青森県立保健大学 同窓会
定期総会
日時：平成 22 年 10 月 9 日（土）午後 3 時 00 分より
場所：青森県立保健大学 交流センター

次第１．開 会

２．会長あいさつ

３．議 事
第 1 号議案 新役員の承認（資料１）

第 2 号議案 平成 22 年度事業報告（資料２）

第 3 号議案 平成 22 年度収支決算
平成 22 年度監査報告（資料３）

第 4 号議案 平成 23 年度事業計画（案）（資料４）

第 5 号議案 平成 23 年度予算（案）（資料５）

第 6 号議案 個人情報保護方針（案）（資料６）

第 7 号議案 同窓会係について（案）（資料７）

第 8 号議案 資料のペーパーレス化について（案）

（資料８）

４．その他

５．閉 会

資料１

新役員承認
新役員候補者
役職名
学年幹事
学年幹事
学年幹事
学年幹事
学年幹事
学年幹事

氏名
加藤 利佳
畑井 望美
前田 麻衣
犬亦 江梨奈三浦 崇
山田淑恵学科卒業期

理学社福社福看護
看護看護

８８８８８８

資料２

平成 22 年度（平成 21 年 10 月 1 日～平成 22 年 9 月 30 日）事業報告
事 業 名1） 会議
理事会（※１）

拡大役員会（※２）

2） 総会
定期総会

期 日

内 容

平成 21 年 12 月 20 日
平成 22 年 2 月 20 日
平成 22 年 4 月 17 日
平成 21 年 10 月 10 日
平成 21 年 11 月 14 日
平成 22 年 7 月 3 日

各部局の報告、会則の検討
総会の議案検討・議事内容の決定、次年度事業計画・予算の検討、総会の準備

平成 21 年 10 月 10 日

平成 21 年度事業報告、収支決算、監査
平成 22 年度事業計画（案）、収支予算（案）
新役員の承認懇親会
同上3） 行事
卒業式
平成 22 年 3 月 18 日第 8 期生へ祝電、同窓会会費徴収
卒業パーティ
同上
第 8 期生へ花束贈呈
4） 事業
ホームページ開設事業
同窓会ホームページの作成
卒業生ガイダンス
平成 22 年 2〜3 月
卒業生への広報
新入生ガイダンス
平成 22 年 4 月
新入生への広報※１ 理事会：会長、副会長、理事、会計、監事と参加したい人⇒各部局の進行状況報告や、仕事の割り振りの検討を行う時※２ 拡大役員会：会長、副会長、理事、会計、監事、学年幹事を含む役員全員の参加⇒事業内容の詳細検討など、多数の意見を求めるとき

資料 3

平成 22 年度（平成 21 年 10 月 1 日～平成 22 年 9 月 30 日）収支決算書○収 入 の 部
項目前年度繰越金
会費収入決算額；

3,502,489 円

支出決算額

；

582,704 円

次年度繰越金 ；2,919,785 円
（円）

内容

現金納入
払込納入

雑収入

決算
予算
3,128,146 3,128,146
350,000 1,720,000

増減

備考

0
▲1,370,000

320,000
30,0001,720,000
024,3430@10,000×32 名@10,000×3 名

24,343 利息 883 交通費払い戻し 2,460
懇親会費 21,000

収入計（Ａ）

3,502,489 4,848,146 ▲1,345,657○支 出 の 部
項目
事務費（円）
内容

決算
66,366

予算
90,420

増減▲24,054

振込手数料

1,470

420

1,050

郵送 630 弁当 315 ホームページ作成 525

事務用品代

24,295
5,919

40,000▲15,705

ネームプレート,セロハンテープ,ゴミ袋
封筒，コピー用紙,蛍光ペンなど
封筒,コピー用紙
宛名ラベル,USB
封筒、ネームプレート、クリップ、宛名ラベル
21 年 4 月から 22 年 3 月分

40,60150,000▲9,39945,63335,000

10,633 第 8 期生卒業パーティーへ花束・祝電代

8,957
3,009
3,440
2,970
コピー代

行事費

備考

19,057
第二回定期総会懇親会 26,576

会議費
役員交通費

役員交通費(総会)

208,278

198,800

9,478

128,860
25,88024,98016,0001,060
2,620
16,60022,48016,9802,260
68,600134,000▲5,14050,00018,60011/14 拡大役員会（8 名）
12/20 役員会（8 名）
2/20 役員会（5 名）
2/23 看護科への同窓会案内（1 名）
3/18 卒業式会費徴収（3 名）
4/17 役員会（5 名）
7/3 拡大役員会（11 名）
9/4 役員会（6 名うち 1 名欠席）
9/25 監査（3 名）
10/10 定期総会（17 名）

弁当代

3000

4,800

▲1,800

お茶代

900

10,000▲9,100

各支部会議費

6,918

06,918117,10797,60019,5079,190
032,91735,00040,0000

11,040036,4000050,160▲1,8500▲3,48335,00040,000▲50,160

145,320

131,000

14,320145,320

131,000

14,320

郵送費
役員案内
臨時総会案内第二回定期総会議事録
ホームページ開設案内
第三回定期総会返信用切手
第三回定期総会案内

事業費
同窓会ホームページ開設事業

支出計（Ｂ）
次年度繰越金（Ａ－Ｂ）

582,704
552,820
2,919,785

3/18 卒業式会費徴収（＠500×6）
3/18 卒業式会費徴収（＠150×6）
12/9 弘前支部 5,061 (4 名)
3/21 八戸支部 1,857 (2 名)455 通（佐川急便に委託）
450 通（はんこ広場に委託）
＠80×500

初期費用，年間更新料，サーバー代

29,884

監 査 報 告 書
平成22年度青森県立保健大学同窓会の収支決算書について監査した結果、適正であることを認めます。
平成 22 年 9 月 25 日
青森県立保健大学 同窓会
監事

資料４

平成 23 年度（平成 22 年 10 月 1 日～平成 23 年 9 月 30 日）事業計画（案）
事 業 名
5） 会議
理事会（※１）

拡大役員会（※２）
6） 総会
定期総会

懇親会
7） 行事
卒業式
卒業パーティ
8） 事業
卒業生ガイダンス
新入生ガイダンス
同窓会開催へ向けての企画・準備期 日
平成 22 年 11 月
～年 4 回程度

内 容
各部局の報告、総会の議案検討・議事内容の決定、次年度事業計画、予算の検討、総会の準備

平成 22 年 10 月 9 日～年 2 回程度
平成 22 年 10 月 9 日

平成 22 年度事業報告、収支決算、監査
平成 23 年度事業計画（案）、収支予算（案）
新役員の承認同上
平成 23 年 3 月
同上

第 9 期生へ祝電、同窓会会費徴収
第 9 期生へ花束贈呈

平成 23 年 2〜3 月
平成 23 年 4 月

卒業生への広報
新入生への広報※１ 理事会：会長、副会長、理事、会計、監事と参加したい人⇒各部局の進行状況報告や、仕事の割り振りの検討を行う時※２ 拡大役員会：会長、副会長、理事、会計、監事、学年幹事を含む役員全員の参加⇒事業内容の詳細検討など、多数の意見を求めるとき

資料５

平成 23 年度（平成 22 年 10 月 1 日～平成 23 年 9 月 30 日）予算書○収入の部
項目
前年度繰越金内容

予算2,919,785

会費
現金納入
払込納入

雑収入
収入計

400,000
0320,000
30,00080,000▲30,000

50,0003/19 卒業式後に徴収（@10,000×40 名）

12,00024,343▲12,343 10/4 懇親会 12 名参加予定
3,331,785 3,502,489 ▲170,704○支出の部項目
事務費

内容

振込手数料
事務用品代
パソコン・プリンタ購入費
コピー代
業者委託印刷代

行事費
花束代
懇親会費

会議費

予算
255,025

H22 決算66,366

増減
188,659735
25,000100,000
10,000119,290

1,470
24,295040,6010▲735
705
100,000▲30,601
119,290

35,00045,633▲10,633

15,00020,00019,057
26,576▲4,057▲6,576

227,180

208,278

18,902

役員交通費（役員会）

147,680

128,860

18,820

役員交通費（総会）各支部会議費50,00015,00068,600
6,918▲18,600
8,082

弁当
お茶代

4,500
10,000

3,000
900

1,500
9,100

171,840

117,107

54,7338,640
0
039,20039,20042,40042,4009,190
35,00040,000
032,91700▲550▲35,000▲40,000
39,2006,283
42,40042,40031,000145,320▲114,3200
31,000145,3200▲145,320
31,000

郵送費
役員案内
ホームページ開設案内
第 3 回定期総会返信用切手
第 3 定期総会案内
第 3 回定期総会議事録
同窓会に関するアンケート
第 4 回定期総会案内

事業費
同窓会ホームページ開設事業
更新料

予備費
支出計

増減
▲208,361

400,000

H22 決算3,128,14
6
350,000（円）
備考

2,611,740
3,331,785
582,704

02,611,740
2,749,081（円）
備考
花束代振込手数料
封筒、葉書、コピー紙等の購入
パソコン、プリンタの購入
第 3 回定期総会案内、議事録、第 4 回定期総会案内
第 10 期生卒業パーティー花束代
第 3 回定期総会懇親会
理事会 1 回約 24,420 円×4 回
拡大 1 回約 50,000 円×1 回
定期総会（約 50,000 円）
弘前 1 回 3000 円×3 回
八戸、青森 各 3000 円
3/19 卒業式後の現金徴収者（9 名）
役員お茶代
封書＠80×18×6 回
450 通 （はんこ広場に委託）
切手＠80×500
封書＠80×490
封書＠80×490
封書＠80×530
封書＠80×530

資料６-1
青森県立保健大学同窓会における個人情報の保護に関する基本規程（案）目次
第１章 総則第２章 個人情報の取り扱い
第３章 個人情報の管理
第４章 個人情報の開示及び訂正等
第５章 苦情の処理及び相談
第６章 雑則第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、青森県立保健大学同窓会における個人情報に関する基本的事項を定めるとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程に定める用語の定義は次のとおりとする。
(1) 「個人情報」とは、本会を構成する正会員・準会員・特別会員・賛助会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名・生年月日、その他の記述により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいう。
(2) 「個人情報データベース等」とは、個人情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ｱ）一定の業務の目的を達成するために、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ｲ）前項に掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、氏名・生年月日その他の記述により、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することが出来るように体系的に構成したもの(3) 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 「保有個人データ」とは、職務上作成し、または取得した情報であって組織的に利用するものとして、本会が保有しているものをいう。
なお、当該保有個人データは、第４章「個人情報の開示及び訂正等」の対象となる。
(5) 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（本会の責務）
第３条 本会は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う本人の権利利益の侵害防止に関して必要な措置を講じるものとする。
（担当者の責務）
第４条 個人情報を取扱う担当者は、法令及び本規程を尊守して、個人情報を適正に取扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努める。
２ 個人情報を取扱う担当者は、業務上、知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に利用しない。
３ 前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても同様とする。
（個人情報保護の管理責任者）
第５条 この規程の目的を達成するため、個人情報保護統括管理責任者及び管理責任者を置く。
(1) 統括管理責任者
同窓会 会長(2) 管理責任者
広報部責任者
２ 統括管理責任者は、個人情報保護法に関する関連法令及び本規程の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定・実施するとともに、個人情報の管理に関する総括責任を負う。
３ 管理責任者は、本規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、担当者がこれを適正に取扱うよう指導・監督するとともに、所管する保有個人データの開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
４ 保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、役員会の審議により、これを定めるものとする。

第２章 個人情報の取扱い（個人情報の収集制限）
第６条 個人情報の収集は、利用目的の達成に必要な範囲内で行う。
２ 次の各号に掲げる個人情報は収集しない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項(2) 社会的差別の原因となる事項
３ 個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。
ただし、次の各号に該当する場合はその限りでない。
(1) 本人の同意があるとき(2) 本人の生命、身体または財産保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき（個人情報の利用制限）
第７条 収集した個人情報は、あらかじめ定めた利用目的以外に用いない。
ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
(1) 本人の同意があるとき(2) 法令に基づくとき(3) 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき（第三者提供の制限）
第８条 収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
(1) 法令に基づくとき(2) 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
第３章 個人情報の管理（個人情報の適正管理）第９条 管理責任者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講じる。
(1) 個人情報の改ざん、漏洩、紛失または毀損を防止すること(2) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと(3) 保有する必要のなくなった個人情報は速やかに廃棄または消去すること
第４章 個人情報の開示及び訂正等（自己情報の開示請求と訂正等）
第 1１条 管理責任者は、個人情報の開示請求は受け付けない。
２ 管理責任者は、内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除または消去(以下「訂正等」という)を請求されたときは、遅滞なく当該個人情報の訂正等を行う。
第５章 苦情の処理及び相談（苦情の処理及び相談）
第 12 条 管理責任者は、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情及び相談を受付けるための窓口を設置する。
２ 窓口は、広報部とする。
３ 苦情の処理及び相談のうち、その案件内容によって判断が困難な場合は、役員会に審議を要請しなければならない。
第６章 雑則（法等の取扱い）
第 13 条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他の関係法令により取り扱う。
附則 この規程は、平成年月日より施行する。

資料６-２

青森県立保健大学同窓会の個人情報保護方針（案）青森県立保健大学同窓会(以下「本会」という)は、以下の方針に基づき、個人情報保護に関する法律及び関連法令を適正かつ確実に執行し、本会の保有する個人情報の保護に努めます。
１．個人情報の取得について本会は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。
２．個人情報の利用目的について
個人情報の利用は、同窓会会則に定める目的と事業の業務範囲内とします。
・同窓会報等、刊行物の発送
・同窓会が主催する行事の案内
・会員並びに準会員(在校生)への情報提供
・会員名簿の作成
・同窓会会則第２～３条に定める目的達成に係わる事業
３．個人情報の管理についてA 個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。
B

個人情報の改ざん、漏洩、紛失、または毀損等を防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。

C 個人情報の外部への持出し、送信等による漏洩はいたしません。
４．開示・訂正・利用停止について本人が自己の個人情報について、訂正、追加若しくは削除等の権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合は、速やかに対応いたします。
５．第三者への提供について
本会は、原則として、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者への個人情報を提供することはいたしません。
６．本方針の実施・維持・改善について
本会は、この方針を実施するための「青森県立保健大学同窓会における個人情報の保護に関する基本規程」を定め関係者に周知徹底し、継続的に改善していきます。
７．問い合わせ窓口
個人情報の取扱いについてのご質問やお問い合わせは、同窓会ホームページにて行います。「お問い合わせ」フォームよりメールにてご連絡ください。
＊「個人情報の保護に関する基本規程」は、同窓会ホームページに掲載しています。
青森県立保健大学同窓会ホームページからアクセスして下さい。
青森県立保健大学同窓会ＨＰ

http://auhw-dousoukai.com

資料 7

同窓会係（準会員の係設定）：（案）について

１．同窓会係設定目的
１）同窓会活動について、在学生へ広く周知を図ること
２）卒業生・在学生間の情報交換手段とすること
３）同窓会費の円滑な徴収を行うこと
２．同窓会係対象者
準会員の中でも会員数の多い、在学生を対象者とする。
３．人数
各学年、看護学科５名、理学療法学科２名、社会福祉学科３名、栄養学科２名の１学年１２名選出（在校生計４８名）。
４．選出方法
各学年各学科より毎年選出とし、選出時期は４月ガイダンス時に決定。係の決定、改選、継続は在学生に一任し任期は定めず、一定人数を係とし活動して頂く。その後名簿提出により、同窓会で随時係を把握していく。
その他詳細に具体的な企画等の詳細については当議案議決後検討し、来年度からの導入を目指していく。

資料８

資料のペーパーレス化について：（案）１．目的①資料の印刷・郵送に関わるコストと役員の作業負担の軽減②ホームページ（以下ＨＰとする）の利用促進
２．資料作成から配布の現状
・総会資料を全会員へ印刷・郵送している。今回の総会資料配付のコストは概算で約１３万円となる。
・年々会員数が増加するためコストが増える一方である。
・庶務が資料手配をしているが膨大な量のため役員のみでまかなえない状況にある。
３．ペーパーレス化の手段
総会資料等、会員への発行物をＨＰ上で閲覧できるようにし、それをもって資料の配付とする。
〈メリット〉
・ＨＰ上で資料を閲覧できるようにする方法だとコストは約 5,000 円程度で大幅なコストダウンが図られる。
・郵送等の時間短縮と作業の軽減が図られる。
・ＨＰ閲覧の機会が増え、同窓会活動の周知が図られる。
〈デメリット〉
・手元に資料が紙面として残らない。
・ホームページを閲覧できる環境にない場合は資料をみることが難しい。
※デメリットへの対応、その他詳細については当議案議決後検討し、今後導入を目指していく。