私立大学図書館協会

2012 年度第 1 回東西合同役員会議事要録

日時2012 年 8 月 29 日（水）場所

慶應義塾大学出席者

名簿のとおり14 時 00 分 ～ 16 時 30 分

三田キャンパス

南校舎 1 階411 教室

議事に先立ち、会長校挨拶の後、出席者の自己紹介が行われた。
議事進行は、石川巧立教大学図書館長が担当した。
１．報告事項（2012 年 4 月～7 月）（１）協会会務報告（2012 年 4 月～7 月）
会長校立教大学（阿久津）から配付資料（p.4-7）および資料１にもとづき報告が行われた。特に以下の 2 点について説明がなされた。
①「震災」に関する座談会の実施と配信について
阪神淡路大震災、東日本大震災で大学図書館が得た教訓を協会内で共有することを目的として座談会を実施した。記録と資料を編集のうえ PDF ファイルにて協会ホームページに公開するとともに、加盟館が録画ファイルを視聴できるようにした。録画ファイル
公開の準備は、非常に手間のかかる作業であるとの知見を得た旨の補足があった。
②レンタルサーバの障害について（報告）2012 年 6 月 20 日に発生したファーストサーバの大規模事故について、発生からの経緯およびレンタルサーバ障害に関わる各事項が、協会 HP 委員会から提出された報告書（資料１）にもとづき説明がなされた。提示された損害賠償額については法科大学院教員とも相談のうえ妥当であると判断した。また、今後の契約については委員会の提案どおり、業者の切り替えよりもバックアップ強化が先決であるとの報告がなされた。
（２）東地区部会会務報告
東地区部会長校明治学院大学（萩原）から配付資料（p.8～11）にもとづき報告が行われた。
（３）西地区部会会務報告
西地区部会長校広島修道大学（社家）から配付資料（p.12～22）にもとづき、報告が行われた。
（４）委員会報告
１）協会賞審査委員会報告
協会賞審査委員長（関西学院大学：今村）から、配付資料（p.23）にもとづき、第 1 回委員会を 8 月 30 日に開催し、次期協会賞審査委員会委員の選出について協議する旨の説明が行われた。
２）研究助成委員会報告

研究助成委員長（専修大学：齋藤）から、配付資料（p.23）にもとづき、会議報告が行われた。
３）国際図書館協力委員会報告
国際図書館協力委員長（慶應義塾大学：長島）から、配付資料（p.23～25）にもとづき、会議報告ならびに 2012 年度第 1 回寄贈資料搬送事業の実施、2012 年度海外派遣研修（イリノイ大学モーテンソンセンター）の実施、2012 年度海外集合研修・2012 年度海外認定研修の募集について報告があった。また、2012 年度国際図書館協力シンポジウムを「大学図書館における学習支援を考える」をテーマに 11
月 9 日に実施すること、およびプログラム案について資料 2 にもとづき説明がなされた。なお、今年度は、海外集合研修、国際図書館協力シンポジウムの企画運営について、外部委託を一部導入しているが、その状況について説明がなされた。
４）協会ホームページ委員会報告
協会ホームページ委員長（立教大学：野原）より、配付資料（p.25～26 にもとづき、会議報告ならびに WWW 情報資源提供サービス利用状況について報告が行われた。特に、2012 年 8 月 27 日に協会ホームページをリニューアルしたこと、またリニューアルを機に改善した点について、説明がなされた。協会メーリングリス
ト１通あたりサイズの具体的な制限について質問があり、1 通あたりではなく 1 日の通信総量（1 通のサイズ×ML メンバー数）が 20MB である旨、回答がなされた。
（５）協会関連事項報告
会長校（阿久津）から配付資料（p.27～28）および資料 5 にもとづき、主として次のような報告が行われた
１）国公私立大学図書館協力委員会について
第 72 回国公私立大学図書館協力委員会が 2012 年 7 月 27 日に開催され、NII と協力委員会による連携・協力推進会議のもと、新規に「これからの学術情報システム構築検討委員会」が発足したことなどが報告され、JUSTICE への支援、SCOAP3、GIF プロジェクトチーム運営細則、次期委員長館の選出について協議された。
２）日本図書館協会報告
配付資料にあるとおり、2012 年度第 1 回評議員会および第 33 期第 2 年次（2012 年度）定期総会が開催された。
３）後援・共催事項①第 14 回図書館総合展の後援配付資料にあるとおり、名義使用のみで経費は発生しない。
②第 6 回資料保存シンポジウムの後援
配付資料にあるとおり、名義使用のみで経費は発生しない。
（６）協会役員校、委員会および協会関連団体委員について会長校（阿久津）から配付資料（p.29～31）にもとづき、2012 年 4 月 1 日以降の異動について報告が行われた。また、国公私立大学図書館協力委員会の GIF プロジェクトチームが新規に立ちあがったこと、国公私立大学図書館協力委員会委員長館が 8 月 1 日付で横浜市立大学に変更になったことの説明がなされた。
（７）2012 年度行事・会議予定について会長校（阿久津）から配付資料（p.32）にもとづき、今後の予定について報告が行われた。
（８）東西合同役員会承認済案件の総会議案について会長校（阿久津）から配付資料（p.33）にもとづき、2011 年度第 2 回東西合同役員会（2012 年 3 月 9 日）において、承認された以下の案件について、事業計画、予算案にも関係するので、明日の第 73 回総会において協議事項として提案することの報告が行われた。
１．協会ホームぺージの充実（案）２．国際図書館協力委員会プログラムの運営の効率化（案）３．私立大学図書館協会資料の保存と「会報」の発送（案）２．協議事項（１）2011 年度一般会計・特別会計決算報告（案）
会長校（阿久津）から配付資料（p.34～37）にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
また決算報告について監事校（青山学院大学：添田）より、監査を行い、適正であるとの報告がなされた。続いて、会長校（阿久津）から、本年度決算より特別会計（研究助成・国際図書館協力）で事務費として送金手数料を科目に計上した点について以下の論点の説明がなされた。
① 従来、事務費（送金手数料）を予算立てしておらず、事務費は一般会計から執行していた。そのため、一般会計と特別会計の間で煩雑な処理が発生し、正確な金銭の流れが決算書に表現されていなかった。この点について、2 期にわたる監査校（中央大、関西大）からの会計処理・監査の観点からの指摘を受け、2011 年度決算においては、一般会計から送金手数料を特別会計の雑収入として繰入処理し、「事務費」として「支出の部」に計上した。
②研究助成、国際図書館協力委員会の各規程には、特別会計からの支出は事業に関するのみ、その他の費用は一般会計から支出するものと定められている。
③国際図書館協力特別会計は、企業の寄付以外にも一般会計から支援費が支出されているが、研究助成特別会計は、収入が企業による寄付のみである。
④このような状況を勘案のうえ検討し、送金手数料については、事業そのものの一部であると定義し、特別会計に送金手数料のための事務費を設けることとする。今後規程改正のなかで、わかりやすい条文に整える。
上記の内容を全員で確認したうえで、協議の結果、提案のとおり承認された。
（２）2011 年度事業計画（案）
会長校（石川）から配付資料（p.38～39）にもとづき、主旨説明ならびに提案がなされた。協議の結果、提案どおり承認された。
（３）2012 年度一般会計・特別会計予算（案）2012 年 3 月 9 日開催の 2011 年度第 2 回東西合同役員会の議、2012 年 4 月 13 日開催の

第 1 回常任幹事会の議を経た標記について、会長校（阿久津）より配付資料（p.40～43）にもとづき、2012 年度一般会計ならびに特別会計に関する予算について説明と提案が行われた。それを受けて、協議事項（１）で協議された特別会計（研究助成・国際図書館協力）の事務費の扱いについて質問と確認がなされた。協議の結果、提案どおり承認された。
１）一般会計①【収入/会費】：現在の加盟校数 527 校を基礎数として算出②【支出/運営費 1.事務費】：関係資料のデジタル化の経費として 10 万円が前年度より増額している。
③【支出/運営費 5.委員会活動費】：昨年度まで、協会賞審査委員会の活動費のみ、この「運営費」に計上し、他は「事業費」として計上してきたが、これを 2012年度より 4 委員会とも「運営費」にまとめた。
④【支出/事業費

1.総会・研究大会支援費】:例年 140 万円を支援費として計上していたが、2012 年度は参加者数に応じた意見交換会の会場を学内に準備することができないため外部施設を借りることになった関係で、施設使用料部分を増額している。
⑤【支出/事業費

5.会報刊行費】：総会・研究大会特別会計に計上したテープ起こし代金を減額した。
⑥【支出/事業費

6.国際図書館協力事業支援費】：昨年度別立てとなっていた「海外認定研修補助費」をこの「事業支援費」に組み入れた。また、「海外集合研修」「国際図書館シンポジウム」の運営の一部委託化に伴い、その経費として100 万円を増額している。
⑦【支出/事業費

8.協会 HP リニューアル費】：300 万円を計上、本年度のみの支出。

⑧【支出/事業費

9.協会 HP 更新サポート費】：84 万円を計上。

⑨【支出/事業費

11.『震災』に関する座談会の実施と公開】：70 万円を計上。

２）研究助成特別会計①【支出/研究助成金】：2012 年度の助成採択 2 件、1,053,565 円を計上した。
３）国際図書館協力特別会計①【収入/事業支援費】：委託化により 100 万円、「海外認定研修補助費」を繰り入れにより 50 万円、合計 150 万円の増額となっている。
②【収入/事業収入】：「海外集合研修」については、参加費を徴収しないこととしたため、予算額が 0 円となっている。
③【支出/事業活動費】：シンポジウム運営費については、来日いただく講師の人数と、どこから来るかにより経費が変動する。前回の実績は 2010 年度であるが、この時は予算額が 90 万円のところ、決算が約 151 万円であった。2012 年度については、2010 年度の支出に委託費を勘案し、195 万円を計上した。

４）総会・研究大会①【収入/総会・研究大会開催支援費】：一般会計からの支援費で、意見交換会会場施設借用料を増額している。
②【支出/記録関連費用】：会報用原稿のテープ起こし代金（一般会計から移行）が増額となっている。
（４）2013 年度～2014 年度役員校（案）会長校（阿久津）から、2013 年度～2014 年度役員校は会長校を立命館大学、東地区部会長校を明治大学、西地区部会長校を愛知学院大学、その他東西の各理事校・監事校について、配付資料（p.44）にもとづき、説明があり、提案どおり承認された。
（５）新規加盟校および脱退校（案）
会長校（阿久津）から配付資料（p.45）にもとづき、次のとおり説明ならびに提案が行われた。
・本年度の新規加盟校は 9 校である。
・3 校の脱退の申し出があった。（理由は学生募集停止、公立大学法人への改組）
・以上の新規加盟および脱退について本委員会で承認されれば総会に提案したい。
協議の結果、提案どおり承認された。
（６）2013 年度研究助成課題研究のテーマ
研究助成委員長（専修大学・齋藤）から配付資料（p.46）にもとづき、以下のとおり、説明ならびに提案が行われた。協議の結果、提案どおり承認された。また、総会・研究大会後の 9 月 10 日に加盟校へ募集案内を送付する予定である旨の説明がなされた。
2013 年度課題研究テーマ：「大学図書館における危機管理」
ねらい：2011 年 3 月に発生した東日本大震災を機に、大学図書館にとって「危機管理」は最重要課題の一つとなった。更に自然災害に限らず、利用サービスやシステム管理面などさまざまな局面におけるリスクが懸念されている。広く人と資料の安全を図るための実態調査、分析、事例研究を募集する。
（７）第 74 回（2013 年度）総会・研究大会について次期当番校中京大学（中河原）から配付資料（p.47）にもとづき、説明ならびに提案が行われた。協議の結果、提案のとおり承認された。

３．懇談事項（１）第 73 回（2012 年度）総会・研究大会について当番校慶應義塾大学（石黒）から、当日のスケジュール、参加者数等について説明があった。
（２）2013 年度～2014 年度委員会委員の選出について会長校（伊藤）から、資料 3 にもとづき、現時点での選出状況について説明があった。
（３）「活動報告書の提出について（依頼）」
会長校（石川、阿久津）から、資料 4 にもとづき、各部会長校、各委員長に活動報告書の提出を依頼することの主旨説明がなされた。これを受けて、執筆依頼にあたっては、活動報告書の活用方法およびどこまで共有・公開するかを明示する必要がある旨の意見がだされ、会長校で検討し、回答することとなった。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。
以上＜配付資料＞
1.「私立大学図書館協会

2012 年度第 1 回東西合同役員会」（p.1～48）＜参考資料＞
資料 1. レンタルサーバの事故について（報告）資料 2. 2012 年度国際図書館協力シンポジウムプログラム案
資料 3．2013 年度～2014 年度委員会委員（予定）
資料 4．活動報告書の提出について（依頼）資料 5. 国公私立大学図書館協力委員会関係資料＜その他＞「私立大学図書館協会研究助成規程」「私立大学図書館協会国際図書館協力基金規程」