Zaufanie ma znaczenie
Kodeks postępowania i etyki w
biznesie2024

Spis treści
Wiadomość od dyrektora generalnego,
Steve’a Haskera ............................................................ 3

Sankcje, embarga i środki kontroli eksportu ..... 26
Zapobieganie praniu pieniędzy ................................. 27

Zaufanie ma znaczenie w Thomson Reuters ..... 4

Zaufanie ma znaczenie dla naszych
zasobów i informacji ............................................... 28

Zasady zaufania.............................................................................. 4
Nasza kultura.................................................................................... 5
Cel .................................................................................................... 5
Postawy i zachowania ............................................................ 5
Nasz Kodeks ..................................................................................... 6
Globalny wymiar kodeksu ................................................... 6
Podmioty kontrolowane........................................................ 6
Dziennikarze firmy Reuters .................................................. 6Odstąpienie od zasad ............................................................ 6
Nasze obowiązki ............................................................................. 7
Odpowiedzialność dla każdego ....................................... 7
Obowiązki liderów i menedżerów .................................... 7
Podejmowanie etycznych decyzji ................................... 8
Zabieranie głosu i poszukiwanie pomocy ......................... 8
Anonimowość i poufność .................................................... 8
Zakaz działań odwetowych ................................................ 9
Dochodzenia ............................................................................... 9
Uczciwy proces i postępowanie dyscyplinarne ....... 9

Zaufanie ma znaczenie dla naszych
pracowników .............................................................. 10
Zapewnianie równych możliwości ...................................... 10
Propagowanie różnorodności i integracji ......................... 11
Promowanie miejsca pracy zapewniającego
szacunek ............................................................................................ 11
Zapobieganie dyskryminacji.........................................12Prześladowanie i nękanie ..............................................12
Zabieranie głosu w sprawie bezpiecznych
miejsc pracy ......................................................................... 13
Dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie w miejscachpracy ................................................................................................... 14
Bezpieczeństwo i higiena pracy ................................ 14
Bezpieczeństwo ................................................................. 14Groźby, przemoc i broń w miejscu pracy ............. 14
Narkotyki i alkohol..............................................................15

Zaufanie ma znaczenie na naszym rynku .......... 17
Rozpoznawanie i unikanie konfliktów interesów..........17
Krewni i przyjaciele............................................................ 17Możliwości biznesowe.................................................... 18
Zatrudnienie poza firmą ................................................. 19
Wykonywanie zawodu prawnika w imieniu
Thomson Reuters .............................................................. 19
Przystąpienie do zarządu innej firmy ...................... 19
Konflikty interesów dotyczące
przedsiębiorstwa .............................................................. 20
Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie ........................... 20
Uczciwe interesy............................................................... 20
Konkurencja i działania antymonopolowe ............21
Praca na naszych globalnych rynkach ............................ 22
Zwalczanie przekupstwa i korupcji......................... 23
Upominki i rozrywka ........................................................ 24

Odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej
inteligencji ....................................................................................... 28
Zasady etyki w zakresie danych i sztucznej
inteligencji ............................................................................ 28
Poszanowanie własności intelektualnej naszej
i innych podmiotów.................................................................... 29
Własność intelektualna innych podmiotów ........ 31
Wywiad gospodarczy ..................................................... 31
Ochrona poufnych informacji i prywatności
danych .............................................................................................. 32
Informacje poufne ............................................................ 33
Ochrona i prywatność danych .................................. 33
Wykorzystywanie i ochrona naszych
poufnych informacji i innych danych ..................... 34
Odpowiedzialne korzystanie z informacji
i systemów komunikacji .......................................................... 36
Ochrona naszych zasobów ................................................... 37

Zaufanie jest ważne podczas kontroli ............... 39
Rzetelna dokumentacja finansowa ................................... 39
Zapłata podatku i ewidencja podatkowa ............40
Zgłaszanie problemów ..................................................40Zarządzanie dokumentacją firmy ........................................ 41
Zatwierdzanie umów ................................................................. 42
Współpraca z mediami, wystąpienia publiczne
i korzystanie z mediów społecznościowych................. 44
Autoryzowany rzecznik ................................................. 44Wystąpienia publiczne i współpraca
z mediami ............................................................................. 45
Osobiste korzystanie z mediów
społecznościowych i innych form
komunikacji online ........................................................... 45

Zaufanie ma znaczenie w naszych
społecznościach ...................................................... 47
Odpowiedzialna, globalna korporacja ............................. 47
Prawa człowieka ............................................................... 48
Odpowiedzialny proces zaopatrzenia
i Kodeks etyczny łańcucha dostaw ........................ 48
Odpowiedzialność za środowisko
naturalne ............................................................................... 49
Wspieranie naszych społeczności ..................................... 49
Udział w procesie politycznym ............................................ 50
Działalność lobbingowa ................................................ 50
Niezależność od interesów zagranicznychrządów..................................................................................... 51
Osobista działalność polityczna ................................ 51
Poszukaj pomocy: przydatne informacje
kontaktowe..................................................................................... 52
Nota prawna................................................................................... 67©️ 2024 Thomson Reuters2

Wiadomość od
dyrektora generalnego,
Steve’a Haskera
Szanowni współpracownicy,
Thomson Reuters jest w trakcie ekscytującego procesu, bystać się wiodącą firmą technologii AI ukierunkowanych na treść,dostarczając informacji profesjonalistom na całym świecie.
Rozwijając się i idąc naprzód, musimy pamiętać o jednej rzeczy — o naszym zobowiązaniu dodziałania w zgodzie z najwyższymi standardami etyki i uczciwości. Wszyscy przestrzegamy naszych
Zasad zaufania: uczciwości, niezależności oraz obiektywizmu. Tak samo jak pomagamy naszym
klientom w dążeniu do sprawiedliwości, prawdy i przejrzystości, musimy traktować naszych
pracowników w ten sam sposób. Zaufanie jest naszym najcenniejszym zasobem i musimy z pełnymzaangażowaniem je chronić.
Kodeks postępowania i etyki w biznesie firmy Thomson Reuters wyznacza wysokie etyczne
standardy dotyczące tego, jak działamy jako firma. Obowiązuje on wszystkich dyrektorów,
członków zarządu, pracowników stałych i tymczasowych, a każda strona trzecia działająca w
imieniu TR powinna być świadoma swojego obowiązku przestrzegania Kodeksu. Obowiązkiemkażdego z nas jest zapoznanie się z Kodeksem. Opisane w nim zasady będą przewodnikiem w
sytuacji, gdy w toku swojej kariery napotkacie problemy natury etycznej.
Jeżeli podejrzewacie, że doszło do niewłaściwego zachowania, możecie zgłosić tę sprawę
swojemu przełożonemu, działowi personalnemu, na infolinię ds. etyki lub do głównego
specjalisty ds. zgodności z przepisami bez obawy przed działaniami odwetowymi.
Dziękuję za to, że zachowujecie uczciwość każdego dnia i we wszystkich swoich działaniach.

Steve Hasker
Prezes i dyrektor generalnyThomson Reuters©️ 2024 Thomson Reuters3Zaufanie ma znaczenie w Thomson
Reuters
Zasady zaufania
Nasza kultura
Nasz Kodeks
Nasze obowiązki
Zabieranie głosu i poszukiwanie pomocy
Podstawą działania firmy Thomson Reuters jest uczciwość i wydajność. Od ponad 150 lat dostarczamy
kluczowe informacje i specjalistyczną wiedzę, która pomaga klientom na całym świecie. Naszą główną siłąjest to, że kieruje nami jedna cecha, która nas łączy, wzmacnia i określa bardziej niż jakakolwiek inna — jest
nią zaufanie.
Zaufanie jest podstawą naszej tożsamości, wiążąc nas z naszymi klientami i definiując nasze
działania jako jednostek i jako zespołu. Wspólnie z naszymi klientami kształtujemy przyszłość,uznając wzajemną zależność, która leży u podstaw naszego sukcesu.
Nasze zobowiązanie do właściwego postępowania z właściwych pobudek stymuluje nasze
działania, uznając wpływ na innych i dążąc do pozytywnych rezultatów. Niniejszy Kodekspostępowania i etyki w biznesie odzwierciedla nasze wartości, podkreślając, że zaufanie maznaczenie. Prowadzi nas on w kierunku realizacji wysokich oczekiwań, wspierania innowacji izapewnienia ciągłego sukcesu.

Zasady zaufania
Przestrzegając niniejszego Kodeksu, musimy pamiętać, że zasady zaufania firmy Thomson Reuters
kierują postępowaniem każdej osoby w organizacji. Zasady te nie są jedynie zestawem wytycznych,a bezcennym atutem, który definiuje firmę Thomson Reuters, ujednolicając nasze treści izapewniając podstawę zaufanych odpowiedzi poszukiwanych przez naszych klientów. Zasadyzaufania są następujące:1. Thomson Reuters nigdy nie przejdzie w ręce żadnej grupy interesów ani stronnictwa.
2. W firmie Thomson Reuters będą zawsze w pełni zachowane zasady uczciwości, niezależności iobiektywizmu.
3. Thomson Reuters będzie dostarczać bezstronne i wiarygodne usługi informacyjne gazetom,
agencjom informacyjnym, nadawcom i innym subskrybentom z branży mediów, a także
firmom, administracji rządowej, instytucjom, osobom indywidualnym i innym podmiotom, zktórymi firma Thomson Reuters ma lub może mieć zawarte umowy.
4. Thomson Reuters będzie należycie brać pod uwagę liczne interesy, którym służy, poza interesami
mediów.
5. Firma będzie dokładać wszelkich starań, aby opracowywać, rozszerzać i dostosowywać
wiadomości oraz inne usługi i produkty Thomson Reuters w celu utrzymania czołowej pozycji
w branży międzynarodowych wiadomości i informacji.
Zasady zaufania©️ 2024 Thomson Reuters

4Nasza kultura
Cel
Celem naszej firmy jest dostarczanie informacji, odzwierciedlając nasze zaangażowanie w obsługę
profesjonalistów, rozwój kluczowych instytucji i budowanie zaufania poprzez nasze produkty idziałania.
W naszym kontekście cel wykracza poza generowanie zysków; łączy on naszą wartość komercyjną i
wpływ społeczny, kształtując nasz główny powód istnienia i wpływając na każdy aspekt naszej
działalności. Ta zasada przewodnia stanowi podstawę naszej strategii, inspiruje nasz zespół,angażuje naszych klientów i społeczność oraz jest głęboko zakorzeniona w naszej kulturze.
Nasze produkty i działalność biznesowa odgrywają kluczową rolę w dostarczaniu informacji,umożliwiając pracę najbardziej świadomych profesjonalistów na całym świecie. Współpracując z
naszymi klientami, podnosimy poziom wiedzy, działamy odważnie i uczciwie oraz bronimy
sprawiedliwości, prawdy i przejrzystości — wartości, które stanowią podstawę postępu i tworzą
wartość.
Dostarczanie informacji na TR.com
Dostarczanie informacji w intranecie

Postawy i zachowania
Postawy i zachowania Thomson Reuters określają podstawowe postawy (jak myślimy) i zachowania(jak działamy), a także mają kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy i zapewnienia zadowolenia
klientów. Stanowią one wspólne, niezachwiane i priorytetowe cechy, które łącznie przyczyniają się
do naszego sukcesu.
Dla wszystkich

Koncentracja
na kliencie

Stawianie
wyzwań izaangażowanie

Nastawienie
na rozwój

Postawy i zachowania w intranecie©️ 2024 Thomson Reuters

5Nasz Kodeks
Kodeks obowiązuje wszystkich pracowników, członków zarządu i dyrektorów Thomson Reuters
Corporation oraz nasze podmioty zależne, w których mamy udział większościowy, a także
konsultantów, kontrahentów i pracowników tymczasowych. Wszystkie osoby trzecie lub agenci(jak partnerzy biznesowi) działający na naszą rzecz lub w naszym imieniu powinni być
poinformowani o obowiązku przestrzegania Kodeksu.

Globalny wymiar kodeksu
Firma Thomson Reuters zatrudnia tysiące pracowników na całym świecie, a jej działania podlegają
różnorodnym przepisom i regulacjom. Niezależnie od miejsca, w którym działamy, nasze wartości izasady nie ulegną zmianie. Nasz Kodeks podkreśla te wartości i zasady oraz pomaga uzyskać
wskazówki, w jaki sposób współpracujemy z klientami, partnerami biznesowymi (takimi jak
dostawcy, przedstawiciele itp.), innymi pracownikami oraz społecznościami, w których żyjemy ipracujemy. Niniejszy Kodeks stanowi także praktyczny zasób umożliwiający sprawdzanie zasad,podejmowanie decyzji i pomagający pracownikom i innym osobom zrozumieć, jak i kiedy szukać
pomocy.
Kodeks obowiązuje w każdym kraju, w którym prowadzimy działalność. Jeśli kiedykolwiek
pojawi się sprzeczność pomiędzy tym Kodeksem a lokalnymi przepisami prawa i/lub zasadami
uzupełniającymi, które dotyczą naszej pracy, musimy przestrzegać najbardziej restrykcyjnych
wymagań. W razie jakichkolwiek pytań co do obowiązywania Kodeksu powinniśmy poszukać
pomocy.

Podmioty kontrolowane
Podmioty kontrolowane w firmie Thomson Reuters mogą mieć własne zasady i procedury,
które obowiązują pracowników działających w ich imieniu. Te zasady zawsze mają pierwszeństwo
przed zasadami firmy Thomson Reuters, które dotyczą tej samej kwestii. Poszukaj pomocy,
aby uzyskać więcej informacji.

Dziennikarze firmy Reuters
Ze względu na charakter pracy dziennikarze firmy Reuters przestrzegają zasad, które w pewnych
przypadkach są bardziej restrykcyjne niż ogólne zasady firmy (jak te, które dotyczą osobistej
działalności politycznej), a w niektórych przypadkach mogą być mniej restrykcyjne (jak zgłaszanietego, co osoba trzecia może postrzegać jako poufne). Dziennikarze firmy Reuters powinni przejrzećPodręcznik dziennikarstwa i poszukać pomocy, aby uzyskać więcej informacji.

Odstąpienie od zasad
W nietypowych okolicznościach, w których Twoim zdaniem może być potrzebne odstąpienie odokreślonego przepisu Kodeksu, skontaktuj się z głównym specjalistą ds. prawnych firmy Thomson
Reuters. W przypadku członków kadry zarządzającej lub dyrektorów o jakimkolwiek odstąpieniu odzasad może zdecydować tylko zarząd lub komisja zarządu firmy Thomson Reuters i zostanie ono
ujawnione przez firmę Thomson Reuters w zakresie wymaganym przez prawo, regulacje lub wymogi
giełdy.

©️ 2024 Thomson Reuters

6

Nasze obowiązki
Odpowiedzialność dla każdego
Wszyscy pracownicy Thomson Reuters mają obowiązek stosowania się do zasad i standardów
etycznych w sposób opisany w niniejszym Kodeksie. To oznacza, że każdy z nas powinien
przeczytać i zrozumieć Kodeks oraz wszelkie materiały uzupełniające, które mogą nas dotyczyć,
i postępować zgodnie z nimi. Jeśli masz wątpliwości co do jakiejkolwiek części Kodeksu lub
materiałów uzupełniających lub nie wiesz, jak uzyskać do nich dostęp, poszukaj pomocy.

• Poznaj, zrozum i stosuj przepisy, zasady, regulacje i polityki, które obowiązują na określonych
•
•
•
•
•

stanowiskach.
Poszukaj pomocy w przypadku pytań dotyczących zastosowania lub interpretacji wszelkich
przepisów, zasad, regulacji lub polityki.
Reaguj, jeśli zobaczysz lub podejrzewasz nieetyczne zachowanie bądź naruszenie przepisów
prawa, zasad lub tego Kodeksu.
Ukończ obowiązkowy kurs z zakresu przestrzegania przepisów.
Szanuj lokalne zwyczaje krajów, w których prowadzimy działalność, o ile nie narusza toprzepisów prawa ani tego Kodeksu.
Potwierdź w intranecie otrzymanie i przeczytanie tego Kodeksu oraz zrozumienie
obowiązków w zakresie jego przestrzegania.

Nieprzestrzeganie obowiązującego nas prawa, przepisów i regulacji, naszego Kodeksu lub
jakichkolwiek innych zasad bądź wymagań firmy Thomson Reuters może skutkowaćpostępowaniem dyscyplinarnym, w tym nawet zwolnieniem z pracy i/lub postępowaniem sądowym.

Obowiązki liderów i menedżerów
W firmie Thomson Reuters liderzy, w tym menedżerowie i przełożeni, powinni przestrzegać tych
samych wysokich standardów, których przestrzegania wymagają od swoich zespołów. Liderzyodgrywają kluczową rolę w budowaniu kultury przejrzystości, otwartej komunikacji i zaufania,począwszy od współpracowników, przez klientów, aż po zewnętrznych partnerów biznesowych.
Aby pomóc to osiągnąć, liderzy powinni:• słuchać i podejmować działania, gdy członkowie zespołu zgłaszają problemy — niezależnie
od tego, czy są one małe, czy duże,• posiadać wiedzę na temat obowiązujących przepisów, zasad, regulacji i polityk, które odnoszą się do
•
•
•
•
•

zespołów,osobiście zajmować się problemami dotyczącymi przestrzegania przepisów lub w odpowiedni sposób
je zgłaszać,
podkreślać i akceptować decyzje, które zapewniają przestrzeganie naszych wartości i
przyczyniają się do długoterminowego sukcesu zamiast krótkoterminowego zysku,
wykazywać odpowiedzialność i gotowość do wysłuchiwania wszystkich punktów widzenia,poświęcać czas na regularne omawianie znaczenia etyki i zgodności z przepisami ze swoimi
zespołami,zachęcać współpracowników i inne osoby do kontaktowania się ze swoim menadżerem,
działem personalnym lub działem zgodności z przepisami w celu omawiania problemów lubpytań oraz terminowo i uczciwie zgłaszać nieetyczne lub nielegalne zachowania lub problemyzwiązane z przestrzeganiem przepisów.

©️ 2024 Thomson Reuters

7

Podejmowanie etycznych decyzji
Nawet ci z nas, którzy doskonale znają nasz Kodeks i nasze zasady, mogą znaleźć się w sytuacjach,
w których nie będą pewni, jak postąpić. W takich przypadkach możemy poszukać pomocy.
Przed podjęciem dalszych kroków zadaj sobie następujące pytania:

•
•
•
•
•

Czy przestrzegam obowiązujących przepisów prawa i regulacji? Czy to działanie jest etyczne?
Czy przestrzegam Kodeksu, zasad zaufania i innych zasad firmy?
Czy rozważyłem(-am) daleko idące skutki mojej decyzji?
Czy będę się czuć komfortowo, jeśli moja decyzja zostanie upubliczniona?
Czy w mojej decyzji biorę pod uwagę wszystkie zainteresowane strony?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie” lub „nie mam pewności”,
zatrzymaj się i poszukaj pomocy.

Zabieranie głosu i poszukiwanie pomocy
Wszyscy mamy obowiązek reagowania i zgłaszania nieetycznego lub
niezgodnego z prawem postępowania lub, jeśli mamy podstawy do
przekonania, że doszło do naruszenia niniejszego Kodeksu. Szczególnie ważna
jest chęć poszukiwania pomocy oraz terminowe, dokładne i zgodne z prawdą
opisanie danej sytuacji. Firma Thomson Reuters ceni otwartą komunikację.

Kod QR infolinii
ds. etykiZachęcamy do zadawania pytań i poszukiwania pomocy, jeśli masz
jakiekolwiek wątpliwości. Zareaguj, nawet jeśli nie masz pewności, że wystąpił
jakiś problem. W tym celu masz do wyboru kilka możliwości: swojego menedżera, dział personalny,biuro radcy prawnego, dział zgodności z przepisami lub infolinię ds. postępowania i etyki w biznesie(infolinia ds. etyki).
Zgłaszanie faktycznego lub podejrzewanego oszustwa
Podejrzewane nieuczciwe działania obecnych lub byłych pracowników, dyrektorów, członków kadry
kierowniczej, wykonawców lub osób trzecich należy zgłaszać do działu kontroli wewnętrznej.
Dodatkowo należy zgłaszać próby wywierania niestosownego wpływu na zewnętrznych audytorów do
działu audytu wewnętrznego.

Anonimowość i poufność
Mogą zdarzyć się sytuacje, w których niezręcznie będzie skontaktować się bezpośrednio z
menedżerem w związku z problemem (na przykład, gdy będzie on dotyczyć Twojego menedżera).
Możesz wtedy skontaktować się z infolinią ds. postępowania i etyki w biznesie i etyki, logując się na
stronie https://www.compliance-hotline.com/ThomsonReuters.jsp , gdzie znajdziesz instrukcje
dotyczące składania zgłoszeń telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej lub witryny
internetowej.
Infolinia jest obsługiwana przez osoby trzecie i jest dostępna przez 24 godziny na dobę, siedem
dni w tygodniu. W razie potrzeby zgłoszenie można przesłać anonimowo. Po zgłoszeniu swojego
pytania lub wątpliwości możesz sprawdzać i otrzymywać informacje o statusie Twojego zgłoszenia.
W największym możliwym zakresie zostanie zapewniona poufność, a informacje będą udostępniane
tylko upoważnionym pracownikom w uzasadnionych przypadkach.
W niektórych krajach lokalne przepisy prawa i regulacje ograniczają rodzaje zgłoszeń,których można dokonywać za pośrednictwem infolinii ds. etyki lub mogą wymagać zgody na
ujawnienie Twojej tożsamości. Jeśli znajdujesz się w takim kraju i próbujesz dokonać zgłoszenia,©️ 2024 Thomson Reuters8poszukaj pomocy. Aby dowiedzieć się więcej, możesz też przejrzeć informacje dotyczące infolinii
w Intranecie.
Żadne z postanowień Kodeksu nie zabrania zgłaszania potencjalnych naruszeń prawa do krajowej,
federalnej, stanowej lub lokalnej agencji rządowej, w tym organizacji samoregulacyjnych uznanych
na mocy obowiązującego prawa, ani uczestniczenia w prowadzonych przez nich dochodzeniach.

Zakaz działań odwetowych
Thomson Reuters zabrania podejmowania działań odwetowych w stosunku do osób, które składają
zapytania lub w dobrej wierze zgłaszają doniesienia bądź rzetelnie uczestniczą w dochodzeniu.
„Działanie w dobrej wierze” nie znaczy, że musisz mieć rację lub niepodważalny dowód — oznacza
jedynie, że trzeba mieć uzasadnione przekonanie co do zgodności z prawdą i dokładności
zgłoszenia. Jeśli wiesz lub podejrzewasz, że ktoś podejmuje działania odwetowe lub wiesz,
że planuje je podjąć wobec Ciebie lub kogoś innego, poszukaj pomocy.

Dochodzenia
Dochodzenia będą prowadzone natychmiast i dokładnie, a poufność zostanie zapewniona w
najszerszym możliwym zakresie. Informacje dotyczące skarg i zgłoszeń będą przechowywane przez
dział personalny, biuro radcy prawnego lub dział audytu wewnętrznego. Stosowny dział będzie
przechowywać zapisy takich zgłoszeń lub skarg, monitorując ich otrzymanie, rozpatrzenie irozstrzygnięcie.

Uczciwy proces i postępowanie dyscyplinarne
Aby ustalić istotne fakty dotyczące zgłoszonych naruszeń i zakończyć dochodzenie w terminie,
zostaną podjęte wszelkie uzasadnione działania. Każdy pracownik, którego dotyczy dochodzenie,
ma obowiązek współpracować.
Brak współpracy przy dochodzeniu może spowodować postępowanie dyscyplinarne,
w tym nawet zwolnienie z pracy i/lub postępowanie sądowe. Brak współpracy obejmuje:• świadome przekazywanie fałszywych lub mylących informacji;• odmowę uczestnictwa w spotkaniu lub dyskusji w czasie dochodzenia;• świadome zatrzymywanie, niszczenie, modyfikowanie lub usuwanie istotnych informacji.

©️ 2024 Thomson Reuters9Zaufanie ma znaczenie dla naszych
pracowników
Zapewnianie równych możliwości
Propagowanie różnorodności i integracji
Promowanie miejsca pracy zapewniającego szacunek
Dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie w miejscach pracy

Zapewnianie równych możliwości
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…wspierania równości szans zatrudnienia i rozsądnego dostosowania środowiska pracy do potrzeb
wykwalifikowanych osób.
Jesteśmy zobowiązani do przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów prawa, zasad i
regulacji dotyczących zakazu dyskryminacji wszędzie tam, gdzie prowadzimy naszą działalność
oraz zapewniania równych szans w odniesieniu do zatrudniania, wynagradzania, awansowania,
klasyfikacji, szkoleń, praktyki zawodowej, poleceń pracowniczych i innych warunków zatrudnienia
w stosunku do wszystkich osób bez względu na cechy wymienione w sekcji Działania
antydyskryminacyjne niniejszego Kodeksu.
Dbamy również o rozsądne dostosowanie środowiska pracy do potrzeb wykwalifikowanych
osób niepełnosprawnych oraz pracowników ze szczerze posiadanymi przekonaniami religijnymi.
Do tych celów „rozsądne dostosowanie środowiska pracy do potrzeb” to modyfikacja lub
dostosowanie obowiązków zawodowych lub środowiska pracy umożliwiające pracownikowi
wykonywanie podstawowych funkcji związanych z danym stanowiskiem, które jednocześnie nie
stanowi dla firmy Thomson Reuters nadmiernego utrudnienia. Skontaktuj się ze swoim menedżerem
lub działem personalnym, jeśli potrzebujesz dostosowania środowiska pracy do potrzeb w celu
wykonywania podstawowych zadań związanych ze swoim stanowiskiem lub dostosowania wzwiązku ze swoją religią albo masz pytania.
Zasady dotyczące miejsca pracy w IntraneciePołącz kropki

PYT. Rozważam rekrutację dwóch kandydatów, którzy mają podobne udokumentowane
kwalifikacje. Jeden jest niepełnosprawny fizycznie, co może utrudnić mu poruszanie się pobiurze. Czy mogę uwzględnić ten fakt w ocenie kandydatów?

ODP.Nie należy zakładać, że niepełnosprawność ograniczy czyjąś zdolność do wykonywania
obowiązków zawodowych. Jeśli jednak masz uzasadnione podstawy, by sądzić,że niepełnosprawność rzeczywiście wpłynie na zdolność do wykonywania podstawowychzadań podczas pracy, skontaktuj się z działem personalnym, aby omówić możliwość
odpowiedniego dostosowania środowiska pracy do potrzeb.

©️ 2024 Thomson Reuters

10

Propagowanie różnorodności i integracji
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…promowania miejsca pracy sprzyjającego integracji i zróżnicowaniu pracowników,
które odzwierciedla dużą różnorodność obsługiwanych przez nas klientów i społeczności.

Dlaczego to takie ważne
Najlepiej spełniamy się, współpracując. Szeroki zakres umiejętności, wiedzy i doświadczenia
pracowników zwiększa naszą zdolność do współpracy ze sobą nawzajem i naszymi klientami.
Im więcej zapewniamy perspektyw, tym większy jest potencjał innowacyjności. Im bardziej wszyscy
pracownicy czują się cenieni i im większą mają swobodę w osiąganiu pełni swoich możliwości,tym większe zaufanie może rozwinąć się między nami.
Krótko mówiąc, dążenie do zapewnienia różnorodności i tolerancji nie tylko jest zgodne z naszymi
wartościami, ale również zwiększa naszą przewagę konkurencyjną na globalnym rynku.

Jak to realizujemy
Promujemy miejsce pracy sprzyjające integracji, w którym wszyscy współpracownicy są cenieni imają możliwość rozwijania pełni swoich możliwości.
Cenimy wszystkie formy różnorodności, w tym różnice poglądów, doświadczenia i stylu. Wiemy,
że motywuje to do innowacyjności i zapewnia przewagę konkurencyjną.
Globalna różnorodność i tolerancja w Intranecie

Promowanie miejsca pracy zapewniającego szacunek
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…aktywnego promowania środowiska pracy, w którym wszystkich traktuje się z godnością i
szacunkiem.

Dlaczego to takie ważne
Gdy dopuści się do zakorzenienia dyskryminacji, prześladowania i nękania w miejscu pracy,
utrudniają one komunikację i zmniejszają produktywność. Nie możemy odpowiednio przedstawiać
pomysłów i obaw ani współpracować jako zespół, jeśli jakikolwiek członek naszego zespołu lub
wspólnoty ma poczucie, że jest obiektem ataków, czy też nie czuje się bezpiecznie. Ponadto te typydziałań mogą narazić nas (jako osoby indywidualne oraz jako firmę) na grzywny, pozwy sądowe,a także postępowania z zakresu prawa cywilnego lub nawet karnego.
Dzięki temu, że kładziemy nacisk na uczciwość, równość, szacunek i godność oraz nie pozwalamy
na dyskryminację, prześladowanie czy nękanie, każda osoba pojawiająca się w naszych miejscachpracy powinna czuć się chroniona i zdolna do wykorzystania pełni swoich możliwości.

©️ 2024 Thomson Reuters

11

Jak to realizujemy
Zapobieganie dyskryminacji
Nie tolerujemy dyskryminacji. Oznacza to, że nie pozwalamy na nierówne traktowanie ze względu nanastępujące cechy:• Rasa, kolor skóry lub• Wiek• Tożsamość i ekspresja

pochodzenie etniczne• Wyznanie• Płeć lub płeć
•
•

•
•
•
•

społecznaCiąża
Orientacja seksualna

płciowa
Stan cywilny
Narodowość
Obywatelstwo
Niepełnosprawność

• Status kombatanta• Inne cechy chronione
obowiązującymi
przepisami prawa lub
regulacjami.

Prześladowanie i nękanie
Nie tolerujemy także żadnych form prześladowania w naszych miejscach pracy, w tym
molestowania seksualnego i nękania. Wspieramy godność w miejscu pracy bez względu na to,
czy osoba uwikłana w działanie lub jego adresat są pracownikami, menedżerami, dostawcami,
klientami, wykonawcami, konsultantami czy też osobami odwiedzającymi. Oznacza to,że nie pozwalamy na zachowania, które:• Mają na celu lub powodują stworzenie zastraszającego, wrogiego lub obraźliwego środowiska•

pracy lub w inny sposób negatywnie wpływają na możliwości zatrudnienia danej osoby.
Jawnie lub niejawnie łączą podporządkowanie się czynności o charakterze seksualnym z
warunkiem zatrudnienia lub awansu.

Firma Thomson Reuters nie będzie tolerować dyskryminacji, prześladowania ani nękania w miejscu
pracy. Nawet jeśli lokalne prawo nie zabrania wyraźnie takich działań, stawiamy naszym
pracownikom wyższe wymagania.

Oto kilka przykładów molestowania seksualnego:• Niechciane propozycje, żądania lub zaloty o charakterze seksualnym• Niechciany kontakt fizyczny, jak na przykład przytulanie, całowanie, chwytanie, szczypanie,

poklepywanie lub ocieranie się o drugą osobę
• Niepożądane i niestosowne uwagi o czyimś ciele lub wyglądzie, gesty lub uwagi o charakterze
seksualnym, niechciane interakcje słowne lub fizyczne o charakterze seksualnym• Niepożądane wulgarne lub obsceniczne gesty, słowa lub uwagi

Przykłady zastraszania mogą obejmować:• Upokarzanie, groźby lub obelgi• Agresywne zachowanie• Zaczepki albo psikusy• Wywieranie presji i nakłanianie kogoś dozrobienia czegoś wbrew jego woli

Przykłady prześladowania mogą obejmować:• Obelgi, pogardliwe uwagi, niecenzuralne

dowcipy, obraźliwe komentarze,wulgarny język, obraźliwe epitety i zaczepki• Wywieszanie obraźliwych plakatów, symboli,
historyjek obrazkowych, rysunków, obrazów
komputerowych lub wiadomości e-mail©️ 2024 Thomson Reuters12Połącz kropki

Pyt.

Zauważam, że jeden z naszych klientów stale wygłasza uwagi o charakterze nieco
seksualnym, i wydaje mi się, że jeden z moich współpracowników czuje się z ich powodu
niezręcznie. Czy mogę coś zrobić, jeśli współpracownik nie zgłosi skargi w firmie?
Czy musimy akceptować takie zachowanie, aby utrzymać relacje z klientem?

Odp.: Nawet jeśli osoba, której dotyczy omawiane zachowanie, nie zgłosi skargi, może mimo to czuć
się niezręcznie. Należy porozmawiać z pracownikami działu personalnego. Chociaż firmaThomson Reuters zawsze dba o relacje z klientami, nie chcemy, aby środowisko pracy
kiedykolwiek było dla naszych pracowników niekomfortowe. Firma podejmie właściwe kroki,
aby zająć się tym zachowaniem.

Zabieranie głosu w sprawie bezpiecznych miejsc pracyJeśli zauważysz niestosowne zachowanie w miejscu pracy, zabierz głos i nie odwracaj wzroku bezwzględu na to, czy osoba zachowująca się w ten sposób jest menedżerem, współpracownikiem,
dostawcą, klientem, wykonawcą, konsultantem czy też przyszła w odwiedziny. Jeśli czujesz się natyle swobodnie, aby porozmawiać o zachowaniu tej osoby bezpośrednio z nią samą, możesz to
zrobić, jednak nie masz takiego obowiązku. W każdym wypadku należy skontaktować się z działem
personalnym albo poszukać pomocy (oraz skontaktować się z centrum operacji bezpieczeństwa
(SOC) w razie przekonania, że określona sytuacja może wymagać zaangażowania tej jednostki).
Firma Thomson Reuters podejmie natychmiastowe, stosowne działania w przypadku ustalenia,
że doszło do naruszenia zasad, co może prowadzić do podjęcia działań dyscyplinarnych, w tym
nawet zwolnienia z pracy.
Menedżerowie
Menedżerom (oraz przełożonym) stawiamy jeszcze wyższe wymagania i zobowiązujemy ich do
zgłaszania jakichkolwiek niestosownych zachowań, o których dowiedzą się w miejscu pracy,
lub reagowania na nie. Dotyczy to również przypadków, kiedy dowiedzą się o takim zachowaniu
w sposób niebezpośredni albo nie otrzymają konkretnej skargi dotyczącej zachowania.

©️ 2024 Thomson Reuters

13

Dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie w miejscach pracy
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…zapewniania środowiska pracy, w którym bezpieczeństwo i higiena pracy mają najważniejsze
znaczenie.

Dlaczego to takie ważne
Bezpieczne miejsce pracy nie tylko chroni nas przed obrażeniami, ale również pozwala budować
zaufanie, zapobiegać kosztownym wypadkom i wzmacniać reputację firmy jako odpowiedzialnego
przedsiębiorstwa.

Jak to realizujemy
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Aby prowadzić działalność w sposób, który pozwala zapobiegać urazom i chorobom pracowników,
klientów, gości i kontrahentów, chronić środowisko, oszczędzać zasoby naturalne i pozycjonować
nas jako odpowiedzialnego sąsiada:• Przestrzegamy zarówno litery, jak i ducha wszystkich obowiązujących przepisów prawa iregulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Opracowujemy, wdrażamy i stale ulepszamy zasady, procedury i wytyczne,
•
•
•
•
•

których przestrzegamy, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami iwspierać nasze wartości, zobowiązania i oczekiwania.
Zapewniamy szkolenia, instrukcje, informacje i skuteczną komunikację w zakresie ochronyśrodowiska i BHP wszystkim pracownikom TR i osobom wykonującym pracę w naszych
lokalizacjach, stosownie do ich roli i obowiązków.
Opracowujemy procesy i rozwiązania z zakresu zarządzania, które ograniczają ryzyko,
chronią naszych pracowników i środowisko oraz przedstawiają wartość naszym klientom iinteresariuszom.
Wymagamy, aby wszyscy kontrahenci, dostawcy i współpracownicy przestrzegali przepisów
bezpieczeństwa i ochrony środowiska.
Przeprowadzamy oceny w celu identyfikacji zagrożeń dla bezpieczeństwa lub potencjalnych
niezgodności z przepisami i podejmujemy działania w celu zaradzenia tym sytuacjom.
Utrzymujemy dokładną i aktualną dokumentację dotyczącą ochrony środowiska i
bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo
Wywiązujemy się z naszych obowiązków dotyczących zapewniania bezpieczeństwa w miejscu
pracy poprzez:• Przestrzeganie wszystkich wymaganych procedur bezpieczeństwa i poprzez kontrolę dostępu
••w naszych zakładach.
Zgłaszanie, gdy widzimy, że coś wydaje się podejrzane lub zagrażające.
Uczestniczenie w ćwiczeniach i przygotowaniach związanych z bezpieczeństwem.

Groźby, przemoc i broń w miejscu pracy
Nie tolerujemy działań ani gróźb dotyczących przemocy, zastraszania ani wrogości w miejscu pracy
wobec współpracowników, dostawców, klientów lub osób odwiedzających. Nie pozwalamy także
na:©️ 2024 Thomson Reuters14• Noszenie broni ani urządzeń niebezpiecznych w jakichkolwiek obiektach wynajmowanych

•
•
•
•
•

przez firmę Thomson Reuters lub będących jej własnością, sponsorowanych przez nią
jednostkach ani w jej działalności, chyba że jest to dozwolone na mocy prawa albo
dopuszczone na podstawie uprzedniego pisemnego zatwierdzenia globalnego/regionalnego
dyrektora ds. bezpieczeństwa.
Zachowania, które prawdopodobnie mogą spowodować uraz u innej osoby.
Tworzenie lub wysyłanie nękających lub zastraszających stwierdzeń
(niezależnie od sposobu dostarczania tych wiadomości).
Zachowania, które szkodzą lub mogą spowodować uszkodzenie mienia.
Śledzenie ani monitorowanie innej osoby z ukrycia.
Agresywne czyny ani groźby ich popełnienia.

Zasady te mogą dotyczyć działań poza pracą, jeśli niekorzystnie wpływają na reputację lub interesy
firmy bądź bezpieczeństwo naszych pracowników. Jeśli uważasz, że komuś grożono lub jest on
obiektem przemocy, obawiasz się, że ktoś może wyrządzić krzywdę sobie lub innym albo zauważysz
coś podejrzanego, oddal się od zagrożenia, skontaktuj się z lokalną policją, postępuj zgodnie z
instrukcjami służb ratunkowych i zadzwoń do centrum operacji bezpieczeństwa (SOC) orazdziału personalnego. W przypadku zagrażającej życiu sytuacji skontaktuj się najpierw z lokalną
policją lub służbami ratunkowymi, a następnie z SOC oraz działem personalnym.
 Formularz zgłoszenia incydentu dotyczącego bezpieczeństwa korporacyjnego TR
 Globalne bezpieczeństwo w Intranecie
 Zasady zapobiegania aktom przemocy w miejscu pracy w serwisie Workday
 Zasady ochrony środowiska i BHPPołącz kropki

Pyt. Mam problem w domu, który wpływa na moje bezpieczeństwo osobiste.
Czy muszę to ujawnić w pracy?

Odp. Problem domowy lub osobisty, który może dotyczyć bezpieczeństwa w miejscu pracy lub na nie
wpływać (np. nakaz ochrony albo zakaz zbliżania się), należy zgłosić do działu personalnego ijednostki SOC To najlepszy sposób, aby pomóc zapewnić bezpieczeństwo nie tylko sobie, alerównież współpracownikom. Zapoznaj się też z Zasadami zapobiegania aktom przemocy w
miejscu pracy.

Narkotyki i alkohol
Narkotyki i alkohol mogą stanowić zagrożenie dla wszystkich osób w miejscu pracy. Firma Thomson
Reuters nie pozwala na posiadanie, używanie, zakup, sprzedaż, usiłowanie sprzedaży, dystrybucję
ani wytwarzanie lub bycie pod wpływem niedozwolonych środków w swoich miejscach pracy. Nie
dopuszczamy także nadużywania alkoholu i leków dostępnych na receptę lub innych substancji oniekorzystnym wpływie w miejscu pracy, niezależnie od tego, czy wykonujesz pracę w biurze,
czy też zdalnie, ani podczas prowadzenia działań firmy. To oznacza, że:• nie wykonujemy pracy pod wpływem narkotyków ani alkoholu;• nie mamy ani nie spożywamy alkoholu na terenie firmy Thomson Reuters lub podczas pracy
bez konkretnego wcześniejszego upoważnienia firmy Thomson Reuters;©️ 2024 Thomson Reuters15• kierujemy się rozwagą, spożywając alkohol na wydarzeniu sponsorowanym przez firmę
Thomson Reuters, klienta lub organizację, którą wspieramy.

Pracownicy, którzy naruszą te zasady, będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu,
które obejmować może rozwiązanie umowy o pracę. Naruszenia mogą również skutkować aresztem
lub postępowaniem prowadzonym przez organy ścigania, jeśli obejmują nielegalne substancje albo
niezgodne z prawem działania. O ile jest to dozwolone na mocy przepisów, firma Thomson Reuterszastrzega sobie prawo do podjęcia stosownych kroków w celu zbadania zgodności z niniejszym
Kodeksem i innymi obowiązującymi zasadami, w tym między innymi przeprowadzenia testów na
obecność narkotyków i (lub) alkoholu przez wykwalifikowany personel medyczny oraz przeszukania
w miejscu pracy.
Jeśli sądzisz, że ktoś w miejscu pracy może mieć problem polegający na nadużywaniu substancji
odurzających albo znajdować się pod ich wpływem, skontaktuj się ze swoim menedżerem lub
działem personalnym.

Połącz kropki

Pyt. Jeśli mam problem z nadużywaniem pewnych substancji, czy firma może udzielić mipomocy?

Odp. Thomson Reuters oferuje kilka programów dla pracowników, które mogą zapewnić pomoc.
Informacji o usługach dostępnych w Twojej lokalizacji udziela dział personalny.

©️ 2024 Thomson Reuters

16

Zaufanie ma znaczenie na naszym
rynku
Rozpoznawanie i unikanie konfliktów interesów
Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie
Praca na naszych globalnych rynkach

Rozpoznawanie i unikanie konfliktów interesów
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…działania w najlepszym interesie firmy Thomson Reuters oraz unikania sytuacji, które mogłyby
nawet pozornie negatywnie wpływać na naszą ocenę sytuacji.

Dlaczego to takie ważne
Konflikt interesów może powstać wtedy, gdy osobiste interesy danej osoby wpływają lub wydają
się wpływać na interesy firmy. Konflikty interesów mogą również wystąpić, jeśli podejmujemy
działania lub mamy interesy mogące utrudnić nam obiektywne i efektywne wykonywanie pracy.
Trudno odbudować więzi zaufania z klientami i partnerami, które długo rozwijaliśmy, jeśli zostaną
zerwane. Wiedząc, jak rozpoznać i ujawnić potencjalne konflikty lub jak ich unikać, chronimy naszą
reputację oraz zdolność do efektywnego prowadzenia działalności.

Jak to realizujemy
Zawsze unikamy rzeczywistych lub pozornych konfliktów interesów. To oznacza, że:• przyjmujemy odpowiedzialność za rozpoznanie sytuacji, które mogłyby rzeczywiście lub•••

pozornie zaburzyć nasz osąd;szukamy pomocy, jeśli podejrzewamy potencjalny konflikt;
ujawniamy wszelkie potencjalne konflikty na piśmie odpowiedniemu menedżerowi albo
działowi personalnemu, aby je rozwiązać, i (lub) wstępnie wyjaśniamy je na piśmie
w dziale zgodności z przepisami oraz działamy zgodnie z jakąkolwiek podjętą decyzją;przedkładamy interesy firmy nad interesy lub korzyści osobiste w każdej transakcji
biznesowej.

Pamiętaj, że nie wszystkie konflikty są zabronione. Niektóre konflikty interesów są dozwolone,jeśli zostaną ujawnione i zatwierdzone. Poniżej przedstawiamy powszechne sytuacje, w których
występują konflikty.

Krewni i przyjaciele
Konflikt interesów może powstać, jeśli pracownik lub osoba, z którą ma on bliskie relacje,
otrzymają niestosowne korzyści osobiste (takie jak gotówkę, upominki, bilety na wydarzenia©️ 2024 Thomson Reuters17rozrywkowe, usługi, rabaty, pożyczki lub gwarancje) lub zostaną wybrani przez firmę Thomson
Reuters jako dostawca, konsultant lub partner biznesowy ze względu na stanowisko zajmowane
w firmie Thomson Reuters.
Każdy z nas musi unikać sytuacji, w których interesy osób będących z nami w bliskich relacjachmogłyby nieodpowiednio wpłynąć na nasze decyzje.
To oznacza, że unikamy:• bezpośredniego lub pośredniego nadzorowania współpracowników,••

którzy są z nami w bliskich relacjach;udziału w rekrutowaniu lub awansowaniu osób, które są z nami w bliskich relacjach,lub wpływania na ich wynagrodzenie, świadczenia czy możliwości, jeśli pracują w firmie;
udziału w transakcjach zawieranych pomiędzy firmą Thomson Reuters a firmami,
które są własnością osoby będącej z nami w bliskich relacjach albo w których taka osoba jest
zatrudniona. Jeśli pracownik lub osoba będąca z nim w bliskich relacjach jest właścicielem
ponad 1% udziałów w firmie klienta, dostawcy lub konkurencji, może to stanowić konflikt
interesów.

Połącz kropki

Pyt. W jaki sposób w Kodeksie zdefiniowano bliskie relacje?
Odp. Do celów Kodeksu osoby, z którymi masz bliskie relacje, obejmują wszystkie osoby,
które mogą rzeczywiście lub pozornie wpłynąć na Twój osąd, na przykład:• małżonek, partner, rodzic lub osoba, z którą się spotykasz;• członkowie Twojej najbliższej rodziny (rodzice, potomstwo, rodzeństwo,

dziadkowie lub wnuki);• teściowie, synowe, zięciowie, bratowe, szwagrowie i szwagierki;• kuzyni, ciotki, wujkowie, siostrzeńcy, siostrzenice, bratankowie, bratanice;• każda osoba mieszkająca razem z Tobą.

Pyt. Wydaje mi się, że mój przełożony spotyka się ze współpracownikiem. Czy to jest dozwolone?
Odp. To, że menedżer spotyka się z jednym z bezpośrednich podwładnych albo inną osobą o niższym
stanowisku w jego grupie, jest niestosowne. Nawet jeśli wydaje się, że relacja jest utrzymywanaza obopólną zgodą, zajmowanie wyższego stanowiska przez jedną z zaangażowanych osób możeskutkować konfliktem interesów. Wszelkie wątpliwości należy zgłaszać do działu personalnego.

Możliwości biznesowe
Nie wolno nam wykorzystywać do celów osobistych możliwości powstałych lub odkrytych w
wyniku korzystania ze środków firmy, należących do niej informacji lub innych zasobów albo dzięki
zajmowanemu stanowisku. To oznacza, że:• korzystamy z własności, informacji firmy oraz naszych stanowisk tylko do prowadzenia
interesów firmy, a nie dla osobistych korzyści;©️ 2024 Thomson Reuters18• rozpoznajemy sytuacje, gdy produkt, usługa, wynalazek lub relacja biznesowa mogą być
obiektem zainteresowania firmy Thomson Reuters, i powiadamiamy ją o tym.

Zatrudnienie poza firmą
Podejmujemy pracę poza firmą tylko wówczas, gdy nie wpływa to negatywnie na nasz osąd lubmożliwość wypełniania obowiązków w Thomson Reuters. Poinformowanie swojego przełożonego
lub działu zgodności z przepisami o pracy poza firmą jest wymagane, gdyż pozwala zapewnić,że nie koliduje ona z obowiązkami w TR ani współpracą z partnerem lub klientem. Oznacza to,że podczas pracy w firmie Thomson Reuters każdy z nas:

• zapewnia, że zatrudnienie lub zadania wykonywane w innej firmie nie wpływają na pracę w•••

firmie Thomson Reuters;
nie przyjmuje pracy, jeśli spowodowałaby niestosowne ujawnienie informacji poufnych lub
zastrzeżonych firmy;
nie konkuruje z firmą Thomson Reuters ani nie pracuje dla jej konkurencji;
nie korzysta z zasobów firmowych ani czasu przeznaczonego na zadania w firmie w celu
wykonywania dodatkowych prac, zadań związanych z działalnością osobistą, członkostwem
w zarządzie ani stanowiskiem społecznym itp.

Wykonywanie zawodu prawnika w imieniu Thomson Reuters
Thomson Reuters zatrudnia wiele osób posiadających wykształcenie prawnicze, które mogąrównież posiadać licencję do wykonywania zawodu prawnika. Należy pamiętać, że tylko prawnicy
w biurze radcy prawnego (GCO) lub ci, którzy pracują pod kierownictwem i nadzorem GCO,
mogą wykonywać zawód prawnika lub udzielać porad prawnych w imieniu Thomson Reuters.
Oznacza to, że podczas pracy w Thomson Reuters pracownicy i wykonawcy, którzy nie spełniają
powyższych kryteriów, nie mogą między innymi:• nawiązywać stosunków prawnik-klient w imieniu Thomson Reuters;• udzielać porad prawnych lub wskazówek w przypadku, gdy wymagane są specjalistyczne•

umiejętności prawne oraz dorozumiane kompetencje lub uprawnienia do wykonywania
zawodu prawnika;
podawać się za prawnika firmy Thomson Reuters, co oznacza wskazywanie jakiejkolwiek innej
osobie w jakikolwiek sposób, że posiada się kompetencje, uprawnienia lub możliwość
wykonywania zawodu prawnika w imieniu firmy.

Jeśli nie masz pewności, czy spełniasz kryteria dotyczące wykonywania zawodu prawnika w imieniu
Thomson Reuters, skontaktuj się z działem zgodności z przepisami.

Przystąpienie do zarządu innej firmyPracownicy mogą zasiadać w zarządzie prywatnych firm rodzinnych i innych organizacji,
które nie mają związku z Thomson Reuters ani z naszymi przedsiębiorstwami. Pracownicy muszą
uzyskać zgodę działu zgodności z przepisami przed przyjęciem nominacji do zarządu każdej
organizacji, której interesy mogą kolidować z interesami Thomson Reuters. Żaden pracownik niemoże pełnić roli dyrektora innej spółki notowanej na giełdzie, chyba że otrzymał na to zgodę
głównego specjalisty ds. zgodności Thomson Reuters.

©️ 2024 Thomson Reuters

19

Konflikty interesów dotyczące przedsiębiorstwa
W kontaktach z administracją unikamy sytuacji, które mogłyby zapewnić firmie Thomson Reutersnieuczciwą przewagę konkurencyjną lub wpłynąć na zdolność do obiektywnego wykonywania
pracy przez poszczególne osoby. To oznacza, że:• przestrzegamy wszystkich wymagań federalnych przepisów dotyczących zamówień
•publicznych (FAR) w Stanach Zjednoczonych oraz podobnych regulacji we wszystkich innych
krajach, w którym prowadzimy działalność;współpracujemy w dobrej wierze w celu rozwiązania problemów i rozpatrywania wszelkich
uwag dotyczących konfliktu interesów organizacji.

Pamiętaj, że wiele konfliktów rzeczywistych lub potencjalnych można rozwiązać w przypadku ichwłaściwego ujawnienia w odpowiednim terminie. Zobacz Podejmowanie etycznych decyzji,
aby uzyskać wytyczne dotyczące postępowania w razie potencjalnych konfliktów interesów.
Poszukaj pomocy, jeśli kiedykolwiek będziesz mieć wątpliwości co do potencjalnego konfliktu.

Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…dynamicznego, uczciwego i otwartego konkurowania.

Dlaczego to takie ważne
Praktyki przeciwdziałające konkurencji szkodzą klientom i powodują zakłócenia na rynku.
Takie działania bardzo szkodą naszym relacjom z klientami i partnerami, osłabiając podstawowe
zaufanie. Przepisy antymonopolowe i dotyczące ochrony uczciwej konkurencji zakazują zawierania
porozumień z konkurentami, klientami, dostawcami czy innymi osobami trzecimi, które ograniczają
konkurencję. Nawet jeśli przepisy dotyczące konkurencji są złożone i dynamiczne, oczekuje się od
nas znajomości prawa w tym zakresie. Jeśli nie będziemy działać zgodnie z prawem, możemy
zaszkodzić reputacji firmy oraz narazić siebie i firmę Thomson Reuters na potencjalne znaczne
grzywny, a nawet na postępowanie karne.

Jak to realizujemy
Uczciwe interesy
Traktujemy klientów, dostawców, partnerów i pracowników uczciwie i z szacunkiem.
To oznacza, że:• przestrzegamy litery oraz ducha prawa obowiązujących przepisów;• zalecamy stosowanie wyłącznie tych produktów, usług i rozwiązań,
•
•
•
•
•

które są naszym zdaniem odpowiednio dopasowanie do potrzeb danego klienta;
do każdej umowy podchodzimy w sposób transparentny i otwarty;
przyznajemy kontrakty na podstawie aspektów merytorycznych i jasno określonych testów
porównawczych;
dostarczamy odpowiednią dokumentację w terminie;
dotrzymujemy zobowiązań;jesteśmy uczciwi i rzetelni w sloganach reklamowych i marketingowych,
unikamy wyolbrzymiania, nieprawdziwych oświadczeń i wieloznaczności;©️ 2024 Thomson Reuters20• zachowujemy szczególną ostrożność podczas porównywania, nie oczerniamy ani nie
krytykujemy produktów czy usług konkurentów bezpodstawnie;• nie pozyskujemy informacji o konkurencji w sposób niezgodny z prawem lub nieetyczny(patrz punkt Pozyskiwanie informacji o konkurencji w Kodeksie).

Przed podjęciem jakichkolwiek działań zwróć się o poradę
Często negocjujemy umowy z klientami, dostawcami lub dystrybutorami. Aby uniknąć problemówzwiązanych z przepisami antymonopolowymi, zasięgnij porady w biurze radcy prawnego przed:• ustaleniem cen dla klientów (na przykład dużych rabatów) albo warunków licencji w celu

powstrzymania lub nadmiernego ograniczenia konkurencji;• sprzedażą poniżej kosztów;• powiązaniem sprzedaży produktu, usługi lub rabatu z innym produktem;• zawarciem umowy na wyłączność lub uzależniającej od jednej firmy;• traktowaniem klientów, dostawców lub dystrybutorów w nieuczciwy sposób w odniesieniu do tych
samych produktów;• ograniczeniem dystrybutora pod względem możliwych odbiorców oraz cen lub uzgodnieniem
podobnego ograniczenia w odniesieniu do miejsca odsprzedaży produktów bądź usług innych firmprzez firmę Thomson Reuters;• nałożeniem jakiegokolwiek ograniczenia przeciwdziałającego konkurencji lub innego podobnego albo
przyjęciem podobnego ograniczenia w odniesieniu do firmy Thomson Reuters.

Konkurencja i działania antymonopolowe
Przestrzegamy wszystkich przepisów dotyczących konkurencji i antymonopolowych, które nas
obowiązują. Unikamy sytuacji, które mogłyby narazić nas na ryzyko nawet pozorów naruszania tych
przepisów. Oznacza to, że nie uczestniczymy w rozmowach z konkurencją, które mają na celu:

•
•
•
•
•
•

ustalanie cen;podział możliwości sprzedaży lub terytoriów;
uzgodnienie rezygnacji z pozyskiwania swoich klientów nawzajem;
bojkotowanie konkretnego klienta, dostawcy lub sprzedawcy albo odmowę sprzedania imokreślonego produktu;
ustalanie ofert przetargowych;
udostępnianie poufnych informacji o cenach, zyskach, kosztach, warunkach sprzedaży,warunkach kredytowania, klientach, rabatach, promocjach, planach marketingowych lub
strategicznych, fuzjach i przejęciach albo jakichkolwiek innych informacji poufnych.

©️ 2024 Thomson Reuters

21

Ponieważ przepisy antymonopolowe i dotyczące konkurencji są bardzo złożone i dopuszczają
pewne wyjątki w określonych krajach, przed podjęciem jakichkolwiek działań, które mogłyby zostać
uznane za działające na szkodę konkurencji, należy skontaktować się z działem zgodności z
przepisami. Zapoznaj się z dokumentami Zasady dotyczące wywiadu gospodarczego,
Wytyczne dotycząc konkurencji, Tworzenie lepszych dokumentów, Ulotka podsumowująca
uczciwą konkurencję i innymi w Intranecie.

Połącz kropki

Pyt.

Niedawno uczestniczyłam w konferencji, podczas której pracownik konkurencyjnej firmyzaczął mi opowiadać o nowym produkcie właśnie wprowadzonym na rynek przez jego firmę.
Nie powiedział nic o cenie czy zyskach, ale wywołało to u mnie niekomfortowe odczucia. Jakpostąpić w tej sytuacji?

Odp. Jeśli czujesz się niezręcznie w związku z jakąkolwiek rozmową z konkurencją, najlepiej zakończyć
ją możliwie najszybciej i w elegancki sposób. Pamiętaj, że nawet jeśli pracownik nie ujawnił
cen ani innych informacji poufnych, mógł powiedzieć coś, co mogłoby naruszać przepisy
antymonopolowe w opinii osoby słuchającej. Skontaktuj się z biurem radcy prawnego, jeśli
potrzebujesz dalszych wyjaśnień lub chcesz uzyskać potwierdzenie, że nie wydarzyło się nic,
co może rzeczywiście stanowić naruszenie lub sprawiać takie wrażenie.

Praca na naszych globalnych rynkach
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…działania w charakterze odpowiedzialnych obywateli na globalnym rynku, polegania na naszych
wynikach i innowacyjności, a nie na łapówkach czy innych praktykach korupcyjnych w celu zdobycia
klientów.

Dlaczego to takie ważne
Łapówki, korupcja i nielegalne płatności mają bardzo niekorzystny wpływ na nasze społeczeństwo.
Szkodzą gospodarkom, destabilizują rządy i podważają zaufanie publiczne. Tego rodzaju działania
mogą doprowadzić do zakazu udziału firmy Thomson Reuters w przetargach. Ponadto mogąskutkować grzywnami dla określonej osoby lub firmy, a nawet karą pozbawienia wolności.
Jako zespół tysięcy profesjonalistów pracujących na całym świecie mamy możliwość i obowiązek
zwalczania przekupstwa i korupcji zawsze, gdy się z nimi spotkamy. Przyjmując tę odpowiedzialność
wspólnie z partnerami biznesowymi, z którymi mamy codzienny kontakt, wciąż poprawiamy
reputację firmy Thomson Reuters. Chronimy także społeczności, w których pracujemy,
oraz pomagamy wyrównać szanse, ponieważ podstawą naszych sukcesów powinny być wyniki
poszczególnych osób i całej firmy.

©️ 2024 Thomson Reuters

22

Jak to realizujemy
Zwalczanie przekupstwa i korupcji
Nie tolerujemy żadnej formy przekupstwa ani korupcji. Dotyczy to sektorów publicznego iprywatnego. Podejmujemy uzasadnione kroki, aby zapewnić, że partnerzy biznesowi Thomson
Reuters, w tym dostawcy i inne strony trzecie, nie biorą udziału w nielegalnych ani nieetycznych
działaniach, występując w imieniu firmy. Oczekujemy, że wszyscy partnerzy biznesowi firmyThomson Reuters będą spełniać te normy, rozumiejąc, że możemy zostać pociągnięci do
odpowiedzialności za ich działania — dobre czy też złe — które wpływają na firmę.
To oznacza, że:• nie przyjmujemy ani nie proponujemy łapówek
•
•

•
•
•
•

•

•
•

Wiele form przekupstwa

ani prowizji;Łapówki mogą mieć formę jakiegokolwiek
wartościowego przedmiotu, oferowanego lub
nie przekazujemy płatności przyspieszających
wręczanego w zamian lub jako nagrodę zaani „płatności specjalnych”, nawet jeśli są
korzystne traktowanie. Istnieje wiele interakcji
legalne w danym kraju;
biznesowych, które mogą zmienić charakter zzgłaszamy naszemu menedżerowi i działowi
legalnego na korupcyjny, gdy stoi za nimi zamiar
uzyskania korzystnego traktowania. Obejmuje tozgodności z przepisami, jeśli otrzymamy
oferowanie lub przyjmowanie:
propozycję przyjęcia lub przekazania łapówkibądź spotkamy się z prośbą o płatność
• gotówki lub jej ekwiwalentów,
przyspieszającą;• drobnych gratyfikacji,
oferujemy i przyjmujemy tylko uzasadnione• nieuzasadnionych upominków, ofert rozrywki
czy wydatków na ugoszczenie,
koszty ugoszczenia i biznesowe;•
niewyjaśnionych lub nadmiernych rabatów,
rejestrujemy wszystkie płatności i rachunki w
zniżek lub prowizji,
uczciwy i rzetelny sposób;• pożyczek,
przeprowadzamy analizę due diligence• faktur za upozorowane wydatki,
stosowną do ryzyka przed zatrudnieniem• przedmiotów oraz usług o dużej wartości
partnerów biznesowych;
przeznaczonych do prywatnego użytku,
informujemy partnerów biznesowych o naszych• darmowego korzystania z usług lub obiektów
zasadach przeciwdziałania przekupstwu ifirmy Thomson Reuters,
korupcji na początku relacji biznesowej oraz w• przysług (takich jak zatrudnienie krewnego),stosownych przypadkach po jej zakończeniu;• darowizn na cele charytatywne,• płatnych lub bezpłatnych staży,uważamy na sygnały ostrzegawcze, w tym
niejasne opisy płatności lub usług, żądania• ofert pracy lub obietnic przyszłego
zatrudnienia;
płatności w zamian za zgody albo oznakizawyżonych kwot na fakturach lub fałszywych
faktur;odpowiednio ograniczamy lub rozwiązujemy relacje biznesowe po uzyskaniu informacji,że partner biznesowy mógł naruszyć nasze normy;zgłaszamy wszelkie znane lub podejrzewane naruszenia bądź wątpliwości działowi zgodności
z przepisami lub poprzez infolinię ds. etyki.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przekupstwa lub korupcji należy skontaktować się z
działem zgodności z przepisami lub poszukać pomocy.
Zasady dotyczące zwalczania przekupstwa i korupcji©️ 2024 Thomson Reuters23Połącz kropki

Pyt. Co to jest płatność przyspieszająca lub „płatność specjalna”?
Odp. Jest to niewielka płatność na rzecz urzędnika państwowego mająca na celu zapewnienie wykonania
rutynowych działań, takich jak wydanie wizy czy pozwolenia lub świadczenie usługi użyteczności
publicznej. Nie obejmuje to oficjalnych płatności, takich jak w przypadku opublikowanej tabeli opłatza usługę agencji rządowej dostępną w równym stopniu dla każdego oraz za otrzymaniem rachunku.
Firma Thomson Reuters zabrania swoim pracownikom i przedstawicielom przekazywania płatności
przyspieszających nawet w przypadku, gdy jest to legalne w kraju, w którym dokonuje się płatności.
Jeśli masz wątpliwości, czy coś kwalifikuje się jako płatność przyspieszająca, lub uważasz, że takapłatność jest konieczna do osiągnięcia legalnych celów biznesowych, musisz poszukać pomocy.
Podobnie, jeśli musisz przekazać płatność przyspieszającą w celu ochrony swojej wolności lub
bezpieczeństwa, musisz powiadomić menedżera w najszybszym możliwym terminie.
Takie wyjątkowe wydarzenia nie będą traktowane jako naruszenia zasad.

Identyfikowanie urzędników państwowych
Nasze zasady dotyczące przekupstwa i korupcji odnoszą się do sektorów publicznego i prywatnego.
Kontakty z urzędnikami państwowymi stwarzają jednak szczególnie wysokie ryzyko ze względu na
rygorystyczne zasady i regulacje, które często odnoszą się do wręczania im jakichkolwiek wartościowych
upominków. Niektórych urzędników państwowych łatwo zidentyfikować, ale innych — nie. Urzędnicypaństwowi to między innymi:• pracownicy placówek rządowych,• urzędnicy wybrani w wyborach,• funkcjonariusze organów ścigania,• celnicy,• inspektorzy,• personel wojskowy i zespoły pomocnicze,• pracownicy przedsiębiorstw użyteczności publicznej,• pracownicy przedsiębiorstw państwowych lub kontrolowanych przez państwo, takich jak spółki naftowe,uniwersytety i spółki medialne.

Zasady zawierania umów z organami państwowymi w Intranecie

Upominki i rozrywka
Kierujemy się swoim najlepszym osądem podczas wręczania i przyjmowania upominków,
aby uniknąć nawet pozorów wywierania niestosownego wpływu. To oznacza, że:• zapewniamy, aby wszystkie upominki, posiłki, usługi czy oferty rozrywki, które przekazujemy••

lub przyjmujemy, nie były częste ani nie miały nadmiernej wartości;odmawiamy wręczania i przyjmowania pewnych ekwiwalentów gotówki(np. akcji, kart upominkowych, bonów upominkowych i honorariów) o wartości przekraczającej
100,00 $ (USD), o ile nie zostanie to zatwierdzone przez menedżera, dział personalny lub działzgodności z przepisami;
odmawiamy wręczania i przyjmowania upominków w gotówce;©️ 2024 Thomson Reuters24• nie wręczamy ani nie przyjmujemy niczego wartościowego, jeśli wyglądałoby to na
•
•
•

•

•

niestosowne obligowanie kogoś do działania w określony sposób lub skompromitowałobyktórąkolwiek stronę w razie upublicznienia;
wiemy, że nie możemy oferować upominków, posiłków, usług ani rozrywki urzędnikompaństwowym ani ich od nich przyjmować bez uprzedniej zgody działu zgodności z przepisami;
w żadnym wypadku nie łączymy żadnych korzyści majątkowych, w tym prezentów i podróży,z oficjalnym działaniem urzędnika państwowego;znamy odpowiednie zasady dotyczące upominków, które obowiązują w naszych
przedsiębiorstwach (i należy pamiętać, że niektóre z nich mogą stosować bardziej
rygorystyczne zasady), a także zasady obowiązujące każdą osobę, która może od nas
otrzymać upominek, oraz upewniamy się, że te zasady nie zostaną naruszone;
rozumiemy, że w niektórych krajach zwrot lub odmowa przyjęcia upominku mogą byćobraźliwe i w takich sytuacjach możemy go przyjąć w imieniu firmy Thomson Reuters orazskonsultować się ze swoim menedżerem w sprawie odpowiedniego potraktowania
podarunku;
przestrzegamy obowiązujących przepisów i regulacji w każdym miejscu,
w którym prowadzimy działalność.

Ustalenie, co „nie ma nadmiernej wartości”, wymaga dokonania oceny w dobrej wierze. Możesię to zmienić w zależności od sytuacji.
Dopuszczalne upominki i oferty rozrywki zwykle
obejmują:Do niedopuszczalnych prezentów i
ofert rozrywki zaliczamy:• materiały promocyjne z logo firmy,• posiłki i oferty rozrywki o umiarkowanej wartości

• gotówkę lub pewne ekwiwalenty

podczas prowadzenia działań biznesowych,• standardowe bilety na lokalne wydarzenie sportowe
lub kulturalne,• upominki o symbolicznej wartości,które zwykle wręcza się w święta państwowe,• nagrody wręczane przypadkowo lub otrzymywane
w wyniku losowania, konkursów czy wydarzeń
branżowych.

gotówki,• towary luksusowe,• wydarzenia, podróże lub posiłki bez

jasnego celu biznesowego,• jakiekolwiek wartościowe przedmiotywręczane urzędnikom państwowym i
od nich otrzymywane.

Jeśli nie masz pewności, czy zaproponować lub przyjąć upominek, zadaj sobie pytanie:• Jaki cel przyświeca wręczeniu upominku? Na przykład, czy któraś ze stron oczekuje czegoś w
•
•
•
•
•

zamian, np. korzyści lub przysługi?
Czy gdyby dowiedział się o nim ktoś inny, wywołałoby to u Ciebie poczucie skrępowania lub
zakłopotania?
Czy upominek jest wręczany poza miejscem pracy, aby inne osoby o tym nie wiedziały?
Czy odbiorca ma zasady, które zakazują wręczania upominków?
Czy upominek jest udokumentowany?
Czy wydaje mi się, że moja decyzja jest słuszna? Czy coś innego wydaje się nie w porządku?

W przypadku jakichkolwiek pytań, czy upominek, posiłek, usługa bądź oferta rozrywki są
akceptowalne na podstawie Kodeksu, skontaktuj się z działem zgodności z przepisami lub poszukaj
pomocy.

©️ 2024 Thomson Reuters

25

Zasady dotyczące zwalczania przekupstwa i korupcji

Połącz kropki

Pyt.

Zatrudniliśmy miejscowego przedstawiciela posiadającego wiele znajomości, aby pomógł
nam zapewnić kontrakt rządowy. Chce wręczyć butelkę drogiego alkoholu urzędnikowi
państwowemu, który podpisał kontrakt, i nalega, że taki jest zwyczaj. Czy możemy mieć wzwiązku z tym kłopoty?

Odp. Tak, firma Thomson Reuters może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za działania swoich
agentów. Należy na samym początku powiedzieć agentowi, żeby nie wręczał upominkówurzędnikowi państwowemu. Co ważniejsze, przed zatrudnieniem takiej osoby ważne jest
przeprowadzenie analizy due diligence i uzyskanie zapewnienia w umowie, że w imieniu firmyThomson Reuters nie zostaną przekazane żadne niestosowne płatności.

Sankcje, embarga i środki kontroli eksportu
Sankcje i środki kontroli eksportu mogą być skomplikowane i ulegać ciągłym zmianom.
Zrozumienie i przestrzeganie tych przepisów i regulacji jest tym bardziej konieczne, że nasza firma
jest znana z przekazywania informacji i zasobów umożliwiających naszym partnerom wyjaśnienie
trudnych kwestii prawnych. Dlatego też zobowiązujemy się do przestrzegania obowiązujących
sankcji i wymogów dotyczących zgodności z przepisami eksportowymi.
To oznacza, że:• rozumiemy nasze indywidualne role podczas prowadzenia działalności w różnych częściach
•
•
•

•
•

świata oraz z potencjalnymi klientami i partnerami biznesowymi, w tym rozumiemy,
które przepisy handlowe mają zastosowanie do naszej działalności i partnerów biznesowych;
mamy świadomość, które kraje objęte są embargiem i globalnymi sankcjami(patrz Przepisy kontroli handlu i sankcje w Intranecie);przeprowadzamy analizę due diligence klientów, potencjalnych klientów i innych partnerów
biznesowych;
regularnie sprawdzamy klientów, potencjalnych klientów i innych partnerów biznesowych podkątem list sankcyjnych, w tym list Biura Kontroli Aktywów Zagranicznych (OFAC)
Departamentu Skarbu USA (oraz list prowadzonych przez inne kraje), korzystając z wiodących
narzędzi i technologii;
nie prowadzimy interesów z organizacjami ani osobami objętymi sankcjami bez upoważnienia;
znamy odpowiednie procedury dla eksportowanych przez nas produktów lub usług.

Zachowaj czujność i zgłaszaj podejrzane żądania biznesowe i działania płatnicze. W razie
jakichkolwiek pytań dotyczących sankcji lub środków kontroli eksportu poszukaj pomocy.
Podręcznik i zasady dotyczące przepisów kontroli handlu w Intranecie©️ 2024 Thomson Reuters26Połącz kropki

Pyt.

Niedawno jeden z moich klientów zapytał, czy pracownicy z jego organizacji, którzy pracują w
kraju objętym sankcjami, mogliby wykupić subskrypcję jednego z naszych programów online.
Czy możemy dodać ich jako subskrybent w, skoro nie b dziemy eksportowa fizycznego
produktu?

Odp. Najprawdopodobniej nie jest to możliwe. Środki kontroli eksportu obejmują oprogramowania orazsprzęt i wyposażenie. Wydaje się również, że klient może reprezentować osoby lub podmioty z
tego kraju objętego sankcjami. Poszukaj pomocy zanim podejmiesz jakiekolwiek działanie.

Zapobieganie praniu pieniędzy
Pranie pieniędzy to proces, w którym środki generowane podczas działalności przestępczej(takiej jak terroryzm, handel narkotykami lub oszustwo) są przetwarzane w transakcjachhandlowych w celu ukrycia ich źródła, uniknięcia wymogów sprawozdawczych albo uniknięcia
zapłaty podatków. Przestrzegamy wszystkich przepisów dotyczących zapobiegania praniu pieniędzy
oraz finansowaniu działalności terrorystycznej, które nas obowiązują, i nie godzimy się na pranie
pieniędzy ani tego nie ułatwiamy. To oznacza, że:• podkreślamy znaczenie poznania partnerów biznesowych i zrozumienia, z kim mamy do•czynienia (obowiązek poznania swojego klienta, KYC), a także zwracamy uwagę na możliwe
przypadki prania pieniędzy i natychmiast powiadamiamy dział zgodności z przepisami ojakimkolwiek podejrzanym działaniu (nie informując osoby trzeciej, której to dotyczy).
Podejrzane działanie istniejących lub potencjalnych klientów może obejmować: niechęć do podania podstawowych informacji lub dokumentacji lub przekazanie
fałszywych informacji lub dokumentacji;
 korzystanie ze spółek podstawionych (firm bez celu biznesowego) lub o złożonej lub
nietypowej strukturze, szczególnie w obrębie wielu jurysdykcji wysokiego ryzyka; żądanie zachowania poufności przez firmę Thomson Reuters;
zdajemy sobie sprawę z tego, że nasze podmioty kontrolowane mają większe obowiązki,a osoby pracujące w nich lub w ich imieniu muszą zapewnić, że rozumiemy te obowiązki orazwywiązujemy się z nich.

©️ 2024 Thomson Reuters

27

Zaufanie ma znaczenie dla naszych
zasobów i informacji
Odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji
Poszanowanie własności intelektualnej naszej i innych
podmiotów Ochrona poufnych informacji i prywatności danych
Odpowiedzialne korzystanie z informacji i systemów komunikacji
Ochrona naszych zasobów

Odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji
Cieszymy się zaufaniem w zakresie…
…etycznego i odpowiedzialnego projektowania, rozwijania, wdrażania i wykorzystywania rozwiązań
sztucznej inteligencji (AI), zarówno wewnętrznie, jak i we współpracy z podmiotami zewnętrznymi lub
w ramach obsługi klienta.

Dlaczego to takie ważne
Thomson Reuters zobowiązuje się dostarczać informacje, wykorzystując szereg możliwości, jakie
niesie ze sobą sztuczna inteligencja, uznając jednocześnie związane z tym wyjątkowe wyzwania izagrożenia. Wraz z ewolucją sztucznej inteligencji będzie ona stanowić wyzwanie dla naszego
sposobu myślenia i pracy. To, co nie może ulec zmianie, to nasze zaangażowanie w przestrzeganie
naszych zasad zaufania oraz naszych zasad etyki w zakresie danych i sztucznej inteligencji.

Jak to realizujemy
Zasady etyki w zakresie danych i sztucznej inteligencji
Odpowiedzialnie wdrażamy rozwiązania z zakresu AI zgodnie z naszymi zasadami etyki dotyczącymi
danych i sztucznej inteligencji, aby promować wiarygodność w ciągłym projektowaniu,
opracowywaniu i wdrażaniu sztucznej inteligencji oraz wykorzystywaniu danych. Czynimy to w
następujący sposób:

1. Thomson Reuters korzysta z danych i sztucznej inteligencji w oparciu o nasze zasadyzaufania.

2. Thomson Reuters dąży do współpracy z osobami i organizacjami, które podzielają podobne
etyczne podejście w zakresie wykorzystywania danych, treści i sztucznej inteligencji.

3. Thomson Reuters traktuje priorytetowo bezpieczeństwo i prywatność w zakresie

wykorzystywania danych oraz podczas projektowania, opracowywania i wdrażania naszych
produktów i usług związanych z danymi i sztuczną inteligencją.
4. Thomson Reuters dąży do zachowania znaczącego zaangażowania ludzi, a także doprojektowania, opracowywania i wdrażania produktów i usług opartych na sztucznej
inteligencji oraz wykorzystywania danych w sposób sprawiedliwy dla ludzi.

©️ 2024 Thomson Reuters28

5. Thomson Reuters ma na celu wykorzystywanie danych oraz projektowanie, opracowywanie iwdrażanie produktów i usług wykorzystujących sztuczną inteligencję, które są niezawodne,
spójne i umożliwiają podejmowanie odpowiedzialnych społecznie decyzji.
6. Thomson Reuters wdroży i utrzyma odpowiednie środki odpowiedzialności w odniesieniu do
wykorzystywania przez nas danych oraz naszych produktów i usług wykorzystujących AI.
7. Thomson Reuters wdroży praktyki mające na celu zrozumiałe wykorzystanie danych i
sztucznej inteligencji w naszych produktach i usługach.
8. Thomson Reuters będzie wykorzystywać dane pracowników w celu zapewnienia
bezpiecznego i integracyjnego środowiska pracy oraz zapewnienia przestrzegania przez
pracowników przepisów i zasad firmy.

Wierzymy, że te zasady etyki dotyczące danych i sztucznej inteligencji zapewnią naszym
pracownikom i partnerom odpowiednie podstawy do budowy niezawodnej i godnej zaufania
sztucznej inteligencji dla naszych klientów oraz zapewnią odpowiedzialne korzystanie z rozwiązań AI
wewnątrz firmy. Zasady etyki dotyczące danych i sztucznej inteligencji będą się zmieniać wraz z
rozwojem powiązanych branż.
Projektując, opracowując, wdrażając lub korzystając z
rozwiązań AI, ponosisz odpowiedzialność za przestrzeganie
zasad, polityk i wytycznych w zakresie sztucznej inteligencji.
Więcej informacji można znaleźć w sekcjach Zarządzanie
danymi i modelami, Zasady i standardy zarządzania
danymi i modelami oraz Wszystko o AI w Intranecie.

Reuters

Reuters wykorzystuje sztuczną
inteligencję na kilka sposobów,
aby ulepszyć raportowanie idostarczanie wiadomości.
Wskazówki dotyczące sztucznej
inteligencji dla dziennikarzy Reuters
Wprowadzenie do podręcznika
dziennikarstwa opartego na AI
AI w Reuters w Intranecie

Poszanowanie własności
intelektualnej naszej i innych podmiotów
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .

…ochrony własności intelektualnej firmy Thomson Reuters i innych podmiotów przed
nieprawidłowym wykorzystaniem.

Dlaczego to takie ważne
Własność intelektualna stanowi fundament naszej działalności. Ma decydujące znaczenie dlatożsamości naszej firmy — począwszy od systemów i baz danych tworzonych w celu zapewnienia
naszym klientom informacji, przez artykuły, po procedury stosowane w naszych miejscach pracy.
Wiedząc, jak ważne jest to dla nas i innych, mamy specjalny obowiązek ochrony własności
intelektualnej, którą tworzymy, oraz zabezpieczenia jej przed niewłaściwym wykorzystaniem.
W ten sposób zapewniamy firmie, współpracownikom oraz samym sobie najlepsze możliwości w
zakresie wprowadzania innowacji i odnoszenia sukcesów na rynku.

©️ 2024 Thomson Reuters

29

Jak to realizujemy
Rozpoznajemy, kiedy własność intelektualna powinna należeć do firmy Thomson Reuters,
i podejmujemy wszystkie konieczne działania w celu jej ochrony.
To oznacza, że:• wyrażamy zgodę na to, w zakresie dozwolonym na mocy prawa, że firma Thomson Reuters

•
•
•
•
•

jest właścicielem całej własności intelektualnej (i powiązanych praw) tworzonej w trakcie
naszego zatrudnienia, niezależnie od tego, czy odbywa się to w biurze, domu, czy innym
miejscu, jeśli ma ona związek z działalnością firmy lub jej zasobami;
rezygnujemy z wszelkich osobistych praw autorskich, jakie możemy mieć na mocy
obowiązującego prawa do własności intelektualnej tworzonej przez nas jako pracowników,
lub cedujemy je na firmę Thomson Reuters;
niezwłocznie ujawniamy wszelkie metody, systemy, procesy, projekty, pomysły i inne prace
tworzone przez nas jako pracowników, które można opatentować, aby firma mogła podjąć
kroki w celu ich ochrony;zapewniamy, że żadne metody, systemy, procesy, projekty, pomysły i inne prace tworzone
przez nas jako pracowników, które można opatentować, nie są ujawniane stronom trzecim
przed podjęciem przez firmę kroków w celu ich ochrony;zgłaszamy do biura radcy prawnego wszelkie przypadki nieuprawnionego korzystania z
praw autorskich, patentów, znaków towarowych lub innej własności intelektualnej firmy,o których wiemy;
umieszczamy informacje o prawach autorskich na wszystkich materiałach, w informacjach,usługach i innych produktach firmy Thomson Reuters przeznaczonych do dystrybucji
publicznej.

Połącz kropki
Mój dział chce użyć informacji przechowywanych w publicznej bazie danych do projektu,
który wkrótce ma się rozpocząć. Czy to dozwolone zgodnie z zasadami firmy Thomson
Reuters?
Nawet jeśli wydaje się, że informacje są dostępne publicznie, niektóre z nich mogą nadal podlegać
ochronie własności intelektualnej. W celu uzyskania wskazówek skontaktuj się z biurem radcy
prawnego.

Czym są osobiste prawa autorskie?
Są to prawa dotyczące własności intelektualnej i obejmują one prawo do uznania za twórcę oraz do
integralności wszelkich utworzonych dzieł. Zrzeczenie się lub cesja w niniejszym Kodeksie ma zapewnić
firmie Thomson Reuters możliwości podjęcia wszelkich działań w odniesieniu do dzieł tworzonych przez
pracowników w trakcie zatrudnienia w niej.

©️ 2024 Thomson Reuters

30

Własność intelektualna innych podmiotów
Szanujemy własność intelektualną osób trzecich, w tym konkurencji, oraz nie wykorzystujemy jej wżaden sposób, który naruszałby prawo lub nasze wartości. To oznacza, że:• w razie potrzeby uzyskujemy pisemne pozwolenie na

•

•

•

używanie lub kopiowanie praw autorskich, patentów,
znaków towarowych lub innej własności intelektualnej
osób trzecich, uzyskujemy licencje lub, jeśli wymagają
tego okoliczności, kupujemy własność intelektualną;przed skopiowaniem lub rozpoczęciem dystrybucjitreści, danych, oprogramowania lub technologii innych
firm upewniamy się, że umowy licencyjne dopuszczają
kopiowanie lub dystrybucję w razie potrzeby oraz nie
wpływają negatywnie na prawa firmy;
upewniamy się, że własność intelektualna należy dofirmy Thomson Reuters lub została jej przekazana,gdy jest dla nas tworzona przez osoby trzecie lub
wykonawców, w zakresie dozwolonym przez prawo;
konsultujemy się z biurem radcy prawnego,gdy mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące
własności intelektualnej.

Co to jest własność intelektualna?
Przykłady:• Nazwa Thomson Reutersi nazwy marek, których używamy• Prawa autorskie, patenty,
znaki usługowe• Tajemnice handlowe• Innowacje• Oprogramowanie• Procesy• Projekty• Pomysły• Obrazy• DanePołącz kropki

Pyt.

Pewnego dnia podczas powrotu do domu przyszedł mi na myśl pomysł ulepszenia jednegoz naszych produktów. Czy należy on ostatecznie do mnie, czy do firmy Thomson Reuters?

Odp. Pomysł ten stanowi własność intelektualną firmy Thomson Reuters, ponieważ prawdopodobnie
wynika z zastosowania wiedzy, zasobów i możliwości uzyskanych w związku z Twoim
zatrudnieniem w firmie. Jeśli sądzisz, że to wykonalny pomysł, zgłoś go swojemu menedżerowi.

Wywiad gospodarczy
Realizujemy nasze wartości dotyczące wydajności i innowacji, usiłując lepiej zrozumieć naszych
konkurentów poprzez szeroko zakrojone badania i analizy. Gromadzimy informacje o konkurentach
tylko za pomocą legalnych i etycznych kanałów. Oznacza to również, że poza przestrzeganiem
zasad dotyczących poszanowania praw własności intelektualnej innych podmiotów:• rozumiemy wszystkie obowiązujące przepisy i regulacje oraz postępujemy zgodnie z nimi••

przed rozpoczęciem gromadzenia informacji o konkurencji;
nie rozpowszechniamy danych ani innych informacji poufnych o konkurencji, jeśli wejdziemy
w ich posiadanie lub uzyskamy do nich dostęp w okolicznościach, które mogą naruszać nasze
wytyczne dotyczące wywiadu konkurencyjnego;
nigdy nie podajemy fałszywych informacji o tożsamości osoby lub firmy w celu uzyskaniadostępu do produktów lub usług konkurenta;©️ 2024 Thomson Reuters31• nie naruszamy warunków umownych ani nie zachęcamy do tego osób trzecich w celuumożliwienia firmie Thomson Reuters uzyskania informacji o konkurencji.

Przed rozpoczęciem poszukiwania lub wykorzystaniem jakichkolwiek informacji o konkurencji
upewnij się, że rozumiesz nasze Wytyczne i zasady dotyczące wywiadu gospodarczego.
W razie jakichkolwiek pytań dotyczących stosowania tych wytycznych należy skontaktować sięz działem zgodności z przepisami.

Połącz kropki

Pyt. Od niedawna pracuję w firmie Thomson Reuters, a wcześniej zatrudniała mnie firma
konkurencyjna i znam jej niektóre procesy. Niektóre z tych informacji są poufne, a inne moim
zdaniem nie. Co mogę wykorzystać w pracy lub ujawnić współpracownikom w firmie Thomson
Reuters?

Odp. Nie wolno przechowywać ani udostępniać dokumentów w jakimkolwiek formacie dotyczących
działalności konkurencji, które pracownik miał w posiadaniu w konkurencyjnej firmie. Nawet w
przypadku informacji, które pozostały po prostu w pamięci pracownika, o ile są one poufne, istnieje
osobisty obowiązek prawny wobec swojego byłego pracodawcy dotyczący ochrony przed ich
ujawnieniem. Podobnie należałoby postąpić w odniesieniu do informacji poufnych firmy Thomson
Reuters po przejściu do konkurencji. Ujawnienie takich informacji firmie Thomson Reuters mogłoby
również narazić pracownika i firmę na ryzyko prawne. W przypadku zapamiętanych informacji,
które zdaniem pracownika nie są poufne, najlepiej jest skontaktować się z działem zgodności z
przepisami przed ich ujawnieniem komukolwiek.

Ochrona poufnych informacji i prywatności danych
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…zabezpieczania i ochrony poufności i prywatności posiadanych informacji oraz ich ochrony przed
nieodpowiednim dostępem, ujawnieniem lub utratą.

Dlaczego to takie ważne
Nasza przewaga konkurencyjna opiera się na bezpiecznym i etycznym zarządzaniu danymi,
w tym własnymi poufnymi danymi oraz poufnymi danymi powierzonymi nam przez innych.
Nieprawidłowe przetwarzanie danych może prowadzić do niekorzystnych warunków rynkowych,
szkody dla konsumentów, konsekwencji prawnych i nadszarpnięcia relacji biznesowych.

©️ 2024 Thomson Reuters

32

Jak to realizujemy
Informacje poufne
Pracownicy mający dostęp do niepublicznych informacji o firmie Thomson Reuters, jej działalności,klientach lub partnerach muszą traktować takie dane jako poufne. Ujawnienie informacji jest
zabronione, chyba że zostało wyraźnie zatwierdzone zgodnie z
wymogami w uzasadnionych celach biznesowych.
Dziennikarze firmyŚciśle poufne i zastrzeżone informacje to nasze najcenniejsze zasoby.
Należą do nich między innymi:

•
•
•
•
•
•
•

Reuters powinni

przestrzegać zasad i
wymogów opisanych w
Podręczniku dziennikarstwa
oraz uzyskać wskazówki od
swojego menedżera lub
biura radcy prawnego.

tajemnice handlowe,
informacje cenowe,
niepubliczne informacje finansowe i informacje o klientach,dokumenty prawne i uprzywilejowana komunikacja,Podręcznik dziennikarstwa
w Intranecie
informacje na temat naszej infrastruktury i systemów
informatycznych,
informacje o klientach i produktach, w tym dane kontaktowe, listy subskrypcyjne i umowy,plany i perspektywy biznesowe, w tym fuzje, przejęcia lub zbycia.

Ochrona i prywatność danych
Ochrona i prywatność danych podlegają szybko zmieniającym się przepisom i regulacjom.
Aby mieć aktualne informacje, skorzystaj z poniższych źródeł i skontaktuj się z działem zgodności z
przepisami i biurem ochrony prywatności za pośrednictwem naszego narzędzia Legal Front Door w
Atrium, aby uzyskać wskazówki dotyczące gromadzenia, wykorzystywania, przechowywania i
przekazywania danych osobowych. Więcej informacji można znaleźć na stronach: Biuro ochrony
prywatności w Intranecie i Podręcznik dotyczący bezpieczeństwa informacji i zasady w
Intranecie.
Ważne praktyki dotyczące bezpieczeństwa informacji
Istnieje wiele sposobów skutecznej ochrony danych. Na przykład:• Pamiętanie, że firma TR nie udzieliła zgody na korzystanie z komunikatorów internetowych,
takich jak WhatsApp czy Signal, do prowadzenia działalności biznesowej.

• Przechowywanie dokumentów poufnych w zamkniętych kartotekach lub szufladach.
• Używanie niszczarki lub bezpiecznych pojemników na odpady, kiedy pozbywasz się informacji

poufnych.
• Ochrona hasłem komputerów, innych urządzeń i poufnych dokumentów.
• Szyfrowanie podczas przechowywania i przesyłania poufnych informacji.
• Zachowanie ostrożności podczas uzyskiwania dostępu do informacji w miejscach,gdzie mogą je zobaczyć wszelkie nieupoważnione osoby, w tym współpracownicy.
• Bezpieczne i regularne tworzenie kopii zapasowych urządzeń.
• Zachowanie ostrożności podczas łączenia się z publiczną siecią Wi-Fi i korzystania z wirtualnej sieci
prywatnej (VPN).
Natychmiast zgłaszaj uszkodzenia lub utratę laptopów i innych urządzeń, incydenty dotyczące
bezpieczeństwa oraz naruszenia bezpieczeństwa danych na adres security@thomsonreuters.com©️ 2024 Thomson Reuters

33

Zgłaszanie naruszeń bezpieczeństwa danych
Zawsze, gdy wiemy lub podejrzewamy, że nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych,
bez względu na fakt, czy było przypadkowe czy umyślne, musimy zgłosić je natychmiast ma adres
security@thomsonreuters.com. Wykonanie tego kroku natychmiast może zmniejszyć skutki naruszenia i
pomóc nam w szybkim podjęciu właściwych działań, które umożliwią zajęcie się incydentem,
zabezpieczenie danych i ograniczenie ryzyka naruszeń w przyszłości.

Wykorzystywanie i ochrona naszych poufnych informacji i innych
danychUstanowiliśmy zasady bezpieczeństwa informacji i ochrony prywatności w celu ochrony danych
poufnych i osobowych. Zgodnie z programem ochrony prywatności Thomson Reuters pracownicy
powinni:

•
•
•
•
•
•
•

rozumieć przepisy dotyczące ochrony prywatności i danych osobowych dotyczących ich roli;przestrzegać wewnętrznych zasad ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji;
prawidłowo klasyfikować dane i odpowiednio się z nimi obchodzić;używać zatwierdzonych przez firmę urządzeń do przechowywania informacji;
przestrzegać naszego oświadczenia o ochronie prywatności, wewnętrznej polityki
prywatności i wszystkich obowiązujących przepisów podczas zarządzania danymi osobowymi;
uzyskać upoważnienie przed udostępnieniem jakichkolwiek informacji poufnych lub
osobowych;
chronić informacje poufne firmy Thomson Reuters nawet po odejściu z niej.

Biuro ochrony prywatności w IntraneciePodręcznik dotyczący bezpieczeństwa informacji w IntraneciePołącz kropki

Pyt. Klient powiedział mi ostatnio, że nie chce otrzymywać wiadomości e-mail o treści
marketingowej z firmy Thomson Reuters. Co mam zrobić?

Odp. Natychmiast skontaktuj się z biurem zgodności z przepisami i ochrony prywatności.
Przepisy o ochronie prywatności przyznające osobom fizycznym prawo do rezygnacji lub
wypisania się z marketingowych wiadomości e-mail mogą dawać nam krótkie ramy czasowe
na spełnienie tych żądań.

Pyt. Wpłynęło do mnie żądanie od osoby fizycznej, która chce uzyskać dostęp do danych
osobowych, które posiadamy na jej temat i prosi nas o usunięcie/poprawienie/uzupełnienie
tych danych. Co mam zrobić?

Odp. Natychmiast skontaktuj się z biurem zgodności z przepisami i ochrony prywatności.
Przepisy o ochronie prywatności przyznające osobom fizycznym określone prawa względem
ich danych osobowych mogą dawać nam krótkie ramy czasowe na spełnienie tych żądań.

©️ 2024 Thomson Reuters

34

Wykorzystywanie w obrocie papierami wartościowymi informacji
poufnych
Niektórzy z nas mają dostęp do istotnych niepublicznych informacji dotyczących firmy Thomson
Reuters, naszych klientów, dostawców lub innych firm, z którymi współpracujemy lub negocjujemy
znaczące transakcje lub umowy. Niestosowne wykorzystanie istotnych niepublicznych informacjimoże powodować naruszenia przepisów dotyczących wykorzystywania poufnych informacjiwewnętrznych w obrocie giełdowym oraz prowadzić do surowych kar. Zachowujemy ostrożność
w celu przetwarzania takich informacji wewnętrznych w sposób zgodny z prawem i etyczny.
To oznacza, że:• Nie dokonujemy obrotu ani nie zachęcamy innych osób do obracania papierami•

wartościowymi firmy Thomson Reuters ani innych spółek giełdowych w oparciu o istotne,
niepubliczne informacje.
Nie udzielamy wskazówek, czyli nie ujawniamy istotnych, niepublicznych informacji o firmie
Thomson Reuters ani innych spółkach giełdowych innym osobom, takim jak krewni czy
znajomi, którzy mogą dokonać transakcji na podstawie tych informacji lub ujawnić je innym.

Jeśli nie masz pewności, czy określone informacje są uznawane za istotne lub niepubliczne,
skonsultuj się z biurem radcy prawnego w celu uzyskania wskazówek, zanim zrealizujesz
jakiekolwiek transakcje dotyczące papierów wartościowych. Zasady dotyczące wykorzystywania
poufnych informacji wewnętrznych w obrocie giełdowym w Intranecie
Osoby z wewnątrz firmy
Niektóre osoby określamy jako „osoby z wewnątrz firmy Thomson Reuters” ze względu na ich
stanowisko, obowiązki kierownicze lub rzeczywisty bądź potencjalny dostęp do istotnych informacji
niepublicznych o firmie. Osoby z wewnątrz firmy Thomson Reuters podlegają dodatkowym
ograniczeniom dotyczącym obrotu papierami wartościowymi naszej firmy.

Informacje wewnętrzne
To, czy informacje są istotne i niepubliczne, zależy od faktów i okoliczności. Informacje są istotne,jeśli po ich upublicznieniu należałoby racjonalnie oczekiwać znacznej zmiany ceny rynkowej lub wartości
jakichkolwiek papierów wartościowych albo znaczącego wpływu na taką cenę lub wartość. Informacje są
również istotne, jeśli miałyby znaczny wpływ na uzasadnione decyzje inwestycyjne inwestora. Informacjesą niepubliczne, jeśli nie są powszechnie znane lub dostępne dla opinii publicznej za pośrednictwem
oficjalnych kanałów komunikacji firmy, takich jak informacje prasowe, publikacje na stronie internetowej,
zgłoszenia lub dystrybucja papierów wartościowych wśród akcjonariuszy, bądź w szeroko
upublicznianych przekazach medialnych. Przykłady istotnych informacji niepublicznych mogąobejmować:• wyniki finansowe i jakiekolwiek prognozy bądź perspektywy finansowe na przyszłość,których nie ujawniono publicznie,• znaczące zmiany w działalności biznesowej i strategii,• znaczące potencjalne transakcje przejęcia lub sprzedaży,• ryzyko i incydenty związane z cyberbezpieczeństwem lub innymi technologiami,
w tym słabe punkty i naruszenia bezpieczeństwa,• zyski lub straty głównych dostawców lub klientów,• wprowadzenie lub uruchomienie nowych znaczących produktów lub usług,• zmiany kadry kierowniczej wyższego szczebla lub zarządu,• faktyczne lub grożące poważne powództwa sądowe lub istotne dochodzenia urzędowe lub prawne.

©️ 2024 Thomson Reuters

35

Odpowiedzialne korzystanie z informacji i systemów
komunikacji
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…poszanowania systemów komunikacyjnych firmy i korzystania z nich w odpowiedni sposób,
aby działały jak najbardziej efektywnie i skutecznie.

Dlaczego to takie ważne
Niemal cała praca wykonywana codziennie przez firmę Thomson Reuters w pewien sposób„przepływa” przez nasze systemy informacyjne i komunikacyjne. Gdy każdy z nas przejmuje
osobistą odpowiedzialność za właściwe korzystanie z tych rozwiązań, chroni to integralność
przechowywanych i przesyłanych danych oraz gwarantuje, że wszyscy mamy błyskawiczny dostęp
do systemów, które umożliwiają firmie prosperowanie. Korzystanie z nich w niewłaściwy sposóbnaraża nas na ataki hakerów, naruszenia bezpieczeństwa danych, awarie i nieporozumienia orazkonsekwencje prawne.

Jak to realizujemy
Korzystamy z informacji i systemów komunikacyjnych firmy w odpowiedni sposób. To oznacza, że:• Ograniczamy wykorzystanie poczty elektronicznej, Internetu i telefonów do celów osobistych.
• Podczas wysyłania wiadomości e-mail lub otwierania załączników przestrzegamy procedury
•
•

•

•
•
•
•
•

„pomyśl, zanim klikniesz”.
Nie uzyskujemy dostępu do materiałów, które są obraźliwe, napastliwe, mają charakter
erotyczny lub z innych powodów są niestosowne w miejscu pracy, ani ich nie pobieramy i nie
wysyłamy.
Nigdy nie używamy oprogramowania osobistego,
Monitorowanie i rejestrowanie
chronionego prawami autorskimi lub do którego nie
W przypadkach dopuszczonych przez
posiadamy uprawnień, na urządzeniach w pracy ani nie
obowiązujące prawo firma Thomson
Reuters zastrzega sobie prawo dopobieramy i nie rozpowszechniamy go.
monitorowania i rejestrowania
Nigdy nie korzystamy z identyfikatorów, haseł, danych
sposobu korzystania przezdostępowych, oprogramowania, usług ani urządzeń
pracowników z informacji,uwierzytelniających (np. tokenów SecureID)
komunikacji, technologii lub
infrastruktury należących do firmyprzeznaczonych do użytku indywidualnego w celu
Thomson Reuters lub przez nią
uzyskania dostępu do systemu.
dostarczanych.
Na potrzeby prowadzenia działalności biznesowej firmyThomson Reuters należy używać wyłącznie narzędzi iurządzeń autoryzowanych przez tę firmę.
Komunikatory internetowe innych firm, takie jak WhatsApp i Signal, nie zostały zatwierdzone
przez Thomson Reuters do celów biznesowych.
Stosujemy się do mechanizmów kontroli bezpieczeństwa i dostępu do informacji tylko w
ramach upoważnionego poziomu.
Nigdy nie używamy urządzeń osobistych do przechowywania danych firmowych lub
uzyskiwania do nich dostępu.
Nigdy nie udostępniamy osobom trzecim danych sklasyfikowanych jako ściśle poufne,
poufne lub do użytku wewnętrznego.

©️ 2024 Thomson Reuters36• Unikamy nieostrożnych, wyolbrzymionych lub nierzetelnych stwierdzeń, które można łatwo
••nieprawidłowo zrozumieć lub których można użyć przeciwko firmie Thomson Reuters wpostępowaniu sądowym.
Mamy świadomość, że niektóre z wytycznych mogą być sprzeczne z określonymi zadaniami
wykonywanymi przez niektórych pracowników. Aby zażądać wyjątku biznesowego od
którejkolwiek z tych zasad lub wytycznych, należy skontaktować się z globalnym działem
obsługi TR w celu uzyskania instrukcji.
Wszelkie podejrzewane naruszenia lub incydenty należy zgłaszać do
security@thomsonreuters.com

Podręcznik dotyczący bezpieczeństwa informacji i zasadyStandard zarządzania urządzeniami mobilnymiPołącz kropki

Pyt.

Czy mogę używać swojego firmowego adresu e-mail do wysyłania osobistych wiadomości
e-mail do znajomych?

Odp. Tak, o ile ograniczysz tę praktykę, będziesz przestrzegać naszych wytycznych dotyczących
niebezpiecznych, nielegalnych i niestosownych materiałów, a także nie pozwolisz, aby zakłócało
to wykonywanie pracy. Ważne jest, aby podczas omawiania spraw osobistych za pośrednictwem
systemów firmy pamiętać, że jakakolwiek wiadomość wysyłana lub otrzymywana zapośrednictwem firmowych systemów i urządzeń do komunikacji, w tym wiadomości e-mail,wpisów w mediach społecznościowych oraz wiadomości tekstowych, może stanowić własność
firmy Thomson Reuters, która może uzyskać do niej dostęp.

Ochrona naszych zasobów
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…korzystania z zasobów firmowych w odpowiedni sposób i ich ochrony przed utratą, kradzieżą,nieprawidłowym użyciem, uszkodzeniem i zmarnotrawieniem.

Dlaczego to takie ważne
Komputery, telefony, biurowe materiały eksploatacyjne i obiekty firmy Thomson Reuters mająpomagać nam w uzyskaniu maksymalnej wydajności na poziomie indywidualnym, zespołowym
i firmowym. Szanując te zasoby, zapewniamy ich dostęp i pełną funkcjonalność na wypadek,
gdyby potrzebowali ich nasi klienci i współpracownicy. Pomagamy również zadbać o to, aby czas i
zasoby firmowe były wykorzystywane do realizacji pozytywnych inicjatyw, a nie rozwiązywania
problemów, którym można było zapobiec.

Jak to realizujemy
Z zasobów firmowych korzystamy tylko w legalnych i zatwierdzonych celach służbowych.
Uważamy, że nieprawidłowe wykorzystanie lub marnotrawienie zasobów albo brak dbałości o nie
stanowi naruszenie naszych obowiązków, a pobieranie zasobów z majątku firmowego bez
pozwolenia to kradzież.
To oznacza, że:©️ 2024 Thomson Reuters37• Uzyskujemy dostęp do systemów lub informacji firmy tylko wtedy, gdy jesteśmy do tego
upoważnieni.

• Nigdy nie używamy zasobów firmy do działań niezgodnych z prawem.
• Ograniczamy korzystanie z zasobów firmy do celów prywatnych tak, by nie zakłócało ono•••

naszej pracy i nie naruszało niniejszego Kodeksu.
Zapobiegamy niewłaściwemu korzystaniu z własności firmy przez osoby trzecie.
Natychmiast zgłaszamy wszelkie przypadki utraty, kradzieży, niewłaściwego wykorzystania,
uszkodzenia lub marnotrawstwa.
Przestajemy korzystać z aktywów firmy Thomson Reuters, które są w naszym posiadaniu lub
do których mamy dostęp, i zwracamy je, odchodząc z firmy.

Globalne bezpieczeństwo w Intranecie
Bezpieczeństwo informacji w Intranecie

Przykładowe zasoby firmy Thomson Reuters obejmują:• komputery, drukarki, kserokopiarki, skanery i monitory,• telefony, tablety i inne urządzenia mobilne,• własność intelektualną, jak np. oprogramowanie, licencje, nazwy marek, plany biznesowe i wynalazki,• budynki i inne aktywa materialne,• materiały biurowe oraz sprzęt,• listy klientów, dostawców lub dystrybutorów oraz informacje o nich,• notatki służbowe, notatki i inne dokumenty udostępnione przez nas lub innego partnera biznesowego.

©️ 2024 Thomson Reuters

38

Zaufanie jest ważne podczas kontroli
Rzetelna dokumentacja finansowaZarządzanie dokumentacją firmy
Zatwierdzanie umów
Współpraca z mediami, wystąpienia publiczne i korzystanie z mediów społecznościowych

Rzetelna dokumentacja finansowa
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…prowadzenia dokumentacji zgodnie z zasadami księgowości obowiązującymi w firmie i wymogami
prawnymi.

Dlaczego to takie ważne
Jesteśmy spółką notowaną na giełdzie, a nasze globalne działania wymagają od nas przestrzeganiaróżnych zobowiązań dotyczących obrotu papierami wartościowymi i sprawozdawczości finansowej.
Biorąc odpowiedzialność za to, że obsługiwana przez nas dokumentacja finansowa jest rzetelna i
kompletna, oraz gwarantując to, chronimy reputację firmy i podtrzymujemy nasze zobowiązanie, by
być firmą godną zaufania. Rzetelna sprawozdawczość finansowa pozwala akcjonariuszom uczciwie
ocenić nasze wyniki i umożliwia zarządzanie informacjami w celu jak najskuteczniejszej dystrybucji
naszych zasobów i zapobiegania naruszeniom.

Jak to realizujemy
Tworzymy na czas rzetelną, uczciwą dokumentację dla kadry zarządzającej, dyrektorów,
akcjonariuszy, państwowych organów regulacyjnych i innych podmiotów. To oznacza, że:• Bierzemy osobistą odpowiedzialność za to, aby wszystkie księgi rachunkowe i dokumentacja
•
•
•
•
•
•

— w tym arkusze czasu pracy, rejestry sprzedaży i raporty wydatków — były kompletne,
dokładne i udokumentowane.
Nigdy nie fałszujemy ani nie zniekształcamy faktów związanych z jakąkolwiek transakcją, ani
nie prowadzimy niezarejestrowanych, nieujawnionych lub pozaksięgowych zapisów.
Stosujemy uzasadnioną należytą staranność podczas zatwierdzania transakcji inwestycyjnychoraz wydatków lub podpisywania dokumentów.
Rozumiemy znaczenie kontroli wewnętrznych i konsekwentnie ich przestrzegamy.
Podajemy na czas pełne, uczciwe, dokładne i zrozumiałe ujawniane informacje w publicznych
komunikatach oraz raportach lub dokumentach składanych lub przekazywanych organom
nadzoru ds. papierów wartościowych i giełdom.
Dokonujemy płatności związanych z działalnością firmy z firmowych środków finansowych
tylko, jeśli jesteśmy do tego upoważnieni przez przełożonego.
Przygotowujemy ujawniane informacje zgodnie z mechanizmami kontroli ujawniania
informacji, procedurami i innymi wewnętrznymi zasadami firmy Thomson Reuters.

©️ 2024 Thomson Reuters

39

Mechanizmy i procedury kontroli ujawniania informacji w IntraneciePołącz kropki

Pyt. Podwykonawca poprosił nas o dokonanie płatności za swoje usługi na rzecz firmy
zamiast jemu osobiście. Do tej pory zatrudnialiśmy kontrahenta w jego własnym imieniu.
Czy takie postępowanie jest dozwolone?

Odp. Nie. Płatności dla dostawców i kontrahentów muszą być odpowiednio udokumentowane.
Muszą również być dokładne i pełne, co obejmuje przekazywanie płatności na rzecz tej samej
osoby lub firmy, którą zatrudniliśmy.

Zapłata podatku i ewidencja podatkowa
Jesteśmy zobowiązani upewniać się, że wdrażane są odpowiednie procedury mające na celu
uniemożliwienie osobom działającym w imieniu firmy Thomson Reuters (w tym pracownikom,pośrednikom, kontrahentom, dostawcom usług, dystrybutorom oraz innym osobom powiązanym)świadomego pomagania w unikaniu podatku (dla nas samych oraz osób, z którymi współpracujemy)w każdym miejscu na świecie.
Unikanie podatku obejmuje przykładowo: niezarejestrowanie się jako płatnik podatku w lokalnej
jurysdykcji, zaniżanie przychodu, przedstawianie kosztów niestanowiących kosztów uzyskania
przychodów, wystawianie faktur na nieotrzymane usługi, umieszczanie dat wstecznych na
dokumentach, umyślne niewłaściwe wycenianie aktywów lub pomaganie w przesunięciu
aktywów/funduszy wiedząc, że dzięki temu możliwe będzie uniknięcie podatku.

Zgłaszanie problemów
Mamy obowiązek zgłaszania w dobrej wierze wątpliwości dotyczących kwestii finansowych. Komitet
Audytu zarządu firmy Thomson Reuters ma za zadanie ułatwiać pracownikom zgłaszania tych obaw
i ustanowiła procedury dotyczące sposobu rozpatrywania skarg dotyczących rachunkowości,kontroli wewnętrznych, spraw związanych z audytem i kontroli ujawniania informacji. Należą do nichprocedury dotyczące przyjmowania, przechowywania i rozpatrywania skarg, a także poufnego ianonimowego zgłaszania wątpliwości.
Ponadto, wywieranie wpływu w oszukańczy sposób, wymuszanie działań lub wprowadzanie w błądniezależnych księgowych lub biegłych księgowych kontrolujących nasze sprawozdania finansowe,a także manipulowanie takimi osobami jest nielegalne. Poszukaj pomocy, aby uzyskać więcej
informacji na temat sposobu anonimowego przesyłania zgłoszeń.
Protokół wewnętrznego raportowania i dochodzenia ws. oskarżenia o oszustwo w Intranecie©️ 2024 Thomson Reuters

40

Oszustwa objęte obowiązkiem zgłoszenia
Zgłaszaj wszelkiego rodzaju zaobserwowane lub podejrzewane oszustwa lub nieuczciwe działania, w tym:

• budzące wątpliwości transakcje z klientami, przedstawicielami, dostawcami lub innymi konsultantami,• fałszerstwa lub inne modyfikacje dokumentów,• rachunki na kwoty wyższe lub niższe niż uzgodnione ceny produktów lub usług,• płatności przekazywane z jakiegokolwiek innego powodu niż opisano w umowie,• płatności przekazywane przez pośredników, które różnią się od zwykłych transakcji biznesowych,• przelewy na rachunek lub depozyty na rachunku osoby prywatnej zamiast firmy, z którą zawarliśmy
umowę,• defraudację, kradzież lub przywłaszczenie zasobów firmy lub klienta,• ustne porozumienia z klientami lub nieupoważnione pisemne porozumienia poza oficjalną umową,• wszelkie działania, których celem jest nieuczciwe wywieranie wpływu na płatności prowizji.

Zgłaszane problemy związane z kontrolą i księgowością
Niezwłocznie należy zgłaszać następujące skargi lub problemy:• oszustwo lub celowe błędy podczas przygotowywania, obsługi lub weryfikacji wszelkich sprawozdań
lub dokumentów finansowych firmy Thomson Reuters,• braki w wewnętrznej kontroli księgowej lub nieprzestrzeganie jej zasad,• fałszywe przedstawianie faktów lub składanie fałszywych oświadczeń dotyczących kontroli lub
dokumentów finansowych członkowi zarządu lub księgowemu bądź przez członka zarządu
lub księgowego,• odstępstwa od pełnych i uczciwych sprawozdań dotyczących sytuacji finansowej firmy.

Zarządzanie dokumentacją firmy
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…właściwej obsługi i usuwania dokumentacji fizycznej i elektronicznej.

Dlaczego to takie ważne
Jako firma działająca głównie w oparciu o informacje, Thomson Reuters — oprócz dokumentacjifinansowej — codziennie tworzy tysiące dokumentów biznesowych. Dokumenty te muszą być
tworzone, przechowywane i usuwane zgodnie ze ścisłymi wymogami prawnymi. Mając dostęp dodokumentacji w odpowiednim terminie, świadczymy lepsze usługi naszym partnerom biznesowym iunikamy ryzyka związanego z audytami, kwestiami regulacyjnymi lub sporami sądowymi.
Jednocześnie dokumenty przechowywane po terminie ich usunięcia mogą stwarzać ryzyko prawne,związane z bezpieczeństwem informacji lub prywatnością, którego można uniknąć.

©️ 2024 Thomson Reuters

41

Jak to realizujemy
Dbamy o nasze dokumenty biznesowe, przechowujemy je, pozyskujemy i usuwamy zgodnie z
obowiązującymi zasadami w zakresie zarządzania dokumentacją. To oznacza, że:• Konsekwentnie organizujemy archiwizację, przechowywanie••••

Co jest dokumentem?

i pozyskiwanie informacji zapisanych w formie elektronicznej
Dokument to każda zapisana
i fizycznej.
informacja (elektroniczna lub
fizyczna) utworzona lub
Stosujemy odpowiednie metody przechowywania określone
otrzymana i zachowana przez
w wymogach prawnych, podatkowych, regulacyjnych luborganizację w trakcie
operacyjnych.
wypełniania zobowiązań
prawnych, ze względu na
Chronimy dokumentację przed utratą, uszkodzeniem lub
wartość dla organu
usunięciem.
państwowego lub w toku
Zachowujemy wszystkie dokumenty związane z trwającymi
transakcji biznesowej.
lub zagrażającymi postępowaniami sądowymi lub
dochodzeniami urzędowymi, chyba że biuro radcy prawnego zdecyduje inaczej.
Utylizujemy wszelką dokumentację (elektroniczną i fizyczną) zgodnie z harmonogramami
przechowywania i usuwania.

Niszczenie lub fałszowanie dokumentów lub wiadomości e-mail związanych z postępowaniemsądowym może być przestępstwem. W razie pytań dotyczących wątpliwości natury prawnej,
czy dany dokument powinien być przechowywany, należy skontaktować się z działem zgodności
z przepisami.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak długo należy przechowywać określone kategorie
dokumentacji, zapoznaj się z sekcją Nadzór nad dokumentami i informacjami w Intranecie.

Połącz kropki

Pyt. Jak długo trzeba przechowywać wiadomości e-mail i inne formy komunikacji?
Odp. W przypadku, gdy wiadomość e-mail nie jest częścią dokumentacji biznesowej, zaś sama
wiadomość spełniła swój cel biznesowy i nie ma obowiązku prawnego, aby ją przechowywać,należy ją usunąć. Jeśli wiadomość e-mail jest częścią dokumentacji biznesowej lub jeśli istnieje
prawny lub statutowy obowiązek zachowanie jej, należy ją usunąć z osobistego konta e-mail izapisać w odpowiedni sposób do wglądu w przyszłości (np. w folderze w chmurze związanym
z dokumentem). Pracownicy objęci nakazem zabezpieczenia dokumentów powinni zawsze
zachowywać wiadomości e-mail do momentu otrzymania z biura radcy prawnego informacji owygaśnięciu nakazu.

©️ 2024 Thomson Reuters

42

Zatwierdzanie umów
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…podpisywania umów lub porozumień w imieniu firmy Thomson Reuters wyłącznie, gdy jesteśmy dotego upoważnieni.

Dlaczego to takie ważne
Nieporozumienia lub błędy popełnione podczas zawierania umów mogą spowodować utratę
biznesu, opóźnienia, postępowania sądowe, grzywny, a ostatecznie zaszkodzić zaufaniu,
które zbudowaliśmy wśród naszych klientów i partnerów biznesowych.

Jak to realizujemy
Staramy się realizować i otrzymywać obietnice zawarte w naszych kontraktach i umowach.
To oznacza, że:• Konsultujemy się z działem zamówień (Global Services)

•

•

•
•

Zawieranie kontraktów rządowych

w sprawie umów z zewnętrznymi sprzedawcami lub
Przepisy prawne i regulacje dotyczące
dostawcami i przestrzegamy zasad dotyczących
zawierania kontraktów rządowych mogąbyć złożone i często podlegają zmianom.
zamówień.
Wskazówki na temat zawierania umów z
Zapewniamy, aby wszelkie kontrakty lub propozycjeorganami państwowymi można znaleźć
zostały dokładnie sprawdzone i zatwierdzone orazw Zasadach firmy Thomson Reuters
podpisane przez odpowiednich sygnatariuszy i
dotyczących zgodności kontraktów
rządowych z przepisami. Aby uzyskać
podmioty prawne.
informacje dotyczące Twojej lokalizacji i
Nie oferujemy klientom ani partnerom biznesowym
sprawdzić, czy działasz zgodnie z
niezatwierdzonych, niestandardowych warunków ani
obowiązującymi przepisami, zasadami i
normami, skonsultuj się z biurem radcy
nieautoryzowanych „listów towarzyszących” i nie
prawnego.
zgadzamy się na nie.
Zapewniamy kompletną i dokładną dokumentację
umów, powiązanych zamówień i statusu klienta w aplikacjach do przetwarzania kont klientów.
Przestrzegamy zasad regulujących zamówienia publiczne podczas dostarczania produktów iusług rządom oraz zapewniamy zgodność z zasadami dotyczącymi zgodności kontraktów
rządowych z przepisami.

Zasady zawierania umów z organami państwowymi w Intranecie
Zasady dotyczące usług globalnych w IntraneciePołącz kropki

Pyt. Dostawca przekazał fakturę na kwotę przekraczającą mój limit autoryzacji.
Czy mogę rozdzielić kwotę na dwie osobne płatności, które mogę zatwierdzić?

Odp. Nie. Rozdzielanie faktury na osobne płatności tak, aby pasowały do poziomu uprawnień, jestuważane za obejście naszych wewnętrznych mechanizmów kontroli. Jeśli kwota płatności dladostawcy przewyższa Twój poziom uprawnień, płatność musi zatwierdzić osoba zatwierdzającaz wyższym poziomem uprawnień w strukturze zarządzania.

©️ 2024 Thomson Reuters

43

Nieautoryzowane listy towarzyszące
Nieautoryzowane listy towarzyszące to nieujawnione, niezatwierdzone listy, wiadomości e-mail, notatki i
ustne porozumienia zmieniające warunki umowy. Mogą zobowiązywać nas do czegoś, czego nie będziemy
w stanie spełnić, lub nałożyć na nas niepożądaną odpowiedzialność. Mogą one obejmować:• wcześniejsze wycofanie się lub możliwość zakończenia współpracy przez klienta przed końcem
umowy,• gwarancje osiągnięcia określonych kamieni milowych przez klienta,• stwierdzenia bezpośrednio sprzeczne z fragmentami umowy, w tym dotyczącymi terminów płatności,• zobowiązania do dostarczenia produktów lub usług, których firma Thomson Reuters nie jest w stanie
lub nie chce dostarczyć lub świadczyć,• oferty darmowych produktów lub usług, lub po obniżonych cenach.

Współpraca z mediami, wystąpienia publiczne ikorzystanie z mediów społecznościowych
Cieszymy się zaufaniem w zakresie…
…rozmowy z mediami, uczestnictwa w wystąpieniach publicznych lub komunikacji w mediachspołecznościowych w imieniu Thomson Reuters tylko wtedy, gdy jesteśmy do tego upoważnieni.

Dlaczego to takie ważne
Mamy pełną świadomość potęgi mediów i naszej odpowiedzialności za korzystanie z nich zrozsądkiem. Upubliczniane przez nas informacje mogą wpłynąć na ceny akcji, reputację i
konkurencyjność naszej firmy. Możemy pomóc zadbać o to, by firma konsekwentnie przekazywała
dokładne informacje odpowiednim odbiorcom i jednocześnie zachować indywidualne prawo doniezależnego publikowania informacji w mediach społecznościowych dzięki temu, że będziemypamiętać o ryzyku i nie będziemy stwarzać wrażenia, że wypowiadamy się w imieniu firmy bez
upoważnienia.

Jak to realizujemy
Autoryzowany rzecznik
Otrzymując prośby o informacje, nawet pozornie proste, spoza firmy, przekazujemy je pracownikom
upoważnionym do wypowiadania się jako rzecznicy prasowi firmy we współpracy z działem
komunikacji. Rzecznicy prasowi:• obsługują zapytania od mediów, akcjonariuszy, analityków finansowych i instytucji rządowych;• ujawniają informacje zgodnie z wymogami organów nadzoru ds. papierów wartościowych i•giełd;
zapewniają, że ujawniane informacje są rzetelne i nadają się do publicznego przekazania.

©️ 2024 Thomson Reuters

44

Wystąpienia publiczne i współpraca z mediamiJeśli pracownik wygłasza przemówienie na konferencji lub wydarzeniu, uczestniczy w panelu
dyskusyjnym, udziela wywiadu w mediach lub komentarza przedstawicielowi prasy, zakłada się,że wypowiada się w imieniu firmy i musi uzyskać wyraźną zgodę swojego przełożonego oraz działu
komunikacji.
W przypadku niespodziewanego kontaktu ze strony mediów — osobiście na konferencji lub w
innych okolicznościach — przed wyrażeniem zgody na rozmowę należy skonsultować się z działem
komunikacji. W niektórych przypadkach może być konieczne jasne stwierdzenie, że poglądy te nie
są poglądami Thomson Reuters; w takich przypadkach dział komunikacji może udzielić
odpowiednich porad.
Jako pracownicy Thomson Reuters Musimy uzyskać zgodę przed nawiązaniem kontaktu zdziennikarzami, mediami lub blogami w celu tworzenia treści do rozpowszechniania w mediachi na platformach społecznościowych, takich jak Twitter, LinkedIn, Facebook i Instagram.

Osobiste korzystanie z mediów społecznościowych i innych form
komunikacji online
Jako wiodący dostawca usługi informacji gospodarczych na świecie firma Thomson Reuters
docenia i wspiera niezależne korzystanie z mediów społecznościowych i komunikacji internetowej,
o ile robi się to odpowiedzialnie.
To oznacza, że:• Zachowujemy przejrzystość i pisząc o firmie Thomson Reuters, jej produktach, usługach lub
•
•
•
•
•
•
•

branży, zawsze ujawniamy, że jesteśmy pracownikami firmy, bez względu na to, czywypowiadamy się w imieniu firmy, czy własnym.
Jeśli piszemy jako osoby prywatne, a istnieje jakiekolwiek ryzyko pomyłki w tym zakresie,
jasno zaznaczamy, że wyrażone poglądy są poglądami osobistymi nieodzwierciedlającymi
poglądów firmy.
Jeśli nie posiadamy upoważnienia ze strony firmy, nie ujawniamy danych poufnych lubwrażliwych informacji firmy, jej klientów, dostawców lub producentów.
Nie omawiamy tajemnic handlowych firmy, szczegółów umów, nadchodzących premierproduktów ani żadnych innych informacji zastrzeżonych.
Postępujemy ostrożnie i zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi mediów społecznościowych,
publikując informacje na temat współpracowników, klientów, dostawców lub organizacji
partnerskich.
Nie tworzymy kanałów w mediach społecznościowych oznaczonych marką Thomson Reuters
bez zgody komitetu nadzoru cyfrowego.
Upewniamy się, że czas i wysiłek, który poświęcamy niezależnie na media społecznościowe,
nie kolidują z naszymi obowiązkami zawodowymi.
Rozważnie publikujemy informacje, nawet jeśli nie jest to związane z firmą Thomson Reuters.

Należy pamiętać, że pracowników na niektórych stanowiskach mogą obowiązują dodatkowe zasadydotyczące mediów społecznościowych. W razie dodatkowych pytań w związku z prywatnym lubsłużbowym korzystaniem z mediów społecznościowych należy skontaktować się z działem
komunikacji.
Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych w Intranecie
Dział komunikacji TR©️ 2024 Thomson Reuters45Połącz kropki

Pyt.

W Internecie znajduje się artykuł zawierający nieprawidłowe stwierdzenia dotyczące usługi
firmy Thomson Reuters. Czy mogę je sprostować w komentarzu do artykułu, jeśli wyraźnie
zaznaczę, że wypowiadam się we własnym imieniu, a nie jako oficjalny rzecznik prasowy
firmy?

Odp. Należy powiadomić o takiej sytuacji dział komunikacji. Jego pracownicy zbadają odpowiednio
sprawę i w razie potrzeby zareagują. Zgodnie z ogólną zasadą powinniśmy unikać publikowania
informacji na temat produktów, akcji, strategii, klientów lub konkurentów firmy Thomson Reuters,
nawet jeśli próbujemy wyjaśnić nieporozumienie lub fałszywe stwierdzenia. Zarządzają tym
specjaliści ds. komunikacji w naszej firmie.

Pyt.

Jestem aktywnym użytkownikiem serwisów społecznościowych i mam kilka różnych kont.
Czasem chcę opublikować treści zgodne z interesami firmy Thomson Reuters. Czy mogę torobić?

Odp. Przed opublikowaniem takich treści należy upewnić się, że nie ujawniają one poufnych lub
niepublicznych informacji dotyczących firmy, naszych klientów, pracowników lub innych
osób bądź firm, z którymi współpracujemy. Nie należy cytować ani wymieniać klientów lub
współpracowników bez ich zgody. Ponadto jeśli zamieszczasz komentarze o produktach iusługach sprzedawanych przez nas lub oferowanych przez naszych konkurentów, musiszpamiętać o Zasadach zaufania i wyraźnie zaznaczyć, że jesteś pracownikiem firmy. W każdym
przypadku należy wyraźnie podkreślić, że wyrażasz wszystkie opinie prywatnie, a nie w imieniu
firmy Thomson Reuters. Zobacz Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych, a w raziewątpliwości porozmawiaj najpierw ze swoim menedżerem lub osobami z działu komunikacji
korporacyjnej.

©️ 2024 Thomson Reuters

46

Zaufanie ma znaczenie w naszych
społecznościach
Odpowiedzialna, globalna korporacja
Wspieranie naszych społeczności
Udział w procesie politycznym

Odpowiedzialna, globalna korporacja
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…poszanowania praw człowieka i środowiska, a także stawiania naszym pracownikom,
klientom, dostawcom oraz innym partnerom biznesowym wymogu stosowania równie wysokich
standardów jak te, które wyznaczamy sobie.

Dlaczego to takie ważne
Firma Thomson Reuters zatrudnia tysiące pracowników na całym świecie. Jako uczestnicy
inicjatywy Global Compact ONZ chcemy wprowadzać pozytywne zmiany w obszarach dotyczących
praw człowieka i odpowiedzialności za środowisko. Przestrzegamy Wytycznych ONZ dotyczących
biznesu i praw człowieka (UNGP) i w ramach tego zobowiązania ustanowiliśmy Politykę prawczłowieka, która podkreśla nasze zaangażowanie i podejście do tej kwestii. Zobowiązujemy się
przestrzegać wszelkich przyjętych na całym świecie praw człowieka i traktować wszystkich
współpracowników z godnością i szacunkiem. Tego samego oczekujemy od naszych partnerów
biznesowych. Zobowiązaliśmy się też chronić środowisko i dbać o nie. a także poszukiwaćrozwiązań w zakresie zrównoważonego zaopatrzenia. Wiemy, że to duża odpowiedzialność,ale też duże możliwości. Właśnie dlatego dążymy do stymulowania innowacyjności i wydajności,udowadniając naszym partnerom, pracownikom i światu, że jesteśmy liderami, którym zależy na
długoterminowym sukcesie.
Social Impact InstituteFundacja Thomson Reuters
Zasady inicjatywy Global Compact ONZ©️ 2024 Thomson Reuters

47

Jak to realizujemy
Prawa człowieka
Staramy się chronić prawa człowieka i pracowników wszędzie tam, gdzie prowadzimy działalność.
To oznacza, że:• Przestrzegamy lokalnych przepisów i praktyk prawa pracy, utrzymując własne wysokie
•
•
•
•
•
•
•

standardy etyczne dotyczące traktowania pracowników.
Nie godzimy się na pracę przymusową ani zatrudnianie dzieci i nie angażujemy się w handelludźmi ani niewolnictwo.
Nie akceptujemy przypadków naruszania praw człowieka.
Zatrudniamy pracowników na podstawie wykazanego doświadczenia zawodowego lub relacjiz niezależnymi podwykonawcami zgodnie z miejscowymi przepisami prawa.
Przekazujemy pracownikom jasne informacje o wynagrodzeniach i świadczeniachpracowniczych przed ich zatrudnieniem.
Zapewniamy zgodność stawek i świadczeń z obowiązującymi przepisami.
Szanujemy prawa pracowników do swobodnego zrzeszania się, tworzenia związków
zawodowych lub rad pracowniczych i wstępowania do nich oraz uczestniczenia w
negocjacjach układów zbiorowych zgodnie z miejscowym prawem.
Współpracujemy z dostawcami i innymi parterami, którzy zachowują wysokie standardyjakości i zobowiązali się działać zgodnie z podobnymi normami etycznymi.

Jeśli sądzisz, że w jednym z naszych miejsc pracy nastąpiło naruszenie standardów dotyczących
praw człowieka lub jeden z naszych partnerów biznesowych jest w nie zaangażowany,
skontaktuj się ze swoim menedżerem, działem personalnym lub działem zgodności z przepisami.
Możesz też to zgłosić anonimowo za pośrednictwem infolinii ds. etyki.
Polityka praw człowieka
Kodeks etyczny łańcucha dostaw
Ustawa o współczesnym niewolnictwie — deklaracja przejrzystości

Odpowiedzialny proces zaopatrzenia i Kodeks etyczny łańcucha
dostaw
Aktywnie poszukujemy dostawców, którzy mają takie jak my standardy etyczne i dążą dostosowania ekologicznych, zrównoważonych praktyk. To oznacza, że:• Przeprowadzamy analizę due diligence zewnętrznych dostawców,•••

partnerów i innych stron trzecich działających w naszym imieniu.
W procesie wyboru dostawców uwzględniamy takie czynniki jak korzystanie z energii
odnawialnej, kontrola zanieczyszczeń i zrównoważony rozwój.
Poszukujemy zróżnicowanego łańcucha dostaw obejmującego bazy pracowników,
klientów i partnerów na całym świecie.
Uwrażliwiamy potencjalnych i bieżących dostawców na istnienie naszego Kodeksu etycznegołańcucha dostaw i zachęcamy do jego przestrzegania.

Kodeks etyczny łańcucha dostaw
Ustawa o współczesnym niewolnictwie — deklaracja przejrzystości

©️ 2024 Thomson Reuters

48

Odpowiedzialność za środowisko naturalneDążymy do ograniczenia wpływu naszych działań na środowisko naturalne. Zarządzając zasobami
i poszukując zrównoważonych rozwiązań, możemy zapewnić lepszą przyszłość dla wszystkich.
To oznacza, że:• Postępujemy zgodnie ze wszystkimi stosownymi przepisami i regulacjami, spełniając lub
przekraczając ich wymagania.

• Znamy i stosujemy wszystkie obowiązujące w firmie zasady i procedury mające na celu••••

zapewnienie bezpieczeństwa środowiska i wydajnego wykorzystania zasobów.
Rozumiemy potencjalne zagrożenia oraz praktyki bezpiecznego postępowania z wszelkimi
niebezpiecznymi i/lub podlegającymi regulacjom materiałami przed udostępnieniem ich na
naszych stanowiskach pracy.
Szukamy sposobności, aby wspierać ochronę środowiska i recykling na stanowiskach pracy.
Przejmujemy osobistą odpowiedzialność za znajdowanie nowych sposobów tworzenia
bardziej zrównoważonych miejsc pracy.
Więcej informacji na temat naszych wysiłków na rzecz zrównoważonego rozwoju można
znaleźć w dokumencie Social Impact Report.

Skontaktuj się z Globalnym kierownictwem ds. nieruchomości i obiektów, jeśli masz jakiekolwiekwątpliwości związane z bezpieczeństwem środowiska lub jeśli masz pomysły, jak zwiększyć nasz
zrównoważony rozwój lub jeszcze bardziej wzmocnić nasze wysiłki na rzecz ochrony środowiska.
Zasady BHP i ochrony środowiska w Intranecie

Wspieranie naszych społeczności
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…wspierania społeczności, w których żyjemy i pracujemy poprzez inwestowanie w ludzi i projekty,
które wywierają pozytywny wpływ.

Dlaczego to takie ważne
Firma Thomson Reuters prowadzi działalność na całym świecie, polegając na wsparciu uzyskanemudzięki lokalnym relacjom i zasobom. Poprawiając warunki życia społeczności, możemy zmienić na
lepsze życie naszych obecnych i przyszłych pracowników oraz klientów. Wspierając szlachetne celeoraz zachęcając do współpracy i otwartej komunikacji, możemy pomóc naszym społecznościom
rozwijać się i osiągać sukcesy razem z nami.

Jak to realizujemy
Pomagamy pracownikom i partnerom wspierać nasze społeczności i zachęcamy do działalności
charytatywnej. To oznacza, że:• Poznajemy problemy członków społeczności i wspólnie szukamy rozwiązań.
• Łączymy pracowników firmy Thomson Reuters ze sprawdzonymi i zatwierdzonymiorganizacjami charytatywnymi w celach dobroczynnych.

• Oferujemy wszystkim etatowym pracownikom płatny czas wolny przeznaczony na wolontariat•

zgodnie z regionalnymi i innymi zasadami regulującymi tę dziedzinę.
Sprawdzamy, czy wszystkie darowizny rzeczowe, np. w postaci sprzętu i produktów,
zostały zatwierdzone przez nasz dział podatkowy i finansowy.

©️ 2024 Thomson Reuters49• Oferujemy program firmowych zbiórek, który dopasowuje kwalifikujące się osobiste darowizny
charytatywne pracowników na sprawdzone i zatwierdzone cele.

• Oferujemy pracownikom program nagród dla wolontariuszy, którzy poświęcają ponad
20 godzin rocznie na wolontariat na rzecz zweryfikowanych i zatwierdzonych celów.

• Przekazujemy darowizny w imieniu firmy Thomson Reuters wyłącznie na cele charytatywne iorganizacjom, które zostały zatwierdzone w programie My Giving i przestrzegają naszych
wytycznych programowych.

Jeśli masz sprawę społeczną lub wydarzenie, które uważasz, że firma może być zainteresowana
wsparciem, skontaktuj się z Social Impact Institute i zapoznaj się z Wytycznymi programu
MyGiving w Intranecie.

Udział w procesie politycznym
Cieszymy się zaufaniem w zakresie. . .
…wspierania i poszanowania prawa jednostek do uczestnictwa w działaniach politycznych przyjednoczesnych oddzieleniu firmy Thomson Reuters od wszelkiej działalności politycznej.

Dlaczego to takie ważne
Proces polityczny może być skutecznym sposobem na wprowadzenie pozytywnych zmian naświecie. Zasady regulujące dotacje firm na cele polityczne są jednak surowe w większości krajów,
w których firma Thomson Reuters prowadzi działalność. Dlatego musimy dbać o to, aby nie była ona
pomyłkowo kojarzona z żadnym ugrupowaniem politycznym ani żadną działalnością polityczną.
Jest to szczególnie ważne w kontekście naszych działań informacyjnych, względem których nasze
zasady zaufania nakazują nam pozostać wolnymi od politycznych uprzedzeń, zarówno w wymiarze
powierzchownym, jak i w praktyce. Tak jak zasady zaufania mają zastosowanie do wszystkich
pracowników Thomson Reuters, a nie tylko do dziennikarzy, tak samo wszyscy jesteśmy
zobowiązani do zapewnienia, aby firma nie była niewłaściwie wiązana z jakąkolwiek konkretną grupą
lub działalnością polityczną.

Jak to realizujemy
Mimo że firma Thomson Reuters zachęca pracowników do odpowiedzialnego uczestniczenia w
polityce i sprawach społecznych, nie wspiera żadnego kandydata ani ugrupowania politycznego,żadnej partii politycznej ani religii (czyli żadnej „sprawy politycznej”). Oznacza to, że firma:• Nie wspiera finansowo żadnej sprawy politycznej jako firma.
• Nie wymaga od pracowników finansowania, wspierania żadnej sprawy ani występowania•••

przeciwko jakiejkolwiek sprawie.
Nie wyraża preferencji ani poparcia, bezpośrednio ani pośrednio, dla żadnej sprawy
politycznej ani nie zajmuje stanowiska w międzynarodowych konfliktach lub sporach.
Dba o to, by firma i jej działalność nie była kojarzona z żadną sprawą polityczną ani z
konkretną stroną w jakimkolwiek sporze.
Uzyskuje zgodę działu zgodności z przepisami przed zajęciem stanowiska w organizacjizewnętrznej, np. przystąpieniem do konsorcjum biznesowego w celu wsparcia konkretnej
inicjatywy.

Działalność lobbingowa
Czasami możemy omawiać z urzędnikami państwowymi różne kwestie i tematy, które mogą mieć
wpływ na naszą firmę, organy regulacyjne i polityków. Gdy takie rozmowy koncentrują się na©️ 2024 Thomson Reuters

50

potencjalnym wpływie proponowanych przepisów prawa, zasad lub regulacji na naszą firmę,przestrzegamy Zasad zaufania i uzyskujemy zgodę działu zgodności z przepisami, zanim zajmiemy
stanowisko w sprawie potencjalnych rozwiązań prawnych, zasad, programów lub stanowisk
federalnego, stanowego lub lokalnego rządu. Jeśli zajmujemy stanowisko, musimy przestrzegać
obowiązujących przepisów prawa, ograniczeń i regulacji dotyczących lobbingu. Nie będziemy
przekazywać urzędnikowi państwowemu żadnych korzyści majątkowych, w tym prezentów czy
darowizn na kampanię polityczną, bez uzyskania uprzedniej zgody od działu zgodności z przepisami,
ani też nie będziemy łączyć żadnych korzyści majątkowych z oficjalnym działaniem urzędnikapaństwowego.
Nie będziemy przekazywać urzędnikowi państwowemu żadnych korzyści majątkowych,
w tym prezentów czy darowizn na kampanię polityczną, bez uzyskania uprzedniej zgody od działu
zgodności z przepisami, ani też nie będziemy łączyć żadnych korzyści majątkowych z oficjalnym
działaniem urzędnika państwowego.

Niezależność od interesów zagranicznych rządów
W Stanach Zjednoczonych nie podlegamy pod zapisy ustawy o rejestracji przedstawicieli obcychrządów (ang. Foreign Agents Registration Act, FARA), ponieważ angażujemy się wyłącznie w
działania wspierające transakcje komercyjne firmy Thomson Reuters i nie promujemy w sposób
bezpośredni publicznych lub politycznych interesów zagranicznego rządu lub zagranicznej partii
politycznej. Naszymi działaniami politycznymi podejmowanymi przez naszą firmę lub osoby
indywidualne w żadnym wypadku nie kieruje zagraniczny rząd lub zagraniczna partia polityczna.
Jeżeli będziemy prowadzić działania o charakterze politycznym w Stanach Zjednoczonych,
działania takie będą dozwolone wyłącznie w zakresie, w jakim będą wspierać komercyjne,
przemysłowe lub finansowe działania firmy Thomson Reuters podejmowane w dobrej wierze.
Z tego względu interesy naszych interesariuszy niebędących obywatelami Stanów Zjednoczonychbędziemy reprezentować wyłącznie poprzez autoryzowane prywatne i niepolityczne działania
mające związek z naszymi interesami komercyjnymi bądź poprzez inne działania, które zasadniczo
nie służą żadnym interesom zagranicznym.

Osobista działalność politycznaJeśli planujemy osobiście zajmować lub ubiegać się o urząd publiczny, dokładamy starań,aby w tych działaniach oddzielić się od firmy Thomson Reuters. To oznacza, że:• Informujemy dział zgodności z przepisami o planach ubiegania się o urząd i nie bierzemy
udziału w żadnych działaniach politycznych dotyczących firmy Thomson Reuters.

• Nie wywieramy nacisku ani wpływu w związku z naszą osobistą działalnością polityczną na•••

współpracowników, klientów lub partnerów biznesowych, których znamy dzięki pracy w firmie
Thomson Reuters.
Nie zwracamy wydatków poniesionych przez pracowników ani nie zwiększamy wynagrodzeń
w celu zrekompensowania ich osobistych datków na cele
Dodatkowe zasadypolityczne
Należy pamiętać, żePrzestrzegamy przepisów w tych stanach i krajach, gdzie
pracowników na niektórych
obowiązuje ograniczenie zaangażowania politycznego
stanowiskach obowiązują
pracowników oraz członków ich rodzin.
dodatkowe zasadydotyczące działalności
Szczególnie wyraźnie podkreślamy, że nasza działalność
lobbingowej i osobistej
polityczna i wyrażane poglądy polityczne mają charakter
działalności politycznej.
prywatny i nie dotyczą firmy Thomson Reuters — zwłaszcza,jeśli nasze przedsiębiorstwo współpracuje z podmiotem
rządowym.

©️ 2024 Thomson Reuters

51

Poszukaj pomocy: przydatne informacje kontaktowe
Ogólne dane kontaktowe w razie zapytań podmiotów zewnętrznych (w tym dotyczących relacji
inwestorskich i relacji z mediami) https://www.thomsonreuters.com/en/contact-us.html
Przedstawiciele działu personalnego, biura radcy prawnego (GCO) i działu komunikacji.
Jeśli nie wiesz, jak skontaktować się z lokalnym przedstawicielem działu personalnego, prawnikiem
w GCO obsługującym Twój zakład pracy lub lokalnym przedstawicielem działu komunikacji,zapoznaj się z poniższą listą. Informacje kontaktowe oraz dodatkowe zasady i procedury można
także znaleźć w sekcji „Zasoby” w Intranecie Thomson Reuters.
Kodeks postępowania i etyki w biznesie
TR.com: https://ir.thomsonreuters.com/corporategovernance/code-conduct
Intranet TR: https://trten.sharepoint.com/sites/intrcode-of-business-conduct-and-ethics

Etyka + Standardy Reuters
Reuters.Ethics@thomsonreuters.com
Dane kontaktowe działu personalnego dla
pracowników i menedżerów
https://trten.sharepoint.com/sites/intr-hr
Dział bezpieczeństwa globalnego
https://trten.sharepoint.com/sites/intr-global-realestate/SitePages/Global-Security.aspx

Infolinia ds. etyki
Formularz internetowy:
http://www.thomsonreuters.
ethicspoint.com
Intranet TR:
https://trten.sharepoint.com/sites/intr-businessconduct-and-ethics-hotline+1.877.373.8837 (poza USA i Kanadą należy wybrać
najpierw krajowy numer dostępu, aby dzwonić bez
dodatkowych opłat)Centrum bezpieczeństwa operacji (SOC) dla
sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa
SecurityOps@thomsonreuters.com+1 651 848 8835

https://thomsonreuters.ethicspointvp.com/custom/thomsonreuters/en/sec/

Biuro radcy prawnego — Legal Front Door
https://trten.sharepoint.com/sites/intr-generalcounsel

Ochrona środowiska i BHP
tr.ehs@thomsonreuters.com

Dział zgodności z przepisami
echelp@thomsonreuters.com

Globalny dział obsługi TR
https://thomsonreuters.servicenow.com/sp/?id=index

Nadzór nad dokumentami i informacjami
echelp@thomsonreuters.com
Biuro ochrony prywatności
privacy.enquiries@thomsonreuters.com

Zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwem
informacji (ISRM) security@thomsonreuters.com

Dział komunikacji TR
MediaRelations@thomsonreuters.com

Dział ds. zgodności z przepisami i audytów
corporatecompliance@thomsonreuters.com©️ 2024 Thomson Reuters

52

Nota prawna
Niniejszy Kodeks służy jako punkt odniesienia dla pracowników. Firma Thomson Reuters zastrzega
sobie prawo do zmiany, zawieszenia lub unieważnienia niniejszego Kodeksu oraz wszelkich zasad,procedur i programów w całości lub w części w dowolnym momencie i bez wcześniejszego
uprzedzenia. Firma Thomson Reuters zastrzega sobie również prawo do interpretacji niniejszego
Kodeksu i niniejszych zasad według własnego uznania, jak uważa za stosowne.
Kodeks ani żadne ustne lub pisemne oświadczenia złożone przez pracowników firmy Thomson
Reuters nie nadają im żadnych praw, przywilejów ani korzyści, nie uprawniają do kontynuacjizatrudnienia w firmie Thomson Reuters, nie określają warunków zatrudnienia ani nie tworzą żadnego
rodzaju bezpośredniej lub dorozumianej umowy o pracę między pracownikami a firmą Thomson
Reuters. Ponadto wszyscy pracownicy powinni rozumieć, że niniejszy Kodeks nie zmienia ich
stosunku pracy niesformalizowanego lub regulowanego pisemną umową.
Wersja niniejszego Kodeksu znajdująca się w witrynie www.thomsonreuters.com może być bardziej
aktualna i w przypadku rozbieżności między wersją w formie papierowej, poprzednimi wersjami iwersją opublikowaną online zastępuje wszelkie egzemplarze papierowe lub wcześniejsze wersje.

Thomson Reuterswww.thomsonreuters.com