うことができる。
４ 不服の申立ては、次に掲げる事項を記載した文書を個人情報保護委員会に対し提出することにより行う。
（１）不服の申立てを行う者の所属および氏名（２）不服申立て事項（３）不服申立て理由（４）その他個人情報保護委員会が必要と認めた事項
第５章 個人情報保護委員会（個人情報保護委員会の設置）第１５条 本学は、本規則の目的を達成するため、個人情報保護委員会（以下｢委員会｣という。）を置く。個人情報保護委員会は教務委員会の兼務とする。
（委員会の権限）
第１６条 委員会は、前条までに定めるもののほか、次の権限を有する。
一 個人情報保護に関する重要事項を審議、決定すること。
二 審議上必要な資料の提出を求め、または意見の聴取を行うこと。
三 審議結果に基づき、助言、指導または勧告を行うこと。
２ 委員は、委員会で知り得た個人情報の内容を他人に漏らしてはならない。委員退任後も同様とする。

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（委員の任期、委員長および副委員長）
第１７条 委員の任期、委員長および副委員長の選出に関しては本学委員会規定に準じる。

第６章 その他（その他）
第１８条 この規則の施行に必要な細則は、教授会の議を経て学長が定める。
（規則の改廃）第１９条 この規則の改廃は、教授会の議を経て学長が定める。
附 則
この規程は、平成１７年４月１日から施行する。
この規則（改正）は、平成２０年４月１日から施行する。
この規則（改正）は、平成２７年４月１日から施行する。

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