特定個人情報等のデータ入力業務の委託先に対する監督について

令和４年４月
個人情報保護委員会事務局

はじめに行政機関等・地方公共団体等（以下「行政機関等」という。）において、書面で申請等のあった特定個人情報等のデータ入力業務を民間事業者に委託しているケースが見受けられる。
個人番号利用事務等の委託については、番号法第10条第１項及び第11条において、講ずべき措置が規定されている（スライド10参照）。
しかしながら、近時、データ入力業務の委託先において、最初の委託者である行政機関等の許諾を得ることなく、無断で再委託された事案が相次いで発生している。委託元は 、再委託先に対する間接的な監督義務を負っており、再委託先で漏えい等が生じた場合には 、委託元の再委託先に対する監督責任が問われることとなる（スライド７参照）。
そこで、行政機関等におけるデータ入力業務の委託先に対する監督について、特に留意すべき事項を次の４つの段階に分け、それぞれのポイントを紹介する。
なお、マイナンバーガイドラインで求めていること以上のことについても本誌に記載しているが、あくまで手法の例示として記載している点に留意願いたい。
委託について留意すべき各段階

１．委託先の選定

２．委託契約の締結

３．契約履行中の委託先の監督

４．成果物の納品及び契約終了※関係法令等については、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律を「番号法」、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）（本文及び（別添１）特定個人情報に関する安全管理措置）を「マイナンバーガイドライン」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するＱ＆Ａを「事業者編Q&A」と表記する。

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１－１．委託先の選定 ～入札方式等～
ポイント！

・入札方式及び落札方式を検討する。
・入札説明会等において、無断で再委託を行った場合には番号法違反及び番号法上の漏えいに該当することを説明する。
・入札時において、委託業務に従事可能な従業員数を確認する。また、作業開始までに、委託先における委託業務の作業場所及び作業体制が確保されているかを確認する。特に、十分な人員を有しているかを確認する。
・過去の業務実績を確認する。
※解説
一般競争入札による最低価格落札方式では、価格のみで業者が決まるため、当初から十分な人員を有していないなど業務を履行できない事業者が落札するおそれがある。このため、価格以外の面も評価する総合評価落札方式等での選定も検討する。
データ入力業務は、データ量に比例して作業量も増加することから、当該業務を委託する場合、委託先となる事業者が、業務を遂行するために十分な人員を有していることが重要であることから、作業開始までに、十分な人員を有しているかを確認する。今後、人員を確保する予定であるといった場合には注意が必要である。また、過去の業務実績を確認し、委託する業務と類似する業務を受託したことがあるかどうかを確認することも効果的である。

【委託元】

【委託先】

十分な人員？

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１－２．委託先の選定 ～仕様書等～
ポイント！

・無断での再委託や委託契約終了後においても委託先が特定個人情報等を保管し続けることなどを防止するための安全管理措置等を検討し、当該措置を講ずる旨を仕様書等に盛り込む。
※解説
無断での再委託や委託契約終了後においても委託先が特定個人情報等を保管し続けることなどを防止するための安全管理措置等を検討し、当該措置を講ずる旨を仕様書等に盛り込む。例えば、次の事項を仕様書等に盛り込むことが考えられる。
・作業端末について、電子媒体の接続制限の措置を講ずること。
・インターネット回線に接続されていない端末で作業すること。 【電子媒体の接続制限】
・アクセス制御を適切に行うこと。
許可
・印刷不可の設定を行うこと。
また、監査や調査にすぐ行くことができるよう作業場所を庁舎内とすることが考えられる。
無許可
紙の原票を基にデータ入力をする場合は、委託先は原票を複製できないこととし、原票を編てつするなど容易に複製できない状態にした上で委託先に提供することが考えられる。

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２－１．委託契約の締結～委託先における取扱状況の把握に係る規定～
ポイント！

・番号法第11条に基づく必要かつ適切な監督を実施するために必要な資料の提出を義務付ける規定を盛り込む。
・委託先に対し、委託先、再委託先等における特定個人情報等の取扱状況に関して、定期的な報告を義務付ける規定及び無予告で実地の監査・調査等を行うことができる規定を盛り込む。
※解説
６ページで記載する「契約履行中の委託先の監督」において重要なことは、委託先における特定個人情報等の取扱状況を把握することであるが、委託先の機密を理由として、委託元が行う実地の監査、調査等で十分な証跡を確認することができないことを防ぐために、番号法第11条に基づく必要かつ適切な監督を実施するために必要な資料を提出しなければならない旨の規定を盛り込む。
委託契約において、委託先、再委託先等における特定個人情報等の取扱状況に関して、定期的な報告を委託先に義務付ける規定を盛り込む。また、委託元が自ら委託先の作業場所に臨場して、特定個人情報等の取扱状況を把握するために、契約期間中に、無予告で実地の監査、調査等を行うことができる旨の規定を盛り込む。

【報告】【監査、調査等】

実施するために必要な事項を委託契約に盛り込む。

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２－２．委託契約の締結～再委託に係る規定等～

ポイント！

・契約締結時においても、委託先に対し、無断で再委託を行った場合には番号法違反及び番号法上の漏えいに該当することを説明する。
・再委託の許諾は、書面で行う規定を盛り込む。
※解説
委託先が再委託する場合には、委託元の許諾を得る必要があるが、委託先が許諾を得た上で再委託したことを明確にするために、許諾は書面で行う規定を盛り込む。
委託先から再委託の申出があった場合、委託元は、再委託先となる事業者において、特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。委
託先は、委託元が許諾した後に再委託先と契約を締結することになる。
なお、委託契約の締結時点において、再委託先となる可能性のある業者を具体的に特定するとともに、当該業者が特定個人情報を保護するための十分な措置を講ずる能力があることを確認するな
どした場合には、あらかじめ再委託の許諾を得ることもできると解される（事業者編Q&A3-9参
照）。
②確認※

※次の方法が考えられる。
・再委託先の選定方法、選定理由等について、委託先に質問する。
・再委託先を選定するに当たって、委託先が再委託先から入手した資料を確認する。
・再委託先に臨場して、適切な安全管理が図られることを確認する。

①再委託の申出書面④契約の締結委託元

書面③再委託の許諾

委託先

再委託先

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３－１．契約履行中の委託先の監督～委託先における取扱状況の把握～
ポイント！

・契約に基づき、特定個人情報等の取扱状況に関して定期的に報告を受け、契約期間中に無予告で、実地の監査、調査等を行う。
・定期的な報告や監査、調査等の結果の内容を十分に検討した上で、問題があれば改善を促し、必要に応じて委託契約の解除等を検討する。
・委託先が履行不能となった場合の対応について事前に検討する。
※解説
契約に基づき、委託先、再委託先等における特定個人情報等の取扱状況に関して定期的に報告を受け、当該報告の内容を十分に検討する
ほか、契約期間中に、実地の監査、調査等を行い、問題があれば改善を促し、必要に応じて委託契約の解除等を検討する。
また、実地の監査、調査等については、例えば、次のような観点で実施することが考えられる。
・仕様書等に従って作業が行われているか。
・紙の原票を基にデータ入力を行っている場合は、作業場所に現物があるか。
・１枚当たりの入力時間及び勤務実態を確認し、納品数量と著しい相違がないか。
契約違反による契約解除や倒産等により委託した業務が履行不能となった場合の対応について、別の事業者に随意契約等で委託する、委託元自ら入力するなどの対応を事前に検討することで、不測の事態に対して適切に対応することができる。

【委託契約締結時点】

委託元A

委託先

【委託契約履行中】

委託元A

委託先
委託元B

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３－２．契約履行中の委託先の監督～再委託先の監督～
ポイント！

・委託先から再委託の申出があった場合、委託元は、再委託先となる事業者における安全管理措置の状況に疑義があれば再委託を拒否する。
・委託元は、再委託先に対する間接的な監督義務を負っており、再委託先で漏えい等が生じた場合には、委託元の再委託先に対する監督責任が問われることとなる。
※解説
委託先から再委託の申出があった場合、委託元は、再委託先となる事業者において、特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならず、安全管理措置の状況に疑義があれば再委託を拒否する。
委託先が再委託をしている場合には、再委託先においても、委託元と同等の安全管理措置を講ずることが求められ、委託元は、委託先の監督を通じて、再委託先において適切な安全管理措置が講じられているかを監督する必要がある。このように、委託元は、再委託先に対する間接的な監督義務を負っており、再委託先で漏えい等が生じた場合には、委託元の監督責任が問われることとなる。
委託元
必要かつ適切な監督

委託先

必要かつ適切な監督

再委託先

必要かつ適切な監督

再々委託先

間接的な監督義務

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４．成果物の納品及び契約終了
ポイント！

・初回の納品時において、納期を超過していないか、成果物に誤りが多くないかなどを把握し、委託先の体制に問題がないかを確認する。
・データ入力の基となる資料が確実に返還されたこと及び当該資料の写しや納品データの複製等について確実に廃棄・削除されたことについて、書面で確認するだけでなく、委託先に臨場して確認することが効果的である。
【委託元】

※解説
データ入力業務の委託における成果物の納品については、一括で納品されることよりも、複数回に分けて納品されることが多いと考えられる。このため、初回の納品時において、納期を超過していないか、成果物に誤りが多くないかなどを把握することが重要である。納期を超過していたり、成果物に誤りが多かったりする場合、委託先の体制に問題がある可能性があるため、必要に応じて作業場所の実地確認や契約の見直しを検討する。
全ての成果物が納品された後、委託先において取り扱われていた、データ入力の基となる書面又は電子データが確実に返還又は削除されたことを確認する必要があるが、書面で確認するだけでなく、委託先に臨場して確認することが効果的である。

納品データ

書面
特定
個人情報

【委託先】

納品データの複製

書面の写し
特定
個人情報

確実に廃棄・削除されたことを確認する。

8おわりに
番号法第10条

委託を受けた者は、委託をした者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができる。

委託先に対して課されている義務であり、一義的には委託先の番号法違反が問われるものである。
しかし

番号法第11条

委託をする者は、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

委託元は、番号法第11条により委託先に対する監督義務を負っている以上、無断で再委託を行った委託先に対する監督責任を問われることとなり、また、一度漏えい等事案が発生すると膨大な時間と費用がかかるほか、信用も失墜することとなる。

マイナンバーガイドラインに記載している事項は最低限行うべき事項として捉え、データ入力業務の委託については注意深く委託先を監督することが重要である。
本資料の各ポイントを参考にして委託先を適切に監督していただきたい。

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※参考法令• 番号法第10条第１項
個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）の全部又は一部の委託を受けた者は、当該個人番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り、その全部又は一部の再委託をすることができる。
• 番号法第11条
個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする者は、当該委託に係る個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

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