Otis
Kärnvärden

Made to move you© 2020 OTIS ELEVATOR.

OTIS KÄRNVÄRDEN (THE OTIS ABSOLUTES)

Vad innehåller den här guiden

Inledning

INLEDNING

DU ÄR EN DEL AV OTISVÅRA KÄRNVÄRDEN I PRAKTIKEN

03

Tre hörnstenar som hjälper oss att bli bättre

04

Ditt arbete gör skillnad

07

Vill du ha vägledning? Här är din kompass

09

En användbar checklista för etiska beslut

10MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖ

11

Säkerheten sätts alltid främst

11

Kvalitet utgör grunden för allt vi gör

13

Vi är många olika röster: på lika villkor

14

Vi arbetar bättre tillsammans: skapa en hänsynsfull arbetsplats

15

Att värna om miljön

17

Att värna om mänskliga rättigheter

19

Att bidra till samhället

20

KUNDER, LEVERANTÖRER OCH MARKNADER

21

Global affärsverksamhet22Hård med rättvis konkurrens

23

Mutor, korruption och att välja rätt affärspartner

25

Intressekonflikter27

Att hitta rätt bland myndigheter och politiska aktiviteter

29

TILLGÅNGAR, EGENDOM OCH ANSEENDE

31

Skydd av och respekt för immateriell egendom

31

Insiderhandel och hur det kan undvikas

33

Föra korrekta journaler

34

En personlig och seriös inställning till personuppgifter

35

Sociala medier, möjligheter och risker

37

RESURSER FÖR DIG

Bästa Otis-kollegor,
Vi arbetar i ett föränderligt
företagsklimat med många och snabba
beslut. Vissa beslut är svårare att fatta
än andra och kan i vissa fall ge upphov
till etiska dilemman. Vi bör alltid sträva
efter att göra det rätta i varje situation:
skydda människors hälsa och säkerhet,låta våra affärer styras av integritet och
stå fast vid våra överenskommelser.
Det sätt vi arbetar och gör affärer på hos
Otis kan sammanfattas i vår orubbliga
hängivenhet till våra tre kärnvärden:säkerhet, etik och kvalitet. Med dessa
kärnvärden etableras en uppförandekod
och etiska principer som är ledande för
oss alla – oavsett geografiska gränser,
titlar, arbetsuppgifter eller kulturella
skillnader – i våra dagliga beslut.

Våra kärnvärden är väldigt viktiga för
oss. Det är därför vår ledning tagit framdem och alla våra anställda ansluter sig
till dem – de bidrar till den stolthet dukan känna över att bära Otis-logotypen.
Som en del av Otis-gruppen är det
ditt ansvar att höja rösten om du harnågra frågor och vidta åtgärder om dumisstänker att något inte står rätt till.
En sak kan vi garantera: du kommer
aldrig att råka illa ut när du står upp
för att försvara våra kärnvärden.
När vi använder dessa principer i vårtdagliga arbete skapar vi en miljö somlåter oss följa vår vision – att ge människor
möjlighet att mötas och utvecklas i enstörre, snabbare och smartare värld.

Judy Marks,

Koncernchef och VD, Otis

39

Information och support

41

Det finstilta och undantag

432VÅRA KÄRNVÄRDEN I PRAKTIKEN

Våra
kärnvärden
i praktiken

TRE HÖRNSTENAR
SOM HJÄLPER OSSATT BLI BÄTTRE
Välkommen! På samma sättsom vår kultur återspeglar vilka vi är,
definierar också våra tre kärnvärden
hur vi tänker, vilka beslut vi tar samtvårt sätt att agera, varje dag.

Vi ger människor
möjlighet att mötas
och utvecklas
i en större, snabbare
och smartare värld.
Säkerhet, etik och kvalitet genomsyrar
allt vi gör. De utgör Otis-familjens
DNA. Dessa kärnvärden driver oss
och världen omkring oss till nya höjder.
De utgör nyckeln till att övervinnavåra utmaningar, att skapa en tydlig
kommunikation och att ständigt ligga
steget före. För trots att vi är många
individer, delar vi alla en gemensam
strävan efter att alltid göra vårt bästa.
Det är helt enkelt sådana vi är.

4VÅRA KÄRNVÄRDEN I PRAKTIKEN

Alla,överallt,
varje dag

Säkerhet Etik

KvalitetVår affärsidé är att skapa
en större, snabbare ochsmartare värld, men vi
tar inga genvägar för
att nå dit. Det är därför
säkerheten är grunden för
allt vi gör. Oavsett om det
handlar om vår personalsom bygger, installerar eller
underhåller vår teknik eller
den allmänhet som färdas
med den, måste vi alltid
sätta säkerheten främst.

Vårt rykte är ovärderligt.
Miljontals människor, frånkunder och aktieägare till
anställda och passagerare,litar på oss eftersom de
förväntar sig, och vet, att vi
bedriver vår verksamhet på
rätt sätt – ett etiskt, lagligt
och ärligt sätt. Allt vi gör
och tillverkar baseras på
denna anda av integritet.

Vi vill att Otis ska vara bäst.
Punkt slut. Vi bidrar alla till
detta. Enkelt uttryckt står vi
för enastående kvalitet – frånkonstruktion, tillverkningoch service, till försäljning,marknadsföring och finansiell
rapportering. Det kräver att
alla samarbetar, med samma
hängivenhet och fokus genom
hela organisationen.

”Allt handlar
om att förflytta
människor på
ett säkert sätt.””Att driva
verksamhetenpå rätt sätt –det är så vi gör.””Vi levererar
kvalitet i alltvi gör.”6VÅRA KÄRNVÄRDEN I PRAKTIKENDITT ARBETE GÖR SKILLNAD
Det krävs kurage för att leva upp till våra högt ställda värderingar. Men att säga ifrån
när något inte verkar stå rätt till eller när vi tror att vi kan göra något bättre är helt enkeltvårt sätt att arbeta.
Alla som arbetar på Otis har en röst och uppmuntras också till att använda den.
Lyssna på varandra och dela med er av era åsikter. Följer vi våra tre kärnvärden?
Går vi miste om några möjligheter? Är det här verkligen rätt sak att göra?
Att ha funderingar och ställa frågor kanske verkar enkelt, men det är inte alltidså lätt. Det är därför som det finns ett antal bra kommunikationskanaler på Otis.
Dina arbetsledare, dina kollegor på personalavdelningen (HR) eller den juridiska
avdelningen samt etik- och efterlevnadsansvarig (ECO) finns alla där för att hjälpa dig.
Om du är osäker, ta kontakt. Om du gör en anmälan kring något kommer vi att
gå igenom detta noggrant och opartiskt.
Vi har en stringent process för att analysera vad som har hänt och varför. När det behövs
företar vi åtgärder för att rätta till situationen (som ibland kräver viss disciplin) för att
förhindra att det ska kunna hända igen.

DET ÄR ALLAS ANSVAR ATT:OM DU ÄR ARBETSLEDARE ELLER
CHEF MÅSTE DU:

Träda fram, hjälpa till och vara
ett gott exempel – varje gång.

Skapa en positiv, inspirerandeoch produktiv arbetsplats.

Lära dig Otis kärnvärden
och efterleva dem.

Uppmuntra alla att delge sina idéer,
förslag till förbättringar och funderingar.

Alltid sikta högre och längre.

Hantera alla rapporter
skyndsamt och respektfullt.

i

Du kommer aldrig
att råka illa ut för att
ha trätt fram och talatom att något känts
osäkert, oetiskt ellerbara inte känts rätt.

Vill du veta mer? Läs igenom vår policy för icke-vedergällning.

8VÅRA KÄRNVÄRDEN I PRAKTIKENVILL DU HA VÄGLEDNING?
HÄR ÄR DIN KOMPASSEN ANVÄNDBAR CHECKLISTAFÖR ATT TA ETISKA BESLUT

Du kan se den här guiden som en planritning för hur
vi gör Otis till en säker och etisk arbetsplats där du kan
utföra ett arbete med högsta möjliga kvalitet. Guiden
är ett levande dokument med tydligt styrande principer
och ska införlivas i vår verksamhet.

Elisha Otis byggde företaget på integritet och det har sedan dess blivit något
av en gemensam passion för alla som burit vår logotyp sedan vi för första gången
försåg hissar med bromsar, så tidigt som år 1853. Men att leda ett företag med
integritet kräver fokus. Därför när du ställs inför ett etiskt dilemma bör du alltid fråga
dig själv två grundläggande saker innan du agerar:

Det är allas vår möjlighet och vårt ansvar att skapa enarbetsplats, produkter och ett företag som återspeglar vårabästa egenskaper även när det uppstår svåra situationer.
Här hittar du de grundläggande ansvarsområden som vi
gemensamt antagit, men också de möjligheter som stårtill buds när du undrar över något eller måste fatta svåra
beslut. Där det är möjligt finns också länkar till våra policyer
och exempel på liknande situationer.

1: Kan jag … ?
Är det lagligt? Uppfyller detvåra normer? Är det förenligt
med lagar och policyer?

2: Bör jag … ?
Är det du tänker göra förenligt medvåra tre kärnvärden och vårt rykte?
(Vad händer om det blir viralt
på internet.)

Om du svarar ”nej” eller inte
är 100 procent säker på dinasvar på de här sjävtestfrågorna,bör du stanna upp och tänka efter:•	Vilka är dina skyldigheter
mot alla dem som påverkas
av ditt beslut?
•	Vad händer om du går vidare
med ditt aktuella val?
•	Vilka möjliga alternativ finns det?

Det är helt ok att ställa frågor när man är osäker. Det bör du göra. Det ingår i dittarbete. Tala med din arbetsledare, dina kollegor på personalavdelningen (HR) eller
juridiska avdelningen eller etik- och efterlevnadsansvarig (ECO) – det är det de är till för!

i Du kan få ytterligare vägledning genom vår företagshandbok och vår ekonomiska handbok.
10MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖ

Människa, arbetsplatsoch miljö

Att följa säkerhetsreglerna handlar i slutänden om några få centrala val som du gör
varje dag:SÄKERHETEN SÄTTS ALLTID FRÄMST
Otis förflyttar ett antal människor motsvarande hela världens befolkning… var tredje
dag. Tänk på alla de miljoner människor inklusive Otis-kollegor, kunder, leverantörer och
passagerare som anförtror oss sina liv.
Varför? Eftersom säkerheten alltid är viktigare än kostnader och tidsscheman – och det
kommer vi aldrig att be om ursäkt för. Det är faktiskt något vi är oerhört stolta över och
det är därför vi alltid sätter säkerheten främst.

Identifiera och ta hänsyn tillrisker, rapportera funderingar
och tillbud så att eventuellaproblem kan åtgärdas.

Respektera våra säkerhetsoch nödsituationsprocedurer
så att allt och alla skyddas.
Följ de restriktioner som
gäller för alkohol och drogerpå arbetsplatsen.

Om du inte kan följa kardinalreglerna, avbryt omedelbart och kontakta dinarbetsledare. Säkerheten går före allt annat! Du kommer aldrig att få problem
för att du sätter säkerheten främst.

Q: Hur påverkar vår nolltolerans
mot droger min användning
av receptbelagda mediciner?

Våra grundläggande principer för arbetssäkerhet kallar vi kardinalregler. De finns inbyggda
i allt vi gör – från fallskydd i hisschakt till styrning av hissens rörelser under service och
elsäkerhetsprocedurer på arbetsplatsen.

A: Om du använder receptbelagda
mediciner som kan påverka dinarbetsförmåga bör du tala om det
för din arbetsledare eller någon på

Kardinalregler? Eftersom de aldrig får brytas: vi vill att alla Otis arbetare och fälttekniker
ska komma hem säkert varje dag. Vi vill att du och alla andra som samarbetar med Otis
ska vara säkra.

i

Känn trygghet i att både ge ochta emot feedback om vad vi kan
göra för att öka säkerheten.

Håll ordning på arbetsplatsen –såväl inom- som utomhus – för att
minimera skade- och olycksrisker.

Oavsett om det är på bottenvåningen eller 75 våningar upp, ska var och en som kliverin på något av våra kontor eller arbetsplatser eller i någon av våra hissar eller rulltrappor,
känna sig trygg och säker, alltid.

Mer information om säkerhet finns i våra program för miljö, hälsa och säkerhet, för produktoch tjänstsäkerhetsprogram, för rapportering av dödsolyckor och allvarliga skador/incidenter,samt i vår policy gällande läkemedel, drog- och alkoholmissbruk.

Var noga med att följa alla delagar, normer och säkerhetsföreskrifter som styr ditt arbete.

i

personalavdelningen (HR). I vissa
fall kan receptbelagda medicinerpåverka omdömet eller medvetandetpå ett sätt som kan påverka säkerheten
i arbetet. Genom att diskutera detta
kan du säkerställa att du utvärderas och
observeras på rätt sätt, för allas säkerhet.

Oroar du dig för din eller andras säkerhet? Kontakta en arbetsledare, säkerhetsavdelningen,personalavdelningen (HR) eller den juridiska avdelningen, den etik- och efterlevnadsansvarige(ECO) eller Otis jourlinje.
12MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖKVALITET UTGÖR GRUNDENFÖR ALLT VI GÖR

VI ÄR MÅNGA OLIKA RÖSTER:
PÅ LIKA VILLKORVårt arbete på Otis har en verklig, betydande och mätbar påverkan på människorsliv. Dag och natt, världen över, förlitar sig våra passagerare och kunder på vår obevekliga
hängivenhet till kvalitet och att vi ska transportera dem säkert dit de ska.

Ju öppnare vi är med våra tankar desto bättre blir vi på att lösa problem. Det är därför
vi förlitar oss på så många olika infallsvinklar som möjligt för att ta världen vidare framåt.
Otis-familjen omfattar över 68 500 enskilda röster och vi lyssnar på var och en av dem.

Men att tillverka, installera och underhålla världens bästa hissar och rulltrappor är bara
ett av de sätt på vilket vi efterlever kvalitet. Detta långtgående löfte kan märkas genom
hela Otis organisation – vi strävar alla efter att leverera våra dagliga åtaganden.

Vi diskriminerar ingen, oavsett om det handlar om ras, religion, nationalitet, kön, ålder,förmåga, civilstånd, veteranstatus, medborgarskap, trosuppfattning, sexuell läggningeller andra egenskaper. Varför? Eftersom det är rätt sak att göra – och det är rätt sätt
att bedriva affärer på.

”Kvalitet är något vi alla äger.”FÖR ATT BLI DEN MEST ANFÖRTRODDA LEVERANTÖREN I DE BRANSCHER VI
ÄR VERKSAMMA MÅSTE VI:

Vi säkerställer också att alla anställningar och befordran baseras rättvist på kunskaperoch prestation. Som förkämpar för mångfald och inkluderande har vi plats även för
anställda eller jobbsökande med funktionsvariationer och följer också alla tillämpliga
arbetarskydds- och anställningslagar.

Ta ett helhetsansvar för den yrkesskicklighet och de tjänster vi erbjuder.
Agera kraftfullt för att eliminera kvalitetsproblem redan innan de uppstår.
Reagera snabbt för att lösa eventuella problem och göra våra kunder nöjda.
Aldrig äventyra kvaliteten oavsett omständigheter.

i Mer information finns i vår policy om kvalitet.

i

Mer information finns i vår policy om hantering av mångfald på arbetsplatsen och policy
om lika anställningsmöjligheter/positiv särbehandling.

14MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖ

VI ARBETAR BÄTTRE TILLSAMMANS:SKAPA EN HÄNSYNSFULL ARBETSPLATS
Hur skapar man en bra arbetsplats? Vad får dig att tänka det här är typiskt för
Otis? Under mer än 165 år har vi varit pionjärer när det gäller att skapa en säker,etisk (här kommer kärnvärdena in igen!) och tillitsfull miljö där vi alla fritt kan uttryckavåra tankar och idéer, ställa frågor och komma med användbara förslag – en plats där
vi alla kan utföra vårt bästa arbete.

”Du kan gå in på en Otis-anläggning var som helst
i världen och känna att det finns något som känns
bekant. Där finns en känsla som är unik för Otis.”Vad är grunden för allt detta? Respekt. Och det är här du kommer in i bilden. Genom att
uppmärksamma situationer där vissa utesluts eller behandlas respektlöst ger du utrymme
för våra kärnvärden och följer lagen genom att:
Lita på och respektera varandra och vidta åtgärder så att ingen någonsin känner
sig hotad eller osäker.
Aktivt motverka otrygghetsskapande beteenden och stå upp emot mobbningoch trakasserier.
Rapportera alla former av ohövligheter och hot, oavsett om de är riktade mot
dig eller mot någon annan, samtidigt som du värnar om personlig säkerhet ochempati för andra.
Säga ifrån och uppmuntra andra att göra samma sak. Dela med dig av dina idéer!
Uttryck dina åsikter! Ställ frågor och lyssna med öppet sinne på andras idéer.

i

Om du blir vittne
till eller misstänker
trakasserier kontaktar
du omedelbart
en arbetsledare,
personalavdelningen(HR), den etik- ochefterlevnadsansvarige(ECO) eller Otis jourlinje.

Mer information finns i vår policy om trakasserier på arbetsplatsen.

16MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖATT VÄRNA
OM MILJÖN
Med ett stort inflytande följer ett stort ansvar.
Otis finns representerat i nästan alla länder
i världen och vi tar vårt globala ansvar mot
planeten på stort allvar genom att sätta upp
ambitiösa mål för hållbarhet och miljövård.

Din roll är också viktig.
Vi kan alla bidra till en positiv
förändring av miljön genom att:
Hela tiden försöka hitta nya sätt att
spara på energi, vatten och material.
Arbeta för att konstruera
och tillverka produkter som
motsvarar och överträffar
miljö- och hållbarhetsmål.
Skapa energieffektiva
rulltrappor, hissar ochsystem utan att kompromissa
med säkerhet och kvalitet.
Begränsa förekomsten
av förorenande ämnen
till ett minimum genom
hela produktionskedjan.
Kräva hållbara arbetsmetoderfrån underleverantörer.
Hålla oss uppdaterade om tillstånd,incidenter och återvinning.
du har funderingar kring miljöfrågor,i Omkontaktar du en arbetsledare, den miljö-,

hälsa- och säkerhetsansvarige (EH&S),
den etik- och efterlevnadsansvarige (ECO)
eller Otis jourlinje.

18MÄNNISKA, ARBETSPLATS OCH MILJÖATT VÄRNA OM MÄNSKLIGARÄTTIGHETER

ATT BIDRA TILL
SAMHÄLLET

Om vi vill skapa en värld där människor trivs och lär känna varandra måste vi börja
med grundläggande mänskliga rättigheter och livskvalitet för människor världen över.

Allt vi gör på Otis, från hisskablar till volontärarbete, bidrar till att förbättra
det moderna livet. Det är en vision vi även tar med oss in i våra lokalsamhällen –vi hämtar styrka och inspiration från de platser där vi bor och arbetar, och när vårasamhällen blir starkare, blir vi alla starkare.

Med säkerhet, etik och kvalitet som våra ledstjärnor respekterar och understödjer Otis
mänskliga rättigheter överallt där vi finns representerade genom att:
Garantera säkra och hälsosamma arbetsförhållanden för våra anställda och
affärspartner.
Aldrig någonsin tillåta tvångs- eller barnarbete.
Endast arbeta med underleverantörer som delar samma värdegrund som oss.

Av den anledningen stöder vi helhjärtat deltagande i välgörenhetsarbete samt arbete
för sociala förbättringar. Bli en aktiv deltagare i dina lokalsamhällen och visa ditt stöd
genom att uppmuntra de uppdrag dina kollegor åtar sig som volontärer, mentorer eller
donatorer. Engagera dig gärna själv i aktuella frågor.
Men kom ihåg att vänligt men bestämt avstå från att ta emot något i gengäld för dinavälgörenhetsinsatser (vilket vi ska lära oss mer om längre fram).

Vi ställer upp när samhället kallar – och vi samarbetar med andra för att ge bättre
arbetsförhållanden för alla.
Fråga: Jag kommer att arbeta
som volontär vid en välgörenhetsinsamling den här helgen. Kan jag
presentera mig som en Otis-anställd
eftersom jag vet att företaget
länge har erbjudit sitt stöd till dennavälgörenhetsorganisation?

i

Mer information finns i vår uppträdandekod för leverantörer samt i vår policy om människohandeloch policy om intressekonflikter.

i

Svar: Ja, du kan delta och vara
stolt över Otis stöd till organisationen.
Men ta också upp det med dinarbetsledare för att se om Otis
kanske också vill ha med en officiell
representant vid evenemanget.

Mer information finns i vår policy om bidrag till välgörenhet och filantropi.

20

KUNDER, UNDERLEVERANTÖRER OCH MARKNADER

Kunder,underleverantörer
och marknader

GLOBAL AFFÄRSVERKSAMHETVi har passagerare, kunder och partner i nästan varje hörn av världen vilket
innebär att vi måste hålla oss ajour med (och följa) alla de relevanta regler som
styr den globala affärsverksamheten.
Detta innebär att vi inte bara följer internationella handelsregler, s.k. ITC-regler(International Trade Compliance) – till exempel import- och exportlagar, internationella
sanktioner, handelsembargon och bojkotter – utan också regler avsedda att förhindra
penningtvätt och terroristfinansiering.
Det enda smarta sättet att snabbt och säkert förflytta varor världen över(och få betalt på rätt sätt) är att följa reglerna. Att inte följa reglerna kan leda till att
vi förlorar våra arbetstillstånd, vårt rykte och får dryga böter. Det är därför som vi:
Först tar reda på om handeln mellan två länder är begränsad eller
utsatt för speciella kontroller, bojkotter eller handelsembargon.
Håller ett vaksamt öga på vår fysiska och digitala teknologi
för att undvika obehörig åtkomst, överföring eller publicering(så att informationen aldrig hamnar i orätta händer).
Dubbelkollar att alla myndighetsgodkännanden hanteras på rätt sätt.
Kontrollerar att inga transaktioner eller parter är belagda med sanktioner
samt att såväl slutanvändning som slutanvändare är godkända.
Klassificerar alla exporterade och importerade
varor och ger dem en korrekt värdering.
Endast gör affärer med ansedda och legitima kunder och vidtar rimligaåtgärder för att förhindra och upptäcka tvivelaktiga transaktioner.
Om du är osäker behöver du bara tänka på hur vi i allmänhet gör affärer: enligt god
etik – kvalitet och säkerhet till rätt pris – eller inte alls.

i

Mer information finns i våra ITC-policyer.

22

KUNDER, UNDERLEVERANTÖRER OCH MARKNADER

HÅRD MED RÄTTVISKONKURRENS
När vi vinner, vinner vi rättvist. Kom ihåg att allt vi gör och tillverkar baseras på
denna anda av integritet. Vi strävar hela tiden efter att bli bättre, för våra kunderoch för oss själva.
Men att producera kvalitet och säkerhet till rätt pris är inte alltid så enkelt som detlåter. Vår omvärldsbevakning utförs med hjälp av offentliga källor och smart tänkande.
En hård med rättvis konkurrens innebär:
Att behandla varje kund, underleverantör, konkurrent
och medarbetare rättvist och med respekt, varje dag.
Att försöka uppnå konkurrensfördelar med hjälp av innovativ
problemlösning, aldrig genom överenskommelser med konkurrenterom priser, rabatter, försäljningsvillkor, bud eller arrangemang av typen“om du inte säljer till min kund säljer jag inte till din”.
Att vara på sin vakt i närvaro av konkurrenter – särskilt vid möten
i branschorganisationer eller arbetsgrupper (kontrollera dessutom
alltid med den juridiska avdelningen innan du deltar) och undvika
att fälla osanna eller nedsättande kommentarer om konkurrenter.
Att aldrig utnyttja någon med hjälp av manipulation eller
genom att missbruka hemlig eller skyddad information.
Ett annorlunda förfarande skulle kunna innebära ett brott mot de lagar som skyddar
fri och rättvis konkurrens (antitrust- eller konkurrenslagstiftning).

information finns i vår antitrustpolicy. Om du misstänker att något inte stämmer bör du lämnai Merplatsen och omedelbart kontakta dina kollegor på den juridiska avdelningen.

Fråga: Innan jag blev anställd av
Otis arbetade jag för en konkurrent.
Nyligen mötte jag en tidigare kollega
som jag fortfarande är god vän med.
Han håller på att förbereda en offert
för ett nytt infrastrukturprojekt ochfrågade om Otis också planerar att
lämna en offert. Jag talade om för min
vän att jag inte kunde prata om det.
Var det rätt svar?

Svar: Ja, absolut. Det bör inte förekommanågra diskussioner med konkurrenter
om offerter – även om ni är goda vänner.
Du bör omedelbart informera den juridiska
avdelningen om den här konversationen.

24

KUNDER, UNDERLEVERANTÖRER OCH MARKNADER

MUTOR, KORRUPTION OCH ATTVÄLJA RÄTT AFFÄRSPARTNER... du kommer
aldrig att få
problem för att ha
ställt dig bakomvåra kärnvärden,även om duskulle gå miste
om en affär.

Oavsett vilka de är, hur stora eller små, och hur stort inflytande de har, får du aldriglåta dig övertalas av partner, företag eller någon annan att delta i aktiviteter som
omfattar mutor eller korruption.
Vad händer om en kund erbjuder en affär, men förväntar sig något i gengäld? Tänk om
en tjänsteman lovar att lösa problem snabbt och enkelt, men förväntar sig en gentjänst?
Att ge och/eller ta emot mutor är inte bara oetiskt och olagligt, men kan också leda till
att säkerhets- eller kvalitetskrav åsidosätts (vilket innebär att våra samtliga tre kärnvärden
åsidosätts).
Som vi redan nämnt, kommer du aldrig att få problem för att ha ställt dig bakom vårakärnvärden, även om du skulle gå miste om en affär. Genom att förhindra bruket av
mutor och korruption skyddar du inte bara Otis men också dig själv. Du bidrar också
till bevarandet av en öppen marknad och att minska det destruktiva inflytandet frånkorruption – allt detta kännetecknar ett ärligt och transparent agerande.
Några saker att tänka på när du arbetar tillsammans med andra:
Utöva aldrig otillbörligt inflytande över ett beslut hos en kund eller någon
annan genom att ge dem något av värde – var i stället stolt över att vinna
på egna meriter.
Håll affärsgåvor och underhållning på en anspråkslös nivå, enstaka gånger
och i linje med vedertagna affärsprinciper (och sök gärna godkännande innan
du ger eller tar emot gåvor i någon form).
Spara korrekt och komplett information och dokumentera dina affärsrelationer
skriftligt.
Arbeta endast med likasinnade partner som delar våra värderingar, något som
bör kontrolleras på förhand.

i

Om du misstänker att något inte står rätt till, bör du kontakta den juridiska avdelningen,den etik- och efterlevnadsansvarige (ECO) eller Otis jourlinje.

i

Mer information finns i vår antikorruptionspolicy (gåvor, sponsring av resor för tredje part, donationer,
mellanhänder), vår uppträdandekod för leverantörer eller vår policy om intressekonflikter.

Se till att alla lagar, regler och föreskrifter uppfylls.
Rapportera omgående alla misstänkta mutor eller annan typ av korruption.

26

KUNDER, UNDERLEVERANTÖRER OCH MARKNADERINTRESSEKONFLIKTER
Alla har ett privatliv och ett yrkesliv. Det är så livet ser ut. Ibland kan de dock krocka
när du arbetar för Otis. Tänk på alla aktiviteter utanför arbetet, relationer på jobbet eller
privata finansiella intressen i Otis underleverantörer eller kunder – dessa kan ge upphov
till intressekonflikter.
Dina olika liv kan korsa varandra på en mängd olika sätt (från att av misstag råka använda
företagets egendom till att faktiskt konkurrera med företaget) och det kan bli ganska
mycket att tänka på. Så hur kan du då se om du riskerar att hamna i en intressekonflikt?

Kan du (eller någon närstående) tjäna på det du har avtalat om att göra,
säga eller tillhandahålla som Otis anställd?

Här följer några tips som kan hjälpa dig att identifiera intressekonflikter:
Agera ärligt och lojalt genom att inte för egen vinning försöka
utnyttja företagets resurser, egendom eller information.
Tänk på att dina personliga eller finansiella kontakter(eller andra människor i din närhet) kan ha en inverkan på ditt arbete.
Var ärlig och transparent och erkänn att dina intentioner kan
vara personligt motiverade snarare än att ligga i Otis intresse.
Låt inte dina personliga intressen påverka ditt professionella omdöme.
Var vaksam på konflikter och prioriteringar när människorfrån ditt privatliv kommer i kontakt med ditt yrkesliv.
Säg ifrån så snart som möjligt, även om du inte är säker,så att vi kan hjälpa dig att snabbt lösa situationen.

Kan det leda till att du agerar, nu eller senare, på ett sätt som inte ligger
i Otis intresse?
Om du varit nära att svara ”ja” på någon av frågorna ovan kan det tyda på en intressekonflikt mellan dina personliga och professionella intressen. Även skenbara konflikter
kan orsaka problem eftersom de kan få andra att tro att vi agerar olämpligt eller att våraprivata intressen står i konflikt med våra åtaganden vad gäller säkerhet, etik och kvalitet.
Intressekonflikter måste alltid hanteras skyndsamt och korrekt så att det inte uppstår
några förutfattade meningar eller oetiskt beteende. Därför är det viktigt att man säger
till så fort man anar en potentiella intressekonflikt. Det är först då som vi kan ta nästa steg
för att lösa situationen.

Fråga: Min syster äger en stor
entreprenadfirma. Ett kontrakt
med Otis skulle verkligen göra
stor skillnad för hennes företag.
Får jag rekommendera henne?

Svar: Bra fråga! Det är alltid bäst
att fråga. Vi letar alltid efter bästa
möjliga partner för Otis och det skulle
kunna vara din systers firma. För att
säkerställa att alla affärsbeslut är etisktkorrekta bör du tala med den etik- ochefterlevnadsansvarige (ECO) – som
snabbt kan guida dig igenom processen.

faktiska och potentiella konflikter bör meddelas snarast till din etik- och efterlevnadsansvarigei Alla(ECO). Ytterligare information hittar du i vår policy om intressekonflikter.

28

KUNDER, UNDERLEVERANTÖRER OCH MARKNADERNAVIGERA RÄTT I OFFENTLIGA
OCH POLITISKA SAMMANHANG
Som företag arbetar vi ibland i nära relation med offentligaorganisationer eller tillsynsmyndigheter.
Otis kan vara involverad i politiskt eller regelverksrelaterat
arbete där vi i förekommande fall företräder företagets
eller branschens intressen. När vi deltar i sådant arbete
gör vi det på ett ansvarsfullt och regelrätt sätt.
Vi uppmuntrar och stöder även ditt medborgerliga engagemangså länge som du:Agerar regelrätt och korrekt – och är tydlig med att duuttrycker dina personliga åsikter istället för företagets.
Meddelar din etik- och efterlevnadsansvarige (ECO) om
du planerar att ställa upp i ett politiskt val.
Inte ger några bidrag till politiker i Otis namn eller med
företagets medel.
Håll dig informerad om regler för lobbyverksamhet,
offentliggörande av information och rapporteringskrav.

i

Mer information finns i vår policy om administrativa relationer samt
i Lobbyist Policies.

30

TILLGÅNGAR, EGENDOM OCH ANSEENDE

Tillgångar,
egendomoch anseende
SKYDDA OCH
RESPEKTERAFÖRETAGETSIMMATERIELLARÄTTIGHETER
OCH ANDRATILLGÅNGAR

Under mer än 165 år av innovation och hårt arbete har vi skapat en robust produktportfölj som omfattar såväl materiella som immateriella tillgångar: allt från egendom och
upphovsrättsskyddat material till patent, programvara, know-how och affärshemligheter.
Därför bör vi också alla låta oss vägledas av samma princip: att våra tillgångar endast ska
användas för legitima affärsändamål. Vi bör med andra ord skydda Otis tillgångar och se till att
de används på ett effektivt sätt. Det är väldigt viktigt att vi skyddar dessa tillgångar genom att:
Vara ständigt uppmärksamma
på eventuellt slöseri, vårdslöshet
och stöld och rapportera misstänkt
missbruk av Otis tillgångar.
Värna om Otis immateriellarättigheter och annan upphovsrättsskyddad information som
ska förvaras på ett säkert sätt.
Informera oss om du uppfunnitnågot (grattis, förresten!) så att
vi kan inleda en patentprocess.

Endast sprida skyddad information –också till medarbetare – om debehöver informationen och till tredje
part endast om vi kan säkerställa
att informationen är skyddad
genom ett fulltäckande avtal.
Förstå hur kontraktuella och
immaterialrättsliga regler fungerar
för att säkerställa att en extern partsom får vår företagsinformation
fortsätter att skydda den.
Säkerställa att våra immaterialrättsliga- och licensrättigheter är skyddade genom registrering och avtal –innan vi samarbetar med andra.

Och på samma sätt som Otis bevakar sina egna rättigheter och tillgångar
(immateriella och övriga), värnar vi också om andras immateriella rättigheter genom att:
Ej utnyttja, acceptera eller använda
andras materiella eller immateriellatillgångar utan legitimt godkännande.

Säkerställa att vi uppger
upphovsrättsinnehavare
där det krävs.

Alltid betala licensavgift när vi
använder resultat av andras arbete.

Omgående rapportera
misstanke om piratkopierade eller
förfalskade produkter samt andra
immaterialrättsliga förseelser.

information finns i vår policy om skydd av immateriella rättigheter samt i policy om efterlevnadi Mer
för programvarulicenser.

32

TILLGÅNGAR, EGENDOM OCH ANSEENDE

INSIDERHANDEL OCH
HUR DEN KAN UNDVIKAS

UPPRÄTTHÅLLA KORREKTDOKUMENTATION

Vi är stolta över att vara ett oberoende börsnoterat företag. Detta innebär dock ett
stort ansvar. Genom ditt arbete på Otis kan du råka komma över information som inte är
känd utanför företaget, men som skulle kunna påverka aktiemarknaden om den var känd.

Oavsett om det handlar om en årsrapport, en inköpsorder, en tidrapport,
en utgifts- eller en säkerhetsrapport – vi är beroende av rutinmässigt noggrannförteckning och dokumentation för att kunna ta bra affärsbeslut. Våra aktieägare
förlitar sig också på noggrann och transparent dokumentation som vägledningför deras investeringar.

Att köpa eller sälja aktier baserat på sådan viktig insiderinformation är inte bara oetiskt,det är dessutom olagligt. För att du inte ska hamna i den farliga zonen med tveksam
aktiehandel, är det viktigt att du:
Aldrig handlar med aktier när du har
tillgång till viktig insiderinformation.
Bevarar hemlig information och aldrig
sprider insiderinformation om Otis till
andra (inte ens till vänner och familj)
som skulle kunna använda den för att
öka värdet på sin aktieportfölj. Vilketockså är både oetiskt och olagligt.

Väntar med att handla med aktier
minst två handelsdagar efter att
interninformation om exempelvis
förväntad vinst, nya produkter eller
innovationer har offentliggjorts.

Fullständig och noggrann förteckning och dokumentation är en oumbärlig del av
transparent och etisk affärsverksamhet. Det hjälper företaget att bli mer effektivt och
produktivt. De ger dessutom ett skydd mot anseendeförlust och skadeståndskrav.
Du agerar bäst genom att:
Notera alla transaktioner
noggrant och utan dröjsmål.

Alltid ber om juridisk
rådgivning om du är tveksam.
Straffen kan vara hårda: böter
eller till och med fängelse.

Granska budgetförslag och
göra ekonomiska bedömningar
på ett rättvist och tydligt sätt.
Aldrig ägna dig åt felaktig,
vilseledande eller hemlig bokföring.

Skydda den ej offentliga
och privata information somstår till ditt förfogande.
Informera kunder om feloch omedelbart administrera
kreditfakturor eller återbetalningar.
Förvara och kassera dokumentation
på rätt sätt och bevara all juridisk
dokumentation särskilt noga.

Har du misstankar om manipulerad dokumentation? Kontakta omedelbart en arbetsledare,den etik- och efterlevnadsansvarige (ECO), den juridiska avdelningen eller Otis jourlinje.

i

Mer information finns i vår policy om handel med värdepapper.

i

Mer information finns i vår ekonomiska handbok samt i vår policy om arkivering
av redovisning och data.

34

TILLGÅNGAR, EGENDOM OCH ANSEENDE

EN PERSONLIG OCHANSVARSFULL INSTÄLLNING
TILL PERSONUPPGIFTERVår affärsverksamhet handlar om att föra människor samman och därför känner
vi varandra väl och delar ofta med oss av information och dokumentation: kontaktuppgifter, foton, data från personalregistret, byggnadsåtkomsträttigheter med mera.
Den globala trenden idag är dock att informationsflöden regleras i allt större
utsträckning med begränsningar för vilken sorts information om andra som ärlaglig att dela (och samla in). Personuppgifter, oavsett om de handlar om dig ellerom en kund, en underleverantör, en annan anställd eller någon annan person,även en passagerare, betraktas som konfidentiella.
Vet du vad som mer är konfidentiellt? All icke offentlig information som kan vara
användbar för våra konkurrenter eller skada Otis eller våra kunder om den sprids.
Det är därför vi skyddar andras personliga information på samma sätt som vi skyddarvår egen genom att:
Endast samla in, använda och lagra personuppgifter när det behövsoch är tillåtet enligt lag.
Lagra personuppgifter på ett säkert sätt och noga följa våra procedurer
för datasäkerhet.
Aldrig sprida andras personuppgifter, varken inom eller utanför Otis,
utan tillstånd och godkännande.
Snabbt rapportera om eventuella svaga punkter i datasäkerheten
eller informationsläckor.
Om du misstänker ovanlig dataaktivitet eller något annat som kan utgöra ett hot mot vår
datasäkerhet, kontakta den etik- och efterlevnadsansvarige (ECO) eller Otis dataskyddsombud, den juridiska avdelningen, Otis jourlinje eller privacy@otis.com.
du mer detaljerad information? Se vår företagspolicy om personuppgifter
i Behöver
och vår sekretessinformation för anställda.

Fråga: Min arbetsledare bad mig att
arbeta med en tjänsteleverantörer
för att skapa en katalog över mittteam där de anställda i mitt projekt
anges med namn, jobbtelefonnummer,
e-postadress, hemtelefonnummer
och foto för att underlätta vår
kommunikation, vårt arbete i grupp
samt ge tillgång till kontaktinformation
i händelse av krisläge. Ska jag skapa
och vidarebefordra en sådan lista
till tjänsteleverantören?

Svar: Inte förrän du slutfört Otis
Privacy Impact Assessment (PIA).
All den efterfrågade informationen
är personlig, vilket innebär att dumåste följa Otis företagspolicy för
att bekräfta att insamling och delning
av dessa uppgifter är lämpligt.

36

TILLGÅNGAR, EGENDOM OCH ANSEENDE

SOCIALA MEDIER,MÖJLIGHETER OCH RISKER
Sociala medier ger dig en fantastisk möjlighet att hålla kontakten med de vi arbetar
för och med, oavsett om det handlar om att dela information, idéer eller bara få lite
inspiration.
Men som du vet sprids information snabbt och oförutsägbart på nätet och i sociala
medier, så var försiktig, ansvarsfull och hänsynsfull när du gör inlägg.
I dessa dagar av blixtsnabb digital kommunikation ledsagas vi alla på Otis genom att vi:Är öppna och ärliga med vår Otis-identitet när vi uttrycker våra åsikter.
(Tänk efter: är den här informationen känslig, icke offentlig eller konfidentiell?)(Är det din egen eller Otis uppfattning?).
Funderar kring vad det är vi delar och hur det kan uppfattas.
(Är internet verkligen den bästa platsen för den information jag vill dela?)Överlåter materialet till dem som har ett officiellt mandat att tala för Otis.
Använder vårt goda omdöme och avstår från nedlåtande eller stötande
kommentarer.
Alltid har våra kärnvärden i åtanke när vi använder sociala medier.

i

Mer information finns i vår policy om sociala medier.

Fråga: Vi har nyligen publicerat
en cool video som förklarar
ett genombrott på området
uppkopplad hissteknologi.
Kan jag lägga ut en länk tillvideoklippet på Twitter eller
ska jag överlåta det till vårtteam för sociala medier?

Svar: Så länge du är säker på att
videoklippet har godkänts officiellt för
offentlig publicering kan du också tweeta
om det (inkludera även information om
att du arbetar på Otis). Vi uppmuntrar
dig att dela intressant material om
företaget i ditt sociala nätverk så länge
det har godkänts för publicering.

38

RESURSER FÖR DIG

Resurser för dig

Skulle du använda en hiss eller
rulltrappa som inte fungerar som
den ska? Självklart inte. Därför
är också vår passion för säkerhet,
etik och kvalitet mer än bara ett ideal –den ger vägledning och hjälper oss att nå
framgång i alla delar av vår verksamhet.
Genom att bli en av världens mest
respekterade och högpresterande
företag måste vi också kunna i tid
leverera säker och felfri teknologi
och detsamma gäller våra tjänster,varje dag, överallt. Vi är fast beslutna
att alla våra anställda och fälttekniker
ska komma hem säkert varje dag.
Och att alltid göra saker på rätt sätt,
ett etiskt och hållbart sätt, Otis sätt.

40

RESURSER FÖR DIG

INFORMATIONOCH SUPPORTVi tillhandahåller ett antal riktigt
bra hjälpresurser för dig och vi
uppmuntrar dig att alltid ta kontakt
och söka vägledning kring eventuellaproblem eller frågor som kan uppstå.

”Så här är det:om du ser något –säg något. Du kommer
aldrig att råka illa
ut för att du säger:’Det här känns inte rätt’”.

Hjälpen finns bara ett telefonsamtaleller ett e-postmeddelande bortoch det finns många fler sätt att
få kontakt. Använd det sätt som
känns mest bekvämt för dig.
På jobbet: Prata med enarbetsledare på valfri nivå, någon
på personalavdelningen (HR) eller
den juridiska avdelningen eller den
etik- och efterlevnadsansvarige (ECO).
Anonymt: Om du känner dig mer
bekväm med att behålla namnet för
dig själv och prata anonymt med någon,så är det också helt ok. Du kan när som
helst prata med någon på ditt eget språk
(dygnet runt, 7 dagar i veckan).
Ett telefonsamtal till Otis jourlinje
Ett onlineformulär på Otis Webblinje

Om du har skäl att tro att någonting
inte är som det ska, att Otis kärnvärden
inte följs eller om du bara behöver
ett klargörande kring våra kärnvärden,så är det bara att säga som det är.
Och det bör du göra – genom att ärligt
och uppriktigt träda fram skyddar duvåra kärnvärden, men du skyddar också
dig själv. Vi tolererar inga som helst
hämndåtgärder mot någon som träder
fram – att rapportera missförhållandenär rätt för vår verksamhet. Återigen,det är helt enkelt sådana vi är.

Skicka ett brev till
Global Ethics & Compliancepå det globala huvudkontoret.

iVill du veta mer?
Se www.otis.com/reportingchannels

42

Otis är världsledande när det gäller
tillverkning och underhåll av hissar,
rulltrappor och rullande trottoarer.
Företaget grundades för över165 år sedan av uppfinnaren av
säkerhetshissen och kan i dag erbjuda
sina produkter och tjänster genom
sina företag i mer än 200 länder och
territorier och står för underhållet
för omkring 2 miljoner hissar och
rulltrappor världen över. Otis förflyttar
dagligen över 2 miljarder människor
genom världens urbana miljöer.
Mer information finns på
www.otis.com. Du kan också
följa Otis på LinkedIn, YouTube
eller @OtisElevatorCo på Twitter,
Facebook och Instagram.

Undantag från hela eller delar av detta dokument
eller från någon av de policyer som omnämns
medges endast i undantagsfall och endast efter
godkännande av Vice VD samt Global Ethics &Compliance. Eventuella friskrivningar för direktörer
och chefer måste godkännas både av Vice VD,
Global Ethics & Compliance samt styrelsen eller
en styrelsekommitté och meddelas endast då lagar
och förordningar eller Otis policy kräver det.

OTIS WORLDWIDE CORPORATION
1 CARRIER PLACEFARMINGTON CT 06032
USA
OTIS.COM