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I RES 01

Whistleblowing - GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONI

La presente COPIA è da considerarsi unicamente di CONSULTAZIONE, eventuali STAMPE realizzate sono COPIE NON CONTROLLATE(valide per il solo giorno della stampa) di cui è Responsabile il Possessore.
RGQ è Responsabile di mantenere aggiornato l'Archivio

1. SCOPO DEL DOCUMENTO
Il d. lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 ha recepito in Italia la Direttiva Europea 2019/1937 relativa alla
protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea. La norma
intende garantire la protezione, sia in termini di riservatezza che in caso di ritorsioni, delle persone
che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono
l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano
venuti a conoscenza in un contesto lavorativo. Tale tutela è estesa ai soggetti diversi dal Segnalanteche siano destinatari del d. lgs. n. 24/2023, nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili inmateria di protezione dei dati personali.
La presente Istruzione Operativa disciplina le modalità di inserimento di una segnalazione interna
mediante le modalità messe a disposizione dalla Società.
I principi e le disposizioni di cui alla presente Istruzione Operativa non pregiudicano e non limitano
gli obblighi e le facoltà di segnalazione e denuncia alle competenti Autorità competenti.
2. RIFERIMENTI D. lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento
europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone
che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti laprotezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative
nazionali.” Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile
2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati
personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE(regolamento generale sulla protezione dei dati);
 Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 "Codice in materia di protezione dei dati
personali" come modificato e integrato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018 n.101;
 Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del dirittodell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni
normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni
esterne. Anac. Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.
 Nuova disciplina “whistleblowing”. Guida operativa per gli enti privati. Confindustria.
Ottobre 2023.
 Codice Etico e di Comportamento Modello di organizzazione, gestione e controllo D. Lgs. 231/2001
 Codice di Condotta Fornitori

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3. DEFINIZIONISi indicano alcune definizioni rilevanti ai fini dell’applicazione del D.lgs. 24/2023: «segnalazione»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
 «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico ol'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato. Per l’indicazione
esaustiva si rimanda all’art. 2 comma 1 lett. a del d. lgs. 24/2023;
 «informazione sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti,
riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero
essere commesse nell’organizzazione con cui il segnalante o colui che sporge
denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico nei
termini indicati dalla norma, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad
occultare tali violazioni; «segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione
pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto
lavorativo;
 «soggetti coinvolti nella segnalazione»: la persona fisica o giuridica menzionata nella
segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona
comunque implicata nella violazione segnalata; «facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo disegnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui
assistenza deve essere mantenuta riservata; «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svoltenell’ambito dei rapporti indicati in normativa, attraverso le quali, indipendentemente
dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel
cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o didivulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
 «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al
seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione; «gestori del canale»: personale addetto specificamente formato e autorizzato alla
ricezione e gestione delle segnalazioni;
 «canale»: l’insieme delle risorse, materiali e personali, organizzato per la ricezione e
gestione delle segnalazioni.

4. DESCRIZIONE DELL’ ISTRUZIONELa Società ha ritenuto di introdurre apposita piattaforma Globaleaks”, accessibile dal web al seguente link: https://whistleblowing.bkolormakeup.com/, rispondente ai dettami del d. lgs. 24/2023, per lagestione delle segnalazioni. Attraverso il canale informatico individuato dalla Società, il segnalantesarà accompagnato in ogni fase della segnalazione.
Il collegamento deve avvenire tramite rete non aziendale (Pc o Smartphone privati). Per compilare
la segnalazione, il Segnalante deve accedere al portale dall’esterno dell’azienda e prendere visione

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Data: 31/07/2023

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Whistleblowing - GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONIdell’informativa sul trattamento dei dati personali pubblicata ai sensi dell’art. 13 – 14 delRegolamento UE 2016/679.
Le segnalazioni inserite nella piattaforma informatica vengono ricevute dall’Organismo diVigilanza (di seguito anche ODV), in qualità di gestore delle segnalazioni.
Dopo aver completato la segnalazione, il Segnalante potrà in ogni momento, attraverso un codice(denominato “ricevuta”) assegnato alla segnalazione:
 integrare la segnalazione con ulteriori informazioni;
 comunicare con l’ODV.
Il codice della ricevuta deve essere copiato/registrato e conservato dal segnalante al momentodell’invio della segnalazione.
In caso di smarrimento non sarà possibile recuperarlo essendo di esclusiva titolarità del segnalante.
4.1. Chi può fare la segnalazione
Le segnalazioni disciplinate dalla presente Istruzione Operativa possono essere attuate dai seguenti
soggetti, così come individuati dalla normativa di riferimento:
 lavoratore subordinato, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato
dal d. lgs. 81/2015 o dall’art. 54bis del d. lgs. 50/2017, convertito dalla L. 96/2017;
 lavoratore autonomo, ivi compresi quelli indicati al capo I della L. 81/2017 nonché ititolai di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 cpc e dell’art. 2 d. lgs. 81/2015,che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato;
 lavoratore o Collaboratore, che svolge la propria attività lavorativa presso i soggetti delsettore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; libero professionista e consulente che presta la propria attività presso soggetti del settore
privato; volontario e tirocinante, anche non retribuito, che presta la propria attività presso
soggetti del settore privato; azionista; persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza orappresentanza, anche di fatto, quali, a titolo esemplificativo, amministratore, direttore
generale, legale rappresentante, componente del collegio sindacale, componentedell’Organismo di Vigilanza, se presenti,
 candidato che ha svolto un colloquio;
 ex lavoratore subordinato.
La riservatezza del Segnalante è garantita nei termini normativi, congiuntamente a quella dei
soggetti coinvolti nella stessa. L’eventuale svelamento dell’identità del segnalante a persone diverseda quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni presuppone il suo consenso.
4.2. Oggetto della segnalazione
Sono da considerarsi rilevanti e, pertanto oggetto di segnalazioni:
 illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte illecite rilevanti ai sensi del d. lgs. 231/01 o violazioni di Modello diorganizzazione e gestione previsti dal d. lgs. 231/01 e del Codice Etico;

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 illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali
indicati nell'allegato al D.lgs. 24/2023 (appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati
finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e
conformità dei prodotti, sicurezza dei trasposti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e
sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli
animali; salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione
dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
 atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea, come indicato nel
trattato sul funzionamento dell’UE (art. 325);
 atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione europea (art. 26 par. 2 delTrattato sul funzionamento dell’UE e, comprese le violazioni sulle norme dell’UE inmateria di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno
connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il
cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o le finalità della normativa
applicabile in materia di imposta sulle società atti o comportamenti che, comunque, vanificano l’oggetto o la finalità degli atti dell’Unione
europea nei settori di cui sopra.
Le condotte da segnalare devono riguardare situazioni delle quali il soggetto sia venuto direttamente
a conoscenza “in ragione del rapporto di lavoro”, ossia a causa o in occasione di esso.
Non si ritiene meritevole di tutela una segnalazione basata su sospetti o voci, apparendo necessaria,
ai fini della segnalazione, una puntuale conoscenza dei fatti.
Il dipendente non deve avere la certezza dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e dell’autore,
essendo sufficiente che lo stesso ritenga altamente probabile il verificarsi del fatto illecito.
4.3. Contenuto della segnalazione
Il Segnalante può svolgere segnalazioni per iscritto oppure orale, tramite registrazione con
alterazione della voce, nel rispetto del principio di riservatezza, tramite la piattaforma individuata.
La segnalazione può essere nominativa oppure anonima. Le segnalazioni anonime nonadeguatamente circostanziate sono trattate al pari di segnalazioni ordinarie.
La segnalazione nominativa prevede una sezione volta ad acquisire i dati del segnalante e il suo
ruolo rispetto alla società.
La segnalazione deve, poi, contenere i seguenti elementi:
 una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
 le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto dellasegnalazione;
 le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno
posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività); gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
 l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto disegnalazione.
Il Segnalante sarà guidato da alcune domande, solo in alcuni casi obbligatorie, per agevolare la

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Data: 31/07/2023

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comunicazione della segnalazione.
4.4. Indagine e azioni correttive
Tutte le segnalazioni inserite nel sistema informatico sono prese in carico dall’ODV ed èrilasciato al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione attraverso la dicitura“segnalazione andata a buon fine” immediatamente dalla piattaforma, nel rispetto dei termini
normativi.
Successivamente è avviata la fase di istruttoria, che avviene in due momenti:
 una fase di analisi preliminare; una fase istruttoria vera e propria.
Nella prima fase viene svolta una valutazione dell’esistenza dei requisiti essenziali dellasegnalazione per valutarne l’ammissibilità. Nello svolgimento dell’analisi preliminare dellesegnalazioni, l’ODV potrà avvalersi, per specifici aspetti trattati nelle stesse e qualora ritenuto
necessario, del supporto e della collaborazione delle funzioni aziendali competenti nella
materia oggetto della segnalazione e, all’occorrenza, di organi di controllo o professionisti
esterni alle società, nel rispetto del principio di riservatezza dei dati.
L’analisi di una segnalazione può determinare la chiusura della stessa, prima della faseistruttoria, nei casi in cui la segnalazione:
 sia troppo generica, non verificabile e priva degli elementi necessari per una
successiva indagine e non vi è possibilità per l’ODV di contattare il Segnalante perottenere maggiori informazioni sull’evento segnalato;
 abbia ad oggetto tematiche che non rientrano nell’applicazione del presente
documento (es. reclami dei clienti in merito a questioni di tipo commerciale). In tal
caso, dopo la chiusura, la segnalazione è comunque trasmessa alle Direzioni aziendali
competenti nella tematica oggetto di segnalazione;
 riguardi eventi sui quali insistono delle indagini in corso da parte della Pubblica
Autorità e pertanto gli organi competenti interni si astengono dallo svolgere ulteriori
attività di indagine;
 abbia ad oggetto eventi già segnalati in altre segnalazioni, in assenza di ulterioridettagli rispetto a quanto già notificato.
Se sono forniti elementi sufficienti e la segnalazione è ritenuta pertinente, è analizzata evalutata.
La fase istruttoria vera e propria prevede lo svolgimento di approfondimenti mirati ad
accertare, in modo oggettivo, la fondatezza del contenuto della segnalazione. Il gestore delcanale può avvalersi dell’ausilio di eventuali consulenti nominati ad hoc.
All’esito di ogni istruttoria, l’ODV prepara un report finale contenente:- i fatti accertati:- le evidenze raccolte;- se possibile, le cause e le carenze che hanno determinato la violazione segnalata.
Se ritenuto, l’ODV attiva le funzioni competenti per eventuali azioni disciplinari o di

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Data: 31/07/2023

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mitigazione.
Il segnalante è informato delle varie fasi e dell’esito dell’istruttoria nel termine di tre mesi
tramite piattaforma.
Le segnalazioni sono archiviate per il tempo necessario al loro trattamento e comunque nonoltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito della stessa.
5. RESPONSABILITA’ E COMPETENZEIl segnalante ha il compito di segnalare, mediante i mezzi riportati nella seguente procedura,
condotte illecite o irregolarità, relativi alla realtà aziendale, di cui sia venuto a conoscenza. La
presente istruzione lascia impregiudicata la responsabilità in sede civile, penale e disciplinare delsegnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e civile.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali
forme di abuso della presente Istruzione Operativa, quali le segnalazioni manifestamente
opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra
ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto dellapresente procedura.
L'Organismo di Vigilanza rappresenta il destinatario e gestore di tutte le Segnalazioni e dà seguito
alle stesse nei termini indicati dalla normativa e dalla presente Istruzione Operativa.
La Società garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e dei soggetti
diversi dal Segnalante, oltre a quello contenuto nella segnalazione. Ha la responsabilità di prenderein carico quanto segnalato dall’ODV. Inoltre, vigila affinché il Segnalante non sia sottoposto a
condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti, direttamente o indirettamente,
alla Segnalazione. In Particolare, il Segnalante non può essere sanzionato, licenziato, né possono
essere disposte misure equivalenti in relazione al tipo di rapporto di lavoro o collaborazione inessere, ovvero sottoposto ad alcuna forma di discriminazione (ad es. azioni disciplinariingiustificate, molestie sul luogo di lavoro o altre forme di ritorsione), diretta o indiretta, per motivi
collegati, anche indirettamente, alla Segnalazione. Il Segnalante, ove ritenga di aver subito una
discriminazione, ne dà comunicazione all’ODV che, accertatane la fondatezza, segnala la stessa agliorgani aziendali competenti, affinché siano adottati i provvedimenti necessari a ripristinare lasituazione e/o rimediare agli effetti negativi della discriminazione. Resta ferma l’applicabilità delle
tutele e delle garanzie previste dall’ordinamento contro le ipotesi di licenziamento ritorsivo odiscriminatorio ovvero di altre condotte discriminatorie. È altresì vietata ogni forma di ritorsione odiscriminazione verso i soggetti che collaborano alle attività di riscontro.
6. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNAANAC ha attivato un canale di segnalazione esterna cui il Segnalante può rivolgersi in presenzadelle condizioni previste dall’art. 6 del d. lgs. 24/2023. L’accesso al canale è disponibile sul sito di
ANAC.
Inoltre, il Segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione, puòrivolgersi ad ANAC secondo quanto previsto dall’art. 16 del d. lgs. 24/2023.

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Data: 31/07/2023

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Inoltre, qualora ricorrano le condizioni previste dall’art. 15 d. lgs. 24/2023, il Segnalante può
effettuare una divulgazione pubblica.
7. MODULISTICA ASSOCIATA
Nessuna

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