○国立研究開発法人防災科学技術研究所の保有する個人情報の管理に関する規程(平成 17 年 3 月 22 日 17 規程第 4 号)
改正 平成 20 年 11 月 4 日 20 規程第 6 号

平成 27 年 4 月 1 日 27 規程第 17 号

平成 27 年 12 月 24 日 27 規程第 92 号 平成 28 年 2 月 25 日 28 規程第 2 号
平成 28 年 3 月 31 日 28 規程第 92 号

平成 29 年 8 月 24 日 29 規程第 28 号

令和元年 12 月 11 日 元規程第 34 号

令和 4 年 3 月 24 日 4 規程第 9 号

目次
第 1 章 総則(第 1 条－第 3 条)
第 2 章 安全管理措置(第 4 条－第 41 条)
第 3 章 個人情報の取扱い(第 42 条－第 48 条)
第 4 章 保有個人情報等の漏えい等の報告(第 49 条－第 52 条)
第 5 章 保有個人情報等の第三者への提供(第 53 条－第 58 条)
第 6 章 個人情報ファイル(第 59 条)
第 7 章 その他(第 60 条－第 63 条)
附則
第 1 章 総則(目的)第 1 条 本規程は、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「マイナンバー法」という。）その他関連する法令に基づき、国立研究開発法人防災科学技術研究所(以下「研究所」という。)の保有
する個人情報の管理及び取扱いに関する必要な事項を定めることを目的とする。
なお、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に関する必要な事項は、国立研究開発
法人防災科学技術研究所個人情報開示、訂正、及び利用停止規程（新規制定した番号
等が入ります） に定めるものとする。
(定義)
第 2 条 この規程における用語の意義は、法に定めるところによるほか、次の各号に定めるところによる。
(1) 職員等 役員、保有個人情報及び特定個人情報の取扱いに従事する職員及び派遣労働者をいう。
(2) 保有個人情報等 第 3 条に掲げる保護対象となる情報をいう（特定個人情報、個人関連情報を除く）。
(3) 情報システム 研究所において、ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク及び記憶媒体で構成されるものであって、これら全体で業務処理を行うものをいう。
(4) 誤送信等 誤送信、誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載をいう。

(5) 媒体等 文書、図画、電磁的記録等、個人情報が記録されている媒体をいう。
(6) 本人の同意 本人の個人情報が、研究所によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾 する旨の当該本人の意思表示をいう。
(7) 学術研究機関等 大学その他の学術研究を目的とする機関もしくは団体又はそれらに属する者をいう。
(8) 学術研究 人文・社会科学及び自然科学並びにそれらの応用の研究であり、あらゆる学問分野における研究活動及びその所産としての知識・方法の体系において、新しい法則又は原理の発見、分析又は方法論の確立、新しい知識又はその応用法の体系化及び先端的な学問領域の開拓等をいい、製品開発を目的とする活動は含まれないものとする。
(保護対象となる情報)
第 3 条 この規程において、保護の対象となる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年
月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）又は個人識別符号が含まれるものをいう。
(2) 個人識別符号 当該情報単体から特定の個人を識別することができるものとして政令で定められた文字、番号、記号その他の符号をいい、これに該当するものが含まれる情報は個人情報となる。
(3) 保有個人情報 研究所の職員等が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員等が組織的に利用するものとして、研究所が保有しているもののうち、法人文書（独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成 13 年法律第 140 号）)に記録されているものをいう。
(4) 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合体であって、①一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電子計算機処理に係る個人情報ファイル）又は②一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（いわゆるマニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイル）をいう。
(5) 要配慮個人情報 不当な差別や偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する個人情報をいう。
(6) 特定個人情報 個人番号（マイナンバー）及び個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

(7) 仮名加工情報 個人情報を、法に規定する措置を講じて他の情報と照合しない限
り特定の個人を識別することができないように加工して得られる個人に関する情報をいう。
(8) 匿名加工情報 個人情報を、法に規定する措置を講じて特定の個人を識別することができないように加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元して特定の個人を再識別することができないようにしたものをいう。
(9) 個人関連情報 生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
第 2 章 安全管理措置(総括保護管理者)
第 4 条 研究所に、総括保護管理者一人を置く。
2 総括保護管理者は、理事とする。
3 総括保護管理者は、研究所における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第 5 条 保有個人情報等を取り扱う各部署に、保護管理者一人を置く。
2 保護管理者は、当該所属の長とする。
3 保護管理者は、各部署における保有個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
4 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を複数の部署で取り扱う場合における各部署の任務分担及び責任を明確にする。
(保護担当者)
第 6 条 保有個人情報を取り扱う各部署に、保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第 7 条 研究所に、監査責任者一人を置く。
2 監査責任者は、監査室長とする。
3 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(特定個人情報事務取扱担当者)
第 8 条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員（以下「事務取扱担当者」という。）
及びその役割並びに当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)

第 9 条 保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等及び保有個人情報等の開示等の円滑な実施に係る事項の審議を行うため関係職員を構成員とする個人情報管理・開示等委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会の運営については、別途定める。
(教育研修)
第 10 条 総括保護管理者は、職員等に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者、保護担当者及び事務取扱担当者に対し、各部署の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
5 職員等は、前項の教育研修に参加し、個人情報の適切な取扱いに努めなければならない。
(職員等の責務)
第 11 条 職員等は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管
理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)第 12 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員等とその権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(アクセス制御)
第 13 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、第 1 項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)

第 14 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃盗又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)第 15 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含むか又は含
むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第 16 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第 17 条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正ア
クセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第 18 条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プロ
グラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第 19 条 職員等は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第 20 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。職員等は、これを踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第 21 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、ＵＳＢメモリ等の記録

機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)第 22 条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う
端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第 23 条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第 24 条 職員等は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第 25 条 職員等は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原
票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第 26 条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第 27 条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の入退室の管理)
第 28 条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する
室その他区域(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する
場合の職員等の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する
媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第 29 条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(特定個人情報を取り扱う区域の管理)
第 30 条 保護管理者は、特定個人情報の情報漏えい等を防止するために、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、必要な安全管理措置を講ずる。
(事案の報告及び再発防止措置)
第 31 条 保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個
人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡ
Ｎケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員等に行わせる場合を含む。）ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。
5 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、
文部科学省に速やかに情報提供を行う。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している各部署等に再発防止措置を共有する。
7 総括保護管理者は、マイナンバー法違反の事案又はマイナンバー法違反のおそれのある事案を把握した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに必要な措置を取らなければならない。
(複製等の制限)第 32 条 職員等は、保有個人情報等の秘匿性その内容に応じて、次に掲げる行為をすることができる。この場合において、保護管理者は、職員等が当該行為をすることができる場合を限定し、職員等に対し適切な指示を行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製(2) 保有個人情報等の送信(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為(誤りの訂正等)
第 33 条 職員等は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体等の管理等)
第 34 条 職員等は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体等を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 職員等は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等（パスワード、ＩＣカード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する認証機能を設定しなければならない。
(誤送信等の防止)
第 35 条 職員等は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員等による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならならない。
(廃棄等)
第 36 条 職員等は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体等が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報等の取扱い状況の記録)
第 37 条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 保護管理者は、特定個人情報の取扱いの状況を確認する手段を整備して、特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第 38 条 保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(業務の委託等)

第 39 条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務(2) 再委託（再委託先が委託先の子会社である場合も含む。本号及び第 4 項 において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項(5) 個人情報の安全管理措置に関する事項(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先の監査等に関する事項を含む。）
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個
人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、
少なくとも年１回以上、原則として実地検査により確認する。
4 委託先において、保有個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第 1 項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。
保有個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者
派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
6 保有個人情報等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(特定個人情報の取扱いに係る業務の委託)
第 40 条 個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、マイナンバー法に基づき委託元が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。

2 個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする場合には、委託先において、マイナン
バー法に基づき委託元が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
3 個人番号利用事務の全部又は一部の委託先が再委託をする場合には、委託をする個人
番号利用事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で当該再委託の諾否を判断するものとする。
(特定個人情報の利用及び提供等の制限)
第 41 条 職員等は、マイナンバー法により定められた利用目的以外の目的のために特定個人情報を自ら利用してはならない。
2 職員等は、前項の規定にかかわらず、個人番号の利用については、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において本人の同意があり又は本人の同意を得ることが困難であるときを除き、マイナンバー法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
3 職員等は、マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
4 職員等は、個人番号利用事務を処理するために必要な場合その他マイナンバー法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
5 職員等は、個人番号利用事務を処理するために必要な場合その他マイナンバー法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
6 職員等は、マイナンバー法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
第 3 章 個人情報の取扱い(利用目的の通知又は公表)
第 42 条 職員等は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
(直接書面等による取得)
第 43 条 職員等は、前条の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面等に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人
に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
(利用目的の特定、変更、制限等)
第 44 条 職員等は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。

2 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
3 職員等は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。ただし、利用目的を通知又は公表することで個人の権利が害されると総括保護管理責任者が認めた場合若しくは取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合はこの限りでない。
4 職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、第１項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。 ただし、次に掲げる場合は適用しない。
(1) 法第 18 条第 3 項 1 号から 3 号の定めに基づき、本人の同意を得ることが困難であるとき。または、本人の同意が不要とされる場合。
(2) 研究所が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(3) 研究所の職員等が当該個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(4) 学術研究機関等に当該個人情報を提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(不適正利用等の禁止)
第 45 条 職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
2 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
(要配慮個人情報の取得)
第 46 条 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法第 20 条第 2 項 1 号から 3 号の定めに基づき、本人の同意を得ることが困難であるとき。または、本人の同意が不要とされる場合。
(2) 研究所が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(3) 職員等が当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(4) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、研究所の職員等が当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（個人の権利利

益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該学術研究機関等と研究所が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(データ内容の正確性の確保等)
第 47 条 職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有個人情報等を正確か
つ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該保有個人情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(委託先の監督)
第 48 条 職員等は、保有個人情報等の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された保有個人情報等の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第 4 章 保有個人情報等の漏えい等の報告(漏えい等事案が発覚した場合に講ずべき措置)
第 49 条 職員等は、漏えい等又はそのおそれのある事案が発覚した場合は、漏えい等事
案の内容等に応じて、次の(1)から（5）に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 研究所内部における報告及び被害の拡大防止(2) 事実関係の調査及び原因の究明(3) 影響範囲の特定(4) 再発防止策の検討及び実施(5) 個人情報保護委員会への報告及び本人への通知(個人情報保護委員会への報告)
第 50 条 研究所は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、その他の個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして次の各号のいずれかに該当するものが生じたときは、個人情報保護委員会に報告しなければならない。
(1) 要配慮個人情報が含まれる個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損が発生し、又は発生したおそれがある事態。
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態。
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態。
(4) 個人情報に係る本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態。
2 前項の規定に関わらず、研究所は総括保護管理者の判断の下、漏えい等の重大さを鑑み当該事態について個人情報保護委員会に報告するよう努めなければならない。
(本人への通知)第 51 条 前項に規定する場合には、研究所は、本人に対し法令で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。
(公表等)
第 52 条 漏えい等事案の内容等に応じて、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表するよう努めるものとする。
第 5 章 保有個人情報等の第三者への提供(第三者提供の制限の原則)
第 53 条 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、保有個人情報等を第三者に提供してはならない。
(1) 法第 27 条第 1 号から 4 号の定めに基づき、本人の同意を得ることが困難であるとき。または、本人の同意が不要とされる場合。
(2) 保有個人情報等の提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき。
(3) 保有個人情報等を学術研究目的で提供する必要があるとき保有個人情報等（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（研究所と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(4) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該保有個人情報等を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
第 54 条 次に掲げる場合において、当該保有個人情報等の提供をする場合は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 研究所が利用目的の達成に必要な範囲内において保有個人情報等の取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該保有個人情報等が提供される場合。
(2) 特定の者との間で共同して利用される保有個人情報等が当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される保有個人情報等の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該保有個人情報等の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
(外国にある第三者への提供の制限)
第 55 条 職員等は、外国にある第三者に保有個人情報等を提供する場合には、第 53 条第1 項各号に掲げる場合を除くほか、①当該第三者が個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準になると認められる個人情報保護制度を有している国（平成 31 年個人情報保護委員会告示第 1 号に定める国）にある場合、②当該第三者が研究所が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために個人情報保護委員会規則第 16 条で定める必要な体制を整備している場合のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2 職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 職員等は、保有個人情報等を外国にある第三者に提供した場合には、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために個人情報保護委員会規則第 18 条に定める
必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第 56 条 職員等は、保有個人情報等を第三者に提供したときは、別紙様式 1 のとおり記録しておかなければならない。ただし、当該保有個人情報等の提供が第 53 条第 1 項各号又は第 54 条第 1 項各号のいずれか（前条第 1 項の規定による保有個人情報等の提供にあっては、第 53 条第 1 項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。
2 当該提供に関して作成された契約書その他の書面に前項に定める様式の各事項が記載されているときは、当該書面をもって前項の当該事項に関する記録に代えることができる。
3 職員等は、第１項の記録を、当該記録を作成した日から次に定める期間保存しなければならない。
(1) 第 2 項の方法で記録したとき 最後に提供を行った日から起算して 1 年を経過する日までの間(2) 反復継続した第三者提供のため一括して記録をしたとき 最後に提供を行った日から起算して 3 年を経過する日までの間(3) 前 2 号以外 3 年(第三者提供を受ける際の確認等)
第 57 条 職員等は、第三者から個人情報の提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人情報の提供が法第 53 条第 1 項各号又は第 54 条第 1 項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名(2) 当該第三者による当該保有個人情報等の取得の経緯
2 職員等は、第一項の規定による確認を行ったときは、別紙様式 2 のとおり記録しておかなければならない。
3 当該提供に関して作成された契約書その他の書面に前項に定める様式の各事項が記載されているときは、当該書面をもって前項の当該事項に関する記録に代えることができる。

4 職員等は、第 2 項の記録を、当該記録を作成した日から次に定める期間保存しなければならない。
(1) 第 2 項の方法で記録したとき 最後に提供を行った日から起算して 1 年を経過する日までの間(2) 反復継続した第三者提供のため一括して記録をしたとき 最後に提供を行った日から起算して 3 年を経過する日までの間(3) 前 2 号以外 3 年(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第 58 条 職員等は、第三者が個人関連情報を個人情報等として取得することが想定されるときは、第 53 条第 1 項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について確認しなければ、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が研究所から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人情報等として取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、あらかじめ、以下に掲げる情報が提供されていること。
(3) 当該外国の名称(4) 適切かつ合理的な方法により得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報(5) 当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報ただし、①当該第三者が個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準になると認められる個人
情報保護制度を有している国（平成 31 年個人情報保護委員会告示第 1 号に定める国）にある場合、②当該第三者が研究所が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために個人情報保護委員会規則第 16 条で定める必要な体制を整備している場合のいずれかに該当する場合には、本条(1)から(3)までの情報が提供されていることを確認する必要はない。
2 職員等は、個人関連情報を外国にある第三者に提供した場合には、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために個人情報保護委員会規則第 18 条で定める必要な措置を講じなければならない。
第 6 章 個人情報ファイル(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第 59 条 研究所は、法第 74 条第 1 項第 1 号から第 7 号まで、第 9 号及び第 10 号に掲
げる事項その他政令で定める事項を記載した帳簿（以下「個人情報ファイル簿」という。）を作成し、公表しなければならない。
2 前項の規定は、法第 75 条 2 項に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
3 第 1 項の規定にかかわらず、研究所は、記録項目の一部若しくは法第 74 条第 1 項第5 号若しくは第 7 号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファ

イルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個
人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
第 7 章 その他
(監査)第 60 条 監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第 2 章から第 3章に規定する措置の状況を含む研究所における保有個人情報等の管理の状況について、
定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第 61 条 保護管理者は、各部署における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第 62 条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(個人情報の取扱いに関する苦情処理)
第 63 条 研究所における個人情報等の取扱いに関する苦情は総務課において受け付けるものとし、関係部署等と連携して、苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
附 則
この規程は、平成 17 年 4 月 1 日から施行する。ただし、第 7 条の規定は、平成 17 年 3月 22 日から施行する。
附 則(平成 20 年 11 月 4 日 20 規程第 6 号)
この規程は、平成 20 年 11 月 4 日から施行し、平成 20 年 4 月 1 日から適用する。
附 則(平成 27 年 4 月 1 日 27 規程第 17 号)
この規程は、平成 27 年 4 月 1 日から施行する。
附 則(平成 27 年 12 月 24 日 27 規程第 92 号)
この規程は、平成 27 年 12 月 24 日から施行する。
附 則(平成 28 年 2 月 25 日 28 規程第 2 号)
この規程は、平成 28 年 2 月 25 日から施行する。

附 則(平成 28 年 3 月 31 日 28 規程第 92 号)
この規程は、平成 28 年 4 月 1 日から施行する。
附 則(平成 29 年 8 月 24 日 29 規程第 28 号)
この規程は、平成 29 年 8 月 24 日から施行する。
附 則(令和元年 12 月 11 日 元規程第 34 号)
この規程は、令和元年 12 月 11 日から施行する。
附 則(令和 4 年 3 月 24 日 4 規程第 9 号)
この規程は、令和 4 年 4 月 1 日から施行する。
様式第 1(第 56 条 1 項関係)
様式 1 個人情報第三者提供記録票（規程第 56 条１項）
[別紙参照]
様式第 2(規程第 57 条１項)
様式 2 個人情報受領記録票（規程第 57 条１項）
[別紙参照]