放送大学学園における特定個人情報等の取扱いの特例に関する規程
平成２７年１１月１０日
放送大学学園規程第３号
改正 平成 27 年 12 月 15 日、平成 28 年３月 22 日、
平成 29 年３月７日
目次
第１章 総則（第１条－第３条）
第２章 個人情報保護管理者等の責務（第４条・第５条）
第３章 個人番号事務取扱担当者（第６条）
第４章 個人番号関係事務の業務委託（第７条）
第５章 個人番号の取得、利用、保存及び提供（第８条－第１４条）
第６章 個人番号の削除・廃棄（第１５条）
第７章 雑則（第１６条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、放送大学学園の保有する個人情報の管理等に関する規程（平成１６年放送大学学園規程第４号。以下「個人情報管理等規程」という。
）第４８条の規定に基づき、放送大学学園（以下「学園」という。
）が保有する個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。
）の取扱いの特例を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。
）第２条の定めるところによるほか、以下各号に定めるところによる。
一 職員 放送大学学園就業規則（平成１５年放送大学学園規則第４号）第２条第１項及び放送大学学園期間業務・時間雇用職員就業規則（平成１５年放送大学学園規則第５号）第２条に規定する者をいう。
二 課等 事務局の部（課を置かない部に限る。
）、課及び室並びに学習センターの事務室をいう。
三 個人情報保護管理者 個人情報管理等規程第５条に定める個人情報保護管理者をいう。
四 個人情報保護担当者 個人情報管理等規程第６条に定める個人情報保護担当者をいう。
（特定個人情報等の利用の範囲）
第３条 学園は、個人番号関係事務を行うために必要な限度で特定個人情報等を利用することができる。
２ 前項の規定にかかわらず、学園は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときに特定個人情報等の提供を受けた場合は、その提供を受けた目的を達成するために必要な限度で当該特定個人情報等を利用することができる。ただし、当該特定個人情報等を利用することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
第２章 個人情報保護管理者等の責務（個人情報保護管理者の責務）
第４条 個人情報保護管理者は、第６条に規定する個人番号事務取扱担当者（以下「個人番号事務取扱担当者」という。
）が取り扱うべき特定個人情報等の範囲及び特定個人情報等を取り扱う事務を行う区域を指定するものとする。
２ 個人情報保護管理者は、特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の任務の分担及び責任の明確化を図らなければならない。

３ 個人情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う場合に、次の各号に掲げる体制を整えるものとする。
一 個人番号事務取扱担当者が、法令その他関係規程等に違反している事実又は兆候を把握した場
合の個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者への連絡体制
二 役員及び職員（以下「役職員」という。
）が、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等（以下「漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者への連絡体制
三 役職員が、特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の個人情報管理等規程第４３条及び第４４条の規定による対応体制
４ 個人情報保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
（役職員の責務）
第５条 役職員は、特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び個人番号事務取扱担当者が法令その他関係規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者に報告しなければならない。
第３章 個人番号事務取扱担当者（個人番号事務取扱担当者）
第６条 個人情報保護管理者は、個人番号関係事務に従事する者を個人番号事務取扱担当者に指名しなければならない。
２ 個人番号事務取扱担当者は、個人情報保護管理者の命を受け、学園の個人番号関係事務を処理するために必要な限度で、次の各号に定める業務を行う。
一 特定個人情報等の取得、利用、保存、提供又は消去若しくは廃棄等の業務
二 個人番号が記載された書類等の作成及び行政機関等の個人番号利用事務実施者への提出に関する業務
３ 個人番号事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス若しくはデータの漏えい等の事故又は法令その他関係規程等に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、直ちに個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者に報告しなければならない。
第４章 個人番号関係事務の業務委託（個人番号関係事務の業務委託）
第７条 個人情報管理等規程第４２条の規定により個人番号関係事務の全部又は一部を外部に委託又は再委託する場合は、当該委託先又は再委託先において、個人番号の漏えい等の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じさせなければならない。
２ 前項の場合において、学園は、当該委託先又は再委託先において学園が果たすべき安全管理義務と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
３ 第１項の規定により個人番号関係事務の全部又は一部を再委託する場合は、当該個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の諾否を判断するものとする。
第５章 個人番号の取得、利用、保存及び提供（個人番号の利用の範囲）
第８条 個人番号は、次の各号に規定する利用目的の範囲内で取り扱わなければならない。
一 給与所得及び退職所得の源泉徴収に係る事務
二 健康保険及び厚生年金保険等の届出及び申請に係る事務
三 雇用保険の届出及び申請に係る事務
四 財形貯蓄に係る事務
五 報酬、料金、契約金及び賞金の源泉徴収に係る事務

六 不動産の使用料及び譲受けの対価等の支払調書に係る事務（個人番号の提供の要求）
第９条 学園は、個人番号関係事務を処理するため必要があると認めるときは、本人（自己と同一の世帯に属する者を含む。
）又は他の個人番号利用事務実施者及び個人番号関係事務実施者に対し個人番号の提供を求めることができる。
（個人番号の提供の求めの制限）
第１０条 学園は、第８条各号に掲げる事務を行うため必要な場合であって、次の各号のいずれかに該当する特定個人情報等の提供を受けることができる場合を除き、他人（自己と同一の世帯に属する者以外の者をいう。
）に対し、個人番号の提供を求めてはならない。
一 個人番号関係事務実施者が個人番号関係事務を処理するために必要な限度で学園に対し特定個人情報等を提供するとき。（役職員が所得税法（昭和４０年法律第３３号）第１９４条に基づく扶養控除等申告書に本人（自己と同一の世帯に属する者を含む。）の個人番号を記載して学園に提出する場合を含む。
）
二 本人又はその代理人（国民年金法（昭和３４年法律第１４１号）第７条第１項第３号に規定する被保険者（以下「第３号被保険者」という。）として役職員がその被扶養配偶者の個人番号を記載した届けの提出を代理する場合を含む。以下同じ。）が学園に対し、特定個人情報等を提供するとき。
三 個人番号利用事務実施者が個人番号利用事務を処理するために必要な限度で学園に対し特定個人情報等を提供するとき。
四 特定個人情報等の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報等を提供するとき。
五 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき。
（特定個人情報等の収集・保管の制限）
第１１条 学園は、前条各号のいずれかに該当する場合その他法令等に基づく場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
２ 放送大学学園法人文書管理規程（平成１５年放送大学学園規程第３号）第４４条前段の規定にかかわらず、個人番号を含む文書については、別に定める保存期間をこえて保存してはならない。
（個人番号の提供を受ける際の本人確認措置）第１２条 学園は、本人又はその代理人から個人番号の提供を受けるときは、番号法第１６条の規定に基づき、本人確認の措置をとらなければならない。
２ 役職員の扶養親族（第３号被保険者を除く。
）の個人番号の提供を受けるときは、当該役職員がその本人確認を行うものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第１３条 学園は、個人番号関係事務を行うために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難である場合は、この限りでない。
（特定個人情報等の提供の制限）
第１４条 学園は、次の各号のいずれかに該当する場合その他法令に基づく場合を除き、特定個人情報等の提供をしてはならない。
一 個人番号利用事務を処理するために必要な限度で本人若しくはその代理人又は個人番号関係事務実施者に対し特定個人情報等を提供するとき。
二 個人番号関係事務を処理するために必要な限度で特定個人情報等を提供するとき。
三 特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報等を提供するとき。

四 番号法第１９条第１２号の規定に基づき、特定個人情報等を個人情報保護委員会に提供するとき。
五 訴訟手続その他の裁判所における手続、裁判の執行、刑事事件の捜査、租税に関する犯則事件の調査又は会計検査院の検査が行われるとき、その他法令で定める公益上の必要があるとき。
六 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき。
第６章 個人番号の削除・廃棄（個人番号の削除・廃棄）第１５条 学園は、個人番号について第８条各号に規定する事務を処理する必要がなくなった場合は、法令等により一定期間の保存が義務付けられている場合を除き、当該個人番号を速やかに削除又は廃棄しなければならない。
第７章 雑則（雑則）
第１６条 この規程に定めるもののほか、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、平成２７年１１月１０日から施行する。
附 則（平成２７年１２月１５日）
この規程は、平成２７年１２月１５日から施行する。
附 則（平成２８年３月２２日）
この規程は、平成２８年４月１日から施行する。
附 則（平成２９年３月７日）
この規程は、平成２９年３月７日から施行する。