私立大学図書館協会
2012 年度第 2 回東西合同役員会議事要録
日時：2013 年 3 月 8 日（金）場

所：東京ガーデンパレス

14 時 00 分 ～ 16 時 50 分

天空の間

出席者：名簿のとおり
議事に先立ち、会長校挨拶の後、出席者の自己紹介が行われた。
議事進行は、立教大学図書館長・石川巧が担当した。
冒頭、議長から議事進行にあたり以下の協力依頼がなされた。
本日の役員会は、2 年間にわたる今期の役員校・委員会の最後の会議となる。次期につなげる役員会でもあるので、最初の報告事項は要点のみで簡潔にすませ、協議事項の事業計画、予算案等については、しっかり確認しながら進行したいと考える。懇談事項の中で、協会、部会、委員会の活動報告を行うが、そこにできるだけ時間をとれるよう、会議の進行にご協力いただきたい。会合の報告については、「期日」や「議題」など資料記載の事項は読み上げず、どのようなことが話題や課題になっているかを具体的にコメントいただきたい。
１．報告事項（2012 年 8 月～2013 年 2 月）
（１）協会会務報告
会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.5～10）にもとづき報告が行われた。
（２）東地区部会会務報告
東地区部会長校明治学院大学（萩原）から、配付資料（p.11～13）にもとづき報告が行われた。
（３）西地区部会会務報告
西地区部会長校広島修道大学（社家）から、配付資料（p.14～24）にもとづき報告が行われた。その後、各地区協議会理事校から補足説明がなされた。
（４）委員会報告
１）協会賞審査委員会報告
協会賞審査委員会委員長（関西学院大学・今村）から、配付資料（p.25）にもとづき報告が行われた。
２）研究助成委員会報告
研究助成委員会委員長（専修大学・齋藤）から、配付資料（p.25）にもとづき報告が行われた。
３）国際図書館協力委員会報告
国際図書館協力委員会委員長（慶應義塾大学・長島）から、配付資料（p.26～28）にもとづき報告が行われた。これを受けて、海外集合研修の派遣先選定の経緯についての確認および今後の派遣先候補についての参考意見がだされた。
４）協会ホームページ委員会報告

協会ホームページ委員会委員長（立教大学・野原）から、配付資料（p.28～30）にもとづき報告が行われた。
また、協会ホームページは 2012 年 8 月にリニューアルされたが、2011 年度以前に掲載した情報（会議資料等）は旧ホームページで公開しており、新旧のホームページが並存している状況である。そこで、旧ホームページは一定の時期に閉鎖することとし、閉鎖に向けて新ホームページの整備（移行）を進めることについて、資料１にもとづき説明がなされた。これに対して地区協議会ホームページの整備（移行）の進捗状況をみながら進めてほしいとの意見が出された。加えて、資料２にもとづき、協会サーバ「WWW 情報資源提供サービス」の登録内容に変更が生じたとき、またサービス利用を中止の場合には、所定の申請書にて手続きをお願いしたい旨の報告がなされた。
（５）協会関連事項報告
会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.31）および資料 8 にもとづき以下の①～④について報告がなされた。②については立教大学（石川）から補足説明がなされた。
報告後、図書館資料複製のスキャナ取込に関する部分について協会に報告がなされているかの確認がなされた。会長校（阿久津）から、その報告はないこと、また情報提供があれば速やかに加盟校に周知する旨の回答がなされた。
①国公私立大学図書館協力委員会報告②国立国会図書館長と大学図書館長との懇談会③日本図書館協会報告④後援・共催（６）協会役員校、委員会および協会関連団体委員について会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.33～35）にもとづき、次期役員校および委員会委員の確認がなされた。
（７）2013 年度行事・会議予定について会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.36）にもとづき、次年度の日程確認が行われた。
２．協議事項（１）2012 年度一般会計・特別会計支出状況ならびに決算見込みについて
会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.37～39）にもとづき、2012 年度一般会計・特別会計(①研究助成、②国際図書館協力)の支出状況（2 月 20 日現在）ならびに決算見込みについて説明と提案が行われた。また確定している特別会計（③総会・研究大会）の決算について説明が行われた。協議の結果、異議なく了承された。
（２）2013 年度事業計画（案）
会長校立教大学（石川）から、2013 年度事業計画案については、現会長校である立教大学と次期会長校立命館大学と協議のうえ策定した旨の報告がなされた。引き続き、会長校立教大学（阿久津）から配付資料（p.40～41）にもとづき説明と提案がなされた。その後、次期会長校立命館大学（武山）からコメントがなされた。
提案のあった事業計画（案）に対して、東地区部会研究部の活性化について掲げたほうがよいのではないかとの意見がだされた。東地区部会長校明治学院大学（秋月）から、活性化にむけての取り組みを行っていくこと、また会長校立教大学(石川)から協会全体としてもサポートしていきたい旨の発言がなされた。協議の結果、異議なく提案どおりに承認された。
（３）2013 年度一般会計・特別会計予算（案）
会長校立教大学（石川）から、事業計画（案）と同様に予算案についても、現会長校である立教大学と次期会長校立命館大学と協議のうえ策定した旨の報告がなされた。引き続き、会長校立教大学（阿久津）から、配付資料（p.42～44）にもとづき、説明と提案がなされた。
加えて、2013 年度予算が承認されるのは、2013 年 8 月 29 日の総会においてである。よって総会までは、2012 年度予算額の範囲内で、暫定予算として執行することを承認いただきたい旨の説明がなされた。次期会長校立命館大学（武山）からは特に補足はなしとのコメントがなされた。協議の結果、異議なく提案どおり承認された。
（４）第 74 回（2013 年度）総会・研究大会について
次年度総会・研究大会当番校中京大学（中河原）から、資料（p.45～46）にもとづき、標記について説明と提案がなされた。協議の結果、異議なく了承された。なお、意見交換会は出席予定者を収容可能な会場を学内で確保することは難しいため、ホテルで開催すること、参加者には各自移動してもらう予定であることの説明があった。
（５）2012 年度協会賞について協会賞審査委員会委員長（関西学院大学・今村）から、配付資料（p.47～48）にもとづき説明と提案がなされた。協議の結果、異議なく了承された（採択２件）。
（６）2013 年度研究助成について研究助成委員会委員長（専修大学・齋藤）から、配付資料（p.49）にもとづき、標記について説明と提案がなされた。協議の結果、異議なく了承された（採択１件）（７）「協会賞審査委員会委員選任に関する申し合わせ（案）」について協会賞審査委員会委員長（関西学院大学・今村）から、協会賞審査委員会委員の選出に関しては過去に検討が重ねられ、その記録も残っているが、明文化されたものがないことが判明したため、今期の委員会で標記をまとめた旨の説明と提案が配付資料（p.50-51）にもとづきなされた。協議の結果、異議なく了承された。
（８）総会・研究大会案内・受付のメール利用について会長校立教大学（阿久津）から、現在、総会・研究大会の案内は当番校が案内文書を郵送し、「参加申込書」のファックス受信により参加申込を受け付けているが、2013 年度総会・研究大会より、案内を一斉メールで配信し、受付を当番校へのメール受信等に変更し、当番校の事務作業を効率化することの提案が、配付資料（p.52）にもとづき、なされた。また、受付は Web 受付フォームを利用すれば更に事務が軽減されるとの補足があった。その後、次期総会・研究大会当番校である中京大学（中河原・渡辺）から、当番校としては是非この方法で実施したい旨の強い要望が表明された。
これを受け、すでに Web 受付フォームを活用している西地区部会九州地区協議会の事例が報告された。また、出席者からは、従来文書（紙）で通知を受けていた加盟校への配慮、試行的な実施ととらえるか、本格的利用の先鞭と捉えるのか等、さまざまな意見が表出された。
協議の結果、この提案は了承された。具体的な方法については、次期会長校と当番校で検討することとなった。また、総会・研究大会終了後、何らかのかたちで当番校の中京大学からメールでの参加申込に関して問題があったかどうかを報告してもらうことになった。
［懇談事項］
1.次期役員校、総会当番校、委員会委員の選出について
2015 年度～2016 年度の次期役員校、総会当番校、委員会委員の選出について、配付資料（p.53～54）にもとづき、種々懇談した。
2. 「活動報告書（会長校・東西部会長校・委員会）2011 年度-2012 年度」について会長校立教大学（石川）から、「活動報告書」の趣旨説明の後、資料 7 にもとづき、委員会、部会長校、会長校の順で報告がなされた。その報告を受け、種々懇談がなされた。最後に会長校立教大学（石川）が総括、次期の会長校、部会長校、委員会の各活動に活かしてほしい旨の発言がなされた。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。
＜参考資料＞
資料 1

協会ホームページの整備について

p.55

資料 2

WWW 情報資源提供サービスの手続きについて

資料 3

会長校引継資料の整理.56～57p.58

資料 4「私立大学図書館協会会報」全号の電子化について

p.59～60

資料 5

加盟校への書類等の送付方法の選択について

p.61～62

資料 6

次期役員校、総会当番校、委員会委員の選出関係資料

p.63～69（別添）
資料 7

私立大学図書館協会

活動報告書（2011 年度－2012 年度）」

資料 8

国公私立大学図書館協力委員会関係資料