プランニングからアフターフォローまで完璧できる宴会 は企画編 ウェブ案内状で差を付ける

幹事が仕切る！

会計で差を付ける
現場編 店選び、会社、クラブ、サークルなどでこれからの時期に開催される忘年会や新年会、気の合った仲間同士でのホームパーティーや旅行など、参加型イベントには幹事役が重要だ。自薦にしろ他薦にしろ、有意義なイベントになるかどうかは実行委員である幹事の能力によるところが大きい。だが幹事には、出欠席確認から開催場所の選定、日時の調整、会の進行、会計の取りまとめなど、イベントを盛り上げるだけでなく手間のかかる雑多な仕事が多いのも実情だ。このような幹事の悩みをパワフルにサポートしてくれるサービスがいくつかある。これらを駆使し、率先して e幹事になろう。出席者もあなたの先進性に感動して「さすが！やることがスマート！」ということ間違いなし。これからは e幹事が新定番になるのだ！

藤田幸江
illust : Hata Eiji

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フォロー編 写真配りで差を付ける！
るが上が株らe幹事な

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企画編

プランニングは後回し
とにかくウェブ案内状を送ろう！

1 まず「イベント名」だけ自分で決めよう！
イベントタイプのメニューから「飲み会」をする案内文を記載する。今回は「みなさん、は、幹事が実行する一連の選択する。このメニューは、歓送迎会、合コお疲れさまです。2000 年も終わりに近づき、作業をインターネット上で一元管理できる。

ン、お花見などの宴会から、アウトドア、ゴいよいよ今世紀最後の忘年会シーズンに突入

インフォシークのメンバー登録をすませれば、ルフ、ドライブなどの趣味のアクティビティーしました。くわしいことはこれから決めてゆき誰でも無料でこのサービスを利用できる。に加えて、オフ会といったインターネットコミたいと思いますのでご協力ください。楽しい

では、イベントプランナーの基本となる作ュニティー関連の集まりなど、計27種にもお会にしましょう！」と作成してみた。

業から見てみよう。メンバーID とパスワードよぶ多様なイベントに対応している。また、イ

イベント名を決めて、開催日時、場所、料インフォシークで提供している「イベントプランナー」を入力しログイン、「案内状を作る」をクリ

ベントタイプの選択に連動して「持ってきて理、当日持ってくるものなどはあとから参加ックする。すると基本情報を入力する画面が欲しい物」や「質問」のデフォルト情報が変メンバーとともに決められる。

現れる。

化する。これらを見ているだけで「今度はこ参加メンバーは常にメールとウェブによってんな企画を立ててみよう！」と新しいイベン情報を共有する必要があるが、iモードに対応トを開催する意欲がわいてくる。

しているため、多くの場面で使えるツールに今回は仮のイベントとして、社内の忘年会を企画してみる。イベントタイトルに「21 世ゲストへのメッセージ欄には、イベントに関紀間近！今世紀最後の忘年会」と入力し、なるだろう。

イベントタイトル
全角 20文字以内で開催するイベントが一見してわかる。参加したくなるようなイベントタイトルをつけるのがコツ。

イベント開催場所開催場所となる店名、地名などを記入する。
過去に設定した開催場所であれば「マイロケーション」からも選択できる。

イベントの開催日時
すでに開催日が決定していれば、正確な正確な開始時刻、開催時間を入力。これから決める場合には「候補の中からゲストに選択してもらう」をチェックし候補日を入力する。

ゲストリクエストの作成
イベント案内を知らせたいメンバーのメールアドレスを入力する。複数アドレスに一度に送ることができる。よく利用するアドレスはアドレス帳に登録しておけば入力が楽になる。
イベントプランナーを使えば、幹事の仕事もスムーズに運ぶ。利用したい機能が満載！

ep.infoseek.co.jp

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2 役割分担を一括連絡！
基本情報を入力したら、オプション情報画面を開いてみよう。まず会費や、もしあれば関連ウェブサイトのURL を記入する。つぎに会費「ゲストに何を持ってきてもらいますか？」を

会 費 が決 まって見ると、あらかじめイベントタイプに沿っていいれば金 額 を記入する。

くつかの必要アイテムが記載されている。
たとえば「飲み会」を選択している場合には、デフォルトで持ち物が「カメラ」となっている。今回は「デジタルカメラ」も自分で関連 URL加えてみる。また「宴会芸」、「会社には秘密開催場所の地図にしていること」など遊び心があることを書いなどの URL があておくと、さらに宴会を盛り上げられるかもれば入力する。

しれない。また、他のイベントタイプで見てみると、「お花見」では「ゴザ」、「紙コップ」、「おはし」、「ウェットティッシュ」など気配り

ゲストに持ってきてもらうもののきいた必携アイテムの準備や手配が提案される。

当日持ってきてもらいたいものとその数を入力する。

3 事前の質問で満足度アップ！
持ってきてほしいもののリストアップが終わか？」、「付き合っている人がいる？」、「あなッチングに参考になる。必ずやカップル成立ったら、決めたいことを「ゲストへの質問」たのアピールポイントをどうぞ！」など、これ率もアップするに違いない。に挙げてみよう。参加メンバーの希望を取りらの集計票を当日持参すれば、相手方とのマ入れながら進行させていければ、お仕着せの答えのタイプ

宴会よりも自由度がひろがり、出席者の好み質問に答えてもの多くを反映できる。
イベントタイプで「飲み会」を選んだ場合、好きな料理や飲み物の種類、地域、二次会らうための形 式を選択する。の場所について参加メンバーの意向を聞ける。
その中で必要な質問のみを案内に記載できる。
また質問文や回答は、イベントの状況に合わせて一部変更したり、新しく作成したりもで質問文きる。回答を「はい、いいえ、どちらともい参加メンバーの意向えない」から選択したり、テキストや数を自を聞いて決めたいこ由に記入する設定も可能だ。自分で新しくとを記入する。

「あなたが知っている 忘年会にぴったりの店があれば教えて！」と質問して、参加メンバーに候補店を挙げてもらうのもいいだろう。
参考までに「合コン」の設定では、質問は非常にパーソナルな環境を問うものになる。こんなアンケートの回答を収集して公開したら、選択肢
答 えの形 式 によってそれに合 った選択肢が表示される。

回答の信頼度は別としてきっと盛り上がり度は高くなるはずだ。「どんな人がタイプです260 INTERNET magazine 2001/1

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4 宴会の段取りがラクラク決定！
ウェブ案内状が完了したら、メールを送信!!

欠席状況をリアルタイムに把握できる。

してくれるだろう。

すると「21 世紀間近！今世紀最後の忘年会

万が一、メールを送り忘れているメンバー

なお、忘年会シーズンは店の予約が殺到しのご案内」というメールが各メンバーに送信がいたとしても大丈夫だ。
「他の人にも声をかている。人気のあるレストランや店を利用しされる。メールを受信したメンバーは、記載ける」をクリックし、追加するメンバーのメたかったら早めに押さえておきたい。特に大されているURLにアクセスし、出欠席、質問ールアドレスとメッセージを入力し、送信す所帯のグループでは、1か月くらい前からの準への回答、持ってこられるものについて入力る。これで、先に送ったメンバーと同じ内容備が必要だ。ちなみに、宴会やパーティーなフォームに自分自身の返答を記載して送信すの案内状を追加メンバーにも送れるのだ。

どを店で開催する場合には、飲み物や食べ物ればよい。

幹事は、収集された回答から未定事項につの準備についてそれほど手間はかからないが、これらの情報は、すべてイベントプランナーいての最終決定を下していくだけでよい。参戸外でのイベントではそれらの種類、量、調で自動的に収集され、結果が一覧表示される

加メンバーの意見がばらばらで収拾がつかな達手段などの細かい打ち合わせもウェブ上で仕組みとなっている。
「ゲストの出欠状況」でい場合でも、フェアな精神のもとに幹事の裁進めたほうがよいだろう。

は、「出席、欠席、未定」に加えて、各メン量で意思決定すれば、参加メンバーはウェブバーのコメントが掲載され、幹事は最新の出上で経緯を共有できるため、スムースに理解

開催日時予定メンバー全体の都合に合った開催日が順に表示されるので判断しやすい。

質問への回答
質問ごとに各人の回答が表示されるので、みんなの好みを考慮して最終決定をしよう。

メール送信フォーム
やるべきことが多すぎる場合には、アシスタント役を出席者の誰かに依頼するのもよい。作業を分担することにより、精神的にも負荷が軽くなる。これらの依頼もすべてウェブ上でできる。
会社でも自宅でもどこにいても、パソコンでアクセスできる状況であれば手抜かりのない段取りが可能だ。

できあがったウェブ案内状
ここで質問をすれば、メールを受信した各メンバーから簡単に宴会への要望を聞ける。また、日程が決まったら残りの時間が「あと○日」とデジタル表示されるが、開催日がせまったら、出欠席未定者のメールアドレスをクリックして返事の催促をしよう。レスポンスのスローなメンバーは、もしかしたらあなたの前に座っている上司かもしれない。だが持ってきてくれるもの「代わりに出席と入力しておいてくれ」と言われた足りない数を随時確認し、当日までにはそろうようとしても「本人しか入力できないものですから」とにメール送信フォームから問い合わせてみよう。「き伝え、画面を前に操作を教えてあげればさらに株っと誰かが持ってきてくれる」とみんなが思っていは上がるだろう。

たが、こちらから再度支援を要請すれば「私のものでよければ……」といった感じで思ったより協力してくれるだろう。

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現場編

条件を入れて検索するだけグルメサイトで店を選ぼう

1 料理も雰囲気も事前にチェック！
宴会、パーティーで頭を悩ますのが会場選

あれば一番確実だが、参加メンバーの好みもび」、「askU.com」は、 パーティーガイド

びだ。最終的にイベントを成功させられるかさまざまだし、また新しい店を開拓するのもという幹事の代わりにオペレーターが希望のどうかは、この会場の選定でほとんどが決ま楽しいものだ。グルメ本や雑誌のレストラン条件に合った店を探してくれるサービスに連るといってもよい。これまでの準備、手配が情報を参考にするのもよいが、ウェブ上にも携している。開催したい日時、予算、人数、万全であっても、実際に開催する店がふさわ

役立つサイトが多数あるので、まだ店を決めエリアなどの情報を登録すると、それらのリしくない雰囲気だったり、料理が会費に見合ていない場合にはぜひ活用したい。

クエストに見合う店について電話やメールでわず劣悪だったりすれば、出席者の不満がつ

また「幹事さんいらっしゃい！」、「ぐるな幹事に無料で連絡してくれるのだ。

のり、せっかくの今までの努力も水の泡と化してしまう。

「askU.comレストランガイド」で、レストランやパーティーのレビューと評価を見てみよう。ストラン、過去に自分自身で利用したことがある店でワイン、日本酒などについて投稿された評価を掲載しているサイトだ。「レストランガイド」では、店舗数が3 万 1191 店、掲載レビュー数が7 万 9658件（11 月 4 日現在）と、店を決める参考情報として一見の価値がある。

www.asku.com/rgj/「ぐるなび」では、目的別や全国の駅、市区町村からの検索も可能だ。また、ハワイ、香港、パリの店情報も掲載している。小人数お酒中心、接待、ウェディン
グ二次会、通販、宅配ケータリングといったさまざまな分類により、イベントに最適な店をスピーディーに探せるのだ。目的を設定したら、次画面で料理タイプ、予算、設備やサービスの希望（個室、禁煙席、お子様連れOK、食べ放題あり、駐車場あり）を入力する。
「幹事さんいらっしゃい！」の「今月のスペシャルプラン」は必見！また、店舗情報の1 つである「目きき情報グラフ」は、騒げる度が「静か」から「ワイワイ」まで、 知名度「穴場」から「有名」まで、 カロリー数値度から「こってり」まで、 スタッフ笑顔度すると条件に合った店がリストアップされる。

gnavi.joy.ne.jp

がが「あっさり」が「マジメ」から「オズモール」は料理や店内なが「圏外」から「バリバリ」まどの店舗情報の画像が充実しで、帯グラフで視覚化されており、店の雰囲気がわかりやすい。ていて、見るだけでも楽しめる。

「ニコニコ」まで、 携帯電波

gourmet.ozmall.co.jp

www.kanjisan.com

2 オンラインでラクチン予約！
サイトの店舗情報の中から、宴会の会場になどの情報を送信する。すると、店から幹事する店を決めたら、いよいよ予約だ。その場に電話で連絡がきて、予約情報の確認、打ちまた、サイト利用のスペシャルプランとしで予約申し込みが可能になっているホームペ

合わせがなされて正式な予約となる。店からて、幹事の料金がタダになったり、クーポンージも多い。通常は申し込みフォームで、開連絡がない場合には、こちらから申し込みがや割引などの特典を実施するところもあるの催希望日、時間、人数、申込者名、連絡先

なされているのかどうかを電話で問い合わせたで、これらのサービスをうまく活用しよう。

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ほうがよい。

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3 iモードで電卓いらず！
宴会当日はひたすら盛り上がるのみだが、くても携帯電話のi モードがあればOK だ。知幹事はあまり飲み過ぎてはいけない。宴会のらない人が見ると「会計中にどこに電話して最後には会計作業をしなくてはならないからいるんだ」と思われるだろうが、後で「えっ、わりかんくんの計算例だ。毎日顔を会わす人の集まりであれば後日、こんなこともできるの！」と洗練された活用「お勘定は？」

徴収した会費から余りをバックすればよいが、方法に感心するに違いない。

そうでない場合には、その場で公平に精算すス宛てに送信することもできる。

2万 5,000円「人数は何名？」便利なサイト「わりかんくん」

8人

では、ろばんではじき出せるだろうが、そうでなかっサービスを利用できる。1円玉がたくさん財布「メンバーの中で払わなくていい人（オゴリの人）は？」1名「メンバーの中でえらい人は？」（5割増）
1人「メンバーの中で遅れてきた人は？」（半額） 2人たら電子機器に頼ろう。電卓を用意していなにつまっていれば「よし確認だ」

る必要がある。

1 円単位まで計算してくれる シビア版

暗算が得意な人は瞬時に金額を頭の中のそ

10 円単位の 少しアバウト版との2つの精算

シビア版を、そうでない場合には 少しアバウト版

が適している

計算がめんどうな会計作業かもしれない。また人数が多い場合には 少も「わりかんくん」を知ってしアバウト版いれば楽になる。

「お1人あたり3,846円× 4人」「えらい人 5,769円× 1人」「遅れて来た人」1,923円× 2人で精算したほうが手間がかからず効率的だ。

www.webremix.com/
mobile/warikan/「これで合計 2万 4,999円集金できます。
余り=1円はなんとかしてね」

これらの精算金額を「領収メール」として、i モードを持っているメンバーのメールアドレフォロー編

ここまで気配りできれば完璧

写真はその日のうちに1 デジタルアルバムで焼増しいらず！
イベントのタイプにもよるが、e幹事としてバムのURLを出席者全員にメールで知らせれ支払いも各自で行うため、幹事の負担が少なはイベントの思い出深い写真をみんなで共有ば、みんなさっそくアルバムを見て、e幹事のくて済むのだ。デジタル画像のダウンロードもするために、デジカメとデジタルアルバムサー優美なパフォーマンスに胸を打たれることだろ可能だ。お気に入りの写真をパソコンのデスビスを活用したい。
「インフォシークフォトア

う。参加メンバーはそれぞれ、自分の欲しいクトップ背景として貼り付ければ、しばらくルバム」

写真だけを有料で自由にプリントサービスをイベントの余韻を楽しんだり、周囲に見せび申し込める。

らかしたりすることもでき、話題がはずむ。メ

Jump 01

をはじめ、各種オンラインア

ルバムサイトでは、画像の保管やプリントサービスを提供している。

これまではイベントなどの写真をメンバーのモリアルなイベントを企画したe幹事の知名度

イベントでの写真撮影は、主賓がいる場合ために焼増しするには、写真を撮った人が全にはもちろん主賓中心に印象的なショットを、員の注文を聞いてから焼増しして、それぞれこれで今年の宴会シーズンはラクラクと完

その他すべての出席者の楽しそうなようすやに配付しなければならなかった。これら一連璧に乗り切れる。クリスマスパーティー、忘全体写真を撮っておく。そして後でオンライの作業を省力化してくれるデジタルアルバム

年会、新年会を、e 幹事になってばっちり盛ンアルバムサイトにイベントの画像をアップロサービスを利用しない手はない。

り上げよう。

アップも間違いない。

ードするといい。できればそれぞれの写真ごとインフォシークフォに気の利いたコメントを付けてあげたい。ここ

トアルバムでは、各メも幹事の芸の細かさを表現するチャンスだ。

ンバーからプリント申インフォシークフォトアルバム

Jump 01

それに加えてスピーディーな対応も重要だ。

し込みのあった写真がコダックフォトネット

Jump 02

kodak.photonet.co.jp

インターネットを駆使するe幹事としては、翌できあがると、申し込

アイミラ

Jump 03

www.imira.ne.jp

日にでも出席者全員が写真を見られるようにみの際に指定した送付

アルバムファン

Jump 04

www.albumfun.co.jp

先に個別に届けられる。

フォトハイウェイジャパン

Jump 05

www.photohighway.co.jp

したい。イベントの画像を保管しているアル

おもなデジタルアルバムサービス

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