別府市監査委員告示第３号

監査結果の通知に係る事項について地方自治法第１９９条第９項の規定により報告した監査結果について、市長等から当該監査の結果に基づき措置を講じたとの通知を受けたので、その通知に係る事項を同条第１２項の規定に基づき公表します。

平成２５年３月２５日

別府市監査委員

惠 良寧同堀 本 博 行同高 森 克 史

平成 23 年度テーマ監査企画部自治振興課関係
監査実施期間 平成 23 年 11 月 1 日～平成 24 年 1 月 31 日
１ 自治委員地区運営費補助金について
別府市自治委員事務費助成金交付要綱により交付しているが、交付目的（補助金の使途）、交付対象者が明確に規定されていない。また事業実績報告書も提出されておらず、支出内訳が不明。
（措置結果）「別府市自治委員事務費助成金交付要綱」を全部改正し、その中で、自治委員地区運営費助成金の支給目的、支給対象者、収支報告書提出の義務付けについて規定しました。

ＯＮＳＥＮツーリズム部観光まちづくり課
監査実施期間 平成 23 年 10 月 3 日～平成 23 年 10 日 31 日
１ 予定価格が 130 万円以下の工事請負費について発注業者に極端な偏り等見られなかったが、本来一の工事とすべき同一施設内の工事を分割して同一業者に発注しているケースが見受けられた。
苦情若しくは安全対策等での緊急を要する対策工事であるにしろ公共の工事である以
上計画性をもって、契約・支出の透明性を図るためにも別府市契約事務規則を遵守し、適正な契約事務の執行に努められたい。
（措置結果）
同一施設内の工事についても計画的に工事を行い適正な契約事務の執行に努めています。
２ 委託契約事務について委託業務の再委託について、契約書により市への届出を義務付けているもののうち届のないまま再委託を行っているものが見られた。契約条項に従い適切に事務を処理されたい。
また、業務内容等から委託料として支出することに疑義が生じるものが見られた。業務内容その性質等を考慮のうえ支出科目の適否について検討されたい。
収入印紙を貼付すべき契約書に印紙が貼付されていないものが見られた。印紙税法に基づき適正に処理されたい。
委託契約書等に記されている業務報告書が提出されていないものが見られた。地方自治法第 234 条の 2 その他関係法令等に基づき、適切に契約履行の確保の手続を行われたい。

なお、業務報告書等により契約業務の履行を確認するとともに、当該業務の効果等についても検証、見直しを行いその質の向上を図るよう努められたい。さらに、安全管理に十分な配慮を必要とすべき施設等については、報告書等により委託の相手方と情報を共有し、連携を図ることにより利用者の安全確保に努められたい。
（措置結果）
事業の再委託がされていた国際交流プラザ委託業務については、平成 24 年度より委託先の見直しを行い、再委託先となっていた外国人観光客案内所への直接委託に切り替えます。
印紙税法に基づき印紙の貼付漏れがないよう適正な契約事務を執行しております。
委託契約書等に業務報告書の提出が記されている事業については、平成 23 年度より提出するよう改善しております。
平成 23 年度テーマ監査ＯＮＳＥＮツーリズム部観光まちづくり課関係監査実施期間 平成 23 年 11 月 1 日～平成 24 年 1 月 31 日
１ スポーツ大会等開催補助金についてスポーツ大会等開催補助金の交付事務において、交付要綱では補助金交付申請書の提出は開催しようとする一月前までに宿泊予定書等の書類を添付して提出しなければならないと定めているが、開催後に提出されているものや宿泊予定書の添付のないものが見受けられ、交付決定については全て実績報告書の提出後に決定、通知されていた。
また、実績報告書の提出は終了後一月以内とされているが、終了後一月以上経過して提出されているものが見受けられた。
（措置結果）
平成 23 年度より、申請書については大会等開催日の一か月前、実績報告書については大会等終了より一か月後までに実績報告書を提出するよう「別府市スポーツ大会等開催補助金交付要綱」の規定を遵守しております。
２ ボランティアガイド育成事業費補助金について実績報告書に添付された収支決算書で収支が過不足なく決算されていた。
（措置結果）
平成 22 年度決算について適切に処理が行われているか帳簿・領収書等を確認したところ、必要な文具等を円単位で購入し課不足がない状態で決算していましたが、不適正な事項はなく返還の必要なしと判断しております。平成 23 年度以降に剰余金が発生した場合は市に返還するよう指導しております。

３ 諸行事諸大会事業費補助金について別府宵酔女まつりに対する補助金の交付申請書及び請求書の印影と実績報告書の印影が異なっていた。また実績報告書が事業終了後一か月を超え遅延して提出されており、添付された収支決算書においても県補助金を収入として計上していない、繰越金が発生しているにもかかわらず繰越金が記載されていない等多くの誤りが見受けられた。
（措置結果）
平成 23 年度から、交付申請書・実績報告書の印影を統一し、実績報告書の提出を事業終了後１ケ月以内に行うよう改善しております。また、収支決算書について、帳簿・領収書等の確認を行い、計上漏れがないよう指導するとともに再発防止に努めております。
４ 泉都別府ツーリズム支援事業費補助金について補助金交付申請書の申請者名の記載に誤りが見られた。また、事業完了前に実績報告書が提出、収受されていた。
（措置結果）
平成 23 年度から事業報告書を事業完了後に提出するよう改善しております。また、補助金交付申請書の申請者名については平成 24 年度から改善しております。
５ 湯けむり健康マラソン大会事業費補助金について補助指令書に記載された申請者名及び請求書の請求者名に誤りが見られた。
（措置結果）「別府湯けむり健康マラソン・ウォーク大会規約」に基づき平成 24 年度より補助金交付申請者名及び請求者名を統一するよう改善しました。
６ 別府八湯温泉まつり事業費補助金、別府夏の宵まつり事業費補助金について当該事業とは直接的な関係がない「泉都大祭」「山の納涼音頭大会」への助成金支出。
（措置結果）「泉都大祭」「山の納涼音頭大会」への助成金について、平成 24 年度より廃止いたしました。
７ 諸行事諸大会事業費補助金について
住吉神社海上渡御民藝振興祭は神事であり、行為の目的、効果を行政としてどう判断しているかが不明。一般の参加状況等も考慮し、補助対象として適正であるかを判断されたい。
（措置結果）「住吉神社海上渡御民藝振興祭」は、一神社の神事というだけでなく、別府市の漁港としての歴史を伝える特徴的な伝統行事であり、今後多くの観光客が見込める祭である

と考えております。地元住民や漁業関係者によって行事が維持されていますが、安定的な事業の実施のためには平成 24 年度以降も本市の補助が必要であると判断いたします。
８ 別府市観光協会運営費補助金、誘客推進事業費補助金について誘客推進事業の人件費相当分として観光協会運営費へ 10,485 千円を繰り出しており、補助金額の見直しが必要である。
（措置結果）
平成 24 年度より観光協会運営費への繰出しをやめて、誘客推進事業費に直接人件費を計上するよう改善しております。
９ ボランティアガイド育成事業費補助金について全額を補助しており、補助率の見直しを要望する。
（措置結果）
ボランティアガイドについては、平成 24 年度より広告収入等を徴収して補助率を下げるよう見直しております。

福祉保健部社会福祉課
監査実施期間 平成 23 年 4 月 4 日から平成 23 年 6 月 1 日
１ 旅費困窮者旅費等交付金について申請時に提出される旅費等援助申請書に決裁印が押印されておらず、また、関係書類が福祉事務所長名で作成されていた。交付金交付の決定にあたっては、別府市事務決裁規程に基づき適切に処理するとともに、本交付金については法律等に基づかない市単独の事務であることから、関係書類については市長名で作成するよう改善されたい。
（措置結果）
旅費困窮者旅費等交付金に係る事務の関係書類について、平成 23 年 8 月 1 日から市長名で作成しております。

福祉保健部高齢者福祉課
監査実施期間 平成 23 年 4 月 4 日から平成 23 年 6 月 1 日
１ 介護保険料の収納事務等について
別府市介護保険条例第９条第１項第５号に基づく保険料の減免について、その適用期間について要綱第５条のただし書きを一律適用し、年度内のどの時点の申請であっても年間保険料全額を減免対象としていた。他の被保険者との公平性を保つためにも、適切に処理されたい。
減免決定通知書の減免決定年月日が起案文書の決裁年月日と異なっているものなどが見受けられたので、適正な文書事務を行われたい。
（措置結果）
平成 24 年度申請分より減免適用期間については、要綱第 5 条のただし書きを一律適用することなく、原則、保険料の減免の申請があった日以降に期限が到来する納期に係る保険料を対象としております。
また、減免決定通知書の減免決定年月日は、起案文書の決裁年月日とするよう適切な事務処理に努めております。
平成 23 年度テーマ監査福祉保健部高齢者福祉課関係
監査実施期間 平成 23 年 11 月 1 日～平成 24 年 1 月 31 日
１ 老人クラブ連合会事業費補助金、老人クラブ連合会活動費補助金について事業費補助金の事業実績報告書に添付された運営事業費事業別決算書の収入欄の数値に誤りがあった。
今年度定期監査において平成 21 年度の実績報告書に添付された事業別決算書と同団体の収支決算書に記載された数値が異なっていたが、22 年度においても改善が見られない状況である。適正な会計処理を指導されたい。
（措置結果）
老人クラブ連合会に対し、補助金に係る実績報告書と同団体の収支決算書の内容が一致するよう適正な事務処理を指導いたしました。

水道局
監査実施期間 平成 24 年 4 月 4 日から平成 24 年 6 月 1 日
１ 緊急呼出手当の支給について緊急呼出手当の支給については、時間外勤務命令が発令されていないもの、支給要件を満たしているのに手当が支給されていないものが確認された。
当該業務の所属長への報告や手当支給の際のチェック方法について検討されたい。
（措置結果）
平成 24 年７月１日より、課長会及び各課係長会において、時間外勤務等に関する指針の周知を行い、当該手当のチェックを各課庶務担当者と管理課総務係で毎月確認するよう周知徹底しました。

２ 業務委託契約について
水道局契約事務規程第 36 条に規定する予定価格調書が作成されていないもの、契約人決定伺の決裁日と契約日が異なっているもの、契約書中支払い月額の記載が漏れている
もの、契約書の内容が実態と異なっているものや表現があいまいで不明瞭なものなど多くの事務処理上不適切な点が見受けられた。
随意契約により契約しているものでその理由として「時価に比して著しく有利な価格で契約を締結できる」としながら、前年度契約の約 1.4 倍の金額で契約しているケースがあった。
また、別府市管工事協同組合と締結している待機業務委託については、待機の方法や場所、予定価格作成のための積算方法等検討すべき点があり、見直しが必要である。
随意契約は、あくまで特殊な契約方法であるので、締結する際には、随意契約理由を十分検討するとともに、適正な契約金額となるよう予定価格の設定等十分精査されたい。
（措置結果）
別府市水道局契約事務規程の規定に基づき事務処理が確実に行われるよう、当該管理規程の周知を課長会、各係長会を通じて周知徹底しました。
待機業務の委託については、365 日 24 時間お客様に安心安全の確保をするために必要と思われるため、今後も継続すると判断し、待機の方法等の見直しを含め、修繕工事業務委託と一の委託業務として平成 25 年度より契約するよう変更いたしました。
３ 水道料金の収納について（1）検針及び水道料金の調定について
船舶給水については、毎日、検針業務の受託者からの報告を義務付けているが、使用していないメーターについては船舶給水台帳に変更等がないため報告がなされていなかった。平成 24 年度からは、船舶給水台帳についても毎月全ての台帳の報告を受けるように見直され、調定資料についても見直されたが、今後も検針及び水道料金調定について適切な事務処理に努められたい。
（措置結果）
すべての船舶について船舶給水台帳の記載の徹底を図るよう指示し、現在は毎月記載をしております。
（2）滞納整理について滞納整理については毎月の催告書の発送や相手方への電話催告、訪問催告等により水道料金等支払計画書を交わし分納誓約が見られた事例等、担当者の努力による一定の成果は確認できた。
水道料金等徴収業務は平成 24 年 2 月より民間委託されているが、滞納整理にあたっては、これまでのノウハウを継承し、引き続き収納率の維持向上に向けて受託業者を指導するとともに、水道はライフラインの中でももっとも市民生活に影響を与えるものであるため、給水停止措置等慎重な対応が取られるべく十分な管理指導を徹底されたい。
（措置結果）
今後においても、滞納整理にあたっては、これまでのノウハウを継承し、引き続き、収納率の向上に向けて受託業者を指導するとともに、水道はライフラインの中でも最も市民生活に影響を与えるものであるため、給水停止執行の決定においては慎重に対応するよう努めます。
４ 現金管理について（1）領収書の取扱いについて窓口等で発行する領収書は、本来、納入通知書の領収書に替わるものとして交付するものであるが、領収書を確認したところ、書損分の領収書の紛失、各種記入漏れ及び金額誤謬並びに金額欄の訂正等、不適切な取扱いが見受けられた。これらは納入者を混乱させるだけでなく、現金の取扱いに対し疑いがもたれるようなものであるので、領収書を取り扱う全職員への指導を徹底し、至急是正されたい。
使用済み領収書について、使用枚数・書損枚数・残枚数（未使用分）の確認をしているが、残枚数（未使用分）を含む領収書の冊子の無効処理等をしていない。不正使用防止のためにも、使用済み領収書については冊子全ての内容の確認及び無効処理の実施等、適正な保管に努められたい。
（措置結果）
別府市水道局会計規程第 10 条の既定に基づき、適正な事務処理を行うよう、課長会を通じ、各課へ周知徹底しました。領収書の取扱いについては、慎重に、かつ、厳正に取り扱い適正な管理に努めます。
（2）つり銭について「収納事務つり銭資金前渡者名簿」の受領印に本人以外の者が押印しているものがみられた。また、現金の取扱い状況を確認したところ、つり銭を営業課料金係全職員に振り分けていたが、職員それぞれが管理する必要性はない。資金前渡者及びつり銭管理の方法等について再考されたい。
過誤納還付金について、窓口に請求に来たものに現金で支払う際、つり銭から支払っていた。つり銭とはあくまで現金を収納する際に必要なつり銭又は両替等のための準備資金であるため、つり銭から還付金を支払う行為は不適切であり、還付金の支払い方法を検討されたい。
（措置結果）

つり銭の資金前渡の選任については、担当係長とし、その管理においても資金前渡者とすることとしました。
過誤納還付に伴う現金支払いについては、地方公営企業法施行令第 21 条の 5 第 2 項の規定により、つり銭とは別途、担当係長へ過誤納還付に係る資金を平成 24 年 10 月 1 日に資金前渡しました。
５ 福祉還付について口座振替引落不能の対象者に通知書を送付後判明した還付先について、一部対象者との続き柄が不明である事例がみられた。このうち対象者が死亡している場合は相続人に還付するのが相当であるが、続き柄が不明である事例がみられた。
制度の公正化及び事務の効率化のためにも、事務取扱要領の見直しをされたい。
（措置結果）
平成 25 年 4 月 1 日より、水道料金福祉還付に関する要綱を制定し、相続人に対する還付処理の見直しを行いました。
６ 工事請負費について（1）工事請負関係の様式等については市の契約検査課と協議の中で同様の様式を使用するとされているが、異なった様式が一部あることから見直しをされたい。また、文書受付・発送等、別府市水道局文書管理規程に基づき処理されたい。
（措置結果）
平成 24 年 8 月 1 日より、市と同様の様式に変更しました。また、文書管理・発送等については別府市水道局文書管理規程に基づき処理をするようにしました。
（2）別府市水道局事務決裁規程第 3 条（決裁の順序）第 2 項に予算の執行に関係ある事項及び新たに財政的負担を伴う事項について決裁を受ける場合は、管理課長に合議しなければならないとされているが、一部管理課長の合議がない決裁が見受けられた。
（措置結果）
管理課長に合議しなければならないものについて見直しを行いました。
（3）契約書に添付された特約条項については、別府市水道局公共工事請負契約約款中第38 条部分払が削除されていることから別紙（特約条項の中間前金払を適用する）の添付は必要がないと考える。
（措置結果）
平成 24 年 7 月 1 日より、別府市水道局公共工事請負契約約款第 38 条を削除せず契約を締結し、特約条項の中間前金払を適用する措置を行いました。

（4）設計に際し、事前調査等不足、関係機関との連絡・調整・協議不足が原因による工事変更が見受けられた。
（措置結果）
事前調査及び関係機関との連絡・調整・協議において遺漏のないよう、適正な工事執行に努めるよう徹底しました。
（5）変更契約によって不要となった材料を引き取る場合の資産処理を適正に行われたい。
（措置結果）
変更契約によって不要となった材料を引き取る場合の資産処理における貯蔵品への受入れ及び会計処理について適正な事務処理を行うよう徹底しました。
（6）変更契約の取扱いについては、当初契約金額の 3 割を超えて減額変更となる契約が変更事由が発生した時点ではなく、工期末に締結されていた。変更契約については平成 22 年 12 月 3 日付契約検査課長名でその取扱いについて通知がなされているので、同通知に沿って適正な事務処理に努められたい。
（措置結果）
平成 24 年 6 月 22 日付で、同通知の周知を図りました。
（7）本来一の工事を理由もなく分割して発注していた。
適正な契約事務に努められたい。
（措置結果）
別府市水道局契約事務規程に従い、適正な事務処理を行うように徹底しました。
（8）随意契約によることができる場合は、地方公営企業法施行令第 21 条の 14 に規定されているが、随意契約理由が施行令と合致せず不適切と思われるものが見受けられた。
また、随意契約による場合でも、特命随意契約以外は二者以上から見積書を徴し、一者で随意契約を行う場合は、必ずその理由を明らかにすべきである。
（措置結果）
随意契約の理由を明確にし、特命随意契約以外は二者以上から見積書を徴収するよう周知徹底しました。
（9）契約金額が 20 万円以内の工事に係る見積、請求書に数量及び単位がなく一式と表示されているのみであった。積算根拠となる出来高数量を明記するよう業者指導されたい。
（措置結果）
契約金額が 20 万円以内の工事に係る見積、請求書について、積算根拠となる出来高数量を明記するよう業者に指導を行いました。
７ 有形固定資産について（1）固定資産の廃棄について、用途廃止決裁後の廃棄の決裁を受けていないもの、売却・廃棄後に管理者への報告を行っていないものが見られた。
（2）固定資産の耐用年数について、地方公営企業法施行規則別表第二号に規定された耐用年数に当てはまらないものが見られた。
関係規定に基づき適切な事務処理を行われたい。
（措置結果）
関係規程等を遵守し、適正な決裁処理、事務処理に努めるよう徹底しました。
８ たな卸資産について（1）材料・部品等の購入にあたっては、その性質からそれが貯蔵品と直購入物品とのどちらにあたるのかの区分を明確にしたうえで水道局会計規程に基づき事務処理を行われたい。
（措置結果）
原則、貯蔵品としての購入は行わず、直購入により処理することとしました。
（2）出庫伝票について企業出納員の決裁がなされていなかった。水道局会計規程に基づく事務処理を行われたい。
（措置結果）
決裁漏れのないよう、適正な事務処理に努めるよう徹底しました。
（3）貯蔵品については年間使用数量に比して保管数量が著しく多く、水道局が直接施工する工事が減少している現況においては大量の貯蔵品を保管することは、不効率であると同時に、劣化等が進み損失を被ることも予想される。
これらのことを考慮して貯蔵品については現状の使用の実態をもとに必要性について整理をし、水道局会計規程第 72 条に規定された処分についても検討されたい。
（措置結果）
貯蔵品について、在庫管理を行う物品と売却、廃棄する物品とに分類を行いました。
水道局会計規程第 72 条により、売却する物品については、年次計画を立て、今年度におきましても、1 月 17 日一般競争入札の公告を行いました。
９ 行政財産の使用許可について（1）行政財産の使用許可等に関し、使用物件の内容や期間、使用料等を一元的に管理するため、公有財産貸付台帳を整備されたい。

（措置結果）行政財産の使用許可等に関し、関係管理規程を整備し使用物件の内容や期間、使用料等を一元的に管理するため、公有財産貸付台帳を整備しました。
（2）行政財産の使用許可や使用料減免の決定にあたっては、使用許可や減免決定の根拠や理由を明らかにするとともに、使用料の算定に必要な書類等の添付を申請者に求められたい。
また、使用料を免除する物件についても一旦使用料を算定し、使用料の額を明らかにしたうえで免除されたい。
なお、行政財産の使用許可や使用料の徴収にあたり、従来の使用許可、使用料の徴収で対応し得ないものも見られた。これらについては地方自治法 238 条の 4 第 2 項に規定する行政財産の貸付けの適用も視野に入れて検討されたい。
（措置結果）
行政財産の使用許可や使用料減免の決定にあたっては、使用許可や減免決定の根拠や理由を明らかにするとともに、使用料の算定に必要な書類等の添付を申請時に添付するよう申請者に周知し、また、使用料を免除する物件についても、平成 24 年 7 月 1 日より、一旦使用料を算定し、使用料の額を明らかにしたうえで免除の措置を行いました。
（3）行政財産から普通財産へ変更となっている土地については、普通財産貸付の手続をとると同時に、地域水道ビジョンで定めている方針に沿ってその有効活用策を検討されたい。
（措置結果）
行政財産から普通財産へ変更となっている土地のうち、貸付を行っている土地については普通財産貸付の手続きをとりました。今後、地域水道ビジョンで定めている方針に沿ってその有効活用に努めます。
（4）現在、行政財産使用許可及び使用料に係る事務処理については、おおむね「 別 府 市
公 有 財 産 規 則 」、「別 府 市 使 用 料 の 徴 収 に 関 す る 条 例 」 等 市 長 部 局 の 規 定を 準用して行われているが、その準用規定や地方公営企業法第 33 条第 3 項に基づく使用料に関する事項の定めがないなど規定が整備されていない。関係規定を整備し水道局として統一した事務処理を実施されたい。
（措置結果）
平成 25 年 4 月 1 日より、別府市水道局会計規程を変更し、準用を加えました。