工事打合せ簿の取扱いについて【土木編】
１．趣 旨
工事の実施にあたっては契約図書（松浦市が準用する長崎県建設工事共通仕様書等含む）に基づく「指示」、「承諾」、「協議」、「通知」、「提出」、等の事項について、書面またはその他の資料等により取り交わし、整理しなければならない。これらの取り交わしは数も多く、内容も多岐にわたる事から、書式及び手順の効率化を図るために、「工事打合せ簿」により処理するよう統一を図るものである。

２．使用の適用範囲「工事打合せ簿」は、上記趣旨に則り適正に運用しなければならない。したがって、監督職員と受注者の間で書面により取り交わす必要があるものは、全て「工事打合せ簿」により取り交わすことを原則とする。ただし、特別な工事において、別途様式が定められているものは、この限りでない。

３．運 用「工事打合せ簿」は、監督職員と受注者（現場代理人）のいずれかから契約上の処理事項について、内容を簡潔に記入して発議し、これに対する相手方の「処理・回答」があって発議に対する処理が完結する。
発議事項に対する処理・回答には、単に受理で済む場合の他、内容の照査をおこなう場合など期間を要する場合があるが、いずれにしても無用に取り交わしが遅れることにより現場の円滑な進行に支障が出ないよう、遅滞なく処理・回答をおこなうものとする。

４．打合せ内容の決裁について①総括監督員の決裁事項 注） 契：契約書・不適当と認められる工事関係者に関する措置請求に関すること（契12 条1 項、2 項）・工事の施工が設計図書に適合していない場合の改造請求及び破壊検査に関すること（契17 条）・重要な設計図書の変更に関すること（契19 条）・契約担任者が必要と認め監督職員にその権限の一部の行使を命じたものに関すること②係長の決裁事項
・総括監督員の決裁事項以外のものに関すること。
ただし、重要な事項は、必要に応じて上司の決裁を仰ぎ、処理するものとする。

※重要な事項
・構造、工法、位置、断面等の変更で重要なもの
・新たに追加する工種に係るもので重要なもの
・打合せ事項における変更見込み金額が変更前設計額の２０％を超えると思われるもの（２０％増工時点の工事打合せ簿）
・その他、重要と判断されるもの

５．取り交わしについて（1）工事打合せ簿の取り交わしの手段について「工事打合せ簿」の取り交わしは、以下のいずれかの手段により行うものとする。
（取り交わしの方法は別紙—１参照）
１）押印した書面を対面による
２）押印した書面の電子メールによる
なお、取り交わしの手段は、発注者・受注者で事前に決定しておくこと。
（2）契約図書の「協議」の手段について契約図書の「協議」は、下記のいずれかの手段により行うものとする。
1）工事打合せ簿による2）現場（又は机上）で必要な資料を基に、面談（又は電話等）による
なお、協議の手段は、発議者の任意とし、相手方は発議者の「協議」の手段により処理又は回答を行うものとする。
（３）工事打合せ簿の保管について受注者及び監理者（施工監理を委託している工事の場合）は、発注者より工事打合せ簿の返却があった際には、手元の添付書類と合わせて保管する。

６．記載内容について「工事打合せ簿」は、契約履行過程における打合せ事項の最終的な記録様式として使用するものとし、発注者又は受注者の発議事項の内容に対し、これに対する相手方が「処理・回答」の内容を記載して取り交わしを行う。
なお、受注者からの「協議」により、発注者が「指示」を行う場合は、「協議」で提出を受けた当該打合せ簿において指示する内容を「処理・回答」に記載して処理できるものとする。なお、この場合、受注者は、発注者の「指示」に対して当該打合せ簿で「処理・回答」をおこなうものとする。（受注者からの協議により発注者が指示する場合は、「工事打合せ簿」を一枚で行うことができる）

７．概算金額の明示について
設計変更対象となる「指示」については、受発注者間の認識の共有を図るため、工事打合せ簿で概算金額を通知しなければならない。

なお、記載する概算金額は、「参考値」であり、契約変更額を拘束するものではないので留意すること。
詳細については「別紙—２」を参照すること。

８．作成部数及び押印について「工事打合せ簿」は、発注者の指示により「様式-9（１）」または「様式-9（２）」を用いて、「発注者用」及び「受注者用」の２部を作成し、押印又はサイン(以下「押印等」という)したものを、それぞれ保管するものとする。
受注者が工事打合せ簿を提出する際、図面やカタログ等の添付資料は、２部の内１部のみ提出し、残りの一部は受注者が保管する。「発注者用」は押印欄の各関係者（別表-2参照）が押印等するものとするが、「受注者用」については係長、監督員、他課等からの委託工事の場合は受諾課の係長、監督員、及び主管課の担当者の押印で現場代理人に通知する。

９．「工事打合せ簿」の流れについて「工事打合せ簿」は、発議があった事項について何らかの「処理・回答」をおこなって完結することとなる。処理・回答にあたっては、一枚の「工事打合せ簿」に複数の打合せ事項を記載せず、一つの打合せ事項について極力一枚の「工事打合せ簿」で収めるものとする。

１０．工事打合せ簿一覧表について
受注者は、監督職員から請求があった場合は、工事打合せ簿一覧表を提出しなければならない。（長崎県建設工事共通仕様書 １－１－４４ 提出書類 第３項参照。）

１１．工事打合せ簿の取扱いの適用について「工事打合せ簿の取扱いについて【土木編】」は、令和４年４月１日以降に契約する工事から適用する。

別紙-1

工事打合せ簿の取り交わしの方法について
１．工事打合せ簿の電子メールでの取り交わしについて（1）趣 旨「工事打合せ簿の取扱要領」において「工事打合せ簿」は押印した書面にて行う事としているが、遠方の現場においては書面の搬送にも時間や費用を費やしている。このことから、手続きの効率化を図るため、電子メールによる工事打合せ簿の取り交わし方法を定め、電子メールでの取り交わしを可能としている。

（2）工事打合せ簿の取り交わしの方法（電子メール）［発注者が発議の場合］
１）発注者は、工事打合せ簿（発注者用）及び添付書類の決裁をとる。
２）係長及び監督員及び他課からの委託工事の場合は主管課の係長が工事打合せ簿（受注者用）に押印する。
３）発注者は、押印済の工事打合せ簿（発注者用と受注者用）及び添付書類をPDF形式で受注者へメールで送信する。
４）受注者は、受信した工事打合せ簿（発注者用と受注者用）及び添付書類を印刷し、「処理・回答」に記載・押印するとともに、工事打合せ簿（発注者用）のみをPDF形式で発注者へメールで送信する。
５）発注者は、受信した工事打合せ簿（発注者用）を印刷し、保管する。この段階で、工事打合せ簿（発注者用と受注者用）の原本は破棄できるものとする。

［受注者が発議の場合］
１）受注者は、必要な処理事項を発議・押印した工事打合せ簿（発注者用・受注者用）及び添付書類をPDF形式で発注者へメールで送信する。
２）発注者は、受信した工事打合せ簿（発注者用と受注者用）及び添付書類を印刷し、「処理・回答」の決裁をとる。
３）係長、監督員及び委託工事の場合は主管課の係長が、工事打合せ簿（受注者用）に押印する。
４）発注者は、押印済の工事打合せ簿（受注者用）のみをPDF形式で受注者へメールで送信する。
５）発注者は決裁後の工事打合せ簿（発注者用）を保管する。また、工事打合せ簿（受注者用）は破棄できるものとする。

６）受注者は、受信した工事打合せ簿（受注者用）を保管する。

（3）留意事項（１）当該工事全体または個別の工事打合せ簿において、電子メールでの取り交わしを可とするか否かは、発注者と受注者で協議して決定すること。
（２）電子メールでの発議に対しても、持参等の方法による回答をすることができる。
（３）持参等による発議に対しても、電子メールによる回答をすることができる。
（４）電子メールでの工事打合せ簿は、PDF ファイル（工事打合せ簿（発注者用・受注者用）及び添付資料）のみが契約上有効なものとする。なお、エクセルファイルやCADファイル等を参考資料として添付することは差し支えない。
（５）1 回の電子メールのファイル容量は２M バイト程度とする。なお、２M バイトを超える場合は、添付資料のPDF ファイルを分割し、複数のメール（3 回程度を限度）で送信してもよい。ただし、メーラーの自動分割機能は使用しないこと。
（６）送信するデータ容量が10Mバイトを超え、データの分割が困難な場合は、民間業者が運営する大容量データ転送サービスを活用するなどして対応をすること。
（７）メールの表題や添付ファイル（PDF ファイル）のファイル名は、発注者と受注者で協議して、ルール化しておくことが望ましい。
（８）安易に電子メールを利用するのではなく、必要に応じて現地または対面で十分に協議した上で、工事打合せ簿を作成すること。

工事打合せ簿の取扱いイメージ（1）紙を提出する場合
受注者

発注者

工事打合せ簿工事打合せ簿工事打合せ簿（２部提出）添付書類（添付書類（１部提出）
１部提出）

工事打合せ簿疑義
疑義

決裁処理
指示事項記入※図面等の添付書類は
添付書類は１部手元に１部手元に保管
手元に保管

工事打合せ簿
疑義
疑義
処理・回答

工事打合せ簿（１部保管）
添付書類（添付書類（１部保管）
１部保管）工事打合せ簿
疑義処理・回答※保管していた添付書類と合わせて保管（2）電子メールの場合
受注者

発注者

工事打合せ簿工事打合せ簿
疑義
疑義

押印
したものをPDFに変換（２部提出）
メール
PDF

工事打合せ簿（２部出力）
紙に出力
決裁処理
指示事項記入PDF 化

工事打合せ簿疑義
疑義処理・回答（１部返却）
メール（PDF）
工事打合せ簿疑義処理・回答（１部出力）
紙に印刷
保管↓
当初の２部（紙）は処分（１部保管）
１部は PDF 化後処分

別紙－２
１ 監督職員の業務分担
監 督員
課 長 補 佐

長

者

〇

〇

〇

〇

〇

○

〇

当○

担

総括監督 員係

員

〇

監 督員
長

備 考

評 価係

（4）工事現場の形状、地質、漏水等の状態、施工上の制約等設計図書に示された自然的又は人為的な施工条件と実際の工事現場が一致しないこと。
（5）設計図書で明示されていない施工条件について予期することのできない特別の状態が生じたこと。

課参事
課 長 補 佐主幹

工事材料の検査（契13条3項）
工事材料の調合又は工事施工の立会及び工事材料の見本検査（契14条4項）
支給材料の検査及び引渡し（契15条2項）
使用方法が設計図書で明示されていない支給材料の使用に係る指示（契15条11項）
工事の施工が設計図書に適合していない場合における改造請
求及び破壊検査（契17条）
条件変更に係る（1）図面、仕様書、現場説明書、現場施工条件等の調説明に対する質問回答書が一致し査及びその結果ないこと。
（とるべき措置（これらの優先順位が定められての指示を含いる場合を除く。）
む。）の通知（2）設計図書に誤・又は脱漏があるこ（契18条2項）と。
（3）設計図書の表示が明確でないこと

主 管長

工事関係者に関する措置請求（契12条1項、2項）

課○課

他課からの委託工事の場合

員
長

受 託

評 価係

参事
課 長 補 佐主幹内 容

総括監督 員業 務〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇〇〇○〇〇○〇〇○〇〇〇〇〇〇〇○

１ 災害防止等緊急やむを得ない場合のほか、あらかじめ、上司の指示を受ける必要があると認めるものについては、上司の決裁を受けて処理すること。

○

設計図書の変更指示の取り扱い
○〇〇〇
〇
〇〇
○
（契19条）
臨機の措置に係る受注者に対する意見及び措置請求〇〇○（契27条1項、3項）
監督職員の権限（1）契約の履行についての受注者又は監督職員は、設現場代理人に対する指示、協議、〇〇○計図書（当該工通知、承諾又は受理事の図面、仕様（2）設計図書に基づく工事の施工のた書、現場説明書
めの詳細図等の作成及び交付又は〇〇○及び現場説明に受注者が作成したこれらの図書の対する質問回答
承諾書をいう。以下（3）設計図書に基づく工程の管理、立同じ。）で定め
会、工事の施工の状況の検査又は〇〇〇るところによ工事材料の試験若しくは検査（確り、この規則の認を含む。）
他の条項に定め（4）関連する二以上の工事における工〇〇〇
るもののほか、程等の調整
次に掲げる権限（5）その他契約担任者が必要と認め監を有するものと督職員にその権限の一部の行使を〇〇〇〇〇〇〇する。
命じたもの（契9条2項）
備考
・直営監理工事の場合は、様式-9（1）を使用し、工事の主管課が監督員の所属する課と異なる場合は様式-９（2）を使用する。

別紙－３

概算金額の明示○内容
変更契約に先立ち、変更指示を行う場合において、工事打合せ簿に増減額の概算金額を記載しなければならない。なお、記載する概算金額は、「参考値」であり、契約変更額を拘束するものではない。

○概算金額の算出
１. 概算金額は、積算システムでの試算のほか、類似する他工事の事例や設計業務等の成果、協会資料及び受注者からの見積書（妥当性を確認したもの）などを参考に記載できる。
２. 概算金額は、直接工事費で壱万単位を四捨五入し、十万円単位とする。ただし、十万円未満の場合は、一万円単位で記載すること。

○具体的な明示手順
１. 発注者が指示する場合において、受注者は概算金額の算定に必要な資料の作成に協力するものとする。
２. 受注者が設計変更を協議する場合は、工事内訳書（見積書）及び概算金額の算定に必要な図面・数量計算・見積書等を添付し協議しなければならない。
３. 発注者は必要書類が不足している場合、その旨を受注者へ報告し、算定に必要な書類が揃うまで概算金額を記載しない。
４. 緊急的に指示を行う場合または何らかの理由により概算金額の算定に時間を要する場合は、「後日通知」にチェックを入れ、指示を行うものとする。

発注者発議の場合
受注者

受注者

発注者

○指示
概算金額を記載し指示する。
※概算金額の算定に必要な資料がある場合は、事前に取り寄せておくこと。

受注者発議の場合

受注者○協議（発議）下記を添付の上、工事打合せ簿を提出

発注者

○指示
必要書類に不足がない場合は概算金額を記載し指示する。

1．該当部分の工事内訳書
2．図面・数量計算・見積書等積算に必要な資料○承諾

注1：指示を急ぐ場合は、概算金額を未記載のまま指示できるものとする。その後、必要な書類が提出され、算定が可能となり次第、速やかに受注者へ金額を通知する。なお、通知方法
は、既通知文書に手書きや、PDF の取り込みデータのメールでも可能とする。
注２：受注者が事前に資料を提出する場合は、最終的な記録ではないので、工事打合せ簿で取り交わす必要は無い。
注３：概略については事前に調整しておくこと。
※○は打合せ簿のチェック項目