AVG verklaring
Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat Enjoy Hairstyling het AVG-programma geheel ofgedeeltelijk heeft doorlopen. Enjoy Hairstyling verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals dievoortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geenvolledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert deopenstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening temaken wanneer dit zal gebeuren.
In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Enjoy Hairstyling heeft doorlopen om te voldoen
aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van
toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van desituatie.
Enjoy Hairstyling begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten
controleren en updaten.
Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Enjoy
Hairstyling kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten
aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Enjoy Hairstyling zijn te vinden op de volgende
pagina('s) van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 4-6-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingengevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

2.1 Inventarisatie persoonsgegevens.
Geef hieronder aan welke persoonsgegevens binnen de organisatie gebruikt worden.

Gewone persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens

 Naam/ voorletters/ tussenvoegsel

 Etnische afkomst

 Titels Politieke opvattingen of voorkeur Adres Religieuze opvatting of overtuiging

 Postcode

 Lidmaatschap van een vakbond

 Plaats

 Genetische of biometrische gegevens met het oog
op unieke identificatie Provincie Gegevens over gezondheid Land Gegevens over seksuele geaardheid Woonplaats Strafrechtelijke gegevens of veroordelingen of Telefoonnummer Faxnummer
 E-mailadres Website Geslacht Geboortedatum

daarmee verband houdendeveiligheidsmaatregelen Kopie identiteitsbewijs/paspoort, zonder voorlegger
gekopieerd

 BSN-nummer Organisaties buiten de overheidmogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk
is bepaald. Dit geldt bijvoorbeeld voor werkgevers,
zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken en
zorgverzekeraars. Ook in het onderwijs en
kinderopvang wordt het BSN gebruikt.

 Geboorteplaats

Aantekeningen bijzondere persoonsgegevens: Overlijdensdatum

toestemming vragen aan medewerkers om foto op dewebsite te zetten

 Burgerlijke staat
 LinkedIn
 Facebook
 Twitter Werkzaam bij organisatie Bankrekeningnummer
 Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord) Voertuig kentekenplaat
 Salarisgegevens Salarisgegevens worden niet
gezien als bijzondere gegevens.
Andere gewone persoonsgegevens:3.1 Inventarisatie doelbinding.
Welke persoonsgegevens verwerk je, met welk doel en heb je ze daar ook voor gekregen? Dat noemen we‘doelbinding’. Het is belangrijk dat je persoonsgegevens alleen verwerkt (dus opslaat en gebruikt) voor dedoeleinden waarvoor je deze hebt verkregen.
Voor de inventarisatie van de vormen van doelbinding binnen de onderneming hebben wij onderstaand schema
gemaakt. Voor doelbindingen die veel voorkomen, hebben wij het schema al ingevuld en die kun je dus zo
aanvinken. Komen er binnen je onderneming nog andere doelbindingen voor, dan kun je deze in de open vorm
noteren bij 3.3.
Grondslag: Grondslag is een reden op basis waarvan je de persoonsgegevens mag verwerken. Een reden kan zijn
een verkregen toestemming (b.v. het krijgen van een visitekaartje of een inschrijving voor een nieuwsbrief). Een
reden kan ook zijn dat je deze persoonsgegevens nodig hebt voor het uitvoeren van een overeenkomst (b.v. een
koopcontract of een lidmaatschapsovereenkomst).
LET OP: Het is verstandig zo min mogelijk persoonsgegevens te hanteren. Vraag dus alleen de gegevens die jeecht nodig hebt voor het goed functioneren van je organisatie.
(N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres) Klant of leverancier
Persoonsgegevens: NAWTE.
Grondslag:

Opdracht of contract.

Verwerkingen:

Administratie, bevestiging, uitlevering.

Verwerkt door:

Afdeling administratie, afdeling sales en afdeling inkoop.

Bewaartermijn:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

 Klant en BSN
Organisaties buiten de overheid mogen het BSN (burger-servicenummer) alleen gebruiken als dat volgens de wet
is toegestaan. Anders mag het niet! Het is toegestaan voor bijvoorbeeld werkgevers, zorgverleners, zoals
huisartsen en apotheken en ook voor zorgverzekeraars. Ook in het onderwijs wordt het BSN gebruikt. Hier heet het
ook wel onderwijsnummer of persoonsgebonden nummer. Organisaties kunnen niet onder het verbod uitkomen
door mensen toestemming te vragen voor het gebruik van hun BSN!
Persoonsgegevens: NAWTE + BSN.
Grondslag:

Overeenkomst met handtekening op papier.

Verwerkingen:

Interactie met de overheid in het belang van (en met toestemming van) de klant.

Verwerkt door:

Afdeling administratie.

Bewaartermijn:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

 VvE-leden en -gebruikers
Het bestuur van de VvE dient op grond van het reglement ex artikel 5:112 BW een register bij te houden vaneigenaars en een register van gebruikers. In dit register zijn persoonsgegevens opgenomen.
Persoonsgegevens: NAWTE + bankgegevens + kentekengegevens.
Grondslag:

Akte van splitsing en het reglement ex artikel 5:112 BW.

Verwerkingen:

Beheeractiviteiten van de VvE in de breedste zin van het woord in het belang van( en met
toestemming van) de (gezamenlijke) eigenaars.

Verwerkt door:

Bestuur en beheerder.

Bewaartermijn:

Gedurende lidmaatschap of gebruik en 12 maanden daarna en voorts alleen in de financiële
administratie voor maximaal 7 jaar.

Beschrijf hieronder kort uw situatie: Aanmelden voor nieuwsbrief
Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres.
Grondslag:

Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website).

Verwerkingen:

Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven.

Verwerkt door:

Afdeling communicatie.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

 Prospect, stakeholder-/lobbycontacten en geïnteresseerde
Persoonsgegevens: NAWTE.
Grondslag:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn.

Verwerkingen:

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten.

Verwerkt door:

Afdeling communicatie, directie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men contact heeft.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:
nieuwe klant die mailt of belt voor de eerste afspraak in de nabije toekomst. Pas bij daadwerkelijke behandeling een
overeenkomst. Bewaartermijn zolang je visitekaartje bewaart of bijhouden van klant in klantenbestand.

 Stakeholder-/lobbycontacten met politieke voorkeur
Persoonsgegevens: NAWTE + politieke voorkeur.
Grondslag:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn.

Verwerkingen:

Persoonlijke contacten en nieuwsvoorziening.

Verwerkt door:

Afdeling communicatie, directie.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men contact heeft.

Beschrijf hieronder kort uw situatie: Medewerkers
Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens.
Grondslag:

Arbeidsovereenkomst.

Verwerkingen:Salariëring.

Verwerkt door:

HRM-afdeling.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men een contract heeft.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

 Medewerkersfoto’s op de website
Persoonsgegevens: Naam + foto.
Grondslag:

Aanvullende personeelsovereenkomst.

Verwerkingen:Medewerkersfoto’s op website.

Verwerkt door:

Administratie, afdeling communicatie.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men een contract heeft.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:addendum bij bestaande arbeidsovereenkomst ( schriftelijk) . Let op: medewerker mag weigeren of eerderetoestemming intrekken.

 Vrijwilligers
Persoonsgegevens: NAWTE.
Grondslag:

Vrijwilligersovereenkomst.

Verwerkingen:

Informatieverstrekking.

Verwerkt door:

Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men een contract heeft.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

 Direct marketing (alleen bellen of papier)Persoonsgegevens: NAWTE.
Grondslag:

Geen overeenkomst nodig.

Verwerkingen:Toesturen van (of bellen over) informatie over de organisatie en/of producten/diensten.

Verwerkt door:

Afdeling marketing/communicatie.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de organisatie of haardiensten/producten.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:
add geboortedatum ivm verjaardagskaart of kortingsactie vanwege verjaardag

 Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)
Persoonsgegevens: NAWTE.
Grondslag:

Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een
nieuwsbrief.

Verwerkingen:

Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de organisatie en/of
producten/diensten.

Verwerkt door:

Afdeling marketing/communicatie.

Bewaartermijn:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de organisatie of haardiensten/producten.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:
add geboortedatum en geslacht, zie hierboven.

3.3 Beschrijving van extra doelbinding.
Als je meer persoonsgegevens, verwerkingen en/of overeenkomsten hebt dan bij 3.1 beschreven, voeg deze danhieronder toe. Voeg de extra beschrijving over doelen en doelbinding hieronder toe zodat we die kunnen opnemenin de AVG-verklaring.

4.1 Privacy policy vindbaar, verwijzing in documenten.
De privacy policy van de organisatie moet voor iedereen waarvan je persoonsgegevens verwerkt vindbaar zijn. Het
eenvoudigste is om deze op de website van de organisatie te zetten en op elke pagina (onderaan) een link hiernaartoe te leggen.

 Wij als organisatie hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op onze website.
 Wij als organisatie hebben onze privacy policy niet vindbaar gemaakt op onze website.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:

In alle overeenkomsten (documenten waarin persoonsgegevens gevraagd worden) moet een verwijzing staan naar
de privacy policy.
 Wij als organisatie verwijzen in al onze documenten (contract, overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.)
waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de organisatie.

 Wij als organisatie verwijzen in documenten (contract, overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin
persoonsgegevens staan niet naar onze privacy policy op de website van de organisatie.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:5.1 Werken met verwerkersovereenkomst.
Als organisatie mag je persoonsgegevens niet doorgeven aan een andere partij welke ten behoeve van jou
persoonsgegevens verwerkt zonder een verwerkersovereenkomst. In een verwerkersovereenkomst spreek je af wat
de ander met de gegevens mag doen én ook vooral wat niet.

 Wij als organisatie verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee wegeen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden
waarvoor we ze hebben gekregen.

 Wij als organisatie verklaren dat wij ook persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

 Wij als organisatie verklaren dat wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:salon hub , salarisadministratie en arbodienst nog checken6.1 Toegangsbeveiliging.
Om zeker te weten dat alleen geautoriseerde personen de persoonsgegevens kunnen inzien en bewerken, moeten
deze altijd beveiligd zijn met een wachtwoord en als het kan ook met een gebruikersnaam. Zo kun je een Excelbestand beveiligen met een wachtwoord en een PC voorzien van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Zorg er
dus voor dat je altijd minimaal één keer een wachtwoord moet weten voordat je de persoonsgegevens van jouworganisatie kunt inzien of bewerken.

 Wij als organisatie hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een
gebruikersnaam en een wachtwoord.

 Wij als organisatie hebben persoonsgegevens niet altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een
gebruikersnaam en een wachtwoord.

 Wij als organisatie hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen
toegangsbeveiliging.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:7.1 Software en antivirussoftware up-to-date.
Om systemen zo veilig mogelijk te laten zijn, moet je ze up-to-date houden. Dit doe je door het aanzetten van het
automatisch ophalen en installeren van updates van de software. Zorg ook voor goede antivirussoftware. Zorg
ervoor dat alle software ingesteld is op het automatisch ophalen en uitvoeren van updates. Maak goede afspraken
met al je softwareleveranciers.

 Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met
beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om
automatisch updates op te halen en te installeren.

 Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens niet alleen opgeslagen op computers/servers met
beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om
automatisch updates op te halen en te installeren.

 Wij als organisatie hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen
software updates.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:8.1 Opslaan alleen binnen de EU.
Binnen de EU is het niveau van gegevensbescherming gelijk. Dat komt omdat alle EU-lidstaten moeten voldoen
aan de AVG. Als je persoonsgegevens verwerkt buiten de EU, bijvoorbeeld door deze te laten verwerken door een
partij buiten de EU of er een passend beschermingsniveau bestaat voor dat land , bijvoorbeeld door een
adequaatheidbesluit van de Europese Commissie. Je moet ook weten en kunnen aantonen dat er passende ofgeschikte waarborgen zijn, en hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden
geraadpleegd.
De wetgever is dus extra streng als je persoonsgegevens wilt verwerken/opslaan buiten de EU. Als je dat toch zou
willen, dan moet er heel veel geregeld worden bovenop de normale AVG-verplichtingen. Dus check of je
dienstverlener (drukker, verspreider, enz.) de toevertrouwde persoonsgegevens binnen de EU opslaat.
Het is dus het makkelijkste om persoonsgegevens alleen te verwerken binnen de EU, dit raden wij daarom ooksterk aan.

 Wij als organisatie verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen diegevestigd zijn buiten de EU.

 Wij als organisatie verklaren dat wij ook persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen diegevestigd zijn buiten de EU.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
bv Mailchimp in de gaten houden

9.1 Data back-up.
Om de persoonsgegevens te beschermen tegen het verlies of diefstal moet je back-ups maken. Het is noodzakelijk
om dat regelmatig te doen. Zorg ervoor dat deze back-up veilig wordt opgeborgen.

 Wij als organisatie hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
 Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens niet beveiligd met een back-up.
 Wij als organisatie hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen backup.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:10.1 Geautoriseerde medewerkers.
Via autorisatie regel je wie binnen de organisatie welke persoonsgegevens mag verwerken.

 In onze organisatie hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van deorganisatie.

 In onze organisatie hebben ook niet geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van deorganisatie.
Beschrijf hieronder kort hoe jullie de autorisatie geregeld hebben:
Alle medewerkers hebben toegang tot de computer en zijn geautoriseerd om persoonsgegevens te verwerken.
Medewerkers hebben alle een geheimhoudingsverklaring getekend.

Onderstaande vragen zijn alleen ter bewustwording en hoeven niet precies ingevuld te worden!
Wij als organisatie hebben personen geautoriseerd om de persoonsgegevens van de organisatie in te zien en teverwerken indien dit nodig in voor de uitoefening van hun functie.
Wij als organisatie hebben van personen de persoonsgegevens geregistreerd.

11.1 Vernietigen persoonsgegevens.
Geef hieronder aan dat je organisatie alle persoonsgegevens vernietigt door bijvoorbeeld een regel te wissen in
Excel en/of het versnipperen van een aanmeldingsformulier als er geen overeenkomst meer is. Persoonsgegevens
mogen niet langer worden bewaard dan voor verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dus:na beëindiging van een overeenkomst worden de persoonsgegevens van die persoon vernietigd.
Wijs aan wie verantwoordelijk is voor het vernietigen van persoonsgegevens of de controle op de vernietiging.
NB: Verscheuren en weggooien is onvoldoende. Schaf daarom een versnipperaar aan.
Let op: In de financiële administratie mogen (of eigenlijk: moeten!) deze persoonsgegevens nog wel blijven staan,want daar geldt een (wettelijke) bewaarplicht van 7 jaar.

 Wij als organisatie verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond
waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

 Wij als organisatie verklaren dat wij geen persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond
waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:12.1 Toestemming voor direct marketing en bij minderjarigheid.
Bij direct marketing.
De wetgever maakt onderscheid tussen gewone direct marketing (bellen en post sturen) of digitale marketing (via email, fax, Facebook, LinkedIn of sms). Doordat gewone direct marketing een organisatie geld kost zal dat altijd
beperkt blijven. Juist digitale marketing is nagenoeg gratis en kan daardoor heel veel toegepast worden met allegevolgen van dien.

 Wij als organisatie vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct
marketing.

 Wij als organisatie vragen vooraf geen toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct
marketing.

 Wij als organisatie maken geen gebruik van digitale direct marketing.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
wij plaatsen op FB fotos ( door goedkeuring van klant)

Bij minderjarigheid (jonger dan 16 jaar).
Als je persoonsgegevens online verwerkt van personen jonger dan 16 jaar via bijvoorbeeld een app, online game,webwinkel of via sociale media, dan moet je daarvoor altijd schriftelijk een toestemming hebben van de ouder,verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Geef hieronder aan dat je organisatie dat ook altijd zo doet.

 Wij als organisatie verklaren dat wij alleen online persoonsgegevens van minderjarigen verwerken
bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media als daarvoor schriftelijke toestemming isgegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 Wij als organisatie verklaren dat wij persoonsgegevens van minderjarigen online verwerken bijvoorbeeld een
app, online game, webwinkel of via sociale media zonder dat daarvoor schriftelijke toestemming is gegevendoor de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 Wij als organisatie verklaren dat wij geen persoonsgegevens van minderjarigen online verwerken bijvoorbeeld
een app, online game, webwinkel of via sociale media.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:13.1 Papieren documenten en beveiliging.
Als persoonsgegevens ook vastliggen op papier (denk aan contracten), dan moeten die papieren met
persoonsgegevens achter slot en grendel zijn opgeslagen. Praktisch: bewaar dus alle papieren met
persoonsgegevens in een kast die je steeds op slot doet. Alleen personen die voor hun werk voor de organisatie
daarvoor toestemming hebben, mogen in die kast komen.

 Wij als organisatie hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot
en grendel.

 Wij als organisatie hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagenachter slot en grendel.

 Wij als organisatie hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:14.1 Datalekken.
Iedereen in de organisatie moet op de hoogte zijn wat een een datalek is en wat je eraan moet doen. Geef aan wat
voor jullie van toepassing is: Binnen onze organisatie is iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend waar dit interngemeld moet worden zodat wij als organisatie adequaat het datalek kunnen afhandelen en documenteren.

 Binnen onze organisatie is niet iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is niet bekend waar dit
intern gemeld moet worden zodat wij als organisatie adequaat het datalek kunnen afhandelen en
documenteren.
Beschrijf hieronder kort hoe jullie met datalekken omgaan:

15.1 Medewerkers geïnstrueerd
Wij hebben onze medewerkers als volgt geïnstrueerd: Alle medewerkers hebben de video van de Stichting AVG bekeken.
 We hebben het onderwerp privacy bescherming in alle afdelingsoverleggen besproken.
 We hebben uitlegposters opgehangen.
 We hebben alle medewerkers een brief gestuurd met uitleg en instructie.
 We hebben met alle medewerkers een workshop over privacy bescherming gevolgd.
 We hebben een nieuwsbrief voor alle medewerkers waarin we regelmatig aandacht besteden aan privacy
bescherming.

 Onze directeur/voorzitter heeft alle medewerkers opgeroepen extra aandacht te besteden aan privacy
bescherming.
Hieronder is ruimte om te beschrijven hoe jullie de medewerkers geïnstrueerd hebben:

16.3 Ondertekening.
Met het inzenden van dit stappenplan verklaar ik hierbij dat ik naar eer en geweten dit stappenplan heb ingevuld
namens de organisatie.
Aldus verklaard door:
Naam organisatie:

Enjoy Hairstyling

Naam persoon:

Angela van Mierlo

Plaats:Brunssum

Datum:

04-06-2018