Otis
absolutter

Made to move you© 2020 OTIS ELEVATOR.

OTIS’ ABSOLUTTER

Vejledningens indhold

Introduktion

INTRODUKTIONDU ER OTISEFTERLEVELSE AF VORES ABSOLUTTER

03

Byggestenene til at gøre vort bedste04

Du gør hele forskellen07

Har du brug for hjælp? Dette er dit kompas

09

Brug vores nyttige tjekliste, når du skal træffe etiske beslutninger

10

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØET

11

Sikkerheden kommer altid først

11

Kvalitet er fundamentet for alt, hvad vi gør

13

Vi er mange stemmer: lige muligheder14

Vi er bedre sammen: Støt op om en respektfuld arbejdsplads

15

Beskyttelse af vores miljø

17

Beskyttelse af menneskerettigheder

19

Bidrag til vores lokalsamfund

20

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDET

21

Gøre forretning globalt

22Hård, men retfærdig konkurrence

23

Bestikkelse, korruption og det kloge valg af forretningspartnere

25

Interessekonflikter

27

Navigering i offentlig politik og politiske aktiviteter

29

AKTIVER, EJENDOM OG OMDØMME

31

Beskyttelse af og respekt for intellektuel ejendom (im)31

Insiderhandel og hvordan det undgås

33

Vedligeholde præcise registreringer

34

Personlig og seriøs håndtering af personlige oplysninger

35

Sociale medier, muligheder og risici

37

DINE RESSOURCER

Kære Otis-kollegaer
Vi arbejder i et hektisk virksomhedsmiljø,
hvor beslutninger tages hurtigt og
ofte. Nogle beslutninger er sværere end
andre, og nogle byder på reelle etiske
dilemmaer. I hver eneste sag skal vi alle
gøre det rigtige: Værne om menneskers
sundhed og sikkerhed, gøre forretninger
med integritet og overholde vores aftaler.
I Otis opsummeres den måde,vi arbejder og gør forretninger på,i vores urokkelige dedikation til vores
tre absolutter: etik, sikkerhed og
kvalitet. Disse kerneværdier fastsætter
adfærdsregler og etiske principper,
som guider hver af os – uanset geografiskegrænser, titler, funktioner eller kulturer –i vores daglige beslutningstagning.

Der findes intet mere urørligt end vores
absolutter. Det er derfor, vores ledere har
udformet dem og alle vores medarbejdereomfavner dem – det er det, som giverdig æren af at bære Otis-logoet.
Som en del af Otis-teamet er det dit
ansvar at stille spørgsmål og handle, hvis
du mistænker, at nogen gør noget forkert.
Jeg kan forsikre dig om, at du aldrig vil
få problemer, hvis du siger din mening
for at beskytte vores absolutter.
Når vi bruger disse principper i vores
daglige arbejde, skaber vi et miljø,
som giver os mulighed for at forfølge
vores vision – at give mennesker frihedtil at omgås hinanden og trives i en
større, hurtigere og klogere verden.

Judy Marks

Koncernchef & CEO, Otis

39

Information og support

41

Det med småt og dispensation

43

2

EFTERLEVELSE AF VORES ABSOLUTTER

Efterlevelse
af voresabsolutter

BYGGESTENENE
TIL AT GØRE VORTBEDSTE
Velkommen! Hvis vores kultur
afspejler, hvem vi er, så definerer
vores tre absolutter, hvordan vitænker, hvordan vi tager beslutninger,og hvordan vi handler hver eneste dag.

Vi giver mennesker
frihed til at omgås
hinanden og trives
i en større, hurtigere
og klogere verden.
Sikkerhed, etik og kvalitet er
absolut kernen for os, og hvad vi gør.
De er Otis-familiens DNA. De er det,
som gør, at vi og verden omkring os kan
nå nye højder. Og disse tre absolutter
er afgørende for, at vi kan klare vores
udfordringer, kommunikere tydeligt og
konstant være et skridt foran. For selvom
vi er forskellige, deler vi alle en fælles
stræben efter at gøre vores absolut bedste.
Det er ganske enkelt, hvem vi er.

4

EFTERLEVELSE AF VORES ABSOLUTTER

Alle,overalt,
hver dag

Sikkerhed

Etik

Kvalitet

Det kan godt være,at vi er i gang med atlave en større, hurtigere
og klogere verden, menvi skyder aldrig genveje forat nå dertil. Det er grundentil, sikkerheden er i fokus
i alt, vi gør. Så uanset
om det er vores folk,som bygger, installerer eller
servicerer vores teknologi
eller offentligheden, sombruger den, vil sikkerheden
altid være det vigtigste.

Vores omdømme er
uvurderligt. Millioner af
mennesker fra kunder til
aktionærer, medarbejdereog passagerer stoler påos, fordi de forventer ogved, at vi driver forretning
på den rigtige måde –den etiske, lovlige ogærlige måde. Alt, vi gør
og fremstiller, er baseretpå den ånd af integritet.

Vi ønsker, at Otis
er bedst. Punktum.
Og vi har alle enrolle at spille. Vi stårganske enkelt forenestående kvalitet –fra ingeniørarbejde,
produktion, installationog service til salg,
markedsføring og
finansrapportering.
Det kræver, at allesamarbejder med
samme dedikationog fokus på tværs af
hele organisationen.

”Alt afhænger af
at transportere
mennesker
sikkert.””Det ligger
i vores DNA
at drive
forretningenpå den rigtige
måde.””Vi leverer
kvalitetsresultaterinden for alt,vi foretager os.”

6

EFTERLEVELSE AF VORES ABSOLUTTER

DU GØR HELE FORSKELLEN
Det kræver mod at leve op til vores høje værdier. Men at sige sin mening,når tingene ikke ser helt rigtige ud, eller når vi tror på, at vi kan gøre det bedre –det er bare den måde, vi arbejder på.
Alle hos Otis har en stemme og opfordres til at bruge den. Lyt til hinanden,og del jeres meninger. Handler vi i overensstemmelse med vores tre absolutter?
Går vi glip af muligheder? Er dette virkelig det rigtige at gøre?
At stille et spørgsmål eller at gøre opmærksom på en bekymring ser måske let
ud, men det er ikke altid så let. Det er derfor, der er mange gode lyttere hos Otis.
Dine overordnede, dine kolleger i personaleafdelingen og den juridiske afdelingsamt din ECO står klar til at hjælpe.
Hvis du er i tvivl, så tag kontakt. Hvis du gør opmærksom på en bekymring,undersøger vi det grundigt og retfærdigt.
Vi har en fast proces på plads, som vi bruger til at forstå, hvad der er sket og hvorfor.
Hvis der er behov for det, retter vi op på situationen (hvilket af og til kræver irettesættelse)
for at forhindre det i at ske igen.
DET ER ALLES ANSVAR AT:
Træde til, hjælpe og væreet forbillede – hver gang.
Kende Otis’ absolutter
og bruge dem.
Altid gå et skridt videre.

HVIS DU ER EN OVERORDNET ELLER
LEDER, SKAL DU SØRGE FOR AT:
Skabe en positiv, inspirerendeog produktiv arbejdsplads.
Opfordre alle til at bidrage
med ideer, forbedringer og gøreopmærksom på bekymringer.
Reagere straks og respektfuldt
på alle indberetninger.

i

Du vil aldrig
nogensinde få
problemer for at
sige din mening, hvis
noget virker usikkert,
uetisk eller bare ikke
forekommer rigtigt.

Ønsker du yderligere oplysninger? Se vores Ikke-gengældelsespolitik.

8

EFTERLEVELSE AF VORES ABSOLUTTERHAR DU BRUG FOR HJÆLP?
DETTE ER DIT KOMPAS

BRUG VORES NYTTIGE TJEKLISTE, NÅR
DU SKAL TRÆFFE ETISKE BESLUTNINGERTænk på denne vejledning som dit blueprint til at gøre
Otis til et sikkert og etisk sted, hvor du udfører dit
arbejde af højeste kvalitet. Det er et levende dokument
med tydelige vejledningsprincipper, og det er meningen,at det skal tilegnes.

Elisha Otis baserede vores virksomhed på integritet, og det har været en fælles
passion for alle, som har båret vores logo, siden vi den første gang monteredebremsere på elevatorer helt tilbage i 1853. Men at lede med integritet tager fokus.
Så når du står overfor et etisk valg, skal du altid stille dig selv to fundamentale spørgsmål,før du handler:

Du skal vide inderst inde, at vi alle kan og er ansvarlige
for at skabe en arbejdsplads, produkter og en virksomhed,som afspejler vores allerbedste, selv når vi står over forsvære situationer.
Her finder du de vigtigste ansvarsområder, vi håndterer som
et team, og ressourcer, du kan bruge, når du er bekymret overnoget eller står over for at skulle træffe svære beslutninger.
Som en hjælp har vi inkluderet referencer til politikker
og eksempler på lignende situationer.

1: Kan jeg…?
Er det lovligt? Overholdes love og
bestemmelser? I overensstemmelse
med love og politikker?

2: Bør jeg…?
Er det, du er ved at gøre,i tråd med vores tre absolutterog vores omdømme? (Forestil dig,at det går viralt på internettet.)Hvis du svarer ”nej”, eller hvis
du ikke er 100 procent sikker
på dine svar på de spørgsmål,du stiller dig selv, så brug et øjeblik
på at reflektere over følgende:•	Hvilke forpligtelser har duover for alle, som påvirkes
af denne beslutning?
•	Hvad sker der, hvis du går
videre med denne beslutning?
•	Hvilke eventuellealternativer har du?

Det er helt i orden at stille spørgsmål, når du er usikker. Det bør du gøre. Det hører
med til dit job. Tal med din overordnede, personaleafdelingen, den juridiske afdelingeller din ECO – det er det, de er der for!

i Ønsker du mere vejledning, kan du finde det i vores Manual om virksomhedspolitik og Manual om økonomi.
10

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØET

Mennesker,
arbejdspladsenog miljøet
SIKKERHEDEN KOMMER ALTID FØRST
Otis transporterer, hvad der svarer til hele verdens befolkning … hver tredje dag
på sikker vis. Tænk på alle de millioner af Otis’ medarbejdere, kunder, leverandørerog passagerer, som lægger deres liv i vores hænder.
Hvorfor? Fordi vi altid sætter sikkerhed over tidsplaner og omkostninger – og det
undskylder vi aldrig for. Det er faktisk noget, vi er utroligt stolte over, og det er derfor,sikkerheden altid kommer først hos os.
Uanset om det er i stueplan eller 75 etager oppe, så skal alle, som træder ind i vores
kontorer og elevatorer, ind på vores arbejdspladser og rulletrapper føle sig trygge
og sikre hver eneste gang.
Vi kalder vores grundlæggende arbejdssikkerhedsprincipper for Cardinal Rules. De eren del af alt, vi gør – fra faldsikring i elevatorskakten til kontrol af elevatorens bevægelse
i forbindelse med service og elektriske sikkerhedsprocedurer på arbejdspladsen.

At følge sikkerhedsreglerne handler om at foretage et par vigtige valg hver dag:Overhold alle love, standarderog sikkerhedsvejledninger,
som styrer dit arbejde.
Find og kontrollér risici, indberet
bekymringer og nærvedulykker,
så det hele kan løses.
Hold din arbejdsplads
ryddelig – fra ende til anden –uden farer og skader.

Vær veltilpas med at giveog modtage feedback om,
hvordan vi alle kan blive
mere sikre.
Respektér vores sikkerhedsog nødprocedurer, så alt
og alle er beskyttet.
Overhold restriktioner for
alkohol og stoffer på arbejdet.

Hvis du ikke kan følge Cardinal Rules, skal du stoppe omgående og kontakte
din overordnede. Sikkerhed kommer før alt andet! Du vil aldrig nogensindefå problemer ved at lade sikkerheden komme i første række.

Spørgsmål: Hvilken betydning harvores nultolerance over for stoffer forbrug af receptpligtige lægemidler?
Svar: Hvis du bruger lægeordineret
medicin, som kan påvirke dinarbejdspræstation, bør du nævne
det for din overordnede eller
personaleafdelingen. I visse situationer

kan receptpligtig medicin påvirke dindømmekraft eller opmærksomhed på enmåde, der fører til usikre arbejdsforhold.
Ved at diskutere dette med din
overordnede eller personaleafdelingen
kan du føle dig sikker på, at du bliver
korrekt evalueret og observeret
af hensyn til alles sikkerhed.

Cardinal? Fordi de aldrig må brydes: Vi ønsker, at Otis’ medarbejdere og underleverandører
vender sikkert hjem hver dag. Vi ønsker, at du og alle, som interagerer med Otis er sikre.

iDu kan finde yderligere oplysninger om sikkerhed i vores programmer for Miljø, sundhed og sikkerhed,
Produkt- og servicesikkerhed, Underretning om dødsfald og alvorlige ulykker/undersøgelser af hændelser,
Politikker vedrørende, misbrug af medicin, alkohol og stoffer.

over din egen eller andres sikkerhed? Kontakt en overordnet, sikkerhedsafdelingen,i Bekymret
personaleafdelingen, den juridiske afdeling, en ECO eller Otis Hotline.

12

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØETKVALITET ER FUNDAMENTETFOR ALT, VI GØR

VI ER MANGE STEMMER:
LIGE MULIGHEDER

Det arbejde, vi alle udfører hos Otis, har en reel, væsentlig og målbar effekt
på menneskers liv. Dag og nat verden over sætter vores passagerer og kunderderes lid til vores ufravigelige engagement i at få dem sikkert dertil, hvor de vil.

Jo mere åbent vi tænker, jo bedre problemløsere bliver vi. Det er årsagen til, vi støtter
os til så mange forskellige meninger som muligt, når verden skal transporteres fremad.
Vores Otis-familie har mere end 68.500 forskellige stemmer, og alle bliver hørt.

Men produktion, installation og vedligeholdelse af verdens bedste elevatorer og
rulletrapper er kun en af de måder, hvorpå vi er besat af kvalitet. Dette dybfølte
løfte kan mærkes i hele Otis – vi stræber alle efter at gøre vores pligt uden fejl.

Vi forskelsbehandler ikke – hverken på baggrund af race, religion, nationalitet, køn,alder, færdigheder, veteranstatus, civilstand, statsborgerskab, tro, seksuel orientering
eller andet. Hvorfor? Det er fordi, det er det rigtige at gøre – og den rigtige måde atdrive forretning på.

”Vi er alle ansvarlige
for at levere kvalitet.”

Vi sørger også for, at alle vores ansættelser og forfremmelser er baseret på kvalifikationerog præstationer. Som mestre udi diversitet og inkludering foretager vi tilpasninger
for medarbejdere eller ansøgere med handicap og overholder alle gældende arbejdsog ansættelseslove.

FOR AT VÆRE DEN MEST PÅLIDELIGE LEVERANDØR I DE INDUSTRIER,
VI LEVERER TIL:
Tager vi det fulde ansvar for det håndværk og den service, vi yder.
Handler vi passioneret for at eliminere kvalitetsproblemer, før de opstår.
 eagerer vi hurtigt for at løse eventuelle problemer og tilfredsstille voresR
kunder.
Går vi aldrig under nogen omstændigheder på kompromis med kvaliteten.

i Du kan finde yderligere oplysninger i vores politik om kvalitet.

i

Du kan finde yderligere oplysninger i vores Politik om håndtering af en forskelligartet
arbejdsplads og Politik om ligestilling/positiv særbehandling.

14

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØET

VI ER BEDRE SAMMEN: STØT OP
OM EN RESPEKTFULD ARBEJDSPLADS
Hvad skaber en fantastisk arbejdsplads? Hvad får dig til at tænke, dette er
så meget Otis? I over 165 år har vi været banebrydende inden for et sikkert,
etisk (her har vi vores absolutter igen!) og pålideligt miljø, man kan stole på,hvor vi frit kan give udtryk for vores tanker og ideer, stille spørgsmål og komme
med nyttige forslag – et sted, hvor vi alle kan arbejde bedst muligt.

”Du kan gå ind i en Otis-facilitet overalt i verden,og der er bare noget, som føles bekendt. Du har
en fornemmelse af, at dette er Otis.”
Grundpillen i alt dette? Respekt. Og det er her, du kommer ind. Ved at italesætte
situationer, som ekskluderer eller er respektløse over for andre, sætter du vores
absolutter i spil og følger loven ved at:Stole på og respektere andre og handle, så ingen nogensinde føler sig truet
eller intimideret.
Fraråde enhver intimiderende opførsel og tage afstand til mobning og chikane.
Indberette alle former for uhøfligheder og trusler, uanset om du er målet eller
ej, og samtidig fremme personlig sikkerhed og empati for andre.
Sige frem og opfordre andre til at gøre det samme. Giv udtryk for dine ideer!
Sig, hvad du mener! Stil spørgsmål, og lyt med et åbent sind til andres ideer.

i

Hvis du overværer
eller har mistankeom chikane,skal du kontakte
en overordnet,
personaleafdelingen,
en ECO eller Otis
Hotline så hurtigt
som muligt.

Du kan finde yderligere oplysninger i vores politik om chikane på arbejdspladsen.

16

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØET

BESKYTTELSE
AF VORES MILJØ
Med stor rækkevidde følger et stort ansvar.
Otis arbejder i næsten alle lande og områder
i verden, så vi tager vores globale forpligtelseover for planeten alvorligt ved at opstille ambitiøse
mål for bæredygtighed og miljøbevarelse.

Du spiller også en rolle. Vi kan alleagere som katalysatorer for en positiv
forandring af miljøet ved:
Hele tiden at lede eftermåder, hvorpå energi, vandog materialer kan bevares.
At arbejde på at designeog producere produkter,som overholder og overstiger
miljømæssige og bæredygtige
kodekser og mål.
At skabe energieffektive
rulletrapper, elevatorer og
systemer uden at gå på kompromis
med sikkerhed og kvalitet.
At begrænse forureningskilder
til det lavest mulige niveau
på tværs af arbejdsprocesser.
At forvente, at leverandører
bruger bæredygtige praksisser.
At holde os orienteretom tilladelser, hændelser
og bortskaffelse af affald.
du er bekymret over et miljømæssigt
i Hvisanliggende, kan du kontakte en overordnet,
en ansvarlig for miljø, sundhed og sikkerhed,
en ECO eller Otis Hotline.

18

MENNESKER, ARBEJDSPLADSEN OG MILJØET

BESKYTTELSE AF
MENNESKERETTIGHEDER

BIDRAG TIL VORESLOKALSAMFUND

Skabelse af en verden, hvor mennesker har kontakt og trives, starter med degrundliggende menneskerettigheder og livskvalitet for mennesker verden over.

Alt, vi gør hos Otis, fra vores elevatorkabler til vores frivillige arbejde, gør det
moderne liv bedre. Det er en vision, vi også tager del i vores lokalsamfund og trækker
på styrke og inspiration fra de steder, vi arbejder og bor – for når vores lokalsamfund
er stærkere, er vi alle stærkere.

Med sikkerhed, etik og kvalitet som vores nordstjerne respekterer og beskytter Otis
menneskerettigheder overalt, hvor vi driver forretning ved:
At sørge for sikre og sunde arbejdsforhold for vores medarbejdereog forretningspartnere.
Aldrig nogensinde at bruge tvungen arbejdskraft eller børnearbejde.
Kun at arbejde med leverandører, som deler vores standarder.

Vi støtter derfor absolut deltagelse i dynamiske, velgørende muligheder og sociale
forbedringsprojekter. Vær aktiv i lokalsamfundet, og vis støtte ved at fejre de roller,
dine medarbejdere påtager sig som frivillige, mentorer og donorer, og involvér digi sager, der er lavet research på.
Men husk venligt at afvise noget, der tilbydes til gengæld for velgørende bidrag(som du vil lære mere om i de følgende afsnit).

Når der er bud efter gode statsborgere, står vi klar – og engagerer os i andre forat fremme bedre arbejdsbetingelser for alle.
Spørgsmål: Jeg har tænkt
mig, frivilligt at deltage
i et velgørenhedsarrangement
denne weekend. Er det ok, hvis
jeg præsenterer mig som Otismedarbejder, fordi jeg ved, atvirksomheden længe har støttet
denne velgørende organisation?

i

Se vores Adfærdskodeks for leverandører, politik for menneskehandel og politik for,konfliktmineraler for at få mere at vide.

i

Svar: Tag afsted, og vær stolt af
Otis’ engagement i organisationen.
Men tal med din overordnede
om det først for at finde ud af,om Otis også ønsker en officielrepræsentant ved arrangementet.

Du kan finde yderligere oplysninger i vores politik for velgørenhed og filantropiske bidrag.

20

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDET

Kunder,leverandørerog markedetGØRE FORRETNING GLOBALT
Vi har passagerer, kunder og partnere næsten overalt i verden, hvilket betyder,at vi skal holde os ajour med (og overholde) alle relevante regler, som styrer globale
virksomheder.
Det betyder, at vi ikke blot skal følge internationale handelsbestemmelsesregler (IC)– som import- og eksportlove, internationale sanktioner, embargoer og boykotter,men også regler som forhindrer hvidvaskning af penge og finansiering af terrorister.
Den eneste kloge måde, hvorpå penge hurtigt og sikkert kan flyttes rundt i verden(og at blive korrekt betalt) er at følge reglerne. Hvis vi ikke gjorde det, ville det koste
os vores arbejdslicenser, vores omdømme og store bøder. Det er årsagen til, at vi:
Først finder ud af, om handlen mellem lande er begrænset eller underlagt
kontroller, boykotter eller embargoer.
Holder godt øje med vores fysiske og digitale teknologi for at undgå
uautoriseret adgang, overførsel eller frigivelse (lad det aldrig komme
i de forkerte hænder).
Dobbelttjekker, at alle statslige godkendelser håndteres korrekt.
Gennemgår transaktioner og parter for sanktioner, slutbrug og slutbruger.
Klassificerer alle eksporterede og importerede varer, og værdiansæt
dem korrekt.
Kun gør forretninger med velrenommerede og legitime kunder og træffer
rimelige foranstaltninger for at opdage og forhindre mistænkelige betalinger.
Hvis du er i tvivl, så tænk blot på, hvordan vi generelt gør forretninger: på etisk vis –kvalitet og sikkerhed til den rigtige pris – eller slet ikke.

iDu kan finde yderligere oplysninger i vores ITC-politikker.

22

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDET

HÅRD, MEN RETFÆRDIGKONKURRENCE
Når vi vinder, vinder vi retfærdigt. Husk, at alt vi laver og fremstiller, er baseret på den
ånd af integritet. Vi presser hele tiden os selv for at gøre det bedre for vores kunders
og vores egen skyld.
Men det er ikke altid så let at levere kvalitet og sikkerhed til den rigtige pris, som det
lyder. Konkurrencemæssig intelligens bør stamme fra offentlige kilder og klog tænkning.
Hård, men retfærdig konkurrence betyder:
Fair håndtering af alle kunder, leverandører, konkurrenter og medarbejderehver dag.
At søge konkurrencemæssige fordele gennem innovativ problemløsning, aldrig
gennem aftaler med konkurrenter om pris, rabatter, salgsbetingelser, tilbud eller
noget som ”Jeg sælger ikke til dine kunder eller i dit område, hvis du ikke sælger
til mine.”
At du skal være på vagt, når konkurrenter er til stede – navnlig i brancheforeninger
og i arbejdsgrupper (kontrollér også altid med den juridiske afdeling, før du deltager),og undgå for mange upræcise og nedsættende kommentarer om konkurrenter.
Udnyt aldrig nogen ved at manipulere dem eller misbruge fortrolige eller
proprietære oplysninger.
Hvis du ikke gør det, ville det være misligholdelse af love, som beskytter fri og retfærdig
konkurrence (også kendt som antitrustlovgivning eller konkurrenceregler).

kan finde yderligere oplysninger i vores Antitrustpolitik. Hvis du mistænker noget,i Duskal du fjerne dig fra situationen og omgående kontakte din juridiske afdeling.

Spørgsmål: Før Otis arbejdede jeg
for en konkurrent. For nylig mødte
jeg en tidligere kollega, og vi er stadig
venner. Han er ved at forberede ettilbud på et nyt infrastrukturprojekt
og spurgte, om Otis også havde planerom at lave et tilbud. Jeg fortalte minven, at jeg ikke måtte tale om det.
Var det rigtigt svaret?

Svar: Ja, absolut. Tilbud må ikke drøftes
med konkurrenter – selv hvis I er venner.
Du bør underrette din juridiske afdelingom denne samtale med det samme.

24

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDETBESTIKKELSE, KORRUPTION OG DET KLOGEVALG AF FORRETNINGSPARTNERE...du vil aldrig få
problemer ved
at støtte op om
vores absolutter,selv hvis dumister aftalen.

Uanset hvem de er, hvor store eller små og hvor meget indflydelse, de har, så skal
du aldrig lade dig overtale af partnere, virksomheder eller andre til at deltage
i bestikkelse eller korruption.
Hvad sker der, hvis en kunde tilbyder at lukke en handel, men vedkommende til gengæld
forventer at få noget personligt? Hvad nu hvis en statsansat lover at fremskynde processen,men vedkommende til gengæld forventer en tjeneste?
At bestikke og/eller tage imod bestikkelse er ikke kun uetisk og ulovligt. Det kan også føre til,at sikkerheds- og kvalitetskravene omgås (og det går ud over alle tre absolutter på en gang).
Som vi nævnte før, vil du aldrig få problemer ved at støtte op om vores absolutter, selv
hvis du mister aftalen. Ved at forhindre bestikkelse og korruption beskytter du faktisk
ikke kun Otis og dig selv, du fremmer også et åbent marked og mindsker korruptionens
destruktive indflydelse – mens du samtidig fremstår som retskaffen og transparent.
Et par ting at huske på når du arbejder sammen med andre:Påvirk aldrig en kunde eller en andens beslutning på en forkert mådeved at give vedkommende noget af værdi – bryst dig af at vinde i kraft
af dine positive egenskaber.
Sørg for, at forretningsgaver og arrangementer er beskedne, ikke så ofte ogi tråd med sædvanlig forretningspraksis (og få en forhåndsgodkendelse før dugiver eller modtager gaver).
Opbevar nøjagtige og fuldstændige registreringer, og formalisér
forretningsforbindelser på skrift.
Arbejd kun med ligesindede partnere, som deler vores dedikation til alle vores
absolutter, og kontrollér dette på forhånd.
Overhold alle love, regler og bestemmelser.
Indberet straks alle mistanker om bestikkelse eller anden korruption.

i

Hvis du har mistanke om, at der foregår noget mistænkeligt, skal du kontakte den juridiske
afdeling, din ECO eller ringe til Otis Hotline.

i

Du kan finde yderligere oplysninger i vores Antikorruptionspolitikker (gaver, sponsorering af
tredjeparters rejser, donationer, mellemmænd), adfærdskodeks, politik om interessekonflikter.
26

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDET

INTERESSEKONFLIKTER
Alle har et privatliv og et arbejdsliv. Sådan er livet. Men de kan af og til krydse hinanden,når man arbejder hos Otis. Tænk på aktiviteter uden for arbejdet, relationer på arbejdet
og personlige økonomiske interesser i Otis’ leverandører eller kunder – de kan skabeinteressekonflikter.
Der er mange måder dine forskellige liv kan krydse hinanden på (fra ved en fejl at brugevirksomhedens ejendom til at konkurrere med virksomheden), hvilket kan være megetat tænke på. Så hvordan kan du afgøre, om du er på vej ind i en interessekonflikt?

Får du (eller nogen tæt på dig) glæde af noget, som du hos Otis har
aftalt at gøre, sige eller levere?
Kunne det medføre, at du, nu eller senere, ikke handler i Otis’ bedste
interesse?
Det mindste ”ja” til et af ovenstående udsagn kan tyde på, at der er en interessekonflikt
mellem dit privatliv og dit arbejdsliv. Selv åbenlyse konflikter kan være et problem, fordi
de kan få andre til at tænke, at vi agerer forkert eller, at personlige interesser er i konflikt
med vores dedikation til sikkerhed, etik og kvalitet.
Interessekonflikter skal altid håndteres hurtigt og hensigtsmæssigt, så det ikke
opfattes som partiskhed eller uetisk adfærd. Det er derfor, det er vigtigt at sige noget
i god tid, så snart du ser en potentiel konflikt forude. Så kan vi begynde at gøre noget
for at få styr på situationen.

Følg disse tips, så du er bevidst om modstridende interesser:
Forbliv ærlig og loyal ved ikke at gå efter eller bruge muligheder, ressourcer,
ejendom eller informationer, som tilhører virksomheden, for personlig
vindings skyld.
Vær meget opmærksom, når dine personlige og økonomiske forbindelser(eller andres forbindelser) kan påvirke dit arbejde.
Vær transparent og bevidst om, at intentioner kan være personligt motiveredesnarere end i Otis’ interesse.
Vær forsigtig med ikke at lade dine personlige forpligtelser påvirke dit professionelle virke.
Vær opmærksom på konflikter og prioriteter, når mennesker i dit privatliv krydser
med dit arbejdsliv.
Sig frem så hurtigt som muligt, hvis du er i tvivl, så vi kan hjælpe dig med hurtigt
at få styr på situationen.

Spørgsmål: Min søster ejer en
fantastisk entreprenørvirksomhed.
En kontrakt med Otis ville virkelig
gøre en kæmpe forskel for hendes
forretning. Må jeg anbefale hende?

Svar: Fint spørgsmål! Det er altid
bedst at spørge. Vi leder altid efterpartnere til Otis, og det kunne væredin søsters virksomhed. For at sikre atalle forretningsbeslutninger er etiske,skal du tale med din ECO, som hurtigt
kan hjælpe dig igennem processen.

reelle og potentielle konflikter skal din ECO underrettes om så hurtigt som overhovedet
i Allemuligt. Vores politik om interessekonflikter går mere i dybden med dette emne.

28

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDETNAVIGERING I OFFENTLIGPOLITIK OG POLITISK AKTIVITET
Vi arbejder som virksomhed af og til tæt sammen med
regeringer eller kontrolorganer.
Otis kan have en interesse i politiske eller kontrolresultater,og når vi har det, arbejder vi med at tale for vores virksomhedeller industri. Men når vi deltager i disse processer, gør vi det
respektfuldt og lovligt.
Vi opmuntrer og støtter også op om dit borgerlige engagement,så længe du:Handler inden for lovens rammer og er hævet over al
kritik – og tydeliggør, når du udtrykker dine personlige
meninger og ikke på virksomhedens vegne.
Fortæller din ECO om det, hvis du stiller op til
en politisk stilling.
Ikke foretager nogen politiske bidrag på vegne
af Otis eller bruger virksomhedens midler.
Holder dig orienteret om lobbyisme og kravenevedrørende offentliggørelse og indberetning.

i

Du kan finde yderligere oplysninger i vores politikker om relationer
til myndighederne og lobbyisme.

30

AKTIVER, EJENDOM OG OMDØMME

Aktiver,
ejendom og
omdømmeBESKYTTELSE AF OG
RESPEKT FOR INTELLEKTUELEJENDOM (IM) OG ANDREVIRKSOMHEDSAKTIVER

Vi har i løbet af mere end 165 år med innovation og hårdt arbejde hver eneste dag
skabt en solid portefølje af materiel og immateriel ejendom: fra aktiver og ophavsretligt
beskyttet materiale til patenter, software, know-how og forretningshemmeligheder.
Det er derfor, vi alle burde styres af det samme princip: Brug kun vores aktiver til
legitime forretningsformål. Vi burde med andre ord beskytte Otis’ aktiver og sikre,
at de anvendes effektivt. Det er afgørende, at du beskytter disse aktiver ved:
Altid at være på udkig efter
spild, skødesløshed og tyveri og
indberette enhver misbrug eller
risiko, som involverer Otis’ aktiver.
At sørge for, at Otis’ intellektuelle
ejendom (IM) og andre proprietære
oplysninger opbevares sikkert.
At informere os, hvis duhar opfundet noget (tillykke),så vi kan starte patentprocessen.

Kun at videregive fortrolige
oplysninger – selv til kollegaer –hvis de har brug for at vide
oplysningerne, og kun til tredjeparter,
hvis vi beskytter vores oplysninger
gennem en sikker kontrakt.
At forstå kontraktmæssige
eller lovmæssige krav, således attredjeparter, der modtager fortrolige
oplysninger, lover at beskytte dem.
At nedfælde rettigheder om
IP-ejerskab og licenser på papir,og få det registreret – før derarbejdes sammen med andre.

Og ligesom Otis passer på sin egen ejendom og egne aktiver (intellektuelle og andre),
respekterer vi andres legitime, intellektuelle ejendomsrettigheder ved:
Ikke at bede om, modtage eller
bruge aktiver eller IM tilhørende
andre uden retmæssig godkendelse.
Altid at have tilladelse tilat bruge andres arbejde.

At dobbelttjekke, at vi har udtrykt
anerkendelse, hvor det hører sig til.
Så hurtigt som muligt at
indberette ulovlige produkterog anden kriminalitet relaterettil intellektuel ejendom.

vores politikker om beskyttelse af immateriel ejendom og softwarelicenser for at få yderligere
i Seoplysninger.

32

AKTIVER, EJENDOM OG OMDØMME

INSIDERHANDEL OG HVORDAN
DET UNDGÅS

OPRETHOLDELSE AF PRÆCISEREGISTRERINGER

Vi sætter en ære i at være en uafhængig, børsnoteret virksomhed. Men med denneære følger et vigtigt ansvar. Når du arbejder hos Otis, kan du få kendskab til oplysninger,
som ikke er kendt uden for virksomheden, men hvis de blev kendt, ville de kunne indvirkepå aktiemarkedet.

Uanset om det er et årsregnskab, en indkøbsordre, en timeseddel, en udgiftseller sikkerhedsrapport, så står der registreringsvaner af høj kvalitet bag alle vores
kloge forretningsbeslutninger. Aktionærer regner også med nøjagtige og transparente
registreringer, der kan guide dem i deres investeringer.

Aktiehandel på basis af sådanne insiderinformationer er ikke kun uærligt, det er ogsåulovligt. For at holde dig langt væk fra tvivlsom aktiehandel, skal du sørge for:

Komplet og nøjagtig bogføring and poster er en essentiel del af en ærlig, etisk virksomhed.
De gør vores virksomhed mere effektiv og produktiv. De beskytter os også mod et skadet
omdømme og bøder.

Aldrig at handle aktier, når du
har vigtige insiderinformationer.
At holde oplysninger hemmelige og
aldrig videregive insiderinformationer
om Otis til andre (heller ikke
til venner og familie), som villekunne bruge dem til at øge deresøkonomiske portefølje. Det er ogsåuærligt og en lovovertrædelse.

At vente mindst to handelsdage,
før du handler aktier, efter at ”insider”information, som forventet indtjening,nye produkter eller udviklingsforløb
er fuldt offentliggjorte.

Gør altid dit bedste:
Registrér transaktioner oghændelser nøjagtigt og til tiden.
Afstem budgetforslag
og økonomiske evalueringerretfærdigt og tydeligt.

Altid at bede om juridisk
rådgivning, hvis du er i tvivl.
Straffene kan være alvorlige:
bøder og endda fængsel.

Tag aldrig del i unøjagtig,
vildledende eller hemmelig
regnskabsføring.

Beskyt de personlige og
ikke-offentlige informationer,
du ligger inde med.
Informér kunder om fejl, og udfør
straks krediteringer og refunderinger.
Opbevar og bortskaf
registreringer på korrekt
vis, og opbevar alle juridiske
registreringer på en sikker måde.

Har du mistanke om dokumentforfalskning? Informér straks en overordnet, en ECO, den juridiske
afdeling eller Otis Hotline.

i

Du kan finde yderligere oplysninger i vores politik om handel med værdipapirer.

iDu kan finde yderligere oplysninger i vores manual om økonomi og i vores politik om arkivering
af registreringer.

34

AKTIVER, EJENDOM OG OMDØMMEPERSONLIG OG SERIØS
HÅNDTERING AF PERSONLIGEOPLYSNINGER
Da vi er i en branche med mange kontakter, kender vi hinanden godt, og vi
deler ofte oplysninger og materiale: kontaktoplysninger, fotos, data i din HR-fil,adgangsrettigheder til bygninger og meget mere.
Men rundt om i verden er der i stigende grad grænser for, hvilke typer oplysninger,
du rent juridisk må dele (og indsamle) om andre. Personlige oplysninger, uanset om
de relaterer til dig eller en kunde, leverandør, en anden medarbejder eller en anden
person – selv en passager – er fortrolige.
Ved du, hvad der også er fortroligt? Enhver ikke-offentlig oplysning, som kan være nyttig
for konkurrenter eller skadelig for Otis eller Otis’ kunder, hvis den videregives.
Det er derfor, vi beskytter alles privatliv på præcis samme måde, som vi beskytter vores
eget, nemlig ved:
Kun at indsamle, bruge og opbevare personlige oplysninger, når det er nødvendigt
og tilladt i henhold til lovgivningen.
At opbevare personlige oplysninger sikkert og følge vores
datasikkerhedsprocedurer nøje.
Aldrig at dele andres personlige data, hverken internt i Otis eller eksternt,
uden behørig tilladelse og godkendelse.
At rapportere svage områder i datasikkerheden og databrud hurtigst muligt.
Hvis du har mistanke om, at der foregår en underlig dataaktivitet eller andet, som kunneudsætte vores datasikkerhedsprocedurer for fare, skal du kontakte vores ECO eller Otis’
databeskyttelsesrådgiver, kolleger i den juridiske afdeling, Otis Hotline eller gå til privacy@otis.com.
du brug for mere detaljerede procedurer? Se vores politik om personlige oplysninger og vores
i Har
meddelelse om beskyttelse af medarbejdernes personlige oplysninger.

Spørgsmål: Min overordnede
bad mig om i samarbejde med
en serviceleverandør at opretteen teamoversigt over alle demedarbejdere, der arbejder på
mit projekt. Den skulle indeholde
hver enkelt medarbejders navn,
arbejdstelefonnummer, e-mailadresse,
private telefonnummer samt et fotofor at fremme kommunikation,
samarbejde og deling af

kontaktoplysninger i tilfælde af
en nødsituation. Må jeg udarbejde
og videregive denne liste til
serviceleverandøren?
Svar: Ikke før der er udarbejdet
en vurdering af indflydelsenpå fortrolighed. Alle de udbedte
oplysninger er personlige oplysninger,
hvilket betyder, at du skal følge Otis’
standard arbejdspolitik for at bekræfte,at indsamling og deling er i orden.

36

AKTIVER, EJENDOM OG OMDØMME

SOCIALE MEDIER,MULIGHEDER OG RISICIDe sociale medier er en fantastisk måde for dig at komme i kontakt med dem,
du arbejder for og med, hvad enten I deler oplysninger, synsvinkler eller blot
inspirerende stof til eftertanke.
Men som du ved, spredes oplysninger hurtigt og uforudsigeligt online og på de sociale
medier, så vær varsom, ansvarlig og fintfølende hver gang, du poster noget.
I denne tidsalder med lynhurtig, digital kommunikation skal alle Otis’ medarbejdere
følge disse principper:Vær åben og ærlig om vores Otis-identiteter, når vi giver udtryk forvores mening. (Overvej: er dette følsomt, ikke-offentligt eller fortroligt?)(Er dette din mening eller Otis’ mening?).
Overvej, hvad du deler, og hvordan det kan opfattes.
(Er internettet virkelig det bedste sted til det, som jeg er ved at poste?)
Overlad det til dem, som er særligt godkendt til at tale på Otis’ vegne.
Brug din gode dømmekraft til at afholde dig fra at poste nedsættende eller
stødende bemærkninger.
Brug altid vores absolutter, når du bruger de sociale medier.

i

Spørgsmål: Vi har netop frigivet envideo, som forklarer et gennembrud
inden for elevatorteknologi.
Må jeg tweete et link til videoen,
eller skal jeg lade det være op til
vores team for sociale medier?
Du kan finde yderligere oplysninger i vores politik om sociale medier.

Svar: Så længe du er sikker på,
at det er officielt godkendt til offentlig
frigivelse, kan du tweete om detogså (og om at være medarbejder
hos Otis). Vi opfordrer vi dig til at delespændende indhold om virksomheden
i dit sociale netværk. når det er godkendt.

38

DINE RESSOURCER

Dine ressourcer

Ville du nogensinde bruge enelevator eller rulletrappe, som ikke
virker ordentligt? Selvfølgelig ikke.
Det er derfor, vores passion for sikkerhed,etik og kvalitet er mere end et ideal. Det
er en køreplan til at opnå succes indenforalle områder af vores virksomhed.
At blive en af verdens mest
respekterede og højtydendevirksomheder indebærer at levere
sikker og fejlfri teknologi og service
til tiden hver eneste dag på allemarkeder. Vi er dybt engageret i,
at alle vores medarbejdere kommer
sikkert hjem hver dag. Og til altid
at gøre det på den rigtige måde –den etisk rigtige måde – Otis-måden.

40

DINE RESSOURCER

INFORMATION
OG SUPPORTVi stiller store ressourcer tilrådighed for dig og opfordrer
dig til altid at tage kontakt og
søge vejledning om problemer
eller spørgsmål, du måtte have.

”Kort og godt: Hvis
du observerer noget,så sig noget. Du får aldrig
problemer for at sige:’Det her virker forkert’.”Hjælpen er blot et telefonopkald
eller en e-mail væk, og der er mangemåder at kontakte hinanden på.
Vælg den måde, der er lettest for dig.
I din virksomhed: Tal med
en overordnet på et hvilket som
helst niveau, personaleafdelingen,den juridiske afdeling eller en ECO.
Anonymt: Hvis du har det bedre
med at holde dit navn for dig selv og
udtale dig anonymt, så er det helt ok.
Du kan gøre det når som helst og endda
på dit eget sprog (muligt 24 timer
om dagen, 7 dage om ugen).
Et telefonopkald til Otis Hotline
En online formular på Otis Web-line

Hvis du har grund til at tro,
at der er noget galt, eller at Otis’
absolutter ikke overholdes, eller hvis
du blot har brug for at få tydeliggjort
noget om absolutterne, så bare sig
til. Du bør gøre det, for det har rigtig
nok en beskyttende effekt på vores
absolutter, men det beskytter ogsådig. Vi accepterer ikke repressalier
for at stå frem – for at sige sin mening
er det rigtige for vores virksomhed.
Det er nu engang sådan, vi er.

Send et brev til Global Ethics &Compliance i det globale hovedkvarter.

i

Har du brug for at vide mere?
Se www.otis.com/reportingchannels

42

Otis er verdens førende producent og
servicevirksomhed inden for elevatorer,rulletrapper og rullende fortove.
Otis blev grundlagt for mereend 165 år siden af opfinderen(Elisha Otis), der opfandt fanget på
elevatoren. Otis tilbyder produkterog service gennem sine virksomhederi mere end 200 lande og servicerer
i omegnen af 2 millioner elevatorerog rulletrapper verden over. Hverdag transporterer Otis mere end
2 milliarder mennesker i verdens byer.
Besøg www.otis.com,
eller følg Otis på LinkedIn,
YouTube og som @OtisElevatorCopå Twitter, Facebook og Instagram.

Dispensation for hele eller dele af detteadfærdskodeks eller andre politikker, vil kun blive
givet under særlige omstændigheder og kun efter
godkendelse af UTC’s Vice President eller Global
Ethics & Compliance. Enhver dispensation for
direktører og ledende medarbejdere skal godkendes
af både Vice President, Global Ethics & Complianceog bestyrelsen eller et bestyrelsesudvalg og vilomgående blive offentliggjort som krævet i henhold
til lovgivning, bestemmelser samt UTC’s politik.

OTIS WORLDWIDE CORPORATION
1 CARRIER PLACEFARMINGTON CT 06032
USA
OTIS.COM