一般財団法人動物看護師統一認定機構

個人情報取扱規程

第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、一般財団法人動物看護師統一認定機構(以下「機構」という。) が定める「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」(以下「基本方針」という。) に従い、個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、機構の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、各用語の定義は次のとおりとする。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。
(2) 個人情報データベース

個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。
）第 2 条第 4 項の「個人情報ファイル」を含む。
）
ア 特定の個人情報を、コンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの(3) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(4) 役職員等機構の組織内にあって、直接間接に機構の業務に関係している者をいう。

具体的には、職員のほか、評議員、理事、監事、委員会委員等を含む｡なお、業務委託契約等により機構内で業務をする者については、含まない。
(5) 個人情報等の取扱い 個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託及び廃棄・消去をいう。
(6) 事務取扱担当者 機構において個人情報等を取り扱う事務を処理する者をいう。
（適用範囲）
第３条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得した個人情報については、この規程に従うものとする。
２ 機構の事業を受託した者を管理する立場にある者は、この規程に準じ、当該従事者に対し個人情報の適切な取り扱いを確保するために必要な措置を講じなければならない。

第２章 管理体制（個人情報等を取扱う事務の範囲）
第 4 条 機構において個人情報等を取扱う事務は、次に掲げる事務に限定するものとする。
(1) 事務・事業を遂行するうえで必要な事務（機構が運営する試験、登録手続き等における個人の特定、調査研究に関する統計処理、関連情報の送付等）(2) 役職員等その他関係者に係る源泉徴収事務、法定調書作成事務、社会保険及び労働保険関係事務(3) 上記に付随して行う事務（個人情報保護責任者）
第 5 条 機構は、個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護責任者を設置するものとし、その責任者は事務局長とする。
２

個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他機構における個人情報に関する全ての権限と責務を有する。
(1) 第 1 条に規定する基本方針の策定、役職員等への周知、一般への公表(2) この規程に基づき個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる事案の承認(3) 個人情報に関する安全対策の策定・推進(4) 個人情報の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施(5) 事故発生時の対応策の策定・実施（事務取扱担当者）
第 6 条 機構における個人情報を取扱う事務については、事務取扱担当者を明確にするものとする。
２ 事務取扱担当者は、取得した個人情報を含む書類等（磁気媒体及び電子媒体（以下、「磁気媒体等」という。
）を含む。
）を、不正アクセス、漏洩、滅失、又は棄損のないよう安全に管理するよう努めるものとする。
３ 事務取扱担当者は、個人情報を取扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
４ 事務取扱担当者は、個人情報の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録するものとする。
（役職員等の教育）
第 7 条 機構は、役職員等に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、個人情報の適正な取扱いを図るものとする。
（事務取扱担当者の監督）
第 8 条 機構は、必要に応じて個人情報等の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、事務取扱担当者に遵守させ、またその監督を行うものとする。
（個人情報の取扱状況の確認）
第 9 条 個人情報保護責任者は、機構における個人情報の取扱いが関係法令及びこの規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認するものとする。
（個人情報の正確性の確保）
第 10 条 個人情保護責任者は、機構における個人情報が、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
（通報及び調査義務等）
第 11 条 事務取扱担当者は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報保護責任者に通報しなければならない。
２

個人情報保護責任者は、個人情報の外部への漏洩について事務取扱担当者から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

（報告及び対策）
第 12 条 個人情報保護責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報等が外部に漏洩していることを確認した場合には、法令の規定に基づき、次に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
ア 漏洩した情報の範囲
イ 漏洩先
ウ 漏洩した日時エ その他調査で判明した事実
２ 個人情報保護責任者及び事務取扱担当者は、必要に応じて関係機関とも相談のうえ、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。
（体制の見直し）第 13 条 機構は、必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。

（苦情等への対応）
第 14 条 機構における個人情報の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応するものとする。
2 機構の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
第３章 個人情報の取得、利用等（個人情報の取得方法）
第 15 条 個人情報の取得は、あらかじめその利用目的を公表するなど、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
２ 機構は、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き、本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。
以下「本人等」という。
）に対して、その利用目的、利用の停止を求める権利の存在等を明示するものとする。
３ 前項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
４ 機構は、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人以外から個人情報を取得できるものとする。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令等の規定に基づくとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4) 所在不明等の事由により、本人から取得することができないとき。
(5) 本人から取得したのでは事業の目的を達成し得ないと認められるとき。
（個人情報の利用）
第 16 条 機構は、個人情報を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、法令及び基本方針に定める利用目的の範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、緊急に必要がある場合は、この限りでない。

第４章 個人情報の保管、管理等（保管）
第 17 条 機構は、事務処理に必要な期間に限り、個人情報を保管する。ただし、所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、個人情報を保管するものとする。
２ 個人情報を取り扱う機器、磁気媒体等及び書類等は、情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理の確保のため、次に掲げる方法により保管又は管理するものとする。
(1) 個人情報を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
(2) 個人情報を含む書類及び磁気媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
(3) 個人情報データベースは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
(4) 個人情報を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
（情報システムの管理）
第 18 条 機構において使用する情報システムにおいて個人情報を取り扱うときは、次に掲げる方法により管理するものとする。
(1) 個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人情報を取り扱う事務を処理する
ときは、ユーザーID に付与されるアクセス権により、当該情報システムを使用できる事務取扱担当者に限定して処理させるものとする。
(2) 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱う上で、正当なアクセス権を有する者であることを確認するため、ユーザーID、パスワード等により認証する。
(3) 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
(4) 個人情報をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講じる。
（個人情報の持出し等）
第 19 条 機構において保有する個人情報を持ち出すときは、次に掲げる方法により管理するものとする。
(1) 個人情報を含む書類を持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講じる。
(2) 個人情報を含む書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段等を利用する。

(3) 個人情報データベースを磁気媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講じる。

第５章 個人情報の提供（個人情報の提供）
第 20 条 法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
２

前項の定めにかかわらず、機構の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、本人等が事前承諾した又は法令に定める利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。

3

前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報保護責任者による承諾を得なければならない。

4

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず機構で保有している個人情報を提供することができるものとする。

（開示、訂正）第 21 条 機構が保有する個人情報について、本人からその開示の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、適法かつ合理的な範囲に限り開示するものとする。
２ 機構は、個人情報の開示を受けた者から、当該情報の訂正、追加、削除等の申出があったときは、遅滞なく調査を行い利用目的の達成に必要な範囲内において、速やかに必要な対応を行うものとする。
（第三者提供の停止）
第 22 条 個人情報が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止が求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止するものとする。
第６章 委託（委託先の監督）
第 23 条 機構は、個人情報にかかる事務の全部又は一部を他者に委託するときは、次に掲げる条件を踏まえ、委託先の適切な選定を行うものとする。
(1) 社会通念上相当な事業活動を営む者であること

(2) 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること(3) 機構との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
２ 機構は、委託先において個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、必要な契約の締結を行うとともに、委託先における個人情報の取扱状況の把握を行い、必要かつ適切な監督を行うものとする。
３ 委託先が機構の許諾を得て再委託するときには、再委託先の監督については、前２項の規定を準用するものとする。
（再委託）
第 24 条 機構は、委託を受けた個人情報関係事務の全部又は一部を他者に再委託するときは、委託者の許諾を得なければならない。
２ 機構は、再委託先に対し必要かつ適切な監督を行うものとし、再委託先の監督については、前条の規定を準用するものとする。
第７章 廃棄、消去（個人情報の廃棄、消去）
第 25 条 機構は、第 17 条に規定する保管期間を経過した書類等保有する必要がなくなった個人情報について、次のとおり速やかに廃棄するものとする。
(1) 個人情報を含む書類の廃棄は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
(2) 個人情報データベースは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
(3) 個人情報を含む磁気媒体等は、破壊等により廃棄する。
(4) 個人情報データベース中の一部の個人情報を削除する場合は、容易に復元できない手法により削除する。
（廃棄の記録）第 26 条 機構は、個人情報を廃棄又は消去したときは、消去・破棄の日、消去・破棄した個人情報の内容及び消去・廃棄の方法等の記録等を保存するものとする。
第８章 その他（禁止事項）
第 27 条 機構は役職員等に対し、個人情報について、以下の各号に掲げる事項を禁止するものとする。

(1) 不正な手段により個人情報を収集すること(2) 当初の収集目的以外で個人情報を利用すること(3) 業務上の必要なく個人情報を取扱う区域に立ち入ること(4) 業務上の必要及び権限がなく個人情報データベースにアクセス、閲覧し、保管された個人情報を記録すること（罰則）
第 28 条 機構は、この規程に違反した職員に対して就業規程に基づき処分を行い、その他の関係者に対しては、契約又は法令に照らして処分を決定するものとする。

附則１ この規程の改廃は、理事会の決議による。
附則２ この規程は、2020 年 3 月 9 日から施行する。
（2020 年 3 月 9 日第 3 回通常理事会議決）