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1.

はじめに今回の研究会議への筆者の参加目的として以課題報告・将来的な方向の検討−
1)班員による問題 (課題) 提起

下のようなものがあった｡ 1)現在､ 庁内で次期公文書管理法が施行されることで一貫した文職員ポータルシステム検討部会メンバーとして､書管理が実現しようとしており､ 電子文書の移主に文書管理システムの更新 (平成24年度) に管も始まる｡ 国・地方自治体ともに法令や条例向けた検討を行っており､ 他機関における文書整備を想定した現用文書管理システムの構築が管理システムの構築・運用状況等を学び､ 本市課題になっている｡ その中で､ これからの討論及び自身の業務課題解決に役立てたい｡ 2)本市

では､ 具体的な課題として､ システムを構築すでは､ 電子文書 (電子決裁) の比率が３％未満る上でのルールづくり､ それを運用する人材のという課題があり､ システム運用面での職員向育成､ システムを支える財政の問題などが挙がけの研修ポイントを学びたい｡ 3)電子文書の保り､ 最後に業務内容に踏み込んでいくこととし存様式､ 保存方法等を含めた将来的なシステムた｡
なお､ このグループの参加者は､ 全員､ 現用のあり方について､ 現在の趨勢や技術的な方向性を学びたい｡

文書管理システムが構築・運用されている環境

講義およびグループ討論を通じてこれらの参にあって業務に従事しているため､ 現用文書管加目的は大いに刺激され､ かつさまざまな示唆理システムに重点を置き､ システム構築後の運を受けつつ､ これまでの自身の価値観の転換を用まで視野に入れた議論をしていくことにした｡

含めて､ 学び取るべきもの大であった｡ 今回､参加する機会をいただけたことに､ まず深く感

2)謝する次第である｡○前段の講義でも強調されていたように､ シス

以下にＢグループでの討論の概要を記したい｡

論点､ 具体的解決方策等検討事項

テムよりも制度や規則の問題のほうが大きいという認識が出され､ 実際に文書管理システムが2.

グループ討論１構築されているなかで制度や規則､ 運用におけ−現用文書管理システム及び歴史公文書管理シる問題点の指摘がいくつか挙げられていった｡

ステム (非現用管理システム) に関する現状とたとえば藤沢市の事例では､ ３年保存以上の完結文書は､ 規程上､ 完結１年後に文書館にすべ

櫟原直樹 (いちはら なおき)て引継ぎされ本庁舎内の書庫で集中管理がされ2004年４月より藤沢市文書館で保存文書の引継､ている｡ 保存期限を経過する文書については､保存管理､ 廃棄業務等の行政文書取扱事務に従事文書館が各課に廃棄照会を行い各課の依頼によ55

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り保存期間の変更・延長を行う文書を除き廃棄3)

結論する｡ 文書館は､ 廃棄文書から歴史的公文書の○電子文書について議論してきたが､ 文書管理選別評価を行い別途に保存を行う｡ これらは､システムよりも業務の体系全体を重視すべきで文書館が保存・廃棄の権限を大幅に確保していある｡ 例えばメタデータの問題は､ 電子文書シるケースといえよう｡ どうしてこのような仕組ステムが導入される中から発生してきた論点だみが実現できたのかとの問いもあったが､ とりが､ メタデータを正確に作成することは､ 紙媒

わけ情報公開制度の構築にあたって､ 行政文書体を管理する上でも必要なことである｡

は､ 集中管理をしなければいけないという役所また今後も重要な文書は紙で残される可能性

内部の意識改革､ 意識統一がすすめられたことが高い｡ その際も適切なメタデータを付与してが背景にある｡ 職員の意識改革を伴ったルール保存することが､ 今後の利活用においても重要作りが重要である｡ ただし藤沢市では､ 歴史的である｡

公文書の公開の制度が未整備であり､ 長年の課○人材の面では､ IT の知識等はルーティン業題となっている｡

務の中から身につけるのは難しい｡ 人事制度で○システム運用における人材の育成については､のカバーとしては､ 国立公文書館で近年行われ研修のあり方の指摘があった｡ 一般的に文書作ているような柔軟な専門職採用が広がればよい｡

成などは初任者研修などで実施されるが､ 文書

また藤沢市では､ 平成22年度から特定の分野の作成から保存に至るまで初任者に限らず監督における高度な､ かつ､ 専門的な能力を有するする職員の研修も必要である｡

職員を育成するための専任職制度が､ 総合職と人材の問題は､ また役所の人事制度の問題での複線型人事制度として導入されつつあり注目もある｡ システムは導入から運用､ 更新に至るされる｡

長期的なメンテナンスが必要だが､ たとえばシ○公文書の適切な管理は､ 行政利用の効率化もステム更新の際に､ 前段階の担当職員が異動しさることながら､ 究極的には国民・住民の利益て事情がわからなくなっていることも少なくなにつながる意義を持つ｡ 業務担当者の心得としい｡ これらをカバーする人事制度のあり方も課ても､ 財政当局に説明する上での論点としても題である｡

認識しておく必要がある｡○電子文書管理システムが導入されていても活用されないことが多い｡ 収受文書､ 添付文書が3.

紙媒体なら起案も紙でなされる｡ 電子文書､ 電−将来的なシステムの在り方及びシステムの基子決済がこれまでの業務になじまないという職本的な機能案の作成−

場の声も多いようである｡ 電子文書・紙文書の1)

区分けはそれぞれの職場で異なるが､ 一般的に○自治体クラウドについて重要な文書は紙文書で作成・保存されることがグループ討論２システムの構想をめぐって自治体クラウド開発実証事業の展開が進めら多い｡

れつつある中で､ そのメリット・デメリットに○システムを支える財政の問題については､ シついても議論された｡

ステム構築に必要な経費を確保するのはこの時メリットとして､ 自前のハード・ソフトを持勢のなかで､ なかなか難しい｡ 説得力をもつ数たずに､ システムの共同利用ができるという経値化した目標作りもなじまない部分があり､ い費面での効果や､ 隣接自治体同士の情報共有かに納得できるプライオリティを打ち出せるか(事務組合など) や､ 業務と情報公開の可能性知恵を絞る必要がある｡の広がりなどがあがった｡

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デメリットとして､ セキュリティの問題のクリアなどがあげられた｡
このほか､ 考慮すべき要素として補助金 (総従来の簿冊単位 (主題ごと) の把握から､ 件名単位の把握へと発想が転換しつつある｡ 情報ツールも進化していることから､ 検索・抽出も容易務省) のあり方や､ 事業利用者への補助というになっている｡

問題もある｡ 何より自治体クラウドの是非より○ファイリングシステムの基本であるファイルも､ それで何をするのか明確にすることが必要基準表の全組織的チェックが必要である｡
前年度のファイル基準表をそのままコピーしである｡○紙媒体文書と電子文書て使うことが繰り返され､ 現在では実施してい紙媒体と電子のあり方については､ どちらがない事業のフォルダが､ そのまま残っていたりすぐれているかではなく､ 各々の特性を認識しなどする｡ 文書管理体系のあり方を不断にチェッ活かすことが必要である｡

クすることは､ 常に事業見直しの動機付けにも議論の中から災害時の問題が浮上した｡ 業務なるであろう｡

継続のために､ 臨時に・大量に発生する業務と○廃棄について文書をどのように管理するか｡ たとえば､ 企業評価選別のために余裕あるスケジュールを確における BCP (事業継続計画) のようにシス保するためにも､ アーカイブズ (保存部局) にテムのありようを考える必要がある｡

廃棄権限がない場合では､ 引継対象と廃棄可で役所・事業所が被災した場合､ 文書､ サーバーある文書の２本立てリストを担当部局に示すこなどの確保について､ 立地や保管場所のあり方とで､ 実務上の助けにもなるのではないだろうを考える必要があり､ その際にも､ 紙文書・電か｡
権限の問題としては､ アーカイブズの関与を子文書の特性を考慮する必要がある｡
災害時に使いやすいのは紙文書｡ しかしデー担保することが重要である｡ 藤沢市は文書館がタのバックアップや多重化､ あらかじめ遠隔地廃棄権限を持つが､ 首長・組織長が廃棄権限をでバックアップをする必要性なども考えられる｡

有する場合でもアーカイブズが関与できることここに電子文書のメリットがあるのではないか｡

が必要である｡

バイタルレコード・マネジメントという考え

これらルールづくり全般にわたってアーカイ方から､ 例えば地方自治体であれば住民の把握ブズが､ 関与することの制度化が必要である｡という側面から文書・記録 (住民票など) のバックアップをしておく必要があり､ 電子文書が有

3)

論点２

ルールを担う人材の問題効な側面でもある｡○文書管理システムが導入されていても使われ○討論１を踏まえ､ 論点を整理し､ 現用文書管ない､ 使えない現状がある｡ 職員研修を､ 採用理システムに重点を置いてさらに議論を継続し時だけでなく､ ベテランをも対象としていくこた｡とが必要である｡｢文書は残るもの｣ ｢文書は正当に管理される

2)

論点１

ルール・規則の問題−現用・非現用の一貫した管理のために−べきもの｣ という意識を植え付けること｡
こうした意識改革は臨時的業務からイレギュ○メタデータの作成について､ 非現用段階の引ラーに発生した文書 (災害時など) の保存にも継を意識した内容で作成する必要がある｡

寄与するはずである｡

現在導入されつつあるファイリングシステムは､ こうした考え方になじみやすい方式である｡○研修に際しても､ アーカイブズの関与が必要であり､ 有効である｡
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アーカイブズから見た件名 (メタデータ) のことがたくさんあり､ 意義深い討論であった｡

付け方など､ 現場に具体的にフィードバックで

ただし､ 討論概要をまとめるにあたっては､きる内容を研修に盛り込みたい｡
アーカイブズが研修を実施できなくても､ 引継 (移管) などの日常業務の中で､ 担当課に対してフォルダ名のつけ方など､ 文書管理のあり筆者の業務上の関心点にやや偏ったきらいがあるかも知れず､ グループ参加者各位の意を十分に伝えきれないことをお詫びしたい｡
グループ討論では､ 現用文書管理システムに方を常に伝えていくことも必要である｡

重点を置いたため､ 当初与えられたテーマのひ○アーカイブズのための研修というのではなく､とつである歴史公文書管理システム (非現用管適切な文書管理が､ 個々の職員の業務効率化に理システム) に関する具体的な議論はできなかっメリットがあるということを理解してもらうこた｡ 今回の議論をベースに､ グループ各位が､とも､ 結果的にアーカイブズにとって望ましい将来的な非現用文書 (歴史的公文書) 保存の仕環境につながっていくであろう｡

組みも踏まえた､ 一元的な文書管理システムの構築を目指した取り組みを進められることを期

4)

論点３

望ましい文書管理を実現するため待したい｡の財政○討論１､ 討論２を踏まえることで､ 財政当局

Ｂグループのメンバーは､ 次のとおりであるに対してもプライオリティを強く打ち出してい(順不同)｡ 藤野由紀 (衆議院事務局憲政記念館)､けるはずと考えられるが､ 具体的に議論を深め

水谷知子 (衆議院事務局庶務部文書課)､ 菊田るには至らなかった｡

嘉重 (福島県総務部文書法務課)､ 藤谷彰 (三重県生活・文化部文化振興室県史編さんグルー4.

おわりにプ)､ 島田克彦 (尼崎市立地域研究史料館)､ 下

グループ参加者各位が､ それぞれの職場での重直樹 (国立公文書館統括公文書専門官室)､具体的な業務の内容を披露しながら議論を行っ小泉文美 (日本郵政株式会社郵政資料館)､ 櫟

たため､ 自らの業務にもいろいろと参考になる

原直樹 (藤沢市文書館)

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