電子取引における電子保存業務の効率化〜 ロボット派遣による業務削減のご提案 〜

2021年5月
株式会社ネグジット総研

Copyright© Nextit Research Institute,Inc. All Rights Reserved12022年1月1日 電子帳簿保存法の改正が施行
企業のデジタル化を促進するために電帳法が改正され、電子保存が進めやすくなった反面、電子取引に関しては、紙での保存は不可となり、データによる保存が必要となります。
イメージ区 分

主な改正ポイント① 電子帳簿保存（会計システムなど）＜対象＞導入を希望する事業者
・税務署長の事前承認制度の廃止
・優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
・要件を満たす電子帳簿の電磁的記録による保存が可能に② スキャナ保存
スキャン＜対象＞導入を希望する事業者
・税務署長の事前承認制度の廃止
・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止
・電磁的記録に関連した不正があった場合の加重措置③ 電子取引EDI / ダウンロード
電子メール＜対象＞すべての事業者
・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
・電磁的記録を出力した書面での保存ができる措置の廃止
・電磁的記録の隠蔽、改ざんなどにより申告漏れが発生した場合の加重措置

電子的に作成した帳簿

紙帳簿の受領取引先との電子取引

電子
保存が進め
やす
くなる
要件の強化

電子取引は、紙による保存はNG、データのままで保存が必要
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「電子取引」とは、何を指すのでしょうか
取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は、通信手段を問わず全て該当するとなっており、下記の通り分類されます。
電子取引の分類

EDI取引

概 要
異なる組織間で通信回線を利用してメッセージ交換する取引。Webサイトからデータをダウンロードする法方も含む。

具体例

EDIシステム（流通BMSなど）
WebEDI（取引先の発注サイト）
ネットバンキング

電子メールによる取引

電子メールを利用した取引。
メール本文に注文内容の記載や添付ファイルによる取引データのやり取りを含む。

インターネット等による取引

インターネットを利用した経費の支払い、購買など各種取引

経費精算システム
電子契約システム
ECサイト（鉄道、航空、宿泊など）

FAX（複合機などで受信して保管する場合）

FAXソフト
複合機（印刷せずにデータで保管）
クラウドFAXシステム

その他

メールによる受発注
ファイル転送サービス

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「電子取引」のデータ保存の強化ポイント③ 電子取引取引先

自社

紙に印刷して保存はNG
紙の保存

電子的に授受したオリジナルデータの保存が必要で真実性と可視性が求められる
データのまま保存

真実性の要件
・データの改ざん・削除ができないシステムを使用
・データの改ざん・削除した場合、それを確認できるシステムを利用
・FAXやPDFなどの取引情報にタイムスタンプするなどの要件を満たすこと

可視性の要件
税務署の求めに応じ、・取引日付、取引先名、金額で検索できること
・取引日付、金額は範囲指定で検索できること
・2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件で検索できること

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4改正後の電子帳簿保存法対応を行うには？
これまで

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）による要件適合性の確認（「認証」）を受けたもの

改正後・法的要件が複雑、対応ハードルが高い・税務署への申請が難しく、手間がかかる・対応製品の選定が難しい、高額・費用対効果が出ない・一部の企業だけが対応

・JIIMA認定→認定製品を選べば安心

・クラウドサービス活用→大規模なシステム導入は不要

・スモールスタート→初期投資少なく、利用量に合わせた従量課金・法的要件大幅緩和！
→すべての企業が電帳法対応

これまでは厳格に紙保存

改正後は、全ての企業が厳格に電子保存

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5システムを利用しない電子保存の運用ルールと保存方法
企業内の運用ルール（規定）を策定して、ファイル保存を行う場合の一例（新たなシステムを導入せず、運用ルール（規定）に基づいて処理する場合）※企業内の運用ルール（規定等）は、国税庁の規定サンプルを参考に各社で作成が必要です。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

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RPAロボット派遣による、電子保存業務削減の概要

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RPAによる業務効率化の現状とロボット派遣による対応
１．RPAを導入後、すぐに効果が出ない？
RPAを導入される企業が増加する一方、早期な費用対効果が出せていないという現状もお聞きします。RPAを導入後、ロボットの作成を行うための社員育成に時間が取れない事や、ロボット作成に不慣れなために時間がかかり、思うようにRPAによる業務削減が実現できていないという状況も多いようです。

２．ロボット派遣サービスによる、早期なRPA導入効果の実現
ロボット派遣サービスでは、お客様の業務効率化に向けて早期にRPAの効果を出せるよ
うに、弊社がロボットを作成して提供するサービスです。お客様ではロボットの作成などを行わず、弊社から提供するロボットを実行することで、お客様業務へのRPA導入を行い、早期にRPAの費用対効果を実現できるサービスとなっています。

３．電子帳簿保存法改正による電子保存業務対応ロボット
電子保存業務のロボット派遣サービスでは、メールによる電子請求（PDF請求書）やWEBサーバー経由の電子請求（WEBサーバよりダウンロード）の電子保存を、自動的にローカルファイルに保存し、効率的に電子保存を行う為のサービスとなっています。
※電子保存を行う為の保存システムは別途お客様でのご用意が必要です。

４．１ヵ月のトライアルでロボット派遣の効果を検証
お客様の業務に合わせたロボットを弊社が作成し、1ヵ月のトライアル期間で業務効果を確認した後に本番導入を行います。
8ロボット派遣を活用したWeb請求の自動化
データのダウンロードからRPAを活用し、ローカルフォルダにデータ保存する業務、および電子保存システムへのアップロード業務のフローを自動化することができます。

取引先 Web請求サイト

・Web請求サイトごとのログイン
・請求元ごとに、一時的にローカルフォルダへの保存・請求金額等の確認

A社

B社

利用例 : 電子帳簿保存クラウドサービス（Climber Cloud)

人によるダウンロード・アップロード 操作
A社
データ

保存
操
作

B社
データ

データ
保存

※ClimberCloudなどの電子保存サービスは、別途お客様のご契約が必要です。

：

取引先 Web請求サイト

RPAで自動化

A社

ダウン
ロードB社

利用例 : 電子帳簿保存クラウドサービス（Climber Cloud)

A社
データ
B社
データ

請求額等
一時確認アップ
ロードデータ保存：★ロボット派遣
Web請求の電子データ保存
一連の業務フローを効率化

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9ロボット派遣を活用したメール請求の自動化
メールの受信からRPA「Autoメール名人」を活用し、データ保存までの業務フローを自動化します。
またおよび電子保存システムへのアップロード業務も自動化が可能です。

メール保存

メール操作

取引先からのメール請求

メール保存

添付ファイルファイル操作
インデックス付与
メール
受信確認（日付/得意先名/金額）

データ
保存

メール本文
保存メールの選択

メール
保存

保存操作

データ
保存

煩雑なメールの操作が残り、現場での運用の負担が大きい。

：

取引先からのメール請求

RPAで自動化

メール専用RPA

RPAで自動化

アップロード操作

電子帳簿保存クラウドサービス

データ保存

請求額等
一時確認

：

一般的なRPAでも難しいメール操作を、Autoメール名人の活用により、一連のメール業務の自動化を実現。

OCRの利用で、さらに効率化アップも可能です★ロボット派遣
メール請求の一連の業
務フローを効率化
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10メールによる請求書の電帳法対応事例「Autoメール名人」を利用した自動化フローの設計❶請求書ダウンロード用
URLが本文に記載❷❸PDF請求書がメールに添付

Autoメール名人のスケジュール起動
EXCELシートで管理するドメイン一覧より検索

受信フォルダから対象メールを検索（ドメインで判断）
メール本文からURLをCSVファイルに出力
請求書をダウンロード

経理部に添付ファイルを指定フォルダに保存

日付、得意先名をCSVファイルに出力
帳簿保存システムに請求書を保存するプログラム起動（RPA利用）
帳簿保存システム

Copyright© Nextit Research Institute,Inc. All Rights Reserved11メールによる請求書の自動振り分けのイメージRPA [Autoメール名人」の自動化フローの設定例

対象メールの検索

EXCELに格納されているドメイン情報を参照

対象メールの保存

フィルター機能で、該当メールのみ保存

データ出力

日付、取引先情報、URLなどをCSV等に出力も可能

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12RPAによる電子データ保存のExcel管理表 自動作成イメージ
電子保存システムを利用せず、Excelとファイルサーバー等で管理※（RPAにより、メール受信やWEBからのダウンロードの請求書の取出しを自動的に行いExcel管理表の作成を行います。）「取引日付」「取引金額」は、「リンク」より請求書を参照して、エクセルに記載する流れとなります。

「リンク」より請求書を参照して、「取引日付」「取引金額」をエクセルに記入※Excel管理表より、取引日付、取引金額などを記載後、電子保存システムにRPAで保存も可能です。（お客様がお使いの電子保存システムに合わせて行います。）

利用例 : 電子帳簿保存クラウドサービス（Climber Cloud)

データ保存

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