公益社団法人日本交通計画協会 特定個人情報取扱規程

第１章

総則

（総則）
第１条

この規程は、公益社団法人日本交通計画協会（以下「協会」という。）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（平成26年特定個人情報保護委員会告示第５号）」に基づき、協会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
２

この規程は、特定個人情報の保護に係る安全管理措置について定めるものである。

３

個人番号及び特定個人情報等に関しては、この規程が協会の個人情報保護に関する他の規程等に優先して適用されるものとする。

（定義）
第２条

本規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。なお、

本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従うものとする。
（１）「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報をいう。

（２）「個人番号」とは、番号法第２条第５項の規定により指定され、住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

（３）「特定個人情報」とは、番号法第２条第８項に規定する、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

（４）「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

（５）「個人情報ファイル」とは、番号法第２条第４項に規定する、個人情報ファイル、個人情報データベース等をいう。

（６）「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

（７）「保有個人データ」とは、協会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データをいう。ただし、次のイ又はロの場合を除く。
イ

当該個人データの存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして、次に掲げるもの。
（一）本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの（二）違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの（三）国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの（四）犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの

- 1 -

ロ
（８）

六ヶ月以内に消去する（更新することは除く。）こととなるもの。

「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

（９）「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

（10） 「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（11） 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（12） 「役職員」とは、協会の業務を執行する者及び協会の組織内にあって直接又は間接に協会の指揮監督を受けて協会の業務に従事している者をいい、雇用関係の有無を問わない。
（13） 「事務取扱担当者」とは、協会内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
（14） 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
（15）「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

協会が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

役職員に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
健康保険・厚生年金保険届出事務

役職員の配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金の第三号被保険者の届出事務

役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務（特定個人情報等の範囲）
第４条

前条において協会が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
（１） 役職員又は役職員以外の個人から、番号法16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し（２）

協会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え（３）

協会が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が- 2 -記載された申告書等（４）２

その他個人番号と関連づけて保存される情報

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第２章
第１節

安全管理措置

組織的安全管理措置・人的安全管理措置（組織体制）
第５条

事務取扱担当者は、情報管理規程第４条第１項に定める情報管理責任者（以下「情報管理責任者」という。）が指名する。
２

事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうちの一人を事務取扱責任者とする。

３

事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

４

事務取扱担当者を変更することとなる場合には、情報管理責任者は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合において情報管理責任者は、従前の事務取扱担当者に新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせ、かつ、その引継ぎが確実に行われたかを確認するものとする。

（事務取扱担当者の監督）
第６条

協会は、特定個人情報等が法令及びこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
（教育・研修）
第７条

協会は、事務取扱担当者が法令及びこの規程に定められた事項を理解し、遵守することができるよう、事務取扱担当者に法令及びこの規程を理解、遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
２

事務取扱担当者は、協会が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。

３

特定個人情報等についての秘密保持に関する事項は就業規則に記載し、遵守の確実性を確保するものとする。

（取扱状況、運用状況の記録）
第８条

事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を別表様式のチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
（１）

特定個人情報等の入手日（２）

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日（３）

源泉徴収票等の本人への交付日（４）

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日（５）

特定個人情報等の廃棄日- 3 -（情報漏洩事案等への対応）
第９条

事務取扱担当者は、特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちに情報管理責任者へ報告する。
（取扱状況の確認）
第10条 情報管理責任者は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。
第２節

物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第11条 管理区域及び取扱区域は明確に定めるものとし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。
（１）

管理区域

入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
（２）

取扱区域

壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の立ち入りを禁止し、又は事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所、周囲から覗き見される可能性が低い場所への配置変更等、座席配置の工夫するものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）第12条 管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、次の各号に掲げる措置を講じる。
（１）

特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

（２）

特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）第13条 特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。
（１）

個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合（２）

行政機関等への法定調書の提出等、協会が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

２

事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

- 4 -（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）第14条 情報管理責任者は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
第３節

技術的安全管理措置（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）
第15条 協会における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
（１）

特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

（２）

機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

（外部からの不正アクセス等の防止）第16条 外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアからの情報システム保護は、次の方法により行うものとする。
（１）

情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。

（２）

情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。

（３）

導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。

（４）

機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

（５）

ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。

（情報漏えい等の防止）
第17条 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏洩等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等を防止するものとする。
（１）

通信経路における情報漏洩等の防止策

通信経路の暗号化（２）

情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等の防止策データの暗号化又はパスワードによる保護

第３章

特定個人情報等の取得（特定個人情報の適正な取得）
第18条

特定個人情報等の取得は適法かつ公正な手段によって行わなければならない。

- 5 -（特定個人情報の利用目的）
第19条 役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第20条 特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において、通知の方法については、原則として書面（電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。）によることとし、公表の方法については、主たる事務所への備え置き、インターネット上のホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。役職員から特定個人情報を取得する場合には、社内LANにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への記載等の方法による。
２

利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場合、又は利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第21条 協会は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第22条 協会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予測できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。この場合を例示すると、概ね次のとおりである。
（１）

協会から報酬、給与等を支給される場合の源泉徴収事務及び源泉徴収票の作成（２）

健康保険・厚生年金保険届出事務等、及び被保険者資格取得届等の作成（３）

雇用保険被保険者資格届出事務等、及び被保険者資格取得届等の作成（４）

労働者災害補償保険支給金請求事務等、及び支給申請書等の作成（５）

原稿執筆、講演依頼、会議出席依頼等に対し、報酬を支給することを予定している場合の源泉徴収事務及び源泉徴収票の作成（特定個人情報の提供の求めの制限）
第23条

協会は、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

- 6 -（特定個人情報の収集制限）
第24条

協会は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集してはならない。

（本人確認）
第25条 協会は番号法第16条に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
（取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）
第26条 特定個人情報の取得段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章第１節の規定によるものとする。
（取得段階における物理的安全管理措置）
第27条 特定個人情報の取得段階における物理的安全管理措置は第２章第２節の規定によるものとする。
（取得段階における技術的安全管理措置）
第28条 特定個人情報の取得段階における技術的安全管理措置は第２章第３節の規定によるものとする。

第４章

特定個人情報の利用（個人番号の利用制限）
第29条
２

特定個人情報は、第19条の利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第30条 特定個人情報ファイルの作成は、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限るものとし、これらの場合を除き作成はできないものとする。
（利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）
第31条 特定個人情報の利用段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章第１節の規定によるものとする。
（利用段階における物理的安全管理措置）
第32条

特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第２章第２節の規定によるものとする。

- 7 -（利用段階における技術的安全管理措置）
第33条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第２章第３節の規定によるものとする。

第５章

特定個人情報の保管（特定個人情報の正確性の確保）
第34条 事務取扱担当者は、特定個人情報を、第19条の利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第35条 協会は、個人情報保護法第24条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第36条
２

協会は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

協会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要上、当該書類の他、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

３

協会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや協会が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要上、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

（保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）
第37条 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章第１節の規定によるものとする。
（保管段階における物理的安全管理措置）
第38条 特定個人情報の保管段階における物理的安全管理措置は第２章第２節の規定によるものとする。
（保管段階における技術的安全管理措置）
第39条 特定個人情報の保管段階における技術的安全管理措置は第２章第３節の規定によるものとする。

- 8 -

第６章

特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第40条 協会は、番号法第19条各号に定める場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
（提供段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）
第41条 特定個人情報の提供段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章第１節の規定によるものとする。
（提供段階における物理的安全管理措置）
第42条

特定個人情報の提供段階における物理的安全管理措置は第２章第２節の規定によるものとする。
（提供段階における技術的安全管理措置）
第43条

特定個人情報の提供段階における技術的安全管理措置は第２章第３節の規定によるものとする。

第７章

特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等（特定個人情報の開示）
第44条 協会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データについて開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分については開示しないものとする。
２

協会は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を開示しないことができる。
（１）

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）

協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）

他の法令に違反することとなる場合（保有個人データの開示請求処理手順）
第45条

前条に基づき本人又はその代理人（未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。）から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データについて開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。
（１）
イ

受付時の確認所定の様式の書面（請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの）による請求であること。

- 9 -

ロ

予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。

ハ

代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。

ニ

郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

（２）

開示の可否の検討項目

イ請求された個人情報の存在性。

ロ

請求された個人情報の保有個人データ該当性。

ハ不開示事由該当性。

（３）

不開示の場合の対応
前号に基づき保有個人データの全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときは、その旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。
（４）

請求者に対する通知時期
開示請求に対する回答（不開示の場合の通知も含む）は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。
（保有個人データの訂正等）
第46条 協会は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。係る訂正等を行ったとき又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。
（保有個人データの訂正等処理手順）
第47条 前条に基づき開示の結果、特定個人情報に係る保有個人データが事実ではないとして、訂正、追加又は削除（以下「訂正等」と総称する。
）を求められた場合は、次の手順で応ずることとする。
（１） 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。
（２）

事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。

（３）

検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

２

特定個人情報に係る保有個人データの訂正等は、次の各号に従って行うこととする。
（１）

事務取扱責任者は、当該保有個人データを取扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

（２）

事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。

（３）

事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し１年間保管する。

- 10 -

（保有個人データの利用停止等）
第48条 協会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、個人情報保護法第16条の規定に違反して取得されているという理由、同法第17条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２

前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。
）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場
合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

（開示等を求める手続及び手数料）
第49条 協会は、特定個人情報に関して、個人情報保護律第29条第１項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページで常時掲載又は主たる事務所に備え置くこととする。
２

開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

３

個人情報保護法第30条に従い手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき合理的な手数料額を算定する等の方法により、合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

第８章

特定個人情報の廃棄・削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第50条

協会は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
（廃棄・削除段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）
第51条 特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章第１節の規定によるものとする。

- 11 -

（廃棄・削除段階における物理的安全管理措置）
第52条 特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は第２章第２節の規定によるものとする。
（廃棄・削除段階における技術的安全管理措置）
第53条 特定個人情報の廃棄・削除段階における技術的安全管理措置は第２章第３節の規定によるものとする。

第９章

特定個人情報の委託の取扱い（委託先における安全管理措置）
第54条 協会は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
２

前項の必要かつ適切な監督とは次の各号に定める事項とする。
委託先の適切な選定（２）

委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（３）

委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

３（１）

前項第１号の委託先の適切な選定とは、次の各号に定める事項について、特定個人情報の保護に関して協会が定める水準の状態を確認することをいう。
（１）

設備

（２）

技術水準

（３）

従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。
）に対する監督・教育の状況（４）

経営環境状況

（５）

特定個人情報の安全管理の状況（６） 暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から５年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、その他これらに準ずる者（以下して「暴力団員等」という。）または以下のイからホ)までのいずれにも該当しないこと
イ

暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること

ロ

暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること

ハ

自己若しくは第三者の不正の利益を図る目的又は第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有することニ

暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること

ホ

役員または経営に実質的に関与している者が、暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること

４

第２項第２号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。

- 12 -

（１）

秘密保持義務に関する規定（２）

事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止（３）

特定個人情報の目的外利用の禁止（４）

再委託における条件（５）

漏洩事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定（６）

委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定（７）

従業者に対する監督・教育に関する規定（８）

契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定（９）

特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定（10）

委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

５

協会は、委託先の管理については事務局を責任部署とする。

６

協会は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、１年に１回以上の頻度で、及び必要に応じて調査をするものとする。

７

協会は、委託先において情報漏洩事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに協会に報告される体制になっていることを確認するものとする。

８

委託先は、協会の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。

９

協会は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。

10協会は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として第４項と同等の規定を遵守させるものとする。

第10章

補則

（規程の変更）第55条 この規定は、理事会の決議によって変更することができる。
（細則）
第56条

附

情報管理責任者は、必要に応じ、本規程の細則を制定することができる。

則
この規程は、平成27年10月5日から施行する。

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別表特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト（第８条関連）①

特定個人情報等の入手日②

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日③

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の本人への交付日④

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日⑤

特定個人情報の廃棄日- 14 -