独立行政法人 国際協力機構
Japan International Cooperation Agency（JICA）

システム最適化方針を策定し、各部のシステム刷新を同時並行で進めている JI CA様。当社では、研修員受入事業を運営する国内事業部に対して、システム刷新の要件定義 及び開発会社の調達を支援しました。
国内事業部の皆さまより、要件定義工程を終えた上での振り返りのお言葉をいただきました。

井倉 義伸 JICA 国内事業部部長 兼 中小企業支援室長
野田 英夫 JICA 国内事業部計画課 課長
手崎 雅代 JICA 国内事業部計画課 兼 研修企画課 主事（課長補佐）
羽鳥 剛

JICA 国内事業部研修管理課 主事

鈴木 智博 JICA 情報システム室システム第一課 主任調査役
坂本俊輔 弊社 代表取締役社長
奥村学

弊社 シニアコンサルタント

山本浩之 弊社 シニアコンサルタント

知識の面もそうですが、政府調達にも精通しているのでそれぞれの局面で円滑にプロジェクトを推進できました。
要件定義書に留まらず、JICA側の意思決定についてもサポート頂き、業務フロー上の改善点などを指摘してもらっただけではなく、一つの質問に対しても、その答えだけではなく、より高い水準も示してくれるなど、プロジェクトが進む中で発注者側が強化されているのを感じました。

―― はじめに、今回のプロジェクトの背景についてお聞かせくだ
さい。

が一番具体的かつ網羅的な提案を頂いたと認識しています。
鈴木：私は PMO事務局の立場からGPTech社の提案書を見ました
が、御社の提案書は、研修事業の特性を非常によく捉えてい井倉： JICAにはもともとたくさんる、という印象を受けました。提案書を見た時に、研修事業だの事業があり、その種類も多けではなく業務システム全体最適化の他の仕様書も全部見て、いのです が、それぞれの事全体をよく把握しているのが分かりました。

業に独自の事務手続き、シス

手崎：提案の「質」という観点では、最初の技術提案書プレゼンテーシテムがある状況でした。多岐

ョンの時点で、既に業務フローの問題点も指摘してくれていましにわたって孤立系のシステムた。これは、お任せしたらこの業務フローの部分の改善にも貢献が分散的にあるため、システしてくれるのかなと期待していました。

ム間の調整が難しく、全体の業務効率が阻害されてきまし―― 実際にプロジェクトを進めてきた中でGPTech社にどの様なた。そこで、その分散型のシステムに横串をさして全体最適を目印象持ちましたか。

指していく、というのが全体のシステム刷新の狙いです。
その中で、研修システムは本部の国内事業部だけではなく、国手崎：正直なところ期待していた以上でした。業務フロー上の改善点な内に14か所ある拠点も、在外事務所も使うものです。JICAのど、様々な問題点を指摘してもらっただけではなく、GPTech社多くの部署がこのシステムを使うため、合理化を進めることがのホームページにありますが、発注者側が強化されているのを極めて大きい意義を持つと考えていました。事務手続きの煩雑実感しました。知識の面でもそうです。
また、政府調達にも精通しさをどう克服するのか、課題として認識していました。ているので、それぞれの局面で教えて頂きながら、プロジェクトを円滑に推進していくことが出来ました。

―― 今回のプロジェクトを進めていくにあたり、GPTech社を選定

羽鳥：我々の業務に対しての理解するスピード、キャッチアップする力

した理由、あるいは、当初期待していたのはどの様な点でしたか。

がすごいと思いました。複雑に関係者が関わっている業務でも早い段階で理解していただき、プロジェクトに取り組んでいただ

井倉：今回の調達は、内容や技術といった「質」の部分に着目をして評価を行いました。色々な会社にご提案を頂いた中で、GPTech社いたのがすごいと思いました。

野田：昨年12月からシステム開発に関わっていますが、前任者からもよくやっていただいていると聞いていました。最初にお会いした―― 検討のステップが早いという話がありましたがどの様な点を意識していましたか。

時も他の業者とはちょっと違うなという印象を持ちましたね。
鈴木：一般に要件定義コンサルタントは、要件定義書を成果品として

坂本：最初はなぜ国内事業部がシステムを刷新するかがよく分かりま作成する一方、そのための意思決定はJICA側で実施、というせんでした。全体最適化の方針や共通DB、共通サーバを整備スタンスであることが多いです。
しかし実際、JICAでの意思決していくというのは理解できます。一方で、ファイルメーカーが色定がネックの場合もあります。GPTech社は研修事業に関わる々とあってごちゃごちゃしているのをすべて統合するわけではな

ステークホルダーを洗い出し、どのタイミングで、どの方々に、どい。その状況の中で、システムを刷新するならこうしたい、というういう説明をしたらよいかの計画を立ててくれました。それが、意見を言う人はたくさんいました。
でも、なぜ刷新するか、と問うプロジェクトが円滑に進む要因になったと考えます。ても誰も答えられない。

坂本：私たちは、先ほど話にも出ました、発注者側の体制強化を大切

手崎：当時は全体最適化と言いながらまだ地方分権的なところを抜けに考えています。
ある意思決定がなされないために本来進めた出せておらず、それを中央集権的にするのが重要なポイントでいことが進められない、という事であれば、その意思決定を応援した。
なるべく全体を統一する基準を設ける、トータルコストをするのが我々のスタンスです。

意識する、人材を活用していくなど、国内事業部のミッションであり、そのためのシステム開発であるという事を明文化していきま―― その他にGPTech社を評価した点はありましたか。

した。
坂本：そのように、最初に目的を明文化して合意するプロセスを持った

手崎：質問を一つしても、それに対のが1つ目のポイントでした。次に、4月〜6月の「実装方針策定工する答えだけではなく、その答程」のところで、実装方針書を目に見える形で作りました。
タスク

えを数倍にしたものを示してく会議で検討した方針を明文化したことで、様々なステークホルダれます。そしてその水準をクリーにも共有しやすくなったのだと思います。

アしたらこうなる、というよう

手崎：次の「要件定義工程」では、いつもはタスク会議でまとまった一な、更に上のレベルも教えてく

つの会議体でやっていたものを大きな機能分類に分けて、機能れます。の担当者ごとの会議を一斉にやりました。各会議体でその業務

鈴木：他のプロジェクトと比較し 、検討のステップが早いです。のプロが入っていたのが大きいですね。取りまとめ役でもあり、機能分類ごとのリーダーがいたことでうまく会議体が回りました。

今回も、PMO事務局で作成したガイドラインや方針書を、一番奥村：弊社も、チームを二つに分けて、個別会議を推進しました。個別

初めにGPTech社、国内事業部が確認して、課題やコメントを会議の最初で、実装方針書でこうなりましたよね、という大方針もらい、それを修正した上で他の部門に展開していました。
まの確認をした上で個別の議論に入っていましたので、JICAのた、PMO事務局でガイドラインや方針書を作る予定がなかった

コアメンバーの方にすべての会議に出席していただかなくてもことに対しても、整理が必要ですよ、と気づきを頂きました。検

一定の基準での議論を並行して進められたため、この期間で討のステップが先に先にいっているので、今後の課題を前もっ効率的にできたのだと思います。て指摘してくれるため、他プロジェクトも含めた全体としてのレベルアップにつなげることが出来たと感じています。
また、方針―― システム要件定義がまとまった後はどうでしたか。

書がない事柄に対しても、GPTech社は建設的な議論をしてくれ、「これから（PMO事務局が）こういう方針が立てると仮置き

羽鳥：要件定義をある程度固めた後に、「認識合わせ会議」として主をして話を先に進めます」と、物事を進めてくれます。指摘をい要機能を分科会に分けて確認する場を持ちました。
「認識合わ

ただくことは他社からもあるのですが、仮置きしながらどんどんせ会議」では、新旧では業務がこう変わる、機能がこうなると説議論を進めてくれることは非常に助かりました。
坂本：普段他のプロジェクトでは、自分たちで方針を作って、自分たちで合意を取っていくことの方が多いです。今回はPMO事務局がいてくれたので、議論をしたことを資料にして横展開もしてくれました。それは私たちにとっても大変ありがたかったです。実は、プロジェクトを進める前に頂いた仕様書は、あまりまとめられていない印象を受けていました。PMO事務局と業務主管部との密な連携や全体方針に則った検討があまりなされていないのかなと。しかしながら、現段階では当サブプロジェクトとPMO事務局の連携は良好だと思います。

明を受けました。改めて聞くと、ここも足りなかった、ここは付け

野田：「設計開発工程」では今ま足した方がよかったという気付きがあります。最終的な要件定

で以上に密に、二人三脚義書をまとめる前にそのような工程があったのはよかったです。

でやっていきたいですね。

手崎：実際に私たちにも得意な部分があります。
それ以外の部分を知時には色々な選択があり、ることが出来る機会はそれまではあまりなかったので、まとめのトラブルもあるかもしれな場があるというのは大変助かりました。国内向けの進捗報告会

い。
そうしたトラブルの予想もやっていましたが、その時にも役立ちました。

や開発工程における重要坂本：政府調達手続きはどうしても手続きに時間がかかるところがあります。そこをどう使うかについても早い段階で意識をしていたなステップにおいても、的確な助言を頂きたいです。

ので、「 認識合わせ会議」や「設計準備」にあてることが出来ま坂本：弊社サイドも社内の体制も強化していきたいと思っています。他した。資料としての品質を高めていくことに時間を使えたのもよのプロジェクト事例も題材にして社内でレクチャー、情報共有をかったです。

しているところです。PMO事務局メンバーからも働きかけをしてもらわないといけないところもあるので、しっかりとやり取りを―― これから「設計開発工程」に入っていきます。今後に向けたGPTech社への期待や要望についてお聞かせください。
手崎：「設計開発工程」では、システム設計開発の全体の工程管理にも入っていただきます。今まで通り私たちとシステム設計会社の間の架け橋を担っていただきますが、JICAサイドの体制が甘いかもしれないので、発注者側の立場に立った支援を引き続き頂きたいです。
羽鳥：我々はシステムでは素人な部分があるので、システムのバランスや強弱等を全体的に見られず、目先だけ良く見える方向に進んでしまうこともあるかもしれません。客観的な目線で軌道修正の役割を担っていただきたいと思っています。

しながらリスクは芽の段階で対処していければと思います。
井倉：JICAの研修事業は、人相手であり、事務的なコストが多くかかります。今後更に留学や中小企業の海外展開支援など仕事は増えるものの社内のリソースは比例して増え難いと思います。
そこで、前提を捨てれば、楽になって合理化できるのに、というところも是非ご提案頂きたい。
坂本：システム化の検討の中で効率化を追求してきたところなので、具体論で今ここでというのは難しいのですが、もちろん適宜考えていきたいと思います。
システムを構築するプロジェクトが進む中で新しい取り組みにどの程度対応できるか、についてはそれぞれのものによります。現段階でどういう合理化施策が検討されるかは分からないのですが、拡張性を考慮した上で設計工程は進めていきたいと思います。