税務トピックス
いよいよ通知の始まったマイナンバーについて、その取得と本人確認についてご紹介致します。

１．個人番号を取得する前にまず始めに、個人番号を取得する際には、利用目的を本人に通知又は公表する必要があります。
そして、取得した個人番号は、通知又は公表した利用目的を超えて利用することは認められず、後から追加することもできません。
（ただし、複数の目的を提示することは可）そのため、個人番号の利用目的である以下の３つの目的に利用するという書面を用意しておき、番号取得の際に交付することが考えられます。
①「源泉徴収事務」②「雇用保険に関する事務」③「健康保険及び厚生年金に関する事務」

２．本人確認
本人確認には、次の２つの確認が必要とされています。

内容

確認方法

番号の確認

身元の確認

取得した番号が正しい番号であることの確認

番号が正しい持ち主による提供であることの確認

平成２７年１０月以降に送付される「通知カード」、若しくは、平成２８年１月以降に取得可能な「個人番号カード」によって行います。

個人番号カードか、運転免許証、あるいはパスポートなどの顔写真付きの身分証明書で行います。

＜通知カード＞表面

裏面

通知カードだけでは「番号の確認」はできても、顔写真がないため、通知カードを持参した人が、通知カードの本来の持ち主であることの確認ができません。

＜個人番号カード＞
表面

裏面

一方、個人番号カードであれば、顔写真が付いているため、「番号の確認」と「身元の確認」の両方が１枚のカードの裏表で行える仕組みになっています。

３．本人確認のために従業員が用意すべきもの（１）平成２７年中に本人確認が行われる場合
平成２８年分の扶養控除等申告書には、従業員や従業員の家族の個人番号を記載する欄が設けられており、実務の流れからは、平成２８年分の扶養控除等申告書の提出のタイミングで、本人確認作業を行うことが考えられます。
個人番号カードの交付が平成２８年以降となるため、この段階では、「番号確認」については通知カードで、「身元確認」については運転免許証又はパスポートなど写真付きのものにより行う形が一般的と考えられます。
（２）平成２８年以降に本人確認が行われる場合
平成２８年以降に本人確認を行う際には、個人番号カードを利用できる場合は、個人番号カード１枚で、「番号確認」と「身元確認」を行うことができます。
個人番号カードを持っていない場合は、通知カードと運転免許証等により確認を行うこととなります。
（３）通知カードや運転免許証がない場合など①通知カードや個人番号カードがない場合
通知カードを紛失した場合には、個人番号が記載された住民票を取得できるので、個人番号の記載された住民票を取得し、その住民票により番号を確認することになります。
なお、住所地から遠隔地に居住していて家族もいないなどの理由で、番号通知カードが手元になく、住民票などもすぐには取れないが、自分の個人番号のメモがあり、番号は分かっているというケースでは、従業員等から「自身の個人番号に相違ない旨の申立書」の提出を受け、これにより番号確認を行うという手法もあります。

②運転免許証やパスポートを保有していない場合
イ．原則的な取扱い「身元確認」の書類として、運転経歴証明書、身体障害者手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書などがあります。
上記以外にも、写真付きの官公署から発行された書類等で、国や地方公共団体が適当と認めるものについても「身元確認」として認められます。
国税庁の告示によれば、下記のものを例示しています。
・写真付き学生証・写真付き身分証明書・写真付き社員証・写真付き資格証明書
ロ．写真付きの証明書がない場合
写真付きの書類がない場合には、以下の書類を２つ以上用意することで「身元確認」を行います。
・健康保険証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
・官公署又は国や地方公共団体・事業者から発行された書類等であって国や地方公共団体が適当と認めるもの（写真の表示なし）
国税庁の告示によれば、下記のものを例示しています。
・学生証（写真なし）

・納税証明書・身分証明書（写真なし）

・印鑑登録証明書

・社員証（写真なし）

・戸籍の附票の写し（謄本又は抄本も可）

・資格証明書（写真なし）

・住民票の写し、住民票記録事項証明書

・税金、社会保険料、公共料金の領収書

・母子健康手帳・源泉徴収票（給与所得、退職所得、公的年金の源泉徴収票）
・支払通知書（配当等とみなす金額に関する支払通知書、上場株式配当等の支払通知書）
・特定口座年間取引報告書（４）身元確認が省略できる場合
採用時などに番号法等で定めるもの又は国税庁告示で定めるもの（上記のような例）と同程度の本人確認書類による確認を行っている必要があります。
（注）長く勤務しているから身元確認が不要とはならない。入社時に本来行うべき身元確認と同程度の身元確認をしている場合にのみ、不要となる。

４．事業者による本人確認（１）対面による場合
本人と対面して、個人番号が分かる書類及び身元確認ができる書類を確認して、番号を取得する形態になります。
具体的には、扶養控除等申告書の提出の際に、扶養控除等申告書に記載されている番号と、番号通知カードの番号が一致していることを確認、運転免許証などで、本人であること、氏名、住所、生年月日等の記載事項が正しいかの確認を行い、番号が記載された扶養控除等申告書を預かるという流れが予想されます。
この際、提示を受けた個人番号カードなどの確認書類について、コピーを保管することは義務付けられていませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。なお、コピーを保管する場合には、適切な安全管理措置を講ずる必要があります。
（２）対面以外の方法による場合
規模の大きい企業などでは、従業員数が多いため対面による本人確認を行えないケースも想定されます。また、不動産の使用料のように継続的な取引はあるものの本人とは直接接触しないケースも考えられます。
このような場合には、郵便あるいは電子メールなどにより本人確認作業を行うこととなります。
①郵便の場合事業者が継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける場合に、顧客に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客がその書面に通知カードや個人番号カードの裏面（通知カード等）のコピーを貼付して返送する方法。
個人番号の提供書類に、顧客が通知カード等のコピーを貼付して返送することで、通知カード等のコピーで「番号確認」を行うとともに、依頼書類に印字した住所及び氏名と貼付されている通知カード等のコピーの住所及び氏名が同一であることを確認することにより、「身元確認」を行います。
②電子メールの場合事業者が講演会の講師に対して謝礼を支払い、支払調書の提出が必要となる場合に、講師がイメージデータ化した本人確認書類をメールにより送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法。
個人番号カードの表面で「身元確認」、裏面で「番号確認」を行いますので、個人番号カードの両面を撮影して送信します。
個人番号カードがない場合は、番号確認書類及び身元確認書類の送信が必要となります。
また、スキャナを使用してイメージデータ化した本人確認書類を送信する方法も可能です。

（３）従業員の家族の本人確認等
個人番号の記載は、従業員だけでなく、従業員の家族のものについても提供を求められることがあります。
①扶養控除等申告書への扶養家族の記載
年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族の個人番号の提供を行うこととされているため、従業員は、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。
具体的には、扶養親族の「番号確認」と「身元確認」を行った上で、扶養控除等申告書へ扶養家族のマイナンバー記載し、事業主に提供することとなります。この場合、事業主が従業員の扶養家族の本人確認を行う必要はありませんが、事業主が従業員の家族の個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することはできます。
②国民年金の第３号被保険者の届出の記載
国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。
通常は、従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人として個人番号を提供することとなりますので、事業主は代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。
（代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認）
イ．代理権：委任状など
ロ．代理人の身元：代理人の個人番号カードや運転免許証
ハ．本人の番号：個人番号カード等のコピー
これら３つの確認を要します。
（４）収集・提供した個人番号に誤りがあった場合個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、個人番号を取得する際には、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、正確性の確保の努力義務が課されています。
（５）個人番号の提供が受けられない場合
個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律で定められた義務であることを伝え、提供を求めて下さい。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておく必要があります。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。
以下のサイトでは、個人番号に関するＱ＆Ａを掲載しております。
国税庁ＨＰ

社会保障・税番号制度について＜http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/＞

内閣官房ＨＰ マイナンバー社会保障・税番号制度＜http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/＞