Export in das PDF-Dateiformat

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Andreas Mantke, maand@gmx.de

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Publication date and software version
Published 2010-12-24. Based on LibreOffice 3.3.

Copyright 2

Inhaltsverzeichnis
Copyright......................................................................................................................................... 2
Einleitung......................................................................................................................................... 3
Die verschiedenen Wege zum Export..............................................................................................3
Direkter Export in das PDF-Format..................................................................................................4
Export über das Menü Datei in das PDF-Format..............................................................................5
Register "Allgemein".................................................................................................................... 6
Register "Anfangsdarstellung".....................................................................................................9Register „Benutzeroberfläche“...................................................................................................11
Register "Sicherheit".................................................................................................................. 12
Register „Verknüpfungen“.......................................................................................................... 15Ändern der Funktion der Schaltfläche PDF-Export auf der Symbolleiste.......................................16
Konvertieren über die Kommandozeile..........................................................................................18

Einleitung
LibreOffice unterstützt den Export in das Portable Dokument Format (PDF). Hierbei handelt es sichum ein plattformübergreifendes Dateiformat, das von der Firma Adobe entwickelt worden ist. Es ist
zwar ein kommerzielles Format, das aber dokumentiert wurde. Insbesondere im Netz (sowohl
Internet als auch Intranet) wird es häufig zur Weitergabe von Dokumenten verwandt, da bei derWiedergabe bzw. beim Druck das mit dem Originalprogramm erzeugte Layout weitestgehend
erhalten bleibt.
Als der Dialog zum direkten Erzeugen von PDF-Dokumenten erstmals in das Vorgängerprodukt
von LibreOffice (OpenOffice.org) integriert wurde, war dies eine wichtige Weiterentwicklung der
Bürosoftware. Seither können die erzeugten Dokumente von Empfängern angesehen und gedruckt
werden, die LibreOffice nicht auf Ihrem Rechner installiert haben.
Auf dem Weg zum aktuellen Produkt ist der Dialog zum Export in das PDF-Format überarbeitet
und verbessert worden. Er bietet nun erheblich mehr Einstellmöglichkeiten. Insbesondere können
nun auch Sicherheitseigenschaften eingestellt werden.

Die verschiedenen Wege zum Export
Das Programm LibreOffice kennt unterschiedliche Varianten der Konvertierung in das PDFDateiformat. Einer dieser Wege führt über die Schaltfläche auf der Symbolleiste "Standard" (sieheunten Abbildung 1).
Die Schaltfläche auf dieser Symbolleiste ruft in der Standardeinstellung, mit der die Bürosoftware
regelmäßig ausgeliefert wird, die Funktion zum direkten Export in das PDF-Format auf. Diese
Funktion beinhaltet lediglich einen Dialog, in dem Sie den Namen der Datei und das Verzeichnis
für den Export festlegen können. Einen Dialog, in dem sich Parameter für die erzeugte PDF-Datei(z.B. Qualität der exportierten Grafiken) einstellen lassen, erhalten Sie auf diesem Wege nicht.
Wollen Sie Einstellungen für den Export vornehmen, müssen Sie deshalb den anderen Weg zum
Export wählen. Dieser führt über das Menü "Datei" und die dortige Funktion "Exportieren als
PDF" (Sie können in dem Menü auch die Funktion "Exportieren" benutzen, müssen dann

Die verschiedenen Wege zum Export3allerdings im folgenden Dialog darauf achten, dass als Dateiformat "PDF – Portable Document
Format" ausgewählt ist.).

Direkter Export in das PDF-Format
Ihr erstelltes Dokument können Sie in das PDF-Format exportieren, indem Sie die Schaltfläche mit
der entsprechenden Beschriftung auf der Symbolleiste "Standard" mit dem Mauszeiger anklicken.

Abbildung 1:
Schaltfläche PDFExport
In der Standardeinstellung gelangen Sie hiermit in den Dialog zum direkten Export in das andere
Dateiformat. Diese Form des Exportdialogs gibt Ihnen lediglich die Möglichkeit, den Namen derDatei und ihren Speicherort (Verzeichnis) zu wählen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Dialog Datei Exportieren
Haben Sie diesen Dialog über die Schaltfläche "Exportieren" abgeschlossen, wird sofort die
Konvertierung des Dokuments gestartet.
Sofern Sie genaue Vorgaben für den Exportvorgang machen wollen (z.B. Qualität desGrafikexports), so können Sie dies nur über den im nächsten Abschnitt beschriebenen Aufruf des4

Export in das PDF-Dateiformat

Exportdialogs erreichen (Er lässt sich auch mit der Schaltfläche in der Symbolleiste Standard
verbinden. Hierzu erhalten Sie am Ende des Dokuments entsprechende Informationen.).

Export über das Menü Datei in das PDF-Format
Um spezielle Vorgaben für die Art des Exports in das Dateiformat PDF zu treffen, müssen Sie –wie zuvor bereits erwähnt – in der Standardeinstellung von LibreOffice den Weg über das Menü
Datei – Exportieren als PDF wählen. Hier erhalten Sie im ersten Schritt einen speziellen Dialog,
der sämtliche Einstelloptionen auf vier Registern enthält (Abbildung 3). Erst nach Abschluss dieses
speziellen Dialogs erhalten abschließend ebenfalls den Dialog zum Speichern der Datei(Abbildung 2). Im folgenden soll nun der Dialog zum Einstellen von Optionen des PDF-Exports
näher erläutert werden.

Abbildung 3: Dialog PDF-Optionen

Export über das Menü Datei in das PDF-Format

5Register "Allgemein"
In diesem Register sehen Sie verschiedene Einstellbereiche für die zu erzeugende PDF-Datei. Im
ersten Teil ("Bereich") können Sie auswählen, ob Sie das Dokument ganz oder nur teilweise
exportieren wollen. Für das teilweise Konvertieren haben Sie dabei sogar zwei Alternativen. Sie
können entweder bestimmte Seiten exportieren oder zunächst einen bestimmten Bereich desDokuments (auch einen Teil einer Seite oder ein einzelnes Objekt) markieren und diesen sodann
konvertieren.
Der nächste Abschnitt auf diesem Register befasst sich mit den im Dokument enthaltenen
Grafiken. Sie können hier in Bezug auf Grafiken lzwischen einer verlustfreien Komprimierung undeiner DCT-Komprimierung (diskrete Kosinus-Transformation)(verlustbehaftet) wählen.
Dabei lässt sich für die Kompression der Grafiken eine bestimmte Qualität vorgeben. Die Grafiken
werden dann mit dieser Qualitätsstufe in das PDF-Dokument übernommen, sofern es sich nicht
um eine Grafik im JPEG-Dateiformat handelt. Eine solche Grafik wird grundsätzlich nicht erneut
komprimiert, außer die Qualität mit der das Originalbild komprimiert wurde, ist zumindest 20
Prozent höher als die im PDF-Dialog eingestellte Qualität. In einem solchen Fall wird die JPEGDatei nochmals mit der eingestellten geringeren Qualität neu komprimiert. So würde
beispielsweise eine Original-JPEG-Grafik mit 80 Prozent Qualität bei einer im Dialog eingestellten
Qualität von 60 Prozent genau auf letzteren Wert neu komprimiert.
Alternativ zur Vorgabe eines Prozentwertes für die Qualität der Komprimierung bietet Ihnen der
Dialog auch die Möglichkeit, direkt die Grafikauflösung zu verändern, also die Punkte pro Inch
(DPI) vorzugeben. Beispielsweise verkleinern Sie ein Bild, das im Original eine Auflösung von2400 x 2400 DPI hatte auf ein Vierundsechzigstel seines Wertes, wenn Sie die Auflösung auf 300
x 300 DPI herabsetzen.
Im Bereich „Allgemein“ auf diesem Register haben Sie weiterhin die Möglichkeit PDF/A – Version
1a einzustellen. Das Ergebnis dieser Option ist für eine Langzeitarchivierung von Dokumenten
besonders geeignet, da in ihr alle benutzten Schriftarten und Bilder enthalten sein müssen. Sie
lässt sich damit auch nach langer Zeit noch eindeutig visuell reproduzieren.
Wegen Ihrer Funktion als Langzeitarchivformat ist es nicht erlaubt, dass die PDF-Datei
verschlüsselt wird. Bei Auswahl der Option PDF/A-1(a) stehen damit die entsprechenden Optionen
auf dem weiter unten besprochenen Register „Sicherheit“ nicht zur Verfügung, sind also inaktiv.
Sofern Sie in Ihrem Ausgangsdokument Transparenz verwenden (Grafiken), so wird dies in das
PDF-Dokument nicht übernommen, da die Spezifikation von PDF/A-1a dies nicht zulässt. Sollten
Sie entsprechende Dokumente in dieses Archivformat exportieren wollen, müssen sie fürzufriedenstellende Ergebnisse die betreffenden transparenten Elemente zuvor grafisch bearbeiten.
Die nächste Einstellmöglichkeit auf diesem Register betrifft eine spezielle Form der Anzeige des
PDF-Dokuments: - „Tagged PDF“.
Hiermit werden bestimmte Strukturinformationen in das erzeugte PDF-Dokument eingefügt. Dies
macht es leichter, in einem entsprechenden Dokument zu navigieren oder es überhaupt mit einem
Screenreader zu lesen. Allerdings wird mit dem Einfügen entsprechender Tags die exportierte
Datei auch deutlich größer.
Es können aktuell allerdings nicht alle möglichen bzw. definierten Strukturinformationen in das
exportierte Dokument eingefügt bzw. übernommen werden. Zu den Strukturinformationen, die in
LibreOffice gesetzt und dann übernommen werden können, gehören beispielsweise derSchreibmodus (von Links nach Rechts oder umgekehrt) oder eine Beschreibung von Bildern mit
einem alternativen Text (besonders wichtig für Screenreader). Dabei ist natürlich erforderlich, dassSie diesen Text den Bildern in Ihrem LibreOffice-Dokument vor dem Export jeweils hinzufügen.

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Export in das PDF-Dateiformat

Tipp

Sie finden die Möglichkeit hierzu, wenn Sie das Kontextmenü des Bildes
aufrufen (rechter Mausklick) und dort "Bild" aufrufen. Im folgenden Dialog geben
Sie den Alternativtext auf dem Register "Zusätze" vor.

Mit LibreOffice lassen sich auch Formulare zum Erfassen von Daten erstellen und in das
Dateiformat PDF exportieren (Ein Beispiel eines solchen Formulares stellt Abbildung 4 dar).

Abbildung 4: Formular erstellt mit LibreOffice
Die Daten, die vom Benutzer in dieses Formular eingefügt werden, können Sie sich in vierverschiedenen Datenformaten wieder zurücksenden bzw. übermitteln lassen. Wenn Sie dasFormat „HTML“ vorgeben, erhalten Sie die Daten in folgender Form:„Feld1_Version=3.3&Feld2_Internetadresse=Sourceforge.net&Feld3_MD5sum=(...)“Mit der Option XML erhalten Sie die Daten in strukturierter Form zurückgegeben, so dass sichdiese entweder mit dem verwandten Formular direkt in diesem darstellen lassen bzw. auch als
strukturierter Text weiter verarbeiten lassen:<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>(...)><fields
Export über das Menü Datei in das PDF-Format

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><field name="Feld1_Version"><value>3.3</value></field><field name="Feld2_Internetadresse"><value>Sourceforge.net</value></field><field name="Feld3_MD5sum"(...)
Auch die Information, die Sie nach Vorgabe des Formates FDF (Formular Document Format;
entwickelt von Adobe) erhalten, lassen sich mit einem Texteditor verarbeiten. Auch hier handelt essich in bestimmter Weise um strukturierten Text:%FDF-1.2(...)
1 0 obj<</FDF<</Fields[<</T(Feld1_Version)/V(3.3)>><</T(Feld2_Internetadresse)/V(Sourceforge.net)>><</T(Feld3_MD5sum)/V(...)
Sowohl das Format FDF als auch XML lassen sich über entsprechende Informationen in dieser
Datei mit dem benutzten PDF-Formular zusammen führen und grafisch als ausgefülltes PDFFormular darstellen.
Die vierte mögliche Vorgabe „PDF“ als Ausgabeformat bedeutet, dass das gesamte mit den Datenversehene (also veränderte) Ursprungs-PDF-Dokument zurückgegeben wird. Dies ist mit den
lizenzkostenfreien Versionen 7 und 8 des Acrobat-Readers (TM) nicht möglich. Stellen Sie daher
für die Rückgabe der eingegebenen Daten nur eins der anderen drei Dateiformate ein.
Falls Sie das Format „PDF“ wählen, ist es für den Anwender (Adressaten) nur möglich, das mit den
eigenen Daten befüllte Dokument auszudrucken und den Ausdruck zurückzusenden.
Neu eingeführt worden ist mit LibreOffice 3.3 die Option „Doppelte Feldnamen erlauben“. Damit
können nun in einem Formular mehrere Felder den gleichen Namen haben.
Mit der folgenden Option „Lesezeichen exportieren“ legen Sie fest, dass Sie Lesezeichen aus
Ihrem Dokument in die PDF-Datei übernehmen wollen. Solche Lesezeichen werden in
Textdokumenten (Modul Writer) für alle Kapitelüberschriften und alle Einträge im Inhaltsverzeichnis
erstellt, für die Sie Hyperlinks hinterlegt haben.
Inwieweit diese Lesezeichen später in der erstellten PDF-Datei angezeigt werden bzw. inwieweit
sie dorthin übernommen werden, legen Sie auf dem Register „Benutzeroberfläche“ fest. Dort
können Sie zwischen der Übernahme aller Lesezeichenebenen und nur bis einschließlich
bestimmter auswählen.
Da es in Präsentationen keine Kapitelüberschriften gibt, werden hier bei der Option „Lesezeichen
exportieren“ die Titel der einzelnen Folien in die PDF-Datei übernommen. Diese Folientitel
vergeben Sie im Modul Impress im „Folienbereich“, der regelmäßig am linken Rand eingeblendet
ist (ansonsten einzublenden über das Menü Ansicht - Folienbereich).
Nachdem es bisher in OpenOffice.org unterschiedliche Möglichkeiten und Bezeichnungen fürAnmerkungen in den einzelnen Programmmodulen gab, sind die „Notizen (2)“ nunmehr in allen
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Export in das PDF-Dateiformat

Modulen verfügbar und haben nunmehr auch eine treffendere Bezeichnung erhalten:„Kommentar“. Diese Anmerkungen, die Sie über „Einfügen – Kommentar“ (Strg + Alt + N)
Ihrem Dokument hinzufügen, übernehmen Sie in das PDF-Dokument mit der Option „Kommentare
exportieren“.
Die weitere Einstellmöglichkeit (nur im Programmmodul Impress verfügbar) „Notizseiten
exportieren“ ist für das Konvertieren von Präsentationen von Bedeutung. Damit können Sie eine
Fassung Ihrer Präsentation erstellen, die auch Ihre Notizen enthält und damit als Gedankenstütze
bzw. Manuskript während der Vortragsveranstaltung dienen kann. Für die Teilnehmer können Sie
parallel ein Handout (mit Ihren Folien) aber ohne Notizen erstellen (sofern Sie das für notwendig
halten). Eine Änderung an der Präsentationsdatei müssen Sie dazu nicht vornehmen.
Bei Auswahl der Option “Automatisch eingefügte Leerseiten exportieren” werden alle automatischeingefügten Leerseiten in die PDF-Datei übernommen. Dies ist die optimale Einstellung für das
doppelseitige Drucken einer PDF-Datei, also beispielsweise wenn Sie ein Buch erstellt haben und
es nach PDF exportieren wollen. Es bleibt dadurch die korrekte Reihenfolge der linken und rechten
Seiten beim späteren Druck erhalten.
Sofern Sie die Option “Standardschriften einbetten” auswählen, werden die von Ihnen im
Dokument verwandten Schriftarten in die PDF-Datei übernommen. Dies verbessert die Layout
getreue Darstellung der PDF-Datei im Anzeigeprogramm, auch wennn die Schriftarten auf dem
Zielsystem nicht vorhanden sind. Sie können die Übernahme der Schriftarten im Anzeigeprogrammüber den Aufruf des Menü-Befehls “Eigenschaften” auf dem entsprechenden Register überprüfen.
Da in LibreOffice automatisch die PDF-Export-Extension mitinstalliert wird, können Sie Ihr
Dokument auch in das Hybridformat exportieren. Damit erstellen Sie eine Datei, in der Ihr
Dokument sowohl in dem Open Document Format, wie auch in dem PDF-Dateiformat gespeichertist. Eine solche Datei verhält sich unterschiedlich, je nachdem ob Sie sie mit einem PDF-AnzeigeProgramm oder mit LibreOffice oder einem anderen Programm, das Open Document Format lesenkann, öffnen. In dem ersten Fall wird Ihnen die Datei wie jede andere Datei im PDF-Dateiformat
angezeigt. Nutzen Sie jedoch die zweite Alternative, also beispielsweise LibreOffice, wird die das
im Hybridformat enthaltene OpenDocument Dateiformat in dem Programmmodul geöffnet, mit dem
die Datei erstellt worden ist, also beispielsweise ein Textdokument im Modul Writer. Der Vorteil
einer Datei im Hybridformat besteht also darin, dass die bearbeitbare Fassung und die PDF-Datei
verbunden bleiben. Es muss deshalb für eine Überarbeitung der Inhalte der Datei nicht lange nach
der bearbeitbaren Dateiversion gesucht werden. Dieser doppelte Inhalt der Hybriddatei hatallerdings zur Konsequenz, dass sich die Dateigröße im Regelfall zumindest verdoppelt. Sofern
Sie solche Dateien im Intranet oder Internet bereitstellen, bedeutet dies für Ihre Anwender damit
eine deutliche Verlängerung der Ladezeiten. Den Einsatz dieses Dateiformats sollten Sie daher auf
Dokumente beschränken, die später überarbeitet werden sollen oder müssen, und sie auch nur
dem entsprechenden Anwenderkreis zur Verfügung stellen.

Register "Anfangsdarstellung"
In diesem Register stellen Sie ein, wie sich das PDF-Dokument bei seinem ersten Aufruf darstellt.
Sie können sowohl die Fensteransicht als auch die Darstellungsgröße steuern. Außerdem lässt
sich unten im Register einstellen, in welchem Layout die einzelnen exportierten Seiten angezeigt
werden.

Export über das Menü Datei in das PDF-Format

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Abbildung 5: Dialog PDF Optionen - Register
Anfangsdarstellung
Während die beiden ersten Einstellbereiche auf diesem Register selbsterklärend sind, soll kurz
erläutert werden, welche unterschiedlichen Auswirkungen die Einstellungen im Bereich
Seitenlayout haben. Sofern Sie hier die erste Option "Standard" wählen, werden für die Anzeige
die Einstellungen des Programmes benutzt, mit dem Sie die PDF-Datei öffnen. Sie nehmen mit
dieser Option also keine besonderen Einstellungen vor.
Mit den anderen Optionen in diesem Bereich ersetzen Ihre Vorgaben die des PDFAnzeigeprogramms. Wenn Sie angeben, dass immer eine einzelne Seite angezeigt werden soll, so
wird bei einem Weiterblättern (z.B. Scrollen mit dem Mauszeiger) jeweils um eine exportierte Seite
weiter geblättert. Wählen Sie hingegen die Varianten "Fortlaufend" oder "Fortlaufend Doppelseiten", so wird das PDF-Dokument beim Scrollen im Anzeigeprogramm weiter gerollt, ohne
dass hierbei die Seitenenden (entweder in Form von einer Seite oder zwei Seiten horizontal
angeordnet) beachtet werden.

10 Export in das PDF-Dateiformat

Register „Benutzeroberfläche“In diesem Register (Abbildung 6 unten) steuern Sie, wie das Dokument im Fenster des PDFReaders erscheinen wird bzw. wie sich das Fenster um das Dokument herum verhalten wird.
Daneben nehmen Sie hier auch bestimmte Einstellungen zum PDF-Reader-Fenster selbst vor.

Abbildung 6: Dialog PDF Optionen - Register
Benutzerschnittstelle
Der Bereich "Fensteroptionen" bietet verschiedene Einstellmöglichkeiten:
Fenster an erste Seite anpassen: Hiermit werden die Seiten im Reader im Vollbildmodus
angezeigt.
Fenster auf Bildschirm zentrieren: Diese Auswahl führt zu einer zentrierten Darstellung im Fenster
des Readers (unabhängig von der Größe des Fensters; es wird ggfs. entsprechend skaliert).
Im Vollbildmodus öffnen: Hiermit erstellen Sie ein PDF-Dokument, das im Vollbildmodus im
Vordergrund vor allen anderen Dokumenten geöffnet wird. Der Hintergrund neben den

Export über das Menü Datei in das PDF-Format

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Dokumentenseiten oder -folien wird im allgemeinen dunkel erscheinen. Beenden können Sie denAnzeigemodus des PDF-Dokuments regelmäßig mit der Taste Esc.
Dokumententitel anzeigen: Mit dieser Option erreichen Sie, dass der Titel Ihres Dokumentes, den
Sie in dessen Eigenschaften (zu erreichen über das Menü Datei – Eigenschaften und dort im
Register "Beschreibung") vorgegeben haben, bei Aufruf der PDF-Datei in der Titelleiste desReaders angezeigt wird.
Im Bereich "Benutzeroberflächenoptionen" finden Sie Schalter, um das Erscheinungsbild derOberfläche des PDF-Readers einzustellen. Sie können dort bestimmte Bedienelemente dieses
Programms nicht mehr in Erscheinung treten lassen. Haben Sie sich beispielsweise für das
Ausblenden der Fenstersteuerelemente entschieden, so stehen dem Benutzer auch keine
Schaltflächen für das Vorwärts- und Rückwärtsblättern in dem PDF-Dokument zur Verfügung. Der
Anwender muss dann auf das im Regelfall vorhandene Kontextmenü (rechte Maustaste)zurückgreifen und dort den entsprechenden Befehl auswählen.
Mit der Auswahl "Übergangseffekte benutzen" können Sie die Art, in der Sie die Folien in Ihrer
Präsentation wechseln (z.B. von Links aufdecken), in das PDF-Dokument aufnehmen. Sofern das
Programm, das Sie zur Ausgabe der PDF-Datei verwenden, die Wiedergabe dieser Effektebeherrscht, können Sie die Präsentation auch mit den Überblendeffekten auf einem Computerohne installiertes LiberOffice oder Präsentationsprogramm wiedergeben.
Tipp: Wenn Sie häufiger auf einem anderen Rechner eine Präsentation vorführen müssen, auf
dem zwar MS Windows (TM), aber kein LibreOffice installiert ist, können Sie auch die portable
Version des Büropakets (http://portableapps.com/apps/office/libreoffice_portable) und Ihre
Präsentation auf einem transportablen Speichermedium (z.B. einem USB-Speicherstick)mitnehmen und von diesem Medium ablaufen lassen (Erforderlich ist hierfür lediglich ein geöffneter
USB-Port auf dem Gastsystem.).
Die grundsätzliche Vorgabe zum Export von Lesezeichen setzen Sie auf dem Register"Allgemein", während Sie auf dem Register "Benutzerschnittstelle festlegen können, in welchem
Umfang die Lesezeichenebenen in die PDF-Datei exportiert und dann im PDF-Anzeigeprogramm
dargestellt werden sollen.

Register "Sicherheit"
Hier können Sie eine Verschlüsselung des PDF-Dokumentes vornehmen bzw. das Benutzen desDokumentes nur unter bestimmten Bedingungen zulassen (Abbildung 7).
Wollen Sie, dass das PDF-Dokument nicht direkt von jedermann angesehen werden kann, so
können Sie dieses mit einem Passwort schützen. Klicken hierzu mit der linken Maustaste auf die
Schaltfläche „Öffnen-Passwort setzen“. Damit gelangen Sie in den Dialog in Abbildung 8 zur
Eingabe des Passwortes (mit Bestätigung zur Sicherheit).
Nachdem Sie die Eingabe Ihres Passwortes über die Schaltfläche OK bestätigt haben, gelangen
Sie zurück in den Dialog zu den PDF-Optionen. Der Text unterhalb der Schaltfläche „ÖffnenPasswort setzen“ hat nun gewechselt von:„Kein Öffnen-Passwort gesetzt. PDF-Dokument wird nicht verschlüsselt.“zu:„Öffnen-Passwort gesetzt. PDF-Dokument wird verschlüsselt.“
Dies ist die Bestätigung für Sie, dass ein die exportierte Datei mit einem entsprechenden Passwort
versehen wird.
Wollen Sie keine weiteren Optionen mehr setzen, so können Sie den Export des Dokumentes überdie Schaltfläche Exportieren abschließen. Das PDF-Dokument kann damit nur noch nach Eingabe
des Passwortes angezeigt werden.

12 Export in das PDF-Dateiformat

Abbildung 7: Dialog PDF Optionen - Register
Sicherheit

Abbildung 8: Dialog Öffnen-Passwort setzen

Nachdem Sie das Dokument im PDF-Reader geöffnet haben, können Sie sich dessen
Sicherheitseigenschaften ansehen (siehe Abbildung 9). In Abbildung 10 sehen Sie detailliertere
Export über das Menü Datei in das PDF-Format

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Informationen hierzu. Sie können dort erkennen, dass LibreOffice aktuell mit einer 128-Bit-RC4Verschlüsselung arbeitet. Dies entspricht der Definition von PDF in der Version 1.4.

Abbildung 9: Anzeige der Informationen zur Dateisicherheit im PDF-Reader
Anstelle eines Passwortes für das Öffnen des Dokumentes können Sie auch bestimmte Aktionen
mit dem PDF-Dokument untersagen. Hierzu steht Ihnen der zweite Teil des Registers Sicherheit
zur Verfügung. Über einen Klick auf die Schaltfläche „Rechtepasswort setzen“ gelangen Sie wieder
zum Dialogfenster zur doppelten Eingabe des Passwortes. Haben Sie das vorgegebene Passwortüber die Schaltfläche „OK“ bestätigt, gelangen Sie zurück auf das Register „Sicherheit“. Der Text
unterhalb der Schaltfläche hat nun gewechselt von:„Kein Rechte-Passwort gesetzt. Dokument-Rechte werden nicht eingeschränkt.“zu„Rechte-Passwort gesetzt. Dokument-Rechte werden eingeschränkt.“
Sie können nun die gewünschten Beschränkungen für den Umgang mit dem zu erzeugenden
PDF-Dokument einstellen. Es stehen Ihnen alternative Optionen für die Druckausgabe undÄnderungen am Dokument zur Verfügung. Darüber hinaus können sie wählen, ob Inhalte kopiertwerden dürfen und ob die Zugänglichkeit des Dokumentes unterstützt werden soll.
Ihre Vorgaben für die Rechtevergabe werden, wie auch Ihre Optionen auf den anderen Registern
des Dialogs PDF-Optionen, von LibreOffice in Ihrer Konfigurationsdatei abgespeichert. Die
Passwörter werden von LibreOffice nach Abschluss des Exportvorganges aber regelmäßig

14 Export in das PDF-Dateiformat

vergessen. Sie müssen bei jedem Export wieder neu vergeben werden. Dies ist von den
Entwicklern bewusst so eingestellt worden und dient Ihrer persönlichen Sicherheit.

Abbildung 10: Anzeige der Informationen zur Dateisicherheit im PDFReader
Sie sollten sich grundsätzlich bewusst sein, dass ein nach den Definitionen von PDF Version 1.4
verschlüsseltes Dokument nur in begrenztem Umfang geschützt ist. Bei Informationen, die sehrstark geschützt werden müssen, empfiehlt es sich, über ein noch stärkeres
Verschlüsselungsverfahren nachzudenken und die erstellte Datei mit einem entsprechenden
Programm zu verschlüsseln.

Register „Verknüpfungen“
Grundsätzlich werden Verknüpfungen (Links / Hyperlinks) von LibreOffice als absolute URL(Uniform Resource Locator, z.B.
http://www.documentfoundation.org/contribution/index.html) exportiert. Ihnen
steht nun die Option offen, dies auf relativ zum Dateisystem umzustellen. Dies ist beispielsweise
nützlich, wenn das PDF-Dokument Teil einer Dokumentation ist, in der für einzelne Themen auf
andere Dokumente im selben Verzeichnis oder in Unterverzeichnissen verwiesen wird.

Export über das Menü Datei in das PDF-Format

15

Abbildung 11: Dialog PDF Optionen - Register
VerknüpfungenÄndern der Funktion der Schaltfläche PDF-Export auf der
Symbolleiste
Auf der Symbolleiste ist als Standard für die Schaltfläche mit dem PDF-Symbol das direkte
Exportieren als PDF eingestellt. Da dieser Dialog keine Möglichkeit bietet, Optionen für den Export
einzustellen, besteht vielfach der Wunsch auf der Schaltfläche den kompletten Exportdialog (mit
Optionen) zu hinterlegen. Hierzu bietet Ihnen LibreOffice natürlich entsprechende
Einstellmöglichkeiten.

16 Export in das PDF-Dateiformat

Zunächst müssen Sie die bisherige Schaltfläche mit Ihrer Belegung aus der Symbolleiste
entfernen. Rufen Sie hierzu das Menü Extras – Anpassen auf und wählen Sie im Dialog das
Register Symbolleisten.

Abbildung 12: Dialog Extras - Anpassen - Symbolleisten

Falls Sie den auf der Schaltfläche hinterlegten Exportdialog nicht nur für das aktuelle Dokument
sondern für das Programmmodul (z.B. Writer), aus dem heraus Sie den Anpassungsdialog
aufgerufen haben, ändern wollen, stellen Sie sicher, dass hinter der Auswahlbox hinter „Speichernin“ das Programmmodul und nicht der Titel Ihres Dokumentes steht (siehe Auswahl in Abbildung
12). Anschließend markieren Sie im Fenster darüber das Symbol der Schaltfläche, die Sie
entfernen wollen. Nun klappen Sie auf der rechten Seite des Dialogfensters die Auswahl unter„Ändern“ auf und klicken hier mit dem Mauszeiger auf „Entfernen“. Die Schaltfläche ist damit ausder Symbolleiste „Standard“ verschwunden. Schließen Sie den Anpassen-Dialog über die
Schaltfläche OK zunächst ab.
Danach starten Sie den Dialog zum Anpassen der Symbolleiste „Standard“ erneut. Dort klicken Sie
mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und gelangen damit in den Dialog „Befehl
hinzufügen“ (Abbildung 13).
Ändern der Funktion der Schaltfläche PDF-Export auf der Symbolleiste17Abbildung 13: Dialog Befehl hinzufügen
Dort markieren Sie auf der linken Seite „Dokumente“ und auf der rechten Seite „Exportieren als
PDF“. Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ setzen Sie den selektierten Befehl in die Symbolleiste„Standard“.
Sie gelangen damit wieder in den Anpassen-Dialog zurück und müssen nun noch dem neu
hinzugefügten Befehl eine Schaltfläche zuordnen. Markieren Sie hierzu den neuen Befehl im
Bereich „Symbolleisteninhalt“ und nutzen Sie das Ausklappmenü „Ändern“ auf der rechten Seite
des Dialogfensters. Dort steht Ihnen der Befehl „Symbol austauschen“ zur Verfügung. Dieser öffnet
einen Auswahldialog, in dem Sie sich das passende Symbol zu dem eingefügten Befehl
aussuchen können. Markieren Sie dieses mit dem Mauszeiger und schließen Sie den Dialog überdie Schaltfläche „OK“ ab. Damit kann Ihr hinzugefügter Befehl über eine Schaltfläche mit diesem
Symbol aufgerufen werden.
Falls Sie den Austausch des PDF-Dialogs nicht nur in einem Programmmodul sondern in weiteren
wünschen, so führen Sie das geschilderte Verfahren in jedem dieser Module erneut durch. Es gibt
aktuell keine Option, die Umstellung in einem Zuge für alle Teile von OpenOffice.org
durchzuführen.

Konvertieren über die Kommandozeile
LibreOffice stellt eine neue Funktion zum Konvertieren eines Dokumentes, das in einem vom
Programm lesbaren Dateiformat vorliegt (z.B. Open Document Format oder *.doc ), auf derKommandozeile zur Verfügung: „convert-to“. Insoweit unterscheidet es sich von dem Produkt
OpenOffice.org.

18 Export in das PDF-Dateiformat

Sie nutzen diese neue Funktion einfach, indem Sie in einem Terminal folgendes eingeben, wobei
Sie sich in dem Verzeichnis mit der zu konvertierenden Datei befinden:[Weg zum LibreOffice-Installationsverzeichnis]/program/soffice.bin -nologo -headless -convert-to
pdf [Name der zu konvertierenden Datei]
Beispiel:/opt/libreoffice/program/soffice.bin -nologo -headless -convert-to pdf
oooportableatooocon2010final.odp[Eingegeben in einer Zeile]
Mit der ersten Option (-nologo) weisen Sie LibreOffice an, ohne den sogenannten Splash-Screen
zu starten, den Sie regelmäßig beim Aufruf des Programms angezeigt bekommen. Mit der zweiten
Option (-headless) nutzen Sie die Fähigkeit von LibreOffice, ohne grafische Oberfläche nur als
Dienst zu starten. Darauf folgt dann die hier besonders interessierende Option zur
Dateikonvertierung auf der Kommandozeile. Diese Option „convert-to“ erwartet zunächst die
Angabe, in welches Dateiformat konvertiert werden soll (hier „pdf“) und danach den kompletten
Namen der zu konvertierenden Datei bzw. auch mehrerer Dateien. Für die Vorgabe des Namens
der Datei(en) lassen sich auch Platzhalter verwenden, z.B. *.odp.
Der Vorteil der Arbeit auf der Kommandozeile lässt sich an letzterem Beispiel bereits erkennen,
denn es ist so möglich, eine größere Anzahl von Dokumenten gleichzeitig maschinell in das PDFDateiformat zu konvertieren. Dies bietet den Ansatz für automatische (maschinelle) Workflows
zum Konvertieren von Dateien.
Die noch sehr neue Funktion convert-to in LibreOffice bietet aktuell allerdings noch nicht die
Möglichkeit, die im PDF-Export-Dialog verfügbaren Optionen vorzugeben. Dies wird eventuell
später einmal im Programm eingebaut werden. Sofern Sie LibreOffice auf der Kommandozeile
ansprechen wollen, um Ihre Dokumente mit bestimmten Optionen (z.B. PDF/A) zu konvertieren,müssen Sie aktuell noch das Programm über die UNO-Schnittstelle ansprechen.
Sie können dazu ein kleines Java-Programm verwenden (LibreOffice spricht diese ProgrammierSprache). Sie können dies Programm „LOPDFConverter“ von der Seite:
http://sourceforge.net/projects/lopdfconverter/ herunter laden. Um mit dem Java-Programm auf
LibreOffice zuzugreifen, müssen Sie aktuell den speziellen Schalter (Option) „-D“ benutzen, derden Weg zur Installation von LibreOffice und dem Verzeichnis weist, in dem sich die Datei„unoinfo“ befindet. Damit kann dann auch die UNO-Schnittstelle initialisiert werden.
Sie rufen das Java-Programm entprechend folgendem Beispiel auf, wobei vorausgesetzt wird,
dass LibreOffice im Verzeichnis /opt installiert ist:java -Dcom.sun.star.lib.loader.unopath=/opt/libreoffice/program/ -jar LOPDFConverter.jar –help
Sofern sich die Installation an anderer Stelle befindet (z.B. unter einem anderen Betriebssystem
als Linux), passen Sie den Pfad hinter dem Gleichzeichen entsprechend an.
Mit der Option “--help” starten Sie zunächst die Hilfe des Java-Programms, das Ihnen damit auf
der Kommandozeile die Benutzung des Programms und die verfügbaren Optionen anzeigt. Unterdiesen Optionen befindet sich auch eine, die Sie aktuell nicht über den PDF-Export-Dialog
erreichen : “--Watermark”. Mit ihr lässt sich ein beliebiger Text als Wasserzeichen in die exportierte
Datei schreiben.

Konvertieren über die Kommandozeile

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