2013/03

札幌市の文書管理の取組について
札幌市総務局行政部総務課文書事務担当係長

高井 俊哉 たかい・としや
札幌市は、平成 24 年 6 月に「公文書管理条例」（以下「条例」という。
）を制定した。条例の内容年以下の区分は、30 年と関連付けたほかは現行を踏襲した。

や制定の経緯は、平成 25 年 3 月刊行予定の「札結果として現行表の永年区分の類型は「その他」

幌市文化資料室紀要」第 5 号所収の越後武介「札を含み 13 だったが、22 に増加することになった。

幌市公文書管理条例の制定及び施行について」を増加分の中には、現行表には記載されていないが参照されたい。また、条例制定と密接に関係する実際には永年保存されていたものや、比較的最近公文書館構想については、「アーカイブズ」42 号発生したもので今後は長く保存する必要があるも所収の竹内啓「札幌市における公文書館開設準備のがある。ただし、全体として札幌市に特有なも状況について」を参照されたい。のは多くない。

本稿では、これら先行論稿と重複を避けながら、保存期間基準の見直しで最も配慮した点は、実条例制定後の札幌市公文書管理審議会（以下「審は上記の類型ではない。期間の区分を何に基づい議会」という。
）での審議内容を中心に、文書管て判断するかであった。現行表では、永年には「特理に関する取り組みについて、述べることにする。に重要な」という表記が多く、11 年には「重要な」１．現用文書の「保存期間」についてが多い。ところがこの違いが示されていない。
おそらく永年保存文書には、① 10 年を超えて6 月に条例制定後、7 月には公文書管理審議会

現用で相当期間使用するもの、②現用での使用期を設置した。最初に審議対象となったのは、現用間は短いが稀少性がある、または歴史的な価値が文書の保存期間基準である。札幌市は従来「永年」あるもの、が混在している。の区分を設けていたが、条例で 30 年を上限としたため、保存期間基準を変える必要があった。
「永年」を「30 年」に変更するだけでなく、この機会に全体を見直すことにした。

公文書館が設置されると、②の文書を永久保存することになる。
そこで、保存期間の年数区分の判断基準は、現用文書として何年使用するか、だけで判断するこ

札幌市の場合、保存期間は各実施機関がそれぞととした。つまり、11 年後も使用するならば 30れ規則や訓令等で定めている。市長部局の規則中年保存、貴重ではあっても現用としては 10 年以の保存期間表が基本となっているが、現行規則の内に使用を終えるものは 10 年保存ということで表は、昭和 48 年制定時と実質的に変わっていなある。

かった。
そこで、最長である 30 年保存とすべき文書の類型については、他の政令指定都市の例や札幌市で永年保存にされてきた文書の実態などを調べ、また、文書類型だけでは、具体的な文書が不明確であるため、規則より下位の内部的な決まりで説明や例示を行うこととした。
審議会での審議経過及び答申は、札幌市のホー普通地方公共団体として当然に 10 年を超えて長ムページに掲載されているので参照されたい。

く保存すべき文書を 30 年保存の類型とした。10

http://www.city.sapporo.jp/somu/kobunsyo/singikai.html

12

アーカイブス49号

なお、審議会での検討前に、事務レベルでは国の「行政文書の管理に関するガイドライン」別表第 1 と同様の表を作成できないかも検討した。に、いわゆるレコードスケジュールの制度を導入したものである。
条例制定前後において、移管または廃棄の最終札幌市の場合、規則別表とは別に文書分類表が判断は、公文書館に行わせることが適当であると存在している。この表は、昭和 55 年作成のものいう意見や助言を複数の関係者の方からいただいが最古のものとして確認できる。その改訂版が昭た。後述するように市内部での検討においても当

和 61 年に作られているが、B5 版で 550 ページに然議論したところであるが、「文書の内容を熟知も及ぶ大作である。当時の全実施機関を網羅してしている文書主管課が判断するのが適当」というおり、分類区分は第 1 から第 4 分類まであり、第結論になった。

4 分類の項目数は約 2,200 あった。現在第 4 分類

なお、文書主管課は判断にあたって必要に応じの項目数は、約 8,000 であり、そのうちどの課にて、公文書館と協議すること、及び文書主管課がもある「共通」文書約 250 を除く、約 7,700 種類

廃棄と判断したものに対して、公文書館から移管の文書の保存期間は、文書主管課で決められるよを求めることができるので、公文書館も移管・廃うにしている。

棄の判断に関与する。

現用としての使用期間は文書主管課が最も判断しやすいのは自明であり、現行どおり、規則や訓⑴ 札幌市の長期保存文書の実態令等は、基準のみを定めることにし、ファイルご重要公文書は、当然のことながら現用文書としとの保存期間は、文書主管課の判断を尊重するこて長く保存された文書に多く存在すると予想されとにしたのである。

る。

２．
「重要公文書」該当基準について

札幌市では、永年保存文書は平成 24 年 6 月の時点で約 12 万冊のファイルが総合文書管理シス

公文書管理法で言うところの「歴史公文書」「、特テムに登録されていた。システムの検索機能を活定歴史公文書等」は、札幌市公文書管理条例では用し調査したところ、概ね下記のことがわかった。

「重要公文書」、「特定重要公文書」と言う。これ

・約 12 万冊の半数近くが、土木、建築、測量、は「歴史」という言葉を冠すると歴史的価値があ都市計画、区画整理などの技術系業務のものと推る文書のみが公文書館の移管対象となるという解定される。

釈がなされることを避けたことによる（詳細は前・概ね完結年次が古くなるほど少なく、昭和 57掲越後論稿参照）。

年度完結分まで年間発生件数 1,000 冊を超えるこ

また、公文書館に移管する文書を選ぶ基準を選とはない。

別基準あるいは評価選別基準と言うことが多い

・昭和 58 年度完結分より以降は年間 1,000 冊を超が、札幌市では条例の表現（第 5 条第 5 項）を用え、62 年度完結分が 4,000 冊を超えてからは、年いて、「重要公文書」該当基準（以下「該当基準」

間 3,000 冊を下回ることがない。という。
）と表現した。
以下、札幌市の表記に従うので、留意されたい。

昭和 62 年度前後は、文書管理の一部システム

該当基準は、現用文書としての役目を終えたあと、化、ワープロの普及が始まった時期と重なり、永公文書館に移管して永久保存にするべきかどうか

年保存文書の増加に影響している可能性はある。

を判断する基準であり、非該当と判断されれば保

現在札幌市では、毎年 9 万 8 千冊程度のファイ存期間満了とともに廃棄されることになる。
札幌市公文書管理条例は、この判断を行うのは文書主管課とした。これは、公文書管理法と同様ルが発生しシステムに登録されている。最近の 3
か年では、永年保存文書は年 3,400 冊程度、10 年保存文書も同程度である。
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また、ストック数では永年が前述のとおり、約12 万冊、10 年が約 5 万冊である。
数量や内訳が該当基準設定に直接影響することことになった。これについては、国の「行政文書の管理に関するガイドライン」別表第 2 や島根県公文書管理規程別表第 3 などが参考になった。

はないが、おおよその実態を知ることで移管の規模がイメージできた。

⑷ 30 年保存文書との関連結果として、完成した該当基準は、30 年保存⑵ 該当基準の基本的な考え方

文書の類型と多くの部分で一致する。これは、１

重要公文書は条例第 2 条第 4 号に「市政の重要で述べたように「普通地方公共団体として当然に事項に関わり、将来にわたって市の活動又は歴史10 年を超えて長く保存すべき文書を 30 年保存のを検証する上で重要な資料となるもの」と規定さ類型とした」ことにもよるし、公文書館保存対象れている。

文書の第一が市政検証としたことにもよる。

また、最終的には公文書館に移管されることか市政を検証するには、理想的にはある時期の行ら、開設予定の公文書館をどのようなものにする政活動が再現できることであり、そのためには、かを考えながら該当基準を設定しなければならな全ての記録を残せればよいと思うが、現実的にはい。

収納等の問題があるので、選別が必要である。

札幌市は、公文書館基本構想において、公文書札幌市としては、自治体活動の根幹となる文書館が保存対象とする文書を、市政を検証できる文で、かつ 10 年を超えて使用された文書（旧「永年」

書、「札幌を知る」ための文書などとした。

保存、新「30 年」保存）は、市政に相当程度影これを受けて、該当基準の基本的な考え方は、①本市の制度、計画、事業などの成り立ちや変遷響を与えたと考え、基本的に重要公文書に該当するとした。

が記録された公文書、②札幌市行政の過去の貴重な例証が記録された文書、③札幌市の歴史や特性に係る情報が記録された文書、とした。

⑸ 例外となる文書
保存期間が 10 年を超える文書でも、重要公文書に該当しないものとしては、まず個々の職員の⑶ 文書主管課にとっての基準
公文書館の母体となる文化資料室は、これま人事記録があるが、これらは市政検証に資するとは言い難いからである。

で 10 年以上にわたって、試行的な選別を行って次に、工事設計等に関するものについては、公きたが、永年保存文書以外の有期限文書が対象で文書館が指定するもののみ該当するとした。特にあった。条例施行によって、札幌市として初めて建築工事に係る文書は、その後の維持管理のため、永年保存文書が“選別”対象となったのである。

建物が存在する間保存されており、比較的小規模

しかも、条例では文書主管課が最初に“選別”の工事でも長く永年保存され、件数も膨大である。

することになっている。そのため、文書主管課に全てが重要公文書に該当するかどうかについてのとってわかりやすい基準を作るのが適当と考え判断が必要なため、公文書館が指定するもののみた。審議会においても、文書主管課＝職員にとっとした。てわかりやすい表現という指摘をよく受けた。
そこで、国や他の自治体の選別基準を調べてみ

また、「その他」に分類されるものは、自動的には重要公文書に該当させていない。

たところ、選別基準と保存期間の最長保存期間区分で使われている語句は、かなり共通している。

⑹ 公文書館の指定する文書

同じことを表すならば、敢えて別々にせず保存期該当基準では、保存期間表と連動するものとは間基準を活用するのが分かりやすいだろうという別に、「保存期間にかかわらず、事例としての稀14アーカイブス49号

少性、市政への影響度、市民の関心度を考慮し文書館職員が市の業務内容について理解を深めるて」総務局が通知等で該当文書を示すものとして努力をしながら、文書主管課と公文書館双方が納いる。総務局とは、すなわち公文書館であるの得する基準を、手直しを繰り返して作り上げていで、公文書館の選別機能が発揮されるものと思わくしかないだろう。また、公文書館が積極的に全れる。

庁の文書主管課と協議を行う必要がある。

ここで示されるものの中には、30 年保存文書

例えば、アーカイブズ関係者が、ある公文書にでも選択されるものが多いが、「保存期間にかかそれまで考えつかなかった価値を見出すことがあわらず」とするので、重要案件に関連しつつも従る。ところが、文書主管課が文書の本来目的が達来は保存期間が短いために廃棄されていた文書も成され廃棄しようとしていた場合は、調整や協議対象とできる。

が必要になってくる。

また、総務局からの通知を想定しているので、札幌市の該当基準は文書主管課にとっては判断随時指定ができるように柔軟な対応を考えていしやすいものの、アーカイブズ的には大雑把で心る。

もとないかもしれない。

３．現用公文書の廃棄について

しかし、前述したように 10 年を超えて保存された文書は大半が自治体活動の根幹となる文書で条例提案時、議会から「現用公文書の廃棄に当ある。これらは後世の市政検証に最低限必要なもたっては、市が恣意的な廃棄を行わないように第のとして基本的に移管の対象とし、それ以外の公三者機関に関与させるべきである。廃棄対象の公文書は公文書館が指定できるようにして、必要か文書に対し移管を申し出できる公文書館も所詮市つ十分な文書を移管させるようにしたと考えていの一機構である。
」との指摘を受けた。

る。

公文書管理審議会に審議を委ねたところ、結果札幌市の場合、後日設置される公文書館のコンとして、10 年以上保存した公文書で廃棄対象とセプトが明確であったため、該当基準もそれを基なるものは、審議会がチェックすることになった。

本に考えることができた。

審議内容や配布された資料はホームページで公表するので、市民も知ることができる。

４．公文書館の権限と公文書管理条例
前述したように、札幌市はレコードスケジュー

各自治体には様々な事情があるため、札幌市の取組みも一例として参考にしていただければ幸いである。

５．おわりに−「30 年」保存についてル制度を導入したため、文書主管課に一義的な公条例で保存期間の上限を 30 年と規定したが、文書館移管対象文書の選別権がある。
その理由は、市役所内外で「公文書は 30 年で一律廃棄される」文書の内容を最も理解しているところが移管・廃という誤解を受けた。条例の意味は、言うまでも棄を判断すべきということのほかに、権限の競合なく現用文書としての上限であるが、文書の寿命を避ける意味もあった。作成時の判断をあとで公と受け取られた。

文書館が覆せるようにした場合、文書主管課の判実際にいくつかの文書主管課と折衝してみる断は意味がないものになるということである。と、30 年では使用が終わらないものがある。建これに対し、選別権は公文書館が持つべきとい物・土地関係の記録、交渉の記録などである。逆う考えがある。公文書のアーカイブズ的価値からに、10 年を数年超えると使用頻度が減り、30 年の判断を重視したものと思われる。に至るまでただ書庫に置かれているだけのものも双方の利点を生かすには、文書主管課（すなわち全職員）のアーカイブズ理解度を高めつつ、公ある。
30 年という期間は、どんな文書も最低 30 年に一152013/03

度は見直し、紛失や劣化の未然に防止するというためには妥当な数値だとは思うが、実際に業務でこのような場合には、30 年が情報公開に関する国際標準であることは、あまり意味がない。

必要とする期間としては合致しない場合が多い。

アーカイブズ側からは、行政機関の無意味な延保存期間の延長で柔軟な対応が可能と思われる

長による公文書の抱え込みのような批判が出るこが、実際に業務に携わっている職員からは抵抗がとがあるが、一部には上記のような実態があるこあるようである。とをご理解いただきたい。

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