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公文書管理条例の制定と安芸高田市の文書管理改善活動
広島県安芸高田市行政経営課

高下 正晴 こうげ・まさはる
１．はじめにとされ、しかもその判断を文書が発生してからできるだけ早い時期にすることを求められている。また、「歴史的に重要」という判断を文書の発生からできるだけ早い時期に決める、いわゆるレコードスケジュールの設定は、それをどのように考えるかはなかなか難しい問題であるし、日常の膨大な事務がある中でこれらの判断をスピーディーに、正確に、全ての部門で同じように行うには、その仕組みを作ることもさることながら、

あ き た か た し広島県安芸高田市は、いわゆる「平成の大合併」で平成 16 年 3 月に 6 つの町が対等合併してでき各部門の末端まで遍くその考え方が周知されていなければならない。

た新しい市であり、広島県の北部のほぼ中央に位これらのことから法の目指す「現在及び将来の置する。市域面積は 538㎢、市の人口は約 32,000

国民に説明する責任を果たす」という主旨には賛人であり、人口の割に面積が非常に広い。産業構同できても、いざその仕組みを入れるとなるとそ造は県内の平均に比べて第 1 次産業の比率が高の影響に大きさに二の足を踏んでしまう自治体がく、65 歳以上の人口比率は 35% を超える典型的多いのではないだろうか。

な中山間地の自治体である。
市役所は、本庁が 1 箇所、旧町の役場をそのまま使っている支所が 5 箇所の計 6 箇所の庁舎があ３．安芸高田市公文書等の管理に関する条例の制定経緯る。職員数は合併当初 521 人であったが、現在は安芸高田市は、平成の大合併で中山間地の６つ430 人であり、そのうち行政職が 343 人である。の小さな町が合併してできた新しい市である。6

各支所には、それぞれ 9 人あるいは 10 人が勤務

つの町にはそれぞれ独自の文書管理に関するルーし、残りは本庁で勤務している。

ルがあったことから、合併直後から文書管理に関２．自治体にとっての公文書管理法するルールを共通化するための改善活動を行っていた。

公文書等の管理に関する法律（以下「法」といその改善活動を精力的に行っているさなかに、う。
）は、日常の事務を進めるツールである文書法が制定されるという情報が入ってきたことかについて、その発生から廃棄までの一元的な管理ら、その内容について確認してみたところ、そのの方法を定めた、地方自治体にとっては若干きゅ時点で安芸高田市の行っていた改善活動をもう少うくつにも思えるものである。その上、歴史的にしブラッシュアップすれば、法が期待している公重要な意味を持つ文書については廃棄せず公文書文書の管理の体系と一致することが判明した。ま館に移管して「特定歴史公文書」として残すことた、この改善活動の取組を条例にすることで、こ24

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平成 23 年度安芸高田市第 4 回定例会 「安芸高田市公文書等の管理に関する条例」説明資料より25

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れまでの改善活動で完成しつつあった文書管理のことによって無駄が生じることを考慮しても、歴仕組みが今後も維持され、法が目的に掲げる「現史的に重要な部分が確実に残るよう文書綴り単位在及び将来の国民に説明する責任を果たす」こと

での指定方式を選択した。

ができるのではないかと考え、その内容を参考にまた、歴史公文書を管理、運用する前提とししつつ、安芸高田市の実情に合わせた、安芸高田て、文書綴りの区分について職員全員が共通認識

市公文書等の管理に関する条例（以下「条例」とを持っていることが非常に重要である。
なぜなら、いう。
）を平成 23 年 12 月 22 日に公布した。

法が定めるように、歴史公文書か否かを文書作成

４．条例制定のポイント

後できるだけ早い時期に判断した場合は、その時点で決めた文書綴りの区分を保存年限が到来する制定した条例の内容については当市のホーまで変更できないことになるため、現時点で作成

ム ペ ー ジ（http://www.akitakata.jp/reiki/act/

した文書も 10 年後に作成されるであろう文書も、frame/frame110001455.htm）をご覧いただくと同じ内容の文書であれば、同じ名称の文書綴りにして、条例案作成にあたってポイントになったこ綴られる必要がある。つまり、歴史公文書を適切と、独自の工夫をしたことについて紹介する。に管理、運営するためには、文書綴りの区分についての認識を後年度にわたって引き継いでいくこ⑴ 歴史公文書の考え方
法では、文書を作成後できるだけ早い時期に歴史公文書とするかどうかを決めることになっていとが必須条件となる。この点については、次に述べるような合併後に取り組んできた改善活動が大変役に立ったと考えられる。

る。その際のポイントは、①どの単位で歴史公文

当市では、毎年定例的に発生する同一内容の事書と指定するか ②何をもって歴史的に重要と判務を綴る文書綴りの名称と、その文書綴りに綴ら断するか、である。

れる文書の具体的名称を記載した一覧表を「定例①どの単位で歴史公文書と指定するかファイル」として整理する改善活動を行ってきた。

当市の文書管理は、文書を単体で管理するので合併前の 6 つの町は、それぞれ文書を綴る区分のはなく、関連する他の文書と一緒に綴って文書綴整理が異なっていた。そして、担当職員は、合併りを作る簿冊管理方式を採用している。歴史公文

後もそれぞれの出身町の方法によって整理してき書を指定するにあたって、文書単体で行うか文書たため、合併直後は担当職員が異動するごとに、綴り単位で行うか検討した結果、文書単体で行う同一内容であるにもかかわらず、文書綴りの名称場合、関連する事実や事柄の前後関係が分からなが微妙に異なっており、さらに異動者から引き継くなる可能性が高いこと、特定歴史公文書を教育ぎを受けた担当職員が別の文書綴りに綴り替える委員会に移管する際に生じる労力・時間の観点かなどを繰り返したため、合併後時間が経つにつれら実際の運用が困難であることから、文書綴り単て文書検索が非常に難しくなってきた。

位で行うことにした。

この状況を改善するため、まず文書管理課であつまり、文書管理方式として簿冊管理方式を採る総務課が原課と話し合いながら文書を綴る区分用しつつ、文書単体で歴史公文書の指定を行うを 1 つ 1 つ決めていき、約 2,900 の区分を作成した。と、その文書を文書綴りから抜き出す必要が生じ

そして、その区分については総務課が一括して管るが、そのために費やされる労力と時間は非常に理し、原課の裁量で新たな区分が作成されること大きいにもかかわらず、関連する事実や事柄の前のないよう体制を整備した。そして、この方法が後関係が不明になり、そもそも歴史公文書として概ね定着してきた昨年度から、毎年定例的に発生残した意味がなくなるというリスクも生じる。そする同一内容の事務を綴る文書綴りには、その事のため、歴史公文書でない文書も一緒に移管する務に係る文書を確実に綴るようにする「定例ファ26

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イル」による改善活動を始めている。

保存年限が到来した文書は、本来であれば、全「定例ファイル」の整理にあたっては、原課のてその要否を評価し、不要な文書については廃棄それぞれの担当職員が話し合いながら行うが、こしなくてはならない。しかし、支所の書庫には、れを行うことで文書綴りとそれに綴るべき文書に合併前の旧町時代からの膨大な文書が、保存年限ついて関係する職員全員が共通の認識を持つことが過ぎているにもかかわらず、要否の評価もされができ、一覧表として作成することでその考え方ることなく保存されていた。

を継承していくことができる。
「定例ファイル」の考え方が定着してくれば、このため、膨大な書庫の文書について、まず、次のような簡便な方法で評価することを始めた。

後述する歴史公文書の基準を組み合わせることで、毎年作成される文書については、文書作成と同時に歴史公文書か否かを判断することができ、だれが判断しても同じ結果を得ることができる。
毎年作成する文書でないものについては、個別に基準に基づいて判断することになるが、今後その判断の結果を蓄積し、分析することで、だれが判断しても同じ結果を得ることができるようにな

当市のルールでは、最長の保存年限は 30 年とる。

なっていて、それを超えるときに延長するかどう②何をもって歴史的に重要と判断するかかの評価を行うとしている。そこで、まず、保存判断の基準を検討する際には、今後とも存続可

年限 30 年のところで線を引き、本来であれば、能なルールとするため、だれでも同じように判断

保存年限が 30 年未満で廃棄の有無について評価できる分かり易い基準とすることをポイントに置が必要な文書綴りについても、その量が膨大であいた。

るため一切要否の評価をせず、写真のように箱詰

この基準の作成にあたっては、合併後これまでめをした。箱詰めした文書綴りについては、全て行ってきた書庫の文書整理などの文書管理の改善

エクセルに入力し、それが入っている箱の番号、活動がたいへん役に立った。

箱を置いてある棚の番号をデータベース化し、管具体的には、5 つの支所の書庫に未整理のまま理できるようにした。

詰め込まれていた合併前の旧町の文書について、次に、30 年を経過した文書綴りについては、合併後の年数が経つにつれて旧町からの職員が少引き続き書庫で現用文書（市の業務で利用されてなくなり、これまでの属人的な検索が不可能にないる文書）として保存する必要があると判断した

りつつあったため、次のような改善を行った。

もの（土地の権利関係の契約書、台帳など）は、

（改善前）

（改善後）
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30 年未経過の文書綴りと同じく箱詰めをし、現先を教育委員会にすることについては、市長の事用文書として保存した以外の文書綴りのうち歴史務を教育委員会に委任する規則を改正して、特定的な価値があると思われるものについては市が設

歴史公文書の保存を教育委員会の事務として整理置している歴史民俗博物館に移管し、残りは廃棄することとした。

した。

特定歴史公文書の移管先は教育委員会とし、通そして、歴史民俗博物館に歴史的な価値がある常の管理に万全を期したが、特定歴史公文書を市と思われるものについて移管するにあたっては、民の共有財産として活用していく方法のうち大き5 つの支所の書庫について同じ視点で評価するこな範囲を占めるものが、歴史民俗博物館においてとができるように、事業分野ごとに、全庁で一人行う展示等であるので、教育委員会は歴史民俗博の担当者を固定して移管する対象の選定を行っ物館からの依頼に基づいて貸与するという仕組みた。これまでも当市では歴史的に重要だと思われを作った。
一般の市民が行う利用請求とは異なり、る文書を歴史民俗博物館に持ち込む文化があった

簡便な手続で貸与し、市民の利用が促進されるよが、統一された基準はなく、担当者個々の感覚でうに配慮した。

行っていた。今回のように担当者を一人に固定して 5 つの支所で繰り返し行うことで、どのような⑶ 特定歴史公文書の利用申請先

文書を歴史的に重要と判断したか傾向を把握する

法では特定歴史公文書の利用の申請先は国立公ことができた。そしてこの傾向を集約し、リスト文書館長になっているが、当市においては市長と化することで歴史公文書の基準を作った。

し、総務課の職務とした。

こうして作った歴史公文書の基準を、安芸高田⑵で移管先を教育委員会にしたことから利用の市特定歴史公文書の保存等に関する規則（以下申請先も教育委員会にすることも検討したが、当「 保 存 規 則 」 と い う。http://www.akitakata.jp/

市においては、これまでの実績から特定歴史公文

reiki/act/frame/frame110001491.htm）に別表と書の利用請求件数は今後も少ないと想定され、日して掲載している。この別表は法律的な言い回し

常の事務として文書管理を行い、情報公開も所掌になっていないため多少の違和感を感じるかもししている総務課を申請先とすることが事務の効率れないが、実際に使用する文書綴りの名称を使い、化につながると考えた。総務課において利用の是対象になる文書を限定的に記述しているため、当非について決定する際は、特定歴史公文書の保存市の職員であればだれでもどの文書綴りが歴史公の事務を所管する教育委員会と調整の上行うこと文書であるかを判断できる。別表の体裁を良くすとした。

るよりも、正しく歴史公文書の考え方を運用できる、実用的なものとなることを重視した。

⑷ 公文書等管理・情報公開・個人情報保護審査会の設置⑵ 特定歴史公文書の移管先

法では公文書管理委員会を置くことになってい法では特定歴史公文書の移管先は国立公文書館るが、当市の規模では単独でこれを置くほど業務になっているが、当市においては教育委員会とし量が多くないと考えたため、情報公開・個人情報た。

保護審査会にその機能を追加して、公文書等管理・当市には、法における「国立公文書館」に相当情報公開・個人情報保護審査会とした。機能を追する機関として「歴史民俗博物館」があるが、職加するにあたっては、行政文書の管理について十員は 1 人で、特定歴史公文書を責任持って受け入分な知識を持つ有識者を 1 名審査会に加え、新たれられる体制になっておらず、より体制の整ってな事務にも対応できるようにした。

いる教育委員会を移管先としたものである。移管28アーカイブス49号

以上のように、当市においては法で定める体制

これを実現できたのは、合併後の混乱等から文をそのまま引き写した体制を構築することは、自書管理が機能不全に陥りつつあったことに対する治体の規模や運営等からみて不合理なものとなっ危機感を文書管理担当課だけでなく全ての職員がてしまうため、法で定める体制をかなりアレンジ共有し、「何とかしなければ」と文書管理改善活した管理体制とした。しかし、そのことにより、動に全市的に取り組んでいたこと、法の制定に合法が目指している文書の発生から廃棄・移管に至わせてその文書管理改善活動をブラッシュアップ

る文書のライフサイクル管理の考え方を、当市のし、その活動の内容を条例化にうまく繋げること実態にあわせた方法で実現できたと自負していができたことによると考える。

る。

行政機関は、地域の歴史にとって重要な文書がまた、条例の制定が絵に描いた餅になってしま相当に多く存在している場所である。行政事務のうことにならないように、職員が判断に迷うこと都合のみによって歴史的に重要な文書が廃棄されなく条例どおりに実行できることを最優先にそのることなく、移管先の公文書館において多くの国仕組みを考えた。

民に利用されるようになることは、まさに「現在５．条例の制定と文書管理改善活動及び将来の国民に説明する責任を果たす」ことに繋がる。

冒頭で述べたように、法の求める仕組みは地方

当市においては、ようやく合併後の混乱が落ち自治体にとってはかなりハードルが高いものであ着き、さあこれから、というところであるが、条るが、当市においては、その仕組みを当市の実態例第 1 条に規定する「現在及び将来の市民に説明に合わせた方法に工夫し、業務の流れの中に組みする責任を果たす」ことができるよう、今後も努込み、実際に守ることができるものにすることが力を続けていきたい。

できたと考える。

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