○公益財団法人北九州国際交流協会個人情報保護規程
平成１７年８月１日
理 事 長

決 裁

改正 平成 24 年 6 月 28 日理事会議決
第１章 総則（目的）第１条

この規程は、北九州市個人情報保護条例（平成１６年北九州市条例第５１号）の趣旨にのっとり、公益財団法人北九州国際交流協会（以下「協会」という。
）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条

この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
２

この規程において「保有個人情報」とは、当該協会の役員又は職員（以下「役職員」という。
）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該協会の役職員が組織的に利用するものとして、当該協会が保有しているものをいう。ただし、対象文書（公益財団法人北九州国際交流協会情報公開要領に規定する文書をいう。）に記録されているものに限る。

３

この規程において「個人情報ファイル」とは､保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1)

一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
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この規程において個人情報について「本人」とは､個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（協会の責務）
第３条

協会は、個人情報の保護の重要性を認識し、事業の実施に当たっては、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるとともに、北九州市が実施する個人情報の保護に関する施策に協力するものとする。
第２章 個人情報の取得等

1

（利用目的の特定）第４条 協会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定するものとする。
２

協会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と合理的に認められる範囲を超えて行ってはならないものとする。
（利用目的による制限）

第５条

協会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならないものとする。
２

協会は、合併その他事由により他の事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならないものとする。

３

前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（適正な取得）第６条 協会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第７条

協会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
２

協会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録（以下「電磁的記録」という。）を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ､本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

３

協会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

４

前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

2

(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利、利益を害するおそれがある場合(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより協会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関若しくは地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
第３章 個人情報の管理（正確性の確保）第８条

協会は、利用目的の達成に必要な範囲において、保有個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
（安全確保の措置）
第９条

協会は、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるものとする。
２

協会は、従事者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該従事者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

３

協会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（従事者の義務）第１０条

個人情報の取扱いに従事する協会の役職員若しくは役職員であった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
（第三者提供の制限）
第１１条

協会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、保有個人情報を第三者に提供してはならないものとする。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する

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ことに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第４章 個人情報ファイル（個人情報ファイルに関する事項の公表）
第１２条

協会は、個人情報ファイルを保有しようとするときは、個人情報ファイルに関する次に掲げる事項を記載した帳簿（以下「個人情報ファイル簿」という。）を作成し、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。
）に置くものとする。
(1) 個人情報ファイルの名称(2) 個人情報ファイルが利用に供される業務をつかさどる部署の名称(3)

個人情報ファイルの利用目的（第７条第 4 項第１号から第３号までに該当する場合を除く。）(4) 個人情報ファイルに記録される項目概要及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲(5) 個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法(6) 個人情報ファイルの保有開始年月日(7) 第２条第３項に係る個人情報ファイルの第１号又は第２号の別(8) 理事長が定める事項
２

前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しないものとする。

(1) 協会の役職員又は役職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（協会が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）(2) 一時的に使用される個人情報ファイルであって、記録された個人情報を６ヶ月以内で消去し、又は廃棄するもの(3) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル(4)

資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの(5) 第 1 号から前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずる個人情報ファイル（本人からの利用目的の通知申出）
第１３条

協会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 前条第１項の規定により当該本人が識別される保有個人情報の利用目的が明らかな場合(2) 第７条第 4 項第１号から第３号までに該当する場合
２

協会は、前項の規定に基づき求められた保有個人情報の利用目的を通知しない旨の決定をし4

たときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。
第５章 開示、訂正及び利用停止
第１節

開示（開示申出）
第１４条

何人も、この規程の定めるところにより、協会に対し、当該協会の保有する自己を本人とする保有個人情報の開示の申出をすることができる。
２

未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は個人情報の開示の申出をすることにつき本人が委任した代理人（以下「任意代理人」という。）は、本人に代わって前号の規定による開示の申出（以下「開示申出」という。
）をすることができる。ただし、任意代理人にあっては、当該開示申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であるものと認められる場合に限りすることができる。
（開示申出の手続）

第１５条 開示申出は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「開示申出書」という。）を協会に提出してしなければならない。なお、開示申出は、北九州市立文書館（以下「文書館」という。）を経由して行うことができる。
(1) 開示申出をする者の氏名及び住所又は居所(2)

開示申出に係る保有個人情報が記録されている対象文書の名称その他の開示申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項(3) 第１号及び第２号に掲げるもののほか、その他協会が必要と認める事項
２

前項の場合において、開示申出をする者は、開示申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項による開示申出にあっては、開示申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であること）を示す書類（任意代理人にあっては、当該開示申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であることを示す書類を含む。）を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者（以下「開示申出者」という。
）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（保有個人情報の開示）

第１６条

協会は、開示申出があったときは、開示申出に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。
）のいずれかが含まれている場合を除き、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 法令に違反することとなる場合

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(4)

個人情報の保護に関する法律施行令第３条に規定されている存否が明らかになることにより公益その他の利害が害されるおそれがある場合（部分開示）
第１７条

協会は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示申出者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。
２

開示申出に係る保有個人情報に開示申出者（第１４条第２項の規定により未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は任意代理人が本人に代わって開示申出をする場合にあっては、当該本人をいう。以下、この項及び第２０条第１項において同じ。
）以外の個人情報が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、前項の規定を適用する。
（開示申出に対する措置）

第１８条

協会は、開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨、開示する保有個人情報の利用目的及び開示の実施に関する事項を書面（開示申出者が同意した方法があるときは、当該方法。
）により通知するものとする。
２

協会は、開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないとき（開示申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。
）は、開示をしない旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

３

協会は、前２項の規定により開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示しないときは、開示申出者に対し、当該各項に規定する書面によりその理由を示すものとする。

４

第１項又は第２項の規定により開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定（当該保有個人情報を保有していないときの決定を除く。
）をした場合において、当該保有個人情報の全部又は一部についての開示が可能となる時期が明らかであるときは、協会は、その旨を当該各項に規定する書面に付記するものとする。
（開示決定等の期限等）

第１９条 前条第１項又は第２項の決定（以下｢開示決定等｣という。
）は、開示申出があった日から起算して概ね１５日以内にするものとする。ただし、第１５条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を概ね４５日程度延長することができる。この場合において、協会は、開示申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。

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（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第２０条

開示申出に係る保有個人情報に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示申出者以外のもの（以下この条において「第三者」という。）に関する情報が含まれているときは、協会は、開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容その他必要な事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
２

協会は、前項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知するものとする。
（開示の実施）第２１条

保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているときはその種別、情報化の進展状況等を勘案した方法によって行うものとする。
２

閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては、協会は、当該保有個人情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるとき、第１７条の規定により保有個人情報の一部について開示を行うときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる。

３

開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は、当該開示決定をした協会に対し、その求める開示の実施の方法その他必要な事項を申し出なければならない。

４

前項の規定による申出は、第１８条第１項に規定する通知があった日から起算して概ね３０日以内にしなければならない。ただし、当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、この限りでない。
（他の法令による開示の実施との調整）

第２２条

協会は、他の法令の規定により、開示申出者に対し開示申出に係る保有個人情報が前条第１項に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合（開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。）には、同項の規定にかかわらず、当該保有個人情報については、当該同一の方法による開示を行わないものとする。ただし、当該他の法令の規定に一定の場合には開示をしない旨の定めがあるときは、この限りでない。
２

他の法令の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を前条第１項の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。
（費用の負担）

第２３条

第２１条第１項の規定により写しの交付を受ける者は、別表のとおり、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
２

理事長は、特別の理由があると認めるときは、前項の費用を徴収しないことができる。

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第２節

訂正

（訂正申出）
第２４条

何人も、自己を本人とする保有個人情報の内容が事実でないと思料するときは、この規程の定めるところにより、当該保有個人情報を保有する協会に対し、当該保有個人情報の訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）の申出をすることができる。ただし、当該保有個人情報の訂正に関して他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、この限りでない。
２

未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は任意代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の申出（以下「訂正申出」という。
）をすることができる。ただし、任意代理人にあっては、当該訂正申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であるものと認められる場合に限りすることができる。
（訂正申出の手続）

第２５条 訂正申出は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「訂正申出書」という。）を協会に提出してしなければならない。なお、訂正申出は、文書館を経由して行うことができる。
(1) 訂正申出をする者の氏名及び住所又は居所(2)

訂正申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項(3) 訂正申出の趣旨及び理由(4) 第１号から第３号に掲げるもののほか、その他協会が必要と認める事項
２

前項の場合において、訂正申出をする者は、訂正申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項の規定による訂正申出にあっては、訂正申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であること）を示す書類（任意代理人にあっては、当該訂正申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であることを示す書類を含む。）を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出をした者（以下「訂正申出者」という。
）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（保有個人情報の訂正義務）

第２６条 協会は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をするものとする。
（訂正申出に対する措置）
第２７条

協会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をするときは、その旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
２

協会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をしないときは、その旨の決定をし、訂正申出

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者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
３

協会は、前２項の規定により訂正申出に係る保有個人情報の全部又は一部を訂正しないときは、訂正申出者に対し、当該各項に規定する書面によりその理由を示すものとする。
（訂正決定等の期限等）

第２８条 前条第１項又は第２項の決定（以下「訂正決定等」という。）は、訂正申出があった日から起算して概ね３０日以内にするものとする。ただし、第２５条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を概ね３０日程度延長することができる。この場合において、協会は、訂正申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。
（保有個人情報の提供先への通知）

第２９条

協会は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
第３節

利用停止（利用停止申出）第３０条

何人も、自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料する

ときは、この規程の定めるところにより、当該保有個人情報を保有する協会に対し、当該各号に定める措置の申出をすることができる。ただし、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）に関して他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、この限りでない。
(1)

第５条の規定に違反して取り扱われているとき又は第６条の規定に違反して取得されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去(2) 第１１条の規定に違反して提供されているとき
２

当該保有個人情報の提供の停止

未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は任意代理人は、本人に代わって前項の規定による利用停止の申出（以下「利用停止申出」という。）をすることができる。ただし、任意代理人にあっては、当該利用停止申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であるものと認められる場合に限りすることができる。

３

利用停止申出は、保有個人情報の開示を受けた日から概ね９０日以内にしなければならない。
（利用停止申出の手続）

第３１条 利用停止申出は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「利用停止申出書」という。）を協会に提出してしなければならない。なお、利用停止申出は、文書館を経由して行うことができる。

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(1) 利用停止申出をする者の氏名及び住所又は居所(2)

利用停止申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項(3) 利用停止申出の趣旨及び理由(4) 第１号から第３号に掲げるもののほか、その他協会が必要と認める事項
２

前項の場合において、利用停止申出をする者は、利用停止申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第２項の規定による利用停止申出にあっては、利用停止申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であること）を示す書類（任意代理人にあっては、当該利用停止申出が委任状により付与されている代理権の範囲内であることを示す書類を含む。
）を提示し、又は提出しなければならない。

３

協会は、利用停止申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止申出をした者（以下「利用停止申出者」という。
）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（保有個人情報の利用停止義務）

第３２条

協会は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理由があると認めるときは、違反を是正するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするものとする。ただし、当該保有個人情報の利用停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止をすることが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない（利用停止申出に対する措置）
第３３条

協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
２

協会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をしないときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。

３

協会は、前２項の規定により利用停止申出に係る保有個人情報の全部又は一部を利用停止しないときは、利用停止申出者に対し、当該各項に規定する書面によりその理由を示すものとする。
（利用停止決定等の期限等）

第３４条 前条第１項又は第２項の決定（以下「利用停止決定等」という。）は、利用停止申出があった日から起算して概ね３０日以内にするものとする。ただし、第３１条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、協会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を概ね３０日程度延長することができる。この場合において、協会は、利用停止申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知するものとする。
第６章 雑則10

（開示申出等をしようとする者に対する情報の提供等）
第３５条

協会は、開示申出、訂正申出又は利用停止申出（以下この条において「開示申出等」という。）をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示申出等をすることができるよう、当該協会が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示申出等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。
（苦情処理）
第３６条 協会は、当該協会における個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
（委任）
第３７条

この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
付 則（施行期日）
１

この規程は、平成１７年８月１日から施行する。

２

この規程は、平成１７年８月１日以後に作成し、又は取得した保有個人情報について適用する。
付 則（平成 24 年 6 月 28 日理事会議決）
この規程は、平成 24 年 10 月 1 日から施行する。

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