総務部⾨で kintone
サイボウズ株式会社

2024年07⽉版
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kintone とはチームをサポートする業務システムをファストに作成することができるクラウドサービス“チームワークプラットフォーム”
スプレッドシート管理による課題を解決して、情報共有やデータの管理、コミュニケーションを圧倒的にスムーズにします。

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kintone とは直感的操作でシステム作成・改修が可能です。
kintoneは⾃社に合わせたカスタマイズや、現場のフィードバックをもとにしたシステム改修も、マウス操作だけで簡単に⾏うことが可能です。
サンプルアプリをベースに改修していくことで⾃社の業務に適合させることができますし、IT担当者でなくても、ノーコーディングで⾃社専⽤のシステムを作ることができます。
ソフトウェアに合わせて業務を変えるのでなく、低価格で⾃社の業務に合わせてぴったりのシステムを作ることが可能になります。
3バックオフィスで kintone を活⽤すると…
⾮効率をなくして⽣産性を向上し、事業を⼒強く⽀援できます！
よくある質問Q&Aや、マニュアルも電⼦化。

対応⼯数削減！

Q＆A
タイムカード

勤務時間の記録、管理もkintoneで！
グラフで可視化も！

社内の細々とした申請はkintoneで⼀元化！場所ß問わず利⽤可能！

契約のステータス、顛末管理、業務依頼も全てkintoneで。
メールの渦を卒業！
契約書管理
各種エクセル台帳は全てクラウド化！
お中元お歳暮
管理

休暇申請

出張申請

備品在庫管理属⼈化を防ぎ、どこからでもリアルタイムに情報共有

経費申請
4バックオフィス向け
アプリ利⽤例5

台帳系

社員名簿 利⽤イメージ
社員名簿

社員名簿アプリ⼀覧画⾯• 社員情報を⼀元管理するアプリです。
キーワード検索や複数条件での絞り込みで、探したい情報をすぐ⾒つけられます。
また、データを蓄積するだけでなく、⼊社⼈数の推移をみるなどの分析も可能です。
• 社員名簿に限らず、あらゆるエクセル台帳をkintoneでクラウドデータベース化でき、シートの同時更新問題や、マージの⼿間も解消されるので、情報を収集したり、まとめたりする業務から解放されます。
社員名簿アプリ詳細画⾯

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申請系

物品購⼊申請 利⽤イメージ
物品購⼊申請• 物品の購⼊が必要になったとき、事前に申請するアプリです。社外にいてもモバイルから確認・処理ができるので、申請から決裁までのスピードアップが図れます。
• ⾃分の申請結果は⼀覧で表⽰され、⼀⽬で確認できます。
さらに過去の申請内容が蓄積されているので、⽉間や年間での購⼊量も把握できます。
購⼊申請します！

物品購⼊申請

申請画⾯イメージ
物品購⼊申請

⼀覧画⾯イメージ

申請者承認しました！

上⻑

ボタンを押して申請・承認！
ステータスの履歴も確認できます。

⼿配しておきます！

総務担当者

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業務系

契約書管理 利⽤イメージ
契約書管理

•••
•

契約書の作成依頼から、書⾯の添付・確認までワンストップで⾏うことができます
依頼や内容変更のやりとりをコメント欄で⾏うことで、あとから経緯を確認できます
全⽂検索で、添付書類の中⾝までキーワード検索ができます。
契約書の管理・やりとりをクラウドに集約することで、業務の属⼈化を防ぎ、⾔った⾔わないのやりとりも無くせます！
契約書管理詳細画⾯イメージ

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記録系

タイムカード 利⽤イメージ
採⽤⾯接管理タイムカード• 勤務の記録・申請・管理ができるアプリです。出勤時刻と退勤時刻を⼊⼒すると、勤務時間を⾃動で計算します。また、上⻑への申請・承認もこのアプリひとつでできます• kintoneの連携サービス（有償）を利⽤すれば、NFCカード・交通カードをタッチして⾃動打刻することなども可能です。
勤怠登録⼀覧画⾯イメージ

勤怠登録画⾯イメージ*連携サービスの利⽤にはサービスのご契約が必要です*kintone スタンダードコースが前提となります。

バックオフィスの⽣産性を⾼める便利な機能

10便利なグラフ・レポート機能〜作業状況をリアルタイムに可視化〜
・kintoneではマウス操作だけで直感的なレポートを作成することができ、リアルタイムの情報を総務メンバー、マネージャーなど様々な関係者と共有可能。
・例えば、休暇取得数や経費の利⽤状況を集計してクロス集計やグラフに表現することも可能です。
誰もが絞り込みや、検索機能を活⽤でき、またグラフからドリルダウンで必要なデータにアクセスすることもできます。

休暇取得数のクロス集計
経費の利⽤状況を円グラフで表⽰

インシデントの発⽣数を棒グラフで可視化

11リマインダー機能〜フォローやタスクの抜け漏れを防⽌〜・作業が多すぎて、⼿続きなどの期限が過ぎてしまうことも…
kintoneでは「次回アクション⽇の3⽇前」、「研修の２⽇後」など⽇付データをキーにして、・⾃動でリマインド通知が⾶ぶように設定可能です。
通知⽅法は、メール通知やスマホ通知もあるので、kintone から⽬を離していても気づけます。
「登録された⽇付」の「3⽇前」に「担当者」と「上⻑」に通知を送る、といった細かい条件を設定できます

リマインダー通知画⾯

リマインダー設定画⾯

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プロセス・ステータスの管理機能〜案件やタスクのステータスを⾒える化〜
・タスクのステータス管理や、申請承認業務はプロセス管理機能を使ってスムーズに実現できます。
ボタン⼀つでステータスを変更可能で、各種進捗状況が⼀覧で⾒れるようになります。
・ステータスの変更と同時に依頼先のユーザー通知されるので、コミュニケーションがスムーズに。
タイムカード申請画⾯

タイムカードを記⼊後、上⻑に申請。
データの変更履歴も閲覧でき、データ上でコミュニケーションも可能なので内容の確認もスムーズに

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コミュニケーション機能~SNS ライクのコミュニケーションを業務にアドオン~
・データに紐づくコメント機能に加えざっくばらんにディスカッションをするためのスレッド機能を活⽤できます。
・チームごと、テーマ別に⾃由にスレッドを⽴てられ、画像や資料の添付、いいね機能も利⽤できるので、アイデアのスピーディな共有やブレストにも活⽤できます。
勿論スマホからも投稿できるので利⽤する場所も選びません。

社内ディスカッションやコミュニケーションを⾏って頂ける機能です14ワークスペース機能〜チームで情報共有する場がほしい〜
・スペース機能を活⽤すれば作成したグラフを⼀⽬で確認できるように配置したり、各機能への導線をまとめることもできるので必要な情報にすぐにたどり着けるようになります。
・お題ごとにコミュニケーションできるスレッド機能を利⽤でき、チームでの業務⽣産性を圧倒的に向上します。
各機能への導線を準備！

スレッドを⽤いてコミュニケーションを⾏う

業務で使うアプリはこの部分に集約

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kintoneでバックオフィスをもっと⽣産的に• kintoneはバックオフィスの様々な課題を解決します。
• 名簿や資産台帳などバラバラと管理されたエクセル台帳をクラウド化して⼀元管理、またそれらに紐づく経費や旅費申請などの細々とした各種申請書類
もペーパーレス化して場所を選ばず利⽤できるようになります。
• また契約書の作成依頼や、各種書類の作成依頼など部⾨を跨いだタスク依頼、それらのステータス管理も可視化して業務⽣産性を向上。社内メールの渦から脱却できます。
• どこからでもワークスペースに参加してコミュニケーションできるので、バックオフィスのチームは活気に溢れます。
• それ以外にも豊富なアプリサンプルのアイデアを使って、更なる業務改善にチャレンジすることが可能です。
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今までにないクラウドサービスkintoneで⾃社にぴったりのバックオフィス⽀援システムを作ってみましょう！

kintoneで総務の業務をカイゼンしたユーザー事例
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/17

３０⽇間無料でお試しできますkintoneのホームページでお試しボタンをクリック

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・お試し中でも、メール・電話でのサポートを受けていただけます。
・30⽇経過後、⾃動的に課⾦されることはございません。安⼼してお試しください。

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無料セミナー毎⽇開催中！
l はじめての⽅向け セミナーや、アプリ作成 体験など、各種セミナーを 随時開催中です。

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l kintoneの専⾨スタッフが個別でお話しを伺い、活⽤⽅法をご提案します。ほか、機能や不明点があればお気軽にお問合せください。

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