答 申 第4 6 号

平成 27 年 5 月 11 日

兵庫県公安委員会委員長

塚 本

哲 夫

様
情報公開・個人情報保護審議会会長

中川丈久

保有個人情報の不開示決定に係る審査請求に対する決定について（答申）平成 26 年 11 月７日付け兵公委発第 740 号で諮問のあった下記の保有個人情報に係る標記のことについて、別紙のとおり答申します。

記１

請求者が平成 22 年に警察庁に送付し、実施機関に回付された苦情文書

２

請求者が平成 24 年に警察庁に送付し、実施機関に回付された苦情文書

（別紙）
答
第１

申審議会の結論兵庫県警察本部長（以下「実施機関」という。）が行った本件審査請求に係る保有個人情報の不開示決定は妥当である。

第２１

諮問経緯及び対象公文書の特定
保有個人情報の開示請求
平成 26 年６月３日、審査請求人は、個人情報の保護に関する条例（平成８年兵庫県条例第 24 号。以下「条例」という。）第 14 条の規定により、実施機関に対して、保有個人情報の開示を請求した（以下「本件開示請求」という。）。

２

実施機関の決定平成 26 年６月 16 日、実施機関は、本件開示請求に係る対象公文書を保有していないとの理由で不開示決定処分（以下「本件処分」という。）を行った。

３

審査請求
平成 26 年８月５日、審査請求人は、行政不服審査法（昭和 37 年法律第160 号）第６条の規定により、本件処分を不服として兵庫県公安委員会（以下「諮問庁」という。）に対して審査請求を行った。

４

審査請求の対象公文書
本件審査請求の対象公文書は、次の公文書である。
(1) 請求者が平成 22 年に警察庁に送付し、実施機関に回付された苦情文書（以下「対象公文書１」という。）(2) 請求者が平成 24 年に警察庁に送付し、実施機関に回付された苦情文書（以下「対象公文書２」という。）

５諮問
平成 26 年 11 月７日、諮問庁は、条例第 42 条の規定により、兵庫県情報公開・個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）に対して、本件審査請求に対する裁決について諮問した。
1

第３
１

審査請求人の主張要旨
審査請求の趣旨
本件処分を取り消し、全部開示すべきである。

２

審査請求の理由
審査請求人が審査請求書及び実施機関が諮問庁に提出した弁明書の反論書（以下「反論書」という。）において述べている本件審査請求の理由は、次のとおり要約される。
(1) 対象公文書１及び対象公文書２について、警察庁から実施機関へ回付された旨の報告が審査請求人にされているにも関わらず、当該文書の取得の有無が確認できないということは職務怠慢である。
(2) 実施機関及び諮問庁にかかる苦情申立文書が、警察庁から実施機関に回付されたにも関わらず、文書主任が裁量で廃棄した行為を当然のごとく認めるのは不当、不適切である。

第４実施機関の説明の要旨
実施機関が意見書及び口頭による理由説明において述べている本件処分の理由は、以下のとおり要約される。

１

事実の経緯について(1)

対象公文書１は、警察庁が審査請求人から提出された苦情の申出文書
を平成 22 年 10 月 14 日に受理し、同月 21 日に実施機関に回付したものである。
また、対象公文書２は、警察庁が審査請求人から提出された苦情の申出文書を平成 24 年 9 月 3 日に受理し、実施機関に回付したもの（回付年月日は不明）である。

(2)

対象公文書１は、警察庁から回付されたものを受理後、実施機関に来庁した審査請求人に対し、審査請求人が実施機関に対して以前に申し立て、実施機関が回答した苦情と同じ内容であり、実施機関の回答は変わらない旨の説明をしたところ、審査請求人が納得したため、措置不要の文書として取り扱い、後日廃棄したものである。

(3)

対象公文書２は、当時の文書主任が措置や長期保存の必要がないと判断し、警察庁から回付を受けた時期の近いうちに廃棄したものと認められる。

２

本件処分について2

(1)

文書の管理について実施機関が取り扱う文書については、兵庫県警察文書管理規程（以下「規程」という。）、兵庫県警察における文書の管理に関する訓令及び兵庫県警察文書管理規程等の解釈及び運用要領（以下「例規」という。）に基づき、文書の種類や文書の受領、配布、収受及び保存期間等が定められている。
取得した文書の収受の取扱いについては、規程第６条で「警察職員は、受領した文書について、・・・速やかに収受その他の処理をしなければならない。」と定めており、また、収受した文書については、例規第４の３の(3)のアにより「収受文書は、速やかに文書主任の閲覧を受けること。この場合において、文書主任は、当該収受文書が所属長の閲覧又は指示を要するものであると認められるときは、速やかに所属長の閲覧又は指示を受けること。」と定められている。
また、文書の保存期間については、規程第９条により、「文書保存期間指定基準表（別表）により、所属長が決定する」と定められており、「報告、連絡等に関する文書で軽易なもの」等は、事務処理上必要な１年未満の保存期間とされている。
なお、所属長の閲覧又は指示を受けることを要しない文書について、保存期間の決定及び廃棄は、文書主任の判断に委ねられているのが実務上の慣行である。

(2)

対象公文書１及び対象公文書２の性質について苦情の申出については、警察法(昭和 29 年６月８日法律第 162 号)第79 条において都道府県警察の職員の職務執行について苦情がある者は、都道府県公安委員会に対し、文書により苦情の申出をすることができると定められているが、他の都道府県警察職員の職務執行に対する苦情の申出がなされた場合の事案の移送に関する定めはない。
この点、警察法第 78 条の２に係る解釈・運用基準７(2)において「申し 出られ た苦情 が 他の都道 府県 警察の職員に係 るものであった場合の取扱いについては、処理結果を通知する文書により申出者にその旨を教示の上、改めて当該職員が所属する都道府県公安委員会に申出をしてもらうこととなるが、苦情の処理の円滑化を図るために、当該苦情の処理に当たる 公 安委員 会 に対し 、当 該苦情について 連絡 する こと が望ましい。」とされており、運用上、他都道府県警察に苦情の申出をした者に対しては、改めて当該職員の所属する都道府県警察に係る公安委員会に苦情の申出を行うよう求め、当該都道府県警察に当該文書を参考として3回付するのが実務上の慣行となっている。他都道府県警察から、そのような文書の回付を受けた場合、受理した都道府県警察では、当該苦情の申出者から正規の苦情申出書の提出を待ち、実際に提出された苦情申出書の内容が苦情に該当すると判断すれば、苦情受理票及び苦情処理経過票を作成の上、苦情受理簿に登載し、必要な措置を講じることになる。
しかし、本件においては、審査請求人から諮問庁に対して、対象公文書 １及び対象公文 書２に対応す る苦情の申 出書の提出がな され なかったため、苦情受理票等の作成を要する文書には当たらないと判断したものである。
(3)

対象公文書１及び対象公文書２の取扱いが適正であること
上記(1)及び(2)より、対象公文書１及び対象公文書２は、文書主任が苦情の申出に係る文書ではなく、また、所属長の閲覧又は指示を要するものでもないと判断し、事務処理上必要な１年未満の期間保存し、廃棄したものであり、その措置に不適切な点はなく、審査請求人の主張は理由がない。

３

理由の付記について審査請求人は、本件処分に係る不開示決定通知書に記載した「開示請求に係る保有個人情報については取得の有無が確認できず、保有していない」という不開示の理由を不服としているが、対象公文書１及び対象公文書２の取得に関して記録がなかったため、かかる記載をしたものであり、恣意的な判断をしたものではない。

４

結論
以上のとおり、実施機関の行った不開示決定には、違法又は不当な点はなく、適法かつ妥当なものである。

第５審議会の判断審議会は、審査請求人の主張、実施機関の説明及び審議会に提示された資料等を精査した結果、次のように判断する。

１

対象公文書の不存在について(1)

対象公文書１及び対象公文書２について対象公文書１及び対象公文書２は、警察庁が受理し、実施機関にファックスで回付されたものである。
他団体の職務内容に関する苦情申出文書の移送に関する定めは警察法に規定されていないものの、警察庁が定める警察法第 78 条の２に係4

る解釈・運用基準の規定に、「申し出られた苦情が他の都道府県警察の職員に係るものであった場合の取扱いについては、処理結果を通知する文書により申出者にその旨を教示の上、改めて当該職員が所属する都道府県公安委員会に申出をしてもらうこととなるが、苦情の処理の円滑化を図るために、当該苦情の処理に当たる公安委員会に対し、当該苦情について連絡することが望ましい。」とされていることからみても、対象
公文書１及び対象公文書２についても、上記取扱いに準じて警察庁から
実施 機 関 にフ ァ ッ ク スで 回付 され た も の との 実施 機関 の 説明 は合 理 的なものと推察される。
(2)

本件不存在決定の妥当性について
本件不存在決定について、審査請求人は、反論書において、対象公文書 １ 及び 対象 公 文 書 ２を 実施 機関 の 文書 主任 が裁 量で 廃 棄 し た 行 為 を当然のごとく認めるのは不当、不適切であると主張する。
しかし、対象公文書１及び対象公文書２に係る苦情申出文書については、実施機関が審査請求人から諮問庁あてに改めて提出されるものと考えたことは警察法第 78 条の２に係る解釈・運用基準７(2)に照らしても特異なことではないことから、対象公文書１及び対象公文書２を、苦情申 出 文書 の提 出 に 先 立っ て参 考資 料 とし てフ ァ ッ ク ス で 情報 提供 さ れた「報告、連絡等に関する文書で軽易なもの」と判断し、規程で定める１ 年 未満 の保 存 期 間 をも って 廃棄 し た実 施機 関 の 文書 取 扱い につ い ては、特段不合理なものとは認められない。
一方、審査請求人は、反論書において、審査請求人の納得を得たことから対象公文書１を措置不要の文書と位置づけ、廃棄したという実施機関の主張に対し、納得した事実はないとして主張している。
しかし、当該事実の有無は別として、対象公文書１の性質からは、実施機関が「報告、連絡等に関する文書で軽易なもの」と判断したことに違法性、不当性は認められず、規程で定める１年未満の保存期間をもって廃棄することについても、実施機関の文書取扱いに不合理な点はない。
２

本件処分の理由付記について(1)

審査請求人の主張
審査請求人は、反論書において、実施機関が不開示決定通知書の理由付記欄に、「開示請求に係る文書の取得の有無が確認できず、保有していない」と回答していたにも関わらず、実施機関が対象公文書１及び対象公文書２の取得の事実を認めたことは、不誠実で不適任であると主張
5

する。
この点について、実施機関は、当該記載をした理由について、対象公文 書 １及 び対 象 公文 書２ の取 得時 に 文書 管理 台帳 等の 取 得の 有無 が 確認できるものに記載していないことから、取得の有無を確認できないと記載したものであり、恣意的な判断をしたものではないと主張する。
(2)

条例における理由付記の趣旨
実施機関は、条例第 20 条第３項の規定により、保有個人情報の一部を開示する旨の決定又は不開示決定をした旨の通知をするときは、当該通知にその理由を付記しなければならない。
また、当該理由の付記は、十分な拒否理由の提示を行うことが求められ、開示請求に係る個人情報を保有していないことを理由とするときは、保有していない理由を具体的に明らかにする必要がある。
条例が保有個人情報の不開示決定通知書に、その不開示とした理由を付記すべきものとしているのは、実施機関の不開示とする決定処分の判断の慎重・合理性を担保し、また、その恣意的判断を抑制するとともに、不開示理由を開示請求者に知らせることによって、その不服申立て等の事後的救済の便宜を図る趣旨のものである。
(3)

理由付記の妥当性
本件について、実施機関が、対象公文書１及び対象公文書２が送付された当時の経緯の調査等から、対象公文書１及び対象公文書２を取得した可能性が高いことを認識していたとしても、取得の有無や廃棄の経緯を客観的に確認できる文書台帳等の記録がないことから、保有個人情報の不開示決定に係る理由付記として、「開示請求に係る文書の取得の有無が確認できず、保有していない」という表現をしたことについて、違法、不当なものと認めることはできない。
従って、本件処分にかかる理由付記は、条例第 20 条第３項に照らし不十分なものとまでは言えず、審査請求人の主張には理由がない。
３結論以上のことから、「第１審議会の結論」のとおり判断する。

6

（参考）
審年

月

議の経日

過経

平成 26 年 11 月７日

過・諮問書の受領

平成 26 年 11 月 13 日 ・諮問庁から意見書を受領
平成 27 年３月 31 日

・実施機関の職員から意見聴取

第１部会（第 32 回） ・審議
平成 27 年５月１日

・審議第１部会（第 33 回）
平成 27 年５月 11 日

・答申

主に調査審議に関与した委員
情報公開・個人情報保護審議会
部会長

井上典之委

員

内橋一郎委員

吉浩委

員

園田委

員

山下申

第１部会

寿和良7