公益社団法人日本交通計画協会 個人情報保護規程

第１章

総則

（目的）
第１条

この規程は、公益社団法人日本交通計画協会個人情報保護方針、公益社団法人日本交通計画協会情報管理規程（以下「情報管理規程」という。）の規定に基づき、公益社団法人日本交通計画協会（以下「協会」という。）が行う個人情報の適正かつ有効な取扱いの確保に資するために必要な事項を定めるものである。
（指針）
第２条

協会は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）並びに関連政令、府省令、及び個人情報の保護に関する基本方針（平成16年4月2日閣議決定）の趣旨を踏まえ、個人情報の保護に主体的に取り組むものとする。
（定義）
第３条

この規程において使用する用語は、次に定めるところによる。

（１） 個人情報

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所地その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
（２）

個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ

特定の個人情報を、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

ロ

電子計算機を用いていない場合であっても、紙面で処理した個人情報を一定の規則に従って整理・分類することにより、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態に置いているもの

（３）

個人データ

（４）

本人

（５）

保有個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

個人情報によって識別される特定の個人をいう。
協会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データをいう。ただし、次のイ又はロの場合を除く。
イ

当該個人データの存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして、次に掲げるもの。
（一）本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの（二）違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの- 1 -（三）国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの（四）犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
ロ

六ヶ月以内に消去する（更新することは除く。）こととなるもの。

第２章

個人情報の利用目的（利用目的の特定）
第４条

個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
２

利用目的の特定に当たっては、個人情報が最終的にどのような事業の用に供され、どのような目的で利用されるかを、本人が一般的かつ合理的に想定できる程度に示されるよう努めるものとする。

（利用目的の変更）
第５条

利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第６条

あらかじめ本人の同意を得ないで、第４条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。ただし、あらかじめ本人の同意を得るために個人情報を利用することは、当初特定した利用目的にない場合にも、目的外利用には当たらないものとする。
２

協会が業務分割、他法人との合併、営業譲渡等により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
ただし、あらかじめ本人の同意を得るために個人情報を利用することは、承継前の利用目的にない場合にも、目的外利用には当たらないものとする。

３

前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１）

法令に基づく場合（２）

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（３）

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４）

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

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第３章

個人情報の取得（適正な取得）第７条

偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

（取得に際しての利用目的の通知又は公表）
第８条

個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
２

前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合はこの限りでない。その場合には、第一項の規定に基づいて、取得後速やかにその利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

３

利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について本人に通知し、又は公表しなければならない。

４

前３項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１）

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより協会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合（３）

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（４）

取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第４章

個人データの管理（データ内容の正確性の確保）
第９条

個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（安全管理措置）第10条

個人データの漏洩、滅失、改竄、紛失、盗難又は棄損（以下「漏洩等」という。）の防止

その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な組織的、人的、物理的及び技術的安全管理措置を講じなければならない。その際、個人データが漏洩等をした場合に本人が被る権利利益の侵害の大きさを考慮し、事業の規模及び性質、個人データの取扱状況並びに個人データを記録した媒体の性質等に起因するリスクに応じ、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
- 3 -（従業者の監督）
第11条

職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。その際、個人データの漏洩等をした場合に本人が被る権利利益の侵害の大きさを考慮し、事業の性質及び個人データの取扱状況等に起因するリスクに応じ、個人データを取り扱う職員に対する教育及び研修等の内容及び頻度を充実させるなど、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
（作業責任者、作業従事者）
第12条

個人情報の取扱い事務が生じたときには、情報管理規程第６条の情報管理者（以下「情報管理者」という。）は、自ら又は管下の職員をもって、取扱う事務ごとに作業責任者を選任するとともに、作業責任者の指示を受けて作業に従事する者（以下「作業従事者」という。）を選任するものとする。
２

前項の取扱い事務の内容に変更が生じたときには、情報管理者はその内容を勘案し、必要と認めるときは作業責任者及び作業従事者を変更することができる。

３

情報管理者は、取扱い事務の監督にあたり必要と認めるときは、作業責任者及び作業従事者を変更することができる。

４

作業責任者は、前２条の趣旨に従い作業従事者を指導するとともに、当該作業を行った日時、内容、結果を記録し、作業完了時に情報管理者に報告しなければならない。

（作業実施環境）第13条

個人情報の取扱い作業は、事務局内ホストコンピュータ室設置の専用パーソナルコンピュータを使用して作業するものとする。
２

ホストコンピュータ室への入退室は、事務局長席備え付けの記録簿に入退室時刻、作業内容を記録の上、事務局長の承認を得て行うものとする。

３

個人情報の取扱い作業に使用するパーソナルコンピュータは、ホストコンピュータ室内の保管庫に収納し、施錠するものとする。作業に使用した記録媒体、資料等も同様に収納して施錠する。

４

ホストコンピュータサーバには、外部と遮断された仮想ディスクを構築し、個人データはその仮想ディスク内にのみ記録させるものとする。

５

ホストコンピュータ室及び保管庫の解錠、施錠は事務局長が行う。

６

個人情報の取扱い作業には、私用のパーソナルコンピュータ、記録媒体を使用してはならない。

７

個人情報の取扱い作業に使用するパーソナルコンピュータには、指定された以外のソフトウェア、アプリケーション等を使用してはならない。

（個人データの持ち出し等）
第14条

個人データを前条第１項の作業場所から外部に持ち出すことはできないものとする。ただし、業務の都合上持ち出すことが必要な場合には、その事由、日時、期間、持ち出し先、移送方法等を明示して情報管理者の許可を得なければならない。
２

個人データを、前条第４項のホストコンピュータサーバ仮想ディスク以外の記録媒体等に複製し、又は紙面に印字することはできないものとする。ただし、業務の都合上複製又は印字することが必要な場合には、その事由、日時、期間、使用場所、使用後の処理方法等を明示して情報管- 4 -理者の許可を得なければならない。
３

個人データを移送する際には、データが電磁的記録の場合には、コンパクトディスク、フラッシュメモリ等輸送時の衝撃に対し耐久性を有する記録媒体を使用し、紙面に印字されている場合には堅牢なファイル等に編綴し、紛失、盗難、破損防止のため施錠できる箱、袋等に収納して行うものとする。輸送時には２名以上の職員が携行するか、書留郵便等配送記録が確認できる逓送方法によるものとする。

（委託先の監督）
第15条

個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、その取扱いを委託された個

人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者（以下「委託先」という。）に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。その際、個人データが漏えい等をした場合に本人が被る権利利益の侵害の大きさを考慮し、委託する事業の規模及び性質並びに個人データの取扱状況等に起因するリスクに応じ、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
２

前項の監督を行うに当たっては、個人情報の取扱いに十分な知識を持つ者を監督員として選定するとともに、委託先が次の各号に定める事項について十分な知識と取扱能力を有することを確認しなければならない。
委託先の個人データの取扱いに関する事項（２）

委託先の秘密の保持に関する事項（３）

委託された個人データの再委託に関する事項（４）

契約終了時の個人データの返却等に関する事項（５）

契約内容の遵守に関する事項

３（１）

監督員は委託の期間中、前項各号の内容について管理状況を確認しなければならない。

第５章

個人データの第三者提供（第三者提供の制限）
第16条

次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
（１）

法令に基づく場合（２）

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（３）

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４）

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（本人への通知等により第三者に提供できる場合）
第17条

第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人- 5 -データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
（１）

第三者への提供を利用目的とすること。

（２）

第三者に提供される個人データの項目（３）

第三者への提供の手段又は方法（４） 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
２

前項第２号又は第３号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

（第三者提供に該当しない場合）
第18条

次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前２条の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）

利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する
場合（２）

業務分割、他法人との合併、営業譲渡等による事業の承継に伴って個人データが提供される場合（３）

個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、共同利用をする旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

２

前項第３号に規定する共同して利用される個人データの項目又は共同して利用する者の範囲を変更する場合は、あらかじめ本人の同意を得なければならない。

３

第一項第三号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

第６章

保有個人データの開示等（保有個人データに関する事項の公表等）
第19条

保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。
（１）

協会の名称

（２）

すべての保有個人データの利用目的（第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合を除く。）（３）

次項、次条第１項、第21条第１項又は第22条第１項若しくは第２項の規定による求めに応じる手続（第25条第２項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。）（４）

保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先- 6 -２

本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合（２）

第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合

３（１）

前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（保有個人データの開示）
第20条

本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面の交付（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）

協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）

他の法令に違反することとなる場合

２（１）

前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

３

他の法令の規定により、本人に対し第一項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。

（保有個人データの訂正等）
第21条

本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
２

前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。

（保有個人データの利用停止等）
第22条

本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合- 7 -であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２

本人から、当該本人が識別される保有個人データが第16条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３第１項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（理由の説明）
第23条 第19条第３項、第20条第２項、第21条第２項又は前条第３項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
（開示等の求めに応じる手続）
第24条 第19条第２項、第20条第１項、第21条第1項又は第22条第１項若しくは第２項の規定による求め（以下この条において「開示等の求め」という。）に関し、次の各号に掲げるとおり、その求めを受け付ける方法を定めることができる。この場合において、本人は、当該方法に従って、開示等の求めを行わなければならない。
（１）

開示等の求めの申出先（２）

開示等の求めに際して提出すべき書面（電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。）の様式その他の開示等の求めの方式（３）

開示等の求めをする者が本人又は第三項に規定する代理人であることの確認方法（４） 第25条第１項の手数料の徴収方法
２

本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。

３

開示等の求めは、次に掲げる代理人によってすることができる。
未成年者又は成年被後見人の法定代理人（２）

開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

４（１）

前三項の規定に基づき開示等の求めに応じる手続を定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

- 8 -（手数料）
第25条 第19条第２項の規定による利用目的の通知又は第20条第１項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２

前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めなければならない。

第７章

苦情の処理

（苦情の処理）第26条
２

個人情報の取扱いに関する苦情については、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

情報管理規程第４条の情報管理責任者（以下「情報管理責任者」という。）は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

第８章

法違反又は法違反のおそれが発覚した場合の対応（法違反又は法違反のおそれが発覚した場合の対応）
第27条

協会が取り扱う個人情報（委託先が取り扱うものを含む。）について、法違反又は法違反のおそれが発覚した場合には、次に掲げる措置を適切に実施するものとする。
（１）

事実関係を調査し、法違反又は法違反のおそれが把握できた場合には、その原因究明にあたること。

（２）

事実関係に基づき、影響が及ぶ範囲を特定すること。

（３）

第１号の規定で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施すること。

（４）

影響を受ける可能性のある本人へ速やかに連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置くこと。

（５）２

事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表すること。

法違反又は法違反のおそれが発覚した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに関係諸官公庁等に報告するよう努めなければならない。

第９章

補

則

（受託時の取扱い）
第28条

協会が個人情報の取り扱いを含む業務を受託する場合には、本規程のほか、委託者が定め諸規定、委託者との契約条項等に従うとともに、委託者と十分な協議を行い、法違反を防止するとともに、個人データの漏洩等の防止に努めなければならない。
（規程の見直し）
第29条

この規程は、社会情勢の変化、国民の意識の変化、技術動向の変化等諸環境の変化を踏ま- 9 -え、必要に応じ見直しを行うものとする。
（規程違反）
第30条

この規程各条項の違反が明らかになった場合、協会は就業規則の定めに従い、当該違反を行った職員に対する懲戒処分を行うものとする。
（細則）
第31条

附

情報管理責任者は、必要に応じ、本規程の細則を制定することができる。

則
この規程は、平成25年７月１日から施行する。

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