別府市監査委員告示第３号

監査結果の通知に係る事項について地方自治法第１９９条第９項の規定により報告した監査結果について、市長から当該監査の結果に基づき措置を講じたとの通知を受けたので、その通知に係る事項を同条第１２項の規定に基づき公表します。

平成２６年３月２８日

別府市監査委員

惠 良寧同山 本一 成同高 森克 史

１

平成 23 年度テーマ監査

企画部自治振興課

監査実施期間 平成 23 年 11 月 1 日から平成 24 年 1 月 31 日まで(１)別府市交通安全指導員実技研修補助金
事業実績報告書では、研修内容の詳細な報告がないため、実技研修の実施が確認できない。
（措置結果）
別府市交通安全指導員は、ボランティア的要素が強く、活動内容も交通安全活動の全般にわたるため、実技研修会に限定せず、交通安全活動全般に活用できる別府市交通安全指導員会補助金とし、事業実績報告の提出を求めています。

２

ＯＮＳＥＮツーリズム部農林水産課
監査実施期間 平成 25 年 4 月 3 日から平成 25 年 5 月 1 日まで(１)旅費について旅費の計算及び複命書の起案決裁等もおおむね妥当であると認められたが、簿冊・ファイルの整理など文書管理について改善を図られたい。
（措置結果）
視察研修等の復命書等、関係書類の整理が一部適切でなかったため、簿冊及びファイルの整理を適切に行うよう指示し、処理を行いました。

(２)報償費について報償費の額の決定根拠が示されていないものが見られた。報償費の額の決定根拠となる定めがない場合には、金額の決定に係る経緯ないし検討過程を起案文書等の公文書上に明らかにするなど改善されたい。
（措置結果）
報償額の根拠がないものについては、起案文書に金額の決定に係る経緯を記載することとしました。

(３)委託料について
ア

造林関係委託事業については、平成 24 年 6 月 20 日付け大分県農林水産部森林整1

備室長からの通知等を踏まえ、大分県等他の実施主体の契約形態等の状況を十分に調査して、より透明性・競争性を確保した契約形態となるよう努められたい。

イ

随意契約はあくまでも競争入札の例外として認められるものであるので、地方自治法施行令第 167 条の 2 第 1 項第 2 号を適用して随意契約を締結しようとする場合は、当該契約の目的、内容等に照らし、その妥当性を合理的に判断した上で随意契約の可否を検討されたい。

（措置結果）
造林関係委託事業については、東部管内の森林組合 3 社による入札等を実施し、透明性・競争性を確保した契約を行いました。

(４)補助金についてア

地方自治法第 232 条の 2 に規定されている「公益上の必要性」を判断するに当たっては、補助金交付の目的、趣旨、効用及び経緯、補助対象事業の目的、性質及び状況、地方公共団体の財政状況など諸般の事情を総合的に考慮して判断する必要があることから、交付決定や額の確定を行う場合は、補助対象事業の内容や補助の必要性等についても十分に検証されたい。

イ

事業実績報告書は、補助対象事業の成果が補助金交付の目的、交付決定及びこれに付した条件に適合しているか否かを確認し、交付すべき補助金の額を確定する根拠となる重要な書類であるが、事業内容や支出内訳等が補助目的に合致したものであるか否かを判断できないものや、事業実績報告書を供覧したのみで額の確定作業を行っていないもの、申請時期が遅延しているもの等が認められた。
別府市補助金等交付規則等関係規定に基づき、適正な事務処理に努められたい。

ウ

補助金の交付に当たっては、別府市補助金等交付規則のみが根拠とされており、補助金交付の目的、交付の条件など具体的事項を定めた補助金交付要綱等が定められていないため、補助金額の算出根拠や対象経費の範囲等が不明確なものが見受けられた。
補助対象事業ごとに補助金交付要綱等を定めることについても検討されたい。

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（措置結果）各補助金について、補助の目的・趣旨・効果について検討し、各事業における補助対象が明確になるよう改善しました。
また、実績報告書における事業や支出内訳の報告の内容についても関係団体に指導を行うとともに、平成 25 年度から実績報告に基づく額の確定を行うこととしました。

(５)負担金について
別府市農業振興対策協議会の決算書は概括的であるので、資料の提示を求めるなどして負担金を支出している別府市としての管理業務の在り方を見直されたい。
（措置結果）
別府市農業振興対策協議会の決算書について、詳細がわかるように平成 25 年度決算から資料を添付するよう指導を行いました。

(６)工事についてア

耕地災害復旧事業小坂地区災害復旧工事（1）において、「人工張芝（ネット）」が計上されているが、工事写真では施工状況を確認することができない。

（措置結果）
施工状況確認の結果、設計書に計上された「人工張芝」の施工がなされていなかったため、施工を完成しました。

イ 畝原作業道改修工事において、「機械小運搬」及び「散水工」の計上は不要であると思料される。
以上について、設計や工事の施工状況等を確認し、適切に対処されたい。
（措置結果）「機械小運搬」及び「散水工」について、設計書の中で他の業務との二重計上となっていたため、設計段階において積算基準書を熟読するとともに、設計前の現場調査、現地確認を十分に行い対処しています。

3３生活環境部市民課
監査実施期間 平成 25 年 5 月 1 日から平成 25 年 6 月 3 日まで(１)郵便請求についてア

戸籍に係る郵便請求については、システム上で入金情報が管理されているものの、金券等受理簿が作成されていなかった。郵便小為替等を受領した場合は、住民票に係る郵便請求の取扱いと同様に、別府市文書管理規程に基づく金券等受領簿を作成されたい。
（措置結果）
住民票に係る郵便請求の取扱いと同様に、別府市文書管理規程に基づく金券等受領簿を作成し管理しています。

イ

戸籍等の発行部数について、交付枚数と誤出力枚数等を含めた合計枚数の把握がなされていなかった。住民票の取扱いと同様に、総発行枚数とその内訳を確認した上で、発行管理を徹底されたい。

（措置結果）
証明書発行履歴により、前日分の発行枚数とその内訳を確認し、確認後廃棄していたものを住民票の取扱いと同様に、総発行枚数とその内訳を確認した上で、課長決裁を経て発行管理をしています。

(２)印鑑登録事務について
ア

出張所において、代理申請の際に、保証人の署名・押印がないものや、別府市印鑑条例第 4 条第 3 項第 1 号に規定している「官公署の発行した免許証、許可証又は身分証明書」ではない証明書を本人確認資料として取り扱っていたものが見受けられた。別府市印鑑条例及び別府市印鑑条例施行規則等に基づき、適正な事務処理を行われたい。

（措置結果）
別府市印鑑条例第 4 条第 3 項第 1 号に規定している「官公署の発行した免許証、許可証又は身分証明書」であることの確認を市民課はもとより、出張所においても強化し、別府市印鑑条例及び別府市印鑑条例施行規則等関係規定に基づき、適正な事務管理を行っています。
4イ

市民課と各出張所において、取扱い等が異なるものが見受けられた。市民課と各出張所で事務処理に差異が生じないよう、取扱いの統一化を図られたい。

（措置結果）
市民課と出張所の職員の事務の連携強化を図り、情報の共有化を目的とする連絡会議を定期的に開催する体制作りを進め、事務処理の制度を上げ、差異の生じないよう努めています。

(３)手数料の収納について
ア

出張所において公的年金等の現況届のために記載事項証明の請求を受けた際に、手数料を徴収していた事例があった。別府市手数料条例第 6 条及び公的年金等の現況届の手数料免除に関する取扱要綱第 2 条の規定に基づき、適正な事務処理を行われたい。

イ

市民課及び出張所において、請求書に必要事項が記入されていないものが見受けられたので、請求書の受付時に記入漏れ等のないよう確認されたい。

（措置結果）
市民課及び出張所の職員の事務処理能力を上げるよう指導を強化し、適正な事務処理の執行に努めています。

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平成 23 年度テーマ監査

生活環境部人権同和教育啓発課

監査実施期間 平成 23 年 11 月 1 日から平成 24 年 1 月 31 日まで(１)補助金の事業報告書について
事業実績報告書に添付された収支決算書及び活動報告書が余りにも概括的であり、補助金の使途が補助目的と合致しているか、補助金額が適正であるかの検証ができない。
（措置結果）
事業実績報告書に添付された事業報告書および決算書について精査し、事業報告書については、主な活動を記載していたため、平成 24 年度からさらに詳細な活動内容を記載するように改善を行いました。
また、決算書については、平成 25 年度から旅費支給に関する規定について必要な改正を行い、概括的と取られないよう改善を図りました。
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(２)補助事業の財源について事業の財源が全額補助金であるため、事業の予算化を検討されたい。
（措置結果）
人権教育・啓発事業は、緊急的に対応しなければならない場合があるため、県下他自治体と同様に予算化はせず、補助金により事業実施を行っていきたいと考えます。
なお、予算執行にあたっては、事業目的に従い、適切な運営を図ります。

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