アーカイブズ33
Ⅰ 公文書管理の法制化にむけて)H?DELAI

記録は､ 業務遂行のために極めて重要な､ 大切れた真正かつ信頼性のある情報の保持および長期な資源であるとともに､ 業務活動や取引における保存は､ これまでに例のない脅威にさらされてい確かな証拠を提供する｡ パブリックドメインにおる｡ 記録とアーカイブズを､ 媒体を問わず一貫しいて､ 記録は権利を保護し､ 責任の所在を特定し､て持続的に管理することを保証する強力な法的枠情報・文書施策・決定事項を伝達し､ 公共サービ組みを持たずに､ 価値ある記録の保持､ 評価選別､スを提供する｡ 記録の適切な公開は､ 政府の透明アーカイブズ機関への移管を保証することはでき性と説明責任に寄与する｡ 記録を通して､ 私たちない｡ さらに悪いことに､ 記録がアーカイブズのは自分たちの過去を知り､ 現在を吟味し､ 将来の評価や処理を受けるかなり前に､ 情報の消失や欠計画を立てることができる｡ さらに私たちは､ こ損､ 粗末な扱い､ 不祥事や危機が起こりえる｡ 責

うした文書化された資産をもとにして､ 文化遺産任ある政府なら､ このような事態の発生を許さなを伝え､ 文化的アイデンティティを再生し､ 文化いはずである｡

的ルーツを育てることができる｡ 確かな記録を持たない政府は機能することができない｡ 確かな記

近年､ 民主主義的伝統の強い多くの国が､ 旧来録をもたない国は､ 確かな記憶やアイデンティティの公文書館法制を強化するか､ あるいは効果的､を持たない個人と同じであり､ 適切に機能しなく効率的､ 透明性､ かつ責任ある方法による公文書なり､ 他者とも関わりを持てなくなってしまう｡

管理を保証する新しい法律を制定し始めた｡ 私は､日本の福田康夫総理大臣が新しい法律の枠組みを適切なガバナンス､ 民主的な権利および遺産の真剣に検討し､ 行政目的と公共の利益のために､保護を目的とした､ 記録の重要性を認識する磐石

記録とアーカイブズの管理の課題に取り組もうとな法律は､ 開かれた､ 誠実で､ 説明責任を果たすされていることをうかがい､ 大変期待を抱いてい政府の土台となるとともに､ 一般市民の活発な参る｡ 重要かつ時宜にかなった試みであり､ 責任の加を促す｡ 公文書館を文化や研究の必要性にのみある政府にとって､ 遅れをとるわけにはいかない従事する歴史的資料保管庫ととらえる従来の公文課題である｡

書館法は､ 不十分かつ時代遅れになっている｡ 現
用記録管理に関する義務と能力を持たない公文書

アーカイブズと記録に関する法律の文献は豊富

館は､ 十分で正確な記録が作成､ 保管されているで､ 多くの論文が様々な論点を提起している｡ 古か､ また必要とされる期間､ 記録が利用・公開可

い公文書館法を見直すか､ 又は新しい記録法を起能に保たれるかをコントロールすることができな草する際に､ 私はいくつかの実践的側面に焦点をい｡

当てたい｡ まず､ 法への理解と法の施行を促進するために､ 新しい法律の条項の範囲と内容､ さら情報技術の急速な発展は間違いなく､ 情報の普に政府および市民との関連性を､ 明確かつ十分に及と利用を容易にした｡ しかし電子媒体で記録さ規定しなければならない｡ 記録を明確に定義する7

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こと､ および指定された記録担当機関､ たとえばめに必要な､ 国立公文書館の専門性と能力は､ 最国立公文書館に権限を与えることは最も重要な点大限重視されるべきである｡ 公的資産の質の高いだ｡ その権限には､ 作成から各政府行政機関での成果と適切な利活用のために､ アーカイブズと記利用､ 最終処分までの全ライフサイクルを通じた録に関する仕事は､ ジェネラリストよりは能力の記録の管理方法を指導し､ 計画を立て､ 監督し､あるスペシャリストが行う必要がある｡ したがっ審査するのに必要とされる能力と専門的知見を付て､ アーカイブズや記録に関する法律は､ アーカす必要がある｡ 国立公文書館に対して､ 法定義務イブズや記録担当のスタッフの採用､ 任用､ 昇進､を果たすために､ 法律に基づいて適切に設置､ 組専門的資格に関する詳細な規定の根拠を示さなく織された機構の下､ 十分な権限､ 財源､ 自律性がてはならない｡

付与されるべきである｡ 自律性においては､ 全公文書の評価 (多少の例外はある) や､ 決められた新しい法律を制定する前に､ その法律が､ デー場所に保存するための永続的価値のある公文書のタ保護､ 情報アクセス､ 著作権など記録に関連す選別の実施だけでなく､ 強制力を持つ記録基準とる他の法律にどのように関係するか､ 検討を行わ規則を定め､ 記録に関する研修を組織し､ 記録のなければならない｡ 記録の法的定義は､ 格差や混ベストプラクティスに関するアドバイスを行い､乱を招くことのないよう､ 関連法律との一貫性を全政府において記録の審査と監査を行うことも含持たなければならない｡ 記録へのアクセス方法は､まれる｡ 中央政府が採用した一貫した記録政策､公文書へのタイムリーなアクセスが､ 独断的な決基準､ 実践があらゆる公共機関においても適用さ定や政治的妨害に影響を受けない法的権利であるれ､ あるいは調整の上取り入れられ､ 利益の最大ことを保証する形で取り扱われなければならない｡

化が図られるように､ 地方自治体政府その他の公個人のプライバシーを保護することと､ 永続的価的機関の記録に取り組む必要性も看過してはなら値のある記録を残し､ 一般市民がアクセスし利用ない｡

できるように公開することとの間に､ バランスをとらねばならない｡ アクセス請求の仕組みは､ 開公文書は､ 政府にとって重要な資産であり､ まかれた､ 透明性があり､ 説明責任を果たす政府のた公共の財産でもある｡ 公共の利益と権利を守る精神に沿って､ 平等なアクセスを保証しなくてはために､ 明確な仕組みを法律で具体的に定め､ どならない｡の記録を保存し､ 何を破棄するか､ 何を非開示対象とし､ その非開示期間はどのぐらいか､ さらに私は日本政府が､ アーカイブズと記録の十全な時宜に適った費用効率の良い方法によりアクセスシステム設立の基礎となる､ 包括的な法律体制のが可能なものは何かを､ 人々に知らせる必要があ構築に向かっていることを知って､ 大変うれしくる｡ アーカイブズや記録に関する法律は､ 許可を思う｡ この新しい進展に大きな期待を寄せており､受けていない公文書の破棄・輸出に制裁を加え､その実現を見ることを楽しみにしている｡ この日

公文書の破損・複製・悪用・放置・誤管理を禁止

本の新しい法制度が､ 将来近隣諸国が参照し見習しなければならない｡ さらに､ 国立公文書館は公うような､ すばらしい実例となることを確信して文書､ 私文書を問わず重要な記録を国の所有とすいる｡

るための権限と､ こうした保存価値のあるものを救済するための基金を持つべきである｡

このような法律に定められた責任を遂行するた
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Message by Sarah Choytion are under unprecedented threat. Withouta strong regulatory framework to ensure con-

Records are vital resources essential for con-sistent and sustainable management of records

ducting business and they provide reliable

and archives regardless of formats, there is noevidence for business actions and transactions.

guarantee that records of value will survive

In the public domain, records protect rights,

and be appraised and transferred to archival

identify responsibilities, communicate infor-

facilities. Worst still, information loss andmation, document policies and decisions, andgaps, poor performance, scandals and crises

deliver public services. Reasonable records dis-

may occur well before records are due for archi-

closure contributes to transparency and ac-

val selection and processing. A responsible gov-

countability of government. Through records,

ernment will not leave these to chance.

we can learn about our past, scrutinize the present and plan for the future. We also transmit

In recent years, many countries with strong

cultural heritage, renew cultural identity anddemocratic traditions started to strengthen old

foster cultural roots through these documented

archives legislation or enact new law to ensure

resources. A government without reliable rec-that public records are managed in an efficient,ords simply cannot operate. A country without

effective, transparent and accountable manner.

reliable records is a like a person without a

I am excited to learn that advocated by Prime

valid memory and identity making one unable

Minister Yasuo Fukuda, the Japanese Govern-

to function properly or relate to others.

ment is considering seriously a new legislative
framework to address the challenge in manag-

Sound legislation that recognizes the impor-

ing records and archives for administrative

tance of records for proper governance, protec-

reasons and public interests. It is an importanttion of democratic rights and heritage purposes

and timely endeavour that no responsible gov-

provides the cornerstone for an open, honest

ernment can afford to delay.

and accountable government; inviting active
citizen participation. Traditional archives laws

Literature on archives and records law is ample

that treat archives as depositories of historicaland many articles provide detailed discussions.

materials serving only cultural and research

In reviewing old archives legislation or draftingneeds have proved to be deficient and outdated.

new records laws, I would like to focus on aArchives without the mandate and capacity tonumber of practical aspects. First, to facilitate

manage current records have no control overunderstanding and implementation, the scope

whether adequate and accurate records are cre-and content of the new legal provisions, andated and kept, and if they remain usable andtheir relevance to government and people must

accessible as long as required.

be spelt out clearly and adequately. It is ofparamount importance that records must be

The rapid development in information technol-

defined with clarity and power be conferred toogy no doubt has facilitated information dis-a designated records authority, say the nationalsemination and use. Yet the survival of authen-archives, with the needed capacity and expertise

tic and reliable information recorded in elec-

to lead, plan, monitor and review how records

tronic formats and their long-term preserva-

are managed throughout their entire life cycle
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from creation and use in different government

quality results and proper utilization of publicagencies to final disposal. The national archives

resources, archives and records work needs tomust be given sufficient power, resources andbe performed by competent professionals rather

autonomy under a properly placed and organ-

than generalists. Thus the archives or records

ized structure grounded in law to perform its

law should offer a basis for detailed regulations

statutory duties. The latter would include with-on the recruitment, appointment, promotion

out limiting to appraising all public records

and professional qualifications of archives or(with a few exemptions) and selecting thoserecords staff.

of enduring value for preservation in designatedplaces; prescribing mandatory records stand-

Before enacting any new provisions, there

ards and rules, organizing records training;must be a review of how they may relate toadvising on the best records practices and con-other records related laws on data protection,

ducting records inspection and audits acrossaccess to information and copyright, etc. The

the government. The need to tackle records inlegal definition (s) of records must be consist-

regional government and statutory bodies

ent to eliminate gaps and confusion. The way

should never be overlooked so that coherent

access is handled must be harmonized to assurerecords policy, standards and practices adopted

timely access to public records is a legal rightby the central government would apply or alignunaffected by arbitrary decisions or politicalthroughout the public sector to maximize bene-interference. Balance must be struck in protect-fits.

ing privacy of people and yet permitting records
of enduring to survive and open for public ac-

Public records are important assets to a gov-

cess and use. An access appeal mechanism must

ernment and they are also public property. To

be put in place to ensure equitable access in line

protect public interests and rights, there mustwith the spirit of an open, transparent and ac-

be clear mechanism specified in law to inform

countable government.

people about what records are preserved, what
are destroyed, what are withheld and the clo-

I am happy to learn that the Japanese Govern-

sure period, and what are available for public

ment is moving towards building a comprehen-access in a timely and cost-effectively manner.

sive legal infrastructure based on which soundThe archives or records law should sanction

archives and records systems will be installed.

unauthorized destruction and export of public

I am excited about this new development andrecords, and prohibit damage, mutilation, abuse,

look forward to seeing its implementation,neglect or mismanagement. In addition, thewhich I am sure, will make Japan a great ex-national archives must also have the right toample for reference and emulation by neigh-recover records of importance to the country,boring countries.

whether they are public or private records, andhave funds to save those worth preserving.

Sarah Choy (サラ チョイ)：香港政府档案処
歴史档案館｡ ICA (国際公文書館会議) の法制

The expertise and capacity of the national archives required to perform its statutory responsibilities cannot be overemphasized. For
10委員会委員として ｢Principles for Archivesand Records Legislation｣ (アーカイブズと記録法制の原則) を報告した｡