公益財団法人 助成財団センター
個人情報管理規程（目的）第１条 この規程は、公益財団法人助成財団センター（以下「当センター」という。）が定める「個人情報保護に関する基本方針」に従い、個人情報の適正な取扱いに関して当センターの役職員が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において使用する用語については、次のとおりとする。
（1） 個人情報｢個人情報｣とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）並びに個人識別符号が含まれるものをいう。
（2） 要配慮個人情報｢要配慮個人情報」とは、個人情報保護法第２条第３項に規定する個人情報であって、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして法令で定める記述等が含まれるものをいう。

（3） 個人情報データベース等｢個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア

特定の個人情報をコンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの

イ

前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの（4） 個人データ｢個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（5） 保有個人データ「保有個人データ」とは、当センターが開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。
（6） 本人｢本人｣とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る、生存する特定の個人をいう。
（7） 役職員等｢役職員等｣とは、当センターに所属する理事、監事、評議員及び職員、有期職員をいう。
（8） 個人情報管理責任者

｢個人情報管理責任者｣とは、理事長によって指名された者であって、個人情報保護の運用に関する責任と権限を有する者をいう。

（適用範囲）
第３条 この規程は、役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。
２ 各種委員会委員、会長及び顧問、参与、当センターの事業について委嘱又は依頼を受けた者が、当センターの業務に従事する場合には、当該従事者はこの規程を遵守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報管理責任者）
第４条 当センターにおいては、事務局長を個人情報管理責任者とする。
２ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改竄されたりすること等がないように管理する責を負う。
（個人情報の取得）
第５条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。また、要配慮個人情報については、原則として法令 で定める場合を除き、事前に本人の同意を得ないで取得することができない。
２ 本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
(1) 当センターの名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先(2) 個人情報の利用目的(3) 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利
３ 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、前項アないしエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なればならない。
（利用目的及び個人情報の利用）
第６条 個人情報を取扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、別に定める「公益財団法人助成財団センターが業務上保有する個人情報の利用目的」の当センターの業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。
２ 特定個人情報を除く個人情報は、利用目的を変更することができる。ただし、本人の同意を必要とするとともに、変更前の利用目的との関連性を有する範囲内とする。
３ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法で個人情報を利用してはならない。
（個人情報の提供）
第７条 法令で定める場合を除き、個人データは第三者に提供してはならない。
２ 前項の定めにかかわらず、当センターの業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人データを当該業務委託先に対して提供できるものとする。
(1) 社会通念上相当な事業活動を営む者であること(2) 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること(3) 当センターとの間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４ 第２項の定めに従い、個人データを取扱う業務を第三者に委託した場合には、当センターが当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
(個人情報の正確性確保)弟８条 個人データは、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
(安全管理)
第９条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理のため、個人データの不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人データの安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人データを取扱う役職員等に遵守させなければならない。
(役職員等の監督)
第 10 条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
(個人情報等の消去・廃棄)
第 11 条 利用する必要がなくなった個人データについては、遅滞なく消去しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人データの消去・破棄を行うにあたり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人データの内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これを当センターの「事務局規程」に定める期間、保存しなければならない。
(通報及び調査義務等)
第 12 条 役職員等は、個人データの漏洩、滅失又は毀損（以下、あわせて「漏洩等」という。）を知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２

個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに被害が拡大しないよう必要な措置を講じるとともに、事実関係を調査しなければならない。

３

個人情報管理責任者は、前項の調査結果に基づき、当該漏洩等の影響範囲を特定し、関係機関とも相談のうえ、当該漏洩等についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。

４

個人情報管理責任者は、第 2 項の調査の結果を行った場合、次に定める事項を直ちに理事長及び専務理事に報告しなければならない。

ア

漏洩した情報の範囲

イ

漏洩先

ウ

漏洩した日時エその他調査で判明した事実(報告)
第 13 条 次に掲げる事態が確認された場合には、当センターから関係機関に対し、法令で求められる事項を報告しなければならない。
ア 要配慮個人情報が含まれる個人データ（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下同じ。）の漏洩等が発生し、又は発生したおそれがある
事態
イ 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏洩等が発生し、又は発生したおそれがある事態
ウ 不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏洩等が発生し、又は発生したおそれがある事態
エ 個人データに係る本人の数が 1000 人を超える漏洩等が発生し、又は発生したおそれがある事
態
２ 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談のうえ、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。
３ 第１項に定める事態が生じた場合、当センターから本人に対し、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

(自己情報に関する権利)
第 14 条 本人から当該本人が識別される保有個人データの開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。
２ 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に、保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）を求められた場合は、利用目的の達成に必要な範囲で、原則として合理的な期間内に調査を行い、調査結果に応じて訂正等を行う。訂正等を行ったとき、または訂正を行わないことを決定したときは、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を遅滞なく本人に通知する。
(個人情報の利用又は提供の拒否権)
第 15 条 本人から当該本人が識別される保有個人データの自己の情報についての利用又は第三者への提供の停止を求められた場合は、原則としてこれに応じるものとする。ただし、当該保有個人データについて次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 法令の規定に基づき保有個人データを取り扱う場合(2) 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために保有個人データを取り扱う場合(3) 契約に係る義務を履行するために当該保有個人データを取り扱う必要がある場合(4) 違法又は不当な行為を防止するために当該保有個人データを取り扱う必要がある場合(5) 法的主張、権利行使又は防御のために当該保有個人データを取り扱う必要がある場合(苦情の処理)第 16 条 当センターの個人情報の取り扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局（情報データ担当）が行う。
２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。
３ 事務局（情報データ担当）は、適宜、個人情報管理責任者に苦情の内容について報告するものとする。
(改廃)第 17 条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
附則
この規程は、平成 24 年 2 月 24 日から施行する。
附則
改定後の規程は、令和４年６月２３ 日より施行する。（令和４年６月２３日理事会議決）

公益財団法人助成財団センターが業務上保有する個人情報の利用目的

１

公益財団法人助成財団センター（以下「当センター」という。）が保有する特定個人情報を除く個人情報は、助成財団等の支援・育成や情報収集・情報提供、助成財団等の活動の社会的理解の増進により、民間公益活動が発展することを目的として当センターが行う次の事業に利用します。
（1） 助成財団等の支援及び能力開発事業（2） 助成財団等に関する情報･資料･データ等の収集･整備及び提供･閲覧事業（3） 助成財団等に関する調査･研究及び提言事業（4） 助成財団等の活動に関する普及啓発事業（5） (5) その他この法人の目的を達成するために必要な事業

２

当センターが保有する特定個人情報を除く個人情報は、上記１の事業に関し、次の利用目的で利用します。なお、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しません。


各種助成プログラムおよび人材育成に関する「研修セミナー」の案内および管理

会員相互の啓発と意見交換および各種会合の案内、情報の提供および管理



助成財団及び民間非営利分野などの助成情報・資料の収集とインターネットや印刷物による情報の提供および管理

助成財団等に関する組織、会計、助成事業及びその成果等を収集する調査助成財団等に関する収集・整備した情報の学術機関への提供



助成財団等に関する収集・整備した情報のWEBサイト及びポータルサイト助成情報navi、出版物への掲載



出版物販売での商品発送、案内書発送



当センター会員への各種連絡、出版物発送

助成財団の運営に関する個別相談、電話相談等の対応および記録、管理

助成金申請等に関する問い合わせについての相談の対応および記録、管理

助成財団のWEBサイトの作成支援等、業務効率化の支援、管理WEBサイトやポータルサイト・助成情報naviメンバーの管理及び案内

助成財団や、助成財団と関係諸団体が行う調査研究、助成等の共同助成プロジェクトの調整・実施



民間非営利組織（ＮＧＯ、ＮＰＯ等）との連携・交流の促進

メールマガジンの配信



広報・オピニオン誌の編集・発行・管理及び配布



助成に関する出版物の編集・発行・管理及び配布関係法令に基づく官公庁等への申請、届出、報告・連絡

その他、上記１の目的のために行う業務
以上