文書館紀要第 27 号（2014.3）

地方自治体における電子公文書等の管理について－埼玉県立文書館から考える現状と展望－

原

口

智

洋

はじめに

ては認識することができない方式で作られ「公文書等の管理に関する法律」（平成 21た記録をいう。）」 と電子的記録が法文上に年７月１日法律第 66 号）（以下「公文書管規定された。つまり、適切な管理を求めら

理法」という。）が平成 23 年４月１日に全れる公文書は、記録媒体を問わないことが面施行され、現用・非現用を通じた公文書

明確にされたのである。

（1）

（7）

管理 に統一的なルールが規定され、運用されることになった。

その背景には、以下のような情報技術の進展・普及、それを踏まえた行政の諸活動

公文書館法（昭和 62 年 12 月 15 日法律第の多様な展開がある。21 世紀初頭から国や115 号）は、国及び地方公共団体に「歴史自治体は、電子政府・自治体化を実現する資料として重要な公文書等の保存及び利用ため情報技術（以下「ＩＴ」という。）を業に関し、適切な措置を講ずる責務」を課した。

務に導入し、急速に行政事務を電子化させ同法においては、「公文書等」とは「公文書た。その目的は業務の効率化をするととも

その他の記録（現用のものを除く）」であるに住民に迅速できめ細かい行政サービスをとされ、国及び地方公共団体に課された責提供することにあった。日常の業務で作成務の範囲も「非現用」のものに限定されてされる行政文書が、パソコンで作成されるいた。だが、公文書管理法は、「国及び独立ことは当然であり、ＩＴは、行政運営に不行政法人等の有するその諸活動を現在及び可欠なインフラになった。さらにその傾向

将来の国民に説明する責務が全うされるよは加速し、近年では、行政が保有する情報

うにすること」を新たな責務として課すことを即時に伝達させるソーシャルメディアをになり、かつまた、地方公共団体に対しては、使用する行政機関も増え、災害情報の伝達「法律の趣旨にのっとり、その保有する文書や住民の多様なニーズの把握などに様々なの適正な管理に関して必要な施策を策定し、機能を使用し、双方向性のコミュニケーショ

及びこれを実施するよう努めなければならンツールを導入している。

（2）

（3）

（4）

（5）

ない」と努力義務を規定することとなった。

このことはアーカイブズ機関である文書（8）

ここにおいて、公文書館法による「現用の館 にとってどのような意味を持つのか。行ものを除く」という限定を超えた努力義務

政と住民とのコミュニケーションにおいてが地方公共団体に課されたのである。

様々な手段が増えることは、文書館にとって保存すべき行政文書の媒体とメディアの多様化を意味している。今後、行政業務は

地図、図面類、フィルム（スライド、映画、一層電子化され、技術革新による新しい技

写真、マイクロ等）、音声記録、磁気テープ、術やサービスの出現により、多様な媒体とレーザーディスク等そのいかんを問わない

メディアによる行政サービスの事業展開がものである」 とされていたが、公文書管理予想される。

（6）

法では「文書（図画及び電磁的記録（電子また、昨今は文書館側でも「デジタルアー的方式、磁気的方式その他人の知覚によっカイブ」などの呼称で、ＩＴの利便性を活

−1−

一五八

また、公文書館法の下においては、「これらすべての記録の媒体については、文書、

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）

用し、提供している機関も増えつつある。

は電子公文書等の管理に焦点を絞り、これ収蔵資料をデジタル化し、インターネット

までどのような施策が実施されたのか考察

により公開するものであるが、今後もさらにすることとする。

広まることになるだろう。しかしそのような現用文書を作成する親機関がＩＴを導入技術が利用できる前提として、親機関が作成し、そこから生み出される電子公文書等にする電子公文書等や多様な記録媒体が適切について、アーカイブズ機関である国立公文管理され、保存の対策がなされることが必要

書館がどのように電子公文書等の移管、保となる。親機関から文書館に移管される行政存の方策を立ててきたかを確認することは、文書は、現在は紙媒体が主流であるが、昨今

地方自治体の文書館が今後の電子公文書等の社会的なＩＴの普及を鑑みると、今後も紙への対応を検討していく際の方向性を打ち媒体が主流であるとは限らない。したがって、出すことに繋がると考えるからである。

（9）

文書館は従来のように過去の記録された情報を保存、利用するだけではなく、電子公文書

１. １「行政情報化推進計画」と文書管理シス等の特性等を鑑みれば、将来的に様々な環境

テムの整備から生み出される記録に対しても継続的に保政府の電子公文書等の増大の要因は、電存、利用できる環境を構築しなくてはならな

子政府化と法制度にある。電子政府化の取い。電子環境から発生する様々な記録は、今

組は平成６年の「行政情報化推進基本計画」

までの文書館の概念や形すら変える可能性をにはじまる。行政のあらゆる分野にＩＴを示している。

導入し、「国民サービスの飛躍的向上」と「行そのため本稿では、電子環境で生み出され政運営の質的向上」という効果を上げるた

る電子公文書等の管理について埼玉県立文書め、積極的なＩＴの活用促進がうたわれた。

館の課題と方策について模索することとし、「「紙」による情報の管理からネットワーク

最初に政府の電子政府化と電子公文書等の管を駆使した電子化された情報の管理へ移行

理について概観し、次に埼玉県立文書館の沿し、21 世紀初頭に高度に情報化された行政、

革と制度的環境を論じた後、国の電子政府化

すなわち「電子政府」の実現を目指す」 との影響を受けた埼玉県の電子自治体化の内容掲げられた。

（10）と埼玉県立文書館の電子公文書等の管理につ

当該計画の基本方針は、「社会の情報化のいて論じる。最後に今後の電子公文書等の管進展に対応した行政情報化の推進」、「情報理について若干の展望を書かせていただく。

通信技術による事務・事業の簡素化・効率

なお、本稿は、国立公文書館主催の平成化及び行政運営の高度化」、「行政情報化推24 年度アーカイブズ研修Ⅲの修了研究論文

進のための基盤整備」に区分けされている。

として提出した論考に若干の修正を加えたもこのうち文書管理について着目すると「文のであり、現状と異なる点が存在する場合が書の管理・流通のシステム化」の施策でシあるかもしれないがご容赦願いたい。また、ステム導入が掲げられ、「日々作成・入手さ以下の考察に関しては、所属自治体、機関のれる文書について、業務の処理手順、関係

見解とは一切関係なく個人的な見解である。

規則等の見直しを行いつつ、電子文書を含一五七

む文書のライフサイクル（作成、入手、決１ 国の電子政府化と電子公文書等の管理に

裁 等 事 案 決 定 手 続 き、 施 行、 保 存、 利 用、ついて廃棄）を通ずる総合的な文書管理システム

はじめに政府が取り組んできた電子政府を平成 11 年度までに整備する」とし、電子化の進展や、電子公文書等を取り巻く法制

政府化の取組の一環で文書管理の電子化が度等の変遷について概観する。特にここで計画された。

（11）−2−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

システムの導入や電子政府化の進展によであった。しかし、「システムの登録作業がり文書管理業務が電子化されることとなっ煩雑であることなどの理由から電子行政文

たが、それとは別に情報公開制度の側面にお書の多くが行政文書ファイルと関連付られいても注目する必要がある。行政機関の保ないまま、ＬＡＮ上の共有ファイルサーバ

有する情報の公開に関する法律（平成 11 年

や個別端末などに保管されている」 ことな

５月 14 日法律第 42 号）、（以下「情報公開法」

どを解消するための目的もあり、構築に至という）が制定され、第１条の目的規定では、ることになる。平成 24 年度には全府省等一「行政運営の「公開性」の向上と政府の「説元的文書管理システムに移行が完了し、各明責務」の確保を目的として」と明記された。

府省等ごとで運用されていた個別の文書管

さらに国民への情報公開の対応を念頭に置

理システムは廃止されている。

（12）

（19）

くため、文書管理の必要性が示され、情報そして、「電子政府構築計画」の取組の成公開法と文書管理が「車の両輪」であると果を踏まえつつ、ＩＴ戦略本部により「Ｉいう認識に至ることになる。

Ｔ新改革戦略」が平成 18 年に策定され、当情報公開法では、電子公文書等も開示請

該戦略においては、「行政分野のＩＴ活用は、求の対象となる。その背景には、総合的な経費の削減、業務処理時間・定員の削減等

文書管理システムの導入や電子政府化によ

業務の効率化など行財政改革に資するもの

り電子的に作成される文書の増大が予想さであることが前提」 とされた。今後の電子れたことにあった。そのため、法制度及び政府にかかる各種政策は、ＰＤＣＡサイク

システム上の文書管理においても、行政文ルの確立により着実に実施するため、その書の定義の中に紙文書だけではなく、電磁各工程は、「電子政府推進計画」により示さ的記録も組織共用文書の範疇に含めること

れた。

（13）

（20）

（21）

になったのである。

直近の計画では平成 21 年に「i-japan 戦
略 2015」が策定され、デジタル技術を日常

１. ２ 電子政府の進展

的に普遍的に活用する「デジタル技術が「空政府による社会全体の情報化の戦略は、気」や「水」のように受け入れられ、経済「高度情報通信社会推進に向けた基本方

社会全体を包摂し、暮らしの豊かさや、人針」 にはじまり、平成 13 年に「高度情報と人とのつながりを実感できる社会の実

通信ネットワーク社会形成基本法」（ＩＴ現」 を目指しており、ワンストップサービ

（14）

（15）

（22）

基本法） が施行され、ＩＴ戦略本部によりスをさらに充実するため「国民電子書籍箱「e-Japan 戦略」 が策定されて以降、電子行（仮称）」の構築や、システム最適化を促す

政の推進を含むＩＴ戦略や計画が毎年のよためのクラウドコンピューティングの活用、うに立案されている。

オープンガバメントとしての方策で情報伝（16）

平成 15 年に「電子政府構築計画」が策定された。そこでは「利用者本位で、透明性達を容易にするソーシャルメディアの活用（23）

等、新しい電子政府の取組を掲げている。

が高く、効率的で、安全な行政サービスの１. ３ 公文書管理法の制定と「電子公文書（17）

適化（効率化・合理化）」が挙げられており、等の移管・保存・利用システム」の稼働「文書管理業務の業務・システム最適化計画」

平成 21 年に現用文書・非現用文書を包に基づき、政府全体で利用可能な一元的文書

括し、作成、移管・廃棄、保存、利用等の管理システムを構築することとなった。従ライフサイクル全体を視野に入れた公文書

来は各府省が構築した個別文書管理システ

管理法が制定された。同法第２条本文で規ムにおいて電子公文書等は保存される運用

定されている「行政文書」は、情報公開法

（18）

−3−

一五六

提供」と「行政内部の業務・システムの最地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）と同内容の定義とされている。そして移管、ファイル管理簿に反映される仕組みとなっ廃棄の手続きに着目すると、公文書管理法

た。

施行以前は、国立公文書館法（平成 11 年 6

さらに、前述した同法第８条１項をシステ

月 23 日法律第 79 号）第 15 条２項により内ム上においても内閣総理大臣の同意を了承

閣総理大臣と移管元の行政機関とが協議し、されなかった場合、行政文書ファイル等の移管元の行政機関との合意に基づき、国立削除が不可能になる機能を有している。移

公文書館等に移管することとされていた仕管、廃棄業務をシステム化することにより、組みが大きく変更された。公文書管理法第各行政機関における複雑・膨大な作業の自５条５項の規定により行政文書について保動化、内閣府への帳票類提出のペーパーレ

存期間満了前のできる限り早い時期に、保ス化、内閣府の確認迅速化・記録化が実現

存期間の満了時の措置として国立公文書館されることになった。そして国立公文書館

等へ移管または廃棄を決定する仕組みであへ移管と決定された行政文書ファイル等は、るレコード・スケジュール制度を導入した。

国立公文書館の「電子公文書等移管・保存・

このことにより、確実な廃棄及び移管の措利用システム」のインターフェースに合わ置を担保できることになる。

せて、可変媒体により一括してダウンロー（24）

また、同法第８条１項により国立公文書（26）

ドされる仕組みが構築されている。

館への移管措置と決定され、保存期間を満

一方、電子公文書等を受け入れる国立公

了した行政文書ファイル等は国立公文書館

文書館側の「電子公文書等移管・保存・利等への移管の義務付けがされ、自動的に国用システム」については、平成 15 年に内閣立公文書館等に移管される仕組みが制度的官房長官のもとで開催された「公文書等のに確保された。そして、同法第２項におい適切な管理、保存及び利用に関する懇談会」ては「行政文書ファイル等を廃棄しようとで検討に着手され、「中間段階における集中するときは、あらかじめ内閣総理大臣に協管理及び電子媒体による管理・移管・保存

議し、同意を得なければならない」とし、に関する報告書」 により、基本的視点が示同意を得ない行政文書の廃棄は回避されるされた。また、「文書サイクルの中で、電子制度となった。

的に作成された文書が各府省において適切

（25）

（27）

これらの規定が制定されたことに伴い、に保存され、国立公文書館に電子的に移管・前述した政府全体で利用可能な一元的な文保存されるよう、公文書管理担当機関は『重書管理システムも改修されている。法が求点 計 画 ―2008（ 平 成 20 年 ８ 月 20 日 Ｉ Ｔ

める複雑・膨大な文書管理業務を厳格かつ戦略本部決定）』等に沿って、国際標準も踏効率的に実施するため、以下の改修が行わ

まえた媒体変換のルールや長期保存フォーれている。

マット、メタデータの在り方を検討し、各一五五

同法第７条１項により、移管または廃棄府省における作成・保存の段階からこれらの措置については行政文書ファイル管理簿に対応する方策を講じるとともに、国立公に記載され、同法第９条１項によりその記

文書館への電子的な移管・保存のためのシ

載状況を毎年度内閣総理大臣に報告しなけ

ステムを構築をする」 等の具体的方策が提ればならないとされた。これらをチェック

言された。

（28）

する内閣府には、システム上においての行

そして「電子公文書等の移管・保存・利政文書ファイル等のアクセス権が付与され用の具体的方法にかかる方針」（平成 22 年

た。そのことによりレコード・スケジュー

３月 26 日内閣府大臣官房公文書管理課）にルの確認と審査が可能となり、また内閣府

より「移管方法」等に係る方針が示されての意見が自動的に移管・廃棄簿と行政文書

おり、平成 23 年度から電子公文書等の各府−4−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

省からの受入れが開始されている。

ととなり、同法の制度内容を実現するため、各府省からの電子公文書等の移管等の方

現用・非現用の電子公文書を包括するシス

法は、可搬媒体または「霞が関ＷＡＮ」等

テムを構築がなされることとなった。それ

ネットワークのいずれかで行うこととされは、従来までは紙文書がアーカイブズ機関ており、移管された電子公文書等は安全性の記録資料として主流であったものが、昨を保証するため検疫作業がされる。そして、

今の電子政府化や IT の促進により電子文書

将来の見読性を保証するために媒体変換をが紙文書と同様の価値を意味することを示し、PDF/A（ISO19005-1）等などの国際標している。つまり、公文書管理法第１条の準で長期保存フォーマットに変換・保存し、目的に掲げられている「国及び独立行政法

メタデータが付与される。さらにシステム

人等の有するその諸活動を現在及び将来のを冗長化し、ハード等の二重化や検疫、長国民に説明する責務が全うされる」ために

期保存、利用機能の分離などネットワーク

必要となる記録となったと言えるであろう。

から独立した長期保存機能、アクセス制御によるセキュリティ向上などにより安全性

２ 埼玉県立文書館の文書管理体制を確保している。そして行政利用と一般利

２. １ 埼玉県立文書館の沿革

用を切り分け、移管元機関の利用は行政利

次に、埼玉県の電子公文書等に対する取用システムを通じて利用に提供され、一般組について概観する前に、埼玉県立文書館

利用は「国立公文書館デジタルアーカイブ」の沿革について簡単に触れる。埼玉県立文により提供されている。それは公文書館管

書館の歴史を振り返るのは、過去の文書館

理法第 23 条により「展示その他の方法によの業務がどのような思想の基盤の上で行わ

り積極的に一般の利用に供するよう努めなれていたのかを把握するためである。思想ければならない」と規定されたこともあり、の中には理念がある。埼玉県立文書館が業

利用請求がなくとも能動的に情報提供する務の中で何を大事にしてきたのか、現在のことが必要となったわけである。そのため、職員もその当時の理念を共有することが必

今後はより一層デジタルアーカイブの利用要であろうと考えたからである。そのため、が促進されると予想される。

最初に当館の沿革を把握し、その中で当館（29）が収蔵している行政文書の法制度的環境に
１. ４

小括

ついて考察する。

以上のように、国及び国立公文書館の電
子公文書等の管理について概観した。電子２. ２ 埼玉県立文書館の創立時期
県の施策、公式の計画の中で初めて「文文書管理業務を電子化し、一方、法制度に書館」という名称が登場したのは昭和 38 年

おいても、情報公開法や公文書管理法の施の「埼玉県総合振興計画」であった。当時、

行により電子公文書等が「行政文書」の対

県立図書館の増設が計画されており、その象の範囲に規定された。電子政府化が進展中で「歴史上重要な文献資料を保存するたするなかで単に業務を電子化するだけではめに、文書館の設置を考慮したい」と示さなく、費用対効果の観点も取り入れられ、れたのがはじまりだった。将来的な図書館

住民に提供するサービスは多様な媒体によの方向性として「郷土資料の充実と利用促る情報伝達が検討されつつある。

進」 を方針として打ち出しており、また、（30）

そして公文書管理法の施行により、前述の郷土資料の散逸を防ぐために文書を収蔵す

とおり国立公文書館は従来よりも移管元がる施設が必要であると、繰り返し歴史・文作成する現用文書について関与を強めるこ化団体から陳情、請願されていた状況であっ

−5−

一五四

政府化は、事務の効率化を促進させるため、

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）た。

運営は開放的でなければならないとの方針

一方、県組織内では、文書管理事務の改が出されている。

善を検討していた企画部事務管理課から昭文書館が収蔵する文書管理は、この開館時

和 41 年に「文書事務の管理改善に関するにおいて現在の管理体制がほぼ完成されて報告書」が出されている。その内容は文書いる。当館の保存している行政文書は、第事務の実情と改善案についてであった。冒

１種文書（11 年以上保存）という保存年限

頭で「ほとんどすべての行政活動は文書をが満了しない現用文書（以下「管理委任文書」

通じて行われており」「文書事務は行政活動という）と、第２種以下の有期限文書からの中心」 であるとの認識がされている。し収集した非現用文書の２つから成る。

（31）

かし当時の文書事務は、行政需要の増大に

管理委任文書は、知事部局を例にとるとよる文書事務量の増加や、従来からの慣習

地方自治法（昭和 22 年 4 月 17 日法律第 67による事務の執行など、十分な改善がされ号）180 条の２の規定に基づき、埼玉県知ておらず「行政の非効率を引き起こしてい事が管理する文書の管理について文書館長る」 と問題提起された。そのため、行政事（開館当時は図書館長）へ委任するというも務の効率化をはかるために文書管理事務のので、現行例規では、埼玉県文書管理規程

改善が必要であると提言された。改善案は第 48 条で「第１種に属する文書課文庫の保文書管理の段階ごとに挙げられたが、保存存文書であって当該文書等が完結してから管理について着目すると、「保存文書の管理」

10 年を経過したものは、埼玉県立文書館長とは「真に必要とされる文書を必要とするにその管理を委任するものとする」と規定

場合に正確、迅速に取り出せるように整理されている。文書館による評価選別はされし、保存するということ」と定義されており、ない、実質的な永年文書であり、完結後 11

不要文書の廃棄の促進がされる一方、「歴史年目に文書館に管理委任される。

（32）

（33）

的価値のある古文書といったものは、むし

一方、第２種以下の有期限文書は、埼玉ろ県立図書館に移管すべきである」との意

県文書管理規則第 11 条に、「廃棄決定した向が示されている。

文書等のうち、歴史的資料として重要であ

以上のような社会的な要請と、県組織内ると認められるものについては、文書館長の文書管理改善への期待の高まりを受け、及び主務課長と協議の上、文書館長に移管

昭和 44 年に県立図書館の一課として、埼玉するものとする」 と規定され、文書館が評

県立図書館文書（もんじょ）課（組織的に価選別し移管される文書、「歴史的資料」とはこの名称であったが、当初から「埼玉県

定義されている。

（35）

立図書館文書館」と名乗っていた。）が誕生した。

昭和 44 年という文書館開館当時に、前例のない管理委任文書を県立図書館に受入れ

文書館設置に伴い、埼玉県立図書館規程たことにより、親組織から継続的に記録のの一部が改正され、「郷土についての歴史的移管を受けるアーカイブズの機能を備えた価値ある文書、記録、公文書等の保存利用

といえる。

一五三

を図り、あわせて調査研究を行うため文書

また、公開する仕組みも開館時に整備さ館を設ける」として、図書館内であるが「文れた。知事部局との管理委任協議、文書規書館」として名前が明記されることになっ程の一部改正により法制度等が整えられた。

た。文書館の機能は、古文書、行政文書等

管理委任文書の閲覧提供は、完結後 20 年間の保存機関や調査研究機関として活動するは原則非公開とされたが、明治から昭和戦だけではなく、広く一般県民のための「歴前期に作成された文書は、開館時に文書館

史資料センター」による奉仕機関として、で利用されることとなり、情報公開制度成

（34）

−6−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

立以前から利用者に対して「情報提供」す

要に応えることが難しくなり、県民サービ

る体制になったのである。

スを低下させかねない可能性があった。そ一方、第２種以下の有期限文書は、特段のため、それぞれ機能を別個に発揮するた

規則等の根拠規定はなく、「収集文書」とし

め、県民のあいだから分離独立を要望するて廃棄文書から収集していた。つまり、管声が上がり、昭和 50 年４月１日に図書館か

理委任文書は、組織の証拠性を有する記録

ら独立することとなった。

として連続した管理が整備され、早い時期にアーカイブズとして補足する「レコード・

２. ３ 行政情報公開条例の施行と新館の建設

コンティニュアムの考え方にも繋がる」 日

昭和 58 年に「県民の行政情報の公開を求本版レコード・スケジュールと類似した方める権利を保障し、県政の公正な執行と県法が取り入れられたのに対し、有期限文書

民の信頼確保を図るとともに、県民の県政の選別収集は、記録の連続性・組織内の証

参加を一層推進し、もって地方自治の本旨拠として意識されることはなく、文書館での即した県政の発展に寄与する」 目的から収集されていた。内規的には、収集基準は「埼玉県行政情報公開条例」（昭和 57 年埼玉設けられており、「学術研究資料として価値

県条例第 67 号）が施行された。都道府県であると認められるものを選定することを原は神奈川県について２番目に条例の施行で則」として収集していた。

あった。

（36）

（37）

（42）

文書館創設時から活躍され、館長を長く

条例の施行に伴い、文書館の新館が建設務めた吉本富男氏のオーラル・ヒストリー

されたが、それは文書館が抱える問題の解によれば、文書を集中保管している文書課

決と県組織から今までの利用実績が評価さに収集に出向いていたが、収集実績を重ねれたことの２つの理由からであった。当時

ることにより、条例、規則がなくとも文書

文書館は、行政文書等の収蔵能力が限界に館が廃棄決定文書を収集することが慣例に近づいており、さらに文書の保存環境を改なったと述べている。

善するため、新たな保存庫スペースや収蔵（38）

では当時の文書館がどのような方針で運資料の最適な設備環境、そして利用普及の営されていたのか。「文書館は一にも二にための講座室、展示室のスペースの確保をも、利用機関である」 と同氏は語られてお必要としていた。そのため、県組織機関にり、「独立後の文書館条例にも、まず基本理

対し、「行政文書は過去の歴史を知るためだ

念として ” 利用 ”」 を挙げ、文書館の認知けのものではなく、現在の県政と直結して度の向上と利用を増やすため、様々な広報

いる生きた資料」 であると強調し、行政文や PR を行っている。また、県職員に対して書の引継の円滑化と職員利用の利便性の観は行政文書の利用価値を説明し、「文書館は点から県庁付近の新館の実現に至ることと県民の権利や義務を守る施設」で「行政文

なる。

（39）

（40）

（43）

また、もうひとつの理由として、昭和 44

また残された文書は現在の行政に役立つん

年の開館以来事実上の情報公開を実施してだ」 と強調され、文書館の認知度を高める

いると県機関から評価されたことにある。条ことに貢献された。

例が施行されたことにより、開示請求の窓（41）

しかし、文書館が図書館の一機構として口となる機関が必要となり、総務部に公文位置付けられることは、両者の機能、性格書センターが新設され、文書館内に置かれが本質的に異なる関係上、運営にあたり問た。文書の保存、利用業務は文書館が担当題が生じた。限られた予算と定員内で互いして、同じ施設内で運営することとなった。

に制約しあい、徐々に利用者が増えると需そして従来どおり文書館での管理委任制

−7−

一五二

書というのは県民の権利を守ることができ、

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）度を継続し、「永年に保存する必要があると基準である「歴史資料（現在は歴史的資料）

認める行政文書で、保存年限が 10 年を経過の基準」と「歴史資料（現在は歴史的資料）

したもの」は文書館で集中管理されることの基準の細目・例示」も策定されたのであとなった。また、情報提供の面も見直しをし、る。それは、従来、一教育機関の活動であっ「行政文書の管理委任に関する協議書」が改た収集文書が規則改正等により県組織の業正された。文書館への管理委任に際しては、務に「移管」までが含まれることになった

公開・非公開の判定を行い、公開と判定さことを意味し、用語も「収集」から「移管」れた文書の公開は文書館長へ委任されるこへと変更され、親組織が作成する行政文書ととなった。これは管理委任制度を継続し、として文書管理との連続性が強く意識され文書館の制度の中で 11 年目に閲覧できる

ることとなった。

体制、「アーカイブズ制度を優先し、その上また、移管された歴史的資料の利用提供に情報公開制度を位置付けたものと」いえ、は、「完結後 30 年（個人情報を含むものは

それは従来からの文書館での利用実績が評50 年）を経過したものについて、文書館長

価された結果であった。つまり、文書館が「情が引継又は移管をした課所等の長に対して、

報公開を実施する上で有力な基盤」 である

県民の利用に役立ててよいか協議する」 規と考えられたからである。

定をもち、協議の結果、利用の対象となっ

（44）

（45）

また、当時は「時の経過」も考慮され、管理委任文書の公開は、完結後最大 50 年た（46）

た歴史的資料は、管理委任文書同様に一般の閲覧に供することとなった。

てば原則公開されることとなった。（人権侵２. ５ 行政情報公開条例から情報公開条例へ

害の恐れのあると認められる文書を除く）

行政情報公開条例の対象とする情報（当２. ４ 公文書館法の成立

時は行政情報と呼ばれていた）は、県が保有期限文書については、開館当初から収有 す る 有 形 情 報 の う ち「 県 の 機 関 が 作 成集、整理を行ってきたが、明確な根拠規定

した文書及び県の機関が受理した文書に記があったわけではなく、収集、整理した後録された情報とし、文書、地図、図面等狭も利用提供できない状態にあった。しかし、

義の文書に限らず、磁気テープ、フィルム

昭和 62 年に公布された公文書館法は、地方等」も含めて開示対象とした。

（47）

自治体に対し「歴史資料として重要な公文

さらに、行政情報公開条例第８条には、「公書等の保存及び利用に関し、適切な措置を文書の目録等公文書を検索するための資料講ずる責務を有する」と現用文書以外の管を作成し、県民の閲覧に供しなければなら理について責務を課し、当館で収集していない」と規定され、請求者が求める文書のた「収集文書」に明確な根拠を持たせる契キーワード等を入力して、行政文書を探し機となった。

出す行政情報検索システムを導入した。情平成３年に知事部局の文書管理規則が改

報公開制度を円滑かつ有効に機能させるた

正され、「廃棄を決定した文書のうち、歴史

めに、簡便に文書を探せる体制が必要と考的資料として重要であると認められるものえられたのである。

（48）

一五一

は、文書課長が文書館長及び主務課長と協

その後、国の情報公開法の成立により、議の上、文書館長に移管するものとする」

埼玉県はその趣旨を踏まえ、行政情報公開と規定された。受け入れ側の根拠規定とし条例を全面改正し、「埼玉県情報公開条例」て、「歴史的資料の保存及び利用に関する規（ 平 成 12 年 12 月 26 日

程」
（平成３年教育委員会教育長訓令第４号）

号が制定され、それに伴い、当館の評価選別

条例第１条の目的には、「知る権利」及び行−8−

埼 玉 県 条 例 第 77

以下「条例」という。）が制定された。

文書館紀要第 27 号（2014.3）

政の「説明する責務」が明記され、さらに条例の対象文書の範囲が拡大されることに（49）

２. ６ 小括なった。条例第２条第２項は、埼玉県立文書館は、全国で４番目に設立された文書館であるが、公文書に関しては

この条例において「公文書」とは実施機

開館当初から現在とほぼ変わらない管理委

関の職員が職務上作成し、又は取得した文任制度を主とする体制をとった。その後、

書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁利用実績等が評価され、図書館から独立し、

気的方式その他人の知覚によっては認識す

行政情報公開条例の施行においては、公開ることができない方式で作られた記録をい請求による「開示」ではなく、文書館制度う。）であって当該実施機関の職員が組織による「閲覧」を優先させ、保存・利用の的に用いるものとして、当該実施機関が保両面から情報公開制度の一翼を担うことに有しているものをいうなる。
非現用文書の歴史的資料は、開館当初かと規定した。これにより従来の行政情報公ら収集され、根拠規定はなかったが、公文開条例から対象範囲が広げられ、決裁・受書館法や情報公開条例の影響を受け、現用理等の手続きが終了していない文書、決裁段階との関係性を意識することになった。

前及び回覧中の文書等も対象とされ、組織その結果、法的な位置づけを得ることになとして共有文書の実質を備えた状態、いわり、厳格な保存・利用の管理が求められる

ゆる組織共用文書が対象になった。

ことになる。

歴史的資料は、開示請求の対象となる前

そして、情報公開条例の全面改正により、掲第２条第２項の「公文書」からは次のよ

行政文書は組織共用文書として、決裁が終うに適用除外とされ、情報公開条例の枠か了しなくとも情報公開の対象となり、パソら外されている。

コン等で作成された電磁的記録に関しても条例の対象となった。

この条例において「公文書」とは（中略）

その後、国の電子政府化の影響を受け、をいう。ただし、次に掲げるものは除く。

埼玉県でも行政情報の電子化や業務を効率

一 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数化するためにＩＴの導入が促進され、それのものに販売することを目的として発により、文書館は電子公文書等という新た行されるものな媒体に直面することとなる。

二 埼玉県立文書館その他規則で定める機関において管理され、かつ、歴史的

３ 電子自治体化と埼玉県立文書館の電子公文書等の管理もしくは文化的な史料又は学術研究用の資料として公にされ、又は公にする

３. １ 電子自治体化の進展ことが予定されているもの

国の電子政府化や e-Japan 戦略などを受けて、埼玉県でも平成 12 年に「埼玉県情報技術活用総合対策会議」を設置し、同年 10の保存及び利用に関する規程」等の規定に月には「埼玉県情報技術活用総合対策」を定より保存利用するが、従来規定のあった完

め、ＩＴ活用の施策の方向を示すとともに、結後 30 年間（個人情報については 50 年）

平成 13 年に「埼玉県電子県庁構築基本方針」

は利用提供しないという年限を廃止し、公（本節において、以下「基本方針」という。
）

開準備が整った歴史的資料から順次利用提を策定した。

（50）

供されることになった。

基本方針は、効率的で質の高い行政サービ

−9−

一五〇

前述のように歴史的資料は「歴史的資料

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）スの提供を実施するため「電子県庁」を構築るスリムで効率的な行政」「県民に開かれた、するとし、「電子県庁」とは、「ＩＴの活用と身近な県政の実現」の３つの目標が掲げら

既存の制度・慣行の見直しを行うことにより、れた。

県民サービスの向上及び行政運営の効率化を

そして、これらの目標を達成するために、目指すもの」と定義されている。より具体的①電子県庁の実現、②ＩＴによる「安心」「便には、国同様にＩＴの活用による業務の簡素・利」な県民生活の創造、③ＩＴによる産業・効率化を図り、ホームページ等による情報発

地域振興、④ＩＴの進展に対応した人材の信など、積極的に県民へ情報提供することを育成、⑤ＩＴ革命のもたらす課題への対応挙げている。

の５つの項目により施策を展開することに基本方針は「県民サービスの向上」や「行なった。具体的な施策は、全課所室でホー

政運営の効率化」、「基盤整備」「推進体制のムページを開設し、ワンストップ・ノンス

整備等」の４つから構成されている。

トップの行政サービスを実現し、約 900 種「県民サービスの向上」では、インターネッ

類以上の電子申請を可能にすること、業務

ト・ホームページで提供する行政情報の内容プロセスを見直し、ＩＴの活用による行政コの充実、行政手続きの電子化、ワンストップ

ストの削減、各システムが効率的に機能すサービス、情報公開手続きの電子化等が挙げる電子県庁を構築するためのセキュリティ・

られた。

ポリシーの策定及び運用、アウトソーシン「行政運営の効率化」では、ＩＴを活用し、グの検討・運用等が挙げられた。

庁内における情報伝達や意思決定の迅速化

そして「行政運営の簡素・効率化」を図や行政情報の一元化、業務プロセスと組織るため、「文書の収受から起案、決裁、施行、の見直しの推進を掲げ、電子掲示板やデー

保存、廃棄に至る一連の手続きにおいてプロ

タベースの有効活用等の実現を図るとしてセスを見直しつつ電子化して、ペーパーレいる。

ス化する」 文書管理システムの整備が計画（51）「基盤整備」では、国や自治体等の連携のされたのであった。文書管理システムの構ためのネットワークの基盤整備、市町村へ

築により電子を主とし、紙を従とする事務の支援があげられ、県庁内のＬＡＮ整備、に転換することとなり、文書管理規程第 17

職員１人１台パソコンの整備、各種事務処条１項により原則として文書管理システム

理システムの開発及び整合・統合・高度化で起案し、電子文書の原本性を保証しながを進めるともに、運用経費の削減に努める

ら書誌情報を追加して保存することとなっことが挙げられている。さらに県民サービ

た。庁内ＬＡＮを利用して起案文書の進行

スの向上と行政運営の簡素・効率化を図る

管理を行い、電子決裁を実現する。さらにため文書管理システムの早期の具体化に努文書等の情報公開を支援する「情報公開支めることとしている。

援システム」と連携して一連のプロセスを「推進体制の整備等」は、電子県庁の推進

電子化することとなった。

体制の整備と情報政策部門の強化が挙げら

このように埼玉県においても国の電子政れ、専門担当組織の設置などが掲げられた。

府計画等の影響を受け、文書管理業務を電一四九

基本方針の実施計画として、電子県庁の子化する文書管理システムの導入、行政情構築や業務のＩＴ化のスケジュールを示し

報の電子化による情報提供等、ＩＴが取りた「ＩＴ推進アクションプラン」が平成 13

入れられることとなったのである。

年 10 月に策定された。この計画では、県民
生活の質の向上の実現のために「迅速で質３. ２ 文書管理システムの稼働の高い行政サービスの推進」「業務改革によ−10−

文書管理システムは平成 15 年に運用を開文書館紀要第 27 号（2014.3）

始し、平成 16 年には電子決裁機能を加え、あるもの」と位置づけられている。それは「教本格稼働となり、業務の進捗管理と文書管育機関たる文書館の事業にとどまるもので理業務が電子化された。また、情報公開支あり、全庁的なシステムの対象とはなりえ援システムは、これに先行して整備され、ない」 と判断されたのであろう。廃棄決定

平成 1 ３年から行政文書件名の検索サービ

され、歴史的資料として文書館に移管されスを開始しており、行政文書の開示請求のる電子公文書等は、県全体のライフサイク

電子化が順次整備されることとなった。

ルとしての想定範囲にはなっていなかった。

（53）

文書管理システムが構築されたことによ

つまり県業務の説明責任を果たすための記

り、電子公文書等 が発生することになった録としての認識に至らなかったのである。

（52）

が、文書館では有期限文書である歴史的資

さらに技術的な問題として「保存年限に料の電子公文書等の移管について検討を迫よる廃棄が前提にあることにより､ 現用文

られることになったのである。

書は保存データ量がある程度一定に押さえ

紙文書においては、前述のとおり第１種られるのに対し､ 廃棄されることなく増え文書については文書管理規程第 48 条、その続ける歴史公文書をシステムに取り入れる

他の有期限文書については文書管理規則第ことは､ データ容量の永続的増大を意味す

11 条により、管理委任文書及び歴史的資料る｡ それは､ バックアップやセキュリティが移管される体制が構築されていた。しかなどの措置対象も増やすこと」になるため、し電子公文書等は、紙文書における保存庫

評価選別により減量が図られようとも文書の代わりとなる、電子公文書等の移管・保管理システムでは困難であろう。

（54）

存の受け皿であるシステムがないため、文

しかし、「廃棄」から「移管」までは、文書館で収集・移管を行ってきた歴史的価値書管理規則に明記されているため、移管業を有する歴史的資料の蓄積ができなくなる、務は県の業務と認識され、機能が設けられつまり今まで積み重ねてきた記録の連続性

た一方、移管された電子公文書等を保存すを失う恐れがあった。

る側のシステムが文書館で必要となった。

結果的には、県全体で行う文書管理シス
テムによる管理は、「作成」「保存」「廃棄」

３. ３

電子公文書収集管理システムの構築

歴史的資料として電子公文書等を保存、利管」された後の歴史的資料の「保存」「利用」

用するために、文書館で独自のシステムを「公開」のための機能は構築されなかった。

構築することになるわけだが、当時他の自それは、歴史的資料は県全体の文書管理

治体で文書館が単独で電子公文書等を受けの範疇には含まれていないことに起因する。

入れるシステムを構築していた例はほとん

文書管理規則 11 条において廃棄決定された

どなかった。恐らく国や自治体ごとに電子文書のうち文書館長及び主務課長と協議の政府化、自治体化の進捗は異なり、紙文書

上、文書館長に歴史的資料として有期現文から電子公文書等への移行は必ずしも急速書が移管されると規定されている。つまり、には進んでおらず、文書館側は対応にすぐ県全体で運用される「文書管理システムがに迫られることはなかったのではないかと具現化しなければならない「文書管理」と考えられる。これに対し、埼玉県も電子自は「移管」まで」であり、「移管から先の保治体化は、始まったばかりであった。文書

存や公開を規定するのは、教育長訓令など

管理システムが稼働後、文書館がすぐに「電の教育委員会の規定」によるもので文書館

子公文書収集管理システム」（以下「文書館において保存、利用される歴史的資料は、あシステム」という。）を構築した理由は何な

くまでも「郷土の歴史的資料として重要で

のか。

−11−

一四八

から「移管」までの機能になり、文書館に「移地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）その理由は２つあると考えられる。文書

ムの実現に至ることになった。

館は開館当初から根拠規定はなくとも有期

そして、文書館システムの構築により電限文書を収集しており、幾度かの法制度の子公文書等の移管は、県組織内で歴史的資変遷を経て親組織から歴史的資料が移管さ料という文書館制度・事業の理解と協力がれることとなった。歴史的資料は県の政策

より一層必要となる。

形成過程等や県政、社会の情勢が理解でき

電子公文書等の廃棄決定・移管協議は、る有益な資料である。特に第３種（保存期

紙文書と電子公文書等では、異なる規定を間が５年）・第４種（保存期間が３年）文書

持ち、文書課の文庫に引き継いだ紙文書は、は、それらが把握できる文書であり、文書保存期間満了後、文書課長と各主務課長と館の評価選別対象の中で重点的に行われて協議の上、廃棄決定される。廃棄決定後のきた。これは、主に業務や施策の結果を表

歴史的資料の移管協議は、文書課長が文書す管理委任文書が永久に保存されることが館長及び主務課長と協議し、文書館へ移管

前提にあった。このような業務・施策の過することになる。

程を示す歴史的資料が電子県庁化の一環で一方、電子公文書等は、文書管理システ

紙文書から電子公文書等に移行し、それらムに登録するため、紙文書のように物理的の文書が保存できなくなることは、文書館に文書課の文庫に引き継ぐ必要がなくなり、としての責務を果たすことができなくなる。

集中管理することなく、各主務課での分担

つまり媒体の変化により今までの記録の蓄管理としている。そのため、電子公文書等

積、継続性が途切れ、歴史的価値を有するの廃棄は、文書課の関与はなくなり、文書

文書を後世に引き継ぐことができなくなる

管理システム上で各主務課が廃棄決定を行可能性が危惧されたのであろう。そのため、う。よって歴史的資料の移管協議も、各主

第４種文書が保存期間満了になる平成 19 年

務課と文書館の間で直接行うものとなる。

度にあわせて早期に文書館システムを構築する必要があった。

それゆえ、「文書館と各主務課の直接的なやり取りを増やすこととなり、文書管理制

また２つ目の理由は、文書館収蔵資料の度と文書館制度の関係への全庁的な理解が、

デジタルアーカイブ化による利用者サービ

一層の不可欠性を持つ」 ことになったので

スの向上という、ＩＴ社会における文書館

ある。

（55）

へのもうひとつの要請が同時に存在していたことがある。従来、利用者は来館して収３. ４

電子公文書収集管理システムの稼働

蔵資料等を閲覧するスタイルであり、資料３年保存文書を移管するため、文書館シの検索も印刷目録が配布された図書館等でステムの構築は文書管理システムが本格稼しかできなかった。ＩＴの普及により、イ働してから３年後の平成 19 年度の導入を目

ンターネットを通じて収蔵資料等を検索で指した。平成 17 年度に基本設計、平成 18

きる体制、さらには資料自体を画像で提供

年度は詳細設計・開発業務を実施し、平成することが求められるようになっていた。

19 年に文書館システムが稼働した。

一四七

そのため、目録情報や画像データをインター

文書館システムは、電子公文書等を保存

ネット上で公開し、それらを広く県民に提管理するだけではなく、歴史的資料を含む

供することで利用者サービスの向上を図る

行政文書や古文書、地図、県史編さん資料、ことが考えられた。

行政刊行物、図書などの文書館収蔵資料全

このように文書管理システムの電子化へ

体の目録情報をインターネットを通じて検の対応と、文書館業務自体の電子化という索できるようにしたものである。公開の判

２つの目的・要請が合致し、文書館システ

定を受けた電子公文書等は、目録情報と紐−12−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

づけされて同一のサーバーに保存されるこの検索ができるようにし、資料ごとに検索とにより、インターネット上での公開も可

できる「個別検索」と全ての収蔵資料の目能になった。

録情報を同時に検索できる「横断検索」のよって、その機能は電子公文書等の管理機能をもたせた。なお、文書館で収蔵してだけにとどまらず、以下の４つの機能からいる資料全体の目録データが検索できるこ構成される。

の機能の方が、利用者にとっては前面に出（１）電子公文書等の保存機能ているため、ホームページ等での表示は、「電（２）収蔵資料目録の管理機能

子公文書収集管理システム」の正式名称よ（３）収蔵資料目録のインターネット検索

りも「収蔵資料検索システム」の名称が用機能いられていた。

（４）電子公文書等の画像閲覧機能（４）の画像閲覧機能は、移管された電子（１）の保存機能は、電子公文書等の保存

公文書等が検索の結果ヒットした場合、目機能であるが、廃棄決定後、移管協議を経録データにリンク付けされた電子公文書等て移管される歴史的資料を、文書管理シス

そのものを閲覧できる機能であるが、このテムの庁内 LAN からダウンロードし、外部機能は一部の紙媒体資料のデジタル画像の記録媒体に移すという方法である。その外閲覧にも活用されることとなった。とくに部記録媒体より文書館システムに登載する

埼玉県が昭和 41 年から平成７年に撮影した

流れとなり、保存フォーマットは、移管時全県の「航空写真」については、２万件をのファイルフォーマットを保存したうえで、超える画像データをインターネット上で公システムへの登載時に PDF が自動生成され、開し、デジタルアーカイブとして、県民の将来的な見読性を保つことを考えた。そし利用に供された。

て検索については後述するが、職員用の検索システムと利用者用の検索システムを分

３. ５ 収蔵資料検索システムへの更新

け、職員用では移管時のファイルフォーマッ「電子公文書収集管理システム／収蔵資料

トで閲覧でき、利用者用は PDF で閲覧でき

検索システム」は平成 19 年から５年間の長る仕組みになった。

期継続契約であり、平成 23 年に更新時期を（２）の管理機能は、文書館で収蔵する資迎えた。近年、予算の効率的な運用の必要料の目録情報を管理して検索機能に連携す性等から、現状の利用者のサービスの質をる機能であり、新規の資料の目録情報の更落とさず、最小限のコストで継続する観点

新、保存をする機能である。これにより、から契約内容の見直しをすることとなる。

紙媒体の文書の目録も一体的に管理するこ

そのため、近年急速に伸びつつあるクラウとが可能となった。

ドコンピューティングが検討された。その結果、現在の形態は、電子公文書等の保存管理機能と検索機能を分離し、「収蔵資料検索

ムの主たる目的は、電子公文書等の収集管システム」としての機能を、企業が提供す理機能であったが、インターネット上で資るクラウドコンピューティング、ASP･SaaS

料をキーワード等で検索するシステムも同システムに移行する一方、電子公文書等の時に構築し、電子公文書等の画像データは、保存については文書館が用意した大容量の目録データと一体となって表示する機能をハードディスク駆動装置の外付け型へする持たせた。検索システムには歴史的資料だ

ことになった。

けではなく「古文書」「地図」「図書」等の

ASP･SaaS システムは「インターネット経

11 個のデータベースを構築して目録データ

由でハードとアプリケーション機能を提供

−13−

一四六

（３）の検索機能は、当館で収蔵している資料の目録を検索できる機能である。システ

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）
（56）

（58）

するサービスの形態」であり、ハードとパッ中管理されている文書に限られている」。電ケージソフトは企業が提供するため、初期

子公文書等も紙文書と同様の対象範囲であ

構築費用はほとんど必要なく、ひとつのシ

り、さらに文書館には現用段階である文書

ステムを複数のユーザーで利用する（シン管理システム上の電子公文書等の閲覧権限

グルシステム・マルチテナント方式）ため、はない。そのため、廃棄決定された紙文書

複数のユーザーとシステムの維持費を分担を文書館が評価選別し、移管された文書にでき、低コストになる仕組みである。

電子公文書等（書誌情報や決裁情報を含む）

現在の検索システムは、従前のシステムが存在している場合、紙文書とあわせて移とほぼ同様の機能を持たせ、文書館で収蔵管を受けている状況である。つまり、紙文している資料の目録データが検索でき、検書の評価選別を前提とした上で電子公文書

索機能は以前のシステムの機能を踏まえつ等の移管をするものであり、組織全体を対つ、より高度な機能を持たせることが可能

象に評価選別するものではなく、紙文書かとなった。

らさらに限定的なものになったと言えるだ

さらに他機関との横断検索をすることをろう。公文書管理法施行後の国の公文書管踏まえ、情報連携の互換性を確保する機能

理と比較すると、前述のとおり移管措置とを実装させた。そして平成 24 年度には国立決定された文書については自動的に国立公公文書館と横断検索を開始し、その他の館

文書館等に移管されることになるが、それとも横断検索が可能となっている。デジタ

は組織全体の文書が対象となっている。よっルアーカイブとしては従来どおり航空写真て電子公文書等の移管を考えた場合、現用等の画像が、インターネット上で公開され文書にアプローチできる法的根拠が必要と

ている。

なろう。

３. ６ 小括利用の面である。国立公文書館では、文書

２つ目は、電子公文書等の整理・保存・
埼玉県では国同様に電子自治体化により管理業務の複雑かつ膨大な作業を効率的に業務の効率化を促進するため、ＩＴを導入実施できるよう、システム上での手続きやし、文書管理業務も電子化させた。それは自動化を実現している。

電子公文書等が発生することを意味し、文これに対し当館の場合、紙文書の歴史的

書館は電子公文書等を受け入れるシステム

資料は、移管を受けた段階で当館の職員がを構築することになった。その後、ＩＴ技

一般利用に供するために整理を行う。そし術の進展の影響を受け、保存と利用の機能て電子公文書等は、言うまでもなく紙文書を分離し、現段階では、検索システムに特とは異なる整理方法が必要であり、具体的化されて継続している。当時の段階で課題にはインターネット上で利用提供するためと言えた点は、以下の２点が挙げられるだの目録情報と電子公文書等の紐づけなどがろう。

必要である。従来どおり、紙文書を利用提一四五

歴史的資料の移管の根拠規定は、知事部供できるよう整理をし、そしてなおかつ電局、教育委員会など文書管理規則（規程）上子公文書等も整理、利用するには多大な労に規定されている。しかし、「文書館の職員力が割かれることとなる。したがって、そ

数、業務量等の諸条件」 においては組織全のような負担の軽減と複雑・膨大化する文体で発生し、廃棄された全ての文書を対象

書管理を効率的に運用するためには、よりに評価選別をし、移管しているわけではな

自動的に電子公文書等の管理を具現化する

く「知事部局（総務部文書課）と教育委員システムを構築・整備することが必要であ会事務局（教育局総務課）に引き継がれ集

ろう。

（57）

−14−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

そして、今後の国や県の計画では、より管理となっている。条例レベルでの根拠規

一層、電子政府化、電子自治体化が進むこ

定としては情報公開制度があり、知事、行とを考えれば、文書館は電子環境下で発生

政委員会等の実施機関の別にとらわれるこする電子公文書等をどのように管理するべとなく、県組織全体を範囲とするものであ

きか、あらためて方策を立てる必要性に迫る。組織がいかに文書の作成・管理を規定られるだろう。その意味では、文書館の検するかにより、アーカイブズとしての位置索システムも文書管理システムとの関係もづけは変化するのである。

含め、固定化されたものではなく、あくま

公文書管理法第 34 条は、地方公共団体にでも現状は過渡的なものといえるだろう。

対し法律の趣旨にのっとり、保有する文書の適正な管理に関して必要な施策の策定と４ 展望

実施について努めるよう規定している。地４. １ 今後の課題

方公共団体でも公文書管理法の趣旨を取り以上のように埼玉県の電子県庁化、文書館の電子公文書等への取り組みを概観した

込んだ場合、文書館は電子公文書等をどのように管理するべきか。

が、文書館での電子公文書等の管理は、オ

電子公文書等の発生により、主たる原本フラインで行う移管作業量の増大、移管しが電子媒体となった場合、文書館に従来また電子公文書等の原本性の問題、システムで必要とされていた保存庫による保存管理への搭載方法、メタデータの付与等課題も機能は大幅に軽減され、物理的制約から解多かった。

放される。今まで文書館を設置できなかっ

しかし、予算の制約やシステムの技術的た組織も、「もの」の管理から「情報」の管な問題もさることながら、課題となるのは理を念頭に文書館を設置することを可能に

文書管理制度がアーカイブズである歴史的なる。そこでは、業務処理の過程で発生す資料を対象の範囲にしていないことであろる記録を捕捉し、永続的に保管、利用する

う。

ための文書管理をどのように確立すべきな

組織体の文書を発生から文書館での利用のだろうか。

まで恒久的に適切に保存するためには、現

それは、現用、非現用を一貫して対象とし、用段階からアーカイブズまでの管理を連続記録媒体を問わない公文書管理法において、した文書管理の対象範囲とすることが必要

電子公文書等を適切に管理するためには、になる。

現用、非現用段階を問わず、文書のライフ制度の枠組みがアーカイブズをどのように位置づけ、そしてライフサイクルによるサイクルの中で緊密な協力関係を構築することが重要となるだろう。
現在は、紙媒体を前提としたライフサイ

ブズへどのようにひとつの連続体として繋クルに基づく管理を行い、明確に現用段階、げているのか、立脚する制度の内容如何に非現用段階の機関、権限等を分け、保存、より変化する。埼玉県の現行の文書管理規管理を行っている。しかし、電子公文書等は、則が規定しているのは「移管」までであり、媒体寿命が短い、技術の陳腐化が速いなど

その後のアーカイブズ＝歴史的資料の保存、の特性があり、紙媒体と同様の管理では可

利用に関しては教育長訓令による文書館＝読性を失うリスクがある。そのため従来と教育機関の事業であり、県全体の業務には同様な権限、管理ではなく、ライフサイク

至っていない。

ル全体を協働して管理することをしていか（59）

一方、管理委任文書は県としての文書管（60）

なければならない。

理対象の範囲に含まれており、組織全体の−15−

さらに組織全体の資源を特定の分野に振一四四

文書管理の概念が、現用段階からアーカイ

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）り分け、有効活用し、専門性を発揮できる

それを可能とするためには永久的に保存すための協調関係を築くことが必要になるでる文書の特定自体が不可欠である。文書があろう。現用段階は、組織全体の記録のセ作成されてずっと後になって遡及的、分析

キュリティを管轄しているため、情報セキュ的に行うのではなく、文書の作成前または

リティ知識、施設等の資源を保有している。

作成時からの評価選別を可能にするため、それとは別に、同様の機能・資源を文書館

評価選別の助言・協力等を行っていくべきで二重に保持することは、自治体レベルのであろう。

組織においては果たして有効といえるであろうか。

したがって、文書館は文書の作成時から
ライフサイクル全体の管理に関与していく

例えば、電子公文書等の保存は、システことが必要であるといえる。

ム管轄機関のサーバー等施設で行い、利用については文書館側が権限を持って行うこ

４. ２ 電子媒体等の利用についてとなどの体制も考えられる。現用段階のシ

近年の電子自治体化は、様々なメディア

ステムは機密性が高く、情報セキュリティの活用を検討し、利用者の利便性を鑑み、を完備するため、ここで一体的に管理する

即時に行政情報を伝達できる仕組みを確立

メリットがある一方、一般利用者からのアしつつある。従来、業務のプロセスが文書

クセスを認めることは困難である。そのたによってなされていたので、その文書を行め、サブシステムとして利用システムを構

政機関の諸活動として捉え、保存していた。

築することになるが、従来までの紙文書をしかし、今後はこれまでにはなかったメ

保存している文書館が電子公文書等と紙文ディアの登場により、文書化しなくとも「情書の一体的な利用提供を行い、利用者サー報」の発信が容易となり、文書を管理して

ビスにつなげるなど、利用実績を積み上げいたシステムから業務の証拠や政策形成過てきた文書館が専門性を生かし、利用者に程を示す文書が得られなくなる可能性を有提供するという有効性があろう。

しているだろう。例えば行政機関が住民に

また、記録の証拠性、真正性等を確実か

即時に情報を伝達するためにソーシャルメ

つ長期に保証できるような体制を構築し、ディアを活用し、文書化することなく情報

現用段階の文書管理の負担軽減を図るため発信を行い、業務を完結することもあろう。

に文書館側からも協力・支援を行うことがまた、今後はソーシャルメディアにより、適当である。文書館側もライフサイクル全

軽易なパブリックコメントと同様な広報施体の管理に積極的に関わらなくてはならな策をとる機関も登場すると思われる。

い。「長期保存すべき記録を特定し、保護し、しかし、現在は、そのような新しいメディ

保存し、アクセス可能性と理解可能性を保アで作成される情報や、行政機関が発する証」 し将来にわたって継続的に利用するた

ウェブ情報であるインターネット上のホー

めには、長期保存に適したフォーマットのムページ、イントラネット上にある行政内策定や定期的な媒体変換の仕組みの確立と部向けのページあるいはコンテンツは、有モニタリング、記録として価値を維持する

効な保存措置がとられていない。白書や統ために不可欠なエッセンスの特定、長期保計報告などの行政刊行物は、紙媒体で刊行存に適したメタデータ項目の定義や標準化されることなくホームページ上に掲載されが必要となる。

るようになってきているが、時間がたつと

（61）

一四三

これらを備えた文書管理体制の構築に協ホームページ上から姿を消してしまう。業力を行っていく必要がある。そして長期保務過程を集約しまとめられた行政刊行物等存措置は早期に取られるほど有効であるが、やイントラネット上の情報を記録として保−16−

文書館紀要第 27 号（2014.3）

存することが今後は必要となろう。

埼玉県も公文書管理法の施行の影響を受そのため、文書化されない情報も、今後

け、以前から行われていた検討会議により、は職務を遂行する過程で作成する記録であ

公文書管理法の趣旨を踏まえた次期文書管ると認められるものは電子公文書等と認識理制度が決定した。そして埼玉県文書管理

し、移管及び保存・利用の対象にすべきで

規則の一部改正し、平成 25 年 3 月 29 日にあろう。

公布され、平成 26 年度４月１日から施行すしたがって、今後の文書館は電子政府・る。概要は歴史資料として重要な文書等（歴自治体化の進展に伴い、将来世代への説明

史公文書）を保存する仕組みを文書管理制

責任を果たすためにも、多様なメディアの度に取り込む制度になった。具体的には職情報を保存することが必要となり、また、員が文書等を作成、又は取得した時に当該利用者に提供することが求められる。電子

文書が歴史公文書に該当する場合、第１種媒体で作成された行政刊行物、イントラネッ

文書に区分し、その後、文書完結後 10 年をト上で運用された内部情報、電子公文書等、経過したものは、文書館へ管理委任される。

さまざまなメディアで作成された情報を相それは、従来廃棄決定された後に文書館が互に関連付けて提供し、利用者サービスに評価選別を行ってきたものが、現用段階でつなげることが今後は求められるであろう。

文書作成課が歴史的価値を判断することとそのためには、いつ、どこでどんな情報なり、歴史的資料と同価値を有する公文書がどのような形態で作成されているのか、の評価選別が県全体の文書管理体制の範疇

そのうちの何を収集対象とするのかの調査に含まれることになる。

研究と収集方針の策定が必須となろう。そつまり、文書館が今まで収集・移管を受して収集を可能としていくためには、各機けてきた記録史料である歴史的資料も将来

構の業務内容等を体系的に理解し、発信しの県民に対して県組織の活動の説明責任をている課所を把握し情報流通の経路を体系果たすための資料の一端を担うものである

化してアプローチすることが必要である。

と認識された結果と言えるだろう。

（62）

情報ごとの関連性を理解し、利用者に有用

そして、次期文書管理制度の施行後、文な資料の提供を行うことが、これからのアー書館の文書管理体制はどのようにすべきか。

キビストや職員に求められることかもしれ

当館では開館当初から第一義の業務目標とない。

してきたものは、第１種文書の管理委任制

但し、多種多様な媒体やメディアで生み度の保存、利用の整備であった。次期文書出され、流通する情報を記録として文書館管理制度では歴史公文書が第１種文書に区だけで選別、保存することは困難であり、分されるという新しい局面を迎えることと関係機関と協調しあい、後世に残す記録をなり、より一層の資源・資力を注ぐことに特定し保存することになる。したがって電なろう。
そして、電子公文書等に限定して考えるは、主体的に関係機関と協働して活動すると、今後第１種文書の電子公文書等をどのこととなり、新しい文書館像が生み出されように利用提供していくか、いまだ課題がる要因にもなるだろう。

多く今後も検討の余地がある。紙文書、電子公文書等併存の状況であるのか、県組織

おわりに全体の文書管理の方向性の如何により環境

以上のように、国の電子政府化や埼玉県が変化するものであるが、文書館は、現在の今までの文書管理の変遷、電子公文書等

及び将来の県民に対して利用提供する責務の保存管理について概観してきた。

があり、それは新しいメディアにより文書

−17−

一四二

子環境がさらに進展した社会では、文書館

地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）が生み出される環境になったとしても同様きた。それらの収蔵資料をどのように横断である。

的に利用提供していくか、提供方法を社会

また利用の局面について着目すると本稿

的環境に柔軟に合わせていくことにより、では取り上げなかったが、これまでに管理

今後もトータル・アーカイブズとして埼玉委任された第１種文書などの紙文書をデジ

県に関する歴史的・文化的に価値ある記録

タル化して利用提供することも検討する必資料を後世の県民に語り継いでいくことが要があるだろう。国立公文書館はデジタルできるだろう。

アーカイブにより明治期、大正期などの行政文書を利用提供している。当館が収蔵し最後になりましたが、本稿を書くにあたている明治から昭和戦前期の第１種文書はり国立公文書館主催のアーカイブズ研修Ⅲ

国重要文化財の指定を受けており、閲覧利

でご指導賜った講師、国立公文書館職員の用数も多い。したがって、昨今のＩＴを活皆様方と研修に参加させていただき、さら用する利用提供方法、将来的には来館せずにご指導賜った当館の職場の皆様方に心よとも資料が閲覧できる、非来館型の利用提り感謝を申し上げます。

供の充実が望まれる。
そして、当館は創立当初から古文書をはじめ、県史編さん資料、地図、航空写真、図書、
行政刊行物、戦後報道写真など多様な資料

註を収蔵してきた。現在は、検索システムによりインターネット上ですべての資料の目
録データを検索できる。近年の検索システ
ムの機能の向上は目覚ましく、データベースとなる目録データは大量のメタデータを追加でき、詳細のメタデータな追加すれば利用者はより確実に資料を探し当てることができるだろう。しかしどのような情報を追加するのか、それは、一点一点の資料情報も重要であるが、異なるデータベースごとの資料情報の横断的なつながりが必要になる。例えば行政文書で資料検索をしたが、実は利用者の情報ニーズは他のデータベースの情報で満たせるといったケースが少なからずある。利用者が求める情報ニーズと関連性のある資料と資料をどのように結びつけるのか、検索システム等のＩＴで提供する前提として資料の区分にとらわれない
一四一

横断的な知識が必要となろう。それはシス
テム化やＩＴでは反映できない知識・能力であり、ＩＴが発展していくにつれ、職員により一層求められるのではないかと考えられる。現在まで当館は多様な資料を収蔵しトータル・アーカイブズとして発展して（1）日本では「文書」と「記録」を区別せず、「文
書管理」の用語を使用している。筆者は「文書管理」と「記録管理」は異なると認識しているが、本稿では混乱を防ぐため、「文書管理」の用語を使用する。
（2）公文書館法 第 3 条（3）公文書館法 第 2 条（4）公文書管理法 第 1 条（5）公文書管理法 第 34 条
（6）公文書館法解釈の要旨 1988 年 6 月 1 日、総理府（7）公文書管理法 2 条第 4 項
この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。
）を含む。第十九条を除き、以下同じ。
）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、
当該行政機関が保有しているものをいう。
（8）本稿では、親機関である自治体の公文書等を保存管理する文書館、公文書館、歴史資料館等の機関を「文書館」の名称に代表させて表記する。
（9）本稿では、「電子公文書等」とは、コンピュータ
や文書管理システム上で電子的に作成された文
書とする。
（10）
「行政情報化推進基本計画」1994 年 12 月 25 日
閣議決定 1997 年年 12 月 20 日改定−18−

文書館紀要第 27 号（2014.3）
いて、内閣総理大臣の同意が得られないときは、
当該行政機関の長は、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
（26）注 19 前掲、p.26。
（27）「中間段階における集中管理及び電子媒体による管理・移管・保存に関する報告書」2006 年
6 月 公文書等の適切な管理、保存及び利用に関する懇談会（28）宇賀克也『逐条解説 公文書等の管理に関する法律』第一法規、2012 年、p.88。
（29）注 28 前掲、p.212。
（30）吉本富男「埼玉県立文書館の現状と課題」『和
歌山県史研究』vol.8、p.5。
（31）『文書事務の管理改善に関する報告書』1966 年
10 月、埼玉県企画部事務管理課、概要、p.1。
（32）注 31 前掲、概要 p.1。
（33）注 31 前掲、p.172。
（34）埼玉県図書館規程 第 12 条。
（35）埼玉県文書管理規則 第 10 条 1 項 「文書課
長は、文書課の文庫において保存している文書等の保存期間が満了したときは、主務課長と協議の上、その文書等の廃棄を決定するものとする」。
第 10 条 2 項 「主務課長は、主務課において保存している文書等の保存期間が満了したときは、その文書等の廃棄を決定するものとする」。
第 11 条 1 項「文書課長は、前条第 1 項の規定により廃棄を決定した文書等のうち、歴史的資料として重要であると認められるものについて
は、文書館長及び主務課長と協議の上、文書館長に移管するものとする」。
第 11 条 2 項「主務課長は、前条第 2 項及び第 3項の規定により廃棄を決定した文書等のうち、歴史的資料として重要であると認められるものについては、文書館長と協議の上、文書館長に移管するものとする」
埼玉県文書管理規則 10 条により、文書課の文庫において保存している文書と主務課において保存している文書は、別々の方法で廃棄決定される。そのため、廃棄決定された後の文書館への移管は同第 11 条により別々に規定されている。
（36）太田富康「アーカイブズ理解の 50 年 / 公文書管理法への 50 年」『アーカイブズ学研究』vol.
11、2009、p.36。
（37）「文書館沿革資料 2」『埼玉県立文書館紀要』
vol.14、2001、p.26。
（38）「吉本富男元館長オーラル・ヒストリー１
文書 館 創 造 の こ ろ 」『埼玉県立文書館紀要』
vol.13、2000、p.14。
（39）注 38 前掲、ｐ .16。
（40）注 38 前掲、ｐ .16。
（41）注 38 前掲、ｐ .13。
（42）埼玉県行政情報公開条例 第 1 条

−19−

一四〇

（11）
「総合的な文書管理システムの整備について」2000 年 3 月 29 日各省庁事務連絡会議了承 行
政情報システム各省庁連絡会議幹事会了承（12）宇賀克也、『情報公開法の逐条解説』有斐閣、
1999 年、p.13。
（13）第 2 条第 2 項
この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
以下同じ。
）
であって、
当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。
（14）「高度情報通信社会推進に向けた基本方針」
1995 年 2 月高度情報通信社会推進本部決定、
1998 年 11 月改訂（15）「高度情報通信ネットワーク社会形成基本法」
2000 年 12 月成立 2001 年 1 月施行（16）「e-Japan 戦略」2001 年 1 月 IT 戦略本部決定（17）「電子政府構築計画」2003 年 7 月 CIO 戦略会
議決定、2004 年 6 月改訂（18）「文書管理業務の業務・システム最適化計画」
2007 年 4 月、2008 年 2 月改訂、2009 年 8 月改訂、2011 年 9 月改訂、各府省情報化統括責任者（CIO）
連絡会議決定（19）夏目哲也「公文書管理法施行に伴う一元的な文書管理システム及び電子政府の総合窓口（e-Gov）の取組状況」、『アーカイブズ』vol.44、2001 年、
p.24
（20）
「IT 新改革戦略」2006 年1 月 IT 戦略本部決定（21）「電子政府推進計画」2006 年 8 月 CIO 連絡
会議決定
（22）
「i-japan 戦略 2015」2009 年 7 月 IT 戦略本部決定（23）「電子行政推進に関する基本方針」2011年 8 月
IT 戦略本部決定（24）公文書管理法第 5 条 5 項 行政機関の長は、行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書（以下「行政文書ファイル等」という。
）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長
後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了した時の措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては政令で定めるところにより国立公文書館等への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
（25）公文書管理法第 8 条 2 項 行政機関（会計検査院を除く。以下この項、第四項、次条第三項、第十条第三項、第三十条及び第三十一条において同じ。）の長は、前項の規定により保存 期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、内閣総理大臣に協議し、その同意を得なければならない。この場合にお地方自治体における電子公文書等の管理について（原口）

一三九

（43）
「吉本富男元館長オーラル・ヒストリー２
文 書 館 発 展 の こ ろ 」『 埼 玉 県 立 文 書 館 紀 要 』
vol.14、2001 年、ｐ .6。
（44）注 36 前掲、ｐ .35。
（45）埼玉県総務部公文書センター編『埼玉県情報
公開 10 年の歩み』埼玉県、1993 年、ｐ .113。
（46）当時の歴史資料の保存及び利用に関する規程
第 4 条は、完結後 30 年後に協議に上、利用に供することができたが、後述するが、情報公開条例の全面改正によりこの規定は廃止された。
（47）埼玉県行政情報公開条例 第 2 条（48）『埼玉県行政情報公開条例 解釈と運用』埼玉県、1986 年、ｐ .56
このシステムは、1 件 1 件の公文書について、あらかじめ、文書入力票によって、文書件名、担当
課所名、公開・非公開の区分、施行年月日のほか、抄録（公文書の内容を 300 字以内にまとめたもの )及びキーワード（請求者が求める情報に関して用いると予想される単語または複合語）を電子計算機に入力しておき、検索キーワードと一致させること等により、求める情報が記録されている公文書を探し出す仕組みであった。電子計
算機による検索システムに関する事務の取り扱
いについては、「電子計算機による行政情報検索システム事務取扱要綱」及び「電子計算機による行政情報検索システム入力帳票作成要領 ]が定められていた。
（49）条例第 1 条「この条例は、県民の知る権利を保障するため公文書の開示に関し必要な事項を定める等情報公開を総合的に推進することにより、県の諸活動を県民に説明する責務が全うされるようにするとともに、県民の県政参加を一層進め、もって地方自治の本旨に即した公正で透明な開かれた県政の推進に寄与することを目
的とする」
（50）
『埼玉県電子県庁構築基本方針について』埼玉県総務部情報政策課、2001 年。
（51）注 50 前掲、P.25。
（52）文書管理システム構築以前は、PC で作成された文書は、決裁のためプリントアウトされる必要があり、原本は全て紙文書であったので紙文書で保存されていた。文書管理システムが構築されたことにより、電子決裁が開始され、原本が電子媒体に移ることになった。そのため電子媒体を保存する必要が生じた。
（53）太田富康「地方公文書館における電子公文書管理の現状について－埼玉県の場合－」、『アーカイブズ』vol.39、2010、p.50。
（54）注 53 前掲、p.48。
（55）太田富康「講座・研修会による文書館制度の普及」『埼玉県立文書館紀要』vol.22、2010、
p.91。
（56）
「SaaS 向け SLA ガイドライン」、経済産業省、2008 年 1 月。

（57）太田富康「公文書管理法施行にあたって評価
選別基準を考える－現状と比較から－」、『埼玉県立文書館紀要』vol.24、2011、p.7。
（58）注 57 前掲、ｐ .7。
（59）注 53 前掲、ｐ .50。
（60）
「公文書等の適切な管理、保存及び利用に関する懇談会」（平成 15 年 12 月 5 日内閣官房長
官決定）。
（61）
「電子媒体による公文書等の適切な移管・保存・利用に向けて－調査研究報告書－」（平成18 年 国立公文書館）。
（62）大西勝行「政府資料等普及調査会の活動」、『情報の科学と技術』vol.41、no.12、1991、p.902～ 907。
大竹晴日虎「政府補助金等による研究開発情報の収集とサービス－政府資料等普及調査会の経験から－」、『情報の科学と技術』vol.54、no.6、
2004、p.303 ～ 310。

−20−