当局の管内情勢と予防体制
当局は１局５署１分署13出張所１救急ステー
ション、職員数771名で組織され、管内（業務委託されている吉備中央町を含む）の防火対象物数は25,573棟あり、消防局に予防課（予防企画係、査察指導係、危険物保安係、火災調査係）の18名、５署に予防係54名が配置されている。
また、警防隊による当務中の立入検査を積極的に行っており、各署の隔日勤務の予防係員が警防隊との架け橋となり、予防業務を支えている。さらに、
平成24年からモバイル査察を導入し、立入検査結果通知書を現地で印刷、交付してい岡山城（Ⓒ岡山県観光協会）

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る。モバイル査察の利点は、過去の指摘事項を反映して通知書を作成できることや、新規指摘

事項は文字検索やカテゴリ検索で例文を引用編件（ほとんどが非特定防火対象物）の重大違反と集できること、通知した内容を正確に統計デー新規覚知した重大違反をすべて是正させてきた。

タとして活用できること等があり、立入検査の違反情報を一度登録すると、是正するまでシス質の向上と事務効率化に繋がっている。

テムから消されることはない。
「どんな違反にど今回は平成27年に創設された違反是正係（令う対応しているか」ということを、全署の予防係和２年に解体）が作成し、令和元年に予防業務員が入力済のデータをボタン一つで確認できる。

優良事例表彰消防庁長官賞を頂いた「進捗管理逆に一定期間システムに入力がない重大違反もシステム」がどのように運用され、成果をあげてボタン一つで確認できる。これにより、違反のいるかについて紹介する。

放置が劇的に減った。また、細やかな入力を行①ゴール「重大違反ゼロ」

うことで、関係者との約束や計画を備忘録とし

平成28年、当局は市の政策推進目標として「違て残すことができるため、継続して指導をするこ反是正の推進」を掲げ、覚知済の567件の重大違とが可能になり、追跡業務の質も向上した。こ反を３年間でゼロにし、新規覚知の重大違反はの他に、警告期限が迫るとシステムに表示され覚知後６か月以内に警告することを決めた。こる機能もあり、予定どおり警告書を交付するか、の決定により目標（ゴール）が明確になり、「重大もしくは誰もが納得できる理由をシステム内に違反の是正」が最優先課題となったことで、過記載する必要があるため、各担当が責任を持っ去から継続していた567件の重大違反は各署でて取り組むことになる。このように、システムに順位付けされ、違反処理までの期限が決められ登録されている違反是正進捗状況を他の予防係ることとなった。そして違反是正体制を一気に員や管理職が冷静、客観的な目線で事態を眺め加速、安定化させた「仕組み」が、「進捗管理シることで、違反処理におけるミスを防ぎ、「感情ステム」（ツール）と「マニュアル整備」（ルール）に流されない体制」を作ることができた。

である。

③ルール
「マニュアル整備」②ツール「進捗管理システム」

様々な案件に対し組織的に安定して対応する

この「進捗管理システム」とは、職員がMicrosoftためには、ルールが必須である。そこで、違反処Accessで作成したデータベースによる情報共有

理業務の統一的運用を定め、効率よく公平確実ツールである。これを使うことで、前述した567に業務を行うための「マニュアル整備」をした。

進捗管理システム

違反処理実施マニュアル「月刊フェスク」’24.4

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違反処理へ移行する重大違反の種別と移行期

手の言動に振り回され続け、内外の信頼を失い、間、事務処理のルールを明示し、失敗事例等が違反処理も完遂できていなかったと思う。

発生したときは、担当職員を責めるのではなく、マニュアルの不備として改善していった。

新規覚知の重大違反への対応

こうして違反是正体制は、属人化を解消し、当局では、現在も年間100件程度の新規の重標準化（仕組み化）された。仕組み化された違反大違反を覚知しているが、そのうち警告に至る処理は、人事異動を経ても引き継がれ、コロナのは10分の１未満である。それは、重大違反を禍でも機能し続けた。

覚知したときに警告、命令までのスケジュールを決めていることが功を奏していると考える。
ではここで当局にて実施している違反処理の一連の流れを説明する。
◯現地指導【事実の確定】
まず立入検査結果通知書を渡す際、改修するまで、消防から定期的に連絡をとり続けることを伝え、連絡先を確認する。そして「いつから、どの部分が、何の違反なのか」「誰が違反者になるのか」ということを現地で確認しながら一つ一５条の３Ｑ＆Ａ

さらに令和５年度には、「５条の３Ｑ＆Ａ」を作成した。消防法第５条の３に基づく命令では、つ説明をする。また、
何か気になることはないか、こちらから質問をするなど、相手を前向きな気持ちにさせて、現地指導を終える。
状況を理解していない関係者に対しては、早消防吏員が命令権者となることや、判断要素が多く、個別対応が必要である等の事情から、マニュアルによる統一化は困難であった。そこで、職員に裁量の幅を持たせたまま、各職員が抱く不安や疑問を解消する方法として、質疑応答形式の資料の作成を行った。作成にあたって違反是正支援センターの助言を頂いたことで、さらに運用しやすいものになった。また、毎年行われるシミュレーション訓練で内容を検討し改正をしていくことで、各自の理解を深め、その成果を挙げることに繋げている。
違反処理標準化（仕組み化）の効果
違反処理を仕組み化することで、職員は違反の確定と是正指導に集中することができるようになった。私自身も長期未是正の関係者から「鬼の所業だ」と言われた経験があるが、担当者に裁量はないので、マニュアルどおり命令処分を行った。
進捗管理システムとマニュアルがなければ、相48 「月刊フェスク」’24.4

違反状況説明書

い段階で「違反状況説明書」を渡す。関係者に◯期限到来前が勝負冷静に事態を把握させ、事業所内で情報共有しモチベーションの鍵となるのは「期限」である。てもらい、「早くスタートを切ることが最善策」「警告予定日」「命令予定日」「命令履行期限」等、であることに気付かせるためである。

どれも期限を過ぎてしまうと関係者の是正意欲◯追跡指導【絶え間ない指導】は激減する。命令書を入口に貼られ、ホームペー相手から聴取したことや現地で確認したこと等は進捗管理システムに入力する。その後、相ジに掲出されていても、関係者はその状況に慣れ、気にならなくなってしまう場合もある。

手から連絡が来なければ、必ずこちらから連絡

よって、予定期日や履行期限の到来前に『警を取る。タイミングとしては２週間に１度くら告予定日まで〇日ですが、大丈夫ですか？』といがベストだと考えている。関係者に「放置す追跡指導を続けるようにしている。期限を伝えれば是正の時期や業者を選べなくなり、結果的ると「脅しか」と言われることもあるが、動かなに損をすること」や「実況見分、質問調書等にい期限を伝えることは「お知らせ」であり、行政対応しなければならなくなること」「警告や命令サービスである。仮に改修の予定があっても、約を受けても何一つメリットはないこと」等を伝束どおり警告、命令を行う方がよい場合もある。

える。

◯約束を守る効果

改修の予定が決まっている関係者に対しても担当者からすれば、改修の予定を把握してい『予定どおり進んでいますか』『何か困っているこる対象物の関係者に警告書を渡すことはストレとはないですか』と定期的に連絡をする方がよスであるが、きっちり約束を守る「お役所仕事」い。放置は違反者の是正意欲を削ぐからである。

であることを理解してもらうことで「期限」の力相手の動きを見守りつつ、さりげなく期限を伝はさらに増す。それを理解している担当者は違え続ける。

反者に『本当に期限に間に合いますか。改修が進捗管理システムによる追跡管理

岡山市消防局
マスコットキャラクター桃之助（もものすけ）「月刊フェスク」’24.4

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【担当者】窓口として相談にのり、執行機関として違反処理を実施する
担当者は、裁量がないことを武器に、目の前の相手の感情に寄り沿い、関係者が気軽に連絡を取れる存在であり続ける。管理者が引いた「動かせないライン」を違反者と一緒に見ることで、『まず何をすればよいか』『どのような是正方法があるか』等を示し、窓口として現実的な是正方法に導く。時に違反者の思いを代弁し、上司に伝えることもあるが、決定権を持つ管理者と直接交渉はさせない。
「署長に会って意見を言いたい」と主張する違反者には「会わせることはできないが、質問調書で記録すれば公式文書として署長に伝わります」と説明し、「署長に建物を見てほしい」と言われれば、「実況見分をして書類ももたろう像（Ⓒ岡山県観光協会）で報告して判断してもらいます」と調査書類を作成する。

間に合わずに、命令処分をされた建物もありま

管理者は公平で客観的な判断を担い、担当者すよ』と親身になって指導することができる。

は執行人として、相手の感情に寄り沿いつつ現◯期限経過後は次の期限を設定する

実的な是正方法に導くことで相手に誠実に向き命令履行期限を過ぎた場合、「告発検討会議合いながら日々違反処理業務に取り組んでいる。

予定日」や「告発予定日」を期限として考え、追跡指導を続ける。
「〇日を過ぎると告発準備のまとめため、警察に情報提供することになる」「告発後以上が、進捗管理システムとマニュアルを用は令状を持った捜査員に業務に係るものを差しいた岡山市消防局の違反処理の標準化である。

押さえられるかもしれない」等、過去の事実を適重大違反のある事業者は、全事業所のうちほ宜相手に伝え、改善を促す。

んの一握りに過ぎない。大半は苦しくても法令以上が当局の重大違反に対する覚知から追跡遵守し、適法に消防設備を設置し維持管理しての例である。進捗管理システムの導入により担いる事業者である。しかし、やむを得ず発生し当者の細やかな追跡が可能となったことがお分た重大違反を目の当たりにすると、消防職員はかりいただけたかと思う。

知らず知らずのうちに違反者に共感してしまう。

さらに当局では進捗管理システムにより、違反処理の管理者と担当者間の役割分担が明確となった。
【管理者】
方針を決定し、動きを見守る

そんな人間の心の弱さを補うのが、「ルール」や「ツール」である。
進捗管理システム（ツール）やマニュアル（ルール）は、違反是正（ゴール）に向かう過程での職員

管理者は、違反者とは接触せず、進捗管理マのストレスを軽減し、仕事に集中させることに大ニュアルと担当者からの報告を情報源として、変役立っているが、違反者も消防法令遵守を事

法令やマニュアルを基に、是正条件や各期日等

業継続のための必要経費と理解し、現実的な対「動かせないライン」を担当者に示す。違反者に策を採ることに集中できるようになる。効率よ

会わないことで、一般市民に近い感覚を持ってく是正業務を行うことで、様々な人が救われて公平で客観的な判断をすることができる。

いる。

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