宇部工業高等専門学校における発注・検収・納品方法について【取引先のみなさまへ】
独立行政法人国立高等専門学校機構
宇部工業高等専門学校総務課財務会計グループ
総務課財務係 0836-35-4969 <zaimu@ube-k.ac.jp>
総務課契約係 0836-35-4971 <youdo@ube-k.ac.jp>
総務課施設係 0836-35-4972 <sisetsu@ube-k.ac.jp>
Ver.1（2021.6.22）

ー目

次ー

１．宇部高専との取引について・・・・・・・・・1
２．納品方法について・・・・・・・・・・・・・3
３．物品購入等手続きフロー図・・・・・・・・・7
４．支払いについて・・・・・・・・・・・・・・8
５．通報・問い合わせ先・・・・・・・・・・・・9
６．参考資料（規程の抜粋）・・・・・・・・・・10

１．宇部高専との取引について
本校との取引（契約手続き）は、総務課契約係及び施設係が行っております。
契約係及び施設係以外の者（以下「教職員等」という。）が取引業者との直接的な取引（契約・注文）を行うことは禁止されております。

なお、注文方法は、原則右記の注文書式により通知いたします
ので、受領後は必ず注文内容等のご確認をお願いいたします。

また、不正防止のため発注担当職員と納品検収担当職員を分けています。
納品検収については「２．納品方法について」を参照ください。
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誓約書の提出について（依頼）
大学等研究機関における研究費の不正使用事案が後を絶たないことを受け、文部科学大臣決定「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」に基づき、本機構と取引を行うにあたり業者の皆様方に対しまして、右記の誓約書の提出をお願いしておりますので、ご理解とご協力の程、よろしくお願いいたします。
誓約書の書式は、宇部高専ホームページ≪入札情報≫からダウンロード可能となっておりますので、ご利用願います。
≪入札情報≫へは、トップページ「企業の方へ」よりアクセスしてください。
※誓約書の作成及び提出にあたっては、「「誓約書」作成上の注意点」をご確認ください。

総務課財務会計グループでも配布しております。

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２．納品方法について納品の際は必ず納品検収窓口（総務課契約係）へお立ち寄り下さい。
管理棟１階総務課内検収担当職員（総務課契約係）が納品現物の確認を行います。
検収担当職員が確認していないものを、直接使用教職員へ納品しないでください。
納品検収を受けていない物品等の支払いは出来ません。
納品書及び請求書には必ず業者の方が日付、納品日付を記入してください。
日付を空白にすることは絶対に行わないでください。（改ざん防止）
契約物品等全ての納品検査が完了（完納）後、納品書、請求書をご提出願います。
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（１）検収方法
検収担当職員が、納品検収窓口で発注データを基に納品された物品と「納品書」「請求書」等の内容を照合し、一致していれば、「納品書」「請求書」等に検収印（日付・検収担当者印）を押印すること。
（２）支出内容・納品物に応じた確認方法
発注内容に応じた検収・確認方法は下表のとおりです。
支出内容

分 類
通常消耗品

検収方法

事務用品等
パソコン・関連商品
パッケージ版ソフトウェア

物

実験用消耗品

実験に使用する物（実験器具・ガラス器具・電子パーツ等）

発注データと納品物・納品書等を照合し確認。

薬品品

液化窒素・ガス等（ボンベ等荷下ろしができない物）

積載された車上で確認後、研究室等へ納品。

機器備品

発注データと納品物・納品書等を照合し確認。

大型の機器備品

事前に日程調整の上、契約係へ納品日を連絡し、直接研究室等へ納品。納品時に検収担当職員が出向いて確認。

機器備品-4-

支出内容

分 類
物

ダウンロード（電子版）

検収方法
ダウンロードされたことが確認できるもの（ライセンスキー発行メールを契約係へ転送・ライセンス更新画面・インストール画面等）で確認。

学会資料

学会資料として購入した場合は、現物を確認。
学会参加費や年会費に含まれる場合は不要。

論文投稿

学会誌（オンライン可）で投稿されていることを確認。科学研究費補助金で支出の場合は謝辞のページを確認すること。

論文別刷

別刷品の確認。

論文校正・翻訳校正（翻訳）前原稿と、校正（翻訳）後原稿を確認。

機器類の修理費原則現場で機器の動作等を確認。作業完了報告書等の作業内容がわかる書類がある場合は、業者又は教員から説明を受け書類で確認。

機器の保守・点検

原則現場で作業の一部に立ち合い作業現場を確認。作業完了報告書等の作業内容がわかる書類がある場合は、業者又は教員から説明を受け書類で確認。

ガラス機器類の修理品等（破損したガラスの修理等、現物で確認できるもの）

破損したガラス機器等の修理品を確認。

機器の加工・制作図面や仕様書、作業報告書等と現品を確認。

品

ダウンロード版ソフトウェア・アプリ等

資料・別刷等

その 他

業務委託

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分 類

業務委託

その他
借料

学外

学外納品
※契約係に事前申請が必要です。

学会

学会費※立替払は事前に申請が必要です。

支出内容

検収方法

印刷物

発注データと印刷物・仕様書等を照合し確認。

データ解析・調査委託

解析結果報告書、調査報告書等の成果物（多数の場合は一部）を確認。

清掃・工事修繕（軽微なもの）

作業現場の一部に立ち合い、作業後に作業完了報告書等で確認。

リース・レンタル品

契約開始時にリース・レンタル品を確認。

借り上げバス・レンタカー

利用者に署名を依頼し、作業完了報告書等で確認。

会場借料・会議飲食等利用者に署名を依頼し、写真等で確認。飲食を伴う場合は、会議費支出伺を照合し確認。

物品（やむを得ない場合に限る。）

物品全体像及び商品名等が確認できる写真と納品書等を照合し確認。

役務の提供

現地で確認できる教職員に署名を依頼し、作業完了報告書等で確認。

年会費

当該学会からの請求書または学会規約の写しなど、年会費の金額及び会期が分かる書類で確認。

参加費・オンライン参加費

開催日と参加費の金額が分かる開催要項（写）の抜粋及び出張報告書で確認。
オンライン開催の場合は、参加証もしくは参加画面のスクリーンショット等で確認。
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３．物品購入等手続きフロー図（契約係発注の場合）

教職員

財務係

契約係

見える会計に購入依頼
データ入力

依頼内容をチェックし契約係へ

見積依頼書作成

取引業者
見積書作成

見積内容の審査
注文書作成

注文書受領

納品検収窓口
納品検収

納 品

教職員

納品書・請求書を受理

納品書・請求書を提出

物品受領

納品連絡
支払手続き
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４．支払いについて代金の支払は、原則として適正な請求書を受理した日から６０日以内に振込を行います。
日付の記載されていない請求書、納品検収を受けていない物品の請求書は受理できません。
支払日は、原則毎月１０日と２５日です。
（科学研究費補助金は１５日と３０日）
初めてのお取引の際には、誓約書とともに会計システムへ振込先を登録するため、右記の債主登録依頼書を提出してください。
振込口座の変更や会社名・代表者名の変更・住所の変更等がありましたら、速やかに担当係までご連絡のうえ、右記の債主登録変更依頼書を提出してください。
振込通知を希望された場合、ＦＡＸもしくはメールで振込日、振込金額を連絡します。

-8-５．通報・問い合わせ先高専機構では、当該年度又は契約期間に購入・納品されることを徹底いたします。
特に年度末には納期を厳守してください。
災害や事故等によりやむを得ず納品が不可能となった場合には必ず申し出てください。
納品日付の改ざん、品目・数量・金額の改ざんを要求された場合には下記の通報窓口へご連絡ください。通報により不利益な取り扱いをすることは絶対ありません。
契約、納品検収担当部署以外から、直接納品や引き取り等を依頼された場合には下記の通報窓口へご連絡ください。
納品書及び請求書には必ず業者の方が発行日付、納品日付を記入してください。
日付を空白にすることは絶対に行わないでください。日付を空白にするよう依頼された場合には下記の通報窓口へご連絡ください。
通報窓口【機構本部窓口】
高専機構本部 総務課 総務係 ０４２−６６２−３１２０【各高専相談窓口】
http://www.kosen-k.go.jp/sodan-madoguchi.html をご参照ください。

-9-６．参考資料（規程の抜粋）「独立行政法人国立高等専門学校機構における公的研究費等の取扱いに関する規則」（定義）
第２条この規則において、「公的研究費等」とは、次のとおりとする。
２この規則において「教職員等」とは、機構の教職員その他の機構の公的研究費等の運営及び管理に関わるすべての者をいう。
３この規則において「不正使用」とは、架空請求に係る業者への預け金及び品名差し替え、実体を伴わない旅費、給与又は謝金の請求等、虚偽の書類によって機構の規程及び法令等に違反した公的研究費等の使用をいう。
「独立行政法人国立高等専門学校機構における公的研究費等不正防止計画」①購入等後の物品の使用実態や管理について、使用者としての責任を把握・確認する。
②業者による納品書及び請求書（以下「納品書等」という。）の書換防止のため、手書又は日付が空欄の納品書等は受理せず、あらためて電子化された納品書等の発行を依頼し、受理する。（業者の納品書等が電子化されてなく、全てが手書の場合はこの限りでない。）「独立行政法人国立高等専門学校機構における公的研究費等の不正使用防止に関する基本方針」
２ 公的研究費等の不正使用の防止対策に関して、 機構内外に責任を持ち、 積極的に推進していくとともに、その役割、責任の所在・範囲と権限を明確化し、責任体系を周知・公表する。
３ 事務処理に関する職務権限やルールを明確化するとともに、 公的研究費等の不正使用防止対策に関する関係者の意識向上を図り、 抑止機能を備えた環境・体制の構築を図る。
５ 適正な予算執行を行うことができるよう、 実効性のあるチェックが効くシステムを構築し、 公的研
究費等の適正な運営、 管理を行う。
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