公益財団法人晴嵐館
特定個人情報等取扱規程
第１章 総則（目的）
第 1 条 本規程は、公益財団法人晴嵐館（以下「法人」という。）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、本法人の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。本規程は、特定個人情報等の保護に係る安全管理措置について定めるものである。
（定義）
第 2 条 本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。
①「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。
）第 2 条第 1 項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
②「個人番号」とは、番号法第 7 条第 1 項又は第 2 項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第 2 条第 6 項及び第 7 項、第 8 条並びに第 67 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3 項まで及び第 5 項における個人番号）。
③「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第 7 条第 1 項及び第 2 項、第 8 条並びに第 67 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3 項まで及び第 5 項を除く。
）をその内容に含む個人情報をいう。
④「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
⑤「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第 2 条第 2 項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦「個人番号関係事務」とは、番号法第 9 条第 3 項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑧「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑨「役職員」とは、当仕の組織内にあって直接又は間接に当仕の指揮監督を受けて本法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者（正職員、契約職員、嘱託職員、パート、アルバイト等）のみならず、本法人との間の雇用関係にない者（評議員、監事、理事、派遣社員等）を含む。
⑩「事務取扱担当者」とは、本法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
⑪「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
⑫「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
（本法人が個人番号を取り扱う事務の範囲）

第 3 条 本法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。
役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号

源泉徴収関連事務等関係事務（右記に関連する事務を含む）



扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等



給与支払報告書作成事務等



給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等



特別徴収への切替申請書作成事務等



退職手当金等受給者別支払調書作成事務等



退職所得に関する申告書作成事務等



財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、屈出書及び申込書作成事務等



健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等



国民年金第三号届出事務等



健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等



雇用保険、労災保険届出事務等



雇用保険、労災保険申請・請求事務等



雇用保険、労災保険証明書作成事務等

役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務（右記に関連する事務を含む）



配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務



不動産の使用料等の支払調書作成事務



不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務（本法人が取り扱う特定個人情報等の範囲）
第 4 条 前条において本法人が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。
①役職員及び扶養家族の個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、E メールアドレス、職員番号等②役職員以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、E メールアドレス等
2

第 1 項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
第 2 章 安全管理措置
第 1 節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置（組織体制）
第 5 条 本法人は、代表理事が指名する者を事務取扱担当者とする。
2

事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。

3

事務取扱担当者は、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

4

事務取扱担当者が変更することになる場合、代表理事は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。代表理事はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。
（事務取扱担当者の監督）
第 6 条 本法人は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
（教育・研修）
第 7 条 本法人は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
2

事務取扱担当者は、事務取扱担当者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に代表理事が定める。
3

本法人は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むものとする。

（取扱状況・運用状況の記録）
第 8 条 事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を別紙 1 のチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
①特定個人情報等の入手②源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日③源泉徴収票等の本人への交付日④源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日⑤特定個人庸報等の廃棄日（情報漏洩事案等への対応）
第 9 条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏洩、減失又は段損による事故が発生したことを知った
場合又はその可能性が高いと判断した場合は、代表理事に直ちに報告する。
（取扱状況の確認）
第 10 条 代表理事は、特定個人情報等の取扱状況について、1 年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。
第 2 節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第 11 条 本法人は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。
①管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
②取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）第 12 条 本法人は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
①特定個人情報等を取扱う機器、電了媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
②特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止）
第 13 条 本法人は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。
①個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合②行政機関等への法定調書の提山等、本法人が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
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事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）
第 14 条 代表理事は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
第 3 節 技術的安全管理措置（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）
第 15 条 本法人における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
①特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
②機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（外部からの不正アクセス等の防止）
第 16 条 本法人は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
①情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
②情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。
③導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出カデータにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。
④機器やソフトウェア等に標準装備されている白動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。
⑤ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。
（情報漏洩等の防止）
第 17 条 本法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏洩等及び庸報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等を防止するものとする。
①通信経路における情報漏洩等の防止策
通信経路の暗号化

②情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護
第 3 章 特定個人情報の取得（特定個人情報の利用目的）
第 18 条 本法人が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第 3 条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第 19 条 本法人は、特定個人情報を取得する場合は、に掲げられた「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（別紙 2-1～別紙 2-3）を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
2

役職員は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的、の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
（個人番号の提供の要求）
第 20 条 本法人は、第 3 条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
2

役職員又は第三者が、本法人の個人番号の提供の要求又は第 23 条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、役職員又は第三者が個人番号の提供に応じない場合
は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第 21 条 本法人は、第 3 条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
2

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。たとえば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能である。
（特定個人情報の提供の求めの制限）
第 22 条 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第 29 条）に従うものとする。
2

本法人は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（特定個人情報の収集制限）
第 23 条 本法人は第 3 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第 24 条 本法人は「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（別紙 2-1～別紙 2-3）に掲げる方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、

代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
（取得段階における安全管理措置）
第 25 条 特定個人情報の取得段階における安全管理措置は第 2 章（安令管理措置）に従うものとする。
第 4 章 特定個人情報の利用（個人番号の利用制限）
第 26 条 本法人は、第 18 条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
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本法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 27 条 本法人が特定個人情報ファイルを作成するのは、第 3 条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
（利用段階における安全管理措置）
第 28 条 特定個人情報の利用段階における安全管理措置は第 2 章（安全管理措置）に従うものとする。
第 5 章 特定個人情報の保管（特定個人情報の保管制限）
第 29 条 本法人は、第 3 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
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本法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
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本法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや本法人が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
（保管段階における安全管理措置）
第 30 条 特定個人庸報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第 2 章（安全管理措置）に従うものとする。
第 6 章 特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第 31 条 本法人は、番号法第 19 条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。
（提供段階における安全管理措置）
第 32 条 特定個人情報の提供段階における安全管理措置は第 2 章（安全管理措置）に従うものとする。

第 7 章 特定個人情報の開示（特定個人情報の開示）
第 33 条 本法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る特定個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
第 8 章 特定個人情報の廃棄・削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第 34 条 本法人は第 3 条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を毎年度末まとめて廃棄又は削除するものとする。
（廃棄・削除段階における安全管理措置）
第 35 条 特定個人晴報の廃棄・削除段階における安全管理措置は第 2 章（安全管理措置）に従うものとする。
第 9 章 特定個人情報の取扱いの委託（役職員への国民年金第 3 号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託）
第 36 条 本法人は、役職員に対して、当該役職員の配偶者であって国民年金第 3 号被保険者であるものからの個人番号の収集及び本人確認を委託する。役職員は、別紙 2-1 に規定する、記入済みの「本人・扶養家族個人番号一覧表」を封緘の上で法人に持参するものとする。
第 10 章 その他（変更後の個人番号の届出）
第 37 条 役職員は、個人番号が漏洩した等の事情により、自らの個人番号が変更した場合は、変更後の個人番号を遅滞なく法人に届け出なければならない。
（改廃）第 38 条 本規程の改廃は、理事会の決議による。
附則
本規程は平成２８年３月６日から施行する。