自治調査会 ニュース・レター

２．
公文書管理法の概要

かゆいところに手が届く !

（ 1 ）公文書管理法の目的−多摩・島しょ自治体お役立ち情報−「かゆいところに手が届く！多摩・島しょ自治体お役立ち情報」は、市町村の職員が日頃の業務で感じている疑問や他の自治体、民間企業などの動向、今さら聞けない行政用語など、知りたいと考えている事項について自治調査会が調査し、問題点や課題などを明らかにすることを目的に実施しています。

－公文書管理に関する規定整備と行政文書の電子的管理の動向－
１．はじめに2007年に、厚生労働省Ｃ型肝炎関係資料の放置、社会保険庁年金記録の不備、海上自衛隊航福井

公文書管理法は、国の行政機関及び独立行政歴史公文書等についての利用請求権が新設され法人等における公文書管理の基本ルールを統一ました。また、不服申立て制度も新たに整備さ的・包括的に定めた日本で初めての法律です。

れ、積極的な一般利用が促進されました。

崇（武蔵野市派遣）⑤外部有識者・専門家の知見を活用

で、公文書を健全な民主主義の根幹を支える国外部有識者から構成される公文書管理委員会

民共有の知的資源と位置付けられ、国民が主体が新設されました。政令、特定歴史公文書等的に利用できるものとされるとともに、国民主の利用に係る不服申立て、公文書等の管理につ権の理念にのっとり、国及び独立行政法人等のいての勧告等を調査審議することが主な役割で諸活動について、説明責任が全うされるようにす。歴史公文書等 の保存・利用などに関する589するとされました。公文書管理法のポイント は、専門的技術的な助言制度もできました。

以下のとおりです。

（ 3 ）地方公共団体の文書管理（ 2 ）公文書管理法のポイント

市町村などの地方公共団体に対しては、公文①統一的な文書の管理ルールを法令で規定

書管理法の第三十四条の規定により、この法律に「公文書等の管理に関する法律（以下、「公国の行政機関及び独立行政法人等における現の趣旨にのっとり、公文書の適正な文書管理に文書管理法」という。）」が公布され、2011年４6

用 文書の管理と国立公文書館等における非現関し、必要な施策を策定・実施するよう努めな

月１日に全面施行されました。

用文書の管理について、同一の法律で規定されければならない、とされています。

公文書管理法は施行されましたが、現在まで泊日誌の誤廃棄など国の行政機関における不適公文書管理法の規定を市町村などの地方公共るようになり、現用文書及び非現用文書の管理
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切な文書管理が問題となりました。このようなの間には、森友学園問題やイラク日報問題などにおける一連のライフサイクル が一元的に管団体に直接適用することもできますが、憲法の事例は、国に対する信頼を失わせるものであり、の国の行政機関における公文書の改ざんや隠蔽理されることになりました。

地方自治の本旨の規定の存在や、市町村などのその再発防止は不可欠でした。など公文書の不適切な処理を行った事案が発生

また、国政上の重要な事項等に係る意思決定し、改めて世間の非難を浴びました。
市町村においても、同様の問題が生じた場合や、その決定に至るまでの審議、検討等の過程
1

また、行政文書に関する統一的な管理ルール

地方公共団体の自主性の尊重などから、自律的を定め、その具体的な基準は公文書管理委員会に必要な施策の策定と実施を行う努力義務にとで調査審議の上、政令及びガイドラインで規定どめられています 。次項では、公文書管理条

10などの歴史資料として重要な公文書 等についには、住民からの信頼を失わせることにつながされることになりました。

例をすでに制定している市町村の事例等を紹介ては、国立公文書館法に基づき、内閣総理大臣ります。私たち市町村職員も、適正に公文書の②移管制度の改善します。と国の行政機関が協議し、合意した場合のみ国管理を行うためには、公文書管理に関する基本国立公文書館等への移管の円滑化を図るた

立公文書館に移管するとされていたことなどか法である公文書管理法の趣旨や内容を正確に理め、専門家のサポートを受けながら、歴史資料

３．
公文書管理条例を制定する意義等

ら、移管が進まない状況でした。

解する必要があると考えます。

として重要なものの評価・選別を早期に行う仕（ 1 ）公文書管理条例を制定した事例紹介


そのため、2008年２月に、新たな文書管理法

また、近年、市町村においてもデジタル技術組みが導入され、歴史資料として重要な行政文制のあり方を含む、国の機関における文書の作の活用が求められておりますが、これから公文書ファイル等はすべて移管されることになりま3（小平市）
まず、小平市公文書等の管理に関する条例を成から国立公文書館への移管、廃棄までを視野書管理のデジタル化 の推進を検討していく際した。

2021年10月に施行した小平市の事例を紹介しまに入れた文書管理の今後のあり方及び国立公文には、機密の確保、改ざん防止等に十分配慮し③文書管理をチェックする仕組みを導入す。

書館制度の拡充等について必要な検討を行うたた対応を行う必要があります。

め、「公文書管理の在り方等に関する有識者会
2議」が設置され、同年11月に最終報告 が取りまとめられました。その結果、2009年７月１日

行政文書の管理状況について、国の行政機関

本稿では、公文書管理法の概要や公文書管理に関する条例をすでに制定している市町村の事

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国や地方公共団体の機関又は公務員が職務上作成した文書。
公文書管理の在り方等に関する有識者会議「「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」～今、国家事業として取り組む～」
https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/koubun/hokoku.pdf（2023年１月10日確認）

vol.030 2023. 2られました。

例等を紹介した後、国における行政文書 の電34アナログ形式の情報をデジタル形式に変換すること。
公文書管理法第２条第４項に規定する行政文書。

①条例を制定した理由及び背景の長から内閣総理大臣への定期報告が義務付け

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子的管理をめぐる動向について整理します。

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国立公文書館等において保存されている特定公文書管理法においては、第一条の目的規定

公文書管理制度について調査課研究員④特定歴史公文書等の利用促進

小平市においても、2011年に施行された公文書管理法の趣旨にのっとった文書管理を実現することが必要であるとの考えから、2019年６月

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内 閣 府「 公 文 書 管 理 法 の 概 要」https://www8.cao.go.jp/
chosei/koubun/about/gaiyou/gaiyou.html（2023年１月10日確認）
6 業務上使用している段階のもの。
7 文書の作成・取得から移管・廃棄までの一連のプロセスの全期間。

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公文書管理法第２条第７項に規定する特定歴史公文書等。歴
史公分書等のうち、国立公文書館等に移管等されたもの。
9 公文書管理法第２条第６項に規定する歴史公文書等。歴史資料として重要な公文書その他の文書。
10 右崎正博・三宅弘編（2011）『情報公開を進めるための公文書管理法解説』日本評論社

vol.030 2023. 211

自治調査会 ニュース・レターに、歴史公文書の考え方の導入及び公文書管理よると、2022年７月19日時点で、多摩・島しょ条例の制定に関する検討等を含めた、文書管理地域39市町村のうち、公文書管理条例を制定しの全般的な見直しを行うための公文書管理検討ているのは２団体（5.1％）のみでした。

委員会及びワーキングチームを立ち上げ、全庁的な検討を開始しました。

ほとんどの市町村で公文書管理条例は制定さることが盛り込まれています。
これを踏まえ、2019年３月25日、「行政文書また、2022年２月には、その報告書の内容もの電子的管理についての基本的な方針」が取り踏まえた「デジタル化への対応に関する公文書まとめられました。

管理課長通知 」が発出されました。市町村なれていませんが、内閣府が行った2022年４月１1316

同方針では、今後作成・取得する行政文書は、どの地方公共団体に対して発出された通知では公文書管理検討委員会等での検討の結果、法日時点の調査 によれば、条例、規則、規程、電子媒体を正本・原本として体系的に管理するありませんが、市町村にとって参考となる記載の趣旨にのっとった文書管理を実現するために要綱等の公文書管理に関する一般的なルールのことを基本とし、利便性・効率性とのバランスがありましたので、一つ紹介します。その通知は、公文書管理が情報公開制度の基盤であるこ有無に関しては、多摩・島しょ地域39市町村のを確保しつつ、作成から移管又は廃棄までの文の中に、「共有フォルダにおける行政文書の電とも踏まえ、小平市情報公開条例と同様に、条うち、37団体（94.9％）が制定しています。

書管理業務のプロセス全体を通じた電子的管理

子的管理に関するマニュアル 」があり、保存17例により公文書管理の適正化を図ることが適当

小平市の事例では、公文書管理が情報公開制の枠組みを構築することなどが盛り込まれ、する行政文書の名称や文書属性等の付与・明示であるとの判断から、公文書管理条例の制定に度の基盤であることを踏まえ、情報公開条例と2026年度を目途に本格的な電子的管理に移行すの標準化等、複製や共有の手順やルールなどの至りました。

同様に条例の制定に至り、市民の市政に関するることを目指すとされました。

具体策が提示されているため、市町村において②条例の目的情報を知る権利を条例上の権利として保障してこれを受けて、2021年４月、公文書管理委員

電子データの保存に関する基準や、その所在情条例の目的は、行政運営の改善にあるとともいました。公文書管理法においては、公文書が会において公文書管理委員会デジタルワーキン報を的確に把握できる仕組みの構築などを検討に、市民の市政に関する情報を知る権利を条例健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的グ・グループの設置が決定され、「デジタル時する際には有用性があります。

上の権利として保障することにより、市民から資源と位置付けられ、国民が主体的に利用でき代の公文書管理」について、３回にわたりさま市政を負託された市が市政運営の状況を具体的るものとされています。これらを鑑みると、公ざまな観点から論点の議論を行い、2021年７月に明らかにし、市民に対し説明する責任を果た文書管理を規則、規程、要綱等の行政の内部規していくという趣旨です。

律にとどめず、条例化を検討していく必要があ③条例制定による効果及びメリットると考えます。

公文書管理法の趣旨に基づいて条例を制定明らかになることにより、各所管課における文

４．国における行政文書の電子的管理をめぐる動向

書の取扱いのバラつきがなくなり、公文書の誤最後に、国における行政文書の電子的管理をし、全庁的に公文書管理のルールが統一され、廃棄や紛失などの事故を防止する効果が期待さめぐる動向を整理し、紹介します。

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５．
おわりに15にその報告書 が取りまとめられました。

本稿では、公文書管理法の概要、公文書管理報告書では、システムの整備の方向性として、に関する条例をすでに制定している市町村の事

AI や RPA などのデジタル技術を活用し、作成・例や、国における行政文書の電子的管理をめぐ取得した文書の保存・移管・廃棄等の公文書管る動向について解説してきました。

理の手続・作業を2026年度までに自動化するこ

デジタル化の進展により、住民の利便性が向とを目指すとされました。デジタル庁と内閣府上するとともに、行政の効率化や働き方改革にが中心となり取組を進め、現場の実態を踏まえつながることが期待されます。公文書管理につた見直しを行うため、特に、各種システムの導いてもデジタル化が進みつつあり、住民から信れます。また、レコードスケジュール の導入

森友学園問題やイラク日報問題などの一連の入等にあたっては、各府省の情報システム担当

頼される新たな制度や仕組みを構築するためにや分類基準・選別基準に基づく管理、文書の保国の行政機関における公文書をめぐる問題を受との緊密な連携が必要とされました。市町村にも、公文書管理法の趣旨や内容を改めて理解す

存期間に応じた廃棄手続の仕組み等の義務付け

けて、2018年６月、公文書管理の適正化に向けおいても、デジタルを前提とした公文書管理のるとともに、庁内で関係部署との連携を進めてにより、公文書等の管理における適正化が推進た検討を行うため、「行政文書の管理の在り方検討を進める場合には、文書管理担当部署だけいくことが重要であると考えます。

されると考えています。

等に関する閣僚会議」が開催され、翌７月に同でなく、情報管理担当部署やその他の関係部署本稿が、公文書管理についての新たな制度や④今後について会議において「公文書管理の適正の確保のためとの緊密な連携が重要になると考えられます。

仕組みを検討している市町村にとって、少しで現在検討中ですが、関連した取組として、電14

さらに、報告書では、国の行政機関の業務シの取組について 」が決定されました。
この中で、今後作成する行政文書は電子的にステム内のデータは行政文書に該当し、公文書取組を考えています。

管理することを基本とし、機密の確保、改ざん管理法の適用を受けることが明確化されまし（ 2 ）公文書管理に関する規定の整備状況防止等に十分配慮した、一貫した電子的な文書た。国と市町村などの地方公共団体がデータを管理のあり方について、基本的な方針を策定す共有する際には、事前に保存期間等の調整を行子決裁率の向上などの電子決裁の推進に向けた

現在の公文書管理条例の制定状況について
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公文書の保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置（移管・廃棄等）を決定する仕組み。
12 一般財団法人地方自治研究機構「公文書管理に関する条例」http://
www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/019_officialdocumentmanagement.
htm（2023年１月10日確認）

vol.030 2023. 2も参考になりましたら幸いです。

うことが適当であるとされており、私たち市町は、一般財団法人地方自治研究機構の調査 に12ます。

内 閣 府「 地 方 公 共 団 体 に お け る 公 文 書 管 理 の 取 組 調 査」
https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/local/mieru/mieru.
html（2023年１月10日確認）
14 行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議「公文書管理の適正の確保のための取組について」https://www8.cao.go.jp/
chosei/koubun/koubun_kansatsu/honbun.pdf（2023年１月10日確認）

村職員も国の動向に目を向けていく必要があり
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公文書管理委員会デジタルワーキング・グループ「デジタル時 代 の 公 文 書 管 理 に つ い て」https://www8.cao.go.jp/
koubuniinkai/digitalwg/houkokusho.pdf（2023年１月10日確認）

16

内閣府「デジタル化への対応に関する公文書管理課長通知」
https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/densi/tsuchi2.pdf（2023年１月10日確認）
17 内閣府「共有フォルダにおける行政文書の電子的管理に関する マ ニ ュ ア ル」https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/
hourei/tsuchi2-3.pdf（2023年１月10日確認）

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