個人情報保護規程

第１章

制定

２００５年

４月１日

改正

２００６年

８月１４日

改正

２０１０年

９月１日

改正

２０２２年

８月５日

総則

第１条 （目 的）
この規程は、公益財 団法人朝日生命成人病研究所（以下「研究所」という。）における個人情報の取 扱いに関する基本的事項を定め、研究所の業務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
第２条 （定 義）
この規程における用語の定義は次のとおりとする。
一「個人情報」と は、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人 を識 別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、そ れに より特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう 。

二 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報 をコ ンピュータ又はその他の方法を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。
三 「個人データ」と は、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
四「保有個人デー タ」とは、研究所が作成又は取得し、かつ、研究所が利用するものとして 保有 する個人情報であって、研究所が開示、内容の訂正、追加又は削除、 利用 の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。

五

個人情報につい て「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

六「各部門」とは、組織規程に規定する「部、室および科」をいう。

七「室、科および 課」とは、組織規程に規定する「部、室および科」に設けられた「室、科および課」をいう。

八「研究所の所属 員等」とは、研究所の役員、職員、嘱託職員、契約職員、パート職員、ア ルバ イト職員、研究所に勤務する派遣社員および別に許可する施設利用承認者をいう。

第２章

個人情報保護の体制

第３条 （個 人情報保護管理 者等 ）研究所に、研究所個人情報保護管理者（以下「研究所管理者」という。）１名を置き、事務局長をこれに充てる。
２

各部門に、部門個人情報保護責任者（以下「部門責任者」という。）１名を置き、部長をこれに充てる。
ただし、研究所管理 者が必要と認めるときは、部長以外のものを部門責任者に充てることができる。

３

部門責任者が必 要と認めるときは、部門個人情報保護副責任者（以下「部門副責任者」という。） を置くことができる。

４

室、科および課に、個人情報取扱責任者（以下「取扱責任者」という。）１名を置き、室、科および課の長をこれに充てる。

５

研究所に、個人情報監査人（以下「監査人」という。）１名を置き、事務部長をこれに充てる。

第３条 の２ （個人 情報保護の推 進体制）
個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他個人情報の安全管理のため、個人情報保護委員会を設置する。
委員会の委員は研究所管理者、部門責任者とし、所長を委員長とする。
委員長は必要ある都度委員会を開催する。
第４条 （研 究所管理者等の 任務 ）研究所管理者等の任務は、次のとおりとする。
一研究所管理者は、研究所における個人情報保護に関する事務を統括管理する。 また、本規定の施行状況を調査し、必要に応じて部門責任者等から報告を求め、又は是正を勧告する。

二

部門責任者は、 研究所管理者を補佐し、当該部門における個人情報保護に関する事務を統 括す るとともに、個人情報の適切な取扱いに必要な措置を講じ、それを徹底する。

三

部門副責任者は、部門等責任者の命を受けて、当該部門責任者を補佐する。

四取扱責任者は、 部門責任者を補佐し、当該室、科又は課における個人情報保護に関する事 務を 統括するとともに、個人情報の適切な取扱いに必要な措置を講じ、それを徹底する。

五監査人は、研 究 所における個人情報保護に関する事務に対する監査を実施し、必要に応じて研究所管理者に改善を指示する。

第３章

個人情報の利用と取得第５条 （利 用目的の特定）
個人情報を取り扱うにあたっては、その利用目的（以下「利用目的」という。）をできるかぎり特定しなければならない。

２

利用目的を変更 する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

３

新たな個人情報 を取り扱う場合又は利用目的を変更する場合には、事前に研究所管理者に報告し、運営会議の承認を得なければならない。

第６条 （利 用目的による制 限）
あらかじめ本人の同 意を得ないで、前条の規程により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
２

合併その他の事 由により他から個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承 継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

３

前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行すること に 対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき第７条 （適 正な取得）
偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
第８条 （取 得に際しての利 用目 的の通知等）
個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。
２

前項の規定にか かわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的 方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することが で き ない 方 式で 作 ら れ る 記録 を 含む 。 以下 こ の項 に おい て 同じ 。） に 記載 された当該本人の個人 情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報 を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
ただし、人の生命、 身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

３

利用目的を変更 した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

４

前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより研究所の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

三

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある 場 合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

四取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第４章

個人情報の管理第９条 （デ ータ内容の正確 性の 確保）
利用目的の達成に必 要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
第１０ 条（ 安全管理措置）
取り扱う個人データ の漏えい、滅失又はき損の防止その他安全管理のために、次に掲げる措置を講じなければならない。
一

個人データは、 所定の場所を定めて保管しなければならない。また、個人データを検索できる コンピュータ及び個人データを保存しているコンピュータについても、所定の場所を定めて設置しなければならない。
個人データの保管 場 所並びに個人データを検索できるコンピュータ及び個人データを保存し て いるコンピュータの設置場所を変更する場合には、事前に研究所管理者に報告し、承認を得なければならない。

二

個人データを使 用する場合は、漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管 理に 努め、使用後はすみやかに保管場所に戻さなければならない。

三

個人データを検 索できるコンピュータ又は個人データを保存しているコンピュータについ ては 、パスワード設定等の部外者に対するセキュリティ対策を講じなければならない。

四個人データを電 子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない 方式 で記録している場合には、個人データのき損に備え、適宜当該データ をバ ックアップし、又はプリントアウトしなければならない。

五

個人情報データベース等大量の個人データについては、前号の場合を除き、原則、複写又はプリントアウトしてはならない。
なお、業務上必 要とされる場合には、事前に研究所管理者に報告し、運営会議の承認を得なければならない。

六

個人データは、 本人に通知し、又は公表した利用範囲で利用する場合を除き、研究所の外部に持ち出してはならない。
なお、個 人デー タを 研究所の外部に持ち出す場合には、持ち出しおよび返却について、日時、取扱者、目的等を記録し、管理しなければならない。

七

法定保存期間又 は研究所の定める保存期間を経過した個人データを破棄する場合は、裁断、溶解又は焼却により確実に破棄しなければならない。

第１１ 条（ 研究所の所属員 等の 監督）
研究所の所属員等に個人データを取り扱わせるにあたっては、秘守義務を遵守することを書面によ って誓約させるとともに、当該個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第１２ 条（ 委託先の監督）
個人データの取扱い の全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全 管理が図られるよう、秘守義務を遵守することを契約書又はこれにかわる書面 によって確認するとともに、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第１３ 条（ 第三者提供の制 限）次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

三

公衆衛生の向上 又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行すること に 対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

２

第三者に提供さ れる個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの 第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項につ いて、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いてい るときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
一

第三者への提供を利用目的とすること。

二

第三者に提供される個人データの項目

三

第三者への提供の手段又は方法

四

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

３

前項第二号又は第三号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に 通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

４

次に掲げる場合 において、当該個人データの提供を受ける者は、前三項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
一

利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合

二

合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

三

個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用 さ れる個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用 目 的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称に つ いて、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
５

前項第三号に規 定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名 若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に 通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

第１４ 条（ 保有個人データ に関 する事項の公表等）
保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。
一

研究所の名称二すべての保有個人データの利用目的（第８条第４項第一号から第三号までに該当する場合を除く。）

三保有個人データの取扱いに関する申出先が「個人情報保護相談窓口」であること。

四次条第１項、第１６条第１項、第１７条第１項、第２項、第３項の規定による求めに応じる 手 続（第２０条第２項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。）

２

本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

二３

第８条第４項第一号から第三号までに該当する場合

前項の規定に基 づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

第１５ 条（ 開示）
本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）、若しくは第三 者提供記録の開示を求められたときは、本人が請求した方法のうち研究所が定 める方法（電磁的記録の文書（ファイル形式は「PDF」）を添付した電子メール により送付する方法、本人に対し書面の交付による方法）のいずれかにより、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。
ただし、開示するこ とにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一

本人又は第三 者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二研究所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

三２

他の法令に違反することとなる場合

前項の規定に基 づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をした ときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

３

法令により、本 人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保 有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部 又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。

第１６ 条（ 訂正等）
本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有 個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して法令により特別の手続 が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞 なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
２

前項の規定に基 づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行った とき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。

第１７ 条（ 利用停止等）
本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条の規定に違反して取り扱われているとい う理由又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって 、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。
ただし、当該保有個 人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うこ とが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２

本人から、当該 本人が識別される保有個人データが第１３条第１項の規定に違反して第三者に提供 されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止 を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅 滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。
ただし、当該保有個 人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者へ の提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため 必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３

本人から、当該 本人が識別される保有個人データを研究所が利用する必要がな

くなったという理由 、当該本人が識別される保有個人データに係る個人情報保護法第 26 条第 1 項本文に規定する事態が生じたという理由、その他当該本人が識別される保有個人 データの取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある という理由によって、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の 停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは 、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有 個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止を行わなければならない。
ただし、当該保有個 人データの利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合そ の他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって 、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
４

第１項、前項の 規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を 行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第２項、 前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若し
くは一部について第 三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定を したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

第１８ 条（ 理由の説明）
第１４条第３項、第１５条第２項、第１６条第２項又は前条第４項の規定により、本人から求めら れた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又は その措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
第１９ 条（ 開示等の求めに 応じ る手続）
第１４条第２項、第１５条第１項、第２６条第１項又は第２７条第１項若しくは第２項の規定による求め（以下この条において「開示等の求め」という。）を受け付ける方法は、次に掲げるとおりとする。
一

開示等の求めの申し出先は、「個人情報保護相談窓口」とする。

二

開示等の求めは、研究所所定の書面によるものとする。

三

開示等の求め をする者が本人又は第３項に規定する代理人であることの確認は、運転免許証 、 パスポート等の顔写真付公的証明書又はこれらに準じる書類（以下、「本 人確認書類」という。）にて行うこととする。
ただし、主治 医等が開示等の求めをする者を確認できるときは、本人確認書類を省略することができる。

２

本人に対し、開 示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示 を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の求 めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供そ の他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。

３

４

開示等の求めは、次に掲げる代理人によってすることができる。
一

未成年者又は成年被後見人の法定代理人

二

開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

前三項の規定に 基づき開示等の求めに応じる手続を定めるにあたっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

第２０ 条（ 手数料）
第１４条第２項の規定による利用目的の通知又は第１５条第１項の規定による開示を求められたと きは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２

前項の規定によ り手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めなければならない。

第２１ 条（ 苦情の処理）
個人情報の取扱いに関する苦情（以下、「苦情」という。）の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２

苦情の受付は、「個人情報保護相談窓口」で行う。

３

苦情を受理した 場合は、関係する各部門が当該苦情となった取扱等をすみやかに調査し、対応について研究所管理者と協議しなければならない。

４

研究所管理者は 、必要に応じて当該苦情に対する対応を運営会議で検討し、決定する。

第５章

罰則等

第２２ 条（ 罰則等）
研究所の所属員等が本規定に違反した場合には、就業規則又はその他契約にもとづいて懲戒等を行うことがある。
２

研 究 所の 所属員等が 本 規 定に違反し、研究所が損害を受けた場合には、当該所属員等に対し、その損害額を求償することがある。

第６章

附則

第２３ 条（ 規程の改廃）
本規程は、必要に応じて適宜見直さなければならない。
２

本規程の制定・改正・廃止は、事務局長が決定する。