一般社団法人日本質量分析学会 特定個人情報取扱規程

第１章

総則

（目的）
第１条

本規程は、
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（平成 26 年 12 月 11 日、以下「特定個人情報ガイドライン」という。）に基づき、学会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。
２．本規程は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」の各段階における取扱方法等について定めるものである。
（用語の定義等）
第２条

本規程で使用する用語の定義等については、法令上の定義等に従い、以下のとおりとする。
項番1

用語個人情報定義等
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。

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個人番号

番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。

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特定個人情報個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
1

4

特定個人情報等

個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

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個人情報ファイル

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして「個人情報の保護に関する法律施行令」（平成 15 年政令第 507 号。以下「個人情報保護法施行令」という。）で定めるものをいう。

6

特定個人情報ファイ

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

ル
7

個人データ

個人情報ファイルを構成する個人情報をいう。

8

保有個人データ

個人情報取扱事業者（項番 13）が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの
として個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

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個人番号利用事務

行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

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個人番号関係事務

番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

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1213

個人番号利用事務実

個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部施者又は一部の委託を受けた者をいう。

個人番号関係事務実

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部施者又は一部の委託を受けた者をいう。

個人情報取扱事業者

特定個人情報ファイルを事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても 5,000 を超えない者以外の者をいう。

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従業者

学会の組織内にあって直接又は間接に学会の指揮監督を受けて学会の業務に従事している者をいい、雇用関係にある者（正2社員、契約社員、嘱託社員、パートタイマー、アルバイト等）
のみならず、学会との間の雇用関係にない者（取締役、監査役、派遣社員等）を含む。
15

事務取扱担当者

学会内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。

16

事務取扱責任者

特定個人情報等の管理に関する責任を担う者をいう。

17

管理区域

特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

18

取扱区域

特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

学会が個人番号を取り扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。

従業者（扶養家族を含む）に係る個人番号

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

関係事務

扶養控除等(異動)申告書及び給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書の取扱い事務
退職所得の受給に関する申告書の取扱い
事務
雇用保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務、並びに雇用継続給付に係る賃金月額証明書作成及び支給申請事務
労働者災害補償保険法に基づく保険給付請求に係る事務
健康保険法及び厚生年金保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務
健康保険法に基づく被扶養者異動に係る届出事務
健康保険法に基づく保険給付の支給申請
事務

従業者の被扶養配偶者に係る個人番号関係

国民年金第３号被保険者に係る届出事務

事務
従業者以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務（取り扱う特定個人情報等の範囲）
第４条

前条に基づいて学会が個人番号を取り扱う事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、以下のとおりとする。
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（１）従業者の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、賃金額（２）従業者の扶養家族の氏名、生年月日、性別、続柄、住所、収入額（３）従業者の被扶養配偶者の基礎年金番号（４）その他、前条に定める事務を行うために必要とされる特定個人情報

第２章
第１節

安全管理措置等

組織的・人的安全管理措置（組織体制）
第５条

特定個人情報等の取り扱いに関する責任組織は理事会とし、特定個人情報保護責任者は代表理事とする。
２

特定個人情報の事務取扱責任者は、会計担当理事のうち先任の者とする。

３

特定個人情報の事務取扱担当者は、会計担当理事とする。

（事務取扱責任者の責務）
第６条

事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。
２

事務取扱責任者は、以下の業務を所管する。

（１）本規程及び委託先の選定基準の承認及び周知（２）特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画（３）その他学会全体における特定個人情報の安全管理に関すること（４）特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の管理（５）管理区域及び取扱区域の設定（６）特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理（７）特定個人情報の取扱状況の把握（８）委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督（９）特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の実施（10）その他学会における特定個人情報の安全管理に関すること
３

事務取扱責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

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（事務取扱担当者の責務）
第７条

事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程及びその他の学会内規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
２

事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程又はその他の学会内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。

３

各部署において個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。

（教育・研修）
第８条

事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
２

事務取扱担当者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事務取扱責任者が定める。

３

学会は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に定めるものとする。

（本規程に基づく運用状況の記録）
第９条

事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき記録するものとする（ただし、項目（５）については、委託先または再委託先から受領した証明書等により、（６）については別途情報システムのログにより、確認するものとする。）。
（１）特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況（２）特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録（３）書類・媒体等の持出しの記録（４）特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録（５）削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等（６）特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録（特定個人情報ファイルの取扱状況の確認手段）
第 10 条事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段とし
5

て、特定個人情報管理台帳に以下の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。
（１）特定個人情報ファイルの種類、名称（２）責任者、取扱部署（３）利用目的（４）削除・廃棄状況（５）アクセス権を有する者（情報漏えい事案等への対応）
第 11 条

事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場
合は、本規程に基づき適切に対処するものとする。
２

事務取扱責任者は、代表理事、会計担当理事及び理事会と連携して漏えい事案等に対応する。

３

事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を代表理事に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。

４

事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、当局に対して必要な報告を速やかに行う。

５

事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。

６

事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。

（苦情への対応）
第 12 条事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、特定個人情報保護ガイドライン

又は本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。
（特定個人情報等の取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し）
第 13 条

事務取扱責任者は、年１回以上および必要に応じて特定個人情報等の取扱状況について、自ら行う点検又は他委員会等による監査を実施する。
２

事務取扱責任者は、前項に定める点検等の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。

6

第２節

物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第 14 条学会は、特定個人情報等を取り扱う区域を明確にし、当該区域に対して、以下の各号に従い以下の措置を講じる。
（１）管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
（２）取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫したりするものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 15 条学会は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、以下の各号に掲げる措置を講じる。
（１）特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
（２）特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第 16 条学会は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、以下に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意しなければならない。
（１）個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合（２）行政機関等への届書の提出等、当会が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
２

前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、以下の安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に届書をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。

（１）特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法① 持出しデータの暗号化又はパスワードによる保護② 通信経路が暗号化されたファイル交換システムの使用
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③ 施錠できる搬送容器の使用④ 追跡可能な移送手段の利用（２）特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法① 封緘、目隠しシールの貼付（各委員会の事務取扱担当者から人事部の事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された書類等を移送する場合を含む。）（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）
第 17 条特定個人情報等の削除・廃棄段階における記録媒体等の管理は、以下のとおりとする。
（１）事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
（２）事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、自社又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
（３）事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
（４）特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する書類等の法定保存期間経過後６ヵ月以内または法定保存期間経過後の最初の年度末に個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。
（５）個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後６ヵ月以内または法定保存期間経過後の最初の年度末に廃棄をするものとする。
２

事務取扱担当者は、個人番号もしくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。
第３節

技術的安全管理措置（情報システムへのアクセス制御）
第 18 条特定個人情報等を取り扱う情報システムへのアクセス制御の方法は、以下のとおりとする。
（１）個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
（２）特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。
（３）ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
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（アクセス者の識別と認証）
第 19 条特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・ＩＣカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）第 20 条情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する方法

は、以下のとおりとする。
（１）情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
（２）情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する。
（３）導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。
（４）機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
（５）ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。
（情報漏えい等の防止）
第 21 条学会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するために、通信経路が暗号化されたファイル交換システムを利用する。
２

情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、データの暗号化又はパスワードによる保護を行うものとする。

第３章

取得、収集制限（特定個人情報の適正な取得）
第 22 条学会が特定個人情報を取得するにあたっては、適法かつ公正な手段によって行うものとする。
（特定個人情報の利用目的）
第 23 条学会が従業者又は第三者から取得する特定個人情報は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務を行うために利用する。
9

（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第 24 条学会は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表するものとする。
なお、従業者から特定個人情報を取得する場合には、LAN における通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法による。
２

学会は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第 25 条学会は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者もしくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２ 従業者又は第三者が、学会からの個人番号の提供の要求又は第 29 条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第 26 条学会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに、従業者又は第三者に対して個人番号の提供を求めるものとする。
２

前項にかかわらず、学会が従業者と雇用契約等を締結した時点等、当該事務の発生が予想できたときに個人番号の提供を求めることある。

（特定個人情報の収集制限）
第 27 条学会は、第３条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、従業者又は第三者から特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第 28 条学会は、従業者又は第三者に個人番号の提供を求めるにあたっては、以下のいずれかの書類の提示をもって個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。
（１）個人番号カード（２）通知カード及び写真付身分証明書等（３）個人番号が記載された住民票記載事項証明書及び写真付身分証明書等
２

代理人から個人番号の提供を受ける場合については、以下の書類の提示をもって、代理権の確認、当該代理人の身元確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
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（１）委任状（任意代理人の場合）又は戸籍謄本（法定代理人の場合）（２）代理人の個人番号カード又は写真付身分証明書等（３）本人の個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票記載事項証明書のいずれか

第４章

利用（個人番号の利用制限）
第 29 条学会は、第 24 条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。
２

学会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意がある場合、又は本人の同意を得ることが困難である場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 30 条学会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を行うために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第５章

保管（特定個人情報の正確性の確保）
第 31 条事務取扱担当者は、第６条に掲げる利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第 32 条学会は、個人情報保護法第 24 条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第 33 条学会は、第３条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、特定個人情報を保管しないものとする。
２

学会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく届書を作成するシステム内においても特定個人情報を保管することができる。
11

３

学会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや学会が行政機関等に提出する届書の控えや当該届書を作成する上で学会が受領する個人番号が記載された書類を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第６章

提供

（特定個人情報の提供制限）
第 34 条学会は、以下のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供しないものとする。
（１）第３条に定める事務を行うために必要があるとき（２）特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部を委託するとき（３）合併その他の事由による事業の承継が行われたとき（４）特定個人情報保護委員会から提供の求めがあったとき（５）各議院審査等その他公益上の必要があるとき（６）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき（第三者提供の停止）
第 35 条

前条の定めに反して特定個人情報が違法に第三者に提供されているという理由により、学会が本人から第三者への当該特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく当該特定個人情報の第三者への提供を停止するものとする。

第７章

開示、訂正、利用停止等（特定個人情報の開示）
第 36 条学会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
２

学会は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができる。

（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
12

（２）学会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合（保有個人情報の訂正等）
第 37 条学会は、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずるものとする。
（保有個人情報の利用停止等）
第 38 条学会は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報が、法令に反して取得された場合等の理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等を行うものとする。
２

前項にかかわらず、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

第８章

削除・廃棄

（特定個人情報の削除・廃棄）
第 39 条学会は、第３条に規定する事務を行う必要がある範囲に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を６ヵ月以内または次の年度末に削除又は廃棄するものとする。
２

前項に定める削除又は廃棄に係る物理的安全管理措置については、第 18 条の規定による。

第９章

委託の取扱い（委託先の監督）
第 40 条学会が、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、委託先が取り扱う
13特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。この場合において、番号法に基づき学会自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２

前項の学会が行う必要かつ適切な監督には、以下の事項が含まれるものとする。

（１）委託先の適切な選定（２）委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（３）委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
３

前項第１号に関しては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して学会が定める水準を満たしているかを予め確認する。

（１）設備（２）技術水準（３）従業者に対する監督・教育の状況（４）経営環境
４第２項第２号に関しては、委託契約の内容として以下の事項を規定するものとする。

（１）秘密保持義務（２）事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止（３）特定個人情報の目的外利用の禁止（４）再委託における条件（５）漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任（６）委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄（７）従業者に対する監督・教育（８）契約内容の遵守状況について報告と視察を求める規定
５

学会は、委託先の管理については、三役(代表理事，庶務担当理事，会計担当理事)が行う。

６

学会は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、必要に応じてモニタリングをするものとする。

（再委託の取扱い）
第 41 条

委託先は、学会の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
２

学会は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督するものとする。

３

学会は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、前条第４項と同等の事項を規定させるものとする。
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第 10 章その他

（規程の改廃）第 42 条

本規程の改廃は、理事会の決議による。

附則

本規程は、平成 28 年 12 月 18 日から施行する。

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