常総市議会映像配信・会議録関連業務委託仕様書
本仕様書は，「常総市議会議場・大会議室会議システム更新及び映像配信・会議録関連業務委託」のうち「映像配信・会議録関連業務委託（以下，「本業務」という。）」を実施するにあたって，委託契約書に定めるもののほか，必要な事項を定めるものとする。

【１．常総市議会映像配信業務について】
１ 業務内容（１）定例会議及び随時会議をインターネットによるライブ配信及びＶＯＤ配信業務。それぞれの配信は字幕あり・なしを行うこと。
（２）映像配信に必要となる映像配信機器の設置及び管理。
（３）インターネットによる映像配信及び運用管理業務。
（４）ＶＯＤ配信のための編集作業。
（５）その他上記業務に付随する業務。
２ 運用形態について（１）受託者は委託者の指示を受け，常総市定例会議及び随時会議の審議状況をインターネッ
ト経由でライブ配信及びＶＯＤ配信を行う。そのための映像配信に係る機器の設置，映像配信及び運用管理業務の委託を行うものである。
（２）映像配信に当たって必要な機器，機材及びソフトウェア等については，受託者が調達し，受託者が管理運用を行うこと。この業務はＡＳＰサービスとして業務委託する。
（３）一般視聴者がライブ配信の視聴やＶＯＤコンテンツの検索及び視聴が簡単に行える議会映像配信専用のサイトを提供すること。
（４）映像配信業務で提供される議会映像配信サイト，ライブ配信映像，ＶＯＤ配信映像は一般に広く使用されている Windows，macOS，iOS，Android 等の端末で利用，視聴ができること。ただし，各ＯＳの全バージョンでの動作保証を求めるものではない。
（５）委託者は視聴者がライブ配信，ＶＯＤ配信を視聴した件数の集計レポートを専用のサイトから閲覧できること。
（６）受託者は議会映像配信サイトのデザイン，画像，色合いに関して，委託者の意向を反映して作成すること。
（７）障害などが発生した際には速やかに復旧し，以降の運用に支障が出ないように対策を施すこと。
（８）システムは，常時ＳＳＬ化（ドメイン認証型証明書「ＤⅤ証明書」）された https://ではじまるＵＲＬを用意すること。
３ 映像配信実施時期
令和７年３月定例会議及び令和７年３月 1 日以降の随時会議より
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４ ライブ配信に関わる要件（１）本プロポーザルで更新する議場システム（映像，音響設備）からの映像，音声をソースとして，インターネットへライブ配信すること。
（２）ライブ配信のビットレートは３００Kbps 程度とすること。
（３）ライブ配信を視聴するページには当日の質問者名，質問項目等が表示されること。
（４）委託者側に設置するエンコーダは受託者の管理するⅤＰＮ網のネットワーク内に配置すること。その際，セキュリティを考慮し，インターネットⅤＰＮは使用しないこと。また，委託者のネットワークには接続しないこと。
（５）エンコードにソフトウェアを使用する場合，使用するエンコードソフトウェアはメーカの開発が継続されており，最新のＯＳでの稼働がメーカより提示されていること，またメーカからの製品サポート期間内であること。
（６）既設映像，音響設備からの映像，音声をソースとして，インターネットへライブ配信すること。なお，ライブ字幕配信も行うこと。
（７）ライブ字幕は，視聴者があり・なしの映像を選択ができること。
（８）字幕付き映像と字幕なし映像をエンコードパソコンへ保存ができること。
５ ＶＯＤ配信に関わる要件（１）ライブ配信により生成される映像をもとに，代表質問及び一般質問については議員の質疑応答を 1 コンテンツに編集し，開会，閉会および随時会議など開催時間の短い会議については開催日（もしくは午前，午後）を１コンテンツに編集すること。
（２）ＶＯＤ配信は会議開催日の翌日から起算して概ね４営業日までに，インターネット上から閲覧可能とすること。
（３）ＶＯＤの公開前に公開内容を確認する為に，公開サイトと同じ機能の事前公開サイトを用意すること。事前公開サイトはＩＤ，パスワードにより保護されていること。委託者による公開前確認を受け，承諾を得ること。
（４）ＶＯＤ配信を視聴するページには質問者名，質問項目等が表示されること。
（５）ＶＯＤ配信は当該定例会議から過去４年間分及び当該年度分を公開されること。また，蓄積された１年間（５月１日から翌年４月３０日まで）の映像データファイルは１年（５月１日から翌年４月３０日まで）の会期終了後に委託者へＤＶＤ，ＣＤなどに保存して提出すること。提出するファイルは，すべてＶＯＤとして公開されているシーン単位にカット編集されている映像データファイルであること。
（６）会議開始前，会議終了後および休憩中の映像が不用意に視聴されないようにＶＯＤ配信映像の編集は映像自体をカット編集すること。
（７）ＶＯＤ配信用映像再生画面には，会議録リンク用のボタンを設けクリックにより再生映像の会議録が表示され，映像と共に文字でも確認できること。
（８）受託者は，委託者が提供する議事録データをＶＯＤに字幕として付与すること。その際，字幕は映像（発言）に合わせること。字幕を付与する範囲は一般質問の日とする。
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（９）字幕を付与したＶＯＤ配信は議事録データの提供を受けた日の翌営業日から起算して，概ね１０翌営業日後にインターネット上から閲覧可能とすること。
（10）字幕の付与は議場システム更新後の最初の定例会議（令和７年３月定例会議）からとする。
６ 議会映像配信サイトに関わる要件（１）ライブ配信およびＶＯＤ配信の検索，視聴をパソコンに不慣れな方でも分かりやすく操作できる専用の議会映像配信サイトを提供すること。
（２）パソコン，スマートフォン等のそれぞれに適した構成のページを自動的に選択して表示させること。
（３）視聴者がＶＯＤコンテンツを検索する場合には，会議名称，議員名等で検索できること。
（４）議員名検索において，議員名に変更があった議員について，旧議員名も含めた名寄せ抽出が可能であること。
（５）検索結果の一覧画面には当該議員の顔写真の表示を可能とすること。
（６）議員名検索結果等の画面に対して議員のホームページやブログなどの外部サイトからのリンクを許し，閲覧ができること。
（７）映像再生画面ではシークバーを操作することで，任意の位置より視聴できること。また，視聴中に再生速度の変更（上げ・下げ）及びスキップ（早送り・巻き戻し）ができること。
なお，再生速度倍率及びスキップする間隔（時間）の設定は任意とする。
（８）議会映像配信サイトはユニバーサルデザインを十分考慮してウェブアクセシビリティが確保された画面デザインであること。
（９）議会映像配信サイトは利便性も考慮してページの構成にフレーム機能およびプルダウンメニューは使用しないこと。
（10）議会映像配信サイトはＷ３Ｃの構文チェックをパスすること。機能上，どうしても回避できないことが認識されている場合には事前に委託者に申告し承認を受けること。
７ アクセス報告に関わる要件（１）受託者は視聴者からのアクセス管理を行い，視聴アクセスを集計表示できる委託者専用サイトを提供すること。任意の年，月および集計種別を選択することで２４時間以前の視聴アクセスを集計表示すること。
（２）委託者専用サイトはＩＤ，パスワードの認証を必要とすること。
（３）委託者専用サイトは信頼できる第三者機関より電子証明書を発行されていること。
（４）ライブ配信のアクセス集計表は各時間帯別，主なＯＳ別のアクセス数を月間の日毎に集計すること。
（５）ＶＯＤ配信のアクセス集計表は各時間帯別，コンテンツ別，議員名別，主なＯＳ別のアクセス数を月間の日毎に集計すること。
（６）サイトに表示された集計表は同じ構成でＣＳＶファイルとしてダウンロードでき，EXCEL
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（７）集計表はブラウザの標準印刷機能で印刷が可能であること。
８ 運用に関する要件（１）受託者は委託業務に精通した配信サービス運用担当者を選任し，委託者との連絡を密にして映像配信業務の支援を行うこと。
（２）毎定例会議前には受託者による議会映像配信に関する一連の動作確認を行うこと，日程および確認方法については事前に委託者の承諾を得ること。
（３）会期中，会議当日の朝には必ず，委託者側エンコーダとの通信確認を行うこと。
（４）受託者は委託者側に設置するエンコーダの状態確認，保守・メンテナンスを遠隔から操作可能であること。
（５）設備メンテナンスなどでサービスの停止を行う場合にはあらかじめ委託者に連絡の上，承認を得たうえで行うこと。
（６）受託者は議会映像配信サイトの細部のデザインや色の変更等に関して，契約期間中は委託者の意向を受け，可能な範囲で対応すること。
（７）設備及び運用においてセキュリティには万全の配慮を行うこと。
（８）視聴者から議会映像配信について問い合わせ等があった場合，受託者は委託者の回答等の支援を行うこと。
（９）定例会議，随時会議終了後，ＶＯＤで公開されている映像ファイルを提出すること。
９ 保守体制（１）設備機器にトラブルが発生した場合には，保守契約の範囲内にて，会議に支障がでないよう速やかに対応すること。
（２）保守要件に該当しない事象が発生した場合には，見積書を提出すること（見積書の様式は問わない。
）その場合の個別契約は，委託者との協議の上締結するものとし，契約を約束するものではない。
１０ その他の要件（１）ライブ配信，ＶＯＤ配信のネットワークおよび配信設備は同時５００ユーザー程度の視聴を可能とすること。
（２）各配信センターからインターネットへ異なるＩＳＰ，キャリアを用い，障害や過負荷への対応が可能な冗長構成であること。
（３）映像配信拠点は地理的冗長性を考慮し，異なる地域に設置すること。
（４）ⅤＯＤ映像再生ページには，会議録検索システムで公開している会議録の当該部分とリンクし，別ウィンドウにて適切に表示させること。 以降，随時追加更新をすること。
（５）委託業務の履行に伴い発生する成果物は委託者に帰属する。
（６）仕様書に定めのない事項については委託者，受託者間で別途協議する。

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【２．会議録関連業務（会議録作成）について】
１ 反訳原稿の作成（１）業務の内容
委託期間中に，委託者が依頼する定例会議・随時会議及び予算・決算特別委員会等の会議における発言等を録音した音声データにより，反訳原稿を作成するものとする。
（２）反訳原稿の仕様及び用字原稿の作成はマイクロソフトワード形式により，原稿については，Ａ４判，縦長用紙，横書き，１１ポイント印字４２字×３４行とする。字体はＭＳ明朝体とする。ただし，発言者等の一部はＭＳゴシック体とする。なお，会議中の発言の削除等ある場合は，委託者の指示する方法で原本用・副本用の２種類の原稿を作成するものとする。なお，反訳の際の用字は，「標準用字用例辞典（公益社団法人日本速記協会発行）」の最新版による。反訳
原稿は，受託者において十分に確認・校正を行うものとする。
（３）記載事項※常総市議会会議規則第８５条による①開会及び閉会に関する事項並びにその年月日時②開議，散会，延会，中止及び休憩の日時③出席議員及び欠席議員の氏名④職務のため議場に出席した事務局職員の職氏名⑤説明のため出席した者の職氏名⑥議事日程⑦議長の諸報告⑧議員の異動並びに議席の指定及び変更⑨委員会報告書及び少数意見報告書⑩会議に付した事件⑪議案の提出，撤回及び訂正に関する事項⑫選挙の経過⑬議事の経過⑭記名投票における賛否の氏名⑮その他議長又は議会において必要と認めた事項（４）掲載事項詳細①目次②市議会議員住所氏名③招集に応じた議員の氏名④会議予定⑤議事日程（※会期中第○回会議毎）⑥議長の諸報告（※参照文書を載録）⑦請願・陳情（※参照文書を載録）⑧市長報告（※参照文書を載録）
5⑨中表紙（各会議録）⑩一般質問通告書一覧表⑪意見書・決議（※参照文書を載録）⑫その他議長又は議会において必要と認めたもの（５）資料
本業務の実施に当たり，委託者は以下の資料データを会議開催日以降速やかに受託者に交付又は貸与する。業務終了後，委託者から貸与された資料は返納すること。
①会議時間（開会，閉会，休憩，再開の時刻）②出席者の職・氏名③会議付帯資料④その他必要とする資料（６）納期委託者が受託者に依頼する日の翌日から起算して 1 カ月以内に提出するものとする。ただし，提出期限が委託者の休日（土曜日，日曜日，祝日）であるときは，翌開庁日に提出するものとする。ただし，急を要する場合は，委託者の指定する期日までに提出しなければならない。完成品の納入期日は，発注者から校正原稿受領の日から３０日以内とする。
（７）納品
初校原稿は，反訳原稿１部を納品すること。なお，一般質問の反訳原稿については，反訳原稿納品とは別に一般質問の反訳原稿依頼日から２週間以内に電子データで委託者が指定する電子メールアドレスに送付すること。
（８）校正
校正は原則２回までとする。
（９）データ納品
１年分の会議録データ（ＭＳワード）一式をＣＤ－Ｒにまとめ納品すること。
２ 会議録印刷製本（１）会議録の表記
令和○○年 常総市議会（○月定例会議）会議録
令和○○年 常総市議会（○月随時会議）会議録
令和○○年 常総市議会予算特別委員会会議録
令和○○年 常総市議会決算特別委員会会議録（２）装丁
表紙：レザック６６ １７５㎏ 見返しなし

本 文：上質紙，もしくは再生紙（グリーン購入法適合用紙）
挿入紙：色上質紙中厚口
その他：表紙及び挿入紙の色は，委託者指示のとおりとする。

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（３）判型
Ａ４判（縦長）（４）字数
横書き１頁 ４２字×３４行（字数には発言者名の頭の○印を含む。
）（５）印刷方法
黒一色刷り（６）印刷部数
定例会議（随時会議）ごとに４０部（署名欄を空欄とした原本１部，副本３９部）
予算・決算特別委員会ごとに３３部（署名欄を空欄とした原本１部，副本４３部）
３ 委託料
契約単価に頁数及び製本部数を乗じて算出した金額とする。表紙，目次及び挿入紙も契約単価を適用する。定例会議・随時会議及び予算・決算特別委員会に分け，それぞれ１頁当たりの単価とする。
４ その他（１）受託者は，個人情報保護の体制又は情報セキュリティ体制が確立されていることを第三者機関に認証（「プライバシーマーク」付与）されており，秘密漏洩，資料の保管等について，厳に責任を持つこと。
（２）受託者は，過去３年以内に議会の会議録作成業務を履行した実績を複数有し，自社に速記技能検定を持つ正社員を雇用していること。
（３）音声ファイルのやり取りは，不特定多数が利用するストレージサービスではなく，受託者側で独自に構築，運用，管理しているファイル配信システムを利用する。なお，システムはＳＳＬ暗号化された https://のＵＲＬであり，委託者向けのユーザーＩＤ及びパスワードが設定された登録専用サイトを有していること。
（４）委託者が求めた場合には，音声再生ソフト及びそのソフトに連動するフットペダルを無償で必要台数を貸与すること。
（５）本仕様書に定めのない細部の事項については，その都度両者の協議により定める。

【３．（会議録関連）会議録検索システムデータ作成業務について】
１ 業務委託内容
受託者は，この仕様に定める情報に従い，常総市議会会議録検索システムの登録データ調整を次のとおり行うものとする。
（１）テキストデータのバックアップ（２）データ内容の確認（３）文書の結合・分割
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（４）正確な改行マークの付与（段落ごとの改行，参照資料の位置修正）（５）ワープロの特殊記号（①，㈱，etc.…）の変換及び特殊機能の解除（ゴシック，明朝，均等等の解除）（６）各種括弧記号の全角半角の統一及び表示位置修正（７）数字の表記の統一（１桁は全角，２桁以上は半角）（８）発言者の後のスペースの統一（１角または２角）（９） 。の後の必要な改行マークの付与（10） ）の後の必要な改行マークの付与及び位置修正（11） 〕の後の必要な改行マークの付与及び位置修正（12）資料の整形（表の罫線ズレの修正等）（13）外字及びワープロ上で作成した文字（作字）の整理（ＪＩＳ第１・第２水準への置き換え）（14）発言者の前の改行マーク付与（15）配信する会議録データでは，会議録に使用している記号以外は使用しないこと（発言者名の前に◎，◆マークを付与等）
２ 登録データ（１）本システムの運用に係るデータ登録業務①既存データ
・過年度分(旧水海道市･旧石下町)：平成１１年第１回臨時会から平成１７年第４回定例会まで
・過年度分：（常総市）平成１１年第１回臨時会から令和６年３月定例会議まで
・現年度分：令和６年４月から令和７年２月分②新規データ・令和７年３月から令和１２年２月分（２）データ量
既存データ量（概算）常総市：約１８，３００ページ

旧水海道市：約 ４，６００ページ
旧石下町 ：約 １，１００ページ
合計：約２４，０００ページ（３）作業期間①新規会議データ
本サービス開始後のデータ登録は，会議録データ受領後１０営業日以内に処理を行うこと。ただし，データ量が著しく多い場合は別途協議すること。登録データの準備が整い次第，議会事務局へ連絡をし，指示を受けた日に公開をする。
②既存会議データ8

本サービス開始後に全データを検索可能にしておくこと。
３ 報告事項等
受託者は，以下の件について，担当者へ報告すること。
（１）本サービスの障害などの事故報告
事故報告については，事故が発生した場合のみとする。
（２）本システムへのアクセス数をリアルタイムに確認できるサービスの提供が可能なこと。
４ その他（１）契約期間が満了した場合は，蓄積データの消去を行い，インターネット上でのサービスを停止すること。ただし，契約を継続する場合は，この限りでない。
（２）本仕様書に記載のない事項または，疑義を生じた場合については，別途，協議するものとする。

【４．（会議録関連）会議録検索システム管理業務について】
１ 業務委託内容（１）インターネットを経由して常総市議会会議録を検索・閲覧するための会議録検索システ
ム（以下，「本システム」）を構築し，管理・運用・保守についてはＡＳＰ(アプリケーショ
ンサービスプロバイダー)方式により常総市に提供する業務を行う。
（２）保守業務①バージョンアップ
契約期間中に機能等が改良された場合は，速やかに最新バージョンに更新すること。
②オンコールサービス
担当者からの操作や機能の問合せに対し，電話もしくはメールで回答すること。
③障害対応
本サービスに障害が発生した場合は，速やかに復旧作業を行うこと。
２ 履行場所
受託業者が用意したシステムの設置場所とする。
３ 運用環境（１）本サービスの提供に必要な環境は，受託業者が用意すること。
（２）本サービスについては，通年２４時間運用を原則とすること。
ただし，メンテナンス・設備点検等，本サービスの停止が必要な場合は，事前に担当者へ連絡を行い実施すること。
（３）本サービスに使用する回線は，本サービスの提供に支障がないよう配慮すること。

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４ 機能
本システムを容易に操作するために以下の機能を有し，画面デザイン・レイアウトの変更，機能の加除等が可能であること。
（１）検索機能について①フリーワード検索②ＡＮＤ，ＯＲ検索，マイナス検索，完全一致検索③英数字の全角・半角・大文字・小文字の無差別検索および差別検索④空白，改行を無視した検索⑤同義語検索⑥発言者検索（キーワードを入力することなしに，発言者名の指定のみによる閲覧が可
能）⑦発言者名による検索⑧役職による検索⑨任意の複数の会議を指定しての検索⑩文書の種類による検索（目次・本文・名簿・資料等）⑪期間指定（２）Ｗｅｂページについて①会議録ライブラリによる閲覧機能②一般質問（議員名）からのリンクによる閲覧機能③会議録の本文表示は，単文（発言者ごと），選択（発言者を任意選択），全文（一日分）の選択が可能④印刷用ページ機能⑤別窓（別タブ）表示機能⑥議事録テキストを，検索語ごとにそれぞれ色分けして表示⑦文字サイズの変更機能⑧ダウンロード機能（本文テキスト，検索結果リストなど）⑨ヘルプ機能（使い方の説明）
５ セキュリティ対策（１）ファイアーウォールを設置するなど，コンピュータウィルスの侵入，不正アクセス，データの改竄などを防止するための対策を万全に期すこと。
（２）本サービス運用中は１日１回，また会議録データ及びシステムに変更を行った際はその都度，復旧に必要なバックアップを行うこと。
（３）不正アクセスなどにより，本サービスに障害が発生した場合は，速やかに担当者へ連絡すること。
（４）ユーザアカウント・ＩＰアドレスによるアクセス制限機能を有していること。

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６ ホームページとのリンク（１）ホームページへのリンクメニューを設けること。
７ 報告事項等
受託者は，以下の件について，担当者へ報告すること。
（１）本サービスの障害などの事故報告
事故報告については，事故が発生した場合のみとする。
（２）本システムへのアクセス数をリアルタイムに確認できるサービスの提供が可能なこと。
８ その他（１）契約期間が満了した場合は，蓄積データの消去を行い，インターネット上でのサービスを停止すること。ただし，契約を継続する場合は，この限りでない。
（２）システムは，常時ＳＳＬ化（ドメイン認証型証明書「ＤⅤ証明書」）された https://ではじまるＵＲＬを用意すること。
（３）本仕様書に記載のない事項または，疑義を生じた場合については，別途，協議するものとする。

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