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Elektronische ErfassungEinschreiben (EEE)

GB 31, Abt. PM Zusatzleistungen BKBITTE KLASSIFIKATION HIER EINTRAGEN

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Vorstellung Online-Service EEENächste Schritte
Anwenderoberfläche

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Elektronische Erfassung Einschreiben, Bonn, Januar 2022

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BITTE KLASSIFIKATION HIER EINTRAGENDie Qualität der Zustellung von Einschreiben steht im Fokus•Die Aushändigung der Sendung gegen unmittelbare
Empfangsbestätigung* ist der wichtigste Leistungsbestandteil des Einschreibens•Das Einschreiben ist von essentieller Bedeutung imRechtsverkehr, daher ist die oben genannte Leistung auchgesetzlich in der Post-Universaldienstleistungsverordnung(PUDLV) geregelt•

Die unmittelbare Unterschrift des Empfängers (oder einesEmpfangsberechtigten) ist sowohl bei der Zustellung an derHaustüre, als auch bei Abholung der Sendungen im Postfachoder bei Zustellung über den HIN+WEG Service erforderlich•

Wir erhalten jedoch vermehrt Rückmeldung von Absendern,dass die Empfangsbestätigung nicht immer unmittelbarerfolgt, gerade bei Empfängern mit größeren
Sendungsmengen

Um unserem hohen
Qualitätsanspruchgerecht zu bleiben,achten wir verstärkt
auf eine unmittelbare
Dokumentation vonEinschreiben* Einschreiben (inkl. Rückschein und Eigenhändig) -> Unterschrift Empfänger bzw. zum Empfang berechtigte Person
Einschreiben Einwurf -> Unterschrift Postmitarbeiter/HIN+WEG Fahrer
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Bei großen Sendungsmengen Einschreiben vereinfacht
der kostenlose Online-Service EEE die Annahme deutlichProblem• Auch bei großen Mengen vonEinschreiben ist die Zustellung
unmittelbar zu dokumentieren• Hierfür werden
Auslieferungslisten verwendet,
auf denen die Sendungsnummern
der zugestellten Einschreibenvermerkt sind
• Die manuelle Prüfung derAuslieferungslisten ist für den
Empfänger sehr zeitaufwändig
und kann in der Übergabesituation
nicht sorgfältig durchgeführt
werdenDeutsche PostLösung
• Mit dem Service ElektronischeErfassung Einschreiben (EEE)kann der Empfänger die eingegangenen
Einschreiben selber scannen unddie Annahme online bestätigen– Kostenloser Service– Einfache Bearbeitung der Sendung– Deutlicher Zeitgewinn– Hohe Transparenz– Strukturierte Ablage der Dokumentation

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Funktionsweise Elektronische Erfassung Einschreiben (EEE)• DPAG dokumentiert Zustellung derEinschreiben (Unterschrift
Mitarbeiter Postfach/ HIN-Fahrer auf
Auslieferungsbeleg)• Empfänger loggt sich in EEE ein undscannt eingegangene Einschreiben*• EEE gleicht diese Sendungsnummern
mit den von der DPAG vorbereiteten
Einschreiben ab• Empfänger bestätigt Erhalt derSendungen durch Scan undUnterschrift auf physischerEmpfangsbestätigung

Voraussetzungen beim Kunden• Vertrag EEE• Rechner mit Internetzugang/Drucker• Handelsüblicher Handscanner• Empfohlen: Installation „ MatrixcodeChecker“ der Deutschen Post

* Kunden, die bereits eigene Erfassungssysteme für Einschreiben nutzen, können die dort erfassten Sendungsnummern auch per csvUpload in EEE importieren und müssen nicht ein zweites Mal scannen
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Voraussetzung auf Seiten des Kunden• Abschluss eines EEE- Vertrages• Rechner mit Internetzugang und Drucker• Handscanner, der einen Strichcode Typ Code 128 (internationaler Standard) und auch 2D- Barcodes
lesen kann (im Handbuch EEE finden Sie empfohlene Handscanner-Modelle, die Kosten betragenca. 200 €)• Empfohlen: Installation der kostenlosen Software „Matrixcode-Checker“ der Deutschen Post, um auch
Einschreiben mit Matrixcodes scannen zu können (z.B. Einschreiben mit Internetmarke)• Optional: Flachbrettscanner, wenn Empfangsbestätigungen elektronisch hochgeladen werden und nicht
per Brief eingeschickt werden sollen• Besitzen Sie eigene Erfassungssysteme, in denen eingehende Einschreiben gescannt werden, müssen
die Sendungen nicht erneut gescannt werden; es genügt, die bereits gescannten Sendungsnummern ineiner CSV-Datei zu exportieren und diese in EEE hochzuladen

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Nächste Schritte• Wir beraten Sie gerne über den Prozess und die Anwenderoberfläche• Kontakt unter:
briefzusatzleistungen@deutschepost.de• Sie entscheiden sich für die Nutzung des Systems Elektronische Erfassung
Einschreiben• Sie unterzeichnen die Vereinbarung über die Elektronische Erfassung vonEinschreiben, hierzu berät Sie Ihr vertrieblicher Ansprechpartner• Nach Vertragsabschluss erhalten Sie einen Benutzernamen und ein
Passwort für das Login in EEE

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Status und Kundenfeedback zu EEE•

Derzeit nutzen bundesweit rund 200 Kunden den Service•

Kunden v.a. aus den Bereichen FDL und Öffentlicher Sektor•

Kunden scannen im Schnitt 180 Einschreiben/Tag, große Bandbreite in den Mengen•

Referenzkunden:
Deutscher Auto Dienst (DAD)

Bausparkasse Schwäbisch Hall

Beide Kunden sehen besonders den elektronischen Abgleich der Sendungsnummern und diedamit verbundene schnelle Weiterleitung an die internen Endkunden als Vorteil. Weiterhin sorgt
die Speicherung aller erfassten Sendungsnummern der letzten 180 Tage für eine hoheTransparenz.

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Systemeinblick - LoginLoggen Sie sich ein unter
https://www.deutschepost.de/sen
dung/avise.html
Nach Vertragsabschluss erhalten
Sie Benutzernamen und Passwort.

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Systemeinblick - Oberfläche
Unter „Unbestätigt“ werden dieSendungsnummern von allen
Einschrieben angezeigt, die Ihnen
zugegangen, aber noch nicht vonIhnen erfasst wurden.
Unter „Erfasst“ erscheinen allevon Ihnen gescannten odereingegebenen Sendungsnummern.

Sollten Sie Sendungsnummern
ablehnen, weil die Sendung z.B.
fehlsortiert wurde, werden dieseunter „Abgelehnt“ angezeigt

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Systemeinblick – Einschreiben erfassen
Durch Scannen der Sendungsnummern erfassen Sie nach undnach alle Ihnen vorliegenden
Einschreiben. Diese wandern aus
dem Bereich „Unbestätigt“ in„Erfasst“ .
Die Sendungsnummern könnenauch manuell eingegeben werdenoder – falls sie bereits in einer
anderen Anwendung gescannt
wurden – als Liste hochgeladenwerden.
In EEE werden lediglich
Sendungsnummern, aber keine
personenbezogene Daten derAbsender verarbeitet.
Die Anforderungen der EUDatenschutzgrundverordnung (EUDSGVO) werden selbstverständlich
strikt gewahrt.
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Systemeinblick - Empfangsbestätigung

Nachdem Sie den Button „Bestätigen“
angeklickt haben, wird eineEmpfangsbestätigung generiert
Sie drucken die Empfangsbestätigung
aus, kreuzen die Empfängerangabe an
und unterzeichnen den Beleg.

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Systemeinblick - Empfangsbestätigung

Dieser Bereich
wird demAbsenderbei der OnlineSendungsverfolgung
angezeigt.

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Systemeinblick – Empfangsbestätigung versenden
Sie können den Beleg mit
einem handelsüblichen
Fensterbriefumschlag (DINlang) an unser BelegleseCenter senden.
Die Frankierung ist bereits
integriert, zusätzliches Porto
ist nicht nötig.
Alternativ kann der Beleg
eingescannt und in EEE
hochgeladen werden.

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Systemeinblick – Bestätigung abrufen
Sie können die Empfangsbestätigung später erneutaufrufen.
Ebenso besteht dieMöglichkeit, alle zu einerEmpfangsbestätigung
gehörenden Sendungsnummern in einer CSV-Datei
einzusehen.
Über eine Suchfunktion
können einzelne Sendungsnummern abgefragt werden.
Die Daten werden 180 Tagelang zur Verfügung gestellt.

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