一般財団法人岡山県教育職員互助組合特定個人情報取扱規程
平成２７年１２月２２日制定（平成２７年１２月２２日施行）

第１章

総則

（目的）
第１条

この規程は、一般財団法人岡山県教育職員互助組合（以下「法人」という。
）の一般財団法人岡山県教育職員互助組合個人情報保護規程（平成１７年３月１５日制定。以下「保護規程」という。
）の規定を受け、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。）及び特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）（以下「ガイドライン」という。）に基づき、法人の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。

（定義）
第２条

この規程で用いる用語の定義は、次のとおりとする。なお、この規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従うものとする。
（１）「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
（２）「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（３）「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（４）「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
（５）「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
（６）「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
（７）「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
（８）「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（９）「役職員等」とは、一般財団法人岡山県教育職員互助組合定款第２７条に定める監事及び保護規程第２条第８号に定める職員をいう。
（１０）「事務取扱担当者」とは、法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
（１１）「操作区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを操作する区域をいう。
（１２）「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次のとおりとする。

（１）役職員等（扶養家族を含む。
）に係る個人番号関係事務イ

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

ロ

雇用保険届出事務ハ労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

ニ

健康保険・厚生年金保険届出事務

ホ

財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書届出書及び申込書作成事務

ヘ

国民年金の第三号被保険者の届出事務

ト

積立預金業務に係る非課税貯蓄に関する事務

チ

その他、上記に付随する手続事務（２）役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務
イ

報酬・料金等の支払調書作成事務

ロ

積立預金業務に係る非課税貯蓄に関する事務（特定個人情報等の範囲）
第４条

前条において、法人が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は、次のとおりとする。
（１）役職員等及び配偶者並びに扶養家族に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個
人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所等（２）役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所等（３）法人が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書等及びこれらの控え（４）その他個人番号と関連付けて保存される情報
２

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、第６条第２項に定める事務取扱責任者が判断する。

（安全管理措置）第５条

特定個人情報の取得、保管、利用、提供、廃棄・削除の各段階における安全管理措置は第２章（安全管理）に従うものとする。

第２章
第１節

安全管理
組織的安全管理措置（組織体制）
第６条２

法人は、互助経理班を、特定個人情報等を管理する責任部署とする。

法人は、常務理事及び会計担当者を、事務取扱担当者とし、常務理事をその責任者（以下「事務取扱責任者」という。）とする。
３

事務取扱担当者は、理事長が任命する。

４

事務取扱担当者が変更となる場合、理事長は新たに事務取扱担当者を任命するが、この場合において、理事長は、前任者が後任者となる者に対して、特定個人情報等に係る業務の引継ぎを、確実に行わせるものとする。

（運用状況・取扱状況の記録・確認）第７条

事務取扱担当者は、この規程に基づく運用状況を確認するために次の項目につき、「特定個人情報取扱管理簿」に利用実績を記録するものとする。
（１）特定個人情報等の入手日、内容、入手方法・電子媒体又は書類等、入手者、保管場所、削除・廃棄記録（２）特定個人情報ファイルの利用・出力の状況（必要とされる帳票作成等）（３）特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出記録（行政機関への提出、本人への交付の記録を含む。）
２

事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために「特定個人情報ファイル管理台帳」に次の事項を記録するものとする。
（１）特定個人情報ファイルの種類、名称

（２）特定個人情報等の範囲（３）責任者、取扱部署（４）利用目的（５）保管場所（６）アクセス権を有する者（７）削除・廃棄記録（取扱状況の確認）
第８条

事務取扱責任者は、特定個人情報等の取扱状況について、「特定個人情報取扱管理簿」及び「特定個人情報ファイル管理台帳」に基づき、毎年１回以上の頻度で確認を行うものとする。

（情報漏えい等事案への対応）
第９条

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちに事務取扱責任者に報告し、事務取扱責任者は理事長に報告し、保護規程第５条に定める措置を講ずるものとする。

第２節

人的安全管理措置（事務取扱担当者の監督）
第１０条

理事長は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。

（教育・研修）
第１１条

理事長は、事務取扱担当者に、この規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負うものとする。
２

事務取扱担当者は、この規程を遵守するため、法人が企画・運営する教育を受けなければならない。なお、研修の内容及びスケジュールは、理事長が、事業年度ごとに定めるものとする。

第３節

物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第１２条

法人は、操作区域及び取扱区域を明確にし、次の各号に従い以下の措置を講ずるものとする。

（１）操作区域
事務取扱責任者は、「操作区域」を設定し、事務取扱担当者が持ち込む電子媒体又は書類等の制限を行うとともに、事務取扱担当者以外の者の立ち入りを制限する。制限することができない場合は、事務取扱担当者以外の者から、特定個人情報等に係る書類がパソコン画面から見られないようにする。
（２）取扱区域
事務取扱責任者は、可能な限り壁や間仕切りにより事務取扱担当者以外の者が入場しにくい場所を「取扱区域」として設定し、事務取扱担当者が特定個人情報等を取り扱う事務を行うものとする。

（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第１３条

操作区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
（１）特定個人情報等を取り扱う電子媒体又は書類等は、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

（２）特定個人情報ファイルを取り扱う端末（パソコン）をセキュリティワイヤー等により固定する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第１４条

特定個人情報等が記録された電子媒体及び書類等は、外部への持ち出しを禁止する。

２

特定個人情報等が記録された書類等を持ち出す場合は、封筒に封入し、鞄に入れて搬送することとする。

３

特定個人情報等が記載された書類等を、法人内で移動する場合は、専用の封筒に封入し移動することとする。

（特定個人情報等の廃棄及び削除）
第１５条

特定個人情報等の廃棄･削除等の管理は次のとおりとする。

（１）事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体及び書類等を廃棄する場合、記載内容が復元不可能な手段を用いるものとする。
（２）個人番号が記載された電子媒体及び書類等については、当該関連する法定調書等の法定保存期間経過後、速やかに廃棄するものとする。
（３）個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体及び書類等を廃棄した場合には、第７条に規定する特定個人情報取扱管理簿に廃棄又は削除した記録を保存するものとする。なお、廃棄を委託した場合は、委託先から廃棄証明書を徴する。

第４節

技術的安全管理措置（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）
第１６条

法人は、特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定し、アクセス権としてユーザーID・パスワードを付与する。

（外部からの不正アクセス等の防止）
第１７条

次の各方法により、特定個人情報ファイルを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
（１）特定個人情報ファイルを取り扱う端末にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウィルス対策ソフトウェア等）を導入する方法（２）導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する
方法（３）ソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法

第３章

特定個人情報の取得（特定個人情報の利用目的）
第１８条

法人が、役職員等及び役職員等以外の個人から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定める個人番号を取り扱う事務の範囲とする。

（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第１９条

法人は、特定個人情報を取得する場合は、「社会保障・税番号制度の施行に伴い収集する個人番号の利用目的について」を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
２

法人は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人へ通知し、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第２０条

法人は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２

役職員等及び役職員等以外の個人が、法人の個人番号の提供の要求又は第２３条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明し、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。
役職員等及び役職員等以外の個人が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。

（個人番号の提供を求める時期）
第２１条
２

法人は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに、個人番号の提供を求めることとする。

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できる時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。例えば、役職員等に係る個人番号関係事務の場合は、雇用関係契約の締結等の時点で、個人番号の提供を求めることができるものとする。

（特定個人情報の収集制限）
第２２条

法人は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

（本人確認）
第２３条

法人は、役職員等及び役職員等以外の個人から、「社会保障・税番号制度の施行に伴い収集する個人番号の利用目的について」等の文書を通じ、個人番号の提出を求める場合は、本人確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）を行うものとする。
２

役職員等の扶養家族の個人番号を、代理人を通じ取得する場合は、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び当該扶養家族の本人確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）を行うものとする。ただし、代理人が、法人と雇用関係等にある役職員等であることが明らかな場合は、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び当該扶養家族の本人確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）は、必要としないこととする。

（国民年金第３号被保険者の個人番号の収集）
第２４条

法人は、役職員等の配偶者であって国民年金第３号被保険者であるものからの個人番号を収集する場合は、当該役職員等に対し、個人番号の収集及び本人確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）を委託するものとする。この場合において、役職員等は、当該配偶者の「委任状」を、当該配偶者の個人番号の提供時に提出するものとする。

第４章

特定個人情報の利用（特定個人情報の利用制限）
第２５条
２

法人は、第１８条に定める利用目的でのみ利用するものとする。

法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２６条

法人が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める個人番号を取り扱う事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第５章

特定個人情報の保管（特定個人情報の保管制限）
第２７条
２

法人は、第３条に定める個人番号を取り扱う事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、次に掲げる書類及びデータを保管することができるものとする。
（１）源泉徴収票及び支払調書等を作成するために、法人が受領した個人番号が記載された申告書類及び通知カード・身元確認書類等（２）源泉徴収票及び支払調書等を作成するためのシステム内の情報（３）行政機関等に提出した源泉徴収票及び支払調書等の控え

第６章特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第２８条

法人は、番号法第１９条各号に定める場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供（提供とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、法人の内部での移動は、該当しないものとする。）しないものとする。

第７章

特定個人情報の開示（特定個人情報の開示）
第２９条

法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。

第８章

特定個人情報の廃棄・削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第３０条

法人は、所管法令で定められた個人番号が記載された書類等の保存期間が経過した場合は、当該書類を速やかに廃棄又は削除するもとする。ただし、所管法令で定められた保存期間が経過した後においても、当該書類等を保管する場合は、個人番号を削除若しくは復元できない程度にマスキングを施し保管するものとする。

第９章

特定個人情報の委託の取扱い（業務の委託）
第３１条

法人は、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、番号法及びガイドラインに基づき、法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２

前項の業務を委託する場合は、保護規程第１３条に従うと共に、特定個人情報に関する取得、保管、利用、提供、廃棄・削除の各事務において、安全管理措置を遵守させるため、別途委託契約を締結するものとする。

第１０章

その他

（変更後の個人番号の届出）
第３２条

役職員等は、個人番号が漏えいした等の事情により、本人又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく、法人に届け出なければならない。

附則

この規程は平成２７年１２月２２日から施行する。