道南地域医療連携ネットワークシステム「MedIka」運用規程
（目的）
第１条

この規程は，道南地域医療連携協議会（以下「協議会」という。）が運営する地域医療情報ネットワークシステム（以下「ネットワーク」という。）の安全かつ円滑な運用を図り，医療情報の適正な管理を図るために必要な事項を定めることを目的とする。
（呼称）
第２条

本ネットワークの呼称は「MedIka」とする。

（運営管理）
第３条「MedIka」の総括的な運営は協議会が行う。

（運営管理者）
第４条「MedIka」の運営管理にあたり，協議会内に運営管理者を置き，協議会理事長が指名する。

（運営管理者の責務）
第５条

運営管理者は，ネットワークの運用，機密保持，情報管理について責任を持つものとする。

２ 運営管理者は，メディカ運営委員会で承認された施設に電子証明書を発行できる。
３ 運営管理者は，MedIkaが適正に利用されているか監視するものとする。また，不適正な利用がある場合には，改善を求めることができるものとし，必要に応じ発行した電子証明書を取り消すことができるものとする。
４ 運営管理者は，MedIkaを正しく利用させるため，利用者の研修を行わなければならない。
５

運営管理者は，患者又は利用者からのMedIkaに関する意見等を受け入れる窓口を設置しなければならない。
（管理責任者）
第６条

MedIkaを利用する施設の長は，その管理責任を負うものとする。また，MedIkaの安全な管理・運用のために各施設に管理責任者を配置しなければならない。
２

MedIkaを利用する施設の長は，配置した管理責任者の氏名・役職を協議会理事長に届けでなければならない。
（管理責任者の責務）
第７条

管理責任者は，当該施設内でMedIkaを利用する職員に対してIDおよびPWを付与することができる。その際は，各利用者にIDおよびPWを付与しなければならない。
２ 管理責任者は，各利用者に付与したIDおよびPWを管理しなければならない。
３ 管理責任者は，当該施設内でMedIkaが適正に利用されているか監視するものとする。また，不適正な利用がある場合には，改善を求めることができるものとし，必要に応じ付与したIDおよびPWを取り消すことができるものとする。
４ 管理責任者は，施設内で起きた不適正利用などの事象を運営管理者へ報告する義務を負う。
（利用者）
第８条

利用者とは，協議会加入施設の職員であり，MedIkaを操作・閲覧する者をいう。

（利用者の責務）
第９条

利用者がネットワークを利用するに際しては，本規程のほか「著作権法（昭和４５年法律第４８号）」，「個人情報の保護に関する法律（平成１５年５月３０日法律第５７号）」，「北海道個人情報保護条例（平成２１年３月３１日一部改正）」およびその他の法令を遵守しなければならない。
２ 利用者は，ネットワークを通じて入手した医療情報については，適正な利用に努めるとともに，診療，説明及び閲覧目的以外に利用してはならない。
３ 利用者は，付与されたIDおよびPWを適正に管理し，本人以外の者に利用させてはいけない。
４ 利用者は，MedIkaに接続する端末にセキュリティを維持するため，ウィルス対策ソフトを導入し，常に最新のウィルス定義に更新しなければならない。
５ 利用者は，MedIka利用時に発生した事象を管理責任者へ報告する義務を負う。
（MedIkaの利用申請）

第10条

MedIkaを利用しようとする施設は，協議会に加入し「道南地域医療連携ネットワークシステム（MedIka）利用施設申請書」を協議会理事長あてに利用申請を行うものとする。
２ 利用申請があった場合は，メディカ運営委員会で協議を行い，承認を得る必要がある。なお，本規程施行前からMedIkaを利用している施設は，この限りではない。
３ MedIkaを利用する施設は，日本電気株式会社が提供する「地域医療連携ネットワークサービスIDLink」の利用約款に同意したうえで，同サービスの中の拡張サービス「ストレージサービス」に利用者として登録するものとする。ただし，公開用サーバを所有する施設においては，この限りではない。
４ 前項の「ストレージサービス」の利用において，利用料が生じた施設が発生した場合，その施設は利用料がわかり次第，すみやかに当該利用料を協議会へ支払うこととし，それを協議会が日本電気株式会社に対し支払うこととする。
（メディカ運営委員会）
第11条

メディカ運営委員会は「ネットワーク」の適正な運用および普及・啓発を行うため調査・協議・提案を行う。また，新規システム利用者の加入可否を決める。
（活動内容）「ネットワーク」の適正な運用を行うための内規，運用規程について協議を行い，内規について策定，変更，決定し，直近の理事会に報告する。
２ 普及・啓発を行うための事業の計画策定,実施を行うとともに次年度の事業計画やそれに関わる予算案を理事会に提案する。
（種別及び定数）（１）委員は，病院・クリニック・調剤薬局・訪問看護ステーション・介護施設・行政および包括支援センターの各分野から１人以上を選任し,総数 20 人以下とする。
（２）委員のうち，委員長１人と副委員長１人を置く。
（選任等）
委員は，各分野から推薦された委員を理事会で承認する。
２ 委員長及び副委員長は，委員の互選とする。
（職務）委員長は，この委員会を代表し，その職務を総理する。
２

副委員長は，委員長を補佐し，委員長に事故あるとき又は委員長が欠けたときは，その職務を代行する。
３

委員は，運営委員会を構成し，この運用規定の定め及び理事会の議決に基づき，この委員会業務を執行する。
（任期等）
委員の任期は，２年とする。ただし，再任を妨げない。
２

前項の規定にかかわらず，後任の委員が選出されていない場合には，任期の末日後最初の総会が終結するまで，その任期を伸長する。
３

補欠のため又は増員によって就任した委員の任期は，それぞれの前任者又は現任者の任期の残存期間とする。
４

委員は，辞任又は任期終了後においても，後任者が就任するまでは，その職務を行わなければならない。
（欠員補充）
就任時の委員数の３分の１を超える者が欠けたときは，遅滞なく，これを補充しなければならない。

（事務局）
委員会には，運営委員会事務局(以下「事務局」という）を置く。
２ 事務局は，委員の互選で分担して担当するものとする。
３ 事務局は，委員会開催周知，招集，委員会進行，開催都度遅滞なく議事録を作成し，保管する。
４ 事務局の任期は２年とする。原則として，交代制とする。
（その他）
委員会の議事録はホームページで公開する。
２ 委員長が必要とした場合，委員以外の参加と発言を認める。
（利用時間）
第12条

MedIkaの利用は，３６５日常時可能とする。ただし，定期的な保守の場合は利用者に対し事前に通知した上で運用を停止し，不定期に必要となった保守点検・修理の際は予告なく運用を停止する場合がある。
（機能の変更等）
第13条

MedIkaの良好な運用を維持するために必要な場合において，MedIkaに関する機能や利用時間の変更又は停止を行う。
２

前項の規定により変更又は停止するときは，利用者に対し事前にその旨を連絡するものとする。

ただし，緊急その他運営管理者が特に必要があると認めた場合には，この限りではない。
（医療情報の利用と患者同意）
第14条

運営管理者の管理対象となる診察に関する情報（以下「医療情報」という。）は，MedIkaを介して送受信される全ての個人情報とする。
２ MedIkaを利用して医療情報を共有する場合は，明示的に患者の同意を得なければならない。
３ 前項の患者の同意を得る方法は，次の各号によるものとする。
(１)同意書(２)口頭等
４

前項第１号の同意書には，患者に対し説明を行った施設名と説明者の氏名，および当該患者が医療情報を共有することを認めた施設名を明記しなければならない。また，前項第２号による同意は，医療情報を共有させる施設において他のMedIka参加施設へ患者の医療情報を共有させる旨を掲示等により明示している場合に限り認められ，閲覧する施設においては閲覧する際に口頭等により同意を得る必要があり，同意を得た旨について診療録等に記録しておかなければならない。ただし，いずれかの施設において他の施設と双方向の医療情報の共有を行う旨の同意を得た場合，もう一方の施設はその旨を診療録等に記録することで，双方向の医療情報の共有を認めるものとする。
５

医療情報をMedIkaで利用できるのは，当該医療情報の利用に関し，患者から第３項による同意で承諾を得た施設の利用者に限るものとする。
６ 患者から同意を取得した施設は，その同意で連携する全ての施設に連絡（同意書等をＦＡＸ）するとともに，連携施設同士が医療情報を共有できる状態にしなければならない。ただし，協議会がＦＡＸ送信を不要と認める手順で閲覧する場合はＦＡＸ送信を不要とする。
７ 前項の医療情報は連携施設同士において共有し，患者から撤回の届けがない限り，利用できる。ただし，次の各号に該当する場合には，医療情報の共有および閲覧を解除する。
(１)医療情報を共有できる状態にある連携施設に，当該患者が転院または受診をしなかった場合。
(２)医療情報を共有できる状態にある連携施設において，当該患者の医療情報について連続して６００日間閲覧しなかった連携施設は，当該患者の閲覧を解除する。
８

前項の(１)または(２)の事由により利用停止となった後においても，患者から同意を再取得した場合には，医療情報の共有および閲覧を再開できるものとする。
（MedIkaで取得した医療情報の取り扱い）

第15条

MedIkaで取得した医療情報の取り扱いは次の各号とする。

１ 原則として閲覧している利用者および施設に責任の所在が帰属する。
２

MedIkaで取得した医療情報は，自院の診療録の一部であるという認識を持ち，自院の診療録と同じように慎重に扱わなければならない。
３ MedIkaで取得した医療情報を直接，診療に関わる場合を除き，プリントアウトまたは，他の媒体（USB等）で持ち出すことは原則，禁止とする。ただし，患者またはその家族に説明用として紙で渡したり，または，学術目的で利用する場合は，匿名化を条件に利用することができる。
（利用端末）
第16条

携帯用端末（ノート型パソコン，iPad等）でMedIkaを接続する場合は，端末の紛失・盗難に十分な配慮を心がけると共に，必ず端末起動時にPW認証を設定しなければならない。
（通信内容の削除）
第17条

通信内容について次の各号に該当する場合，運営管理者は内容の削除をするものとする。

１ 通信内容に利用者相互の信頼関係を失墜される恐れがあるとき
２ 法令等の各条項に違反したとき（広域連携の取り扱い）
第18条

MedIka以外のID-Linkを利用した地域とのネットワークの接続については，次の各号により連携することができる。
１ メディカ運営委員会で承認を得た地域のネットワークと協定を締結した時に接続を可能とする。
２

締結する協定書については，双方のネットワークの運用上の規定で相違する点について協議し合意した項目について記載する。
（運用規程の変更）
第19条

この運用規程の変更は，協議会内に設置されたメディカ運営委員会で協議を行い決定し，理事会および総会に報告するものとする。
（その他必要事項）
第20条

この規程に定めるもののほか，必要な事項については，メディカ運営委員会において定めるものとする。ただし，緊急その他，運営管理者が特に理由があるときは，この限りではない。
附則（施行期日）
１ この規程は，平成２４年１２月１日から施行する。
１ この規程は，平成２９年９月２５日から施行する。
１ この規程は，令和元年５月２７日から施行する。
１ この規程は，令和２年６月１０日から施行する。
１ この規程は，令和２年１０月２６日から施行する。
１ この規程は，令和３年２月２２日から施行する。
１ この規程は，令和６年７月１日から施行する。