The Otis
Absolutes

Made to move you© 2020 OTIS ELEVATOR.

The Otis Absolutes

Contenuti della guida

Introduzione

INTRODUZIONE

Otis siete Voi

All'insegna dei nostri Assoluti	

03

Gli elementi di base per essere i migliori04

Voi fate la differenza

07

Cercate indicazioni? Questa è la vostra bussola

09

Utile checklist per prendere decisioni etiche

10

Persone, luogo di lavoro e ambiente

11

Sicurezza sempre al primo posto

11

La qualità è alla base di tutto ciò che facciamo

13

Siamo molte voci: pari opportunità

14

Insieme siamo migliori: promozione di un luogo di lavoro rispettoso 15
Protezione dell'ambiente

17

Rispetto dei diritti umani

19

Contributo alle comunità

20

Clienti, fornitori e mercato

21

Attività commerciali a livello globale

22

Concorrenza agguerrita ma leale

23

Corruzione e scelta oculata dei partner commerciali

25

Conflitti di interesse27

Coinvolgimento nella politica pubblica e nell'attività politica

29

Asset, proprietà e reputazione	

31

Protezione e rispetto della proprietà intellettuale

31

Insider trading e come evitarlo

33

Mantenere registri accurati

34

Informazioni personali

35

Social media, possibilità e pericoli

37

LE VOSTRE RISORSE

39Informazioni e supporto

41

Clausola scritta in piccolo e rinuncia

43

Cari Colleghi Otis,
Lavoriamo in un ambiente di business
frenetico, dove il processo decisionale
avviene in modo rapido e frequente.
Alcune decisioni sono più difficili da
prendere di altre e alcune presentanoveri e propri dilemmi etici. In ogni caso,
tutti noi dovremmo fare la cosa giusta:
proteggere la salute e la sicurezza dellepersone, condurre gli affari con integrità
e rispettare i nostri accordi.
In Otis, il modo in cui lavoriamo
e facciamo affari si riassume nel
nostro incrollabile impegno verso
I tre Assoluti: Sicurezza, Etica
e Qualità. Questi valori fondamentali
stabiliscono standard di condottae principi etici che guidano ciascuno
di noi nelle nostre decisioni quotidiane,
indipendentemente dai confini geografici,
dai ruoli, dalle funzioni o dalle culture.

Non c'è niente di più sacrosantodei nostri Assoluti. Ecco perché
i nostri leader li modellano e tutti
i nostri dipendenti li adottano:è per questo motivo che indossate
il logo Otis con orgoglio.
Come membri del team di Otis,
è vostra responsabilità farvi avanti seavete domande e agire se sospettate
di avere commesso un'infrazione.
Ve lo posso assicurare: non avrete mai
problemi se fate sentire la vostra voce
per proteggere i nostri Assoluti.
Quando applichiamo questi
principi al nostro lavoro quotidiano,
creiamo un ambiente che ci permettedi perseguire la nostra visione, offrendo
alle persone la libertà di connettersi
e avere successo in un mondo più vasto,
più rapido e più intelligente.

Judy Marks

President e CEO, Otis

2

ALL'INSEGNA DEI NOSTRI VALORI ASSOLUTI

All'insegna
dei nostri
Assoluti

Gli elementi dibase per esserei migliori
Benvenuti! Se la nostra cultura riflettechi siamo, i nostri tre Assoluti definiscono
il nostro modo di pensare, di prendere
decisioni e di agire ogni giorno.

Offriamo alle persone
la libertà di connettersi
e avere successo in unmondo più vasto, piùrapido e più intelligente.
Sicurezza, etica e qualità sono
assolutamente fondamentali per noi
e per ciò che facciamo. Sono nel
DNA della famiglia Otis. Sono loroa spingere noi, e il mondo che cicirconda, verso nuove vette. Questi
tre Assoluti sono inoltre la chiave per
vincere le nostre sfide, comunicare inmodo chiaro e stare sempre un passo
avanti. Perché, pur essendo molte voci,condividiamo tutti il piano comune difare assolutamente del nostro meglio.
È semplicemente ciò che siamo.

4

ALL'INSEGNA DEI NOSTRI Assoluti

Tutti,
ovunque,ogni giorno

Sicurezza Etica

QualitàCi impegniamo a creare
un mondo più vasto, piùrapido e più intelligente,tuttavia non prendiamo
mai scorciatoie per
raggiungere questo
risultato. Ecco perché lasicurezza è al centro di
tutto ciò che facciamo.
Pertanto, che si tratti dellacostruzione, dell'installazioneo della manutenzione dellatecnologia da parte delnostro personale o delpubblico che la utilizza,
dobbiamo sempre mettere
la sicurezza al primo posto.

La nostra reputazione
è un valore inestimabile.
Milioni di persone, daiclienti e dagli azionisti,
ai dipendenti e ai
passeggeri, si fidano
di noi perché non solo si
aspettano, ma sanno, che
operiamo nel modo giusto:
in modo etico, legale
e onesto. Tutto ciò che
facciamo si basa su questo
spirito di integrità.

Vogliamo che Otis
sia l'azienda migliore.
Questo è il punto. Tutti
noi abbiamo un ruolo dasvolgere. In parole povere,
Otis è sinonimo di qualitàeccezionale: a cominciareda ingegneria, produzione,
installazione e assistenza finoalla vendita, al marketinge alla rendicontazione
finanziaria. Ciò richiede
che tutti lavorino insieme,
con lo stesso impegno
e la stessa attenzione intutta l'organizzazione.

“Tutto dipende
dal fatto dimuovere lepersone inmodo sicuro.”“Condurre leattività nel modo
giusto: ecco cosa
ci rappresenta.”“Forniamo
risultati di qualitàin tutto ciò che
facciamo.”6

ALL'INSEGNA DEI NOSTRI Assoluti

Voi fate la differenza
Occorre coraggio per essere all'altezza dei nostri elevati valori. Farsi avantiquando le cose non vanno bene o quando crediamo di poter fare meglio
rappresenta perfettamente il nostro modo di lavorare.
Chiunque in Otis può intervenire ed è incoraggiato a farlo. Ascoltatevi a vicenda
e condividete le vostre opinioni. Siamo in linea con i nostri tre Assoluti? Ci stiamo
lasciando sfuggire delle occasioni? È davvero la cosa giusta da fare?
Porre una domanda o segnalare una preoccupazione potrebbe sembrare facile,
ma non è sempre così semplice. Ecco perché in Otis ci sono tante persone pronte
ad ascoltarvi. I vostri supervisori, i colleghi delle Risorse umane e dell'Ufficio legale,gli Ethics & Compliance Officer sono tutti pronti ad aiutarvi.
In caso di dubbio, rivolgetevi a loro. Se segnalate una preoccupazione, andremo
a fondo della questione in modo dettagliato e corretto.
Il processo coerente adottato ci consente di comprendere cosa è successo e perché.
Se necessario, correggiamo la situazione (il che talvolta richiede disciplina) per evitareche si ripeta.
È responsabilità di tutti:
Farsi sempre avanti,
aiutare e dare l'esempio.
Conoscere gli Assoluti diOtis e metterli in pratica.
Impegnarsi sempre al massimo.

I supervisori o i manager
devono assicurarsi di:Creare un luogo di lavoro positivo,
stimolante e produttivo.
Incoraggiare tutti a proporre idee,
miglioramenti e manifestare lepreoccupazioni.
Rispondere prontamente e con
rispetto a tutte le segnalazioni.

i

Non avrete mai
e poi mai problemi
per esservi fatti avantise qualcosa non vi
sembra sicuro, eticoo semplicemente nonvi sembra giusto.

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy contro le ritorsioni.

8ALL'INSEGNA DEI NOSTRI Assoluti

Cercate indicazioni?
Questa è la vostra bussola

Utile checklist per prendere
decisioni etiche

Pensate a questa guida come al vostro progetto per faredi Otis un luogo sicuro ed etico dove svolgere un lavoro dimassima qualità. È un documento aggiornato costantemente,
con chiari principi guida, che deve essere assimilato.

Elisha Otis ha basato la nostra azienda sull'integrità, e mantenerla è stato
un impegno comune a tutti coloro che hanno indossato il logo Otis da quando
abbiamo messo i freni agli ascensori per la prima volta, nel lontano 1853. Tuttavia,
agire con integrità richiede attenzione. Pertanto, ogni volta che vi trovate di frontea una scelta etica, dovreste sempre porvi due domande fondamentali prima di agire:

Dovete sapere, fino in fondo, che tutti noi abbiamo
il potere e la responsabilità di creare il luogo di lavoro,
i prodotti e l'azienda che rispecchiano il nostro meglio,
anche quando ci troviamo di fronte a situazioni difficili.
Qui troverete le responsabilità chiave che accettiamo cometeam, così come le risorse per quando avete preoccupazioni
o dovete affrontare decisioni difficili. Laddove utile, offriamo
anche riferimenti alle policy ed esempi di situazioni analoghe.

1: Posso…?
È legale? Conforme? In linea
con le leggi e le politiche?

2: Dovrei…?
Qualunque cosa stiate perfare, è in linea con i nostri tre
Assoluti e la nostra reputazione(immaginate se diventasse
virale su Internet)?

Se la risposta è “no” o anche
se non siete sicuri al 100% delle
vostre risposte a questi autocontrolli,
prendetevi un momento per riflettere:•	Quali sono i vostri doveri
nei confronti di tutti
coloro che sono interessati
da questa decisione?
•	Cosa succede se procedete
con questa scelta?
•	Quali sono le potenziali
alternative?

È assolutamente giusto porre domande quando non si è sicuri. È necessario.
Fa parte del vostro lavoro. Parlate con il vostro supervisore, con i colleghi delle
Risorse umane o dell'Ufficio legale o con l'Ethics & Compliance Officer: saranno
sempre disponibili per aiutarvi.

i Per ulteriori informazioni, consultate il Manuale delle policy e il Manuale finanziario.
10

PERSONE, LUOGO DI LAVORO E AMBIENTE

Persone, luogo dilavoro e ambiente

Il rispetto delle regole di sicurezza si riduce ad alcune scelte fondamentali che fateogni giorno:

Sicurezza sempre al primo posto
Otis trasporta in sicurezza l'equivalente dell'intera popolazione mondiale...
ogni tre giorni. Pensate a tutti quei milioni di colleghi, clienti, fornitori e passeggeri
di Otis che ci affidano la loro vita.
Perché? Perché la sicurezza ha sempre la precedenza sui tempi e sui costi,
e non ci scusiamo mai per questo. In realtà, è motivo di immenso orgoglio
per noi ed è per questo che mettiamo sempre la sicurezza al primo posto.

Rispettare tutte le leggi,
gli standard e le linee guida
sulla sicurezza che regolano
il vostro lavoro.

Sentirsi a propri agio neldare e ricevere feedback
su come possiamo essere
tutti più al sicuro.

Individuare e controllare i rischi,
segnalare le preoccupazioni
e i near-miss, in modo chetutto possa essere risolto.

Rispettare le nostre
procedure di sicurezzae di emergenza in modo chetutto e tutti siano protetti.

Mantenere il vostro luogo
di lavoro in ordine, all'interno
e all'esterno, senza situazioni
di rischio e infortuni.

Rispettare le restrizioni
in materia di alcol e droghe
sul lavoro.

Se non riuscite a seguire le Cardinal Rules, fermatevi immediatamente e rivolgetevi
al vostro supervisore. La sicurezza viene prima di tutto. Non avrete assolutamente
mai problemi per aver messo la sicurezza al primo posto.

Che sia al piano terra o al 75° piano, chiunque entri negli uffici e negli ascensori,nei cantieri e nelle scale mobili di Otis, deve sempre sentirsi sicuro e al sicuro.
D: in che modo la nostra politica ditolleranza zero sui farmaci influenza
l'uso di farmaci su prescrizione?

Chiamiamo i nostri principi fondamentali di sicurezza sul lavoro Cardinal Rules.
Sono integrate in tutto ciò che facciamo, dalla protezione anti-caduta nel montacarichi
al controllo del movimento dell'ascensore durante le procedure di servizio e di sicurezza
elettrica in cantiere.

R: se assumi farmaci su prescrizione
che potrebbero influire sul rendimento
lavorativo, è necessario segnalarlo al
tuo supervisore o al reparto Human

Perché regole cardinali? Perché non devono mai essere infrante: vogliamo che gli
operatori e i professionisti sul campo di Otis tornino a casa sani e salvi alla fine di ogni
giornata. Vogliamo che voi, e tutti coloro che interagiscono con Otis, siate al sicuro.

i

Per ulteriori informazioni sulla sicurezza, consultate i nostri programmi sulle policy in materia diEnvironment Health and Safety, sicurezza dei prodotti e dei servizi, denuncia di incidenti gravi
e mortali, abuso di sostanze, alcol e droga.

i

Resources. In alcuni casi, i farmaci su
prescrizione possono compromettere lacapacità di giudizio o la consapevolezzain maniera tale da rendere le condizioni
di lavoro non sicure. Discutendo diquesto, sarai certo di essere valutato
e osservato correttamente, al fine digarantire la sicurezza di tutti.

Siete preoccupati per la vostra sicurezza o per quella degli altri? Contattate un supervisore,
il Safety Department, l’ufficio Risorse Umane o il Legal Department, un Ethics & Compliance
Officer oppure la linea telefonica dedicata.
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PERSONE, LUOGO DI LAVORO E AMBIENTELA QUALITÀ È ALLA BASE DI TUTTO
CIÒ CHE FACCIAMO

Siamo molte voci:pari opportunità

Il lavoro che tutti noi svolgiamo in Otis ha un impatto reale, significativo
e misurabile sulla vita delle persone. Di giorno e di notte, in tutto il mondo,
i passeggeri e i clienti si fidano del nostro incrollabile impegno verso la qualità
per portarli in sicurezza dove sono diretti.

Più pensiamo apertamente, migliore diventa la nostra capacità di risolvere
i problemi. Ecco perché ci affidiamo a più punti di vista possibili per far progredire
il mondo. La famiglia Otis comprende oltre 68.500 voci distinte e ognuna di esse
viene ascoltata.

Tuttavia, costruire, installare e manutenere i migliori ascensori e le migliori scale
mobili del mondo è solo uno dei modi in cui dimostriamo il nostro massimo impegno
verso la qualità. Questa sentita promessa può essere percepita ovunque in Otis; tutti
noi ci adoperiamo per mantenere i nostri impegni quotidiani in modo impeccabile.

“Ognuno di noi è responsabiledella qualità.”Non facciamo discriminazioni, sia che si tratti di razza, religione, nazionalità, sesso, età,disabilità, stato civile, cittadinanza, credo, orientamento sessuale o qualsiasi altro tipo didiscriminazione. Perché? Perché è la cosa giusta da fare e il modo giusto di operare.
Ci assicuriamo inoltre che tutte le assunzioni e le promozioni si basino equamente sullecompetenze e sulle prestazioni. In qualità di sostenitori della diversità e dell'inclusione,
accogliamo i dipendenti o i candidati diversamente abili e rispettiamo tutte le leggi
vigenti in materia di lavoro e occupazione.

Per essere il fornitore più affidabile nei settori in cui operiamo:
Ci assumiamo la piena responsabilità per la lavorazione e il servizio forniti.
Agiamo con impegno per eliminare i problemi di qualità alla fonte.
Rispondiamo rapidamente per risolvere qualsiasi problema e soddisfare
i nostri clienti.
Non sacrifichiamo mai la qualità in nessuna circostanza.

i Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy sulla qualità.

i

Per ulteriori informazioni, consultate la policy sulla gestione della diversità dellaforza lavoro e sulle pari opportunità di occupazione/affermazione.

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PERSONE, LUOGO DI LAVORO E AMBIENTE

Insieme siamo migliori: promozione
di un luogo di lavoro rispettoso
Cosa crea un ambiente di lavoro eccellente? Cosa vi fa pensare che sia proprio
lo stile di Otis? Per più di 165 anni siamo stati i pionieri di un ambiente sicuro, etico(non dimentichiamo gli Assoluti), fiducioso, dove ognuno di noi può esprimere liberamente
i propri pensieri e le proprie idee, porre domande e fornire suggerimenti utili, un luogo
dove tutti possiamo lavorare al meglio.

“È possibile entrare in uno stabilimento Otis
in qualsiasi parte del mondo e trovare qualcosa
di familiare. C'è la sensazione che questo sia Otis.”
Il vero cardine di tutto questo? Il rispetto. È qui che entrate in gioco voi. Affrontando
situazioni che escludono o mancano di rispetto agli altri, mettete in pratica i nostri Assoluti
e seguite la legge:
Fidandovi e rispettandovi l'un l'altro, e agendo in modo che nessuno
si senta mai minacciato o intimidito.
Scoraggiando in modo proattivo qualsiasi comportamento intimidatorio
e opponendovi al bullismo e alle molestie.
Segnalando tutte le forme di inciviltà e minacce, che ne siate o meno
il bersaglio, promuovendo al contempo la sicurezza personale e l'empatia
per gli altri.
Facendo sentire la vostra voce e incoraggiando gli altri a fare altrettanto.
Esprimete le vostre idee. Esponete le vostre opinioni. Ponete domandee ascoltate apertamente le idee altrui.

i

Se assisteteo sospettate diessere vittime dimolestie, contattate
al più presto un
supervisore, l’ufficio
Risorse Umane, un
Ethics & Compliance
Officer oppure la linea
telefonica dedicata.

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy sul luogo di lavoro privo di molestie.

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PERSONE, LUOGO DI LAVORO E AMBIENTE

PROTEZIONE
DELL'AMBIENTE
Una presenza estesa comporta grandi responsabilità.
Otis opera in quasi tutti i paesi e territori del mondo,
pertanto prende sul serio il proprio dovere globale
verso il pianeta fissando ambiziosi obiettivi disostenibilità e conservazione.

Anche voi avete un ruolo importante.
Possiamo essere tutti catalizzatori dicambiamenti positivi per l'ambiente:
Cercando continuamente
opportunità per risparmiareenergia, acqua e materiali.
Lavorando per progettare
e produrre prodotti che soddisfino
e superino i codici e gli obiettivi
ambientali e di sostenibilità.
Creando scale mobili, ascensori
e sistemi efficienti dal punto di vista
energetico senza compromettere la
sicurezza e la qualità.
Limitando le sostanze inquinantiai livelli più bassi possibili in tutte
le operazioni.
Contando che i fornitori utilizzino
pratiche sostenibili.
Rimanendo aggiornati su permessi,
incidenti e smaltimento dei rifiuti.

caso di dubbi su un problema ambientale,i Incontattate
un supervisore, un professionista
in materia di ambiente, salute e sicurezza(EH&S), un Ethics & Compliance Officer
oppure la linea telefonica dedicata.

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PERSONE, LUOGO DI LAVORO E AMBIENTE

Rispetto DEI DIRITTI UMANICONTRIBUTO ALLE COMUNITÀ

La creazione di un mondo in cui le persone si connettono e hanno successo inizia con
i diritti umani fondamentali e la qualità della vita delle persone in tutto il mondo.

Tutto ciò che facciamo in Otis, dai cavi degli ascensori all'impegno nel
volontariato, rende la vita moderna migliore. È una visione che portiamo
anche nelle nostre comunità, traendo forza e ispirazione dai luoghi in cui lavoriamo
e viviamo, perché quando le nostre comunità sono più forti, siamo tutti più forti.

Con la sicurezza, l'etica e la qualità come principi fondamentali, Otis rispetta e proteggei diritti umani ovunque opera:
Garantendo condizioni di lavoro sicure e salutari per i propri dipendenti e partnercommerciali.
Non avvalendosi mai del lavoro forzato o del lavoro minorile.
Lavorando solo con fornitori che condividono gli stessi standard di Otis.

A tal fine, sosteniamo in tutto e per tutto la partecipazione a interessanti opportunità
di beneficenza e gli sforzi di miglioramento sociale. Diventate attivi nelle vostre
comunità e mostrate il vostro sostegno ai colleghi che assumono ruoli di volontari,
mentori e donatori, e impegnatevi in prima persona in cause valide.
Ricordate, tuttavia, di rifiutare gentilmente qualsiasi cosa vi venga offerta in cambio
di contributi a scopo di beneficienza (come verrà spiegato nelle sezioni successive).

Se è necessario dare esempio di buona cittadinanza, noi siamo i primi a rispondere
e ci impegniamo con gli altri per promuovere migliori condizioni di lavoro per tutti.
D: questo fine settimana andrò
a fare volontariato a una raccolta
di fondi per beneficenza. Va bene
se mi presento come dipendente
di Otis perché so che l'aziendaè da tempo sostenitrice di questo
ente di beneficenza?

i

Per ulteriori informazioni, consultate le policy su codice di comportamento dei fornitori,
tratta di esseri umani, conflict minerals.

i

R: dovresti andare ed essereorgoglioso dell'impegno di Otis
nell'organizzazione. Ti consigliamo
tuttavia di parlarne prima con il tuo
supervisore per capire se Otis vuole
anche un rappresentante ufficiale
all'evento.

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy in materia di donazioni
e contributi filantropici.
20

CLIENTI, FORNITORI E MERCATO

Clienti,fornitori
e mercato

ATTIVITÀ COMMERCIALI A LIVELLO GLOBALE
Abbiamo passeggeri, clienti e partner in quasi ogni angolo del mondo,
il che significa che dobbiamo essere consapevoli di tutte le regole che guidano
il business globale e rispettarle.
Ciò significa seguire da vicino non solo le regole dell'International Trade Compliance(ITC, conformità commerciale internazionale), come le leggi sull'importazione
e l'esportazione, le sanzioni internazionali, gli embarghi e i boicottaggi, ma anche
le regole che ostacolano il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.
L'unico modo intelligente per spostare le merci in tutto il mondo in modo rapido
e sicuro (e per essere pagati correttamente) è quello di seguire le regole. Non farlo
potrebbe costarci le licenze di lavoro, la reputazione e pesanti multe. Ecco perché:
Ci assicuriamo prima il commercio tra i paesi è limitato o soggetto a controlli,boicottaggi o embarghi.
Teniamo d'occhio la nostra tecnologia fisica e digitale per evitare l'accesso,
il trasferimento o il rilascio non autorizzato (senza mai farla cadere nelle manisbagliate).
Verifichiamo che tutte le autorizzazioni governative siano gestite correttamente.
Esaminiamo le transazioni e le parti per le sanzioni, l'uso finale e l'utente finale.
Classifichiamo tutte le merci esportate e importate e le valutiamo correttamente.
Abbiamo rapporti d'affari solo con clienti rispettabili e legittimi e adottiamo
misure ragionevoli per prevenire e individuare pagamenti sospetti.
In caso di dubbio, basta pensare a come operiamo in generale, ovvero in modo eticogarantendo qualità e sicurezza al giusto prezzo; in caso contrario non operiamo affatto.

i

Per ulteriori informazioni, consultate le policy su ITC.

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CLIENTI, FORNITORI E MERCATO

Concorrenza
agguerrita ma leale
Quando vinciamo, lo facciamo lealmente. Ricordate che tutto ciò che facciamo
si basa su questo spirito di integrità. Ci impegniamo costantemente a fare meglio,
per i nostri clienti e per noi stessi.
Tuttavia, riuscire a fornire qualità e sicurezza al giusto prezzo non è sempre cosìfacile come sembra. Le informazioni sulla concorrenza dovrebbero provenire dafonti pubbliche e da un attento studio.
Concorrenza agguerrita ma leale significa:

Trattare equamente ogni giorno con ogni cliente, fornitore, concorrente
e collaboratore.
Cercare vantaggi competitivi attraverso approcci innovativi alla risoluzione
dei problemi, mai attraverso accordi con la concorrenza su prezzi, sconti,
condizioni di vendita, offerte o ricatti come “Non venderò al vostro cliente
o nella vostra zona se voi non ricambiate il favore”.
Stare all'erta quando è presente la concorrenza, soprattutto presso le associazioni disettore e i gruppi di lavoro (verificare sempre con l'ufficio legale prima di partecipare)ed evitare di fare commenti imprecisi o denigratori sulla concorrenza.
Non approfittare mai di nessuno attraverso la manipolazione o l'abuso
di informazioni riservate o proprietarie.
Fare diversamente potrebbe essere contro le leggi che proteggono la libera e lealeconcorrenza (note anche come norme antitrust o regole di concorrenza).

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy sulla conformità alle leggi antitrust.

sospettate qualcosa di preoccupante, prendete le distanze dalla situazione e contattate
i Seimmediatamente
i colleghi dell'Ufficio legale.

D: prima di entrare in Otis,
ho lavorato per un'azienda
concorrente. Proprio di recente ho
visto un ex collega, con il quale siamo
ancora amici. Sta preparando un'offerta
per un nuovo progetto infrastrutturale
e ha chiesto se Otis aveva intenzione difare un'offerta. Ho detto al mio amicoche non potevo parlare dell'argomento.
È stata la risposta giusta?
R: assolutamente sì. Non si dovrebbe
discutere delle offerte con la concorrenza,
anche se siete amici. La conversazione
deve essere riferita immediatamente al
Legal Department.

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CLIENTI, FORNITORI E MERCATO

Corruzione e scelta oculata
dei partner commerciali...non avrete
mai problemi peravere rispettato
i nostri Assoluti,
anche se nonconcludete l'affare.

Indipendentemente da chi siano, da quanto siano grandi e da quanta influenza abbiano,
non dovete mai farvi persuadere da partner, aziende o chiunque altro a prendere partea tangenti o corruzione.
Cosa succede se un cliente si offre di chiudere un affare, ma si aspetta di ottenere qualcosa
di personale in cambio? Cosa succede se un funzionario del governo promette di accelerare
le pratiche, ma si aspetta un favore in cambio?
Offrire e/o accettare tangenti non solo non è etico ed è illegale, ma può anche portare ad aggirare
i requisiti di sicurezza o di qualità (compromettendo tutti e tre i Assoluti contemporaneamente).
Come già ribadito, non avrete mai problemi per avere rispettato i nostri Assoluti, anche se
non concludete l'affare. Infatti, prevenendo atti di corruzione, non solo proteggete Otis
e voi stessi, ma promuovete anche un mercato aperto e riducete l'influenza distruttiva dellacorruzione, il tutto distinguendovi come persone oneste e trasparenti.

Alcuni punti da tenere a mente quando si lavora con gli altri:
Non influenzate mai in modo improprio la decisione di un cliente o di chiunque altro
offrendo qualcosa di valore; siate fieri di aver vinto in base al merito.
Omaggi aziendali e intrattenimento devono essere modesti, occasionali e in linea conla prassi aziendale abituale (inoltre, richiedere la pre-approvazione prima di offrireo accettare regali di qualsiasi tipo quando necessario).
Mantenete registrazioni accurate e complete e formalizzate i rapporti commerciali
per iscritto.
Collaborate solo con partner simili che condividono il nostro impegno verso tutti gli
Assoluti e verificate in anticipo.
Rispettate tutte le leggi, le norme e i regolamenti.
Segnalate prontamente qualsiasi sospetto di corruzione o violazione di altro tipo.

i

Se sospettate qualcosa di preoccupante, contattate il team dell'Ufficio legale, l'Ethics & Compliance
Officer o chiamate la linea telefonica dedicata.

i

Per ulteriori informazioni, consultate le policy su anti-corruzione (regali, sponsorizzazione di viaggi
di terzi, donazioni, intermediari), codice di condotta dei fornitori, conflitti di interesse.

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CLIENTI, FORNITORI E MERCATO

CONFLITTI DI INTERESSE
Ognuno ha una vita personale e una professionale. È la vita. Tuttavia, talvolta
queste possono intersecarsi durante il lavoro in Otis. Pensate alle attività esterne
al lavoro, ai rapporti di lavoro e agli interessi finanziari personali nei fornitori o nei
clienti di Otis: questi possono creare interessi contrastanti.
Le vostre diverse vite possono incrociarsi in molti modi diversi (dall'utilizzo erroneodella proprietà aziendale alla competizione con l'azienda), che possono dare davvero
molto da pensare. Come si fa, quindi, a capire se si sta andando incontro a un conflitto
di interessi?

Potete voi (o qualcuno vicino a voi) trarre beneficio da ciò che avete
accettato di fare, dire o fornire in Otis?

Seguite questi consigli per essere consapevoli dei conflitti d'interesse:
Siate onesti e leali, non cercando o utilizzando per guadagno personale
opportunità, risorse, proprietà o informazioni che appartengono all'azienda.
Prestate molta attenzione quando i vostri legami personali e finanziari(o quelli delle persone a voi vicine) possono influenzare il vostro lavoro.
Siate trasparenti e riconoscete che le intenzioni potrebbero essere motivate
da interessi personali anziché essere nell'interesse di Otis.
Prestate attenzione a non lasciare che i vostri obblighi personali influiscanosulle mansioni professionali.
State attenti ai conflitti e alle priorità quando le persone nella vostra vita
personale sono coinvolte nella vostra vita professionale.
Parlate il prima possibile, anche in caso di dubbio, in modo da consentirci
di aiutarvi a risolvere rapidamente la situazione.

Potrebbe portarvi ad agire, adesso o in futuro, al di fuori dell'interesse
di Otis?
Il minimo “sì” a quanto sopra può indicare un conflitto di interessi tra la vostra vita
personale e quella professionale. Anche i conflitti apparenti possono rappresentare
un problema perché potrebbero indurre gli altri a pensare che stiamo agendo in modo
improprio o che gli interessi personali sono in conflitto con il nostro impegno per lasicurezza, l'etica e la qualità.
I conflitti di interesse devono sempre essere affrontati in modo rapido e appropriato,
affinché non ci siano pregiudizi percepiti o comportamenti non etici. Ecco perchéè importante parlare in anticipo, non appena si intravedono all'orizzonte potenziali conflitti.
Solo così potremo adottare le misure necessarie per risolvere la situazione.

D: mia sorella possiede una grande
impresa appaltatrice. Un contratto
con Otis farebbe davvero una
grande differenza per la sua attività.
Posso raccomandarla?

R: ottima domanda. È sempre meglio
chiedere. Cerchiamo sempre i migliori
partner per Otis, come potrebbe essere
l'impresa di tua sorella. Per essere certo
che tutte le decisioni aziendali siano
etiche, parla con l'Ethics & Compliance
Officer, che ti aiuterà a orientarti nel
processo in modo rapido.

i conflitti reali e potenziali devono essere comunicati all'Ethics & Compliance Officer non appena
i Tuttipossibile. La nostra policy sui conflitti di interesse approfondisce ulteriormente la questione.

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CLIENTI, FORNITORI E MERCATO

Coinvolgimento
nella politica pubblica
e nell'attività politica
Come azienda, talvolta lavoriamo a stretto contatto
con i governi o le agenzie di regolamentazione.
Otis può avere degli interessi nei risultati politicio normativi e, in tal caso, lavora per sostenere la propria
azienda o il proprio settore. Tuttavia, ogni volta che partecipa
a questi processi, lo fa in modo responsabile e legale.
Incoraggiamo e sosteniamo anche il vostro impegno civico,a patto che vi atteniate alle seguenti regole:
Agite sempre in modo lecito e irreprensibile, e chiarite
se le opinioni da voi espresse sono personali o punti divista dell'azienda.
Informate l'Ethics & Compliance Officer se vi candidate
per una posizione politica.
Non versate contributi politici per conto di Otis e nonutilizzate fondi aziendali.
Mantenete la conformità con le regole di lobbying,la divulgazione al pubblico e gli obblighi di segnalazione.

i

Per ulteriori informazioni, consultate le nostre policy su rapporti
con il governo e lobbisti.

30

ASSET, PROPRIETÀ E REPUTAZIONE

Asset,
proprietà
e reputazione
Protezione
e rispettodella proprietà
intellettuale
e di altri asset
aziendali

Attraverso più di 165 anni di innovazione e duro lavoro, abbiamo creato ogni giorno
un solido portafoglio di proprietà tangibili e intellettuali: da asset e materiale protettoda copyright a brevetti, software, know-how e segreti commerciali.
Ecco perché dovremmo essere tutti guidati dallo stesso principio: utilizzare i nostri
asset solo per scopi commerciali legittimi. In altre parole, dobbiamo proteggere gli
asset di Otis e garantirne un uso efficiente. È fondamentale proteggere questi asset:
Continuando la costante ricerca
di sprechi, disattenzioni e furti,
e segnalando qualsiasi sospetto
di uso improprio o rischio che
coinvolga gli asset di Otis.
Mantenendo la proprietà intellettuale
di Otis e altre informazioni proprietarie
al sicuro.
Informandoci se avete inventato
qualcosa (congratulazioni!), cosìpossiamo iniziare il processo
di brevettazione.

Divulgando informazioni proprietarie,
anche ai colleghi, solo se questi
devono essere a conoscenza delle
informazioni, e a terzi solo se lenostre informazioni sono protette
attraverso un valido contratto.
Comprendendo i requisiti contrattualio normativi in modo che i terzi
che ricevono le nostre informazioni
proprietarie promettano di proteggerle.
Definendo con precisione periscritto la proprietà della proprietà
intellettuale e i diritti di licenza
e attraverso la registrazione,
prima di collaborare con altri.

Così come si preoccupa della propria proprietà e dei propri asset (intellettuali o meno),
Otis rispetta i legittimi diritti di proprietà intellettuale altrui:
Non sollecitando, accettando
o utilizzando asset o proprietà
intellettuale di altri senza lalegittima approvazione.
Concedendo sempre in licenza
il lavoro di altri che usiamo.

Verificando di avere riconosciuto
i giusti meriti.
Denunciando il prima possibile
prodotti contraffatti e altri reatidi proprietà intellettuale.

ulteriori informazioni, consultare le nostre policy su protezione delle informazioni proprietariei Pere licenza del software.

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ASSET, PROPRIETÀ E REPUTAZIONE

Insider trading e come evitarlo

Mantenere registri accurati

Essere una società indipendente e quotata in borsa è un onore per noi.
Tuttavia, questo onore comporta importanti responsabilità. Lavorando in Otis,
potreste imbattervi in informazioni che non sono note al di fuori dell'aziendama che, se rese note, potrebbero influenzare il mercato azionario.

Che si tratti di una rendicontazione annuale, di un ordine di acquisto, di un foglio
di presenza, di una nota spese o di un rapporto sulla sicurezza, vi sono procedure
per la conservazione delle registrazioni dietro a tutte le nostre decisioni aziendali
intelligenti. Anche gli azionisti si affidano a registrazioni accurate e trasparenti perorientare i propri investimenti.

Il commercio di azioni sulla base di informazioni interne così importanti non soloè disonesto, ma è anche illegale. Per evitare di navigare nelle pericolose acquedel trading dubbio, assicuratevi di:Non commerciare mai azioni
quando disponete di importanti
informazioni interne.
Mantenere la segretezza delle
informazioni, e non passare mai
informazioni interne di Otis ad altri(nemmeno ai vostri amici e familiari)che potrebbero usarle per incrementare
il proprio portafoglio finanziario.
Anche questo non solo è disonesto,ma è un crimine.

Attendere almeno due giorni dimercato aperto prima di negoziare
le azioni dopo che le informazioni“interne”, come guadagni previsti,
nuovi prodotti o sviluppi, sono state
rese completamente pubbliche.

Libri e registri completi e accurati sono una parte essenziale di un'azienda onesta
ed etica. Rendono la nostra azienda più efficiente e produttiva. Ci proteggono anche
dai danni alla reputazione e dalle sanzioni.
Per dare sempre il meglio:
Registrare le transazioni e gli eventi
in modo accurato e tempestivo.

Chiedere sempre una
consulenza legale in caso di
dubbi. Le sanzioni possono essere
severe: multe e persino il carcere.

Allineare le proposte di bilancio
e le valutazioni economiche in modo
equo e chiaro.
Non occuparsi di una contabilità
inesatta, ingannevole o segreta.

Proteggere le informazioni non
pubbliche e personali in vostro
possesso.
Avvisare i clienti di eventuali errori
e richiedere tempestivamente crediti
e rimborsi.
Conservare e smaltire
correttamente i registri e tenere
al sicuro tutti i documenti legali.

Qualche sospetta manomissione dei registri? Segnalatelo immediatamente a un supervisore,
all'Ethics & Compliance Officer, al Legal Department oppure alla linea telefonica dedicata.

i

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy sulla negoziazione di titoli.

i

Per ulteriori informazioni, consultate il Manuale finanziario e la nostra policy sullaconservazione dei registri.

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ASSET, PROPRIETÀ E REPUTAZIONE

Informazioni personali
Poiché ci occupiamo di mettere in contatto le persone, ci conosciamo bene e spesso
condividiamo informazioni e materiale: dettagli di contatto, foto, dati nell'archivio delle
Risorse umane, diritti di accesso agli edifici e molto altro ancora.
Tuttavia, sempre più spesso, in tutto il mondo, ci sono limiti a quali tipi di informazioni
si è legalmente autorizzati a condividere (e raccogliere) sugli altri. Le informazioni personali,
sia che si riferiscano a voi o a un cliente, fornitore, un altro dipendente o qualsiasi altro
individuo, anche passeggeri, sono riservate.
Sapete cos'altro è riservato? Qualsiasi informazione non pubblica che potrebbe essere
utile alla concorrenza, o dannosa per Otis o i suoi clienti, se divulgata.
Ecco perché proteggiamo la privacy di tutti, così come proteggiamo la nostra:

Raccogliendo, utilizzando e conservando i dati personali solo quando necessarioe legalmente consentito.
Mantenendo le informazioni personali al sicuro e seguendo attentamente le nostre
procedure di sicurezza dei dati.
Non condividendo mai i dati personali altrui, all'interno o all'esterno di Otis,
senza un'adeguata autorizzazione.
Segnalando rapidamente i punti deboli nella sicurezza dei dati e le violazioni
dei dati.
Se sospettate un'attività insolita dei dati o qualcosa che potrebbe mettere in pericolo le nostre
procedure di sicurezza dei dati, contattate l'Ethics & Compliance Officer o il responsabile dellaprivacy dei dati di Otis, i colleghi dell'Ufficio legale oppure chiamate la linea telefonica dedicata
o scrivete un'e-mail all'indirizzo otis@privacy.com.
bisogno di procedure più dettagliate? Consultate la nostra policy sulle informazioni personali
i Avetee l'informativa sulla privacy per i dipendenti.

D: il mio supervisore mi ha chiesto dilavorare con un fornitore di servizi
per creare un elenco dei dipendentidel mio progetto con il nomedi ciascun dipendente, il numero
di telefono del lavoro, l'indirizzo
e-mail, il numero di telefono dicasa e la fotografia per facilitare lacomunicazione, il lavoro di squadra
e la condivisione delle informazioni
di contatto in caso di crisi.

Devo creare e fornire tale elenco
al fornitore di servizi?
R: non prima di aver completato la
valutazione d'impatto sulla privacy
di Otis. Tutte le informazioni richieste
sono personali, il che significa che devi
seguire la politica di lavoro standard
di Otis per verificare che la raccoltae la condivisione siano appropriate.

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ASSET, PROPRIETÀ E REPUTAZIONE

Social media,
possibilità e pericoli
I social media sono un ottimo modo per entrare in contatto con le persone con
cui e per cui lavoriamo, sia che si tratti di condividere informazioni, punti di vista
o semplicemente spunti di discussione.
Tuttavia, come sapete, le informazioni si diffondono rapidamente e in modo imprevedibile
online e sui social media, quindi siate attenti, responsabili e scrupolosi ogni volta che
pubblicate.
In quest'epoca di comunicazione digitale fulminea, ogni voce di Otis è guidata dai
seguenti principi:
Essere aperti e onesti sulle identità di Otis quando esprimiamo opinioni.
(Pensate: è un'informazione sensibile, non pubblica o riservata?)(È una vostra opinione o di Otis?).
Considerare ciò che state condividendo e come potrebbe essere percepito.
(Internet è davvero il posto migliore per quello che state per pubblicare?)Rinviare a coloro che sono specificamente autorizzati a parlare a nome di Otis.
Usare il vostro buon senso astenendovi dal denigrare o dal fare commenti
offensivi.
Considerare sempre i nostri Assoluti quando utilizzate i social media.

i

Per ulteriori informazioni, consultate la nostra policy sui social media.

D: abbiamo appena rilasciato un bel
video che spiega un'innovazione nella
tecnologia degli ascensori connessi.
Posso twittare un link al video
o devo lasciarlo al nostro teamdei social media?

R: ammesso che tu sia sicuro che
sia stato autorizzato ufficialmente perla diffusione pubblica, puoi twittare illink (e indicare di essere un dipendente
di Otis). Ti incoraggiamo a condividere
contenuti aziendali convincenti sul tuo
social network quando saranno stati
approvati.

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LE VOSTRE RISORSE

Le vostre risorse

Utilizzereste mai un ascensore
o una scala mobile che non funziona
correttamente? Ovviamente no.
Ecco perché il nostro impegno verso
sicurezza, etica e qualità è più di
un ideale; è una tabella di marcia
per raggiungere il successo in tutti
i settori della nostra attività.
Diventare una delle aziende piùrispettate e performanti al mondo
significa fornire tecnologie e servizi
puntuali, sicuri e privi di difetti,
ogni giorno, in ogni mercato.
Ci impegniamo affinché tutti i nostri
dipendenti e i professionisti sul campo
tornino a casa sani e salvi ogni giorno.
Lo facciamo sempre nel modo giusto,
eticamente, nello stile di Otis.
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LE VOSTRE RISORSE

INFORMAZIONIE SUPPORTO
Mettiamo a vostra disposizione
una serie di ottime risorse e vi
incoraggiamo a farvi avanti e a cercare
una guida su questioni o domande che
potreste avere.

“Il punto è: se vedete
qualcosa, parlate.
Non sarete mai nei
guai per aver detto:
Non mi sembra giusto”.

Per ricevere assistenza,è sufficiente fare una telefonatao scrivere un'e-mail; ci sono molti
modi per richiedere assistenza.
Usate quello che vi è più comodo.
In azienda: parlate con un
supervisore di qualsiasi livello, conle risorse umane, il Legal Dpartment
o un Ethics & Compliance Officer.
In forma anonima: non ci sono problemi
se vi sentite più a vostro agio a non far
conoscere il vostro nome e a parlare informa anonima. Potete anche farlo nella
vostra lingua e in qualsiasi momento(24 ore al giorno e 7 giorni alla settimana).
Chiamate la linea telefonica dedicata

Se avete motivo di credere che qualcosa
non vada, che gli Assoluti di Otis
non siano rispettati o anche se avete
semplicemente bisogno di chiarimenti
sugli Assoluti, basta dirlo. Facendovi
avanti onestamente proteggete
i nostri Assoluti, ma anche voi stessi.
Non accettiamo ritorsioni nei confronti
di chi si fa avanti, perché parlare è giusto
per il nostro business. Ancora una volta,
questo è semplicemente ciò che siamo.

Compilate il modulo online nella
pagina Web di Otis
Inviate una lettera a Global Ethics &Compliance presso la sede centrale.

saperne di più,i Per
visitate il sito www.otis.com/reportingchannels

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Otis Elevator Company
è leader mondiale nel campodella produzione, installazione
e manutenzione di ascensori,montacarichi, scale e tappeti mobili.
Fondata oltre 165 anni fa dall’inventore
dell’ascensore sicuro, Otis offre
prodotti e servizi in più di 200 paesi
tramite le sue Filiali ed ha un parcodi circa 2 milioni di ascensori e scale
mobili in manutenzione nel mondo.
Ogni giorno muove circa 2 miliardi dipersone nelle aree urbane del mondo.
Per ulteriori informazioni, visitate ilsito www.otis.com o seguite Otis su
LinkedIn, YouTube e @OtisElevatorCosu Twitter, Facebook e Instagram.

La deroga totale o parziale a questo documentoo ad altre politiche emanate per essere attuate saràconcessa esclusivamente in circostanze eccezionali
e solo dopo l'approvazione del Vice Presidente di Global
Ethics & Compliance. Eventuali deroghe per direttorie funzionari esecutivi devono essere approvate sia dalVice Presidente di Global Ethics & Compliance chedal consiglio di amministrazione o da un comitato delconsiglio, e saranno prontamente divulgate ove previsto
dalla legge, dalle normative o dalla policy di Otis.

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