個人情報の適正な取扱いに関する規程施行細則
平 成 18年 ９ 月 28日
細則
（趣旨）
第１条

こ の 細 則 は 、 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い に 関 す る 規 程 第 23条 に 基 づ き 、 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱

いに当たって遵守すべき事項を定めることを目的とする。
（情報主体の範囲）
第２条

規程第２条第１号に規定する本学において勤務している者及び教育を受けている者並びにこれらに準ずる者とは、次の各号に掲げる者とする。
(１ )勤務している者

ア

理事、監事及び評議員

イ

専任職員及び専任職員に準ずる者

ウ

任用期間若しくは雇用期間又はコーチ契約期間の定めがある者(２ )教育を受けている者

ア

在学している学生・生徒

イ

科目等履修生、研究生、単位互換履修生、特別聴講生及び農業技術研修生(３ )

これらに準ずる者

ア

勤務していた者及び教育を受けていた者

イ本学に派遣された労働者

ウ

本学が受入れた研究員及び共同研究者

エ

公開講座又は資格試験講座その他の課外教育（次のオにおいて「公開講座等」という。）の講師である者及び講師であった者

オ

公開講座等の受講者又は聴講者となるため、求めに応じて提出書面に氏名、住所その他特定の個人を識別することができる情報を記載した者②

カ

在学している学生・生徒の保護者又は保証人

キ

本学において教育を受けようとする者及び受けようとした者

ク

本学に就職をしようとする者及びしようとした者

規程第２条第４号に規定する個人データの存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとは、次の各号に掲げるものをいう。
(１ )情報主体又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの(２ )違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの(３ )国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの(４ )犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの（管理責任体制）
第３条②

部局統括責任者の下に、職場責任者を置き、事務長、課長又は室長をもって充てる。

職場責任者は、部局統括責任者を補佐し、個人情報の取得、管理、利用等の運用に関する業務を適正に取り扱う責任を果たさなければならない。

③

個人情報保護管理責任体制の組織図は、別表のとおりとする。
（利用目的の通知・公表の方法及び記録）

第４条

規程第８条第３項又は第５項に規定する利用目的の情報主体への通知は、書面、口頭等により行うものとし、公表は、書面の掲示若しくは備付け又はホームページ上での掲載その他の方法により継続的に行うものとする。
②

規程第８条第５項の規定による利用目的を変更したときは、変更年月 日、変更理由及び利用目的を変更した個人情報の範囲その他の利用目的に係る事項を記録し、保存して置くものとする。

③

規程第８条第６項各号のいずれかに該当すると判断し、個人情報を取得するに当たり、同条第３項若しくは第５項に規定する利用目的を情報主体に通知若しくは公表をしなかったとき又は第４項に規定する利用目的を情報主体に明示をしなかったときは、その経緯を記録し、保存して置くものとする。
（同意を得る方法及び記録）

第５条

規程第９条第１項又は第２項の規定による情報主体の同意を得るに当っては、情報主体に当該個人情報の利用目的を通知し、又は公表した上で、情報主体が書面、口頭等により当該個人情報の取扱いについて承諾する旨の意思表示を得るものとする。
②

前項の場合において、当該個人情報の取扱いについて情報主体の同意を得たときは、同意を得た年月日及び方法その他の同意に係る事項を記録し、保存して置くものとする。

③

規程第９条第３項各号のいずれかに該当すると判断し、あらかじめ情報主体の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ったときは、その経緯を記録し、保存して置くものとする。
（安全管理措置）第６条

部 局 統 括 責 任 者 は 、 規 程 第 11条 に 規 定 す る 個 人 デ ー タ の 漏 え い 等 の 防 止 そ の 他 の 安 全 管 理 を図るために、次の各号に掲げる必要かつ適切な組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置及び技術的安全管理措置（以下「安全管理措置」という。）を講じるものとする。
(１ )個人データの安全管理を図るための組織体制の整備(２ )規程及びこの細則並びに別に定めた規定に従った運用並びにこれらの補充規定（内規・マニュアル）の整備(３ )個人データ取扱者及びその権限を明確にした上で業務を行わせ、かつ業務の遂行に必 要な限

度で個人データの取扱いをさせること(４ )個人データの取扱状況を一覧できる手段の整備(５ )

事故等への対処(６ )

入退館（室）の管理、盗難等の防止、機器・装置等の物理的な保護(７ )個人デー夕へのアクセスの制御、権限の管理、記録(８ )個人データの移送・送信時の対策及び個人データを取り扱う情報システムの動作確認時の対策・監視（不正ソフトウェア対策を含む。）②

部局統括責任者は、個人データの安全管理措置の実施状況について評価、見直し及び改善を図るために、監査責任者による監査を受けるものとする。

③

法人は、前項の監査責任者による監査結果を公表し、必要がある場合には、外部監査を受けさせることができる。
（個人データの保存期間）

第７条

個人データは、永年保存となるものを除き、利用目的の達成に必要な範囲内で保存期間を設定し、当該保存期間経過後又は利用目的達成後は、遅滞なく消去又は廃棄するものとする。
②

個人データを長年にわたって保存する場合には、保存媒体の劣化等 により個人データが消失しないように適切に行うものとする。

③

不要となった個人データを廃棄する場合には、焼却又は溶解等により、個人データを復元不可能な状態にして廃棄する。

④

個人データを取り扱った情報機器を廃棄する場合は、記憶装置内の個人データを復元不可能な状態にして廃棄する。

⑤

前２項の廃棄業務を委託する場合には、個人データの取扱いについて委託契約において明確に定め、委託先が実際に廃棄したことを確認するものとする。
（委託契約に定める事項）

第８条

規 程 第 1 3条 に 規 定 す る 個 人 デ ー タ の 取 扱 い を 委 託 す る に 当 っ て は 、 そ の 安 全 管 理 に 十 分 な 措置を講じている者を選定し、当該委託契約において次の各号に掲げる事項について明確にするものとする。
(１ )

委託先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこと。当該業務に係る職を退いた後も、同様とすること(２ )当該個人データの目的外の利用及び第三者提供をしてはならないこと(３ )当該個人データの取扱いの再委託を行うに当っては、委託元へその旨文書をもって同意を得ること(４ )委託契約期間等を明記すること(５ )

委託先における個人データの管理方法を定め、必要に応じて管理状況について立入調査できること

(６ )利用目的達成後の個人データの返却又は委託先における破棄若しくは消去が適切かつ確実になされること(７ )委 託 先 に お け る 個 人 デ ー タ の 加 工（ 委 託 契 約 の 範 囲 内 の も の を 除 く 。）、改 ざ ん 等 を 禁 止 し 、又は制限すること(８ )

委託先における個人データの複写又は複製（安全管理上必要なバックアップを目的とするもの等委託契約範囲内のものを除く。）を禁止すること(９ )委託先において個人データの漏えい等の事故が発生した場合は、委託元に報告をすること(10)

委託先において個人データの漏えい等の事故が発生した場合における委託先の責任が明確になっていること(11)

前各号のほか、必要な事項を加える場合には、双方協議を行うこと（学部等の責任）第９条

規 程 第 1 4条 第 ４ 項 第 １ 号 の 規 定 に よ り 求 め た 個 人 デ ー タ が 情 報 保 有 部 局 等 か ら 提 供 さ れ た ときには、当該学部等は、新たに情報保有部局等として課せられた義務と責任を果たさなければならない。
②本学は、学生・生徒の就学状況等を知らせるため、当該本人の個人データを保護者又は保証人に提 供 す る こ と が で き る 。 た だ し 、 当 該 本 人 が 満 2 0歳 に 達 し た 場 合 又 は 学 費 負 担 者 で あ る 場 合 で 、 その提供を望まない意思表示があるときは、この限りでない。
（第三者提供の同意を得る方法）

第 10条

規 程 第 1 4条 第 １ 項 の 規 定 に よ る 第 三 者 提 供 の 同 意 を 得 る 場 合 （ 規 程 第 ９ 条 第 ３ 項 各 号 の い ずれかに該当する場合を除く。）には、あらかじめ、情報主体に当該第三者の名称及び責任者の氏名その他の当該第三者を特定するために必要な事項及び当該第三者が個 人データを利用する目的を明示して、情報主体が書面、口頭等により当該個人情報の取扱いについて承諾する旨の意思表示を得るものとする。この場合において、同意を得たときは、同意を得た年月日及び方法その他の同意に係る事項を記録し、保存して置くものとする。
②

規 程 第 14条 第 ４ 項 各 号 の い ず れ か に 該 当 す る と 判 断 し 、 当 該 個 人 デ ー タ の 提 供 を 受 け る 者 を 第 三者として取り扱わないこととしたとき、又は第５項に規定する事項の変更を行ったときは、その経緯を記録し、保存して置くものとする。

③

規 程 第 14条 第 ２ 項 、 第 ３ 項 、 第 ４ 項 第 ４ 号 又 は 第 ５ 項 に 規 定 す る 本 人 へ の 通 知 は 、 書 面 、 口 頭 等
により行うものとし、情報主体が容易に知り得る状態に置く措置は、書面の掲示若しくは備付け又はホームページ上での掲載その他の方法により継続的に行うものとする。
（第三者提供の停止の請求）

第 11条

情 報 主 体 は 、 規 程 第 1 4条 第 ２ 項 の 規 定 に よ る 当 該 本 人 に 関 す る 個 人 デ ー タ の 第 三 者 提 供 に ついて、その提供の前後にかかわらず、当該本人が望まない提供であると思うときには、同項の規定により、当該情報保有部局等に第三者提供の停止を請求することができる。
②

前項の規定による第三者提供の停止の請求があった場合は、窓口において学生証・生徒手帳又は写真付の氏名、生年月日、現住所等を記載した身分証明書、在留カード、運転免許証、旅券等の提示又は提出を求めて本人確認をした後、遅滞なく、必要な措置を講じるものとする。
（本学関連団体への第三者提供）

第 12条

本学関連団体への第三者提供については、別に定める。

（漏えい等の処理）
第 13条

規 程 第 2 1条 の 規 定 に 基 づ き 個 人 情 報 の 漏 え い 等 に 関 す る 報 告 が あ っ た 場 合 は 、 部 局 統 括 責 任者は、事実調査の必要があると判断したときは、速やかに管理責任者に報告するとともに 、個人情報保護審査委員会に調査を付託するものとする。
②

規 程 第 21条 の 規 定 に 基 づ き 規 程 及 び こ の 細 則 並 び に 別 に 定 め た 規 定 に 違 反 し て 個 人 情 報 が 取 り 扱われているとの報告があったときは、部局統括責任者は、職場責任者の意見を聞いた上で、必要があると判断したときは、調査を行なうものとする。

③

前２項の報告が口頭による場合には、二人以上の職員が立会い、その聴取録を作成し、保存しておくものとする。
（補則）

第 14条

この細則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附

則こ の 細 則 は 、 平 成 18 年 ９ 月 2 8 日 か ら 施 行 す る 。
附則

こ の 細 則 は 、 平 成 25 年 ３ 月 ２ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

こ の 細 則 は 、 平 成 27 年 1 1 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

こ の 細 則 は 、 平 成 29 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
別表（第３条関係）

別表（第３条関係）

統 括 責 任 者
（常勤理事）
監 査 責 任 者
（監査室長）

経営本部
学長
室
管 理 責 任 者
（経営本部長）

部局統括責任者

大学管理責任者

高校管理責任者

（学長）

（学校長）

部局統括責任者（事務部長）

部局統括責任者（学 部 長・研 究 科長）

職 場 責 任 者
（課長・室長）職 場 責 任 者
（事務長）

職 場 責 任 者
（課長）

（センター長）

部局統括責任者（ナゴヤドーム前キャンパス事務室事務部長）

部局統括責任者

職 場 責 任 者
（課長）

職 場 責 任 者
（事務長）

（教頭）