2008/1

序管理する電子記録管理システムが完成する｡

大韓民国の国家記録院 (National Archives

韓国においてどのようにして電子記録管理シand Records Service: NARS) は､ 2005年９ステムを構築し､ 利用しているか､ EASTICA月から2006年２月にかけて諸外国の電子記録管の他の会員各国・地域の皆さんにもぜひご理解理システムについて調査を行った｡ 調査分野にいただきたい｡ 今回は､ 特に半現用記録用のプは､ 米国､ 英国､ オーストラリアにおけるロセス・ベースの電子記録管理システムを中心

ISO15489および ISO23721といった電子記録のにお話ししたいと思う｡

国際標準も含まれている｡
調査を終えた私たちは､ 現用記録から半現用記録､ 非現用記録に至るまで､ 電子記録のライ作業プロセスを刷新するための行政環境の電子化

フサイクル全体をオンラインで管理するための韓国政府は､ 既に1990年代後半から電子決裁

情報戦略計画 (Information Strategy Plan:システムを導入してきた｡ このシステムにより､ISP) を定めた｡

公文書の起案､ 決裁､ 発出および受領という文

2006年､ 私たちは､ 情報管理戦略を参照して､書管理プロセスは紙ベースから電子形式へと改業 務 管 理 シ ス テ ム ( Business Management

められた｡ 2007年現在では､ 政府組織の大半がSystem: BMS) で作成・利用された記録を移このシステムを利用しており､ 電子決裁率は98管するための半現用記録用の記録管理システム％に達している｡ だが､ このシステムは単に紙(Records Management System: RMS) と､ベースの業務プロセスを (電子的に) 再現した各組織の記録管理システム (RMS) から国家だけで､ その機能は限定されており､ 一度に１記録院 NARS へと移管される永久保存記録をつの文書しか処理できなかった｡

管理するためのアーカイブ集中管理システム

このようなシステムの限界を克服するため､( Central Archival Management System:

韓国政府は､ 2004年以降､ 電子行政環境におけCAMS) を開発した｡

る政府職員の (業務) プロセスを再設計するこ現在､ これらのシステムは､ 相互運用性を確とを目的とした一連のプロジェクトを実施した｡

認するために試験運用が行われている｡ これら

その結果､ 2005年には全く新しい政府業務管理がすべて終了し､ 稼動できるようになれば､ 作システム (Government Business Management

成から現用､ 半現用､ そして非現用段階に至るSystem) が誕生した｡ 2006年に試験運用され､まで､ アーカイブ記録のライフサイクル全体を約50の中央省庁の部署で導入されたこのシステ

1

ムは､ 2007年１月から稼動している｡

jason@mogaha.go.kr (国家記録院､ プロセス・リエンジニアリングチーム代表)

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各部署のすべてのシステムは､ 国務総理室

アーカイブズ31(Office of the Prime Minister) が運用する

れ は ド キ ュ メ ン ト 管 理 カ ー ド ( Document

国務管理システム (National Affair Manage-Management Card) のようなデジタル形式のment System) と結ばれている｡ このシステ

文書に取って代わられた｡ このドキュメント管ムが､ 政府組織図にあるすべての部署のあらゆ理カードは自動的にデジタル・ファイルに保管る業務をコントロールしているのである｡ また､され､ 該当するプロジェクト管理カード (Proj-

このシステムは､ 大統領府 (Office of the Pres-ect Management Card) にリンクされる｡

ident) の業務プロセスを電子的に実行する e

政府業務管理システムにより､ 一つの項目とサポート (e-支援) システムとも結ばれている｡

それを構成するドキュメント・ファイルの形式

つまり､ 現在の韓国政府には､ 最も下位にあるは､ 紙ベースから､ 業務と実績を電子行政環境担当職員や中間管理職から各大臣まで､ そしてで管理するための電子形式のファイルへと変化

総理大臣から大統領に至るまで､ オンラインでした｡ 例えば､ 政府職員は､ 業務／実績管理ののシームレスな業務プロセスをサポートする実基本ユニットごとに毎年プロジェクト管理カー用的な電子行政システムがあるということであドを提出する｡ 基本ユニットは､ 機能分類シスる｡

テムの管理下にある 6 番目のユニット・プロジェ
クトで作成される｡ 以前は､ 紙のドキュメントには､ 見出しと文書一覧､ この文書一覧に応じ図１は､ システムの全体図である｡

た数の文書が添えられていた｡ だが､ プロジェ
新しい政府業務管理システムは､ アーカイブ

クト管理カードは､ 電子行政環境に適合するよズの管理に対して次のような変革をもたらした｡

うに､ 見出しの部分と実績管理部分を含めるよ第一に､ 業務処理情報を記録する際のメディうに工夫されている｡ 見出しには､ プロジェク

ア形式が変わった｡ それまでは業務処理は紙のトのタイトル､ プロジェクトの簡単な説明､ 業ドキュメントに記録され､ 毎年紙のドキュメン務分類体系および担当者が記されており､ プロト・ファイルに綴じられていた｡ 現在では､ こジェクトに関する十分な情報が示されている｡

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図１. オンライン政府業務管理システム

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図３. 新しい電子形式のドキュメント・ファイルの構成

タイトルと作成日は､ 各々のドキュメントが作

機能別の下位体系は恒久的で､ 組織改編と成されると同時に､ 業務管理部分で自動的に生は無関係である｡

成されるようになっている｡ タイトルをクリッ

目的別の下位体系は､ 組織が優先するプロ

クすると､ ドキュメントの内容とコンテクストジェクトが対象となる｡の両方が表示される｡

組織別の下位体系では､ 現行の組織体制に第二に､ 新しい業務分類体系が導入された｡
政府業務分類システムの一部となっているこのしたがってプロジェクトが分類される｡
この 3 つのうち､機能別下位体系は､ 基本体系は､ 行政自治部 (Ministry of Govern-

的に､ 大臣レベルのプロジェクト､ 副大臣レベment Administration and Home Affairs)

ルのプロジェクト､ 本部レベルのプロジェクト､が管理している｡ この体系には､ 機能と目的､各チーム責任者レベルのプロジェクト､ 担当職組織によって分類された次のような 3 つの下位員レベルのプロジェクトおよび年次プロジェク体系がある｡

トという 6 段階の政府の作業プロセスの各々に72アーカイブズ31対応するように設計されている｡ この 6 つの段て分類され､ 検索される｡

階は､ 第一の政策レベル､ 第二の政策部門レベ上で紹介した業務分類体系を管理する政府機

ル､ 第三の大機能レベル､ 第四の中機能レベル､能分類システムは､ 政府業務管理システムとリ第五の小機能レベル､ および第六のユニット・ンクしている｡ 例えば､ 政府職員は､ 政府機能プロジェクト・レベルに相当する｡ 政策レベル

分類システムに新しいユニット・プロジェクトおよび政策部門レベルは､ 政府業務分類体系全を登録した後､ 新たに登録されたこのユニット・体が対象となる｡ 残りの 4 つのレベルは､ 組織プロジェクトが機能するように､ 政府業務管理の業務／実績管理のための基本的な機能分類体システムでプロジェクト管理カードを作成する系を構成する｡のである｡ 図 4 は､ 機能分類システムとプロジェ目的別の下位体系は､ 毎年提起される各部クト管理カードの関係を示したものである｡

署の中核プロジェクトをモニターする｡ ビジョ

電子行政環境におけるこうした変革により､ン､ 政策プロジェクト､ 実施プロジェクトおよ

記録およびアーカイブの管理に関して発生するび管理プロジェクトの 4 つの分類から構成され新たな問題に対して解決策が必要となった｡
まず､ 政府業務管理システムのプロジェクトている｡
組織別の下位体系では､ 政府の組織ごとに管理カードのような電子形式の記録は､ どのよ業務が分類される｡ まず組織別に分類され､ 次うにして移管および管理したらよいのだろうか？
第二に､ このように移管された電子記録を､に部署別､ チーム別の順に分類される｡
ユニット・プロジェクトは､ 上記の 3 つの下業務分類体系にしたがって分類し､ 検索可能に位体系の最下位に位置する｡ これらは､ 該当すするには､ どうしたらよいのか？

る機能別､ 目的別および組織別の下位体系によっような記録には､ 保存期間をどのように適用すᯏ⢻ಽ㘃૕♽

また､ この᳿ⵙ♽⛔

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図４. 機能分類体系とプロジェクト管理カードの関係

73

2008/1

ればよいのか？

門家委員会を組織した｡ また､ 行政自治部は､第三に､ 紙の文書を用いた現行の記録管理プ大統領府の先進モデルのアプリケーションにつロセスを電子形式へと刷新するにはどうしたらいて研究し､ 政府全体にそのアプリケーション・よいのか？

モデルを配備し普及させるため､ 国家記録院に記録管理革新ユニット (Record Management

３. 記録管理の基本システムの革新

Innovation Unit) を設立した｡

これらの疑問に答え､ 韓国のアーカイブ管理

これが､ 文書／アーカイブ管理業務プロセスの慣行を改革するために払われた広範な努力は､全体を革新することを狙いとした情報管理戦略

現在の盧武鉉大統領の特別な配慮と支援によっの2005年 9 月から2006年 2 月までの簡単な紹介て開始され､ 推進された｡ 政府業務管理システである｡ このプロジェクトの結果､ 私たちは､ムのプロジェクト管理カードおよびドキュメン

図 5 に示すように､ 電子アーカイブ管理のため

ト管理カードの書式は､ 盧大統領のアイデアかの全く新しいオンライン・システムを開発した｡

ら生まれたものである｡

韓国政府のために設計されたプロセス・ベー

韓国政府は､ 2004年10月､ アーカイブズの革新を促すために 3 つの組織を設立した｡ 大統領

スの電子記録管理システムには､ 次のような特徴がある｡

府の業務／アーカイブ管理作業部会 (Business

第一に､ この RMS は､ 政府標準の半現用記

and Archival Management Task-Force) は､録用 RMS を開発し､ 業務管理システムが相互先進的なアーカイブ管理モデルの開発を開始し運用されているすべての部署にこれを提供するた｡ 政府の革新・分権化に関する大統領委員会ことで､ 記録のライフサイクルのすべてのプロ( Presidential Committee on Government

セスを連携させることを目指している｡ 同時に､Innovation & Decentralization) は､ アーカ

私たちは､ 国家記録院 NARS に移管された非イブズに関する政策決定に対して勧告と支援を現用記録のためのアーカイブ集中管理システム行うため､ アーカイブズ学の大学教授による専CAMS も開発した｡ また国会や裁判所のレコーᯏ⢻ಽ㘃૕♽㧔ᬺോಽ㘃૕♽㧕ᬺോ㧛⸥㍳ಽ㘃૕♽ߩࠝࡦ࡜ࠗࡦ▤ℂ
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図５. 電子アーカイブ管理のためのオンライン・システム

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アーカイブズ31

ド・センターも RMS と相互運用されている｡

する｡ 移管されたカードのうち､ 永久保存記録第二に､ 電子記録は政府標準の RMS から移は､ 10年後に NARS の CAMS に移管される｡

管され､ 国際標準にもとづく 4 つの条件を満たこうして､ 私たちは､ 2006年 6 月から12月にかす長期保存フォーマットへと変換される｡

け､ 総額18万ドルをかけて半現用記録のための第三に､ 移管､ 保存期間の再分類および機密政府標準 RMS を開発した｡ また､ CAMS の記録の開示を含めた電子記録管理のすべてのプ開発費用は､ 13万ドルである｡ どちらのプロジェロセスが､ オンラインで行われている｡

クトも､ 情報管理戦略プロジェクトを実行した

第四に､ 政府職員は､ 業務分類体系および多LG CNS とのパートナーシップにもとづいて様な検索オプションを利用してアーカイブ文書実施された｡ 現在､ 政府標準 RMS は試験運用を検索し､ 閲覧することができる｡ 国民も､ 政が行われ､ 各部署への導入が進んでいる｡

府 情 報 開 示 シ ス テ ム ( Public Information

CAMS は､ アップグレードの第二段階が進めDisclosure System) のサイトを通じて現用記られている｡

録および半現用記録を検索／閲覧し､ NARS
４. 政府標準のアーカイブズ・ポータルを通じて非現用記録の中核的な機能と特性

政府標準 RMS は､ 半現用記録の管理を目的を利用することが可能である｡
最後に､ 中央および地方の行政機関､ 国会なとしている｡ このシステムは､ これを利用するらびに裁判所のアーカイブ管理を標準化するた

職員にとっては単一システムのように思われがめ､ 電子記録管理システムのアーカイバル・メ

ちだが､ 互いに内部でリンクされた政府機能分タデータ､ 機能および基準に関する国家標準が類システムと政府業務管理システムを含んでい作成されている｡

る｡

各部署の業務管理システムは､ 前述のシステ

このシステムは､ 図 6 に示した 8 つの機能でムにしたがい､ 毎年プロジェクト／ドキュメン構成されている｡

ト管理カードを分離してこれらを RMS に移管⸥㍳▤ℂࠪࠬ࠹ࡓᯏ⢻ಽ㘃ࠪࠬ࠹ࡓ㧔ᬺോಽ㘃૕㧕ᬺോ▤ℂࠪࠬ࠹ࡓ㧔છോ㧛࠼ࠠࡘࡔࡦ࠻ࠞ࡯࠼㧕㔚ሶ᳿ⵙࠪࠬ࠹ࡓ㧔᳿ⵙ㧛ታⴕ㧕ฎ޿⸥㍳㧔ㇱ⟑ߩᦠᐶ㧕ಽ㘃૕♽߅ࠃ߮ၮḰߩ▤ℂ㧔଻ሽᦼ㑆‫ޔ‬ಽ㘃ၮḰߥߤ㧕ขࠅㄟߺ㧔ធ⛯‫⊓ޔ‬㍳㧕㧔ࡈࠜ࡯ࡑ࠶࠻‫▤଻ޔ‬㧕଻ሽ

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75

2008/11)

アーカイブ分類体系／基準の管理ルに変換される｡ 次に､ 恒久的な保存フォー‐機能分類システムで発生した分類体系の変マット､ すなわち PDF (A) 形式のイメー更は､ リアルタイムで送信される｡

ジ・ファイルとオリジナルのファイル､ メ‐新しいユニット・プロジェクトが作成され､タデータ､ 真正性確認情報をまとめたパッ

登録されると､ 担当職員が入力した保存期ケージに変換される｡

間の適切さが検討され､ 必要に応じて調整‐古い紙の文書は保管場所で整理され､ デジされる｡

タル化の対象となったものはスキャンされ‐機能分類システムのユニット・プロジェク
トの保存期間に関する 7 つの基準 (1 年､るか､ もしくはマイクロフィルム化される｡
4)

移管

3 年､ 5 年､ 10年､ 20年､ 準永久､ 永久)‐移管期限が迫った永久保存記録のリストがのいずれかが確認されると､ その保存期間

NARS に送付され､ 移管スケジュールがは業務管理システムのプロジェクト管理カー通知される｡

ドの ｢保存期間｣ の項目に自動的に入力さ‐移管期日を迎えた永久保存記録は､ チェッれる｡
2)

クを経た後にオンラインもしくはオフライ受入れンで NARS に移管される｡‐業務管理システムで作成されたプロジェク‐非電子記録は､ NARS が差し向けるアート／ドキュメント管理カードは､ 毎年一つの電子記録ファイルとして分離され､ シス

カイブ移管車によって移管される｡
5)

評価

テム全体にまとめてインポートされる｡‐保存期間を過ぎた記録のリストは､ 各部署‐電子決裁システムは､ 古い紙の文書を 2 年もしくはチームによって自動的に作成され後に移管する｡

る｡ アーキビストは､ このリストをもとに､‐インポートされた電子記録は､ ウィルス・当該記録を保持する組織に公式文書を送り､チェックやメタデータ・チェックを含めたその記録を廃棄するか否かを RMS 上で明品質確認プロセスを経る｡

示するようにする｡‐各部署のキャビネットや書庫に保管されて‐非公開記録のリストは､ 各部署もしくはチーいた古い紙の文書の場合は､ 記録管理者が､ムが 5 年ごとに作成する｡ 当該記録を保持それぞれのリストや保存期間､ デジタル化する組織は､ その記録を開示するか否かをされるか否かを手作業で入力しなければなRMS 上で明示するよう要請される｡

らない｡
3)

‐廃棄および (もしくは) 開示が明示もしく保存は協議されれば､ その記録の最終処分が最‐品質確認プロセスに合格した電子記録は､電子記録ファイルにまとめられる｡ オリジ
ナルの記録とメタデータは､ ユニット・プロジェクトの業務分類情報

ファイルごとのメタデータ､ 項目ごとのメタデータおよびオリジナルのファイルとして階層化される｡

終的に決定される｡
6)

利用‐すべての職員は､ 開示された記録のリストおよび内容､ ならびに非公開記録のリストを検索することができる｡‐非公開記録に対して､ オンラインで貸出要請することも可能である｡ 当該記録を保持‐階層化された電子記録ファイルは､ まず最する組織の記録管理者は､ 関連部署の意見

初に PDF (A) 形式のイメージ・ファイを聞いたうえでその記録を開示するか否か76

アーカイブズ31を判断し､ オンラインで開示する際のプロセスを決定する｡

アーカイブ環境がデジタル化され､ 業務プロセスが刷新された｡ 政府業務管理システムのプ‐国民は､ 行政自治部の政府情報開示システ

ロジェクト／ドキュメント管理カードは､ 業務ムにある記録のリストを検索および閲覧す分類システムがオンラインで検索／閲覧できるることができる｡ 公開記録の内容はすぐにように､ 業務処理を電子的に記録している｡

読め､ 非公開記録に関しても情報公開請求
7)

また､ 現行の業務管理システムが何度修正さを行うことが可能である｡

れても､ RMS の修正が最小限に抑えられるよセキュリティうに設計されている｡ さらに､ 業務管理システ‐記録管理システムはファイアウォールで保ムや電子決裁システムのような業務処理の段階護されており､ 政府職員のみを対象としたで､ 電子記録を一括してインポートすることもイントラネットとして機能している｡

可能となった｡‐記録に対する不正なアクセスは､ 利用者および項目ごとに追跡される｡
8)

システムの運用と管理

５. 結論
この新しい電子記録管理システムは､ 業務分‐このメニューには､ システム利用者の登録､類体系を機能分類システムに､ またプロジェク保存管理､ 機器構成などが含まれている｡

ト／ドキュメント管理カードのようなデジタル形式の記録を業務管理システムに組み込んだもこのシステムには､ 機能分類システム､ 業務のである｡ 米国や英国､ オーストラリアの電子管理システムおよび RMS という 3 つのサブシ記録管理システムを評価し､ 我が国の文書管理ステムが組み込まれており､ これら全てに一度慣行を調査したうえで誕生したシステムである｡のログインでアクセスできる｡ RMS の画面レ

2006年､ この新システムは高い性能が評価され､イアウトは､ 一般職員向けと記録管理者向けのガバナンス／行政部門における優れた実績に対画面が別々に作成されている｡ 記録管理者はシして贈られる国連公共サービス賞 (UN Public

ステムのすべてのメニューを十分に使っているService Award) を受賞している｡ 1999年に施が､ 一般職員は､ 古い文書のオンライン登録や行された行政のアーカイブ管理に関する規則も､移管された記録の検索と閲覧､ 記録の開示や移2006年に改訂され､ 無事通過している｡ 新しい管に関する意見表明など､ はるかに単純なイン電子記録管理システムを構築するにあたってのターフェースを利用している｡

私たちの経験が､ EASTICA 会員各国・地域の韓国の政府標準 RMS は､ 次のような点で革新的である｡

皆様にとって良い実例となることを希望する次第である｡

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