指摘指導事項等に係る措置状況報告書
1

監 査 の 種 類

定期監査

2

監 査 実 施 日

令和6年5月10日

3

監 査 対 象 部 署

市民課

4措

番 区号 分置内容

指摘指導事項等の内容

措置の内容

措置を講じた日

市長名の施行文書について、公印が押 （原因）印されていないとみられるものがあっ
電子決裁施行の初年度であり、操作手順や画面表示に不た。
慣れであったこと、また、起案者、承認者の確認不足と考えられる。

1（詳細）（講じた措置の内容）
市長名の施行文書に公印が押印されてい指 ないとみられるものがあった。
施行済み文書への措置はなし。
導 ・「住民基本台帳ネットワークサーバメ ただし、以下の再発防止策について徹底するよう指示した。
モリ増設業務委託」の再委託承諾書（再発防止策）課内に当該事案について共有するとともに、起案者、承認者ともに画面の施行情報まで漏れなく確認する。
（原因）
（詳細）
（講じた措置の内容）

2（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
3（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
4（再発防止策）R6.5.10

指摘指導事項等に係る措置状況報告書
1

監 査 の 種 類

定期監査

2

監 査 実 施 日

令和6年5月13日

3

監 査 対 象 部 署

地域コミュニティ課

4措

番 区号 分置内容

指摘指導事項等の内容

措置の内容

措置を講じた日文書事務について、公印を押印する文 （原因）書に公印承認の設定がされていないもの 決裁承認後の施行前にも公印承認の設定ができることかがあった。
ら、回議中で設定されていなかったもの

1（詳細）（講じた措置の内容）
指 公印押印する文書の起案で、公印承認の 決裁後に公印承認の申請をし、公印を押印した。
導 設定をせずに起案・決裁しているものがあった。
・町内会長連絡協議会運営費補助金確 （再発防止策）
定通知
起案時に公印承認の設定を行うこととし、公印の押印漏れがないようにする。
（原因）
（詳細）
（講じた措置の内容）

2（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
3（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
4（再発防止策）

R6.5.13

指摘指導事項等に係る措置状況報告書
1

監 査 の 種 類

定期監査

2

監 査 実 施 日

令和6年5月15日

3

監 査 対 象 部 署

危機管理課

4措

番 区号 分置内容

指摘指導事項等の内容

措置の内容

文書事務について（原因）
市長名の施行文書について、公印が押印されていないとみられるものがあっ
施行処理後に公印申請を追加処理したため、申請待ち状た。
態となったもの（システム仕様）
３点目については、公印申請処理を依頼したものの、適切に伝わらず、追加処理がなされていなかったもの（詳細）・市長名の施行文書に公印が押印されていないとみられるものがあった（システ （講じた措置の内容）
ム上、公印承認「申請待ち」の状態と指 なっていた。）。
公印申請を要する文書について起案時にチェックし、後1・石油貯蔵施設立地対策等交付金交付 処理にならないよう指示を行った。
導申請書
３点目については、再度システム上での処理を総務課へ
・「多賀城市消防団幹部会運営補助依頼し対応。
金」交付決定に係る指令書
・「令和３年度防火水槽撤去工事（山 （再発防止策）王字中山王地内）」の工事中止に係る通・承認者、決裁者で公印を要するものかどうか適切に確知（システム上も公印申請なし）認し、適宜公印申請設定について指示をする。

措置を講じた日R6.6.5

契約事務について（原因）契約に係る起案文書について、契約担 契約に係る決裁ルートを把握していなかったことによる当課長の合議がないものがあった。
もの（詳細）（講じた措置の内容）「消防団専用アプリケーションの使用許契約に係る決裁について確認を指示し、承認者、決裁者
指 諾契約」の契約起案について、契約書をにおいても注意するよう指示をした。
2
導 作成しているが、財政課長の合議がされ なお、当該起案について再度起案し、適切な起案処理をていなかった。
行った。
（再発防止策）契約に係る決裁の流れについて課内で共有したとともに、契約に係る決裁ルートを作成した。
（原因）
（詳細）
（講じた措置の内容）
3（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
4（再発防止策）R6.6.5

指摘指導事項等に係る措置状況報告書
1

監 査 の 種 類

定期監査

2

監 査 実 施 日

令和6年5月17日

3

監 査 対 象 部 署

総務課

4

措

置番 区号 分1

内容

指摘指導事項等の内容

措置の内容

契約事務について（原因）
業務委託契約について、業務完了後に個人 継続して同じ業者に依頼しているため、年度終わりに個情報返却・廃棄届出書の提出がなされていな 人情報の破棄は行っておらず、また、検診結果等の保存かった。
期間が安全衛生法上において５年間とされているものの、国の指導によりできる限り長期間、検診データを保存し参照できることが望ましいとの見解があったため、（詳細）個人情報返却・廃棄届の提出を求めていなかった。
多賀城市職員定期健康診断業務委託において、個人情報の取扱いがあるが、業務完了後に個人情報返却・廃棄届が提出されていな（講じた措置の内容）
指 かった（前年度指導事項）。確認したとこ
導 ろ、受託業務終了後個人情報は確実に廃棄す 個人情報の取扱いについて、相手方と十分に協議調整のる旨受託者と確認はしており、返却・廃棄届 上、個人情報返却・廃棄届を提出させる予定である。の提出を求めているものの未だ未提出であるとのことだった。

措置を講じた日R6.5.31（再発防止策）次年度以降、健康診断業務に係る運用面及び個人情報保護の観点の両面から適切に管理できるように、相手方と十分に連携を図りながら、個人情報返却・廃棄を徹底させ再発防止に努める。
上限時間を超える時間外勤務について（原因）
時間外勤務上限時間超過に係る協議がなさ 確認不足によるもの
れていなかった。

2（詳細）（講じた措置の内容）
時間外勤務について、上限時間を超えて時間指 外勤務をしているが、時間外勤務に係る上限 時間外勤務に係る協議について、協議漏れが発生することの無いよう、複数職員による確認を実施し確実に起案
導 超過協議がなされていなかった。
を行うよう指示を行った。

R6.5.20（再発防止策）時間外勤務の状況について、常時係長及び担当者が確認し必要な起案を行うことを徹底し、協議の漏れを防止する。
公用車運行日誌について（原因）
所属長及び車両管理者の確認がないものが 確認不足によるものあった。

3（詳細）（講じた措置の内容）
指 公用車運行日誌について、所属長及び車両管 確認完了
導 理者の確認がないものがあった。
（再発防止策）今後は、所属長及び担当者が確認し、入力漏れを防止す
る。
（原因）
（詳細）
（講じた措置の内容）

4（再発防止策）R6.5.20

指摘指導事項等に係る措置状況報告書
1

監 査 の 種 類

定期監査

2

監 査 実 施 日

令和6年5月17日

3

監 査 対 象 部 署

総務課秘書室4

措番 区号 分置内容

指摘指導事項等の内容
契約事務について業務委託契約について、業務完了後に個人情報返却・廃棄届出書の提出がなされていないものがあった。

1

措置の内容

措置を講じた日（原因）
契約相手方から、業務完了後に個人情報返却・廃棄届出書の提出がなされておらず、その請求を行っていなかったもの（講じた措置の内容）
指 （詳細）
令和6年5月31日に契約相手方から個人情報返却・廃棄届
導 浄書業務委託において、個人情報の取扱 出書を改めて受領した。
いがあるが、業務完了後に個人情報返却・廃棄届が提出されていない。
（再発防止策）R6.5.31

今後は、室長及び担当者が確認し、提出漏れを防止する。
公用車運行日誌について（原因）
所属長及び車両管理者の確認がないも 確認不足によるもののがあった。

2（詳細）（講じた措置の内容）
指 公用車運行日誌について、所属長及び車 確認完了
導 両管理者の確認がないものがあった。
（再発防止策）今後は、室長及び担当者が確認し、確認漏れを防止する。
（原因）
（詳細）
（講じた措置の内容）

3（再発防止策）（原因）（詳細）（講じた措置の内容）
4（再発防止策）R6.5.20