（セイフティ・アンサー）

学校ＰＴＡ向け匿名メール連絡網
for PTA・ 学 校 ・ ボランティア

第１版

平成 29 年 4 月 10 日

SafetyAnswer（セイフティ・アンサー）は、自分のアドレスを相手に知られずにメールに返信できたり、届くメールの送信者のメールアドレスを匿名化することで、個人情報を守ることを目的としたシステムですInter-Individual Mail Solution System XES/I I MS

SafetyAnswer / 匿名メール連絡網

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１． PTA 向けメールでの利用例① 役員が、個人のメールアドレスを非公開にして、保護者と連絡PTA の役員や委員になると、多くの人と連絡をとる必要から、自分のメールアドレスを公開することを要求されます。そんな時、SafetyAnswer で新規のメールアドレスを取得して PTA 役員の連絡窓口として周知することで、個人のアドレスを多くの人に教える必要がなくなります。
【PTA 役員】【PTA の公開アドレス】
SafetyAnswer【保護者】

PTA 会長
個人の携帯アドレス

PTA 代表アドレス
PTA 代表アドレスからメールが戻ってくる

個人の携帯アドレス
で受信して返信

保護者は、公開されている PTA の代表アドレスへメールを送るだけスマホでなくても、携帯（ガラケー）でも OKアプリやソフトも使わない② 役員で、受信メールを共有して、返信したメールも共有
一つの公開アドレスから複数の転送情報を設定することで、役員間での情報共有が可能です。
返信メールも「自身にも転送」を設定することで、誰が返信しても全員で共有できます。
【PTA の公開アドレス】
SafetyAnswer【保護者】

PTA 代表アドレス【PTA 役員】
PTA 会長

全員で情報共有

PTA 副会長 1

誰が返信しても OK

PTA 代表アドレスからメールが戻ってくる

PTA 副会長 2

返信したメールも全員に戻るので、情報が共有できる③ 保護者から届くメールは、送信者のアドレス非通知でメールを受信（匿名メールアドレス）
PTA の公開アドレスへ届くメールのアドレスを非通知にすることができます。
アドレス非通知として届いたメールの送信者アドレスは、任意に生成された意味のない値となります。このアドレスへの返信は、受信した本人からしか受け付けられないので、外部へ漏えいしても悪用される心配は 100％ありません。
【保護者】
保護者 A

from ATo B
from B
To A【PTA の公開アドレス】
SafetyAnswer
PTA 代表アドレス

B

保護者は、自分のアドレスが通知されないので安心【PTA 役員】
PTA 会長
個人の携帯アドレス

from 匿名
to 匿名

メールアドレスからは誰からかわからないアドレスには意味がないので、件名や本文から送り主を特定して対処する※加入電話の番号非通知サービスは、かかってきた電話に返信できませんが、SafetyAnswer のアドレス非通知メールは、送信者へ返信できます。

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④ 少ない登録作業で運用を開始、年度の切り替えも簡単

SafetyAnswer でメールアドレスを取得したら、役員の個人アドレスへメールを転送する設定を登録するだけで運用を開始できます。
多数の保護者のメールアドレスを登録する作業なども、まったく必要ありません。
PTA の役員や委員は毎年替わるため、今までならば、専用に取得したメールアドレスを使う場
合では、毎年パスワードを変更したりメールアドレスを変更したりするなどの作業が必要でした。

SafetyAnswer のアドレスを利用すると、毎年選任される役員や委員の個人アドレスを転送先として登録し直すだけで、新年度の役員連絡先の登録が完了します。
そして既に登録されている前年度の保護者のアドレスを全てリセットする場合には、転送先の情報を一旦削除することで、公開アドレスで受信した履歴（非通知として保存されている送信者の情報を含め）も全て削除されるので、年度切り替え時の作業が容易に実施できます。
この様な手順で運用すれば、保護者へ周知する窓口のアドレスは毎年変更せずに継続して利用することができます。
⑤ 登録ハードルの低い、メール一斉配信システム
多くの学校で取り入れられているメールの一斉配信ですが、導入・運用のネックとなる点として、保護者の登録割合の低さと、登録メールアドレスの管理の負担の大きさにあると考えられます。

SafetyAnswer を利用すると登録する保護者のメールアドレスを全て匿名化することができ、保護者の登録ハードルを下げることができます。また、メールの送受信だけで登録手続きが終わるので、保護者が WEB へアクセスしたりする必要もありません。
クラス別に公開アドレスを分けるなどの工夫をすれば、メールを配信する PTA や学校側は、公開アドレス毎に届くメールの履歴そのものを一斉配信先リストとして運用することができます。また、任意に一括送信先グループを登録して、複数の受信履歴から保護者を選択して登録することで、別の切り口での送信先リストも簡単に作成できます。
【一斉配信の登録アドレス】
SafetyAnswer【保護者】

匿名のアドレスが届く

保護者 A
保護者 B

自分のアドレスで送っても非通知
なので安心

保護者 C

【PTA や学校管理者】
リストの管理者

クラス別アドレス
クラス別アドレスクラス別に受け口を作り配信先をグループ化

事前登録なしに、届くメールアドレスが受信履歴へ追加され、配信先リストとなるクラス別に管理するのが便利で、任意のアドレスをピックアップして一括送信も可能

既存のメール一斉配信システムとは違い、別作業で学年別、クラス別などのグループ管理をする必要がなく、保護者から届く匿名化されたメールアドレスの受信履歴を管理するだけになります。

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保護者から受け取るメール内容から個人を判断し、匿名化されたアドレスに名前を付与すれば一人一人を特定できます。付与した名前を頼りに匿名化されたアドレスを使って、保護者個人宛に連絡を取ることもできます。
さらに、最も重要な点は、収集した保護者一人一人の匿名アドレスは、外部へ持ち出されてもまったく利用価値のない物であり使うことのできないメールアドレスだという点です。
保護者のメールアドレスが学校や PTA から漏えいする心配は全くありません。

「学校 PTA での利用例」

保護者 A
保護者 B
保護者 C

【PTA 役員】【PTA の公開アドレス】
SafetyAnswer【保護者】

PTA 会長PTA 代表アドレス
自分のアドレスで送っても非通知なので安心

PTA 会長会計
1年1組
・・保護者 D

保護者のアドレスは非通知
役員のアドレスも非通知

PTA 副会長 1
PTA 副会長 2
PTA 会計
1 学年委員長

SafetyAnswer の公開アドレスを挟んでお互いが自身のメールアドレスを告げずにメールの送受信が行えます

公開アドレスから必要なだけの転送情報を登録することで、公開アドレスを共有する設定ができます

公開アドレスへ届くメールの転送先となるメールアドレスは、複数登録できます。（１ → 多）
また、複数の公開アドレスで受信したメールを一つのメールアドレスでまとめて受信することも可能です。（多 → １）
一つのメールアドレスでまとめて受信をした場合、届いたメールに対して返信するだけでメールを受け付けた公開アドレスからメールが送信されます。匿名のメールアドレスをアドレス帳管理してメールの送信時に選択して送信することもできます。
送信するメールアドレスを使い分ける場合の送信アカウント選択の誤りなども発生しません。
メール受付窓口と組織の構成がどの様な形でも、必要な転送情報を設定することができます。
最初に決めて登録をしないとならないのは、学校や PTA 側の公開アドレスや担当者のアドレスだけで、メールを送ってくる保護者のアドレスは一切収集することなく、メール連絡網の運用を開始できます。

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２． 送信承認の利用① 学校や PTA からメールを送信する時に、自身や第三者の送信承認を設定
一括送信では、一回のメール送信で多数の保護者へメールが送られます。もしも誤った内容のメールを送信してしまった場合の影響は大変大きなものとなります。実際のメールが送信される前に学校責任者や PTA 会長などの責任ある人の承認を受けてからメールを送信できれば、問題の発生も事前に防止できるはずです。
一人だけの承認で成立させることや、全員の承認や多数決、会長の同意と副会長の内の一人が承認すれば成立する様に設定するなど、組織構造を意識した複雑な合議の形態を表現できます。また、承認に期限を設けて、判断が下されなければ自動的に成立させたり不成立させたりできます。
これらの承認は、学校や PTA から保護者へ向けたメールの送信時に働くように設定できます。
通常の返信送信と一括送信両方の送信時に利用できます。
「合議の承認の仕組み例」【PTA の公開アドレス】
SafetyAnswer【保護者】

担当者がメールを送信【PTA 役員】
PTA 連絡担当者

PTA 代表アドレス
承認
合議の承認の結果メールは送信される学校責任者や PTA 会長など複数のメンバーで合議の承認② 送信承認の利用例
学校や PTA からのメール返信及び一括送信時には、送信者自身や第三者の承認を受ける様に設定することができます。
例えば、PTA 副会長から保護者へのメール連絡に、PTA 会長が目を通して承認をした後に、実際のメールを送信先の保護者へ届ける様に設定することができます。PTA 副会長は保護者へ届けるメールを作成して送信すると、送信されたメールが添付された承認要請メールが PTA 会長へ届けられます。メールを受け取った PTA 会長が承認メールに記載されている承認プロセスを実行すれば、メールの送信は承認され保護者へメールが届けられます。また、PTA 会長が否認した場合には、メールは破棄されます。これらの承認・否認の結果は、もともとのメール送信者である PTA 副会長へ通知される仕組みになっています。

SafetyAnswer の送信承認機能は、独自の「合議のルール」に則って機能します。
合議のルールの詳細に関しては、実際の運用時のサポートで対応します。

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その他詳しくは、 https://www.ans.email/

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SafetyAnswer （セイフティ・アンサー）は、特定非営利活動法人インターネットビジネス研究所の特許製品です

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