文書館紀要第24号（2011.3）

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える─現状と比較から─

太
はじめに

田

富

康

なので、次善策としてＢ課の文書を保存し

平成５（1993）年11月施行の神奈川県立ておく」、「眼前にあるＣ文書を判断するのに、公文書館条例（平成５年神奈川県条例第24

今回は選別対象となっていない文書のなかに、

号）は、原則として県の機関の現用でなくな

関連するどのような文書があるのかわからな

った全公文書等を公文書館に引き渡し、知事

いので、とりあえずＣ文書は保存しておかざ

が歴史資料として重要な公文書等を選別し、るをえない」などといった所与環境から脱却

保存しなければならないことを規定した。そしえた基準である。

（１）

（２）

して、県立公文書館はこの体制による評価選

また、公文書管理法の対象となる行政機関

別を開始した。ここにおいて、日本におけるの文書管理制度は、保存年限制度において永評価選別の実務は、すべての文書を評価選別

久保存が廃止されていることが前提にある。

の対象とするという新たな高みに至った。評すなわち、永久に保存される文書は、評価選

価選別基準も、はじめてそれを前提としたも別を経た「特定歴史公文書等」に一元化されのとして策定された。とくに、「神奈川県立公ることになる。評価選別基準は、この所与前

文書館公文書等選別のための細目基準」で多提条件の差異によっても影響を受け、異なっ用される「○○は、主務課等のものを収集すたものとなることが予想される。

る」という基準は、確実に主務課のものを押そして、公文書管理法は地方公共団体に対さえることができる体制に裏付けられている。

し、法律の趣旨にのっとった適正な文書管理

さらに、平成21（2009）年７月に公布さに必要な施策の策定と実施を求めている（第れた「公文書等の管理に関する法律」（平成34条）。求められているのは「努力」であり、21年法律第66号、以下本稿では「公文書管則るべきものも「趣旨」であって具体的な方理法」と称する）では、レコード・スケジュ

法ではない。埼玉県における評価選別の所与ール制度が導入され、また、文書廃棄にあた

条件は、前述のような神奈川県や国とは異なっての内閣総理大臣の同意が義務づけられた。

るものである。よって、即座に同様の方法を神奈川県が、現用でなくなり公文書館に引きとることは困難であり、評価選別基準も同一渡された文書を対象とするのに対し、現用段のもので妥当かは検討を要することになる。

階のすべての文書を対象に行う意味で、さらこの努力義務規定に対して、今後埼玉県がに体系だった評価選別を可能とする制度といいかなる対応をとっていくにせよ、国や神奈える。それは、内閣総理大臣による廃棄段階

川県とは異なる現状基盤がベースとなること

での一元的チェックによって補強されている。

に変わりはない。よって、その現状基盤の理

このことにより、そこで用いられる評価選別

解を共有化することが必要となる。そのうえ

基準は、より純粋化される。「本来主務課ので、評価選別によって何を残そうというのか、Ａ課文書を保存すべきだが、Ａ課文書を選別

何のために残そうとしているのか、という基する機会が与えられるか、与えられたとして準の原則、根源となるべきものを再考しておもＡ課が移管に同意してくれるかどうか不明

く必要がある。具体的な基準項目や文書類型

（３）

（４）

─ 3 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）ごとの判断ガイドは、それによって異なるもるが、詳しくは後述する。

のとなる。このことは、ひとり埼玉県だけの一方、第２種以下の有期限文書は、「廃棄」

課題ではなく、それぞれに制度や環境の異なされた文書の中から「収集」する、という位る自治体が、法の努力義務規定に応えていく

置づけにあり、実際、これらの文書は管理ための初期段階において必要となる作業であ

委任文書に対して、事業上も「収集文書」

ろう。本稿は、評価選別基準についての、そという名称を用いていた。コレクション・の材料のひとつである。

アーカイブズの「収集」と区別し、同一組

その際、当館の評価選別事業については、織内でのライフサイクル概念に基づく「移開館以来まとまった紹介や論考を持ちえてい管」という用語が用いられるのは、1980年

ない。その範囲を歴史的公文書の移管業務に代後半のことである。それゆえ、文書管理

広げても、「歴史的資料の保存及び利用に関すの諸規程類において特に規定を設けることる規程」の制定過程を紹介した須長1991をなく「収集」は継続された。親組織の文書

除き、事情は変わらない。そこで、本稿前半

管理との連続性よりも、古文書等とともにでは当館における歴史的公文書選別と移管業形成する郷土資料の一部、という位置づけ

務の変遷を紹介し、現状基盤としての評価選が勝っていたといえる。「収集アーカイブ

別環境を提示する。そのうえで後半においてズ（collecting archives）」と「組織アーカイ

は、その制度・環境下における評価選別基準

ブズ（institutional archives）」という峻別も、

（５）

（６）

の考え方を、神奈川県や公文書管理法との比大きく意識されることはなかったと考えられ（８）る。埼玉県立文書館条例（昭和50年条例第較から考察したい。

38号）第１条は、その収集、管理、活用の１

評価選別事業の経緯

１‒ １

対象を「歴史的価値のある文書及び記録並び歴史的公文書の制度沿革に県の公文書その他必要な資料」と謳って

埼玉県立文書館における歴史的公文書の保いるが、昭和50年という制定当時に「公文存及び利用提供は、第１種文書（11年以上書」を特立させるべき認識としてあったもの

保存文書）の管理委任 と、第２種（10年保は、現用であり続けている管理委任文書のみ存文書）以下の廃棄決定文書からの選別移管であったのではないだろうか。

（７）という、２制度併用によって成立している。

昭和58（1983）年６月、埼玉県行政情報

この体制は、昭和44（1969）年の文書館開公開条例が施行されたが、すでに「廃棄」さ設時にその原型が成立し、現在に続いている。

れた「収集文書」はその対象ではなく、その（９）

このうち第１種文書は、知事部局を例にと一方で独自の利用規定も持たないため、「収集

れば、各主務課から総務部文書課に引き継が文書」が利用に供されることはなかった。しれ、さらに完結後11年目に文書館へ管理委

かしながら、開示請求権を規定する情報公開任される。委任された文書は、すべて廃棄さ条例の出現は、「収集文書」に対しても文書管れることなく永年保存されている。保存年限

理との関係性を意識させるものであったろうの満了していない現用文書であるから、当然ことは想像に難くない。昭和61年に当館でのこととして評価選別されることはない。こ開催された第１回文書館振興国際会議でのマこにおいて確認しておかなければならないこ

イケル・ローパー氏によるライフサイクル論とは、当館における評価選別行為は、主としの紹介以降、親機関の文書管理との連続性がて第２〜６種の有期限保存文書（10年、５より意識され、その収集（移管）や利用提供

年、３年、１年、１年未満保存）に対して行

において、公文書と他の民間文書での取り扱

われるものであり、その前提として11年以いの区別がより意識されることになった。

（10）

上保存の管理委任文書の存在があることであ─ 4 ─

昭和62年に公布された公文書館法（昭和文書館紀要第24号（2011.3）

62年 法 律 第115号 ） は、
「公文書その他の記機関において管理され、かつ、歴史的録」として、必ずしも親組織以外に由来を持若しくは文化的な資料又は学術研究用

つ資料群を排除したわけではないが、「歴史資の資料として公にされ、又は公にする料として重要な公文書等」の保存と利用に対ことが予定されているものする責務を地方自治体に課したことの意味は
大きく、埼玉県の「収集文書」も、文書管理

歴史的公文書は、前述のように「歴史的資との関係性を整理する根拠規程を求めること

料の保存及び利用に関する規程」及びその委になった。平成３年３月、知事部局の「埼玉任を受けた文書館の規定類によって保存利用

県文書規程」（昭和58年訓令第５号）が改が行われることになるが、従来完結後30年

正され、「廃棄を決定した文書のうち、歴史資間は一律利用提供の対象外としてきた規定を料として重要であると認められるものは、文廃し、公開準備の整ったものから順次利用に書課長が文書館長及び主務課長と協議の上、供するように改められた。

文書館長に移管するものとする」などという

平成15年度には文書管理システムが稼働「移管」の根拠条文が設けられ、同様の規程

し、文書媒体の電子化がスタートした。翌改正は「埼玉県教育局等文書規程」（昭和16年度からは電子決裁も加えた本格稼働と58年教育委員会教育長訓令第１号）等におなった。文書館では、この16年度完結の３

いてもおこなわれた。

年保存文書から電子媒体についても移管の対

（11）

一方、
「移管」を受ける側の規程として、「歴応をすべく、19年度に電子公文書収集管理

史資料の保存及び利用に関する規程」が教育システムを稼働させ、翌20年度当初から受委員会教育長訓令（平成３年第４号）としてけ入れを開始した。

制定された。ここにおいて、「 収集文書」は評価選別の対象となる埼玉県の歴史的公文「収集アーカイブズ」と峻別され、「移管」な書制度は、概ね以上のような変遷をたどっていし「引継ぎ」という媒による「組織アーカ

現在に至っている。

イブズ」としての位置づけを明確にすることになり、組織内でのその呼称も「収集文書」

１‒ ２

地方自治体における評価選別を考えるとき、から「歴史資料」（現在は「歴史的資料」）（12）

現在の評価選別の環境と条件

神奈川県に代表される原則全文書対象化の実へと変わった。
平成13年４月、旧条例の全面改正により

現はむしろ例外であり、ほとんどの自治体に現在の埼玉県情報公開条例（平成12年条例

おいては限られた選別母体、限られた条件の第77号）が施行された。その第２条第２項

なかで行っている。よって、個別自治体を対は本条例の対象とする公文書の定義を行って象に評価選別を考える際には、その所与条件

いるが、次のような公文書定義からの除外規を明らかにしておく必要があり、埼玉県もそ定によって、「歴史的資料」は情報公開制度のの例に洩れない。

枠から外されている。
１‒ ２‒ １

第１種管理委任文書の存在

 この条例において「公文書」とは、（中文書管理制度における永年保存文書の有無略）をいう。ただし、次に掲げるものを除

は、評価選別の基準や判断に影響を与えるこく。

とが考えられる。前述のように埼玉県では

一 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数

11年以上保存文書の規定があり、そのうちの者に販売することを目的として発行

でも文書館に管理委任されたものは永年保存されるもの措置がとられている。文書の保存価値には、

二 埼玉県立文書館その他規則で定める

法務価値、業務価値、財務価値など、複数の─ 5 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）価値評価があり、それぞれにおいて年限設定

このような所与条件にあることから、第２を含めた保存価値判断が可能であるが、管理種以下の有期限文書の評価選別にあたっては、

委任文書の「11年以上保存＝永年保存」と過去に管理委任されている第一種文書の類型

いう価値判断は、行政運営上の法務価値や業の確認も重要となる。必要な情報がそれら管務価値によるものである。すなわち、文書本

理委任文書ですでに満たされているのであれ

来の作成目的にそった一次的価値による永年ば、重複して有期限文書を保存する必要はな

保存である。このように、一次的価値判断にいからである。過去の同類型文書で内容情報よる永年保存文書が存在することが前提としを確認し、かつ、継続して現在も引き継がれてあることにより、廃棄決定された有期限保ているかを確認することになる。
なお、完結後６〜 10年の第１種文書を保存文書への価値判断は、二次的価値に限定し管する文書課文庫（第３文庫と呼称していて行うことが許される。
もちろん、全文書有期限化の場合においても、法規的義務や証拠性の保持のため保存をる）が、文書館内に設けられていることの有
意性を、ここにもみることができる。

必須とする文書は、その間保存延長措置がとられ、現用文書であり続けることが考えられ

１‒ ２‒ ２

行政刊行物の納本管理の存在る。その場合も、延長保存措置は基本的に主行政刊行物と同レベルの情報しか有さない務課が担うものであろうから、文書館等によことにより、保存の必要性を認めない文書類

る評価選別において一次的価値を斟酌する必型も少なくない。たとえば、『環境白書』『埼要がないことに変わりはない。とはいえ、最玉県の農業』など大部な刊行物が発行されて終的には評価選別の結果でしか永久保存文書いる分野では、必要情報はそれらの刊行物では残らないという、その価値判断が唯一絶対満たすことができ、文書まで残す必要のない的決定措置である場合と、一次的価値と二次ものが少なくない。逆に、必要情報を満たす的価値という異なる価値基準による二制度併刊行物がない場合には、文書を残す必要が生存における場合とでは、評価選別の基準設定

じることにもなる。あるいは、特定の事業でに差異があることは考えられるところである。
この点については、３‒ ２で後述する。

中間報告書や最終報告書が刊行されている場

埼玉県では、知事部局の例で見れば、各主があるか否かがわかれてくるので、その刊行

務課から総務部文書課に引き継がれた第１種合、それらと比較して文書でさらに補う必要有無の確認が求められることになる。

文書は、完結後11年目に文書館へ管理委任

埼玉県の場合、各課所館で行政刊行物を刊される。完結後10年が満了する時点で、委行した場合、一定部数を県民生活部県政情報

任に先立って文書課と主務課による確認・協センターに送付することになっている。送付

議がなされ、主務課においてこれ以上の保存を受けた同センターでは、それらを閲覧に供の必要が認められない文書は廃棄決定される

するとともに、目録は県のホームページで公が、一旦管理委任された文書は原則永年保存表している。そして、それらは10年を経過の扱いを受けている。その後の見直しはなさ

すると文書館に移管される。このような環境れていない。県土整備事務所等の地域機関の下にあっての評価選別は、常に同センターの第１種文書も、いったん文書課に引き継がれ目録を検索しながら、場合によっては現物にた後、文書館に管理委任される。一方、文書あたりながら行われることになる。

（13）

課に引き継がれず各主務課で保管され続けて行政刊行物は二次的な資料であり、一次資いる第１種文書は、必ずしも文書館に管理委料である文書の方が資料的価値は高い、よっ任されるとは限らず、また、廃棄決定時に文て、刊行物の有無如何に関わらず文書を保存

書館による評価選別が行われるとも限らない。

すべきである、という議論もあろう。しかし

─ 6 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

ながら、保存スペース等の条件も併せ考えなるのは、知事部局（総務部文書課）と教育委ければならない保存環境状況においては、現員会事務局（教育局総務課）に引き継がれ、在、両者の関係を次のように考えたうえで、集中管理されている文書に限られている。そとくに調査・統計的な資料では、行政刊行物

れ以外の執行機関の文書、あるいは、知事部を優先する方向で選別を行っている。

局や教育委員会でも各主務課や地域機関で管（１）文書と刊行物では、同一の紙面に載せ理されている文書は、その廃棄さえも十分にられる文字量及びその集約性に大きな差把握できていない。

があること。たとえば、調査の回答文書

このように、評価選別を行っているとはい数10枚が刊行物では１ページの表にまっても、選別対象となる母体自体が限られたとめられてしまうなど、保存スペースにものとなっている。その評価も、限られた対与える影響力は大きく異なる。

象母体のなかでの相対的なものとなる。この（２）校正や確認作業を経た、責任と影響力ため、全文書からの選別が可能であればＡ文をともなう「公刊物」であり、必ずしも書を残すことになるであろう場合にも、Ａ文

一次資料（原稿）の情報が優れていると書が引き継がれていなければ、相対的な価値はいえないこと。

評価から別の文書が選ばれることになる。あ（３）行政が公表したことによる「公式」の情報であること。仮に誤っていたためにるいは、そのような文書を見いだすことはな
いかもしれない。

「真実」ではなくても、「公式」である情

具体的な例として、Ｂ課が主管する業務の報として、保存の意味を有すること。いため関係課をメンバーとする会議を組織し、かに「過程」を重視しようとも「結果」

重要施策を検討した場合を想定しよう。この「結論」が共に残されていなければ価値

会議は、施策検討過程の一部として意味を持は低い。

っているのであるから、会議で配布される文（４）簡易な印刷技術が進歩した現代におい書だけでなく、課内での検討や調査の資料なては、ワープロ・ソフトで作成された文どを併せ持つＢ課から一括して保存したいと

書と、印刷された刊行物の差は小さくなころである。しかし、Ｂ課はそれらの文書をっている。必要部数の違いが、プリン課内で保存し続けており、将来的にも選別でト・アウトやコピーを選ぶか、それともきる保証はない。一方、会議に参加したＣ課

印刷刊行を選ぶかの選択をさせているにの復命文書は引き継がれており、評価選別の過ぎないともいえる。この中間にある浄対象とすることができる。このような条件ゆ

書印刷が、刊行物なのか文書なのか最もえにＣ課の復命文書を保存するとした場合、曖昧な外見を我々に見せているように、それは全文書を体系的に評価できた場合の結一次資料と二次資料という区分概念は有果とは異なる、相対的なものである。

（14）

効性を失っている。

なお、前述のように平成15年度から文書
管理システムが稼働し、文書媒体自体の電子

１‒ ２‒ ３

選別対象母体の限定性化が進行しているが、文書館にはサーバに保歴史的公文書の移管を可能とする規定条文存されている電子文書の閲覧権限がないこと

は、知事部局や教育委員会、公安委員会、県もあり、評価選別は従来どおり文書課及び教立学校など、いずれの文書管理規則（規程）

育局総務課に引き継がれた文書のなかから行にも盛り込まれている。しかしながら、現在っている。

の文書館の職員数、業務量等の諸条件では、
これらすべてに対処することができていない。

２

その廃棄決定に対して定期的に対処できてい

２‒ １

─ 7 ─

評価選別の基準と原則
全国自治体の評価選別基準

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）るもの

ひろく全国自治体の評価選別のための基準やガイドラインといわれるものを分析してみ（２）各種制度及び行政機構の新設及び改廃に関するものると、次のような３階層のレベルで作られて（15）いることがわかる。

全国の自治体で評価選別基準といったとき

第１レベル

原則

に、最も多い類型が後者であり、埼玉県の

第２レベル

基準

「歴史的資料の基準」もこの類型に該当する。

第３レベル

細目基準

第２レベルの基準は、網羅的で抽象度が高く、第１レベルは、歴史的公文書を保存するこ極論をすれば、すべての文書を基準に該当さとの目的であり、歴史的公文書によって何をせることも不可能ではないであろう。たとえ後世に伝えようとしているのか、という最もば、「条例、規則、訓令、通達等例規に関する

根源的な基準である。具体的には「神奈川県もの」「各種制度及び行政機構の新設及び改

立公文書館公文書等選別基準」に代表される廃に関するもの」という基準は、これらに関次のようなものが多い。

する文書はすべて保存の対象となる、とも読（16）

める。が、実際にそうでないことは明らかで、（１）県民生活の推移が歴史的に跡付けられ「条例、規則、訓令、通達等例規に関する文書のなかから、いかなる文書を選ぶのか」とる公文書等（２）県行政の推移が歴史的に跡付けられるいう疑問への回答が求められることになる。
それにわずかながらも答えるものとして、

公文書等（３） 昭和20年以前に作成し、又は取得し第３レベル：細目基準が用意されることになる。これにより、たとえば「県政の施策、計た公文書等

画に関するもの」という基準は、「①中期計画
歴史的公文書を保存利用することの意義・等、県の重要な計画」「②県が推進する重目的を明示・確認するためのものとして必要要な事業」「③県が推進する重要な運動」

不可欠であり、判断に迷った際に立ち返るべと、より具体性を持つことになるが、それでき「原点」となるものである。一方、選別作も「重要な計画」「重要な事業」の「重要」

業に常時使う「物差し」としては有効性に乏の基準、尺度が見えてはいない。少なくともしい。そこで、それぞれに絞り込みをかける「文書の例示」に示されているものは「重基準が第２レベルの基準である。

要」であることが判明するが、それ以外のも

第２レベルには、二通りの種類がみられる。

のは類推的判断をするしかない。例示されてひとつは、住民生活の諸相や行政事業の類型

いる計画や事業にも時代性があり、すでに実など、文書によって伝えられる情報の内容か施されていないものも多い。そして、「それにら具体化して規定する基準で、たとえば、関する文書全体のなかから、いかなる種類の（１）その時代の世相、世論等が象徴的又は文書を選べばいいのか」という課題は、基準から細目、例示と範囲が狭められただけであ特徴的に表れている行政文書等（２）町民生活に影響が生じた事件、事故等って、依然として解決していない。

に関する行政文書等

ここにおいて、さらなる「基準」が必要とというスタイルで表現される。

されることになるが、それは第４レベル、第これに対し、例規、予算・決算、起債、補５レベルと階層性を深めていっても解決する

助金、許認可といった行政行為や分野から類ものではないだろう。単純な階層の重層化に型化するものがもう一つで、次のような表現は限界があり、逆に実務を困難にする。それ

スタイルになる。

よりも、異なる角度からの基準、目安、考え（１）条例、規則、訓令、通達等例規に関す方といったものをクロスさせることにより、

─ 8 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

判断を助けることを考えるべきであろう。実も基本的な原則は、「歴史的資料の基準」９項

際に、全国の事例からは、「方針」「考え方」

目の前文にあたる位置で次のように示されてといったものや、絶対的保存基準、絶対的排いる。

除基準、キーワード、あるいは、ガイドライ
 県政の推移、内容、仕組み等が分かり、ンといったものを見ることができる。

県民の生活の様子及び社会の情勢を反映し２‒ ２

埼玉県の評価選別基準ている公文書等「歴史的資料の基準」と「細目・例示」の２つがある。前者は前述教育長訓令「歴史的県政という直接的な対象だけでなく、その資料の保存及び利用に関する規程」第２条第先にある県民生活や社会情勢を知るためのも

１項の「別記」として定められたものであり、の、として押さえられていることがわかる。

次の９項目が挙げられている。

「県民生活の推移が歴史的に跡付けられる行政文書等」と「県行政の推移が歴史的に跡付

1 組織、制度等の新設、変更、廃止にけられる行政文書等」という神奈川県のそれ関するものに通じるところをみることができる。

2

県政の施策、計画に関するもの

3

条例、規則等に関するもの

4

監査、検査等に関するもの

準5

調査、統計に関するもの

公文書管理法は、その第１条「目的」にお6

褒彰、表彰に関するもの

いて、歴史的公文書を含めた公文書管理の目

7

委員会、審議会等に関するもの

的を「行政文書等の適正な管理、歴史公文書

8

陳情、請願に関するもの

等の適切な保存及び利用等を図り、もって行３ 法律、条例の目的から考える評価選別基  

9 その他歴史的資料として重要である

政が適正かつ効率的に運営されるようにすると認められるものとともに、国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責

１から９の列記は、前述第２レベルのうち務が全うされるようにすること」と規定した。

の後者にあたる。また、「細目・例示」はこれこれに対し、神奈川県立公文書館条例の示すを受け、その具体化を図るためのもので、平館の設置目的は、「公文書その他の記録（以下

成３年２月22日付け文書館長決裁によるも「公文書等」という。）で歴史資料として重のである（本誌26頁参照）。

要なものを収集し、保存し、及び閲覧に供し、前述のように、この「歴史的資料の基準」

並びにこれに関連する調査研究を行うとともは、日本において評価選別の基準と言ったとに、県民に文化活動の場を提供する」ことできに、もっとも一般的にみられる形式のものある（第２条「設置」）。
これは、公文書管理法の目的に対比すれば、である。行政執行上の行為や事務・文書類型など、自治体職員にとってイメージしやすい「行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の具体性を持つものであり、「細目・例示」は、適切な保存及び利用等を図り」という直接的

それをさらに具体的に説明し、実際の文書例

な目的に相当し、「行政が（中略）全うされる示が選別の際のイメージを助けるものとなっようにする」という高次の目的にあたるものている。

は示されていない。それは、その目的を「公では、これらの類型の文書を残すことによ文書等を歴史資料として保存し、利用に供すって、いかなる情報を後世に伝えようとしてることの重要性にかんがみ、公文書館に関しいるのか。第１レベルにあたる、そのもっと必要な事項を定めること」とだけ規定する公─ 9 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）

文書館法においても同様である。

を行うとともに、これらの活用を図り、もしかしながら、公文書管理法第34条が法つて教育、学術及び文化の発展に寄与する律の趣旨にのっとることを求めていることかため、埼玉県立文書館（以下「文書館」とらすれば、評価選別基準を考えるにあたっていう。）をさいたま市浦和区高砂四丁目三も、今後は、①行政の適正かつ効率的な運営

番十八号に設置する。

と、②国及び独立行政法人等の有するその諸活動の現在及び将来の国民に対する説明責務

評価選別のもっとも原則的な基準は、この目の全う、という２つの目的を理解する必要が的に沿ったものということができる。より歴ある。評価選別の最も原点にある基準は、法史的公文書に限定したものとして、「歴史的資的にはこの２つの目的を果たすにあたって必料の保存及び利用に関する規程」は第１条で要な公文書等、ということになるからである。

その「趣旨」を述べ、第２条で「引継ぎ又はでは、埼玉県教育委員会が掲げる「県政の移管を受ける歴史的資料」を規定する。

推移、内容、仕組み等が分かり、県民の生活の様子及び社会の情勢を反映している公文書（趣旨）等」という原則的な基準は、いかなる目的に

第一条

この訓令は、公文書その他の記録向けてのものなのか。それは、公文書管理法（以下「公文書等」という。）のうち郷の目的には適っているのか。両者の目的は如

土の歴史的資料として重要であると認め何なる関係にあるのか。

られるものについて、その保存及び利用

埼玉県立文書館とその評価選別事業は、40年という歴史を刻んだ時点で公文書管理法にに関する基本的な事項を定めるものとする。

遭遇した。その結果として、公文書管理法＝（引継ぎ又は移管を受ける歴史的資料）

国とは異なる現状基盤のもとで、法律の趣旨

第二条

埼玉県立文書館長（以下「文書館にのっとった努力義務を果たしていくことに長」という。）は、次に掲げる公文書等なる。そのための評価選別基準を考えるには、のうち、別記に定める歴史的資料の基準

やはり「目的」から見つめ直す必要がある。

（以下「別記の基準」という。）に基づ

国が法律という形で初めて示した公文書管理

き、 歴史的資料として重要であると認の目的は、埼玉県立文書館が40年にわたっめられるものの引継ぎを受けるものとすて行ってきた評価選別の目的と合致するのか、る。

と。

一 埼玉県教育局等文書管理規則（平成十三年埼玉県教育委員会規則第十３‒ １

条例と訓令が示す選別基準の原点

号）第十条又は埼玉県立学校文書管

埼玉県における歴史的公文書の保存利用提理規則（平成十三年埼玉県教育委員

供活動は、文書管理規則等が規定する公文書会規則第十一号）第十条の規定によ管理の範疇外にあり、埼玉県立文書館というり廃棄を決定した文書

教育機関の事業として行われている。よって、

二 埼玉県教育局等公印規程（昭和

その目的は文書館の設置目的にこそ存するこ

四十六年埼玉県教育委員会教育長訓とになる。「埼玉県立文書館条例」は第１条

令第三号）第八条又は埼玉県立学校

で次のように館の設置目的を示している

文書管理・公印規程（平成十三年埼
玉県教育委員会教育長訓令第六号）

郷土についての歴史的価値のある文書及び記録並びに県の公文書その他必要な資料（以下「文書」という。）の収集及び管理─ 10 ─

第四十三条の規定により廃止した公印
三 前二号に掲げるもののほか、教育文書館紀要第24号（2011.3）

局又は教育機関で保管している公文則等による文書種別（保存年限）として規定

書等のうち、使用に供する予定のなされ、講じられているという前提にたっていくなったものる。すなわち、第１種文書の管理委任という２ 文書館長は、知事、議会、選挙管理

別制度であり、これによって、いわゆる永年委員会、人事委員会、監査委員、労働保存文書（正式には11年以上保存）は文書

委員会、収用委員会、内水面漁場管理館に収蔵され、保存される。埼玉県の評価選委員会、公安委員会、公営企業管理者、別の原則は、そのような前提の上に立ってい病院事業管理者又は下水道事業管理者る。

が公文書にあっては廃棄を決定し、公そのうえにたっての埼玉県の評価選別基準

印にあっては廃止し、その他の公文書

は、行政組織体としての必要性や、組織事業等にあっては使用に供する予定がなくとしての重要性の価値レベルを考慮するよりなったと認めたもののうち、別記の基

も、地域・郷土としての埼玉県を将来に伝え準に基づき、歴史的資料として重要でるにあたっての資料価値を重視する基準といあると認められるものの移管を受ける

うことになる。もちろん、県の事業は地域住ことができる。

民の福祉の向上を目的として行われるものであるから、地方自治事務の組織体としての事

前述第２レベルの基準を、「引継ぎ又は移管を受ける歴史的資料」を定める第２条の業・業務上の重要性は、この資料価値とも重なってくる。

「別記」に位置づけていることからも、第１

それゆえ、第２レベル以下のより具体的条が謳っている内容は、第２条別記である

な基準では、事業・業務を表現の指標とす「歴史的資料の基準」の上位に位置すると考ることになる。しかし、あくまで原則としえることができる。

て押さえているのは、地域・郷土としての埼

この両者をまとめると、埼玉県立文書館の玉県を将来に伝えるにあたっての資料価値で評価選別の原則的基準は次のようにまとめるあり、それを県行政という指標から押さえることができるであろう。

評価選別基準ということである。すでに紹介した「歴史的資料の基準」９項目の前文の位

郷土についての歴史的価値のあると認め置で示されている「県政の推移、内容、仕組られるものであり、教育、学術及び文化

み等が分かり、県民の生活の様子及び社会のの発展に寄与するもの

情勢を反映している公文書等」という原則も、「県政の推移、内容、仕組み等が分かる公文

ここにおいても、「歴史的価値のあると認め書等」と「県民の生活の様子及び社会の情勢られるもの」という抽象的な基準に留まってを反映している公文書等」の２つということいるが、「郷土についての」のという修飾が、ではなく、両要素を兼ね備えた文書と読み取目的限定性を示している。埼玉県立の施設にるべきなのかもしれない。

おける郷土、すなわち埼玉県という地域に関するものであるという前提である。埼玉県と３‒ ２

神奈川県立公文書館との比較

いう「行政組織体についての」という限定性

この点を比較するために、永年保存をなくではない。また、後半の「教育、学術及び文し最長30年保存制をとっている神奈川県を化の発展に寄与するもの」という基準からは、

みてみたい。神奈川県立公文書館は、30年

行政運営やその証明のための必要性などは求保存文書及び10年保存文書の評価選別記録

められていない。それらの一次的価値から必をホームページで公開している。この記録か要とされる保存措置は、あくまで文書管理規ら、いくつかの文書を拾い出してみてみたい。

（17）

─ 11 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）

管理及び処分に関する公文書等
１（１）県有財産の取得及び処分に関す対象文書：災害補償記録簿
保存期間：30年

る公文書等は、原則としてすべ処理済年度：昭和51年度て収集する。

内容：公務災害等に係る認定年月日、
被災職員の事項（氏名、住所等）、

児童相談所敷地等の登記に関する文書で、災害発生時の状況等。被災職員は、その選別理由は「県有財産の取得、管理及び県市町村職員、公立学校教職員、警処分に関する公文書」であることであり、そ察官、消防職員等。

れらの「公文書等は、原則としてすべて収集

理由：公務災害を認定し権利関係を明する」となっているので、次の文書のように、らかにするための基本的な公文書

主務課の行政的価値においても10年で必要

該当 基 準： 細 目13

許 認 可、 免 許、のなくなる文書も保存されることになる。

承認等に関する公文書等（１）ア 知事許可（認可）に係る公３ 対象文書：建物、現存、除却、立木、文書等は、原則として本庁所管

その他課保管の公文書等のみを収集す

保存期間：10年（10年延長）る。

処理済年度：昭和60年度
内容：川崎失業対策事業所藤崎作業所

公務災害で死亡した地方公務員の遺族補償等の建物等の除却見積額の決定に関の認定に関する文書である。理由にあるようする文書綴。

に、この文書は「権利関係を明らかにするた

理由：県有財産の管理に関する公文書。

めの」文書であることから保存と判定されて該当基準：細目12（１）いる。公文書管理法制定時の議論では、社会保険庁の年金記録問題が盛んに引き合いに出

この基準は「２．県行政の推移が歴史的にされたが、神奈川県では、そのような個々の跡付けられる公文書等で、次に揚げるもの

職員の権利を保証するための文書も歴史的公オ文書の範疇にあることを示している。該当基該当するのではないかと思われる。「県行政準には細目の項目しか記されていないので、の管理運営」が項目に加えられていることに上位の基準では、1.県民生活の推移が歴史的

よって、そして、「県有財産の取得及び処分にに跡付けられる公文書等、2.県行政の推移が関する公文書等は、原則としてすべて収集す

歴史的に跡付けられる公文書等、のいずれにる。」という細目基準によって、県有財産の該当するのか定かではない。

管理上必要な証拠・証明書類は、行政的価値

県行政の管理運営上重要な公文書等」にを基準とした永年保存文書がなくなっても歴２

対象文書：土地分筆登記簿

史的公文書での保存が保証される仕組みとな

保存期間：30年っているようである。

処理済年度：昭和51年度

埼玉県では、上記１及び２にあたる文書は、

内容：相模原児童相談所敷地ほかの分
筆登記等完了報告文書綴り。

行政的価値判断による文書管理規則上の分類により第１種文書として保存されるため、評理由：県有地の分筆登記の関係文書で価選別の対象とはならない。では、有期限保あり、県有財産の取得、管理及び処存文書の３はどうであるかといえば、この記分に関する公文書。

録にある情報だけから判断すれば、おそらく該当 基準：細目12

県有財産の取得、これも保存しないであろう。遺族年金などの─ 12 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

権利保証や県有財産管理などの県行政の管理

和30年代の人事異動のあり方や事務手続き、運営といった文書は、あくまで現用文書とし様式などの実例として稀少ということかもして保存が判断されていることを前提としていれない。あるいは、「家畜保健所」という、時るので、県民生活の推移、あるいは、県行政代の要請に応えた時代的産物としての組織への推移が歴史的に跡付けられる公文書等といの着目も考えられる。その職員は専門職であう神奈川県と同じ基準で考えても、一律に保ることも想定され、その人事異動関係文書は、存対象とはならない。その県有財産が歴史的

一般行政職のものとは異なる情報を提供する

跡付けとして必要なものか否かによって判断のかもしれない。細目は具体的かつ同定性がすることになる。

高いことが実務上は効率的に働くが、評価選
別あるいは公文書館の目的そのものを常に意

４

対象文書：人事異動通知書

識していないと、文字どおり機械的なものに

保存期間：30年なる。神奈川県立公文書館の評価選別のあり処理済年度：昭和38年度

方を垣間見せてくれる選別記録の一例である。

内容：伊勢原家畜保健衛生所長等人事

一方で、それにしても個別職員の人事異動

異動通知書（６月〜９月）綴り通知書までが「県行政の推移が歴史的に跡付理由：細目基準15（１）で特別職、幹けられる公文書等」として保存されることに部職員（本庁部長、所属長以上）のも着目したい。基準を保存庫のスペースと絡任免に関する調書等は、収集するとめるべきではないのかもしれないが、２年前なっている。内容は、幹部職員に該後で異動する本庁部長の調書等は毎年相当な当しない職員の人事異動記録であり、ものとなろう。一方で、誰がどの職にあった

本来は廃棄であるが、選別基準の２か、という情報自体は、職員名簿をはじめ全（２）県行政の推移が歴史的に跡付職員を対象としても比較的容易に見いだすこけられる公文書として保存と判断しとはできる。よって、調書等が伝える情報のた。

質が問題となろう。歴代の幹部職員の変遷を示すこと自体「県行政の推移」であることに該当基準：選別基準２（２）細 目15

主要職員及び各種委員の間違いはないが、「県行政の推移」というだけ
ではすべての文書が該当しよう。それに限定

人事に関する公文書等（１）特別職、幹部職員（本庁部長、性を加える「歴史的に跡付けられる」という所属長以上）の任免に関する調書「歴史的」にかかってくることになるが、そ等は、収集する。

の具体的な指標が「特別職、幹部職員（本庁部長、所属長以上）の任免」ということだけ

この文書の選別では、人事記録としての基であるならば、調書等の内容如何に関わらず、準からは「本来は廃棄」であるものの、細目これらの職の任免調書等はすべて残されるとから「県行政の推移が歴史的に跡付けられるいうことになる。仮にそうだとするならば、公文書」という上位の基準に遡って保存決定

当館が現在とっている基準では、これらの文を行っている。ここでは、まず、細目に機械書は一律に保存とはならないであろう。一律

的に依存することなく基準に立ち戻る、といに行政運営上の説明責務を果たすための証拠う姿勢に注目したい。文書を実見していない書類という意味であれば、それは文書管理規ので推測になるが、ひとつは昭和38年とい則が現用の第１種文書として保存する、という比較的古い時期のものがこの段階で出てきう前提にたつことになるからである。歴史的たという状況と、神奈川県におけるこの時公文書としての選別においては、保存調書等期の文書残存量との相関が考えられる。昭の内容が、その人物がその職に就くことの意─ 13 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）

味を示しており、それが、その人物の履歴・史的価値」をも有し、「教育、学術及び文化の昇進という意味よりも「県行政の推移」とし発展に寄与するもの」が少なくない。同一のて有意味であれば保存する、ということにな

文書に両者の認める永久保存価値が二重にかるであろう。

かることは珍しいことではない。ここに管理（18）

このように、永年保存文書の有無という前

委任という制度が成り立ち得ることになる。

提からは、基準は同様であっても、細目基準

地方自治法や地方教育行政の組織及び運営にの考え方や実際の運用には大きな違いをも関する法律によって権限の範囲や目的が定めたらすことが予想される。繰り返しになるられている教育委員会及び教育機関である文が、埼玉県は永年保存文書があるため、評価書館が、知事部局等の現用文書の管理の委任

選別の対象は10年、５年、３年保存文書がを受け、その保存や利用提供を行うことがで主となる。それゆえ、評価選別にあたって証きるのは、第１種文書が文書館の設置目的に拠資料などとしての行政上の必要性を考慮す合致する資料価値を有するからこそであろう。

る必要はない。その必要がないからこその短

もちろん、第１種文書のすべてが歴史的公期間保存設定であり、廃棄決定である。その文書としての基準からみたとき、その保存価

結果、神奈川県立公文書館の例にあげたよう値を有するとはいえないであろうが、永年保な権利関係を明らかにするための文書や公有存という行為結果は同一のものとなるため、財産の得喪、幹部職員の人事異動調書等を一

その評価選別や区分は行わず、文書管理規則

律に保存するという細目基準は考えていない等あるいは埼玉県情報公開条例第30条が求（これらの文書が体系的に存するのは第１種める「公文書の適正な管理」という目的もあ文書であり、10年保存以下の文書には限定

わせ果たすものとして、文書館が一括管理す的にしか存しないことに基定されているとこるという制度設計といえようか。

（19）
（20）

ろも大きいが）。その内容が形式的なものであり、同一の情報が、より的確・コンパクト

３‒ ３

公文書管理法から考えるに伝える文書・資料（公有財産台帳、職員名

平成21年７月10日、公文書管理法が公布

簿など）で満たされているならば、保存はしされ、同23年４月の施行が予定されている。

ない（情報ではなく証拠を観点とすれば、特同法第34条「地方公共団体の文書管理」は、定の証明力を有する文書を保存せざるを得な

地方公共団体に法の趣旨にのっとった施策のいので、この考え方はとれない）。地域や県策定及び実施を求める努力義務規定である。

政の歴史的推移を示す、他にはない情報を伝

埼玉県がこの努力義務にどう対処していくか

えるものかどうか、が判断の基準になる。そは今後のことであるが、条例制定等の具体的れは、公有財産の得喪、幹部職員の人事異動な施策の如何は別としても、法の趣旨は意識

調書等は保存する、という一律性を持てないしていかねばならない。その法の趣旨を最もだけに、評価選別をより困難なものとしてい端的に表しているのが、第１条「目的」であるところでもあるが、それを補ってくれるもり、「行政文書等の適正な管理、歴史公文書等のとして、シリーズの一律的永久保存を主との適切な保存及び利用等を図り、もって行政する第１種文書の存在がある。しかも、文書が適正かつ効率的に運営されるようにすると課等に引き継がれ集中管理されたものは、さともに、国及び独立行政法人等の有するそのらに文書館に管理委任され、閲覧制度に組み諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務

入れられているという制度的前提において。

が全うされるようにすることを目的とする」

この第１種文書は、証拠性などの行政的、と謳う。現行制度のなかでも法の趣旨にのっ法務的重要性から文書類型が指定されているとる義務があるのだとすれば、評価選別基準

わけであるが、結果的に「郷土についての歴においても、従来の目的とあわせて、「行政の─ 14 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

適正かつ効率的な運営」及び「埼玉県の有すしていく文書は、「教育、学術及び文化の発展

るその諸活動の現在及び将来の県民に対するに寄与する」文書とは異なるのか。これらの説明責務の全う」という目的が、第１レベル

疑問に対する答えによって、評価選別の大元の原則につながることになるので、その点をが揺らぐことになる。
その答えのひとつが、国の「行政文書の管考えておかねばならない。
まず、後者「埼玉県の有するその諸活動の理に関するガイドライン」別表第２「保存期

現在及び将来の県民に対する説明責務の全間満了時の措置の設定基準」の「基本的考え

う」について考えてみたい。「（１）県民生方」にある。「以下の【Ⅰ】〜【Ⅳ】のいず

活の推移」と「（２）県行政の推移」というれかに該当する文書は、「歴史資料として重要２者が挙げられることの多い原則との対比でな公文書その他の文書」に当たり、保存期間

は、これは（２）のみに対応する、（２）のみ

満了後には国立公文書館等に移管するものとを掲げているように見える。「郷土についてする」として、４項目を挙げている。

（21）の歴史的価値のあると認められるものであり、教育、学術及び文化の発展に寄与するもの」【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織という原則とも異なるように見える。が、果及び機能並びに政策の検討過程、決定、

たしてどうなのか。この際、説明責務を全う

実施及び実績に関する重要な情報が記しなければならない「国や県の有するその諸録された文書活動」とは何か、そのために必要な文書とは【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な

何か、を考えなければならないことになる。

情報が記録された文書

歴史的公文書の評価選別は、とくに将来の【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境

国民、住民への説明を意識してなされること等に関する重要な情報が記録された文になるが、現在の県民に対する場合との違い

書

は、推移、歴史的変遷というものを踏まえる【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関ところにある。その場合、「諸活動」は文字どする重要な情報が記録された文書

おり直接的な県が行った活動のみなのか、あるいは、その活動をなす前提となる県民生活、【Ⅰ】が国及び独立行政法人等の直接的な活動の結果がもたらした県民生活、総じて県諸活動を示す文書であるのに対し、【Ⅲ】【Ⅳ】

民生活の推移は加わらないのか、それなくしは国民や国を主体としたものとなっている。

て活動を説明し得たことになるのか。もちろ「教育、学術及び文化の発展に寄与する」文

ん、県の公文書であるから、それらはすべて

書との関係では、【Ⅳ】がまさにそれに近似し何かしらの県の活動を示すものといえるかも

たものとなっているほか、【Ⅰ】【Ⅲ】もそれしれないが、県民生活の調査等は、比較的短に該当しよう。公文書管理法による評価選別

期間の保存年限の位置付けを受ける。しかの「基本的考え方」＝原則は、
【Ⅰ】
【Ⅲ】
【Ⅳ】

し、50年、100年を経過した後の県民にとっという３項目からは、埼玉県現行の原則に大ては、県民生活の実態の理解なしに県の施策

きな変更を求めるものではないと考えられる。

のみを見てもその意義が理解できるであろう

問題は【Ⅱ】である。別表第２の「２か。理解がむつかしいとすれば、それは説明体的な移管・廃棄の判断指針」（１）表は、責務を全うしたことになるであろうか。ある「個人又は法人の権利義務の得喪及びその経

いは、50年後、100年後の県民が文書閲覧と緯」として、行政手続法が定める審査基準やいう形で県から説明を得る行為は、教育、学処分基準、行政指導指針、標準処理期間に関術及び文化活動における調査研究と異なるのする立案の検討その他の重要な経緯を移管対か。50年後、100年後の県民のためにまで残象としている。また、「補助金等の交付に関す─ 15 ─

具

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）る重要な経緯」、「不服申立てに関する審議会

率的な運営」を目的とするために保存が必要等における検討その他の重要な経緯」、「訴訟

な文書は、延長措置によって保存するのであの提起その他の訴訟に関する重要な経緯」にって特定歴史公文書等とはならないというこ

ついては、「補助金等の交付の要件に関する文とかもしれない。しかし、「行政の適正かつ効書」、「法令の解釈やその後の政策立案等に大率的な運営」のために、期限の想定できないきな影響を与えた事件に関するもの」、「審議

恒久的証拠・証明文書が必要とされ、その一会等の裁決等について年度ごとに取りまとめ方で、現用文書としての永年保存文書がないたもの」のみを移管するとしている。別表第ならば、「行政の適正かつ効率的な運営」を歴

２は（４）で「上記に記載のない業務に関し史的公文書の選別基準の原則に位置付けるとては、１の基本的考え方に照らして、各行政いう議論もあり得るのではないか、と考えら機関において個別に判断するものとする。」

れるからである。

としているため、個々人の権利・義務を保証

そのように考えた場合でも、前述のようにするための文書も対象とされるか否かは、同

永年保存文書の存在を前提とする埼玉県の評表からは定かでない。仮に「基本的考え方」

価選別基準においては影響はない。異なる価の【Ⅱ】は「国民の権利及び義務」といって値体系による２つの永久保存制度を維持するも個々人の個別の権利・義務の情報ではなく、限り、期限の想定できない恒久的証拠・証明

制度的なものが主に想定されているのだとす

文書は現用文書としての永年保存がなされ、れば、【Ⅱ】もあわせ【Ⅰ】〜【Ⅳ】は、組織

歴史的公文書として評価選別する必要はない

ではなく郷土、地域としての県の歴史に関すからである。

る「教育、学術及び文化の発展に寄与する」

ただし、国のほか地方自治体においても永文書という原則でも変わらないとも考えられ

年保存を廃し、最長30年等の全文書有期限る。

保存化の動向が強まっている。仮に埼玉県にしかし、個々人や県の権利・義務を保証す

おいても全文書有期限化を採用することになる文書が対象となるのでは異なる。たとえば

れば、その評価選別基準は、その原則から議公有財産の得喪に関する文書はすべて歴史的論を起こす必要があることになるであろう。

公文書とするという神奈川県の例を重ね合わ

それが公文書管理法第34条の趣旨を受けてせると、保存期限の延長では、その延長限度の制度改正であれば、適正な行政運営と現在の想定もできないような恒久的証拠・証明目

及び将来の国民への説明責務の全うという法的の保存は、将来の県民への説明責務の範疇の趣旨、目的をも勘案した形で、評価選別基で捉えるべきなのかもしれない。すなわち、

準の原則、基本的考え方を再考しておく必要【Ⅱ】の原則的基準である。

がある。そして、第２レベル、第３レベルにあるいは、ここで同法第１条が示すもうひ
とつの目的「行政の適正かつ効率的な運営」

あたる基準と細目も、これに連動することになる。

と、永年保存文書を有しないという制度が絡んでくるという議論もあり得るであろうか。

おわりに「行政の適正かつ効率的な運営」と「諸活動如上のように、当館では実務としての評価の現在及び将来の国民に対する説明責務の全選別を、昭和44（1969）年の開設以来実施

う」という２つの目的は、前者が「行政文書

してきているが、その当初において、欧米の等（現用文書）の適正な管理」、後者が「歴評価選別理論をどれだけ吸収していたかは定史公文書等の適切な保存及び利用等」に、そかではない。1980年代から安澤秀一氏や安れぞれ対応しているように一見思われるし、

藤正人氏らによって欧米のアーカイブズ学がそうなのかもしれない。「行政の適正かつ効紹介・導入され始めて以降、評価選別分野に

─ 16 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

おいても、ジェンキンソンやシェレンバーグ、場合によっては、１点も残すべきものがない

ブームスらの理論が日本でも議論されるようという結果の連続となるかもしれない。理論になったが、当館の実務レベルで、それらをだった組織全体の文書体系や業務の分析を行ベースに評価選別のあり方や基準が議論・検っても、その文書を選別する機会が得られな討されたことはないといっていいであろう。
そのひとつの大きな要因として、１ ‒ ２‒

い、移管の目処が立たない、というのであれ
ば、その方向には向かいにくいのである。

３で述べた評価選別対象の限定性をあげるこ

しかしながら、行政機関情報公開法施行にとができる。前掲の諸理論は、いずれにおいともなう情報公開制度の整備進展、個人情報ても組織全体の文書を対象に評価選別ができ意識の社会定着、文書媒体の電子化とシステることが基本的な前提にある。評価選別の対

ム管理、文化財としての評価浸透など、この象母体が組織の一部分に限定されている、あ10年の公文書をめぐる環境変化は実に大き

るいは、単発の廃棄機会においてのみなされなものであった。その10年来の変革の総決る、という条件環境においては、いかなる所算ともいうべき位置に、公文書管理法がある。

与理論も有効には機能しない。

ここにおいて、眼前の文書個別の価値評価でもうひとつの要因として、１‒ ２‒ １で述はなく、組織全体の文書を対象とする体系的

べた第１種文書の管理委任制度がある。このな評価選別の実現は、地方公共団体において管理委任制度をより良いものとして整備し、も現実性をもつことになったのである。

その保存利用を図ることこそが、第一義の事

埼玉県も例外ではないのであろう。

業目標であった、といっていいかもしれない。
また、歴史資料として最初に評価され、活用され始めた戦前期文書が、まさに第１種文書

註であったこと、歴史資料として重要な文書も⑴ 「県の機関」に公安委員会と警察本部長は含まれ第１種文書のなかにこそ多く存するという認ていない（第３条）。また、神奈川県立公文書館条
例施行規則（平成５年10月19日規則第86号）第１

識も、これに作用していよう。当館が開館以条第２項で「保存期間が１年と定められていた公文来意を注いできたのは、この第１種文書管理書等及び常時使用する行政文書として必要な期間保委任制度であった。情報公開制度の導入にあ管されていた公文書等」は出先機関の長に委任してわせ、その全庁的な制度・施設整備が推進されたのに対し、評価選別を経る歴史的資料の制度整備と利用提供開始は、開設から20年いる。
⑵ 条例第４条第１項。なお、引き渡しを受けること、及び選別等の事務は、施行規則第１条第１項によっ以上を経てのことであった。収蔵量あるいは閲覧利用数、いずれにおいても主を成していて知事から公文書館長に委任されている。
⑶ 第５条第５項

行政機関の長は、行政文書ファイるのは、現在においても第１種管理委任文書

ル及び単独で管理している行政文書（以下「行政文の方である。

書ファイル等」という。）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下

このような制度と環境状況は、行政当局同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期の判断に全面的に委ねるというジェンキン

間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該

ソンの理論をとれば、評価選別を必要とし当するものにあっては政令で定めるところにより国ない、アーカイブズを必要としない、という立公文書館等への移管の措置を、それ以外のものに行政側の判断の現れということかもしれない。

あっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければ

アーカイブズ側が二次的情報価値から評価するとした場合にも、上述のような選別対象母ならない。
⑷ 第８条第２項

行政機関（会計検査院を除く。以体に組織の全体性・体系性が欠けている環境

下この項、第四項、次条第三項、第十条第三項、第では、いびつな選別結果とならざるをえない。

三十条及び第三十一条において同じ。）の長は、前─ 17 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファ

実施機関にはなっているが、文書館への文書管理のイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、内

委任は行っていない。以下、厳密に言えば教育局等閣総理大臣に協議し、その同意を得なければならな

は「引継ぎ」であって管理委任ではないが、これもい。この場合において、内閣総理大臣の同意が得ら含めて便宜「管理委任」と表記する。

れないときは、当該行政機関の長は、当該行政文書⑻ institutional archivesとcollecting archivesと い う

ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間

ふたつのアーカイブズの類型をアメリカ・アーキビの満了する日を設定しなければならない。

スト協会の用語集（Society of American Archivists⑸ 公文書館法（昭和62年法律第115号）が謂うとこ“A Glossary of Archival and Records

ろの「歴史資料として重要な公文書その他の記録」

Terminology”（http://www2.archivists.org/

に対し、公文書管理法は、「歴史資料として重要な公

glossary/

文書その他の文書」に「歴史公文書等」の名称を与ている。

えて定義している。また、埼玉県では「公文書その【institutional archives】組織アーカイブズ

2011-02-26参照）は次のように説明し他の記録（以下「公文書等」という。）のうち郷土A repository that holds records created orの歴史的資料として重要であると認められるものに

received by its parent institution

ついて、その保存及び利用に関する基本的な事項を：親組織によって作成または受理された記録を定める」ことを趣旨とする教育長訓令（平成３年埼維持し保存する場

玉県教育委員会教育長訓令第４号）の名称が「歴史【collecting archives】収集アーカイブズ

的資料の保存及び利用に関する規程」であることかA repository that collects materials fromら、
「歴史的資料」の名称を用いている。ただし、こindividuals, families, and organizations other than

れは廃棄決定された文書のなかから移管されるもの

the parent organizationに限定され、現用文書として永年保存措置が取られ：親組織以外の個人、家、組織から資料を収集ている第１種文書（11年以上以上保存文書）に対し保存する場

しては用いていない。

 組織や個人の活動のなかで生み出される資料で

 このように用語が複雑に錯綜しているため、これ

あ る こ と に 変 わ り は な い が、 親 組 織 の も の な のら個別の法律や訓令の規定によるものと区別し、本か、他の組織から収集するものなのか、の違いで稿では便宜的に「歴史資料として重要な公文書等」

ある。埼玉県立文書館でいえば、県庁の公文書はの一般呼称としては「歴史的公文書」を用いる。

institutional archivesであり、collecting archives は⑹ 須長宣久「歴史資料の保存及び利用に向けて−規程整備の経緯−」、本誌第５号、1991年「古文書」の名称に代表される地域の資料である。
⑼ 昭和57年条例第67号。昭和58年４月施行の神奈⑺ 当館は教育委員会に所属する教育機関である。そ川県に次いで都道府県で２番目の施行であった。平

れゆえ、教育局（教育委員会事務局）等の文書は、成12年に「埼玉県情報公開条例」へ全部改正され、同一行政委員会内での「引継ぎ」となるが、それ新条例の同13年４月施行により廃止された。

以外の機関からは、地方自治法（昭和22年法律第 アーカイブズ制度との関係からは、次のような特67号）第180条の２の規定に基づく管理の委任が必徴を持つ条例であった。

要となる。現在、知事、公営企業管理者（企業局）、①情報公開の基盤となる文書管理を重視し、県立文病院事業管理者（病院局）、下水道事業管理者（下書館新館の建設と一体に整備されたこと。

水道局）の４者が教育委員会と協議書を交わし、文②条例施行以前の第１種管理委任文書に対しても、書館長への第１種文書の管理委任を行っている。な文書館が編集した行政文書目録を検索ツールと位

お、選挙管理委員会、収用委員会等、教育委員会以

置づけ、その対象としたこと。

外の行政委員会は知事と覚書を交わして知事に文書③袋がけ等の措置を施すことにより、利用制限箇所

管理を委任しており、これら機関の文書も完結後総以外は文書館閲覧制度のなかで即時の利用を可能

務部文書課に引き継がれ、文書館に管理委任されるとしたこと。

仕組みとなっている。現在、第１種文書の管理委任④「時の経過」による利用制限解除の考え方を取りを行っていない機関には、議会、公安委員会及び警入れたこと。

察本部長がある。なお、地方独立行政法人（平成⑽ ICAミッション受入実行委員会編『記録管理と文22年度末現在、県立大学のみ）は情報公開条例の書館─第一回文書館振興国際会議報告書─』、全国

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文書館紀要第24号（2011.3）

歴史資料保存利用機関連絡協議会、1987年⒀ 行政刊行物のホームページ・コンテンツ化は、こ⑾ 現在は、知事部局、教育局等、県立学校、公安委の環境を困難なものとしている。印刷刊行されるこ員会、警察本部の各文書管理規則ないし文書管理規とのないコンテンツは、アーカイブズ側が保存措置

程に歴史的公文書の移管条項がある。このほか、議を講じなければいずれ消えていく。幸い都道府県の会事務局、企業局、病院局、下水道局、監査事務局、

ホームページは国立国会図書館が「インターネット

選挙管理委員会、人事委員会、地方労働委員会の文資料収集保存事業（ウェブサイト別）」（「インター書管理に関する規程類は、定めなき事項の知事部局

ネット資源選択的蓄積実験事業」を平成22年に名の規則・規程への依拠を謳うことにより、歴史的公称変更）で平成19年以来年１回の頻度で保存して文書の移管を定めている。

きている。「技術的に可能な限り、長期間にわたり⑿ 従来の「収集文書」という名称が、行政文書（公保存・提供していくことを目的としており」、公文文書）の中での「管理委任」に対する「収集」とい

書管理法公布と同じ平成21年７月１日の国会図書

う区別呼称であったように、「歴史資料」も行政文書館法改正をともなって強化の方向にある。よって、（公文書）の中での「歴史資料として重要な公文

最低１年間登載され続けているコンテンツは、現状書」という呼称である。「歴史資料」という名辞は、でもここで保存されることになる。今後、県自身で一般的に古文書や様々な形態の資料をも含めて使わの保存対応を図らなければならないのはもちろんでれるので、この「歴史資料」という呼称は、対県庁あろうが、当面の評価選別にあたっては、この国会組織内では有効ではあっても、文書館での一般閲覧

図書館保存版にコンテンツがあるか、の確認も取り者に対するときには誤解を招く恐れのある呼称であ入れ始めている。

り、場面による使い分けが行われ続けている。この⒁ もちろん、この場合、Ｂ課に交渉し、あくまでＢ

こともあって、平成６年にこの教育長訓令は「歴史課の文書でその施策を残すべきが正当であろうが、的資料の保存及び利用に関する規程」と改められ、このようなケースは決して例外ではない。よって、現在は「歴史的資料」の名辞が用いられているが、個別対応では限界があり、解決にはならない。何ら

前述の状況を大きく改善しているとはいいがたい。

かの制度的対応が図られる必要があろう。

 なお、この規程は、「 公文書その他の記録（以下⒂ ひとつの自治体が必ず３つの階層レベルすべてを「公文書等」という。）のうち郷土の歴史的資料と提示しているわけではなく、たとえば、第２レベル

して重要であると認められるものについて、その保のみの自治体は多い。３つのレベルの基準を明示し存及び利用に関する基本的な事項を定める」（第１ている例として神奈川県立公文書館があり（「神奈条）ことを趣旨とする。よって、規程名称にある

川県立公文書館公文書等選別基準」及び「神奈川県「歴史的資料」とは「公文書その他の記録のうち郷立公文書館公文書等選別のための細目基準」）、その土の歴史的資料として重要であると認められるも類似性から同館の規定にならって策定したと思われの」のことであることは明白である。「公文書そのる自治体は少なくない。

他の記録」は公文書館法と同じ表現であり、公文書⒃ 「神奈川県立公文書館公文書等選別基準」。なお、だけでなく（公文書は例示）記録一般を指している。

（３）の絶対的な年代基準は、「昭和20年以前」（神すなわち、この教育長訓令は公文書以外の歴史的資

奈川県立公文書館のほか、沖縄県北谷町公文書館料も対象としているものと解することができる。そ「行政文書等選別収集基準」、神奈川県逗子市「逗のうえで、訓令自体では公文書のみについて規定し、

子市公文書等選別基準」など）のほか、「地方自治法他は文書館長の定めに委ねるという構成をとってい施行以前」（北海道立文書館「文書館資料の収集にる。「収蔵文書の利用に関する要綱」はそのひとつ関する留意事項」）、「昭和30年前後の合併以前」（「磐に該当し、公文書については訓令が定めていない細田市歴史文書館管理運営要領」）などがある。また、部について定めるとともに、古文書、地図等の公文

国は「行政文書の管理に関するガイドライン」の別書以外の資料の利用について定めるという関係にあ

表第２「保存期間満了時の措置の設定」において、る。文書館収蔵資料の保存と利用に関する諸規定は、

サンフランシスコ平和条約公布の昭和27年度まで「埼玉県立文書館管理規則」（昭和50年教育委員に作成・取得された文書を原則移管としている。

会規則第12号）に定めるところのほか、館長決裁⒄ 平成23年２月26日現在、平成19 〜 21年度の「長の要綱等であっても教育長訓令の委任を受けたもの

期保存文書選別業務報告」が公開されている。まであり、それは公文書に限定されないと解されよう。

た、『 神奈川県立公文書館研究紀要』第６号（2008─ 19 ─

公文書管理法施行にあたって評価選別基準を考える（太田）年、同館）にも平成19年度のものが掲載されている（同誌も同館HPで閲覧できる）2011-02-26確認。
http://www.pref.kanagawa.jp/osirase/02/0219/⒅ 平成21年に国の重要文化財（歴史資料）に指定された「埼玉県行政文書」（明治初年から昭和22年までの11,259点）も知事から管理委任されている
第１種文書の一部である。歴史資料を含む有形文化
財を「有形の文化的所産で我が国にとつて歴史上又は芸術上価値の高いもの並びに考古資料及びその他の学術上価値の高い歴史資料」と規定する（第２条第１項）文化財保護法（昭和25年法律214号）による重要文化財指定は、この二重性を象徴的に示すものとなった。なお、この11,259点は文書管理制度による評価によって永年保存文書として残されてきたものであり、歴史的公文書制度による評価選別を受けたことはない。
⒆ 昭和22年法律第67号。第180条の８

教育委員会

は、別に法律の定めるところにより、学校その他の教育機関を管理し、学校の組織編制、教育課程、教科書その他の教材の取扱及び教育職員の身分取扱に関する事務を行い、並びに社会教育その他教育、学術及び文化に関する事務を管理し及びこれを執行する。
⒇ 昭和31年法律162号。第23条「教育委員会の職務権限」において「教育委員会は、当該地方公共団体が処理する教育に関する事務で、次に掲げるものを管理し、及び執行する。」として19の事務を掲げている。
 内閣府ホームページ2011-02-26確認。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/22/
221214/221214haifu23.pdf

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