５ 和歌山県公文書管理規程（抄）
平成13年３月30日訓令第12号
第１章 総則第１節 通則（趣旨）
第１条 この規程は、公文書に関する事務を適正に処理し、及びその円滑な運営を図るため、本庁、振興局及び地方機関における公文書の分類、作成、取得、保存、廃棄その他の管理について必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
⑴ 公文書 和歌山県情報公開条例 ( 平成 13 年和歌山県条例第２号。以下「情報公開条例」という。) 第 2 条第 2 項に規定する公文書のうち、知事の職員が職務上作成し、又は取得したものであって、知事の職員が組織的に用いるものとして、知事が保有しているものをいう。
⑵ 本庁 和歌山県行政組織規則 ( 昭和 63 年和歌山県規則第 19 号 ) 第３条第２項第１号に規定する行政組織をいう。
⑶ 振興局 和歌山県振興局設置条例 ( 平成９年和歌山県条例第 45 号 ) 第２条に規定する振興局をいう。
⑷ 地方機関 和歌山県行政組織規則第３条第２項第２号に規定する機関 ( 振興局を除く。)をいう。
⑸ 本庁の課 本庁に設置する課をいう。
⑹ 振興局の部 振興局に設置する部をいう。
⑺ 振興局の課 振興局に設置する課をいう。
⑻ 振興局の事務所 振興局建設部に設置するダム管理事務所をいう。
⑼ 主務課 当該公文書に係る事案を所掌する課等をいう。
⑽ 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律（平成 12 年法律第 102 号）第２条第１項に規定する電子署名をいう。
⑾ 電子証明書 和歌山県情報通信技術を活用した行政の推進等に関する条例施行規則（平成17 年和歌山県規則第 28 号）第２条第２項第３号に規定する電子証明書をいう。
⑿ オンライン事務処理装置 和歌山県情報通信技術を活用した行政の推進等に関する条例（平成 16 年和歌山県条例第 50 号）第３条第１項に規定する電子情報処理組織を使用する方法
その他の情報通信技術を利用する方法 ( 電子メールを除く。）により、処分の通知、入札その他の事務処理を行うことができる装置をいう。
⒀ 公文書管理システム 和歌山県情報処理規程（昭和 62 年和歌山県訓令第７号）第２条第１号に規定する情報処理システム（次条第１項第２号、第 95 条及び第 95 条の２において「情報処理システム」という。）であって、電子計算機を用いて文書の番号を付け、公文書の作成、取得、保存、廃棄その他の管理に関する事務を行うことができるものをいう。
（完結文書の保存）
第 61 条 総務課長は、前条第１項の規定により引継ぎを受けた完結文書（以下「保存文書」という。）を適正に整理し、当該保存文書の保存期間が経過する日までの間文書庫に保存するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、総務課長は、保存期間が長期に属する保存文書（永久保存する文書に限る。
）であって、完結文書となった日から 20 年を経過したものについては、当該保存－106－

文書に公文書管理簿の写しを添えて文書館長に引き継ぐことができる。この場合において、引継ぎは、文書館長の指定する時期に行うものとし、文書館長は、引き継がれた保存文書を適正に整理し、文書庫に保存するものとする。
３ 公文書管理責任者は、当該主務課の所掌する事務に変更があったときは、当該変更に伴う保存文書の整理に必要な事項について総務課長に通知しなければならない。
４ 総務課長は、前項の規定による通知が第２項の規定により文書館長に引き継がれた保存文書に係るものであるときは、当該通知の内容を文書館長に通知するものとする。
（廃棄の起案等）
第 69 条 主務課長は、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この款において同じ。）が経過した完結文書については、廃棄するものとする。
２ 主務課長は、保存期間が経過しない完結文書について、保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由が生じたときは、これを廃棄することができる。
３ 主務課長は、前２項の規定により、完結文書（保存期間が１年以上に属するものに限る。）を廃棄するときは、当該完結文書の完結年又は完結年度、保存期間、公文書分類番号及び文書名、廃棄する年月日、廃棄の方法その他廃棄に係る必要な事項（前項の規定により完結文書を保存期間が経過する前に廃棄する場合にあっては、当該完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を含む。）を明らかにした上で、起案の方法により、当該完結文書を廃棄する旨の決定をするものとする。この場合において、公文書管理責任者は、前項の規定により、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄するときは、完結文書を保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由を公文書管理簿に記載するものとする。
４ 主務課長は、前３項の規定により、保存文書について廃棄する場合には、当該保存文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を総務課長に通知するものとする。この場合において、総務課長は、当該保存文書の廃棄について指導を行い、及び必要な協力を行うものとする。
５ 総務課長は、前項の規定による通知が第 61 条第２項の規定により文書館に引き継がれた保存文書に係るものであるときは、当該通知の内容を文書館長に通知するものとする。
６ 主務課長は、第３項の規定により完結文書を廃棄することについて決定をしたときは、次条第２項又は第３項の処理を行う日の 30 日前までに当該完結文書に係る公文書管理簿の写しを添えて、その旨を文書館長に通知しなければならない。
（廃棄文書の処理）
第 70 条 前条第３項の規定により廃棄の決定を受けた完結文書 ( 以下「廃棄文書」という。)のうち文書館長が歴史的価値があると認めるものについては、主務課長は、特別の理由がある場合を除き、当該廃棄文書を文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、主務課長は、文書館長に対し廃棄文書の適正な活用について利用の制限その他必要な条件を付すことができる。
２ 前項の規定により歴史的な資料として文書館において特別に管理し、及び保存するものを除き、廃棄文書は、その記録内容等が不適正に漏えいすることがないよう、焼却、細断等の適切な処理を行うものとする。
３ 前項に規定する廃棄文書について、適切な処理を確保するため、総務課長は、当該廃棄文書を各主務課長から引き継ぎ、それらを一括して総務事務集中課長へ引き継ぎ、必要な処理を行うことができる。この場合において、総務事務集中課長は、必要な協力を行うものとする。
４ 前項の規定による廃棄文書の引継ぎの時期は、総務課長が総務事務集中課長と協議の上、これを定める。

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（準用）
第 120 条 第 69 条及び第 70 条の規定は、振興局における完結文書の廃棄について準用する。
この場合において、第 69 条第３項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第４項及び第５項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第６項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第 70 条第３項及び第４項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。
（準用）
第 133 条 第 69 条及び第 70 条の規定は、地方機関における完結文書の廃棄について準用する。
この場合において、第 69 条第３項中「決定をする」とあるのは「上司の決裁を受ける」と、「公文書管理責任者」とあるのは「主務課長」と、同条第４項及び第５項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、同条第６項中「決定をした」とあるのは「上司の決裁を受けた」と、第 70 条第３項及び第４項中「総務課長」とあるのは「公文書管理責任者等」と、「総務事務集中課長」とあるのは「庶務課長」と読み替えるものとする。
附 則
１ この訓令は、平成 13 年４月１日（以下「施行日」という。）から施行する。
２ 改正前の和歌山県文書規程（以下「旧規程」という。）によりされた手続その他の行為は、改正後の和歌山県公文書管理規程（以下「新規程」という。）の相当の規定によりされた手続その他の行為とみなす。
附 則 ( 令和５年３月 31 日訓令第 18 号 )（施行期日）
１ この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
（公文書管理システムによる公文書の管理の特例）
２ この訓令による改正後の公文書管理規程（以下この項において「改正規程」という。）の規定にかかわらず、この訓令の施行の日から当分の間、改正規程第２章から第４章までに規定する公文書の管理については、別に示すところにより、公文書管理システムを用いて行うことができるものとする。

６ 和歌山県議会公文書管理規程（抄）

平成 13 年９月 28 日

（趣旨 )第１条 この規程は、和歌山県議会における公文書の適正な管理に必要な事項を定めるものとする。
（公文書の定義）
第２条 この規程において公文書とは、議会の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録 ( 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。) であって議会の職員が組織的に用いるものとして、議長が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
⑴ 官報、広報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの－108－