REGULAMENTO DO CANAL
DE WHISTLEBLOWING1ÍNDICE1.

INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 32.

CONCEITOS RELEVANTES ............................................................................................................... 43.

ÂMBITO DO CANAL DE WHISTLEBLOWING ................................................................................. 43.1.

QUEM PODE UTILIZAR O CANAL DE WHISTLEBLOWING ..................................................... 5

3.2.

COMO UTILIZAR O CANAL DE WHISTLEBLOWING ................................................................ 53.3.

DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO A COMUNICAR ............................................................................. 63.4.

PROTEÇÃO E APOIO A QUEM COMUNICA ............................................................................... 63.5.

PROTEÇÃO E APOIO A QUEM É ALVO DE DENÚNCIA ........................................................... 74.

RECEÇÃO, REGISTO E INVESTIGAÇÃO DAS SITUAÇÕES ........................................................ 7

4.1.

RECEÇÃO E REGISTO .................................................................................................................. 7

4.2.

ANÁLISE .......................................................................................................................................... 7

4.3.

PROCESSO DE INVESTIGAÇÃO ................................................................................................. 84.4.

RELATÓRIO ..................................................................................................................................... 82

1. INTRODUÇÃO
A Estratégia Nacional Anticorrupção, aprovada pela RCM n.º 37/2021, 6 de abril de 2021, assume aprevenção como o pilar principal do combate à corrupção, identificando prioridades e prevendo umconjunto de ações, articuladas e integradas, que permitem agir a montante do fenómeno para aumentara eficácia da sua erradicação.
A YKK Portugal dispõe de um canal de whistlebowing ou canal de denúncia há diversos anos, reguladopela Política de Whistleblowing do Grupo YKK EMEA e integrado no Sistema de Compliance.
O Regime Geral de Prevenção da Corrupção (RGPC) decorre da publicação do Decreto-Lei n.º 109E/2021 de 9 de dezembro que cria o Mecanismo Nacional Anticorrupção (MENAC) e estabelece oregime. O RGPC é aplicável às pessoas coletivas com sede em Portugal que empreguem 50 ou mais
trabalhadores e às sucursais em território nacional de pessoas coletivas com sede no estrangeiro queempreguem 50 ou mais trabalhadores, sendo por este facto aplicável à YKK Portugal.
O RGPC é acompanhado pelo Mecanismo Nacional Anticorrupção (MENAC), que promove atransparência e a integridade na ação pública e garante a efetividade de políticas de prevenção dacorrupção e de infrações conexas.
O RGPC define um conjunto de medidas de prevenção da corrupção, nas quais se enquadram a
implementação de um Programa de Cumprimento Normativo e um responsável pelo seu
cumprimento. Este Programa inclui um mínimo de quatro instrumentos: um Código de Conduta, um
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, um Canal de Denúncia e um
Programa de Formação abrangendo toda a organização.
De acordo com o artigo 8.º, do Regime Geral de Prevenção da Corrupção, Canais de Denúncia, énecessário assegurar um canal de denúncia interna para dar seguimento a denúncias de atos decorrupção e infrações conexas nos termos do disposto na legislação que transpõe a Diretiva (UE)2019/1937, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção daspessoas que denunciam violações do direito da União.
A YKK Portugal encontra-se abrangida por este regime, sendo que dispõe de um Sistema deCompliance que inclui um Código de Conduta em vigor, apoiado pelo Guia de Apoio ao Código deConduta, um canal de whistleblowing e um programa de formação contínua, associado ao sistema.
Desenvolveu ainda um Plano de Prevenção da Corrupção. O RGPC implica que, para além de disporde um canal de denúncia, a empresa disponha de procedimentos de registo associados, procedimentos
de averiguação de irregularidades de atos de corrupção e infrações conexas que sejam
participados/denunciados, pelo respetivo canal, matéria, alvo deste procedimento.
Complementarmente, existe ainda a Lei n.º 93/2021de 20 de dezembro que estabelece o Regime Geralde Proteção de Denunciantes de Infrações, transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento
Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam
violações do direito da União. Esta legislação visa proteger as pessoas que realizam denúncias de boafé. Na YKK Portugal esta situação encontra-se regulada pela

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2. CONCEITOS RELEVANTESWhistleblowing
Comunicação por parte de um colaborador, de acordo com a política, relacionada com qualquer
irregularidade.
Colaborador
Todos os indivíduos que trabalham para a YKK, a todos os níveis, incluindo gestores, responsáveis,diretores, consultores, contratantes, colaboradores que trabalham a partir de casa, colaboradores em
regime part-time e tempo completo e colaboradores em regime de trabalho temporário.
Denunciante/sujeito da comunicação
Qualquer colaborador que faça a comunicação de uma irregularidade de boa-fé.
Nos termos previstos no n.º 1 do artigo 5.º da Lei n.º 93/2021, considera-se denunciante, a pessoa
singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento, nomeadamente, em
informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza dessa
atividade e do setor em que é exercida. Podem ser denunciantes:
 Os trabalhadores/as e dirigentes da YKK; Os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem comoquaisquer pessoas que atuem sob sua supervisão e direção; Voluntários e estagiários da YKK, sejam estes remunerados ou não; Qualquer pessoa singular que tenha obtido informação no âmbito de uma qualquer interaçãoou relação profissional com a YKK, ainda que, entretanto, cessada, designadamente nodecurso de um processo de recrutamento ou fase de negociação pré-contratual de uma relaçãoprofissional constituída ou não constituída com a YKK.
Irregularidade
Suspeita de uma violação por parte da YKK ou de qualquer um dos seus colaboradores do Código deConduta do YKK EMEA Group, outras políticas ou procedimentos da empresa ou qualquer lei ou
regulamento.
Relatório de Comunicação de Irregularidades
Relatório efetuado por quem comunica de acordo com a política, divulgando informações relativas aquaisquer irregularidades.

3. ÂMBITO DO CANAL DE WHISTLEBLOWINGO canal de whistleblowing é um instrumento de comunicação, de acesso generalizado, criado para
complementar o sistema de compliance e promover a cultura de integridade da empresa.
Este procedimento abrange as preocupações sobre irregularidades, incluindo, mas não limitado a: Atividade criminal; Perigo para a vida, risco de ferimentos pessoais ou violações dos requisitos de saúde esegurança;
 Danos sobre o ambiente; Suborno; Fraude financeira ou práticas de gestão inadequadas; Outras formas de corrupção; Conflito de interesses;
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





Assédio no local de trabalho;
Conduta suscetível de prejudicar a reputação da YKK;Divulgação não autorizada de informações confidenciais ou dados pessoais;
Interações não autorizadas ou ilegais com concorrentes da YKK;Não conformidade com a legislação ou regulamentação aplicável;Ocultação deliberada de qualquer um dos assuntos acima;
Outras formas de violação como desvios e atitudes contrárias às condutas apresentadas nos
Código de Conduta da YKK, e no Código de Prevenção do Assédio ou ainda de outras políticas
e procedimentos internos em vigor.

Este canal não deve ser utilizado para: Assuntos relacionados com as questões de emprego ou local de trabalho
 Outras questões laborais
 Problemas de qualidade de produto ou serviço
 Outras matérias não incluídas nos pontos anteriores.
As situações apresentadas que se enquadrem num destes temas, será alvo de arquivamento.

3.1.

QUEM PODE UTILIZAR O CANAL DE WHISTLEBLOWINGO canal de whistleblowing pode ser utilizado pelos colaboradores (ver conceitos relevantes) mastambém por colaboradores dos clientes, parceiros, fornecedores e outras entidades com quem a YKKse relaciona.
Valorizam-se quaisquer preocupações relatadas de boa-fé de acordo com a Política de Whistleblowing
do Grupo YKK. Se um colaborador não estiver certo se os assuntos a relatar estão no âmbito destapolítica, incentivamo-lo a relatar as suas preocupações.

3.2.

COMO UTILIZAR O CANAL DE WHISTLEBLOWING

Os colaboradores internos podem realizar as suas comunicações de irregularidades para o
Responsável de Compliance local, através de diversos meios:
Portal do Colaborador (Módulo “Whisteblowing”)
Por correio, assinalando a comunicação da seguinte forma:
Privado e Confidencial
Responsável de Compliance
Estrada Nacional nº1, Nº1
2580-491 Carregado
Por e-mail para o Responsável de Compliance local (ricardo_martins@ykk.com)
Por telefone para o Responsável de Compliance local (263 850 150)

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Para o Departamento Jurídico internacional:
Strictly Private and Confidential
Legal, IP & Risk Management Department
YKK Europe Limited
7th FloorLongbow House
14 -20 Chiswell StreetLondon EC1Y 4TW
Por e-mail para a área Jurídica (emeacompliance@ykkeurope.com)
Por telefone para a área Jurídica (+44-20-7448-1342/1347)
Os representantes de entidades externas podem aceder a estas informações através do site da YKKPortugal, na área de Contactos, onde estes endereços estão disponíveis.
O Portal do Colaborador e o correio eletrónico permitem que qualquer colaborador apresente uma
situação irregular de forma segura e anónima. As situações colocadas de forma anónima podem
dificultar a recolha de dados adicionais para suporte ao processo de investigação (se aplicável).

3.3.

DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO A COMUNICAR

A comunicação da irregularidade ou denúncia deve conter: Descrição detalhada e concisa sobre os factos e infrações Momento(s) de ocorrência dos factos, incluindo informação sobre o dia, a hora, o local em quea infração foi cometida
 Quem está envolvido nos factos (indicação da(s) identidade(s) e funções / cargos das pessoas
envolvidas por suspeição ou autoria);
 Em que departamento(s) ocorreram, estão a ocorrer ou irão ocorrer os factos;
 Como teve conhecimento dos factos (indicação sobre se os testemunhou (viu ou ouviu) ou se
lhe foram relatados por outra(s) pessoa(s). Neste caso, deve indicar quem seja(m) essa(s)pessoa(s) e como ou onde possa(m) ser contactada(s));
 Quem mais conhece os factos (indicação da(s) identidade(s) e funções / cargos dessaspessoas); Onde podem ser colhidos elementos de prova dos factos denunciados (indicação dalocalização de documentos e/ou outros elementos que comprovem os factos denunciados, seexistirem); Elementos de prova ou documentos que permitam recolher indícios dos factos que denuncia(Podem ser disponibilizados por e-mail para os endereços local e internacional ou carta).

3.4.

PROTEÇÃO E APOIO A QUEM COMUNICA

Nenhum colaborador que levante preocupações genuínas de boa-fé, de acordo com esta política, serádemitido ou sujeito a qualquer ação disciplinar como resultado de uma comunicação de irregularidade.
Se um colaborador que faz uma comunicação acreditar que está a ser vitimizado no local de trabalho,
como resultado de uma preocupação com a Política de Whistleblowing, deve informar seu Responsável
de Compliance imediatamente.

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Os colaboradores que vitimizarem ou retaliarem os colaboradores que tiverem levantado preocupaçõesde acordo com a Política de Whistleblowing estarão sujeitos a ações disciplinares.

3.5.

PROTEÇÃO E APOIO A QUEM É ALVO DE DENÚNCIADurante o processo de investigação, a YKK garantirá o respeito dos direitos reconhecidos aosdenunciados e a terceiras pessoas que possam ser implicadas na denúncia.

4. RECEÇÃO, REGISTO E INVESTIGAÇÃO DAS SITUAÇÕESA YKK está empenhada em investigar todas as comunicações de irregularidades de forma completa,justa, rápida e confidencial.

4.1.

RECEÇÃO E REGISTOTodas as comunicações são recebidas pelo responsável de compliance local ou pelo departamentojurídico internacional.
As situações que dão entrada pelo Portal do Colaborador, são registadas com ID único,
automaticamente e o denunciante é informado do sucesso da submissão. A informação fica registadanuma base de dados com back ups diários.
As situações que derem entrada por e-mail, telefone ou por carta, em que o denunciante se identifica,o Responsável de Compliance informará sobre a sua receção no prazo máximo de sete dias úteis.
Todas as situações que dão entrada por uma das outras vias do canal, que não o Portal do Colaborador,são alvo de registo no Mapa de Registo de Comunicação de Irregularidades, sendo atribuído um código
único de identificação, de numeração sequencial anual, para efeitos de controlo interno.

4.2.

ANÁLISEA primeira etapa do processo é uma análise preliminar da situação para verificar se se enquadra nocanal de whistlebowing, seguida da análise dos factos denunciados para aferir o tipo de irregularidade,a existência ou necessidade de material de prova anexo à comunicação da situação e concretizará
uma avaliação sumária dos factos apresentados para definir os próximos passos.
Caso a situação não se enquadre no âmbito do canal de whistleblowing, será arquivada, mantendo-seo registo no Mapa de Registo de Comunicação de Irregularidades com essa observação.
Caso os factos apresentados não sejam materiais e a denúncia seja infundada, será arquivada, com ofundamento do arquivamento, mantendo-se o registo no Mapa de Registo de Comunicação deIrregularidades com essa observação.
Caso os factos apresentados sejam materiais, será produzida uma informação com a determinaçãodas providências necessárias para a investigação, nomeadamente se há necessidade de umainvestigação detalhada, o que pode conduzir, a: recolha de informação ou de documentos, realizaçãode entrevistas a pessoas consideradas relevantes para o apuramento dos factos em apreço,

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lançamento de processo de auditoria externa ou interna; instauração de processo de averiguações e/ou
disciplinar ou outras diligências.
O relatório preliminar será apresentado ao Departamento Jurídico.

4.3.

PROCESSO DE INVESTIGAÇÃOA duração e o âmbito da investigação irão depender da natureza e do assunto da comunicação dairregularidade. A avaliação inicial realizada pelo responsável de compliance, que requeira uma análise
mais detalhada, deve envolver a equipa jurídica.
Se uma investigação detalhada for considerada necessária, o Responsável de Compliance (e/ou a ÁreaJurídica, se envolvida) poderá indicar um investigador ou equipa de investigação e/ou um comité deresposta. Isto incluirá pessoal com conhecimentos especializados sobre o assunto da comunicação dairregularidade. O envolvimento de outras pessoas no processo de investigação deve pautar-se porelevados padrões de integridade tendo que ser garantida a independência, a imparcialidade, aconfidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesse no desempenho
dessas funções*1, através de Declaração adequada.
A conclusão do processo poderá resultar em diversos resultados, tais como, arquivamento por
impossibilidade de recolha de meios de prova ou materialidade, procedimento disciplinar ou caso amaterialidade dos factos assim o justifique como ato ilícito, a prosseguir para o Ministério Público.
Enquanto for apropriado e praticável, quem comunica a situação será informado genericamente sobreo progresso da investigação, embora a necessidade de confidencialidade impeça de fornecer detalhes
específicos sobre a investigação ou ações tomadas.
Em todos os casos, um relatório será produzido, e comunicados os resultados a quem apresentou asituação, no prazo máximo de três meses. Se quem efetuou a comunicação estiver insatisfeito com ainvestigação ou conclusão, poderá detalhar as suas preocupações diretamente, recorrendo ao correio
eletrónico ou correio postal, à Administração.
Cada processo de investigação será devidamente documentado, e guardado salvaguardando a
confidencialidade dos envolvidos e dos factos.
Não conseguindo antecipar a complexidade das situações apresentadas, assumimos o compromissode lidar com todas as comunicações de irregularidades de forma atempada e com o devido respeito
aos direitos de todas as pessoas envolvidas.

4.4.

RELATÓRIOSerá produzido um relatório anual com a informação sobre:




1

O número de denúncias recebidas;
O número de denúncias arquivadas;
O número de processos iniciados com base naquelas denúncias e o seu resultado;
A natureza e o tipo das infrações denunciadas;no estrito cumprimento dos seus deveres funcionais e imperativamente reiterados no n.º 4 do art. 9.º da Lei n.º 93/20218 Outras informações consideradas pertinentes para melhorar a cultura de integridade da YKKPortugal.
O relatório será disponibilizado internamente e na plataforma da autoridade pública competente, nocaso concreto do MENAC.

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