「介護保険指定機関等管理システム」導入事例

千葉県長南町 様
介護保険事務業務担当者が少人数の自治体におけるシステム
導入により業務効率化と円滑な事務の遂行
千葉県長南町様の福祉介護係は、係長以下 7 人の体制で、うち、介護担当は地域包括支援センターを含んで 4 人、残りの 3 人で、福祉・障害を担当されております。
制度改正により介護事務全般の業務が増大していく中、職員を増やせない状況下において介護保険事務全般を遂行されており、事務処理の効率化はもちろんのこと、円滑に事業所管理をすることに対して課題意識を高く持って取組まれております千葉県長生郡長南町役場 保健福祉課福祉介護係の宮﨑雅也様にお話を伺いました。

■制度改正による市町村業務へのインパクト

宮﨑雅也様

職員がなかなか増やせない中で、制度改正により介護保険事務全般の業務が急増。
総合事業の開始により他市町村に所在する介護事業所の管理も増加するため、介護保険指定機関等管理システムで他市町村と情報共有しないと円滑に管理することができない。
――制度改正による市町村事務へのインパクトについて教えてください。
宮﨑：平成 27 年 4 月から介護保険の担当になりましたので、平成 26 年度までの状況がどのようであったかは分かりませんが、平成 27 年の制度改正に伴い、負担割合の変更による要介護認定を受けた方への介護保険負担割合証の送付、介護保険施設等における居住費及び食費などの補足給付の基準が見直されて配偶者を含めた預貯金・資産までの確認、新総合事業の開始など、新たな業務が発生し事務処理が大幅に増えたというインパクトを受けました。
地域包括支援センターの業務を除く介護保険の業務全般を担当しておりますので事務処理がとても大変です。要件が厳しくなることにより、市町村の業務が増えてしまうという印象を持っており、他の市町村も同じだと思いますが、業務が増えても、職員をなかなか増やしてもらうことができませんので、現在行っている業務を如何にして効率化を図るかが求められ、その方法の一つとして、介護保険指定機関等管理システム利用による効率化を考えております。
長南町における事業所管理の今後の推移は、平成 28 年 5 月現在、地域密着型通所介護事業所は 2 事
業所ですが、他市町村に所在するみなし指定を受けた事業所は 11 事業所ありました。また、平成 30年度には居宅介護支援事業所 4 事業所が千葉県から権限移譲予定です。さらに、平成 28 年 3 月 1 日から開始した総合事業のみなし指定の事業所で長南町の方が利用している訪問・通所介護は 10 事業所以上あると見込んでおります。
総合事業のみなし指定事業所は、平成 30 年 3 月末までに更新申請が必要となり、申請が集中すると予測しております。また、総合事業においては平成 27 年 4 月 1 日以降に開設した 4 事業所（町内 1事業所、近隣市町村 3 事業所）においては新規に指定を取る必要がありました。
長南町の被保険者の中には、近隣の茂原市等の介護事業所を利用している方も多くおり、他市町村の所在地の介護事業所も管理する必要があったためシステム上で他市町村と情報共有しないと円滑に管理することができないと思いました。

■システム導入の背景
事業所管理件数が増えることを見越して、介護保険指定機関等管理システムを導入。
国保連のエラー修正に対して早急に対応し、月遅れ請求を防止する。
千葉県庁へ訪問して入力作業をする時間的ロスを解消。
――システム導入の背景について教えてください。
宮﨑：システム導入の検討をはじめた背景は、平成 27 年 10 月に長生郡管内の課長会議にて平成 28 年 3 月1 日から総合事業を開始することが決定しました。その後、平成 27 年 12 月から 1 月にかけて、長南町にて具体的な検討をはじめました。その中で、定員 18 人以下のデイサービスが地域密着型通所介護となって千葉県から長南町に権限移譲されることと総合事業の開始により、近隣市町村に所在する事業所も含め長南町が新規事業者指定管理をする必要があることが分かりました。近隣市町村の事業者情報も把握して管理しなければならず、今後、件数が増えるため、介護保険指定機関等管理システ
ムを導入して効率的に事業所管理をするための検討をはじめました。
既に、長南町の被保険者が隣の茂原市など近隣市町村の地域密着型通所介護事業所を利用しているケースが多くあり、他市町村に所在するみなし指定を受けた事業所は 11 事業所ありました。また、平成 28 年 3 月 1 日の総合事業開始とともに介護保険指定機関等管理システムで新規に事業者指定の入力が必要で、しかも、平成 29 年度末には総合事業のみなし指定事業所の更新業務が集中することが分かっていました。
介護保険指定機関等管理システム導入前は、事業所新規指定・更新入力をするために自動車で片道 1時間掛けて千葉県庁へ訪問して入力をしていました。入力する内容にもよりますが、例えば、１ケ月間で変更申請が１件だけの場合でも県庁まで訪問する必要があり、30 分位の入力作業で済みますので、移動時間の方が長く、時間的なロスがあり、非効率でした。また、入力できる期間が月の後半（21日以降から 29 日・30 日まで）に限られており、予約制で他の市町村と共同利用するため、入力できる時間が限られて、入力したい日時に入力することができない時もありましたが、請求に関連する情報は入力を遅らせる訳にはいきません。また、市町村の職員は複数の業務を担当していることも多く、他の業務もあるため、県の予定に合わせて入力することが難しいと感じておりました。
請求時に国保連のエラーが出た場合の修正対応方法は、今までは、千葉県で修正していただいておりましたが、平成 28 年度からは「国保連のエラー修正も各市町村で対応すること。
」と千葉県から説明を受けており、今後は修正入力も市町村が行うこととなります。
平成 28 年 5 月の場合は、変更後初月だったので特殊だと思いますが、エラー通知が届くのが遅くなり翌日又は当日中の修正を求められました。介護保険指定機関等管理システムを導入している市町村
では、すぐにエラー対応することが可能で月遅れにならなくて済みます。
介護保険指定機関等管理システムを導入していない市町村では、事前に予約をしたうえで翌月に県庁に出向いて修正入力をするため、エラー対応は翌月になってしまい、その旨を事業所に説明することとなります。
介護保険指定機関等管理システム導入前は、月に 1 回しか操作をしないため、操作方法を忘れてしまうこともありましたので、件数が増えてから介護保険指定機関等管理システム導入を想定した場合に、操作が慣れていないと入力に時間が掛かり、他の業務に支障が出てくると考えました。
事業所管理件数が増えることを見越して、早期に介護保険指定機関等管理システムを導入してシステム操作に慣れておく必要があると考えて、導入を決めました。画面や操作に慣れておけば、件数が急増しても円滑に適正な事業所管理が可能であると考えております。

■システムの導入メリット
長南町の業務に合わせて主体的に事業所管理ができるようになったことが一番のメリット。
事業所データを検索してコピーする機能を活用して近隣自治体の事業所管理も効率的にできる。
事業所データを検索して問い合わせに即座に回答できるようになることで、行政サービスに対する満足度向上にもつながっている。
――「介護事業者指定機関等管理システム」の導入メリットについて教えてください。
宮﨑：長南町の業務スケジュールに合わせて介護保険指定機関等管理システムの入力業務を行うことができるようになり、主体的に事業所管理ができるようになったことが一番の導入メリットです。
介護保険指定機関等管理システム導入後、長南町管理の事業所データが千葉県からシステム上で自動的に移行されることもメリットです。
現在、良く使う機能は、事業所データを検索してコピーする機能と事業所情報を検索する機能です。
隣の茂原市にある事業所を長南町が新規指定する場合を例にとりますと、介護保険指定機関等管理システムで検索して茂原市が入力しているデータ呼び出します。そのデータをコピーして長南町のデータとして取り込むことができますので、最初から新規に入力する必要が無く、とても便利です。総合
事業の新規入力をする際には、介護保険指定機関等管理システム上で事業所の基本情報を呼び出し、サービス種類追加の情報だけを入力すれば良いので、事務処理を効率化することができます。
また、事業所から電話にて、「自社の登録状況がどのようになっていますか？」という問い合わせを受けることが結構あります。介護保険指定機関等管理システム導入前は長南町では画面を照会することができなかったので千葉県に問い合わせをして確認をしていただいてから事業所に回答をしていたので、時間と手間が掛かっていました。介護保険指定機関等管理システム導入後は画面で照会し、その場で「このような登録となっております」と回答することができるようになり助かっております。行

政サービスに対する満足度向上にもつながっていると思います。

介護事業所台帳管理システム導入後の運用イメージ■今後の展望第 7 期介護保険事業計画作成にあたり地域資源の把握が必要。
――今後の介護保険事務の展望についてご意見をお聞かせください。
宮﨑：平成 30 年度からの第 7 期介護保険事業計画作成にあたり、今年度はニーズ調査を実施する予定をしており、その中で地域資源マップなども作成できたら良いと考えております。
地域包括ケアシステムは地域づくりであると言われており、現在ある、介護事業所を含む地域資源や地域の活動を把握して、増やしていくことが地域包括ケアシステムの構築につながっていくと思います。介護保険指定機関等管理システムと地域資源マップ作成が連動するような機能アップされることを期待しております。

お客様のプロフィール【担当部署】長南町役場 保健福祉課 福祉介護係【所在地】〒297-0192【面千葉県長生郡長南町長南 2110 番地

積】65.38 km²【総人口】8,490 人（平成 28 年 5 月 1 日現在）
【URL】http://www.town.chonan.chiba.jp/

ヘルスケア営業本部

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