栃木県庁
スマートワーク・スタンダード【活用編】
令和４（2022）年９月
栃木県 経営管理部
行政改革ＩＣＴ推進課1

１「スマートワーク」の重要ポイント

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「スマートワーカー」の一日・・・15目 次
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１ 「スマートワーク」の重要ポイント【Point１】自律的な業務管理と綿密な報・連・相【Point２】スケジュールの共有【Point３】Teamsの活用【Point４】効率的な庁内会議・打合せ【Point５】ペーパーレスによる効率的な事務への転換【小林CMOの視点】働き方の固定概念を捨ててみましょう～ “伝える”を考える ～3

【Point１】自律的な業務管理と綿密な報・連・相Before「こんなことしていませんか？」・明確な到達目標がなく、ダラダラと仕事。
・「時間内に終わらなければ、残業すればいいや。」
・業務の進捗状況を上司等に報告していない。上司等も確認していない。

NOW（今からできる）
・明確な到達目標を定め、メリハリをつけた仕事。
・「今週中に●●をする！」
・「リーダー、私の担当している□□業務ですが、○○という状況で、今月中には完了できそうです。」

NearFuture（もうすぐこうなる）
・チャットやTeams通話を使うことで、テレワークや出張時においても、スムーズに業務の報告、相談、連絡ができる。

これが大事です・「いつまでに」「何をするのか」を自らが明確に定め、自律的に業務を管理する。
・業務の進捗状況について、上司等に報告、相談、連絡を欠かさない。
・上司等は、まめに部下の業務の進捗状況の把握を行い、アドバイスを行うことにより方向性の摺り合わせをする。
・テレワークや出張時においても、 チャットやTeams通話などの方法により、上司等に予定している業務内容や業務実績を報告する。
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【Point２】スケジュールの共有
デスクネッツ「スケジュール」の活用
Before「こんな経験ありませんか？」
・なぜ、あの人が不在なのか分からない（打合せ？テレワーク？休暇？）。分からないため、問合せに対応できない。
・打合せの日程調整をする際、直接、本人に予定を確認する。メンバーが多いとすごく時間がかかる。

NOW（今からできる）
・スケジュールを共有すると、不在の理由が明確であり、問合せへの対応がスムーズにできる。
（「1時間後に戻るので、こちらから電話させます」等）
・所属の業務が可視化され、上司の業務管理に役立つ。

Future（将来こうなるかも）・Teamsでもスケジュール管理ができます。より望ましいスケジュール管理の方法は、今後検討していきます。
・現時点では、デスクネッツ「スケジュール」の活用を徹底してください。

これが大事です・スケジュールの「予定が入っていない時間帯 ＝ 他の予定を入れられる時間帯」という意味であることの共通認識を図る。
・レク、会議、打合せなどの予定は、担当者が参加者全員のスケジュールを登録する。
・終了予定時刻まで入力する。
・業務の可視化のため、自分だけが参加する予定や、取り組まなければならないタスクに充てる時間も入力する。
（「あなたのスケジュールはみんなのスケジュール」）
5【Point３】Teamsの活用
Teams導入による変化
Before①ちょっとした連絡で電話をかけたが、相手が不在のため、かけ直したり折り返しをもらったりした。
②回覧を送付したが、相手に通知されないため、わざわざ電話をかけて知らせた。
③複数人で連携する業務では、回覧や電話だと効率的に業務を進めにくいため、毎回打合せをしていた。
④相手が在席しているかどうかわからない。

在席状況の確認

NearFuture（もうすぐこうなる）①ちょっとした連絡をチャットで行うことで、かけ直しや折り返しの手間が省ける。
②チャットやTeams通話は相手に通知が届くので、わざわざ電話で知らせることは不要に。
③チャットでは、複数人で会話形式のやり取りが可能なため、打合せの回数を減らすことができる。
④Teams上で相手の在席状況等（連絡可能、取込中など）を確認できる。

相手の状況(ステータス)が一目で分かる！

これが大事です・新しいツールを使いましょう。
→皆が同じツールを使うことで、効果が上がります。
現在、回覧や電話で行っているやり取りもチャットに置き換えることで、負担軽減が図れます。
・業務メンバーやテーマごとにチャットの名称を定めましょう。
→やり取りの内容の整理・確認がしやすくなります。

結局Teamsってどんなツール？
コンセプトを１枚にまとめてみました！
次ページへGO！！

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【Point３】Teamsの活用Teams利用により庁内コミュニケーションを楽に！コラボレーションを活性化
Teamsはただのチャット(Web会議)ツール？

いえいえ、そんなことはありません！
説明しましょう！

「オープン」なコミュニケーションで「場」に情報が集まる！

「重要な連絡」も「気軽なやり取り」もチャットでやればいいとこどり

Teamsなら！

これまで…

クローズドな働き方

オープンな働き方

資料
作成

資料
作成

会議

相談
情報
共有

電話・回覧(メール)中心の業務では情報が「人」に紐づきがちなため･･･

😫 役立つ情報が周囲に共有されない😫 担当者不在だと業務が完全に滞る

情報
収集
情報
共有

Teamsというオープンな「場」に情報が置かれるため･･･

😀 周囲へ自然と情報が共有されコラボレーションが生まれる

😀 担当者不在でも業務の停滞を最小限に抑えられる

チャットは、電話や回覧(メール)の“いいとこどり”のコミュニケーション手段です。
「重要な連絡」だからこそ、スピーディ＆オープンな場で行うことでTeamsのメリットを享受しませんか？

電話・口頭

Teams

回覧(メール)◎ その場ですぐにスムーズなやり取り○ 会話に近い
クイックなやり取り× フォーマルな堅い
文章的やり取り× 相手の時間を強制的に奪う○ 相手にとって都合の良いタイミングで○ 相手にとって都合の良いタイミングで× 会話のやり取りが残らない○ 会話のやり取りが残る○ 会話のやり取りが残る

× クローズドな会話○ オープンな会話△ クローズドな会話※プライベートチャットを使えば、当事者のみの会話をすることも可能

オープンなコミュニケーションのイメージが湧かないなぁ…
次ページで説明します！

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【Point３】Teamsの活用
Teamsのオープンなコミュニケーションて何？
【オープンな場：チームとチャネル】
用語解説

①チーム

共同作業をするメンバーをまとめて作成するもので、コミュニケーションをとるために必要なもの。
所属内のメンバーだけでなく、所属外のメンバーなど好きなメンバーと組むことができる。

チーム②チャネル チームをさらに特定のテーマ毎に分割したまとまり。
チャネルの中で、ファイル等の共有やチャット、Web会議・音声通話を行うことができる。

【チームとチャネルを家と部屋に例えると…】チームを「家」に例えると、チャネルが「家の中にある各部屋」、メンバーが「住人」となります。

○○課の家（チーム）・部屋（チャネル）・住人：○○課の職員（メンバー）
各部屋への出入りは、住人なら基本自由 （部屋鍵なし）

オープンな場のため、基本的に部屋鍵は設けない家に入れるのは住人のみ
住人

チャネル

各部屋には「テーマ」がある

一般の部屋
周知の部屋

部屋は、テーマに沿った会話をし、データを置き、情報共有をする場所
マロニエ回覧はどうなるの？

会議の部屋

勤怠報告の部屋
ナレッジの部屋

インターネットのURL等も共有可能

次ページで説明します！
併せてデータの保存場所についても確認してください！

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【Point３】Teamsの活用
Teamsとデスクネッツの使い分け

職員間のコミュニケーションはTeams、組織としての連絡はデスクネッツを利用しましょう！
※ Teamsには、オフィス(担当)アカウントがありません
【利用例】
Teams

・担当内や所属外とのやり取り
・部会員等への連絡など

デスクネッツ・庁内の動員等に係る依頼文
・業者や県民等とのやり取りなど

データの保存場所の注意事項
NearFuture（もうすぐこうなる）
従来のＬドライブ等の共有ドライブに加えて、Teamsのクラウドストレージが利用可能に。
Teamsのクラウドストレージ上では共有範囲に含まれるメンバーでファイルの同時編集が可能。
・OneDrive：個人に紐付くドライブ（容量１TB）
プライベートチャットで共有したファイルは、送信者のOneDriveに保存される。
・SharePoint：チームに紐付くドライブ（容量１GB）
チーム内のチャット等で共有したファイルは、チームごとのSharePointに保存される。

これが大事です・Teamsはあくまで一時的な保存場所（作業場所）としての利用を⼼がけましょう。
→アップロードしたファイルをそのままにしておくと、保存領域の容量を圧迫したり、完成した資料の所在が分からなくなる等の恐れがあるため、利用が完了したファイルは共有ドライブへ移動する等、ファイルの管理を適切に行ってください。
※ Teams上のファイルはバックアップがされません。

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【Point４】効率的な庁内会議・打合せ
Before・何のための会議か事前にわからない。集まる必要があるのか？そもそもこの会議は必要なのか？
・参加者が多すぎて発言機会がない。参加者の理解度や立場（役職）にばらつきがあって建設的な議論ができない。
・当日膨大な資料を配布されても読み込めない。参加者それぞれが復命書を作成し結果の認識も異なる。

NOW（今からできる）
・目的・議題・資料（データ）を事前に共有する目的（情報共有、アイデア出し、意見調整、意思決定など）と議題を意識した積極的な会議となる。
・参加者を厳選する参加者の発言機会が増える。会議目的に沿った効果的な議論ができる。
・終了時間を決める・タイムキーパーを設ける
時間を意識したメリハリのある会議となる。会議後の予定を入れることができる。
・議事録作成者を決める・速やかに会議録を共有する
リアルタイムで議事録を作成し、速やかに共有できる。共通認識を持って会議後のタスクに着手できる。

これが大事です「大切な時間」を使っていることを意識して、会議の無駄をなくし、熟度を高め、生産性を向上させましょう。

・会議の必要性と開催方法を見直しましょう。
やめる・減らす・まとめる。オンライン開催を検討する（オンライン参加も可とする）。ペーパーレスとする。
・参加者も意識して会議に臨みましょう。
目的と議題を意識して、適任者を人選する。予め資料を読み、アイデア・意見・質問を準備して臨む。

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【Point５】ペーパーレスによる効率的な事務への転換
電子決裁の徹底・机上にあふれる決裁板
・スタンプラリー

Before「こんな経験ありませんか」①紙決裁の起案や押印をしなければならず、テレワークできない。長時間離席後に戻ると机上が決裁板だらけ。
②紙決裁を回したけど、一向に戻ってこない。資料を差し替えたいけど、どこに決裁板があるかわからない。

NOW（今からできる）①電子決裁にすると、テレワーク中でも起案できたり、回付される決裁も確認、承認できる。
机上が整理され、見た目スッキリ。決裁後の文書を探すのも効率的になる。
②決裁の状況が可視化され、決裁完了も紙決裁に比べてスピードアップ。

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・電子で机上もキレイ！
・外部ディスプレイを使って確認作業も効率化

これが大事です
電子決裁を当たり前にしていくためには、次のように発想や行動をチェンジすることが必要です。
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原則、電子決裁で起案して、できない起案※だけ紙決裁にする！
※できない（不適な）起案：支出関係書類、合議、大量の書類をPDF化して添付が必要（非効率）など

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管理職が積極的に電子決裁するように声かけしていく！

決裁が誰かで滞留しないように「全員」が使う！

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電子決裁の起案後に「回付したことを伝える」のをやめる！言われなくても定期的な確認を。

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決裁ルートを簡潔に設定しよう！

情報共有だけで良い人は閲覧のみの関係者に設定。
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【Point５】ペーパーレスによる効率的な事務への転換
マルチディスプレイの活用
Before「こんなことしていませんか」①ホームページで調べた情報を印刷して、書かれた内容をファイルに転記している。
②照会後、集まった電子ファイルをまとめるときに、複数のファイルを交互に開いてコピペをしている。

NearFuture（もうすぐこうなる）①ホームページで調べた画面をデュアルディスプレイで見ながら、ファイルに内容をコピペしている。
②２つのファイルを同時に開いて、２つの画面上を行き来してコピペしている。

これが大事です・外部ディスプレイは単なる拡大鏡ではありません。
資料等を大きく見るためだけではなく、ペーパーレスで効率的に事務を進める観点で配備します。転記作業や文書作成の際に紙を印刷せず、効率的な作業を意識して活用してください。

＜機器はコレ＞
２つの画面を使って印刷せずに効率的に資料作成！

・外部ディスプレイは大きいです。机上を整理してスペース確保に努めてください。
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【小林CMOの視点】働き方の固定概念を捨ててみましょう“伝える”を考える

仕事において、重要な活動の一つに“伝える”という行為があります。これは、スケジュール確認などの軽いものから、企画案を上司に説明する重いものまで様々です。ここで考えていただきたいのは、 “伝える”という行為には、非常に大きなコスト（労力やお金）がかかっているということです。

例えば、「軽い “伝える”」から考えてみます。スケジュー
ルの調整や会議室の確保など、「特別な能力を必要としない伝える行動」を、私は「軽い “伝える”」と定義しています。
現状、これらを電話や対面で行っていると思います。しかし、次のことを意識する必要があります。

・電話は相手の時間を奪う
・電話に出てもらえないと相手に伝わらない
・本人が出ないときは、関係ない人の集中力すら奪う→ これらの行動は、生産性を下げ、「残業」などのコストにつながります。

また、電話や直接の会話は基本的に記録されません。
つまり情報認識の不一致が起きやすいです。これにより、余計な手間がかかったり、余計な時間をかけて再確認したりするなど、無駄なコストにつながる可能性もありますので、デジタル化していきましょう。
具体的には、チャットをうまく活用してください。
チャットは、時間のある時に返すことができますし、メールのように改めて送る必要が無く、非常に効率性が上がります。
なお、このチャットを活用する文化を組織に根付かせるには、いくつかの約束事が必要になります。
①上司の方は、率先してチャットを活用し、部下にも活用するよう促すこと②常にチャットの通知が入るようにシステムを立ち上げ、連絡に気づくことができる状況を作っておくこと
これらが重要です。特に①は、県庁のような組織だと部下が遠慮しがちですが、だからこそ上司の方が「積極的にチャットを活用しよう！」と声をかけていただければ幸いです。
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【小林CMOの視点】働き方の固定概念を捨ててみましょう
次は「重い“伝える”」を考えます。企画案等のレクチャーなどが、私はこれに該当すると考えます。
まず、レクチャーの際、資料は修正されることが多いです。また、付け加えてほしいことなども出てきます。
それならば、「その場で修正」が効果的です。完璧な資料の作り込みをせず、ワードやパワーポイントなどを活用して資料を提示しながら、レクチャーをしてください。
その時に「こういう表現に変えてほしい」「こういう絵を入れてほしい」など、直接画面を見ながら上司から部下に指示して、担当の方はその場で修正、または指示のメモを作成してください。そうすることにより、以下のような観点から、無駄なコストの削減や効率的な働き方につなげることが可能となります。
①「上司のイメージと異なる資料作り込みの時間」を削減できる②後で「こんなこと指示したっけ？」が無くなる③ぺーパーレスのため、効率的な資料共有やテレワークの推進にもつながる是非、この点取り入れてみていただければと思います。

【参考】民間企業に見るスマートな働き方
私も民間企業で働いており、様々なプロジェクトを管理していますが、チームメンバーに電話をするのは、３か月に一度くらいです。そのほかはすべてチャットで済ませています。
会議は、新幹線(会議ができる車両もあります)やタクシーの中、公園のベンチなど様々なところで実施します。
私へのレクチャーは、骨組みやストーリー展開、伝えたいメッセージを手書き・１sheetで提出してもらっています。細かい表現方法は、個人の好き嫌いに左右されるため、最後に整えればよく、また、ストーリー・メッセージが相手に伝わる内容であればプレゼン資料としては成り立ちますので、デザインに細かくこだわるよりも、流れを重視します。
オフィスにも、半年ほど行っておりませんが、全く問題なく仕事は回ります。もちろん、職場の環境整備も必要ですが、仕事のやり方や心構えとして、極力無駄の排除と効率性に注力しております。この働き方は、あくまで一つの例ですが、皆様も積極的に働き方を見直していただければと思います。
ＣＭＯ（最高マーケティング責任者）

小林圭介

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２ 「スマートワーカー」の一日①

6:00 起床「行革プランの実績をまとめました。来月の行政改革推進本部会議で報告の予定で・・・」

洗濯

朝食

朝食片付け
6:00～7:30 朝のルーティーン

在宅勤務編

7:40 子どもを保育園に送迎「在宅勤務始めます。」「今日は、●●と○○の業務を行います。」「10:00からは課長レクをお願いします。」「13:00～15:00は中抜けで休暇をいただきます。」

在宅勤務はこの時間があるから助かる！

Point３
10:00 Web打合せ（課長レク）

Point１
8:30 勤務開始、グループリーダーと打合せ（ Teams通話）

8:00 帰宅、朝食片付け続き15

２ 「スマートワーカー」の一日①
万が一のこと（子どものいたずらなど）を考えて画面ロック！

在宅勤務編
２時間休暇を取れば、すぐに仕事に戻れる。
在宅勤務のいいところ！

12:00 昼休み
Point５ 11:00 資料修正、電子決裁で起案「今日は在宅勤務です。」「□□から折り返し連絡させます。」（チャット）○○課■■さんから行革プランの関係で問合せがありました。ご対応お願いします。

Point２（内線電話）「□□さんお願いします。」

13:00 時間休取得、子どもの保育参観へ（チャット）了解～（Teams通話）「行I課の▲▲です。先ほどお問い合わせいただいたようで・・・」

15:15 他課からの問合せ対応（チャット、Teams通話）

15:00 業務再開

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２ 「スマートワーカー」の一日①

とりあえず、「作業」はこれくらいにして、あと２時間は頭を使う創造的な仕事をするぞ！

「お父さん、まだ仕事中だから、あっちに行ってて！」「本日の勤務終了します。本日作成した○○と●●の資料については、明日御説明します。」

お風呂

17:00 子ども帰宅（迎えは妻）

15:15 新しい企画書の作成

ZZZ

在宅勤務編

夕食
通勤時間や超勤が減った時間を自己啓発に当てられます。

17:15 勤務終了
チャットで報告

20:30 子ども就寝

23:00 就寝
21:00 自己啓発

子どもの世話（歯磨きさせる）
17:30～20:00
夜のルーティーン
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２ 「スマートワーカー」の一日②
昨日は在宅勤務。今日は出勤。生活リズムにメリハリが生まれるなぁ。

6:00 起床「今そちらから照会が来ている行革プランの様式２の書き方を教えてください。」

技術職出勤編健康維持のためウォーキングだ！

6:00～7:30
朝のルーテーィン

7:30 通勤

互いのタイミングで会話できるし、レスポンスも早くてイイね！

テレワーク中の職員はweb参加。

同僚との他愛のない会話が円滑なコミュニケー
ションにつながるよね～「その欄は、様式１と齟齬が生じないように記入願います。」

Point１
Point３
9:00 資料作成（チャットでやりとり）

8:00 勤務開始～担当内打合せ
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２ 「スマートワーカー」の一日②

技術職出勤編

現場に出ている監督員からTeamsで連絡だ。

現場の施工方法を上司に確認してもらおう！

「例の箇所ですが、この施工方法で問題ないでしょうか？」「もうちょっと下の部分を映して。」「ああ、この施工方法なら大丈夫！」

Point３

11:０0 現場に出張「□□工事の打合せです。本日は建物の色について、実物のサンプルを見て決めてもらいたかったので、担当の方には集まっていただきました。他の方はwebでの参加です。」

庁舎内の会議室には無線LANが整備されているから、ハイブリッドでの会議もOK！

打合せでは必要に応じて、オンライン／オフラインを使い分け。

Point４14:00

ハイブリッド会議

12:00～13:00
昼休み
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２ 「スマートワーカー」の一日②
マルチディスプレイだと、チェック作
業がはかどるな～
データの場所は、ルールを決めて共有ドライブに保存されているから、担当者に聞かなくても分かってるし！

定時だ！帰ろっ！

技術職出勤編ひえ～💦

20:00
帰宅16:45
勤務終了

Point５15:00 担当者作成資料のチェック

17:30～19:30
スポーツジム

やっぱ、この監督
めっちゃ好きだわ～

0:00 就寝

22:00 映画鑑賞

20:00～22:00
夜のルーティーン
20