【ノート】

大学入試研究ジャーナル第 34 号，291-297，2024

入学者選抜業務を支援する分散評価システムの改善と運用――DX 推進による業務の効率化に向けて――

関 陽介，植野 美彦，上岡 麻衣子（徳島大学）
徳島大学アドミッション部門では，書類審査の評価業務を支援する分散評価システムを開発して，2017年度に本学で実施された書類審査に本システムを導入した。ただし，常時アクセスや同時利用の不可，管理サイトの低い操作性，集団面接等の同時評価に未対応等の課題が懸念された。また，導入効果を定性的に分析していたため，現場で負担軽減される程度の把握が困難であった。そこで，新たな機能実装や運用ルールの見直し等により，システム管理者の負担軽減や評価対象の拡大等が可能になりシステムの利便性が大きく向上した。また，従来の方法では評価シートの記入内容の確認や Excel への転記入力，集計作業に 1,384.02分程度の時間を要していたが，本システムの導入によりこれらの作業時間が大きく削減されることが明らかになった。
キーワード：システム開発，システム運用，DX，業務支援
1 はじめにション部門における事業の推進方法に変革をもたらし近年，経済分野を中心にデジタルトランスフォーている。

メーション（DX）を活用した業務運営等の改善が積

多面的・総合的評価が進められる大学入学者選抜で極的に進められている。DX とは，AI や IoT 等のデは，書類審査や面接等，多角的な観点で入学希望者がジタル技術やビッグデータを活用することで，業務フ評価される。ただし，入試の複雑化に伴い現場の負担ローや組織，ビジネスモデル，企業文化等を変革するが増加するため，作業量を抑えた入試業務の実施が求取り組みである。DX 推進に向けて経済産業省が DXめられる。そこで，我々は書類審査の評価業務を支援認定制度や IT 導入補助金等の政策を講じており，デする分散評価システムを開発して，2017 年度に実施ジタル技術を活用する企業が増加している。また，産された薬学部 AO 入試に本システムを導入した（関業界に留まらず多様な分野でも DX は注目されておほか，2019）。一部の業務自動化により現場の負担がり，様々な取り組みが実施されている。

軽減された一方で，2017 年度は試作システムであっ例えば，教育現場では ICT 利活用環境の強化に向たため利用面に制約事項が多くあった。また，導入効けて，GIGA スクール構想による義務教育段階での 1果を定性的に分析していたため，負担軽減される程度

人 1 台端末環境の整備や，教育データの利活用の促進の把握が困難であった。そこで，2018 年度以降に機に向けた蓄積・流通の仕組みの構築等が進められてい能面の改良や運用面の見直し等を行うことで，システる。また，四国地区国立大学連合によるインターネッムの利便性が向上して 2022 年度までに複数の学部・ト出願システムや進学支援サイト「今ログ」の導入（井学科で本システムが利用される結果となった。また，

上ほか，2022），佐賀大学による電子化された受験者

過去の実績を基にして定量的にシステムの導入効果を情報を活用した受付順配席方式を用いた試験運営（西明らかにした。本稿では，2017 年度から 2022 年度ま郡・園田，2022）等が報告されている。

でを対象として，6 年間で行ったシステムの改修内容

徳島大学では第 4 期中期目標・中期計画において，や運用方法，導入効果，今後の展望等を述べる。

様々な業務作業に伴う現場担当者の負担軽減を図るべ

本研究の貢献は以下になる。

く，デジタル技術による業務の最適化及び効率化を目・旧分散評価システムの課題を整理したこと。

指している。徳島大学アドミッション部門では積極的・課題を解決するために，新たな機能実装や管理サにデジタル技術を活用しており，例えば進学希望者向

イトの改修，運用ルールの見直しを行い，分散評け対話システム（関・植野，2021）や，入試分析と入価システムを全学展開したこと。

学者の追跡調査の支援システム（関・植野，2022）等を独自に開発している。この様なシステムの導入は広報活動や入試改善作業の効率化に繋がり，アドミッ- 291 -・システムの導入効果を定量的に明らかにしたこと。

大学入試研究ジャーナル第 34 号

2 システムの改善
2.1 旧分散評価システムの概要と課題
2017 年度に開発した旧分散評価システムの概要を述べる。分散評価システムは Web システムとして開発しており，利用者は出願書類を評価する学部・学科の教員（以下，評価者）と，評価環境の準備や評価後の事務作業をする学部・学科の事務職員（以下，事務担当者）になる。事務担当者には，事前作業として評価結果を入力する評価シートの設計や氏名等の受験者情報の登録，事前テスト等，評価当日の作業として評
図 1 システムの全体像

価者への利用方法の説明や問い合わせ対応，集計表の取得等が求められ，システムに関する作業は管理サイトで行う。なお，旧分散評価システムでは後述する理由により，アドミッション部門担当者が事務担当者の作業を代理で行っている。旧分散評価システムの構成（以下，旧構成）は，評価者用の iPad，閉域ネットワー
クを構築するための無線 LAN ルータ，Web サーバが稼働するノートパソコンになる。旧分散評価システムの全体像や構成を図 1 と図 2 に示す。図 1 のアドミッション部門担当者は評価シートの設計から集計表の取得まで，評価者は出願書類の評価を担当する。2018年度までは書類審査を対象に図 2 に示した機材を評価

図 2 旧分散評価システムの構成が実施される部屋（以下，評価部屋）に持ち込み，評価作業を支援してきた。本システムの導入効果は，従来の紙媒体を用いた評価（以下，従来方式）と比較し論等，同時に複数の対象を評価する選抜には対応してて，記入内容の確認・Excel への転記入力・集計作業（以いない。

下，事後作業）の自動化である。この自動化に伴い誤転記等の人為的過誤の防止や二重確認作業の削減が可以上より，旧分散評価システムの主な課題を整理すると以下になる。

能になる。一方で，旧分散評価システムでは以下の課① 機器構成による制約題が挙げられる。

（常時アクセスや同時利用の不可等）

旧構成では機材を部屋に持ち込んだ後に，サーバの② 管理サイトの低い操作性起動やネットワークの疎通確認等の準備に専門知識が③ 集団面接等の同時評価に未対応求められる。また，物理的な制約により同日同時間帯
2.2 システムの改修内容に複数の学部・学科で本システムを利用できない。
本システムは学内ネットワークからは利用できず，前節で述べた課題を解決するために，2018 年度以ノートパソコンの電源は基本的に切られているため，降にシステムの改修を行った。徳島大学では，成績を学部・学科の事務担当者は管理サイトに常時アクセス扱う教務システム等，機密性が高い情報を扱う一部のができない。そのため，評価シートの設計や集計表のシステムは，SSL による通信経路の暗号化を前提とし取得等の作業は，機器を管理するアドミッション部門て，学内ネットワーク上で利用できる。入試成績を扱が対応する必要があり，全学展開を考えた場合に負担う本システムも，セキュリティ対策を十分に講じるこが大きい。また，管理サイトは操作性を考慮して開発とで，学内ネットワークに限定して公開することは可していないため，システム操作が不慣れな事務担当者能である。そこで，本システムをアドミッション部門が扱う場合，時間や手間を要する可能性が高い。の管理サーバに移行して，徳島大学の統合認証サービ

旧分散評価システムは個別評価に対応しているたス（松浦ほか，2012）を通して学内ネットワークからめ，個々の評価対象毎に評価を行う書類審査や個人面アクセスできるようにした。旧構成のノートパソコン

接にしか利用できない。そのため，集団面接や集団討とルータを廃止することで，システムへの常時アクセ- 292 -入学者選抜業務を支援する分散評価システムの改善と運用

表 1 開発に使用した主なソフトウェア
種類
OSHttp Server
RDBMS
プログラミング言語等
仮想化ソフトウェア

ソフトウェアCentOS 7.4
Apache 2.4.6
Maria DB 5.5.52
PHP, jQuery, HTMLVMware ESXi 7.0

スや複数の学部・学科による同時利用が可能になる（①に対応）。管理サーバは自然災害等による事故を防ぐために，徳島大学情報センターが管理するサーバ室に設置している。
評価中に本システムへアクセスする方法として，評価部屋の情報コンセントを利用することは可能である。ただし，部屋によっては建屋やフロア毎に異なるネットワーク管理者に都度，利用申請をする必要があり手間を要する。徳島大学では，学生を対象にパソコンとネットワークを活用したレポート・論文作成等が推進されており，2019 年度よりノートパソコン必携制度である Bring Your Own Device（BYOD）が導入されている。この BYOD に伴い学内無線 LAN の充実化が進められており，学内ネットワークに接続で図 3 管理サイトの参考画面きる環境が拡大している。そこで，無線が届かない部屋も存在するが，利便性を考慮してシステムへのアクセスには学内無線 LAN を利用する。なお，学内無線LAN の利用は情報センターへの申請が必要であり，徳島大学構成員に限定して提供されている。
システムの操作性を高めるために，事務担当者用の管理サイトを改修した（②に対応）。本サイトの参考画面を図 3 に示す。管理サイトでは，簡単なマウス・キーボード操作で評価シートの作成や受験者情報の登録，集計結果の閲覧等が可能である。上部には機能別

図 4 学部・学科に送る機材等一式のメニューを設置しており，ホーム画面で主な登録情報の一覧を確認できる。上部の集計ボタンからは，即の発見等に役立てている。

時に反映される評価結果を閲覧できるため，評価中に2.3 運用ルールの見直し作業の進捗状況を把握できる。
集団面接や集団討論等に対応させるために，複数の2019 年度以降は，システム改修に伴いアドミッショ

評価対象に対する同時評価機能を実装した。具体的にン部門の負担軽減や学部・学科による独自運用，全学は，評価者の操作により画面上で評価対象別の評価展開を目指して，以下の通り運用ルールを見直した。

シートを切り替える機能を実装した（③に対応）。

事前準備は，システムを利用する学部・学科の事務

表 1 に本システムの開発に使用した主なソフトウェ担当者が評価シートの設計や受験者情報の登録等を行アを示す。
すべて無償のソフトウェアを使用している。

う。ただし，登録内容の漏れを防ぐために，事前テス

セキュリティに関しては，情報センターに属する専門トはアドミッション部門担当者が行う。本システムの家にシステム設計等の技術的内容の確認を依頼した。

利用にはサーバの起動等の専門知識は求められないた

また，本センターが毎年実施しているソフトウェアのめ，評価当日の運用は事務担当者でも対応可能である。

脆弱性診断を受けることで，未対応の修正プログラム

そこで，評価前日までに iPad や利用マニュアル等を- 293 -

大学入試研究ジャーナル第 34 号

表 2 分散評価システムを導入した学部・学科や選抜区分，評価対象者数
実施年度2017学部・学科
選抜区分
評価対象者数
薬学部
AO 入試
43 人
薬学部
AO 入試
25 人
2018
医学科
AO 入試
20 人
薬学部
AO 入試
25 人
2019
医学科
AO 入試
14 人
薬学部
学校推薦型選抜 II
28 人
2020
生物資源産業学部
学校推薦型選抜 II
37 人
薬学部
学校推薦型選抜 II
17 人
2021
医学科
総合型選抜
11 人
生物資源産業学部
学校推薦型選抜 II
45 人
薬学部
学校推薦型選抜 II
22 人
医学科
総合型選抜
11 人
2022
生物資源産業学部
学校推薦型選抜 I・II
15 人／ 45 人・33 人
理工学部（医光／医工融合プログラム）
学校推薦型選抜 II
19 人注）2022 年度の理工学部（医光／医工融合プログラム）は，光学（工学）と医学を発展的に融合させ，理工学部，医学部，ポスト LED フォトニクス研究所，先端酵素学研究所等による学部等横断型の特別教育プログラムであり，令和 5 年 4 月に設置された。
注）2022 年度の生物資源産業学部の学校推薦型選抜 II は，別日に書類審査と個人面接を実施しており，評価対象者数は書類審査が 45 人，個人面接が 33 人になる。
学部・学科に学内の文書集配サービスを利用して送る。
図 4 に機材等一式の参考画面を示す。評価部屋にはネットワーク環境が必要であるため，徳島大学の無線LAN マップを参考に事務担当者が決定する。
当日の運用として，学部・学科の事務担当者が評価者に利用マニュアルの配布やシステムの操作方法の説明等を行う。アドミッション部門担当者は，本部門の研究室で待機して事務担当者からの問い合わせ対応を行う。評価後の対応は，事務担当者が評価結果の集計表を取得後に，セキュリティ面を考慮してアドミッ

図 5 改修したシステムの全体像

ション部門担当者がシステムに保存された評価結果を削除する。図 5 に改修したシステムの全体像を示す。
この新たな運用ルールにより，2019 年度以降は学の生物資源産業学部の学校推薦型選抜 I は個人面接，部・学科が主となり対応することで，アドミッション

学校推薦型選抜 II は第 1 次選考の書類審査と第 2 次部門の負担が軽減されて全学展開が可能となった。な

選考の個人面接が対象で，他はすべて書類審査が対象

お，書類審査を除く面接等は，障害時に迅速な対応がになる。選抜別の評価者数や評価対象者１人に対する必要であるため，アドミッション部門担当者が現地で評価シートの枚数は非公開とする。書類審査では評価支援する。また，本システムを初めて利用する学部・対象者が提出する複数の書類が評価される。2022 年

学科に対しては，評価シートの作成や利用方法の説明度からは初めて個人面接も対象となり，計 48 人が本等は不慣れであるため，代理登録や現地での利用支援システムを用いて評価された（植野ほか，2023）。書を行う。

類審査と個人面接の利用環境の違いとして，評価部屋数は書類審査が 1 部屋，個人面接が 2 ～ 5 部屋程度に3 システムの導入なり，個人面接では書類審査とは異なり評価対象者の3.1 導入実績と導入効果前でシステムを操作する点があげられる。本システム

2022 年度までに本システムを利用した学部・学科を利用する予定であっても評価対象者数が数人程度のや選抜区分，評価対象者数を表 2 に示す。2022 年度

場合は，システムの利用効果が高まらないため従来方- 294 -入学者選抜業務を支援する分散評価システムの改善と運用ためにアカウント情報を印刷しており，これらの多くは本システムを利用するためには避けられない作業ではある。ただし，前述した削減時間と比較すると短時間で対応可能と考えられる。
2017 年度から 2022 年度において，本システムを導入することで入試の評価作業の効率化に貢献できた。
他大学でも同様の事例（井ノ上，2020）（西郡ほか，2019）が報告されているが，本システムにより特に事後作業の負担を大きく軽減できることが定量的に明らかになり，DX の観点では入試業務の在り方に変革を図 6 システムを利用している様子もたらしたと考えられる。デジタル技術を活用することで，例えば削減可能な作業時間の別業務への充当や，式を用いている。書類審査で本システムを利用してい作業の自動化による人為的過誤の防止が可能になっる様子を図 6 に示す。評価者が利用する iPad を丸でた。また，徳島大学ではまだ実現していないが，全て囲んでいる。評価者（図 6 の中央）は出願書類を評価の出願書類を電子データとして扱うことで，システムして，その結果を iPad に入力している。また，事務上で評価作業を完結させることは可能である。これま担当者（図 6 の左下）が管理画面から入力内容や進捗で評価者は指定された部屋で評価を行っていたが，紙状況を確認している。

媒体の廃止により個々の研究室等での分散的な評価の1）

この 6 年間で本システムは 16 回利用されており ，実現が期待できる。新たな運用ルールやセキュリティ

評価対象者数は書類審査が 362 人，個人面接が 48 人

面の課題を検討する必要があるが，評価者は研究や業で計 410 人，平均人数（標準偏差）は 25.63（11.41）

務等の隙間時間に評価が可能になると考えられる。になる。A 学部にヒアリングを行った結果，従来方式では評価シート 1 枚辺り事後作業（記入内容の確認・3.2 今後の課題

Excel への転記入力・集計作業）に１人 3 分を要して分散評価システムは 2022 年度から個人面接でも利おり，誤転記入力等を防ぐために複数人が同作業を用されているが，書類審査と同様の効果が得られてい行っていた。そこで，この作業時間を基準として，シる。ただし，通信環境の問題により一部の部屋から本ステムの導入効果を定量的に算出する。具体的には，システムにアクセスできない状況が一度あった。該当システムを利用した学部・学科の平均評価対象者数の学部・学科では複数の部屋を用いて評価が進められ25.63 に対して，これまでの利用実績を参考にして評た。しかし，一部屋のみ無線 LAN の電波強度が弱く，価対象者１人につき評価シート 3 枚，評価者数 3 人，システムへのアクセスが不安定であったため，評価結事後作業者 2 人，事後作業 1 人 3 分とした場合の事後果の入力が困難になった。事前調査では問題なくシス作業に要する時間を算出した。結果として，計 230.67

テムにアクセスできたが，無線強度が一定でない場合枚の評価シートが用いられて，従来方式では事後作業は時間経過により断続的なアクセス障害が発生する。に 1,384.02 分の時間が必要であった。学部・学科や実本件では従来の紙媒体を用いて評価を継続したが，こ施年度により評価対象者数や評価シートの枚数は異なの様な問題を解決するために，無線 LAN の中継器をるが，例えば転記作業の自動化により二重確認等の事設置して電波強度を高める等の対策が必要と考えられ務作業量を軽減でき，1 回の事後作業全体で算出結果る。に相当する時間を削減できたと考えられる。実際，A評価グループが複数ある場合，評価者個々の評価基

学部ではこれまで事後作業に 1 日を要していたが，こ準のばらつきが，公平な審査に影響を与える可能性がの時間が本システムの利用により削減されている．まある。アドミッション部門では，一部の学部・学科にた，他の利点としては，従来方式では評価シートの保対して事前打ち合わせでノーミングを行うことで，評管が必要になるが，本システムでは電子化されたこと価基準の統一化を図っている（植野，2020）。この取で容易に保存できる点が挙げられる。

り組みとは別に，個々の評価傾向を考慮したグループ一方で，本システムを利用するためには事前準備等編成も重要と考えられる。分散評価システムでは，点に加えて，iPad の充電やブラウザに本システムのお数に加えて従来方式では取得困難な評価シート内の項気に入り登録が必要である。また，評価者に配布する目別の評価時間も評価者別に記録できるため，過去の- 295 -大学入試研究ジャーナル第 34 号

評価結果を分析することで評価者の評価傾向を把握す

め，今後も積極的にアドミッション部門の取り組みをることは可能である。

発信したい。

毎年の評価者の変動が少ないことが前提にはなるが，より公正な審査を実現させるためにも，評価傾向注に基づく均一的なグループの編成方法を検討したい。

1）2022 年度の生物資源産業学部の学校推薦型選抜 II では，本システムは主に事務担当者の作業支援に貢献して本システムを 2 回利用している。

いるが，評価者の負担軽減方法も検討する必要がある。
近年，GPT4 の様な言語モデルが発展しており，自動謝辞
本研究は JSPS 科研費 JP19K14317 の助成を受けた

採点技術に関して様々な研究や導入事例が報告されている（石岡，2023）。例えば，TOEIC では多様なタイものです。

プの記述問題の自動採点が行われている。入試業務に自動採点技術を導入するためには，システムの信頼性参考文献の確立や評価結果に対する解釈性の問題等を解決する

井上敏憲・中村裕行・関陽介・青葉暢子・岡本崇宅・大塚智必要がある。ただし，全評価をシステムに一任するの子（2022）「四国地区国立大学連合アドミッションセンター．

ではなく，部分的に活用することは可能である。これの活動と今後の在り方」『大学入試研究ジャーナル』32，

までの導入事例を参考にすると，例えば人間とシステ

198 － 203.

ムが評価して両結果が大きく乖離していた場合に，別井ノ上憲司（2020）．
「多面的・総合的な評価への転換を図るの人間が判定して最終結果を決定する等，最後の判断

入学者選抜改善システム構築」『大阪大学 高等教育・入試を人間が行うことでシステムの利便性を上手く活用で研究開発センター 中間報告書』129 － 135．

きる。定められた評価基準に従い人間と同じ様にシス

石岡恒憲（2023）．「AI 採点システムが変える大学入試」『情テムが評価することは課題があるが，評価者の負担を軽減するために，将来的な実現に向けた要素技術の検報処理』64（5），e15 － e21．
松浦健二・上田哲史・佐野雅彦（2012）．
「複数認証基盤に対討を進めたい。

応する複合 SSO 環境でのユーザエクスペリエンス」『学術情報処理研究』16（16），138 － 145（2012）．

4 おわりに西郡大・園田泰正（2022）．
「受験座席の効率配置による入試

本稿では，2017 年度から 2022 年度までを対象としの最適化―入試のＤＸに向けて―」『大学入試研究ジャーて，6 年間で行った分散評価システムの改修内容や運ナル』32，23 － 28.

用方法，導入効果，今後の展望等を述べた。入試にお西郡大・園田泰正・兒玉浩明（2019）．
「一般入試における『主ける一部の評価業務をデジタル技術の活用により効率体性等』評価に向けた評価支援システムの開発」『大学入化できたと考える。このような取り組みが拡大するこ

試研究ジャーナル』29，1 － 6.とで，多様化する入試において現場の負担を軽減でき

関陽介・植野美彦（2021）．
「潜在的要求を喚起する個人属性る。2022 年度までは，本システムを評価対象が複数を考慮した推薦型対話システム」『日本教育工学会論文誌』になる集団面接や集団討論等に利用する機会はなかったが，今後は他の選抜方法も含めて本システムの利用45（1），103 － 112.
関陽介・植野美彦・澤田麻衣子・石田竜弘（2019）．
「入学者を広げたい。

選抜の評価を支援する分散評価システムの開発と導入 ―アドミッション部門では，デジタル技術を活用する薬学部 AO 入試における書類審査での活用事例から―」『大ために様々なシステムを開発・導入している。デジタ

学入試研究ジャーナル』29，217 － 222.

ル技術により業務負担の軽減が期待できる一方で，ど関陽介・植野美彦（2022）．
「入試改善に向けた入試分析と追のような場面でどのように利用するか等の判断や運用跡調査の支援システム」『大学入試研究ジャーナル』32，

ルールの策定・改善等，人手の介入は不可欠である。

180 － 185.

本部門では積極的に学部・学科の入試設計・分析や追植野美彦（2020）．
「アドミッション・スペシャリストによる跡調査，広報活動等を支援している。このような活動書類選考・面接担当官の養成と選抜実施運営について（講を今後も継続して，蓄積された経験とデジタル技術を義録）」『九州大学

組み合わせることで，入試業務のさらなる支援や効率

グラム 実施報告書』291 － 301.

アドミッション・オフィサー養成プロ化に繋げていきたい。また，入試業務の支援に関する

植野美彦・関陽介・服部武文・田端厚之・向井理恵・岡直宏・実践報告は，大学間の事例共有において重要であるた

宇都義浩（2023）．
「B 学部における学校推薦型選抜Ⅰ地方- 296 -入学者選抜業務を支援する分散評価システムの改善と運用創生型（地域産業振興枠）の設計と実施―入試業務効率化に向けた新たな取り組みを踏まえて―」『令和 5 年度全国大学入学者選抜研究連絡協議会大会（第 18 回）研究発表
予稿集（クローズドセッション用）』42 － 49.

- 297 -