２０２３年５月１３日－令和５年度第一回グアム日本人学校定例理事会議事録
時 間： 午後２時５５分～午後５時

欠席者： なし

場 所： 日本人学校会議室
出席者：権田、時任、伊藤、井上、井手、小形、木村、許、渡辺、ス
ミス、二宮、今津、小松（オンライン参加）プルモネス、プール、武石

議長：時任
記録：渡辺

議題：
１． 前回４月議事録の承認① 前回理事会におけるの事務局報告に対する「修繕見積もり費用は何年度の経費扱いなのか」という質問に対する確認がされた。事務局より２０２２年度に未払い計上されている旨、回答がされた。
② 上記以外に質疑がなく、承認された。
２． 各部報告：書面にて。質問事項は以下。
１） 事務局
① バトミントンクラブは生徒のクラブなのか、保護者なのか、学校外の利用者なのか、使用料を徴収しているのか質問があった。事務局より「日本人会傘下のクラブであり、使用にあたり取り決めを交わしている、使用料を徴収している」旨、回答があった。
② ２０２３年の予算は、総会で承認されたものの、今年度はゼロベースバジェット（ZBB、前例主義を取りやめ、すべての支出の根拠を提示、妥当性を確認して、承認を得たうえで予算とする予算手法）を利用するため、すべての支出に関して事前事後の内容確認を行う。５月以降のすべての支出に関しては１、０００ドル以下のものは、事務長の判断（その後、内容のレビュー）、１，０００ドルより大きい支出は、相見積もり（最低３社）、内容の妥当性などの資料を準備して、理事会にて承認を得る予定。
③ 今年４月度分のすべてのお金の出し入れに関しては、事務局より時任教育部長に開示済み。こちらの内容を、小松事務長、井上理事、渡辺理事にて精査を実施し、次月の理事会にて報告が行われる。
２） 全日 PTA
① 老朽化しているコンテナの撤去に関する予定が共有された。今後、撤去を請け負う企業の選定を行う必要がある。また今回入替予定ではないコンテナについても老朽化しており今後対応が必要であることが共有された。
② 動かなくなっている体育館のバスケットゴールについて「HEXEL Works Inc.」、「EAST WEST Rental Center, Inc.」の２社からのドネーションにより５月１４日に修理が行われることが報告された。
３） 教育部
以下の情報共有がされた。
① ６月２５日にチャリティゴルフコンペを開催予定② チャリティ５ｋランを今後企画していく予定
４） その他・救命活動の資格を保有している教職員がいるのか質問があった。
→田上先生が日本の養護教諭の資格を取得しているが、赤十字の救命活動（CPR）ト
レーナーの資格を取得頂き、今後、学校内で講習を実施し、資格者を増やす計画。

３．討議事項
１） 英語教員の採用について① ５月で退職するフルタイム教員の交代として、パートタイム教員１名の採用が承認された（詳細条件は個人情報が含まれるため本議事からは割愛）。
② （現在の英語授業の時間割が午前と午後に分かれているため、授業時間の間に空き時間があるなど、パートタイムの先生の雇用が容易ではないため）パートの英語教師雇用を容易にするために２学期以降、英語授業の時間帯の見直し（午前中に集約する）を求める提案があり、井出校長より見直し可能との返答があった。
③ スミス先生より、フルタイム英語教師の雇用に際しては、単なる英会話の教師の雇用のみならず、いわゆる Mix 授業（英語で教える他の教科、例えば数学）を検討した結果であったとコメントあり。
２） スクールカウンセラーの設置について米国の私立学校には必ず設置されているが、現在、日本人学校には設置されていない。
スクールカウンセラーは問題行動を起こす子供、特別な配慮を必要とする子供への対応について客観的なアドバイスを学校に対して行う。今般、グアムにて日本の「臨床心理士」の資格を持つ方が見つかったため、スクールカウンセラー設置（業務委託契約）について提案がなされ、契約締結が承認された。
３） オープンハウスおよび体験入学について以下の情報が共有され、今後の取り組みについて承認がされた。
・現在（５月１３日）、体験入学に応募している人数は８名と想定を下回っている。
・日本人会ホームページ、学校のホームページへの掲載に加えて、インスタグラム、フェイスブックを通じた告知を追加で行っているが、より多くの人に見てもらうために、１００ドルを上限に広告機能を活用する。また、その結果（リーチ数、リーチ先、問い合わせ数、実刈り取り等）を報告する。
・今後、日本在住の子供（日本で登校拒否している子供たちの救いの場等）に対しても告知活動を行う。
４） パブリックヘルス指摘事項への対応について① 野菜菜園横フェンス改修工事に対する費用（材料費１，６７０ドル、人件費２，４７０ドル）の提案があり、承認された。
② プール理事より体育館へのシャワー設置要請に対する代案が提案（体育館便所の Handicapped 個室に簡易更衣施設を設置する）が提案され、今後詳細検討することになった。
③ 本対応について、各自が積極的に動いているが、来年６月の期限を鑑みると、現状の動きが遅すぎるとの警鐘が鳴らされた。ぎりぎりに DPH に確認申請を行うのではなく、例えば今年７月を目途に早急に改善を行い、DPH の検査をお願いするな
ど、追加修正が可能な時間軸を設定すべきとの意見もあり。
④ 期限を意識して、全体タスクを俯瞰してマネージメントされていないのでは、という意見があり。今後、時任副理事長がオーナーとなって全体をコントロールすることになった。
５） 今後の理事会の運営方法に関して渡辺理事より、以下が、配布資料とともに確認された。
① 審議する資料は理事会開催週の月曜までに事務局および副理事長宛にメールで送付する。※資料上、審議はそれとわかるように、「審議事項」と付記する。事務局は開催週の火曜に各理事に資料をまとえめてメールで送付する。各理事は事前に資料を精読し、質問がある場合は木曜日までに全理事にメールで送付する。

② 報告のみの資料は理事会開催２日前までに事務局および副理事長宛にメールをする。事務局は開催１日前に各理事に資料をまとえめてメールで送付する。その際、事務局が作成した「議題」も添付する。
③ 理事会当日は資料を原則事前にご一読頂いている前提で、会議の中で詳細説明は不要とし、協議・決議したい点のみフォーカスして説明を行う。
４．その他報告・共有事項
１） アクションプランについて
案件オーナー、補佐する人、期限、優先順位などを整理して次回理事会に提示予定。
２） 事務局より、保護者の方から教室内の害虫駆除の申し出があり、主にアリの駆除のための薬品の散布を当日児童園児のいたプリ・小１以外のクラスにて５月１２日に実施されたとの報告があった残りの教室についても後日実施したいと申し出があったことが報告され、承認された。
３） フェデラルガバメントからの寄付関連報告書作成作業について① 今まで同作業を英語講師が実施していた。前期学校理事会では、これらの業務はすべて事務局が引継ぐことを想定していたが、３月末での事務長の交代と、諸業務の集中などにより、十分な引継ぎ時間が取れず、また、内容の理解が進まず、事務局がパンクしており、加えて、当該講師が５月末に退職するため、後任が決まるまで、時任副理事長が同作業を担当することが報告され、承認された。
② 尚、今までの同寄付品目としては、会議室のデスクトップＰＣ、今後寄付される予定のタブレットＰＣ、２０２３年３月に米国本土にて行われた英語教師の研修費用（含む往復旅費、二名分）等。
③ 同物品の寄付に関しては、寄付後７年間にわたり、報告作業が必要とされているが、旧事務局にはそれらの業務を実行するキャパシティーがなく、同英語教師が行っていた。
④ ２０２２年度日本人会理事会では、スミス理事より、フォローアップ作業の煩雑さもあり、以前は学校への大型寄付に関してはわが方政府のもののみを取り扱っていたとの説明あり。斯様な状況下、権田教育部長（当時）より、同寄付の現状が日本人会理事会に報告され、対応負荷が高く、それに対する見返りが少ない、とのこと
で、本寄付を打ち切ることと決定していた。
⑤ その後、煩雑な報告業務に関しては、政府が担当者を設け、作業補佐を行うことが発表されていた。
⑥ 今次の担当教諭から時任副理事長への引継ぎにおいて、すでに２０２３年度に１００千ドル規模の学校の遊び場への日陰ターフの設置に関して許可が出ていることが判明（問題は、当教員以外、本件を知らなかったことだが）、当校にとってはメリットは大きく、すでに動いている本年度寄付の案件のため、上記４．３）⑤の補佐もあることも鑑み、同寄付に関しては継続することが報告され、承認された。
４） 今後の生徒数増減見込みについて各校長より以下のとおり報告があった。
全日：１学期中に２名減の見込み（４８名→４６名）
補習校：５月６日に１名増、学校見学希望者が１名（４８名→４９名）
幼稚園：１学期中に３名減の見込み（１８名→１５名）
５） 幼稚部教員が２０２４年３月末に１名退職する予定である旨報告があった。
６） ２０２２年度決算数字が事務局から開示されたが、前月の決算数字との違いに関する説明がないため理解できないとの意見が寄せられた。下記４．７）の監査もあり、事務局により各数字の説明資料が準備される予定。
７） ２０２２年度の決算の監査、公示（新聞公告、NPO のため毎年決算開示が義務）について今後の予定に対する質問があった。事務局より、例年６月上旬に公示しており、今後、監事と協議して進める旨報告があった。前年度監事が多忙であるため、今年度監事も協力して行うことが確認された。尚、全日制 PTA、及び補習授業校 PTA の決算

は、学校のコミッティとして扱い、会計の合算報告を毎年行っている。補習校 PTA
は、学校の FHB 口座を借りているため、情報はすべて事務局で収集可能。他方、全日PTA は別 NPO で、別銀行にて管理されており、全日 PTA から決算情報を事務局に開示する必要あり。
８） 新規雇用教職員の３ヶ月試用期間のパフォーマンス・レビューについて新たに制定したフォームで運用することが報告され、２０２３年３月以降採用された教職員に対して運用を開始することが承認がされた。

（了）