施設ご利用の手引き
ライトキューブ宇都宮（宇都宮駅東口交流拠点施設）

１． はじめに施設ご利用の手引きは、宇都宮市交流拠点施設条例施行規則に基づいて作成されています。
２． 施設概要
ライトキューブ宇都宮（宇都宮駅東口交流拠点施設）は JR 宇都宮駅改札口から徒歩わずか 2分の国内でも有数のアクセス利便性を誇る会議施設となります。最大で大小全 17 室、収容人数は数十名から 2000 名まで、様々な規模の空間を備え、学会のほか、企業会議、小規模展示会、各種イベントなど、幅広いニーズにお応えします。
フロア

室 名

収容人数(名) 注 1

大ホール

１階

2階
3階
4階

2,000

面 積
1,882m

天井高
2

小会議室 1016499m

小会議室 1026481m2

小会議室 1036494m2

小会議室 1046498m2

小会議室 1055687m2

小会議室 1065683m2

小会議室 1075683m2

小会議室 1085687m2

大会議室 201

300271m2大会議室 202

300271m2

中ホール

702649m2

小会議室 401

6081m2

小会議室 402

6076m2602

小会議室 40377m

8.3m〜9.4m

23.5m

3.0m

4.3m
6.5m〜8.7m
3.3m＊注 1:収容人数（名）は、シアター形式の人数になっています。諸室の連結・分割、レイアウトによって変わりますのでご相談ください。

■大ホール
学会、業界団体の大会のほか、ビジネス展示会、販促・物販催事、レセプションの開催など、幅広い利用が可能です。
■大会議室
学会の分科会や企業会議、試験会場など、幅広い用途に利用が可能で、可動間仕切りにより、２室を連結し、１つの会場とすることができます。
■中ホール
木のドレープにより華やかに空間を演出し、各種会議のほか式典や演奏会の開催に最適です。
常設ステージにより、クラシックコンサートなど音楽イベントにも利用できます。
■1 階 小会議室
各種小規模会議や学会の控室等としての利用に最適です。８室を設けており、可動間仕切りにより２室を連結し、１つの会場とすることができます。
■4 階 小会議室
他諸室から独立した空間になっており、学会等の来賓控室やプライベートミーティングの会場等としての利用に最適です。３室設けており、可動間仕切りにより、２室又は３室を１つの会場とすることができます。

1３． お申込み（１） 利用可能日及び利用時間
利用可能日：12 月 29 日～1 月 3 日の年末年始及び施設の設備点検日を除く全日
利用時間：午前 9 時から午後１０時まで（午前・午後・夜間の３区分でのご利用となります。）（２） 利用受付【申請方法】 受付窓口への提出のほか、メールまたは郵送にて＊受付メールアドレス：yoyaku@light-cube.jp＊郵 送 先：〒321-0969
栃木県宇都宮市宮みらい１－２０
宇都宮駅東口交流拠点施設運営共同事業体管理事務室 宛＊電話番号：028-611-5522【提出書類】 利用許可申請書※電話などで空き状況をご確認のうえ、ホームページより利用許可申請書をダウンロードし、必要事項を記入し、提出してください。

【提 出 先】 宇都宮駅東口交流拠点施設運営共同事業体管理事務室【受付日時】午前９時から午後５時まで（12 月 29 日～1 月 3 日の年末年始及び施設の設備点検日を除く全日で受付可能です）（３） 利用のお申込み
利用許可申請書に代表者の方の氏名や利用内容等をご記入いただき、催事に関する資料を添付して、利用許可申請書をご提出ください。法人の利用者様は登記簿謄本の写し、個人の利用者様は身分証明書を確認させていただくことがございます。

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（４）申請受付期間【申請受付開始時期】
利用諸室時期
随時

全館利用※但し、交流拠点施設を利用しようとする日の７日前まで
・大ホールと中ホールの全面利用
・大会議室２室の一体利用

交流拠点施設を利用しようとする日の属する月の２４ヶ月前の月の初日から利用しようとする日の７日前まで（その他の諸室利用を含む。）
大ホールと中ホールの分割利用

交流拠点施設を利用しようとする日の属する月の１８ヶ月前の（その他の諸室利用を含む。）

月の初日から利用しようとする日の７日前まで

・大会議室（１室利用）
・小会議室（１階の８室を全室利用）（４階の３室を全室利用）

交流拠点施設を利用しようとする日の属する月の１２ヶ月前の月の初日から利用しようとする日の７日前まで
交流拠点施設を利用とする日の属する月の６ヶ月前の月の小会議室
初日から利用しようとする日の当日まで※複数の利用区分に該当する場合については、それぞれの期間のうち、申請の開始が最も早い期間を適用し、複数の使用を同時に申請することができます。

【利用区分】次の利用区分によってご利用いただくことができます。
利用区分

時間帯

利用区分時間帯

午 前

午前９時～正午

午前・午後

午前９時～午後５時

午 後

午後１時～午後５時

午後・夜間

午後１時～午後１０時

夜 間

午後６時～午後１０時

全 日

午前９時～午後１０時※会場の準備・設営及び保管・片付けの時間は、利用時間内にお願いいたします。
※上記の【利用区分】を超える利用については、あらかじめご相談ください。

【利用料金】
施設料金表をご確認ください。
【利用期間】
最長で連続して１０日間のご利用が可能です。
【その他】
申請に係る利用許可の順位は、申請の順序により決定させていただきます。
（５）利用料とお支払い
利用申請書の内容を審査し、請求書を発行いたします。
施設利用料金（室料）は全額前納制となっておりますが、支払期限・支払金額は次の表のとおりです。利用料金は、請求書に記載されておりますので、支払期限までに銀行振込でお支払いください。

3利用施設

納入金額
一括納付

大ホール及び中ホール

納入期限

施設利用料金の全額納付書発行日から１４日以内

施設利用料金の３０％納付書発行日から１４日以内

施設利用料金の７０％

利用日初日の３０日前まで

分割納付
附属設備及びー催事終了後，納付書発行から備品一括納付
大会議室・小会議室・

１４日以内
施設利用料金の全額納付書発行日から１４日以内

施設利用料金の３０％納付書発行日から１４日以内

施設利用料金の７０％

利用日初日の１４日前まで

分割納付

控室・パントリー附属設備及び催事終了後，納付書発行からー

備品

１４日以内

※複数の利用施設に該当する場合、最も早い期限を納入期限といたします。
※振込手数料は、利用者様ご自身でご負担をお願いいたします。
※原則、キャンセルの際は、お支払いいただいた利用料金はお返しできかねます。
※納付書発行日が利用日の１４日に満たない場合は、指定する期日までにお支払いください。

（６）利用許可書の交付
ご入金を確認した後、利用許可書を交付いたします。これをもって、正式なお申し込みとなりますので、大切に保管してください。また、虚偽の記載が判明したときや、実際の利用内容が許可した内容と異なることが判明したとき等は、利用許可を取り消すことがあります。
あらかじめご了承ください。
（７）利用内容の変更・取消
利用内容等に変更又は取消等が生じた場合は、速やかにご連絡をお願いいたします。
【変更の手続き】
利用手続きは一度に限り変更が可能です。
利用許可書発行後に利用内容を変更する場合は、利用変更申請書を提出していただきます。
申請内容等を審査した後、利用変更許可書を交付いたします。
利用変更許可書は下記の期日までに、ご提出ください。
利用施設

時 期

大ホール・中ホール

ご利用日の３０日前まで

大会議室・小会議室・控室及びパントリー

ご利用日の１４日前まで【利用取消の手続き】
利用許可書発行後に利用内容を取消される場合は、利用取消申請書を提出いただきます。
申請内容等を審査した後、利用取消許可書を交付いたします。

4【利用料金の返還】
原則、お支払いいただいた利用料金の返還はいたしかねます。
ただし、利用者様の責めに帰することができない事由により利用ができなくなったとき、その他、指定管理者が特別の理由があると認めるときは、お支払いいただいた利用料金の全部、または一部を返還させていただく場合がございます。
なお、すでにお支払いいただいた利用料金は、下記の期日までに提出をいただかないと還付が受けられませんので、ご注意ください。
利用施設

時 期

還付

大ホール及び中ホール

ご利用日の９０日前まで

利用料金の７０％

大会議室、小会議室・控室及びパントリー

ご利用日の３０日前まで

利用料金の７０％

４． ご利用に際して（１）事前打合わせ
会場のレイアウトや附属設備等について、以下の表に定める時期までに催事担当者と打合せをお願いいたします。
利用施設

時 期

大ホール及び中ホール

利用日の３０日前まで

大会議室及び小会議室

利用日の１４日前まで■打合せ事項■必要書類
・実施概要、スケジュール
・進行表プログラム
・会場レイアウト、受付の有無
・その他必要な資料 など
・入場整理・会場警備
・附属設備の利用、持込み機材の有無
・荷物の搬入計画
・物品の販売・配布・展示などの有無
・飲食・ケータリングなど（２）各関係機関連絡先一覧
催事の開催にあたり、各関係機関への申請、届出、連絡などが必要な場合は利用者様ご自身でのお手続きをお願いいたします。
※申請や届出を提出した場合は、「写し」を施設に提出することが必要となります。

関係各所連絡先■宇都宮市保健所生活衛生課食品衛生グループ〒321-0974 栃木県宇都宮市竹林町９７２
Tel:028-626-1110■宇都宮市消防局 東消防署
〒321-0968 栃木県宇都宮市中今泉５丁目３７−１６
Tel:028-663-0119■栃木県警察宇都宮東警察署〒321-0968 栃木県宇都宮市中今泉３丁目５−６３
Tel:028-663-0110■宇都宮税務署〒320-8655 栃木県宇都宮市昭和 2 丁目１－７
Tel:028-621-2151

5（３）利用会場の開錠と鍵の貸出し[1]利用当日は、利用許可書をご持参のうえ、2 階総合案内へお越しいただき、内線にて管理事務室へご連絡ください。ご利用諸室のカードキーをお渡しします。
大ホール・中ホール・大会議室に関しましては、施設担当者が解錠いたします。
[2]貸出したカードキーを紛失・破損した場合には実費にて弁償していただきます。
（４）原状回復・利用終了の確認[1]利用終了後は、管理事務室までご連絡をお願いいたします。施設担当者がお伺いし、会場の確認をいたします。
[2]利用時間には準備から退場までの時間が含まれています。
所定の時間を超えないようお願いいたします。
[3]会場の収容人数は、定員を超えないようにお願いいたします。
[4]本施設の利用終了後、原則として利用期間の終了までに施設、附属設備等を清掃、原状回復し、施設担当者の確認を受け、返却をお願いいたします。
[5]利用期間の終了までに返却されない場合、超過時間分の利用料金を請求いたします。
[6]返却後に施設内に残置されている物品及び造作物等は、所有権を放棄したものとして、当施設で処分いたします。なお、処分に要した費用は、利用者様のご負担といたします。
[7]利用により生じたゴミ等は、必ず利用者様のご負担において搬出・清掃ください。
※ゴミの処分をご希望の場合は、実費にて申し受けます。催事担当者にご相談ください。

（５）レイアウト設営・持込電気機器【レイアウト】
大会議室・小会議室の利用開始時のレイアウトはスクール形式（正面に向けてテーブルと椅子を配置したレイアウト）となります。
※利用途中のレイアウト変更は、利用者様でのご対応をお願いいたします。
※施設（指定管理者）側で行う場合には別途料金が発生いたします。

また、各利用施設に無料で備え付けとなる備品は以下の表の通りです。
利用施設

大ホール
中ホール

大会議室

小会議室

テーブル

椅子

ワイヤレスマイク

全室

２００

本

１,０００

脚

８

本

分割

１００

本

５００

脚

４

本

全室

１２０本

７０２

脚

８

本

分割

６０

本

２６０

脚

４

本

201

６０

本

３００

脚

２本

202

６０

本

３００

脚

２

本

201+202

１２０

本

６００

脚

４

本

101

１４本

４２

脚

２

本

102

１４本

４２

脚

２

本

101+102

２８

本

８４

脚

４

本

103

１４

本

４２

脚

２

本

104

１４本

４２

脚

２

本

103+104

２８

本

８４

脚

４

本

105

14

本

42

脚

２

本

106

14

本

42

脚

２

本

105+106

28

本

84

脚

４

本

107

14

本

42

脚

２本6小会議室

10814本

42脚２本

107+108

28本

84脚４本

401

１２本

３６脚２本

402

１２本

３６脚２本

403

１２本

３６脚２本

401+402２４本

７２脚４本

402+403２４本

７２脚４本

401+402+403

３６本

１０８脚６本※テーブルは 1,800mm*450mm になります。
※大ホール、中ホールは平土間での貸出しになります。レイアウトは事前に施設担当者にご相談ください。
施設（指定管理者）側でレイアウトを作成する場合には、テーブル・椅子の利用料金のほか、別途料金が発生いたします※各諸室、上記の備品以外のご利用の場合、別途利用料金が発生いたしますので、催事担当者にご確認ください。
※附属設備、機器の操作は、原則として利用者様ご自身でお願いいたします。（一部の機器は除きます。）※施設（指定管理者）側での操作をご希望の場合は、別途料金を申し受けます。
納付書に記載されております支払期限までに銀行振込でお支払いください。
※振込手数料は、利用者様ご自身でご負担をお願いいたします。

【持込み器具 電気使用料】
持込み電気器具をご利用される場合は、事前に施設担当者にご相談をお願いいたします。
※持込まれる機器・備品の内容等については、打合せの際にお申し出願います。
※別途持込み器具電気使用料を申し受けます。（大ホール 1Kwh２００円）（６）搬入出について搬入・搬出のスケジュールは、調整させていただくことがございます。
床などを傷つける恐れがある場合は、養生をお願いいたします。
搬入出で傷や破損等をさせた場合は、利用者様のご負担で補修いただくことがございます。
台車等を用いる場合や重量物等の搬入・搬出は、専用の搬入口からお願いいたします。
（７）荷物・宅配便
施設での荷受け、発送は行っておりません。
ただし、利用者様ご自身による利用時間内での荷受け、発送は可能です。
その場合、宅配業者への手配は利用者様ご自身でお願いいたします。
（８）飲食
衛生管理の観点から利用者様ご手配の飲食物の持込みは禁止させていただきます。
ケータリング手配（お弁当、料飲関係）については施設にて対応いたしますので、必ず事前にご相談ください。
（９）喫煙
館内及び施設敷地内は全面禁煙です。
（10）給湯室・パントリー等の利用ご利用される場合は事前にご相談ください。

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（11）酒類の販売
酒類販売は宇都宮税務署の許可が必要になります。
利用者様にてご申請をお願いいたします。ご利用に際しては、施設に許可証の提出が必要となります。
（12）火気（裸火）の利用及び危険物の持込みについて[1]施設内での火気の使用は禁止されています。
ただし、展示実演等において火気を使用する必要のあるときは、使用条件等により消防署の禁止行為解除申請を得ていただき、施設長の許可を得たものに限り使用することが出来ます。
[2]危険物の持込み
高圧ガス、ガソリン、灯油等の危険物の持込みは禁止されています。
ただし、展示等において必要のあるときは、持込み条件等により消防署の禁止行為解除申請を得ていただき、施設長の許可を得たものに限り使用することが出来ます。
（13）寄付の募集
事前に寄附行為等許可申請書をご提出いただき、指定管理者が許可した場合のみ可能になります。
（14）物品の販売等
事前に物品販売・展示等許可申請書をご提出いただき、指定管理者が許可した場合のみ可能になります。
(15)チラシ等の配布等
事前にチラシ等配布許可申請書をご提出いただき、指定管理者が許可した場合のみ可能になります。
（16）臨時電話回線
別途工事により、各諸室に電話回線の敷設が可能です。事前にご相談ください。
（17）インターネット設備・Wi-Fi の利用[１] 館内の Free Wi-Fi はご利用が可能です。
[2] 各諸室のアクセスポイントをご利用の場合は、事前に申し出ていただければ,パスワードをお渡しいたします。
[3] 各諸室の有線 LAN は、1 台はご利用が可能ですが、複数台の PC を接続する場合は、利用者様ご自身でハブ等をご準備ください。
（18）1F ホワイエ利用
大ホールの利用者様に限り、1 階ホワイエのご利用が可能です。
ご利用の希望の際は内容の確認が必要となります。施設担当者まで事前にご相談ください。
（19）2F ホワイエ利用
大会議室の利用者様に限り、２階ホワイエのご利用が可能です。
ご利用の希望の際は内容の確認が必要となります。施設担当者まで事前にご相談ください。

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（20）3F ホワイエ利用
中ホールの利用者様に限り、３階ホワイエのご利用が可能です。
ご利用の希望の際は内容の確認が必要となります。
施設担当者まで事前にご相談ください。
(21)ホワイエ利用時の注意
ホワイエにて、受付の設置・展示等を行う場合は、施設の備品のみでお願いいたします。
（22）1F 小会議室北側（101～104）と東西ストリートの一体利用について
東西ストリートは、小会議室 101〜104 の全室利用時にのみ予約・利用が可能です。
利用に際しては、ＬＲＴ（ライトライン）や周辺施設利用者などの歩行者の通行の妨げにならないよう、歩行者動線の確保を行ってください。

（23）3F 中ホールと 3F 交流広場の一体利用について中ホールの利用申請と、３F 交流広場の利用申請が必要となります。
３F 交流広場単体での申請はできませんので、ご注意ください。
（24）大ホールと 1F 交流広場の一体利用について大ホールの利用申請と、1 階交流広場の利用申請が必要となります。
(25) 駐車場について当施設には、専用駐車場はございません。
公共交通機関もしくは近隣の有料駐車場をご利用ください。
(26) 中継・収録・撮影について撮影等利用許可申請書を提出いただき、指定管理者が許可した場合のみ可能になります。
報道機関等メディアの入館のある場合には、事前にご連絡ください。
また、施設（建物）内でのドローン（小型無人航空機）での撮影は、安全上の観点から禁止いたします。敷地内（建物外）も飛行禁止空域にあたるため、禁止いたします。
ただし、関係省庁・各所への申請により許可を得た場合は、その限りではありません。

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５．利用者の責務（１） 利用者は常に善良な管理者の注意をもって利用するものとし、催事の運営及び催事のための必要な作業（事前準備、設営及び終了後の撤去作業を含む）は、すべて利用者の責任負担により行っていただきます。
（２） 利用者は管理責任者を選任し、施設内外の催事来場者の整理、搬入出車両の整理等については、当施設と打合せの上、指示に基づいて、利用者の責任と負担により行っていただきますようお願いいたします。
なお、多くの来場者が見込まれる場合、当施設から警備について条件を付す場合がございます。
（３） 利用者は、法令に定められた届出及びその他必要とされる書類を指定された期日までに関係諸官庁に提出し、承認を得た上で、書類の写しを当施設へ提出お願いいたします。
（４） 利用期間中の警備、清掃及びごみ処理は、利用者の責任と負担により行っていただきます
ようお願いいたします。
（５） 施設の利用に当たり、当施設が必要と判断した場合は、利用者の責任と負担において必要な措置をお願いいたします。
（６） 利用者は、自己の責任において利用期間中における展示物等の管理をお願いいたします。
当施設は利用期間中に生じた盗難、破損等の責任は一切負いかねます。
（７） 利用者が展示等を行う場合には、当施設利用許可権の全部又は一部を第三者に譲渡又は転貸することはできかねます。
（８） 盗難、火災、損傷等の安全管理について十分な安全策を講じてくださいますようお願いいたします。
（９） 館内での盗難については、当施設では責任を負いかねます。また、貴重品のお預かりも行っておりませんので、各自で管理していただけるようお願いいたします。
６. 利用上の注意
以下の事項に該当する場合、利用許可を取消させていただく場合がございます。
【禁止事項】（１） 公の秩序又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められる場合（２） 施設、附属設備若しくは備品を毀損し、又は汚損するおそれがあると認められる場合（３） 他人に危害又は迷惑をおよぼすおそれがあると認められる場合（４） 火気の持ち込み、また火災、爆発その他の危険を生ずるおそれがあると認められる場合 注２（５） 騒音、振動、粉塵、臭気等を著しく発するおそれがあると認められる場合（６） 暴力的不法行為を行う組織の活動又はこれを助長するおそれがあると認められる場合（７） 貼り紙、ポスターなどの広告物を許可なく表示する行為 注２（８） 車両を乗り入れ、又は駐車する行為（指定管理者が定めた区域を除く）注２（９） 募金、署名運動その他これらに類する行為 注２（10）営利を目的とした物品等の販売その他これに類する行為 注２（11）宇都宮市交流拠点施設条例の各条項に違反する行為（12）その他当施設の管理運営上支障があると認められる行為
注２:指定管理者が許可した場合を除く

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【利用許可の取り消し】（１） 禁止事項に該当する場合（２） 偽りその他不正の手段により利用許可を受けた場合（３） 利用許可の内容と著しく異なる目的で利用したとき、又は指定管理者の指示に従わなかった場合（４） 利用許可の権利を第三者に譲渡した場合（５） 管理の都合上、止むを得ない事由が発生した場合（６） 利用許可にあたり付された条件を履行しない場合【損害賠償】（１） 利用者及びその関係者（関係業者、出展業者、来場者等の催事に関係する者、以下同じ）が施設、設備、備品等を毀損、汚損、滅失等したときは、利用者にその損害を賠償していただきます。
（２） 利用者及びその関係者が第三者に損害を与えたときは、当施設は一切の責任を負わず利用者にその損害を賠償していただきます。
（３） 利用者が条例、規則等に違反したことにより損害が発生したときは、利用者にその損害を賠償していただきます。
【免責】(１) 当施設は、出展業者、装飾業者等下請け業者の行為も含め、利用期間中に発生した事故及び盗難について、原因の如何を問わず、一切の責任を負いかねます。
(２) 自然災害、その他不可抗力、又は当施設の責に帰さない事由により生じた損害について当施設はその責任を負いかねます。
(３) 当施設の責に帰すべき事由により、利用者が損害を被り、利用者が当施設に対し、その損害の賠償を請求した場合は、当施設は受領する「利用料金」の範囲内において賠償するものといたします。ただし、利用者の損害のうち、機会損失等の逸失利益に関しては、当施設はその損害の責任を負いかねます。

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