筑西市在宅医療・介護連携に係る情報共有システム利用の手引き

筑西市地域医療推進課
令和５年１０月

利用手引き
■目 次
Ｐ２

はじめに
０ 情報共有システムとは

Ｐ２

１ 利用登録の流れ

Ｐ３

２ 各種様式・提出先について

Ｐ４

３ セキュリティ強化に関する取組み

Ｐ６

４ 電子証明書のインストール方法

Ｐ７

５ 「部屋」の開設方法

Ｐ８

６ 「部屋」への参加と「部屋」の終了

Ｐ９

７ 導入に係る必要な設備及び費用負担

Ｐ10

８ システム利用に係る規定

Ｐ11

９ システム利用に関する誓約事項

Ｐ12

10 各種リンクと問合せ先Ｐ13

11 様式集Ｐ14～

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～ はじめに ～今後高齢化が進展し、医療と介護の両方のニーズを有する高齢者の増加が予想される中で、高齢者が住み慣れた地域で自分らしい暮らしを最期まで続けていけるように、医療従事者と介護従事者が互いに連携を図り、患者(利用者)や家族に寄り添った医療・介護サービスが一体的に提供されることが求められます。
そのため、筑西市では、患者（利用者）の在宅療養生活を支えるために、状態の変化に応じ、医療・介護従事者間での速やかな情報共有の効率化及び支援の質の向上を図ることを目的として、情報共有システムを導入することとしました。
本手引きは、この情報共有システムを適切に利用できるように必要な事項を定めたものです。

０ 情報共有システムとは患者、要介護者等の情報を関係者間で共有することができるクラウドサービス（インターネット回線を利用して情報共有を行う）です。
システムを利用することにより支援のために必要な情報が速やかに共有され、機関やサービス種別を超えた多職種連携を容易にし、一貫した支援ができます。
患者、要介護者等の基本情報や医療・介護情報、日々のバイタル記録などの情報が関係者間で共有できます。
情報共有システムは（株）カナミックネットワークが提供する「カナミッククラウドサービス」を使用しています。

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１ 利用登録の流れ

事業所

筑西市

システム提供者（カナミックネットワーク）

事業説明（必要に応じて）

申請書
入力・送付

電子証明書
インストール

審査
ID/PW 発行依頼

電子証明書用・PW 発送・インストールマニュアル

利用者

利用者ID/PW 受理

ID/PW 発送受理
ID/PW 発行

■登録手順
①様式１-２又は様式２-２Ａ及び様式４の送付と電子証明書用ＰＷの取得②電子証明書のインストール③システム利用者用ＩＤ／ＰＷの取得

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２ 各種様式・提出先について用

途

○利用登録

提出書類

○個人情報の取扱いに関する誓約書（代表者用）【医療機関・介護事業所共通】
情報共有システム利用登録・削除申請書（様式４）（注）様式１－２又は様式２－２Ａ、様式５と併せて提出【医療機関・介護事業所共通】
情報共有システム利用登録・削除申請書（様式４）（注）様式３と併せて提出【医療機関・介護事業所共通】
個人情報の取扱いに関する誓約書（様式５）○個人情報の取扱いに関する誓約書（従事者用）【医療機関・介護事業所共通】
個人情報の取扱いに関する誓約書（様式６）○ＩＤ発行【医療機関】
情報共有システム利用登録依頼書(様式１-２）

○利用削除

○ＩＤ削除
○事業所情報の変更※【介護事業所】
ＩＣＴ情報連携システム利用事業所のＩＤ発行
依頼書(様式２-２Ａ）【医療機関・介護事業所共通】
情報共有システムＩＤ停止依頼書(様式３)【医療機関・介護事業所共通】
情報共有システム登録事項変更申請書(様式７)○患者（利用者）から情報共有 【医療機関・介護事業所共通】に係る同意を取得
情報共有システム情報共有同意書(様式８)○患者（利用者）部屋の開設・終了【医療機関・介護事業所共通】
患者（利用者）部屋作成・削除依頼書(様式９)○患者（利用者）部屋に関係者を追加・削除【医療機関・介護事業所共通】
患者（利用者）部屋作成・削除依頼書(様式９)※事業所名称、事業所所在地、電話番号、代表者・管理者・運用責任者・システム利用者の氏名、システム利用機器の変更があった際に提出＜書類の提出先＞
メールアドレス iryosui@city.chikusei.lg.jp※e メールを利用できない場合は、郵送又は窓口持参にて提出〒308-8616
住 所：筑西市丙３６０番地
宛 先：筑西市地域医療推進課

在宅医療・介護連携システム担当宛

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■提出書類一覧表（※様式集はＰ.１４～参照）
システム
登録【医療機関】

処理内容

申請様式

シス
テ
ム
登録
【介護事業所】

シス
テ
ム
登録
事
項変
更【医療機関】

シス
テ
ム
登録
変
更事
項
【介護事業所】

シス
テ
ム
利用
削
除

患
者
部
屋
作
成

患
者
部
屋
追加・
削
除

１

情報共有システム利用登録・削除申請書
（様式４）

○ ○

２

個人情報の取扱いに関する誓約書（様式５）
※代表者用

○ ○

３

個人情報の取扱いに関する誓約書（様式６）※従事者用（事業所保管）事業所にて保管をお願いします。

○

カナミックネットワーク会員専用様式○

４ 情報共有システム利用登録依頼書（様式１－２）○

カナミックネットワーク会員専用様式

５ ＩＣＴ情報連携システム利用事業所のＩＤ発行依頼書（様式２－２Ａ）
６
７
８
９

情報共有システム登録事項変更申請書

○○○ ○

（様式７）
カナミックネットワーク会員専用様式

情報連携システムＩＤ停止依頼書（様式３）
情報共有システム情報共有同意書（様式８）
患者（利用者）部屋作成・削除依頼書
（様式９）

○
○
○ ○

※必要書類を該当欄「○」で確認いただき、漏れがないようご提出願います。

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３ セキュリティ強化に関する取組み■二要素認証情報共有システムでは機微な個人情報を扱うため、二要素認証によりセキュリティを強化しています。

二要素認証によるセキュリティ強化
システムへの利用端末へのログイン ID・パスワード
・電子証明書のインストール■招待制
情報共有システムは、患者（利用者）ごとに「患者部屋」を作成し、その「部屋」は招待された関係者のみ閲覧・入力することができます。

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４ 電子証明書のインストール方法■電子証明書のインストール方法
電子証明書のインストール方法は、使用する端末のＯＳ等によって異なります。
インストールマニュアル（ＰＤＦ版）をご用意しておりますので、ご参照ください。
※利用する端末毎にインストールが必要です。

■電子証明書の再インストールが必要な場合①パソコン等使用機器の入替えがあったとき②電子証明書の更新があったとき（筑西市からご連絡します）

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５ 「部屋」の開設方法■「部屋」とは患者（利用者）毎に「部屋」を作成し、「部屋」に関係者を招待することで情報共有が可能になります。

■「部屋」開設に必要なこと患者（利用者）、家族の同意■「部屋」開設の流れ➀担当者会議等で情報共有システム利用を検討
・患者本人、家族からシステム利用の同意を得てください。
・ＩＤ・パスワードの交付を受けていない場合、３ページのフローを参照し、システムの利用登録申請を行ってください。

➁地域医療推進課に「部屋」開設の依頼
・様式８，様式９を地域医療推進課宛に提出ます。

③「部屋」開設
・地域医療推進課にて部屋を開設し、申請者に連絡します。

■こんな時はぜひご利用ください〇患者（利用者）に関わる事業所が多い時→１回の連絡で、複数の事業所に伝わります。
○病院から退院する時→変化の多い時期に、情報をリアルタイムに共有できます。
〇効果的な情報共有ができる事例
・ターミナルの患者

・リハビリを実施している患者

・褥瘡のある患者

・独居や高齢者世帯で認知症がある
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６ 「部屋」への参加と「部屋」の終了■「部屋」への参加の流れ①担当者の変更やサービスの追加があり、新たに「部屋」に参加したい②地域医療推進課に変更・追加を依頼
・様式９を地域医療推進課宛に提出
・地域医療推進課にて参加者の変更・追加をします※ＩＤ・パスワードの交付を受けていない場合、３ページのフローを参照し、システムの利用登録申請をしていただくよう、説明してください。

■「部屋」の終了①在宅サービスの終了（利用者死亡、入所など）

地域医療推進課に「部屋」の終了（削除）を依頼
・様式９を地域医療推進課宛に提出
・地域医療推進課にて、「部屋」を終了（削除）します。（依頼日より 1 か月後）

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７ 導入に係る必要な設備及び費用負担■設備システムを利用するためのパソコン又はタブレット端末等は、システム利用者が準備をしてください。
システム利用に係る動作環境は以下のとおりです。
＜推奨ブラウザ＞
クライアントＯＳ

ウェブブラウザ（オペレーティングシステム）
Microsoft Windows

Microsoft Edge，Google Chrome

iOSSafari，Google Chrome

Android

Google Chrome（参照）カナミックシステム推奨環境を記したウェブサイト

https//www.kanamic.net/help/spec.html■費用負担システムの利用料は管理者である筑西市が負担するため、システム利用者の負担はありません。
インターネットの回線使用料及びインターネット環境を維持するための費用は、システム利用者の負担となります。

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８ システム利用に係る規定■システム利用者の責務①システム利用登録手続きを行い、システム利用者ごとにＩＤを取得する。
②システム利用者（ＩＤ取得者）は、ＩＤの登録変更・削除は速やかに手続きをする。
④個人データの機密性及び正確性の確保に努める。
⑤システムを利用するために使用するネットワーク及び情報機器等について、システム提供者から事前に安全性の検査を受け承認されなければならない。
⑥システムの目的外利用及び部外者に使用させてはならない。
⑦システム利用にあたっては、「カナミッククラウドサービス利用規約」を遵守すること。

■筑西市（ユーザー管理者）の責務①システム利用者の氏名及び職種、事業所、人数を把握し、適切に管理する。
②システム利用登録（削除）手続きの窓口業務を所掌する。
③システムの利用にあたっては、「カナミッククラウドサービス利用規約」を遵守する。

■(株)カナミックネットワーク（サービス提供者）の責務①システムの安定かつ効果的な利用が継続的にできるよう管理する。
②ＩＤ及びパスワードを発行しシステムの適正な利用環境を確保する。
③システム利用方法やサービス利用に関する各種問い合わせに対応する。
④個人データの機密性や正確性の確保に努める。

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９ システム利用に関する誓約事項①使用している情報機器の故障、通信障害等が生じた場合は、速やかに筑西市に報告するとともに復旧解決方策を講じます。
②システムの利用に際して使用するＩＤ及びパスワードは、事業所内のシステム利用者の利用状況を適正に把握し、部外者に利用させることのないように適切に管理します。
③使用する情報機器及びネットワークは、筑西市が指定するセキュリティ要件を満たす環境のもとで利用します。
④法人内及び事業所内でシステムの利用の許可を得たうえで利用します。
⑤厚生労働省が定める「医療・介護関係事業所における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」を遵守します。
⑥システムの利用を終了するときは、速やかに筑西市に報告しシステム利用者登録削除の手続きをします。
⑦個人情報については、あらかじめ承諾を得た関係者と情報共有し、部外者に個人情報等が漏洩することのないよう適正に管理します。
⑧システムの利用に際して知り得た個人情報等については、利用が終了した後においても継続して部外者に漏洩することのないよう機密性を保持します。
⑨個人情報等については、目的外に利用はしません。
⑩システムに登録する情報は、正確な内容を入力することに努めます。
⑪システム利用に係る規定を遵守し、これに違反のある場合には、利用申請の却下及び利用停止等になることに承諾します。
⑫ＩＤの新規発行・削除、事業所情報の変更等の手続きに関しては、事業所管理又は事業所が定めるシステム管理者に委任します。
＜参考＞2022 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第 5.2 版 厚生労働省
6.9 情報及び情報機器の持ち出しについて（C.最低限のガイドライン P35）
6.情報機器に対して起動パスワードを設定すること。設定にあたっては推定しやすいパスワード等の利用を避けたり、定期的にパスワードを変更する等の措置を行うこと。
6.9 情報及び情報機器の持ち出しについて（D.推奨されるガイドライン P36）
4.ノートパソコン、スマートフォン、タブレット等を持ち出して使用する場合、次に掲げる対策を実施すること。
（１）紛失、盗難の可能性を十分考慮し、可能な限り端末内に医療情報を置かないこと。
やむを得ず医療情報が端末内に存在する場合や、当該端末を利用すれば容易に医療情報にアクセスできる場合は、一定回数パスワード入力を誤った場合に端末を初期化する等の対策を行うこと。
（２）BYOD(※)を行う場合は、管理者以外による端末の OS の設定の変更を技術的あるいは運用管理上で制御する等、適切な技術的対策や運用による対策を選択・採用し、十分な安全性が確保された上で行うこと。
※BYOD とは、個人の所有する、あるいは個人の管理下にある端末を利用すること

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10 各種リンクと問合せ先■リンク集①筑西市ホームページ（在宅医療・介護連携推進事業）

https://www.city.chikusei.lg.jp/page/page002530.html②カナミッククラウドサービス利用規約

https://portal.kanamic.net/tritrus/rule/rule.html③医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン

https://www.mhlw.go.jp/content/001120905.pdf④医療情報システムの安全管理に関するガイドライン

https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/0000516275_00006.html■問合せ先①本事業に関する問合せ
筑西市保健福祉部地域医療推進課
所在地：〒３０８－８６１６
茨城県筑西市丙３６０番地
電 話：０２９６－２２－０５３５
ＦＡＸ：０２９６－２５－２９１３

e-mail：iryosui@city.chikusei.lg.jp②システムの操作方法やトラブルに関する問合せ(株)カナミックネットワーク システムサポート
電 話：０５０－５３０６－５２０９
メール：システム「カナミッククラウドサービス」内のお問い合わせフォーム
ＵＲＬ：http://www.kanamic.net（サポート時間）
平日９時～１２時、１３時～１８時（土日祝日、ＧＷ、夏季休業、年末年始を除く）
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