Okinawa Institute of Science and Technology School Corporation
Rules for Disclosure of Retained Personal Information
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園
保有個人情報開示規程
Article 1. (Purpose)
第１条 （目的）
These Rules shall be based on the Act on the Protection of Personal Information (Act No. 57 of 2003,
hereinafter referred to as the "Protection Act"), the Act on the Use of Numbers to Identify Specific
Individuals in Administrative Procedures (Act No. 27 of 2013, hereinafter referred to as the "Number Act")and the Chapter 12 of the Policy, Rules and Procedures, Rules on the Information Disclosure (hereafterreferred to as "Rules") of the Okinawa Institute of Science and Technology School Corporation (hereinafterreferred to as the "Corporation"). The purpose of these regulations is to set forth the matters necessary forthe implementation of disclosure of retained personal information, etc., at the Corporation.

本規程は個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「保護法」という。）
及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年
法律第２７号。以下「番号法」という。）並びに学校法人沖縄科学技術大学院大学学園（以下「学園」という。
）ＰＲＰ第１２編情報公開規則（以下「規則」という。
）に基づき、学園における保有個人情報の開示等の実施について必要な事項を定めることを目的とする。
Article 2. (Definitions)第２条 （定義）
The terms used in these Rules that are the same as those used in the Protection Act, the Order for
Enforcement of the Act on the Protection of Personal Information (Cabinet Order No. 549 of 2003;
hereinafter referred to as the "Enforcement Order"), the Number Act, and the rules of the Corporation shallhave the same meaning.

本規程において用いる用語であって、保護法及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５４９号。以下「施行令」という。
）、番号法並びに学園の規則において使用する用語と同一のものは、これと同一の意義において使用するものとする。
Article 3. (Registration of Disclosure Requests)
第３条 （開示請求の受付）
1. The Rules and Compliance Section (hereinafter referred to as the “Coordinating Section”) shall deal
with requests for the disclosure of personal information held by the Corporation (hereinafterreferred to as the “Retained Personal Information”) and the said request shall be received by the
Secretary General and General Counsel. However, the requests for disclosure made in languages
other than Japanese shall not be accepted.
学園が保有する個人情報（以下「保有個人情報」という。
）について保護法第４条に基づ
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く開示請求があった場合は、法令・コンプライアンスセクション（以下「調整部署」という。）において受け付け、事務局長と統括弁護士により受理するものとする。ただし、日本語以外の言語により作成された開示請求については、これを受け付けない。
2. When a disclosure request form (Attached Form 1) (hereinafter referred to as the “Disclosure
Request Form”) is submitted by a person or organization (hereinafter referred to as the “Disclosure
Applicant”) requesting information in accordance with Article 4 of the Protection Act, theCoordinating Section shall refer the request to the concerned department with the Retained Personal
Information in question, and the said department shall cooperate with the Coordinating Section to
verify that the Retained Personal Information requested is covered by the terms of Article 62 of theProtection Act and of Article 5 of the Enforcement Order; provided. However, the Disclosure
Request Form written in a language other than Japanese is unacceptable.
学園の保有個人情報に係る開示請求をしようとする者（以下「開示請求者」という。
）から書面（別紙様式第１号）（以下「開示請求書」という。
）の提出があった場合は、調整部
署は、請求のあった保有個人情報に関係のある部署に通知し、当該部署は調整部署と連携して保護法第６２条及び施行令第５条に定める記載事項の確認を行い、速やかに対象となる保有個人情報を調整部署に提出しなければならない。
3. If the verification procedure reveals that the Disclosure Request Form is invalid, the Disclosure
Applicant shall be asked to amend the said request within a specified period, in accordance with theprovisions of Article 62, Paragraph 2 of the Protection Act. In accordance with the provisions ofArticle 87 of the Law, the said department shall provide information that identifies the Retained
Personal Information requested in order that the Disclosure Applicant may complete the request
form readily and accurately.
前項の確認を行うにあたって、保護法第６２条第２項の規定により形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。
また、保有個人情報の特定にあたっては、保護法第８７条の趣旨に沿って、当該部署は、開示請求者が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、保有個人情報の特定に資する情報の提供を積極的に行うものとする。
Article 4. (Confirmation of Registration Date)
第４条 （受付日の確定）
Once the items specified in the Disclosure Request Form and the payment of the relevant fees havebeen confirmed, the date of registration of the said request for disclosure shall be determined. The dateof registration shall be determined as the date of disclosure request.
開示請求書の記載事項及び手数料の納付の確認を行った後は、当該開示請求に係る受付日を確定するものとする。この場合において、「開示請求があった日」はこの受付日とする。
Article 5. (Review of Decision to Disclose, etc.)
第５条 （開示決定に係る審査等）
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1. Upon registration of the disclosure request referred to in the preceding article, the department
holding the said Retained Personal Information (hereinafter, the “Department Concerned”) shall
expedite examinations and other necessary procedures regarding a disclosure decision inaccordance with the Corporation’s Review Standard for Personal Information Disclosure throughcooperation with the General Counsel and the Coordinating Section.
前条の受付後、当該保有法人文書を保有する部署（以下「担当部署」という。
）は、直ちに、統括弁護士及び調整部署と協力し、学園の保有個人情報開示審査基準にしたがって開示決定に係る審査その他必要な手続きを行わなければならない。
2. If the Retained Personal Information concerned with a disclosure request contains non-disclosure
information, the Department Concerned shall consult with the General Counsel and the Coordinating
Section and shall consider the application of partial disclosure or discretionary disclosure for reasons ofpublic interest. However, if disclosure would cause any of the following to occur, the information may
not be disclosed in whole or in part;

開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合、担当部署は、統括弁護士
及び調整部署と相談し、部分開示や公益上の理由による裁量的開示の適用について検討しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合
は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) Cases in which there is a risk of harm to the individual's life, body, property, or other interests or athird party;

本人または第三者の生命、身体、財産その他件利益を害する恐れがある場合(2) Cases in which there is a risk of a significant hindrance to the proper execution of the Corporation's
business; and学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合(3) Cases in which it would violate other laws and regulations.

他の法令に違反することになる場合
3. In the case where non-disclosure information is recorded in the Retained Personal Information
concerned with a disclosure request, if the part containing the non-disclosure information can be easilyclassified and removed, and that the purpose of the disclosure request will not be impaired by suchclassification and removal, the part excluding such part shall be disclosed.

開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が記録されている場合、不開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができ、かつ区分して除くことにより当該開示請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
4. Even in the case where non-disclosure information is recorded in the Retained Personal Information
concerned with a disclosure request, the Retained Personal Information shall be disclosed when it isessential for the public interest.

開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が記録されている場合であっても、公益上特に必要があると認めるときは、当該保有個人情報を開示するものとする。
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Article 6. (Decision for Disclosure Request)
第６条 （開示請求に係る決定）
1. The Department Concerned shall prepare a draft of the decision concerned with the disclosure
request, and the CEO’s final approval thereof shall be given following consultation with theSecretary General, General Counsel and Coordinating Section.
開示請求に係る決定は、担当部署で起草するものとし、事務局長、統括弁護士及び調整部
署への合議を経て、理事長の最終決裁を得るものとする。
2. In notifying the Disclosure Applicant after the completion of the decision in the preceding paragraph,
the Secretary General shall attach the document (Attached Form 2. Which the matters proposed by
the applicant concerned are not yet stated) pertaining to the request for implementation of disclosure.
事務局長は、前項の決裁の終了後、開示請求者に対し通知するにあたっては、開示実施申出に係る書面（別紙様式第２号。当該申出者による申出事項が未記載のもの。
）も併せて添付するものとする。
3. When there is more than one department in charge of a disclosure request, and when there is a
Department Concerned designated by the Secretary General as a representative, the preparation of
the disclosure request referred to in the preceding two paragraphs shall be done collectively by thedesignated Department Concerned.
開示請求に係る担当部署が複数にわたる場合、事務局長が代表として指定する担当部署があるとき、前２項の開示請求に係る起案は、当該指定を受けた担当部署が取りまとめて行うものとする。
4. When a decision has been made not to disclose all or part of the Retained Personal Information concernedwith a disclosure request, when said Retained Personal Information does not exist, or when disclosure
by the method requested by the disclosure requester is difficult, the Secretary General shall notify theDisclosure Applicant to that effect.

開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき、当該保有個人情報が存在しないとき又は開示請求者が請求した方法による開示が困難であるとき、事務局長は、開示請求者に対し、その旨を通知しなければならない。
Article 7. (Extension, etc. of Disclosure Decision Time Limit)
第７条 （開示決定等の期限の延長等）
1. When it is considered necessary to grant an extension of the time limit set for a disclosure decisionor for other procedures, in accordance with the provisions of Article 10, Paragraph 2 or of Article
11 of the Protection Act, the head of the Department Concerned shall notify the CEO to that effectthrough consultation with the Secretary General, General Counsel and the Coordinating Section,and conduct necessary procedures under the consent with them.
担当部署の長は、保護法第１０条第２項又は保護法第１１条の規定を適用して開示決定等の期限の延長等の決定を行う必要があると認める場合は、事務局長、統括弁護士及び調Rules_Disclosure_Retained_Personal_Information_enja_220401

整部署と相談のうえ、理事長にその旨報告し、その了解のもと必要な手続きを行うものものとする。
Article 8. (Implementation of Disclosure)第８条 （開示の実施）
1. Upon receipt of the document regarding request for implementation of disclosure (Attached Form2) (hereinafter referred to as the “Disclosure Implementation Application”), the Coordinating
Section shall refer the said request forthwith to the Department Concerned and the Department
Concerned shall implement the disclosure in accordance with the procedure described in the method
designated by the Disclosure Applicant.
調整部署は、開示実施申出に係る書面（別紙様式第２号）（以下「開示実施申出書」という。）を受け付けたときは、直ちに担当部署に送付し、担当部署は開示請求者が請求した方法により開示を実施するものとする。
2. When implementing disclosure by inspection at the office of the Corporation, the employee of the
Department Concerned shall bring the Retained Personal Information concerned to the reception
desk, attend the disclosure and provide a necessary explanation at the request of the Disclosure
Applicant.
学園の事業場所における閲覧による開示にあっては、担当部署の職員が開示に係る保有個人情報を受付に持参し、保有個人情報の開示に立会い、開示請求者の求めに応じて必要な説明を行うものとする。
3. Partial disclosure shall be implemented in accordance with the designated method in order to ensurethat information that should not be disclosed is not made available and to make clear the scope of
the information that is disclosed.
部分開示を実施する場合には、不開示情報が明らかにならないよう開示の実施の方法ごとに適切に行い、部分開示の範囲が明確になるように開示を実施するものとする。
Article 9. (Disclosure of Specific Personal Information)
第９条 （特定個人情報の開示）
1. When there is a request from the individual in writing or orally to disclose the Retained Personal
Data that relates to Specific Personal Information, that may lead to the identification of suchindividual (including notifying the individual that the Corporation has not such Retained Personal
Data that relates to Specific Personal Information that may lead to the identification of suchindividual. The same shall apply hereinafter), the Corporation shall disclose such Retained Personal
Data after verifying the identity of the individual through identification papers. However, theCorporation may keep all or part of the Retained Personal Data undisclosed when falling under anyof the following items.
学園は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データについて、
書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人デー
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タを保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。
）の申出があったときは、身分証明書により本人であることを確認の上、開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合、学園は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) In cases where there is risk of harm to the life, body, property or other rights or interests of theindividual or a third party
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) In cases where there is a risk of a serious impediment to the proper execution of the
Corporation’s business学園の事業の適切な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) In cases that would violate laws and regulations
法令に違反することとなる場合
2. Disclosure shall be in writing. However, in cases where there is request from the applicant who
requested the disclosure, disclosure may be made in a method other than in writing.
開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の求めがあるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
3. The notice of the decision to disclose or not disclose Retained Personal Data that relates to Specific
Personal Information shall be provided to the individual in writing without delay.
特定個人情報に係る保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し、書面により遅滞なく行うものとする。
Article 10. (Methods of Implementation of Disclosure of Retained Personal Information)
第１０条 （保有個人情報の開示の実施の方法）
1. The inspection method of the Retained Personal Information recorded in the following documentsor pictures, etc. shall be implemented by inspecting the Retained Personal Information recorded in
the respective items.
次の各号に掲げる文書又は図画等に記録されている保有個人情報の閲覧の方法は、それぞれ当該各号に定めるものに記録されている保有個人情報を閲覧することとする。
(1) Documents or pictures (excluding those stipulated in the next item through Item 4, andParagraph 4)
文書又は図画（次号から第４号まで又は第４項に該当するものを除く。
）
Those documents or pictures (however, when provisions of the proviso of Article 87, paragraph
1 of the Protection Act apply, those stipulated in Item 1 of the following paragraph shall beinspected)
当該文書又は図画（保護法第８７条第１項ただし書の規定が適用される場合にあっては、次項第１号に定めるもの）(2) Microfilms
マイクロフィルム
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Images of the microfilms projected with specified equipment; however, if they are difficult to bepresented as such, the images of the microfilms shall be printed on paper sized at Column A,
Number 1, as defined in the Japanese Industrial Standards (hereinafter referred to as "A1"), or
smaller.
当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該マイクロフィルムを日本工業規格Ａ列一番（以 下「Ａ１判」という。
）
以下の大きさの用紙に印刷したもの(3) Photograph films
写真フィルムImages of the photograph films printed on photographic printing paper (limited to the sizes of
89mm high and 127mm wide or 203mm high and 254mm wide; the same shall apply hereafter)
当該写真フィルムを印画紙（縦８９ミリメートル、横１２７ミリメートルのもの又は
縦２０３ミリメートル、横２５４ミリメートルのものに限る。以下同じ。
）に印画したもの(4) Slides (excluding cases stipulated in paragraph 5; the same shall apply to item 4 of the preceding
paragraph)
スライド（第５項に規定する場合におけるものを除く。次項第４号において同じ。
）
Images of the slides projected with specified equipment
当該スライドを専用機器により映写したもの
2. The delivery method of the copies of the Retained Personal Information recorded in the following
documents or pictures, etc. shall be implemented by delivering those specified in the respective
items.
次の各号に掲げる文書又は図画に記録されている保有個人情報の写しの交付の方法は、それぞれ当該各号に定めるものを交付することとする。
(1) Documents or pictures (excluding those stipulated in the next item through Item 4, andParagraph 4)
文書又は図画（次号から第４号まで又は第４項に該当するものを除く。
）
The documents or pictures copied on paper sized at column A, number 3, defined in the JapaneseIndustrial Standards (hereinafter referred to as "A3"), or smaller with copiers; however, if they
are difficult to be presented as such, the documents or pictures copied on A1 paper or paper sizedat Column A, Number 2, as defined in the Japanese Industrial Standards (hereinafter referred toas "A2") with copiers, or the images of the documents or pictures printed on photographic
printing paper
当該文書又は図画を複写機により日本工業規格Ａ列３番（以下「Ａ３判」という。
）以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該文書若しくは図画を複写機によりＡ１判若しくは日本工業規格Ａ列２番（以下「Ａ２判」という。
）の用紙に複写したもの又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの
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(2) Microfilms
マイクロフィルム
Printed materials of the microfilms on paper sized at Column A, Number 4, as defined in theJapanese Industrial Standards (hereinafter referred to as "A4") However, if they are difficult tobe presented as such, printed materials of the microfilm on A1, A2, or A3 paper
当該マイクロフィルムを日本工業規格Ａ列４番（以下「Ａ４判」という。
） の用紙に印刷したもの。ただし、これにより難い場合であっては、Ａ１判、Ａ２判又はＡ３判の用紙に印刷したもの(3) Photograph films
写真フィルムImages of the photograph films printed on photographic printing paper
当該写真フィルムを印画紙に印画したもの(4) Slides
スライド
Images of the slides printed on photographic printing paper
当該スライドを印画紙に印画したもの
3. The disclosure method of the Retained Personal Information recorded in the following
electromagnetic media pursuant to the provisions of Article 24, paragraph 2 of the Protection Act
shall be implemented by the methods specified in the respective items.
次の各号に掲げる電磁的記録に記録されている保有個人情報についての保護法第２４条
第２項に規定する開示の実施の方法は、それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1) Recorded audio tapes (excluding those stipulated in Paragraph 5; the same apply thereinafter inthis item) or recorded audio disks
録音テープ（第５項に規定する場合におけるものを除く。以下この号において同じ。）
又は録音ディスク:The following methods
次に掲げる方法(I) Listening to materials recorded on the recording tapes or disks, played on specified equipment
当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取(II) Delivery of audio cassette tapes (limited to 120-minute tapes complying with JapaneseIndustrial Standards C5568), which are copies of the original recording audit tapes or disks
当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ（日本工業規格Ｃ５５６８に適合する記録時間１２０分のものに限る。
）に複写したものの交付(2) Video tapes or video disks
ビデオテープ又はビデオディスク:
The following methods
次に掲げる方法(I) Listening to and viewing the video tapes or video disks played on specified equipment
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当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴(II) Delivery of video cassette tapes (limited to 120-minute tapes complying with JapaneseIndustrial Standards C5581), which are copies of the original video tapes or video disks
当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ（日本工業規格Ｃ５５８１に適合する記録時間１２０分のものに限る。以下同じ。
）に複写したものの交
付(3) Electromagnetic records (excluding those falling under the preceding two items or the next
paragraph)
電磁的記録（前二号又は次項に該当するものを除く。
）:
Any of the following methods that may be executed with programs (commands to electronic
computers, configured to produce the results stated in "1") held by the Corporation
次に掲げる方法であって、学園がその保有するプログラム（電子計算機に対する指令であって、１の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。
）により行うことができるもの(I) Inspection of the electromagnetic records output on A3 or smaller paper
当該電磁的記録をＡ３判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧(II) Inspection, or listening/viewing, of playback of the electromagnetic records with specified
equipment (limited to equipment installed specifically for inspection or listening/viewing bypersons allowed to access the disclosed materials)
当該電磁的記録を専用機器（開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。）により再生したものの閲覧又は視聴(III) Delivery of the electromagnetic records output on A3 or smaller paper
当該電磁的記録をＡ３判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(IV) Delivery of flexible disk cartridges (limited to those that are 90mm wide, complying withJapanese Industrial Standards X6223), which are copies of the original electromagnetic
records
当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ（日本工業規格Ｘ６２２３ に適合する幅９０ミリメートルのものに限る。
）に複写したものの交付(V) Delivery of optical disks (limited to those that are 120mm in diameter, complying withJapanese Industrial Standards X0606 and X6281, and capable of being played on the
dedicated playback equipment), which are copies of the original electromagnetic records
当該電磁的記録を光ディスク（日本工業規格Ｘ０６０６及びＸ６２８１に適合する
直径１２０ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。
）に複写したものの交付
4. Methods of disclosure of Retained Personal Information recorded in electromagnetic records when
it is difficult to disclose the same in any of the methods stipulated in the preceding paragraph due
to types or quantities of the electromagnetic records shall be determined on a case-by-case basis bytaking into consideration the relevant methods stipulated in the Cabinet Order.
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電磁的記録の種別又は量により、前項各号の方法により開示することが困難である場合の当該電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示の方法は、施行令において定める方法を参酌してその都度定める。
5. Methods of implementation of disclosure of Retained Personal Information recorded in movie films
shall be as indicated below.
映画フィルムに記録されている保有個人情報の開示の実施の方法は、次に掲げる方法とする。
(1) Listening to and viewing the movie films played on specified equipment
当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴(2) Delivery of the movie films copied in video cassette tapes
当該映画フィルムをビデオカセットテープに複写したものの交付
6. Methods of implementation of disclosure of Retained Personal Information recorded in slides andaudio materials concerning the contents of the slides through viewing and listening simultaneously
shall be as indicated below.
スライド及び当該スライドの内容に関する音声に記録されている保有個人情報を記録した録音テープを同時に視聴する場合における開示の実施の方法は、次に掲げる方法とする。
(1) Viewing and listening to materials recorded on the slides and the recording tapes, played on
specified equipment
当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴(2) Delivery of the slides and the recording audio tapes copied in video cassette tapes
当該スライド及び当該録音テープをビデオカセットテープに複写したものの交付
7. When the Retained Personal Information is disclosed pursuant to the provisions of Item 6 above, thenon-disclosure information stipulated in each item of Article 78 of the Protection Act shall beeliminated.
前６号の規定により保有個人情報を開示するに際しては、保護法第７８条各号に定める不開示情報を除いて行わなければならない。
Article 11. (Amounts of Fees, etc.)
第１１条 手数料の額等
1. The amount of the fee stipulated in Article 89, paragraph 1 of the Protection Act shall be 300 yen
per Retained corporate Record containing the Retained Personal Information pertaining to thedisclosure request (hereinafter referred to as the "Retained Corporate Record").
保護法第８９条第１項の手数料の額は、開示請求に係る保有個人情報が記録されている保有法人文書（以下「保有法人文書」という。
）１件につき３００円とする。
2. When the Disclosure Applicant makes a disclosure request for multiple Retained Corporate Records
that satisfy any of the following items with a single documented disclosure request, the provisionof the preceding paragraph shall apply by regarding the multiple Retained Corporate Records as a
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single Retained Corporate Record.
開示請求者が次の各号のいずれかに該当する複数の保有法人文書の開示請求を一の開示請求書によって行うときは、前項の規定の適用については、当該複数の保有法人文書を１件の保有法人文書とみなすことができる。
(1) Multiple Retained Corporate Records compiled into a single Corporate Record File (compilationof mutually closely connected Retained Corporate Records in a unit to contribute to efficient
handling of business affairs and projects, and proper preservation of Retained Corporate Records(limited to those the preservation periods of which are one year or more and for which it isappropriate to set identical preservation periods))
一の法人文書ファイル（能率的な事務又は事業の処理及び保有法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する保有法人文書（保存期間 が１年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。
）の集合物をいう。）にまとめられた複数の保有法人文書(2) In addition to those stipulated in the preceding item, mutually closely connected multiple
Retained Corporate Records
前号に掲げるもののほか、相互に密接な関連を有する複数の保有法人文書
3. The disclosure fee shall be transferred to the financial institution accounts designated by the
Corporation, and a copy of the transfer certificate shall be attached to the Disclosure Request Formor the Disclosure Implementation Application.
開示手数料の徴収の方法は、原則、学園の指定する金融機関への口座振込みによるものとし、開示請求書又は開示実施申出書にその振込みに係る証の写しを添付するものとする。
4. Transfer charges, if incurred, shall not be borne by the Corporation, and the Corporation shall explain
this policy to whoever pays the fee in advance.
前項の振込みにあたって費用が生じる場合があっても、学園は当該費用を負担しないものとし、手数料の納入者には、あらかじめ説明するものとする。
5. Those who receive the disclosure of the Retained Personal Information may request delivery ofcopies of the Retained Corporate Records by paying the disclosure fee and the relevant postage. In
this case, the postage shall be transferred to the accounts designated in Paragraph 3, above.
保有個人情報の開示を受ける者は、開示手数料のほか郵送料を納付して、保有法人文書の写しの送付を求めることができる。この場合、当該郵送料の納付は、第３項で指定した口座振込みによるものとする。
Article 12. (Fee Reduction and Exemption)
第１２条 （手数料の減免）
1. When the person to whom the Retained Personal Information is disclosed is deemed to havedifficulty in paying the fee because of economic hardship or other reasons, the CEO may waive thedisclosure fee or reduce it by up to ¥2,000 per disclosure request.
理事長は、保有個人情報の開示を受ける者が経済的困難により開示実施手数料を納付す
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る資力がないと認めるときは、開示請求１件につき２０００円を限度として、開示実施手数料を減額し又は免除を決定することができる。
2. Applicants wishing to benefit from the provisions of the preceding paragraph shall submit to the
CEO an application form specifying their reasons for requesting fee reduction or exemption when
they conduct the application in accordance with the provisions of Article 87, Paragraph 3 or 5 of
the Protection Act.
前項の規定による開示実施手数料の減額又は免除を受けようとする者からは、保護法第８７１５条第３項又は同条第５項の規定による申出を行う際に、併せて当該減額又は免除を求める額及びその理由を記載した申請書を理事長宛てに受けなければならない。
3. Should the reason given in the said request form be that the said applicant receives public assistanceas provided for in Article 11, Paragraph 1 of the Public Assistance Act (Act No. 144 of 1950), thesaid request shall be accompanied by a certificate confirming that the said assistance is being
received, or, similar certificates should be attached to support applications based upon other reasons,respectively.
前項の申請書には、申請人が生活保護法（昭和２５年法律第１４４号）第１１条第１項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては、当該扶助を受けていることを証明する書面の添付を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面の添付を、それぞれ受けなければならない。
4. In addition to the cases provided for in Paragraph 1 above, when it is considered appropriate to makethe public aware, by means of some disclosure implementation method, of Retained Personal
Information for which disclosure has been requested, the CEO may decide to reduce or waive thefee for the said disclosure implementation method.
第１項の規定によるもののほか、理事長は、開示決定に係る保有個人情報を一定の開示の実施の方法により一般に周知させることが適当であると認めるときは、当該開示の実施の方法に係る開示実施手数料を減額し又は免除を決定することができる。
5. When reducing or waiving the said disclosure implementation fee, as provided for in Paragraph 1
above or in the preceding paragraph, the CEO shall suitably inform either the person applying forthe reduction or waiving of the said disclosure implementation fee or the Disclosure Applicant forthe said disclosure. The Disclosure Applicant requesting fee reduction or exemption referred to in
Paragraph 2 above shall be informed if the said reduction or waiving of the disclosure
implementation fee has not been approved.
理事長は、第１項又は前項の規定により当該実施の方法に係る開示実施手数料を減額し、又は免除するときは、当該開示実施手数料の減額又は免除を受けようとする者又は当該開示請求者にその旨通知するものとする。なお、第２項の申請に対して、当該開示実施手数料の減額又は免除を認めない場合は、申請者にその旨通知するものとする。
Article 13. (Request for Correction and Suspension of Use)
第１３条 （訂正及び利用停止の請求）
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1. The provisions of Articles 3 through 8 of these Rules shall apply to requests for correction orsuspension of use of personal information held by the corporation.
学園の保有個人情報に係る訂正又は利用停止の請求については、本規程第３条から第８条までの規定を準用する。
2. A request for correction of the Retained Personal Information shall be received by the submissionof the Retained Personal Information Correction Request Form (Attached Form 3) from therequester of the correction.
保有個人情報の訂正は、その訂正の請求者が提出する訂正請求書（別紙様式第３号）により受け付けるものとする。
3. When the Corporation has corrected, etc. the Retained Personal Information based on the request as
set forth in the preceding paragraph, or decided not to make such correction, etc., the Corporation
shall notify the applicant of said correction, etc. of that effect (including the content of the correction,etc. if performed) without delay.
学園は、前項の規定に基づき求められた保有個人情報の内容の訂正等を行ったとき又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該訂正の請求者に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。
4. A request for suspension of the use of the Retained Personal Information shall be received by thesubmission of the Retained Personal Information Suspension Request Form (Attached Form 4) fromthe requester of the suspension of use.
保有個人情報の利用停止は、その利用停止の請求者が提出する利用停止請求書（別紙様式第４号）により受け付けるものとする。
5. When the Corporation has discontinued the use, etc. or has decided not to discontinue the use of the
Retained Personal Information based on the request as set forth in the preceding paragraph, theCorporation shall notify the applicant of said suspension of use, etc. of that effect without delay.
学園は、前項の規定に基づき求められた保有個人情報の利用停止等を行ったとき又は利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、当該利用停止等の請求者に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
Article 14. (Corrections of Specific Personal Information)
第１４条 （特定個人情報の訂正、追加又は削除）
1. When there has been a request from the individual to correct, add or delete the Retained Personal
Data that relates to Specific Personal Information on the ground that the Retained Personal Data
that relates to such Specific Personal Information that may lead to the identification of suchindividual is contrary to the fact, the Corporation shall, except in cases in which special
procedures are prescribed by any other laws and regulations for such correction, addition ordeletion, make a necessary investigation without delay within the scope necessary for theachievement of the purpose of use and, on the basis of the results, correct, add or delete the Retained
Personal Data that relates to such Specific Personal Information.
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学園は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該特定個人情報に係る保有個人データの内容の訂正、追加又は削除を求められた場合には、その内容の訂正、追加又は削除に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該特定個人情報に係る保有個人
データの内容の訂正、追加又は削除を行うものとする。
2. When the Corporation has corrected, added or deleted the Retained Personal Data that relates to theSpecific Personal Information based on the request as set forth in the preceding paragraph, ordecided not to make such correction, addition or deletion, the Corporation shall notify the individualof that effect (including the content of the correction, addition or deletion if performed) without
delay.
学園は、前項の規定に基づき求められた特定個人情報に係る保有個人データの内容の訂
正、追加若しくは削除を行ったとき、又は訂正、追加若しくは削除を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正、追加又は削除を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。
3. When there is another submission from the person who received the notice set forth in the preceding
paragraph, the Corporation shall conduct the same process as set forth in the preceding paragraph.
学園は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行う
ものとする。
4. In the case of issuing a notice to the effect that all or part of the measures requested by the individual
is not taken or in the case of issuing a notice to the effect that different measures have been taken
pursuant to the provisions of Paragraph 2, the Corporation shall endeavor to explain such reason to
the individual.
学園は、前第２項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
Article 15. (Discontinuance or Erasure of the Use of Specific Personal Information)
第１５条 （特定個人情報の利用停止又は消去）
1. In the case where the Corporation is requested by the individual to discontinue using or to erase theRetained Personal Data that relates to Specific Personal Information as may lead to the identificationof the individual on the ground that the said Retained Personal Data is being handled in violationof Article 9 or that the said Retained Personal Data has been obtained in violation of Article 5, or in
the case where the Corporation is requested by the individual to discontinue the provision of the
Retained Personal Data that relates to the said Specific Personal Information to a third party(hereinafter, referred to as “Discontinue the Provision to a Third Party”) on the ground that the said
Retained Personal Data has been provided to a third party in violation of Article 14 and in the casethat it is ascertained that there are such grounds, discontinue the use of or erase Retained Personal
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Data that relates to the said Specific Personal Information or Discontinue the Provision to a Third
Party without delay. However, this provision shall not apply to cases in which it costs a large amountor is otherwise difficult to discontinue the use, to erase or discontinue to provide the data to a third
party and in which the Corporation takes necessary alternative measures to protect the rights andinterest of the individual.
学園は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データが第９条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第５条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該特定個人情報に係る保有個人データの利用の停止又は消去を求められた場合若しくは第１４条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該特定個人情報に係る保有個人データの第三者への提供の停止（以下「第三者提供の停止」という。）を求められた場合で、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該特定個人情報に係る保有データの利用停止、消去又は第三者提供の禁止を行うものとする。ただし、当該特定個人情報に係る保有個人データの利用停止、消去又は第三者提供の停止に多額の費用を要する場合又はそれを行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとると
きは、この限りではない。
2. When the Corporation has discontinued the use, erase or has decided not to discontinue the use of
Retained Personal Data that relates to Specific Personal Information based on the request as set
forth in the preceding paragraph or when the Corporation has discontinued the provision to a third
party or decided not to discontinue the provision to a third party, the Corporation shall notify theindividual of that effect without delay.
学園は、前項の規定に基づき求められた特定個人情報に係る保有個人データについて、利用停止若しくは消去を行ったとき又は利用停止若しくは消去を行わない旨の決定をした
とき若しくは第三者提供の停止を行ったとき又は第三者提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
3. Paragraphs 3 and 4 of the preceding article shall apply mutatis mutandis to the provision of thisarticle.
前条第３項及び第４項は本条に準用する。
Article 16. (Registration of Objection)
第１６条 （異議申立ての受付）
Objections made in accordance with the Administrative Appeal Law under Article 82, Paragraph 1 of
the Protection Act shall be registered by the Coordinating Section.
保護法第８２条第１項の規定に基づく行政不服審査法による異議申立ては、調整部署で受付けるものとする。
Article 17. (Miscellaneous Provisions)第１７条 （雑則）Rules_Disclosure_Retained_Personal_Information_enja_220401

Matters relating to the implementation of disclosure of the Retained Personal Information other thanthose provided for in these Rules shall be separately stipulated by the Secretary General.
この規程に定めるもののほか、保有個人情報の開示等の実施に関し必要な事項は、事務局長が別に定める。

Supplementary Provisions (Version 1.0)
附則（第 1.0 版）
Approved by Vice President for Administrative Compliance副学長（アドミニストレイティブ・コンプライアンス担当）決定
These Rules shall come into force as from November 30, 2011.
本規程は、平成２３年１１月３０日から施行する。
Supplementary Provisions (Version 1.1)
附則（第 1.1 版）
Revised by Chief Operating Officer
チーフ・オペレーティング・オフィサー改訂
These Rules shall come into force as from October 18, 2018.
本規程は、平成３０年１０月１８日から施行する。
Supplementary Provisions (Version 1.2)
附則（第 1.2 版）
Revised by Chief Operating Officer
最高執行責任者改訂
These Rules shall come into force as from April 1, 2021.
本規程は、令和３年４月１日から施行する。
Supplementary Provisions (Version 1.3)
附則（第 1.3 版）
Revised by the Secretary General
事務局長改訂These Rules shall come into force as from April 1, 2022.
本規程は、２０２２年４月１日から施行する。

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Attached Form 1 別紙様式第１号

年

月

日

保有個人情報開示請求書
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園理事長 殿（ふりがな）

氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
住所又は居所〒＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
TEL＿＿（法定代理人による開示請求の場合は、法定代理人の氏名と住所又は居所を記入のこと）

個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）第７７条第１項の規定に基づき、下記のとおり保有個人情報の開示を請求します。
記１

開示を請求する保有個人情報（具体的に特定してください。）

２ 求める開示の実施方法等（本欄の記載は任意です。
）
ア又はイに○印。アを選択した場合、その具体的な方法等を記載。
ア 沖縄科学技術大学院大学学園において開示の実施を希望する。
＜実施の方法＞ ① 閲 覧 ② 写しの交付 ③ その他（
年＜実施月日＞
イ 写しの送付を希望する。

３

月

）

日

本人確認等
ア 本人確認書類□ 運転免許証□ 住民基本台帳カード（住所記載のあるもの） □ 個人番号カード（マイナンバーカード）□ 在留カード、特別永住者証明書又はこれらの書類とみなされる外国人登録証明書）□ その他（*本請求書を送付して請求を行う場合には、上記の写しと住民票の写しを添えて送付してください。
なお、住民票の写しのコピーは本人確認資料としては認められませんのでご注意ください。

イ 本人の状況等（法定代理人が請求する場合のみ記載してください。
）（ア）本人の状況 □未成年者（
年月日生） □成年被後見人（ふりがな）（イ）
本人の氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（ウ）本人の住所又は居所＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
ウ 法定代理人が請求する場合、次のいずれかの書類を提示又は提出してください。
請求資格確認書類 □戸籍謄本 □登記事項証明書 □その他（

４ 同封する銀行振込明細書（写し）等の額）

円※ 保有個人情報が記録されている保有法人文書１件につき３００円。
開示を請求する保有法人文書の件数が不明確な場合は、件数を別途通知。

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Attached Form 2 別紙様式第２号

年

月

日

保有個人情報の開示の実施方法等申出書
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園理事長 殿
氏名及び名称
住所又は居所
連絡先電話番号
個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）第８７条第３項の規定に基づき、下記のとおり申出をします。
記１

保有個人情報開示決定通知書の番号等
文書番号：
日
付：

号
年

月

日

２ 求める開示の実施の方法＊下表から実施の方法を選択し、該当するものに○印を付してください。
開示請求に係る保有個人情報の
名称等

実 施

種類・量

の

(１) 閲覧

①全部
②一部（

）

(２) 複写したもの

①全部
②一部（

）

①全部
②一部（

）

の交付
(３) その他
（

３

方 法

）

学校法人沖縄科学技術大学院大学学園において開示の実施を希望する日
年月日

４「写しの送付」希望の有無：

希望する ・

希望しない※ 別途郵送料が必要です。

５ 同封する銀行振込明細書（写し）等の額

円※ 保有個人情報が記録されている法人文書１件につき３００ 円

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Attached Form 3 別紙様式第３号

年

月

日

保有個人情報訂正請求書
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園理事長 殿（ふりがな）

氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 住
所又は居所〒＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
TEL＿（法定代理人による開示請求の場合は、法定代理人の氏名と住所又は居所を記入のこと）

個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）第９１条第１項の規定に基づき、下記のとおり保有個人情報の訂正を請求します。

記
訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日

年月

開示決定通知書の文書番号：
開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報

日
年

月

日付

開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（趣旨）

訂正請求の趣旨及び理由（理由）

１ 本人確認書類
□
□
□
□

運転免許証
住民基本台帳カード（住所記載のあるもの） □ 個人番号カード（マイナンバーカード）
在留カード、特別永住者証明書又はこれらの書類とみなされる外国人登録証明書
その他（）*本請求書を送付して請求を行う場合には、上記の写しと住民票の写しを添えて送付してください。
なお、住民票の写しのコピーは本人確認資料としては認められませんのでご注意ください。

２ 本人の状況等（法定代理人が請求する場合にのみ記載してください。）
ア 本人の状況 □未成年者（平成年月日生） □成年被後見人（ふりがな）
イ 本人の氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
ウ

本人の住所又は居所＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

３ 法定代理人が請求する場合、次のいずれかの書類を提示又は提出してください。
請求資格確認書類□戸籍謄本 □登記事項証明書 □その他（）

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Attached Form 4 別紙様式第４号

年

月

日

保有個人情報利用停止請求書
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園理事長 殿（ふりがな）
氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
住所又は居所〒＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
TEL＿＿（法定代理人による開示請求の場合は、法定代理人の氏名と住所又は居所を記入のこと）

個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）第３５条及び第９８条第１項の規定に基づき、下記のとおり保有個人情報の利用停止を請求します。
記
利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報年

月日

開示決定通知書の文書番号：年

月日付： 開示

決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

開示請求の趣旨及び理由ア（趣旨）□ 第１号該当→□利用の停止、□ 第２号該当→□提供の停止
（理由）

□消去

本人確認書類□ 運転免許証□ 住民基本台帳カード（住所記載のあるもの） □ 個人番号カード（マイナンバーカード）□ 在留カード、特別永住者証明書又はこれらの書類とみなされる外国人登録証明書□ その他（）*本請求書を送付して請求を行う場合には、上記の写しと住民票の写しを添えて送付してください。
なお、住民票の写しのコピーは本人確認資料としては認められませんのでご注意ください。

イ

本人の状況等（法定代理人が請求する場合のみ記載してください。
）（ア）本人の状況 □未成年者（
年月日生） □成年被後見人（イ）（ふりがな）
本人の氏名＿ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（ウ）本人の住所又は居所＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

３

法定代理人が請求する場合、次のいずれかの書類を提示又は提出してください。
請求資格確認書類 □戸籍謄本 □登記事項証明書 □その他（）

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