アーカイブズ53号

歴史公文書等の利用に係る審査記録について

香川県立文書館

嶋田 典人 しまだ・のりひと
１. はじめに

２. 討論のポイント−審査記録について「歴史公文書等の利用に係る審査記録についグループ（１班）は公開・非公開の審査、例えて」と題して討論を行なった。まず、なぜこの課

ば一件一件の文書の個人情報の審査基準に照らし題について討論したのかを述べる。日頃、現場で合わせての適否など審査方法そのものではなく、実務上経験しているので様々なケースへのよりよその結果としての「審査記録」について討論した。

い対応を、あるいは、未経験だが予想されるケー

あらかじめ詳細な審査項目により審査をしていて、スを想定して考えた時に、①審査基準はあるが、公開・非公開・一部公開などを決めておくか、請判断に迷うケースがあること、②審査事例の蓄積求があった時に当該文書を時間をかけて審査してが必要であること、③審査事例の情報共有、④利公開の可否を請求者に知らせるか、であるが、グ用者への説明責任の観点、⑤ブレのない審査のたループでは、後者の場合を想定して討論が進んだ

めには審査事務の引き継ぎ、これら①〜⑤についと考える。上記で述べた①〜⑤のように組織として考える必要がある。グループ（１班）としてはて活用でき、役に立つ審査記録について討論した。

①〜⑤が課題設定の理由である。
①〜⑤を若干補足・説明すると、①の判断に迷ࠉᑂᰝグ㘓ࡢ㡯┠うケースは、文書は多種多様、仮に同一分類、同審査記録の項目は、①請求番号（整理番号）、一簿冊名でも件名が違う。さらに同一件名であっ②資料名称（簿冊名称）、③文書作成年、④公開ても個人情報の箇所・内容は異なる場合もある。の可否、⑤非公開期間（時の経過）、⑥利用制限②の審査事例の蓄積は多くあるほど、様々なケーの類型、⑦判断をした年月日、⑧判断の理由欄、スに対応できる。③の審査事例の情報共有も特定⑨マスキング処理の箇所、⑩利用方法に関する記の職員だけが対応するのでなく、他の職員、複数録、⑪情報の内容、⑫参照資料、⑬先行事例、⑭の職員で、あるいは組織としてどう対応するかに文書作成原課に対する意見照会の内容と経緯（必関係する。④の利用者への説明責任の観点は、見要に応じて付記）が挙げられ様式に整えられる。

せることによって説明責任を果たすことになる。

このグループ討論で挙げられた①〜⑭の中でも⑧一方、それが見せられないとなると、なぜ見せらの判断の理由が最も重要であるということとなっれないのかという説明責任が生じる。⑤についてた。その後公開か非公開かの難しい判断に迫られは、職員は組織内異動、組織外異動は付きものでるケースが生じた場合に役立つからである。

ある。人が変わると基準も変わるようではいけない。また、同一審査担当者の時々の判断でブレが生じてもいけない。

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国立公文書館の「30 年を経過した特定歴史公文書等に記録されている個人情報について」の表2014/6

を見ると、上段左から「特定歴史公文書等に記録ということか。
「『歴史資料として重要な公文書』されている情報」「一定の期間（目安）」「該当すを見る眼」が必要であると考える。現用文書を情る可能性のある情報の類型の例（参考）」とあって、報公開法（情報公開条例）にもとづき審査するこ

その中央の「一定期間（目安）」の欄は、「50 年」、とと「歴史資料として重要な公文書」を審査する「80 年」、「110 年を超える適切な年」と分類されことでは「審査基準」が異なる。また、「時の経過」ている。さらに備考欄には、１として「一定の期を勘案しながら「柔軟な判断」ができる専門性も間」とは、「個人の権利利益を害するおそれがあ異なると筆者は考える。

るかについて検討を行う期間の目安を参考として示したものである。」としており、また、４として「一定期間」は「140 年を目途とする。」とある。
「140 年を目途」が最長であることがわかる。
このように目安としての性格を持たせることでࠉබ┈࡜ಶேࡢ୙฼┈ࡢẚ㍑⾮㔞②の「公益と個人の不利益の比較衡量」については、筆者の発言であるので、筆者の考えたこととして、次のように述べてみる。

公開・非公開の審査に柔軟な判断が可能であるよ沖縄県公文書館の公文書の「評価・選別」の際、うになっている。目安であっても一定期間は公開「公益性」と「意思決定」を重視していることが、しないという基準を示すことで、移管元の文書作次のように沖縄県公文書館のホームページにある。

成課（原課）の「公文書館に移管すると即、何で「沖縄県公文書館は、沖縄県公文書館公文書等管も公開」という誤解が解け、文書作成課への説明

理規程に定める選別基準を基本としながら、さらがしやすく、理解増進、そして円滑な移管と結びに文書を作成するもととなった事務事業の『公益つく。

性』や『裁量度（意思決定の選択の幅）』についても検討を加えつつ、評価選別業務を行っていまࠉุ᩿⌮⏤࡟࠾ࡅࡿ␃ពⅬす。
」。沖縄県の場合は評価・選別の際の公益性で判断理由における留意点については、①時の経あるが、次の事例は公開・非公開審査の際の公益過、②公益と個人の不利益の比較衡量、③歴史資性を重視する考え方であると筆者は考えている。

料として重要な公文書かどうか（必要に応じて）最も南の沖縄から今度は北海道に飛ぶが、北海④地域性（地域事情、影響）４項目が挙がった。

道立文書館の靍原美恵子氏の論考である。北海道

このうち①と④については、多くの研修参加者立文書館の『調査研究事業報告書』の第２号での間で共有されるコンセプトであると考えており、「文書館・公文書館における個人情報の保護と利筆者も共有している。②と③については、グルー用」という論文である。実際にグループ討論の中プ討論の中で筆者が述べたことで、それをグルーで回覧して、次に挙げる箇所などをメンバーにおプ討論で採り上げ、報告の中に盛り込んでいただ

読みいただいた。筆者（嶋田）の意見の説得力をいたものである。

補うために、筆者が持参したものである。
同論文によると、まず「文中の意見感想の部分

ࠉ᫬ࡢ⤒㐣

は筆者の私見であり、館としての公式見解ではな

まず最初に、①の「時の経過」については、公い。
」（P. ３）としており、法的解釈について、「戸文書管理法では「時の経過」をふまえて開示して籍法は現に市町村長が管理し、請求によって交付いくことが求められている。上記のように「審査提供する戸籍の取扱いについて定めたもので、す基準の分類表」は目安としての性格であるので、でに交付されて公文書に添付されている戸籍謄本

柔軟な判断が必要であるということであるが、そ等の取扱いを規制するものではない。そもそも戸の「柔軟な判断」ができるためには、その「文書籍法の対象ではないのだから、戸籍法の要求するを見る眼」が必要であると筆者は考える。専門性厳格化の精神は尊重するとしても、未来永劫一切アーカイブズ53号公開しない理由にはならない。なお付言すれば、（価値のある）「歴史資料として重要な公文書」

戸籍法第 126 条による学術研究目的での提供でもは見せる方向で検討しているとのことであった。

ない。市町村長や法務局長が一定の基準で特別に許可する同条の準用などではなく、戸籍法の枠を Ṕྐ㈨ᩱ࡜ࡋ࡚㔜せ࡞බᩥ᭩࠿࡝࠺࠿㸦ᚲ

離れ、文書館・公文書館が歴史資料として利用提せ࡟ᛂࡌ࡚㸧

供する際のルールで公開できるものと解釈している。
」（P.16）と述べている。北海道立文書館所蔵③の「歴史資料として重要な公文書かどうか（必要に応じて）」についてである。の保存文書について「最大の文書群である国有未③についても筆者が述べたことである。公文書

開地処分法完結文書は、総数１万３千冊余りの簿に限っていえば、文書館では公文書館法にある文冊からなるが、その大部分に、数通から数十通の書館が保存すべき公文書、すなわち「歴史資料と戸 籍 謄 本 が 綴 り 込 ま れ て い る か ら で あ る。
」

して重要な公文書」に限って審査すべきものであ（P.16）としており、さらに北海道に移住してきる。グループではこれに括弧書きで「必要に応じた「土地の申請者が北海道庁へ提出した書類には、て」を付け加え、「歴史資料として重要な公文書」

希望する土地の地図、事業計画、財産の多寡を示かどうかを必要に応じて判断した上で、とした。

す納税証明書等のほか、多くの場合戸籍謄本が添「必要に応じて」とは、「歴史資料として重要な付された。
」（P.17）としている。その利用につい公文書」として評価・選別を経ているかどうかとては「国有未開地処分法完結文書はおもに、①行いうことであると、筆者は考えている。評価・選政利用（土地処分行為や処分領域の確認）、②ルー別を経ているならば必要ないが、経ていないならツ探し、③道内各地域の成り立ちを知る、といっば、まず評価・選別をする必要がある。

た目的で利用されている」（P.17）としており、「公例えば、永年保存文書が有期限保存文書（30益性」については「個人情報を除外すれば地域の年保存文書）に切り替わったとしょう。この場合、資料として所蔵する意味を失う場合もある。権利

これらの 30 年保存文書は評価・選別を経ていな利益の侵害と同時に、その個人情報のもつ公益性いのであって、今まで永年保存文書で現用文書でへの視点が必要と考える。
」（P.18）と論及していあったために現用としての価値、実務的な価値はる。また、「戸籍の秘匿性を重視する最大のものは、あっても「歴史資料として重要な」価値は無いも壬申戸籍に象徴されるような門地の記載にあるが、のも多く含まれている。評価・選別を経ないこの数十万件の戸籍謄本を点検しても、『新平民』な旧永年保存文書をすべて公開・非公開の判断をすど門地にかかる記述は見あたらなかった。国有未ることにコストとマンパワーをかけることはない

開地処分法完結文書に綴られているのは明治 30と考える。

年代以降の戸籍謄本であるが、門地の記載はすで文書館において、通常は評価・選別を経た後、「歴にほとんどなかったと言える」（P.18）ともある。

史資料として重要な公文書」として保存されてい幾分、引用箇所が長くなったが、上記の考えはる。公文書館法にも規定されているように「歴史グループ（１班）のメンバー全員が一致するもの資料として重要な公文書等」を保存するのが文書ではない。国立公文書館村上由佳氏（業務課利用

館の文書館たる所以である。全体討論の中でも国審査係長）の「事例報告①」の後の質疑応答でも立公文書館の中島康比古氏から「熟度」の問題、戸籍記載情報の扱いをめぐって活発に議論が行なつまり保存年限が過ぎても現用・実務に必要なもわれた。のは原課で「延長」することも考えうるとのアド

なお、「事例報告③」での茨城県立歴史館の富バイスをいただいた。筆者は「熟度（熟成度）」

田任氏によると、非公開箇所が多くあっても、いの足りないもの、未だ「歴史資料として重要な公くつ袋掛け（マスキング）等をしてでも見せたい文書」といえないものの扱いについて考える必要2014/6があると考えた。現用文書と非現用文書の境界が、選別）いつまで（生前・死後等）置いておくのか保存年限であって、保存年限が過ぎた時点で非現など「評価・選別」と「保存」。また、いつ頃に、用文書となったからすべて「歴史資料として重要どこまで（部分公開等）公開できるのか、誰（本な公文書」かといえばそうではない。

人・家族も含む）になら構わないのかという「公つまり、「熟成」されていない公文書を「歴史資料として重要な公文書」として公開審査の対象開」も考える必要がでてくる。これも「所変われば品変わる」である。にすること、特に 30 年保存文書よりも５年・10全簿冊をあらかじめ全量審査して詳細な審査基年保存文書については慎重にこのことを考える必

準により「場合分け」を行い、公開・非公開の審要がある。例えば完結後 30 年を経ていない「時査をしたものを目録掲載している所と、そことはの経過」があてはまらない５年・10 年保存文書

違い来館者数または文書数も格段に多いところで、の非現用文書の審査は文書館の実務上負担となる。

審査は過去の審査記録を参照しながら閲覧申請があれば、その都度審査を行なう都会の公文書館のᆅᇦᛶ㸦ᆅᇦ஦᝟࣭ᙳ㡪㸧④の「地域性（地域事情・影響）」についてである。

事例もあり、まさしく地域性の差異が表れている。
したがって地域性を反映した審査記録表も出てこよう。

地域によって事情が異なり、公開した時の影響度も違うという点ではグループ共通の認識であっ３．おわりにたと考える。先に挙げた沖縄、北海道、さらに国今後の展望として、審査記録表をつくっても上立公文書館のある東京、筆者の所属する香川県立手く活用されるためには、必要な項目の記載、基文書館のある香川では異なる。今回の「事例報告」

準となる分類表からの判断、判断理由が書ける能でも神奈川、茨城、京都、秋田の４府県の報告が力が必要である。審査ができ、それを記録に残すあった。それぞれで、公開の方法、審査の基準等ことができることである。

が異なり、人口が少ない地方の狭い地域で旧知のそして大切なのは活用の仕方である。一人で活人間関係が濃密である地域と人口の多い都会の用するのでなく、職員間の情報の共有に努めるこ「隣は何をする人ぞ」の人の入れ替わりの激しいと、さらに職員が過去の事例等をパソコンのキー地域では、異なるであろう。先に挙げた北海道はワードで検索できるなどの整備、さらに事例が蓄明治以降の開拓により新天地を求めて渡道してき積することにより、それをもとに分類表審査基準た人々をルーツとする人々が多く、先ほどの「国の更新（見直し）時における判断材料、あるいは、有未開地処分法完結文書」のような特徴をもつ文

この分類表がないアーカイブズ機関で新たに作成書の取り扱いが仮に北海道以外の都府県ならばどする場合の材料にもなりうるのである。のように扱うかは、また違ってこよう。

１班のメンバーは、次のとおりである（順不同）。

沖縄県公文書館の『案内パンフレット』の中に新見克彦（国立公文書館）、柴田知彰（秋田県公「土地所有申請書」「一筆地調査図」や「軍雇用文書館）、中川浩宣（新潟県立文書館）、廣東宣明

員カード」が復帰前から現在に至るまで「住民の（鳥取県立公文書館）、嶋田典人（香川県立文書財産や権利を証明する記録」として利用されてい館）、安藤友明（札幌市公文書館）、山田之恵（藤ることが記されている。これら「権利証明」は個沢市文書館）、野町光宏（高知県）、荒張卓也（石人レベルのもので「個人情報」である。

岡市）、森一樹（和歌山市）

各文書館において「権利証明」「資格認定」「許認可・契約書」「資金貸付」などの文書は「個人」と「公益性」との関係から、どの文書を（評価・