◇◇◇ 2024 年度 第 7 回

関東甲信越 CO 運営委員会（意見交換会含む）議事録 ◇◇◇日時：7 月 7 日（日）10：00～17:00
出席者
・B 類運営委員：4 名
・CO 職員：1 名

・監事：2 名・集会議長：1 名・書記役：2 名＊まとめ＊・第 2 回 CO 委員集会 9 月 1 日（日）10日（日）10 時から 16 時半、砂町文化センター
・CO アルバイトスタッフ 1 名が 6 月末で退職しました。
月末で退職しました。所長後任者も未定。常勤スタッフは職員 1 名のみ。
・CO 委員、CO 連絡係の登録のないグループは CO からの連絡が 2025 年から届かなくなることを受けて、今年後半にそのお知らせを出すことを確認。

１．CO
１．CO 運営意見交換会
運営意見交換会【6 月書籍・献金フォーラム】
月書籍・献金フォーラム】
・後日献金箱から発見された 400 円の扱いについて。
→400 円は集計中に献金箱を出したままにしていたため、その間に献金いただいた可能性が高い。今後はそういったことがないように、献金箱の片づけをきちんとする。４００円は追加の献金として扱う。フォーラムでのキズモノとなった書籍は運営委員の希望者で買い取り。

【経理作業】経理作業】
・以前の意見交換会で 7 月からは通常通りの進行に戻せる見込みと報告していたが、6 月献金一覧表が定期発送に間に合わない状況となった。原因の一つは委員会関係の飛び込み業務。東西地域集会のための名簿作成依頼が来ており、アルバイト職員の退職という状況もあって非常に難しいが対応せざるを得ない。ただ地域サービスへの対応のため個人・グループへの対応が後回しになるのは CO として本末転倒。これまではアルバイトスタッフがやっていた年末年始のグループ関連の登録・更新作業を常勤職員が引き継いでいるが、同じグループから複数回オンラインでの登録があったり、登録メールが来た後で再度用紙の提出があるなどもあってなかなかに作業は大変。
→CO では地域の名簿は発送でしか使用していないので管理を CO ではしなくて済むようにしたい。CO 委員・
CO 連絡係に対しては次年度から CO からの定期郵送物の対応が変わることを連絡する。

【発送】
発送】
・レターパックプラスについてポストに投函できない場合が多い。ポスト投函できないものは宅急便に切り替え。
-1-

【地域のサポート業務見直し】
地域のサポート業務見直し】
・運営委員より電話連絡後、文書を渡す。7 月 7 日時点で東関越地域の総務とは職員が電話で打ち合わせ済み。
西関東甲信の総務とは連絡取れていない。
・2025 年から地域の名簿作成対応のお断りすることを地域に連絡する。FAX での登録希望の受け取りはせざるを得ない。
→登録情報に記載されている自分の住所を地域の仲間に知られたくないという人もいるが、プライバシーの保護を CO が配慮するのは限界がある。住所を知られたくないのであればその個人が私書箱を用意するなど対応してもらい、CO ではデータをそのまま地域に受け渡すこととすることを確認。CO は定期発送用の名簿を地域からもらって、それをもとに発送業務を行うだけにしたい。
→CO の成り立ち。ゼネラルサービスの活動拠点として CO を作った。本来あるべきインターグループとしての成り立ちではない。情報の窓口として CO は機能する。名簿作成は地域へ。
・広報用として作成された「CO ご案内」というリーフレットがあるが記載について現在の状況からすると違和感がある。
→内容面の見直しが必要なので一旦印刷と配布は中止する。

【CO 委員・CO委員・CO 連絡係の登録】
連絡係の登録】・どちらの登録もないグループは 2025 年から CO から定期配送物が届かなくなる。具体的には 2025 年 2 月から。（2024 年 12 月の内容が 2025 年の 1 月に発送になるため。）→議事録は今年の下期から HP アップ。7 月度運営委員会の議事録から開始。9 月 1 日の第 2 回 CO 集会でその旨を報告予定。登録がないグループも HP から議事録は入手可能になる。
・CO 連絡員・連絡係の登録用紙の見直しと更新が必要。
→内容の更新を進めることを確認。また、CO は紙の手続きが多く作業量も増えがちなので、東西地域の代議員登録フォームの作成者に CO 委員版の登録フォームの作成について連絡・相談したい。手入力を省くことで誤入力を防げる。
・CO の発送物は毎月約 155 件（送料 2 万円強）についてはそのまま CO の負担となるため、電子化できるものは電子化して発送量を減らしたい。
→郵便にせざるを得ないものとそうでないものを分ける。

２．CO
２．CO 運営委員会【第 2 回集会について】
・議事進行表を確認。
→職員の定年延長について就業規則を改訂する予定。集会で議決または確認を取る必要があるので議題に追加することを確認。
・CO 運営委員、監事、集会副議長の立候補受付について-2-

→第 2 回集会で立候補した場合の任期についての問合せ有り。本人の意志が最優先だが、すぐに就任する
場合 2024 年の 1 月を任期の起算とする。2025 年 1 月から就任する場合オブザーバーとして 2024 年の集会・運営委員会に参加いただくことも検討していただくことを確認。
・書籍委託頒布について：書籍のリスト内容の入れ替えについて集会にて議論を行うことを確認。
・ワークショップについて：以下のテーマでプレゼンを行う予定。
「オフィスの収支について見えてきたこと」「オフィスの業務について」・献金一覧表の作成と郵送は必要か？伝統７の精神に反しているとの指摘は以前からある。
→CO 委員集会でアンケートをすることを議題に追加。そのことの連絡を 7 月定期発送物で郵送することを確認。
・委任状を書きたいので欲しいとグループから連絡があった場合は、CO の HP からのダウンロードをご案内する（どの CO 委員集会でも共通して使えるファイルとなってます。）【第 3 回集会について】
・会場予約のため日程を確認：第 1 候補

12 月 8 日（日）、第 2 候補

12 月 1 日（日）、

第 3 候補 12 月 22 日（日）、第 4 候補 12 月 15 日（日）【2025 年第１回集会について】
・会場予約のため日程を確認：第１候補 2 月 16 日(日)、第 2 候補 2 月 23 日(日)、第 3 候補 3 月 2 日(日)【前回議事録の確認】
前回議事録の確認】
・6 月度議事録の確認、修正を話し合いました。

【書籍フォーラム】
書籍フォーラム】
・会場費、郵送費など支出についての承認。今後は立替ではなく仮払いで費用を清算することを確認。

【ボランティア募集】
ボランティア募集】
・オフィスに人を集めるためのワークショップを企画する。概念、サービスについてのミーティングなど。
ボランティアをしてくれている人から職員になってくれる人を発掘する。所長職候補者は応募はなく、声がけをしても良い反応はなかなか得られていない。

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【CO 課題解決管理表】
課題解決管理表】
・以下の進行中の課題について担当者と期限を確認しました。
・メールアドレスの切り替え、経理作業のアウトソーシング、社労士契約の見直し、JSO 関連業務
・矯正更生保護施設パブリックフォーラム（9 月 17 日（火））：これまでもフォーラム内で CO が AA の説明を実施。以前は所長が参加していたが不在のため担当する運営委員を話し合いの上決定。

【今後の継続議題】（☆この項目を設けて積み残し議題を議事録で確認出来るようにしています。）【今後の継続議題】
・オフィスの引っ越し検討・HP 委員会の立ち上げとウェブサイト改善について・オフィスの閉鎖条件を検討する・フェローシップの開催を検討・12SC のメーリングリスト作成について・代議員登録と名簿入力について

2023 年 12 月 24 日時点で、両地域日時点で、両地域 257G 中、合計 86G がセントラルオフィス委員を登録しています。これは全体の約 33%です。未登録のグループは積極的にセントラルオフィス委員の登録をしていただけるよう、よろしくお願いします。
です。未登録のグループは積極的にセントラルオフィス委員の登録をしていただけるよう、よろしくお願いします。
また、今年から「セントラルオフィス連絡係」制度もスタートしました。
また、今年から「セントラルオフィス連絡係」制度もスタートしました。CO
年から「セントラルオフィス連絡係」制度もスタートしました。CO 委員の登録が難しい場合は CO 連絡係の登録にご協力をお願いします。

☆CO 運営委員・監事・CO運営委員・監事・CO 集会副議長を随時募集しています！特に CO 運営委員の人数が全く足りておらず、このままでは来年度の CO 運営が出来なくなる可能性があります。
＊献金のご協力をお願いします。
《郵便局振込の場合郵便局振込の場合》の場合》■ゆうちょ銀行■口座 （記号）00130（記号）0013000130-4(番号） 756484■加入者名 AA 関東甲信越セントラルオフィス《銀行振込の場合》（ネットバンキング等オンラインの場合もこちらです）■ゆうちょ銀行 〇一九店（ゼロイチキュウテン）■当座 756484■加入者名 AA 関東甲信越セントラルオフィス※いずれの場合も、通信欄に以下の三点を明記してください。
①お名前・グループ名 「〇〇グループ」等②献金の種類 「グループ献金」等③問合せ先の「お電話番号」-4-