JFMAジャーナル別冊 調査研究部会 特集号

ＦＭプロジェクトマネジメント研究部会
オフィス移転プロジェクトは「創造と革新」−スコープマネジメントの進化と手法の標準化−

吉井 隆（部会長）●keywords

オフィス プロジェクトマネジメント フレームワーク フェーズ
テンプレート インハウス総務 外部 PM サービス提供者
調査研究成果出版

サマリー

NTTファシリティーズ株式会社
認定ファシリティマネジャー
一級建築士

働き方や働く場の拡張とともに、情報セキュリティ、BYOD、ダイバーシティ、レジリエンス、コミュニケー
ションロス、BCP、省エネ、コスト削減、ゆう活……など、オフィス移転に合わせて新たな創造と革新への要請がある。当部会では、オペレーション・管理 FM 総務から、戦略 FM 総務の域へ進化したいと願うインハウス総務を支えるべく、オフィス移転にまつわる整備ノウハウを蓄積・整理し、オフィス移転を成功に導くフレームワークとして、「総務の山田です。」テンプレート集 (CD 付 ) を出版した。

活動内容

FM プロジェクトマネジメント研究部会では今期の活動計画として下記の 4 つを掲げる。
見る：JFMA 賞受賞等先進オフィス訪問で見聞を深める
聴く：FM 先駆者や有識者、他部会との意見交換
促す：PM テンプレート集の出版セミナー等での養成普及
営む：PM 部会各書籍の活用実践と効果評価

成果

調査研究成果出版
・小説『総務の山田です。
』(2010 年 )、同電子書籍 (2015 年 )・『オフィス移転業務フロー完全マニュアル（総務の山田です）実践編』(2013 年 )・『総務の山田です。テンプレート集 (CD 付 )』(2015 年 )調査研究報告・JFMA フォーラム、JFMA ウィークリーセミナー、JFMA サマースクール、JFMA FA秋の夜学校ほか

メンバー

部会長：吉井 隆（NTT ファシリティ−ズ）
副部会長：穂積 義剛（内田洋行） 山田 教彰（ソニーモバイル）部会員：井藤 正佳（アデコ） 岩田幸小里（シープランニング） 岩橋那々子 ( フィデリティ証券 )上野圭一（エフエムソリューションズ） 大野ゆき子（森ビル） 大場忠浩（富士通） 岡田明浩（竹中工務店）
岡田 大士郎（スクウェア・エニックス） 岡本 賢（清水建設） 加藤真司（ナイキ）川田秀久（三井不動産アーキテクチュラル・エンジニアリング） 金 英範（ジョンソンコントロールズ） 黒田綾子（バクスター）
郷 大祐（イトーキ） 五島定弘（NEC ネッツエスアイ） 小山かおり（明豊ファシリティワークス） 櫻井憲一（イリア）杉山泰教 ( エムエスティ保険サービス ) 永井誉子（イリア） 長坂 将光（日本マイクロソフト） 服部賢治（キリン）
林 健太郎( 竹中工務店 )松田幸一( アキレス )山下功一

事務局：高橋 理（JFMA ）16

JFMA JOURNAL - R2 ● 2015

平賀 竜也 （NTT インテリジェント企画開発） 増田幸雄（FM プランニング）( ヒューリック )山本和子（イトーキ） その他メンバー多数

FMプロジェクトマネジメント研究部会

1. オフィス移転プロジェクトは「創造と革新」

信頼を得て、社内での要職にも就き、ユーキケミカル社

ここのところ ICT 技術の発達でクラウドコンピューティンの成長に貢献した。つまり、インハウス総務でファシリティグが本格的に実用化し、利用することが当たり前のようにの企画に携わる方々は、移転に限らず、オフィス整備といなっている。( 中略 )う「創造」によって働き方の「革新」をもたらすことがで

巷にはセキュリティの高い仕事ができるカフェ空間が増きるのだ。さらに大輔のような挑戦機会に常に接している

え、今では、ほとんどのナレッジワーカーが、カフェやホーと考えられる。その「創造と革新」を小説として出版したムオフィスで仕事をしている。ここ数年で常時出勤してくるのが FM プロジェクトマネジメント研究部会の最初の成果

社員が減ったため、シーサイドスクエアビルのオフィスは、物である。
この小 説『総 務の山 田です。
』（写 真 1）を Amazon発展的に縮小した。( 中略 )大輔はリモコンのボタンに触れてセンサーに手をかざKindle での電子版として再出版する。

し、データをファシリティ担当役員である常務の加治に開示した。閲覧中のマークが表示された

2. 移転プロジェクトを成功に導くフレームワーク「常務、山田です。ちょっといいですか」

ところが、 総務は日々のオペレーション・管理業務

大輔は傍にある応接セットのソファのひとつに腰掛け、誰も座っていない目の前の席に話しかけた。に忙殺され、なかなか「創造と革新」への戦略提案が難しいのも事実である。FM プロジェクトマネジメント

少し間があって加治が現れ、研 究 部 会では、オペレ ーション・ 管 理 FM 総 務 から、大輔の机のそばにある応接セッ

戦略 FM 総務の域へ進化したいと願う総務の方々を支トに腰掛けた。加治は、今、オーえるべく、オフィス移転にまつわる整備ノウハウを蓄積・ストラリアの事業所にいる。ソ整理してきた。

ファに座っているの は 加 治 の、しかし、オフィス移転は頻繁にあることではなく、総等身大の立体映像だ。オースト

務の方々の企業人生において何度も経験することは少な

ラリアでは、加治のオフィスに大い。つまり、プロジェクト未経験者が大半だ。オフィス移輔の等身大映像がお邪魔してい転プロジェクト経験が浅い、もしくは未経験者はプロジェ
写真 1 小説『総務の山田です。
』

クトの全貌が把握できず、行き詰ってしまう。そこで、プ

これは小説『総務の山田です。
』が発刊された 2010 年

ロジェクト全体のフローを提示し、俯瞰してハイレベルなに、数十年後のビジネス像として描かれている描写だが、プロジェクトマネジメントを実行してもらえるように、2 冊

ICT の進化は私たちの想像を超えるスピードで日常の生活目の成果として『オフィス移転業務フロー完全マニュアルに入ってきている。

（総務の山田です）実践編』

るはずだ。

働き方や働く場の拡張とともに、 情報セキュリティ、BYOD、ダイバーシティ、レジリエンス、コミュニケーショ（ 写 真 2）を出 版しノウハウ普及に努めた。

ンロス、BCP、省エネ、コスト削減、ゆう活……など、こ同マニュアルは、オフィスの記事を読まれている総務部のみなさんも、すでに新た移転にまつわるプロジェクトな課題キーワードに直面しているかもしれない。

を企画から運営までの 12 のしかし、オフィス整備はそれら膨らんだスコープマネジフェーズに分け、フェーズごとメントに頭を悩ませることが本意ではない。さまざまな課に手順を詳細なフローとして題を乗り越え、オフィス移転を成功させた小説『総務の山まとめたものである。

田です。
』の主人公・大輔は、経営者や社員からの厚い

写真 2 『オフィス移転業務フロー完全マニュアル（総務の山田です）実践編』

2015 ● JFMA JOURNAL - R217JFMAジャーナル別冊 調査研究部会 特集号① 企画 -1：フィージビリティスタディ

者との継続的な契約によって、インハウス FM 総務担当

② 企画 -2：体制立ち上げ、要件整理者が異動しても形式知が承継される点などである。

③ 物件調査：物件情報の収集、比較④ 基本計画：設計与条件の整理⑤ 物件選定：条件交渉・契約⑥ 基本設計：ゾーニング、設備、ICT、デザイン⑦ 実施設計：仕様決定、細部の相互調整⑧ 調達 / 着工前準備：発注仕様、入札、購買⑨ 工事：現場調整、工事管理⑩ 検査・引渡：立ち合い、完成検査

このように外部 PM サービス提供者をはじめ、多様な関係者とうまく付き合うためにインハウス FM 総務として必要な知識を時系列的なフローとしてまとめたのが、『オフィス移転業務フロー完全マニュアル（総務の山田です）実践編』である。12 のフェーズごとに、各フェーズに含まれるタスク群の流れを記載した詳細フローと、各タスクの解説が図版入りで収録されている。（図表 2・3）

⑪ 引越：ナンバリング、移転説明会⑫ 運用：初期不良改善、ユーザー対応

図表 1

図表 2フェーズ単位の詳細フローとタスク群

図表 3

各タスクの図版入り解説

12のフェーズを俯瞰する全体フローフロー図（図表 1）の通り、オフィス移転に際しては、さまざまなタスクが同時期に発生し、各タスクが相互に影響を及ぼす。また、移転の規模が大きくなればなるほど、関係者数も増え、タスクも多様化・細分化されていく。オフィ
ス移転はプロジェクト期間中の変動稼働であり、恒常的なインハウスリソースの増強は望めない。従って、プロジェ
クト期間中は、経験豊富な外部 PM サービス提供者の力18

3. さらに一歩踏み込んだ「テンプレート集」の発行を借りることが有益である。さらに外部 PM サービス提供

FM プロジェクトマネジメント者を採用すると後述のようなさまざまなメリットがある。第研究部会は、インハウス FM 総1 に経験豊富なプロの活用により短期間で専門的・効率務の方々が日々のオペレーショ的な PM を確実に実行できる点、第 2 にインハウス FMン・管理 FM 業務の負荷の中総務担当者が本来の戦略業務に集中できる点、第 3 に外でも戦略 FM 業務に注力できる部 PM サービス提供者の視点から、戦略に対する助言とよう、経験豊富なインハウス＋支援を得られる点、そして第 4 に外部 PM サービス提供

サプライヤーのノウハウを集結

JFMA JOURNAL - R2 ● 2015

写真 3 『「総務の山田です。
」テンプレート集』(CD付 )FMプロジェクトマネジメント研究部会し、満を持して 3 冊目の成果、『「総務の山田です。
」テンプレート集』(CD 付 ) を出版した。（写真 3）
前述のとおり、本社移転などの大プロジェクトは企業勤務の間に何度も経験するものではない。「オフィス移転業務フロー完全マニュアル（総務の山田です）実践編」を熟読し、手順がわかっても、一からの資料作成は戸惑ってしまう、そんなインハウス FM 総務の方々を支えるのが、当書籍テンプレート集であり、約 300 ものテンプレート、チェックリスト、コラム等が収録されている。（図表 4）
フェーズ名① 企画 -１② 企画 -２③ オフィス物件調査④ 基本計画⑤ 物件選定⑥ 基本設計⑦ 実施設計⑧ 調達・着工前準備⑨ 工事⑩ 検査・引渡
⑪ 引越し
⑫ 運用
コラム集
図表 4

テンプレート・チェックリスト数
271682310161823142629778
合計： 295

テンプレート集に収録されているテンプレート数

当テンプレート集の最大のポイントは掲載されているテンプレート、チェックリスト等がすべて読者により編集可
能な電子ファイル形式で CD-ROM にも収録されていることだ。CD-ROM を起動すると下図の目次画面（写真 4）が表示される。

図表 5

目次画面内のフェーズ押下で表示される細目画面

移転には PM アウトソーサー、ビルオーナー、不動産仲介会社、内装・ICT・設備等の設計者、各種ベンダー、工事施工会社、引越会社、運用サービス会社など多数のプロフェッショナルが関与する。そのプロたちに十分な力を発揮してもらい、期待する成果を確実に得るためにはこのテンプレート集に収められた書式を活用することが必要である。
当テンプレート集は、『オフィス移転フロー完全マニュアル』の詳細タスクに沿って構成され、テンプレートやチェックリス
トなど、プロジェクト推進を支える強力なツールを提供する。
小説を教科書、フロー完全マニュアルを参考書、そしてこのテンプレート集を練習帳として活用いただき、読者のみなさんが FM プロジェクトマネジャーとして一層ご活躍されることを部会員一同祈念したい。

4. 今期の活動予定・研究テーマ
FM プロジェクトマネジメント研究部会では引き続き、下記研究を行っていく。随時部会員を募集しているので、ぜひ参加していただきたい。
今期の活動計画：「見る・聴く・促す・営む」
写真 4

CD-ROMの目次画面

また、各フェーズを押下すると、詳細目次が表示され、利用したい電子ファイルまで迅速にたどり着ける仕様になっている。（図表 5）

見る：JFMA 賞受賞等先進オフィス訪問で見聞を深める
聴く：FM 先駆者や有識者、他部会との意見交換
促す：PM テンプレート集の出版セミナーでの養成普及
営む：PM 部会各書籍の活用実践と効果評価

2015 ● JFMA JOURNAL - R2

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