2023/03/30 更新

Greenfile.work 安全書類
スタートアップガイド(1次請)

このQRコードを読み取ると、携帯でも資料をご覧頂けます。

- Content 概要
Step 01

Greenfile.work 安全書類 でできることを知る■ Greenfile.work とは

08■ Greenfile.work 安全書類でできること

Step 02「Greenfile.work 安全書類」の概要を把握する

11■ 全体の流れを理解する■ 2つのポータルページを理解する■ 組織ポータルページを理解する

会社設定
Step 03

Greenfile.work 安全書類にログインする

15■ 招待を受け、Greenfile.workを使い始める■パスワードを再設定する

Step 04

マスター情報を入力する

19■ マスター情報とは■ 本社情報を設定する■ 支店・営業所・事業部情報を登録する■ 支店・営業所・・事業部情報を設定する■ 従業員を登録して、アカウントを発行する■ 車両／機械・クレーン／工具／有機溶剤を登録する

Step 05

協力会社を管理する

27■ 協力会社とは■ 下請企業へアカウントを発行する■ 協力会社との代行権限を設定する■ 一覧ページから協力会社を削除する

Step 06

従業員の権限設定を行なう

34■ 組織体制に基づく権限の構造を理解する■ 従業員の権限について理解する■ 組織権限を設定する

Step 07

システム設定を行なう

37■ 2段階認証を設定する■ 提出書類を設定する

2

- Content 現場設定
Step 08

協力会社を招待する

39■ 現場ポータルページに切り替える■ 協力会社を現場編成に追加する

Step 09

現場関係者を管理する

44■ 現場関係者とは■ 現場関係者を登録する■ 現場関係者の権限について理解する■ 権限・通知を設定する

書類作成

Step 10

自社の安全書類を作成する

48■ 安全書類にアクセスする■ 「安全書類」機能の画面について理解する■ 安全書類の不備／案内を確認する■ 安全書類ステータスについて理解する■ 下請負業者編成表を作成する■ 作業員名簿を作成する■ 再下請負通知書を作成する■ 車両届を作成する■ 外国人建設就労者届を作成する■ 独自書類を作成する

Step 11

他社の安全書類を代行して作成する

64■ 他社のマスター情報を編集する■ 他社の安全書類を作成する

Step 12

安全書類を提出する■ 安全書類を提出する

67■ コメント機能について■ 安全書類ごとのダウンロードについて理解する

Step 13

その他機能について72■ お知らせ機能についいて■ ヘルプセンターについて3

操作をはじめるまえにご利用の推奨ブラウザは「Google Chrome」です

Google Chrome

より安全で円滑な操作を体感いただくため、Greenfile.workをご利用いただく前に
上記ブラウザをダウンロードください。

Chrome ダウンロード
Microsoft Edge(最新版)も利用可能ですが
Chromeが最も推奨された環境です。

Internet Explorerは対応していません
Internet Explorerをお使いの上での不具合やエラーについては
サポート対応ができかねますのでご了承ください。
今後広く普及される上記ブラウザをダウンロードし、適切な環境でのご利用をお願いいたします。

4

操作をするにあたって操作をするにあたり、各種便利機能をご案内いたします。
画面右上の［？］マークボタンをクリックしてください。

こちらそれぞれのボタンからコンテンツをご利用頂けます。

ページ内の各機能については下記をご覧ください。
・ヘルプセンター
操作方法について画像付きで細かい部分まで解説している解説記事集になります。
協力会社の招待方法や各種書類の作成方法など検索することもできますので、ぜひこちらをご活用ください。

Greenfile.work ヘルプセンター

https://help.greenﬁle.work

5

操作をするにあたって・現場ポータルの使い方
現場ページのみ、最初にログインした際に現場ページの使い方や書類の作成方法など、概要を解説したページが開かれます。一度閉じられますとその後ログインされても自動では開きません。
もう一度開かれたい場合、再度画面右上の［？］マークをクリックしてください。
※組織ポータルなどでは開けませんので、ご注意くださいませ。

・スタートアップガイドのダウンロード
今ご覧いただいているスタートアップガイドをダウンロードすることが可能です。
・操作説明動画
操作内容の流れをご説明した動画となります。

操作ガイドは下記URLからご利用いただけます。
https://help.greenfile.work/hc/ja#sousa-movie

6

操作をするにあたって・ポップアップヘルプの使い方
各画面に設置されています、「？」をクリック頂くと、操作画面を開きながらヘルプ記事を参照頂くことが可 能です。

各安全書類の作成画面にもヘルプを準備しておりますので、こちらから操作方法などご確認頂ければと思います。
※画面を移動されても、ポップアップヘルプは開いたままになります。もしポップアップヘルプを消したい場合は画面右上の［×］より、閉じてください。

7

Step 01

「Greenfile.work 安全書類」でできることを知る

8

Greenfile.workとは
建設業界全体の効率化を図るサービス

安全書類

入退場管理

法定上必要な労務安全書

顔認証を用いて正確に入場類の作成〜提出、管理まで者を管理することができまを簡単に行なうことができます。

す。

Greenfile.workで得られる効果

現場、会社全体の効率向上

01

ドローンなど、IT活用が進んできた建設業界ですが、意外と書類作成などの工事「外」の分野の効率化が図られてきませんでした。「人がやらなくていい仕事を省力化」することで、現場の方が工事「内」の業務に集中できる環境をつくります。

発注先選定、現場データの見える化

02

正しく歩掛りなどのデータを取得・分析することで基準をつくり、「どの会社を」「どのタイミングで」「どの現場に送るか」といった、協力会社を含めたリソース配分を貴社に合う形で最適化することができます。

若手の引き上げ、早期登用が可能に

03

業務を標準化することで、今まで起こっていた「現場ごとに運用が違う」という事態を打破することができます。これにより、どの現場に行っても現場監督の業務理解を早め、所長育成などの社員教育がしやすくなります。

9

「Greenfile.work」でできることを知る

安全書類機能でできること
安全書類は日々の安全書類作成業務を効率化し、現場業務時間を削減するITサービスです。

書類の作成／提出が驚くほど楽になります
協力会社様にとって安全書類は大きな業務負担になっています。私たち Greenfile.work は協力会社様に対しても、「現場の方々が本質的な作業に集中でき、また残業時間が少しでもなくしてほしい」という想いのもと提供しております。これまでとは異なるやり方で最初は不慣れな部分があると思いますが、 Greenfile.work をご利用いただければ安全書類の作成が驚くほど楽になります。このガイドをみて、その使い方をご理解いただけますと幸いです。

電子データで送れる！

入力の二度手間がない！

書類が自動作成されてる！

10

Step 02

「Greenfile.work 安全書類」の概要を把握する11

Greenfile.work 安全書類の概要を把握する

全体の流れを理解する
ログイン〜安全書類提出までの流れを説明します。

1
使用開始

Greenfile.workへようこそ！
まずは本ガイドをみながらはじめていきましょう。

2
マスター情報の入力

安全書類を作成するために、マスター情報を入力しましょう。
入力した情報は、各書類で使用できます。

3
システム設定安全書類を使用するにあたっての設定を行ないましょう。

4
協力会社の
招待

協力会社を招待していきましょう。

5
書類作成

安全書類を作成していきましょう。

6
安全書類提出

安全書類を提出しましょう。

12Greenfile.work 安全書類の概要を把握する

2つのポータルページを理解する
Greenfile.workは、2つのポータルページから会社情報や現場、従業員を登録・管理します。
特に初期設定や基本情報に関しては、この2つのポータルから操作します。

組織ポータル
会社単位の情報を扱うポータルページです- できること 作業員情報の登録
車両／機械・クレーンの登録
建設業許可／保険情報の登録
協力会社の管理全現場の一覧把握
営業所／支店管理／登録
etc…

現場ポータル
現場単位の情報を扱うポータルページです- できること 協力会社編成
現場情報の詳細登録
現場関係者の招待
ツール選択

etc…

13

Greenfile.work 安全書類の概要を把握する

組織ポータルページを理解する組織ポータルページを理解します。
組織ポータルページは、ログインして最初に表示されます。

ヘルプコンテンツ

お知らせ

個人のアカウント情報

ヘルプセンターや操作案内動画など、ヘルプコンテンツを見ることができます。

新機能のリリースやアップデートなど、重要なお知らせを配信しています。上記画像のように赤い丸が表示されていたら、必ずご確認ください。

ログインしているアカウント名が表示されます。ログアウトもこのボタンから行ないます。

サイドバー

メイン画面

ヘルプボタン

現場設定や様々な機能などのメ
ニュー切り替えを行なうことができます。

ここが一番面積を占めるメイン画
面です。
サイドバーで切り替えたときはこのメイン画面が主に切り替わります。

開いている画面上でヘルプ記事の検索と閲覧ができます。
このボタンからお問い合わせメー
ルを送ることも可能です。

14

Step 03

「Greenfile.work 安全書類」にログインする

Youtubeにこの章の操作動画がございます。

こちらのQRコードを読み取ると、操作動画をご覧頂けます。

15

Greenfile.work 安全書類にログインする

招待を受け、Greenfile.workを使い始める
招待のメールを受け取ってから、現場に参加するまでの流れを説明します。

01
招待を受けると、左記のようなメールが送信されます。

02
メールに記載のURLをクリックします。

URLをクリック03①情報を入力②利用規約を読んだ上でチェックを入れ、「現場に参加」をクリック

このような画面に移動します。
①姓名、任意のパスワードを入力②利用規約を読みチェックを入れ、「現場に参加」をクリックします。

04
自分の所属企業名が表示されるため、確認をして「利用を開始」をクリックします。

16Greenfile.work 安全書類にログインする

招待を受け、Greenfile.workを使い始める
招待のメールを受け取ってから、現場に参加するまでの流れを説明します。

05
現場情報にアクセスできました！

17

Greenfile.work 安全書類にログインする

パスワードを再設定する
パスワードが分からない場合の対応方法です。

01「パスワードをお忘れの場合はこちら」
をクリックします。

02
登録したメールアドレスを入力し、「パスワードを再発行」をクリックします。

03
URLをクリック

メールに記載のあるURLをクリックします。

04
新しいパスワードを入力し、「ログイン」をクリックするとGreenfile.workにログインができます！

18

Step 04

マスター情報を入力する

Youtubeにこの章の操作動画がございます。

こちらのQRコードを読み取ると、操作動画をご覧頂けます。

19

マスター情報を入力する

マスター情報とはマスター情報を登録しておくと、安全書類でデータを使用できます。

Point
登録したマスター情報は、安全書類で使用できます。

- 安全書類の作成について会社／支店情報、従業員情報、車両情報、
機械・クレーン情報、工具情報、有機溶剤情報
は、どの現場でも、書類作成時に使用できます。
ほとんどの安全書類は、登録したデータを選択するだけで作成が完了します！

20

マスター情報を入力する

本社情報を設定する
会社情報を入力すると、安全書類で使用できます。

①「組織体制」をクリック

01
画面左サイドバーにある①「組織体制」をクリックします。

02②自社名をクリックします。
②自社の名前をクリック

03③「基本情報」「保険情報」「建設業許可」「外国人情報」の４ページを上から順に埋めます。
③この4ページを上から順に入力

21

マスター情報を入力する

支店・営業所・事業部情報を登録する
会社情報を入力すると、安全書類で使用できます。

01「組織体制」を開き、①「作成」ボタンをクリックします。
①「作成」をクリック

02②上から順に入力

上から順に、「種別」「名称」「直近上位組織」を入力し、③「確定」ボタンをクリックします。

③「確定」をクリック

22

マスター情報を入力する

支店・営業所・事業部情報を設定する
会社情報を入力すると、安全書類で使用できます。

01「組織体制」を開き、①設定したい部署、営業所の名前をクリックします。

①部署名、営業所名をクリック②この3ページを上から順に入力

02②「営業所情報」「保険情報」「建設業許可」
を入力し、③「保存」をクリックします。
③「保存」をクリック

03①「追加」をクリック「建設業許可」情報の登録は①「追加」ボタンをクリックします。

②上から順に入力し下にスクロール③建設業許可証の写しをアップロード④「保存」をクリック

04②上から順に入力し、③建設業許可証の写しをアップロードし④「保存」ボタンをクリックします。

23マスター情報を入力する

従業員を登録して、アカウントを発行する
まずは自社の従業員情報を登録していきましょう。

②「作成」をクリック

01①「従業員」をクリック

ホーム画面から①「従業員」をクリックし、②「作成」をクリックします。

③項目を入力しましょう

02
従業員を登録するための入力フォームが表示されます。③項目を入力していきましょう。
入力を終えたら→④「保存」をクリックします。

④「保存」をクリック

メールアドレスを登録し、保存すると招待できます。

Point- 自社従業員のアカウント発行方法従業員の登録の際に「名前」と「メールアドレス」
を入力し保存をクリックすると、登録した従業員のアカウント発行ができます。

24マスター情報を入力する

従業員を登録して、アカウントを発行する
まずは自社の従業員情報を登録していきましょう。

03⑤左側の各項目をクリックすると、入力項目が切り替わります。「資格情報」や「保険情報」などを入力していきましょう。
→⑥入力を終えたら「保存」をクリックして完了です。

⑥「保存」をクリック

04
登録した従業員は一覧で表示されていきます。

25

マスター情報を入力する

車両／機械・クレーン／工具／有機溶剤を登録する
車両／クレーンは車両届で使用することができます。

01
組織ポータル画面から①「マスターデータ」をクリックします。
①「マスターデータ」をクリック③「作成」をクリック②「機械・クレーン」をクリック

02②「機械・クレーン」をクリックし、③「作成」をクリックします。

03
機械・クレーンを登録するための入力フォームが表示されますので、「作業員登録」と同様に、入力していきましょう。

04
機械・クレーンを登録していくと、一覧で管理することができます。

26

Step 05

協力会社を管理する

27

協力会社を管理する

協力会社とは各社の代行権限ステータス、情報登録状況を管理することができます。

他社の情報を編集する代行権限の確認

他社に代行権限を付与しているかを確認

編集不可：代行権限なし

編集不可：代行権限を付与していない

編集可能：代行権限あり

編集可能：代行権限を付与している

登録したマスター情報は、安全書類で使用できます。

Point- 下請企業の安全書類を代行で作成する代行権限を付与されていれば、他社の会社／支店
情報、従業員情報、車両情報、機械・クレーン情報、
工具情報、有機溶剤情報を登録・編集ができ、書類作成時に使用できます。
ほとんどの安全書類は、登録したデータを選択する

他社のマスター情報を登録・編集可能だけで作成が完了します！

※下請企業の書類を代行して作成する場合、
Step11(P64)以降をご確認ください。

28

協力会社を管理する下請企業へアカウントを発行する
事前に下請企業を招待し、アカウントを発行することができます。

01①「協力会社」をクリック

組織ポータルから①「協力会社」をクリックします。

02②「追加」をクリック②追加ボタンをクリックします。

03③「建設業者の検索」画面が表示され、④検索画面に追加したい協力会社名を入力します。
③「建設業の検索」画面が表示される

Point1④ 編成に追加したい社名を入力
Point1：協力会社検索の仕組み
Point2：建業を持たない会社の招待

検索結果に表示されるのは、「建設業許可を保持している企業」または、「Greenfile.workに登録がある企業」です。「建設業許可を保持している企業」については、国交省のデータを使用しております。

Point2- 建設業許可を持たない会社の招待建設業許可を持たない会社について、一度検索窓から会社名を検索してみましょう。
検索結果に表示されない場合は、⑤「検索結果に⑤こちらをクリック！

出ない場合はこちら」をクリックして、新規で登録し
ましょう。

29

協力会社を管理する下請企業へアカウントを発行する
事前に下請企業を招待し、アカウントを発行することができます。

04
会社名を検索すると候補がでてきますので、該当する会社を見つけて⑥「追加」をクリックし⑥「追加」をクリックます。

05
招待ページが表示されますので、招待したい
協力会社の担当者の⑦「メールアドレス」を入
力して→⑧「送信」をクリックします。
⑦「メールアドレス」を入力⑧ 「送信」をクリック

Point3
協力会社の安全書類を代行作成する場合、メール
アドレスの入力は不要です。協力会社の情報を代行で編集する方法は、次頁をご覧ください。

Point4- 協力会所属の会社を事前に招待 協力会に所属する会社は早めに招待し、「マスター情報を入力する(p18以降) 」を進めて頂くことで、安全書類の回収を効率化することができます。

30

協力会社を管理する

協力会社との代行権限を設定する
協力会社の情報を代行で登録することができます。

01
組織ポータルから①「協力会社」をクリックしま①「協力会社」をクリックす。

02②登録されている協力会社の会社名をクリッ②「会社名」をクリッククします。
※左図ではすでに協力会社が登録されております。協力会社の登録／招待についてはP28
をご参照ください。

③「代行権限」をクリック④「代行許可の依頼へ進む」をクリック

03③代行権限から→④「代行許可の依頼へ進む」をクリックします。

04
選択の分岐がありますので、次頁の案内に従ってどちらか選択ください。

Point
先方の協力会社にメールアドレスの登録がある従業員が一人もいない場合、この選択画面は表示されません。次頁05-Bへお進みください。

31

協力会社を管理する

協力会社との代行権限を設定する「上位会社が下位会社の情報」を代行で登録することができます。

A：下位に直接依頼する場合

04-A⑤「〇〇に直接依頼する」をクリック

当サービスにアカウント登録している会社に対しては、⑤「〇〇に直接依頼する」をクリックし
ます。

05-A
⑥「リクエストを送信」をクリックします。協力会⑥「リクエスト送信」をクリック

社の担当者へ「代行編集リクエスト」が送られます。

B：シェルフィー（運営会社）に依頼する場合

04-B⑦「シェルフィーに依頼する」をクリック

当サービスを利用できる環境がない会社や個
人事業主（一人親方など）の場合は、⑦【シェルフィーに依頼する】をクリックします。（リクエ
ストを送る手段がないため）

05-B表示された案内に従い、代行編集リクエストに必要な書類を添付し、⑧「リクエスト送信」をク
リックします。
サポート窓口にて3営業日以内に対応します。
⑧「リクエスト送信」をクリック

32

協力会社を管理する一覧ページから協力会社を削除する
協力会社として登録した会社を一覧から削除することができます。

01①「協力会社」をクリック

組織ポータルページより、「協力会社」をクリッ
クします。

02
②削除したい会社名をクリック

削除したい会社名をクリックします。

③「システム設定」をクリック
削除をクリック

03「システム設定」をクリック後、削除をクリックします。

04
削除をクリックします。

④「削除」をクリック- 削除の仕組み※協力会社のデータは、Greenfile.work上から消されることはございません。
また、すでに作成・登録済の書類／データが消えることはありません。

33

Step 06

従業員の権限設定を行なう

34

従業員の権限設定を行なう

組織体制に基づく権限の構造を理解する
登録した組織体制の構造によって、階層ごとに権限を設定することができます。
※組織体制の設定方法は、P21を参照ください。

シェルフィー
株式会社

関西支店- できること 各階層単位で権限の設定が可能

建築部

上位は下位の情報を変更可能
主たる営業所土木部

上位は下位ユーザーの閲覧制限が可能
建築部※上記図の階層例

35

従業員の権限設定を行なう

従業員の権限について理解する
従業員の権限によって、会社全体、支店単位で下記制限の設定が可能です。
権限の制限項目

現場一覧

従業員

管理者

一般

閲覧のみ

新規現場作成○××

現場内の情報編集

○

○

×

○

○

現場内の閲覧

○

権限の変更

○

×

×

作成・編集・削除

○

○

×

閲覧

○

○

×

作成・編集・削除

○

○

×

閲覧

○

○

×

組織体制

（現場へのアクセス：P40を参 （現場へのアクセス：P40を参照）
照）

組織権限を設定する
組織権限の設定方法です。この設定は「管理者」のみ可能です。

01①「従業員」を
クリック②従業員名をクリック｢従業員｣をクリックし、権限を設定したい
従業員名をクリックします。

02｢編集権限｣をクリックします。
会社・支店ごとに権限を設定できます。

③「編集権限」をクリック

特定の支店のみ管理者・一般権限にすると、その支店に属する従業員・マスター情報に対してのみ操作ができるようになります。

36Step 07

システム設定を行なう

37

システム設定を行なう

2段階認証を設定する
2段階認証の設定方法です。

Point
2段階認証とは、「IDとパスワード」での認証の他に、別の認証方法を課す仕組みです。
2段階認証を設定することで、セキュリティがより堅牢になります。
本サービスでは、「IDとパスワード」の他に、「メールにて送信されるワンタイムパスワード」の入力を求めています。

01
組織ポータルページから「システム設定」をクリックします。

「システム設定」をク
リック「2段階認証」をクリック

02「2段階認証」をクリックし、2段階認証を設定したい支店にチェックを入れ、保存をクリックします。
「保存」を忘れない

Point-2段階認証でログインする 2段階認証を設定した場合、
ID・パスワードを入れたあとに左記のようなメールが送られます。
このメールに記載されている数字を入力すると、ログインができます。

38

Step 08

協力会社を招待する

Youtubeにこの章の操作動画がございます。

こちらのQRコードを読み取ると、操作動画をご覧頂けます。

39

協力会社を招待する

現場ポータルページに切り替える
次は作成した現場の情報登録や、協力会社の編成を作成するため現場ポータルへ切り替えます。

01①現場名をクリック

現場一覧から①現場名をクリックします。

現場名に切り替わる現場ポータルページが表示

02
現場ポータルのトップページが表示されます。

現場ポータルページの概要
現場の利用するツールを選択できます。

ツール

契約状況に応じて、「安全書類」「入退場」「工程管理」が選択できます。

協力会社を招待し、現場の編成に追加すること施工体制ができます。建設業許可を有する協力会社ならサービス上で検索することができます。

現場関係者

社外関わらず、サービス上で現場を閲覧、編集できる「現場関係者」を確認・招待することができます。

40

協力会社を招待する

協力会社を現場編成に追加する
現場に協力会社を追加していきましょう。

②「追加」をクリック

01①「施工体制」をクリック①「施工体制」をクリックし→②「追加」をクリックします。

③「建設業の検索」画面が表示される

02④ 編成に追加したい社名を入力③「建設業者の検索」画面が表示され、Point1：検索の仕組み
Point2：建業を持たない会社の招待

Point1④検索画面に追加したい協力会社名を入力します。

- 協力会社検索の仕組み-

検索結果に表示されるのは、「建設業許可を保持している企業」または、「Greenfile.workに登録がある企業」
です。「建設業許可を保持している企業」については、国交省のデータを使用しております。

Point2- 建設業許可を持たない会社の招待建設業許可を持たない会社について、一度検索窓から会社名を検索してみましょう。
検索結果に表示されない場合は、⑤「検索結果に⑤こちらをクリック！

出ない場合はこちら」をクリックして、新規で登録し
ましょう。

41

協力会社を招待する

協力会社を現場編成に追加する
現場に協力会社を追加していきましょう。

03
会社名を検索すると候補がでてきますので、⑥該当の企業をクリック⑥該当する会社を見つけてクリックします。

支店・営業所を検索する

04⑦「追加」をクリック

支店・営業所名を検索すると候補を絞ることができます。該当する支店・営業所を見つけて⑦「追加」をクリックします。

該当の企業をクリック

05
1次請に自社名を選択した後、招待したい会社の直近上位会社を選択し、⑧「次へ」をクリック⑧「次へ」をクリックします。
画像は1次請がシェルフィー株式会社(説明用アカウント)、
2次請が一ノ瀬工務店(GF)の場合です。

06
招待ページが表示されますので、先方担当者⑨「メールアドレス」をクリック⑩ 「送信」をクリックの⑨「メールアドレス」を入力して、⑩「送信」をクリックします。

42

協力会社を招待する

協力会社を現場編成に追加する
現場に協力会社を追加していきましょう。

07
招待した協力会社の担当者宛に、メールが送信されます。

08
協力会社が追加されたことを確認できれば、
完了です。

43

Step 09

現場関係者を管理する

44

現場関係者を管理する

現場関係者とは現場に関わるユーザー情報の閲覧／編集、現場情報やツールへのアクセス権限を設定することができます。

Point- 現場に関わるユーザー情報について現場に関わる自社、もしくは下位会社の従業員情報を閲覧することができます。
代行権限を取得いただければ、情報の編集も可能です。
※代行編集についてはP28を参照ください。
また、表示されている情報は組織ポータルの従
業員情報と連携しているため、組織ポータルからも、現場関係者からも編集が
可能です。

45

現場関係者を管理する

現場関係者を登録する
協力会社から複数の関係者を招待したい場合に、現場関係者から招待することができます。

②「追加」をクリック①「現場関係者」をクリック

01
現在、関係者が2名表示①「現場関係者」をクリック→②「追加」をクリッ
クします。

02

③「メールアドレス」「役割」を入力招待するページが表示されるので③「メールアドレス」と「役割」を入力して→④「送信」をクリックします。
④ 「送信」をクリック

Point- 役割の判断目安 作業員・職員 = 現場入場者 etc
その他 = 書類担当、現場外職員 etc03
左図のように⑤氏名がメールアドレスの関係者が1名増えました。
⑤関係者が増える04
追加した関係者の登録情報を編集／確認する⑦ 追加をクリックには、⑥「会社未設定」をクリックし、検索画面より該当の会社の⑦「追加」をクリックします。

Point⑥ 会社未設定をクリック

招待した時点で、現場ログイン用
URLが記載された招待メールが送信されます。

46

現場関係者を管理する

現場関係者の権限について理解する
現場関係者の権限によって、現場内の情報や各ツールでの使用を制限することができます。
権限の制限項目

現場

管理者

一般

閲覧のみ

権限の変更

○

×

×

協力会社の追加○○

×

協力会社の編集(※)

○

○

×

書類の閲覧

○

○

○

書類の作成／編集／提出

○

○

×

安全書類

※自分より下位企業、かつ代行権限を付与されている場合

権限・通知を設定する
現場権限の設定方法です。この設定は「管理者」のみ可能です。

01
権限を設定したい現場をクリックします。

02｢現場関係者｣をクリックし、権限を設定したい人の名前をクリックします。
※自社の従業員、または代行権限を持つ会
社の従業員のみ、設定ができます。

03「権限・通知」をクリックし、設定します。
※現場ポータル…現場に関わる権限です※安全書類…権限・通知の設定が可能です

Point- メールの通知について 上位会社からの安全書類の差戻／コメントの通知を受信することができます。

47

Step 10

自社の安全書類を作成する

Youtubeにこの章の操作動画がございます。

こちらのQRコードを読み取ると、操作動画をご覧頂けます。

48

自社の安全書類を作成する

安全書類にアクセスする
安全書類機能へのアクセス方法です。
①「現場」をクリック

01①「現場」をクリックし、②安全書類を作成したい現場にアクセスします。
②現場名をクリック02③「安全書類」をクリック「ツール」をクリックすると、
機能メニューが表示されるので、③安全書類をクリックします。

03
安全書類の画面が開きました！

Point- 機能を切り替えるP40に記載の通り、Greenfile.workは「組織ポータル」「現場ポータル」「安全書類機能」と、それぞれ分かれています。
安全書類を作成する際は、まず安全書類機能にア
クセスしましょう！

49

自社の安全書類を作成する「安全書類」機能の画面について理解する
安全書類機能の画面について説明します。しっかり理解し、スムーズに安全書類作成に進みましょう！
現場概要画面
現場概要

自社の次数、現場名、元請会社名などが表示されます。
招待を受けた場合、必ず元請会社名が入っています。

「必須」書類は必ず提出が必要です

編成

現場ポータルで作成した編成や、工事内容等がこちらにも反映されます。

書類作成

クリックすることで、各書類の作成を行なえます。
また、各書類のステータスも表示されます。

安全書類ごとの画面
書類が2枚以上ある場合、ここで切り替えられます「確定」：書類のステータスを確定に変更します。
「編集」：書類編集画面に移動します。
書類のステータスが表示されます。

PDFまたはExcel形式で書類をダウンロードできます。
作成している書類のプレビューが表示されます。

各書類に紐づく添付ファイルが表示されます。
ファイル名をクリックするとダウンロードが可能です。

コメント機能を使い、現場管理者とやり取りができます。
コメントを送信すると、担当者宛にメール通知が送信されます。

50

自社の安全書類を作成する

安全書類の不備／案内を確認する
不備チェック機能を使うと、安全書類の情報が不足しているあるいは誤っている箇所を確認できます。

不備の表示方法「不備：◎件」という文字にマウスを持っていくと、不備の内容が一覧で表示されます。

不備とは？
資格証の写しがアップロードされていない場合など、作成時に不足している部分を指摘する項
目です。

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自社の安全書類を作成する

安全書類ステータスについて理解する
安全書類のステータスについての説明です。

ステータス

ステータス表各書類のステータスは、この画面に表示されます。

下記がステータスの図と説明です。
進行度は以下のとおりです。 承認済>提出済>確定済>進行中>差し戻し

進行中

書類が編集中であることを表します。
書類を編集し、「保存」ボタンをクリックするとこの表示になります。

確定済書類の編集が終わり、提出してもいい状態であることを表します。
確定された書類は、元請に提出することができます。
1次請企業は、下位企業の書類が確定済であることを確認し、元請に提出します。

提出済

元請に書類を提出済みで、承認待ちであることを表します。
この段階で特に行なうことはありません。
まだこの段階では書類の編集が可能です。

承認済

元請が書類を確認し、承認したことを表します。
この状態になると、書類作成は完了です！
承認済になると書類の編集ができなくなるので、編集したい場合、差し戻しをしてもらう必要があります。

差し戻し

元請が書類を確認し、差し戻しをされたことを表します。
不備などを直して書類の再提出を行ないましょう。

1枚目は「進行中」、2枚目は「確定済み」

Point- 安全書類が2枚以上ある場合安全書類が2枚以上ある場合、最も進行度が低いものが表示されます。
(左図例)
再下請負通知書の1枚目が進行中、2枚目が確定済みの場合、ステータスが低い「進行中」が表示されます。

「進行中」になっています

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自社の安全書類を作成する

下請負業者編成表を作成する
下請負業者編成表の作成方法です。この安全書類は1次請のみが作成します。

01
P49を参考に、下請負業者編成表を作成したい現場にアクセスし、安全書類機
能を開きます。

02「下請負業者編成表」をクリック「下請負業者編成表」をクリックします。

03
施工体制が下請負業者編成表に反映されているので、「確定」ボタンをクリックします。

Point
下請負業者編成表は直接編集ができません。
新しく協力会社様を編成表に反映させるには、「施工体制」で協力会社様をご追加ください。
※「施工体制」からの追加の仕方はP41を参照ください。
主任技術者や専門技術者、工期などを変更したい場合は、再下請負通知書よりご入力ください。
そちらの内容が下請負業者編成表に自動で反映されます。
※再下請負通知書の編集の仕方はP57を参照ください。

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自社の安全書類を作成する

作業員名簿を作成する
作業員名簿の作成方法です。

01
P49を参考に、作業員名簿を作成した
い現場にアクセスし、安全書類機能を
開きます。

02
「作業員名簿」をクリック

自社の列にある「作業員名簿」のマスをクリックします。

03「新規作成」ボタンをクリックします。

04②追加したい従業員にチェックを入れる

書類作成の画面に移動します。
①「追加」ボタンをクリックし、②作業員名簿に記載したい従業員にチェックを入れて③「確定」ボタンをクリックします。

①追加をクリック

Point
誰も表示されない場合は、「組織ポータル」から、従業員の情報を入力してください。（P24を参照）③確定をクリック

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自社の安全書類を作成する

作業員名簿を作成する
作業員名簿の作成方法です。

05
一時的に保存をしたい場合は「保存」をクリック、完成して提出できる状態の場合は「確定」をクリックします。

06
編集した内容が反映されました！

55

自社の安全書類を作成する

再下請負通知書を作成する
再下請負通知書の作成方法です。

01
P49を参考に、再下請負通知書を作成したい現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02「再下請負通知書」をクリック

自社の列にある「再下請負通知書」のマスをクリックします。

03「編集」ボタンをクリックします。

04
書類作成画面に移動します。
必要情報を入力していきます。

Point
会社情報など一部の情報は、マスター情報
から自動で反映されます。
何も表示されない場合、「組織ポータル」から情報を入力してください。（P19を参照）

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自社の安全書類を作成する

再下請負通知書を作成する
再下請負通知書の作成方法です。

05
一時的に保存をしたい場合は「保存」をクリック、書類が完成して提出できる状態の場合
は「確定」をクリックします。

06
編集した内容が反映されました！

57

自社の安全書類を作成する

車両届を作成する
車両届の作成方法です。
随時書類のため、現場で車両を使用する場合など、必要であれば作成を行なってください。

01
P49を参考に、書類を作成したい現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02「車両届」をクリック

自社の列にある「車両届」のマスをクリックします。

03「新規作成」ボタンをクリックします。

04
書類作成の画面に移動します。
必要情報を入力していきます。

Point
選択肢からすでに登録した車両情報を選ぶと、情報が入力されます。
何も選択肢に出ない場合は、「組織ポータル」から、車両情報を登録してください。（P26を参照）

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自社の安全書類を作成する

車両届を作成する
車両届の作成方法です。
随時書類のため、現場で車両を使用する場合など、必要であれば作成を行なってください。

05
一時的に保存をしたい場合は「保存」をクリック、書類が完成して提出できる状態の場合
は「確定」をクリックします。

06
編集した内容が反映されました！

59

自社の安全書類を作成する

外国人建設就労者届を作成する
外国人建設就労者届の作成方法です。
随時書類のため、外国人就労者がいるなど、必要であれば作成を行なってください。（外国人実習生は作成不要です。）

01
P49を参考に、書類を作成したい現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02「外国人建設就労者届」をクリック

自社の列にある「外国人建設就労者届」のマスをクリックします。

03「新規作成」ボタンをクリックします。

04
書類作成の画面で、必要情報を入力していきます。

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自社の安全書類を作成する

外国人建設就労者届を作成する
外国人建設就労者届の作成方法です。
随時書類のため、外国人就労者がいるなど、必要であれば作成を行なってください。（外国人実習生は作成不要です。）

05
外国人建設就労者届に記載したい従
業員を選択します。
チェックを入れる

Point
外国人従業員が編集画面に表示されない場合は、下記を確認しましょう！
・作業員名簿にその外国人が入っているか└作業員名簿を確認し、チェックが入っていなければチェックを入れましょう！
・外国人実習生ではないか？
└実習生の場合、外国人建設就労者届の作成は不要です。そのため、編集画面には表示されません。

06
一時的に保存をしたい場合は「保存」をクリック、書類が完成して提出できる状態の場合
は「確定」をクリックします。

07
編集した内容が反映されました！

61

自社の安全書類を作成する

独自書類を作成する独自書類がある場合の作成方法です。

01
P49を参考に、書類を作成したい現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02
独自書類をクリック

自社の列にある独自書類のマスをクリックします。
（書類の名称は元請によって異なります。）

03
元請が用意している書類テンプレートをダウンロードします。

04
テンプレートを開き、お使いのExcelソフトなどで必要情報を記入します。
※PDF／Excelなど、元請によって書式は様々です。
記載方法は、元請に確認しましょう。

62

自社の安全書類を作成する

独自書類を作成する独自書類がある場合の作成方法です。

アップロードをクリック

05
書類が作成できたら、「アップロード」から書類をアップロードします。

06
書類のアップロードが完了しました！

63Step 11

他社の安全書類を代行して作成する

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他社の安全書類を代行作成する

他社のマスター情報を編集する
他社のマスター情報を編集する方法について説明します。
まだ代行編集リクエストを許可されていない場合は、まずP31をご確認ください。

01
組織ポータルを開きます。

02「協力会社」をクリック「協力会社」をクリックすると、協力関係にある会社が一覧で表示されます。

03
情報を編集したい会社名をクリックします。

04「代行編集権限」「契約情報」「会社・支店」「従業員」「マスターデータ」から、編集したい情報の区分をクリックします。

編集する情報を切り替え

Point
編集方法は、自社の情報を編集する際と同じです。
Step.4（P19以降）を参照してください。

65

他社の安全書類を代行作成する

他社の安全書類を作成する
他社の安全書類の作成方法についてです。

01
P49を参考に、安全書類を作成したい
現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02
作成したい書類項目をクリック

自社の行ではなく、下位企業の行にある書類項目をクリッ
クすると、安全書類が作成できます。

66

Step 12

安全書類を提出する

Youtubeにこの章の操作動画がございます。

こちらのQRコードを読み取ると、操作動画をご覧頂けます。

67

安全書類を提出する

安全書類を提出する
1次請のみ、元請に安全書類を提出可能です。

01
P49を参考に、安全書類を提出したい
現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02「提出可能」または「提出済」をクリックします。

「提出可能」をクリック（過去に一度でも提出したことがある場
合、「提出済」という文字が表示されます。）

03「元請に提出」をクリック「元請に提出」ボタンをクリックします。

04
提出可能な書類が表示されるので、確認し、問題なければ「元請に提出」をクリックします。

Point「確定済」ステータスの安全書類のみ提出ができます。

68安全書類を提出する

安全書類を提出する
1次請のみ、元請に書類を提出可能です。

05
提出が完了したら、「提出しました」というメッセージが表示されます。
また、確定済みステータスだった書類が、提出済みステータスに変わります。

69

安全書類を提出する

コメント機能について
コメント機能を使うと、他社とのコミュニケーションが簡単にできます。

01
安全書類機能を開きます。

02
コメントを残したい書類をクリックしま
す。
例）作業員名簿03①送りたいコメントを記載し、②「コメントを送信」をクリックします。

①コメントを記載②「コメントを送信」をクリック

04
送信したコメントが反映されました！

Point
他社が自社の書類にコメントした場合は、メール通知をオンに設定している現場管理者
宛てに、メール通知が送信されます。
2次請より以下の書類にコメントされた場合、関係する一次会社およびすべての上位会社へメール通知が送信されます。

70

安全書類を提出する

安全書類ごとのダウンロードについて理解する
安全書類をダウンロードしたい場合は、下記手順で行ってください。

01
P49を参考に、安全書類をダウンロード
したい現場にアクセスし、安全書類機能を開きます。

02
ダウンロードしたい安全書類のマスをクリックします。

03「PDF」または「Excel」をクリック「PDF／Excel」ボタンのどちらかをクリックします。

04
ダウンロードできました！

Point
下請業者編成表・施工体系図のExcelに関してはメールでのダウンロード方法となります。
詳細はこちらをご覧ください。

71Step 13

その他の機能について72サービス上「お知らせ」より、重要なお知らせを配信しています。
まだ見ていないお知らせがある場合、赤い丸が表示されるので、必ず確認してください。

Greenfile.work お知らせ

https://help.greenﬁle.work/news

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操作などで不明点があった場合は、下記の「ヘルプセンター」「操作動画」の説明をご参照ください。

Greenfile.work ヘルプセンター

https://help.greenﬁle.work
Tips

検索をする際は、「安全書類 提出」「協力会社 招待」など、単語を区切って検索をしましょう。

Greenfile.work 操作動画

https://youtu.be/e29F4UEwElA

上記で解決できない場合、下記のサポート窓口をご利用ください。
お問い合わせ：info@greenfile.work74