砂防学会特定個人情報取扱規程
第１章 目的・定義・取扱業務の範囲（目的）第１条
この規程は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という）及び特定個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、公益社団法人砂防学会（以下「学会」という）における特定個人情報の取扱いについて定める。
（定義）
第２条
この規程における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。
番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。
）をその内容に含む個人情報をいう。
（取扱業務の範囲）
第３条
学会が取り扱う特定個人情報は、原則として以下のとおりとする。
（１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務（２）雇用保険届出事務（３）労災保険届出事務（４）健康保険・厚生年金保険届出事務（５）国民年金の第 3 号被保険者の届出に関する事務（６）報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務第２章 組織的安全管理措置（組織体制）
第４条
特定個人情報の取扱いについての組織体制は、以下のとおりとする。
事務取扱責任者 事務局長

酒谷 幸彦

事務取扱担当者 事務局

大久保晴美（守秘義務）
第５条
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1. 特定個人情報を取り扱う全ての者は、徹底した守秘義務の中で業務を遂行しなければならない。
2. 前項を確認するため、特定個人情報を取り扱う全ての者は、学会が定めた誓約書を提出しなければならない。

（責任者の責務）
第６条
事務取扱責任者は、情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場合には、速やかに学会の会長（以下「会長」という。）に報告をするとともに漏えいの拡大を阻止するように対策を講じなければならない。
（情報漏えい時の原因究明）
第７条
事務取扱責任者は、情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場合には、事後に速やかにその原因を究明して会長に報告をしなければならない。
（取扱状況の記録）
第８条
事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱状況を記録する。
1. 特定個人情報等の入手日
2. 税務分野（１）源泉徴収票・支払調書の作成日（２）源泉徴収票・支払調書の税務署・市区町村への提出日
3. 社会保障分野（１）雇用保険、健康保険・厚生年金保険の各種届出書の作成日（２）雇用保険、健康保険・厚生年金保険の書類・証明書の本人への交付日
4. 特定個人情報等の廃棄日（取扱状況の確認と安全管理措置の見直し）
第９条
事務取扱責任者は、定期的に特定個人情報の前条第 1 項から第 4 項に定める取扱記録（以下「取扱記録」という。）や個人番号台帳を確認し、必要に応じて安全管理措置の見直しと改善に取り組むものとする。
第３章 特定個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄2

（給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出、報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務フロー）第 10 条1. 職員等から提出された書類等を取りまとめる方法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者は、給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出の作成、報酬・不動産使用料等の支払調書作成に必要な書類（以下「源泉徴収票等」という。
）を受領したことを確認する。
2. 取りまとめた書類等の源泉徴収票等への移動方法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者は、前項の書類を受領した場合には、番号法第 16 条に従った本人確認を行うものとする。
3. 個人番号台帳への個人番号を含む情報記載方法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者は、前項に基づく本人確認を行った場合には、速やかに給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出事務に関しては個人番号台帳に記載し、報酬・不動産使用料等の支払調書に関しては支払調書個人番号台帳へ記載するものとする。
4. 源泉徴収票等の作成方法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者が作成する。
5. 源泉徴収票等の行政機関・健康保険組合等への提出方法①行政機関・健康保険組合等に源泉徴収票等の法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関・健康保険組合等が指定する提出方法に従うものとする。
②給与所得・退職所得の源泉徴収票及び報酬・不動産使用料等の支払調書については事務取扱責任者及び事務取扱担当者が所轄税務署・市区町村へ提出し、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出に関してはハローワーク、全国健康保険協会（協会けんぽ）、年金事務所へ提出する。
6. 源泉徴収票等の本人への交付方法①職員等の本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、本人及び扶養親族の個人番号を記載しない措置または復元できない程度にマスキングしたことを確認の上、本人に交付するものとする。
②雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出に関してはハローワーク、全国健康保険協会（協会けんぽ）、年金事務所から受理した書類・証明書を職員等に配付する。
③報酬・不動産使用料等の支払調書に関しては、受領した支払調書の写しを支払を受ける者本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置または復元できない程度にマスキングしたことを確認の上、報酬・不動産使用料等の支払先に交3付する。
7. 源泉徴収票等の控え、職員等から提出された書類の保存方法
個人番号台帳に記載されているとおり保存する。
8. 法定保存期間を経過した源泉徴収票等の控え等の廃棄・削除方法
個人番号台帳あるいは支払調書個人番号台帳に記載されている保存期間を経過した源泉徴収票等の控え等は保存期間経過後の毎年度末までに定められた方法で廃棄・削除する。
なお、源泉徴収簿等において確認のために保存する必要のある場合は復元できない程度にマイナンバーをマスキングして保存する。
第４章 人的安全管理措置（職員等の教育）第 11 条1. 事務取扱責任者は、事務取扱担当者に対して情報管理に関する教育を定期的に実施する。
2. 前項の規程に関わらず、事務取扱責任者が新たな事務取扱担当者を指名した場合、事務取扱責任者は、指名した者に対し、速やかに情報管理に関する教育を実施しなければならない。
（事務取扱担当者の監督）
第 12 条
事務取扱責任者は、事務取扱担当者の管理及び監督を行い、運用方法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指図をしなければならない。
第５章 物理的安全管理措置（盗難防止対策）
第 13 条特定個人情報等を取り扱う書類の盗難を防止するために、施錠可能なキャビネット・書庫等に保管する（特定個人情報等の削除・廃棄）
第 14 条特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合は、シュレッダー等による記載内容が復元不可能なまでの細断、焼却場での焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。

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第６章 委託（委託）
第 15 条1. 学会は、以下に定める業務について税理士、社会保険労務士、人事・財務・経理や給与計算のアウトソーシング会社、ソフトウェア会社等に委託することができる。
（１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務（２）雇用保険届出事務（３）健康保険・厚生年金保険届出事務（４）国民年金の第 3 号被保険者の届出に関する事務（５）報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務
2. 業務の委託にあたっては、委託先との間で委託契約を締結（特定個人情報の取扱いに関する覚書を含む）するものとする。
（委託先の監督）
第 16 条学会は、委託先に対して安全管理措置状況等について監督義務を負い、管理状況を１年に１回以上確認する。
（特定個人情報の提供）
第 17 条学会は委託先に対して特定個人情報を提供する場合には、以下の方法で送受信しなければならない。
（１） 紙媒体の場合手交、または書留郵便や宅配便等、配送履歴の追跡が可能な方法を利用する。
（２） 電磁的記録の場合
情報セキュリティに守られたシステムを利用し、原則として電子メールによる送受信は行なわない（やむを得ず、電子メールを利用する場合は、添付ファイルにパスワードを付けるなど、対応可能な安全管理措置を徹底する）。

（情報漏えい時の対応）
第 18 条
委託先から情報が漏えいをした場合には、学会は委託先とともに原因を究明しなければならない。

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（削除・廃棄）第 19 条学会は、委託先において特定個人情報を削除・廃棄をした場合に「削除・廃棄証明書」の発行を求めなければならない。
附則（規程の改訂）
第 20 条
本規程は、必要に応じて改訂を行う。
（実施期日）
第 21 条
この規程は、平成 28 年 10 月 27 日から施行する。

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