答申書

うきは市情報公開・個人情報保護審議会

第１

審議会の結論うきは市教育委員会（以下「実施機関」という。）による令和２年５月２５日付公文書不存在決定処分のうち、江南小学校に関する部分はこれを取り消し、審査請求人に対し、追加の情報開示として、江南小学校の２０１９年度６月分のタイムカード原本の写しを開示するべきである。
その余については、実施機関の公文書不存在決定は適法であるから、本件審査請求は棄却されるべきである。

第２審査請求に至る経緯（１）令和２年５月１２日、審査請求人は、うきは市情報公開条例（平成１７年条例第８号、以下「条例」という。）第６条第１項の規定により、実施機関に対して、その１として「うきは市学校で使用されているタイムレコーダーの運用規定、集約方法など一式」、その２として「小学校６年担任と中学校２年担任の２０１９年度５月６月７月９月１０月のタイムレコーダー原本の写し」の開示を求める旨の情報公開請求を行った（以下「本件情報公開請求」という。）。
（２）令和２年５月２５日、実施機関は、本件情報公開請求に対し、情報部分公開決定処分及び公文書不存在決定処分を行い、同日、審査請求人に情報部分公開決定通知書及び公文書不存在決定通知書を送付した。
（３）令和２年７月１４日、審査請求人は、条例第１７条第１項の規定により、前号の公文書不存在決定処分を不服として実施機関に対して審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。
（４）令和２年７月２７日、実施機関は、条例１７条第２項の規定により、うきは市情報公開・個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）に対して、本件審査請求に対する諮問を行った。
第３審査請求人の主張の要旨
審査請求人が主張する審査請求の理由は、審査請求書及び口頭意見陳述によると、おおむね以下のとおりである。

（１）審査請求に係わる処分（公文書不存在決定）を取消し、公開を求めた「吉井小学校、御幸小学校の６年生担任の２０１９年度５月、６月、７月、９月、１０月と江南小学校６年生担任の２０１９年度６月のタイムレコーダー原本の写し」の存在決定を求める。
（２）実施機関は、公文書不存在決定処分の理由を、吉井小学校、御幸小学校の６年生担任の２０１９年度５月、６月、７月、９月、１０月分と江南小学校６年生担任の２０１９年度６月分のタイムカードを破棄したためとしているが、「うきは市立小・中学校における働き方改革及び部活動に係る指針」
では、タイムレコーダーによる勤務時間の管理を「平成３０年８月１日から試行し、平成３１年４月１日より３年間実施する。」とされており、本格実施した平成３１年度の記録を上記３校が破棄することは考えられない。
（３）タイムカードは、うきは市文書事務取扱規程（平成１７年３月２０日訓令第４号）別表第４（第３９条関係）文書保存期間基準表中、３年保存の項に規定する「当直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証する書類」に該当するはずであり、保存期間が３年であることは明らかである。
（４）文部科学省初等中等教育局財務課が、令和２年１月１７日付で作成した「公立学校の教育職員の業務量の適切な管理その他教育職員の服務を監督する教育委員会が教育職員の健康及び福祉の確保を図るために講ずべき措置に関する指針に係るＱ＆Ａ」においても、問１８「「在校等時間」の計測結果について、公文書として管理及び保存を行う期間はどのくらいの期間か。」という質問に対する回答として、「「在校等時間」の計測結果は、基本的には行政文書に該当するものと考えられることから、その行政文書の保存年限については、各地方公共団体の公文書管理に関する条例等において規定されているものと考えられますが、当該計測結果は公務災害が生じた場合等において重要な記録となることから、一定期間の保存が必要です。」と記載があり、公文書として保存すべきであるとの認識がなかったことはあり得ない。
（５）再発防止のため、廃棄した退職校長二人に対する管理責任と校長を管理指導するうきは市教育長の管理責任も明らかにすべき。
第４

実施機関の説明の要旨
実施機関は、弁明意見書及び口頭説明において不存在決定処分の理由を、おおむね以下のように説明している。
（１）「うきは市立小・中学校における働き方改革及び部活動に係る指針」により２０１８年８月より試行によるタイムカードの記録を開始したが、出勤簿は別に存在し、タイムカードの記録を保存していなければならないという統一した見解が示されていなかった。その後、令和２年１月１７日付文部科学省初等中等教育局財務課通知「公立学校の教育職員の業務量の適切な管理その他教育職員の服務を監督する教育委員会が教育職員の健康及び福祉の確保を図るために講ずべき措置に関する指針に係るＱ＆Ａについて」が令和２年２月に県から市教育委員会に届き見解が示されたところであるが、当時の校長及び教育委員会に保存の認識がなかったため、記録の一部を破棄したことは事実である。
（２）審議会からの要請を受け、公文書不存在決定処分となった３校（吉井小学校、御幸小学校、江南小学校）について調査を行った。その結果、江南小学校の２０１９年度６月分のタイムカードについては、再度校長室内を隅々まで探したところ発見したため、処分していなかったことを確認した。
（３）再度審議会からの要請を受け、吉井小学校（令和２年９月１１日調査）と御幸小学校（令和２年９月１０日調査）について、再調査を行った結果、以下のとおり確認した。なお、各校の当時の校長がタイムカードを廃棄した
理由は、タイムカードの意味合いについての理解が不十分だったことと、退職前に自らの責任で処理をしておこうと考えたからである。
【吉井小学校について】
当時の校長（令和２年３月３１日で退職）が、勤務最終日である令和２年３月３１日に、平成３１年４月から令和２年２月分までのタイムカードをシュレッダーで処分した。令和２年３月分のタイムカードのデータ集計については、４月赴任の新校長が行い、４月２日に教育センターへメールで送信した。
【御幸小学校について】
当時の校長（令和２年３月３１日で退職）が、勤務最終日である令和２年３月３１日に、令和２年３月分のタイムカードのデータ集計を行い、教育センターにメールで送信した。同日、メール送信後、平成３１年４月から令和２年３月分までのタイムカードをシュレッダーで処分した。

第５

調査審議の経過
当審議会は、本件審査請求について、次のとおり調査審議を行った。

第６

令和２年７月２７日

諮問書の受理

令和２年７月２７日

実施機関から弁明意見書及び資料を収受

令和２年８月１１日

審査請求人から反論意見書を収受

令和２年８月１８日

審査請求人から追加の反論意見書及び資料を収受

令和２年８月２０日

審議（第１回審議会）

令和２年９月９日

審査請求人からの意見聴取

令和２年９月９日

審査請求人から実施機関への質問

令和２年９月９日

実施機関からの意見聴取

令和２年９月９日

審議（第２回審議会）

令和２年１０月７日

実施機関からの意見聴取

令和２年１０月７日

審議（第３回審議会）

審議会の判断上記の実施機関の説明によれば、審査請求に係るタイムカードのうち、吉井小学校、御幸小学校に関するものは令和２年３月３１日に各校の当時の校長がシュレッダーで廃棄していることが認められる。
なお、「うきは市立小・中学校における働き方改革及び部活動に係る指針」が策定されて平成３０年８月１日から学校現場においてタイムカードが導入され、また、「うきは市文書事務取扱規程」において「職員の勤務の実態を証する書類」の保存期間が３年間と定められていたにもかかわらず、実施機関及び各校の当時の校長に同指針及び同規程の趣旨が十分に徹底されておらず、タイムカードが破棄されていることは適切な処理とは言い難い。
審査請求人は、主にこの点を指摘し、重要な書類であるタイムカードを廃棄するなどということは到底考えられないから、実施機関の上記説明は信用できないと主張するものである。
しかしながら、その当否はともかくとして、タイムカードを廃棄したという実施機関の説明には取り立てて不自然な点はなく、江南小学校に関するタイムカードが再調査によって発見されたことからすれば、審議にあたって念入りな調査が行われたと考えられることもあわせ考慮すると、現在も何処かに審査請求に係るタイムカードが残存しているとは認められない。
従って、当審議会としては、上述のとおり、吉井小学校、御幸小学校に関するタイムカードは既に廃棄されたものと認める。
よって、吉井小学校及び御幸小学校に関するタイムカードについて不存在とした実施機関の決定は相当であるから、この点についての審査請求は棄却されるべきである。
他方で、江南小学校に関するタイムカードは調査によって発見されていることから、この点についての文書不存在決定は取り消し、改めて該当文書の開示を行うべきである。
第７意見
本件においては、学校行政における文書管理のあり方が問われているところ、本市においては、「うきは市文書事務取扱規程」が制定されているものの、学校行政との関係や整合性が十分に考慮されているものとは言い難い。本件で問題となったタイムカードが重要な文書であるところは論を待たないところでもあり、今後、各学校長の独自の判断で廃棄されるような事態を許容することはできない。
ついては、実施機関に対して、学校行政における文書管理について適切な方策をとられるよう意見する。

令和２年１０月２２日
うきは市情報公開・個人情報保護審議会