(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータネットワーク上の文書共有システムに適用する文書共有システム利用者管理方法であって、
利用者からの文書の登録を受け付けるステップと、
登録を受け付けた文書の文書分類種別を決定するステップと、
前記文書分類種別に対応する通知先利用者に対して、前記文書が登録されたことを通知するステップと、
利用者から文書の登録または表示の処理要求が行われたとき、該処理要求を行った利用者について、該処理要求を行った文書の文書分類種別毎に利用頻度を更新するステップと、
前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者が前記文書分類種別に対応する通知先利用者に登録されておらず、かつ前記利用頻度が所定の閾値より大きいとき、その利用者を前記文書分類種別に対応する通知先利用者として登録するステップと、
前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者に対して、前記通知先利用者に登録したことを通知するステップと
を備えたことを特徴とする文書共有システム利用者管理方法。
【請求項２】
コンピュータネットワーク上の文書共有システムに適用する文書共有システム利用者管理プログラムであって、
利用者からの文書の登録を受け付けるステップと、
登録を受け付けた文書の文書分類種別を決定するステップと、
前記文書分類種別に対応する通知先利用者に対して、前記文書が登録されたことを通知するステップと、
利用者から文書の登録または表示の処理要求が行われたとき、該処理要求を行った利用者について、該処理要求を行った文書の文書分類種別毎に利用頻度を更新するステップと、
前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者が前記文書分類種別に対応する通知先利用者に登録されておらず、かつ前記利用頻度が所定の閾値より大きいとき、その利用者を前記文書分類種別に対応する通知先利用者として登録するステップと、
前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者に対して、前記通知先利用者に登録したことを通知するステップと
を備えたことを特徴とする文書共有システム利用者管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書分類種別をもつ文書共有システムに関し、特に電子メールを使用した文書共有システムにおける利用者管理方法およびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、特開平５−２２７２０３号公報に記載のような電子掲示板サービスが知られている。これは、電子メールシステムを利用した電子掲示板サービスにおいて、自動選択された掲示板へ記事の掲載が行われ、掲示板に掲載された記事は複数の電子掲示板サービス利用者によって参照されるものである。電子掲示板サービスのほか、電子会議室サービスや共有キャビネットなど、文書とともに該文書の文書分類種別も同時に保持する文書共有システムが、電子文書の共有手段として一般的に用いられるようになってきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来技術では、掲示板に記事を掲載した利用者以外の電子掲示板サービス利用者は、電子掲示板を自ら能動的に参照しない限り新たな掲載記事があったことを知ることができなかった。そのため、電子掲示板を参照しなかった場合に、掲載記事を見落としてしまうという問題があった。
【０００４】
本発明の目的は、文書分類種別をもつ文書共有システムにおいて、電子メールシステムを利用して、文書共有システムに対する掲載記事の登録情報を文書登録者以外の利用者に自動通知する方法を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明は、コンピュータネットワーク上の文書共有システムに適用する文書共有システム利用者管理方法であって、利用者からの文書の登録を受け付けるステップと、登録を受け付けた文書の文書分類種別を決定するステップと、前記文書分類種別に対応する通知先利用者に対して、前記文書が登録されたことを通知するステップと、利用者から文書の登録または表示の処理要求が行われたとき、該処理要求を行った利用者について、該処理要求を行った文書の文書分類種別毎に利用頻度を更新するステップと、前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者が前記文書分類種別に対応する通知先利用者に登録されておらず、かつ前記利用頻度が所定の閾値より大きいとき、その利用者を前記文書分類種別に対応する通知先利用者として登録するステップと、前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者に対して、前記通知先利用者に登録したことを通知するステップとを備えたことを特徴とする。
【０００６】
また本発明は、コンピュータネットワーク上の文書共有システムに適用する文書共有システム利用者管理プログラムであって、利用者からの文書の登録を受け付けるステップと、登録を受け付けた文書の文書分類種別を決定するステップと、前記文書分類種別に対応する通知先利用者に対して、前記文書が登録されたことを通知するステップと、利用者から文書の登録または表示の処理要求が行われたとき、該処理要求を行った利用者について、該処理要求を行った文書の文書分類種別毎に利用頻度を更新するステップと、前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者が前記文書分類種別に対応する通知先利用者に登録されておらず、かつ前記利用頻度が所定の閾値より大きいとき、その利用者を前記文書分類種別に対応する通知先利用者として登録するステップと、前記文書の登録または表示の処理要求を行った利用者に対して、前記通知先利用者に登録したことを通知するステップとを備えたことを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書共有システムのシステム構成を示したブロック構成図である。利用者１０１は、ネットワーク１０２を介して文書共有システム１０３を利用する。文書共有システム１０３は、メール受信部１０４、処理要求受付部１０５、文書分類種別決定部１０６、文書データベース管理部１０７、利用者管理部１０８、およびメール送信部１０９の各処理部と、文書データベース１１０、利用者情報データベース１１１、および通知先利用者情報データベース１１２の各データベースを備える。
【００１３】
メール受信部１０４は、文書共有システム１０３に文書を登録する利用者１０１からのメールを受信する。処理要求受付部１０５は、文書データベース１１０に対する利用者１０１からの処理要求を受け付ける。文書分類種別決定部１０６は、文書データベース１１０のどの文書分類種別に登録するかを判断する。文書データベース管理部１０７は、利用者１０１に文書データベース１１０に対する文書の登録や表示などの操作機能を提供する。利用者管理部１０８は、利用者による文書データベース管理部１０７が提供する機能の利用状況を利用者情報データベース１１１に格納する。
【００１４】
さらに、利用者管理部１０８は、文書登録情報通知メールや通知先利用者登録追加通知メールを作成する。文書登録情報通知メールとは、利用者１０１によって文書が登録された場合に、通知先利用者情報データベース１１２に格納されている通知先利用者１１３に対して送信するメール（文書が登録されたことを通知するメール）である。また、通知先利用者登録追加通知メールとは、文書登録や文書表示を行った利用者１０１が、新たに通知先利用者として通知先利用者情報データベース１１２に追加登録された場合に、当該利用者１０１に対して送信するメール（通知先利用者として登録されたことを通知するメール）である。メール送信部１０９は、利用者管理部１０８で作成した文書登録情報通知メールを通知先利用者１１３に、通知先利用者登録追加通知メールを利用者１０１に、送信する。
【００１５】
次に、本実施の形態において使用するデータベースについて説明する。
【００１６】
図２は、文書データベース１１０のデータ構造を示す図である。文書データベース１１０は、利用者１０１から登録処理要求のあった文書を格納する。文書データベース１１０は、文書分類種別２０１、利用者２０２、日時２０３、題名２０４、および本文２０５を格納する。
【００１７】
図３は、利用者情報データベース１１１のデータ構造を示す図である。利用者情報データベース１１１は、利用者１０１の文書データベース１１０に対する利用状況情報を格納するデータベースであり、利用者３０１と利用状況３０２を格納する。利用状況３０２は、文書分類種別３０３と利用頻度３０４とから成る。利用者３０１に対応する利用状況３０２は、１つまたは複数格納することが可能である。
【００１８】
図４は、通知先利用者情報データベース１１２のデータ構造を示す図である。通知先利用者情報データベース１１２は、文書データベース１１０に文書が登録された場合に、文書登録情報通知メールを送信する通知先利用者を格納する。すなわち、通知先利用者情報データベース１１２は、文書分類種別４０１と、その文書分類種別の文書が登録された場合に通知すべき利用者である通知先利用者４０２とを、格納する。文書分類種別４０１に対応する通知先利用者４０２は、１人または複数格納することが可能である。
【００１９】
図５は、文書共有システム１０３が行う処理を示すフローチャートである。文書共有システム１０３の処理要求受付部１０５は、ネットワーク１０２を介して利用者１０１からの文書共有システム１０３に対する処理要求を受け付ける（ステップ５０１）。文書共有システム１０３の文書データベース１１０に対する処理要求には、文書分類種別一覧の表示、文書分類種別に属する文書一覧の表示、文書の登録、文書の表示といったものがあり、これらの処理要求に対応した文書データベース１１０のアクセスは文書データベース管理部１０７によって行われる。利用者１０１からの処理要求は、メール受信部１０４によって受信されるものと、処理要求受付部１０５が直接受け付けるものがある。処理要求受付部１０５は、利用者１０１からの処理要求がメール受信部１０４によって受信されたものか否かを判断する（ステップ５０２）。
【００２０】
ステップ５０２の判断の結果、処理要求がメール受信部１０４によって受信されたものである場合、処理要求受付部１０５は利用者１０１からの処理要求が文書登録であると判断し、メール受信部１０４が受信したメールを、例えば特開平５−２２７２０３号公報に示された方法を用いて解析し、図２に示した文書データベース１１０への登録情報を抽出する。
【００２１】
次に、文書分類種別決定部１０６によって文書データベース１１０における文書分類種別２０１を決定する（ステップ５０３）。このときの文書分類種別の決定方法としては、例えば、メールの送信先として文書分類種別を指定するといった利用者１０１による選択、上述した公報に示された方法のような文書分類種別決定部１０６による自動選択などがあるが、本実施の形態ではいずれの方法をとってもよい。文書データベース管理部１０７は、ステップ５０３において決定した文書分類種別２０１、同じくステップ５０３において処理要求から抽出した利用者２０２、日時２０３、題名２０４、および本文２０５を文書データベース１１０に格納する（ステップ５０４）。
【００２２】
次に、文書分類種別２０１および利用者２０２をもとに、利用者管理部１０８は利用者情報データベース１１１（図３）を更新する（ステップ５０５）。なお、ステップ５０５の処理の詳細は図６で説明するが、文書登録でのステップ５０５の処理では文書登録情報通知メールが作成される。さらに、利用者１０１が登録文書の通知先利用者としての条件を満たしていると利用者管理部１０８が判断した場合は、通知先利用者情報データベース１１２（図４）を更新して、当該利用者１０１を文書登録情報を通知すべき通知先利用者４０２として追加する（ステップ５０６）。なお、ステップ５０６の処理の詳細は図６で説明するが、通知先利用者４０２に追加したときは通知先利用者登録追加通知メールが作成される。また、利用者１０１が文書登録情報を通知すべき通知先利用者としての条件を満たしているか否かの判断基準についても、図６で詳しく後述する。
【００２３】
次に、メール送信部１０９は、ステップ５０５およびステップ５０６において、送信メール（文書登録情報通知メールまたは通知先利用者登録追加通知メール）が作成されているか否かを判断する（ステップ５０７）。ステップ５０７において、文書登録情報通知メールが作成されている場合は、通知先利用者１１３にそのメールを送信する。また、通知先利用者登録追加通知メールが作成されている場合は、当該利用者１０１にそのメールを送信する（ステップ５０８）。ステップ５０７において送信メールが作成されていなかった場合は、本処理を終了する。
【００２４】
ステップ５０２の判断で、当該処理要求がメール受信部１０４によって受信されたものではない場合は、処理要求受付部１０５が直接受けつけたということであるから、利用者１０１からの処理要求をチェックする（ステップ５０９）。ステップ５０９において、処理要求が文書登録である場合は、処理要求がメール受信部１０４によって受信されたものである場合と同様に、ステップ５０３以降の処理を行う。一方、ステップ５０９において、処理要求が文書表示である場合は、文書データベース管理部１０７によって、指定された文書の表示を行った後（ステップ５１０）、ステップ５０５以降の処理を行う。また、処理要求が文書分類種別一覧表示の場合は、文書分類種別の一覧を表示し（ステップ５１１）、本処理を終了する。また、処理要求が文書一覧表示の場合は、文書一覧を表示し（ステップ５１２）、本処理を終了する。
【００２５】
図６は、図５のステップ５０５および５０６で利用者管理部１０８が行う処理を示すフローチャートである。図５から分かるように、図６の処理が開始されるのは、文書データベース１１０に対する利用者からの処理要求が「文書登録」または「文書表示」の場合である。
【００２６】
利用者管理部１０８では、利用者情報データベース１１１に既に登録されている利用者３０１の中から、文書データベース１１０に対して処理要求を行った利用者１０１を検索し、一致する利用者が存在するか否かを判別する（ステップ６０１）。ステップ６０１において、一致する利用者３０１が存在しない場合は、利用者情報データベース１１１の利用者３０１として当該利用者１０１を登録する（ステップ６０２）。さらに、その利用者３０１に対応する文書分類種別３０３と利用頻度３０４を設定する（ステップ６０３）。文書分類種別３０３には、利用者１０１から登録または表示が要求された文書の文書分類種別を設定する。利用頻度３０４には初期値０を設定する。次に、利用頻度３０４の加算処理を行う（ステップ６０４）。なお、本実施形態では図３の利用者情報データベースの利用頻度３０４として利用者毎および利用分類種別毎の利用回数を用いたが、利用頻度は文書共有システム１０３毎としてもよいし、文書登録は＋２、文書参照は＋１というように利用頻度に重要度を加味することも可能である。
【００２７】
ステップ６０１において、一致する利用者３０１が存在する場合、その利用者３０１に対応する利用状況３０２の文書分類種別３０３の中に、利用者１０１が処理要求した文書の文書分類種別３０３が存在するか否かを判別する（ステップ６０５）。ステップ６０５において、一致する文書分類種別３０３が存在しない場合は、ステップ６０３に進み、一致する文書分類種別３０３が存在する場合は、ステップ６０４に進む。
【００２８】
ステップ６０４の後、利用者管理部１０８は、利用者１０１からの処理要求が「文書登録」か「文書表示」かを判別する（ステップ６０６）。処理要求が「文書登録」の場合は、その文書の文書分類種別３０３と一致する通知先利用者情報データベース１１２の文書分類種別４０１について、該文書分類種別４０１に対応する通知先利用者４０２を取得する（ステップ６０７）。利用者管理部１０８は、取得した通知先利用者４０２を文書登録情報（当該文書分類種別の文書が登録された旨を示す情報）を送る宛先として、文書登録情報通知メールを作成する（ステップ６０８）。ステップ６０６において、処理要求が「文書表示」の場合は、ステップ６０７，６０８の処理は行なわずに、ステップ６０９に進む。
【００２９】
次に、利用者管理部１０８は、文書データベース１１０に対して「文書登録」または「文書表示」の要求を行った利用者１０１が、通知先利用者情報データベース１１２の文書分類種別４０１（処理要求した当該文書の種別）に対応する通知先利用者４０２に既に登録済みであるか、つまり、文書登録情報の通知先利用者となりうるかを判別する（ステップ６０９）。ステップ６０９において、利用者１０１が通知先利用者４０２に登録されていない場合、利用者情報データベース１１１の当該利用者３０１に対応する利用頻度３０３（処理要求した当該文書の文書分類種別に対応する頻度）が、所定の閾値（文書共有システム１０３で任意に設定することができる）を超えているか否かを判別する（ステップ６１０）。ステップ６１０において、利用頻度３０３が閾値を超えている場合、利用者管理部１０８は、当該利用者１０１を通知先利用者情報データベース１１２の通知先利用者４０２（処理要求した当該文書の文書分類種別の通知先利用者）に追加する（ステップ６１１）。さらに、当該利用者１０１を宛先として、通知先利用者４０２に登録された旨を知らせる通知先利用者登録追加通知メールを作成する（ステップ６１２）。
【００３０】
ステップ６０９において利用者１０１が通知先利用者４０２に登録済みの場合、あるいはステップ６１０において利用頻度３０３が閾値を超えていない場合には、利用者管理部１０８は本処理を終了する。
【００３１】
なお、本実施の形態では、利用者１０１からの文書登録を通知対象としているが、文書変更や文書削除についても通知対象としてもよい。また、本実施の形態の利用者情報データベース１１１に、利用者１０１の最終利用日時を保持し、文書共有システム１０３で任意に設定した期間を経過しても利用がない場合は、通知先利用者情報データベース１１２から該当する利用者の通知先利用者４０２としての登録を削除し、当該利用者１０１に対して通知先利用者としてのデータベース登録を削除した旨を知らせるメールを作成・送付するようにしてもよい。
【００３２】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、コンピュータネットワーク上の文書共有システムにおいて、利用者からの文書の登録があったとき、その文書が登録されたことを、文書共有システムの他の所定の利用者（例えば、その文書の文書分類種別に対応する通知先利用者）に通知するようにしているので、文書共有システムに文書登録した利用者以外の利用者が、文書共有システムを自ら能動的に参照することなく、新たに登録された文書の存在を知ることができる。また、文書登録情報の通知先利用者を、利用頻度によって自動的に登録するので、文書共有システム管理者の手を介さずに動的に通知先利用者を管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書共有システムのシステム構成を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態に係る文書データベースのデータ構造を示す図である。
【図３】本実施の形態に係る利用者情報データベースのデータ構造を示す図である。
【図４】本実施の形態に係る通知先利用者情報データベースのデータ構造を示す図である。
【図５】本実施の形態に係る文書共有システムの行う処理手順を示したフローチャート図である。
【図６】本実施の形態に係る利用者管理部の行う処理手順を示したフローチャート図である。
【符号の説明】
１０１…利用者、１０２…ネットワーク、１０３…文書共有システム、１０４メール受信部、１０５…処理要求受付部、１０６…文書分類種別決定部、１０７…文書データベース管理部、１０８…利用者管理部、１０９…メール送信部、１１０…文書データベース、１１１…利用者情報データベース、１１２…通知先利用者情報データベース、１１３…通知先利用者。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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