クラウド型モデリングツールを活用したチーム全体でのプロジェクトの振り返りと改善

SPI Japan 2023

2023年 10月12日
リコーITソリューションズ株式会社
原 義典© Ricoh発表内容
1. 会社紹介
2. 背景と課題
3. 改善内容
１．改善案と実現方法
２．実施内容３．更なる改善(変化)4. 改善による効果
5. 今後について
2023/9/27© Ricoh1１．会社紹介

2023/9/27© Ricoh2

会社紹介 - 概要 会社名

リコーＩＴソリューションズ株式会社

設立年月日 1982年10月5日

本社事業所 神奈川県横浜市都筑区新栄町16-1
資本金2億 5000万円

従業員数966名 （2023年4月1日 現在）

主要事業

事業所

１．ソリューション事業(アプリケーション・プラットフォームのソフトウェア開発、ハードウェア製品組込ソフトウェア開発）
２．リコーグループITシステム事業

北見/ 札幌/ 秋田/ 本社/ 新横浜/
金沢/ 鳥取/ 鹿児島 ： 計 8拠点© Ricoh3

会社紹介 – 自分の担当 ◼ 名前：◼ 所属：

原 義典 (はら よしのり)
デジタルサービス＆プロダクツ事業本部 OP推進室
札幌事業所に勤務◼ 業務経歴：入社当初～
ハードウェア製品組込ソフトウェア開発/保守(主に複合機/プリンタのネットワーク周りのソフトウェア)
2023年4月～
複合機/プリンタ開発支援を担当© Ricoh4

２．背景と課題

2023/9/27© Ricoh5

背景と課題 – プロジェクト体制 ネットワーク周りの開発を５つのプロジェクトで実施。
◼ 自部署のプロジェクト体制
メンバー構成経験A

8名

PM：10年以上
メンバー：10年以上2名、5年～10年2名、3年以下3名

B

8名

PM：3年
メンバー：全員が3年以下

C

3名

PM：1年
メンバー：全員が5年D

2名

PM：10年以上
メンバー：1年E

2名

PM：20年以上
メンバー：10年以上

全プロジェクトの指導・支援を実施© Ricoh6

背景と課題 – 過去のプロジェクト振り返り プロジェクト期間が数年単位でとでも長く、定期的にプロジェクト憲章改訂。
しかし、振り返るタイミング(間隔)が長かったために振り返り全体に問題。
◼ プロジェクトサイクルと振り返るタイミング
複合機/プリンタ全体の開発は毎機種単位でプロジェクト化しているが、ネットワーク周りのソフトウェア開発は派生開発のため、プロジェクト期間が長い
プリンタ全体プロジェクト

自部署
プロジェクトプロジェクト終了

プロジェクト
憲章改訂

プロジェクト
憲章改訂

プロジェクト
憲章改訂

半年に1回振り返るサイクル。
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半年前の事を振り変えるにも忘れている部分があり、すべてのプロジェクト期間の振り返りができていない。
© Ricoh背景と課題 – 過去のプロジェクト振り返り いままでの振り返りは、、、・何が問題でどう進めているのかが可視化されていない(KPT、YWTが紐づけされていない)・振り返り方が画一的ではなく(場当たり的)、かつTry項目が実行されていない◼ 以前の自プロジェクト振り返り(KPT利用した振り返り)
振り返り内容抜粋
KEEP(出来ていること)
障害解析時の解析観点誤りが少ない(表層だけで判断せず、原因の特定に向かえている)
評価体制はうまく回っていると思う。
PROBLEM(問題)

何をやれば解消できる?
障害で調査する際に仕様書が探しづらい。仕様書追えないから実装を確認してしまっている。

仕様書の読み合わせ、探し方のコツ共有。

障害票をホールドしがち(解析者変更よりも原因究明優先のため手元に残りやすい)クローズに意識が向いているので、回すことを意識する。

TRY(やらねばならない事)

担当

開始時期

機種開発フローのメンテ。鮮度維持。最新状態を展開する場。

A

すぐに障害対応のノウハウ共有

B

すぐにTry項目を出しているが、どのKeep/Problemに対してのTryなのかが分からない。
(ただ記載しただけの状態。)

Keep/Problemがその場で思ったことのみの記載。
プロジェクト目標に対しての振り返りできていない。
© Ricoh8

背景と課題 – 改善したいこと改善(やりたいこと)は、、、
1. 振り返った内容(KPTやYWTの紐づけ等)が一目でわかるようにしたい
2. 振り返り期間を短くし、改善活動を回したい、かつ振り返り自体がよりよくなるようにしたい
3. Try項目をアクションアイテム化し、実行させたい
改善のきっかけは・・・
2022年4月当時は、部署として以下の課題があった。
１．製品やサービスの長期運用、多機能化によりMFP全体の把握が困難である
２．改善活動を行う際の再発防止が担当範囲で閉じてしまっている
自分の担当範囲から、MFP全体像を導く手法を学び、システムの目的との関係性を把握する能力(システム思考)を習得し、それを実践。

クラウド型モデリングツールを利用した振り返り・ミーティング運用が世の中で利用されている。
その実践を取り入れる。
9© Ricoh３．改善内容

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３.1．改善案と実現方法

2023/9/27© Ricoh11

改善内容 – 改善案◼ 改善したいことに対する改善案<改善したいこと①>
・振り返った内容(KPTやYWTの紐づけ等)が一目でわかるようにしたい->クラウド型モデリングツールを利用し、振り返り内容を可視化<改善したいこと②>
・振り返り期間を短くし、改善活動を回したい、かつ振り返り自体がよりよくなるようにしたい->振り返り運用(ルール)を策定<改善したいこと③>
・Try項目をアクションアイテム化し、実行させたい->クラウド型モデリングツールで、Try項目をアクションアイテムにして、監視/実行© Ricoh12

改善内容 – 実現方法クラウド型モデリングツール「Balus」を利用することで振り返りの改善◼ 「Balus」とは株式会社Leviiが開発・提供しているオンラインツール「Balus」の特徴• 誰でも簡単にモデリング→付箋とペンを使うように、誰でも簡単に使うことが可能• チームの協調を生み出す→リアルタイムでも非同期でも、チームでコミュニケーションしながらモデリング• モデルを資産として活用→作成したモデルをチームやプロジェクトで管理し、一歩引いた視点や新しい視点から眺めて再構築する© Ricoh13

改善内容 – 実現方法「Balus」で提供されているKPTフォーマット/YWTフォーマットを適用して振り返りを実施「Balus」を採用した理由• デザイン/操作性がシンプル→誰でもすぐに利用できる• フォーマット/実践例が豊富→振り返り用フォーマットも提供されている• 付箋(ノード)サイズ固定/記載できる字数の制限→振り返り内容が細分化できる等の気づきを促す
メンバー

経験採用したフォーマット

A

8名

PM：10年以上
メンバー：10年以上2名、5年～10年2名、3年以下3名

YWT

B

8名

PM：3年
メンバー：全員が3年以下

KPT

C

3名

PM：1年
メンバー：全員が5年

YWT

D

2名

PM：10年以上
メンバー：1年

KPT

E

2名

PM：20年以上
メンバー：10年以上© Ricoh

YWT

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３.2．実施内容

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改善内容 –振り返り内容を可視化「Balus」にプロジェクト目標を明記し、それに対してやったこと/わかったこと/よかった点/問題点等記載＆紐づけし、グルーピングする。
KPTでの振り返り実践<改善したいこと①>
・振り返った内容(KPTやYWTの紐づけ等)が一目でわかるようにしたい->クラウド型モデリングツールを利用し、振り返り内容を可視化

YWTでの振り返り実践・プロジェクトの目標に紐づけやったこと/わかったこと/
よかった点/問題点を記載
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・さらにグルーピングし、まとめることで何が問題かを明確化© Ricoh改善内容 –振り返り運用(ルール)を策定<改善したいこと②>
・振り返り期間を短くし、改善活動を回したい、かつ振り返り自体がよりよくなるようにしたい->振り返り運用(ルール)を策定

振り返り運用(ルール)の策定実施

・プロジェクトテーマ内の全体の振り返りは毎月1回実施
・振り返り自体の振り返り(ふりふり)を3カ月に1回実施
・「Balus」で次回の振り返りフォーマットを用意し、やったこと/わかったこと/よかった点/問題点等を適宜記載
KPTでの振り返り

YWTでの振り返り

振り返り自体の振り返り(ふりふり)・わかったことをメンバーと共有。
次につなげることを記載
・適宜記載し、週単位で確認© Ricoh17

改善内容 –Try項目をアクションアイテムにして、監視/実行アクションアイテムとして管理していく項目を紐づけし、適宜状況を記載する。
KPTでの振り返り実践<改善したいこと③>
・Try項目をアクションアイテム化し、実行させたい->クラウド型モデリングツールで、Try項目をアクションアイテムにして、監視/実行

YWTでの振り返り実践・アクションアイテム欄を用意
・Try結果を踏まえてアクションアイテム・担当者を決める
・進捗状況を適宜管理する© Ricoh18

３.3．更なる改善(変化)2023/9/27© Ricoh19

改善内容 –Try項目をアクションアイテムにして、監視/実行ただツールを利用するだけでなく、よりよくするためにメンバーで意見を出し、振り返り自体を改善「QuickふりかえりKATA」を利用して3カ月間実践したときの振り返り自体の振り返り(ふりふり)を実施。

“ふりふり“で「困り事を解消できたかの報告を次の振り返りの場で行う」というチャレンジを決める。
© Ricoh20

改善内容 –Try項目をアクションアイテムにして、監視/実行ｖ“ふりふり”前Try項目を出しているが、途中の進捗まで管理できない・進捗状況管理できる(以前よりわかりやすい)“ふりふり“後“ふりふり”のチャレンジ
内容反映

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4．改善内容による効果

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改善内容による効果 –変化・効果まとめ◼ 改善案実施結果まとめ①振り返った内容(KPTやYWTの紐づけ等)が一目でわかるようにしたい->「Balus」の利用でプロジェクト目標に対して、どのように振り返りを実施したのかすぐにわかるようになった。
②振り返り期間を短くし、改善活動を回したい、かつ振り返り自体がよりよくなるようにしたい->全テーマで月1以上振り返りが実施、かつ適宜気づき等残すことができる。
振り返り自体の振り返り(ふりふり)によって、振り返り自体のスキル向上
している。
③Try項目をアクションアイテム化し、実行させたい->Try項目の選別/アクションアイテムを管理/実行し、改善を取り組んでいくことができるようになった。改善活動への意識が高まった。
23© Ricoh改善内容による効果 –定量効果 振り返り内容の充実やったこと/わかったこと、それにより振り返る材料が多くなり、振り返りの質の向上◼ 導入当初と現在の違い
導入直後

現在やったこと/わかったことで洗い出せた数が現在は約2倍Try項目が多くなり、改善するための材料が多くなった© Ricoh24

改善内容による効果 –定性効果 改善意識の変化振り返りの改善できてよかったという意識から、自ら問題提起して次にどう改善するかという意識に変わっている◼ 導入3カ月後と導入半年後の振り返り自体の振り返り(ふりふり)の違い
導入半年後

導入3カ月後良かったという意見がすべて振り返り自体の問題提起やよりよくしたいという意見が多い© Ricoh25

5．今後について

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今後について –活動の継続本活動を継続し続け、大きな改善効果を出す
・2022年11月・・・全プロジェクトで本格的に振り返り活動開始

・2023年2月・・・問題/課題の可視化、プロジェクト内の振り返り活動が形になり始めている・2023年9月(現在)・・・振り返りによる改善が活発化している・2024年度(将来)・・・振り返りによる改善確立！
高パフォーマンスのプロジェクトに成長
2023/9/27© Ricoh27

今後について –他部署への事例展開本活動した内容を自部署以外の各部署に対して事例展開する
2023/9時点では、札幌と本社の一部のみでの活動。
全国(北見/ 札幌/ 秋田/ 本社/ 新横浜/金沢/ 鳥取/ 鹿児島)に事業所を構えており、全事業所への展開を実施していく
After(1年後)
以下の拠点で活動
・札幌
・新横浜
・本社・金沢・北見・鳥取・秋田・鹿児島

Before以下の拠点で活動
・札幌
・本社

2023/9/27© Ricoh28

参照◼ Balus製品紹介
https://levii.co.jp/services/balus◼

Balus KATA MAP
https://blog.levii.co.jp/entry/2023/04/03/101929© Ricoh29

ご清聴ありがとうございました