【J-MOTTO ファイル共有】
文書管理連携マニュアル

【J-MOTTO ファイル共有】文書管理連携マニュアル＜管理者向け＞

目次
1. はじめに................................................................................................................................................................................... - 2 2. 文書管理との連携設定 ........................................................................................................................................................ - 3 2.1. ファイル共有サービスのお申し込みがない場合 ................................................................................................................ - 3 2.2. ファイル共有サービスをお申し込みいただいている場合 ............................................................................................... - 5 3. データ連携後のフォルダ構成 ............................................................................................................................................. - 7 4. [マイスペース]の使用量に関する設定変更 ..................................................................................................................... - 8 -Copyright (C) 2019 Rismon Business Portal Co.,Ltd. All Rights Reserved.

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1. はじめに【概要】
J-MOTTO グループウェアの文書管理機能(以下文書管理)内のデータを、J-MOTTO ファイル共有サービス(以下ファイル共有サービス)内に連携します。
連携は、データの"移動"ではなく"コピー"が実施され、完了後は文書管理とファイル共有サービスのどちらにもデータが存在する状態となります。
連携は、指定した日付の午前 2 時より実施されます。
本書では、連携予約時の注意事項と、「J-MOTTO ファイル共有サービスをお申込みいただくと同時にデータ連携を行う場合」、「既に J-MOTTO ファイル共有サービスをご契約いただいているお客様がデータ連携を行う場合」の 2 通りの手順について説明します。

【連携予約時の注意事項】
・ データ連携実施日の午前 2 時以降に文書管理上で行われた変更は、データ連携の対象となりません。
・ データ連携の実行は 1 回限りとなっており、定常バックアップ等の用途でのご利用には対応しておりません。
・ データは、"連携予約を行ったユーザー"の[マイスペース]に連携されます。
連携前と連携後のフォルダ構成については、「3.データ連携後のフォルダ構成」項をご参照ください。
・ 移行できるデータの容量には、下記の制限があります。
- 500MB を超えるファイルは連携できません。
-ファイル共有サービスのお申込み時に、連携先となる「マイスペース」の上限が 5GB となっています。
5GB を超えるファイルを連携する場合は、連携実行時刻以前に[マイスペース]の使用量に関する設定の変更が必要です。
[マイスペース]の使用量に関する設定の変更は、「4.[マイスペース]の使用量に関する設定変更」項をご参照ください。
・ データ連携が行えるのは、文書管理からファイル共有サービスとなります。
ファイル共有サービス上のデータを文書管理へ連携することはできません。
・ 連携予約時に、モバイルパスワードの入力が必須となります。
事前に、連携予約を行うユーザーでグループウェアにログインし、モバイルパスワードを設定してください。

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2. 文書管理との連携設定
2.1. ファイル共有サービスのお申し込みがない場合①会員情報管理へログインします。
②画面左部のメニューより[契約情報の確認・変更]＞[オプションサービス情報]をクリックして開きます。

③[ファイル共有」内の[申込]ボタンをクリックします。

④[連携する]を選択の上、[連携予約日]と[申込者のグループウェアモバイルパスワード]を入力します。

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【J-MOTTO ファイル共有】文書管理連携マニュアル＜管理者向け＞①連携予約日 ※必須②申込者のグループウェアモバイル
パスワード ※必須

連携を実施する日をカレンダーから選択します。
直近の実施可能日から 7 日間が選択可能です。
会員情報管理にログインしているユーザーの、モバイルパスワードを入力します。
※ モバイルパスワードは、事前にグループウェアで設定しておく必要があります。

⑤[J-MOTTO ファイル共有サービスの規約に同意する]にチェックを入れ、[確定]ボタンをクリックします。

⑥[ファイル共有」内に、連携を予約した日付が表示されます。

※ 「2.2.ファイル共有サービスをお申し込みいただいている場合」項の操作を再度行うことで、連携予約日を変更することが可能です。

「2.1.ファイル共有サービスのお申し込みがない場合」は以上です。

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2.2. ファイル共有サービスをお申込みいただいている場合①会員情報管理へログインします。
②画面左部のメニューより[契約情報の確認・変更]＞[オプションサービス情報]をクリックして開きます。

③[ファイル共有」内の[連携]ボタンをクリックします。

④必要事項を入力し、[確定]ボタンをクリックします。
※ 入力する項目は「2.1.ファイル共有サービスのお申し込みがない場合」項の④と同様です。

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【J-MOTTO ファイル共有】文書管理連携マニュアル＜管理者向け＞⑤[ファイル共有」内に、連携を予約した日付が表示されます。

※ 本項の操作を再度行うことで、連携予約日を変更することが可能です。

「2.2.ファイル共有サービスをお申し込みいただいている場合」は以上です。

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3. データ連携後のフォルダ構成
文書管理から連携されたファイルは、"連携予約を行ったユーザー"のマイスペース下にコピーされます。
下図の例の通り、マイスペースのフォルダ直下に「文書管理連携フォルダ#」というフォルダが作成され、その下に文書管理のフォルダ構成がそのまま引き継がれます。
ファイル共有サービスでは文書の概念が無いため、文書名がそのままフォルダ名に変わり、文書内に添付されていたファイルは文書名のフォルダ下に連携されます。
その為、下図の例で連携後は「フォルダ A」の下に「文書 1」「文書 2」「フォルダ A´」の 3 つのフォルダが存在します。
※ 連携後のフォルダ名「文書管理連携フォルダ#」の#の部分は、連携実施までの予約実行回数となります。

【連携時のフォルダ構成例】
赤文字：フォルダ名 青文字：文書名 緑文字：ファイル名■文書管理ルートフォルダ├フォルダ A││├文書 1─ファイル 1.txt││└文書 2─ファイル 2.pdf│││└フォルダ A´│└文書 3─ファイル 3.docx│└フォルダ B│ └文書 4─ファイル 4.jpg↓連携実施■文書管理マイスペース└文書管理連携フォルダ 1├フォルダ A│ ├文書 1│ │ └ファイル 1.txt│ ││ ├文書 2│ │ └ファイル 2.pdf│ ││ └フォルダ A´
│
└文書 3
│
└ファイル 3.docx│└フォルダ B│ └文書 4
└ファイル 4.jpg

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4. [マイスペース]の使用量に関する設定変更
マイスペースの容量の上限は初期設定だと 5GB となっています。
それを超える容量のファイルを連携する場合、上限を上げるか、上限を無くすよう設定を変更します。
①ファイル共有サービスへログインします。
②画面上部の[私の情報]アイコンをクリックします。

③[使用量と通知]をクリックします。

④[マイスペースの使用量を制限する]のチェックを外す、もしくは制限値を初期値の"5"から変更します。

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【J-MOTTO ファイル共有】文書管理連携マニュアル＜管理者向け＞⑤[OK]ボタンをクリックします。

「4.[マイスペース]の使用量に関する設定変更」は以上です。

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