(57)【要約】印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けるとともに、その形態情報の変更を受け付ける印影形態定義部２１と、印影形態定義部２１に登録された形態情報にしたがって印影イメージを生成する印影イメージ生成部２６とを設け、その印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する。【特許請求の範囲】
【請求項１】
印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けるとともに、その形態情報の変更を受け付ける形態情報登録手段と、上記形態情報登録手段に登録されている形態情報にしたがって印影イメージを生成する印影イメージ生成手段と、上記印影イメージ生成手段により生成された印影イメージを承認された回覧中の電子化文書に付与する印影付与手段とを備えたワークフロー管理装置。
【請求項２】
クライアント端末から回覧中の電子化文書に対する承認を受けると、その承認者の属性情報を取得する属性情報取得手段を設け、印影イメージ生成手段は、形態情報登録手段に登録されている形態情報の中から、上記属性情報取得手段により取得された属性情報に対応する形態情報を選択し、その形態情報にしたがって印影イメージを生成することを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項３】
印影イメージ生成手段は、属性情報取得手段により取得された属性情報をイメージ化し、その属性イメージを印影イメージに合成することを特徴とする請求の範囲第２項記載のワークフロー管理装置。
【請求項４】
印影イメージ生成手段は、クライアント端末から承認を受けた日付をイメージ化し、その日付イメージを印影イメージに合成することを特徴とする請求の範囲第２項記載のワークフロー管理装置。
【請求項５】
印影イメージ生成手段は、形態情報登録手段に登録されている形態情報の中から、回覧中の電子化文書に係る業務又は回覧中の電子化文書の種類に対応する形態情報を選択し、その形態情報にしたがって印影イメージを生成することを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項６】
印影付与手段は、電子化文書の書式情報を参照して、その電子化文書に対する印影イメージの付与位置を特定することを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項７】
印影付与手段は、印影付与条件が定義されている場合、その印影付与条件を満足する場合に限り、印影イメージを電子化文書に付与することを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項８】
印影付与手段により印影イメージを付与された電子化文書が他のクライアント端末から承認を受けることなく差し戻された場合、その電子化文書に付与されている印影イメージを除去する印影イメージ除去手段を設けたことを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項９】
印影付与手段により印影イメージを付与された電子化文書を削除する電子化文書削除手段を設けたことを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【請求項１０】
印影付与手段により印影イメージを付与された電子化文書のファイル形式を印刷可能なファイル形式に変換するファイル形式変換手段を設けたことを特徴とする請求の範囲第１項記載のワークフロー管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】  この発明は、承認された回覧中の電子化文書に印影を付与するワークフロー管理装置に関するものである。
【背景技術】  従来のワークフロー管理装置は、印鑑のイメージデータを管理する印鑑情報テーブルを備えており、回覧中の電子化文書が承認されると、その印鑑情報テーブルから印鑑のイメージデータを取得し、そのイメージデータに承認者の氏名などを合成する。
そして、ワークフロー管理装置は、合成後のイメージデータを電子化文書に付与する（例えば、特許文献１参照）。
［特許文献１］  特開平８−２４１３５５号公報（段落番号［００１９］から［００３１］、図１）
従来のワークフロー管理装置は以上のように構成されているので、予め印鑑のイメージデータを印鑑情報テーブルに登録すれば、回覧中の電子化文書が承認されたとき、印鑑のイメージデータを電子化文書に付与することができる。しかし、イメージデータ自体の変更は一般に容易でないため、印鑑情報テーブルに登録されている印鑑のイメージデータを変更することができないなどの課題があった。
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、回覧中の電子化文書に印影イメージを付与することができるとともに、電子化文書に付与する印影イメージを必要に応じて簡単に変更することができるワークフロー管理装置を得ることを目的とする。
【発明の開示】
この発明に係るワークフロー管理装置は、印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けるとともに、その形態情報の変更を受け付ける形態情報登録手段と、その形態情報登録手段に登録されている形態情報にしたがって印影イメージを生成する印影イメージ生成手段とを設け、その印影イメージを承認された回覧中の電子化文書に付与するようにしたものである。
このことによって、回覧中の電子化文書に印影イメージを付与することができるとともに、電子化文書に付与する印影イメージを必要に応じて簡単に変更することができる効果がある。
【図面の簡単な説明】  第１図はこの発明の実施の形態１によるワークフロー管理装置を示す構成図である。
第２図はこの発明の実施の形態１によるワークフロー管理装置の印影処理部の処理内容を示すフローチャートである。
第３図はワークフロー情報を示す説明図である。
第４図は状況管理テーブルを示す説明図である。
第５図は状況管理テーブルを示す説明図である。
第６図は状況管理テーブルを示す説明図である。
第７図は形態情報に含まれているテキスト情報を説明する説明図である。
第８図は形態情報に含まれているテキスト情報を説明する説明図である。
第９図は形態情報に含まれているテキスト情報を説明する説明図である。
第１０図はこの発明の実施の形態２によるワークフロー管理装置を示す構成図である。
第１１図は承認者の属性が含まれている印影イメージを示す説明図である。
第１２図は承認日が含まれている印影イメージを示す説明図である。
第１３図はこの発明の実施の形態７によるワークフロー管理装置を示す構成図である。
第１４図はこの発明の実施の形態８によるワークフロー管理装置を示す構成図である。
第１５図はこの発明の実施の形態９によるワークフロー管理装置を示す構成図である。
【発明を実施するための最良の形態】  以下、この発明をより詳細に説明するために、この発明を実施するための最良の形態について、添付の図面に従って説明する。
実施の形態１．
第１図はこの発明の実施の形態１によるワークフロー管理装置を示す構成図である。図において、クライアント端末１−１〜１−Ｎは例えばＬＡＮやインターネットなどのネットワークを介してワークフロー管理装置２と接続されているパーソナルコンピュータやモバイルＰＣなどの端末であり、クライアントが電子化文書をワークフロー管理装置２に登録する場合や、回覧された電子化文書を確認して承認する場合などに使用する。
ワークフロー管理装置２は電子化文書の回覧を管理する回覧管理処理部３と、承認された電子化文書に印影イメージを付与する印影処理部４とから構成されている。
ネットワークＩ／Ｆ部１０はネットワークに対する接続機能を備えている。回覧管理処理部３の情報送受信部１１はクライアント端末１−１〜１−Ｎと各種の情報を送受信するデータ送受信器などから構成されている。
回覧管理処理部３の登録受付部１２は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、情報送受信部１１がネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、例えばクライアント端末１−１から電子化文書の登録要求を受信すると、その登録要求に含まれている登録希望者のクライアントＩＤを参照して、その登録希望者が電子化文書の登録権限を有しているか否かを判定し、登録希望者が登録権限を有している場合に限り、電子化文書とワークフロー情報の登録を受け付けて、その電子化文書とワークフロー情報をデータベース１３に格納する。
回覧管理処理部３の回覧者特定部１４は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、データベース１３に格納されている電子化文書の回覧状況を管理し、データベース１３に格納されているワークフロー情報を参照して次の回覧者を特定する。回覧管理処理部３の通知部１５は回覧者特定部１４により特定された次の回覧者のクライアント端末に対して、電子化文書の回覧通知を送信する。
回覧管理処理部３の確認許可部１６は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、情報送受信部１１が通知部１５より回覧通知を送信された次の回覧者のクライアント端末から電子化文書の回覧要求を受信すると、データベース１３に格納されている電子化文書の確認を許可する機能を備えている。
印影処理部４の印影形態定義部２１は例えばキーボードやマウスなどの入力装置やディスプレイを搭載しており、印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けるとともに、その形態情報の変更を受け付ける機能を備えている。印影処理部４の形態情報記憶部２２は印影形態定義部２１により受け付けられた形態情報を記憶するハードディスクやメモリなどの記憶媒体である。
なお、印影形態定義部２１及び形態情報記憶部２２から形態情報登録手段が構成されている。
印影処理部４の承認情報受信部２３は例えばクライアント端末１−１からネットワークＩ／Ｆ部１０を介して回覧中の電子化文書に対する承認情報を受信するデータ受信器などから構成されている。ここでは、承認情報受信部２３はクライアント端末１−１からネットワークＩ／Ｆ部１０を介して回覧中の電子化文書に対する承認情報を受信するが、クライアント端末１−１から回覧管理処理部３の情報送受信部１１を介して回覧中の電子化文書に対する承認情報を受信するようにしてもよい。
印影処理部４の属性情報記憶部２４は予めクライアント端末１−１〜１−Ｎを利用するクライアントの属性情報（所属組織、役職、氏名、略称など）を記憶するハードディスクやメモリなどの記憶媒体である。印影処理部４の属性情報取得部２５は承認情報受信部２３が承認情報を受信すると、その承認情報に含まれているクライアントＩＤをキーにして、属性情報記憶部２４から承認者であるクライアントの属性情報を取得する。
なお、承認情報受信部２３、属性情報記憶部２４及び属性情報取得部２５から属性情報取得手段が構成されている。
印影処理部４の印影イメージ生成部２６は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中から、属性情報取得部２５により取得された属性情報に対応する形態情報を選択し、その形態情報にしたがって印影イメージを生成する。なお、印影イメージ生成部２６は印影イメージ生成手段を構成している。
印影処理部４の印影付与部２７は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する。なお、印影付与部２７は印影付与手段を構成している。
印影処理部４の電子化文書記憶処理部２８は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、印影付与部２７により印影イメージが付与された電子化文書をデータベース１３に格納する。
ここでは、回覧管理処理部３及び印影処理部４の各構成部が専用のハードウェアで構成されているものについて示しているが、ワークフロー管理装置２がコンピュータから構成されている場合、回覧管理処理部３及び印影処理部４の各構成部の処理内容が記述されているプログラムをメモリに格納し、そのコンピュータのＣＰＵが当該プログラムを実行するようにしてもよい。
第２図はこの発明の実施の形態１によるワークフロー管理装置の印影処理部４の処理内容を示すフローチャートである。
次に動作について説明する。
最初に、ワークフロー管理装置２の回覧管理処理部３の処理内容を簡単に説明する。
例えば、クライアント端末１−１を使用するクライアントが電子化文書の回覧を希望する場合、クライアント端末１−１を操作して、自己のクライアントＩＤを含む電子化文書の登録要求をワークフロー管理装置２に送信する。
ワークフロー管理装置２の登録受付部１２は、情報送受信部１１がネットワークＩ／Ｆ部１０を介してクライアント端末１−１から電子化文書の登録要求を受信すると、その登録要求に含まれているクライアントＩＤを参照して、その登録希望者が電子化文書の登録権限を有しているか否かを判定する。例えば、クライアントＩＤから登録希望者が所属する会社や部署などを確認し、予め、ワークフロー管理装置２の利用を認めている会社や部署などに登録希望者が所属している場合には、その登録希望者が電子化文書の登録権限を有しているものと判断する。
登録受付部１２は、登録希望者が登録権限を有していないと判断する場合には、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、電子化文書の登録を拒否する旨を示すメッセージをクライアント端末１−１に送信する。
一方、登録希望者が登録権限を有していると判断する場合には、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、回覧対象の電子化文書の登録を受け付ける旨を示すメッセージをクライアント端末１−１に送信する。
これにより、登録希望者がクライアント端末１−１を操作して、回覧対象の電子化文書とワークフロー情報をワークフロー管理装置２に送信すると、登録受付部１２が情報送受信部１１により受信された回覧対象の電子化文書とワークフロー情報をデータベース１３に格納する。
ここで、ワークフロー情報は、第３図に示すように、回覧対象の電子化文書の回覧順を示す情報であり、第３図の例では、クライアント端末１−１→クライアント端末１−２→クライアント端末１−３→・・・→クライアント端末１−Ｎ→クライアント端末１−１の順番で回覧するように記述されている。
なお、ここでは、回覧順がシリアルに並べられているものについて示したが、途中で回覧対象が分岐するようにしてもよい。
ワークフロー管理装置２の回覧者特定部１４は、上記のようにして登録受付部１２が回覧対象の電子化文書の登録を受け付けると、その電子化文書のワークフロー情報を参照して、電子化文書の回覧順・回覧先や、その電子化文書の回覧状況・承認状況を示す状況管理テーブルを作成してデータベース１３に格納する（第４図を参照）。
回覧者特定部１４は、状況管理テーブルを作成してデータベース１３に格納すると、状況管理テーブルを参照して、第１番目の回覧者を特定する。この例では、クライアント端末１−２のクライアントが第１番目の回覧者であると特定する。
ワークフロー管理装置２の通知部１５は、回覧者特定部１４が第１番目の回覧者を特定すると、その回覧者のクライアント端末１−２に対して、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、電子化文書の回覧通知を送信する。
これにより、クライアント端末１−２のクライアントが電子化文書の回覧が来ていることを認識し、クライアント端末１−２を操作して、電子化文書の回覧要求をワークフロー管理装置２に送信すると、ワークフロー管理装置２の情報送受信部１１がネットワークＩ／Ｆ部１０を介して回覧要求を受信する。
ワークフロー管理装置２の確認許可部１６は、情報送受信部１１が第１番目の回覧者のクライアント端末１−２から電子化文書の回覧要求を受信すると、データベース１３に格納されている電子化文書の確認を許可し、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、その電子化文書を表示するための画面情報をクライアント端末１−２に送信する。
これにより、クライアント端末１−２のディスプレイには電子化文書が表示され、クライアント端末１−２のクライアントは電子化文書の内容を確認することができる。
クライアント端末１−２のクライアントは、電子化文書の内容を承認する場合、クライアント端末１−２を操作して、内容の承認を示す承認情報をワークフロー管理装置２に送信し、電子化文書の内容の承認を拒否する場合、クライアント端末１−２を操作して、内容の承認拒否を示す承認拒否情報をワークフロー管理装置２に送信する。
ワークフロー管理装置２の回覧者特定部１４は、情報送受信部１１が第１番目の回覧者のクライアント端末１−２から承認情報を受信すると、第５図に示すように、状況管理テーブルにおける第１番目の回覧者の回覧状況欄にチェックを入れるとともに、第１番目の回覧者の承認状況欄に“承認”を入れる。
一方、第１番目の回覧者のクライアント端末１−２から承認拒否情報を受信すると、第６図に示すように、状況管理テーブルにおける第１番目の回覧者の回覧状況欄にチェックを入れるとともに、第１番目の回覧者の承認状況欄に“拒否”を入れる。
回覧者特定部１４は、第１番目の回覧者の承認状況欄に“承認”を入れた場合には、状況管理テーブルを参照して、第２番目の回覧者を特定する。この例では、クライアント端末１−３のクライアントが第２番目の回覧者であると特定する。
一方、第１番目の回覧者の承認状況欄に“拒否”を入れた場合には、状況管理テーブルを参照して、第０番目の回覧者（電子化文書の登録者）を特定する。この例では、クライアント端末１−１のクライアントが第０番目の回覧者であると特定する。
ワークフロー管理装置２の通知部１５は、回覧者特定部１４が第２番目の回覧者を特定すると、第２番目の回覧者のクライアント端末１−３に対して、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、電子化文書の回覧通知を送信する。
これにより、第１番目の回覧者の場合と同様に、クライアント端末１−３のクライアントが電子化文書の回覧が来ていることを認識する。
一方、回覧者特定部１４が第０番目の回覧者（電子化文書の登録者）を特定すると、第０番目の回覧者のクライアント端末１−１に対して、情報送受信部１１及びネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、電子化文書の承認拒否通知を送信する。
これにより、クライアント端末１−１のクライアントが第１番目の回覧者に承認が拒否されたことを認識する。
このことによって、クライアント端末１−１のクライアントが電子化文書の修正を希望する場合、クライアント端末１−１を操作して、電子化文書の修正要求をワークフロー管理装置２に送信する。
次に、ワークフロー管理装置２の印影処理部４の処理内容について説明する。
例えば、ワークフロー管理装置２の管理者が、予め、印影処理部４の印影形態定義部２１を操作して、印影の形態を特定する形態情報を登録する（ステップＳＴ１）。
即ち、印影の形態を特定する形態情報は、第７図に示すように、例えば印影の形態が楕円であれば、その楕円の短軸ｒ１と長軸ｒ２を表すテキスト情報を有し、印影の形態が真円であれば、その円の直径ｒ３を表すテキスト情報を有している。
また、第８図に示すように、楕円や真円の外形が二重線であれば、外形が二重線であることを示すテキスト情報を有している。
さらに、第９図に示すように、楕円や真円の内部に領域を分ける横線が入っていれば、その横線を挿入する位置を表すテキスト情報を有している。
印影処理部４の印影形態定義部２１は、印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けると、その形態情報を形態情報記憶部２２に格納する（ステップＳＴ２）。この際、印影形態定義部２１は、形態情報を形態情報記憶部２２に格納するとき、その形態情報に対応する属性（例えば、部署、役職、氏名）を付加して格納する。
なお、ワークフロー管理装置２の管理者は、形態情報記憶部２２に記憶されている形態情報の変更を希望する場合には、印影形態定義部２１を操作する。例えば、楕円の短軸ｒ１と長軸ｒ２の長さを変更することを希望する場合には、その形態情報に含まれている短軸ｒ１と長軸ｒ２を表すテキスト情報を変更すればよい。
印影処理部４の承認情報受信部２３は、上述したように、例えば、回覧中のクライアント端末１−２からネットワークＩ／Ｆ部１０を介して電子化文書に対する承認情報を受信すると（ステップＳＴ３）、その承認情報を属性情報取得部２５に出力する。
印影処理部４の属性情報取得部２５は、承認情報受信部２３から承認情報を受けると、その承認情報に含まれているクライアントＩＤをキーにして、属性情報記憶部２４から承認者である当該クライアントの属性情報（例えば、所属組織、役職、氏名、略称など）を取得する（ステップＳＴ４）。
印影処理部４の印影イメージ生成部２６は、属性情報取得部２５が承認者の属性情報を取得すると、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中から、その属性情報に対応する形態情報を選択する（ステップＳＴ５）。
例えば、承認者の属性情報に“役職（部長）”が含まれている場合、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中から、“役職（部長）”に対応する形態情報を選択する。
また、承認者の属性情報に“所属組織（総務部）”が含まれている場合、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中から、“所属組織（総務部）”に対応する形態情報を選択する。
また、承認者の属性情報に“役職（部長）と所属組織（総務部）”が含まれている場合、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中から、役職が“部長”であり、かつ、所属組織が“総務部”である属性を有する形態情報を選択する。
印影処理部４の印影イメージ生成部２６は、上記のようにして、形態情報を選択すると、その形態情報にしたがって印影イメージを生成する（ステップＳＴ６）。
ただし、印影イメージ生成部２６は、形態情報記憶部２２に記憶されている各種の形態情報の中に、承認者の属性情報に対応する形態情報が記憶されていない場合、デフォルトの形態情報を選択し、その形態情報にしたがって印影イメージを生成する。
印影処理部４の印影付与部２７は、印影イメージ生成部２６が印影イメージを生成すると、その印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する（ステップＳＴ７）。
印影処理部４の電子化文書記憶処理部２８は、印影付与部２７が印影イメージを回覧中の電子化文書に付与すると、その電子化文書をデータベース１３に格納する（ステップＳＴ８）。
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、印影の形態を特定する形態情報の登録を受け付けるとともに、その形態情報の変更を受け付ける印影形態定義部２１と、印影形態定義部２１に登録された形態情報にしたがって印影イメージを生成する印影イメージ生成部２６とを設け、その印影イメージを回覧中の電子化文書に付与するように構成したので、回覧中の電子化文書に印影イメージを付与することができるとともに、電子化文書に付与する印影イメージを必要に応じて簡単に変更することができる効果を奏する。
また、この実施の形態１によれば、クライアント端末から回覧中の電子化文書に対する承認を受けると、その承認者の属性情報を取得する属性情報取得部２５を設け、属性情報記憶部２４に記憶されている形態情報の中から、その承認者の属性情報に対応する形態情報を選択し、その形態情報にしたがって印影イメージを生成するように構成したので、承認者に対応する印影イメージを電子化文書に付与することができる効果を奏する。
なお、この実施の形態１では、管理者が印影形態定義部２１のキーボード等を操作して形態情報を登録するものについて示したが、例えば、クライアントがクライアント端末１−１を操作して、その形態情報を印影形態定義部２１に登録するようにしてもよい。
また、この実施の形態１では、印影イメージを生成して電子化文書に付与するものについて示したが、例えば、バーコードやサインなどのイメージデータを電子化文書に付与するようにしてもよい。
さらに、この実施の形態１では、属性情報取得部２５が承認情報に含まれているクライアントＩＤをキーにして、属性情報記憶部２４から承認者の属性情報を取得するものについて示したが、属性情報取得部２５が承認者の属性情報の入力を受け付けるようにしてもよい。また、クライアント端末から承認者の属性情報を受信するようにしてもよい。
実施の形態２．
第１０図はこの発明の実施の形態２によるワークフロー管理装置を示す構成図である。図において、第１図と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
イメージ合成部２９は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、属性情報取得部２５により取得された属性情報をイメージ化し、その属性イメージを印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージに合成する。なお、イメージ合成部２９は印影イメージ生成手段を構成している。
上記実施の形態１では、印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを電子化文書に付与するものについて示したが、イメージ合成部２９が属性情報取得部２５により取得された属性情報をイメージ化し、その属性イメージを印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージに合成するようにしてもよい。
これにより、承認者の属性情報に例えば“所属部署（総務部）”と“役職（部長）”と“氏名（三菱太郎）”が含まれている場合、第１１図に示すように、承認者の属性である“総務部”と“部長”と“三菱太郎”が含まれている印影イメージを電子化文書に付与することができる効果を奏する。
実施の形態３．
上記実施の形態２では、イメージ合成部２９が属性情報取得部２５により取得された属性情報をイメージ化し、その属性イメージを印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージに合成するものについて示したが、クライアント端末から承認を受けた日付をイメージ化し、その日付イメージを印影イメージに合成するようにしてもよい。
これにより、第１２図に示すように、電子化文書の承認日が含まれている印影イメージを電子化文書に付与することができる効果を奏する。
実施の形態４．
上記実施の形態１〜３では、承認者の属性情報を取得する属性情報取得部２５を設け、形態情報記憶部２２に記憶されている形態情報の中から、その承認者の属性情報に対応する形態情報を選択するものについて示したが、形態情報記憶部２２に記憶されている形態情報の中から、回覧中の電子化文書に係る業務又は回覧中の電子化文書の種類に対応する形態情報を選択するようにしてもよい。
例えば、見積業務に対応する形態情報がＡ、注文業務に対応する形態情報がＢであると定義されている場合において、回覧中の電子化文書に係る業務が見積業務であれば、印影処理部４の印影イメージ生成部２６は、見積業務に対応する形態情報Ａを選択し、その形態情報Ａにしたがって印影イメージを生成する。
また、設計仕様書に対応する形態情報がＣ、打合せ議事録に対応する形態情報がＤであると定義されている場合において、回覧中の電子化文書の種類が打合せ議事録であれば、印影処理部４の印影イメージ生成部２６は、打合せ議事録に対応する形態情報Ｄを選択し、その形態情報Ｄにしたがって印影イメージを生成する。
以上で明らかなように、この実施の形態４によれば、形態情報記憶部２２に記憶されている形態情報の中から、回覧中の電子化文書に係る業務又は回覧中の電子化文書の種類に対応する形態情報を選択するように構成したので、回覧中の電子化文書に係る業務又は回覧中の電子化文書の種類に対応する印影イメージを電子化文書に付与することができる効果を奏する。
実施の形態５．
上記実施の形態１〜４では、印影付与部２７が印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する際、その印影イメージの付与位置については特に言及していないが、印影付与部２７が電子化文書の書式情報を参照して、その電子化文書に対する印影イメージの付与位置を特定するようにしてもよい。
具体的には次の通りである。
クライアントが例えばクライアント端末１−１を操作して、回覧対象の電子化文書をワークフロー管理装置２に登録する際、その電子化文書に対する印影イメージの付与位置を示す書式情報をワークフロー管理装置２に送信する。印影イメージの付与位置を示す書式情報は、印影イメージを付与する電子化文書上の座標を表している。
ワークフロー管理装置２の登録受付部１２は、情報送受信部１１がネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、クライアント端末１−１から送信された書式情報を受信すると、その書式情報を回覧対象の電子化文書と一緒にデータベース１３に格納する。
ワークフロー管理装置２の印影付与部２７は、印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する際、データベース１３に格納されている電子化文書の書式情報を参照して、その電子化文書に対する印影イメージの付与位置を特定し、その付与位置に印影イメージを付与する。
以上で明らかなように、この実施の形態５によれば、印影付与部２７が電子化文書の書式情報を参照して、その電子化文書に対する印影イメージの付与位置を特定するように構成したので、電子化文書の登録者、あるいは、書式情報の作成者（電子化文書の登録者と書式情報の作成者が異なる場合）が希望する位置に印影イメージを付与することができる効果を奏する。
実施の形態６．
上記実施の形態１〜５では、印影付与部２７が印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与するものについて示したが、印影付与条件が定義されている場合、その印影付与条件を満足する場合に限り、印影イメージを電子化文書に付与するようにしてもよい。
即ち、ワークフロー管理装置２の管理者やクライアントが印影形態定義部２１を操作して、印影の形態を特定する形態情報を登録する際、その印影を付与する条件を定義し、その印影付与条件を形態情報記憶部２２に格納する。
印影付与条件としては、例えば、承認者の所属組織が設計部であれば、印影イメージの付与を許可するが、その所属組織が開発部であれば、印影イメージの付与を認めないとする条件や、承認者の役職が課長以上であれば、印影イメージの付与を許可するが、その役職が課長未満であれば、印影イメージの付与を認めないとする条件や、承認日が○月○日以前であれば、印影イメージの付与を許可するが、その承認日が○月○日以降であれば、印影イメージの付与を認めないとする条件などが考えられる。
ワークフロー管理装置２の印影付与部２７は、印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与する際、形態情報記憶部２２に記憶されている印影付与条件を参照し、その印影付与条件を満足する場合に限り、印影イメージを電子化文書に付与するようにする。
例えば、承認者の役職が課長以上であれば、印影イメージの付与を許可するが、その役職が課長未満であれば、印影イメージの付与を認めないとする条件が定義されている場合、承認者の役職が課長以上である場合に限り、印影イメージを電子化文書に付与するようにする。
以上で明らかなように、この実施の形態６によれば、印影付与条件が定義されている場合、その印影付与条件を満足する場合に限り、印影イメージを電子化文書に付与するように構成したので、必要な印影イメージだけを付与することができる効果を奏する。
実施の形態７．
第１３図はこの発明の実施の形態７によるワークフロー管理装置を示す構成図である。図において、第１０図と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
印影イメージ除去部３０は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、印影付与部２７により印影イメージを付与された電子化文書が他のクライアント端末から承認を受けることなく差し戻された場合、その電子化文書に付与されている印影イメージを除去する。なお、印影イメージ除去部３０は印影イメージ除去手段を構成している。
次に動作について説明する。
上記実施の形態１〜６と同様にして、印影付与部２７が印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与するが、その後、次の回覧者や、更に次の回覧者などが、その電子化文書を確認した結果、クライアント端末から承認拒否情報を送信して、その電子化文書を差し戻す場合がある。即ち、その電子化文書の承認を拒否する場合がある。電子化文書の差し戻し先は、電子化文書の登録者である場合の他、回覧順序が１つ手前の回覧者である場合などが考えられる。
ワークフロー管理装置２の印影イメージ除去部３０は、承認情報受信部２３がネットワークＩ／Ｆ部１０を介して、クライアント端末から送信された承認拒否情報を受信すると、その電子化文書に付与されている印影イメージを除去する処理を実施する。
ただし、複数の印影イメージが付与されている場合、全ての印影イメージを除去してもよいが、差し戻し先の回覧者の印影イメージと、差し戻し先よりも回覧順序が後の回覧者の印影イメージのみを除去するようにしてもよい。
以上で明らかなように、この実施の形態７によれば、印影付与部２７により印影イメージを付与された電子化文書が他のクライアント端末から承認を受けることなく差し戻された場合、その電子化文書に付与されている印影イメージを除去するように構成したので、例えば電子化文書に不備がある場合などには、その承認を取り消すことができる効果を奏する。
実施の形態８．
第１４図はこの発明の実施の形態８によるワークフロー管理装置を示す構成図である。図において、第１３図と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
電子化文書削除部３１は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、データベース１３に記憶されている印影イメージ付与後の電子化文書を削除する。なお、電子化文書削除部３１は電子化文書削除手段を構成している。
次に動作について説明する。
上記実施の形態１〜７と同様にして、印影付与部２７が印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与し、電子化文書記憶処理部２８がその電子化文書をデータベース１３に格納するが、その後、その電子化文書が不要になる場合や、その電子化文書の保存期限が切れる場合などがある。
このような状況が発生すると、電子化文書削除部３１がデータベース１３に記憶されている印影イメージ付与後の電子化文書を削除するようにする。
これにより、データベース１３に記憶されている電子化文書を適宜整理することができる効果を奏する。
実施の形態９．
第１５図はこの発明の実施の形態９によるワークフロー管理装置を示す構成図である。図において、第１４図と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
ファイル形式変換部３２は例えばＣＰＵなどの情報処理装置から構成され、印影付与部２７により印影イメージを付与された電子化文書のファイル形式を印刷可能なファイル形式に変換する。なお、ファイル形式変換部３２はファイル形式変換手段を構成している。
次に動作について説明する。
上記実施の形態１〜８と同様にして、印影付与部２７が印影イメージ生成部２６により生成された印影イメージを回覧中の電子化文書に付与するが、クライアントがクライアント端末のディスプレイで、電子化文書を確認するだけではなく、その電子化文書の印刷を希望する場合がある。
そこで、ワークフロー管理装置２のファイル形式変換部３２は、印影付与部２７により印影イメージを付与された電子化文書のファイル形式を印刷可能なファイル形式に変換する。例えば、電子化文書のファイル形式をＰＤＦファイルなどに変換する。
これにより、クライアントはクライアント端末を操作して、電子化文書を印刷することができる効果を奏する。
【産業上の利用可能性】  以上のように、この発明に係るワークフロー管理装置は、予め設定された順番に電子化文書を回覧させる一方、その電子化文書が回覧先で承認された場合には、その電子化文書に印影を付与する必要があるものに適している。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【国際調査報告】
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