The Otis
Absolutes

Made to move you© 2020 OTIS ELEVATOR.

THE OTIS ABSOLUTES

InhoudInleiding

INLEIDING

YOU ARE OTIS –LEVEN NAAR ONZE ´ABSOLUTES´

03

Bouwstenen om uit te blinken

04

Het verschil? Dat maak jij

07

Zoek je de juiste richting? Dit is je kompas

09

Onze handige checklist voor ethische beslissingen

10

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEU

11

Veiligheid? Altijd op de eerste plaats

11

Kwaliteit is de basis van al wat we doen

13

Ieder heeft een stem: gelijke kansen

14

Samen staan we sterker: een werkplek met respect stimuleren

15

Bescherming van ons milieu

17

Respect voor mensenrechten

19

Onze bijdrage aan de gemeenschap

20

KLANTEN, LEVERANCIERS EN DE MARKT

21

Wereldwijd zakendoen

22

Stevige maar eerlijke concurrentie

23

Omkoping, corruptie en zakenpartners verstandig kiezen

25

Belangenconflicten

27

Omgaan met openbaar beleid en politieke activiteit

29

ACTIVA, EIGENDOM EN REPUTATIE

31

Bescherming van, en eerbied voor intellectuele eigendom

31

Handel met voorkennis en hoe die te vermijden

33

Nauwkeurige administratie

34

Persoonsgegevens? Persoonlijk, maar toch serieus

35

Sociale media, mogelijkheden en gevaren

37

BRONNEN VOOR HULP

Beste collega’s van Otis,
Wij werken in een dynamische zakelijke
omgeving waar we veel beslissingen
nemen, vaak in een hoog tempo.
Sommige beslissingen zijn moeilijker
dan andere, en sommige zijn echt reële
ethische dilemma's. In elke situatie
moet ieder van ons doen wat juist is:gezondheid en veiligheid beschermen,
integer zaken doen, en afspraken
nakomen.
De manier waarop we bij Otis werken
en zaken doen, staat in teken van onze
onvoorwaardelijke inzet voor onze
“Three Absolutes”: veiligheid, ethiek,
en kwaliteit. Deze kernwaarden leggen
gedragsnormen en ethische beginselen
vast voor beslissingen van ons allemaal,elke dag – los van geografische grenzen,functies of culturen.
Niets is heiliger dan onze “Absolutes“.
Onze managers geven het voorbeeld
en iedere werknemer omarmt onze
waarden – dat geeft je de eer om het
Otis-logo te dragen.

Als lid van ons Otis-team ben je ervoor
verantwoordelijk om steeds van je
te laten horen als je vragen hebt,
en actie te ondernemen wanneer
je onregelmatigheden vermoedt.
Ik verzeker jullie: niemand zal ooit
in de problemen raken omdat hij/zij
iets meldt om onze “Three Absolutes”
te beschermen.
Wanneer wij deze principes op ons
dagelijks werk toepassen, creëren weeen omgeving waarin we de visie van
Otis gestalte geven - “giving people
the freedom to connect and thrive ina latter, faster, smarter world” (het mensen
mogelijk maken om verbinding met elkaar
te maken en open te bloeien in een
ruimere, snellere en slimmere wereld).

Judy Marks

President & CEO, Otis

39

Informatie en ondersteuning

41

Kleine lettertjes en uitzonderingen

43

2

LEVEN NAAR ONZE ´ABSOLUTES´

Leven naar onze´Absolutes´

BOUWSTENENOM UIT TE BLINKEN
Welkom! Als onze cultuur weerspiegelt
wie wij zijn, dan definiëren onze “Three
Absolutes” hoe wij denken,beslissingen
nemen, enactie ondernemen, elke dag.

Wij maken het allemensen mogelijk
om verbinding met
elkaar te maken en
open te bloeien in
een ruimere, snellere
en slimmere wereld.
Veiligheid, ethiek, en kwaliteit zijn
onze absolute kernwaarden, in alles wat
we doen. Ze zijn het DNA van de Otisfamilie. Zij zijn het die ons, en de wereldom ons heen, altijd maar weer naar
nieuwe hoogten brengen. En de "Three
Absolutes" zijn de sleutel om al onze
uitdagingen te overwinnen, om duidelijk
te communiceren, en om altijd één stap
voor te blijven op de rest. Want, ook al
heeft ieder zijn/haar eigen stem, tochhebben we allemaal één ding gemeen: westreven er altijd naar het beste van onszelf
te geven. Zo zijn we bij Otis nu eenmaal.
4

LEVEN NAAR ONZE ´ABSOLUTES´

Iedereen,
overal,elke dag

Veiligheid

EthiekKwaliteitOns werk is dan wel om dewereld ruimer, sneller enslimmer te maken, we slaan
geen enkele stap over om
dat te doen. Daarom isveiligheid de basis van alles
wat we doen. Dus, of het
nu gaat om onze collega's
die onze technologie
bouwen, installeren ofonderhouden, of demensen die er gebruik
van maken... veiligheid
staat voor ons op deOnze reputatie isvan onschatbare
waarde. Miljoenen
mensen, van klanten
tot aandeelhouders,van medewerkers tot
passagiers, vertrouwen
ons omdat zij verwachten(en weten) dat wij zaken
doen op de juiste manier– ethisch, legaal en eerlijk.
In alles wat wij doen en
maken zit die geest van

Wij willen dat Otis debeste is. Punt uit. En elk
van ons speelt daarin een
rol. Om het eenvoudig testellen: wij gaan enkel voor
uitzonderlijke kwaliteit –van engineering, productie,
installatie en service, tot
verkoop, marketing, en
financiële verslaggeving Dit
vraagt samenwerking met
iedereen, met evenveel
inzet en focus, overal inde organisatie.

“Alles draait om
mensen veilig tevervoeren.”“Op de juiste
manier zaken
doen – zo zitten
we nu eenmaal
in mekaar.”“Wij leveren
kwaliteit in alles
wat we doen.”allereerste plaats.

integriteit.

6

LEVEN NAAR ONZE ´ABSOLUTES´

HET VERSCHIL? DAT MAAK JIJ
Het vraagt moed om naar onze waarden te handelen. Maar het hoort simpelweg bij
onze manier van werken om te melden wanneer iets niet zuiver lijkt, of wanneer wedenken dat we gewoon beter kunnen.
Iedereen bij Otis heeft een stem. We moedigen iedereen aan om die te gebruiken.
Luister naar elkaar en deel jullie mening. Zitten we op één lijn met onze
“Three Absolutes”? Missen we kansen? Is dat echt het juiste om te doen?
Iets vragen of een onregelmatigheid melden lijkt makkelijk, maar zo simpel is het niet
altijd. Daarom zijn er veel goede luisteraars bij Otis. Jouw managers, collega's van
HR en de juridische afdeling, en de Ethics & Compliance Officers staan allemaal klaar
om te helpen.
Bij twijfel, neem contact op. Als je een onregelmatigheid meldt,
zoeken wij het helemaal uit, op een grondige en eerlijke manier.
Een consistente procedure helpt ons te begrijpen wat er is gebeurd, en waarom.
Indien nodig, corrigeren we de situatie (desnoods door disciplinaire maatregelen)om te voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
ELK VAN ONS IS
VERANTWOORDELIJK:ALS JE EEN LEIDINGGEVENDE
OF MANAGER BENT:

Laat je stem horen, bied je hulp
aan en stel een voorbeeld – keer
op keer.

Creëer een positieve, inspirerendeen productieve werkplek.

Wees op de hoogte van The Otis
Absolutes en zet ze om in daden.
Zet steeds dat stapje extra.

i

Moedig iedereen aan om ideeën
te delen, verbeteringen voor testellen en problemen te melden.
Reageer onmiddellijk en met respect
op elke melding.

Je komt nooit ofte
nimmer in deproblemen als je vanje laat horen wanneer
iets onveilig, onethischof simpelweg
onregelmatig lijkt.

Meer informatie nodig? Lees ons beleid tegen represailles.

8

LEVEN NAAR ONZE ´ABSOLUTES´ZOEK JE DE JUISTE RICHTING?
DIT IS JE KOMPASONZE HANDIGE CHECKLISTVOOR ETHISCHE BESLISSINGEN

Beschouw deze gids als jouw blauwdruk om van Otis
een veilige plek te maken voor werk van topkwaliteit. Het
is een levend document met duidelijke richtsnoeren, bedoeldom je eigen te maken.

Elisha Otis heeft ons bedrijf gebouwd met integriteit als fundering. Sinds
we voor het eerst remmen in liften aanbrachten - in 1853 alweer - is dat een
gezamenlijke drijfveer geweest voor iedereen die het Otis-logo draagt. Integer
leiderschap vergt echter focus. Dus, als je voor een ethische keuze staat, stel jezelf
altijd twee fundamentele vragen voor actie te ondernemen:

Je moet je er volledig van bewust zijn dat elk van ons een
werkplek, producten en bedrijf mag creëren die het beste
van onszelf weergeven, zelfs wanneer de omstandigheden
niet altijd even gemakkelijk zijn. Dat is uiteindelijk ieders
verantwoordelijkheid.
Hier vind je de allerbelangrijkste verantwoordelijkheden
die wij als team onderschrijven, en de hulpmiddelen
die je kunnen helpen wanneer je voor een moeilijke
beslissing staat of je voor iets bezorgd bent. Verdervind je ook nuttige verwijzingen naar beleidsdocumenten
en praktische voorbeelden.

1: Mag dit …?
Is dit legaal? Conform de regels?
In overeenstemming met de wet
en het beleid?

Als je 'nee' antwoordt, ofniet 100 procent zeker bent
over je antwoorden op deze
incheckvragen, bezin je daneven over het volgende:

2: Is het wel aan
te raden ...?

•	Wat zijn je plichten jegens
iedereen op wie je beslissing
invloed heeft?

Komt wat je op het punt staat tedoen overeen met onze “Three
Absolutes” en reputatie? (Stel dat
het viraal gaat op het internet...)•	Wat zijn de mogelijke
alternatieven?
•	Wat zijn de potentiële
alternatieven?

Het is volledig OK om vragen te stellen wanneer je twijfelt. Dat is wat je sowieso
altijd moet doen. Dat hoort bij je werk. Praat met je manager, je collega's van HR
of van de juridische afdeling, of je Ethics & Compliance Officer - daar zijn ze voor!
bijkomend advies, raadpleeg onze Handleiding voor beleid (Policy Manual)i Vooren onze Financiële Handleiding (Finance Manual).

10

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEU

Mensen, werkplek
en milieu

Naleven van veiligheidsregels komt in feite neer op een aantal cruciale
keuzes die je dagelijks maakt:

VEILIGHEID? ALTIJD OP DE EERSTE PLAATS

Leef onze beveiligings- en
noodprocedures na zodat
alles en iedereen beschermd is.

Q: Hoe heeft ons beleid van nultolerantie op het gebied van drugs
invloed op mijn medicijngebruik?

Onze basisbeginselen op het gebied van veiligheid noemen wij de “Cardinal
Rules”. Ze maken deel uit van alles wat we doen – van bescherming tegenvallen in de liftschacht tot de controle van beweging wanneer de lift in werking
is, en veiligheidsprocedures voor elektriciteit op constructie sites.

A: Als je medicijnen krijgt voorgeschrevendie van invloed kunnen zijn op je
werkprestaties, moet je dit melden
aan je manager of Human Resources.

Cardinal? Inderdaad, omdat ze nooit mogen worden overtreden: wij willen dat elke
Otis-medewerker en -monteur op het einde van de dag weer veilig naar huis gaat.
Wij willen dat jij en iedereen die contact heeft met Otis veilig is.

i

Herken en controleer
risico's, meld je bezorgdheden
en bijna-ongevallen, zodat alles
opgelost kan worden.

Je dient restricties op het
gebied van alcohol en drugs
op je werk te respecteren.

Als je de “Cardinal Rules” niet kan volgen, leg onmiddellijk je werk stil en neem
contact op met je manager. Veiligheid gaat echt voor alles! Je zal echt nooit
in problemen komen door veiligheid voorop te stellen.

Op de begane grond of 75 verdiepingen hoog, iedereen die onze kantoren en liften
betreedt, onze constructie sites bezoekt of op onze roltrappen stapt, moet zich altijd
zeker en veilig voelen.

Voor meer informatie over veiligheid: raadpleeg onze programma's over milieu, gezondheid
en veiligheid (EHS), veiligheid producten en diensten, Rapportage van fatale en ernstige
letselschade/ongevallen en het beleid inzake tabakgebruik en drugs- en alcoholmisbruik.

Voel je op je gemak om
feedback te geven overhoe alles nog veiliger kan.

Hou je werkplek netjes in orde –binnen en buiten – zodat er geen
gevaar en risico op letsel is.

Otis vervoert het equivalent van de hele wereldbevolking…elke drie dagen.
Denk aan al die miljoenen Otis-collega's, klanten, leveranciers, en passagiers die
ons hun leven toevertrouwen.
Waarom? Omdat veiligheid belangrijker is dan planning en kosten – daar zullen
we ons nooit voor verontschuldigen. Integendeel, we zijn daar uitermate trots
op en zetten daarom veiligheid altijd op de eerste plaats.

Hou je aan alle wetten, normen
en veiligheidsinstructies dievoor je werk gelden.

i

In bepaalde gevallen kunnen
medicijnen je oordeelsvermogenof bewustzijn hinderen, met onveilige
werkomstandigheden tot gevolg. Als
je dit bespreekt, mag je er zeker vanzijn dat je juist wordt beoordeeld en
geobserveerd, ten behoeve van deveiligheid van iedereen.

Ben je bezorgd over jouw of andermans veiligheid ? Neem dan contact op met een manager,de afdeling veiligheid (EHS), Human Resources of de juridische afdeling, een Ethics & Compliance
Officer, of bel de Otis-hotline.
12

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEUKWALITEIT IS DE BASIS VAN ALLESWAT WE DOEN
Het werk van ons allen bij Otis heeft echt een belangrijk en meetbaar effectop het leven van de mensen rondom ons. Dag en nacht, overal ter wereld,
rekenen onze passagiers en klanten op ons onvoorwaardelijk streven naar kwaliteitom hen veilig naar hun bestemming te brengen.

IEDER HEEFT EEN STEM: GELIJKE KANSEN
Hoe breder we denken, hoe beter we problemen zullen kunnen oplossen.
Daarom hechten we er zoveel belang aan zo veel mogelijk gezichtspunten
te horen om uiteindelijk de wereld vooruit te helpen. Onze Otis-familie heeft
68.500 verschillende stemmen, en ieder daarvan wordt gehoord.

Maar het maken, installeren en onderhouden van de beste liften en roltrappen ter
wereld is maar één aspect van onze obsessie met kwaliteit. Deze diepe belofte voel
je over heel Otis – we streven allemaal om elke dag vlekkeloos werk af te leveren.

Wij discrimineren niet op basis van ras, godsdienst, nationaliteit, geslacht, leeftijd,
vaardigheden, veteranenstatus, huwelijkse staat, burgerschap, geloof, seksuelegeaardheid of enig ander vooroordeel. Waarom? Omdat dat gewoon juist is –en de juiste manier van zaken doen.

“Ieder van ons is verantwoordelijk
voor kwaliteit.”

We zorgen ervoor dat alle aanwervingen en promoties gebeuren op basis vaneen eerlijke beoordeling van vaardigheden en prestaties. En als voorvechters van
diversiteit en inclusie zorgen wij voor aanpassingen voor andersvalide medewerkers
en kandidaten en houden wij ons aan alle toepasselijke arbeidswetgeving.

DE BETROUWBAARSTE LEVERANCIER IN ONZE SECTOR TE MOGEN
ZIJN, BETEKENT:
Volle verantwoordelijkheid voor ons werk en onze dienstverlening.
Passie om kwaliteitsproblemen bij de bron aan te pakken.
 upersnel reageren om problemen op te lossen en onze klantenS
tevreden te stellen.
Nooit ook maar één toegeving doen op vlak van kwaliteit.

i Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid op het vlak van kwaliteit.

i

Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake diversiteit voor personeelen ons beleid inzake gelijke arbeidskansen/positieve actie.

14

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEUSAMEN STAAN WE STERKER: EEN
WERKPLEK MET RESPECT STIMULEREN
Hoe creëer je een goede werkomgeving? Waarom denk je dat het hier “zo Otis“
voelt? Al meer dan 165 jaar zijn wij pioniers in het creëren van een veilige, ethische(daar heb je de “Absolutes” weer!), omgeving die vertrouwen schept, waar ieder vrij vangedachten en ideeën kan wisselen, vragen kan stellen en nuttige suggesties kan doen.

“Waar ook ter wereld je een gebouw van Otis
binnenwandelt, het doet altijd vertrouwd aan.
Je hebt het gevoel: Dit is Otis.”
De pijler van dit alles? Respect. En daar speel jij een belangrijke rol. Door situaties
aan te pakken waar anderen uitgesloten of niet gerespecteerd worden, zet jij“The Absolutes” in beweging en volg je de wet:
Elkaar vertrouwen en respecteren, en actie ondernemen, zodat niemandzich ooit bedreigd of geïntimideerd voelt.
Intimiderend gedrag proactief ontmoedigen; pesten en ander lastig gedragresoluut aanpakken.
Onbeschoft gedrag en bedreigingen melden, als slachtoffer maar ook
als je het ziet gebeuren; persoonlijke veiligheid en empathie voor anderen
bevorderen.
Je uit te spreken en anderen aan te moedigen hetzelfde te doen. Deelje ideeën met elkaar! Geef je mening! Stel vragen, en luister openlijk naar
de ideeën van anderen.

i

Voor meer informatie: raadpleeg onze beleidsverklaring inzake een intimidatie op de werkplek.

Als je denkt dat
iemand lastig wordt
gevallen, neem dan
zo snel mogelijk
contact op met een
leidinggevende,
Human Resources,
een verantwoordelijke
voor ethiek ennaleving (Ethics &Compliance officer)of bel de Otis-hotline.
16

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEU

MILIEU BESCHERMEN
Grote omvang betekent ook grote
verantwoordelijkheid. Otis is zowat elk landen elke regio ter wereld actief. Onze plicht jegens
onze planeet is wereldwijd en we nemen dat zeer
serieus, met ambitieuze doelstellingen op het
gebied van duurzaamheid en natuurbehoud.

Daarin heb jij ook een rol. Ieder
van ons kan een katalysator zijn voor
positieve veranderingen van het milieu:
We zoeken steeds mogelijkheden
om energie, water en materiaal
te sparen.
We ontwerpen en maken producten
die tegemoet komen aan regels
en doelen op het gebied van milieu
en duurzaamheid.
We creëren energiezuinige
roltrappen, liften en systemenzonder in te leveren op veiligheid
en kwaliteit.
In al onze bedrijfsactiviteiten
beperken we het gebruik vanverontreinigende stoffen tot
het uiterste.
We verwachten duurzaam
ondernemerschap van onze
leveranciers.
We blijven up-to-date met
vergunningen, incidenten
en afvalverwerking.
je denkt dat er ergens een
i Als
milieuprobleem is, neem dan contact op

met een leidinggevende, een medewerker
op het gebied van milieu, gezondheid enveiligheid (EHS), een Ethics & Compliance
Officer), of bel de Otis-Hotline.

18

MENSEN, WERKPLEK EN MILIEU

RESPECT VOOR MENSENRECHTEN

BIJDRAGEN AAN DE GEMEENSCHAP

Een wereld waarin mensen samenwerken en het ze voor de wind gaat,
begint met basismensenrechten en levenskwaliteit wereldwijd.

Alles wat wij bij Otis doen, van onze liftkabels tot de inspanningen van onzevrijwilligers, staat in het teken van modern leven beter te maken. Dat is een
visie die wij ook uitdragen in onze gemeenschappen, waarbij wij kracht putten
uit de inspiratie die onze woon- en werkplekken ons verschaffen. Want als onze
gemeenschappen sterker zijn, zijn we allemaal sterker.

Met veiligheid, ethiek en kwaliteit als onze leidraad, respecteert en beschermt
Otis mensenrechten overal waar wij zaken doen:
Zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden
voor onze medewerkers en zakenpartners.
Gebruik nooit kinderarbeid.
Werk alleen met leveranciers die dezelfde normen hanteren als wij.
Wanneer er van ons goed burgerschap wordt verwacht, laten we geen verstek gaan
en werken we met anderen samen aan betere arbeidsomstandigheden voor iedereen.

Met dat doel ondersteunen we zonder meer deelname aan liefdadigheid en
inspanningen voor sociale verbetering. Word actief in je gemeenschap en steun
je medewerkers door hun activiteit als vrijwilliger, mentor en donor aan te moedigen,en doe zelf ook mee door jezelf in te zetten voor zaken die je nauw aan het hart liggen.
Maar let op: alles wat je in ruil voor liefdadigheid wordt aangeboden,
moet je beleefd weigeren (zoals zal blijken in volgende paragrafen).

V: Ik ga dit weekend naar een
geldinzamelingsactie voor
een liefdadig doel. Is het OK
als ik mijzelf als Otis-medewerker
voorstel omdat ik weet dat het
bedrijf dit goede doel al sinds
jaar en dag ondersteunt?

i

Voor meer informatie: raadpleeg onze Gedragscode voor leveranciers, het beleid inzake
Mensenhandel, en inzake Conflictmineralen.

i

A: Je moet gaan, je mag immers trots
zijn op de inzet van Otis voor dezeorganisatie. Maar bespreek het welvooraf met je leidinggevende om
te weten of Otis ook een officiële
vertegenwoordiger wil op het
evenement.

Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake bijdragen aan charitatieve
en filantropische instellingen.
20

KLANTEN, LEVERANCIERS EN DE MARKT

Klanten,leveranciersen de markt

WERELDWIJD ZAKENDOEN
Wij hebben passagiers, klanten en partners in werkelijk alle hoeken
van de wereld. Dat betekent dat we alle regels voor wereldwijd zakendoen
moeten kennen en naleven.
Niet alleen de regels voor internationale handel zoals import, export en douane,
economische sancties, embargo's, en boycots, maar ook regels ter voorkoming
van witwassen van geld en financiering van terrorisme.
De enige slimme manier om onze producten snel en veilig over de wereld tevervoeren (en ervoor betaald te worden) is door die regels te volgen. Anders
kan ons dat onze werklicenties, onze reputatie en grote boetes kosten. Daarom:
Check eerst of de handel tussen landen onderhevig is aan controles,
boycotts of embargo’s.
Hou onze fysieke en digitale technologie scherp in de gaten
om ongeoorloofde toegang, doortocht of vrijgave te vermijden(zodat deze niet in verkeerde handen valt).
Double-check of alle overheidstoestemmingen correct zijn afgehandeld.
Screen transacties en partijen op sancties, eindgebruik en eindgebruiker.
Classificeer alle import/export goederen met de juiste waardering.
Doe alleen zaken met echte klanten met een goede reputatie en doe het
nodige om verdachte betalingen op te sporen en te voorkomen.
Als je twijfelt, denk dan aan hoe wij in het algemeen zaken doen: op een ethischemanier - kwaliteit en veiligheid voor de juiste prijs, of helemaal niet.

iVoor meer informatie: raadpleeg het beleid inzake internationale handelsvereisten.

22

KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKTSTEVIGE MAAR EERLIJKE CONCURRENTIE
Als we winnen, winnen we eerlijk. Onthoud: alles wat wij doen en maken heeft
integriteit als basis. We leggen de lat altijd hoog om nog beter te doen, voor onzeklanten en voor onszelf.
Maar kwaliteit en veiligheid voor de juiste prijs is niet zo eenvoudig als het klinkt.
Competitieve intelligentie zoeken we enkel via openbare bronnen, en door slim te zijn.
Stevige maar eerlijke concurrentie betekent:

Eerlijk omgaan met klant, leverancier, concurrent, en medewerker ... elke dag.
Concurrentievoordeel halen uit innovatieve oplossingen, nooit door afspraken
met concurrenten over prijs, kortingen, verkoopvoorwaarden, aanbiedingen,of trucs zoals “Ik verkoop niet aan jouw klant of gebied als jij niet aan demijne verkoopt.”
Alert blijven wanneer er concurrenten in de buurt zijn – in het bijzonder
bij sectororganisaties en werkgroepen (trouwens: voor er naar toe te gaan,
eerst even checken met de juridische afdeling), en onjuiste of denigrerende
opmerkingen over concurrenten vermijden.
Nooit voordeel trachten te behalen door middel van manipulatie of misbruik
van vertrouwelijke of gepatenteerde informatie.

Het op een andere manier doen kan strijdig zijn met de regels inzake vrije en eerlijke
concurrentie (ook wel bekend als antitrust- of concurrentiewetgeving).

Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake naleving antitrustwetten. Als je je daar ooit zorgen

maakt, distantieer je je van de situatie en neem je onmiddellijk contact op met de collega's van
i overde juridische afdeling.

V: Vóór Otis werkte ik bij een concurrent.
Recentelijk zag ik een oud-collega,
we zijn nog steeds vrienden. Hij
bereidt een bieding voor een nieuw
infrastructuurproject en vroeg of Otis
ook zal bieden. Ik vertelde mijn vriend
dat ik daar niet over kon praten.
Was dat een goed antwoord?

A: J a, absoluut. Tussen concurrenten horen
er geen gesprekken gevoerd te worden
over biedingen - ook niet als je bevriend
bent. Meld in ieder geval zo'n gesprek
onmiddellijk bij je juridische afdeling.

24

KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKTOMKOPING, CORRUPTIE ENZAKENPARTNERS VERSTANDIG KIEZEN...je zal nooit inde problemen
raken als je achterde “Otis Absolutes”
blijft staan, zelfs
als je daardoor
een deal misloopt.

Hoe groot, klein, of invloedrijk ze ook zijn - je laten overhalen door partners, bedrijvenof éénder wie ook, tot omkoping of corruptie mag nooit gebeuren.
Wat gebeurt er als een klant een transactie aanbiedt, maar in ruil daarvoor een persoonlijk
voordeel verwacht? Wat als een overheidsambtenaar belooft “dat het wel in orde komt”,
maar in ruil daarvoor een gunst verwacht?
Steekpenningen geven of aannemen is niet alleen onethisch en volstrekt illegaal, het
kan ook leiden tot het omzeilen van veiligheids- of kwaliteitseisen (waardoor alle driede “Otis Absolutes” in één keer worden geschonden).
Zoals gezegd, je zal nooit in de problemen raken als je achter onze “Otis Absolutes”
blijft staan, zelfs niet als je daardoor een deal misloopt. Door omkoping of corruptie
te voorkomen, beschermt je niet alleen Otis en jezelf, je bevordert ook een open markt
en dringt de destructieve invloed van corruptie terug – en je onderscheidt jezelf door
eerbaar en transparant te zijn.

Een paar zaken om in het oog te houden wanneer je werkt met anderen:Beïnvloed nooit op ongeoorloofde wijze de beslissing van een klant of iemandanders door iets van waarde te geven; wees er trotst op om puur op verdienste
een deal binnen te halen.
Houd zakelijke geschenken en vermaak bescheiden, sporadisch en in lijn met
hetgeen gebruikelijk is binnen de firma (en, indien nodig, na voorafgaand akkoord
voordat je een geschenk geeft of ontvangt).
Leg zakelijke relaties formeel en schriftelijk vast en houd een nauwkeurige
en volledige administratie bij.
Werk alleen samen met gelijkgezinde partners die onze visie op de ”Otis Absolutes”
ondersteunen, en controleer dit vooraf.
Respecteer alle wet- en regelgeving.
Meld snel elk vermoeden van omkoping of andere corruptie.

i

Als je iets vreemds vermoedt of als iets je zorgen baart, neem dan contact op met het juridischteam, met de Ethics & Compliance Officer, of bel de Otis Hotline.

i

Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake anti-corruptie (geschenken, sponsoren van
reizen door derden, donaties, tussenpersonen), de gedragscode voor leveranciers, en ons beleid
inzake Belangenverstrengeling.
26

KLANTEN, LEVERANCIERS EN DE MARKTBELANGENVERSTRENGELING

Enkele tips om belangenconflicten te vermijden:
Wees eerlijk en loyaal: gebruik niets van Otis voor persoonlijk gewin(bv. commerciële opportuniteiten, middelen, eigendommen).
Let goed op wanneer je persoonlijke of financiële band (of die van mensen
uit je omgeving) je werk beïnvloeden.

Iedereen heeft een privé- en een beroepsleven. Zo zit het leven nu eenmaal inmekaar. Maar soms kruisen die elkaar wanneer je voor Otis werkt. Denk aan activiteiten
buiten je werk, relaties op het werk, en persoonlijke financiële belangen bij leveranciersen klanten van Otis; deze zaken kunnen allemaal leiden tot een belangenconflict.

Wees transparant en besef dat intenties soms eerder een persoonlijk belang zouden
kunnen dienen dan dat van Otis.
Zorg ervoor dat je persoonlijke verplichtingen geen invloed hebben
op je professionele.

Privé en beroep kunnen elkaar op veel manieren kruisen (van een per abuis gebruik
van bedrijfseigendom tot concurreren met de firma) en dat kan soms wat veel zijn om
over na te denken. Hoe kan je dan weten of er een belangenconflict dreigt?

Pas op voor prioriteiten en mogelijke conflicten wanneer mensen uit je persoonlijke
omgeving iets met je beroepsleven krijgen te maken.
Laat van je horen, zelfs wanneer je twijfelt, zodat wij je snel kunnen helpen
om de situatie op te lossen.

Kan jij (of iemand uit je omgeving) persoonlijk voordeel halen uit wat
je bij Otis bent overeengekomen om te doen, te zeggen, of te leveren?
Kan het ertoe leiden dat je niet volledig in het belang van Otis handelt,
nu of later?

V: Mijn zuster heeft een groot
aannemingsbedrijf. Een contract
met Otis zou echt fantastischzijn voor haar bedrijf. Mag
ik haar aanbevelen?

Het minste 'ja' op één van de hierboven gemelde zaken kan wijzen op een
belangenconflict tussen privé- en beroepsleven. Zelfs schijnbare conflicten
kunnen problematisch zijn omdat anderen zouden kunnen denken dat
we onbehoorlijk handelen of dat persoonlijke belangen in conflict kunnen
zijn met onze inzet voor veiligheid, ethiek en kwaliteit.
Belangenconflicten moeten altijd snel en gepast worden aangepakt zodat
er geen schijn van partijdigheid of van onethisch gedrag is. Daarom is
het belangrijk om een mogelijk belangenconflict zo snel mogelijk te melden.
Alleen dan kunnen we doen wat nodig is om de situatie op te lossen.

i

A: Goede vraag! Je kunt het altijd
beter vragen. We zoeken altijd
naar de beste partners voor Otis
en dat zou de firma van je zus
kunnen zijn. Om er zeker van tezijn dat alle bedrijfsbeslissingen
ethisch zijn, spreek met je Ethics& Compliance Officer; die helpt
je snel door het proces.

Alle actuele en potentiële conflicten moeten zo snel mogelijk worden gemeld aan de Ethics &Compliance Officer. In onze beleidsverklaring inzake belangenconflicten wordt dieper op deze
kwestie ingegaan.
28

KLANTEN, LEVERANCIERS EN DE MARKTOMGAAN MET OPENBAAR
BELEID EN POLITIEKE ACTIVITEIT
Als bedrijf werken we soms nauw samen met overhedenof regelgevende instanties.
Otis kan belang hebben bij de uitkomst van politieke
en regelgevende activiteit, en wanneer dat zo is, laten wede stem van ons bedrijf en sector horen. Maar wanneer we
aan dat proces deelnemen, doen we dat op verantwoordelijke
en wettelijke wijze.
Wij moedigen maatschappelijk engagement aan
en ondersteunen dat ook:
Maak duidelijk wanneer je jouw standpunt of dat van
het bedrijf vertolkt, en hou je aan de wet.
Laat je Ethics & Compliance Officer weten wanneer
je een politiek mandaat nastreeft.
Doe geen politieke bijdragen namens Otis of met
geld van het bedrijf.
Hou je aan alle regels voor lobbying, openbaarmaking
en rapportage.

i

Voor mee informatie, raadpleeg ons beleid inzake
Overheidsrelaties en lobbyen.

30

ACTIVA, EIGENDOM EN REPUTATIE

Activa,eigendomen reputatie
BESCHERMING VAN,EN EERBIED VOORINTELLECTUELE EN
ANDERE EIGENDOM

Dankzij innovatie en inspanningen gedurende ruim 165 jaar, hebben we een stevige
portefeuille van materiële activa en intellectuele eigendom opgebouwd: van productenen materiaal met auteursrecht tot patenten, software, knowhow, en handelsgeheimen.
Daarom is er voor iedereen dezelfde leidraad: gebruik onze activa alleen voor legitieme
bedrijfsdoeleinden. Met andere woorden: wij beschermen de activa van Otis en zorgenervoor dat ze efficiënt gebruikt worden. Bescherming van deze activa is superbelangrijk:
Pas op voor verspilling, achteloosheid
en diefstal, en meld eventueel
misbruik van of risico's voor activa.
Beveilig de intellectuele eigendom
en andere vertrouwelijke informatie
van Otis.
Vertel ons of je iets uitgevonden hebt
(gefeliciteerd, trouwens!), zodat weeen patentaanvraag kunnen starten.

Deel vertrouwelijke informatie enkel
met diegene die ze echt moet kennen,
ook als het je medewerkers zijn,
en met derden alleen als een goed
contract onze informatie beschermt.
Begrijp alle contractuele ofregelgevende vereisten zodat derden
die onze vertrouwelijke informatie
ontvangen, beloven dat ze die zullenbeschermen.
Leg intellectuele eigendom enlicentierechten op papier en via
registratie vast, en wel vóór de startvan een samenwerking met anderen.

En net zoals Otis belang hecht aan haar eigen eigendom en activa (intellectuele
eigendom of andere), respecteren we ook de legitieme rechten van anderen:
Vraag, accepteer of gebruik activa ofintellectuele eigendom van anderen
niet zonder legitieme goedkeuring.
Gebruik werk van anderen enkel
met de juiste licentie.

Controleer goed of wij krediet geven
aan wie ere toekomt.
Meld zo snel mogelijk namaak
en andere inbreuken op intellectuele
eigendom.

meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake bescherming van bedrijfseigen
i Voorinformatie en Softwarelicentie.

32

ACTIVA, EIGENDOM EN REPUTATIEHANDEL MET VOORKENNISEN HOE DIE TE VERMIJDENNAUWKEURIGE ADMINISTRATIEBIJHOUDEN

Een onafhankelijk beursgenoteerd bedrijf zijn is een ware eer voor ons. Maar deze eer
brengt wel grote verantwoordelijkheden met zich mee. Wanneer je bij Otis werkt, krijg jemisschien informatie die buiten het bedrijf niet bekend is, maar die, mocht dat wel zo zijn,
de aandelenmarkt kan beïnvloeden.

Of het nu gaat om een jaarverslag, een aankooporder, een tijdschema, een rapport
over uitgaven of veiligheid ... achter al onze slimme bedrijfsbeslissingen vind je altijd
een degelijke administratie. Aandeelhouders vertrouwen ook op een nauwkeurige entransparante administratie als richtsnoer voor investeringen.

Aandelenhandel op basis van zulke belangrijke, maar vertrouwelijke informatie is niet alleen
oneerlijk: het is ook illegaal. Zo zorg je ervoor dat je uit de buurt blijft van dubieuze handel:

Een volledige en waarheidsgetrouwe boekhouding en administratie zijn essentieel voor

Verhandel nooit aandelen wanneer
je belangrijke vertrouwelijke informatiehebt.
Hou geheime zaken geheim, en geef
nooit informatie over Otis aan anderen(zelfs niet aan je vrienden en familie) die
die ook zouden kunnen gebruiken om
hun financiële portefeuille te verbeteren.
Ook dat is oneerlijk, en een misdrijf.

Wacht met aandelen te verhandelen
tot ten minste twee handelsdagennadat de 'inside'-informatie (bijvoorbeeld
verwachte inkomsten, nieuwe productenof ontwikkelingen) openbaar is gemaakt.

elk eerlijk, ethisch bedrijf. Ze maken ons bedrijf efficiënter en productiever. Ze beschermen

ons ook tegen reputatieschade en boetes.
Zo maak je dat het best mogelijk:

Documenteer transacties
en gebeurtenissen nauwkeurig
en op tijd.

Vraag altijd om juridisch advies in geval
van twijfel. Straffen kunnen zeer zwaar
zijn: boetes en zelfs gevangenisstraf.

Zorg ervoor dat budgetvoorstellenen economische evaluaties alle
relevante informatie eerlijk
weerspiegelen.
Maak nooit een onzorgvuldige,
bedrieglijke of heimelijke
boekhouding.

Bescherm alle niet-publieke enpersoonlijke informatie die je hebt.
Stel klanten op de hoogte van fouten
en voer kredieten en terugbetalingen
onmiddellijk uit.
Pas de juiste procedures toe bij
het bewaren en verwijderen van
documenten, en bewaar alle juridische
documenten op veilige wijze.

Vermoed je geknoei met documenten of de boekhouding? Meld dit onmiddellijk bij een
leidinggevende, een Ethics & Compliance Officer, de juridische afdeling of de Otis-hotline.

i

Voor meer informatie: raadpleeg ons beleid inzake effectenhandel.

i

Meer informatie vind je in onze Financiële handleiding (Finance Manual), en beleid
inzake het bewaren van documenten en gegevens.

34

ACTIVA, EIGENDOM EN REPUTATIEPERSOONSGEGEVENS?
PERSOONLIJK, MAAR TOCH SERIEUS
Wij houden ons bezig om mensen met elkaar te verbinden. Daarom kennen wij elkaar
eigenlijk vrij goed en delen we vaak informatie en materiaal: contactgegevens, foto's,
data in je HR-bestand, informatie over toegang tot gebouwen, en veel meer.
Maar wereldwijd zijn er steeds meer grenzen aan de soort informatie die je over anderenmag delen (en vergaren). Het doet er niet toe of het om een klant, leverancier, collega of
iemand anders gaat (zelfs passagiers): persoonsgegevens zijn vertrouwelijk.
Weet je wat ook vertrouwelijk is? Alle niet-publieke informatie die van nut kanzijn voor concurrenten, of die schadelijk kan zijn voor Otis of haar klanten wanneer
ze vrijgegeven wordt.
Daarom beschermen we ieders privacy, net zoals we de onze beschermen:

Verzamel, gebruik en hou persoonsgegevens alleen bij wanneer dat nodig
en toegelaten is.
Zorg ervoor dat persoonsgegevens veilig zijn, en volg strikt onze procedures
voor beveiliging van gegevens.

Meld datalekken en mogelijke zwakke plekken in databeveiliging zeer snel.
Als je ongewone activiteit met gegevens vermoedt, of iets dat de procedure voor
gegevensbeveiliging in gevaar kan brengen, neem dan contact op met je Ethics & Compliance
Officer of je verantwoordelijke voor gegevensbescherming (DPO) bij Otis, bel de Otis Hotline,of mail privacy@otis.com.
je meer details over de procedures nodig? Raadpleeg dan ons beleid inzake persoonsgegevens
i Heb
en de kennisgegevens over privacy van medewerkers.

A: Niet voordat je de Privacy Impact
Assessment (impact evaluatie inzake
privacy) van Otis hebt afgerond. Allegevraagde informatie is persoonlijk,
wat betekent dat je het beleid van
Otis inzake persoonlijke gegevens
moet volgen om te bevestigen of het
verzamelen en delen hier gepast is.


Q: Mijn leidinggevende vroeg mij
om met een leverancier een
overzicht te maken van alle
projectmedewerkers (naam, privételefoon, email-adres, foto) om decommunicatie, het teamwerk en
het delen van contactgegevens tevergemakkelijken in geval van crisis.
Mag ik deze lijst maken en met
de dienstverlener delen?


Deel persoonsgegevens van anderen nooit, binnen of buiten Otis, zonderde juiste toestemming.

36

ACTIVA, EIGENDOM EN REPUTATIESOCIALE MEDIA, MOGELIJKHEDENEN GEVAREN
Sociale media zijn uitstekend om contact te maken met mensen voor en met wie
wij werken, om bijvoorbeeld informatie en standpunten te delen, of simpelweg
als inspiratiebron om na te denken.
Maar hoe informatie zich op het web en via sociale media verspreidt,
is onvoorspelbaar, maar het gebeurt wel supersnel, dat weet je. Weesdus voorzichtig, verantwoordelijk, en omzichtig wanneer je iets post.
In deze tijden van razendsnelle digitale communicatie geldt de volgende
leidraad voor elke (lees: jouw) stem van Otis:
Wanneer we onze mening geven: wees transparant dat we van Otis
zijn. (Denk na: is dit gevoelig, niet-openbaar of vertrouwelijk?) (Is dit jouw
mening of die van Otis?)
Denk na over wat je deelt, en hoe kan het worden opgevat. (Is het internet
echt de beste plek voor wat ik nu ga posten?)
Verwijs door naar diegenen die namens Otis mogen spreken.
Gebruik je gezond verstand en maak geen denigrerende of beledigende
opmerkingen.
Gebruik sociale media ook als kanaal om de “Otis Absolutes” te promoten.
Q: We hebben net een mooie video
vrijgegeven over een doorbraakin verbonden lifttechniek. Kan ik
een link naar de video tweeten,of is dat enkel iets voor onssociale-mediateam?

i

Ga voor meer informatie naar onze beleidsverklaring inzake sociale media.

A: Z olang je zeker weet dat het een
officiële en goedgekeurde video
is voor vrij gebruik, kan je er ook
over tweeten (en maak duidelijk
dat je een Otis-medewerker bent).
Wij moedigen je absoluut aan
om aantrekkelijke bedrijfscontent
te delen met je sociale netwerk
wanneer deze is goedgekeurd.

38

BRONNEN VOOR HULP

Jouw
informatiebronnen
Zou jij ooit een lift of roltrap
gebruiken die niet goed werkt?
Natuurlijk niet. Vandaar dat onze passie
voor veiligheid, ethiek en kwaliteit meer
is dan een ideaal; ze is onze weg naar
succes voor ons bedrijf.
Je wordt pas één van 's werleds meest
gerespecteerde best presterende
bedrijven wanneer je op tijdveilige en vlekkeloze technologie
en diensten levert, elke dag, op
elke markt. Wij hebben ons ertoe
verplicht om al onze medewerkers en
beroepsmensen in het veld elke dagveilig naar huis terug te laten keren.
En het altijd op de juiste manier te doen:de ethische manier. De Otis-manier.
40

BRONNEN VOOR HULPINFORMATIE ENONDERSTEUNING
Wij bieden goede ondersteuning aan
en moedigen je aan om altijd contact
op te nemen en om hulp te zoeken als
je problemen of vragen hebt.

“Het komt hier op neer:
als je iets ziet, spreek er
dan over. Je komt nooit
in de problemen als
je zegt: 'Dit is misschien
niet in de haak',”

Je hoeft maar één belletje te plegenof één e-mail te sturen als je hulp
nodig hebt, en er zijn vele manierenom contact te leggen. Gebruik demanier die jou het beste ligt.
Op je bedrijf: praat met een
leidinggevende, HR, de juridische
afdeling of een Ethics & Compliance
Officer.
Anoniem: Wanneer je iets te melden
hebt, maar je je naam liever niet deelt,
en dus anoniem wil blijven, dan is daarniets mis mee. Je kan dat zelfs in jeeigen taal doen en op elk moment dat
jou past (beschikbaar 24/7).
Een telefoontje naar de Otis Hotline

Als je jouw reden hebt te denken dat er iets
mis is, of dat de Otis Absolutes in gevaarzijn, of als je gewoon wat duidelijkheid wilt
over de Absolutes, zeg dat dan. dat moet
je doen; al je jouw stem oprecht laat horen,bescherm je onze “Otis Absolutes“, maar
zij beschermen jou ook. Wij accepteren
geen represailles tegen jou omdat jij je hebt
uitgesproken - want wat jij hebt gedaan,is goed voor ons bedrijf. Nogmaals: zo zijn
we gewoon.

Een online formulier op de
Otis Web-line
Een brief naar Global Ethics &Compliance op het hoofdkantoor.

iMeer weten?
Ga naar www.otis.com/reportingchannels

42

Otis is ´s werelds toonaangevende
fabrikant en onderhoudsbedrijf vanliften, roltrappen en rolpaden.
Het bedrijf werd ruim 165 jaar geleden
opgericht door de uitvinder van deveiligheidslift. Otis biedt producten
en diensten aan in meer dan 200
landen en regio´s, en onderhoudt
ongeveer twee miljoen liften enroltrappen wereldwijd. Dagelijks
vervoert Otis meer dan 2 miljard
mensen in steden, overal ter wereld.
Voor meer informatie:
www.otis.com of volg Otis
op LinkedIn, YouTube en als@ OtisElevatorCo op Twitter,
Facebook en Instagram.

Uitzonderingen op dit document, een deelervan of op een ander beleid van Otis dat dit
document uitvoert, worden alleen in uitzonderlijke
omstandigheden verleend na goedkeuring doorde Vice-President, Global Ethics & Compliance.
Uitzonderingen voor de directie moeten worden
goedgekeurd door de Vice-President, Global Ethics& Compliance tezamen Raad van Bestuur (of een
comitÃ © van de Raad), en worden onmiddellijk
openbaar gemaakt zoals vereist in de wet, deregelgeving of het beleid van Otis.

OTIS WORLDWIDE CORPORATION
1 CARRIER PLACEFARMINGTON CT 06032
VERENIGDE STATEN
OTIS.COM