アーカイブズ50号

平成23年度における公文書等の管理等の状況について
前内閣府大臣官房公文書管理課専門官

依田 健 よだ・たけし
1. はじめに
平成23年４月１日、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「公文書管理法」という。
）が施行された。

これらの主な概要について紹介する。

2. 行政文書の管理の状況について
2.1

行政文書ファイル等の作成等の状況

行政機関（550機関）が保有する行政文書ファイ

公文書管理法は、「行政文書」、「法人文書」及びル等の保有数は、表１のとおり14,672,757ファイ「特定歴史公文書等」を総称して「公文書等」とル、そのうち本省庁が1,339,572ファイル（9.1％）、して定義し、この公文書等の管理について、基本地方支分部局は10,099,751ファイル（68.9％）と、的事項を定めること等により、行政文書等の適正地方のものが約７割となっている。

な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図ることとしており、これらの状況を把握するため、①

そのうち、平成23年度に新規に作成・取得したものは、2,159,446ファイルとなっている。
さらに、媒体別にみると、表２のとおり、紙媒第９条においては、行政機関の長は、行政文体が95.6％と大多数を占めている。

書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について②

第12条においては、独立行政法人等は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理の状況について③

表１

行政文書ファイル等の保有数【組織別】（単位：ファイル、％）

行政文書ファイル等数
本省

14,672,757(100)

庁

1,339,572( 9.1)

第26条においては、国立公文書館等の長は、

施設等

機関

676,974( 4.6)

特定歴史公文書等の保存及び利用の状況につ

特別の機関

2,556,460(17.4)

いて地 方 支 分 部 局

10,099,751(68.9)

それぞれ、毎年度、内閣総理大臣に報告しなけれ表２ばならないと規定しており、内閣総理大臣は、毎行政文書ファイル等の保有数

年度、当該報告を取りまとめ、その概要を公表す【媒体別】ることとされている。

行政文書ファイル等数

今般、上記各条に基づき、公文書管理法施行初年度となる平成23年度（対象期間は平成23年度、時点を問うものは平成24年３月31日時点）におけ（単位：ファイル、％）
14,672,757

(100)

体

14,023,805(95.6)

体612,308( 4.2)

そ の 他 の 媒 体

36,644( 0.2)

紙電媒
子

媒

るこれらの状況について、各機関からの報告を受け、その概要を取りまとめ、平成25年２月15日開催の公文書管理委員会（定足数に達せず委員懇談会となった。
）に報告し公表した。
232013/62.2

なお、平成23年度に行政機関において保存期間行政文書ファイル等の管理の状況

行政機関が保有する全ての行政文書ファイル等が満了したとして平成24年度に国立公文書館等にについて、保存期間が満了したときの措置を設定実際に移管されたものは10,529ファイル（各行政済みのものは、表３のとおり8,750,305ファイルで、機関から国立公文書館等に移管された目録に基づ全体の59.6％となっている。行政機関では公文書く数値）となっており、今回、行政機関から報告管理法施行後１年間で、８百万に上るファイルにのあった数値の17,140ファイルとは差がある。こその措置を設定したこととなる。

れは、公文書管理法の施行初年度であり事務が輻

このうち、平成23年度に新規に作成・取得した輳したことなどによるため、実際の移管が次年度ものについては、表４のとおり89.3％と高くなっ（25年度）になったものがあることによるものとている。

考えられる。
また、
行政機関（会計検査院を除く。）
において、表３

保存期間が満了したときの措置の設定状況【全体】（単位：ファイル、％）

定

未済
設

ようとするときは、あらかじめ、内閣総理大臣に14,672,757(100)協議し、その同意を得ることが必要となっている。

み8,750,305(59.6)

平成24年３月31日までに協議のあったもので、同

定5,922,452(40.4)

日までに同意・不同意の回答をしたものはその1/4

行政文書ファイル等数設

保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄し程度とあまり多いとは言えないが、本稿記載の時
表４

保存期間が満了したときの措置の設定状況【うち23年度新規作成等】
行政文書ファイル等数設
未定済
設（単位：ファイル、％）

点では全て終了している。
年間２百数十万件にも上る行政文書ファイル等

2,159,446(100)の廃棄に係る同意・不同意の判断に当たっては、

み

1,929,022(89.3)

内閣府では、行財政事情が厳しい折から、人的に定230,424(10.7)

必ずしも十分ではない中にあって、専門的な知見を有す独立行政法人国立公文書館などから多大な2.3

保存期間が満了した行政文書ファイル等の御協力も得ながら行っている。また、協議のあっ移管・廃棄等の状況た行政文書ファイル等について、例えば、行政文平成23年度に保存期間が満了した行政文書ファ書ファイル名から容易に判断できないものなどのイル等は、表５のとおり2,339,901ファイル、うち廃棄の適否の判断に当たっては、必要に応じ、現移 管 は 17,140 フ ァ イ ル （ 満 了 数 に 占 め る 割 合物確認等を行っている。

0.7％）となっている。
移管の割合はあまり高いとは言えないが、これ

2.4

その他

まで移管実績がなかったものが新たに移管される① 行政機関においては、平成23年度に、新規採用ようになったところは注目すべき点である。

職員研修、文書管理者研修等の実施や、独立行政法人国立公文書館が行う研修等への職員の参加等

表５

行政文書ファイル等の移管・廃棄等の状況【23年度満了】（単位：ファイル、％）

行政文書ファイル等数で、延べ11,710回の研修を実施している。
② 行政機関においては、平成23年度に、全文書管

2,339,901(100)

理者23,973人中23,592人が点検を実施している。
また、全ての機関で、年1回以上の監査を実施し移管

17,140( 0.7)

廃棄

2,164,048(92.5)ている。

延長158,713( 6.8)

③ 行政機関においては、平成23年度に、文書管理に係る点検の結果、あるいは利用しようとしたと

24

アーカイブズ50号

ころ行政文書ファイル等が見当たらなかったなど

3.3

保存期間が満了した法人文書ファイル等の移管・廃棄等の状況により181件の紛失等事案が判明している。
これらの事案については、各行政機関において、職員へ

平成23年度に保存期間が満了した法人文書ファの指導監督、復元措置、再発防止策等の措置が採イル等は、表８のとおり969,678ファイル、うち移られた。

管は6,252ファイル（満了数に占める割合0.7％）④ その他、行政機関においては、職員用掲示板にとなっており、偶然にも行政機関のものと同じ率関係資料を掲載、文書管理者独自の研修資料を作となっている。なお、独立行政法人等からは独立

成、職員へ「理解度チェックシート」の配布・回

行政法人国立公文書館に初めて法人文書ファイル収など、各行政機関で公文書管理の積極的な取組等を移管したところである。

を実施している。
表８

3. 法人文書の管理の状況について
3.1

法人文書ファイル等の移管・廃棄等の状況【23年度満了】

法人文書ファイル等の作成等の状況（単位：ファイル、％）

法人文書ファイル等数

969,678(100)

独立行政法人等（205法人）が保有する法人文書

移管6,252( 0.7)

ファイル等の保有数は、表６のとおり7,059,354

廃棄

736,246(75.9)

ファイル、媒体別にみると、紙媒体が92.1％となっ延

長227,180(23.4)ている。
また、そのうち平成23年度中に新規に作成・取得したものは752,579ファイルとなっている。

3.4

その他

① 独立行政法人等においては、文書管理の意義を十分に理解するとともに文書管理に必要な知識及表６

法人文書ファイル等の保有数【媒体別】

び技能を習得させ及び向上させるため、187法人で、（単位：ファイル、％）

法人文書ファイル等数延べ2,638回の研修が実施されている。

7,059,354(100)② 独立行政法人等においては、文書管理に係る点

体6,504,018(92.1)

検などにより37件の紛失等事案が判明している。

体

483,409( 6.9)

そ の 他 の 媒 体

71,927( 1.0)

紙電媒
子媒

4. 特定歴史公文書等の保存及び利用の状
況について

3.2

公文書管理法では、現在のみならず、将来の国法人文書ファイル等の管理の状況

独立行政法人等が保有する全ての法人文書ファ

民に対する説明責任を果たす観点から、国や独立イル等について、保存期間が満了したときの措置

行政法人等から歴史公文書等（歴史資料として重を設定済みのものは、表７のとおり5,558,998ファ

要な公文書その他の文書）の移管を受ける施設をイル、全体の78.7％となっている。

「国立公文書館等」として指定している（平成24年３月31日現在10施設）。

表７

保存期間が満了したときの措置の設定状況（単位：ファイル、％）未定済
設

保存及び受入れの状況

7,059,354(100)

国立公文書館等（10施設）において所蔵されてみ5,558,998(78.7)

いる特定歴史公文書等は、
表９のとおり1,625,151

定1,500,356(21.3)

件となっている。そのうち、平成23年度に受け入法人文書ファイル等数
設

4.1

れた特定歴史公文書等は、76,597件となっている。

25

2013/6
表９4.2

特定歴史公文書等の所蔵件数（単位：件）

国立公文書館等において、公文書管理法で新たに設けられた利用請求権による請求は、表12のと所蔵件数

国立公文書館等

利用請求及び処理の状況

23年度受入件数

おり、平成23年度は8,629件あった。そのうち、平

国立公文書館

1,293,632

52,089

成24年３月31日時点で、7,863件が利用決定により

宮内公文書館

80,640

1,814

その処理を完了しており、処理が完了していない

外 交 史 料 館74,888

3,493

ものは481件となっている。なお、本稿記載の時点

東学

5,000

117

名 古 屋 大 学

24,586

7,203

京

都

大学

29,663

6,107

神戸大学

18,531

1,451

広島

大学

14,227

1,742

九州

大学

6,200

426

日銀アーカイブ77,7842,155

1,625,151

76,597

北大計

では全ての処理が完了している。
利用請求から利用決定までの期間の状況としては、即日を含め30日以内のものが９割以上となっている。
また、利用請求に対する処分に係る異議申立ては、平成23年度は７件あり、そのうち６件は同年度中に処理を完了している。また、残りの１件も本稿記載の時点では処理を完了している。

このうち、目録に記載され、既に排架されてい表12

利用請求の処理状況

るものは、表10のとおり1,598,307件と総所蔵件数の98.3％となっている。また、その媒体の種別は（単位：件、％）利用請求件数処 理 済 み99.9％が文書又は図画となっている。
処理状況
表10

目録記載件数

8,629(100)7,863(91.1)

取下げ285( 3.3)

処理

中481( 5.6)

（単位：件、％）目録記載件数

1,598,307(100)

文書又は図画1,596,235(99.9)

閲覧等の利用については、利用請求による利用媒体の種別 電 磁 的 記 録

1,781( 0.1)のほか、利用可能な範囲で簡便な方法で利用できそ297( 0.0)る仕組みを整えることが可能となっている。の他

4.3

利用の状況

国立公文書館等10施設では、表13のとおり利用利用制限区分については、表11のとおり全部利請求によるものが6,616件（閲覧等4,311件、写し用可とされているものが54.0％、事前審査が完了の交付2,305件）、簡便な方法によるものが29,750

していない等で利用請求があってから審査を行う件（閲覧等28,497件、複写物の提供1,253件）となっとされているものが40.5％となっている。ている。
また、それらの方法で利用した閲覧者数でみる

表11と8,061人となっている。

利用制限区分の状況（単位：件、％）目録記載件数審 査 済
要26

1,598,307

(100)

全部

利用

862,267(54.0)

一部

利用

5,354( 0.3)

全 部 利 用 制 限

83,337( 5.2)

647,349(40.5)

審査アーカイブズ50号

表13

利用の状況
（単位：件、他）
6,616

今回の取りまとめは、公文書管理法施行後初め

等

4,311

てのものである。公文書管理法施行以前には、独付

2,305

立行政法人等及び国立公文書館等については、こ29,750のような文書管理等の状況を把握したことはなく、

等

28,497行政機関については、把握したことはあったが、冊数95,981

対象となる機関が限定されたもので、かつ調査項

巻数

3,942

供

1,253

数

41,100数

1,468,417

利用請求による
閲
写

覧しの交

簡便な方法による閲複

5. おわりに覧写物の提枚コマ

閲覧者数

8,061

目も限定されたものであった。
公文書管理法では、平成24年３月31日現在、550の行政機関、205の独立行政法人等、10の国立公文書館等を対象としており、今回の取りまとめにより我が国の公文書等の管理等の状況が初めて明らかになったものであり、今後の経年変化を見ていく上で、ある意味基4.4

その他準点になるものと考える。

① 国立公文書館等における展示会は、平成23年度

外国の国の行政機関における行政文書に関するには43回開催されており、合わせて12万人以上が公式のデータは、私が文献等で調べた範囲ではあ来場している。

まり見つからなかった。
例えば、移管の割合は○％

その他、見学会は50回実施しており500人超の見程度と記載した資料は見たことはあるが公式の学者を受け入れている。

データに基づくものではなかった。公文書館で受② 国立公文書館等では、歴史公文書等の適切な保け入れた数はわかっても、行政機関で満了となる存及び移管を確保するため、行政機関及び独立行数がわからないようであった。そういう意味で今

政法人等の職員に対し研修を行っており、平成23回取りまとめたデータは重要なものと考えている。

年度は、計68回の研修を実施し、延べ2,352人の参

今回の取りまとめの詳細については、内閣府の加を得ている。
また、関係機関からの要望に応じて、各種会合ホームページに掲載しているので御覧いただきたい。

等に講師を派遣し、歴史公文書等に対する理解を（http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/he深めるような取組を行っており、平成23年度は計

isei23nendo_houkoku.pdf）

39回の講師派遣を行い、延べ2,107人の参加を得ている。

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