規定文書

文書名
社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程

２０１８年 ７月 ２３日制定
２０２２年 ９月１日改訂（第 03 版）

社会医療法人雪の聖母会

文書番号30000-HR-00001-40005

文書名：社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程
文書番号：30000-HR-00001-40005-03

社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程（背景）
社会医療法人雪の聖母会（以下、「本法人」という。）では「社会医療法人雪の聖母会 研究活動における不正防止に関する基本方針」を踏まえ、本法人における公的研究費等の管理・監査の実施について、各研究費の取扱細則や使用条件、あるいは社会への説明責任を果たすための規範を満たした内部規程を定め、法人職員等に明示、周知し、明確かつ統一的に運用することとする。
（目的）第１条 本法人またはその職員が獲得した、国又はそれに準じる機関の公的研究費等について、本法人全体に共通する管理・監査体制を敷き、不正使用防止等に資する取組の適切な実施を図るため、本法人における研究費の管理・監査の実施規程を定める。
（用語の定義）
第２条 本規程における用語の定義は、次のとおりとする。
（１）公的研究費等とは、第３条第１項に規定された各研究費のことを言う。
（２）不正使用とは、法令、本法人又は配分機関で定められた規則等に違反し、公的研究費等を不正に使用することを言う。
（３）研究者等とは、法人内の公的研究費等の運営及び管理に関わる研究者、事務職員等公的研究費の運営・管理に関わる全ての職員を言う。
（４）配分機関とは、第３条第１項第１号の研究費を配分する機関を言う。
（対象範囲）
第３条 本規程の管理・監査の対象となる研究費は、原則として、次のとおりとする。
（１）国又はそれに準じる機関の競争的研究費を中心とした研究費 （補助金、受託費）（２）その他、（１）と同等の又は準じた取扱いが求められる、本法人で管理すべき研究費
２ 本法人では、公的研究費等を研究者が個人で管理することは認めないこととし、研究者は、第 5 条第１項各号に規定する事務を本法人に委任するものとする。
（管理責任体制と役割）
第４条 本法人の公的研究費等の管理・運営を適正に行うための管理責任体制を、次のとおり、最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者、不正防止推進責任者をもって構成する。
[最高管理責任者]
・社会医療法人雪の聖母会理事長の職にある者をもって充て、公的研究費等の運営・管理について最終責任を負う。
・最高管理責任者は、次の各号に定める業務を行う。
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雪の聖母会

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文書名：社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程
文書番号：30000-HR-00001-40005-03（１）公的研究費等の不正使用防止対策の基本方針（以下「基本方針」という。
）を策定・周知するとともに、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が競争的研究費等の適切な運営及び管理を行えるよう適切にリーダーシップを発揮すること。
（２）不正防止対策の基本方針や具体的な不正防止対策の策定にあたり、重要事項を審議する理事会等において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深めること。
（３）最高管理責任者が自ら部局等に足を運んで不正防止に向けた取組を促すな
ど、様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図ること。
[統括管理責任者]
・統括管理責任者は、社会医療法人雪の聖母会常務理事（教育・研究）の職にある者をもって充て、最高管理責任者を補佐し、公的研究費等の運営・管理について本法人全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。
・統括管理責任者は、競争的研究費等の不正使用防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、法人全体の具体的な対策を策定・実施し、コンプライアンス推進責任者に対策の実施を指示するとともに、当該実施状況を確認し、実施状況を最高管理責任者に報告しなければならない。
[コンプライアンス推進責任者]
・コンプライアンス推進責任者は、聖マリア病院長、聖マリアヘルスケアセンター病院長、聖母の家施設長、聖マリア福岡健診センター長、聖マリア研究センター長、をもって充て、各施設等の公的研究費等の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ。
・コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次の各号に定める業務を行わなければならない。
（１）自己の管理監督又は指導する各施設等における公的研究費等の不正使用防止対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。
（２）公的研究費等の不正使用防止を図るため、施設内の研究者等に対してコンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。
（３）自己の管理監督又は指導する各施設等において、定期的に啓発活動を実施する。
（４）自己の管理監督又は指導する各施設等において、研究者等が適切に公的研究費等の管理、執行等を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
[不正防止推進責任者]
・不正防止推進責任者は、聖マリア研究センター長をもって充て、本法人全体の不正防止計画の推進を図る。
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雪の聖母会

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文書名：社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程
文書番号：30000-HR-00001-40005-03[監事]
・監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について本法人全体の観点から確認し、意見を述べる。
・監事は、特に、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認する。
・監事は、確認した結果について理事会等において定期的に報告し、意見を述べる。
関連文書「組織図」（公的研究費等の管理）
第５条 最高管理責任者は、自ら又は研究者からの委託を受けて、次の各号に掲げる業務を行うものとする。ただし、実務については最高管理責任者の指示により研究支援ユニットが行うものとする。
（１）公的研究費等の受領（２）物品等の契約・発注・検収業務管理（３）物品費等の支払いに必要な書類等の確認及び支払（４）必要に応じて物品等の管理（５）人件費・謝金の支払いに必要な手続き、書類等の確認及び支払（６）旅費の支払いに必要な手続き、書類等の確認及び支払（７）その他の経費の支払いに必要な手続き、書類等の確認及び支払（８）源泉徴収事務（９）経理事務（10）証拠書類の編綴（11）収支簿の作成（12）必要な証拠書類の保管
２ 研究者等及び公的研究費等の運営・管理に関わる職員は、公的研究費等の不正使用防止対策に対する意識向上のため、第 8 条のコンプライアンス教育を受講し、当法人規程等を遵守する誓約書を提出しなければならない。
３ 前項の誓約書を提出していない研究者等は、公的研究費等の申請をすること、及び公的研究費等の運営・管理に関わることはできない。
４ 最高管理責任者は、公的研究費等を他の経理と区別して、収入及び支出の内容を記載した収支簿を備え付けるものとし、自らの責任において管理するとともに、実務担当者において適正に執行させることとする。
５ 公的研究費等の執行は、配分機関及び法人で定められた規程等を遵守し、運用する。
６ 公的研究費等に関する証拠書類（原本）は、配分機関又は公的研究費等で定められた規則等に従い、事務委任された最高管理責任者が自らの責任において管理するとともに、実務担当者において適正に執行させることとする。ただし、第 4 項に掲げる収支簿及び関係証拠書類は、当該研究事業の完了後５年間保存しなければならない。
７ 公的研究費等の会計年度は、配分機関又は法人で定められた規程と同様とする。また継続研究課題であっても同様とする。
社会医療法人雪の聖母会

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文書番号：30000-HR-00001-40005-03

８ 公的研究費等の預金は原則、預金利息を生じない預金口座を使用するものとする。やむなく預金利息の生じる預金口座を使用し、預金利息が生じた場合は、当該研究を遂行するために必要な経費に充当する。また、複数の研究課題に係る競争的研究費等を一つの口座で管理した場合の利息については、各研究課題毎に按分する。
関連文書「社会医療法人雪の聖母会における公的研究費等利用研究の取扱いに関する業務手順書」（相談窓口）
第６条 本法人は、公的研究費等の使用や申請・報告等の事務処理手続きに関して、本法人内外からの相談を受け付ける窓口（以下、「相談窓口」という。）を設置し、効率的な研究遂行を適切に支援する。
２ 相談窓口は、聖マリア研究センターにおく。
３ 相談窓口はホームページで、公開する。
（行動規範）
第７条 法人は、公的研究費等の不正使用防止対策に対する意識向上のため、研究者等の行動規範を策定する。
関連文書「社会医療法人雪の聖母会研究に関する行動規範」（コンプライアンス教育）
第８条 研究者等は、公的研究費等の不正使用防止対策に関する方針及びルール等についての教育（以下「コンプライアンス教育」という）を受講しなければならない。
２ コンプライアンス教育の実施及び受講者の受講状況・理解度把握に関わる事務については、聖マリア研究センターにおいて処理する。
３ 聖マリア研究センターは、コンプライアンス推進責任者にコンプライアンス教育の受講状況及び受講者の理解度について報告する。
（競争的研究費等の不正使用防止対策等の推進）
第９条 本法人は、公的研究費等の不正使用防止及び適正管理対策を推進するため、最高管理責任者の下に不正防止推進責任者、不正防止推進部署を置く。
２ 不正防止推進責任者は、聖マリア研究センター長、不正防止推進部署は聖マリア研究センターとする。
３

聖マリア研究センターは不正防止推進責任者と連携し、法人全体の公的研究費等の不正使用を発生させる要因を調査・分析し、その要因に対する不正防止計画を策定し、進捗管理及びモニタリングに努めなければならない。

４ コンプライアンス推進責任者は、不正防止推進責任者、聖マリア研究センターと連携し、主体的に不正防止計画を実施する。
５ 聖マリア研究センターは監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しについて意見交換を行う。
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雪の聖母会

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文書名：社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程
文書番号：30000-HR-00001-40005-03

６ 聖マリア研究センターは監査室と連携し、不正を発生させる要因について、法人全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。また、不正防止計画の策定にあたっては、不正発生要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容にするとともに、不正発生要因に応じて随時見直しを行い、効率化・適正化を図る。
７ 聖マリア研究センターは、不正防止推進責任者と連携し、公的研究資金等の不正使用への取組に関する法人の方針等を外部に公表する。
（告発等の窓口）
第 10 条 本法人は、研究活動において不正行為の防止及び公的資金等の不正使用に関し、法人内外からの告発等（不正使用の疑いの指摘、本人からの申出など）を受け付ける窓口を監査室に設置する。
２ 本法人は、告発等窓口の場所、連絡先、受付の方法（書面、電話、FAX、電子メール、面談など）、告発者の保護などについて、本法人ホームページなどを通じて法人内外に周知する。
（不正使用に係る事案の調査等）
第 11 条 内部監査又は告発等により、公的研究費等の不正使用が疑われる事案が発覚した場合は、最高管理責任者に、速やかにその旨を報告しなければならない。
２ 最高管理責任者は、第 1 項の報告を受けた場合は、速やかに事実関係を確認しなければならない。
３ 第 2 項の確認体制の責任者は、適切な地位にある法人役職員の中から理事長が指名する者とし、その受付窓口を含む事務は監査室で行うものとする。
４ 最高管理責任者は、内部監査の実施、告発等により公的研究費等の不正使用が疑われる事案を受付した日から 30 日以内に内容の事実関係、合理性を確認し調査の要否を判断するとともに、当該調査の要否を配分機関等に報告する。
５ 最高管理責任者は、調査が必要と判断された場合は、「社会医療法人雪の聖母会研究活動における不正行為の防止及び対応に関する規定」に基づき調査する。
６ 調査の結果、不正の有無及び不正の内容、関与した者及びその関与の程度、不正使用の相当額等について認定された場合は、公表する。
７ 本法人職員が、不正行為または悪意に基づく告発と認定された場合は、賞罰委員会の対象とする。
関連文書「社会医療法人雪の聖母会研究活動における不正行為の防止及び対応に関する規程」（モニタリング）
第 12 条 聖マリア研究センターは、不正使用の発生の可能性を最小にすることを目的として、実効性のあるモニタリング計画を立案し実施する。
２ モニタリングは、年１回以上定期的に、次の各号について実施し、その結果を統括管理責任者及び監査室に報告するものとする。
（１）不正防止計画に基づくルールの遵守状況
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雪の聖母会

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文書名：社会医療法人雪の聖母会における公的研究費の管理・監査の実施規程
文書番号：30000-HR-00001-40005-03（２）公的研究費等の保管・出納状況についてルールの遵守状況（３）その他必要な事項（内部監査）
第 13 条 最高管理責任者は、公的研究費等の運営及び管理について、内部監査を年１回実施するものとする。
２ 内部監査の責任部門として監査室を充てる。その他必要に応じて、最高管理責任者が指名することができる。
３ 最高管理責任者は、臨時に内部監査の実施が必要であると認めた場合には、第１項の規定に関わらず、内部監査を実施するものとする。
４ 最高管理責任者は、配分機関が行う調査について協力するものとする。
（内部監査の連携）
第 14 条 内部監査は、別に定める「公的研究費に係る内部監査実施手順書」により実施する。
２ 内部監査は、前項の手順書に基づき会計書類の形式的要件のほか、不正防止体制の不備の検証を行い、不正防止推進責任者、監事、並びに会計監査人又は監査法人と連携して不正使用の防止を推進するための体制について検証するとともに、不正使用が発生しやすい要因に着目した監査を実施するものとする。
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内部監査結果等については、コンプライアンス教育及び啓発活動にも活用するなどして周知を図り、同様のリスクが発生しないよう徹底する。
関連文書「公的研究費に係る内部監査実施手順書」（監事との連携等）
第 15 条 最高管理責任者及び監査室は、監事に対して定期的に不正防止計画及びその実施状況等必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しについて意見交換を行う。また、公的研究費等の不正使用に係る事案が発生した場合には、その発生、調査、不正行為に対する措置等について、その都度報告するものとする。
２ 監事は、前項の報告に関して、必要な勧告を最高管理責任者に対して行うものとする。
（規程の改廃）第 16 条 この規程の改廃は、法人運営審議会の意見を徴して、理事長が行う。
（その他）
第 17 条 この規程に定めのない事項については、最高管理責任者が別途定める。

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