アーカイブス49号

公文書管理条例が拓く新しい公文書館―公文書等の管理に関する条例の制定と鳥取県の取り組み―
鳥取県立公文書館公文書担当副主幹

西村 芳将 にしむら・よしまさ
はじめに抜本的に見直す検討委員会を立ち上げることとし、平成 22 年度に鳥取県立公文書館基本機能検鳥取県公文書等の管理に関する条例（以下「条討委員会を立ち上げました。委員構成は国立公文例」という。
）は、平成 23 年 10 月に成立、24 年書館公文書アドバイザーの大濱徹也氏を委員長に4 月に施行されました。条例は公文書管理法に準迎え、県民の利用者代表１名と知事部局の政策法拠し、公文書が県民共有の知的資源であるとの認務課長、情報政策課長及び公文書館長の５名に、識のもと、鳥取県庁をはじめとする県の行政機関実務レベルの検討を行う公文書管理ワーキンググの公文書管理の手続きを変え、さらに鳥取県立公ループと電子公文書検討ワーキンググループを設

文書館のあり方にもかつてないインパクトを与えけ、先進県視察による制度・実務、電子化状況のています。

把握を行いました。委員会は引継ぎ、評価選別、

本稿では、機関アーカイブズとしての視点から、公開基準、検索システム、書庫管理、普及・啓発

条例制定までの経緯、法律との相違点、運用上のの６点について課題と対応策を整理し、議論を重課題を紹介します。

ね、23 年 1 月に６項目にわたる提言を報告書に１．公文書館基本機能の再検討（平成 22 年度）とりまとめました。
（報告書全文は当館ホームペー
ジに掲載）

開館 20 年目の諸問題と公文書管理法の衝撃
当館は平成 2 年 10 月に開館しました。以来、知事部局本庁及び地方機関をはじめ、教育委員会、人事委員会、労働委員会、県議会、監査委員、警察本部からも知事部局の手続き（文書管理規程）に準じた文書の引継ぎを受けてきました。
しかし、開館 20 年を過ぎ、書庫の狭隘化や検索システムの不備などさまざまな課題が累積していました。
また、平成 17 年度に導入された電子決裁システ
ムで作成される電子文書をいかに扱うかも急務の課題でした。
一方、平成 21 年 6 月に制定された公文書管理法は、地方自治体にも文書のライフサイクルに基づく公文書の適正管理と情報公開を強く求めました。

２．公文書管理条例の成立（平成 23 年度）
条例成立の過程
基本機能検討委員会の提言を踏まえ、23 年度に条例案の検討が本格化し、23 年 6 月には県議

鳥取県立公文書館基本機能検討委員会
こうしたことを背景に、まず当館のあり方を会常任委員会に概要を説明、7 月には県民向けパブリックコメントを行い（2 名 2 件の意見）、9 月
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定例県議会に条例案を知事提案。10 月 17 日に可きの厳格化を求める議会質問をうけた施行規則の決成立しました。

一部改正により追加されたものです。

この間、条例案の案文の検討は政策法務課が行

表 2 鳥取県条例の特徴（公文書管理法との比較）いましたが、新設される「30 年」保存に区分すべき文書の種別・内容や、廃棄予定簿冊をめぐる当館との協議の手順については当館から要望し、並行して条例の手続きに則した電子決裁・文書管理システムの検討にも参加しました。
さらに公文書館側のルールとして、新たに歴史公文書等選別方針を策定し、管理運営要綱と閲覧室利用規程を定めました。いずれも条例が求める利用請求への対応を的確に、スムーズに行うための規程整備です。
条例化にあたっては、「情報公開」と「事務効率条例施行後の公文書の流れの大きな変更点とし化」を 2 大目的に掲げました。表 1 は県職員向けては、「永年」保存文書が廃止されて最長 30 年保の説明資料ですが、県民への説明責任と利便性の存となり評価選別の対象となったこと、新たに「常向上に加えて、文書事務の効率化による適正な県用」の区分が追加されたこと、文書作成課段階で政の推進を条例制定の効果として挙げています。

現用所属の側で保存期間満了後の措置を判断する

表 1 鳥取県条例の概要と期待される効果ようになったこと、保存期間満了前に①廃棄予定簿冊リストの公表②県民意見の聴取③公文書館との協議が定められたことです。また、審査・利用に関して、条例施行前は完結後 40 年（後に 30 年に変更）を経過したもののみ作成原課の了解を得て簿冊情報を公表していましたが、条例施行後は簿冊情報は現用段階から公表され、審査基準についても情報公開条例に準じた独自の基準を定め、当館が主体的に審査を行うように改めました。

条例の概要
条例は、基本的には公文書管理法とその理念と構成を同じにしていますが、当県の実情にあわせて変更した点もあります。
（表 2）
例えば、当県では平成 17 年度に導入した電子３．条例の運用状況と今後の課題（平成 24 年度）
引継ぎの実際（警察本部の場合）
条例が定めた公文書の引継プロセスについて、施行後最初に実施した警察本部の事例を紹介します。

決裁システムで、文書の作成・保存を行っている

鳥取県警察本部警察県民課は条例施行直後の平ことから、電子情報システムの利用促進と電磁的成 24 年 4 月に現用簿冊の簿冊管理簿を同本部の記録の滅失に備えるための複製保存措置についてホームページで公表しました。続いて 5 月 31 日の規定を加えました。

から 6 月 30 日にかけて 23 年度末で保存期間の満また、廃棄の日の一ヶ月前までに廃棄予定簿冊了した簿冊 2,487 冊を、各課・警察署ごとに「廃一覧を公表し意見募集を行う手続きは、条例施行

棄予定簿冊リスト」（PDF 形式）として公開し意を目前にした 24 年 2 月議会での、簿冊廃棄手続見募集を行い、7 月 3 日付けで公文書館に対して10アーカイブス49号

廃棄協議が行われました。公文書館では目録上の鳥取県の公文書管理条例の成立は一朝一夕に進選別評価を行い、うち「マニフェスト関係」「本んだわけではありません。施行後も順風満帆とい庁管区通達等綴」「総合監察関係綴」「警護関係」「犯うわけでもありません。しかしここまで条例化が罪被害者等支援連絡協議会関係綴」の 5 件につい進んだポイントは３つあると思います。て内容説明を要請し、さらに 2 件について写しの１つは、関係者を巻き込んだ基本機能検討委員会閲覧を行った結果、評価選別基準に照らし歴史公での議論。大濱徹也氏の理論的主導のもと、県民利文書等に該当しないと判断し、7 月 23 日に異議用者代表の意見を重視し、文書主管課長と情報政策ない旨回答し、やりとりを終えました。その後、主管課長に書庫の実態、検索機能の貧弱さを他機関選挙管理委員会、労働委員会、人事委員会、教育との比較で認識してもらい意識づけを行いました。

委員会、知事部局の簿冊の引継作業が完了してい２つめは、既存のしくみを活用したこと。例えば公ます。
（平成 24 年 1 月現在）

文書館独自で新たな文書検索システムを一から構築するのではなく、既存の電子決裁・文書管理シス簿冊検索システムの運用開始と上半期利用実績テムの改修に委ね、結果的に現用公文書とのシーム

条例は実施機関に簿冊管理簿を備え付けることレスな検索を実現することが可能となりました。３を義務づけています。また、条例では電子情報シつめは、外には「情報公開」を、内には「事務効率化」ステムの利用促進も規定されています。これらををスローガンにして、条例化のメリットを強調した踏まえ、同システムに蓄積されているデータを公ことでしょう。

開の簿冊情報検索システムとして改修整備するこ以上のほか、当館が長年実施してきた公文書等とで簿冊管理簿に換えるとともに、あわせて紙媒利用保存研究会での専門家・先進県自治体の方々体の管理簿も各実施機関に備え付ける運用を行っのアドバイスも、条例制定にむけての機運の醸成ています。の大きな下支えとなっていました。

条例施行後の特定歴史公文書等の利用実績を表3 に示しました。施行前の利用者数の統計はありおわりにませんので正確なことはいえませんが、簿冊情報条例は公文書館にこれまでにない新たな地平をを公表したこともあり県外からの利用者が増えて切り拓きました。それは、公文書が役所の持ち物いるように感じています。これまでのところ利用から県民共有の財産となり、「見せてあげる」かの多くは審査済みの「公開」区分の文書ですが、ら「見せなければならない」ものへ変化したこと事前審査を図っていくことが課題です。一方、県で、役所の倉庫から県民に開かれた情報公開の窓職員の利用手続きも整備し、行政利用に対応でき口の一つになったことです。

るサービスを行うため、利用目的などのアンケー

公文書館で働く職員には、地下の倉庫番に甘ん

ト調査も試みています。

じるのではなく、店頭に立って県民や県職員の表 3 条例施行後の利用実績（平成 24 年 4 月から 9 月まで）ニーズを聴き取り、いい素材（公文書）を仕入れて提供する、そうした感覚が求められていると思います。
実施機関側との評価選別のすりあわせや、電子文書の永久保存方法の検討など、課題は山積していますが、「公文書は県民共有の知的資源」という条例の精神を標榜しながら、今後とも適正な文４．条例化を推し進めたもの

書管理を行っていきたいと思います。

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