MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部

Aleph を KOSMOS Ⅲとして稼働させるために―発注・受入・支払業務設計―
なかむらかずみ

中村和美（メディアセンター本部）
おかのじゅんこ

岡野純子（メディアセンター本部）（2）図書と雑誌の業務および電子資源の支払処理

1 KOSMOS Ⅲで目指したこと
1998 年 10 月に全地区

注1の収書・目録業務を行うの業務統合

集中処理機構がメディアセンター本部のもとに発足

システムも業務フローも異なっていた図書と雑誌してから 10 年以上が経過した。安定運用する中，いの業務統合を行うにあたり，第一に，業務フローのくつか課題も見えていた。KOSMOS II では，図書発見直しが必要となった。図書は単発受入，雑誌は継

注2

注・受入は『ちょいす君』 ，雑誌発注・受入と電子注3

続的受入であるため，全く同じフローにはできな

注4

目録・閲覧は『CALIS』
資源の支払は『KOHEI』 ，かったが，「発注」「，受入」「，配送」の各処理でステーシステムが分散していたため，業務は集中する必要タスの推移などの同期をとった。また地区と本部のがあったが，テクニカル業務の再編を可能にするた

作業分担を図書も雑誌も同じくし，一連のフロー図

め，Aleph という統合システムを導入し，図書も雑誌として描けるようにした。電子資源も，Verde（電子も同時に移行することになった。この移行では，資源管理システム）からボタン一つで Aleph に発注

OPAC，貸出などの利用者サービスを支える発注・レコードを自動作成して，すべて Aleph で支払処理受入・支払業務の「効率化」「，リアルタイム化」を目を行うようにした。

標に，業務フローの見直しと，パッケージシステム第二に，『ちょいす君』『，KOHEI』の項目を整理し，への搭載に取り組んだ。

一本化したうえで，Aleph の適切な項目に当てはめ（1）予算管理表のリアルタイム化ていく作業が必要であった。各々のシステムで使用

KOSMOS II では，図書は『ちょいす君』，雑誌はしている業者コード，予算コード等も異なっていた『KOHEI』とシステムが分散していることがネックため，図書・雑誌共通の新コードを作成した。これとなり，予算執行状況を確認するための予算管理表は，予算管理表のリアルタイム化にも必要不可欠での更新は半日に 1 度であった。Aleph で処理するこあった。特に，予算コードは地区によって体系も異とにより，リアルタイムで予算執行状況を把握できなっていたため，地区でのメンテナンスを可能にするようになった。このリアルタイム化は年度末の予るために，大学経理システムとの連携にも留意しつ

注5

算消化，期ずれ防止対策 に非常に有益である。まつ，全地区共通体系にした。これらは，年度ごとにた，執行予測を立てやすくするため，発注額を外貨集計する除籍報告や標準統計で，必要な集計ができで入力できるようにしたり，すぐに金額が反映されるように考慮しながらの作業であり，移行に際して，るように，図書の処理工程を減らす等の工夫をした。

大規模なコード変換仕様を作成することになった。

雑誌の処理においても受入データとのリンクを必須

第三に，雑誌は Aleph への搭載が決定した時点でとして支払管理を行っていた都度払い雑誌についは全地区の業務が集中処理になっていなかった。まて，発想の転換を行い，受入データと支払データをずは全地区の雑誌業務（特に受入業務の業務フロー）切り離した管理を行うことにした。また，Aleph ではを揃えておくために，集中処理されていなかったメ

各予算コード単位での執行状況しか確認できないた

ディアセンター，大学院図書室の雑誌受入業務をめ，全予算コードの状況が一覧できるように，Web2009 年度中に本部での集中処理に変更した。 なお，予算管理表（外付けシステム）を用意した。また，発注業務については KOSMOS III での業務イメー

今まで本部で一括して作業していた予算額設定や予ジに合わせて，全てを本部集中処理に変更するので算コード作成なども地区で行えるよう，予算管理者はなく，本部では発注レコード全体の確認と受入方の権限を拡大した。

法の調整をする程度にとどめた。

16MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部（3）発生作業の見直しできた。しかし，Aleph は，書誌中心の統合システム

KOSMOS II では，図書は本部で，全地区分の発注のため，発注書誌と目録が同一レコードとなり，書作業を処理対象地区に偏りを発生させないよう平均誌単位も合わせる必要があった。また，図書の多巻的に行っていたため，発注数の多い地区は発注入力

ものは，書店流通の単位と，目録上の書誌単位が一待ち滞留分が発生することがあった。その場合，地致しない場合もあった。さらに，Aleph の機能上，統区から状況が見えず，重複調査や予算管理に支障が合はできても後からレコード分割するのは発注・支出ることがあった。雑誌も本部で発注処理をしてお払レコードの性質上困難という制約があったため，り，新規発注や発注情報の変更があった場合に連絡

目録作業時の書誌単位の変更に対応できるように，を受けてから発注データに反映させるまで地区で状分売不可やセット ISBN のみのような多巻ものも各況確認ができないという問題があった。また，予算巻ごとに発注レコードを作成する必要が生じた。各執行の意思決定権は地区にあるにも関わらず，本部書店に対しては，そのような単位で発注することにが書店窓口として間に入っていたため，キャンセルよる支障（セット価格の不適用，重複納品）が起き連絡や，古書手配の可否の判断等に，タイムラグがないように説明と対応の依頼を行った。

発生することもあった。そこで，発注や書店対応をまた，『ちょいす君』『，KOHEI』
では，同じタイトルことの発生源である地区に変更することにより，選であっても地区ごとに発注書誌＋発注レコードを作書から発注に至る処理を地区で把握できるような業成していた。しかし，Aleph では，複数地区が同じタ務の透明性や，発注レコードや購読管理レコードにイトルを所蔵していても書誌は一つにする必要が自由に入力ができる等の柔軟性を確保することがであった。そこで，書架上のきた。このことにより，図書の返本率の減少，選書の資料が図書か雑誌かの判断は目録上の基準に照らから発注までのスムーズな流れによる効率化を狙っして決定し，書誌作成を行うよう変更した。その方た。また，地区での図書発注作業の負荷を軽減する

針に従って，KOSMOS II で継続図書扱いだった資ため，オンライン経由での書誌データ調達先を増や料を図書と雑誌に振り分ける作業を行い，KOSMOSすことで書誌データの流用率を上げたり，書店に（無III で目録上雑誌とならない資料については，発注依理のない範囲での）書誌データ提供を依頼し，それ頼や受入管理をするために継続図書管理のための外を Aleph に取り込む仕組みや，取引の多い書店との付けシステムを用意することになった。

オンライン発注の仕組みを作ったり，多言語資料や（2）支払締め作業

寄贈資料の簡易的な発注処理の方法など，「効率化」のための様々な方策を整備した。

扱いに関係なく，そ慶應での支払作業は，支払件数・取引書店数・予算コード数の多さ，管財・経理システムとの連携の必要性，書店への請求書作成依頼という独特な作業

2 AlephをKOSMOSⅢ化するための道のりなど，Aleph で想定されている支払作業ではカバー発注・受入・支払は，日本の出版流通事情や，慶できない問題が多かった。Aleph での支払入力とは應独自の会計処理に左右され，業務慣習上海外パッ別に支払締め作業用の外付けシステムを作成し，両ケージシステムにそぐわない部分も少なくはなかっ者の連携による支払フローを実現した。かなり大変た。パッケージの利点をできる限り追求する一方で，な作業であったが，これを機に，書店への請求書作運用変更で対処できない部分は，外付けシステムを成依頼を FAX からメールに変更したり，支払明細開発して補完することになった。

を紙ではなく，PDF で保存したりといった改善も（1）発注と目録の書誌共有行った。受入担当で行っていた管財・経理とのやりKOSMOS II は，分散システムであったために，年取りを本部総務担当に移行して，窓口を一本化する

鑑類の定期刊行物は同じタイトルであっても，地区などの部内での業務整理も行い，結果として業務のでの資料の扱い（書架上や貸出規則の図書扱いか雑大幅な効率化につながった。

誌扱いか）によって『ちょいす君』と『KOHEI』で（3）取引書店との調整

発注書誌を別々に持ち，それぞれに受入処理をし，発注・支払に係る業務フローの変更や，発注用書『CALIS』で目録と所蔵情報を調整して持つことが誌データの提供依頼，継続図書管理の整理等につい17

MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部て，取引書店との調整や説明が必要であった。現在，製本発注リストについても Aleph 既存の機能では150〜200 の書店と経常的に取引を行っており，多数リストに出力される項目に不足が多い。そのため製の書店との調整は，かなりの時間と労力が必要な作

本発注リスト作成の外付けシステム，さらには少し業であったが，書店からの協力もあって現在のとこ

でも製本処理の負担を軽減するための製本から戻っ

ろでは取引の上で大きな問題は起こっていない。改た資料の受入処理を行う外付けシステムを準備せざめて，書店とより良い関係を築いていくことの大切るを得なかった。なお，製本費の支払いについてはさを認識した作業となった。

KOSMOS II と変わらず図書館システムとは別の支（4）受入管理払いと予算管理を継続することとなった。

KOSMOS II では受入システムと目録所蔵情報のシステムが別だったことのメリットとして，ひとつ3 今後の課題のタイトルで複数の資料形態で刊行されるような資新システムが稼働して数ヶ月が経過した。図書の料（例えば，ルーズリーフの追録とバインダー，分発注・受入作業の処理数，雑誌の受入も移行以前の冊と分冊製本，ポケットパーツとハードカバーといペースを取り戻して概ね順調に進んでいる。一方でうような資料）の受入管理，それとは別に利用者に以下のような課題も残っている。

提供する所蔵データの選択も可能だった。しかし，（1）図書・雑誌共通統合システムである Aleph ではチェックインした受入データがそのまま利用者に見えることになる。

・各種統計の集計対応（標準統計（蔵書数等）や除籍報告）

このことは利用者にとっては無益と思われる受入管・年度末の繁忙期対応

理情報も見えてしまうことになるので，このような・予算コード等の年度更新作業

情報を見せないようにするためにアイテムのOPAC 非表示という状態コードを設けた。

（2）図書・図書・雑誌および多巻ものの判断基準の整理

また，雑誌は製本処理を行うとチェックインデー

・発注票出力の不具合解消

タが削除されてしまい，製本後にはデータ上で各号・一括発注機能の安定運用の受入日などを確認することができない と い う・書店への自動クレーム機能などの Aleph 既存

Aleph 独自の制約があった。このため，これまでのような詳細な管理をあきらめ，例えばデータと現物の機能の地区への活用推進（3）雑誌

状態が異なっている場合には現物に合わせてデータ・受入タイトルの判定・同定のための補助的対応を修正する，書店から納品状況確認や支払についての検討（対象は特殊言語や特殊な刊行形態の資料）

問い合わせを受けた場合には，その時の所蔵データ・データ移行に伴って生じた巻号表示や擬似巻次や支払データを参照して回答することでよしとす（ソート用巻次），発行年月次のデータ不備に対る。というように判断基準を記録データから現状する改修データの参照に変更することにした。

・刊行規則設定と到着待ちアイテムの一括作成（5）製本処理・所蔵範囲の自動生成（刊行規則設定が必至）

Aleph での製本処理についてはこれまでよりも作業が煩雑になる。例えば製本する対象のデータ編集にしても，始めと終わりの巻号年月次表示は，これ・未着クレーム管理（刊行規則設定が必至）
・外国雑誌リニューアルシステム（外付けシステム）の実用化まで始めも終わりも元の受入データから引用していシステムが一本化され，そして図書と雑誌の業務たので，製本データは確認と少々の手直しだけでス統合が行われ，本部内でも受入担当と目録担当が統ムーズに処理ができていた。しかし，Aleph では受入合された状況下で，今後もますます各部署間の連携データの一番目のデータしか引用されないため，必が重要になると思う。効率化を進めつつも，各地区・ず終わりの巻号年月次入力をしなければならない。

各部署が本来果たすべき業務の遂行と，新しい業務このため，地区の担当者，製本業者と事前に処理手や課題への取り組みを忘れずにいたい。真の意味で順の変更について調整を行う必要があった。また，

Aleph を KOSMOS III として定着させていく道は18MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部

これからも続いていくであろう。ている．これらのメディアセンターと図書室を 地区 と呼び，本部集中処理機構を 本部 と呼ぶ慣習がある．

4 終わりに2） ちょいす君：丸善（株）の図書発注・受入システムで，今回のプロジェクトに参加し，問題解決の上で一番重要なのは，コミュニケーション慶應では大幅にカスタマイズを行って使用していた．

であることが3） KOHEI：雑誌の発注・支払・受入・製本管理と継続図改めて分かった。また，一人では何も成し遂げるこ書の到着管理用の慶應独自開発システムで，2000 年頃かとはできず，周囲とのらは電子資源の支払・契約管理にも使用していた．

協力や連携の大切さを痛感した。システム担当をはじめ，地区・本部の4） CALIS：丸善（株）の図書館システムで，全面的に慶應全てのスタッフの尽力により，無事にシステム移行，用にカスタマイズして書誌・所蔵データベースと利用業務の再構築が実現できたことを心より感謝しつつ者データの管理，貸出・返却，塾内取寄せなどを行っても，今後，ますますの協力をお願いしたい。

いた KOSMOS II の基幹システムである．
5） 期ずれ：図書館では予算・会計処理が年度単位である

注にもかかわらず，年度をまたいだ納品・受入・支払を行

1） 地区：慶應義塾大学では 6 つのキャンパスに 6 つのメうこと（つまり，納品・受入年度と支払年度が異なってディアセンターと 2 つの学部・大学院図書室があり，そしまうこと）を指す．

れぞれ個別に図書予算を持ち，コレクション構築を行っ

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