(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理方法において、
ネットワークスキャナが、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送し、
前記スキャンサーバが、前記文書を該文書とともに受信したジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに、前記ジョブテンプレートで設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を前記ジョブテンプレートに設定された通知先に通知するメールを送信する
ことを特徴とするネットワークスキャナを利用した文書管理方法。
【請求項２】
前記メールは、前記文書の登録先を示す情報が記載されていることを特徴とする請求項１記載のネットワークスキャナを利用した文書管理方法。
【請求項３】
ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理システムにおいて、
文書の登録先となるサーバを少なくとも１つと、
読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送するネットワークスキャナと、
前記ネットワークスキャナから転送された文書を、前記サーバのうち該文書とともに転送されたジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに前記ジョブテンプレートに設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を通知するメールを作成して前記ジョブテンプレートに設定された通知先へ送信するスキャンサーバと
を具備することを特徴とするネットワークスキャナを利用した文書管理システム。
【請求項４】
前記スキャンサーバは、前記文書の登録先を示す情報を記載したメールを作成して送信することを特徴とする請求項３記載のネットワークスキャナを利用した文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムに関し、特に、ＷＷＷ技術を利用して容易に文書の管理を行うことのできるネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、インターネット技術を利用して構築されたＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、いわゆるイントラネットを利用して文書やデータを共有し、再利用することが多くおこなわれている。
【０００３】
イントラネットを利用する場合、クライアント側ではウェブブラウザ等の汎用アプリケーションを使用することで文書やデータの利用が行えるとともに、その操作が容易であるといった利点もある。
【０００４】
しかしながら、スキャナ等を利用して電子化した文書をウェブブラウザで利用するためには、文書をＷＷＷサーバ等に登録せねばならず、この登録に関する作業等が煩雑であった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述のように電子化した文書のＷＷＷサーバへの登録は、煩雑であるとともに、文書を複数のユーザで共有して利用する場合には、登録した文書のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）を他のユーザへ通知する必要もあり、容易に文書を共有できるとは言い難かった。
【０００６】
そこで、この発明は、文書のＷＷＷサーバへの登録を容易に行い、文書の共有化を促進することのできるネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理方法において、ネットワークスキャナが、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送し、前記スキャンサーバが、前記文書を該文書とともに受信したジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに、前記ジョブテンプレートで設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を前記ジョブテンプレートに設定された通知先に通知するメールを送信することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記メールは、前記文書の登録先を示す情報が記載されていることを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、ネットワークスキャナで原稿を読み取って得た文書を登録して管理するネットワークスキャナを利用した文書管理システムにおいて、文書の登録先となるサーバを少なくとも１つと、読み取り条件と文書の登録先と文書の登録を通知するメールの送信指示とが設定されたジョブテンプレートを参照して原稿を読み取り、該読み取りで得た文書を該ジョブテンプレートとともにスキャンサーバへ転送するネットワークスキャナと、前記ネットワークスキャナから転送された文書を、前記サーバのうち該文書とともに転送されたジョブテンプレートで指定された登録先のサーバに登録するとともに前記ジョブテンプレートに設定された送信指示に基づいて前記文書が登録された旨を通知するメールを作成して前記ジョブテンプレートに設定された通知先へ送信するスキャンサーバとを具備することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記スキャンサーバは、前記文書の登録先を示す情報を記載したメールを作成して送信することを特徴とする。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係るネットワークスキャナを利用した文書管理方法およびシステムの一実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２４】
図１は、この発明を適用した文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
同図に示すように、文書管理システムは、ネットワークスキャナ１とスキャンサーバ２、ＷＷＷサーバ３、クライアント４を具備して構成され、これらは、ネットワークを介して接続されている。なお、ここでは、クライアント４を１つのみしか図示していないが、実際には複数のクライアントがネットワーク接続されている。
【００２５】
ネットワークスキャナ１は、原稿を読み取って文書を電子化し、スキャンサーバ２へ転送するが、このとき、後述するジョブテンプレートを利用してスキャン条件や文書の転送先等の設定を行うことが可能となる。このジョブテンプレートは、スキャンサーバ２に登録されているものを定期的にポーリングし、メモリ上にキャッシュしておく。また、ジョブテンプレートを利用して電子化した文書をスキャンサーバに転送する場合には、利用したジョブテンプレートを文書に添付して送信する。
【００２６】
スキャンサーバ２は、ジョブテンプレートが登録されている他、ネットワークスキャン１から転送された文書を格納する。ただし、転送された文書にジョブテンプレートが添付されていた場合には、当該ジョブテンプレートで指定された文書登録先に文書を転送する。文書の登録先は、ＷＷＷサーバ３や図示しないデータベース等である。
【００２７】
ＷＷＷサーバ３は、登録された文書をウェブページとして表示するとともに、、クライアント４やジョブテンプレートの指定に基づいて文書の補正や変換等を行う。
【００２８】
クライアント４は、ウェブブラウザを利用してＷＷＷサーバ３にアクセスし、登録されている文書の閲覧やダウンロード等を行うことができる。
【００２９】
ここで、ＷＷＷサーバ３について説明する。
図２は、ＷＷＷサーバ３の概略構成を示したブロック図である。
【００３０】
同図に示すように、ＷＷＷサーバ３は、制御部３１とＷｅｂページ作成部３２、変換処理部３３、文書格納部３４、送受信部３５、メール作成部３６を具備して構成される。
【００３１】
制御部３１は、ＷＷＷサーバ３の全体を制御し、Ｗｅｂページ作成部３２は、登録された文書の表示等を行うためのウェブページを作成し、必要に応じて文書のサムネイルイメージをも生成する。変換処理部３３は、文書の回転や傾き補正、ノイズ除去等の補正、文書フォーマットの変換、文書に対する圧縮処理等を行う。文書格納部３４は、登録された文書が格納される部分である。送受信部３５は、ネットワークとのインタフェイスであり、文書やコマンド等の送受信を行う。メール作成部３６は、文書の新規登録時等に指定されたメールアドレスへ通知するためのメールを作成する。
【００３２】
ここで、クライアント４のウェブブラウザに表示される画面例を参照してＷＷＷサーバ３での処理について説明する。
図３乃至６は、クライアント４のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図である。
【００３３】
クライアント４のウェブブラウザから所定のＵＲＬへのアクセスを行うと、ウェブブラウザには、図３に示す画面１００−１が表示される。この画面１００−１では、ＷＷＷサーバ３に登録されている文書がサムネイルイメージにより表示されている。この画面１００−１は、Ｗｅｂページ作成部３２により作成されるページであり、１文書（単、複ページにかかわらず）を１枚のサムネイルイメージで表している。このサムネイルイメージ上でマウスのダブルクリック等の操作を行うと、ウェブブラウザには、図４に示す画面１００−２のように当該文書が表示される。画面１００−２では、当該文書が複数ページで構成されている場合には、ページを切り替えて全てのページを確認することができる。
【００３４】
また、画面１００−１、１００−２では、サムネイルイメージの他に、「左９０度」ボタン１０１、「右９０度」ボタン１０２、「１８０度」ボタン１０３、「ダウンロード」ボタン１０４、「削除」ボタン１０５が表示されている。
【００３５】
「左９０度」ボタン１０１、「右９０度」ボタン１０２、「１８０度」ボタン１０３は、それぞれ文書を回転する処理を行わせるもので、画面１００−２では表示されている文書を、画面１００−１では、サムネイルイメージ下のチェックボックスで指定された文書が回転される。文書の回転は、変換処理部３３で行われ、図５に示す画面１００−３のようにサムネイルイメージも回転される。
【００３６】
「ダウンロード」ボタン１０４は、選択した文書（選択方法は回転の場合と同じ）のダウンロードを指示するボタンであり、このボタンを押下した際には、図示しない設定画面において、任意の文書フォーマットを選択できる。選択された文書フォーマットが元の文書のフォーマットと異なる場合には、変換処理部３３で文書フォーマットの変換が施される。また、文書のダウンロード時には、図示しない画面において、文書一覧がサムネイルイメージで表示され、サムネイルイメージを選択することでダウンロードを行う文書を選択できる。
【００３７】
「削除」ボタン１０５は、選択した文書（選択方法は回転の場合と同じ）の削除を指示するボタンであり、このボタンを押下した際には、ウェブブラウザには、図６に示す画面１１０が表示される。画面１１０には、サムネイル表示欄１１１と文書選択欄１１２、「ＯＫ」ボタン１１３等が表示されている。サムネイル表示欄１１１には、削除対象と指定された文書のサムネイルイメージが表示され、表示を切り替えることで複数ページの文書も前ページを確認することができる。文書選択欄１１２は、画面１００−１で複数の文書が選択された場合に、選択された文書のリストが表示される欄で、ここで文書の選択を行うことで、サムネイル表示欄１１１に表示されるサムネイルイメージを切り替えることができる。サムネイル表示欄１１１と文書選択欄１１２を利用して削除対象の文書を確認した後に、「ＯＫ」ボタン１１３を押下すると、対象文書が削除される。
【００３８】
また、画面１００−１、１００−２には、図示しなかったが、表示された文書の処理を指示するボタンとしては、傾き補正やノイズ除去等のボタンもあり、回転や削除の場合と同容にサムネイルイメージを参照してこれらの補正処理を指示することもできる。なお、これらの補正処理は、変換処理部３３で施される。
【００３９】
ところで、上述したＷＷＷサーバ３での各処理は、ネットワークスキャナ１での原稿のスキャン時にジョブテンプレートを利用することでＷＷＷサーバ３への登録時に行うことができる。
【００４０】
ここで、ジョブテンプレートについて説明する。
ジョブテンプレートは、文書の登録先や文書名、スキャン条件、メールによる登録通知を行うか否か等が設定されており、スキャンサーバ２に登録されている。ネットワークスキャナ１は、スキャンサーバ２に定期的にポーリングを行うことによってジョブテンプレートを取得してメモリ上にキャッシュしている。
【００４１】
図７は、ネットワークスキャナ１のコントロールパネルの一部を示した図である。
ネットワークスキャナ１のコントロールパネル２００には、タッチパネル２０１とスタートボタン２０２が具備されており、ジョブテンプレート使用時には、タッチパネル２０１にジョブテンプレートの選択画面が表示される。
【００４２】
このタッチパネル２０１の操作により使用するジョブテンプレートを選択することができるが、ここでは、ジョブテンプレートの詳細を確認したり、ポーリングを待たずに最新のジョブテンプレートへの更新を指示することもできる。
【００４３】
タッチパネル２０１の操作で使用するジョブテンプレートを選択した後に、スタートボタン２０２を押下すると、これをトリガに原稿のスキャンが開始され、スキャンされた文書は、使用したジョブテンプレートとともにスキャンサーバ２へ転送される。
【００４４】
次に、ジョブテンプレートでの設定項目とジョブテンプレートの作成方法について説明する。
ジョブテンプレートは、クライアント４がウェブブラウザを介してスキャンサーバ２にアクセスすることで作成、編集を行う。図８乃至１２は、ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図である。
【００４５】
クライアント４からウェブブラウザを介してスキャンサーバ２にアクセスし、メニューからジョブテンプレートの作成を選択すると、ウェブブラウザには、図８に示す画面３００−１が表示される。画面３００−１では、ジョブテンプレートの名前や説明、対応機種（ネットワークスキャナ）等を設定する属性設定欄３０１と、文書の登録先や文書名、スキャン条件、メールによる登録通知を行うか否か等を設定する条件設定欄３１１が表示される。また、条件設定欄３１１は、タブ３１０、３２０、３３０、３４０のいずれかを選択することで設定項目を切り替えることができる。
【００４６】
属性設定欄３０１で設定する「ジョブテンプレート名」と「ジョブテンプレート説明」は、ネットワークスキャナ１のタッチパネル２０１に表示される項目であり、これによりジョブテンプレートを特定する。「対応機種名」は、当該ジョブテンプレートを適用するネットワークスキャナの機種を選択するが、ここでの設定により、ネットワークスキャナ１は、適合するジョブテンプレートのみをポーリングすることになる。
【００４７】
また、タブ３１０を選択して表示される条件設定欄３１１では、登録する文書の保存先を設定するほか、文書の登録時にＷＷＷサーバ３で処理が可能な補正等の項目を設定する。
【００４８】
また、タブ３２０を押下した場合には、図９に示す画面３００−２のように条件設定欄３２１が表示される。ここで表示される条件設定欄３２１では、スキャン条件として、原稿の種類や読み取りサイズ、解像度、カラーモードを設定できる。カラーモードとしてフルカラーを選択した場合には、明度やコントラストを設定することができるが、カラーモードとして白黒２値を選択した場合には、図１０に示す画面３００−３の条件設定欄３２２のように、読み取り濃度を設定するように画面表示が変更される。なお、属性設定欄３０１での「対応機種名」にモノクロ専用機を指定した場合には、タブ２２０を押下した際にカラーモードは白黒２値に固定され、機種に応じた条件のみが設定可能となる。
【００４９】
タブ３３０を押下した場合には、図１１に示す画面３００−４のように条件設定欄３３１が表示され、登録する文書の文書名を設定することができる。例えば、文書名として「ジョブテンプレート名」＋「連番」を設定しておくと、このジョブテンプレートを使用して１０ページの原稿をスキャンすると、その文書には「template-00001」〜「template-00010」が文書名として付される。
【００５０】
また、タブ３４０を押下すると、図１２に示す画面３００−５のように条件設定欄３４１が表示され、文書の登録時にメールによる通知を行うか否かを設定することができる。メール通知をするように設定する場合には、通知先のメールアドレスを指定するが指定するメールアドレスは、個人でもグループでもよく、これにより当該文書を共同利用するユーザへの通知が自動的に行われることになる。
【００５１】
ここでの設定によりユーザへ通知されるメールには、文書の登録先を示す情報、例えば、ＵＲＬを記載してもよい。ユーザは、ここに記載された文書の登録先を示す情報を用いて文書を参照することにより、文書の参照を容易に行うことができる。
【００５２】
このようにして設定したジョブテンプレートは、ネットワークスキャナ１で原稿をスキャンされる際に使用されると、条件設定欄３２１、３２２で設定したスキャン条件に基づいてネットワークスキャナ１が動作し、スキャンにより得た文書とともに当該ジョブテンプレートをスキャンサーバ２に転送する。
【００５３】
スキャンサーバ２では、受信した文書をジョブテンプレートの条件設定欄３１１で指定された保存先である（ここでは）ＷＷＷサーバ３にジョブテンプレートともに転送する。
【００５４】
ＷＷＷサーバ３では、変換処理部３３が受信した文書に対して条件設定欄３１１で設定された補正等の処理を施し、その後、条件設定欄３３１で指定された文書名を付して文書格納部３４に格納する。続いて、Ｗｅｂページ作成部３２が、クライアント４のウェブブラウザに表示するためのページを作成するとともに、条件設定欄３４１でメールによる通知が設定されていた場合には、メール作成部３６が通知メールを作成して、指定された宛先に送信する。なお、作成されたメールは、送受信部３５を介してＳＭＴＰ等のメール送信用のサーバに送信されるが、ＷＷＷサーバ３にメール送信サーバとしての機能を設け、ＰＯＰ等のメール受信用のサーバに直接メールを送信してもよい。
【００５５】
なお、上述の説明では、スキャンサーバ２とＷＷＷサーバ３を別構成として説明したが、これに限定されるわけではなく、スキャンサーバ２とＷＷＷサーバ３が同一マシン（コンピュータ）で稼働する構成としてもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、ジョブテンプレートに原稿のスキャン条件、文書の登録先、補正の有無、メール通知の有無等を設定し、ネットワークスキャナでジョブテンプレートを使用して原稿のスキャンを行い、スキャンサーバを介してＷＷＷサーバに登録するように構成したので、文書をスキャンする際に文書の登録等の作業が全て自動で行われ、ユーザの文書登録時の負担が軽減し、文書の共有化を促進することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を適用した文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】ＷＷＷサーバ３の概略構成を示したブロック図である。
【図３】クライアント４のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図（１）である。
【図４】クライアント４のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図（２）である。
【図５】クライアント４のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図（３）である。
【図６】クライアント４のウェブブラウザに表示される画面の画面例を示した図（４）である。
【図７】ネットワークスキャナ１のコントロールパネルの一部を示した図である。
【図８】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図（１）である。
【図９】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図（２）である。
【図１０】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図（３）である。
【図１１】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図（４）である。
【図１２】ジョブテンプレート作成時のウェブブラウザの表示画面を示した図（５）である。
【符号の説明】
１    ネットワークスキャナ
２    スキャンサーバ
３    ＷＷＷサーバ
４    クライアント
３１    制御部
３２    Ｗｅｂページ作成部
３３    変換処理部
３４    文書格納部
３５    送受信部
３６    メール作成部
１００−１、１００−２、１００−３    画面
１０１    「左９０度」ボタン
１０２    「右９０度」ボタン
１０３    「１８０度」ボタン
１０４    「ダウンロード」ボタン
１０５    「削除」ボタン
１１０    画面
１１１    サムネイル表示欄
１１２    文書選択欄
１１３    「ＯＫ」ボタン
２００    コントロールパネル
２０１    タッチパネル
２０２    スタートボタン
３００−１〜３００−５    画面
３０１    属性設定欄
３１０    タブ
３１１    条件設定欄
３２０    タブ
３２１    条件設定欄
３２２    条件設定欄
３３０    タブ
３３１    条件設定欄
３４０    タブ
３４１    条件設定欄
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
0003780401.tif 000011
【図１１】
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【図１２】
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