テレワークを推進しようと言われても、何からやればいいのという方のためにテレワーク ( 在宅勤務 ) のためのICT 環境の初歩～これで始められるモバイルツールの使い方～

本会では、 昨年末に、『テレワーク ( 在宅勤務 ) の導入と定着に向けた実践ガイドブック』を発行し、 テレワーク環境を整備していくためのポイントを紹介いたしましたが、「ICT といわれても、 当社には設備も知識もなく、 いったい何から手をつければ、 社員が在宅でも会社にいるように仕事ができるのか…」という〈最初の一歩〉 がわからないという声が聞かれました。そこで、 今回は、「まずは、これだけでも、 初めてください」という初歩的なツールの使い方をご紹介します。ぜひ、 一度、トライしてください。
◎本会で作成・発行した 「テレワーク ( 在宅勤務 ) の導入と定着に向けた実践ガイド」 は、本会のホームページの 「会員専用ページ」 からダウンロードできます。

オフィスとつないで会議・打合せができるために・・・「Zoom」 で WEB 会議を開く
まずは、どんなに距離が離れていてもコミュニケーションが可能となる、WEB 会議システム「Zoom」の基本を説明します。

Zoom のホストとゲスト
Zoom に は、「 ホ ス ト 」「 ゲ ス ト 」 と い う2 つの概念があります。「ホスト」は、WEB会 議 の 主 催 者 の こ と で す。
「 ゲ ス ト 」 は、WEB 会議に参加する人のことです。Zoom
では、「ホスト」が WEB 会議を主催し、「ゲスト」が参加するというかたちになります。

▼ホストがすること
・会議室のセッティング（会議室用 URL の発行）
・ゲストを WEB 会議に招待（会議室用 URL をメールなどで送る）
・会議室にアクセスした人の入室承認等▼ゲストがすること・ホストから送られた会議室用 URL をクリック※初めて Zoom の会議室 URL をクリックすると、自動的にパソコンに Zoom ソフトのインストールが始まります。

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愛知県経営者協会Zoom で会議を行う流れ
１． Zoom アカウントを作成する
まずは無料で使える「基本：パーソナルミーティング」を契約しましょう。
＜無料プランの内容＞
・同時刻に 1 件の WEB 会議を開催できます。
・最大 100 名のゲストが参加できる WEB 会議を主催できます。
・1 対１の WEB 会議の開催は無制限です。
・3 名以上の参加者がいる場合は、40 分間という時間制限があります。

２．ホスト役の人が、会議室 URL を発行する
Zoom にログインし、右上の「ミーティングをスケジュールする」というボタンをクリックします。会議室の名称、日付等を入力し、「保存」をクリックすると、会議室の URL が画面に表示されますので、それをゲストにメール等で送付します。

３．会議を開催する
WEB 会議開催の時間に、ホストもゲストも会議室 URL をクリックすることで、WEB 上の会議室に入室できます。２の設定時に、「待機室」が有効になっていれば、ゲストはホストの承認があるまで「待機室」で待つことになります。その場合、ホストは画面に表示された「承認」をクリックしてください。

４．会議進行
対面の会議と同じように話をすることができます。
・参加者全員に資料を見せたい場合は、「画面共有」を使います。
・チャット機能を使って、文字のやりとりをすることもできます。

５．会議終了
終了ボタンをクリックし、会議を終了させます。２の設定時に、「ミーティングを自動的にレコーディング」をオンにしていた場合、会議を録画した動画がホストのパソコンに保存されます。

WEB 会議に必要な道具・ヘッドセット
WEB 会議では、「声が聞こえにくい」ことが非常にストレスとなりますので、ヘッドセットを用意することをお勧めします。

・WEB カメラ
パソコンにカメラがついていない場合は、WEB カメラを利用することをお勧めします。
WEB といえど、コミュニケーションにはやはり顔をみて話ができたほうが良いでしょう。

チャットを使ってコミュニケーション
テレワークでもう一つハードルとなるのは、「ちょっとした雑談がしづらい」ことではないでしょうか。
雑談からアイデアが生まれることもあるので、Zoom で雑談をする時間を設けたり、チャットツールでやり取りをできる環境を作っておいたりすることをお勧めします。
以下のツールを使うことで、社内外とのチャットでのコミュニケーションが可能となります。
どちらも、無料から使えますので、まずは試してみましょう。
・Slackhttps://slack.com/intl/ja-jp/

・Chatwork

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https://go.chatwork.com/ja/

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愛知経協

2021.2

オフィス外で、パソコンを使って、同じように業務をする
自宅などオフィス外で、パソコンを使って仕事をするには、オフィスでパソコンを操作しているように、ファイルやメールが見えて、書き込めて、更新できる必要があります。そのやり方には、大きく分けて「クラウド型」と「リモートデスクトップ型」の 2 種類があります。

クラウド型
データをすべてクラウド上に置き、そこに自宅のパソコンからアクセスする方法です。
このためには、データを会社のパソコンの中ではなく、別に用意したサーバ（クラウド）に置いておく必要があります。自宅などオフィス外のパソコンからそこにデータを見に行くというタイプです。
方法１．Dropbox を利用し、会社のパソコンと自宅のパソコンで特定のフォルダを共有する。
方法２．Google ドキュメントで、文書を作成する ( クラウド上にあるデータを共有します )リモートデスクトップ型「Chrome リモート デスクトップ」を使い、会社のパソコンを自宅のパソコンから操作する方法です。自宅のパソコンに業務で必要なソフトが入っていない場合、この方法が便利です。

＜会社のパソコンの設定＞❶ Google Chrome を開きます
Google Chrome は、Google が提供している無料のブラウザです。お持ちのパソコンに入っていない場合は、こちらのペ ー ジ「https://www.google.com/intl/ja_jp/chrome/」からインストールをしてください。以下の枠で囲んだボタンをクリックすると、「ChromeSetup.exe」というファイルがダウンロードされます。このファイルをクリックするとインストールが始まります。
❷ ブラウザのアドレスバーに「https://remotedesktop.google.com/access」と入力します。
❸「リモートアクセスの設定」内にある❹「chrome ウェブストア」という画面が開きますので、「ダウンロード」のアイコンをクリックします。

「chrome に追加」ボタンをクリックします。

❺「インストールの準備完了」内の「同意してインストール」をクリックします。

・・・・❻ 名前を付ける画面が開きますので、任意の名前を❼「PIN の入力」画面でパスコードとなる数字 6 桁以上を入力し、「次へ」をクリックします。
（デフォルト入力し、「起動」をクリックします。この数字は、後ほでは、パソコンの名前が表示されています）

ど使うのでメモしておきます。

❽ 最初の画面に自動的に戻ります。デバイス名の下に「オンライン」と表示されていれば成功です。

愛知経協

2021.238愛知県経営者協会

＜自宅のパソコンの設定＞❶ Google Chrome を開きます❷ ブラウザのアドレスバーに「https://remotedesktop.google.com/access」と入力します。
❸ Google アカウントのログイン画面が表示されたら、接続先である会社のパソコンと同じアカウントでログインします。

❹ 接続するパソコンをクリックします。

・・・・❺ PIN の入力画面が出るので、先ほど設定した PIN（数字 6 桁以上）を入力します。接続先のパソコンがスリープやシャットダウンの状態では接続できませんのでご注意ください。
❻ 自宅のパソコンに、会社のパソコンの画面が表示されます。

オフィス外でのパソコンの使用には、セキュリティが重要です
パソコンのセキュリティ
1.

自宅のパソコンを仕事で使う場合は、必ず市販のウイルス対策ソフトをインストールしましょう。
コンピューターウイルスの感染を防いでくれます。

2.

OS（windows）を最新の状態にアップデートして使う。
windows のアップデートは、パソコンのセキュリティ上の問題点等を改善します。

Wi-Fi のセキュリティ
１．SSID の設定確認

無線 LAN を利用する際、接続先を識別するために SSID が用いられます。パソコンで Wi-Fi のマークをクリックすると、周辺にあるたくさんのアクセスポイントの名前が出てきますが、これが SSID です。悪意を持つ人があなたの個人情報を狙っていた場合、SSID に名字などが入っていると、特定されやすくなってしまいます。

２．Wi-Fi ルータの確認

お使いの Wi-Fi ルータの無線の暗号化規格が「WEP」となっている場合は注意が必要です。
「WEP」はセキュリティーレベルが低い暗号化規格で、現在は推奨されていません。最新の Wi-Fi ルータは、「WPA2」や「WPA3」という新しい暗号化規格に対応していますので、買い換えをお勧めします。

３．公衆無線 LAN での注意

カフェやホテル等の公衆無線 LAN を使う場合は、セキュリティのリスクが常に付きまといます。手元の端末と無線 LAN アクセスポイントとの通信中にデータを盗み見されることがあるので、公衆無線 LAN を利用する間は、「パスワード等を盗まれないよう、ログインが必要なページにアクセスしない（SSL 対応しているページは通信が暗号化されているので盗み見の危険はありません※）」などの自衛が必要です。
※ SSL 対応しているかどうかは、ブラウザのアドレスバーをご確認ください。
「鍵マークがついている」「URLが https:// で始まっている」場合は、対応しています。

テレワークでよく用いられるツールをご紹介しました。馴染みのない用語に戸惑われる方は、インターネットでその用語を検索して調べられると理解が深まると思います。もし、 それでもわからない場合には、 愛知経協に相談をしてください。
基本的な方法は、 愛知経協でもお答えすることができます。
◎このページは、WEB 戦略コンサルティングの株式会社アイプレスの協力で作成しました。同社の代表 野田亜友弓氏の 「WEB 活用メルマガ」 は、 無料で中小企業の WEB 活用について様々な情報を 「分かりやすく」 お伝えしています。

株式会社アイプレス

9愛知県経営者協会

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