THE CONSTITUTION OF THE GLP-GEFILALUMNI GROUP(includes all revisions, as of September 25, 2021)

CHAPTER I – GENERAL PROVISIONS
Article 1. Name. The official name of this organization shall be the GLP-GEfIL Alumni Group,
hereinafter referred to as the Alumni Group.
Article 2. Date of Establishment. This organization was established on February 28, 2018.
Article 3. Location. This organization has its office in the Center for the Development of Global
Leadership Education (GLP Office), Akamon General Research Building, 1st floor, the University ofTokyo (Hongo campus), Hongo 7-3-1, Bunkyo, Tokyo 113-8656, JAPAN.
Article 4. Purpose. The Alumni Group shall be responsible for advancing charitable, educational,scientific and literary interests. The Alumni Group shall be responsible for: 1) strengthening theconnections among fellow alumni, 2) promoting the interests and educational aims of the GLP-GEfIL
Program (hereinafter “the Program”), 3) building a mutually beneficial relationship among alumni, theProgram, and GLP-GEfIL Sponsor Companies, 4) serving the Program’s needs for intellectual andfinancial resources, and 5) providing for the exchange of knowledge, information, and advice among
alumni, the Program, and GLP-GEfIL Sponsor Companies.

CHAPTER II – MEMBERSHIP
Article 5. Eligibility. Any students who have completed the Program and registered herself/himself as amember of the GLP-GEfIL Alumni Group (hereinafter “alumni”) shall be eligible to be officiallyregistered for the GLP-GEfIL Alumni Group. Membership shall expire on December 31 of the year ofregistration, and it shall be renewed automatically for one year on January 1 each year.
Article 6. Cancellation of Membership. An alumnus/a can voluntarily cancel her/his membership upon
submission of a letter of cancellation to the GLP-GEfIL Alumni Council as instructed in Appendix 2. Anycancellation takes effect thirty (30) days from the date of receipt of the letter.

Article 7. Membership Fees. Upon registration to the Alumni Group, an applying individual must pay an
initial one-time application fee. The application fee is subject to change each year and shall be effective
and payable on such notice as to the members as the following may provide: 1) changes in application fee
shall be effective upon ninety (90) days' notice to all members; and 2) only members who have paid
current application fee are in good standing and entitled to the privilege of membership.

CHAPTER III – ALUMNI COUNCIL
Article 8. Purpose. The governing body of the Alumni Group shall be the Alumni Council of theGLP-GEfIL Program (hereinafter “the Council”).
Article 9. Composition. The Council shall consist of a President, Vice Presidents, Secretary, Public
Relation Manager, Treasurer, and Auditor. The number of Officers of the Council shall be eight (8) intotal at its maximum.
Article 10. Election. The Officers shall be elected by the members of the Alumni Group and the student
members in the year’s graduating class of the Program.
Section 1 - Term of Service. All appointed members shall serve for a term of one (1) year. Theelection shall be held at the end of November. The term of office may be extended for up to three(3) years upon reelection.
Section 2 - There shall be at least one (1) student registered in the year’s graduating class of theProgram for a Vice President position.
Article 11. Duties and Responsibilities of Officers.
Section 1 - President.
1. The President shall be the chief executive officer.
2. The President, with approval of the Council, directs the budget. The President willoversee the social media accounts with help from the communication officers.
3. The President shall serve as the chief liaison to the Alumni Group and the GEfIL Office.
4. The President will facilitate all general and executive meetings. The President must
attend all meetings of the Alumni Group and the Council unless the notice of his/herabsence is submitted to the Council at least thirty (30) days before the annual meeting. Inthe event that the President vacates its position at any meeting, the vice president(s) shallchair the meeting.
Section 2 - Vice President.
1. The Vice President shall assist the President in all matters pertaining to the purposes ofthe Group. In the event that the President vacates its position at any meeting of theAlumni Group and the Council, at least one (1) Vice President shall chair the meetings.
2. The Vice President shall assist the President in facilitating all general and executive
meetings. The meeting agenda should be distributed in advance of the meeting by theVice President.

3. The Vice President shall be responsible for planning, recruiting, and executing any annual
networking events.
Section 3 - Secretary.
1. The Secretary shall be responsible for keeping, distributing, and archiving the meeting
minutes of all general and executive meetings.
Section 4 - Public Relation Manager.
1. The Public Relation Manager shall be responsible for managing the GLP-GEfIL Alumni
Group’s Facebook Closed Group and Google account.
2. The Public Relation Manager shall maintain a complete and accurate account ofmembership status.
3. The Public Relation Manager shall be responsible for publishing program updates to theGEfIL Sponsor Companies in May and September each year, and maintaining
information on the membership of the Group and sending emails to the alumni.
Section 5 - Treasurer.
1. The Treasurer shall keep a current record of all financial transactions of the Alumni
Group and Council.
2. The Treasurer shall develop annual reports containing a list of all receipts anddisbursements and distribute them among the Council.
3. The Treasurer will be responsible for checking the accuracy of all bills and invoices andpaying them correctly and on time.
4. The Treasurer shall be responsible for managing the bank account of GEfIL Alumni
Group.
Section 6 - Auditor.
1. The Auditor shall be responsible for reviewing financial transactions of the Group at theend of the fiscal year subject to any request by the President or at least one (1) Vice
President.
2. The Auditor shall assist the Treasurer in all matters pertaining to the purposes of theGroup.
Article 12. Vacancies. A vacancy that occurs in the Council shall be filled by appointment by the Councilor through special elections, and the appointee serves until the next election for remainder of unexpiredterm.
Article 13. Advisor.
Section 1 - Eligibility. The advisor to the organization shall be a member of the Alumni Group.
Section 2 - Selection. The Council is free to select any eligible member to serve as the advisor tothe organization. Upon selection, the advisor must be approved by the GLP Office.
Section 3 - Term of Service. All appointed advisors shall serve for a term of one (1) year.
Section 4 - Duties of Advisor. The advisor shall assist the Council in their execution of roles andresponsibilities.
Article 14. Meetings. The Council shall have regular meetings at a set date and time discussed amongst
the group.

CHAPTER IV – GENERAL ASSEMBLY
Article 15. Meetings. An annual meeting shall be held in September each year at a date, time, and placeprescribed by the President and the GEfIL Office.
Section 1 - Notice of General Assembly. The meeting shall be commenced by a call to order of
the Council subject to the email notification to all alumni at least sixty (60) days before themeeting.
Section 2- Agenda. Agenda for the annual meeting shall be set by the President.
Section 3 - Quorum. Quorum in a general assembly shall constitute a minimum of four Officers:a President, at least one Vice President, Secretary, and Treasurer.

CHAPTER V – AMENDMENTS
Article 16. Amendments. This Constitution may only be amended by two-thirds (2/3) vote of theCouncil. Amended provisions shall take effect only when all members of the Council attend the voting
and receive notifications pertaining to the amendments.
By-law 1. Ratification. This Constitution was adopted on February 28, 2018.
By-law 2. Amendment on July 5, 2018. The effective date of this amended and restated Constitution ofthe GLP-GEfIL Alumni Group is July 5, 2018. The Treasury, Takenori Shimamura shall be responsiblefor managing the bank account of the GLP-GEfIL Alumni Group at Japan Post Bank Co., Ltd.
By-law 3. Amendment on November 9, 2018. The effective date of this amended and restatedConstitution of the GLP-GEfIL Alumni Group is November 9, 2018.
By-law 4. Amendment on September 25, 2021. The effective date of this amended and restatedConstitution of the GLP-GEfIL Alumni Group is September 25, 2021.

GLP-GEfIL Alumni Group 会則
制定 平成30年2月28日
改正 平成30年7月5日
平成30年11月9日
令和3年9月25日

第1章 総則（名称）
第1条 本会は、「GLP-GEfIL Alumni Group」と称する。
（設立日）
第2条 本会は、平成30年2月28日を設立日とする。
（所在地）
第3条 本会の所在地は、〒113-8656 東京都文京区本郷7丁目3番1号東京大学本郷キャンパス赤門総合研究棟1階GLP推進室内とする。
（目的）
第4条 本会は、営利を目的とせず、真に教育的な次に掲げる目的に資する諸活動を行うことを目的とする。
1. アラムナイ同士のネットワーク・交友関係の増進
2. プログラムの発展と教育本旨の推進
3. アラムナイ、プログラム、協賛企業間における双方に有益な関係の構築
4. プログラムに対する理知と財源の提供
5. アラムナイとプログラム、協賛企業間で知識・情報・意見を交換する場の提供

第2章 会員

（会員資格）第5条 本会の会員は、GLP-GEfILプログラム（以下「プログラム」）の規定の課程を修了し、GLP-GEfIL Alumni Groupに自己登録することでプログラムによってその同窓生であると認められたすべての修了生（以下「アラムナイ」）とする。会員資格の有効期限は1年であり、毎年12月31日に失効し、翌年の1月1日に自動的に更新される。
（任意退会）
第6条 すべてのアラムナイは、付録2の指示に基づく退会届をアラムナイ役員会に提出することにより、任意に退会することができる。退会の効力は、退会届の受理から30日が経過した日より生ずる。
（会費）
第7条 本会への登録にあたり、入会を希望する者は入会費を支払うものとする。入会費はアラムナイ役員会によって毎年査定される。
2 入会費の変更は、発効予定日の90日前までにすべての会員に通知されることによって発効する。
3 入会費を納付した者のみが、会員資格を有するものとする。

第3章 アラムナイ役員会（役員会の活動目的）
第8条 本会の運営は、アラムナイ役員会（以下「役員会」）により行われる。
（構成）
第9条 役員会は、会長1名、副会長2名、書記、広報担当、会計、会計監査の役員を置く。役員の最大人数は8名とする。
（役員の任期と選任）第10条 役員会を構成する役員は、本会のすべての会員とその年度のプログラム修了生によって選任される。
2 役員の任期は1年とする。年度の選挙は11月末頃を目処に行う。役員の任期は再選によって最大3年まで延長できるものとする。
3 副会長のうち少なくとも1名は選挙実施年度のプログラム修了生であるものとする。
（役員の権限と義務）
第11条
⑴ 会長
1 会長は、本会を代表し、会務を統括する。
2 会長は、役員会の承認を得て、本会の予算を管理する。会長は、広報担当の補佐を得て本会のソーシャルメディアアカウントを監督する。
3 会長は、本会及びGLP推進室との連携を担う。

4 会長は、すべての年次総会及び役員会の会務を統括する。会長は、すべての年次総会及び役員会に代表者として出席するものとし、会長の欠席が会議の30日前までに役員会に通達された場合はこの限りではない。会長が年次総会又は役員会を欠席する場合は、副会長がその職務を代行する。
⑵ 副会長
1 副会長は、会長を補佐する。会長が年次総会又は役員会を欠席する場合、副会長のうち少なくとも1人がその職務を代行する。
2 副会長は、すべての年次総会及び役員会において会長を補佐し、会議に先立って役員会に議題を提示するものとする。
3 副会長は、本会の活動に参加し、会員に対して会費の納入を通じて本会を支援することを促すものとする。
⑶ 書記
書記は、すべての年次総会及び役員会の議事録を作成するほか、その配布及び保管を総括する。
⑷ 広報担当1 広報担当は、本会のFacebookグループ及びGoogleアカウントの運営責任者として管理を担うものとする。
2 広報担当は、GLP推進室から提供されるアラムナイのデータベースを管理する。
3 広報担当は、毎年5月及び9月の2回、プログラムの近況に関する会報を協賛企業向けに発行するほか、会員状況に関する情報を維持管理し、必要に応じて会員や協賛企業に対してメールを介して通達する。
⑸ 会計
1 会計は、本会及び役員会のすべての財務処理を記録する。
2 会計は、すべての収支記録を含む年次報告書を作成し、役員会に共有する。
3 会計は、本会が所有する銀行口座の管理を担当する。
⑹ 会計監査1 会計監査は、会長及び少なくとも一名の副会長の要求があった場合に会計年度末に本会の会計を監査するものとする。
2 会計監査は、本会の活動目的に関するあらゆる事柄に関して会計を補佐する。
（役員の欠員）第12条 役員選挙の投票及び役員会の発足以後に何らかの事情で役員に欠員が生じた場合、役員会は必要に応じて後任役員を選任するか特別選挙を行うことができる。一時役員の任期は前任役員の任期満了時までとする。
（アドバイザー）第13条 アドバイザーは、役員会によって会員の中から選任され、GLP推進室によって承認される。
アドバイザーの任期は1年とし、役員会の活動を補佐する。
（ミーティング）
第14条 役員会は役員会内で議論して定められた日時に定期ミーティングを行う。

第4章 会議（年次総会）
第15条 役員会は、毎年9月に年次総会を開催する。年次総会の日時は、会長及びGLP推進室が決定する。年次総会は、少なくとも開催の60日前にはすべての会員にメールにより通知される。
2 年次総会の議題は、会長によって決定される。
3 年次総会は、会長、少なくとも1名の副会長、書記及び会計を以て定足とする。

第5章 改正（改正手続）
第16条 本会則の改正は、すべての役員が役員会に出席し、かつ、改正決議案が会議招集通知に含まれている場合に限り、出席役員の3分の2以上の同意によってこれを行う。

附則
本会則は、2018年2月28日から施行する。
附則（平成30年7月5日改正）
本会則は、平成30年7月5日（一部改正）から施行する。本会所有のゆうちょ口座については、会計の島村勇徳が管理する。
附則（平成30年11月9日改正）
本会則は、平成30年11月9日（一部改正）から施行する。
附則（令和3年9月25日改正）
本会則は、令和3年9月25日（一部改正）から施行する。

Appendix 1: Proposal for Membership Fee/Donation

MEMBERSHIP FEE
MembershipMandatory/By default

Payment Annual

DONATION (UT GEfIL fund)
Optional (but highly encouraged)
Every year (encouraged); we can havea fundraising campaign every year fora week - maybe a competition, where
every year we try to raise more than
the year before

Fee

Annual Fee (3000 Yen),
Participation Fee for events

Any amountPurposeTo cover operating costs of
the Alumni GroupTo support the GEfIL scholarshipprogram

Payment Wire transfer（銀行振込）
methodBenefits/ ■ Attend Alumni events
Perks ■ Receive GEfIL’s annualreport■ Invitation for Alumnievents■ Invitation for Company
events (maybe?)■ Access to Alumni directory■ Annual events■ Stay connected!

Form on UTokyo website

Appendix 2: Cancellation of Membership付録 2: 退会手続
To cancel your membership at the GLP-GEfIL Alumni Group you must send a certified letter ofcancellation to the Alumni Council and include the following information.
GLP-GEfIL Alumni Groupからの退会は、以下の情報を含む退会届を役員会宛に提出することによってのみ可能とする。
Your Name
氏名Year of Graduation
卒業年
Address
住所Email Address
メールアドレス
Phone Number
電話番号
Reason for Cancellation
退会理由

Signature:
署名Date:
日付

Print Name:
氏名

Date:
日付

All cancellations take effect thirty (30) days from the date of receipt of the letter. There is no refund
on Membership dues, donations or any money paid to the GLP-GEfIL Alumni Group. The letter
must be submitted no less than thirty (30) days in advance of your anniversary month per ourcancellation policy.
退会は役員会が退会届を受理してから30日が経過した日に効力を生ずる。会費、寄付金等の金銭の払戻は行わない。退会届は退会規定に基づき、誕生月の少なくとも30日前に提出されなければならない。