別府市監査委員告示第１号

監査結果の通知に係る事項について地方自治法第１９９条第９項の規定により報告した監査結果について、市長から当該監査の結果に基づき措置を講じたとの通知を受けたので、その通知に係る事項を同条第１２項の規定に基づき公表します。

平成１９年３月３０日

別府市監査委員

櫻井 美也子

同田中 祐

二同由川登盛観光経済部競輪事業課
監 査 実 施期間

１

平成 15 年 9 月 1 日から平成 15 年 10 月 2 日

業務委託について同一時期、同一内容の業務委託について契約を分割しているものが見受けられたが、事務の効率性からしても一括契約されたい。
（措置結果）
実施起案時に再度確認しました。

２

補助金の交付について
別府競輪従業員労働組合に対する別府競輪臨時執務員厚生費補助金では、臨時執務員間の親睦を図る目的とした研修旅行に対して交付しているが、補助申請時より参加者数が減少しているにもかかわらず交付決定されていることから同補助金の見直しを図られたい。
（措置結果）
別府競輪従事員労働組合との協議により、平成 17 年度より減額しました。

３

周辺地区環境整備について周辺対策としての周辺地区環境整備については、地域からの要望により関係課へ工事委託をおこなっているが、施工理由の記載のないものが一部見受けられており施工理由を明確にして実施されたい。
（措置結果）
平成 17 年度より見直しを実施しました。

４

旅費について旅行命令と異なる行先、行程での旅行について変更手続がなされていないものがあるが、 旅行命令に従わないで旅行した場合は、別府市職員等の旅費に関する条例第４条及び第５条に基づき、旅行命令の変更を行うべきである。
（措置結果）
平成 16 年度に担当者への指示を徹底しました。

５

文書事務及び決裁について（１）復命書の分類番号欄 、簿冊番号欄、文書番号欄及び決裁年月日の未記入が見受けられた。別府市文書管理規程第１８条第１項第７号、第２８条第１項及び第２項に基づき、適切に処理すべきである。
（２）旅行命令及び復命書の決裁（専決）区分の誤謬及び代決後の後閲、報告がなされていないものがある。別府市事務決裁規程に基づく決裁を受けるとともに、復命書の代決については、同規程第６条に基づき後閲を受け、報告するよう努められたい。
（措置結果）（１）（２）平成 17 年度より各担当者への指示を徹底した。

消防本部・消防署監 査 実施期間

１

平成 15 年 5 月 1 日から平成 15 年 5 月 28 日

財産台帳に関すること
行政財産における土地台帳と建物台帳の所在地が違っているもの、地積の違っているもの、字図の写し、実測図、平面図等添付のないものなどが見受けられたので、別府市公有財産規則に基づき整理されたい。

（措置結果）
行政財産に関する土地台帳と建物台帳を財産活用課保管の原本と突合し、別府市公有財産規則に基づき整理した。

２

手数料の収納について
別府市手数料条例に基づく手数料を徴収しているが、徴収した現金を数日間保管しているものが見受けられた。徴収した手数料は、別府市財務規則第３９条第２項に基づきすみやかに指定金融機関に払い込むべきである。

（措置結果）
別府市手数料条例に基づく手数料を徴収した後、時間外を除く時間帯に関しては、別府市財務規則第 39 条第 2 項に基づき、すみやかに指定金融機関へ払込んでいる。

３

領収書のあて名について
別府市手数料条例第２条第１項第７号消防に関するもの（消防法の規定に基づく貯蔵所等の設置許可申請等）の規定により徴収した手数料の領収書が、設置しようとする者以外のあて名で発行しているものが見受けられた。
許可等の申請手続事務の一切を委任していない以上、手数料に係る領収書のあて名は許可等を受ける者にすべきである。
（措置結果）
別府市手数料条例第 2 条第 7 号別表７の消防に関するもの（消防法の規定に基づく貯蔵所等の設置許可申請等）の規定により、手数料を徴収する際、各種許可申請書及び担当職員に確認後、領収書のあて名は許可等を受けるもので記入している。

生活環境部保険年金課
監 査 実 施期間

１

平成 16 年 4 月 28 日から平成 16 年 6 月 1 日国民健康保険税還付金について
国民健康保険税過誤納金の還付に関する事務のうち、還付金充当通知及び還付未済分の再通知等については、適切な処理がなされるよう要望する。
（措置結果）
還付金が発生した者についてその者が未納徴収金がある場合には必ず税充当するように処理している。還付未済については、毎年、最通知、電話連絡で還付未済を減少させるように処理している。

２

療養費及び高額療養費の支給事務について療養費及び高額療養費支給決定の権限を有する者による審査及び支給決定を明確にしたうえで、適切に支給事務を行われたい。
国民健康保険療養費支給申請書及び同高額療養費支給申請書について、それぞれ国民健康保険法施行規則第２７条及び第２７条の１７に規定する事項を的確に記入するために申請様式の見直しを行われたい。
（措置結果）
国民健康保険法施行規則第 27 条及び第 27 条の 17 の規定に基づき、国民健康保険療養費支給申請書及び高額療養費支給申請書に傷病名欄のところに「別紙診療報酬明細書のとおりとして」の記載することで指摘のあった点の措置とした。

市長公室

秘書課

監 査 実 施期間

平成 17 年 2 月 1 日から平成 17 年 3 月 25 日

1 出張の復命について出張の復命については、別府市職員服務規程第７条を遵守し、適正な事務処理をなされるよう要望する。
（措置結果）
上記指摘事項の「出張の復命」については、別府市職員服務規程第 7 条を厳守し、適正な事務処理に努めています。

建設部下水道課監 査 実 施期間

１

平成 16 年 11 月 1 日から平成 16 年 12 月 2 日

契約金額 130 万円以上の工事について
浄化センターの各種機械設備更新工事では、更新後の機能（性能）調査を定期的に行い（更新前との比較）設計に問題はなかったか検証し、他都市の類似施設も参考にして今後計画している更新工事の設計に生かすよう要望する（措置結果）
更新工事にて設置された機器等については、日常点検、月点検、年点検を通じて常時監視を行っているところであり、設計時の目標値等は確保されている状況であります。今後もご指摘の「更新工事に反映する」を実施して行きます。

２

下水道事業受益者負担金について下水道事業受益者負担金の徴収猶予及び減免をするに際し、事務処理上一部適切でない部分が見受けられたので、別府国際観光温泉文化都市建設計画下水道事業受益者負担に関する条例施行規則の関係規定に基づき適正な事務をされたい。

（措置結果）
指摘事項につきましては速やかに改善いたしており、今後も「別府国際観光温泉文化都市建設計画下水道事業受益者負担に関する条例」及び、「別府国際観光温泉文化都市建設計画下水道事業受益者負担に関する条例施行規則」の関係規定に基づき適正な事務に努めてまいります。

観光経済部観光課（現観光まちづくり室）
監 査 実 施期間

１

平成 16 年 12 月 2 日から平成 16 年 12 月 28 日

公の施設について①

公金の出納事務は地方自治法第 170 条により収入役の職務権限である。同法施行
令第 158 条第１項により施設使用料の徴収及び収納の事務を私人に委託するにあたっては、別府市会計事務規則第 32 条の規定に基づく事務処理をされたい。
また、収納事務を受託した私人が収納した使用料は、収納した時点で別府市に帰属する公金であることから、指定金融機関への払込時期については別府市会計事務
規則第 33 条に基づくよう契約内容を改められたい。
（措置結果）
平成 17 年度の委託契約から、該当条文について内容を変更した。
（改正前）
乙（受託者）が使用者から徴収する占用料・使用料は、甲（別府市）の指定する納付書により当月分を取りまとめ、翌月 25 日までに別府市指定金融機関に納付するものとする。
（改正後）
乙（受託者）が使用者から徴収する占用料・使用料は、甲（別府市）の指定する納付書により徴収した日の翌週の月曜日（その日が別府市指定金融機関の休業日に当たるときは、翌営業日とする。
）までに別府市指定金融機関に納付するものとする。

福祉保健部

保健医療課

監 査 実 施期間

１

平成 17 年 9 月 1 日から 10 月 3 日

助成金についてア

父子家庭医療費助成金
父子家庭医療費助成金の事務処理では、支出負担行為兼支出命令書を起票する際の申請書と助成金の算出額のチェック体制を図られたい。

（措置結果）
別府市ひとり親家庭の医療費の助成に関する条例及び同規則に基づき、チェック回数等を増やし厳密に処理しています。

イ

別府市不妊治療費助成金
平成 16 年度から実施された別府市不妊治療費助成金の交付事務について、一部不適切な処理が見受けられており改められるよう要望する。
（措置結果）「別府市不妊治療費助成金交付要綱第 6 条」において、交付申請の期間は「不妊治療を受けた日の属する年度の末日までに提出しなければならない」とあるが、申請期間を過ぎたものについても、年度内の申請とみなし処理していたことが、不適切とのご指摘を受けましたが、その後は「別府市不妊治療費助成金交付要綱」に基づき厳密に処理しています。

２

補助金について年間事業に対する補助については、事業開始後数ヶ月を経過して補助申請を受けているものが見受けられるが、補助事業者の総会等においての事業計画及び事業予算の認定後、すみやかに補助申請を行うよう事業者を指導されたい。また、決算終了後１ヵ月以内に事業実績報告書等を提出していない事業者が見受けられるが、別府市補助金等交付規則（以下「規則」という。）第 9 条に基づき、事業者を指導されたい。
（措置結果）
補助金事業者に対し、各総会後に事業申請書を速やかに提出すること、及び事業実績報告書を、決算 1 カ月以内に提出すること等について指導し、平成 18 年度については遅滞なく申請及び報告書等を提出していただいた。

観光経済部

農林水産課

監 査 実 施期間

１

平成 18 年 4 月 5 日から 5 月１日

旅行命令について取消命令については、「削除」、「取消」の記載のみでなく、既に旅行命令の決裁を受けた命令者までの取消命令が必要であるため、今後、適正な事務処理を行われたい。
（措置結果）
指摘のとおり、適正な事務処理を行っている。

２

報償費についてイ 市有林監視員謝礼金について

「別府市市有林監視員規程」第６条では、監視員は月 2 日以上担当市有林野を巡視し、翌月 5 日までに主務課長に報告しなければならない。となっているが一部提出もれがあった。市有林の監視及び指定の報告の指導を徹底されたい。
また、謝礼金の支給額は、年額支給と規程等に明示されていないことから、今後は月額支給など実績に応じた支出方法の検討も必要である。
（措置結果）
12 月の「市有林監視員会事務打ち合わせ会」において、月 2 日以上の巡視と報告書の提出をお願いした。

３

工事請負費についてア

市監督員で、現場の立会い時にヘルメットを着用していない状況が見受けられた。
業者を指導する立場であり注意すること。

（措置結果）
平成 18 年度工事分から現場立会時にはヘルメットの着用を必ず行っている。

ウ

工事写真について、現況、完成の対比及び工事状況写真で目的表現が明確になるように撮影及び編集に工夫をするように業者指導をすること。

（措置結果）
工事写真については、撮影方法等、工事着手前に十分協議し、指導を行っている。

教育委員会教育総務課
監 査 実 施期間

１

平成 15 年 11 月 4 日から平成 15 年 11 月 28 日委託契約事務について学校施設の維持管理等の業務委託について、抽出し監査をおこなった。委託契約事務

では、提出書類の確認を的確におこなうべきであり、浄化槽清掃等の業務委託では関係法令等に基づき適切な事務処理に努められたい。
（措置結果）
関係法令等を遵守し適切な事務処理を行っている。

２

浄化槽設置施設について浄化槽設置の学校施設においては、浄化槽の保守点検並びに清掃の業務委託を実施しているが今後の下水道整備状況を見て、計画的な取り組みが図られるよう努力されたい。
（措置結果）
大規模改造工事に伴い、公共下水道接続可能区域においては随時行っているが、未整備の施設についても、今後計画的に行う予定である。

３

通勤及び住居手当受給者に対する事後の確認について
任命権者は、通勤手当及び住居手当の受給職員について、手当受給職員の要件を具備しているかどうか及び手当の月額が適正であるかどうかなど随時確認するものとすると、別府市職員の通勤手当に関する規則第 13 条（県職員の例による職員は、大分県の通勤手当の支給に関する規則第 17 条）及び別府市職員の住居手当に関する規則第 7 条（県職員の例による職員は、大分県の職員の住居手当の支給に関する規則第 10 条）に規定されている。
しかしながら、教育委員会に所属する当該職員に対しては、平成 13 年 8 月に手当受給者調査を行った後、今日まで手当受給者に対して事後確認を行っていない。前述した各規則の事後の確認に関する規定に基づき適切に事務を行うべきである。
なお、事後確認に当たっては特に以下のことに留意して事務を行われることを要望する。通勤手当は、その支給方法をみると現物給与的（費用弁償的）な色彩を有している手当である。このことを考慮して、運賃等相当額の支給を受けている職員に対しては継続的な確認を行うべきである。また、住居手当では、父母の所有する住居（ただし、父母の居住していない住居）を借り受けて、かつ実際に家賃を支払っている者に対する住居手当については、実際に家賃を支払っている者という手当の支給要件を基に事後確認を行うべきである。
（措置結果）
手当受給状況の確認書を配布し、受給状況の内容を確認させ、訂正がある場合はその旨報告させている。

４

工事請負契約について工事請負契約の見積合わせ事務及び契約締結事務について、その関係書類において不適切な箇所が見受けられたので、今後は十分検証のうえ適切な事務処理が行われるよう要望する。
また、限られた職員で相当な件数を処理しており大変な事務量と理解するが、行政の事務として定められた規則等を遵守し業務に当たるよう望みます。特に見積請求（工事・修繕）で業者指定に片寄った指定の傾向が見うけられたが、今後は工事内容を十分検討して、できるだけ多くの業者が参加できるような選定を心がけてもらいたい。
上記調査内容の指摘事項については内部で十分協議の上、できるものから善処改善をするよう要望する。
（措置結果）
契約事務規則を遵守し適切な契約事務処理を行っている。

教育委員会生涯学習課
監 査 実 施期間

１

平成 15 年 12 月 1 日から平成 15 年 12 月 24 日

補助金の交付について補助金の交付に当たっては、繰越額が申請額を超えているものなどが見受けられており、地方自治法第 232 条の 2 を理念の下に別府市補助金等交付規則等を遵守し交付事務に努められたい。また、文書収受については、添付書類の記載内容等を確認し適切な事務処理をすべきである。
（措置結果）
現在、文書収受等適切な事務処理を行っております。

２

町内公民館建設等に係る貸付金・補助金について町内公民館を新築・改築等に対する貸付及び補助に対しては、町内公民館建設等に係る貸付金・補助金に関する要綱第 3 条及び第 13 条を遵守し、適切な処理をすべきである。
（措置結果）
現在、適切な処理を行っております。

３

工事委託について所管する各施設の修繕・改修工事の契約金額が 20 万円以内のものでは、計画性、施工性及び経済性を考慮し執行されたい。なお、関係課への工事委託行為から工事金の支払いまでの一連の事務処理は、当該課で整備保存されたい。

（措置結果）現在、当課で整理保存をしております。

４．公の施設に係る業務委託事務について
生涯学習課の所掌する公の施設に係る業務委託については、個々の委託契約事務は概ね適切に事務処理されていた。また、事務処理の手続について効率性・能率性の確保が図られているかについてみると、施設警備業務委託契約事務については改善されたと判断できるが、他の業務に係る委託契約事務ついては、その効率性・能率性が十分発揮されているとは判断できない事務が一部見受けられる。契約事務において、効率性・能率性が十分確保できるように事務改善を要望する。
なお、教育委員会の所掌する公の施設に係る業務委託について、教育委員会の各課は所掌する施設を対象に課単位に契約事務を行うのではなく、教育委員会の所掌する公の施設に必要とする共通の業務委託については教育委員会として一括して契約事務を執り行なうことが、その事務手続について効率性・能率性がより発揮できると思料する。今後、このことについても十分検討し改善を要望する。
（措置結果）
地区公民館の夜間管理委託料については、5 館のうち２館が個人との委託契約であったが、すべてシルバー人材センターに委託することで事務の効率化がなされた。

教育委員会 スポーツ振興課
監 査 実 施期間

１

平成 16 年 1 月 6 日から 1 月 30 日

使用料の徴収について
別府市総合体育館使用料の徴収では、使用料の徴収時期及び指定金融機関への入金時期等で適切な処理がなされるよう要望する。また、財団法人別府市綜合振興センターへ徴収事務委託している市営体育施設の使用料金の収納においても、領収証の使用者氏名及び入金時期等適切な処理がなされるよう指導されたい。

（措置結果）
別府市総合体育館使用料の徴収においては、別府市使用料の徴収に関する条例第 6 条及び別府市会計事務規則第 24 条に基づき適切な処理に努めています。
財団法人別府市総合振興センターへ徴収事務委託していた使用料の収納については適切な処理の指導を行いました。なお平成 18 年度より別府市営体育施設の設置及び管理に関する条例第 17 条により利用料金は指定管理者の収入となっております。

２

使用料及び賃借料について
平成１４年度に自動車借上げ料として６９，９３０円が使用料及び賃借料から支出されているが、その内容は、実相寺多目的広場内の放置車両の撤去作業を業者に依頼したものであり、その歳出科目は委託料が適当と思料する。
（措置結果）
歳出科目について、適切な科目で処理するよう注意しております。

３

旅費について旅費の支給については、非常勤職員は地方自治法第第２０４条第３項により、常勤職員は同法第２０４条第１項により支給すべきであり、それ以外の者については同法第２０７条により実費弁償すべきである。
また、体育協会等の用務により出張する場合には、その用務が公務の延長として認められる範囲のものであれば体育協会等からの旅行（派遣）依頼書により任命権者は旅行命令を発し、受命者は帰庁後に別府市職員服務規程第７条に基づき、復命を行うべきである。
誘致活動のための旅行が同日、同一方面に２名により行われている事例が複数見受けられた。旅行目的を阻害しない範囲で、効率的、効果的に旅行命令を発せられたい。

（措置結果）
誘致活動のための出張において、その目的より、効率的かつ効果的に誘致活動を行っております。その中で効果的と判断した場合は同一方面への 2 名での誘致活動も行います。

４

市営体育施設の管理及び使用料の徴収事務委託について
地方自治法施行令第 158 条第 1 項の規定に基づき市営体育施設の使用料徴収について、財団法人別府市綜合振興センターと同市営体育施設の管理委託に併せて委託契約を締結しているが、私人への歳入の徴収又は収納の事務委託に係る事務手続規定である別府市財務規則第 45 条、第 48 条及び第 49 条に定める手続がなされていない。同規則に規定する手続を行い適切に事務を行うべきである。
（措置結果）

平成 16 年 2 月 25 日付けの監査結果の報告より適切な事務に努めておりました。なお平成 18 年度指定管理者制度の導入により利用料金は指定管理者の収入となっております。

５

補助金について体育振興に要する経費及びスポーツイベント誘致に要する経費等の補助金交付事務において、申請者の交付申請手続きについては、別府市補助金等交付規則並びに別府市スポーツ大会等開催補助金交付要綱等を遵守し事務処理がなされるよう要望する。
なお、別府市スポーツ大会等開催補助金については、補助目的、事業実績等を勘案す
ると、補助申請者の申請手続き等の簡素化、利便性を考慮し開催補助金交付要綱の見直し等も検討されたい。

（措置結果）
補助金について、申請者の交付申請手続き及びその後の事務について、別府市補助金等交付規則並びに別府市スポーツ大会等開催補助金交付要綱を遵守するよう努めております。

水道局管理課・営業課
監 査 実施期間

１

平成 16 年 9 月 2 日から平成 16 年 12 月 2 日

業務委託について水道メーター検定取替業務委託
委託契約書第 6 条に定めている委託料について、同局の添付資料にある九州の主要 5 都市の平均値を参考に、委託料単価の見直しを図るよう要望する。

（措置結果）
各口径の委託料単価について、他都市の単価を参考に 1 日当りの業務量単価のｓ起算根拠を改善いたしました。

２

物品の購入について契約事務については、地方公営企業法施行令第 11 条第 1 項により費用の所属年度区分に従い適正に行われたい。

（措置結果）
この指摘は複写機の賃貸借契約についてと考えておりますが、平成 17 年度以降は指摘に従い入札執行日等を含めて改善いたしました。

３

旅費について隣接郡市等旅費にかかる乗車券の支給区域内における旅費支給を伴う命令を発する際は、別府市水道局職員等の旅費に関する規程第 3 条第 1 項第 1 号の規定に基づき処理されたい。
（措置結果）
旅行命令簿の受命印のもれ、取消命令の不備、概算払いにおける記入漏れ、復命書の専決決裁ミス等の指摘を受けまして、適正に改善いたしました。
旅費の支給については、旅行の目的を達するためにもっとも経済的で便利な経路の把握に努めるよう指摘を受けまして、経済的な経路を把握するための環境を整え、改善いたしました。

水道局工務課監 査 実施期間

平成 16 年 4 月 28 日から平成 16 年 6 月 1 日

１ 抽出した 12 件の内、設計変更の工事が 8 件あった、変更理由の内容から設計前の現地調査不足と思われるものもある。変更の理由には設計と現場の相違や、不測の事態等が当然考えられるが、事前調査の徹底と設計の範囲で現場対応できないか協議検討し,安易に設計変更で処理しないこと。
（措置結果）
設計前に現地調査、占用地下埋設物の調査を行っていますが、古い占用物件もあり、道路管理者においても把握しきれていないものもありますが、今後とも事前調査の徹底と設計の範囲で現場対応できるよう協議を行い、安易な設計変更で処理しないように指摘のとおり改善しています。

２

報告書で材料・骨材試験表やメーカー機器等の試験表が提出されているが、試験実施の年月日が４年・５年も過ぎたものがある、可能な限り最新のデーターでチェックが出来るように業者指導と品質及び施工管理に努めること。

（措置結果）
可能な限り最新のデーターを添付するよう業者指導を行い、指摘のとおり改善しています。

水道局

配水課

監 査 実 施期間

１

平成 18 年 9 月 7 日から 10 月 5 日

工事請負費について工事請負契約者、工期、工事完成月日等、すべて同一の工事を分割発注したものついては一括契約を行うべきであり、業者提出の施工体系図によると「下請業者なし」とあるが、工事施工写真を見る限り、舗装復旧工事について、舗設機械類、また舗設状況から見た場合舗装専門業者の施工と思われることから、工事担当者は調査の上、下請報告書の提出を求めるべきである。
また、以下の事項についても今後改善されたい。
ア

文書の決裁日、決裁者の印が漏れているもの、見積書の検査員氏名及び印漏れ、工事発注伝票及び工事完成届に工期を過ぎた完成年月日が記載されたもの、契約書における収受印の誤謬等の文書が見受けられた。

イ

２０万円以下の工事請負で見積書の妥当性の確認者、工事完成届における監督員、請求書における工事完成の確認者の全てを同一人で実施しているものが、多数見受けられた。このことは別府市水道局契約事務規程第１５条第３項において、『検査員と監督員を兼ねることができない。
』と規定されていることに抵触する。
ウ

契約約款の訂正に不備が見受けられた。

エ

施行理由が、毎年同じ理由書のコピーであり年度の変更もない。

（措置結果）
工事請負契約者、工期、工事完成日等、すべて同一の工事については、分割発注することなく一括契約を行うことは、監査指摘のとおりと理解しており、発注段階でそのようなことのないように、改善しております。
施工体系図に下請業者の記載がないにもかかわらず、写真に契約業者以外の業者の施工実態があることについては、現在、契約した業者にそのようなことのないよう注意するとともに、その必要が発生した場合は下請報告書の提出をするよう指導しています。
ア

決済日・決裁印・見積書の検査員氏名及び印の漏れ、発注伝票と完成年月日等の整合性、及び契約書における収受印の誤謬等、事務処理の不備については、指摘のとおり改善しています。
イ

20 万円以下の工事請負の事務処理として、監督員と検査員が兼ねないよう、指摘のとおり改善しています。

ウ

契約約款の訂正の不備については、指摘のとおり改善しています。

エ

鉛管対策工事の施工理由については、各年度ごとに適正な理由書に改善しています。

（２）業務委託契約について業務委託契約の一件に関する文書中、以下の事項について今後改善されたい。
ア

契約書に公印が押印されていないもの。

イ

伺い書の公印記載場所に公印番号がないもの。

ウ

業務委託設計書に照査員の印鑑がないもの。

エ業務委託設計書に提出・決裁月日がないもの。

オ

収受文書等（引渡書、委託業務検査結果通知書、業務委託完成届、委託契約書、工程表、免税事業者届出書）に発送印・番号、受領印・番号がないもの。

カ 入札時に委任を受けた者の受任者の印鑑がないもの。
（措置結果）
ア～カ

事務処理の中で十分注意し、漏れのないよう処理を行っています。