情報企画室の業務報告
事務局主幹（情報企画室長）
諸 富 茂 文○ はじめに
平成２１年度は、総合情報基盤センター（以下「センター」という。）のリプレースの年に当たり、事務用システムについても可能な限り、センターのリプレースに組み込むこととしていました。
ところが、このリプレースと同時に、ネットワークについてもリプレースを実施することとなり、作業に取り掛かる前から不安要素が満載というありさまでした。
というのも、旧佐賀医科大学では、既に情報処理センターのリプレースの際に、事務用端末及び共通的に使用するソフトを含めた調達を実施していましたが、旧佐賀大学では、教務システムを除き事務処理システムのサーバ及びクライアント PC のみ、当時の総務課情報処理係で別途調達（約４０台の PC及び OS）しており、その規模において今回のリプレース（約５００台の PC 及び共通的に使用するソフト）とは到底比較にならず、その上、統合の際、旧佐賀医科大学から移設した約８０台の PC を除く、その他の事務用端末（約２００台）については全て買取りであったため、全体の状況――どこに、どんな PC があり、どんな使い方をしているか等――が、ほとんど把握されていない状況でした。また、２つのキャンパスに跨るリプレースについて経験した者は皆無でした。
○ 平成２１年度の業務報告
１．大学データベースの構築（２１年度）
平成１９年度から始めた、学内に散乱している各種データベースを「大学データベース」として構築する一つの方法として、１９年度及び２０年度に実施した、ＥＸＣＥＬ形式による「教員報告様式」での収集方法では、誤入力等によるデータの精度が悪く、また、収集率も低く、担当の西河理事、只木センター長は入力の督促に、情報企画室は入力されたデータの修正に追われることとなりました。
これを解消するため、２１年度には情報政策委員会において、Web 入力が出来る「評価基礎情報データシステム」の導入を決定し、情報統括室において導入スケジュールや仕様書策定等の具体的な作業を開始しました。
入札の結果、株式会社ＳＲＡが落札し、以後、頻繁に打ち合わせを行いましたが、ここでもセンターのネットワークの更新の影響で、作業は思うように進展せず、平成２２年３月１１日に全教員に対し、なんとか入力開始のＧＯサインを出すことができました。
しかし、リプレースや、別に進めていた「ポートフォリオシステム」の予算要求等の重要な作業に追われ、評価基礎情報データシステムのデバックが不十分になり、入力しようとした先生方から苦情や質問が相次ぐこととなり、大変申し訳ないことでした。
現在は、それほどの問題もなく入力可能となっていますが、入力率は今一つの感が拭えません。
そこで、入力推進のため督促をすることとしましたが、どの部署がそれを受け持つのかがはっきりしていなかったため、センター、広報室、学術研究協力部及び情報企画室で話し合いを行った結果、・教員基礎情報…広報室（教員総覧の関係）・研究業績………研究協力課
・必要に応じ、センター、情報企画室
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で受け持つこととなりました。
今のところ、入力率は決して良いとは言えませんが、Web 入力のため、従来のように年度末の多忙な時期に一気に入力するのではなく、入力事項が発生するたびに随時入力できるため、自然と充実していくものと期待しています。今後は、集積したデータの活用方法の拡大により、入力した教員へのメリットをいかに増大していくかということになります。
２．センターのリプレース（２１年度）
平成２２年２月２８日にレンタル期間満了となる、センターの学術情報基盤システムの中の事
務処理システム関連のリプレースについて、以下の点について相互に確認したうえで作業を開始しました。
・医学部については、平成２１年１月３１日にレンタル期間が満了するため、期間を１年１月延長し、本庄地区と同じ時期にリプレースを行う。
・同時に、ネットワークの更新を行い、事務用ＬＡＮを１本化する。
・約５００台の事務用端末は、全てレンタルとし、全学共通のソフト（OS、Office 等）についても同時に調達する。
・前年度に買い取りで整備した「人事・給与システム」及び２１年度に更新を予定し、独自に準備を進めていた「財務会計システム」以外の事務処理システム、スケジュール管理システム等については、今回のリプレースに含めて調達する。
・学術情報基盤システムについては竹生副センター長、ネットワークについては渡邉副センタ
ー長を、それぞれの仕様策定委員長とする。
また、事務部門の仕様書策定に当たっては、各々の事務処理システムの所管部署からも仕様策定委員を出していただき、事務部会を設置し、情報企画室長が部会長となったが、充分な活動が出来なかったと反省しているところです。
総合評価という最高ランクの調達でしたが、何とか３００頁近い仕様書の作成を終え、無事入札に漕ぎ着けることができ、その結果、ＮＴＴデータ九州が落札業者となりました。
この後、本学とＮＴＴデータ九州、ネットワンシステムズ等の落札業者で構成される全体会議を発足させ、最低月１回の打合せや報告会を開くこととなりました。
上記打合せと並行して、１２月からサーバの搬入が始まり、事務用端末５００台については２月下旬から搬入が始まりました。
しかし、何といっても、この台数ですので、業者によるセットアップ作業、大学側によるソフトのインストール作業のための部屋、それもかなりのスペースが必要になりますが、法人本部の会議室等は長期に借りることが出来ず、本庄地区にあっては、附属図書館のご好意により図書館４階の旧事務長室を、鍋島地区にあっては、竹生医学サブセンター長にご苦労いただき、看護学科６階の演習室が作業室兼用の部屋として確保できました。
この場を借りて、お礼申し上げます。
さて、それぞれの部屋に、２８０台と２００台の事務用端末を搬入し、セットアップ（業者）及び各種設定（本学）を行った後、教室や各課等への配付を開始することになりました。
しかし、当室所属の職員を挙げて作業に当たることとし、非常勤職員においても時間外勤務が出来るよう、人事課と協議したうえで作業に当たりましたが、室員８人だけでは物理的にも到底無理な配付計画でしたが、研究協力課のご配慮により中央経費から配分していただいた６２万円で、センターを通じて集めた、院生・学生１１人を非常勤職員として雇用し、１日当たり１～７人のローテーションを組んで作業に当たることが出来ました。
PC の配付に当たっては、事前に全体の配付スケジュールを組みたかったのですが、１日当た69りの配付数が安定しないため、その日の作業終了後、翌日の計画を立てるしかなく、担当者は連日、深夜までの残業を余儀なくされました。
しかも、「助っ人」の大部分を占める、２年生の院生や４年生の学生は卒論や就活の時期と重複したため、前日の夜にキャンセルが相次ぎ、大至急代替者を探すという日々が続くことになりました。
作業開始当初は、情報企画室の担当者４名で、鍋島地区の教室系から始めたこともあって、作業効率が悪く、１日に２～３台の配付という日々が続き、「こんな調子で、約５００台を配り終えるのは一体いつになるんだ？」と、徐々に不安感というより、悲壮感が漂ってくるほどでした。
ところが、平成２２年２月１２日から院生・学生による非常勤職員の「助っ人部隊」を投入し、１日、２日と経験を重ねていくにつれ、さすがに大部分が知能情報システム学科の院生・学生でした。効果はすぐに現れ、１日当たりの配付数が１桁違うようになり、患者サービス課への配付時には１日の配付数が３０台を超えました。
そして、後日「３月３日の奇跡」と言われた（あくまでも情報企画室内だけで、ですが（笑）
）
日には、なんと、配付数が１日で５０台の大台を超えたのでした。頑張ってくれた院生・学生の皆さん、ご苦労さまでした。そして、ありがとうございました。
さて、事務用端末の配付も３月８日にはほぼ完了し、次はインストール済みのグループウェア「ｉ－ＷＡＲＥ」の動作検証に着手することになりました。
グループウェアは、ユーザによって様々な使い方をするため、情報企画室だけでは限られた期間内で機能の全てを検証することはできないと判断し、リプレース前に使っていたサイボウズ６と半月間の並行稼働期間を設け、各ユーザからｉ－ＷＡＲＥの使い勝手を初めとする情報収集を行うこととしました。
ところが、寄せられる苦情や不具合、プログラムのバグが予想を遥かに上回り、不具合等の解消までにかなりの時間を要することとなり、ユーザの不満もピークに達したと思われました。
ユーザの不満は、・動作が遅い。→ チューニングにより解消。
・スケジュール目的に、各ユーザでも入力できるよう「空白」がほしい。→ 各ユーザが自由に入力すると、統一性が無くなり、却って分かりにくくなるため、一番要望の多かった「診療」を加えた。
・スケジュールの繰り返し機能がほしい。→ 毎月「第○水曜日」等の繰り返し機能が無かったため、その機能を追加した。
・一定の条件時に、グループウェアのプログラムが表示される(プログラムのバグ)。→ 修正した。
等々、大きなものから小さなものまで、数多くの苦情や不具合、要望が寄せられ、業者も誠意をもって問題の解消に当たってくれましたが、何分にもあまりにも件数が多く、グループウェアとして、まだ十分にこなされていないシステムではなかったかと思われました。
これらの苦労も、今となってはいい思い出（？）となりました。
３．パソコンのセキュリティ等をアシストするソフトの導入について
今回のリプレースに伴い、掲題のソフト（Ｓｋｙ株式会社製「SKYSEA」）を、全国の国立大学法人で初めて導入することとしましたが、所定の期日までに１００台以上の事務用端末にインストール（ユーザ側で対応。
）されていませんでした。
このことは、事務連絡会議において協力依頼をするとともに、インストールされていない各所
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管の事務用端末について、情報企画室長名による各課長等宛の依頼文を出し、インストール作業に当たっては各課等から推薦いただいている「各事務情報化推進要員」が当たることとしました。
その結果、２日後位から各事務情報化推進要員から「インストール完了」のメールが相次いで送信され、今では、ほぼ全ての事務用端末にインストールされています。これは、私が記憶する限り、１０年ほど前に、各課に事務情報化推進要員を設置して以来、初めての推進要員というにふさわしい作業であったと思います（北部九州地区事務情報化推進要員スキルアップ研修及びリプレースに伴う Office2007 操作研修への参加を除く。）。
６月２日には、このソフトの機能の一部である、リモートによるソフトのインストールの試行を行い、複数の PC への一太郎 2010 のインストールに成功しました。
これは、各事務用端末に障害が発生した場合に、今までは事の大小に係わらず現地へ行って対応していましたが、今後は障害の発生した事務用端末の管理者の許可を得た上で、情報企画室の職員が自席から離れることなく障害発生端末にアクセスし、本庄キャンパス、鍋島キャンパスに関係なく、障害等の解消に当たることができるということであり、単に当室から出向く時間が不要になるだけでなく、鍋島地区への移動経費の節約にも寄与できることになります。
４．年度計画進捗管理システムの開発について企画課が計画した掲題のシステムは、本学と株式会社佐賀電算センターとの共同開発とし、他大学等に売れた場合、本学もパテント料を得ることができるという、本学としては画期的な調達でしたが、そのための条件として佐賀電算センターが出してきたのが、双方にシステムの内容を熟知した者を置くことを目的として、当室の職員を平成２１年５月から３カ月ほど佐賀電算センターに派遣してほしいというものでした。
しかし、情報企画室の情報システム主担当では、毎週月、水及び金曜日に障害対応要員として、鍋島キャンパスに１名を派遣しており、これをそのままにしては１名を３カ月にわたって派遣することは不可能と思われました。
そこで、医学部四課の課長に対し「その期間内の派遣停止」を要望しましたが、さすがに完全停止には同意が得られず、現行３日の派遣を１日か２日にできないかが交渉の焦点となりました。
交渉は長期化し、このままでは派遣自体が困難になると思われましたが「週当たりの派遣は２日とし、そのうち毎週月曜日は点検等のため出向く必要がある。」という案を出したところで「情報企画室としても、業者と詰める時間が必要でしょうから」ということで、了承していただくことができました。
しかし、この時点ですでに平成２１年３月３１日となっており、さらに、システム開発についても新たな問題が発生していたため、当初予定の５月着手は絶望的となっていました。
結局、実質的に動き始めたのは７月に入ってからであり、納入日は変更できないことから、当室から開発業者への派遣は、当初計画の３カ月から、８月の１カ月間のみとなりました。しかも、この月は「お盆の３日間の完全閉庁」及び当該派遣者の「１週間の総務省の集合研修」が入っており、実質２０日間弱の派遣となりました。
このシステムは、業者により販売されるもの（８０万円程度）であり、今後の動向が気になるところです。
５．プリペイド式複合機の設置について
今回のリプレースに伴い、これまで無料であったセンターでの出力を廃止し、佐賀大学生活協同組合が販売するプリペイドカードを購入したうえで、各人が USB メモリに出力データを保存
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し、同生協が、センターと附属図書館にそれぞれ２台ずつ設置した複合機により、出力することとしました。
当初は、学生に対するサービス低下につながらないかとの懸念もありましたが、(1) もともと、教務課では成績や履修届についてのみ無償で配布していましたが、教務システムをセンターに移管した時から、出力対象が「何でもあり」の状況となった。
(2) 出力対象の中には「サークルのチラシ」や「卒論・修論」等があり、これらは、元々学生個人や各研究室等で負担されるべきものであり、年間２８０万枚にも及ぶ出力用紙の費用は、センターが負担するものではない。
中には、個人の成績を出力したまま放置して帰る学生もおり（大勢の学生が、一斉に出力するため、自分のものがどこにあるか分からなくなる？）、個人情報保護の観点からも好ましくない状況にある。
このような状況に鑑み、田代教育担当理事、只木センター長、奥村教務副課長、諸富情報企画室長及び山田係長で協議を行い、田代理事から「事情は理解できる。言われるとおり、センターで負担すべきものではない。どうしても必要であれば、従来教務課が渡していた成績等が出力できるだけのプリペイドカードを無償で配付する等の措置を考えたい。」との発言がありました。
これにより、平成２２年３月１日以降、センター内の学生用プリンタを廃止しましたが、今のところセンターに対し、苦情等は来ていないようです。
６．メールのアウトソーシングについて
近年、電子メールの急速な普及のため、ＳＰＡＭメールやウイルスメールに代表される危険要因が急激に増加しています。このため、センターでは、１名の技術専門職員をメール専任として常時貼り付けて監視作業に当たっていますが、その作業量も限界に達しようとしています。
このことから、今回のリプレースにおける節約額（機器が「高機能・低価格」となっていることによる。
）により経費を捻出し、教職員用のメール機能をアウトソーシングするという計画を立てました。
しかし、当初リプレースと同時に契約する予定でしたが、金額的に政府調達となったため導入スケジュールを立て直したところ、実施予定日が大幅に遅れ平成２２年１０月１日となりました。
センターの大谷准教授を中心として作成した仕様書により、入札を行った結果、株式会社佐賀ＩＤＣが落札し、１０月１日からの実施に向けて、準備を進めているところです。
７．財務会計システムのリプレース財務課総務係を中心に、導入後５年を経過する同システムのリプレースのため、仕様策定委員会を設置（当室からは、諸富室長及び伊東主任）し、調達スケジュールを立て、仕様書を策定した。入札の結果、現行システムの製作会社であるニッセイコムが落札し、若干のカスタマイズを経て納入され、現在は正常に稼働しています。
８．その他事件・事故及び行事等への対応(1) 本庄地区における私物パソコンの紛失
一昨年に続き、重要情報の入った個人所有のノート PC を紛失するという案件が発生しました。ただ、重要情報の入った HD のフォルダーには、パスワードをかけていたため、おそらくデータ等の漏えいは発生していないものと思われます。
72しかし、問題は公務に使用できる専用の PC が無く、個人の PC に頼らざるを得ない状況であったことです。
この事態を憂慮した当該部署では、財務課と協議のうえ、公務専用の PC を整備することとしましたが、限られた予算の中では、全職員分までは手が回らなかったようです。
この事態を聞いた情報企画室では、今回のリプレースに伴い不要となる、本庄地区の買い取りで整備していた PC のうち、購入後４年未満の PC について、希望する部署に無償で配付することとし、当該部局に対し、合計１５台を配付（OS は Windows XP）しました。
今後とも、必要な部局等があれば、理由を付して申し出ていただき、当室で必要と判断した場合に、データを消去したうえで配付する方向で対処したいと考えています。
(2) 第３回統合認証シンポジウムの開催
３月２６日（金）に、過去に開催した２回とも好評で、引き続き開催を希望する参加者も多かった標記シンポジウムを、本学単独で、全国を対象に第３回目を計画し、理工学部６号館多目的ホールにおいて開催したもので、全国から、大学関係者だけでなく、企業等の一般参加者も含め、７０名強の参加者があり、次年度以降も継続開催の要望が数多く寄せられた。

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