アーカイブズ 39

はじめに関する報告書｣ として取りまとめられた｡

内閣府及び国立公文書館は､ 2005年度より､電子媒体による公文書等の移管・保存・利用に1.2

９つの ｢基本的視点｣

ついての検討を重ねており､ その成果は､ 公文報告書では､ 電子媒体による公文書等の管理・書等の管理､ 保存及び利用に関する懇談会によ移管・保存のあり方に関して､ ９つの基本的視る ｢中間段階における集中管理及び電子媒体に点が提示されている｡

よる管理・移管・保存に関する報告書｣ (20061)

電子公文書等の適切な管理・移管・保存等

年６月) および､ 国立公文書館による ｢電子媒に積極的に取り組み､ 公文書等の記録として体による公文書等の適切な移管・保存・利用にの価値を維持しつつ､ その多様性､ 利便性等向けて−調査研究報告書｣ (2006年３月) などを将来の国民に受け継いでいく必要がある｡にまとめられ､ 公表されてきた｡ 本講義では､これまでの成果を振り返りつつ､ 電子公文書等の長期にわたる保存､ 利用等に関する基本的な2)

電子公文書等は､ 基本的には電子媒体のまま保存することが適当である｡
3)

電子公文書等の長期保存に当たっては､ 記考え方などが紹介された｡ 以下は､ 受講者の一録としての価値を維持するのに不可欠な ｢エッ人として理解した範囲内で講義概要を報告する｡

センス｣ のみを保存することが適当である｡
4)

長期的な安定性を重視しつつ､ 現時点で可1.

内閣府懇談会による検討

能な方法で電子公文書等の保存に着手する必

1.1

検討の経緯

要性がある｡

2005年６月､ 電子媒体による公文書等の長期

5)

長期保存の安定性・効率性等の観点から､保存に関する本格的な調査研究を行うために､作成時から歴史資料としての保存・利用段階

電子媒体による公文書等の管理・移管・保存のまでのライフサイクル全体の管理を行う必要あり方に関する研究会が設置され､ 検討が行わがある｡ メタデータ､ フォーマットについてれた｡ この成果は､ 内閣府の公文書等の管理､は､ 作成前から適切な対応をとる必要がある｡

保存及び利用に関する懇談会により､ さらに総6)

歴史資料として保存・利用の対象となる電合的に検討が加えられ､ ｢中間段階における集子公文書等は､ 保存期間満了前の可能な限り中管理及び電子媒体による管理・移管・保存に早期に､ 媒体を問わず同一の基準に基づいて､選定する必要がある｡

水野京子 (みずの きょうこ)

独立行政法人国立公文書館公文書専門員

7)

歴史資料として保存・利用の対象となる電子公文書等は､ 保存期間満了前の可能な限り27

2010/03

早期に､ 一定の集中管理下で長期保存上の措報システムの全体像の中で深刻な汚点となって置を講じる必要がある｡

いる｣ (前掲257頁) と述べている｡ FAX が普8)行政文書が情報公開・個人情報保護法の適及した当時､ 欧米では既に PC が普及しており､用を受けるところから､ これらの法制と電子PC で作成した文書を FAX で送信するという公文書等の保存期間満了前における集中管理ような現象がおこっていた｡ PC で作成された等の関係を整理する必要がある｡

文書自体はマシンリーダブル (機械可読) であ9)

ウェブ上の電子公文書等の移管は､ 国立国り､ E-mail で送付すれば､ ファイル量も小さ会図書館とは別個に､ 各府省等から独自に移く簡単に送れ､ さらに､ 受信先でマシンリーダ管を受けることが適当である｡

ビリティを生かしてテキスト検索などが可能であったが､ FAX のために､ 故意に非電子に置1.3｢視点｣ から学ぶべきことき換えることによって､ 文書が本来持っていた上記視点から学ぶべき重要な点としては､ 次マシンリーダビリティを失うこととなってしまった｡のものがあげられる｡
第一に､ 電子文書を非電子媒体に変換せずに､現在､ 国立公文書館では､ デジタルアーカイ電子媒体のまま保存するという点である｡ 報告

ブにおいて､ 紙文書を電子化してインターネッ

書では､ 電子文書に付されていたメタデータやト上で公開している｡ 今後､ 国立公文書館では､記録の構造などの機能が非電子媒体への変換にボーンデジタルの文書は､ 電子文書の特性を生よって失われるおそれがある､ ということが指かし､ デジタルアーカイブに搭載して公開して摘されている｡ 例えば､ 電子決裁文書に許認可いくと考えられるが､ これは､ 電子文書の利点の申請書が添付されており､ さらに､ その申請であるマシンリーダビリティを維持し､ 非電子書に添付文書が付いているというような､ 添付化という作業を伴わない経済的な方法である｡

文書によって元の文書が補足されている場合に第二は､ 記録の内容､ コンテキスト､ 構造､おいては､ 電子文書を非電子文書に置き換える機能等と媒体を明確に区別するという点があげことにより､ 文書における記録の構造データはられる｡ 媒体変換は今や必須であるが､ 記録と失われる｡ また､ このような記録の構造は､ 記媒体は本来的には別のものと考えるべきである｡

録を生み出した業務の構造を背景にしたもので文書において究極的に何を残すのかを選ぶ場合､ある｡ 許認可関係の文書の場合は､ 申請から許多くは､ 媒体そのものではなく､ 有用な情報だ可に至るプロセスの構造を文書という形で固定けを抜き出して保存するという方法が選択され化させているが､ これは､ 業務の構造をエビデるだろう｡ 例えば､ CD R を原本とした場合は､ンス (証拠) として残すものである｡

CD R から情報が読み出せなくなったとしてもデジタルネットワークにおける古典的な著作永久に CD R を保存しなくてはならなくなる｡

である､ Nicholas Negroponte の Being Dig-

しかし､ 記録を原本とすれば､ CD R には利用

ital

新装版､ アス

価値はなくなり､ 場合によっては破棄という選

キー､ 2001年) は､ アトムからビットへ変革す択肢もあり得る｡ このように､ 記録と媒体は本ることによって､ 我々の社会､ 経済活動などが来的に別のものとした上で､ 電子文書は､ 電子どのように変化するのかということについて論による保存を行うという原則を打ち立てるべきじているが､ この中で FAX にまつわる興味深である｡( ビーイング・デジタルいエピソードを紹介している｡ Negroponte は､第三は､ メタデータ項目を適切に定義し､ 用｢ファックスの普及は一歩後退でしかなく､ 情語集の整備等により､ 記述内容標準化を図る必28

アーカイブズ 39

要についてである｡ メタデータの項目を定義しために不可欠な ｢エッセンス｣ の保存が適切でても､ 実際に使用する用語が不統一ならば意味あること､ 及び､ 記録の内容および文脈や背景をなさない可能性がある｡ よって､ 用語を整備といったコンテキストは､ エッセンスとして保するために､ 記述内容の標準化をはからなくて存する必要があるが､ 構造､ 機能等は､ 記録様はならない｡ さらに､ 報告書では､ メタデータ式等に応じてエッセンスを特定し､ 記録するこを自動または容易に付与できるシステムを作るとが適切である点があげられる｡ 報告書では､ことが望ましいとされている｡

記録様式ごとにエッセンスの考え方が例示され第四は､ 既に作成済の電子文書については､ているが､ 定義付けは行っておらず､ 記録様式特定システムへの依存度が低い長期保存に適しごとにエッセンスの範囲を特定することが提言たフォーマットに変換して保存することが望まされている｡ 例えば､ ワープロソフトで作成ししいという点である｡ 電子文書を管理・保存すた文書を PDF に変換して保存することは､ エッる場合､ 管理上の困難さやコスト面において､センスの保存にあたるが､ これは紙媒体によるデータ量よりもフォーマットの乱立が問題とな保存でも同様である｡ 印刷したものを正本としる｡ したがって､ フォーマットの数を絞り込み､て保存する場合､ 文書作成時に加えられた頁番

長期保存に適し､ かつ､ 特定のシステムへの依号附加機能は保存時には失われているからであ存度が低いフォーマットへ変換して保存するこる｡とが望ましい｡ 現時点では､ 長期保存に適したエッセンスとは何か｡ 例えば､ 講義において絶対的なフォーマットは存在しないが､ 未来にパワーポイントで示した ｢エッセンスは何か｣

は､ 今は特定のソフトでしか可読不可能な形式という言葉は､ 他よりも文字のポイントを大きでも､ 全ての形式を可読可能なソフトが開発さくしている｡ これを PDF 化しても ｢エッセンれるかもしれない｡ また､ 未来に可読不可能にスとは何か｣ を強調したという意図は残るだろなったとしても､ 作成時のフォーマットをエビう｡ このように､ 機能の部分は注記することにデンスとして記録しておくべきであろう｡

より残すことができる｡ しかし､ これは手間や第五には､ 今後作成される文書は長期保存に時間の問題から､ ある程度記録様式ごとにグルー適したフォーマットでの作成が望まれる点があピングしてやるべきことである｡ エッセンスにげられる｡ 長期保存に適したフォーマットとし

つ い て ､ 講 師 は ､ 試 み と し て ､ 2007 年 のて現在は PDF/A を想定しているが､ PDF/A

EASTICA のカントリーレポート､ 2008年のが絶対的に安全な形式とはいえない｡ しかし､

ICA 大会における ｢日本における電子政府化

PDF/A は ISO で標準化された､ 国際コミュニの親展と電子記録長期保存に向けた取り組み｣

ティの中で共有化されているフォーマットなのについての報告 ( アーカイブで､ 次の標準フォーマットに変換する場合､ そ37〜42頁) の中で ｢電子記録の完全性､ 真正性の成り立ちが尊重される可能性が高く､ これは､及び信頼性を損なうことなく､ 利用可能性・アフォーマット変換のサイクルを延ばすことにもクセス可能性・理解可能性などを長期的に維持つながる｡ フォーマット変換の頻度が頻繁になできることが技術的に裏付けられている範囲｣

れば､ データ破損の危険性も高くなり､ コストという定義付けを行った｡

34､ 2008年､もかかる｡ したがって､ 現時点で最も長期保存に適したフォーマットでの作成を選択すべきで

2.

国際公文書館会議 (ICA) の取組みある｡

2.1

長期保存の目的と記録の保持すべき属性

続いて第六は､ 記録としての価値を維持する

以下には､ 2005年の報告書の内容に基づいて
29

2010/03

ICA の取り組みについて紹介する｡ ICA が行っの必要性は成り立つと考えられる｡

た電子文書の長期保存についての調査において２点目は ｢完全性｣ である｡ これは､ 一連の比較的まとまっているものは､ 1997年の ｢アー文書に一つの一件文書も加除されていないことカイブズの観点から見る電子記録管理ガイド｣を証明するという意味である｡ これは､ 逆に考(ICA 報告書８)､ 2005年の電子環境におけるえれば､ 残っていてはならないものが何も存在

現用記録委員会 ｢電子記録：アーキビストのたしないということが証明されなければならない､めのワークブック｣ (ICA 報告書16) の２本でということだともいえる｡

あるが､ 今回は､ 2005年の報告書の中の ｢第五章長期保存｣ を主として紹介する｡

３点目は ｢アクセス可能性､ 理解可能性｣ である｡ 記録がアクセス可能であり､ 記録が理解ICA の報告書では､ ｢長期｣ とは､ その記録可能な形態に変換できることを保証する､ といを作成するシステム (ハードウエアやソフトウうものであり､ いわゆるマシンリーダブルのこエア) の寿命より長期−現在の技術革新の速度とである｡

では一般的には５年以上)−であることと定義されている｡ その上で､ 行動や決定の有無を具

４点目は ｢処理可能性｣ である｡ 記録は操作､選択､ 表示できなければならない｡

体的には決めず証拠としての記録の価値を保存

最後は､ ｢潜在的な再利用可能性｣ である｡

する､ 及び､ 記録自体または記録が内包してい記録から情報を引出せたり､ 最新の情報処理シる情報を再利用することが､ 長期保存の目的とステムと相互運用し合えなくてはならない｡

してあげられている｡ そして､ 目的に応じた形

以上のように５つの属性が定義されている｡

で電子記録を長期保存する場合における､ ５点

しかし､ 記録やアーカイブズ､ 文書管理は､ その ｢記録の保持すべき属性｣ があげられている｡の必要性に応じて社会的・技術的な合意が必要

１点目は ｢真正性｣ である｡ 報告書では､ 記であり､ 現時点では絶対的基準が存在している録が求められるときに作成・取得されたこと､わけでないことが付け加えられる｡

作成プロセスが求められるプロセスであったこと､ 記録がその一部となることを求めるシステ

2.2

長期保存の方法と長期保存フォーマットムの一部であること､ システムが一部となってのあり方いるため､ 記録が改変されていないことを証明

さらに､ ICA の報告書は､ 上記のような長すること､ と説明されている｡ これは例えば､期保存の目的や属性について定義付けした上で､電子文書の保存においては､ 個別の文書の中の記録の見かけは変化するが､ 博物館が望むよう電子署名やタイムスタンプの長期的な確認を担なスタイルで､ 旧式のコンピュータソフトウェ保できないので､ その真正性の保障を基本的にアやハードウェアの動作や外見を保存するのではしない､ ということである｡ 電子署名やタイはなく､ 記録の根本的な性質や､ 証拠としてのムスタンプについてビットレベルまで100年後価値や､ 記録の中の情報を保存するという､ 長も証明することは不可能であり､ 現時点では､期保存の方法についての考え方を示している｡

そこまでの厳密性は必要とされていないだろう｡

記録を長期保存する場合､ 長期保存のための原基本的に電子署名などは､ 電子情報の真正性を則や方針を定め､ これに基づいた記録作成のた証明するためのものであり､ これらが流通してめのメタデータの標準化や､ 新技術の採用によいる間はよいが､ 閉じられたシステムの中で保る個別システムの立ち上げなどを行い､ 記録を存するのであれば､ 個別の証明ではなく､ シス管理していくが､ 管理においては ｢変化｣ を想テム全体の安定性を証明したほうが､ 一定程度定して行うことが重要である｡ しかし､ 全ての30アーカイブズ 39

変化を受け入れることはできないので､ その許定義を引用して ｢記録のコンテキスト (背景・容範囲を検討する必要がある｡ また､ 管理を行状況・説明)､ 内容､ 構造および､ ある機関のうためのツールとしてメタデータが考えられる記録の管理について説明したデータ｣ とされてが､ メタデータを体系化していくことも必要でいる｡ そして､ メタデータを､ 記録管理メタデーある｡

タ､ アーカイバル・メタデータ､ 技術的メタデー

こうした長期保存方法についての考え方に基タの３つに類型化している｡ 記録管理メタデー

づき､ ICA 報告書は､ 長期保存フォーマット

タは､ ｢記録そのものの中から､ または記録をのありかたについて､ 次の点をあげている｡

作成した組織の中で生じる｡ 記録が作成された

1)

全ての情報､ または元の記録のなかで有意元々の目的のために必要なメタデータ｣､ アー義とみなされる情報相互の関係を表現できる｡

カイバル・メタデータは､ ｢記録が最初に作成

2)

国際・国内標準または広く一般に利用できる標準で規定されている｡
3)

長期にわたる利用可能性や､ 幅広い適用が証明されている｡
4)

アクセスの目的に直接的に利用可能であるか､ 利用可能な方法に変換できるか｡
5)

された後にその記録を管理しやすくするように追加したメタデータ｣､ 技術的メタデータは､｢記録の理解や処理に必要なメタデータ｣ である｡ 三点目の技術的メタデータは､ 電子文書においては､ 使用したフォーマットや文字情報などの情報を示している｡

特定のソフトウェア環境､ ハードウェア環境に依存していない｡
6)3.

電子記録の管理とメタデータ

元のフォーマットから保存用フォーマット

ISO15489においてメタデータは､ 上記のよに自動変換できる｡ 必要に応じて､ 変換時のうに定義されるが､ さらに､ ISO15489の考え問題やエラーを自動で検出・報告する機能が方に基づき記録の管理を行うためにメタデータある｡

を定義した国際規格である､ ISO23081がある｡

7)(必要に応じて) 保存用フォーマットから

ISO23081では､ メタデータを､ 記録の内容､元の記録作成システムや現在の記録作成シス構造及び見かけのほか､ 記録が作成又は捕捉さテムで使用しているフォーマットへ自動変換れる業務コンテキストを記録したメタデータと､できる｡

記録の管理のほか､ 記録が作成後利用される業

このように７点があげられているが､ これら務プロセス (記録の内容､ 構造及び見かけにも全てを満たすフォーマットはおそらく存在しなたらされるあらゆる変化を含む) を記録したメいと考えられる｡ 特に最後の点を満たす場合は､タデータの二つに類型化している｡ この二つの長期保存としての属性が失われることもあり得類型を､ 前述の ICA のメタデータの類型化にるように思われる｡ よって､ これらの属性をどあてはめると､ 前者のメタデータは記録管理メの範囲まで求めるのかということは､ 自身の必タデータ､ 後者のメタデータはアーカイバル・要性にしたがって考えるべきであり､ 様々な制メタデータといえる｡

約の中で最善の措置を講じ､ その時々に決定したルールを公開していく必要があるだろう｡

記録・文書管理におけるメタデータを考えた
場合､ 記録そのもの､ 或いは､ 記録が作成されたコンテキストや構造を記述するメタデータの2.3

メタデータの類型

ほかに､ 管理プロセスを記録するメタデータもさて､ ICA の報告書では､ メタデータにつ必要である｡ これは､ 管理プロセスを記録するいて､ ISO15489という記録管理の国際標準のメタデータによって､ 文書が適切に管理されて312010/03いたことが証明されるからである｡ このようにで絶対的に正しい方法があるわけではない｡ 昨

記録を管理するためには､ プロセス管理のため年アメリカで刊行されたのメタデータを付与する必要があるが､ そのメ

in Manuscript Repositoryタデータも記録として管理するものである｡ さDow. Scarecrow Press. 2009) は､ 個人寄贈文

らに､ 記録を管理するメタデータにも､ 新たに書を保存しているような比較的小規模の文書館メタデータを付与して管理するということになのアーキビストが電子文書にどう立ち向かうのる｡ つまり､ 記録とプロセスがあり､ それを管かということを述べたものだが､ その中には､理するメタデータがあり､ さらに､ そのメタデー

小規模な機関であれば電子文書を電子のまま保タを記録と同じように管理するためのメタデー存するということを金科玉条のように考える必タと､ そのメタデータの管理プロセスがある…

要はないとしており､ 電子文書を非電子媒体にというような連続した構造が成り立っている｡

して保存するということも選択肢の一つである

こうした構造は理論上無限に構築できるが､ メと述べている｡ このように､ 電子文書を証拠とタ・メタ・メタレベル程度でも､ かなり安定性して保存するということが可能であれば､ 様々の高いシステムを作ることができる｡

な方法があり得る｡ 現時点で確実にいえること

Electronic Records( Elizabeth H

しかし､ 文書を記録としてではなく情報としは､ 完璧なソリューションはないが､ 世界各国て保存するだけなら､ 上記のような厳密なメタがそれぞれに試みており､ そうした世界的な動データの管理は必要ない｡ ISO15489において向の中で日本も立ち後れることなく取組むべきも､ 所謂アーカイブズ機関で保存されている資だということである｡

料には､ 上記のような厳密なメタデータの管理を直接には適用しないとしている｡ これは､ 実おわりに際にアーカイブズ機関で保存されている資料が以上に､ 講義の概要を紹介した｡ 約100分に多様なため､ こうした考えが馴染まないことが及んだ講義は､ 非常に充実した内容であり､ 数々あげられるが､ もし文書に証拠としての性質をの例示を交えながら丁寧な解説がなされたこと一定程度確保しようとするなら､ ISO15489のにより､ 内閣府及び国立公文書館における電子適用に関わらず､ こうした考え方を念頭に置く媒体による公文書等の適切な移管・保存・利用必要があるだろう｡に向けての取り組みについて､ 理解を深めるこ

最後に､ 電子文書の長期保存については､とができた｡ 本講義で紹介された電子文書の記｢できることから始める｣ ということがあげら

録保存に対する考え方は､ 講義後行われたグルーれる｡ これは､ 例えば､ 電子文書の長期保存にプ討論においても､ 電子文書の記録・保存を検ついて自己及び周囲の理解を深めることなどの討する上での共通概念として受けとめられてい試みのことである｡ 2005年の ICA の報告書でた｡ アーカイブ機関の現状は様々であるが､ 本も ｢アーキビストの啓発戦略｣ に一章が割かれ講義を踏まえ､ 電子文書の記録・保存に関してているが､ 電子記録の長期保存の目的を果たす｢できること｣ を検討し､ それぞれの環境に即ためには､ 周囲の理解を広げることが重要であした取り組みを ｢始める｣ ことの重要性を感じる｡

た｡

しかし､ 電子文書の保存については､ 現時点

32