一般財団法人八王子市まちづくり公社個人情報保護規程
平成２４年 ３ 月２７日 理事会議決改正 平成２５年 ９ 月２５日〃

平成２７年１２月１８日

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（目 的）
第１条 この規程は、一般財団法人八王子市まちづくり公社（以下「公社」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定め、個人の権利利益の保護をはかるとともに、事業の適正な運営をはかることを目的とする。
２ この規程は、第２条第１項の規定に定める個人情報について必要な事項を定めるものであり、第２条第２項の規定に定める特定個人情報について必要な事項は、特定個人情報保護規程により定める。
（定 義）
第２条 この規程において、「個人情報」とは、個人に関する情報（個人が営む事業に関して記録された情報に含まれる当該個人に関する情報（当該個人に係る特定個人情報を除く。）及び法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報（当該役員に係る特定個人情報を除く。）を除く。）で、特定の個人が識別され、又は識別され得るものであって、公社が管理する文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
）をいう。
２ この規程において、「特定個人情報」とは、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。）第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
（公社等の責務）
第３条 公社は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
２ 公社の役員及び職員（以下「役職員」という。）は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
（収集の制限）第４条 公社は、個人情報を収集するときは、収集の目的を明確にするとともに、当該収集の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行うものとする。
２ 公社は、次に掲げる個人情報を収集してはならない。ただし、法令又は条例（以下「法令等」という。）に定めがある場合及び個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために当該個人情報が必要かつ欠くことができない場合は、この限りでない。
（１）思想、信教及び信条に関するもの（２）社会的差別の原因となる又はなり得る事実に関するもの
３ 公社は、個人情報を収集するときは、当該個人（以下「本人」という。）から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき。
（２）法令等に定めがあるとき。
－ 1 －（３）出版、報道等により公にされているとき。
（４）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（５）所在不明、精神上の障害による事理を弁識する能力の欠如等の事由により、本人から収集することができないとき。
（６）争訟、選考、指導、相談等の事務で本人から収集したのではその目的を達成し得ないと認められるとき、又は事務の性質上本人から収集したのではその適正な執行に支障が生じると認められるとき。
（７）国、八王子市若しくは他の地方公共団体から収集することが事務の執行上やむを得ないと認められる場合又は第９条第２項各号のいずれかに該当する利用若しくは提供により収集する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（個人情報を取り扱う事務の閲覧）
第５条 公社は、個人情報を取り扱う事務（公社の役職員又は役職員であった者に係る事務を除く。）を開始しようとするときは、次に掲げる事項を記載した目録を作成し、一般の閲覧に供するものとする。
（１）個人情報を取り扱う事務の名称（２）個人情報を取り扱う事務の目的（３）個人情報の記録事項（４）個人情報の対象者の範囲（５）前各号に掲げるもののほか、別に定める事項（適正管理）
第６条 公社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めるものとする。
２ 公社は、個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
３ 公社は、保有の必要がなくなった個人情報については、速やかに破棄し、又は消去するものとする。ただし、歴史的資料として保有するものについては、この限りでない。
（委託に伴う措置）
第７条 公社は、個人情報を取り扱う事務を委託しようとするときは、個人情報の保護に関して必要な措置を講ずるものとする。
（委託者の責務）
第８条 公社から個人情報を取り扱う事務を受託したものは、個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の受託した事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関し知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（目的外利用及び外部提供の制限）
第９条 公社は、収集の目的の範囲を超えた個人情報の利用（以下「目的外利用」という。）をし、又は公社以外のものへの個人情報の提供（以下「外部提供」という。）－ 2 －をしてはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、公社は、次の各号のいずれかに該当するときは、目的外利用又は外部提供（以下「目的外利用等」という。）をすることができる。
（１）本人の同意があるとき、又は本人へ提供するとき。
（２）法令等に定めがあるとき。
（３）出版、報道等により公にされているとき。
（４）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（５）専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（６）公社内で利用する場合又は国、八王子市若しくは他の地方公共団体に提供する場合で、事務に必要な限度で使用し、かつ、使用することに相当な理由があると認められるとき。
３ 公社は、外部提供をする場合は、外部提供を受けるものに対し、個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他の必要な制限を付し、又はその適正な取扱いについて必要な措置を講ずることを求めるものとする。
（オンライン結合による提供の制限）
第１０条 公社は、オンライン結合（公社が管理する電子計算機と公社以外のものが管理する電子計算機その他の機器とを通信回線を用いて結合し、公社が保有する個人情報を公社以外のものが随時入手し得る状態にする方法をいう。）による個人情報の提供をしてはならない。
ただし、個人情報について必要な保護措置が講じられている場合で、必要かつ適切と認めたときは、この限りでない。その内容を変更しようとするときも同様とする。
（個人情報の開示の申出ができる者）
第１１条 何人も、公社に対し、公社が保有する自己の個人情報（公社の役職員又は役職員であった者に係る事務に係るものを除く。）の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示申出をすることができる。
（開示しないことができる個人情報）第１２条 公社は、開示申出に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当するときは、当該個人情報を開示しないことができる。
（１）法令等の定めるところにより本人に開示することができないとき。
（２）個人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生じるおそれがあるとき。
（３）調査、争訟等に関する個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生じるおそれがあるとき。
（４）開示することにより、第三者の権利利益を侵害するおそれがあるとき。
（５）国、八王子市又は他の地方公共団体との間における協議、協力等により作成し、又は取得した個人情報であって、開示することによりこれらのものとの協力関係又は信頼関係が損なわれると認められるとき。
２ 公社は、前項に規定する個人情報であって、期間の経過により同項各号のいずれにも該当しなくなったものは、これを開示するものとする。
－ 3 －（部分開示）第１３条 公社は、開示申出に係る個人情報に、前条第１項各号のいずれかに該当することにより開示しないことができる個人情報とそれ以外の個人情報とがある場合において、開示申出の趣旨が損なわれることがないと認めたときは、開示しないことができる個人情報を除いて、開示するものとする。
（個人情報の訂正の申出ができる者）
第１４条 何人も、第 18 条第１項の規定による開示の決定を受けた自己の個人情報に事実の誤りがあると認めたときは、公社に対し、その訂正の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
２ 第１１条第２項の規定は、訂正申出について準用する。
（個人情報の削除の申出ができる者）
第１５条 何人も、公社が第４条第１項若しくは第２項に規定する制限を超え、又は同条第３項の規定によらないで、自己の個人情報を収集したと認めたときは、公社に対し、その削除の申出（以下「削除申出」という。）をすることができる。
２ 第１１条第２項の規定は、削除申出について準用する。
（目的外利用等の中止の申出ができる者）
第１６条 何人も、公社が第９条第１項又は第２項に規定によらないで、自己の個人情報の目的外利用等をしていると認めるときは、公社に対し、その中止の申出（以下「中止申出」という。）をすることができる。
２ 第 11 条第２項の規定は、中止申出について準用する。
（申出の手続）第１７条 第１１条の規定による開示申出、第 14 条の規定による訂正申出、第１５条の規定による削除申出、又は前条の規定による中止申出をしようとする者（以下「申出者」という。）
は、公社に対し、次に掲げる事項を記載した申出書を提出しなければならない。
（１）氏名及び住所（２）申出に係る個人情報の内容（３）訂正、削除又は中止を求める内容（４）前各号に掲げるもののほか、別に定める事項
２ 申出者は、公社に対して、自己が当該申出に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために必要な書類で別に定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
３ 訂正申出に係る申出者は、当該訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、又は提示しなければならない。
４ 公社は、第１項に規定する申出書に形式上の不備があると認めるときは、申出者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、公社は、申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（申出に対する決定）－ 4 －第１８条 公社は、前条第１項に規定する申出書の提出があったときは、当該申出書の提出があった日の翌日から起算して開示申出の場合は１４日以内に、訂正申出、削除申出及び中止申出の場合は３０日以内に、当該申出を認めるかどうかの決定をするよう努めるものとする。
ただし、前条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 公社は、前項の決定をしたときは、当該決定の内容を記載した書面により、申出者に通知するものとする。
３ 公社は、やむを得ない理由により、第１項に規定する期間内に同項の決定をすることができないときは、同項の規定にかかわらず申出書の提出があった日の翌日から起算して 60 日を限度としてその期間を延長することができる。この場合において、公社は、速やかに延長の期間及び理由を書面により、申出者に通知するものとする。
４ 公社は、第１項の規定により当該申出を認めないこととする決定（第１３条の規定により、個人情報の一部を開示しないこととする決定を含む。）をしたときは、第２項の規定による書面にその理由を記載するものとする。この場合において、開示をしないことと決定した個人情報が、第 12 条第１項各号に規定する個人情報に該当しなくなる時期をあらかじめ明示することができるときは、その時期を明らかにするものとする。
（開示等の実施）第１９条 個人情報の開示は、公社が前条第２項の規定による書面により指定する日時及び場所において行う。この場合において、申出者は、公社に対し、自己が当該開示申出に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために必要な書類で別に定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
２ 個人情報の開示は、閲覧、視聴又は写しの交付により行う。
３ 公社は、開示申出に係る個人情報が記録された物を直接開示することにより、当該個人情報が記録された物の保存に支障が生じるおそれがあると認めるとき、その他合理的な理由があるときは、当該個人情報が記録された物の写しにより開示することができる。
４ 公社は、前条第１項の規定により、訂正、削除又は目的外利用等の中止をすることと決定したときは、速やかに当該個人情報を訂正し、削除し、又は目的外利用等を中止するものとする。この場合において、公社は、その旨を申出書及び当該個人情報の目的外利用等をしているものに対し、通知するものとする。
（費用の負担）第２０条 この規程に基づく個人情報の開示、訂正、削除又は目的外利用等の中止については、申出者に対し、別に定めるところにより、費用の負担を求める。
（苦情の処理）第２１条 公社は、個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応するものとする。
（異議の申出）第２２条 申出者は、第１８条第１項の決定（以下「開示決定等」という。）について不服があるときは、公社に対して書面により異議の申出（以下「異議申出」という。）をすることができる。
－ 5 －２ 前項の異議申出は、開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内にしなければならない。
３ 第１項の異議申出があった場合は、公社は、当該異議申出の対象となった開示決定等について再度の検討を行った上で、当該異議申出についての回答を書面によりするものとする。
４ 前項の回答に係る決定は、異議申出が第２項の期間の経過後になされたものである等明らかに不適切なものであるときを除き、原則として、一般財団法人八王子市まちづくり公社情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）の意見を聴いた上でするものとする。
５ 審査会は、公社に置くものとし、その組織、委員の任命方法、会議の運営方法、意見を述べる方法その他必要な事項については、別に定める。この場合において、異議申出のある都度、審査会を置くことを妨げない。
（他の制度との調整）
第２３条 この規程は、図書館その他これに類する施設において、一般の利用に供することを目的として、収集し、保有している個人情報については、適用しない。

附則

この規程は、平成２４年 ４ 月 １ 日から施行する。
附則

この規程は、平成２５年１０月 １ 日から施行する。
附則

この規程は、平成２７年１２月１８日から施行する。

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