English follows Japanese.
2024 年 1 月 29 日
2024 年 4 月工学研究科修士課程・博士後期課程入学予定者 各位

2024 年 4 月入学者にかかる入学手続きについて【事前通知】
2024 年 4 月入学者の入学手続については、以下のとおり予定していますので、お知らせします。入学手続の詳細については、後日送付される入学手続書類で確認してください。
１．入学手続書類発送日および入学予定者サイトオープン日：【2023 年 8 月入試合格者】2024 年 2 月 27 日（火）（予定）
【2024 年 2 月入試合格者】2024 年 3 月 1 日（金）（予定）⚫

諸事情により発送日が前後する場合があります。

⚫

入学手続書類はレターパックライトにて郵送します。ポストに投函されますので、発送日以降、注意して見るようにしてください。また、郵便事情により到着日が遅れる場合がありますので、各発送日から 4 日以内を目処に受領できていない場合は、必ず７．問い合わせ先に早急に連絡してください。

２．入学手続の概要⚫ 手続きを完了するには、① 「入学予定者サイト」での基本情報の登録② 入学料の納付（または入学料徴収猶予／免除の申請）③ 工学研究科教務課大学院掛への必要書類の提出（郵送または窓口持参。詳細は下記参照。
）の全てを締切日までに完了させる必要があります。入学予定者サイトのログイン方法、操作方法等については入学手続書類に同封します。
⚫ 締切日時：2024 年 3 月 12 日（火）17:00※3 月 11 日（月）は、入学予定者サイトに終日アクセスできませんのでご注意ください。
〔郵送での受付〕
簡易書留郵便で、上記締切日時までに必着のこと。
送付先：〒615-8530 京都市西京区京都大学桂 京都大学工学研究科教務課大学院掛〔窓口での受付〕⚫ 受付場所：桂キャンパス B クラスター事務管理棟 1 階大学院掛窓口⚫ 受付時間：平日の 9:00～17:00⚫ 受付方法：窓口の専用ボックスで受付。受験番号・氏名を記入した封筒に入れ、封をして投函すること。
３．入学料徴収猶予／免除、授業料免除手続方法の詳細は、入学予定者サイトにて案内します。

４．入学手続き書類の送付先
入学手続書類は、下記の住所に郵送します。
① 京都大学工学部・工学研究科に正規生として在籍中の者：KULASIS 登録住所（学生本人連絡先）。
転居等により住所の変更がある場合は、必ず 2024 年 2 月 9 日（金）までに KULASIS「登録情報」より、「学生本人連絡先」の住所を変更してください。
（本研究科への連絡は不要です。
）
併せて、念のため郵便局で転居届の手続きをしてください。
ただし、事情により KULASIS の「学生本人連絡先」以外の住所への送付を希望する場合に限り、下記②の方法により、メールでの変更を受け付けます。
② ①以外の者で、日本在住の者：インターネット出願で登録された志願者住所。転居等により住所の変更がある場合は、下記の方法で 2 月 9 日（金）までにメールにてご連絡ください。
併せて、念のため郵便局で転居届の手続きをしてください。
【メールによる住所変更方法】
本文書最下部「問合わせ先」記載のメールアドレスに、「受験番号」「氏名」「送付先郵便番号・住所」（「専攻名」を記載し、件名を「入学案内住所変更（KULASIS 以外）」としたメールを送信してください。

③ ①以外の者で、海外在住の者：郵送先は日本国内に限るため、代理受領者（日本国内）の住所を別途照会します。
５．手続き期間中に海外渡航や海外在住である場合① 入学手続書類が、代理で手続きを行う方に確実に届くように、上記４-③の方法で送付先住所を届け出ること。
② 学生証作成に必要な顔写真（背景無地のカラー写真、縦 30 ﾐﾘ×横 24 ﾐﾘ、光沢仕上げ（絹目仕上げ不可））1 枚を代理の方に預けておくこと。
③ 提出物について確認することがあるので、代理の方や大学と連絡が取れるようにしておくこと。
④ 海外の大学／大学院の卒業者で、出願時に、卒業日以降に発行された卒業証明書、学位授与証明書、成績証明書を提出していない場合は、出身大学に発行を依頼しておくこと。
６．注意事項① 指定された期日内に手続きを終えない場合は入学辞退したものとみなします。なお、入学を辞退する場合は、直ちにその旨を各専攻事務室（クラスター事務区教務掛）に届け出てください。
② 入学料を海外から送金することはできません。来日が入学手続き後になる留学生は、代理で入金してもらうか、入学予定者サイトで入学料徴収猶予を申請してください（手続き方法は入学料免除と同じ）。
７．問合せ先〒615-8530 京都市西京区京都大学桂京都大学工学研究科教務課大学院掛TEL075(383)2040, 2041

E-Mail090kdaigakuin@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp

The Japanese language version of the information provided here is to be given precedence.
January29, 2024
For Those Expected to Enroll in the Graduate School of Engineering in April 2024,

Advance Notice regarding Enrollment Procedures for April 2024 Admission toMaster’s Program / Doctoral Program, Graduate School of Engineering, Kyoto University

We are pleased to inform you that the enrollment procedures for students enroll in April 2024 are scheduled asfollows. For the details, please check the documents which will be sent to you later on.

Scheduled Shipping Date of Documents for Enrollment Procedures and Release Date of New
Students’ Site WKU*: Welcome to Kyoto University:- For Successful Candidates of examination conducted in August 2023: February 27, 2024
- For Successful Candidates of examination conducted in February 2024: March 1, 2024
*The shipping date may change due to various circumstances.
*We will ship them by “Letter Pack Light” of JAPAN POST. Since the shipment will be posted to a mailbox,
please check it after shipping date. If you do not receive the documents within approximately four days after
the scheduled shipping date, please contact us as soon as possible. (See 7. Inquiries below)
1.

2.

Outline of Enrollment Procedures
You must complete all the following steps by March 12, 2024(Tue), 5:00pm.
*Please be noted that you cannot access the New student‘s Site WKU all day on March 11, 2024
（Mon.）.
(1) Complete the necessary registration in the New Students’ Site WKU.
(2) Pay admission fee or apply for admission fee exemption / admission fee deferment.
(3) Submit the documents by postal mail or bringing directly to the designated window.
〔By a postal mail〕
Send application documents by registered mail (e.g. EMS, UPS, DHL or FedEx).
The documents must arrive by the aforementioned deadline.
Shipping Address: Graduate Student Section, Educational Affaires Division,
Graduate School of Engineering, Kyoto University
Kyoto daigaku-Katsura, Nishikyo-ku, Kyoto 615-8530〔By bringing to window directly〕
Place: Graduate Student Section, 1st Floor of Cluster B Administration Complex, Katsura Campus
Acceptance Hours: 9:00 am – 5:00 pm on weekdays
Method: enclose all the required documents into an envelope with name and examination number,seal it, and drop into the designated box.

3.

Admission fee exemption / deferment, Tuition exemption
If you wish to apply, please refer to “Information” of new student's site WKU after release date.

4.

Shipping address
We will send the documents for enrollment procedures as follows.
(1) For those who currently enroll in the Faculty of Engineering or Graduate School of Engineering,
Kyoto University as regular students, we will send the documents to the address registered in “Yourown contact information” on KULASIS. Those who change their address due to moving need toregister the new address in KULASIS by February 9, 2024. Also, just to be sure, please complete theprocedures for notifying your change of address at the post office.
If you want to be shipped to the address other than your own, please contact us in the way describedin (2) below.
(2) For those other than (1) and live in Japan, we will send the documents to the address registered inKyoto University Online Application.
If you want to change the address, please send an email to “7. Inquiries” below until February 9, 2024,
writing the name, the shipping address, and the examinee number. Also, just to be sure, please
complete the procedures for notifying your change of address at the post office.
(3) For those other than (1) and who lives outside Japan, we will separately inquire the mailing addressof the proxy recipients who lives in Japan since we will not ship overseas.

5.

Those who live outside of Japan must note the following points since the deadline is tight.
(1) If you ask your proxy recipients (=delegator) to submit the documents on behalf of you, please let us
know his/her mailing address in the way prescribed above 4 (3).Please prepare an ID photograph(plain background, color, glossy finish. Width: 3 cm Height: 4 cm) and deposit it to your delegator.
(2) Keep in touch with us or your delegator since you may be asked to handle the deficiencies.
(3) If you graduate from foreign university and have not submitted any of a certificate of graduation, acertificate of degree conferment, or academic transcript issued after the graduation date, please ask
your former university to issue them since you must submit them before the admission date to ourprograms.

6.

Notice(1) Failure to complete the procedures by the prescribed deadline will result in denial of admission to theprogram. If you decline admission, notify the Graduate Student Section of Cluster Office to whichyour department belongs immediately.
(2) Overseas remittance is not available for payment of the admission fee. So please apply Admission
Fee Deferment on website WKU by the deadline and pay it after coming to Japan, or ask therepresentative to pay by the designated remittance form at the bank window.

7.

Inquiries
Graduate Student Section, Educational Affairs Division,
Graduate School of Engineering, Kyoto University
Address: Kyoto University Katsura, Nishikyo-Ku, Kyoto 615-8530, JAPAN
Phone: +81-75-383-2040 or +81-75-383-2041
E-Mail: 090kdaigakuin@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp