レーザ加工学会講演会
WEB開催参加マニュアル【座長向け】
2020年 11月 16日
レーザ加工学会 リモート検討WG 作成

Contents
１．講演会（Zoom会議室）参加に関する注意事項
２．講演会ポータルサイトへのアクセス
３．基調講演・一般講演会議室への入室
４．基調講演・一般講演会議室入室時の注意
５．基調講演・一般講演実施要領
６．セッション終了・退室要領

WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル1１．講演会（Zoom会議室）参加に関する注意事項
講演会の基調講演、一般講演（HPL、LPM）、ポスター発表、WEB展示などのすべてのセッションはZoom会議室で開催されます。基調講演・一般講演とポスター発表・WEB展示は、開催要領および会議室設定が多少異なりますが、講演会全体を通しての注意事項・禁止事項を以下に記述いたします。
講演会参加各位には、以下の事項を遵守いただくようお願いいたします。
（１） 講演内容の録画、録音などの記録の禁止→ Zoomのレコーディング機能は使用できない設定としています。その他、ビデオカメラ、デジタルカメラ、レコーダー、PC画面のキャプチャなど、いかなる手段でも講演内容を記録することは厳禁といたします。
（２） 講演中・発表・展示中の音声品質の確保→ 多数の参加者のマイクから入る雑音は聴講の妨げとなりますので、ご自身が発言するとき以外はマイクミュート（マイクOFF）を厳守して下さい。
また、PC付属のマイク、スピーカーを使用していると周囲の音声を拾ったりハウリングを起こすことがありますので、ヘッドセット、イヤホンマイクなどを接続して使用されることを推奨いたします。
（３） 講演中・発表・展示中のビデオ（カメラ）の使用制限→ ご自身が発言するとき以外はビデオ（カメラ）OFFとして下さい。発言時にビデオ（カメラ）をONにしてご自身の映像を見せることは必須とはしませんので、適宜ご判断下さい。
ビデオ（カメラ）使用時の仮想背景の使用はPCの負荷が大きくなりますので、ハイスペックではないPCを使用されている場合は使用を控えることを推奨いたします。
（４） 画面共有、「反応」アイコンなどの使用→ 一般聴講者の意思表示の手段は、挙手（とその後の指名による発言）およびチャットのみに制限いたします。
本マニュアルに説明されていないZoomの機能を使用することは控えて下さい。

WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル2２．講演会ポータルサイトへのアクセス
講演会の基調講演、一般講演（HPL、LPM）、ポスター発表、企業・団体展示などのすべてのセッション、イベントは、Zoom会議室で開催され、各会議室には講演会ポータルサイトに記載されたリンクから入室いただきます。
ポータルサイトには、参加者各位に事務局から発信するE-mailに記載されたURLとID、パスワードでアクセスいただきます。このURLとID、パスワードは、参加申込者以外の方には通知しないようにして下さい。

プログラムなどのダウンロードリンク

プログラムに対応したセッション構成・時間
割と各セッションの会議室への入室リンク

企業展示へのリンク
展示企業ロゴ

図１ 講演会ポータルサイトのイメージ
なお、このポータルサイトには、講演会開催にご賛同いただいた企業・団体のロゴが掲載されており、企業展示へのリンクから各団体のWEBサイト、紹介動画が参照できるほか、カタログ・技術資料がダウンロードできますので、是非ご覧いただき情報収集にご活用いただくようお願いいたします。

WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル3３．基調講演・一般講演会議室への入室WEB開催となる本講演会は、１つのZoom会議室で開催する基調講演、地域セッション、同時に２つの会議室で開催する一般講演（HPLとLPM）、発表・展示の数だけ同時に会議室を開設するポスターセッション、WEB展示（企業・団体の製品・技術展示）で構成されます。ポータルサイトにはプログラムに対応したセッション構成表が掲載されており、ポスター発表は２６P1～、WEB展示は２６E1～、２７Ｅ１～の番号の会議室が割り当てられています。それぞれのセッション欄に会議室へのリンクが貼られていますので、各セッションの時間帯にポータルサイトのリンクから会議室に入室するようにして下さい。
下記図２にポータルサイトリンクからの各会議室への入室操作のイメージを示します。

基調講演、一般講
演は、各セッション（基調講演、HPL、LPM）の「入室」の文字をクリック

ポスターセッション、WEB展
示セッションは、参加したい発表、展示の番号（「26P1」、「27E10」など）をクリック
発表、展示の内容と番号の対応は「ポスター発表リスト」、「WEB展示リスト」のPDFをダウンロードして参照

図2 講演会ポータルサイトセッション構成表からの各会議室への入室WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル

4４．基調講演・一般講演会議室入室時の注意
基調講演・一般講演のZoom会議室への入室までの全般的な注意と講演聴講要領は一般聴講者と同じですので、一般聴講者向けマニュアルの「４．講演会（Zoom会議室）入室時の注意」「５．基調講演・一般講演（HPL、LPM）聴講要領」（P.5～11）を併せて参照下さい。
入室後、座長の方々には、セッション開始前に以下の準備をしていただきます。
（１） 「参加者リスト」のご自身の表示名が適切かどうかを確認し、適切でなければ変更する（図3）。表示名は「苗字_ご所属」のように他者がわかりやすいようにする。
（２） 参加者リスト下部の「手を挙げる」ボタンをクリックし、ホストに入室したことを知らせる（図3、4）。ホストは参加者リストのご自身の名前の直下に「jlps_z* official (ホスト)」（*は数字）と表示されます。
③-2 「詳細」→「名前の変更」をクリックすると表示名を変更できる③-1 最上段の自分の名前にポインタを重ねる②参加者リストのウィンドウが表示①「参加者」アイ
コンをクリック④「手を挙げる」
ボタンをクリック

図3 質問時の挙手の操作「手を挙げる」と参加者の自分のところに挙手したことが表示されホストに認知される

図4 挙手時の表示状態

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5４．基調講演・一般講演会議室入室時の注意（３） ホストからのミュート解除希望が通知され次第、マイクミュートを解除、ビデオを開始（カメラをON）し（図5）、ホストと会話するとともに自身のマイク、スピーカーの状態を確認する。
（４） ホストから「共同ホスト」の指名を受ける。
→ 座長側の操作は不要。参加者リストの自身の表示名に「(共同ホスト)」が付記されたことを確認する。
共同ホストになることによって、参加者のマイク操作、質疑応答時の参加者の挙手、チャットの確認・返信ができるようになります。
ホストはセッション中に会議室内に常駐し、セッション運営の補佐に当たります。
（５） 講演者の事前確認と画面共有のチェック→ 講演者も講演開始15分前から入室しますので、講演者の事前確認をし、画面共有のチェックをして下さい。
画面共有については一般聴講者向けマニュアルの「５．基調講演・一般講演（HPL、LPM）聴講要領」（P.11）を参照下さい。
①ホストからのミュート解除希望がポップアップ②「今すぐミュートを解除」をクリック③マイクミュート解除とビデオONの確認

図5 ホストとの会話の開始

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５．基調講演・一般講演実施要領
本講演会では、講演はリアルタイムのZoom会議室での画面共有によって行いますので、全体の流れは従来の会場に参集して行う講演会と変わりません。講演者の指名、質疑応答など、司会進行にWEB会議＝Zoom会議室特有の操作が必要となることがありますので、このマニュアルで操作方法を確認下さい。
担当セッション開始時には、参加者全員に向けて「講演内容を録画、録音、PC画面キャプチャなどで記録しないようにして下さい」という注意を明言するようお願いいたします。
【担当セッション中の自身のマイク・ビデオ（カメラ）の操作】担当されるセッション中に発言される際、および質疑応答の間は自身のマイクのミュートを解除し、ビデオ（カメラ）を開始して参加者に顔を見せるようにして下さい（図6）。講演聴講中にマイクをミュート、ビデオ（カメラ）をOFFにした場合は、発言にミュート解除、ビデオONにすることを忘れないようにして下さい。

マイクミュート解除とビデオ開始の確認「／（斜線）」がある状態はマイク、ビデオOFF
担当セッション中は常にマイクとビデオの状態を確認

図6 セッション中のマイク・ビデオの状態確認

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7５．基調講演・一般講演実施要領【担当セッション中の自身のマイク・ビデオ（カメラ）のチェック】
セッション中、ご自身のマイク・スピーカー、ビデオ（カメラ）のチェックをされる場合は、図7に示した手順で確認することができます。
セッション中にマイクの不調などトラブルがあった場合、ホストに連絡したい事項がある場合は、チャットを利用したテキスト入力で送信するようにして下さい。ホストとのチャットの方法は、本マニュアルのP.11、一般聴講者向けマニュアルのP.14を参照下さい。
「ビデオ」で使用するカメラの選択と映像の状態を確
認・変更「バーチャル背景」
はPCの負荷が増大するため不使用を推奨

カメラの選択

マイク、スピーカーの選択「オーディオ設定」「ビデオ設定」でマイク・スピーカー、カメラを確認

スピーカーとマイクの選択「オーディオ」で使用するヘッドセットを選択
スピーカーとマイクのテストで音声状態を確認

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マイク、ビデオアイコン
右横の「＾」をクリック
スピーカーとマイクのテスト
図7 会議中のオーディオ、ビデオの確認

５．基調講演・一般講演実施要領【講演者の指名】
講演者も一般聴講者と同様にマイクミュートの状態ですので、講演を始めるにあたって講演題目・講演者を紹介するとともに講演者を指名してマイクミュートの希望を伝える必要があります。座長が講演のタイトル、講演者を口頭で紹介すると、それを聞いた講演者は「手を挙げる」ボタンで挙手しますので、その挙手を確認してマイクミュートの解除を要求して下さい（図8）。

講演者が挙手したことを示す手のひらマーク
挙手した講演者は座長自身の直下に表示
参加者リスト上段の表示に注意「手を降ろす」ボタンのクリックで挙手を解除「ミュートの解除を求める」ボタンをクリックして講演者がマイクを使用できるようにする

図8 講演開始時の講演者の指名WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル

9５．基調講演・一般講演実施要領【講演中の対応】
講演者が講演している間は、一般聴講者と同様に講演を聴講下さい。発言しない間は自身のマイクをミュートし、ビデオ（カメラ）もOFFとしておくことを推奨します。
講演中のトラブルについてはホストが対応しますので、司会者が何かを操作する必要はありません。
【質疑応答の対応】
質疑応答は、参加者の挙手に対する指名とチャット（テキスト入力）により行います。
挙手した参加者の質問許可の指名は、前ページ図8の講演者の指名と同じ要領です。質問者が自身のマイクミュートを解除して質問するよう促して下さい。質問が終了した際には、質問者のマイクをミュートするようにして下さい（図9）。

発言中の質問者は司会者の直下に表示
マイクに斜線が入っていないマイクミュート解除の状態
質問終了後、質問者の名前表示上にポインタを重ね、表示される「ミュート」ボタンをクリックしてマイクをミュートにする
図9 質問終了後の質問者のマイクミュート操作WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル10

５．基調講演・一般講演実施要領【質疑応答の対応つづき】
参加者がチャットのテキスト入力で連絡した場合は、チャットウィンドウにその内容が表示されます。基調講演・一般講演では、参加者はホストと共同ホストのみにチャットができ、ホストと共同ホストは参加者全員または個別に送信先を選んでチャットができます。座長（共同ホスト）には質問のチャットのみが送信されることになっています。
チャットで連絡するには、図10のようにしてチャットウィンドウを開きます。チャットウィンドウを開いていない状態でチャットが着信した場合はチャットアイコンに着信数が表示されます。チャットに返信する際には、チャットの送信先を選択し、テキスト入力欄に回答を入力して「Enter」、「Return」キーで送信して下さい。チャットの入力欄で改行したい場合は、「Shift」＋「Enter」（Windows）、「control」＋「Return」（Mac）を押下して下さい。チャットの内容が質問であった場合は、送信者がマイクを使用できない状況である可能性がありますので、その質問を読み上げて講演者に応答していただくようにして下さい。
③チャットの内容を確認し質問ならばその質問を読み上げる②チャットのウィンドウが表示④返信する場合は「送信先」をクリックして送信先を選択⑤返信事項を入力して送信①「チャット」アイコンをクリック

チャットウィンドウを閉じた状態のチャット着信通知
図10 チャットによる質疑応答の対応

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５．基調講演・一般講演実施要領【ポスターセッション、WEB展示の告知】
ポスターセッション、WEB展示の直前の講演では、ポスター発表、展示内容を紹介する動画を参加者全員に画面共有して視聴いただきます。紹介動画を映写するということの案内と、この後のポスターセッション、WEB展示への参加を呼び掛けるようにして下さい。紹介動画の画面共有はホスト、事務局が行います。
この紹介動画の画面共有前に、セッションの終了を告げていただき、退室いただいても結構です。セッションの終了および退室要領は次ページの「６．セッション終了・退室要領」を参照下さい

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６．セッション終了・退室要領
担当セッションの講演がすべて終了しましたら、セッション終了を告げて下さい。セッション終了時には次のセッションの開始時刻などを参加者に案内するようお願いいたします。
セッション終了後は会議室を退室して下さい。退室する際には、図11のように「終了」ボタンをクリックし、その後表示される「ミーティングを退出」ボタンをクリックして下さい。「全員に対してミーティングを終了」が表示された場合は、そのボタンをクリックすると会議室が終了してしまいますので、クリックしないようご注意下さい。
誤って「退出」ボタンをクリックした後、会議室に留まる場合は、表示される「キャンセル」ボタンをクリックして下さい。

②表示される「ミーティングを退出」ボタンをクリック「全員に対してミーティングを終了」ボ
タンは表示されてもクリック不可①「退出」ボタンをクリック

退出しない場合は「キャンセル」をクリック
図11 会議室からの退室WEB開催講演会 ： 座長向けマニュアル

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