進級管理システム マニュアル

2020 年 2 月 Ver1.0 （ドラフト）

作成：ボーイスカウト沖縄県連盟（所管：運営委員会・県連盟コミッショナー）

Ⅰ.ユーザー操作マニュアル
進級管理システムは、進級・進歩に関する申請手続きを、オンラインで行えるように開発したものです。
申請手続きは、スカウトごとに行って下さい。

1.トップ画面システムを起動すると、次のトップ画面が表示されます。

(1) メールアドレス（必須）
入力する指導者のメールアドレスを入力してください。
入力した内容をメールで受信するために必要です。
(2) メニュー選択（必須）
申請するメニュー（部門）をブルダウンから選択して下さい。
(3) メモメモは、各団で自由にお使いいただけます。
活動の様子を入力するなど、ご自由に入力して下さい。

2.ビーバー部門
トップ画面から「ビーバー進捗」を選択すると、次の画面にジャンプします。

(1) 申請スカウト選択（必須）
申請するビーバースカウトを、プルダウンから選択して下さい。
プルダウンに表示するスカウトは、管理フォームから各団で入力する必要があります。
(2) 取得年月日（必須）
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01「取得年月日」とは、上進、進級した日、チャレンジ章や技能章を取得した日を指しています。
(3) ビーバー進捗報告（必須）
申請する手続きを一覧から選択して下さい。
このシステムでは、取得日は次のように取り扱います。
① 入隊：入隊した日② ビックビーバー進級：4 月 1 日③ ビーバー修了④ CS 上進：3 月 31 日
⑤ 退団：退団した日
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(4) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(5) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、ビーバー部門の手続きは全て終了です。

3.カブ部門
トップ画面から「カブ進捗」を選択すると、次の画面にジャンプします。

(1) 取得年月日(必須)
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01「取得年月日」とは、上進、進級、履修した日、チャレンジ章や技能章を取得した日を指しています。
(2) 申請スカウト選択（必須）
申請するカブスカウトを、プルダウンから選択して下さい。
プルダウンに表示するスカウトは、管理フォームから各団で入力する必要があります。

(3) カブ進級章進捗報告（必須）
申請する手続きを一覧から選択して下さい。
このシステムでは、取得年月日は次のように取り扱います。
① 上進（仮入隊）：4 月 1 日② 新規入隊（仮入隊）：入隊があった日③ りす履修：入隊後りすの課程を履修した日④ うさぎ進級：うさぎに進級した日※「りす履修」と「うさぎ進級」が同日の場合は、それぞれ入力が必要です。つまり、「りす履修」を入力し送信した後、同じ「取得年月日」で「うさぎ進級」を申請することになります。
⑤ うさぎ履修：うさぎの課程を履修した日※「進級」と「履修」が同日になることはあり得ません。
⑥ しか進級、くま進級：4 月 1 日⑦ しか履修、くま履修：それぞれの課程を履修した日⑧ BS 上進：3 月 31 日
⑨ 退団：退団した日

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(4) チャレンジ章
申請する手続きを一覧から選択して下さい。

(5) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(6) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、カブ部門の手続きは全て終了です。

4.ボーイ・ベンチャー部門
トップ画面から「BS 進捗」を選択すると、次の画面にジャンプします。
(1) 取得年月日(必須)
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01「取得年月日」とは、上進、進級、履修した日、チャレンジ章や技能章を取得した日を指しています。
(2) 申請スカウト選択（必須）
申請するボーイスカウトを、プルダウンから選択して下さい。
プルダウンに表示するスカウトは、管理フォームから各団で入力する必要があります。
(3) ボーイの進級
申請する手続きを一覧から選択し、「次へ」のボタンを押してください。
※技能章の申請は、何も選択せず、次へお進みください。
このシステムでは、取得年月日は次のように取り扱います。
① 上進入隊（BS）：4 月 1 日② 新規入隊：入隊があった日③ 各進級：進級課目を履修し進級した日④ 退団：退団があった日

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(4) 技能章（VS と共通）
申請する手続きを一覧から選択し、「次へ」のボタンを押してください。
※このシステムでは、一回に申請できる技能章の数は、5 個までとしています。

(5) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(6) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、ボーイ部門の手続きは全て終了です。

3.ベンチャー部門
トップ画面から「VS 進捗」を選択すると、次の画面にジャンプします。
(1) 取得年月日(必須)
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01「取得年月日」とは、上進、進級、履修した日、チャレンジ章や技能章を取得した日を指しています。
(2) 申請スカウト選択（必須）
申請するベンチャースカウトを、プルダウンから選択して下さい。
プルダウンに表示するスカウトは、管理フォームから各団で入力する必要があります。

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(3) ベンチャーの進級申請する手続きを一覧から選択し、「次へ」のボタンを押してください。
※技能章の申請は、何も選択せず、次へお進みください。
このシステムでは、取得年月日は次のように取り扱います。
① 上進入隊（VS）＊：4 月 1 日② 新規入隊：入隊があった日③ 各進級：進級課目を履修し進級した日④ 退団：退団があった日※
沖縄県連盟では、VS の上進入隊は 4 月 1 日としています。

(4) 技能章（BS と共通）申請する手続きを一覧から選択し、「次へ」のボタンを押してください。
※このシステムでは、一回に申請できる技能章の数は、5 個までとしています。

(5) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(6) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、ベンチャー部門の手続きは全て終了です。

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4.宗教章・世界環境保護
トップ画面から「宗教章・世界環境保護」を選択すると、次の画面にジャンプします。
※宗教章と環境保護章（世界スカウト環境バッジ）は、同時に申請できないようにしています。
(1) 申請スカウト選択（必須）
申請するスカウトを、直接入力して下さい。
(2) 取得年月日(必須)
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01「取得年月日」とは、上進、進級、履修した日、チャレンジ章や技能章を取得した日を指しています。

(3) 部門（申請する部門を選択して下さい）（必須）
申請するスカウトが所属している部門を選択して下さい。
① 信仰奨励賞を申請できるのは、ボーイスカウト、及びベンチャースカウトです。
② 宗教章を申請できるのは、ボーイスカウト、ベンチャー及びローバースカウトです(4) 宗教章・世界環境保護
申請する項目を一覧から選択して下さい。
(5) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(6) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、ベンチャー部門の手続きは全て終了です。

5.新規スカウト登録
トップ画面から「新規スカウト登録」を選択すると、次の画面にジャンプします。
このメニューは、団内の事務連絡のためのメニューです。ここに入力しても、新規スカウトは登録されませんのご注意下さい。
使い方としては、新規スカウトの手続きがあった場合に、各隊長が氏名、入隊年月日を入力し、その後、団のシステム管理者が入力内容を確認、各隊に登録する手順を想定しています。
(1) 新規スカウト氏名
入隊するスカウトの氏名を入力して下さい。

(2) 入隊年月日
入隊するスカウト年月日を入力して下さい。
年月日を半角数字で、yyyy/mm/dd の形式で入力してください。例：2021/03/01

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(3) 所属隊
入隊する隊を一覧から選択して下さい。
(4) 「回答のコピーを自分に返信する」
スライドボタンをオンにして下さい。そうすることで、入力した内容が、1-(1)の入力したメールアドレスに返信されます。
(5) 「送信」
全て入力したら、送信ボタンを押してください。
これで、ベンチャー部門の手続きは全て終了です。

6.上進と年度更新、進級の取得年月日（重要）(1) 上進の場合
上進するスカウトがいる場合、3 月 31 日に上進の入力を行った後、システム上で年度更新処理※を行い、そのスカウトについて 4 月 1 日に上進入隊の入力をする必要があります。
① 3 月 31 日に上進の入力② 前の部門の一覧から該当するスカウトを削除③ 次の部門に該当するスカウトを直接入力（切り取り、貼り付けによる入力方法を推奨）④ 当該スカウトを選択し、4 月 1 日に上進入隊を入力
これは、同一のスカウトが複数の部門に所属させないための処理です。
※スカウトを削除しても、入力した進級記録は削除されません。
※スカウトを直接入力する場合、誤入力（スペースなど）がないよう、確認をお願いします。
※システム上の処理の関係ですので、実際の入隊式の日付ではありません。（メモ機能を活用）
部門
ビーバー
カブ
ボーイ

取得年月日
3 月 31 日
3 月 31 日
3 月 31 日

進捗
CS 上進
BS 上進
VS 上進

年度更新処理

取得年月日
4月1日
4月1日
4月1日

進捗
上進入隊（CS）
上進入隊（BS）
上進入隊（VS）(2) 進級の場合上進するスカウトがいる場合、進級が学年で定義されている部門については、4 月 1 日を入力して下さい。
※システム上の処理の関係ですので、実際の進級式の日付ではありません。（メモ機能を活用）
部門
ビーバー
カブ
カブ
ボーイ
ベンチャー取得年月日
4月1日
4月1日
4月1日
進級があった日
進級があった日

進捗
ビックビーバー
しか進級
くま進級
各進級
各進級

(3) 年度更新処理※について
年度更新処理とは、現年度のファイルをコピーし、翌年度のためのファイル（Google フォーム）を複製する作業のことです。
複製した後、翌年度のファイルのファイル名を変更し、上進するスカウトを、次の部門に移す必要があります。

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7.データの削除
データを誤って入力した場合、返信されたメールが残っていれば、回答内容を編集することが可能です。
編集することができない場合、一旦データを削除し、再入力する必要があります。
データの削除は、管理者の権限となっております。データを削除する必要がある場合は、団の管理者、または県連盟のシステム管理者グループにご連絡下さい。

8.その他(1) 取得年月日「取得年月日」は、過去の日付、または未来の日付の入力が可能です。
ただし、6-(1)の上進で、年度更新処理によりスカウトの氏名を削除した場合は、当該スカウトが一覧に表示されないため、過去の記録を入力することはできません。

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Ⅱ.Google フォーム管理者操作マニュアル
1.

基本的事項
ここでは、「進級管理システム」が編集できる Google フォームの操作について説明します。
① 「進級管理システム」を編集できるのは、各団の“@okinawa.scout.jp”の管理者、及び編集権限を持つ者に限ります。
② 各団の管理者が行える編集作業は、ここで説明する「スカウトの追加」、「スカウトの削除」に限ります。
③ 字句の修正、追加、スプレットシートの編集は、禁止とします。
Google フォームの仕様により、「共同編集者」に対してシステム的な制限を設けることができません。



字句の修正、追加を行うと、県連全体の集約（統計処理）に障害が出ます。

2. 編集可能な項目
共同編集者が編集可能な項目は、各部門の「申請スカウトの選択（〇〇）」に限ります。

3. スカウトの追加
各部門にスカウトを追加する場合は、一覧の最下部に表示されている「〇.選択肢を追加」を選択。
直接スカウトの氏名を入力して下さい。

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① 氏名を入力するときの注意事項（重要）氏名を入力するときに、同一人物でも、入力の方法でシステム上別人と処理されます。
・伊礼 太郎別人と処理されます・伊禮 太郎・金城 一郎（姓と名の間の空白が全角）・金城 一郎（姓と名の間の空白が半角）・金城一郎（姓と名の間に空白がない）

別人と処理されます② 氏名の表示順
氏名を入力した後、氏名が表示される順番を変えることができます。
年齢順で表示したい場合などに、編集して下さい。
移動したいスカウトにマウスでカーソルを合わせて、表示したい行に移動させて下さい。

4. スカウトの削除
各部門のスカウトを削除する場合は、削除したいスカウトに、マウスでカーソルを合わせ、右側に表示されている「×」をクリックして下さい。

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5. 年度更新処理（上進するスカウトがいる場合の処理）
例として、ビーバーからカブに上進される処理を説明します。他の部門でも、同様の手順となります。
〇「いわさき」君を、ビーバーからカブに上進処理します。
① 入力フォームから、「いわさき」君の入力を行います。
「取得年月日（BVS）」に「＊＊＊＊/03/31」を入力

「ビーバー進捗報告」から「CS 上進」を選択② 「送信」を押し、処理を終了します。
③ 他の部門にも上進するスカウトがいれば、同じ手順で処理します。

④ Google フォームのコピーを作成します。
⑤ 、現年度のファイル（旧）をコピーし、翌年度のためのファイル（Google フォーム）を複製（コピー）します。
⑥ 複製した後、翌年度（新）のファイルのファイル名を変更します。

⑦ 新しく作成した「翌年度（新）」の Google フォームを開きます。
⑧ 上進したスカウトを削除します。
⑨ 上進する部門に、スカウトの氏名を追加します。

⑩ 翌年度の入力フォームを開き、上進した部門から「いわさき」君を選択し、入力します。
「取得年月日（CS）」に「＊＊＊＊/04/01」を入力

「カブ進級章進捗報告」から「上進（CS 仮入隊）を選択⑪ 「送信」を押し、処理を終了します。
⑫ 他の部門にも上進するスカウトがいれば、同じ手順で処理します。
6. 入力フォームのリンク(URL)
入力フォームのリンク先を確認する方法を説明します。
① Google フォームを開き、右上の送信をクリックし、「フォームを送信」を表示します。

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② 「フォームを送信」の「送信方法」から、中央のボタンを選択します。

③ リンク先が表示されています。「コピー」をクリックし、関係者と共有して下さい。

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7. スプレットシートの作成
各団で活用するためのデータ（エクセル形式）を作成する手順を説明します。
ここで作成されるスプレットシートは絶対に編集しないでください。
団で編集する場合は、エクセルの形式等にダウンロードして下さい。
① Google フォームを開き、「回答」を選択します。
② 「スプレットシート」のボタンをクリックします。

③ 自動的に別画面でスプレットシートが作成されます。

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④ 「ファイル」を選択し、編集したいダウンロード形式を選んで下さい。

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