基労保発 0210第 2号
平 成 2 4年 2月 10 日
都道府県労働局労働基準部長殿厚生労働省労働基準局労災補償部
労災保険業務課長

労働基準行政情報システム・労災行政情報管理システムにおける外部記憶媒体の取扱いについて

個人情報が記録された行政文書の持ち出し及び U S Bフラッシュメモリ(以下 rUSBメモリ」という。)など外部記憶媒体(外部電磁的記録媒体)の適
正かつ厳正な取扱いについては、平成 22年 11月 30日付け地発 1130第2号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底等について J (別添 1)

及び平成 22年 12月 27日付け基労発 1227第 1号「労災保険関係の書類等のリスク評価に基づく対策の導入について」によりその取組が示され、労働基準行政情報システム・労災行政情報管理システム(以下「労働基準行政シス
テム J という。)においては、「労働基準行政情報システム・労災行政情報管理システム管理規程J (以下「管理規程」という。)等により、適切な管理を行うよう指示してきたところである。
しかしながら、先般、行政文書を管理者の指示を受けることなく持ち出し、
また、労働基準行政システム内に保存する f
育報を私物の USBメモリに保存し、当該 U S Bメモリを庁外で紛失するという情報漏えい事案が発生したことから、改めてその徹底並びに点検をお願いしたところである。
さらに今般、労働基準行政システムにおいても、システム上の設定変更等に
より同様な事案の再発防止を図ることとし、外部記憶媒体のうち U S Bメモリの取扱いを下記のとおりとすることとしたので、遺漏なきょう適切に対応されたい。
記

1 U S Bメモリの使用制限方法について(1)Thinクライアント
すべての U S Bメモリが使用できないように本省において設定を変更する。なお、本省から配付している F Dドライブ及びM Oドライブも併せて使用できなくなるので、これらについては Fatクライアントにおいて使用す
ること。

(
2
) Fatクライアント
データ保存時に自動かっ強制的に暗号化される機能を有する U S Bメモリ
(以下「自動暗号化機能付き USBメモリ J という。)のみ使用が可能となるように設定を変更する。
なお、デ、ジタルカメラ及び外付け H D D (平成 21年 3月 3日付けシステム
最適化推進室長事務連絡)等については業務上必要な USB接続機器(以下「デジカメ等J という。)のみ使用が可能となるようにし、その他の U S B接続機
器は使用できないよう本省において設定を変更する。
また上記、自動暗号化機能付き U S Bメモリについては、今年度末を目途に
都道府県労働局及び労働基準監督署(以下「局署j という。)に配付する。

2 今後のスケジュールについて
労働基準行政システムにおける外部記憶媒体の取扱いの変更に係るスケジ
ュールは以下のとおりを予定している。
なお、スケジューノレの変更がある場合は、監督課長あて別途連絡する。
(1)平成 2 4年 2月 2 4日(金) 20時以降
Thinクライアントにおいて、 U S Bメモリを一律使用不可とする。
(2) 平成 2 4年 3月中旬
自動暗号化機能付き U S Bメモリに係る使用上の留意事項、既存のデジカ
メ等について本省が事前に F a tクライアントで使用できるよう設定した内容及び今後の接続許可申請方法等について通知する。
(3) 平成 2 4年 3月中旬から平成 2 4年 4月末日まで
上記 2 (2) により通知した事前設定のデジカメ等について本省の事前設
定後に変更があった場合又は接続の必要と認められる機器がある場合は本省に接続許可申請を行うこと。
なお、当該期間外であっても、デジカメ等の新規購入など新たに事由が生じた場合等は期間外であっても申請可能であること。
(4) 平成 2 4年 3月下旬
自動暗号化機能付き U S Bメモリを配付する。
(5) 平成 2 4年 4月 6日(金) 2 0時以降
F a tクライアントにおいて、自動暗号化機能付き USBメモリ及びデジカ
メ等のみを使用可能とする。
3 現在局署において管理している U S Bメモ P等のデータ移行について
現在局暑において管理している U S Bメモリ内のデータのうち必要なものについては、 Thinクライアントによる場合は、 2月 24日(金) 2 0時までに、また、 Fatクライアントによる場合は、 4月 6日(金) 20時までに、
労働基準行政システム内の個人用文は共用フォルダに移行し、既存の U S Bメ
モリのデータを削除しておくことn4 既存の U S Bメモリの取扱いについて
局暑において管理している U S Bメモリについては、上記 2 (5) のとおり、平成 24年 4月 6日(金) 20時以降、労働基準行政システムでは使用できなくなることから、管理個数を必要最小限に限定するなど管理方法を見直すこと。
[本件に関する問い合わせ先 1
厚生労働省労働基準局労災補償部労災保険業務課運用班
TEL:03‑3920‑3311 (内線 377， 378)
FAX:03‑3920‑3372
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匡園
地発 1
130第 2 号
平成 22年 1
1月 初 日都道府県労働局長

殿

厚生労働省大臣官房地方課長(公印省略)

都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底等について
保有個人情報管理の徹底については、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成 15年法律第 58号) (以下「法」という。)の施行(平成 17年 4月 1日)以降、
平 成 17年 6月 28日付地発第 0628001号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底について J等をはじめ、各種通達及び各種会議等において継続的に指示しているところであり、保有個人情報の漏えい(紛失、車生損を含む。以下同様。)事案(以下「漏えい事案」という。)の防止を図るため、漏えい防止チェックリスト、職員等(各種相談員、賃金職員の非常勤職員を含む。以下同様。)研修資料、好事例集などを作成し、通知するとともに、昨年度から労働局総務情報システムを活用して都道府県労働局(以下「労働局 jという。)における報道発表資料の送付や必要に応じた注意喚起を行っているところである。
また、労働局においても、保有個人情報管理規程(以下「規程Jという。)を策定のうえ、
規程に基づき職員等研修の実施、保有個人情報の適切な管理のための委員会(以下「委員会」という。)における検討、監査及び自主点検の実施のほか、漏えい防止マニュアルの作
成など創意工夫をこらして漏えい事案の防止に取り組んでいただいているところである。
しかしながら、漏えい事案は依然として多く発生しており、総務省が毎年度実施し、公表している「行政機関個人情報保護法の施行状況調査結果」において、厚生労働省は、調査の開始以来、個人情報の漏えいが多い上位 3行政機関に含まれており、その大部分が労働局で発生したものとなっている。
ひとたび漏えい事案が発生すると、関係者に被害を与えることはもとより、関係者に対する謝罪、再発防止策の策定など事後の対応に大きな負担が生じるため、漏えい事案の防止は、本省と労働局が組織的に解決を図っていく必要があることから、下記について遺漏
なきょう適切に対応されたい。
なお、職業安定行政においては、「職業安定行政における保有個人情報管理の徹底について」と併せて活用されたい。

併せて、本通知に伴い、平成 19年 9月 18日付地発第 o918001号「都道府県労働局における保有個人情報管理の再徹底について(緊急要請 J及び平成 21年 10月 30
日付地発 1030第 4号「都道府県労働局における保有個人情報漏えい防止について Jは
廃止する。
言
己
1 保有個人情報の管理徹底(1)保有個人情報管理の基本
労働行政においては、国民及び事業所等から生活に密着した重大な個人情報(氏名、住所、家族関係、所得、職歴、病歴、口座番号、相談内容等)を取得し、これら秘匿性の高い個人情報について、紙媒体及び各種システムのサーパ、 USBメモリ等の電磁的記録媒体の行政文書として大量に保有していることから、職員等は、重大な個人情報を取り扱っていることを常に意識し、これらの保有個人情報について、漏えいの防止に努め、適正かっ厳正に取り扱う必要がある。

(
2)保有個人情報管理の指導監督
総務部長は、都道府県労働局保有個人情報保護管理規程準則(以下「準則Jという。)
第 3条において労働局における総括個人情報保護管理者(以下「局総括管理者J という。)に指定されているので、保有個人情報の管理に関る諸規程類の整備、指導監督、教育研修の実施など保有個人情報の管理に関する事務を総括する立場から準則第 45
条及び第 46条に基づく監査及び点検を最低年 1回実施するともに、必要に応じて準則第 7条に基づく委員会の開催等を通じ、保有個人情報管理を徹底すること。
また、局総括管理者は、署・所の総括個人情報保護管理者である署所長及び労働局各課室長並びに署・所課長等の個人情報保護管理者(以下「管理者等J という。)に対し、規程に基づく管理者等としての役割及び実施事項を確実に実施するよう指導監督を行うこと。
(3) 漏えい事案が発生した場合の対応

漏えい事案が発生した場合には、準則第 38条及び第 39条に基づき迅速に上部機関に報告することを徹底するとともに、行政機関としての責任を果たすため、漏えい
文書の回収、関係者への謝罪、事実関係及び再発防止策の公表を行うこと。
2 保有個人情報漏えいの防止(1)漏えい事案防止の基本
労働局における漏えい事案の発生形態をみると、誤送信、誤送付、誤交付が大半を占めており、職員等による入為的ミス(以下「ヒューマンエラー」という。)を防ぎ、基本的な確認作業を確実に実施していれば防止できたと思われる事案がほとんどである。
このため、管理者等は、ヒューマンエラーを起こしやすい作業環境等がないか確認、のうえ、①作業手順の明示及び確実な実施、②必要に応じた作業手順の見直し及び明示、③見直し後の作業手順の確実な実施により、ヒューマンエラーを誘発する要因を取り除くなど漏えい事案の防止に努める必要がある。

(
2) 基本的な確認作業等の徹底
労働局で発生した漏えい事案を参考に誤送信、誤送付、誤交付等の防止のための基
本的な確認作業等を以下のとおり示すので、その徹底を図ること。
特に、行政文書の発送業務等については、複数名によるチェックが行えるよう体制整備を図ること。
また、管理者等は、日頃から、職員等が業務を遂行するうえで、基本的な確認作業が実施されているか確認し、実施されていない場合には、漏えい事案が発生する危険性があることを具体的に説明のうえ、確実に実施するよう指導すること。
なお、基本的な確認作業等において、「望ましいJ とした項目については、漏えい事案の防止の観点から実施することが望ましい項目であること。
①

F A X送信時における基本的な確認作業等

ア 行政機関内部(本省、局、署・所間)及び関係行政機関への文書の送付については、誤送信を防止するため、原則として、郵送又は電子メーノレにより行うこととし、緊急時等を除き F A Xを使用しないこと。
また、緊急時等に F A X送信する場合には、原則として、予め主主録した短縮コードを使用することとし、短縮コードに誤りがないことを確認のうえ、送信ボタ
ンを押すこと。

イ 事業場等への文書の送付については、システムへの不法な侵入等を防ぐため、原則として、郵送又は F A X送信により行うこととし、緊急時等を除き電子メー
ルを使用しないこと(電子メール送信については、下記②を参照)。
また、送信する文書の内容に応じて個人情報に該当する部分を黒く塗りつぶしているなど適正に処理していることを確認のうえ、送信ボタンを押すこと。
ウ

F A X送信機又はその周辺に「注意喚起(操作手順)
J を促す文書を掲示すること。 近年、数年前に登録された送信先番号に送信したこと、市外局番を入力しなt

かったことにより誤送信した事例も発生していることを踏まえ、送信先番号に誤りがないことを確認したうえで送信ボタンを押すよう注意喚起を促すこと。
エF A X送信する場合は、送信者と立会人の 2名で送信先番号を確認のうえ、送信ボタンを押すか、又は誤送信防止機能(送信先番号を 2回以上入力など)を装備した F A X送信機に順次更新していくことが望ましい。
②

電子メール送信時における基本的な確認作業等
ア

メールアドレスも保有個人情報に該当することを意識して、事業場あて電子メールを送付する場合には、原則として、返信メールを使用すること。
イ

業務の都合上やむなく複数の事業場の担当者あて同時に電子メールを送付する
場合には、必ず電子メールの宛先が rBCCJ となっていることを確認のうえ、
送信ボタンをクリックすること。

③ 書類送付時における基本的な確認作業等
ア 発送作業開始において、書類の紛れ込み等を防止するため、作業スペースを確保するとともに整理整頓を行うこと。
イ

封筒と通知書の宛名、住所の確認だけではなく、封入する添付書類についても誤りがないか一枚一枚確認すること。

ウ 複数名 (2名以上。以下同様。)によりチェックをしたことを確認してから封織すること。

エ 事業場等に書類を返送する場合には、他の書類が紛れ込んでいないか慎重に確認したうえで返送すること。
オ封入作業について、複数名の役割を決めたうえでチェックした事跡を残すことが望ましい。
※ 別添 1r
誤送付防止のためのチェック Pスト」を参照。

@

書類作成時における基本的な確認作業等
ア

電磁的記録媒体に記録されている電子データをコピーして書類を作成する場合には、他人の個人情報が記載されていないことを確認すること。

イ

通知文等に添付する書類について、他人の個人情報が記載されていないことを確認すること。
また、やむを得ず他人の個人情報が記載されている書類を添付する場合には、当該部分を黒く塗りつぶしているか、又はA、 B、 Cなど個人が特定されない記載であることを確認すること。
ウ パソコンによりデータ加工した資料をホームベージ等に登録する場合には、誤って個人情報が公開されることのないよう細心の注意を払い、データファイルをそのまま登録するのではなく、 PDFファイル化したものなどを複数名で確認したうえで登録すること。
⑤

書類交付時における基本的な確認事項等

ア

書類の紛れ込みゃ紛失を防止するため、窓口、カウンタ一等について整理整頓を
行うこと。

イ

顔写真が写っている書類の交付にあたっては、窓口に来られた人と顔写真を照合のうえ、氏名等の最終確認を行い、相手の返事を待ってから交付すること。
また、名前を聞き間違えて窓口に来られる方及び同姓同名の方は存在するということを意識して本人確認を行うこと。

ウ

プリンタから出力された書類を交付する場合であって、 1台のプリンタを複数の

職員等で共用している場合には、他の職員等が印刷した書類が出力トレイに排出されているということを意識して書類の確認を行うこと。
また、出力トレイに出力した場合には、当該書類を長時間放置することのないよ
うに、速やかに回収すること。
⑥

その他
ア 誤ってゴミ箱に書類が落ちることがないよう、作業場所とゴミ箱の配置場所を検討すること。
イ

窓口に受付箱を設置している場合には、職員等以外の方が受付箱の中の書類を持ち出すことがないよう、受付箱の設置場所、形状等について見直しを行うこと。

ウ 各種ノfンフレット等を書棚等に配荷する場合には、他の書類が紛れ込んでいないか確認のうえ書棚等に配荷すること。特に、作業を一度中断した場合には、改めて紛れ込みがないことを確認したうえで作業を再開すること。

エ

プリンタから出力した書類や下書きに使用した用紙には個人情報が記載されていることを意識して、確実にシュレッダ一等により裁断のうえ廃棄することとし、相談応対において、当該用紙の裏面などをメモとして再利用しないこと。
オ

窓口においてゼムクリップを使用している場合には、ゼムクリップは書類の紛
れ込みや紛失の原因となりやすいことを意識するとともに、例えば、「ファスナー付クリアケース Jや「チャック付クリアパック」などの使用に変更することが望ましい。
3 行政文書の管理の徹底(1)行政文書管理の基本
行政文書の管理については、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成 11年法律第 42号。以下「情報公開法J という。)第 22条及び同法施行令第 16条に規定されており、また、行政機関における行政文書の管理について可能な限り統一性の確保を図るため、「行政文書の管理方策にかかるガイドライン J (各省庁事務連絡会
議申合わせ事項。以下「ガイドライン」という。)が定められ、労働局においても、都道
府県労働局文書管理規程(以下「文書管理規程」という。)を策定しているので、保存
年限を経過していない保有個人情報(行政文書)を誤廃棄又は紛失することがないよ
う、取得から保存・廃棄に至るまで文書管理規程に基づく文書管理を徹底する必要がある。
また、平成 23年 4月 1日以降においては、公文書等の管理に関する法律(平成 21年法律第 66号)の施行に伴い、同法及び厚生労働省行政文書管理規則等に基づき適正に管理する必要がある。

(
2)保有個人情報の紛失防止
保有個人情報の紛失については、近年増加傾向にあり、誤送付、誤交付とは異なり、関係者に書類の再提出依頼及び事務の遅れを伴うおそれがあることから、その防止に率先的に取り組まなければならない。
労働局で発生した紛失事案から紛失に至った作業過程をみると、①郵便物の発送・受領等の過程、②各種業務担当部門における事務処理の過程、③保管の過程の 3つの型に大別されるが、紛失の原因を把握することにより、紛失が起こりにくい作業手順を検討する必要がある。
例えば、①について、署・所から局に書類を発送したとき、局で受領した形跡がな
く、また w 署・所でも発送した形跡がない場合について、書類を簡易書留、特定記録又は宅配便等の特殊取扱郵便で発送することにより、総務(庶務)担当部門に備え付けている「特殊取扱郵便物等受付送付簿」から、発送及び受領の有無を確認できることから、重大な個人情報が記載されている書類については、特殊取扱郵便により送付することが望ましい。ただし、特殊取扱郵便で送付する場合であっても、送付された文書の振り分けを行っている総務(庶務)担当部門から各課室に到達するまでの聞で所在不明となる事案も発生していることから、複数の部署あての書類を同封する場合には、内訳書を添付し、発送時及び受領時に担当者がチェックするなど発送及び受領の事跡を残すことが望ましい。
また、文書の振り分けを行っている総務(庶務)担当部門においては、各課室あての連絡箱等に格納する書類と各課室に直接持ち込む書類等について、あらかじめ整理
分類するなど作業手順を明確にするとともに、誤廃棄を防止するため、連絡箱等の周辺について常に整理整頓しておくこと。
なお、②については、例えば、未完結事案については、完結するまでの閑は個人の机で管理するのではなく、特定の書架等で組織的に管理するなど当該文書の所在が明らかとなる作業手順を明示のうえ確実に実施をしていくことが望ましい。
(3) 個人情報が記載された行政文書の廃棄

個人情報が記載された行政文書の廃棄にあたっては、ガイドライン及び文書管理規程に基づき、段ボールに梱包したうえで専門業者に引き渡すなど個人情報が外部の目(委託業者を含む)に晒されることがないよう十分注意のうえ実施すること。
(4) 行政文書(紙媒体)の持ち出し
準則第 10条において、保有個人情報の持ち出しは、課長(保有個人情報を取り扱

う課の長)の指示に従い、必要最小限の範囲に限るものとしているので、個人情報が記載されている行政文書(紙媒体)を持ち出す場合には、管理者等の指示を確実に受け、必要最小限の範囲内のものとすることを徹底すること。(電磁的記録媒体については、下記 4 (3) ③を参照。)

4 情報システム内部及び情報システム外部の電滋的記録媒体に記録されている保有個人情報の管理の徹底

(1)保有個人情報(要機密情報)管理の基本
厚生労働省情報セキュリティ委員会が策定した「厚生労働省セキュリティポリシー
(r
情報取扱手順書Jを含む。)J (以下「ポリシー」という。)及び「都道府県労働局・労働基準監督署・公共職業安定所における「厚生労働省セキュリィティポリシー」の運用
指針J (以下「運用指針」という。)において、情報システム内部に記録された電滋的記
録媒体(以下「内蔵電磁的記録媒体」という。)及び情報システム外部の外付けハードディスク、 C D ‑ R、D V D、M O、U S Bメモリ等に記録された電磁的記録媒体(以下士、漏えいにより国民の権「外部電磁的記録媒体」という。)に記録されている個人情報l
利を侵害するおそれがある情報として「機密性 2情報:要機密情報J(以下「要機密情報Jという。)に該当することから、労働局においては、業務の必要性から要機密情報に該当する保有個人情報を電滋的記録媒体(内蔵電滅的記録媒体、外部電磁的記録媒体)で保存を続けていくことは、同様に漏えいが発生する危険性についても意識し、保有個人情報が記録された電滋的記録媒体の管理・使用について適正かつ厳格に取り扱う必要がある。

(
2)保有個人情報(要機密情報)の保存
保有個人情報が記録されている媒体の管理について、準則第 12条において「媒体を定められた場所に保管するとともに、必要に応じ、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする」と規定していることから、電磁的記録媒体の管理に係る具体的な取扱いについては、以下のとおりとする。ただし、本省所管システムにおける運用要領等において、特段の定めがあるときは、この限りでない。
① パソコン本体 (HD) への保存
保有個人情報の安全確保の措置を講ずるため、労働局においては、これまで運用指針に基づき個人情報が記録されている電子データについては、パソコン本体 (HD)に保存することなく、本省所管システムのサーバ※に保存することを基本としてきた
ところであるが、今後においても同様の取扱いを基本とする。
ただし、秘密文書(職員の人事記録など秘密保全が必要で、関係者以外の者に知ら秘密文書電せてはいけない情報)に該当する保有個人情報については、別紙様式 1 r
磁的記録媒体管理簿」を作成のうえ、パソコン本体 (HD) を確実に施錠保管(鍵又はダイヤルロックにて、第三者が容易に開閉することができない場所に保管することをいう。以下同様。)することにより、パソコン本体 (HD) にデータを保存できることとする。
※

本省所管システムのサーパと I
士、労働局総務情報システム、労働基準行政情報システム、ハローワークシ
ステム、労働保険適用徴収システム、雇用均等行政情報システムの各サーパ及び共同支援システムのライプ
ラリのことをいう。

②外部電磁的記録媒体への保存
要機密情報に該当する保有個人情報の保存の基本は、上記①のとおりであるが、本省所管システムのサーバの容量不足など局総括管理者がやむを得ないと認める場合には、これまでと同様に外部電磁的記録媒体に保存することもできることとするが、この場合には、ポリシーにしたがい、保有個人情報を保護する必要のあるものはファイル又はフォルダにパスワード設定を行うか若しくは暗号化を行うこと。
また、外部電磁的記録媒体に記録されている保有個人情報を出力し、原本を紙媒体で保存してし、る場合には、外部電磁的記録媒体にある当該記録について、保存期聞が定められている場合を除き速やかに消去することを徹底すること。併せて、保存可能な外部電滅的記録媒体の容量についても必要に応じて見直しを行うこと。
なお、 U S Bメモリ等については、セキュリティ対応ソワトが搭載されたものに順次切り替えていくことが望ましい。
(3)保有個人情報の適正な管理の実施

外部電磁的記録媒体については、膨大な情報を保存できる反面、紛失しやすいこと及び紛失した場合には、膨大な個人情報の紛失又は流出を招くおそれがあることを意識して、ポリシ一等にしたがい、保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体について、
以下のとおり適正かつ厳正に取り扱うこと。
なお、外部電磁的記録媒体の利用に関し、管理者等及び職員等の意識啓発を図るための資料を別添 2のとおり作成したので活用されたい。
①外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿の備え付け・記載の徹底
外部電滅的記録媒体は、施錠管理された所定の保管庫、棚等(以下「保管場所」と
外部電磁的記録媒体庁内使いう。)において施錠保管することを徹底し、別紙様式 2 r
用管理簿J (以下「管理簿J という。)を備え付けること。
、「使用すまた、職員等は;外部電滅的記録媒体を使用する都度、管理簿に「氏名 JるU S B等管理番号」、「使用開始時間」を記載し、管理者等の確認を受けるとともに、使用後は机上又はパソコンに接続したまま放置することなく、保管場所に返却のうえ、管理簿に「返却時間」を記載し、管理者等の確認を受けることを徹底すること。
さらに、管理者等は、退庁時に外部電磁的記録媒体の保管場所における格納状況及
び使用状況を確認のうえ、施錠保管することを徹底すること。
ただし、管理者等の不在、業務の都合等により保管場所に返却ができないなどやむを得ないと認められる場合には、一時的な安全確保の措置として当該職員等の机の鍵付き引き出しにおいて施錠保管することもできることとするが、この場合には、管理簿の「職員等施錠保管」欄に具体的理由を記載するとともに、職員等は、鍵付き引き出しにおいて施錠保管したことを確認後、管理簿の「返却J欄に施錠保管した日付及び時間を記載し、管理者等は、後日速やかに当該外部電磁的記録媒体の存在を確認の
うえ、管理簿に確認印を押印すること。また、外部電滋的記録媒体の格納に当たっては、一回で外部電磁的記録媒体の有無が確認できるように工夫することが望ましい。
なお、秘密文書に該当する保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体の施錠保管にあたっては、パソコン本体 (HD) と同様に別紙様式 1 r
秘密文書電滋的記録媒体管理簿」に記載し、他の外部電磁的記録媒体とは別の場所に施錠保管することができることとする。
②外部電磁的記録媒体使用上の留意点
業務で使用する外部電磁的記録媒体については、行政が購入したものを必ず使用することとし、職員等が各自で購入したものは絶対に使用しないよう徹底を図ること。
また、外部電磁的記録媒体は、国の物品として所有していることから、個人の所有物とならないようその管理を徹底するとともに、行政事務の遂行以外の目的で情報を作成又は保存しないよう徹底を図ること。
さらに、外部電磁的記録媒体の利用中に長時間離席する場合には、ポリシーにしたがい、端末から当該外部電滋的記録媒体をいったん外し、保管場所(職員等の鍵付き引き出しを含む)において保管すること。
③

外部電磁的記録媒体の持ち出し等
外部電磁的記録媒体の自宅、私的持出しは、これまでと同様に禁止とするのでその徹底を図ること。ただし、会議、監査、出張業務等行政事務を遂行する目的で保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体を庁外に持ち出すことが必要不可欠な場合には、例外として必要最小限の範囲内で庁外に持ち出すこともできることとするが、この場合には、ポリシ一等にしたがい、別紙様式 3 r
外部電磁的記録媒体庁外持出し
許可簿J (以下「許可簿」という。)を備え付け、情報セキュリティ責任者(局長、局部長・雇用均等室長、署所長)に届け出のうえ承認を受けるか、又は紙媒体と同様に管理者等の指示を確実に受けたうえで持ち出すことを徹底すること。

④

外部電磁的記録媒体の廃棄
保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体の廃棄にあたっては、漏えいを防止する観点から、細断可能な細断機により細断処理するか又は破壊処理 (FD等の磁気媒体については、折り曲げ、切断等により情報を記録している円盤の破壊、 CD‑R等の光学媒体については、傷つけ等により記録層の破壊)により実施すること。

5 再発防止策の樹立等(1)再発防止の基本
漏えい事案が発生した場合には、同種事案を発生させることのないよう一般的な注意喚起に留めるのではなく、必要に応じて準則第 7条に基づく委員会を開催のうえ、原因の分析、作業方法、作業環境の見直しを行い、業務部門ごとに漏えい事案が起こりにくい作業手順の検討を行うなど最も有効な再発防止策を組織的に講じる必要がある。
(2)再発防止策の樹立・実施

局総括管理者は、漏えい事案が発生した場合には、上記で示した漏えい事案防止のための基本的な確認作業等及び労働局総務情報システムにおいて随時送付している労働局

における報道公表資料などを参考に最も有効な再発防止策を樹立のうえ確実に実施すること。
また、多くの労働局において、既に各種チェックリスト、漏えい事案防止マニュアル等を作成している現状にあるが、樹立した再発防止策を基に当該マニュアノレ等の見直しについても適宜行うこと。
(3) 委員会の有効な活用

準則第 7条に基づく委員会を設置のうえ、保有個人情報の適切な管理のための検討を積極的に実施することについては、これまでも指示しているところであるが、準則第 47条において、準則第 46条により実施した点検の結果等を踏まえ、保有個人情報の記

録媒体、処理経路、保管方法等を評価し、必要があると認めるときは、職員への教育研修の実施及び業務改善等を行うこととしているので、委員会を有効に活用のうえ的確に
業務改善等についての検討を行うこと。
6 職員等に対する意識啓発の促進

労働局においては、職員等の能力向上等を図るため、研修計画を策定のうえ研修の実施に取り組んでいるところであるが、準則第 4 4条において、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うこととしているので、職員研修計画の策定にあたっては、職員等に対して継続的かっ効果的な研修を実施し、職員等が原則年1回は、個人情報の保護に関する研修が受講できるよう配慮すること。、

なお、職業安定行政系統職員等については、本省職業安定局からの通知に基づき研修の実施及び研修実施結果の本省報告を行っているところであるが、当該研修に他行政系統職員等も受講できるよう労働局内において調整を図ることが望ましい。
また、再発防止策の内容について、労働局内及び署・所内の会議等を通じて伝達し、職員等に保有個人情報の管理意識の共有化を図ること。

別添 1

誤送付防止のためのチェックリスト
本チェックリストは、個人名義の口座が記載されている雇用保険受給資格者証や各種支給決定通知書など個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類を封筒に入れて送付する場合などに活用してください。
く封入する書類>
口 1 雇用保険受給資格者証
口 2 各種支給決定通知書(個人名義の口座が記載されている書類に限ります)
口 3 労働保険料等還付請求書(個人名義の口座が記載されている書類に限ります)口 4. その他(賃金台帳、履歴書、各種請求書の返送など)

一一一一一<誤作成防止確認欄>
口

作成した書類に他人の個人情報が記載されていないことを確認した口送付する書類に本来通知しなくてもよい書類が紛れていないことを確認した<誤送付防止確認欄>

ロ 作業スペースは確保され、整理整頓されていた
口

宛名、住所だけではなく、添付書類についても一枚一枚確認した

ロ 送付する書類の名称と宛先と、封筒表面の宛先を照合した
口 他人の書類が紛れ込んでいないことを確認をした
口

2人以上で書類の内容を確認してから封をした(いずれかにチェック)
口 互いの役割を決めて書類の内容を確認した※ 封入作業を Z人で行う場合、ある職員が封入したものをjlI
jの職員が改めて確認した場合や、 1人が宛名等を読み上げ、もう 1人が封筒に記載された内容と突合したなど、互いの役割を決めて確認した場合が該当します。

口

相互チェックにより書類の内容を確認した※「相互チエッヲ」とは、職員 2人以上が、互いの役割を交代して書類の内容を確認することをいいます。具体的には、封入作業を 2人で行っている場合、 1人が宛名等を読み上げ、 1人が封筒に記載された内容と突合した場合は、互いの役割を交代して確認した場合が該当します。

別紙様式 1

秘密文書電磁的記録媒体管理簿(00課室署所名)
個人情損保護管揮者

種類・管理番号

使用者氏名

使用年月日

曹使理用者確等毘 施管理錠者保等
管

別途施錠保管の理由
パソコン本体・ USB'MO・
FD'CD'DVD'その他( 管 理 番 号 等 )パソコン本体・ USB.MO・
FD'CD'DVD'その他(管理番号等.

パソコン本体・ USB'MO・
FD'CD'DVD'その他(管理番号等:

パソコン本体・ USB'MO・
FD'CD'DVD.その他(管理番号等

パソコン本体・ USB'MO・
FD'CD'DVD'その他〔管理番号等ー

パソコン本体・ USB'MO・
FD・
CD'DVD'その他(管理番号等.

パ ソ 均 体 USB'MO'FD'CD'DVD叫 ￨(管理番号等)

パ 山 本 体 USB附 … DVDその他￨(管理番号等)パ ソ 均 体 USB'MO'FD'CD'DVDその他￨(管理番号等

パ ソ 叫 体 USB'MO'FD'CD'DVDその他￨(管理番号等

パ ソ 羽 体 USB附
(管理番号等

FD'CD'DVD仇 ￨

印

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

確毘印

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1 自 の 遣 れ、d.~...æ.~TøÆAmFø~.æ.ev.v~~

安

基本的な流れは以下のとおりとなります。

￨

￨

I

業務開始前

一二一

USs等貸出し

1

一一一一一

管
理
者
等
の
皆
さ
ん
へ
U S Bメぞグ掌の管理jごついで、 ElB.
広樹[，9:[，ょタ‑保管場所は、職員以外立ち入れない場所にありますか?
はし、保管場所の￨ ・ いいえ →保管場所を検討しましょう
設置
'
ー

施錠の状態

鍵の管理

‑保管場所は、利用時以外は常に施錠されていますか?
はい
いいえ → 常に施錠しておきまレょう・I.

‑保管場所の鍵は、誰でも自白に持ち出せる状態ですか?
はい→ 鍵は管理者自ら管理しましょう
いいえ‑退庁時に USBメモリ等の格納状況を確認していますか?
.
はし、
極庁時の確認1 ・ いいえ →退庁前に格納状況を確認しましょうどのよ 3
1
ご USB
メモグ等密便局 Lていますかタ.USBメモリ等を庁内で使用する場合には、必ず庁内使用管理簿(様式 2)に記入
しましょう

.U'
SBメモリ等は個々人の所有物ではありませんので、誰が使用しているのか明らかにする必要があります.USBメモリ等は、大量の記録を保存することができますので、ハードウェア、
サ}パと同様に厳正な管理体制のもと使用しなければなりません‑会議、監査、出張業務等に使用せざるを得ない場合であって、庁外持出し許可簿(様式 3)に記入のうえ、管理者の許可を得た場合に限
り庁外 1
;
:
持ち出すととができます