福岡県

電子入札（物品）システムによる集約発注についてⅠ

集約発注と電子入札

１ 集約発注の概要説明

３Ｐ～６Ｐ

集約発注制度の概要説明です。

２ 集約発注手続きの流れ

７Ｐ～１６Ｐ

集約発注手続きを具体的に説明します。

Ⅱ
１

集約発注に係る諸規定・よくある質問について集約発注に係る諸規定

２ よくある質問

１８Ｐ～２４Ｐ

集約発注導入に伴い設置された諸規定についてご説明します。

２５Ｐ～２９Ｐ

運用開始以来、実際にあった質問についてご説明します。

1

Ⅰ

集約発注と電子入札

１．集約発注の概要説明
２．集約発注手続きの流れ・・・・・・・・・・・・・・

３
７

2

１ 集約発注制度の概要説明（１）調達事務の集中化
これまで、各出先機関にて発注していた物品調達で各出先機関共通で購入する文房具類については、平成１７年度以降県内を７ブロックに分割した単位で発注を行い、総務事務厚生課にて一括して契約・支払いを行う、集約発注制度に移行しました。
平成１６年度までの物品調達は…各事務所がそれぞれ単独に調達業務を行っていました。
発注

SHOP

請求
支払い
Ａ事務所

ａ文房具店
発注

SHOP

請求
支払い
ｂ文房具店

Ｂ事務所
発注

SHOP

請求
支払い
Ｃ事務所

Ｃ文房具店

3平成１７年度からの文房具類調達は…集約発注制度に移行しました。
各事務所は、総務事務厚生課に購入請求を行い、 総務事務厚生課は各事務所から集まった購入請求を一つの案件として、あらかじめ定めた７ブロックごとに、一般競争入札に付し、電子入札を行っています。各事業者様は、一度も県庁に来ることなく手続きを進めることができます。

SHOP

入札

ボールペン
購入請求

・ボールペン・消しゴム
・スタンプ台

Ａ事務所

消しゴム
購入請求

ａ文房具店

入札
SHOP

総務事務厚生課
入札
Ｂ事務所

ｂ文房具店
SHOP

スタンプ台
購入請求
Ｃ事務所

それぞれの購入請求を一つの案件にまとめ、総務事務厚生課で一般競争入札にかける

ｃ文房具店

4

（２）集約発注制度の特徴
ア 発注、入札、契約、支払手続はすべて総務事務厚生課で行います。ただし納品は各出先機関です。
イ 一般競争入札になります。
ウ 電子入札が原則となります。

（３）ブロック分け
競争入札参加資格申請における第１希望取引地区及び第２希望取引地区の入札に参加することができます。
発注ブロック

市町村の範囲入札参加者

１ 本庁－福岡地区

２ 福岡地区

福岡市、春日市、筑紫野市、大野城市、太宰府市、宗像市、古賀市、福津市、糸島市、那珂川市、糟屋郡

福岡地区

３ 北九州（北）地区

北九州市、中間市、遠賀郡

北九州地区

４ 北九州（南）地区

行橋市、豊前市、京都郡、築上郡

北九州地区

５ 筑豊地区

田川市、飯塚市、嘉麻市、直方市
宮若市、田川郡、嘉穂郡、鞍手郡

筑豊地区

６ 筑後（北）地区

久留米市、朝倉市、小郡市、うきは市、三井郡、朝倉郡

筑後地区

７ 筑後（南）地区

大牟田市、柳川市、大川市、八女市
筑後市、みやま市、八女郡、三潴郡

筑後地区

5（４）紙入札書の取り扱いについて
・集約発注制度における一般競争入札→

電子入札による参加が原則

・紙入札書による参加→

総務事務厚生課調達班にお越しいただき、紙入札書を提出すること※紙入札書の提出締切時間‥開札時間の３０分前

6２ 集約発注手続きの流れ（１）入札案件の公告参照（６）契約（２）証明書等の提出（７）納品（３）入札書の提出（４）開札・（５）再入札（８）納品書・請求書提出

支払い7

（１）入札案件の公告参照（入札情報サービスシステムで行う業務）
・どのような商品が入札に付されているかを確認するための手続きです。
なお、入札案件の公告スケジュールについては、集約発注年間スケジュールをご参照ください。

１ システムにログイン

２ 必要書類のダウンロード

福岡県のホームページから入札情報サービスシステムにログイン。

入札情報サービスシステムから、商品の仕様書（入札（見積）仕様書）や、どの事務所に納品するのか（納入先リスト）
また入札に関するスケジュールを確認する資料（入札説明書）という資料をダウンロード。

※ なお、入札情報サービスシステムで提供している資料の中には、契約に必要な資料も提供しています。開札の結果、落札された場合は、さらにそれらの資料もダウンロードしていただくことになります。

8

（２）「証明書等」の提出（入札案件に対して、参加可能か確認する手続きで、電子入札システムで行う業務）
・集約発注に係る電子入札に参加するにあたっては、入札説明書に記載している入札参加資格及び入札参加条件を満たすことが必要です。
電子入札参加希望者が、この要件を満たしているかどうかを総務事務厚生課で審査するために、電子入札システムで「証明書等」を提出していただきます。
１

入札したい案件の検索

電子入札システムにログインし、入札したい案件を検索する。

２「証明書等」の提出証明書／提案書等欄の「提出」ボタンを押し、必要事項を入力の上、送信する。

３

県で「証明書等」の審査

１１時までに提出された「証明書等」は、原則としてその日の１２時までに審査します。また、１６時までに提出された「証明書等」は、原則としてその日の１７時までに審査します。

４

審査結果の閲覧

審査結果は「証明書等審査結果のお知らせ」で確認できます。
また、ここで「合格」になった方のみ、電子入札書を提出することができます。

※ なお、「証明書等」の提出については提出期限があります。この提出期限についても、電子入札システムで確認することができます。

9

（３）電子入札書の提出（電子入札システムで行う業務）
・「証明書等」の審査で「合格」とされた事業者は、電子入札書を提出することが可能になります。

１ 入札書の提出※１

入札書／見積書「提出」ボタンを押し、税抜きの入札金額、くじ番号等を入力します。
くじ番号とは、入札金額が同じ方が複数いる場合は、落札者を電子くじで決定しますが、その際に必要となるものです。
任意の３桁の番号を必ず入力してください。

いったん入札書の提出を行うと、入札書の内容を参照することができません。
入札書を提出する際は、入札書を印刷して送信されるようお願いします。

※２ 入札書の提出にも期限があります。期限については電子入札システムで確認できます。
また、時間については、システム内蔵時間となります。締切時間までに電子入札書が到達しない場合は、辞退したものと見なします。
※３

入札の参加を取りやめる場合は「辞退」をしてください。
（調達案件一覧画面中の辞退届欄の提出ボタンを押し、辞退届を提出して下さい。）※４ 締切時間ぎりぎりに送信された場合、通信中であっても時間になれば自動的に締め切られます。時間には余裕を持って提出してください。

10

電子入札システムのタイムスケジュール（基本設定）
集約発注（電子入札）案件の手続の日時は以下のスケジュールで行います。毎週ではありませんので、年間スケジュールをご参照ください。なお、予告無く変更する場合があります。手続の開始前に必ず電子入札システムで調達案件毎の日時を確認されますようお願いします。
公告日時

本庁

福岡地区

北九州（北）地区

水曜日
８時３０分

北九州（南）地区

筑豊地区

筑後（北）地区

筑後（南）地区

金曜日
８時３０分

証明書受付開始日時

入札書受付開始日時

証明書受付締切日時

入札書受付締切日時

水曜０８時３０分

水曜１３時００分

金曜１１時００分

金曜１７時００分

水曜０８時３０分

水曜１３時００分

金曜１１時００分

金曜１７時００分

水曜０８時３０分

水曜１３時００分

金曜１６時００分

月曜１１時００分

水曜０８時３０分

水曜１３時００分

金曜１６時００分

月曜１１時００分

金曜０８時３０分

金曜１３時００分

翌火曜１１時００分

翌火曜１７時００分

金曜０８時３０分

金曜１３時００分

翌火曜１６時００分

翌水曜１１時００分

金曜０８時３０分

金曜１３時００分

翌火曜１６時００分

翌水曜１１時００分

開札日時

翌月曜日
９時３０分
翌月曜日
９時３０分
翌月曜日
１４時００分
翌月曜日
１４時００分
翌水曜日
９時３０分
翌水曜日
１４時００分
翌水曜日
１４時００分11

（４）開札（電子入札システムで行う業務）
・開札時間になりましたら、総務事務厚生課で開札手続を行います。

１

開札にあたって開札の結果、再入札になった場合は、ただちに再度入札書を提出していただくことになりますので、開札時間には必ず電子入札システムが操作できるようにしておいてください。

２

入札結果の閲覧

開札の結果は電子入札システムの「入札結果のお知らせ」により通知します。

12

（５）再入札（電子入札システムで行う業務）

・（４）開札の結果、不落となった場合は、再入札を行うことになります。

１

２

３

再入札になった場合再入札になった場合は、「再入札通知書」というメールが届きます。
このメールが届いた場合は、直ちに電子入札システムにて入札書受付開始日時及び締切時間を確認してください。

入札書の提出入札書受付開始日時になりましたら、速やかに入札書を提出してください。

見積書について再入札でも不落となった場合は、総務事務厚生課より見積もり依頼を行うことがあります。

13

（６）契約（システムは使いません）
・落札者は速やかに契約関係書類一式を作成していただきます。
１

書類のダウンロード

入札情報サービスシステムから、①「入札（見積）請書」②「入札（見積）仕様書」③債権者コード指定書④納入先リスト をダウンロードしてください。

２

書類作成

①‥物品ごとの単価等を記入の上、記名・押印をしてください。
③‥債権者コードを記入し、記名・押印をしてください。
※①の書類の先頭ページだけを開札日中に、総務事務厚生課へＦＡＸしてください。

３

書類を綴じ込む①から④までをホッチキス止め、または袋とじし、ホッチキス止めの場合はそれぞれのページの継目に割印を、袋止めの場合は、袋止めした継目部分に押印してください。

４

書類の郵送

ＦＡＸ後は、速やかに書類一式を総務事務厚生課に送付してください。
郵送可です。郵送する場合は配達記録等記録が残る方法で郵送してください。

14

（７）納品（システムは使いません）
・納入先リストに示された各所属に対し、納期限内に納入していただきます。

１

納品にあたって２ 納品時の注意

納品する際は、あらかじめ電話連絡をする必要はありません
が、土・日・祝日等の閉庁日及び時間外は、職員は原則として在庁しておりませんので、納品できません。開庁日はあらかじめご確認ください。

納入した際は、納品書に納品先の事務所職員の受領印を取って下さい。また、納入日を記入させるようにしてください。

※

納品書の書式はどのようなものでも構いませんが、できるだけ納入先リストをお使いいただくようお願いします。納入先リストを使う場合は、リストの余白に受領印欄と納品日欄を設けて頂きますようお願いします。

15

（８）納品書・請求書提出（システムは使いません）

・納品終了後は、総務事務厚生課に請求書及び受領印等を徴した納品書と請求書を提出してください。

１ 請求書作成の留意事項

２

請求書の提出方法

請求書の書式は問いませんが、住所、氏名（法人にあっては法人名及び代表者名）、押印、請求金額、請求日等記入漏れの無いようにして下さい。
また、余白に「発注案件名称」と「発注番号」を記入するようにしてください。

総務事務厚生課への提出は、郵送可です。郵送する場合は、配達記録等、記録の残る方法で郵送して頂きますようお願いします。
なお、納品書については写しでも構いません。

16

Ⅱ

集約発注に係る諸規定・よくある質問について

１．集約発注に係る諸規定
２．よくある質問

・・・・・・・・・・・・・・

１８２５17

Ⅲ 集約発注に係る諸規定・よくある質問について
１ 集約発注制度に係る諸規定
電子入札運用基準（物品）□電子入札システム利用上の注意事項です。

福岡県
電子入札
（物品）
実施要領

□電子入札の入・開札手続で守っていただく事項です。

電子入札
（物品）
心 得

□電子入札を行う場合の留意事項などです。

・電子入札システムを利用して行う、入・開札手続の注意事項について定めています。

・集約発注時の調達案件は、電子入札に限らず紙入札者もこの要領に従い入・開札手続を行います。
・入・開札手続では、入札書の提出方法や入札書の取扱いなどについて定めています。

・入札手続では、この心得を遵守していただくものです。

□集約発注案件の具体的な手続について記載しています。
福岡県
集約発注
実施要領

・集約発注する物品
・集約発注時の発注する期間の設定
・紙入札者の提出方法
・契約書（請書）の作成方法
・納品方法
・請求の方法18福岡県電子入札運用基準（物品）
福岡県で発注する物品の調達で、平成１７年度から電子入札の運用を開始するにあたり、円滑な運用を図ることを目的として、運用基準を作成いたしました。
運用基準は、利用していただく事業者の方々向けに電子入札の利用上の留意事項を記載しています。

記載項目

No.

記載内容

ＩＣカードの取り扱い

ＩＣカードの所有者（証明内容）、利用者登録、入札参加資格者名簿登録事項の変更等

システム障害

電子入札システムのサーバー・ネットワーク障害が発生した場合、電力会社の原因による停電、通信事業者の原因によるネットワーク障害が発生した場合の取り扱い等

３

紙入札

パソコンの障害等が発生した場合の電子入札から紙入札への変更についての取り扱い等

４

入札書の提出

入札書の提出に関する取り扱い等

開札

開札時の立ち会い、くじになった場合の取り扱い、開札の延期・中止についての取り扱い等

その他

免責事項、ＩＣカードの不正利用に関する取り扱い等
運用時間は、午前７時から午後８時まで。

１
２

５６19

福岡県電子入札（物品）実施要領
電子入札に係る入・開札手続について必要な手続を定めます。必ず理解されて入札に参加されますようお願いします。

No.

主な記載項目記載内容

１

証明書及び入札書の提出日時

電子入札システムサーバーに記録された時点が提出日時となります。（紙入札者は、証明書等提出書と入札書を入札会場に持参）

２

紙入札書

・あらかじめ指定する日時までに入札室に集合・入札執行職員が受付順に電子入札システムに入力
・記載事項がもれていた場合は、入札の無効となります。

３

電子入札書の辞退

入札書受付日時になっても入札書が未到達の場合は、当該入札参加者が入札を辞退したとみなします。

４
５

ＩＣカードの取扱

その他

入札参加資格者は、保管及び使用の注意義務
不正使用の禁止
利用者登録を行った者は原則電子。障害対応、ウィルス対策、免責事項等

20

（１）紙入札書の提出（第９条）
やむを得ず、従来の紙による入札の場合の取扱いは次のとおりとなります。

No.

主な記載項目記載内容

１

入札書の提出（締切）日時「あらかじめ指定する日時」※電子入札の開札日時の３０分前を基本とし、入札説明書等に掲載します。

２

受付

入札会場に入場した順に受付表で受付

３

開札の立ち会い開札に立ち会う義務

４

電子入札システムに登録入札執行職員が受付表の受付順にシステムに入力します。

５

記載事項もれ提出された入札書の記載事項にもれがあり電子入札システムに入力できない場合は、入札の無効となります。
またこの場合は、入札情報サービスシステムによる入札結果の公表には表示されません。

その他留意事項（電子による場合と特に留意する点を以下に記載します。）

１

公告

公告は、福岡県ホームページに掲載する。

２

証明書等提出紙入札書の提出日時。（入札時に入札書と一緒に提出する。）

３

落札決定

入札会場において開札時に口頭でお知らせ。

21

（２）入札の無効
入札が次の各号の一に該当する場合は、その入札は無効となります。

記載内容

No.
１

金額又はくじ番号の記載がないもの。

２

法令又は入札に関する条件に違反したとき。

３

同一入札者が二以上の入札をしたとき。（電子入札書と紙入札書を同一電子入札案件において提出したときを含む。ただし、システムの障害によって福岡県の同意を得てやむを得ず電子入札書と紙入札書を同一入札案件において提出した場合を除く。）

４

入札書が所定の場所（福岡県の電子入札システムのサーバーを含む。）及び日時に到達しないとき。

５

入札書に入札者又はその代理人の記名押印（電子入札書の場合は電子署名）がなく、入札者が判明できないとき。（電子入札システムの不正使用又は電子証明書の不正使用により入札した場合を含む。）

６

金額の重複記載、誤字又は脱字があって、必要事項を確認できないとき。（ＩＣカードの失効等により開札時に入札書が判読できないときを含む。）

７

開札時点において第４条に規定する入札参加資格のない者がした入札

22

福岡県集約発注実施要領
集約発注に必要な手続を定めています。

No.

主な記載項目

１ 入札参加条件

２

納品対象となる物
品

３ システムの利用
４

発注する期間及び公告日等の設定

記載内容
・福岡県競争入札参加資格審査申請（物品関係）の際に第１希望業種を０１－０１文具で登録している者。
・入札に参加したい案件のブロックが資格審査申請における第１希望または第２希望取引地区であること。
福岡県のホームページ上で公開する仕様書に記載する物品。なお、同等品の納品はできません。
電子入札が原則。入札公告は入札情報サービスシステムによる。

年度別に定め、年度当初に年間計画表を公表する。

５ 契約手続

契約書又は契約金額が160万円以下の場合は請書に入札（見積）仕様書及び納品先一覧を別紙として袋とじし割印又は各頁の継ぎ目に割印必要。（品目毎の金額の明細を記入。）郵送可。（配達記録が残る郵便又は宅配便）

６ 納品及び請求納品先の担当職員から検収印を書類に押印してもらい、写しを請求書に添付。請求書は郵送可。

７ 支払

全ての納品完了を確認後支払う。

23

その他の要領等について項

目

根拠

県に提出された入札書（見積書）の撤回及び訂正は一切認めない。 電子入札（物品）心得
２（１）

集約発注の対象となる商品は、詳細な仕様が確認できるよう、インターネット上のサイトを提供する。
http://pref-fukuoka.greenstation.net

集約発注実施要領（受注者用）
第３条（３）

納品にあっては、同等品の納品はできない。

同上

公告日、開札日、納入期限はあらかじめ公表し、福岡県のホームページ上で公開します。

第６条

入札参加者は、コンピュータウイルスに感染しないよう、ウイル 電子入札運用基準
ス対策用のアプリケーションを導入する等の対策を講じて下さい。 ６－２
システム稼働時間は、開庁日（土曜、日曜、祝日及び１２月２８日から１月３日までを除く。）の午前７時００分から午後８時００分までとします。

１０－５

24

２ よくある質問（１）必要な機器の確認について
Ｑ１

ＩＣカードの名義人は誰でもよいのか。

Ａ１

ＩＣカードの名義人と、競争入札参加資格の申請名義人は一致する必要があります。
カードを購入される場合は気をつけてください。

Ｑ２ ＩＣカードのセットアップがうまくいかない。
Ａ２

ＩＣカードについては、認証局によりセットアップ方法が異なります。
また、各事業者様でお使いのパソコンの環境についても、社内ＬＡＮの有無等多様ですので、セットアップ方法に関するお問い合わせは各認証局にお願いします。
25

Ｑ３セットアップがうまくいったかどうか不安だ。

Ａ３ 電子入札システムの利用者登録画面で、画面上部の中央に時刻が表示されていれば、セットアップが正常に終了しているということになります。
一つの目安として参考にして下さい。
Ｑ４ ＩＣカードは正常にインストールしたつもりだが、電子入札システムにログインできない。
Ａ４

ＹＡＨＯＯ！ツールバーやＧｏｏｇｌｅツールバーの機能として、ポップアップブロックというものがあります。
ツールバーをインストールしている場合は、ポップアップブロック機能をオフにしてください。
26

（２）納入物品について
Ｑ１ 当方のミスで、納期までに商品を納入することができません。どうすればよいでしょうか。

Ａ１ 納入期限よりも遅く納入した場合は、顛末書のほか、遅滞損害金を納付していただくことがあります。
なお、問のような事態を防ぐためにも、入札前には必ず仕様書を熟読いただくようお願いします。
Ｑ２ 札を入れる前に仕様書を見たが、カタログに載っていない商品がある。納入することはできるのか。
Ａ２

生産中止の商品（いわゆる廃盤商品）でも、製造中止後も入手することができる場合があります。
なお、市場に在庫が全くないようでしたら、総務事務厚生課までお問い合わせください。
27

Ｑ３ 今まで一度も取り扱ったことのない商品が仕様書にある。
Ａ３ 商品の入手方法については、各メーカーに直接お問い合わせしていただいております。
各メーカーのお問い合わせ先については、商品の仕様が確認できるサイトにて、問い合わせ先一覧を掲載しております。
http://pref-fukuoka.greenstation.net
また、仕様書の備考欄に、商品お問い合わせ先を記載することもあります。

28

電子くじについて
入札・開札の結果、同価の有効札が複数あった場合、電子くじにより落札者を決定します。
下記のアルゴリズムにより落札者を決定します。（くじ引き判定画面にてくじ引きボタン押下時に実行されます。本アルゴリズムは電子入札コアシステムが有している機能です。）（１）同じ入札金額の業者に、入札書をサーバに登録した時刻順に０から番号を付加する。
（２）同じ入札金額の業者のくじ番号をすべて合算する。
（３）合算した（２）の数字を同じ入札金額の業者数で除算し、余りと一致する番号の業者を落札者とする。

２社で番号相違

２社で番号同一３社で番号相違

３社で番号一部同一

社名

Ａ社

Ｂ社

Ｃ社

Ｄ社

Ｅ社

Ｆ社

Ｇ社

Ｈ社

Ｉ社

Ｊ社

くじ番号

１２２６９１

７０５

７０５

６６２

４４５

５６８

８８０

８８０

８５８

順番０

１０

１０

１２０

１２

合算数

８１３

１４１０

１６７５

２６１８

余り

１０

１

２

落札者

Ｂ社

Ｃ社

Ｆ社

Ｊ社

29