2024 年 1月版

便 利 に 使 おう
ガイド ブック

Vol.08アクセス権
画 像付きで解説「アクセス権」
を使うと、ユーザーによって閲覧・編集できるデータを制限できます。
「社員名簿」アプリを例に一緒に設定してみましょう！

よくある活用シーン
データの公開範囲を限定したいとき

編集担当者のみレコードの編集を可能にしたいとき

発行 サイボウズ株式会社

目 次
アクセス権とは ............................................................................................................... 3
アクセス権の導入前／導入後のイメージ ................................................................ 4
アクセス権導入前 ............................................................................................ 4
アクセス権導入後 ............................................................................................ 5
アクセス権の設定方法 ..................................................................................................... 6
3段階のアクセス権 .................................................................................................. 7
アプリのアクセス権 ......................................................................................... 7レコードのアクセス権 ..................................................................................... 7フィールドのアクセス権 .................................................................................. 7
アクセス権の優先順位 ............................................................................................. 8アプリのアクセス権を設定する .............................................................................. 9レコードのアクセス権を設定する ......................................................................... 15フィールドのアクセス権を設定する ..................................................................... 22
もっと便利に使うには ................................................................................................... 29
複数のフィールドに同じアクセス権を設定したい ................................................ 29
アクセス権の対象をレコードごとに指定したい ................................................... 31
自分が作成したレコードのみ閲覧・編集・削除できるようにしたい ............... 31「閲覧先」
フィールドで選択されたユーザーのみ、レコードの閲覧・編集できるようにしたい ..................................................... 32
おすすめコンテンツ一覧 ............................................................................................... 342

ア ク セ ス 権 とは
アクセス権とは、ユーザー・組織・グループによって、データの閲覧や編集などを制限できる機能です。

閲覧

編集

閲覧
閲覧

アクセス権の主な用途
アクセス権は、以下のアプリでよく使われます。
●

個人情報を取り扱うアプリ「顧客管理」アプリ：営業部のみ閲覧・編集可能○「社員名簿」アプリ：個人情報は人事部と本人のみ閲覧・編集可能○●

レコードを編集できるメンバーを制限したいアプリ「機材管理」アプリ：情報システム部のみ編集可能○「就業規則管理」アプリ：人事部のみ編集可能○3アクセス権の導入前／導入後のイメージ〔

アクセス権導入前〕「社員名簿」アプリに登録された社員全員がすべてのデータを閲覧・編集可能な状態だった

社員名簿

課

個人情報が関係者以外にも見えてしまい、題

社員のプライバシーが保護されていない情報が誤って編集されたり、削除されたりしてしまう可能性がある

4

〔アクセス権導入後〕「社員名簿」アプリにアクセス権を設定すると…

人事部

その他のメンバー● 全データ閲覧〇● 一部データのみ閲覧〇（退職者の情報は閲覧 ）

● 編集〇

● 編集

社員名簿

メ リ ットレコードやフィールドごとに閲覧できる部署やメンバーを柔軟に制限できるため、情報取り扱いの安全性が向上する
関係者のみ情報の更新が可能となり、情報の正確性が担保できる

5

アクセス権の設定方法
アプリでアクセス権を設定する方法を説明します。
なお、ここでは例として、社員の情報を管理する「社員名簿」アプリに対してアクセス権を設定します。
本ガイドに沿って同じ操作を行ってみたい場合は、アプリストアから「社員名簿」アプリを追加してください。
追加方法は以下のヘルプをご参照ください。

kintoneヘルプ「サンプルアプリを追加する」
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040622.html

操作に入る前に、3段階のアクセス権について理解しましょう！

6

〔3段階のアクセス権〕

アクセス権は、「アプリ」「レコード」「フィールド」それぞれ3つの範囲で設定できます。
すべてのレコードに設定する権限▶▶▶「アプリのアクセス権」
特定のレコードだけに設定する権限▶▶▶「レコードのアクセス権」

特定のフィールドだけに設定する権限▶▶▶「フィールドのアクセス権」

アプリのアクセス権
アプリの管理・レコードの操作（データの閲覧・追加・編集・削除・ファイル読み込み・ファイル書き出し）ができるユーザーを設定できます。

初期設定は以下のとおりです。
閲 覧 追 加 編 集 削 除 アプリ管理 ファイル読み込み ファイル書き出し
アプリ作成者
Everyone

レコードのアクセス権
アプリに登録されているレコード1件ずつに対して、閲覧・編集・削除ができるユーザーを制限します。
フィールドの値を条件にして、レコードごとに異なるアクセス権を設定できます。
例： 在籍状況が「在籍」のレコードのみ閲覧可能
自身が登録したレコードのみ閲覧と編集が可能●

フィールドのアクセス権
アプリのフォームにあるフィールド1つずつに対して、閲覧・編集ができるユーザーを設定できます。
7

〔〕

アクセス権の優先順位

複数のアクセス権を設定した場合は、上の行の設定が優先されます。
たとえば、アプリのアクセス権を次のように設定すると、「佐藤 昇」のみレコード削除可能となり、「佐藤 昇」と「人事部」のみレコード編集が可能となります。
レコード閲覧

レコード編集

レコード削除

優先順位

1
2
3

佐藤 昇
人事部
Everyone8

アプリのアクセス権を設定する
アプリのアクセス権を設定する方法を説明します。
ここでは例として、「社員名簿」アプリのアクセス権を以下のように設定します。
● アプリ作成者、人事部メンバー：すべての操作が可能● それ以外のメンバー：閲覧のみ可能

1 アプリのアクセス権の設定画面を開く「社員名簿」アプリの画面でアイコンをクリックします。

をクリックする「設定」タブを選択し「アクセス権」の「アプリ」をクリックします。

「アプリ」
をクリックする9

2 アクセス権を設定したいユーザーを追加する「ユーザー/組織/グループとアクセス権」
で、アクセス権を設定したいユーザー・組織・グループを追加します。ここでは「人事部」を追加します。
アイコンから「人事部」を選択することも可能です。

「人事部」と入力して、選択する「人事部」などの組織は、「cybozu.com共通管理」画面で追加できます。
追加方法は、以下のヘルプをご覧ください。

kintoneヘルプ「組織を追加する」

https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040137.html「人事部」が追加されました。

10

3 人事部に対して許可したい操作を設定する
追加したユーザー・組織・グループに対して、許可したい操作にチェックを入れます。
ここでは「人事部」のすべてにチェックを入れます。
「アクセス権の継承」にチェックを入れると、下位組織に所属するメンバーにも同じアクセス権が適用されます。たとえば「人事部」の「アクセス権の継承」にチェックを入れた場合、人事部の下位組織（例：労務課、採用育成課）にも同じアクセス権が適用されます。

すベてにチェックを入れる

アプリ作成者の権限はそのままとする

4 Everyoneに対して許可したい操作を設定する
Everyoneに対して、許可したい操作にチェックを入れます。
ここでは、「レコード閲覧」のみチェックを入れます。

「レコード閲覧」
のみチェックを入れる

11

5 アクセス権の優先順位を設定する
アクセス権は、上の行に設定したものが優先されます。
ここでは、「アプリ作成者」「人事部」「Everyone」の順に並べ替えます。

ドラッグアンドドロップで順番を並び替える

6 設定を保存する
画面右下の「保存」をクリックします。

「保存」
をクリックする12

7 アプリを更新する
画面右上の「アプリを更新」をクリックして、運用環境に適用します。

「アプリを更新」
をクリックする

これで、アプリのアクセス権を設定できました。

13

アプリ管理者と人事部メンバーの画面（追加〇、編集〇、削除〇）アイコン、 アイコン、 アイコンが表示されます

その他のメンバーの画面（追加 、編集 、削除 ）アイコン、 アイコン、 アイコンが表示されません

14レコードのアクセス権を設定する
レコードのアクセス権を設定する方法を説明します。
ここでは例として、「在籍情報」フィールドの値が「退職」のレコードを、「人事部」メンバーのみ閲覧・編集を可能とするアクセス権を設定してみましょう。
「在籍情報」フィールド（ドロップダウン）は、フォームの設定画面で追加できます。
操作手順は、以下のヘルプをご覧ください。

kintoneヘルプ「フォームを設定する」

https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040554.html

15

1 レコードのアクセス権の設定画面を開く「社員名簿」アプリの画面でアイコンをクリックします。

をクリックする「設定」タブを選択し、「アクセス権」の「レコード」をクリックします。

「レコード」
をクリックする16

2 アクセス権を設定するレコードの条件を指定する「追加する」をクリックします。

「追加する」
をクリックする「すべてのレコード」をクリックして「在籍情報」フィールドを選択します。

「すべてのレコード」
をクリックする「在籍状況」
を選択する「次のいずれかを含む」を選択し、「退職」を選択します。

「次のいずれかを含む」
を選択する

「退職」
を選択する

17

3 アクセス権を設定したいユーザーを追加する「ユーザー/組織/グループとアクセス権」で、アクセス権を設定したいユーザー・組織・グループを追加します。ここでは「人事部」を追加します。
アイコンから「人事部」を選択することも可能です。

「人事部」と入力して、選択する「人事部」が追加されました。

18

4 人事部に対して許可したい操作を設定する
追加したユーザー・組織・グループに対して、許可したい操作にチェックを入れます。
ここでは、人事部の「閲覧」「編集」にチェックを入れ、「Everyone」のチェックをすべて外します。

許可する操作を選択する

5 設定を保存する
画面右下の「保存」をクリックします。

「保存」
をクリックする

19

6 アプリを更新する
画面右上の「アプリを更新」をクリックして、運用環境に適用します。

「アプリを更新」
をクリックする

これで、レコードのアクセス権を設定できました。

20

人事部メンバーの画面（在籍〇、退職〇）「在籍」と「退職」の両方が表示されます

その他メンバーの画面（在籍〇、退職 ）「在籍」のみ表示されます21フィールドのアクセス権を設定する
フィールドのアクセス権を設定する方法を説明します。ここでは、「郵便番号」と「住所」フィールドは「人事部」メンバーのみ閲覧・編集できるように設定してみましょう。

「人事部」
メンバーのみ閲覧・編集ができるようにする

22

1 フィールドのアクセス権の設定画面を開く「社員名簿」アプリの画面でアイコンをクリックします。

をクリックする「設定」タブを選択し、「アクセス権」の「フィールド」をクリックします。

「フィールド」をクリックする23

2 アクセス権を設定するフィールドを選択する「追加する」をクリックします。

「追加する」
をクリックする「更新者」をクリックして「郵便番号」を選択します。

「更新者」
をクリックする「郵便番号」を選択する24

3 アクセス権を設定したいユーザーを追加する「ユーザー/組織/グループとアクセス権」で、アクセス権を設定したいユーザー・組織・グループを追加します。ここでは「人事部」を追加します。
アイコンから「人事部」を選択することも可能です。

「人事部」を追加する「人事部」が追加されました。

4 人事部に対して許可したい操作を設定する
ユーザー・組織・グループに対して、許可したい操作にチェックを入れます。
ここでは、人事部の「閲覧」「編集」にチェックを入れ、「Everyone」のチェックをすべて外します。

許可する操作を選択する「住所」フィールドに対しても、同様のアクセス権を設定します。

25

5 設定を保存する
画面右下の「保存」をクリックします。

「保存」
をクリックする

6 アプリを更新する
画面右上の「アプリを更新」をクリックして、運用環境に適用します。

「アプリを更新」
をクリックする

これで、フィールドのアクセス権を設定できました。

26

人事部メンバーの画面（閲覧〇、編集〇）「郵便番号」「住所」が表示されます

編集も可能です27その他のメンバーの画面（閲覧 、編集 ）「郵便番号」「住所」が表示されません（編集も不可）お疲れ様でした！
これでプライバシー情報を保護しながら社員情報を管理できますね！

28

もっと便利に使うには複数のフィールドに同じアクセス権を設定したい
フィールドのアクセス権を設定するときに、アクセス権を設定するフィールドを「グループ」フィールドにあらかじめ追加すると、複数のフィールドにまとめてアクセス権を設定することができます。
例：個人情報のフィールドに、まとめてアクセス権を設定する1 「グループ」フィールドを追加する
フォームの設定画面で、左側のフィールド一覧から「グループ」を配置し、フィールド名を「個人情報」に変更します。

「グループ」
フィールドを配置し、フィールド名を「個人情報」に変更する

29

2 同じアクセス権を設定したいフィールドをまとめる「個人情報」
フィールド内に、同じアクセス権を設定したいフィールドを配置します。

同じアクセス権を設定したいフィールドを「個人情報」
フィールド内に配置する

3 フィールドのアクセス権を設定する「フィールドのアクセス権」画面で「個人情報」グループに対してアクセス権を設定します。

「人事部」
のみ
「閲覧」
「編集」にチェックを入れる30

アクセス権の対象をレコードごとに指定したい
前述の例では、アクセス権の対象に特定の組織を設定しましたが、アクセス権の対象には「作成者」「更新者」などのフォームのフィールドも設定可能です。
これにより、登録するデータによって異なるアクセス権を設定できます。

自分が作成したレコードのみ閲覧・編集・削除できるようにしたい「フォームのフィールドを追加」
をクリックし「作成者」
を追加する

作成者のみ
「閲覧」
「編集」
「削除」にチェックを入れる31

「閲覧先」フィールドで選択されたユーザーのみ、レコードの閲覧・編集できるようにしたい
1 「閲覧先」フィールドを追加する
フォームの設定画面で、左側のフィールド一覧から「ユーザー選択」を配置し、フィールド名を「閲覧先」に変更します。

「閲覧先」
を追加する

32

2 レコードのアクセス権を設定する「レコードのアクセス権」画面で「フォームのフィールドを追加」をクリックし、「閲覧先」を追加します。

「フォームのフィールドを追加」
をクリックする

「閲覧先」
を追加する

「閲覧先」の「閲覧」と「編集」にチェックを入れ「Everyone」のチェックをすべて外します。

「閲覧先」
のみ
「閲覧」
「編集」にチェックを入れる

お疲れ様でした！
これであなたもアクセス権マスターです！

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