PCA 導入事例
お中元お歳暮シーズンの伝票処理・請求処理システムを、商魂＋指定伝票発行ソフト連携でコストを抑えたスムーズで確実な運用を実現。
発送ミスを０件にできるシステム。

株式会社 いづ藤漬物舗
明治時代に創業し、以来、着色料や防腐剤などを一切使用しない製法で最高級の漬物を作り続けている株式会社いづ藤漬物舗。同社の顧客には日本を代表する企業経営者や老舗の高級料亭が名を連ねている。贈答品としても人気の高い漬物を販売する同社では、お中元やお歳暮など繁忙期の伝票発行・請求業務が大きな課題になっていた。そこで『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソフト『伝助』を導入し業務の流れを変えた。
「発送ミスが０件になった」というその効果を伺った。

導入システム・PCA 商魂 X システム B

・伝助 ※1

導入の狙い

導入効果

・お中元やお歳暮など、繁忙期の伝票処理・請求処理をミスなくスピーディーに行いたい。

・『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソフトの連携で、スピーディーな入力業務・請求書発行ができ、さらに2重入力が無くなった事で発送ミスを０件に。

・入力する側、お客様側の双方にとって使いやすく見やすい入力画面や請求書にしたい。

・指定伝票発行ソフトで従来の注文書と同じフォーマットの入力画面を作成したことで迷うことなく入力が可能。送り状や請求書もこれまでと同様の書式のため受け取る側も見やすい。

・伝票入力操作ができる人員を増やしたい。

・入力担当者が集中しがちだった業務も、環境を整えたことで操作できる人が増え、リスクマネジメントにも成功。

プロファイル株式会社 いづ藤漬物舗□所在地︓〒460-0003 名古屋市中区錦三丁目13番33号□主業種︓漬物製造販売□営業時間︓平日 朝9時～夕方5時30分
土曜 朝9時～午後3時□定休日︓日曜・祝日□URL︓http://izuto.co.jp

守り続けた伝統の味"井筒の中の藤の文字"。
それはおいしさと信頼の印。
店内に一歩踏み入れると、ふんわりと天然の味醂粕の香りが漂っている。
昔ながらの製法で作られる守口味醂漬。添加物は一切使用せず、二年の歳月をかけ、じっくりアメ色になるまで仕込んだ味は、まさに"本物の味"。
容器の竹のたがをまいた本樽というこだわりは老舗ならでは。

※1）
︓『伝助』は、株式会社ヘキサードの製品です。

【取材にご協力いただいた皆さま】

導入前の運用と課題

人気の贈答品を取り扱う企業や店舗で、のですが、今はなかなか難しいですね。秘書しばしば問題になるのがお中元・お歳暮シーが様々な対応を行っているが、送付ミスなどのトラブルが起きるケースも少なくない。
明治時代から伝わる伝統の製法と、“ほんもの”の味を守り続けている株式会社いづ藤漬物舗もまさにこの悩みを抱えていた。いづ藤漬物舗の顧客には日本を代表する企業経営者や老舗の高級料亭などそうそうたる顔ぶれが並ぶ。
「どんなにおいしい店でも支店を出した途端、本店の味まで落ちてしまう」

株式会社 いづ藤漬物舗
事務担当
芳野 氏と、有名デパートからの出店依 頼にも応えず、あえて1店舗＝本店のみでの製造・販売を守り続けている。そのため請求業務などを行う従業員の数も限られている。
同社では以前、注文は手書きの申し込み用紙がFAXで届き、それをまずExcel®データで管理。そのデータを基に、既に導入していた『PCA商魂X』で請求処理を行っていた。しかしこの方法では次のような課題があったと、代表取締役社長 伊藤嘉浩氏は振り返る。
「以前の方法では、E xcel®入力、さらに『PCA商魂X』入力と2重入力になっていました。顧客データの管理はExcel®で行っていたわけですが、Excel®画面では誤って上書きすることもあります。また入力の手間が2度あることは、その分、時間もかかりミスも味醂漬樽詰（守口大根、瓜、きうり、すいかの詰め合わせ）起りやすくなります。当舗のお漬物は、お買い上げくださったお客様が、さらにそのお客様へとお送りになることが多いため送付先データや顧客データの管理を確実に行うことには大きな意味がありました」（伊藤氏）

選定のポイント
守口味醂粕漬「やはり時代の流れといえるのでしょうが……。以前はこちらからの請求書の発送が期間限定の人員補充など、それぞれの企業

伊藤 嘉浩 氏欲しかったと伊藤氏は続ける。

○2重入力を解消し、確実な顧客データの管理を行いたい

ズンにおける大量の伝票処理・請求処理だ。

株式会社 いづ藤漬物舗
代表取締役社長

顧客データの確実な管理に加えて、請求書をスピーディーに出力・送付できる環境も○様々な業務の領域で活用できるPCAソリューション

遅れた場合は待ってもらえることが多かったの方から「請求書をはやく発送してもらわないと困ります。」とお電話をいただいたこともありました。もちろん商品そのものは素早くお送りしているのですが、結局その後の入力処理が繁忙期において追い付いていませんでした。入力処理・請求処理をスピーディーにできる環境も欲しいと考えました」（ 伊藤氏）
そこで同社では2つの改善を行った。1つは指定伝票発行ソフト『伝助』（ 株式会社ヘキサード）を導入し、2台のPCで従業員が同時に入力作業できるようにしたこと。そして2つめが、既に使用していた『PCA商魂X』をそのうち1台に入れ、連携する事で送り状や請求書発行をスピーディーかつ確実にすることだった。

導入後の効果○データ連携によって、ミスのない発送業務ができる『PC A商魂 X』と指定伝票発行ソフト『伝助』の連携によって、同社では次のような効果が得られている。まず大きな成果として挙げられるのは、顧客データを一元化したことでスピードの向上とミスの軽減を実現できたことだ。
以前Excel®で別管理していた顧客データは、現在『PCA商魂X』で管理している。
『伝助』の入力画面で選択できる送付先は、『PCA商魂X』の直送先データを利用しており、送付先が複数のお客様であっても、それぞれに送り状・納品書が作成できるように変更されている。
『伝助』の送付先データを『PCA商魂X』の請求データとして取り込むことで、2重管理を排除し、また正しいデータを保持するという効果もあった。

株式会社 いづ藤漬物舗「『PCA商魂X』のデータを親データとして「以前は請求書を出す場合に注文書を取り一元化することで、実際に送り状や請求書を出してきて、その内容を一つひとつチェック出すスピードは速くなりました。まず入力のしながら請求書を作っていました。照合作業回数が1回になったので時間の効率化はもちのため2名の人員が必要で、もう1名がいないろんですが、打ち間違いがなくなりました。おと業務が進められませんでした。しかし今は客 様 の データを確 実に管 理できるように注文書データと請求書データが同じデータなった点は大きいです。例えば、同じお客様ですからチェックは必要ありません。1名のでもお中元とお歳暮のときで住所が変更に従業員だけでもすぐに請求書を出力し送れなっている場合があります。住所変更などがるようになりました」（芳野氏）

あったお客様は『伝助』の入力画面で、その変同社が新しいシステムをスムーズに運用更部分がユーザー側にわかりやすく伝わるよ

できている理由には、株式会社ヘキサードにうになっており、こちらはミスなく正しい住よる数度のプログラム修正や入力画面への所にお送りすることができます」（ 事務担当柔軟な対応も大きい。同社では『伝助』の入力

芳野氏）

画面を、それまで使用していた注文書の流れ○従来の注文書と同じフォーマットの入力画面。入力する側とお客様の両方にとってわかりやすい
また請求書の発行業務もスピーディーになり、限られた人員の中でも仕事を進めやすくなったという。にそった画面構成にしている。
「 長く使 用してきた 注 文 書と同じフォーマットの入力画面を作ってもらいました。そしてお客様への送り状や請求書も以前と同じ書式のものが出力されるように設定してもらいました。お客様の中には数十年にわたって当舗の漬物を注文してくださる方も多システム概況図

『PCA商魂』と『伝助』を連携
送付先は『PCA商魂』のマスター「直送先」から選択。

『伝助』を入力ツール・印刷ツールとして活用。

顧客データ
請求データを一元化

いづ藤漬物舗店内

指定伝票発行ソフト

送付先

納品書

注文書

出力されるCSVデータを『PCA商魂』で売上データとして受け入れ、請求書発行。

送り状システム環境が整ったことによる効果

効果①【いづ藤漬物舗】【お客様】「注文書」の入力画面は以前の 「送り状・請求書」は、フォーマットと同じなので、 以前と同じ書式なの迷わず入力できる。
で見やすい。

発送

送り状

受取

効果②

①複数の従業員が同時に入力できる。
②環境が整ったので、他の社員も入力業務を行うハードルが下がった。

PCA商魂担当

操作できる人が複数名に増えたことで、リスクマネジメントに成功した。

伝助担当

株式会社 いづ藤漬物舗

く、年配の方も少なくありません。ですから送り状や請求書の書式はできるだけ変えた
くなかったのです」（芳野氏）○『PCA商魂X』の便利な機能を業務にしっかりと活用
同社では『PCA商魂X』の高い検索性も毎日の業務に上手に活かしている。同社の得意先には長年にわたったお付き合いの料亭や顧客が多く、電話での注文の場合は名乗らない顧客も少なくない。
「 そ のような 場 合 は 電 話 番 号など か ら『PCA商魂X』のデータを検索して対応しています。ホテルなどの場合は数種類の商品を指定伝票発行ソフト『伝助』（上）で、従来の注文書（下）と同じフォーマットの入力画面を作成。

注文されることも多く、『前回と同じものを』と注文された場合には、過去の商品コードから何を注文されたのかがその場ですぐに確認できます。慣れもあるのでしょうが、検索時間に遅さを感じたことはありません」（芳野氏）
他にも『PCA商魂X』の売上集計表は伊藤氏も必ず目を通しており、入金データ入力では一覧を確認できる点も便利だと評価している。
『 PCA商魂X』の入金データ入力は「伝票式」と「一覧式」の2種 類 が用意されており、「一覧式」は複数の得意先データをまとめて入力する場合に便利だ。どちらの方式も状況に応じて使い分けることができる。

○送付ミスは0件に。PCAソリュー
ションなら費用を抑えた伝票処理・請求処理システムが可能『PCA商魂X』＋指定伝票発行ソリューショ
ン『伝助』の導入後、初めて迎えたお歳暮シーズンでは、以前は1、2件あった送付ミスが0件だったと伊藤氏は語る。
株式会社 いづ藤漬物舗 HP
http://izuto.co.jp「業務の確実性や効率が上がったことは確では芳野さんや経理担当の妻が中心だった入力業務を、他の社員や私も操作する機会が増えたことです。パソコンを複数台にしたという事情もありますが、システムが整ったことでこれまで敬遠していた入力や検索を私自身も楽な気持ちでできるようになりました。操作できる人を増やしたいという思いもあったので、その点でも満足しています」（伊藤氏）
今回の導入で尽力した株式会社ヘキサードの担当者は、次のように語る。
「このような伝票処理・請求処理をしたいと希望する店舗や企業は多いものの、費用を気にして煩雑な業務を続けているところが多いです。実は今回のいづ藤漬物舗様のように、PCAソフトと当社のソフトを連携させることで、なるべく費用を抑えて希望の伝票処理・請求処理システムを実現することができるのです」

今後の展望と課題
今後同社では、パソコン台数を増やし、さらに効率的な業務改善を行うことも視野に入れている。伊藤氏は今後も変わることなく“本質”を極めたもので勝負していきたいと語る。
「木から作った本樽で甘味料などは一切使わず、少なくとも2年間の歳月をかけて当舗はお漬物を作っています。包装も皺一つないように丁寧に包んでいます。一度、皺があったとお叱りを受けたことがあり、当舗のお客様がそのお客様へどのような思いで贈答しておられるのかがよくわかりました。今後もお客様へ“ほんもの”の味をお届けしていくために努力を続けていきたいと思います」（伊藤氏）

かです。でもそこに経営者としての視点でさらによかったと思える点があります。これまピー・シー・エー株式会社
本社 〒102-8171 東京都千代田区富士見1-2-21 PCAビル

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2017.04.01