京都⼤学 Web 戦略室の活動とその役割
小野 英理 1) , 森村 吉貴 1)，元木 環 1), 岩倉 正司 1) , 河地 裕介 2), 喜多 一 1)
1) 京都大学 情報環境機構
2) 京都大学 企画・情報部
ono.eiri.2v@kyoto-u.ac.jp

Activities and Roles of Website Planning Office in Kyoto University
Eiri Ono 1) , Yoshitaka Morimura 1), Tamaki Motoki 1) , Masaji Iwakura 1), Yusuke Kawachi 2) ,Hajime Kita 1)
1) Institute for Information Management and Communication, Kyoto University
2) Planning and Information Management Department, Kyoto University
概要

京都大学では 2017 年から Web 戦略室を設置し、全学的にコーディネートされた情報発信体制の構築を開始した。本稿では現在までに当室が実施した活動を省察し、果たした役割を検討・整理した。そこで浮かび上がったのは「組織内にいる専門家集団」が「Web に関する相談窓口」「部署間連携支援と促進」「学内向け SD 活動の拠点」という役割が求められていること、それにより全学的に調整された Web サイトによる情報発信体制に向かいつつあることである。

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アルに向けて関連する課題をブレインストーミン

はじめにグによって抽出し、活動骨子としてまとめた。ま

現在の大学等の教育研究機関において Web サ

たそれら課題に対応するための体制として次の 4

イトは国内外の多様なステークホルダーに対するチームを設置した。すなわち、1）技術検討チーム、情報発信に不可欠である。しかし具体的な企画・

2）業務プロセス検討チーム、3）コンテンツ・デ運営は各部局・部署に委ねざるを得ないため全体

ザイン検討チーム、4）ユニバーシティ・アイデンとしてコーディネートに欠き、運用面でも若手研ティティ（UI）検討チームである。各々のチーム

究者等、特定の個人に負荷がかかるといった、の定期的なミーティングに加え、全員が集まる会

Web サイトでの情報発信を行ううえでさまざまな議体も設置し、多様な部署から人員が参加してリ課題がある。この状況を踏まえ、京都大学ではニューアルに向けた議論を進めている[1]。

「Web 戦略室」（以降「当室」とする）を 2017 年

本稿ではこれまでに当室が実施してきた業務度に情報担当理事の下に設置し、学内経費 4 カ年を紹介し、その中でどのような役割を担ってきた分の措置を得て大学の Web サイトによる情報発信かについて検討・整理する。の体制構築と効率化に向けて事業を推進している。
主たる活動は 2020 年度に予定している京都大学
ホームページ（以降「大学 Web サイト」とする）
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Web 戦略室のこれまでの主な活動

2.1 現行大学 Web サイトの改訂の全面リニューアルである 。また情報通信技術の当室は、現在大きく２つの活動に取り組んでい専門的知識を持った人員を配置し学内の様々なニる。ひとつは現行大学 Web サイトの改訂である。

ーズに対応している。

大学 Web サイトの全面リニューアルの前段階とし当室はスタート時に、大学 Web サイトリニューて、コンテンツ群ごとに関係者で内容を見直し、作られた当時と状況が変わっているページや、全1

本学では学部・大学院、研究所・センター群などの部局やその下部組織である部署（例えば学科、専攻、研究室）等、重層的・分散的に多数の Web サイトで情報が提供されている。ここでのリニューアルの対象は大学本部が運営する Web サイト(www.kyoto-u.ac.jp)である。

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体の構成と不一致な形で継時的に蓄積されてきたページについて，階層、並び順の移動やグループ変更、ページ名の変更やコンテンツ概要の追記など改訂を行うものである。

例えば「研究」に関するコンテンツ群を改訂すを採用することとなった。現在は業者を入札で決場合、研究推進課、研究倫理・安全推進室、学術定し、CMS 開発業務を進めている。

研究支援室、施設部プロパティ運用課、産官学連

現状の課題対応方針

携課、広報課などが主に関係し、さらにわずかなオープンソースでも開世界で利用の多いオーがら関係する部署を含めると多数の部署との調整発者が少ない場合にベプンソース CMS を利が必要となる。そこで当室では、通常は顔を合わンダーロックとなる用するせない各部署から 1 名ずつ代表が出してもらい協コンテンツ量が多くなコンテンツ量が多くな議する場を設定した。その結果、部署間が連携しると動的ページの表示ってもパフォーマンスて「研究」関連コンテンツ群を整理し、全体的にや編集画面の挙動が遅が低下しない CMS をコーディネートされた構成を目指すという抜本的くなる利用するな見直しが実現した。

表 1 CMS の課題への対応方針

なお、この作業を通じて全面リニューアルの際に必要な情報である「必要だが不足しているコン2.3 ユニバーシティ・アイデンティティ(UI)の整備テンツ」を明らかにする効果もあった。

大学の顔のひとつであり、広報活動の最前線をまた、本学の事務系職員は 3 年程度で部署を異担う大学 Web サイトには、UI としてのビジュア動することが通例で、ページ作成当初の担当者がル・アイデンティティ（VI）を反映させたいと考異動すると構築時の背景や意図が必ずしも適切にえている。京都大学にはこれまで学内外の広報に引き継がれないことが多い。このため、以後の担使用してきたエンブレムやロゴ、スクールカラー

当者にとって更新業務がルーチン化しやすく、従があり、公式のものを定め構成員の利用に供してってサイト全体の構成を踏まえたコンテンツ作りきた。しかし、エンブレム等の利用に関するガイが難しい状況が発生する、といった課題も明らか

ドラインや使用例はなく、UI 検討チームが、Webとなった。

サイト等での利用に配慮した再デザイン、使用例

2.2 次期大学 Web サイトへの全面リニューアルを掲載したガイドブックの制作など、本学 VI の整

もうひとつの活動は次期大学 Web サイトへの備を進めた[2]。今後は、整備された VI に基づき、全面リニューアルである。現行の Web サイトは構大学 Web サイトのリニューアルへ適用を進める。

築から 5 年を経て、内容のみならず、コンテンツ2.4 他大学の事例調査と学内への情報提供マネジメントシステム（CMS）の技術面や広報業務のワークフロー改善なども必要としている。当室はリニューアル作業の中核として仕様策定と業者選定、プロジェクトマネジメントを担っている。

当室では、室の諸活動に関連する他大学の先進事例の調査も行っている。事例調査報告は、当室関係者が広く集まる全体会議で行なっている。
また、本学では Web サイトの運用が学内各所仕様策定には技術検討チーム、業務プロセス検討で分散的に運用されていることから、Web サイトチームが関与して進めた。
また情報・技術系教職員と広報課職員と密接にの制作や運用、VI の適用等に関連する情報を学内意見交換できる場を対面・オンラインの双方に設で共有することも重要である。当室では、学内隣けることで、技術本位になり過ぎることを避け、接組織である学術情報メディアセンターと共催にユーザー側の使いやすさや問題解決を重視したリニューアルを進めている。この体制で意見交換のよるセミナーを開催した 2。
講演では Web による大学の情報発信に造詣の場を持つことにより、日々進展する Web 関連技術をキャッチアップしながら、長期的に安定運用可深い講師を招き、大学における Web サイトの在り能な大学 Web サイトの仕様を検討することや、ベ方や、学内から信頼される Web 担当部署の組織づンダーと技術専門用語や専門知識を含んだ高度なくり、また前述の VI 整備などが取り上げられた。

コミュニケーションをとることができている。
冒頭に述べた課題整理では多くの点を検討したが、まず導入する CMS に関して次のように課題を検討することにした（表 1）。こうした課題への対応方針に基づき、議論の結果、CMS は Drupal

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学術情報メディアセンターセミナー「大学の価値を可視化する：ユニバーシティ・アイデンティティと Web
サイトのデザイン」2018 年 9 月 6 日開催
http://www.media.kyoto-u.ac.jp/accms_web/event/148
9.html主に学内構成員を参加対象と想定していたが、遠3 Web 戦略室の役割方の大学関係者や大学から発注を請け負う制作会

これまで述べてきた活動を俯瞰し、整理をした社からも参加があり、こうしたテーマは、現在大ところ、当室が学内で求められている役割が次の学関係者にとって関心の高いものであることが伺ように浮かび上がってきた。

えた。

3.1 組織内にいる専門家集団
近年の大学は、大学図書館や情報系センターに

2.5 学内からの Web サイト制作関連相談対応
当室設置後、学内の Web サイトや Web アプリ

加え、FD 等の教育改善、産学連携、環境・安全・ケーションの制作を所掌する部署の事務職員から衛生、学生支援、URA など専門性を有する組織の Web 関連の相談が寄せられ、これに対応している。これまでの主な相談例は次のとおりである。
1) 欧州一般データ保護規則（GDPR）への対応が、大学の活動を支えることの必要性が高まっている。Web サイト による広報や VI などのデザイ

GDPR 制定以後、学内で Web サイト運用を担当

ン関連の活動も、単に外部発注すればよいというする複数の構成員から懸念および対応策についてものではない。大学のニーズや状況を熟知し、かの相談が寄せられた。また大学 Web サイトとしてつ一定の専門性を持つ人員が大学組織内におり、も GDPR への対応の検討が必要であった。当室は発注先とも対等に協議、交渉し、活動を進められ関連情報の収集や意見交換会のセッティング、また法務室との相談などを行い、状況を注視しながら対応を検討し、助言している。

る体制が必要である。当室はそのような専門的知識を持った人員で構成された部署であることが求められていると言える。

2) 教育研究活動データベース
本学教員の教育・研究に関するデータベースで、

3.2 Web に関する相談窓口

教育情報の公開業務、研究支援業務、および教員

京都大学内において、Web サイトでの広報は各評価等に利用されており、大学 Web サイトからも部局・部署の所掌業務ごとに関連したニーズを持閲覧することができる。現在情報環境機構によるリニューアルを予定しており、当室には他部局かっている。大学広報の主担当である広報課の定常業務を始めとして、各部局、部署でも、留学生呼らのニーズをもとにした視点での意見が求められ、び込みのためのアクセス解析や、部局 Web サイト仕様策定や利活用に関して助言している。のリニューアルなど、「Web」というキーワードに

3) 国際アドミッション支援オフィス

関して多くの担当者が課題に直面している。しか

留学希望者に向けてスーパーバイザー探しや受験に必要な情報を提供する国際アドミッション支し、事務系職員は 3 年程度で異動する人事体制であり、人材育成を行っていても、Web のような技援オフィスが新たに設けられ、上記の目的のため術革新が進み、デザインの専門性も要する領域にに Web サイトの構築を目指している。当室からはおいては専門性が欠如しがちである。このため、サイト設計やアクセス解析に関して助言している。

課題について「何を、誰に聞けば良いのか分から4) 災害時の学内情報収集ない」という状況になりがちで、当室のような専大規模災害時に学内の被災状況を収集するため門的知識を持った部署はある種の「駆け込み寺」の Web ツールの整備が求められている。当室ではのような機能を果たしている。GDPR など当室だ担当部署のニーズをヒアリングして Web ツールを提案し、その使用方法を伝えている。

けでは対処できない課題が持ち込まれることもあるが、さらに専門的な部署へ橋渡しをするなど、Web 関連業務の相談窓口となることができると考5) 部局サイトの支援
複数の部局から Web サイトの制作に関する相談を受けており、「リニューアルの必要性があるがどえている。
3.3 部署間連携支援と促進

こから手をつけて良いか分からない」、または「適大学 Web サイトの企画設置、運用は組織横断的切な業者を教えて欲しい」という要望がある。当な性格をもつ。当室が、業務内容ごとに構成され室からは各々の要望に応じて回答をしている。

る縦割りの組織では行えない横串を通した活動として各部署の担当者が協働できる場をつくることで、従来はルーチン業務または担当部署の所掌の425
426視点から作成されていたコンテンツについて、利用者の視点を勘案し全体的な最適化を踏まえて編集される学内環境が構築されるようになっている。
当室は、組織横断的な協業を支援するという意味で、部署間を超えた密接な意見交換の場を構築し、議論をリードする役割も求められている。当室のスタッフには、情報技術、あるいはデザインの専門性とは別の意味での能力構築が求められると言える。
3.4 Web 業務のスタッフ・ディベロップメント（SD）活動拠点当室では、これまで大学では触れられることの少なかった Web に関するテーマでセミナーを開催することで、各部局・部署の Web 業務の担当者が集まり意見交換する場を設定した。
京都大学内で Web サイトは、部局・部署ごとに、いわば分散的・分権的にサイトを構築している。セミナー参加者からの感想でも、個人の努力に委ねられがちであった Web 業務について課題や知見を共有したいというニーズは高く、このような Web 業務に関する SD 活動を実施することで、個々人の業務効率化や全体の最適化につながると考えられる。今後も Web サイト制作、運営の具体的なスキルや知識に関するセミナー開催などのSD 活動の実施母体や情報集約される拠点としての役割が求められていると言える。

4 おわりに当室は Web をキーワードにして大小さまざまな役割を果たしている。それによって、これまで個々の部局・部署、または個人の努力や献身に委ねられていたことで、足並みを揃えにくかったWeb 関連業務が、全学的に連携のとれた情報発信となるよう、これまでよりコーディネートできる方向に向かいつつあると考えている。
今後も、本学 Web 戦略室の活動とその経過を発信していくとともに、同様の課題を抱えた他大学等との情報共有・連携にも寄与していきたい。
なお、本活動、特に業務プロセス検討チームお
よび UI 検討チームにおける活動は、Web 戦略室の一員として参画している京都大学総務部広報課との協業によって実施しているほか、UI 検討チームにはビジュアルデザイン領域の専門家である京都市立芸術大学の辰巳明久教授にアドバイザーとして加わっていただき進めている。

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参考文献
[1] 元木環、岩倉正司、河地裕介、小野英理、喜多一、大学 Web サイトリニューアルに向けた課題整理と体制構築、大学 ICT 推進協議会
2018 年度年次大会、2018．
[2] 京都大学 Web 戦略室ユニバーシティ・アイデ
ンティティ検討チーム、京都大学ビジュア
ル・アイデンティティガイドブック、2018．