1/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日

航空宇宙審査登録管理委員会（JRMC）運営要領
1．目的
この文書の目的は，SJAC9104 シリーズ規格に基づき日本国内の航空宇宙品質マネジメントシステム認証制度の維持管理に責任を有する航空宇宙審査登録管理委員会（JRMC）の運営要領を定めることである。
2．引用規格この文書に引用される規格を以下に示す。

JIS Q 9100:2016
SJAC 9101F
SJAC 9104-1
SJAC 9104-2A
SJAC 9104-3

品質マネジメントシステム‐航空，宇宙及び防衛分野の組織に対する要求事項
品質マネジメントシステム‐航空，宇宙及び防衛分野の組織に対する審査要求事項
航空，宇宙及び防衛分野の品質マネジメントシステム 認証プログラムに対する要求事項
航空宇宙 品質マネジメントシステム 登録/認証プログラムのオーバーサイト
に対する要求事項
航空宇宙審査員の力量及び研修コースに関する要求事項

3．関連文書
JRMC 規則 102

JRMC による認定機関, 品質マネジメントシステム認証機関, 審査員資格証明機関
及び研修提供者承認機関に対するオーバーサイト活動要領

4．定義
定義は SJAC9104-1，SJAC 9104-2A 及び SJAC9104-3 による。
5．JRMC の構成
JRMC は、次のメンバーによって構成する。
(a)IAQG メンバー会社からの人員で構成される。
(b)IAQG Full メンバー会社は, 各社 1 名以上 2 名以内の人員を JRMC メンバー候補者として選出しなければならない。なお, 既に JRMC メンバーを任命中の IAQG メンバー会社については, 候補者の選出は必須ではない。
(c)IAQG Associate メンバー会社は, 各社 1 名以上 2 名以内の人員を JRMC メンバー候補者として選出してもよい。
(d)JRMC メンバー候補者として選出された者は, 日本国内の全 IAQG メンバー会社からの同意を得た
後, 自身の所属する IAQG メンバー会社により, JRMC メンバーとして任命される。任期は 1 年とし,再任を妨げない。
(e)JRMC の議決にあたっての投票権は, JRMC メンバーが所属する会社単位で 1 票のみ保有する。
JRMC 議長は、任命された JRMC メンバーの議決に基づき任命される。任期は 1 年間とし、再任を妨げない。
JRMC メンバーは，SJAC9104 シリーズ規格に基づき監視等を行う対象の関係機関と JRMC 活動の公平性を損なう可能性のある，以下に示す様な利害関係を有してはならない。
注：下記項目はガイドラインであり，これに限定しない。

2/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
・ 関係機関との雇用関係（過去も含む）
・ 関係機関との何らかの契約上の関係
・ 関係機関の諮問会議等への参加(報酬が伴うもの)
・ JRMC 活動に影響を及ぼす過去の紛争及びクレーム等
尚，JRMC メンバー候補者は，IAQG が定める，機密保持契約及び利害抵触に関する誓約書（英文,9104-2A 様式 B 参照）の写しを，JRMC 議長に提出しなければならない。JRMC 議長は，13 項に従いその写しを保管する。
また，9.2 項の APAQG COT メンバー及びアジア・パシフィックセクター代表者の代理者(Alternate)は，要求される場合、上記誓約書の写しを APAQG COT 議長に提出しなければならない。
6.

議長の任命と役割
JRMC 議長は，JRMC の意思疎通の中心となり、主な役割として，以下の項目を行う。
JRMC 議長は，以下の a)～ｄ）項の実施において、議長を支援する者を JRMC メンバーの中から指名することができる。
a)会議の召集及び実施b)議題の設定c)会議結果の連絡d)議事録の維持管理e)オーバーサイト議長の任命を含む，関係機関に対する監視活動の推進（JRMC 規則 102 参照）
f)IAQG/APAQG 会議等への代表者派遣 など

7．JRMC メンバー会議の開催
7.1

JRMC の業務は対面会議あるいは on-line 会議によるものとするが，内容に応じて電話会議，E-メ
ール，FAX などその他の通信手段により業務を遂行することは可能である。
JRMC メンバー会議は，JRMC メンバー及び JRMC 事務局（JAQG 事務局と兼務可能）で構成する。必要に応じ，JRMC 議長は，OP 監査員，JRMC 事務局（JAQG 事務局と兼務可能）に参加を要請できる。
JRMC メンバー会議への出席者は事前に機密保持契約及び利害抵触に関する誓約書（9104-2A 様式
B 参照）の写しを，JRMC 議長に提出しなければならない。
JRMC メンバー会議の議題には以下の項目を含む。（注：これらに限定しない）
a)関係機関に対するオーバーサイト計画及び結果概要報告(報告書のレビュー含む）
b)IAQG COT Resolution を含む，SJAC9104 シリーズ規格及び関連する JRMC 発行文書の制定，適合状況の確認及び改定要否c)JRMC 規則及び関連する JRMC 文書の最新版リストの維持と JAQG ウェブによる公開d)Supplemental オーバーサイト実施状況の確認
e)認証制度運用上の問題点の検討f)関係者へのガイダンス等補足資料の作成及び公開g)審査員資格証明機関による審査員資格評価結果の追認h)JRMC 運用上のリソース問題の対応
i)JRMC に対する異議申し立て及び苦情等の対応j)APAQG COT への活動報告を含む，認証制度運用状況及び教訓のレビュー（年 2 回以上）

7.2

SJAC9104 シリーズ規格において JRMC による決議を必要とする項目については, 5.(e)項に基づき公式決議がなされる。投票は，上記 7.1 項のどの会議形態が取られてもよい。
すべての決定は，JRMC メンバー全員の合意によりなされるのが望ましいが，同意に至らない場合
は，多数決で決定する。

7.3

いずれの会議形態においても， 全投票権数の 2/3 以上の出席が必要である。
JRMC メンバーからの書面による投票は容認される。複数代理（1 人の個人に別のメンバーの投票権をあたえること）は，容認されない。

7.4

JRMC メンバーは,JRMC の会議議題を提案することができる。認定機関,品質マネジメント

3/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
システム認証機関,審査員資格証明機関,研修提供者承認機関及び研修提供者またはJRMC メンバー以外の他の関係当事者から議題の提案を受けた場合は，JRMC メンバー１名が合意すれば，議題としなければならない。議題の提案があった場合は，議長は可及的速やかに JRMC メン
バー会議を開催する。また，JRMC メンバーではない人が会議に参加するためには,JRMC メンバー
１名の紹介と議長の同意を必要とするが，投票権はもたない。尚，その場合，JRMC 議長は，参加者に対し事前に機密保持契約及び利害抵触にかかわる誓約書（9104-2A 様式 B 参照）の提出を求めなければならない。
7.5

JRMC は，SJAC9104 シリーズ規格に基づく航空宇宙品質マネジメント規格認証制度の見直しや問題点の審議等に際して関係する認定機関，品質マネジメントシステム認証機関，審査員資格証明機
関，研修提供者
承認機関及び研修提供者等の関係機関に JRMC 拡大会議への出席を求めなければならない。
この場合，関係機関の出席者は，いずれも助言を与える立場で出席し，投票権はもたない。
また， JRMC 議長は，参加者に対し事前に機密保持契約及び利害抵触にかかわる誓約書（9104-2A
様式 B 参照）の提出を求めなければならない。

8.

関係機関に対する監視活動
JRMC は，JRMC 規則 102 に基づき，関係機関（認定機関，品質マネジメントシステム
認証機関，審査員資格証明機関及び研修提供者承認機関）の監視活動を行う。
JRMC 活動において, AQMS 審査員の不正行為の問題に直面した場合は, その不正行為を詳述する関連文書情報を, 対象審査員の AQMS 資格認証に責任を負う AAB と共有する。

9.

APAQG

9.1

JRMC は，JRMC メンバー2 名を APAQG COT へ派遣しなければならない。

9.2

JRMC は，IAQG COT に出席するアジア・パシフィックセクター代表者（Voting member）の代理者（Alternate）を, IAQG Full メンバー会社又は IAQG Associate メンバー会社の中から 1 名もしくは 2 名選出しなければならない。ただし,代理者の選出にあたっては，9.1 項で選出された JRMC
メンバーとは異なるメンバーとすること。
（IAQG COT に出席するアジア・パシフィックセクターの代表者は APAQG COT から選出される。この代表者が欠席となる場合は，代理者が IAQG COT に出席する。）

9.3

JRMC は，AQMS 認証制度に関する展開活動を示す適切なデータを APAQG COT へ報告する。必要なデータには，航空宇宙品質マネジメントシステム（AQMS）審査員の人数［すなわち，承認済，非承認の航空宇宙審査員（AA）及び航空宇宙産業経験審査員（AEA）の人数］，認証機関（CB）の数（すなわち，承認済，非承認），審査員研修及び資格証明を行う機関の数，AQMS 規格認証の発行数及び，JRMC 及び IAQG メンバー会社によるオーバーサイト活動に関する情報を含む。

10.

APAQG COT 及び IAQG COT による相互監査への対応

10.1

JRMC は，SJAC 9104-2A に従い APAQG COT により定期的に実施される相互監査(同セクター/他国による監査)を受審する。尚，APAQG COT による相互監査の結果，是正処置を要求された事項については，JRMC 会議にて協議の上，処置を決定する。また、APAQG COT からの要請に応じ、相互監査のための OP 監査員を派遣する。

10.2

JRMC は，SJAC 9104-2A に従い IAQG COT により定期的に実施される相互監査(他セクターによる監査)を APAQG COT の要請に応じて受審する。尚，IAQG COT による相互監査の結果，是正処置を要求された事項については，JRMC 会議にて協議の上，処置を決定する。また、APAQG COT からの要請に応じ、相互監査のための OP 監査員を派遣する。

COT 及び IAQG COT への参加

11．Resolution の作成,提案及び展開
11.1

JRMC は，SJAC 9104 シリーズ規格の適用において明確化を図るため Resolution の作成及びAPAQG COT への提案を行う。

4/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日

11.2

JRMC は，JRMC メンバー会議，JRMC 拡大会議，研修会や関係者からのフィードバック等により
SJAC 9104 シリーズ規格について明確化を必要とする項目を検出した場合，Resolution の作成
及び APAQG COT への提案の要否を JRMC メンバー会議で検討する。検討の結果，Resolution の作成及び APAQG COT への提案を行う場合は，JRMC 議長は担当するメンバーを指名し，Resolution 案の作成を指示する。作成された Resolution 案は JRMC メンバーの確認後，JRMC 議長
より APAQG COT へ提案を行う。

11.3

Resolution 案が JRMC メンバー以外から起草された場合は，JRMC 議長は，JRMC メンバーによる検討結果を起草者に通知する。

11.4

JRMC は，他セクター等から提案された Resolution を含め，COT の承認が得られ OASIS データベースにて公表されるまで， Resolution を展開してはならない。また、Resolution が OASIS データ
ベースにて公表されたことを以て、JRMC による Resolution の展開とする。

12．異議申立て及び苦情
12.1

JRMC は，JRMC が行う活動に対して直接的な異議申立てあるいは苦情を受領した場合は，受領した日より 30 日(暦日)以内にその処置結果について申立て者に回答する。正当な理由により 30 日を超過する場合は，その理由とともに処置結果回答の見込み時期を申立て者に通知する。

12.2

異議申立て及び苦情の対応窓口及び取りまとめは，JRMC 議長が行う。異議申立て及び苦情は原則
OASIS フィードバックを用いて受付けるものとし、内容及び処置の記録は，13 項に従い保管する。

12.3

JRMC の処置内容が申立て者に受け入れられず、JRMC によって解決できない場合は、JRMC 議長は
APAQG COT に照会する。JRMC 議長は，APAQG COT の決定事項を申立て者に通知する。

12.4

JRMC 活動において, スキームの完全性に悪影響を及ぼす行為が発見された場合には, 適切な団体に報告する。

13．記録の管理
JRMC は，JRMC が行う活動に伴い作成された全ての記録（JRMC 会議議事録，監視活動等における監査報告書等）を以下に規定する保管場所、保管期限に従い保管する。
なお、電子保存先のアクセス権は, JRMC メンバー及び OP 監査員等の 9104-2A Form B 提出者のみに限定し, 定期的にアクセス権設定を確認することとする。

記録

保管場所

保管責任者

保管期間
(最低)

JRMC 承認文書（認定機関及び審査員資格証
明機関/研修提供者承認機関）

JRMC ファイル（JAQG 事務局）

JRMC 議長

承認取消までJRMC 議長

無効となるまでJRMC 議長

10 年

JRMC 発行文書

JRMC メンバー会議議事録(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェブ(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）

5/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日

JRMC 拡大会議議事録

オーバーサイト報告書/関連記録（不適合報告書含む）

審査員追認記録ICOP 申告様式（誓約書：写し）OP 監査員資格承認/
更新記録/申告様式
研修会等実施記録（資料，参加者リスト等）(2019/4/19 以後）JRMC
メンバー専用ウェブ(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェブ（2017/12/31/以前)
JRMC メンバー専用ウェブ（2018/1/1 日以降）
OASIS
(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェブ(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェブ(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェブ(2019/4/18 以前）JRMC
ファイル（JAQG 事務局）
(2019/4/19 以後）
JRMC メンバー専用ウェ
ブ

JRMC 議長

10 年

JRMC 議長またはオーバーサイト議長

10 年

JRMC 議長

10 年

JRMC 議長

10 年

JRMC 議長またはオーバーサイト議長

10 年

JRMC 議長

10 年

JRMC 議長

10 年

異議申立て及び苦情の記録
OASIS または JRMC
メンバー専用ウェ
ブ

14．機密保持及び利害抵触
JRMC は，5 項で JRMC 議長に提出した申告様式に基づき，JRMC 活動で知り得た情報を機密事項として扱わなければならない。また、業界による監視制度（ICOP）スキームの管理，実施及びオーバーサ
イトにおいて自身の参画及び顧客及び依頼者との交流について JRMC メンバー会議等において定期的にレビューするとともに，SJAC 9104-2A に規定されているように，既知の利害抵触又は潜在的な利害抵触について明らかにしなければならない。
15．料金及び財務
JRMC は，業界による監視制度（ICOP）スキーム運用のための費用が必要となった場合，その費用の徴収方法について JAQG 幹事会を通じ，JAQG 運営委員会へ提案することができる。
これらの費用及び徴収方法は JAQG 運営委員会及び APAQG 総会によって承認されなければならない。
以上。

6/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日

改定記号
（改定日付）Ａ

Ｂ

Ｃ（2016.12.12)

改定理由及び内容
JRMC 活動に関する記録の JAQG ウェブ利用を明確にするため
13 項にオーバーサイト活動に関する記録の業界(OP)監査員専用
ウェブ掲載を追加(IAQG OPMT オーバーサイト時不適合の是正対策に基づく)
SJAC 9104-2A の要求事項の反映及び運用改善のため，
2 項，5 項，6 項，7.1 項，12.3 項，13 項及び 14 項に追加及び/または修正を実施した。
用語の統一/誤記修正(5 項，7.4 項，7.5 項，8 項，13 項)，JRMC メンバー
会議及び JRMC 拡大会議参加者に対する機密保持契約及び利害抵触に関する誓約書の提出要求を明確化(7.1 項，7.4 項，7.5 項)(7.1項，7.4項，7.5項の改訂はIAQG OPMTオーバーサイト時のNCR(APAQGNCR-02/2016)，OFI#7及びOFI#10反映のため)Ｄ（2018.6.1)

IAQG OPMT オーバーサイト(2018 年 3 月)時の APAQG-NCR-01/2018 の是正処
置反映及び APAQG OPMT 設立による変更を反映。5,7,9,10,11,12,13 項を変更。

Ｅ（2019.1.17)

料金及び財務の承認手続き変更、Resolution 展開の明確化。11,15 項を変更。

Ｆ（2019.4.18)

記録の保管場所変更のため 13 項を変更。

Ｇ（2019.11.22)

SJAC 9104-2A 様式 B を 9104-2A 様式 B に変更した。

Ｈ（2020.2.10)

ＪＡＱＧ設置運用規則と整合を図った。5 項を変更。

Ｉ（2021.9.1）

・APAQG OPMT 規程の改訂内容を反映した。（9.2 項）・OP 監査員の委嘱は JRMC により行うこととし、JRMC の業務の責任及び権限の明確化を図った。（5 項及び 6 項）
13．記録の管理 6 年から 10 年に変更（9104-1A の反映）

J
(2022.2.25)
K(2022.10.14)

・SJAC9104-1 A に基づく要求の明確化のため, 以下を変更した。
8 項へ、ＡＱＭＳ監査員の不正発見時の対応追加。
12.4 項へ、ICOP スキームの完全性に悪影響を及ぼす行為発見時の対応追加。
13 項へ記録の保存場所へのアクセス権設定について追加。
・Resolution #163 に従い, OPMT の呼称を COT に変更した

7/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日

Japan Registration Management Committee
Operating Procedures
1. PURPOSE
The purpose of this document is to define the operating procedure for JRMC
(Japan Registration Management Committee) which has the responsibility for the Aerospace Quality
Management System (AQMS) certification system in Japan in accordance with SJAC9104 series
standards (SJAC9104-1/ SJAC9104-2/ SJAC9104-3).
2. REFERENCE SPECIFICATIONS
Reference specifications relative to this document are shown below;
JIS Q 9100:2016 Quality Management Systems - Requirements for Aviation, Space and Defense
Organizations
SJAC9101F
Quality Management Systems Audit Requirements for Aviation, Space, andDefense Organizations
SJAC 9104-1
Requirements for Aviation, Space, and Defense Quality Management System
Certification Programs
SJAC 9104-2A Requirements for Oversight of Aerospace Quality Management System
Registration/Certification Programs.
SJAC 9104-3
Requirements for Aerospace Auditor Competency and Training Courses
3. REFERENCE DOCUMENTS
JRMC Procedure 102
4. DEFINITIONS
The definition is referred to SJAC9104-1, SJAC 9104-2A and SJAC9104-3.
5. STRUCTRE OF JRMC
JRMC is composed of the following members.
(a) JRMC composed of personnel from IAQG member companies.
(b) IAQG Full member companies shall provide 1 and over 2 or less person(s) as JRMC member
candidate(s). IAQG Full member companies that has already assigned JRMC member need notprovide the candidates.
(c) IAQG Associate member companies may provide 1 and over 2 or less person(s) as JRMC member
candidate(s).
(d) The person who is provided as JRMC member candidate is assigned as JRMC member by IAQG
company which he belongs, after the consent of IAQG companies which except the company hebelongs.
(e) Each company which JRMC member belong has only one vote in the voting of JRMC.

The JRMC Chair will be appointed from the JRMC members. The term is one year and reappointment
is allowed.
JRMC member shall not have any conflicts of interest as shown below which affect the fairness
for JRMC activities concerning the assessed relative organization based on SJAC9104 series
standards.
Note: the followings are guideline. Conflicts of interest are not limited to the following:・ Employment of a JRMC member by an assessed organization (including past employment).
・ A contractual relationship between JRMC member and the assessed organization.
・ Participation on Advisory Boards of the assessed organization, when compensated.
・ Past conflict or complaint(s) which affect JRMC activities.

8/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
JRMC member shall submit a copy of ICOP declaration form (refer to 9104-2A Form B) for
confidentiality agreement and conflict of interest to JRMC chairperson prior to assignment. JRMC
chairperson shall retain copies of all completed declaration forms in accordance with Sec 13.
APAQG COT members and alternative of Asia-Pacific Sector representative per Sec 9 shall submit a
copy of English version of above ICOP declaration form to APAQG COT chairperson if required.
6. ASSIGNMENT OF CHAIR PERSON AND HIS/HER ROLE
The chairperson of this committee (JRMC chairperson) is elected from JRMC members and assignedby the decision of JAQG council. The duration of the chairperson is 1 year, however, extension isallowed.
JRMC chairperson shall be a focal point for communications for JRMC and conduct the items asshown below as a main role of the chairperson. JRMC chairperson can assign the applicable personfrom JRMC members, who support JRMC chairperson for conducting following items from a) to d).
a) Calls & holding the meetingb) Preparation of the agendac) Distribution of meeting resultsd) Retention of meeting minutes, etc.
e) Oversight activities of related organization including the assignment of oversight chair (Refer to
JRMC Procedure 102)f) Dispatch representative to IAQG/APAQG meeting
7. JRMC MEMBERS MEETING
7.1 Basically, all business of the JRMC are completed face to face at meetings, and other methods ofcommunication, conference calls, e-mail, fax, etc. are acceptable to conduct JRMC business.
JRMC members meeting consists of JRMC members and JRMC secretariat (may serve JAQG
secretariat concurrently). JRMC chairperson can invite OP assessors and JRMC secretariat (mayserve JAQG secretariat concurrently) to attend JRMC members meeting. Attendees of JRMC
members meeting shall submit a copy of declaration form (refer to 9104-2A Form B) for confidentiality
agreement and conflict of interest to JRMC chairperson prior to attendance.
The subject discussed at JRMC members meeting includes the followings(not limited to the followings)a) Oversight plan and summary oversight report for the related organization (including review ofoversight report)b) The establishment, confirmation of status of conformance and necessity of revision for SJAC9104
series standard and associated JRMC documents including IAQG COT resolution.
c) Maintenance of the latest list of JRMC Procedures and associated JRMC documents, and post
on JAQG website.
d) Status of implementation of supplement oversighte) Review of issues on operation of AQMS certification systemf) Generation and open of supplemental materials such as guidance to the stakeholders.
g) Endorsement of auditor authentication evaluation results by AAB(Auditor Authentication Body)h) Handling of resource issue on operation of JRMC activities.
i) Handling of appeal and complaints to JRMC activitiesj) Review for the operation of ICOP scheme and lessons learned including report to APAQG COT(twice a year or more).
7.2 An official decision for the subject which needs decision by JRMC concerning SJAC9104 series
standard is made by voting based on 5.(e). All votes may be taken in a manner per Sec 7.1. Alldecisions should be reached by consensus of JRMC members whenever possible. When consensus
can not be reached, the vote must be taken and shall be at least a simple majority of the total voting
membership.
7.3 A quorum for an official meeting of JRMC shall be two-third (2/3) of all voting rights.
Proxy votes presented in writing will be acceptable from JRMC members. Proxies giving one
individual the vote of another entity will not be accepted.
7.4 Any member of the JRMC can place items on the agenda for the JRMC members meeting.
When any subject for the agenda is raised from AB (Accreditation Body), QMS CB( Certification Body),
AAB (Auditor Authentication Body), TPAB (Training Provider Approval Body) and TP (Training

9/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
Provider) or other interested parties outside the JRMC with agreement of one member of the JRMC
members, JRMC shall get an issue on the agenda and hold JRMC members meeting ASAP.
The person except JRMC members may attend the meeting by invitation of one of the JRMC
members with the concurrence of JRMC chairperson, but, the attendee shall not have voting right.
JRMC chairperson shall request the attendee except JRMC members to submit declaration form (referto 9104-2A Form B) for confidentiality agreement and conflict of interest prior to JRMC members
meeting.
7.5 JRMC shall request the related organization such as AB, QMS CB, AAB, TPAB, TP and regarding
certification of JIS Q 9100 to attend the enlarged JRMC meeting in order to deliberate issues/problems
and review of JIS Q 9100 certification scheme based on SJAC 9104 series standards. In this case,the attendees except JRMC member attend as an advisor without voting right. JRMC chairperson
shall request the attendee to submit ICOP declaration form (refer to 9104-2A Form B) for
confidentiality prior to the enlarged JRMC meeting.
8. OVERSIGHT OF RELATED ORGANIZATION
JRMC shall conduct an oversight assessment of the operation of related organization, i.e. AB, QMS
CB, AAB, TPAB in accordance with JRMC Procedure102.
When JRMC encounters an AQMS auditor misconduct issue, JRMC shall share relevant documented
information detailing the misconduct with the AAB responsible for the subject auditor’s AQMS
authentication.
9. PARTICIPATION TO IAQG COT and APAQG COT
9.1 JRMC shall dispatch two JRMC members to APAQG COT.
9.2 JRMC shall elect 1 or 2 alternates of Asia-Pacific sector representatives (voting member) who attend
IAQG COT from JRMC members. However, the alternates shall be different from the JRMC members
who are selected in 9.1.
(Representatives of the Asia-Pacific Sector who attend the IAQG COT will be elected from the
APAQG COT. And if these representatives are absent, the alternates will attend the IAQG COT.
According to the APAQG COT procedure, the alternates are selected from the APAQG COT or thesubordinate RMCs. Then JRMC shall elect one or two alternates.)
9.3 JRMC reports appropriate data about AQMS certification system to APAQG COT. Appropriate data
includes number of AQMS auditors (i.e. Number of approval/Rejection for AA( Aerospace Auditor) and
AEA (Aerospace Experienced Auditor) ),Number of CBs (i.e. Accredited/Rejection), Number of AAB
and TPAB, Number of issued AQMS certificates and information of oversight activities by JRMC andIAQG member company.
10. OVERSIGHT OF JRMC BY APAQG COT and IAQG COT
10.1 JRMC receives a mutual audit conducted regularly by APAQG COT in accordance with SJAC 91042 A (audit by the same sector / other countries).
If APAQG COT requires JRMC to take the corrective action as a result of oversight, then JRMC shalldiscuss and make a decision for a corrective action at JRMC members meeting. In response torequests from APAQG COT, OP assessor for mutual audit will be dispatched.
10.2 JRMC receives a mutual audit conducted regularly by IAQG COT in accordance with SJAC 9104-2 A(audit by other sectors) in response to APAQG COT's requests.
If IAQG COT requires JRMC to take the corrective action as a result of oversight, then JRMC shalldiscuss and make a decision for a corrective action at JRMC members meeting. In response torequests from APAQG COT, OP assessor for mutual audit will be dispatched.

11. PREPARATION , PROPOSAL AND DEPLOYMENT OF RESOLUTION
11.1 JRMC prepares resolution and makes a proposal to APAQG COT to clarify the requirement on theoperation of SJAC9104 series standards.
11.2 When JRMC detects any subject to be clarified for SJAC9104 series standards by feedback from
JRMC members meeting, the enlarged JRMC meeting, Workshop and stakeholders, JRMC reviews

10/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
the necessity of resolution and proposals to APAQG COT at JRMC members meeting. As a result ofreview, when JRMC decides to prepare resolution and makes a proposal to APAQG COT, JRMC
chairperson assigns the person in charge and instructs to prepare the resolution. The draft ofresolution will be reviewed by JRMC members and then JRMC chairperson makes a proposal forthe resolution to APAQG COT.
11.3 If the draft of resolution is raised from the outside of JRMC, JRMC chairperson informs the review
results by JRMC members to the requestor.
11.4 JRMC shall not deploy the resolution including resolution proposed by other sectors etc. until the
resolution is approved by IAQG COT and resolution is published officially by OASIS database. Also,
it is the deployment of resolution by JRMC that the resolution is published in the OASIS database.
12. APEAL AND COMPLAINTS
12.1 When JRMC receives the appeal or complaint concerning JRMC activities directly, JRMC responds
the results of action to the originator within 30 calendar days. If the response cannot be completed
within 30 calendar days with justifiable reason, JRMC informs the originator ECD of the responsewith justifiable reason for the delay.
12.2 JRMC chairperson is a focal person who handles and prepares the response for the appeal andcomplaint. OASIS feedback shall be used for appeal and complaint as a general rule and the recordof content and action for the appeal and complaint is retained per Sec 13.
12.3 If the response/action by JRMC is not acceptable to the originator and the issue cannot be resolved
by JRMC, JRMC chairperson refers to APAQG COT. JRMC chairperson informs the originator thedecision by APAQG COT.
12.4 When JRMC participants find conduct that adversely affects the integrity of the schemes, JRMC
shall report to the appropriate entity(ies).
13. CONTROL OF RECORD
All records generated as a result of JRMC activities (JRMC meeting minute, assessment report ofoversight, etc) shall be retained in accordance with the storage location and storage period specified
below.
Access rights to electronic storage location shall be limited to JRMC members and OP auditors who
had submitted 9104-2A Form B, and access rights settings shall be checked periodically.

Record

JRMC approval document(AB and AAB/TPAB)

JRMC issued document

Minutes of JRMC members
meeting
Minutes of enlarged JRMC
meeting
Oversight report/associatedRecord (including NCR)
Record of endorsement for

Location of storage

Person in chargeof storage

Storageduration(Minimum)

JRMC file(JAQG secretariat)

JRMC chairperson

Untilcancellationof approval

JRMC chairperson

Until itbecomes
invalid

JRMC chairperson

10 years

JRMC chairperson

10 years

JRMC chairpersonorOversight chair

10 years

JRMC chairperson

10 years(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website(On or before 31
Dec.2017) JRMC file
(On or after 1 Jan.2018)
JRMC members' website(On or before 18
Apr.2019) JRMC file

11/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日
Auditor authentication
ICOP declaration form
(Copy)
Record of OP assessor
authentication/
re-authentication/declarationform(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website

JRMC chairperson

10 years

JRMC chairpersonorOversight Chair

10 years,

Record of Workshop, etc.
(Material，attendee list, etc.)(On or before 18
Apr.2019) JRMC file
(On or after 19 Apr.2019)
JRMC members' website

JRMC chairperson

10 years

Record for appeal andcomplaint

OASIS or JRMC
members' website

JRMC chairperson

10 years

14. CONFIDENTIALITY AND CONFLICT OF INTERESTSJRMC shall handle the information obtained from oversight as confidentiality in accordance with ICOP
declaration form submitted to JRMC chairperson in Para 5. And JRMC periodically review their
participation and interactions with their customers and clients for the management, implementation,and oversight of the ICOP scheme and shall disclose any known conflict of interest or potential
conflicts of interest, as described in SJAC 9104-2A standard.
15. FEE AND FINANCE
When money is necessary for the operation of ICOP scheme in Japan, JRMC can make a proposal
for the method of collection of money (fee) to JAQG Governing Board through JAQG Council.
The fee and method of collection shall be approved by JAQG Governing Board and APAQG Council.

End

Revision
A

B

C

D

E

Reason and content of revision
To clarify the use of JAQG website for the records related to
JRMC activities, add the statement for posting the record
regarding oversight activities on OP assessor dedicated website
to Section 13. (Based on the corrective action to NCR raised at
Oversight by IAQG OPMT)
To incorporate the requirement of SJAC 9104-2A and improve
the operation, revise and/or add the requirement of Para.2，
Para 5，Para6，Para 7.1，Para 12.3，Para13 and Para 14.
Terminological unification / clerical error correction in Japanese(Para 5, Para 7.4, Para 7.5, Para 8, Para 13)
To clarify the request of submission for declaration form for
confidentiality agreement and conflict of interest to attendees of
JRMC members meeting and enlarged JRMC meeting.(Para7.1, Para 7.4, Para 7.5)
(The reason of the revision for Para 7.1, Para7.4, Para 7.5 is toreflect NCR (APAQG-NCR-02/2016), OFI#7 and OFI#10 whichwere issued at the oversight for APAQG.)
Corrective action reflection of APAQG-NCR-01/2018 at the timeof IAQG OPMT oversight (March 2018) and changes due to theestablishment of APAQG OPMT are reflected. Changes 5, 7, 9,
10, 11, 12 and 13.
Changes in fee and financial approval procedures, clarification ofresolution development. Changes 11 and 15.

12/12
JRMC 規則 101
改定：K
日付：2022 年 10 月 14 日F

Modification of clause 13 to change the storage location ofrecords. Modification of clause 9.3 and 12.2 to fix typo.
Change SJAC 9104-2A Form B to 9104-2A Form B

G
Consistent with the JAQG Charter. Changed section 5.
H

I

J
K

・To reflect the APAQG OPMT procedure changes.
・OP assessor will be assigned by JRMC to clarify the
responsibility and authority of JRMC. (Clause 5. and 6.）
13. Control of record
Record storage duration changed from 6 years to 10 years due
to 9104-1A.
・To clarify the requirements under SJAC9104-1 A, the following
have been changed:-Added the requirement when AQMS auditor misconduct issues
are encountered (Clause 8)-Add the requirement when adversely affects the integrity of theschemes are found (Clause 12.4)-Added access right requirement to storage location (Clause 13)
・ According to Resolution #163, changed the name of OPMT to
COT