特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号

評価書名
源泉徴収票等法定調書作成に関する事務 基礎項目評
価書37

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
霧島市は、源泉徴収票等法定調書作成に関する事務における特定個人情報ファイルの取扱いにあたり、特定個人情報ファイルの取扱いが、個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを十分認識したうえ
で、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減させるために適切な措置を講じることにより、個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組むことを宣言する。
特記事項

係事務以外で個人情報が利用されることがないように、システムへのアクセス権限を限定し、関係者以外の執務室への立入制限を設ける。また、個人番号が記載された債権者登録依頼書、法定調書等については、鍵付きキャビネットで保管するなど管理体制を徹底する。

評価実施機関名
霧島市長
公表日
令和3年3月31日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

源泉徴収票等法定調書作成に関する事務
ア 事務の説明
職員・会計年度任用職員以外の外部講師、委員等に対する報酬等の支払い及び土地収用法に基づく土地の買収代金・建物補償金等の支払いについて、所得税法等に基づき法定調書の作成、提出、交付等の事務を行う。
また、ふるさと納税における寄附金税額控除に係る申告特例制度について、地方税法に基づき通知書の作成、提出の事務を行う。

②事務の概要イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内容
霧島市は、所得税法、地方税法及び行政手続における特定個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。
・債権者情報登録【担当 会計課】
・源泉徴収票等の作成及び本人への交付【担当 会計課】
・法定調書の作成及び税務署への提出【担当 総務課・建設政策課】
・給与支払報告書の作成【担当 総務課】
・給与支払報告書の提出【担当 総務課】
・収用証明書等の作成及び本人への交付【担当 建設政策課】
・寄附金税額控除に係る申告特例通知書の作成及び該当自治体への提出【担当 商工振興課】③システムの名称

・財務会計システム・エクセル台帳（税務証明証書）・エクセル台帳（寄附金税額控除に係る申告特例申請者・通知団体一覧）

２．特定個人情報ファイル名
・相手方管理台帳・控除管理台帳・税務証明書用個人番号台帳
・寄附金税額控除に係る申告特例申請書

３．個人番号の利用【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第３項
法令上の根拠【各手続の根拠】
所得税法第２２５条第１項第３号、所得税法第２２６条第１項、地方税法第３１７条の６第１項

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無[実施しない]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定②法令上の根拠

５．評価実施機関における担当部署①部署

会計課、総務部総務課、建設部建設政策課、商工観光部商工振興課②所属長の役職名

会計課長、総務課長、建設政策課長、商工振興課長

６．他の評価実施機関
なし

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先

総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）1141

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ

連絡先

会計課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）4004
総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）1132
建設部建設政策課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2732
商工観光部商工振興課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2661

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[1万人以上10万人未満]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和3年3月31日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和3年3月31日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

基礎項目評価の実施が義務付けられる

Ⅳ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[基礎項目評価書]
2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か

３．特定個人情報の使用

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［ ○ ］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[]
2) 十分である等のリスクへの対策は十分か
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[十分である]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[]

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている［ ○ ］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査[］ 外部監査９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない

変更箇所
変更日

項目

平成28年3月31日 Ⅰ-5-2

所属長変更前の記載

変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

会計課長 小倉 正実、総務課長 満留 寛

会計課長 小倉 正実、総務課長 橋口 洋平

事後

平成28年4月1日付 人事異動

平成29年3月31日 Ⅱ-1

いつの時点の計数か

2015/11/1

2016/12/31

事後

平成29年3月31日 Ⅱ-2

いつの時点の計数か

2015/11/1

2016/4/1

事後

ア 事務の説明
職員・臨時職員以外の外部講師、委員等に対する報酬等の支払い及び土地収用法に基づ
く土地の買収代金・建物補償金等の支払いにア 事務の説明
ついて、所得税法等に基づき法定調書の作成、職員・臨時職員以外の外部講師、委員等に 提出、交付等の事務を行う。
対する報酬等の支払いについて、所得税法等
また、ふるさと納税における寄附金税額控除に基づき法定調書の作成、提出、交付等の事 に係る申告特例制度について、地方税法に基務を行う。
づき通知書の作成、提出の事務を行う。
平成30年3月31日 Ⅰ-1-2

事務の概要

平成30年3月31日 Ⅰ-1-3

システムの名称

平成30年3月31日

事後

建設政策課、霧島PR課の事務を追加

・財務会計システム・エクセル台帳（税務証明証書）
・エクセル台帳（寄附金税額控除に係る申告特例申請者・通知団体一覧）

事後

建設政策課、霧島PR課の事務を追加

・相手方管理台帳・控除管理台帳・税務証明書用個人番号台帳
・寄附金税額控除に係る申告特例申請書

事後

建設政策課、霧島PR課の事務を追加

イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内 イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
容
容（略）
（略）
・法定調書の作成及び税務署への提出【担当 ・法定調書の作成及び税務署への提出【担当総務課】
総務課・建設政策課】（略）（略）
・収用証明書等の作成及び本人への交付【担当 建設政策課】
・寄附金税額控除に係る申告特例通知書の作成及び該当自治体への提出【担当 霧島PR課】

財務会計システムⅠ-2 特定個人情報ファイル ・相手方管理台帳
名・控除管理台帳

平成30年3月31日 Ⅰ-5-1

部署

会計課、総務部総務課

会計課、総務部総務課、建設部建設政策課、商工観光部霧島PR課

事後

建設政策課、霧島PR課を追加

平成30年3月31日 Ⅰ-5-2

所属長

会計課長 小倉 正実、総務課長 橋口 洋
会計課長 小倉 正実、総務課長 橋口 洋平 平、建設政策課長 茶圓 一智、霧島PR課長
藤崎 勝清

事後

建設政策課、霧島PR課を追加

事後

建設政策課、霧島PR課を追加

平成30年3月31日 Ⅰ-8

連絡先計課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）4004
総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４
会計課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１ ５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）
号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）4004 1132
総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４ 建設部建設政策課（住所）霧島市国分中央三５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号） 丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線1132
番号）2732
商工観光部霧島PR課（住所）霧島市国分中央
三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2661

平成30年3月31日 Ⅱ-1

いつの時点の計数か

2016/12/31

2018/1/31

事後

総務課・会計課 3,875人
建設政策課 90人
霧島PR課 3,384人

平成30年3月31日 Ⅱ-2

いつの時点の計数か

2016/4/1

2017/10/23

事後

総務課5人・会計課10人
建設政策課4人・霧島PR課4人

会計課長 小倉 正実、総務課長 橋口 洋
平、建設政策課長 茶圓 一智、霧島PR課長
藤崎 勝清

会計課長、総務課長、建設政策課長、霧島PR課長

事後1,000人以上1万人未満

1万人以上10万人未満

事後

平成31年3月31日 Ⅰ-5-2

平成31年3月31日

所属長の役職Ⅱ-1 評価対象の事務の対
象人数は何人か平成31年3月31日 Ⅱ-1

いつの時点の計数か

2018/1/31

2019/1/31

事後

対象人数 １５，５９５人（平成31年1月31日時点）
総務課・会計課 5,261人
建設政策課
115人
霧島PR課
10,219人

平成31年3月31日 Ⅱ-2

いつの時点の計数か

2017/10/23

2019/3/31

事後取扱者数 ２５人（平成31年3月31日時点）
総務課6人
・会計課10人
建設政策課4人・霧島PR課5人

令和2年3月31日 Ⅰ-3.

法令上の根拠【各手続の根拠】【各手続の根拠】
所得税法第225条第１項第3号、所得税法第226
所得税法第225条第１項第3号、所得税法第226条第１項、地方税法第317条の6第１項、地方税条第１項、地方税法第317条の6第１項
法第7条第5項

事後変更日項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

令和2年3月31日 Ⅱ-1

いつの時点の計数か

2019/1/31

2019/12/31

事後

対象人数 １８，７１５人（令和元年12月31日時点）
総務課・会計課 5,902人
建設政策課
166人
霧島PR課
12,647人

令和2年3月31日 Ⅱ-2

いつの時点の計数か

2019/3/31

2019/12/31

事後取扱者数 ３１人（令和元年12月31日時点）
総務課6人
・会計課10人
建設政策課4人・霧島PR課11人

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「十分である」４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「委託しない」事後錯誤

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

８．監査
「内部監査」

８．監査「自己点検」「内部監査」

事後追加

令和2年3月31日 全体

評価の再実施ア 事務の説明
ア 事務の説明
職員・臨時職員以外の外部講師、委員等に職員・会計年度任用職員以外の外部講師、対する報酬等の支払い及び土地収用法に基づ委員等に対する報酬等の支払い及び土地収用
く土地の買収代金・建物補償金等の支払いに法に基づく土地の買収代金・建物補償金等のついて、所得税法等に基づき法定調書の作成、支払いについて、所得税法等に基づき法定調提出、交付等の事務を行う。
書の作成、提出、交付等の事務を行う。
また、ふるさと納税における寄附金税額控除
また、ふるさと納税における寄附金税額控除に係る申告特例制度について、地方税法に基に係る申告特例制度について、地方税法に基づき通知書の作成、提出の事務を行う。
づき通知書の作成、提出の事務を行う。

令和3年3月31日 Ⅰ-1②事務の概要イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内
容
容
霧島市は、所得税法、地方税法及び行政手
霧島市は、所得税法、地方税法及び行政手続における特定個人を識別するための番号の続における特定個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。
り扱う。

事後

・臨時職員を会計年度任用職員に変更
・給与支払報告書の作成の担
当課を総務課へ変更
・給与支払報告書の提出の担当課を総務課へ変更
・霧島PR課を商工振興課に変更・債権者情報登録【担当 会計課】
・債権者情報登録【担当 会計課】
・源泉徴収票等の作成及び本人への交付
・源泉徴収票等の作成及び本人への交付【担当 会計課】【担当 会計課】
・法定調書の作成及び税務署への提出【担・法定調書の作成及び税務署への提出【担当 総務課・建設政策課】
当 総務課・建設政策課】
・給与支払報告書の作成【担当 会計課】
・給与支払報告書の作成【担当 総務課】
・給与支払報告書の提出【担当 市内居住・給与支払報告書の提出【担当 総務課】
者は会計課、市外居住者は総務課】
・収用証明書等の作成及び本人への交付・収用証明書等の作成及び本人への交付【担当 建設政策課】【担当 建設政策課】
・寄附金税額控除に係る申告特例通知書の・寄附金税額控除に係る申告特例通知書の作成及び該当自治体への提出【担当 商工振作成及び該当自治体への提出【担当 霧島PR興課】
課】
令和3年3月31日 Ⅰ-5①部署

会計課、総務部総務課、建設部建設政策課、商工観光部霧島ＰＲ課

会計課、総務部総務課、建設部建設政策課、商工観光部商工振興課

事後

霧島PR課を商工振興課に変
更令和3年3月31日 Ⅰ-5②所属長の役職名

会計課長、総務課長、建設政策課長、霧島PR課長

会計課長、総務課長、建設政策課長、商工振興課長

事後

霧島PR課を商工振興課に変
更連絡先

会計課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１ 会計課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）4004 号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）4004
総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４ 総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号） ５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）
1132
1132
建設部建設政策課（住所）霧島市国分中央三 建設部建設政策課（住所）霧島市国分中央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線 丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2732
番号）2732
商工観光部霧島PR課（住所）霧島市国分中央 商工観光部商工振興課（住所）霧島市国分中
三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111（内 央三丁目４５番１号（電話番号）0995-45-5111
線番号）2661（内線番号）2661

事後

霧島PR課を商工振興課に変
更令和3年3月31日 Ⅰ-8

令和3年3月31日 Ⅱ-1

令和3年3月31日 Ⅱ-2

いつの時点の計数か

いつの時点の計数か

2020/3/31

2020/3/31

2021/3/31

2021/3/31

事後

事後対象人数 29,222人（令和２年12月31日時点）
総務課・会計課 5,983人
建設政策課
216人
商工振興課 23,023人
取扱者数 36人（令和２年12月31日時点）
総務課 6人 会計課 10人
建設政策課 4人
商工振興課 16人