INDUST │ 2023 年 7 月号

特集：資源循環業の DX

契約業務の圧倒的な効率化
働き方も経費も、一気に課題解決── 契約書の電子化で、業界のDX化をスピードアップする「エコドラフトwithクラウドサイン」
小林 聰資
サイクラーズグループ
トライシクル（ 株 ）執行役員

1．契約書の電子化支援ツール提供
産業廃棄物処理業界での契約業務は膨大な量に及ぶ。これだけ契約業務に時間とコストを投入しなければならない業界も多くはないのではないだろうか。電子帳簿保存法の義務化により、契約書の電子化も加速の一途をたどっている。
「 電子化 」についてちゅうちょする企業もまだ多いのも事実ではあるが、帳簿がすべて電子化になる中、契約書だけ紙というのも業務統制が取れず、二度手間、三度手間で、業務効率の悪化にもつながりかねない。やはり契約の電子化は必須であると検討する業界内の企業も多い。
では、この煩雑な産業廃棄物処理に関わる契約をどうやって電子化するのか ? その答えの一つ、サイクラーズグループの一員
で あ る 弊 社 が 提 供 す る「 エ コ ド ラ フ トwith クラウドサイン 」のサービスをご紹介したい。
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2．産廃処理業者を母体としているから分かる業務の困りごと
まず、弊社の成り立ちをご紹介したい。
昨年、創業 120 年を迎えた東港金属を基幹企業とするサイクラーズグループの一員で、IT 技術を駆使して、サーキュラーエコノミーの実現・追求することを目的に 2018
年に設立された IT 企業である。主な事業としては、B to B のリユースサービスである「 ReSACO（ リサコ ）」事業を手掛けている。
オークションサイトやメルカリなど、コンシューマー市場では「 リユース 」サービスの利用が活性化する中、企業はまだまだ使えるものを「 売れ残って戻ってきても困る 」、「 期末や移転、大掃除などで一気に出るものを一つ一つ市場に出すのは難し
い 」などの業務上の課題でフリマアプリを利用することは困難であった。つまり、まだまだ使える「 モノ 」にリユースという選択肢を与えることはできず、「 もったいない 」と思いながら廃棄という手段を取らざるを得ない状況にあった。
事実、グループの東港金属でも「 もったいない 」ものを大量に破砕し、資源化するということを行ってきている。
「 資源化 」
できればよいのではないか ? いや、そうではない。グループがバリューとして掲げる「 サーキュラーエコノミー」では、製品利用のフェーズで、さまざまなビジネスモデルでの「 使いつくす 」ことも重要不可欠な要素だ。今まで廃棄手段を取らざるを得なかった「 モノ 」に「 使いつくす 」手段を提供するのがまさに企業のリユースに特化した「 ReSACO 」のサービスである。このサービスによって、企業はより Eco な選択肢を持つことができるようになった。
「 環境配慮 」、「 脱炭素 」が、企業経営における大きなキーワードになっている今、弊社は、この手段を提供できるサービスを展開する会社として事業を立ち上げたのである。
同時に、弊社が掲げたのは「 業界全体のDX 化 へ の 貢 献 」で あ る。 グ ロ ー バ ル でDX 化が進む中、産業廃棄物を取り扱う企業では、小規模事業者が多く、IT 投資力が弱いなどの課題から著しく DX 化が遅れてきた。業界特有の業務として、契約と産廃マニフェストを扱う事務業務が膨大であること。この一翼である契約業務を IT で効率化することにより各社の事務業務負担と経費負担を軽減し、業界の DX 化を促進することを目的に「 エコドラフト with ク
ラウドサイン 」は開発された。
3．
「 エコドラフト with クラウドサイン 」
開発の経緯
開発にあたっての課題は沢山あった。遵法仕様、許可証などの添付書類の多さ、収集運搬や処分などの段階ごとの契約、様式の多さ、使い慣れない方に使っていただくための簡単な UI（ ユーザーインターフェ※イス ） の設計など。さらに、普及にあたっては、電子契約への抵抗、IT 化の遅れ、システム利用への抵抗感などの壁もある。
しかしながら、DX 化の潮流、コロナ禍による電子化の加速、電子帳簿保存法などの追い風もあり、電子契約への移行検討、移行は業界でも確実に加速している。
4．
「 エコドラフト with クラウドサイン 」の特徴
「 エコドラフト with クラウドサイン（ 図1 ）」について、二つの大きな特徴をご紹介しよう。
まず一つ目は、「 with クラウドサイン 」である。
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運用する日本国内で最も普及率が高く信頼度の高い、電子契約サービスである。そのサービスを「 エコドラフト 」からダイレクトに利用することができる。契約書の作成・確認作業は「 エコドラフト 」上で、締結は「 クラウドサイン 」でという仕組みだ。
電子マニフェストは、クライアントも同システムと契約している必要があるが、この仕組みはクライアントがそれぞれのシステムと契約している必要はない。かつ、クラウドサインを単独で使用することも契約に含まれているため、エコドラフトで作成しないその他の契約書についても、クラウドサインで電子契約を締結することができる。
さらには、クラウド上で締結済みの契約書を一元管理することができ、紛失リスク、ファイリング作業の軽減もできる。
二つ目に、業界団体の標準様式があらかじめセットされており、使用可能だということ。
全国産業資源循環連合会（ 以下、「 全産連 」）の標準様式に準拠した、「 収集・運搬委託契約書 」、「 処分委託契約書 」をすぐに※ユーザーインターフェイス（User Interface）：ボタン、イラスト、入力欄などユーザーの好みの画面になるように設計すること。

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図１ 「エコドラフトwithクラウドサイン」の特徴

図2

入力画面呼び出して利用することができる（ 図 2 ）。
さらに、利便性を高めるために全産連からの助言を基に作られた産業廃棄物処理（ 収集運搬・処分 ）、委託契約書統合様式（ 建設現場やプロジェクトごとの廃棄物処理委託契約が管理しやすい様式 ）や処分終了証明書（ 適切に廃棄されたことを処分業者が証明する様式 ）も標準で組み込まれており、クライアントの要望によってすぐに
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対応することができる。
また、全産連の様式以外にも、全国解体工事業団体連合会が推奨をしている、解体工事請負契約書、解体工事事前調査契約書様式も組み込んでいる。この様式は、建設業法や、特定商取引法も順守する仕様になっており、解体工事事業者が安心して電子契約を結ぶことができるよう設計している。

図3

工数削減イメージ

5．3 日分の作業が半日で終了る（ 図 3 ）。

前段に IT で効率化することによる事務
6．見逃せない経費削減効果
業務負担と経費負担の軽減と書いたが、具体的に事業者の「 エコドラフト with クラ経費の削減額はどうだろう。紙の場合は、ウドサイン 」の導入による負担軽減につい印紙代、郵送費に人件費や印刷なども加味てみてみよう。まずは、事務業務。
すると、1 通 1200 円程度。「 エコドラフト
紙での契約書の締結は①作成、②相互確with クラウドサイン 」を使うと 400 円程度
認、③印刷、④製本 2 通、⑤社内捺印申請、 で済む。印紙代が高い契約を考えると、経⑥捺印、⑦印紙貼付、⑧郵送、⑨社内捺印費の削減額は 4 万円以上になる。契約締結
申請、⑩捺印、⑪印紙貼付、⑫返送、⑬帳時の事務負担、経費負担において、効率化
票入力、⑭ファイリング、⑮保管の作業。の効果が出る結果になる。
最低でもこれだけの事務作業が発生する。
効率化は締結時だけではない。許可証のかかる期間としては、相互郵送を考慮する
更新、最終処分先の変更など、産業廃棄物と最短で 3 営業日。承認や印紙の使用申請に関する契約は頻繁に更新作業が発生する。
については各社の事情もあるため、平均的そのたびに紙では同様の作業。確認作業にには 2 週間はかかると考えるのが妥当だろ
ついても膨大な時間を費やすことになる。
う。
「 エコドラフト with クラウドサイン 」では事務担当者の作業時間は、①〜⑮の確認期限管理も電子のファイリングであれば作業がスムーズに行ったとして、トータルしっかり管理でき、更新時の作業も大幅にで 20 分〜 30 分。月 50 通の作成をしたとす軽減できる。使わない手はない。
ると 1000 分〜 1500 分の時間を使っている
DX、電子化に課題感を持ち、検討を始ことになる。
めた事業者も多いのではないだろうか。ま「 エコドラフト with クラウドサイン 」をずは弊社にご相談いただきたい。弊社は業使えば、①作成、②相互確認、⑥捺印、⑩界業務の総合的 DX の提案、CO 2 排出を抑捺印の 4 ステップ。1 通あたりの作業時間えられる、リユースも含めたリサイクル方はわずか 5 分ほど。50 通の契約を結ぶ、3法の提案など様々なソリューションを総合日分の作業がわずか半日で終わる計算にな的に提供することができる。
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