Otis–
absoluttene

Made to move you© 2020 OTIS ELEVATOR.

OTIS–ABSOLUTTENE

Hva inneholder denne veiledningen

Innledning

INNLEDNINGDU ER OTISFØLGE VÅRE ABSOLUTTER

03

Byggesteinene for å gjøre vårt beste04

Du utgjør hele forskjellen

07

Trenger du hjelp? Dette er kompasset ditt09

Vår nyttige sjekkliste for å ta etiske beslutninger

10

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØ

11

Sikkerhet kommer alltid først

11

Kvalitet er fundamentet for alt vi gjør

13

Vi har en mangfoldig arbeidsplass: samme muligheter

14

Vi er bedre sammen: fremme respekt på arbeidsplassen

15

Beskytte miljøet vårt17

Beskytte menneskerettigheter

19

Bidra til fellesskapet

20

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASS

21

Drive handel globalt

22

Hard, men rettferdig konkurranse

23

Bestikkelser, korrupsjon og kloke valg av forretningspartnere

25

Interessekonflikter

27Håndtere offentlige retningslinjer og politisk aktivitet

29

RESSURSER, EIENDOM OG OMDØMME

31

Beskytte og respektere immaterielle rettigheter

31

Innsidehandel og hvordan unngå det

33

Føre nøyaktig regnskap

34

Personlig og seriøst preg på personlige opplysninger

35

Sosiale medier, muligheter og farer

37

DINE RESSURSER

Kjære Otis–kollegaer
Vi arbeider i et forretningsmiljø med
høyt tempo, der beslutningstaking skjer
raskt og hyppig. Noen beslutninger er
vanskeligere enn andre, og noen fører
med seg reelle etiske dilemmaer. I alle
tilfeller bør vi all gjøre det rette: ta varepå helse og sikkerhet, drive virksomhet
med integritet og holde våre avtaler.
Måten vi arbeider og gjør forretningerpå hos Otis, er oppsummert i vår
urokkelige tro på våre tre absolutter:
Sikkerhet, Etikk og Kvalitet. Disse
kjerneverdiene setter standardene
for oppførsel og etiske absolutter som
veileder hver og en av oss, uavhengig
av geografiske grenser, titler, funksjonereller kulturer, i vårt daglige arbeid.

Det finnes ikke noe mer hellig enn våreabsolutter. Det er derfor våre lederemodellerer dem og alle våre ansatte
følger dem, og det er det som gjør
det til en ære å bære Otis–logoen.
Som medlem av Otis–teamet er det dittansvar å ta ordet hvis du har spørsmål
og ta affære hvis du mistenker feil eller
urettferdighet. Jeg kan forsikre deg
om at du aldri vil havne i problemer
for å beskytte våre absolutter.
Når vi bruker disse absoluttene i vårtdaglige arbeid, skaper vi et miljø som
lar oss følge vår visjon om å gi personer
friheten til å komme i kontakt med
andre og lykkes i en bedre, raskereog smartere verden.

Judy Marks

President & CEO, Otis

39

Informasjon og støtte

41

Liten skrift og fraskrivelse

432FØLGE VÅRE ABSOLUTTER

Følge våreabsolutter

BYGGESTEINENE
FOR Å GJØRE
VÅRT BESTE
Velkommen! Hvis vår kultur
gjenspeiler hvem vi er, så definerervåre tre absolutter hvordan vi tenker,
hvordan vi tar beslutninger og hvordan
vi gjennomfører oppgaver hver eneste dag.

Vi gir personer frihet
til å komme i kontakt
med andre og lykkes
i en bedre, raskereog smartere verden.
Sikkerhet, etikk og kvalitet er helt
sentralt for oss og arbeidet vi gjør.
De er selve DNA–et i Otis–familien.
De er det som driver oss, og verden
rundt oss, til å nå nye høyder. Og dissetre absoluttene er sentrale for å takle
utfordringene våre, kommunisere tydeligog hele tiden være ett skritt foran. Vi haren mangfoldig arbeidsplass, men vi haralle et felles mål om å yte vårt absolutt
beste. Det er rett og slett hvem vi er.

4FØLGE VÅRE ABSOLUTTER

Alle hvor
som helst
hver dag

Sikkerhet

Etikk

Kvalitet

Vi er kanskje i bransjen forå skape en bedre, raskereog smartere verden,
men vi tar aldri snarveier
underveis. Det er derfor
sikkerhet står sentralt
i alt vi gjør. Uavhengig
av om det er våre personer
som bygger, installerer
eller betjener teknologien
vår, eller det er allmuen
som avhenger av den,så kommer alltidVårt omdømme er
uvurderlig. Millioner
av personer, fra kunder
til interessenter, til ansatteog passasjerer, stoler
på oss fordi de forventer,og vet, at vi gjør tingpå den rette måten –den etiske, lovpålagteog ærlige måten. Alt vi
gjør og lager, er basert

Vi ønsker at Otis skalvære best. Verken mer
eller mindre. Og vi haralle en rolle å spille.
For å si det enkelt: vi stårfor enestående kvalitet,alt fra teknikk, produksjon,
installasjon og service,til salg, markedsføring
og finansrapportering. Det
krever at alle samarbeider
med samme engasjementog fokus på tvers av heleorganisasjonen.

”Alt avhenger
av å transportere
folk på en sikker
måte.””Drivevirksomhet
på den rettemåten – det
er hvem vi er.”

”Vi leverer
kvalitetsresultateri alt vi gjør.”på den integriteten.

sikkerhet først.

6FØLGE VÅRE ABSOLUTTERDU UTGJØR HELE FORSKJELLEN
Det krever mot å leve opp til våre høye standarder. Men det å gi beskjed når tingikke ser riktig ut, eller når vi mener at vi kan gjøre ting bedre, er måten vi arbeider på.
Alle hos Otis har en stemme og blir oppfordret til å bruke den. Lytt til hverandre og
del deres meninger. Følger vi våre tre absolutter? Går vi glipp av salgsmuligheter?
Er dette virkelig det rette å gjøre?
Det kan kanskje virke enkelt å stille et spørsmål eller komme med en bekymringsmelding,men det er ikke alltid så enkelt. Det er derfor det finnes mange gode lyttere hos Otis.
Dine overordnede, din personalrepresentant, dine juridiske kollegaer og etikkavdelingen
kan hjelpe deg.
Hvis du er i tvil, så spør dem. Hvis du legger frem et problem, så skal vi komme
grundig til bunns i saken.
Vi har en konsekvent prosess for å forstå hva som har skjedd og hvorfor. Etter behov
korrigerer vi problemet (som noen ganger krever disiplin) for å hindre at det skjer igjen.
DET ER ALLES ANSVAR Å:
Vise engasjement, hjelpe til og
sette et eksempel – hver gang.
Kjenne til Otis–absoluttene
og ta dem i bruk.
Alltid gå over og utover
det som forventes.

i

HVIS DU ER OVERORDNET ELLER
LEDER, MÅ DU SØRGE FOR Å:
Skape et positivt, inspirerendeog produktivt sted å jobbe.
Oppfordre alle til å komme med ideer,
forbedringer og bekymringer.
Svare forskriftsmessig og
høflig på alle rapporter.

Du vil aldri havne
i trøbbel, noensinne,for å gi beskjed hvis
noe virker usikkert,
uetisk eller bare ikke
ser ut til å stemme.

Vil du ha mer informasjon? Se våre retningslinjer for ikke–gjengjeldelse.

8FØLGE VÅRE ABSOLUTTERTRENGER DU HJELP?
DETTE ER KOMPASSET DITT

VÅR NYTTIGE SJEKKLISTE FOR
Å TA ETISKE BESLUTNINGER

Tenk på denne veiledningen som malen din for å gjøre Otis til et
trygt og etisk sted å utføre ditt beste arbeid. Det er et dynamisk
dokument med tydelige veiledningsabsolutter, og det er mentå internaliseres.

Elisha Otis bygget vårt selskap på integritet, og det har vært en felles
lidenskap for alle som har båret logoen vår siden vi monterte bremser
i heiser for første gang helt tilbake i 1853. Men det å lede med integritet
tar fokus. Uavhengig av om du står overfor et etisk valg, så bør du derfor alltid
stille deg selv to grunnleggende spørsmål før du agerer:

Du bør vite at vi alle har forutsetningene for, og er ansvarlige for,å skape arbeidsplassen, produktene og selskapet som gjenspeilervårt aller beste, selv om vi står overfor vanskelige utfordringer.
Her finner du viktige ansvarsområder vi fokuserer på som et team,og i tillegg hjelpende ressurser for når du har bekymringer eller skalta vanskelige beslutninger. Vil tilbyr også referanser til retningslinjer
der det kan være til hjelp, samt eksempler på lignende situasjoner.

1: Kan jeg…?
Er dette lovlig? Samsvarende
med forskrifter? I henhold til
lover og retningslinjer?

2: Bør jeg…?
Er det du er i ferd med å gjøre,i tråd med våre tre absolutterog vårt omdømme? (Tenk om
det går viralt på Internett.)

Hvis du svarer ”Nei”, eller
selv om du ikke er 100 prosent
sikker på svarene dine på disse
spørsmålene, bør du bruke litt
tid på å tenke deg om:•	Hva er forpliktelsene dine
overfor alle som blir påvirket
av denne beslutningen?
•	Hva skjer hvis du går
videre med dette valget?
•	Hva er de mulige
alternativene?

Det er helt i orden å stille spørsmål når du er usikker. Du bør gjøre det.
Det er en del av jobben. Snakk med din overordnede, din personalrepresentant,dine juridiske kollegaer eller etikkavdelingen. Det er derfor de er der!

i For ekstra veiledning kan du se vår håndbok for retningslinjer og håndbok for finans.
10

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØ

Personer, arbeidsplass og miljø
SIKKERHET KOMMER ALLTID FØRST
Otis transporterer tilsvarende hele verdens befolkning på en trygg måte … hvertredje dag. Tenk på alle de millionene av Otis–kollegaer, –kunder, –leverandører og –passasjerer som legger livet sitt i våre hender.
Hvorfor? Fordi sikkerhet alltid kommer foran planlegging og kostnader, og vi unnskylder
oss aldri for det. Vi er faktisk svært stolte over dette, og det er derfor vi alltid settersikkerhet i høysetet.

Overholdelse av sikkerhetsregler handler om et par viktige valg du tar hver dag:Gjør deg kjent med
alle lover, standarder og
sikkerhetsretningslinjer
som styrer arbeidet ditt.
Registrer og kontroller risikoer,
rapporter bekymringer
og ”nesten–situasjoner”
slik at alt kan korrigeres.
Hold arbeidsplassen ryddig –både innendørs og utendørs –for å forebygge farer og skader.

Vær komfortabel når du gir
tilbakemelding om hvordan
alle kan bli tryggere.
Respekter sikkerhets– og
nødssituasjonsprosedyrene
slik at alt og alle er beskyttet.
Overhold alkohol– og
rusmiddelrestriksjoner
på arbeidsplassen.

Hvis du ikke følger kardinalreglene, må du stoppe umiddelbart og kontakte
din overordnede. Sikkerhet kommer foran alt annet! Du vil aldri noensinne
havne i problemer for å ha satt sikkerheten først.

Om det er på bakken eller i 75. etasje, så skal alle som bruker våre lokaler, heiser,
kontorer og rulletrapper, føle seg komfortable og trygge hver eneste gang.
Vi kaller våre grunnleggende arbeidssikkerhetsabsolutter kardinalreglene. Det er bygget
inn i alt vi gjør, fra fallbeskyttelse i heissjakter til kontroll av heisbevegelser under service
og elektriske sikkerhetsprosedyrer på arbeidsplassen.
Kardinal? Fordi de aldri må brytes: vi vil at Otis–arbeidere og eksperter i felten skal
komme trygt hjem på slutten av dagen. Vi vil at du, og alle som samarbeider med Otis,
skal være trygge.

iHvis du vil ha mer informasjon om sikkerhet, kan du se våre programmer om retningslinjer for
Helse, miljø og sikkerhet, Produkt– og servicesikkerhet, Rapportering om dødsfall og alvorlige
skader/hendelser, Stoff, Misbruk av piller og alkohol.

Sp: Hvordan påvirker våreretningslinjer om nulltoleransenår det gjelder rusmidler min
bruk av reseptmedisiner?

Sv: Hvis du går på reseptmedisin
som kan påvirke arbeidsinnsatsen
din, bør du opplyse dette til dinoverordnede eller personalavdelingen.
I bestemte tilfeller kan det hende
reseptmedisin forringer dømmekrafteneller bevisstheten på en slik måte at
det fører til utrygge arbeidsforhold.
Ved å nevne dette, kan du være sikker
på at du blir forskriftsmessig vurdert og
overvåket av hensyn til alles sikkerhet.

du bekymret for din egen eller andres sikkerhet? Kontakt en overordnet, sikkerhetsavdelingen,i Erpersonalavdelingen,den juridiske avdelingen, etikkavdelingen eller Otis' hotline–tjeneste.

12

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØKVALITET ER FUNDAMENTETFOR ALT VI GJØRVI HAR EN MANGFOLDIG
ARBEIDSPLASS: SAMME MULIGHETER

Arbeidet vi gjør hos Otis, har en reell, betydelig og målbar innvirkning på
personers liv. Dag og natt over hele kloden stoler våre passasjerer og kunderpå vårt urokkelige fokus på kvalitet for å transportere dem sikkert dit de skal.

Jo bredere vi tenker, jo bedre problemløsere blir vi. Det er derfor vi er avhengige
av så mange ulike synspunkter som mulig for å holde utviklingen gående. Vår Otis–familie
inkluderer over 68 500 unike stemmer, og hver av dem blir hørt.

Men utarbeiding, montering og opprettholdelse av verdens beste heiserog rulletrapper er bare én måte vårt fokus på kvalitet vises på i virkeligheten.
Dette sannferdige løftet gjenspeiles gjennom hele Otis–organisasjonen, der vi
alle streber etter å gjennomføre våre daglige oppgaver på en prikkfri måte.

Vi diskriminerer ikke, enten det er på grunnlag av hudfarge, religion, nasjonalitet, kjønn,
alder, evner, veteranstatus, sivilstand, statsborgerskap, trosretning, seksuell legning eller
andre fordommer. Hvorfor? Fordi det er det rette å gjøre, og den rette måten å drivevirksomhet på.

”Vi eier sikkerheten alle sammen.”

Vi sørger også for at alle våre ansettelser og forfremmelser er basert på kunnskaperog arbeidsinnsats på en rettferdig måte. Og som mestere i allsidighet og inkludering,
legger vi til rette for ansatte eller jobbkandidater som har funksjonshemminger, og følger
alle gjeldende arbeids– og ansettelsesforskrifter.

FOR Å VÆRE DEN MEST PÅLITELIGE LEVERANDØREN I BRANSJEN
VI BETJENER, ØNSKER VI Å:
Ta fullstendig ansvar for det fagmessige og tjenestene vi formidler.
Opptre engasjert for å eliminere kvalitetsproblemer i startfasen.

Respondere raskt når det gjelder å løse problemer og tilfredsstille våre kunder.
Aldri la kvaliteten gå på bekostning av andre ting.

i Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om Kvalitet.

i

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer for håndtering av
mangfold i arbeidsstyrken og retningslinjene for tiltak for like ansettelsesmuligheter.

14

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØVE ER BEDRE SAMMEN: FREMME
RESPEKT PÅ ARBEIDSPLASSEN
Hva skaper en god arbeidsplass? Hva får deg til å tenke at dette er så Otis?
I over 165 år har vi stått i bresjen for et trygt, etisk (der har vi disse absoluttene igjen!)og pålitelig miljø, der vi fritt kan uttrykke våre meninger og ideer, stille spørsmål
og komme med nyttige forslag – et sted der vi alle kan gjøre vårt beste.

”Du kan gå inn på et Otis–kontor hvor som helst
i verden, og du vil føle at det er noe som virker kjent.
Du får følelsen av at dette er Otis.”
Og grunnlaget for alt dette? Respekt. Og det er her du kommer inn i bildet.
Ved å ta opp hendelser som ekskluderer eller ikke viser respekt for andre, så bruker
du absoluttene og følger forskriftene ved å:
Stole på og respektere hverandre, og iverksette tiltak slik at ingen noen sinne
vil føle seg truet eller redd.
Proaktivt fraråde all truende oppførsel og stå opp mot mobbing og trakassering.
Rapportere alle typer usivilisert oppførsel og trusler, enten det går ut over deg
eller andre, samtidig som du fremmer personlig sikkerhet og medfølelse for andre.
Gi beskjed og oppfordre andre til å gjøre det samme. Fortelle om dine ideer!
Uttrykke dine meninger! Stille spørsmål, og lytte åpent til andres ideer.

i

Hvis du sereller mistenker
trakassering,kontakter duen overordnet,
sikkerhetsavdelingen,personalavdelingen
eller etikkavdelingenså snart som mulig.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om trakasseringsfri arbeidsplass.

16

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØ

BESKYTTEMILJØET VÅRTMed stort omfang kommer stort ansvar. Otis
har avdelinger i nesten hvert eneste land og
territorium i hele verden, så vi tar vårt globale
ansvar for planeten alvorlig ved å sette oss
ambisiøse mål for bærekraft og bevaring.

Du spiller også en rolle. Vi kan
alle være katalysatorer for positiv
endring av miljøet ved å:
Kontinuerlig se etter
muligheter til å bevareenergi, vann og råmaterialer.
Arbeide for å utvikle
og produsere produkter
som overholder og overgår
miljømessige og bærekraftige
standarder og mål.
Lage energibesparende
rulletrapper, heiser og systemer
uten at det går på bekostning
av sikkerhet og kvalitet.
Begrense bruk av
miljøgifter så mye sommulig på tvers av driften.
Forvente at leverandører
bruker bærekraftige prosedyrer.
Holde oss oppdatert om tillatelser,
hendelser og avfallshåndtering.

du har bekymringer når det gjelder
i Hviset miljøproblem, kontakter du en overordnet,
en ekspert innen miljø, helse og sikkerhet,
etikkavdelingen eller Otis' hotline–tjeneste.

18

PERSONER, ARBEIDSPLASS OG MILJØ

BESKYTTE
MENNESKERETTIGHETERBIDRA TIL
FELLESSKAPET

Det å skape en verden der folk kommer i kontakt med hverandre og lykkes,
starter med grunnleggende menneskerettigheter og livskvalitet for personer
over hele verden.

Alt vi gjør hos Otis, fra våre heiskabler til vårt frivillighetsarbeid, gjør det
moderne livet bedre. Det er en visjon som vi implementerer i våre nærmiljøer
også, og vi henter styrke og inspirasjon fra steder vi arbeider og bor – når vårenærmiljøer blir sterkere, blir vi alle sterkere.

Med sikkerhet, etikk og kvalitet som vår ledestjerne, respekterer og beskytter Otis
menneskerettigheter overalt der vi driver virksomhet, ved å:
Sørge for trygge og sunne arbeidsforhold for våre ansatteog forretningspartnere.
Aldri noensinne bruke tvungen arbeidskraft eller barnearbeid.
Bare arbeide med leverandører som deler våre felles standarder.

Derfor støtter vi definitivt deltakelse i veldedighetsarbeid og innsats for å forbedre
sosiale forhold. Bli aktiv i nærmiljøet ditt og vis støtte ved å verdsette rollene dinekollegaer spiller som frivillige, mentorer og donorer, og bli involvert selv ved å engasjere
deg i saker som det har blitt forsket på.
Men husk å takke høflig nei til motytelser for veldedige bidrag(som du kan lese mer om senere i dette dokumentet).

Når det handler om god borgerplikt, så er vi tilstedeværende og engasjerer oss sammen
med andre for å forbedre arbeidsforholdene for alle.
Sp: Jeg skal melde meg som
frivillig i forbindelse med enpengeinnsamling denne helgen.
Er det greit at jeg representerer
meg selv som Otis–ansatt, ettersom
jeg vet at selskapet har støttet
denne veldedigheten i lang tid?

i

Se våre retningslinjer om regler for god oppførsel for leverandører, menneskehandelog konfliktressurser for mer informasjon.

i

Sv: Du bør stille opp og være stolt
av Otis' engasjement i organisasjonen.
Men diskuter det på forhånd med din
overordnede for å finne ut om Otisogså ønsker at en offisiell representant
skal være til stede ved arrangementet.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om veldedige og filantropiske donasjoner.

20

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASS

Kunder,leverandørerog markedsplass

DRIVE HANDEL GLOBALT
Vi har passasjerer, kunder og partnere overalt i verden, noe som betyr at vi
må være oppmerksomme på (og være i overensstemmelse med) alle relevanteregler som styrer global virksomhet.
Dette betyr at vi må overholde ITC–reglene (International Trade Compliance),for eksempel import– og eksportlover, internasjonale sanksjoner, handelsblokader og
boikotter, men også regler som motarbeider pengevasking og finansiering av terror.
Den eneste smarte måten å transportere varer raskt og sikkert på over hele verden(og få riktig betalt), er å følge reglene. Hvis ikke man gjør det, kan det koste oss vårearbeidslisenser, vårt omdømme samt klekkelige bøter. Derfor gjør vi følgende:
Undersøker først om handel mellom land er begrenset
eller utsatt for kontroller, boikotter eller handelsblokader.
Overvåker vår fysiske og digitale teknologi nøye for å unngå uautorisert
tilgang, overføring eller utgivelse (aldri la noe havne i feil hender).
Dobbeltsjekker at alle myndighetsgodkjenninger blir håndtert på riktig måte.
Overvåker transaksjoner og parter som er utsatt
for sanksjoner, sluttbruk og sluttbruker.
Klassifiserer alle eksporterte og importerte varer og takserer dem riktig.
Utfører forretninger bare med pålitelige og legitime kunder, og gjennomfører
nødvendige tiltak for å hindre og oppdage mistenkelige betalinger.
Hvis du er i tvil om noe, så bare tenk på hvordan vi driver virksomheten vår generelt sett:på en etisk måte – kvalitet og sikkerhet for den rette prisen – eller ikke i det hele tatt.

iHvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om ITC.

22

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASS

HARD, MEN RETTFERDIGKONKURRANSE
Når vi vinner, så vinner vi rettferdig. Husk at alt vi gjør og lager, er basert på
den integriteten. Vi presser oss selv hele tiden til å yte bedre både for våre kunderog for oss selv.
Men formidling av kvalitet og sikkerhet for den rette prisen er ikke alltid like lettå gjennomføre som det virker. Konkurranseintelligens bør utvikles via offentlige
kilder og smart tenking.
Hard, men rettferdig konkurranse betyr:
Rettferdig behandling av alle kunder, leverandører,konkurrenter og kollegaer hver dag.
Streben etter konkurransefordeler via innovativ problemløsning,aldri via spesialordninger med konkurrenter angående pris, rabatter,salgsvilkår, bud eller ting som ”Jeg selger ikke til dine kunde eller
ditt område hvis ikke du selger til mitt.”Være oppmerksom når du har konkurrenter i nærheten, spesielt
i forbindelse med bransjetilknytninger og arbeidsgrupper(sjekk alltid med den juridiske avdelingen først), og unngå
upresise eller nedsettende kommentarer om konkurrenter.
Aldri dra fordel av andre via manipulering eller ved å misbruke
konfidensiell eller beskyttet informasjon.
Unnlatelse kan være i strid med lover som beskytter fri og rettferdig konkurranse(også kjent som antitrust– eller konkurranseregler).

i

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om antitrustoverholdelse. Hvis du mistenker
noe som gjør deg bekymret, bør du komme deg unna situasjonen og umiddelbart kontakte den juridiske
avdelingen.

Sp: Før Otis jobbet jeg foren konkurrent. Nylig møtte jeg
en tidligere kollega, og vi er fortsatt
venner. Han gjør klar et bud for et
nytt infrastrukturprosjekt og spurteom Otis hadde tenkt å by. Jeg sa til
ham at jeg ikke kunne diskutere saken.
Var svaret jeg gav, riktig?

Sv: Ja, absolutt. Du skal aldri
diskutere bud med konkurrenter,selv om du er venn med vedkommende.
Du bør rapportere denne samtalen til
den juridiske avdelingen umiddelbart.

24

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASSBESTIKKELSER, KORRUPSJON OG KLOKEVALG AV FORRETNINGSPARTNERE... du vil aldri
havne i problemer
for å stå forvåre absolutter,selv om du går
glipp av avtalen.

Uavhengig av hvem de er, hvor store eller små de er, og hvor stor innflytelse de har,må du aldri la deg overbevise av partnere, virksomheter eller personer som driver
med bestikkelser eller korrupsjon.
Hva skjer hvis en kunde tilbyr å lukke en avtale, men forventer å få noe igjen for det
personlig? Hva skjer hvis en embedsmann lover å ta seg av noe raskt, men forventeren tjeneste i retur?
Gi og/eller ta bestikkelser er ikke bare uetisk og ulovlig, men det kan også føre til at
sikkerhets– eller kvalitetskrav ignoreres (kompromitterer alle de tre absoluttene samtidig).
Som tidligere nevnt, vil du aldri havne i problemer for å stå for våre absolutter, selv om
du går glipp av avtalen. Ved å hindre bestikkelser og korrupsjon, beskytter du faktisk ikkebare Otis og deg selv, men du promoterer også et åpent marked og svekker korrupsjon
som destruktiv effekt – alt mens du opptrer med respekt og åpenhet.
Et par ting å huske på når du arbeider med andre:Påvirk aldri beslutningen til en kunde eller annen person vedå tilby noe som helst av verdi. Vær stolt over å vinne på dyktighet.
Hold forretningsgaver og underholdningstilbud med moderatog flyktig hyppighet samt i tråd med sedvanlig forretningsskikk(og få godkjenning på forhånd før du gir eller mottar gaver).
Før nøyaktig og fullstendig regnskap, og formaliser
forretningsrelasjoner skriftlig.
Arbeid bare med likesinnede partnere som deler vårt engasjement
for alle våre absolutter og sjekk dette på forhånd.
Overhold alle lover, regler og forskrifter.
Rapporter mistanker om bestikkelser eller annen form for korrupsjon
umiddelbart.

i

Hvis du mistenker noe som gjør deg bekymret, kontakter du den juridiske avdelingen,etikkavdelingen eller ringer Otis' hotline–tjeneste.

iHvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om Antikorrupsjon(gaver, sponsing av reiser for tredjeparter, donasjoner, mellomledd), regler for god
oppførsel for leverandører og interessekonflikter.
26

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASSINTERESSEKONFLIKTER
Alle har et privatliv og et yrkesliv. Sånn er livet. Men noen ganger kan interessene
overlappe når man arbeider hos Otis. Tenk på aktiviteter utenfor arbeidsplassen,relasjoner på arbeidsplassen og personlige økonomiske interesser hos Otis–leverandører
eller –kunder. Alt dette kan skape motstridende interesser.
Det finnes mange måter livet til ansatte kan overlappe på (fra tilfeldig bruk av selskapets
eiendom til å konkurrere med selskapet), noe som kan føre til stor tankevirksomhet.
Så, hvordan kan du føle at du er på vei inn i en interessekonflikt?

Kan du (eller noen som står deg nær) dra fordel av det du har fåttlov av Otis å gjøre, si eller formidle?

Følg disse rådene for å bli oppmerksom på interessekonflikter:Vær ærlig og lojal ved ikke å bruke salgsmuligheter, ressurser,
eiendom eller informasjon som tilhører selskapet, til egen vinning.
Vær spesielt oppmerksom når personlige og økonomiske forbindelser
til deg (eller personer som står deg nær) kan påvirke arbeidet ditt.
Vær åpen og anerkjenn at hensikter kanskje kan være personlig motiverte
i stedet for i Otis' interesse.
Sørg for at du ikke lar personlige forpliktelser påvirke dine yrkesmessige plikter.
Vær oppmerksom på konflikter og prioriteter når personer i ditt privatliv
overlapper inn i yrkeslivet.
Gi beskjed så snart som mulig, selv når du er i tvil, slik at vi kan hjelpe deg
med å løse situasjonen raskt.

Kan det føre til at du opptrer, nå eller senere, utenfor Otis' beste
interesser?
Det aller minste ”ja” på ett av spørsmålene ovenfor kan antyde en interessekonflikt
mellom ditt privatliv og yrkesliv. Selv åpenbare konflikter kan være et problem, ettersom
de kan føre til at andre tror vi opptrer uredelig eller at personlige interesser er i konflikt
med vårt fokus på sikkerhet, etikk og kvalitet.
Interessekonflikter må alltid løses raskt og forskriftsmessig slik at det ikke resulterer
i fordommer eller uetisk atferd. Derfor er det viktig å gi beskjed i god tid så snart du serting som tyder på potensielle konflikter i fremtiden. Bare da kan vi iverksette nødvendige
tiltak for å løse situasjonen.

Sp: Søsteren min eieret entreprenørfirma. En kontrakt
med Otis vil virkelig gjøre en stor
forskjell for virksomheten hennes.
Har jeg lov til å anbefale henne?

Sv: Godt spørsmål! Det er alltid
best å spørre først. Vi er alltidpå jakt etter de beste partnerne
for Otis, og det kan være firmaet
til søsteren din. For å være sikker
på at alle forretningsbeslutninger
er etiske, bør du kontakte
etikkavdelingen. De vil veilede
deg gjennom prosessen raskt.

aktuelle og potensielle konflikter må presenteres for etikkavdelingen så snart som mulig.
i AlleVåre retningslinjer for interessekonflikter går mer detaljert til verks angående dette.

28

KUNDER, LEVERANDØRER OG MARKEDSPLASSHÅNDTERE OFFENTLIGE
RETNINGSLINJER OG POLITISKAKTIVITET
Som selskap arbeider vi noen ganger tettmed myndigheter eller reguleringsorganer.
Otis har kanskje interesser innen politiske eller
lovbestemte beslutninger, og når vi har det, såarbeider vi for å promotere vårt selskap og vårbransje. Men når vi er en del av disse prosessene,
gjør vi det på en ansvarlig og lovlig måte.
Vi oppfordrer til og støtter i tillegg ditt engasjement
i lokalmiljøet såfremt du:Opptrer lovlydig og utenfor enhver kritikk,og understreker når du uttrykker dine personlige
meninger i forhold til selskapets holdninger.
Kontakter etikkavdelingen hvis dustiller til valg for et politisk verv.
Ikke bidrar politisk på vegne av Otis eller
bruker selskapets midler til politisk arbeid.
Overholder lobbyvirksomhetsregler, offentlig
taushetsplikt og rapporteringskrav.

iHvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer
om kontakt med styresmaktene og lobbyvirksomhet.

30

RESSURSER, EIENDOM OG OMDØMME

Ressurser,
eiendom og
omdømmeBESKYTTE OGRESPEKTEREIMMATERIELLE
RETTIGHETER OG ANDRESELSKAPSRESSURSER

I over 165 år med innovasjon og hardt arbeid hver eneste dag har vi skapt
en omfattende portefølje med materiell eiendom og immaterialrett: fra ressurser
og opphavsrettsbeskyttet materiale til patenter, programvare, bedriftskunnskap
og forretningshemmeligheter.
Det er derfor vi alle bør bruke det samme absoluttet: bruk våre ressurser bare tillovlige forretningsformål. Vi bør med andre ord beskytte Otis' ressurser og sikre
effektiv bruk av dem. Det er helt avgjørende at du beskytter disse ressursene ved å:Være oppmerksom påborkastet tid, likegyldighetog tyveri, og rapportere allantatt misbruk eller fare som
involverer Otis–ressurser.
Holde Otis' immaterielle
rettigheter og annen beskyttet
informasjon trygg og sikker.
Informere oss hvis du har funnet
opp noe (grattis, forresten!) slik
at vi kan starte patentprosessen.

Oppgi beskyttet informasjon –selv til kollegaer – bare hvis detrenger denne informasjonen,og til tredjeparter bare hvis
vi beskytter informasjonen
vår via en solid kontrakt.
Forstå kontraktsmessige
eller forskriftsmessige krav
slik at tredjeparter som mottarvår beskyttede informasjon,
lover å beskytte den.
Formalisere eierskap av
immaterielle rettigheterog lisensrettigheter skriftlig
og via registrering før
samarbeid med andre.

Og på samme måte som Otis beskytter sin eiendom og sine ressurser(intellektuelle og andre), respekterer vi de immaterielle rettighetene til andre ved å:
Ikke be om, godta eller bruke
ressurser eller immaterielle
rettigheter for andre uten
forskriftsmessig godkjenning.
Alltid lisensiere arbeidet
til andre som vi bruker.

Dobbeltsjekke at vi blir
kreditert når det er berettiget.
Rapportere piratprodukter og andre
former for åndsverkskriminalitet
så raskt som mulig.

i Se våre retningslinjer om rettighetsbeskyttet informasjon og programvarelisens for mer informasjon.
32

RESSURSER, EIENDOM OG OMDØMMEINNSIDEHANDEL
OG HVORDAN UNNGÅ DET

FØRE NØYAKTIGREGNSKAP

Det er en ære for oss å være et uavhengig og børsnotert selskap. Men denneæren medfører viktige ansvarsområder. Når du arbeider hos Otis, kommer du kanskje
i befatning med informasjon som ikke er kjent utenfor selskapet, men som kan påvirke
aksjemarkedet hvis den blir kjent.

Enten det er en årsrapport, en bestilling, en timeliste, en utgifts– eller
sikkerhetsrapport, så vil du finne kvalitetsmessig bokføring som basis for allevåre smarte forretningsbeslutninger. Interessenter er også avhengige av presiseog åpne registre som veiledning for sine investeringer.

Aksjehandel basert på slik viktig innsideinformasjon er ikke bare uærlig, men også ulovlig.
For å holde deg unna slike tvilsomme forretninger, må du:Utfør aldri aksjehandel når du
har viktig innsideinformasjon.
Hold på hemmeligheterog formidle aldri Otis–
innsideinformasjon til andre(selv ikke venner og familie)
som kan bruke den til å øke
sin økonomiske portefølje.
Det er også uærlig og lovstridig.

Vent minst to virkedager før duhandler med aksjer som hadde
informasjon som var kategorisert
som ”innsideinformasjon”, foreksempel forventet omsetning,nye produkter eller utviklinger, tilslik informasjon er gjort offentlig.

Komplett og presis bok– og regnskapsføring er en svært viktig del av en ærlig
og etisk virksomhet. Dette gjør virksomheten vår mer effektiv og produktiv.
Det hindrer også at omdømmet vårt blir svekket samt forebygger straffer.
Slik ivaretar du jobben din på best mulig måte:Be alltid om juridisk bistand hvis duer i tvil. Straffer kan være alvorlige:
bøter og til og med fengsel.

Registrer transaksjoner
og hendelser presist og
på en betimelig måte.

Beskytt ikke–offentlig
og personlig informasjon
du måtte ha.

Juster budsjettforslag
og økonomievalueringer
rettferdig og tydelig.

Gi råd til kunder om
feil og bruk kreditter og
refunderinger på riktig måte.

Aldri utfør unøyaktig, villedendeeller hemmelig bokføring.

Oppbevar og avhend registrepå riktig måte, og oppbevar allejuridiske dokumenter sikkert.

Har du mistanke om forfalskning av registre? Rapporter det umiddelbart til en overordnet,
etikkavdelingen, den juridiske avdelingen eller Otis' hotline–tjeneste.

iHvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om handel med verdipapirer.

i

Du finner mer informasjon i vår håndbok for finans, og i tillegg i våre retningslinjer
om oppbevaring av registre.

34

RESSURSER, EIENDOM OG OMDØMMEPERSONLIG OG SERIØST
PREG PÅ PERSONLIGEOPPLYSNINGER
Vi driver i en bransje der vi kobler folk sammen, og ettersom vi kjenner noen
av kundene og klientene våre godt, deler vi ofte informasjon og materiale:kontaktopplysninger, bilder, data i personalavdelingsarkivet, adgang til bygninger
og mye mer.
Men i stadig økende grad over hele kloden, så finnes det begrensninger på hvilken
type informasjon man etter loven har tillatelse til å dele (og samle inn) om andre.
Personlig informasjon, enten det gjelder deg selv eller en kunde, leverandør, annen
ansatt eller annen enkeltperson, til og med passasjerer, er konfidensiell.
Vet du hva som også er konfidensielt? All ikke–offentlig informasjon som kan væretil nytte for konkurrenter, eller som kan være skadelig for Otis eller selskapets kunder,hvis den publiseres.
Det er derfor vi beskytter alles personvern, på samme måte som vi beskytter vårt eget,ved å:Samle inn, bruke og oppbevare personlige data bare når det
er nødvendig og juridisk tillatt.
Oppbevare personlig informasjon trygt, og følgevåre datasikkerhetsprosedyrer slavisk.
Aldri dele andres personlige data, verken internt eller eksternt,
uten forskriftsmessig tillatelse og klarsignal.
Rapportere svake punkter i datasikkerheten samt databrudd umiddelbart.
Hvis du mistenker uvanlig dataaktivitet eller noe som kan sette våre datasikkerhetsprosedyreri fare, kontakter du etikkavdelingen eller Otis' datavernansvarlige, juridiske kollegaer, ringer Otis'
hotline–tjeneste eller sender en e–post til otis@privacy.com.
du mer detaljerte prosedyrer? Se våre retningslinjer om personlig informasjon
i Trengerog personvernerklæring for ansatte.

Sp: Min overordnede
spurte meg om å arbeide
med en tjenesteleverandørfor å opprette et teamregistermed oversikt over de ansatte på
mitt prosjekt, med hver ansattes
etternavn, jobbtelefonnummer,e–postadresse, private
telefonnummer og bilde forå forenkle kommunikasjon,
teamarbeid og deling av

kontaktinformasjon i tilfelle
det oppstår en krise. Bør jeg
opprette og sende den listen
til tjenesteleverandøren?
Sv: Ikke før du har fullført Otis'
vurdering av personvernpåvirkningen.
All informasjon det bes om, er personlig,
noe som betyr at du bør følge Otis'
standard retningslinjer for å bekrefte
at innsamling og deling er tillatt.
36

RESSURSER, EIENDOM OG OMDØMMESOSIALE MEDIER,MULIGHETER OG FARER
Sosiale medier er en god metode for deg å komme i kontakt med de vi arbeider
for og med, enten det gjelder deling av informasjon, perspektiver eller bareinformasjon til ettertanke.
Men som du vet, så spres informasjon raskt og uventet på Internett og på sosiale
medier, så vær forsiktig, ansvarlig og fornuftig hver gang du publiserer et innlegg.
I dagens moderne kommunikasjonssamfunn, der digital informasjon overføres med
lynets hastighet, må alle Otis–ansatte:Være åpne og ærlige om sin Otis–identitet når man uttrykker egne meninger.
(Tenk: er dette sensitiv, ikke–offentlig eller konfidensiell informasjon?)(Er det ditt eller Otis' synspunkt?).
Vurdere det du deler, og hvordan det kan bli oppfattet.
(Er Internett egentlig det beste stedet for det jeg er i ferd med å publisere?)
Rette seg etter de som har spesialtillatelse til å snakke på vegne av Otis.
Bruke god dømmekraft ved å unngå å komme med nedsettende eller
provoserende kommentarer.
Alltid kanalisere våre absolutter når du bruker sosiale medier.

i

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se våre retningslinjer om sosiale medier.

Sp: Vi lanserte nettopp
en kul video som forklarer
et gjennombrudd innen
systemtilkoblet heisteknologi.
Kan jeg tweete en kobling til
videoen, eller bør jeg overlate det
til vårt team for sosiale medier?

Sv: Så lenge du er sikker på
at videoen ble frigitt offentlig,
kan du tweete om den (og nevne
at du er Otis–ansatt). Vi oppfordrer
deg absolutt til å dele spennende
selskapsinnhold med ditt sosiale
nettverk når det er klarert og godkjent.

38

DINE RESSURSER

Dine ressurser

Kommer du noen gang til å brukeen heis eller rulletrapp som ikke
fungerer riktig? Selvsagt ikke. Det
er derfor vår lidenskap for sikkerhet,
etikk og kvalitet er mer enn et ideal.
Det er et veikart for å oppnå suksess
på alle områder av virksomheten vår.
Det å bli et av verdens mest
respekterte og lønnsomme selskaper
betyr overholdelse av tidsfrister samt
sikker og feilfri teknologi og tjenester
hver dag på alle markeder. Vi har som
mål at alle våre ansatte og eksperter
i felten kommer trygt hjem hver dag.
Og det å alltid gjøre det på den rettemåten, den etiske måten, er Otis–måten.

40

DINE RESSURSER

INFORMASJON
OG STØTTE
Vi formidler et telefonnummer
for mange ressurser du kan
bruke, og vi oppfordrer deg
til alltid å kontakte oss og be
om veiledning om problemer
eller spørsmål du måtte ha.

”Sakens kjerne er
følgende: hvis duser noe, så si noe.
Du vil aldri havne
i problemer forå si: ”Dette virker
ikke riktig”.”

Du kan få hjelp ved å ringe eller
sende oss en e–post, og det finnesogså andre måter å kontakte oss på.
Bruk metoden som passer best for deg.
I bedriften din: Kontakt en overordnet,
personalavdelingen, den juridiske
avdelingen eller etikkavdelingen.
Anonymt: Hvis du føler deg
mer komfortabel med å holde
identiteten din for deg selv og
snakke anonymt, er det helt i orden.
Og du kan til og med gjøre det på ditteget språk når som helst (tilgjengelig
24 timer i døgnet 7 dager i uken).
Et telefonanrop til
Otis' hotline–tjeneste
Et nettbasert skjema
på Otis' nettsted
Send et brev til Global
Ethics & Compliance ved
det globale hovedkontoret.

Hvis du har mistanke om at noe
er galt, eller at Otis–absoluttene ikke
blir fulgt, eller hvis du rett og slett vil
ha klarhet i dette med absoluttene,så må du for all del gi beskjed. Detå stå frem, beskytter våre absolutter,men det beskytter samtidig deg også.
Vi aksepterer ikke gjengjeldelser for å stå
frem, fordi det å stå frem er det riktige
for virksomheten vår. For å gjenta:
det er rett og slett hvem vi er.

iHar du behov for å vite mer?
Se www.otis.com/reportingchannels

42

Otis er verdens ledende
produsent og vedlikeholder av heiser,rulletrapper og rullende fortauer.
Otis ble grunnlagt for over
165 år siden av oppfinneren
av sikkerhetsheisen, og selskapet
tilbyr produkter og tjenester via
sine avdelinger i over 200 landog territorier. I tillegg vedlikeholder
Otis omtrent 2 millioner heiserog rulletrapper over hele verden.
Hver dag transporterer Otis merenn 2 milliarder personer gjennom
verdens urbane landskaper.
Du finner mer informasjon på
www.otis.com, eller du kan følge
Otis på LinkedIn, YouTube og
som @OtisElevatorCo på Twitter,
Facebook og Instagram.

Fraskrivelse av hele eller deler av dette
dokumentet eller andre retningslinjer som
er utstedt for å implementere det, vil bare gis
under helt spesielle omstendigheter, og kun ettergodkjenning av visepresidenten for Global Ethics& Compliance. Fraskrivelser for direktører og
administrerende direktører må godkjennes av bådevisepresidenten for Global Ethics & Complianceog OTIS’ styre eller en styrekomité, og vil bli
forskriftsmessig publisert når det kreves av loven,av reguleringer eller av Otis’ retningslinjer.

OTIS WORLDWIDE CORPORATION
1 CARRIER PLACEFARMINGTON CT 06032
UNITED STATESOTIS.COM