ご家族や多職種、外部とも記録でつながれる ケア記録システム

ケアコラボ

導入事例集

介護事業編

ご家族との情報共有によりご利用者の自宅時間がより良いものへ変化

有限会社 ケンコウ設備 様

所在地

広島県

サービスの種類

通所サービス

サービス種別デイサービス

従業員数10名

ご担当者様

デイサービスくらすば 管理者/生活相談員

南本 健吾さん

導入前

導入後

紙の記録ではご家族とリアルタイムの共有ができなかった...

｢ご家族機能｣を使い、文字だけの記録では詳細を伝えることがむずかしかった…

写真付きの記録で記録用紙のメモをパソコンに転記する時間がかかっていた…

リアルタイムでご家族に情報共有症状などを詳細に伝えられるようになった
スマホからの記録は場所を選ばず、同時に接続できるように家族との情報共有と紙での記録方法が課題だった
──ケアコラボの導入はいつから検討されていましたか？
記録を共有でき、ご家族とのつながりを作るきっかけにもなるツールだということは、設立の準備段階で代表の橋本から聞いていました。私が以前通所リハビリテーションで働いていた時から、ご家族とタイムリーに情報のやり取りができれば、ご利用者にもっといい過ごし方をしてもらえるのではないかとずっと感じていました。ケアコラボの導入を聞いた時には、ぜひ活用してご家族とのやり取りを強化したいと思いましたね。

── ご 家 族 と の 情 報 共 有 に 課 題 を 感 じ て い た ん で すね。それ以外に解決したい問題はありましたか？
まず紙に書く記録方法は時間がかかるということですね。以前勤めていたところでは一時的に記録を紙に書いておき、食事の写真などと一緒にスタッフが1時間近くかけてパソコンで入力し印刷をしていました。パソコンを使うのが苦手な人も多いので時間が余計にかかってしまい、もっと効率よくできないかと感じていました。またご家族には写真を共有できなかったので、情報を伝える際の伝わりにくさもありました。

ご利用者の家での過ごし方が変わるきっかけとなった「家族公開機能」
──導入後「家族公開機能」をかなり活用してくださっていますが、使うことによって良かったエピソードはありますか?
ご利用者の日々の様子がご家族へ伝わりやすいですね。
ご家族からは家では見せない姿を文や写真で見せてくれるので本当に良かったというコメントをいただきます。
くらすばでの1日は一緒にご飯を作る時間の比重が一番大きく、2 時間かけてみんなで作業しています。それをいつも楽しみにしてくださっているあるご利用者は、腰痛のため自宅では活発に過ごしてはいなかったそうなんですが、ご飯が美味しかったのでまた作りたいと言ってくださって、実際に家でも作ったと聞きました。
くらすばだけでなく家でご利用者自身の活動が増える、意欲的に活動してくれるようになったというのがとても嬉しい出来事でしたね。ご家族へ共有している写真があるのでご利用者が何を食べたのかうまく説明できなくても、ご家族が「これ食べたんだね」と確認できるからこそのエピソードだと思います。

ご利用者の生の様子を伝え、ご家族と一緒に考え、ケアする──ご家族との情報共有をとても大切にしていることが伝わります。
今まで介護業界ではあまり重点を置いて取り組んできてないところだと感じています。ご利用者の生の様子が伝わると、ご家族もすごく熱心に一緒に考えてくださいます。
ご家族のレスパイトとしてデイサービスに来てご利用者が過ごすだけではなく、家での時間の質も上げていく、いい時間を過ごしてもらう点で情報共有が大きな肝になってくると思っています。今後事業者は外部からの信頼を維持しながら運営していかなくてはなりません。

ケアコラボのようなご家族と相互にやり取りができる機能を持ったシステムを、私は色々な事業者へもっと推していきたいなと思っています。
──今後の展望や期待をお聞かせください。
ケアコラボを通じての情報共有がご家族に対してどのような影響を与えているのか、とても気になっています。
情報共有自体がご利用者や一緒に暮らすご家族に対しての介入手段の一つになると考えていて、影響を明確にすることで立証してみたいです。

伝える・書くという時間が減り、ご利用者のことを考える時間が増えた

社会福祉法人 大協会 様

所在地

大阪府

サービスの種類

入所サービス, 通所サービス,訪問サービスサービス種別

特別養護老人ホーム、ショートステイ、デイサービス、訪問介護 等

従業員数

160名

ご担当者様

施設係長 今中 英人さん
介護主任 井口 良一さん
介護主任 谷口 裕一さん

導入前

導入後

大量の紙の記録の保管と閲覧で各フロアを行き来していた...

ケアコラボにすべての情報が集まり、フロア内で完結するように下書きをしてからの清書など、細かなストレスが積み重なっていた…

記録時間が効率化されることで、情報を探すのが大変でアクセスには時間を要していた…

情報共有が確実かつ早くなり、スタッフの業務や精神面にもゆとりがご利用者のことを考える時間が増えた

紙の記録に対する多くの課題を抱えていた──ケアコラボを導入する前はどのように記録をしていましたか？
介護記録をはじめ、ほとんどの書式を紙に書いて保存していました。紙の記録に対して非常に多くの課題を抱えていましたね。
──具体的にどういった課題がありましたか？
当施設が設立から30年近く経つので、大量の紙の保存がたいへんでした。ケース記録は一定期間経てば破棄していいと言われているものの、実際には業務で必要になることがあるのでなかなか捨てにくいのが実情です。過去の記録をファイリングして地下２階に保存しているのですが、普段ケアをしている２・３階から取りに行くことはストレスを感じていましたね。

──ケアコラボにお問い合わせいただくまでの経緯を教えてください。
いくつかのケア記録システムがあることは知っていましたが、多くのシステムがオンプレミスで契約期間のしばりがあるものでした。ですので初期費用が1,000万円単位と高額なものが多く予算が取れず、足踏みをしていましたね。そんな中「介護記録システム」で検索したところ、ケアコラボのホームページを見つけ、よさそうと思いすぐに問い合わせをしました。

導入に関する反対意見に対しては熱意を持って向き合う──なぜケアコラボから話を聞いてみようと思っていただ
けたのでしょうか？
どこよりもシンプルで操作しやすそうという印象を持ちました。職員数が約160名と多いので、みんなが使えるシステムにしないとちゃんと運用できないと思ったんです。
また、使える端末がパソコンとタブレットだけでなく、スマホが使えることも大きかったです。救急の対応など外出先からでも使えることが魅力的でした。
──導入に進めるにあたって、現場の方の反応はいかがでしたか？

実は…猛反対の意見が出ましたね。（笑）特に多い意見としては、「ちゃんと全員が使えるのか？」という意見でした。ただケアコラボへの反対というよりも、新しいものを取り入れることへの抵抗感があったように思います。意見があったので、具体的な利用シーンを元にした運用マニュアルを作成しました。ケアコラボはマニュアルがなくても使えるシステムではありますが、どうやって運用していくかは事業所により異なります。導入する段階で細かい使い方の説明から介入したことがよかったと思います。導入に反対していた人も、１〜２ヶ月もすればすぐに使い慣れていました。

情報共有がスムーズになり、ご利用者のことを考える時間が増えた──導入後は紙の記録で感じていた課題を解決できましたか？
書くことへのストレスはかなり軽減されました。
紙と違って修正もしやすく、普段から使い慣れたスマホで入力できますし、ノートと違って端末さえあれば複数人で記録や申し送りを確認することもできます。
──記入すること以外にも変化がありましたか？
情報共有が早くなったことがいいなと感じています。情報がリアルタイムで伝わるのでご家族への説明もスムーズになりました。伝える・書くという時間が減ったため、業務や精神面に余裕が生まれ、その分ご利用者のことを考えることができるようになったと実感しています。

またご家族への記録の共有は写真や動画付きが人気で、楽しそうな一面が伝わりやすくなりました。遠方のご家族は来所が難しいので、より満足度が高いように感﻿じ ています。
──これからケアコラボを導入する方へアドバイスはありますでしょうか？
「迷わず行けよ、行けば分かるさ」ですね。中途半端だとよくないので、担当者が導入のメリットや、スタッフの業務軽減がご利用者に還元できることなどを熱意を持って伝えていくことが重要だと思います。

超過勤務のないクリーンな職場への劇的な改善。
情報連携でケアの質も向上

社会福祉法人 三草会 様

所在地

北海道

サービスの種類

入所サービス, 通所サービス,訪問サービス

サービス種別グループホーム、デイサービス、小規模多機
能型居宅介護、就労継続支援B型

従業員数250名

ご担当者様

理事 古井 寿さん

グループホームもえれのお家篠路 管理者

南本 健吾さん

導入前
記録を正確に書くために時間がかかってしまっていた...

属人的でバラバラな記録のフォーマットを使用していた…

事故報告の際や弁護士の方への情報開示に膨大な時間を要していた…

導入後
スマホでスキマ時間に記録をまとめられ、思い出す手間が軽減
フォーマットが統一され、事業所間での異動があっても馴染みやすくデータで情報を渡せるので、探す時間やコストが削減

手書きや保管の不便さ、超過勤務の発生、課題は山積みだった──ケアコラボはどこでお知りになりましたか？
まず我々は、先駆的な法人様とお付き合いすることで、少しでも福祉に関する良い情報を得てケアに活かしたいという想いがあります。そのような先駆的な法人様がケアコラボを活用されていたことが印象的だったんです。
──ケアコラボはどこでお知りになりましたか？
まずは、手書きすることがとにかく大変でした。例えばご利用者が20 名分とすると、それを全て自分で書くので、想像以上に手が疲れてしまいます。またご家族には写真を共有できなかったので、情報を伝える際の伝わりにくさもありました。送迎スタッフがご家族に、ご利用者の皮膚の状態などを言葉で説明するのはなかなか難しく…ご家族からすると「なぜ事業所のことなのに把握してくれていないのだろう」と、ちょっとした不信感にもつながってしまいます。

起きていた超過勤務が解消。
残業も無駄もないクリーンな職場へ──感じていた課題はケアコラボを導入したことで改善されたのでしょうか。
課題に感じていた点は全て解消されました！手は疲れな
いし、スマホを持っていって隙間時間に記録をまとめられるので、思い出す時間も手間もありません。事業所内でバラバラだった記録のフォーマットが統一されたので、事業所間での異動があってもなじみやすいというのもありますね。また、情報開示の際に、すぐにご家族や弁護士の方にデータで情報をお渡しできるようになったのも大きいです。こういう一つ一つの困りごとが解消されたことで、超過勤務が圧倒的になくなったんです。

──最初に伺った”紙の記録”による課題の解決以外にも、良かったと感じる点はありますか？
動画が共有できるのがとても良いです。例えば、言葉で伝わりづらいリハビリの様子を、スマホのカメラで動画を録画、共有したことでケアが大きく向上しました。あとは、外部の受診の時に端末をもっていけるので、データがその場で閲覧でき、症状が出た時の状況を医療機関に正確に伝えられるようになりました。写真や動画で共有できるので文章と違って認識の齟齬がなく、とても安心ですね。

現場の意見を元に機能改善していくケアコラボ社の姿勢を評価
──導入後の現場のご様子をお聞かせください。
導入直後は時間外が発生したこともありましたが、スマホの予測変換が便利で、結局1週間も経たずに慣れていました。ケア記録は、ある程度決まった流れを書く場合もありますので、予測変換が効果的だったみたいですね。1つの事業所で20 名の職員ユーザーから試験導入できたので、こういった声も聴きながら進められたのもよかったですね。
──導入後、現場の皆様から様々なご意見をいただき製品改善につなげていきました。こういった姿勢についてはどうご評価いただいていますか？

そこが全てじゃないでしょうか。実は、僕は他の法人にもすごくすすめています。アフターケアが素晴らしいです。
売ったら売りっぱなしにされず、日々改善いただいていることと、直接、福祉の現場から意見を述べる場があることを、他の法人様にもお伝えしてます。
──今後ケアコラボに期待することはありますでしょうか？
我々、介護事業者は昨今、特に厳しさが増してますから、こんな素晴らしいソフトが今の価格で使えるのはとても良いことだと感じています！
今の時点では、現場も上層部も大満足です。

ケアコラボ

ケアコラボ株式会社

tel：03-4405-9502

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ケアコラボ

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