2013/6

評価選別基準の課題解決に向けて―実務面と制度面からの対策―
さいたま市総務局総務部総務課主査

青柳 智之 あおやぎ・ともゆきを図って評価選別しているという組織の報告を受

1. はじめにけて、さらに討議を進めたところ、歴史公文書を３班は、国立公文書館及び地方自治体に所属す管理している公文書館等（以下、「公文書館等」とる職員で構成され、各組織で管理している歴史的いう。）
では評価選別に関する文書事務主管課や文に価値を有する文書（以下、「歴史公文書」とい書作成課（以下、「文書事務主管課等」という。
）う。
）の評価選別基準の課題について議論した。評との連携が希薄であることが明らかになってきた。

価選別基準については、それを定めている地方自以上の課題に対しては、文書事務主管課等との治体がある一方、十分な活用が図られていないこ

連携を深めながら、実務面と制度面の整備を図るとがこれまでにも指摘されてきた。グループ討論

ことが解決策となり、結果として、現用文書を評で課題を抽出したところ、評価選別基準をもとに価選別基準に適切にあてはめることができるようして現用の行政文書（以下、「現用文書」という。）になり、効率的かつ効果的な評価選別作業が図れから歴史公文書を選別できない、つまり、評価選るのではないかとの結論に達した。
なお、グループ内の検討・議論にあたっては公別基準が十分に活かされず、結果として評価選別文書管理法（以下、「法」という。
）が現用文書と作業が滞る現状が浮き彫りになった。
グループ内で、文書事務を管理している部署（以歴史公文書を一連で捉えていることを改めて確認

下、「文書事務主管課」という。）や文書を作成しし、法とその関係法規に注目して解決策を探った。

た部署（以下、「文書作成課」という。
）との連携討論の様子

12アーカイブズ50号

2. 評価選別基準が活かされない現状と課題
まず、冒頭でも述べた各組織における現状と課る必要がないと思われる文書があり、職員の判断に左右されてしまう（川崎市・さいたま市・高松市）」、「評価選別の項目の考え方が整理されていない又は、保存期間が短い文書の評価選別の基準

題を挙げる。
【別表Ａ】
この表から、各組織では評価選別基準を定めての設定方法が不明確である（国立公文書館・芳賀いるにもかかわらず、「合併後の新市では評価選町）」、というように、各組織において定めている別基準を定めているものの、合併前の旧自治体が評価選別基準では十分に機能していない現状が明作成した文書にはあてはまらず、評価選別が難しらかになった。今回の研修に参加している公文書

い(天草市)」、「合併前の旧自治体が作成した文書館等の中にも、精緻な評価選別基準を定めているの評価選別が難しい（磐田市）」、「評価選別基準ににもかかわらず、実際の評価選別作業では問題をあてはめると選別対象となるが、必ずしも選別す抱えている組織が見受けられた。

【別表Ａ】３班のメンバーが所属する各組織の現状と課題評価・選別の確認方法

評価・選別基準

課題・問題点レコードスケジュールの確認（原則としてリスト上で選別）

各省行政文書管理規則

文書の作成機関と円滑な意思疎通の図り方や評価選別の各項目の考え方について

廃棄文書の中から現物を選別

川崎市公文書館における歴史的公文書等の収集及び保存に関する要綱

文書の選別は職員の主観(年齢や経験)に大きく左右されることが大きく判断に迷うことが多々ある。選別する者が判断に困らないマニュアルをどのように作っていけばよいのか。

役場文書庫において、保
芳賀町総合情報館 存期間満了文書の中から現物を確認し選別する。

芳賀町文書館歴史的公文書等の選別保存基準

保存期間10年以下の文書に関する選別方法や選別の考え方を明確にしたい。

廃棄文書リストの中から資料を指定後、各課で一磐田市歴史文書館次選別をした中から、現物を二次選別する。

磐田市歴史文書館管理
運営要領

合併前の旧市町村の文書をどのように選別していくか、判断が難しいことがある。

天草アーカイブズ条
例・同施行規則

合併前の旧市町の文書を評価選別するにあたりどのような基準で選別してよいか。各自治体の文書管理が機能されずに公文書館へ移管されてきている。

収集基準(平成16年５月31日部長決裁)収集基準にあてはめると収集対象となるが、現物を見ると収集するか否か判断に迷うことが多々あり。選別作業にあたる職員の経験に大きく左右されるので、より効率的かつ効果的な収集選別方法を見出したい。

高松市歴史公文書等選別基準(案)

基準にあてはめると収集対象となるが、歴史資料として必ずしも収集する必要がないと思われる文書の扱い方について(例：国・県の補助を受けている事業のうち、下水道整備や防犯対策整備に係る文書)

国立公文書館

川崎市公文書館

天草市立天草アーカイブズ

廃棄文書の中から現物を選別

さいたま市

保存期間満了リストから選別(一次)した中から現物を選別(二次)する。

高松市

非現用文書の中から現物を選別 する( 条例施 行後は、レコードスケジュールで管理する予定)

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3. 文書事務主管課等との連携が不足している現実
さらに課題の原因を明らかにするため、国と地方自治体との評価選別の相違点について意見を交

価選別を実現する上で欠かすことができないだろう。一方、一部の公文書館等では文書事務主管課等との連携を図ることにあまり意識が向けられていないことに、改めて気づいた。
では、公文書館等はどのように文書事務主管課わした。

等との連携を築いていくべきか。その解決策を実⑴

務面と制度面から探った。

国では保存期間満了前に保存期間満了時の措置を定める、いわゆる、レコードスケジュールの設定の際に、綿密な打合せをするが、地方自治体では文書事務主管課等と打合せをする機会がほとんどない。

⑵⑶

国ではレコードスケジュールの設定を行うが、4. 実務面の充実―公文書館等からの積極的なアプローチ（解決策その１）
公文書館等は、組織において業務の後方支援としての役割を果たすことが多いと思われるが、職地方自治体では保存期間満了後に評価選別を員に公文書館の存在価値を理解させ、かつ、必要行う。

性を実感させるために積極的に働きかけるべきで国では文書自体から評価選別することは稀だある。次に挙げる３点はその具体策である。

が、地方自治体では文書現物を確認する。
とくに、⑴に挙げた国における「省庁の職員と4.1研修

国立公文書館の職員との打合せ」は、レコードス

天草市では現用文書研修にあわせてアーカイブケジュールの設定には欠かせない作業であり、法ズ研修を実施している。全庁の各課から職員が参を下支えする実務であるが、地方自治体では、文加するこの研修では文書館で所蔵している資料も書事務主管課等とどれくらい密度の濃い打合せを紹介しており、こうした取組みが功を奏して、文実施しているだろうか。保存期間満了時に文書を書作成課に歴史的にも貴重な行政文書が残されて公文書館等に引継ぐ際に文書作成課との連絡調整いたことが判明し引継がれたこともあった。川崎に取組はじめた高松市の事例を挙げてみよう。

市では、文書事務研修の一科目として、公文書館文書作成課の職員が、保存期間が満了した文書長が講師となって歴史公文書の概要を若手職員へが保管されている書庫でマニュアルに基づいて選説明する時間があり、参加した職員からは好評を別する。その際に歴史公文書担当（文書事務主管得ていると聞く。

課）職員が、選別の方法などを助言する。文書作

天草市や川崎市のように、公文書館等と文書事成課は選別のうえ、文書を目録化して文書事務主務主管課が、共同で研修を開催する方法は効果的管課へ提出する。文書事務主管課はその内容を精だろう。文書作成課の立場からすれば、身近で接査し、錯誤等があれば改めて指示する・・・。

している現用文書が公文書館等へ移管されて歴史

これまで、高松市では歴史公文書の評価選別を公文書として活用される流れを学ぶ機会にもなり、行っていなかったが、文書事務の抜本的な見直し高い研修効果が生まれそうだ。文書事務主管課のの一環として、平成25年３月27日に「公文書等の立場からいえば、歴史公文書になりうる現用文書管理に関する条例」を公布したところである（平を公文書館等へ移管する処理と、現用文書の保存成26年４月１日施行予定）（詳細は『アーカイブズ』

期間の変更処理や延長処理を関連づけることで現49号を参照。）。

用文書の誤廃棄防止を文書作成課に注意喚起する

国立公文書館や高松市の事例のように、公文書機会となるだろう。

館等が文書事務主管課（高松市の場合は文書作成

このほかにも、キャリア別の文書事務研修も効課。
）等と連携することは、効率的かつ効果的な評果が狙えそうだ。新規採用職員を対象とした研修

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アーカイブズ50号

では、歴史公文書の必要性について実物の史料を業務の必要に迫られて過去の経緯などを調べたい

交えて説明すれば、歴史公文書になりうることをときではないか。多くの部署は目前の業務に追わ意識して日ごろから文書を作成できるようになるれており、過去の経緯や資料を紐解く時間的な余だろう。こうした姿勢が将来質の高い歴史公文書裕はないのが実情だ。
庁内からのレファレンス（参を生み出す原点になるはずだ。また、各課に配置考調査）で要望に見合った資料が速やかに提供でされている文書管理責任者を対象とした研修では、きれば職員の満足度も上がり、公文書館等に対す日常業務で作成する文書の中で歴史公文書となりる理解も進むだろう。

うるものの事例を理解してもらえる効果が期待できる。

さて、これまでに述べてきた4.1研修、4.2展示、4.3レファレンスの３点は評価選別と繋がりを今日のように行政運営が複雑多岐にわたることもっている。研修が評価選別を理解する場なら、を踏まえると、公文書館等のみの力量で、歴史公展示は評価選別した結果を体系的に公開する場で文書を効率的かつ効果的に評価選別することは、あり、レファレンスはその結果を個別に活用するもはや限界であろう。文書を作成する職員側にも場である。公文書館等の職員がこうした関係を常評価選別について理解してもらう必要があり、国に意識し続けることによって、歴史公文書に対す立公文書館で実施している各省庁の文書事務担当る職員の理解が深まるのではないか。

者向けの文書管理研修のように、現用文書と歴史公文書を切り離さず一連の流れで捉えさせることが肝要である。

5. 制度面の整備―公文書管理条例の制定をめざして（解決策その２）
5.1 「廃棄」した文書の中から「収集」するとい

4.2

展示

う意識の払拭

展示というと、一般には住民などを対象に開催

評価選別基準が機能していない理由の一つとしする常設展や特別展のことであるが、職員にもこて、保存期間が満了し、廃棄処分された文書の中うした展示会に足を運んでもらいたい。国立公文から評価選別していることが考えられる。先に「３書館では、各省庁の職員に公開展示について紹介文書事務主管課等との連携が不足している現実」している。公開展示は、公文書館等の業務の一端で挙げた中に「⑶地方自治体では文書の現物を確を職員に理解してもらう機会にもなるが、このほ認する。
」とあったが、文書の現物を確認しているか、職員向けの展示を企画するのも一法である。にもかかわらず、必ずしも効果があがっていない

公開展示とは趣を変えて、各省庁や部局から収集のが現状である。

した近年の文書を交えた企画を公開すれば歴史公評価選別の目的は、組織で行われていたその当文書がどのように活用されているのか知ることが時の事業や事務の実態を明らかにすることである。

でき、職員の歴史公文書に対する見方も大きく変したがって、評価選別した文書には、その組織でわるはずだ。埼玉県立文書館では庁舎の一角で歴行われていた事業や業務について端的に示すもの

史公文書を使ったミニ展示会を催した。業務の効が含まれていなければならない。それらは単年度率性を考えれば、庁内ネットワークを活用した「電で完結するものもあれば、都市計画事業のように子展示会」なども効果的だろう。展示は公文書館複数年度にわたるものもある。とりわけ、複数年等の日ごろの業務の成果を披露する場であり、職度にわたる事業や業務であれば、廃棄された文書員に関心を寄せてもらう絶好の機会となるはずだ。

のみに限定した評価選別では、事業や業務の枝葉に囚われてしまい、組織の記録や変遷を語る歴史4.3

レファレンス

行政職員が公文書館等を利用する機会といえば、公文書を残すことは難しいだろう。
こうした問題を解決するためには、公文書管理15

2013/6【別表Ｂ】行政文書の管理に関するガイドライン別表第１と別表第２の比較（一部改変）
別表第１事項

行政文書の保存期間基準(抜粋)
業務の区分

別表第２

保存期間具体例

保存期間満了時の措置の設定基準（抜粋）
業務の区分事項

保存期間満了時の措置

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配布資料(1)行政手続法第2条
第８号ロの審査基準、同号ハの処分基準、同号ニの行政指導指針
及び同法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯

・外国・自治体・民間企業の状況調査
10年

・関係団体・関係者のヒアリ
ング・審査基準案・処分基準案・
行政指導指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由・審査基準案・処分基準案・
行政指導指針案
・標準処理期間案
12

許認可等 ・審査案の効力が(2)許認可等に関する 消滅する
重要な経緯
日に係る特定日以後５年・理由(3)不利益処分に関す
５年る重要な経緯・処分案
・理由・交付規則・交付要綱・実施要領
交付に係(4) 補 助 金 等 の 交 付 る事業が ・審査要領・選考基準(地方公共団体に対す 終了する ・審査案
る交付を含む。)に関 日に係る・理由する重要な経緯
特定日以後５年・実績報告書

法人の権利義務の得喪及びその経緯

法人の権利義務の得喪及びその経緯

12

・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言(1) 行 政手続法第２条第８号ロの審査基準、同号ハの処 分 基
準、同号ニの行政移管
指導指針
及び同法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯

以下について移管・運輸、郵便、電気通信事業その(2) 許 認他の特に重要な可等に関公益事業に関すする重要るもの
な経緯
・公益法人等の設立・廃止等、指導・監督等に関するもの(3) 不 利益処分に 廃棄関する重要な経緯(4) 補 助金等の交付 ( 地 方 以下について移管公共団体 ・補助金等の交付に対するの要件に関する交付を含文書
む。)に関する重要な経緯

別表第１に掲げられた業務に係る行政文書ファイル等の保存期間満了時の措置について、別表２の右欄で明示している。
別表２で使われている用語の意義は別表第１によっているので、文書作成課の職員でも保存期間満了時の対応方法が理解しやすい。

16

アーカイブズ50号

条例を制定することが望ましい。文書管理事務やを発した議論は、文書事務主管課等との連携が不歴史公文書の位置づけ、評価選別方法を条例に定足している点に気づきを得て、文書作成課にいかめることで、実効性を確保できる。に歴史公文書に関心を寄せてもらうか、その方法法はこうした問題を解決している。文書が作成へと議論が展開した。実務面では、研修・展示・された早い段階でレコードスケジュールを定め、レファレンスの３点から主に文書作成課との連携保存期間満了前に廃棄の適否を改めて協議するこや接点を探り、一方、制度面では、公文書管理条とによって、体系的な評価選別を実現している。

例の制定を視野に入れ文書事務主管課等と連携しさらに、「行政文書の管理に関するガイドライン」

た保存期間満了前の評価選別の意義についてレ（平成23年４月１日内閣総理大臣決定）（以下、コードスケジュールやガイドラインを事例にして「ガイドライン」という。
）は、法第10条第１項の検討した。

規定に基づく行政文書に関する定め（規則）の具歴史公文書としての価値を評価選別基準で的確体例を示したものである。このガイドラインに掲に判断するための方法を探るにあたって、評価選出されている別表第１は現用文書の保存期間を項別基準の内容ではなく、この基準を取り巻く人と目ごとに一覧で定めたものであり、別表第２は、仕組みに焦点を当てたグループ討論となったが、別表第１に掲げられた業務に係る行政文書ファイ公文書館等と文書事務主管課等とのコミュニケール等の保存期間満了時の措置についてまとめたもションが不足していること、ガイドラインの別表のである【別表Ｂ】。双方の表は対をなしており、第１・別表第２の近しい関係に着目できたことは制度の上で現用文書と歴史公文書を一体で捉えて成果だった。

いる点がポイントである。

メンバーの中にはこの研修で文書事務主管課とのコミュニケーションの図り方を学びたいという

5.2

文書事務主管課等との連携者もいた。先に挙げた「行政文書の管理に関する規程の整備も必要であるが、容易にできるものガイドライン」のような指針が定められていても、でもない。体系的に評価選別するには、規程の整現場ではコミュニケーションの重要性を認識して備と並んで、文書事務主管課等との連携を強化すいるという意見もあり、文書事務主管課等とのコるなど運用に工夫を施すことも欠かせない。先にミュニケーションの必要性をメンバー各自が強くも事例を挙げたように、保存期間満了前に評価選感じた研修になった。

別する場合は、部署間の深い繋がりが求められる。

３班の構成員と役割分担は次のとおりである。

公文書館等の職員には、歴史的価値判断に加え、

官田光史（国立公文書館・書記）、大高俊一郎（国現用文書にも視野を広げて、文書管理事務全般や立公文書館・発表）、松井寿美子（川崎市公文書館・文書が作成された意図や事業・業務の実態を汲み書記）、富田健司（芳賀町総合情報館・司会）、山とりながら評価選別する能力が求められるだろう。

室淳子（磐田市歴史文書館・書記）、橋本竜輝（天6. まとめ

草市立天草アーカイブズ・司会）、三好久美子（高松市・書記）、青柳智之（さいたま市・執筆）

歴史公文書の評価選別に苦慮している現状に端17