競争的資金等管理規程

北海道システム・サイエンス株式会社

競争的資金等管理規程

第１章 総則第１条（目 的）
本規程は、当社における競争的資金等の適正な運営・管理体制を構築することにより、競争的資金等の不正使用を防止することを目的とする。
第２条（適用範囲）
競争的資金等及び研究活動の運営及び管理については、他の関係法令又はこれに基づく特別の定めのある場合を除くほか、本規程によるものとする。
第３条（定 義）
本規程における用語の定義は次のとおりとする。
（１）「競争的資金等」とは、国又は独立行政法人から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金をいう。
（２）「役職員」とは、取締役、監査役、従業員等、業務に従事するすべての者をいう。

第２章 運営及び管理体制
第４条（最高管理責任者）
会社全体を統括し、競争的資金等の運営・管理について最終責任を負う最高管理責任者を置く。
２．最高管理責任者は、代表取締役社長とする。
３．最高管理責任者は、不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。また、各責任者が責任を持って競争的資金等の公的研究費の運営・管理が行えるよう適切にリ ーダーシップを発揮し、率先して不正防止に努める。
第５条（統括管理責任者）
最高管理責任者を補佐し、競争的資金等の運営・管理について会社全体を統括する実質的な権限を持つ統括管理責任者を置く。
２．統括管理責任者は、ライフサイエンス本部長とする。
３．統括管理責任者は、不正防止対策の組織的横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、当社の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告する。
第６条（コンプライアンス推進責任者）
当社の各部署等における競争的資金等の運営・管理について、実質的な責任と権限を持つコンプライアンス推進責任者を置く。

‑ 競争的資金等1‑

２．コンプライアンス推進責任者は、ライフサイエンス本部長とする。
３．コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次の業務を行わなければならない。
（１） 自己の管理監督又は指導する部署等における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。
（２） 不正防止を図るため、競争的資金等の運営・管理に関わるすべての役職員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。
（３） 役職員が適切に競争的資金等の管理・執行を行なっているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。

第３章 運営及び管理に関する環境整備
第７条（誓約書）
競争的資金等の運営及び管理に関わるすべての役職員は、別に定める様式にて誓約書【様式１】を最高管理責任者に提出しなければならない。
２．誓約書の提出がない役職員は、競争的資金等の申請ならびに運営及び管理にかかわることができない。
第８条（物品の調達）
研究に必要な物品等の購入にあたっては、「F01‑01 購買管理規程」に従って適切に行なう。
第９条（旅費の精算）
研究の旅費の取扱いについては、「C04出張旅費規程」によるものとする。

第10条（関係書類の保管）
事務管理部門は、競争的資金等の収支関係を明らかにした関係書類を、当該競争的資金等の交付を受けた年度終了後５年間保管するものとする。

第４章 研究費の不正利用防止に関する体制第11条（不正防止計画推進責任者）
競争的資金等の不正使用の防止計画を策定・推進するため、不正防止計画推進責任者を置く。
２．不正防止計画推進責任者は、統括管理責任者が兼務する。
第12条（不正防止計画）
不正防止計画推進責任者は、競争的資金を適正に運営・管理するため、不正防止計画【別紙１】を策定し、実施するとともに、実施状況について最高管理責任者に報告する。

‑ 競争的資金等2‑

第13条（コンプライアンス教育）
コンプライアンス推進責任者は、役職員に対し、競争的資金等の運営・管理に関するコンプライアンス教育を行なわなければならない。
２．コンプライアンス推進責任者は、前項に定めるコンプライアンス教育の実施状況・受講状況等について管理監督する。
３．競争的資金等の運営・管理・理解度等に携わる役職員は、第１項に定めるコンプライアンス教育を定期的に受けなければならない。
第14条（相談窓口）
競争的資金等の使用に関するルール等について、会社内外からの相談を受け付ける相談窓口を設置する。
第15条（取引業者からの誓約書の受領）取引業者との不正取引を防止するため、競争的資金等に係る取引を行なう取引業者等に対して、所定の誓約書【様式２】の提出を求める。
２．誓約書の提出は、物品（設備、材料費、消耗品費）は100万円以上、外注費はすべての取引先を対象とする。
３．前項の定めによる誓約書に反して不正な取引に関与した業者等が確認された場合は、取引停止等の処分を行なう。
第16条（監 査）「F05 内部監査規程」および「競争的資金等の内部監査マニュアル」に従って、競争的資金等の管理及び事務の取扱いについて、内部監査を実施する。
２．役職員は、内部監査の実施に協力するものとする。

第５章 不正に対する対処
第17条（通報窓口の設置）
会社内外からの告発等を受け付ける通報窓口を設置する。
２．告発等の取扱い、調査委員会の設定については、当社の「F17研究活動上の不正行為の防止及び対応に関する規程」によるものとする。
３．基本方針及び相談・通報窓口の連絡先等を当社ホームページにて公表する。
第18条（不正に対する処分）
最高管理責任者が、不正が行なわれた可能性があると判断した場合は、「F17研究活動上の不正行為の防止及び対応に関する規程」に従って、審議及び処分を行なう。

（付則）
１． 平成３０年１２月１日から実施

２． 令和 元年 ５月１日より改正

‑ 競争的資金等3‑

（様式１：研究者等実施者用）
競争的資金等の運営・管理に関する誓約書
年月日

北海道システム・サイエンス株式会社
代表取締役社長（最高管理責任者） 殿
所属
氏名（自署）
私は、競争的資金等（国又は独立行政法人から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金）の運営・管理について、下記の事項について誓約します。
記
１．競争的資金等により研究を遂行するにあたり、競争的資金等が、国民の貴重な税金で賄われていることを十分認識し、競争的資金等を公正かつ効率的に運営・管理するとともに、研究において不正を行わないことを約束いたします。
２．競争的資金等の使用に関する配分機関が定める規則等や北海道システム・サイエンス株式会社の規程等に定められている事項等を遵守いたします。
３．北海道システム・サイエンス株式会社の規程等に反して、不正を行った場合は、北海道システム・サイエンス株式会社や配分機関の処分（懲戒処分、研究費の返還等）及び法的な責任を受ける場合があることを承知しています。

‑ 競争的資金等4‑

（様式２：取引業者様用）
誓約 書

当社は、北海道システム・サイエンス株式会社との取引に当たり、いかなる不正、不適切な契約も行なわないことを誓約します。
不正に関する内部監査、その他調査等において、取引帳簿の閲覧・提出等の要請があった場合は協力します。
また、当社に、上記に反する行為があると認められた場合には、取引停止を含む処分を講じられても異議はありません。
北海道システム・サイエンス株式会社の関係者（役員、従業員、その他関連する者）から不正な行為の依頼等があった場合には、告発窓口に通報します。

記＜競争的資金等の使用に関する相談、不正行為に関する相談・告発窓口＞
北海道システム・サイエンス株式会社 管理本部 管理チーム
ＴＥＬ：０１１−７６８−５９０１ ＦＡＸ：０１１−７６８−５９５２
E‑Mail：soumu@hssnet.co.jp

年

北海道システム・サイエンス株式会社
代表取締役社長 殿（住所）（社名）（代表者役職・氏名）‑ 競争的資金等5‑

月日

（別紙１：不正防止計画）
令和元年５月１日
北海道システム・サイエンス株式会社
不正防止推進責任者（統括管理責任者）
研究活動における不正防止計画
１．不正を発生させる要因（１）コンプライアンス意識の欠如・低下（２）ルール、規程等の理解不足（３）運営・管理状況の把握が不十分
２．不正防止計画
以下の計画を推進し、競争的資金等の不正使用を誘発する要因を除去する。
（１）①企業活動の中で企業の社会的責任を深く自覚し、日常の業務において関連法令を尊重し、社会倫理に適合した行動を実践していく意識を啓蒙する。
②コンプライアンス研修を実施する。
③競争的資金等の運営・管理に関わる研究員は、最高管理責任者宛てに誓約書を提出する。
（２）研究倫理教育責任者が競争的資金の運営・管理に関わる従業員を対象に研究活動における倫理教育を実施し、競争的資金の受領・使用にあたってのルールと当社の規程等、不正防止の仕組みを周知する。
（３）自己監査等により、運営・管理状況を定期的に把握する。自己監査を実施する部署は管理本部とする。
３．責任体制
競争的資金等の運営・管理を適正に行なうため、以下の責任者等を設置する。
最高管理責任者（不正防止総括責任者）：代表取締役社長
統

括

管理責任者：ライフサイエンス本部長

コ ン プ ラ イ ア ン ス 推 進 責 任 者：ライフサイエンス本部長（研究倫理教育責任者、不正防止推進責任者）
内部

監

査

実

施部

署：管理本部
以 上‑ 競争的資金等6‑