マイナンバー制度の法律的な注意点と準備作業

平成２７年１０⽉
ターナー法律事務所 弁護士 鈴⽊理晶（まさあき）

マイナンバーって何？
→⽇本国内の全住⺠に通知される１２桁の番号
社会保障関係の手続、税務関係の手続、災害対策に利⽤されることにより、・公平・公正な社会の実現
・国⺠の利便性の向上
・⾏政の効率化を実現しようとするものです。
※

法人には１法人に１つの法人番号（１３桁）が指定されます。

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具体的にどう使うの？
→⺠間事業者は、税と社会保険の手続でマイナンバーを使います。
※

事業者がマイナンバーを記載する書類例

社会保障分野（健康保険、雇⽤保険、年⾦等の手続書類）
・健康保険・厚⽣年⾦保険被保険者資格取得・喪失届
・報酬⽉額算定基礎届／報酬⽉額変更届
・健康保険被扶養者（異動）届・健康保険・厚⽣年⾦保険産前産後休業／育児休業等取得者申出書・終了届・国⺠年⾦第３号被保険者関係届 等
税分野（税務署等に提出する法定調書等）
・給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書
・退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
・報酬、料⾦、契約⾦及び賞⾦の支払調書
・配当、剰余⾦の分配及び基⾦利息の支払調書
・不動産の使⽤料等の支払調書・不動産等の譲受けの対価の支払調書 等

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マイナンバー制度のスケジュールは？
平成２７年１０⽉以降〜

住⺠票の住所にマイナンバーの通知開始

平成２８年１⽉以降〜

平成２７年度の支払調書、年始の短期アルバイト報酬、１⽉以降の退職者の退職所得の源泉徴収票等にマイナンバーの記載開始

平成２８年１２⽉頃〜

給与所得の源泉徴収票にマイナンバーの記載開始

平成２９年１⽉以降〜

厚⽣年⾦・健康保険関係の手続書類にマイナンバーの記載開始→平成２８年１⽉までには、少なくとも外部委託先の個人事業主等からマイナンバーを取得する必要があります。

4やらなければいけないこと
⺠間企業は、マイナンバー制度において、以下の３つを⾏う必要があります。
１．個人番号・法人番号の取得（＋利⽤目的の通知⼜は公表＆本人確認）→提供を受ける際には、原則として必ず本人確認しなければなりません。
２．情報管理（組織的、人的、物理的、技術的安全管理）対策→保管期間が過ぎた場合には廃棄等が必要となります。
３．帳票等への出⼒と⾏政機関等への提出※

但し、上記各業務を外部委託することは可能です。
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やってはいけないこと（禁止事項１）＜利⽤制限＞「個人番号（１２桁のマイナンバー及びこれをアルファベット等に置き換えたもの）」をその内容に含む「特定個人情報」は、たとえ本人の同意があったとしても、番号法で定められた利⽤場⾯（税と社会保険の手続等）を超えて利⽤してはなりません。
→社員の管理のために個人番号を社員番号として利⽤することはできません。
＜作成制限＞
事業者は、番号法で定められた手続（税と社会保険の手続等）を処理するために必要な範囲を超えて、特定個人情報ファイル（特定個人情報をその内容に含む個人情報データベース等）を作成してはなりません。

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やってはいけないこと（禁止事項２）＜提供制限＞
何人も、番号法で定められた場合（税と社会保険の手続等）を除き、個人番号の提供を求めてはならず、また、第三者に提供してはなりません。
→住宅ローンの借り⼊れのために従業員に源泉徴収票を交付する場合には個人番号部分を記載しないか、マスキング等する必要があります。
→出向・転籍の際に特定個人情報を出向・転籍先の会社に提供することはできません（事業承継はＯＫ）。
→本人でも、個人カードの裏⾯（個人番号の記載がある⾯）を⼊会手続きの⾝分証明として利⽤してはいけません。
＜収集・保管制限＞
何人も、番号法で定められた場合を除き、特定個人情報を収集⼜は保管してはなりません。
→上記のような違法な個人番号の提供がなされた書類を受け取ってはなりません。
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具体的にやるべきこと 取得前に〜利⽤目的の特定と公表
個人情報取扱事業者が個人番号等を取得した場合には、あらかじめその利⽤目的を公表している場合を除き、すみやかに、特定した利⽤目的を本人に通知し、⼜は、公表しなければなりません。
→基本方針をＨＰにアップして、利⽤目的をあらかじめ公表しましょう8具体的にやるべきこと 取得時〜支払調書・源泉徴収票等作成のための個人番号取得①
支払調書や源泉徴収票等の企業が作成する書類に個人番号を記載します。今回は、これらの書類を作成するために、企業が個人番号を含むデータベース（特定個人番号ファイル）を作成することを想定します。
取得時のルール①〜本人確認
個人番号の提供を受ける場合には、本人確認（＝①番号が間違っていないかの確認（番号確認）及び②実在することの確認（⾝元確認）の２つの確認）が必要です。具体的には、原則として、以下のいずれかで確認を⾏います。
（ⅰ）個人番号カードの提示（ⅱ）通知カード＋運転免許証orパスポート等（ⅲ）個人番号が記載された住⺠票の写し＋運転免許証orパスポート等※

個人番号カードは市区町村への申請が必要であり、平成２８年１⽉以降の発⾏となります※

従業員について、⼊社時⼜は異動時に⾝元確認を⾏っていれば、再度の⾝元確認は不要です。

9具体的にやるべきこと 取得時〜支払調書・源泉徴収票等作成のための個人番号取得②
具体的な本人確認方法について対⾯の場合・・・通知カードや運転免許証の現物確認
郵送の場合・・・上記書類の写しの送付を受ける
オンライン・・・上記書類のＰＤＦ画像の受信※電話による個人番号の提供は原則不可です。
10具体的にやるべきこと

取得時〜支払調書・源泉徴収票等作成のための個人番号取得③
取得時のルール②〜利⽤目的の明示→通知カード、個人番号カード、住⺠票の取得は「直接書⾯取得」なので、原則として利⽤目的の明示が必要です。取得の際に利⽤目的を明示した提供依頼書を併せて配布しましょう。

11具体的にやるべきこと 取得時〜国⺠年⾦第３号被保険者関係書類等の個人番号取得
国⺠年⾦の第３号被保険者関係書類は、企業が、従業員のみならず、当該従業員の配偶者（いわゆる専業主婦）の個人番号を記載して企業が作成する必要があります。そのため、当該配偶者の個人番号をあらかじめ取得する必要があります。
郵送の場合には、配偶者から直接に通知カードや運転免許証のコピーを取得すれば足りますが、従業員を通じて配偶者の個人番号の提供を受けるケースが一般的と思われます。以下は、従業員を通じて配偶者の個人番号の提供を受けるケースを前提とします。
・利⽤目的の通知従業員を通じて、利⽤目的が記載された提供依頼書を配偶者に渡してもらいましょう。
・本人確認
通知カードや運転免許証の写しを、従業員を通じて、配偶者から取得しましょう。
・委任状
従業員が、配偶者の依頼により、配偶者の代理人として個人番号を提供することを証明するために必要です。委任状を配偶者に作成してもらいましょう。
12具体的にやるべきこと 取得時〜従業員が個人番号を記載して会社に提出する場合の取得
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書のように、従業員が作成して企業を通じて関係⾏政機関に提出する書⾯にも、従業員のみならず、その扶養親族等の個人番号が記載されます。
しかし、この場合には、企業での利⽤目的の通知も本人確認も不要です。
①利⽤目的の通知
利⽤目的が「取得の目的からみて明らか」なので通知不要②本人確認
従業員自⾝が扶養親族の本人確認をする義務者なので、企業側での本人確認も不要
13具体的にやるべきこと 取得時〜２回目以降の取得について過去に本人確認をしたことのある者からの取得に際しては、２回目以降は⾝元（実在）確認は不要です。
これに対して、番号確認は２回目以降も必要です。もっとも、番号カード、通知カード⼜は住⺠票の写しの提示が「困難であると認められる場合」には、特定個人情報ファイル（データベース等）に記録される個人番号を確認することが出来ます。
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具体的にやるべきこと

安全管理措置

個人番号等を利⽤するにあたっての安全管理措置の検討にあたっては、以下の３点が重要です。
Ａ

個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化（どんな事務があるか）Ｂ

特定個人情報等の範囲の明確化（どんな情報を取得するか）Ｃ事務取扱担当者の明確化（誰がその事務をするのか）

具体的には、以下の４つの観点からの安全管理措置が求められます。
・組織的安全管理措置
・人的安全管理措置
・物理的安全管理措置
・技術的安全管理措置⇒「個人番号処理手順フロー」「安全管理チェック表」等を作成して、取り扱う事務の範囲、事務取扱担当者を明確化しましょう。
また、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を規程した「個人番号取扱規程」を作成しましょう。

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具体的にやるべきこと〜再委託の場合
個人番号関係事務の全部⼜は一部を委託する場合には、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を⾏わなければなりません。
具体的には、以下の３点をもって、必要かつ適切な監督をしなければなりません。
①委託先の適切な選定②安全管理措置に関する委託契約の締結③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握※番号法により委託先がさらに再委託できるのは「委託者の許諾を受けた場合」に限ります。契約書にも、このことを明記しましょう。
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ご質問等ございましたら、ご連絡ください。
ターナー法律事務所

弁護士 鈴⽊理晶（まさあき）

suzuki@turner-law.jp
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