KURAZONOプロの本音ITレッスン

第4回：小プロジェクトのコラボレーションができるか？にある「30 DAYS FREE!」と書かれたボタン[ 今 月 の お 題 ]Lesson 1：メンバーにIDを発行する〜管理者の気分を満喫しよう

IDが発行されたら、ページの上にある「ログようこそ「レッツ・ネット！」へ。先月号で解説したメールの作法は役に立っただろうか。

を押せば、お試しIDがもらえるぞ。

BOXER を使うために、まずはホームページ

オン」を押して ID とパスワードを入力する。

しっかり身につけて、コミュニケーション上手kwww.boxer.ne.jpにアクセスしてみよう。

ログオンすれば、あなたはもうBOXERの管になってほしい。今月はコミュニケーション

BOXERのサービスには個人向け、法人向け理者だ。では、最初にすべきことはなにか？

からさらに一歩進んで「コラボレーション」になどさまざまなメニューが用意されている。

そう、プロジェクトメンバーをBOXERに参加

おすすめは個人向けの「STANDARD」だ。料させること。BOXER では、管理者であるあついて考えてみたい。たとえば、社内外のメンバーによる小さなプロジェクトができたと金は月額1,000円／ID。無料の「BIGINERS」

なたがメンバーに「サプリメント」と呼ばれるもあるが、使えない機能が多く、実戦向きで子IDを発行することになっている。ページ上はない。現在、30日間無料でフル機能を試の「SUPPLEMENTAL ID」を押し、次のペライン会議を開く。企画書を添付してメンバ用できるトライアルを実施中だ。今回のレッージで右下の「発行」を押す。
「サプリメントIDーから意見を聞く。オフラインのミーティン

スンもこれで試してみてくれ。ページの右側発行」の画面が出るので、「guest」のような初する。あなたはそのプロジェクトのまとめ役だ。もちろん、メールはここでも威力を発揮するだろう。メーリングリストを作ってオングを開催するためにスケジュールを出し合う。
だが、ちょっと待った！

そのうち、まとめ役のあなたはメールの限界に気づくときがくるだろう。メーリングリストでやりとりされる情報を整理して、メンバーの空き時間を聞いてまわって、進捗状況を確認し合って……。そう、メールのテキスト情報は人間がそれを読み、判断し、調整してはじめてなんらかの意味が生まれてくる。が、この作業がとても面倒なのだ。
そこで登場するのが、コラボレーションを円滑に行うための専用ツール「グループウェア」
だ。グループウェアと聞くと、高価で運用が難しいものと思うかもしれない。だが、安心してくれ。これから紹介する「BROADNETBOXER」（以下BOXER）はウェブブラウザーで簡単に操作できるうえ、安くて高機能ときている。このツールを使って小プロジェクトのコラボレーションに挑戦する。これが今月のテーマだ。では始めよう。ご一緒に、「レッツ・ネット！」

176 +++ internet magazine +++手軽に使える高機能グループウェア「BROADNET BOXER」。月額1,000円の有料コースがおすすめ。
www.boxer.ne.jp

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

期パスワードを設定する。あとは画面にそっリンクをクリックしていけば、ダウンロード元て進んでいけば、無事にIDが発行されるぞ。にたどり着ける。全員の準備が済んだら、ま画面上の「MAIL+」ボタンを押してみよう。

ずは簡単にチャットで挨拶を交わそう。

BOXER自慢のIMAP4対応ウェブメール画面

次に、ページ上の「MAIL+」ボタンを押してみせっかくのプロジェクトなので、名前を付けが出てくる。ここに、先ほど発行したIDとパよう。これはウェブメール。IMAP4に対応して み よ う 。 ペ ー ジ 上 の「 P R O J E C T

スワードが送られてきているはずだ。これをているので、最初にメールのタイトルだけをMANAGER」を押し、次のページで「新規プそのままメンバーが普段使っているメールア見て、必要なメッセージだけをダウンロードロジェクト登録」を押す。
「プロジェクト登録」

ドレスに「転送」すればいい。

することができる。

画面が出るので、名前とプロジェクトの期限

I D を メー ル で 受 け 取 っ た メンバ ー は 、「COM.」はメンバーのチャットに使うこともでを入れる。これで完了だ。ここでは『企画開BOXERのホームページにアクセスして、先のきるが、これから紹介するさまざまなコラボレ発チーム』と名付けてみた。え？

手順と同様に「ログオン」する。これで、コラーションの「お知らせ」機能として活躍する。

を 付 け て な ん の 意 味 が あ る か っ て？

ボレーションの準備は完了だ！

たとえば、ミーティングへの招待、タスクの依「PROJECT MANAGER」の画面左側を見て頼、進捗状況の報告依頼などが自動的に送ほしい。
「進捗状況」という欄があるだろう。

POINT：IDが発行できる管理者っられてくる。管理者が手動で送るのではな

新規プロジェクトを作成することで、プロジェて、なんか気持ちイイく、BOXERが送ってくる。このあたりが、メクト全体の進み具合を全員で共有できるようールだけのコラボレーションと異なるうれしになる。とても重要な機能なのだ。さらに、

Lesson 2：メールとチャットを使う〜簡単な連絡をしてみよう

Lesson 3：To Doと締め切りを管理する〜遅れてるヤツを見つけよう

ただ名前い部分だ。メンバーはとりあえず毎日この作成した『企画開発チーム』をクリックしてみ「COM.」を見るようにする。それだけで、プよう。次の画面には全体の進捗状況だけでロジェクトで行われていることが一目瞭然ななく、「THIGS TO DO」という欄がある。このだ。

れが、プロジェクトの具体的なタスク一覧だ。

メンバーがそろったら、みんなでページ上の管理者は先の手順で新規プロジェクトを作成「COM.」ボタンを押してみよう。これはいわPOINT：一日の始まりは「COM.」

したら、次に個別のタスクを追加していく。

ゆるインスタントメッセンジャーだ。最初にメッセージのチェックからページ下の「タスク追加登録」を押して「タス「Java Web Start」というプログラムをインスクリクエスト」に必要事項を書き込む。次のトールするように言われるが、画面に従って「タスクメンバー選択」で誰にそのタスクを依【サプリメントIDを発行しよう】【COM.でプロジェクトの動きがわかる】「COM.」のチャット機能（上）とさまざまなコラボレーションのお知らせ機能（下）。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ internet magazine +++177頼するかを選ぶ。ここでは、メンバーの 1 人れる。メールを受け取った麺場君は同様にである「麺場一太郎」を選択した。

「PROJECT MANAGER」→『企画開発チー

一方、麺場君が「PROJECT MANAGER」→

ム』画面に行き、「企画書作成」を押す。
「タス『企画開発チーム』とたどっていくと、「ステーク進捗」画面が出てくるので、「進捗」の欄かさて、先の「企画書作成」が完了する前に、タス」が「未読」となっている「THINGS TO

ら正しい％を選び、送信する。管理者がもう全員でチェックするという行程があった。メDO」が見つかる。そこで、麺場君はこれをク一度、「企画書作成」の「進捗状況」を押すと、ール に 添 付して 全 員 に 送 る 手もあるが 、リックする。すると、「タスク調整」の画面が棒グラフで麺場君が送った％が確認できる

BOXERにはファイルを共有するためのスト出てきて、企画書作成が依頼されたと知る。というわけ。便利でしょ！

レージ機能「HD2GO」が用意されている。こ

了解ならば、「承諾」を押せばいい。これで、で、無事に企画書を作り終えた麺場君は進れを使わない手はないぞ。

企画書作成がプロジェクトのタスクとして新捗状況を報告したのと同様の手順で、％のみんなに尻を叩かれながら、ようやく企画書たに登録された。

欄を「完了」にして送る。メンバー全員で企画を完成させた麺場君はページ上の「HD2GO」

もちろん、タスクの登録だけで安心してはい書をチェックした結果、問題なしということにボタンを押す。フォルダーがいくつか出てくけない。どんなプロジェクトにも必ず 1 人はな る 。 管 理 者 は 最 後 に「 P R O J E C Tるので、「ワークグループ」→「プライマリグル締め切りを守らないヤツがいるもんだ。管理

MANAGER」→『企画開発チーム』画面で、ープ」と進む。この「プライマリグループ」が者は常に、そういう輩の進捗状況を見ておか「承認」ボタンを押す。これでタスクは達成さプロジェクトの共有フォルダーだ。ページ下

なくて は ダメだ 。そこ で 、「PROJECTれたことになり、晴れて「済」印が付くというの「アップロード」を押し、「参照」ボタンでいMANAGER」→『企画開発チーム』画面に行仕組みだ。

まできあがったばかりの企画書を選ぶ。
「グLESSON 4：ファイルを共有する〜メールで送るのはもう古い！

ループ公開」にチェックを付け、プルダウンメき、「企画書作成」の「進捗状況」を押す。まだ0％だ。いったいどの程度進んだのかが知POINT：締め切りを守らないヤツニューは「プライマリグループ」にする。
「アッりたい。そこで、ページ下の「進捗報告依頼」は尻をたたかないとねプロード」を押せば完了だ。他のメンバーもを押す。
「メール作成」画面が出るので、麺場「HD2GO」ボタンを押して「ワークグループ」君のBOXERメールアドレスを入れて送信す→「プライマリグループ」と進めば、麺場君のる。これで、管理者から麺場君へ「進捗状況アップロードした企画書が読めるというわけ。

を報告してください」という旨のメールが送ら

特に、デザインラフとかイラストとか、サイズ【タスクの依頼と進捗の報告】【HD2GOでファイル共有】

オンラインストレージでファイル共有もスムーズに。

178 +++ internet magazine +++インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

の大きなファイルをみんなでチェックするにのページ下の「日程検索」を押す。
「ミーティンら、全員の空き時間が自動的に探せる機能

は、このやり方がベストだ。ぜひ、試してみグ検索」画面が出るので、会議を開きたい期がどれだけうれしいか、すぐに実感できるはてほしい。

間を選ぶ。
「ミーティングメンバーリスト検索」

ずだ。

画面が出たら、出席してほしいメンバーにチ

この BOXER、ほかにも便利な機能がたくさ

POINT：共有ファイルはインターネ

ェックを付け、「必須」か「任意」かを選ぶ。こん用意されている。パームOS搭載のPDAやット上がかっこいいれで、BOXERに登録されたメンバーのカレOutlookとデータが同期できる「KEY2SYNC」、ンダーから、空きが重なっている時間帯がすiモードからスケジュールの読み書きができる

べて選び出され、リストとして表示される。リ

「 M O B I L E + 」、ブックマ ークを 共 有 する

ストの中から任意の時間帯を選んでクリック「PAGE CLIP」などなど。なかでもすごいの

Lesson 5：ミーティングの日時を決める

すると、「ミーティングリクエスト」画面が出てが、メールの読み上げ、スケジュールの確認くる。ここで開始時間を細かく設定し、場所と 登 録 、TO DOの 読 み 上 げ と 登 録 、企画書もできたし、いくつかのタスクも進んなどを登録して「OK」を押す。
「ミーティングメ

ADDRESSの登録、ボイスメモの登録などが、だ。でも、オンラインのコラボレーションだけンバー選択」画面で参加してほしいメンバー

す べ て 電 話 の 音 声 通 話 で で き てしまう

ではどうしても済まないことがある。オフラを選ぶ。この時、「メール送信」を「ON」にし「VOICE+」だ。なんかかっこいいと思わないインの会議を開催しよう。管理者はメンバーておこう。これで、参加してほしいメンバー

か！の空き時間を調べて全員が集まれる日時を全員に自動的にメールが送られる。メールを対に安い。5人のプロジェクトなら1人頭200割り出さなくてはならない。忙しいメンバー

受 け 取 っ た メン バ ー は「 M E E T I N G円だもんな。インターネットのサービスはタダばかりだと1時間のミーティングでさえなかな

MANAGER」に行く。すると、ここにもミーテがあたりまえなんて言わずに、たまには有料か決まらないものだ。こんなとき、グループィングの依頼が届いているので、「予定日」をサービスも使ってみようじゃないか。

ウェアが威力を発揮する。

クリックする。
「ミーティング調整」画面が出たというわけで、今月はここまで。また来月お会いしよう。レッツ・ネット！

〜空いている時間を検索しよう

これだけそろって月額 1,000 円なら絶

ま ず 、メンバ ー は そ れ ぞ れ ペ ージ 上 のら、内容を確認して「参加」を押す。これだけ「SCHEDULE」ボタンを押し、自分の予定をで、自分のカレンダーにも会議の予定が登録

登 録 して お こう。 管 理 者 は ペ ージ 上 のされる。

POINT：もう、空き時間がないな「MEETING MANAGER」ボタンを押し、次会議のセッティングをやったことがある人なんて言わせない！

【メンバーの空き時間を自動的に検索】左のメンバーは「15 時から20 時」が営業ミー
ティング。右のメンバーは「9 時から13 時」が2人が会議に出席できる時間帯は「13時から企画ミーティング。これでミーティング検索（空15時」であることが、検索結果として表示されき時間検索）をすると……。

る。あとは、会議の出席依頼を出すだけだ。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ internet magazine +++179

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この PDF ファイルは、株式会社インプレス R&D（株式会社インプレスから分割）が 1994 年～2006 年まで発行した月刊誌『インターネットマガジン』の誌面を PDF 化し、「インターネットマガジン バックナンバーアーカイブ」として以下のウェブサイト「All-in-One INTERNET magazine 2.0」で公開しているものです。

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