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INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWING

B. Kolormakeup & Skincare S.p.a. SB ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni di condotte illecite(chiamata la “piattaforma whistleblowing”) avente ad oggetto comportamenti - riferibili a dipendenti ecollaboratori di B. Kolormakeup & Skincare S.p.a. SB - posti in essere in violazione-del Codice Etico della Societàdi leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità
di normative internedel Modello 231 e dei Modelli di Compliancee comunque in genere comportamenti che possono arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, allaSocietà, in conformità con il Decreto Legislativo n. 24/2023 - Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante laprotezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni che hanno
l’obiettivo di proteggere le persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d.
“Decreto Whistleblowing”).
Il sistema è stato fatto ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), e di conseguenza B. Kolormakeup &Skincare (di seguito, definita, la "Società" o il "Titolare") Le fornisce la presente informativa riguardante il
trattamento dei suoi dati personali per la gestione della Segnalazione eventualmente da Lei sottoposta
all’attenzione della Società.
Le segnalazioni rientrano negli ambiti seguenti:••

condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale, anche ai sensi del D.lgs 231/2001;
violazioni delle previsioni interne alla Società, come:o Modello di Organizzazione Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D.lgs
231/2001;
oCodice Etico;Contratti collettivi nazionali e, più in generale, della regolamentazione interna (procedure, policy,istruzioni operative, ect.);
violazioni di disposizioni europee che consistono in:
oatti ed omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
oatti ed omissioni che riguardano il mercato interno;o•atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti
dell’Unione nei settori sopra richiamati;
violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti – a titolo
esemplificativo ma non esaustivo – i seguenti settori:o appalti pubblici;o servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento delterrorismo;o•Emesso da: RGQ
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ooosicurezza e conformità dei prodotti;
sicurezza dei trasporti;
tutela dell’ambiente;

Le segnalazioni sono raccolte in via digitale attraverso la «piattaforma whistleblowing».
Per qualsiasi chiarimento relativamente alla presente informativa e/o al trattamento dei Suoi dati personali,può contattare in qualsiasi momento il Titolare ai recapiti indicati a seguire.
1 Titolare del trattamento dei dati personali
Il Titolare al trattamento dei dati è: B. Kolormakeup & Skincare S.p.a. SB, Via Canonica, 79/A, Loc. Geromina 24047 Treviglio (BG) – Italy
2Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
Il Titolare tratterà- (i) i Suoi dati personali identificativi, quale soggetto segnalante - laddove la Segnalazione non venga
effettuata in forma anonima - (ii) le informazioni inerenti la condotta lamentata ed eventuali altri dati da Lei eventualmente forniti
nella Segnalazione a seconda del tipo di Segnalazione effettuata e condotta lamentata e/o che siano
rilevanti sulla base dell’evento segnalato;- (iii) informazioni eventualmente acquisite nel corso delle necessarie attività istruttorie ai fini dellaverifica e risoluzione della Segnalazione per:
2.1 Finalità di gestione della Segnalazione sulla base di un esposto del segnalante.
Il Titolare tratterà i dati per scopi strettamente ed oggettivamente necessari all’applicazione ed alla gestionedella procedura di Segnalazione, che include la verifica dei fatti oggetto della Segnalazione, la risoluzione dellaSegnalazione, la predisposizione del riscontro, l’adozione di eventuali misure di ristoro o di sostegno per isoggetti segnalanti e l’instaurazione di procedimenti, anche disciplinari nei confronti di terzi. I dati potranno
essere usati anche per dare riscontro a domande e quesiti da Lei formulati in merito alla compliance aziendale,in accordo a quanto previsto sulle Segnalazioni, anche anonime, ricevute da B. Kolormakeup & Skincare, nei
limiti di quanto richiesto dalle norme applicabili.
Le Sue Segnalazioni non saranno in alcun caso utilizzate dal Titolare per finalità discriminatorie o ritorsive nei
Suoi confronti.
Finalità di adempimento ad obblighi normativi, di legge e disposizioni di Autorità legittimate
dalla legge.
Il Titolare tratterà i dati allo scopo di adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla
normativa, nazionale e/o comunitaria, incluso quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, nonché perprevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e condotte illecite o irregolari e supportarel’effettiva applicazione e l’operatività del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001(c.d. “Modello 231”), nei limiti di quanto richiesto dalle norme applicabili.
2.2

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INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWINGInoltre, i dati personali potranno essere trattati per dare seguito a richieste da parte dell'autorità
amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, dei soggetti pubblici nel rispetto delle formalità dilegge.
Per le finalità sopra descritte, i dati personali saranno trattati per l’adempimento degli obblighi di legge a cui è
sottoposto il Titolare. Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio, come permesso dalla legge(possibilità di Segnalazione anonima).
2.3

Ulteriori trattamenti basati sull’Interesse legittimo del Titolare o di un terzo Il Titolare, inoltre,
tratterà i dati personali per:- Perseguire il legittimo interesse del Titolare o di terzi, rappresentato dal diritto di difesa- Garantire l'efficacia e l'efficienza del Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi aziendale anche
al fine di prevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e condotte illecite oirregolari.
Tale legittimo interesse è stato opportunamente valutato dal Titolare. Il trattamento per le finalità basate sul
legittimo interesse del Titolare non è obbligatorio e Lei potrà opporsi a detto trattamento con le modalità dicui alla presente informativa. Qualora Lei si opponesse a detto trattamento i Suoi dati personali non potranno
essere utilizzati per tali finalità, fatto salvo il caso in cui il Titolare dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti
prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
Nel contesto di tale attività, potranno essere trattati anche dati particolari (ad esempio, dati relativi alla salute)e dati giudiziari (in particolare, dati relativi a ipotesi di reato) solo qualora gli stessi venissero direttamente
forniti dal segnalante e siano indispensabili per la disamina della segnalazione: non si tratta, infatti, di categoriedi dati obbligatori al fine dell’invio della segnalazione. I dati saranno comunque trattati nei limiti di quantoconsentito dalla normativa in materia, inclusi gli articoli 9 e 10 del GDPR.
In ogni caso, vengono trattati solo quei dati personali strettamente ed oggettivamente necessari per verificare
la fondatezza della Segnalazione e procedere alla risoluzione della stessa. Nel caso venissero raccolti, anche
accidentalmente, dati personali manifestamente non necessari per la gestione della Segnalazione, tali dati
personali saranno cancellati immediatamente.
3 Conferimento dei dati
Il conferimento dei Dati è sempre facoltativo.
In particolare, in caso di mancato conferimento dei dati identificativi del segnalante, la segnalazione verrà resa
in forma anonima. Le informazioni riportate nella segnalazione (es. le circostanze e la descrizione del fatto
oggetto della segnalazione con riferimento al segnalato e/o terzi) sono necessarie per consentire al Titolare diacquisire, gestire e avviare eventuale fase istruttoria ai sensi del D. Lgs. 231/01 s.m.i e del D. Lgs. 90/2017 s.m.ie del D.lgs. 24/2023.
4 Modalità del trattamento
I dati – laddove forniti e raccolti – saranno trattati con strumenti elettronici (cd “piattaforma Whistleblowing”),registrati in apposite banche dati, e utilizzati strettamente ed esclusivamente per le finalità indicate. TaliEmesso da: RGQ
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strumenti sono idonei a garantire la sicurezza del trattamento e la riservatezza dei dati personali raccolti,
nonché ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni dei dati.
Grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche ed organizzative è garantito il rispetto dellanormativa sopra richiamata e dei connessi obblighi di riservatezza sempre secondo le finalità e le modalità
riportate nella presente informativa.
Le segnalazioni possono essere nominali o anonime:•nel caso di segnalazioni anonime, la piattaforma non identifica né registra il segnalante dal punto diaccesso al portale (indirizzo IP);• nel caso di segnalazioni nominali, su scelta del segnalante, i dati personali di quest’ultimo saranno
associati alla segnalazione. All’interno del form, messo a disposizione nella «piattaformawhistleblowing», il segnalante potrà indicare i propri dati personali, in caso di segnalazioni nominali(nello specifico, dati anagrafici e dati di contatto), informazioni afferenti al rapporto con il Titolare, lecircostanze e la descrizione del fatto oggetto della segnalazione nonché dati personali del segnalato
e/o di eventuali soggetti terzi (di seguito i "Dati").
La «piattaforma whistleblowing», consente al segnalante di effettuare una trascrizione della segnalazione
vocale secondo modalità Speech-to-Text in real-time (senza registrazione), previo consenso espresso delsegnalante stesso.
I dati del segnalante eventualmente indicati sono sempre forniti direttamente dal segnalante stesso (e quindi
acquisiti dal Titolare presso l’interessato ai sensi dell’art. 13 del GDPR); i dati del segnalato e/o di terzi sono
forniti dal segnalante (e quindi acquisiti dal Titolare presso terzi ai sensi dell’art. 14 del GDPR).
5 Destinatari dei dati personali
Per il perseguimento delle finalità indicate al punto 3, i Suoi dati personali potranno essere conosciuti dalTitolare, dai soggetti da questo autorizzati al trattamento preposti alla gestione della Segnalazione, nonché
dagli eventuali responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR. Questi ultimi saranno appositamente
individuati dal Titolare che provvederà altresì a fornire apposite istruzioni sulle modalità e finalità deltrattamento e ad assicurare che siano soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza e confidenzialità. Il Titolare
potrà inoltre comunicare - purché necessario per il perseguimento delle finalità del trattamento e sulla base dei
medesimi presupposti di liceità indicati al paragrafo 3 - i dati personali raccolti a soggetti terzi appartenenti alleseguenti categorie:• forze di polizia,• autorità competenti• altre amministrazioni pubbliche.
Tali soggetti agiranno quali titolari autonomi del trattamento;•

società di auditing/revisione ed altre società contrattualmente legate al Titolare che svolgono, a titolo
esemplificativo, attività di consulenza, supporto alla prestazione dei servizi etc., che agiranno, aseconda dei casi, in qualità di autonomi titolari, o di responsabili del trattamento sulla base di uno
specifico accordo sul trattamento dei dati personali concluso ai sensi dell’art. 28 GDPR..

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INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWINGIn ogni caso, il Titolare comunica ai predetti destinatari esclusivamente i dati necessari per il raggiungimentodelle specifiche finalità cui sono destinati.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.
6 Trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo
Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni, i Suoi dati personali non saranno mai trasferiti fuori dallo Spazio
Economico Europeo per quanto concerne i trattamenti in oggetto.
7 Periodo di conservazione dei dati
I Dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni adecorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli
obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui all’articolo 5 (1) lett. e) delGDPR.
Qualora la segnalazione comporti l'instaurazione di un contenzioso o un procedimento disciplinare nei
confronti del segnalato, i Dati saranno conservati per tutta la durata del contenzioso o del procedimento
stragiudiziale fino allo spirare dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. I Dati saranno conservati
per tutta la durata del procedimento giudiziario o fino al decorso dei termini di impugnazione.
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi,
compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione, di backup, nonché di accountability del Titolare.
8Diritti dell'interessato - reclamo all’autorità di controllo

Contattando il Titolare via e-mail all’indirizzo privacy@bkolormakeup.com l’interessato può chiedere in ogni
momento di esercitare, ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, il diritto di:a)b)c)d)e)chiedere l’accesso ai dati personali ex art. 15 del GDPR;
ottenere la rettifica dei dati personali inesatti ex art. 16 del GDPR;
ottenere la cancellazione dei dati nei casi e nei limiti di cui all’art. 17 del GDPR;
ottenere la limitazione del trattamento nelle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR;
revocare il consenso ex art. 13 comma 2 lettera c) del GDPR per i trattamenti fondati sullo stesso; f)ottenere la portabilità dei dati ex art. 20 GDPR;g) opposizione al trattamento dei dati (art.21 GDPR);

L’interessato può proporre reclamo all’Autorità di Controllo secondo le modalità reperibili al sito
www.garanteprivacy.it
Ai sensi dell’art. 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003, come modificato dal D.lgs. n. 101/2018 (di seguito,“Codice”), i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati qualora dall'esercizio ditali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente chesegnala una condotta illecita di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.
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In tale ipotesi i diritti in questione possono essere esercitati per il tramite del Garante (con le modalità di cui
all’art. 160 del Codice medesimo), il quale informa l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie odi aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

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