羽衣国際大学公的研究費内部監査内規
規程番号 ７９３－０８
令和５年６月７日 制定・施行（趣旨）
第１条 この内規は、研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（平成19年２月15日付け文部科学大臣決定）に 基づき、羽衣国際大学（以下「本学」という。）における公的研究費の適正な運営・管理を行うため、不正使用が発生するリスクを洗い出し、不正使用防止に向けて、重点的かつ機動的な監査を実施するための手順を定める。
（監査対象となる公的研究費）
第２条 監査の対象となる公的研究費は、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人、その他の機関から配分される競争的資金を中心とした次の研究資金をいう。
⑴ 科学研究費助成事業（以下「科研費」という。）⑵ 省庁、省庁所轄の独立行政法人の受託研究費（文部科学省、独立行政法人科学技術振興機構（JST）、独立行政法人新エネルギー・産業技術総合開発機構（NEDO）等の受託研究費）⑶ 各省庁、省庁所轄の独立行政法人の助成金⑷ 文部科学省が実施する私立大学戦略的研究基盤形成支援事業（各研究センター）⑸ 前各号に定めるもののほか、地方公共団体、特殊法人等が配分する研究資金（監査の実施時期）
第３条 定期監査は年に１回、７月から10月までの間で次の各号のとおり実施するものとする。ただし、必要に応じて不定期に監査を行う。
⑴ 通常監査 ６月上旬から９月上旬の間⑵ 特別監査又は部局等監査 ９月中旬から10月上旬の間⑶ リスクアプローチ監査 10月下旬⑷ 臨時監査 必要に応じて、最高管理責任者である学長の命により行う。
（監査対象及び方法）
第４条 監査の対象及び方法は、次の各号のとおりとする。
⑴ 科研費通常監査
本学において、科学研究費助成事業の交付を受けている研究種目から、研究課題数の概ね10パーセント以上を対象として、各種申請書、帳簿類の突合せ、質問等により実施する。
⑵ 科研費特別監査
科研費通常監査の対象となったもののうち、概ね10パーセント以上を対象として、実際の購入物品の納品状況及び使用状況、出張、研究補助者等の勤務実態など事実関係の厳密な確認 などを含めた調査を実施する。
⑶ 公的研究費監査
科学研究費助成事業を除く公的研究費を対象に前２号に準じて行う。
⑷ 部局等監査各種帳票類の突合せ、質問等に加え、公的研究費の運営・管理体制に関わる関係者にヒアリングを行い、不正使用防止を含めた運営・管理体制の有効性及び効率性を検証する。
⑸ リスクアプローチ監査
不正使用が発生するリスク要因に着目した次のリスクアプローチ監査を、対象全体の10パーセント以上をめやすとして任意抽出し、毎年、着目する事項を選定して行う。
ア 研究者等の旅費の一定期間分抽出による出張について、抜き打ちによるヒアリング（目的、内容、交通手段、宿泊場所等）
イ 非常勤雇用者を対象とした勤務実態（勤務内容、勤務時間等）に関するヒアリング
ウ 納品後の物品等（換金性の高い物品等）の現物確認
エ 研究計画に比して、予算執行が著しく遅れている研究者等へのヒアリング
オ 取引業者の帳簿との突合で、架空発注がないかの確認（監査項目及び項目ごとの点検事項）
第５条 監査項目及び項目ごとの点検事項は、別表に定める。

1

（データ又は帳票類の提供）
第６条 公的研究費の運営・管理に関わる事務局は、内部監査部門からの要請に基づき、監査のためのデータ又は帳票類を提供するものとする。
（リスクアプローチ監査方法）
第７条 リスクアプローチ監査は、事前にデータ又は帳票類を調査し、別記様式のチェックシートに基づき、ヒアリング及び実査により実施する。
（監査予定情報の通知）
第８条 内部監査部門は、特別監査及びリスクアプローチ監査を実施するときは、ヒアリング対象者を任意に抽出し、監査日程とともに、事務局及びヒアリング対象者へ通知するものとする。
（監査報告書の提出）
第９条 監査責任者は、監査終了後遅滞なく、監査報告書を最高管理責任者である学長に提出するものとする。
（監事との連携）第10条 内部監査部門は、監査結果等について、監事等に報告し、意見を求めるなどして、有効かつ多角的な監査を実施する。
（結果の活用）第11条 監査報告の取りまとめ結果については、コンプライアンス教育で周知するなどして、不正使用防止を図るとともに、他大学の不正使用防止対策の情報等を収集し、類似事例の再発防止を徹底するために活用する。
（改廃）第12条 この規程の改廃は、企画運営本部会議の意見を聴き、学長が行う。
附 則
この規程は令和５年６月７日から施行する。
別表（第４条関係）
研究費の監査項目及び項目ごとの点検事項
監査項目

点検事項

収支簿の確認

会計事務システムや帳簿等により下記の支出内容をチェックし、必要に応じて研究者等にヒアリングし、不正使用がないか確認する。
① 特定業者との連続取引、取引件数の多い物品② 謝金の支出③ 旅費の支出④ 換金性の高い物品の購入⑤ 高額設備・備品等の購入⑥ 予算執行が計画的に行われているか（年度末に集中執行されていないか）

証拠書類の確認 証拠書類（見積書、請求書、領収書、納品書等）が揃っているか、確認する。（特に、電算処理されていない書類、日付空欄の書類がないか確認、および機械処理されていない証拠書類あるいは日付が空欄の納品書等があった場合には取引業者にヒアリングし理由を確認する。）
・執行内容が、研究目的に沿ったものか確認する。
・高額な備品類の現品所在を実見し、備品ラベルが添付されているか確認する。
・研究費で購入した設備等（備品、図書を含む）について、購入後、本学への寄付申込み等が適正に行われているか確認する。
目的外使用の確 執行内容が、研究課題・研究目的に合ったものか確認する。
認
物品発注・検収 ・職務権限にもとづき、総務課・図書館等から物品調達されているか、物品調達の履体制の確認（特 歴で、手続きの適正性を確認する。また、検収が適正に行われているか（検収印など）、殊な役務を含確認する。
む）・データベース・プログラム・デジタルコンテンツ作成は、動作確認、デジタル機器

2上における成果物で確認する。
・機器の保守、点検は、保守・点検時の立会状況とともに、作業報告書等で確認する。
・機器修理は、修理前、修理後の状態を作業報告書等で確認する。
・電源増設等工事は、工事前、工事完了後を写真等で記録し確認する。
・換金性の高い物品（パソコン、タブレット型コンピュータ、デジタルカメラ、ビデオ、録画機器、金券類）は、公的研究費で購入したことが明示（シール貼付）されているか、物品の所在が分かるよう記録し管理しているかを確認する。また、金券類については、出納簿により、出納の記録（贈呈先等）を確認する。
設備備品購入の 購入した設備備品が、適正に設置され稼働しているか、また、固定資産ラベルが貼付確認されているか、実査で確認する。
業務委託契約の 契約書は適切か、仕様書は、業務委託内容が明確で詳細な作りであるか。実施計画書
確認（作業日程表）・作業指示書・成果物等が適正に保存されているか確認する。
出張報告書・旅 ・出張前・出張後の手続きが適正に行われているか、用務内容が研究目的・研究課題行事実の確認と合っているかを確認する。
・【リスクアプローチ監査】研究者等に旅行の事実及び訪問先相手方からの旅費支給（重複受給）の有無等を確認する。
・主管事務部局（学術情報・地域連携課）責任者に、上記について、訪問先相手方へ書面又はメールでの問い合わせ状況等を確認する。
謝金作業実績の 謝金実施伺・勤務報告書・成果物等で作業が行われた実績を確認する。
確認
非常勤雇用者の ・ 研究補助等の業務のため、公的研究費で雇用された非常勤雇用者に対し、雇用申請労務管理体制の 書、雇用契約書、勤務実態及び謝金等の支払い手続きに関し確認する。
確認
・ 非常勤雇用者の勤務状況について、雇用契約書と勤務報告書を照らし合わせ、確認する。
・【リスクアプローチ監査】非常勤雇用者、又は研究者等にヒアリング（勤務指示者、業務内容、勤務場所、勤務報告書）を行うほか、出勤簿が適正に管理されているか、実査で確認する。
・ 事務局責任者に、上記についてのヒアリング状況を確認する。
予算執行状況の ・ 研究計画に基づき、予算執行されているか確認する。
確認
・ 他の経費と合算使用した場合や、年度繰越した場合の使い方が適切か確認する。
・【リスクアプローチ監査】執行率の悪い場合には、改善を求め、必要に応じて、研究費の繰越し、返還等の指導が事務局から行われているか確認する。
受託研究費等の 受託研究費等の受入れ手続きが適正であるか確認する（対象は、省庁、省庁所轄の独受入手続きの確 立行政法人の受託研究費のうち、受入れ金額が300万円以上の研究課題とする。
認購入設備等の寄 公的研究費で購入した設備等（備品、図書を含む）について、購入後、本学への寄付付申込み及び受 申込み等が適正に行われているか、研究者等及び会計責任者に確認する。
入れ手続きの確認
業者に取引内容 ・【リスクアプローチ監査】特定の時期に集中して取引されている物品、特定の業者を確認との取引が多い案件、機械処理（日付が空欄又は手書き）されていない帳票等をデータ又は帳票類で調査する。
・【リスクアプローチ監査】上記の中から抽出し、取引業者の帳簿と突合し、架空発注がないか確認する。
研究費の繰越・ ・【リスクアプローチ監査】執行率の悪い場合には、必要に応じて、研究費の繰越し、返還返還等の指導が行われているか確認する。
■ 上記のほか、潜在的リスクを洗い出し、特別監査又はリスクアプローチ監査で、研究者等にヒアリングする案件について、精査する。

3

リスクアプローチ監査チェックシート（出張旅費）
実 施 日：令和 年 月 日
監査実施者：
ヒアリング対象者所属：
氏名：
No 質 問 事 項はいいいえ

1

出張命令書に係る手続きを事前に行っていますか□□2

出張の用務を具体的に説明してください（※出張命令書との整合性を確認）

－

－

3

出張の日程・訪問先・宿泊先・面談者などを説明してください（※出張命令書との整合性を確認）

－

－

4

他の用務と併せて出張しましたか（はいの場合、用務内容を以下に記載）

□

□

5

同行者はいましたか（はいの場合、同行者の所属・役職・氏名を以下に記載）
同行者の所属・役職：
同行者の氏名：□□6

出張報告（出張復命書の提出）を行いましたか（はいの場合、報告した相手の所属・役職・氏名を以下に記載）
所属・役職：
氏名：

□

□

7

航空機を利用した場合、半券、領収書等の原本を提出しましたか□□8

旅費は現金受給もしくは自分の口座に支払われましたか

□

□

9

旅費の一部または全部が、本学以外から支払われた事実はありませんか（はいの場合、 □支給額、相手先を以下に記載）
支給額：
相手先：

□10 旅費の増額または減額がありましたか（はいの場合、理由を以下に記載）
理由：□□

No 質 問 事 項はいいいえ1

業務の従事内容についてご説明ください。
※他の業務に従事していないか、雇用申請書、雇用契約書との整合性を確認－－

2

事前に「業務内容」の説明はありましたか。

□□

3

勤務報告書等の記入や押印は、自分で行っていますか。
記入・押印場所：□□【措置状況】

リスクアプローチ監査チェックシート（非常勤雇用者）（被雇用者用）
実 施 日：令和 年 月 日
監査実施者：
ヒアリング対象者所属：
氏名：

4

4

補助業務の執務場所を教えてください。
執務場所：

－－

5

労働条件の内容は確認していますか。

□□

6

給与は自分の口座に支払われましたか。

□□

7

給与の支払いに１カ月以上の遅延はありませんでしたか。

□□

8

給与の一部または全部が、大学以外から支払われた事実はありませんか。
※給与の一部又は全部支給がある場合は、支給額及び相手先を記入
支給額：相手先：□□

9

給与の全部または一部の返還を求められたことはありませんか。

□□

10 時間外勤務又は休日出勤を命じられたことはありますか。時間外勤務又は休日出勤をし □た際、従事時間どおりの手当は支払われましたか。
時間外勤務・休日出勤：あり・なし→ありの場合、手当支払い：あり・なし□

11 休暇等を取得する際、事前に休暇願を研究代表者へ届け出ていますか。

□□【措置状況】
リスクアプローチ監査チェックシート（非常勤雇用者）（教員・研究者用）
実 施 日：令和 年 月 日
監査実施者：
ヒアリング対象者所属：
氏名：
No 質 問 事 項

はい いいえ1

学生等を業務に従事させていますか。（はいの場合、業務内容を以下に記載）
業務内容：

□□

2

非常勤雇用者の雇用に係る申請手続きは事前に行っていますか。

□□

3

研究補助者の労働条件の内容を把握していますか。

□□

4

賃金の時給単価は、適正なものとなっていますか。

□□

5

勤務報告書の記入や押印は、非常勤雇用者本人が行っていますか。

□□

6

時間外勤務又は休日出勤を命じたことはありますか。

□□

7

時間外勤務又は休日出勤を命じた際には、適正に勤務時間報告をしていますか。 □□8

業務をさせた日毎に、勤務表の記載内容を確認した上で押印していますか。

□□

9

出勤・退勤時間はどのように確認していますか。
確認方法：

□□

－－

10 非常勤雇用者の執務場所を教えてください。
執務場所：【措置状況】
リスクアプローチ監査チェックシート（物品）実 施 日：令和 年 月 日
監査実施者：
ヒアリング対象者所属：
氏名：5

No 質 問 事 項はいいいえ1

公的研究費で購入した換金性の高い物品（パソコン、タブレット型コンピュータ、デジ □タルカメラ、ビデオ、録画機器、金券類）はありますか。
・パソコン ： 台・タブレット型コンピュータ： 台・デジタルカメラ ： 台・ビデオ ： 台・録画機器 ： 台・金券類 ： 円・その他（具体的に） ：□2

管理方法・管理場所について教えてください。
管理方法：
管理場所：

－－

3

金券類の購入がある場合、どのように管理していますか。
管理方法：
出納簿 ：あり・なし：
贈呈先 ：－－

4

所在不明の物品はありますか。（はいの場合、物品名、不明時期等を記載）
物品名：
不明時期：
事故報告：

□□

【措置状況】
リスクアプローチ監査チェックシート（役務）実 施 日：令和 年 月 日
監査実施者：
ヒアリング対象者所属：
氏名：
No 質 問 事 項

はい いいえ1

特殊な役務で発注したものがありますか （はいの場合、以下を記載） □・データベース開発・作成
・プログラム開発・作成
・デジタルコンテンツ開発・作成
・機器の保守・点検・その他（具体的に）：□2

発注先について教えてください。
発注先：

－－

3

業者選定について教えてください。
選定理由：

－－

4

仕様書・作業工程表はありますか。 （いいえの場合、以下を記載）
どのように仕様内容を指示しましたか。

□□

5

契約書はありますか。

□□

6

成果物は何ですか。
・デジタル
・紙媒体
・デジタルと紙媒体－－

6

・作業報告書【措置状況】

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