文書館紀要第24号（2011.3）

ファイリング・システムと文書の秩序維持について
─埼玉県立文書館における歴史的資料の整理業務から─

大
はじめに

石

三紗子

この点から、埼玉県立文書館（以下、本稿現在の地方自治体をはじめとする行政組織、では当館とする。）では、歴史的資料として

また、民間企業においては、文書整理事務の移管した文書を閲覧利用に供するため、フォ能率化を目的として、ファイリング・システ

ルダー内文書の並べ替えや綴じ込み作業を行

ムによる文書管理を実施している。ファイリっている。ただし、この作業は、文書群の整

ング・システムはもともとアメリカで考案さ理原則である原秩序尊重の原則や原形保存のれたシステムだが、第二次世界大戦後、文書原則に触れる可能性を指摘することもできる

整理の画期的な方法として、日本の自治体、だろう。本稿では、筆者の業務経験に基づき、企業が導入を進めた。日本においては、従来、当館におけるファイリング・システムによっ簿冊形態で文書を管理することが常であったて管理された文書の整理方法を紹介し、フォが、ファイリング・システムは予め分類され

ルダー内文書の秩序を固定することについてたフォルダーに文書を挟むことによって管理

考察する。

（1）

（3）

（4）

を行う。この方法は、簿冊による管理と比較

本稿の構成は次の通りである。まず、ファして、分類の利便性、文書の検索性が優れ、イリング・システムがどのような文書管理のオフィス事務の向上や環境改善に一役買った方法であるか、一般的な方法として市販の概と言える。

説書等から整理し、埼玉県において実施されこのような状況から、現代の組織記録はフている方法について述べる。次に、埼玉県にァイリング・システムによって管理されていおけるシステムの導入過程と実施状況についる文書を含むことがあり、これらの記録を保てまとめる。最後に、これらの状況を踏まえ存するアーカイブズは、ファイリング・シスて、当館においてどのような整理を行っていテムによって管理された文書群と対峙するこるか紹介する。

（2）とになる。地方自治体の公文書館における公

なお、本稿で紹介する当館における歴史的文書の移管業務は、ファイリング・システム

資料の整理手順は、明確な規定に基づいて行を導入しているのであれば、まさしく、このっている作業ではなく、おおよその共通認識システムを意識しなければ作業を進めることの下で行っているものである。また、本稿にができないだろう。

おける見解は、全て筆者個人の意見であり、

しかし、ファイリング・システムで最も多く使用されるフォルダーという保管道具は、

当館の方針を示すものではないことを断っておく。

アーカイブズにおける利用提供を考慮したとき、扱いにくい点がある。フォルダーには文１

ファイリング・システムによる文書管理書を挟み込むだけであるため、文書が物理的

１‒ １

一般的な方法に固定されず、保存されてきた秩序が容易に冒頭でも述べた通り、ファイリング・シス

入れ替わる可能性や、紛失・脱落の可能性がテムはアメリカで考案された文書管理の方法あるのだ。

であり、現在、日本において導入されている

─ 37 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）ファイリング・システムはアメリカの手法にに廃棄することによって、文書の私物化を防倣ったものである。ファイリング・システム

ぎ、事務室を文書の倉庫にしないということの手順等具体的な方法については、市販の入を、組織的に徹底する文書管理なのである。

門書や概説書が多く刊行されている。これら

すなわち、ファイリング・システムの導入は、の概説書等からファイリング・システムによファイリング・キャビネットとフォルダーにる文書管理の方法を整理する。

よる収納という形態的変化のみならず、組織

（5）

（6）

アメリカでは、「ファイリング・システム」

的な文書管理制度の改革を意味すると言える。

という言葉を単にファイルの並べ順という意

ファイリング・システムによる文書の整味で使っている。しかし、日本ではシステム

理、管理、そして廃棄に至るまでの具体的なを導入して以来、「ファイリング・システム」

流れは、おおよそ次のような手順を取る。まという言葉を、文書の整理保管だけでなく廃ず、年度の初めに、ファイル基準表を作成す

棄に至るまでの過程を定める一連のシステムる。これは、一年間に発生する文書を想定しという意味で理解している。従来の簿冊形態て作成する分類表のことである。作成、収受による文書管理では、文書を編纂するまで担によって発生した文書は、このファイル基準

当者が文書を所持しがちであり、文書が私物表によって設定された分類に従って用意され化され、組織的な文書管理をしにくい傾向がているフォルダーに収納される。そのフォルあった。ファイリング・システムは、文書を

ダーは、課所等の組織で共有するファイリン

共有スペースに保管し、不必要な文書を適切

グ・キャビネットに収納されている。キャビ

図１
ファイリング・
キャビネット

歴史的資料

城下直之『文書管理・記録管理入門―ファイリングからISOマネジメントまで』日外アソシエーツ、2008年、p.121、図7-21 を参考に作成。

─ 38 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

ネットは複数段に収納スペースが分かれていロッカー等に収納する方が管理しやすい場合

るので、上段に発生した文書を収納する。そもあるだろう。このような場合は、フラット

して、翌年度、キャビネットの下段にフォルファイルやパイプ式ファイル等、綴じ込み型

ダーごと移す。翌々年度、キャビネットからのファイリング用具を使用し、別の収納棚でフォルダーを取り出し、保存年限毎に保存箱保管することも想定されている。このようなへ納める。保存箱へ納めた文書を、文書課等

ファイリング・キャビネット外に保管する文組織全体の文書を集中管理する文書主管課へ書については、文書所在カードを作成し、該引継ぎ、保存年限別に集中管理用の文庫で保当する分類のフォルダーに挟むことによって、存する。その後、保存年限が満了したとき、文書の所在を示す方法がある。ファイリン

文書を廃棄するか、歴史的資料としてアーカ

グ・システムというとフォルダーに挟まれたイブズへ移管する。この手順を図に示すと図文書を想像しがちだが、それ以外の方法で管１のようになる。

理されている文書も存在するのである。

（9）以上の手順からもわかる通り、ファイリン
グ・システムの大きな特徴は、文書を共有化

１‒ ２

埼玉県の方法するために、課所等の組織内で共有のフォル埼玉県が実施しているファイリング・シス

ダーとファイリング・キャビネットを使用しテムは、先に整理した一般的な方法とほとんていることだ。このフォルダーの使用方法にど変わらない手順で運用されている。ここでついては、概説書を参考に詳しく述べておく。

は、戦後の文書管理関係例規を参照し、簿冊フォルダーは文書が発生する前に作成されによる文書管理とファイリング・システムにるファイル基準表に則ってファイリング・キ

よる文書管理の違いも含め、その方法を見てャビネットに設置されるため、フォルダーが

みる。

（7）

存在するからといって、全てのフォルダーに

昭和29年度に施行された「埼玉県庁文書

文書が存在するわけではない。もし、分類に処理規程」（昭和29年６月21日埼玉県訓令

相当する文書が発生しなければ、当然、空の第15号）では、35条１項に、完結文書の編ままで終わるフォルダーが発生する。ただし、

纂方法が定められている。それによると、文空のフォルダーが存在するということは、フ書を作成した主務課が保存期間毎に文書を編ァイル基準表と実際に発生する文書が合致し纂し、仮綴した上で全庁の文書を保管する秘ていないことになり、望ましい状態ではない。

書課に送付、秘書課において本綴し、文庫にすなわち、基本的にフォルダーには、最低で保存していた。この規程を全面改定して施行も文書１枚が収納されていることになる。

された「埼玉県文書規程」（昭和37年３月

概説書によるが、１つのフォルダーに入れ10日埼玉県訓令第３号）では、仮綴と本綴ることができる文書量は約50 ～ 100枚までの過程がなくなり、文書を作成した主務課がとされ、それ以上の文書を入れる際はフォル

本綴まで行うことになった（25条１項）。す

ダーを分けることが推奨されている。フォル

なわち、本綴を行う主体が文書を集中管理す

ダーに入れる文書は一件ずつホッチキスやガる文書主管課から文書を作成する主務課へ変

チャック、クリアファイル等でまとめ、新た

わり、文書の保管過程において秩序を固定すに入れる文書を、フォルダーを取り出して読る段階が変わったことになる。

（8）

ファイリング・システムの導入は、さら

むときに上になるように重ねて整理する。
文書によってはフォルダーとファイリンに、この「埼玉県文書規程」を改正すること

グ・キャビネットによる管理が難しいものもによって、例規の中に位置付けられた（昭和ある。例えば、大量に発生する申請書、台帳

45年５月１日埼玉県訓令第11号）。これによ等は、ファイリング・キャビネットではなく、ると、ファイリング・キャビネットとフォル─ 39 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）ダー、保存箱を使用する文書管理の流れから、

２「つづり込み」をせず、「新しいもの」を「最２‒ １

ファイリング・システムの導入
埼玉県における導入の経緯

前の位置」に置くといったフォルダーの使い冒頭でも述べた通り、ファイリング・シス

方まで、先述した市販の概説書にあるようなテムはアメリカで考案された文書管理の方法

ファイリング・システムの方法が定められたであり、日本国内に本格的に導入されたのはことがわかる（24 ～ 32条）。また、例外規

第二次世界大戦後である。戦前は行政組織を定として、フォルダーによる保管が不適当な中心に、文書を簿冊形態で保管することが一ものの管理方法も定められている。「台帳・般的であったが、この頃も文書の保管容器と帳簿・図書等でフォルダーにより保管するこしてファイリング・キャビネットが販売され、とが不適当なもの」については、「 鉄製書庫一部の企業では、文書をファイリング・キャ

等」で「保管」し、保存の必要がある文書は、ビネットで保管するバーティカルファイル方「年度別、保存年限別等に区分」し、「類名を式を導入していた。しかし、事務能率を目的付して編さん」する、すなわち簿冊での保管として行政組織を中心に普及したのは、占領が認められていた（27条１項、28条、32条

軍の影響も受けた戦後のことであった。

（12）

の５）。

埼玉県は昭和44 ～ 45年度にファイリン

その後施行された「埼玉県文書規程」（昭グ・システムを導入し、それ以前は戦前も含

和58年３月31日埼玉県訓令第５号）、「埼玉県

めて簿冊による文書管理を行っていた。以下、文書管理規則」（平成13年３月30日埼玉県

システムの導入経緯について述べる。

（13）

規則第61号）・「埼玉県文書管理規程」（同

埼玉県のファイリング・システム導入は、年月日埼玉県訓令第22号）では、フォルダ

文書事務の改善を目的として行われた。そのー管理の具体的な手順は定められなくなった

経過については、「文書事務の管理改善に関すが、管理の流れに変化はなく、キャビネット

る報告書」が詳しい。この報告書によると、等での収納が適当でない場合の例外規定も設県は当時、急激な人口増加による事務量の増

（10）

（14）

けられている。具体的な管理方法については、加に伴い文書処理件数が増加する一方、文書「ファイリング・システム実施要綱」に定め処理に従事する職員数は増加しないという、られ、詳細な手順を示したものに、文書課が事務上の問題を抱えていた。この状況を踏ま発行している「ファイリング・システムの手

えて、昭和41年度に開かれた事務改善委員

引」がある。埼玉県では、この要綱と手引に会において文書事務の実態調査とその改善案

従ってファイリング・キャビネットやフォルを策定することが決められ、その結果、昭和

ダーを管理しているが、手引の内容は市販の概説書等の内容と大きな違いはなく、１‒ １

41年10月にこの報告書が提出された。報告で述べた方法でフォルダーを管理している。

が取り上げられ、ファイル基準表によるフォ

（11）

（15）

書では、文書の整理・保管方法、保存の改善

ファイリング・システムの導入によって、ルダーを利用した文書管理、いわゆるファイ

フォルダーに挟む文書は「つづり込み」をせリング・システムの方法が改善案として提示ず、文書を作成する主務課による編纂行為がされている。

なくなった。この点は、歴史的資料の整理を

この報告書を受け、当時文書事務を主管し行う上での重要な変化と言える。すなわち、ていた文書学事課は、昭和42年度に「文書歴史的資料の移管を行う時点では、文書が物事務管理改善のための年次計画（３か年）」

理的に固定されていないため、移管を受けるを作成し、３年をかけて、本庁・出先機関全

当館において、秩序の維持や固定をどのよう課所においてファイリング・システムへの切に行うか考えなければならないのである。

り替えを行うことになった。計画の初年度に（16）あたる昭和43年度は、導入の準備期間とし

─ 40 ─

文書館紀要第24号（2011.3）て、担当者が研修を受講したり、先進地の視管理に関する記事が掲載され、ファイリン

察をしたりしてファイリング・システムの知

グ・システム実態調査の結果など、ファイリ

識を深め、必要な用具を選定し、モデル課とング・システムの普及に関わる記事も多く見して文書学事課、福祉課、農政課の３課にシられる。これらの記事から、システム導入当ステムを導入した。そして、昭和44年度よ

時の職員の反応を見てみよう。

りファイリング・システム実施要綱を施行し、昭 和45年 １ 月 に 発 行 さ れ た「 文 書 だ よ

本庁全課の切り替えを始め、45年度には出り」第１号には、本庁各課におけるファイリ先機関でも切り替えを行った。

ング・システムの切り替えが完了し、次の段

（17）

（18）

その後、文書規程を改正するなど、例規の階としてシステムの整備を行う必要がある、整備によって着実にシステムへの切り替えがとある。要綱が定められ、道具が揃ったとは行われたが、システムの運用は実際に文書管

いえ、簿冊での管理に慣れた職員が、急にフ理を行う職員の手にかかっていると言える。

ァイリング・システムに則った文書管理を確

当時の職員は、ファイリング・システムの導実に行うことは難しい。そこで、文書学事課

入に、どのように対応したのだろうか。

は各課の自己診断をもとにファイリング・シ
ステム実施状況の実態調査を行い、結果を２‒ ２

ファイリング・システムの浸透「文書だより」に発表した。「文書だより」

長年、簿冊による文書管理を行っていた県に掲載された昭和45 ～ 48年度の実態調査結庁職員にとって、ファイリング・システムの果によると、この調査はこの間６回行われて導入は文書管理の基本を大きく変える出来事

おり、各課の実態を４～５段階で評価するこであった。システム導入を担当した文書学事とにより、実態を把握している。

課（昭和47年度以降文書課）は、切り替えを円滑に進めるために様々な推進活動を行っ各調査結果をまとめたものが、表１‒ １、
１‒ ２である。また、評価基準の詳細についている。例えば、職員に対して文書事務の手ては表２にまとめた。この評価基準によると、順を周知するため、「 文書だより」等の広報

いずれの調査においても、完全にファイリン

紙を発行することは、その活動の一つであ

グ・システムが実施されている状態を「良る。このような広報紙には、ファイリング・い」と評価し、その他の評価では何らかの不システムを導入した昭和44年度より発行さ具合があることを示している。不具合がある（19）

れた「文書だより」、この「文書だより」を評価の中でも、「やや良い」や「普通」・「やや引き継ぐかたちで昭和50年代に発行された悪い」の評価では、システムが何とか維持で「文書の広場」と「分かりやすい文書シリー

きる状態と言えるが、「努力を要する」と「悪ズ」、そして、平成になってから発行されてい」の評価は、システムが機能していないといる「文書だより」がある。この内、「分かりいう評価である。評価基準に対するこの見解やすい文書シリーズ」は、タイトル名の通り、から、調査結果を見ていく。

（20）

（21）

（22）

読みやすい文書例を提示するものであり、文まず、完全にファイリング・システムを実

書管理の手順を啓発するものではない。この施している状態と言える「良い」の評価を受ため、本稿では、ファイリング・システム関

けた課の割合は、システム導入から年数が経係の記事が掲載されている「文書だより」や過するにつれて、減少傾向にあることがわか「文書の広場」を参照した。

る。対象機関毎に分けて整理すると、本庁

昭 和45年 １ 月 に 創 刊 さ れ た「 文 書 だ よは40.0％→36.1％→17.7％→7.9％、出先機関り」は、文書事務改善計画を推進するために（地方庁舎・合同庁舎内に設置されていた

文書学事課が作成し、各課に配布していた広もの）は47.6％→41.8％→35.7％となってい報紙である。この広報紙には、文書の作成、る。１～３回の調査時と４～６回の調査時で─ 41 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）は評価基準が異なり、若干基準が厳しくなったものが表３である。

ていることから単純に比較することはできな

アンケート結果からは、大半の課がファイい。しかし、全体的に完全にシステムを実施

リング・システムの利点を感じていることができていた課は少なく、導入から３年を経てわかるが、質問２と７の文書の私物化と懸も完全には定着していなかったことがわかる。

案フォルダーの扱い方に関する質問や、４

一方、システムが機能していないと言えるの不用文書に関する質問、11の貸出票に関「努力を要する」と「悪い」の評価についてする質問に対しては、約1/3の課が「変わらは、調査を通して本庁は10％前後、出先機ない」、「不便になった」などと回答している。

関は０～３％とほとんど変化がない。図面等、「文書だより」には、アンケート結果とともファイリングに適さない文書を多く扱うなどに、回答に対する理由の一部とその対処法がの理由から、システムを実施できていない課

掲載されているが、その掲載内容によると、は固定化していた可能性がある。

質問２と７については、習慣で机の引き出し

以上の調査結果によると、ファイリング・に懸案文書を入れてしまうこと、４についてシステムの実施には、実際に多くの困難が伴は、どのような文書でもファイルできてしまったと考えられる。その困難の要因は何だっ

うこと、11については、ほとんどの職員がたのだろうか。

使用していないことが、理由として挙げられ

表２によると、「やや良い」、「普通」、「やや悪ている。懸案フォルダーの扱い方や、フォルい」の評価を受ける基準には、統一を欠いてダーから文書を抜き出す際に使用する貸出票

いる、懸案フォルダーの扱いが不適切、文書の仕組みは、習慣や今までになかった一手間のファイル方法が不適切、ファイル基準表がのため、なかなか定着しにくかったようだ。

作成されていない、文書分類に不備がある、

ファイリング・システム実施状況調査の結果

フォルダーの使用方法に不備があるなどの指は、これらの実態を反映しているものと言え摘事項が示されている。調査において、これるだろう。
なお、このアンケートにおいて全ての課が、らの評価を受けている課は、実際にこのような点ができていなかったと言える。また、文文書の廃棄に関する質問（６、14、15）に対書学事課は、「文書だより」に調査結果を受けしては「容易になった」、「役に立つ」と回答

た注意事項を掲載しているが、特に目立つ注している。現場においてファイリング・シス

意事項も、文書のファイル方法に関すること

テムが、まず、文書の廃棄に有効なシステム（文書の向き、日付順に並べる、文書量が多として認識されたことには注目しておきたい。

いなど）、懸案フォルダーの扱い方、ファイル基準表の作成、分類やフォルダーの使用方

２‒ ３

現在の実施状況法に関すること（フォルダー名の付け方、見このように、システムの浸透に困難があり出しの付け方、雑フォルダーの扱い方など）ながらも、指導を繰り返し行い、印刷物を通である。これらはいずれも、ファイリング・

してＰＲするなどの文書課職員の努力によっシステムに特徴的な作業であり、簿冊によるて、ファイリング・システムは次第に定着し文書管理に慣れた職員にとっては馴染みにくていった。「文書の広場」第27号の記事にかったことが予想できる。

よると、昭和59年には、文書事務にファイ

このことは、ファイリング・システム導入

リング・システムを導入して事務能率の向上

直後に行われたアンケート結果からもうかがを図り、他の模範とされる団体に贈られるグうことができる。このアンケート結果は、「文

ッド・ファイリング賞の総合賞（社団法人日書だより」第４号（昭和46年１月発行）に

本経営協会主催）を受賞し、外部からもファ掲載されており、質問内容と回答数をまとめ

イリング・システムの定着が認められた。こ─ 42 ─

文書館紀要第24号（2011.3）

表１–１
評

価

調査年月・対象
1

昭和45年
2月

2

昭和45年
7 ～ 8月

本庁
本庁
出先機関＊
本庁

昭和46年
1 ～ 2月

3

出先機関＊

良

い

やや良い

普

通

努力を
要する

計

課数

24

15

15

6

60

％

40.0

25.0

25.0

10.0

100.0

課数

22

22

11

6

61

％

36.1

36.1

18.0

9.8

100.0

課数

10

11

0

0

21

％

47.6

52.4

0

0

100.0

課数

11

27

17

7

62

％

17.7

43.5

27.4

11.3

100.0

課数

28

25

12

2

67

％

41.8

37.3

17.9

3.0

100.0

表１–２
評

価

調査年月・対象
4

昭和48年
1 ～ 2月

本庁

5

昭和48年
2 ～ 3月

出先機関＊

6

昭和48年
9 ～ 12月

出先機関＊

良

い

やや良い

普

通

やや悪い

悪

い

計

課数

6

12

28

22

8

76

％

7.9

15.8

36.8

28.9

10.5

100.0

課数

25

17

13

14

1

70

％

35.7

24.3

18.6

20.0

1.4

100.0

課数

17

25

40

49

10

141

％

12.1

17.7

28.4

34.8

7.1

100.0

・％…小数点以下第二位四捨五入
・「文書だより」2、3、5、11、12、15号より作成。
＊調査2、3、5の出先機関は、地方庁舎・合同庁舎内に設置されていたもの。調査6は、地方庁舎・合同庁舎外に設置されていたもの。ただし、調査2については、当時システムを導入していた機関を対象としているため、課数が少ない。

表２
調査回数

1,2

3

4～6

評

価

内

容

良い

課全体の統一がよくとれており、懸案フォルダーによる未処理文書の保管も適切。

やや良い

良好であるが、一部統一を欠いている面がある。

普通

各係単位にはまとまっているが、課全体の統一に欠ける面がある。懸案フォルダーによる未処理文書の保管に適切を欠く面がある。

努力を
要する

文書主任、ファイル事務担当者等は理解しているが、課の大部分の職員に趣旨が徹底していないためか、切り替えに非常に消極的である。

良い

課全体の統一がよくとれている。

やや良い良好であるが、一部統一を欠いている面がある。

普通

各係単位にはまとまっているが、課全体の統一に欠ける面がある。懸案フォルダーによる未処理文書の保管に適切を欠く面がある。

努力を
要する

文書主任、ファイル事務担当者等は理解しているが、課の大部分の職員に趣旨が徹底していないためか、乱雑になっている。

良い

よく実施されている。

やや良い

おおむね良いが、文書の日付け順や向きがそろっていなかったり、雑フォルダー、
貸出し票の使用方法等に改善の余地がある。

普通

基本的なことは一応守られているが、まだ適当でない点が多い。

やや悪い

ファイル基準表が作成されていなかったり、文書分類、フォルダーの使用方法、文書のファイルのしかた等に不備がみられる。

悪い

ファイリング・システムを実施するうえできめられた基本的なことを、ほとんどの職員が守っていない。

・「文書だより」2、3、5、11、12、15号より作成。

─ 43 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）表３
1. 必要な文書が早く取り出せるようになったと思いますか。
取り出せる

58

わるくなった2

2. 公文書の私物化がなくなったと思いますか。
なくなった

43

変らない

17

3. 文書の整理が円滑になったと思いますか。
円滑になった

47

変らない

12

複雑になった1

4. 不用文書が少なくなったと思いますか。
少なくなった

41

変らない

19

5. 執務環境が良くなったと思いますか。
良くなった

48

変らない

12

6. とじないで、フォルダーに文書をファイルするので、廃棄の際に容易になったと思いますか。
容易になった60

容易にならない

0

7. 懸案フォルダーは、未処理文書の整理促進、私物化の防止に役立つと思いますか。
役立つ

46

変らない

9

役立たない

5

8. 基準表による体系的な整理方法は、文書の活用に便利だと思いますか。
便利だと思う

58

変らない

2

9. キャビネットの引き出しの表面に、文書分類を明示することにより、文書のありかが、わ
かりやすくなったと思いますか。
わかりやすくなった59

わかりにくくなった1

10. キャビネット方式の文書整理は、便利だと思いますか。
便利である

50

変らない

5

不便である

5

11. 貸出し票の利用は、文書の出し入れに便利だと思いますか。
便利である

37

変らない

19

不便である

4

12. 基準表は、各課で分類、保存年限等を決定するので、文書の管理がよくなったと思いますか。
良くなった

55

変らない

5

13. 会計年度による文書の整理は、暦年にくらべて文書整理が便利だと思いますか。
便利になった

57

変らない

3

14.「移しかえ」は、不要文書の廃棄等、文書の整理および環境の整備に役立つと思いますか。
役に立つ

60

役に立たない0

15. 各課において保管している文書について、不要となった際随時廃棄できるようにしたことは、文書整理に役立つと思いますか。
役に立つ

60

役に立たない・「文書だより」4号より作成。全て原文のまま。
・本庁の62課を対象とし、回答件数は60課。

─ 44 ─

0

文書館紀要第24号（2011.3）の賞の受賞は、都道府県の中で埼玉県が初め

注意を必要とするだろう。

てであり、受賞理由として、全庁的な協力体

ファイリング・システムの最大の特徴は、制の下でシステムが定着し、有効に活用され文書の保管形態にある。フォルダーで管理さていることに加え、このシステムを基礎にしれる文書は「つづり込みをしない」、すなわて、情報公開制度の早期実現を可能にした点

ち固定されていない文書である。このことかが評価されたとある。

ら、フォルダーに挟まれた文書は、フォルダ（23）

埼玉県が全国にさきがけてファイリング・ーの中で簡単に順番が入れ替わり、最悪の場システムを定着することができた理由には、合にはフォルダーから脱落する可能性がある。

準備段階でのＰＲを徹底したことや、導入を

このような形態で保管された文書を、そのま段階的に行い、計画に無理がなかったことな

まの形で当館の資料として利用提供する際、どが挙げられるが、一番の理由は、実施状況

どのような問題が生じるだろうか。

（24）

調査を継続することによって文書課が運用状

一つは、フォルダーの中で文書が分離して況を定期的にチェックし、そして、職員一人いるため、利用者が一読しただけでは、理解一人が日常の事務としてシステムを実践してしにくい可能性がある。簿冊で管理された文きたという、導入後の維持管理体制にあるだ

書は、最終的に時系列で綴じられ、冒頭に目ろう。県の職員は毎年人事異動で入れ替わり、次が付されるため、第三者が閲覧するとき、新しい職員も入庁するため、ファイリング・

内容を理解しやすいという特徴があった。一システムを維持するためには継続的に研修や方、フォルダーによって管理された文書は固実施状況のチェックを行う必要がある。ファ

定されないため、秩序が崩れてしまう可能性

イリング・システム実施状況調査は、現在もがあり、下手をすると閲覧する時によって秩

ファイリング・システム実施要綱に基づいて序が変わってしまう恐れがある。利用者は閲

定期的に行われており、文書課はシステムの覧する度に、文書内容を理解するため、フォ運用維持に努めている。

ルダー内の秩序がどのようになっていたか、
推測しなければならない。

３

歴史的資料の整理との関係

３‒ １

もう一つの問題は、紛失や盗難の危険性で留意点ある。フォルダーによって管理された文書は、埼玉県では、廃棄決定を受けた公文書の内、簡単に抜け落ちる、もしくは抜き取ることが県政の推移、内容、仕組み等がわかり、県民

できてしまうため、紛失や盗難の危険性が高の生活の様子及び社会の情勢を反映している

くなる。この問題については、閲覧の際に適ものを、歴史的資料として当館に移管してい切な監視体制を行うことによって対処するこる。歴史的資料として当館が移管を受ける文とになるが、故意ではない事故を十二分に防書は、当館の資料として整理、保存され、調止するためには、文書を物理的に固定するこ

査・研究の対象として利用提供されることにとが必要となるだろう。

（25）なる。当館のようなアーカイブズにおいて以上のことから、ファイリング・システム

は、資料の収集、整理、保存が重要なことはによって管理された文書を第三者へ利用提供

もちろん、利用提供も重要な業務である。しする際には、原秩序の固定と、文書の紛失防

かし、歴史的資料は、廃棄決定がなされるま止の観点から、フォルダー内の文書を物理的では現用の公文書であり、現在ではファイリに固定することについて検討する必要がある

ング・システムで管理されている文書である。

と言える。このとき、当館をはじめとするア

これらの文書を当館において利用提供するとーカイブズでは、アーカイブズの管理におけ

き、その扱いには、ファイリング・システムる原秩序尊重の原則や原形保存の原則を念頭が採用する保管形態の特徴から、いくつかのに置きながら、その整理方法を考えなければ（26）

─ 45 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）

ルダーのほかに、フラットファイル、パイプならないだろう。

式ファイル、ポケットファイルがある。保管３‒ ２ 埼玉県立文書館における事例
３‒ ２‒ １ フォルダー等の整理

道具の形体については、p.48の写真１～５を参照してほしい。

された公文書の中から、郷土の歴史にとって①フォルダー１‒ １で述べたように、フォルダーに文書

重要なものの移管を受けてきた。内規で移管を入れる際には、新たに入れる文書を、フォ基準が定められるも、当初は明確な規定はな

ルダーを取り出して読むときに上になるよう

く、廃棄文書の発生を受けて移管し、整理やに重ねるなどのルールがある。整理を行う際公開は行えていなかった。昭和55 ～ 63年に、には、まず、このルールに従って、文書を並

開館以来移管してきた歴史的資料の整理を実べ替えたり、文書量が多過ぎる場合にはフォ施し、この頃、文書の洋製本化作業を行った。

ルダーを分けたりする。このとき、一つだけ当館が開館した昭和44年度はファイリング・

ルールに従っていないことがある。それは、システムが実施された年度であり、この整理文書を年月日順に並べ替える順番である。当

で対象となった資料には、既にフォルダーで

館では、現用での整理手順とは逆に、古い年管理されている文書も含まれている。この時月日が上にくるように並べている。利用者にの整理では、複数のフォルダーをまとめて製とっては文書が時系列に並んでいる方が、内本したり、簿冊で管理されていた文書も同じ

容を理解しやすいためである。

当館は、昭和44年に開館して以来、廃棄ように製本したりした。このため、この整理

フォルダーを分けたり、並べ替えを行ったの対象となった文書は、一律同じ体裁で製本りした上で、文書の脱落を防ぐため、文書とされている。

フォルダーに穴を開け、綴り紐でフォルダー

この整理以降は、原則として、移管した文に綴じている。この行為によって文書の秩序

書の保管形態を変えずに整理している。ただし、フォルダーに挟まれた文書は３‒ １で述を固定することはできるが、文書の原形に変べた通り、そのままでは秩序を維持することる。

化を加えていることは否定できない事実であができず、脱落の恐れもあるため、文書に穴ファイリング・システムの概説書等で紹介を開けて、フォルダーごと綴り紐で綴じるこされているように、フォルダーに挟まれていとによって固定している。

る文書は、一件ごとにホッチキスやガチャッ

ここからは、ファイリング・システムで管クで綴じられている。これらの綴じ具は、現理されることによって発生する文書の保管形用の整理においては便利な道具であるが、錆態別に、現在の当館職員が行っている整理手を発生させるため長期の保存には適さない。

順を説明する。なお、本稿の冒頭でも述べた

これらは整理の際に取り除いているが、ホッ通り、この手順は明確な規定があるものでは

チキスについては除去に手間がかかり、現在

なく、担当者によって対処が微妙に異なる場の作業人員では対応できないため、近年は当合もある。本稿において述べる整理手順は、面そのままにしている。

おおよその共通認識によって行っているもの

フォルダーに挟まれている文書の中には、であり、そのような内容として理解していた

クリアファイルに挟まれているものもある。

だきたい。

クリアファイルは、文書を綴じる際に不便で先述した通り、ファイリング・システムにあるため、現状では除去している。また、同

おいては、ファイリングの道具としてフォル

じように封筒に入っている文書もあるが、こダー以外にも様々な形態のものを使用するが、れについても、封筒に書込みがあるなどの理

埼玉県においてよく見られるものには、フォ由がない限り、封筒を取り除いて文書を綴じ─ 46 ─

文書館紀要第24号（2011.3）ている。封筒を残す場合は、封筒に穴を開け一件の書類と図面が、大型のアコーディオンて綴じている。

式文書ケースや、引き出し型や蓋付きの直方

フォルダーには、フラットファイルに綴じ状の箱に納められており、これらの文書ケーられた文書や、小冊子、パンフレット、刊行

スと箱一点が、文書一点として扱われていた。

（28）

物が挟まれていることもある。この場合は、当館では、移管した文書に固有の文書番号

フォルダーに綴じることが難しいため、フォを付与し、その文書番号を単位として、検索

ルダーと分けて分冊にすることがある。薄いシステムに検索項目を入力している。この時冊子については、封筒に入れて、封筒入りの整理した文書については、箱一点が文書一点文書と同じ処理をすることもある。

として扱われていたことを考慮すると、本来、以上が、基本の整理方法である。その他、

箱一点に対して固有の文書番号を付与しなけ

Ｂ４用のフォルダーを使用している文書につればならない。しかし、箱の中にもパイプ式

いては、管理の利便性を考慮し、Ａ４用のフファイルやアコーディオン式文書ケースに収ォルダーに移し替えている。移し替える際に納されている文書・図面が複数存在したため、は、Ｂ５判の文書はそのまま、Ｂ４判の文書

ここでは箱の中のパイプ式ファイルやアコーは折りたたんで綴じている。

ディオン式文書ケースを、文書番号を付与す②フラットファイルる単位とした。それぞれの文書がどの箱に納フラットファイルに綴じられている文書は、められていたかは、検索システムの備考の項そのまま保存することが基本であるが、綴じ目に入力した。アコーディオン式文書ケース

具が金具のものについては、錆が発生するたについては、ケース一点に文書番号を付与しめ、綴じ具を外し、綴り紐で綴じ直している。

た。

クリップ、ガチャック類があれば、除去する。
③パイプ式ファイル、ポケットファイル等

具体的な整理手順について、まずは、アコーディオン式文書ケースに収納された文書とこれらも、基本的にはそのまま保存してい図面について説明する。

る。ただし、綴じ具が外れてしまうものにつアコーディオン式文書ケースとは、収納部

いては、綴り紐で綴じ直している。クリップ、分が蛇腹状になっており、それぞれのポケッ

ガチャック類があれば、除去する。

トに仕切りがついていて、文書や図面を分類して納めることができるケースである。収納３‒ ２‒ ２ ファイリング・キャビネット外部分がアコーディオンのように伸縮することに保管される文書の整理

から、事務用品の商品名としては「アコーデ「埼玉県文書管理規程」には、ファイリン

ィオン式」と呼ばれることが多いようであり、

グ・キャビネット等の「収納用じゅう器に収

本稿でもアコーディオン式文書ケースと呼ぶ。

納することが適当でない場合」は、キャビネ

現在では、文書の保管用具としてあまり使用ットに収納しなくてもよいという例外規定がされなくなったようだが、蛇腹状のファイルあると述べたが、この規定は台帳や図面等のやカードケースは一般的に見ることができる保管を想定しており、当館は当然、このようだろう。具体的な形状は、p.48の写真６を参な形体と保管状態を経た文書の移管も受ける。

照してほしい。

（27）

ここでは、筆者が業務上体験した、ファイリ

このケースの特徴は、蛇腹状になっている

ング・キャビネット外で保管されていた図面

それぞれのポケットに図面等の文書が複数入等の整理手順について紹介する。

っていることである。また、フォルダーと同

この時整理した資料は申請文書であり、一じように、文書を容易に取り出すことができ、件の申請書類に膨大な図面が添付されるとい

混入・脱落や秩序が変化する恐れを想定できう特徴を持つ文書であった。このため、申請る。このため、利用する際に図面の収納箇所

─ 47 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）

写真１

写真７

フォルダー

写真２

整理後のフォルダー

写真３

クリアファイル

写真４

パイプ式ファイル

写真５

ポケットファイル

引き出し型の箱

写真８

写真６

蓋付きの箱

─ 48 ─

アコーディオン式文書ケース

写真９ 箱内部の一例（写真７の内部）

文書館紀要第24号（2011.3）

がわからなくならないよう、工夫して整理を仕切られて番号毎に収納されている図面、ア行った。

コーディオン式文書ケースに収納されている

先述した通り、当館では、文書番号を単位

文書・図面があった（写真７～９）。番号毎

として、検索システムに検索項目を入力してに仕切られて収納されていた図面については、いる。アコーディオン式文書ケースについて

仕切りがフォルダーの場合、フォルダーを残は、ケース一点に文書番号を付与したため、し、収納されていた図面を中性紙封筒に入れポケットに収納されている文書を把握するたた上で、フォルダーごと綴り紐で綴じた。仕めには、検索システムとは別に、ポケット毎

切りがインデックスシートや板の場合は、仕の目録を取る必要があった。ここでは、この切り板等を外し、アコーディオン式ケース解目録を細目と呼ぶ。細目は次のように作成し体時と同じように図面の細目を作成して、中た。

性紙封筒に入れ直した。アコーディオン式文

まず、各ポケットに改めて通し番号を付し、収納箇所を確定した。この通し番号に基づき、書ケースについては、先述した通りの整理を行った。

ポケット毎に細目を作成した。この細目では、

なお、この整理においても、３ ‒ ２ ‒ １でポケットの通し番号、ポケットの見出しに記説明した整理と同じように、クリップ等の金入された内容、図面番号、点数、注記事項と属類を除去した。アコーディオン式文書ケー

して備考を取った。この時、図面を取り出しスに収納されていた文書の中にも、クリップた際に収納箇所がわからなくならないよう、で綴じられた書類があったが、これらはクリ

図面の裏に文書番号を鉛筆で記した。この文

ップを外し、製本用の麻糸で綴じ直した。

（29）

書番号と細目を見れば、図面を取り出しても、ファイルだけでも用途に合わせて様々な種収納されていたアコーディオン式文書ケース類が存在する現代では、文書の保管に様々なのポケットに戻すことができる。

保管用具が使われ、保管形態は決して一様で文書ケースの中には破損しているものがあはない。これらの文書を整理する際には、資り、また、ケースが大きく、文書を出納する料として利用し、永久に保存するという観点

際に支障を来す恐れがあるものもあった。こを重視しながら、それぞれの保管形態にあっのような場合は、ケースを廃棄し、収納された整理を進める必要があるだろう。当館におていた図面等を中性紙封筒に入れ直した。細

ける整理作業も、担当者がその都度判断して目は、ケースを廃棄しない場合と同様に作成行っているが、本稿において紹介した事例のした。中性紙封筒には、ポケットの見出しと通り、いずれの保管形態であっても、利用の図面番号や内容を記した。ケースを廃棄する

便、紛失の防止、保存に耐えられる保持具の場合は、整理前の状況を残すため、写真を撮選定を考慮することは、共通する点と言える。

影した。
引き出し型の箱や蓋付きの箱に納められたおわりに―文書の秩序を固定する段階

ファイリング・システムは、組織的な文書

文書については、次のように整理した。
これらの文書については、箱に収納された管理を実現するため、共有のファイリング・

ままでは出納を行いにくいという問題があっキャビネットとフォルダーを使用することにたため、全ての文書を箱から取り出し、箱はよって文書の分類を行うという特徴がある。

廃棄した。文書を箱から取り出す際は、アコ

しかし、この保管形態は、当館等のアーカイーディオン式文書ケースを廃棄する場合と同ブズでの利用提供を想定するとき、文書の秩

じように、整理前の写真を撮影した。

序が物理的に固定されず、紛失や脱落の危険

箱の中は、パイプ式ファイルに綴じられた性があるという問題がある。この問題点から、文書や、フォルダーやインデックスシートに

当館では、フォルダー内文書の並べ替えや綴─ 49 ─

ファイリング・システムと文書の秩序維持について（大石）

じ込み作業を行い、文書の秩序を固定してき棄する文書も手間を掛けて編纂しなければな

た。

らい不合理性を挙げている。現用文書の段階（33）

この作業は、原秩序尊重の原則や原形保存

で文書を綴じる必要がないのであれば、永久の原則を考慮するとき、本来はタブー視され保存になるものだけを③において固定するこる行為かもしれない。しかし、簿冊で文書をとが、最も適していると言えるだろう。

管理していた際も、簿冊に編纂する時点で秩昨年度公布された公文書管理法（平成21序を固定していたわけであり、その行為をど

年７月１日法律第66号）は、「 国及び独立行の時点で行うか、どこが主体となって行うか

政法人等の諸活動や歴史的事実の記録であるが問題になると言えるだろう。本稿のまとめ

公文書等」を「主権者である国民が主体的にとして、文書の秩序を、文書を保管する過程利用し得るもの」と位置付けた（１条）。まのどの時点で固定するのが望ましいのか検討た、２条６項において、「歴史資料として重要する。

な公文書その他の文書」を、現用文書、非現現在の公文書管理においては、発生した文用文書を問わず包括的に「歴史公文書等」と書を、主務課、文書主管課、アーカイブズの定義している。これはすなわち、国民が公文順で引き継いで管理することが想定されてい書を歴史的事実の記録として利用することをる。この過程から、文書の秩序を固定する主想定し、公文書を作成する組織は、組織的に体は、①文書を作成する主務課②文書を集中その利用に供する方法を考える必要があると管理する文書主管課③アーカイブズの３つをいうことである。公文書管理法制定以前の公考えることができる。埼玉県では、簿冊によ

文書管理を受けて構築されてきたファイリン

る文書管理も含めて、時期によって秩序を固グ・システムでは、本稿で述べてきた通り、定する主体が変わった。３つの分類で示すと、文書の秩序を固定する点までは考えられてい①は主務課で本綴を行っていた昭和37 ～ 43

ない。これからの公文書管理においては、利

年度、②は秘書課で本綴を行っていた昭和

用提供まで配慮し、秩序をどの時点でどのよ

29 ～ 36年度、③はファイリング・システム

うに固定するかを考えることが求められるだを導入した昭和44年度以降（11年以上保存

ろう。

（30）

（31）

（34）

文書を除く）となる。
３つの主体の内、文書の作成主体を厳密に考慮すると、文書の秩序は主務課で形成され（32）るため、秩序の物理的な固定も①で行うことが望ましいと言える。一方、作成の主体を広く組織全体（すなわち埼玉県で言えば県）と捉えれば、文書の秩序はその組織が採用している文書管理の過程で形成されるものと考えられ、その固定を②や③が行うことに問題はない。むしろ、文書の発生から保管期間を経た最終的な秩序を永久保存するという意味では、③で秩序を固定することが適していると言えるだろう。また、③で固定することは、組織全体の事務の効率化にもつながる。埼玉
県がファイリング・システムを導入するきっかけとなった「文書事務の管理改善に関する報告書」には、文書保存の改善点として、廃註⑴ 「ファイリングシステム」と表記されることもあるが、埼玉県では現在「ファイリング・システム」という表記を使用しているため、本稿では、固有名詞を除き、「 ファイリング・システ
ム」の表記で統一する。
⑵ ここでは、記録を保存し公開する施設の意。
本稿では、このような施設を一般的に示すとき、「アーカイブズ」という語を使い、国や地方自治体が記録の保存と公開を目的として設置する施設を共通する語として、「公文書館」という呼称を使う。
⑶ 文書群を生んだ機関・団体の活動の体系を反映している原秩序、すなわち、史料が保存されていた順番や並び方を尊重して残すという原則（小川千代子・高橋実・大西愛編『アーカイブ
事典』大阪大学出版会、2003年、p.116）。ただし、保存形態の現状をむやみに変更しない程度で解釈されている（国文学研究資料館史料館編

─ 50 ─

文書館紀要第24号（2011.3）『史料の整理と管理』岩波書店、1988年、p.56～ 57）。
⑷ 史料の物理的原形をむやみに変更してはならないという原則（前掲註⑶、『アーカイブ事典』
p.116）。
⑸ 日本においてファイリング・システムが本格的に紹介されるようになった頃のものに、三沢仁『ファイリングシステム』がある。これは、1950年に初版が刊行され、五訂版が社団法人日本経営協会から1987年に出版されている。その他、岩谷伸二『地方自治体のためのファイリ
ングシステム―正しい実践とやさしい導入手法―』小学館、1997年、同『情報公開と文書管理の技術―実務対応型ファイリングシステム―』
信山社、2005年、城下直之『文書管理・記録管理入門―ファイリングからISOマネジメントまで』日外アソシエーツ、2008年などがあり、本稿ではこれらの文献を参照した。
⑹ 前掲註⑸、三沢仁（1987）p.19 ～ 20、岩谷伸二（2005）p.11。
⑺ 前掲註⑸、岩谷伸二（2005）p.88 ～ 109、城下直之p.118 ～ 121。
⑻ 綴じ具については、廃棄の際の焼却・溶解処理の観点から、また、保管時の利用の際の不便さから、金具やクリップ類を使わないよう指示する概説書もある（前掲註⑸、岩谷伸二（2005）p.89、城下直之p.119）。
⑼ 前掲註⑸、岩谷伸二（2005）p.93 ～ 99。
⑽ 例えば、「埼玉県文書管理規程」では、38条。
⑾ 最新版は平成20年９月改訂のもの。現在は電子版で発行され、職員ポータルサイトに掲載されている。
⑿ 前掲註⑸、三沢仁（1987）p.30 ～ 35。
⒀ 重田正夫「府県公文書管理史ノート―埼玉県と比較しながら―」（『文書館紀要』第20号、埼玉県立文書館、2007年）p.50 ～ 51⒁ 埼玉県企画部事務管理課編『文書事務の管理改善に関する報告書』1966年⒂ 「埼玉県におけるファイリングシステム」（初野正春氏所蔵資料）⒃ 前掲註⒂に、この年次計画が添付されている。
⒄ なお、本稿では知事部局の導入経緯を述べたが、教育局でも昭和45年度よりファイリング・システムを導入し、他の行政委員会事務局においても順次システムへの切り替えが行われた。
⒅ 「埼玉県文書規程」（昭和37年３月10日埼玉
県訓令第３号）⒆ 昭和45年１月創刊～ 51年７月終刊、第20号まで。10 ～ 20ページ程度の冊子体のもの。
⒇ 昭和52年10月創刊。終刊は不明。一枚刷りの新聞形式のもの。
 昭和52年頃創刊～平成９年10月終刊、第39号まで。10 ～ 40ページ程度の冊子体のもの。
 平成10年６月創刊。当初はパンフレット形式で作成されていたが、平成11年度発行のものか

ら電子版でも作成されるようになり、現在は電子版のみで作成されている。職員ポータルサイ
トに掲載されている。
 埼玉県は昭和58年度に情報公開制度を開始した。
 前註註⒂ 「歴史的資料の保存及び利用に関する規程」（平
成３年２月22日埼玉県教育委員会教育長訓令第４号）
 アーカイブズは、「記録史料」の「保存利用施設」と説明され（国文学研究資料館史料館編『アーカイブズの科学』柏書房、2003年、上巻p.2）、公文書館法や地方自治体の文書館設置条
例においても、必ず、資料の閲覧・利用を事業内容として規定している（前掲註⑶、『アーカイブ事典』p.104 ～ 106）。アーカイブズが資料の利用提供を主たる業務とすることについては、
広く理解されていると言えるだろう。
 「埼玉県文書管理規程」（平成13年３月30日
埼玉県訓令第22号）38条
 引き出し型や蓋付きの直方状の箱は、箱自体に件名が印字され、収受印が押されていた。
 この時整理した図面には、既存の番号が付されていた。ここでの図面番号とは、その番号のこと。
 「埼玉県文書規程」（昭和37年３月10日埼玉
県訓令第３号）25条１項
 「埼玉県庁文書処理規程」（昭和29年６月21日埼玉県訓令第15号）35条１項
 前掲註、「埼玉県文書管理規程」46条２項に、「文書課文庫の保存文書を借用した職員は、当該保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない」とあり、文書の秩序は主務課から文書主管課へ引き継いだ時点で形成されると言える。
 前掲註⒁、p.161。
『逐条解説 公文書管理法』ぎょうせい、2009
年、p.24 ～ 25
※埼玉県の例規については、全て『埼玉県報』による。
謝辞
本稿を執筆するにあたっては、埼玉県のファイリ
ング・システム導入を担当されていた初野正春氏（昭和44年度当時、総務部文書学事課企画指導係長）、井原幸子氏（同じく同課企画指導係主事）より、関係資料をご提供いただき、当時の状況をご教示いただいた。眞下昭氏（同じく同課学事第一係主事）よりも、導入当時の状況をご教示いただ
いた。また、総務部文書課の協力も得た。末筆ながら、改めて感謝の言葉を申し上げる。

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