旅行伺提出フォーム及び共同利用支援システムの開発
島袋 友里 1),2), 平井 康博 2),3)
1） 京都大学企画・情報部情報基盤課情報支援掛（兼）複合原子力科学研究所総務掛
2） 複合原子力科学研究所学術情報本部 IT 支援チーム
3） 複合原子力科学研究所技術室
shimabukuro.yuri.8e@kyoto-u.ac.jp

Development of Travel request form and Joint use support system
Yuri Shimabukuro1）,2）, Yasuhiro Hirai2）,3）
1） Planning and Information Management Department , Kyoto University
2） IT Support Team, Institute for Integrated Radiation and Nuclear Science3）Technical Staff Office, Institute for Integrated Radiation and Nuclear Science
概要
京都大学複合原子力科学研究所学術情報本部 IT 支援チームでは、研究所員の情報環境のサポート業務を行っている。サポート業務にはシステム開発も含まれるが、本稿では、システム開発のうち、研究所内で改善提案のあった旅行伺提出フォーム及び共同利用支援システムについて述べる。

12.1 旅行伺提出フォーム

はじめに

2.1.1 背景複合原子力科学研究所[1]は、1963 年に共同利用

京都大学では、旅費の支給を受けるためには旅研究拠点として設置された（当時の名称は原子炉行伺の提出が義務付けられている。提出の際、複実験所）。教員 82 名、職員 82 名で構成され、研合原子力科学研究所では、以前より、複合原子力究用原子炉や臨界集合体実験装置を利用した研究科学研究所メディア室（IT 支援チームの前身）がを行っている他、共同利用を受け入れている。

開発した旅行伺提出フォーム（以下、「旧フォー

また、学術情報本部 IT 支援チームでは、情報ム」という）を使用していた。

システムに関するヘルプデスク業務や、ネットワ

しかし、旧フォームでは 2.1.2 項で述べるようークやサーバの管理、システム開発などの業務をな不都合が生じ、事務処理に時間がかかっていた行っている。

ため、新たな旅行伺提出フォーム（以下、「新フ本稿では、業務改善のためのシステム開発の依ォーム」という）を開発することとなった。

頼があった旅行伺提出フォーム及び共同利用支援
2.1.2 旧フォームからの改善箇所
新フォームを開発するにあたり、担当掛から改システムについて述べる。

2

システム開発善の要望が何点か出された。

複合原子力科学研究所内での改善提案を受けて、旅行伺提出フォーム及び共同利用支援システ
ムの開発を行った。それぞれのシステムについて紹介する。なお、両システム共に京都大学情報環境機構 VM ホスティングサービス[2]で提供されたサーバ上で稼働している。

1. 管理画面で、提出された日付が古いものから積み上がっていくようにしてほしい
2. 処理済みデータを消してほしい
3. ユーザーが旅行伺を提出する際、秘書等にCc でメールを送れるようにしたい
4. コメントが記入できるようにしてほしい
5. 出張者以外（秘書等）が提出できるようにしてほしい40

6. 差し替えや取り消し対象が指定できるようにしてほしい

また、テーブルに処理済みか否かの情報を保持するカラムを持たせることで、処理済みの旅行伺これらの要望に対して、改善を行った。の表示／非表示を切り替えられるようにした。
表 1 提出フォームテーブル

2.1.3 データベースの利用

カラム名型

ザーが入力したデータは直接 CSV 形式のファイ受付番号

bigintルに保存していた。そのため、データを取り出し

種別integerて日付の新しい順に表示する、というような柔軟処理状況

integerな対応が難しく、不便であった。そこで、新フォ

申請日時

timestampームでは PostgreSQL を利用することとした。テー…

…

旧フォームではデータベースを使用せず、ユーブル（表 1）に申請日時カラムを用意することで、日付の新しい順にソートし、画面に表示することができるようになった（図 1）。

図 1 管理画面

2.1.4 項目の追加
旧フォームでは入力項目が「氏名」「メールア装されておらず、一度提出した旅行伺の差し替えドレス」「添付ファイル（最大 4 件）」のみであ要があった。そのため、業務時間外に差し替えやったが（図 2）、新フォームでは「出張者氏名」取り消しを行うことができなかった。

や取り消しを行うためには担当掛に連絡を取る必「出張者メールアドレス」「CC 先メールアドレス

そこで、テーブルに受付番号カラムを用意し、（最大 5 件）」「コメント欄」の項目を追加した

新規で提出する際に旅行伺に受付番号を割り当て、（図 3）。それぞれにカラムを用意し、任意項目差し替え／取り消しの際にはこの受付番号を指定とすることで、入力があってもなくても対応できすることとし、改善点 6.に対応した。

るようにした。
2.1.6 リリース後の反応
2.1.5 差し替え／取り消し機能
旧フォームでは差し替え／取り消し機能が実41

新フォームは 2017 年 9 月にリリースし、現在では月平均約 140 件の利用がある。

担当掛からは、フォームの動作が軽くなった、

2.2 共同利用支援システム

出しなければならなかったが、新フォームでは秘2.2.1 背景複合原子力科学研究所は共同利用拠点であり、書等の代理人が提出可能であること、また、受付共同利用研究を受け入れている。従来、ユーザー番号が振られることで、修正が行いやすくなったは紙ベースで申請を提出し、担当掛が専用 Web サことなどから、使い勝手が良くなったと一定の評イトで入力を行った後、審査などを行っていた。

ユーザーからは、旧フォームでは出張者本人が提担当掛による入力に多くの手間がかかること、価を得た。

入力ミスが多発していたことから、 利 便 性 を 高めるため、ユーザーからの申請についても Web で行えるよう追加で開発を行うことになった。
2.2.2 要望
機能追加開発を行うにあたり、担当掛より要望が出された。
1. ユーザーが Web から申請できるよう、入力フォームを作成してほしい
2. 申請データを PDF でダウンロードしたい
3. 提出された課題について、担当掛で編集／差し戻し／確定（受付番号の付与）ができるようにしてほしい
4. 提出された課題の状況が一覧で把握できるようにしてほしい
主目的は「ユーザーの申請から担当掛による確定まで Web 上で行うこと」であるが、その他の要望にも対応していくこととした。

図 2 旧フォーム入力画面

2.2.3 申請テーブル
ユーザーによる申請から担当掛による確定の処理の流れは次のとおりである。
(1) ユーザーが入力フォームで（図 4）必要事項を入力する(2) 「確定」ボタンを押すとユーザーと担当掛にメールが届く(3) 担当掛が編集／差し戻し／確定の操作を行う(4) 差し戻し／確定の場合はユーザーにメールが届く
データの保存には PostgreSQL を利用することとした。ユーザーがそれぞれの項目に入力し、「確定」もしくは「一時保存」のボタンを押した時点でテーブルにデータが挿入される。その際、申請ID を自動で番号を振り、これを主キーとした。
PDF をダウンロードする際や、担当掛が編集／差
図 3 新フォーム入力画面

し戻し／確定を行う際は申請 ID を指定してデータを抽出するようにした。

42

表 2 申請テーブル

2.2.5 リリース予定

カラム名型

申請 ID

integer

採択年度

integer

研究題目

varchar(512)

提出状況

smallint…

…

共同利用支援システムのリリースは来年 1 月の予定である。リリース直後は問い合わせが増えることが予想されるが、なるべく素早い対応を行う予定である。

3 おわりに旅行伺提出フォーム及び共同利用支援システ
ムを開発するにあたり、データベースを使って開発を行った。データベースを利用することで、昇順／降順でのソートや、必要部分のみの抽出など、データが扱いやすくなった。
また、今回のシステム開発では、事前に担当掛から書面で要望が出されていたが、顔を合わせて打ち合わせを行うことで、要望の詳しい内容を聞くことができた。
今後も、研究所員が快適に仕事を行うことができるよう、システム開発を含めた情報環境支援を行っていきたいと考えている。

図 4 入力フォーム
申請された課題を担当掛で確定した後は審査に移行するが、その際に従来から使用していたテーブルにデータを流し込むようにし、審査以降の過程は以前のシステムをそのまま使用することとした。
2.2.4 提出状況の管理提出された課題の状況が分かるよう、申請テーブルに提出状況カラムを用意した。提出状況を 6パターン（確定、担当掛確認中、プロジェクト代
表者確認中、差し戻し中、一時保存中、編集中）用意し、管理画面（図 5）で確認できるようにした。

図 5 管理画面43

参考文献[1] 京都大学複合原子力科学研究所ホームページ
https://www.rri.kyoto-u.ac.jp/[2] 京都大学情報環境機構 VM ホスティングサービス
http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/whs/v
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