アーカイブズ33
Ⅰ 公文書管理の法制化にむけて)H?DELAI

現在､ 民主主義世界の至るところで､ 政策決定

法律は､ 国立図書館と国立公文書館を新しい一つの改善､ および政府業務の公共の利益に対する責の公的機関として統合し､ カナダ人のために ｢不任の明確化のための､ ガバナンスと行政の新しい朽の知識の源泉としてすべての人々の利用に供し､モデルが出現している｡ 国民中心のプログラムと自由で民主的な社会であるカナダの文化的､ 社会サービス提供を支援すること､ よりよい結果を達的および経済的な進歩に貢献する｣ ことを目指し成し､ 業績を評価し､ 進行状況の報告を行うためたものである｡ この新しく画期的な使命の下で､の組織能力の強化を図ること､ 公的資金使用の際

図書館公文書館法は､ 図書館公文書館が政府機関の統制､ 適正な評価､ およびコストパフォーマンに関する記憶の継続的な源泉であることを再確認

スを向上させること､ さらに組織における説明責し､ 新しい情報通信技術によるデジタル記録を含任､ 透明性､ 管理責任の問題に取り組むことを目む､ あらゆる媒体・形態の政府の記録と情報の処的とした､ 新しい枠組み､ メカニズム､ 手段が開分および保存に関して､ 図書館公文書館長に様々発されつつある｡

な権力､ 権限､ 責任を付与した｡

この新たな取り組みの中心となるのが､ 公文書の効率的な作成・収集・管理である｡ 行政機構が図書館公文書館長としての私の経験と立場から新しい業務の必要条件や国民の期待に応えて発展言うと､ この権力､ 権限､ 責任に関する条文は､していく際に重要なのは､ 長期にわたる政策決定公文書に対する責務を負う全ての現代のアーカイや業務活動を示す､ 適切でいつでもアクセス可能ブズ機関にとって､ 本質的な基盤となるものであな記録された証拠の存在を保証することであり､る｡ 図書館公文書館長には､ 政府の記録および情また政府の継続する業務と歴史の記憶を保存する報の処分の監督者としての重要な役割がある｡ 現ための方法や手段を確立することである｡ 政府に在､ 政府機関は､ 図書館公文書館長から ｢記録処よる公的な記録や資料の保存は､ これまでも長い分権限｣ (第12条) という形で書面による承認を間､ 行政や業務の目的のために重要とされていた受けなければ､ 記録の処分 (廃棄を含む) を行うが､ 今日では､ 民主的プロセスのために不可欠なことができない｡ また､ 図書館公文書館長は､ 記ものとなり､ 信頼と説明責任を伴うガバナンスの録処分権限および各省との取り決めに従って､ 歴中核を成すものとして､ ますます重要性を増して史的又は永久保存の価値を有する記録を､ 図書館いる｡

公文書館の保護又は監督下に置くために移管させる権限､ 歴史的又は永久保存の価値を有する記録

カナダでは､ 公的機関のレコードキーピングおが､ 重大な損傷や破棄の危機に瀕していると判断

よび公的な組織と歴史の記憶の保存において､ 政された場合に即時移管を強制できる権限を持つ府のアーカイブズ機関が果たす重要な役割が､ 近(第13条)｡

年議会において認識・再編されて､ 2004年に新しいカナダ国立図書館公文書館法が成立した｡ この同時に､ 図書館公文書館法は､ 政府各省庁のプ1

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ログラムとサービスの提供において､ 図書館公文

例えば､ レコードキーピングを､ 各省内で小規模書館が中心的機関として役割を果たすための諸要の専門家集団が行う内部の行政サービスという地素を規定している｡ これは将来の公文書の管理と位から､ 業務管理者の説明責任の下で業務プログ保存を成功に導くために､ 非常に重要であると思ラムを行うための必要条件という地位へと高めてわれる｡ 規定された諸要素には､ ｢政府機関によいる｡ さらに､ レコードキーピングと情報資源のる情報管理を円滑｣ にする責任､ ｢政府機関が作開発は､ 政府の各機関固有のプログラムおよび各成し､ 使用する情報の管理に関して｣ これらの政機関共通の業務双方において､ その戦略的成果を府機関に助言を行う役割､ ｢そのためのサービス｣達成するために必要なものとして､ 直接リンクしを提供する必要性､ などが含まれる (第７条､ 第て考えられるようになり､ アーキビストと情報ス８条)｡

ペシャリストはこの目的の成功の鍵と位置づけられている｡

こうした公的機関のレコードキーピングの行政的・業務的環境の下で､ 近年国立図書館公文書館情報資源を組織の財産ととらえるこの広範でよは､ 各省共通の主要なプロジェクトにおいて､ 各り包括的な見方は､ 新情報通信技術によりデスク省と協力して指導力を発揮し､ 以前よりも強力なトップ上に出現した､ 新しい形の知識の複合体に中心的役割を担うようになった｡ 2006年秋以降､ついて､ 政府が適切に関与できるような条件を様々主務大臣と多くの各省次官の承認を得て､ 私は政な方法で策定している｡ カナダ政府は､ デジタル府におけるレコードキーピング規制制度の開発の環境においては､ 国立図書館公文書館やそのほかためのイニシアチブを主導している｡ このイニシの中央機関の監督の下､ 多様な形式によるレコーアチブは､ 財務委員会が発表した政府の ｢新情報ドキーピングへの介入の必要性があるとの結論に政策｣ (2007年７月) に基づく､ 新しい ｢記録作達した｡ こうしたレコードキーピングへの介入は､成命令｣ と ｢レコードキーピング権限委任方法｣

業務の革新性､ 適応性､ 柔軟性を促進し可能にすに沿ったものである｡ 戦略的には､ このイニシアることを目的として計画されているだけでなく､チブは､ 諸機関の情報資源を業務資産､ あるいは情報の説明責任と管理責任を伴う行政の責任と規知的資産として作成・収集・管理する､ 政府全体律という､ 新たな要素を持つ公的機関のプログラのアプローチの開発を代表するものである｡ そのムとサービス提供を支援するものとなるだろう｡

主要な目標は､ 財務や人事の管理と同様のやり方で､ 公的機関におけるレコードキーピングを統合

カナダは､ デジタル行政において効率的なレコーすることである｡ この目標のため､ 業務管理者にドキーピングを実施するという課題に向けて前進

レコードキーピングに関する説明責任を課し､ 全しているが､ 私は､ この変革の社会・文化な側面執務レベルの職員にレコードキーピングに関するは､ デスクトップ上の規制による介入と同様､ あ権限を委任している｡ 資産価値を有する情報資源るいはそれ以上に重要なものになると考えている｡の開発を､ 業務運営上の優先事項として確立する

昨年､ 主務大臣が首相への年次報告の中で連邦のことにより､ 多様な行政､ 業務､ ガバナンスに関公共サービスについて言及し､ 政府の重要な課題する政府保有の知識に対して､ 優先的な資金投与のひとつは､ 現在進行中の ｢情報革命｣ おいて､が行われることが期待されている｡

プログラムとサービスの効率的な運営ができる組織能力の開発だと述べた｡ 情報革命は､ ｢迅速なこのアプローチは政府内でのレコードキーピン決定､ 政府からの速やかな回答､ 政府業務の透明グの基盤と力学を変革することを意図している｡

性､ 政策決定過程における国民の参加などに対す

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る､ 国民の期待を劇的に高めた｣ (ケビン・G・The Roles and Responsibilities of Archives in

リンチ､ カナダ枢密院事務総長兼国務大臣､ カナ

National Public Administration

ダ公共サービスに関する首相への年次報告書第14､2007年３月31日) のである｡

A Message to the Archival Community of Japan

私は将来､ デジタル環境における各省の情報資源の開発と管理を監督する役割と責務を持つ強力

Ian E. Wilson

な中央アーカイブズ機関が､ 広範な分野で新たにLibrarian and Archivist of Canada

起こりつつある行政の社会的変革という課題を克June 2008

服するために､ カナダ政府にとって不可欠な存在となることを確信している｡ 私は､ あらゆる国のThroughout the democratic world, new models

公文書館がこの目標を目指し､ 他の政府の指標とof governance and public administation areなる模範を示すよう奨励したい｡ これは私たちが､

emerging to improve decision-making and組織の記憶の保管者として､ また民主主義国家とtransform government business operations re-して共有すべき責任である｡

sponsibly in the public interest. New frameworks, mechanisms and tools are being de-

私は､ この重要な分野における日本の前進と改veloped to support citizen-focused program and革を楽しみにしている｡ 過去５年間､ 菊池光興国service delivery; to enhance organizational ca-

立公文書館長は､ 国際公文書館円卓会議の議長とpacity to achieve results, measure performance

して､ 世界中の国立公文書館長に対して洞察力にand report on progress; to promote discipline,富んだ指導力を発揮してきた｡ 毎年彼が世界のアー

due diligence and value for money in the use

カイブズ関係者のために作り上げてきた専門的プ

of public funds; and to address institutional

ログラムは､ 日本における公文書館をめぐる取組

issues of accountability, transparency and stew-

みが成功することを予兆させる｡ 菊池館長の実効

ardship.

的な指導力の下で､ また上川陽子公文書管理担当大臣の積極的な関与を得て､ 日本の国立公文書館

At the heart of this enterprise is the effective

は将来のための確固たる基盤を構築しつつある｡

creation, capture and management of public

21世紀における行政機関のレコードキーピングのrecords. As administrative machinery evolves

課題に立ち向かうにあたり､ 日本の国立公文書館

to meet new business requirements and citizen

が､ 政府の全ての省庁及びその他のレベルの機関

expectations, it is vital that ways and meansを支援し指導していく好機である｡

be established to assure the presence of appropriate and readily accessible documentary evi-

イアン・Ｅ・ウィルソン

dence for decision-making and business activity

カナダ国立図書館・公文書館長

over time, and to provide for the preservationof government's continuing corporate and historical memory. The keeping of official records
and documents by government has long been
important for administrative and business purposes, but today it has become fundamental to3

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democratic process and increasingly central toform of a Records Diposition Authority (Sec-the development of responsible and accountabletion 12). I also have the power and authority t

governance.

o require the transfer of records having archiv
al or historical value to the custody or protect

In Canada, the essential roles played by govern-

ion of Library and Archives under the terms ament's archival administration in public record-nd conditions of records disposition authorities

keeping and the preservation of official corpo-

and agreements negotiated with departments,

rate and historical memory were recently rec-and the power to compel immediate transfer if

ognized and reestablished by Parliament with

it is determined that archival or historical recthe passage of the new Library and Archives

ords are at risk of serious damage or destructi

of Canada Act in 2004. This legislation hason (Section 13).

merged the former National Library and National Archives into a new public institution

Coincidentally, the Library and Archives Act

to serve Canadians as "a source of enduring

also establishes elements of a central agency

knowledge accessible to all, contributing to therole for our institution in program and service

cultural, social and economic advancement ofadministration by government departments,

Canada as a free and democratic society". Un-

which I believe is critical to the successful man-der this new and remarkable mandate, the legis-

agement and preservation of public records inlation has also reconfirmed Library and Ar-

the future. These include the responsibility tochives as the continuing source of government's"faciliate the management of information byinstitutional memory, assigning to the Librari-government institutions", and the assumption

an and Archivist various powers, authorities

of an advisory role to government institutions

and responsibilities regarding the disposition"concerning the management of informationand preservation of government records andproduced or used by them" and the requirement

information in all forms and formats, including

to provide "services for that purpose" (Sections

the emerging digital products of new informa-

7 and 8).

tion and communications technologies.
It is in this administrative and business environIn my experience and capacity as Librarian andment of public recordkeeping where LibraryArchivist, these powers, authorities and re-and Archives has recently assumed an enhanced

sponsibilities logically provide the essential fo

central role of leadership in collaboration withundation for any contemporary archival ad-departments through a major horizontal pro-ministration assigned responsibilty for public

ject. Since the Fall of 2006, with the approval

records. These include a significant role of over-of the Cabinet Secretary and the larger commu-sight in the disposition of government records

nity of Deputy Ministers, I have been leading

and information, insofar as no government

an initiative to develop a regulatory regime for

institution may dispose of records (including

recordkeeping in government to be supportedby destruction ) without the express written

by a new Recording Directive and a Recordkeep-

consent of the Librarian and Archivist in theing Delegation Authority Instrument under4

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government's new Information Policy issued

tional assets establishes the conditions for gov-

by Treasury Board Secretariat ( July 2007 ) .

ernment to appropriately engage the newStrategically, this initiative represents the de-knowledge complex emerging at the desktop

velopment of a whole-of-government approachthrough new information and communications

to the creation, capture and management of in-technologies. In the Government of Canada,

formation resources by institutions as business

we have concluded that the digital environment

and intellectual assets. The primary goal is torequires multiple forms of recordkeeping inter-

integrate recordkeeping with public adminis-

vention under the oversight of Library and Ar-

tration in a manner similar to financial andchives and other central authorities. These

human resource management by assigning ac-interventions are being designed to promote

countability for recordkeeping to businessand enable innovation, adaptation and flexi-

managers and by delegating recordkeeping au-bility, but they will also support program andthority to all executive levels for this purpose.

service delivery with new elements of adminis-

By establishing the development of information

trative responsibility and discipline linked toresources having asset value as an operational

information accountability and stewardship.

business priority, it is expected that government will be advantageously positioned to capi-

As Canada moves forward on its agenda to im-talize on its organizational knowledge serving

plement effective recordkeeping within a digit-

multiple administrative, business and govern-

al public administration, I also believe that theance utilities.

socio-cultural dimensions of this transformation will become equally if not more significant

This approach is intended to change the funda-

than regulatory intervention at the desktop.

mentals and dynamics of recordkeeping within

As indicated last year by the Cabinet Secretary

government. For example, it elevates record-in his annual report to the Prime Minister on

keeping from the status of an internal admin-the state of the federal public service, one ofistrative service activity conducted by a small

the key challenges for government is the devel-

community of specialists on behalf of depart-

opment of organizational capacity to adminis-

ments to the status of an operational program

ter programs and services effectively within therequirement under the accountability of busi-

current and ongoing information revolution,ness managers. It also links recordkeeping and"which has dramatically enhanced public expec-

information resource development directly totations for speedy decisions, for immediate re-the achievement of government's strategic out-

sponses from government, for transparency incomes through institution-specific programs

government operations, and for public engage-and horizontal services, and establishes archi-

ment in decision-making" ( Kevin G. Lynch,vists and information specialists as key ena-

Clerk of the Privy Council and Secretary to theblers towards this objective.

Cabinet, Fourteenth Annual Report to thePrime Minister on the Public Service ofIn many ways, this broader, more comprehen-Canada, 31 March 2007).

sive view of information resources as organiza5

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In the future, I believe that a strong central

Japan. Under the effective leadership of Presi-

archival administration with enabling roles anddent Kikuchi and with the active involvement

responsibilities of oversight in the developmentof Minister Yoko Kamikawa, the Japanese Na-and management of information resources bytional Archives is putting in place a solid foun-

departments and agencies within the digital

dation on which much may be built. It has theenvironment will be essential for the Govern-

opportunity to assist and to lead all govern-

ment of Canada to successfully meet the chal-ment departments and other levels of govern-

lenges of this broad and emerging social trans-

ment in addressing the recordkeeping chal-formation of public administration. I would en-lenges of public administration in the 21st Cen-

courage the archives of all countries to pursue

tury.

this goal, and to set an example for other governments to follow. It is a responsibility we

Ian E. Wilsonshare, both as keepers of the corporate memo-

Librarian and Archivist of Canada

ry, and as democratic nations.

I look forward to seeing Japan's progress andinnovation in this critical area. Over the past
four years, President Mitsuoki Kikuchi has
provided insightful leadership to the nationalarchivists of the world through his presidencyof the International Round Table on Archives.
The professional program he developed for his
international colleagues each year augurs wellfor the success of the archival initiatives inIan E. Wilson (イアン・E・ウィルソン)：1943年ケベック州モントリオール生まれ｡ 1974年クィーンズ大学で歴史学修士号取得､ 同大学アーカイブ勤務｡ 1976年からサスカッチェワン県立公文書館長､1986年からオンタリオ州立公文書館長､ 1999年からカナダ国立公文書館長､ 2004年からカナダ国立図書館公文書館長｡ カナダ政府情報管理責任者 (Information Management Champion) の１人として政府の記録管理政策にも参画｡ 2008年７月から ICA 会長｡

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