特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号

評価書名
霧島市営単独住宅の管理に関する事務 基礎項目評価書

34

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
霧島市は、霧島市営単独住宅の管理に関する事務における特定個人情報ファイルの取扱いにあたり、特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを十分認識したうえで、特定個人情報の漏えいその他の事態を発させるリスクを軽減させるために適せるな措置を講じることにより、もって個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組むことを宣言する。
特記事項

特定個人情報に係る情報を収集する際は、本人確認を徹底し、担当者以外の者によるチェック体制を構築し、取扱いについては十分に配慮する。また、鍵付き戸棚に特定個人情報ファイルを保管し、情報の漏えい等が生じないよう適切に管理する。

評価実施機関名
霧島市長
公表日
令和3年3月31日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

霧島市営単独住宅の管理に関する事務
ア 事務の説明
単独住宅に入居しようとする住民の住民票関係情報、地方税関係情報、障がい者関係情報、生活保護関係情報の照会とともに、利用者の連帯保証人の住民票関係情報、地方税関係情報、生活保護関係情報を照会をし、入居者としての審査を行う。また、単独住宅の家賃は毎年度、入居者の収入の申告に基づき定めているため、毎年度、入居者の地方税関係情報を照会し、家賃を決定している。

②事務の概要イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内容
霧島市は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例（案）、霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例及び霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例施行規則の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。
・入居の承継・家賃の決定及び変更
・家賃の納付、減免又は徴収の猶予・敷金に関する事務・同居の承認・明渡しの請求③システムの名称

・Acrocity行政基本・公住マネージャー
・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

２．特定個人情報ファイル名
公住マネージャー
霧島市営単独住宅管理台帳

３．個人番号の利用

法令上の根拠【個人番号の利用の根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例 第４条第１項 別表第１の２の項
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則 第２条
第２項【各手続の根拠】
霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例第11条、第12条、第13条、第14条、第16条、第25条、第28条

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無②法令上の根拠[実施する]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定【特定個人情報を照会できる根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例 第４条第２項 別表第２の２の項
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則 第３条
第２項【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

５．評価実施機関における担当部署①部署

建設部建築住宅課②所属長の役職名

建設部建築住宅課長

６．他の評価実施機関
なし

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先

総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）1141

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ
連絡先

建設部建築住宅課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2811

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[ 1,000人未満（任意実施） ]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和2年1月20日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和2年1月20日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なしⅢ しきい値判断結果
しきい値判断結果

特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないⅣ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[]
基礎項目評価書2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か

３．特定個人情報の使用

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［ ○ ］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[]等のリスクへの対策は十分か
2) 十分である
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[十分である［＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）

]

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査[］ 外部監査９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない

変更箇所
変更日

項目変更前の記載

変更後の記載提出時期

平成28年3月31日 Ⅰ-1-②事務の概要

イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
容
容
（略）
（略）
・収入超過者の家賃の決定・決定した収入超過・削除者の家賃の追加・削除
・高額所得者から金銭を徴収する事務（略）（略）
・他の住宅をあっせんする事務
・他の住宅のあっせんする事務

事後

平成28年3月31日 Ⅰ-1-③

・Aｃｒｏｃｉｔｙ宛名管理
・Acrocity住宅管理
・Acrocity住民基本・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

事後

平成28年3月31日 Ⅰ-3

システムの名称

法令上の根拠平成28年3月31日 Ⅰ-4-②

法令上の根拠・Aｃｒｏｃｉｔｙ行政基本
・Acrocity住宅管理
・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー【個人番号の利用の根拠】【個人番号の利用の根拠】
行政手続における特定の個人を識別するため 霧島市行政手続における特定の個人を識別すの番号の利用等に関する法律に基づく個人番 るための番号の利用等に関する条例
号の利用及び特定個人情報の提供に関する条 第４条第１項 別表第１の２の項
例（案）

事後

平成27年10月5日条例公布【特定個人情報を照会できる根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別す
行政手続における特定の個人を識別するためるための番号の利用等に関する条例の番号の利用等に関する法律に基づく個人番
第４条第２項 別表第２の２の項号の利用及び特定個人情報の提供に関する条
例（案）【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

事後

平成27年10月5日条例公布

平成28年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成27年2月10日 時点

平成27年12月24日 時点

事後

平成28年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成27年2月10日 時点

平成27年12月24日 時点

事後

平成29年3月31日 Ⅰ-1-②

平成29年3月31日 Ⅰ-1-②

事務の概要

イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
容
容
霧島市は、行政手続における特定の個人を識
霧島市は、霧島市行政手続における特定の個別するための番号の利用等に関する法律に基人を識別するための番号の利用等に関する条
づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供
例、霧島市単独住宅の設置及び管理に関するに関する条例（案）、霧島市単独住宅の設置及条例及び霧島市単独住宅の設置及び管理に関び管理に関する条例及び霧島市単独住宅の設する条例施行規則の規定に従い、特定個人情置及び管理に関する条例施行規則の規定に従報を以下の手続で取り扱う。
い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。

事務の概要

事後

平成27年10月5日条例公布

・収入の申告の受理
・収入の申告の受理、その申告に係る事実につ・家賃の決定・決定した家賃の通知
いての審査又はその申告に対する応答・明渡し期限を延長する申請の受理
・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請
・明渡し期限を延長する事務の受理、その申請に係る事実についての審査
・明渡し期限を延長する決定の通知
又はその申請に対する応答
・単独住宅への入居申請の受理、入居者の決 ・敷金の徴収定、入居申請者への入居決定した旨の通知
・家賃、敷金若しくは金銭の徴収猶予の申請の・家賃を決定するための申請の受理、家賃の決 受理、その申請に係る事実についての審査又定、決定した家賃の通知
はその申請に対する応答
・家賃、敷金又は金銭の徴収を猶予する申請の ・入居の申込みの受理、その申込みに係る事実受理、徴収を猶予する決定、猶予する決定の通 についての審査又はその申込みに対する応答
知・事業主体の承認の申請の受理、その申請に・家賃又は金銭の減免を求める申請受理、家賃 係る事実についての審査又はその申請に対す又は金銭を減免する決定、減免する決定の通 る応答
知・明渡しの請求・入居時における親族以外の同居の承認申請、 ・家賃の決定又は金銭の徴収承認、承認の決定
・期限の延長の申出の受理、その申出に係る事・単独住宅の明渡請求の決定及び請求実についての審査又はその申出に対する応答
・他の住宅をあっせんする事務
・あっせん等に関する事務・単独住宅の入居者の収入の状況について報 ・収入状況の報告の請求等に関する事務
告を求める事務及び報告の受理
・公営住宅法第48条の条例で定める事項

事後・入居の承継に関する事務
・家賃の決定及び変更に関す
る事務
・家賃の納付、減免又は徴収の猶予に関する事務・敷金に関する事務
・同居の承認に関する事務・明渡しの請求に関する事務

平成29年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成27年12月24日 時点

平成29年3月17日 時点

事後

平成28年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成27年12月24日 時点

平成29年3月17日 時点

事後

平成30年3月31日 Ⅰ-1-②

事務の概要

提出時期に係る説明・収入の申告の受理、その申告に係る事実についての審査又はその申告に対する応答
・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請の受理、その申請に係る事実についての審査又はその申請に対する応答・敷金の徴収・家賃、敷金若しくは金銭の徴収猶予の申請の受理、その申請に係る事実についての審査又・入居の承継はその申請に対する応答
・家賃の決定及び変更
・入居の申込みの受理、その申込みに係る事実・家賃の納付、減免又は徴収の猶予についての審査又はその申込みに対する応答・敷金に関する事務・事業主体の承認の申請の受理、その申請に・同居の承認係る事実についての審査又はその申請に対す・明渡しの請求る応答
・明渡しの請求・家賃の決定又は金銭の徴収・期限の延長の申出の受理、その申出に係る事実についての審査又はその申出に対する応答・あっせん等に関する事務・収入状況の報告の請求等に関する事務
・公営住宅法第48条の条例で定める事項

事後事務対象人数【671人】※単独住宅（入退去延べ人数）
取扱者数【108人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービ
スセンター職員

霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則第２条第２項の規定より抜粋

変更日

項目

変更前の記載提出時期

提出時期に係る説明

事後

霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則第２条第２項の規定より抜粋【特定個人情報を照会できる根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別す【特定個人情報を照会できる根拠】
るための番号の利用等に関する条例 第４条第霧島市行政手続における特定の個人を識別す
２項 別表第２の２の項
るための番号の利用等に関する条例
霧島市行政手続における特定の個人を識別す
第４条第２項 別表第２の２の項
るための番号の利用等に関する条例施行規則
第３条第２項事後

霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則 参照【個人番号の利用の根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例
第４条第１項 別表第１の２の項
平成30年3月31日 Ⅰ-3

法令上の根拠平成30年3月31日 Ⅰ-4-②

法令上の根拠変更後の記載【個人番号の利用の根拠】
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例 第４条第１項 別表第１の２の項
霧島市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例施行規則
第２条第２項【各手続の根拠】
霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例
第４から16条まで、第28条【各手続の根拠】
霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例 霧島市単独住宅の設置及び管理に関する条例
施行規則第３条
第11条、第12条、第13条、第14条、第16条、第25条、第28条

平成30年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成29年3月17日 時点

平成30年１月18日 時点

事後

事務対象人数【513人】※単独住宅（入退去延べ人数）

平成30年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成29年3月17日 時点

平成30年１月18日 時点

事後

取扱者数【85人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービ
スセンター職員

・Acrocity住宅管理
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

・公住マネージャー
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

事後

システム改修に伴う変更

・Acrocity住宅管理・公営住宅管理台帳

・公住マネージャー
・公営住宅管理台帳

事前システム改修に伴う変更

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

事務対象人数【７７４人】※単独住宅（入退去述べ人数）
取扱者数【６０人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービス
センター職員

平成31年3月31日 Ⅰ-1-③

平成31年3月31日

システムの名称

Ⅰ－２ 特定個人情報ファイル名

平成31年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成31年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

令和2年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点

事後

令和2年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点

事後

事務対象人数【５１８人】※市営住宅（入退去述べ人数）
取扱者数【５２人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市民生活課・福山市民サービスセンター職員

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「十分である」４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「委託しない」事後錯誤

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

８．監査
「内部監査」

８．監査「自己点検」「内部監査」

事後追加

令和2年3月31日 全体

評価の再実施

令和3年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

令和２年１月20日 時点

令和３年１月15日 時点

事後

事務対象人数【４３３人】※市営住宅（入退去述べ人数）

令和3年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

令和２年１月20日 時点

令和３年１月15日 時点

事後取扱者数【４８人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービスセンター職員