TPJC-PM-2030

付与適格性審査手続規則

プライバシーマーク制度指定審査機関

付与適格性審査手続規則

特定非営利活動法人みちのく情報セキュリティ推進機構

東北プライバシーマーク審査センター

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付与適格性審査手続規則

1. 総則
1.1 趣旨
本規則は、特定非営利活動法人みちのく情報セキュリティ推進機構（以下「機構」という。
）が、プライバシーマーク付与適格性審査機関の指定に関する契約に基づきプライバシーマーク指定審査機関（以下「審査機関」という。）として実施するプライバシーマーク付与適格性審査に係る業務（以下「審査業務」という。）を適切に運営するために必要な事項を定める。
1.2 適用範囲
機構は、審査機関として、「プライバシーマーク指定審査機関 組織・委員会規則」に規定する東北プライバシーマーク審査センターに審査業務を実施させ、本規則の適用範囲を東北プライバシーマーク審査センターとする。
1.3 定義本規則で使用する用語は、特段の定めがない限り、「プライバシーマーク制度指定審査機関 基本規程」及び日本工業規格 JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」（以下「JIS」という。）において使用する用語の例による。
1.4 審査の主体及び客体審査機関は、青森県、秋田県、山形県、岩手県、宮城県、福島県に本社のある事業者を審査対象とする。ただし、申請事業者の要望により、それ以外の地域も関係機関と協議の上、審査対象とすることができる。
1.5 審査機関の義務(1) 審査機関は、審査の過程で知り得た情報を正当な理由なく他人に開示してはならない。
(2) 審査機関は、申請事業者が提出した書類を複製してはならない。ただし、申請事業者の許諾のある場合、もしくは規程規則に複製をなし得る旨の定めがある場合はその限りではない。
(3) 審査機関は、申請事業者と直接の利害関係のある者を当該申請事業者の審査業務に関与させてはならない。
(4) 審査機関は、適法、かつ、公正な手段によって秘密情報を取得しなければならない。
(5) 審査機関は、秘密情報を、審査業務を実施するために必要な範囲を超えて利用してはならない。
1.6 申請事業者の義務(1) 申請事業者は、「プライバシーマーク申請手続きガイドブック」又はホームページに記載された所定の新規申請書又は更新申請書によって所定の手続で申請しなければならない。
尚、更新申請における申請受付期間は有効期限の 8 ケ月前から 4 ケ月前である。
(2) 申請に当たっては次の事項を遵守する事。
①「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」を承認し遵守すること②プライバシーマーク付与適格性審査のために必要なすべての情報を開示すること③開示する情報の一切は、事実であること④「プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準」に定める欠格事項に該当しないこと⑤「風俗営業等の規制及び業務の適正化等に関する法律」（昭和二十三年七月十日法律第百二十二号）第２条第５項に規定する「性風俗関連特殊営業」、又はこれらに類似する営業を

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営む事業者でないこと(3) 申請事業者は、審査機関の審査に協力しなければならい。

1.7 審査の基準
審査機関は、JIS Q 15001 及びそれに準拠した、個人情報保護マネジメントシステムを基準とし、規程規則に従い審査する。
1.8 審査の対象(1) 審査機関は、申請書類及び現地審査の結果を審査対象としなければならない。
(2) 審査機関は、申請事業者に対し面談審査を行った場合はその結果を審査対象とすることができる。
1.9 審査手続きの流れ、申請書類の様式、理由付記の原則(1) 審査機関の審査は、原則として、審査担当者による形式審査に始まり、書類審査、現地審査を経て、審査会による付与認定審査を行うことで終了する。
(2) 申請事業者は、センター長の定める様式に従って申請書類を作成しなければならない。ただし、定めがないものについては、申請事業者の任意の様式による。
(3) 審査機関は申請事業者に不利な決定をなす場合は、理由付記の上、書面で通知することを原則とする。
1.10 情報公開の原則
審査機関は、プライバシーマーク制度の運用上の支障がある場合を除き、機構のホームページに掲載する等、適切な方法により規程規則等の情報を公開しなければならない。
2. プライバシーマーク審査手続
2.1 形式審査
2.1.1 欠格事由
(1) 審査担当者は、次の各号に定める申請事業者からの申請についてはこれを受理してはならない。
① 申請書受理日までの過去１年間に、付与機関からプライバシーマーク取り消しの決定を受けた事業者② 申請者受付日までの過去３ヶ月間に、付与機関もしくは審査機関からプライバシーマー
ク審査の不合格ないし却下の決定を受けた事業者(2) 審査担当者は、申請受理の後、現地審査の終了までに、前項に該当する事実が明らかになった場合は、申請を却下しなければならない。
(3) 審査担当者は、１項及び２項の決定を行った場合は、直ちに審査会に報告しなければならない。
2.1.2 申請方式の確認及び補正の指示(1) 審査担当者は、JIS Q 15001、及び規程規則に従い、申請事業者の提出した申請書類が申請の形式に適合するときは、受理しなくてはならない。
(2) 審査担当者は、申請の形式に不備があったときは、その補正を指示しなければならない。

2.1.3 審査料等の請求(1) 審査担当者は、申請を受理したときは、申請事業者に対して受理通知を送付するとともに、

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申請料金を請求する。
(2) 申請事業者は、前項の請求を受けたときは、審査機関が指定する銀行口座へ申請料金を指定期間内に振り込まなければならない。
(3) 審査担当者は、前項の申請料金の振り込みが確認されない間は、その申請事業者の審査の開始を留保することができる。
(4) 審査機関は、現地審査を行なった場合は、当該審査に係る審査料、旅費（交通費、宿泊費等）について、審査機関の規程規則に基づき、申請事業者に請求する。
(5) 申請事業者は、前項の請求を受けたときは、審査機関が指定する銀行口座へ審査料等を指定期間内に振り込まなければならない。
(6) 審査機関は、申請事業者に請求した審査料等の入金が確認できない場合は、審査を中断又は打ち切ることができる。

2.2 書類審査および現地審査
2.2.1 書類審査の開始
審査担当者は、原則として申請書類を受理した日付の順に書類審査を開始しなくてはならな
い。
2.2.2 書類審査
(1) 審査担当者は、申請事業者の提出した申請書類の審査、もしくは 2.2.3 及び 2.2.4 に定める審査の開始が JIS Q 15001、及び規程規則に照らして適合するものかどうかを確認し、それが適合するものであった場合は、その旨を審査報告書に記載し、申請書類の原本とともにセンター長に提出しなければならない。
(2) 審査担当者は、前項の審査の結果が JIS Q 15001、及び規程規則に照らして明らかに適合しないと判断した場合、不適合理由書を作成し、審査会の同意を得て、申請事業者に通知しなければならない。
2.2.3 指定書類の提出・面談審査の実施
審査担当者は、申請事業者の提出した規程書類の内容が JIS Q 15001、及び規定規則に照らして不十分な場合、もしくは不明な場合は、申請事業者に対して次の各号に定める審査を実施することができる。
① 指定書類、任意書類による審査② 面談審査（面談審査は原則として機構の事務所内で行う。
）
2.2.4 現地審査の実施(1) 審査担当者は、原則として申請事業者に対して現地審査を実施しなければならない。
(2) 現地審査のための交通費・宿泊費等の費用は、別に定める「現地審査旅費規則」に従い、申請事業者が負担する。
(3) 審査担当者は、現地審査で知り得た情報を、法令の規定による場合、及び審査に用いる場合を除き、第三者に開示してはならない。審査担当者は、現地審査の開始に当って、その旨を申請事業者に宣言しなければならない。
(4) 審査担当者は、申請事業者が正当な理由なく現地審査に応じない場合は、その旨を審査報告書に記載し、申請書類の原本とともにセンター長に提出しなければならない。
2.2.5 不適合理由書の通知の効果(1) 審査担当者は、2.2.2（2）に定める不適合理由書を通知した後は、その申請事業者の審査3/4

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付与適格性審査手続規則を中止することができる。
(2) 審査担当者は、次の各号に定める場合においては、申請事業者よりその申請が取り下げられたものとみなす。
① 申請事業者が、不適合理由書の発信の日より 3 ヶ月以内に 2.2.3 もしくは 2.2.4 に定める審査に応じないとき② 申請事業者が、最初の不適合理由書の発信の日より 3 ヶ月以内に有効な是正措置を講じた上で、再審査請求をしないとき
2.2.6 再審査請求(1) 2.2.2（2）の定める不適合理由書を通知された申請事業者は、不適合の理由を是正する措置を講じ、再審査請求書を提出することができる。
(2) 審査担当者は、前項の再審査請求書が提出された時は、審査を再開しなければならない。

2.3 付与認定審査
2.3.1 審査会への報告事項(1) 審査担当者は、次の事項の内容とする報告書を作成し、センター長に報告しなければならない。
① 申請事業者名一覧② 受理をした申請事業者名一覧③ 書類審査及び現地審査に適合した申請事業者名一覧④ 不適合理由の写し⑤ 却下の通知の写し⑥ 現地審査の結果報告書⑦ 面談審査の結果報告書⑧ その他、審査会の命じた報告(2) センター長は、前項の報告を審査会に提出し、審査の報告をしなければならない。ただし、センター長は、必要に応じて審査担当者に報告させることができる。
2.3.2 付与認定審査(1) 審査会は、審査の報告書及び審査書類の原本を元に付与認定審査決定を行う。
(2) 審査機関は、前項の決定については当該申請書事業者に通知する。
(3) 再審査の決定があったときは、審査担当者は、決定の理由を踏まえて当該申請事業者の再審査を行う。
(4) 審査担当者は、付与機関に対して審査決定の結果を報告する。
2.3.3 付与認定審査合格決定の効果(1) 審査合格事業者は、審査合格の決定により、付与機関とのプライバシーマーク使用に関する契約の当事者となる地位を有する。
(2) 審査合格事業者は、審査合格決定の日より３ヶ月以内に付与機関との間でプライバシーマーク使用に関する契約を締結しなければならない。
(3) 審査機関は、審査合格事業者が正当な理由なく前項の期間を徒過したときは、審査合格の決定に伴う法的地位及び権利の一切を、審査合格事業者が放棄したものとみなす。

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