2011/3

1.

はじめに

2.

公文書管理条例は必要か

本稿は､ 平成22年度公文書館実務担当者研

今回の研修講義を受講する前に行った自己究会議のＢグループの討論を要約したもので紹介の時間に､ まず公文書管理条例 (以下ある｡ 討論テーマは１) 公文書管理条例案の｢条例｣ という｡) の必要性について少し議論

検討､ 策定､ ２) 公文書管理法施行に向けたを行った｡ 文書作成の現用段階から公文書館共通課題と解決策について､ の２つから選択へ移管・整理・保存・廃棄の非現用段階まですることになり､ Ｂグループは１) を選択し､一括した管理を行うためには条例が必要､ 公

公文書管理条例案の検討､ 策定について議論

文書管理法の目的である ｢公文書等が (略)を開始した｡

国民共有の知的資源として､ 主権者である国Ｂグループのメンバー８名は､ 公文書館､民が主体的に利用し得るものであること (略)｣

公文書館未設置とさまざまな立場でこの研修(第１条) を取り入れるのであれば条例が必に参加しており､ ｢公文書等の管理に関する

要､ また組織の問題で教育委員会に公文書館法律｣ (以下 ｢公文書管理法｣ という｡) の施が属している場合､ 知事部局に対する文書の行に伴う条例案について検討したいという意

移管について厳しく言えないなど､ 組織が別見もあったが､ その前段階である公文書管理であるために起こる問題を解決するためには､法が施行されることにより､ そもそも地方公全体を包括する条例が必要であるという意見

共団体の条例策定が本当に必要なのかというが出た｡ 逆に､ 条例制定の必要性がない意見点に絞って議論を進めた｡

としては､ 公文書館は公の施設であり､ そもなお､ Ｂグループの参加者及び役割分担はそも公開を目的とした施設であるため､ 公文次のとおりである｡

書管理法でいう利用請求権を改めて住民に付

青木純子 (福岡県総務部行政経営企画課､ 発与しなければいけないのか､ そのための条例表役)､ 伊藤康 (鳥取県立公文書館)､ 井上洋が必要なのかという意見も出た｡

一 (綾瀬市生涯学習部生涯学習課)､ 太田富しかしながら､ 公文書管理法第34条では地康 (埼玉県立文書館)､ 木村弘之 (磐田市歴方公共団体の文書管理について､ ｢地方公共史文書館､ 書記)､ 下育郎 (長野県立歴史館､団体は､ この法律の趣旨にのっとり､ その保司会)､ 山岸正男 (小布施町行政経営部門)､有する文書の適正な管理に関して必要な施策

河木千世 (豊田市総務部庶務課､ アーカイブを策定し､ 及びこれを実施するよう努めなけズ執筆担当)ればならない｡｣ とする努力義務として課すにとどめられており､ 必ずしも条例を策定し河木千世 (かわき ちよ)なければならないわけではないのではないか

豊田市総務部庶務課庶務担当主査とも考えた｡

64

アーカイブズ 43

その後､ グループ討論の内容に関係する今カ回の研修講義 ｢公文書等の管理に関する条例文書管理責任者の自覚がない (実際は下位の職員が実務を把握している｡) 条例優案について①｣ (三宅弘先生)､ ｢公文書等のキ公文書の紛失管理に関する条例案について②｣ (早川和弘

3.2

移管先生) を受講し､ 両先生ともに条例制定は必ア

選別時のゆとりの無さ､ 短期間内で処理しなければならない要であるという講義内容を受けて､ メンバーからの意見としては､ それでも条例でなくてイ

選別基準はあるが､ 実際は分からないた
め､ ある程度の経験が必要も規程で十分ではないか､ 公文書管理法の目的の中に含まれる ｢公文書は国民共有のもの

ウ

作成課との意思疎通の機会不足のため､である｣ という点は理解できるが､ 条例にす評価選別の質や内容の吟味が向上しない､ることで文書管理の対象範囲が変わり､ 予算・レコードスケジュールの確保が必要人員・施設が不可決となり､ 条例どおりに実優施することが難しくなるのではないか｡ また､エ条例

教育委員会部局と知事部局に組織の壁が費用対効果を考えると財政担当部局には公文ある (公文書館が属している組織による)書管理法の理念だけでは説明及び納得させる

条例優ことができないのではないか､ など疑問点がオ

書庫スペースがない (空きスペースの問題)挙げられた｡ そこで､ 次に実務者レベルで現在の課題を抽出し (条例及び規程を前提に課カ公文書館の場所の問題で､ 本庁と公文書題抽出は行っていない)､ その中から条例制館の距離があると､ 移管がスムーズにいか定の必要性を探ることにした｡

なくなる可能性がある (公文書館が近くにない場合､ 職員はすぐに利用できないため､3. 文書のライフサイクル上の問題点から見移管せずに自分たちで保存しようという意

た条例の必要性識が強くなり､ 移管が進まなくなる｡)｡

抽出作業の結果､ 課題は次のとおりである｡

キ

歴史的公文書の保存が公文書館のみの引なお､ 規程より条例の方がより適正な文書管継ぎ業務となり､ 行政組織全体のシステム理が行えるだろうと思われる項目に 条例優でないを付けた｡
3.1

ク

文書作成時及び現用段階

電子データと紙文書の整合性 (移管時の文書目録データと実際に移管された現物文

ア 文書作成が文書事務手引等の決まりに従って行われていない
イ

条例優

作成者が歴史的公文書となるかもしれな書が突合しないことがある｡)
3.3

整理 (公文書館における整理)ア

配架の問題 (狭隘化してくる書庫内にどのような秩序で文書を並べるのが合理的か｡)

いという重要性の認識をもって対応していイ

既存施設利用による整理の難しさ

作成者は文書を仕事上の書類としての位ウ

電子決裁データの整理方法

置付けでしか意識しておらず､ 住民が文書エ目録の作り直し (現用段階から目録が適ない
ウを見るという感覚に欠けるエ

正に作られていれば､ 移管後に目録を再作

条例優成しなくてもよい｡)

文書分類表で分けきれず､ それらの文書が個人ファイルとしての扱いになってしまうことがある

オ

文書に関する研修の機会が少ない

オ

条例優公文書館での整理を省力化する現用段階での整理方法

3.4

条例優利用請求652011/3

ア

利用制限箇所等を原課と相談する

条例

優イ

要になってくる｡ そして､ 全職員がそれを理解し､ 行動できるかが最も重要であり､ すぐ利用請求権のあいまいさ (目録公開のタイミングが公文書館によって異なる｡)条

例優に条例化できなくとも規程を改正し､ それを遵守して仕事をすることの訴えかけをしていこうという一つの結論を出した｡

文書のライフサイクルの各段階において問題点を抽出したところで､ その問題点が公文書管理法のどの条文に対応するかを検討したが､ 公文書管理法を前提に問題を抽出してないため､ 該当条文をあてはめることは難しかった｡ そこで､ 公文書管理法の条文は別にして､その問題点の解決が規程でできること､ 条例でないとできないこと (条例で強制力を持た問題点洗い出しと条例､ 規程の比較せること) を比較検討した｡
それぞれ議論を進めていくと､ 実務者レベ

4.

公文書管理法から見た条例の必要性

ルの現状の課題を解決するには､ ほぼ規程で３で実務者レベルの課題解決は規程で可能可能な範囲内という結論になったが､ 条例のな範囲内という結論になったが､ そうは言っ方がより適正な文書管理を行うことができるても､ 公文書管理法では､ 地方公共団体は法だろうという項目もあった (各問題点に示すの趣旨にのっとった文書管理が求められてい条例優 )｡ それは主に組織全体に関わるもるため､ 公文書管理法のポイント (※) をもの及び責任に関わるものである｡ また､ ｢公う一度おさらいし､ そのポイントについて､文書は住民のものである｣ ということを原則規程でできること､ 条例でないとできないことすると､ 規程より条例の方が文書管理も厳とを整理することで､ 条例の必要性を探った｡

密になって良いのではないかという意見も出(※) 出典た｡ その理由としては､ 今までは､ 公文書は書管理法｣ (ぎょうせい､ 2010年)

行政職員のものという意識があり､ 例えば､

4.1

岡本信一・植草康彦著 ｢Ｑ＆Ａ公文統一的な管理ルールを法令で規定

公文書館への移管については､ 公文書館から文書の作成基準､ 文書の分類､ 名称､ 保存文書主管課や文書作成課へ移管をお願いする

期間基準､ 行政文書ファイル管理簿の記載事という状況であるが､ 条例にすることで､ 公項などを規定しているが､ これは運用面では文書は住民にとって必要で､ 住民に見せるた規程で可能な範囲内であると考える｡

めに当然のこととして行うことになるという4.2

点からである｡

レコードスケジュールの導入

統一的な基準に基づき移管か廃棄かを事前しかしながら､ 条例を作ること自体が目的に設定､ 歴史資料として重要な文書はすべてではなく､ 法の趣旨を生かした文書管理を行

移管 (それ以外は廃棄) と規定しているが､うことが目的ならば､ すぐに条例化は難しくこれも規程で可能な範囲内であると考える｡ても規程で対応できるものからでも行うべき

4.3

コンプライアンスの確保であり､ その方が利点の多い場合もあろう｡

府省内の管理状況の報告を義務付け､ 内閣文書を誰のために､ なぜ作成し､ 保存するの府による実地調査制度､ 勧告制度の新設､ 文かを明確にすることが必要であり､ そのため書廃棄の協議等を規定している｡ これは､ 規には文書のライフサイクルを見通すことも必程で可能な範囲内であるかもしれないが､ 条66

アーカイブズ 43

例の方がより厳密に行えると考える｡

し､ 課題を解決する必要がある｡ その課題解

4.4

決の方法は､ 地方公共団体それぞれのやり方

外部有識者の知見の活用有識者を活用し､ 専門的・第三者的視点をで良いと考える｡ むしろ違う方法でしか行う反映させるため､ 公文書管理委員会の新設をことができないだろう｡ 公文書館を設置して規定しているが､ 地方公共団体が同じ趣旨でいる自治体､ 公文書館がなく､ これから公文行おうとすれば､ 公文書管理委員会のような書館を作ろうとしている自治体､ 公文書館は審議会が必要であり､ 公文書は住民のもので作れないが公文書館機能を作ろうとしているあるという原則から､ 住民が文書作成段階か自治体等､ 置かれている環境が異なるため､ら参加できる場が必要になってくる｡ 住民が目的を達成するための手段や方法も当然異な参加するためには､ 審議会での検討が必要でるはずである｡ したがって､ 現実的なレベルあり､ この点では規程ではなく､ 条例でないで議論し､ 地方公共団体ごとに規程改正と環とできないと考える｡

境作りを図りながら実行性の見極めを行い､4.5条例制定に取り組んでいくことが必要である｡

歴史公文書等の利用促進

利用請求権の新設､ デジタルアーカイブの推進などがあるが､ 公文書の利用については､公文書館条例で明確にできるため､ 公文書管理条例でなくても可能であると考える｡

6.

おわりに
Ｂグループの発表は､ 公文書管理法の施行に伴い､ 地方公共団体が条例策定を検討する

以上の公文書管理法の５つのポイントのううえでの第一歩を示したのではないかと思わ

ち､ 4.3コンプライアンスの確保､ 4.4外部有れる｡ グループ討論でメンバーそれぞれの職識者の知見の活用の内容から条例策定は必要場で起きている問題を具体的に議論できたたであると判断できる｡

め､ 立場は違うものの､ 多くの課題を共通認識することができた｡ この課題は､ 現用文書

5.

条例策定への取組方法

主管課と公文書館 (又は非現用文書主管課)

では､ どのように条例策定へ取り組めば良のどちらか一方が検討するものでなく､ 両者いのか｡ 実務者レベルでの文書のライフサイが主体的かつ協同で検討すべきものである｡

クル上の問題点を解決するには､ ほぼ規程で今後､ 課題解決及び条例策定に取り組むとき定められる範囲内ということが分かったが､に､ このグループ討論及び発表の内容は大い現在でも規程の遵守自体が問題なので､ 強制に生かされるだろう｡ また､ 現場で起きてい力を持たせるには条例策定が必要である｡ まる課題を多く把握し､ その解決策についてどた､ 公文書管理法の趣旨にのっとった文書管れだけ詳細に議論し､ 解決策を実行すること理を進めるためには､ 条例策定が必要であるができるか否かで､ 地方公共団体の公文書管ということが分かった｡ また､ 全職員が文書理が変わり､ その差は表面化してくると思わのライフサイクルを理解し､ 公文書への職員れる｡ 大げさかもしれないが､ 職員や住民に意識が高まれば条例策定が可能になるかもし｢この街で良かった｡｣ と実感してもらえるよ

れない｡ しかし､ ここで即座に条例を策定し､うな公文書管理になればと期待する｡ そうなその内容に沿って実行できるかという点で､るまで時間がかかり､ 地道に行うことになる

予算・施設・人員という地方公共団体それぞかもしれないが､ 必ず光は差すと信じている｡

れの問題があり､ 現実的には難しい課題が多

今回､ 討論を熱心に行ったグループメンバー､い｡ 条例を策定したが実行できないというわ

参加者の方々､ 講師､ 国立公文書館の関係者

けにはいかないため､ 現実的なレベルで議論の皆様に深く感謝申し上げたい｡
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