公益財団法人新座市スポーツ協会

個人情報保護規程（趣旨）
第１条

この規定は、個人情報の保護に関する法律（平成 １５年法律第５７号）及び新座市個人情報の保護に関する法律施行条例（令和 ４年新座市条例第３３号）に基づき、公益財団法人新座市スポーツ協会（以下「協会」という。）が行う個人情報の保護について必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条

この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
２

この規程において「保有個人情報」とは、協会の役員又は職員（以下「職員等」という。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員等が組織的に利用するものとして、協会が保有しているものをいう。ただし、文書等（公益財団法人新座市スポーツ協会情報公開要綱第２条第１項に規定する文書等をいう。以下同じ。）に記録されているものに限る。

３

この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（協会の基本姿勢）

第３条

協会は、個人情報を保有するときは、個人の権利利益を尊重するとともに、個人情報の保護に必要な措置を講じなければならない。
（個人情報の保有の制限等）
第４条

協会は、個人情報を保有するに当たっては、その所掌する事務を遂行するために必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
２

協会は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。

３

協会は、次に掲げる事項に係る個人情報を保有してはならない。ただし、法令若しくは条例（以下「法令等」という。）に定めがあるとき、又は事務若しくは事業の目的を達成するために当該個人情報を欠くことができないときは、この限りでない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項(2) 社会的差別の原因となる事実に関する事項(3) 犯罪に関する事項

（個人情報の取得の制限等）
第５条

協会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明らかにして、本人から直接取得しなければならない。
２

協会は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当す るときは、個人情報を本人以外のものから取得することができる。
(1) 本人の同意を得ているとき。
(2) 法令等に定めがあるとき。
(3) 出版、報道等により公にされているとき。

(4) 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 争訟、選考、指導、相談等の事務事業で本人から取得したのではその目的を達成することができないと認められるとき。
(6) 国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人（以下「国等」という。）から取得することが事務事業の執行上やむ を得ないと認められるとき。
３

本人又はその代理人が、法令等その他の規程による申請、届出その他これらに類する行為を行ったときは、第１項の規定による取得がされたものとみなす。
（個人情報取扱事務の登録等）

第６条

協会は、個人情報を取り扱う事務又は事業を開始するときは、当該事務又は事業について、あらかじめ次に掲げる事項を個人情報取扱事務登録簿に登録し、一般の閲覧に供するものとする。登録した事項を変更するときも、同様とする。
(1) 個人情報を取り扱う事務又は事業の名称(2) 利用目的(3) 個人情報の記録の内容(4) 個人情報の取得の対象者(5) 前各号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

協会は、前項の個人情報取扱事務登録簿に登録されている事務又は事業を廃止したときは、当該事務又は事業に係る登録を抹消するものとする。
（正確性の確保）第７条

協会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
（安全確保の措置）
第８条

協会は、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない 。
２

協会は、不必要となった保有個人情報については、廃棄し、又は消去しなければならない。
（業務の委託）第９条

協会は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、当該業務の委託を受けた者に対し、個人情報の保護を図るため、個人情報の適正な管理について必要な措置を講じさせなければならない。
２

前条第１項の規定は、受託者が受託した業務を行う場合について準用する。
（従事者の義務）第１０条

個人情報の取扱いに従事する職員等又は職員等であった者又は前条第２項の受託業務に従事している者若しくは従事していた者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
（利用及び提供の制限）
第１１条

協会は、法令等に定めがある場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。
２

前項の規定にかかわらず、協会 は、次の各号のいずれかに該当すると認める
ときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第 三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
(2) 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(3) 専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(4) 協会がその所掌する事務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(5) 国等に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、その所掌する事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(6) 前各号に掲げるもののほか、個人情報を利用し、又は提供することに特別な理由があるとき。
３

前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令等の規定の適用を妨げるものではない。

４

協会は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供したときは、個人情報利用目 的外利用・提供記録簿に次に掲げる事項を記録しなければならない。

(1) 自ら利用し、又は提供した保有個人情報を取り扱う事務又は事業の名称(2) 保有個人情報を自ら利用し、又は提供した理由(3) 自ら利用し、又は提供した保有個人情報の記録の内容(4) 前３号に掲げるもののほか、会長が定める事項（保有個人情報の提供を受けるものに対する措置要求）
第１２条

協会は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合（本人に提供する場合を除く。）においては、保有個人情報の提供を受けるものに対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付け、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じることを求めるものとする。
（電子計算組織の結合の禁止）
第１３条

協会は、電子計算組織（電子計算機を利用し、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する組織をいう。以下同じ。）を利用して保有個人情報を処理するときは、協会以外の電子計算組織と通信回線等による結合をしてはならない。ただし、事務又は事業の執行上必要があり、かつ、結合する相手先が十分な個人情報の保護措置を講じていると認められるときは、この限りでない。
（開示の申出）第１４条

何人も、協会に対し、当該協会の保有する自己を本人とする保有個人情報の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２

未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による開示申出をすることができる。
（開示申出の手続）

第１５条

開示申出をしようとする者は、協会に対し、次に掲げる事項を記載した申出書を提出するものとする。
(1) 開示申出をする者の氏名及び住所(2) 開示申出に係る保有個人情報が記録されている文書等の名称その他の開示申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項

(3) 前２号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

前項の場合において、開示申出をする者は、 会長が定めるところにより、開示申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項の規定による開示申出にあっては、開示申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、第１項の規定により提出された申出書に形式上の不備があると認められるときは、開示申出をした者（以下「開示申 出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、協会 は、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
（保有個人情報の開示）

第１６条

協会は、開示申出があったときは、開示申出に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）のいずれかが含まれている場合を除き、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。
(1) 開示申出者（第１４条第２項の規定により未成年者又は成年被後見人の法定代理人が本人に代わって開示申出をする場合にあっては、当該本人をいう。
次号及び第３号、次条第２項並びに第２２条において同じ。）の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報(2) 開示申出者以外の個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。）であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示申出者以外の特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することにより、開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）又は開示申出者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示申出者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
ア

法令等の規定により又は慣行として開示申出者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報

イ

人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報ウ

当該個人が公務員等（国家公務員法（昭和２２年法律第１２０号）第２条第１項に規定する国家公務員（ 独立行政法人通則法（平成１１年法律第１０３号）第２条第２項に規定する特定独立行政法人の役員及び職員を除く。）、独立行政法人等の役員及び職員、地方公務員法（昭和２５年法律第２６１号）第２条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人の役員及び職員をいう。）である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分(3) 法人その他の団体（市、国、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下この号において「法人等」という。）に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(4) 協会及び国等の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に市民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの(5) 協会及び国等が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア

監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれイ

契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、協会 及び国等の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれウ

調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれエ

人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼす
おそれ(6) 開示することにより、人の生命、健康、生活又は財産の保護その他公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがある情報(7) 法令等の規定により、開示することができないとされている情報（部分開示）
第１７条

協会は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場

合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示申出者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
２

開示申出に係る保有個人情報に前条第２号の情報（開示申出者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。）が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそ れがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
（裁量的開示）第１８条

協会は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報（第１６条第７号に該当する情報を除く。）が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
（保有個人情報の存否に関する情報）
第１９条

開示申出に対し、当該開示申出に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、協会は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。
（開示申出に対する措置）
第２０条

協会は、開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨及び開示の実施に関し 会長が定める事項を書面により通知するものとする。
２

協会は、開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないとき（前条の規定により開示申出を拒否するとき、及び開示申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は、開示をしない旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

３

協会は、開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示しない決定をする場合には、開示申出者に対し、書面によりその理由を示すものとする。
（開示決定等の期限）

第２１条

前条第１項又は第２項の決定（以下「開示決定等」という。）は、開示申出があった日の翌日から起算して１４日以内に するものとする。ただし、第１７条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由により、同項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、開示申出があった日の翌日から起算して６０日を限 度として、その期間を延長することができる。この場合において、協会は、開示申出者に対し、速やかに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第２２条

開示申出に係る保有個人情報に、協会、国等及び開示申出者以外のもの（以下「第三者」という。） に関する情報が含まれているときは、 協会は、開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、会長が定めるところにより、当該第三者に関する情報の内容その他 会長が定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
（開示の実施）第２３条

保有個人情報の開示は、本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合、その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては書面による方法）により行う。
（費用の負担）
第２４条

写しの交付の方法により保有個人情報の開示を受ける者は、別表に定めるところにより、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。
（訂正の申出）第２５条

何人も、自己を本人とする保有個人情報の内容が事実でないと思料するときは、協会に対し、当該保有個人情報の訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）の申出をすることができる。
２

未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
（訂正申出の手続）

第２６条

訂正申出は、次に掲げる事項を記載した申出書を協会 に提出するものとする。
(1) 訂正申出をする者の氏名及び住所(2) 訂正申出に係る保有個人情報が記録 されている文書等の名称その他の訂正申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項(3) 訂正申出の趣旨及び理由(4) 前３号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

前項の場合において、訂正申出をする者は、会長が定めるところにより、訂正申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項の規定による訂正申出にあっては、訂正申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、第１項の規定により提出された申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出をした者（以下「訂正申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、 協会は、訂正申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
（保有個人情報の訂正）
第２７条

協会は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をするものとする。
（訂正申出に対する措置）
第２８条

協会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をするときは、その旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
２

協会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をしないとき（訂正申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は訂正をしない旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

３

協会は、訂正申出の全部又は一部を拒否する決定をする場合は、訂正申出者に対し、書面によりその理由を示すものとする。
（訂正決定等の期限）

第２９条

前条第１項又は第２項の決定（以下「訂正決定等」という。）は、訂正申出があった日の翌日から起算して３０日以内にするものとする。ただし、第２６条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項に規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由により、同項に規定する期間内に訂正決定等をすることができないときは、訂正申出があった日の翌日から起算して６０日を限 度として、その期間を延長することができる。この場合において、協会は、訂正申出者に対し、速やかに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。
（保有個人情報の提供先への通知）

第３０条

協会は、第２８条第１項の決定（以下「訂正決定」という。）に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
（利用停止の申出）
第３１条

何人も、自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、協会に対し、当該各号に定める措置の申出をすることができる。
(1) 協会により適法に取得されたものでないとき、第４条第２項若しくは第３項の規定に違反して保有されているとき、第５条第１項及び第２項の規定に違反して取得されているとき、又は第１１条第１項及び第２項の規定に違反して利用されているとき

当該保有個人情報の利用の停止又は消去(2) 第１１条第１項及び第２項の規定に違反して提供されているとき

当該保有個人情報の提供停止
２

未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）の申出（以下「利用停止申出」という。）をすることができる。
（利用停止申出の手続）

第３２条

利用停止申出は、次に掲げる事項を記載した申出書を協会 に提出してするものとする。
(1) 利用停止申出をする者の氏名及び住所(2) 利用停止申出に係る保有個人情報が記録されている文書等の名称その他の利用停止申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項(3) 利用停止申出の趣旨及び理由(4) 前３号に掲げるもののほか、会長が定める事項
２

前項の場合において、利用停止申出をする者は、会長が定めるところにより、利用停止申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項の規定による利用停止申出にあっては、利用停止申出 に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、第１項の規定により提出された申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止申出をした者（以下「利用停止申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、 協
会は、利用停止申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
（保有個人情報の利用停止）

第３３条

協会は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理由があると認めるときは、協会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするものとする。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（利用停止申出に対する措置）
第３４条

協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
２

協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をしないとき（利用停止申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は、利用停止をしない旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

３

協会は、利用停止申出の全部又は一部を拒否する決定をする場合には、利用停止申出者に対し、書面によりその理由を示すものとする。
（利用停止決定等の期限）

第３５条

前条第１項又は第２項の決定（以下「利用停止決定等」という。）は、利用停止申出があった日の翌日から起算して３０日以内に するものとする。ただし、第３４条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由により、同項に規定する期間内に利用停止決定等をすることができないときは、利用停止申出があった日の翌日から起算して６０日を限度として、その期間を延長することができる。この場合において、協会 は、利用停止申出者に対し、速やかに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。
（不服の申出）第３６条

開示申出者、訂正申出者又は利用停止申出者は、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について不服があるときは、協会 に対して書面により不服の申出をすることができる。
２

前項の申出は、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内にしなければならない。

３

協会は、第１項の申出があったときは、当該申出に係る開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等の適否について再度の検討を行った上で、当該申出に対する回答を書面で行うものとする。
（他の制度との調整等）

第３７条

法令等その他の規程により、協会に対し、自己を本人とする保有個人情報の閲覧若しくは縦覧若しくは保有個人情報の謄本、抄本その他の写しの交付を求め、又は訂正若しくは利用停止の申出をすることができるときは、当該法令等その他の規程の定めるところによる。
（開示申出等をしようとする者に対する情報の提供等）
第３８条

協会は、開示申出、訂正申出又は利用停止申出（以下「開示申出等」

という。）をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示申出等をすることができるよう、協会が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示申出等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講じるものとする。
（苦情の申出）第３９条

何人も、協会における個人情報の取扱いについて苦情があるときは、協会に対し、苦情の申出をすることができる。
２

協会は、前項に規定する苦情の申出を受けたときは、迅速かつ適切な処理に努めるものとする。
（委任）

第４０条
附

この規程の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。
則

この規程は、公益財団法人新座市体育協会の設立登記の日から施行する。
附則

この規程は、平成２５年４月１日から施行する。
附則

この規程は、令和２年４月１日から施行する。
附則

この規定は、令和５年４月１日から施行する。

別表（第２４条関係）
区写しの作成に要する費用分金額

乾式複写機により日本工業規格Ａ列３番以 １ 枚 に つ き
下の用紙に複写する場合（単色刷り）

１０円

その他の場合実費相当額

写しの送付に要する費用

郵便料金の額

備考
１枚の紙の両面に複写した場合の写しの作成に要する費用は、２枚として計算する。