令和２年度

第７回役員委員合同会議

議事録

令和 2 年 10 月 3 日（土）午後 1 時～午後 4 時

日時

：会場

： コール田無 会議室 A

司 会： 熊田

書 記： 熊田

出席者 ： 後藤、白岩、小垣原、吉本、栗田、松本、安松、伊藤、水井、小山、小澤、濱田、熊田＜支部長挨拶＞
コロナ禍で思うに任せないが、細々でもできることを工夫して、着実に実行して行きたい。ブルゾンの製作、会員名簿の作成や会報の発行、見込み会員への西東京紫紺会の活動紹介など、会員の皆さんの参加を誘う縁の下の作業を各委員会メンバーと進めて行く。又、こんな時期だからこそ顔合わせの機会を屋外で作ることも考えたい。
＜報告事項＞

・10/2 アンケート返信結果について：
63 通送った＞返信はがき受取り 42 通（67％）／返信なし 21 名（33％）
電話で返信要請（8 人）後の返答を含めた返信総数＞50 名（80％）
返信無しは 13 名（21％）
。年会費未納者と名前が合致する人を抽出。何故返信が無いのかの問題点を分析して活動方法の改善をしなくてはならない。頂いた Mail Address はメール連絡網に加えた。
ブルゾンは追加ありで最終 34 着の申し込み。渓谷歩きは 13 名となった。ゴルフは 7 名の申込み。
ホームページ作業協力の申し出（0 名）～以前と全く変らず。
・10/3

会費納入状況：久保田さん作成資料で納入状況を説明。8 名の未納者については地区担当者が徴収・督促を行う。
退会希望者は休会（郵送を止めて Mail 案内に限定する）を奨めて関係のつながりを維持する。
・9/28

リモート会議再実験の結果（熊田）:

水井、濱田、安松、松本、熊田、鶴田が参加。司会者がいないと会話が混乱し難しい。発言する時以外はマイクを OFF にするといったマナーも必要。同時発言ができないので時間がかかる等の課題はある。
・10/6

ゴルフ会の実施状況：

他地域支部から参加者があるための必要な懇親配慮については、その場の状況で臨機応変に対応して頂きたい旨、支部長から小垣原さんにお願いをした。
・10/17御岳山ハイキングの実施：

田無駅改札に 8 時 20 分～30 分に集合。酒蔵見学がコロナで不可のため川合玉堂美術館（入館料500 円）で絵画鑑賞してから河原を歩く。食事は澤乃井園、お酒は 500 円の試飲がある。

・10/25

ホームカミングデー

今年はホームページ（特設サイト）上で開催。招待該当卒業生は来年度の招待になる。
明大祭も今年度はオンライン開催となる。
・地域支部助成金の条件について（熊田）
第 6 回役員会で水井相談役の示唆を受けて川部幹事長と協議を開始した旨の熊田幹事長から報告あり。
以下の通り新たな日常における会員獲得活動へつながる助成を求めて行くことについて、役員の皆さんから意見を募り、進めて行くことを確認した。この方向で 10/27 に北部支部役員会に提案する。
総会の Web 会議中継も可能にすることを目指してリモート環境を整備して行けば、派生的に他地域支部からの参加も容易となり、地域支部間の交流活性化に資することから、この事業は助成金支給要件に合致するとの示唆が支部長からあった。
取り組み事項案
１．新たな日常における Web 会議促進への助成
１）Zoom や Google Meet 等の導入に関わる資料の配布・作成に関すること：本や資料購入費
２）Web 会議の実施方法やセッティングに関する講座開催に関すること：
Docomo 担当者レクチャー費
３）定例会議や総会の Web 会議化に関する経費：
Zoom や Google meet の年間契約／カメラ／マイク等の整備
４）Web ページ運営：Web サーバー経費やソフト購入
５）Wifi やアプリ：同設備の契約経費
２．新たな日常における新規会員に対するアプローチ
１）SNS によるコンタクト：SNS の広告経費
２）地域コミュニティ誌を通したコンタクト：地域誌への出稿経費
３）ハガキなどの配布を通したコンタクト：はがき代と印刷代
参考
これまでの北部支部役員会での議論経緯：2019 年度 第 4 回北部支部役員会議事録より
会員の底上げを目指して、7 つの地域支部が一緒に参加できる事業であることが条件。従って、事業企画は、地域支部みんなが参加できるような工夫（例えば子供、孫を含めた家族参加等）が必要になる。事業を計画し、企画書を先ず企画委員長に提出する。
（一事業 5 万円を上限とするも、これより増えた場合の地域支部間での貸し借りは容認。
）＜委員会報告、及び関連質疑＞・ 総務委員会・情報管理委員会：
名簿関連： 役員名簿は現在集約中。会員名簿は現在、１）名前、２）学部、３）卒業年度、４）町、５）電話番号までを必須記入とし、任意で１）出身校２）郷里・出身地、３）趣味を記載としている。総務委員会では、名簿にこれまで活躍されてきた「業界・分野、勤務先」等についても記載する提案があり、任意で「業界・分野、勤務先」を加えることとなった。なお、e-mail ア
ドレスは個人間の交換とする旨を記載し、制作・発行は紙ベースで発行。会員外への名簿引渡し

は「厳禁」と記載することを役員会にて確認された。これを受けて会員名簿の作成及び次回役員会までに入会申込書の修正を行う。
規約の退会について： 会費支払いが長年無い方へは「休会」の枠組みを規約上で検討してはどうかとの意見が出た。現在、3 年以上の未納者については退会となっているが、今後は休会として郵送料などのコストが掛かるサービスの停止をするものの、Web ページやメール等による連絡は校友として繋げていく二段構えの枠組みを考えることも検討すべきとの声も出た。今後、校友と会員のサービスのあり方について検討をして行くこととしたい。
会費の督促について： 会費を督促するにあたって、領収書の扱いや現金収受後の取り扱いルールについて決めておくべきとの声があった。
・ 広報委員会（栗田）
会報発行：会報 30 号は 11 月下旬目途。伊藤さんにハイキング、鶴田さんにゴルフ記事草案・ イベント企画委員会（吉本）：
１） 同好会の人員配置は、これまで通りとしたい。ゴルフ（飯倉さん）、カラオケ（新谷さん）、ハイキング（小澤さん・久保田さん）の 3 本柱。
２） ＢＢＱが開催可能かの判断については、当面は実施しないという前回役員会の議から特に議論すべきことは無いとの報告。
３） 落語会運営追加メンバー募集は、北部支部で落語会開催が決定してから体制を考える。
４） スポーツ観戦について何が可能か、一ヶ月以内に大学を訪れ情報を得て次回に報告する。
５） 現有会員の満足度を高めることを第一に活動をしていきたい。
2021 年春のハイキングについて、小沢さんから以下の提案があった。
案①： 檜原村の神戸岩

歩いて 30 分 マイクロバス利用も可能。釣り堀がある。

案②： ２つの鍾乳洞を巡る／洞窟探検ツアー：ヘルメット貸してくれる

秋川周辺

懇親会関連
＊ 12/19 13:30 ～ 武蔵野食堂 2 階 25 名のスペース 5500 円（予約済）＊ 2/6

13:30 ～ 墨家居＊ 11/2112:00 ～

1 階 30 名で、これから手配

いこいの森公園で各自昼食持参での懇親会（事務所棟前に集合）

・ 会員増強委員会：
松本さんから報告。2020 年度北部支部総会の返信はがきを頂いた校友の中で、備考欄記載者から見込み会員を抽出。支部長挨拶を郵送してから、近々に４－５件へのアプローチを実施する。
その後、個々に詰め、年内に可能性を判断し、その後の勧誘方法も考える。支部長から、備考欄記載者の内 20 代、40 代、60 代が比較的多いということ（各々全体の 18～19％ずつ）、世代によってアプローチ方法の工夫も留意した方が良いとの意見あり。
参考2020 年 10 月現在の西東京地域支部の校友構成：
明治大学校友会所属メンバー：
終身会費未納者：

543 名

1,459 名

西東京地域支部会員： 65 名
西東京地域支部年会費未納の会員： 本日現在 6 名
2020 年度北部支部総会出欠へ返信を頂いた校友：

159 名

返信ハガキにコメントを頂いた校友：37 名
そのうち有望だと考えられる校友：20 名候補＜協議事項＞
・ 北部支部での協議事項：特になし
・ コロナ禍での今後懇親会時の条件について、具体的にどんな開催条件、方法、場所が必要か、その運営方針について次回議論とする。
・ ブルゾンについて：
30 着と 40 着で見積を改めて取り、1 月初旬に配布できるようにしたい。
現在、最終で 34 枚、人数 33 名

値段 3000 円～4000 円／着を想定（受注案内書では約 3000 円）。

・ 小澤さんから、今後、屋外での懇親会は西東京市内周辺・近隣のハイキングを考えても良いのではとの意見もあった。支部長からは、先ず簡単に集まれる身近な場所から始めたい旨の発言があった。

次回の役員委員会議は 11 月 7 日（土）コール田無
13.00～

委員会

14:00～16:00 役員会

今後の委員会で、継続的に検討して頂きたい事柄（再）2020.7.25

2020.8.31＜総務委員会＞
・ 会員名簿の発行（掲載項目の範囲と活用しやすい名簿との折り合い、発行までの工程計画）
・ 会員メールアドレス取扱者の範囲をどこまでなら許容か？（現在は情報管理委員長と幹事長）
・ 会則の変更（相談役、顧問、委員についての就任規定など～顧問は現状だけでなく、将来のことも考察、校友以外の入会希望者についての規定等々）
・ これら業務での委員増員希望の有無
・ 総務委員会は今後どのような形が好ましいか？
＜情報管理委員会＞
・ 未会員で有望校友のデータベース作成＜広報委員会＞
・ 会報発行以外に文書印刷や郵送作業を守備範囲にできるか？

（支部長挨拶文作成は除く）

・ HP 担当者（現在は支部長）と SNS 担当者（現在は幹事長）の後任希望者の募集・研修について
・ 会員増強を有効にするため、広報委員会がどのようにサポートできるか？
・ 近隣大学校友会と近隣地域支部への情報提供は広報活動の一環であるが、広報委員会としては何ができるか？ 広報委員会の中で行った方が望ましいか？
・ 広報委員の増員希望の有無
・ 広報委員会は今後どのような形が好ましいか？
＜イベント企画委員会＞
・ 各同好会の人員配置・必要に応じて再構成
・ BBQ は本当に開催できるのか？ BBQ の具体的開催方法の精査
・ 北部支部の落語会委員の吉本さん以外の追加募集
・ 現有会員への満足度を高める具体的活動＜会員増強委員会＞
・ 現在作成中のデータベースを活用した新規会員募集で、市民まつりに代る具体的方法について
・ 未加入の校友（特に 20 代、30 代、40 代、50 代）が持つ校友会のイメージは？彼らのニーズは？
・ 現有会員への満足度を高める具体的活動、交遊方法の検討
・ 会員を地域の卒業生に限定せず、在校生の父母や会員の友人に枠を広げる考え方について～可であればどのような方法を利用するか？
＊・ 委員の増員は必要か？

議案材料が多岐に亘っているため、できる時間で、できる所から検討を進めて下さい。
これ以外の点も、必要であれば議論して提案願います。

以 上