良い会議は事前準備が 8 割！
地域でプロジェクトを動かし続ける会議のヒント
環境省ローカル SDGs 地域循環共生圏セミナー
第 3 回講演編 開催レポート
地域循環共生圏づくりプラットフォーム構築事業では、地域の環境・経済・社会を元気にしたいと考える人たちが、一歩を踏み出す「きっかけ」や「学び」を得るためのセミナー「環境省ローカル SDGs 地域循環共生圏セミナー」を開催しています。
第 3 回講演編では、一般社団法人ねばのもり 代表理事 杉山 泰彦さんをお招きし、『地域づくりの仲間の考えを引き出し、合意形成しながら前に進むための、「対話の場」「会議」の運営』をテーマにお話しいただきました。
その内容をレポートします。

杉山 泰彦（すぎやま・やすひこ）さんプロフィール●●

一般社団法人ねばのもり 代表理事
2017 年より、地方と都会の繋がりを支援する株式会社 WHERE に参画。地域 PR・移住定住サポート事業等で合計 20 地域のサポートを行ったのちに、2018 年 12 月に東京から長野県根羽村に自らも移住。2019 年 4 月-22 年 3 月までは総務省・地域おこし企業人として根羽村 PR 戦略担当を務め、任期中に 2 年連続社会増を実現し、地域の魅力づくりに貢献。20 年 8 月に社団法人を立ち上げ、「村ごこち"の良い里山の風景を持続する」活動を行っている。

良い会議は、事前準備とテクニックでつくることができる一般社団法人ねばのもり 代表理事の杉山と申します。ローカルコーディネーターとして、地域内のコーディネートをしたり、地域の内外の人を繋ぐ役割をしています。
もともと根羽村にゆかりはなかったのですが、2018 年に根羽村に移住をし「村ごこちの良い」里山づくりに向けて活動をしています。

私が活動している根羽村は、住民約 880 人、土地の 93％が森です。
一級河川矢作川の源流に位置しており、流域交流というテーマで令和元年度に環境省の地域循環共生圏づくりプラットフォーム構築事業にも参加していました。

また、村長＝森林組合長であり、ほぼ全世帯が山を持ち森林組合員であることも特徴です。
森や水を資源としながら地域外と連携している、そんな村です。
根羽村は 2020 年に社会増を実現しており、移住者が 19 世帯 46 名増えました。また、県外17 団体・県内 4 団体との連携を通して、関係人口づくりにも取り組んでいました。

地域で活動する時に私が特に大切にしていることは、地域の人と手を組み合って、村ごこちが良い空間をつくるということです。
具体的には、コミュニティで子育てできる環境づくりや、学校と連携した自然教育、村外向けのキャンプ企画、地域の盆踊りの活性化、オンライン婚活イベントの企画など、さまざまな活動に取り組んでいます。

今日は『地域づくりの仲間の考えを引き出し、合意形成しながら前に進むための、「対話の場」「会議」の運営』をテーマにお話しをしていきます。自分が普段、会議の場を通じて関係者を巻き込む時に意識していることを中心にお伝えします。
最初にお伝えしたいのは、準備の仕方を身につければ、良い会議は実践できるということです。良い会議や対話の場は、全て準備とテクニックで、簡単に質を上げることができます。
地域で行われている会議は、ミーティング “風” なことが多いと感じます。なんとなく意見交換をしていることが多く、意図が組み込まれていることが少ないです。また、ファシリテーション・設計が脆いことも多いです。
私がミーティングに入ることで、有意義に会議を行うことができたり、進めたいことが前に進んだりすることが、比較的多いと思っています。なので、今日は自分はどういうことを意識しているのかをお伝えし、会議の考え方のヒントを持ち帰っていただければと思います。

会議はエンタメ！論理と感情の両面でつくる会議の場
私が会議を作る時に意識しているのは、会議はエンタメであるということです。分かりやす
くいうと会議はイベントで、会議の企画者は主催者でありアーティストです。参加者はお客様です。お客様に「楽しかった」「有意義だった」と思ってもらうことが重要です。そして、そのクオリティは事前準備で 8 割決まります。
ここからは、会議を 3 つのフェーズに分けて説明します。先ほどお伝えしたように、会議のクオリティは事前準備で 8 割決まります。そのため、事前設計の部分を手厚くお話ししたいと思います。
1. 事前設計2. 会議当日の進め方
3. 会議後のフォローフェーズ 1：事前設計
会議のゴール・目的を設定する
事前設計として最初に、会議のゴール・目的を設定します。
会議には、5 つの種類があると言われています。まず、自分が開こうと思っている会議がどこに該当するのか、しっかり認識することが大切です。
�会議の分類● 情報共有会議● 課題解決会議● アイディア出し会議● コーチング会議● 意思決定会議※効果的な会議の進め方（https://fujiwebs.com/2021/04/21/1471/）参照

ここが曖昧だとよくありません。例えば、参加者のうちある人は情報共有だと思っているけれど、他の人は意思決定だと思っている…ということはよくあります。こうなってしまうと、良い会議にはなりません。
なので、必ず目的を明確にしましょう。
ここでの重要なポイントの 1 つ目は、アウトプットゴールを明確にするということです。
例えば、「プロジェクトのコンセプトに関するキーワードが 3 つでる」など、具体的に決めましょう。
ポイントの 2 つ目は、参加者に対しての状態ゴールを設計するということです。会議のア
ウトプットとは別に、参加者の心情的な部分を明確にすることが大切です。例えば、「参加者がプロジェクトに対してワクワクしている状態にする」「参加者の不安が場に出ている状態にする」などのことです。

アウトプットの型を事前決定する
アウトプットの型は、会議の目的によって異なります。
情報共有会議であれば、文字やグラレコで情報が洗い出されていれば OK です。

意思決定会議であれば、テンプレートを決めておくのがオススメです。私がよく使っているのは、イベントづくりのテンプレートです。
参考に、盆踊りの企画の時に使ったテンプレートを共有します。
このテンプレートを、キックオフの時にメンバー全員に配布します。会議の冒頭で、「今日は①と②を決めるよ」「③は事後課題として各自ヒアリングをして次回以降持ち込む形にしよう」のように伝えておくと、今日は何をすれば良いかを共通で持つことができます。結果的に、話しが傍に逸れたり、迷子になる人が少なくなります。

こうしたテンプレートを使うことで、進んでいることが見える化され、積み上がり感を持つことができます。参加者が不毛な会議に参加していると思うと、参加率は下がります。そのため、実感値を持って進めることができるようにすることはとても大切です。

ゴールに辿り着くためのストーリー・タイムライン設計
良いタイムラインを考えるためには、会議前の状態と会議後の状態の差分を見極めることが大切です。
大前提として、プロジェクトリーダーが一番テンションが高いということを心得ておきましょう。地域プロジェクトの場合、そのプロジェクトに専門で関わっている人は少ないです。兼業としてやっていたり、仕事が終わった後の隙間時間を使って参加している人が多いです。こうした前提を持ちながら、「参加者はどんな状態か？」現実的に見極めていきます。

その上で差分を埋めていくための論理と感情ステップを設計します。
論理は先ほどお伝えした、何を目的に会議をするのかの部分です。ただ、この論理だけではつまらない会議になってしまいます。例えば、良いアイディアが生まれるのは会議の参加者が楽しんでいる時ですよね。会議の目的の達成のためにも感情の設計は大事ということです。ワクワクの醸成のために映像や絵を駆使して右脳を刺激したり、不安の除去のために感情や不安を共有できる時間を設けるなど、様々なことが考えられます。
また、オープニングコンテンツは重要です。
会議の始まりが楽しいか、どんな言葉を使うか、によって会議全体の雰囲気が決まります。
例えば、意思決定会議であれば集中力が大事になるのでそうした雰囲気をつくったり、アイディア出しであればリラックスできる安心性の高い場づくりを心がけます。

会議当日の進め方
目的に最適な場づくり
ファシリテーターの服装・机のレイアウト・空間の明るさや雰囲気・話し方など、全て会議の目的から逆算して考えます。
例えば、机のレイアウト一つで場づくりの効果は異なります。アイディアを出すことが目的の会議の場合は円形の方がリラックス効果が高いですし、セミナーのように情報共有が目的の場合は参加者全員が一方向を向いているレイアウトの方が集中しやすいです。

目的・ゴールの強調
ファシリテーターは会議の間中、目的・ゴールを常に強調します。「今は何の時間なのか？」を伝え続けることで、参加者への期待を明確にします。

発言機会をなるべく多くする
参加者 1 人ひとりの発言機会をなるべく多くすることも重要です。参加者の人数が多い場合は、グループに分けることで 1 人ひとりの発言機会を多くすることができます。

会議後のフォローについて
会議終了時に必ず作業・宿題の分担
地域のプロジェクトは一度の会議で終わることは少なく、継続型で進むことの方が多いと思います。そのため、会議をふわっと終わらせず、宿題と次の作業を明確にすることが大切です。「誰が」「いつまでに」「何を」を決め切って終わるようにしましょう。

適切なケーキの切り分けが重要
地域のプロジェクトは兼業で取り組む人が多く、本業の忙しさによってキャパは異なります。そのため、全員に同じ仕事の量を振ってしまうと、キャパに余裕のない人が取り組みに参加しづらくなります。結果的に、余裕がある人だけえらくなってしまったり、参加できる状態になってしまいます。
なので、私はわずかな量しかタスクをこなせない人も同等であるという前提で、チームづくりをすることを大切にしています。そのためには、プロジェクトリーダー側が適切なサイズにケーキを切り分けて配ることが必要です。これをするために、会議の前にタスクの分担についておおよそ想定をしておくことをオススメします。
参考までに、盆踊りの時の業務細分化のイメージを共有します。この細分化を事前にやっておくことで、相手のキャパに合わせて仕事を渡すことができました。

盆踊りの企画の時、ガソリンスタンドが本業の人がプロジェクトに参加していました。普段ガソリンや灯油を各商店に配達する仕事をしており、なかなかプロジェクトに時間を割くことができていませんでした。その人には、本業のついでに、盆踊りのポスターを商店に貼ってもらえるか交渉するというタスクをお任せしました。このように、本業が忙しくて時間を割けない人でも本業と絡めることで、プロジェクトに貢献できる状態にすることはできます。

報告の奨励と見える化
会議と会議の間にプロジェクトが動いていることが見えるようにすることも大切です。

そのため、LINE や Slack でこまめに報告をするようにします。報告に対しては、リーダーやチームメンバーが積極的に奨励します。
例えば、メンバーの一人が「新ポスターを配布したよ」と報告したら、スタンプやコメントで反応を返します。恥ずかしがりで自分から全体に共有をしない人もいますが、その場合はその人の代わりに全体に共有することで、しっかりとやったことを奨励します。
些細なことですが、こうしたコミュニケーションを意識することで、プロジェクトを着実に前に進めることができます。

ここまで、3 つのステップで良い会議をつくる方法をお伝えしてきました。
最後に改めて、準備の仕方を身につければ良い会議はできるということをお伝えします。しっかりと事前準備をすることで、良い会議をつくってください！

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地域循環共生圏セミナー2023 各回の、講演資料・動画・開催レポートはこちらで確認できます！
http://chiikijunkan.env.go.jp/tsukuru/seminar/2023/#a-seminar-03