アーカイブズ31

１. 日本における電子政府化の進展なったかを述べよう｡ まず､ 行政内部事務の電2001年１月､ 日本政府は､ 知識の相互連鎖的子化 (ペーパーレス化) については､ e-Japanな進化により高度な付加価値が生み出される知戦略に先立って1999年12月に策定されていた行識創発型社会への移行を促進するため､ ｢e-Japan動計画において既に電子化対象とされていた57戦略｣ を策定した｡ この決定の内容は､ 光ファ事務が､ 2002年には､ ほぼ電子化が達成された｡

イバーの敷設による超高速インターネット網のまた､ 各省庁の職員が作成・処理する情報の96整備と低価格なインターネット常時接続の実現％が電子媒体で作成されるように増加し (紙媒を基盤として､ 電子商取引ルールの整備､ 電子体は４％)､ 従来からの構成に大幅な変化を見政府の実現､ 新時代に向けた人材養成等を達成せた｡ 事務の執行を支えるインフラの面では､することにより､ ５年以内に世界最先端の IT各省庁の本部では､ 職員１人あたり１台を超え国家となることを目指すものであった｡ 同戦略

る台数のパソコンの配置やこれを結ぶ省庁内

では､ 電子政府について､ ｢行政内部や行政とLAN が整備された｡ さらに､ 1997年から異なっ国民・事業者との間でこれまで書類ベース､ 対た省庁をつないで運用されてきた政府内専用ネッ面ベースで行われてきている業務を今後オンラトワークである霞が関 WAN については､ メーイン化し､ この情報ネットワークを通じて適切ルや電子文書の交換､ 各種協議など従来以上のな情報を省庁横断的､ 国・地方一体的に瞬時に高度かつ密度の濃い利用が行われるようになっ共有・活用する新たな行政を実現する仕組み｣

た｡と位置づけた｡ その実現のために推進すべき方策として､

行政 (国・地方公共団体) 主体間

また､ 各省庁は行政情報のインターネット上における情報の収集・伝達・共有・処理の電子での公開を推進している｡ 行政組織・制度等に化､国が提供する行政手続きのオンライン化､関する基礎的情報のほか､ 行政活動の現状に関行政情報のインターネット上での公開・利用する情報､ 予算・決算に関する情報､ 行政評価の促進などを具体的に掲げた｡ 同戦略策定以降､に関する情報などを省庁のホームページを通じ官民をあげた取組みにより､ ブロードバンド・て積極的に提供している｡

インフラの整備と利用の広がり､ 高機能携帯電話の普及､ 電子商取引の環境整備とその飛躍的その一方で､ 作成の部面では､ 既に述べたよ拡大など多くの分野において､ 日本は世界最先

うに､ 各省庁の記録のほとんどが電子的に作成端を実現した｡

されながら､ その保存の局面となると､ 電子媒体により保存されている比率は､ 各省庁の記録一方､ 行政分野については､ どういう状況にの４％を占めているにすぎない (2005年度調査)｡
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歴史資料として重要な公文書等の適切な保存と形式の多様化が想定されるところから､ そと利用を図る公文書館制度の仕組みは､ 従来かの適切な管理・移管・保存等に積極的に取りら紙媒体記録を前提として考えられている｡ こ組み､ 公文書等の記録としての価値を維持しのことから､ 政府においては､ 記録の保存と利つつ､ その多様性・利便性等を将来の国民に用は紙媒体を主体として考えられ､ 電子記録を受け継いでいく必要がある｡

長期に安定的に保存し利用していくという観点

電子公文書等は､ 基本的には電子媒体のままからの取組みが必ずしも十分ではなかったので保存することが適当である｡

はないかとの指摘がある｡ しかし､ 今後は､ 電電子公文書等の長期保存に当たっては､ 記録子政府の更なる進展に伴い､ 電子的に作成されとしての価値を維持するのに不可欠な ｢エッる記録が更に増加することが想定され､ その長センス｣ のみを保存することが適切である｡

期保存は避けて通れない課題として対応が求めすなわち､ 電子公文書等の内容及び作成のコられて来ている｡

ンテキスト (背景・状況・環境) は保存すべきであるが､ 電子公文書等の構造・機能等にこのような課題に対応するため､ 公文書館制

ついては､ その ｢エッセンス｣ を特定し､ こ度を所掌する内閣府は､ 2005年度に ｢電子媒体れを保存することが適当である｡

による公文書等の管理・移管・保存のあり方に長期的な安定性を重視しつつ､ 現時点で可能関する研究会｣ を設置した｡ 同研究会は､ オーな方法で電子公文書等の保存に着手する必要ストラリア連邦政府の電子記録管理の取組みにがある｡

ついて視察・調査を実施するなど､ 諸外国の電電子公文書等については､ 長期保存の安定性・子政府化および電子記録の管理・保存に向けた効率性等の観点から､ 各府省等における作成取組み状況も踏まえつつ､ 専門的な検討を行っ時から歴史資料としての保存・利用段階までた｡のライフサイクル全体の管理を行う必要がある｡ また､ そのメタデータ､ フォーマット等

２. 内閣府懇談会の提言
2006年６月､ ｢公文書等の適切な管理､ 保存については､ 作成前から適切な対応をとる必要がある｡

及び利用に関する懇談会｣ は内閣官房長官に歴史資料として保存・利用の対象となる電子｢中間段階における集中管理及び電子媒体によ公文書等は､ 保存期間満了前の可能な限り早る管理・移管・保存に関する報告書｣ を提出し期に､ 媒体を問わず同一の基準に基づいて､た｡ この報告書は､ ｢中間書庫｣ システムによ選定する必要がある｡

る半現用記録の集中管理のほか､ 電子記録の管歴史資料として保存・利用の対象となる電子理､ 移管及び保存のあり方について提言を行っ公文書等は､ 保存期間満了前の可能な限り早た｡ 電子記録の管理､ 移管及び保存のあり方に期に､ 一定の集中管理下で長期保存上の措置関する提言は､ 上記の研究会の専門的検討の成を講じる必要がある｡

果に基づくものである｡

行政文書が行政機関情報公開法及び行政機関個人情報保護法の適用を受けるところから､

この報告書は､ 電子記録の管理､ 移管及び保これらの法制と電子公文書等の保存期間満了存のあり方について､ 次のような９つの ｢基本前における集中管理等との関係を整理する必的視点｣ を挙げている｡

要がある｡

今後更に､ 電子公文書等の増加及びその内容
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インターネット及びイントラネットのウェブ

アーカイブズ31

上の電子公文書等の移管は､ 国立国会図書館

具体的には､ メタデータ項目の適切な定義､ 作によるインターネット情報の収集・利用とは成時からのメタデータの適切な付与､ フォーマッ目的も対象も異なるので､ 国立公文書館は､トの標準化等が必要であるとしている｡ フォー独自に各府省等から移管を受けることが適当

マットの標準化については､ 例えば､ 既に個別である｡のフォーマットで作成された電子記録を長期保存に適したフォーマットに変換する必要がある

このうち､ 鍵になるのは､である｡､､及びは､ 電子記録を､ 紙､ マイクロフィとされている｡ 長期保存に適したフォーマットへの変換に関連して､

では､ 電子記録を可能ルム等の非電子媒体に変換せずに､ 電子媒体のな限り早期に一定の集中管理の下におく必要がまま保存する原則を打ち出したものである｡ たあると指摘している｡

だし､ 電子記録媒体は､ 媒体寿命が比較的短いので､ 媒体変換は不可欠である｡ そこで､ 報告以上の視点に基づいた検討を踏まえて､ 報告書

書では､ 記録そのものと記録媒体を明確に区別は､すべきであると指摘している｡

では､ 電子記・移送後の長期保存フォーマットの策定録の証拠としての価値を維持するのに必要不可・成時の標準的フォーマットのあり方の検討

欠な ｢エッセンス｣ を長期保存するという考え・保存すべき ｢エッセンス｣ の範囲の明確化方の導入を提言している｡ 報告書は､・移送後の電子記録の ｢原本性｣ 確保のための方法の検討

電子公文書等の内容及び作成のコンテキスト(背景・状況・環境) は ｢エッセンス｣ とし・移管後の利用段階における ｢原本性｣ 確保の方法の検討て保存する必要があるが､ 電子公文書等の構造・機能等については､ 記録様式等に応じて､などについては､ より一層専門的かつ実証的その ｢エッセンス｣ を特定した上で､ これをな研究を直ちに開始すべきであると提言してい保存することが適切であると考えられる｡

る｡と述べている｡
３. 内閣府・国立公文書館による電子記録長期では､ ｢エッセンス｣ とは何か｡ 現時点で定保存へ向けた取組み

義するならば､ ｢エッセンス｣ とは､ 電子記録2005年度から2006年度まで､ 公文書館制度をの完全性､ 真正性及び信頼性を損なうことなく､所掌する内閣府及び移管を受けた歴史資料とし利用可能性・アクセス可能性・理解可能性などて重要な公文書等の保存・利用等の業務を担うを長期的に維持できることが技術的に裏付けら

国立公文書館は､ ｢公文書等の適切な管理､ 保れている範囲であると考えられる｡ したがって､存及び利用に関する懇談会｣ 及び ｢電子媒体に実際に電子記録の長期保存を行うためには､ 記よる公文書等の管理・移管・保存のあり方に関

録様式ごとに､ 技術に裏打ちされた ｢エッセンする研究会｣ の事務局として情報収集や資料作ス｣ を特定することが不可欠になると考えられ成､ 報告書原案起草等にあたった｡

る｡
これと並行して､ 国立公文書館は､ 電子記録
では､ 電子記録のライフサイクル管理及びの管理・移管・保存に関する調査研究を行い､メタデータやフォーマットについて記録作成前その成果を報告書にまとめて公表した｡ この調からの取組みが必要であることを提言している｡

査研究の一環として､ 国際公文書館会議 (ICA)
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2008/1の研究報告書２点 (｢アーカイブズの観点から分類した上で､テキスト形式やバイナリ形見る電子記録管理ガイド｣ (1997年) と ｢電子式での抽出､｢特定の OS やアプリケーショ記録：アーキビストのためのワークブック｣

ンに依存するフォーマット｣ から ｢事実上標(2005年)) を日本語に翻訳し､ 館のホームペー準となっているフォーマット｣ または ｢標準ジで公表した｡ これらの活動を通じて､ 国立公化されたフォーマット｣ への変換､文書館は､ 日本国において､ 電子記録の長期的上標準となっているフォーマット｣ から ｢標な保存・利用に関心を持つ人々と広く情報資源準化されたフォーマット｣ への変換などの実の共有を図るという成果を挙げた｡

験を行う｡｢事実・上述の変換実験などの結果を基に､ 記録様式2007年度､ 内閣府は､ 電子記録の移管と長期ごとに､ 長期の安定的保存を確保する観点か保存を実現するという観点から､ 電子記録のメら､ 電子記録の ｢エッセンス｣ の構成要素をタデータ及びフォーマットのあり方について､明らかにする｡

外部委託により､ 実証実験に着手した｡ その実証実験の主な内容は､ 次の通りである｡

・移管された電子記録の利用段階での見読性を保障するために電子記録を ｢見た目｣ の様式・電子記録そのものの中あるいは記録を作成す(例：JPEG2000 (ISO/IEC15444)､ PDF-Aる組織の中において生成された ｢記録管理メ(ISO19005)) に変換する方法を実験する｡

タデータ｣ の構成要素の意味を定義し､ 記述内容との意味の整合性を検証する｡

以上の実証実験の成果を踏まえて､ 2008年度・記録が最初に作成されたあとに､ 記録を管理には､ プロトタイプにより､ 電子記録の移管・するために追加される ｢アーカイバル・メタ保存・利用システムのあり方を総合的に検証し､データ｣ の構成要素と記述内容のあり方につ

その基準､ ルール､ フォーマット等の策定を行いて､ 現行の国立公文書館の目録記述の構成う予定で､ 現在､ 予算要求を行っている｡ さら要素と記述内容などを参考にしつつ､ 既存のに､ 2009年度から2010年度にかけて国立公文書｢記録管理メタデータ｣ との差を生む可能性

館が電子記録の移管・保存・利用システムの設や失われる可能性がある構成要素と記述内容計と構築を行い､ 2011年度に電子記録の移管・を明らかにする｡

保存を開始するという計画を立てている｡

・既存の ｢記録管理メタデータ｣ から自動的に｢アーカイバル・メタデータ｣ を生成するた

2011年度に電子記録の移管・保存を開始する

めの変換ツールを試作し､ 変換精度を検証すまでの取組みについては､ 政府の IT 戦略本部

る｡

が策定した ｢重点計画2007｣ に盛り込まれた｡

・電子記録の利用段階での目録情報の相互運用

日本には､ 政府・社会全般を通じて､ IT の持性を視野に入れて､ ｢アーカイバル・メタデー

つ構造改革力に着目して利用者視点に立って国タ｣ の構成要素間の連携定義 (マッピング)

民生活及び産業競争力の向上に努め我が国の社の試案を作成する｡

会的課題の改革に取り組むことを目指して2006

・テキスト､ 画像､ 音声など記録様式ごとに､年１月に策定された ｢IT 新改革戦略｣ という電子記録のファイル・フォーマットを､ ｢標大きな戦略がある｡ この大戦略の目標をできる準化されたフォーマット｣､ ｢事実上標準となっだけ早期に具現化するために策定されたものが､ているフォーマット｣ 及び ｢特定の OS やア

この ｢重点計画2007｣ であるが､ この計画の中プリケーションに依存するフォーマット｣ にに電子記録の移管と長期保存という課題が盛り62

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込まれたということは､ 我が国の発展構想の中ならない｡ 電子記録の移管・保存を実現するたに明確な位置付けを与えられたことを意味する

めには､ 技術的な裏付けを得ることと同様に､と言えよう｡

合意の形成やルール化などの取組みが必要不可
欠であり､ そのためには各省庁の実務の最前線

４. 課題と展望
現在の日本では､ 保存期間満了前の現用記録で働く職員の理解を十分に得られるよう努めなければならない｡

はその記録を作成する各省庁が適正に管理することとされ､ 歴史資料として移管・保存・利用

一方､ 日本では､ 保存期間満了後に移管されの対象となる記録は､ 保存期間満了後に国立公た紙媒体を主体とする非現用の歴史記録は､ 現文書館に移管することとされている｡ 一方で､在､ 国立公文書館が受け入れてから11か月以内電子記録は､ 作成後定期的に媒体変換を行ったに一般の利用に供することとされている｡ このり､ 長期保存に適したフォーマットに変換する

11か月以内に､ 受け入れた電子記録について､などの措置を講じる必要がある｡ しかも､ これ

ウィルスチェック､ 長期保存フォーマットへのらの措置は､ 保存期間満了を待つことなく､ 可変換､ 必要なメタデータの抽出・付与､ 保存シ能な限り早期に講じる必要がある｡

ステムへの格納､ 一般公開システム (デジタルアーカイブ・システム) へのデータ搭載などの懇談会報告書では､ 現用記録の管理について作業を行う必要がある｡ さらに､ 個々の記録をの権限と責任を各省庁が有したまま､ 電子記録類型化して､ 利用制限すべき情報の有無を審査を保存期間満了前に内閣府または国立公文書館する必要があるか否かを類型ごとに決定する必に移送し､ 各省庁の委託等により長期保存上必要もある｡ 2011年度に運用を開始する電子記録

要な措置に内閣府または国立公文書館が関与すの移管・保存・利用システムは､ 以上のようなることは可能であると指摘している｡ 今後は､多岐にわたる作業を迅速かつ確実に行えるよう先述した実証実験と総合的検討の成果を踏まえに構築されなければならないのである｡て､ 内閣府および国立公文書館は､ 保存期間満了後の電子記録の移管・保存だけでなく､ 保存今後も､ 内閣府および国立公文書館は､ 内外期間満了前の電子記録の移送と長期保存に必要の関係機関や専門家と知識や経験､ 情報の交換な措置の実施についても､ 実現の方向で各省庁と共有を図りつつ､ 電子記録の移管・保存の実との間で合意に達するよう努力を払わなければ現へ向けて､ 着実に前進していきたい｡

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