2024 年度 夏季体育施設抽選会開催要項（案） （2024 年 3 月 22 日現在）
※要項をあらかじめ熟読していただき、各施設の責任の下でお申し込み下さい。
※本年度については 「使用後に観光局への料金の納入」を行ってください。

抽選会に付す期間 ： 2024 年 7 月 1 日 ～ 2024 年 9 月 30 日
【2024 年度 抽選会日程】
4月 8日

各宿：抽選会参加のための書類提出〆切日

4 月 11 日

抽選会 （宿泊業を営む信州いいやま観光局会員のみ対象）

4 月１５・１６・１７日

抽選会分申請書提出期間（観光局へ直接持参）

4 月 19 日～

電話受付開始 （信州いいやま観光局会員のみ対象）

5 月 20 日～

電話受付開始 (以降、非会員も対象)

催行終了後

信州いいやま観光局から各宿へ請求／振込もしくは直接入金※抽選会分以外の申請書の提出については仮予約時に申請期限をお知らせします１．抽選会 （トピアホール・社会体育施設）
期日： 4 月 11 日（木）１０：００開始・抽選 1 回目／2 回目 （休憩） 14:00 再開・抽選 3 回目／4 回目／5 回目

参加資格：宿泊業を営む信州いいやま観光局会員
抽選方法：事前申し込みによる Web 抽選
配信方法：配信 URL は当日 9:４５頃、信州いいやま観光局 夏季 HP にて公表します。
「夏季合宿⽤体育施設予約状況」
https://www.iiyama-ouendan.net/about_tourism/status/

対象施設：トピアホール（※半面単位のみの受付）・市民体育館（※半面単位のみの受付）
勤労者体育館・弓道場・武道館・多目的運動広場・市営野球場・市営庭球場※市民プール及び河川敷グラウンドは飯山市教育委員会で直接受付です
２．抽選会の流れ
・各抽選では Web 上で公開しながら 2 回の抽選（抽選順抽選と本抽選）を行い、1 宿最大 4 件の仮予約を受け付けます。
■抽選会の内容について抽選会中、抽選は全部で５回行います。※１抽選回につき、１宿１回の権利です。
１． 抽選１ 回目

事前調査で第１希望を出した施設で、全体での１回目の抽選∟抽選希望場所が重複しなかった場合にはそのまま仮予約となります２．抽選２回目

１回目でいずれの施設も仮予約できなかった方対象

３．抽選３回目

全体で２回目の抽選

４．抽選４回目

全体で３回目の抽選

５．抽選５回目

全体で４回目の抽選■抽選方法について
抽選には Excel のランダム関数を使用します。受付の FAX 到着順（申し込み先着順）に宿名を入れ、ランダム関数にて数値を割り振り、「小さい順」に宿名を並べ替えます。（抽選順抽選）
１回目の抽選数値順に並べ替えた後、ランダム関数にて再度数値を割り振り、「小さい順」に宿名を並べ替えます。（本抽選）番号順に電話にて連絡しますので、期間・宿名・希望種目を確定し抽選終了となります。
∟※次抽選回分についてはお電話の際に意思確認をします。

３．申請書の提出期限

抽選会分申請書提出受付期間
4 月 15 日（月）、16 日（火）、17 日（水） 8:30～17:30（最終受付 17:15）
提出場所・方法：飯山駅 1 階 観光案内所へ直接持参してください ※FAX 不可① 昨年度、書類不備が多かったため、今年度は FAX 不可といたします。
② 申請書欄には使用者の代表者記載の欄がありますのでなるべく合宿代表者と事前に連絡を取っておいてください③ 提出した申請内容の変更については使用日の３日前までにお電話にてお知らせください。
４．抽選会後の予約（電話での随時予約）について【会員先行電話受付】 ４月１9 日（金）午前 9:00 から【一般予約電話受付】 ５月 20 日（月）午前 9:00 から（以降非会員も申込可）
予約方法：空き状況を確認（ホームページ・電話）し、電話で仮予約を行ってください。
受付した仮予約については、申請書の締切日を仮予約の段階でお伝えいたしますので、期限内に申請書の提出を完了させてください。（概ね、1 ヵ月前をきっている場合には仮予約をした日を含めて 5 日以内（土・日・祝日を除く）に申請書の提出を完了させてください）※申請期限を過ぎた仮予約は自動的に取り消しとなります。観光局から確認のお電話等はいたしませんのでご注意ください。
正式手続：申請書に記入･押印(※印鑑ご持参下さい)し、ご提出ください。※FAX 不可
受付場所：飯山駅観光案内所１階 信州いいやま観光局 営業企画課（TEL 0269-62-3133／受付時間：平日 8：30－17：１５）
５．仮予約の諸注意
・連続予約は最長 5 日間とします。（休館日・予約済等の日程を挟んだ場合は、その日を除いた 5 日間）
・前日午後～翌日午前 [PM|AM]までは、1 日としてカウントします。
・トピアホールは夜間（18:00～22:00）の利用も可能であり、昼間からの連続予約も可能です。
・仮予約についてのキャンセル待ちは一切お受けできません。
６．キャンセル料、キャンセル期限について・予約取消に伴うキャンセル料については 以下の通りご請求いたします。
使用開始日の 21 日前まで発生いたしません

使用開始日の 20 日前～14 日前まで使用料の 20%

使用開始日の 13 日前～7 日前まで使用料の 50%

使用開始日の 6 日前以降

使用料の 100%（天災、施設都合の場合を除く）※より多くの方にご利用いただけるよう、予約解除はわかった段階でお知らせください。
７．予約に伴う使用料の入金について・使用後、FAX にてご請求額の通知を行いますので期日までに観光局へお支払い（ゆうちょ振込もしくは直接入金）を必ず行ってください。
料金の延滞、滞納等については、来年以降の抽選会および事前予約受付期間の申請を一切お断りさせていただきます。
８．夏季体育施設ホームページについて
4 月上旬より随時、下記 URL にて各施設の予約状況及び使用料金等を公開予定です。
https://www.iiyama-ouendan.net/about_tourism/status/

９．夏季体育施設申請規程
下記事項を遵守して、公平かつスムーズな進行、運営にご協力ください。

■ 抽選会にあたって・一宿につき権利を持つ代表者１人限り（経営者、もしくは経営者の 1 親等以内／理由があり従業員を代理としてたてる場合には事前に所属の各観光協会に従業員証明書等を添え、要申請）の参加とします。名義貸しの行為が発覚した場合、本年度の抽選会と次年度の抽選会への参加について、名義を借りた宿及び名義を貸した宿、ともにお断りいたします。(電話予約受付開始からはご参加いただけます)■ 申請にあたって・申請書中、「使用目的」欄への記載は明確に行ってください。
・合同合宿にて共同で施設を使用する場合、申請書には責任者(中心となる宿)と当日必ず連絡の取れる電話番号を記入し、かつ施設への申請書へは合同合宿を行うすべての宿名、代表者名、連絡先を列挙してください。（対応宿が多数の場合には別添えになっても構いません）※申請書受付時に観光局で責任宿を、期間中は各観光協会が合同合宿かどうかを確認します。
・申請については宿ごとの申請ではなく、使用団体ごとに申請書を提出してください。
(例：A 宿が抽選で 7 月 3 日～8 日の権利を獲得、期間中の使用団体が 7 月 3 日～4 日 B 団体、7 月 5日～8 日 C 団体の場合、A 宿が B 団体、C 団体それぞれで１枚ずつ申請してください。)
・施設予約は他者への転貸はできません。違反が発覚した場合は該当宿(転貸しした宿、された宿)の双方に対しペナルティとして翌年度の観光局からの施設貸出しを一切行いません。

■ 施設使用にあたって・利用者及び種目が明確でなく利用に際し各体育施設において問題があると判断された場合や、準備を要する体育施設における種目（例：バレーボール、バスケットボール、バトミントン等）の変更が当日行われた
場合には、使用時間が短くなったり希望種目の競技が行えなかったりする場合があります。それに関して観光局では一切の責任を負いかねます。
・各体育施設の使用上の注意を厳守していただきますが、注意事項が守られず各体育施設から信州いいやま観光局へその旨の申し出があった場合には、翌年度、申し出のあった宿の該当体育施設の抽選会受付をお断りいたします。必ず施設管理者の指示に従って利用願います。
・感染症対策、各種清掃・消毒については使用団体（および使用申請宿）の責任の下、各施設の管理方法にのっとって行ってください。
・当日、到着が使用開始の申請時間を過ぎる場合には各施設連絡先へ事前に必ずお電話ください。無連絡の場合には来年度の抽選会への参加をお断りいたします。また、遅刻した場合に使用時間が減った場合にも一切の減額はせずにご請求いたします。

■ その他
・７月～９月までの夏季体育施設優先貸出に関しては、飯山市教育委員会、商工観光課より施設を借り、合宿用体育施設として当局に於いて受付、抽選会で取りまとめたものを、各体育施設が予約可能となる 1 か月前に教育委員会及び商工観光課あてに使用申請します。
ただし、各施設の利用優先権は、飯山市社会教育団体・市民にあります。上記団体等の行事によっては、予約できた日程でも使用できない場合がありますので予めご了承願います。
・本年度の小中学校施設の貸し出しについては協議・調整中です。（3/22 現在）
・現地体育館での電灯使用の追加（トピアホール半面使用申請→全面の電気を使用）希望の場合には施設管理者へ当日、その旨をお申し出頂いたうえで、その分の電気料は係員の指示に従ってお支払いください。
・夏季体育施設貸出し申し込みを行う宿は、開催通知に書かれている事柄に対し理解、同意したものとみなします。トラブルが発生した際は、宿及び利用者の責任となります。要項については予め熟読いただき、ご不明な点があれば、申込み前に必ず所属の各観光協会まで確認をとってください。（信濃平、市街地の各宿に関しては信州いいやま観光局へ直接お問い合わせください）・いずれの場合にも各宿の責任の下、お申込みください。

（一社）信州いいやま観光局 営業企画課 担当 眞田・関
〒389-2253 長野県飯山市大字飯山 772-6(飯山駅観光交流センター内)
TEL：0269-62-3133 (平日 8:30－17:00)／FAX：0269-62-7003