２０２４年度
第１回 参加準備会議

別冊資料

第２０回みやこ祭

特別参加マニュアル

1. 特別参加開催概要 .......................................................... 1
2. みやこ祭参加にあたって .................................................... 1
3. 参加の流れについて ........................................................ 3
4. みやこ祭参加前準備 ........................................................ 7
5. 供託金・補償金について .................................................... 96. 注意事項・禁止事項 ....................................................... 10
7. 特別参加に関する諸注意 ................................................... 12
8. 清掃・ごみ処理について ................................................... 13
9. ビラ・掲示物について ..................................................... 14
10. 個別折衝について ....................................................... 15
11. 後片付けについて ....................................................... 16
12. 大学祭期間中の施設利用について ......................................... 17
13. 緊急時対応について ..................................................... 18
14. 連絡先 ................................................................. 19

1. 特別参加開催概要(１) 参加形態
例年通りステージ発表型での開催をします。
使用場所はイベントステージ、AV 棟２６３教室、です。
各ステージの詳細については（項目３参加の流れについて）を参照してください。
現在体育館の使用を調整中です。仮に体育館の使用が可能となった場合は追加募集を行います。

2. みやこ祭参加にあたって(１) 実行委員会への連絡方法
みやこ祭に関する質問・意見等は大学祭実行委員会事務局までお問い合わせください。
〈大学祭実行委員会事務局〉
場所：学生ホール２０６ 大学祭実行委員会室
連絡先：mepo.jimu20th@gmail.com(２) 責任者について責任者説明

代表
（１人）

企画の運営を統括し、代表者として、出店に関する全責任（火災や食中毒が発生した場合の責任も含む）を負います。
参加申請等の各種申請の提出、参加準備会議や責任者会議等の各種会議への出席をしていただきます。
（責任者会議以外は副代表者の代理出席を認めます。
）

副代
（１人）

者

表者

代表者の補佐、代表者不在時の代理を務めます。
責任者会議には必ず出席していただきます。

＊各団体には 1 名ずつ、大学祭で団体の責任者となる代表者と副代表者を選出していただきます。
＊責任者には、南大沢キャンパスに在籍し、準備や企画、片付けを行う際にその場にいることができ、大学祭当日に連絡の取れる方 を選出してください。南大沢キャンパス在籍者からの選出が困難な場合には大学祭実行委員会事務局に相談してください。
＊２団体以上の責任者の兼任はできません。 また、同じ団体での異なる形態の参加であっても責任者の兼任はできません。予めご了承ください。
＊責任者の変更は原則禁止 です。やむを得ず変更を希望する場合は、必ず大学祭実行委員会事務局へお知らせください。
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＊責任者の連絡先を変更する場合は、必ず大学祭実行委員会事務局へお知らせください。
＊代表者および副代表者は各種会議に必ず出席してください。 万が一出席できない場合は、代理を立てるようにしてください。その際、代理者の名前と連絡先を必ず会議２日前までに大学祭実行委員会事務局へご連絡ください。
＊代表者および副代表者は責任者会議に必ず出席してください。
＊大学祭期間（準備日から後片付け日まで）は、代表者・副代表者のうち１人が常駐してください。
＊代表者は各種会議の内容を団体内に周知し、参加にあたって団体内の意見を統一、把握してください。

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3. 参加の流れについて(１) 第一次申請について【対象団体】
イベントステージ、AV 棟２６３教室の使用希望団体です。
・イベントステージの利用は、原則として 1 団体１企画です。
・営利目的での教室の使用は禁止です。
・他の企画との兼ね合いのため、申請をいただいた希望の時間から変更のお願いをすることがあります。予めご了承ください。
・上記以外の施設・場所を使用する場合、大学側から特別な許可を取る必要があります。そのため、第１次申請の締切２日前の６月２３日（日）０：００までに大学祭実行委員会事務局にご相談ください。

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【申請の手順】
１．特別参加申請フォームに回答する＊右の QR コードを読み取るか下の URL からご回答ください。
URL:https://docs.google.com/forms/d/1frvrXjf9jOY3ECmD9tDyJvD3EQDgqH5LH6mRXrq1LWo/edit＊申請の受付期間は６月１３日（木）１９：３０から６月２５日（火）２３：５５までです。
＊回答を送信すると、回答したメールアドレスにメールが送られます。
受信したメールはスクリーンショットを撮り、保存してください。

２．タイムテーブル会議に出席する
日時：８月上旬
場所：未定＊日程・場所が決まり次第メール等にてお知らせします。
＊企画が承認された団体の代表者の方はタイムテーブル会議にご出席ください。
申請締切後、予め大学祭実行委員会で組んだタイムテーブルをもとに会議にて確認し、最終決定いたします。
＊タイムテーブル会議に出席できない場合は代理を立てるようにしてください。その際、代理者の名前と連絡先を必ず会議２日前までに大学祭実行委員会事務局へご連絡ください。連絡のない場
合は希望通りのタイムテーブルを組めない可能性がありますのでご注意ください。
＊特別参加団体は必ず出席する必要があります。

３．供託金および補償金をゆうちょ銀行に振り込む＊供託金は団体の所属や参加形態によって金額が異なります。
＊詳細は第３回 みやこ祭参加準備会議でお知らせします。

＊申請数が確保していた場所及び時間を超えた場合、大学祭実行委員会事務局より調整の相談をさせていただきます。予めご了承ください。
＊事前に相談をいただいた企画でも、大学祭実行委員会が実施不可能と判断した企画は申請を受理できない場合があります。
＊２団体以上でのコラボレーション企画などを行う場合、別々に申請するのではなく、１つの企画としてどちらかの団体が代表して参加申請を行なってください。その際、各団体間での情報共有を徹底してください。

4【イベントステージの使用を希望する団体の皆様へ】
イベントステージを利用する時間（準備時間・後片付け時間を含める）において２，５００円／１５分のイベントステージ設営料金を支払っていただきます。
１５分未満の単位は繰り上げで２，５００円支払っていただきます。
＊万が一、企画実施日に雨天等によりイベントステージを利用することが出来なくなってしまった
場合でも、イベントステージ設営料金を返金することはできません。予めご了承ください。
＊イベントステージ設営料金の支払いは、８月２９日（木）開催予定の「第２回 みやこ祭参加準備会議」終了後から、１０月８日（火）開催予定の「第４回 みやこ祭参加準備会議」終了後まで受け付けます。
＊正確な金額についてはタイムテーブルが決定し次第、個別に連絡、または８月上旬開催予定のタイムテーブル会議でお知らせします。
※以下にイベントステージ設営料金計算例を掲示します。
準備本番
後片付け
合計

１０分
２５分
１５分
５０分

２，５００円
５，０００円
２，５００円
１０，０００円（例）
イベントステージを利用するにあたり、準備で１０分、本番で２５分、後片付けで１５分かかる企画を行うとします。
合計で５０分イベントステージを利用することになるので、１５分未満を繰り上げて２，５００円／１５分より、合計で１０,０００円のイベントステージ設営料金を支払っていただくことになります。
【AV 棟の使用を希望する団体の皆様へ】(１) 開催概要
音楽系（軽音系サークル除く）サークルの発表や学生漫才、クイズ大会企画を行います。
使用料は無料です。
日時：１１月３日（日・休）
１０：００～１８：００ （予定）
場所：AV 棟２６３教室
形式：対面
構成：各団体の発表ごとに、（準備→発表→片付け）の時間を設けます。
(２) 出演団体について
AV 棟の使用可能団体の条件を設定しました。
（使用条件）
・激しい動きをしない団体
可能例．合唱、クイズ、漫才（コントは不可）等
不可能例．ジャグリング、軽音系、演武等以上の条件を満たした団体が今年度の出演団体となります。
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【昨年の参加団体】
昨年特別参加団体として参加している団体の内、今年度 AV 棟使用団体になりうる団体は以下の通りです。
（実行委員内想定）（団体）
・アカペラサークル
・お笑いサークル
・合唱
・クイズ
・古典ギター(２) 第二次申請について現在調整中ですので、タイムテーブル会議にてお知らせいたします。

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4. みやこ祭参加前準備(１) 誓約書について
みやこ祭参加規約第２条（規約の対象）に基づき、第一次申請を提出された時点で参加規約に同意していただいたものとします。
みやこ祭参加規約を遵守していただけない場合、参加をお断りさせていただくことがございます。参加規約をご確認の上、申請を行ってください。
(２) 臨時入構許可証について
大学祭期間中（１１月１日（金）～４日（月・振休））は、臨時入構許可証を発行された団体・委託業者のみ、車両での入構が可能となります。申請をしていない車両の入構は一切できませんのでご注意ください。
対象
１１月１日（金）～１１月４日（月・振休）の大学祭期間中、物品の搬入・搬出のためなどに車両を使用するすべての参加団体・参加団体委託業者。
入構可能時間
１１月１日（金）２日（土）１０：００～２０：３０

３日（日・休）

１０：００～２０：３０

４日（月・振休）

１０：００～１８：００

臨時入構許可証申請手順【参加団体＆参加団体委託業者】① 第２回みやこ祭参加準備会議

申請書の交付、申請開始② 第３回みやこ祭参加準備会議

申請締め切り③ 責任者会議

臨時入構許可証発行※申請を行った団体には、責任者会議にて臨時入構許可証申請書の団体控え・預かり金と引き換えに臨時入構許可証を発行します。
申請するにあたっての条件
・第２０回みやこ祭に参加申請を行っている団体であること。
・入構の目的が物品の搬入および搬出であること。
・入構可能時間を守り、退構時刻までに撤収を完了させること。
・駐車場は大学祭実行委員会が定めた場所を使用し、所定のルールに従って使用すること。
・運転する可能性のある人は絶対に飲酒をしないこと。また、団体内でも絶対に飲酒をさせないことを徹底すること。
・大学祭実行委員会からの指示に従うこと。
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臨時入構の仕方①

大学祭期間中は、東門と情報処理施設北側駐車場にて、委員が常駐し入退構のチェックを行います。

②

車両は東門より入構し、常駐している委員の前で一時停止して、臨時入構許可証を提示してください。

③

実行委員の指示を受けて駐車し、積み下ろしを行ってください。

④

第６・第７駐車場のみ長時間の駐車を許可します。

⑤

積み下ろしは情報処理施設北側駐車場で行って下さい。この駐車場では、１５分以内に物品の搬入・搬出を行ってください。

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臨時入構許可証を所持していない車両や臨時入構許可証を忘れた車両は入構できません。また、大学祭期間中の発行は行いませんので、ご了承ください。

⑦

臨時入構許可証は、退構の際に必ず東門に常駐している委員に返却してください。委託業者が車両で入構する場合も退構の際に必ず返却するようお伝えください。返却されていない場合、 預かり金は返却できません。来年度の車両入構が認められなくなる場合があります⑧

再入構する場合は、その旨を委員に伝えた上で、許可証をもって退構するようにしてください。

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例年、積み下ろしを路上で行う団体が見受けられます。絶対に路上駐車を行わないでください。

【駐車場】
用途
長時間の駐車駐車場
第６・第７駐車場

荷物の搬入・搬出（１５分以内）情報処理施設北側駐車場

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車両「臨時入構許可証」を持つ参加団体車両のみ使用可「臨時入構許可証」を持つ参加団体・委託業者のみ使用可

5. 供託金・補償金について(１) 供託金「みやこ祭参加規約」を守り、第２１条に規定される違反事項を行わなかった団体には供託金を全額返金します。
供託金の金額は以下の通りです。
①
②
③
④

非営利団体
営利団体

ゼミ・研究室①に該当しない団体

なし
５，０００円

上部団体に所属している団体

１０，０００円③に該当しない団体

２０，０００円(２) 補償金
大学祭期間中に当事者不明の汚損・破損が生じた場合は、補償金から修理費をまかない、その修理費を差し引いた残金を各団体に均等に返金します。
補償金の金額は全団体一律５，０００円です。
例：参加団体が１５０団体の場合、補償金の合計額は５，０００円×１５０団体＝７５万円となります。
そこで大学祭中に当事者不明の汚損・破損が発生したと仮定します。その修理費が２０万円だったとし、１団体への返金額を計算すると（７５万円－２０万円）÷１５０団体＝３，６６６．６…円となります。１００円未満は切り捨てとしますので１団体への返金額は３，６００円となります。
＊切り捨てられた額は公的機関に寄付します。予めご了承ください。
＊補償金が適用されるような汚損・破損がなかった場合には各団体に全額を返金いたします。
＊補償金および供託金の返金は大学祭終了後に行います。日時・場所については決定次第メール等でご連絡します。なお、返金期限を過ぎても受け取りに来なかった団体には、大学祭実行委員会事務局から連絡をします。それでも受け取りに来なかった場合、公的機関に寄付させていただきます。予めご了承ください。
＊返金時に受領証が必要となりますので、受領証は大切に保管してください。
(３) 払い込み方法
現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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6. 注意事項・禁止事項（１）禁止事項
・大学構内への酒類の持ち込み，酒気を帯びた状態での入構並びに大学構内での飲酒－酒類の持ち込みを発見した場合、大学祭実行委員会で回収し処分します。
・喫煙－屋内・屋外共に全面禁煙です。大学祭期間中は、構内の一部の喫煙所を封鎖します。開放してある喫煙所はマップを参照してください。
・危険物の持ち込み
・大学祭実行委員会が許可していない企画や活動−ビラ配布，物品販売，署名集め，募金，パフォーマンス等は、必ず大学祭実行委員会へ申請の上許可を得てから行ってください。
・特定の宗教や政治活動に関する活動
・国および東京都の定める法令並びに社会規範一般および公序良俗に反する行為
・来場者や参加団体に迷惑を及ぼす行為
・暴力行為
・大学祭の運営を妨害する行為
・その他大学祭実行委員会の告知・指示に従わない行為（２）注意事項
・各種設定時間について
備品・器具の借用および返却時刻、企画実施時間は厳守してください。時間内に対応を行わなかった参加団体には必要な器具の貸出ができないほか、企画の中止を求めることがあります。
・各種備品、器具の使用について
大学や大学祭実行委員会が貸出を行う備品・器具は破損のないように十分注意して使用してください。万が一備品・器具を破損してしまった場合は、早急に大学祭実行委員会まで申し出て、のちに弁償してください。また大学や大学祭実行委員会が貸出する各種備品を他参加団体との間で貸し借りしないでください。
・行事終了、夜間完全退構について
１１月１日（金）準備日から１１月３日（日・休）大学祭２日目までは１９：００までに行事を完全に終了し、２０：３０までに構内から完全に退出してください。
＊時刻を守らず退構しない等の場合、「みやこ祭参加規約」第２１条（違反事項）及び第２２条（処分）に基づき、大学祭実行委員会が違反の重大性に応じて処分を行います。
＊１号館・７号館で企画をする団体は、２０：００には荷物を持って外に出てください。
＊夜間の残留を認めるような例外はありません。また、完全退構時刻後の再入構は原則として認めません。必ず２０：３０までに退構してください。
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＊なお、１１月４日（月・振休）後片付け日には、片付けが終わり次第退構するようにしてください。
※音出しの開始は１０：３０～１９；００です※翌日は、１０：００から入構可能です。
（企画開始は１１：００）

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7. 特別参加に関する諸注意
現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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8. 清掃・ごみ処理について現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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9. ビラ・掲示物について現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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10.

個別折衝について現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

15

11.

後片付けについて現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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12.

大学祭期間中の施設利用について現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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13.

緊急時対応について現在調整中ですので、決定次第各参加準備会議にてご連絡いたします。

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14.

連絡先

みやこ祭に関する質問・意見等は大学祭実行委員会事務局までお問い合わせください。
〈大学祭実行委員会事務局〉
場所：学生ホール２０６ 大学祭実行委員会室
連絡先：mepo.jimu20th@gmail.com※実行委員会室まで直接お越しになる場合は、事前にメールでご連絡ください。

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