工TeamSで投稿する工夫例
はじめにこれまでメールによる情報提供や作業依頼をしてきた事務を今後、Teams上で行うことが期待されています。
しかし、単にメールで送信する内容をそのままTeamSに投稿するだけでは、情報の受け手の事務がかえって煩雑になってしまうことも考えられます。

そこでスムーズに情報が展開されることを目的として、Teamsに投稿する際の工夫例を共有しますので、事務の参考にしてください。
なお、ここで示した工夫例は一例にすぎませんので、この他にもよい工夫例等がありましたら参考とさせていただきた
いと思いますので、是非共有をお願いいたします。

目次
1.情報提供やお知らせについて。．
【依頼する側の作業】
2･求意見や作業依頼について。 ． 。
3．求意見等をする際の工夫例。
3．求意見等をする際のT夫例。 。 。

1。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 ． 。 。 。 。2。 。 。 。 。 。 。 ． ． 。 。 。 。 。 ・ ・3。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 ・ ・4■(1)投稿内容． 。 。 。 。 。 ． ． 。 。 。 。 。 。 。 ． 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 4(2)添付ファイル。 ． 。 。 。 。 。 。 。 ． 。 。 ． 。 。 。 。 。 ． 。 。 ・ ・ ・ 5(3)回答期限の管理。 ． 。 。 。 。 。 。 。 ． ． 。 。 。 。 ・ ・ 。 。 ． 。 ・ ・ 6℃

4．求意見等に回答しやすくする場合のT夫例。 ． ． 。 。 。 ． 。 。 。 ・ ・8(1)投稿に返信する際にファイルを提出する形で回答。 。 。 。 ． ． 。 。 8(2)添付工クセルに記入する形で回答． ． 。 。 ． 。 。 。 ． ． 。 。 。 。 。8一E−=■子■確■芦︾命輔．

宛．５︾趨畦野

5．求意見等の回答期限後の処理． 。 。 。 。 。 ． 。 。 。 。 。 ． 。 。 ・・・9
【回答する側の作業】
6･求意見等を回答する側の展開方法。 ． 。 ・ ・ 。 。 。 。 5 ． ． ． ． ． 10
7･求意見等に回答する方法。 ． 。 。 。 ・ ・ . ． ・ ・ ・ 。 。 。 。 。 。 。 13
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情報提供やお知らせについて◆情報提供やお知らせは「Iチームの「一般」チャネルに投稿する。
知らせたい相手︼貝全

知らせたい相手にメンシコンする。

二弓一職(1)メンション■

お知らせの菫要度に応じてチーム全体にメンション．
■

特定の局課等特定の局課等の係員にメンション
凸求意見窓口

￨求意見窓口メーリングリストメンバーのタグを作成し、タグでメンション①一凸●ダウンロ 一ドする ことを考慮し、一つのフォルダにまとめてアップロードする。
｡会暖、〃画作業等依￨＋新規v

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薑興二…｡̲Ⅷ ‐……〆｡。

作業

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歯8月旧囚o'作用要領.pdf

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8月2日

固求意見や作業依頼についてＩ︼【依頼する側の作業】
チャネルに・情報政策課から求意見や作業依頼をする場合は
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投稿し、タグ（※）を利用して求意見窓口メンを利用して求意見窓口メン バーにメンシコンする。
。求意見窓口ではなく特定の依頼先がある場合は、 特定の依頼先にメンションするか、別途チームを作成し、そのチーム・チャネルに投稿する。

一括 してメンシ ヨンを送ることができるグループ分けの機能。
※タグは、チーム内の特定のメンバーに−括

メンバーの変更があった場合は､適宜変更が 必要になる。
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求意見等をする際の工夫例
頬する側の作業】
没稿内容￨答期限や投稿内容の概要を記載し、 詳細な作業指示等はWord等のファイルに記載する。
P△△O9/1015930

6【●/●(金)まで】○○作業依頼について●各局諜等鋒宇程○○の件について、別添の作業要領に従って作業を行っていただき、 回答露張襄でにこの投慈に返信する形で回答していただきますようお願いいたし表す。〆／詳織な内容はファイルに豪とめ、、投葛〈スレッド）は簡単な指示内
容とする

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一一iイント】
忍しようとするた｡チャネJしに別途、〃霊 開しづらくなるので、なるべく詳細な指示内容はファイルに記載する。

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４

求意見等をする際の工夫例

S(2)添付ファイル
添付ファイルはすべて一つのフォルダにまとめフォルダをアップロードする。
アップロードしたフォルダのリンクを投稿（スレッド）に貼り付ける。

匡グリッドビューでの華鐙共有

琴すべての！

添付ファイルを一つのう才ルダにまとめフォル
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一ダをアップロード

＠テンプレート

一一■画作業等…

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一一一＋栽規v＋一額一作業等依頼投瀞ﾌｧｲﾙ列依頬(回答懇隈）トカツト鱈遡I

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8月7日

8月11g

囲鯲作罵要篭 pdf
職0幻○.｡。c難

8月2日
0【ポイント】･

ファイルを一つ一つアップロードすると、依頼を受けた側はファイルを一つ一つダウンロードする手間が生じてし。

まうため、一つのフォルダにまとめ、フォルダ1つをダウンロードできるように工夫する。
また、フォルダ名に保存期間を明記し、不要なファイルを保有しないように工夫する。
5

ロ

ロ

求意見等をする際の工夫例

3■｜(3)回答期限の管理「求意見（情政）スケジュール」タブに投稿（スレッド）をタスクとして作成して管理する（作成方法は以下のとおり） 。

｜ ・投稿の右上「． 。 。」→「その他の操作」→「タスクの作成」。

「期限日」欄に回答期限を入力し、「作成場所」にⅢの「求意見（情政）スケジュール」を選択し、口チームのロ．

hチャネル「このタスクに関する返信を投稿」のチェックをはずし、「タスクを追加」をクリックする。

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没稿（スレッド）の右上「・ ・ ・」をクリックし、､■｢その他の操作』今「タスクの作成jを選涙＝／｢期霞日」滴に回答蕊隈を入力｢作成署所jで『の「MIIチャネルの「求童皇（情政〉スケジュール」を選沢｢このタスクに閏する返信を投稿」のチェックをはずす｢タスクを追加」をクリック

●

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園 新しい簑雲を作成＞

ﾀｽｸを追加、．,"…嘩鍾。
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求意見等をする際の工夫例−TbDo

ｹﾂ1Jでルブ化・

期日・綴切あり＋タスクを追加<＋タスクを追加

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今後の定露麩ﾀｽｸ懇非表示にするや遅月＞20お年9月￥
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月躍日

火曜日

水曜日

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【依頼する側の作業】。
「求意見（情政）スケジュール」タブにタスクが作成されたら、タスクを「期限。締切りあり」楠にドラッグ＆ドロップで回答期限ごとに並べて見やすくする。
グラフ

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土落日
十タスク登迩極t○お酌○が近い順番

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画<章動̲二9

囲日・田切あり品に並べる○8【ポイント】

投稿（スレッド）が複数投稿されると過去の投稿が埋もれてしまい、回答内容を確認したりする際に投稿を探す手間が生じてしまうため、 「求意見（情政）スケジュール」タブでタスクとして管理する。
なお、回答期限を入力していると「スケジュール」ビューで回答期限ごとにカレンダー表示することも可能。
7I

4

求意見等に回答しやすくする工夫例【依頼する側の作業】(1)投稿に返信する際にファイル提出して回答･求意見する際にアップロードしたフォルダのリンクを投稿（スレツド）に貼り付け、当該フォルダ内に回答のファイルをアップロードしてもらう。
【ポイント】
各局課が個々に返信投稿に添付する形でファイルをアップロードした場合、アヅプロードしたファイルは個々にTeams上に保存されてしまうため、求意見を取りまとめる時にアップロードされたファイルを一つ一つダウンロードする手間が生じてしまうことからアップロードするフォルダを−か所に指定して取りまとめを簡単にするよう工夫すノ︒

る。

(2)添付工クセルに記入してもらう形で回答・投稿にエクセルを添付し、各局課等のシートや欄にわけ、そこに回答内容を入力してもらう。
。 または、 Formsを利用して回答してもらう（回答書式を添付する形で回答することも可能） 。
【ポイント】･エクセルを共有する場合は、拡張子が「｡xIs」の場合、読み取り専用となり回答内容を入力できなくなるため、共有する前に拡張子を「xIsx」等に変換する必要がある。
。回答書式をダウンロードし、投稿に返信する際に回答内容を記載した回答書式をアップロードする方法で回答すると、回答書式と同一名のファイルが既にアップロードされていると上書きされてしまう可能性があるためへなるべ
くアップロードせず共有されたエクセル等に記載できるよう工夫する。

￨8可

5

図求意見等の回答期限後の処理【依頼する側の作業】(1)添付ファイルの削除
・ 回答期限が過ぎた後、求意見等を依頼した際にアップロード したフォルダは、回答内容が入っている場合はダロ名鋳､ウンロードして共有フォルダ等に保存した上で、削除する。
※該当フォルダを選択し、 「。 。 。」→「削除」で削除する。
共有リンクをコビー■

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■。睡。く蕊三三三悪堕

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名蘇…

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鎚翠､知q滝で聞く
上霊に垂■(2) 「求意見（情政）スケジュール」タブ内のタスクの削除

客姫・求意見等を依頼した際に作成したタスクは、回答期限が過ぎ たら削除する。
※タスク横の丸印をクリックしてタスク完了にする。

期日・範切ありぬDC＋ﾀｽｸを追鋼＋タスク秀追加

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固りgj29＆−

O国?加5＆【ポイント】
不要なフォルダやタスクを削除しないと必要な求意見等の情報を見つけづらくなるため、整理するようにする。
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6

求意見等を回答する側の展開方法【回答する側の作業】(1)T建amsのチャネルで投稿された求意見等を管理する（求意見窓口を経由しない場合）
Teamsのチャネルでメンションされた係は、求意見された投稿を局課内のチーム、チャネルに作成したタブ「回答期限（タスク） 」にタスクとして作成し管理する（作成方法は以下のとおり） 。

※局課内のﾁｰﾑ､チャネルをここでは｢IⅡﾁｰﾑの｢「：チャネルとして説明しています。

。投稿の右上「。 ． ．」→「その他の操作」→「タスクの作成」。

「期限日」 欄に回答期限を入力し、｢回答期限 （タスク） 」を選択し、「このタスクに関する返信を投稿」のチェックをはずし「タスクを追加」を作罐所命硲sks〃霧墨命タスク
冒三

投稿（スレッド）の右上「・ ・ ・」をクリックし、｡■｢その他の蕊作』今「タスクの作成』を選択■＞
国義しい投票を作家【ポイント】

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｢期震日」滴に回筈期限を入力｢作成遥所』で 「Ｉ画割綜︾●一タ

巳Ｆ■己ニラｼｾｰジをー仔

口Z「作成場所」に「■■■■■■■■■」チームの■■■｣チャネルの』のチャネルの｢回答窮限（タスク）」を運択｢このタスクに閏する返憧を投稿」の字ニックをはずす『タスクを追加jをクリック

●

〃

⑬

Tbamsのどのチャネルに依頼が作成されても、課内でタスクとして一元管理することで回答先を探す手間を省ける。

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求意見等を回答する側の展開方法

6､

■

I

【回答する側の作業】(Z)TEamsのチャネルで投稿された求意見等を管理する（求意見窓口が回答を取りまとめる場合）

1．意見窓口担当者は一一ムのチャネルで依頼された投稿(スレッド）のリンクをコピーし、局課内のチーム、チャネルでリンクを貼り付けて求意見窓口担当者に回答してほしい期限を記載して展開する。
・展開した投稿をタスクとして管理する（作成方法は以下のとおり）※局課内のチーム、チャネルをここでは 「」チャネルとして説明しています。
①展開した投稿（スレッド）の右上「． 。 。」→「その他而操作」→ 「タスクの作成」②「期限日」欄に回答期限を入力し、 「作成場所」に 「」チームの￨チームの I｢回答期限（タスク） 」を選択し、チャネルの「このタスクに関する返信を投稿」のチェックをはずし「タスクを追加」をクリックする。
七、、【ポイント】｡

Iロﾁｰﾑ内で投稿された求意見等は､最高裁職員が全員リンク先を閲覧できるため、リンクの展開で対応可能。もし特定のチームで投稿された求意見等の場合は、当該チーム内のメンバーしか見れないためリンク先の展開はできず、投稿内容等をコピーして局課内のチーム。チャネルに貼り付ける必要がある。
。作成したタスクに係名のラベルを付けることで、フィルター機能を利用して担当係ごとにタスクを表示することも可能となる。

も▼缶

畢罰

・、･ひ、ジヘー̲

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求意見等を回答する側の展開方法【回答する側の作業】
T色amSのチャネルで投稿された添付ファイルをダウンロードする場合･チャネルの「ファイル」タブを開き、該当のフォルダを選択「。 。 。」→「ダウンロード」でダウンロードする。
Teamsのチャネルで投稿された添付ファイルを局課内のチーム。チャネルのフアイルタブにコピーする場合･該当フォルダを選択し、 「・ 。 。」→「コピー」で、展開したい局課内のチーム・チャネルを選択し「ここにコピー」をクリックする。
リンクをコビーアクセス鮮可の管理、1アイテムをコピーIQ"

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睡亜麺繁華睡【麺】(海,ドキニメント、農間先係

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【ポイント】
フォルダのリンクを共有している場合は、リンクを開くとフォルダ内が表示されるので、クリックして該当フォルダを見つける。

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、求意見等に回答する方法

7●【回答する側の作業】

求意見等のタスクを管理している局課内のチーム、チャネルの「回答期限（タスク） 」タブから以下の方法で求意見等の投稿を開き、回答する。
※局課内のチーム、チャネルをここでは●．

「チームのの 「」チャネルとして説明しています。

」チャネル内の「回答期限（タスク） 」をクリック

回答したいタスクをクリックし、 「メモ」欄の下に表示されているリンクが投稿（スレッド）のリンクであるため、このリンクを使って投稿（スレッド）を表示させる（※）
、◎。投稿内容が表示されたら、その投稿に返信する形で回答する。
※下の画面が表示されたら「今すぐ起動する」をクリック'q2023基高義ML《7句ﾉお遮らせ〈琴》で8月謝915鑓翠6に護薩しましたS◎峰*lー軸

cの麓亨・麓毎蜂･泡一

又＝｡

×の命令等〈蚕壼壷…｡

o嫁寺α画＝一画雫､窪一℃…ご…＝画一､芝，､ど……一軍'，…，ザ媚函伺蓉何芯

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滅付ファイル●＝正坂付ファイルを塗加

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