アーカイブズ48号

国際公文書館会議東アジア地域支部（EASTICA）
2012年理事会及びセミナーの概要
国立公文書館統括公文書専門官室公文書専門員

太田 由紀 おおた・ゆき
2012年 7 月17日（火）から20日（金）まで、モンの モ ン ゴ ル 公 文 書 館 庁（ G e n e r a l A r c h i v a l

ゴル国の首都ウランバートルのケンピンスキーホ

Authority of Mongolia）Demberel 長官の挨拶のテルハーンパレスで国際公文書館会議東アジア地後、香港の Chu 事務局長が議事進行を務めた。

域支部（以下、EASTICA）の理事会及びセミナー

2 年に 1 度開催している EASTICA 総会の次回が開催された。1993年に結成された EASTICA第11回総会及びセミナーの開催時期及び場所が、の理事会等がモンゴルで開催されるのは、1994年、2013年 8 月下旬から 9 月上旬の間に中国四川省成2006年に続き、 3 回目のことである。

都で開催することが決定されたほか、カテゴリー理事会と総会とセミナーには、主催国のモンゴＣ（地方公文書館等）へ新規加盟申請していたモルのほか、中国、日本、韓国、香港、マカオ、米国ンゴル、セレンゲ県立公文書館、及び中国、山東から約80名が集まった。日本からは、小河俊夫理省档案局の加入が承認された。また EASTICA

事他 3 名が国立公文書館から出席したほか、ユタの新たな取組みとして、カテゴリーＢ（国レベル系図協会東京支部の代表 1 名が出席した。ここでのアーキビスト協会等）及びＣ会員に対して国際は、セミナーの内容を中心に報告する。

公文書館会議（ICA）の地域支部サポート資金を獲得できる機会があることを周知していくこと

EASTICA 理事会や、理事会におけるカテゴリーＢ会員の参加を 1

7 月17日（火）の午後開催された理事会では、名追加して、 2 名とすることなどが提案、承認さ議長である韓国国家記録院Song 院長及び主催国れた。理事会枠拡大については、すでに昨年11月

セミナー参加者55

2012/11の理事会で、これまでカテゴリーＡ会員（中国、と考えたとのことである。なお、例年EASTICA

日本、韓国、マカオ、モンゴルの国立公文書館等のセミナーでは、基調講演の後に、国・地域別報の代表）及び事務局長と会計官に限られていた理告が行われるというスタイルになっていたが、本事に、Ｂ会員代表を 1 名加えることが承認されて年はセミナーをより活発な討論の場としたいといいた。選出方法は、アルファベットの国・地域順

う Chu 事務局長の意向により、国・地域別報告に各国・地域の 1 団体から 2 年任期で選ぶことと後に、専門家の講演を配し、さらに例年よりも討された。この決定に基づき、今回の理事会に初め論に時間を割く、というスケジュール設定がなさて、中国のカテゴリーＢ会員の中国档案学会の代れた。

表者 1 名が理事として出席した。新たなもう 1 名の理事については、本来のアルファベット順では中国の次である香港が担当となるが、香港唯一の国・地域別報告
7 月18日（水）10：15〜13：00

Ｂ会員である香港档案学会の Chu 会長が既に事報告にあたっては事務局長から、評価選別と目務局長として EASTICA に参画しているため、録記述に的を絞り、ICA 標準との関係を報告す新たな人員投入の必要がないとのことで、日本のるよう事前に指示があったため、この指示に沿っカテゴリーＢ会員 3 団体（全国歴史資料保存利用て各国・地域から報告がなされた。香港は報告に機関連絡協議会、日本アーカイブズ学会、企業史替えて、アーカイブズ法成立を求める香港TV レ料協議会）から選出することになった。EASTICAポート番組の上映を行ったため、以下では、香港に加盟していることのメリットを既会員にどう示以外の各国・地域別報告の内容を評価選別と目録すか、地域支部であるからこそできることは何か記述ごとに要約して発表順に紹介する。など、EASTICA 理事会で議論すべきことは多い。
理事枠がさらに拡大したことで、理事会がより活発な議論の場となり、EASTICA の発展につながることが期待される。

日本
公文書管理法の制定後の日本における評価選別、本館とアジ歴のデジタルアーカイブ上の目録記

その他、昨年から再開し、2012年は10月開講予述、東日本大震災が選別基準に与える影響などを定の香港大学共催既卒者向けアーカイブズ学講座報告。報告全文は本号60〜64ページを参照のこと。

を、EASTICA として積極的に支援することなどが確認された。最後に議長より、2012年 8 月の中国

ICA ブリスベン大会における2016年ICA 韓国大評価選別：中国での評価は 3 段階（作成元機関/会のプロモーションへの協力が呼びかけられた。

レコードオフィス / アーカイブズ機関）で行われ

EASTICA セミナーる。作成元機関での評価は appraisal for recordfiling と呼ばれ、どの文書をファイルし、レコー7 月18日（水）午前に行われたセミナー開会式ドオフィスに運ぶかを特定し、保存期間を決める。

では、法務内務副大臣のスピーチの後、モンゴルレコードオフィスでは、ファイルを見直し、作成公文書庁Demberel 長官が開会の辞を述べた。18

元機関が提案した評価結果の不適切な箇所を修正

日及び19日の 2 日にわたって開催された今年のセするほか、保存期間満了文書の最終処分（廃棄か

ミナーのテーマは「アーカイブズ管理と ICA 標

移管か）を決定する。アーカイブズ機関の評価に準（Archives Administration - ICA Standards）」

は、公開審査、地方の省レベルで保有されていたであった。今回のテーマ選定にあたって、EASICA非永久文書を対象とした保存/ 廃棄評価、及び文の Chu 事務局長は、アーキビストの最も基本的書遺産のみを対象とする級の決定がある。アーカな役割である評価選別と目録記述に立ち返りたい

イブズ機関における評価活動は、アーキビストが56

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主導し、さまざまな作成元機関の責任者などからInternational Standard Archival Description、国構成される評価委員会が行うことになっている

際標準記録史料記述）の26の構成要素のほか、アが、十分に組織化されていなかった。2012年 5 月

メリカ、カナダ、オーストラリアの記述規則を分30日に中国中央档案館アーカイブズ価値評価委員

析し、2008年に、ISAD（G）とアメリカとカナ会（Archival Value Evaluation Committee ofダの規則を参考に作成された、 7 エリア27項目か

the Central Archives of China）が設置された。

ら 成 る「 ア ー カ イ ブ ズ 記 述 規 則（ A r c h i v a l

将来的には評価方針や標準を作成する予定であDescription Rules）」が公開された。構成要素のる。

うちレファレンスコード、タイトル、日付、作成

目録記述：2010年に ISO15489- 1 と ISO23081- 1

者名、内容、構造を必須条件にしている。2011年

が国家標準として採用され、現在メタデータ管理には実際に機関で使用できるよう、若干の修正がを通じて記述を機能させることが一般的な流れに行われた。また、国家記録院は2006年に「行政機な っ て い る。2011年 に は ICA-Req に 基 づ い た

関の歴史情報」の構築を開始し、ICA が1996年

ISO16175の 3 パートが国家標準化委員会の標準に 設 定 し た I S A A R（ C P F ）（International採択プログラムに入れられ、2013年には国家档案

Standard Archival Authority Record for

局と中国人民大学によって運用が開始される。こCorporate Bodies, Persons and Families、団体、れが初めての ICA 標準の採択となる。

個人、家族に関する記録史料典拠レコード）に基づいて、2007年に 4 つのエリア（識別、記述、関韓国連、コントロール）からなる国家記録院のオーソ

評価選別：評価には 3 者（記録作成者/ レコード

リティコントロールガイドラインを作成した。

センターのレコードマネジャー / 記録院のアーキビスト）が関わる。記録作成者が、記録の価値をモンゴル評価して作成時点で保存期間を設定する。2004年

目録記述：2008年に、国のアーカイブズソフト

記録物管理法では記録の保存期間は永久、半永久、ウェアである AMS（Archival Management

30、10、 5 、 1 年である。作成後 2 年経過した記System、アーカイブズ管理システム）ソフトウェ録が移送されるレコードセンターにおいては、レアが導入された。AMS の目的は、情報のデジタ

コードマネジャーが保存期間10年未満の記録につル化、検索自動化によるアーカイブズ業務の機能

いて、廃棄するか又はより長く保管するかを決定の促進であり、アーカイブズフォンド等の記述をする。保存期間30年以上、半永久、及び永久文書通じて、情報フォンドを構成することである。現は、作成10年後にアーカイブズ機関に移管され、在このソフトウェアを通じて、国立中央公文書館

アーカイブズ的価値という観点から、保存期間30

モンゴル人民党記録センター、建築記録センター、年記録は保存期間満了時に、半永久記録は70年経

歴史資料センターのデジタル資料が公開されてい過後に、再評価が行われる。アーカイブズ評価委る。（評価選別について報告はなかった。）

員会（Archives Appraisal Council）の審議や承認を経て、保存期間の変更、延長や廃棄が行われマカオている。国家記録院は評価業務のためのさまざま

評価選別： 2009年に英国公文書館の評価を参考な標準を提供しており、2012年には「アーカイブにして、評価基準や評価実施段階などを示す評価

ズ 評 価 及 び 処 分 手 続（Archives Appraisal and方針を策定した。評価実施には以下の 4 段階ある。

Disposal Procedure）」が作成され、レコードセ⑴行政機関が目録を作成、⑵行政機関が記録を特ンターとアーカイブズ機関で使われている。

定の活動や機能等に基づいてグループ化、⑶評価目 録 記 述 ： 2 0 0 3 年 に I S A D（ G ）（Generalの前にレコードシリーズの保存期間を確認、保存57

2012/11

期間が設定されていない場合はファイルの内容をが必要であると考えるがいかがか。

確認、⑷関係機関職員、法律アドバイザー、歴史Ａ 3 ）メタデータには、多くの目的があるが、す家、分野の専門家から構成される評価作業グルーべてをカバーするわけではなく、他のメタデー

プが行政機関提出の目録記録から得られる情報をタスキーマと組み合わせる必要がある。こうし分析し、方針とガイドラインに挙げられた評価基たメタデータスキーマについては、現在検討中

準を使って、記録を評価。

である。

目録記述：2007年に ISAD（G）に準拠した記述システムに変更し、ポルトガル語以外の複数言語による記述や、レベルとファイルとの関係性を複

Hans Waalwijk アムステルダム応用科学大学
教授講演

7 月19日（水）9：30〜12：00

数のフォーマットで記述することが可能になっタ イ ト ル「 選 択（Making choices）」 の も と、た。現在 5 つのレベル（フォンド、グループ、シ評価の定義、評価の方法、評価と記述の関連性なリーズ、複合文書、単数文書）と全26の要素（レどが講義された。評価のレベルには、記述基準のファレンスコード、タイトル、日付、量、作成者、ISAD（G）と関わりのあるミクロ、メゾ評価、行政史、アクセス条件など）で記述している。

ISDF（International Standard for Describing

Peter Horsman アムステルダム大学教授講演
7 月18日（水）14：15〜17：00

Functions、 機 能 の 記 述 に 関 す る 国 際 標 準 ） やISAAR（CPF）と関わりのあるマクロ評価という 3 階層があることや、大災害や香港中国返還なタ イ ト ル「ICA 標 準 と ガ イ ド ラ イ ン（ICA

ど特定の事項を柱に評価する「Hot Spot」の評価、Standards and Guidelines）」 の も と、ICA の 5「Function（ 機 能 ）」 の 評 価、「Content（ 内 容 ）」つの記述標準のうち、ISAD（G）と ISAAR（CPF）の評価の 3 つ評価方法を戦略によって使い分けるの 2 標準に焦点をあてて解説された。入門的かつことが必要であるなど、評価についての概論が講一般的な概説であったため、以下、主な質問事項義された。以下、主な質疑応答の概要を記す。

及び回答内容を記す。

Ｑ1）「Hot Spot」による評価選別と ISAAR（CPF）

Ｑ 1 ）ICA の 標 準 は、 多 す ぎ る の で は な い か。との関連性を教えて欲しい。

ISAD（G）は使用されているものの、多くのA 1 ）「Hot Spot」と人、組織との関わりは深い公文書館が他の標準を使いきれていないというため、この評価選別方法と ISAAR（CPF）の印象がある。仕事を少なくするのも仕事と考え目録記述をうまく関連させることができると考られるが、どのように考えているかえられる。

Ａ 1 ）公文書館の運営には、それぞれの戦略があＱ 2 ）「Function」 の 評 価 選 別 に お い て、り、それによって標準の選び方も異なっている。

「Function」自体の分析が非常に重要であると多くの選択肢があり、そこから選べることこそのことであったが、具体的にはどのように行えが重要ではないかと考える。

ば良いのか。

Ｑ 2 ） 5 つの記述標準について報告があったが、A 2 ）アーキビストは、移管元機関のレコードマ調和させるようなことは計画されているのかネージャー（文書管理担当者）との協力が評価

Ａ 2 ）それぞれの標準には必要とされる歴史があ選別や分析において重要であると考える。

る。統合には記述方式等変える必要など出てくるため、安易に統合しない方がよいと思う。
Ｑ 3 ）デジタルアーカイブを使うという観点からは、ISAD（G）では不十分な印象がある。電子的なメタデータを取り込めるようなシステム
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AtoM デモンストレーション Peter Horsman
教授

7 月19日（木）16：00〜16：30

タイトル「目録記述標準の適用-AtoM デモンアーカイブズ48号

ストレーション（Application of Description

め、韓国の全面的な援助を得ており、韓国国家記Standards-ICA AtoM Demonstration）」のもと、録院の Nara 新館の良い面を参考としつつ、悪いICA のオープンソースである AtoM（Archives

面を改善した建物が目指されているとのことであto Memory という目録記述のフリーソフト）のる。ICA の標準に基づいた書庫、地下駐車場、実演が行われた。大規模なアーカイブズ機関は、レストランが完備される他、敷地内に、地方や世すでにデータベースや独自のシステムやソフトを界から訪問してくるアーキビストのための宿泊施作れるだけの予算があるため、AtoM は中小規模設や国立中央公文書館職員の居住スペースの併設のアーカイブズ機関向けに作られているとのことも予定されている。工事現場周辺にはプレバブのであるが、アーキビストのトレーニングソフトと仮設小屋に混じってゲルがあり、建設従事者の休して使うことや、世界中の目録記述との比較も可

息の場となっているところにモンゴルらしさを感能というような AtoM の利用の仕方も提案されじた。 2 年後の建物の完成が楽しみである。

た。AtoM は ICA の会員に対しては無料で提供されており、ICA のサポートもあるとのことである。

おわりに今回の国・地域別報告では、各国が評価選別に対して取り組む最新の状況を知ることができ、行視察

政文書ファイルの最終処分としての移管、廃棄の7 月20日（金）午前から 1 日かけて、ウランバー検討に携わる筆者にとって示唆に富むものであっ

トル市内のザナバザル美術館とボグド・ハーン冬た。一方で、国・地域別報告と専門家講演の内容の離宮博物館、及び郊外の国立中央公文書館新館がうまく繋がっていない印象を受けた。また、セ建設現場の視察が行われた。

ミナー全体ではより多くの時間を作って討論を行

国立中央公文書館新館は、2007年に政府が新館うことが企画されていたが、実際にはさまざまな建設を決定し、2010年より建設が開始され、2014要因で討論への時間が残されず、結局通常の短時年 9 月に公式開館予定とのことである。ウラン

間での質疑応答となってしまった。テーマや講師

バートル市内の交通渋滞が問題となっているたの選定については今後プログラム委員会を設けめ、国の施設を市中心部から離れたところに建設て、検討していく予定であると聞いている。専門するという国家方針に基づいた土地の選定が行わ知識の交換の場であるセミナーがさらに意味あるれたため、アクセスには市中心部からは車で30〜ものとなることを期待したい。なお、EASTICA40分ほどかかる。チンギスハーン国際空港からはの国際会議は専門知識の交換の場であると同時に至近距離である。建設にあたっては設計などを含EASTICA メンバーの友好をはかる場でもあるが、今回も報告や夕食会等を通じて、専門家同士のつながりを深めることができたことは有意義だった。会議運営全体を通しては、主催者であるモンゴル国立中央公文書館職員の対応は、細部まで配慮が行き届いた大変素晴らしいものだった。
参加する側は彼らにすべてを委ねるだけだが、昨年11月に東京で開催した第10回EASTICA 総会及びセミナーの主催者側にいた筆者には、その配慮の裡にある激務や苦労が察せられるだけに、より一層彼らへの感謝の気持ちで一杯である。

新館建設の様子59