第18回日韓中小児腎セミナー
オンライン発表進行マニュアル

1. はじめに

P. 2

2. 事前準備〜当日進行までの一連の流れ

P. 3

3. 事前準備①~⑥

P. 4 – 9

4. 開催当日①~⑥

P. 10 – 15

5. 注意点・留意事項

P. 16

6. 連絡先P. 17(1)

はじめに(2)

第18回日韓中小児腎セミナーは、テレビ会議システム Zoom を使用して行います。
以下の注意点をあらかじめご確認ください。
1. インターネットへの接続は、通信環境が良い場所でご参加ください。有線LANのご利用を推奨いたします。
2. 極力静かな場所で雑音が入らないようお願いします。
3. お持ちのPCにカメラ、スピーカー、マイクがあるかご確認ください。
4. 可能な限り、マイク付きイヤホンやヘッドセットマイクをご使用ください。
5. PCの負担軽減のため、不要なアプリケーションはすべて閉じてからZoom をご使用ください。

事前準備〜当日進行までの一連の流れ
事前準備

4月24日

Zoom
インストール確認

あらかじめ、当日ご利用になるPCに、Zoomがインストールされていることを、マイクやスピーカーの機能に問題がないかをご確認ください。

接続テスト

時間内であればいつでもディレクターがZOOM上に待機しています。事前に事務局からご案内するURLよりア
クセスして接続状況・音声・環境設定などの確認をお願いします。当日の画面共有方法など、不明点はこちらで確認をいただけます。
※複数の役割者が同時間帯に入室されている場合、若干お待ちいただく場合がございます。ご了承ください。

ZOOM会場へ入室

会議当日は打ち合わせの時間等はございません。
ZOOMには皆さま視聴者として入っていただきます。オペレーターがご登壇者のスケジュールを管理しますので、どなたがご登壇者か明確になるように、入室の際はご自身のフルネームでご登録いただけますようお願いします。

役割変更・諸連絡事務局のほうで役割者をZOOMでいう“パネリスト”というカテゴリーに変更いたします。パネリストになりますと、ビデオとマイクをオン・オフ設定できるようになります。
変更するタイミングではまだ前のセッションが進行中ですので、ビデオとマイクはオフのままで待機をお願いします。
何かありましたら事務局からチャットにてお声かけをいたします。チャットを常にご確認ください。スケ
ジュールの遅延などがある場合もこちらでご案内します。

スタンバイ

セッション開始１分前を切りましたら、チャットにてスタンバイをお願いしますと連絡しますので、ビデオをオンにして、マイクはオフの状態でスタンバイをお願いします。
開始時間になりましたらスタッフがチャットで「スタートしてください」とメッセージを入れますので、司会はマイクをオンにして、セッションを開始してください。

セッション
開始時刻

セッション開始

司会はセッションを始めてください。
① 司会より：冒頭ご挨拶② 司会より：演者紹介③ 演者から事前にご提出いただいた音声付きスライド動画の放映（運営本部で対応）
もしくは演者自身によるスライド共有とライブ講演④ 質疑応答 Live配信
質疑は挙手とQ&Aを利用します。各セッションに担当のスタッフがついて挙手やQ&Aの状況を確認してフォローします。（チャットは使用不可）

セッション
終了時刻

セッション終了

司会の締めのご挨拶が終わりましたら、運営本部が学会タイトルスライドを表示します。

セッション
終了後

役割変更

前日まで

9:00-16:00

セッション
30分前までにセッション開始
5-10分前当日(3)セッション開始
１分前

4月25日

終了後はマイク・カメラをオフにして下さい。事務局のほうで役割をもとの視聴者に戻します。

事前準備①

初めて Zoom を使用される場合(4)

初めて Zoom を使用する場合、 https://zoom.us/download#client_4meeting を開いていただき、ミーティング用Zoomクライアントをダウンロードし、インストールしてください。
２回目以降のご使用から、Zoomが自動的に起動します。
※スマートフォンやタブレットでの発表はお控えください。

事前準備②

環境設定(5)

事前に、Zoomへサインインして各種設定を行なってください。
① Zoomアプリを起動しサインインしてください。

② 設定（歯車アイコン）をクリックしてください。

事前準備③(6)

環境設定続き④「オーディオ」クリックし、チェック項目を下記の③「ビデオ」をクリックし、チェック項目を下記のように設定をしてください。

ように設定をし、スピーカーとマイクのテストを行ってください。

※PC本体の「ディスプレイの解像度」は「フルHD（1920×1080）」に設定してください。
以上で、基本の設定は完了です。

事前準備④

接続テスト(更新)(7)

会期当日は1つのチャンネルのみでセミナーを進行します。

チャンネルが1つのみであるため、当日はオンライン上での打ち合わせなどの設定が出来かねます。
このため、役割者の先生方には、接続テストの時間を設けます。（テスト用であり本番URLとは異なります）
19日に一度テストを開催しましたが、ご確認がお済でない先生のために、再度下記の時間帯でディレクターが待機して対応いたしますので、是非ご利用ください。

【接続テスト日時】
URL

4月24日（土）9:00-16:00

https://us02web.zoom.us/j/81257583339
ミーティングID

812 5758 3339

特に予約等は必要ありません。ご都合のよい時間帯に入室ください。（日英対応）
なお、複数の方が同時に入室された場合には、ご案内まで少しお待ちいただく場合がございます。
しばらくお待ちくださいの表示が出ている場合は、そのままでお待ちいただくか、しばらくしてもう一度入室をお願いします。
接続テストに関する不明点がありましたら、事務局までメールにてお問い合わせください。
E-mail:18jkcpns@jtbcom.co.jp

事前準備⑤ 発表会場への入室登録
当日ログインいただくチャンネルへのご案内は、4月21日に以下のような招待メールでご案内致します。
司会・演者の皆様にも最初は一般参加者と同じURLより入室をお願いします。
Taro Yamada,“the 18th Japan-Korea-China Pediatric
Nephrology Seminar 2021”.
18jkcpns@jtbcom.co.jp

招待メールに記載された”Click Here to Join”をクリックし、下記の画面よりあらかじめ会場への入室登録をお願いします。
部外者の参加を制限するために、参加登録者の情報はあらかじめZoom Webinarに登録しており、ここで照合されます。基本的情報は反映されていますので国名を選択して登録してください。
必ず参加登録時のメールアドレスにて登録をお願いします。
The 18 th Japan-Korea-China
Pediatric Nephrology Seminar 2021

April 25, 2021 09:30 AM Osaka, Sapporo, Tokyo

The 18th Japan-Korea-China Pediatric Nephrology Seminar 2021

April 25, 2021 09:30 AM Osaka, Sapporo, Tokyo

123 4567 8901

事前準備⑥ 発表会場への入室登録 続き
参加登録情報との照合を行いますので、登録に支障がなければRegisterを完了すると承認されます。スマートデバイスで登録されている方には同じようなConfirmationメールがもう一度届きますので、再度“Click here to Join”をクリックしてください。会議用URLが表示されます。
参加登録がお済でない方には招待メールが届きません。他人の招待メールからRegisterをしても、参加登録情報と合致しない場合は承認されませんのでご注意ください。

The 18th Japan-Korea-China
Pediatric Nephrology Seminar 2021

The 18th Japan-Korea-China Pediatric Nephrology Seminar 2021

April 25, 2021 09:30 AM Osaka, Sapporo, Tokyo

123 4567 8901

The 18th Japan-Korea-China
Pediatric Nephrology Seminar 2021

The 18th Japan-Korea-China Pediatric Nephrology Seminar 2021

April 25, 2021 09:30 AM Osaka, Sapporo, Tokyo

ここまでが事前の手続きとなります。承認メールには当日の発表会場への入室URLが記載されていますが、実際の発表会場へは当日にならなければ入れませんので、会議開催までは以下のような予定表示画面となります。会議当日に別のブラウザやデバイスから入室される場合は、再度登録を要求されることがありますので、その場合は同じ手順を繰り返してください。
2021/04/25
9:30 AMThe 18th Japan-Korea-China Pediatric Nephrology Seminar 2021

開催当日① 発表会場への入室方法(10)

承認メールあるいはリマインドメールに記載された、会議本番用のURL をクリックいただくと、以下のような画面が表示されます。
「Zoomを開く」を押してください。
お使いのPCでのZOOM設定環境次第では、Zoomを開くボタンが表示されない場合があります。
その場合は「ミーティングを起動」か、「Zoomのダウンロード」を実行してください。
それでも接続できない場合は、「ブラウザから起動」をクリックしてください。

開催当日②

参加レベルの変更(11)

入室段階では一般参加者（Attendee)の状態です。セミナーの視聴は可能ですが発言・ビデオオンはできない状態となっています。
ご担当セッションの開始30分前までにはログインをお願いします。

ご担当セッションの開始5-10分前までに、事務局側で司会・演者を参加者（Attendee)から役割者（Panelist)へと、参加レベルの変更をいたします。この作業のためにも、前述の名前の変更が必要不可欠となりますので、必ず入室時の名前変更をお願いします。
参加レベルが変更されると、司会・演者ともにマイクとカメラをオンにすることが可能になりますが、まだオンにはせずに待機をお願いします。さらに事務局より、司会を共同ホスト（Co-host)へと割り当てを行います。これにより司会は一斉にミュート設定をかけたり、参加者の発言を許可/禁止したりなど、の実務をウェブ上で行うことが可能になります。

なお、担当のセッションが終了したら、マイク・ビデオをオフにした上でセッションの視聴をお楽しみください。
しばらくしましたら事務局側で役割者（Panelist）から参加者（Attendee)へと参加レベルを戻す作業をいたします。

開催当日③

マイク・ビデオの設定方法(12)

Panelistになりますと、マイクとビデオのオン・オフを自身で操作可能になります。
セッション開始1分前を切りましたら、ディレクターがチャットにてスタンバイをお願いしますというメッセージを送ります。
チャットを確認されましたら、ビデオをオンにしてください。左下のボタンで「ビデオのON/OFF」が設定可能です。
さらに時間になりましたら、ディレクターがセッションを開始してくださいというチャットを送りますので、司会はマイクをONにして進行を開始してください。演者は自身が発言するときのみマイクをオンにお願いします。
※司会はビデオをオンにするときに一緒にマイクをオンにしても構いませんが、発言やタイプ音なども入ってしまいますので、注意して静かに待機をお願いします。また演者の講演中はマイクをオフにしてください。

ChairPresenter開催当日④ オンライン発表の基本的な流れ(13)[1] 司会のセッション開始の挨拶（Live配信）
司会はセッション名・演題名・演者名などをご紹介ください。
[2] 司会からの演者紹介、演者の挨拶（Live配信）

演者はマイクをオンにして挨拶の後、スライドを開始してよいタイミングになりましたら、「スライドをお願いします」と声かけください。

[3] 演者から事前にご提出いただいた音声付きスライド動画の放映（運営本部で対応）
もしくは演者自身によるスライド共有とライブ講演[4] 質疑応答（Live配信）※司会は発言がない場合は、「マイクOFF」にしてください。

※司会・演者はセッション終了まで、常に「ビデオON」のままにしてください。

(14)

開催当日⑤ 質疑対応について “Q&Aのみ”

セッション中に視聴者からの質問がある場合は、Q&Aに表示されますので、司会は画面下の「Q&A」をクリックし、あらかじめQ&A画面を立ち上げておいてください。
司会が見落とす場合もありますので、セッション担当が質問が来たことをチャットでもお知らせします。

司会はQ&Aの内容を確認の上、答えたい質問を代読して演者へ質疑を行ってください。
Q＆Aは役割者（Panelist)のみが閲覧可能です。
例： [司会] 参加者A先生から質問が入っています。山田先生、… については？
[演者] … については、…
…について質問があります。・・・・

このボタンは押さないでください。
セッション担当の方で処理します。

開催当日⑤ 質疑対応について “Q&Aと挙手”(15)

視聴者が発言を希望する場合は、「Q&Aに簡潔に内容を記載し“発言を希望”と記載する」ようになっています。（“発言を希望”と記載がない場合はそのままQ&Aを代読）
司会はQ&Aを確認し、発言希望とある質問を取り上げる場合は、セッション担当者に“質問者の発言を許可”させてください。
Q＆Aは役割者（Panelist)のみが閲覧可能です。
例 [司会] 参加者A先生から質問が入っていますね、発言を許可します。
[セッション担当] 参加者Aの挙手を確認し発言を許可[視聴者] 自身のマイクをミュート解除して発言「○○大学のｘｘです。山田先生、… については？」[演者] 「A先生ありがとうございます。… については、…」※次の質問へ移ったら、セッション担当が質問者の発言を無効にします。

名前にカーソルをあてるとトークを許可(Allow to talk)と詳細（More)の表示が出るので、トークを許可して演者へミュートを解除して質問をするよう促してください。

…について…の質問があり、発言を希望します。

注意点・留意事項(16)① マイクON・OFFについて
司会・演者の先生方には、ご自身でマイクのON・OFFの切り替えを行っていただきますが、状況によって、運営事務局側で強制的に切り替えさせていただくことがありますのでご了承ください。

② 発表時間の管理について
Zoom画面内には残り時間を示すタイムキープ用の時計表示がございません。各演者の講演持ち時間をあらかじめご確認のうえ、ご自身の時計で時間の管理をお願い致します。状況によりディレクターからチャットにて時間管理に関するご連絡を送らせていただく場合がございます。
③ 役割者（司会、演者等）の通信不良の場合司会の場合︓セッション担当者にチャットでご連絡ください主催担当が代理で進行します。

演者の場合︓数秒待っても通信障害が改善されない場合は、次の演者に交代していただくようお願いいたします。
⑤ Zoom内のチャット機能
司会・演者がお入りになっているZoomにチャット機能がございます。他者の発言中など声を発せない場面で不明点がございましたら、Zoomのチャットで事務局へお問い合わせください（All Panelistを指定してチャットいただければ、役割者間のみでの連絡が可能です） 。
また、セッション進行中に事務局からもチャットで連絡を差し上げる場合がございます。

セッションの進行中のお知らせ事項など、運営事務局よりチャットで連絡を差し上げます。

(17)以上でLive配信セッションが終了です。
オンライン開催に関するお問い合わせ先
第18回日韓中小児腎セミナー

運営事務局： 18jkcpns@jtbcom.co.jp【当日(25日)の緊急連絡先】
会期当日は1つのチャンネルのみでセミナーを進行します。チャンネルが1つのみであるため、当日のセミナー会場ではオンライン上での打ち合わせやご質問に対応が出来かねます。
ご質問は下記のZOOM別室またはホットラインにてお尋ねください。
ZOOM別室︓https://zoom.us/j/91569492256

ホットライン︓

070-3601-5320※

25日

9:00ー16:00(日本時間)