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アーカイブズとして保存する文書を選び出すためのアプローチについて
国立公文書館業務課受入管理係長

筧 雅貴 かけひ・まさき
はじめに評価選別の対象となっている文書が、果たして、を定めることになっている（「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成23年４月１日内閣総理大臣決定。平成24年６月29日一部改正。

アーカイブズとして保存する文書に該当するのか以下「ガイドライン」という。）の「第７否か。評価選別に従事するものは誰しも、この問管、廃棄又は保存期間の延長」の「留意事項」題を避けては通れない。
評価選別のための基準（評に、「各行政機関における一次的な評価・選別」

価選別基準）は用意されている。さらには、評価という文言がある）。国立公文書館は、行政機選別のためのより詳細な基準（細目基準）の制定

関から内閣府に報告される「保存期間満了時のやアーカイブズとして保存する文書の例示など、措置（移管又は廃棄）」について、内閣府から評価選別基準の詳細化や具体化が進められているの依頼を受けて、その適否を確認し、内閣府に場合もある。しかしながら、評価選別に従事する対して「専門的技術的な助言」（国立公文書館者は、先述の問題から逃れることはできないのが法第11条第１項第４号）を行う。また、地方に実情であろう。そこで第２班では、アーカイブズおける一例として、平成24年11月18日に開館しとして保存する文書を選び出すためのアプローチた福岡共同公文書館が挙げられる。同館の場合、について、班員が所属する組織の実践を踏まえな文書を作成･取得する福岡県と県内市町村（政がら、討論を行った。

令市である北九州市、福岡市を除く）が一次選

1. 各組織が実施する評価選別の現状
アーカイブズとして保存する文書を選び出すた

移別を実施し（一部同館にて選別の支援等を実施）、同館は一次選別で選び出された文書に対する評価選別（二次選別）を実施する。

めのアプローチについて討論する前に、各組織が実施する評価選別の現状を確認した。

②評価選別基準等の有無について①評価選別への関わり方について・評価選別への関わり方は所属組織によって異な・文書の作成･取得元または管理元は、評価選別に関与せず、班員の所属する組織が全面的に評価るものの、全組織が評価選別基準に照らして、評価選別を実施している。

選別を実施する場合と、文書の作成･取得元ま・細目基準の制定やアーカイブズとして保存する

たは管理元が一次選別を行い、所属組織が二次文書の例示については、所属組織によって対応選別または一次選別の確認を行う場合がある。

は異なる。前者の事例として、「神奈川県立公・後者の一例として、国が挙げられる。公文書等

文書館公文書等選別のための細目基準」を、後の管理に関する法律（以下「公文書管理法」と者の事例として、三重県の「公文書選別事務処いう。）第５条第５項にあるとおり、現用文書理要領 別表２ 収集保存する公文書等の基準」を管理する行政機関の側が、保存期間満了時のが挙げられる。

措置（国立公文書館等への移管、または廃棄）
8・国の行政機関は、公文書管理法第10条第１項のアーカイブズ50号規定に基づき、「行政文書の管理に関する定ぞれの組織における評価選別の実践を助けているめ」（以下「行政文書管理規則」という。）を制であろう。しかし、それでもなお、どのような文定している。そして、行政文書管理規則の「別書をアーカイブズとして保存する文書として選別表第２ 保存期間満了時の措置の設定基準」に、するのかという問題からは逃れられない。その理保存期間満了後に国立公文書館（宮内庁の場合由として、少なくとも３つのことを指摘できる。

は、宮内公文書館。外務省の場合は、外交史料第一に、「○○に係る公文書等」や「○○に関する館。
）に移管するものとする文書についての「基公文書等」、「○○に関する重要な経緯」といった本的考え方」と「具体的な移管・廃棄の判断指記載が、細目基準や「具体的な移管・廃棄の判断針」が示されている（行政機関は、規則の制定指針」に見られるように、評価選別基準の詳細化

例や留意事項を示しているガイドラインを踏や具体化が、アーカイブズとして保存する文書のまえるとともに、それぞれの業務内容等を考慮特定に、即、直結するわけではない。第二に、選して、行政文書管理規則を制定している）。

別する文書の例示は、あくまで「例」を示しただ
けでしかなく、例示されていない文書がアーカイ③評価選別の対象についてブズとして保存する文書に該当しないというわけ

・評価選別の対象となる文書の範囲を指定する場ではない。
当然、例示されていない文書の中にも、合と、そうではなく、全ての文書を対象とするアーカイブズとして保存する文書はある。第三に、場合がある。前者の事例として、ある一定の保保存期間から評価選別の対象となる文書の範囲を存期間以上の文書を評価選別の対象とする場

定めることは、評価選別の対象数を減らすことに合が挙げられる（例 神奈川県立公文書館：保はなるが、そこからどのような文書をアーカイブ存期間が３年以上の文書を対象に評価選別をズとして保存する文書として選び出すのかという実施）。後者の事例として、国が挙げられる。

問題は、依然として残る。
次に、班員の所属する組織の実践を踏まえて、もちろん、細目基準や文書の例示、また保存期間から評価選別の対象となる文書の指定は、それアーカイブズとして保存する文書を選び出すためのアプローチを議論した。

討論の様子

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2. アーカイブズとして保存する文書を選び出すためのアプローチ
2.1に係る文書管理者等である（公文書管理法施行令第11条）。
それでは、文書管理台帳に情報が記載されてい評価選別の対象となる文書へのアクセスにれば、このアプローチはうまくいくのかというと、ついて必ずしもそうではない。問題は、台帳に記載があ評価選別の際に、対象となる文書にアクセスでるかないかということ以上に、記載されている情きるのかどうかによって、評価選別の実践を分類

報から、文書の内容を想像できるかどうかである。

することは可能である。

台帳に記載されている文書やファイルの名称から、①評価選別の対象となる文書を手に取り、文書又はこれらの名称を作成取得日や管理者名等と組の内容やその構造などを確認した上で、評価み合わせるなどして、文書の内容を想像できなけ選別を実施（以下「現物による評価選別」とれば、当該文書が評価選別基準に合致するのかどいう。）。

うか判断できない。つまり、この手法による評価②評価選別の対象となる文書を手にすること選別の成否は、現用文書管理のための台帳に登録はなく、文書管理システムや行政文書ファイされる情報の質に、大いに左右されることになる。

ル管理簿など、文書管理台帳に記載されている諸情報を確認した上で、評価選別を実施（以下「台帳記載情報による評価選別」という。）。
①現物による評価選別

2.2

各組織が保有するリソースの利活用

現物による評価選別にしろ、台帳記載情報による評価選別にしろ、ある文書が評価選別基準に合致するのかどうかを判断できないからといって、現物による評価選別の最大の利点は、評価選別各組織は手をこまねいているわけにはいかない。に従事するものが、文書の内容やその構造を直接各組織はそれぞれが有するリソースを利活用して、確認できる点である。なぜそれが可能なのかとい

評価選別に取り組んでいる。

うと、例えば、評価選別を行う側が保存期間の満①過去の評価選別記録の確認了した文書を、廃棄文書として引き継ぐ仕組みが用意されているからである。

評価選別の実績を積み重ねてきている組織の場
合、これまでの評価選別の記録が、何らかの形でしかし、このアプローチに課題がないかという残されているであろう。この種の記録は、評価選と、そうでもない。例えば、現物による評価選別別の結果についての説明責任を果たすためだけでに従事するものの目の前にある文書は、作成取得なく、評価選別の実務においても有益である。なの時期が様々で、偶然にも、保存期間満了日が同ぜなら、評価選別をしなければならない文書と同じ日というだけの文書である。したがって、評価

種の、または類似の文書について、過去に評価選選別の参考となる、それぞれの文書が作成された別を実施していれば、アーカイブズとして保存す背景や経緯などは、別の手法で確認する必要がある、または保存しないという決定の理由やそれにる。

至る経緯などが、過去の評価選別記録から確認で②台帳記載情報による評価選別

き、評価選別をしなければならない文書の評価選台帳記載情報による評価選別は、現用文書の管別の参考となるからである（ただし、文書の作成理のために設けられている文書管理台帳に登録さ取得の時期が異なれば、同種または類似の文書でれる諸情報を評価選別の参考とする。その情報とあっても、過去の判断に過度に縛られず、評価選は、国の行政文書ファイル管理簿の場合、（行政文別を行う必要はある）。また、積み重ねられてきた書ファイル等の）名称、文書作成取得日、保存期

過去の実績を確認することは、現に今、実施して間、保存期間の満了する日、行政文書ファイル等いる評価選別が、そのときの評価選別に従事する

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アーカイブズ50号

つ。

ば、非現用文書を扱う側と現用文書を扱う側のコ．．．．
ミュニケーションの問題である。「歴史資料とし②人的リソースの活用て重要な公文書等」（公文書館法第３条）について、ものの主観だけに依拠するのを防ぐことにも役立

どの組織においても、評価選別に充てることの現用文書を扱う側からすれば、日々作成される文できる人員は限られている。そこで、膨大な数の書が「歴史資料」に該当するのかどうかの判断が文書の評価選別を、可能な限り効率的に実施する難しい。また、別の問題としては、作成取得日かために、行政実務を経験している者を採用していら数十年以上経った文書について、果たして、照る組織もある。なぜなら、行政経験者の知見によっ会を受けた側は、評価選別の判断に資する回答をて、評価選別の対象となる文書の行政実務上の意できるだろうか。
しかも、この間に組織再編が度々味や重要性を把握しやすくなると考えられるから行われていたとなると、そもそもの文書作成・取である。

得元はもはや存在していない可能性が高く、評価また、評価選別に充てることのできる人員が少ないほど、評価選別に従事する者一人あたりが担当しなければならない文書の量は増える。そうなると、別の担当者が行う評価選別への関心（例：選別の判断に資する回答が得られないのではないかという不安は消えない。

おわりにどのような文書の評価選別において、いかなる困以上が、所属組織の実践を踏まえ、アーカイブ難に直面したのか。そして、どのような工夫や視ズとして保存する文書を選び出すためのアプロー

点から、この困難を克服したのか）は相対的に低チについて、第２班が討論した結果である。今の下することになる。そこで、話し合いや会議等のところ、アーカイブズとして保存する文書を選び場を設け、評価選別の結果だけでなく、その実践出す唯一無二の完全無欠のアプローチはなく、にかかる様々な情報や経験を共有しようとする試様々なアプローチを組み合わせていくしかない。

みがなされているところもある。

しかも、それぞれのアプローチにはメリットもデメリットもある。班員は、それぞれの組織が置か2.3

文書の作成･取得元、または管理元への照会れている環境を踏まえ、他の組織の実践などを参評価選別の対象となる文書が、どのような行政考にしながら、よりよい評価選別の実践に向けて上の必要から作成され、また業務プロセス上、ど努力することを確認した。そして、この第２班のこに位置づけられるのか。そして、これらの文書討論結果が、他の組織における評価選別の実践にには、行政上、どのような意味や重要性が付与さいくらかでも参考になれば、班員一同にとって幸れているのか。これらのことについては、文書のいである。

内容や構造、また文書管理台帳に登録されている

なお、第２班の参加者および役割分担は、下記諸情報等から想像することになるが、どうしてもの通りである。筧雅貴（国立公文書館、本稿執筆）、困難なときがある。このような場合、文書の作成･戸塚順子（外務省外交史料館、書記）、白井康文（日取得元、または管理元に対して照会を行う組織も本銀行金融研究所アーカイブ）、永野正宏（北海道ある。なぜなら、文書の作成･取得元、又は管理元

立文書館、書記）、薄井達雄（神奈川県立公文書館、こそ、その文書が作成された背景や経緯、その重司会）、津中由紀（福岡共同公文書館、発表）、川要性について、最も熟知していると考えられるか

上努（静岡県）、瀧川和也（三重県、発表）、野町らである。

光宏（高知県、書記）。

しかし、このアプローチにも課題はある。例え（名簿順。所属は研修当時のもの。
）

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