アーカイブズ28
Ⅰ 公文書館におけるデジタルアーカイブの推進)4+018-5

はじめに国立公文書館実務担当者研究会議のグループ討論は４グループに分かれ､ ｢歴史的公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｣､ ｢デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応｣ をテーマに議論したが､ 本稿は３班で行われた討論内容を概説する｡ なお､ 当グループのメンバーと司会､ 筆記等の担当は次の通り (50音順)｡
小野芳津久 (福岡県､ 全体討論での報告担当)､ 久部良和子 (沖縄県公文書館)､ 笹川裕 (習志野市､ 司会担当)､ 佐野千里 (京都府立総合資料館)､ 鈴木宏宗 (国立国会図書館)､ 西光三 (板橋区公文書館､ 筆記担当)､ 三田博 (埼玉県立文書館)､ 村上大輔 (日本銀行金融研究所アーカイブ､ 記録担当：本稿執筆者)

討論内容
1.

歴史的公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について

1.1

歴史的公文書等のデータベース構築

歴史的公文書等のデータベースの構築については､ まず､ データベースの有無とそれを公開しているか否か､ そして､ EAD (Encoded Archival Description) とデー
タベース項目を連携させているかについて､ 各館の現状説明が行われた｡
各館のデータベースについては､ アクセス等のデータベースソフトを使用して構築している機関が多く､ データベースに収められている目録情報はフォルダー (簿冊)レベルで､ アイテム (個別資料) レベルについては大半が整備中であった｡
そのデータベースの公開状況については､ データが収納されている電子ファイルをそのまま､ あるいは PDF に変換して､ HP 上に掲載している館が多い状況が明らかになった｡ また､ すでに公開しているフォルダーのアイテムレベルの情報を優先して公開するか､ 未公開の歴史的公文書のフォルダーレベル情報を優先するかに議論が及んだが､ フォルダーレベルの情報を優先して公開することで意見がまとまった｡ その理由としては､ アイテムレベルの目録情報を整備するには多大なマンパワーが必要になることに加えて､ 情報公開で公開されていた公文書が公文書館等に移管された途端､
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整理中を理由に目録に掲載されないことは情報公開にて公開していたレベルよりも後退するため､ 問題であるとの認識によるものであった｡
データベースの項目について EAD をどの程度考慮するか､ については EAD を採用することで日常業務の処理等といった現場サイドの有用性がいかにもたらされるか明らかでないこともあって問題の所在を共有することが難しかった｡ そのため､ データベースが未整備の地方公共団体からの参加者の求めもあり､ 討論ではデータベースの要件は何かについて意見交換することとなった｡ そして､ (1)毎年､ 大量に移管される公文書をすみやかに公開するために電子文書管理システムと連携して､ 同システムの目録情報を取得することが望ましいこと､ (2)公文書の出所原則の情報を管理するためや庁内職員の利用を考慮して現用段階でのフォルダー名や識別番号等の情報をデータベースに収納する必要があること､ 等が意見として出された｡

1.2

資料のデジタル化について資料をデジタル化する用途が各館で異なるため､ 各館の実情について紹介することから始まった｡ そして､ 他の公文書館や資料所蔵機関の資料を収集する際に､ フィル
ム代､ 現像代を支払うことがないデジタルカメラでデジタル化して持ち帰っていること､ 紙媒体の貴重な歴史的文書 (中世文書等) や閲覧の頻度が高い著名人の書簡等および写真資料をデジタル化し､ 小規模なネットギャラリーの形で利用者に提供して館の活動や所蔵資料の紹介を行っていることが紹介された｡ このネットギャラリーで紹介する資料については､ どの資料を優先してデジタル化して HP に掲載するか､ また更新頻度や掲載する資料点数等ネットギャラリーの規模について話し合うこととなり､貴重な歴史的文書および視覚訴求性を備える写真資料､ 絵図､ 地図から掲載すること､ネットギャラリーの規模としては日常業務への負担感がない範囲との意見で一致した｡
また､ 長期保存のために資料 (紙媒体､ マイクロフィルム媒体) をデジタル化し､長期保存用の媒体とすることについては､ 長期保存向けのプラットフォームの検討が十分とはいえず､ さらに DVD 等の記録媒体が劣化したり､ IT 技術の進歩で電子ファイルが陳腐化して読めなくなることへの対応 (マイグレーション) のコストも明らかでないこともあって､ デジタル化を長期保存用措置として捉えることには慎重である
べき､ との方向でまとまった｡
さらに､ 写真資料をデジタル化してインターネットで公開することに関連して､ 著作権､ 肖像権といった法律問題への対応が課題として出された｡ 写真資料については
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来歴情報が曖昧なケースが多く､ 例えば､ 撮影年月日等がわからず著作権の時効時期についても不確かであるうえに､ 以前寄託､ 寄贈されたものについては HP 等での掲載を想定していなかったこともあって､ 法律問題の解消が HP 上で写真資料を掲載するために必要であるとの見解に至った｡ しかし､ HP への掲載にあたって必要な許諾作業については関係者から悉皆許諾を得る方法が望ましいものの､ 許諾範囲が広範に及ぶことや､ 権利者がわからない場合､ トレースが困難なことから､ 許諾をめぐるプロセス整備がなされる必要があるといった意見もあった｡
なお､ HP への写真資料の掲載に関連して､ 最近の IT 技術の進歩により音楽付きの動画を HP に掲載することもあり得るが､ 楽曲によっては JASRAC (JapaneseSociety for Rights of Authors, Composers and Publishers：社団法人 日本音楽著作権協会) に許諾を取る必要があるかもしれないとの参加者の気付きもあった｡

2.

デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応
デジタルアーカイブで利活用するデジタル資料は､ HP に掲載するために紙媒体をデジタル化したもの､ 作成からデジタルのもの (いわゆるボーンデジタル) の２種類あるが､ 地方公共団体で電子決裁システムを備えた電子文書管理システムが導入され始めたことから電子文書管理システムで作成・保管されているボーンデジタル文書の選別､ 移管の問題が提起され､ 電子文書管理システムが稼動済みで､ 近々にデジタル文書が移管される地方公共団体の事例が紹介された｡ そして､ 電子文書管理システムと公文書館側のシステムのベンダーが異なり､ 移管されるデジタル文書のメタデータ・決裁文書本体・別添がリンクされず､ バラバラに移管される可能性があること､ このようなバラバラの状態で移管されるデジタル文書の原本性を如何に担保するか等が現状で明らかになっている課題として示された｡ さらに､ 紙媒体の文書の移管・選別は簿冊 (フォルダー) 単位だったが､ デジタル文書では個別資料 (アイテム) 単位での移管のため選別単位が小さくなっており､ 将来デジタル文書の移管数が増加すると選別に要するコストが増大する点も懸念として出された｡
デジタル文書のデメリットとともに､ 電子文書管理システムの導入を機会にデジタル文書の保存脆弱性を訴え､ それについての対応策を組織内に発信することで公文書館の存在意義を訴える機会になり得るのではないかとの視角からも議論が及んだ｡ 昨
今の民間企業の製品の不具合対応をみても市場に製品が存在する限り関係文書は保有すべきとの意見が強まっており､ 記録を残すことが説明責任を果たす､ あるいは組織152007/4

防衛上いかに重要であるかを示している｡ デジタル文書の長期保存の問題についても､こうした観点を絡ませて説明することで､ 公文書館の存在意義を高める機会になり得ないかとの意見で一致した｡
なお､ 前記 ｢1.2 資料のデジタル化について｣ でも触れたデジタル文書の長期保存についても議論となった｡ そして､ 現用文書を作成する側は民法等が定める法定保存期間のうち10年を ｢長期｣ とイメージしており､ 50年､ 100年と歴史的公文書を保管する公文書館側と異なるイメージを持っている可能性が指摘された｡ デジタル文書の｢長期保存｣ について組織内で議論する際には､ この ｢長期｣ のイメージの差をまず埋める必要があることが留意点として確認された｡

おわりにグループ討論では､ 電子決裁機能を備える電子文書管理システムが導入されたり､導入の検討が進む地方公共団体に所属するメンバーが参加していたこともあり､ 電子文書管理システムで作成・保存されるボーンデジタル文書の公文書館への移管､ 選別等の課題について強い関心を持っていた｡ そのため､ 討論はボーンデジタル文書に関する課題や懸念を共有する機会としての色彩が強かった｡ もっとも､ ボーンデジタル文書をめぐる課題については､ 直近に迫っているデジタル文書の移管・選別に関心が集まり､ デジタル文書の長期保存にありようについてまでは踏み込むことはできなかった｡
しかしながら､ デジタル文書の各種課題について参加者の統一見解としては､ 長期保存については国立公文書館の取組みを今後もフォローする一方､ 移管・選別をめぐる具体的な方法や課題については､ 実際にデジタル文書の移管が先行して発生している公文書館等から情報を発信してもらい､ 各機関が連携しながら問題の所在や解決方法を共有することが重要である､ との意見でまとまった｡

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