(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールで不在を確認する不在確認装置において、
利用者ＩＤに対応づけて電子メールの最終参照日時を保存するリストと、
不在確認要求があったときに、上記リスト中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時を取り出して返信する手段と
を備えたことを特徴とする不在確認装置。
【請求項２】
電子メールで不在を確認する不在確認装置において、
利用者ＩＤに対応づけて電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを保存するリストと、
不在確認要求があったときに、上記リスト中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを取り出して返信する手段と
を備えたことを特徴とする不在確認装置。
【請求項３】
上記返信時に不在確認要求元あるいは指定された宛先に返信することを特徴とする請求項１あるいは請求項２記載の不在確認装置。
【請求項４】
電子メールのヘッダ部に不在確認要求を表す識別子と返信先を設定したことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の不在確認装置。
【請求項５】
利用者ＩＤに対応づけて電子メールの最終参照日時をリストに保存する手段と、
不在確認要求があったときに、上記リスト中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時を取り出して返信する手段と
して機能させるプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項６】
利用者ＩＤに対応づけて電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤをリストに保存する手段と、
不在確認要求があったときに、上記リスト中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを取り出して返信する手段と
して機能させるプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールで不在を確認する不在確認装置および記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ユーザが不在かどうかを判断するには、電話をかけて確認したり、電子メールを送信してその返信をもらって確認したりするようにしていた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、電話をかけて相手が不在かいなかを確認したり、電子メールを送信してその返信をもらうようにして返信がなければ不在と確認したりするには多くの時間が必要となると共に人手による操作があり面倒で効率が悪いという問題があった。このため、自動的に相手先（ユーザ）が不在か否かを確認できることが望まれている。
【０００４】
本発明は、これらの問題を解決するため、電子メールの最終参照日時を問い合わせてユーザの不在か否かを自動的に判定することを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。
図１において、メール受信サーバ２は、メールを受信してメールボックスに保管したり、不在確認要求に対する返信したりなどするものであって、ここでは、不在確認手段３などから構成されるものである。
【０００６】
不在確認手段３は、不在確認要求があったときに最終参照日時や参照元ＩＤなどを返信したりなどするものである。
履歴リスト４は、電子メールを参照した最終参照日時および参照元ＩＤの履歴を保存するものである。
【０００７】
次に、動作を説明する。
メール受信サーバ２を構成する不在確認手段３が不在確認要求があったときに、履歴リスト４中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時を取り出して電子メールで返信するようにしている。
【０００８】
また、メール受信サーバ２を構成する不在確認手段３が不在確認要求があったときに、履歴リスト４中から指定された利用者ＩＤの電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを取り出して電子メールで返信するようにしている。
【０００９】
これらの際の返信時に、不在確認要求元あるいは指定された宛先に電子メールで返信するようにしている。
また、電子メールのヘッダ部に不在確認要求を表す識別子と返信先を設定し、不在確認要求をメール受信サーバ２を構成する不在確認手段３に送信するようにしている。
【００１０】
従って、電子メールの最終参照日時を問い合わせてユーザが不在か否かを自動的に判定することが可能となる。
【００１１】
【実施例】
次に、図１から図７を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、端末１は、送信者が操作してチェック要求（不在確認要求）を送信したり、返信されてきたチェック結果を表示したりし、各種業務処理を行うものであって、ＬＡＮなどに接続されたパソコンなどである。
【００１３】
メール受信サーバ２は、電子メールを送受信するものであって、ここでは、特に、受信した電子メールを各利用者のメールボックス５に保管したり、各利用者毎の電子メールの最終参照日時や参照元などの履歴を管理するものであり、不在確認手段３などから構成されるものである。
【００１４】
不在確認手段３は、電子メールの最終参照日時をもとに利用者の不在を確認するものである。
履歴リスト４は、電子メールの利用者ＩＤ毎の最終参照日時および参照元ＩＤなどの履歴のリストである。
【００１５】
メールボックス５は、受信した電子メールを保管するものである。
端末６は、受信者が操作する端末であって、ここでは、受信した電子メール（メールボックス５中の自己宛あるいは自己が参照許可された電子メール）を参照するためのものである。
【００１６】
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。
図２は、本発明の動作説明フローチャートを示す。
【００１７】
図２において、Ｓ１は、利用者が不在確認を行いたい利用者に対してチェック要求を出す。必要があれば、この時に返信アドレスも書いておく。これらは、図１の送信者が端末１を操作し、▲１▼チェック要求として、例えば図３の（ａ）のように、
・宛先（不在確認を行いたい利用者）：
・受信確認先（不在確認要求に対する返信の宛先）：
を設定した電子メールを送信する（具体的には図５の（ａ）あるいは図７参照）。
【００１８】
Ｓ２は、不在確認を行いサーバ利用者の履歴リストを参照し、最終参照日時および参照元ＩＤを獲得する。これは、Ｓ１のチェック要求（不在確認要求）を受信した図１のメール受信サーバ２を構成する不在確認手段がチェック要求のあった利用者ＩＤをもとに図４の履歴リスト４を参照し、最終参照日時および参照元ＩＤを取り出す。
【００１９】
Ｓ３は、返信先へ結果を通知する。これは、Ｓ２で取り出した最終参照日時および参照元ＩＤを、返信先（チェック要求元あるいは指定された返信先）に電子メールで返信する。
【００２０】
以上によって、利用者が他の利用者について電子メールで図１のメール受信サーバ２にチェック要求（不在確認要求）を送信すると、メール受信サーバ２が当該指定された利用者の電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを取り出し、指定された返信先に結果（電子メールの最終参照日時、参照元ＩＤ）を送信し、この電子メールを受信した利用者が当該電子メールに設定されている結果（最終参照日時、参照元ＩＤ）を見て当該利用者がいつから不在であるかを知ることができる。この際、各利用者が職場の自己の席に在席しているときに自己宛の電子メールが受信していないか所定時間毎（例えば１０分毎）にメール受信サーバ２に問い合わせ、在席していないときは問い合せをしないようにすれば、各利用者の在席状況を簡易かつ迅速に知ることが可能となる。
【００２１】
図３は、本発明の説明図（不在要求）を示す。
図３の（ａ）は、宛先が１人で、応答が利用者本人の場合の不在確認要求（チェック要求）の例を示す。この場合には、図示の下記のデータを設定し、メール受信サーバ２に送信する。
【００２２】
・宛先      ：t01@xxx.co.jp
・受信確認先：aaa@xxx.co.jp
ここで、宛先「t01@xxx.co.jp」は不在確認を行う対象の利用者の電子メールのアドレスであり、受信確認先「aaa@xxx.co.jp」は不在確認の結果を送信するアドレスであり、ここでは、不在確認を送信した利用者本人の電子メールのアドレスである。
【００２３】
図３の（ｂ）は、宛先が複数で、応答が利用者本人でない場合の不在確認要求（チェック要求）の例を示す。この場合には、図示の下記のデータを設定し、メール受信サーバ２に送信する。
【００２４】
0003780721.tif 000002
ここで、宛先「t01@xxx.co.jp」、「t02@xxx.co.jp」、「t03@xxx.co.jp」は不在確認を行う対象の複数の利用者の電子メールのアドレスであり、受信確認先「bbb@xxx.co.jp」は不在確認の結果を送信するアドレスであり、ここでは、不在確認を送信した利用者本人と異なる電子メールのアドレスである。
【００２５】
以上の図３の（ａ），（ｂ）のように電子メールなどに設定してメール受信サーバ２に送信すると、宛先の電子メールの最終参照日時および参照元ＩＤを取り出し、電子メールで受信確認先に返信あるいは受信確認先に送信されてくるので、この電子メールを読むことで宛先の利用者の不在を容易に確認することが可能となる。
【００２６】
図４は、本発明の履歴リスト例を示す。これは、既述した履歴リスト４の具体例であって、図示の下記のデータの履歴を保存する。
利用者ＩＤ    最終参照日時    参照元ＩＤ
t01            YY/MM/DD        ホスト名（あるいはＩＰアドレス）
t02            YY/MM/DD        ホスト名（あるいはＩＰアドレス）
t03            YY/MM/DD        ホスト名（あるいはＩＰアドレス）
ここで、利用者ＩＤは電子メールのアドレスであり、最終参照日時は最終に電子メールを参照した日時であり、参照元ＩＤは電子メールを参照した参照元のホスト名host1（あるいはＩＰアドレス「XXX.XXX.XXX.XXX」(XXXは０から２５５までの任意の整数値））である。
【００２７】
図５は、本発明の説明図（電子メール）を示す。これは、電子メールに不在確認要求を設定して図１のメール受信サーバ２に送信し、不在確認結果を電子メールで受信確認先に返信／送信する場合の例である。
【００２８】
図５の（ａ）は、利用者の設定例を示す。ここでは、電子メールのヘッダに図示の下記のデータを設定してメール受信サーバ２に送信することで、不在確認要求を行う。
【００２９】
0003780721.tif 000003
ここで、ヘッダ中に設定したＴｏは宛先（不在確認を行う対象の利用者の電子メールのアドレス）であり、ここでは３人の電子メールのアドレスを設定している。また、X-Returnは、本発明で設けた受信確認先を表す識別子であり、ここで設定した「aaa@xxx.co.jp」に不在確認結果を電子メールで後述する図５の（ｂ）のように返信／送信する旨を指定するものである。
【００３０】
図５の（ｂ）は、利用者への返信例を示す。これは、ヘッダのＴｏに図５の（ａ）の「X-Return」で指定された電子メールのアドレスを設定し、本文に不在確認結果を図示の下記のように設定して送信したものである。
【００３１】
最終参照日時：YY/MM/DD
参照元ID:      host1(XXX.XXX.XXX.XXX)(XXXは０から２５５までの任意の整数値）
以上のように、電子メールに受信確認先を表す識別子「X-Return」を設け、これを受信したメール受信サーバ２で解析するプログラムを設けることで、従来の電子メールを使用して不在確認を行うことが可能となる。
【００３２】
図６は、本発明の説明図（メールボックス）を示す。
図６の（ａ）は、電子メールを格納するメールボックスを示す。このメールボックス５は、図６の（ｂ）に示すように、ファイル名／利用者ＩＤに対応づけて参照日時、更新日時および図示外の電子メール自体の内容を格納するものである。
【００３３】
図６の（ｂ）は、メールボックスに格納されるデータの例を示す。ここでは、図示の下記のデータを格納するので、これを既述した履歴リスト４として使用する。尚、既述した例では参照日時を用いて利用者の不在を確認していたが、更新日時を用いて利用者の不在を確認するようにしてもよい。
【００３４】
ファイル名／利用者ＩＤ  参照日時  更新日時
t01                      YY/MM/DD  YY/MM/DD
t02                      YY/MM/DD  YY/MM/DD
t03                      YY/MM/DD  YY/MM/DD
図７は、本発明の説明図（電子メール）を示す。これは、図５の（ａ）で本願実施例で特有の識別子「X-Return」を用いて受信確認先を設定したが、この特有の識別子を用いず、電子メールのSubjectや本文に受信確認先を設定したものである。
【００３５】
図７の（ａ）は、既存のフィールド（Subject)を使用するときの設定例を示す。この場合には、図示の下記のように既存のフィールドToとSubjectに設定する。
【００３６】
To:t01@xxx.co.jp
Subject:X-Return:aaa@xxx.co.jp
ここで、Toのフィールドは不在確認を行う利用者の電子メールのアドレスを設定したものである。Subjectのフィールドは、特有の識別子「X-Return」に続けて受信確認先の電子メールのアドレスを設定したものである。
【００３７】
図７の（ｂ）は、既存のフィールド（本文）を使用するときの設定例を示す。この場合には、図示の下記のように既存のフィールドToと本文に設定する。
To:t01@xxx.co.jp
本文:X-Return:aaa@xxx.co.jp
ここで、Toのフィールドは不在確認を行う利用者の電子メールのアドレスを設定したものである。本文は、特有の識別子「X-Return」に続けて受信確認先の電子メールのアドレスを設定したものである。
【００３８】
以上のように、既存のフィールドSubjectあるいは本文に受信確認先を表す識別子（例えば「X-Return」）に続けて受信確認先の電子メールアドレスを設定した電子メールを図１のメール受信サーバ２に送信することで、当該メール受信サーバ２が不在確認要求であり、その返信先が「X-Return」に続けて記載されている電子メールのアドレスに返信する旨を認識することが可能となり、既存の電子メールを用いて本願発明に係る不在確認要求を行い、指定した利用者の電子メールの最終参照日時と参照元ＩＤを電子メールで取得し、当該電子メールを読むことで利用者の不在状況を容易に知ることが可能となる。
【００３９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子メールなどで電子メールの最終参照日時を問い合わせてユーザが不在か否かを自動的に確認することができる。
また、自己に問い合わせることによって、第３者から不正に電子メールを読まれているかの確認をすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】本発明を動作説明フローチャートである。
【図３】本発明を説明図（不在要求）である。
【図４】本発明を履歴リスト例である。
【図５】本発明の説明図（電子メール）である。
【図６】本発明の説明図（メールボックス）である。
【図７】本発明の説明図（電子メール）である。
【符号の説明】
１、６：端末
２：メール受信サーバ
３：不在確認手段
４：履歴リスト
５：メールボックス
【図１】
0003780721.tif 000004
【図２】
0003780721.tif 000005
【図３】
0003780721.tif 000006
【図４】
0003780721.tif 000007
【図５】
0003780721.tif 000008
【図６】
0003780721.tif 000009
【図７】
0003780721.tif 000010