特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号

評価書名
特定公共賃貸住宅の管理に関する事務 基礎項目評価書

36

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
霧島市は、特定公共賃貸住宅の管理に関する事務における特定個人情報ファイルの取扱いにあたり、特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを十分認識したうえで、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減させるために適切な措置を講じることにより、個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組むことを宣言する。
特記事項

特定個人情報に係る情報を収集する際は本人確認を徹底し、担当者以外の者によるチェック体制を構築し取扱いについては十分配慮するものとします。また、鍵付き戸棚に特定個人情報ファイルを保管し、情報の漏えい等が生じないよう適切に管理します。

評価実施機関名
霧島市長
公表日
令和3年3月31日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

特定公共賃貸住宅の管理に関する事務
ア 事務の説明特定公共賃貸住宅に入居しようとする住民の住民票関係情報、地方税関係情報、障がい者関係情報、生活保護関係情報の照会とともに、利用者の連帯保証人の住民票関係情報、地方税関係情報、生活保護関係情報を照会し、入居者としての審査を行う。また、特定公共賃貸住宅の家賃は毎年度、入居者の収入の申告に基づき定めているため、毎年度、入居者の地方税関係情報を照会し、家賃を決定している。

②事務の概要イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内容
霧島市は、特定優良賃貸住宅の供給の促進に関する法律及び行政手続における特定個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。
・入居の申込みの受理、その申込みに係る事実についての審査又はその申込みに対する応答
・賃貸住宅に係る賃貸借契約の解除③システムの名称

・Acrocity行政基本・公住マネージャー
・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

２．特定個人情報ファイル名
・公住マネージャー
・特定公共賃貸住宅管理台帳

３．個人番号の利用

法令上の根拠【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の61の２の項番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第46条の３【各手続の根拠】
特定優良賃貸住宅の供給の促進に関する法律施行規則第28条、第30条

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無②法令上の根拠[実施する]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の85の２の項
番号法別表第ニの主務省令で定める事務及び情報を定める命令第43条の4【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

５．評価実施機関における担当部署①部署

建設部建築住宅課②所属長の役職名

建設部建築住宅課長

６．他の評価実施機関
なし

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先

総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）1141

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ
連絡先

建設部建築住宅課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2811

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[ 1,000人未満（任意実施） ]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和2年1月20日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和2年1月20日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないⅣ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[基礎項目評価書]
2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

３．特定個人情報の使用目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か[十分である４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［ ○ ］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[]
2) 十分である
等のリスクへの対策は十分か
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[十分である［＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）

]

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査[］ 外部監査９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない

変更箇所
変更日

項目

平成28年3月31日 Ⅰ-1-③

平成29年3月31日 Ⅰ-1-②

変更前の記載システムの名称

事務の概要

・収入の申告の受理
・家賃の決定・決定した家賃の通知
・収入超過者の収入の申告の受理・収入超過者の家賃の決定・決定した収入超過者の家賃の通知
・特定公共賃貸住宅への入居申請の受理
・特定公共賃貸住宅への入居者の決定
・特定公共賃貸住宅への入居申請者への入居決定した旨の通知
・入居の申込みの受理、その申込みに係る事・家賃を決定するための申請の受理
実についての審査又はその申込みに対する応・家賃の決定
答・決定した家賃の通知
・賃貸住宅に係る賃貸借契約の解除・家賃又は金銭の減免を求める申請の受理・家賃又は金銭を減免する決定
・家賃又は金銭の減免をする決定の通知
・敷金の減免を求める申請の受理
・敷金を減免する決定
・敷金を減免する決定の通知（略）
・明渡し期限を延長する事務・明渡し期限を延長する決定の通知【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第１の61の２の項

平成29年3月31日

変更後の記載・Acrocity宛名管理
・Acrocity住宅管理
・Acrocity住民基本・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

Ⅰ-3 個人番号の利用
法令上の根拠【各手続の根拠】
特定優良賃貸住宅の供給の促進に関する法
律第３条、第18条
特定優良賃貸住宅の供給の促進に関する法
律施行規則第１条、第22条、第23条、第24条、第25条、第26条、第27条、第28条、第29条、第30条、第31条

・Acrocity行政基本
・Acrocity住宅管理
・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の61の２の項
番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第46条の３

提出時期

提出時期に係る説明

事後

事後（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事
務を定める命令を基に修正

事後（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事
務を定める命令を基に修正【各手続の根拠】
特定優良賃貸住宅の供給の促進に関する法
律施行規則第28条、第30条

平成29年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成27年12月９日 時点

平成29年3月17日 時点

事後

事務対象人数【446人】※特定公共賃貸住宅（入退去延べ人数）

平成29年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成27年12月24日 時点

平成29年3月17日 時点

事後取扱者数【108人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービ
スセンター職員

平成30年3月31日 Ⅰ-4-②法令上の根拠【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の85の２の項【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の85の２の項
番号法別表第ニの主務省令で定める事務及び情報を定める命令第43条の4

事後（H29改正）番号法別表第二の主務省令で定める事務を定める命令を基に修正

平成30年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成29年3月17日 時点

平成30年１月18日 時点

事後

事務対象人数【350人】※特定公共賃貸住宅（入退去延べ人数）

平成30年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成29年3月17日 時点

平成30年１月18日 時点

事後

取扱者数【85人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービ
スセンター職員

・Acrocity住宅管理
・Acrocity行政基本・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

・公住マネージャー
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

事後

システム改修に伴う変更・Acrocity住宅管理・特定公共賃貸住宅管理台帳

・公住マネージャー
・特定公共賃貸住宅管理台帳

事前システム改修に伴う変更

平成31年3月31日 Ⅰ-1-③

平成31年3月31日

システムの名称

Ⅰ－２ 特定個人情報ファイル名

平成31年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

事務対象人数【４８２人】※特定公共賃貸住宅（入退去述べ人数）

平成31年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

取扱者数【６０人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市民生活課・福山市民サービスセンター職員

令和2年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点

事後

事務対象人数【３３６人】※市営住宅（入退去述べ人数）

令和2年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点

事後

取扱者数【５２人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービスセンター職員

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「十分である」４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「委託しない」事後

錯誤

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

８．監査
「内部監査」

８．監査「自己点検」「内部監査」

事後追加

令和2年3月31日 全体

令和3年3月31日 Ⅱ-1

令和3年3月31日 Ⅱ-2

評価の再実施

いつ時点の計数かいつ時点の計数か

令和２年１月20日 時点

令和２年１月20日 時点

令和３年１月15日 時点

令和３年１月15日 時点

事後

事務対象人数【２８８人】※市営住宅（入退去述べ人数）

事後取扱者数【４８人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービス
センター職員