(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データの処理を行うデータ処理装置であって、
ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって前記監視用データを作成する作成手段と、
を備え、
前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、
さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段を備えることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のデータ処理装置であって、
さらに、前記データ処理装置の使用態様毎に異なる閾値をユーザが設定するための閾値設定手段を備え、
前記設定手段は、前記データ処理装置の使用態様に対応する前記閾値を取得し、前記乱数発生手段によって発生された乱数と前記取得された閾値とを比較し、前記乱数が前記閾値よりも大きい場合に、前記作成手段に前記監視用データを作成させるように前記タイミングを設定することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項３】
データの処理を行うデータ処理装置であって、
ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって前記監視用データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段と、
データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段と、
を備え、
前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項４】
請求項１ないし３のいずれかに記載のデータ処理装置であって、
さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを保存する保存手段を備えることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項５】
請求項１ないし４のいずれかに記載のデータ処理装置であって、
さらに、画像データを入力する入力手段を備え、
前記作成手段は、前記入力手段により入力された画像データに基づいて前記監視用データを作成することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項６】
請求項１ないし４のいずれかに記載のデータ処理装置であって、
前記作成手段は、前記監視用データとして、前記設定手段により設定されたタイミングにおいて前記データ処理装置を使用していたユーザを特定するためのデータを作成することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項７】
データの処理を行うデータ処理装置であって、
ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記監視用データを作成する作成手段と、を備え、
前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、
さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段を備えることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項８】
データの処理を行うデータ処理装置であって、
ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記監視用データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段と、
データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段と、を備え、
前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項９】
データ処理装置の管理方法であって、
ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定工程と、
前記設定工程において設定されたタイミングにおいて前記監視用データを作成する作成工程と、
を有し、
前記設定工程は、乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、
さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定する頻度設定工程
を有することを特徴とするデータ処理装置の管理方法。
【請求項１０】
コンピュータを、
前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって、前記監視用データを作成する作成手段、
として機能させ、
前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、
前記コンピュータを、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載のプログラムであって、前記コンピュータを、
さらに、前記データ処理装置の使用態様毎に異なる閾値をユーザが設定するための閾値設定手段として機能させ、
前記設定手段は、前記データ処理装置の使用態様に対応する前記閾値を取得し、前記乱数発生手段によって発生された乱数と前記取得された閾値とを比較し、前記乱数が前記閾値よりも大きい場合に、前記作成手段に前記監視用データを作成させるように前記タイミングを設定することを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
コンピュータを、
前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって、前記監視用データを作成する作成手段、および、
前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段
として機能させ、
前記データ処理装置は、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段を備え、
前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定することを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
請求項１０ないし１２に記載のプログラムであって、前記コンピュータを、
さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の保存装置に保存させる保存制御手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１４】
請求項１０ないし１３のいずれかに記載のプログラムであって、前記コンピュータを、
さらに、画像データを入力する入力手段として機能させ、
前記作成手段は、前記入力手段により入力された画像データに基づいて前記監視用データを作成することを特徴とするプログラム。
【請求項１５】
請求項１０ないし１３のいずれかに記載のプログラムであって、
前記作成手段は、前記監視用データとして、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記データ処理装置を使用していたユーザを特定するためのデータを作成することを特徴とするプログラム。
【請求項１６】
コンピュータを、
前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて、前記監視用データを作成する作成手段、として機能させ、
前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、
前記コンピュータを、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１７】
コンピュータを、
前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、
前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて、前記監視用データを作成する作成手段、
さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段として機能させ、
前記データ処理装置は、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段を備え、
前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定することを特徴とするプログラム。
【請求項１８】
請求項１０ないし１７のいずれかに記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ処理装置の使用状況を監視するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、ファクシミリ等のデータ処理装置において、私用目的での使用を抑制するために実際の装置の使用状況を監視する技術が知られている。例えば、特開２０００−１９６７９３公報には、画像データをファクシミリ装置で送信する際に管理者のメールアドレスにも当該画像データを送信し、管理者が画像の内容を確認することにより、装置の使用状況を監視する技術が提案されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、画像データは特にデータ量が多く、すべての画像データについて管理者への送信あるいは保存を行うと、ネットワークやハードディスク等の記憶装置への負荷が大きくなるという問題があった。
【０００４】
また、送信された画像データのすべてを管理者に送信したとしても、管理者がこれらすべてをチェックすることは負担が大き過ぎて現実的でない。
【０００５】
また、私用目的でのデータ処理装置の使用状況を監視する目的以外に、ユーザが属する部署ごとにどのような種類のデータについて処理を行っているかの調査など各種の調査の目的で監視を行う場合においても、利用されたすべてのデータを監視目的のために送信または保存することは同様の問題が生じる。
【０００６】
本発明は、上記課題に鑑みなされたものであり、データ処理装置の使用状況を効率よく監視することを主な目的とする。
【０００７】
本発明の他の目的は、特に、データ処理装置の私用目的での使用を効率よく監視して私用目的での利用を抑制することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、データの処理を行うデータ処理装置であって、ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって前記監視用データを作成する作成手段とを備え、前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段を備える。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のデータ処理装置であって、さらに、前記データ処理装置の使用態様毎に異なる閾値をユーザが設定するための閾値設定手段を備え、 前記設定手段は、前記データ処理装置の使用態様に対応する前記閾値を取得し、前記乱数発生手段によって発生された乱数と前記取得された閾値とを比較し、前記乱数が前記閾値よりも大きい場合に、前記作成手段に前記監視用データを作成させるように前記タイミングを設定する。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、データの処理を行うデータ処理装置であって、ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって前記監視用データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段と、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段と、を備え、前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定する。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１ないし３のいずれかに記載のデータ処理装置であって、さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを保存する保存手段を備える。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項１ないし４のいずれかに記載のデータ処理装置であって、さらに、画像データを入力する入力手段を備え、前記作成手段は、前記入力手段により入力された画像データに基づいて前記監視用データを作成する。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項１ないし４のいずれかに記載のデータ処理装置であって、前記作成手段は、前記監視用データとして、前記設定手段により設定されたタイミングにおいて前記データ処理装置を使用していたユーザを特定するためのデータを作成する。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、データの処理を行うデータ処理装置であって、ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記監視用データを作成する作成手段と、を備え、前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段を備える。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、データの処理を行うデータ処理装置であって、ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定する設定手段と、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記監視用データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段と、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段と、を備え、  前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定する。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、データ処理装置の管理方法であって、ユーザによる前記データ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定工程と、前記設定工程において設定されたタイミングにおいて前記監視用データを作成する作成工程と、を有し、前記設定工程は、乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定する頻度設定工程を有する。
【００１７】
請求項１０に記載の発明は、コンピュータを、前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって、前記監視用データを作成する作成手段、として機能させ、前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、前記コンピュータを、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段として機能させるプログラムである。
【００１８】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載のプログラムであって、前記コンピュータを、さらに、前記データ処理装置の使用態様毎に異なる閾値をユーザが設定するための閾値設定手段として機能させ、前記設定手段は、前記データ処理装置の使用態様に対応する前記閾値を取得し、前記乱数発生手段によって発生された乱数と前記取得された閾値とを比較し、前記乱数が前記閾値よりも大きい場合に、前記作成手段に前記監視用データを作成させるように前記タイミングを設定する。
【００１９】
請求項１２に記載の発明は、コンピュータを、前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、前記設定手段により設定された前記タイミングにおける前記使用状況のサンプリングによって、前記監視用データを作成する作成手段、および、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段として機能させ、前記データ処理装置は、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段を備え、前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定するプログラムである。
【００２０】
請求項１３に記載の発明は、請求項１０ないし１２に記載のプログラムであって、前記コンピュータを、さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の保存装置に保存させる保存制御手段として機能させる。
【００２１】
請求項１４に記載の発明は、請求項１０ないし１４のいずれかに記載のプログラムであって、前記コンピュータを、さらに、画像データを入力する入力手段として機能させ、前記作成手段は、前記入力手段により入力された画像データに基づいて前記監視用データを作成する。
【００２２】
請求項１５に記載の発明は、請求項１０ないし１３のいずれかに記載のプログラムであって、前記作成手段は、前記監視用データとして、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて前記データ処理装置を使用していたユーザを特定するためのデータを作成する。
【００２３】
請求項１６に記載の発明は、コンピュータを、前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて、前記監視用データを作成する作成手段、として機能させ、前記設定手段は、乱数発生手段を含み、該乱数発生手段によって発生された乱数に従って前記タイミングを設定し、前記コンピュータを、さらに、前記乱数発生手段により前記乱数を発生させる頻度をユーザが設定するための頻度設定手段として機能させるプログラムである。
【００２４】
請求項１７に記載の発明は、コンピュータを、前記コンピュータによって制御される所定のデータ処理装置のユーザによる使用状況を監視するための監視用データを作成するためのタイミングを設定する設定手段、および、前記設定手段により設定された前記タイミングにおいて、前記監視用データを作成する作成手段、さらに、前記作成手段により作成された前記監視用データを所定の宛先に送信する送信手段として機能させ、前記データ処理装置は、データを送信すべき宛先が予め登録された登録手段を備え、前記設定手段は、データ送信の宛先が前記登録手段に予め登録された前記宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に前記作成手段が前記監視用データを作成するように、前記タイミングを設定するプログラムである。
【００２５】
請求項１８に記載の発明は、請求項１０ないし１８のいずれかに記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について、添付の図面を参照しつつ、詳細に説明する。
【００２７】
＜１．  第１の実施の形態＞
本発明の第１の実施の形態におけるデータ処理装置では、ユーザによって該データ処理装置が使用される場合に、ランダムなタイミングで使用状況を監視するための監視用データを作成することによって使用状況のサンプリングを行い、これを所定の端末で閲覧可能とすることにより、データ処理装置の使用状況の監視ができるようにする。また、これにより、私用目的でデータ処理装置を使用することを抑制する。
【００２８】
図１は、本実施の形態におけるデータ処理装置としてのマルチ・ファンクション・ペリフェラル（以下、「ＭＦＰ」と略する。）１を示す外観図である。ＭＦＰ１は、スキャナ、複写機、プリンタ、ファックス等の機能を有する複合機であり、ネットワークを介したデータの送受信が可能である。
【００２９】
ＭＦＰ１は、図１に示すように、複数のキー１１ａを備え、当該キーに対するユーザの操作による各種の指示や、文字・数字等のデータの入力を受け付ける操作部１１、ユーザに対する指示メニューや取得した画像に関する情報等の表示を行うディスプレイ１２、原稿を光電的に読み取って画像データを得るスキャナ部１３、および画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部１４を備える。
【００３０】
また、ＭＦＰ１は、本体上面に原稿をスキャナ部１３に送るフィーダ部１７、下部にはプリンタ部１４に記録シートを供給する給紙部１８、中央部にはプリンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排出されるトレイ１９、内部にはネットワークを介して外部機器と画像データ等の送受信を行う通信部１５、および画像データ等を記憶する記憶部２３を備えている。なお、図示は省略しているがＭＦＰ１はネットワーク・インターフェイスを有し、通信部１５は外部機器との間で各種データの送受信が可能なようにネットワーク・インターフェイスを介してネットワークに接続されている。
【００３１】
ディスプレイ１２は、データ送信の宛先の一覧表示を含む種々の表示に使用される一方、操作部１１はユーザによる宛先の選択を含む種々の入力に用いられるものであり、これらがユーザインタフェースの要部として機能する。
【００３２】
スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。すなわち、スキャナ部１３は、ＭＦＰ１に画像データを入力する入力手段として機能する。取得された画像データ（濃度データ）は、図示しない画像処理部においてデジタルデータに変換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部１４や通信部１５に送られ、画像の印刷やデータの送信に供されるか、または、後の利用のために記憶部２３に格納される。
【００３３】
プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１５により外部機器から受信した画像データ、または記憶部２３に格納されている画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷する。
【００３４】
通信部１５は、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信を行う他、ＬＡＮ、インターネット等のネットワークを介して、該ネットワークに接続された外部機器との間で電子メール等を用いてデータの送受信を行う。これにより、ＭＦＰ１は、通常のファクシミリ通信を行うファクシミリ装置としての機能のみならず、電子メールの送受信端末としての機能をも有する。したがって、電子メールの添付ファイルとして、各種画像データを送受信することもできる。なお、ＭＦＰ１が行うネットワーク通信は有線でもよく無線でもよいが、以下の図示例では有線による通信方式が採用されている。
【００３５】
図２は、ＭＦＰ１に設けられた構成のうち主に本実施の形態に係る部分をネットワークＮＷとの関係で示すブロック図である。なお、図２では管理者端末３００および通信端末３０１がネットワークＮＷ上でＭＦＰ１と接続されているよう示されているが、一般にはより多数の端末がネットワークＮＷに接続されており、それらの端末はＭＦＰ１とのデータの送受信が可能となっている。
【００３６】
ＭＦＰ１は、各種演算処理を行うとともに、ＭＦＰ１全体の動作を制御するＣＰＵ２０を備え、各種データを記憶するＲＡＭ２１、およびプログラム２２１を記憶するＲＯＭ２２がＣＰＵ２０に接続される。また、ＣＰＵ２０には、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、および記憶部２３も接続される。記憶部２３は、画像データ等を保存するハードディスク２３１とメモリカード９１から情報の読み取りを行うカードスロット２３２とから構成されている。なお、ＲＡＭ２１は、不揮発性メモリ（ｎｏｎｖｏｌａｔｉｌｅ  ＲＡＭ）である。
【００３７】
これにより、ＣＰＵ２０の制御の下にＲＡＭ２１、スキャナ部１３、プリンタ部１４、ハードディスク２３１、並びにカードスロット２３２に装填されたメモリカード９１の間で各種データの受け渡しが可能とされており、ディスプレイ１２には、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＡＭ２１、ハードディスク２３１、メモリカード９１に記憶されている情報の表示が行われる。
【００３８】
さらに、ＣＰＵ２０には、ネットワークＮＷを介して接続される管理者端末３００や通信端末３０１との間でデータの送受信を行うための通信部１５も接続される。
【００３９】
図３は、ＣＰＵ２０がＲＯＭ２２内のプログラム２２１に従って動作することにより実現される機能構成を他の構成とともに示す図である。図３に示す構成のうち、データ処理部２０１、設定部２０２、判定部２０３，および監視用データ作成部２０４が、ＣＰＵ２０等により実現される機能を示す。
【００４０】
データ処理部２０１は、操作部１１からユーザの入力を受け付けることにより、必要に応じて記憶部２３から画像データ１００、管理者宛先データ１０２、宛先リスト１０３、および設定データ１０４を取得して、ＲＡＭ２１に保存する。また、記憶部２３への各種データの保存、並びに管理者宛先データ１０２の作成をも行う。さらに、各種データに必要な処理を行ってディスプレイ１２に表示する機能をも有する。
【００４１】
設定部２０２は、操作部１１からのユーザ（システム管理者、以下、「管理ユーザ」と称す。）の入力に基づいて、監視用データ１０１を作成するタイミングを決定するための閾値Ｘと、監視用データ１０１を作成するタイミングを決定するための乱数を発生させる頻度（処理単位）とを指定するデータである設定データ１０４を作成する。
【００４２】
判定部２０３は、設定データ１０４に基づいて、乱数発生部２０３ａにより乱数を発生させ、閾値Ｘと比較することにより、ＭＦＰ１の使用状況を監視するためのデータである監視用データ１０１を作成するか否かの判定を行い、監視用データ作成部２０４に指示を与える。監視用データ作成部２０４は、判定部２０３からの指示に基づいて、画像データ１００から監視用データ１０１を作成する。
【００４３】
通信部１５は、監視用データ作成部２０４が監視用データ１０１を作成した場合に、その指示に基づいて、管理者宛先データ１０２に登録されている宛先（管理者端末３００）に監視用データ１０１を送信する。
【００４４】
図４は、第１の実施の形態におけるＭＦＰ１の設定処理動作を示す流れ図である。ＭＦＰ１は、図４に示す設定処理を行うことにより、監視用データ１０１の送信先である管理者端末３００の宛先を示す管理者宛先データ１０２と設定データ１０４とを作成する。
【００４５】
まず、データ処理部２０１が操作部１１から管理ユーザの設定処理における入力項目の選択を受け付け（ステップＳ１１）、選択された入力項目が閾値Ｘの設定、処理単位設定、および管理者宛先設定のいずれであるかを判定する（ステップＳ１２，Ｓ１４，Ｓ１６）。
【００４６】
閾値Ｘの設定が選択された場合は、閾値Ｘの設定処理を行う（ステップＳ１３）。ここで、閾値Ｘは、判定部２０３が乱数発生部２０３ａにより発生される乱数Ｎ（１ないし９の自然数）と比較することにより、監視用データ１０１を作成するか否かのタイミングを判定するための基準となる値である。なお、乱数Ｎは、一定の範囲を有する数値であれば、上記例に限られるものではない。
【００４７】
図５は、ＭＦＰ１における閾値Ｘの設定処理の詳細を示した流れ図である。図６および図７は、閾値Ｘの設定処理におけるＭＦＰ１の表示画面の例を示した図である。これらの図を用いて、ＭＦＰ１が閾値Ｘの設定を受け付ける動作を説明する。
【００４８】
まず、データ処理部２０１が図６に示す処理選択画面５００をディスプレイ１２に表示し（ステップＳ１０１）、管理ユーザからの選択入力を受け付ける。図６に示す処理選択画面５００には、ＭＦＰ１が実行することのできるデータ処理の一覧が表示され、管理ユーザが処理の項目をキー１１ａを操作して選択することにより、それぞれの処理について閾値Ｘが設定できるようにされている。なお、ＭＦＰ１が実行することのできるデータ処理は、ここに示される処理に限られるものではなく、例えば、画像複写処理、電子メールの送信処理等も含んでいる。また、この処理選択画面５００による選択処理は、システム管理者用パスワードを入力しないと選択を受け付けないようになっている。
【００４９】
次に、「ファクシミリ送信」が選択されたか否かを判定し（ステップＳ１０２）、「ファクシミリ送信」が選択された場合は、図７に示す設定画面５０１を表示する（ステップＳ１０３）。図７に示す設定画面５０１には、「ファクシミリ送信」におけるＭＦＰ１の使用態様の一覧が表示され、設定部２０２が、各使用態様毎に閾値Ｘの設定入力を受け付け（ステップＳ１０４）、それぞれの使用態様毎に閾値Ｘが設定できるようにされている。後述するように、閾値Ｘは、乱数発生部２０３ａにより発生される乱数Ｎと比較され、乱数Ｎが閾値Ｘよりも大きいときに監視用データ１０１が作成される。既に述べたように、本実施の形態では、乱数Ｎは１ないし９の自然数であるので、閾値Ｘを１ないし９のいずれかに設定した場合は、乱数Ｎの値に応じてランダムなタイミングで監視用データ１０１が作成される。一方、閾値Ｘを０に設定した場合は、乱数Ｎの値に関係なく常に監視用データ１０１が作成され、逆に、閾値Ｘを１０に設定した場合は、乱数Ｎの値に関係なく監視用データ１０１は作成されない。例えば、図７に示すように、「入力宛先への送信」の閾値Ｘを０に設定した場合には、データ送信の宛先が宛先リスト１０３に予め登録された宛先を利用せずにユーザ（一般利用者、以下、「一般ユーザ」と称す。）の手動により設定された場合に監視用データ作成部２０４が常に監視用データ１０１を作成するようにすることができる。これは、宛先リスト１０３に登録された宛先を利用しないデータ送信は、宛先リスト１０３を利用するデータ送信よりも、私用目的の利用である可能性が高いという考えに基づいてである。
【００５０】
データ処理部２０１は、管理ユーザの操作を受け付けることにより、ファクシミリ送信処理における閾値Ｘの設定入力を終了するか否かを判定し（ステップＳ１０５）、終了しない場合は、ステップＳ１０３ないしＳ１０５を繰り返し、終了する場合は、再び処理選択画面５００を表示する（ステップＳ１０６）。なお、詳細は省略するが、ステップＳ１０１において「ファクシミリ送信」以外の処理が選択された場合は、「ファクシミリ送信」が選択された場合と同様（ステップＳ１０２ないしＳ１０５）に、選択された他の処理について閾値Ｘの設定を行う（ステップＳ１０７）。
【００５１】
さらに、設定部２０２は、閾値Ｘの設定を終了するか否かを判定し（ステップＳ１０８）、終了しない場合は、ステップＳ１０１ないしＳ１０８を繰り返して閾値Ｘの設定を引き続き行い、終了する場合は、ステップＳ１０４（ファクシミリ送信処理以外の他の処理についてはステップＳ１０７）において使用態様毎に入力された閾値Ｘに基づいて設定データ１０４を作成して（ステップＳ１０９）、閾値Ｘの設定処理を終了する。
【００５２】
これにより、一般ユーザによるＭＦＰ１の使用状況を管理ユーザが監視するための監視用データ１０１を作成するタイミングを決定するための閾値Ｘを、使用態様ごとに管理ユーザの任意の値に設定することができる。また、閾値Ｘを所定の値に設定することにより、一般ユーザが私用目的でＭＦＰ１を使用する可能性の高い場合に常に監視用データ１０１を作成するようにすることもできる。このため、管理ユーザが、効率よくＭＦＰ１の使用状況を監視することができる。
【００５３】
図４に戻って、ステップＳ１４において処理単位設定が選択されたとデータ処理部２０１により判定された場合、設定部２０２は、管理ユーザによる処理単位の入力を受け付け、入力された処理単位を示すデータに基づいて、設定データ１０４を作成する（ステップＳ１５）。ここで、処理単位とは、一連のデータ処理（例えば、ファクシミリ送信処理）において、判定部２０３が乱数発生部２０３ａを動作させて乱数を発生させる処理単位のことであり、例えば、ジョブ、ページ、または一定のデータ量等が処理単位として設定される。つまり、判定部２０３が乱数発生部２０３ａを設定された処理単位毎に動作させることにより、設定された処理単位は乱数Ｎを発生させる頻度を示す値となる。
【００５４】
これにより、乱数発生部２０３ａにより乱数を発生させる頻度を管理ユーザが任意に設定することができる。このため、上記の閾値Ｘの設定と相まって、監視用データ１０１が作成される頻度を、管理ユーザの都合に合わせて設定することができる。例えば、処理単位をページに設定した場合は、原稿画像を１ページ読み取るごと、または、画像データを１ページ分送信するごとに、乱数Ｎが発生され、閾値Ｘと比較されることにより、監視用データ１０１を作成するかどうかの判断が行われる。このため、この場合には、処理する画像のページ数が多いほど監視用データ１０１が作成される確率も高くなる。一方、処理単位をジョブごとに設定した場合は、１ジョブすなわち一連のデータ処理が完了するごとに乱数Ｎが発生される。また、処理単位をデータ量に設定した場合は、一定のデータ量を処理するごとに乱数Ｎが発生される。
【００５５】
ステップＳ１６において、管理者宛先設定が選択された場合、キー１１ａから管理ユーザによる宛先の入力を受け付け、入力された宛先に基づいて、管理者宛先データ１０２を作成する（ステップＳ１７）。これにより、ＭＦＰ１がネットワークＮＷを介して監視用データ１０１を送信すべき宛先（本実施の形態では、管理者端末３００）が予め登録できる。
【００５６】
次に、データ処理部２０１は、設定処理の終了が選択されたか否かを判定し（ステップＳ１８）、設定処理の終了が選択された場合は設定処理を終了し、そうでない場合は、さらにステップＳ１１ないしＳ１８の処理を繰り返す。
【００５７】
このように、ＭＦＰ１の設定処理が行われ、後述するデータ処理において、これらの設定が利用されることにより、ＭＦＰ１の使用状況の監視が行われる。
【００５８】
図８は、ＭＦＰ１におけるデータ処理のうち一般ユーザによるファクシミリ送信処理の動作を示す流れ図である。ここでは、ＭＦＰ１のデータ処理のうちファクシミリ送信処理を例に取り、図８を用いてＭＦＰ１の使用状況の監視がどのように行われるかを説明する。
【００５９】
まず、データ処理部２０１が、予め記憶部２３に保存されている画像データ１００、管理者宛先データ１０２、宛先リスト１０３、および設定データ１０４をＲＡＭ２１に保存する形式で取得し（ステップＳ２１）、操作部１１からファクシミリ送信の宛先の選択（予め宛先リスト１０３に登録されている宛先からの選択）または入力（宛先リスト１０３に登録されていない宛先の手動による入力）を受け付ける（ステップＳ２２）。なお、画像データ１００は、スキャナ部１３から取得されてもよいし、ネットワークＮＷを介して他の端末から受信することによって取得されてもよい。また、ファクシミリデータ等のデータを送信すべき宛先（通信端末３０１等）が予め登録されている宛先リスト１０３は、データ処理部２０１により、上記のように一般ユーザによるキー操作によって入力された宛先を宛先リスト１０３に登録することにより作成されてもよいし、例えば、他の端末から送信されるデータに含まれる宛先に関するデータに基づいて予め作成され、記憶部２３に保存されていてもよい。
【００６０】
次に、通信部１５は、一般ユーザからの指示に基づいてステップＳ２２で受け付けた宛先に対して画像データ１００の送信を開始する（ステップＳ２３）。
【００６１】
画像データ１００の送信が開始されると、判定部２０３は、図４のステップＳ１５で作成した設定データ１０４に基づいて処理単位分の送信がされたか否かを監視しつつ（ステップＳ２４）、送信が完了するまでステップＳ２４ないしＳ３０の処理を繰り返し（ステップＳ３０）、処理単位分の送信がされる度にステップＳ２５ないしＳ２９の処理を実行する。以下に詳しく説明する。
【００６２】
まず、判定部２０３はステップＳ２４において処理単位分の送信がされたと判定した場合、乱数発生部２０３ａにより乱数Ｎを発生させて取得し（ステップＳ２５）、それまでに行われた操作部１１の操作に基づいて現在のＭＦＰ１の使用態様を判定し、設定データ１０４から該当する閾値Ｘを取得する（ステップＳ２６）。例えば、ファクシミリ送信処理における各使用態様に対して図７に示す例のように閾値Ｘの値が設定されている場合、ステップＳ２２においてファクシミリ送信の宛先が宛先リスト１０３から選択された場合は、使用態様に該当する閾値Ｘとして６が取得され、一般ユーザの手動により入力された場合には０が取得される。
【００６３】
次に、乱数Ｎが閾値Ｘより大きいか否かを判定し（ステップＳ２７）、乱数Ｎが閾値Ｘより大きい場合、監視用データ作成部２０４に監視用データ１０１を作成するよう指示を与える。監視用データ作成部２０４は、判定部２０３からの指示に基づいて、画像データ１００から監視用データ１０１を作成し（ステップＳ２８）、通信部１５に管理者端末３００に対して監視用データ１０１を送信するよう指示を与える。例えば、処理単位がページに設定されている場合、１ページ分の画像データ１００を送信するごとに乱数Ｎが取得され、閾値Ｘと比較されることにより監視用データ１０１を作成するかどうかの判断が行われる。上記の例のように、閾値Ｘが６に設定されている場合であれば、発生された乱数Ｎが７以上である場合に監視用データ１０１が作成される。なお、本実施の形態では、監視用データ１０１は、画像データ１００をそのままコピーすることにより作成されるが、監視用データ１０１の作成方法は、これに限られるものではない。例えば、監視用データ１０１は、画像データ１００のサムネイル画像であってもよいし、画像データ１００を圧縮したデータであってもよい。また、画像データ１００がカラーデータである場合には、これをモノクロデータに変換したデータであってもよい。さらに、処理単位がジョブに設定されている場合であれば、当該ジョブを構成するページのうちの一部のページ（例えば、先頭ページ、奇数ページ、偶数ページ等）についてのみ、監視用データ１０１を作成するようにしてもよい。
【００６４】
通信部１５は、監視用データ作成部２０４からの指示に基づいて、管理者宛先データ１０２に登録してある宛先（管理者端末３００）に監視用データ１０１を送信する（ステップＳ２９）。
【００６５】
これにより、入力された画像データ１００に基づいて、監視用データ１０１を作成すること、および、作成された監視用データ１０１を所定の宛先に送信することができ、管理ユーザが管理者端末３００で監視用データ１０１をチェックすることによって、ＭＦＰ１がどのような画像について使用されたのかを確認することができ、ＭＦＰ１の使用状況の監視ができる。なお、乱数Ｎが閾値Ｘより大きくない場合は、判定部２０３から監視用データ作成部２０４に対して監視用データ１０１を作成する指示はされないことから、監視用データ１０１は作成されない。
【００６６】
以上のように、予め設定された閾値Ｘと乱数発生部２０３ａにより発生された乱数Ｎとを用いてＭＦＰ１の使用状況をサンプリングするか否か、すなわち、監視用データ１０１を作成するか否かを判定することから、ランダムなタイミングにおいて監視用データ１０１を作成することができ、どのタイミングで使用状況がサンプリングされるかを一般ユーザが知得することができないので、すべての使用について監視用データ１０１を作成してＭＦＰ１の監視を行わなくても、私用目的でのＭＦＰ１の使用を抑制することができる。また、ＭＦＰ１が使用される度に監視用データ１０１を作成して送信する場合に比べて、ネットワークＮＷや管理者端末３００の記憶装置の負荷を軽減することができる。
【００６７】
＜２．  第２の実施の形態＞
第１の実施の形態におけるＭＦＰ１は、監視用データ１０１として画像データ１００を用いていたが、ＭＦＰ１を使用していた一般ユーザを特定する情報から監視用データ１０１を作成し、それを閲覧可能にすることにより、ＭＦＰ１の使用状況を監視することも有効である。
【００６８】
また、監視用データ１０１を閲覧可能にする端末は、第１の実施の形態のように管理者端末３００に限られるものではなく、ＭＦＰ１に監視用データ１０１を保存し、パスワードを入力した管理ユーザのみが閲覧可能としてもよい。
【００６９】
図９は、このような原理に従って構成した第２の実施の形態におけるＭＦＰ１の構成を示した図である。図９において、第１の実施の形態とほぼ同様の機能を有する構成については、適宜、同符号を用いている。また、図９を用いて第２の実施の形態におけるＭＦＰ１の各構成について説明するが、第１の実施の形態と同様の機能については、適宜、説明を省略する。
【００７０】
データ処理部２０１は、ＭＦＰ１を使用した一般ユーザを特定するためのユーザデータ１０５を作成する。さらに、必要に応じて、監視用データ１０１等の各種データを記憶部２３に保存する機能を有する。
【００７１】
監視用データ作成部２０４は、判定部２０３からの指示に基づいて、ユーザデータ１０５から監視用データ１０１を作成する。
【００７２】
図１０は、第２の実施の形態におけるＭＦＰ１のデータ処理のうちのファクシミリ送信処理の動作を示す流れ図である。図１０に示すステップＳ４１ないしＳ５０は、図８におけるステップＳ２１ないしＳ３０とほぼ同様の処理である。
【００７３】
まず、データ処理部２０１が、必要なデータを取得し（ステップＳ４１）、ファクシミリ送信の宛先の選択または入力を受け付けるとともに、ユーザＩＤの入力を受け付け（ステップＳ４２）、入力されたユーザＩＤに基づいてユーザデータ１０５を作成する。なお、ユーザＩＤとは、一般ユーザごと、あるいは、一般ユーザが属する部署ごとに割り付けられた識別情報であり、例えば、数桁の数字やアルファベットによって構成される。ＭＦＰ１には、予め正規の一般ユーザのユーザＩＤが記憶されており、一般ユーザから入力されたユーザＩＤがこの予め記憶されたユーザＩＤと一致することを条件として、ＭＦＰ１の使用が許可される。従って、ユーザＩＤに基づいて作成されたユーザデータ１０５により、ＭＦＰ１を使用した一般ユーザ若しくは部署の特定が可能である。
【００７４】
次に、データ処理部２０１は、第１の実施の形態におけるステップＳ２３ないしＳ３０と同様にステップＳ４３ないしＳ５０の処理を実行する。ここで、ステップＳ４８で作成される監視用データ１０１は、第１の実施の形態と異なり、画像データ１００からではなく、ユーザＩＤに基づいて作成されたユーザデータ１０５から作成される。
【００７５】
これにより、監視用データ１０１として、設定されたタイミングにおいてＭＦＰ１を使用していた一般ユーザを特定するためのユーザデータ１０５を作成することができ、画像データ１００等のデータ量の多いデータを用いる場合に比べて、ＭＦＰ１の記憶部２３の負荷を軽減できる。また、画像の内容をチェックする場合と比べて、管理ユーザの負担も軽減することができる。
【００７６】
なお、ユーザデータ１０５としては、ユーザＩＤのほかに、例えば電子メールの送信処理であれば、当該電子メールの発信元アドレス（Ｆｒｏｍアドレス）を利用することもできる。
【００７７】
また、ステップＳ４９では、第１の実施の形態と異なり、監視用データ１０１を通信部１５により管理者端末３００に送信する（図８：ステップＳ２９）のではなく、データ処理部２０１が、作成された監視用データ１０１を記憶部２３に保存する。なお、本実施の形態においても、第１の実施の形態と同様に、監視用データ１０１を管理者端末３００等の所定の宛先へ返信するようにしてもよい。また、第１の実施の形態において、本実施の形態と同様に、監視用データ１０１を記憶部２３等のＭＦＰ１内部の所定の記憶装置に保存するようにしてもよい。さらに、監視用データ１０１を所定の宛先へ返信するとともに、ＭＦＰ１内部の所定の記憶装置に保存するようにしてもよい。
【００７８】
これにより、管理ユーザがＭＦＰ１で監視用データ１０１を閲覧することができ、ＭＦＰ１の使用状況の監視ができる。
【００７９】
さらに、第１の実施の形態と同様に判定部２０３により送信が完了したか否かが判定され（ステップＳ５０）、送信が完了している場合にはファクシミリ送信処理を終了する。
【００８０】
以上のように、第２の実施の形態におけるＭＦＰ１においても、第１の実施の形態と同様にＭＦＰ１の使用状況を監視することができる。また、画像データ１００の代わりにユーザデータ１０５を用いて監視用データ１０１を作成することから監視用データ１０１のデータ量を減らすことができ、ＭＦＰ１の記憶装置および管理ユーザの負担を軽減することができる。さらに、作成された監視用データ１０１をネットワークＮＷを介して送信するのではなく、ＭＦＰ１に保存する場合には、監視すべき装置に監視用データ１０１が保存されることから、容易に使用状況を確認すること、並びにネットワークＮＷの負荷を軽減することができる。
【００８１】
＜３．  変形例＞
以上、本発明の実施の形態について説明してきたが、本発明は上記実施の形態に限定されるものではなく様々な変形が可能である。
【００８２】
例えば、操作部１１は上記実施の形態のように、キー入力によるものに限られるものではなく、各ユーザの操作によって指示や、文字・数字等のデータを入力できるものであれば他のものが用いられてもよい。例えば、タッチパネル式ディスプレイやタブレット等のようにディスプレイと一体となったものであってもよい。
【００８３】
また、上記実施の形態に係る処理をＣＰＵ２０に実行させるプログラムは、必ずしもＲＯＭ２２に予め書き込まれていなくてもよい。例えば、事前にカードスロット２３２を介してメモリカード９１からプログラムが読み出され、ハードディスク２３１に記憶された後、実行されてもよく、ネットワーク経由でロードされてもよい。
【００８４】
また、ＭＦＰ１では、一連のデータ処理が全てＣＰＵ２０によるソフトウェア的処理で実行されているが、それらの処理の一部または全部を専用のハードロジック回路により実現することも可能である。
【００８５】
また、ＭＦＰ１は、監視用データ１０１を作成しないモードを備えていてもよい。例えば、ＭＦＰ１は、使用する際に特定のパスワード入力等を行うことにより、どのデータ処理が実行されるかにかかわらず、監視用データ１０１が作成されないようにされてもよい。このようにすることにより、機密文書等の管理ユーザといえども閲覧することが望ましくないデータを処理する場合に、当該データに基づいて監視用データ１０１が作成され、管理ユーザに閲覧されることを防止することができる。
【００８６】
また、上記実施の形態では、乱数発生部２０３ａを動作させる頻度は、すべてのデータ処理および使用態様において同じ処理単位に基づいて定められているが、例えば、閾値Ｘと同様にＭＦＰ１の使用態様ごとに設定されてもよいし、データ処理の種別ごとに設定されてもよい。
【００８７】
また、上記実施の形態では、監視用データ１０１を作成するタイミングは、乱数Ｎに依存して定まるが、これに限られるものではなく、周期的、あるいは特定の時刻において作成される等してもよい。この場合、設定される周期や時刻は、一般ユーザが知ることができないようにすることが望ましい。
【００８８】
また、監視用データ１０１は、画像データ１００またはユーザデータ１０５のいずれか一方のみに基づいて作成されることに限定されるものではない。例えば、第１の実施の形態において、画像データ１００に基づく監視用データ１０１に加えて、ユーザデータ１０５に基づく監視用データ１０１も作成し、管理ユーザに閲覧可能にするようにしてもよい。このようにすれば、管理ユーザは、処理されていた画像の内容と、その処理を行った一般ユーザとを同時に把握することができるため、例えば、私用目的でのＭＦＰ１の使用の防止にさらに効果的である。さらに、監視用データ１０１を作成するための情報はこれらに限定されるものではない。例えば、ＭＦＰ１を使用した日付、データの送信先、データのファイル名、電子メールの本文データおよびタイトルまたは処理種別等、ＭＦＰ１の使用状況の監視に役立つ情報であればどのようなものから作成されてもよく、さらに、それらの用いられる組み合わせはどのようなものであってもよい。
【００８９】
また、管理者端末３００に送信、あるいはＭＦＰ１に保存された監視用データ１０１は、管理ユーザによる確認がされたときや一定の期間が経過したとき等に削除されることが望ましい。さらに、監視用データ１０１は、管理ユーザによる監視が行われる前に私用目的で使用した一般ユーザによって削除等されることのないよう、例えば、管理ユーザのみがパスワードの入力等によりアクセスできるようにする、または一般に閲覧ができるようにする場合には、一般ユーザが監視用データ１０１を削除できないようにする等のアクセス制御がされることが望ましい。
【００９０】
また、上記の実施の形態においては、データをファクシミリ送信する場合について説明したが、本発明は、この他の各種データ処理についても、同様に適用することができることは言うまでもない。例えば、スキャナ部１３で原稿画像を読み取って得た画像データを電子メールに添付してネットワークＮＷへ送信する処理においては、原稿画像を１ページ読み取るごと、電子メールを送信するごと等の処理単位で乱数Ｎを発生させるようにすることが考えられる。また、図６に示したファクシミリ送信以外の処理についても同様である。例えば、ウェブの閲覧であれば、閲覧するウェブページが切り換えられるごと等の処理単位で乱数Ｎを発生させるようにすることが考えられる。ファイルのダウンロードであれば、所定のデータ量のファイルがダウンロードされるごと等の処理単位で乱数Ｎを発生させるようにすることが考えられる。
【００９１】
また、上記実施の形態では、データ処理装置としてＭＦＰ１を例に説明したが、データ処理装置は、このような装置に限定されるものではなく、一般的なパーソナルコンピュータにより実現されてもよい。図１１は、本発明におけるデータ処理装置のハードウェア構成を一般的なパーソナルコンピュータにより構成したデータ処理装置４の正面図である。図１１に示すように、データ処理装置４は、ユーザからの指示を受け付けるためのキーボード４１１およびマウス４１２、並びにユーザに対する指示メニューや取得した画像等の表示を行うディスプレイ４２を備える。また、内部に電子メールのデータやプログラム等を記憶するハードディスク４３１を有しており、さらに、各種データを記録した記録メディア９２がメディア読取装置４３２に装填可能となっている。
【００９２】
図１２は、データ処理装置４の背面図である。データ処理装置４は、内部にネットワークを介してデータの送受信を行うための通信部４４を有し、ネットワークインターフェイス４４１により、公衆電話回線や、ＬＡＮ、インターネット等のネットワークに接続される。
【００９３】
図１３は、データ処理装置４の構成を示すブロック図である。データ処理装置４のハードウエア構成は、ＣＰＵ４５、ＲＡＭ４７およびＲＯＭ４６をバスラインに接続した一般的なコンピュータシステムの構成となっている。ただし、通信ソフトウエアとしては、この発明の特徴に応じた新規な電子メール送信処理のプログラム部分がインストールされる。バスラインにはさらに、ディスプレイ４２、操作部４１としてユーザからの入力を受け付けるキーボード４１１およびマウス４１２、記憶部４３としてデータやプログラム４３１ａ等を保存するハードディスク４３１、光ディスク、磁気ディスク、光磁気ディスク等の記録媒体である記録メディア９２から情報の読み取りを行うメディア読取装置４３２、およびネットワークを介して外部機器との電子メールの送受信を行う通信部４４が、適宜、接続インターフェイス（Ｉ／Ｆ）を介する等して接続される。そして、データ処理装置４は、ハードディスク４３１に保存されているプログラム４３１ａをＣＰＵ２０が、適宜実行することにより、当該データ処理装置４において実行可能なデータ処理に対して、上記実施の形態および変形例におけるＭＦＰ１と同様の監視用データの作成等の処理をするように制御される。
【００９４】
【発明の効果】
請求項１、７、９、１０および１６に記載の発明では、ユーザーが乱数発生手段により乱数を発生させる頻度を設定し、設定手段が、乱数発生手段によって発生された乱数に従ってユーザによるデータ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定して、そのタイミングにおいて監視用データを作成することにより、ネットワークへの負荷や監視用データの保存のための記憶装置の容量、および監視用データの閲覧のための管理者等の労力等を軽減することができるとともに、ユーザーにどのような場合に監視用データが作成されるかを悟られないようにすることができ、私用目的でデータ処理装置が使用されることを効率的に抑制することができる。さらに、監視用データが作成される頻度を管理者としてのユーザが任意に設定することができる。
【００９５】
請求項２および１１に記載の発明では、ユーザがデータ処理装置の使用態様毎に異なる閾値を設定し、設定手段が、前記データ処理装置の使用態様に対応する前記閾値を取得し、乱数発生手段によって発生された乱数と前記取得された閾値とを比較し、前記乱数が前記閾値よりも大きい場合に、作成手段に前記監視用データを作成させるように、前記監視用データを作成するタイミングを設定することにより、管理者等が、効率良くデータ処理装置の使用状況を監視することができる。
【００９６】
請求項３、８、１２および１７に記載の発明では、データを送信すべき宛先が予め登録され、データ送信の宛先が予め登録された宛先を利用せずにユーザの手動により設定された場合に監視用データを作成するように、ユーザによるデータ処理装置の使用状況を監視するための監視用データを作成するタイミングを設定し、そのタイミングで作成された監視用データを所定の宛先に送信することにより、ネットワークへの負荷や監視用データの保存のための記憶装置の容量、および監視用データの閲覧のための管理者等の労力等を軽減することができる。さらに、例えば、管理者等が遠隔でデータ処理装置の使用状況の監視をすることができるとともに、データ処理装置が私用目的で使用された可能性の高い場合に監視用データを作成することができ、効率のよく私用目的での使用を監視することができる。
【００９７】
請求項４および１３に記載の発明では、作成された前記監視用データをデータ処理装置の保存手段に保存することにより、該データ処理装置において容易に使用状況の監視をすることができる。
【００９８】
請求項５および１４に記載の発明では、入力された画像データに基づいて前記監視用データを作成することにより、データ処理装置がどのようなデータについて使用されたかを監視することができる。
【００９９】
請求項６および１５に記載の発明では、監視用データとして、設定されたタイミングにおいてデータ処理装置を使用していたユーザを特定するためのデータを作成することにより、管理者等がデータ処理装置のユーザを把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態におけるＭＦＰの外観図である。
【図２】ＭＦＰの構成とネットワークとの関係とを示す図である。
【図３】ＭＦＰに設けられた構成とネットワークとの関係とを示すブロック図である。
【図４】ＭＦＰにおける設定処理の動作を示す流れ図である。
【図５】ＭＦＰにおける閾値Ｘの設定処理の動作を示す流れ図である。
【図６】ＭＦＰにおける処理選択画面の例を示す図である
【図７】ＭＦＰにおける設定画面の例を示す図である
【図８】ＭＦＰにおけるファクシミリ送信処理の動作を示す流れ図である。
【図９】第２の実施の形態におけるＭＦＰに設けられた構成とネットワークとの関係とを示すブロック図である。
【図１０】ＭＦＰにおけるファクシミリ送信処理の動作を示す流れ図である。
【図１１】本発明におけるデータ処理装置の正面図である。
【図１２】データ処理装置の背面図である。
【図１３】データ処理装置の構成を示す図である。
【符号の説明】
１  ＭＦＰ
１１  操作部
１３  スキャナ部
１５  通信部
２２１  プログラム
２３  記憶部
１０１  監視用データ
１０２  管理者宛先データ
１０３  宛先リスト
１０４  設定データ
１０５  ユーザデータ
２０１  データ処理部
２０２  設定部
２０３  判定部
２０３ａ  乱数発生部
２０４  監視用データ作成部
４  データ処理装置
４３  記憶部
４３１  ハードディスク
４３１ａ  プログラム
４４  通信部
【図１】
0003807665.tif 000002
【図２】
0003807665.tif 000003
【図３】
0003807665.tif 000004
【図４】
0003807665.tif 000005
【図５】
0003807665.tif 000006
【図６】
0003807665.tif 000007
【図７】
0003807665.tif 000008
【図８】
0003807665.tif 000009
【図９】
0003807665.tif 000010
【図１０】
0003807665.tif 000011
【図１１】
0003807665.tif 000012
【図１２】
0003807665.tif 000013
【図１３】
0003807665.tif 000014