アーカイブス49号

福岡共同公文書館の開館とその取組について
福岡共同公文書館

福岡県立公文書館長・福岡県市町村公文書館長

小原 康弘 こはら・やすひろ
文書館で一元的に管理されることになります。利1．はじめに用者は、共同公文書館に来れば、あるいはインター福岡県と福岡県自治振興組合が共同で設置・運ネットで公開される検索システムをとおして全国営する福岡共同公文書館（福岡県立公文書館及びどこからでも、目録検索や利用請求をすることが福岡県市町村公文書館の総称をいう。以下「共同可能になります。

公文書館」という。
）は、平成 24 年 11 月 18 日に開館しました。

こうした共同公文書館の取組が、公文書の活用促進につながり、今後の開かれた地方行政と、行政への住民参加、また一方では歴史研究の進展といった側面から、活力ある福岡県を支える上での新しい仕組みとなることを期待しています。
」との言葉がありました。
また、市町村側の設置者である福岡県自治振興組合の井本宗司管理者（大野城市長）からは、「歴史公文書は、将来の行政運営と住民の生活向上に大きく役立つメッセージであり、公文書館は、過福岡共同公文書館

去と未来の行政と住民を結ぶ架け橋です。

福岡県内には、それまで、北九州市及び福岡市利用者は各自治体にそれぞれ赴くことなく、当に公文書館が設置されておりましたが、県として公文書館で同種の文書の閲覧が可能となり、それの公文書館は未設置であり、他の 58 市町村にもにより各自治体の記録資料の比較検討が容易とな公文書館はありませんでした。

ります。住民による各自治体の行政活動の検証につな

この「共同公文書館」の開館により、福岡県内も繋がり、より良い住民自治の実現へ寄与するもの全自治体の歴史公文書が永久に保存されることのと大きく期待しています。
」との言葉がありまとなりました。

した。

後ほど触れる、平成 18 年 12 月の「福岡県共さらに、国立公文書館の高山館長からは、「福同公文書館基本構想」以来、足掛け 7 年の長期に岡共同公文書館の設置により、県内全ての自治体わたり、ようやくその構想が実現したことは、共の歴史公文書が適切な環境で、体系的・一元的に同公文書館の設置に携わってきたものの一人とし保存され、利用に供される基本的条件が調ったこて、感慨もひとしおのものがあります。とは、我が国では最初の類例を見ない画期的な取開館日の前日 11 月 17 日には、関係者約 110 名の出席の下、開館記念式典を挙行しました。

組です。
複数の自治体が共同で公文書館を設置し、運営設置者である福岡県の小川洋県知事からは、「今することは、公文書館を設置していない地方公共後は、県及び県内市町村の歴史公文書が、この公団体の現実的な課題解決策の一つとして大変有効1

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みちしるべであり、今後の方向性を示す道標になるものとし側から自治を検証したり、各自治体の自治をて注目しております。そして、共同公文書館の比較検証することが可能となる。 このよう円滑な運営が行われることを切に願っています。
」に共同公文書館は地域住民のアイデンティとのお言葉をいただきました。

ティを確認する場となるとともに、行政運営

本稿では、共同公文書館開館までの経緯と現在の取組の状況を紹介します。の向上に役立つものである。
」2○

平成 19 年 7 月、この基本構想を踏まえ、県と市町村の代表者で構成する「共同公文書館基本計画策定委員会」を設置し、同委員会において、共同公文書館の施設規模、管理運営体制などの諸課題を協議、検討し、20 年 4月、「福岡県共同公文書館基本計画」3 を策定、公表○

平成 21 年 4 月、市町村側の公文書館の運営主体を福岡県自治振興組合とすることを決
開館記念式典テープカット

2．経緯
2.1 開館までの経緯

定○平成 21 年 5 月、公文書館運営の実務的課

題を検討するため、県と市町村の実務者レベルで構成する「共同公文書館ワーキングチー

昭和 60 年 3 月、福岡県情報公開審議会かム検討会」を設置し、歴史的文書の評価選別ら「文書館」の設置を検討課題とするよう提基準、公文書館設置条例などに規定すべき事言があり、昭和 61 年から歴史的価値のある項及び開館後の企画展示などの検討を開始○

公文書の選別保存を開始○平成 17 年 11 月、県内外の有識者から福岡県に対し、また翌 18 年 1 月には県市長会、○ 平成 22 年 10 月、施設建設工事着工○ 平成 23 年 12 月、施設竣工○

平成 24 年 4 月、福岡県立公文書館条例及県町村会に対し、公文書館の設置に関する要

び福岡県市町村公文書館条例施行（組織とし望書が提出されるての共同公文書館開設）並びに歴史公文書の○ 平成 18 年 6 月、外部有識者で構成する「福岡県共同公文書館基本構想検討委員会」を設受入開始○ 同年 11 月 18 日、開館

置し、同年 12 月、知事に「福岡県共同公文書館基本構想」1 を答申
この構想で示された共同公文書館の意義（骨子）は次のとおりです。
「県と市町村が共同して公文書館を整備しようとするものであり、これにより福岡県下全ての自治体に係る公文書等が適切な環境で体系的・一元的に保存され、将来にわたる行政2

2.2 福岡共同公文書館にいう「共同」とは県と市町村が公文書館を共同で設置し、運営する取組は、全国でも初めてのものです。
この「共同」の意味するところを少し説明します。
施設は、県と福岡県自治振興組合が応分の負担の下に建設しました。の説明責任を果たすことが可能となる。
また、施設は、県と福岡県自治振興組合が公文書館運市町村合併により今後旧市町村の自治の記憶営のために使用します。文書保存庫は、面積比県が薄れかねない中、共同公文書館が各地域の1：福岡県自治振興組合 3 の割合で区分所有しま

自治と文化の記録を残すことで、地域住民のすが、事務室、閲覧室等は１：１の割合で共有しアーカイブス49号ます。
施設には、県の公文書館と福岡県自治振興組合文書館と福岡県市町村公文書館では、若干の相違があります。4の公文書館が組織体としてそれぞれ存在しており県立公文書館においては、利用制限情報についます。
（後掲「福岡共同公文書館の組織概要」をては、公文書管理法とほぼ同様の取扱いとしまし参照）

た。一方、市町村公文書館においては、移管元市職員は県職員及び市町村職員で構成し、それぞ町村の情報公開条例で開示が制限される情報は、れの公文書館職員として併任発令を行い、公文書公文書館においても、利用制限の対象とし、加え館業務に一体的に従事します。て、利用制限情報が含まれた歴史公文書の利用請

公文書館の管理運営に要する経費は、原則として県と福岡県自治振興組合が折半します。

求があったときは、移管元市町村と協議し、又は意見を聴くこととしました。

以上が、県と市町村の「共同」の意味するとこ

これは、移管元市町村においては、現用文書にろですが、ここで見落としてはならないのは、県対する情報公開条例上の取扱いが 58 市町村で異内の 58 市町村が「共同」で一部事務組合方式になる状況を踏まえると、その違いを福岡県自治振より公文書館を設置したということです。

興組合で一律に修正し、同じ取扱いとすること

都道府県レベルの公文書館では、福岡県立公文は、適当ではなく、移管元市町村の判断をできる書館は 33 番目のものですが、福岡県市町村公文だけ尊重し、また、そうすることで歴史公文書の書館を市町村レベルのものとすると、30 番目で移管を促進しようという判断の下に規定したものあり、まだまだ未設置の市町村が多いのが現状でです。

す。
したがって、未設置市町村同士が共同で公文書館を設置することはもっと検討されてもいいのではないかと思います。

3．開設後の取組
3.1 設置条例
先程も触れましたように、共同公文書館は、福しかし、外見上同じ施設（公文書館）なのに、利用制限情報の取扱いに差を設けるのはいかがかという意見があるのも事実です。
今後の検討課題の一つと考えています。
3.2 歴史公文書の評価選別と移管（受入れ）
昨年 4 月の共同公文書館開設以来、県及び市町村から歴史公文書の移管を受けてきました。

岡県立公文書館及び福岡県市町村公文書館の総称

この移管を受けるに当たって、歴史公文書の評です。一つの建物（施設）に組織体としての 2 つ

価選別については、まず、移管元自治体においての公文書館が併存しています。

一次選別を行い、共同公文書館においては、それそれぞれの公文書館は、福岡県及び福岡県自治をさらに精査し、移管元自治体から搬入される歴振興組合が制定した公文書館条例に設置の根拠を史公文書を同一の評価選別基準に基づき自治体間持つ公の施設です。の均衡を失することなく選別することにより、共ここで、条例の特徴となるものについて説明します。
条例では、公文書館の名称、位置、利用者の遵守すべき事項などに加え、歴史公文書の利用については、公文書管理法並びに先達の鳥取県、島根県及び熊本県の公文書管理条例と同様に、住民の利用請求権として位置付けました。
利用制限情報の取扱いについては、福岡県立公共同公文書館における選別会議
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同公文書館において体系的かつ一元的に保存する（目録選別支援、現物選別支援）や歴史公文書の歴史公文書を確定するため、二次選別を行うこと意義・重要性についての職員説明会の開催などをとしております。

継続して実施し、職員への啓発を進める必要があ

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したがって、他の公文書館に見られるように、公文書館が主体的・全面的に評価選別を行うことにはなっておりません。6ると思っています。
こうした中、1 月までに 25,000 冊を受入れ、そのうち 12,000 冊の歴史公文書を配架することが私自身も、まず作成した文書の内容を一番よく分かっている移管元自治体の所属（担当者）が評価選別（一次選別）することがふさわしいと思っています。

できました。
移管を受けた団体の数は、県（知事部局）及び47 市町村で合計 48 団体です。
残念ながら、11 の市町村からは未だ歴史公文

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しかし現実は、共同公文書館が移管元自治体の書の移管を受けていません。

一次選別を支援せざるを得ない状況があります。
県においては、昭和 61 年から選別を開始して3.3 開館記念展示会

おりますが、平成 20 年度まではごく少数の担当歴史公文書の利用の促進を図るため、公文書館者が選別を行っていたところであり、組織的対応が所蔵する資料を住民に身近なものと感じてもらを開始したのは、平成 21 年度からです。しかも、うための企画展示は、公文書館の主要な業務の一知事部局のみでの取組です。

つですが、我々共同公文書館の職員はそのノウハ

市町村においては、市町村史編纂のために用いウを持ち合わせていない素人集団です。

た文書を除いて、恒常的な選別はほとんど行って開館時の企画展示のテーマを、「福岡県と県内いないところであり、そもそも歴史公文書とは、市町村の移り変わり」とすることについては、先公文書館とは、その意義とは、またその関係とはに述べた「共同公文書館ワーキングチーム検討会」について考えることがなかったのが実情です。

で検討し、方向性は決まっていました。

さらに、現場の担当者からは、「評価選別基準の何が「重要」かの判断が難しい。
」、「日常の別の業務が忙しくて評価選別まで手が回らない。
」などの声も聞かれます。

具体的にどう進めるかは、手探りの状態から始まりました。
幸いにも、昨年 4 月に任用した非常勤嘱託職員に図書館勤務や歴史資料館勤務の経験者がおり、このように、選別の経験が乏しい上に、担当者が交替する現状もあります。

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一次選別に関する移管元自治体の選別水準をどう向上させるかは、時間のかかる課題です。
移管元自治体に対する歴史公文書の選別支援

これらの職員と一緒になって検討を行いました。
最終的にテーマを「公文書にみる福岡 140 年のあゆみ～福岡県と市町村合併～」とし、廃藩置県により福岡県が成立し、郡区町村の編成を経て、その後、地方制度が変遷する中、廃置分合を繰り返し、明治 22 年当時、386 あった市町村が、平成 22 年には 60 となる現在の福岡県及び市町村が形づくられるまでを、関係する公文書や説明用パネルを用いて展示することとしました。
しかし、ようやく展示の形ができあがったのは、開館記念式典の前日 11 月 16 日の深夜で、まさに綱渡りの連続でした。
この企画展示を実施するに当たっては、国立公文書保存庫
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文書館からは、福岡県にゆかりのある資料を共催

アーカイブス49号という形で展示していただきましたし、関係市町村、福岡県立図書館、九州歴史資料館、福岡市博物館、九州大学記録資料館、西日本新聞社を始めとする関係各位にひとかたならぬ御支援をいただきました。
この場を借りて厚くお礼申し上げます。
なお、この展示会は、6 月まで開催することとしております。
閲覧室
4.3 歴史公文書の普及
歴史公文書の利用を促進するためには、移管された歴史公文書を住民に分かりやすく、身近に感じることができるように工夫を施した展示等を実施する必要があると考えています。
そのためには、保存文書についての調査を進め、展示会風景

4．課題

県と市町村の共同設置の成果としてふさわしいものを抽出し、対外的に情報発信していくことが重要であると考えています。

以上、これまでの経緯と取組の状況を説明しましたが、その中で改めて浮かび上がった課題について触れることとします。

4.4 中核的人材の養成
以上のそれぞれの課題を解決するには、中核となる人材の養成が欠かせません。

4.1 歴史公文書の選別・保存全ての自治体の文書が揃うという共同公文書館の必要条件は喫緊に満たさなければならい課題であると考えています。
県で言えば、行政委員会等への働きかけ、 市町村で言えば、未だ移管されていない市町村への働きかけです。
4.2 歴史公文書の利用
歴史公文書の利用についての住民の利便性を高めるには、目録情報の充実が必要です。
本年度は、移管文書の整理と配架を急ぐことに正規職員は、いわゆる専門職ではないために、自治体の通常の人事異動により交替します。
ここが、悩ましいところですが、当面、職員の在任期間中は、外部の研修等に積極的に派遣し、先進的な取組をされている公文書館のノウハウの吸収に努めたいと考えています。

5 終わりに以上のように、共同公文書館には、開館はしたものの、今後取り組むべき課題が山積しており、公文書館として一本立ちするには、まだまだ時間がかかりそうです。

重きを置いたあまり、文書の内容までさらに踏み県と市町村の共同設置・共同運営の成果を一層込んだ情報の記載が若干おざなりになったのでは発揮するためにも、これまで以上に国立公文書館ないかと反省しています。

を始めとする先達の公文書館及びアーカイブズ関

今後は、目録情報の充実に努め、レファレンス係者の御支援をお願いします。の向上につなげたいと考えています。

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福岡県庁ホームページに掲載 http://www.pref.fukuoka.lg.jp/f13/kyodokobunsyokankihonkoso.html
前掲注 1「福岡県共同公文書館基本構想」4 ページ
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福岡県庁ホームページに掲載 http://www.pref.fukuoka.lg.jp/f13/kyodokobunsyokankihonkeikaku.html
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福岡県立公文書館条例及び福岡県市町村公文書館条例については、「福岡共同公文書館」のホームページに掲載
http://kobunsyokan.pref.fukuoka.lg.jp/laws.php5
前掲注 1「福岡県共同公文書館基本構想」11 ページ
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例えば、神奈川県立公文書館、広島県立文書館、沖縄県公文書館など
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大分県公文書館次長であられた深町浩一郎氏も同様の考えである。（平成 21 年度国立公文書館「公文書館専門職員養成課程修了論文集」121 〜 122 ページ）
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県の各所属では、私の経験上、所属の文書管理の責任者には、採用後間もない職員が割り当てられることが多い。
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