情報収集業務等における個人情報等の取扱いについて
令和６年５月年金サービスセンター年金記録課個人番号管理室◆

目次

Ⅰ 企業年金連合会における安全管理措置◆・・・・・・・2

1

個人情報等を取り扱うための規定等・・・・・・・・2

2

組織的安全管理措置

・・・・・・・・3

3

人的安全管理措置・・・・・・・・5

4

物理的安全管理措置

・・・・・・・・6

5

技術的安全管理措置

・・・・・・・・7

Ⅱ 特定個人情報の第三者への提供の制限について

・・・・・・・10

Ⅲ 個人情報等の提供の流れ・・・・・・・11

Ⅳ 個人情報等の漏えい等の事案が発生した場合の対応

・・・・・・・14

1

Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

１.個人情報等を取り扱うための規定等

企業年金連合会は、取り扱う個人情報等（個人情報及び特定個人情報をいいます。以下同じ。）の漏洩や滅失、毀損等の防止のために具体的な取り扱いに係る規程等（下記）を整備し、それらの定めに沿った業務運営を行い、セキュリティ確保しています。
・企業年金連合会組織規程
・企業年金連合会個人情報保護管理規程
・企業年金連合会個人情報保護管理規程取扱細則
・特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
・企業年金連合会特定個人情報取扱規程
・特定個人情報取扱規程内規・企業年金連合会情報機器管理規程

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Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

２.組織的安全管理措置（１）事務取扱責任者の設置及び責任の明確化
安全管理措置を講ずるための組織体制を整備し、以下の体制により管理を行っております。
個人情報保護に係る管理体制図

特定個人情報保護に係る管理体制図

個人情報管理責任者
最高情報責任者（CIO）

特定個人情報管理責任者
常務理事

個人情報管理者
全課室長

事務取扱責任者
個人番号管理室長、デジタルイノベーション推進部長及び総務課長

事務取扱担当者
全課室の役職員等事務取扱担当者
年金サービスセンター、デジタルイノベーション推進部の全課室職員及び総務課人事職員係全職員

各企業年金から提供された情報は、情報収集等業務以外の目的に使用することはありません。

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3

Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

２.組織的安全管理措置（２） 情報収集等業務にかかる業務体制図「セキュリティ向上策について」
セキュリティ事象が発生した場合や、アセスメント等により新たなリスクが発見された場合は、計画実行、評価、改善のサイクルにより、セキュリティが恒久的に向上するよう対応を行います。
また、セキュリティ事象は、直接的原因、間接的原因の両面から分析を行い再発することがないよう監視を行います。
コンプライアンス・業務監査室（監査担当者）【システム部門】【業務部門】

デジタルイノベーション推進部長（事務取扱責任者）

年金サービスセンター長

デジタルイノベーション推進部 全課長（個人情報管理者）

個人番号管理室長（事務取扱責任者）

デジタルイノベーション推進部 全課員（事務取扱担当者）

個人番号管理室 記録提供係（事務取扱担当者）※業務体制図に記載されていない者が、情報収集等業務に係る個人情報等を取り扱うことはできません。
また、情報収集等業務については、外部委託はありません。

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4

Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

３.人的安全管理措置「規程等に基づく運用」※

・専用の作業場所を設けて一定の従事者のみが個人情報等を取り扱います。
・個人情報等を提供する場合、個人情報等を廃棄する場合等、事務上の基準を定め、基準どおりの運用が行われているか、定期的に監査を受けてセキュリティレベルの維持に努めています。
・作業を行う職員等は、社内様式による誓約書を事前に記載し個人情報保護に努めます。
・退職後は、退職にかかる誓約書により業務上で知り得た機密事項を漏洩しないよう努めることとなります。
・規程等に基づく適切な業務運用がされているか、監査部門の監査を定期的に受けています。

企業年金連合会では、個人情報等の取扱状況を自ら行う点検（「マイナンバー業務チェックシート」※）または、コンプライアンス・業務監査室による監査だけでなく、外部監査活動と併せて監査を実施しています。

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5

Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

４.物理的安全管理措置（１）作業場所について・情報収集等業務にかかる作業は全て連合会事務所内で行います。
・郵便開封以後の作業は、従事者のみ入室可能なセキュリティルームで行います。
・受付後３ヶ月が経過したCD-Rは、シュレッダーで粉砕した後、廃棄を行います。
（２）回答情報について回答を行った情報は、媒体の読取不良等に対応するため、バックアップデータを３ヶ月間確保します。
３ヶ月を経過したバックアップデータは削除いたします。
（３）仮照会にかかる個人情報について照会番号が払い出された仮照会データ（住民票コードが付加されたもの）は、以後の照会に必要となるためセキュリティが確保されたサーバにて管理します。
なお、企業年金から削除依頼があった場合や契約が終了した場合は、同データを削除いたします。
（４）地方公共団体情報システム機構（J-LIS）への照会が出来るＰＣを備えた部屋を隔離・施錠しています。
また、入退室のログを管理し（マイナンバー室入退室管理表）、チェックを受けています。

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マイナンバー室入退出管理表
扉名称

機器アドレス

起動区分

変化時刻

移動元区画名

移動先区画名ﾕｰｻﾞｰID

操作者

属性１10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 9:04 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室123 記録 花子 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 9:09 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室456 番号 太郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 9:25 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室789 個人 一郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 10:10 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室123 記録 花子 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 10:22 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室456 番号 太郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 10:53 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室789 個人 一郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 11:07 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室123 記録 花子 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:29 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室456 番号 太郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:30 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室789 個人 一郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:33 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室123 記録 花子 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:38 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室456 番号 太郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:38 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室789 個人 一郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:43 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室123 記録 花子 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:47 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室456 番号 太郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

10F マイナンバ－室扉

0-06-#-01-# アクセス制御

2019/1/4 13:54 000 区画外

018 10Ｆ マイナンバ－室789 個人 一郎 年金ｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ

6Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

５.技術的安全管理措置（１）

システムの構成

・外部ネットワークから遮断された連合会事務室内に設置されたシステムにより、業務を行います。
・事務室とは別室に施錠機能のあるセキュリティルームを確保し、物理的なセキュリティが確保された環境で住基事務取扱担当者が業務に従事します。
連合会事務室（セキュリティゾーン）（①②③④の内容については８ページ参照）

①
業務用PC

事務室
・電話照会等・郵便物開封作業（業務用ネットワーク）

・業務用PCでは、パソコン内に保存したデータを媒体へ書込みすることは出来ません。
・インターネットに直接接続することは出来ません。また、インターネットを利用した情報の授受を行うことは出来ません。

電算機械室（システム関 ②
セキュリティルーム係者以外の入室不可）（事務取扱い担当者以外の業務用サーバ入室不可）③ ・日次照会受付作業
・日次データチェック処理
・月次データ作成処理
・月次回答データ作成処理
・回答CD-R作成
住基用サーバ④

媒体読取装置 媒体作成装置（業務用ネットワークから独立）
J-LIS照会用システム

インターネッ
ト接続PC

FW（一切のネットワー
クから独立）

各種オペレーション
データ用端末
転送用端末

インターネット
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Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

５.技術的安全管理措置
（２）

詳細内容

①業務用のパソコンでは、インターネットに直接接続することはできません。インターネットを利用してファイルの授受をする場合、責任者の許可を得た上でインターネット接続用の端末で操作を行います。
②業務に応じて社内ネットワークを分けています。特に機密性が要求される住基ネット関係の情報は、事務室内からのアクセスを禁止し、住基事務取扱担当者のみがセキュリティルームからアクセスするよう対策を施しています。また、電話等による照会で個人情報を回答することはありません。
③住基情報へのアクセスはシステムログに記録します。また企業年金からのCD-Rの受付記録、企業年金への回答記録は、個人情報となる部分を除きシステムログとともに一定期間の管理を行います。
④可搬媒体への書込みは、業務用のパソコンではできません。ファイルの読取エラー等により企業年金に媒体の返戻又は差替えを依頼する場合を除き、依頼されたCD-Rのコピーを行うことはありません。

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Ⅰ

企業年金連合会における安全管理措置

５.技術的安全管理措置（３）

システムのアクセス権管理

従事者の作業内容により、システム機器のアクセス権限を設けて、情報の閲覧、更新を限定しています。
項番

情報機器名称

作業内容

１

業務用PC

郵便物受付作業２

媒体読取装置
媒体書込装置

媒体読取
媒体作成

３

データ転送端末

住基用サーバとのデータの授受

４

住基用サーバJ-LIS照会データ作成作業
J-LIS回答データ作成作業

使用者

業務部門の住基事務取扱担当者

システム部門の住基事務取扱担当者
５

J-LIS照会用システム

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J-LIS照会データ作成作業
J-LIS回答データ作成作業

9

Ⅱ

特定個人情報の第三者への提供の制限について何人も番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならないと規定されています。
（番号利用法第１９条）「特定個人情報を提供できる場合」は番号法第19条第1号から第１６号において定められています。

（第１号） 個人番号利用事務実施者が提供する場合（第２号） 個人番号関係事務実施者が提供する場合（第３号） 本人または代理人が提供する場合（第４号） 使用者等から他の使用者等に対する従業員等に関する特定個人情報の提供（第５号） 地方公共団体情報システム機構による提供（第６号） 委託や合併等による提供（第７号） 住民基本台帳法上の規定に基づく提供（第８号及び第９号） 情報提供ネットワークシステムを介した提供（第１０号）地方税法に基づく国税連携及び地方税連携（第１１号）地方公共団体の機関間における提供（第１２号）株式等振替制度を活用した個人番号の提供（第１３号）個人情報保護委員会が提供を求めた場合（第１４号）総務大臣への提供（第１５号）公益上の必要がある場合（第１６号）生命、身体又は財産を保護する必要がある場合（第１７号）その他、個人情報保護委員会規則で定めるとき

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10Ⅲ

個人情報等の提供の流れ

個人情報等の受付および回答については、企業年金ネットワークおよびCD-Rによる授受をご用意しております。
企業年金ネットワークについては企業年金連合会（連合会）において、「政府機関等のサイバーセキュリティ対策のための統一基準」に準拠した多層防御のセキュリティ対策を講じたシステムとして構築されております。
企業年金ネットワークにお申込みいただいていない基金についても以下の通りセキュリティ対策を講じ、CD-Rによる授受を問題なく行っております。

（1）受付事務
厚生
年
金
基金・
確
定
給付
企業
年
金・
企業型
確定
拠
出
年
金

仮照会依頼・本照会依頼
照会番号削除依頼
毎月15日および毎月最終営業日締切

凡例(業)～業務部門(シ)～システム部門担当者～住基事務取扱担当者

企業年金連合会事務所内（CD-Rの場合）【日次照会受付】(業)担当者①郵便物の開封、依頼書、CD-Rの有無を確認し受付②媒体読取装置により、読取を行い日次処理分のデータを情報収集等
業務情報作成。読み取ったデータは日単位でシステム作業用サーバ照会依頼書に転送（媒体読取装置のデータは処理日から120日後に企業年金ネットワーク照会自動削除するとともに、担当者の権限では参照できないよ
CD-Rうアクセス管理）(個人情報)【日次データチェック処理】(シ)自動運転

照会依頼書及びCD-Rは、問合せに備えて施錠可能な倉庫で３ヶ月間保管。
管理期間が経過したCD-Rは専用シュレッダーにて粉砕処理の後、住基事務管理責任者の許可を得て産廃処分

Copyright 2024 Pension Fund Association All Rights Reserved①読取装置から転送されたデータを取得しデータチェック（読取装置から転送されたデータは当処理で削除）②読取装置から転送されたデータを月次処理まで蓄積。

地方公共団体情報システム機構(J-LIS)【月次照会データ作成処理】①日次処理により蓄積されたデータを元にJ-LIS照会用データを作成する。/(シ)自動運転②J-LIS照会用データを照会用システムに移動し照会用データを作成する。/(シ)担当者

照会受付

11

Ⅲ

個人情報等の提供の流れ
企業年金連合会事務所内（2）回答事務【月次回答データ作成処理】(シ)担当者

厚生
年
金
基
金・
確
定
給付
企業
年
金・企業型
確定拠
出
年
金

①住基から回答されたファイルを回答システムで処理②回答システムで処理されたデータをシステム作業用サーバに移動③システム作業用サーバによる自動運転で照会データとの突合処理を行い、各企業年金用回答ファイルを作成（個人番号は暗号化して実行。）④処理終了後、暗号化した個人番号を＊に置換え
輸送方法についてセキュリティシールによる封緘を行った後、セキュリティ便として発送の経路が確認できる方法で行います。

回答送付
当月下旬および翌月10日頃

回答作成【回答CD-R作成】(業)担当者①システム作業用サーバに作成された提供用ファイルをCD-R作成装置に移動②CD-R作成装置にて暗号化CD-R作成③作成されたCD-Rを番号順にケース収納し封入･封緘業者への引渡しのため梱包

企業年金ネットワーク

本照会仮照会回答
CD-R(個人情報)

地方公共団体情報システム機構(J-LIS)

封入・封緘業者事務所内

封入・封緘業者所有による専用便で輸送【回答情報封入封緘】①CD-Rラベルにより仕分作業を行い、専用封筒に封入②セキュリティシールで封緘し輸送業者に引き渡し

合送便
本照会(個人番号回答)
CD-R(特定個人情報)（注 封入封緘業者は情報収集等業務は行いません。
また封入封緘のため、直接、CD-Rに収録された個人情報を参照することはありません。そのため、郵送業者と同じく情報収集等業務委託先にはあたりません。）

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Ⅲ

個人情報等の提供の流れ（3）回答用CD-Rの梱包及び送付方法の詳細
企業年金ネットワーク
または配達の結果が記録されるレターパック
プラスで送付ケースに収納した状態
仮照会・本照会回答CD-R<99999999>
１．○○○○○○

情報収集等業務情報
仮照会回答
本照会回答
令和６年５月作成<99999999>
１．○○○○○○

情報収集等業務情報
仮照会回答
本照会回答
令和６年５月作成

復号化するためのパスワー
ドはそれぞれ異なります。

本照会（個人番号確認）回答CD-R<99999999>
１．○○○○○○<99999999>
１．○○○○○○

回答先の企業年金へ
セキュリティ
シールで封緘

情報収集等業務情報
個人番号照会回答
令和６年５月作成

情報収集等業務情報
個人番号照会回答
令和６年５月作成

朱書きで記載Copyright 2024 Pension Fund Association All Rights Reserved

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Ⅳ

個人情報等の漏えい等の事案が発生した場合の対応

個人情報等の漏えい等の事案が発生した場合、漏えい等事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、監督官庁の求めにより報告や公表を行うことがあります。
また、J-LISとの取決めにより、漏えい等事案が生じた場合はJ-LISに報告を行います。

＊ 情報漏えい等の事案の発生時に、次のような対応を行うことを念頭に、体制及び手順等の整備を行っています。
・ 情報漏えい等の事案が発覚した際の報告、連絡等
・ 事実関係の調査及び原因の究明
・ 影響を受ける可能性のある本人への連絡
・ 個人情報保護委員会及び主務大臣等への報告
・ 再発防止策の検討及び決定・ 事実関係及び再発防止策等の公表【 問い合わせ先】
企業年金連合会 年金サービスセンター
年金記録課 個人番号管理室 記録提供係〒105-0011
東京都港区芝公園2-4-1 芝パークビルB館10階℡：03-5401-8737
Mail：teikyou@pfa.or.jp
連合会HPのURL：https://www.pfa.or.jp/

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