2013/10

札幌市公文書館の開館
札幌市総務局行政部公文書館

安藤 友明 あんどう・ともあき
1. はじめに2. 開館準備札幌市公文書館は、政令指定都市では８番目の2.1

関係規程の整備公文書館として、平成25年７月１日に開館しまし

平成24年６月に、「札幌市公文書管理条例」（以た。本稿では、過去に「アーカイブズ」等で紹介下「管理条例」という。
）を制定し、公文書を適正している内容との重複を避けながら、公文書館開に管理すること、市政の重要事項に関わり、将来設までに行った業務及び開館後の状況について、にわたって重要な資料となる公文書（以下「重要述べることとします。

公文書」という。
）のうち、保存期間が満了したも札幌市では、昭和62年の公文書館法制定以降、これまで何度か公文書館の設置に関し調査が行わのを特定重要公文書として永久に保存し、一般の利用に供することを規定しました3。

れてきましたが、平成19年度から、館の設置に向25年２月に制定した「札幌市公文書管理規則」

けた具体的な検討作業に着手し、21年11月には札の中では、文書の類型ごとの保存期間や、一般的幌市公文書館基本構想を、23年６月には基本構想に選別基準や評価選別基準と言われている、重要を具体化するための札幌市公文書館整備計画を策

公文書を選ぶための基準（重要公文書該当基準）定しました1。

を定めました4。続けて３月には、職員が管理条例

整備計画では、公文書館について、①平成25年や公文書管理規則に基づいて公文書を適正に管理度に開設すること、②保存、利用、普及啓発、調できるよう、判断の基準や取扱い上の注意を要す査研究等の機能を担うこと、③市の直営で運営する点を定めた「公文書の管理に関するガイドライること、④市史編さん等を担当し、歴史資料・公ン」を作成しました。

文書等の収集も行ってきた文化資料室を母体とし同月には、「札幌市公文書館条例」も制定し、特て、旧豊水小学校（以下「旧豊水小」という。）に定重要公文書を永久に保存し、一般の利用に供す

2設置すること 、⑤関係規程やシステムを整備するる施設が公文書館であることを明確化するとともことなどが策定されました。に、これまで文化資料室が行ってきた郷土史相談などの業務を公文書館が継続していくことを規定しました。
開館直前の６月には、「札幌市特定重要公文書の利用等に関する規則」及び「札幌市公文書管理条例に基づく利用請求に対する処分に係る審査基準」等を制定し、特定重要公文書の利用にあたっての具体的な手続きや利用を制限する際の基準等を定めました。

札幌市公文書館32アーカイブズ51号

2.2

2.3

施設の整備

システム改修昭和46年度に建築された旧豊水小を公文書館と24年度に、管理条例に則した管理を行えるよう、して活用するため、平成23年度に設計を行い（予現用文書を管理している総合文書管理システムの算額16,900千円）、24年度に改修工事等を実施しま

改修、同システムのサブシステムとしての公文書した（予算額359,000千円）。既存施設の改修とい館システムの構築、Web上で特定重要公文書の目うことで、床の耐荷重や耐震強度等の制約が多く、録を公開する特定重要公文書目録検索システム 5

書架の配置や各室のレイアウトなど希望どおりにの構築を行いました（予算額62,500千円）。

いかない点もありましたが、耐震補強、20年程度

総合文書管理システムと公文書館システムとのの文書を収容するための書庫の拡張（書架延長3.5間はデータ連携しており、総合文書管理システム㎞→5.2㎞）、空調・窒素ガス消火等の各種設備の上で重要公文書の指定（公文書館への移管指定）設置、備品整備等が実現しました。

をされた公文書の情報が、公文書館システムにまた、開館に向けて、常設展示のテーマを、こデータ移行されるため、公文書館システムではそれまでの「札幌の歴史展示」から「公文書館で見の移行データを利用して特定重要公文書の目録登るさっぽろのまちづくり」へと変更し、公文書館録を行うことができるようになっています。の役割を紹介し、まちづくりや政策を公文書から解説する展示へとリニューアルしました。
なお、工事期間中は、所蔵資料や什器を一時移転する必要がありましたが、移転先での事業実施

また、利用者が使う特定重要公文書目録検索シ
ステムについても、公文書館システムへ登録した特定重要公文書の目録情報が、定期的にデータ移行されるようになっています。に必要な費用、資料や什器等の開梱・再梱包に要する期間等を考慮すると、移転期間中に郷土史相談等の利用者サービスを継続することは現実的ではありませんでした。

2.4

重要公文書の指定

札幌市では、重要公文書の指定権（選別権）は文書主管課（以下「各課」という。
）にあり、各課

このため、資料や什器についてはダンボール箱が重要公文書該当基準に照らして、公文書館へ移等に収納して旧豊水小の体育館に仮置きし、事務管する文書を指定します。ただし、公文書館が全室のみ市役所本庁舎の一室に移転し、開設準備業く関与できないわけではなく、各課で廃棄と定め務を継続することとしました。

たものであっても、公文書館から移管を求めるこ

結局、工事及び一時移転・復旧に要した約10か月間、利用者サービスを休止することとなりました。とができるようになっています。
このため、各課の指定とは別に、公文書館でも、アーカイブズ的観点（事例としての希少性、市政への影響度、市民の関心度等）を考慮して後世に書庫内の様子

展示室の様子33

2013/10

残すべき文書を指定し、双方の指定結果が異なる

受入れた重要公文書は、収納されていた保存箱ものについては協議を行い、市として、移管するから取り出し、①劣化状態の確認・清掃や補修、か廃棄するかを判断します。

②実際の記載情報（タイトルや年代など）と総合

加えて、廃棄と判断した文書の中で10年以上保文書管理システムからの移行データとの確認、③存したものについては、その判断が妥当か、公文公文書館システムへの登録（データ修正・公文書書管理審議会（以下「審議会」という。
）に諮り、館整理番号付与など）、④保存箱に入れて書架に排重要な文書が誤って廃棄されることを防ぐ仕組み

架、という手順で整理を進めました。としています6。なお、文書の廃棄について市民へ十分な情報提供を行うために、廃棄予定の文書の一覧を市ホームページで公表することにしていま

3. 開館後の利用状況について７月の開館からの２か月の実績を見ると、表１に示すように、来館者数は、過去と比較して増加す。
通常であれば、重要公文書の指定に係るスケしています。開館当初ということで、団体での視ジュールは、①各課による当該年度満了予定文書察や施設見学が多かったことが主な要因と考えらの延長又は満了の決定（６、７月）、②①で満了とれますが、開館に際して市の広報誌やマスコミにした文書について各課並びに公文書館により指定取り上げられたことにより、公文書館という施設（７、８月）、③各課と公文書館による協議・仮確に興味を持ったという新規利用者も見られました。

定（９～11月）、④審議会への意見聴取（11～２月）、一方で、閲覧・相談件数は、改修工事や開設準⑤最終確定（３月）となります。

備のために長期間休館していた影響もあってか、

しかし、平成24年度については、重要公文書該以前よりやや少ない状況で、その内容も、大部分

当基準の検討やシステム改修、昭和57年度以前のは従来から行っている郷土史相談に関するもので、文書（約９千件）が一斉に保存期間満了となるこ

特定重要公文書に関するものはまだ少ない状況でとによる作業負荷等の関係から、上記のスケす。

ジュールで作業を行うことは出来ない状況でした。

その理由としては、特定重要公文書約4,800点にこのため、各課による指定という段階を省略し、対し、これまでに収集した資料（刊行物、写真、①各課による延長又は満了の決定（10～12月）、②地図等）約13万点という所蔵状況の違い、文書の文化資料室（現公文書館）が保存期間満了予定文

受入から開館までの期間が短く、基本的な情報の書（約12万件）の中から、重要公文書に該当する登録や書庫への排架までが精一杯で、公開区分等と考えられるものを指定（11～１月）、③①・②をの詳細な目録情報の整備が完了していないことなもとに各課と文化資料室が協議（２月）、④最終確どが考えられます7。

定（３月）、という方法を取りました。
なお、24年度内に審議会への意見聴取を行うことができなかったため、10年以上保存した廃棄対象文書については、廃棄を１年先に延ばし、25年度に意見聴取を行いました。

2.5

重要公文書の公文書館への移管

表１

開館後の利用状況

年月

来館者数

閲覧・相談件数

25年７月

473

104（4）

25年８月

317

111（2）

23年度月平均

245113※（ ）内は特定重要公文書の利用請求又は簡易利用の件数

25年度に入ると、４月から５月にかけて、文書保存センターや各実施機関の書庫等から、上記の作業により移管指定された重要公文書を公文書館へ受入れました。
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4. 今後の課題
以上、開館までの取組み等について紹介してきアーカイブズ51号

ましたが、準備期間及び開館後２か月で見えてき扱等を参考にしながら、一件ずつ議論をしながらた課題について述べることとします。

決定しています。公開判定についても、事例を整理・記録する必要があると考えています。

4.1

重要公文書の指定について重要公文書該当基準により、一定のものは、保4.3

利用促進について存期間を基準に公文書館に移管するかどうかの判

現在は、開館から間もなく認知度が高い状況で、断を行うことができますが、保存期間だけでは判来館者数も過去の実績を上回っていますが、開館断できない文書もあります。

効果は次第に薄れていくと考えられ、公文書館のこのような文書について、今後、組織として統一的・継続的に判断できるよう、移管か廃棄かで役割や所蔵資料の紹介など、今後も継続したＰＲを行う必要があります。

迷った事例や審議会の意見により廃棄から移管に視察や見学した方々から「予想より見応えが変更した事例などを整理・記録する必要があるとあった」という声が多かったこともあり、常設展考えています。

示の工夫や新たな企画展示、開館日とした土曜日を活用した行事の開催などにより、まずは、存在

4.2

目録整備等について

前節でも触れたとおり、現在、当館の特定重要公文書目録に掲載されている情報は、必要最低限のものとなっています。
利用者の利便性を向上し、を知ってもらい、一度足を運んでもらうことで、将来的な利用につなげていきたいと思います。

5. おわりに収蔵している特定重要公文書の利用を促進するた

当館では、開館したばかりで業務のノウハウもめに、各文書の公開区分を判定するなど、目録情なく、取り組むべき課題も多く、試行錯誤の日々報の充実を図る必要があります。現在収蔵していが続いています。また、今後運営していく中で新る特定重要公文書については、可能な限り、26年たに浮かび上がってくる課題もあると思います。

度に重要公文書を受け入れる時期までに実施した今後も、国立公文書館を始め他の公文書館の皆様いと考えています。には、何かとお世話になるかと思いますが、当館また、現状では、とくに個人情報について、「審の運営に、ご支援頂きますようお願いします。

査基準」のどの区分に該当するかを、先行館の取1

基本構想及びそれまでの詳細な経緯については、『アーカイブズ』第42号所収の竹内啓「札幌市における公文書館開設

2

文化資料室は、平成17年度末に旧豊水小学校に移転設置されていた。

準備状況について」を参照。
3

札幌市公文書管理条例の内容や制定経緯については、『札幌市文化資料室研究紀要』第5号所収の越後武介「札幌市公文書管理条例の制定及び施行について」を参照。

4

保存期間や重要公文書該当基準の制定過程については、『アーカイブズ』第49号所収の高井俊哉「札幌市の文書管理について」を参照。

5

http://www.city.sapporo.jp/somu/kobunsyomokuroku/tokuteijuyokensaku.html

6

重要公文書の指定に関する公文書管理審議会の関与については、前掲高井論文を参照。

7

特定重要公文書の利用方法として、「利用請求」と、基本的に申請当日に利用が可能となる「簡易な方法による利用」の２つを設けており、目録上の公開区分が「全部公開」又は「部分公開」の場合には、簡易な方法による利用が可能である。

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データシート機関

名：札幌市公文書館

所

在地：〒064-0808

札幌市中央区南８条西２丁目

旧豊水小学校複合施設内

電 話 / F A X：011-521-0205／011-521-0210
Ｅ メ ー ル：kobunshokan@city.sapporo.jp
ホームページ：http://www.city.sapporo.jp/kobunshokan/
交通：地下鉄／東豊線「豊水すすきの駅」から徒歩３分、南北線「中島公園駅」から徒歩５分

開館年月日：平成25年７月１日
設 置 根 拠：札幌市公文書館条例（平成25年札幌市条例第11号）
組

織：市長－総務局－行政部－公文書館

人

員：館長(1)／係長(1)／担当職員(3)／非常勤職員(6)／臨時職員(1)建

物：鉄筋コンクリート造り地下１階、地上３階建ての一部
１階：書庫、受入室

２階：閲覧室、常設展示室、事務室

３階：講堂、書庫所 蔵 資 料：特定重要公文書約4,800点、その他の資料（刊行物、写真、地図等）約13万点
開 館 時 間：午前８時45分～午後５時15分（利用受付は午後４時30分まで）
休

館

日：日曜日、月曜日、祝日、年末年始（12月29日～１月３日）

主 要 業 務：特定重要公文書の保存・利用提供、重要公文書の移管に関する協議、札幌市の歴史等に関する調査研究及び情報提供

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