学校法人綜藝種智院 個人情報の保護に関する規則

制定 平成１７年７月２１日
改正 平成２０年３月２６日規則９号
平成２３年２月 ２日規則７号
平成２３年10月26日規則1-④号

第１章

総則

(名称)
第１条 この規則は、学校法人綜藝種智院(以下「学園」という。)及び学園が設置する学校における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、学園及び学校の業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第２条 この規則において「個人情報」とは、学校の学生(以下「在校生」という。)、在校生の保護者及び保証人、学園の役員及び職員並びにこれらに準ずる者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。
２ この規則において「保有個人情報」とは、職員が職務上作成、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、学園及び学校が保有しているものをいう。
ただし、文書、図画及び電磁的記録に記録されているものに限る。
３ この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。
４ この規則において「情報主体」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(所属長等の責務)
第３条 学園の理事長(以下「理事長」という。)は、この規則及び関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を総合的に策定し、実施するとともに保有個人情報の管理についてこれを統括する。
２ 法人事務室長(以下「事務室長」という。)は、理事長の前項の業務を補佐し、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、第５条に定める個人情報保護管理者を指導し、個人情報の保護に関連する問題が生じた場合には、迅速かつ適切に対処するものとする。
３ 学校の所属長は、当該学校が保有する保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じるとともに、所属する職員が個人情報を適正に取扱うように指導して、それに関連する問題が生じた場合には迅速かつ適切に対処するものとする。

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(職員の責務)
第４条 個人情報を取扱う職員は、法令及びこの規則を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、保有個人情報の正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
２ 個人情報を取扱う職員は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
３ 前項の規定は、職員がその職を退いた場合にあっても同様とする。
(個人情報保護管理者)
第５条 この規則の目的を達成するために、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)を置く。
２ 管理者は、学園すべての管理職員を持って充てる。
３ 前項の規定にかかわらず、所属長は特に必要と認める場合には、前項に定める管理職員以外の者を管理者に指名することができる。
４ 管理者はこの規則の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、職員がこれを適正に取扱うよう指導して、監督するとともにその取扱い並びに所管する保有個人情報の開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負うものとする。
５ 管理者が取扱う個人情報及び所管する保有個人情報の範囲は、学校法人綜藝種智院事務組織規則に定める業務分掌によるものとする。
６ 保有個人情報の管理責任範囲について疑義が生じた場合は、当該管理者間の協議によりこれを定めるものとする。
第２章

個人情報保護委員会(委員会)
第６条 学園及び学校の個人情報の保護に関する重要事項を審議するために、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(審議事項)
第７条 委員会は、次の事項について審議する。
(1) 個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項(2) 管理者から保有個人情報の取扱い、開示、訂正、不服申立て等について付議された事項(3) 第５条第６項による管理者間の協議が不調となった場合の取扱いに関する事項(4) その他、個人情報の保護に関する重要な事項(関連機関の意見聴取)
第８条 委員会は、電子計算機を用いて管理する個人情報の取扱いについて審議するときは、必要に応じて学校に設けられた情報システムの管理・運営に関する委員会等の意見を聞くものとする。
２ 前項のほか、委員会は前条に規定する事項の審議のため、関係する諸機関の意見を求めることができる。
(委員会の構成)-2-

第９条 委員会は、次の委員により構成する。
(1) 理事長、学校の所属長及び事務室長(2) 法人事務室事務課長(3) 大学学部長、宗教部長、教務部長、学生部長、図書館・学術情報センター長、事務長(4) 削除(5) 大学事務室の総務課長(委員長及び副委員長)
第10条 委員会に委員長及び副委員長各１名を置く。
２ 委員長は理事長をもって充て、副委員長は事務室長をもって充てる。
３ 委員長は委員会を招集し、会議の議長となり、委員会の業務を総括する。
４ 副委員長は委員長を補佐し、委員長に事故あるとき又は委員長が欠けたときは、委員長の職務を代行し又は委員長の職務を行う。
(運営)第11条 委員会は、委員の３分の２以上が出席しなければ、会議を開き議決することができない。ただし、やむを得ない事由のために出席できない委員が、予め書面により自己の意思を表示して他の委員に委任した場合はこれを出席者とみなす。
２ 委員会の議事は委員長を除く出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、委員長の決するところによる。
３ 委員会は、必要があると認めるときは委員以外の者の出席を求め、意見を聴くものとする。
４ 前項に定めるもののほか、委員会の運営について必要な事項は委員長がこれを定める。
(事務の所掌)第12条 学園及び学校の個人情報の保護に関する主管部署は、法人事務室事務課とし、委員会の事務は主管部署が取扱う。
第３章

個人情報の取扱い(保有の制限等)第13条 個人情報の保有は、学園又は学校の業務又は教育・研究活動を遂行するために必要な場合に限るものとし、保有にあたってはその利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
２ 個人情報は、前項の規定により、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えてこれを保有してはならない。
３ 第１項の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的の明示)
第14条 文書、図画及び電磁的記録に記録された個人情報を取得するとき及び情報主体から直接書面に記録された当該情報主体の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、-3-

予め当該情報主体に対しその利用目的を明示しなければならない。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急必要があるとき(2) 利用目的を情報主体に明示することにより、当該情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき(3) 出版、報道等により当該個人情報がすでに公にされているとき(4) 法令の規定に基づくとき又は司法手続き上必要なとき(5) 委員会が利用目的を明示することにより、学園又は学校の権利又は正当な利益を害されるおそれがあると認められるとき(6) 前号に掲げる場合のほか、取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められるとき、その他委員会が相当の理由があると認めたとき(利用及び提供の制限)
第15条 保有個人情報は、利用目的以外の目的のために利用又は提供してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用又は提供することができる。
ただし、保有個人情報の利用目的以外の目的のために利用又は提供することによって、情報主体又は第三者の権利、利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときはこの限りでない。
(1) 法令の規定に基づくとき(2) 情報主体の同意があるとき(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、情報主体の同意を得ることが困難であるとき(4) 公衆衛生の向上又は在校生の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、情報主体の同意を得ることが困難であるとき(5) 学園又は各学校の業務又は教育・研究活動の遂行に必要な限度で保有個人情報を学園の内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき(6) 委員会が、情報主体以外の者に提供することが明らかに当該情報主体の利益になると認めたとき(7) 前号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成のために保有個人情報を提供するとき、その他委員会が相当の理由があると認めたとき３ 前項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用又は提供するときは、対象とする保有個人情報の範囲を特定するものとし、個人情報のうちの必要な事項に限定して利用又は提供しなければならない。
４ 第２項第５号の場合にあっても、管理者は個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、当該保有個人情報の利用を特定の組織単位に限るものとする。
５ 管理者は、第２項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用又は提供するときは、その事実を記録しなければならない。
(提供を受ける者に対する措置要求)
第16条 管理者は、所管する保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供を受ける者に対し提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し又はその漏えいの防止、その他個人情-4-

報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。
(正確性の確保)第17条 管理者は、利用目的の達成に必要な範囲内で所管する保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するように努めなければならない。
(安全確保の措置)
第18条 管理者は、所管する保有個人情報の漏えい、減失、き損及び改ざんの防止、その他保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の規定は、学園から個人情報の取扱いの委託を受けた者が、受託した業務を行う場合について準用する。
(情報システムにおける管理)第19条 ネットワーク管理者は、電子計算機を用いて管理する個人情報を取扱うときは当該個人情報の管理者と協議の上、個人情報の入力、更新、削除、検索等の電子計算機処理を担当する者及び処理を行う場合の条件等を定めなければならない。
２ ネットワーク管理者は、電子計算機を用いて管理する保有個人情報への不当なアクセス等の危険に対して技術面において必要な安全対策を講じなければならない。
(委託に伴う取扱い)
第20条 個人情報の取扱いを含む業務を外部委託する場合は、当該契約において個人情報の適正な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
２ 前項の委託を受けた業務に従事する者又は従事していた者は、その業務に関連して知り得た個人情報の内容を他に知らせ又は不当な目的に利用してはならない。
(外部要員の受入れに伴う取扱い)
第21条 前条の規定は、個人情報の取扱いを含む業務を行うため、外部から要因を受入れる場合について準用する。
第４章

個人情報ファイル

(保有等に関する事前通知)
第22条 学園の組織単位において個人情報ファイルを保有しようとするとき、当該組織単位の長は予め委員会に対して、次に掲げる事項を届出なければならない。届出た事項を変更しようとする場合も同様とする。
(1) 個人情報ファイルの名称(2) 当該組織単位の名称及び管理者の職名(3) 個人情報ファイルの利用目的(4) 個人情報ファイルに記録される項目及び個人情報ファイルに記録される情報主体の範囲(5) 個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法(6) 個人情報ファイルに記録された個人情報を、当該組織単位以外の者に経常的に提供する場合にはその提供先-5-

(7) 第２３条第３項の規定に基づき、個人情報ファイルに記録された項目の一部、若し
くは個人情報の収集方法又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないとする
ときはその旨
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについてはこれを適用しない。
(1) 学園又は学校の機密、その他学園の利益に関する事項を記録する個人情報ファイル(2) 学籍簿並びに在学生又は在学生であった者に係る個人情報ファイルであって専らその学業成績、学習及び健康の状況、学習及び生活指導、進路指導、学納金の納付等に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録したもの(3) 職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって専ら人事、給与、福利厚
生等に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録したもの(4) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル(5) 前項の規定による届出に係る個人情報ファイルに記録されている個人情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録されている個人情報の項目及び範囲等が当該届出に係るこれらの事項の範囲内のもの(6) １年以内に消去することとなる個人情報のみを記録する個人情報ファイル(7) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する個人情報を記録した個人情報ファイルであって送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他送付又は連絡に必要な事項のみを記録したもの(8) 前各号に掲げるもののほか、委員会が前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものと認めたもの
３ 管理者は、第１項に規定する事項を届出た個人情報ファイルの保存を中止したとき、遅滞なく委員会にその旨を届出なければならない。
(個人情報ファイル簿)第23条 事務室長は、学園及び各学校が保有している個人情報ファイルについて、それぞれ前条第１項第１号から第６号までに掲げる事項を記載した帳簿としての「個人情報ファイル簿」を作成し、法人事務室事務課に備え置くものとする。
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについてはこれを適用しない。
(1) 前条第２項第１号から第８号までに掲げる個人情報ファイル(2) 前項の規定により備え置かれた「個人情報ファイル簿」掲載の個人情報ファイルに記録されている個人情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録されている個人情報の項目及び範囲等が当該「個人情報ファイル簿」に記載された事項の範囲内のもの
３ 第１項の規定にかかわらず、事務室長は、個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、委員会に報告の上、個人情報ファイルに記録された項目の一部若しくは事項を個人情報ファイル簿に記載せず又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
第５章

個人情報の開示、訂正等(開示請求)-6-

第24条 個人情報によって識別される特定の個人(以下「本人」という。)は、この規則の定めるところにより、学園又は学校が保有する自己に関する保有個人情報の開示を請求することができる。ただし、本人の同意があるとき又は委員会が認めたときは、当該本人の保護者又は保証人若しくは法定代理人による開示の請求を妨げない。
２ 前項の請求（以下「開示請求」という。)にあたっては、本人であることを明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記した文書を当該開示請求に係る保有個人情報を所管する管理者あてに提出しなければならない。
３ 管理者は、開示請求を受けたときは当該保有個人情報を開示するものとする。
ただし、開示請求に係る保有個人情報が、次の各号のいずれかに該当する場合は当該保有個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき(2) 開示請求の対象となる保有個人情報に、第三者の個人情報が含まれるとき(3) 個人の指導、評価、診断、選考等に関する個人情報であって、開示をすることにより当該指導、評価、診断、選考等に支障を及ぼすおそれがあるとき(4) 委員会が、開示をすることにより学園又は各学校の業務の適正な執行に支障を及ぼすおそれがあると認めたとき(5) 前各号に掲げる場合のほか、委員会が相当の理由があると認めたとき(開示の決定)第25条 管理者は、所管する保有個人情報の開示請求を受けたときは、遅滞なく当該開示請求に係る保有個人情報の開示について決定しなければならない。
２ 管理者は、所管する保有個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、開示請求をした者に対しその理由を文書により通知しなければならない。
(開示の方法)第26条 保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているときは印字装置による出力物の閲覧又は写しの交付により行う。ただし、それらの方法による開示が困難である場合には他の適切な方法により行うことができる。
(訂正等の請求)第27条 情報主体は、学園又は学校が保有する自己に関する保有個人情報について、その内容に誤りがあると認められる場合は、当該保有個人情報を所管する管理者に対して、訂正又は追加(以下「訂正等」という。)を請求することができる。
２ 第２４条第２項の規定は、保有個人情報の訂正等の請求をする場合について準用する。
３ 管理者は第１項の請求を受けたときは、その内容の訂正等に関し学園又は各学校の諸規則並びに法令の規定において特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において遅滞なく当該請求に係る事実を調査・確認し、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。
４ 管理者は、前項により所管する保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、訂正等を請求した者に対し、その旨を通知しなければならない。

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(取扱い停止の請求)第28条 情報主体は、学園又は学校が保有する自己に関する保有個人情報が、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱われていると認められる場合は、当該保有個人情報を所管する管理者に対し、その取扱いの停止を請求することができる。
２ 第２４条第２項の規定は、保有個人情報の取扱い停止の請求をする場合について準用する。
３ 管理者は、第１項の請求に理由があることが判明したときは、これを是正するために必要な限度で、遅滞なく当該保有個人情報の取扱いを停止しなければならない。
ただし、当該保有個人情報の取扱いの停止に多額の費用等を要する場合、その他取扱いを停止することが困難な場合にあっては、情報主体の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときはこの限りでない。
４ 管理者は、前項により所管する保有個人情報の全部若しくは一部について取扱いを停止したとき又は取扱いの停止を行わない旨の決定をしたときは、取扱いの停止を請求した者に対しその旨を通知しなければならない。
(提供停止の請求)第29条 情報主体は、学園又は各学校が保有する自己に関する保有個人情報が不当に第三者に提供されていると認められる場合は、当該保有個人情報を所管する管理者に対し、第三者への提供の停止を請求することができる。
２ 第２４条第２項の規定は、保有個人情報の第三者への提供を停止の請求をする場合について準用する。
３ 管理者は、第１項の請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく当該保有個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人情報の第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者への提供を停止することが困難な場合にあっては、情報主体の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときはこの限りでない。
４ 管理者は、前項により所管する保有個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき又は第三者への提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、第三者への提供の停止を請求した者に対しその旨を通知しなければならない。
(不服の申立て)第30条 情報主体は、学園又は学校が保有する自己に関する保有個人情報の取扱いについて不服がある場合は、委員会に対し不服申し立てをすることができる。
２ 前項の申し立てをするときは、情報主体本人であることを明らかにし、当該申立てに必要な事項を明記した文書を当該保有個人情報を所管する管理者を経て委員会あてに提出しなけれればならない。
３ 委員会は、第１項の申立てがあったときは、速やかに申立て事項について審査する。この場合において、委員会は必要に応じ不服申立て人、当該保有個人情報の管理者又は当該保有個人情報を所管する部署の職員、その他関係者の出席を求め、意見又は説明を聞くことができる。
４ 委員会は、審査終了後その決定事項を不服申立人に文書で通知するものとする。

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(理由の説明)
第31条 第２７条第４項、第２８条第４項、第２９条第４項又は前条第４項の規定により、情報主体から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する
場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、当該情報主体に対しその理由を説明するよう努めなければならない。
第６章

雑則(適用除外)
第32条 学園又は学校が保有する保有個人情報のうち、分類その他の整理が行われていないもので同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるため、その中から特定の保有個人情報を検索することが困難であるものは、前章の規定の適用については学園に保有されていないものとみなす。
２ 学園又は学校が保有する個人情報であって、個人情報ファイル化されないで文書、図画及び電磁的記録に散在的に記録されている個人情報については、前章の規定の適用については学園に保有されていないものとみなす。
(教育・研修)第33条 理事長は、この規則及び関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するため、職員に対する必要な教育、研修等を実施しなければならない。
(監査)第34条 理事長は、学園における個人情報の取扱いについて定期的に監査を行うものとする。
２ 理事長は、前項の監査を行うにあたっては監査担当者を任命するものとする。
３ 監査担当者は、監査の結果を理事長に報告しなければならない。
(補則)第35条 この規則に定めるもののほか、この規則の実施に関し必要な事項は別に定める。
(改廃)第36条 この規則の改廃は、理事会の議を経て理事長がこれを行う。
附 則 （平成１７年 規則第３号）(施行期日)
第１条 この規則は、平成１７年７月２１日から施行する。
(経過措置)
第２条 この規則の施行にあたり、現在学園及び各学校が保有している個人情報ファイルについて、規則第 22 条第１項の適用に際し、同行中「保有しようとする」とあるのは「保有している」と、「予め」とあるのは「この規則の施行後速やかに」と読み替えるものとする。
附 則 （平成１９年 規則第９号）(施行期日)
この規則は、平成２０年４月１日から施行する。

-9-附則（平成２２年規則第７号）(施行期日)
この規則は、平成２３年４月１日から施行する。
附 則 （平成２３年 規則第 1-④号）(施行期日)
この規則は、平成２３年１１月１日から施行する。

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