2013/10

豊田市の情報公開と行政文書の管理
豊田市役所総務部庶務課庶務担当

岡田 俊樹 おかだ・としき
1. はじめにしたわかりやすい名称とする、とのコンセプトから、「公文書管理センター」とした。

豊田市は、愛知県の中央から北部にかけて県域

平成25年４月開設以降、特別任用職員２名体制の17.8％という県下一の市域を有し、面積約918㎢、で、歴史公文書の選別・収集・保存、情報公開及人口約42万人を擁する中核市である。昭和26年にび個人情報の開示請求の受付、行政資料の収集・挙母市として市制施行し、昭和34年に豊田市に市閲覧等を行っている。

名変更、その後、昭和40年代にかけて近隣４町と、また、平成17年には４町２村と合併し現在に至っている。

3. 情報公開について
3.1

条例等の改正について

以下、本市での公文書管理センター開設までの

平成24年12月議会にて、現行の情報公開制度の経緯、情報公開に関する条例等の改正内容、市民対象範囲に歴史公文書を加えるなど、必要な条例への情報公開の一助とする手段、行政文書の管理等の改正を行った。改正内容の概要は、以下のと方法、歴史公文書の公開までの流れ、平成17年度おりである。

合併町村（４町２村）の文書の処理について述べ

・豊田市情報公開条例の一部改正る。

2. 公文書管理センターについて
平成18年８月、有識者からの提言、市長の意向

公文書、行政文書及び歴史公文書の定義付け、歴史公文書の目録作成義務、開示手続、開示の際の時の経過に関する考慮義務等
・豊田市個人情報保護条例の一部改正を踏まえ、関係各課で構成する「合併町村廃棄文

歴史公文書保有個人情報等の定義付け及び書の収集と歴史公文書保存に関する庁内検討会取扱、歴史公文書の本人情報の開示請求権及び議」を立ち上げ、歴史公文書保存事業に関する調開示請求手続等査、研究を開始した。
平成19年５月、歴史公文書保存事業の基本方針
を「豊田市の歴史的価値のある公文書の将来に渡る保存体制を確立するとともに、情報公開制度の・豊田市情報公開規則の一部改正時の経過を考慮する際の開示の目安とする
期間
・豊田市文書管理規程の一部改正中で公開することにより本市行政の歩みを広く市

保存期間満了後の措置、文書の移替え、置替

民に知らせ、これまでの行政運営の検証と将来のえ及び保存、保存文書の廃棄等の決定、歴史的施策への参加の促進を図ること」と定め、当時建価値のある行政文書の選別、移管等、保存文書設計画中であった新東庁舎の一部を歴史公文書の等の廃棄の方法保存・公開場所と位置づけた。

・豊田市歴史公文書管理規程の新設

また、名称については、「公文書館」という独立歴史公文書の選別、収集、移管、整理、保存、した機関は設置せず、広く一般市民の利用を考慮目録の作成、開示決定に係る協議、歴史公文書22

アーカイブズ51号の利用及び本人情報に誤りがある場合の訂正・請求状況一覧に代わる措置、豊田市歴史公文書選別基準

・行政文書開示請求登録
・歴史公文書及び行政資料未返却一覧

3.2

情報公開用行政文書目録検索システム

情報公開条例に基づく市民の知る権利を尊重し、行政文書の開示請求権を保障することで市政を公開し、市民との共働を推進することを目的に業者

4. 行政文書の管理について
4.1

ファイリングシステム

全庁で統一的に文書の管理・保管を行うため、昭和47年からファイリングシステムを導入してい委託によるシステム開発を行った。
このシステムは、市が前月中に作成又は取得しる。
これは、「組織の維持発展に必要な文書を一切た文書件名を当月中にホームページ上に掲載する

私物化せず、必要に応じ即座に利用し得るよう体ことで、市民が自由に検索、閲覧、開示請求書の系的に整理・保管し、不用となった文書は確実に作成を行える機能を有し、平成19年２月から運用廃棄する一連の制度」であり、毎年、主管課によしている。

る移替え、置替え及びファイリング点検、庶務課※公開文書件名件数（平成25年９月末現在）による再点検等を実施している。

1,554,352件
表２
表１

文書件名公開スケジュール（毎月）

日程

内容

作業課

初日～
２日目

前月分文書件名の抽出、主管課へ確認依頼

庶務課

3日目～
10日目

前月分文書件名の確認、決裁

11日目

未確認主管課への催促

庶務課

12日目

前月分までの文書件名の市
ホームページ掲載

庶務課

3.3

主管課

情報公開用歴史公文書目録検索システム

月

年間スケジュール
内容

4月

6月

7月

8月

平成25年４月からは、行政文書と同様に歴史公作業課

文書事務説明会

庶務課

移替え、置替え

主管課

マイクロフィルム撮影照会

庶務課

廃棄対象文書分別主管課

ファイリング点検依頼

庶務課

文書廃棄

主管課

ファイリング点検結果提出

主管課

マイクロフィルム撮影

主管課

ファイリング点検実施

庶務課

書庫点検実施庶務課

文書の目録をホームページ上に掲載することで、9月

ファイリング、書庫点検改善依
頼

庶務課

検索、閲覧、開示請求書の作成を行えるようにし

10 月

機密文書廃棄主管課ている。

2月

機密文書廃棄主管課

3月

文書管理者報告、登録

庶務課

随時

文書分類表、ファイル基準表修
正庶務課、主管課※公開対象歴史公文書数
1,870文書（平成25年３月末現在）

3.4

開示請求管理システム

開示請求に関する事務を軽減するため、請求内

4.2

文書分類表・ファイル基準表

容、請求状況及び貸出返却対応等を一元管理でき

文書分類表は、文書や情報の管理方法を組織とるシステムを構築し、平成25年４月から運用してして標準化することで、文書や情報を誰でも容易いる。に活用できるようにし、すべての文書を体系的に※主な機能まとめるとともに保存期間の統一を図ることを目

・歴史公文書及び行政資料貸出返却処理
・歴史公文書及び行政資料請求文書不在時登録

的に平成２年４月から運用している。
また、ファイル基準表は、各保管単位のファイ23

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ルの配列、移替え、保存期間等を示すもので、昭表４

歴史公文書公開スケジュール

和47年から作成・運用を行っていたが、文書分類

月

内容表を作成するにあたりすべての項目を見直し、文4月

前年度末保存期間満了文書処理(廃棄又は延長)

主管課

歴史的公文書１次選別該当文書の選別・意見照会

庶務課

１次選別該当文書意見照会の回答

主管課

１次選別文書の決定通知・提出依頼

庶務課

１次選別文書の提出

主管課

7月

２次選別後、公文書管理セン
ターへ移管（随時）

庶務課、文化財課

8月

移管後、歴史公文書公開準備作業開始

公文書管理センター

随時

作業完了後、市ホームページ
で件名公開

庶務課

書分類表との統合を図った。
5月
表３

階層と管理区分階層

文書分類表

ファ イル基準 表

4.3①課名②キャビネット番号

管理主管課
6月

③基本分類
④第１分類
⑤第２分類
⑥標準フォルダ

庶務課⑦個別フォルダ

主管課

作業課

豊田市総合文書管理システム

文書のライフサイクルに応じた文書の適正管理化の構築及び歴史公文書管理システムとの連携を

5.2

歴史公文書管理システム行うことで、職員の文書管理事務の効率化を支援

歴史公文書保存及び開示事業を行うにあたり、し、情報の共有を推進することを目的に平成16年

効率的で確実な文書選別の支援と統括的な文書管

４月から運用している。

理をすることで、職員の事務負担軽減と行政情報※主な機能を保存することを目的に、総合文書管理システム

・収受文書の回覧、保管、修正、削除、検索のサブシステムとして平成24年４月から運用して・起案文書の登録、決裁、施行、回覧、印刷、いる。

修正、代決、合議、検索※主な機能

・文書分類表の閲覧・保存期間満了文書個別フォルダ編集・ファイル基準表の加除・保存期間満了文書延長又は廃棄決定入力

・保存文書管理票の作成、印刷

・１次選別結果入力

・廃棄文書の管理

・１次選別入力結果に対する回答入力

・文書管理者、担当者の登録・２次選別結果入力

・情報公開用文書件名の確認、修正、起案

・歴史的公文書データ取込

・告示、公告、専決文書の管理

・歴史的公文書行政利用申請書出力・合併町村引継文書の管理

・選別経過一覧

5. 歴史公文書の公開までの流れ
5.1

スケジュール6. 合併町村文書の処理について
平成17年４月に、豊田市と４町２村（旭町、足保存期間満了文書を対象に、延長又は廃棄決定、助町、稲武町、小原村、下山村、藤岡町）の合併

１次選別及び主管課からの意見聴取、２次選別、に伴う合併町村文書の年度別に行った作業につい公文書管理センターへの移管、公開準備作業を経ては、以下のとおりである。て、随時歴史公文書として公開している。

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アーカイブズ51号

6.1

平成16年度（合併準備）※作業内容

豊田市では、合併町村との引継文書に関する各種調整及び引継管理システムの構築を行った。
一方、合併町村では、保存期間満了文書の廃棄、・特別任用職員による突合作業、データ入力・主管課への文書確認作業（現地含む）の依頼
・主管課からの回答データ整理

永年文書の30年化、簿冊の目録作成、豊田市の組・庶務課による歴史公文書のチェック

織別、文書分類別、ファイル基準表別の分類を行っ・特別任用職員による廃棄分別作業た。

・文書廃棄の実施

6.2

7. おわりに平成17年度～平成20年度

引継管理システムを利用し、保存期間満了文書

公文書管理センター開設後６か月が経過し、情の廃棄の可否確認（主管課）、廃棄文書の歴史的価報公開等の開示請求受付窓口、歴史公文書及び行値調査（庶務課、文化財課）、廃棄（主管課）、移政資料の収集、閲覧場所として定着しつつある。

管文書の引取（文化財課）等を行った。

今後は、公文書管理センターと他部署（市政情報コーナー、図書館等）との機能分担の明確化を推6.3

し進めるとともに、行政資料の収集基準を具体化

平成21年度

文書廃棄時に文書目録と現物文書の不一致によしていく予定である。

る誤廃棄が生じたため、合併町村文書の所在管理の適正化及び歴史公文書の保存を効率的に行うこ

本市の文書管理は、各種システムを自庁開発し、とを目的に、合併町村文書適正管理計画を策定し、それを利活用して管理しているため、利便性、効以下の２点を基本方針とした。

率性の観点からは非常に有用である。
反面、職員の行政文書に対する意識と資質が時①

現物文書の所在の明確化②

保存期間満了時の主管課の廃棄（延長）確代の流れとともに空疎なものになってきている。

認作業及び歴史公文書の評価選別作業の効

また、「行政文書は、いずれ歴史公文書になる。
」

率化との観点からも、行政文書作成時の基本的な知識及び能力向上が急務の課題である。

6.4

職員１人１人の能力向上のため、Ｅラーニング

平成22年度～平成23年度

合併町村文書適正管理計画に基づき、緊急雇用による文書指導、文書事務説明会の実施、法制執創出事業を利用して、目録と現物の突合作業等を務による研修等に取り組んでいるところではある行った。

が、今後は、国、他の地方公共団体等の先進事例※作業期間人員等を参考に、今以上に職員教育を充実させ、また、

年度

作業期間人員

平成22年度

８か月のべ 8人

平成23年度

９か月

のべ13人

継続的に取り組んでいく。

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