情報システム部⾨で kintone
サイボウズ株式会社

2024年07⽉版
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kintone とはチームをサポートする業務システムをファストに作成することができるクラウドサービス“チームワークプラットフォーム”
スプレッドシート管理による課題を解決して、情報共有やデータの管理、コミュニケーションを圧倒的にスムーズにします。

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直感的操作でシステム作成・改修が可能
kintoneは⾃社に合わせたカスタマイズや、現場のフィードバックをもとにしたシステム改修も、マウス操作だけで簡単に⾏うことが可能です。
サンプルアプリをベースに改修していくことで⾃社の業務に適合することができますし、IT担当者でなくても、ノーコーディングで⾃社専⽤のシステムを作ることができます。
ソフトウェアに合わせて業務を変えるのでなく、低価格で⾃社の業務に合わせてぴったりのシステムを作ることが可能になります。
※アプリとはkintoneで作ることができる業務システムの名前です。
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データに紐づいたコミュニケーションが可能

kintoneでは「アプリ」に溜めた⼀つ⼀つの⼀画⾯内でデータに関するコミュニケーションが可能なので⼀連の流れがわかりやすい

データに対して、指⽰やアドバイス、コメントを書き込むことができます。
関連する情報が分散せず、⼀箇所に集約できます。
やりとりが⼀画⾯で完結するのでヘルプデスク業務などに最適です。

※ヘルプデスク窓⼝の⼀例

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情報システム部⾨向け
シーン別キントーン利⽤例

5kintone を活⽤すると情報システム部⾨のあらゆる業務を⾒える化！⼯数削減を実現！

こんな使い⽅もヘルプデスク
相談窓⼝

プロジェクト管理

IT資産管理障害対応管理セキュリティ
インシデント管理

問い合わせの対応状況の⾒える化を実現。依頼者が⾃⼰解決出来る仕組み構築可能

進捗の可視化と情報共有
でストレスフリーなプロジェクト管理

ハードウェア、ソフトウェアの管理を⼀元化。

対応状況を⾒える化
対応漏れをゼロにFAQ

物品購⼊申請

作業依頼申請障害対応管理6ヘルプデスク相談窓⼝ 利⽤イメージ
社内のIT機材やネットワークに関する質問や要望を利⽤者から受け付けるアプリです。
社内システム相談アプリ

対応状況のプロセスを設定する機能を使って、未完了のもののみ絞り込めるので、担当者の作業漏れを防ぎます。利⽤者とのやりとりもこのアプリでまとめて管理できます。

社内システム相談アプリ⼀覧画⾯

ステータスごとに絞り込むことが可能
FAQアプリ 検索すれば社員が⾃⼰解決できるような仕組みも作成可能

詳細画⾯・コメント機能イメージプロジェクト管理 利⽤イメージ
プロジェクトの内容、対応状況を管理するアプリです。
プロジェクト管理アプリ

プロジェクトの体制、スケジュール、費⽤などを記録し、各プロジェクトの状況をリアルタイムにひと⽬で把握することができます。
プロジェクト管理アプリ⼀覧画⾯

質問をコメント欄で⾏うことで情報が集約されます。
進捗状況別に絞り込むことも可能！

詳細画⾯・コメント機能イメージ

IT資産管理 利⽤イメージ会社でレンタル契約している機器の情報をまとめているアプリです。
レンタル機器管理アプリ

機器ごとに問合せ先担当者や更新期間を登録できます。
リマインダー機能により、契約終了⽇が近づくと、管理者に通知することもできます。
レンタル管理アプリ⼀覧画⾯

リマインダー設定画⾯
リマインダーのタイミング、内容も細かく設定できます。

こんな使い⽅も物品購⼊
申請アプリ

毀損・紛失物管理アプリ

セキュリティインシデント管理利⽤イメージ
採⽤⾯接管理セキュリティ
インシデント管理アプリ

社内で発⽣したセキュリティインシデントを管理するアプリです。
各インシデントに対する対応状況が管理できるため、対応漏れを防ぐことができます。
コメント機能で担当者以外も経緯が追えるので業務の属⼈化を防ぎます。

インシデント種別グラフイメージ
誰でも簡単な操作でグラフ化が可能です。
セキュリティインシデント管理詳細画⾯

10情報システム部⾨の⽣産性を⾼める便利な機能

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リマインダー機能〜フォローやタスクの抜け漏れを防⽌〜・ヘルプデスクの依頼が多すぎて、対応の抜け漏れが出ることも…
kintoneでは「対応希望⽇の3⽇前」など⽇付データをキーにして、⾃動でリマインド通知が届くように設定可能です。メールやスマホアプリへの通知も可能です。

「対応希望⽇」の「3⽇前」に「担当者」に通知を送る、といった細かい条件を設定できます前リマインダー通知画⾯

前

リマインダー設定画⾯

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プロセス・ステータスの管理機能〜案件やタスクのステータスを⾒える化〜
・タスクのステータスはプロセス管理機能を使ってスムーズに管理できます。
ボタン⼀つでステータスが変更でき、各種進捗状況が⼀覧で⾒れるようになります。
・ステータスの変更と同時に依頼先のユーザーにも通知されるので、コミュニケーションがスムーズに。
完了

対応ステータスに作業担当者を置くことで、依頼者への対応漏れなどの作業ミスを確実に防ぎます。

ヘルプデスク対応管理画⾯

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コミュニケーション機能~チャットライクなコミュニケーションを業務にアドオン~
・データに紐づくコメント機能に加えディスカッションをするためのスレッド機能も活⽤できます。
・チームごと、テーマ別に⾃由にスレッドを⽴てられ、画像や資料の添付、いいね機能も利⽤できるので、アイデアのスピーディな共有にも活⽤できます。勿論スマホからも投稿できるので利⽤する場所も選びません。

社内ディスカッションやコミュニケーションを⾏う機能です。

スマホアプリで通知を受け取ってリアルタイムに対応可能です。
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ワークスペース機能〜チームで情報共有する場がほしい〜
・スペース機能を活⽤すれば作成したグラフを⼀⽬で確認できるように配置したり、各機能への導線をまとめることもできるので他部署の⽅も必要な情報にすぐにたどり着けます。

・テーマごとにコミュニケーションできるスレッド機能を利⽤でき、チームでの業務⽣産性を圧倒的に向上します。

スレッドを⽤いてコミュニケーションを⾏う
案件の進捗状況をグラフにしてポータル画⾯に表⽰

業務で使うアプリはスペース内に集約

15便利なグラフ・レポート機能〜⽇々の活動をリアルタイムに可視化〜・kintoneではマウス操作だけでグラフィカルなレポーティングを作成することができ、リアルタイムデータを様々なステークホルダーと共有可能。
・例えば、チームメンバー毎の⽉の対応件数を集計し、クロス集計やグラフに表現することも可能です。
誰もがフィルターやソート、検索機能を活⽤できまたグラフからドリルダウンで必要なデータにアクセスすることもできます。

担当者毎の⽉別対応件数をクロス集計
インシデント別の対応数を円グラフで表⽰

⽉毎のヘルプデスク対応件数を折れ線グラフで可視化

情報システム部⾨のキントーン活⽤事例17

ITプロジェクトのサポートを担う部門で kintone 導入。
パーソルキャリア様課題

高い閲覧性と簡略化されたワークフローで、プロジェクト進行がスムーズに！

メール、エクセルによる管理の煩雑さが課題に

・年間100件を超えるITプロジェクトを実施する同社の申請書類は膨大。
メールフォーマットによる捺印申請、エクセルによる進行管理賄っていたが、多くのヒューマンエラーが起きていたという。
・ナレッジの属人化も深刻だった。ベンダーから受けた提案や外部セミナーから得た有益な情報がひょっとしたら同じニーズがあるかもしれない他の担当者やチームには伝わっていなかった。

導⼊後

データの⼀括管理を可能にし、⽣産性向上を実現！

・kintone導入後はエクセルで管理していた時期と比べて一覧性がはるかに向上したため、入力ミスなども減少。
・時間のかかるメールのやり取りも減り、社員のワークフローは格段に簡略化。

導入担当者の声「IT統括部がkintoneを導入して以降、他部署からの相談が多く寄せら

・kintone を導入したことで、現場が情報を更新し、それをリアルタイムで確認することが可能に。

れるようになりました。多くのお金や人、ものなど、さまざまな情報を管理する部署には適しているのではないでしょうか」京王グループ様

課題

kintoneの構築のスピードやコスト感、改修の迅速さを活かし、情シス主導での全社導⼊を実現！

競争の激化や変化の速さに対応できる、強い組織への変化が急務に社内のあらゆる業務⾮効率に⼝を出し、導⼊後業務⽣産性向上を迅速安価に 実現•レガシーシステムの保守運⽤にリソースを取られていた。

• 最初は特定部署の業務改善から着⼿し、いまでは全社的にあらゆる• 個別最適化されたシステムや、作った本⼈しかわからない業務の改善に取り組んでいる。

“お化け Excel” が多数存在していた。

• システム構築、運⽤、保守に関する業務⽐率が下がったことで、• 現場や各部⾨で、紙の台帳を使った⽣産性の低い業務や、現場や各部⾨の⾮効率を改善するた めの活動に時間をかけることがシステムを使っていても複数のシステムや Excel に重複⼊⼒可能に。

する業務が点在し、マンパワーで乗り切っていた。

kintone 全社導⼊の決め⼿・使えるものがすぐにできる、簡単に改修できる・1アプリでも100アプリの利用でも利用料金は変わらない。活用するほど費用対効果が上がる！
・ユーザー数をあとから追加できるので、小さく始めて、大きく育てることが可能！

サイボウズ

情報をオープンにすることでヘルプデスク業務の属⼈化を解消
依頼者が⾃⼰解決できる仕組みを構築し、⼯数削減！
サイボウズが自ら実践している事例はこちら↓

https://cybozu.co.jp/sp/workstyle/workstyle25_2.html

20まだまだあるkintoneで業務改善に成功した多数のユーザー事例

kintoneで情報システム部の業務をカイゼンしたユーザー事例
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/21

３０⽇間無料でお試しできますkintoneのホームページでお試しボタンをクリック

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・30⽇経過後、⾃動的に課⾦されることはございません。安⼼してお試しください。

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