第7回 自治体ITトレンドセミナー「情報セキュリティと台帳管理」

知財創庫®による台帳管理基盤のコンセプト2018年4月13日
記録管理コンサルタント

梅原 寿夫

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台帳管理とは
1. 台帳管理は「簿記の原則」に基づき正しく文書・帳簿・台帳を作成保存すること
2. 台帳管理では改ざんを防止し、情報漏えいを防止して不正操作を防ぐ措置が必要
3. 台帳管理は発生情報を文書帳簿に記帳し、証拠化して保存することで不正を防ぐ措置が必要
台帳管理は文書収受・文書作成・証拠証跡・帳簿作成・台帳作成のフレームワーク①文書作成

ファイリング
＝台帳管理

③帳簿作成

添付・連携

連携
証証証明

②添付文書

転記・連携

保存検索
①文書ファイリング②添付文書ファイリング
③帳簿ファイリング④補助帳簿ファイリング

④補助帳簿

台帳管理は文書と帳簿を台帳管理し、連携して網羅的に検索し証拠性を証明

手書き台帳のフレームワーク
文書収集作成帳簿作成

台帳ファイリング

検索閲覧

出力配布

書式データ入力
証拠証跡入力帳簿にデータ入力

文書・帳簿台帳ファイリング

検索

出力配布
コピー・印刷①文書書式入力②捺印のための紙印刷③証拠付与の署名捺印
④添付文書⑤文書チェック
⑥文書保存
⑦文書検索

①文書の台帳転記②訂正削除履歴③データの正規化④添付ファイル⑤台帳チェック
⑥台帳保存
⑦台帳検索

①保存スペース②保存コスト③検索コスト
④情報漏洩対策⑤改ざん対策⑥紙と電子の混在⑦電磁記録のバックアップ

文書

台帳

紙台帳ファイリング

WORD文書ファイル

EXCEL台帳ファイル

WORD文書ファイル
EXCEL台帳ファイル

Officeによる電算化

Officeによる電算化

WINDOWSファイリング

①紙と電子の連携検索②検索時の権限制御③閲覧時の権限制御①証拠性の消失②再捺印作業③印刷結果の確認④紙の配布作業2

台帳管理は行政事務の基本
台帳管理は、重要な行政事務ですが、種類も多く煩雑でシステム化が難しい業務のひとつです。
そのため、本来の記帳記録のルールを簡素化、EXCELなどを利用して運用されているのが実情です。
① 受付業務
② 文書作成・帳簿作成③ 証拠付与
④ 台帳ファイリング
⑤ 台帳の検索⑥ 証拠証明:紙と電子文書の混在:Officeツールの利用で生じる問題:印刷後、紙文書へ捺印して証拠化:ファイル管理・バージョン管理・バックアップ運用・操作権限の課題:文書と帳簿の連携措置ができていない問題:正しい文書と帳簿の証明に関する問題

定形型の業務は早くからシステム化されていますが、派生文書の台帳管理は手作業なのが現状
住民情報系システム化業務例
税
務

国民
健
康
保険

保健
福祉
総合介
護
保険

総合
収
納

内部事務系システム化業務例
滞
納
整理

その他
シス
テ
ム

財
務会
計

文
書
管理

人
事
給与庶
務事
務

電子
入
札

契
約
管
理

その他
シス
テ
ム

台帳管理のシステム化の課題
 システムの安全措置の基盤化（機密性・完全性・可用性を確保）

情報セキュリティ対策

 システムと記録へのアクセス権限制御、上書き防止の追記型完全記録方式（WORM）
 操作ログを記録しシステムを監視、バックアップによるデータの信頼性向上対策
 文書書式による作成、内容検証後の職務印など証拠証跡としての捺印作業の簡素化

文書と帳簿の証拠化

 帳簿は訂正削除履歴を記録し、当該文書を連携検索できる帳簿の証拠性をシステム的に確保
 業務フローに基づく文書の証拠証跡の確保
 前任者のEXCELシートの利用で生じる不明内容への対策

EXCELレガシー

 神EXCEL対策（データの再利用ができない、単なる表印刷ソフトとなっている。）
 制度変更、法改正等に伴うレイアウト変更が困難、証拠性のある証拠証跡が残らない
 マクロ等による計算の正確性、EXCELのバージョン相違対策 バックアップ問題
 多くの紙台帳のスキャン作業とキー情報に基づく台帳DBへの登録

紙台帳のスキャン電子化

 膨大な過去台帳と最新のEXCEL台帳データとの統合管理 電子帳簿との連携キーの整理、マイナンバー対応（個人情報保護）

手書きの属人化問題

 ミス・ムラ・ムダの属人対策のための台帳管理フレームワークのシステム化が必要

台帳の整理統合対応

 過去データの電子化、データの正規化対策、過去台帳の検索性向上（先送りできない課題）

アクセス権限対策

 個人情報保護の観点でデータの項目単位のアクセス制御による操作の制限

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神EXCELに起因する問題
行政の現場ではEXCELを表印刷ソフトとして利用することでEXCEL台帳による簡易的な電子化が進みました。
しかし、表計算ソフトでの運用は手書き台帳の電子化であり台帳の転記ミスやバックアップ、情報漏えいなどの課題解決の他、いわゆる「神EXCEL」問題の解決も喫緊の課題となっています。
「神EXCEL」に見受けられる特徴・システム化では使えない問題点
日本独特の帳票は縦横の罫線を多用する特徴がある紙の書類や伝票を見た目の通りをEXCEL方眼紙で作成する

EXCELの入力欄に「いずれかを〇で囲む」等の指示がある

目視チェックが必要なため、受領後に手入力による集計が必須となる

数値を文字列として入力する

データとしてフィードバックできない、数字・文字の誤入力の可能性がある

見栄えを良くするためセル結合を多用する

データの意味付け、再利用ができない

オートシェイプ（図形）で入力フィールドを作る

セル内検索、置換えやデータの抽出ができない

ファイル自体の情報セキュリティが担保できない

USBメモリ持出しや文書の帳簿の訂正削除履歴が記録されていない

紙印刷しないと証拠証跡を残せない

データの証拠証跡の記録管理には使えない

汎用台帳システムが求められる背景
マイナンバー制度の施行や個人情報保護法に基づき、個人情報の漏洩対策が必須となりました。
1.
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行政事務は業務別の台帳管理（文書作成・帳簿作成・台帳作成）を手作業で行っています。
Officeツールによる手作業方式では台帳作成の品質と情報セキュリティ対応が限界に達しています。
属人的な作業のためにミス・ムラ・ムダや改ざん、情報漏えいが発生する可能性があります。
業務のボリュームと投資コストとのバランスから、手作業として放置されているのが実態です。
分類対策

１．社会的要求

記録の品質向上・生産性の向上・サービスの向上・情報セキュリティ

２．法律・制度

電子帳簿保存法・ｅ-文書法・個人情報保護法・マイナンバー制度

３．文書の証拠化

ミスの防止・証拠証跡・訂正削除履歴・改ざん防止・不正操作の監視

４．⾧期保存検索システムとデータの⾧期保存・分散処理・横断検索

５．調査監査対応①網羅的な検索

②画面出力

③印刷出力

④PDF出力4行政を取り巻く情報セキュリティへの対応
より厳格な情報セキュリティのもと、住民のプライバシーを保護すると同時に、パーソナルデータを利活用した住民サービスやイノベーションの創出が求められる（国家IT戦略「世界最先端IT国家創造宣言」）
改正個人情報保護法

情報セキュリティ対策
機密性

個人属性情報・氏名・性別・生年月日・DNA・身体特徴
・郵便番号・住所・家族構成・職業・年収・マイナンバー・クレジットカード番号・指紋データ
・顔認証データ・パスポート番号・免許証
・音声（声紋）・電話番号・端末ID・メールアドレス・サービス/アカウントID

要配慮個人情報・人種・病歴・信条（宗教等）
・社会的身分・犯罪歴

履歴人情報
・購入履歴
・位置情報
・乗車履歴
・WEB閲覧履歴

完全性
可用性

強靭化
Confidentiality
暗号化、アクセス制御、ネット接続制限
Integrity
原本性の確保、修正/改ざんの記録、WORM型記録
Availability
⾧期保存（30年保存）、履歴管理・版管理
マイナンバー対応

組織的安全管理措置
物理的安全管理措置人的安全管理措置
技術的安全管理措置

新たな電子行政に向けて
デジタルファースト デジタル処理前提
ワンスオンリー
一度提出された情報は再提出を求めない
ワンストップサービスの実現
ワンストップ

台帳管理のためのフレームワークが必要
EXCELに替わる汎用的で高い生産性を有し、証拠証跡や改ざん防止が行える台帳管理ツールとして、台帳管理に必要とされる汎用的な機能をまとめて提供する台帳管理のフレームワークが重要となります。

書式フレームワーク
文書の台紙上に項目を書式化し、汎用性に文書を作成する機能

帳簿フレームワーク

台帳フレームワーク

電子文書の項目を自動的に帳簿に転記し、訂正削除履歴を記録する機能

汎用台帳基盤

電子文書と電子帳簿を台帳DBにファイリングし、網羅的に検索する機能

証拠フレームワーク
電子文書を決裁フローに基づき、証拠証跡を書面に付加する機能

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台帳管理の課題を解決する知財創庫®による汎用台帳システム
自治体事務にとって重要な各種台帳の管理は、台帳管理業務の生産性と堅牢な情報セキュリティを実現する
知財創庫の「汎用台帳システム」にお任せください。

ジムコのシンボルキャラクター「SAGAS」。
創業の地「佐賀」と記録を素早く「探す」から名付けられました。

汎用台帳システムは台帳管理のベストソリューション
自治体における汎用台帳の共同利用型文書管理と帳簿管理、各種台帳管理を安全に行います。
1. 現場の業務を熟知する現場職員がノンプラミング手法で台帳管理をシステム化できます。
2. 書式と台帳を共有化し、業務の品質向上と効率化を実現します。
3. 情報セキュリティに対応し、情報を金庫に保管するように安全な運用が行えます。

汎用的に文書画像の一覧が見られます

汎用的に文書帳簿を操作できます

汎用的に帳簿明細を一覧で見られます

汎用的にメニューが作れます

汎用的に文書書式が作れます

汎用的に業務フローが作れます6汎用台帳システムは記録管理のためのシステム基盤
電子文書の自動登録

紙文書のスキャニング保存

各種DBデータ

タイム
スタンプ

PDFデータCADデータ

IT統制 （書式プログラム）
書式作成

システム基盤
証拠作成・記録作成・検索
追記型完全記録方式（WORM型）①アクセス権限情報

帳簿書類情報（XML-DB）
手作業統制（電子台帳操作）
台帳操作マルチユーザー・マルチタスク
クライアント端末
スタンドアロン型
モバイル利用
CS版②帳簿書類インデックス情報③帳簿情報（文字DB管理）④書類情報（画像DB管理）⑤書式情報（書式DB情報）⑥ログ情報（監視管理）

周辺装置接続利用
ブラウザ版
汎用ブラウザ環境

知財創庫®の台帳記録管理機能の体系
各種の分散情報をアクセス制御したPCで作成し検索・出力の情報共有を支援します。
文書台帳DBの訂正削除履歴の作成と保存、運用監視など、汎用台帳システム基盤で支援します。
電子文書はコンテンツ単位で機密性を確保してPDFに保存されます。
汎用ブラウザ操作

PC上に記録を残さない運用
e-Formツール

文書書式の作成と検索と保存と出力管理書式とワークフローQR電子印

e-Cardツール

台帳作成と検索と保存と出力管理

e-File
文書情報記録管理基盤

おまかせくん

自動変換登録情報セキュリティ対策
作成保存ルール対応

各種DBデータ

システム監視CADデータ

アクセス制御文書台帳DB（訂正削除履歴）
操作ログDBe-Archive（アーカイブ保存）

e-Print（印刷・PDF出力）

電磁記録保存環境（サーバ・メディア）にシステムとデータを保存

ネットワークプリンター
PDF出力

PDFデータ

PC版操作システムと周辺装置の連携システム連携（SSO連携）
周辺装置連携（ICカード）

紙スキャニング登録
PCにスキャナを接続して運用

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情報セキュリティに対応した汎用台帳システム基盤

台帳プリケーション

出力帳票
出力画面
処理
入力画面
メニュー

○○業務アプリシステム基盤

出力帳票
出力画面
処理
入力画面
メニュー

○○業務アプリ

書式台帳開発ツール機能

台帳作成機能台帳記録機能OSS基盤

・環境設定ツール・アクセス制御ツール
・台帳ツール・書式ツール

環境設定
組織・レベル制御
DB設計
書式設計

アクセス管理証拠証跡管理・個人認証
・レベル権限認証
・組織権限認証
OSS環境

・QR電子印・連続ＱＲコード・ISO32000

LINUX環境

出力帳票
出力画面
処理
入力画面
メニュー

○○業務アプリ

出力帳票
出力画面
処理
入力画面
メニュー

○○業務アプリｅ-言語プログラミング機能
・e言語
・javascript言語
・SQL言語・API他言語利用

完全記録DB管理

ログ記録＆監視

WEB環境

通信環境

・WORM技術・改ざん防止・多重ｲﾝﾃﾞｯｸｽ管理

・操作ログ・システムログ・エラーログ

SSO連携

他システム連携

Point1 台帳情報は情報の金庫で安全に保管
情報セキュリティや個人情報保護対策には、重要な情報をデジタルな金庫の中に隔離すると同時に完全記録DBの作成・保存を行うシステム基盤が必要です。

権限を有する職員のみ情報にアクセス ⇔ 権限を有する職員の不正を監視
個人情報保護・情報セキュリティに対応した重複した監視体制

情報セキュリティ対策
１．機密性の確保①アクセス制御②暗号化
２．完全性の確保①完全記録DB②ログ記録
３．可用性の確保①システム基盤②標準化

ブラウザ環境
通常PC環境から隔離

通信環境

マルウェア対策（SSL通信）ウィルスチェック

組織権限
アクセス制御レベル権限
アクセス制御金庫のようなシステム環境

・部レベル
・課レベル
・係レベル
・個人レベル・DB単位11レベル
・レコード単位11レベル・項目単位11レベル

・完全記録DB・WORM方式
・ログ監視

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完全記録のデータベース管理
１．電子文書を追記型完全記録方式（WORM型）DBに改ざん防止して記録保存します。
２．記帳ルールである大福帳型追記方式で履歴を完全記録保存します。
３．システムと操作のログ記録監視とシステムとデータのアクセス制御監視します。
発行文書書式受取文書書式
帳簿連携
画像連携
証拠証跡

完全記録DB
連携

証拠証跡が書面で確認できること!

連携ファイル
画像ファイル
画像PDF
タイムスタンプ

連携

連携①WORM型改ざん防止①Write Once Read Many

帳簿連携
電子ファイル連携
証拠証跡

証拠証跡が書面で確認できること!

②履歴を追記し、完全記録①修正時は赤黒処理を行い、①複数インデックスで履歴管理連携ファイル連携

電子ファイル
電子契約
EDI取引
電子メール
証拠証跡

 帳簿書類DBに連携情報が記録されていること
 帳簿書類DBは書面で可視化できること
 証拠証跡を書面で可視化できること

証拠証跡

すべてのシステム＆操作ログの記録と監視システムとデータのアクセス制御と監視

厳格な組織権限とログ管理
不正アクセスを防ぐアクセス権限管理と、すべての操作を記録・監視するログ機能で安全な運用が行えます。

操作ログ情報システムログ情報

記録管理基盤① 本人確認② 組織権限管理③ レベル権限管理④ 公開権限管理

ログの集計情報の例です。

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情報の完全性を担保するには電子文書の証拠性確保に関する考察（JIIMA「電子文書信頼性向上プロジェクト中間報告」より）① 電子文書の作成及び取得時の業務や組織などの環境情報を電子文書と合わせて保存しておくこと② 対策するコストと期待する信頼性のバランスを考慮して真正性や信用性を担保する適切な方法を選択すること③ 電子文書の証拠提出に耐える適切な文書情報管理システムを構築（あるいは選択）すること
方法

改ざん防止

改ざん検知

具体的方法
WORM媒体に記録（CD-R・DVD-R・LD-R等）

Write Once Read Many（追記方式媒体）

ソフトウェア統制により変更・削除を制限

ソフトウェアWORM方式で訂正削除履歴の記録方式

電子署名捺印（文書書面への付与）

電子サインや電子印鑑による書面への記録

タイムスタンプ

時刻認証技術（自己証明・第三者証明）

ハッシュ値（メッセージダイジェスト）の管理

デジタルデータの非改ざん防止技術

米国・カナダにおける電子文書の証拠採用の原則①電子文書管理システムの完全性を証明することで電子文書の真正性が担保されること。
②電子文書の入出力の使用システムが、それを使う者が入力しようとした意思内容を歪曲せずに記録保存していること。
③その者の意思とは別のところで保存記録が改ざん等されていないことが担保されていること。

台帳管理の情報セキュリティ措置をシステム基盤で対応
情報セキュリティ措置をどう行うのかの7つの指針が国際的に示されています。
ジムコの汎用台帳システムは知財創庫®のシステム基盤上でこれらの対策に対応しています。
1. 記録の金庫機能の確保（機密性）

情報漏えい防止、アクセス権の設定、暗号の利用などの対策

2. 記帳記録のルールの確保（完全性）

改ざん防止、検出などの対策

3. 検索のやりやすさの確保（可用性）

多面検索、⾧期利用、バックアップなどの対策

4. なりすまし防止を行う（真正性）

利用者が確実に本人であることを確認できる対策

5. 追跡調査ができること（責任追跡性） 記帳記録の過程を確実に追跡できる記録管理対策
6. 否認されないように証明（否認防止） 後になってから否認されないように明確にできる対策
7. 信頼性の確保（信頼性）

記録が確実に改ざんされないようにする完全記録対策

2000年以来、情報セキュリティの指針は「ISOにおける記録管理の指針」と重なるところが大きく、知財創庫®はこれらの指針を「システム基盤」のパッケージ商品としてクリアしています。
弊社はISMS（情報セキュリティマネジメント）の認定資格を受け、ISO27000Sに基づく知財創庫®の対策措置を継続的に行っています。

10Point2 汎用的な台帳管理の開発・運用・保守を支援
1. 知財創庫®は、OSSを利用した純国産技術で台帳管理の開発・運用・保守環境を提供します。
2. ジムコが創業以来37年間、開発を継続してきた独自の開発ツールです。
3. ⾧年の実績の中で磨かれ、使える機能がオールインワン化された台帳システムです。
設定環境

入力環境

SDK

メール
サーバ

①組織権限設定e-Forme-Flow

専用書式ツール②アクセス設定決定プロセス
証拠化ツールe-Card

汎用台帳ツール③台帳設定

各種システム複合機
FAX

共有サーバー（保管）e-簿冊管理API
接続

おまかせくん

汎用文書管理ツール

証拠化巡回登録

実行環境 （システム基盤）

④書式設定
監視機能

検査機能

各種ログ
記録証明機能

帳簿DB
書類DB

アクセス
権限記録

64ビット
容量速度
分散処理

サーバ
障害復旧

⑤プログラミング

出力環境

e-Form連携
API連携

紙印刷機能

記録保存機能電子看板機能

DWH機能

ナレッジ機能遠隔地印刷ツール
縮小印刷ツール

e-Archive
記録保存ツール

ｅ-Display
情報公開ツール

SQL検索ツール
SQL集計ツールｅ-knowledge
知識管理ツール

Javascript、Pascal他

ドキュメント
自動生成

安全なアプリ開発を支援する台帳基盤の構造
Officeツールによる台帳管理の個別最適化の問題を台帳基盤による全体最適化で解決します。
1. 汎用的な台帳管理の基盤（プラットフォーム）を共同利用型で運用できます。
2. 台帳基盤上のすべての台帳アプリケーションとデータは保護されます。
3. 汎用的に文書帳簿台帳の作成保存を安全に行うことができます。
Ａ
台帳
アプ
リ

Ｂ
台帳
アプ
リ

Ｃ
台帳
アプ
リ

１．文書作成保存ツール①書式文書作成機能②証拠電子印機能③業務フロー機能④網羅的な検索機能

Ｌ
台帳
アプ
リ

Ｍ
台帳
アプ
リ

Ｏ
台帳
アプ
リ

Ｎ
台帳
アプ
リ

２．帳簿作成保存ツール①証拠文書転記機能②帳簿転記入力機能③訂正削除履歴機能④網羅的な検索機能

Ｐ
台帳
アプ
リ

Ｑ
台帳
アプ
リ

３．API連携ツール
ユーザプログラム開発①JAVA言語②C言語③その他言語

台帳記録基盤（完全記録型）①情報セキュリティ＆記録管理機能②アクセス権限制御＆文書帳簿DB機能③他システムとの連携機能＆IPA外字対応機能

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Point3 ノンプログラミング型システム開発手法
台帳管理のフレームワーク機能を利用して文書や帳簿の作成や電子捺印を行います。
台帳の設計の追加修正削除は即時に行えますので変更要求にもすぐに対応できます。
開発手法を一元化することで部署移動しても開発運用保守ノウハウが生きます。
第1ステップSTEP1
第2ステップSTEP2
第3ステップSTEP3
第4ステップ

STEP4

帳簿作成ツール開発①アクセス制御した台帳DBの作成②電子化文書・帳簿の連携（汎用帳簿設計）（訂正削除履歴）

文書作成ツール開発①文書の書式作成②台帳DBとの連携（汎用文書設計）（台紙＋書式項目設計）（文書と帳簿のリンク）

証拠証跡ツール開発①決裁ルートの設定②職務印による証拠証跡作成（汎用証拠証跡設計）（送受信リスト管理）（証拠証跡作成）

API各種言語開発①定型処理プログラム開発②ツールとの連携（処理設計）（汎用言語開発）

e-言語・JavaScript言語・SQL言語によるプログラミングを行うこともできます。
（記録の完全性を確保するために上書き記録を禁止しています）

ノンプログラミング・ツール
環境設定ツール（ノンプログラミング操作）
環境設定ツール
システム環境設定

組織権限設定ツール
部・課・係・個人のDB操作権限設定

２．書式ツールで使いやすい書式を設定

１．台帳ツールで業務に最適化した台帳DBを作成

台帳基本画面

画像一覧画面

ノンプログラミング操作

文字一覧画面

書式設計画面

レベル権限設定ツール
DB・レコード・フィールドの11レベル操作権限設定

３．ｅ-言語でセキュアなプログラミング

メニュー画面

ノンプログラミング操作

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３ステップで簡単に書式設計
手書き・Excel・Accessで作成された台帳を画像としてプリントし、システムに読み込ませたら項目を配置します。

Step1 書式を画像化!
Step2 システムに読込み!
Step3 項目を配置!
僅か3ステップで登録・検索・閲覧・出力書式が完成

リアルタイムでDB設計・変更が可能
手書き・Excel・Accessで作成された台帳から項目を抜き出し、タイトル・タイプ・行数等のパラメータを入力

各項目ごとに誰に検索させるか、編集させるかなどセキュリティ設定ができます
タイプ４は日付項目

タイプ２は文字列項目

必要な項目を表形式で書き込み、DBを作ります。操作はエクセルと同等で、非常に簡単です。

13

新しい書式の変更方法
新しい書式（様式）に変更する際も、一から作り直しをする必要はありません。
台紙を挿し換えるだけで、書式の変更ができ、各項目の位置を修正することで変更が行えま。
・元台帳画面・新しい書式に変更

・書式設計

・新しい台紙に変更
・項目の調整Point4 現場要望に応える実用的な検索機能
大量な文書情報を利用するための実用的な検索手法（多面検索手法）を準備しています。
文書情報DBを多面的な手法で検索することで目的情報を検索し結果を得ることができます。
①単一DBと複数DBを指定して目的のレコードを検索

単一DB検索項目を検索する手法

複数項目を検索する手法

項目を絞込み検索する手法

項目検索
あいまい検索リスト参照検索
テーブル参照検索
ＤＢ参照検索複合条件検索複数項目の＝＜＞条件やand・or・not条件を指定して検索します。

検索対象の項目の階層を指定し値をリストから選択し多段階で目的情報を検索します

複数DB検索②検索結果は基本画面・文字一覧・画像一覧の画面で確認
検索
参照

検索
参照

検索
参照

基本画面

文字一覧

画像一覧

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自由な検索複数のキーで台帳を横断検索したり、特殊な検索条件をあらかじめ設定することで台帳情報の共有と連携を実現

乳児台帳一覧
サガホノカ
新生児台帳

3ヶ月台帳

20XX/08/21

横断検索

4か月台帳

1歳6ヶ月台帳

10ヶ月台帳SEARCH

関連する台帳を横断検索

新生児台帳

3ヶ月台帳

4ヶ月台帳

10ヶ月台帳

1歳6ヶ月
台帳

台帳の共有と連携を実現

Point5 紙と電子文書を整理登録
混在した紙と電子情報を電子帳簿保存法の要件に従い整理登録します。
①

簿冊化

所在情報入力スキャニング後の紙文書は原本保管

紙原本簿冊管理
スキャニング②

紙電子化
スキャン保存

帳簿入力

ルート別に承認印

文書入力

ルート別に承認印
信頼性を証明文書帳簿
CSV入力

検索情報と連携情報をQR化

信頼性を証明文書帳簿作成スキャン文書
連携入力

④

発行文書
作成

タイムスタンプ付与

簿冊所在管理
連携

記録の金庫

電子化文書
画像管理

③

受取文書
作成

帳簿連携キー入力（検索情報）

帳簿書類XML-DB

連携

受取文書
DB管理

検索情報と連携情報をQR化

連携

発行文書
DB管理

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手作業の台帳管理フレームワークをシステム化
業務ごとの操作権限者を制御し文書作成・証拠作成・台帳転記・保存検索を定型化することを支援します。
文書作成

・電子書式の作成
・電子文書の電子印
・非改ざん措置

証拠証跡作成・業務フロー・電子印の証跡・非改ざん措置

帳簿作成

台帳ファイリング・訂正削除履歴
・文書帳簿連携・非改ざん措置

・データベース化
・文書帳簿ファイリング
・非改ざん措置

検索管理

・文書と帳簿の連携検索
・全項目の網羅的検索
・アクセス権限管理

手作業の流れは紙媒体中心
記録
管理

帳簿
転記
申請
承認
承認
3つ以上の承認証跡

文書作成
添付文書

台帳作成保存訂正削除履歴

文書・帳簿
紙ファイリング

検索

コピー配布

情報セキュリティ対応のシステム化した作業の流れ

画面

上書き記録を禁止するデータベース
帳簿
転記
電子書式作成
添付文書作成電子書式フローに電子署名

文書帳簿DB作成保存
文書DB・帳簿DB・ログ記録
台帳作成保存訂正削除履歴

ファイル
印刷

検索

出力配布

操作アクセス権限・書式・台帳DBは変化するのでツールにより現場において開発・運用・保守を行うことができます。

Point6 高性能な台帳DB
台帳DBはOSSのDBエンジンをチューニングして高速性と利便性を向上しています。
１．高速性

データベース処理を高速化させるためにISAM技術を採用しています。
10万件クラスのデータ件数の検索であればそのまま利用しても高速です。
100万件クラスのデータ件数の検索であればISAM技術で高速化できます。

２．利用制限システム数は制限無しーシステム別DB数はMAX1000
レコード数は無制限・項目数は500・容量無制限（48TBの管理実績）

３．アクセス制御

組織や利用者ごとに台帳DBのアクセス制御を行います。

４．ユニークキー参照

入力や検索の際に項目値情報をISAM技術でユニークリスト化し、参照できます。

５．訂正削除履歴

台帳DBの追加・修正・削除を操作した場合、更新ではなくWORM記録します。
追加・修正・削除の履歴データを参照することができます。

６．文書帳簿連携

台帳DBは文書と帳簿に分類し連携してデータベース管理を行ないます。

７．操作ログ

台帳管理上で登録・編集・削除・検索・出力等の操作ログを記録します。

８．システム基盤

システムと台帳DBの改ざん防止機能を基盤としてオールインワン化しています。

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Point7 IPA外字基盤6万字に対応
マイナンバーカードの普及とともにシステム的に外字に対応することが求められます。
知財創庫®による汎用台帳システムは、国が開発した約6万字のIPA外字基盤に対応しています。
経済産業省 独立行政法人情報処理推進機構 IT戦略「世界最先端IT国家創造宣言」（平成25年6月閣議決定）の電子行政部分で、「文字の標準化・共通化に関しては、今後整備する情報システムにおいては、国際標準に適合した文字情報基盤を活用することを原則とする。」と今後の活用が国の方針として決定しています。
文字情報基盤:IPAmj明朝フォント（漢字58,814文字）
戸籍統一文字（漢字55,270文字）

都道
府県

戸籍のオンライン手続きにしようすることを目的として整理した文字（辞書をベースに整理）

交換

住民基本台帳ネットワークシステム統一文字（漢字19,563文字）
ＪIS漢字コード（10,0506文字）
常用漢字（2,136文字）
法令、公用文書、新聞、雑誌、放送等、一般の社会生活において現代の国語を書き表す場合の漢字使用の目安を示す。

実用上の情報交換の必要性から、出現頻度等を元に文字を選定（JISX2013:2004）

交換

多くの住民が氏名に使う文字を整理

民間

国

市町村

市町村

外字対応の書式帳票出力等を支援
自治体業務では外字はかかせません。汎用台帳システムは書式を利用した帳票の外字出力を支援します。
１．手書き台帳やEXCEL台帳の台帳変換利用
２．EXCEL台帳や業務サーバの台帳変換利用
３．現場職員による書式台帳ツールによる開発運用保守
４．厳格なアクセス管理による情報共有利用
５．統合宛名サーバ連携による書式出力
ICカード連携

クライアント
外字入出力
HTTP接続HTTPS接続

登録
編集
転記（特定個人情報の保護と台帳処理）（特定個人情報の保護と台帳処理）（開発と保守の簡便性）（段階的な利用の拡張）（書式を設計しIPA外字を出力）

マ符名住イ号前所
ナン
バー

共管支登名住登交管管管職職職書書
通理所録前所録付理理理務務務類類番番
連
日日項項項①②③イイ
号号番目目目承承承メメ
１２３認認認ーー
日日日ジジ
１２

記帳ルール:桁数・必須入力・重複チェック等
記録ルール:訂正削除も明細を完全記録

検索出力

外部システム連携

特定個人情報を守る項目単位のアクセス管理

特定個人情報台帳

ＣＳＶ連携

外字対応
宛名印刷

業務サーバ連携

S-JIS/UTF-8コード対応
IPA外字対応

EXCEL台帳連携

各種台帳

各種業務台帳S-JISからUTF-8変換

IPA外字基盤（6万字対応）※外字対応は宮城県・神奈川県・沖縄県等で※ご採用いただいています。

タイムスタンプ連携
AD連携
中間サーバ連携
統合宛名連携外字テーブル変換

外字対応
大量印刷

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Point8 システムと記録をアーカイブ、⾧期運用性に対応
アーカイブシステムにより年度単位で⾧期保存が行えますので、暦年記録の横断検索が可能です。
①アーカイブシステムでシステムとデータの完全記録アーカイブ用DBを作成
システム基盤

アプリケーション

完全記録DB

アクセスDB

証跡ログDB②完全記録アーカイブDBを指定環境にアーカイブ
様々な記録媒体やサーバーやクラウド環境にシステムと記録をデジタルアーカイブします。

DVD

レザーディスク

シリコンディスク

ハードディスク専用記録装置

専用クラウド③利用者はシステムとデータの完全記録アーカイブ用DBを検索利用

メニュー例

書式文書例

書式文書例

書類一覧例

帳簿書類例

帳簿一覧例

Point9 設置環境やシステム拡張、バックアップに対応
OSSと標準化技術を利用することで、ベンダー依存のOSライセンスに縛られることなく、基盤機能の分散処理を実現しますので、負荷分散や容量の増加に対応でき、⾧期運用性を提供いたします。
１．様々な情報システム環境に設置対応できます。

①仮想化サーバ環境やクラウド環境等があれば、その環境に設置できます。
②空いているサーバ環境があれば、その環境に設置できます。
③PC端末環境は既存のPC環境をそのまま利用できます。
④SSO等や共用サーバ等とのシステム連携にも対応します。

２．システム拡張時には分散運用保守方式で台帳管理の制限をなくします。

①台帳の開発保守やアクセス制御等は現場ごとに分散して運用保守を行います。
②情報システム部門は台帳管理システム基盤の運用保守や監視を行なうのみです。
③利用部署が増えても台帳管理の分散運用がスムーズです。

３．標準化技術を採用したバックアップ方式です。

①ハードウエアは業界標準のIBM X86オープン規格を採用しています。
②基盤システム（OS・アプリケーション）とデータのすべてをバックアップします③ホットスタンバイ方式とコールドスタンバイ方式があります。
④指定のストレージに指定期間単位でバックアップが可能です。
⑤障害対策のためのノンストップ運用（ホットスタンバイ方式）にも対応します。
⑥災害対策のためのディザスタリカバリに対応いたします。

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台帳管理基盤をIT環境に追加して共同利用
レガシーな台帳管理のためにはOfficeツールに代わる台帳基盤が求められます。
既存のIT環境へ台帳基盤を追加することで既存端末より台帳管理の共同利用が実現できます。
１．利用部門側で操作者と台帳をアクセス制御し共同利用型の台帳管理を行います。
２．64bitLINUX対応で管理台帳数や容量や接続台数に制限はありません。（ハード能力による）
３．汎用台帳のシステム連携・開発・運用・保守・監視・バックアップ等をサポートします。
台帳基盤（記録金庫）

通信基盤

アプリ基盤

印刷基盤

端末基盤

認証基盤

情報セキュリティ機能
証拠証跡機能文書帳簿台帳DB機能
DWH機能
バックアップ機能
システム連携機能

ゲートウェイアプリケーション群

プリンター群

端末群

ADサーバー

インターネット

基幹系
情報系
ファイルサーバー

ブラウザ環境CS版環境タブレット環境
スマホ環境

システム認証
組織認証
権限認証
個人認証

庁内LANや既存のIT環境を利用して共同利用型の台帳管理を実現します

汎用台帳基盤として共同利用
 様々な台帳を活用している全ての部署で共同利用することで、台帳管理の一元化（全体最適化）を実現するとともに、導入コストの削減（利用部署で平等に負担、割り勘方式）が図れます。
 汎用台帳基盤は、使用中の紙書式やEXCEL書式を書式設計の台紙として取り込めますので、業務の 流れそのままにシステム化が可能となります。
 運用中のDBの変更や書式の変更が可能で外部ベンダに依頼する必要もなく書式や台帳のDBの維持
 ・管理を担当職員自らが行うことが可能です。
Ａ部署

Ｂ部署

Ｃ部署

Ａ部署

Ｂ部署

Ｃ部署

様式A

様式B

様式C

EXCEL台帳A

EXCEL台帳B

EXCEL台帳C

様式A台帳

様式B台帳

様式C台帳

EXCEL台帳A

EXCEL台帳B

EXCEL台帳C

汎用台帳基盤（知財創庫®による汎用台帳システム基盤）

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台帳管理基盤のフレームワーク体系
1. 担当別に台帳DBを現場でアクセス制御して作成・保存・検索・出力の情報共有を支援します。
2. 台帳DBの訂正削除履歴の作成と保存、運用監視など、汎用台帳システム基盤で支援します。
3. 電子文書はコンテンツ単位で機密性を確保してPDFに保存されます。
おまかせくんe-Formツール

e-Flowツール

e-Cardツール

e-Print

自動変換登録

汎用文書書式作成

証拠証跡作成汎用帳簿作成印刷・PDF出力

CSVデータ

①書式作成
②文書連携
③職務印
④文書帳簿連携⑤PDF出力

①帳簿作成②文書帳簿連携③検索④保存⑤PDF出力・ネットワークプリンタ
・PDF出力PDFデータCADデータ①フロー作成②送受信管理③承認・否認④代理承認⑤職務印

e-File 台帳記録基盤①情報セキュリティ対策②作成保存ルール対応③システム監視API連携

・SSO連携・サーバ連携・クラウド連携台帳DB（文書帳簿台帳DB）追記型完全記録方式
アクセス制御DB

文書DB

帳簿DB

操作ログDB

様々なシステム管理に応用
1. 汎用的なバックアップ利用

IT環境のすべてのデータのバックアップ保存

2. 統合文書管理利用

電子文書と紙スキャン文書の整理と統合管理

3. 内部統制利用

発生文書の証拠証跡管理

4. 統計分析利用

台帳データベースの分析利用

5. 電子帳簿保存法利用

国税帳簿書類のデータと書式保存への対応

6. 証拠証跡管理利用

文書の証拠証跡の作成と保存

7. 既存システムとの連携利用

更新禁止のAPIによるシステムとデータ連携

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台帳管理の情報共有・記録管理・情報セキュリティ
情報共有

情報資産としての文書情報をいかに効率よく活用し、組織の生産性・価値の向上

記録管理

法令遵守・説明責任、そして組織が継続する上で必要な情報資産を管理

情報セキュリティ

機密性・完全性・可用性の担保

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電話:03-3527-3782（東京営業所）
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