令和元年度

第３回役員会議

日時

平成 30 年 7 月 13 日（日）午後 1 時 30 分～4 時

会場

コ－ル田無 ４階

司会： 難波

議事録

会議室

書記： 熊田出席者：濱田、難波、小垣原、白岩、垂水、後藤、栗田、野中、久保田、熊田
欠席者：小山、木村、岡部、鶴田、安松、吉本、水井、中村＜報告事項＞
１．

濱田支部長から会報第 26 号を本日発行する。地区担当の皆さんが会員とコミュニケーションする良い機会として活用いただきたい。8 月役員会は秋の行事準備に向け各担当者（ハイキング、ゴルフ会、BBQ、西東京市民まつり）が作業進行予定に従って準備を進め、進行状況について発表して頂きたい。又、新体制に移行して今日で二回目の役員会であり、総務、広報など旧担当者からの情報移管も一度には十分にできないので、不明な点はその都度質問・打合せしてスムースに事を進めて頂きたい。
２．

北部支部関連6 月 8 日の北部支部総会参加や役員名簿の報告（濱田）、役員会参加報告（垂水、栗田、熊田）があった。北部支部では以下の役割を各役員が担う（濱田：代議員、垂水：広報、小山・栗田：企画、熊田：組織）。そして 6 月 25 日の北部支部役員会に出席した三名から、組織・広報・企画の各委員会での会議内容についての報告があった。今後、北部支部の地域支部への助成金の給付方について、「７地域組織が全体で協同して実施する案件」について、本件が既に総務での決定事項であるのかや、具体的に何を指すのか等について支部長から川部幹事長に質問状を送っているが現時点で返答が無い。今後時間を置いて返答を要求・確認していくとの話が濱田支部長からあった。
３．

委員会活動について各委員から以下の報告があった

１）総務（熊田・久保田・濱田）： 会議の出欠は欠席される方のみの連絡とする。議事録は終了
1 週間以内を目途に作成する。運営経費の立替は、立替後なるべく早く久保田さんへ連絡。次回の役員会で精算したい。総会欠席者への議事録郵送は、会の会計状況を書き添えた挨拶状を添えて 6
月 11 日に行った。
２）広報（栗田）： 木村さんが会報第 26 号の編集を担当し、無事 100 部作成、封入作業は完了。
各地区担当へ配布を実施依頼。次回は 9 月 7 日に第 27 号を発行予定。秋イベントの案内が中心。
編集担当は中村さん。新しい委員あるいは地区担当の自己紹介コーナー等も検討してほしい旨、濱田支部長から依頼あり。
３）イベント企画（濱田代読）：４）会員増強（野中）：吉本さんと委員メンバーが連携しながら企画を進めている。

「北部支部からのリスト」と「西東京市民まつりでの新規コンタクト」を軸に活動を進めて行きたい。60 歳以上は新しい地域活動を、現役世代は現状の課題解決につながる情報やネットワークを求めている。現会員の中にも各分野の専門家が多いことから、これを活かすような活動を進め、各世代のニーズに合った活動を校友会で創出、実行して行くことで新規会員獲得に繋げられれば、又そのような活動の一端を西東京まつりのテント内でできれば良いといった意見が出た。見込みの会員候補には、先ずは HP を見てもらうべく、その次に市民まつりに足を運んでもらうように勧めるのが現実的な方法ではないかという意見もあった。
５）情報管理（濱田）：会員名簿発行のための原情報を小山さんが整理した後、Mail 管理の整備を濱田、熊田、小山で考え方を整理する。基本情報が整理できた時点で、会計の久保田さんも情報管理に加わる。
６）近隣地域支部交流（栗田）： 練馬地域支部や豊島地域支部からイベント情報の案内あり。この情報を西東京の会員に流す場合の（メール）連絡手順について意見交換あり。現状、メール情報移管が済んでいないこともあり、他地域支部イベントへの積極的な参加を会員に呼び掛ける所まで行かず。西東京主催のイベントの他地域支部への案内方については、イベントの規模や受け入れ許容量の観点から現段階では徐々に交流を増やす程度に止める。現時点では会報送付から交流を続ける。情報共有という位置づけ。西東京主催のイベントでは、西東京地域支部会員の参加を増やすことに取り組む。
７）地元大学校友会交流（野中）： 大学毎に温度差があり、こちらから積極的に交流を持ちかけても一律に行かない面がある。先ずは「西東京市民まつり」「花見」を活用しながら進めて行く。
８）明女会（難波）：

8~9 月の予定を変更し、8 月 3 日の暑気払いを一緒に行う。

９）BBQ（熊田加筆）： 10/19（土）の開催。2 か月前の 8/19（月）申込み開始。
中村俊信さんに準備進行依頼の連絡をする。
Web：https://digiq.jp/ikoi/top.php?rKey=8ac6123ce19467c30f80fc0120b09970&ct=55
10) 西東京市民まつり（小垣原・熊田加筆）： 西東京市民まつりの説明会が 8 月 8 日（木）＠防災センター開催。説明会参加は必須。申し込みは 8 月 21 日まで必須。担当は中村俊信さん（詳細は広報西東京 7/15 号）
11)カラオケ同好会（栗田）：7/26（金）に開催予定。会報に記載。HP にも掲載済み。

12）ハイキング同好会（久保田）：9/29 13:00～

八王子城址散策（アップダウン軽い）。終了

後、八王子近隣にて有志でお疲れ様会を実施予定。1 月後半に冬の街歩きを「両国」の葛飾北斎の美術館を観て相撲博物館、安田庭園等。終了後は近隣でちゃんこ鍋を企画中。八王子城址散策については近々に HP に掲載予定
13)ゴルフ同好会（小垣原）：
４．

会報に記載。現在 2 組枠を予定している。奮って参加を。

HP の掲載状況の報告（濱田）＜現時点までの実施事項＞
6 月の西東京総会・懇親会の写真等を掲載完了。6 月議事録、カラオケ同好会の案内も掲載済み。
＜作業予定＞① 各委員会の担当者一覧を作成・掲載。②水井支部長の挨拶を、濱田支部長のそれに入れ替え② 水井支部長の会員募集のお願いを、濱田支部長のそれに入れ替え。

その後、熊田さんへホームページ作業移行を予定。
５．

「年会費」入金状況及び今後の対策（久保田会計幹事）

6 月末で未入金が 5 名。
「7/15 までの入金依頼」と督促を実施済。8 月役員会で確認した上で、未納対応を地区担当者から連絡する。
６．

その他

以下イベント参加報告・案内があった。
・7/13（本日） 久保田 孝さんマンドリンコンサートの案内（HP 掲載済み）
・8/4 司馬遼太郎講演会のお誘い（新会員の土谷さんからのお誘い）（7/14 HP 掲載予定）
・早稲田大学マンドリンコンサートへの参加報告が鶴田さんからあった。
（熊田さん代読）西東京地域支部会員へのイベント案内についても支部長・幹事長の判断で実施していく。
今後、支部長と幹事長判断で HP 掲載や案内は可能と判断する。
７．

協議事項

１）8/3 の暑気払い：開始時間 17 時予定。田無近辺。会費は 4000 円。地区担当から参加を呼び掛ける。申込期限を 7/28 に設定。幹事は難波さんで、難波さん作成案内パンフレットを HPに掲載する。
２）会員名簿原版作成（熊田、小山、濱田）： 総務＋情報管理委員会で協議を開始する。
「筆ぐるめ」ソフト： 氏名、電話、住所、Fax、関心事等の管理方法等。近々に小山さんから一覧データを USB メモリーで受け取り予定。8/3 には何らかの報告ができるように進める。
３）会員への情報発信（濱田）： 幹事長が一括して実施する。Fax での対応課題。
メールと Fax を別の担当者で行うことも検討。Fax は電話番号と共用が殆どなので、情報管理で特段の注意を要さないため。
４）HP を見る頻度に関する調査について（栗田）：アンケート項目を整理して暑気払いの際に紙で簡単なアンケートを取る（無記名で・性別を取得トル？）。挙手も有りか？
できるだけ HP を見てもらうべくお願いもする。
５）会報第 26 号の配布作業： 地域担当者がなるべく早く配布し、配布完了後は野中副支部長に完了連絡を入れる。地域担当者が都合の悪い場合は副担当などが臨機応変で対応する。会員とのコミュニケーションのため、直接面会配布が望ましい。
８．

次回の議事内容＊ 板橋地域支部総会参加報告（水井）(8 月 3 日に先送り)＊ 総会関連 総会関係のキーマンが欠席のため(8 月 3 日に先送り)
運営の改善点について以下の観点に基づいて意見頂く。
① 準備、②総会当日運営、③懇親会＊ 社会貢献活動の具体化、及びメンバーの人選 (8 月 3 日に先送り)
次回、委員会合同会議は 8 月 3 日（土）午後２時コール田無４階

終了後に暑気払いを予定