受信用FAX回線を60本から1本へ集約しコストを大幅削減
QRコードで仕分けを自動化し業務効率を向上
株式会社セルメスタ

健康保険組合の被保険者向けに家庭用常備薬の頒布を手掛けている株式会社セルメス
タでは、FAXによる膨大な申込書を処理するために60本のFAX回線を使用してきた。そこで「TransFax FAX受信サービス」を採用して回線を1本に集約。回線使用料を大幅に削減することができた。同時に、QRコードやFAXビューアーといった連携システムを開発することで、スタッフの作業負担の軽減や顧客サービス向上にもつなげ、全社的な業務効率化を実現した。

60本のFAX回線を1回線に集約し回線コストを大幅に削減

TransFax 導入 5 つのポイント
1.60回線を1回線に集約し回線契約料金を大幅に削減できた

2.FAX受信にかかわるコストを変動費化でき、ピーク時に合わせたインフラが必要なくなった

3.QRコードで仕分作業を自動化し、人的作業負担を削減できた

4.お客様からの問い合わせに迅速に対応できる

ループ マネージャーの柏倉和美氏だ。
そうした人為的ミスの回避も含めて、抜本的な改善策を模索していたところ、データエントリーようFAXビューアーで申込書を閲覧できるようにした

5.申込書が届いてから基幹システムにデータが登録されるまでの全体の工程で約30％のコストを削減

をアウトソーシングしていた協力会社であるイン
株式会社セルメスタ（以下、セルメスタ）は、

ターフェイス社から紹介されたのが、トランザク健康保険組合（以下、健保組合）の被保険者を対トのクラウド型 FAX サービス「TransFax FAX

象に医薬品・健康食品・健康器具等を特別価格で受信サービス」（以下、TransFax）だった。

斡旋する「家庭用常備薬等斡旋 / 疾病予防対策事

プランニング & コントロールグループ ICT業」、生活習慣病予防やがんなどの早期発見のたチーム リーダーの藤谷将樹氏は、「従来はオンプめの郵送検査キットを企画・製造する「郵送検診レミス型の FAX サーバーを独自に構築して遠隔事業」、医療費抑制プログラムを多角的に提案す地に設置していたため、保守費用やハードウェアる「医療費抑制事業」などの健康サポート事業をの更新費用などのインフラのランニングコストが展開している。

大きな負担となっていましたが、クラウドで主力事業である家庭用常備薬等斡旋事業では、FAX サーバー機能を利用できるようになれば、国内の健保組合のうち約 300 の組合と契約し、イニシャルコストとランニングコストを大幅に削数十万人の被保険者を対象に薬の頒布を行ってい減できると考えました」と話す。

る。被保険者からの申し込みは、郵送・FAX・インターネットで受け付けているが、特に FAXでの申し込みは 60 回線を使用するため毎月の回線使用料が固定費となり利益を圧迫していた。

QRコードやFAXビューアーで業務効率を改善

しかし、多くの回線を必要とするのには理由があった。斡旋する薬の商品ラインナップが健保組

こうして 2015 年 7 月に TransFax の導入を合ごとに異なっているため、健保組合ごとに異な正式に決定。TransFax 単体での導入に止まらず、る FAX 番号を割り振るとともに申し込み時期もTransFax と連携する周辺システムを同時に開発変えていたからだ。これにより、申し込みが集中し、さらなる業務改善を目指すこととなった。そすることを回避し、仕分け作業の混乱とトラブルこで、セルメスタをはじめ、前述のインターフェを防止していたのだ。

イス社、システム開発を担うハツコーエレクト「ある健保組合の受け付けが終了すると、次のロニクス社、そしてトランザクトの 4 社が集まっ健保組合の受け付けを開始するといった具合に、てプロジェクトを組み、セルメスタの業務課題をFAX 番号でアナログ的な振り分けをしながら締中心としたシステム開発のあり方を協議した。

め切りの状態がわかるようにしていたのです。あ

しかし、あまり時間は残されていなかった。

るとき間違った FAX 番号を申込用紙に印刷して2016 年 4 月からインターネットでの受け付け方

しまい大きなトラブルに発展したことがありまし

法を変えることになっていたため、そのサービスたが、番号が１つであればこうしたリクスも回避

インに合わせて FAX 環境のクラウド化も 2016できます」と語るのは、オーダーマネジメントグ

年 3 月末までに完了していなければならなかっ企業プロフィール株式会社 セルメスタ
東京都墨田区石原4丁目25番12号
1971年9月設立。健康保険組合の被保険者を対象に、医薬品・健康食品・健康器具等をリーズナブルな価格で斡旋する「家庭用常備薬等斡旋/疾病予防対策事業」、生活習慣病予防をはじめ、がんや感染症などの郵送検査キットを企画・製造する「郵送検診事業」、医療費抑制プログラムを多角的にサポートする「医療費抑制事業」の3つの事業を展開している。
http://www.selmesta.com/

オーダーマネジメントグループ
マネージャー

柏倉 和美 氏（写真右）プランニング&コントロールグループ
ICTチームリーダー

藤谷 将樹 氏（写真左）

である。

たからだ。

リットです」と柏倉氏は述べる。

各社がミーティングを重ねて検討した結果、主「FAX 受信後は、申込書を画像化してクラウドFAX 環境のランニングコストだけでも 7 割ほに 2 つの機能が追加開発された。その 1 つがのファイルサーバーに保管していますが、サーど削減しているため、申込書が届いてから基幹シ「QR コード仕分け機能」だ。申込書に、健保組バー側に保管されるまで 10 分ほどのタイムラグ

ステムに登録されるまでの全体の工程で約 30％合情報を収納した QR コードを印字し、FAX 受が生じます。申込書が届いているかどうかお客様程度はコスト削減できているという。

信後や郵送到着後に QR コードを使って自動的にから確認の電話をいただいてもすぐには答えるこ

藤谷氏も、「家庭用常備薬事業は繁忙期と閑散各健保組合別に仕分けするための仕組みだ。とができず、折り返しの対応をせざるをえません

期の差が激しいのが特徴です。これまでは繁忙期

FAX 受信分は FTP サーバーから自動 FTP ダウでした。FAX ビューアーが稼働してからは、FAXに合わせてインフラを構築していましたが、シスンローダーでいったんサーバーに蓄積し、QR受信と同時に着信履歴がビューアーで閲覧できる

テムを抱えずクラウドを利用するだけなので固定コードに記載された 8 桁の企業コードで自動仕ようになり、問い合わせの電話にその場で答えら費を抑えることができ、変動費として扱えるよう訳する。郵送到着分はいったんスキャナで画像化れるようになりました。折り返しの電話をする手になったのも大きなポイントです。また、システ

したうえで、こちらも FAX 同様 QR コードで健間も、コストも、ストレスからも解消されたと、ムダウン、回線逼迫などのリスクからも解放され、保組合ごとに仕分けされる。これらのイメージ

スタッフからも好評です」と柏倉氏は評価する。

作業時間の短縮や人材の効率的な配置、サービスデータはデータエントリー会社に送られ、基幹シの向上など、全社的に業務効率化が実現できたとステムに入力するためにデータ化される。

考えています」と強調する。

柏倉氏は、「これまでは各健保組合から送られてくる大量の申込書を、多くのスタッフが協力しTransFaxを利用することで固定費を変動費化

セルメスタでは、今後利用の増加が見込まれている郵送検査キットサービスの郵送検診事業にもTransFax とその周辺システムを活用し、万全のて人手によって健保組合別に仕分けしていました、が、QR コード仕分け機能によって作業負担が大TransFax の活用で、FAX サーバーの定期的受注体制を整えている。

な更新費やシステム管理費などが不要になったほ

今回のプロジェクトを振り返り柏倉氏は、「ト機能強化のもう 1 つのアイデアは、着信したか、60 回線契約していた FAX 回線をわずか 1ランザクトをはじめ協力会社各社の支援なくしてFAX を管理画面で確認することができる FAX回線のみに集約することができ、回線契約料金をは、これほどの業務効率化、コストダウンを短期ビューアーだ。健保組合の被保険者から送信され大幅に削減できた。
「QR コード仕分け機能により、間に実現できなかったでしょう。今後も当社のた FAX がセルメスタ側に正しく着信しているか繁忙期に大量の申込書が FAX 送信されても問題サービス強化に向け、各社に協力いただきたいとを FAX 番号で簡単に確認することができる GUIなく対応できることは、当社にとって大きなメ思っています」と期待を語ってくれた。

幅に削減されました」と評価する。

●ネットワーク構成
A 健保被保険者
健保 A健保 A

FAX

〒回衆
公線

健保 B
FAX

〒

FAX伝送分VPN＋FTP 接続線線
回衆公

D 健保被保険者

A,B,C,D
健保

A 健保
自動
仕分け

B 健保

健保番号
8 桁で仕分けC 健保

自動 FTP
ダウンローダFAX
ビューアー

A,B,C,D 健保

QRコード
自動
仕分け

A,B,C,D
健保

健保番号
8 桁で仕分け

イメージ
受け取り

D 健保

B 健保
C 健保
D 健保

アンマッチ分
目検作業

伝送 VPN

データ入力

A 健保
B 健保
C 健保

アンマッチ・
送付状等

問い合わせ業務基幹システム読込み

基幹システムFAX

A 健保

伝送 VPN

データ出力

D 健保

FTP サーバー

健保 D

インターフェイス様インターフェイス

アンマッチ

回線

FAX

QRコード

〒回公衆

健保 C

健保 D

スキャナー

公衆

C 健保被保険者

健保 C郵送分〒B 健保被保険者

健保 B

セルメスタ

トランザクトアンマッチ分
目検作業

納品
入力データ

入力データ

FAX 送信先は1 回線送信件数 2000 枚前後 / 日

株式会社トランザクト

株式会社インターフェイス〒150-0012 東京都渋谷区広尾五丁目２２番３号
広尾西川ビル７階
03-3442-7778〒543-0002 大阪府大阪市天王寺区上汐3-5-11
06-6771-2011

http://www.transact.ne.jp/

http://www.intface.co.jp/

株式会社ハツコーエレクトロニクス〒103-0012 東京都中央区日本橋堀留町1-9-8
03-5645-1561

http://www.hatsucoh.co.jp/

ハツコー本社ビル