アーカイブズ28
Ⅰ 公文書館におけるデジタルアーカイブの推進)4+018-5

1.

はじめに
本稿の目的は､ 平成18年度公文書館実務担当者研究会議において行われたグループ討論 (４班) の内容をまとめることである｡ ４班の構成メンバーは次のとおり｡
古谷ゆかり (衆議院事務局)､ 鈴木友和 (宮城県公文書館)､ 轡田克史 (福島県歴史資料館・執筆)､ 遠藤 茂 (神奈川県立公文書館・司会)､ 柴田知彰 (秋田県公文書館・発表)､木秀彰 (寒川文書館)､ 横田健一 (熊本市・書記)､ 白谷久 (国立公文書館)
デジタルアーカイブの最終目的は､ ｢いつでも｣ ｢どこでも｣ ｢誰でも｣ ｢自由に｣｢無料で｣､ 歴史的公文書等を､ 目録だけでなくその内容まで閲覧可能にすることである｡ これを前提に､ ｢歴史公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｣｢デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応｣ というテーマで討論を行った｡
2.

各館・各組織における現状についてまず自己紹介を兼ねて､ 各々の組織における取り組み状況を報告した｡

１) 目録の電子化について・目録データベースは庁内用とＷｅｂ公開用を運用している
・市販ソフトで管理し､ 組織内部で利用している
・明治以降の公文書について件名目録をインターネットで公開している・目録は紙ベースである
・図書館用パッケージソフトを文書館用にカスタマイズして使用､ 館内で公開している
２) デジタルアーカイブへの取り組みについて・マイクロ化を進めている段階であり､ デジタルアーカイブ化は未着手
・重要文化財の画像データ化を進めている・自治体史編纂当時の写真をデジタル化している
３) 文書管理システムとの連携
・自治体の文書管理システムとの連携について検討している
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・文書管理システムから表計算ソフトのデータで目録が移管され､ データベースに変換している
４) 課題
・デジタルアーカイブ推進の必要性を訴えるための根拠が欲しい
・職員のスキルが不足している
以上の報告により､ 画像データのデジタル化に取り組んでいる館､ 目録データベース化が課題の組織など､ 各館・各組織それぞれの到達状況も立場も異なるという認識が得られた｡
3.

歴史公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｢歴史公文書等のデータベース構築､ 資料のデジタル化について｣ をテーマに討論を行った｡ 公文書館の役割としては､ 目録を作成・公開していくことが大きい｡ したがって､ まず目録データベースの整備に取り組むべきである｡ 目録のデジタル化の眼
目は資料検索を容易にすることである｡ この認識に立って､ 目録データベースの構築における課題を検討した｡
１) 利用者像の特定目録データベースを構築するにあたっては､ どのような人を利用者として想定するかが重要である｡ これについては､ 距離的な制約等により来館が困難な人､ または来館前の調査を必要とする人が考えられる｡
２) 検索しやすい目録データベース
利用者の利便性の向上のためには､ 検索しやすい目録データベースでなければならない｡ 図書館､ 都道府県､ 市町村､ 他機関との横断検索が望ましく､ そのために目録の主要な項目について記述を標準化することが必要であろう｡ この点について､国立公文書館に主導的役割を担ってほしいとの要望も出された｡
３) 担当者の連携
目録データの受け入れ､ 管理の効率化のためには､ 文書作成課・電子化推進主管課・情報公開主管課・文書管理主管課と文書館相互の連携が必要である｡ 特に公文書が電子媒体で作られるようになった場合には､ この連携が非常に重要になろう｡
４) その他
目録データベース化にあたっては､ 行政文書と古文書､ 図書では分類が異なるため､ 同一の階層分類では対応できないのではないか､ といった意見が出された｡

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4.

デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応
次に ｢デジタルアーカイブの運用・管理､ 将来への対応｣ について討論した｡ しかしこのテーマについては様々な課題があり､ その列挙にとどまった｡
１) 電子文書の選別に関する課題
物理的な占有スペースが大幅に削減されるため､ これまでのような大規模な書庫の確保は不要となる｡ ならば選別の必要もなくなるのではないかという疑問が出された｡ これについて､ 文書作成側で引き継ぎの要否を判断させることも必要ではないかとの指摘もあったが､ 選別を経ない公文書は歴史的価値の判断もされないこととなり､ 紙媒体公文書の選別基準と合わなくなるため､ 公文書館独自の機能として選別を実施すべきであると結論した｡
２) 原本保存に関する課題
マイクロフィルム化・デジタル化と原本の保存について､ 原本保存の必要性を問う意見が出された｡ これについて､ マイクロフィルム化・デジタル化は､ 利用と原本保護とを両立させる手段として有効であるが､ 公文書館の役目は原本とその情報を将来に引き継ぐことであり､ 原本は保存しなければならないとした｡
３) 職員スキルの課題
もともと情報専門職員が少ない上､ さらに人事異動により現状維持も困難な場合が生じかねない｡ 公文書館では歴史・行政・法律・情報等各分野の専門職員確保が重要な課題であり､ 部署を横断する形での対応も検討すべきである｡ また､ トップ等管理職の意識改革､ 一般職員のスキル向上・レベル標準化が重要である｡
４) 予算に関する課題
導入経費だけでなく､ 運用経費など後年度に発生する経費負担の予測が必要である｡ これを予算化するにあたり､ ｢利用実態｣ ｢必要性｣ ｢他の自治体の導入状況｣などが問題になろう｡ ｢利用実態｣ については､ メールレファレンス等の実績により､ 遠方者からの需要を積み上げていくことが考えられる｡ ｢必要性｣ については､今回の研修内容をバックボーンとして訴えていけば良い｡ ｢他の自治体の導入状況｣については､ 岡山県等先進自治体の情報を提示すべきである｡ また､ 電子行政や生涯学習など､ 自治体の電子化の動きに乗ることが重要であろう｡
５) 長期見読性に関する課題
将来にわたる見読性の確保がデジタルデータの課題である｡ これについてはメディアの切り替え・更新だけでなく､ システム自体の更新が不可欠となる｡ 国立公文書館が先頭に立って､ 望ましいメディア及びシステムの情報を発信して欲しいとの要望が出された｡
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６) 個人情報の保護に関する課題
現代において個人情報保護は避けられない課題である｡ 特に､ 通信機器・ネットワークの性能が向上しており､ ネットワーク上の情報は瞬時に世界中に広がる可能性がある｡ これに対処するため､ あらかじめデジタルデータにマスキング等の処理を施すことも考えられるが､ ｢電子媒体が原本｣ の場合､ 情報の改竄にあたる可能性もあり､ 検討が必要である｡
７) 指定管理者に対する課題
指定管理者制度は民間参入と管理者の交替を前提とした制度であり､ この導入によりデジタルアーカイブの継続性が損なわれる危険性がある｡ デジタルアーカイブなど業務の根幹にかかわる部分では特に､ 設置者と管理者の責任範囲を明確にすべきである｡
８) 事業評価に対する課題
現状では来館者数が評価に用いられているが､ デジタルアーカイブ導入により来館者が減少することも考えられる｡ 入館者数だけでなくウェブページのアクセス数を評価基準に加えるよう､ 評価担当部局に働きかけなければならない｡
5.

おわりにデジタルアーカイブの最終目的は､ ｢いつでも｣ ｢どこでも｣ ｢誰でも｣ ｢自由に｣｢無料で｣､ 歴史的公文書等を､ 目録だけでなくその内容まで閲覧可能にすることにある｡ その整備は､ 利用者に多大な利益をもたらすであろう｡
Born Digital 時代に突入しつつある今､ データベース化・デジタルアーカイブ化への取り組みは､ 選択肢の一つではなく必然となっている｡ 討論では数多くの課題が挙げられたが､ これらは克服しなければならない｡ 今後､ 各公文書館が一体となって課題を検討し､ 解決していく必要があろう｡

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