2008/08

Ⅰ 公文書管理の法制化にむけて)H?DELAI

1.

はじめに報､ 又はオブジェクト (記録媒体)

内閣官房で行われている ｢公文書管理の在り方■記録 (records)等に関する有識者会議｣ での各省庁の行政文書管法的な責任の履行､ 又は業務処理における､理の調査結果によれば､ 保存すべき対象範囲が不証拠及び情報として組織､ 又は個人が作成､ 取明確､ 文書ファイルのまとまりが粗い､ 不明確な得､ 及び維持する情報ファイルタイトル (例：雑件綴り等) など行政文書管理の問題が報告されている｡ これらの問題は､主に行政機関の職員が職務上作成し､ 又は取得した文書､ 図の品質に起因する課題

画及び電磁的記録 (電子的方式､ 磁気的方式そのといえる｡ 行政文書 (紙・電子) の役割は､ 行政他知覚によって認識できない方式で作られた記録機関の職員のおよびをいう) であって､ 当該行政機関が組織的に用い現在及び将来の社会 (国民) に対して説明責任るものとして､ 当該行政機関が保有しているものであるを果たす

メタデータとまた､ 情報公開法での行政文書とは､保存管理の在り方探すための手がかりと定義されている｡

業務の便宜 (利活用)ためのものであり､ 当該職員の利活用(除く販売目的発行物､ 歴史的・文化的資料とのみならず､ 将来の社会 (国民) への利活用に供して管理されているもの)するよう､ 現用段階 (行政機関) から行政文書の写しの区別や紙文書と電子文書の区別はなく､ 記管理を適切に行うことが求められる｡

録されている情報の内容が同一 (写し) であってすなわち､からも､ 行政文書の定義に該当すれば､ 記録物として非現用 (公文書館等移管管理) の社会 (現在か別に存在すればすべて行政文書として管理する義ら将来)現用段階 (行政機関管理)と定義され､ 原本・での利活用と説明責任を担保するため務があることになる｡ その意味で 行政文書 は､にも長期的かつ国際的な視点で行政文書の在り方国際標準である ISO15489での 記録 (records)を検討する必要がある｡ そこで本稿では､ 文書管にあたる｡

理の国際標準である考え方とISO15489での文書管理のメタデータ付与の在り方を中心に今後の行政文書の管理の在り方について､ 文書管理コンサルタントの視点から提言をしたい｡

2.2

国際標準 ISO15489の概要と文書管理の考
え方

文書管理の国際標準 ISO15489は､ オーストラリア規格協会

2.

ISO15489での文書管理の考え方

2.1をベースに2001年９月28日に制定され､ 情報及び文書と記録の定義

ISO15489における文書 (document)

国家規格 (AS4390：1996年２月)

ドキュメンテーション (記録管理) として2005年と記７月20日に JIS として制定 (JIS X 0902-1:2005)

録 (records) とは､されたものである｡ ISO15489は､ 認証資格を取■文書 (document)得する制度ではなく､ これまでの文書管理のベス一つの単位として取り扱われる記録された情16

トプラクティスを整理したものであり､説明責アーカイブズ33

任とリスク管理を重視した官公庁又は民間の組■検索記述情報 (書誌的情報)：・タイトル､ キーワードや分類､ 作成者､ 所在

織が作成する記録の管理に関する指針となるもの

場所などである｡
適用対象記録の範囲は､ すべての組織 (官民問■保存記述情報：わず) が､ 業務活動遂行の過程で作成・受領する・ID 番号 (情報内容の特定)､ 作成理由や他の記録であり､ 記録の形式及び媒体は問わない｡ ま

資料との関係など情報の背景や状況等のコンた想定利用者も､ 組織の管理職及びその他すべてテキスト情報の要員および記録､ 情報及び技術の管理専門家を・真正性認証手続き､ 認証日付など改ざんされ問わないとされている｡ ISO15489が求める文書ていないか等の固定性情報

管理の品質は､ １真正性 (Authenticity) のある記録であること

２信頼性：信頼できる (Relia-bility) 記録であること

・保存期間が有期限の場合は､ 保存期間
■技術的情報：３完全性 (Integrity)・データ本体の記述：ファイル形式､ サイズなのある記録であること ４利用可能な (Useability)

ど記録であることである｡ 具体的には､ 記録・利用環境の記述：ソフトウエア環境 (アプリ(records) は､ その作成者・受領者・業務背景が識別されるように記録を記録システムに取り込むケーション､ OS､ バージョン)である｡

ことが求められる｡ その取り込みには､ 適切な関また､ ISO15489をサポートするメタデータの連付け､ グループ分け､ タイトル名称､ 所在場所適用方針として国際標準として ISO23081 (2006.1)(物理的な紙ファイルする場所､ 電子的なディレがある｡ これは主に現用段階の文書管理のライフクトリー)､ セキュリティ保護､ アクセス権限､サイクルプロセス管理を重視したメタデータ (所検索､ 処分方法､ 重要記録 (Vital records) の在管理､ セキュリティ・アクセス､ 保存期間満了

指定等検索と管理のためのメタデータの付与が前後の措置､ 保存方法など) である｡

提となる｡ システムへの登録は､ 発生時点が原則であり､ 後からまとめて登録するのではない｡

3.2

主なメタデータ代表モデル例

メタデータの主なモデル例としては､
3.

メタデータ付与と行政文書の長期保存の方策

3.1

メタデータとは(図１) やOpen

Archival Information System (OAIS) の参照

メタデータとは､ 情報資源の管理

Core の基本15エレメント

Dublin

発見と保存モデルがある｡ 前者のDublin Coreは､の目的のために情報資源 (データ) に付与

Web 情報資源のメタデータとして標準化されたする構造化されたデータのことである｡ ISO15489

ものであるが､ 海外の電子政府の文書管理システ

では､ ｢記録のコンテキスト (背景・状況・環境)､ムのメタデータはこの基本15エレメントを参考に内容､ 構造及びある期間の記録の管理について説利用されているようである｡ 後者の OAIS の参明したデータ｣ と定義されている｡ いわば ｢デー照モデルは､ 衛星から送られてくるデータ等の宇タについてのデータ｣ ともいえるもので､ 情報資宙における電子データを長期間にわたって保存す

検索記述情報 ､ 保存る目的で宇宙データシステム諮問委員が策定した源に関する検索のための管理のための保存記述情報

及び電子文書を再生するためのデータ本体の記述および利用環境の記述等の技術的情報

具体的には､である5 6｡

5

電子情報保存に係る調査研究報告書 (平成15年３月国立国会図書館)

6

カレントアウェアネス

No.275

2003年３月20日

栗山氏資料編集
172008/08

モデルで､ 最終的に策定され１た標準は､ 宇宙関係にとどまらず､ デジタルデータの長期

２
３４５６７８９1011121314

保存について幅広い応用を意図したものとなっている7 ｡
また､ 電子情報の長期保存を行うための情報システムを考える際の指針として ISO 規
格 (ISO14721:2002：2002年１月に正式な勧告) にもなっている｡
OAIS の 参 照 モ デ ル ､Dublin Core ､ 行政文書ファ
イル管理簿

15のメタデータ要

素を比較すると､ (図２) のタイトル (Title)：コンテンツ名称
サブタイトル：サブタイトル､ 関連タイトル
著者・作者 (Creator)：コンテンツの作成者､ 機関 (一部部署)
分類・キーワード (Subject)：NDC 第三区分までを記述
説明・内容記述 (Description)：(abstract) 内容説明
公開者 (出版者) Publisher：公開者・公開機関
寄与者 (Contributor)：協力､ 貢献者・組織 (編集者や翻訳者等)
公開日 (Date)：コンテンツが公開された日付
資源タイプ (Type)：資料ジャンル (白書､ 審議会資料､ 統計資料等)
形式 (Format)：データ形式 (html､ pdf)
資源識別子 (Identifier)：ウェブ上のトップページ URL
情報源 (出処) (Source)：元となる情報への参照
言語 (Language)：コンテンツの主たる記述言語 (日本語､ 英語等)
関係 (Relation)：関連する情報源への参照 (例：○○資料の一部)
対象範囲 (空間的・時間的) (Coverage)：コンテンツの範囲､ 対象(場所､ 時代等)
権利管理 (Rights)：コンテンツの権利情報 (トップページにコピーライトが明記されている場合に記述

ウェブ情報のアーカイブ化促進に資する技術の開発・実証説明資料ようになる｡ 行政文書ファイ

図１

2005.3.17

総務省

Dublin Core をベーに作成されたメタデータ体系例

ル管理簿のメタデータは､ あくまでも検索目的のものであり､ 特に電子行政文

3.3

書の長期保存目的には適用できないものといえる｡
また､ 行政文書ファイル管理簿は､ 本来､ 情報公

電子行政文書の長期保存に向けての課題

今後の電子行政文書の長期保存に向けての課題
は､ 電子文書の見読性の確保である｡

開制度における国民への情報提供のためのメタデー

電子文書の見読性を確保するには､ 電子文書のタであり､ 行政機関の内部で使用するにはさらにファイル形式､ 記録媒体､ ドライブ､ パソコン､必要なメタデータ要素を補足する必要があると思OS､ アプリケーションがすべて動作するようなわれる (例えば､ 所在場所とは棚番号・段数など環境を整備することが､ 求められる｡ したがって､具体的な物理的なロケーションを示すメタデータ

当該電子文書を再生するための環境の整備 (長期のこと)｡

保存に耐えられるファイル形式標準化とアプリケーションの選定) と適切なメタデータの付与が絶対条件となる｡ ファイル形式の標準化でメタデータ要素
検索
目
的保存
目
的保存記述情報

技術的情報

行政文書
ファイル
管理簿

○○○○△△○△×

主なメタデータモデル例とメタデータ構成要素

電子情報保存に係る調査研究報告書 (平成15年３月国立国会図書館)

18

Dublin Core
基本15
エレメント

しい姿は､ 国際標準に規定されているオープンフォー
マットを使用することで､ 次いで望ましいのは､一般的に利用できる任意の標準で規定された､ 特検索記述情報(書誌的情報)

図２

7

OAIS
参照モデル

最も望ま許権やライセンス供与の制限を受けないフォーマッ
トを使用である8 ｡ オープンフォーマットの例とし て は ､ ODF ( Open Document Format for
Office Applications：オフィスソフト用共通フォーマット

8ISO/IEC 26300)､ TXT (フォーマット

電子媒体による公文書等の適切な移管・保存・利用にむけて調査報告書 (国立公文書館 Ｈ18.3)

アーカイブズ33

されていないテキスト)､
HTML/XHTML､ XML (マー１２クアップ言語) があり､ ファイルフォーマットが公表されてい３４る PDF (文書フォーマット)等がある｡ ODF は､ ベルギー
政府の公式ファイルフォーマットに採用されたほか国内の民間企業でもこの Open Document
ファイルフォーマットを社内

５

管理対象文書の定義と区分が明確になっている【管理対象】
目的に合わせた管理方法を整備する【目的別管理システムの整備】
・内部事務の便宜と情報公開での情報提供
文書が必要な期間､ 確実に残っている【保存期間管理】
活用時､ 探せる【検索性の確保】
・適切なメタデータ付与､ 適切なタイトルの付与…等
活用時､ 確実利用できる【利用性の確保】
・利用制限のある記録は､ 利用者制限がされている (アクセス権限)→過剰なアクセス制限をしないこと
・保存期間内､ 確実に読める (見読性)・保存期間内､ 記録が改ざんされていない (完全性)・重要記録 (基幹文書) の災害発生時には､ 記録復旧のプログラムが整備されている (安全管理)(1万3000台の PC を対象) のPC に採用したと発表もある｡

図３

行政文書管理のあるべき姿

また､ 自治体の会津若松市では Openoffice.orgらない｡ 情報公開のための情報提供は､ 不開示情(無償) を全庁導入 (約850台順次切り替えで国際報を取り除き行政文書ファイル管理簿システムに標準 ODF で文書の長期保存・利用をめざす) の抽出して公開することになる｡ また､ 今後のメタ発表もある｡ この Open Document ファイルフォー

データは､ Dublin Core の基本15エレメント とマットの日本版ソフトは､ MS-office との相互互Open Archival Information System (OAIS)"

換のあるもので､ OS もリナックス他オープンなのメタデータ要素の中からからアクセス権限も含ものを選択でき､ かつ無料でダウンロードできる｡

め 検索記述情報(http://ja.openoffice.org/)を包含した実務的なものを行政文書ファイル管理

保存記述情報技術的情報

マイクロソフトの OOXML (MsOffice2007に簿のメタデータに追加・補足すべきと考える｡ さ適用) も2008年４月にドラフト国際標準承認後､らに文書の登録は起案・決裁の段階から保存段階

投票解決会議でいくつかの変更が加えられオープまで一体化したシステムの運用が不可欠である｡

ンフォーマットとして認知された｡

管理対象文書が登録されなければ何の意味をなさないからである｡

4.

今後の行政文書管理の在り方への提言
行政文書管理のあるべき姿 (図３) は､ まず管理対象である行政文書の範囲を明確に定義し､ 第三者でも区別できるようにすることが大前提である｡ その上で､ 総合的文書管理システム (職員の業務の便宜目的のもの) で作成または取得した段階から行政文書とその関連文書のまとまりである行政文書ファイルを職員が必要期間確実に残し､所在が明確に管理できるような適切な管理方法で管理することである｡ そのためには､ 適切なメタデータを付与するための行政文書分類基準表 (電子・紙) の品質向上と適切なタイトル付与の標準化が必要である｡ またその管理メタデータは､ 総合的文書管理システムに搭載されていなければな

村岡正司 (むらおか しょうじ)：村岡レコード
マネジメント研究所代表

文書管理コンサルタ

ント｡ 行政機関文書管理改善方策研究会座長(行政情報システム研究所)､ 国立公文書館・地方自治情報センター研修講師 (電子文書管理)｡
著作に

情報公開のための文書管理ガイド

企業のための実践的文書管理の方法とはなど

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