○国立大学法人筑波技術大学における個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する規程
平成 28 年 1 月 27 日
規最終改正

程第１号

令和６年３月２９日規程第 54 号

目次
第１章

総則（第１条－第４条）

第２章

管理体制（第５条－第１０条）

第３章

教育研修（第１１条）

第４章

安全管理措置等（第１２条－第１７条）

第５章

特定個人情報の取得（第１８条－２５条）

第６章

特定個人情報の利用（第２６条，第２７条）

第７章

特定個人情報の保管（第２８条，第２９条）

第８章

特定個人情報の提供，開示，訂正，利用停止及び廃棄・削除等（第３０条－第３２条）

第９章

第９章

その他（第３３条）

附則
第１章

総則

（趣旨）
第１条

この規程は，国立大学法人筑波技術大学個人情報保護管理規則（令和４年規則第９号。以下「規則」という。
）第６３条の規定に基づき，本学における個人番号及び特定個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
２

本学の保有する個人番号及び特定個人情報の取扱いについては，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。
）及び個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）その他の法令に別段の定めがあるもののほか，この規程の定めるところによる。
（定義）

第２条

この規程において「個人情報」とは，規則第２条第２項に規定する個人情報であって，本学が保有するものをいう。
この規程において「個人番号」とは，番号法第 2 条第 5 項に定める住民票コードを変換して得られ２る番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されたものをいう。
３

この規程において「特定個人情報」とは，個人番号（個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号を含む。）をその内容に含む個人情報をいう。

４

この規程において「特定個人情報等」とは，個人番号及び特定個人情報をいう。

５

この規程において「保有特定個人情報」とは，本学の役員又は職員（派遣労働者を含む。以下「職員等」という。）が職務上作成し，又は取得した特定個人情報であって，本学の職員等が組織的に利用するものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第２条第２項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
６

この規程において「特定個人情報ファイル」とは，個人番号をその内容に含む個人情報ファイル（規則第２条第７項に定めるものをいう。）をいう。

７

この規程において「個人番号関係事務」とは，番号法第２条第１１項に規定する個人番号利用事務（番号法第２条第１０項に規定する行政機関，地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し，及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務）に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

８

この規程において「本人」とは，個人番号によって識別される特定の個人をいう。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）

第３条

本学における個人番号を取り扱う事務の範囲は，次の表に掲げるとおりとする。
対象事務

事務の範囲

職員（扶養家族を含む）に係る個人番号関係

源泉徴収関連事務

事務（右記に関連する事務を含む。
）

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書，給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成関連事務
給与支払報告書作成関連事務
給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成関連事務
特別徴収への切替申請書作成関連事務
退職手当金等受給者別支払調書作成関連事務
退職所得に関する申告書作成関連事務
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書，届出書及び申込書作成関連事務
健康保険，共済組合，厚生年金，企業年金届出関連事務
国民年金第三号届出関連事務
健康保険，共済組合，厚生年金，企業年金申請・請求関連事務
雇用保険，労災保険届出関連事務

職員以外の個人（以下「学外者」という。） 報酬，料金，契約金及び賞金の支払調書作成関連に係る個人番号関係事務（右記に関連する事務事務を含む。
）

配当，剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成

関連事務
不動産の使用料等の支払調書作成関連事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成関連事
務
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成関連事務（特定個人情報の範囲）
第４条

本学が取り扱う特定個人情報の範囲は，前条に規定する本学が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される氏名、生年月日，性別，住所，電話番号，電子メールアドレス等とする。
第２章

管理体制

（総括責任者）
第５条
２

本学に，総括責任者を置き，規則第３条に規定する者をもって充てる。

総括責任者は，本学における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する。
（保護責任者）

第６条

事務局各課に，特定個人情報等を適切に管理する任に当たる保護責任者を置き，各課長をもって充てる。
２

保護責任者は，当該組織における特定個人情報等の管理に関し総括し，特定個人情報等の適切な取扱いについて当該組織の職員等を監督する。
（監査責任者）

第７条２

本学に，監査責任者を置き，規則第６条に規定する者をもって充てる。

監査責任者は，本学における特定個人情報等の管理状況及び職員等の監督状況を監査する。
（総括責任者及び保護責任者の責務）

第８条

総括責任者及び保護責任者は，特定個人情報が本規程及び関連法令に基づき適正に取り扱われるよう，必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（事務取扱担当者）
第９条

本学に，特定個人情報に係る事務（個人番号が記載された書類等の受領を含む。）に従事させるため事務取扱担当者を置き，保護責任者が指名する。
２

事務取扱担当者は，特定個人情報の「取得」，「利用」，「保管」，「提供」，「開示，訂正，利用停止」，「廃棄」又は委託処理等，特定個人情報を取扱う業務に従事する際，番号法及び法並びにその他の関連法令，特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）（平成２６年 特定個人情報保護委員会告示第６号），本規程及びその他の学内規則等を遵守するとともに，保護責任者の指示に従い，特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

３

事務取扱担当者は，特定個人情報の漏えい等，番号法若しくは法又はその他の関連法令，本規程又はその他の学内規則に違反している事実又はその兆候を把握した場合，速やかに保護責任者を通じて総括責任者に報告するものとする。

４

個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は，できるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし，短期間の保管であっても鍵がかかる保管庫に保管するものとする。
（委員会）
第１０条

本学における保有特定個人情報の管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等は，規則第７条に規定する個人情報管理委員会において行うものとする。
第３章

教育研修

（教育研修）
第１１条

総括責任者は，職員等に対し，特定個人情報の適正な取扱いについて理解を深め，特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行わなければならない。
２

保護責任者は，職員等に対し，特定個人情報等の適正な管理のために，前項に規定する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第４章

安全管理措置等（安全管理措置）第１２条

本学は，個人番号及び特定個人情報の漏えい，滅失又は毀損の防止その他個人番号及び特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
（電子媒体の取扱い）
第１３条

特定個人情報を取り扱う情報システム及び特定個人情報が記録された電子媒体の使用は，事務局大学戦略課及び財務課に所属する事務取扱担当者に限るものとする。
（取扱区域の管理）
第１４条

本学は，特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために，特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
２

本学は，特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域（以下「管理区域」）を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
３

前項の管理区域において，入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講ずるものとする。
（アクセス制御）第１５条

本学は，情報システムを使用して個人番号関係事務を行う場合，事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するために，適切なアクセス制御を行うものとする。
（規程に基づく運用）
第１６条

本学は，本規程に基づく運用状況を確認するため，特定個人情報へのアクセス状況を記録し，その記録を一定の期間保存し，定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
（取扱状況を確認する手段の整備）
第１７条

本学は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために，次に掲げる項目を含めた台帳を整備するものとする。
（１）特定個人情報ファイルの名称（２）行政機関等の名称及び特定個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称（３）特定個人情報ファイルの利用目的（４）特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲

（５）特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報の収集方法（６）特定個人情報ファイルの削除又は廃棄の記録
第５章

特定個人情報の取得（適正な取得）第１８条

本学は，特定個人情報の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（利用目的の範囲）
第１９条

本学が，職員又は学外者から取得する特定個人情報の利用目的は，第３条に規定する個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（利用目的の通知）
第２０条
２

本学は，特定個人情報を取得する場合は、利用目的を通知する。

前項に規定する通知に記載された利用目的とは別の目的（第３条に規定する個人番号を取り扱う事務の範囲に限る）に利用する場合は，当該特定個人情報の利用目的を，改めて本人に通知するものとする。
（提供の要求）第２１条

本学は，第３条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り，個人番号の提供を求めることができるものとする。
２

職員は，前項に規定する個人番号の提供の求め及び第２４条に規定する本人確認に協力しなければならない。
（提供を求める時期）

第２２条

本学は，第３条に規定する事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず，本人との法律関係等に基づき，個人番号関係事務の発生が予想される場合には，契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができる。
（提供の求めの制限）

第２３条

本学は，番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き，特定個人情報の提供を求めてはならない。
（取得の制限）第２４条

本学は，第３条に規定する事務の範囲を超えて，特定個人情報を取得しないものとする。

（本人確認）
第２５条

本学は，個人番号を取得する際には，番号法第１６条の規定に基づき，職員又は学外者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。
第６章

特定個人情報の利用（個人番号の利用制限）
第２６条
２

本学は，第１９条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。

本学は，人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き，本人の同意があったとしても，利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）

第２７条

本学が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に規定する事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第７章

特定個人情報の保管

（保管）
第２８条

事務取扱担当者は，特定個人情報を，第２０条に掲げる利用目的の範囲において，正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保管の制限）第２９条
２

本学は，第３条に規定する事務の範囲を超えて，特定個人情報を保管してはならない。

本学は，所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は，当該書類だけでなく，特定個人情報を取り扱う情報システム内においても保管することができる。

３

本学は，番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード，通知カード，身元確認書類等）の写し，本学が行政機関等に提出する法定調書の控え及び当該法定調書を作成するうえで本学が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。
４

前項の書類等については，関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保管することができる。

５

個人番号が記載された書類等を保管（受領した書類等を提出先に提出するまでの短期間の保管を除く。）できる組織は，財務課に限るものとする。
第８章

特定個人情報の提供，開示，訂正，利用停止及び廃棄・削除等

（提供）
第３０条

本学は，番号法第１９条各号に掲げる場合を除き，本人の同意の有無に関わらず，特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
（開示，訂正及び利用停止等）
第３１条

本学は，法の規定に基づき，特定個人情報の開示，訂正及び利用停止の求めがあった場合には，その適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
（廃棄又は削除）
第３２条

本学は，第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報を収集又は保管し続けるものとする。
２

保存期間を経過した個人番号を記載する書類等は，できるだけ速やかに削除又は廃棄しなければならない。

３

前項の場合において，個人番号を記載する書類等を削除又は廃棄したときは，その記録を保存するものとする。
第９章 その他（雑則）

第３３条

この規程に定めるもののほか，個人番号及び特定個人情報の取扱いについては，規則を準用する。
附則

この規程は，平成２８年１月２７日から施行し，平成２７年１０月２９日から適用する。

附則

この規程は，平成３０年２月２８日から施行し, 平成３０年２月２３日から適用する。
附則

この規程は，令和４年７月２７日から施行し, 令和４年４月１日から適用する。
附則

この規程は，令和６年４月１日から施行する。