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1.

はじめにしているグループであった｡

本稿は､ 平成21年度国立公文書館実務担当者｢公文書等の管理に関する法律｣ (以下 ｢公文研究会議のＡグループの討論を要約したもので書管理法｣) が制定されて､ 地方自治体の文書ある｡ 論題は､ 1)現用文書管理システム (以下管理のあり様が変わる期待感から現用システム､｢現用システム｣) 及び歴史公文書管理システム

非現用システムのあり方についても､ この際(非現用管理システム､ 以下 ｢非現用システム｣)｢理想型｣ を議論することもあり得た｡ だが､に関する現状と課題報告・将来的な方向の検討､各参加者が抱えているボーンデジタル文書の実

2)将来的なシステムの在り方及びシステムの基務的な問題を集約､ 敷衍して､ 同種の課題を抱本的な機能案の作成､ の２つを主催者である国えている他館へ情報発信することで､ 他館から立公文書館から設定された｡ 議論は1)､ 2)の順の情報還流のきっかけになることを望んで議論に進められたが､ 紙面の制約から一括して討論は進められた｡
なお､ Ａグループの参加者および役割分担はの概要を記載する｡
Ａグループの議論の立ち位置を説明すると､下記の通り｡

参加者９名は現用文書を管理するための電算システムである現用システムが導入され､ 公文書

今村千文 (税務大学校)､ 児玉亮一 (広島県)､館においても歴史的資料を管理する非現用シス

小宮山道夫 (広島大学文書館)､ 嶋本隆一 (富テムが導入されている公文書館員であった｡ 中山県公文書館)､ 富永一也 (沖縄県公文書館､でも５名の参加者は､ 電子決裁機能を装備する司会)､ 中島淳 (埼玉県立文書館､ 報告)､ 永野

現用システムが庁内で採用されており､ 現在､正宏 (北海道立文書館)､ 山本明史 (山口県文ボーンデジタル文書 (born digital｡ 起案､ 決書館､ 記録)､ 村上大輔 (日本銀行金融研究所

裁等の事務フローにおいて紙媒体が介在せずに､アーカイブ､ 本稿執筆)｡

一貫して電子ファイル形式で処理された文書)
が既に公文書館に移管､ あるいは近い将来移管が予定され､ ボーンデジタル文書の課題に直面

2.

公文書館からみた現用システムの問題とそれを踏まえた非現用システム開発上の課題

2.1
村上大輔 (むらかみ だいすけ)

現用システムからの移管に関する問題

地方自治体で先駆的に導入が進んでいる現用

日本銀行金融研究所アーカイブ｡ 大阪市史編纂所

システムは､ 開発コストを抑制するため民間企史料調査員､ 大阪市公文書館選別委員等を経て､業で採用されている電算システムをカスタマイ現職｡

ズしているのが一般的である｡ 民間企業の文書
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管理は公的機関のように現用､ 非現用の区分が2.2

デジタルと紙の混在による移管・選別業存在しないために､ ボーンデジタル文書は､ い務の負担増

わばすべて ｢現用｣ として管理されている｡

文書管理の川上で発生している現用文書のデこのような民間企業との文書管理の相違点をジタル化､ 文書管理の電算システム化は､ 移管・認識しないままに､ 公的機関が現用システムを選別の際に川下の公文書館にデジタルと紙が混開発した場合､ 保管期間満了後､ ボーンデジタ在する状況を発生させて､ 公文書館の移管・選ル文書が現用システム外に取り出せず､ 公文書別業務のコスト増を招いている｡

館に移管できない事態に至る場合がある｡ 移管媒体が混在する要因として､ まず現用システ機能を有する場合でも､ 公的機関のように保管ムの電子決裁の低稼動率が挙げられる｡ 現用シ期間満了後に大量の文書を公文書館に移管する

ステムの電子決裁率 (全決裁数に対して電子決ことを想定していないため､ １ファイルごとに裁で処理した割合) は地方自治体によって差は手動でダウンロードする事態を招くという実例あるものの､ 中には庁内全体で10％程度のとこが参加者により紹介された｡

ろがある｡ その背景としては､ 1)事務フローやこの実例の場合､ 今のところは､ 保管期間３決裁ラインが現用システムに反映されていない､年のボーンデジタル文書が移管､ 選別の対象と2)財務会計システム等レガシーシステムが並存なっており､ 公文書館が収集するその数は少なし､ 現用システムの所掌範囲が限定的である､い｡ そのため､ 手動対応が可能な範囲だが､ 今3)規程上でイレギュラーな案件は紙での決裁を後､ 保管期間10年以上のボーンデジタル文書の容認している､ ためである｡

移管・選別が始まった際には､ 保管期間満了後現用システム上の電子決裁機能の低稼動率をのものを一括してダウンロードできる機能は､受けて､ 一部では現用システムを改修して電子公文書館の移管・選別業務を効率化する上で必決裁機能を廃止し､ 紙への決裁に戻っている地要となる｡

方自治体もある｡

加えて､ 手動対応の場合､ 現用システム内でまた､ 現用システムの電子決裁機能が決裁証は紐付けされていたメタデータ (作成者､ 決裁跡のみを電算システム内に保持し､ 決裁権者に者､ 決裁日等の情報) と電子ファイルが同シス

起案者が説明した参考資料等は紙のまま管理しテムの外に出るとバラバラとなり､ その真正性ている場合､ 公文書館では移管・選別時に現用を損なうケースが多い｡

システム内にある決裁文書 (ボーンデジタル文

このような事態が現実に発生している状況を書) と参考資料 (紙) の紐付けを行っている｡

踏まえれば､ 現用システムにおいて保管期間満こうした状況を紙からデジタルへの ｢移行期｣了後､ 電子ファイル､ メタデータをシステム外と捉えることも可能だが､ 通常の電算システムに取り出せる仕組みを設けることは必須である｡の寿命が５年程度と考えると､ その間､ この状

さらに言えば､ 公文書館の移管・選別業務のコ況は高原状態を保つものと考えられる｡ 公文書

スト減､ 移管時のボーンデジタル文書の真正性

館が非現用システムを開発する際には､ デジタの毀損を避けるための現用システムとの連携もルと紙が混在する状況を前提にして､ その移管・非現用システムの開発にあたっては求める必要選別業務の効率化を目的の一つに掲げることにがあるだろう｡

なろう｡
2.3

真正性の保証範囲

公文書館が非現用システムを開発する際には､
52

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現用システムで保管する以上の長期間､ ボーン算システムの開発コストに反映する｡

デジタル文書の真正性を保証することが要件と流通性に優れるデジタル媒体の特性を活用すなる｡ 長期保存の課題については次項にて述べるためには､ 非現用システム内､ あるいは同シるが､ 真正性を担保するには､ サーバーの検疫､ステムと連携する別システムを構築して､ ウェ電算システム内のログ・バックアップシステム

ブで公開する機能を具備することになる｡ しかの管理といった情報セキュリティの確保が求めし､ その開発､ 運用コストは決して軽いものでられる｡

はない｡

保証する真正性の質を高めれば高める程に電システム開発のコストを抑制する観点から､算システムの開発､ 運用コストも増す一方で､ボーンデジタル文書の公開を紙媒体と同じよう公文書館で所蔵する非現用文書は､ 年金記録問に来館して面前での利用とした場合､ 庁内のネッ題等のように国民､ 市民等の権利を保護する役トワークから遮断したスタンドアローンの端末割も担っている｡ その権利を保護する上で文書パソコンに閲覧対象のデジタル文書を非現用シの真正性は欠かせないが､ ボーンデジタル文書ステムからダウンロードして提供するか､ デジについては紙媒体と異なり､ 保証品質の向上がタル文書を紙に印刷して提供することになる｡

コスト増に直結する｡ ボーンデジタル文書につなお､ いずれの提供方法であっても､ 非公開

いては､ 各公文書館では配分できる資源内でそ情報はマスキングすることが必須となるが､ 提の真正性の保証品質のレベルを定めることが現供したものは非公開性が滅失するまで保持する実には求められる｡

か､ 非公開理由やマスキングした個所等を記録として残す必要がある｡ ちなみに､ 電算システ

2.4

長期保存する電子ファイル

公文書館が長期保存するボーンデジタル文書
は､ マイグレーション等により ｢元の電子ファム内でマスキングしたデジタル文書等を保管する場合には､ 別途その電子ファイル分のデータ量を開発時に確保することになる｡

イル｣ の情報の一部が損なわれることを想定して､ 作成部署から移管を受けた ｢元の電子ファ3.

その他の論点等

イル｣ は保存すべきである｡ 加えて､ ｢元の電これまで公文書館からみた現用システムの問子ファイル｣ を長期保存し､ 別に利用するため､題を列記したが､ 公文書館として現用システムPDF/A (PDF/A は長期保存性にも優れていを利活用するメリット等についても､ 次のようる) に変換したものもあわせて保持することがな視点が提示された｡

望ましい｡ しかし､ ２種類の電子ファイルを保存することで､ 非現用システム内のデータ量が3.1

移管・選別時における現用システムの利増し､ 電算システムの管理コストも増加する｡

活用もし､ コスト増等でシステム管理部署との調整

現用システムには､ デジタル､ 紙の媒体を問が難しい場合には､ 作成部署から受け入れたボーわず､ 現用段階で作成された文書を原則すべてンデジタル文書のみを長期保存することも現実登録することが規程上､ 定められている｡ そのにはあり得る｡

ため､ 公文書館員が現用システム内にログインする権限を持てば､ 保管期間満了前に選別判断2.5公開の課題が可能となる｡ また､ 現用システムに登録され非現用システムでボーンデジタル文書をウェている保管期間満了文書と照らし合わせること

ブにて一般公開する際には､ その公開方法も電で､ 記録の全体的な構成から選別判断が行える53

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メリットがある｡
なお､ 移管時に作成部署が現用システム登録外の文書の存在が明らかになる場合がある｡ 現公開に伴う個人等への不利益の見定めは紙媒体よりも慎重に行う必要があるのではないかとの問題提起があった｡

用システムへの文書の登録は規程上の定めであり､ 同システムの導入を機に､ 登録漏れ文書への対応等川下の公文書館が川上の文書管理について改善を促しやすい側面もある｡

4.

おわりに現用システムの導入に伴い発生する問題の中には､ 同システム開発時に公文書館が蚊帳の外に置かれる等､ 庁内における公文書館の ｢弱さ｣3.2

電算システム化に伴う文書の管理単位のを反映したものが残念ながら存在する｡ また､

細分化

記録管理の川上で発生しているボーンデジタル

現用システム､ 特に電子決裁機能が装備され文書の問題が川下の公文書館にしわ寄せられてている電算システムでは､ 文書管理の最小単位もいる｡

がこれまでのフォルダー単位から決裁単位 (ファさらに､ 電磁的文書管理が推奨される一方で､イル) に変わっている｡ 紙媒体の選別の際には､実態として電子決裁機能を廃止する自治体が現フォルダーは簿冊等に整えられている物的制約れてきている等､ 川上の現用システムが揺らぎ､から１フォルダーに１件でも歴史的価値がある

加えて､ 公文書管理法の影響が読めない現状にファイルが含まれておれば､ 一般的に１フォルあっては､ 公文書館がボーンデジタル文書を管ダーすべてを収集している｡

理する電算システムの像も結びづらい｡ そのた

これはファイル単位で選別するとフォルダーめ､ 議論は主催者の国立公文書館が求めた非現のまとまりで構成されている記録の構造を崩し､用システムの要件定義等を十分には詰められな意思形成の過程が再現できない懸念も踏まえてかった｡のことでもある｡

だが､ 選別の際に現用システムを利活用すること等､ 何とか公文書館の機能を強化し､ 自治

3.3

ウェブ上での公開基準のあり方

体等の組織全体の文書管理体制をより良くした

電算システムの問題ではないが､ デジタル文いとの姿勢は参加者に通底していた｡ ある参加書の特性である情報の流通性を活かして不特定者は､ 討論の中で ｢弱いからこそ強く出る｣ と多数に公開する場合､ 面前での公開と異なる公発言したが､ 現用システムの問題､ 非現用シス開基準を適用すべきかは懸案である｡ 面前でのテムの開発に対する公文書館の取組み姿勢もこ

閲覧においては､ 利用者が所属する研究機関やれと同じであろう｡ 電算システムの改修､ 開発

利用目的をもとに公開可否を判断している部分

では､ 限られた庁内資源が必要性に応じて配分もなくはない｡ 手続き面でも､ 面前での閲覧はされるため､ 常日頃よりフットワーク軽く各種その場で利用者が閲覧申請書等を提出し､ 利用の照会等に対応したり､ 文書管理の重要性の情者が利用責任を負っている｡

宣等を通して､ ｢弱い｣ 公文書館への内部支援

他方､ ウェブでの公開の場合､ 閲覧者の属性､者を増やすことが求められる｡ 参加者それぞれ目的がわからない上に､ 特定個人等を傷つけるに現場で抱える問題が異なり､ これまで述べてような利用のされ方も排除できない｡

きた問題の捉え方にも軽重あったが､ この姿勢､紙媒体よりも流通性に勝るデジタル文書については､ 公文書館が担うべき社会的機能を全うする上ではウェブでの公開が望ましい一方で､54戦略については理解が共通していた｡