特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号
8

評価書名
公営住宅の管理に関する事務 基礎項目評価書

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
霧島市は、公営住宅の管理に関する事務における特定個人情報ファイルの取扱いにあたり、特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを十分認識したうえで、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減させるために適切な措置を講じることにより、個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組むことを宣言する。
特記事項

特定個人情報に係る情報を収集する際は、本人確認を徹底し、担当者以外の者によるチェック体制を構築し、取扱いについても十分に配慮する。また、鍵付き戸棚に特定個人情報ファイルを保管し、情報の漏えい等が生じないよう適切に管理する。

評価実施機関名
霧島市長
公表日
令和3年3月31日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

公営住宅の管理に関する事務
ア 事務の説明
公営住宅に入居しようとする住民の住民票関係情報、地方税関係情報、障がい者関係情報、生活保護関係情報の照会とともに、利用者の連帯保証人の住民票関係情報、地方税関係情報、生活保護関係情報を照会し、入居者としての審査を行う。また、公営住宅の家賃は毎年度、入居者の収入の申告に基づき定めているため、毎年度、入居者の地方税関係情報を照会し、家賃を決定している。
イ 特定個人情報を取り扱う事務の具体的な内容
霧島市は、公営住宅法及び行政手続における特定個人を識別するための番号の利用等に関する法
律（以下「番号法」という。）の規定に従い、特定個人情報を以下の手続で取り扱う。

②事務の概要③システムの名称

・収入の申告の受理、その申告に係る事実についての審査又はその申告に対する応答・収入の把握・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請の受理、その申請に係る事実についての審査又はその申請に対する応答・敷金の徴収・家賃、敷金若しくは金銭の徴収猶予の申請の受理、その申請に係る事実についての審査又はその申請に対する応答
・入居の申込みの受理、その申込みに係る事実についての審査又はその申込みに対する応答・事業主体の承認の申請の受理、その申請に係る事実についての審査又はその申請に対する応答・明渡しの請求・家賃の決定又は金銭の徴収
・期限の延長の申出の受理、その申出に係る事実についての審査又はその申出に対する応答・あっせん等に関する事務・収入状況の報告の請求等に関する事務
・公営住宅法第48条の条例で定める事項
・公住マネージャー
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

２．特定個人情報ファイル名
公住マネージャー
公営住宅管理台帳

３．個人番号の利用【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の19の項
番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第18条
法令上の根拠【各手続の根拠】
公営住宅法第16条、第18条、第19条、第25条、第27条、第28条、第29条、第30条、第32条、第34条、第48条

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無②法令上の根拠[実施する]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第二の31の項
番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令第22条【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

５．評価実施機関における担当部署①部署

建設部建築住宅課②所属長の役職名

建設部建築住宅課長

６．他の評価実施機関
なし

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先

総務部総務課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）1141

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ
連絡先

建設部建築住宅課（住所）霧島市国分中央三丁目45番１号（電話番号）0995-45-5111（内線番号）2811

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[

1,000人以上1万人未満]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和2年1月20日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和2年1月20日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

基礎項目評価の実施が義務付けられる

Ⅳ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[]
基礎項目評価書2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か

３．特定個人情報の使用

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［ ○ ］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[]等のリスクへの対策は十分か
2) 十分である
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[十分である［＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）

]

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査[］ 外部監査９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない変更箇所変更日項目

平成28年3月31日 Ⅰ-1-③

平成29年3月31日 Ⅰ-1-②

変更前の記載システムの名称

事務の概要

・収入の申告の受理
・家賃の決定・決定した家賃の通知
・収入の申告の受理、その申告に係る事実につ・収入超過者の収入の申告の受理
いての審査又はその申告に対する応答・収入超過者の家賃の決定
・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請・決定した収入超過者の家賃の通知の受理、その申請に係る事実についての審査
・公営住宅への入居申請の受理又はその申請に対する応答
・公営住宅への入居者の決定・敷金の徴収・公営住宅への入居申請者への入居決定した・家賃、敷金若しくは金銭の徴収猶予の申請の旨の通知
受理、その申請に係る事実についての審査又・家賃を決定するための申請の受理はその申請に対する応答
・家賃の決定・入居の申込みの受理、その申込みに係る事実・決定した家賃の通知についての審査又はその申込みに対する応答
・家賃又は金銭の減免を求める申請の受理
・事業主体の承認の申請の受理、その申請に係・家賃又は金銭を減免する決定
る事実についての審査又はその申請に対する・家賃又は金銭の減免をする決定の通知
応答
・敷金の減免を求める申請の受理・明渡しの請求
・敷金を減免する決定
・家賃の決定又は金銭の徴収
・敷金を減免する決定の通知
・期限の延長の申出の受理、その申出に係る事・家賃、敷金又は金銭の徴収を猶予する申請の実についての審査又はその申出に対する応答
受理・あっせん等に関する事務
・家賃、敷金又は金銭の徴収を猶予する決定
・収入状況の報告の請求等に関する事務
・家賃、敷金又は金銭の徴収を猶予する決定の・公営住宅法第48条の条例で定める事項
通知（略）
・明渡し期限を延長する決定の通知【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第１の19の項

平成29年3月31日

Ⅰ-3 個人番号の利用
法令上の根拠【各手続の根拠】
公営住宅法第16条、第28条、第29条、第30条、第40条、第48条
公営住宅法施行令第１条、第２条、第３条、第８条、第９条、第15条
公営住宅法施行規則第８条、第20条、第21条、第22条、第23条【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第２の31の項
平成29年3月31日 Ⅰ-4-②

変更後の記載・Aｃｒｏｃｉｔｙ宛名管理
・Acrocity住宅管理
・Acrocity住民基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

法令上の根拠【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

・Acrocity住宅管理
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

提出時期

事後

事後

（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令を基に修正事後（H28.12.21改正）番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令を基に修正事後（H28.9.12改正）番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令を基に修正【個人番号の利用の根拠】
番号法第９条第１項 別表第一の19の項
番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令第18条【各手続の根拠】
公営住宅法第16条、第18条、第19条、第25条、第27条、第28条、第29条、第30条、第34条、第48条【特定個人情報を照会できる根拠】
番号法第19条第７号 別表第二の31の項
番号法別表第二の主務省令で定める事務及び情報を定める命令第22条

提出時期に係る説明【特定個人情報を提供できる根拠】
なし

平成29年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成27年12月24日

平成29年3月17日

事後事務対象人数【12,085人】※市営住宅（入退去延べ人数）

平成29年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成27年12月24日

平成29年3月17日

事後

取扱者数【108人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービスセンター職員（略）（略）
・収入の申告の受理、その申告に係る事実につ・収入の申告の受理、その申告に係る事実についての審査又はその申告に対する応答
いての審査又はその申告に対する応答・収入の把握・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請
・家賃若しくは金銭若しくは敷金の減免の申請の受理、その申請に係る事実についての審査の受理、その申請に係る事実についての審査又はその申請に対する応答又はその申請に対する応答（略）（略）

事後（H29改正）番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令を基に修正【各手続の根拠】
公営住宅法第16条、第18条、第19条、第25条、第27条、第28条、第29条、第30条、第34条、第48条【各手続の根拠】
公営住宅法第16条、第18条、第19条、第25条、第27条、第28条、第29条、第30条、第32条、第34条、第48条

事後（H29改正）番号法別表第一の主務省令で定める事務を定める命令を基に修正

平成30年3月31日 Ⅰ-1-②

平成30年3月31日

事務の概要

Ⅰ-3 個人番号の利用
法令上の根拠平成30年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成29年3月17日

平成30年１月18日 時点

事後

事務対象人数【10,111人】※市営住宅（入退去延べ人数）

平成30年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成29年3月17日

平成30年１月18日 時点

事後

取扱者数【85人】
本庁建築住宅課及び支所（産業建設課）・福山市民サービス
センター職員・Acrocity住宅管理
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

・公住マネージャー
・Acrocity行政基本・中間サーバー
・MICJET番号連携サーバー

事後

システム改修に伴う変更

・公住マネージャー
・公営住宅管理台帳

事前システム改修に伴う変更

平成31年3月31日 Ⅰ-1-③

平成31年3月31日

システムの名称

Ⅰ－２ 特定個人情報ファイル ・Acrocity住宅管理名
・公営住宅管理台帳

平成31年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

平成31年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成30年１月18日 時点

平成31年3月4日 時点

事後

令和2年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点事後

令和2年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

平成31年3月4日 時点

令和２年１月20日 時点

事後

事務対象人数【13753人】※市営住宅（入退去述べ人数）
取扱者数【６０人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービスセンター職員
事務対象人数【8,417人】※市営住宅（入退去述べ人数）
取扱者数【５２人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービスセンター職員

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「十分である」４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託「委託しない」事後

錯誤

令和2年3月31日 Ⅳ

リスク対策

８．監査
「内部監査」

８．監査「自己点検」「内部監査」

事後追加

令和2年3月31日 全体

評価の再実施

令和3年3月31日 Ⅱ-1

いつ時点の計数か

令和２年１月20日 時点

令和３年１月15日 時点

事後

事務対象人数【7,310人】※市営住宅（入退去述べ人数）

令和3年3月31日 Ⅱ-2

いつ時点の計数か

令和２年１月20日 時点

令和３年１月15日 時点

事後取扱者数【４８人】
本庁建築住宅課（住宅Ｇ・住宅収納Ｇ）及び各総合支所市
民生活課・福山市民サービスセンター職員