＼実際の活用事例をご紹介します／「予定機能の活用」
ユーザー向け勉強会

オンライン開催

2023.11.22

水14:3015:30

cyzen オンライン勉強会にご参加いただき誠にありがとうございます。

開始時刻

14：30

勉強会開始まで、今しばらくお待ちください。

＜ご参加者の皆さまへのお願い＞・マイク/カメラはオフにしてください
・録音/録画ならびに写真撮影などはお断りさせていただいております・セミナー中のトラブルやご質問などはお気軽にチャットをお送りください©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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1

ご参加者の皆さまへのお願い

マイク・カメラはオフにしてください

録音・録画ならびに写真撮影などはご遠慮ください

トラブルやご質問などはお気軽にチャットをお送りください

セミナー終了後のアンケートにご協力をお願いします©2021 redfox,inc.all rights reserved.

2

勉強会中の質問受付
チャットからお気軽に投稿ください！

ご質問などは「チャット」からお気軽に投稿ください！
最後の質疑応答の時間でまとめて回答します©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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ご参加者の皆さまへのお願い

マイク・カメラはオフにしてください

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第１回オンライン勉強会「今日からできる９月のイチオシ新機能」©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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本 勉強 会の 目 的「予定・カレンダー機能とは何なのか」を知ってもらう

cyzenの「予定」を活用いただくことで実際に業務改善につながった事例をご紹介

機能を使って自社でどんな業務に活かせるのかを一緒に考えてもらう©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<プログラム>
14:35～ 1. ご挨拶
2.予定機能でできること

業務改善につながった活用事例のご紹介
3. 質疑応答4. 12月リリース新機能のご紹介～15:30©2021 redfox,inc.all rights reserved.

5. 次回勉強会のお知らせ
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予 定機 能で でき るこ と報告書に紐づけて予実管理ができる
マップ上で１日の訪問予定を把握することができるスポットに紐づけて定期訪問の管理ができる

アプリと管理サイト (PC) どちらからもご利用いただくことができます。
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＜管理画面＞「予定一覧」から開くと予定をリスト形式で確認カレンダー表示では２０名迄の複数人予定を同時に確認することが可能©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<アプリ画面>「1ユーザーずつ」予定を確認でき、画面右上で対象ユーザーや表示形式の切替を行う©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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事例

01「予定」機能の導入で従業員の行動管理につながった事例

02

定期訪問などスケジュール作成業務の課題を解決した事例

03

突発的なトラブルによる調査依頼の業務効率化につながった事例

04「予定」の作成から業務連携の改善につながった事例©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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01

「予定」機能の導入で従業員の行動管理につながった事例©2021 redfox,inc.all rights reserved.

ケース

他のツールでスケジュール管理されている企業様のお困りごと

1

スポット

オプション

報告書

予定

企業様の詳細データ
業務
背景・従業員は毎日10件ほどの訪問予定がある
・1日の訪問終了後に、事務所で報告書を記入している・管理者は報告書から目標数字の達成率なども確認する

導入
理由

・従業員の動体管理を行いたい
・地図画面上で顧客管理を行い、訪問を効率化したい
・1日の訪問件数が多いので簡単に報告書を作成したい©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<cyzenご利用の流れ>＜予定導入前＞
別ツールで当日の予定を確認する

管理者側：
従業員の1日のスケジュールが不透明

現地訪問①チェックイン商談②商談結果を報告書に入力

報告書の提出③管理者が報告書を確認©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<お困りごと>
従業員の行動管理がうまくいっていない

予実管理

入力漏れ

・実際の目標や予定に対してどこまで進んでいるのか管理が難しい

・複数のツールを利用しているので、予定の入力漏れが発生している

業務負担増
・入力の手間がかかる（ユーザー）

・運用が浸透しづらい「予定」を導入して 「立てた予定から実際の業務がちゃんと行われているのか予実管理をしたい」©2021 redfox,inc.all rights reserved.

17
17

＜従業員の行動管理のお困りごとをcyzenで解決＞
・お困りごとへのご提案内容
提案内容

対象者

ツールの移行

１
従業員サポート？

予定から
実績確認

２

cyzenから予定を作成してください

予定からチェックイン・報告書を確認してください
サポート

管理者
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18

予定に対する実績の確認が可能

予定詳細から、ユーザーの「チェックイン」状況が確認できる【報告書の紐づけ機能】
ユーザーが送信した「報告書」を確認できる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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予定に対する実績の確認が可能
導入前

運用案

ステータスなどで絞り込み、ユーザーの位置情報を確認する

きちんと訪問されたのか判断できる報告書から、案件の進捗状況が一目で確認できる

受注報告書©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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予定に対する実績の確認が可能
予定一覧から、その日の予定に対しての報告書をリストで確認することも可能
報告書が上がっていない場合、従業員に報告書の記入依頼を行うことができる
従業員の入力漏れの防止にもつながる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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企業様の声

毎朝、前日の予定一覧から紐づけられている報告書をチェックして、従業員の業務の進捗状況を確認しています（管理者）

予定に対して、訪問されているのか一目で確認できるようになり、チーム全体で共有されることで全体のパフォーマンスも向上しました（管理者）

1つのツールで完結するので、入力漏れが減りました（従業員）©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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ケース

他のツールでスケジュール管理されている企業様のお困りごと

1

まとめcyzenの予定から「チェックイン」と「報告書」が確認できる

実際の目標や予定に対しての実績管理がしやすい©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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01

定期訪問などスケジュール作成業務の課題を解決した事例©2021 redfox,inc.all rights reserved.

ケース

2

オプション

定期訪問のスケジュールと報告管理に関するお困りごと
スポット

報告書

予定

帳票機能

企業様の情報業務
背景

・ビル管理会社の各地の協力会社共に巡回点検を行っている・訪問日は社内の顧客マスタにまとめられており外出先での確認は難しい
・法定点検後は所定のフォーマットの報告書を顧客へ提出する必要あり

導入
理由

・訪問したその場で写真付き報告書を作成できるため時短に繋がった・スポットに登録することでスマートフォンから顧客情報が確認できるようになった・定期訪問日を予定として登録することで、訪問に紐づけて報告書を作成できて予実管理と業務引継ぎが楽になった©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<cyzen導入前のお困りごと>
協力会社との連携に課題があった・協力会社によって運用方針がバラバラ（メール・FAX等）のため日程調整の作業日の管理もExcelをベースに行っている➡cyzenの予定機能を活用すればスポット毎に情報が残りデータ管理もできる
・実際に点検・訪問が行えているのか、報告書と併せて実績の確認も行いたい➡予実の確認・点検時のチェックシートを紙で運用している会社もあり、ペーパーレス化したい➡報告書をcyzenにすればチェックシートも電子化。管理も属人化しない
・定期訪問のスケジュールも顧客毎に1年分管理していきたい➡スポット毎の予定確認©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<業務内容>・ビル管理の依頼を受け『空調・電気・清掃』などを巡回訪問して点検・作業を行っている・作業者はビルの規模に併せて単独~チームでの点検と分かれて1日平均5社程点検に伺う
・点検時にcyzenの報告書をチェックシートとして活用している。
・作業完了後顧客へも報告書を提出する必要がある
以前はExcelフォーマットを事務員が転記していたが現在は帳票機能を活用中。

電気設備点検©2021 redfox,inc.all rights reserved.

定期清掃業務空調設備点検空気循環点検27

<定期訪問のスケジュール作成と管理>
ビル管理といっても業務が様々・・・

空気循環
電気設備

定期清掃

1日に複数件回る仕事なので作業者には「いつ」「どこで」「何の点検」なのか簡潔にわかりやすく共有したい

管理側も大量の報告を確認するのはとても大変…
詳細を開かなくても何の点検だったのか把握できると管理側の手間も削減できる

管理者©2021 redfox,inc.all rights reserved.

事務員
28

<予定種別>cyzenの予定はオリジナルの「予定種別」を登録することで色分けされます。
地図画面で見やすくなり、12月度のリリースでは予定種別での検索も行えるようになります。

予定の種類を登録しておけば一目で確認できるようになります！
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<スポット毎の予定管理>
次回訪問日も訪問実績も一目瞭然

チェックインや報告書の有無で予実も一目瞭然

現在時刻に最も近い
次の予定の間に赤い線が表示される©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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31

企業様の声

定期訪問のスケジュールの予実管理と報告業務のDX化
cyzenにまとめることで改善できました！
cyzen導入後は協力会社毎の管理のブレがなくなり、必要な情報を共有できるようになった。

定期訪問のスケジュールに関してもメールやスプレットシートで管理していた頃と比べて、共有も簡単になり、何より作業者が外出先からも確認できるというのが強みだと感じています。
今後は過去の点検内容も蓄積されていくので会社にとって貴重なナレッジになりました。

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32

ケース

2

定 期 訪 問 な ど ス ケ ジ ュ ール 作 成 業 務 の課題を解決した事例

まとめ

cyzenの予定はスポットからも作成・管理ができる

定期訪問は「繰り返し予定」機能を使ってカスタマイズできる
定期訪問の予実管理が楽になる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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01

突発的なトラブルによる調査依頼の業務効率化につながった事例©2021 redfox,inc.all rights reserved.

ケース

3.

オプション

機械保守・メンテナンス企業など「突発的な対応が求められている」方のお悩み
メンバーロケーション

スポット

報告書

予定

企業様の詳細データ

業務
背景・電気/空調などのインフラ設備や、外壁などの老朽化/劣化の有無を定期的に調査する・設備の故障や不具合などのトラブルが起こったら、現場へ駆けつけ原因調査・修理を行う

導入
理由

・従業員の動体管理を行いたい
・従業員を現地へ派遣するために位置情報を取得したい・チームで予定の共有を行いたい©2021 redfox,inc.all rights reserved.

35顧客から調査依頼の入電が入ったときの流れ＜導入前＞

顧客から入電

現地調査

調査依頼
予定あり

予定あり

事務員

作業員

訪問決定

「だれが」現地に向かえるのかの確認
が難しい

事務員
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調査内容を共有するのに時間がかかる

お客様への確認事項が漏れていた

作業員

いた
次の訪問先とルートが離れて遅刻してしまう
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＜お困りごと＞
突発的な仕事が生じてスケジュール調整が難しい

予定の把握

調査内容の管理訪問ルートの複雑化

・作業員の位置情報や訪問ルートを正確に把握できていない・口頭での調査依頼
・抜け漏れが発生している・移動時間の増加
・次の予定に影響がある

cyzenで急なスケジュールにも迅速に対応できるようにしたい©2021 redfox,inc.all rights reserved.

37
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＜突発的な対応に伴うお困りごとをcyzenで解決＞
対象者

１
事務員

２
従業員

顧客から調査依頼©2021 redfox,inc.all rights reserved.

提案内容

メンバーロケーシ
ョンの活用

予定から作業の指示出し・確認

予定作成

cyzenのメンバーロケーション機能
から位置情報を確認し、人員派遣をしてください
サポート

予定を作成し、そこから情報共有などを行って、データで残してくださ
い
サポート

予定確認

現地調査

38
38

顧客から調査
依頼

予定の作成

予定の確認

現地
調査

GPSから訪問先に近い作業員を確認
メンバーロケーション「各ユーザーが今、どこで何をしているか」を見ることに特化した機能

特定のスポットや地点の周辺にいるユーザーの現在状況を一覧できる

１

２「機械保全技能士」「設備管理士」©2021 redfox,inc.all rights reserved.

39顧客から調査
依頼

予定の作成

予定の確認

現地
調査

行動管理＞位置情報
従業員ごとに担当エリアがおおまかに決まっている場合ユーザーやステータス絞り込み検索して、現場に近いユーザーを確認することができる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

4040顧客から調査
依頼

予定の作成

予定の確認

現地
調査

訪問先に近い作業員に業務を依頼
予定参加者を選択して予定を作成し共有することができる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

4141顧客から調査
依頼

予定の
作成

予定の確認

現地
調査

アプリの地図画面から訪問予定を確認
予定画面では、予定を表示形式を変えて閲覧することができる

時計マークをタップすると予定の詳細に遷移します©2021 redfox,inc.all rights reserved.

先の予定は水色で表示されます

42
42

顧客から調査
依頼

予定の作成

予定の確認

現地
調査

目的地への経路検索も可能
予定詳細から「経路」を選択するとマップが立ち上がる「現在地」もしくは「前の予定の目的地」から経路検索できる

２

１©2021 redfox,inc.all rights reserved.

4343顧客から調査依頼の入電が入ったときの流れ

顧客から調査依頼

予定を作成する

予定を確認する

現地調査

・従業員の位置情報を確認（メンバーロケーション）

・予定に問合せ報告書を紐づける

・予定の目的地への経路検索を行う

・調査が完了したら報告書を作成し、依頼された予定に紐づける・紐づけられている報告書から調査内容を確認する

・報告書に問合せ内容を入力する

リアルタイムで共有
担当者
調査内容
確認事項
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44

©2021 redfox,inc.all rights reserved.

45

企業様の声お客様からの調査依頼内容と作業員の報告書をまとめて確認できるのは便利です（管理者）

作業員の予定や現在地をcyzenで確認することで、突発的な予定に対しても人員派遣ができます（事務員）

予定から調査内容の詳細や訪問ルートが確認できるので、調査がスムーズになりました（作業員）©2021 redfox,inc.all rights reserved.

46
46ケース

機械保守・メンテナンス企業など「突発的な対応が求められている」方のお困りごと

3

まとめ

マップ上で１日の訪問予定を把握することができる

報告書を紐づけることで指示内容を簡単に共有することができる

リアルタイムで状況共有がしやすくなる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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01

「予定」の作成から業務連携の改善につながった事例©2021 redfox,inc.all rights reserved.

ケース

4

アポインターとクローザーなど後続業務へ引き継ぎがある方の抱えているお悩み
予定

オプション

スポット

報告書

スポット拡張項目

企業様の情報業務
背景・太陽光パネルの飛び込み営業。
・１ユーザーの１週間の訪問件数は100～150件
・初回のアポをとるアポインターとその後詳細な営業行うクローザーで業務分担

導入
理由・位置情報で行動ログが取れるためアポインターの評価がしやすくなった・航空写真を見ながら業務出来るのが助かる（太陽光パネルの有無を確認できる）
・アポインターとクローザーの情報共有が楽になった
・現行の勤怠システム（KOT）とも連携ができたため、
cyzenで勤怠・顧客情報・報告・予定と一元管理できるようになった©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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<業務内容>アポインター
・地図を元に担当エリアの住宅を訪問し太陽光パネル設置の飛び込み営業
・家主様の都合を聞いてアポイントを取得する
・屋根の造りや築年数、アポイント取得時の会話を報告書に記録

クローザー・アポイント取得時の情報を元にご提案資料を準備して訪問
・現地で住宅の工事に伴い必要な情報を確認・工事担当者へ引き継ぐ情報を取得
・御見積書の提示・納品日まで担当営業員としてサポートを行う

アポインター©2021 redfox,inc.all rights reserved.

クローザー

<cyzen導入前のお困りごと>
アポインター・1日20件は訪問するのでその場で簡潔に結果を記録・報告したい
・「不在」だったが再訪問をかけたい住宅の情報を明確にしたい・アポイント取得時の商談内容をクローザーに予定の共有と同時に報告したい

クローザー
・次回訪問日を顧客ごとに管理したい
・現場の情報をその場で写真に収めて報告したい場面がある
・営業員ごとに報告にぶれがおきないよう定型の情報を共有できる画面に残したい➡現状情報管理が属人化。退職後にデータが残らないことを避けたい。

アポインター©2021 redfox,inc.all rights reserved.

クローザー

<cyzenの強み>

クローザーを指定して予定を作成©2021 redfox,inc.all rights reserved.

報告完了

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©2021 redfox,inc.all rights reserved.

企業様の声報告書内部に予定を入れ込めるため、商談の報告書を書いて、その報告に次のアポイント日を入れ込めるので進捗が分かりやすくなりました！

クローザー

アポイントを取得して、クローザーにパスする際、既に予定が入っているところにアポを入れてしまうというトラブルが減りました！

アポインター©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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ケース

4

「予定」の作成から業務連携の改善につながった事例

まとめ
cyzenは報告書内に「予定」項目を作成することができる

対象者の空き時間を確認しながら予定の作成ができる

業務引継ぎが行いやすくなる©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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質疑応答

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勉強会中の質問受付
チャットからお気軽に投稿ください！

ご質問などは「チャット」からお気軽に投稿ください！
最後の質疑応答の時間でまとめて回答します©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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Q＆Aコーナー©2021 redfox,inc.all rights reserved.
©2023

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<Q＆Aコーナー>
QUESTION
アプリの画面で複数の人の予定を同時に表示させることはできますか？

ANSWER
同時に複数人表示させることはできません。自分以外の予定を確認する場合は画面を切り替えて確認していただく必要がございます

QUESTION
特定の人にのみ予定を見せるような機能はありますか？

ANSWER
予定作成時に「参加者のみ公開」を選択すると、この予定の担当者のみ予定の詳細を表示され、他の人には「予定あり」と表示されます。（システム管理画面にはすべての予定が表示されます）

QUESTION
予定に紐づけできる報告書は１つだけですか？

ANSWER
一つの予定に複数の報告書を紐づけることは可能です。

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12月リリース新機能のご紹介（予定機能関連）©2021 redfox,inc.all rights reserved.
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12月リリース新機能のご紹介①予定一覧で絞り込み②予定種別をまとめて変更

newfeature③予定一覧で予定の件数や報告書の件数を確認④予定詳細から参加者とのメッセージ画面を開く
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cyzenヘルプセンターはこちら

最新リリース情報随時更新中©2021 redfox,inc.all rights reserved.

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次回オンライン勉強会のご案内©2021 redfox,inc.all rights reserved.
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次回開催決定！！

テーマ

帳票機能ご紹介&2023年振り返り
2023年12月14日（木）13:30～14:30 開催

オリジナルのフォーマットで帳票出力を行いたい企業様©2021 redfox,inc.all rights reserved.
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Excelからcyzenの報告書ご利用をご検討されている企業様

64アンケートのご案内

最後までご参加いただき、誠にありがとうございました
アンケートへのご協力をお願いいたします※zoom退出後そのままアンケート画面に進みます©2021 redfox,inc.all rights reserved.
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