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東 京 税 理 士 界

Volume No.750【34】〔第三種郵便物認可〕2019 July

7月号

Information System Department

業務の効率化〜クラウドの利用〜
情報システム部委員．はじめに
インターネット関連のニュースや新聞記事はもちろん、テレビCMなどでも「クラウド」という言葉を耳にするようになってそれなりに時間が経ちますが、「クラウド」と聞いて何をイメージしますでしょうか？
「インターネットで何かやること？」など、何となくのイメージはあっても、きちんと説明できなかったり、活用できていなかったりしませんでしょうか？
今回は、クラウドとはなに？何ができる？何がしたい？何をすればいいの？とクラウドについてのなに？を解説していきたいと思います。
．「クラウド」とは今から 年ほど前から、経営コンサルタントの大前研一氏は既に、「いまや事業環境は『 年で激変する時代』になったのだ。その中で企業が生き残っていくためには『 つのクラウド』の時代が到来したことを認識・理解しなければならないだろう。」と述べています。 つのクラウドとは、「クラウドソーシング」（人）、「クラウドコンピューティング」（モノ）、「クラウドファンディング」（カネ）のことです。
その中でも私たち税理士が注目すべきは、「クラウドコンピューティング」（以下「クラウド」という。）です。簡単に説明しますと、インターネット経由でコンピュータの必要な能力やソフトウェアやサービスを必要な時に、必要なだけ、従量制料金で利用するシステムのことです。従来、高機能で高性能なコンピュータシステムを利用できるのは、それだ
けの設備の初期投資が可能な規模の大きい事務所に限られていました。
ところが現在は、高機能で高性能なコンピュータシステムをインターネット経由で、必要な時に、必要なだけ、従量制料金で利用することができる時代なのです。つまり、弱小事務所であろうとも、大きな初期投資なしに、高機能で高性能なコンピュータシステムを活用することができるのです。具体的には、webメールとしてはＧ社のGmailなど、ストレージとしてはＭ社のOneDriveなど、会計ソフトではＦ社やＭ社、レンタルサーバーとしてはＡ社のaws、Ｍ社のAzureなどが挙げられます。
かつては、電子メール（以下「メール」という。）を利用するだけでも高度な技術と膨大なコストが掛かったものです。しかしながら、今はどうでしょうか？誰でも簡単に、しかも無償で利用できるサービスが立ち並んでいます。たとえその容量を増やしたとしても、月額数百円程度の負担で済みます。「クラウド」のメリットは、このように従来の巨額な初期投資、固定費の償却などを驚くほど安い変動費に転換させることができます。また、「必要な時に、必要なだけ、従量制料金で利用する」ということは、単にコストを削減させるということだけでなく、変化への対応性を大きく向上させます。最初は必要最小限で導入しておいて、後から事務所の規模や導入部署の拡大といったことに合わせて、その利用を拡大させていくといったことが可能となるのです。
セキュリティ面については絶対安全とは言えないものの、常時アクセスが監視され、バックアップも取られていますので、少なくともガラス窓 枚でしか室外と隔てられていない物理的な事務所のPCよりは間違いなく安全と言えるでしょう。
．クラウドの上手な使い方
続いて、「クラウド」では何ができるのでしょうか？まず挙げられるのは前述のコスト削減です。コンピュータシステムを導入すると掛かる導入費、維持管理費、改修費などすべての面においてコストの削減が可能となってきます。ただ、クラウドがもたらすメリットは、コスト削減だけではありません。
ビルゲイツ氏は、「Information at your fingertips（指先で情報を）」をスローガンにＭ社を率いてきましたが、今やインターネットに接続できる環境であれば、機器を問わず、いつでも、どこでも、誰でも、自由に情報に簡単にアクセスできる時代になっています。
この「いつでも、どこでも、誰でも、自由に情報にアクセス」こそが、クラウドでできることの本丸であり、正に私たちがやりたいことではないでしょうか？クライアントからの問い合
わせをいつでも、どこでも受け取り、事務所に帰ってからではなく、直ちに調べて回答をしたくありませんでしょうか？
このお話しは働き方改革にもつながってきます。徹底的に生産性を高めるために、時間や場所機器を問わず、いつでも、どこでも、誰でも、自由に情報にアクセス＜用語説明＞※
Bcc：ブラインドカーボンコピーの略。電子メールの機能の一種で、複数の利用者あてに電子メールを同時送信する際、受取人以外の送信先メールアドレスを伏せて送信すること。
※
オンラインストレージ：「インターネット上のファイル保存場所」のこと。

杉山

靖彦

し、交換する。時間の無駄を徹底的に削減することによって、事務所の労働環境を改善する。これこそがクラウドなのです。では、具体的に何をすればいいのでしょうか？比較的簡単にできるクラウドの活用例をつだけ挙げてみましょう。
① Gmailの活用
メールは、内部外部とのやり取りをした重要な履歴です。そんなメールですが、パソコン、タブレット、パソコンと複数の端末を使っていると、どこに届いたのか？どこから発信したのか？わからなくなることはありませんでしょうか？そこで、お勧めするのが、Gmailにすべてのメールを保存しておく方法です。ご自身のメールアドレスを持っている方も、すべてのメールをGmailに転送してためます。そして、Gmailからすべての端末はメールを受け取るように設定します。注意点は、メールを端末で受け取ったとしても、サーバーからメールを削除しないように設定することです。そうすると、すべての端末で同じメールを受け取って閲覧することができるようになります。
メールを発信する場合は、必ずBcc（※ ）に自分のメールアドレスを自動的に入れるように設定してください。こうしておけば、自分の発信したメールも自分に戻ってきてGmailにたまりますので、発したメールもどの端末からも閲覧することができるようになります。働き方改革
で徹底的に生産性を上げていくためには、情報のやり取りの時間も削減しないといけません。
売上、外注、仕入、源泉所得税の情報をメールやFAX、紙でやり取りしていませんでしょう
か？送りました、受け取りましたの確認の時間も勿体ないのです。情報は常に決まったところにあるようにルールを設けてすべての端末で共有してください。
② オンラインストレージ（※ ）やアプリの活用
OneDriveを使ってExcelのワークシートを共有したり、Ｇ社のスプレッドシート（オンライン表計算ソフト）を使って、情報共有をすると、現場と経営陣、社内外を超えて会計事務所とも常に最新の現場の情報を共有できるようになります。情報共有と言えば、毎月クライアントに提供している試算表。これも、会計事務所が経営者と共有する重要な情報です。これまでは、紙で提出して、経営者とその試算表を見ながらコミュニケーションをする。しかし、その金額の内訳を問われると、戻ってから確認します。といった対応になってしまっていませんでしょうか？
③ クラウド会計ソフトの活用
もちろん、会計ソフトがそこにあれば確認するのですが…あるではな
いですか、クラウドの会計ソフトが！しかし、操作性などの生産性を考えるととても採用しきれない…そこでご提案するのが、クラウド会計ソ
フトを試算表の閲覧をするためだけに使うという方法です。生産性を落とさないために、会計ソフトは従来の自分たちの使い慣れたソフトウェアを使います。その中で出来上がった試算表を仕訳データだけクラウド会計ソフトにコンバートして、そのクラウド会計ソフトで試算表を閲覧するのです。そうすると経営者は、いつでも、どこでも、どの端末でも試算表を閲覧し、さらにはその仕訳まで確認できるようになるのです。
④ クラウドPBX（※ ）、インターネットFAXの活用
事務所の固定電話に掛かってきた連絡、事務所に届いたFAXも、いつでも、どこでも受けられるようにしたくないでしょうか？もちろんできます。クラウドPBX、インターネットFAXを使えば…しかも、そのコストは月額数千円レベル。下手な電話システムを取得するよりも安く構築できてしまいます。
⑤ リモートデスクトップ（※ ）の活用
こうなってくると、事務所のパソコンやサーバーにある情報にもどこででもアクセスしたくなるはずです。VPNルーターとWindows標準のリモートデスクトップ、またはＧ社のChromeリモートデスクトップ、TeamViewerを使うと、外出先からパソコンはもちろん、アンドロイドやiOSのタブレット、さらにはスマホからでも事務所のパソコンにアクセスして操作することができるようになります。
．さいごに事務所に帰ってから固定電話で折り返しの電話をする時代ではなくなったように、これからは、事務所にいようがいまいが、いつでも、どこでも必要な情報にアクセスして、誰とでもコミュニケーションができる時代になろうとしています。クラウドの全ての活用については、日税連にて制度的な見直しも進められているようでありますし、自分たちの仕事の効率化を進めるためにも時代に即した活用を考えていきたいと思います。
※※クラウドPBX：構内交換機（PBX）をインターネット上から利用できるサービスのこと。
リモートデスクトップ：手元のコンピュータからネットワークで接続された他のコンピュータを操作する技術の総称