特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号
13

評価書名
被災者台帳作成に関する事務 基礎項目評価書

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
霧島市は、災害対策基本法による被災者台帳の作成に関する事務における特定個人情報ファイルの取扱いにあたり、特定個人情報ファイルの取扱いが、個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを十分認識したうえで、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減させるために適切な措置を講じることにより、個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組むことを宣言する。
特記事項

被災者台帳作成後の特定個人情報の利用については、災害対策機関団体や国・県等への提出等が考えられ、その際に資料の紛失や誤送信等が発生することが考えられる。そのようなことが発生しないよう送付先の確認を徹底し、提出先に適切な管理等を求めていく。

評価実施機関名
霧島市長
公表日
令和3年3月31日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

被災者台帳作成に関する事務
ア 事務の説明
災害対策基本法第90条の３の規定に基づき、災害が発生した場合において、当該災害の被災者の援護を総合的かつ効率的に実施するため必要があると認めるときは、被災者の援護を実施するための基礎とする台帳を作成する。

②事務の概要イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内容
霧島市は、災害対策基本法及び行政手続における特定個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。
被災者台帳の作成③システムの名称

・Acrocity行政基本・Excel版被災者台帳（予定）・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

２．特定個人情報ファイル名
被災者台帳

３．個人番号の利用

法令上の根拠【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の36の2の項
番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第28条【各手続の根拠】
災害対策基本法第90条の３

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無②法令上の根拠[実施する]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の56の2の項
番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令第30条【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

５．評価実施機関における担当部署①部署

総務部安心安全課②所属長の役職名

総務部安心安全課長

６．他の評価実施機関
なし

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先

総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目45番1号（電話番号）0995‐45‐5111（内線番号）1141

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ
連絡先

総務部安心安全課（住所）霧島市国分中央三丁目45番1号（電話番号）0995‐45‐5111（内線番号）1151

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[ 1,000人未満（任意実施） ]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満5) 30万人以上

令和3年3月31日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和3年3月31日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないⅣ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[基礎項目評価書]
2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

３．特定個人情報の使用目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か

[

十分である

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［ ○ ］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[]
2) 十分である等のリスクへの対策は十分か
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[十分である［＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）

]

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査[］ 外部監査９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない変更箇所
変更日項目

平成28年3月31日 Ⅰ-1-③

システムの名称

平成28年3月31日 所属長

平成29年3月31日 Ⅰ-1-②

平成29年3月31日

事務の概要

Ⅰ-3 個人番号の利用
法令上の根拠変更前の記載法令上の根拠提出時期

提出時期に係る説明

・Acrocity宛名管理
・Excel版被災者台帳（予定）・Acrocity住民基本・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

・Acrocity行政基本・Excel版被災者台帳（予定）・中間サーバー・MICJET番号連携サーバー

事後

総務部安心安全課長 酒元 博

総務部安心安全課長 有満 孝二

事後

平成27年4月1日人事異動

事後（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事
務を定める命令を基に修正

事後（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事
務を定める命令を基に修正

事後（H28.9.12改正）番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令を基に修正

被災者からの申請
被災者台帳への登録
・被災者台帳の作成
国・県・他市町村（関係機関団体）への照会・情報提供【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第１の36-2の項【各手続の根拠】
災害対策基本法第90条の３【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の56の2の項
平成29年3月1日 Ⅰ-4-②

変更後の記載【特定個人情報を提供できる根拠】
なし【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の36の2の項
番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第28条【各手続の根拠】
災害対策基本法第90条の３【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の56の2の項
番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令第30条【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

平成31年3月31日 Ⅱ-１

対象人数

1,000人未満（任意実施）

1,000人未満（任意実施）※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

鹿児島県地震等災害予測調査より【平成25年3月25日時
点】⇒県地域防災計画変更日
県地震災害予測調査による（死亡者数560人、重傷者60人、負傷者170人）

平成31年3月31日 Ⅱ-１

取扱者数500人未満500人未満 ※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

市地域防災計画で被災者情報を取扱うと考えられる福祉班、救護班、総務班の人数合計150人

1,000人未満（任意実施）

1,000人未満（任意実施）※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

鹿児島県地震等災害予測調査より【平成25年3月25日時
点】⇒県地域防災計画変更日
県地震災害予測調査による（死亡者数560人、重傷者60人、負傷者170人

令和２年３月31日

事後

500人未満 ※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

令和２年３月31日

事後

令和2年3月31日 Ⅱ-１

令和2年3月31日

Ⅱ-１ 対象人数（いつ時点の2014/4/1計数か）

令和2年3月31日 Ⅱ-１

令和2年3月31日

対象人数

取扱者数

500人未満Ⅱ-１ 取扱者数（いつ時点の2014/4/1計数か）

市地域防災計画で被災者情報を取扱うと考えられる福祉班、救護班、総務班の人数合計150人

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「十分である」４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「委託しない」事後

錯誤

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

８．監査
「内部監査」

８．監査「自己点検」「内部監査」

事後追加

令和2年3月31日 全体

令和3年3月31日 Ⅱ-１

令和3年3月31日

対象人数

1,000人未満（任意実施）

Ⅱ-１ 対象人数（いつ時点の令和２年３月31日計数か）

令和3年3月31日 Ⅱ-１

令和3年3月31日

評価の再実施取扱者数500人未満Ⅱ-１ 取扱者数（いつ時点の令和２年３月31日計数か）

1,000人未満（任意実施）※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

令和３年３月31日

事後

500人未満 ※修正なし 人数の根拠を説明欄に記載

事後

令和3年３月31日

事後

鹿児島県地震等災害予測調
査より【平成25年3月25日時点】⇒県地域防災計画変更日
県地震災害予測調査による（死亡者数560人、重傷者60人、負傷者170人）

市地域防災計画で被災者情報を取扱うと考えられる福祉班、救護班、総務班の人数合計150人