Help, ik neem deel
aan een beurs!
Het beursplan,
leidraad bij
internationaal
ondernemenHelp, ik neem deel aan een beurs!
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen
is een uitgave van
Flanders Investment & Trade
Koning Albert II-laan 37 I 1030 Brussel
T +32 2 504 87 11 I F +32 2 504 88 99
iinfo@fitagency.be I www.flanderstrade.bewww.twitter.com/FlandersTrade I www.linkedin.com/groups
1e editie - 3e druk - juni 2016
Verantwoordelijke uitgever: Claire Tillekaerts© Alle rechten voorbehouden
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar
gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke
wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van deuitgever.

Help, ik neem deel
aan een beurs!
Het beursplan,
leidraad bij
internationaal
ondernemenDe beursspecialisten van Flanders Investment &Trade hebben de rechterpagina’s van dit boek voor
hun rekening genomen. Het zijn ervaringsdeskundigen die u graag goede raad geven en doordachte adviezen.
De linkerpagina’s van dit boek zijn voor u!
Voor al uw ideeën, notities, nuttige adressen,
tips m.b.t. een succesvolle beursdeelname.
Maak er een handig werkboek van, Waar u
nog dikwijls plezier mag aan beleven en vaak mag
naar teruggrijpen. Succes!

4Help, ik neem deel aan een beurs!

Inhoud

Voorwoord............................................................................... 9
1

Wat u moet weten voor u eraan begint................................. 11• Het belang van beurzen......................................................... 13• Hoe maakt u er een succes van?........................................... 15• Uw eerste aanspreekpunt: Flanders Investment & Trade..... 19

2

Twaalf maanden vóór de beurs............................................ 25• Organisatorisch		 - Bezoek zelf eerst een beurs................................................ 27
		 - To participate or not to participate..................................... 27
		 - De juiste beurs kiezen........................................................ 29
		 - Objectieven vooropstellen.................................................. 33
		 - Selecteer uw producten..................................................... 37
		 - Stel een projectgroep en -verantwoordelijke aan.............. 37
		 - Stel een draaiboek op voor de beursdagen....................... 41
		 - Kies uw standenbouwer..................................................... 43
		 - Bevestig de huur van de standoppervlakte........................ 45
		 - Bepaal uw budget............................................................... 47• Marketing en sales
		 - Bepaal uw doelgroepen...................................................... 55
		 - Bepaal uw beursconcept.................................................... 55
3

Zes maanden vóór de beurs................................................. 61• Organisatorisch		 - Hotelreservaties................................................................. 63• Marketing en sales
		 - Keuze van de externe bemanning...................................... 63
		 - Opleiding van de standmedewerkers................................. 63
		 - Standconcept in detail afwerken........................................ 67
4

Vier maanden vóór de beurs................................................ 71• Organisatorisch		 - Controleer uw materiaal.................................................... 73
		 - Evalueer uw stand.............................................................. 73
		 - Zorg voor documenten....................................................... 73
		 - Follow-up van de beurs...................................................... 75
		 - Zorg voor uw verzekeringen............................................... 79

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

56Help, ik neem deel aan een beurs!

• Marketing en sales
		 - Pre-show-communicatie..................................................... 79
		 - Voorbereiden van het drukwerk.......................................... 83
		 - Bepaal de look van uw stand............................................... 83
5Twee maanden vóór de beurs............................................... 89• Organisatorisch...................................................................... 89• Marketing en sales................................................................. 93

6

Laatste dagen vóór de beurs................................................ 95• Organisatorisch...................................................................... 95• Marketing en sales................................................................. 97

7

De beursdeelname.............................................................. 105• Organisatorisch		 - Eerste beursdag................................................................ 105
		 - Elke beursdag.................................................................... 105
		 - Laatste beursdag............................................................... 109• Marketing en sales
		 - De bezoeker....................................................................... 111
		 - Activiteiten buiten de beurs............................................... 115
8

Een week na de beurs......................................................... 117• Organisatorisch.................................................................... 119• Marketing en sales............................................................... 121

9Twee maanden na de beurs................................................. 125• Bedrijfsdoelstellingen goed vertaald?................................. 127• Beursdoelstellingen gehaald?............................................... 127• Bereken de ROI.................................................................... 131• Al dan niet deelnemen aan de volgende beurs?

10 10 tips voor slimme exporteurs .......................................... 135
11 Conclusie............................................................................. 139
12 Bronnen............................................................................... 143

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

7Een beurs = een marketingopportuniteit

Sleutel tot succes?
Volledige proces in kaart brengen: ontwerp * follow up

3 onderdelen:
1 = Voorbereiding
2 = Deelname
3 = Opvolging

8

Help, ik neem deel aan een beurs!

Voorwoord

Beursdeelnames vergen een aanzienlijke investering. Bovendienzijn ze een belangrijk onderdeel van de communicatie van uw
onderneming. Ze zijn een face-to-face kennismaking tussen uw
bedrijf en uw (potentiële) klanten. In die zin vormen beurzen een
uitzonderlijke marketingopportuniteit.
Toch is het voor vele deelnemers achteraf moeilijk om het resultaat
te evalueren. Veelal heeft men ‘goede zaken’ gedaan. Wat zijnechter ‘goede zaken’? Hebben ze het maximum uit hun deelname
kunnen halen? Soms leveren beurzen goede contacten op, maarslaagt men erin deze achteraf ook te verzilveren? Nog andere
deelnemers raken reeds tijdens de beurs zo ontgoocheld, datzij beslissen om er niet meer aan deel te nemen. Vele vragen en
gemengde gevoelens duiken op omdat men geen of onduidelijke
objectieven heeft vooropgesteld. Flanders Investment & Trade wil
hieraan verhelpen.
Opdat uw beursdeelname succesvol verloopt, is het belangrijk het
volledige proces in kaart te brengen: van ontwerp tot follow-up.
Daartoe bespreken we in deze publicatie het volledige beursplan.
We bepalen de verschillende stappen op het vlak van organisatie,
marketing en sales en financiën. Met een goed beursplan weet u
precies wat uw doelstellingen zijn en werkt u hier gedurende het
ganse proces naartoe. Bovendien vermijdt u belangrijke elementen
over het hoofd te zien.
Een beursdeelname kan opgesplitst worden in drie grote onderdelen: de voorbereiding, de deelname en de opvolging. Op basis
van deze chronologie is dit document ontworpen. De hoofdstukken
volgen een tijdslijn; het doel hiervan is een logische en leesbare
opbouw te verzekeren. Hou er evenwel rekening mee dat u voor
sommige beslissingen gebonden bent door de voorwaarden van detegenpartij. Zo dient u bij de meeste beursorganisatoren één jaar
op voorhand een stand te reserveren, maar voor succesvolle beurzen kan dit oplopen tot twee jaar. Ook bij het reserveren van vervoer
en hotelaccommodatie moet u hiermee rekening houden.
Wij hopen u met deze publicatie een instrument aan te reiken
waarmee u uw komende beursdeelname - uw eerste of uw volgende, in binnen- of buitenland - kan optimaliseren.
We wensen u veel succesvolle beurzen toe!
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen91

www.ism-cologne.de

Wat u moet
weten vóór ueraan begint

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

11Deelnemen aan beurzen kan een doorbraak betekenen bij het veroveren van nieuwemarkten.

Neemt u deel aan een nationale
of internationale beurs?
Het UFI, The Global Association of the
Exhibition Industry, bepaalde dat aan één vanonderstaande criteria dient voldaan om van een
internationale beurs te kunnen
spreken:• het aantal buitenlandse deelnemers 			bedraagt minstens 20 % van het totale 			aantal deelnemers;• of het aantal buitenlandse bezoekers 			bedraagt minstens 4 % van het totaal 			aantal bezoekers;• of minstens 20 % van de totale stand		
oppervlakte is verhuurd aan
buitenlandse deelnemers.

12

Help, ik neem deel aan een beurs!

1 Wat u moet weten vóór u eraan begint

Het belang van beurzen
De basisfuncties van elke beurs zijn drievoudig:• het samenbrengen van vraag en aanbod;• het verstrekken van informatie;• het tonen van trends en ontwikkelingen.
Dit alles gebeurt in één ruimte en op basis van
face-to-face communicatie.
Uit onderzoek blijkt dat beurzen een uitzonderlijke marketingopportuniteit bieden omdat bezoekers zelf investeren om ernaartoe te komen, zowel in tijd als in middelen. Net zoals uw deelname
actief is, is hun bezoek actief; dat verhoogt de kansen op een
win-winsituatie.
Daarnaast fungeren beurzen als indicatoren: ze geven de toekomstige richting van de markt aan. Ze geven een indicatie van desnelheid waarmee ontwikkelingen plaatsvinden. Beurzen zijn dus
meer dan een marketinginstrument: zij geven een weerslag van devolledige markt.
Het belang van beurzen werd aangetoond door onderzoek bij
decision makers. Bij hen werd vastgesteld dat zij:
• beurzen consistent quoteren als hun nummer-één-keuze om		 informatie te bekomen over de markt waarin zij opereren;• beurzen systematisch voorrang geven op 12 andere media		 kanalen zoals: direct mail, reclame in vakbladen, tele		 marketing, …;• beurzen zien als het enige communicatiemedium dat de		 juiste doelgroep bij u brengt voor een persoonlijk verkoop		gesprek.
Een studie door Incomm International geeft de redenen weer die
CEO’s opgeven voor hun aanwezigheid op beurzen:• 84 % wil zijn klanten persoonlijk ontmoeten;• 78 % vindt een beurs het beste middel om een beeld te		 krijgen van de markt;• 69 % wil weten wat de competitie te bieden heeft;• 18 % had een toegangskaart gekregen van een deelnemende .
		onderneming.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

13Wat als uw onderneming enkel
diensten aanbiedt?
Dan is deze wegwijzer evengoed geldig voor u:uw ‘product’ is het concept dat u tracht aan deman te brengen. Wanneer de term gebruikt
wordt, is deze zowel van toepassing op
goederen als op dienstverlening.

www.jetro.go.jp
om producten online voor te stellen in Japan!

Probeer de beurs eerst als bezoeker
te evalueren: wie is aanwezig, met welke
producten, hoe tevreden zijn deelnemers
over de beursorganisatie?

14

Help, ik neem deel aan een beurs!

Over reële en virtuele beurzen...
Dat beurzen van belang zijn, blijkt uit hun lange geschiedenis.
De ‘Foire de Saint Denis’, die de eerste keer werd ingericht door
koning Dagobert in 629, telde in 710 al 700 deelnemers. In 1165
ging in Leipzig de eerste beurs door waar niet alleen goederenwerden verkocht, maar ook productiemiddelen werden tentoongesteld.
Vandaag blijven beurzen bijzonder belangrijk, ondanks het toenemend gebruik van telecommunicatie, nieuwe media en internet.
Jaarlijks worden wereldwijd 30.000 business-to-business beurzen
georganiseerd. De face-to-face contacten zijn van fundamenteel
belang in de communicatiefunctie die beurzen vervullen.
Jaarlijks worden wereldwijd 30.000
business-to-businessbeurzen georganiseerd.
Door het groeiende belang van internet worden nu ook virtuelebeurzen georganiseerd. Deze hebben, in tegenstelling tot de klassieke beurzen, geen tijdelijk karakter, maar zijn permanent raadpleegbaar. Het Japanse JETRO, bijvoorbeeld, organiseert virtuelebeurzen (www.jetro.go.jp). Het platform biedt exporteurs wereldwijd de mogelijkheid om producten online voor te stellen in Japan.
Net als de ‘echte’ beurzen worden virtuele beurzen georganiseerd
rond een bepaald thema waaraan exportorganisaties en vakverenigingen deelnemen. Zij missen echter de face-to-face component; daardoor zullen ze nooit het belang evenaren van ‘materiële’beurzen.
Hoe maakt u er een succes van?
Ken de omgeving
Beurzen vergen niet enkel een investering in medewerkers en
middelen. Ook een gedegen kennis van de plaatselijke cultuur en
gewoonten zal bijdragen tot een geslaagde beursdeelname.
Creëer een intern draagvlak voor de beursdeelname
Een beursdeelname vraagt veelal extra inspanningen van diverse
medewerkers binnen uw bedrijf. U heeft hen hard nodig om een
goed resultaat te behalen. Zorg dat u een intern draagvlak creëert,want daar zal u het hele traject van profiteren. Maak duidelijk wat
het belang is van de beursdeelname en geef ook aan wat de meerwaarde is ten opzichte van ander verkoop- en marketinginstrumenten. Laat de medewerkers ook meedenken over de verschillendeaspecten van de beursdeelname: u krijgt zo tal van suggesties en
verhoogt de betrokkenheid van de standbemanning.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

15Tip: Gebruik de Exportmeter!
Met de ‘Exportmeter’ komt u op een objectieve en
onderbouwde manier te weten of en in welke mateu klaar bent voor export. Het instrument werd
ontwikkeld door Flanders Investment & Trade en
Möbius, een spin-off van de
Universiteit Gent.
Op basis van de ‘Exportmeter’, onderzoeken
adviseurs exportvaardigheden van Flanders Investment & Trade acht bedrijfsdomeinen
grondig. Ze zetten uw bedrijfsprocessen af tegende ‘best practices’ in uw industrie. Ze maken twee
confidentiële rapporten op, die exclusief aan uw bedrijf toebehoren. Ze verstrekken bijkomend advies
op uw maat, op basis van de resultaten van deze
audit.
Meer weten? Aarzel niet en neem contact op met deadviseurs internationaal ondernemen in de provinciale kantoren.
16

Help, ik neem deel aan een beurs!

Integreer uw beursplan in uw andere plannen
Deelnemen aan een beurs is een complex gebeuren: een goedeplanning is essentieel.
Met een goed beursplan vermijdt u belangrijke elementen overhet hoofd te zien. Het reikt van bij de allereerste plannen tot bij defollow-up:• het formuleren van de beursdoelstellingen;• het samenstellen van de standbemanning;• het ontwikkelen van een promotiecampagne;• het benaderen van de bezoeker;• het situeren van de beursdeelname in de marketingmix;• het budgetteren van de deelname;• het plannen van de beursdeelname;• het organiseren van de follow-up;• het evalueren van de beursdeelname.
Het volstaat niet om enkel een beursplan op te stellen. De beursdeelname moet worden gezien in het ruimere ondernemingskader en getoetst aan andere plannen: het strategisch plan en het
exportplan.
Het strategisch plan
In het strategisch plan van uw onderneming heeft u het aandeel
van de export in uw omzet bepaald. De middelen en de wijze
waarop u zal deelnemen aan een buitenlandse beurs haalt u uit uw
strategisch plan. Deze link is essentieel: de doelstellingen die u
heeft met uw beursdeelname dient u af te stemmen op de doelstellingen in het strategisch plan.
Het exportplan
Wat is het belang van het opmaken van een exportplan?
• het geeft een geschreven overzicht van de sterke en zwakke ..
		 punten van uw onderneming;• het biedt een grote hulp bij het exact formuleren, evalueren ...
		 en bijstellen van een exportstrategie;• het vergemakkelijkt de communicatie met interne en externe		medewerkers;• het laat toe verantwoordelijkheden toe te wijzen en
		 resultaten te evalueren;• het speelt een grote rol bij het verwerven van ondersteuning ..
		 door externe organisaties (overheden, banken, stakeholders);• het schept een duidelijk beeld van de verwachtingen en geeft .
		 meetbare indicatoren aan voor het resultaat;• het draagt bij tot een resultaatsverbintenis vanwege het
		management.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

17Flanders Investment & Trade
4Provinciaal kantoor
4 Adviseur Internationaal Ondernemen
4 Vlaamse Economische Vertegenwoordigers

18Help, ik neem deel aan een beurs!

Uw eerste aanspreekpunt: Flanders Investment & Trade (FIT)
Overweegt u deelname aan een buitenlandse beurs, gebruik dan
het provinciaal kantoor van Flanders Investment & Trade als eerste
aanspreekpunt. Jaarlijks helpen de vijf provinciale kantoren honderden bedrijven bij hun eerste stappen over de grenzen of bij
latere exportstappen. Maak gebruik van de aangeboden diensten;de adviseur internationaal ondernemen komt vrijblijvend bij ulangs. Deze kan een beroep doen op een uitstekend, wijdvertakt
netwerk van Vlaamse Economische Vertegenwoordigers (VLEV’s).
Zij kunnen u informeren en adviseren in verband met buitenlandse
beurzen. Om de juiste beurs uit het grote aanbod te kiezen, kan u
op hen een beroep doen. Ze kunnen u relevante adressenlijsten of
marktonderzoeken bezorgen. Daarnaast assisteren en begeleiden
ze Vlaamse bedrijven met logistieke hulp ter plaatse.
Kies voor een groepsdeelname
En er is meer! Flanders Investment & Trade werkt elk jaar een
uitgebreid actieprogramma uit met o.a. seminaries, groepsdeelnames aan buitenlandse vakbeurzen en collectieve zakenreizen.
Het programma wordt telkens gepubliceerd in het najaar.
1

Check
Ga na of F.I.T. een groepsstand voorziet op een voor uinteressante beurs. U kan dit vernemen via:
• het actieprogramma, op aanvraag;• ons magazine Wereldwijs en onze elektronische nieuwsbrief. .
		 U ontvangt deze gratis op verzoek;• mailings van beursorganisatoren: indien Flanders Investment
		 & Trade deelneemt, zullen zij dit meestal vermelden;• via de provinciale kantoren, die er graag info zullen bij
		verstrekken;• via de mailings van Flanders Investment & Trade naar		 potentieel geïnteresseerde bedrijven.
2

Schrijf u in
U kan zich via de website www.flandersinvestmentandtrade.beinschrijven voor deelname aan een beurs uit ons actieprogramma. U ontvangt een contract dat u ingevuld terugstuurt.
Op basis van dit contract, dat bindend is, zal door Flanders
Investment & Trade een aantal m² bij de organisator worden
vastgelegd.

3

Praktische regeling
Nadien volgt een uitnodiging om - samen met de architect ende dossierbeheerder - uw deelname te bespreken. Zo wordtgeïnformeerd naar uw wensen om de stand aan te kleden.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

19Beslommeringen die Flanders Investment & Tradeu uit handen neemt:• Transport- en douaneformaliteiten:door het groeperen van goederen van verschillende exposanten en deze te versturen als één
pakket gelden goedkopere transportprijzen en
kunnen eventuele douaneformaliteiten
worden gedeeld.
• Er is onthaal voorzien zodat de bezoeker
naar de juiste deelnemer kan worden geleid.
• Communicatieapparatuur die terbeschikking staat van de deelnemers.
• Een ontvangstruimte is voorzien om
wachtende bezoekers op een aangename
manier op te vangen.
• Vlaamse Economische Vertegenwoordigers
staan ter beschikking van de deelnemers.
• Ter gelegenheid van het bezoek van deambassadeur of consul-generaal wordt 		
dikwijls een cocktail of persconferentie
georganiseerd.

20

Help, ik neem deel aan een beurs!

U ontvangt van Flanders Investment & Trade een vrijblijvendvoorstel voor reis en verblijf, met een offerte voor
groepstransport.
4

Ter plaatse
Ter plaatse wordt u verwelkomd door de dossierbeheerder, die .
de constructie van de stand opvolgt en nagaat of alle goederen
in goede staat zijn aangekomen. Indien gewenst krijgt u hulp bij
de aankleding van uw stand. Tijdens de beurs is uw dossierbeheerder uw aanspreekpunt bij vragen of problemen.
Indien er een Vlaams Economisch Vertegenwoordiger actief
is in de regio waar de beurs plaatsvindt, zal ook hij zeker aanwezig zijn op de beurs. Maak van deze gelegenheid gebruik om
met hem van gedachten te wisselen over de markt, overinteressante contacten en over manieren om de plaatselijke
markt te bewerken. Deze eerste kennismaking zal het contact
vergemakkelijken bij de opvolging van de beursdeelname.
Na afloop van de beurs zal uw dossierbeheerder toezicht
houden op de afbouw van de groepsstand, zodat u geen tijd
verliest en onmiddellijk kan terugkeren.

5

NazorgNa de deelname ontvangt u een evaluatieformulier van
Flanders Investment & Trade over de voorbereiding en deelname. Dit laat ons toe om onze dienstverlening doorlopend teevalueren en om een beter zicht te hebben op welbepaalde
beurzen. Als wij opnieuw deelnemen aan de beurs, krijgt uvoorrang om deel te nemen.

6

Voordelen
Vaak is het financiële aspect bepalend in de keuze vanbedrijven voor een groepsdeelname. Niettemin biedt deze nog
andere belangrijke voordelen.

• Extra uitstraling: op grote beurzen is het van belang om		 ‘groot’ te zijn. Vele concurrenten zijn aanwezig en dingen		 naar de aandacht van dezelfde potentiële klanten. Het is dus
		 van levensbelang dat deze klanten u vinden. U moet gezien		 worden, door een grote stand of door op te vallen door design
		 en/of aankleding. Dit alles kost echter veel geld. Bovendien
		 valt een mooi aangeklede stand met een beperkte opper		 vlakte in het niets tussen andere, die veel groter zijn.
		 Flanders Investment & Trade biedt u de kans om hieraan te		 verhelpen. Onder het motto: ‘vele kleintjes maken één groot’ .
		 brengen we een aantal bedrijven samen, die als geheel het
		 nodige gewicht in de schaal kunnen werpen. Daarenboven
		 biedt samenwerking ook de mogelijkheid om de stand aan......
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

21Hoe neemt u deel aan een groepsstand?
Flanders Investment & Trade biedt drie vormen van
beursdeelname aan:
1 Groepsstand: Vlaamse bedrijven kunnen
tegen een gesubsidieerde prijs een oppervlakte
huren binnen de gemeenschappelijke stand.
Flanders Investment & Trade staat ter plaatse
in voor de coördinatie en catering, wat heel wat
organisatie bespaart.
2 Product sample booth: is een lichtere formule
waarbij op de beurs een ontmoetingspunt
ingericht wordt waar u uw contacten kan
ontmoeten en uw producten presenteren.
3. Onthaal-/Cataloogstand: deze formule biedt een
zeer lage instapdrempel en heeft als doelstelling
een sector te promoten op de beurzen.
Verdere uitleg over deze initiatieven en het
volledige actieprogramma is beschikbaar
op www.flandersinvestmentandtrade.beGebruik de algemene bedrijfsstrategie
als leidraad doorheen uw beursplan.

22

Help, ik neem deel aan een beurs!

		 trekkelijker te ontwerpen. U krijgt in het groepspaviljoen dus
		 alle kansen om in het oog te springen.
• Administratieve dienstverlening: tijdens de voorbereidings		 fase heeft u tal van beslissingen te nemen; in verband met de		 stand, het bedenken en uitvoeren van een beurspromotie;
		 beurscommunicatie;... Daarnaast maakt u kennis met de		 administratieve molen van de beursorganisator: u dient		 documenten te lezen, in te vullen, te ondertekenen en terug		 te sturen. Deelnamecontract, standopbouw, elektriciteit,		 aansluitingen, promotionele aanbiedingen, veiligheid,		 hostesses .... Opdat u zich kan concentreren op de essentiële .
		 aspecten van de voorbereiding, neemt Flanders Investment &		 Trade u graag administratieve en praktische		 beslommeringen uit handen.
		 Om de administratieve verrichtingen tot een minimum		 te herleiden, bezorgt Flanders Investment & Trade u alle		 informatie in gebalde versie. Vragen omtrent de aankleding		 van de stand, meubilairbenodigdheden, inlassing in de		 brochure van de beurs, toegangskaarten, etc. worden in één		 voorbereidende vergadering afgehandeld. De dossier		 beheerder staat klaar om al uw vragen te beantwoorden.
• Financieel voordelig: in de overeenkomst staat een prijs		 vermeld per vierkante meter. Deze prijs - vermenigvuldigd
		 met uw gewenste aantal m² - betaalt u als deelnamerecht:
		 een bijdrage in de kosten van Flanders Investment & Trade		 voor het organiseren van de groepsstand. Deze kosten
		 omvatten o.a. de huur van de standoppervlakte, het ereloon
		 van de architect, ontwerp en constructie van de stand door		 een gespecialiseerd bedrijf, aansluitingen voor elektriciteit, ...
		 water en communicatie, huur van meubilair, catering tijdens .
		 de beurs en nog een aantal andere zaken. De reële kost voor
		 Flanders Investment & Trade bedraagt soms tot het dubbele.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

23

2

www.arabhealthonline.com

Twaalf maanden
vóór de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

25

		

10 tips voor een goed beursbezoek

Net als deelnemers met een duidelijk doel op een
beurs staan, zo willen ook beursbezoekers een bepaald resultaat bereiken. Hoe haalt u als bezoeker
meer rendement uit uw bezoek?
1 raadpleeg de deelnemerscatalogus of de 		
website om een selectie te maken van interessante deelnemers. Hanteer een A-lijst
prioritair te bezoeken) en B-lijst (indien tijdover). Zo heeft u in tijdnood toch allebelangrijkste deelnemers ontmoet;
2 maak een afspraak met de deelnemers die ugeselecteerd heeft: dit zal u toelaten uw
tijdsgebruik optimaal te benutten;
3 registreer u op voorhand, zodat u niet in een
lange rij wachtenden terechtkomt;
4 probeer een evenwicht te vinden tussen uw
bezoek aan stands en eventuele seminaries, 		workshops, congressen, ...;
5 stippel een route uit op het beursplan en
bepaal hoeveel tijd u zal uittrekken bij elke
deelnemer;

26

Help, ik neem deel aan een beurs!

2 Twaalf maanden vóór de beurs

Organisatorisch Bezoek zelf eerst een beurs
Een beursbezoek is de eerste stap in de voorbereiding van een
beursdeelname; ongetwijfeld kan een bezoek u interessante ideeën
opleveren. Ondernemingen bezoeken beurzen veelal in het kader
van marktonderzoek: Ze willen hun marktkennis actualiseren.
Volgende vragen houden hen bezig: wat zijn de tendensen in demarkt? Wat zijn de nieuwe technologieën? Welke eerste contacten
kunnen er worden gelegd?
• Een beursbezoek vergt een degelijke voorbereiding: het is		 een investering waarbij gestreefd wordt naar maximaal
		 rendement. Veelal is het onmogelijk om alle standen te		 bezoeken. Door een goed gebruik van de deelnemers		 catalogus kunnen de meest interessante standen op voor		 hand worden geselecteerd.
• Ga naar een beurs waar uw (kandidaat-)agent, uw distribu		 teur, uw verdeler aanwezig is. Blijf er enkele uren praten.
		 U zal zien hoe hij met de bezoekers omgaat: hoe hij ze
		 ontvangt, welke boodschap hij uitdraagt, hoe de stand		 bemanning reageert. Het zal u een goed beeld geven van zijn
		 commerciële aanpak.
• Onderzoek wie er is: welke collega’s zijn aanwezig, welke
		 producten stellen ze tentoon, wat vinden ze van de beurs		 organisatoren, zijn ze tevreden over de aanwezige bezoekers?
		 Hun informatie kan bruikbare gegevens opleveren voor uw
		 toekomstige deelname.
Organisatorisch ‘To participate or not participate?’
U zoekt nieuwe klanten voor uw product. Of u wenst uw naambekendheid te verstevigen. Of uw meest directe concurrenten zijn
aanwezig en uw afwezigheid zou vragen oproepen. De redenen om
deel te nemen aan een beurs kunnen zeer divers zijn.
Niettemin dient u vooraf de voor- en nadelen van een beursdeelname te overwegen. Deze staat immers niet op zichzelf. Ze moet
passen in uw marketing- of pr-beleid. Gebruik uw marketingplan
als toetssteen voor uw afwegingen. Formuleer het doel dat u met
beursdeelname wil realiseren en integreer het in het geheel van uw
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

27

		

10 tips voor een goed beursbezoek (vervolg)

6 denk eraan om voldoende visitekaartjes
mee te nemen;
7 neem ook brochures mee van uw onderneming, zodat u uw gesprekken kan
onderbouwen en iets kan achterlaten;
8 bezoek de beurs samen met een collega: hij
bekijkt de beurs door zijn eigen bril, gekleurddoor zijn ervaringen, en samen ziet u
misschien kansen die u alleen niet ziet;
9 gebruik het gehele evenement - de beurs,
workshop, seminaries, congressen - om te
netwerken;
10 bepaal op voorhand wat u wenst te bespreken
en voorzie voor lange gesprekken een
afspraak na de beurs.

28

Help, ik neem deel aan een beurs!

marketing- of communicatieacties.
Redenen om voor een beursdeelname te kiezen:• nieuwe klanten ontmoeten die geïnteresseerd zijn in uw
		product;• contacten verstevigen met bestaande relaties;• door persoonlijke gesprekken de behoeften en		 verwachtingen checken;• naamsbekendheid en bedrijfsimago verstevigen;• nieuwe of vernieuwde producten demonstreren;• nieuwe markten aanboren;• uw product testen voor de officiële lancering;• marktonderzoek (laten) doen bij een specifieke doelgroep.
Evengoed kan u redenen hebben om niet deel te nemen:• contacten op de beurs zijn vluchtig en eenmalig: kan u geen		 gedegen follow-up garanderen, dan kan u geen succes
		boeken;• een beursdeelname is relatief duur, in vergelijking met een
		 mailing of advertentie;• een beursdeelname kost veel energie en veerkracht,		 zowel van uw standbemanning als van diegenen die de		 dagelijkse activiteiten verder verzorgen; soms zal u pas na
		 uw tweede beursdeelname een positief saldo overhouden;• ervaring leert dat de helft van de bezoekers hoogstens drie		 à vier uur op de beurs blijft omdat ze daarna ‘beursmoe’		 zijn: ze hebben genoeg hebben van de overweldigende		 hoeveelheid informatie. Dit dient u in het achterhoofd te hou		 den wanneer uw product een lange demonstratietijd vraagt;• de beurs heeft een te beperkt bereik. Tijdens uw onderzoek
		 is gebleken dat de doelgroep die de beurs bezoekt te beperkt		 is om de gemaakte kosten te dekken.
Organisatorisch De juiste beurs uitkiezen
Het grote aanbod maakt de keuze niet gemakkelijker. Bovendien is
het niet altijd mogelijk eerst een bezoek te brengen aan de beurs
die u beoogt.
Bepaal eerst aan welk type beurs u wil deelnemen:• verticale en horizontale beurzen richten zich op bedrijven.
		 Indien u meent dat een beurs met exposanten uit eenzelfde		 branche aangewezen is, kiest u voor een horizontale vak		 beurs. De bezoekers zijn dan afkomstig uit andere sectoren;• bij een verticale vakbeurs komen de deelnemers uit
		 verschillende sectoren;
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

29Soorten Beurzen:• Verticaal/horizontaal (voor bedrijven)• Publieksbeurzen• Congresgebonden beurzen

30Help, ik neem deel aan een beurs!

• indien uw doelgroep bestaat uit consumenten spreekt		 men van publieksbeurzen;• een laatste groep vormen de congresgebonden beurzen:
		 een relatief kleine groep bezoekers is geïnteresseerd in een
		 specifiek thema.
Lees meer• Over beurzen
		 - North American Fairs: www.fairsnet.org
		 - m + a: www.dfv.de		- Expobase bevat een zeer uitgebreide databank met tal			 loze gegevens over meer dan 8.000 beurzen en tentoon			 stellingen. www.expodatabase.com• Over adviezen
		 - Vakblad voor beurzen: www.expoid.be		 - Enkele interessante do’s en don’ts in het buitenland			 www.executiveplanet.com• Over standenbouwers
		 - Tweedehands standen: www.standmakelaar.com
		 - Fedustria: www.fedustria.be.
• Zoekmachines		 - Wereldwijde zoekmachine: www.expofairs.com
		 - Wereldwijde zoekmachine: www.auma.de
		 - Belgische website: www.exhibitions.be• Media		 - Moniteur du Commerce International: www.lemoci.com
		 - Duitse site: www.m-averlag.com
		 - Duitse site: www.tw-media.com• Meer informatie over specifieke beurzen vindt u bij:		 - beursorganisaties: hier kan u terecht voor waardevolle
			 informatie zoals bezoekersaantallen, -profielen, tevreden			 heidsenquêtes van deelnemers en/of bezoekers. Ook de			 deelnemerslijst voor de komende beurs kan u meestel
			 raadplegen, waardoor u een goed idee krijgt van de om			 vang van de beurs;
		 - vakbladen bespreken en analyseren voorbije en toekom			 stige vakbeurzen. Soms kan u via de journalist of redactie			 bijkomende informatie verkrijgen;		 - vakorganisaties of instellingen: via o.m. uw vakorganisatie,
			 de Kamer van Koophandel, Federale Overheidsdienst
			 Economie, kan u informatie bekomen over vakbeurzen.
			 Bij Flanders Investment & Trade kan u voor uitgebreide

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

31”If you don’t know where you’regoing, you will probably end up
somewhere else.”
Laurence J. Peter		Voer intern marktonderzoek

Om u te helpen bij het maken van de juiste keuze
kan u ook klanten en collega’s bevragen. Welke
beurs zouden zij bezoeken? Aan welke zouden zij
deelnemen? Aan welke beurs
zouden zij het grootste budget besteden?
Waarom? Zouden zij uw stand bezoeken?
Welke producten willen zij op de beurs zien? Bepaal zo of u de juiste keuze maakt voor uw onderneming.

32

Help, ik neem deel aan een beurs!

informatie terecht. Volgende vragen kunnen u helpen bij het nemenvan de beslissing of u deelneemt aan de beurs van uw keuze:• Passen uw producten bij het onderwerp van de beurs?
• Is de beurs representatief voor uw marktsegment?
• Zal de beurs uw (nieuwe of bestaande) doelgroepen lokken?
• Ziet de beursorganisator het evenement als een lokaal,
		 regionaal, nationaal of internationaal gebeuren?
• Met welke frequentie wordt de beurs georganiseerd?
		 Wat zijn de volgende data?
• Welke ondernemingen zullen deelnemen? Welke hebben zich		 reeds ingeschreven?
• Zijn er bijkomende evenementen; congressen, colloquia,		 symposia, workshops? Welke sprekers zullen aanwezig zijn?
• Welke promotiecampagne zal de beursorganisator voeren?
• Wat is het kwaliteitsniveau van de beurs? Is er voldoende		 interne/externe infrastructuur? Voldoende hotelaccommo		 datie? Hoe bereikbaar is de beurs? Zijn er voldoende		parkeermogelijkheden?
• Wanneer vindt de beurs plaats? Zijn er in die periode nog
		 gelijkaardige, concurrerende beurzen? Valt de beurs in een
		vakantieperiode?
• Hoe is het prijskaartje in verhouding tot andere beurzen?
• Welke ranking krijgt de beurs? AUMA (de Duitse federatie
		 voor beurzen en tentoonstellingen) stelt een maandelijkse
		 ranking op die te raadplegen is op http://www.auma.de.
• Evalueer correct de reis- en verblijfkosten: indien verschil		 lende beurzen in aanmerking komen, kunnen deze bepalend .
		 zijn voor uw keuze.
• Sommige beurzen evolueren in de tijd: hoe lang bestaat de		 beurs reeds in haar huidige vorm?

Organisatorisch Objectieven vooropstellen
If you don’t know where you’re going, you will probably end up
somewhere else, schreef Laurence J. Peter. Toch blijkt uit de praktijk dat 71 % van de deelnemers aan beurzen geen objectieven,noch enige strategie hebben bepaald voor hun beursdeelname.
En slechts de helft van de ondernemingen die wel doelstellingen
geformuleerd hebben, implementeren deze daadwerkelijk in hun
stand.
Anderzijds blijkt dat de deelnemers die meetbare doelstellingen
formuleren, grote successen realiseren. Het is dan ook essentieel
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

33

Vat uw planning samen op een
A4-blad met de belangrijkste mijlpalen.

34

Help, ik neem deel aan een beurs!

dat u klare objectieven vooropstelt. Opdat deze leiden tot tastbare
resultaten moeten ze voldoen aan een aantal voorwaarden:• ze moeten hun oorsprong vinden in het algemeen		marketingplan;• ze moeten vertaald worden naar zowel de interne medewer		 kers, naar de standbemanning als naar de bezoekers;• ze moeten duidelijk geformuleerd zijn;• ze moeten objectiveerbaar zijn.
De doelstellingen die u vooropstelt, geven richting aan elk aspect
van uw beursdeelname: marketing, branding, budgetten, standarchitectuur, grafieken, producten, informatie en standbemanning. Uw hoofddoelstellingen kunnen zich op verschillende vlakken
situeren:Marketing en sales:• marktinformatie vergaren over een buitenlandse markt;• een relatie opbouwen met nieuwe klanten en uw relatie met
		 bestaande klanten onderhouden;• het introductieproces van producten versnellen;• mediabelangstelling wekken;• imago opbouwen, verstevigen of bijwerken;• de verwachtingen van prospects en klanten in kaart brengen;• een uitgebreide database van prospects aanleggen;• rechtstreekse feedback inwinnen over het productgamma
		 en het bedrijfsimago;• een nieuw merk en/of product introduceren.
Uw doelstellingen kunnen de verkoopprestaties stimuleren, vooral
wanneer deze gemeten worden in termen van kwaliteit en kwantiteit van de contacten gerealiseerd door de standbemanning.
U vertaalt de algemene doelstellingen voor uw onderneming naar
individuele doelstellingen, toewijsbaar aan elk lid van de standbemanning. Onderzoek wees uit dat de verkoopprestaties als
prioritaire doelstellingen dienen vooropgesteld te worden voor een
succesvolle beursdeelname.
Industrieel:• samenwerking bevorderen of joint ventures opzetten met
		 buitenlandse partners;• nieuwe aankoopbronnen aanboren;• nieuwe partners ontmoeten, zoals agenten, vertegenwoor		 digers, distributeurs;• geïnformeerd blijven over innovaties en nieuwe technologie;• nieuwe medewerkers aanwerven.
Informatief:• verstrekken van informatie over productinnovaties en nieuwe
productietechnologieën;Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

35

		

Welke produkten tonen?

• maak gebruik van de meest recente producten;• presenteer enkel producten die u binnen
een afzienbare termijn kan leveren;• presenteer niet alleen uw nieuwste producten,
maar ook uw nieuwste productiemethoden;• zorg ervoor dat u beschikt over gedetailleerde
informatie over alle tentoongestelde producten;• wees duidelijk: indien u - als fabrikant van 		productiemachines - het resultaat toont,
omdat de machine bijvoorbeeld te omvangrijk
is, let er dan op dat men uw stand niet
bezoekt met de gedachte dat u het
eindproduct levert.

Spilfiguren op de beurs:• Projectverantwoordelijke• Standmanager• Verkoopleider
36

Help, ik neem deel aan een beurs!

• verstrekken van technische informatie.
Onderzoeken hebben aangetoond dat beurzen, meer dan enig
ander communicatiemiddel, alle bovenstaande doelstellingen
verwezenlijken.
Organisatorisch Selectie van de producten
Op basis van de doelstellingen die u vooropstelde, kan u bepalen
welke producten u gaat promoten. Wees selectief in wat u laat zien.
Selecteer de producten in functie van hun verkoopbaarheid. Indien
producten zich nog in een fase van onderzoek en ontwikkelingbevinden, dient u een juiste inschatting te maken van hun beschikbaarheid op de beurs. Het komt regelmatig voor het product nog
niet volledig productieklaar is. Vermeld dit duidelijk, want een
product in ontwikkeling kan nog evolueren inzake functionaliteit oftechnische specificaties.
Een overdaad aan tentoongestelde producten kan uw succes negatief beïnvloeden. Een beperkte selectie van producten verhoogt uw
slaagkansen. Ook wanneer het uw voornaamste doelstelling is een
nieuw product aan de man te brengen, hoeft u niet het complete
assortiment mee te nemen naar de beurs: een catalogus volstaat.
Zorg ervoor dat u de doelgroep voor uw product goed kent en dat u
weet wat de kwaliteitsvereisten zijn.
Organisatorisch Stel een projectgroep & -verantwoordelijke aan
Zodra u weet aan welke beurs u zal deelnemen met welk doel, en
met welke producten u zal uitpakken, kan u ook het meest geschikte projectteam selecteren. Een beursdeelname is een multidisciplinair gebeuren. Daarom bezit de projectverantwoordelijke volgende
profielschets:• kan een team over een lange periode leiden en		 gemotiveerd houden;• kan een evenwichtige projectgroep samenstellen met de		 nodige aandacht voor marketing en sales en financiële
		opvolging;• kan de juiste standmanagers vinden binnen de onderneming;• onderhoudt een goede relatie met de directie, om snel
		 beslissingen te kunnen nemen: inhoudelijke, financiële,		 menselijke of organisatorische.
Ook de standmanager is een spilfiguur, zowel tijdens de voorbereidingsfase als tijdens de beursdeelname. Hij zorgt niet alleen voor
de coördinatie, maar treedt ook op als bewaker van het beursHet beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

37

DENK AAN EEN BEURS- OF
PRESENTATIETRAINING!

38

Help, ik neem deel aan een beurs!

project. Tijdens de voorbereidingsfase zorgt de standmanager
ervoor dat hij:
• door de medewerkers aanvaard en erkend wordt in		 zijn/haar rol;• beschikt over autoriteit en tact;• bij paniek het hoofd koel weet te houden;• voldoende rugdekking heeft van de directie;• in staat is de standenbouwer en andere leveranciers		 duidelijk te ‘briefen’;• het budget goed kan beheren.
Dezelfde schets geldt voor degene die tijdens de beursdeelname
als kapitein op de brug staat: de verkoopleider. Hij is bovendien een
commercieel inspirator, die het team oppept om de vastgesteldetargets te halen en zo mogelijk te overtreffen.
Het team
Enthousiaste medewerkers zijn onmisbaar op de beursvloer.
Het succes van uw beursdeelname staat of valt met de bemanningvan uw stand. Zij zetten beursbezoekers aan om de stand tebezoeken en wekken belangstelling voor uw producten.
Medewerkers moeten dus goed gebekt zijn en over verkooptalentbeschikken. Voorwaarde is dat ze alle ins en outs van het productkennen. Daarnaast selecteert u hen op basis van hun professionele
en persoonlijke vaardigheden: ervaring met beurzen, talenkennis,
openheid voor uitdagingen.
Neemt u voor het eerst deel aan een beurs? Dan is een beurstraining aan te raden. Een beurs- of presentatietraining voor debeurs geeft uw medewerkers zelfvertrouwen en een positieve
impuls om uw doelstellingen te realiseren.
Soms bestaat de bezetting niet alleen uit verkoopkrachten en
accountmanagers, maar ook uit:
• directieleden;• management;• technische medewerkers;• externe ondersteunende medewerkers; vertalers,		 hostesses, ...;• de beurscoördinator, die niet alleen zorgt voor de interne
		 coördinatie tussen de medewerkers, maar ook de link legt		 met de standenbouwer en de beursorganisator;• minstens één vervanger die stand-by staat mocht één van de		 leden van het beursteam niet kunnen vertrekken. Laat deze		 vervanger ook alle voorbereidingen volgen alsof hij daadwerkelijk zou vertrekken.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

391 DAG BEURS =2 ½ NORMALE WERKDAGEN

40

Help, ik neem deel aan een beurs!

Organisatorisch Stel een draaiboek op voor de beursdagen
Maak een draaiboek voor elke beursdag. Leg alles vast vanafde opbouw tot en met de demontage van de stand. Denk aan deontvangst van speciale gasten en een sluitend werkrooster. Laat destandmanager het dagelijkse reilen en zeilen in de gaten houden.
Vermoeidheid zal de prestaties van u en van uw medewerkers verminderen. Een dag op een beurs staat ongeveer gelijk met twee en
een halve normale werkdagen. Of het uw eerste beursdeelname isof uw honderdste: intensieve gesprekken voeren in een onbekende
omgeving vergt veel van uw standbemanning. De volgende tips zullen u hierbij helpen:• Bereid uw bemanning voor: informeer de standbemanning		 ruim vooraf over de doelstellingen, het publiek, het stand		 concept, de tentoongestelde producten.
		 Wat denkt u zelf over een onderneming waar de medewer		 kers u niet professioneel kunnen informeren over de eigen		 producten? Een rollenspel kan bijzonder nuttig zijn om veel
		 voorkomende situaties gestructureerd aan te pakken.
		 Tijdens het rollenspel kan u er zich ook van verzekeren dat
		 iedereen de doelstellingen juist begrepen heeft. En boven		 dien kan u pijnlijke situaties voorkomen bij het demonstreren		 van machines of softwaretoepassingen: hou Murphy zo ver		 mogelijk van uw stand!
• Pauzes zijn belangrijk. Vermoeidheid zal de alertheid aan		 tasten. Maak uw medewerkers op voorhand duidelijk dat zij
		 elk anderhalf uur een pauze van tien minuten kunnen nemen.
		 Maak een rooster op, zodat iedereen weet wanneer hij kan
		 pauzeren. Zo zorgt u er ook voor dat de stand nooit
		 onbemand achterblijft.
• Voorzie dagelijks een Kick-off. Plan een dagelijkse korte,		 informele meeting voor de beurs begint. Overloop de		 resultaten van de vorige dag, haal markante prestaties aan
		 en neem het programma van de beursdag door.
• Roteer de taken. Probeer in de mate van het mogelijke
		 diverse taken te roteren: introductie van nieuwe contacten,
		 technische toelichting, contractbesprekingen, demonstra		 ties, onthaal … Voldoende afwisseling in de activiteiten
		 verhoogt de concentratie.
• Plan shifts voor elke medewerker. De medewerker(s) die als		 laatste de beurs verlaat, kan ’s ochtends wat later beginnen.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

41

Hoe zorgt u ervoor dat iedereen tegelijk
op de stand geraakt?
• plan een wekdienst zodat iedereen de nodige 		
tijd krijgt om zich voor te bereiden;• ontbijt samen. U kan van het ontbijt gebruik 		maken om een kick-off meeting teorganiseren;• maak zoveel mogelijk gebruik van collectief
vervoer, dit versterkt het groepsgevoel;• zorg voor voldoende nachtrust. Indien iedereen
in het zelfde hotel overnacht heeft u hierovereen betere controle. Enkel indien de standbemanning fit verschijnt, kunnen zij presteren.
• voorzie voldoende drank. U zal veel praten, in een
te droge lucht, lawaai dat u tracht te overstemmen.
Voorzie daarom voldoende water en koffie of thee
met honing ...

42

Help, ik neem deel aan een beurs!

• Voorzie competitie-elementen. Niet alle gesprekken leiden
		 tot contracten. Toch kan het nuttig zijn een competitie		 element in te bouwen. Zorg voor een gevarieerd klassement
		 waarin ook niet-kwantificeerbare prestaties worden beloond.
• Samen aankomen op de beurs. Probeer het volledige team		 in hetzelfde hotel te logeren, zeker als het ver verwijderd is		 van de beurs.
Organisatorisch Kies de standenbouwer
Velen beginnen, bij een eerste beursdeelname, al snel met het
bedenken van een ontwerp. Toch dient u zich de vraag te stellen
wat uw bijdrage zal zijn tot uw finale stand. Gaat u zelf het ontwerp
bedenken? Kan u genoeg tijd vrijmaken om hierover na te denken?
Heeft u er wel voldoende expertise mee? Beter maakt u gebruik
van standenbouwers. Verschillende actoren kunnen u helpen.
• Reclamebureau/Conceptbureau: indien u samenwerkt met
		 een reclamebureau, zijn zij de ideale partner om uw huis
		 stijl om te zetten in beurscommunicatie. Vergewis u wel van		 hun ervaring met beurzen. Indien zij zelf externe medewer		 kers inhuren, kan u overwegen om het reclamebureau enkel
		 te betrekken bij het concept.
		 Meestal zal het reclamebureau u een full service aanbieden:		 alle aspecten in verband met uw beursdeelname worden u		 onder één dak aangeboden. Vraag naar een transparante		 prijszetting: u kan de facturen ontvangen van hun toeleveran		 ciers, waarop het reclamebureau een vooraf bepaalde fee		 aanrekent. Deze meerkost kan lonen, omdat u een groot deel		 van de organisatie en coördinatie uit handen kan geven.
• Standenbouwers: hebben niet alleen de nodige kennis en		 ervaring in huis om een concept te bedenken en uit te voeren,		 maar zullen u eveneens wijzen op de gevolgen van con		 ceptuele keuzes op vlak van kostprijs, verhandelbaarheid van
		 de stand, transportkosten, ...
• Architecten en binnenhuisarchitecten kunnen een
		 interessante bijdrage leveren, maar het is aangewezen om
		 gelijktijdig samen te werken met een standenbouwer.
• Beursorganisatoren kunnen u verder helpen indien u enkel
		 gebruikt maakt van standaardelementen zoals stoelen,		 vloerbekleding, witte wanden, balies, kasten, standaard		 verlichting, ... Probeer te vermijden enkel standaard		 materiaal te gebruiken: het is niet bevorderlijk voor uw
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

43

		

Wie kan u helpen bij de keuze?

Informatie over Belgische standenbouwers
vindt u bij:
• EXPOBEL vzw;
• Belgische federatie van Tentoonstellingsactiviteiten;• Febelhout

44

Help, ik neem deel aan een beurs!

		ima.go om uw onderneming als een ‘grijze muis’ te profileren:		 aandacht trekken blijft de boodschap...
Let op de lokale wetgeving!
Wellicht verkiest u dat uw vertrouwde standenbouwer de open afbouw kan verzekeren van uw stand. In sommige continenten kan dit leiden tot problemen of is dit zelfs onmogelijk:• EU en EER: Belgische standenbouwers kunnen in alle lid		 staten opdrachten uitvoeren;• Noord-Amerika: de strenge arbeidswetgeving maakt het
		 moeilijk, soms onmogelijk, om met buitenlandse standen		 bouwers te werken. Zelfs het persoonlijk binnenbrengen van
		 kleine voorwerpen is onderworpen aan een strenge		reglementering;• Noord- en Centraal-Afrika: Belgische standenbouwers
		 kunnen opdrachten uitvoeren;• Azië, Oceanië: vanwege de hoge reis- en vervoerskosten is		 het aangewezen een beroep te doen op lokale standen		 bouwers. Indien u een zeer complexe of delicaat op te		 bouwen stand opstuurt, kan u een medewerker van de		 Belgische standenbouwer laten meereizen om ter plaatse
		 de lokale standenbouwer bij te staan.
Organisatorisch Bevestig de huur van de standoppervlakte
Bestudeer, vooraleer u standruimte reserveert, de plattegrond van
de beurs. Hou hierbij de voor- en nadelen van bepaalde plaatsen in
het achterhoofd. Tot de betere standplaatsen behoren onder meer
een kop- of hoekstand aan het begin of het kruispunt van hoofdgangen, een stand in de lengte van een rij, een eilandstand of een
stand met drie open zijden.
Een tweede criterium voor de keuze van uw locatie, is uw plaats ten
opzichte van andere exposanten. Wenst u bijvoorbeeld een ruimte
in de buurt van uw concurrent? Of verkiest u in de buurt van een
exposant met complementaire activiteiten te reserveren?
Een derde criterium is de locatie van uw stand ten opzichte vanactiviteiten of diensten aangeboden door de beursorganisator.
Indien uw stand bijvoorbeeld te klein is om bezoekers te ontvangenvoor een hapje en een drankje, kan u kiezen voor een stand in debuurt van het restaurant. Ook de nabijheid van een conferentiezaal
heeft een positieve invloed. Indien op de beurs een podium voorzien is kan u, voor de zichtbaarheid van uw stand, opteren voor een
locatie in de buurt van het podium. Hou er wel rekening mee dat
dergelijke activiteiten kunnen zorgen voor geluidsoverlast.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

45

		

TIPS voor een goede locatie...

• hoe sneller u beslist een standruimte te 		huren, hoe meer kans u maakt op delocatie die u wenst. Indien u die niet kan
bemachtigen, kan het lonen om contact op
te nemen met de exposant die ze huurt.
Misschien is deze wel te vinden voor
een ruil;• informeer bij het vastleggen van de locatie
onmiddellijk naar het intern reglement
van de beurs. Dit kan van belang zijnvoor uw standconcept, waarbij eventueel
rekening dient gehouden met:
• de maximale hoogte;• de beschikbaarheid van de technische 			voorzieningen (elektriciteit, water, ...);• het maximale toegelaten gewicht per m²;• speciale veiligheidsvoorschriften in verband 		
met gassen, machines, .... De karakteristieken van de beurshal, zoals de hoogte van het
plafond, de toegangen en de doorgangen, ende nooduitgangen dienen allemaal
beschouwd te worden bij het standontwerp.

Ruwe kostenschatting beurs:
10 x huur standoppervlakte
46

Help, ik neem deel aan een beurs!

Te vermijden!
• Een stand in een doodlopende gang;• Een afgezonderde stand of een ingesloten stand, bijvoorbeeld
		 in een hoek tussen twee andere stands.
• Een stand in een gang met enkel stands langs één kant;		 Wel kan u vaak onderhandelen met de beursorganisator over .
		 de prijs van minder aantrekkelijke locaties op de beursvloer.
Naargelang de locatie die u selecteert, zal uw stand een bepaalde
vorm aannemen:• Gangstand/Wandstand (1 zijde naar de gang):
		 - voordeel: maximale wandruimte;		 - nadeel: niet zo sterke zichtbaarheid.
• Hoekstand (2 zijden naar de gang):
		 - voordeel: verkeer van 2 kruisende gangpaden.
• Kopstand (3 zijden naar de gang):
		 - voordelen: zichtbaarheid, verkeer van 3 gangpaden;		 - nadeel: beperkte wandruimte.
• Eilandstand ( 4 zijden naar de gang);
		 - voordeel: grote zichtbaarheid;
		 - nadelen: geen wandruimte: gebruik van presentatie			 meubelen is noodzakelijk.
Uiteraard is de vorm van uw stand bepalend voor de zichtbaarheid
ervan. De huurprijs per m² varieert meestal in functie van delocatie en de vorm van uw stand.
Organisatorisch Bepaal uw budget‘De cost gaet voor de baet uit’! zegt het oude Hollandse koopmanscredo van Jacob Cats, om aan te manen tot zuinigheid. Toch is het
moeilijk om een gemiddelde kost te bepalen voor een beursdeelname. Deze is immers afhankelijk van tal van parameters: deomvang van de stand, het type beurs, de locatie van de beurs, ...
Het is niet uitgesloten dat de marketingkosten hoger liggen dan dievoor de stand zelf; of dat de reis- en verblijfkosten duurder
uitvallen dan de huur van de standruimte.
Niettegenstaande maken experts een ruwe kostenschatting: detotale kost voor beursdeelname bedraagt meestal tienmaal de huur
van de standoppervlakte. Het loon van de standbemanning is hierniet inbegrepen.
Het budget dat u vrijmaakt, is onlosmakelijk verbonden met dereturn on investment die u beoogt. Het is een onmogelijke zaakom uw budget voor de beursdeelname te verdedigen als u niet kan
aantonen wat de opbrengsten voor uw bedrijf zullen zijn.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

47Voor een sluitend budget:• Voorbereidingen archiveren• Transportkosten beperken• Op-en afbouwkosten beperken• Opslagkosten beperken

Bekijk de beursdeelname vanuit een
ruim perspectief: heb oog voor decommunicatie, de uitnodigingen,het financiële aspect, ...

48

Help, ik neem deel aan een beurs!

Zorg er daarom voor dat uw budget alle posten bevat en dat het zo
accuraat mogelijk is. Het is al te ontgoochelend om achteraf vast
te stellen dat het eindresultaat, ondanks de positieve resultaten
geboekt op de beurs, tegenvalt door een onnauwkeurige budgettering.
Een correct budget opstellen is één zaak. Maar het vrijwaren is een
andere zaak! Het projectteam en de standmanager spelen hierbij
een belangrijk rol: beiden moeten instaan voor de bescherming
van het budget. Indien er belangrijke bijkomende kosten worden
gevergd, is het best om deze beslissing niet over te laten aan één
persoon, maar ze in team te nemen. Informeer ook uw medewerkers wanneer het gaat om een belangrijk bedrag.
Tips voor een sluitend budget
1. Archiveer uw voorbereidingen
Archiveer alle documenten die u gebruikt bij het opmaken
van uw budget. Deze zullen u toelaten om het bij een volgende beurs te verfijnen. Bewaar ook prijsoffertes van toeleveranciers die u niet selecteert: zij kunnen hun nut in detoekomst bewijzen. Archiveer de evaluatie van de beurs en deleveranciers, want deze vormen een zeer nuttige informatiebron. De documenten kunnen ook helpen wanneer devolgende beurs door andere of nieuwe medewerkers georganiseerd wordt. Zo benut u opgedane ervaring maximaal.
2. Beperk transportkosten
Transportkosten zijn afhankelijk van het gewicht van de standen het volume van de stand. Ze kunnen oplopen tot een belangrijke kost.
3. Beperk op- en afbouwkosten
De kosten voor de op- en afbouw worden mede bepaald door decomplexiteit van uw stand. Bestaat deze uit veel kleine of losse
onderdelen en vraagt hij veel tijd om de stand in elkaar tezetten? Zijn er ingewikkeld gereedschap of specifieke vaklui
voor nodig? Zijn er hoogwerkers of ander kostbaar materieel
nodig? Hou er rekening mee bij het budgetteren.
4. Opslagkosten kunnen torenhoog oplopen
Opslagkosten worden bepaald door de grootte en de hoeveelheid van het materiaal. Als de onderdelen in compacte
containers kunnen, vergen ze minder laadruimte, wat scheelt
in de kosten.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen49²BudgetReële kost

STAND
ontwerp (honoraria van de architect,
standenbouwer, publiciteitsagentschap)bouw en proefopstelling van de standmontage en demontagetransportkosten
huur of koop van meubilair, apparatuur,
decoratie, ...
huur standoppervlakte (per m2)• service- en schoonmaakkosten• nutsvoorzieningen (elektriciteit,		 water, telefoon, fax, internet, ...
• tentoonstellingsgoederen• standbewaking
PUBLIC RELATIONS
huur zalen (conferentie, workshop, cocktail,seminarie, persvoorstelling)
persmappen (ontwerp, vertaling, drukwerk)
uitnodigingen (ontwerp, vertaling, drukwerk)
toegangskaarten
relatiegeschenken
mailings (ontwerp, vertaling, drukwerk)
decoratie
buffet en dranken
onthaalmonsters/stalen
PERSONEEL
standbemanning interne medewerkers
standbemanning externe medewerkers
hostesses
standanimator
standmanager
tolk
reiskosten
hotelkosten
50

Help, ik neem deel aan een beurs!

Vertrek van uw kostenstructuur
Bij het opstellen van een budget kan u onderstaande structuur als
leidraad gebruiken. Sommige kosten zijn duidelijk budgetteerbaar,
zoals de huurprijs per m² of de kosten van het promotiemateriaal.
Andere kosten zijn minder helder: de tijd die u besteedt aan gesprekken met de medewerkers over de organisatie, de vergaderingen met de standenbouwer, de reistijd, de selectie en het verpakken van de tentoongestelde producten, ....
Wanneer u de tabel op pagina 50 en 52 invult, krijgt u een nauwkeurig beeld van de kostprijs. U kan dit budget opnemen in uw
financiële planning. Zo vermijdt u verrassingen op het ogenblik dat
de uitgaven effectief moeten gebeuren.
De vermelde kostenposten kan u aanvullen met:
• uw voorziene budget per post;• btw & taksen, indien deze niet kunnen teruggevorderd
worden (BTW buiten EU ≠ recupereerbaar!)• steunmaatregelen: tussenkomst van overheidsinstelling(en);• reële kost: werkelijk uitgegeven bedrag.
Zo beschikt u over een instrument dat toelaat de kosten af tevinken tegenover mogelijke steunmaatregelen van overheidsinstellingen (en/of mogelijke privé-partners die uw initiatief sponsoren).
Na deze oefening heeft u de kosten zo nauwkeurig mogelijk ingeschat. Verwacht u nu nog iets anders? Uiteraard! U gaat dezekosten afwegen tegen de gewenste opbrengsten. De return on
investment vormt de economisch noodzakelijke tegenpool voor devoorziene kosten. U zal deze pas kunnen berekenen nadat u een
volledige inventarisatie heeft gemaakt van alle kosten en van alle
opbrengsten. (zie verder)
Na de beurs kan u een evaluatie maken van uw budgettering. Oefening baart kunst: bij uw eerste beursdeelnames zal u een aantal
kosten misschien niet budgetteren of te laag inschatten. Hieruit
trekt u ongetwijfeld lessen voor de toekomst.

Deze opsomming is niet exhaustief. Voorzie een reserve van 10 %voor niet-voorziene kosten. Hou er ook rekening mee dat btw inlanden buiten de EU niet recupereerbaar is.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

51BudgetReële kostPERSONEEL (vervolg)
verplaatsingen ter plaatse
representatiekosten
back-office interne medewerkers
back-office externe medewerkers

MARKETING & PROMOTIE
marktonderzoek
drukwerk• brochure• catalogus• technische fiche• bezoekersfiche• uitnodigingen• mailings
vertalingen
entreekaarten
follow-up activiteiten• versturen van gevraagde info/stalen• dankwoord• telefonische afsluiting

DIVERSEN
deelname symposia, workshops, colloquia, ...
parkeerkaarten
hotelaccommodatie
douane (ATA-Carnet)
verzekeringen• goederen• annulatieverzekeringen reis, verblijf, ...
• stand• bemanning• burgerlijke aansprakelijkheid
kosten aan de tentoongestelde producten• aanpassingen• transport• herconditioneren52

Help, ik neem deel aan een beurs!

Is een dure stand een garantie voor succes?
Zoals gemeld, kan geen standaardbudget voorzien worden voor een
beursdeelname. Bezoekers vallen niet per se voor een ‘dure’ stand:creativiteit en originaliteit doen wonderen. De kans op welslagenneemt toe wanneer u bij de voorbereiding extra inspanningen levert
op creatief gebied veeleer dan op het financiële vlak.
Trouwens, staar u niet blind op de inrichting van de stand; hou
voldoende tijd en energie over om de juiste bezoeker op uw stand te
krijgen. Indien u onvoldoende middelen aan de stand kan spenderen, concentreer u dan op de communicatie met de bezoeker voor
de beurs aanvangt.
Enkele richtprijzen
Hieronder geven we enkele gemiddelde richtprijzen mee.
De reële kosten variëren echter sterk.
Huurprijs standruimte..................gemiddeld € 250 tot € 350 per m²
Conventionele standbouw.............gemiddeld €250 tot € 350 per m²
Systeembouw ...............................gemiddeld € 150 tot € 250 per m²
Administratiekosten ................................gemiddeld € 250 tot € 350
Noot: Meestal bedraagt de minimumoppervlakte 9, 12 of 15 m².
Subsidieregeling, voor u!
De Vlaamse overheid wil ondernemingen stimuleren om deel te nemen aan internationale jaar- en vakbeurzen. Het ligt voor de hand
dat een voorstelling aan een geïnteresseerd publiek onontbeerlijk
is om uw producten en diensten aan de man te brengen. Flanders
Investment & Trade kan u financieel ondersteunen bij deelname
aan beurzen.
De criteria gehanteerd om subsidies toe te kennen en de hoogte
van de tussenkomst vindt u op de website
www.flandersinvestmentandtrade.be, alsook alle informatie en
aanvraagformulieren. De subsidieregeling is er voor u. Maak er
gebruik van.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

53

		

Eerst b-2-b!

Wanneer u zich voor het eerst op een
buitenlandse markt begeeft, legt u defocus het best op uw businessrelaties.
De investeringen op het vlak vancommunicatie zijn minder aanzienlijk
en de informatie die u via mogelijke
partners krijgt over de markt zal u toelaten
gerichte acties te ondernemen.

54Help, ik neem deel aan een beurs!

Marketing en sales Bepaal uw doelgroepen
Het bepalen van uw doelgroepen volgt uit de doelstellingen die uvooropstelt. Stel dat u twee doelstellingen heeft: enerzijds wil u een
verdeler vinden op een buitenlandse markt, anderzijds wil u het
product voorstellen aan de eindgebruiker. Dan heeft u twee onderscheiden doelgroepen: enerzijds mogelijke verdelers en anderzijds
consumenten.
Het bepalen van uw doelgroepen heeft verregaande gevolgen:• op uw standontwerp: dit houdt rekening met de specifieke
		 vereisten van uw doelgroepen. Zo kan u een ontvangstruimte
		 inrichten voor gesprekken met mogelijke verdelers terwijl u		 voor consumenten displays voorziet om brochures te		plaatsen;• op uw communicatie: voor het event zal u wellicht een
		 advertentie in een vakblad voor de verdeler plaatsen én		 campagne voeren in bladen voor consumenten;• op uw standbemanning: uw account manager kan gesprek		 ken voeren met kandidaat-verdelers terwijl verkopers de		 consumenten te woord staan.
Marketing en sales Bepaal uw beursconcept
Bij het bedenken van een beursconcept moet u rekening houden
met het complexe samengaan van informatieverstrekking,communicatie en entertainment. Met deze mix kan u de vijf zintuigen van de bezoeker bespelen. Ongeacht de grootte van de standen de financiële mogelijkheden vindt u al deze elementen terug inhet beursconcept: het is een sleutelelement in het succes van uw
beursdeelname.
Het beursconcept wordt bepaald door de objectieven die u gesteld
heeft voor de beursdeelname. Het vertrekt van de vraag “watwillen we met deze stand bereiken?” De eerste kenmerken zijn
de afmetingen en de locatie op de beursvloer. Afhankelijk van debeursdoelstellingen, kan u het standconcept benaderen vanuit 4verschillende standpunten:
1.		
			
			
			
2.		
			
			
			

Een productgeoriënteerde positionering: heeft als doel detechnische aspecten van de producten te onderstrepen.
Studies hebben aangetoond dat 75 % van alle deelnemers
dit concept toepast.
Een oplossingsgeoriënteerde positionering: wil de communicatie richten op klantgeoriënteerde oplossingen.
Zo’n 70 % van de deelnemers poogt dit concept in hun
standontwerp te implementeren.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

55Voorzie opbergruimte
Voorzie op uw stand steeds een opbergruimte of kast. Deze opbergruimte is niet alleen nodig om uw stand vrij te houden van
persoonlijke spullen, maar ook om diefstal tevoorkomen; u zal naast paraplu’s en kledingstukken meestal ook één ofmeerdere laptops meenemen op de stand.

56

Help, ik neem deel aan een beurs!

3.		
			
			
4.		
			

Een communicatie- & eventgeoriënteerde positionering:
wil de aandacht van de bezoeker vestigen op een emotie.
33 % van de deelnemers maakt gebruik van dit concept.
Een competitief georiënteerde positionering: hiermee wilde deelnemer zich onderscheiden van sectorgenoten.

Afhankelijk van de vooropgestelde doelstellingen kan u één ofmeerdere positioneringsconcepten integreren in uw standontwerp.
U kan gebruik maken van uiteenlopende presentatiemiddelen:modellen, schema’s, foto’s, video’s en presentaties door beroepsacteurs. Ook een originele actie behoort tot de mogelijkheden. Zorg
er wel voor dat deze middelen de communicatie met de bezoekers
niet hinderen.
De doelstellingen die u vooropstelde, bepalen ook de invulling van
uw stand. Vaak zijn verschillende functies geïntegreerd:• algemene stand: de nadruk wordt gelegd op de tentoon		 gestelde producten;• demonstratiestand: wordt ingericht zodat de producten op
		 een gemakkelijk toegankelijke wijze aan de bezoeker kunnen
		 worden gedemonstreerd (vb machines);• onthaalstand: weinig of geen producten vermits er
		 commerciële en technische gesprekken worden beoogd.
Geef een plaats aan de 3 zones
Afhankelijk van de standoppervlakte, worden drie zones ingericht:
1. De passieve zone: de aandacht van de bezoeker wordt hier			 gericht op de stand. Het ontwerp van deze zone moet de			 stand onderscheiden van andere. Het gebruik van eye			 catchers wekt de interesse van de bezoeker.
2. De actieve zone: hier wordt de bezoeker aangesproken 			 Amerikanen gebruiken in dit kader de term “acquisition” 			 en er wordt geïnformeerd naar zijn interesses.
3. De onderhandelingszone laat toe uw producten toe te			 lichten en eventueel te onderhandelen. Deze zone kan best			 rustig ingericht worden, om gesprekken te voeren in een
			 aangename sfeer.
Tips voor een homogeen standontwerp• maak consequent gebruik van het bedrijfslogo;• richt de stand in met de gebruikelijke kleuren van uw onder		 neming en hou rekening met uw huisstijl;• maak gebruik van een consequent ontwerp voor de informatie		 verdeling op de stand (catalogus, brochures, beeldvorming);• de lay-out van de stand beantwoordt consequent aan de		doelstellingen;• de standbemanning treedt op in overeenstemming met deHet beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

57

58

Help, ik neem deel aan een beurs!

ondernemingsfilosofie;• de communicatie met en informatie van de bezoeker vormen
		 de hoofdbekommernis van de beursdeelname. In dit opzicht		 spelen de selectie van de tentoongestelde producten, de
informatie, de organisatie en de kwalificatie van de stand		 bemanning een belangrijke rol. Een stand met als doel de		 communicatie met de bezoeker aan te zwengelen, zal de inter		 actie benadrukken. Terwijl een stand om informatie te		 verspreiden het imago van de onderneming zal benadrukken.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

59

3

www.bauma.de

Zes maanden
vóór de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

61

Wees proactief: laat weten dat u gaat
deelnemen aan uw klanten, leveranciers,
potentiële klanten, de media, ...

De termijn voor het reserveren is sterk
afhankelijk van het succes van een beurs:
soms dient u ruim een jaar op voorhand tereserveren.

62

Help, ik neem deel aan een beurs!

3 Zes maanden vóór de beurs

Organisatorisch Hotelreservatie
Wanneer u tijdig reserveert, heeft u niet alleen meer keuze, maar
kan u ook een hotel in de onmiddellijke omgeving van de beurslocatie vinden. Als er bovenop het drukke beursschema nog
dagelijks een lange rit bovenop komt, weegt dit op de prestaties vande deelnemers. Hou er rekening mee dat uw medewerkers in een
vreemde omgeving terecht komen. Na een inspannende beursdag
kan het motiverend zijn om over enig comfort te beschikken, zodat
zij de volgende dag met evenveel motivatie en enthousiasme een
nieuwe beursdag aanvangen.
Marketing en sales Keuze van de externe bemanningOm verschillende redenen kan u een beroep doen op een externe
bemanning: er zijn onvoldoende interne werknemers beschikbaar
om aan de beurs deel te nemen of er is een taalbarrière. Hou er
rekening mee dat de bezoeker geen onderscheid maakt tusseninterne en externe medewerkers. Hij verwacht van allen hetzelfde
professionalisme.
Doet u een beroep op een Belgisch uitzendbureau, dan kan het
nuttig zijn om te informeren of dit filialen of partners heeft in het
land waar u aan de beurs deelneemt.
U zal voldoende tijd moeten voorzien om de juiste medewerkers
te vinden en voor te bereiden. U kan hen documentatie opsturen,
laten lezen en vervolgens contact opnemen om uit te maken of zij
alles goed begrepen hebben. Probeer de externe medewerkers zo
goed mogelijk te integreren in het team: een korte voorstelling vanalle leden kan het ijs breken.
Marketing en sales Opleiding van de standbemanning
Omdat de standbemanning niet alleen uit doorgewinterde verkoopmedewerkers bestaat, draagt een opleiding van de standbemanning bij tot het commercieel succes van een beurs.
Voor een goede communicatie• Stel geen gesloten vragen. Vragen die met ‘ja’ of ‘nee’ kunnen
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

63

LET OP UW LICHAAMSTAAL!

64

Help, ik neem deel aan een beurs!

beantwoord worden, leiden tot zeer korte gesprekken;• Wees niet opdringerig. De bezoeker is op zoek naar een
		 oplossing voor zijn probleem: laat hem eerst aan het woord en
		 wees niet opdringerig met verkoopargumenten;• Heb aandacht voor lichaamstaal. Die kan een andere bood		 schap overbrengen dan wat uw bezoeker vertelt. Let ook op uw
		 eigen lichaamstaal:
		 - uw stem weerspiegelt uw stemming. Door uw intonatie te			 variëren, houdt u de aandacht vast;		 - uw gezichtsuitdrukking: als u oogcontact maakt, drukt u uw ...
			 interesse voor uw gesprekspartner uit;		 - uw lichaamshouding geeft een signaal aan de bezoeker.
			 Een gesloten houding, bijvoorbeeld gekruiste armen of ‘de			 cipiershouding’ sluit de bezoeker uit.
• Ratel uw verkooppraatje niet af. Beursbezoekers hebben een
		 hekel aan een opdringerige standbemanning. Luister naar zijn		 verhaal alvorens u uw verkoopargumenten afvuurt;• Zorg voor kwaliteit. Zorg ervoor dat u meer over uw bezoeker te		 weten komt. In welke producten is hij geïnteresseerd?
		 Wanneer? Kent hij de producten van uw bedrijf? Met deze info
		 kan u een persoonlijk verkoopverhaal opbouwen;• Hou productpresentaties kort. Bezoekers kunnen het zich vaak
		 niet permitteren om een uur op uw stand rond te hangen. Zorg
		 voor korte en krachtige presentaties en maak eventueel een
		vervolgafspraak;• Schrijf prospects niet te snel af. Met alleen badges lezen komt u		 er niet. Praat met standbezoekers om na te gaan wat ze zoeken.
		 Laat hen ook niet direct vallen als blijkt dat ze niet genoeg
		 budget hebben. Hun situatie kan veranderen.
Zorg ervoor dat u effectief kan demonstreren
Vermits u aanzienlijke financiële middelen inzet, moet u ervoor
zorgen deze goed te gebruiken. Volgende vragen helpen u bij het
effectief demonstreren:
1. Wat wil u over uw product vertellen?
			 - weet wie uw doelgroep is;			 - hou het bij twee tot drie boodschappen;			 -.vertel wat men nodig heeft bij het gebruik van uw product.
2.
			
			
			
			
			

Wat zijn de voordelen voor de gebruikers?
Vaak leggen exposanten de nadruk op wat het product is,kan, bevat. Maar uw klant wil de voordelen kennen. Levert
het hem of haar tijdswinst of kostenbesparing op? Helpthet product om efficiënter te werken? Zorg ervoor dat u
hierop antwoordt.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

65Duur van een presentatie:
MAX 10 MINUTEN!

66

Help, ik neem deel aan een beurs!

3. Hoelang duurt uw demonstratie?
			 De openingstijden zijn niet rekbaar, het aantal mede			 werkers op de stand is eveneens beperkt en bezoekers wil			 len niet lang wachten om geholpen te worden. Beperk
			 daarom uw demonstratie tot maximaal 10 minuten. Is het
			 onmogelijk om uw product volledig te demonstreren?
			 Maak een afspraak met geïnteresseerden voor een
			 verkoopbezoek.
			 Duur presentatie: maximaal 10 min.
			 Gebruik deze 10 minuten niet enkel om uw informatie over			 te brengen. Evalueer de bezoeker: toont hij interesse?
			 Begrijpt hij uw uitleg? Is het een concurrent of potentiële
			 klant? Om deze vragen te beantwoorden, is oogcontact
			 zeer belangrijk. Beperk het tot vijf seconden per keer om			 niet opdringerig over te komen.
Maakt u gebruik van premiums? Bied dan een artikel aan dat een
band heeft met uw product. Zorg ervoor dat uw bedrijfsgegevens
erop vermeld zijn. Gebruik de premium als ‘beloning’ voor bezoekers die de tijd hebben genomen om uw demonstratie bij te wonen.
Marketing en sales Standconcept in detail afwerken
Ga na of u alle materialen en expositiesystemen voor de beursdeelname ter beschikking heeft of zal hebben:• beurswand, paneelwanden of tweezijdige wanden, die worden		 afgewerkt met full color prints of nylon en waarop u met klit		 tenband afbeeldingen of voorwerpen kan monteren;• brochurehouders;• balies, mogelijke onderdelen:		 - kastfunctie,
		 - rondom te voorzien van fotowerk,
		 - presentatiebalie,		 - werkbladhoogte,• vloer;• informatiezuilen;• audiovisuele hulpmiddelen:		 - tv-monitor of videoprojector. Op beurzen is er veel licht.
			 Zorg ervoor dat u ofwel over een sterke videoprojector
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

67

		

Tips om kosten te besparen

1. De complexiteit en het gewicht van uw
beursstand zullen niet alleen bepalend zijnvoor de transportkosten. Ook uw hotelkosten kunnen hierdoor oplopen: bij een complexe stand zal u één of meerdere dagen voor
de beursopening aanwezig moeten zijn als uzelf de stand (mee) opbouwt.
2. Kiest u voor de aankoop van beursmaterialen, hou dan rekening met onderstaande kenmerken om het transport zo
goedkoop mogelijk te houden:• lichtgewicht;• modulair, schaalbaar (hou er rekening
mee dat niet alle beurzen hetzelfde
oppervlak ter beschikking stellen of dat
u in functie van de kostprijs het oppervlak groter of kleiner wenst);• duurzaamheid van de gebruiktematerialen;• flexibiliteit;• eenvoud (monteerbaar met een minimumof zelfs liefst zonder gereedschap: bijvoorbeeld met een kliksysteem);• snelle montage.

68

Help, ik neem deel aan een beurs!

			 beschikt ofwel het projectiescherm beschermt tegen			 strooilicht, zodat de beelden niet flets overkomen;
		 - videopresentatie indien het onmogelijk is om uw product			 te demonstreren op een beurs. Niet alleen uw tijd is kost			 baar, ook de bezoeker wil zo efficiënt mogelijk de beurs			 bezoeken. Beperk de presentatie daarom tot 2 à 3 minuten.
			 Voorzie verschillende presentaties afhankelijk van het type			 bezoeker;
		 - hou rekening met de verschillende internationale			 standaarden indien u gebruik maakt van dvd’s.
• Verlichting:		 - voorzie eventueel masten om de verlichting aan te			 bevestigen;		 - accentueer met de verlichting bepaalde delen van de stand,			 plaats producten “in the spotlight”;
		 - hou bij een videoprojectie rekening met de storende licht			 inval op het scherm;		 - met licht creëert u sfeer en sensatie: u kan terecht bij
			 lichtverhuurbedrijven voor advies.
Indien u niet opteert voor een gepersonaliseerde stand, kan umateriaal huren of aankopen bij de organisator van de beurs.
Een nadeel hiervan is dat u uw stand moeilijk zal kunnen onderscheiden van andere standaardstanden. Daartegenover staat degeringere kostprijs; het ontbreken van beslommeringen om beursmaterialen ter plaatse te krijgen; het vermijden van transportkosten.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

69

4

www.mobileworldcongress.com

Vier maanden
vóór de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

71

TIPS voor veiligheid• Stop uw cash geld en kredietkaart
nooit in dezelfde portefeuille;• huur een hotelkluis voor uw
waardevolle documenten.

72Help, ik neem deel aan een beurs!

4 Vier maanden vóór de beurs

Organisatorisch Controleer uw materiaal• Kan het zonder beperkingen gebruikt worden op de beurs?
• Is er een speciale verpakking nodig voor het transport?
• Zijn aanpassingen nodig uit veiligheidsoverwegingen,		 compatibiliteit met het stroomnet?
• Zijn tijdelijke uitvoerlicenties nodig?
• Heeft de standbemanning voldoende kunnen trainen met
		 de voorgestelde versie van het product?
Reserveer transport voor uw beursmateriaal
Informeer bij uw transporteur of hij ervaring heeft met het
transport van beursmateriaal. Niet alleen de administratieveafhandeling is belangrijk, ook de manier waarop het fysieke
transport van de stand en de producten plaatsvindt.
Organisatorisch Evalueer uw standU krijgt slechts eenmaal de kans om de stand te evalueren voor deaanvang van de beurs. Betrek zoveel mogelijk medewerkers bij depresentatie:• laat de standbemanning op de stand trainen: zij zullen		 misschien zaken ontdekken waar niet aan gedacht is;• nodig de directieleden uit om na te gaan of de stand		 beantwoordt aan hun verwachtingen;• laat medewerkers van de productie de tentoongestelde		 producten installeren. Indien deze nog niet beschikbaar zijn,
		 controleer dan of de afmetingen van de stand kloppen.
Organisatorisch Zorg voor documenten
Ga na of een paspoort/visum nodig is. Controleer de geldigheidsduur van uw paspoort. Vergeet niet:• de belangrijkste adressen steeds bij de hand te hebben:
		 gegevens van het hotel, beursgebouw, contactpersoon; best		 geschreven in de plaatselijke taal;• genoeg visitekaartjes mee te nemen, ook in de lokale taal;• kopieën van belangrijke documenten: correspondentie met
		 de beursorganisator, ATA-carnet, het contract en eventuele
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen73

To do:
1. Materiaal controleren
2. Transport reserveren
3. Stand evalueren
4. Voor documenten zorgen

Follow up begint vóór de beurs!
•
•
•
•

74

Bezoekersfiches maken
Proactief werken
Leads centraliseren
Telefonisch contact voorzien

Help, ik neem deel aan een beurs!

		 bevestigingen van betalingen, vrachtcontracten,
		 vergunningen, etc.;• bewijs van aansluiting bij ziekenfonds (Formulier E111);• een kopie van uw paspoort in elk stuk bagage;• de gegevens van de dichtstbijzijnde ambassade of consulaat.
Organisatorisch De follow-up van de beurs
Wenst u uw moeite en investering maximaal te laten renderen, danstart u al met de follow-up van de beurs voor uw vertrek. Want bij
uw terugkomst ligt er niet alleen een berg werk te wachten. De
leden van uw standbemanning zullen graag enkele dagen vrij willen
nemen. Redenen genoeg om de follow-up voor de aanvang van debeurs gedetailleerd uit te werken.
Maak bezoekersfiches, met minimaal volgende velden:• Naam van de beurs;• Nummer (een doorlopende nummering laat toe na te gaan of
		 er bezoekersfiches ontbreken);• Gegevens van de bezoeker (naam, adres, functie, telefoon,		 e-mail). Het is handig om ruimte te voorzien waar u een
		 visitekaartje kan vasthechten in plaats van de gegevens te		noteren;• Datum van het gesprek: deze informatie laat u niet alleen toe		 om in latere correspondentie te verwijzen naar het gesprek,		 maar geeft ook een beeld van het verloop van de beurs;• Gesprekspartner 1: eerste contactpersoon;• Gesprekspartner 2: in te vullen wanneer uw bezoeker ook		 met een tweede lid van de standbemanning heeft gesproken;• Bezoekersprofiel: Nieuw contact – Klant - Aankoper – Agent
		 Consument – Importeur - Groothandelaar – Consultant;• Sector;• Prioriteit: hoog – gemiddeld – laag;• Gespreksonderwerp: korte samenvatting. Het is interessant		 om de vraag van de bezoeker te herformuleren, zodat er
		 nadien geen misverstanden ontstaan;• Korte beoordeling en impressie. Helpt om u het gesprek
		 te herinneren;• Follow-up: nazorg, wat verwacht de bezoeker? Documentatie
		 toesturen - Afspraak maken - Offerte sturen
		 Pro forma factuur zenden - Bestelling bevestigen.
Werk proactief• Voorzie op de bezoekersfiche verschillende profielen en
		 prioriteiten, op basis waarvan u leads indeelt;• Maak informatiepakketten klaar:Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen75Hou bij uw standontwerp steeds rekening
met de functionaliteit van de drie zones:de passieve, actieve en onderhandelingszone.

76

Help, ik neem deel aan een beurs!

		 - voorzie een totaalpakket: informatie over zowel de			 onderneming als over de producten;
		 - voorzie een pakket met enkel productinformatie;
		 - sommige leads moet u enkel bedanken voor hun
			 aanwezigheid.
• De opsplitsing van uw bezoekersgroepen is ook handig als u		 dure productstalen opstuurt: wie zal er zeker één krijgen, wie		 krijgt er enkel indien u over voldoende stalen beschikt?
• Zo raakt u niet bedolven onder het bijkomende werkvolume:		 dit zal de kwaliteit van uw nazorg zeker ten goede komen.
Centraliseer leads
De stand- of leadmanager zal ervoor zorgen dat alle bezoekersfiches en visitekaartjes systematisch opgeslagen worden
Deze informatie heeft een grote waarde: behandel ze met zorg!
Voorzie telefonisch contact als afsluiter
Na de beurs en nadat u de gevraagde informatie opgestuurd
heeft, sluit u een contact af met een telefoontje. Dit biedt u demogelijkheid te informeren naar de correctheid van uw
antwoord en u kan ook inschatten hoe interessant de leadwerkelijk is.
Douaneformaliteiten: het gebruik van een ATA-carnet(Admission Temporaire - Temporary Admission)
Binnen de Europese Unie dienen geen bijkomende douaneformaliteiten vervuld. Buiten de EU moet u over een ATA-carnet
beschikken. Dit is een doorvoerdocument dat u toelaat degoederen - zowel de tentoongestelde goederen als de materialen
voor de stand - tijdelijk in het buitenland te gebruiken zonder
betaling van douanerechten en/of belastingen.
De goederen dienen geïdentificeerd te worden bij de Belgische
douane: deze zal de uitvoerstrook afstempelen. Ze moeten indezelfde staat terug ter controle aangeboden worden. Bij deterugkomst in België dienen ze opnieuw geïdentificeerd te worden.
Als bewijs wordt de wederinvoerstrook afgestempeld. Het ATAcarnet is geldig in een 50-tal landen die zijn toegetreden tot deconventie. Het wordt afgeleverd door de Kamer van Koophandelen geldig gemaakt door de Belgische douane.
Voor het gebruik van een ATA-carnet moet u een vaste kostvoorzien van ongeveer 200 euro en een variabele kost voor deverplichte verzekering van de ATA-conventie (een maximaal
percentage van 0,82% volgens een schijvenschaal).

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

77Pre-show -communicatie= sleutel tot succes!

78

Help, ik neem deel aan een beurs!

Organisatorisch Zorg voor uw verzekeringen
In deze fase heeft u een duidelijk zicht op de kosten verbonden aan
de beursdeelname. U kent de waarde van de stand, de tentoongestelde producten en de omvang van de standbemanning.
Verzekeringstechnisch is het belangrijk het financieel risico zo
efficiënt mogelijk in te dekken.
De belangrijkste risico’s waarmee u rekening moet houden bij het
afsluiten van de verzekering:• uw goederen: brand- en waterschade, transportschade,		diefstal;• bagage: schade of diefstal van persoonlijke bagage;• aansprakelijkheid tegenover derden: schade veroorzaakt
		 door de standbemanning of producten;• standbemanning: arbeidsongevallen, aansprakelijkheid		 tegenover derden.
Marketing en sales Pre-show-communicatie‘Pre-show-communicatie’ omvat alle mogelijke communicatievoor de beursopening. Sommige deelnemers denken dat alleen
de beursorganisator verantwoordelijk is om de bezoekers naar debeurs te bewegen. Niets is minder waar. Succesvolle ondernemers
weten dat zij deze verantwoordelijkheid delen met de organisator.
Trouwens, de pre-show-promotie is een van de sleutels tot succes.
Een studie van Incomm International toonde aan dat de meest
succesvolle beursdeelnemers één gemeenschappelijk punthebben: elke succesvolle deelnemer deed aan
pre-show-communicatie of target marketing.
Promoot uw aanwezigheid
Maak uw beursdeelname bekend in mailings, advertenties,
informatiemateriaal en persberichten. Zorg ervoor dat uw doelgroep weet dat u op de beurs te vinden bent. Geef hen een extra
reden om uw stand aan te doen: beloof iedere bezoeker een
attentie. Naast nieuwe klanten wil u ook bestaande relaties
uitnodigen. Stuur klanten die u zeker wil ontmoeten een persoonlijke uitnodigingsbrief met gratis entree- of parkeerplaatsen.
Andere communicatiekanalen:• aankondigingen op uw eigen website, de website van de		 beursorganisatie (u kan vragen een link te voorzien naar uw
		 website), de website van vakbladen, …;• aankondigingen via al uw uitgaande communicatie;		 e-mails, briefwisseling;Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

79

80

Help, ik neem deel aan een beurs!

• direct mailings: een gepersonaliseerde direct mail motiveert
		 potentiële bezoekers sterk. Onderzoek heeft uitgewezen dat
		 een eerste mailing het bezoekersaantal verhoogt met 25 %.
		 Na de derde mailing kan het bezoekersaantal met maar liefst
		 75 % toenemen;• speciale promotieartikelen in combinatie met direct mailing:		 kies iets unieks. U kan bijvoorbeeld de helft van het promo		 tieartikel of een bon opsturen samen met de uitnodiging.
		 Zo heeft u er niet alleen een bezoeker bij, maar kan u ook de		 efficiëntie van uw mailing en promotie nagaan;• nieuwsbrieven zijn een effectieve manier van communiceren
		 over een beursdeelname. De nieuwsbrief heeft meer impact
		 indien u deze voor de beurs opstuurt, en wanneer u na de		 beurs een promotie uitstuurt;• advertentie in de beurscatalogus. Sommige beursorgani		 saties eisen een reservatie tot meer dan één jaar voor de		 beurs! Informeer ernaar bij de beursorganisator;• advertenties in gespecialiseerde vakbladen;• outdoor advertenties: in publieke ruimten, luchthavens,		 op de toegangswegen, in het beursgebouw, ...;• een telemarketingcampagne: versterkt uw aanwezigheid en		 verhoogt de herkenbaarheid. De belangrijkste doelstelling		 van het telefonisch gesprek is het informeren van uw
		 correspondent over uw deelname aan de beurs. Hou dit kort		 en bondig. Maak er enkel een verkoopgesprek van indien uw
		 correspondent er spontaan om vraagt;• het sponsoren van de beurs of activiteiten verbonden met de		 beurs vormen een effectieve manier om uw steun aan het
		 evenement te tonen. Zorg ervoor dat uw sponsoring leidt tot
		 een grotere zichtbaarheid. En laat uw doelgroep weten dat u		 het evenement sponsort, zodat uw bezoekers weten dat u de		 waarden van uw sector onderschrijft.
Onderzoek toont aan dat de exposant die gebruik maakt van advertenties, direct mail en perscommuniqués tot 45 % meer bezoekers
op zijn stand krijgt dan de exposant die geen acties doet.
88 % van uw prospecten werd in het voorbije jaar niet door uw vertegenwoordigers gecontacteerd. Met uw beursdeelname heeft u démarketingopportuniteit: schenk uw prospecten uw volle aandacht.
Gemiddeld bezoekt 40 % van de bezoekers een beurs voor de eerste maal. Onderzoek van het Center for Exhibition Industry
Research (CEIR) toonde aan dat 60 % van de bezoekers twee ofmeer opeenvolgende jaren naar een beurs komt. De beursorganisator kan u informatie bezorgen over deze groep langetermijnbezoekers. Hij kan u een lijst bezorgen van deze doelgroep, waarna u
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

81

		

Hoe zoveel mogelijk prospecten bereiken?

• Adverteer in pre-show publicaties en in vakbladen. Vermeld waarom bezoekers moeten
langskomen, de gegevens van de beurs, deaanwezige standbemanning. 83 % van debezoekers gebruikt deze ‘previews’ om hun
beursplanning te organiseren.
• Biedt premiums aan op de stand. Richt uw
communicatie specifiek op nieuwe prospecten.
• Maak gebruik van alle promotiemogelijkheden die het internet u biedt. De meeste beursorganisatoren bieden rechtstreekse links met
uw website. Maak gebruik van banners of
blogs: zij kunnen de aandacht vestigen op
uw deelname.

Werken aan de juiste look:• Displays• Muziek• Planten• Kleur• Bouwmaterialen combineren82

Help, ik neem deel aan een beurs!

deze kan uitnodigen. Een direct mail actie naar deze doelgroep kan
uw bezoekersaantal laten stijgen met 53 % !
Marketing en sales Voorbereiden van het drukwerk
Voor bezoekers is het enige tastbare dat na een beursbezoek
overblijft het drukwerk dat ze hebben meegekregen of -genomen.
Besteed daarom de nodige aandacht aan de kwaliteit ervan en laatu niet alleen leiden door de kostprijs.
Denk aan:• naamkaartjes;• briefhoofden;• enveloppen;• groetkaarten;• catalogi;• brochures;• flyers;• affiches;• stickers;• draagtassen.
Denk bij drukwerk trouwens niet alleen aan papier, maar ook aanbijvoorbeeld T-shirts, potloden, pennen, petten, ...
Val op met een draagtas
De draagtas is een onderschat marketingmiddel, die voor een
grotere zichtbaarheid op de beurs zorgt. Vermeld niet alleen degegevens van uw onderneming, maar ook uw standnummer!
Marketing en sales Bepaal de look van uw standBepaal de look van uw stand door gebruik te maken van verschillende elementen: kleur, displays, planten, kledij van de standbemanning, muziek, specifieke combinaties van bouwmaterialen.
Hierbij kan u zeer creatief te werk gaan en originele ideeën
verwezenlijken. Hou er evenwel rekening mee dat de look voortvloeit uit het beursplan.
Displays vormen een belangrijk onderdeel van de standopbouw,
zij zullen uw boodschap aan de bezoeker overbrengen en ook als
aandachtstrekker de bezoeker prikkelen.
• Gebruik beelden! Beelden zijn meertalig, universeel en		 ondubbelzinnig. Concrete beelden scoren beter dan
		 abstracte beelden.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

83

84

Help, ik neem deel aan een beurs!

• Blijf bij de essentie! Bezoekers onthouden slechts de grote
		 lijnen van een argumentatie. Hoe bondiger u die formuleert,		 hoe makkelijker te onthouden.
• Kies voor snelheid! Een bezoeker beslist in drie seconden
		 of hij uw stand bezoekt of niet. Uw boodschap/slogan moet in		 die korte tijdspanne opgemerkt én begrepen worden.
• Benadruk de voordelen! Verplaats u in de gedachten van de		 bezoeker, focus op de gebruikersvoordelen en geef een
		 antwoord op de vraag “What’s in it for me?”• Hou de inhoud eenvoudig! Stem uw communicatie af op het
		 kennisniveau van een twaalfjarige. Test slogans vooraf in uw
		 onmiddellijke omgeving. Hou rekening met taalbarrières.
• Humor werkt! Ook in een zakelijke context werkt een vleugje		 humor ontwapenend. Een knipoog doet de communicatie in		 een meer ontspannen sfeer verlopen en maakt de bezoeker
		 meer ontvankelijk. Zorg ervoor dat niet het grappige, maar		 wel de boodschap blijft hangen.
Muziek kan een bepaalde sfeer oproepen, maar er zijn ook
negatieve kanten aan verbonden. Met muziek op de achtergrond
zal u automatisch luider spreken, terwijl uw stem reeds vermoeid
is: gebruik geluid dus met mate. Hou hiermee ook rekening bij
het afspelen van videoprogramma’s, die u gedurende de beurs wil
herhalen: is het u al opgevallen dat soms het geluid na enkele uren
wordt afgezet? Op sommige beurzen is het trouwens verbodenom een geluidsinstallatie te gebruiken. Informeer dus tijdig naar
mogelijke regels.
Planten zorgen voor een rustig gevoel en brengen groen in een‘high tech’ omgeving. U kan gemakkelijk ter plaatse planten
inhuren. Een boeket bloemen op de balie of in de ontvangstzone
werkt uitnodigend.
Kleur uw stand. Psychologisch onderzoek heeft aangetoond dat
kleuren geassocieerd worden met gevoelens. Door voor één ofmeerdere dominante kleuren te kiezen, kan u dus bewust bepaalde
gevoelens opwekken bij de bezoekers:• geel: intens, zonnig, energieverhogend;• oranje: vrolijk, warm, opwekkend;• rood: passie, opvallend, liefde, verleiding, zwoel, levendig;• fuchsia: ondeugend, blij, energiek, krachtige accentkleur;• roze: sexy, zoet, vrouwelijk, modern;• lila: zacht, meisjesachtig, teer, combineert mooi		 met zilver en wit;
• paars: theatraal, oriëntaals, zwoel, mysterieus, gedurfd;• blauw: kalm, mediterraan, ruimtelijk, koel, tijdloos;• groen: fris, goede basis, modern, uitbundig;
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

85

86

Help, ik neem deel aan een beurs!

• olijfgroen: rustgevend, evenwichtig, zacht, natuurlijk;• zand: strandgevoel, naturel, makkelijk te combineren;• grijs: zakelijk, strak, genuanceerd, mooi met wit meubilair;• bruin: winters, klassiek, behaaglijk, aards, sensueel;• wit: puur, kalmerend, ruimtelijk, fris, vergroot, veelzijdig;• zwart: duidelijk aanwezig, klassiek, strak, verkleint,
		 contrastrijk.
Specifieke combinaties van bouwmaterialen kunnen een bepaalde
look creëren. Zo kan u gebruik maken van contrasten: hout tegenover metaal. Het gebruik van waterpartijen kan ook voor een
bijzondere look zorgen.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

87

5

www.domotexasiachinafloor.com

Twee maanden
vóór de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

89

90

Help, ik neem deel aan een beurs!

5 Twee maanden vóór de beurs

Organisatorisch Denk aan uw gezondheid
Een reis mag niet te belastend zijn voor de gezondheid. Ga in geval
van twijfel naar uw huisarts om zeker te zijn dat u de reis aankan(klimaat, hoogte, algemene gezondheidstoestand). Ga ook naar detandarts voor een controleonderzoek: tandpijn kan een beursdeelname grondig verknoeien.
Vele medicijnen zijn in andere landen minder vlot verkrijgbaar of
worden er onder een andere merknaam verkocht: pijnstillers,
middelen tegen diarree of koorts, anticonceptiva, zalf tegen insectenbeten. Neem ook steriel verband, een schaar en een koortsthermometer mee. Denk ook aan uw eigen medicatie en noteer
gegevens over de samenstelling. Deze informatie kan nuttig zijnvoor een dokter ter plaatse. Indien u veel medicijnen of wegwerpnaalden meeneemt, vraag uw arts dan een lijstje te maken in een
internationale voertaal. Zo vermijdt u problemen bij de douane.
Vraag de dokter op dit lijstje ook de samenstelling en de dosering
te vermelden opdat eventueel een nieuwe bereiding kan worden
gemaakt.
Bewaar bij uw identiteitskaart of paspoort ook gegevens
zoals uw bloedgroep en eventueel een attest waarop (in een
wereldtaal) vermeld staat aan welke stoffen of medicijnen uallergisch bent.
Wie een bril of contactlenzen draagt, neemt best een reservebril
mee en een voorschrift van de oogarts.
Vaccins en medicijnen
Voor bepaalde landen is een internationaal erkend bewijs vaninenting tegen bepaalde ziekten, meer bepaald gele koorts,
verplicht. Vergeet niet dat u ook in geval van een ‘last-minute’vertrek in orde moet zijn met de inentingsvoorschriften!
Sommige middelen moeten dagen of weken op voorhand worden
genomen. Een lijst met erkende vaccinatiecentra is te vinden op
www.gezondheidspas.be. Het internationaal bewijs van inenting(geel boekje) wordt verstrekt door de arts die of door het geneeskundig centrum dat de inentingen geeft. Algemene informatie overinentingen en andere voorzorgsmaatregelen wordt gegeven door dedienst Travelphone van het Instituut voor Tropische Geneeskunde in
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen91Denk creatief:
steek meer tijd in creatieve ideeën dan
in bijkomende financiële middelen.

92Help, ik neem deel aan een beurs!

Antwerpen (www.itg.be). In het medisch centrum van de Federale
Overheidsdienst Buitenlandse Zaken kan u zonder afspraak terecht
tijdens de kantooruren (www.diplomatie.be).
Tips voor risicogebieden• De hygiënische omstandigheden, de exotische keuken en het
		 warme weer kunnen aanleiding geven tot de welbekende		 toerista, zelfs in de buurlanden;• let op de kwaliteit van het drinkwater, dus ook van ijsblokjes. Neem bij twijfel een fles mineraalwater die in uw bijzijn
wordt geopend of drink gekookt en gefilterd water waaraan		 een desinfecterend middel is toegevoegd;• eet geen rauwe groenten of fruit dat u niet zelf geschild of
		 gewassen hebt;• wees voorzichtig met het eten van rauwkost, schaaldieren,		 gerechten waarin rauwe of niet goed gekookte eieren		 verwerkt zijn, gerechten met verse kaas, crèmes en		ijsdesserten;• neem goed gekookte vlees- of visgerechten en vermijd
		gehakt;• was voor het eten uw handen met een desinfecterende zeep;• zorg voor een goede ontsmetting van wondjes.
Marketing en sales
Misschien hebben uw vorige marketingacties bruikbare feedback
opgeleverd? Maak hiervan gebruik om de laatste acties bij testuren. Het herhalen van uw inspanningen, gedurende de twee
maand voor de aanvang van de beurs, zal het aantal bezoekers
daadwerkelijk doen toenemen.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

93

6

www2.jma.or.jp/foodex/en

De laatste dagenvóór de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

95

96

Help, ik neem deel aan een beurs!

6 Laatste dagen voor de beurs

Organisatorisch Laatste uitnodigende acties
Dit is het moment om de laatste berichten uit te sturen. Ook beloofde toegangskaarten, parkingkaarten en routebeschrijving moeten
nu op de bus. Bezoekers die u extra in de watten wil leggen, kan u
nog contacteren om hen te herinneren aan die extra attentie: een
etentje, toegangskaarten tot het congres of de workshops,
het afhalen aan hun hotel, ...
Organisatorisch Vraag exposantenbadges aan
Sommige beursorganisatoren sturen u de exposantenbadges op,
andere leggen ze klaar in de beurshal. Indien u hieromtrent nog
geen bericht gekregen heeft, kan u contact opnemen met de beursorganisator om elk misverstand te vermijden.
Organisatorisch Controleer en transporteer de producten
Voorzie een formeel moment om uw producten te controleren
alvorens ze te versturen. Het is niet professioneel op een beurs
te staan met een toestel dat niet werkt. Hou er rekening mee dat
sommige transporteurs de goederen zeer hardhandig behandelen.
• gebruik ‘safety indicators’ die van kleur veranderen wanneer
		 een verpakking te ruw behandeld werd. Bij eventuele schade		 kan u de transporteur hierop aanspreken;• voorzie reservetoestellen;• hou rekening met de tijd die nodig is voor de inklaring van
		 de goederen;• u kan kosten besparen met een ervaren transporteur die de		 goederen op het juiste moment aflevert: tijdig, maar niet te		 vroeg. Het stockeren van goederen door de beursorganisator		 kan immers duizenden euro’s kosten;• de goederen zullen door de nieuwsgierige bezoekers niet		 alleen worden bekeken, maar ook aangeraakt. Indien u		 werkende toestellen tentoonstelt, hou dan rekening met de		 veiligheid van de bezoeker. Zorg ook voor een bescherming
		 van uw toestel door de kwetsbare onderdelen met plexi of		 doorzichtige plaatjes af te schermen.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

97

		

Tips tegen vliegvermoeidheid• neem uw eigen muziek mee om tot rust
te komen;• neem oordopjes, een opblaaskussen en een
slaapmaskertje mee;
• een goed boek werkt ontspannend;
paperbacks zijn minder zwaar en u kan
ze eventueel achterlaten.
• Overtuig uw baas ervan dat het belangrijk
is dat u uitgerust en ontspannen aankomt .
Als u niet in de comfortabele businessclasskan vliegen, probeer dan minstens een dag
eerder te arriveren.
• lukt dat niet, probeer dan bij het inchecken
een plek met meer beenruimte te bemachtigen;• neem op lange reizen gezonde snacks mee.
Hou rekening met de strenge veiligheidsmaatregelen;• drink veel water. Vermijd alcohol, want dat
werkt uitdrogend;• wees aardig tegen het vluchtpersoneel: dandoen ze u ook graag een plezier;• op de website van bepaalde luchtvaartmaatschappijen vindt u nuttige tips om degevolgen van de jetlag te beperken.

Interne medewerkers en
externe standbemanning:één team!

98

Help, ik neem deel aan een beurs!

Organisatorisch Agenda’s voor uw standpersoneel
Finaliseer de planning van de standbemanning en zorg ervoor dat
iedereen de agenda’s meekrijgt. Vermeld hierin:• ontbijt: uur, in groep of individueel, plaats;• vertrekuur uit hotel met details in verband met vervoer;• aanvang kick-off meeting op de beurs;• openingsuren van de beurs;• reeds vastgelegde afspraken met bezoekers;• te bezoeken randevenementen: congres, workshop,
		 persconferentie, ...;• rustpauzes;• middagmaal: uur, plaats, individueel of in groep;• vertrek naar het hotel.
Bij grote beurzen is het soms zoeken naar een mogelijkheid om ’s
middags te eten. Omdat tijd kostbaar is, moet de standmanager
ervoor zorgen dat de catering vlot verloopt: door de bestelling op
de stand te laten leveren of door een restaurant te reserveren. Bestwordt er buiten de stand gegeten; het is een welgekomen afwisseling om even de drukke stand te verlaten.
Organisatorisch De laatste voorbereidingen		Indien u de stand niet heeft kunnen uitproberen voor de beurs,
kan u voor onaangename verrassingen komen te staan. Eén oftwee dagen op voorhand de stand opbouwen - afhankelijk van decomplexiteit ervan - is zeker geen luxe. Deze extra dagen laten u
toe om eventueel nog aanpassingen door te voeren. Voorzie ook
een laatste beurstraining op de stand zelf. Misschien zijn er in deloop van de voorbereiding nog aanpassingen gebeurd of heeft er
een wissel plaatsgevonden bij de standbemanning. Stel de externe
standbemanning voor aan de interne medewerkers. Zorg ervoor dat
ze als één team samenwerken, over mogelijke taalbarrières heen. .
Marketing en sales Informeer de pers
U kan gebruikmaken van de aandacht die de media besteedt aan
de beurs, door ook zelf in persdocumentatie te voorzien. Zo kan uw
product internationaal in de schijnwerpers komen. Daartoe moet u
ervoor zorgen dat uw persdocumentatie de nieuwswaarde van uw
product benadrukt: de pers is niet geïnteresseerd in commerciële
informatie. De meeste beurslocaties beschikken over een perskamer. Om de kosten te drukken, kan u uw perscommuniqué laten
samenvallen met het communiqué van de beursorganisatie zelf.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

99Stel duidelijke doelen voorop en evalueer
het behaalde resultaat tegenover deze
doelen.

100

Help, ik neem deel aan een beurs!

Ook hier geldt de regel dat enkel een goede voorbereiding tot een
succesvol resultaat leidt: overleg tijdig met de beursorganisatie.
Wees kritisch met uw persdocumentatie: wat zou u zelf als
journalist verwachten?
• verstuur enkel een persbericht indien u werkelijk een
		 nieuwigheid voorstelt;• hou rekening met de productietermijn van het
		vakblad/programma;• voorzie het persbericht van de noodzakelijke gegevens!
		 Vermeld niet alleen de naam van uw onderneming, maar ook
		 van een mogelijke contactpersoon;• overspoel journalisten niet met nutteloze informatie:		 uw product interesseert hen, niet de foto’s van het bedrijf of		 de standbemanning;• voorzie de aangeboden informatie niet alleen op papier, maar
		 ook digitaal (tekst en foto’s);• hou er rekening mee dat journalisten u effectief een bezoek
		 kunnen brengen op de persdag! Wees hierop voorbereid: zorg
		 dat iemand van de standbemanning als contactpersoon is		aangeduid.
Uw persbericht
Pas de stijl aan aan het medium; er is een stijlverschil tussen een
vakblad en een advertentieblad. Beperk het bericht tot een
A4-pagina; hou het kort en bondig. Bedenk een opvallende headline: ook alle andere deelnemers zullen proberen een stukje in het
vakblad/programma te krijgen. Vat de belangrijkste feiten samen inde eerste alinea. Maak onderverdelingen met tussentitels. Verzorg
het taalgebruik.
Uw fotomateriaal
Bied informatieve foto’s aan: laat de merknaam niet dominerend
overkomen. Voorzie foto’s gemaakt door een professional: een
amateurfoto maakt weinig kans op publicatie in een professioneelblad.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

101

7

www.intermodal.com.br

Eindelijk,
de grote dag

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

103Externe medewerkers briefen over:• de objectieven van de beursdeelname;• de individuele doelstellingen;• de taakverdeling en de verschillendeverantwoordelijkheden;• de standopbouw: de functies van de passieve,de actieve en de onderhandelingszone;• het ‘opstarten’ van de stand: waar is deelektriciteitskast, de verlichting, waar
bevinden zich sleutels, wat zijn paswoordenvoor de pc’s, waar bevindt de documentatiezich?
• de voorwaarden om bezoekers ontvangen.

104

Help, ik neem deel aan een beurs!

7 De beursdeelname

Organisatorisch De eerste beursdag
Uw interne medewerkers hebben uiteraard reeds een briefing
gekregen. Maar indien u externe medewerkers inhuurt, zullen die
meestal pas de dag voor de opening aanwezig zijn. Hoewel zij al
een geschreven briefing kregen, is het onontbeerlijk om ze ook op
de stand zelf een briefing te geven.
Bij de eerste oefeningen zal het belang blijken van de internebriefings: de interne medewerkers zullen de externe medewerkers kunnen ondersteunen en zo zal u op uw stand een hecht
team hebben. Op het einde van de eerste beursdag volgt een
evaluatiegesprek met de standbemanning. In tegenstelling met die
op andere beursdagen, kan deze evaluatie een cruciale rolspelen voor het verdere verloop. De eerste dag lopen er zeker
zaken verkeerd. Meestal heeft men zaken over het hoofd gezien ofniet afgewerkt bij het standontwerp. Het oplossen van die
problemen kan veel tijd en energie vergen. Zorg ervoor dat u
problemen niet meesleept gedurende verschillende dagen, zodat ze
het goede beursverloop niet hypothekeren.
Organisatorisch Elke beursdag
Uw standbemanning maakt het verschil tussen een goede en een
succesvolle beurs. Daarom dient u hen correct te informeren engemotiveerd te houden. Een dagelijkse kick-off meeting is een
goede vertrekbasis. Telkens weer bespreekt u:• de doelstelling van de beursdeelname;• de over te brengen kernboodschap(pen);• de specifieke taken van elk teamlid.
Deel ook de reeds behaalde resultaten mee en de vorderingen naar
het voorziene eindresultaat. Diegene die goede resultaten boekt,kan zijn werkwijze aan de groep meegeven.
Ga elke dag na of er aanpassingen nodig zijn. Elke deelnemer zal
op zijn manier reageren: niet iedereen heeft hetzelfde uithoudingsvermogen en gaat op dezelfde manier om met stress. Bovendien is
het team speciaal samengesteld voor dit project. Soms is het nodig
om de teamdynamiek bij te sturen.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

105Standetiquette in de gaten houden!

Door de beurs dagelijks te evalueren,
krijgt u een veel duidelijker zicht overhet verloop ervan.

106Help, ik neem deel aan een beurs!

Besteed niet alleen aandacht aan marketing en sales, maar herhaal ook regelmatig de gewenste standetiquette:• niet eten, drinken of roken. De stand is uw ontvangstruimte;• niet zitten. Reageer proactief: zoek contact, wacht niet af.
		 Zitten is alleen toegestaan samen met een klant;• niet onderling kletsen. Bezoekers voelen zich uitgesloten
		 indien de standbemanning een ‘onderonsje’ houdt;• laat bezoekers zoveel mogelijk aan het woord;• niet telefoneren; de mobiele telefoon moet uit. U heeft		 geïnvesteerd om met zoveel mogelijk (potentiële) relaties		 persoonlijk contact te maken. Storende telefoontjes
		 verminderen het rendement van deze investering;• deel niet doelloos informatie uit. Wat is de waarde van uw
		 weggevertjes of informatie als u ze zomaar aan iedereen
		 uitdeelt? Zorg dat u in ruil ook informatie van de beurs		 bezoeker terugkrijgt of dat u hem een extra boodschap		meegeeft;• uw stand is een afspiegeling van uw onderneming: hou deze		 netjes (geen gebruikte glazen, geen volle asbakken, ...);• laat geen persoonlijke zaken op de stand rondslingeren.
Organisatorisch Dagelijkse evaluatie
Wat is het beste tijdstip om feedback te verzamelen van de standbemanning: aan het eind van elke beursdag of na de beurs alsiedereen weer op kantoor is? Een bedrijf met dertig standledenprobeerde beide tijdstippen uit. De ene helft van de groep vulde
elke avond evaluatieformulieren in. De andere helft beantwoordde
dezelfde vragen een week tot tien dagen na de beurs.
Wat bleek? De standbemanning die de evaluatie na afloop van debeurs invulde, was veel pessimistischer. Hun herinneringen leken
alleen terug te gaan naar de laatste beursdag. Op de vraag om decontacten op de stand te kwantificeren en kwalificeren, leken ze deeerste dagen van de beurs vergeten te zijn. Deze zijn altijd drukker
bezocht en beursmoeheid speelt nog niet zo’n grote rol.
Op het einde van elke dag voorziet u dus een evaluatie met destandbemanning. Wat zijn de vooropgestelde en bereikte
resultaten? Wat kan beter? Wat moet anders? Maak een lijst metverbeterpunten die u een volgende keer kan gebruiken.
Deze dagelijkse evaluatie houdt de standbemanning ook scherp:
een beurs vraagt veel van hen en tijdens deze evaluatie kan u ook
aanvoelen of iedereen nog voldoende gefocust is en of het teamgoed samenwerkt.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

107OPGELET VOOR HET‘LAATSTE-DAG-SYNDROOM’!

108

Help, ik neem deel aan een beurs!

Organisatorisch Beursbezoek door standbemanning
Breng samen met de standbemanning ook een bezoek aan debeurs. U moet immers weten wie uw buren zijn. U zal de bemanning zien van andere standen en misschien ‘bijzonder geïnteresseerde bezoekers’ herkennen. Uw medewerkers zullen een
duidelijk beeld hebben van wat de beurs te bieden heeft.
En u en uw medewerkers zullen geen gek figuur slaan wanneer
een bezoeker informeert naar het toilet of het restaurant of een
concurrent!
Beschouw de andere deelnemers niet enkel als concurrenten.
Sommige kunnen ook uw klanten zijn of worden. Breng hen een
bezoek en bedank huidige klanten voor de samenwerking.
Organisatorisch De laatste beursdag
Omdat een beursdeelname veel vergt van de standbemanningen de meesten bij het afsluiten uit hun reserves putten, wordt deafbouw van de beurs vaak als bevrijdend ervaren. Het laatste-dagsyndroom hangt vaak samen met een siësta-gevoel. Soms daalt
het bezoekersaantal en de stand wordt geteisterd door gadgeten koopjesjagers. De organisator komt langs met een ellenlangenquêteformulier, enkele collega’s nemen alvast afscheid. De
aandacht verzwakt. De meeste diefstallen gebeuren tijdens delaatste uren. Toch is de ontruiming minstens even belangrijk als deopbouw. De standmanager heeft nu de harde opdracht om het verkoopteam tot de laatste snik te blijven motiveren, zelfs tot wanneer
de laatste bezoeker de stand verlaat. Het opruimen is evenwel een
lichte taak als iedereen helpt:• maak het beursteam op voorhand duidelijk dat de laatste dag		 een harde noot is om te kraken;• zorg dat uw medewerkers weten dat er nog opgeruimd wordt;• verdeel dit opruimwerk onder het team en beperk u tot de		 coördinatie en controle;• recupereer tentoongestelde producten, het promotie		 materiaal, de communicatieapparatuur, laptops, ...;
• retourneer gehuurd materiaal en vraag waarborgen terug;• recupereer zoveel mogelijk standbouwmateriaal voor		hergebruik;• neem afscheid van tijdelijk personeel;• betaal rekeningen die ter plaatse moeten worden vereffend;• zorg voor een afsluitend persbericht indien er echt wat
		 te vertellen valt.
Tijdens de afbouw verdienen de tentoongestelde producten en debezoekersfiches uw aandacht. De tentoongestelde producten dientHet beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

109

110

Help, ik neem deel aan een beurs!

u uiteraard te beschermen tegen diefstal. Immers, niet alleen u wil
zo snel mogelijk weg van de stresserende beurs, maar alle andere
beursdeelnemers denken precies hetzelfde op hetzelfde ogenbik.
Enkele minuten na het officieel sluiten van de beurs blijft er van het
goed georganiseerde beursgebeuren niet veel over. De standbemanning begint af te breken en de standenbouwers bewegenzich door alle standen heen. Het is niet evident om te weten wie wat
doet en goederen zijn in zo’n chaotische sfeer snel ontvreemd.
De bezoekersfiches vormen een groot potentieel kapitaal. Alle inspanningen die u heeft geleverd, zijn erop gericht om toekomstige
inkomsten te realiseren. En het enige waarover u beschikt om dit
resultaat te bereiken, zijn uw bezoekersfiches. Behandel ze met
zorg zodat ze niet verloren gaan. Bepaal op voorhand wie verantwoordelijk is voor de bezoekersfiches. Indien mogelijk maakt hij
dagelijks kopieën, die hij meeneemt naar het hotel.
Indien u of de standenbouwer pas de volgende dag kan afbouwen,
berg dan zoveel mogelijk decoratie op in afgesloten ruimten. Weet
wel dat in deze chaotische fase weinig toezicht wordt geboden. Zorg
ervoor dat tijdens het wegbrengen steeds iemand aanwezig blijft
op de stand. De begeerde apparatuur kan razendsnel verdwijnen!
Wanneer u en uw buurman beiden alleen achterblijven om af tebouwen, kan u misschien samenwerken aan een veilige afbouw.
Marketing en sales De bezoeker
Dr. Livingstone, I presume? Yes, said he, with a kind smile,lifting his cap slightly.
Henry Morton Stanley
U heeft zoveel tijd en middelen aangewend voor dit ultieme
moment: de bezoeker te overhalen uw stand te bezoeken. Probeer
tijdens dit bezoek uw enthousiasme, energie, plezier, ideeën eninitiatief op hem over te brengen. Al de tijd die u in de motivatie vanuw standbemanning gestoken heeft, moet nu leiden tot het
overtuigen van de bezoeker. U wenst zoveel mogelijk te weten overde bezoeker die zich nu op uw stand bevindt. Toch zal u zich als
eerste moeten voorstellen. Het Amerikaanse onderzoeksbureau
CorEm vroeg aan 780 bezoekers van vakbeurzen ‘hoe wil u graag
door standmedewerkers worden benaderd?
Hun antwoorden leverden dit vijfstappenplan op:1 		 Wie bent u? Bezoekers willen graag meteen van u horen			 wie u bent, voor welke firma u werkt en wat uw functie of			 verantwoordelijkheid is.
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen111

Hoe flaters vermijden?
Om geen flaters te slaan, raadpleegt u het best
een reisgids of website van de organisator of het
gastland. Sommige brochures geven expliciet degewenste dress code mee. De brochure “Exhibitingin Dubai” vermeldt bijvoorbeeld: “Compared withcertain parts of the Middle East, Dubai has a veryrelaxed dress code. However, care should be taken
not to give offence by wearing clothing that may beconsidered revealing- for example, low-cut dresses,very short skirts or tight jeans.”

Selecteer enkel uw topproducten:
uw communicatie zal aan duidelijkheid
winnen.

112

Help, ik neem deel aan een beurs!

2 		 Wat verkoopt u? Niet alle bezoekers zijn geïnteresseerd in			 alle artikelen of alle deelnemende firma’s. Vaak is uit de			 presentatie niet onmiddellijk duidelijk wat de exposant
			 precies doet. Leg het uit.
3 		
			
			
			

Waarom is uw aanbod voor mij van belang? Bezoekers
zijn niét op zoek naar modellen en types, wel naar voordelen. Leg de nadruk op het probleemoplossend vermogen
van uw product of dienst.

4 		
			
			
			

Wat is uw doelgroep? Bezoekers vinden het zeer gênant
wanneer ze na enkele minuten vaststellen dat het gesprek
geen kant meer op kan, omdat ze blijkbaar niet tot dedoelgroep behoren.

5 		
			
			
			

Neem beleefd afscheid Als de bezoeker niet tot uw doelgroep behoort, wimpel hem of haar dan niet af met een
flauwe smoes. Blijf beleefd en vriendelijk. Afgewezen
worden is voor niemand prettig.

Wanneer u deelneemt aan internationale beurzen, moet u niet alleen aandacht hebben voor de cultuur van het land waar de beurs
plaatsvindt, maar ook met de cultuur van de internationale bezoekers. Het is belangrijk rekening te houden met culturele gevoeligheden net als met taalgevoeligheden.
Marketing en sales Gewenste doelgroep
Niet alle bezoekers komen op uw stand om zaken met u te doen!
U kan volgende categorieën onderscheiden:• inkopers en/of beslissers;• persmensen;• VIP’s of opiniemakers;• internationale bezoekers;• studenten: sommigen kunnen toekomstige klanten worden;• andere deelnemers uit de sector.
Maak een realistische inschatting van het aantal bezoekers dat u
verwacht. Het is nuttig voor uw beursplanning om de bezoekersaantallen van de vorige edities op te vragen.
U kan ervan uitgaan dat zowat 10 % van het totaal aantal bezoekers
uw stand zal bezoeken. Onderzoek heeft uitgewezen dat ongeveer
15 % van uw bezoekers interesse heeft voor de tentoongestelde
producten. Zorg ervoor dat uw standbemanning dat weet.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

113

Vrije tijd = netwerktijd

114

Help, ik neem deel aan een beurs!

Marketing en sales Activiteiten buiten de beurs
In het beursscenario voorziet u naast de actieve aanwezigheid op
de stand voor elke deelnemer eveneens een “off the stand” tijd.
Ook al zit uw beursdienst erop, dat betekent niet dat u niets meer
hoeft te doen: u kan evengoed netwerken. Drie tips om uw “vrijetijd” zo goed mogelijk te benutten:
1		 Bezoek andere stands. Ga na wat nieuw is en verzamel
			 informatie over andere deelnemers, trends en nieuwe			 producten. De kans is groot dat u bedrijven tegenkomt die			 uw product kunnen gebruiken.
2		 Lees de bezoekersbadges terwijl u in de gangpaden loopt.
			 Als u een potentiële klant ziet, probeer dan een praatje aan
			 te knopen. Zie dit niet als een agressieve verkoopmethode,			 maar als een vriendelijke introductie van uzelf en uw
			 bedrijf. Nodig de persoon uit om uw stand te bezoeken.
3		 Tijd kost geld. Vooral op een beurs. Stel daarom aan een
			 interessante prospect voor om het gesprek voort te zetten
			 na de beurs, bijvoorbeeld in een restaurant of in uw of			 zijn/haar hotel.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

115

8

www.midest.com by klaas©

Een weekna de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

117

118

Help, ik neem deel aan een beurs!

8 Een week na de beurs

Organisatorisch Evaluatie van de beurs
Een eerste evaluatie kan plaatsvinden tijdens een avondje uit,
waarmee u tegelijk het team bedankt voor de geleverde prestaties.
Het bespreken van de behaalde resultaten in aanwezigheid van dedirectie is een extra bedanking voor de medewerkers. De eerste
evaluatie:• hoe is de beursdeelname verlopen?
• wat werkte wel en wat niet?
• wat moet volgende keer anders?
• werden de doelstellingen gehaald?
• hoe was de relatie met de toeleveranciers: standenbouwer,
		 beursorganisatie, transporteur, verzekering, hotel,
		reisbureau?
Belangrijk is dat de verschillende deelnemers hun impressies en
bedenkingen kort na de beurs kunnen formuleren. In dit stadium is
het nog niet nodig een algemene evaluatie te maken. Best documenteert u de antwoorden op de vragen en houdt u deze bij voor dedefinitieve evaluatie en voor latere beurzen. Het kan nuttig zijn om
ook medewerkers uit te nodigen die niet hebben deelgenomen aan
de beurs: zij krijgen een idee van de resultaten en worden geïnformeerd over wat andere deelnemers te bieden hadden.
Inventarisatie van de kosten
Het grootste deel van de kosten zal reeds betaald zijn op basis van
ontvangen facturen. Daarnaast zijn ook een aantal uitgaven ter
plekke gebeurd. Hier heeft de boekhouding niet altijd een volledig
zicht op: cash uitgaven, gebruik van kredietkaarten, reischeques, ...
Elke deelnemer kan persoonlijke uitgaven gemaakt hebben om het
goede verloop te verzekeren.
Hiervoor biedt een krediet toegewezen aan de standmanager een
mogelijke oplossing: alle uitgaven worden dan gecentraliseerd.
Een tweede mogelijke oplossing bestaat erin om bij het vertrek
voorschotten uit te keren. Indien u gebruikmaakt van een
analytische boekhouding, kan u de inventarisatie gebruiken om dekosten in de boekhouding toe te wijzen.
Probeer zo snel mogelijk een volledig zicht te krijgen op gedane
uitgaven. Controleer ook of alle afspraken nagekomen werden: zijnalle gehuurde stoelen geleverd? Is de schoonmaakploeg elke avondlangsgekomen? Is het transport correct verlopen?
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

119

120

Help, ik neem deel aan een beurs!

Marketing en sales Bedank bezoekers
Uw bezoeker heeft tijd geïnvesteerd in een bezoek aan uw stand.
Hij verdient een dankwoord voor zijn aanwezigheid. Ook hier geldt:
hoe sneller, hoe beter. Lukt het u de dag na het beursbezoek een
briefje op het bureau van de bezoeker te hebben, dan zal u hem
zeker verrassen. U kan hem ook informeren over het succesvolle
verloop van de beurs in het algemeen en meer specifiek over dedoor u geboekte resultaten. Indien u beschikt over persknipsels,
kan u hem hiervan een kopie toesturen.
Marketing en sales Het verzekeren van de follow-up
Onderzoek heeft aangetoond dat, indien u niet handelt na een bezoek, de bezoeker u na twee weken reeds vergeten is. Voorzie een
centraal registratiesysteem voor de bezoekersgegevens. Probeer,indien mogelijk, een beroep te doen op de medewerkers die debackoffice verzorgen om de gevraagde informatie reeds tijdens debeurs te laten versturen.
• Om een goede nazorg te verzekeren is het nodig over een
		 complete inventaris te beschikken van de beurscontacten en
		 de historiek van hun opvolging;• bij de terugkomst van de standbemanning op het kantoor, is		 een briefing van de binnengelopen vragen noodzakelijk.
		 De opvang van de deelnemers verdient de nodige aandacht;• organiseer hun agenda zo dat ze tijd kunnen vrijmaken om
		 potentiële klanten op te volgen: de ernst waarmee ze		 gevraagde informatie zullen verstrekken, is bepalend		 voor een latere samenwerking;• laat de beurscontacten zo snel mogelijk in een database		opnemen;• indien u de follow-up moeilijk onder controle krijgt vanwege
		 de grote werklast, kunnen goed doordachte en ingevulde
		 bezoekersfiches u helpen. Er werd immers een veld voorzien		 waar u een prioriteit toekent aan het verzoek van elke		 bezoeker. U kan nu een selectie maken en starten met de		 prioritaire verzoeken.
Marketing en sales Persbericht over de beursresultaten
Net als bij de voorbereiding, kan u na het afsluiten van de beurs
een persbericht opstellen voor vakpers of programmamakers.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

121

122

Help, ik neem deel aan een beurs!

Marketing en sales Beursresultaten vergelijken
Vraag bij de beursorganisator de beursresultaten op en leg deze
naast uw eigen resultaten. Want wanneer u behaalde beursresultaten toetst aan de vooropgestelde doelstellingen, krijgt uslechts een gedeeltelijk beeld. Misschien heeft u minder bezoekers ontvangen dan verwacht, maar is dit voor de gehele beurs het
geval. Indien u de resultaten van de beursorganisatie naast uw
resultaten legt, kan blijken dat u verre van slecht heeft
gepresteerd. Indien u persoonlijk goede contacten onderhoudt met
andere deelnemers, kan u ook bij hen informeren naar hun beursresultaten.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

123

9

www.sialchina.com

Twee maanden
na de beurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

125Geen objectieven = geen evaluatie.
Objectieven dus formuleren bij
voorbereidingsfase!

126

Help, ik neem deel aan een beurs!

9 Twee maanden na de beurs

Organisatorisch Bedrijfsdoelstellingen goed vertaald?
De beursdeelname is een vertaalproces: de algemene bedrijfsdoelstellingen worden vertaald naar een specifiek communicatiemedium, namelijk het communiceren met bezoekers op een beurs.
Daarom dient u niet alleen te onderzoeken of de beursdoelstellingen bereikt zijn, maar ook of deze in de lijn liggen van de algemene bedrijfsdoelstellingen. Om deze oefening tot een goed eind tebrengen, dient de volledige beurscyclus geëvalueerd. De bijdrage
van alle partners is belangrijk: van de standontwerper, de standenbouwer, het uitzendbureau voor de externe medewerkers, het
beursteam met zijn interne en externe leden.
Organisatorisch Beursdoelstellingen gehaald?
Waarom wel, waarom niet?
Deze oefening kan u enkel uitvoeren indien u tijdens de voorbereidingsfase van de beurs duidelijke objectieven geformuleerd heeft.
De formule luidt: géén objectieven = géén evaluatie! (Of toch geen
objectieve evaluatie.) Om een beurs te evalueren, kan u gebruik
maken van twee criteria:• Kwantitatieve criteria: aantal bezoekers, aantal nieuwe		 bezoekers, aantal getekende contracten, hoeveelheid		 informatiemateriaal overhandigd aan de bezoekers, ....
• Kwalitatieve criteria (moeilijker in te schatten):• de inhoud van de gesprekken met de bezoekers;• de kwaliteit van de gesprekken;• de opinie van de bezoekers over de stand en de tentoon		 gestelde producten;• de informatie over de concurrenten;• informatie over nieuwe distributiekanalen of nieuwe		zakenpartners.
Een goede vertrekbasis voor de beursevaluatie is de bezoekersfiche: afhankelijk van de gebruikte velden kan u hier een schat aan
informatie vinden. De resultaten van de bezoekersfiches kunnen
vergeleken worden met de vooropgestelde doelstellingen.
Deelname aan een beurs levert zowel economische als nietHet beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

127Overtuig de bezoekers van de voordelen
en de kwaliteit van uw producten.

128Help, ik neem deel aan een beurs!

economische resultaten op. Indien u met beide aspecten rekening
houdt, zal u bij de evaluatie een genuanceerd totaal beeld krijgen
van de resultaten van uw deelname.
Niet-economische successen kan u evalueren op basis van:• onderzoek: bezoekersfiches of invulformulieren zoals
		 bezoekersenquêtes of documenten voor de standbemanning;• analyses van bezoekersstatistieken verschaft door de		organisator;• analyse van de media;• kwalitatieve evaluatie van de gesloten contracten.
Economisch succes kan u evalueren op basis van:• budgetcontrole;• omzet;• aantal bezoekers;• analyse van enkele basisratio’s:
		 - kost per m² (totale kost/standoppervlakte);
		 - kost per bezoeker (totale kost/ aantal bezoekersfiches;		 - kritisch aantal contacten (totale kost/contactkost
			 per verkoper;		 - reactie op de uitnodigingen (totaal van uitgestuurde			 uitnodigingen/totaal aantal bezoekers met uitnodiging).
Het resultaat van al deze analyses is nuttig om de deelname aan
toekomstige beurzen te optimaliseren. Afhankelijk van uw sector ofhet type beurs, is het mogelijk dat de economische resultaten pas
na verschillende maanden duidelijk worden of dat het zelfs onmogelijk is om de weerslag van de beurs op de gerealiseerde omzet
correct in te schatten.
Het financiële luik van de afsluiting• De inventarisatie van alle kosten. Om een correct beeld te		 krijgen van de beursdeelname, dient u alle gemaakte kosten
		 in kaart te brengen.
• Verfijnen van het budget. Uit een beursdeelname kan u veel
		 ervaring opdoen voor toekomstige deelnames: welke
		 posten werden (zwaar) onderschat, wat waren de onzichtbare		 posten, waren er onaangename verrassingen bij de		 banktransacties, ...?
• Afschrijven van de kosten. Hoe gaat u de gemaakte kosten
		 afschrijven: kan u een deel van de kost spreiden over		 meerdere boekjaren?

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen129www.auma.de: bereken uw beursrendement
Begrippenverklaring•		 Turnover Profitability: analyseert de			 winst in relatie met de omzet;•		 Capital Turnover: analyseert de omzet
			 in relatie met het geïnvesteerd
			kapitaal;•		 Payback Period: is de tijd nodig om
			 het kapitaal geïnvesteerd in de beurs
			 deelname terug te verdienen. En deze .
			 mag de duur van drie jaar niet
			overschrijden.

130Help, ik neem deel aan een beurs!

Organisatorisch Bereken de return on investment
Het rendement van uw beursdeelname kan u online berekenen
op de website www.auma.de. Vele bedrijven stellen een minimale
return on investment tussen 10 % en 20 % voorop. Een studie,
uitgevoerd in opdracht van de Exhibition Association of Australia,
toonde aan dat een gemiddeld beursbudget van 9 % van het totale
marketingbudget resulteerde in een omzetstijging van 23 %. Ook
andere cijfers - afkomstig van een CEIR studie - geven een hoog
rendement weer:• 76 % van de bezoekers beschikt over een agenda met de
		 deelnemers die ze wensen te bezoeken;• 48 % van de leads opgetekend tijdens een beursdeelname
		 kunnen zonder verder telefonisch contact afgesloten worden;• een lead afkomstig van een beursdeelname kost 56% minder		 dan een telefonische verkoop.
Er is ook een indirect gevolg verbonden aan de beursdeelname:de kosten gemaakt tijdens een verkoopproces leveren een grotere
return indien ze ondersteund worden door een beursdeelname.
Via uw bezoekersfiches kan u makkelijk het aantal bezoekers bepalen. Dit is belangrijke informatie voor de berekening van uw returnon investment.
Marketing en sales De beurscyclus
U heeft nu een volledige beurscyclus doorlopen. U bent klaar om
een volgende aan te vangen.
Tijdens deze cyclus heeft u heel wat ervaring opgedaan.
Een deel hiervan heeft u vastgelegd in documenten, contacten endatabestanden. Laat deze gegevens maximaal renderen door ze
systematisch te archiveren. Zo kunnen u en uw medewerkers inde toekomst gekende valkuilen omzeilen. Hieruit kan u een reëel
geldelijk voordeel halen: u heeft een onderdeel van uw globale
strategie in een concurrentieel voordeel omgezet.
Zorg ervoor dat alle onderdelen van de beursdeelname nauwkeurigzijn gedocumenteerd: van budget tot draaiboek. Zo kan u uw
volgende beursdeelname zo efficiënt mogelijk laten verlopen.
Besluit om al dan niet deel te nemen aan de volgende beurs
Al de stappen die u na de beurs heeft ondernomen, leiden tot dezelaatste vraag: gaat u al dan niet deelnemen aan een volgende beurs?
Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

131

132

Help, ik neem deel aan een beurs!

U heeft nu ervaring opgedaan en nieuwe inzichten verworven.
Misschien heeft u ook nieuwe doelstellingen geformuleerd voor uw
strategie. U zal positieve en negatieve ervaringen in een groter en
objectief kader kunnen plaatsen. Bij uw volgende beursdeelname
zal u ongetwijfeld een nog groter succes boeken.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

133

10

www.thebig5exhibition.com

10 tipsvoor slimme
exporteurs

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

135

136

Help, ik neem deel aan een beurs!

10 Tien tips voor slimme exporteurs

1. Exporteren legt extra druk op uw bedrijf. Ga na of uw structuur
deze bijkomende druk zal aankunnen.
2. Maak een exportplan op: als u weet hoe u zal tewerk gaan,
heeft u het halve werk al gedaan.
3. Doe aan desk research: heel wat interessante informatie overmarkten en opportuniteiten zijn slechts een muisklik
verwijderd.
4. Wees realistisch: exportcontracten komen niet uit de lucht
vallen. Ga niet voor snel gewin, maar zorg ervoor dat u kan
investeren in prospectie. Blijf volhouden.
5. Hou het risico in eigen hand. Beslis steeds zelf of u op een
voorstel ingaat of niet. Ga niet over één nacht ijs.
6. Ken de financiële toestand van uw doelmarkt. Hou rekening
met lokale taksen, wetgeving en betalingsgewoontes.
7. Heb oog voor logistiek. Weet hoe u uw goederen veilig en
onbeschadigd ter plaatse krijgt.
8. Zoek vooraf uit wat uw rechten zijn op uw eigen goederen.
Hoed u voor namaak en plagiaat.
9. Bouw een vertrouwensrelatie op met de lokale agent of
distributeur, maar zorg ervoor dat deze informatie overklanten aan u doorgeeft. Zo voorkomt u dat deze markt
ondoorzichtig blijft voor uw eigen bedrijf.
10. Heel wat instanties bieden gratis of tegen een redelijk
tarief ondersteuning bij uw exportinspanningen.
Maak gebruik van de adviezen en dienstverlening van
Flanders Investment & Trade.

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

137

11

www.transrussia.ru

Conclusie

Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

139

140

Help, ik neem deel aan een beurs!

11		 Conclusie

Is het u opgevallen dat er slechts één van de negen hoofdstukken
gewijd is aan de beursdeelname zelf? Alle andere hoofdstukken
behandelen de voorbereiding en de opvolging. Deze vaststelling zal
de succesvolle deelnemers niet verbazen: zij weten dat de fases
voor en na bepalende succesfactoren zijn.
De voorbereiding verloopt makkelijker en levert meer op indien u
uw beursdeelname kadert in uw algemene bedrijfsstrategie. Dezezal u immers helpen om uw doelstellingen voor de beurs duidelijk
af te lijnen en naderhand snel de juiste keuzes en beslissingen tenemen.
Voor een geslaagde beursdeelname is een goede timing belangrijk.
Door tijdig te beslissen heeft u niet alleen voordeel op organisatorisch en marketingvlak, maar ook financieel. Plan het werk in
bepaalde termijnen en plan ook het aanzienlijke aantal uren dat zal
worden geïnvesteerd in de voorbereiding van de beurs.
Een beursdeelname vergt veel verschillende specifieke vakvaardigheden. Aarzel niet om een beroep te doen op externe professionals.
Zij zullen niet alleen oplossingen aanreiken, maar kunnen u ook
inspireren.
Het gezegde ‘al doende leert men’ is zeer zeker van toepassing bij
beursdeelnames. Alleen kan u pas echt leren wanneer u voordien
meetbare objectieven vooropstelde, die u nadien controleert. Indien
u zich laat leiden door gevoelens, zal u slechts fragmentarische
indrukken overhouden. Bij een volgende deelname zal u niet over
een robuuste basis beschikken om de opgedane ervaringen teconsolideren. Precies om deze reden schenkt deze publicatie veel
aandacht aan de opvolging en evaluatie.
Hét recept voor een efficiënte beursdeelname: “Al doende leertmen, maar timing is everything.”Het beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

141

12

www.venturaprojects.com

BronnenHet beursplan, leidraad bij internationaal ondernemen

143

Center for Exhibition Industry Research (CEIR)
www.ceir.org
Expovisiewww.expovisie.nl
International Association of
Exhibitions and Events (IAEE)
www.iaee.com
The Global Association of the
Exhibition Industry. (UFI)
www.ufi.org
www.diplomatie.be
www.expobase.bewww.jetro.go.jp
www.eventseye.com

144

Help, ik neem deel aan een beurs!