公益社団法人日本山岳・スポーツクライミング協会

個人情報保護及び取扱規程
第１章 総 則（目 的）
第１条 この規程は，公益社団法人日本山岳・スポーツクライミング協会(以下「本協会」という。)が保有する個人情報につき，本協会の個人情報保護方針に基づく適正な保護及びこれを取り扱う者の職責について，必要な事項を定めることを目的とする。
（定 義）
第２条 本規程における用語の定義は，次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）その他個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）で定めるもの(2) 要配慮個人情報
本人の人種，信条，社会的身分，病歴，犯罪の経歴，犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別，偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するもの
として個人情報保護法で定めるもの(3) 本人
個人情報によって識別される特定の個人(4) 従業者
本協会の組織内で指揮監督を受け，個人情報の取扱いに従事する一切の者(役員，委員・スタッフ，事務局職員，パート職員，アルバイト等を含む。)(5) 個人情報保護コンプライアンス・プログラム
本協会が保有する個人情報を保護するための方針，組織，計画，監査，及び見直しを含む本協会内の仕組みの全て(6) 個人情報保護管理者
会長より任命され，個人情報保護コンプライアンス・プログラムの実施及び運用に関する責任と権限を有する者(7) 作業責任者
個人情報保護管理者より任命され，個人情報を取り扱う作業が行われるに際し，当該作業に関する責任と権限を有する者(8) 監査責任者
会長より任命され，客観的な立場により監査の実施及び報告を行う責任と権限を有する者(9) 教育責任者
個人情報保護コンプライアンス・プログラムの重要性を理解させるための教育・啓発を行う責任と権限を有する者(10) 利用

本協会内において個人情報を使用すること(11) 提供
本協会以外の者に，本協会の保有する個人情報を利用可能な状態に供すること（適用範囲）
第３条 本規程は，本協会の従業者に対して適用する。
２

個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合も，この規程の目的に従って，個人情報の適正な保護を図るものとする。
第２章 個人情報の取得（個人情報の取得の原則）
第４条 個人情報の取得は，利用目的を明確に定め，その目的達成のために必要な限度において行うものとする。
２

個人情報の取得は，適法かつ公正な方法により行うものとする。

（要配慮個人情報の取得・利用・第三者提供の禁止）
第５条 要配慮個人情報については，これを取得し，利用又は第三者に提供してはならない。ただし，法令に基づく場合又は本人の同意がある場合でかつ業務遂行上必要な場合においてはこの限りでない。
（取得の手続）第６条 業務において新たに個人情報を取得する場合には，あらかじめ個人情報保護管理者に利用目的及び実施方法を届出，承認を得るものとする。
（本人から直接に個人情報を取得する場合の措置）
第７条 本人から直接に個人情報を取得する場合は，本人に対して，次の各号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し，本人の同意を得るものとする。
(1) 個人情報の取得及び利用の具体的な目的(2)

個人情報の提供を行うことが予定されている場合は，その具体的な目的，当該情報の受領者又は受領者の組織の種類，属性(3) 個人情報の取扱いを委託することが予定されている場合(4)

個人情報を与えることは，本人の任意であること，及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果(5)

個人情報の開示を求める権利及び開示の結果，当該情報が誤っている場合に訂正又は削除を要求する権利の存在，並びに当該権利を行使するための手続（本人以外からの間接に個人情報を取得する場合の措置）
第８条 本人以外から間接に個人情報を取得する場合は，前条 (1)から(3)及び(5)に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し，本人の同意を得るものとする。ただし，次の各号に該当する場合は，この限りでない。

(1) 本協会に個人情報を提供することにつき，本人の同意を得ている者から取得する場合(2) 本協会が個人情報の取扱いを委託される場合(3) 法令により本人以外の者による個人情報の第三者提供が認められる場合
第３章 個人情報の移送・送信（本協会内部における個人情報の移送・送信）第９条 本協会内部における個人情報の移送・送信は，具体的な権限を与えられた者だけが，外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により，業務の遂行上必要な限りにおいて行うことができるものとする。
第４章 個人情報の利用（個人情報の利用）
第 10 条 個人情報は，利用目的の範囲内で具体的な権限を与えられた者のみが，業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。
（個人情報の目的外利用）
第 11 条 利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は，第７条 (1)から(3)及び(5)に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって本人に通知し，事前に本人の同意を得るものとする。
２

利用目的の範囲を超えて個人情報を利用するために本人の同意を求める場合は，個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

第５章 個人情報の第三者提供（個人情報の第三者提供の原則）
第 12 条 個人情報は，法令に基づく場合又は事前に本人の同意を得た場合を除き，第三者に提供してはならない。
２

前項に基づき本人の同意を得る場合，第７条(1)，(2)及び(5)第に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し，本人の同意を得るものとする。

３

前項に基づき個人情報を第三者に提供する場合は，個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
ただし，法令に基づく場合はこの限りでない。

（個人情報の取扱いの委託）
第 13 条 本協会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合，前条は適用しない。
２

個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は，個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

３

本条第１項に基づき，個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は，「個人情報の取扱いに関する外部委託管理規程」に定める手続に従うものとする。

（個人情報の共同利用）
第 14 条 特定の者との間で共同して利用される個人情報が当該特定の者に提供される場合であって，その旨並びに共同して利用される個人情報の項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的及び当該個情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合，第１２条は適用しない。
２

前項に基づき，本協会が個人情報を共同利用する場合は，個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第６章 個人情報の管理（個人情報の管理の原則）
第 15 条 個人情報は，利用目的の達成に必要な範囲内において，正確かつ最新の状態で管理するものとする。
（個人情報の安全管理対策）
第 16 条 個人情報保護管理者は，個人情報への不正アクセス，個人情報の紛失，破壊，改ざん及び漏えいなど個人情報に関するリスクに対して必要かつ適切な安全管理対策を講ずるものとする。
２

個人情報が紙面化されている場合は，施錠の可能な場所に保管し，鍵は，個人情報保護管理者又は当該個人情報の利用を許された者が保管するものとする。

３

個人情報の保存されている端末には，生体認証，ID 及びパスワード等適切なアクセス制限を施すものとする。

４

個人情報の保存されている情報システム及び情報機器については，外部媒体の接続及びネットワークへの接続を制限するものとする。

５

個人情報の保存されている情報システムへのアクセス記録は，合理的な期間これを保存するものとする。
第７章 個人情報の開示・訂正・追加・利用停止等（個人情報の開示請求）第 17 条 本人から自己の個人情報について開示を求められた場合は，本協会は遅滞なくこれに応ずるものとする。
２

前項の本人による請求は，本人確認書類を添付した開示請求書により行わなければならない。

３

前２項に基づく開示の結果、誤った情報があり，訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）を求められた場合は，本協会の判断により，遅滞なくこれに応ずるとともに，訂正等行った場合は，可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。

（個人情報の訂正等）
第 18 条 本人から，個人情報の内容が事実でないという理由によって，当該個人情報訂正等を書面で求められた場合，本協会は遅滞なく調査を行い，その結果に基づき，本人の求めに理由があると認められる場合には，必要な範囲において個人情報訂正等を行うものとする。
（個人情報の利用停止等）
第 19 条 本人から，個人情報の取得が第４条及び第５条に違反しているという理由によって，当該個人情報の利用停止又は消去（以下「利用停止等」という。
）を書面で求められた場合，本協会は遅滞なく調査を行い，その結果に基づき，本人の求めに理由があると認められる場合には，必要な範囲において利用停止等を行うものとする。
第８章 個人情報の消去・廃棄（消去・廃棄の手続）
第 20 条 具体的な権限を与えられた者が，外部流出等の危険を防止するため，記憶媒体を物理的に破壊するなど適切な方法により，完全に抹消しなければならない。
第９章 組織及び体制（個人情報保護管理者）
第 21 条 会長は，事務局長を個人情報保護管理者として任命し，本協会内における個人情報の管理業務を行わせるものとする。
２

個人情報保護管理者は，会長の指示及び本規程に定めるところに基づき，個人情報保護に関する内部規程の整備，安全対策の実施，教育訓練等を推進するための個人情報保護コンプライアンス・プログラムを策定し，周知徹底等の措置を実践する責任を負うものとする。

３

個人情報保護管理者は，個人情報保護コンプライアンス・プログラムの策定及びその実施のために，補佐する者を任命することができるものとする。

（教 育）
第 22 条 個人情報保護管理者は，補佐する者を任命したときは，個人情報保護コンプライアンス・プログラムの重要性を理解させ，確実な実施を図るため，継続的かつ定期的に教育・訓練を行うものとする。
（作業責任者）
第 23 条 個人情報保護管理者は，個人情報を取扱う作業が行われるに際し，当該作業に関する担当部署の所属長を作業責任者として任命する。
（監 査）
第 24 条 会長は，監査責任者を任命し，本協会内における個人情報の管理が個人情報保護コンプライアンス・プログラムに従い適正に実施されているかについて定期的に監査を行わせるものとする。
２

監査責任者は，「個人情報の保護に関する監査規程」に従い，監査計画を作成し実施するものとする。

３

監査責任者は，監査の結果につき監査報告書を作成し，会長に対して報告を行うものとする。

４

会長は，本協会内における個人情報の管理につき個人情報保護コンプライアンス・プログラムに違反する行為があった場合には，個人情報保護管理者及び関係者に対し，改善指示を行うものとする。

５

前項に基づき改善指示を受けた者は，速やかに適正な改善措置を講じ，その内容を監査責任者に報告するものとする。

６

監査責任者は，前項により行われた改善措置を評価し，会長及び個人情報保護管理者に対して報告するものとする。
（報告義務）
第 25 条 個人情報保護コンプライアンス・プログラムに違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は，その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
２

個人情報保護管理者は，前項による報告の内容を調査し違反の事実が判明した場合には，遅滞なく会長に報告し，かつ，関係部門に適切な処置を行うよう指示するものとする。

（苦情及び相談）第 26 条 個人情報保護管理者は，相談窓口を設置し，個人情報及び個人情報保護コンプライアンス・プログラムに関して本人からの苦情及び相談を受け付けて対応するものとする。
第 10 章 雑則（見直し）
第 27 条 会長は，監査報告書などに照らして適切な個人情報の保護を維持するために，定期的に，本規程の改廃を含む個人情報保護コンプライアンス・プログラムの見直しを，個人情報保護管理者に指示するものとする。
２

会長は，前項の指示をするに当たり，必要に応じガバナンス委員会の答申を得るものとする。

（運用細則）
第 28 条 個人情報保護管理者は，この規程に定めるもののほか，必要に応じて本規程の運用のために必要な細則等を定めるものとする。
（コンプライアンス・プログラムの管理）
第 29 条 個人情報保護コンプライアンス・プログラムの見直しを行った際は，当該内容を改定履歴に記載し，管理するものとする。
（処分等）
第 30 条 本協会は，本規程及び個人情報コンプライアンス・プログラムに違反した従業者に対し，処分規程，就業規則その他の本協会規程，契約及び法令に基づき処分を行う。
（改 廃）第 31 条 この規程の改廃は，理事会の決議を経て行う。

附則

１ この規程は，平成２８年８月２７日から施行する。
２ 平成２９年１１月１２日 一部改定