(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
各ページ毎に階層構造を管理するページ管理テーブルと各書類毎に階層構造を管理する書類管理テーブルとを含む管理情報によって、管理対象の文書情報を、少なくとも、前記文書情報の実データを管理するためのページと、前記ページの格納場所となる書類と、その書類を格納するための書類格納場所とを含む、階層的な管理体系によって管理する電子ファイリングシステムにおいて、
外部アプリケーションによって作成されたファィルが属するディレクトリを単位として前記書類格納場所へのファィルのコピーまたは移動操作が行われたとき、前記書類管理テーブルに一つの書類に対応する管理情報を追加することにより、前記ディレクトリのディレクトリ名に対応する書類名を有する新たな書類を前記書類格納場所内に作成する書類作成手段と、
前記コピーまたは移動操作されたディレクトリ内に存在するすべてのファィルのファィル数分の管理情報を前記ページ管理テーブルに追加することにより、前記ディレクトリ内に存在するすべてのファィルそれぞれを、前記書類作成手段によって作成された書類内にページとして登録する登録手段とを具備することを特徴とする電子ファイリングシステム。
【請求項２】
各ページ毎に階層構造を管理するページ管理テーブルと各書類毎に階層構造を管理する書類管理テーブルとを含む管理情報によって、管理対象の文書情報を、少なくとも、前記文書情報の実データを管理するためのページと、前記ページの格納場所となる書類と、その書類を格納するための書類格納場所とを含む、階層的な管理体系によって管理する電子ファイリングシステムに適用されるデータ登録方法であって、
外部アプリケーションによって作成されたファィルが属するディレクトリを単位として前記書類格納場所へのファィルのコピーまたは移動操作が行われたとき、前記電子ファイリングシステムが、前記書類管理テーブルに一つの書類に対応する管理情報を追加することにより、前記ディレクトリのディレクトリ名に対応する書類名を有する新たな書類を前記書類格納場所内に作成するステップと、
前記電子ファイリングシステムが、前記コピーまたは移動操作されたディレクトリ内に存在するすべてのファィルのファィル数分の管理情報を前記ページ管理テーブルに追加することにより、前記ディレクトリ内に存在するすべてのファィルそれぞれを、前記作成された書類内にページとして登録するステップとを具備することを特徴とするデータ登録方法。
【請求項３】
コンピュータに、各ページ毎に階層構造を管理するページ管理テーブルと各書類毎に階層構造を管理する書類管理テーブルとを含む管理情報によって、管理対象の文書情報を、少なくとも、前記文書情報の実データを管理するためのページと、前記ページの格納場所となる書類と、その書類を格納するための書類格納場所とを含む、階層的な管理体系によって管理する手順と、外部アプリケーションによって作成されたファィルが属するディレクトリを単位として前記書類格納場所へのファィルのコピーまたは移動操作が行われたとき、前記書類管理テーブルに一つの書類に対応する管理情報を追加することにより、前記ディレクトリのディレクトリ名に対応する書類名を有する新たな書類を前記書類格納場所内に作成する手順と、前記コピーまたは移動操作されたディレクトリ内に存在するすべてのファィルのファィル数分の管理情報を前記ページ管理テーブルに追加することにより、前記ディレクトリ内に存在するすべてのファィルそれぞれを、前記作成された書類内にページとして登録する手順とを実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子ファイリングシステムおよびデータ登録方法に関し、特に図形、イメージ、テキストなどの電子化された文書情報を階層的な管理体系によって管理する電子ファイリングシステムおよびそのシステムに適用されるデータ登録方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、電子ファイリングシステムは、オフィス内などに散在している大量の文書を電子化して記録・管理するために用いられている。この電子ファイリングシステムにおいては、紙の上に印刷された文書はスキャナなどを用いてページ単位でイメージデータとして読み取られ、それがディスク装置などに記録されて管理される。このため、管理単位はページであり、関連する１以上のページによって１つの書類が構成される。
【０００３】
同様にして、コンピュータで作成された図形ファイル、イメージファイル、テキストファイルなどについても、それらファイルは、１つの書類を構成する個々のページとして管理される。ファイルによっては何ページにも及ぶものがあるが、この場合でも、１つのファイルは１つのページとして扱われる。
【０００４】
図形、イメージ、テキストなどの電子化された文書情報は、キャビネット−フォルダ−書類−ページというような階層構造で管理される。「ページ」は実データそのものを管理するための最下位層の管理単位であり、そのページを格納するための格納場所が「書類」である。したがって、ユーザからみると、格納場所「書類」は、そこに存在する個々のページから構成される一つの文書情報、つまり参照すべき単位となる書類そのものとなる。
【０００５】
また、多数の書類を分類して格納するための格納場所が「フォルダ」（またはバインダと称される）であり、そのフォルダの格納場所が「キャビネット」（または、書庫、ロッカーなどと称される）である。
【０００６】
このようなキャビネット−フォルダ−書類−ページというような階層構造を使用することにより、多数のページを文書として分類・整理した状態で保存・管理することが可能となる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、キャビネット−フォルダ−書類−ページというような階層構造を使用する電子ファイリングシステムでは、実データに対応するページの格納場所である「書類」によってページの管理が行われるので、実データであるページの登録は、必ず「書類」に対して行われる。このため、従来では、データを登録する場合には、その保存先となる書類をあらかじめ作成しておくことが必要とされた。よって、多数のページをそれぞれ異なる書類として登録するような場合には、その都度書類を作成しなければならないという問題があった。
【０００８】
本発明は上述の事情に鑑みてなされたものであり、ページの格納先となる書類を自動的に作成できるようにし、また管理体系を自動的に格納先の構造に変換してユーザが書類の作成を意識することなくページの登録を容易に行うことができる電子ファイリングシステムおよびデータ登録方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述の課題を解決するため、本発明は、各ページ毎に階層構造を管理するページ管理テーブルと各書類毎に階層構造を管理する書類管理テーブルとを含む管理情報によって、管理対象の文書情報を、少なくとも、前記文書情報の実データを管理するためのページと、前記ページの格納場所となる書類と、その書類を格納するための書類格納場所とを含む、階層的な管理体系によって管理する電子ファイリングシステムにおいて、外部アプリケーションによって作成されたファィルが属するディレクトリを単位として前記書類格納場所へのファィルのコピーまたは移動操作が行われたとき、前記書類管理テーブルに一つの書類に対応する管理情報を追加することにより、前記ディレクトリのディレクトリ名に対応する書類名を有する新たな書類を前記書類格納場所内に作成する書類作成手段と、前記コピーまたは移動操作されたディレクトリ内に存在するすべてのファィルのファィル数分の管理情報を前記ページ管理テーブルに追加することにより、前記ディレクトリ内に存在するすべてのファィルそれぞれを、前記書類作成手段によって作成された書類内にページとして登録する登録手段とを具備することを特徴とする。
【００１３】
これにより、実データをディレクトリごとコピーまたは移動操作するだけで、そのディレクトリ名に対応する名前が付加された新たな書類を自動作成でき、そこにディレクトリ内の全データそれぞれをページとして登録することが可能となる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
【００１５】
図１には、本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムの構成が示されている。この電子ファイルリングシステム１１は、図形、イメージ、テキストなどの電子化された文書情報を、キャビネット−フォルダ−書類−ページという階層的な管理体系によって管理するためのものであり、通常のコンピュータシステム上で実行可能なソフトウェアとして実現されている。
【００１６】
電子ファイルリングシステム１１が実行されるコンピュータシステムは、図示のように、コンピュータ本体１、ディスプレイモニタ２、キーボードやマウスなどの入力装置３、およびスキャナ４などから構成されている。コンピュータ本体１は、ＣＰＵ、主記憶、および二次記憶としてのハードディスク装置などから構成されており、電子ファイルリングシステム１１を構成するソフトウェアは、アプリケーションプログラムとして主記憶上にロードされて、ＣＰＵによって実行される。
【００１７】
本実施形態の電子ファイリングシステム１１は、図示のように、データベース１１１、実ファイル群１１２、登録モジュール１１３、検索モジュール１１４、表示モジュール１１５、入力モジュール１１６、スキャナ入力部１１７、ファイル入力部１１８等から構成されている。
【００１８】
データベース１１１には、キャビネット−フォルダ−書類−ページ−改訂版ページという階層的な管理体系によって文書情報を管理するための階層構造管理情報が記憶されている。このデータベース１１１は、たとえばコンピュータ本体１内に設けられたハードディスク装置などの記憶媒体上に構築される。実ファイル群１１２は、本電子ファイリングシステム１１に登録された実データの集まりである。実データは、スキャナ４による読み取りによって得られたイメージデータファイル、他のアプリケーションプログラム等で作成された各種データファイル（図形データファイル、イメージデータファイル、テキストデータファイルなど）などから構成される。これら各ファイルもコンピュータ本体１内に設けられたハードディスク装置上に保存される。実ファイル群１１２内の各ファイルはそれぞれページという単位で管理される。
【００１９】
登録モジュール１１３は実データを電子ファイリングシステム１１に登録するためのものであり、スキャナ４からの読み取りによって得られたイメージデータファイルや、他のアプリケーションプログラムなどによって作成された各種ファイルを実ファイル群１１２に登録する。実データ登録時には、登録モジュール１１３は、その登録した個々のファイルがページとして管理されるように、データベース１１１への管理情報の登録を行う。スキャナ４からのイメージデータの読み込みはスキャナ入力部１１７を通じて行われ、また他のアプリケーションや外部からのファイル入力はファイル入力部１１８を通じて行われる。
【００２０】
キャビネット−フォルダ−書類−ページという階層的な管理体系では、実データがページとなり、そのページの格納場所が書類、その書類を分類して格納するための格納処理がフォルダ、そして、そのフォルダの格納場所がキャビネットとなる。したがって、実データに対応するページの格納場所である「書類」によってページの管理が行われるので、ユーザからみると、格納場所「書類」は、そこに存在する個々のページから構成される一つの文書情報、つまり参照すべき単位となる書類そのものとなる。このため、通常は、登録モジュール１１３による実データの登録は、必ず「書類」に対して行われる。本実施形態では、登録モジュール１１３には、ページ格納用書類自動作成機能が設けられているので、これによって、フォルダ内に「書類」を自動的に作成することができる。よって、ユーザは、ページを登録すべき書類をあらかじめ作成しておくことなく、ページの登録を容易に行うことができる。
【００２１】
検索モジュール１１４は、データベース１１１に保存されている検索情報を用いて、ユーザから入力された検索条件に合致するページ、書類、フォルダの検索を行う。検索情報としては、ページ、書類、フォルダにそれぞれ付箋として付加されたタイトル情報などのキーワードを始め、ページつまり実データを全文検索するためのテキスト情報などが利用される。検索結果の情報は表示モジュール１１５に渡され、必要に応じて画面表示される。
【００２２】
表示モジュール１１５は、本電子ファイリングシステム１１のファイル操作画面等をモニタ２上に表示するためのものであり、キャビネット−フォルダ−書類−ページという階層的な管理体系をツリー形式で視覚的に表示するためのツリー表示機能を有している。
【００２３】
入力モジュール１１６はユーザからの各種操作指示を受付けるためのものであり、登録、検索、表示などに関する各種操作指示を該当するモジュールに送る。
【００２４】
（電子ファイリングシステムの階層管理構造）
図２には、本電子ファイリングシステム１１で用いられる階層構造の一例が示されている。前述したように、本電子ファイリングシステム１１においては、文書情報は、キャビネット−フォルダ−書類−ページ−改訂版ページという階層構造で管理される。「ページ」は実データであるファイルそのものに相当するものであり、実ファイル群１１２に存在する各ファイルはページとして管理される。
【００２５】
図２においては、「書類Ａ」、「書類Ｂ」、「書類Ｃ」の３つの書類が、ページ格納場所として作成されている。「書類Ａ」はページ１からページ３の３つのページから構成され、また「書類Ｂ」はページ１とページ２の２つのページから、「書類Ｃ」はページ１からページ３の３つのページから構成されている。
【００２６】
「フォルダ」は多数の「書類」を分類して格納するための格納場所であり、「バインダ」と称されることもある。本例では、「書類Ａ」、「書類Ｂ」、「書類Ｃ」の３つの書類のうち、「書類Ａ」、「書類Ｂ」については「フォルダＡ」に、「書類Ｃ」については「フォルダＢ」に、それぞれ分類して格納している。これらフォルダの格納場所が「キャビネット」（または、書庫、ロッカーなどと称される）である。本例では、電子ファイリングシステム１１のルートディレクトリに「キャビネットＡ」と「キャビネットＢ」の２つのキャビネットを用意し、「フォルダＡ」および「フォルダＢ」を「キャビネットＡ」に格納している。
【００２７】
このような管理体系を管理するための階層構造管理情報はデータベース１１１内に存在し、また各ページに対応する実データは実ファイル群１１２内に存在する。
【００２８】
「書類」は１以上のページの集まりであるので、各「書類」に適切な名前（書類名）を付加することにより、ユーザは「書類」を単位として目的とする文書情報にアクセスすることができる。
【００２９】
（ファイルシステムから見た階層構造）
図３には、オペレーティングシステムのファイルシステム上で管理される実際のディレクトリ構成が示されている。
【００３０】
「インストールＤｉｒ」は電子ファイリングシステム１１のソフトウェアがインストールされているディレクトリであり、これが図２のルートディレクトリに相当する。「インストールＤｉｒ」の下層には「キャビネット」のディレクトリが存在し、その下層には「フォルダ」のディレクトリ、さらにその下層には「書類」のディレクトリが存在する。ディレクトリ「書類」の中には、その「書類」を構成するページの数に相当するページディレクトリが存在する。ページ１から３の３つのページから構成されている書類の場合は、ディレクトリ「書類」の中には、図示のように、「ページ１Ｄｉｒ」、「ページ２Ｄｉｒ」、「ページ３Ｄｉｒ」の３つのページディレクトリが作成されることになる。
【００３１】
各ページページディレクトリには、そのページに対応する実データのファイルが格納されている。改訂版ページが存在しないページについては、そのページディレクトリには１つのファイルのみが格納される。一方、改訂版ページが存在するページについては、そのページディレクトリには、改訂版ページそれぞれに対応するファイルと、最新版のページに対応するファイルが格納される。図３においては、「ページ１Ｄｉｒ」が改訂版ページを含むページディレクトリである。
【００３２】
また、「キャビネット」ディレクトリの中に設けられたディレクトリ「ＤＢ」内にはデータベースファイル群が設けられており、これが、データベース１１１で管理される階層構造管理情報に相当する。
【００３３】
（電子ファイリングシステムの階層管理構造の一例）
図４には、キャビネット−フォルダ−書類−ページ−改訂版ページという階層的な管理体系の具体的な利用例が示されている。ここでは、「特許情報」というキャビネットを用意し、書類分類管理用のフォルダとして、「電気」フォルダと、「ソフト」フォルダを用意している。「電気」フォルダには、「Ａ００１特許書類」という書類と、「Ａ００２特許書類」という書類が用意され、各書類には、関連する製品情報を掲載した製品カタログ、公開公報、特許公報、などのファイルそれぞれがページとして登録されている。製品カタログのファイル更新などにより改訂版が作成されると、最新版が基本ページとなり、旧版が基本ページに関する改訂版として管理される。
【００３４】
（データベース）
図５には、データベース１１１の階層構造管理情報の具体的なデータ構造の一例が示されている。階層構造管理情報は、ページ管理テーブル、書類管理テーブル、フォルダ管理テーブル、およびキャビネット管理テーブルから構成されている。
【００３５】
・ページ管理テーブル
ページ管理テーブルは各ページの階層構造管理に必要な情報群であり、図５（Ａ）に示されているように、管理対象のページそれぞれに対応する複数のレコード群から構成されている。各レコードには、「ページ名フィールド」、「書類名フィールド」、「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィールド」、「ファイル種別フィールド」、「作成日フィールド」、２つの「キーワードフィールド」、「改訂ページ有無情報フィールド」、「改訂ページ数フィールド」、「パス情報フィールド」、「ページ番号フィールド」などが定義されている。
【００３６】
「ページ名フィールド」はページ識別用のページ名を登録するためのフィールドであり、ページ登録の度にシーケンシャルな番号がページ名として「ページ名フィールド」に登録される。「書類名フィールド」、「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィールド」は、それぞれ該当するページの上層の「書類」、「フォルダ」、「キャビネット」を特定するための情報である。「ファイル種別フィールド」には該当するページに対応するファイルの形式（拡張子）が登録され、また「作成日フィールド」にはファイル作成日の情報が登録される。２つの「キーワードフィールド」はページ検索のために利用される情報であり、各ページ毎に２つのキーワードを定義することができる。
【００３７】
「改訂ページ有無情報フィールド」は改訂ページの有無を示す情報であり、また「改訂ページ数フィールド」は存在する改訂ページ数を示す情報である。「パス情報フィールド」はキャビネット又はルートから見たページ格納位置を示すパス情報であり、実際のファイルアクセスなどに利用される。「ページ番号フィールド」は該当するページが書類内の何番目のページであるかを示している。
【００３８】
・書類管理テーブル
書類管理テーブルは各書類の階層構造管理に必要な情報群であり、図５（Ｂ）に示されているように、管理対象の書類それぞれに対応する複数のレコード群から構成されている。各レコードには、「書類名フィールド」、「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィールド」、「作成日フィールド」、２つの「キーワードフィールド」、「ページ有無情報フィールド」、「ページ数フィールド」、「パス情報フィールド」などが定義されている。
【００３９】
「書類名フィールド」は該当する書類に付けられた書類名を示すフィールドである。「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィールド」は、それぞれ該当する書類の上層の「フォルダ」、「キャビネット」を特定するための情報である。「作成日フィールド」には書類作成日の情報が登録される。２つの「キーワードフィールド」は書類検索のために利用される情報であり、各書類毎に２つのキーワードを定義することができる。「ページ有無情報フィールド」はページの有無を示す情報であり、また「ページ数フィールド」はその書類内に存在するページ数を示す情報である。「パス情報フィールド」はキャビネット又はルートから見た書類格納位置を示すパス情報である。
【００４０】
・フォルダ管理テーブル
フォルダ管理テーブルは各フォルダの階層構造管理に必要な情報群であり、図５（Ｃ）に示されているように、管理対象のフォルダそれぞれに対応する複数のレコード群から構成されている。各レコードには、「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィールド」、「作成日フィールド」、２つの「キーワードフィールド」、「書類有無情報フィールド」、「書類数フィールド」、「パス情報フィールド」などが定義されている。
【００４１】
「フォルダ名フィールド」は該当するフォルダに付けられたフォルダ名を示すフィールドである。「キャビネット名フィールド」は、該当する書類の上層の「キャビネット」を特定するための情報である。「作成日フィールド」にはフォルダ作成日の情報が登録される。２つの「キーワードフィールド」はフォルダ検索のために利用される情報であり、各フォルダ毎に２つのキーワードを定義することができる。「書類有無情報フィールド」は書類の有無を示す情報であり、また「書類数フィールド」はそのフォルダ内に存在する書類数を示す情報である。「パス情報フィールド」はキャビネット又はルートから見たフォルダの格納位置を示すパス情報である。
【００４２】
・キャビネット管理テーブル
キャビネット管理テーブルは各キャビネットの管理に必要な情報群であり、図５（Ｄ）に示されているように、管理対象のキャビネットそれぞれに対応する複数のレコード群から構成されている。各レコードには、「キャビネット名フィールド」、「作成日フィールド」、「フォルダ有無情報フィールド」、「フォルダ数フィールド」、「パス情報フィールド」などが定義されている。
【００４３】
「キャビネット名フィールド」は該当するキャビネットに付けられたキャビネット名を示すフィールドである。「作成日フィールド」にはキャビネット作成日の情報が登録される。「フォルダ有無情報フィールド」はフォルダの有無を示す情報であり、また「フォルダ数フィールド」はそのキャビネット内に存在するフォルダ数を示す情報である。「パス情報フィールド」はルートから見たキャビネットの格納位置を示すパス情報である。
【００４４】
（操作画面）
次に、図６を参照して、本実施形態で用いられるファイル操作画面について説明する。
【００４５】
図６の画面には、図示のように、ツリー表示エリア２０１と、一覧表示エリア２０２が設けられている。
【００４６】
ツリー表示エリア２０１は、キャビネット−フォルダ−書類−ページ−改訂版ページという階層的な管理体系の構造をツリー形式で視覚的に表示するためのウインドウである。「キャビネット」の下層にツリーのリーフとして表示されている「各種データ」と「○○工場」と「××工場」は、「キャビネット」というキャビネット内に作られた書類分類用のフォルダである。フォルダ「各種データ」の下層にリーフとして表示されている「説明書類」が、フォルダ「各種データ」内に存在する書類である。この「説明書類」という書類の中に９つのページが存在する場合には、書類「説明書類」の横には＋プラスボタンが表示され、その＋プラスボタンをユーザが選択すると、図示のように、「説明書類」の下層には、「１ページ」、「２ページ」、…「９ページ」というツリー表示がなされる。また、ページ１に関する３つの改訂ページが存在する場合には、「１ページ」という表示項目の下層に、図示のように、「１版」、「２版」、「３版」という表示が行われる。このように、ツリー表示エリア２０１においては、書類までの階層のみならず、その下層の、ページ、改訂ページまでの階層構造がツリー形式で視覚的に表示される。
【００４７】
一覧表示エリア２０２は、ツリー表示エリア２０１で指定されたリーフ内に存在するディレクトリやファイルを一覧表示するためのものであり、書類「説明書類」をユーザが選択すると、図示のように、「１ページ」、「２ページ」、…「９ページ」にそれぞれ対応するファイルのイメージがサムネイル表示（縮小表示）される。このサムネイル表示（縮小表示）では、複数ページから構成されるファイルについてはその先頭ページのイメージだけが表示される。また、各表示イメージの下には実際のファイル名が表示される。サムネイル表示は、ページ登録時にその縮小画像をあらかじめ作成してデータベース１１１に登録しておくことにより、実データをアクセスすることなく高速に行うことができる。
【００４８】
（書類の自動作成）
次に、図７および図８を参照して、書類自動作成処理の動作について説明する。
【００４９】
図７は、本電子ファイリングシステムの「Ａ」フォルダに対するファイルのコピーまたは移動が、ドラッグアンドドロップ操作などによって、外部アプリケーション等によって作成されたファイルが格納されている「Ｘ」ディレクトリごと行われた場合の例を示している。この場合、ドラッグアンドドロップ操作によってコピー又は移動先として指定された「Ａ」フォルダ内には、「Ｘ」ディレクトリのディレクトリ名（Ｘ）と同一の名前が書類名として付加された、「Ｘ」書類が自動的に新規作成される。そして、その「Ｘ」書類内には、「Ｘ」ディレクトリ内に存在するファイル（Ａ．ｔｉｆ、Ｂ．ｔｉｆ）がページとして登録される。
【００５０】
書類の作成は、図８に示すように、前述の書類管理テーブル内にレコードを追加し、そのレコード内の各フィールドに該当する情報を登録すること等によって行われる。自動作成時には、キーワードフィールドを除く、他のすべてのフィールドに該当する情報が登録される。これにより、ページを登録するための書類の管理情報が作成される。
【００５１】
以下、図９のフローチャートを参照して、ページ登録処理の手順について説明する。
【００５２】
（ステップＳ１０１）
ます、外部アプリケーション等によって作成されたファイルが格納されている「Ｘ」ディレクトリから本電子ファイリングシステム１１によって管理されている「Ａ」フォルダへのデータのコピーまたは移動が、ドラッグアンドドロップ操作などによって行われると、登録モジュール１１３は、ファイル入力部１１８を通じてそのデータをオペレーティングシステムのファイルシステムから受け取り、登録のための処理を開始する。
【００５３】
（ステップＳ１０２）
ついで、登録モジュール１１３は、コピーまたは移動元のディレクトリの名前「Ｘ」を書類名とする新たな書類（「Ｘ」書類）をコピー先の「Ａ」フォルダ内に作成する処理を行う。この処理では、「Ｘ」ディレクトリに存在するファイル数が検出される。そして、登録モジュール１１３は、書類管理テーブル内にレコードを追加し、そのレコード内にコピーまたは移動元のディレクトリと同じ名前「Ｘ」を示す書類名、「Ａ」フォルダを示すフォルダ名、「Ａ」フォルダが存在するキャビネット名、作成日、ページ有無情報（有）、ページ数情報（２）、相対パス情報を登録する。これにより、ページ登録用の「Ｘ」書類の管理情報がデータベース１１１に作成され、その作成された書類に対するページの登録が可能となる。また、電子ファイリングシステム１１の書類はオペレーティングシステムのファイルシステムから見ると１つのディレクトリであるので、書類作成時には、「Ａ」フォルダというディレクトリ内に新たなディレクトリを作成する処理も行われる。このディレクトリ作成処理は、たとえば電子ファイリングシステム１１からファイルシステムに対してディレクトリ作成コマンドを発行することによって、ファイルシステムを通じて行うようにすればよい。
【００５４】
（ステップＳ１０３）
この後、登録モジュール１１３は、コピーまたは移動元の「Ｘ」ディレクトリ内に存在するすべてのファイル（Ａ．ｔｉｆ、Ｂ．ｔｉｆ）それぞれを、作成した「Ｘ」書類の１ページ（Ａ．ｔｉｆ）および２ページ（Ｂ．ｔｉｆ）として登録するための処理を行う。この処理では、まず、登録モジュール１１３は、コピーまたは移動元の「Ｘ」ディレクトリ内に存在するすべてのファイル（Ａ．ｔｉｆ、Ｂ．ｔｉｆ）数分のレコードをページ管理テーブルに追加する。そして、追加した各レコードに、シーケンシャルな番号から構成されるページ名、「Ｘ」書類を示す書類名、「Ａ」フォルダを示すフォルダ名、ファイル種類（ｔｉｆ）、改訂ページ有無情報（無）、改訂ページ数情報（０）、相対パス情報、ページ番号情報（１，２）を登録する。これにより、コピーまたは移動元の「Ｘ」ディレクトリ内に存在するすべてのファイル（Ａ．ｔｉｆ、Ｂ．ｔｉｆ）それぞれを「Ｘ」書類を構成するページとして管理することが可能となる。
【００５５】
次に、図１０のフローチャートを参照して、ページ登録処理の第２の手順について説明する。
【００５６】
ここでは、コピーまたは移動元のファイルが存在するディレクトリ名から書類名を作成するのではなく、コピーまたは移動元のファイル名から書類名を作成する処理が行われる。
【００５７】
（ステップＳ１１１）
まず、本電子ファイリングシステムによって管理されている「Ａ」フォルダに対して、外部アプリケーション等によって作成されたファイルのコピーまたは移動がドラッグアンドドロップ操作などによって行われる。登録モジュール１１３は、ファイル入力部１１８を通じてそのデータをオペレーティングシステムのファイルシステムから受け取り、登録のための処理を開始する。
【００５８】
（ステップＳ１１２）
ついで、登録モジュール１１３は、コピーまたは移動元のファイル名「Ｘ」を書類名とする新たな書類（「Ｘ」書類）をコピー先の「Ａ」フォルダ内に作成する処理を行う。この処理では、登録モジュール１１３は、書類管理テーブル内にレコードを追加し、そのレコード内にコピーまたは移動元のファイルと同じ名前「Ｘ」を示す書類名、「Ａ」フォルダを示すフォルダ名、「Ａ」フォルダが存在するキャビネット名、作成日、ページ有無情報（有）、ページ数情報（１）、相対パス情報を登録する。これにより、ページ登録用の「Ｘ」書類の管理情報がデータベース１１１に作成され、その作成された書類に対するページの登録が可能となる。また、ファイルシステムを通じて、「Ｘ」書類に対応するディレクトリの作成が行われる。
【００５９】
（ステップＳ１１３）
この後、登録モジュール１１３は、コピーまたは移動元のファイル「Ｘ」を、作成した「Ｘ」書類の１ページとして登録するための処理を行う。この処理では、まず、登録モジュール１１３は、ページ管理テーブルにレコードを追加し、そしてその追加したレコードに、ページ名、「Ｘ」書類を示す書類名、「Ａ」フォルダを示すフォルダ名、ファイル種類、改訂ページ有無情報（無）、改訂ページ数情報（０）、相対パス情報、ページ番号情報（１）を登録する。これにより、コピーまたは移動されたファイルを、「Ｘ」書類を構成するページとして管理することが可能となる。
【００６０】
以上のように、本実施形態によれば、ページ登録の際にそのページの格納場所となる書類が自動的に作成されるので、ユーザは書類の作成を意識することなく、新たなページを、キャビネット−フォルダ−書類−ページという階層的な管理体系を持つ電子ファイリングシステム１１に登録して使用することが可能となる。特に、ファイルをディレクトリごとコピー又は移動するという一度の操作だけで、そのディレクトリと同じ名前をもつ書類が自動的に作成され、その書類内にディレクトリ内に存在するすべてのファイルをページとして登録することができるので、大量のページ登録を容易に行うことが可能となる。
【００６１】
なお、本実施形態の電子ファイリングシステム１１はすべてソフトウェアによって実現されているので、本実施形態の電子ファイリングシステム１１の処理手順を含むコンピュータプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用意すれば、その記録媒体を通じてそのコンピュータプログラムを通常のコンピュータに導入するだけで、本実施形態と同様の効果を得ることが可能となる。
【００６２】
なお、本実施形態のページ登録処理の手順は、たとえばメールシステムなどでファイル名を基に受信フォルダを自動的に生成するなどの処理にも適用することができる。また、デジタルコピー機などから大量に登録する場合にも、格納フォルダを自動的に作成することが可能となる。
【００６３】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、ページの格納先となる書類を自動的に作成できるようになり、ユーザが書類の作成を意識することなくページの登録を容易に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムの機能構成を示すブロック図。
【図２】同実施形態の電子ファイリングシステムで用いられる階層構造の一例を説明するための図。
【図３】図２の階層構造に対応するファイルシステム上の実際のディレクトリ構成を示す図。
【図４】同実施形態の電子ファイリングシステムで使用されるキャビネット−フォルダ−書類−ページ−改訂版ページという階層的な管理体系の具体的な利用例を示す図。
【図５】同実施形態の電子ファイリングシステムで使用されるデータベースの構成例を示す図。
【図６】同実施形態の電子ファイリングシステムで使用されるファイル操作画面の一例を示す図。
【図７】同実施形態の電子ファイリングシステムによって実行される書類自動作成処理の原理を説明するための図。
【図８】図７の書類自動作成処理で行われる書類管理テーブルへのレコード追加動作を説明するための図。
【図９】同実施形態の電子ファイリングシステムによって実行されるページ登録処理の第１の手順を示すフローチャート。
【図１０】同実施形態の電子ファイリングシステムによって実行されるページ登録処理の第２の手順を示すフローチャート。
【符号の説明】
１…コンピュータ本体
２…モニタ
３…入力装置
４…スキャナ
１１…電子ファイリングシステム
１１１…データベース
１１２…実ファイル群
１１３…登録モジュール
１１４…検索モジュール
１１５…表示モジュール
１１６…入力モジュール
１１７…スキャナ入力部
１１８…ファイル入力部
【図１】
0003857472.tif 000002
【図２】
0003857472.tif 000003
【図３】
0003857472.tif 000004
【図４】
0003857472.tif 000005
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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