千曲市監査委員公表第２号

地方自治法第 199 条第 12 項の規定に基づき、千曲市長から措置を講じた旨の通知がありましたので、次のとおり公表します。

平成 30 年 11 月７日

千曲市監査委員

飯島仁一

同小山

嘉一

措置の通知書
平成 28 年度定期監査（平成 29 年２月６日監第 61 号）分

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等

各課等とも随時、打ち合わせ会

本年度から、業績評価における重１．進行管理につ 等により、進捗状況を把握すると点目標の設定に併せて、「重点目標いて年間計画表」を作成することとし、（共通事項）ともにその情報を共有しながら事務を進めているが、中には、年間、 当該計画表により、上司は部下の業月間、週間計画を立て、進行状況務進捗状況を把握するとともに、的をシステムからいつでも誰でも閲確なフォローアップにつなげるよ覧できる状態にしているところもう、ｗｅｂ掲示板で周知しました。

あり、各課等によって進行管理の（総務課）

仕方には温度差が認められた。
業務によっては、一件別進行管理表で管理することがなじまないところもあるが、可能な限り作成し、上司は当該管理表によって進捗状況の把握に努め、適時適切な指示、指導を与えることにより、確実な事務、事業の実現を図るべきである。
また、定期的な進行管理を実施することにより、支払い遅延等不適切な事務処理の発生防止につなげるとともにミスを発見できる態勢の確立にも努める必要がある。
業務運営にあたって、業務を標業務を効率的に推進するととも

３．業務マニュア準化し迅速な処理を目指すとともに、事務事業における潜在的なリルの作成についてに基本的知識を短期間で習得さスクを回避するためにはマニュアせ、即戦力となる人材を早期に養ルの作成は重要であるとの認識の成していくことは必要不可欠な課

下、既に全庁共通のマニュアルや、題である。

個別業務のマニュアルを作成し運（共通事項）

今後、複雑多岐にわたる業務を円滑かつ安定的に遂行していくた
めには可能な限り業務マニュアルを作成し、効率的な業務を推進していく必要がある。

用を図っております。
（総務課）

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等

限られたマンパワーの中で、質プロジェクトチーム（庁内委員会

４．人材育成につ の高い行政サービスを展開させてを含む）は、重要な政策課題を審議いていくためには、多様な能力、価値する組織であり、若手職員が直接参観、発想を持った人材を育て、活画することは困難な環境にありま躍できる環境を整えていくことはすが、所管業務の細部に精通する若重要な課題である。

手職員（女性を含む）は、プロジェ（共通事項）

中には、毎朝の「挨拶運動」をクトチームの部会やワーキンググ機にプレゼン能力を磨きながら活ループに参画することで、プロジェ性化を図っている課も見受けられクトの推進に大いに貢献していまたが、大半は、日常の業務に追わす。（例：新庁舎建設部会、マイナれ、計画的かつ体系的に人材育成

ンバー導入 WG など）が行われているとは言い難い現状にある。

次代を担う職員には、職務執行能力はもとより、チャレンジ精神やリよって、今後は、女性の感性をーダーシップが求められることか取り入れながら、若手職員を新たら、今後も、あらゆる機会を捉えてなＰＴ（プロジェクトチーム）や若手職員の活用を進めてまいりま

事務・事業の企画立案に参画させす。

る等、各課等の状況に合わせ活用

なお、若手職員や女性の活用につの場を広めていく必要がある。

いては、新庁舎移転に向けた重要プロジェクトである「文書管理システム」におけるファイリングマネージ
ャーやファイリングクラーク、「新庁舎移転プロジェクト」におけるレイアウト検討チームのリーダーに起用しております。
今後も若手職員の積極的な活用を図るとともに、職員提案制度の充実など、若手職員の自由な意見や発想を活かせる環境の整備に努めます。（総務課）

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等（共通事項）「千曲市パブリックコメント手続「千曲市パブリックコメント手続

６パブリックコメ要綱」では、意見の提出できる者

要綱」は、まちづくり基本条例にントにおける意見が、①市内に在住、在勤、在学す基づくものであることから、意見提出者の拡大につる者②市内に事務所又は事業所をを提出できる市民の定義は、当該いて有する個人、法人、その他団体③条例に規定する市民と整合を図る

パブリックコメント手続に利害関必要があります。

係を有する者に限定されている。

ただし、要綱では、パブリック

よって、まちづくり基本条例に規コメント手続に利害関係を有する定する「市民参加」の主旨を踏ま者を対象としていることから、市え、幅広く意見を求めるためには、 外の大学に在学中の者や千曲市出市外の大学等に在学中の者や千曲身者など直接的・間接的に千曲市市出身者等で千曲市を応援したいに関係する者であれば、（広義の利者も意見が提出できるよう範囲を害関係者として）その意見を排除拡大させる必要がある。

するものではありません。
従って、要綱の中で対象者の範囲を拡大することは考えておりませんが、公表する計画等の内容に応じて対象者を定めるなど、柔軟な対応に努めてまいります。
上記の考え方に基づき、パブリックコメントを実施する課に対しては、「幅広く意見を求める趣旨から、対象者については、計画等の内容に応じて広義の利害関係者を定める旨」を指導しています。
（総務課）

措置の通知書
平成 29 年度定期監査（平成 30 年２月２日監第 48 号）分

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等

・昨年の定期監査以降、各課（室）Ｈ28 定期監査 NO3（業務マニュア

１．事務・事業の における事務・事業の総点検の実ルの作成について）とも関連いたし一層の省力化、合 施状況及び省力化・合理化への取ますが、既に個別業務のマニュアル理化についてり組み状況を確認したところ、大やフローチャート、チェックリスト

半は、点検後、着実に改善を進めなどを整備し、適正な事務事業の遂ている一方、総点検すら実施して行とリスクマネジメントの徹底にいない部局もあり、組織としての努めております。（総務課）（共通事項）

周知徹底不足が感じられた。
・財政事情の厳しい環境下で、行政サービスの水準を維持していくために改善を図っていくことは、喫緊の課題であり、それにより生み出された事務量は新たな行政需要に振り向けていくことが求められている。
・よって、今後とも業務マニュアル、フローチャート、手順書、チェックリスト等の整備を一層進め、遵守すべき法令等を明確にするとともに事務手続きやリスクを可視化し、適正な行政執行に努められたい。
（共通事項）

・①経費の削減 ②室内環境の整備

各種計画書の配布については、

２. ペーパーレス③書庫スペースの確保 ④ごみの次の事項をｗｅｂ掲示板で周知し化への推進につい減量化 等からデーターや資料をました。て紙に印刷して保管、共有、閲覧す①理事者用は各 1 部のみとし、部ることは極力避け、業務の効率化

長等職員への配布は必要最小限とを一層推進する必要がある。

する。

・特に次に掲げる印刷物のうち、②議員への配布は議会事務局と協各種計画書にあっては、内容をホ議する。

ームページに掲載することによ③計画書は必ずホームページに掲り、また、議会会議録は既存のシ載するとともに、各課の共有書庫ステムを活用することにより対応に保管し、職員が必要なときに閲指摘事項

指摘事項の内容指摘事項に対する措置内容等が可能であるため、原則廃止すべ覧できる状態にする。（総務課）

きと思われる。
なお、やむを得ず印刷物として6 月、平成 30 年 3 月定例会会議

利用せざるを得ない場合でも必要録（冊子）の発行については、市最小限度の部数に留め、利活用に長部局は理事者のみの配布としまあたっても単に個々人に配布するした。のではなく図書として備え付ける

以降、庁内での印刷物書籍の活等の方法も検討する必要がある。

用状況、ペーパーレス化の意義など監査委員からのご指摘を踏ま（１）各種計画書

え、議会運営委員会において再度、現行の配布先における活用状況趣旨説明を行い、議員への意向聴を調査したところ、常時使用して取する中で、各種行政計画書及びいる状況にはなく使用頻度も低

議会会議録については下記のとおく、ホームページに掲載すれば業りと致しました。

務には支障がないものと認められた。

各種行政計画書：事務局より庁内（２）議会会議録

掲示板により周知をし、議員配布既に千曲市会議録検索システム

は 14 部。

が構築されており、議会開催年月、 議会会議録：議会運営委員会で説回、発言者及びその内容等あらゆ

明のうえ、議員配布は 12 部。

る条件から検索が可能であること、更に、職員も印刷物での会議

今後、室内環境整備、経費削減・録は全く使用されていない状況が効率化としても、都度、議員に理確認された。

解を深めていただきながら削減に向け当りたい。（議会事務局）

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等

・現在、若手職員からの意見聴取

若手意見の活用は、以前から組織

３．若手職員を参 の場としては、新庁舎建設部会や内でも要望され、近年は、総合政策画させたプロジェ マイナンバー導入に際してのワー課が呼びかけ、若手による「自主勉クトチームの創設 キンググループに参画させている強会」としてテーマを決めて時間外について程度に留まっている。に活動してきましたが、回数を重ね・昨今のⅠＴ化の進展や働き方改るたびに参加者が減少し、一時休止

革を含め著しい環境の変化が生じ状態となっています。

（共通事項）ている中で、千曲市においても行現在は、特定の課題解決等に向政運営上、様々な課題を抱えておけ、関係部課等が、その都度企画政り、若手職員の意見を踏まえ効率策会議やワーキンググループを組的な業務運営を図っていくことは織していることから、積極的に若手必要不可欠である。

を参加させるよう呼びかけていき・そこで、将来を担う若手職員のます。

人材育成を図ることを目的に千曲

若手職員の慣習に囚われない、斬市の抱えている様々な課題に対新なアイデアは重要ですが、その具し、テーマを設けグループごとに体化には経験豊富でノウハウを持活性化策を提案させるプロジェク

つ中堅・ベテラン職員も貴重な存在

トチームを創設する必要があるととなっています。

思われる。

特定の課題や課題解決は、全ての職員が一丸となり発揮しうるものと考えており、既に、関係部課等に若手職員が配属されて課題解決に当たっています。今後も自由闊達な議論、忌憚のない意見交換ができる組織・仕組みづくりを目指してまいります。（総合政策課、総務課）

各消防署が市公共施設に査察、（個別事項）

・更埴及び戸倉上山田消防署から１．消防署からの消防法に基づく点検、検査の結果、 検査等を行った場合は結果報告を指摘事項への措置

改善を要するものとして指摘され状況についてている事項への取り組み状況を確

また、検査等を受け、指摘事項認したところ、危険物等取扱者やのあった施設には改善計画、改善

保安監督者不在、訓練未実施、点結果を報告させ、半年に１度部長

検報告未提出等が大半で、設備不会議で報告します。

良等で緊急に修繕すべきものは見求めます。

今年度は、10 月の部長会議で前当たらなかった。

期分の報告をします。

・しかしながら、指摘されてから2（危機管理防災課）

指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等～5 年を経過している事案もあり、事柄が危機管理という観点から早急に対応し報告する必要がある。
・また、指摘内容も防火対象物を所管する担当課のみの情報とされているため、今後は、危機管理防災課等への情報共有を図るとともに、措置状況の進行管理を統一的に行うセクションを設ける等改善に努められたい。
（個別事項）

・現在、ＰＤＣＡサイクルによる第 2 期行動計画は、第 1 期行動計

２.協働のまちづ事業の進捗管理、改善、見直しの画に盛り込まれている事業の見直くり行動計画及びツールとして、対象事業を内部評し・改善を図りながら『協働のまち行政評価に対する価後、客観性や透明性を高めるたづくり』を推進していくための計画評価手法についてめに外部評価を実施している。

として平成 29 年度から平成 33 年度

・しかしながら、対象となる事業までの５か年を計画期間に位置づは、協働事業提案制度で厳格なるけています。

審査を経たうえで採択されている

第 2 期行動計画における評価体制

事業や魅力あるまちづくりの実現

は、計画期間（H29 年度～H33 年度）のための具体的事業として掲げたのうち、中間年度（H31 年度）まで事業であり、加えて、評価基準もの進捗状況を踏まえた評価を実施

他方面から分析ができるよう細分し、最終年度（H33 年度）において化し、数値化されているため、両は、総合評価として、該当事業の協評価とも点数や評価内容でもほぼ働の領域について確認してもらい同一の結果が生じ、外部評価に出ます。

す必然性が乏しい状況にある。

外部評価機関では、中間・最終年・よって、職員の事務負担の軽減

度とも点数等による評価は行わず、と経費削減を図る観点から外部評『意見交換会』として評価者からコ価を実施するにしても個々の評価メントをもらう評価方法に改めま

点数付は省略し、改善すべき意見す。

や課題を述べていただく方法に切

行政評価は、「主要な施策の成果り替える等簡便化に向けて更なるに関する説明書」を活用することで検討を要すべきものと思われる。

作成事務等の簡便化、数値化した指・また、行政評価においても同様標・ＫＰＩを資料とすることで政であり、総合計画において設定し策・施策などの比較検証が可能にな指摘事項

指摘事項の内容

指摘事項に対する措置内容等た目標値や達成率のデーターを比るよう制度見直しを行いました。

較検証する方法をもって評価に代（総合政策課）

える等簡便化に向けて更なる工夫をする必要があると思われる。
（個別事項）

・これまで積算ミスの発生防止策

・平成 30 年 4 月の人事異動により、３．積算ミスの発として、積算システムの導入を検技術職員が複数人配置されていな生防止への対応に討してきたが、費用対効果の面かい課については概ね解消され、原則ついてら断念せざるを得ない状況になっトリプルチェックにより設計書のたことから抜本的な解決策は見いチェックを実施している。

出せないものの、技術職員が複数・技術職員との意見交換会を適宜行人配置されていない課に対してはい、積算疑義申立があった案件につダブルチェックが可能となるよういては、結果を周知し、意思統一をな職員配置にも配慮されたい。

図っている。
（管財契約課）・今後とも研修の充実強化等にも取り組みながら、より一層の技術力の向上を図り、積算ミスの発生防止に努められたい。