2024 年 5 月 11 日－2024 年度グアム日本人学校理事会総会 / 第一回学校理事会 議事録
時間： 午後 15 時 30 分～午後 18 時 00 分

欠席者：権田、今津

場所： 日本人学校会議室

議長：時任

出席者：時任、許、小林、井上

記録：井上（オンライン参加）小和野、柳澤、武石、渡辺、伊藤、
木村
定数確認：議決権のある理事 5 名の内、3/2 以上の参加により、本会議は正式に開催されることが確認された。

2024 年度グアム日本人学校理事会総会：
1. 討議事項
1.1 来年度理事、有識者枠選任について（許）有識者枠の理事として立候補したのは、武石大吾氏、渡辺貴彦氏、伊藤敏江氏、木村宏太郎氏、井上裕暁氏の５名。
選挙管理委員長である許理事から、議決権のある 4 名の理事（議決権のある理事は５名であるが、許理事は選挙管理委員長を務めている為、投票を棄権）のうち、３名から事前に投票用紙の提出があったと報告があった。この投票により立候補者 5 名全員が過半数である３名の信任を得た為、有識者枠の理事として当選した。
その後、理事・監事の方々から一言挨拶があった。

1.2 Secretary と Treasurer の任命（小和野）
1.2.1 Treasurer の任命
Treasurer として井上理事が立候補し、承認された。

1.2.2 理事会議事録について
昨年までの Secretary の業務の中には理事会の議事録作成が含まれており、負荷が大きかった。これを理事会メンバーで持ち回りとして、且つ、議事録自体も話し合った内容全てを記載するのではなく、決まったことのみを記載した A4 1～2 枚のシンプルなものとしたい。その方が作成する理事だけではなく、読み手の負担も軽減することができる。理事会メンバーで持ち回りとした場合、オフアイランドの方々にも負荷をかけることになる為、皆さんのご意見を伺いたい。
［意見］１）グアムに住んでいなくても議事録を作成することは可能だと思う。また、決まったことだけではなく、反対意見やどのような議論が行われたのかという経緯は記録していた方が良いと思う。（渡辺）２）詳しい議事録になった経緯をどなたか説明してほしい。（時任）３）補習授業校 PTA の再開に伴い、補習授業校の PTA 会長として 2022 年度の途中から理事会メンバーとなった。過去の経緯を把握するために議事録を出してもらったが、2021年度、2022 年度の理事会では長時間の会議が行われても、議事録の内容が承認事項のみであった為、物事の経緯を把握することができなかった。これをきっかけとして、どのような議論が行われたのかまで記録する詳しい議事録となった。現在では開かれた学校理事会を目指して、議事録は公開されている。尚、公開用議事録からは個人情報などの機微な部分は省かれている為、公開用の議事録と非公開用の議事録が存在する。ご参考
ではあるが、オマーン日本人学校の理事会議事録は発言者の氏名まで記載がある細かい物となっている。（武石）４）仮に現状の詳細な議事録を作成することになった場合、書き手によって体裁や表現が変わってくる。また、物事の背景を知っている方が書いた方が読み手にも分かりやすい為、持ち回りは難しいものと思料する。一方で、シンプルな内容の議事録であれば、持ち回りでも作成が可能だと思う。（小和野）５）オフアイランドの方々も多い現状の体制だと、議事録作成を 1 人に依存することは現実的ではない。また、持ち回り制にするにしても、月ごとに予め担当者を決めるのではな
く、その時の仕事の繁忙具合なども鑑みて、出欠確認の際に立候補してもらう形にすればよいのではないか。（渡辺）６）理事会での議論が分かる議事録を作成することには賛成。ただ、議事録を作成する上で、読み手のことも考える考え方は新鮮であった。ついては、議論の内容が分かるように多少詳しめに記録を残し、公開分は統一フォーマットとすれば良いと思う。（許）［結論］
議事録の内容は従来通り、議論の内容も含めたものとすること、議事録の係は挙手性とすることが全会一致で承認された。また、議事録の中身は書き手によってスタイルが異なる為、公開のタイミングで小和野理事と時任理事で体裁を整える。ホームページへのアップロードは許理事にお願いする。

７）昨年度は 1 週間以内にドラフトを作成し、次の 1 週間で各理事から意見・承認をもらっており、理事会から 2 週間後には議事録を公開できるような流れであった。一方で、一般的な会議だと次回の会議で議事録の内容が承認される。どちらのスタイルが良いと思われるかご意見を伺いたい。（時任）８）昨年度までの流れに違和感はない。返事がない場合は承認とみなして、何か意見のある方だけメールで通知するスタイルが望ましい。また、然程、緊急を要するものは無いとは思うが、2 週間後の公開の方がスピード感があって良いと思う。（小和野）［結論］
従来通りのスケジュールで議事録を公開することが全会一致で承認された。

1.2.3 Secretary の任命
上記の通り、議事録作成は持ち回りとなったことから、Secretary の主な業務は法的な書類へのサインとなった。法的な書類はサインも含めて本書が必要となる為、グアム在住者から立候補頂く必要がある。その結果、許理事に立候補頂き、全会一致で承認された。

2024 年度第一回グアム日本人学校理事会：
1. 守秘義務同意書について（時任）グアム日本人会では同意書を集めているが、学校理事会でも個人情報を含む機微な情報を取り扱うことが多々あり、同意書への署名を各理事にお願いする。後ほど理事会メンバーの方々に守秘義務同意書を送付する為、サインの上、ご返送頂きたい。

2. 討議事項
2.1 月例理事会開催日時について（小和野）
補習授業校の授業時間の関係もあり、時任理事と小和野理事の間で、もう少し開催時間を遅らせることはできないかという話をしている。候補日時として、毎月第二土曜日のグアム時間
17 時を挙げる。オフアイランドからご参加頂いている方々もいらっしゃるので皆さんのご都合をお伺いしたい。
［結論］
毎月第二土曜日のグアム時間 17 時に開催することが全会一致で承認された。

2.2 決裁権限について（許）この 3 月からプレジデント職が出来たことに伴い、誰がどのように物事を決めていくのかということを松浦校長先生、時任理事、許理事で整理して表にまとめた。今月、皆さんにご一読頂いた上でご意見を頂き、来月の理事会で承認を頂きたい。尚、最終提案版を次回の理事会の一週間前までに送付する。

2.3 今年度理事会タスクと年間行事予定及びプレジデント報告（時任）プレジデント報告資料について説明。
月次業務報告のタブはプレジデントがこの 1 か月間、何に取り組んできたのかという報告一覧となる。
在籍生徒数一覧のタブでは部門別の生徒数が分かるようになっている。
プレジデント KPI（Key Performance Indicator）のタブにはプレジデントの KPI 及び、プレジデントの雇用契約書も添付してある。雇用契約書の中にはインセンティブペイの項目も含まれている為、理事会の方々がプレジデントに何を求めるのか、そしてそれらの達成具合によってボーナスの有無も変わってくる。プレジデントの試用期間が 3 月から 5 月となっている為、理事会の方々と一緒にこの KPI 一覧の内容を 5 月末までに詰めていきたい。試用期間の後は四半期ごとにレビューをもらい、雇用から１年後の２月末にその年の最終評価を頂くという形になる。この KPI 一覧の内容について、次回の理事会で承認を頂きたい。
前年度の理事会において、今年の 9 月頭までに中長期経営計画を決めることが決定された。
理事会タスクのタイムラインのタブには中長期経営計画を最終的にまとめあげていくにあたり、何をどのように煮詰めていくのか表示している。理事会のメンバーをいくつかのタスクグループに分けて動いていくかなど、具体的な方法についても理事会の方々と議論していきたい。中長期経営計画が決まれば実行に移していくが、学校は物を売ったりするわけではなく、教育というものを取り扱っている為、人の気持ちなども巻き込んでいかなければならず、経営に反映されるには半年から 1 年は掛かるというイメージを持って頂きたい。尚、タイムラインのタブには理事会承認事項の項目も設けている。昨年度は何がいつ決まったのかが分かりにくかった為、改善していきたい。

［意見］１）プレジデントの雇用期間をおそらく様子見で 1 年とされたのかとは思うが、先ほどの中長期経営計画の説明にもあった通り、今から取り組む課題は時間が掛かると思われる。
それが分かっているにも関わらず、雇用期間は 1 年でもよいのか疑問に感じるということをご意見としてお伝えしておく。仮に他の方に代わった場合、物事の方向性が変わる
為、後任には前回の計画に合わすだけの人しか選ぶことができないが、それは良くない。物事を前に進めていくためには、長期スパンで計画を立てて、計画を立てたメンバーで協力して一緒に取り組んでいくことが必要。今の理事のメンバーも、学校への想いがあり、長く腰を据えて取り組んでいこうと考えてる方々ばかりだと思う。それを鑑みた際にプレジデントの雇用期間が 1 年であることは疑問に感じる。（柳澤）２）おっしゃる通り、１年で物事を変えることは難しいが、雇用契約上の期間はあくまで 1年の為、それに合わせて KPI プランも立てられている。他の教職員の方々の雇用契約も1 年となっている。この課題を解決するにあたり、審議事項になるとは思うが、プレジデントの雇用期間を 2 年から 3 年にするなど、職種ごとに雇用契約期間を変えることは可能。（伊藤）３）小和野理事には毎週金曜日に個別ミーティングの場を設けて頂いている。小和野理事とミーティングを行うにあたり、先ほどのファイルを共有していく。中長期計画を進めにあたっても、どのような手順で進めていくのかご相談させて頂きたい。（時任）４）皆さんのおっしゃる通り、1 年で何かを成し遂げることは難しい。一般的には中長期計
画は 2～3 年の期間で行われることが多いようだが、その期間内で何ができるのか優先順位を設けていく必要がある。学校の中長期計画の優先順位を決めていくにあたっても、下準備は時任理事と私で行うが、有識者の皆さんのご意見を頂いていきたい。（小和野）2.4 4 月 19 日開催オリエンテーションアンケート結果（時任）アンケート結果は来年の参考にさせて頂きたい。

3. 各部報告
3.1 全日制 PTA（柳澤）
先日開催された全日制 PTA 総会では、年間予定と予算について承認を頂いた。今年は秋祭りがないことを受けて、運動会のサポート、フォトブックの作成、スクールパフォーマンスへの関与、2K・5K 開催に伴うフルサポート、卒業式のサポートを行う。また、昨年行うことができなかった謝恩会をぜひ行おうということで承認を頂いた。運動会記念品の鉛筆の発注やお菓子の手配、写真撮影の手配、Google フォームのストレージキャパの拡張は先生方や保護者の方々に承認を頂けていなかった為、総会の場で承認を頂いた。また、運動会で使用するパンの発注についても承認を頂いた。
［質疑・応答］
１）運動会でスポンサーは募る予定か。もし募るのであれば補習授業校からも協力させて頂く。（許）２）役員会の中ではスポンサーを募る方向で進んでいる為、実際に募ることで決定したら、ご協力をお願いしたい。（柳澤）3.2 補習授業校 PTA（許）今年度の第 1 回役員会を今朝実施し、活動内容の確認、サポート体制、機関誌の担当割りを決定した。例年クリスマスにイベントを行っていたが、今年は秋祭りの開催がないこともある
為、11 月中旬ごろにミニ秋祭りなど何かしらのイベントを開催する予定。
保護者の視点から見ると教員の体制が不安である。学校としてもっと積極的に教員集めを行っていけばよいのではないか。広く人材を求めていることを島全体に伝えていければと思う。

3.3 タスクフォース
3.3.1 パブリックヘルス問題（時任）昨年のパブリックヘルスによる抜き打ち検査で D 判定を受けた。今年の 6 月末までに B 判定に回復しなければ学校を閉鎖しなければならない。実際に多くの公立校で閉鎖の状態となっている。ボランティアの方々のご協力もあり、改善を行ってきたが、幼稚園と 1・2 年生の教室に手洗い場を設けなければならないという点が解決できていない。これについては、代わりの方法での解決を認めてもらうため、Variance application という申請書を提出している。この申請書については、パブリックヘルスの担当者と 5～6 回、書類のやり取りを行っている。これが通らなければ、どのような状況になるということはパブリックヘルスの担当者も理解している為、その方から色々とアドバイスを頂いており、チームも組まれている。結果を来週、再来週にはご報告できればと思う。
［質疑・応答］
１）手洗い場を教室内に作ればよいということか。それに関する見積は取られたのか。（柳澤）２）手洗い場を教室内に作ればよいということであるが、見積はまだ取っていない。（時任）３）2 年生以下の教室に手洗い場を設ける指摘にあたり、給水設備を作ることは可能だが、排水設備を作ることが難しい。この状況を受けて Variance application の申請書を提出している。もう一つの大きな指摘であった、体育館のシャワーの問題、職員トイレにシャワールームがあることがわかり、同シャワールームを代替施設とする申請で解決することができた。この手洗い場の項目の点数は 6 点であるが、６月の是正期限（サニタリーのパーミット更新）に間に合うよう、細かい指摘をボランティアで直して改善していっている。（木村）４）もう少し大きなアプローチとして例えば、プールを作る等にして、排水設備も一緒に整備することは可能ではないのか。（柳澤）3.3.2 Consolidated Federal Grants（時任）Consolidated Federal Grants とは連邦政府からの援助金のこと。窓口は Guam Departmentof Education (GDOE)で、連邦政府から GDOE に一度入金が行われる。一度お金がまとめられる為、Consolidated という言葉が使われている。入金されたお金をグアム内でどのように分配するのかは DOE に任されている。学校側は 3 年計画を出し、それに対する承認に基づいて、学校に援助金が支給される。全ての公立校と私立 7 校が対象で、7 校のうちの 1 校が日本人学校である。
日本人学校として提出した直近の 3 か年計画（2023-25 年）は生徒の運動能力を上げること。これに対して、年間 5 万ドル、3 年間で 15 万ドルの援助金が支給される。これを得るために学校側は毎年の予算申請、業者の選定、詳細なレポートの提出を行わなければならない。レポートに関して言うと、生徒の運動能力にどのような変化があったのかデータとして提出しなければならない。尚、2023 年度の予算はまだ使用していない為、今年の 11 月までに 5 万ドルを使用しなければならない。現在、プレイグラウンド遊具の設置を申請しているが、送料のみで 2 万ドル、設置料なども含めると 6 万ドルかかる。ついては、年間 5 万ドルの予算を超えてしまうため、2 か年計画として、フェーズを 2 つに分けた。
尚、次回の 3 か年計画（2026-28 年）については、今から話し合っておくように DOE からアドバイスを頂いている。
［質疑・応答］
１）学校の先生はレポートの提出が必要になる点など理解しているのか。（柳澤）２）体育担当の岡崎先生や富岡先生にはおおまかな内容は理解頂いている。また、日本人学校では非常に詳細な運動測定を行っている為、データとしては問題はない。（時任）３）先生方だけではなく、保護者の方々にも報告した方がよいのではないか。（木村）４）保護者への報告は PTA から行ってもらった方がよいか。それとも学校から直接行った方がよいか。（時任）５）学校から直接行って頂き、それを PTA がフォローしていけばよいと思う。それによって支援を申し出る保護者からの寄付にも繋がる可能性もある。（木村）６）Federal Grants は金額もかなり大きいので、タスクフォースの 1 つとしてはどうか。また、どれほど詳細な計画を立てなければならないのかなど、確認を行っていった方がよい。仮に日本語教育に貢献するといった大まかな計画でもよいのであれば、日本人学校全ての活動がこの計画に繋がるので援助金の使い道に幅が広がる。このような観点から戦略を立てていくのがよいのではないか。（許）７）おおまかな戦略は理事会で立てることになると思うが、実際の申請に関しては専門家がおり、彼らに相談するというのが多くの学校のパターン。3 か年計画を理事会の中で話し合っていくことには賛成。（時任）８）援助金を施設面に使うのか、サービス面に使うのか、今後の理事会で話し合っていければ良い。（木村）3.3.2 FEMA（許）台風の被害を受けて、昨年の秋から FEMA と本格的に話始めた。12 月にインスペクションにも来て頂き、被害状況について合意が取れた。3 月頭には修理費用としては 23 万 2 千ドルが必要という査定結果も来た。このうち 9 割は FEMA 負担、残りの 1 割が学校負担となる。これらの予算額を使って修繕を進めていかなければならないが、どういった手順で進めていかなければならないかが分かっていない。もし可能であれば DOE とのコネクションを使って、どういったフローになるのか調べて頂き、それを受けて木村理事と私で対応していきたい。尚、これはただのアワード金額であり、使った分だけ精算してもらえるという話も耳にした。アワー
ド金額を使用できる期限は被害を受けてから 18 カ月だが、申請すれば延ばせるという話もある為、確認が必要。
［質疑・応答］
１）DOE への確認については、私の方で動いてみる。（時任）２）実際に作業を行う際には、全日制と補習授業校の夏休みの時期がずれていることなども考慮しなければならない。（許）３）既に修繕が完了した部分と、これから修繕を行う部分の修理費用を全て含めて 23 万 2千ドルのアワード金額となっているか否かも分からない状態であるのか。（木村）４）内訳については把握している。青屋根と天井のパネルの修理は完了しており、実費に基づいて金額が確定した。それ以外の部分は FEMA による査定金額となる。これから請求方法などの詳細の確認が必要になる。（許）５）FEMA の出先事務所がハガニアにある為、訪ねて確認してみる。屋根と床の修繕は早急に行いたい。（時任）６）保護者から施設維持費用も頂いているので、この分の修繕は保護者からのお金、他の部分は FEMA からといった説明も行った方が良い。（木村）７）先ほど期間延長の話があったが、一旦お金を使い始めると延長はできなくなるといったことも耳にしたことがある為、注意した方が良いと思う。（伊藤）4. 総括（小和野）
多くの課題があるので、今後、有識者の皆さんのアドバイスを頂きながら課題解決を進めていきたい。

以上