HERTZGEDRAGSCODEEEN BERICHTVAN ONZE CEO
Geachte collega’s,
Hertz is toegewijd aan het aanbieden van de beste producten en diensten aan onzeklanten. Dit doel delen we allemaal en we nemen het heel serieus.
Maar dat is niet het enige dat we delen. We hebben ook een gedeelde verantwoordelijkheid om te allen tijde integer te handelen en ethische beslissingen tenemen. Wij doen zaken op alle locaties en elke dag op de juiste manier. Dit gaat niet
alleen om het volgen van de wet - het gaat om doen wat goed is.
Het is niet altijd makkelijk om te weten wat de juiste aanpak is voor elke lastige situatie. Gelukkig kunnen we terugvallen op onze Gedragscode (of “Code”) wanneer wehulp nodig hebben. Onze Code is van toepassing op medewerkers, managers en
directeuren van Hertz. Hij legt de principes vast die alle acties moeten leiden - integriteit, respect en verantwoordelijkheid - en geeft informatie over de wetten die we
moeten volgen.
Onze Code kan niet op elk probleem dat u zou kunnen ondervinden anticiperen.
Gelukkig zijn er veel andere bronnen waartoe u zich kunt wenden voor antwoorden
op vragen en zorgen. In de sectie Om Hulp Vragen en Zaken Rapporteren vindt u
een lijst van deze bronnen. Dat gedeelte legt uit dat u altijd met uw manager kunt
spreken of iets kunt rapporteren (anoniem, indien toegestaan door de lokale wetgeving) aan de Hotline voor Compliance. Bij Hertz hoef u nooit vergelding te vrezen voor
het te goeder trouwen rapporteren van een zaak of het stellen van een vraag.
Ik geloof echt dat elke persoon bij Hertz iets toevoegt aan het succes van ons bedrijf
en onze integriteitscultuur. We hebben allemaal de plicht om het juiste te doen envragen te stellen als we niet zeker weten wat we moeten doen. Onthoud: ethischgedrag heb je zelf in de hand!
Met vriendelijke groet,

Kathryn V. Marinello
President en CEO

2HERTZ’ GEDRAGSCODE

“

Dit gaat niet alleenom het volgen vande wet - het gaat om
doen wat goed is.

”

De Hertz Gedragscode verbieden of beperken de rechten van werknemers niet, noch spreken ze deze tegen, waaronder
het recht om overheidsonderzoek te initiëren of daaraan deel te nemen. Werknemers kunnen een onderzoek initiëren of
zaken rapporteren of openbaar maken die beschermd zijn onder de federale wetgeving, zonder dit aan Herz te melden en
zonder toestemming van het bedrijf.

3

INHOUDSOPGAVEEEN BERICHT VAN ONZE CEO

2

INLEIDING

6

Over Onze Code7

Onze Code Geldt Wereldwijd

8

Aanvullende Verwachtingen Van Onze Managers

8

Vragen om Hulp en Zaken Rapporteren

8

Onze Niet-vergeldingstoezegging

10

Onderzoek en Disciplinaire Maatregelen

10

RELATIEBEHEER
Respect op de Werkplek

12

Zorgen voor een Veilige, Gezonde Werkplek

14

Eerlijke Arbeidsomstandigheden

15

Bescherming van Persoonsgegevens

15

DE RELATIES MET ONZE KLANTEN EN ZAKELIJKE PARTNERS

16

Ongeëvenaarde Klantenservice

17

Eerlijke Omgang met Anderen

18

Informatie van Derden Beschermen

19

Werken met de Overheid

20

ONZE RELATIES MET ONZE BELEGGERS

21

Belangenverstrengeling Vermijden

22

Bescherming van de Bedrijfsactiva

27

Nauwkeurig Boekhouden

29

Handelen met Voorkennis Vermijden

30

ONZE RELATIE MET DE GEMEENSCHAP

31

Integer Concurreren

32

Omkoping en Corruptie Vermijden

33

Het Volgen van Internationale Handelswetten

35

Betrokken Zijn en Teruggeven

36

Spreken over ons Bedrijf

36

Zorgen voor het Milieu

37

Anti-witwassen

37

INDEX VAN HOTLINE-NUMMERS

4

11

HERTZ’ GEDRAGSCODE

38

HERTZ

INLEIDINGOVER ONZE CODE
Bij The Hertz Corporation (“Hertz” of “Ons Bedrijf”) is ethisch handelen onderdeel van ons DNA, wie we zijn en wat onzeklanten te allen tijden van ons mag verwachten. Om goede beslissingen te kunnen nemen is het belangrijk dat we goede
richtlijnen wanneer we niet zeker zijn van de juiste manier van handelen. Onze Gedragscode (ook bekend als onze “Code”)
dienen als onze richtlijn zodat we de veelvoorkomende risico’s waarmee ons bedrijf wordt geconfronteerd begrijpen en hoe
we erop moeten reageren.
Onze Code geldt voor medewerkers, managers en directeuren van Hertz. Door vast te houden aan de principes kunnen we debeloften aan onze belanghebbenden, waaronder onze klanten, onze beleggers, onze zakelijke partners en de gemeenschappen
waar we zaken doen, nakomen.
De verplichting om onze Gedragscode te volgen, houdt daar echter niet op. Wij verwachten dat de derde partijen waarmee wesamenwerken soortgelijke beginselen volgen, waaronder onze leveranciers, vertegenwoordigers, zakenpartners, aannemers
en licentiehouders of franchisenemers. Dit maakt Hertz’ voortdurende succes, excellence integriteit mogelijk.

7

HERTZ’ GEDRAGSCODEONZE CODE GELDT WERELDWIJD
Hertz handelt wereldwijd dus onze inzet voor ethisch en eerlijk handelen moet evenzeer wereldomvattend zijn. Ongeacht waar
we zaken doen, moeten wij de principes van onze Gedragscode, al het beleid, alle procedures en alle wetten en voorschriftendie van toepassing zijn op ons werk, hoog houden. Wanneer lokale wetten, verordeningen of praktijken minder beperkend zijndan onze Code, moeten we de richtlijnen in onze Gedragscode volgen.

AANVULLENDE VERWACHTINGEN VAN ONZE
MANAGERS
Hoewel onze Code op ons allemaal van toepassing is, ongeacht het werk dat we voor Hertz uitvoeren, hebben managers
extra verantwoordelijkheden om onze waarden voor te leven en onze ethiek te handhaven. Managers dienen als leiders in ons
Bedrijf. Daarom wordt er van hen verwacht dat ze als rolmodel dienen wat betreft ethisch gedrag en integriteit. Dit betekent
dat managers:•

moeten werken aan het behouden van een ethische cultuur en een positieve, “open deur”-werkomgeving
moeten stimuleren•

werknemers moeten aanmoedigen vragen te stellen en zaken te melden als het erop lijkt dat er iets niet
goed gaat•

rapporten op passende wijze moeten behandelen en vragen moeten beantwoorden en deze escaleren
als dat nodig is•training moeten doorlopen aangaande de Code en ons beleid, waar nodig•

Blijf alert op de mogelijkheden van wangedragAls u manager bent en hulp nodig hebt om een vraag of probleem op het gebied van ethiek of compliance te behandelen, kuntu advies inwinnen via een van de hulpbronnen die worden genoemd in het gedeelte Vragen om Hulp en Zaken Rapporteren.

VRAGEN OM HULP EN ZAKEN RAPPORTEREN
Door vragen of zaken te rapporteren, helpt de sterke ethische cultuur van Hertz en garandeert u het succes van ons Bedrijf.
Er zijn veel kanalen die u kunt gebruik om contact op te nemen als u vragen hebt, maar, zolang u zich er gerust over voelt,
is de zaak met uw manager of een andere manager die u vertrouwt bespreken waarschijnlijk de beste plek om te beginnen.
Anders kunt u contact opnemen met:•

Het Compliance Team in Estero•

De juridische afdeling in Estero of Uxbridge•

Een Human Resources Business Partner•

Een Compliance-ambassadeur•

Onze Compliance Hotline

OVER ONZE CODE

8

Onze Compliance Hotline is een externe service die 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar is. Om het
telefoonnummer voor de Compliance Hotline voor uw land te vinden, gaat u naar de index van hotline nummers aan het
einde van de Code of bezoekt u de Compliance website op het Hertz-intranet. Als u in de Verenigde Staten of haar gebieden
werkt, kunt u ook een online rapport indienen door onze EthicsPoint-rapportagesitete bezoeken. Waar toegestaan door de
lokale wetgeving, kunt u anoniem meldingen maken, maar onthoud dat ons Bedrijf beter in staat is uw zorgen te onderzoeken
wanneer uw identiteit bekend is.

ONS COMPLIANCE AMBASSADOR PROGRAMMA
Ons bedrijf streeft naar het creëren van een omgeving waar iedereen zich uit kan spreken, met name over de naleving van
de werkplek-compliance en de ethiek. Om deze cultuur van openheid en integriteit te handhaven, ontwikkelde Hertz het
Compliance Ambassador Programma. Compliance Ambassadors bieden een extra communicatiemogelijkheid voor vragen enzorgen, en ze helpen werknemers de compliance-praktijk beter in overeenstemming te brengen met de zakelijke activiteiten
van Hertz.
Hertz’ Compliance Ambassadors worden geacht een op waarden gebaseerde integriteitscultuur te bevorderen en hun
medewerkers aan te moedigen om ethische dilemma’s bekend te maken en te bespreken, inclusief gedrag dat in strijd
is met Hertz’ beleid, praktijken, waarden en normen, zonder angst voor vergelding. Compliance Ambassadors begeleiden
werknemers om conflicten op te lossen of verwijzen hen door naar het juiste bedrijfsmiddel.
Het Compliance Ambassador Programma is ontworpen om de meer formele kanalen voor het oplossen van compliance issues
aan te vullen, niet om ze te vervangen. Als u niet gerust bent om een Compliance Ambassador te benaderen, of als u denkt
dat u meer specifieke begeleiding nodig hebt, kunt u altijd contact opnemen met een andere bedrijfsmiddel.

9

HERTZ’ GEDRAGSCODEONZE NIET-VERGELDINGSTOEZEGGING
Ongeacht de bron waarmee u contact maakt, neemt Hertz alle rapporten serieus en staat ze nooit of te nimmer vergelding toevoor het te goeder trouw melden van een zaak of voor medewerking aan een onderzoek. Te goeder trouw een melding doen
betekent dat u alle informatie over de situatie verstrekt en dat u van mening bent dat uw melding waar is - zelfs als later blijkt
dat dat niet zo is.
Als u van mening bent dat u (of een andere werknemer) vergelding te verduren heeft gehad vanwege een melding te goeder
trouw, kunt u het incident onmiddellijk melden aan een van de bedrijfsmiddelen die zijn opgenomen in het gedeelte Vragenom Hulp en Zaken Rapporteren. Iedereen die meewerkt aan een vergelding vanwege een melding te goeder trouw, zal
onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen inclusief mogelijk ontslag.
Voor meer informatie verwijzen wij u naar LEGL-8.1 Whistleblower Policy en HR-11.1 Employment and Equal Opportunity.

ONDERZOEK EN DISCIPLINAIRE MAATREGELEN
Als deel van onze inzet om eerlijk en ethisch te handelen, verplicht Hertz zich om alle meldingen van wangedrag te onderzoeken. Wanneer een onderzoek laat zien dat er een overtreding van onze Code heeft plaatsgevonden, zullen de betrokkenen
onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het dienstverband. Bij Hertz voeren we een
zerotolerancebeleid wat betreft wangedrag en iedereen die inbreuk maakt op onze Code kan, afhankelijk van de situatie, zelfs

Ahmed heeft onlangs met Personeelszaken gepraat over
een aantal ongepaste grappen die zijn manager, Samir, inde personeelsruimte vertelde. Samir stopte met de grappen,
maar hij heeft Ahmed ook anders behandeld. Ahmed
merkte op dat hij geen interessante projecten meer krijgt
en dat Samir veel kritischer over zijn werk is. Bij zijn laatste
beoordelingsgesprek vertelde Samir Ahmed zelfs dat hij
wellicht binnen geen promotie zou kunnen maken binnen
het Bedrijf omdat hij alles zo serieus neemt. Ahmed wasgeschokt. Wat kan hij doen?

ANTWOORD

VRAAG

juridisch worden vervolgd.

Het is mogelijk dat Ahmed vergelding te verduren
heeft vanwege zijn melding - en dit soort gedragwordt bij Hertz nooit of te nimmer getolereerd.
Hij zou het gedrag van Samir met een van debedrijfsmiddelen die in onze Code zijn opgenomenmoeten bespreken. Hertz neemt meldingen vanvergelding zeer serieus. We kunnen allemaal met
een gerust hart melding maken van een probleem
waarvan we geloven dat het inbreuk maakt op
onze Gedragscode, ons bedrijfsbeleid of de wet.

OVER ONZE CODE

10

RELATIEBEHEERRESPECT OP
DE WERKPLEK

Ons bedrijf is gefundeerd op respect, waar we elkaars bijdragen waarderen ensamenwerken aan een cultuur van openheid en vertrouwen. Om deze basis tebehouden hebben we allemaal de verantwoordelijkheid om elkaar op de werkplek met
respect te behandelen. Aangezien de medewerkers van Hertz een verscheidenheid
aan verschillende achtergronden hebben, wat ons een concurrentievoordeel geeft,moeten we de achtergronden, perspectieven en ervaringen van elkaar respecteren.
Dit houdt in dat wordt gestreefd naar een werkplek waar iedereen zich welkom voelt
en die vrij is van onrechtmatige discriminatie en intimidatie.
Discriminatie vindt plaats wanneer arbeidsbesluiten worden gebaseerd op
beschermde eigenschappen in plaats van bedrijfsbehoeften, arbeidsvereisten en
individuele kwalificaties.

DEZE FACTOREN OMVATTEN ONDER ANDERE:

12

•

Ras

•

Huidskleur•

Godsdienst•

Afkomst•Geslacht (inclusief zwangerschap)•

Leeftijd•

Handicap•

Medische informatie•

Seksuele oriëntatie•

Genderidentiteit•

Genetische informatie•

Huwelijkse staat of partnerschapsstatus•

Veteraan of militaire status•

Elk ander kenmerk dat wordt beschermd door de wetten of verordeningen op de locaties waar we opereren

HERTZ’ GEDRAGSCODE

Bij Hertz worden we beoordeeld op onze bekwaamheden en kwalificaties, nooit op onze achtergronden of persoonlijke
kenmerken. Dit helpt ons bij het creëren van een werkplek waar ieders bijdragen en ervaringen gelijkwaardig worden
gewaardeerd.
Net als discriminatie hebben ook intimidatie en pesten geen plaats in onze werkomgeving. Bij Hertz wordt intimidatie (harassment) gedefinieerd als gedrag van een seksuele aard of gebaseerd op een beschermde eigenschap dat aan een of meervan deze criteria voldoet:••••Het dient als basis voor een arbeidsbesluit
Het ongepaste gedrag moet worden geduld als voorwaarde voor de arbeidsrelatie
Het beïnvloedt de arbeidsprestatie van een werknemer op een onredelijke wijze
Het gedrag creëert een intimiderende, vijandige of ongepaste werkomgeving

Intimidatie kan via woorden of fysieke daden plaatsvinden, maar kan ook schriftelijk gebeuren en/of afbeeldingen en objecten
omvatten. Veelvoorkomende voorbeelden van intimidatie omvatten ongewenste seksuele intimidatie en opmerkingen,dreigingen met geweld en aanstootgevende grappen of opmerkingen. Pesten (bullying) is herhaaldelijk intimiderend gedrag,zoals het vernederen, beledigen, intimideren of isoleren van anderen. Ongeacht welke vorm het ook aanneemt, intimidatie en
pesten ondermijnen onze cultuur van openheid en vertrouwen, en ons Bedrijf zal dit nooit tolereren.
Discriminatie, intimidatie en pesten zijn ernstige problemen en kunnen negatieve gevolgen hebben voor onze werkomgeving.
Als u dit soort gedrag ziet of ervan weet, meld het onmiddellijk aan een van de opgesomde bedrijfsmiddelen in het gedeelte
Hulp Vragen en Zaken Rapporteren. U hebt geen vergelding te vrezen vanwege een melding te goeder trouw.
Zie HR-11.1 Employment and Equal Opportunity, en HR-47.1 Sexual Harassment, Harassment, Discrimination, and Bulling

Claudia is onlangs aangesteld als Vehicle Services
Attendant. Omdat ze in het buitenland is geboren en
opgegroeid, spreekt ze met een licht accent. Haar collega’s
maken grappen over de manier waarop ze spreekt, en
bespotten haar soms zelfs als ze denken dat ze hen niet kan
horen. Claudia heeft hen gevraagd om met deze grappen te
stoppen, maar ze zeiden dat ze niet zo serieus zou moeten
doen. Het begint haar op de zenuwen te werken. Wat kan
ze doen?

ANTWOORD

VRAAG

voor meer informatie.
Claudia moet met haar manager of een ander
bedrijfsmiddel in de sectie Hulp Vragen en Zaken
Rapporteren van deze Gedragscode over dit
probleem spreken. Herhaaldelijk grappen makenover het accent of de manier van spreken van
een collega creëert geen respectvolle werkplek,en het kan zelfs onwettige intimidatie zijn.

RELATIEBEHEER

13

ZORGEN VOOR EEN VEILIGE, GEZONDE WERKPLEK
Om alles uit onszelf te kunnen halen en uitstekende resultaten te kunnen bereiken, hebben we een veilige werkomgeving nodig.
Dit betekent dat we alle toepasselijke wetten, verordeningen en het bedrijfsbeleid en -procedures met betrekking tot veiligheid
op de werkplek moeten volgen wanneer we ons werk voor Hertz uitvoeren. We moeten onveilige omstandigheden onmiddellijk
melden, zodat ze snel kunnen worden gecorrigeerd. Geweld, bedreigingen of ravotten (horseplay) zijn nooit acceptabel op de
werkplek, en als u dit soort gedrag opmerkt, moet u met uw manager of met Personeelszaken spreken. Als er een reëel risico
is voor werknemers of bezoekers, neemt u eerst contact op met de lokale autoriteiten en vervolgens met de beveiliging van uw
locatie (indien van toepassing) en uw manager.
Werken onder invloed van drugs of alcohol kan onze werkplek ook onveilig maken voor onszelf en anderen en het moeilijk
maken om te excelleren in ons werk. Daarom heeft ons Bedrijf een zerotolerancebeleid wat betreft het onder invloed van drugsof alcohol bezitten, distribueren of uitvoeren van bedrijfsactiviteiten of het besturen van een bedrijfsvoertuig. Dat geldt voor
zowel illegale drugs als medicijnen op recept die ons vermogen om veilig te werken kunnen beïnvloeden. Als u bezorgd bent
over hoe een voorgeschreven medicijn uw arbeidsprestaties kan beïnvloeden, bespreek dit dan met uw manager.
Voor meer informatie over veiligheid op de werkplek, zie SAFE-1.1 Hertz Safety Program, RAC-5.1 Occupational Safety
and Act Requirements en SCTY-2.2 Breaches of Security, of praat met uw manager.

14

HERTZ’ GEDRAGSCODEEERLIJKE ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN
Ongeacht wat onze baan bij Hertz is, we verdienen allemaal eerlijke arbeidsomstandigheden. Als uw arbeidsverplichtingen
invloed hebben op de arbeidspraktijk van andere medewerkers, moet u ervoor zorgen dat uw handelingen in overeenstemming
zijn met alle toepasselijke arbeidswetgeving. Alle werknemers van Hertz moeten redelijk gecompenseerd worden voor hun
werk, met lonen die voldoen aan de lokale vereisten of deze overschrijden. Om onze integere bedrijfscultuur te behouden,
hebben we allemaal de verantwoordelijkheid om te kijken naar tekenen van gedwongen arbeid, aangezien deze soort activiteit
absoluut geen plaats heeft bij Hertz.
Verdere informatie is te vinden op HR-15.1 Hertz’s Policy summarizing the general provisions of the Fair Labor Standards
Act of 1938 (Wage and Hour Law).

BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
Voor veel van ons geven onze arbeidstaken ons toegang tot persoonlijke informatie over onze collega’s. Hieronder vallen
onder andere de geboortedatum, medische informatie, het nationaal identificatienummer en het thuisadres. We moeten deze
informatie altijd beschermen en alleen gebruiken voor legitieme, zakelijke doeleinden. In geen enkel geval mogen wij dit soort
informatie bekendmaken aan personen die niet bevoegd zijn om het te ontvangen of persoonlijke gegevens van anderen
gebruiken voor eigen voordeel of gewin. Dit zou een inbreuk zijn op het vertrouwen dat we in elkaar hebben - en het zou onze
ethiek, integriteit en ons respect schenden.
Als u toegang hebt tot de persoonlijke gegevens van collega’s, moet u alle toepasselijke wetten, verordeningen en het
bedrijfsbeleid volgen wanneer u ermee werkt. Als u vragen hebt over de juiste manier om persoonlijke gegevens van collega’s
te gebruiken, kunt u contact opnemen met een bedrijfsmiddel geïdentificeerd in de sectie Hulp Vragen en Zaken
Rapporteren van deze gedragscode. Aanvullende informatie is ook te vinden in LEGL-5.1 Acquisition and Disclosure ofDave werkt bij Personeelszaken en hij merkt op dat
Ashley, een vriendin op een andere afdeling, onlangs
haar huwelijkse staat in de bedrijfsdatabase heeftveranderd in “gescheiden” en dat haar man uit haarverzekeringsdekking is verwijderd. Hij stelt zich voor
dat dit een moeilijke tijd voor haar moet zijn, dus is hij
van plan om haar in de personeelsruimte te benaderen
en te vragen hoe ze met haar scheiding omgaat. Is dat
gepast?

ANTWOORD

VRAAG

Company Information en HR-14.1 Personnel Files.

Nee, dat is niet gepast. Dave wil gewoon een goede
vriend zijn, maar hij heeft de plicht deze informatie
alleen voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Hij zal
moeten wachten totdat Ashley hem zelf over haarscheiding vertelt. Zelfs als we gewoon behulpzaam
willen zijn, hebben we de verantwoordelijkheid om
informatie over medewerkers vertrouwelijk te houden
en alleen voor zakelijke doeleinden te gebruiken.

RELATIEBEHEER

15

DE RELATIESMET ONZE KLANTEN EN

ZAKELIJKE PARTNERS

ONGEËVENAARDEKLANTENSERVICE

Bij Hertz streven we ernaar om de beste producten en diensten aan onze klanten te leveren. Om dit te bereiken, moeten
we altijd de belangen van de klanten in gedachten houden. Dit betekent dat we onze klanten behandelen zoals we zelf
willen worden behandeld: professioneel en met respect. Wanneer een klant een probleem meldt, moeten we snel enhoffelijk reageren en werken om het probleem snel op te lossen of de klant door te verwijzen naar de juiste persoon binnen
ons Bedrijf.
Daarnaast is de veiligheid van onze klanten ook een belangrijke zorg. Om onze klanten te beschermen, moeten we voldoen
aan alle terugroepingen van fabrikanten en aan alle onderhoudsschema’s voor onze voertuigen. Dit betekent dat we allebenodigde reparaties uitvoeren conform de vereisten van een terugroeping en deze adequaat documenteren. Voertuigen
die onderhevig zijn aan een terugroeping mogen niet worden verkocht of gehuurd voordat het probleem waarop de
terugroeping betrekking heeft, is aangepakt. Neem contact op met uw manager als u bezorgd bent over de veiligheid vanonze voertuigen en huurartikelen of de kwaliteit van onze diensten.
Zoals er van ons allemaal wordt verwacht dat we deze veiligheidsnormen handhaven, hebben we dezelfde verwachtingen
van onze leveranciers. Als uw tijdens uw werk toezicht houdt op een leverancier, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor
te zorgen dat ze zich conformeren aan onze inzet voor klantenservice en klantveiligheid. Als u bezorgd bent over een
leverancier, bespreek dit dan met een manager of een ander bedrijfsmiddel vermeld in Hulp Vragen en Zaken Rapporteren.
Voor meer informatie, zie SAFE-8.1 Compliance with Manufacturer Recalls, CUST-1.1 Handling Customer Complaints,
RAC-26.1 Customer Relations (EMEA), RAC-20.1 Customer Relations (APAC) en CUST-3.1 Customer Contacts

Ian werkt voor de Klantenservice en is in gesprek met
een onbeleefde klant die aandringt op een specifiek merk
en model huurauto. Ian weet dat er een aantal geschikte
auto’s beschikbaar is, waaronder eentje die net is
teruggebracht maar die nog niet is schoongemaakt. Ian
besluit om de klant nog een half uur te laten wachten
en geeft haar dan de vuile auto als wraak voor haaronbeschofte houding. Is dit de juiste keuze?

17

HERTZ’ GEDRAGSCODEANTWOORD

VRAAG

Between OKC & Foreign Hertz Offices and RAC-21.1 Customer Services

Totaal niet. Ongeacht hoe onbeleefd een klant is,willen wij altijd dienstverlening van het hoogste niveau
aanbieden aan al onze klanten. Ian had deze klant nooit
onnodig moeten laten wachten of haar een vuile auto
moeten geven, ongeacht hoe onbeleefd hij vond dat ze
was. Als hij hulp nodig had met deze veeleisende klant,
had hij zijn manager om hulp moeten vragen. Wij zijn het
aan al onze klanten verplicht om beleefd, behulpzaam
en professioneel te zijn.

EERLIJKE OMGANG MET ANDEREN
Een maatschappelijk verantwoorde onderneming zijn betekent dat we eerlijk en ethisch zijn en onze klanten, concurrenten
en zakenpartners fair behandelen. We moeten onze producten en diensten accuraat vertegenwoordigen en we doen nooit
oneerlijke uitspraken over prijsstelling, beschikbaarheid of enig ander aspect van onze bedrijfsvoering. Dit houdt in dat onze
marketing- en verkoopmaterialen nauwkeurig en duidelijk moeten zijn en alle bijbehorende bedrijfsbeleidsvoorwaarden
moeten volgen. Wanneer we onze producten en diensten onderscheiden van die van onze concurrenten, moeten we dat op
gepaste wijze doen en onjuiste uitspraken of oneerlijke voorstellingen voorkomen.
Degenen onder ons die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen van informatie over onze concurrenten, moeten ervoor
zorgen dat ze alleen legale en gepaste middelen gebruiken. Het is nooit gepast om uw identiteit als Hertz-medewerker
te verbergen om informatie over de concurrentie te verzamelen. Ook mag u niemand anders dwingen of overhalen om
concurrentie-informatie bekend te maken. Dit omvat ook nieuwe Hertz-medewerkers die in het verleden voor een concurrent
hebben gewerkt. We mogen geen druk uitoefenen om hen vertrouwelijke informatie over hun vorige werkgever te laten
onthullen. Als u van mening bent dat informatie over een concurrent per ongeluk is bekendgemaakt of onjuist is verworven,neem dan contact op met de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling in Estero of Uxbridge.
Aanvullende informatie over dit onderwerp is te vinden in LEGL-11.1 Review and Approval of Advertising and Promotional
Activities en LEGL-5.1 Acquisition and Disclosure of Company Information Procedure.

DE RELATIES MET ONZE KLANTEN EN ZAKELIJKE PARTNERS

18

INFORMATIEVAN DERDENBESCHERMENIn de loop van onze dienstverband met Hertz hebben we waarschijnlijk toegang
tot informatie die door derden aan ons wordt verstrekt, zoals een klant of
zakenpartner. We hebben de verantwoordelijkheid om deze informatie tebeschermen, net zoals we informatie van het Bedrijf zouden beschermen.
Wanneer onze klanten ons hun persoonlijke gegevens verstrekken, moeten wedeze beschermen en alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn
verstrekt. We mogen deze informatie nooit delen met personen die niet bevoegd
zijn om de informatie te ontvangen of die geen zakelijke reden hebben om de
informatie te kennen.
Evenzo moeten we alle informatie die door een zakenpartner aan ons wordt
verstrekt, beschermen en op gepaste wijze gebruiken. De inzet om informatie vanderden te beschermen strekt zich uit tot intellectuele eigendomsrechten vanderden, inclusief software, uitvindingen en handelsmerken. Gebruik deze
informatie alleen zoals toegestaan en in overeenstemming met een contractuele
overeenkomst van derden die van kracht is. Als u niet zeker weet wat de juiste
manier is om informatie van derden te verwerken, bespreek dit dan met uw
manager of een ander bedrijfsmiddel.
Voor meer informatie, zie LEGL-18.1 Privacy Policy, SCTY-3.1 Protectionof AssetsandConfidential Information

Disclosure of Company Information

19

HERTZ’ GEDRAGSCODEen

LEGL-5.1

Acquisition

andWERKENMET DEOVERHEID

Een

deel

van

overheidsklanten.

Hertz’s

activiteiten

Degenenoverheidsovereenkomsten

omvat

relaties

met

ons

wiens

werk

moetenervoorzorgenonder

omvat,

dat we alle contractuele bepalingen en alle van toepassing
zijnde regels en voorschriften nakomen. Wij moeten valide encorrecte betalingsverzoeken indienen en ervoor zorgen dat
alle vermoedelijke gevallen van fraude of contractbreuk direct
worden gemeld. Al onze communicatie met overheidsklanten
moet altijd volledige, feitelijke en nauwkeurige informatie
bevatten. Daarnaast moeten onze gegevens van transacties met
betrekking tot overheidscontracten gedetailleerd en accuraat
zijn en we moeten deze gegevens in overeenstemming met ons
recordretentieprogramma bewaren.
Meer informatie vindt u in LEGL-3.1 Hertz Records
Retention Policy.

DE RELATIES MET ONZE KLANTEN EN ZAKELIJKE PARTNERS 20

ONZE RELATIESMET ONZE BELEGGERSBELANGENVERSTRENGELINGVERMIJDEN

Integer handelen is het fundament van onze Bedrijfswaarden en we worden allemaal geacht deze waarden dagelijks in de
praktijk te brengen. Wij handelen met integriteit wanneer we rekening houden met de belangen van ons Bedrijf. Dit houdt onder
andere in dat situaties worden vermeden die kunnen leiden tot belangenverstrengeling of zelfs alleen de schijn ervan. Een
belangenverstrengeling is een situatie waar onze persoonlijke belangen ons vermogen om objectieve beslissingen namens
Hertz te nemen, kunnen hinderen. Hoewel het onmogelijk is om elke situatie te beschrijven die belangenverstrengelingen kan
veroorzaken, worden hieronder enkele van de meest voorkomende gevallen besproken.
Als u gelooft dat u mogelijk betrokken bent bij een belangenverstrengeling of zelfs als dat alleen zo lijkt te zijn, neem dan
onmiddellijk contact op met de Juridische afdeling voor advies.

ZAKELIJKE GESCHENKEN
Het uitwisselen van bescheiden geschenken helpt ons sterke zakelijke relaties met klanten en andere zakenpartners tebouwen. Overdadige of regelmatige geschenken kunnen echter leiden tot feitelijke of waargenomen belangenverstrengeling.
Ons bedrijf definieert een geschenk als iets dat wordt aangeboden of uitgewisseld tussen een Hertz-medewerker, -managerof -directeur (evenals hun echtgenoten, ouders en kinderen) en een leverancier, inclusief zakenpartners of particulieren die
zaken willen doen met Hertz. Veelvoorkomende voorbeelden van geschenken zijn:

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Maaltijden
Drankjes
Vermaak
Recreatieve activiteiten (zoals het gebruik van een boot, golfbaan of vakantieappartement)
Vervoer
KortingenPromotiemateriaal
Uitrusting
Overige waardevolle artikelen

Onthoud bij het geven of ontvangen van geschenken dat het nooit acceptabel is om contant geld of equivalenten (zoals
cadeaubonnen) of illegale of beledigende cadeaus aan te bieden of te accepteren. Houd de volgende richtlijnen in gedachten
bij het geven of ontvangen van zakelijke geschenken:•

Zorg ervoor dat het geschenk een legitiem zakelijk doel heeft•

Bied geen geschenken aan en accepteer geen geschenken met een waarde boven $ 75 (of equivalent)zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van onze Chief Compliance Officer, General Counsel of
een lid van het Compliance Team van de juridische afdeling.

•

Zorg ervoor dat het geschenk is toegestaan onder het beleid van de organisatie van de ontvanger

22 HERTZ’ GEDRAGSCODE

Daarnaast moeten we een geschenkformulier invullen (beschikbaar op het intranet van Hertz) bij ontvangst van een geschenk
met een waarde heeft van meer dan 75 dollar (of equivalent) van een leverancier of potentiële verkoper.
Het is belangrijk om te onthouden dat zakelijke geschenken een manier zijn om relaties op te bouwen met mensen waarmee wewerken, maar niet een manier om zakelijke deals te verkrijgen. Als u van mening bent dat u een geschenk wordt aangeboden
met dien verstande dat u iets in ruil zal geven, accepteer het dan niet, aangezien dit als omkoping kan worden aangemerkt.
Rapporteer de situatie in plaats daarvan aan de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een lid van het ComplianceTeam van de juridische afdeling. Meer informatie over omkoping vindt u in Omkoping en Corruptie Vermijden.
Het is gebruikelijk om een uitnodiging voor een maaltijd- of recreatieve activiteit in een zakelijke context te aanvaarden van een
leverancier of potentiële verkoper, maar we moeten ervoor zorgen dat deze zakelijke hoffelijkheid altijd bescheiden en gepast
is. Als u wordt uitgenodigd voor een maaltijd of recreatieve activiteit, meldt dit dan aan uw manager voordat u deze bijwoont.
Om elke schijn van onrechtmatigheid te voorkomen, moeten we ons eigen aandeel van een zakelijke maaltijd betalen als ons
aandeel meer dan $ 75 bedraagt, en we moeten goedkeuring vooraf vragen voordat we een recreatieve activiteit t.w.v. meer
dan $ 75 bijwonen.
Bij het namens Hertz werken met functionarissen van de overheid moeten we meer restrictieve regels volgen met betrekking
tot zakelijke hoffelijkheid. Zoek begeleiding voordat u een geschenk aan een ambtenaar aanbiedt, ook al is het slechts van
symbolische waarde. Voor meer informatie over interactie met overheidsfunctionarissen, raadpleeg de secties Omkoping en
Corruptie Vermijden en Werken met de Overheid van onze Code, evenals ons W1-125 Gift Policy en W1-120 Hertz
Anti-Bribery Policy.
Voor meer informatie over zakelijke geschenken en vermaak, zie onze LEGL-10.2 Gift Policy, RAC-47.1 Managers Cash
Fund en PROC-2.1 Reimbursement of Business, Travel and Entertainment Expenses. U kunt ook praten met een van de

Anton
is
een
Territory
Sales
Representative voor Hertz en zijn
contactpersoon bij een grote klant
heeft hem een vakantiecadeaumand
gestuurd met een waarde van meer
dan $ 75. Kan hij dit accepteren?

ANTWOORD

VRAAG

bedrijfsmiddelen die in deze sectie worden vermeld.

Anton moet voorzichtig zijn. Elk geschenk dat we accepteren van een
huidige of toekomstige zakenpartner moet bescheiden en gepast zijn
met een waarde van maximaal 75 dollar. Anton mag het cadeau niet
accepteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Chief
Compliance Officer, de General Counsel of een lid van het ComplianceTeam van de juridische afdeling. Zelfs als Anton goedkeuring krijgt,
moet hij nog steeds een geschenkformulier invullen. Als Anton geen
toestemming krijgt voor het geschenk, moet hij het terugsturen. Als
het geschenk terugsturen onbeleefd zou zijn, moet Anton contact
opnemen met de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een
lid van het Compliance Team van de Juridische Afdeling om het verder
te bespreken.

ONZE RELATIES MET ONZE BELEGGERS 23

EXTERN DIENSTVERBAND
Als Hertz-medewerkers zetten we in op uitmuntendheid en verantwoordelijkheid en dat betekent dat onze belangrijkste
professionele plicht altijd bij het Bedrijf moet liggen. We kunnen een extern dienstverband aanhouden zolang dit geen afbreukdoet aan onze taken voor Hertz en zolang we niet voor leveranciers, zakenpartners of concurrenten werken. We mogen echternooit Hertz’s tijd of middelen gebruiken om arbeid te verrichten voor een externe baan. Als u vragen hebt over uw externedienstverband, neem dan direct contact op met Personeelszaken.
Voor meer informatie, zie PROC-4.1 Consulting Services en LEGL-21.1 Employees Serving as Advisors or Consultants to
the Federal Government. U kunt ook met uw manager spreken als u zorgen heeft.

WERKEN MET FAMILIELEDEN
Belangenverstrengeling kan ook optreden wanneer familieleden samenwerken. Ons Bedrijf definieert familieleden als
personen die door bloed of huwelijk met ons zijn verbonden,ZOALS:•

Echtgenoten en geregistreerde partners•

Ouders•Kinderen of stiefkinderen•(Schoon)broers en (schoon)zussen•

Ooms en tantes•

Neven en nichten•

Iedereen met een nauwe persoonlijke band, ook al delen zij niet hetzelfde huishouden

Het is over het algemeen geen probleem dat familieleden voor Hertz werken, zolang ze geen verantwoording aan elkaar
verschuldigd zijn en geen invloed uitoefenen op het sollicitatieproces. Sommige situaties kunnen echter leiden tot feitelijke ofpotentiële belangenverstrengeling. Dientengevolge kunnen familieleden niet voor Hertz werken wanneer:•

De relatie invloed zou hebben op de zakelijke beoordelingen van een van de (of beide) personen of wanneer devertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie in gevaar zou komen•

Een familielid de arbeidsprestaties of -omgeving van de ander zou kunnen beïnvloeden of de arbeidsprestaties of-omgeving van een collega van dat familielid

Miguel is een Branch Manager voor een drukke
Hertz-locatie. Hij denkt dat zijn nichtje, Alejandra,
een geweldige aanvulling op zijn team zou zijn als
Customer Services Representative. Hij vertrouwt
zichzelf dat hij haar geen speciale behandelingzou geven, ook al zijn ze familie. Kan hij Alejandra
aannemen?

24 HERTZ’ GEDRAGSCODEANTWOORD

VRAAG

Als u van mening bent dat u een belangenverstrengeling ervaart, geef de situatie dan aan aan een persoon die is geïdentificeerd in de sectie Hulp Vragen en Zaken Rapporteren section of this Code. Our Company’s senior management team must
follow more stringent rules about working with family. van deze Code. De leiding van ons Bedrijf moet strengere regels
volgen om met familieleden te kunnen werken. Deze richtlijnen worden beschreven in HR-7.1 Employment of Relatives.

Nee. Bij Hertz, mogen we nooit een familielid of vriend
onder ons hebben. Zelfs als Miguel denkt dat hij Alejandra
als elke andere werknemer zou kunnen behandelen, zou
hun relatie de schijn kunnen opwekken dat er sprake isvan een voorkeursbehandeling, wat nadelig zou kunnen
zijn voor de sfeer op de werkplek. Om zelfs maar deschijn van dit soort belangenverstrengeling te vermijden,
moeten we dit soort situaties vermijden.

EXTERNE
FINANCIËLE
BELANGEN

Wanneer wij of onze familieleden een significant financieel belang hebben in een bedrijf
dat zaken doet met Hertz (of zaken wil doen met Hertz), kan dit een verstrengeling vanbelangen veroorzaken. We kunnen in staat zijn om de bedrijfsbeslissingen van een bedrijf
te beïnvloeden om het andere bedrijf daarvan te laten profiteren. Dientengevolge mogen
we niet betrokken zijn bij zakelijke beslissingen met betrekking tot een bedrijf waarin wij
of onze familieleden een significant financieel belang hebben. In het algemeen moeten we
vermijden dat we investeren in bedrijven waarmee Hertz zakendoet. Als u of een familielid
een financieel belang heeft dat een conflict kan veroorzaken, moet u dit schriftelijk aan uw
manager en de juridische afdeling bekendmaken. Neem contact op met de juridische afdelingals u vragen hebt.

25 HERTZ’ GEDRAGSCODEZAKELIJKEKANSENAls medewerkers van Hertz zijn wij verplicht de belangen van ons Bedrijf voor
de onze te stellen om ervoor te zorgen dat we uitstekende resultaten blijven
leveren. In de loop van ons werk voor Hertz kunnen we ons bewust worden
van zakelijke kansen waarin we persoonlijk geïnteresseerd zijn. We kunnenechter niet van de gelegenheden profiteren totdat Hertz ze heeft beoordeeld
en heeft besloten er zelf geen gebruik van te maken. Als u vragen hebt, kuntu contact opnemen met een bedrijfsmiddel die vermeld staat in het gedeelte
Hulp Vragen en Zaken Rapporteren in deze Code.

ONZE RELATIES MET ONZE BELEGGERS 26

BESCHERMING

VAN BEDRIJFSMIDDELEN

Kamala werkt als Lot Attendant en het is momenteel erg
rustig in haar branche. Haar auto is een paar dagen inde garage voor reparaties. Kan Kamala gratis een vande voertuigen van Hertz lenen, aangezien het Bedrijf
die toch niet aan een klant zou verhuren?

ANTWOORD

VRAAG

Elke dag gebruiken we een verscheidenheid aan bedrijfsactiva om onze taakverantwoordelijkheden uit te voeren en werken
we aan Hertz’ positie als marktleider. Deze activa kunnen variëren afhankelijk van het werk dat we doen, maar ze omvatten
over het algemeen bedrijfsfaciliteiten, apparatuur, voertuigen, voorraden en fondsen. We moeten deze activa beschermen enalleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. We hebben een verantwoordelijkheid om ons in te zetten om
het Bedrijf te beschermen tegen diefstal, schade, misbruik of verlies.

Nee, Kamala kan geen Hertz-voertuig lenen, zelfs
niet als niemand anders dit zou gebruiken. We mogen
bedrijfsactiva alleen gebruiken voor geautoriseerde
doeleinden - nooit voor persoonlijk voordeel. Als u ooit
niet zeker weet wat de juiste manier is om Hertz-activa
te gebruiken, raadpleeg dan uw manager voordat u actie
onderneemt.

Velen van ons gebruiken ook de informatietechnologiesystemen van Hertz om ons werk uit te voeren. Deze omvatten normale
gesproken computerhardware en -software, elektronische informatiebronnen en verwante netwerksystemen. We moeten deze
activa verstandig gebruiken en alle richtlijnen volgen die verband houden met netwerkbeveiligingsprotocollen. Dit omvat dejuiste wachtwoordbeveiliging en kennis van hoe u phishing en andere kwaadaardige aanvallen op ons netwerk kunt herkennen.
Over het algemeen zouden we de informatietechnologiesystemen van het bedrijf alleen voor zakelijke doeleinden moeten
gebruiken. Beperkt persoonlijk gebruik van deze systemen is toegestaan, zolang het gebruik ethisch is en in overeenstemmingis met het beleid van ons Bedrijf. We moeten echter altijd onthouden dat voicemails, e-mails en bestanden opgeslagen of
verzonden via onze informatietechnologiesystemen eigendom zijn van Hertz. Ons bedrijf behoudt zich het recht voor om
informatie op deze systemen te controleren, toegang te krijgen en openbaar te maken, overeenkomstig de lokale wetgeving.
Zodoende heeft u geen verwachting van privacy wanneer u deze gebruikt.
Aanvullende informatie is te vinden in IT-4.1 Acceptable Use en LEGL-5.1 Acquisition and Disclosure of Company

Rita heeft problemen om al haar wachtwoorden
voor

onze

netwerksystemen

teonthouden

dus heeft ze deze op een notitie naast haar
toetsenbord geschreven. Ze werkt niet met
klanten en zij stelt dat omdat de enige mensen
die haar wachtwoorden zullen zien, andere
Hertz-werknemers zijn, dit dus geen kwaad kan.
Heeft ze daarin gelijk?

27 HERTZ’ GEDRAGSCODEANTWOORD

VRAAG

Information.

Rita dit nog eens goed doordenken. Niet alle Hertz-medewerkers
hebben toegang tot dezelfde informatie; afhankelijk van haartakenpakket kunnen Rita’s wachtwoorden iemand toegang
geven tot gevoelige of vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Rita
moet wachtwoorden kiezen die ze beter kan onthouden ofop een veiligere manier vinden om haar wachtwoorden op teslaan. We mogen onze wachtwoorden Hertz’s computers of
netwerksystemen nooit met anderen delen.

BEDRIJFSINFORMATIE
De meest waardevolle activa van ons Bedrijf is de informatie die over het algemeen niet voor het publiek beschikbaar is. Bij
Hertz staat dit bekend als Bedrijfsinformatie en omvat vertrouwelijke en eigendomsinformatie, evenals creaties, uitvindingen,ideeën, ontwerpen, auteursrechtelijke materialen, handelsmerken en andere technologieën en rechten (en daarmee verband
houdende verbeteringen of wijzigingen), al dan niet onderworpen aan octrooi- of auteursrechtelijke bescherming. Deze
informatie onderscheidt ons van onze concurrenten, en het is de sleutel tot het succes van ons Bedrijf. Als zodanig wordt er
van ons verwacht dat we zorgvuldig handelen tijdens het werken met bedrijfsinformatie. Maak deze informatie niet bekend
aan niet-werknemers of externe organisaties, tenzij er een vertrouwelijkheidverklaring (NDA) is ondertekent of de ontvanger
verplicht is om de informatie vertrouwelijk te houden. Gebruik nooit bedrijfsinformatie voor persoonlijk voordeel. Zelfs nadat
uw dienstverband met Hertz is beëindigd, moet u deze informatie vertrouwelijk houden.
Aanvullende informatie is te vinden in LEGL-5.1 Acquisition and Disclosure of Company Information, SCTY-2.2 Breaches of
Security en SCTY-3.1 Protection of Assets and Confidential Materials.

SOCIAL MEDIA
We moeten ook alle bedrijfsinformatie beschermen en vermijden dat we details onthullen over ons werk en ons Bedrijf via
social-mediaberichten of andere online activiteiten. Terwijl Hertz ons persoonlijke gebruik van social media niet beperkt, is
het belangrijk dat we allemaal zorgvuldig handelen wanneer we online zijn. Wanneer u uw persoonlijke meningen online
plaatst, moet u vermelden dat u ons Bedrijf niet vertegenwoordigt. Om verwarring te vermijden, kunnen alleen geautoriseerde
personen via de socialemediakanalen namens ons bedrijf spreken.
Aanvullende informatie is te vinden in MKT-1.1 Social Media Policy, IT-4.1 Acceptable Use en LEGL-5.1
Acquisition and Disclosure of Company Information. U kunt uw zorgen en vragen ook met uw manager bespreken.

ONZE RELATIES MET ONZE BELEGGERS 28

NAUWKEURIG BOEKHOUDEN
Ongeacht welke taken we voor Hertz voltooien, we maken allemaal bedrijfsgegevens aan in verband met ons werk. Dezegegevens bevatten onkostennota’s, tijdregisters en grootboeken. Vaak wordt informatie uit deze gegevens gebruikt om onzefinanciële informatie te creëren. Omdat ons Bedrijf en onze investeerders op onze gegevens vertrouwen om goede financiële
beslissingen te nemen, moeten we altijd zeker zijn dat de gegevens die we maken volledig, accuraat en juist zijn.
Degenen van ons die werken aan Hertz’ financiële verslaggeving hebben speciale verantwoordelijkheden. We moeten ervoor
zorgen dat de informatie van ons Bedrijf volledig, eerlijk, tijdig en begrijpelijk is. Bij het opstellen van de financiële informatie van
ons Bedrijf moeten we altijd alle toepasselijke beleidslijnen en procedures volgen, evenals alle daarmee verband houdende
algemeen aanvaarde boekhoudprincipes.
Net zoals we eerlijk moeten zijn bij het opstellen van bedrijfsgegevens, moeten we ervoor zorgen dat we ons beleid en onze
procedures van ons Bedrijf volgen als het gaat om het bewaren van deze gegevens. Zorg ervoor dat u de gegevens bewaart
voor de tijdsperiode die in ons Record Retention and Management Program wordt voorgeschreven, en dat u op gepaste wijze
te verwijderen of te vernietigen wanneer deze periode is beëindigd.
Soms kunt u een melding over juridische bewaarplicht ontvangen, waarin u op de hoogte wordt gesteld dat sommige van uw
documenten relevant kunnen zijn voor een onderzoek, audit of rechtszaak. U moet altijd de instructies in die mededelingen
volgen. Verwijder, verberg of verhul nooit eventuele gegevens die onder de bewaarplicht vallen. Als u een verzoek om gegevens
van iemand buiten Hertz ontvangt, neem dan contact op met de juridische afdeling in Estero of Uxbridge voordat u reageert.
Voor meer informatie over gegevensbeheer, spreekt u met uw manager of met een lid van de juridische afdeling. U kunt
ook verwijzen naar het ACCT-38.1 External Financial Reporting Certification Process, en LEGL-3.1 Hertz Records

Hannah, een accountant bij Hertz, werkt aan dejaarrekening van het Bedrijf. Hertz werd onlangs
in een rechtszaak genoemd samen met enkele
andere autoverhuurbedrijven. De manager van
Hannah vertelde haar dat ze een grote juridische
reserve moest toevoegen aan de jaarrekening
van Hertz. Hannah denkt dat dat het Bedrijf ineen kwaad daglicht stelt, zodat ze slechts een
kleinere reserve op de jaarrekening vermeldt. Is
dat gepast?

29 HERTZ’ GEDRAGSCODEANTWOORD

VRAAG

Retention Policy.

Nee, dat is niet gepast. Hannah moet de juridische
reserve opnemen die haar manager heeft
aangegeven. We moeten ervoor zorgen dat deboeken van het Bedrijf volledig en accuraat zijn. Alsu vragen hebt over hoe u een punt moet opnemen in
Hertz’s boeken, bespreek dit dan met uw manager of
een ander bedrijfsmiddel in de sectie Hulp Vragen en
Zaken Rapporteren van onze Code.

HANDEL MET VOORKENNIS VERMIJDENIn de loop van ons dienstverband met Hertz kunnen we achter dienstige, niet-publieke informatie (of Voorkennis) over ons
Bedrijf of een ander bedrijf komen. Informatie wordt als dienstig beschouwd als een redelijke investeerder haar waarschijnlijk
belangrijk zou vinden bij het maken van een besluit om aandelen van een bedrijf te kopen, te verkopen of vast te houden. Deze
informatie kan positief of negatief zijn en omvat vaak:•

Financiële resultaten, prognoses en plannen•

Grote wijzigingen aan personeel of management•

Significante rechtszaken, geschillen of overheidsonderzoeken•

Nieuwe producten, diensten of processen•

Mogelijke acquisities, disposities, joint ventures en andere belangrijke transacties•

De winst of verlies van een belangrijke klant of leverancier

Informatie wordt over het algemeen beschouwd als niet-openbaar totdat ze openbaar wordt gemaakt en er voldoende tijd isom door de markt te zijn geabsorbeerd, meestal twee volle werkdagen.
Ons beleid en de wet verbieden ons om in aandelen van bedrijven te handelen wanneer wij voorkennis hebben over dat
bedrijf. Het is ook verboden om voorkennis te delen met familie of vrienden of zelfs collega’s die geen reden hebben om deze
informatie te kennen. Dit is een overtreding van de wet aangaande handelen met voorkennis en het Bedrijfsbeleid en kan
ernstige gevolgen hebben, zelfs als we zelf geen aandelen verhandelen.

Dominic beheert een Hertz branche en heeft onlangs
door zijn positie geleerd dat een zeer populair model
auto zal worden teruggeroepen vanwege een groot
veiligheidsprobleem. De fabrikant heeft deze informatie
nog niet vrijgegeven aan het publiek. Dominic weet dat
de aandelenkoers van de autofabrikant waarschijnlijk
zal dalen en hij weet ook dat zijn zus aandelen in
dat autobedrijf bezit. Mag hij zijn zus vertellen overde terugroeping zodat ze een betere beslissing kan
nemen over de verkoop van haar aandelen?

ANTWOORD

VRAAG

Voor meer informatie, zie LEGL-4.1 Insider Trading Policy.

Nee, Dominic mag deze informatie niet met zijn zus delen.
Omdat de terugroeping nog niet algemeen bekend is,wordt dit aangemerkt als voorkennis en heeft Dominicde plicht om deze informatie vertrouwelijk te behandelen.
Hoewel hij zijn zus wil helpen, moet hij wat hij weet over deherroeping voor zich houden. Als u niet zeker weet wat dejuiste manier is om voorkennis te behandelen, gok dan niet
maar wat, maar raadpleeg iemand die is aangegeven in desectie Hulp Vragen en Zaken Rapporteren van deze Code.

ONZE RELATIES MET ONZE BELEGGERS 30

ONZE
RELATIE

MET DE GEMEENSCHAPCONCURREREN
MET INTEGRITEIT

We willen de markt laten zien dat we uitblinken en klanten aantrekken door de beste in onze sector te zijn. Terwijl we ernaar
streven om overal waar we zakendoen krachtig te concurreren, moeten we altijd voldoen aan de mededingingswetten die van
toepassing zijn op onze activiteiten. Mededingingswetten beschermen de consument door een eerlijke markt te waarborgen
die vrij is van handelsbeperkingen. Hoewel deze wetten complex zijn, kunnen we op enkele algemene principes vertrouwen
om ons handelen te sturen. We moeten afzien van overeenkomsten (formeel of informeel) met werkelijke of potentiële
concurrenten of leveranciers die de handel op ongepaste wijze kan belemmeren, prijzen kan verhogen of de kwaliteit en
innovatie voor, of aankoopmogelijkheden van de consument kunnen verminderen.
Het bespreken van concurrentiebeperkende onderwerpen kan ernstige gevolgen hebben. Wanneer u met concurrenten,
leveranciers of andere zakelijke partners praat, bespreek het volgende dan niet:•

Prijzen en prijsafspraken•

Manipulatie van aanbestedingsprocedures•

Opdelen of toewijzen van markten, gebieden of klanten•

Boycotten van leveranciers of klanten•

Beperkingen op producten (beschikbaarheid van voertuigvloot)•

3Strategische, commerciële of marketinginformatie

Onthoud dat het onwettig is om concurrentieverstorende activiteiten voor te stellen - zelfs als er geen actie wordt ondernomen.
Bij Hertz is ons beleid om zelfs de schijn van een overeenkomsten om de markt te manipuleren te vermijden, omdat alleen
de perceptie van concurrentiebeperkend gedrag al onze reputatie voor integriteit en eerlijke handelspraktijken kan schaden.
We moeten met name voorzichtig zijn bij het bijwonen van evenementen van vakorganisaties of andere activiteiten met
concurrenten, waar de mogelijkheid om concurrentiebeperkende gesprekken te voeren bijzonder groot is.
Mededingingswetten houden de markt sterk en innovatief, wat leidt tot betere producten en diensten voor onze klanten en degemeenschap. Wij hebben de plicht om zowel de letter als de geest van deze wetten te volgen. Als u vragen hebt over de juiste
manier om met onze concurrenten, leveranciers en zakenpartners te communiceren, bespreek deze dan met een individu

Stefan, een leidinggevende bij Hertz, spreekt op een vakbeurs met
vertegenwoordigers van diverse andere autoverhuurbedrijven. Zij
zijn het er allemaal mee eens dat kleine auto’s tegenwoordig veel
populairder zijn dan vroeger. Marisol, een vertegenwoordiger van
Hertz’ grootste concurrent, vraagt: “Waarom verhogen wij niet
allemaal onze tarieven op kleine auto’s? Op die manier verdienen
we allemaal meer geld.” Niemand zegt iets maar een paar anderevertegenwoordigers knikken instemmend. Moet Stefan iemandvertellen over dit gesprek?

32 HERTZ’ GEDRAGSCODEANTWOORD

VRAAGgeïdentificeerd in de sectie Hulp Vragen en Zaken Rapporteren van deze Code.

Ja, Stefan moet deze situatie onmiddellijk melden
aan de Chief Compliance Officer of de juridische
afdeling in Estero of Uxbridge. Zelfs als ergeen actie is ondernomen op basis van wat er
gezegd werd, kan het alleen al bespreken van
concurrentiebeperkende onderwerpen tegen dewet zijn. Om er zeker van te zijn dat er geen schijn
van concurrentiebeperkend gedrag ontstaat, moetu dit soort gesprekken zo snel mogelijk melden.

OMKOPING EN CORRUPTIE VERMIJDEN
Wij houden onze gemeenschappen sterk door zaken te doen zonder omkoping of corruptie - het is een verantwoordelijkheid
die we serieus nemen, waar we ook opereren. Veel landen hebben wetten die deze soorten onethische zakenpraktijken
verbieden, waaronder de VS Foreign Corrupt Practices Act (VS), de Bribery Act (VK) and de Clean Companies Act (Brazilië).
Om aan deze wetten te voldoen en onze inzet voor integriteit te handhaven, mogen wij geen soorten omkoopsommen of
steekpenningen aanbieden, proberen aan te bieden, toestaan of beloven om een onjuist bedrijfsvoordeel te verkrijgen of tebehouden. Omkoping (bribe) is iets van waarde - met inbegrip van geld, geschenken, gunsten of entertainment - dat iemandkan beïnvloeden om zakelijke belangen toe te wijzen of een onjuist voordeel te geven. Steekpenningen (kickback) is deteruggave van een reeds betaald (of te betalen) bedrag als beloning voor het maken of bevorderen van zakelijke afspraken.
In al onze zakelijke handelingen moeten we omkoping en corruptie vermijden om onze integriteit te handhaven. En we moeten
bijzonder voorzichtig zijn bij de omgang met met buitenlandse overheidsfunctionarissen, zoals:•

Iedereen die in dienst is van of optreedt namens een regering of haar ministeries, agentschappen of divisies•

Vertegenwoordigers van bepaalde publieke internationale organisaties•

Leden van koninklijke families•

Individuen die werken voor staatsbedrijven zoals openbare universiteiten, ziekenhuizen, nutsbedrijven of
woningbouwbedrijven

33 HERTZ’ GEDRAGSCODE

Het aanbieden van omkoopgeld aan een overheidsambtenaar kan zeer ernstige juridische gevolgen hebben voor Hertz en het
kan onze reputatie wereldwijd beschadigen. Wij hebben een verantwoordelijkheid om ethisch zaken te doen en dat betekent
dat er nooit plaat is voor omkoping of corruptie.
Daarnaast moeten we voorzichtig zijn met faciliterende betalingen. Een faciliterende betaling is een betaling aan een
overheidsambtenaar, meestal in contanten, in ruil voor een routine-overheidsdienst, bijvoorbeeld het opzetten van nutsdiensten.
Deze betalingen kunnen gebruikelijk zijn in sommige landen waar we zaken doen, maar ze worden beschouwd als omkoopgeld
onder de Britse Omkopingswet (Bribery Act) en de Braziliaanse Clean Companies Act. Als u geconfronteerd wordt met een
situatie waarin u denkt dat u een faciliterende betaling nodig heeft, dient u de Chief Compliance Officer en de General Counsel
onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen. U mag een dergelijke betaling niet doen zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming van de Chief Compliance Officer of de General Counsel.
De gevolgen voor de overtreding van omkopings- en corruptiewetten zijn ernstig, zowel voor de betrokkenen als voor ons
Bedrijf. Als u om omkoopgeld is gevraagd, meld deze situatie dan onmiddellijk aan de Chief Compliance Officer of de juridische
afdeling in Estero of Uxbridge. Onthoud dat het niet alleen Hertz-medewerkers zijn die onze integriteit moeten handhaven onze zakenpartners moeten omkoping en onethisch gedrag ook afwijzen.

Yong opent een nieuwe Hertz-vestiging in
een landelijk gebied en hij moet een aantal
nuts- en bestemmingsplanvergunningenverkrijgen. Hij weet dat het tegen het beleidvan Hertz is om smeergeld aan te bieden om
de vergunningen te verkrijgen, maar hij hebt
ze onmiddellijk nodig, anders zal de opening
van de vestiging moeten worden uitgesteld.
Hij denkt dat het een goed idee kan zijn om
banen aan te bieden aan familieleden vande lokale overheidsfunctionarissen die belastzijn met de verlening van vergunningen, om
zo de zaken vooruit te helpen. Is dit de juiste
aanpak?

ANTWOORD

VRAAG

Aanvullende informatie is te vinden LEGL-7.1 Hertz Anti-Bribery Policy.

Nee, totaal niet zelfs. We moeten nooit iets
van waarde aanbieden, met inbegrip van eenbaan, aan buitenlandse ambtenaren of hun
familie. Bij Hertz willen wij legaal en ethischzaken doen en dat betekent dat er geen plaats
is voor smeergeld en we zelfs de schijn van
onbehoorlijkheid moeten voorkomen.

ONZE RELATIE MET DE GEMEENSCHAP 34

HET VOLGEN VAN

INTERNATIONALE
HANDELSWETTEN

We zijn het ook aan onze gemeenschappen verschuldigd om alleinternationale handelswetten die op ons van toepassing zijn, te volgen. Dezewetten regelen de import en export van producten, technologieën, softwareen technische informatie naar of uit landen waarvoor handelsbeperkende
maatregelen gelden. De export- en importactiviteit kan op elke locatie
plaatsvinden, en het kan immaterieel (bijvoorbeeld via e-mail, discussies ofpresentaties) of tastbaar zijn (bijvoorbeeld via de post of door een artikel aan
iemand te overhandigen).
Als uw werk voor Hertz import- of exportactiviteiten betreft, moet u de wettenen voorschriften die op u van toepassing zijn, kennen en volgen. Vraag een
derde niet om artikelen te exporteren naar of te importeren van iemand
met wie we niet zelf kunnen handelen. Net zoals we niet kunnen handelen
met personen, entiteiten of landen die daarvoor niet in aanmerking komen,
mogen wij geen derden vragen om namens ons aan deze activiteit deel tenemen.
Deelnemenaan

invoer-ofexportactiviteiten

zonderdejuisteoverheidsgoedkeuringen kan leiden tot het verlies van de invoer- en
uitvoerrechten van ons bedrijf, evenals burgerlijke en strafrechtelijke
sancties voor de betrokkenen en voor Hertz. Neem contact op met de Chief
Compliance Officer of de juridische afdeling in Estero of Uxbridge voor
begeleiding van exportcontroles.

35 HERTZ’ GEDRAGSCODE

BOYCOTS
Daarnaast moeten we de Amerikaanse anti-boycotwetten volgen die ons verbieden deel te nemen aan niet-gesanctioneerde
boycotten. Bij een boycot weigert een persoon, groep of land zaken met bepaalde mensen of landen. Verzoeken om deel tenemen aan een boycot kunnen lastig als zodanig te identificeren zijn. Ze kunnen mondeling of schriftelijk worden uitgebracht
en ze worden vaak gevonden in voorstellen die afkomstig zijn uit landen die de boycot ondersteunen.
Omdat schendingen van de Amerikaanse anti-boycotwetten ernstig zijn en kunnen leiden tot civiele en strafrechtelijke sancties,
moet u een vermoedelijk verzoek om deel te nemen aan een illegale boycot melden aan onze Chief Compliance Officer ofonze General Counsel. Het is niet genoeg om het verzoek gewoon te negeren of te weigeren, aangezien zelfs dit kan wordenbeschouwd als een overtreding van de anti-boycotwetten. Als u aanvullende vragen hebt, raadpleeg de Chief Compliance
Officer of de juridische afdeling.

BETROKKEN ZIJN ZIJN EN TERUGGEVEN
Hertz moedigt elk van ons aan om onze tijd vrij te maken voor politieke of liefdadigheidsdoelen die ons aanspreken. Deze activiteit
moet echter in onze eigen tijd gebeuren met behulp van onze eigen middelen. Als we vrijwilligerswerk doen voor deze doelen,mogen we de naam Hertz niet gebruiken, tenzij we vooraf toestemming hebben gekregen van onze communicatieafdeling.
Soms kan ons Bedrijf ervoor kiezen een liefdadig doel te ondersteunen. We zijn nooit verplicht deel te nemen aan een door het
Bedrijf gesteunde vrijwilligersactiviteit, en onze deelname (of niet-deelname) heeft geen invloed op onze positie binnen Hertz.
Soms kan ons Bedrijf betrokken zijn bij lobbyactiviteiten om te pleiten voor overheidsbeleid of -acties of daar invloed op uit
te oefenen. Elke lobbyactiviteit moet vooraf worden goedgekeurd door de Vice President of Government Relations of dejuridische afdelingMeer informatie is te vinden in LEGL-14.1 Charitable Contributions en LEGL-19.1 Outside Counsel, Lobbyist and Settlement
Payments.

SPREKEN OVER ONS BEDRIJF
Bij het communiceren over ons Bedrijf is het belangrijk dat we met één stem spreken. Daarom kunnen alleen
aangewezen medewerkers namens Hertz spreken. Als de media contact met u opneemt voor informatie over Hertz,
reageer dan niet. Verwijs in plaats daarvan het verzoek door naar de communicatieafdeling. Als het verzoek van een analist
afkomt, verwijs het dan door naar de afdeling Investeerdersrelaties.
Voor meer informatie, zie LEGL-5.1 Acquisition and Disclosure of Company Information en LEGL-11.1 Review andApproval of Advertising and Promotional Activities.

ONZE RELATIE MET DE GEMEENSCHAP 36

ZORGEN VOOR HET MILIEU
Bij Hertz weten we dat onze gemeenschappen niet alleen bestaan uit de mensen die daar wonen. Ook de lokale omgeving
speelt een sleutelrol bij het bepalen van de plaatsen waar we zaken doen. Ons Bedrijf is toegewijd aan het handhavenvan goede milieu- en duurzaamheidspraktijken en minimalisering van onze milieueffecten op onze gemeenschappen. We
kunnen onze bijdrage leveren door ervoor te zorgen dat ons werk voldoet aan alle nationale en lokale milieuwetgeving en-verordeningen, en door de natuurlijke hulpbronnen die we in verband met ons werk gebruiken, te beschermen. Als u bezorgd
bent over het effect van onze bedrijfsvoering op het milieu, neem dan contact op met de Director of Environmental Programs,
Facilities and Construction Department (Noord-Amerika), Head of Environment, Health and Safety or the Director of Facilities
and Construction (Europa) of de Director of Operations en respectieve State/Regional Managers (Australië, Nieuw-Zeeland,Brazilië en China).
Voor meer informatie, raadpleeg RE&C-6.1 Environmental Policy.

ANTI-WITWASSEN
Het is cruciaal dat we voorkomen dat onze systemen worden gebruikt voor illegale activiteiten zoals witwassen van geld.
Witwassen van geld is een misdaad waarbij de opbrengsten van criminele activiteiten worden door verschillende financiële
transacties worden verplaatst, om de ware herkomst te verhullen. Regeringen en wetshandhavingsambtenaren over de hele
wereld zijn zeer gericht op het stopzetten van dit soort criminele activiteiten. Daarom is het van groot belang dat we kijken
naar tekenen van dit soort activiteiten en ze onmiddellijk melden. Als u vermoedt dat een Hertz-service of -product wordt
gebruikt om geld te wassen, bent u wettelijk verplicht dit te melden aan uw manager of een andere bron , zoals aangegevenin Hulp Vragen en Zaken Rapporteren van deze Code.

37 HERTZ’ GEDRAGSCODEINDEX VAN

HOTLINE

NUMBERS
VERENIGDE STATEN, PUERTO RICO EN ST. THOMAS
TELEFOON: 1-866-623-1479
ONLINE: WWW.HERTZ.ETHICSPOINT.COM
BRAZILIË
TELEPHONE: 0800 892 1750
CANADA
1 877 599 8073
JAPAN
010 800 7233 2255
IERLAND
1 800 812 740
SINGAPORE+800 7233 2255
SLOWAKIJE
0800 004 996
VERENIGD KONINKRIJK
0800 915 1571
ALLE ANDERE MEDEWERKERS:TELEFOON: 00800 7233 2255
ONLINE: WWW.SAFECALL.CO.UK

38