事務連
絡
平成２７年１２月１７日
関係団体

御中
医政局
雇用均等・児童家庭局
社 会 ・ 援 護 局
障 害 保 健 福 祉 部
老健局
情報政策担当参事官室
施設等における特定個人情報の取扱いについて日頃から、厚生労働行政に御理解、御協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
本年 10 月より個人番号の通知が順次開始されていますが、介護施設、障害者施設、児童福祉施設、その他の社会福祉施設、医療機関等（以下「施設等」という。）に住民票を移している方や、通知カードの送付に当たり施設等を居所として登録した入所者・長期入院等をしている方については、当該施設等に通知カードが届いている、あるいは、今後届くことが想定されます。
また、これまでも、施設等の職員が各種行政手続等を利用者に代わって行っている場合がありますが、来年１月の個人番号の利用開始以降は、施設等の職員が利用者本人の個人番号を記載した申請書を利用者に代わって提出するなど、今後、施設等において特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報）を取扱う場面が想定されます。
このため、このような場合の施設等における特定個人情報の取扱いについて、下記のとおり整理しましたので、貴会会員に対して周知をお願い申し上げます。

記
第１ 施設等で特定個人情報を保管する場合の取扱い等について通知カードや個人番号カード、個人番号が記載された申請書など特定個人情報が記載された書類については、利用者本人、家族や成年後見人等の代理人が保管することが基本であるが、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による保管が困難で、かつ家族や成年後見人等の代理人がいない場合など、これに依ることが困難な場合は、施設等において保管して差し支えないこと。また、この場合は、以下の取扱いとすること。
（１） 可能な限り、施設等に特定個人情報が記載された書類の保管を委託することについて、利用者本人の意思を確認すること。

（２） 特定個人情報が漏えいすることのないよう、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（特定個人情報保護委員会）を参考にして、適正に取り扱うこと。また、特定個人情報の漏えいを防止する観点から、通知カードや個人番号カードなど個人番号をマスキング（黒塗りして見えなくすること）することができない書類を除き、個人番号の部分を削除又は復元できない程度にマスキング等を行い、特定個人情報に該当しないよう加工した上で、保管することが望ましいこと。
（３） なお、現時点で利用者本人が保管している場合であっても、家族や成年後見人等の代理人がいない利用者については、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による通知カード等の保管が困難となった場合の取扱いについて、あらかじめ利用者本人の意思を確認しておくことが望ましいこと。
※１ 施設等で利用者の特定個人情報を保管する場合は、例えば以下の場面が想定される。
・ 施設等に通知カードが届いた場合で、心身の機能や判断能力の低下等により、利用者本人による保管が困難である場合
・ 利用者本人が、通知カードや個人番号カード、個人番号が記載された申請書など特定個人情報を管理していたものの、その後、心身の機能や判断能力の低下等により、当該書類の保管が困難となる場合 等

第２ 施設等が利用者本人に代わって個人番号の記載等を含む行政手続に係る申請等を行う場合の取扱いについて（１）代理申請等を行う場合
番号制度では、代理人が個人番号利用事務等実施者に対し、行政手続の申請等を行い、特定個人情報を提供することが認められており（番号法第 19 条第３号）、申請等の手続において、個人番号利用事務等実施者による①代理権の確認、②代理人の身元確認、③本人の番号確認を行うことが必要とされている（番号法施行令第 12 条第２項）。
施設等の職員が、代理権の授与を受けて、利用者本人に代わって行政手続に係る申請等の代理を行う場合は、この①～③の手続が円滑に行われるよう、別紙（「Ⅱ．本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合」）を参考に適切に申請等の手続を行うこと。
（２）申請等の代行を行うなど、代理人以外の立場で手続に関与する場合① 代理権の授与が困難な利用者本人に代わって申請等を行う場合
利用者本人の心身の機能や判断能力の著しい低下等により、代理権の授与が困難である場合は、申請書等に個人番号を記載せず、従来どおりの申請等を行うこと。
②

利用者本人の使者（※２）として申請書等を提出する場合
利用者本人等の意向により、申請書等に個人番号を利用者本人が記入した上で、施設等の職員が、利用者本人の使者として申請書等の提出をする場合は、施設等の職員が個人番号を見ることのないよう、施設等の職員は、申請書等を封筒に入れる等の措置をした上で提出すること。
なお、この場合、施設等の職員は、利用者本人に代わって申請書等に個人番号を記載することはできないこと。
また、この場合、自治体の申請窓口等においては、本人から郵送により個人番号の提供を受ける場合と同様に、別紙（「Ⅰ．本人から個人番号の提供を受ける場合」）のとおり、①番号確認、②身元（実存）確認を行うことが必要とされていること。
※２ 利用者本人は、自分の意思で行政手続の内容の確認等ができるが（＝代理権の授与は行わない）、身体の機能の低下等により、利用者本人自身が、申請書等を行政機関等に提出することが困難で、施設等の職員が代わりに提出する場合等を想定。

（お問い合わせ先）【介護施設について】
担当：老健局総務課 企画法令係
TEL:03-3591-0954（内線 3909）【障害者施設について】
担当：障害保健福祉部企画課 企画法令係
TEL:03-3595-2389（内線 3017）【児童福祉施設について】
担当：雇用均等・児童家庭局総務課 企画法令係
TEL：03-3595-2491（内線 7877）【その他の社会福祉施設について】
担当：社会局総務課 企画法令係
TEL: 03-3595-2612（内線 2815）【医療機関について】
担当：医政局総務課 企画法令係
TEL：03-3595-2189（内線 2519）【全般について】
担当：情報政策担当参事官室 企画法令係
TEL：03-3595-2314（内線 7439）

本人確認の措置

別紙※ 想定される主なものを抜粋【Ⅰ．本人から個人番号の提供を受ける場合】
番号確認

身元（実存）確認① 個人番号カード 【法16】① 個人番号カード 【法16】② 通知カード 【法16】② 運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書 【則１①一、則２一】③ 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの（ⅰ氏名、ⅱ生年月日又は住所、が記載されているもの） 【則１①二、則２二】③ 個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書 【令12①】
対面・郵送 （注１）

④ ①から③までが困難であると認められる場合 【則３①】ア 地方公共団体情報システム機構への確認（個人番号利用事務実施者）
イ 住民基本台帳の確認（市町村長）
ウ 過去に本人確認の上、特定個人情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認。
エ 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類（ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの）※ 個人番号利用事務等実施者が発行等する書類などを想定。

④ ①から③までが困難であると認められる場合は、以下の書類を２つ以上 【則１①三、則３②】
ア 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
イ 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの（ⅰ氏名、ⅱ生年月日又は住所、が記載されているもの）【Ⅱ．本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合】
代理権の確認代理人の身元（実存）の確認

対面・郵送 （注１）

① 法定代理人（注２）の場合は、場合は、 ① 代理人の個人番号カード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書 【則７①一】
戸籍謄本その他その資格を② 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措証明する書類【則６①一】置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの（ⅰ氏名、ⅱ生年月日又は住② 任意代理人の場合には、所、が記載されているもの）【則７①二】委任状 【則６①二】②’ 法人の場合は、登記事項証明書その他の官公署から発行・発給された書類及び現に個人番号の提供を行う者と当該法人との関係を証する書類その他これらに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類（ⅰ商号又は名称、ⅱ本店又は主たる事務所の所在地、が記載されているもの） 【則７②】③ ①②が困難であると認められる場合には、官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から本人に対し一に限り発③ ①②が困難であると認められる場合は、以下の書類を２つ以上行・発給された書類その他の【則９①】
ア 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
代理権を証明するものとして
イ 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された個人番号利用事務実施者が書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの（ⅰ適当と認める書類 【則６①三】氏名、ⅱ生年月日又は住所、が記載されているもの）※ 本人の健康保険証などを想定。

（注１） 郵送の場合は、書類又はその写しの提出（注２） 法定代理人には、成年後見人等を想定

本人の番号確認① 本人の個人番号カード又はその写し【則８】② 本人の通知カード又はその写し 【則８】
③ 本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書又はその写し 【則８】④ ①から③までが困難であると認められる場合
ア 地方公共団体情報システム機構への確認（個人番号利用事務実施者） 【則９⑤一】
イ 住民基本台帳の確認（市町村長）【則９⑤二】
ウ 過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認【則９⑤三】エ 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類（ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの） 【則９⑤四】※ 個人番号利用事務等実施者が発行する書類などを想定。