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新たな公文書管理制度の導入による青森県公文書センターの設置
青森県総務部総務学事課
１. はじめに景にあったのではないかと思われます。

当県では、公文書等の管理に関する法律（公文書管理法）の趣旨・内容にのっとった新たな公文ࠉ᪂ࡓ࡞බᩥ᭩⟶⌮ไᗘࡢᑟධࡢ᳨ウ

書管理制度について、平成 25 年４月からの試行公文書館の設置について改めて検討が行われたを経て、同年 10 月からその運用を開始するととのは、新たな公文書管理制度の導入についての検もに、同年 12 月に青森県公文書センターを設置討が開始された平成 22 年度です。

し、その業務を開始しました。

その当時、当県では、現行の情報公開制度の施現在のところ、青森県公文書センターは、歴史行から 10 年余りが経過していましたが、行政文公文書の保存と利用のための必要最小限の機能を書の不開示決定に対する異議申立ての審査の過程持ったものとなっています。

で文書の不存在（文書の不作成や保存年限経過前

また、当県の歴史公文書の取扱いは、国や他のの廃棄）が明らかになるなど、不適切な文書管理

都道府県とは異なるものとなっているという特徴の実態が少なからず把握されてきていました。前があります。

年の７月に公布された公文書管理法では、地方公

本稿では、青森県公文書センターの設置に至る共団体に対し、同法の趣旨にのっとり、必要な施経緯や現状のほか、歴史公文書の取扱いに関する策を実施するように求めていたということも踏ま当県独自の制度について御紹介します。

え、従来の文書管理事務を抜本的に見直して、新たな公文書管理ルールの導入を検討していくこと

２. 公文書センターの設置に至る経緯ࠉබᩥ᭩㤋ᵓ᝿ࡢ᳨ウとなったものです。
平成 22 年 11 月に各執行機関等の職員で構成す

当県では、公文書館法が施行された翌年の平成

る新たな公文書管理制度導入検討委員会が設置さ元年に関係機関で構成する公文書館構想検討会がれ、翌年の２月には、そこでの検討内容をとりま設置・開催され、公文書館の設置について検討がとめた「新たな公文書管理基本構想」が策定され行われましたが、このときには、最終的な方針はました。また、「基本構想」を基にしながら、「新得られませんでした。これは、当県の場合、戦前たな公文書管理基本方針」が翌３月に知事決裁にの公文書のほとんどが焼失しており、他の都道府より策定されました。

県と比較して歴史的な資料として保有する文書が「基本方針」では、それまで当県に導入されて少なかったこと、また、従来から、特に重要な文いなかった歴史公文書の概念やその県民利用、そ書等については、執行機関等ごとに「永年保存」して、公文書館の設置及びその機能等について大等の保存年限区分を設け、無期限的に保存するこ

まかな方向性が打ち出されましたが、その後、新ととなっていたことから、公文書館の設置が喫緊制度の詳細設計を行う過程で、より本県の実情にの課題であるとは認識されていなかったことが背合ったものとなるよう、更なる検討が加えられてアーカイブズ53号

いきました。て県庁舎内にある県政情報センターに併設する形となっており、また、職員については、非常勤職

ࠉ㟷᳃┴බᩥ᭩⟶⌮せ⥘ࡢไᐃ

員を含む全員が、公文書管理や情報公開を所管す

新たな公文書管理ルールは、各執行機関等（＝る総務学事課の職員による兼務となっています。

青森県情報公開条例上の実施機関）に共通の要綱

なお、公文書センターに移管された歴史公文書（青森県公文書管理要綱）として、平成 25 年３は、公文書センター内に直接配架しておらず、施月に制定されました。当初は、条例化も視野に入錠された書庫（県庁舎内）に保存しています。

れながら検討が重ねられていきましたが、まずは、新制度の考え方や具体の実務に慣れていただくこ

３．歴史公文書の県民利用とで取組の実績を重ね、その実施状況等を確認し┴Ẹ฼⏝ࡢ᪉ἲていくことが適当であると考えられたことから、要綱という形式を採ることとなりました。

当県では、歴史公文書について、現用・非現用を問わず、青森県情報公開条例及び青森県個人情

その内容は、おおむね公文書管理法の趣旨・内報保護条例において開示請求の対象となる行政文容を踏まえたものとなっていますが、国と当県と書ととらえることとしており、県民利用は、これの実情が異なる部分については、当県の実情に合らの条例の定めるところにより行われます。

わせたものとなっているところがあります。

したがって、通常は開示請求によることとなりなお、新制度による実務に当たっては、実施機ますが、公文書センターに移管された歴史公文書

関ごとに、それぞれの機関における実効性を確保のうち、不開示情報が記録されていないと認めらするため、その業務内容や取り扱う文書の性格、れたものについては、利用者の利便も考慮して、組織体制等を踏まえた規程等が別途定められてい今後、電子データ（画像ファイル）化した上で、ます。

行政資料として提供する方法（閲覧及び写しの交

ちなみに、当県の実施機関には、県の執行機関付（費用負担あり））によることとしています。

等のほか、県が設立した地方独立行政法人と公社があり、これら全てにおいて新制度が適用されています。
また、実務をより適正かつ効率的に行えるよう、ࠉ฼⏝ไ㝈࡟ಀࡿ᝟ሗ
歴史公文書の利用について、青森県情報公開条
例及び青森県個人情報保護条例の定めるところに電子システム化を図ることとし、同年４月から、よることとしていることから、その利用制限に係文書管理システムを導入・運用しています（一部る情報についての考え方も、これらの条例による機関除く）。

こととなります。
国においては、審議検討等情報のように、情報ࠉ㟷᳃┴බᩥ᭩ࢭࣥࢱ࣮ࡢタ⨨ࠉ

公開法制において不開示情報とされている情報に新制度の運用開始を受けて、同年 12 月、保存ついて、公文書管理法においては利用制限に係る期間が満了した歴史公文書を適切に保存し、一般情報とされていないというように、情報公開法制の利用に供するための機関として、青森県公文書における不開示情報と公文書管理法における特定センターが設置されました。

歴史公文書の利用制限に係る情報とは必ずしも同青森県公文書センターは、条例の定めるところ一ではありません。

により設置されたものではなく、知事部局の出先

これに対し、当県では、現用文書で不開示情報機関である公文書センターとして、規則により設に該当する情報が、非現用文書になった途端に、置されています。

自動的に不開示情報に該当しなくなるということ設置場所は、情報公開制度の総合的な窓口としはありません。一方において、開示・不開示の判2014/6

断は、現用文書であっても固定的なものではなく、取り組むこととしており、古いもの、判断が容易

開示請求があった時点で具体の請求事案ごとに判なものから順次移管等の作業を進めています。

断していく必要があります。この点において、非現用となった歴史公文書についても同様であり、ࠉ≉ᐃಖᏑ

例えば、時の経過を考慮するなどにより、結果と当県では、歴史公文書に該当する行政文書ファして国と同様の取扱いとなることもあり得ると考イルの保存期間が満了したときの措置として、公えています。

文書センターへの移管の措置のほか、特定保存の措置という独自の措置を設けています。これは、

４．歴史公文書の整理・保存

例えば、公文書センターの職員が行政文書ファイࠉ⛣⟶➼ࡢ௙⤌ࡳ

ルにまとめられた行政文書に記録されている不開行政文書が歴史公文書に該当するかどうかの判示情報の確認・判断をすることが困難である等の断について、当県では、国の取扱いと同様の考え理由により公文書センターに移管することが困難

方により、相互に密接な関連を有する行政文書をと考えられる行政文書ファイルについて、各実施まとめた行政文書ファイルについて、各実施機関機関で歴史公文書として特定（他と明確に区分）が保存期間の満了前のできる限り早い時期に行うして保存することとするものです。

こととしています。

特定保存をする歴史公文書については、良好な知事部局においては、行政文書ファイルにまと保存環境を確保するために、公文書センターに保められた行政文書の内容に熟知した職員が歴史公存を委託することもできることとしていますが、文書該当性の判断に関与するとともに、その判断その管理権限は各実施機関にありますので、開示を組織として十分にチェックすることができるよ

請求があった場合には、当該委託をした実施機関うにするとの趣旨から、行政文書を行政文書ファが開示決定等を行うこととなります。

イルにまとめた年度内にその保存期間が満了した

なお、利用者の利便も考慮して、公文書センターときの措置（移管、特定保存又は廃棄）を定め、では、移管された歴史公文書の目録とともに、特文書管理システムに入力することを原則とする取定保存がなされている歴史公文書の目録も備え付扱いとしています。

けることとなっています。

また、保存期間が満了した行政文書ファイルのうち、歴史公文書に該当するものとして、公文書ࠉṔྐබᩥ᭩ヱᙜᛶࡢุ᩿ᇶ‽センターに移管し、又は特定保存をするものにつ

当県では、歴史公文書該当性の判断を各実施機いて、不開示情報が記録されている行政文書が含関が行うこととしていますが、知事部局での実務まれており、これを開示しないことが適当である

としては、各所属で判断してもらうこととしていと認める場合には、国の取扱いと同様の考え方にます。このことから、判断の基準を定めることとより、その旨の意見を付すこととしており、行政し、各所属が判断を容易に行えるよう、できるだ

文書ファイルの保存期間満了時の措置の定めに併け詳細なものとすることに努めました。

せて、当該意見を文書管理システムに入力することを原則としています。

この基準では、行政文書の管理に関するガイドライン（平成 23 年４月１日内閣総理大臣決定）

なお、新制度運用開始前に作成・取得した行政別表第２（保存期間満了時の措置の設定基準）や文書の新制度の適用については、努力義務とされ他都道府県の基準を参考にしながら、幅広に歴史ていますが、実務上は、できるだけ新制度の趣旨公文書を捉えることとしており、次により構成さに沿った取扱いをするようにしています。公文書れています。

センターへの移管等の手続についても、計画的にアーカイブズ53号

行政文書ファイルごとに「○」や「一部該当」等①「行政文書ファイルの保存期間満了時の措置の基準」の表示をすることにより、その一覧性を高めることとしました。このことにより、各所属では、よ②「行政文書分類基準表」③「行政文書ファイルの保存期間満了時の措り効率的に文書の整理を行えるようになったのではないかと考えています。

置の基準の運用」
このうち①は、歴史公文書該当性についての基５．おわりに本的考え方や具体的基準等を定めたものであり、新しい公文書管理制度に基づく青森県公文書セその判断のよりどころとなる視点等を③で示してンターの取組は始まったばかりであり、今後、業います。

務を遂行していく中で明らかになっていく課題も②はもともと、行政文書及び行政文書ファイル多いと思います。

を系統的に分類し、また、その保存期間を設定す限られた 資源 をフルに活かしながら、行政・るために作成したものですが、職員が文書の整理県民の双方にとってよりよい運用を目指して、に常用するものであることから、これに「歴史公日々努力して参りたいと考えておりますので、関文書」欄を設け、分類基準や保存期間とともに、係各位には御協力をよろしくお願いいたします。

行政文書及び行政文書ファイルを類型化した標準ࢹ࣮ࢱࢩ࣮ࢺ
ᶵࠉ㛵ࠉྡ： 青森県公文書センター
ᡤࠉᅾࠉᆅ： 〒030-8570

青森市長島一丁目１−１

青森県庁舎北棟１階（青森県総務学事課・県政情報センター併設）㟁 ヰ  ) $ ; ： 017-722-1111（青森県庁代表）内線5052、5053、5054／017-734-8013
㹃 ࣓ ࣮ ࣝ ： kobunsyo@pref.aomori.lg.jp
࣮࣒࣮࣍࣌ࢪ： http://www.pref.aomori.lg.jp/soshiki/soumu/kobunsyo/ kobunsyocenter.html
஺ࠉࠉࠉ㏻： ○ＪＲ、青い森鉄道御利用の場合→青森駅から徒歩10分○青森市営バスを御利用の場合→「県庁通り」又は「県庁前」の停留所で下車徒歩２分
タ⨨ᖺ᭶᪥： 平成25年12月20日
タ ⨨ ᰿ ᣐ ： 青森県行政組織規則⤌ࠉࠉࠉ⧊： 知事−総務部−青森県公文書センター
ேဨ： 所長（1）／担当職員（6）／非常勤職員（2）職員（所長を含む。）は、総務学事課職員が兼務ᡤ ⶶ ㈨ ᩱ ： 476冊（平成26年３月14日現在）
౑ ⏝ ᫬ 㛫 ： 月曜日から金曜日まで（県庁の閉庁日（土曜日、日曜日、祝日、年末年始（12月29日〜１月３日））を除く。）の午前８時30分から午後５時15分まで
୺ せ ᴗ ົ ： ○移管された歴史公文書を保存し、及び一般の利用に供すること。
○公文書センターに寄贈され、又は寄託された歴史公文書を保存し、及び一般の利用に供すること。
○歴史公文書の保存及び利用に関する情報の提供、助言、調査研究等を行うこと。

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