ご家族や多職種、外部とも記録でつながれる ケア記録システム

ケアコラボ

障がい福祉分野編

「特変なし」は誰のための記録？
記録の目的から見直し、笑顔あふれる場所に変化

社会福祉法人 清心会 様

所在地

埼玉県

サービスの種類

入所サービス, 通所サービス,訪問サービス

サービス種別施設入所支援、共同生活援助、短期入所、就労継続支
援B型、生活介護、放課後等デイサービス 等

従業員数320名

ご担当者様

理事長 岡部 浩之さん

導入前

導入後

記録の目的が明確ではなく、「特変なし」など同じような記録が多かった...

「ご利用者の生活の質の向上のため」

日中と夜間の記録がバラバラになってしまい、情報共有がむずかしかった...

事業所を超えて、本部へ情報が届く
スピードが遅く、伝達の途中で止まってしまうことも...の記録になり、ご利用者の笑顔が増えた

ご利用者を軸に記録がまとまり一元化された
リアルタイムで情報が共有され、クレームなどの対処も素早くなった｢特変なし｣は誰のための記録？
記録の目的から見直した──導入前はどういった課題がありましたか？
設立当初は事業所数も少なく、私たちの役割も入所施設内でのサービス提供のみで完結していたのですが、徐々に地域福祉サービスを展開していくことでグループホームなどの事業所が増え、そしてスタッフも分散していくことで、情報共有に課題を感じるようになっていきました。「誰に共有したいか？」という記録の目的が明確でなかったことも課題の1つでした。そのために「特変なし」など、同じような記録が多く、質のいい記録が出来ているとは言い難い状況でした。記録は監査のための事務的な作業ではなく、ケアに関わるすべての人に共有してケアの質を向上するための記録にしたいと思っていました。
──そういった課題をお持ちの中、どうやってケアコラボを知りましたか？
ある研修でのつながりをきっかけに、社会福祉法人 南
高愛隣会さんへ見学に行った際、ケアコラボのことをはじめて伺いました。事業形態が似ていることから、勤怠の管理や記録業務をどうしているのか相談してみたんですよね。ケアコラボはスマホを使って画像や動画を記録できることが印象的でしたね。

記録の目的が｢ご利用者の生活の質の向上のため｣と明確に──ケアコラボを導入することで、情報共有の課題は解決されましたか？
事業所を超えて、ご利用者を軸に記録がまとまるようになりました。また、以前は言葉だけの記録でしたが、今では写真付きの記録が多くなっています。いい写真を撮ろうと、現場が自然と笑顔を見せるための工夫をするようになりました。笑いがある場所というのは健康な場所であると言えます。
──記録はご家族にも積極的に公開されていますね。
基本的にすべての記録を公開するようにしています。遠く離れたご家族からすると、やはり写真がとても喜ばれますね。

記録に対してご家族からコメントをいただくことが多く、職員のモチベーション向上につながっています。ケアコラボを導入してからは、記録は「ご利用者の生活の質の向上のため」という目的になりました。
──導入に対して職員の反応はいかがでしたか？
実は若手よりもウケがいいのは、福祉の現場経験のある方です。他法人で紙の記録を経験している分、ケアコラボの良さがより分かるんでしょうね。書いて終わりの記録ではなく、共有する前提で記録をする姿勢が評価されているようです。

一方通行だった記録が双方向どころか三方向に──これから導入する方へのアドバイスはありますか？
まずは記録の目的を見直すことが必要だと思います。
日々の記録は何のための記録なのか、誰に見てもらおうと思って書いているのか。今の記録は楽しいですか？を自らに問いかけていただきたいと思います。
当法人では「多くの人に見てもらえる記録になるべき」という目的を定め、その結果ケアコラボの導入を決定しました。時には既存の記録の概念を変える必要もあります。
職員だけでなく、ご家族に記録が人に見られることは、緊張感にもなります。緊張感は悪いことではなく、一度冷静になれる機会を与えてくれます。今まで一方通行だった記録が双方向どころか三方向になり、とても満足しています。
──今後の挑戦や、ケアコラボに対する期待を教えてください。
今後はできれば、ご利用者の人生録を積極的に入力していきたいです。それも、できればご家族と一緒に創り上げていければ理想だなと感じます。ケアコラボはアジャイル開発を採用しており、改善が繰り返されているのが好きですね。今後も現場の意見を元によりよいシステムづくりをされることを期待しています。

｢記録は面倒｣から｢皆に知ってほしいから記録する｣という自発的なものに社会福祉法人 親愛会 様

導入前
パソコンがある事務所に毎回戻って記録をしていた...

申し送りを聞くまでスタッフが分からない、知らないことが多かった...

「記録は面倒くさい」というマイナスイメージを持っていた...

所在地

埼玉県

サービスの種類

入所サービス, 通所サービス

サービス種別施設入所支援､共同生活援助､短期入所､就労継続支援
B型､生活介護､就労移行支援､特別養護老人ホーム 等

従業員数

260名

ご担当者様

総合相談室 所長 吉田 拓人さん

導入後記録業務が効率化されるだけでなく、ポジティブな内容が増えたそれぞれが持つ情報量が各段にアップ、知っていること前提の支援にもっと記録して、皆に知ってほしいというプラスイメージに変化

パソコンでの記録方法と情報共有が課題だった──導入前の課題について教えてください。
以前使っていた記録ソフトは、大変使いづらいものでした。
ソフトが入っているパソコンが事務所にしかないため、そこに戻らなければ記録が打てず、また年配の職員に関しては手書きで記録するという非効率な状況。そしてそれぞれのご利用者の様子を把握しづらいという問題が起こっていました。
──グループホームが9つあることから、情報共有をしなければ良い支援ができないということでしょうか？
そうですね。ご利用者がその日どのような様子だったのか分からなければ、良い支援は提供できないと考えていました。

当時の申し送りは、職員人数が多い13 時に集まり、それぞれのホームの昨日までの様子を伝えていました。午前中の状況が分からず、タイムリーな情報が把握できていませんでした。
──導入していく過程で大変だったことはありますか？
法人の許可を得るまでが大変でした。使っていたソフトのリース期間も２年ほど残っていたので、普通に考えるとソフトの切り替え時期ではないですよね。困っていることや、良いサービスを提供するにはケアコラボがいるという必要性を、とにかく訴え導入に繋げました。

日常の様子が切り取られた記録とスタッフの気づきが増えた──導入直後、職員の方の様子はいかがでしたか？
特に混乱はありませんでした。私自身が記録するとき、あえて写真や良かったことを多めに載せたり、いいねを押すなど、意図的に行うことで「こういう風に記録するんだな」と感じてもらいました。
──導入後、記録内容や業務環境に変化はありましたか？
記録の量が増えたというのは、間違いないです。良い記録
やご利用者にとってプラスの記録が多くなりました。｢こういった暴言があった」などばかりではなく、｢こういった話をしていた｣などなんでもない日常の様子が書かれています。

ていた｣などなんでもない日常の様子が書かれています。
また1人の職員が支援にあたるうえで、持つ情報量が変わりました。今までは申し送りを聞くまで分からなかったことが、事前にケアコラボを見れば分かるので、申し送り時間は明らかに減りましたね。ケアコラボに書いているもの以外で、必要なことだけを少なくとも10 分以内で申し送りしています。そして余った時間では、職員自身に起こった良いことを発表してもらっています。これも、ご利用者の良いところを見つけることに繋がるので。

ICTの活用で｢職員が選ぶ｣働きやすい施設を目指したい──ケアコラボを導入したことで、組織的に変わった部分はありますか？
若い職員が使いやすいものを取り入れていこうという雰
囲気にはなりましたね。あと他事業所の職員とご利用者の話をしたとき「それケアコラボで見たよ」という会話が多くなりました。複数の事業所を利用されている方の通院予定などについても情報が共有でき、伝達ミスが少なくなりました。
──ケアコラボで記録していくなかで、職員の方に変化はありましたか？
記録に対するイメージは変わったようです。「記録は面倒くさい」というマイナスイメージだったものが、長文の記録などを読むと「もっと記録して、皆に知ってほしい」というプラスイメージに変化したことが分かります。
──ICT導入に踏み切れず、何から始めれば良いか分からないという事業所の方へ、メッセージをお願いします。
福祉業界全体的に人材難だからこそ、労働環境を良くしなければいけないと思います。「こうすれば、良い支援ができるのに」がICTの導入で解決するのであれば、積極的にやるべきだと思います。「まずやってみよう。意外とうまくいくかも！」って、私は思っています。

記憶ではなく、記録を根拠にした支援を目指して

社会福祉法人 北摂杉の子会 様

所在地

大阪府

サービスの種類

入所サービス, 通所サービス,訪問サービス

サービス種別

就労移行支援､自立訓練､施設入所支援､共同生活援助､短期入所､就労継続支援B型､生活介護､児童発達支援 等

従業員数450名

ご担当者様

ジョブジョイントおおさか 所長

星明 聡志さん

導入前

導入後読むまでに時間がかかることで、支援に記録を活用できなかった...

過去の記録の検索も早く、記録用紙の印刷代で経費がかさんでいた...

外での支援記録は属人化され、個人で判断することが多かった...

記録がすべて支援に活用できるように～ 3万円の毎月2万経費が削減

施設内のスタッフにも共有ができるようになり、チームでのケアへ意識が変化

記憶ではなく、記録を根拠にした支援がしたかった──記録システムを導入する前の課題を教えてください。
ケアコラボの導入前は、支援記録をすべて紙でおこなっていました。エクセルで作成したフォーマットを印刷し、そこへ各自が書き込みます。その記録をサービス管理責任者へ提出し、印鑑を押して回覧する流れでした。業務の合間を縫って支援記録を読むので、どうしても溜まってしまうことがありました。また、手元の紙をご利用者ごとにファイリングし直すことも手間でした。
──紙での回覧となると､どうしても時間がかかってしまいますね。

読むまでに時間がかかることで、支援に記録を活用できないのが最大の課題でした。記憶ではなく、記録を根拠にした支援がしたかったんですよね。2週間に1回、利用者面談を行っているんですが、その際に前回の面談記録が見れないことがあったんです。「なるべく見ましょう」と言っても、業務自体が変わらないのでなかなかうまくいきませんでした。紙の支援記録は図やイラストで記録しやすいというメリットもありますが、活用に目を向けるとデメリットもあります。

短期間での導入だったが、シンプルで使いやすく混乱もなかった──ケアコラボのことはどこでお知りになられましたか？
ケアコラボの評判はいろんなところから聞いていて、ずっと気になっていました。初期費用が無料、そして一人あたりの月々の利用料も安いので気軽に始められました。
──お問い合わせいただいてから導入までが約2 週間と非常にスムーズでしたね。
導入が前提で問い合わせをしたので、比較検討も行わずにすぐに動き出しましたね。最初は使用感やセキュリティを心配していたスタッフもいましたが、慣れてくれば大丈夫になっておられるように思います。ケアコラボはデザインがシンプルなので、導入当初より現場から操作に関する質問はほとんどありませんでした。
──導入後は検索の機能をうまく使っているようですね。
ケアコラボの検索機能を使うことで、過去の記録が支援に活用しやすくなりました。記録時に一定のキーワードを入力しておくことで、検索がしやすくなっています。導入
時に検索がしやすいようにキーワード表を作っておいたのがよかったですね。現場で活用しやすいように、運用担当のスタッフが色々工夫してくれました。

申し送りの時間が削減され、その分ディスカッションが増えた──ケアコラボを導入して変わったことはありますか？
朝礼や終礼が大きく変わりましたね。今までは口頭で伝えていたのですが、ケアコラボを導入してからは、「詳細はケアコラボを確認してください」が基本になり、情報共有の時間が短くなっています。おかげで朝礼や終礼の時間で、支援のことやプログラム運営のことなどをディスカッションができるようになりました。予想外だった導入効果としては、記録用紙の印刷代が大幅に削減されたことですね。毎月2〜3万円くらい下がっているので、ケアコラボの利用料の元が取れています。

──今後法人として挑戦したいことはありますか？
みんな私生活ではAmazonなどデジタルにお世話になっていますが、福祉の現場に来るとアナログになってしまいます。利用者支援をするスタッフにとって、ケアコラボのような利用者に関わるツールをまず使うことで、デジタル慣れしやすいでしょう。最近ではご利用者の方がデジタル化が進んでいるということもありますし、VRなども試しています。世の中が便利になってきていますし、ITに興味を持つスタッフが増えていくといいなと思います。

ケアコラボ

ケアコラボ株式会社

tel：03-4405-9502

https:/ / page.carecollabo.jp/
ケアコラボ

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