九州大学における公的研究費の管理・監査の基本方針
平成１９年６月２７日
総長裁定
令和５年４月１日改正
１．趣旨
この基本方針は、国又は独立行政法人から本学に配分される、競争的研究費を中心とした公募型の研究資金（以下「公的研究費」という。）について、不正使用を防止し、適正な管理・監査を行うために必要となる事項を定めるものである。
２．運営・管理に関わる責任体制(1) 本学を統括し、公的研究費の運営・管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、総長をもって充てる。
＜役割＞
最高管理責任者は、次に掲げる業務を行う。
ア 不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じること、また、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任を持って公的研究費の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮すること
イ 不正防止対策の基本方針や具体的な不正防止対策の策定に当たっては、役員会等において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深めること
ウ 様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図ること(2) 最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営・管理について本学を統括する実質的な責任と権限を持つ者として統括管理責任者を置き、研究担当理事をもって充てる。
＜役割＞
統括管理責任者は、不正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、本学全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告する。
(3) 各部局（国立大学法人九州大学予算決算及び出納事務取扱規程第８条に規定する予算単位を基本とする。以下同じ。）における公的研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者としてコンプライアンス推進責任者を置き、各部局の長をもって充てる。
＜役割＞
コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次に掲げる業務を行う。
ア 自己の管理監督する部局における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告すること
イ 不正防止を図るため、部局内の公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督することウ 自己の管理監督する部局において、定期的に啓発活動を実施すること、また、構成員が、適切に公的研究費の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導すること(4) コンプライアンス推進責任者は、役割の実効性を確保する観点から、責任を統括する役割を担った上で、必要に応じ、部門等の組織レベルで副責任者を任命することができる。
副責任者は、コンプライアンス推進責任者の指示の下、業務を行う。
(5) 最高管理責任者、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者（副責任者を含む。）は、それぞれの職務においてその管理監督の責務を十分果たさず、結果的に不正を招いた場合には、その責任を負うことに留意する。
３．監事の役割(1) 監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について本学全体の観点から確認する。
(2) 監事は、特に、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認する。
(3) 監事は、３．(1)及び３．(2)で確認した結果について、役員会等において定期的に報告し、意見を述べる。
４．関係者の意識向上と浸透(1) コンプライアンス推進責任者は、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に、本学の不正対策に関する方針及びルール等に関するコンプライアンス教育を実施し、受講者の受講状況及び理解度を把握するとともに、誓約書等の提出を求める。
(2) コンプライアンス教育の内容は、各構成員の職務内容や権限・責任に応じた効果的で実効性のあるものを設定し、定期的に見直しを行う。また、実施に際してはあらかじめ一定の期間を定めて定期的に受講させる。
(3) コンプライアンス推進責任者は、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。
(4) 公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に対する行動規範を策定する。
５．ルールの明確化・統一化
最高管理責任者は、公的研究費の使用及び事務処理手続きに関するルール（以下「ルール」という。）を明確にし、公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に周知を図るとともに、公的研究費により謝金、旅費等の支給を受ける学生等に対してもルールの周知を徹底する。
６．職務権限の明確化
最高管理責任者は、公的研究費の事務処理に関する構成員の権限と責任について、業務の分担の実態と職務分掌規程の間に乖離が生じないよう、適切な職務分掌を定める。また、各段階の関係者の職務権限を明確化し、職務権限に応じた明確な決裁手続を定める。
７．告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用(1) 最高管理責任者は、監査・コンプライアンス室に公的研究費の不正に係る本学内外からの通報窓口を置く。
(2) 監査・コンプライアンス室は、不正に係る情報について、迅速かつ確実に最高管理責任者に報告する。
(3) 最高管理責任者は、以下のアからオを含め、公的研究費の不正に係る調査の体制・手続き等を明確に示した規程等を定める。
ア 告発等の取扱い
イ 調査委員会の設置及び調査
ウ 調査中における一時的執行停止
エ 認定
オ 配分機関への報告及び調査への協力等(4) 調査後において懲戒等を必要とするときは、「国立大学法人九州大学職員懲戒等規程」

に基づき処理する。
８．不正要因の把握、不正防止計画の策定・実施及びモニタリング(1) 不正防止計画（コンプライアンス教育・啓発活動等の計画を含む。以下同じ。）の推進を担当する部署として、研究費不正防止計画推進室を置き、統括管理責任者を室長とする。
(2) 研究費不正防止計画推進室は、具体的な不正防止対策のうち最上位のものとして、不正防止計画を策定・実施し、実施状況を確認する。
(3) 研究費不正防止計画推進室は監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う。
(4) 研究費不正防止計画推進室は、監査・コンプライアンス室と連携し、不正を発生させる要因（以下「不正発生要因」という。）について、本学全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。また、不正防止計画の策定にあたっては、不正発生要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容にするとともに、不正発生要因に応じて随時見直しを行い、効率化・適正化を図る。
(5) 事務局及び各部局は、不正根絶のために、研究費不正防止計画推進室と協力しつつ、主体的に不正防止計画を実施する。
９．公的研究費の適正な運営・管理(1) コンプライアンス推進責任者は、当該部局の公的研究費の執行状況について検証し、予算の執行が当初計画に比較し著しく遅れている場合は、その理由を確認するとともに、必要に応じ改善策を講じなければならない。
(2) 物品等の購入依頼又は発注をする者は、あらかじめその支出財源を特定しなければならない。
(3) 不正な取引に関与した業者については、「国立大学法人九州大学における物品購入等契約に係る取引停止等の取扱要領」に基づき、取引停止等の措置を講じる。
(4) 前各号に定めるもののほか、最高管理責任者は、不正発生要因を踏まえ、第三者からの実効性のあるチェックが効く仕組みを構築するなど、公的研究費の適正な運営・管理を行うための措置を講じる。
１０．情報発信・共有化の推進(1) 最高管理責任者は、ルール等に関する本学内外からの相談を受ける部署として、事務局及び各部局に相談窓口を置く。
(2) 最高管理責任者は、公的研究費の不正防止に向けた取組について、方針及び手続き等をホームページで公表する。
１１．監査体制(1) 監査・コンプライアンス室は、最高管理責任者の直轄的な組織として、「国立大学法人九州大学内部監査規程」に基づき、毎年度定期的に内部監査を実施する。
(2) 内部監査の実施に当たっては、以下のことに留意する。
ア 会計書類の形式的要件等の財務情報に対するチェックのほか、公的研究費の管理体制の不備の検証も行う。
イ 研究費不正防止計画推進室と連携し、不正が発生するリスクに対して重点的かつ機動的な監査を実施する。
ウ 把握した不正発生要因に応じて、監査計画を随時見直し、効率化・適正化を図るとともに、専門的な知識を有する者を活用して監査の質の向上を図る。
(3) 監査・コンプライアンス室は、効率的・効果的かつ多角的な内部監査を実施するために、監事及び会計監査人との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況や、モニタリング、内部監査の手法、公的研究費の運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行う。
(4) 内部監査結果等については、コンプライアンス教育及び啓発活動にも活用するなどして周知を図り、同様のリスクが発生しないよう徹底する。
１２．その他
最高管理責任者は、上記に定めるほか、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（平成１９年２月１５日文部科学大臣決定、令和３年２月１日改正）」において実施が必要とされた事項について、所要の取組を実施する。