筑西市在宅医療・介護連携のための情報共有システム

利用規約

第１章 総則（目的）
１ 本規約は、筑西市（以下「市」という。）で在宅医療・介護を利用している患者（以下「支援対象者」という。
）を支援する医療機関・介護サービス事業所等（以下「医療機関等」という。
）がそれぞれ保有する情報を共有し、連携するために利用する情報共有システム（以下「システム」という。
）を安全かつ適切に運用管理するための諸手続きを定めるものとする。
(システムの定義)
２ 筑西市在宅医療・介護連携推進事業実施要綱第３条第１項第４号に基づき、支援対象者の個人情報の保護を厳重に図りながら、医療機関等のサービス提供者が、システム上で情報共有することで多職種連携を図り、支援対象者に質の高い医療・介護サービスを提供することを目的とした仕組みと定義する。
(支援対象者)
３ 支援対象者は、次のいずれかに該当するものとする。
（１）市の介護保険被保険者で事業対象者・要支援・要介護認定を受けている者（２）市に居住実態があり、医療及び介護サービスを利用している者（３）その他、市が必要と認める者（取り扱い情報）４ システム上で取り扱う情報は、次のいずれかに該当するものとする。
（１）患者（利用者）部屋（以下、「部屋」という。）登録のされた支援対象者の医療・介護等に関すること（２）医療と介護の連携に関すること（３）その他、市が行う事業に関し必要なこと

第２章 システムの運用管理（システム管理者）
１ システム管理者は、次のとおりとする。
（１）システム管理者は、システム開発事業者（(株)カナミックネットワーク）とする。
（２）システム管理者は、システムの保守及びＩＤ・パスワードの発行作業、診療情報等の保存など、個人情報を適切に管理できるシステム環境を整備する。
(３)システム管理者は、次の電話窓口にてシステム利用に係るサポートを行う。
サポート担当窓口 電話：０５０－５３０６－５２０９
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（ユーザー管理者）
２ ユーザー管理者は、次のとおりとする。
（１）ユーザー管理者は、市とする。
（２）ユーザー管理者は、システムを利用する医療機関等からの申請に基づき、次の事項を行う。
①利用者ごとのＩＤ・パスワード発行申請の取りまとめ②治療・ケア情報を入力する患者（利用者）部屋の設定・削除作業③部屋に参加する利用者の登録・削除作業④掲示板（ケアレポート）のタイトル設定作業（３）ユーザー管理者は、システム利用にあたってはカナミッククラウドサービス利用規約を遵守する。
（システム利用事業所の代表者）
３ システム利用事業所の代表者は、次のとおりとする。
（１）システム利用事業所の代表者は、その事業所の管理者とする。
（２）システム利用事業所の代表者は、事業所内のシステム利用に係る個人情報の取扱い等を管理徹底し、システムを利用する従事者との間で「個人情報の取扱いに関する誓約書」（様式６）を取り交わすものとする。
（システム運用責任者）
４ システム運用責任者は、次のとおりとする。
（１）システム運用責任者は、システム利用事業所の代表者が指定した者とする。
（２）システム運用責任者は、システム利用事業所の代表者の指示のもと、事業所内のサービス担当者の新規参加登録及び登録変更などに関する必要な手続きを行う。
（３）システム利用事業所の代表者がシステム運用責任者を兼ねることもできる。
（ウイルス対策）
５ システム運用責任者は、システムを利用するパソコン等に、セキュリティ対策を行うものとする。また、その維持管理については、各事業所において責任を持って実施する。

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第３章 システムの利用（システム利用事業所等)
１ システムを利用できる事業所は、次のいずれかに該当するものとする。
（１）市内の医療機関・介護サービス事業所等（２）市外の医療機関・介護サービス事業所等であり、支援対象者の医療又は介護に携わる事業所（３）その他、市が必要と認める事業所（システム利用者）
２ システム利用者は、次のとおりとする。
（１）システム利用者は、システム利用事業所に属する者とする。
（２）システム利用にあたってはカナミッククラウドサービス利用規約を遵守する。
（システム利用端末）
３ システムを利用する端末は以下の端末に電子証明書をインストールしたものとする。
（１）パソコン（２）タブレット（３）スマートフォン（システムの利用登録・変更）
４ システムの利用登録・変更は、次のとおりとする。
（１）システムの利用を希望する場合は、「情報共有システム利用登録・削除申請書」（様式４）、「情報共有システム利用登録依頼書」（様式１－２）、「ＩＣＴ情報連携システム利用事業所のＩＤ発行依頼書」（様式２－２Ａ）及び「個人情報の取扱いに関する誓約書」（様式５，６）により、ユーザー管理者に申請する。
（２）システム利用事業所の代表者は、システム運用責任者を指定する。
（３）システム運用責任者は、システム利用者を定める。
（４）システム利用事業所の代表者は、システム利用者が退職等に伴いシステムの利用が不要になった場合には、「情報共有システム利用登録・削除申請書」（様式４）及び「情報連携システムＩＤ停止依頼書」（様式３）により、速やかにユーザー管理者に申請を行わなければならない。
（５）システム利用事業所の代表者は、システム利用者の変更があった場合には、「情報共有システム登録事項変更申請書」（様式７）、「情報共有システム利用登録依頼書」（様式１－２）、「ＩＣＴ情報連携システム利用事業所のＩＤ発行依頼書」（様式２－２Ａ）により、速やかにユーザー管理者に報告しなければならない。

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（ユーザーＩＤ、パスワードの管理）
５ ユーザーＩＤ、パスワードの管理は、次のとおりとする。
（１）システム利用者は、ユーザー管理者より付与されたＩＤ・パスワードの使用及び管理について、一切の責任を負うものとし、自己のＩＤ及びパスワードによりシステム上でなされた一切の行為及びその結果について、利用者が責任を負うものとする。
（２）システム利用者は、付与されたＩＤ・パスワードが不明になった場合、速やかにユーザー管理者に報告するものとする。
（３）ユーザー管理者は、前項の報告を受けた場合、速やかに当該利用者のＩＤを停止するとともに新たなユーザーＩＤとパスワードを付与するものとする。
（部屋の作成・削除）
６ 部屋の作成・削除は、次のとおりとする。
（１）部屋の作成及び削除申請が出来る者は、原則担当ケアマネジャー、主治医又は訪問看護師とする。
（２）担当ケアマネジャー、主治医又は訪問看護師は、部屋の作成を希望する場合、「情報共有システム情報共有同意書」（様式８）、「患者（利用者）部屋作成・削除依頼書」（様式９）により、ユーザー管理者に申請する。
（３）部屋利用者の追加・削除を行う場合、「患者（利用者）部屋作成・削除依頼書」（様式９）により、ユーザー管理者に申請する。
（４）担当ケアマネジャー、主治医又は訪問看護師は、患者（利用者）の死亡等により部屋の必要がなくなった場合、速やかに「患者（利用者）部屋作成・削除依頼書」（様式９）によりユーザー管理者に申請する。
（個人情報の取扱い）
７ 個人情報を適切に取り扱うために必要な事項について、別添「個人情報の適切な取扱い方針」に定めるものとし、これを遵守するものとする。
（システムに関する機能等の変更・停止）
８ システムに関する機能等の変更・停止は、次のとおりとする。
（１）システムの良好な運用を維持するため、必要に応じてシステムに関する機能又は利用時間の変更又は停止を行う。
（２）前号の規定により変更又は停止を行う場合は、システム利用者に対して事前にその旨をシステムを通じて連絡するものとする。ただし、緊急その他ユーザー管理者が特に理由があると認める時はこの限りでない。

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（禁止事項）９ 禁止事項は、次のとおりとする。
（１）コンビニエンスストア等が提供している無料 Wi-Fi への接続
（２）ＵＳＢメモリー等の外部装置・周辺機器への接続及び利用（３）他人のＩＤ・パスワードを使用しての記録、閲覧（４）その他、社会常識・通念を逸脱した行為

第４章 その他（システム利用料）
１ システムの利用に係る費用は、次のとおりとする。
（１）システム利用料については、筑西市が全額負担するものとする。
（２）インターネット回線使用料の費用は、医療機関等が負担するものとする。

附則
本規約は、令和５年１１月１日から施行する。

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別添

個人情報の適切な取扱い方針

この方針は、在宅における医療・介護業務に携わる医師、看護師、薬剤師、介護支援専門員等が、患者（利用者）の診療に関わる個人情報などの取扱いについて、システムを利用して適切に管理するために必要な事項を定める。
１．システム利用者の承認システムの利用を希望する者は、あらかじめ「情報共有システム利用登録・削除申請書」（様式４）、「情報共有システム利用登録依頼書」（様式１－２）、「ＩＣＴ情報連携システム利用事業所のＩＤ発行依頼書」（様式２－２Ａ）、「個人情報の取扱いに関する誓約書（様式５，６）」、「情報共有システム情報共有同意書（様式８）」を、システムのユーザー管理者に提出し、システムの利用に関する所定の手続きをしなければならない。
市は、システムのユーザー管理者として、次に掲げる事項を遵守し、個人情報を適切に管理できる環境にあることを確認しなければならない。
・システムの利用を申請する者が患者（利用者）の医療・介護サービスを担当する者であることを確認する。
（様式４,１－２，２－２Ａ）
・システム利用者は患者（利用者）に関する個人情報の取扱いに関して、漏えいや目的的外に利用しないことの誓約をすること。
（様式５，６）
・個人情報を医療及び介護サービス関係者が患者の個人情報を共有することの取扱いについて本人或いは家族などから同意を得ているか確認する。
２．システム利用者及びユーザー管理者の責務
システム利用者及びユーザー管理者は、個人情報取扱事業者として法令及び「厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」等に定める次の各号に関する事項について遵守しなければならない。
（１）利用目的の特定システム利用者は、個人情報の取り扱いにあたっては、その利用目的の範囲について、医療・介護サービスを担当する事業者が通常必要とされる次に掲げる業務に特定しなければならない。
・患者等に提供する医療サービス
・病院、診療所、薬局、訪問看護ステーション、介護サービス事業者等との連携・医療機関等からの照会への回答
・患者の診療等にあたり外部の医師等の意見・助言を求める場合
・家族等への病状説明、心身の状況説明
・検体検査業務等の委託
・医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料
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・利用者等に提供する介護サービス
・サービス担当者会議等によるサービス事業者等との連携（２）利用目的の公表
システム利用者は、個人情報を取り扱う業務の利用目的を制限して利用することについて、患者・利用者が確認しやすいように院内への掲示やホームページ等により公開しなければならない。
（３）安全及び正確性の確保
システム利用者及びユーザー管理者は、適正な医療・介護サービスを提供するため必要な範囲において取得した患者・利用者の個人データを安全及び正確性の確保に必要な次の各号に関する事項を遵守しなければならない。
・個人データの漏えい等の問題が発生した場合、又は発生の可能性が高いと判断した場合は、システムのユーザー管理者等に速やかに連絡をし、必要な措置を講じなければならない。
・民間事業者等にシステムの保守及び診療情報等の保存を委託する場合は、契約において個人情報の適切な取扱いを規定し、受託者に対して必要かつ適切な監督をしなければならない。
・従業者及び従業者であった者との雇用契約や就業規則、教育研修等において、個人データの取扱いについて守秘義務を課すなど必要かつ適切な監督をしなければならない。
・システムを起動（ログイン）する際に使用する利用者ＩＤ及びパスワードは、利用を許可された本人以外が使用してはならない。
・システムを起動（ログイン）する際に使用するパスワードは、定期的に変更しなければならない。
・システムに登録されている個人データは、ユーザー管理者の許可なく、無断で他のシステム等に複写してはならない。
・システムに関する情報通信ネットワーク及び情報機器等の環境については、ユーザー管理者により情報セキュリティ上の安全性を認められた環境でなければ使用してはならない。
（４）個人データの取扱いに関する本人の同意システム利用者は、個人データの取扱いに関する本人の同意について、次の事項を遵守しなければならない。
・医療関係事業者が、患者に医療サービスを提供するため必要な通常公表している利用目的の範囲において、外部の医療関係事業者に個人データを提供することについては包括的な本人の黙示による同意を得ていると判断することができるが、疾病の内容等によって、あらかじめ本人の明確な同意を得ることが好ましい場合は書面等による本人の同意を得なければならない。
・介護関係事業者については、介護保険法に基づく指定基準により、サービス担当者
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会議等で本人及び家族の個人データを用いる場合は、事業所内の掲示による本人の同意ではなく、あらかじめ文書により本人及び家族の同意を得なければならないと規定されているため準拠しなければならない。
（５）本人からの求めによる保有個人データの開示
医療・介護関係事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法等により、遅滞なく、当該個人データを開示しなければならない。
なお、ユーザー管理者は、開示に必要な個人データの利用状況等を速やかに医療・介護関係事業者に提供しなければならない。
ただし、個人データを開示することで業務の適正な実施に著しい支障をおよぼす恐れがある場合など法令に定める開示の例外に該当する場合は開示しないことができる。
（６）その他
システム利用者及びユーザー管理者は、各号に定める事項のほか、個人情報取扱事業者として、「個人情報保護に関する法律」、及び「厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」に定める事項を遵守しなければならない。

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