日本 NPO 学会

会員名簿取扱規程

第１条（総則）本規程は、日本 NPO 学会（以下「本会」という。
）が管理する会員の名簿（以下「会員名簿」という。
）に関して、会員情報の収集、管理、利用等の取扱について定める。
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会員名簿は、本会会員（以下「会員」という。
）共有の財産であり、法令及び本規程に従ってこれを取り扱うものとする。

第２条（会員名簿の種類と使用目的）
会長は、会員の状況把握のために必要とする情報を記載した会員原簿を作成し、本規程にしたがって本会事務局において保管する。
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本会事務局は、会員原簿を元に、一部の項目を選択編集して、本会内にて用いる第 4 条に定める会内公開名簿を作成し、管理し、本会会員専用サイトを通じて本会会員に公開する。

第３条（会員原簿の作成）
会員原簿には、次の項目を記載する。
（１）氏名（通称名を含む）（２）会員種別（３）生年月日（４）学会誌等の送付先（５）会費請求先（６）所属機関の所在地（７）自宅住所および電話番号（８）連絡先メールアドレス
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会員原簿には、会員から提供を受けて次の項目を記載することができる。

（１）性別（２）所属機関、所属部署・部課、所属職名、当該住所、電話番号等（３）他の所属学会（４）関係 NPO・NGO（５）研究領域３

会員原簿には、前 2 項のほか、本会の会務運営及び会員管理に必要な情報を記載することができる。

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第 4 条（会員原簿の管理と利用）
会長および事務局は、本会会務の遂行に必要な範囲で会員原簿を使用することができる。
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会長および事務局は、会員原簿及びその作成過程で収集したいかなる情報も、個人情報保護法その他の法令を遵守してこれを管理し、法令並びに本規程に定めた場合を除いては、第三者に提供してはならない。

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会員は、会長に対して、本会の事業遂行のために使用する場合に、連絡先メールアドレスその他必要な範囲のみを指定して、会員原簿のうち会内公開名簿にて公開されている以外の他の会員の情報（以下、「非公開情報」という。
）の提供を求めることができる。会長は、本会の事業遂行のために提供が必要と判断した場合は、その使用目的を特定した上で、事務局を通じて提供することができる。

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会員が、会長に対して、前項以外の理由で非公開情報の提供を受けたい場合は、その使用目的を特定し、かつ連絡先メールアドレスその他必要な範囲を指定して提供を求めた
場合は、会長が事務局を通じて対象となる会員の同意を得れば、事務局を通じて提供することができる。ただし、対象会員の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、対象会員本人の同意を得ることが困難であるときは、同意を得ることなく提供することができる。

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前２項により情報の提供を受けた会員は、その情報はその使用目的以外に使用してはならない。

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事務局は、会員原簿の内容をできる限り正確なものとするよう務めるとともに、会員が会員としての地位を失った場合は、その旨を付記して会員原簿から削除する。

第４条（会内公開名簿）
本会は、会内公開名簿を作成し、会員専用サイトから会員に公開する。
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会内公開名簿には、次の項目を記載する。ただし、氏名以外は会員原簿に情報がある場合に限る。
（１）氏名（通称名を含む）（２）所属機関、所属部署・部課、所属職名、当該住所、電話番号（３）連絡先電子メールアドレス（４）研究領域

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会内公開名簿の作成は、会長が次条の手続きにそって行わなければならない。

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会内公開名簿の閲覧・写しの作成は、会員のみが行うことができる。

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氏名以外の会員情報の非公開を希望する会員は、事務局に文書で告知することにより、氏名以外の情報を会内公開名簿に記載しないことができる。

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事務局は、会員が会員としての地位を失った場合は、会内公開名簿から削除する。

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事務局は、会員の氏名以外の記載が、合理的な理由で不正確であると判断した場合は、会内公開名簿から削除もしくは注意事項を補記することができる。
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第５条（会内公開名簿の作成時の手続き）
会長が会内公開名簿を作成する場合、以下の手続きによって行うものとする。
（１）新規入会者
入会申込の時点で第３条１項記載の会員原簿情報の提供を受ける際に、第４条２項記載の情報は会内公開名簿として、他の会員に対して提供することの同意を得るものとする。
その場合に、会員が氏名以外の情報について非公開を希望した場合は、会内公開名簿に記載しない。
（２）既存会員
会長は、既存会員に対して、既に保有している第４条第２項記載の情報については、次の点を会員に通知することによって、当該会員の当該情報を会内公開名簿に掲載し、利用に供することができる。
①会内公開名簿として会内にて提供することを利用目的とすること。
②会内公開名簿として提供される個人データの項目③会内公開名簿として提供する手段・方法④会員本人の求めがあれば、当該会員の情報を会内公開名簿から削除すること。
第６条（名簿の第三者提供の禁止等）
本会は、会員原簿及び会内公開名簿もしくはこれらの情報内容を、会員本人の同意なく第三者に提供してはならない。ただし、会費の請求、会報等の送付などの業務に必要な場合における業務委託先への提供の場合並びに以下の場合を除くものとする。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、会員本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、会員本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、会員本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第７条（使用制限）
本会会員は、会内公開名簿の情報を、以下の目的以外に使用してはならず、また会員本人の同意なく第三者に提供してはならない。ただし、前条ただし書きの場合は除く。
（１）本会の事業実施に必要な情報提供、連絡等のため。
（２）会員同士の共同研究その他交流としての利用のため。
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会員は、会内公開名簿の情報を、本会の目的に反する用途に使用してはならない。
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会員は、会内公開名簿を複製する場合は、あらかじめ事務局長の承認を得なければならない。ただし、複製が個人的用途である場合（個人用の住所録への転記など）はこの限りではない。

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会員が、本条に違反し、他の会員もしくは第三者に損害が生じた場合は、自らの責任でもって解決しなければならない。

第８条（会員の権利）
会員は、本会が保有する会員本人の会員原簿記載のデータの開示を請求することができる。ただし、その請求が、本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合はこの限りではない。
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会員が、前項の請求をする場合は、本会事務局に対して、会員本人からの請求であることを確認できる書類の写しを添付しなければならない。

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会員は、会員名簿の記載事項に訂正もしくは変更が生じた場合、すみやかに事務局に報告しなければならない。その報告を受けた事務局は、すみやかに会員原簿および会内公開名簿を訂正・変更をしなければならない。ただし、訂正の請求の場合において、訂正することによって本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合はこの限りではない。

第９条（改廃）
本規程の改廃は、理事会において決定する。
附則１

本規程は、令和 3 年６月 10 日から施行する。

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