大阪大学におけるDX推進について～RPA推進・情報系人材育成・事務組織での生成AI活用状況等～【本日のアジェンダ】① 本学のDX推進活動について② RPA利活用状況について③ 情報系人材育成について④ 事務組織における生成AI活用状況について
国立大学法人大阪大学
情報推進部情報基盤課長（兼）OUDX推進対策室長

中村 太

大阪大学公式マスコットキャラクター
「ワニ博士」

2024年3月8日（金） 第75回 大学等におけるオンライン教育とデジタル変革に関するサイバーシンポジウム「教育機関DXシンポ」-1-

①本学のDX推進活動 ～全体像：OUマスタープラン～• OUマスタープラン
計画実行 • 業務DX
• 人材育成STEP1OUマスタープラン

STEP2
同質化

• 海外先進大学に追い付く• 職員自ら改善/DX活動を実施

STEP3
差別化

世界トップレベルのIT/DX
実装へ

業務DXと人材育成-2-

①本学のDX推進活動 ～業務DXと人材育成～
RPA推進

ITスキルアップ研修（内製）

Microsoft365活用研修（内製）

チャットボット展開➡ 全学への貢献が認められ、「大阪大学賞」を受賞！

VPN対応ノートPCの全学一斉配付＋ EDR導入（ゼロトラスト）➡ 今後は内製開発を加速！

➡ 導入対象部局を拡大中！
➡ 利活用範囲が急増中！

2023.4～
全学展開済！

-3-

①本学のDX推進活動 ～OUID連携システム～
デジタル教職員証/学生証

顔認証入場管理システム
統合ID基盤【OUID】➡ 図は現在改良中のイメージ➡ 2024年上期に運用開始予定※ 2024.3完成予定

2023.12.11 NECと連名でプレスリリース

連携印
印➡ 2023.3 基盤完成
屋内及び屋外【計26カ所】

CRM/MA【OU人財データプラットフォーム】
2024.3基盤部分が完成予定-4-

②RPA利活用状況 ～本学でのRPAの始まり～

1計画
Plan

2 実施
Do

3 考察
Check

⚫ WinActorを用いて人事課を中心に実証実験を計画。
⚫ 人事課だけでも年間1,700時間・約300万円相当の効果が創出できる試算。

【第25回】 「教育機関DXシンポ」(2021/1/29)⚫ 「定型・大量・繰り返し」である、年間10,000件以上の雇用契約書の発行業務などに適用。
⚫ 人事課だけでなく、財務・研究推進・庶務など、幅広く活用できた。
➢➢➢

入学式応援者に対する旅費申請
車両入構証許可データの作成
科研採択者の申請書・報告書ダウンロード など（実証実験の結果、わかったこと）⚫ 最初は敷居が高い気がしたが、操作に一定程度慣れれば、誰でも取り組めた。
⚫ 意図したとおりに動くと楽しい（働き甲斐も創出）。

【第27回】 「教育機関DXシンポ」(2021/3/3)⚫ ボトムアップ型の展開がベスト（ニーズは現場に埋もれている・・・これを掘り起こせるのは現場の職員のみ）。
（課題）① どうやって仲間を増やして輪を広げていくか。
② 活動を主導する部署が必要。
③ 端末台数を増加したいが、費用面の課題（1台あたり毎年100万円・・・）-5-

② RPA利活用状況 ～RPA推進タスクフォースの創設～

4対策Act⚫ RPA推進タスクフォース（TF）の創設➡ 第1期（2022.1～2022.9【15名】）➡ 第2期（2022.10～2023.9【27名】）➡ 第3期（2024.1～2024.9【38名】）【課題①】
どうやって仲間を増やす？

3期合計で、のべ80名＋4名（運営側）【会議資料】
タスクフォース設置（ポンチ絵）⚫ 各部局からの有志を募って活動⚫ TF構成員が自身の所属部署（身近なところ）で普及活動を展開（ボトムアップ・現場主導）。
⚫ TF構成員は、共通的に使えるフローを作成・公開。

【課題②】
主導する部署は？

⚫ 事務改革推進室と情報推進部が強力にタッグを組んで活動を主導。

【課題③】
費用面の対応？

⚫ 全学展開に向けて、マイクロソフト社から無償提供されているPowerAutomate for desktopを推奨ツールに選定（以下、「PAD」）。
➢「誰でも、いつでも、自席で、気軽に」を目標に。

⚫ 価格面・研修内容等でニーズを満たす伴走業者を発見！
⚫ TF最初は全員初心者だったが、構成員向け研修などにより、構成員がスキルを獲得！
⚫ スキルを蓄えた構成員が事務系職員向けに、e-learning動画を活用した対面研修を実施。
実証実験期間にWinActorで作成していたシナリオのうち、必要なものはすべてPADのフローへ移行完了（問題なく動作している）

ツール選定時の機能比較表（抜粋）-6-

② RPA利活用状況 ～ RPAポータルサイトの開設～
教員系の方からも本サイトへの閲覧やe-learning視聴依頼が届くまでに！

実務で活用できるフローのテンプレートを提供
PADとは何か・・・
基本解説
超初心者向け講習

e-learning研修カリキュラム（No.1-24）

操作方法FAQ

教職員全員にe-learningを提供
Teamsで自由に質問提案受付・伴走支援-7-

② RPA利活用状況～TF活動に歩調を合わせて爆発的な広がりへ～
現在

誰でも、いつでも、自席で、気軽にPADを業務効率化の選択肢にできることを目指す！

500人

4,969件

5,000件464人

450人

4,500件⚫ フローの数は100倍以上に（約5,000件）！

400人

4,117件⚫ 市民開発者は約24倍に（464人）！

3,935件

4,000件409人

3,621件350人

3,500件348人
3,151件300人
2,824件265人

250人
2,068件200人

150人

1,166件

TF活動
開始前

831件

随時、活用フローをRPAポータルで公開

2,500件238人

2,000件RPAポータルサイト開設

198人

100人

3,000件307人

1,500件

対面研修実施127人

1,000件

全学向けe-learning研修開始、その後、継続実施中
70人

50人
44件

人

500件

第1期TF結成・活動

第3期TF結成

第2期TF結成・活動

19人

2021年
12月以前

件
2022年
1～3月

2022年
4～6月

2022年
7～9月

2022年
10～12月

2023年
1～3月

2023年
4～6月

2023年
7～9月

2023年
10～12月市民開発者数(累計)

2024年
1～2月
フロー数(累計)-8-② RPA利活用状況 ～ 作成されたフロー（参考） ～会計系・研推系

人事系⚫
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常勤在留資格確認
非常勤講師在留資格確認
委託講師契約書作成
非常勤（委託）講師依頼状作成
非常勤チェックリスト伺書一括指定出力
非常勤休職確認
非常勤契約書一括指定出力
毎月の従事時間等記録簿Excel
シート作成
TA推薦一覧→取り込みファイル自動書き込みアルバイト雇用通知書印刷
人事給与システムパスワード変更
一括処理
TAデータを人事給与システムに自動取込
給与明細ダウンロード
人事記録自動印刷
非常勤講師勤怠データ一括取込
非常勤講師旅費データ自動作成
名誉教授年数調書作成

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立替経費精算入力
旅費計算書PDF印刷
旅費申請自動処理
給与振替データ作成
資産台帳PDF出力
公用車利用状況報告書の自動作
成
私用徴収用請求書PDF作成
毎月のレート入力作業自動化
予算残高更新プロジェクト予算差引簿csv 出力（所管別及びプロジェクト別）
複数のPJ予算差引簿をダウンロード
予算差引簿csv→支出費目計算→報告書
予算執行振替
債務計上入力リース債務計上処理
科研費研究計画調書自動保存
科研費電子申請システム印刷
全国照会

Windows一般

教務系
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KOANから出力した学籍一覧ファイルを特定の条件で分割
全部局の学生を記載した名簿を部局別に分ける
対面試験の申請書理授業担当教員への連絡メールをOutlookで下書き作成
学生一覧からBCCにセットしてメールの下書き保存
CLEゲストアカウント発行
シラバス一括コピー
学生の名前のフォルダを作る(Teams用)
学生別証明書発行
学生毎のファイル名を複製する
在学年限修正
授業料免除名簿部局別振分け
出講報告取込
証明書基本情報設定・印刷（ループ処理）
学生別の成績証明書発行

PowerAutomateクラウドフローの研修も開始！

（Outlook・Excel・PDF等）
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Outlookの特定フォルダに届いたメールに対する処理（添付ファイルダウンロード・JPGの場合に印刷）
Outlookの宛先をFileSender貼り付けて、送信各部局フォルダへファイルを保存
最初の半角X文字を削除してフォルダ名を一括変更
部局ごとにExcelシートを切り分け
VBScriptでExcelをPDFに変換
フォルダ内のWord・Excelファイルを一括でPDFに変換
切り分け・ドキュワークス印刷
座席表保存（Edge・Firefox・Chrome対応）
写真撮影日程照会結合
SharePoint/OneDriveに新規保存されたファイルをダウンロードして、その後ファイル名を変更→処理済フォルダへ移動させる
PDF内の表を一括してExcelにデータとして貼り付ける-9-

③情報系人材育成 ～ITスキルアップ研修の企画～
01

背景⚫ 急速なデジタル技術の進展

03

現状分析

対応策
（➡ 内製研修の実施）⚫ デジタルネイティブな若手職員に対するIT基礎教育の機会が不足。

⚫ 学内の情報系人材が不足。
⚫ 情報推進部に限らず、情報系業務を扱う部署全般で人事異動が困難になりつつある。
⚫ 増員は簡単には認めてもらえない。

特長02⚫ 情報分野を希望する職員が少ない。
⚫ DXを成功させるには、情報部門だけではなく、すべての教職員のITリテラシ向上が必要不可欠！

⚫ 題材にはITパスポート試験を活用。
⚫ 情報推進部自らが講師となることで、受講生のエンゲージメント向上。
⚫ 身近な事例を用いてわかりやすさを実感してもらう。
⚫ 講師役の指導力向上も付随効果。

1

講師

人材育成に熱意をもった人を講師としたい➡ 情報推進部内で講師を募集 ➡ 事務職員2名＋技術職員3名が名乗り

2

研修

オンライン講義だけでは退屈で理解も進まない可能性➡ アウトプット学習（過去問演習）をベースに、身近な実例を用いたオリジナル解説資料➡ 全9回の途中で、対面フォローアップ研修を盛り込み、受講生と気軽に会話➡ 最後には、ミニ模擬試験演習（時間を図った試験＋詳細解説）➡ 欠席者や復習したい人は、録画視聴-10-

③情報系人材育成 ～研修カリキュラムなど～研修カリキュラム

オンライン研修の風景
研修全体の満足度

4.29

対面フォローアップ研修の風景
対面フォローアップ
研修の満足度

4.58

模擬試験研修サンプル
模擬試験研修の満足度

4.46

自分の能力と時間を他者のために使うことのできる志を持った講師陣！
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③情報系人材育成 ～オリジナル研修テキスト～-12-

③情報系人材育成

全体に対する受講生の割合

申込者の職名分布
14人; 係長級

募集
30-40
人

～受講生の生の声～

申込82人

17人; 主任

4%

係長級

7%

主任

16%

係員

⚫ 赤枠世代をターゲットにして、数年後には係長級以下全員のIT基礎スキル獲得を目指す！
⚫ 新規採用者向け推奨研修として位置付けることも検討。

51人; 係員

毎週1時間教えていただく
ことが楽しかったので、もっと講義を受けたかったです。頑張って勉強して合格したいと思います。

同じ大阪大学の職員の方々に講義をしていただ
き、また、本学の実例等を入れていただいたことで、とてもわかりやすく、楽しく、有意義でした。

どこの組織にいても役に立つような研修というのが大変真新しく、オリジナルテキストも用意いただき、至れり尽くせりだと感じました。

どの講師の方も時間をかけて資料や説明内容を準備してくださっていることが、毎回の講義を通じて伝わってきて、大変ありがたいなと感じていました。
何としても合格せねばと思わさせられました。

【 エンゲージメントの向上 × DXの実現 】➡ 事務系職員全体のIT基礎力を引き上げ、ITに興味を持つ人を増加させる。
➡ 来年度は、ITスキルアップ研修（中級編＝基本情報情報技術者の育成）も企画中。
➡ M365関係（Teams、Forms、SharePoint、PowerAutomate）に加えて、PowerAppsによる内製開発研修も検討！
-13-

④事務組織における生成AIの活用状況
項目

利用対象者

ベンダー・製品名

試行検証（2023.12～）

試行検証（2024.3頃～予定）「本部」＋「部局（一部）」（約300人）「本部」＋「部局（一部）」（約300人）⚫ 利用状況 ➡ 約3,800リクエスト/月⚫ 活用事例（機密情報を含まない範囲での）✓ 文章の作成・要約・校正・翻訳等✓ 企画書作成✓ データ分析✓ VBA・Python等のコード作成✓ Excelの数式作成⚫ セキュリティを高めるため、問合せ先をAzure Open AI Serviceに変更する（準拠法・管轄裁判地が日本、等）。
⚫ GPT-4も利用できるようにする。
⚫ 並行して、本格導入の製品選定を進める。

株式会社ナレッジセンス

株式会社ナレッジセンス

本格導入（2024.4以降の早い時期）

事務系職員全員（約1,600人）
学内文書（規程・通知・取扱等）から回答を生成する機能（RAG）も追加予定

以下も含めて比較検討中
Azure Open AI Service（MS）

方式

機密情報の入力

OpenAI社の公式API（GPT-3.5）

×Azure Open AI Service（MS）（GPT-3.5/GPT-4）

×

Vertex AI（Google Cloud）
Copilot Studio（MS）○（学内の情報セキュリティ関係手続きを経た後）-14-ご清聴ありがとうございました
日本のDXを「ともに」進めていきましょう
是非とも、情報交換をお願いいたします！
※本学でのDXの取組（RPA推進・人材育成研修等）にご興味がございましたら、お声かけいただけますと幸いです。

情報推進部OUDX推進対策室

zyosui-oudx@office.osaka-u.ac.jp

総 務 部 事 務 改 革 推 進 室

jimukaikakusuisin@office.osaka-u.ac.jp

2024年3月8日（金） 第75回 大学等におけるオンライン教育とデジタル変革に関するサイバーシンポジウム「教育機関DXシンポ」-15-