○国立大学法人上越教育大学法人文書管理規則（平成23年３月10日規則第３号）
最終改正

令和２年３月11日規則第８号

目次
第１章

総則

第２章

管理体制

第３章

作成

第４章

整理

第５章

保存

第６章

法人文書ファイル管理簿

第７章

移管，廃棄又は保存期間の延長

第８章

点検・監査及び管理状況の報告等

第９章

研修

第10章

補則

第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は，公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」とい う。） 第 13条 第 １ 項 の 規 定 に基 づ き ， 国 立 大 学法 人 上越 教 育大 学 （以 下 「本 法 人」 という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条

この規則における用語の定義は，次のとおりとする。

(1) 法 人 文 書

本 法人 の 役員 又 は職 員 （以 下 「役 職 員」 と いう。） が職 務 上作 成 し， 又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっ て は 認 識 す る こ と が で き な い 方 式 で 作 ら れ た 記 録 を い う 。） を 含 む 。 以 下 同 じ 。）
であって，本法人の役職員が組織的に用いるものとして，本法人が保有しているものをいう。ただし，法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
(2) 教育・研究関係文書

前号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
(3) 法人文書ファイル等

本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくするこ と が 適 当 で あ る も のに 限 る 。） を 一 の 集 合 物 に ま とめ た も の （ 以 下 「法 人 文書 ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 法人文書ファイル管理簿

本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5） 部 局 等

上 越教 育 大学 学 則（ 平 成16年 学 則第 １ 号。 以 下「 学 則」 と いう。） 第７ 条から第14条までに規定する組織，学則第15条の規定に基づき設置された組織並びに上越教育大学寄附講座及び寄附研究部門に関する規程（平成29年規程第20号）の規定に- 1 -基づき設置された寄附講座及び寄附研究部門をいう。
第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条
２

本法人に総括文書管理者を置き，事務局長をもって充てる。

総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括（文書管理者及び文書管理担当者）

第４条

本法人に，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き，事務局の課及び監査室（以下「課等」という。）の長をもって充てる。
２

文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等(6) 法 人 文 書 の 作 成， 標 準文 書 保存 期 間基 準 （以 下 「基 準 」と い う。） の 作成 等 によ る
法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

３

文書管理者は，当該課等の職員のうちから文書管理担当者を指名し，文書管理担当者を指名した後，速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。

４

文書管理担当者は，文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐するものとする。

５

前４項の規定にかかわらず，教育・研究関係文書の管理に当たっては，部局等の長を文書管理者とし，当該部局等の教員を文書管理担当者とする。
（監査責任者）

第５条
２

本法人に監査責任者を置き，監事をもって充てる。

監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）

第６条

職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章

作成（文書主義の原則）
第７条

職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条第１項の規定に基づき，法第１条の目的の達成に資するため，本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
- 2 -（別表第１の業務に係る文書作成）
第８条

別表第１に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の法人文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第９条

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲

示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
２

文書の作成に当たっては，常用漢字表（平成22年内閣告示第２号），現代仮名遣い（昭和 61年 内 閣 告 示 第 １ 号）， 送 り仮 名 の 付け 方 （昭 和 48年内 閣 告示 第 ２号 ） 及び 外 来語 の表記（平成３年内閣告示第２号）等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第４章

整理（職員の整理義務）
第１０条

職員は，第11条及び第12条に従い，次に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第１１条

法人文書ファイル等は，本法人の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については，同表を参酌して分類）し，分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１２条

文書管理者は，別表第１に基づき，基準を定めなければならない。

２

第10条第１号の保存期間の設定については，基準に従い行うものとする。

３

基準及び前項の保存期間の設定においては，法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとする。

４

第10条第１号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日（以下「文書 作 成 取 得 日」 と い う 。） の 属 す る 年 度 の 翌年 度 の ４ 月 １ 日 とす る 。た だ し， 文 書作 成
取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書等の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

５

第10条第３号の保存期間は，法人文書を法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

６

第10条第３項の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち 最 も 早 い 日（ 以 下 「 フ ァ イ ル 作 成 日」 と い う 。） の 属 す る 年度 の 翌年 度 の４ 月 １日 とする。ただし，ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その
日とする。

７

第４項及び前項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間と- 3 -する法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しな
い。
第５章

保存

（法人文書ファイル保存要領）
第１３条

総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資

す る よ う ， 法人 文 書 フ ァ イ ル 保 存 要 領（ 以 下 「 保 存 要 領 」 とい う。）を 作 成す る もの とする。
２

保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) その他適切な保存を確保するための措置
（保存）

第１４条

文書管理者は，保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書

ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りではない。
第６章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１５条

総括文書管理者は，本法人の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管理 に 関 す る 法 律 施 行 令 （ 平 成 22年 政 令 第 250号 。 以 下 「 施 行 令 」 と い う 。） 第 15条 に 基
づき磁気ディスクをもって調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）

第１６条

文書管理者は，少なくとも毎年１回，管理する法人文書ファイル等（保存期間が １ 年 以 上 のも の に 限 る。） の 現 況 に つ い て， 施 行 令第 15条 第１ 項 各号 に 掲げ る 事項 を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年 法 律 第 140号 。 以 下 「 情 報 公 開 法 」 と い う 。） 第 ５ 条 各 号 に 規 定 す る 不 開 示 情 報 に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３

文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書フ
ァイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第７章

移管，廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）
第１７条

文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第２に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならな
- 4 -

い。
２

前条第１項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。

３

総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第１８条

文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書フ

ァイル等について，前条第１項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
（保存期間の延長）

第１９条

文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
(1) 現に監査，検査等の対象になっているもの

当該監査，検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの

当該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの
当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 情 報 公 開 法 第 ４条 に 規 定 す る 開 示 請 求が あ っ た も の 同 法第 ９ 条各 項 の決 定 の日 の翌日から起算して１年間
２

文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

３

文書管理者は，前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は，延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２０条

文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
- 5 -

第２１条

文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）

第２２条

総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
第９章

研修（研修の実施）第２３条

総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２４条

文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第１０章

補則

（細則）
第２５条
附

この規則の施行に関し必要な事項は，別に総括文書管理者が定める。
則１

この規則は，平成23年４月１日から施行する。

２

国立大学法人上越教育大学法人文書管理規程（平成16年規程第29号）は廃止する。
附則（平成25年規則第８号（平成25年３月22日））

この規則は，平成25年４月１日から施行する。
附則（平成26年規則第５号（平成26年３月24日））

この規則は，平成26年４月１日から施行する。
附則（平成26年規則第７号（平成26年４月16日））

この規則は，平成26年４月16日から施行する。
附則（平成27年規則第８号（平成27年３月24日））

この規則は，平成27年４月１日から施行する。
附則（平成29年規則第４号（平成29年３月27日））

この規則は，平成29年４月１日から施行する。
附則（平成30年規則第６号（平成30年３月23日））

この規則は，平成30年４月１日から施行する。
附則（平成30年規則第13号（平成31年３月22日））

この規則は，平成31年４月１日から施行する。
附則（令和２年規則第８号（令和２年３月11日））

この規則は，令和２年４月１日から施行する。

- 6 -別表第１（第８条関係）
法人文書の保存期間基準
当該業務に係る法人文書の保存期間
具体例
類型（施行令別表の該当項）
国立大学法人上越教育大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１ 設立又は改廃 組 織 の 存 立 に 設立 又は 改 廃に 係 る登 記， 無期限 ・登記書及びその経緯 関 す る 重 要 な 財産的基礎に関する文書
・国有財産台帳
経緯
・資本金台帳・庁舎図面
・承継計画書２ 規程の制定又 (1)立案の検討 イ 立案基礎文書
30年
・業務方針
は改廃及びそ
・業務計画
の経緯
・学長指示
ロ 立案 の 検討 に 関す る調・調査・検討資料
査研究文書
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案 の 検討 に 関す る会
・開催経緯
議等文書
・諮問
・議事概要・議事
録
・配付資料
・答申等
(2)関係機関へ 関係機関協議文書
・協議案の協議
・関係機関からの質問・意見・関係機関への回
答(3)文部科学大 文部 科学 大 臣の 同 意を 求め・利用等規則案
臣の同意るた めの 決 裁文 書 及び 提出・理由，新旧対照された文書
条文，参照条文
・同意書(4)制定又は改 制定 又は 改 廃の た めの 決裁・規程案，細則案
廃文書・利用等規則案，寄贈寄託文書受
入要綱案
・法人文書管理規則案
・理由，新旧対照
条文，参照条文(5)文部科学大 文部 科学 大 臣へ の 届出 に関・届出書
臣への届出 する文書
(6)公表
公表に関する文書
・公表書
３ 法令の規定に 独 立 行 政 法 人 イ 立案基礎文書
10年
・業務方針
基づく文部科 通則法（平成1・中期目標・計画
学 大 臣 の 認 1年 法 律 第 10 3・年度計画
可，承認の求 号 。 以 下 「 通・事業報告書の求め，届出 則 法 」 と い・財務諸表等及びその経 う 。）， 国 立 大・学長指示緯学 法 人 法 （ 平 ロ 立案 の 検討 に 関す る調・調査・検討資料
事

項

業務の区分

- 7 -

成15年法律第1査研究文書12号。以下「法人法」という。）ハ 評価 委 員会 に 意見 聴取
その他の法令のための資料として提出の規定によるされた文書，評価委員会
文部科学大臣における議事が記録されの認可，承認た文書及び評価委員会のの求め，届出決定又は了解に至る過程
等に関する立が記録された文書
案 の 検 討 そ の ニ 認可 ， 承認 の 求め ，届
他の経緯出等を行うための決裁文
書及び提出された文書

ホ 公表に関する文書
４ 業務運営の方 業 務 運 営 の 方 イ 立案基礎文書
針・計画等の 針 ・ 計 画 等 の審議及び決定 審 議 及 び 決 定
又は了解（他 又 は 了 解 に 関 ロ 立案 の 検討 に 関す る調の項に掲げる す る 立 案 の 検
査研究文書
もの除く。） 討 そ の 他 重 要
な経緯
ハ 役員 会 ，経 営 協議 会及び教育研究評議会に検討のため資料として提出された文書
ニ 決定 又 は了 解 の内 容が記録された文書５ 運 営 費 交 付 (1)運営費交付 運営 費交 付 金， 施 設費 の要金，施設費及金等の要求 求に関する文書
び会計検査に
に関する重
関する事項
要な経緯
（３の項に掲 (2)会計検査に イ 会計 検 査院 に 提出 又はげるものを除関する重要送付した計算書及び証拠
く。）
な経緯
書類

ロ

・関係団体・関係者のヒアリング・開催経緯
・諮問・議事概要・議事
録
・配付資料
・意見

10年

10年

５年

会計 検 査院 の 検査 を受けた結果に関する文書

国立大学法人上越教育大学の教職員の人事に関する決定又はその経緯
６ 教職員の人事 (1)教職員の研 イ 計画 の 立案 に 関す る調
３年
に関する事項
修の実施に査研究文書（17の項）（１の項から関する計画
５の項までにの立案の検掲げるものを討その他の除く。）
職 員 の 研 修 ロ 計画 を 制定 又 は改 廃す- 8 -・業務方法書案
・中期目標・計画案
・年度計画案
・年次報告書案
・届出案
・報告案
・公表書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング・配付資料

・議事概要・要旨
・決定・了解文書
・執行状況調査
・要求書

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有のものを除く。）
・意見又は処置要求（※会計検査院保有のものを除く。）
・外国・自治体・
民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング・計画案

に関する重要な経緯

るた めの 決裁 文 書（ 17の項）
ハ 職員 の 研修 の 実施 状況
・実績が記 録さ れた 文 書（ 17の項）(2)教職員の兼 職員 の兼 業 の許 可 の申 請書
３年・申請書
業 の 許 可 に 及び 当該 申 請に 対 する 許可・承認書
関 す る 重 要 に関する文書（18の項）
な経緯(3)退職手当の 退職 手当 の 支給 に 関す る決 支給制限 ・調書
支 給 に 関 す 定の 内容 が 記録 さ れた 文書 その他のる 重 要 な 経 及び 当該 決 定に 至 る過 程が 支給に関緯記録された文書（19の項） する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は５年の
いずれか
長い期間
国立大学法人上越教育大学の教育に関する決定又はその経緯
７ 学生募集に関 学 生 募 集 の 企 イ 立案基礎文書
５年
・業務方針
する事項
画の検討その
・業務計画
他の経緯
・学長指示
ロ 立案 の 検討 に 関す る調・調査・検討資料
査研究文書
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案 の 検討 に 関す る役
・開催経緯
員会，経営協議会及び教・議事概要・要旨
育研究評議会等文書
・配付資料
ニ 企画 を 実施 す るた めの・企画書
決裁文書その他実施の過・広報資料程が記録された文書
・実績報告書８ 入学者選抜に 入 学 者 選 抜 に イ 立案基礎文書
10年
・業務方針
関する事項
関する事務の・業務計画
実施その他の・学長指示
経緯
ロ 立案 の 検討 に 関す る調・調査・検討資料
査研究文書
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案 の 検討 に 関す る役
・開催経緯
員会，経営協議会及び教・議事概要・要旨
育研究評議会等文書
・配付資料
ニ 企画 を 実施 す るた めの・企画書
決裁文書その他実施の過・仕様書程が記録された文書
・実績報告書９ 入学手続に関 入 学 手 続 に 関 イ 立案基礎文書
10年
・業務方針
する事項
する事務の実・業務計画
施その他の経・学長指示
緯ロ 立案 の 検討 に 関す る調・調査・検討資料
査研究文書
・関係団体・関係者のヒアリング- 9 -

ハ

立案 の 検討 に 関す る役
員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書
ニ 企画 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書
10 教務に関する 教 務 に 関 す る イ 立案 ・ 処分 等 に関 する事項
事務の実施そ基礎文書の他の経緯
ロ 立案 ・ 処分 等 の検 討に関する調査研究文書
立案 ・ 処分 等 の検 討に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等
文書
ニ 企画 ・ 処分 等 を実 施するための決裁文書その他
実施の過程が記録された
文書
ホ 実施 の 結果 が 記録 され
た文書

10年

ハ

11 学生支援に関 学 生 支 援 に 関 イ 立案 ・ 管理 に 関す る基する事項する事務の実礎文書
施その他の経緯ロ 立案 ・ 管理 に 関す る調
査研究文書
ハ

・企画書
・仕様書

無期限

５年

立案 ・ 管理 に 関す る役
員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書
ニ 企画 ・ 管理 を 実施 するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
国立大学法人上越教育大学の学術研究に関する決定及びその経緯
12 学術研究に関 (1)個別の研究 イ 立案 ・ 申請 に 関す る基５年する事項（１
事業の実施
礎文書・調査研究文書の項から11のその他の重項に該当する
要な経緯
ものを除く。）
ロ 立案 ・ 申請 に 関す る役
員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書
ハ 企画 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書- 10 -

・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・仕様書
・実績報告書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料

・学籍関係文書・卒業・修了証書
発行台帳
・学位授与関係文
書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・仕様書

・調査・検討資料・関係研究機関・
企業・関係者との調整に関する
文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・採択通知
・事業成果報告書

(2)機関として イ 立案 ・ 申請 に 関す る基行う大型研
礎文書・調査研究文書
究プロジェ
クト事業の
企画立案・
実施その他
の重要な経
緯
ロ 立案 ・ 申請 に 関す る役
員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書
ハ 企画 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書(3)学術研究の イ 立案 に 関す る 基礎 文書
実施に伴い・調査研究文書
行う申請等 ロ 立案 に 関す る 役員 会，
に関する事
経営協議会及び教育研究
務の実施そ
評議会等文書の他の重要 ハ 企画 を 実施 す るた めのな経緯
決裁文書その他実施の過程が記録された文書

10年

13 学術研究関係 学 術 研 究 関 係 イ 立案 ・ 基準 ・ 管理 に関資料に関する 資 料 の 収 集 ・する基礎文書文書
管理に関する事 務 の 実 施 そ ロ 立案 ・ 基準 ・ 管理 に関の他の重要なする調査研究文書
経緯10年

立案 ・ 基準 ・ 管理 に関する役員会，経営協議会
及び教育研究評議会等文書ニ 事業 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書
ホ 学術 研 究関 係 資料 の内容が記録された文書

30年

ハ

５年

無期限

・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・関係団体・関係者との調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
・業務方針・計画
・学長指示
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・国有特許・国際特許申請書類・省庁等ヒアリン
グ
・各種承認申請書
類
・業務方針・業務
計画
・学長指示
・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・相互利用
・除籍，購入，寄
贈及び交換
・蔵書目録
・利用統計
・蔵書統計

国立大学法人上越教育大学と地域社会との連携，国際交流に関する事項
14 国際交流に関 国 際 交 流 事 業 イ 立案に関する基礎文書
10年
・業務方針
する事項
に関する事務・業務計画の実施その他
・学長指示の重要な経緯 ロ 立案 に 関す る 調査 研究
・調査・検討資料
文書
・海外機関・関係者との調整に関する文書
ハ 立案 に 関す る 役員 会，
・開催経緯- 11 -

経営協議会及び教育研究
評議会等文書ニ 企画 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書
15 地域社会との 地 域 社 会 と の イ 企画 ・ 立案 に 関す る基連携に関する 連 携 に 関 す る
礎文書
事項
事業の実施その 他 の 重 要 な ロ 企画 ・ 立案 に 関す る調
経緯
査研究文書

ハ

・議事概要・要旨
・配付資料
・交流協定書

10年

・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・自治体・関係者との会議等調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨・配付資料
・企画書
・実施報告書企画 ・ 立案 に 関す る役
員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書
ニ 企画 を 実施 す るた めの決裁文書その他実施の過程が記録された文書
個人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の権利義 (1)行政手続法 イ 立案 の 検討 に 関す る会
10年
・開催経緯
務の得喪及び
（平成５年
議等文書
・諮問
その経緯
法律第88
・議事概要・議事
号）第５条
録
第１項の審
・配付資料
査基準，第
・中間答申，最終12条第１項
答申，中間報告，の 処 分 基最終報告，建議，準，同法第提言
６条の標準 ロ 立案 の 検討 に 関す る調・外国・自治体・
的な期間に
査研究文書
民間企業の状況
関する立案
調査
の検討その
・関係団体・関係
他の重要な者のヒアリング経緯
ハ 行政 手 続法 第 ５条 第１・審査基準案・処項の 審査 基準 ， 第12条 第分基準案
１項の処分基準を定めるための決裁文書ニ 行政 手 続法 第 ６条 の標・標準処理期間案
準的な期間を定めるための決裁文書(2)許認可等に 許認 可等 を する た めの 決裁 許認可等 ・審査案
関する重要 文書 その 他 許認 可 等に 至る の効力が ・理由な経緯
過程が記録され た文書（11 消滅する
の項）
日に係る
特定日以
後５年
(3)不利益処分 不利 益処 分 をす る ため の決
５年・処分案
に関する重 裁文 書そ の 他当 該 処分 に至・理由要な経緯る過程が記録された文書(4)異議申立て イ 異議 申 立書 又 は口 頭に 裁決，決 ・異議申立書- 12 -

に関する会よ る 異 議 申 立 て に お け る 定その他 ・録取書
議等におけ
陳 述 の 内 容 を 録 取 し た 文 の処分が
る検討その
書
される日
他の重要な ロ 会議等文書に係る特 ・諮問経緯
定日以後 ・ 議 事 概 要 ・ 議 事
10年
録
・配付資料
・答申，建議，意見ハ 裁決 ， 決定 そ の他 の処・弁明書分をするための決裁文書
・反論書
その他当該処分に至る過・意見書程が記録された文書
ニ 裁決書又は決定書・裁決・決定書(5)本法人を当 イ 訴訟 の 提起 に 関す る文 訴訟が終 ・訴状
事者とする書
結する日 ・期日呼出状訴訟の提起 ロ 訴訟 に おけ る 主張 又は に係る特 ・答弁書
その他の訴立証に関する文書
定日以後 ・準備書面
訟に関する
10年
・各種申立書
重要な経緯・口頭弁論・証人等調書
・書証
ハ 判決書又は和解調書
・判決書
・和解調書
その他の事項17 栄典又は表彰 栄 典 又 は 表 彰 イ 栄典 又 は表 彰 の授 与又10年に関する事項 の 授 与 又 は はははく奪のための決裁文
く奪の重要な書
経緯
ロ 栄典 又 は表 彰 の授 与の 無期限結果を証明する文書
18 文書の管理等 文書の管理等 イ 法人 文 書フ ァ イル 管理
常用に関する事項簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書（30の項）
ロ 取得 し た文 書 の管 理を５年行うための帳簿（31の項）
ハ

決裁 文 書の 管 理を 行うための帳簿（32の項）
ニ 法人 文 書フ ァ イル 等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿（33の項）
19 法令，条例， 法 令 ， 条 例 ， 法令 ，条 例 ，閣 議 その 他の
閣議その他の 閣 議 そ の 他 の 事項 に関 す る関 係 機関 ，地事項に関する 事 項 に 関 す る 方公 共団 体 との 協 議又 は調関係機関，地 関 係 機 関 ， 地 整に関する文書
方公共団体と 方 公 共 団 体 との協議又は調 の 協 議 又 は 調- 13 -

30年

・選考基準
・選考案
・伝達
・受賞者名簿・法人文書ファイ
ル管理簿

・受付簿

・決裁簿
・移管・廃棄簿

10年

・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事
録
・配付資料
・報告書

整に関する事 整 及 び そ の 経項（１の項か 緯ら18の項までに掲げるものを除く。）
備考
１ この表における次に掲げる用語の意義は，それぞれ次に定めるとおりとする。
(1) 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針，計画等が記録された文書(2) 会議等文書 会議その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「会議等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事，答申，建議，報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書(3) 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書(4) 決裁文書 本法人の意思決定の権限を有する者が押印，署名又はこれらに類する行為を行うことにより，その内容を本法人の意思として決定し，又は確認した法人文書(5) 特定日 第12条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって，４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日）
２ １の項から19の項の各項について，人事院規則その他の規定・通知等により別に保存年限の定めがあるものは，当該定めによる。
３ 本表の第３欄は，法第４条の趣旨を踏まえ，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから，同欄における「過程が記録された文書」は，本法人における重要な経緯が記録された文書である。
４ 本表各項の第４欄に掲げる保存期間については，それぞれ当該各項の第２欄に掲げる業
務を主管する課等に適用するものとする。
５ 本表が適用されない法人文書については，文書管理者は，本表の規定を参酌し，当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質，内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

- 14 -

別表第２（第１７条関係）保存期間満了時の措置の設定基準
１

基本的考え方法 第 １ 条 の 目 的 に お いて ，「国 及 び 独 立 行 政 法人 等 の諸 活 動や 歴 史的 事 実の 記 録で ある公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主催者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第４条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，
以 下 の 【 Ⅰ 】～ 【 Ⅳ 】 の い ず れ か に 該当 す る 文 書 は，「 歴 史 資料 と して 重 要な 公 文書 その他の文書」に当たり，保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【 Ⅰ 】 国 の 機 関 及 び 独 立 行 政 法 人 等 の 組織 及 び 機 能 並 び に 政 策 の検 討 過 程 ， 決 定 ， 実
施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書

２

具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については，以下の(1)及び(2)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置につ い て は ， 次の 表 （ 用 語 の 意 義 は ， 別表 第 １ の 用 語 の 意 義 によ る。）の 右 欄の と おり と
する。
事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

国立大学法人上越教育大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１ 設立又 は改廃及び その経 組織の存立に関する重要な経緯

移管

緯２ 規程の 制定又は改 廃及び (1)立案の検討
その経緯

廃棄

(2)関係機関への協議(3)文部科学大臣の同意(4)制定又は改廃(5)文部科学大臣への届出(6)公表

３ 法令の 規定に基づ く文部 独 立 行 政 法 人 通 則 法 （ 平 成 11年 廃棄
科学大 臣の認可， 承認の 法 律第103号。以下「通則法」と求め， 届出等及び その経 い う 。）， 国 立 大 学 法 人 法 （ 平 成
緯15年法律第112号。以下「法人法」- 15 -

と い う 。） そ の 他 の 法 令 の 規 定による文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等に関する立案の検討その他の経緯
４ 業務運 営の方針・ 計画等 業 務 運 営 の 方 針 ・ 計 画 等 の 審 議 廃棄の審議 及び決定又 は了解 及 び 決 定 又 は 了 解 に 関 す る 立 案（他の 項に掲げる ものを の検討その他重要な経緯除く。）
５ 運営費 交付金，施 設費及 (1)運営費交付金等の要求に関す 廃棄び会計検査に関する事項

る重要な経緯(2)会計検査に関する重要な経緯

国立大学法人上越教育大学の教職員の人事に関する決定又はその経緯
６ 教職員 の人事に関 する事 (1)教職員の研修の実施に関する 廃棄項（１ の項から５ の項ま計画の立案 の検討その他の職員

でに掲げるものを除く。） の研修に関する重要な経緯(2)教職員の兼業の許可に関する重要な経緯(3)退職手当の支給に関する重要な経緯
国立大学法人上越教育大学の教育に関する決定又はその経緯
７ 学生募集に関する事項

学 生 募 集 の 企 画 の 検 討 そ の 他 の 廃棄経緯

８ 入学者選抜に関する事項 入 学 者 選 抜 に 関 す る 事 務 の 実 施 廃棄
その他の経緯９ 入学手続に関する事項

入 学 手 続 に 関 す る 事 務 の 実 施 そ 廃棄の他の経緯

10 教務に関する事項

教 務 に 関 す る 事 務 の 実 施 そ の 他 廃棄の経緯

11 学生支援に関する事項

学 生 支 援 に 関 す る 事 務 の 実 施 そ 廃棄の他の経緯

国立大学法人上越教育大学の学術研究に関する決定及びその経緯
12 学術研究に関する事項(1)個別の研究事業の実施その他 廃棄（１の項 から11の項に該の重要な経緯当するものを除く）(2)機関として行う大型研究プロ
ジェクト事 業の企画立案・実施
その他の重要な経緯(3)学術研究の実施に伴い行う申請等に関す る事務の実施その他の重要な経緯13 学術研 究関係資料 に関す 学 術 研 究 関 係 資 料 の 収 集 ・ 管 理 廃棄
- 16 -

る文書に関する事務の実施その他の重要な経緯

国立大学法人上越教育大学と地域社会との連携，国際交流に関する事項
14 国際交流に関する事項

国 際 交 流 事 業 に 関 す る 事 務 の 実 廃棄
施その他の重要な経緯

15 地域社 会との連携 に関す 地 域 社 会 と の 連 携 に 関 す る 事 業 廃棄る事項の実施その他の重要な経緯

個人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の 権利義務の 得喪及 (1)行政手続法（平成５年法律第 廃棄
びその経緯

88号）第５条第１項の審査基準，
第12条第１項の処分基準，第６条の標準的 な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯(2)許認可等に関する重要な経緯(3)不利益処分に関する重要な経緯(4)異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯(5)本法人を当事者とする訴訟の提起その他 の訴訟に関する重要な経緯

その他の事項17 栄典又 は表彰に関 する事 栄 典 又 は 表 彰 の 授 与 又 は は く 奪 廃棄
項の重要な経緯18 文書の 管理等に関 する事 文書の管理等

廃棄項
19 法令， 条例，閣議 その他 法 令 ， 条 例 ， 閣 議 そ の 他 の 事 項 廃棄の 事 項 に 関 す る 関 係 機 に関する関係機関，地方公共団
関，地 方公共団体 との協 体 と の 協 議 又 は 調 整 及 び そ の 経
議又は 調整に関す る事項 緯（１の項 から18の項までに掲げるものを除く。）
注 ①「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管す
ることとする。

②｢廃棄｣とされているものであっても，１の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大
きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管が必要となる。

③

移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
- 17 -

(2) 上記に記載のない業務に関しては，１の基本的考え方に照らして，文書管理者において個別に判断するものとする。

- 18 -