「うきしろネット運用ポリシー」

2017 年 2 月

行田市医師会

はじめに
行田市医師会では地域包括ケアシステムを確立するため（株）日本エンブレース社が提供する、医療・介護専用コミュニケーションシステム「メディカルケアステーション 」（ Ｍ Ｃ Ｓ ） を 採 用 す る こ と に 決 定 し ま し た 。（「 う き し ろ ネ ッ ト 」 と 命 名 ）このうきしろネットの利用にあたって病院、クリニック、介護事業者など各施設にて医師法、薬事法、個人情報保護に関する法律」などの法令遵守はもちろん厚生労働省の「医療・介護関係事業所における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」や「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」など医療介護従事者向け各種ガイドラインを考慮し「うきしろネット運用ポリシー」を作成しました。
各施設は、法令遵守はもちろん、各種ガイドラインを十分理解し施設の責任のもと、うきしろネット運用ポリシーに基づいてご利用ください。

また、うきしろネット運用ポリシーに基づいて各施設のシステム管理者は運用管理規定を別途作成するとともに情報システムの取扱いについてマニュアルを整備し利用者に周知の上常に利用可能な状態にしておくことが必要となります。

この運用ポリシーは法令や厚生労働省等の各種ガイドラインの改訂やＭＣＳの機能強化などに伴い必要に応じて改定される場合があります。

平成 29 年 2 月 1 日作成
行田市医師会1

行田市医師会
うきしろネット運用ポリシー(目的)
第 1 条 この運用ポリシーは、うきしろネット（以下「システム」という）で使用される機器、ソフトウエア及び運用に必要な仕組み全般について、その取扱い及び管理に関する事項を定め、システムを適正に利用することに資することを目的とする。
（法令及びガイドライン）
第 2 条 システムを利用する事業者は医師法、医薬品医療機器等法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラインを十分理解したうえで、システムを利用することとする。
（1）医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 最新版（2）医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン 最新版（対象患者）
第 3 条 システムを利用した情報共有の対象は以下の患者とする。
（1）往診等を受けており行田市在宅医療支援センターに患者登録されている患者（2）主治医が必要と認めた患者（患者同意等）
第 4 条 主治医はシステムで情報共有を行うにあたって前条の対象患者またはその家族及び行田市在宅医療支援センターと在宅医療における個人情報使用同意書（様式第 1 号）を交わし、各々所持するものとする。
…別紙様式 1「在宅医療連携拠点における個人情報使用同意書」（利用申込等）第 5 条 グループへの招待を受けて、システムを利用しようとする事業所等（以下「事業所等」という）の管理者は、システムを利用する従事者（以下「利用者」という）のＩＤを取得し、及び管理するものとする。
2 前項の規定によりＩＤを取得した事業所等の管理者は、行田市医師会長に対し、うきしろネット利用申込書兼変更届（様式第 2 号）及びうきしろネット利用に係る誓約書（様式第 3 号）を提出するものとする。
3 ＩＤを取得した利用者が異動又は退職等によりシステムを利用しなくなった場合は、事業所等の管理者は行田市医師会長に対し、速やかに利用者の削除または変更について届け出るものとする。
4 第 1 項及び第 2 項の規定は前項の利用者の削除または変更の届出について準用する。ただし様式第 3号の提出は要しない…別紙様式 2「利用申込書兼変更届」 別紙様式 3「連携守秘誓約書」（利用申し込み出来る事業所）
第 6 条 システムを利用できる事業所は市内介護事業団体又は職能団体に加入している事業所とする。
（連携元事業所とその責務）
第 7 条 患者情報共有を行う場合は該当する患者を管理する事業所が連携元事業所となり以下の業務を行う。
（1）患者情報の管理及び参加メンバーの管理（2）システムのグループ登録（患者、自由グループ）及び削除管理（3）システムの各グループへのユーザーの招待及び解除（4）システム運用に関する業務2

（事業所管理者の設置）
第 8 条 事業所管理者は、必要な情報にアクセスが許可されている従事者だけがアクセスできる環境を維持するために、システム管理者を設置し、管理運用を行う。
（事業所管理者の責務）
第 9 条 管理者はシステムの適正な利用がされるように、以下の業務を行う。
・ 患者情報、個人情報等の管理全般
・ システムで利用するＩＴ機器の管理
・ システムのＩＤの管理
・ システムの各グループへ招待されたメンバーの招待承認及び解除・ システムへの事業所内スタッフ登録及び削除（スタッフ誓約書と教育）第 10 条 事業所管理者は、システムを利用する従事者と守秘義務に関する誓約書を交わすとともに、管理者及びユーザーに対して定期的に教育を行うこと。なお、既に守秘義務に関する誓約書を取り交わしている場合は、省略できるものとする。
従事者誓約書の記載内容のポイントは以下のとおりである。…「従事者誓約書」
・・・別紙様式 4（１） 従事者は、就業規則やマニュアルなどの諸規定を遵守し、患者等の個人情報のみならず、事業所内で知り得た業務に関連する一切の情報をも許可なく漏えいしてはならない。
（２） 退職後も、知り得た情報を漏えいしない。
（３） ＩＴ機器について、適切な取扱い及び管理を行う。
（４） 事業者が定めた利用目的外での使用を禁止する。
（５） 患者その他の第三者のプライバシー、その他の権利を侵害するような行為を一切しない。
（ID・パスワードの管理）
第 11 条 ID 及びパスワードについては、以下の事項により管理することを推奨する。
（１） パスワードはメモを残したりせず、人目にふれないように細心の注意を払ってユーザー個人が管理し共有しない。
（２） 一つの ID を複数人で共有しない。
（３） パスワードは、英数混合８ケタ以上とし、定期的（最長で２か月に１回）に必ず変更する。
（４） 利用が終わったら必ずログアウトする。
（５） パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトする。
（６） スマホ、タブレットやパソコンなど、利用するすべての端末にはロックをかける。
（IT 機器のセキュリティ対策）
第 12 条 IT 機器のセキュリティ対策については、以下の事項により管理することを推奨・検討する。
（１） 情報機器に対して起動時パスワード（英数混合 8 文字以上）を設定すること。設定にあたっては推定しやすいパスワードを避け、定期的にパスワードを変更すること。
（２） 情報機器には、例えばファイル交換ソフト（Winny 等）をインストールしないこと。
（３） 情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておくこと。
（４） ブラウザは ID やパスワードを記憶する設定にしないこと。
（５） システム操作においては、定められた手順を守り、情報のダウンロード、コピーやスクリーンショットの取得を行わないこと。
（６） リモートワイプサービスを利用することを検討。
（７） 緊急回線停止サービスを利用することを検討。
（８） 端末管理・利用者管理（MDM）サービスを利用することを検討。
（９） 情報及び情報機器を持ち出す場合には、持ち出す情報の内容、格納する媒体、持ち出す目的、期間等を書式で MCS 管理者に届け出て、承認を得ること。
（10） ユーザー個人所有の端末を業務で使用する場合には、事業所ごとの判断で紛失時等の情報漏3洩リスクを考慮し、同様の運用を行うものとする。
【利用上の留意事項】
第 13 条 次の各号に掲げる事項に留意してシステムを利用するものとする。
（１）連携元事業所
・ MCS で患者単位のグループを作り、それぞれの患者ごとにアクセスする必要のある事業所内外の医療介護従事者のみを招待して患者単位のチームを作る。１つのグループで複数の患者個人情報が混在するような運用は避ける。
・ 連携元事業所は、該当するユーザーが辞めた時や担当から外れた時には、スタッフ削除や参加している患者グループのメンバーから解除するなど適切な処理を行う。また定期的に、患者グループごとに、参加しているメンバーが適切であるかどうかの精査を行う。
（２） MCS 管理者
・ MCS 管理者は、MCS を利用しなくなった患者について、「保管機能」を使って速やかに保管庫に移す。
・ MCS 管理者は、MCS の安全かつ適正な運用管理を図り、ユーザーの不正利用が発生した場合等は、そのユーザーの MCS の利用を制限もしくは禁止する権限を有する。
・ MCS 管理者も、以下に示す MCS ユーザーの利用方法を遵守する。
（３）MCS ユーザー
・ 情報セキュリティに十分に注意し、MCS の ID やパスワードを事業所スタッフを含む利用者本人以外の者に利用させたり、情報提供してはならない。
・ 患者グループに招待を受けたユーザーは、自分がその患者グループに参加することがふさわしいかどうかを判断してから、招待の受理を行う。
・ 各患者グループへの書き込みは、その患者に関することのみとし、別の患者の情報を書き込まない。
・ 各患者グループへの書き込みは、MCS の位置づけを十分理解した上で、適切な範囲内での情報共有の場として利用する。
・ MCS のグループごとに常にだれが参加しているのかをわかりやすくするためにも、MCS の個人設定で、スタッフごとにプロフィール、顔写真を登録する。
・ 自分が担当からはずれた時には、該当する患者グループから、すみやかにメンバーから「解除」を行う。
・ 事業所を辞めた時など、MCS を利用する必要がなくなった時は、事業所から貸与されている端末があれば返却し、スタッフ誓約書に基づいて、必要な手続きを行う。
・ MCS ユーザーは、書き込みに際して、確定操作（入力情報が正しい事を確認する操作）を行って、入力情報に対する責任を明示すること。
・ MCS ユーザーは、与えられたアクセス権限を越えた操作を行わないこと。
・ MCS ユーザーは、MCS のシステム異常を発見した場合、または使用する機器が紛失もしくは盗難等にあった場合には、速やかに MCS 管理者に報告し、その指示に従うこと。
・ MCS ユーザーは、不正アクセスを発見した場合、速やかに MCS 管理者に連絡し指示に従うこと。
(その他)
第 14 条 その他、この規程の実施に関し必要な事項がある場合は、行田市医師会長がこれを別に定めることができる。
附則
この規程は平成 29 年 2 月 1 日から施行する。

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