Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフロー
スタートアップマニュアル

■目次
Ⅰ.Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローとは・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
グループウェアの「ワークフロー」との違いについて

Ⅱ.ご利用開始方法・初期登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４
1.ご利用開始お手続き・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４2.ユーザーの利用登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６
3.ご利用停止について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７

Ⅲ.Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローの基本設定・・・・・・・・・・・・・・・・８
1.ご利用手順・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・８2.役職設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・９
3.部署設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１０
4.ユーザー設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１１（1）所属部署の設定、（2）権限設定
5.承認フロー設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１５
6.部署承認設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１７
7.申請書テンプレートの設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１８
8.申請書テンプレート管理（承認フローの紐づけ）・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１９

この「スタートアップマニュアル」は、初期設定方法の流れおよび各機能の概略をご案内するものです。
設定方法・機能の詳細につきましては、J-MOTTO ワークフローへログイン後の[ヘルプ]メニューのマニュアルをご確認ください。

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Ⅰ.Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローとは
Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローは、グループウェア導入実績 4,000 社のＪ－ＭＯＴＴＯが、これまで運用実績とご利用者の方々からのご要望をもとに開発したワークフローサービスです。Ｊ－ＭＯＴＴＯグループウェアのワークフロー機能もございますが、より高度な機能、運用を求めるお客様を対象にオプションサービスとして提供しております。
なおグループウェアと同じ ID・パスワードで利用できますので、シングルサインオンでグループウェアとＪ－ＭＯＴＴＯワークフローを切り替えることが可能です。

グループウェアの「ワークフロー」との違いについて
Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローでは、従来のグループウェアの「ワークフロー」で対応していない機能や手順を取り入れています。
ここでは各システムの機能比較を示しています。

実装機能

申請経路の事前登録

グループウェア

Ｊ－ＭＯＴＴＯ

ワークフロー

ワークフロー○○

備考
申請時の承認フローを設定することができます。

申請書とフローを紐づけて設定することができるた
申請作成時の承認フロー自動設定○○

め、申請書作成時は書式名を選択するだけで、雛形、フローが呼び出されます。

申請書式の雛形の作成○○

書式のパーツをドラッグ&ドロップして、レイアウトを決めることができます。
グループウェアは、グループウェア開発元ネオジャパン社のサイト上より、書式サンプルをダウンロードしたものをインポートして利用できます。
申請書式雛形のサンプル集○◎(サンプル約 60 種類)
Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローは、予め用意されたサンプルを選択するだけで利用開始できます。
(サンプル約 50 種類)
グループウェアでは 1 件ずつダウンロードするのに対し、Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローでは選択した申請

申請書の CSV 一括ダウンロード

×○

書を一括して CSV ファイルに落とすことができます。また条件指定をしてダウンロードすることも可能です。
申請者の代わりに申請書を作成することができます。

申請書の代理作成×○2

代理作成者が作成した申請書を申請者に送信し、申請者自身が申請を行います。

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実装機能

グループウェア

Ｊ－ＭＯＴＴＯ

ワークフロー

ワークフロー

備考
グループウェアでは申請者自身が不在時の設定をする

不在時の承認委任設定○◎

しかありませんが、Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローでは、システム管理者が承認者に代わって不在設定ができます。

自動承認設定○○管理者による代理承認（強制承認）

×○

申請番号の採番・連番設定○○

決裁番号の採番・連番設定

×○

申請書の転送

×

○

条件付決裁

×

○

不在時の承認ルールとして自動承認の選択ができます。
管理者権限で代理承認ができます。

申請書毎の自動採番設定ができます。

申請番号とは別に決裁番号を採番、設定することができます。
判断のつかない申請内容に関して、承認ルート以外の任意のユーザーに確認や相談を行うことができます。
最終承認者（決裁者）のところで決裁の表示部分が条件付決裁と表示されます。

承認印のカスタマイズ

×○

申請受取時の通知メール○○

既定の印章以外に 1 種類設定できます。

承認依頼を受けた際には、申請者にメールが送信されます。
グループウェアは申請者にのみ通知されますが、Ｊ－申請完了時の通知メール▲◎

ＭＯＴＴＯワークフローでは、申請者以外にもメール通知できます。
グループウェアは申請者に差し戻し時のみ編集可能で申請中の申請内容編集▲○

すが、Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローでは申請中でも編集できます。
グループウェアは申請書の承認のみ可能ですが、Ｊ－スマートフォン版対応▲◎

ＭＯＴＴＯワークフローでは申請書の作成・承認・差し戻し・検索ができます。

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Ⅱ. ご利用開始方法・初期登録
1.ご利用開始お手続き
Ｊ－ＭＯＴＴＯ会員サイトよりご利用開始のお手続きをお願いいたします。

① 【Ｊ－ＭＯＴＴＯトップページ】（http://www.j-motto.co.jp） 画面上部の[ログイン]＞画面右側の[会員情報管理]をクリックしてから会員情報を入力しログインします。

② [契約情報の確認・変更]＞[オプションサービス情報]をクリックします。

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③J-MOTT ワークフローの[申込]ボタンをクリックします。

③ [J-MOTTO ワークフロー設定メニュー]の画面にて、[J-MOTTO ワークフローを申し込む]にチェックを入れ、[確定]をクリックします。30 分ほどでご利用いただけます。

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2.ユーザーの利用登録について①

1-①と同じ手順で[会員情報管理]にログインし、[ユーザー情報]＞[オプションの確認・変更]を開き、[ワークフロー]の文字の右側の鉛筆のマークをクリックします。

② [J-MOTTO ワークフロー ユーザー利用設定]画面にて[利用可否]と[権限]をプルダウンから選択して設定し、メールアドレスを登録して[更新]ボタンをクリックします。

※ここで登録したメールアドレスは、承認依頼、確認依頼等が来た際のメール通知先となります。

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利用用停止について[契約情報の確認・変更]＞[オプションサービス情報]を開き、[変更]をクリックします。

[J-MOTTO ワークフローのデータ削除に同意する]にチェックを入れて[確定]をクリックします。

ご利用開始月の翌月末日までが無料期間となります。無料期間中に利用停止を行なうと、無料期間でサービス終了となります。
月の途中で利用停止手続きを行なっていただいた場合でも、月末までご利用いただけます。
※J-MOTTO ワークフローのみ単独でご利用のお客様は、書面での解約手続きが必要となります。
お手数ですが、サポートセンターまでお問合せください。

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Ⅲ.Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローの基本設定
1.ご利用手順
Ｊ－ＭＯＴＴＯワークフローを利用開始するにあたり、以下の手順を参考に基本設定を行なってください。
最初に管理者の方がマスターの設定、ユーザー設定や各種設定を行なっていただくことで、ユーザーの皆様がＪ－ＭＯＴＴＯワークフローを簡単にご利用いただけるようになります。
① 役職を設定します。

社内で利用している役職の設定を行います。

(P.9 Ⅲ-2.役職設定を参照)② 事業部、課など部署（組織）を設定します。

組織図にそって部署の設定を行います。

(P.10 Ⅲ-3.部署設定を参照)③ ユーザーの所属する部署や権限を設定します。
(P.11 Ⅲ-4.ユーザー設定を参照)④ 承認フローを作成します。
(P.13 Ⅲ-5.承認フロー設定を参照)⑤ 申請書テンプレートを作成します。
(P.16 Ⅲ-7. 申請書テンプレートの設定を参照)

所属する部署及び役職を、ワークフローを利用するユーザーに設定します。

申請書ごとに利用する承認フローの承認パターンを作成します。

社内で利用する申請書テンプレートを作成します。
ひな形や既に作成した申請書をコピーして作成することもできます。

⑥ 各申請書に承認フローを設定します。

ひな型や作成した各申請書に、承認フローを設定します。

(P.17 Ⅲ-8.申請書テンプレート管理（承認フローの紐づけ）を参照)⑦ 各申請書にユーザーの権限を設定します。
(P.19 Ⅲ-9. 申請書テンプレートの権限設定を利用する申請書に必要に応じてユーザーの権限を設定します。

参照)⑧ 設定完了

ワークフローの利用を開始します。

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2.役職設定
ユーザー情報を登録するにあたり、はじめに役職名を作成しておきます。
① ログインした画面から[管理者権限]をクリックし、管理者画面に切り替えます。
00001② [設定]＞[役職設定]をクリックします。
00001③[新規登録]をクリックします。
00001

00001

役職名など必須事項を入力して[登録]をクリック。

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3.部署設定
次に部署名を作成します。
①[管理者権限]で[設定]＞[部署設定]をクリックします。
00001② [基幹組織名]、[下部組織名]、それぞれ右隣の[新規登録]をクリックし、必要情報を入力します。

作成した基幹組織を選択できます。

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4.ユーザー設定（1）所属部署の設定
ユーザーの所属部署を設定します。
① [管理者権限]で[設定]＞[ユーザー設定]をクリックします。
00001② [検索]をクリックすると、ユーザー名が表示され、[編集]をクリックします。

system@j-motto.com
test@j-motto.com

役職設定で区分を「役員」と設定した役職名がプルダウン内に表示されます。

部署設定で設定をした部署名、役職設定で区分を「社員」を指定した役職名がプルダウン内に表示されます。

役職や組織情報などを選択し、[登録]をクリックします11

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（2）複数のユーザーの所属組織を設定する場合① [管理者権限]で[設定]＞[ユーザー一括設定]をクリックします。
00001② CSV 出力から一度データを出力し、データを書き換えて保存したものを CSV 登録でインポートします。

書き換えて保存した CSV ファイルを[参照]から選択し、[登録]でインポートします。

＜ファイルのサンプル＞

0 で始まっているユーザーID の場合は、セルの書式を「文字列」に変更していただく必要があります。

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5.承認フロー設定
承認フローの設定を行います。承認ユーザー（または組織・役職）は 10 件まで登録できます。
①[管理者権限]で[設定]＞ [承認フロー一覧]をクリックします。
00001② [新規登録]をクリックします。

社長決裁フロー①課長⇒②部長⇒③社長

簡易申請フロー

①主任⇒②課長⇒③部長③承認フローの名称を登録し、 承認フローの設定し、[登録]で設定します。

承認対象を選択します。※次のページで承認フローの種類について説明しています。

[自動設定]ボタンをクリックすると、設定した承認フローが「承認フロー表示」に表示されます。

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【承認フローの種類】
組織・役職設定された部署や役職からユーザーを自動的に特定して承認を行う場合に利用します。
組織・役職で設定を行うと、人事異動で対象となるユーザーが変更になっても、自動的に承認者が特定されます。
注意：人事異動で個人の所属部署・役職が変更になった場合は、ユーザー管理で個人の所属部署・役職の変更が必要です。

個人特定のユーザーを選択して承認を行う場合に利用します。
所属する部署や役職に関係なく、設定されたユーザーが承認者として設定されます。
注意：所属部署の変更に関わらず、登録されたユーザーが承認権限を持ちます。

グループ

設定された承認グループから複数ユーザーによる承認を行う場合に利用します。
「組織・役職」、「個人」の場合、承認は特定の一人で行いますが、「グループ」では、グループに属する全てのユーザーが承認を行うことが可能になります。
承認グループに設定されたユーザー毎に承認が行われ、承認条件が満たされた場合に次の承認へ進みます※それぞれ承認①から承認⑩までの設定において、組織・役職の設定と個人の設定の両方を組み合わせて利用することができます。
（例）承認① 組織・役職
承認② 個人
承認③ 組織・役職※承認①から承認⑩まで、全て設定する必要はありません。必要な承認数だけ設定してください。

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6.部署承認設定
部署宛に承認依頼があった場合、承認できるユーザーを設定します。承認依頼は設定された全てのユーザーに通知されます。
承認処理は設定されているユーザーのうち、いずれか 1 名が処理を行うと、部署承認は完了となります。
① [管理者権限]で[設定]＞[部署承認設定]をクリックします。
00001②[新規登録]をクリックします。

営業課

営業太郎

eigyou@j-motto.com③部署、承認者を追加し、[登録]をクリックます。

対象の部署を選択します。

未設定の枠からユーザーを選択し［選択→］のボタンをクリックすると、設定の枠内にユーザーが追加されます。

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7. 申請書テンプレートの設定
あらかじめ約 30 種類程の申請書書式を用意しておりますが、その他にオリジナルの書式を作成することもできます。
① [管理者権限]側で[設定]を選択し、[申請書テンプレート管理]をクリックします。
00001② [新規登録]をクリックします。

③[申請書カテゴリ]、[申請書名]、[申請書説明]に入力し、[申請内容]にて入力項目を設定し、右側の項目タイプから申請書に追加したい項目をドラッグして追加します。

項目タイプから追加したい項目をドラッグします。

追加したい場所までドラッグし、黄色に変わったところでドロップします。

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【申請書式作成時の項目タイプの種類について】
項目タイプ

概略

テキスト

テキストで入力するフィールドの詳細設定する場合に使用

日付

日付フィールドとして設定する場合に使用

日付～日付

期間のフィールドとして設定する場合に使用

リスト

プルダウンで登録されたリストから選択させる場合に使用

計算

フェールドに計算式を入れて、自動計算する場合に使用ファイル

申請書にファイルの添付が必要な場合に使用

申請書

過去に申請した関連の申請書が、申請書に添付する場合に使用

コメント

申請書のフィールドで説明文（コメント）を表示させる場合に使用未選択未選択状態にする場合に使用

なお、各項目の設定方法詳細は、J-MOTTO ワークフローの[ヘルプ]の「システム管理者マニュアル」をご参照ください。

8.申請書テンプレート管理（承認フローの紐づけ）
各申請書に承認フローを設定します。
① [管理者権限]側で[設定]を選択し、[申請書テンプレート管理]をクリックします。
00001②該当する申請書のフロー設定の[設定]をクリックします。

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③[承認フロー選択]の[選択]をクリックします。
④「Ⅲ-5.承認フロー設定」の要領で作成したフローから、書式と紐づけたいフローを左から選び、右に追加し、設定完了したら、[登録]をクリックします。

通常利用する（既定）の承認フローを選択します。

社長決裁
部門決裁

通常利用する（既定フロー）の承認フロー以外
で、設定された承認フローを申請者の判断で利用を許可する際に利用します。

[申請者の別フロー選択可否]
通常利用する（既定フロー）の承認フロー以外で、設定された承認フローを申請者の判断で利用を許可する際に利用します。
可能：既定の承認フロー以外を選択できます。
不可：既定の承認フロー以外は選択できません。

[都度承認者選択可否]
申請者判断で承認者の選択を許可する際に利用します。
可能：申請者が、承認依頼を行う申請先を自由に選択できます。
不可：申請者が、申請先を自由に選択できません。

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9.申請書テンプレートの権限設定
各申請書に対し、ユーザー単位で権限の設定を行ないます。
①[管理者権限]で[設定]＞[権限設定]をクリックします。
00001② ユーザーを指定して設定する場合は、「ユーザー検索」のタブからユーザーを検索し、設定対象のユーザー名にチェックを入れ、[権限設定]をクリックします。

system@j-motto.com

管理者
00002

テスト

太郎

test@j-motto.com

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③

権限設定の画面では下に申請書テンプレートが表示されるので、権限を[〇]や[×]で設定し[権限設定]で設定します。
※デフォルトでは、「全ての申請書」に対して「表示」の権限のみが設定されています。

管理者
テスト

太郎

設定対象のユーザーが表示されます。

[－]をクリックすると、[〇]や[×]に切り替わります。

【権限の種類】
表示「申請」メニューで表示させる申請書をユーザー単位に設定できます。

メール通知

申請書毎に、メール通知を行うかどうかの設定ができます。
初期設定では、「設定」が選択され、｢申請依頼｣、｢承認依頼｣、｢差戻｣、｢承認完了｣、｢決裁メール通知｣のメールが通知されます。

閲覧権限

設定された全ての申請書を閲覧できます。

編集権限申請された申請書を、申請経路の途中で編集することができます。

決裁メール通知

申請書が決裁、条件付決裁、否決、取消されるとメールで通知が届きます。

CSVファイルダウンロード権限

メニューに「ダウンロード」が表示され、CSV ファイルで申請書内容をダウンロードすることができます。

決裁後の決裁番号付与権限

手動で各申請書に決裁番号を付与する場合、申請書が承認完了後に決裁番号を付与することができます。

※決裁番号設定管理で決裁番号の採番方式を｢手動で入力する｣で選択した場合、決裁番号付与権限があるユーザーは、決裁後に手動で任意の決裁番号を登録することができます。
※各設定の詳細な内容は J-MOTTO ワークフローの[ヘルプ]の「システム管理者マニュアル」をご参照ください。

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