Contents
はじめに 記録情報管理士とは第1章 文書管理とは
情報とは情報化社会 ･････････････････････････････････････････････････････

2

情報資産 ･･･････････････････････････････････････････････････････

4

意思決定と情報活用 ･････････････････････････････････････････････

4

文書とは
文書と情報 ･････････････････････････････････････････････････････

5

文書に求められる役割 ･･･････････････････････････････････････････

6

文書の法的概念とは文書の法的概念 ･････････････････････････････････････････････････

7

文書に関連するその他の法的概 ･･･････････････････････････････････

8

公文書の場合 ･･･････････････････････････････････････････････････

8

文書管理に影響を与える主な法令
行政機関に関係する主な法令 ････････････････････････････････････

10

電子化の推進に関係する主な法令 ････････････････････････････････

11

企業・団体等の活動に関係する主な法令 ･･････････････････････････

12

第2章 文書管理の基礎
文書・記録のライフサイクル基礎
文書のライフサイクルとは ･･････････････････････････････････････

16

ファイルの作成と受領
作成／受領 ････････････････････････････････････････････････････

18

処理／活用 ････････････････････････････････････････････････････

19

保存 ･･････････････････････････････････････････････････････････

20

処分（移管、延長、廃棄） ･･････････････････････････････････････

21

ファイルの作成 ････････････････････････････････････････････････

22

ファイルの活用と検索
紙文書と電子文書の検索性の確保 ････････････････････････････････

27

電子文書の利点と留意点 ････････････････････････････････････････

30

電磁的保存の課題 ･･････････････････････････････････････････････

31

ファイルの保存と管理事務室での保存 ････････････････････････････････････････････････

34

共用書庫での保存 ･･････････････････････････････････････････････

35

ファイルの処分
延長、移管、廃棄の選択 ････････････････････････････････････････

40

廃棄 ･･････････････････････････････････････････････････････････

40

具体的な廃棄処理 ･･････････････････････････････････････････････

40

延長 ･･････････････････････････････････････････････････････････

41

アーカイブズ
アーカイブズとは何か ･･････････････････････････････････････････

42

アーカイブズの種類 ････････････････････････････････････････････

43

アーカイブズの歴史 ････････････････････････････････････････････

44

公文書管理法におけるアーカイブズの目的 ････････････････････････

46

公文書の国立公文書館等への移管 ････････････････････････････････

48

特定歴史公文書等の利用 ････････････････････････････････････････

50

第2章 文書管理の基礎
ファイルの廃棄
紙媒体の機密文書の廃棄 ････････････････････････････････････････

52

電子媒体の機密文書の廃棄 ･･････････････････････････････････････

56

機密情報管理機密文書 ･･････････････････････････････････････････････････････

61

文書管理と情報セキュリティ ････････････････････････････････････

64

情報セキュリティのポイント ････････････････････････････････････

64

第3章 文書管理実務の基礎
文書管理概論
文書管理を構成する 3 つの管理手法 ･･････････････････････････････

68

文書管理の継続的な運用のために ････････････････････････････････

70

ライフサイクル管理のための２大ルール
文書分類基準とは ･･････････････････････････････････････････････

73

保存期間管理とは ･･････････････････････････････････････････････

76

ツール
文書管理システムとは ･･････････････････････････････････････････

81

文書管理システムの主な機能例 ･･･････････････････････････････････ 82
ファイリング方式 ･･････････････････････････････････････････････

89

ファイルサプライ ･･････････････････････････････････････････････

91

紙文書管理定着のためのプログラム
紙文書管理の維持 ･･････････････････････････････････････････････

97

教育・研修 ････････････････････････････････････････････････････

99

第4章 文書管理の導入にあたって
文書管理の目的
文書管理の目的とは ････････････････････････････････････････････ 104

記録管理の国際標準 ISO15489
ISO15489 制定の背景と意義 ････････････････････････････････････ 112
ISO15489 の改訂 ･･････････････････････････････････････････････ 113
新しい ISO15489 のポイント ･･･････････････････････････････････ 114

文書管理の歴史アメリカにおけるレコードマネジメントの歴史 ････････････････････ 128
日本における文書管理の歴史 ････････････････････････････････････ 131

文書保存期間一覧表 ･････････････････････････････････････････････････ 133