スタートアップガイド
利用者情報登録編

株式会社コラボスタイル

1

目次

1.

はじめに（本書の目的）

2.

初期設定の流れ3.

利用者情報登録の手順

4.

コラボフローにログイン
1. システム管理エリア

5.

利用者情報登録（画面入力）
1. グループ情報登録（画面入力）
2. 役職情報登録（画面入力）
3. ユーザー情報登録（画面入力）

6.

CSVによる利用者情報登録
1. グループ情報登録（CSV)
2. 役職情報登録（CSV）
3. ユーザー情報登録（CSV）

7.

権限設定

8.

システム管理者設定とアカウントロック

9.

商標・著作

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 2

1.はじめに（本書の目的）
当ガイドは、コラボフローのセットアップが完了した状態から、申請に必要な運用準備を経て運用にいたるまでの設定手順の流れをまとめたものです。
当ガイドでご案内しているのは、運用を手間なく始めるための必要最低限の手順です。
当ガイドの情報を基本とし、運用にあった設定を行ってください。

当ガイドで使用している画面イメージは、バージョンや環境、設定により実際とは異なる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 3

2.初期設定の流れ
コラボフローを初めてご利用になるときは、以下の流れで設定を行います。
本書では「利用者情報登録」をご説明いたします。

利用者情報登録

フォーム設定経路設定

設定箇所：システム管理エリア＞組織管理・CSV操作
1. グループ登録
2. 役職登録
3. ユーザー登録
4. 権限設定
スタートアップガイド利用者情報登録編

設定場所：ユーザーエリア＞アプリ設定＞カテゴリー設定・フォーム設定
1. Excelファイルの準備
2. フォームのカテゴリーを作成
3. Excelファイルのアップロード
4. フォームパーツを設定
スタートアップガイドフォーム設定編

設定場所：ユーザーエリア＞アプリ設定＞カテゴリー設定・経路設定
1. 経路のカテゴリーを作成
2. 経路にフォームを設定
3. 経路アイテムを設定
スタートアップガイド経路設定編

文書公開
ポリシー設定

1.
2.
3.
4.

検索・閲覧できる文書の基本的な考え方
権限による検索画面の違い
ポリシー設定全体の確認
ログイン画面の表示設定
スタートアップガイド文書公開・ポリシー設定編

運用開始

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 4

3.利用者情報登録の手順
画面入力で登録する方法とCSVファイルで一括登録する方法があり、どちらも以下の順に情報を登録します。

１．グループ情報登録

or
画面入力

２．役職情報登録

or
画面入力

or

３．ユーザー情報登録
画面入力

４．権限設定画面上で設定注意
登録したグループや役職、ユーザーを削除すると復旧はできません。
削除後に同内容で再登録しても、削除したものとは別物として扱われます。
（例：一度削除したユーザーを再登録しても、過去の申請・判定履歴などは引き継がれません。）
運用開始後に利用者情報を削除する際は十分ご注意いただき、退職者や不要となったユーザーは削除せず「アカウントロック」(本書P24～)で無効にして残す運用をおすすめします。

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 5

4.コラボフローにログイン
弊社よりご案内いたしましたコラボフローのURLにアクセスし、システム管理者でコラボフローにログインします。

ログイン画面システム管理者でログイン

TOPページワンポイントシステム管理者または設定権限をもったユーザーにのみ、歯車アイコンが表示されます。

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 6

4-1.システム管理エリア
TOPページからシステム管理エリアへ進みます。
TOPページ[システム管理エリア]をクリック

システム管理エリア

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 7

5.利用者情報登録（画面入力）
画面入力で登録する場合は、以下の順で登録します。

１．グループ情報登録
画面入力

２．役職情報登録
画面入力

３．ユーザー情報登録
画面入力

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 8

5-1.グループ情報登録（画面入力）
コラボフローを利用するグループ情報を登録します。

システム管理エリア＞組織管理[グループ登録]をクリック

グループ登録画面

グループ名 に「全社」をグループコードに「zensha」を入力し[登録]をクリック

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 9

全社グループが作成されます。

同様の手順で、他のグループも登録します。

登録したグループが表示されます。

登録例
全社

営業部

製造部

製造１課

総務部

製造２課

グループ情報各項目の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「グループ情報を管理する」コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 10

5-2.役職情報登録（画面入力）
コラボフローを利用する役職情報を登録します。

システム管理エリア＞組織管理

役職タブから
[役職登録]をクリック

役職名に「社長」を役職コードに「shacho」を入力し[登録]をクリック「社長」が表示されます。

同様の手順で、他の役職も登録します

役職情報各項目の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「役職情報を管理する」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 11

5-3.ユーザー情報登録（画面入力）
コラボフローを利用するユーザー情報を登録します。
システム管理エリア＞組織管理[ユーザー登録]をクリック

ユーザー登録画面＞基本タブ

基本情報を入力

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 12

ユーザー登録画面＞グループ・役職タブ[＋]をクリックし役職を追加

グループ・役職タブに切替え
登録したいグループを選択し[→]をクリック

同様の手順で、他のユーザー情報も登録します

登録されたユーザー情報が一覧に表示されます。

ユーザー情報各項目の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「ユーザー情報管理」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 13

6.CSVによる利用者情報登録
CSVファイルで一括登録する場合も、画面入力と同様に以下の順で登録します。

１．グループ情報登録

２．役職情報登録

３．ユーザー情報登録

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 14

6-1.グループ情報登録（CSV）
グループCSVファイルを作成し、同画面からアップロードします。
「テンプレートをダウンロード」のリンクから、サンプルデータが登録されたCSVファイルをダウンロードできます。

システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード[グループ]を選びテンプレートをダウンロード

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 15

CSVファイル作成

登録例
全社

営業部

製造１課

製造部

総務部

製造２課

項目名

文字数

備考

削除

1

1：削除する0または空文字：登録・更新する※親グループ削除時は子グループも同時に削除します。

グループコード【必須】

20

更新・削除の対象グループを特定するコードとなります。
半角・全角英数字を推奨しています。
「. @ - _ ( )」以外の記号は指定できません。

親グループコード20

親となるグループのコードを指定します。
※空文字列は、ルート直下に紐付きます（更新時も同様です）

グループ名【必須】

50

グループの説明255

同一階層での並び順-グループの並び順を数値指定します。
同一階層のグループにのみ並び順は反映されます。
数値が小さいほど上位のグループとして扱われます。
空文字列は0と同じです。

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 16

作成したCSVファイルをアップロードします。
システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード[グループ]を選択作成したグループCSVファイルをアップロード

アップロードされたファイルの先頭１０件までがプレビュー表示され項目とデータが一致しているかなどを確認できます.。

アップロード完了！
結果の確認は「組織管理」画面へ

CSV登録の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「組織情報をCSVで一括処理する」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 17

6-2.役職情報登録（CSV）
役職CSVファイルを作成し、同画面からアップロードします。
「テンプレートをダウンロード」のリンクから、サンプルデータが登録されたCSVファイルをダウンロードできます。

システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード[役職]を選びテンプレートをダウンロード

CSVファイル作成

項目名

文字数

備考

削除

11：削除する
0または空文字：登録・更新する

役職コード【必須】

20

更新・削除の対象役職を特定するコードとなります。
半角・全角英数字を推奨しています。
「. @ - _ ( )」以外の記号は指定できません。

役職名【必須】

50

役職の説明

255

役職権限レベル-

数値を指定し並び順のみに影響します。
数値が大きいほど上位の役職として扱われます。
空文字列は0と同じです。

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 18

作成したCSVファイルをアップロードします。

システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード

作成した役職CSVファイルをアップロード

アップロードされたファイルの先頭１０件までがプレビュー表示され項目とデータが一致しているかなどを確認できます。

アップロード完了！
結果の確認は「組織管理」画面へ

CSV登録の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「組織情報をCSVで一括処理する」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 19

6-3.ユーザー情報登録（CSV）
ユーザーCSVファイルを作成し、同画面からアップロードします。
「テンプレートをダウンロード」のリンクから、サンプルデータが登録されたCSVファイルをダウンロードできます。

システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード

ユーザーを選びテンプレートをダウンロード

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 20

CSVファイル作成

項目名

文字数

備考

削除

1

1：削除する、0または空文字：登録・更新する

ユーザーID【必須】

50

更新・削除の対象ユーザーを特定するIDとなります。
半角英数字と「- + _ . @」の記号のみ利用可能です。

パスワード【必須】

50

空文字列を指定するとパスワードを更新しません。
※登録時は空文字列にできません。

氏名【必須】

40

氏名（ふりがな）

40

社員コード

60

電話番号

50

携帯番号

50

FAX

50

メールアドレス（PC）

50

メールアドレス（携帯）50

ログイン時パスワード変更【必須】

1

0：変更しない、1：変更する

ロックアウトフラグ【必須】

1

0：ロックしない、1：ロックする
ロックされたユーザーは、コラボフローにログインできなくなります。
また、指定回数以上ログインに失敗すると、自動でロックされます。
※ロックされたユーザーは、ライセンスのカウント対象外となります。

表示順-

ユーザーの表示順を示し、数値が小さいほど上位に表示されます。
空文字列だと、0と同じです。

システム管理者フラグ

10：一般ユーザー、1：システム管理者※システム管理者が不在となる場合は、システム管理者フラグを「0」にできません。

グループコード-

カンマ区切りで複数の指定ができます。

グループ指定役職コード-「グループコード.役職コード」の形式で指定します。
カンマ区切りで複数指定ができます。
例）営業部の営業部長と管理部の管理部長を兼務する場合営業部グループコード.部長役職コード,管理部グループコード.部長役職コード

独自項目1500

独自項目2500

独自項目3500

独自項目4500

独自項目5500

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 21作成したCSVファイルをアップロードします。
システム管理エリア＞CSV操作＞アップロード

作成したユーザーCSVファイルをアップロード

アップロードされたファイルの先頭１０件までがプレビュー表示され項目とデータが一致しているかなどを確認できます。

アップロード完了！
結果の確認は「組織管理」画面へ

CSV登録の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「組織情報をCSVで一括処理する」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 22

7.権限設定
システム管理エリアの権限管理メニューからコラボフローのアクセス権を設定します。

グループごとに以下の権限を設定できます。
種類
コラボフローを利用するための基本となる権限です。

閲覧

この権限の無いユーザーは、コラボフローを閲覧することができません。

申請

申請を行うことのできる権限です。

監査

全ての申請書を検索できる権限です。

判定者変更

一般ユーザーには閲覧、申請の権限を設定します。

申請書の申請や判定時に、判定者を変更することができる権限です。
アプリ設定メニューにアクセスし、フォームや経路の作成などを行うことができる

設定

アプリ設定権限です。
※設定権限には、閲覧権限が含まれます。

システム管理エリア＞権限管理

グループ毎に必要な権限にチェックを入れます。

「ルート」は所属グループが無いユーザーが自動登録される基本グループです。
「ルート」に監査権限を付与すると、所属グループを指定せずに登録されたユーザーや所属グループが削除されたユーザーなどが「ルート」に自動登録された際、意図せぬ権限を渡してしまいますのでご注意ください。

権限設定の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「アクセス権を設定する」

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 23

8.システム管理者設定とアカウントロック
本番運用開始前にadminとは別のシステム管理者を設定し、adminを無効にします。

ご注意adminについて◼ adminは初期設定用の管理者アカウントで、１ユーザーとしてライセンスにカウントされます。別途システム管理者を設定した後はアカウントロックで無効にしていただいて構いません。無効ユーザーはライセンスのカウント対象外となります。
◼ 本稼働後も「admin」をそのまま使い続けるのはセキュリティ的におすすめしません。
（推測されやすい文字列のため）

admin を利用しないシステム管理運用例◼ 管理を担当するユーザーアカウントをシステム管理者にし、adminをアカウントロックで無効にする

以下、ユーザーをシステム管理者に設定し、adminを無効にする手順をご紹介します。
TOPページシステム管理者でログインし[システム管理エリア]をクリック

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 24

システム管理エリア＞組織管理

システム管理者に設定したいユーザーをクリック

ユーザー編集システム管理者フラグをONに[保存]をクリック「システム管理者フラグ」をＯＮにすると、admin同様にシステム管理エリアにアクセスすることができます。また、権限設定の全ての権限が付与されます。
次ページでadminをアカウントロックする手順をご紹介します。
コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 25

システム管理エリア＞組織管理

adminをクリック

ユーザー編集アカウントロックフラグをONに[保存]をクリック

注意
登録したグループや役職、ユーザーを削除すると復旧はできません。削除後に同内容で再登録しても、削除したものとは別物として扱われ、過去の申請・判定履歴等は引き継がれません。
運用開始後、退職者や不要となったユーザーは削除せず「アカウントロック」で無効にして残す運用をおすすめします。無効ユーザーはライセンスのカウント対象外になります。
コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 26

8.商標・著作商標について本ガイドに記載されている商品名等は各社の商標または登録商標です。
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改訂履歴
初版

2014年12月26日

第8版

2019年7月4日

第2版

2015年8月12日

第9版

2020年11月11日

第3版

2016年6月15日

第10版

2021年7月1日

第4版

2016年6月23日

第11版

2021年12月8日

第5版

2017年3月9日

第12版

2022年1月11日

第6版

2018年3月7日

第13版

2024年5月27日

第7版

2019年1月30日

コラボフロースタートアップガイド 利用者情報登録編 27