交換留学（研究室配属型）～プログラム説明資料～

2023年5月
国際プログラム推進課

（参考） 新型コロナウィルス影響下での留学について
本学では、日本の「外務省の定める危険情報および感染症危険情報においてレベル2未満となっていること」が留学条件です。現在、全世界の国がレベル1となっていますが、今後レベルがあがる可能性もありますので、以下の誓約書の記入・提出をお願いしております。

誓約書 「海外留学プログラム渡航誓約書」
https://www.shibaura-it.ac.jp/extra/studyabroad/pledge.pdf(参考)外務省の定める危険情報および感染症危険情報レベル
https://www.anzen.mofa.go.jp/

募集説明資料の構成① 交換留学について┗ 交換留学とは┗ 交換留学を通じて得られるもの┗ 交換留学に参加する前に抑えておくべきこと┗ 参加学生の声② 応募方法について③ よくある質問について④ 参考：学内審査通過後の手続き

そもそも交換留学とは？
交換留学とは一定以上の期間海外に留学する長期プログラムです。
期間は3ヶ月～1年ぐらいが多く、海外の大学で正規学生と同等に扱われながら在籍します。
1) 授業履修型プログラム （海外協定校で専門科目を学ぶ）
2) 研究室配属型プログラム （海外の大学で研究活動を行う）

プログラムの位置づけ
プログラムの位置づけ①

交換留学とは…
英語を学ぶプログラムではなく、英語でさらに専門領域を深める、一定の語学力と専門性が求められるプログラムです。

交換留学プログラムの概要
プログラムの位置づけ②
授業履修型

研究室配属型

対象学生

原則として学部2年生の春休み以降

原則として学部3年生の春休み以降

渡航期間

原則1～2セメスター（協定校の学年暦に従う）

2週間程度～1年の間で任意に設定可能

出発時期

秋（8-9月）もしくは春（1-3月）が多い（協定校の学年暦に合わせて渡航）

随時（各自で調整したタイミングで渡航）

留学先の選び方

英語開講科目を提供する協定校から選ぶ。

下記2つの方法があります。

※交換留学（授業履修型）の対象
校リストの中から諸条件（自分が留学する時期に履修希望科目が十分に開講されているか、協定校が定める出願資格（英語力や成績）を満たしているか等）を踏まえて選択。

申し込み①指導教員のコネクションを基に海外留学する（受入可能な海外の研究室を紹介してもらう）②研究室配属型プログラムを提供する協定校から選ぶ
国際部が協定校を紹介するが、学生自身が協定校にコンタクトをとり受入の依頼をする。
履歴書や研究計画書を入念に準備し、受入内諾を得られるようにアピールする必要があります。

【応募期間】
秋出発：11月中旬～1月中旬
春出発：5月中旬～7月中旬

期間が任意で設定できるため、明確な応募期間はありません。興味を持った場合には、随時、国際部や指導教員の先生にご相談ください。

※春出発を希望の方は5月中旬に実施する説明会にご参加ください。

※渡航する4ヶ月前頃には、海外の大学とプログラム期間について合意できていることが望ましいです。

交換留学を支援する補助制度
1. 芝浦工業大学 海外留学奨学金
皆さんの留学をサポートするための給付型奨学金です。留学先の地域や成績によって、月額4万円～10万円を支給します。

2. 渡航支援金 （日本学生支援機構）
JASSO海外留学支援制度（協定派遣）の基本支給条件を満たした上で、家計の経済的困窮度が高い、あるいは一定の派遣期間（芝浦工業大学海外留学奨学金の奨学金支給回数が6回以上（プログラム日数が156日以上））を満たした留学希望者に対して支給される支援金です。
※詳細：https://www.shibaura-it.ac.jp/global/dispatch/scholarship.html
本学以外にも奨学金支援している団体はあります。
詳しくは上記、奨学金のHPをご確認ください。
過去に本学学生が受け取っていた奨学金：業務スーパージャパンドリーム奨学金、ヴルカヌス奨学金

交換留学を通じて得られるもの

得られるもの①

コミュニケーション力

主体性 英語で専門分野を学ぶ
経験

海外の友だち多文化的な視点

問題解決能力

異文化適応力得られるもの②

論理的思考力

忍耐力

第二の故郷

自立心/自律心
新しい自分生きた
セルフマネジメント
語学力
計画立案/実行力

交換留学に参加する前に抑えておいてほしいこと

抑えておくべきこと
語学研修やグルーバルPBLなどの短期プログ
ラムと異なり、交換留学プログラムでは、学内出願、協定校出願、ビザ申請などの各種手続きを、学生自身が主導的に行う必要があります。

その１
各種手続きは 留学先や大使館が相手の手続きは、怠ると学生主導で行う 留学ができなくなる場合もあります！

留学先や大使館から案内がきたら放置せずにすぐ確認するようにしましょう（締め切りがタイトな場合もあります）。
自分がいつまでに何をしなければいけないのかをしっかり把握し、余裕をもって準備を進めましょう。

抑えておくべきこと

その２
交換留学生としての心得

交換留学は本学と留学先の関係性で実現しています。「自分は芝浦工業大学を代表している」という自負を持ってください。
出願や渡航準備、渡航後も学内の案内等について留学先から連絡があるので、メール返信等、迅速に対応するようにしてください。
学生の言動が、今後の留学先との関係や後輩の留学に影響することもありますので、上記を十分に理解した上でご応募ください。

参加学生の声

留学に行くまでは、私なんかが海外でやってけるかと不安に思っていましたが、実際に参加して後悔するようなことは全くありませんでした
学生期間が自分の時間を一番自由に使え、いろんなことに挑戦できる時期です

今後多国籍の人と関わりを築くなかで、 色々な考え方や文化を知っているということは大いに役立つはずです。

留学を迷っている学生は是非挑戦してください
交換留学は学生生活を送る今しか体験できないことなので、一度だけでも参加することを強くおすすめします正直コロナ渦での留学は大変でした。

でもだからといって怯えて留学を諦める必要はないと思います。留学に本気で行こうと思っていれば余程の事ではない限り実現可能です
不安だったり手続きが面倒だったりしますが、それを上回る価値があると思います
当初は英語力もないまま行くことにとても不安があったが、いざ留学してみると英語しか通じない環境になるため、自然と英語が身につくようになった

行くか悩んでいるんだったら行くべきです！
行ったらなんとかなります！

職員からのメッセージ
いかがでしたでしょうか。説明を通じて少しでも交換留学プログラムに興味を持っていただけたら幸いです。
社会人になると、中々海外への長期留学はできません。
また学生であれば奨学金の制度も充実しています。
もし、少しでも交換留学に興味があるのなら「時間」と「金銭的サポートに恵まれた」今こそ、思い切ってチャレンジしてみください。
交換留学は皆さんが今暮らす生活を離れるプログラムです。
当然辛いこと、厳しいことはあります。
だからこそ、その分成長にも繋がります。
これからの大学生活をどう過ごすかは、あなた次第です。
充実した、大きな成長に繋がる、記憶に残る体験をしたいのなら交換留学はきっと一つの選択肢になると思います。

興味を持ったよ！という方へ応募手続きについて

学内出願に必要な資格・出願するには以下の出願資格をすべて満たしている必要があります。

１．本学の学部または大学院の正規過程に在籍している学生であること※原則として学部3年生の春休み以降が渡航対象です。

２．留学後、本学にて学業を継続し学位を取得する意思があること※留学期間中に卒業（修了）、退学、除籍の予定のある学生は要件を満たしません。なお学部生で、留学期間中に本学大学院へ進学する予定の場合は相談してください。

３．成績基準および英語力基準を満たしていること※出願時点における直近期および累積の成績評価係数が3.00ポイント満点中2.00以上でありかつTOEICスコア400以上であること。成績評価係数は成績通知書に記載されているGPA（4.00ポイント満点）とは異なります。算出方法は以下にて確認ください。なお成績基準と英語力基準を満たしていない場合も出願可能ですが、英語での質問を含む面接試験を行い適正を確認します。対象者には別途メールでお知らせします４．研究室から受入の内諾を貰っていること。（追って説明いたします）
５．留学の実現に向けて自ら主体的に考え行動できる学生であること※留学前後の学習・進路の計画（休学の要否の判断や就職活動や大学院進学への影響など）について自ら主体的に考えることができること。また各種手続き（協定校への出願、ビザ申請などの渡航手続き、学内諸手続）を自ら主体的に行えること。

６．保証人の承諾を得られること

渡航までの流れ・使用するフォームについて時期（目安です）～4ヶ月前まで事項
海外の大学から受入の内諾を得る
海外の大学で研究活動を希望することをSITの指導教員に相談ください。
その上で海外の大学にコンタクトを取り、受入の内諾を得てください。
【留学先の決め方および留学先へのコンタクト方法】└A）所属研究室の教員の関係性に基づきコンタクトする(先生に紹介してもらう)└B）本学の協定校のリストに基づきコンタクトする（自ら協定校にアプローチする)※Bの場合でも、協定校のInternational officeが研究室探しをサポートする大学もあります。
詳細は後述します。

4ヶ月前

学内出願
Google Formで国際部にエントリーを行ってください。
申請内容に基づき、毎月末に定期的に開催される学部長・研究科長会議にて大学としての渡航審議および奨学金審議を行います。
■学内出願エントリーフォームhttps://forms.gle/Yfd2mGSPwgxSamJ36

3～1ヶ月前

渡航予定大学との正式手続き＆渡航準備
必要に応じて、海外大学への出願手続きを進めてください。海外の大学にコンタクトを取りながらビザ申請、航空券手配等の渡航準備を進めてください。進捗はGoogle Formの進捗報告フォームの入力を通じて国際部に報告してください。
■進捗報告フォーム 学内出願の審査を通過された方に、国際部より連絡いたします。

留学開始月

留学開始
■渡航中フォーム 学内出願の審査を通過された方に、国際部より連絡いたします。

協定校からの受入内諾+学内出願の流れは？
研究室配属型のプログラムにおいて、一番大切なことは海外大学から受入れの内諾を得ることです。A～Bいずれかの方法で留学先を選び、受入の内諾を得てください。
時期

協定校

学生

指導教員

国際部

以下A～Bいずれかの方法で留学先を検討する

相談A)指導教員のコネクションを元に決定
B)協定校のリストを元にコンタクト※ A)がおすすめです。
次ページ参照海外大学から受入れの内諾を得る（指導教員の承認を経たうえで、期間、研究室、活動テーマを決める）

渡航の4ヶ月前まで

学内出願（必要に応じて、授業料支援奨学金の申請）

学内審査結果を学内メールにて受領

相談（Bで留学先を検討する場合） 相談

・正確には国際部ではなく、各学部長や学長も出席する会議で学内審査が行われます。

受付

学内審査

留学先の決め方は？
段階

詳細

（１）
留学先を決める

以下A,Bのいずれかの方法で交換留学先を選定してください。
(A)指導教員から海外の大学を紹介してもらう。
指導教員が海外の大学とコネクションを持っている場合があります。交換留学（研究室配属型）に興味を持った場合は、まず指導教員に紹介してもらえる海外の大学がないか確認しましょう。派遣先大学の教員と関係性があると受けれてもらいやすく、また渡航時や帰国時の研究活動にギャップが発生しづらいです。

または、(B)「交換留学（研究室配属型）受入校リスト」を参考に協定校にアプローチする。
https://www.shibaura-it.ac.jp/global/dispatch/program/long_term.html
このリストは、研究室配属型のプログラムに関して、国際部が協定校にヒアリングした結果をまとめたものです。
協定校によっては、International officeが主導して学生と研究室をマッチングさせる、①International office主導型の大学もあれば、学生自らが研究室教員にアプローチして受入の内諾を得ることが求められる、②研究室へ直接アプローチ型の大学もあります。
B-②のハードルが一番高いため、A⇒B-①⇒B-②の順番にアプローチすることをおすすめいたします。
※リストに書いてある内容はあくまでもヒアリング時点のものです。最新の公式情報を必ず入手するようにしてください。
※本リストと協定校の公式ウェブサイトの内容に相違があった場合は後者が正規情報となります。
※協定校の公式ウェブサイトを確認することなしに留学希望先を決めることは絶対にしないでください。

※体験談や協定校紹介コンテンツも参考にしてください。
https://www.shibaura-it.ac.jp/global/dispatch/report.html（２）
精査

大学公式ウェブサイトや協定校のコンタクトパーソンに情報を確認しましょう。特に以下の3点にご注意ください。
①出願資格について・海外の大学が定める出願資格を満たしているか？特に語学力と学業成績は、協定校へ出願する時に証明書の提出を求められる場合があります。

②プログラムの期間や活動内容について・研究室配属型プログラムは研究室によって様々です。余裕をもって申し込むようにしましょう。またプログラム期間や活動内容については受け入れ先の教員に必要事項を確認し、認識に齟齬がないことを必ず確認しましょう。

③協定校に支払う費用について・研究室での活動料（Program fee）については多くの協定校で免除になりますが、その他の費用として「Registration fee」
「Facility fee」「Student Service fee」等が発生するのが一般的です。円換算で１～５万円程度であることが一般的ですが、米国の場合は高額な場合もあります。大学公式ウェブサイトでよく確認してください。

留学先の決め方は？

お役立ちサイト（交換留学ページ内）

留学先の決め方は？
交換留学（研究室配属型）対象校リスト①②

申込/手続きの方法をご確認ください。
-----------------------①協定校International office取りまとめ型②研究室へ直接アプローチ型③

留学先の決め方は？
海外協定校情報・留学体験談等

海外の大学にコンタクトするときはA)所属研究室の教員の関係性に基づき、研究室配属型プログラムを行う場合、指導教員の指示に従い、海外の大学にコンタクトを取ってください。
B)本学 国際部が用意した協定校リストをもとに協定校にコンタクトする場合、まず本学国際部（study-abroad@ow.shibaura-it.ac.jp）までご連絡ください。
国際部へのメール件名：「研究室配属型交換留学について(学籍番号 氏名)」※渡航時期、希望留学先（大学名）についての情報を記入ください。

国際部では、以下の書類のフォーマットを用意しています。留学予定先の大学から提出を求められた際は、できるだけ本学のフォーマットを使用してください。
・ Motivation letter・ CV・ 指導教員からの推薦状

皆さんは芝浦工業大学の代表として先方の大学にコンタクトすることになります。
くれぐれも失礼のないように連絡するようお願いします。

留学先が非協定校の場合
Q:本学での指導教員が受入大学を紹介してくれたのですが、本学の協定校ではないようです。留学は可能でしょうか？また芝浦工業大学海外留学奨学金も受け取れますか？
・芝浦工業大学海外留学奨学金は協定校への留学を対象とした制度のため、非協定校に留学する場合は、対象外となります。ただし、本学の教員の紹介を経ての研究室配属型交換留学の場合、渡航に先だって留学先大学と本学が協定を結ぶことができれば、奨学金の対象となります。そのため、留学予定先が非協定校の場合は、留学が決まり次第、国際部にご連絡ください。協定が結べるか確認を行います。

学内出願の流れは？
海外の大学から受入の内諾を得た後に、学内の出願に進んでください（学内出願の目安は渡航の4ヶ月前です。）■学内出願のSTEP：国際部へGoogle Formを送信■学内出願エントリーフォーム （https://forms.gle/4mehX9bHaxuB1yUNA）

手続きの重要性や奨学金制度について理解したことをご確認いただくため、上記フォームよりエントリーしてください。

時期

協定校

学生
海外大学から受入れの内諾を得る（指導教員の承認を経たうえで、期間、研究室、活動テーマを決める）

渡航の4ヶ月前まで

学内出願

指導教員

国際部

・正確には国際部ではなく、各学部長や学長も出席する会議で学内審査が行われます。

受付（必要に応じて、授業料支援奨学金の申請）

学内審査結果を学内メールにて受領

学内審査学内出願後の流れ（出願手続きから渡航まで）①
スケジュール例
3ヶ月前

大使館等

協定校

学生

国際部

学内出願の結果確認

学内出願の結果連絡上

学内出願以降の流れについては受け入れ先大学への出願手続き学内審査後にご説明します。
（必要な場合）中
下

2ヶ月前

学生からのリクエストにより出願にあたり必要な書類を発行

ビザ申請（必要な場合）

上

各種渡航準備研究留学の場合、学年歴に縛られないため、渡航時期は様々です。
授業履修型の場合も同様ですが、国際部にビザ受領
適宜相談いただきながら、手続きを進めていき最終準備ましょう。
中

ビザ発行

受入準備

（例：宿手配など）（宿泊・航空券・保険・その他）

下

1ヶ月前

上
中

受入準備

（例：空港送迎など）

下

留学月

上

留学スタートよくある質問

留学費用について
Q:留学費用はどのくらいかかりますか？
渡航先や渡航期間によって様々なため一概に金額を提示できませんが、以下に主な費用項目を記載します。参考にして各自で資金計画を立ててください。
協定校へ払う
費用

研究室配属型留学の場合、授業料（Tuition fee）については多くの協定校で免除になりますが、アメリカやオーストラリアの協定校では費用がかかる場合があります。費用が免除となる場合でも、「Registration fee」「Facility fee」「Student Service fee」等が発生するのが一般的です。1～5万円程度であることが多いですが高額な場合もあります。また、研究型の場合は、研究に必要な実費（機材購入費、研究材料購入費、機械利用料など）を請求される場合もありますので事前に協定校の受入教員に条件を確認してください。

渡航費（主に航空券代）

航空会社、行き先、直行便/経由便、時期や時間帯により様々です。
利便性をとるか、費用を優先するかで決めて下さい。
※航空券など多額の費用がかかる準備は、できるだけ状況が確かになってから購入することとし、また購入する場合も、不確実性に備えるため、変更可能のオプションがついているものを購入することをお勧めいたします。

海外旅行保険大学指定の保険に必ず加入いただきます。
費用は6ヶ月の場合約9万円、12ヶ月の場合約18万円です。
ただし、協定校からの指示や、留学先国のビザ取得要件によっては、別途指定される保険への加入を求められることもあります。欧米の一部の大学では年間50万円以上するような高額な保険への加入が必要な場合があります。詳細は「海外旅行法権」に関するQ＆Aの項目を確認してください。

住居費用・生活費

住居は、協定校の寮もしくは民間の宿泊施設を利用します。住居の手配は協定校がサポートしてくれる場合があるので、まずは相談して、相場や空き状況を確認しましょう。
その他の生活費（食費、日用品費、通信費など）については、ご自身のライフスタイルや滞在先の物価水準によりますので、ご自身でシミュレーションしてみてください。

諸手続費用

語学能力試験受験料、パスポートやビザ取得に関わる費用、予防接種のための費用、海外送金に関わる費用などが想定されます。

海外旅行保険について
Q:本学指定の保険はどのような内容ですか？
・本学では海外における提携病院数が充実しているAIG海外旅行保険を採用しています。
・主な保証項目は以下のとおりです。
・加えて、24時間365日日本語対応可能な安心サポートデスクにも合わせて加入します。
・安心サポートデスクでは、「体調が悪いので病院を紹介してほしい」「パスポートを紛失してしまったがどうすればよいか」「ATMからキャッシュカードが出てこなくなった」等あらゆる問い合わせに対応します。
・費用は6ヶ月の場合約9万円、12ヶ月の場合約18万円です。（渡航年度により変動しますので加入時に確認してください。）
補償項目

傷害死亡
傷害後遺障害治療・救援費用
疾病死亡
個人賠償責任携行品損害
航空機寄託手荷物遅延
航空機遅延

保険金額

補償概要
2,000万円 渡航中に事故によるケガが原因で死亡した場合
2,000万円 渡航中に事故によるケガが原因で身体に後遺障害が生じた場合
渡航中にケガや病気で治療を受けた場合の治療費や、３日以上入院した場合に日本から親族が無制限 現地に駆け付けた際の費用を補償。
※コロナ禍の留学条件のひとつとして、治療・救援費用が無制限のものに加入いただきます。
1,000万円 渡航中に病気が原因で死亡した場合
1億円 渡航中に他人にケガをさせたり、お店の品物を壊して賠償責任を負った場合等
10万円 渡航中に携行したパソコン等を盗まれたり、落下させ破損した場合等10万円 航空機搭乗時、預けた手荷物が到着後６時間以内に目的地に運搬されなかった場合
悪天候や機体の異常などの理由で、搭乗予定の航空機が６時間以上遅延したり、欠航・運休と2万円
なった場合

Q:ビザを取得するにあたって大使館が指定する保険に加入するように言われました。どうすればよいですか？
・その場合、その保険に加入してください。ただし、その保証内容が本学が指定する保険（および危機管理サービス）の保証内容を満たしていない場合は、本学指定の保険（および危機管理サービス）にも加入いただきます。

奨学金について
Q:学内の奨学金制度は何がありますか？
（１）芝浦工業大学海外留学奨学金
協定校への留学の場合は芝浦工業大学海外留学奨学金が利用可能です。
正規課程在籍の日本人学生であれば全員が対象となる奨学金制度です（留学生の場合でも正規学生であれば、普段利用している奨学金との併用条件を満たせば対象となる場合があります）
月額4万円～10万円（渡航先の国・地域や成績により金額は異なります）を渡航月数に渡り支給します。詳しくはウェブ
サイトをご確認ください。
https://www.shibaura-it.ac.jp/global/overseas_program/scholarship.html※本奨学金は、下記のフォームの留学申請と同時に申込みをしたことになりますので、別途手続きは不要です。

（２）渡航支援金 （日本学生支援機構）
JASSO海外留学支援制度（協定派遣）の基本支給条件を満たした上で、家計の経済的困窮度が高い、あるいは一定の派遣期間（芝浦工業大学海外留学奨学金の奨学金支給回数が6回以上（プログラム日数が156日以上））を満たした留学希望者に対して支給される支援金です。
詳しい申請資格等は奨学金のHPをご確認ください。
https://www.shibaura-it.ac.jp/global/dispatch/scholarship.html

Q:その他の奨学金制度はありますか？
・企業、財団、地方自治体などが、長期留学する学生を支援するために奨学金制度を設けている場合があります。各自で情報収集してお申込み下さい。
※学外奨学金額の月額換算額が、「芝浦工業大学海外留学奨学金」の奨学金月額を超過する場合、「芝浦工業大学海外留学奨学金」は支給されませんので、採択された場合は国際部に詳細を報告してください。

その他のよくあるご質問
Q:必ず休学が必要ですか？
・休学なしで留学できるかどうかは学生それぞれの状況によって異なります。所属学科（大学院の場合は専攻）のカリキュラム上可能かどうか（留学期間中の必修科目の取り扱い、留学先で取得した単位の取り扱い、進級要件、卒業要件など）をしっかり確認してください。その他、単位取得状況、就職活動や大学院進学への影響（スケジュールを両立できるかどうか）等も考慮する必要もあります。また、留学にはリスクや不確実性（留学先で単位を取得できない可能性や、様々な理由で留学を途中中断して帰国せざるをえない場合等）が伴いますので総合的に判断してください。なお、休学する場合の手続きは、学生課もしくは大学院課で別途行ってください。
（参考） 休学なしで1セメスター留学できた学生の例（研究室配属型の場合）・4年生や大学院生で、卒業（修了）に必要な授業単位取得の目処がたっており、仮に留学先での成果が本学で単位認定されなかったとしても、卒業（修了）に問題がなかった。また、卒論（修論）指導については、指導教員から遠隔で受けるという許可を得ることができたため、留学先で続けることができた。また、就職や進学についても調整を行い、留学することができた。

Q:休学する場合、芝浦工業大学に支払う学費はどうなりますか？
ご自身の入学年度の「学習の手引き」にて取り扱いをご確認ください。
※過去、所定の手続きを経て学長が認めた場合には休学期間中の維持料に相当する金額を給付する制度（芝浦工業大学海外留学奨励金制度）がありましたが、現在では廃止されていますのでご注意ください。

Q：留学先での成果は、本学の単位になりますか？
・研究室配属型での留学は協定校側から単位が発行されることはあまりありませんが、もし発行された場合は、学外単位認定制度により、帰国後に学生課（大学院課）にて認定申請手続きをしてください。
ただし、単位が認定されるかどうかや、認定された場合の単位の取り扱い（どの科目区分で認定されるか、卒業要件に算入されるか等）は審査結果次第で、渡航前には分かりません。
・学外単位認定制度の受付期間や必要書類は学生課（大学院課）に確認してください。

説明は以上です。
【お問合せ】
国際部 国際プログラム推進課
study-abroad@ow.shibaura-it.ac.jp
03-5859-7140

学内出願を通過したら…

【参考】出願手続き～渡航までの準備

学内出願後の流れ（出願手続きから渡航まで）①■進捗報告Google Form ：To Doリストとして活用しながら、渡航までの手続きを進めてください。フォームは学内出願の結果とあわせてお送りします。

スケジュール例
3ヶ月前

大使館等

協定校

学生

国際部

学内出願の結果確認

学内出願の結果連絡上中

受け入れ先大学への出願手続き（必要な場合）下2ヶ月前

ビザ申請（必要な場合）

上

中

ビザ発行

受入準備
（例：宿手配など）

各種渡航準備（宿泊・航空券・保険・その他）

下
1ヶ月前

上
中

ビザ受領
受入準備
（例：空港送迎など）

最終準備

下
留学月

上

留学スタート

学生からのリクエストにより出願にあたり必要な書類を発行

学内出願後の流れ（出願手続きから渡航まで）②（１） 海外の大学の出願について学内出願が完了したら、国際部から申請者の学生に結果の連絡をいたします。
学内審査の結果、渡航が認められたら、次のステップに進みます。
研究室配属型交換留学の場合は、留学予定先の教員と学生が主体となって出願手続きを進めることが多いため、留学予定先の教員/職員の指示に従ってください。
もしも、本学国際部が留学予定先に、ノミネーション※の連絡をする必要がある場合は、国際部にご相談ください。
※ノミネーションは、本学が学生を交換留学生として出願することを認めていることを、留学予定先に正式に伝えることを指します。出願手続きで本学が発行すべき書類（ノミネーションレター等）がある場合は、国際部までご相談ください。
※国際部はノミネーション書類は発行できますが、アカデミックな内容に関する書類発行が求められた場合は指導教員の先生に相談してください。

（２） 渡航準備について■進捗報告Google FormをTo doリストとして活用して準備を進めてください。次のスライドでも重要ポイントを説明しますのでご確認ください。

渡航準備について

渡航準備について（個別注意事項）
ビザ申請※ビザ申請は学生各自で行っていただきます。
※ビザが必要かどうか、必要な場合に用意するべき書類は何か、どうやって申請するか、申請から受理までにどのくらい時間がかかるか等は国や渡航期間によって異なりますので、各自で確認して手続きを進めてください。
※手続きを怠った場合は予定どおり渡航できなくなってしまう可能性もあります。
※ビザ申請は一度で受理されるとは限らず、修正を求められる場合もあります。
※年度によって必要書類や出願方法が変わる場合もあります。先輩の話を鵜呑みにせず必ず自分で調べましょう。

・ビザ申請は他の準備にも影響するため、すべての準備の中心軸に据えて進めましょう。
・ビザ申請に必要な書類の一例としては、ビザ申請時に、協定校が発行する正式な受入許可文書（Letter ofAcceptanceやInvitation letterと呼ばれることが多い）の提出を求めら①パスポートれることが多いので、必要な場合は海外の大学に依頼して、公式書類②受け入先大学からの受入許可書を発行してもらってください。
③海外旅行保険の加入証明書④十分な留学資金をもっていることの証明書 （銀行残高の証明書や奨学金受給証明書）⑤本学発行の推薦書
バイト等せず学業に専念できるだけの資金があることを証明してほしい、という趣旨でまとまった資金（円換算で100万以上の場合も）を持っていることの証明を求められることがあります。
大使館HPなどで確認できますので、必要に応じて金融機関にて英文残高証明書を発行してもらってください。

※他にも国によっては戸籍の英訳などを求められる場合もあります。
役所等で入手してください。
（役所等で証明書が英語で発行されない場合は、公的書類の英訳サービス会社を利用してください。）※国によってその他にも様々な書類が求められる可能性がありますので、大使館のホームページ等で確認しましょう。

★健康やワクチン接種に関する証明書を求められることも考えられます。しっかり情報収集しましょう★
★教職員が作成すべき書類やサインすべき書類がある場合は早めに相談してください★

渡航準備について（個別注意事項）
各種渡航準備（宿泊・航空券・保険・その他）

ビザ申請と並行し、保険、宿泊先、航空券等、実際に渡航するための準備をしましょう。

【保険】
本学指定の保険に加入いただきます。加入方法の詳細は■進捗報告Google Formを確認してください。
一般的には出国日までに加入しておけばよいですが、国によってはビザ申請の時点で保険に入っていることを示す証明書を求められることがあります。その場合は、間に合うように早めに加入してください。
※なお本学指定の保険は、渡航前であれば無料で期間変更が可能ですので、仮の日程で購入することができます。
※海外旅行保険は、出発日（空港に向かうために日本の自宅を出発する日）から、帰国予定日（日本の自宅に帰る日）までをカバーするように加入してください。

【宿泊先】
一般的には、受入先機関が宿探しをサポートしてくれることが多いです。案内がない場合には、まずは受入先機関に相談してみましょう。受入先機関のサポートが得られない場合は自分で手配する必要があります。
【航空券】
早めに購入する方が安く買えますが、原則としてビザが発行されてから購入してください。
ビザが発行されるより前に購入してしまうと、万一予定どおりビザが発行されなかった場合、航空券が無駄になります。
※ただし国によってはビザ申請の時点で航空券を購入していることを求められることがあります。その場合は早めに手続きを進めるようにしたり、あとで渡航日を変更できる航空券を購入する等の対応を行ってください。
※留学先への到着日は、受入先機関とも相談して決めてください。
※留学を打ち切って途中帰国せざるをえないような事案の発生頻度が高まっています（新型コロナウィルスの流行や、テロ、政変など）そのため、帰国便をなるべく安価に変更可能なチケットを購入することを推奨します。

【銀行口座・通信手段】
金融や通信のサービスは日々進歩しているので、渡航時点で、ご自身のニーズに合致するサービスを利用してください。

最終準備・現地空港から宿泊先までの道のりなどを確認する等、渡航前の最終調整を行ってください。
・休学をする場合は、学生課もしくは大学院課にて忘れずに休学手続きを行って下さい。

渡航準備について（個別注意事項）
ビザ受領・取得できたら■進捗報告Google Formで報告してください。

最終準備・現地空港から大学や宿泊先までの道のりなどを確認する等、渡航前の最終調整を行ってください。
→行程が決まったら■進捗報告Google Formで報告してください。

渡航中・帰国後の手続きについて渡航中・国際部に対しては、渡航中は毎月「月報」と「在籍確認書」の提出を行ってください。
（ ■渡航中Google Formへアップロードいただく予定です。）
・提出タイミングは、到着月は到着直後および翌月以降は各月の1日目です。
・「月報」と「在籍確認書」が提出されない場合は「芝浦工業大学海外留学奨学金※」を支給できません。
・別途、指導教員には適宜連絡を行ってください。
※ 「芝浦工業大学海外留学奨学金」の支給対象は協定校への留学者のみ

スケジュール例

学生
到着月

上
中
下

翌月

上

留学スタート
到着次第、月報・在籍確認提出

奨学金受け取り

在籍確認
奨学金支給

月報・在籍確認
提出

中

翌々月

国際部

在籍確認
奨学金支給

下

奨学金受け取り上

以下帰国月まで同様帰国後
・帰国後は国際部に帰国報告（レポートやアンケートの提出）をおこなって下さい。
（■渡航中Google Formへアップロードいただく予定です。）
・研究室配属型留学の場合は、海外の大学が単位を発行することはあまりありませんが、もし単位を取得した場合は、学生課（大学院課）にて単位認定手続きを行って下さい。
・学外単位認定の申請期間や必要書類については学生課（大学院課）に確認してください。
・単位が認定されるか否か、あるいは認定された場合の単位の取り扱い（どの科目区分で認定されるか、卒業要件に算入されるか等）は、この帰国後の審査結果次第です。
スケジュール例

学生
帰国月

国際部

学生課（大学院課）

帰国
帰国後書類提出受理

単位化の申請教務委員会等の審議機
関にて審査

結果受理