東北大学における安否確認システムの導入と運用に関する報告
村上忠*、 大川俊治**、吉澤 誠****東北大学 情報シナジー機構**東北大学 情報部***東北大学 サイバーサイエンスセンター
t.m@bureau.tohoku.ac.jp
概要：東北大学においては、東日本大震災時には既に安否確認を行うにあたっての全学的なルールが整備されていた。しかし、全学的規模の安否確認訓練等が行われていなかったこともあり、震災後の全教職員・学生の安否確認に約 20 日間もの日数を要した。本報告では、それらの経緯を踏まえて学内の災害対策推進室の下に発足した「安否確認システム検討 WG」での検討内容、及びその結果導入・運用に至った「東北大学安否確認システム」の導入状況と現在の運用状況を報告する。

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はじめに負担がかかっていた。

東北大学においては、2011 年 3 月 11 日に発生

そこで、集計と報告の手間を軽減させるためのした東北地方太平洋沖地震、およびそれに伴う東ツールとして、2010 年度より全学的な安否確認

日本大震災の際の、全教職員・学生の安否確認にシステムが導入された。このシステムの設計・導およそ 20 日間を要した。さらに、それと前後し入は教員主導で進められ、緊急地震速報に連動して全学的導入が進められていた安否確認システムて安否確認の電子メールが発出される仕組みを持[1]は、震災時に一定の役割を果たしたものの、つなど先進的試みも導入されていた。

セキュリティ上の不具合も発生したために、全学展開を待たずに運用が廃止された。

そういった中で運用を継続しながら全学展開を目指していた。

そこで改めて、不具合の解消と大規模災害の発しかし、独立したシステムであるため、連絡先生の際のスムーズな安否確認を実現すべく、2013の情報維持、登録されている情報へのアクセス制

年 9 月、学内に吉澤誠教授（サイバーサイエンス御等の課題が明らかにされ、結局全学展開を待たセンター）をリーダとする「安否確認システム検ずに運用が廃止された。

討ワーキンググループ」が立ち上げられた。そこでシステムの設計と導入が進められた結果、2014

3 新たな仕組みの導入の背景と目的
新たな仕組みの導入の背景と目的

年 10 月 1 日から新たな安否確認システムの運用が2013 年 9 月に発足した「安否確認システム検討開始されるに至った。ここでは、ワーキンググル

ワーキンググループ」は、大規模な災害が発生しープでの検討結果とシステム導入の経緯、試行運た場合でも、安否確認システムのサービス継続性、用の結果判明した点や、それを踏まえてのシステまたシステム正常性を観点に、新たな安否確認シムの今後について述べる。

ステムの導入を行うために設けられたものである。
このワーキンググループの議論では、改めて

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導入前史
導入前史

2010 年より以前の東北大学には全学共通の安否確認を行う手段が整備されていなかった。そのため、実際に大規模災害等で全教職員・学生（約24,000 人）の安否を確認するにあたっては、各部局等がそれぞれ独自の方法で個々人の安否を調・大規模災害が発生した場合のシステム継続性
・個人の電子メールアドレスを保有することの学内規定による許容性・操作マニュアル等を参照することなく直観で操作・安否回答が可能な操作性が議論された。その結果、査・集計し、それを電話等で都度報告していた。

・システムの継続性については学内のオンプレ

その作業にかかる時間や手間は当然のことながらミスではなく外部業者によるサービス提供型

膨大であり、災害非常時の作業としては多大なるシステムを適用すること

・個人情報の利用に関しては改めて学内の規定

しかしながら、慣習上、本学の統合電子認証シの確認が必要であること

ステムに登録されているアドレスは、業務時間中・操作性に関しても複雑な操作を一切排除したの事務連絡的な情報を受信するための、いわゆる緊急時に直観的に操作できるようなものであ「業務 PC メールアドレス」である。これでは実ること際に災害が発生した際、確実に受信できるとは言の 3 点を中核として要求仕様がまとめられた。

い難い。つまり、登録すべき情報としては「業務PC メールアドレス」だけでは充分ではなく、それらに加えてプライベートで保有している携帯電話

4 安否確認メール
安否確認メール送付アドレス
メール送付アドレス

メールアドレスや、個人 PC メールアドレス等も安否確認依頼メールを登録ユーザに送信するた

事前に登録させる必要がある。

めには、当然のことながら送信対象者全ての電子こういった種類の電子メールアドレスをシステ

メールアドレスを事前に登録しておくことが必要

ムに事前に各利用者に登録させるにあたっては、である。送信対象者全ての電子メールアドレスは、大学の個人情報保有に関する学内規定の確認もさ情報システム運用の一元性の確保と、連絡先情報ることながら、情報流出等が絶対に発生しないよの維持を目的として、本学既存の「統合電子認証うなシステムのセキュリティ対策が必須条件であシステム」と連携することとした。

った。

学内ネットワーク

サービス提供業者 DC
インターネット

ユーザデータ
統合電子認証システム

安否確認システム
安否確認依頼メール

安否回答

教職員・学生図 1 安否確認システム連携図

また、仮にそういった諸問題がクリアできたとした場合でも、果たして個人が自分のプライベーの際に、実際のケースを想定してより現実に近い形で使用した。

トな電子メールアドレスをシステムに登録するこ

10 月 17 日、仙台市内で震度 6 強の地震が発生とを許容するのか、といった精神的な面の心配もしたという想定で安否確認依頼メールを参加者へあった。

送信し、安否確認回答を依頼した。図 2 に示すよ

これらについてワーキンググループ等で検討をうに、12 時 20 分に安否確認依頼メールを送信し、重ねた結果、学内規定については改定の必要が無

当日 19 時 00 分時点では回答率は 62.3%であった。

いこと、セキュリティに関しても充分な担保を取ることが可能であることを確認した。その結果に基づいて、各個人に安否確認依頼メールアドレス未回答
783 人(37.7%)

として携帯電話や個人 PC の電子メールアドレスを登録するよう要請を行った。しかしこの要請に対しては、予想通り反対の声も挙がったのも事実

メール送信総数
2,079 通回答
1,296 人(62.3%)

送信日時
10 月 17 日 12 時 20 分である。この部分に関しては、現時点では大学から強制力が無い以上、今後の検討課題として継続中である。

5 システム概要
安否確認システムの概要を記す。図 1 に示すよ
うに、本学のユーザ基本情報を管理している「統図 2 安否回答集計結果（10 月 17 日 19 時 00 分）

7 試行運用後の考察
2 回にわたる試行運用の結果の考察は以下の通りである。

合電子認証システム」から 24 時間に 1 回、定期的代表者を集めての説明会においては、席上白熱に各ユーザの所属名、電子メールアドレスといっした議論が交わされるかと、ある種の期待感を持た情報をインポートしている。安否確認システムって臨んだが、予想に反して質問や意見が発生し自体は外部のネットワーク上に接続されているたなかった。これは「安否確認システム」という、め、セキュアな通信を用いている。

通常は利用することのない、いわゆる「縁遠い」

災害発生時には、大学の判断で安否確認依頼メールを発出し、受信した利用者はその電子メールシステムであるがゆえに、参加者の関心も決して高くなかったためということも想定される。に記載されている URL にアクセスを行い、そこまた、総合防災訓練時の結果として、利用者にで安否確認回答を行う。システム自体は学内のネとってはあまりなじみのないケースであったにもットワークとは別に接続されているため、大学が関わらず、60%超という予想を上回る集計結果に被災してネットワークサービスが停止したとしてなった理由としては、①運用側による事前周知のも、安否確認サービスの提供は継続しているとい徹底や、②簡便で適切な安否確認メール（文面のう設計理念である。

適切さ）、更には③利用者自身にも電子メール文化が充分に浸透していた、ということが挙げられ

6 試行運用状況る。

本システムの運用は本年 2014 年 10 月 1 日からしかしながら、電子メールが届いたにも関わら開始された。本報告文書執筆時点(2014 年 10 月現ずあえて安否回答を行わなかった利用者も存在し在）での試行運用は 2 回実施している。

たことが確認できている。そのような利用者では1 回目は、運用開始前に各部局担当者に限定し「怪しいメールだと思った」「そもそも電子メールて行ったシステム事前説明会である。出席者に対が届いていることを知らなかった」等、フィッシして試行的に安否確認依頼メールを送信し、実際ングメールなどの不審メールと認識していたケーに回答を依頼した。通常使用時と条件が違う環境スもあった。この点に関しては今後の課題としてではあったが、特にシステムトラブルや出席者か検討すべき事項であると考える。

らの反対意見も無く、会自体は滞りなく終了した。
2 回目は、大学として実施した「総合防災訓練」

8 改善すべき点

マニュアルへ効果的に適用させ、全学的な対応の今後、本システムの効果をより発揮させるため一部として最大限機能を発揮できるようにしていには以下の点を改善すべきと考える。
① 連絡先電子メールアドレスの登録率向上

く予定である。
更に、現在は大規模な地震を主な利用シーンと大規模災害発生時に、すべからく全員に安否確して想定しているが、今後は気象庁と都道府県が認依頼メールを届け、速やかに安否確認作業を行共同で発表する土砂災害警戒情報や、竜巻注意情うためには、やはり確実に届き、読んでもらえる報等の緊急的な災害情報の発表時にも効果的に連電子メールアドレスの登録率を上げることが必要

携できるよう、運用面と機能面から検討していくである。システムの機能上、全員には少なくとも予定である。

1 つの電子メールアドレスが強制的に登録されるような仕組みにはなっているが、そのアドレスが謝辞すなわち時間や場所の制約なしで各利用者が受信日頃から情報基盤構築に協働頂いた情報シナジできる電子メールアドレスであるとは限らない。

ー機構構成員各位と、災害対策推進室の植木俊哉

そのためには、システムの意義と利便性のアピー

理事に感謝する。

ルを行い、利用者自らの登録を促していく必要がある。

参考文献② 安否確認依頼メール本文の適切性[1] 源栄正人、２０１１年東北地方太平洋沖地震

昨今のインターネット環境の情勢により、いわの経験を踏まえて―早期地震警報システムの現状

ゆる「怪しい電子メール」が氾濫している。大規と課題、地震研究所研究集会「地震動の瞬時解析

模災害時等、非常時になればなおさら、それら不と直前予測」(2011.9)

正メールとの区別を行うのは当然である。本シス
テムから送信される安否確認依頼メールに対しては、電子メール本文に責任者の氏名と連絡先の明記をする等、優先的に対応してもらえる対策を行うことが必要と思われる。
③ 事前周知の必要性
上記メール本文の適切性を補完する意味で、非常時送信される安否確認依頼メールの Subject、本文、送信タイミング等を周知徹底することが必要である。送信元メールアドレスは大学が保有しているドメイン名であることが望ましい。また、携帯電話メールなどでも受信が可能なよう、各利用者には事前に受信拒否設定などからの除外を求める周知も必要である。

9 課題と今後の展望
安否確認システムは、本来であれば使用しないに越したことの無い、憂慮すべき非常時のみに使用するシステムである。しかしながら、実際に使用するときには確実に、正確に稼働することが期待される。そういった障壁の高い状況にも応えるよう、定期的に訓練イベントを発動させ、利用者への注意喚起とシステムの正常性を測定する機会を設けることを目標とする。
今後の発展形として、本学が検討中である BCP