Calc Handbuch

Kapitel 8
Datenpilot
Einführung, Beispiele und Lösungsansätze

Dokumentationen zu LibreOffice unter de.libreoffice.org

Copyright
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Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das
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Mitwirkende/Autoren
Klaus-Jürgen Weghorn

Stefan Weigel

Jochen Schiffers

Englisches Originaldokument
entfällt

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Vorsicht

Alles, was an eine Mailingliste geschickt wird, inklusive der E-Mail-Adresse undanderer persönlicher Daten, die die E-Mail enthält, wird öffentlich archiviert und kannnicht gelöscht werden. Also, schreiben Sie mit Bedacht!

Danksagung
Dieses Kapitel Datenpilot basiert auf Kapitel 6 Datenpilot des OpenOffice.org Calc-Handbuches.
Autor dieses Kapitels ist:
Stefan Weigel

Datum der Veröffentlichung und Softwareversion
Veröffentlicht am 17.01.2013. Basierend auf der LibreOffice Version 3.3.

Anmerkung für Macintosh Nutzer
Einige Tastenbelegungen (Tastenkürzel) und Menüeinträge unterscheiden sich zwischen derMacintosh Version und denen für Windows- und Linux-Rechnern. Die unten stehende Tabelle gibt
Ihnen einige grundlegende Hinweise dazu. Eine ausführlichere Aufstellung dazu finden Sie in der
Hilfedatei des jeweiligen Moduls.

2

Datenpilot

Windows/Linux

entspricht am Mac

EffektMenü-Auswahl Extras →Optionen

LibreOffice → EinstellungenZugriff auf die Programmoptionen

Rechts-Klick

Control+KlickÖffnen eines Kontextmenüs

Ctrl (Control)⌘ (Command)

Tastenkürzel in Verbindung mit anderen
TastenF5Shift+⌘+F5

öffnet den Dokumentnavigator Dialog

F11

⌘+T

öffnet den Formatvorlagen Dialog

oder Strg (Steuerung)Anmerkung für Macintosh Nutzer

3Inhalt
Anmerkung für Macintosh Nutzer ................................................................................................... 2
Einführung ...................................................................................................................................... 6Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung ......................................................................................... 6
Beispiel Umsatzübersicht .......................................................................................................... 6
Praktische Probleme / Fragestellungen ................................................................................ 7
Lösung .................................................................................................................................. 7
Vorteile .................................................................................................................................. 9
Beispiel Arbeitszeiterfassung ................................................................................................... 12
Praktische Probleme / Fragestellungen .............................................................................. 14
Lösung ................................................................................................................................ 14
Unterschied / Vorteile .......................................................................................................... 20
Beispiel Häufigkeitsverteilung .................................................................................................. 20
Lösung mit einer Matrixformel ................................................................................................. 22
Lösung mit dem Datenpiloten ............................................................................................. 23
Funktionen im Detail .................................................................................................................... 27
Die Datenbasis (Voraussetzungen) ......................................................................................... 27
Aufruf ....................................................................................................................................... 28
Datenquelle ............................................................................................................................. 29
Calc-Blatt ................................................................................................................................. 29
Angemeldete Datenquelle ....................................................................................................... 30
Externe Daten (OLAP) ........................................................................................................ 30
Dialogfeld des Datenpiloten ..................................................................................................... 30
Grundsätzliches Layout ...................................................................................................... 30
Weitere Optionen ................................................................................................................ 31
Weitere Einstellungen zu den Feldern ................................................................................ 32
Datenfelder ......................................................................................................................... 33
Zeilen- und Spaltenfelder .................................................................................................... 34
Seitenfelder ......................................................................................................................... 36
Arbeit mit dem Ergebnis des Datenpiloten ............................................................................... 37
Dialog nochmal aufrufen ..................................................................................................... 37
Layout mit Drag & Drop variieren ........................................................................................ 37
Zeilen oder Spalten gruppieren ........................................................................................... 37
Gruppieren von Kategorien mit skalaren Werten ................................................................ 37
Gruppierung von Kategorien mit Datums- oder Zeitwerten ................................................. 38
Gruppierung ohne automatische Intervallbildung ................................................................ 39
Sortieren des Ergebnisses .................................................................................................. 41
Manuelles Sortieren per Drag & Drop ................................................................................. 41
Automatisches Sortieren ..................................................................................................... 41
Drilldown (Details einblenden) ............................................................................................ 42
Filtern .................................................................................................................................. 44
Veränderte Werte aktualisieren ........................................................................................... 45
Zellformatierung .................................................................................................................. 45
Mehrere Datenfelder ................................................................................................................ 46
Shortcuts (Abkürzungen zur Bedienung) ................................................................................. 48
Funktion PIVOTDATENZUORDNEN ............................................................................................ 50
Problematik ............................................................................................................................. 50
Syntax ..................................................................................................................................... 51
4

Datenpilot

Erste Syntaxvariante ........................................................................................................... 51
Zweite Syntaxvariante ......................................................................................................... 51

Anmerkung für Macintosh Nutzer

5Einführung
Im Support für LibreOffice tauchen regelmäßig Anwenderfragen auf, die aus ungeschickten
Lösungsansätzen für alltägliche Aufgaben in der Tabellenkalkulation resultieren. In Unkenntnis
einfacher und gleichermaßen leistungsfähiger Konzepte und Tools werden oft komplexe
Spreadsheets mit monströsen Formelkonstruktionen gebildet. Solider, einfacher und flexibler ist
meist eine Lösung mit dem Datenpiloten. Zu unrecht wird der Datenpilot oft als ein Werkzeug für
fortgeschrittene Benutzer angesehen. Im Gegenteil: Der Datenpilot setzt kaum Vorkenntnisse
voraus und wüssten auch schon Anfänger davon, bliebe ihnen so manche vermeidbare
Arbeitsstunde erspart.
Das Handbuchkapitel zum Datenpiloten ist in zwei Abschnitte unterteilt.
Im ersten Abschnitt Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung ab Seite 6 demonstrieren drei typische
Anwendungsfälle die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Datenpiloten. Sie können dieseBeispiele in Schritt-für-Schritt-Anleitungen nachvollziehen und erfahren so schnell undpraxisbezogen den Umgang mit dem Datenpiloten.
Im zweiten Abschnitt Funktionen im Detail ab Seite 27 wird der Datenpilot ausführlich und im Detailbeschrieben. Hier können Sie gezielt spezielle Aspekte nachschlagen.

Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung
Bevor die Funktionen im Detail beschrieben werden, wird in diesem Abschnitt einige derMöglichkeiten des Datenpiloten anhand von drei typischen Anwendungen aus der Praxis gezeigt.
Durch die Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie die Beispiele mitmachen und die Leistung desDatenpiloten gleich miterleben.

Beispiel Umsatzübersicht
Ein typisches Einführungsbeispiel in Kursen und Büchern für Anfänger der Tabellenkalkulation ist
eine einfache Umsatzübersicht. Anhand des Beispiels werden die Anwender mit dergrundsätzlichen Bedienung der Oberfläche und dem Eingeben von Texten und Zahlen in die Zellen
vertraut gemacht. Nützliche Hilfen wie AutoFüllen und Drag&Drop können schon an dieser Stelledemonstriert werden. Vor allem aber, geht es um die Darstellung der rechnerischen Verknüpfung
von Zellen über Formeln, wie beispielsweise das Addieren mit dem Plus-Operator oder der Formel
SUMME.

Abbildung 1: Gängiges Anfängerbeispiel
Diese kleine Übung mag für den ersten Umgang mit dem Programm geeignet sein, sie behandelt
aber nur einen kleinen Teil der damit in der Büropraxis verbundenen Arbeitsaufgabe. Um einesolche Umsatzübersicht zu erstellen, braucht man freilich auch das zugrunde liegende
Datenmaterial. Dies liegt normalerweise in Form von einzelnen Geschäftsvorfällen vor.
Das heißt, bevor man sich der Tabellenkalkulation als Werkzeug für die Umsatzübersicht bedient,muss man für obiges Beispiel zuerst zahlreiche Einzelumsätze aus Listen oder Belegsammlungenzu zwölf Teilsummen addieren, die dann in die Zellen C5 bis F7 eingetippt werden.
6

DatenpilotPraktische Probleme / Fragestellungen
1. Zur Darstellung der im Laufe der Zeit hinzu kommenden Werte (Mai, Juni, ...) muss jeweils
eine Spalte hinzugefügt werden. Das heißt, im Zuge der Anwendung muss laufend die
Struktur des Kalkulationsblattes modifiziert werden. Das ist nicht nur vom theoretischen
Arbeitskonzept her unschön, sondern wirft auch praktische Fragen auf, zum Beispiel: Wieverhalten sich die Bezüge in den Summenformeln, wenn Spalten oder Zeilen eingefügt
werden?
2. Das Layout, nach dem die Zeitachse waagrecht nach rechts verläuft, könnte sich nach
Ergänzung weiterer Monate als ungünstig erweisen. Besser wäre aus Platzgründen
vielleicht eine Ausrichtung mit einer senkrecht nach unten verlaufenden Zeitachse. Wie
lässt sich die Tabelle entsprechend transponieren? Muss dazu alles neu eingegeben
werden?
3. Für den Fall, dass das Management unerwartet und fallweise eine zusätzliche
Aufgliederung nach Vertriebsregionen und/oder eine Einschränkung der ausgewiesenen
Umsätze auf die Teilbeträge eines bestimmten Vertriebsrepräsentanten verlangt, muss man
also aus den einzelnen Geschäftsvorfällen erneut manuell Teilsummen bilden und mehrere
Tabellen in unterschiedlichen Varianten herstellen.
4. Ist es überhaupt akzeptabel und realistisch, dass man so eine Übersicht erstellt, indem dieeinzutippenden Werte durch manuelle Addition der Einzelumsätze ermittelt? Das ist doch
unendlich viel Arbeit und extrem fehleranfällig!

LösungDer eigentlich wesentliche Inhalt der Arbeitsaufgabe aus dem oben genannten Beispiel ist das
Addieren der Umsätze je Monat und Sparte, was manuell geschehen musste. Um auch diese
Aufgaben Calc erledigen zu können, muss das zugrunde liegende Datenmaterial in in einem CalcDokument vorhanden sein. Entweder werden die Daten direkt in dem Calc-Dokument erfasst oderdie Daten werden zum Beispiel aus einem Buchhaltungssystem importiert. In jedem Fall muss eine
fortlaufende Tabelle in dem Calc-Dokument vorliegen, die in einer einfachen Form alle
Geschäftsvorfälle enthält:Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung7

Abbildung 2: Datenbasis in Calc
Die Umsatzübersicht erstellen Sie nun durch die folgenden Schritte:
1. Markieren Sie die Zelle A1 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle innerhalb der Liste).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen... und klicken Sie auf OK.
3. Es erscheint das Dialogfeld Datenpilot. Dort sehen Sie im wesentlichen die vier
Layoutbereiche als große, weiße Felder und fünf schaltflächenartige Felder, die den
Spaltenüberschriften der zugrunde liegenden Liste entsprechen.
• Ziehen Sie das Feld Datum in den Layoutbereich Spaltenfelder.

• Ziehen Sie das Feld Umsatz in den Layoutbereich Datenfelder.
• Ziehen Sie das Feld Sparte in den Layoutbereich Zeilenfelder.
4. Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen anzuzeigen.
5. Stellen Sie bei Ausgabe ab ein: - neue Tabelle -.
6. Klicken Sie auf OK.

8

Datenpilot

Abbildung 3: Dialog Datenpilot
7. Das Ergebnis erscheint auf einem neuen Tabellenblatt und hat bereits grundsätzlich das
gewünschte Layout, nur sind die Spalten noch nicht nach Monaten zusammengefasst.

Abbildung 4: Datenpilot ohne Gruppierung
8. Zum Gruppieren der Spalten markieren Sie nun die Zelle B4 oder eine beliebige andereZelle, die ein Datum enthält.
9. Wählen Sie Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung... und klicken Sie
auf OK. Das Ergebnis ist nun nach Monaten gruppiert.

Abbildung 5: Datenpilot gruppiert nach Monaten
Im Ergebnis erkennt man wieder das Anfängerbeispiel von oben. Es ist kinderleicht herzustellen,ohne weitere Grundkenntnisse in der Tabellenkalkulation. (Keine einzige Formel muss erstellt
werden.)Vorteile
1. Kein manuelles Zusammenaddieren der Einzelwerte im Vorfeld erforderlich. Keinmanuelles Eintragen der Teilbeträge. Weniger Arbeit. Weniger Fehler.
2. Das Layout ist flexibel: Monate waagrecht und Sparten senkrecht oder umgekehrt: 2
Mausklicks
3. Zusätzliche Unterscheidungskriterien sofort verfügbar
Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung

94. Vielfältige Auswertemöglichkeiten, zum Beispiel: Anzahl oder Mittelwert statt Summe,
kumulierte Werte, Reihenvergleich und mehr
Einige der genannten Vorteile werden im Folgenden demonstriert.
Ausgehend vom Ergebnis in Abbildung 5 ziehen Sie einfach das graue Feld Datum links neben
das Feld Sparte. Schon sehen Sie die Zusammenfassung in folgendem Layout:

Abbildung 6: Layoutvariante mit buchstäblich
einem Mausklick
Um die Tabelle vollständig zu transponieren, ziehen Sie nun das Feld Sparte über den Bereich derangezeigten Werte, also nach C3:

Abbildung 7: Transponiertes Layout des ursprünglichen BeispielsAnders, als beim Anfängerbeispiel in Abbildung 1 ist es hier nun sehr einfach möglich, in die
Auswertung weitere Aspekte aus dem zugrunde liegenden Datenmaterial mit aufzunehmen. Um
zusätzlich eine Aufschlüsselung nach der Region zu erhalten, gehen Sie so vor:
1. Markieren Sie die Zelle A3 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle, die Bestandteil desDatenpilotergebnisses ist).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld Datenpilot
aus Abbildung 3 zu gelangen.
Ziehen Sie hier das Feld Region in den Layoutbereich Zeilenfelder. Je nachdem, welche
Reihenfolge Sie bei den Zeilenfeldern herstellen, erhalten Sie im späteren Ergebnis primär
eine Unterteilung nach Region und innerhalb der Regionen nach Datum oder umgekehrt.
10Datenpilot

3. Klicken Sie auf OK.

Abbildung 8: Zusätzliche Aufschlüsselung nach Region, nachträglichhinzugefügt
In einer weiteren Variation werden nun auch noch die in der zugrunde liegenden Liste
angegebenen Mitarbeiter berücksichtigt.
1. Markieren Sie die Zelle A3 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle, die Bestandteil desDatenpilotergebnisses ist).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld Datenpilot
aus Abbildung 3 zu gelangen.
•
Das Feld Region wird in diesem Fall nicht mehr im Ergebnis benötigt. Ziehen Sie es
aus dem Layoutbereich heraus.
•
Ziehen Sie das Feld Mitarbeiter in den Layoutbereich Seitenfelder.
3. Klicken Sie auf OK.
Felder, die Sie als Seitenfelder einsetzen, werden im Ergebnis über der Zusammenfassung bei derBezeichnung Filter platziert. Sie erhalten dort eine Auswahlliste, mit deren Hilfe Sie diedargestellten Summen auf die Werte jeweils eines Mitarbeiters einschränken können:Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung11

Abbildung 9: Selektion der Teilsummen für einzelne Mitarbeiter
Bis hierher wurden längst nicht alle herausragenden Features des Datenpiloten vorgeführt. Die
weiteren Beispiele zeigen mehr.

Beispiel Arbeitszeiterfassung
Dieses Beispiel stammt aus der Beratungspraxis und taucht in verschiedenen Variationen
regelmäßig im Usersupport auf. Der Anwender steht vor der Aufgabe, für einen oder mehrere
Mitarbeiter eine Arbeitszeiterfassung zu realisieren.
Eine typische Herangehensweise ist das Erzeugen von je einem Tabellenblatt pro Monat undeinem Summenblatt für das gesamte Jahr. Pro Mitarbeiter und Jahr wird stets eine eigene Datei
erzeugt.

12Datenpilot

Abbildung 10: Monatsblatt für Zeiterfassung eines MitarbeitersÜberblick, Praxisbeispiele mit Anleitung13

Abbildung 11: Jahresblatt für einen Mitarbeiter

Praktische Probleme / Fragestellungen
1. Es ist sehr mühselig die Datei zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen: 12 Tabellenblätter, dieaus einer Rohvorlage kopiert werden und Monat für Monat anzupassen sind. Dazu ein
Summenblatt mit Bezügen quer auf die anderen Tabellenblätter. Nicht selten suchen
Anwender nach einer Makroprogrammierung, die das arbeitsintensive Erzeugen solcher
Dateien automatisieren soll.
2. Die dargestellte Datei enthält die Daten eines einzelnen Mitarbeiters. Wie kann man die
Daten aller Mitarbeiter zusammenführen, sodass eine Zusammenfassung der Arbeitszeit
auf Abteilungsebene und für das Gesamtunternehmen möglich wird?
3. Wie lassen sich Mitarbeiter und/oder Abteilungen untereinander vergleichen?
4. Die dargestellte Datei enthält die Daten für ein Geschäftsjahr. Wie ist ein Vergleich zu
Zeiträumen aus früheren Jahren möglich?

LösungUm die Aufgabe mit dem Datenpiloten zu lösen, werden alle Daten in einer einzigen, für alle Zeit
fortlaufenden Tabelle in Calc erfasst. Dies geschieht entweder manuell oder durch einen Importvon einer elektronischen Stempeluhr.
In einfachen Fällen führt jeder Mitarbeiter seine Zeiterfassung selbst manuell. Sollen
Auswertungen gemacht werden, die sich auf mehrere Mitarbeiter, Abteilungen oder das
Unternehmen insgesamt beziehen, so sind die Tabelleninhalte der einzelnen Mitarbeiter durch
Kopieren in einer großen Gesamttabelle zusammenzuführen.

14

Datenpilot

Abbildung 12: Datenbasis in Calc

Die Anwendung des Datenpiloten erfordert nur wenige Mausklicks und liefert in Sekunden eineübersichtliche Auswertung:
1. Markieren Sie die Zelle A1 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle innerhalb der Liste).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen... und klicken Sie auf OK.
3. Es erscheint das Dialogfeld Datenpilot. Dort sehen Sie im wesentlichen die vier
Layoutbereiche als große, weiße Felder und fünf schaltflächenartige Felder, die den
Spaltenüberschriften der zugrunde liegenden Liste entsprechen.
•
Ziehen Sie das Feld Datum in den Layoutbereich Zeilenfelder.

••

Ziehen Sie das Feld Stunden in den Layoutbereich Datenfelder.
Ziehen Sie das Feld Name in den Layoutbereich Spaltenfelder.

4. Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen anzuzeigen.

Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung155. Stellen Sie bei Ausgabe ab ein: - neue Tabelle -.

Abbildung 13: Dialog Datenpilot
6. Klicken Sie auf OK.
7. Das Ergebnis erscheint auf einem neuen Tabellenblatt:Abbildung 14: sekundenschnelle Auswertung mit den Datenpiloten
Das Ergebnis leistet wesentlich mehr, als die Lösung mit klassischer, formelbasierter
Tabellenkalkulation.
Beispielsweise lassen sich die tageweise dargestellten Stunden sehr einfach nach Monaten
zusammenfassen:
1. Zum Gruppieren der Zeilen markieren Sie nun die Zelle A5 oder eine beliebige andereZelle, die ein Datum enthält.
2. Wählen Sie Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung... und klicken Sie
auf OK. Das Ergebnis ist nun nach Monaten gruppiert.
16

Datenpilot

Abbildung 15: Monatssummen
Falls Sie eine prozentuale Darstellung benötigen, ist das kein Problem. Dazu rufen Sie das
Dialogfeld für den Datenpiloten noch einmal auf:
1. Markieren Sie die Zelle A3 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle, die Bestandteil desDatenpilotergebnisses ist).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld Datenpilot
aus Abbildung 13 zu gelangen.
•Mit einem Doppelklick auf dem Feld Summe-Stunden öffnen Sie den
Eigenschaftendialog für dieses Datenfeld.

••

Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen
anzuzeigen.
Stellen Sie den Typ des angezeigten Wertes auf: % der Zeile

Abbildung 16: Eigenschaften des Datenfeldes
3. Klicken Sie zweimal auf OK.

Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung174. Im Ergebnis werden die Zahlen zunächst in dezimaler Schreibweise dargestellt. Verwenden
Sie die Schaltfläche % aus der Symbolleiste, wenn Sie das Prozent-Format bevorzugen.

Abbildung 17: Prozentuale Auswertung
Für einen Vergleich zwischen den Mitarbeitern rufen das Dialogfeld für den Datenpiloten nocheinmal auf:
1. Markieren Sie die Zelle A3 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle, die Bestandteil desDatenpilotergebnisses ist).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld Datenpilot
aus Abbildung 13 zu gelangen.
•Mit einem Doppelklick auf dem Feld Summe-Stunden öffnen Sie den
Eigenschaftendialog für dieses Datenfeld.
•
Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen
anzuzeigen.
•
Stellen Sie den Typ des angezeigten Wertes auf: Differenz von••Stellen Sie Basisfeld auf: Differenz vonStellen Sie Basiselement auf: Brigitte

Abbildung 18: Eigenschaften des Datenfeldes
3. Klicken Sie zweimal auf OK.

18

Datenpilot

Abbildung 19: Absoluter Vergleich mit Brigitte
Zuletzt wird noch eine kumulierte Darstellung, also mit fortlaufend aufsummierten Werten,
eingestellt:
1. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld Datenpilot
aus Abbildung 13 zu gelangen.
•Mit einem Doppelklick auf dem Feld Summe-Stunden öffnen Sie den
Eigenschaftendialog für dieses Datenfeld.
•
Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen
anzuzeigen.
•
Stellen Sie den Typ des angezeigten Wertes auf: Ergebnis in•

Stellen Sie Basisfeld auf: Datum

Abbildung 20: Eigenschaften des Datenfeldes
2. Klicken Sie zweimal auf OK.

Abbildung 21: Der Datenpilot zeigt auf Wunsch kumulierte Werte.

Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung

19Unterschied / Vorteile
Die bisherigen Experimente zeigen einen wesentlichen Aspekt beim Konzept des Datenpiloten.
Bei der klassischen Vorgehensweise werden die Dateien zur Datenerfassung bereits in der für die
Ergebnisbetrachtung gewünschten Struktur angelegt. Die Daten werden in dieser Struktur erfasst.
Damit ist man auf diese eine Struktur festgelegt.
Der Datenpilot hat einen datenbankartigen Ansatz. Die zugrunde liegenden Daten werden in einer
Art Normalform, das heißt in einer primitiven, aber universellen Struktur, also in einer einfachen
Tabelle erfasst, die alle Informationen enthält. Quasi erst im Moment des Betrachtens wird die
gewünschte Ergebnisstruktur und die zu betrachtende Teilmenge der Daten festgelegt.

Beispiel Häufigkeitsverteilung
Zur Darstellung der Häufigkeit von Ereignissen verfügt Calc über die TabellenfunktionHÄUFIGKEIT. Sie muss in einer Matrixformel angewendet werden. Dies ist ein Thema fürFortgeschrittene. Alternativ lässt sich die Aufgabe auch mit dem Datenpiloten lösen, was keinebesonderen Tabellenkalkulationskenntnisse erfordert.
Im Beispiel geht es um die Anzahl der E-Mails, die auf der deutschen Support-Mailingliste fürLibreOffice.org (users@de.libreoffice.org ) eintreffen. Man möchte wissen, wie sich die Aktivität auf
der Mailingliste über den Tag verteilt.
Basis der Untersuchung ist eine aus dem Mailboxfile des Mailclients Thunderbird mit dem
Kommando
grep 'Delivery-Date:' Inbox
erstellte Textdatei. Sie enthält für jede in einem Zeitraum von mehr als zwei Jahren über die
Mailingliste gesendete Mail eine Zeile mit Datum und Uhrzeit:

20

Datenpilot

Abbildung 22: Rohdaten für Häufigkeit der Nachrichten
Die Daten werden in eine Tabelle in Calc importiert. Hierzu wird einfach die erzeugte Textdatei
users.txt mit den Rohdaten in Calc geöffnet. Es erscheint ein Dialogfeld zur Einstellung der
Importoptionen. Dort werden folgende Einstellungen vorgenommen:
1. Trennoptionen: Feste Breite
2. Spaltentrennung an Position 20, 31 und 40
3. Spaltentypen:
1. Spalte: ausblenden
2. Spalte: Datum (TMJ)
3. Spalte: Standard
4. Spalte : ausblendenÜberblick, Praxisbeispiele mit Anleitung21

Abbildung 23: Import-EinstellungenAbbildung 24 zeigt die importierten Rohdaten, über denen nach dem Import eine Zeile mit
Spaltenüberschriften eingefügt wurde.

Abbildung 24: Rohdaten in
Calc

Lösung mit einer Matrixformel
Um die Häufigkeitsverteilung zu berechnen, werden 24 Klassen für jede Stunde rund um die Uhrgebildet. Daneben wird die Häufigkeit der E-Mails mit Hilfe der Funktion HÄUFIGKEIT angegeben:

22

Datenpilot

Abbildung 25: Funktion HÄUFIGKEIT
in einer Matrixformel
Das erste Argument der Funktion ist der Zellbereich mit den Uhrzeiten aller gut 38.000
empfangenen E-Mails. Das zweite Argument ist der Zellbereich E2:E25, der die Häufigkeitsklassenbeschreibt. Zur Eingabe wird zunächst der Zellbereich F2:F25 markiert, dann die Formel
eingetragen und mit der Tastenkombination SHIFT+STRG+ENTER abgeschlossen. Die
Matrixformel erscheint danach in der Eingabezeile eingefasst in geschweiften Klammern.
Diese Technik ist in der Regel nur fortgeschrittenen Benutzern vertraut.

Lösung mit dem Datenpiloten
Mit dem Datenpiloten ist das selbe Ergebnis einfacher und schneller zu erreichen. Die Lösung
eignet sich auch für wenig erfahrene Benutzer. Ausgehend von den Rohdaten (Abbildung 24)
braucht es nur ein paar Mausklicks:
1. Markieren Sie die Zelle A1 (oder eine beliebige andere, einzelne Zelle innerhalb der Liste).
2. Wählen Sie Daten → Datenpilot → Aufrufen... und klicken Sie auf OK.
3. Es erscheint das Dialogfeld Datenpilot. Dort sehen Sie im wesentlichen die vier
Layoutbereiche als große, weiße Felder und fünf schaltflächenartige Felder, die den
Spaltenüberschriften der zugrunde liegenden Liste entsprechen.
•
Ziehen Sie das Feld Zeit in den Layoutbereich Zeilenfelder.

•

Ziehen Sie das Feld Datum in den Layoutbereich Datenfelder.

4. Klicken Sie auf Zusätze, um im unteren Teil des Dialogs weitere Optionen anzuzeigen.
5. Stellen Sie bei Ausgabe ab ein: - neue Tabelle -.
Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung23

Abbildung 26: Dialog Datenpilot
6. Es wäre unsinnig die Werte der Datumsfelder aufzuaddieren. Für die Anwendung muss die
Anzahl der vorkommenden Werte gezählt werden. Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf
das Feld Summe - Datum die Eigenschaften für dieses Datenfeld und wählen Sie dort als
Funktion Anzahl.

Abbildung 27: Eigenschaften des Datenfelds
7. Klicken Sie auf OK. Als Zwischenergebnis wird eine Datenpilot-Tabelle entstehen, die fürjede in den Rohdaten vorkommende Uhrzeit eine Zeile hat.

Tipp

Ein Tipp beschreibt eine praktische aber nicht wesentliche Information, die nicht in
den Textfluss passt.

8. Zum Gruppieren der Zeilen markieren Sie nun die Zelle A4 oder eine beliebige andereZelle, die eine Uhrzeit enthält.
9. Wählen Sie Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung..., wählen Sie alsIntervall Stunden und klicken Sie auf OK. Das Ergebnis ist nun nach Stunden gruppiert.

24

Datenpilot

Abbildung 28: Einstellungen für Gruppierung nach Stunden
10. Während Abbildung 30die absoluten Häufigkeiten zeigt, wurde für Abbildung 31 nocheinmal das Dialogfeld des Datenpiloten aufgerufen und mit einem Doppelklick das
Eigenschaftenfenster für das Datenfeld Anzahl - Datum geöffnet (Abbildung 31). Der Dialog
kann mit Zusätze erweitert werden. Als Typ des angezeigten Wertes ist % der Spalte zu
wählen.
Ob die relativen Werte dezimal (0,1) oder im Prozentformat (10%) angezeigt werden, ist
bloß eine Frage der Zellformatierung der Ergebniszellen und hat mit dem Datenpiloten
nichts zu tun.

Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung25

Abbildung 29: Einstellung des Datenfeldes für relative Werte

Abbildung 30:
Häufigkeitsverteilung mit dem
Datenpiloten

26

Abbildung 31: Relative
Häufigkeit

DatenpilotFunktionen im Detail
In diesem Abschnitt werden die Bedienung und Optionen des Datenpiloten detailliert beschrieben.
Nicht immer wird dabei ein konkretes Beispiel zur Illustration heran gezogen. Praxisbezogene
Beispiele finden sich im vorangegangenen Abschnitt Überblick, Praxisbeispiele mit Anleitung ab
Seite 6.

Die Datenbasis (Voraussetzungen)
Basis für die Arbeit mit dem Datenpiloten ist stets eine Liste mit den Daten in Rohform. So eine
Liste ist im Aufbau mit einer Datenbanktabelle vergleichbar. Sie besteht aus Zeilen (Datensätzen)
und Spalten (Datenfeldern). Die Feldnamen befinden sich in der ersten Zeile über der Liste.
Weiter unten wird beschrieben, dass die Datenquelle auch eine externe Datei oder Datenbank sein
kann. Der einfache Fall ist, dass sich die Liste in einem Tabellenblatt von Calc befindet. Für so eine
Liste stellt Calc unabhängig vom Datenpiloten auch Sortierfunktionen und Filtermöglichkeiten zur
Verfügung.
Für die Verarbeitung von Daten in Listen, ist es Voraussetzung, dass das Programm weiß, inwelchem Bereich der Calc-Tabelle sich die zu bearbeitende Liste befindet. Eine Calc-Liste kannsich in einer Tabelle an einer beliebigen Position befinden. Es ist auch denkbar, dass ein
Tabellenblatt mehrere voneinander unabhängige Listen beinhaltet.
Calc erkennt Ihre Listen automatisch. Dabei wird folgende Logik zugrunde gelegt:
Ausgehend von der von Ihnen markierten Zelle, die sich innerhalb der betreffenden Liste befindenmuss, untersucht Calc die umliegenden Zellen in alle vier Richtungen (links, rechts, oben undunten). Der Rand der Liste wird erkannt, wenn das Programm dabei auf eine leere Spalte odereine leere Zeile stößt bzw. wenn es an den linken oder oberen Rand des Tabellenblattes stößt.
Das heißt, dass alle dargestellten Funktionen nur dann richtig funktionieren, wenn sich in Ihrer
Liste keine Leerzeilen und keine Leerspalten befinden. Vermeiden Sie daher Leerzeilen (etwa zur
optischen Gliederung)! Sie können Ihre Listen auch durch Zellformate optisch gliedern.

HinweisKeine Leerzeilen, keine Leerspalten in Listen!

Wenn Sie vor dem Sortieren, Filtern oder vor dem Starten des Datenpiloten mehr als eine einzelne
Zelle in Ihrer Liste markiert haben, dann wird die oben beschriebene automatische
Listenerkennung unterdrückt und es wird unterstellt, dass die zu bearbeitende Liste exakt in dem
von Ihnen markierten Zellbereich liegt. Dies kann nur in besonderen Ausnahmefällen sinnvoll sein.

HinweisFür Sortieren, Filtern und Datenpilot immer eine einzelne Zelle markieren.

Eine relativ große Fehlergefahr besteht diesbezüglich beim Sortieren. Deklarieren Sie nämlich die
Liste versehentlich und unbewusst durch Markieren mehrerer Zellen (z. B. einer ganzen Spalte),
dann wird der Sortiervorgang die eigentlich zeilenweise zusammengehörenden Informationen Ihrer
Liste durcheinander bringen.
Neben diesen formalen Anforderungen ist der logische Aufbau Ihrer Calc-Listen insbesondere für
die Anwendung der flexiblen und leistungsfähigen Auswertung mit dem Datenpiloten von großer
Bedeutung.

HinweisCalc-Listen müssen Normalform haben, das heißt sie haben eine einfache lineare
Struktur.

Funktionen im Detail27Beim Erfassen der Daten in einer Liste dürfen noch keine Gliederungen, Zusammenfassungenoder Aufteilungen vorgenommen werden. Am besten wird das deutlich, wenn gedanklich überlegt
wird, was man beim Aufbau des Beispiels „Umsatzliste“ im Abschnitt Überblick, Praxisbeispiele mit
Anleitung ab Seite 6 hätte falsch machen können. Dies ergibt eine Liste von „schlechten Ideen“,
die man in der Praxis bei Anwendern der Tabellenkalkulation immer wieder antreffen kann. Es sinddies Anwender die sich über das Konzept und die Möglichkeiten der Listenverarbeitung im
Tabellenkalkulationsprogramm nicht im Klaren sind.
Erste schlechte Idee:
Man hätte beim Erfassen der Umsätze mehrere Tabellenblätter anlegen können. Zum Beispiel
hätte man ein Blatt für jede Artikelgruppe führen können. Auswertungen wären dann aber nur noch
innerhalb der einzelnen Sparten möglich gewesen. Spartenübergreifende Betrachtungen wären
nur sehr umständlich möglich gewesen.
Zweite schlechte Idee:
Man hätte in der Umsatzliste statt der einen Betragsspalte, für jeden Mitarbeiter eine eigene
Betragsspalte anlegen können. Die Umsätze wären dann in der dem Mitarbeiter zugeordneten
Spalte einzutragen gewesen. Eine Auswertung mit dem Datenpiloten wäre dann aber aufgrund derlogischen Grundstruktur nicht mehr möglich. Es ist ja gerade das Ergebnis des Datenpiloten, diezunächst in ein und derselben Spalte eingetragenen Werte z. B. spaltenweise je Mitarbeiterzusammenzufassen.
Dritte schlechte Idee:
Man hätte die Umsätze chronologisch sortiert eintragen können und am Ende jedes Monats eine
Zeile mit der Monatssumme eintragen können. Dadurch wäre aber ein bedarfsweises Sortieren derListe nach anderen Sortierkriterien nicht mehr möglich. Außerdem könnte kein Datenpilot mehrerstellt werden. Die Summenzeilen würden vom Datenpiloten wie weitere Umsätze behandelt
werden. Dabei wäre doch die monatliche Summenbildung eines der vielen schnell herzustellenden
Ergebnisse des Datenpiloten gewesen.

AufrufDer Aufruf des Datenpiloten erfolgt über Daten → Datenpilot → Aufrufen... Beachten Sie dieoben beschriebenen Anforderungen an die Datenbasis. Wenn sich die auszuwertende Liste ineinem Tabellenblatt in Calc befindet, markieren Sie vor dem Aufruf des Datenpiloten eine einzelne
Zelle innerhalb der Liste. Calc erkennt und markiert die Liste automatisch, um sie als Datenquelle
für den Datenpiloten heran zu ziehen.

28

Datenpilot

Abbildung 32: Nach dem Aufruf des Datenpiloten

Datenquelle
Als Datenbasis für den Datenpiloten stehen grundsätzlich drei Möglichkeiten zur Verfügung: Ein
Tabellenblatt in Calc, eine externe Datenquelle, die in LibreOffice.org angemeldet wurde oder der
Zugriff auf ein OLAP-System. Die dritte Option ist derzeit praktisch ohne Bedeutung.

Calc-BlattIm einfachsten und häufigsten Fall basiert die Auswertung auf einer Liste in Calc. Diese wird
entweder dort fortlaufend gepflegt oder die Daten werden aus einer anderen Anwendung nachCalc herein geholt.
Eine große Liste kann beispielsweise in einer anderen Anwendung markiert und per Copy&Paste
in Calc eingefügt werden. Das Verhalten beim Einfügen ist stets abhängig davon, in welcher Form
die Daten von der anderen Anwendung in die Zwischenablage übergeben wurden. Bei passendem
Datenformat wird die Liste direkt in die Tabellenkalkulation eingefügt. Oft befinden sich reine
Textdaten in der Zwischenablage. Dann öffnet sich beim Einfügen automatisch der TextimportAssistent, der auch beim Öffnen einer Textdatei erscheint.
Calc kann Daten aus einer großen Zahl von fremden Dateiformaten importieren, z. B. aus anderen
Tabellenkalkulationen (Excel, Lotus 1 2 3,...), aus Datenbankdateien (dBase, ...) und aus einfachen
Textdateien.
Der Nachteil des Kopierens oder Importierens fremder Daten ist, dass sich diese nicht automatischaktualisieren, falls an deren Quelle Änderungen stattfinden. Zudem ist man bei einer Liste in Calc
auf eine Zeilenzahl von 65.535 begrenzt.
Funktionen im Detail29Angemeldete Datenquelle
Eine in LibreOffice angemeldete Datenquelle stellt gewissermaßen eine Online-Verbindung dar.
Das heißt, die auszuwertenden Daten werden nicht in Calc gespeichert und es wird stets auf die
aktuellen Originaldaten zugegriffen. So kann Calc auf unterschiedlichste Datenquellen zugreifen
und natürlich auch auf Datenbanken die mit LibreOffice Base erstellt wurden oder gepflegt werden.
Weitere Informationen hierzu enthält das Kapitel 9 des Calc-Handbuchs.

Externe Daten (OLAP)
Die Option Externe Quelle/Schnittstelle ist im Auswahldialog des Datenpiloten deaktiviert. Dies
bedeutet nicht, dass eine Verbindung zu externen Daten nicht möglich ist. Es handelt sich vielmehr
um eine spezielle Option für eine Schnittstelle von LibreOffice, zu der es im Moment noch keine
Implementation gibt. Daher ist diese Option ohne Belang.

Dialogfeld des Datenpiloten
Die Funktion des Datenpiloten wird im wesentlichen an zwei Stellen gesteuert. Einmal im
Dialogfeld des Datenpiloten und einmal durch weitere Manipulation am Ergebnis im Tabellenblatt.
In diesem Abschnitt wird das Dialogfeld des Datenpiloten ausführlich beschrieben.

Grundsätzliches Layout
Im Dialogfeld des Datenpiloten befinden sich vier große, weiße Flächen, die schematisch das
Layout des Ergebnisses darstellen. Daneben befinden sich schaltflächenartige Felder mit den
Feldnamen der zugrunde liegenden Datenquelle. Das Layout des Datenpiloten wird hergestellt, indem man diese Feldsymbole mit der Maus in die weißen Bereiche zieht.

Abbildung 33: Dialog Datenpilot
Der Bereich Datenfelder in der Mitte muss mindestens ein Feld enthalten. Normalerweise enthält
er genau ein Feld. Fortgeschrittene Anwendungen verwenden hier auch mehrere Felder. Auf das
Datenfeld wird eine Aggregatsfunktion angewandt. Meist wird die Summe gebildet. Zieht man
beispielsweise das Feld Umsatz in den Bereich Datenfelder, so erscheint es dort als

Zeilenfelder und Spaltenfelder bestimmen, nach welchen Kriterien das Ergebnis in Zeilen und
Spalten gruppiert wird. Wenn keine Zeilen- bzw. Spaltenfelder bestimmt werden, so werden keine
zeilen- bzw. spaltenweisen Teilsummen gebildet. Oft werden auch mehrere Felder gleichzeitig als
30

Datenpilot

Zeilen- bzw. Spaltenfelder bestimmt. Die Reihenfolge dieser Felder bestimmt dann die Hierarchie
der Zusammenfassung vom Groben zum Feinen.
Zieht man beispielsweise Sparte und Region in den Bereich Zeilenfelder, so wird das Ergebnis insenkrechter Richtung, also zeilenweise primär unterteilt in die Sparten. Innerhalb der Sparten
erfolgt zusätzlich eine Aufschlüsselung nach Regionen.
Felder, die dem Bereich Seitenfelder zugeordnet werden, erscheinen im Ergebnis oben drüber als
Dropdown-Liste. Die Auswertung im Ergebnis bezieht sich dann nur auf den Teil der zugrundeliegenden Daten, die dem ausgewählten Attribut entsprechen. Verwendet man beispielsweise das
Feld Mitarbeiter als Seitenfeld, so kann man die angezeigten Werte durch Auswahl für einzelne
Mitarbeiter filtern.
Will man ein Feld aus einem der weißen Layoutbereiche wieder entfernen, so zieht man es mit derMaus einfach an den Rand und lässt es dort fallen. Der Cursor verwandelt sich dabei in ein
durchgestrichenes Symbol. Alternativ kann man die Schaltfläche Entfernen benutzen.

Weitere Optionen
Das Dialogfeldfeld des Datenpiloten kann mit der Schaltfläche Zusätze aufgeklappt werden, um
weitere Optionen anzuzeigen.

Abbildung 34: Erweiterter Dialog des Datenpiloten
Die Bedeutung der Optionen im einzelnen:• Ausgabe ab••

Bei Ausgabe ab wird festgelegt, wo das Ergebnis erscheinen soll. Steuert man dies nicht
manuell, setzt der Datenpilot das Ergebnis unter die zugrunde liegende Liste in Calc auf
das selbe Tabellenblatt. Belässt man die Auswahl -undefiniert - und gibt man einen
Zellbezug im Eingabefeld an, so wird das Ergebnis an der dadurch bestimmten Stelle
positioniert. Empfehlenswert ist meist, statt der Einstellung -undefiniert - den Eintrag - neue
Tabelle - auszuwählen. Calc erzeugt dann für die Ausgabe ein neues, ohne Daten gefülltes
Tabellenblatt. Das ist zweckmäßig, weil dies übersichtlicher ist und sicherstellt, dass keine
Bereiche mit vorhandenen Daten überschrieben werden.
Leerzeilen ignorieren
Durch diese Einstellung werden komplett leere Zeilen im Quellbereich der auszuwertenden
Daten vom Datenpiloten ignoriert. Wie bei den Voraussetzungen für die Datenbasis
besprochen, widersprechen Leerzeilen den Regeln für zur Verarbeitung in derTabellenkalkulation geeignete listenartig geführte Daten. Daher ist diese Einstellung nur in
Ausnahmefällen von Bedeutung, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht den
empfohlenen Voraussetzungen entsprechen.
Kategorieerkennung
Auch hierbei handelt es sich um eine Option, die nur dann eine Wirkung hat, wenn die
Datenbasis eigentlich ungeeignet strukturiert ist. Sie kommt dann zum Tragen, wenn ineiner Liste Einträge lückenhaft sind, zum Beispiel so:

Funktionen im Detail31Die Option Kategorieerkennung würde in diesem Fall dafür sorgen, dass die Zeilen 3 und 4
dem Produkt „Äpfel“ und die Zeile 6 dem Produkt Birnen zugeordnet werden. Ohne
Kategorieerkennung zeigt der Datenpilot eine „leere“ Kategorie an:

Aus logischer Sicht, ist das Verhalten ohne Kategorieerkennung richtiger. Eine Liste mit den
dargestellten Lücken ist auch deshalb abzulehnen, weil damit andere Funktionen derListenverarbeitung (Sortieren, Filtern) unmöglich werden.

• Gesamtergebnis-Spalten / Gesamtergebnis-Zeilen

•

•

•

Mit diesen Optionen wird festgelegt, ob der Datenpilot im Ergebnis ganz unten eine Zeile
mit den Spaltensummen und ob der Datenpilot im Ergebnis ganz rechts eine Spalte mit
den Zeilensummen erhalten soll. In manchen Fällen ist die Anzeige der Zeile bzw. derSpalte für das Gesamtergebnis unsinng, zum Beispiel bei kumulierten Werten oder bei
Vergleichen zwischen Kategorien.
Filter hinzufügen
Dieser Haken erlaubt das Ein- oder Ausblenden der mit „Filter“ beschrifteten Zelle überdem Ergebnis des Datenpiloten. Diese Zelle dient wie eine Schaltfläche als bequemer
Zugang zu zusätzlichen Filtermöglichkeiten im Datenpiloten.
Drilldown zu Details
Im Tabellenbereich des Datenpilotergebnisses bewirkt ein Doppelklick ein besonderes
Verhalten. Während ein Doppelklick auf eine Zelle normalerweise in den Editormodus fürdie Zelle wechselt, erscheint beim Datenpiloten eine Auflistung der Detaildaten, die in derSumme zu dem Eintrag in der angeklickten Zelle führen. Durch das Abschalten dieser
Drilldown-Funktion, behält der Doppelklick auch innerhalb eines Datenpiloten die normale
Funktion.
Änderung des Quellbereichs

Weitere Einstellungen zu den Feldern
Die bislang besprochenen Optionen betreffen den Datenpiloten insgesamt. Daneben können fürjedes in das Layout des Datenpiloten aufgenommene Feld unterschiedliche Einstellungenvorgenommen werden. Der Dialog für die Eigenschaften eines Feldes wird aus dem Dialog desDatenpiloten entweder über die Schaltfläche Optionen oder durch einen Doppelklick auf das
betreffende Feld geöffnet.
Dabei ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob es sich um Datenfelder, Zeilen- und Spaltenfelderoder Seitenfelder des Datenpiloten handelt.

32

Datenpilot

Datenfelder
Im Eigenschaftendialog eines Datenfeldes wählen Sie die Aggregatsfunktion für die
Zusammenfassung der Werte aus der Datenbasis. Meist benötigt man die Summe. Diese Funktion
ist voreingestellt. Es stehen aber auch zum Beispiel statistische Funktionen (Streumaße) zur
Verfügung oder die Möglichkeit, die Anzahl der vorhandenen Werte zu ermitteln. Letzteres
ermöglicht auch eine sinnvolle Anwendung des Datenpiloten über nicht numerische Datenfelder.
Der Eigenschaftendialog kann mit der Schaltfläche Zusätze aufgeklappt werden, um weitere
Optionen anzuzeigen.

Abbildung 35: Erweiterter Eigenschaftendialog für ein Datenfeld
Im Bereich Angezeigter Wert bestimmen Sie erweiterte Auswertungsmöglichkeiten bei derAnwendung der Aggregatsfunktion. Je nach der gewählten Einstellung bei Typ, muss auch eine
Definition bei Basisfeld und Basiselement getroffen werden.
Typ

Basisfeld

Basiselement

AuswertungStandard--

einfache Anwendung
der gewählten
Aggregatsfunktion(z. B. Summe)

Differenz von

Auswahl eines Feldes
aus der Datenbasis
des Datenpiloten(z. B. Mitarbeiter)

Auswahl eines
Elements aus dem
gewählten Basisfeld(z. B. Brigitte)

Ergebnis als Differenz
zum Ergebnisdes
Basiselements (z. B.
Umsatzsumme derMitarbeiter als
Differenz der
Umsatzsumme vonBrigitte)

Funktionen im Detail

33

Typ

Basisfeld

Basiselement

Auswertung% von

Auswahl eines Feldes
aus der Datenbasis
des Datenpiloten(z. B. Mitarbeiter)

Auswahl eines
Elements aus dem
gewählten Basisfeld(z. B. Brigitte)

Ergebnis als Quotientbezogen auf das
Ergebnis desBasiselements (z. B.
Umsatzsumme derMitarbeiter relativ zur
Umsatzsumme vonBrigitte)% Differenz von

Auswahl eines Feldes
aus der Datenbasis
des Datenpiloten(z. B. Mitarbeiter)

Auswahl eines
Elements aus dem
gewählten Basisfeld(z. B. Brigitte)

Ergebnis als relative
Abweichung vom
Ergebnis desBasiselements (z. B.
Umsatzsumme derMitarbeiter als relative
Differenz der
Umsatzsumme vonBrigitte)

Kumuliert überAuswahl eines Feldes
aus der Datenbasis
des Datenpiloten(z. B. Datum)-

Ergebnis als laufende
Summe (z. B.
laufende Summe desUmsatzes über Tageoder Monate)% der Zeile--

Ergebnis als relativer
Teil des Ergebnisses
der ganzen Zeilen,z. B. derZeilensumme% der Spalte--

Ergebnis als relativer
Teil der ganzen
Spalte, z B. derSpaltensumme% des Ergebnisses--

Ergebnis als relativer
Teil desGesamtergebnisses,z. B. derGesamtsumme

Index

-

-

Standardergebnis x
Gesamtergebnis /(Zeilenergebnis x
Spaltenergebnis)

Zeilen- und Spaltenfelder
Im Eigenschaftendialog eines Zeilen- oder Spaltenfeldes legen Sie fest, ob nach den einzelnen
Kategorien ein Teilergebnis angezeigt werden soll. Dies ist in der Standardeinstellung deaktiviert
und nur sinnvoll, wenn die Werte zu einem Zeilen- bzw. Spaltenfeld durch die Unterscheidung
anhand eines weiteren Zeilen- oder Spaltenfeldes in Teilbeträge aufgeschlüsselt werden.

34

Datenpilot

Abbildung 36: Keine Unterteilung bei nur jeweils einem Zeilenund Spaltenfeld

Abbildung 37: Aufschlüsselung der Regionen auf Mitarbeiter ohne
Teilergebnisse

Abbildung 38: Aufschlüsselung der Regionen auf Mitarbeiter mit
Teilergebnissen
Wählen Sie die Option Automatisch, um für die Teilergebnisse die Aggregatsfunktion anzuwenden,
die auch für die Datenfelder (siehe oben) angewandt wird. Über die Option Benutzerdefiniert

Funktionen im Detail35

können Sie die Aggregatsfunktion für die Teilergebnisse unabhängig vom Rest des Datenpiloten
einstellen.

Abbildung 39: Eigenschaftendialog eines Zeilen- oder Spaltenfeldes
Normalerweise zeigt ein Datenpilot keine Zeile oder Spalte für Kategorien, zu denen in derzugrunde liegenden Datenbasis keine Werte vorhanden sind. Mit Hilfe des Kontrollkästchens„Elemente ohne Daten anzeigen“ können Sie das aber erzwingen.
Zur Illustration wurde die Datenbasis für die beiden folgenden Abbildungen so manipuliert, dasszur Mitarbeiterin Brigitte keine Umsätze in der Sparte Golf existieren:

Abbildung 40: Standardeinstellung

Abbildung 41: Einstellung "Elemente ohne Daten anzeigen"

Seitenfelder
Der Eigenschaftendialog für Seitenfelder ist derselbe wie für Zeilen- und Spaltenfelder, auch wenn
es bei Seitenfeldern unsinnig erscheint, die für Zeilen- und Spaltenfelder beschriebenen
Einstellungen vorzunehmen. Im flexiblen Einsatz des Datenpiloten werden Sie häufig in der36

Datenpilot

Verwendung einzelner Felder für Seiten, Spalten oder Zeilen wechseln. Die Felder behalten dabei
die gemachten Einstellungen. Insofern hat ein Seitenfeld auch die Eigenschaften eines Zeilenoder Spaltenfeldes, die freilich erst dann Bedeutung erlangen, sobald sie das Feld im Layout nicht
mehr als Seitenfeld, sondern als Zeilen- oder Spaltenfeld benutzen.

Arbeit mit dem Ergebnis des Datenpiloten
Eine besondere Stärke des Datenpiloten ist seine Flexibilität. Eine einmal erstellte Auswertungkann mit wenigen Mausklicks modifiziert werden. Einige Funktionen des Datenpiloten werden erst
auf das Ergebnis einer Auswertung angewandt.

Dialog nochmal aufrufen
Klicken Sie im Bereich einer Ergebnistabelle des Datenpiloten mit der rechten Maustaste. Der
Befehl Aufrufen... öffnet den Dialog des Datenpiloten mit allen vorgenommenen Einstellungen.

Layout mit Drag & Drop variieren
Die einfachste und schnellste Methode, das Layout eines Datenpiloten zu ändern, ist Drag&Drop.
In der Ergebnistabelle des Datenpiloten ziehen Sie einfach eines der Spalten-, Zeilen oder
Seitenfelder mit der Maus an eine andere Position. Der Abschnitt Überblick, Praxisbeispiele mit
Anleitung im vorderen Teil des Kapitels enthält hierzu einige anschauliche Beispiele.
Sie können ein Spalten-, Zeilen oder Seitenfeld aus dem Datenpiloten entfernen, indem Sie es
einfach mit der Maus aus dem Datenpiloten heraus ziehen.

Zeilen oder Spalten gruppieren
Bei vielen Auswertungen oder Zusammenfassungen sollen die Kategorien gruppiert werden. Man
fasst das Ergebnis in Klassen oder Perioden zusammen. Beim Datenpiloten führen Sie die
Gruppierung durch, nachdem Sie eine zunächst ungruppierte Datenpilottabelle erstellt haben.
Die Gruppierung erreichen Sie über den Menübefehl Daten → Gruppierung und Gliederung →Gruppierung... oder durch drücken der Taste F12. Wichtig ist, dass Sie zuvor den je nach
Situation und Gruppierungswunsch richtigen Zellbereich markiert haben. Die Gruppierungsfunktion
ist dabei wesentlich bestimmt von der Art der zu gruppierenden Werte. Sie müssen unterscheiden,
ob Sie skalare Werte, Datums- bzw. Zeitwerte oder andere Werte, z. B. Texte gruppieren.

HinweisDie Laufzeit zum Erstellen eines Datenpiloten ist überwiegend von der Anzahl der
Zeilen und Spalten des Ergebnisses abhängig (und nicht etwa vom Umfang derDatenbasis). Durch Gruppieren erzeugen Sie Datenpiloten mit einerüberschaubaren Zeilen- und Spaltenzahl, die vom Programm blitzschnell erstellt
werden. Bevor Sie gruppieren können, müssen Sie aber in einem Zwischenschritt
zuerst einen Datenpiloten ohne Gruppierung erzeugen, der je nach Datenmaterial
eine sehr große Anzahl von Kategorien enthalten kann. Rechnen Sie in solchen
Fällen für den Zwischenschritt mit teilweise minutenlangen Rechenzeiten!

Gruppieren von Kategorien mit skalaren Werten
Um skalare Werte zu gruppieren, markieren Sie eine einzelne Zelle in der Zeile bzw. Spalte der zu
gruppierenden Kategorien.

Funktionen im Detail37

Abbildung 42: Datenpilot
ohne Gruppierung.
(Häufigkeit der km/hWerte bei einer
Radarmessung)Abbildung 43: Datenpilot
mit Gruppierung (inKlassen von jeweils
10 km/h)Mit dem den Menübefehl Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung... oder durch
Drücken der Taste F12 öffnen Sie den Gruppierungsdialog.

Abbildung 44: Gruppierungsdialog bei skalaren Kategorien
Sie können bestimmen, in welchem Wertebereich (Anfang/Ende) die Gruppierung durchgeführt
werden soll. Standardmäßig wird automatisch der gesamte Wertebereich vom kleinsten
vorkommenden bis zum größten vorkommenden Wert gruppiert. Im Feld Gruppieren nach geben
Sie die Klassengröße an, also das Intervall nach dem gruppiert werden soll.

Gruppierung von Kategorien mit Datums- oder Zeitwerten
Um Datums- oder Zeitwerte zu gruppieren, markieren Sie eine einzelne Zelle in der Zeile bzw.
Spalte der zu gruppierenden Kategorien. Dies wurde bereits in allen drei Beispielen im AbschnittÜberblick, Praxisbeispiele mit Anleitung auf den Seiten 9, 16 und 25 demonstriert.
Mit dem den Menübefehl Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung... oder durch
drücken der Taste F12 öffnen Sie den Gruppierungsdialog.

38

Datenpilot

Abbildung 45: Gruppierungsdialog bei Kategorien von Datum oder Zeit
Sie können bestimmen, in welchem Datums- oder Zeitbereich (Anfang/Ende) die Gruppierung
durchgeführt werden soll. Standardmäßig wird automatisch der gesamte Wertebereich vom
frühesten vorkommenden bis zum spätesten vorkommenden Wert gruppiert. Im Feld Gruppieren
nach geben Sie die Klassengröße an, also das Intervall nach dem gruppiert werden soll.
Als Intervalle kommen in Frage: Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Monate, Quartale und Jahre.
Diese können auch in Kombination zur Anwendung kommen, um eine Gruppierung in mehreren
Ebenen zu erreichen, z. B. Gruppierung nach Jahren und innerhalb der Jahre nach Monaten.
Alternativ können Sie als Gruppierungsintervall eine beliebige Anzahl von Tagen angeben.

Tipp

Um den Datenpiloten nach Kalenderwochen zu gruppieren, stellen Sie den Anfang
der Gruppierung manuell auf einen Montag und stellen Sie als Gruppierungsintervalleine Anzahl von 7 Tagen ein.

Gruppierung ohne automatische Intervallbildung
Bestehen die Kategorien nicht aus skalaren Werten und nicht in Form von Datums- oder
Zeitangaben, sondern aus Bezeichnungen in Textform, ist eine automatische Intervallbildung nicht
möglich. Sie können daher für Kategorien jeglichen Datentyps einzeln bestimmen, welche
Kategorien sie in einer Gruppe zusammenfassen wollen.
Immer wenn Sie beim Aufruf des Menübefehls Daten → Gruppierung und Gliederung →Gruppierung... oder beim Drücken der Taste F12 mehr als eine einzelne Zelle markiert haben,
werden die gerade markierten Kategorien in einer Gruppe zusammengefasst.

Funktionen im Detail39

Abbildung 47: Vor dem Drilldown für Kategorie „Golf"

Abbildung 46: Datenbasis mit nicht skalaren
Kategorien (Abteilung)Abbildung 48: Datenpilot
mit nicht skalaren
Kategorien

Um nicht skalare Kategorien zu gruppieren, markieren Sie im Ergebnis des Datenpiloten alleeinzelnen Kategorien, die Sie in einer Gruppe zusammenfassen möchten.

Tipp

Sie können mehrere, nicht zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren,indem Sie diese mit gedrückter Strg-Taste anklicken.

Wählen Sie dann den Menübefehl Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung...
oder drücken Sie die Taste F12. Wiederholen Sie dies für alle Gruppen, die Sie aus den einzelnen
Kategorien bilden wollen.

Abbildung 49: Zusammenfassung
einzelner Kategorien zu einer Gruppe

Abbildung 50: Gruppierung
abgeschlossen

Die automatisch vergebenen Bezeichnungen für die Gruppen und das neu entstandene
Gruppenfeld können Sie beliebig abändern. Der Datenpilot merkt sich diese Eingaben auch bei
nachträglicher Veränderung des Layouts. Für die folgende Abbildung wurde wurde zusätzlich der
Dialog des Datenpiloten noch einmal aufgerufen (Rechtsklick) und bei den Eigenschaften desFeldes „Bereich“ die Anzeige von Teilergebnissen aktiviert.

40

Datenpilot

Abbildung 52:
Reduziert auf dieneuen Gruppen
Abbildung 51: Selbst benannte Gruppierung
und Teilergebnisse

HinweisEine gut strukturierte Datenbasis macht das manuelle Gruppieren im Datenpiloten
nach einzeln anzuklickenden Kategorien überflüssig. Im gezeigten Beispiel könnte inder Datenbasis eine Spalte „Bereich“ geführt werden, die zu jeder Person eine sichaus der Abteilung ergebende Zugehörigkeit zum Bereich Büro oder zum Bereich
Technik angibt. Die dafür erforderliche Zuordnung (1-zu-n-Beziehung) kann leicht mit
Hilfe der SVERWEIS-Funktion von Calc realisiert werden.

Sortieren des Ergebnisses
Das Ergebnis eines Datenpiloten ist in Zeilen- und Spaltenrichtung primär aufsteigend nach den
Kategorien sortiert. Sie haben zwei Möglichkeiten, auf die Sortierung Einfluss zu nehmen:
1. Manuelles Sortieren per Drag & Drop
2. Automatisches Sortieren durch Einstellung der Optionen der Eigenschaften des Zeilenbzw. Spaltenfeldes.

Manuelles Sortieren per Drag & Drop
Verändern Sie die Reihenfolge in den Kategorien, in dem Sie im Ergebnis des Datenpiloten die
Zellen einzelner Kategoriewerte mit der Maus verschieben.
Beachten Sie dass generell eine Zelle in Calc zum Verschieben markiert sein muss. Dazu genügt
es nicht, dass diese den Zellkursor besitzt. Sie muss vielmehr derart markiert sein, dass derZellhintergrund durch Färbung hervorgehoben wird. Sie erhalten eine solche Zellmarkierung,
indem Sie die Zelle einmal ohne zusätzliche Taste anklicken und dann nochmal mit gedrückter
SHIFT- oder mit gedrückter Strg-Taste anklicken. Eine andere Möglichkeit ist, die Maus auf dergewünschten Zelle gedrückt zu halten, in eine Nachbarzelle zu ziehen und vor dem Loslassen der
Maustaste wieder in die gewünschte Zelle zu ziehen.

Automatisches Sortieren
Um das automatische Sortieren zu steuern, rufen Sie die Optionen der Eigenschaften des Zeilenbzw. Spaltenfeldes auf: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenbereich mit dem
Datenpilotergebnis und wählen Sie Aufrufen.... Öffnen Sie die Eigenschaften des Zeilen- bzw.
Spaltenfeldes mit einem Doppelklick auf das Feld. Klicken Sie im Eigenschaftendialog auf die
Schaltfläche Optionen....

Funktionen im Detail41

Abbildung 53: Optionen zu den Eigenschaften eines Zeilen- oder Spaltenfeldes
Bei Sortieren nach wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend. Daneben finden Sie ein Auswahlfeld
wo Sie entweder das betreffende Zeilen- bzw. Spaltenfeld oder das Datenfeld auswählen können.
Auf diese Weise können Sie einstellen, dass die Sortierung nicht, wie bislang besprochen, nachden Kategorien erfolgt, sondern nach den Ergebniswerten des Datenfeldes.

Drilldown (Details einblenden)
Mit einem Drilldown machen Sie zu einzelnen, komprimierten Werten im Ergebnis eines
Datenpiloten die dazugehörigen Detaildaten sichtbar. Sie lösen einen Drilldown durch einen
Doppelklick über der entsprechenden Zelle aus. Alternativ wählen Sie den Menübefehl Daten →Gruppierung → Detail einblenden. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden:
1. Die aktive Zelle ist eine Kategorie eines Zeilen- oder Spaltenfeldes.
In diesem Fall bedeutet ein Drilldown eine zusätzliche Aufschlüsselung nach den
Kategorien eines weiteren Feldes.
Machen Sie beispielsweise einen Doppelklick auf der Zelle mit dem Wert „Golf“ aus dem
Zeilenfeld Sparte, so können Sie die zur Kategorie „Golf“ zusammengefassten Werte ineiner weiteren Ebene nach einem weiteren Feld aufgliedern.
Da für die weitere Aufgliederung im allgemeinen mehrere Felder in Frage kommenerscheint ein Dialog zur Auswahl.

42

Datenpilot

Abbildung 54: Auswahl des Feldes zur zusätzlichen Aufgliederung

Abbildung 55: Nach dem Drilldown
Ein erneuter Doppelklick auf die Zelle „Golf“ blendet die Details wieder aus. Alternativ
wählen Sie dazu den Menübefehl Daten → Gruppierung → Detail ausblenden.
Der Datenpilot merkt sich die einmal getroffene Auswahl des Feldes zur zusätzlichen
Aufgliederung (im Beispiel das Feld Mitarbeiter), sodass beim nächsten Drilldown für eine
Kategorie des Felds Sparte kein Auswahldialog mehr erscheint. Um die Zuordnung desFeldes Mitarbeiter wieder zu entfernen, damit ein anderes Feld gewählt werden kann,öffnen Sie den Dialog des Datenpiloten über den Befehl Aufrufen... (Rechtsklick) und
entfernen dort das nicht mehr gewünschte Zeilen- oder Spaltenfeld.
2. Die aktive Zelle ist ein Wert des Datenfeldes
In diesem Fall bedeutet ein Drilldown eine vollständige Auflistung aller Datensätze aus derzugrunde liegenden Datenbasis, die zu diesem Wert zusammengefasst wurden.
Machen Sie beispielsweise einen Doppelklick auf die Zelle mit dem Wert 18.741 € aus
Abbildung 47 und Sie erhalten eine Liste aller Datensätze, deren Summe zu diesem Wert
geführt hat. Diese Liste wird auf einem neu in das Dokument eingefügten Tabellenblattdargestellt.

Funktionen im Detail43

Abbildung 56: Neues Tabellenblatt nach Drilldown für einen Wert desDatenfeldes

Filtern
Um die Auswertungen mit Hilfe des Datenpiloten auf eine Teilmenge der in der Datenbasis
enthaltenen Informationen zu beschränken, können Sie im Datenpiloten filtern.

HinweisBeachten Sie, dass ein möglicherweise im Tabellenblatt der Datenbasis
angewandter AutoFilter oder Standardfilter keine Wirkung auf die Auswertung desDatenpiloten hat.1 Der Datenpilot bezieht sich immer auf die vollständige Liste, diebei seinem Aufruf markiert war.

Um die vom Datenpiloten mitgeführte Filterfunktion aufzurufen, klicken Sie auf das Feld Filter links
oben über dem Ergebnisbereich.

Abbildung 57: Filter-Feld links oben am
Datenpiloten
Es erscheint ein Dialog zur Definition von bis zu drei Filterkriterien, der in der Bedienung exakt
dem Standardfilter von Calc entspricht.

1

Der Datenpilot lässt sich zwar tatsächlich nicht aufrufen, wenn die Liste im zugrunde liegenden
Tabellenblatt gefiltert ist. Das ist allerdings ein Programmfehler und bedeutet nicht, dass die Filterung eine
Auswirkung auf die Auswertung des Datenpiloten hat (siehe Issue Tracker #94281).

44

Datenpilot

Abbildung 58: Dialog zur Definition des Filters

Tipp

Wenn auch nicht als Filter bezeichnet, handelt es sich bei der Anwendung vonSeitenfeldern ebenfalls um eine praktische Möglichkeit, die Auswertung zu filtern.
Der Vorteil dabei besteht, dass die angewandten Filterkriterium deutlich sichtbar
sind.

Veränderte Werte aktualisieren
Nachdem Sie einen Datenpiloten erstellt haben, wirken sich Änderungen an den zugrundeliegenden Daten nicht automatisch auf das Ergebnis des Datenpiloten aus. Sie müssen den
Datenpiloten stets manuell aktualisieren.
Änderungen an den zugrunde liegenden Daten können in zweierlei Hinsicht vorkommen:
1. Die Inhalte von vorhandenen Datensätzen wurden verändert.
Beispielsweise haben Sie nachträglich einen Umsatzbetrag in einem der Datensätze Ihrer
Umsatzliste verändert. Um den Datenpiloten zu aktualisieren klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Ergebnisbereich und wählen Sie den Befehl Aktualisieren. Alternativ
wählen Sie den Menübefehl Daten → Datenpilot → Aktualisieren.
2. Es wurden an die ursprüngliche Liste Zeilen mit Datensätzen ergänzt oder entfernt.
In diesem Fall bedeutet die Änderung, dass sich der Datenpilot auf einen anderen
Tabellenbereich beziehen muss, als dies zum Zeitpunkt seiner Erstellung möglich war. EineÄnderung dieses Datenbezugs für einen bestehenden Datenpiloten ist bislang nicht
möglich.2 In so einem Fall müssen Sie den Datenpiloten neu erstellen.

Zellformatierung
Die Zellen im Ergebnisbereich eines Datenpiloten werden von Calc automatisch mit einer
schlichten Formatierung ausgestattet. Sie können die allgemein für Zellen der Tabellenkalkulation
verfügbaren Formatierungsmöglichkeiten anwenden, um den Datenpiloten nach Ihren Wünschen
optisch zu gestalten.
Beachten Sie aber, dass jede Änderung am Entwurf des Datenpiloten und jede Aktualisierung
wieder die schlichte, automatisch erstellte Formatierung herstellt.
Beim Zahlenformat für das Datenfeld wendet Calc automatisch das Zahlenformat an, das in den
entsprechenden Zellen der dem Datenpilot zugrunde liegenden Daten eingestellt ist.
Dies ist im Allgemeinen zweckmäßig. Besitzen die Beträge in Ihrer Liste das Währungsformat, so
werden die Summen in der Auswertung automatisch ebenfalls im Währungsformat angezeigt.
Leider berücksichtigt der Datenpilot nicht, dass dies ungeeignet ist, wenn das Ergebnis aufgrund
der eingestellten Optionen im Datenpiloten ein Verhältnis darstellt.3 Solche Ergebnisse müssen
2
3

Siehe hierzu auch die Fußnote bezüglich der Änderung des Quellbereichs auf Seite
Vergleiche Issue # 70135

Funktionen im Detail45ohne Einheit oder in Prozentschreibweise dargestellt werden. Sie können das Zahlenformat
manuell korrigieren. Die Korrektur bleibt freilich nur solange erhalten, wie der Datenpilotentwurf
unverändert bleibt und keine Aktualisierung durchgeführt wird.

Mehrere Datenfelder
Bislang wurde in diesem Kapitel immer davon ausgegangen, dass das Layout des Datenpiloten
stets genau ein Datenfeld enthält. Tatsächlich können aber auch mehrere Datenfelder in die Mittedes Layouts gezogen werden. Damit werden auf einen Blick Zusammenfassungen und
Auswertungen von mehreren Aspekten möglich.
Beispielsweise schlüsseln Sie die Umsätze in einem Datenpiloten nach Datum und Sparte auf undbilden neben der Summe der Umsätze auch die Anzahl der Datumseinträge.

Abbildung 59: Mehrere Datenfelder im Entwurf des Datenpiloten
Dazu ziehen Sie zusätzlich zum Feld Umsatz das Feld Datum in die Mitte des Layoutbereichs. Bei
den Eigenschaften des Felds Datum wählen Sie als Aggregatsfunktion die Anzahl aus. Da jeder
Geschäftsvorfall ein Datum hat, gibt dieses Feld letztlich die Anzahl der Umsätze aus. Wenn Sie
das Ergebnis nach Monaten gruppieren, erhalten Sie eine Übersicht, aus der die Summe der
Umsätze und die Anzahl der Verkaufsvorgänge je Sparte und Monat abgelesen werden können.

Abbildung 60: Datenpilot zeigt Summe und Anzahl der Umsätze

46

Datenpilot

Zur Manipulation der mehrfach vorhandenen Datenfelder enthält das Ergebnis des Datenpiloten
ein Feld Daten. Sie können dieses wie Zeilen- oder Spaltenfelder per Drag&Drop verschieben und
so unterschiedliche Gliederungen des Ergebnisses herstellen:

Abbildung 61: Layoutvariante zur Darstellung von Summe und Anzahl der
Umsätze

Abbildung 62: Layoutvariante zur Darstellung von Summe und Anzahl der Umsätze
In dem Fall, dass Sie die verschiedenen Datenfelder in Spalten anordnen und der Datenpilotansonsten kein Spaltenfeld enthält, oder Sie ordnen die verschiedenen Datenfelder in Zeilen an
und haben sonst kein Zeilenfeld, ist es zweckmäßig bei den Optionen des Datenpiloten die
Anzeige der Zeilen. bzw. Spaltensummen abzuschalten:

Abbildung 63: Unnötige Summenspalten

Abbildung 64:
Summenspalten deaktiviert

Eine häufige Anwendung mehrfacher Datenfelder ist die Zusammenfassung einer einzigen Größe
gleichzeitig nach unterschiedlichen Aggregatsfunktionen. Beispielsweise könnten Sie einen
Datenpiloten erstellen, der die monatlichen Umsätze darstellt und dabei die Summe der Umsätze
und den größten und den kleinsten Umsatz des jeweiligen Monats anzeigt:

Funktionen im Detail47

Abbildung 65: Mehrere Auswertungen zum selben
Datenfeld
Leider erlaubt Calc im Entwurf des Datenpiloten nicht, dass man das selbe Feld mehrfach als
Datenfeld verwendet.4 Für derartige Mehrfachauswertungen muss man etwas umständlich bereits
in der Datenbasis die betreffende Spalte duplizieren. Diese steht dann im Datenpiloten als ein
gesondertes Feld, das freilich identische Werte enthält, zur Verfügung:Abbildung 66: Mehrfach identische Felder für Umsatz, die in der Datenbasis als Duplikate
angelegt wurden.

Shortcuts (Abkürzungen zur Bedienung)Wenn Sie den Datenpiloten oft benutzen, werden Sie die häufigen Aufrufe der Menübefehle Daten→ Datenpilot → Aufrufen... und Daten → Gruppierung und Gliederung → Gruppierung... alssehr umständlich empfinden.
Für das Gruppieren ist von LibreOffice bereits die Taste F12 als Abkürzung vorgesehen. Für den
Aufruf des Datenpiloten können Sie selbst einen Tastaturbefehl festlegen. Falls Sie statt derTastenkürzel lieber entsprechende Symbole in der Symbolleiste verwenden möchten, können Sieeine neue, benutzerdefinierte Symbolleiste erstellen oder der vorhandenen Standardsymbolleiste
zusätzliche Symbole für den Datenpiloten hinzufügen.

448

Vergleiche Issue # 84898

Datenpilot

Für eine Anleitung, wie Sie die Tastaturbelegung und Menüleisten von LibreOffice ändern können,
benutzen Sie die Hilfe des Programms (Index Suchbegriff: Anpassen) oder lesen Sie im Handbuch„Erste Schritte“, das Sie auf der deutschsprachigen Webseite von LibreOffice(http://de.libreoffice.org/handbuecher) oder mit der LibreOfficeBox erhalten.

Funktionen im Detail49

Funktion PIVOTDATENZUORDNEN
Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN ist eine Tabellenfunktion zur Verwendung in Formeln in
Calc. Sie verwenden diese Funktion dann, wenn Sie einen Ergebniswert aus einem Datenpiloten
anderswo in Ihrer Tabellenkalkulation weiterverwenden wollen.

Problematik
Normalerweise stellen Sie in einer Formel einen Bezug auf einen Wert her, indem Sie die
Zelladresse angeben. Beispielsweise bezieht sich die Formel =C6*2 auf die Zelle C6 und gibt das
Doppelte von deren Wert zurück.
Wenn sich die Zelle im Ergebnisbereich eines Datenpiloten befindet enthält sie das mit Hilfe desDatenpiloten ermittelte Ergebnis zu bestimmten Kategorien der Zeilen- und Spaltenfelder. In derfolgenden Abbildung enthält die Zelle C6 die Summe des Umsatzes des Mitarbeiters Hans in derSparte Segeln. Die Formel in der Zelle C12 bezieht sich auf diesen Wert.

Abbildung 67: Formelbezug auf eine Zelle im Datenpiloten
Wenn sich nun aber die zugrunde liegenden Daten oder das Layout des Datenpiloten ändern, ist
damit zu rechnen, dass der Umsatzwert von Hans für Segeln in einer anderen Zelle erscheint. Die
Formel bezieht sich jedoch weiterhin auf C6 und greift somit auf einen falschen Wert zu. Der Wert,
der gemeint ist, befindet sich an einer anderen Stelle.

Abbildung 68: Der Wert, der gemeint ist, befindet sich aneiner anderen Stelle.
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Datenpilot

Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN erlaubt es nun einen Bezug auf einen Wert innerhalb
eines Datenpiloten herzustellen, der anhand der ihn bestimmenden Kategorien identifiziert wird.

SyntaxEs gibt zwei Syntaxvarianten:
PIVOTDATENZUORDNEN(Zielfeld, Datenpilot; [ Feldname / Element; ... ])PIVOTDATENZUORDNEN(Datenpilot; Bedingungen)

Erste Syntaxvariante
Die Angabe Zielfeld ist erforderlich, um zu bestimmen, auf welches Datenfeld des Datenpiloten
sich die Funktion bezieht. Solange Ihr Datenpilot nur ein Datenfeld enthält wird diese Angabe nicht
ausgewertet. Sie müssen das Argument dennoch angeben, es spielt aber keine Rolle, welchen
Wert es hat.
Hat Ihr Datenpilot mehr als ein Datenfeld, geben Sie das Datenfeld, das Sie ansprechen wollen an,indem Sie den Feldnamen aus der zugrunde liegenden Liste (z. B „Umsatz“) oder den Feldnamen
des Datenfeldes (z. B. „Summe - Umsatz“) angeben.
Das Argument Datenpilot spezifiziert den Datenpiloten, auf den Sie sich beziehen, denn Ihr
Dokument könnte mehrere Datenpiloten enthalten. Geben Sie hier den Bezug auf eine Zelle an,die im Ergebnisbereich des betreffenden Datenpiloten liegt. Am besten geben Sie die Zelle imlinken oberen Eck des Datenpiloten an, weil Sie sicher sein können, dass sich diese Zelle immer
im Ergebnisbereich des Datenpiloten befindet, auch wenn sich dessen Layout verändert.
Beispiel: PIVOTDATENZUORDNEN("Umsatz";A1)
Wenn Sie nur die beiden ersten Argumente angeben, gibt die Funktion das Gesamtergebnis desDatenpiloten zurück.
Sie können weitere Argument paarweise als Feldname und Element angeben, um ein bestimmtes
Teilergebnis des Datenpiloten zu spezifizieren. Für das Beispiel aus Abbildung 67, wo das
Teilergebnis für Hans bei Segeln angesprochen werden soll, lautet die Formel in der Zelle C12:=PIVOTDATENZUORDNEN("Umsatz";A1;"Mitarbeiter";"Hans";"Sparte";"Segeln")

Zweite Syntaxvariante
Das Argument Datenpilot ist wie bei der ersten Syntaxvariante anzugeben.
Bei Bedingungen geben Sie eine durch Leerzeichen getrennte Liste zur Spezifikation desgewünschten Wertes aus dem Datenpiloten an. Diese Liste muss den Namen des betreffenden
Datenfeldes enthalten, wenn mehrere Datenfelder vorhanden sind. Ansonsten braucht das
Datenfeld nicht angegeben zu werden. Über weitere Angaben der Form Feldname[Element]
bestimmen Sie das gewünschte Teilergebnis.
Für das Beispiel aus Abbildung 67, wo das Teilergebnis für Hans bei Segeln angesprochen werdensoll, lautet die Formel in der Zelle C12:=PIVOTDATENZUORDNEN(A1;"Umsatz Mitarbeiter[Hans] Sparte[Segeln]")

Funktion PIVOTDATENZUORDNEN

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