J-MOTTOファイル共有サービス

スタートアップガイド

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J-MOTTOファイル共有サービス スタートアップガイド◆目次
基礎編：サービス利用開始までの初期設定
1. 利用するユーザーを設定する（P.2-3）

2. J-MOTTOグループウェア上にショートカットを設置する（ P.4-6）
3. コラボスペースにスペースを作成する（ P.7）
4. 作成したスペースを共有する（P.8）
5. ファイルをアップロードする（P.9-10）

応用編：便利な設定
6. 使える機能を制限する（P.11）

7. ユーザーをグループでまとめる（P.12）
8. アクセス権限を設定する（P.13）
9. 容量をコントロールする（P.14-17）
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11.利用するユーザーを設定する①②1-1. J-MOTTOホームページ(www.j-motto.co.jp)
画面上部[ログイン]＞画面右側[会員情報管理]より、

1-2. [ユーザー情報]＞[オプションの確認・変更] をクリックします。

会員情報を入力しログインします。

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1.利用するユーザーを設定する③
1-3.[ファイル共有]のメニュー名の右側の鉛筆

1-4.[利用可否]、[権限] をプルダウンから選択し、のマークをクリックします。

メールアドレスを登録して[更新]をクリックします。
※管理者は非常に強い権限を持つため、基本は[一般]での登録を推奨します。

ファイル共有サービスの権限とは？
◎管理者（システム管理者）
申込ユーザー同様、全機能・全フォルダの利用・設定が可能な権限です。
◎一般（標準ユーザ）
システム管理者が設定した範囲内で機能の利用ができる権限です。
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2.グループウェア上にショートカットを設置する

2-1. グループウェアにログインしてメニューから[管理者設定]をクリックします。

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2-2. 画面右上の[スパナマーク]>[オプションメニュー設定]をクリックします。

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2.グループウェア上にショートカットを設置する

2-3. [オプションメニューの追加]をクリックします。

2-4. メニュー名、URL、アイコンを設定して[追加]ボタンをクリックします。
※認証方法は[認証無し]を選択します。

ファイル共有サービスへのショートカットURL・・・
下記URLで設定すると、シングルサインオン（直接ログイン）のショートカットが設置できます。
https://www1.j-motto.co.jp/fw/dfw/po80/portal/jsp/J10201.jsp?https://j-motto.cloudsharedoffice.com
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2.グループウェア上にショートカットを設置する

2-5. ポータル画面右上の[歯車マーク]＞[共通ポータ

2-6. [メニュー]の青い文字をクリックします。

ルデザイン設定]をクリックします。

パレットメニューへの表示・・・
パレットメニュー（グループウェア画面左のメニュー）に設置したい場合は、[管理者設定]＞[左上のスパナマーク]＞[共通パレットメニューデザイン設定]から設定可能です。
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2.グループウェア上にショートカットを設置する

2-7. 左上のプルダウンを[オプションメニュー]に切替え、さきほど作成したメニューを選択し、マウスのドラッグ＆ドロップで配置して[OK]ボタンをクリックします。

パレットメニューへの表示・・・
パレットメニュー（グループウェア画面左のメニュー）に設置したい場合は、[管理者設定]＞[左上のスパナマーク]＞[共通パレットメニューデザイン設定]から設定可能です。
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3.コラボスペースにスペースを作成する

3-1. ファイル共有サービスにログイン後、画面左の3-2. スペース名を入力して、[OK]ボタンをクリック[コラボスペース]を選択。画面右下の[＋ボタン] ＞します。

[スペース作成]をクリックします。
コラボスペースとは？

マイスペースとは？

社内全員や特定のユーザー・グループでファイルをユーザー個人で利用するスペース（フォルダ）です。

共有するためのスペース（フォルダ）です

基本的に他のユーザーからはアクセスできません。

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4.作成したスペースを共有する

4-1. ツリービューの[コラボスペース]から作成した

4-2. 共有ウィンドウの右下[＋ボタン]をクリックしフォルダにチェックをつけて、画面右メニューからて共有したいユーザーと付与するアクセス権を設定[共有]をクリックします。

します。

スペースの作成についてまず全社員が利用できる「全社員共有」スペースを作成し、さらに各部署・役職ごとに利用する「営業部」、「総務部」、「管理職限定」スペースなどを作成すると、管理しやすく、ユーザーも分かりやすくなります。
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5.ファイルをアップロードする（1/2）①②

5-1.[コラボスペース]をクリック
ファイルをアップロードするスペースを選択
右下[+マーク]＞[アップロード]をクリックします。

5-2.[アップロード]画面ファイルを選択します。

※今回は「全社員共有」を使用③④

5-3.ファイル選択後画面[アップロード]をクリックします。

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5-2.アップロード後画面でチェックが入っていれば、ＯＫです。

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5.ファイルをアップロードする（2/2）
アップロードについて・ドラッグ＆ドロップで、スペースにローカルからファイルをアップロードが可能です。
・エクセルファイルは拡張子が「.xlsx」、ワードファイ
ルは「.docx」が対応可能です。
※「.xls」や「.doc」など古いバージョンのものはファイル共有サービスでは対応できませんのでご注意ください。

5-2.[全社員共有]スペースの中に正常にアップロードが完了したことを確認します。

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6.使える機能を制限する「標準ユーザ」を編集することで、利用できる機能を制限するカスタマイズが可能です。

5-1. [設定]＞[権限管理]＞[システム権限管理]から

5-2. [利用可能メニュー]から機能ごとに利用可否を[標準ユーザ]にチェックし、右メニューの[編集]を設定します。

クリックします。

※マイスペースの利用を制限する場合は、[ファイル共有メニュー]から[マイスペース]＞[権限なし]と設定します

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7.ユーザーをグループでまとめる
グループでまとめると、スペースの共有や権限設定において、グループ単位での一括設定が可能になります。

6-1. [設定]＞[ユーザ管理]＞[グループ管理]から画6-2. [グループ名]を入力し、[親グループ]や所属する面右下[＋ボタン]をクリックします。

[ユーザ/グループ]を追加して[OKボタン]をクリックします。

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8.アクセス権限を設定する
スペースを共有する際に、ユーザー毎に設定する「アクセス権（ファイルの操作権限） 」の確認、カスタマイズができます。

アクセス権限 設定例・・・＜コーディネーター＞
全ての操作（アップロード、削除、参照、編集、コピーなど）を実行できる権限です。
設定例： 総務部全員・管理職はコーディネーター
＜ダウンローダー＞
ファイルの参照・ダウンロードのみ実行可能な権限です。
設定例： 一般社員はダウンローダー＜ビューア＞

ファイルの参照のみ実行可能な権限です。

7-1. [設定]＞[権限管理権限管理]＞[アクセス権限管

設定例： 派遣社員・アルバイトはビューア

理]をクリック。アクセス権限のカスタマイズや新規作成ができます。

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9.容量をコントロールする（1/4）
ファイル共有サービスでは、利用ユーザー・利用容量の両方がご請求料金に反映されます。
容量を確認したり、通知設定をすることで、利用容量のコントロールが可能です。

9-1.＜容量を確認する＞

9-2.＜容量を制限する・通知設定する＞[設定]＞[利用状況]から月別利用量や[設定]＞[制限]＞[ディスク容量制限/ファイル配信制限]から容量推移が確認可能です。

容量制限や通知設定（通知の閾値・通知先ユーザー）が設定できます。

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9.容量をコントロールする（2/4）＜ライフサイクル管理＞

ファイル共有サービス内が大量の不要なファイルが残らない様に、ファイルの生成・保管から一定期間が過ぎたファイルを自動で削除する「ライフサイクル」を設定することができます。

9-3. [設定]＞[ファイル共有設定]＞[ライフサイクル設定]を

9-4.[基本情報]内の定義名を任意で入力し、[ルール一覧]クリックし、右下[＋]マークをクリックします。

画面の右上[作成]をクリックします。

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9.容量をコントロールする（3/4）

9-5.ルール作成画面[条件を設定]をオン、[ファイル名]または[タグ]を入力[次へ]をクリックします。

9-6.ルール作成画面で左側の[ゴミ箱]や[完全消去]などをドラッグで追加し、削除スパンを設定完了後、[ＯＫ]をクリックします。

・上記例はファイル名が「見積」で始まるファイルが条件です。
※ファイル名などでの条件の設定が不要な場合は「条件を設定」をオフの状態で「次へ」に進めます。

・上記例は3ヶ月後にゴミ箱、1ヶ月後に消去するルールです。

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9.容量をコントロールする（4/4）
ファイル共有サービスでは、ファイルの差し替えや編集をするごとに「バージョン」として過去のデータを残しておくことが可能です。
過去のデータは課金対象の容量に含まれるため、スペースごとに何世代まで残すか、バージョン管理をすることができます。

9-7.[設定]＞[ファイル共有設定]＞[バージョン管理]
右下「+マーク」をクリックします。

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9-8.[バージョン管理]画面
定義名を入力し、期間を設定して削除をするか、何世代分までデータを残すのか、を選択して設定します。

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お問合せ

J-MOTTOお客様サポートセンター
TEL

0120-70-4515 (通話料無料)
平日10:00～17:00 (土・日・祝日休)

チャット

https://www.j-motto.co.jp/00000000/manual/(上記WEBサイト内右下部)
平日09:00～18:00 (土・日・祝日休)メール

support@j-motto.co.jp

操作方法や設定でご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

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