POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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I.

Sistema de Transporte s.a.

GENERALIDADESLa presente política se desarrolla conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cualse dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar elderecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como elderecho a la información; por tanto, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. teniendo en cuenta su
condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite
formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especialpara la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personalque recoja y maneje SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel
que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido
sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos
los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.
Por tanto, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta quepara el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos
tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, y empleados. En virtud de loanterior, dentro del deber legal y corporativo de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. de protegerel derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar
la información que sobre ellas se archive en bases de datos, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases dedatos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene
acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, llamadas telefónicas,
medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras
comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación
comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados
estratégicos y vinculados. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya
reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

1. OBJETIVO GENERAL
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y laseguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores,
empleados y terceros de quienes SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha obtenido legalmente
información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoriadel derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da
cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la referida ley.

2.





MARCO LEGAL
Artículo 5 de la Constitución Política
Ley Estatutaria1581 de 2012
Decreto Reglamentario 1377 de 2013
Decreto Reglamentario 886 de 2014POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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3. RESPONSABLE:SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., con domicilio para notificaciones Diagonal 23 No. 69 -60 OF
604 en la ciudad de Bogotá, teléfono: 26300/07 ó 020, y el correo electrónico
info@stsoperador.com.

4. DEFINICIONES:
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo
que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos
personales:
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al
titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de laexistencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma deacceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular dealgún dato personal para que la empresa lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas
naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una
información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletinesoficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto parael público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en
principio privado para el público en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para eltitular.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública
y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo
de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generarsu discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, dePOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen losderechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, ala vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento,
huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o enasocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable deltratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma oen asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado deltratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro ofuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realizaciónde un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales comola recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., quetiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos
Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El
Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESSISTEMA DE TRANSPORTE S.A., aplicará los siguientes principios específicos que seestablecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo,
uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
5.1 Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la
Ley Estatutaria1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que lascomplementen, modifiquen o deroguen.
5.2 Finalidad: El tratamiento de datos personales deberá obedecer a una finalidad legítima deacuerdo con la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada al titular.
5.3 Libertad: El tratamiento de los datos, sólo podrá hacerse cuando exista por parte del titular,
el consentimiento previo, expreso e informado. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni
divulgados sin autorización del titular u orden judicial o administrativa que supla el consentimientoPOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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5.4 Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y laConstitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles enInternet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros
autorizados.
5.5 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva dela información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de lamisma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial
y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro
tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones de SISTEMA DE TRANSPORTE
S.A.
5.6 Seguridad: SISTEMA DE TRANSPORTE como responsable y/o encargada del tratamientode datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas quesean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7 Transparencia: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., garantiza a las personas naturales
titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en lasbases de datos de SISTEMA DE TRANSPORE S.A. bajo los parámetros establecidos en el
artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5.8 Veracidad o calidad: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. garantiza que la información
contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que esténsujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables ycomprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan al error.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de losregistros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando SISTEMA
DE TRANSPORTE S.A., exonerada de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

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6. TRATAMIENTO DE DATOS
6.1 CATEGORIAS
6.1.1 Datos Públicos
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos
personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas
necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas
en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A.
6.1.2 Datos sensibles
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo
estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares(representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva desu tratamiento.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo
en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberánotorgar la autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio
defensa de un derecho en un proceso judicial;d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco deprocesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, eldato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre
identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles. En adición a lo anterior, SISTEMA
DE TRANSPORTE S.A. cumple con las siguientes obligaciones:- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
tratamiento.
- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de laautorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objetode Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener elconsentimiento expreso.
- No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles(salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
- Así miso SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., se acoge a la regla general según la cual el
Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:(i) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
(ii) Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
(iii)Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

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(iv) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
(v) El tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso,
se deben suprimir las identidades de los Titulares.
6.1.3

Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando
se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de laley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña oadolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a serescuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía ycapacidad para entender el asunto.
d. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales deniños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este
fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y
el presente decreto.
e. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamientodelos datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas
en la Ley1581 de 2012 y el presente decreto.
f. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y
45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de losmenores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben
ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 dela Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta almomento de realizar algún tratamiento de sus datos
6.2 BASES DE DATOSSISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
6.2.1

Bases de datos de Accionistas y Miembros de Junta Directiva

Son las bases de datos manuales o automatizados, que se encuentran estructuradas, y que
contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas, las cuales conforman lasociedad SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., y de sus representantes Legales, contiene
información referente a datos de identificación, ubicación y de contenido socioeconómico.
Los datos de los accionistas serán tratados para la correcta prestación de los servicios prestados
por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en cumplimiento de su objeto social, utilizándolos para
identificación, contacto, facturación, cobros y pagos, cumplimiento de obligaciones contractuales,POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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entrega de productos y servicios, servicio al cliente, evaluaciones de calidad de los servicios
prestados, fines históricos y estadísticos y gestión contable y financiera.
Los datos de los Miembros de Junta Directiva se trataran para realizar las respectivas
convocatorias a Juntas y Asambleas, para el intercambio de información necesaria, entre otros,
todo enmarcado dentro de la relación comercial existente.
6.2.2

Bases de datos de Empleados:

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturalesque se vinculan laboralmente con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., cuyo tratamiento tienecomo finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y demenores, estos datos serán tratados dentro del cumplimiento derivado de la relación laboral,
utilizándolos para identificación, contacto, gestión laboral, selección de personal, cobros y pagos,
cumplimiento de seguridad social y parafiscales, gestión contable y financiera que tenga que ver
con la relación laboral existente.
El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación
laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En
ningún caso, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., dará tratamiento a los datos sensibles o demenores sin autorización previa.
6.2.3

Bases de datos de Contratistas y Proveedores:

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales
que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir
con las disposiciones contractuales estipuladas por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., para laadquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el
cumplimiento de algunas de sus funciones.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen
como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales, estos datos serán tratados para
identificación, contacto, adquisición de bienes y servicios, cobros y pagos, gestión contable yfinanciera que le aplique a la relación comercial existente.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual oel cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
6.2.4

Conductores:

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de los conductores a loscuales SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. presta sus servicios y que están vinculados
laboralmente con las empresas de transporte intermunicipal de pasajeros; estos datos seránPOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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tratados para capacitación, atención al público, fines históricos y estadísticos, procedimientos
administrativos, envío de información a las empresas de transporte, gestión de cobro y pagos,
requerimiento de autoridad competente y procedimientos judiciales entre otros, en virtud de larelación indirecta entre el conductor y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en relación con laprestación de sus servicios.
6.2.5

Clientes y usuarios:

Son las bases de datos manuales o automatizados que se obtienen de los clientes o usuarios de
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. que se han recolectado en virtud de la relación comercial
existente entre la empresa y el usuario, que será tratado para generar mecanismos decomunicación eficientes y mantener contacto permanente, para brindarle información

además de servicios y ofertas especiales relacionadas con los servicios prestados por
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., además promover sus productor y/o servicios e
informar sobre cambios en estos, realizar estudios estadísticos y de conocimiento deusuario, también para la recepción de quejas y/o reclamos en que tengan que ver con larelación directa o indirecta con los servicios que presta SISTEMA DE TRANSPORTE.
6.2.6

Arrendatarios:

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de los arrendatarios los
cuales serán tratados en virtud de la relación comercial existente entre SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A. y el arrendatario, para identificación contacto, facturación, cobros y pagos,
cumplimiento contractual, entrega de productos y/o servicios, entrega de información comercial,
gestión contable y financiera, entre otros dentro de la relación contractual existente.
6.2.7

Visitantes de las sedes de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.

Son los datos de identificación y ubicación biométricos que son almacenados por el sistema devideo vigilancia de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., serán tratados para propósitos deseguridad y control de visitantes en las instalaciones de ésta, en cumplimiento de sus parámetrosde seguridad.

7. AVISO DE PRIVACIDADSISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de2013, publicó solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de laspersonas naturales vinculadas contractualmente con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., que seencuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley
1581 de 2012.

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8. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE SISTEMA
DE TRANSPORTE S.A SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOSTITULARES DE LOS DATOS
a. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a travésde cualquier medio cuando así lo soliciten a SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
b. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algúnrequerimiento a la empresa para que le sea entregada la información.
c. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
d. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información ycuya autorización sea entregada a SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
9. DEBERES QUE TIENE SISTEMA DE TRANSPORTE S.A RESPECTO A LOSTITULARES DE LOS DATOS
a. SISTEMA DE TRANSPORTE S.A reconoce que los datos personales son propiedad de lostitulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este
sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en lostérminos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su
calidad de responsable del tratamiento:b. La empresa deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa porparte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
c. La empresa deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados,
proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cualserán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la empresa deberá
diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que
se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos
medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a
través de los sitios web de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A entre otros.
d. La empresa debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo
de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
e. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que leasisten a todos los titulares respecto a sus datos.
f. La empresa debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de lapersona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales sepodrá tener la página web.
g. La empresa, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo
ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer lainformación que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización ocorrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de losmecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
h. La empresa deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales
almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulentoy realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez
que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

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10. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDADSISTEMA DE TRANSPORTE S.A., garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquierfase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto
profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún
después de finalizar sus relaciones contractuales con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. El
incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manualinterno de trabajo y la legislación vigente.
11. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESSISTEMA DE TRANSPORTE S.A
En el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes,
empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros;
recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales
se pueden enmarcar:

Fines administrativos, comerciales, contables, fiscales, promocionales, informativos, demercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción,
marketing, publicidad.
Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores,
empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A podrá ejecutar las siguientes
acciones:
1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/odisponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen ladebida autorización en los
2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
3. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas
con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases dedatos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
4. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/oentidades afiliadas y aliados estratégicos.

II. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. LA AUTORIZACIÓN
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, SISTEMA DE TRANSPORTE
S.A requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización porparte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando paracada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podráPOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que
garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos deseguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
Datos recopilados Finalidades del tratamiento
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización osupresión de datos
Información sobre recolección de datos sensibles

a. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización La autorización puede constar en
un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitio Web, en cualquier otro
formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic,
mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una
conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base dedatos. La autorización será generada por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., y será puesto
a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos
personales.
b. Prueba de la autorización: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. utilizará los mecanismos conque cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias
para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo
obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de losmismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos orepositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratadospara tal fin.
2. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:






Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos ocientíficos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

3. DEL DERECHO DE LOS TITULARES
3.1. Del derecho de acceso: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., garantiza el derecho deacceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personalesPOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad deltitular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste,los respectivos datos personales tratados.
3.2. Del derecho de consulta: Los titulares de los datos personales podrán consultar la
información de carácter personal que repose en cualquier base de datos SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A., en consecuencia, la empresa garantiza el derecho de consulta
conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos
personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales,suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cadauna de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A., por lo tanto se establecerán las siguientes medidas:
 Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes yseguros; Establecer formularios que se informarán en el Aviso de Privacidad;
 Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en
operación.
3.3. Del derecho a reclamar: El Titular de datos personales privados que correspondan a una
persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base dedatos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en lanormatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar
reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento SISTEMA DE
TRANSPORTE SA.
En caso de recibido reclamo que no sea competencia de SISTEMA DE TRANSPORTES.A., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos(2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3.4. Del derecho a la rectificación y actualización de datos: SISTEMA DE TRANSPORTES.A., se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter
personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, deconformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Para tal efecto,
SISTEMA DE TRANSORTE S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe
indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b. SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que
le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de losdatos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros
que se considere pertinentes y seguros.
c. SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., podrá establecer formularios, formatos, sistemas
y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán adisposición de los interesados en la página web u puntos de servicio de SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A.,
3.5. Del derecho a la supresión de datos: El Titular de datos personales, tiene el derecho
en todo momento, a solicitar a SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., la supresión(eliminación) de sus datos personales, para lo cual se tendrá en cuenta los siguientes
supuestos:POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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a. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes yobligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos
Personales.
b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines paralos que fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro,
total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular
en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.,
como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejerciciodel mismo cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la basede datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales
3.6. Del derecho a revocar la autorización: Todo titular de datos personales que
correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el
consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición
legal. Para ello, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha establecido mecanismos sencillos
y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo lassiguientes dos modalidades:a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos
personales.
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso, la SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A., deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos
del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable,de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que eltitular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejerciciodel mismo cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la basede datos.
b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judicialeso administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución
de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados deltitular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular.
d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros
públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

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4. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS
En los contratos laborales, de prestación de servicios, y comerciales, SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A., ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el
tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye laautorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular
correspondientes a personas naturales. En estas cláusulas, se hace mención del presente
Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

5. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, losResponsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener laAutorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos
mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su
manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de lassiguientes opciones:
(i)
(ii)
(iii)

Por escrito,
De forma verbal oMediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable
que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta
inequívoca. Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto
1377 de 2013.

SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. publicará en los puntos en los cuales presta servicios, el aviso
de privacidad a través del cual comunica la existencia de la presente política, informando al
respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conforme se indica en el Decreto 1377 de 2013.Decreto, si en el término de treinta (30) días
hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al
RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el
RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos
personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadasen la política de tratamiento de la información.

6. PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377
de 2013, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. asegura que el Tratamiento de los datos personales
de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, enlas actividades comerciales que realice SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. deberá contar con laautorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de laniña, niño o adolescente.

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7. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHASPOR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a laempresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

7.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo ytratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho
al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1.

2.
3.

4.

5.

La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos
en la presente política para tal fin, dirigido a SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., con laidentificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección omedio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando losdocumentos de soporte que se quieran hacer valer.
En caso de que el escrito resulte incompleto, la empresa solicitará al interesado para que
subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo.
Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
Una vez recibida la petición o reclamo completo, la empresa incluirá en el registro individualen un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" yla naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
El solicitante recibirá una respuesta por parte de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A dentro delos diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido
conocimiento efectivo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará alinteresado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del primer término.

A. CONSULTAS:
La Política de manejo de la información personal por parte de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A
y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán serconsultados a través de los siguientes medios:

www.stsoperador.com
www.conectasabana.com
En los puntos de atención y en los cuales se prestan servicios por parte de SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A.

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Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando
considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido
vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través de lossiguientes correos electrónicos:-

Info@stsoperador.com
info@conectasabana.com
atencionalusuario@conectasabana.com

O en los puntos de atención de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la empresa atender la consulta,
el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle lafecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.

B. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través dela presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social:

SISTEMA DE TRANSPORTE S.A

NIT:

830.069.037-0

Domicilio principal: Diagonal 23 No. 69 – 60 Of 604
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:
es la Subgerencia de la empresa a través del correo electrónico subgerencia@stsoperador.com.

D. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Eventualmente, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:
Razón social:

SISTEMA DE TRANSPORTE S.A

NIT:

830.069.037-0

Domicilio principal: Diagonal 23 No. 69- 60 Of 604
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Subgerencia dela empresa a través del correo electrónico: subgerencia@stsoperador.com.

8. POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

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Para SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas,
jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datosde carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/ofraudulento.
Asimismo, se permite informar que internamente la empresa ha implementado protocolos deseguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter
personal y a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales seconserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
1. Políticas en la Infraestructura tecnológica en la red de datos.
2. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información,
aplicaciones y bases de datos.
3. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas
ante desastres
4. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de laorganización de malware.
5. Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB dealmacenamientos no autorizados.
6. Políticas de implementación tecnológica que controla el envío y transmisión electrónica
caracterizada como confidencial.
7. Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en lasdistintas plataformas.
8. Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.
9. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
10. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
11. Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa.
12. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se
incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.
13. SISTEMA DE TRANSPORTE S.A garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos
personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad
regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
13.1
Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer,
actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella enarchivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
13.2
Que el cliente como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier
momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos , actualizarlos, revocar y solicitar
prueba de la autorización dada si así lo considera a través de correo electrónico, solicitud
por escrito o por solicitud presentada en nuestros puntos de atención.
13.3
Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no de informar
aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se lahaya dado a sus datos.
13.4
Que para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos los
terceros con los cuales la empresa tiene relaciones comerciales, SISTEMA DE
TRANSPORTE S.A ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podránPOLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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presentar sus solicitudes| y/o quejas y/o reclamos: info@stsoperador.com ó
subgerencia@stsoperador.com; teléfono en Bogotá 263 0020

La presente política se expide a los veintitrés (23) días del mes de octubre de dos mil dieciséis(2017)

Original firmado
JOSUE ALFONSO CARO FORERO
Gerente General
PD-D-05, Versión 02, 23-10-2017POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOSPERSONALES
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CONTROL DE CAMBIOSFECHADESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
22/03/2016
Creación del documento
23/10/2017
Se modifica el ítem 6.2 BASE DE DATOSElaboró:
Luisa Alejandra Revisó: Josué Alfonso Caro Forero
Rodriguez Maya
Cargo: Gerente General
Cargo: Subgerente
Fecha: 23 de Octubre de 2017
Fecha: 23 de Octubre de 2017

Sistema de Transporte s.a.

VERSIÓN
01
02

Aprobó: Josué Alfonso Caro
ForeroCargo: Gerente General
Fecha: 23 de Octubre de 2017