令和２年１２月２２日
フレンドシップ上戸田共同事業体
代表

伊藤治光

様

戸田市長

令和２年度

菅原文仁

第三者モニタリング結果について（図書館上戸田分館）

過日、実施いたしました標題の件について、評価者から報告がありましたので、下記及び別紙１のとおり通知します。
つきましては、ヒアリング時の助言や指摘、評価結果について、今後の指定管理業務に活用していただくとともに、別紙２に今後の対応等について記入していただき、通知日から３０日以内に資産経営室に提出していただきますようお願いします。
４段階評価
評価ランク

２段階評価
個数

評価ランク

個数

Ｓ：優れている

４／４５

Ａ：適

１２／１３

Ａ：標準的である

４０／４５

Ｃ：不適

１／１３

Ｂ：やや劣っている

０／４５

Ｃ：早急な改善が必要である

１／４５※ 上記の評価ランクは、あくまで評価項目に対する評価であり、指定管理者の適否を評価するものではありません

評価の詳細については、別紙１をご覧ください（別紙１）〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適モニタリング評価シート[図書館上戸田分館]

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（１）基本機能の発揮①施設長をはじめとする現場の管理者が、施設の設置目的を理解できている。

１）設置目的および基本・事業計画書
・ヒアリングによる確認

方針の理解②施設の職員が、自分たちが掲げている基本方針を理解できている。

されている。

２）平等公平の確保

全施設

・館内掲示やサイトでの公開

S ・ A ・ B ・ C

・利用申し込みへの対応ルールの

S ・ A ・ B ・ C①施設の利用申し込みについて、特定団体に偏ることのないよう、対応ルールが整備①施設の利用申し込みがないため対確認②年齢や障がいの有無等に関わらず、あらゆる市民が利用しやすいように工夫を行・現場チェック（バリアフリー状況）っている。

象外。

S ・ A ・ B ・ C・事業計画書

３）適正な開館時間

全施設

・出勤簿やタイムレコーダー記録

S ・ A ・ B ・ C②閉館時間が、設置条例もしくは提案した内容のとおりに運用されている。
①開館時間中は常に、運営管理全体の責任者や各業務の責任者が明確な組織体

４）指揮命令系統が明確 制となっている。（兼任体制、サブ責任者体制も可）S ・ A ・ B ・ C
・事業報告書②実務を担当しない管理者階層よりも、実務に関わる者が中心となった機動的な組 ・ヒアリングによる確認
織である。
①配置人数が、仕様書および事業計画書のとおりに運用されている。（当日人数ではなく記録を確認）

５）適正な配置職員数

全施設

S ・ A ・ B ・ C

S ・ A ・ B ・ C・出勤簿やタイムレコーダー記録

全施設

・現地調査時の目視確認

S ・ A ・ B ・ C②職員の入れ替えがあまり多くはなく、１年未満の経験が浅い職員は少ない。

【 指定管理者からのコメント】

全施設

S ・ A ・ B ・ C①開館時間が、設置条例もしくは提案した内容のとおりに運用されている。

な執行体制

S ・ A ・ B ・ C【 特記事項 】

1

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（２）サービス水準①施設職員が接遇マニュアルを熟知している。
（マニュアルがない場合は、全員が同じ対応ができているかを確認のこと）

１）適切な受付対応②電話での対応で施設名を明確に名乗り、ビジネスマナーにのっとった言葉使いを行っている。

S ・ A ・ B ・ C
・電話対応の覆面調査

ス①指定管理事業の対象者や実施テーマ等に、大きく偏りがみられない。

①年間の自主事業実施回数が、当初の提案内容と同様レベルになっている。
４）自主事業の実施②自主事業の対象者や実施テーマ等に、大きく偏りがみられない。
①作業領域の拡大や製品の開発等に努めており、作業工賃も上昇傾向にある。
５）工賃の推移

・年間実施回数（仕様書と事業報告書の比較確認）

・事業計画書S ・ A ・ B ・ C
全施設

・ヒアリングによる確認

S ・ A ・ B ・ C
S ・ A ・ B ・ C

・事業報告書・ヒアリングによる確認

・事業報告書全施設

S ・ A ・ B ・ C
S ・ A ・ B ・ C
福祉作業所

S ・ A ・ B ・ C

・現場チェック

S ・ A ・ B ・ C②研修参加者が特定職員に偏っておらず、全員の資質向上に資する仕組みとなって

全施設・研修報告書等

S ・ A ・ B ・ Cいる。
７）提案事項の遵守

全施設

S ・ A ・ B ・ C①施設職員の資質向上に必要な職員研修を、年１回以上行っている。
６）職員研修等の実施

S ・ A ・ B ・ C・ヒアリングによる確認②それぞれの個性に合わせた作業指導ができるよう、工夫が行われている。

①事業実施以外のサービス向上策等について、当初の事業計画書で提案したことが ・事業計画書着実に実現されている。

【 指定管理者からのコメント】

全施設

おり、質の高い対応を行っている。

・事業報告書②事業計画書で提案した指定管理事業の内容と、同等レベルになっている。

内容(挨拶の仕方、歩き方等)を定めて

S ・ A ・ B ・ C①年間の指定管理事業実施回数が、仕様書での要求水準に比べ同等レベルになっ

３）指定管理事業のバラン

S ・ A ・ B ・ C・受付対応の現地調査③受付での対応が親切で、初めての来館者にもわかりやすいように説明している。

２）指定管理事業の実施回 ている。
数
②事業計画書で提案した指定管理事業の実施回数と、同様レベルになっている。

接遇については、マニュアルで細かく・マニュアル内容の聞き取り確認

・事業報告書・ヒアリングによる確認【 特記事項 】

2

S ・ A ・ B ・ C

全施設

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

対象施設

コメント

（３）利用者数向上への取り組み①施設の利用者数が、事業計画書で提案したものと同等レベルかそれ以上で推移し

S ・ A ・ B ・ Cている。
１）利用者数の推移②利用者数が前年よりも伸びるように、きめ細かい工夫がなされている。

・事業報告書・ヒアリングによる確認

S ・ A ・ B ・ C

童保育室を除く

S ・ A ・ B ・ C③利用者数が例年と同等かそれ以上に推移している。
①施設の稼働率が、事業計画書で提案したものと同等レベルかそれ以上で推移してS ・ A ・ B ・ Cいる。
２）稼働率の推移

福祉施設、学福祉施設、学・事業報告書②稼働率が前年よりも伸びるように、または高い水準で安定するように、きめ細かい工①パンフレットやウェブサイト等で、施設の利用方法や利用料金等について、分かり３）きめ細かい情報発信

くS ・ A ・ B ・ C

夫がなされている。

やすく情報を発信している。

童保育室を除・事業報告書

S ・ A ・ B ・ C
福祉施設、学・ウェブサイトや広報物の確認②日々の活動内容等がわかるように、利用者（もしくは家族）に継続的に情報が提供

S ・ A ・ B ・ C

・事業報告書S ・ A ・ B ・ C

されている。
①施設や事業について、市の広報誌以外の多彩な方法で広報を行っている。

童保育室

・現地確認

広 報 誌 や HP 、 Twitter 、 Instagram 、・ヒアリングによる確認

４）積極的な広報活動②パンフレットやウェブサイト等で、施設の利用方法や利用料金等について、分かり ・ウェブサイトや広報物の確認やすく情報を発信している。

【 指定管理者からのコメント】

上戸田地域交流センターと連携して、Facebook、LINE と多彩な方法で、分S ・ A ・ B ・ C

かりやすく情報を発信している。

福祉施設、学童保育室を除く【 特記事項 】
・Twitter 担当、Instagram 担当、Facebook 担当と、それぞれ担当者が異なっており、SNS の特性に合わせて発信内容を変えている。
・あいパルミニコミ誌「PALDISE」を月１で発行しており、施設で開催するイベント情報だけでなく、本の紹介や地域の情報も発信するなど、創意工夫を凝らしている点は素晴らしい取組みであると思われる。また、広報研修を実施しており、字体やレイアウト等のデザインにも力を入れている。

3

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

対象施設

コメント

（４）利用者意見の反映①利用者アンケート等を年 1 回以上実施し、利用者意見の収集を行っている。

・利用者アンケート

S ・ A ・ B ・ C

・個別面談記録等（福祉施設）
１）利用者意見の収集②利用者が意見や要望を出しやすいよう、ご意見箱の設置やウェブサイトでの投稿ペS ・ A ・ B ・ Cげる仕組みがある。
①利用者アンケートにおいて、回答者の６０％以上が全項目で満足（とてもよい・よい）と回答している。

営利用者意見を反映させる仕組み

・実施済みアンケート・ヒアリングによる確認る。
①アンケートやご意見箱等に寄せられた苦情等について、対応方法が定められてい94.7％の満足度を達成している。

福祉施設を除く

S ・ A ・ B ・ C

S ・ A ・ B ・ C

３）苦情やトラブルへの対 る。

・事業報告書応・ヒアリングによる確認

全施設

S ・ A ・ B ・ C②過去 1 年間で寄せられた苦情等に対し、適切に改善策が講じられている。

【 指定管理者からのコメント】る。

S ・ A ・ B ・ C

・会議議事録②利用者アンケート等の調査結果を取りまとめ、課題の抽出と改善対応を行ってい見やご要望等については、アンサーと 全施設いう形でロビーに貼りだしを行ってい③アンケート以外で寄せられた問い合わせや要望を、利用者からの意見として吸い上

２）利用者満足度の高い運

用者の声コーナーに寄せられたご意

S ・ A ・ B ・ Cージの設置などに取り組んでいる。

上戸田地域交流センターと連携し、利【 特記事項 】
・利用者アンケートについては、利用者の意見をすべて聞き入れるのではなく、設置目的に沿った上で、改善及び利用者への回答を行っており、１つ１つの意見に対し、丁寧に対応している。

4

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（５）適正な維持管理
S ・ A ・ B ・ C①仕様書や事業計画書の通りに、管理・点検が行われている。
・仕様書と点検記録との突合
１）建物・設備の管理②目に見える損傷等がなく、利用者が安全に利用できる状態が保たれている。

・保守点検マニュアル
・修繕記録①③については、上戸田地域交流セS ・ A ・ B ・ C

象外。

・現場チェック

S ・ A ・ B ・ C③定期点検等で報告された不具合等が適切に処理されている。

①備品台帳に記載されている備品が、全て揃っている。（３点以上を現物確認）
２）備品の管理・仕様書と点検記録との突合

A・C②利用者への貸出備品がないため対・備品管理台帳②利用者への貸出備品等が、損傷なく適切に管理されている。（３点以上を現物確①仕様書や事業計画書の通りに、管理・点検が行われている。

象外。

・現場チェック

S ・ A ・ B ・ C・仕様書と業務記録との突合

S ・ A ・ B ・ C

認）３）清掃状況等の管理・清掃マニュアル（あれば）（植栽管理含む）②目に見えるゴミ・汚れ、雑草や悪臭等がなく、美観が保たれている。

【 指定管理者からのコメント】

ンターが共通で実施しているため、対 全施設

・現場チェック【 特記事項 】

5全施設①については、上戸田地域交流センターが共通で実施しているため、対象 全施設

S ・ A ・ B ・ C

外。

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（６）安全安心の確保
S ・ A ・ B ・ C①仕様書や事業計画書どおりに警備業務や施設巡回業務が行われている。
１）警備業務・施設巡回業
務②各室の鍵について保管場所を定め、持出簿を活用するなど、適切に管理されてい ・ヒアリングによる確認る。

防止策

施しているため、対象外。

S ・ A ・ B ・ C・マニュアル内容の聞き取り確認②緊急時の連絡体制が構築されており、避難訓練等を定期的に行っている。

・避難訓練等の記録

S ・ A ・ B ・ C・ＡＥＤの点検記録（あれば）③消火器やＡＥＤ、緊急放送設備など、施設に設置されている緊急対応用備品が定S ・ A ・ B ・ C期的に点検・整備されている。

【 指定管理者からのコメント】

全施設

S ・ A ・ B ・ C①緊急対応マニュアル等が整備されており、職員が内容を熟知している。
２）緊急時への備えや事故

上戸田地域交流センターが共通で実・巡回記録、警備記録【 特記事項 】

6③上戸田地域交流センターが共通で実施しているため、対象外。

全施設

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

S ・ A ・ B ・ C

鍵のかかっていない引き出しに、個人対象施設（７）個人情報の保護①戸田市個人情報保護条例に基づいた個人情報保護マニュアル等が整備されてお・マニュアル内容の聞き取り確認り、職員が内容を熟知している。
１）適切な取り扱い②利用者の個人情報は、鍵付きのキャビネットで保管するなど、適切な管理がなされ①個人情報の取り扱いに関するマニュアルやルールについて、年 1 回以上、職員研修等の理解度向上に取り組んでいる。

【 指定管理者からのコメント】

評価項目を保管しているため鍵自体も施錠がで・現場チェック

S ・ A ・ B ・ C

研修報告書等

S ・ A ・ B ・ Cている。
２）職員の育成

情報等が入っているキャビネットの鍵（存在確認では不可）

全施設

きる場所に保管する必要がある。

全施設【 特記事項 】

評価基準

評価方法

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（８）適正な会計事務の執行①経費の出納帳への記載は、伝票に基づいて行われている。（3 項目程度ランダムに実伝票を確認）
１）適切な経理処理

A②現金の取り扱いが発生する場合は、複数チェック体制が構築され、遵守されてい ・出納簿を現場でチェックる。

２）専用口座での管理①指定管理に関する経費等は、別段口座で管理され、帳簿類も明確に区分されている。

【 指定管理者からのコメント】

・C・伝票を現場でチェック・通帳（コピー可）②コピー機の使用で現金の取扱いがあるが、令和 2 年度からの開始のため 全施設

A・C

S ・ A ・ B ・ C

評価対象外。

全施設【 特記事項 】
・令和 2 年度から取扱いが始まったコピー機については毎日現金を回収しているものの、ダブルチェックが月 1 回の入金のタイミングとなるため、毎日複数で管理されることが望まれる。

7

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

対象施設

コメント

（９）収支状況A①赤字決算に陥っていない。
１）施設の収支決算状況

・C・事業報告書

全施設

S ・ A ・ B ・ C②予算と決算に大きな相違があった場合は、その相違の理由が適確である。

福祉施設・学２）費用削減の工夫①利用者サービスの水準が低下しない範囲で、費用削減に取り組んでいる。

・ヒアリングで確認

S ・ A ・ B ・ C

童保育室を除く

S ・ A ・ B ・ C①前年よりも収入が増加している。

３）収入増加の工夫②利用者数の増加や稼働率の向上等に取り組み、収入増加を図っている。

・ヒアリングで確認①経常利益率（経常利益÷売上高×１００（当期経常増減額÷経常収益×１００）がプラスになっており、赤字決算に陥っていない。
②借入金に依存した資本構造ではなく、自己資本比率（自己資本（または正味財産）÷総資本×１００）が 30％以上となっている。

・ヒアリングで確認③流動比率（流動資産÷流動負債×１００）が１００％以上となっており、事業継続の安全性に不安がない。

【 指定管理者からのコメント】の導入施設

S ・ A ・ B ・ C③利用料収入以外の収入増加策に取り組み、収入の複線化を図っている。

４）団体の収支決算状況

利用料金 制 度

S ・ A ・ B ・ C【 特記事項 】

・ヤオキン商事㈱は、借入金に依存している為に、自己資本比率が低い訳ではありません。金融機関から貸出しをしたいという申し出があった場合に限り、金融機関が貸し出ししたい金額を、長期 5 年間の固定金利で借り入れをしています。現在の超低金利の時代においては、潤沢に資金を手元に置いておくことが有利と考えており、その結果が、自己資本比率 23.1%という数字になっています。

8

A・

C

A

・

C

A

・

C

ヤオキン商事㈱の令和元年度の自己資本比率が 23.1％である。

全施設

〔評価ランク〕
4 段階評価 S…優れている
A…標準的である
2 段階評価 A…適 C…不適

評価項目

評価基準

評価方法

B…やや劣っている C…早急な改善が必要である※該当しない項目は評価不要

評価
評価ランク

コメント

対象施設

（１０）その他
A①業務に従事する職員は関係法規等の習得が適切に行われているか。
１）関係法規等の遵守②関係法規等の改正や管理上の各種取扱い通知等に的確に対応して取扱われてい ・ヒアリングで確認るか。

２）一括委託の禁止

・C・研修報告書等①業務の一括委託などは行われていないか。

・委託契約書等の関係書類で確認

全施設

A

・

C

A

・

C

全施設

A

・

C

全施設

A

・

C

・戸田市文書管理規定等に基づい
３）文書の管理・保存①文書の管理・保存が適切に行われているか。

た文書の管理・保存がされているか確認①利用料金は適正に設定されているか。
４）利用許可業務・利用料金が市と協議した設定となっているか確認②利用料金の減免の手続は適正に行われているか。

・関係書類により確認

利用料金はないため対象外。

全施設

A・C

A

・

C

全施設

A

・

C

全施設

A

・

C

全施設

・省エネルギーやリサイクルの推進
５）環境への配慮①環境に配慮した管理運営が行われているか。

を努めているか関係書類や現状を確認する

６）保険への加入

７）業務実施の体制及び確実性の確立①賠償保険に加入しているか①業務の処理過程におけるチェック機能は確保されているか【 指定管理者からのコメント】

・保険証書等により賠償保険の保険内容等を確認する

・業務処理を確認できる各種規程などにより確認する【 特記事項 】

9