Whistleblowing Policy
Wir sind überzeugt, dass Whistleblower*innen durch ihren mutigen Einsatz einen großen Beitrag zu
Demokratie und Rechtsstaatlichkeit leisten. Der Hinweis auf Rechtsbrüche und schwerwiegende
Missstände darf selbst kein Bruch des Rechts sein. Wir treten deshalb gemeinsam für einen besseren
Rechtsschutz für Whistleblower*innen ein und wollen dieser Überzeugung auch in unseren
Organisationen selbst gerecht werden. Deshalb verpflichten wir uns zur Einhaltung dieser Policy.
Wir verstehen die Statuierung und Befolgung dieser Regeln als Bekenntnis zu innerorganisatorischerDemokratie. Wir werden daher dieser Policy in den Rechts- und Arbeitsverhältnissen unserer
Organisationen Wirkung verleihen. Dazu informieren wir alle, die in oder mit unserer Organisationarbeiten, über ihre Geltung. Wir verabreden, diese Policy stetig weiterzuentwickeln, um Zivilcourage
innerhalb unserer Organisationen zu fördern.
Wir laden alle zivilgesellschaftlichen Organisationen ein, sich uns anschließen, um gemeinsam
innerorganisatorische Demokratie und Meinungsfreiheit zu praktizieren.
1.

Wir stellen sicher, dass Personen, die in unseren Organisationen oder für unsere
Organisationen arbeiten, für berechtigtes Whistleblowing keinerlei Repressalien erleiden.
Stattdessen gewährleisten wir, dass ihren Hinweisen auf erhebliches Fehlverhalten ingeordneter Weise nachgegangen wird.

2.

Whistleblower*innen können Informationen melden, die sich auf strafbares Verhalten, einnach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz als diskriminierend verbotenes
Verhalten, sonstige erhebliche Rechtsverstöße oder sonstiges erhebliches Fehlverhalten in
unseren Organisationen (alles gemeinsam: „erhebliches Fehlverhalten") beziehen.

3.

Whistleblower*innen im Sinne dieser Policy können sein: Alle Arbeitnehmer*innen,
Auszubildende,

Praktikant*innen,

Vereinsmitglieder,

Dienstleister*innen

undehrenamtlich tätige Personen unserer Organisationen. Diese Policy gilt auch für Personen,deren

Arbeitsverhältnis

noch

nicht

begonnenhat

unddiewährend

desEinstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Informationen übererhebliches Fehlverhalten erlangt haben, sowie für Personen, deren Arbeitsverhältnis
bereits beendet ist.
4.

Whistleblowing ist im Sinne dieser Policy berechtigt, wenn Whistleblower*innen
gutgläubig (d.h. ohne wissentliche oder grob fahrlässige Einschätzungsfehler) davon
ausgehen durften, dass die von ihnen gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen undunter diese Policy fallen. Berechtigt ist auch die von Whistleblower*innen gutgläubig

hierfür für notwendig befundene Beschaffung von Informationen. Die Motivation für das
Whistleblowing ist, wenn es berechtigt ist, ohne Belang für den Schutz derWhistleblower*innen.
5.

Whistleblower*innen können erhebliches Fehlerverhalten sowohl innerhalb ihrer
Organisation (intern) als auch an staatliche Behörden (extern) melden. Sie können frei
wählen, ob sie intern oder extern melden. Eine Offenlegung von Informationen übererhebliches Fehlverhalten ist nur unter zusätzlichen Voraussetzungen berechtigt (dazuZiffer 8).

6.

Wir richten eine gemeinsame interne Meldestelle ein. Dazu schalten wir eineVertrauensperson ein, die für unsere Organisationen die Aufgaben der internen
Meldestelle übernimmt. Sie muss alle Meldungen über erhebliches Fehlverhalten
entgegennehmen. Sie nimmt auch anonyme Meldungen entgegen. Die interne Meldestellemuss Meldungen nachgehen und der Leitungsebene der betroffenen Organisation
Folgemaßnahmen empfehlen. Dies gilt nur dann nicht, wenn das Fehlverhalten
offenkundig geringfügig ist oder die Meldungen erkennbar wissentlich falsch sind odervon Personen stammen, die keine nähere Beziehung zur Organisation haben. In diesem
Falle ist die Entscheidung den Whistleblower*innen auf Nachfrage schriftlich zu
begründen. Jede beteiligte Organisation erlässt eine Verfahrensordnung für interne
Meldungen und veröffentlicht diese auf ihrer Webseite. Es gilt das Vertraulichkeitsgebot;
ohne ausdrückliche Einwilligung der Whistleblower*innen darf die Vertrauensperson
personenbezogene Informationen, etwa über die Identität der Whistleblower*innen oderüber Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität zulassen, nicht an Dritte weitergeben,
es sei denn sie ist gesetzlich dazu verpflichtet. Auch die Identität der beschuldigten
Person(en) wird vertraulich behandelt und ausschließlich zu Zwecken, die der Aufklärung
desSachverhalts

dienen,weitergegeben.

Die

Vertrauensperson

ist

auch

fürWhistleblower*innen ansprechbar, um sie dazu zu beraten, ob ein von ihnen angedachtes
Whistleblowing berechtigt wäre. Sonstige interne Meldewege und Beschwerderechte (z.B.
Betriebsrat, Antidiskriminierungsbeauftragte) bleiben unberührt. Die Betroffenen dürfen
auch insofern frei wählen, an wen sie sich wenden.
7.

Als externe Meldestellen fungieren Staatsanwaltschaften, die Behörden, die im deutschen
Umsetzungsgesetz zur Umsetzung des Kapitels III der Whistleblowing-Richtlinie(2019/1937) beauftragt werden, sowie sonstige für die jeweiligen Rechtsverstöße
zuständige Behörden.

8.

Das öffentliche Zugänglichmachen (Offenlegung) von Informationen über erhebliches
Fehlverhalten ist berechtigt, wenn die Whistleblower*innen nach einer Meldung
gutgläubig davon ausgehen durften, dass innerhalb der hierfür geltenden Fristen (bei derinternen Meldung: siehe Verfahrensordnung) keine geeigneten Folgemaßnahmen getroffen
wurden. Eine Offenlegung ist auch vor oder gleichzeitig mit einer Meldung berechtigt,
wenn die Whistleblower*innen gutgläubig davon ausgehen durften, dass die interne oder
externe Meldung, etwa aufgrund mangelnder Umsetzung dieser Policy, geringe
Aussichten bestehen, dass auf Grund der internen oder externen Meldung wirksam gegendas gemeldete erhebliche Fehlverhalten vorgegangen würde, oder die vorherige interneoder externe Meldung mit Repressalien geahndet würde. Gleiches gilt, wenn siegutgläubig davon ausgehen durften, dass bei vorheriger interner oder externer Meldungeine erhebliche Gefährdung für die Organisation, ihre Mitarbeiter*innen, Dritte oder dieAllgemeinheit entstehen würde, zum Beispiel weil eine Notsituation vorliegt oder weil
ohne sofortige Offenlegung ein irreparabler Schaden entstünde. Gleiches gilt, wenn dasgemeldete erhebliche Fehlverhalten so schwerwiegend oder wiederholt ist, dass dieÖffentlichkeit ein berechtigtes Interesse hat, hiervon zu erfahren.
9.

Aufgrund berechtigten Whistleblowings dürfen wir hierfür keine Repressalien wie
Suspendierungen,Kündigungen,negative

Leistungsbeurteilungen,

Schadensersatzforderungen, Gehaltsminderungen, Maßregeln, Nichtumwandlungen eines
befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag oder ähnlicheMaßnahmen ergreifen. Wird gegen Whistleblower*innen in einem engen zeitlichen
Zusammenhang zu ihrem berechtigten Whistleblowing eine solche Maßnahme ergriffen,
wird vermutet, dass es sich hierbei um eine verbotene Repressalie handelt. Wir haben
Whistleblower*innen

auchvoranderenBenachteiligungen,

wieMobbing,Einschüchterungen und Diskriminierungen, in Schutz zu nehmen.
10.

Die Policy tritt zum 4. Oktober 2023 in Kraft. Wir beabsichtigen, in den Monaten nach
Verabschiedung dieser Policy ein System zur Evaluation der Einhaltung der hierniedergelegten Regeln zu entwickeln. Wir werden nach ihrer Verabschiedung alle, die in
unserer Organisation arbeiten, über die Geltung dieser Policy informieren.

im Auftrag des Vorstands
Florian Effenberger
Geschäftsführer, The Document FoundationAnlage: Verfahrensordnung für interne Meldungen
Die Verfahrensordnung beruht auf dem Vorschlag der Gesellschaft für Freiheitsrechte vor vor
Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und konnte dessen Regelungen deshalb nicht
berücksichtigen. Die Verfahrensordnung ist deshalb so anzuwenden, dass sie Schutz mindestens in
dem Umfang bietet, der bei bestehender Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle gemäßHinSchG gälte.
§1Der*Die Whistleblower*in kann sich jederzeit, in mündlicher oder schriftlicher, analoger oderdigitaler Form, mit seiner*ihrer Meldung, an die Meldestelle wenden. Er*Sie sollte in der Meldung
mitteilen, ob seine*ihre Identität offen oder vertraulich behandelt werden soll oder ob er*sie auchgegenüber der Meldestelle anonym bleiben möchte. Die Meldung soll enthalten:a) die Natur und Umstände des gemeldeten Fehlverhaltens,b) die für das Fehlverhalten verantwortlichen Personen, sofern diese bekannt sind,c) die Tatsachen und ggf. Beweismittel, die nach Überzeugung des*der Whistleblower*in
ein erhebliches Fehlverhalten sowie die Verantwortung der genannten Personenbegründen,d) die Art und den Verbleib aller weiteren Beweismittel, die die Behauptungen des*derWhistleblower*in untermauern würden, sofern sie bekannt sind.
§2Die Meldestelle hat dem*der Whistleblower*in zeitnah, spätestens jedoch innerhalb vonsieben Werktagen nach Zugang der Meldung, den Eingang der Meldung schriftlich zu bestätigen.
Zugleich sollte diese Bestätigung mögliche Folgefragen oder Verlangen nach zusätzlichen Angaben
zur Meldung i.S.v. § 1 Buchstaben a) bis d) enthalten.
§3
Nach dem Eingang der Meldung hat die Meldestelle dem*der Whistleblower*in die
Möglichkeit einer mündlichen Anhörung anzubieten, in der auch die Folgefragen und zusätzlichen
Angaben geklärt werden können. Der*die Whistleblower*in ist während des gesamten Verfahrens,
sofern kein anderweitiger Wunsch erklärt wurde, über den Stand des Verfahrens zu informieren.
Er*sie ist jedoch nicht zur Mitwirkung am weiteren Verfahren, insbesondere zu weiteren
Stellungnahmen, mündlichen Anhörungen, oder der Konfrontation mit der für das gemeldeten
Fehlverhalten verantwortlichen Person, verpflichtet.
§4Nach dem Eingang der Meldung hat die interne Meldestelle Ermittlungen anzustellen. Hierzu
kann sie in organisationsinterne Dokumente Einsicht nehmen, betroffene Personen zu Anhörungenvorladen und auf Sitzungen der Leitungsebene, etwa Vorstandssitzungen, vorsprechen.
Organisationsinterne Geheimnisse stehen den Ermittlungen nicht entgegen. Vorgeladene Personen
sind verpflichtet, innerhalb einer angemessen zu bestimmenden Frist zu erscheinen. Jede Organisation
benennt eine Ansprechperson, die die interne Stelle bei den Ermittlungen unterstützt und für Fragen
zur Verfügung steht.
§5Zeitnah nachdem die internen Meldestelle die Ermittlungen abgeschlossen hat, spätestens
jedoch vier Wochen nach dem Eingang der Meldung, hat die interne Meldestelle einen
Abschlussbericht anzufertigen. Dieser Abschlussbericht muss enthalten:a) die Angaben aus der ursprünglichen Meldung zu einem erheblichen Fehlverhalten,b) eine Erklärung zu allen relevanten Tatsachenfeststellungen, die sich im Rahmen derErmittlungen ergeben haben, sowie alle Beweismittel, auf die sich diese Feststellungenstützen, soweit hierdurch nicht Persönlichkeitsrechte unverhältnismäßig belastet werden,

c) das von der Meldestelle festgestellte erhebliche Fehlverhalten (einschließlich desgegebenenfalls verursachten Schadens und der Auswirkungen auf die Organisation undandere betroffene Parteien) oder begründete Mitteilung, dass kein erhebliches
Fehlverhalten festgestellt wurde,d) Handlungsempfehlungen auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen, um das
festgestellte erhebliche Fehlverhalten abzustellen, zu ahnden und künftig zu vermeiden(Folgemaßnahmen).
Der Abschlussbericht ist allen hiervon betroffenen Personen, der*dem Whistleblower*in sowie derLeitungsebene der betroffenen Organisation, etwa dem Vereinsvorstand, zu übermitteln.
§6Die Leitungsebene der betroffenen Organisation, etwa der Vereinsvorstand, hat zeitnah,
spätestens jedoch innerhalb von vier Wochen nach Eingang des Abschlussberichts der internen
Meldestelle, eine Stellungnahme zu dem Abschlussbericht abzugeben. In hinreichend begründeten
Fällen kann die Meldestelle auf Antrag die Frist auf drei Monate verlängern. Über die
Fristverlängerung ist der*die Whistleblower*in zu informieren. Die Stellungnahme soll die Angabe
enthalten, ob und welche Folgemaßnahmen getroffen werden. Das Ergreifen oder Unterlassen aller imAbschlussbericht empfohlenen Folgemaßnahmen ist in der Stellungnahme zu begründen. DieStellungnahme ist allen betroffenen Personen, dem*der Whistleblower*in sowie der internen
Meldestelle zu übermitteln.
§7Gegen die Stellungnahme steht dem*der Whistleblower*in sowie der internen Meldestelle
jeweils für sich oder gemeinsam die Beschwerde offen. Die Beschwerde kann innerhalb von vierWochen nach Zustellung der Stellungnahme eingelegt werden. In diesem Falle sind dieBeschwerdeführer*innen durch die Leitungsebene, etwa den Vereinsvorstand, anzuhören. DieLeitungsebene, etwa der Vereinsvorstand, entscheidet zeitnah, spätestens jedoch vier Wochen nachderen Eingang, über die Beschwerde.
§8Falls zu Beginn oder während des Verfahrens der Verdacht der Befangenheit einer derentscheidenden Personen in der internen Meldestelle oder in der Leitungsebene der Organisation, etwa
dem Vereinsvorstand entsteht, so kann dies von dem*der Whistleblower*in oder der internen
Meldestelle gerügt werden. Wenn die Rüge eine in der internen Meldestelle befindliche Personbetrifft, entscheidet über die Rüge die Leitungsebene der Organisation, etwa der Vereinsvorstand.
Wenn die Rüge eine der Leitungsebene, etwa dem Vorstand, zugehörige Person betrifft, entscheidetüber die Rüge die Leitungsebene unter Ausschluss dieser Person. Betrifft die Rüge sämtliche Personen
der Leitungsebene, entscheidet die interne Meldestelle auch über die von ihr erhobene Rüge. Dierügende Person sowie die Person, die die Rüge betrifft, sind anzuhören. Die Entscheidung hat zeitnah,spätestens jedoch innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang der Rüge zu erfolgen. Eine Person ist
für befangen zu erklären, wenn es basierend auf dem plausiblen Vortrag der rügenden Person konkretmöglich erscheint, dass sie in das behauptete erhebliche Fehlverhalten involviert war, also dieses
selbst begangen, verschleiert oder sonst begünstigt hat. Die Involvierung muss hierbei nicht bewiesenwerden; es genügt der konkrete Verdacht. Wenn die entscheidende Stelle die Befangenheit feststellt,
hat diese sicherzustellen, dass die betroffene Person im weiteren Verfahren keine entscheidende Rolle
mehr spielt und, falls notwendig, einen Ersatz für ihn*sie zu bestimmen. Die betroffene Person kannden Verdacht der eigenen Befangenheit auch selbst anzeigen. In diesem Fall gelten die Regelungenüber die Rüge nach dieser Vorschrift entsprechend.