別紙１
令和６・７・８年度ふるさと納税寄附受納支援業務委託仕様書
１ 目的
この仕様書は、一般社団法人佐賀市観光協会（以下「委託者」という。）がふるさと納税寄附受納支援業務（以下「本業務」という。）を受託する者（以下「受託者」という。）を選定するために必要な事項を定める。
本業務は、ふるさと納税寄附者（以下「寄附者」という。）が、佐賀市（以下「市」という。）に対し寄附を行う場合に、市に応援したいとの寄附者の想いを尊重し、寄附受納に関する円滑な支援を行うことにより、市のイメージアップや寄附者の拡大を図る。加えてふるさと納税返礼品発送業務との連携を図ることにより、寄附者の顧客満足度を上げるとともに事務の効率化を図る。合わせて、市に寄せられた個人情報及び寄附控除申請情報を適切に管理及び処理できる専門性の高い事業者に委託することで、自治体が実施するふるさと納税制度の安心感を損なうことなく業務を推進することを目的とする。
２ 前提条件(1) 委託者が指定するふるさと納税管理システムの利用
市及び委託者が利用する、シフトプラス株式会社が開発したふるさと納税管理シス
テム レジホーム（以下「レジホーム」という。）及びマイナンバー管理システム（以下「マイナンバー管理システム」という。）を利用しての業務遂行が可能であること。
(2) 本業務の実施体制及び実施作業場所、設備等の確保
本業務においては、月毎に寄附の状況が大きく変わり、特に年末年始は業務繁忙期となることが想定されることから、本業務を正確かつ確実に遂行するための実施体制をとること。
また、個人情報及び特定個人情報保護のために入退出管理が可能な実施作業場所を市内に設置すること。
レジホームやマイナンバー管理システムの使用が可能な環境及び備品（パソコン、プリンタ等）を用意することとし、寄附者からの問合せ等に関する業務に必要な電話回線についても、寄附者の問合せ等に対応できるよう委託者専用の電話番号を取得し運用を行うこと。
個人情報漏洩事故等が発生した場合に、損害賠償等を確実に履行できるよう、事故等に対応した保険に加入している又は受託決定後の業務開始日までに加入を完了させること。
(3) 個人情報保護認証の取得
個人情報及び特定個人情報保護の観点から、ＰＭＳ又はＩＳＭＳの認証を取得していること。
(4) 所在地
佐賀市内に本店または事業所を有している者であること
３ 委託期間
令和６年４月１日から令和９年３月３１日まで
４ 委託業務内容(1)寄附受納書・ワンストップ特例申請書の作成及び発送業務①

寄附受納書及びお礼状（受託者にて印刷）を、封筒に封緘し郵送する。
また、ワンストップ特例申請希望者には、寄附受納書とお礼状以外に、ワンストップ特例申請書送付状、注意書き、ワンストップ特例申請書、本人確認資料貼付台紙、記載例、返信用封筒を印刷、同封し、郵送する。

②

ワンストップ特例申請希望者には、①の他、オンラインでのワンストップ特例申請手続き（以下、オンラインワンストップ）に関するサービス概要と、本市が指定するオンラインワンストップサービス提供元のWEB ページに遷移するためのQRコード等の導線を記載した書類を同封し、寄附者によるオンラインワンストップの利用が可能なように手配すること。

③

封緘する封筒は、委託者が指定するデザインで受託者が作成すること。

④郵送は週１回を基本とする。なお、寄附件数が増加してきた場合に、利用者の利便性を高めるため、週１回以上の発送を認める。
また、１２月３１日までの寄附に伴うワンストップ特例申請書については原則、委託者が行う寄附情報取り込み作業完了日の翌々日までに発送すること。

⑤

当該業務遂行に要する印刷仕様・版面イメージは別途協議すること。

⑥

委託者から再発行等依頼があれば、印刷し、郵送すること。

⑦

寄附受納書等の再発行については、委託契約開始日前の寄附を含む。

(2)ワンストップ特例申請受付業務及び名寄せ業務①

ワンストップ特例申請書受付処理については、申請書類の記載内容、添付資料による本人確認を行い、受付処理を行うこと。

②

申請書の記載内容や添付書類に不備があった場合は、申請者へメール又は電話、郵送にて連絡し、修正等を依頼の上、適正に処理を行う。ただし、さとふるの寄附者への不備の連絡は電話にて行い、連絡がつかなかった場合はメール本文案を作成後、メールでの連絡を市に依頼すること。なお、申請者へ不備の連絡後一定期間を経過して又は年末時期（１１月～１２月を指す）になっても返答がない場
合は申請者へ提出された申請書及び不備内容を記した書面を同封し、返送すること。

③

ワンストップ特例申請の受付が完了した場合、原則として受付が完了した日に、受付完了者の及び受付日をレジホーム登録するとともに、メールにて寄附者本人に受付済通知を行うこと。ただし、さとふるの寄附者への通知は市で行うため、受付日と対象件数を市に連絡すること。メールアドレスがない申請書及びメール宛先不明の申請書については、所定の書面にて通知をすること。

④

ワンストップ特例申請の受付が完了した者の申請情報を、ワンストップ特例申請での控除が受けられるよう、適切にマイナンバー管理システムに登録すること。

⑤

申請書の内容とレジホームで管理している内容が異なる場合は、申請者へ正確な情報を確認し、確認した情報を適切にマイナンバー管理システム及びレジホームの寄附データに反映させ、更新すること。また、ワンストップ特例申請の変更届が出された場合も同様に対応を行うこと。

⑥

受付処理、受付済通知及び書面通知を行った件数については、月次報告書を作成し、翌月の定める日までに提出すること。

⑦

書面通知に係る発送費用については、⑥をもとに積算するものとする。

⑧

ワンストップ特例申請に係る書類等は受付日ごとにファイルに綴り、契約終了後に委託者が指定する保存場所に配置すること。併せて、配置するファイルには、どの受付日の申請書が綴られているか、一目で分かるよう対応すること。

⑨

寄附者から市又は委託者に届くワンストップ特例申請書については、個人情報及び特定個人情報保護の観点から、市又は委託者へ直接受け取りに来ること。受け取りは委託者が示すタイミングで行うこと。また、受け取りの際は施錠可能なケース等での運搬を行うこと。

⑩

自治体宛てワンストップ特例通知のためワンストップ特例申請書受付済データをもとに、寄附者毎に名寄せ処理を行うこと。

⑪

オンラインによるワンストップ特例申請の受付済データをもとに、寄附者毎に名寄せ処理を行うこと。ただし、オンラインによるワンストップ特例申請での受付が完了したデータは、市から受託者に、オンライン申請の受付期間終了後、直接提供をする。

⑫

名寄せ処理済データについては、協議により定めた日までに市へ持参すること。
持参方法については市及び委託者の認める方法とし、持参の際は施錠可能なケース等での運搬を行うこと。

⑬

名寄せ処理済データに合わせ自治体ごとの送付件数及び対象者一覧を、令和６年度は令和７年１月２０日を、令和７年度は令和８年１月２０日、令和８年度は令和９年１月２０日を目途に提出すること。ただし、市又は受託者は、各年の１月２０日以降の日付を明確に指定して提出を求めることがある。

⑭

令和９年１月１日以降の寄附に係るワンストップ特例申請についても受付処理を行うこと。

⑮

令和６年１月１日から１２月３１日までの寄附申込の分についてワンストップ特例申請があった場合は令和７年１月１０日（協議により変更有）到着分まで、令和７年１月１日から１２月３１日までの寄附申込の分についてワンストップ特例申請があった場合は令和８年１月１０日（協議により変更有）到着分まで、令和８年１月１日から１２月３１日までの寄附申込の分についてワンストップ特例申請があった場合は令和９年１月１０日（協議により変更有）到着分まで委託者が指定する期日までに受付処理を行うこと。

⑯

令和５年２月から令和６年１月までのワンストップ特例申請受付件数については別紙第１表を参照。

⑰

委託者が指定するワンストップ受付期日までに不備の返答がない申請者に対して、確定申告の案内文書の送付対応を行う。

⑱

ワンストップ申請書原本は、受注者において管理し、ワンストップ特例通知終了後に市へ受渡すこと。なお、書類運搬等については、受注者において十分なセキュリティ対策を講じること。

(3) 市のふるさと納税に関する問い合わせ等への対応業務①

次の各号に掲げる業務（以下「コールセンター業務」という。）を遂行すること。

・ふるさと納税に関する基本的な問い合わせ、寄附受納書等の発送物に係る問い合わせ及び苦情、寄附者からの寄附情報の変更等の連絡（以下「問い合わせ等」という。）に対して、電話及び電子メール等により対応すること。
・寄附者情報の変更等の連絡があった場合は、速やかにレジホームを変更するとともに、必要に応じて委託者に情報共有を行うこと。また、必要に応じて速やか に、寄附受納書、ワンストップ特例申請書の再発行等に対応すること。
・苦情又は事故等が生じた場合は、必要な対応や処理を行うこと。やむを得ない事情等により、委託者による対応が必要な場合は、事案経過を含め委託者と協議し、解決に向けて取り組むこと。
・問い合わせ等の内容については、速やかにレジホーム等に記録すること。
・寄附申込書や返礼品カタログ等の配送依頼があった場合、速やかに必要な事項を委託者へ連絡すること。また、寄附者等から郵送又はＦＡＸで寄附申込書及び返礼品申込書を受領した場合は、速やかに必要な事項を委託者へ連絡すること。
・返礼品に関する寄附者からの問い合わせや苦情等は、システムに詳細を登録し、速やかに委託者へメール及び電話にて取次ぎを行うこと。
・問い合わせ等に対応するため、関係者（寄附者、市、委託者等）と十分に意思疎通を行い、連絡調整を行うこと。

・業務内容についての報告や課題・問題点の情報共有のため、市又は委託者が求める場合、適宜会議を開催すること。
②

コールセンター業務の稼働時間は、平日（佐賀市職員の勤務時間、休暇等に関する条例（平成17年佐賀市条例第38号）に規定する週休日及び休日以外の日を言う。）の午前９時３０分から午後６時３０までとし、昼休み等でも対応可能な人員を配置すること。稼働時間帯以外は、自動応答で稼働時間帯をアナウンスすること。

③

コールセンター業務の遂行に当たり必要となる人員、業務スペース、資機材等に要する経費は受託者が負担すること。なお、コールセンターに設置する人員数及び電話回線数については、企画書の中で提案すること。提案内容によっては、下記表に記載する過去設置実績を下回る数でも構わない。
（令和３年・４年度実績）
月

２～１１月

１２～１月

人員数

１

３

電話回線数

１３

④ 令和５年２月から令和６年１月までの受付件数については別紙第２表を参照。
⑤ 委託者から人員数及び回線数の増設を求められた場合は、速やかに対応すること。
⑥ 業務遂行に当たり、寄附者等の、委託者への信用、信頼を失墜させることがないよ
う、誠意をもって適切かつ速やかに対応すること。
⑦ 委託者及び寄附者からの問合せ・連絡専用の電子メールアドレスを作成すること。
メールアドレスは寄附者にとってわかりやすいものとし、事前に委託者の確認を求めること。
５ 各情報の所在地・連絡先等
・佐賀市【名称】佐賀市政策推進部企画政策課 ふるさと納税推進係【所 在 地】佐賀市栄町１番１号【アドレス】furusato@city.saga.lg.jp【電話番号】0952-40-7547
・委託者【名称】佐賀市観光協会ふるさと納税課 ふるさと納税担当【所 在 地】佐賀市白山二丁目７番１号【アドレス】furusato@sagabai.com【電話番号】0952-20-1107
６ 関係者等への協力

委託者から資料やデータの提出を求める場合や現場視察などの対応を要請する場合、委託者と協議の上適切な措置を講じること。
７ 業務終了時の要件① 契約期間の満了に伴い、受託者が本業務を終了する際には、必要に応じて次期受託者へ引継打合せ等の支援を行うこと。なお、引継打合せ等に要する費用は委託料に含むこと。
② 既存コールセンターの電話番号を契約満了の翌年度１月まで保持し新たなコールセンターの電話番号をアナウンスで流れるように設定すること。
８ 進捗及び品質の管理
受託業務の進捗を適切に管理し、問題が発生又は発生が予想されるときは、遅滞なく報告し、指示に従い対応すること。
９ 業務完了報告
受託者は、本業務の完了に際し、業務完了報告書を提出する。
１０ その他
・本業務は個人情報及び特定個人情報保護の観点から、業務の全部を第三者に委託することを禁止する。ただし、業務の一部を再委託することにより、市及び委託者にとってメリットがあると判断する場合は、一部再委託を認める場合がある。
・ふるさと納税制度について、各法令及び通知等の確認により制度把握に十分務めること。
・授受する情報の取扱いについては、可能な限りのセキュリティ対策を講じるよう努力すること。
・円滑な事業の運営のため、適宜打合せを行うこととし、この仕様書の内容に定めのない事項又は疑義が発生した場合には、委託者と受託者との協議により定めるものとすること。

別紙【第１表】令和５年２月から令和６年１月までの寄附受納書等発送件数及びワンストップ特例申請受付件数
ワンストップ

月

寄附受納書等発送件数

２月

５，４９４

１６８

３月

６，２６３

５３６

４月

５，０６７

３５９

５月

５，７１２５２９６月

７，６９８

５４５

７月

７，４８０

８４２

８月

８，９１８

１，２３６

９月

２４，７９８１，８４７

１０月

３０，２０６

４，５６８

１１月

２，８３０

６，３４７

１２月

８，２０６

５，０４５

1 月（見込み）

５，１７９

３，２４８

１１７，８５１

２５，２７０

合計

特例申請受付件数【第２表】令和５年２月から令和６年１月までの問い合わせ対応件数
月

問合せ
電話

メール

２月

７６

２４９

３月

５７

２３５４月

９７

１０３

５月

８２１４７

６月

１００

１３１７月

１３８

２７５８月

２７０２０４９月

２３１

２３０

１０月

３９２

４３７

１１月

３５１４４５

１２月

４６６

４５５

１月（見込み）

２９５

２９５

２，５５５

３，２０６

合計