August 1, 2022

２０２２年８月１日

Upcoming Tighter Regulations on theNotification Requirements in regard to theConditionsof the Employment Relationship in Germany

ドイツにおける雇用条件の通知に関する規制強化

1. Introduction
In accordance with the Act on the Notification ofConditions Governing the Employment Relationship(“Act”), employment contracts are required to be in
written form in Germany (a written employment contract
shall include a ‘wet-ink’ signature, not a digital signature).
Notwithstanding the above, with respect to violations of
the written notification requirements, the Act has beenpractically meaningless, as currently it does not provide
for any sanctions and, thus, is ultimately a “toothlesstiger”.
However, this will now change drastically withamendments to the Act taking effect from August 1, 2022.
To implement EU directive 2019/1152, the aim of whichis to create transparency for employees with regard to theworking conditions that apply to them, the German
legislature has passed a law that will bring far-reachingchanges to the Act: In addition to a modified catalogue ofcontractual conditions that employees must be notified
about, violations of these notification requirements byemployers will be treated as administrative offenses in
the future.

1. はじめに
ドイツでは、「雇用関係を規律する条件の通知に関する法律」（「本法律」）に従い、雇用契約は書面によることが義務付けられています（雇用契約書には、デジタル署名ではなく自筆署名が必要です。）。それにもかかわらず、書面通知要件の違反に関して現状いかなる制裁も規定されていないた
め、本法律は実質的に無意味なものとなっており、結局のところ「張り子の虎」となっています。
しかし、2022 年 8 月 1 日から施行される本法律の改正により、状況は大きく変わるでしょう。ドイツ
議会は、労働条件に関する透明性を労働者に与えることを目的とする EU 指令 2019/1152 を実施するため、本法律に広範な変更をもたらす法律を可決しました。労働者に通知される必要がある契約条件の項目リストの修正に加え、雇用主によるこれらの通知要件の違反は、今後、行政法上の違反として扱われることになります。

2. Overview of the Amendments
Most notably, the amendments shall set in place the:(1) Extension of the existing notification requirements;(2) Reinforcement of the notification procedures;(3) Obligation to notify with respect to existing (‘old’)
employment relationships; and(4) Implementation of sanctions.

2. 改正の概要
最も注目すべき改正点としては、以下の事項が挙げられます。
(1) 既存の通知要件の拡大(2) 通知手続の強化(3) 既存の（古い）雇用関係に関する通知義務(4) 制裁の導入

3. Each Amendment in More Detail(1) Extensionoftheexistingnotification
requirements
Many of the changes provided for in the amendments will
already be included in a well-drafted written employmentcontract. However, some of the envisaged obligations toprovide notification are new and must therefore be
included in contract templates. However, it is not yet

3. 各改正点の詳細(1) 既存の通知要件の拡大
改正法で規定された変更点の多くは、出来のよい雇用契約書であれば既存の雛形にも既に織り込まれているでしょう。ただし、想定される通知提供義務の一部は新たなものであるため、契約書の雛型に追加する必要があります。とはいえ、裁判所がこ-1-

possible to foresee how, in practice, the courts willinterpret these obligations.

れらの義務を実際にどのように解釈するかは、まだ予測できません。

The amendments propose to add the following items ofinformation, among other things, to the list of contractual
terms to be set forth in writing by the employer:- In regard to remuneration, additional information on
overtime pay and the method of payment (cash ornon-cash). In addition, all individual components ofthe total remuneration must be stated separately withdetails of the due date;- Agreed breaks and rest periods;- In the case of on-call work (‘Arbeit auf Abruf’ inGerman), among other things, the time frame set forthe performance of work, determined by referencedays and reference hours;- The possibility of ordering overtime and theconditions thereof (if agreed to);- The notification procedure to be followed by theemployer and the employee when terminating theemployment relationship, which at least must include
the written form requirement and the notice periods
and deadline for terminating the employment
relationship, as well as the deadline for filing an unfair
dismissal claim; and- The duration of the probationary period, if agreed.

改正法では、雇用主が書面で定めるべき契約条項のリストに、とりわけ以下の情報を追加することが示されています。
- 報酬については、時間外勤務手当及び支払方法（現金か現金以外か）に関する情報。また、総報酬の個々の構成要素については、支払期日の詳細とともに個別に記載しなければなりません。
- 合意された休憩時間及び休息期間- 待機業務（ドイツ語で Arbeit auf Abruf）の場
合、特に、基準日及び基準時間によって決定され設定された業務遂行の時間枠- 時間外労働が命じられる可能性及び（合意された場合）その条件- 雇用関係を終了する際に雇用主と従業員が従うべき通知手続（少なくとも、書面形式を要件とすること、雇用関係終了のための通知期間及び通知期限、並びに不当解雇だというクレームの申立期限を含まなければなりません。）- 合意された場合は、試用期間の期間(2) Reinforcement of the notification procedures
The amendments shall also place stricter requirementson the employer in regard to the notification procedures.
For example:- Key information regarding the contract and its
conditions (such as the names and addresses of theparties to the contract, amount of remuneration andagreed working hours) must be provided from August
1, 2022, on the first day an employee commences hisor her work – currently, the deadline is one monthafter the commencement of employment;- As to the other information that must be provided (seeabove in 3 (1); for example, the deadline for filing aclaim), staggered deadlines are intended to beincluded – however, it is highly recommended in any
case (not to wait until the deadlines but) to record all
obligatory information uniformly in a written
employment contract prior to the commencement of
the employment relationship.

(2) 通知手続の強化
また改正法は、通知手続に関して、より厳しい要件を雇用主に課しています。
例えば、以下のようなものがあります。
- 2022 年 8 月 1 日以降、契約内容及び契約条件に関する主要な情報（契約当事者の氏名及び住所、報酬額、合意された労働時間等）は、従業員の就業開始日に提示しなければなりません。
現行の期限は、就業開始後 1 か月です。
- その他の提示すべき情報（上記 3(1)参照。例えば、クレームの申立期限）についても、それぞれ期限が設定されることが想定されています。
しかし、いずれにしろ、（期限を待つことなく）雇用関係の開始前に、すべての義務的情報を一律に雇用契約書に記載することが極めて望ましいといえます。

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Unfortunately, however, something that will not change isthe fact that the employer must hand over the essential
terms of the contract in writing, although the EU Directive
would have expressly permitted electronic form. Thismeans that in order for an employer to avoid an
administrative fine, it will be mandatory in the future for
employment contracts to be executed in writing, signedwith wet-ink signatures and provided to the employee inprinted form. Electronic signatures, scans or other similar
non-written versions, such as DocuSign agreements, arenot acceptable.

EU 指令では電磁的方法を明示的に許可していたはずですが、残念ながら、今回のドイツの法改正では、雇用主が契約の重要な条件を書面で交わさなければならないという点は改正されませんでした。つまりそれは、雇用主が行政上の制裁たる過料を回避するためには、今後は雇用契約を書面で作成し、自筆で署名し、印刷された形式で従業員に提供することが必須であるということを意味します。電子署名、スキャンしたもの、又はその他の類似の非書面のもの（DocuSign の契約書等）は許容されません。

(3) Obligation to notify with respect to existing(‘old’) employment relationships
The changes to the notification requirements will
primarily affect employment relationships that willcommence on or after August 1, 2022.
However, existing employment relationships may also beaffected. Specifically, at the request of an existingemployee, the employer must provide him or her with atranscript containing most of the information from theaforementioned catalogue in the Act within seven days
after the request. The remaining information (i.e., thereference to the deadline for filing legal action) must be
provided within one month after receipt of the request atthe latest.
As is the case with requests for information under theGeneral Data Protection Regulation (GDPR), it isexpected that employees and their legal counsel willclaim the right to notification, especially in the case of adispute or when leaving the company, to place additionalpressure on the employer.

(3) 既存の（古い）雇用関係に関する通知義務
通知要件の変更は、主に 2022 年 8 月 1 日以降に開始する雇用関係に影響します。
ただし、既存の雇用関係も影響を受ける場合があります。具体的には、既存の従業員から請求があった場合、雇用主は、その請求後 7 日以内に、上記の本法律中の項目リストに含まれる情報の大部分を記載した文書を当該従業員に提供しなければなりません。残りの情報（すなわち、訴訟提起の期限等）は、遅くとも請求の受領後 1 か月以内に提供しなければなりません。
一般データ保護規則（GDPR）に基づく情報開示請求の場合と同様に、従業員及びその弁護士が、特に紛争が生じた場合や会社を退職する際に、雇用主にさらに圧力をかけるために、通知を求める権利を主張することが予想されます。

(4) Administrative fines
Violations of the notification requirements or wrongfultreatment thereof by employers will be treated asadministrative offenses. In the case where such offenses
have been committed, the employer in question may facea fine of up to EUR 2,000 per violation.

(4) 行政上の制裁たる過料
雇用主による通知要件の違反又は不正な処理は、行政法上の違反として扱われます。そのような違反があった場合、雇用主は、違反 1 件につき最大2,000 ユーロを科される可能性があります。

4. What You Need to Do
Since the German legislature passed the new law onJune 23, 2022, employers are now required to prepare
for the upcoming changes.

4. 必要な対応
2022 年 6 月 23 日にドイツ議会が新法を可決した
ため、雇用主は、来るべき変更に対し準備を行う必要があります。

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(1) For all (‘new’) employment relationships to beconcluded as of August 1, 2022:- The employment contract must be signed by bothparties; digital signatures are therefore notpermissible anymore.
- Employers should update their employment contract
templates so that the newly added contractual terms
are fully reflected in such templates.

(1) 2022 年 8 月 1 日以降に成立するすべての（新たな）雇用関係について- 雇用契約は、両当事者により署名されなければなりません。今後、デジタル署名は許容されません。
- 雇用主は、新たに追加された契約条項が雇用契約書の雛型に完全に反映されるように、雛型を更新すべきです。

(2) For existing (‘old’) employment relationships:- The new requirements will apply only in the casewhere existing employees request documentation.
Therefore, employers should establish a “warningsystem”: Whereby, if a request for information underthe Act is made, an employer must act expediently
and the employee’s request must not be ignored.
- Especially in the case of disputes or an employee’sretirement from the company, it is expected that
employees and their legal counsel will request theexpedient delivery of information. In order to avoid
being put under time constraints, it is highly
recommended to prepare a blank template, which
includes all the information categories required inaccordance with the Act, in advance, in which an
employee’s individual data then “only” has to beentered.

(2) 既存の（古い）雇用関係について- 新たな要件は、既存の従業員が文書の提供を請求した場合にのみ適用されます。したがって雇用主は、「警告システム」を確立するべきです。
それにより雇用主は、本法律に基づく情報請求があった場合には、迅速に行動しなければならず、従業員の請求を無視してはなりません。
- 特に、紛争が生じた場合や従業員が退職する場
合には、従業員及びその弁護士から迅速な情報の引渡しを求められることが予想されます。時間的制約を免れるために、本法律に基づき必要とされるすべての情報項目を記載した白紙の雛型をあらかじめ用意しておき、それに従業員の個人データをその時点で入力する「だけ」の状態にしておくことを強く推奨します。

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テイラーヴェッシング 法律事務所と北浜法律事
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