アルファオフィス
電子承認・ワークフロー移行ガイド
株式会社大塚商会

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◆目次
本書は、電子承認オプション終了に伴い、電子承認OP(オプション)をご利用のお客様が、後継機能であるワークフローOP(オプション)へ移行する際の手順について説明します。

1.ワークフローOP(オプション)とは？
2.電子承認とワークフローの違い

3.ワークフローの利用方法
4.ワークフローへの移行ガイド
5.申請書フォーム移行方法

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1.ワークフローOP(オプション)とは？
社内で利用している各種申請・承認処理をアルファオフィス内で行うことが可能な機能です。
新規受付終了している電子承認OP(オプション)の後継サービスであり、利用シーンに合わせて申請書をカスタマイズ・利用することができます。

作成した申請書をPDF形式で保存・印刷が可能

ユーザー毎に利用する申請書を制限可能

アルファオフィス ワークフロー機能紹介

https://webdirect.tanomail.com/office/service/function/workflow/2

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2.電子承認とワークフローの違い
電子承認

ワークフロー
10ユーザー 1,210円/月

料金

10ユーザー 1,210円/月

スマホ版

無有 ※一部機能代理管理者での設定変更不可

可

ユーザーごとの利用制限

可

可

申請書ごとの利用制限

不可

可

ワークフローtoキャ
ビネットの利用不可

可

申請書の印刷可可

添付ファイルのディスク容量消費※申請テンプレート3つまで無料

無有注意！！
ワークフローでは、申請時にファイルを添付すると、ディスク容量を添付ファイル容量分消費します。

・料金は2024年4月時点の料金です。
・電子承認OP、ワークフローOPともにアルファオフィスの申し込み人数と同数の申し込みが必要となります。
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3.ワークフローの利用方法
アルファオフィスご利用のお客様であれば、申請テンプレートを３つまでであれば無料でご使用できます。
メニューからワークフローアイコンを選択し、お試しください。

※ワークフローアイコンが表示されていない場合は、管理者機能の[アルファオフィス利用機能選択]でワークフロー機能が「利用する」に設定されているかご確認ください。

申請テンプレートを3つ以上ご使用の場合は、ワークフローオプションをお申込みください。
ワークフローオプションをお申し込みの場合は、お客様マイページ(https://mypage.otsukashokai.co.jp/keiyaku)よりお申し込みください。

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4.ワークフローへの移行ガイド
電子承認からワークフローへは過去の申請一覧など、一部移行ができないものがあります。
また、移行可能なものについても、お客様ご自身でのデータの登録等が必要になります。
移行可能なもの➢ 申請書カテゴリ/申請フォーム

申請フォームの移行方法については、本書の「申請フォーム移行方法」をご覧ください。
申請書カテゴリについては、申請フォーム移行手順の中で、自動で追加されます。

➢ ユーザーごとの利用機能選択

ワークフローでの利用機能選択方法については、下記をご覧ください。
アルファオフィス 管理者機能マニュアル 利用機能をユーザーごとに設定する

移行不可なもの➢ 過去の申請一覧

保管が必要な申請データについては、あらかじめファイル出力し、お客様ご自身で保管をお願いします。

➢ 役職設定ワークフローでは、申請書毎に役割名の設定を行う仕様になります。
既存の申請フォームに設定されている役割は、申請フォームの移行手順の中で、自動で設定されます。
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5.申請書フォーム移行方法
電子承認で利用していた申請書フォームは、次ページ以降で説明します次の３ステップで移行することができます。

Step1

電子承認から申請書フォームをCSV出力する

Step2

Step1で出力したCSVを変換ツールで変換する
電子承認申請書フォーム変換ツール

Step3

Step2で出力したCSVを管理者機能からワークフローにインポートする

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5.申請書フォームの移行方法
Step1

Step1

電子承認から申請書フォームをCSV出力する①②①管理者アカウントでアルファオフィスにログインし、[電子承認]-[運用管理]を選択し、運用管理メニューを開きます。

②運用管理メニューで、[申請フォームの作成・編集・削除]を選択します。

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5.申請書フォームの移行方法

Step1③[申請フォームの読み込み/書き出し]を選択します。

④CSV出力する申請フォームをプルダウンより選択し、[出力する]をクリックします。

③⑤wfform.csvが出力されますので、[名前をつけて保存]で任意の場所に保存してください。

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④

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5.申請書フォームの移行方法
Step2

Step2

Step1で出力したCSVを変換ツールで変換する
電子承認申請書フォーム変換ツール①電子承認申請書フォーム変換ツールにアクセスします。
https://www.alphaoffice.jp/support/tool/wfl_convert/index.html②②[変換ツール]より、「ファイルの選択」を選択し、Step1で出力したCSVファイルを選択してください。
③インポートファイルのするファイル名が表示されたことを確認した後、[変換する]を選択してください。

③④workfolow-template.csvが出力されますので、[名前を付けて保存]で任意の場所に保存してください。

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5.申請書フォームの移行方法
Step3

Step3

Step2で出力したCSVを管理者機能からワークフローにインポートする①③アルファオフィスの管理者機能にログインし、[ワークフロー]-[申請書管理][申請書インポート]を選択します。
②申請書インポート画面で、Step2で変換したCSVを[ファイルの選択]で選択してください。

②③CSVをインポート後、[登録]を選択してください。

③

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5.申請書フォームの移行方法

Step3④インポートが成功した場合は、「インポートに成功しました。」が表示されます。

インポートした申請書は、管理者機能の[申請書設定]や、利用者機能の[ワークフロー]-[新規申請]で確認できます。

移行したい申請書が複数ある場合は、申請書ごとにStep1～Step3を実施してください。
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5.申請書フォーム移行方法
電子承認申請書フォーム変換についての注意事項•

電子承認の申請フォーム以外のCSVはご利用いただけません。

•申請書のステータスは、「使用可能」の状態になります。

•

経路の種別は承認（全員）となります。

•

電子承認申請書フォーム変換では、経路の初期値の設定は変換できません。申請書をインポート後、ご自身で経路の設定をお願いいたします。
•

その他、各種申請書の設定を変更したい場合は、ワークフローへ申請書をインポート後、管理者機能[申請書管理]-[申請書設定]より、設定項目の変更をお願いいたします。

インポートした申請書の内容を変更するには？
アルファオフィス会員サイトの管理者マニュアルをご覧ください。
申請書を変更する｜管理者マニュアル｜アルファオフィス 会員サイト (alpha-office.jp)

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