公的研究費等の不正使用防止に関する基本方針

令和５年５月２５日
北海道国立大学機構
理事長

決定

１．趣旨
この基本方針は、北海道国立大学機構における研究活動の不正行為防止に関する規程(令和 4 年度機構規程第 87 号。以下「不正行為防止規程」という。)に基づき、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)において、公的研究費等の運営・管理を適正に行うとともに、構成員のコンプライアンス意識の向上を図るために策定するものである。

２．不正使用防止対策の責任体系
機構における不正使用防止対策の責任者及び役割を以下のとおりとし、機構内外に公表する。
(1) 最高管理責任者（理事長）
・

機構における不正使用防止等に関する総括を行い、公的研究費等の運営・管理について最終責任を負う。

・

不正使用防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。

・

不正使用防止対策の各責任者が公的研究費等の適切な運営・管理を行えるよう、必要な措置を講じる。

・

不正使用防止対策の基本方針等の策定に当たっては、役員会等において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深める。

・

様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図る。

(2) 法人統括管理責任者（理事長の指名する理事）・最高管理責任者を補佐し、不正使用防止対策の組織横断的な体制を統括する責任を負う。

・

基本方針に基づき、機構全体の具体的な対策を策定及び実施するとともに、その実施状況を確認し、最高管理責任者に報告する。

(3) 統括管理責任者（各大学の学長）
・

法人統括管理責任者を補佐し、公的研究費等の不正使用防止について当該大学全体を統括する実質的な責任を負い、権限を有する。

(4) コンプライアンス推進責任者（機構本部事務局長・各大学の副学長）
・法人統括管理責任者又は統括管理責任者の指示の下、機構本部及び当該大学において次に掲げる事項を実施する。

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①

機構本部及び当該大学における不正使用防止対策を実施するとともに、その実施状況を確認し、法人統括管理責任者又は統括管理責任者に報告する。

②

機構本部及び当該大学内の公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対してコンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。

③

機構本部及び当該大学における公的研究費等の運営・管理が適正であるかモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。

３．監事の役割(1) 監事は、不正使用防止に関する内部統制の整備・運用状況について機構全体の観点から確認する。
(2) 監事は、特に、コンプライアンス推進責任者等が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正使用防止計画に反映されているか、また、不正使用防止計画が適切に実施されているかを確認する。
(3) 監事は、(1)及び(2)で確認した結果について、役員会等において定期的に報告し、意見を述べる。

４．不正使用防止計画の策定・実施(1) 不正使用防止計画の推進を担当する部署は、コンプライアンス推進委員会とし、法人統括管理責任者を委員長とする。
(2) コンプライアンス推進委員会は、機構の不正使用防止対策のうち最上位のものとして、不正使用防止計画を策定・実施し、実施状況を確認する。
(3) コンプライアンス推進委員会は、監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う機会を設ける。
(4) コンプライアンス推進委員会は、監査室と連携し、不正発生要因について機構全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。また、不正使用防止計画の策定にあたっては、不正発生要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容にするとともに、不正発生要因に応じて随時見直しを行い、効率化・適正化を図る。

５．関係者の意識の向上と浸透(1) 法人統括管理責任者は、コンプライアンス教育及び啓発活動に関する実施計画を策定する。
(2) コンプライアンス推進責任者は、公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対しコンプライアンス教育を実施し、受講者の受講状況及び理解度を把握する。また、大学の実情に合わせ、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。
(3) コンプライアンス教育の内容は、各構成員の職務内容や権限・責任に応じた効果的で実効性のあるものを設定し、定期的に見直しを行う。また、実施に際しては、定期的に受講させる。
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(4) 最高管理責任者は、公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対する行動規範を策定し、周知する。

６．ルールの明確化・統一化(1) 法人統括管理責任者は、研究費等の使用及び事務処理手続きに関するルールを明確にし、全ての構成員に周知を図るとともに、謝金、旅費等の支給を受ける学生等に対してもルールの周知を図る。
(2) 各種ルールは、研究分野の特性の違い等の合理的な理由がある場合を除き、機構として統一を図るとともに、ルールと運用の実態が乖離していないか、構成員にとってわかりやすいルールであるか、適切なチェック体制が保持できるか等の観点から点検し、必要に応じて見直しを行う。

７．職務権限の明確化
研究費等の事務処理に関する権限と責任は、北海道国立大学機構会計規程(令和 4 年度機構規程第 74 号)、北海道国立大学機構における財務及び会計に関する職務権限規程(令和 4 年度機構規程第 78 号)、その他関連規程等により明確にする。

８．告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備(1) 機構内外からの不正に関する告発等を受け付ける通報窓口を機構本部事務局総務課長とし、連絡先等を公開する。また、大学に第三者機関の通報窓口を設置し、機関名・連絡先等を公開する。
(2) 機構内外からの告発等は、迅速かつ確実に最高管理責任者に報告する。
(3) 告発等の取扱い及び不正に関する調査は不正行為防止規程その他関連規程等に基づき実施し、懲戒は北海道国立大学機構職員懲戒規程(令和 4 年度機構規程第 59 号)その他関連規程等に基づき実施する。

９．研究費の適正な運営・管理(1) 予算執行、発注・検収、旅費・謝金等の支出、出張の確認等の業務管理は、不正使用防止計画に掲げる各種取組を着実に実行するとともに、内部監査を実施する。
(2) 構成員と業者の癒着を防止するため、不正行為防止規程に基づき、取引業者に誓約書を提出させるとともに、取引停止の措置を講ずる必要が生じた場合は、北海道国立大学機構における物品購入等契約に係る取引停止の取扱要領(令和 4 年 4 月 1 日制定)に基づき対応する。

１０．情報発信・共有化の推進(1) 機構本部及び大学に相談窓口を設置する。なお、窓口に寄せられた相談及び回答内容を記録し、必要に応じて不正使用防止対策の充実に活用する。
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(2) 機構本部及び大学は、公的研究費等の不正使用防止に関わる取組について、分かりやすく体系化・集約化して、それぞれのホームページ等に掲載し、組織内外に公表する。

１１．モニタリング(1) 監査室は、不正行為防止規程に基づき、定期的に監査を実施する。
(2) 監査室は、監事及び会計監査人と連携して、必要な情報共有を行うとともに、内部統制の運用状況、モニタリング、内部監査の手法、研究費の運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行う。
(3) 内部監査結果等については、コンプライアンス教育及び啓発活動にも活用するなどして周知を図る。

１２．その他
上記に定めるほか、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（文部科学大臣決定）において実施が必要とされた事項について、所要の取組を実施する。

付記

この基本方針は、令和５年４月１日から適用する。

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