京都大学生涯メールサービスの設計・開発と運用
澤田 浩文，赤塚 亮太，宮部 誠人，戸田 庸介，
栗川 和巳，西垣 昌代，藤原 浩一，永井 靖浩

京都大学 情報環境機構
e-office@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp

Design, development and operation ofLifelong E-mail Service, Kyoto University
Hirofumi Sawada，Ryota Akatsuka，Makoto Miyabe，Yosuke Toda，
Kazumi Kurikawa，Masayo Nishigaki，Koichi Fujiwara，Yasuhiro Nagai
Institute for Information Management and Communication, Kyoto Univ.
概要
京都大学では生涯メールサービスを 2016 年 2 月から開始した．生涯メールの考え方，提供スキームなどサービス設計・開発から，運用体制および現在の課題などを報告する．また，今後の展開についても言及する．

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はじめに転送先等の設定を変える場合は，生涯メールアドレスとパスワードでログインして行う．従って，京都大学（以下，「本学」という）では，本学

この生涯メールアドレスは本学の新しい Web サーと卒業生・修了生との情報交換や，同窓生などのビスに対して，生涯アカウントとしても利用でき相互の交流促進，また，同窓会を介した社会連携る．

体制の強化などを目的として，2016 年 2 月から生

メールアドレスの体系は，｛姓の英語表記.

涯メールサービスを開始した． 来年度には教職員名の英語表記.3 文字の英数字＠kyoto-u.jp 形式へもサービスを展開する予定で，サービスの潜在とした．メールアドレスに氏名を含むため，結婚的な対象者は 30 万人を超える．などを考慮し，@マーク前の部分の変更は可能と本サービスの特徴は，情報セキュリティ・インなっている．設計段階では，禁則文字を設定し，シデントや詐称など利用者へのトラブルを極力抑重複を除くメールアドレスを利用者が自由に設定えるといったポリシーである．

する方式で進めていたが，利便性より利用者をト

本稿では，本学生涯メールサービスの設計，システム構成や運用の状況などについて報告する．

ラブルに巻き込まないことを重視するとの観点から，最終的に今回のアドレス体系とした．
2.2 サービス提供スキーム2

サービス設計

2.1 サービス内容・アドレス体系
生涯メールサービスは，無料のメール転送サー

現在，在学生と離籍した OB/OG へサービスを提供しており，利用資格確認の有無により有効化に至るプロセスが異なる．

ビスであり，スプールは持たない．京都大学の学在学生には入学時に生涯メールアドレス（ログ部・研究科の正規生，在籍したことのある OB/OGイン ID）と有効化キーを全学メールアドレスへ送を対象に，シンプルなドメイン名の生涯メールア付する．利用を希望する学生は，それを用いて生ドレス「@kyoto-u.jp」を提供する．

涯メールサービスの Web サイト（図 1 参照）の有利用者は，パスワードなどを入力し，このサービスを有効化した後，転送先を設定する．その結効化ページにて有効化を行う．つまり，在学生には本人確認は行っていない．

果，生涯メールアドレスに送られたメールを，現一方，離籍者の場合，生涯メールサービス Web

在使っている利用者のメールアドレスへ転送する．

サイトの利用申請画面で必要事項を入力し，学籍情報データベースとの自動照合の後，本人確認の認めた上で利用してもらっている．利用者がトラエビデンスを提出してもらう．担当者による内容ブルに巻き込まれることは，本学として極力避け確認の後，本人が申告したメールアドレスに生涯なければならないと考えているため，メールアドメールアドレスと有効化キーを送付する．これ以レス体系，本人確認，「なりすまし」対策など，サ降は，在学生と同じプロセスとなる．

ービス全体にトラブル防止の対策を行っている．

サービスを提供する本学としては，「なりすまし」などによるトラブルは抑制したいが，潜在的一方，利用者の一部からメールアドレスなど柔軟に対応して欲しいとの声も上がっている．

な対象者が非常に多いことから，本学担当者の稼働をできるだけ軽減したい．このため，在学生に2.4 各ステークホルダのメリットは入学時の提供を行っている．ただ，全学メール

本サービスは下記のような利用者メリットがあも同時に提供しているため，利用の混乱が生じてると考えている．

いる．今後，具体的な使い分けを理解してもらう

1. 離籍後の学生・教職員必要がある．また，パスワード忘れが非常に多い本学からの各種情報を受け取ることが可能でことが想定されることから，有効化処理の際にはある．また，学会など期間の長い連絡チャネル秘密のキーワードの設定を必須としている．

を確保できる．
2. 同窓会，総務部，各部局
離籍後の学生・教職員へ必要な連絡やメールマガジンなどの配信を行うことができる．これにより本学が開催するイベントなどの案内やアンケートによる情報収集を行うことが出来る．

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システム構成と運用の現状

3.1 システム構成
情報環境機構が運用する汎用コンピュータに仮想サーバ 3 台（Web サーバ・DB サーバ・メールリレーサーバ）を構築している．これらは下記のような機能を有している．
1. Web サーバ（AP サーバ）
登録申請機能，有効化処理機能，設定変更機能，パスワード忘れに対応する機能，Web 問い合わせ受付機能，管理者機能を提供する．
2. DB サーバ
約 30 万人分の利用者の基本情報を保持し，利用登録があった方の転送先情報，パスワードなどを追加保存する．
3. メールリレーサーバ登録された転送先メールアドレスへの転送を
図1

生涯メールサービスの Web サイト(https://www.lm.iimc.kyoto-u.ac.jp)

2.3 利便性と情報セキュリティのバランス行う．
3.2 運用体制

システムの運用と改修は，情報環境機構 電子

生涯メールサービスは，在籍者に提供する全学事務局部門（以下，「電子事務局」という）が担

メールサービスとは異なり，生涯メールサービス当している．利用申請やサービス内容に関するで発生したトラブルに対し，京都大学は十分な責問い合わせ対応・データメンテナンスは，情報任を持てない．そのため，利用者には免責事項を環境機構 情報環境支援センターが担当している．
電子事務局ならびに情報環境支援センターのメンバーは以下のとおりである．
・

電子事務局部門長・教授

・

企画・情報部情報推進課企画主査

・

企画・情報部情報推進課電子事務局掛（主に予算管理，運用管理）・

企画・情報部情報基盤課業務システム管理
掛（主に技術担当）

・

情報支援センター（主に問い合わせ対応，データ管理）

図 2 有効化を行った利用者数の推移

サービスの運用は，総務部・渉外課が担当し，コンテンツの作成・配信，配信した内容に関する問い合わせ対応を行っている．
3.3 利用者数の推移

2016 年 2 月のサービス開始以降，以下の利用促進活動を行っている．

図 3 に離籍者の 6,7,8 月の日別の申請者数の推移を示す．6,7 月はサービス開始時を含め，京都大学アラムナイ（登録者約 7,000 人）登録者へメール配信によるアナウンスを行った．このタイミングで申請者が急増しているが，案内の数日後には平常の申請数に急減し，効果が持2 月 在学生に有効化キー送信（22,296 件）続しないことがわかる．平常時の申請数が低い

5 月 新入学生に有効化キー送信（4,498 件）ため，今後更に利用者を増やすためには，様々

6 月 卒業生へのサービス開始通知

なメディアへのアナウンスに加え，離籍者に直・京都大学 HP への掲載，京都大学アラム
ナイ登録者へのメール送信

接アナウンスするといった効果的な方法を検討する必要がある．

・部局同窓会会報誌に記事を掲載
7 月 アラムナイ登録者にメール送信（2 回目）
この他，利用申請後の本人確認書類未提出者への督促や未有効化者(卒業生）への有効化依頼メール通知を適宜実施している．
以上の結果，9 月現在の利用者（有効化済者）数は約 7,800 名となっている（図 2 参照）．

図 3 離籍者の日別の申請者数の推移
3.4 メールマガジンなどのコンテンツ配信登録された生涯メールアドレス宛に本学からのお知らせやイベント，お得な情報を不定期に発信している．第 1 回号は 7 月 1 日，第 2 回号は 9 月21 日に配信した．
生涯メールはコミュニケーションの１つの手段に過ぎない．本サービスを多くの利用者に使ってもらうポイントは，配信コンテンツや利用内容と認識している．今後利用者が，役に立つあるいは楽しいと感じるようなコンテンツ配信を目指す．
3.5 教職員への展開準備
来年度，教職員へサービスを拡充することとしている．新たな対象は現在在籍する，もしくは，過去に在籍した常勤教職員である．当初，学生と同じ提供スキームを考えていたが，現在在籍する教職員への提供について，変更が必要ということが解った．
在学生(正規生)の場合，4 月の入学時に一括して提供する．一方，常勤教職員の場合，1 年を通して随時転入・転出があり，また生涯メールの性格から，教員の利用が多いと期待される．そのため，一括提供ではなく，申請方式とし，本人確認は行わないといったプロセスが適切と考え，現在システム改修を行っている．なお，離籍した教職員については，基本的に学生の離籍者と同じプロセスを想定している．

4 今後の展開
来年度に予定している教職員へのサービス開始に向け，利用申請プロセスの再検討を行い，今年度中に必要な改修を行っている．また，現在登録者へメール通知を行う際は，システムからメールアドレスを抽出し，別のツールを用いて送信を行っている．各部局での利用拡大も踏まえ，より簡単かつ安全に送信出来るように送信機能を追加するなどの開発も併せて行う予定である．
生涯メールサービス利用者数の増加は，各ス
テークホルダに大きなメリットをもたらすが，現在の利用者はまだまだ少ない．時間がかかることは覚悟しているが，利用者拡大のための施策をシステム面から継続的にサポートする．
謝辞

生涯メールシステムの運用に日頃ご協力頂いている皆様に，謹んで感謝の意を表する．