常総市議会議場・大会議室会議システム更新及び映像配信・会議録関連業務委託に係る公募型プロポーザル実施要領

この要領は，「常総市議会議場・大会議室会議システム更新及び映像配信・会議録関連業務委託（以下，「本業務」という。
）」に係る受託候補者の選定を，公募型プロポーザル方式により実施す
るために必要な事項を定めるものである。
１ 業務目的
議場及び大会議室のシステムは，導入以来９年が経過しており，経年劣化等によりシステム
関係機器に不具合が生じているため更新が必要となっている。そのため，議場・大会議室会議
システムへの更新・拡充を行い，安定かつ円滑な議会運営と市民への情報発信の充実を図るとともに，会議システムと密接な関係にある映像配信業務及び会議録関連業務も同時に行うこと
で，より正確・安全かつ迅速な情報発信を図るため，「公募型プロポーザル」により事業者選定を行うものである。
２ 業務概要（１）業務名常総市議会議場・大会議室会議システム更新及び映像配信・会議録関連業務委託（２）業務内容
仕様書１「常総市議会議場・大会議室会議システム更新業務委託仕様書」及び仕様書２「映像配信・会議録関連業務委託仕様書」のとおり（３）契約期間
ア 常総市議会議場・大会議室会議システム更新業務委託
契約締結日の翌日から令和７年２月２５日までとする。ただし，履行期間内に提出を求める成果物等の納入期限は協議により定める。
イ 映像配信・会議録関連業務委託
令和７年３月１日から令和１２年２月２８日までとする。
（５年間の長期継続契約）（４）委託料限度額
本業務に関する費用は，下記のとおりとする (消費税及び地方消費税相当額を含む。)。また，
消費税及び地方消費税については，１０％で試算すること。なお，税率に変更が生じた場合には，別途協議するものとする。
ア 常総市議会議場等会議システム更新業務委託
３１，９００，０００円以内
イ 映像配信・会議録関連業務委託費（年額）
５，５９８，０００円以内
1※イは以下の①～③の項目の年額の合計額を計上すること。また，単価で算出する項目については以下に示している基準で算出すること。
（記載してある頁数は年間の概算量）① 映像配信料② 会議録作成料
Ⅰ定例会会議録作成料（ページ単価×１，２００貢×４０部）
Ⅱ予算・決算特別委員会会議録作成料（ページ単価×２００貢×３３部）③ 会議録検索システム料
Ⅰ会議録データ作成料（ページ単価×１，４００貢）Ⅱ会議録検索システム管理料
３ 参加資格（１）参加資格要件
次に掲げる要件をすべて満たす者であること。
ア 地方自治法施行令（昭和２２年政令第１６号）第１６７条の４の規定に該当していない者であること。
イ 常総市建設工事等の契約に係る指名停止等措置要綱（平成１０年水海道市告示第２８号）の規定による指定停止を現に受けていない者及び国又は他の地方公共団体が行う競争
入札への参加が停止されていない者であること。
ウ 会社更生法（平成１４年法律第１５４号）に基づき更生手続開始の申立てがなされている者又は民事再生法（平成１１年法律第２２５号）に基づき再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。
エ 常総市暴力団排除条例（平成２４年常総市条例第４号）に規定する暴力団員又は暴力団
若しくは暴力団員と社会的に非難されるべき関係を有する者でないこと。
オ 当該業務を円滑に遂行するために必要な組織，人員，資金等の経営基盤を有する者であること。
カ 国税及び地方税の滞納がないこと。
キ 地方公共団体等と直近１０年間に本業務と同種の契約を締結した実績を有する者であること。
（２）コンソーシアムによる参加
複数の事業者による共同提案を行う場合，次の要件を満たすこと。ただし，単独で業務提案したプロポーザル参加者は，共同提案の構成員となることはできない。
ア 共同提案を行う事業者（以下「構成事業者」という。
）のうち，１者を代表事業者に定め，市への質疑や書類提出等は代表事業者が行うこと。
イ 構成事業者全てが，法人格を有していること。
ウ 構成事業者全てが，上記（１）のア～キの参加資格を満たしていること。
（３）参加に関する留意事項
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ア 費用負担
参加に関する全ての書類の作成及び提出に係る費用は，参加事業者の負担とする。
イ 提出書類の取り扱い及び著作権提出書類の著作権は，それぞれの参加事業者に帰属するが，提出書類は返却しないものとする。また，市は，参加事業者に無断で本公募以外の目的で提出書類を使用したり，情報を漏らしたりすることはない。ただし，申請書類は，常総市情報公開条例(平成13年水海道市条例第17号）第24条に定める公文書にあたり，情報公開の対象となる。
ウ 特許権
提案内容に含まれる特許権，実用新案権，意匠権，商標権等の日本国及び日本国以外の国の法令に基づき保護される第三者の権利の対象となっている意匠，デザイン，設計，施工方法，工事材料，維持管理方法等を使用した結果生じた責任は，参加事業者が負うものとする。
エ 市からの提出書類の取扱い
市が提供する資料は，参加に係る検討以外の目的で使用してはならない。
オ 参加事業者の複数提案の禁止
参加事業者は，１つの提案しか行うことができない。
カ 提出書類の変更禁止提出した書類の変更はできない。なお，提出書類について，後日参考資料を求めることがある。
キ 虚偽の記載の禁止提出書類に虚偽の記載をした場合は，申請を無効とする。
４ スケジュール
本業務における契約締結までのスケジュールは以下のとおりとする。なお，下記スケジュー
ルは予定であり変更する場合もある。その場合は事前に連絡を行う。
項

目

期

限

公募の開始

令和６年５月２７日（月）募集要項等の配布

令和６年５月２７日（月）から及び質問の受付期間

令和６年６月２１日（金）午後５時まで
令和６年５月２７日（月）から

施設見学会受付期間

令和６年６月１３日（木）まで
令和６年６月８日（土）
令和６年６月９日（日）

施設・設備見学会

令和６年６月１５日（土）
令和６年６月１６日（日）質問の回答日

令和６年６月２８日（金）【予定】

企画提案書等受付期間

令和６年７月１０日（水）午後５時まで
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一次審査（書類審査）の実施

令和６年７月１６日（火）【予定】

一次審査結果通知

令和６年７月１７日（水）【予定】
令和６年７月２９日（月）【予定】

二次審査（プレゼンテーション）の実施

令和６年７月３０日（火）【予定】

二次審査結果通知

令和６年７月３１日（水）【予定】
令和６年７月下旬から契約交渉期間

令和６年８月下旬【予定】仮契約締結

令和６年８月下旬【予定】令和６年９月定例会へ議案提出

令和６年９月上旬【予定】（議会の議決）本契約締結

令和６年９月上旬【予定】５ 企画提案手続き等に関する事項（１）担当部局（受付）
常総市 議会事務局 会議係〒３０３－８５０１ 茨城県常総市水海道諏訪町３２２２番地３
常総市役所議会棟３階
電話番号：０２９７－２２－０３１８（直通）
電子メール: gikai@city.joso.lg.jp（２）実施要領等の配布
ア 配布期間
令和６年５月２７日（月）から令和６年６月２１日（金）午後５時まで
イ 配布方法本市ホームページにおいて公表するので，ダウンロードして使用すること。
ウ 配布資料① 実施要領② 仕様書１（議場・大会議室会議システム更新業務仕様書）③ 仕様書２（映像配信・会議録関連業務仕様書）④ 参考資料１（議場機器設置イメージ図）⑤ 参考資料２（配線・モニター設置図面）⑥ 参考資料３（大会議室席次レイアウト図面）⑦ 参考資料４（議場平面図・断面図）⑧ 参考資料５（議場・大会議室使用スケジュール表）⑨ 参加意思表明書（様式第１号）⑩ 会社概要等整理表（様式第２号）⑪ 受注実績等整理表（様式第３―１号）議場・大会議室会議システム更新用
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⑫ 受注実績等整理表（様式第３―２号）映像配信・会議録関連用⑬ 質問書（様式第４号）⑭ 誓約書（様式第５号）⑮ 企画提案書表紙（様式第６号）⑯ コンソーシアム協定書（３）質問の受付
ア 受付期間
令和６年５月２７日（月）から令和６年６月２１日（金）午後５時まで
イ 受付方法質問書（様式第４号）により，電子メールにて下記のメール送信先へ送信すること。
ウ メール送信先
電子メール：gikai@city.joso.lg.jp※電子メール送信後，担当係宛てに必ず電話により到達確認を行うこと。
エ 回答の方法
令和６年６月２８日（金）午後５時までに，市ホームページ上に回答を公開する。なお，回答に当たり，質問をした者の社名又は名称は明らかにせず，質問内容に事業者が特定されるものがある場合は回答から除外することがある。
オ その他
上記の受付方法及び受付期間以外の質問は一切受け付けない。また，回答の内容に疑義がある場合でも，それ以上の質問には回答しない。
（４）施設・設備の見学会
ア 実施日時
施設見学会の日時は，次の表のとおりとする。
日にち

時間① ８：３０～１２：３０

令和６年６月８日（土）②１３：００～１６：００

令和６年６月９日（日）③１３：００～１６：００④ ８：３０～１２：３０

令和６年６月１５日（土）⑤１３：００～１６：００⑥ ８：３０～１２：３０

令和６年６月１６日（日）⑦１３：００～１６：００

イ 見学場所
常総市役所 議会棟３階本会議場，議会棟２階大会議室及び関連ヵ所
ウ 申込み
令和６年６月８日（土），令和６年６月９日（日）の申込みは，令和６年５月２７日（月）午前９時から令和６年６月６日（木）午後５時までに，令和６年６月１５（土），5令和６年６月１６日（日）の申込みは，令和６年５月２７日（月）午前９時から令和６年６月１３日（木）午後５時までに，事務局へ電話又はメールにて「ア 実施日時」の表から希望する日時に会社名・見学人数も合わせて申込むこと。また，参加事業者同士で希望する施設見学会の日時が重なる場合は，先着順とする。なお，事前の申込みがない参加事業者は，施設見学会への参加は認めない。
エ その他
各参加事業者４名までの参加とする。当日は受付にて名刺を提出すること。また，測量機器等については各自持参すること。
（５）企画提案書等の提出
ア 提出期限令和６年７月１０日（水）午後５時まで
イ 提出場所・方法
上記５（１）へ持参又は郵送により提出すること。持参の場合は，土曜日，日曜日及び祝日を除く午前８時３０分から午後５時までに提出すること。郵送の場合は，一般書留又は簡易書留により，提出期限までに必着のこと。
ウ 提案書作成要領① 企画提案書は，「６審査・評価項目（４）審査基準・配点」の審査項目順に作成
するとともに，記載内容は当該項目内で完結すること。また，当該項目以外の内容を記載しても採点の対象とならないことに留意すること。
② 仕様書等の内容を踏まえた上で，提案書を作成すること。
③ 提案書に記載する内容はすべて本業務における実施義務事項として提案者が提示すること。
④ 実施義務事項ではなく，参考として記載が必要である場合に【参考】と明示し，載する頁を分けるなど混同する可能性を排除すること。
⑤ 説明は文章をもって行い，図表はその補助として用いること。図表のみの記載は認めない。
⑥書式・サイズ等について
Ⅰ Ａ４判（横型横書き・片面印刷・上綴または左綴）で作成すること。
Ⅱ 文字のサイズは１１ポイント以上を基本とすること。
Ⅲ 資料やイメージ図など見やすくするためＡ３判を使用する場合は，Ａ４判に折りたたむこと。
⑦ 表紙以外の各頁下側に頁番号を付すこと。
エ 提出書類① 参加意思表明書（様式第１号）② 会社概要等整理表（様式第２号）③ 受注実績等整理表（様式第３－１号）議場・大会議室会議システム更新用
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本プロポで提案するシステムの過去５年間における他自治体の議場・大会議室等への導入実績を記載すること④ 受注実績等整理表（様式第３―２号）映像配信・会議録関連用
本プロポで提案するシステムの過去５年間における他自治体の議場・大会議室等への導入実績を記載すること※③，④については契約書の写し又は実績を証明できる書類及び業務内容が分かる
書類の写しを添付すること⑤ 誓約書（様式第５号）⑥ 企画提案書（様式第６号）
企画提案書表紙のみ指定様式とし，その他は任意様式による。なお，評価項目の理解を深めるため，提案書の最終貢に，次に掲げる項目の資料を掲載順で添付すること。
・システム概要，主要機器の機能
・導入機器及び機材一覧表
・機器構成及び配置案⑦ 見積書（任意様式）
以下のⅠ～Ⅲごとに提出すること。
Ⅰ 常総市議会議場・大会議室会議システム更新業務委託料
Ⅱ 映像配信業務委託料
Ⅲ 会議録関連業務委託料
Ａ 会議録作成

定例会会議録作成料

４０部

ページ単価

特別委員会会議録作成料３３部

ページ単価

Ｂ 会議録検索システム 会議録データ作成料

ページ単価

会議録検索システム管理料

月額

Ｃ その他必要となる経費⑧ 見積書積算内訳書（議場・大会議室会議システム更新業務のみ提出）
以下のⅠ～Ⅳごとの項目別に積算内訳書も提出すること。また，機材については個別に単価で計上すること。
Ⅰ 議場における音響，映像，録音・録画機器システム等の機器費，配線経費等
Ⅱ 大会議室における音響，録音機器システム等の機器費，配線経費等
Ⅲ その他システム更新に関連する機器費，配線経費，既存機器の撤去・廃棄費
Ⅳ 議場，大会議室のシステム導入後の維持管理等に要する経費
Ａ 保守点検に関する経費（年額）（見積要件）
・年４回の定期点検
議場，大会議室システム全体の動作チェック
簡易清掃
カメラ画角確認調整，ホワイトバランス調整
7

マイクレベル確認調整
制御器の動作ログ／エラーログ取得
・不具合時の出張対応
・軽微な設備機器の調整・補修
・代替機対応Ｂ その他の維持管理に要する経緯費※費用が発生する場合のみ提出すること
・ＯＳ更新費用（明細も添付すること）
・その他に導入後における維持管理において必要となる経費⑨ コンソーシアム協定書 ※複数の事業者で提案する場合のみ提出
オ 提出部数① 紙媒体：原本１部 写し７部（合計８部）② 電子媒体：１枚（提出書類データをＣＤ－ＲＯＭ等に保存したもの。）※電子媒体に保存するデータのファイル形式は，Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄ，
Ｅｘｃｅｌ，ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔのいずれかとする。

６ 審査・評価項目（１）審査について「常総市議会議場・大会議室会議システム更新及び映像配信・会議録関連務委託事業者
選定審査委員会設置要項」に基づき，審査委員会を設置し，審査を行う。
（２）一次審査（書類審査）
ア 審査の方法
担当部局により提出書類の確認を行い，応募書類の不備，欠格事由等に該当がない参加申込者は二次審査に参加できる者（以下「一次審査通過者」という。
）とする。
イ 結果通知一次審査の選考結果は，令和６年７月１７日（火）【予定】に，文書（郵送）で参加申込者宛てに通知するとともに，電子メールに添付して送付する。また，選考に対する異議には一切応じないものとする。
（３）二次審査（プレゼンテーション・ヒアリング）
ア 実施日
令和６年７月２９日（月）及び令和６年７月３０日（火）【予定】
イ 実施場所
常総市役所 市民ホール【予定】ウ 実施時間
１参加事業者あたりの持ち時間を６０分間（説明４５分，質疑１５分）として実施す8

る。
エ 実施方法
一次審査通過者は事前に提出した提案資料を用いてプレゼンテーションを行い，審査委員によるヒアリング（質疑）を行ったうえで，下記の「審査項目・配点表」の基づき審査を行う。操作説明については，実機の持ち込みを可とする。
・当日の資料の追加や配布は認めない。ただし，プロジェクターで見やすくする目的
での変更や，軽微な誤記修正等は可とする。
・プレゼンテーションで使用する機器のうち，プロジェクター及びスクリーンは，市で準備する。それ以外（パソコン等）は，参加事業者において用意すること。
・操作等の説明については，実機に持ち込みよる説明も可能とする。
オ 説明員
会場への入室は，５名以内とする。なお，リモートによる説明は認めない。
カ 結果通知二次審査終了後，文書（郵送）により通知する。また，市ホームページ上でも公表を行う。なお，選考結果に対する異議には一切応じないものとする。
（４）審査基準・配点
審査基準は下表のとおりとし，公正かつ厳正に審査を実施し，総合得点の最も高い参加事業者を「契約優先交渉権者」として選定し，２番目に点数の高い参加事業者を「次点交渉権者」とする。
※審査結果における合格基準は，委員の合計得点の６割以上とし，合格基準に達するものがいない場合は，本プロポーザルでの選定は行わないものとする。
※参加事業者が１者の場合であっても審査を実施し，審査の結果，審査委員の合計得点が６割以上の場合は，「優先交渉権者」として協議を行う。
【審査項目・配点表】
１ 議場・大会議室会議システム更新業務
審査項目
１実施体制

着眼点
本業務を確実に遂行する実施体制を有し，従事者等が適切に配配点５備され，役割分担が明確になっているか。
トラブル，災害等の緊急時における，対応サポート拠点，実施

５体制が整っており，業務への支障を最小限に抑えることができるか。
２実施
スケジュール３システム機能・機器性能

事業実施スケジュールが適正に管理され，問題なく実施できる

５

施工期間を提案しているか。
＜主制御装置＞

１０①主制御装置（システムコントローラー）が，ＯＳメーカーサ
ポート終了等の影響を受けにくい専用ＯＳを導入しているか。
9②Windows 等の汎用ＯＳを用いる場合，新ＯＳリリースより２
年以内に無償更新とされるか。有償となる場合，更新リスト（機器，ソフトウェア，ドライバー等一式）と，更新費用が明確となる資料が提示されているか。
＜システム操作性＞

１０

操作画面がシンプルで，１名で操作が可能で，誤操作が生じにくいか。
＜システム安定性＞

１０

トラブルを未然に防ぐ対策が講じられており，長期運用に絶え得る安定的な稼働ができるシステムであるか。
＜音響・映像機器＞

１０

他自治体も導入実績のある，高画質・高音質の業務用機器であるか。また，議場外の市民にストレスなく，映像・音声を提供
できるか。
４景観

景観保持に配慮した機器設置及び配線計画であるか。

５

５障害時の対応

トラブル発生時の応急措置体制が整っているか。

５

６保守・

＜保守点検等＞５

メンテナンス

①無償保証期間終了後の，定期的な保守点検が充実しているか。
②故障や更新時等の機器の入れ替えが容易であるか。
＜メンテナンス＞

５

職員が日常的なメンテナンスを容易に行うことができるか。
７教育・訓練職員に分かりやすい操作マニュアルを用意し，操作指導を十分５に行うことができるか。
８加点項目

本市の求める機能や運用方法のほか，優位な追加提案がある

５か。
将来的にシステム機能を拡張していく可能性を持たせている

５か。
ライブ字幕について，詳細な説明があるか。
９業務実績

令和元年度以降，国内の地方自治体議場において，提案するも５１０のと同等の議場システムの納入実績が明確に示されているか。
※主要部メーカーの議場映像音響システム一式（システム設
計，制御設備機器，ソフトウェア関連，映像音響機器等）の導入実績※提案資料の別紙として，自治体名，案件名，仕様書または完成図書またはシステム図面が添付され，同種設備の国内納入実績が示されること。
１０導入費用見積書にて提案（任意様式）
10１０

１１維持管理費用①保守点検に関する経費（１年分）

１０（見積要件）
・年４回の定期点検
議場，大会議室システム全体の動作チェック
簡易清掃
カメラ画角確認調整，ホワイトバランス調整
マイクレベル確認調整
制御器の動作ログ／エラーログ取得
・不具合時の出張対応
・軽微な設備機器の調整・補修
・代替機対応②その他の維持管理に要する経緯費※費用が掛かる場合のみ提出すること
・ＯＳ更新費用（明細も添付すること）
・その他に導入後の維持管理において必要となる経費
合計点

１２５

２ 映像配信・会議録関連業務
審査項目
１実施体制

着眼点
本業務を確実に遂行する実施体制を有し，従事者等が適切に配備

配点
５

され，役割分担が明確になっているか。
トラブル，災害等の緊急時に対応サポート拠点，実施体制が整っ

５ており，業務への支障を最小限に抑えることができるか。
２実施
スケジュール

事業実施スケジュールが適正に管理され，問題なく実施できる施５

工期間を提案しているか。※システムデータ移行作業分も含む。

３障害時の対応

トラブル発生時の応急措置体制が整っているか。

５

４セキュリティ

情報セキュリティ対策は構築されているか。

５

対策
５映像配信・会①映像配信

１０

議録検索シス・画面が見やすくなっているか

テムの内容

・操作性は良いか
・検索が簡単にできるか②会議録検索・画面が見やすくなっているか
・操作性は良いか
・検索が簡単にできるか

６業務実績

令和元年度以降の業務実績

５

７費用

見積書により提案（任意様式）

５

合計点
11

４５

３ 共通項目
審査項目
１業務理解
説明内容

着眼点
＜業務理解度・取組意欲＞

配点
１０

業務の意義を理解し，事業目的に沿った提案になっているか。
＜プレゼンテーション＞

１０

提案の内容が分かりやすく，必要性が十分納得できるものになっ
ているか。
合計点

２０

総合計点

１９０

７ 契約の締結（１）審査結果に基づき選定された事業者（契約優先交渉権者）と業務内容及び契約金額等について協議した後，仕様書等を調整の上，適正な業務が行えると判断した場合において，本業
務に係る契約を議会の議決後に締結するものとする。ただし，議会で否決された場合は，契約はできないものとする。
（２）契約優先交渉権者が「３参加資格」を満たさないと判明したとき，協議が整わなかった場
合，又はその他の理由により契約の締結が困難となったときは，次点交渉権者と協議するも
のとする。
８ その他
（１）提出書類の作成及び提出に関する費用は参加事業者の負担とする。なお，提出書類の返却は原則行わない。
（２）提出書類の著作権は，参加事業者に帰属する。ただし，本市が本件の報告，説明，公表等のために必要な場合は，提出書類の内容を無償で使用できるものとする。
（３）本件に関わる情報公開請求を受けた場合は，常総市情報公開条例（平成１３年水海道市条例第１７号）に基づき，提出書類を公開することができるものとする。ただし，公にすることにより競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがある情報は，非公開となる場合があるため，当該情報が含まれていると判断するときは，その旨をあらかじめ書面により申し出るものとする。
（４）提出書類に虚偽の記載をした場合は，企画提案書等を無効にする。
（５）提出書類の作成に使用する言語及び通貨は，日本語及び日本国通貨とする。

12