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1.

はじめに名の参加という構成であった｡ 属性の多様さ

平成23年４月１日の公文書等の管理に関すは､ メンバーがそれぞれの立場に基づく問題る法律 (平成21年法律第66号､ 以下 ｢公文書関心を抱え､ 法に対する前提条件に違いがあ管理法｣) の施行を控え､ 各行政機関におけることから､ 共通テーマにたどり着くまでかる行政文書管理規則や国立公文書館等の指定なりの時間を要することが予想された｡ 手探に係る利用等規則の策定及び審査等､ ガイドりの中スタートした討論は､ 一口に地方公共ラインで示された事項が規則の形に整えられ､団体といっても県と市町村､ 首長部局や教育法により規定される具体的な施策の一端が明委員会等の首長部局以外､ 指定管理者等さまらかとなってきた｡ こうした時期に実務担当ざまな場に応じた対応が必要であり､ 共通の者研究会議受講の機会を得たことは､ 法施行課題を見出すのは極めて難しいとの感触ととにあたり如何なる対応が必要かという実務にもに進んだが､ 議論の展開に加え発表者の知携わる者の一人として､ 恵まれた好機に際会見が加味され､ 概ね以下のような発表となっできたと考えている｡

た｡

テーマとされた ｢公文書管理法施行に向け論点は､ １.レコードスケジュールについた地方公共団体等の課題について｣ は､ 法第て､ ２.利用について､ ３.古文書について､34条に努力義務が掲げられた地方公共団体のの３点であった｡

法への対応に､ よきヒントや助言なりが示されるべき機会となることを意図したものと解

2.

レコードスケジュールについてされる｡ ｢等｣ の文字が示す通り､ 対象に幅

公文書管理法は､ 法のポイントの一つとしを持たせたテーマ設定であるが､ 地方公共団て行政文書 (及び法人文書) に関する統一的体に属する参加者が比較的多かったことは､な管理ルールを法定化したことが挙げられて当該テーマに対する期待及び関心の高さが表いる｡ 現用から非現用までの管理が同一の法れたものといえる｡

律で規定され､ ライフサイクルを通じた文書討論におけるＣグループは､ ４グループの管理が規律されることとなった｡ 討論においうち最も大人数の11人から成り､ 県立歴史館､ては､ 法が規定する行政文書の一元的管理を県立文書館､ 県立公文書館､ 町立公文書館のどう具体化するかということに関心が集まり､地方自治体立 (公) 文書館､ 独立行政法人及レコードスケジュールに沿って課題を整理しび国立大学法人､ 国立公文書館より専門員３た｡ 討論は､ １.文書作成段階､ ２.移管及び移管後のそれぞれの段階において､ (1)文書

村上淳子 (むらかみ じゅんこ)

広島大学文書館主任
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作成段階からの関与､ (2)評価・選別のタイミングについて､ 具体的な対策を提案するこアーカイブズ 43とへと進んだ｡

査をさせることができると規定した法第９条に依拠したものであった｡ 同条第４項の ｢国2.1

文書作成段階からの関与

立公文書館に､ 当該報告若しくは資料の提出

提案：非現用文書を管理する公文書館等が､を求めさせ､ 又は実地調査をさせることがで文書作成段階から関与できる仕組みづくりきる｣ との規定により､ 国立公文書館が実地調査を担うという位置づけが､ 条例に現用段地方の場合は特に､ 公文書館等が行政文書階へのチェック機能を規定することの根拠と作成の最初の段階に関わる根拠はほとんどなして､ 県立公文書館等が参照していることにいのではないか｡ 基幹自治体の公文書館等でよるものであった｡

は､ 関与が可能であったとしても拘束力が弱く､ ファイル名､ 保存年限等､ 移管後の管理

2.2に影響するような事項に関与出来る仕組みが提案１：二段階選別ない｡ こうした問題点に対処するため､ 法を評価・選別のタイミング
２：非現用文書を管理する側 (公文書館)

一つの契機として公文書館等が文書作成段階の廃棄権の確保に関与しうる仕組み作りが必要である､ との３：永年現用の廃止議論となった｡
具体的には､ 現用の段階に公文書館等が意

提案１：二段階選別

見を提示し得る制度的な根拠を作ることが考評価・選別の業務において､ 残すと評価しえられる｡ 一例として､ 県立公文書館の立場たものが果たして将来にわたって残す必要がから､ 公文書管理委員会を念頭に第三者委員あるものかどうか､ ということへの悩みは尽会を立ち上げ､ 現用段階での管理にその意見きない｡ 文書作成担当者に相談したり､ 経験を反映することが提案された｡ 特に､ 文書管を重ねることで対応しているが､ 一度評価・理及び文書の体系化､ 文書分類基準表等につ選別を経たものが重要でなかったという場合いての助言､ 意見を言えることが大切とされもないとはいえない｡ こうした文書が出たとた｡

きに､ どう対応するか､ 非現用文書を管理す

この提案は､ 管理状況について内閣総理大る公文書館等において､ 一度決定した措置を臣への報告義務を定め､ 能動的な情報収集､変更できる仕組みを作る必要があるのではな

行政文書管理状況の報告若しくは資料の提出いか｡

を求め､ 当該職員 (内閣府の職員) に実地調

提案２：非現用文書を管理する側 (公文書館) の廃棄権の確保
移管後の廃棄については､ 法第25条に規定があるものの､ 劣化による物理的な損耗等かなり限定的であることが注記されている｡ 廃棄にあたっては､ 内閣総理大臣への協議と同意を経ること､ 及び法第29条第２項において内閣総理大臣が公文書管理委員会へ諮問することが規定されている｡
残されたものを今後も全て永久保存するということについては､ 書庫スペース等の問題Ｃグループの討論の様子からみても限界があるのではないか｡ 現用・692011/3

非現用を通じた文書管理という課題において国の動向を注視していく必要がある｡

は､ 文書作成段階の判断､ 現用から非現用へと移行する段階として､ 例えば保存期間満了利用請求権が法定化されたことは､ 法のポ時の判断､ さらには移管後20年なり30年なりイントの一つとして特記されている｡ 従来､経過した後の判断､ など文書のライフサイク利用に関する規定が実はどこにもないのに利ルにおけるいくつかの段階毎に評価・選別の用はされてきた､ という状況が､ 法の規定に機会があってしかるべきではないか｡ 法第25より権利として明文化されることとなった｡

条の規定を適切に運用し､ 過去の判断を見直

しかし､ 権利として認めるということをもっすことを法的に保証することが大切である｡て､ 手続きの煩雑化や権利の濫用等のさまざ公文書館等に廃棄の権限を担保し､ 条例にまな懸念が生じている｡

規定しようとする場合､ 住民や研究者等の利一例として､ 権利化により一度の請求件数用者側からの抵抗が大きいことが予測される｡に上限がなくなるのではないか､ という心配廃棄にあたっては､ 廃棄リストの公表や､ 第がある｡ こうした懸念は､ 一回あたりの出納三者委員会による承認などある程度の拘束力という場面のみならず､ 要審査とされているを定め､ きめ細かな説明責任を果たすことが文書の審査請求過程において､ いっぺんに大求められる｡

量の請求をする利用者が現れた場合､ 現場の提案３：永年現用の廃止

業務負担の増大という課題に直結することと公文書館等が未設置の地方自治体では､ 平なる｡ 大量の審査が請求された場合に何ら歯成の大合併によって､ 旧市町村の永久保存資止めがなく､ ガイドラインに基づいて策定さ料が問題となっている｡ この反面､ 既に公文れた利用等規則の定めにより30日以内に審査書館等を有する地方公共団体等では､ 文書のし利用請求者に通知する必要があるとするな

永年現用の規定を外すことは､ とりわけ市町らば､ 他にも多くの業務を抱える担当者にとっ村レベルの原課が嫌がる場合が多く､ 文書のて大きな負担となることが予想される｡

スムーズな移管を妨げる要因の一つにもなり

ただし､ 地方においては､ 問題となるようかねない､ という問題が生じている｡ それだな請求が起きることは想定されていない｡ 地

けに､ 合併などにみられる地方公共団体を取方としては､ 法の施行後国立公文書館においり巻く状況は､ 永年現用と定めた原課の判断てどのような問題が生じ､ どのような解決策が､ 未来永劫持続するとは言い切れないことが講じられるかを注視したい､ との議論がなを示している｡

された｡ 地方の公文書館等が国立公文書館の現用から非現用にかけての円滑な文書移管を実現するためにも､ 公文書館等を有する地動向をモデルとして参照するという構図がより強化されることが予想される｡

方公共団体等では､ 永年現用の規定は廃止することとしたい｡ そのためにも､ 文書作成段

4.

古文書について階や現用段階での判断を､ 非現用の段階に見提案：法の対象外として扱うことが妥当直すという文書のライフサイクルを通じた評価・選別の機会を規定することが大切である｡

いわゆる古文書等は､ 多くの地方公共団体の公文書館等が現に保有しており､ 現行の機3.

利用について関以前から引き継がれたり､ 寄贈・寄託等に提案：利用の権利化の問題は､ 地方ではまだよるものが存在している｡ 本討論においても､課題として認識されていないのではないか｡

古文書を有する地方公共団体等の現実的な問70

アーカイブズ 43

ろは､ 公文書館側が現用文書を管理する側と相互に意見を言えるような法的根拠を規定するためにも､ 条例の制定を検討する余地があろう｡ 現用文書の管理に非現用文書を管理する公文書館側が法的根拠を以てコミットするという回路の確保は､ 独立行政法人等にも共通する課題である｡
今後考慮すべき課題として､ 文書を作成する現場にとって文書管理の優先順位が必ずしも高いとはいえないという状況にも目を配る
題関心から､ この論点が提出された｡

必要がある｡ 研修の実施などを通じて､ 優先古文書に関しては､ 法の現用・非現用文書順位を上げようと考えてもらえるような仕組の統一的管理等をポイントとする観点からいみづくりも大切である｡ 法を最大限に活かしえば､ そもそも適用の範囲外である｡ また､た運用を図り､ よりよい文書管理を目指す好｢特定歴史公文書等の保存､ 利用及び廃棄に機としたい｡

関するガイドライン｣ のＢ−１(2)に目録作成等の措置を実施し ｢原則として受入れから6.

おわりに１年以内に排架を行うものとする｣ との定め

発表は､ 討論から実際の発表に至るまで限があり､ これを寄贈や寄託により受入れた古られた時間で仕上げなければならないという文書等にも適用した場合､ かなり厳しい条件制約があったが､ とりわけ古文書を有する県となることが予想される｡ こうしたことから立文書館等の立場に立つ問題関心により展開も､ 古文書については法の適用外とすることし､ 本稿もその内容を反映させたつもりであが適当と考えられる｡る｡ 不十分な点は､ 執筆者の責にあることをただし､ 個人情報の利用制限に関する条項

特にメンバー諸氏に御了知願いたい｡ 最後に等については､ 法の規定を援用することが可私見であるが､ 公文書管理法でも理念と法内能ではないだろうか､ との意見が出された｡

容とでは齟齬がある｡ 各組織における運用のついては､ 法のどの部分を古文書にもあては如何が今後の大きな課題であることを痛感しめて考えることが可能か､ 古文書の定義を含た研修であった｡

めて条例に盛り込むことも検討課題の一つであり､ 具体的には､ 条例に対応した利用等規

C グループメンバーは次の通りである (名則などの形で別立ての規定を定めて対応する簿順)｡

ことが論点としてまとめられた｡

富田

任 (茨城県立歴史館：司会)､ 高堂奈緒美 (富山県公文書館)､ 長澤
5.

まとめ

洋 (広島県立文書館：発表)､ 村上淳子 (広島大学文書

公文書管理法は､ 地方公共団体にとって規館：原稿執筆)､ 嶋 則行 (香川県立文書館)､則等よりもさらに強い拘束力を持つ条例を定山本裕介 (福岡県)､ 外間より子 (北谷町公める好機となる｡ 条例の制定は､ 現状よりよ文書館)､ 岡西

いものを作り上げていくためにも必要と考え

PP 作成)､ 大江洋代 (同：書記)､ 栃木智子

られる｡ 既に公文書館等の機能を有し､ 規則(同)､ 関本美知子 (高エネルギー加速器研究等を定めて適切な文書管理を図っているとこ機構)

涼 (国立公文書館：書記・71