東京女子医科大学における公的研究費の管理・監査に関する規程(令和3年9月29日規程・規則第2109号の36)
改正 令和4年8月16日規程・規則第2208号の3
改正 令和5年4月18日規程・規則第2304号の2(目的)
第1条 この規程は、東京女子医科大学(以下「本学」という。)における公的研究費の取扱いに関し必要な事項を定め、その不正使用を防止するため、適正な管理・監査を行うとともに、適切かつ円滑な運営を確保することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語は次の定義によるものとする。
(1) 「教職員等」とは、本学に所属する非常勤を含む、研究者、研究に携わる事務職員、技術職員及びこれに準じる者をいう。
(2) 「公的研究費」とは、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人から配分される競争的資金を中心とした公募型資金をいう。
(3) 「研究者等」とは、教職員のうち、本学の公的研究費の運営及び管理に関わるすべての者をいう。
(4) 「不正使用」とは、故意又は重大な過失による、公的研究費の他の用途への使用又は本学の規程、法令若しくは競争的資金等の交付の決定の内容若しくはこれに付した条件等に違反した使用をいう。
(法令等の遵守)第3条 研究者等は、公的研究費の取扱いについては、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律(昭和３０年法律第１７９号)及び関係法令並びに交付等の際の条件を遵守しなければならない。
2 この規程の運用に当たっては、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成１９年２月１５日文部科学大臣決定、令和３年２月１日改正）、「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」（平成２６年８月２６日文部科学大臣決定）その他の関係行政指針等の趣旨に適合するようにしなければならない。
3 研究者等は、第1項のほか、この規程及び本学の関連する規程等を遵守しなければならない。
(他の公募型資金への準用)
第4条 この規程は、文部科学省以外の他の省庁又はそれが所管する独立行政法人から配分される競争的資金を中心とした公募型資金について準用する。
(最高管理責任者)
第5条 公的研究費の運営及び管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、学長をもって充てる。
2 不正使用防止対策の基本方針（以下「基本方針」という。）及び具体的な不正使用防止対策の策定は、最高管理責任者が、理事会において審議を主導し、その承認を経なければならない。
3 最高管理責任者は、基本方針を策定及び周知するとともに、第６条に規定する統括管理責任者及び第７条に規定するコンプライアンス推進責任者が公的研究費の適切な運営及び管理を行えるよう必要な措置を講じなければならない。
4 最高管理責任者は、様々な啓発活動を定期的に行い、教職員の意識の向上に努めるものとする。
(統括管理責任者)
第6条 最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営及び管理について本学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者として統括管理責任者を置き、研究部門担当理事をもって充てる。
2 統括管理責任者は、基本方針に基づき、本学全体の具体的な不正使用防止対策を策定及び実施し、コンプライアンス推進責任者に対策の実施を指示するとともに、当該実施状況を確認し、定期的に、最高管理責任者へ書面により報告しなければならない。
(コンプライアンス推進責任者)
第7条 各部署等における公的研究費の運営及び管理について実質的な責任と権限を持つ者としてコンプライアンス推進責任者を置き、医学部長、看護学部長、医学研究科長、看護学研究科長、附属医療施設長をもって充てる。

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コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示に従い、次に掲げる業務を行う。
(1) 自己の管理監督又は指導する部署等における対策の実施(2) 前項における実施状況の確認および統括管理責任者への定期的な書面による報告(3) 不正使用の防止を図るため、研究者等に対するコンプライアンス教育の実施および受講状況の管理監督(4) 研究者等の不正使用の防止に対する意識の向上と浸透を図るための啓発活動の実施(5) 研究者等が適切に公的研究費の管理、執行等を行っているか等のモニタリングおよび必要に応じた改善の指導
3 コンプライアンス推進責任者の業務を補佐するためにコンプライアンス推進副責任者を置く。
4 コンプライアンス推進副責任者は、基幹分野長又は部門長、診療部長、研究所長、領域の長等、各所属の長とする。
(監事)
第8条 監事は、次に掲げる事項について確認した結果を理事会に報告しなければならない。
(1) 不正使用防止に関する体制の整備・運用状況(2) コンプライアンス推進責任者が実施するモニタリング又は内部監査によって明らかになった不正使用発生要因が不正使用防止計画に反映されているかの有無(3) 不正使用防止計画の実施状況(コンプライアンス教育)
第9条 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者が策定する実施計画に基づき、研究者等を対象としてコンプライアンス教育を実施する。また、コンプライアンス教育の内容については、定期的に見直しを行うものとする。
2 研究者等は、「東京女子医科大学公的研究費に係わるコンプライアンス教育に関する実施要領」で定めるコンプライアンス教育に係る研修会及び「東京女子医科大学研究倫理教育に関する実施要領」で定める研究倫理教育を受けなければならない。
3 コンプライアンス推進責任者は、コンプライアンス教育を１年間に複数回実施するとともに、対象者の受講状況及び理解度について把握するものとする。
(コンプライアンス推進委員会)
第10条 コンプライアンス教育の方針、内容、改善等について審議するために、コンプライアンス推進委員会を置く。
2 コンプライアンス推進委員会は、最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者、研究推進センター長、最高管理責任者が指名した者、不正使用防止計画推進室の管理職で組織し、委員長は最高管理責任者があたる。
3 コンプライアンス推進委員会は、必要に応じて委員長が招集する。
4 委員長は、理事会運営会議に対し、遅滞なく、審議の内容を報告しなければならない。
(啓発活動)
第11条 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者が策定する実施計画に基づき教職員に対して、コンプライアンス教育にとどまらず、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。
(誓約書)
第12条 最高管理責任者は、研究不正防止対策の理解及び意識の浸透を図るため、研究者等に誓約書の提出を求めるものとする。なお、誓約書の内容については、以下の内容を含むものとする。
(1) 「東京女子医科大学研究倫理教育に関する実施要領」で定める研究倫理教育を受けること(2) 本学の規程等を遵守すること(3) 研究不正を行わないこと(4) 本学の規程等に違反して、不正を行った場合は、本学及び配分機関の処分及び法的な責任を負担すること
2 研究者等は、前項に定める誓約書を最高管理責任者に提出しなければならない。
(行動規範)
第13条 最高管理責任者は、不正使用を防止するために研究者等に対して「東京女子医科大学における公的研究費の使用に関する行動規範」を策定し、周知する。
(研究者等の責務)
第14条 研究者等が第9条第2項及び第１２条の義務を履行しないときは、公的研究費の申請並びに運営及び管理に関わることができない。
(ルールの明確化・統一化)

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第15条 研究推進センター研究管理課外部資金管理室（以下「外部資金管理室」という。）は、公的研究費の事務処理手続きに関するルールを作成し、研究者等に周知しなければならない。
(職務権限の明確化)
第16条 公的研究費の事務処理に関して、研究者と事務職員の権限と責任を明確に定め、関係者に周知するものとする。
2 公的研究費に関する事務分掌については、「事務部署業務分掌規程」等で定める。
3 事務処理については、責任の所在を明確にし、職務権限に応じた決裁手続きを行うものとする。
(告発窓口)
第17条 告発への迅速かつ適切な対応を行うために、外部資金管理室に受付窓口（以下「告発窓口」という。）を置く。
2 告発窓口の責任者は、外部資金管理室長をもって充てる。
3 告発窓口に不正使用等に関する通報及び情報提供があった場合は、告発窓口の責任者は、理事長、最高管理責任者及び統括管理責任者に、速やかにその旨及びその内容を、報告しなければならない。
(調査委員会等)第18条 公的研究費の不正使用があった場合又は不正使用の疑いがある事案が生じた場合には、「学校法人東京女子医科大学における研究活動上の不正行為の防止及び対応に関する規程」（以下「不正行為の防止及び対応に関する規程」という。）第５章から第７章を準用する。
(懲戒処分等)第19条 公的研究費の不正使用があった場合には、就業規則その他これに準ずるものにより、懲戒処分等の適正な措置を講じるものとする。
(不正使用防止計画推進室)
第20条 不正使用の防止計画を推進するため、外部資金管理室に不正使用防止計画推進室を置く。
2 統括管理責任者及び不正使用防止計画推進室は、基本方針に基づき、本学全体の具体的な不正使用防止対策のうち最上位のものとして、不正使用防止計画を策定する。
3 統括管理責任者及び不正使用防止計画推進室は、コンプライアンス教育、啓発活動等の実施計画を策定し、これに基づく業務の推進及び管理を行う。
(連携・協力等)第21条 不正使用防止計画推進室は、内部監査室と連携し、不正使用発生要因について本学全体の状況を体系的に整理し評価する。
2 不正使用防止計画推進室は、不正使用防止計画の策定に当たっては、前項で把握した不正使用発生要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容にするとともに、不正使用発生要因に応じて随時見直しを行い、効率化・適正化を図るものとする。
3 不正使用防止計画推進室は、監事と連携し、必要な情報提供等を行うとともに、不正使用防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行うものとする。
4 各部署等は、不正根絶のために、不正使用防止計画推進室と協力しつつ、主体的に不正使用防止計画を実施しなければならない。
(予算執行状況の確認等)第22条 外部資金管理室は、随時公的研究費の執行状況を確認し、著しく執行が遅れていると判断した場合は、研究者等に対し、当該理由を確認の上、必要に応じて改善を指導するものとする。
2 外部資金管理室は、予算執行の遅れていることにより研究計画の遂行上問題があると判断した場合は、研究者等に対し、繰越制度の活用、資金交付元への返還等を含めた改善策を遅滞なく提示するものとする。
(発注段階での財源の特定)第23条 研究者等は、発注段階において支出財源を特定し、予算の執行状況を的確に把握しなければならない。
(取引業者との癒着防止)第24条 研究者等は、発注又は契約する際は、物品調達規程に従う。
2 基幹分野長又は部門長、診療部長、研究所長、領域の長等、各所属の長は、研究者等と取引業者との癒着を防止するため、必要に応じて、納品された物品が契約の内容に適合しているかどうかを発注者以外の者に検査させるなど癒着防止のための措置を講ずるものとする。
(取引業者への対応)
第25条 取引業者等に対してこの規程を含む本学規程等を説明し、これを遵守させるとともに、本学が定める基準に該当する業者に対しては、公的研究費の適正な使用と管理を遵守するための誓約書の提3

出を求めるものとする。
2 公的研究費に関して不正な取引に関与した業者については、取引停止等の措置を講じなければならない。
(非常勤職員等の勤務確認)第26条 非常勤職員等を雇用等する場合は、事務部署が日常的に勤務事実の確認を行うこととする。ただし、事務部署による日常的な確認が困難な場合にあっては、定期的に確認する方法によることとする。
(相談窓口)
第27条 公的研究費に係る事務処理手続及び使用ルール等に関する学内外からの相談に迅速かつ適切に対応するため、相談を受け付けるための窓口を外部資金管理室に置く。
(不正使用防止対策の周知)第28条 不正使用防止計画推進室は、不正使用の防止に向けた取組みの状況を本学の公式ホームページ等で公表するとともに、その施策を確実かつ継続的に推進するものとする。
(内部監査室)第29条 内部監査室は、公的研究費の適正な管理のため、内部監査室規程に基づき、公正かつ的確な監査を実施する。
2 内部監査室は、毎年定期的に、関係書類の調査、納品状況に関する実地調査その他の必要な調査をしなければならない。
3 内部監査室は、公的研究費等の管理体制の検証を行う。
4 内部監査室は、公的研究費に関する監査結果について、理事長の承認を得た後に、これを最高管理責任者に報告しなければならない。
5 内部監査室は、監査の質を確保するために内部監査手順を示したマニュアルを作成し、不正使用防止計画推進室、監事、会計監査人と共有するものとする。
(リスクアプローチ監査)第30条 内部監査室は、監事及び不正使用防止計画推進室と連携して、不正使用の防止を推進するための体制について検証するとともに、不正使用が発生しやすい要因に着目したリスクアプローチ監査を実施するものとする。
(監査の質向上)第31条 内部監査室は、内部監査報告書、コンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングを通じて把握した不正使用発生要因に応じて、監査計画を随時見直し、効率化・適正化を図るなどとともに、専門的な知識を有する者を活用して内部監査の質の向上を図るものとする。
(情報の共有)第32条 内部監査室は、実効性のある内部監査を実施するために、監事及び会計監査人との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、本学における不正使用防止に関する内部統制の整備・運用状
況、モニタリング、内部監査の手法、競争的研究費等の運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行うものとする。
(内部監査結果)
第33条 内部監査結果等については、コンプライアンス教育及び啓発活動において周知することとし、本学全体として同様のリスクが発生しないよう不正使用防止対策を図るものとする。
(文部科学省への調査協力)
第34条 「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（文部科学大臣決定）及び「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」（文部科学大臣決定）に基づく文部科学省からの書面調査、面接調査、現地調査その他の必要な調査の要請があった場合には、協力をするものとする。
(改廃)第35条 本規程の改廃は、決裁規程に基づき、理事会運営会議または理事会の承認を得るものとする。
附 則
この規程は、令和3年9月29日から施行する。
附 則(令和4年8月16日規程・規則第2208号の3)
本規程は、令和4年8月16日から施行する。
附 則(令和5年4月18日規程・規則第2304号の2)

4本規程は、令和5年4月18日から施行する。

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