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審査・公開業務の在り方と課題
江東区総務部総務課 公文書等専門員

蓮沼 素子 はすぬま・もとこ
はじめにり方についてどうするべきかという結論を出さな

平成 25 年度アーカイブズ研修Ⅱグループ討論

かったため、本稿は筆者が討論から見えてきた課

において、４班ではアーカイブズにおける利用に題をまとめ、個人的見解を述べたものであること係る審査・公開業務の流れの中で、どのような制を先にお断りしておく。

度を構築していく必要があるのか、という全体的な問題関心から討論が進められた。４班の構成員

１. 受入時の審査及び分担は以下の通りである。

「公文書等の管理に関する法律（平成 21 年法律長坂良宏（国立公文書館）、相澤英之（神奈川第 66 号。以下「公文書管理法」という。）」第８

県立公文書館・司会）、伊藤一晴（山口県文書館・条第３項において、「行政機関の長は、（中略）国書記）、筒井隆秋（福岡共同公文書館）、松浦立公文書館等において利用の制限を行うことが適

勉（板橋区公文書館）、藤谷彰（三重県・発表）、切だと認める場合には、その旨の意見を付さなけ

青柳智之（さいたま市）、蓮沼素子（江東区・ればならない。」と定められている。この規定に本稿執筆）、内藤千枝（豊田市）

基づいて、特定歴史公文書等には移管元機関の意（名簿順、敬称略。所属は研修当時のもの。）

見が付与されることとなっているため、国立公文４班は長年審査を行っている既設アーカイブズ、書館では受入時に意見が付与されていないものを新設のアーカイブズ及びアーカイブズ機能担当組中心として、公開・要審査・非公開の判断を行っ

織、アーカイブズ未設置自治体に所属を分けるこている 1。とができる。それぞれの持つ課題が異なることか国に準拠した制度を整備しているアーカイブズ

ら、審査・公開業務の流れの中で、①受入時審査、では、国立公文書館と同様に原課からの意見が付②全非公開文書の目録掲載、③利用申請時におけ与され、事前審査を行っている機関が多い。しかる原課協議、④審査会設置、という４つのポイン

し、多くのアーカイブズでは受入時には原課意見トに焦点を当てて議論を行うこととした。

は付与されず、事前審査も行っていない。このこ

以下では、ポイントごとにグループ討論の内容とから、グループ討論においては図１のように受を踏まえながら論じ、江東区のようにこれから入時審査のメリットとデメリットの比較検討をアーカイブズを設置する地方自治体が、どのよう行った。に審査・公開制度を構築していけばよいのかを展その結果として、受入時に事前審査を行うかど望したい。なお、本文中では「アーカイブズ」はうかの判断は利用者サービスと直結しているとい機関を指す用語として使用し、歴史資料としてのう点が指摘できるであろう。

アーカイブズの表記はすべて「（特定）歴史公文人的体制が整い受入作業に対して職員数を確保書等」で統一した。

できるアーカイブズでは、事前審査を行った方が

注：グループ討論では、各ポイントでの審査の在利用申請時において利用者を待たせずに、スムー

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ズに歴史公文書等を提供できる。しかし、日本に館では移管された特定歴史公文書等の１年以内のおいて多くのアーカイブズでは職員数が確保でき目録作成・公表が義務付けられている。

ず、個々の作業に十分時間が割り当てられないた

一方で、既設のアーカイブズにおいては全非公め、受入時には未審査のまま目録を早く公開した開文書を目録に掲載していない事例がある。これ方が利用者の目に触れやすい。には、歴史公文書等の移管経緯が分からないため受入時審査のメリット

受入時審査のデメリット

原課との調整が取れていない等、すべての目録を公表することで行政不服申立て申請があった場合原課の意見に左右され、非公開 と 判 断 さ れる 可 能 性 が 高い

職員数によっては時間がかかり、目録公開が遅れる

原課の意見を聴く場合、原課の知識が活用できる

利 用 申 請 時の対 応 が 比 較 的スムーズになり、利 用しやすくなる

受入時に作業量が大きくなる（規模により実施困難）に即座に対応できないなどの理由が想定される。
「公文書管理法」時代の歴史公文書等の公開は、国民の知る権利の担保や行政全般の透明性の確保といった面から語られるようになってきているよ
うに思う。そのため、すべての歴史公文書等を目録に掲載することによって、原則公開がアピールできアーカイブズの信頼性向上に期待ができると言える。
しかし、国民の知る権利が強調されることによって、前述のような行政不服申立ての申請が多発する可能性があり、今後のアーカイブズが直面する新たな課題を示唆するものでもある。行政不服申立てに対応するためには、現在のアーカイブズでの人的・法的体制では難しい場合もあり、全非公開文書を目録に掲載しないケースが生じる一因となっている。
これらのグループ討論を経て見えてきたことは、第一に審査・公開業務を法規上に位置付ける、ということである。たとえ個人情報等の利用制限基

図１ 受入時審査のメリット・デメリット

準を行政規則（行政内規）で規定したとしても、以上のことから、利用者サービスを担保しながそれはあくまでも行政内のみで有効な規則でありら業務を効率的に行うためには、受入時審査を行国民も裁判所も拘束されないからである。今後のうかどうかをアーカイブズの人的規模・受入数に地方自治体では、国に準じた条例化を進めるべきよって判断すべきだと言える。ただし、事前審査であろう。

を行う場合には、誰が判断するのかという問題が第二に、アーカイブズでは上記のような法規にある。このことについては、利用申請時の審査に則って実施できる体制を整備するべきだというこも関係するため、後段に検討を譲ることとしたい。とである。具体的には国立公文書館のように、利用審査に特化した部門もしくは専門アーキビスト

２．全非公開文書の目録掲載を配置することが望まれる。

「公文書管理法」第 15 条第４項では、「国立公このような体制が確立された時には、全非公開文書館等の長は、（中略）適切な利用に資するた文書を含めた目録の公表はどのアーカイブズでもめに必要な事項を記載した目録を作成し、公表し当然行われるはずである。

なければならない。」と定めており、国立公文書232014/6

３．利用申請時における原課協議目録を公表するということは、歴史公文書等がしやすく、協議を重ねることで歴史公文書等の公開にも理解が得やすいというメリットがある。

利用対象となることを意味する。受入時に事前審一方で、原課協議により行政の意見として現用査を行っていないアーカイブズでは、ここではじ文書同様に非公開判断が多くなるというデメリッめて利用に関する審査を行うこととなる。

トがある。さらに、利用申請される歴史公文書等

国立公文書館では、前述の通り受入時に移管元は最近のものに限らないため、過去の文書に対し機関の意見が付与されているため、利用申請時にて原課が判断できるのか、組織改編によって原課意見の参酌を行い、必要に応じて移管元機関に対に相当する組織の特定ができるのかという疑問もして意見を聴取した上で、国立公文書館の長が判生ずる。こういった場合、利用申請時の原課協議2断することとしている 。国に準拠しているアーに費やした時間と労力に見合う効果は期待できな

カイブズも、受入時に原課意見が付与されるため、い。

意見の参酌を行い、原課への意見聴取を行う場合

では、受入時に原課の意見が付与され非公開ともあるが、利用申請時に原課協議は基本的に行わしていた場合はどうだろうか。利用申請時にも原ない機関が多い 3。

課協議を行うことを前提とすると、受入時とは社他の事例を見ると、受入時審査を行う場合でも会的情勢が変化しており、公開判断となる可能性

利用申請時の原課協議を行う、利用申請時のみ原がある。社会や環境の変化、時の経過によって利課協議を行う、どの段階においても原課協議は行用審査の基準は変化するものであり、このことはわないなど、利用申請時の原課協議に関しては利用審査基準を適宜見直していく必要があること

アーカイブズによって判断が分かれている。

も意味している。

しかし原課協議を行う場合であっても、最終的以上の意見をまとめてみると、原課協議を重ねな権限はアーカイブズにあることは共通している。

ることはアーカイブズ理解に一定効果はあるもの

では、原課の意見付与や協議が行われる場合との、審査結果がアーカイブズにおける原則公開とアーカイブズ独自に判断が行われる場合において、は逆に作用する可能性があると言える。そのため、利用申請時の判断は大きく異なるのであろうか。

原課に対してアーカイブズへの理解を得るためのグループ討論で出された原課協議のメリット・デ研修等を積極的に行うなど、原課協議とは別の形メリットをまとめたのが図２である。

で協力体制を構築していくことが重要ではないだ
ろうか。

メリット

デメリット

・情報公開との統一性
担保・原 課判断の変化（原課意見の付与がある場合）
・原課の知識の活用
・アーカイブズ理解の促進

・行 政視点からの非公開判断の増加及び非公開期間の長期化
・審査手続きの煩雑化（利 用までの時間を要する）
・過 去文書に対する原課知識の欠如

また、組織改編等の問題解決に向けては受入段階で原課の意見付与もしくはヒアリングを行うな
ど、アーカイブズが歴史公文書等に対してどのようなメタデータを記述するか、ということが審査・公開業務にも影響してくると言えるだろう。
筆者としては、アーカイブズが親組織である自治体の過去を含めた業務分析を行い、歴史公文書等の履歴の把握に努める必要があるのではないかと

図２

原課協議のメリット・デメリット考えている。

情報公開条例の中で歴史公文書等を位置付けて誰が判断すべきか、事前審査及び利用申請時の公開している地方自治体においては、情報公開制審査について改めて考えてみると、基本として最度との整合性が求められる。そのため、情報公開終的な判断はアーカイブズが行う、という点ではと同じ原課意見の聴取によって統一的な判断が下異論はないだろう。しかし、どの段階でどのよう24

アーカイブズ53号に判断すべきかは、審査に関する規定や原課とのプ討論においても、専門的な審査会を設置するこ関係などによって異なるため、協議方法を含め容とで説明責任が果たされやすく、構成員も公表さ易に答えは出せない。どの段階で判断するにしてれるので利用者側の視点に立った公平な判断が下も社会的情勢の変化は必ずあり、常に判断を見直されるとの意見があった。また、一般的な行政不すことが求められる。

服審査法による審査よりも速やかに対応できるとの指摘ができる。

４．審査会の設置

一方で、新たに独自の審査会を設置することは「公文書管理法」第 21 条第１項において、「利地方自治体への負担も大きく、財政面の問題や実用請求に対する処分又は利用請求に係る不作為に務の煩雑化等のデメリットが挙げられた。更に、ついて不服がある者は、国立公文書館等の長に対第三者の専門性が強調されることでアーカイブズし、行政不服審査法による異議申立てをすることに専門的知識が不要と判断される危険性があり、ができる。
」と規定されている。さらに第２項で専門職員の存在意義が問われる事態にもなり兼ね

は「前項の異議申立てがあったときは、当該異議ない問題を含んでいる。

申立てを受けた国立公文書館等の長は、（中略）これからのアーカイブズでは、利用者の権利に公文書管理委員会に諮問しなければならない。」

対応しながらアーカイブズが持つリスクを軽減すこととされた。つまりここにおいて、利用制限にる対策を講じる必要がある。そこでの第三者の意対する国民への救済の仕組みが法で担保されたの見は、利用者の権利を守りアーカイブズの業務をである。

遂行する上で重要な役割を果たすと考えられ、今国に準拠した条例を制定しているアーカイブズ・自治体では、独自の第三者機関である審査会

後は第三者機関としての審査会を設置すべきではないだろうか。

を設置して不服申立てに対応している。具体的に同時に、アーカイブズの実務にとっての専門的は法学・政治学・情報学・歴史学等の有識者や弁知識と第三者機関の専門性をしっかりと区別し、護士などの委員が専門的かつ第三者的な知見から母体組織である行政側や住民に理解してもらう努審査を行っている。また、第三者機関ではないが力が不可欠である。その上で、アーキビスト自身行政内部組織として審査会を設置して対応していがアーカイブズの内部だけでなく、行政や住民にる場合もある。情報公開条例の中に位置付けていとって必要な存在であるという実績を積み上げてる地方自治体は、独自ではないが情報公開の審査いかなければならない。

会に附属させる形をとっている。
しかし多くのアーカイブズでは、審査会を独自おわりにに設置せず行政不服申立てに対応しているのが現以上、アーカイブズ研修Ⅱにおける４班グルー状である。講義の中で紹介された神奈川県立公文プ検討の内容を軸として、アーカイブズでの利用書館の事例を参照すると、関係機関への意見聴取に係る審査・公開業務の在り方と課題について、及び調整を経て、議会に諮問した上で審査結果を個人的意見を交えながら４つのポイントから概観通知するという手続きとなっており、最終処分ました。では、ここで見えてきた審査・公開業務ので 10 か月もの月日が費やされている。審査会を問題点について、新たにアーカイブズをつくろう

設置していない他のアーカイブズでも、同様の手としている地方自治体は、どのように解決してい続きを取らざるを得ないだろう（「地方自治法（昭けばよいのだろうか。

和 22 年法律第 67 号。）」第 244 条の 4）。

繰り返しになるが、これからのアーカイブズで利用申請時の審査において審査会を設置する意は住民の利用請求権を意識した法的対処ができる

義は、第三者機関に諮問することにある。グルー体制の構築が不可欠である。そのためには条例に25

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よって利用請求権を住民に付与した上で利用制限

こうした体制を盛り込んだ条例に基づいてアーについても規定し、第三者による諮問機関を設置

カイブズを設置するためには、昨今の財政難の中することが基本となるであろう。そうした際に予で行政内にその必要性を理解してもらうベースを想されるのは、既存の情報公開条例及び個人情報持つことが先決である。準備段階から現用文書管保護条例の附属機関である審査会にアーカイブズ理との連携を深め、アーカイブズ設置が行政にの利用審査機能を付加するかどうかという点であとっても有益であることを認識してもらうことがる。

できれば、３で述べた原課協議の問題もクリアで現用文書の情報公開と異なり、歴史公文書等の利用制限は時の経過を考慮するものであり、原則きるだろう。
これからアーカイブズを設置する地方自治体は、作成から 30 年を超えないものとする考え方を踏歴史公文書等を残す措置を講じながらベースの構まえて判断されなければならない。アーカイブズ

築に時間をかけていくことが理想であるが、実現において、利用請求権に対する審査を現用文書のには財政・実施期限などの課題が山積みである。

情報公開と同一の審査機関で行うことは、判断が研修に参加したアーカイブズ・自治体が持ち慎重となり利用者権利が狭められないだろうか。

帰った課題はそれぞれであるが、既設アーカイブ

このことから筆者は、アーカイブズ独自の第三者ズも未設置自治体も「公文書管理法」時代の新し機関を設置して利用審査を行うべきだと考えていいアーカイブズとして住民に対応していかなけれる。

ばならない、と本研修を通して改めて感じている。

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なお、受入時における公開・要審査・非公開の判断を意見が付与されていないものを中心として行うのは、移管元機関からの利用制限についての意見が十分ではないため、利用制限箇所の特定を行うことが困難であること、また受入後1年以内の目録公表が義務付けられている等、時間的な制限があることからである、とのことである。
2

その他にも、移管元機関へ意見書の提出をさせなければならない事例として以下のことが挙げられる。国立公文書館が保存


する特定歴史公文書等は、「公文書管理法」第16条第1項第1号から第5号までに揚げる利用制限事由に該当しない限り、利用請求に応じて利用させなければならない。その際、第1号ハ（国の安全等情報）又は二（公共の安全等情報）に係る意見が移管元機関から付与されているものを利用させる旨の決定をする場合には、「公文書管理法」第18条第3項に基づき、あらかじめ移管元機関の長に対し意見書を提出する機会を与えなければならない。
3

たとえば福岡県市町村公文書館では、30年未経過文書については原課協議によって意見の参酌を行い、30年経過文書は意見聴取のみとするなど、30年ルールを意識して意見の参酌の方法を変えているアーカイブズもある。

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