個人情報保護規程
第１章 総則（目 的）
第１条 この規程は、公益社団法人日本理学療法士協会（以下、「本会」という。
）個人情報の保護に関する基本方針に基づいて本会事務局が取り扱う個人情報の適切な保護のために定める。この規程に基づき「個人情報管理ガイドライン」を策定し、実施、評価、改善を行うとともに、事務局職員はこの規程に従って個人情報を保護しなければならない。
（対象）
第２条 この規程は、本会において、処理されている個人情報であって、組織的に保有するファイリングシステムの全部又は一部をなすものを対象とする。
（定 義）
第３条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう（２）個人情報データベース等
特定の個人情報を一定の規則（例えば、五十音順、生年月日順など）に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。紙媒体、電子媒体の如何を問わない。
（３）個人データ「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。
（４）保有個人データ
個人データのうち、本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものをいう。ただし、①その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるもの、②６ヶ月以内に消去する（更新を除く）ものは除く。
（５）個人情報管理責任者
個人情報保護計画の策定、実施、評価、改善等の個人情報保護のための業務について、統括的責任と権限を有する者をいう。

（６）個人情報取扱担当者
個人情報のコンピュータへの入力・出力、台帳・申込書等の個人情報を記載した帳票・帳表を保管・管理等する担当者をいう。
（７）個人情報保護監査責任者
個人情報管理責任者から独立した公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う権限を有する者をいう。
（８）個人情報保護監査人
本会監事から選任され、個人情報管理責任者から独立した公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う権限を有する者をいう。
（９）預託
部外の者にデータ処理等の委託のために本会が保有する個人情報を預けること。

第２章 個人情報の収集（収集の原則）第４条 個人情報の収集は、収集目的（第７条に記載）を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において行わなければならない。
２

新しい目的で個人情報を収集するときは、担当者は個人情報管理責任者に届け出なければならない。

３

前項の届け出を受けた個人情報管理責任者は、速やかに会長の承諾を得なければならない。
承諾後、新しい目的での個人情報の収集が可能となる。

（収集方法の制限）
第５条 個人情報の収集は、適法、かつ公正な手段（第８条に記載）によって行わなければならない。
２

新しい方法又は間接的に個人情報を収集するときは、担当者は個人情報管理責任者に届け出なければならない。

３

前項の届け出を受けた個人情報管理責任者は、速やかに会長の承諾を得なければならない。
承諾後、新しい目的での個人情報の収集が可能となる。

（特定の個人情報の収集の禁止）
第６条 次に示す内容を含む個人情報の収集、利用又は提供を行ってはならない。
（１）門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項（２）思想、信条及び宗教に関する事項（３）上記（１）及び（２）は、褒章等必要やむを得ない場合に限り、利用、収集できる

（個人情報を収集する目的）
第７条 会員および事業関係者から個人情報を取得する目的は、会員に対するサービスの提供、保険事務、名簿管理等、本会運営に必要な事項などで利用することである。
２

職員についての個人情報収集の目的は、雇用管理のためである。

（個人情報を収集する方法）
第８条 会員・事業関係者・事務局職員から個人情報を取得する方法は、以下の通りである。
（１）本人の申告及び求めによる提供（２）直接の面談（３）その他の場合は、本人、もしくは代理人の同意を得て収集する

第３章 個人情報の利用（利用範囲の制限）
第９条 個人情報の利用は、原則として収集目的の範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者が、業務の遂行上必要な限りにおいて行う。
２

個人情報管理責任者の承諾を得ないで、個人情報の目的外利用、第三者への提供・預託、通常の利用場所からの持ち出し、外部への送信等の個人情報の漏えい行為をしてはならない。

３

事務局職員、派遣職員、委託外注職員及び関係者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その業務に係る職を退いた後も、同様とする。

（利用目的の範囲）
第 10 条 個人情報は、通常の業務で想定される目的及び、通常の業務以外として次の１号から４号について使用する。
（１）会員・事業関係者・事務局職員が当事者である契約の準備又は履行のために必要な場合（２）本会が従うべき法的義務の履行のために必要な場合（３）会員・事業関係者・事務局職員の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合（４）裁判所及び令状に基づく権限の行使による開示請求等があった場合（目的範囲外利用の措置）
第 11 条 収集目的の範囲を超えて個人情報の利用を行う場合は、会員・事業関係者・事務局職員本人の同意を必要とする。

（個人情報の入出力、保管等）
第 12 条 個人情報のコンピュータへの入力・出力及びそれらの管理や名簿書類・申込書等の個人情報を記載した帳票の保管・管理等は、「個人情報管理ガイドライン」に規定する。

第４章 個人情報の適正管理（個人情報の正確性の確保）
第 13 条 個人情報管理責任者は、個人情報を利用目的に応じ、必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。
２

会員・事業関係者・事務局職員から、個人情報の開示、当該情報の訂正、追加、削除、利用停止等の申し出を受けた場合は、事務長が窓口となり、個人情報管理責任者は、速やかに処理しなければならない。

（個人情報の安全性の確保）
第 14 条 個人情報管理責任者は、個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、「個人情報管理ガイドライン」を策定し、実施、普及、評価、改善をしなければならない。
（個人情報の委託処理等に関する措置）
第 15 条 情報処理や作業を第三者に委託するために、個人情報を第三者に預託する場合においては、委託担当者は事前に個人情報管理責任者に届け出なければならない。
２

第三者より個人情報の預託を受ける場合においては、第三者の定める管理計画を考慮してこの規程に従うものとする。

３

個人情報管理責任者は、以下の各号の措置を講じ、会長の承諾を得てから基本契約を締結しなければならない。基本契約締結後に個別契約を締結し、当該個人情報の預託は、個別契約締結後にしなければならない。
（１）個人情報の預託先について、預託先責任者との面接、必要に応じて預託先の情報処理施設の状況を視察あるいは把握し、個人情報保護及びセキュリティ管理が本会の基準に合致することを確認すること。再委託に関しては、同様の取扱いをするか、あるいは、委託先の責任で同様の取扱いを保証することが必要である。
（２）次の事項を入れた基本契約書案を作成すること。
ア 守秘義務の存在、取扱うことのできる者の範囲に関する事項
イ 預託先における個人情報の秘密保持方法、管理方法についての事項
ウ 預託先の個人情報の取扱担当者に対する個人情報保護のための教育・訓練に関する事項

エ 契約終了時の個人情報の返却及び消去に関する事項
オ 個人情報が漏えい、その他事故の場合の措置、責任分担についての事項
カ 再委託に関する事項
キ 本会からの監査の受け入れについての事項
４

個別契約に基づき個人情報を預託先に提供するときは、担当者は前項（２）③の事項を記した書面を預託先に交付して、注意を促さなければならない。

５

委託中、担当者は、預託先が本会との契約を遵守しているかどうかを確認し、万一、契約に抵触する事項を発見したときは、その旨を個人情報管理責任者に通知しなければならない。

６

前項の通知を受けた個人情報管理責任者は、直ちに会長と協議して個人情報の預託先に対して必要な措置を講じなければならない。

７

個人情報管理責任者は、年に一度以上、個人情報の預託先責任者と面接し、必要に応じて預託先の情報処理を把握あるいは視察し、監査しなければならない。

８

個人情報管理責任者は、本条に基づき作成された基本契約、個別契約、監査報告書、通知書等の文書（電磁的記録を含む）を当該個人情報の預託先との個別契約終了後７年間保存しなければならない。

（個人情報の第三者への提供）
第 16 条 個人情報の第三者への提供は、本人の同意がない場合は禁止する。例外として、以下の場合には第三者に提供することがある。
（１）法令に基づく場合（届出、通知）（２）公衆衛生、児童の健全育成に特に必要な場合（疫学調査等）（３）人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合
２

第三者への提供は、原則として個人情報管理責任者の承諾を得て、必要な措置を講じた後でなければならない。

３

前項の通知あるいは報告を受けた個人情報管理責任者は、速やかにその是非を検討しなければならない。

（個人情報の共同利用）
第 17 条 個人情報を第三者との間で共同利用する場合、本人の同意を得た後、担当者は個人情報管理責任者に届け出なければならない。
２ 前項の通知を受けた個人情報管理責任者は、直ちにその是非を検討し、会長の承諾を得なければならない。

第５章 自己情報に関する情報主体からの諸請求に対する対応（自己情報に関する権利）
第 18 条 本会が保有している個人情報について、会員から説明、開示を求められた場合、希望する方法で説明、開示しなければならない。
２

家族あるいは第三者への個人情報の提供は、あらかじめ、本人に対象者を確認し、同意を得る。

３

開示した結果、誤った情報があった場合で、訂正、追加又は削除を求められたときは、個人情報管理責任者は、遅滞なくその請求が妥当であるかを判断し、妥当であると判断した場合には、訂正等を行い、遅滞なく会員に対してその内容を通知しなければならない。訂正しない場合は、遅滞なく会員に対してその理由を通知しなければならない。

（自己情報の利用又は提供の拒否権）
第 19 条 本会が保有している個人情報について、会員から自己情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合、これに応じなければならない。ただし、裁判所及び令状に基づく権限の行使による開示請求等又は本会が法令に定められている義務を履行するために必要な場合については、この限りでない。

第６章 管理組織・体制（個人情報管理責任者）
第 20 条 個人情報管理責任者は、個人情報の保護についての統括的責任と権限を有する責任者であること。
２

個人情報管理責任者は、１名以上の個人情報管理担当者を選任し、自己に代わり必要な個人情報保護についての業務を行わせ、これを管理・監督しなければならない。

３

個人情報管理担当者は事務局に所属する者の中から、個人情報取扱担当者を選任しなければならない。

（個人情報保護監査責任者）
第 21 条 個人情報保護監査責任者は、個人情報管理責任者から独立した公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う権限を有し、会長が選任する。ただし、部外の第三者に監査業務を委託することを妨げない。
２ 個人情報保護監査責任者は、年１回、個人情報保護計画に従い、監査を実施し、監査結果を会長に報告しなければならない。

（個人情報保護苦情・相談窓口の設置）
第 22 条 個人情報管理責任者は、個人情報及び個人情報保護計画に関しての苦情・相談を窓口で受け、この連絡先を会員に告知しなければならない。

第７章 個人情報管理責任者の職務（個人情報の特定とリスク調査）
第 23 条 個人情報管理責任者は、本会が保有するすべての個人情報を特定し、危機を調査・分析するための手順・方法を確立し、維持しなければならない。
２

個人情報管理責任者は、課ごとに前項の手順に従って各課における個人情報を特定し、個人情報に関する危険要因（個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等）を調査・分析の上、適切な保護措置を講じない場合の影響を認識し、必要な対策を策定し、維持しなければならない。

（法令及びその他の法規範）
第 24 条 個人情報管理責任者は、個人情報に関する法令及びその他の法規範を特定し、参照できる手順を確立し、維持しなければならない。
（個人情報保護計画の策定）
第 25 条 個人情報管理責任者は、個人情報管理担当者の協力を得て、個人情報を保護するために必要な個人情報保護計画を年１回立案して文書化し、かつ実施、評価、改善をしなければならない。
２

個人情報保護計画には、次の事項を入れなければならない。

（１）個人情報の特定と危機対策
ア 個人情報を記録したシステム、媒体の特定
イ 個人情報に対する危機の識別
ウ 危機の調査・分析に基づく対応策の策定、実施、評価、改善（２）個人情報保護のための責任者、管理担当者、担当者の業務と業務方法
ア 個人情報管理責任者
イ 個人情報管理担当者
ウ 個人情報取扱担当者
エ 個人情報保護苦情及び相談窓口
オ 個人情報保護監査責任者（３）研修実施計画
ア 個人情報管理担当者、個人情報取扱担当者、苦情及び相談窓口、個人情報保護監査責任者に対する研修実施計画（研修項目、時間割、講師、日程、予算）
イ 一般職員に対する研修実施計画（研修項目、時間割、講師、日程、予算）（４）委託先に対する監査計画及び必要な場合の研修計画
ア 監査体制、日程、監査方法、監査報告様式
イ 委託先研修実施計画（研修項目、時間割、講師、日程、予算）（規程等の見直し）
第 26 条 個人情報管理責任者は、監査報告書及びその他の経営環境等に照らして、適切な個人情報の保護を維持するために、少なくとも年１回この規程及びこの規程に基づく個人情報保護計画を見直し、会長の承認を得なければならない。
（文書の管理）第 27 条 個人情報管理責任者は、この規程に基づいて作成される文書（電磁的記録を含む）を管理しなければならない。
（研修実施）
第 28 条 個人情報管理責任者は、事務局職員その他個人情報の預託先等の関係者に対して、個人情報保護計画に基づき次のような研修を行い、評価しなければならない。
（１）個人情報保護法の内容（２）個人情報保護方針、この規程の内容（３）個人情報保護計画の内容と役割分担（４）セキュリティ教育
２

個人情報管理責任者は、個人情報管理担当者に対して下記の如く研修を行い、評価しなければならない。
（１）個人情報保護法の内容（２）個人情報保護方針、この規程の内容と個人情報管理担当者の役割（３）個人情報保護計画の内容と個人情報管理担当者の役割（４）セキュリティ管理教育（５）個人情報の預託先の調査と監査（６）個人情報の漏えい事故等が発生した場合の対応

３

個人情報管理責任者は、前２項の研修を効果的に行い、個人情報の重要性を自覚させる手順・方法を確立し、維持しなければならない。

第８章 監査（監査計画）
第 29 条 個人情報保護監査責任者は、年１回個人情報保護のための監査計画を立案し、会長の承認を得なければならない。
２

監査計画には、次の事項を入れなければならない。

（１）監査体制（２）日程（３）監査方法（４）監査報告様式（監査の実施）第 30 条 個人情報保護監査責任者は、この規程及び個人情報保護計画が、個人情報保護法の趣旨に合致しているか、また、その運用状況を監査しなければならない。
２

個人情報保護監査責任者は、監査を指揮し、監査報告書を作成し、会長に報告しなければならない。

３

個人情報管理責任者は、監査報告書を管理し、保管しなければならない。

第９章 廃棄（個人情報の廃棄）
第 31 条 個人情報を廃棄する場合は、匿名化もしくは、適切な廃棄物処理業者に廃棄を委託する。
２ 個人情報を記録したコンピュータを廃棄するときは、特別のソフトウェア等を使用して個人情報を消去し，フロッピー、CD、MO 等の記憶媒体は物理的に破壊する。
３ 個人情報を記録したコンピュータを他に転用するときは、特別のソフトウェア等を使用して個人情報を消去してから転用する。
４

雇用管理に利用した個人情報についても，同様の処理をする。

５

個人情報の廃棄作業は、個人情報取扱担当者が行う。

６

廃棄の基準について、会員・事務局職員に告知しなければならない。

第 10 章 罰則（罰則）
第 32 条 本会は、この規程に違反した職員に対して就業規則に基づき懲戒を行うことがある。
２ 懲戒の手続きは、職員就業規則に定める。

第 11 章 規程の改廃（規程の改廃）第 33 条 この規程の改廃は、個人情報管理責任者の意見を聞き、理事会の決議を経なければならない。
附則１

この規程は、平成 24 年４月１日一部改正し施行する。

附則１

この規程は、文言修正等の改正をし、平成 28 年４月１日より施行する。