(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信したファクシミリデータもしくはスキャナで読み取った画データを、ネットワークを介して電子メールとして転送するようにしたファクシミリサーバにおいて、
転送条件毎に転送先及び電子メールに付加するキーワードとその付加場所とを格納したテーブルを設け、
前記テーブルへ通信手順以外の情報を含んだ任意の文字列をキーワードとして入力するための入力手段と、
転送条件に対応するキーワードとその付加場所と転送先とを前記キーワードテーブルから読み出し、該読み出したキーワードを、転送する電子メールの前記付加場所に付加し、前記転送先へ転送するようにした、キーワード付加手段とを、設けたことを特徴とする、ファクシミリサーバ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明はファクシミリサーバに関し、受信したファクシミリデータや読みとった原稿を転送する際の処理に関する。
【０００２】
【従来技術】
インターネットファクシミリ機能を備えたファクシミリサーバは、Ｇ３ファクシミリ等の通常のファクシミリと、インターネットやＬＡＮ等のネットワークとのインターフェースとなり、またＬＡＮなどでのネットワークスキャナともなる。公衆電話網から受信したＧ３等のファクシミリデータや、スキャナで読み取った画データは、電子メールの添付ファイルに変換されてネットワークへ送出され、文書管理システム等でクライアント毎やユーザ毎に仕分けられる。しかしながら受信側では、ファクシミリデータや画データを添付ファイルとして受信しても、これらの仕分けが困難で、効率的な文書管理ができない。
【０００３】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、転送する電子メールの転送条件に対応した転送先毎の所定のキーワードを、電子メールの所定の付加場所に組み込み、受信側ではこのキーワードを用い、文書管理を容易にすることにある。
この発明での追加の課題は、通信手順以外の情報をキーワードが含むようにして、クライアント側での文書管理を容易にすることにある。
【０００４】
【発明の構成】
この発明は、 受信したファクシミリデータもしくはスキャナで読み取った画データを、ネットワークを介して電子メールとして転送するようにしたファクシミリサーバにおいて、転送条件毎に転送先及び電子メールに付加するキーワードとその付加場所とを格納したテーブルを設け、前記テーブルへ通信手順以外の情報を含んだ任意の文字列をキーワードとして入力するための入力手段と、転送条件に対応するキーワードとその付加場所と転送先とを前記キーワードテーブルから読み出し、該読み出したキーワードを、転送する電子メールの前記付加場所に付加し、前記転送先へ転送するようにした、キーワード付加手段とを設けたことを特徴とする。
【０００５】
【発明の作用と効果】
この発明では、受信したファクシミリデータやスキャナで読み取った画データを、電子メールの添付ファイルに変換して、インターネットやＬＡＮなどのネットワークに送出する際に、転送条件毎に予め転送先やキーワード及びキーワードの付加場所を設定したキーワードテーブルを参照し、該キーワードテーブルから、転送条件に該当する転送先及び該電子メールに付加するキーワード並びにその付加場所とを得る。そして該当するキーワードを転送する電子メールの付加場所に付加し、所定の転送先に転送する。該電子メールを受信した文書管理システムでは、転送されてきたファクシミリデータを、例えば発信元や受信日時、メールの添付ファイルの内容等のキーワードを用いて、仕分け処理することが可能になり、文書管理システムでの処理が容易になる。転送条件は、例えば発信元のメールアドレスやＴＳＩ（発信元番号）等を用い、転送条件毎に転送先やキーワードやキーワードの付加場所を予め定義しておく。キーワードの付加場所も転送条件毎にテーブルで指定できるので便利である。
【０００６】
またユーザが通信手順以外の情報をキーワードとしてキーワードテーブルに入力でき、またその情報を電子メールのキーワードに含ませることができるので、受信側では画データの仕分等の文書管理が容易になる。
【０００７】
【実施例】
図１〜図５を用い、実施例を説明する。２はファクシミリサーバで、公衆電話網（ＰＳＴＮ）を介してＧ３ファクシミリ等の在来のファクシミリの送受信を行い、またＬＡＮ４とメールサーバ６とを介して、インターネットファクシミリの送受信を行う。公衆電話回線網はここではＦ−ネットなどのファクシミリ用のネットワークを含むものとする。７は個々のメールクライアントで、８は文書管理システムで、専用のサーバを設けてもよく、ＬＡＮ４の管理者のパーソナルコンピュータ等に文書管理ソフトウェアとして設けても良い。ファクシミリサーバ２は、受信したＧ３等のファクシミリデータを添付ファイルとする電子メールを作成し、メールサーバ６を介して、ＬＡＮ４の文書管理システム８やインターネット上の宛先へ送信する。またファクシミリサーバ２をネットワークスキャナとして用いる場合、原稿を読み取って作成した画データを添付ファイルとする電子メールを作成し、同様にメールサーバ６を介して、ＬＡＮ４の文書管理システム８やメールクライアント７やインターネット上の宛先へ送信する。
【０００８】
図２にファクシミリサーバ２の構成を示すと、２０は主制御部で、２２は網制御装置であり、２４はモデムで、網制御装置２２で公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）との接続を確立し、モデム２４でＧ３等のファクシミリの送受信のために通信する。２６は画像メモリで、ファクシミリ通信用に圧縮した画データを記憶し、２８はＲＡＭで、圧縮していない画データ等を記憶する。３０は制御プログラム等を記憶したＲＯＭである。３２は表示部で、ＬＣＤ等のディスプレイを備え、３４は操作部で、例えば前記のＬＣＤディスプレイ上に重ねて設けたタッチパネルや、テンキーなどの入力キーなどからなる。
【０００９】
３５はキーワード入力部で、キーワードテーブル５２へのキーワードの入力や、
電子メールのヘッダのＦｒｏｍやサブジェクト、本文に付加するキーワードを入力や選択するためのものである。キーワード入力部３５からは、入力可能な範囲で任意の文字列をキーワードとして入力でき、また後述のキーワード付加部５０で発生するキーワードの種類や、付加の要否を設定し、並びに自由なキーワードの入力や設定を受け付ける。さらにキーワード付加部５０で発生させる各転送条件に対応して、キーワードを記憶して付加するように、キーワードテーブル５２に入力・設定できる。例えば上司からの指示が、特定の発信元番号のファクシミリで送られてくる場合に、その発信元番号に対して[…さんからの指示]，[重要]，[緊急]などのキーワードを付加することを設定できる。３６はスキャナで、原稿画像を走査して画データを読み取る。３８は記録部で、受信した画像やスキャナ３６で読み取った画像をプリントする。
【００１０】
４２はＬＡＮインターフェースで、ＬＡＮ４に接続されている。ＬＡＮインターフェース４２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバやメールクライアント、文書管理システム等に接続される。このようにファクシミリサーバ２は、ネットワークスキャナやネットワークプリンタとしても作用する。キーワード付加部５０では、転送条件毎にキーワードテーブル５２からキーワードを選択し、電子メールへの付加を行う。転送先も転送条件毎にキーワードテーブル５２に格納され、転送先により、キーワードは例えば発信元のファクシミリ番号やデータの内容等が格納され、転送先の文書管理時に用いる。キーワードは、キーワードテーブル５２から選択される他、キーワード入力部３５から入力することもできる。
【００１１】
図３に、キーワードテーブル５２を示す。５４は転送条件格納部で、インターネットファクシミリの発信元のメールアドレスやファクシミリデータのＴＳＩ（発信元番号）等を格納する。そしてこの転送条件に合致するファクシミリデータ等を受信すると、発信元毎等の転送条件で予め定めた転送先に、該ファクシミリデータ等を転送する。この転送時にはキーワードを付加し、受信側での電子メールやファクシミリデータの文書管理を容易にする。転送先や付加するキーワードは、各転送条件毎にユーザが予め定め、電子メールへのキーワードの付加場所と共にキーワードテーブル５２に格納する。５６は転送条件毎の転送先格納部で、５８はキーワード付加場所を定めたキーワード付加場所格納部で、６０は付加するキーワードを格納したキーワードデータ格納部である。
【００１２】
キーワードテーブル５２をさらに説明すると、例えば受信したインターネットファクシミリのヘッダ部のＦｒｏｍが゛ｊａｍｅｓ＠ａｂｃ．ｃｏｍ゛であれば、電子メールのヘッダのサブジェクトにキーワードとして゛特許出願書類゛を付加し、この電子メールをｏｆｆｉｃｅ１＠ｘｙｚ．ｃｏｍに転送する。またファクシミリサーバがＧ３ファクシミリ等から受信したファクシミリデータに対しては、そのＴＳＩ（発信元番号）が゛０６−６１２−３４５゛であれば、転送する電子メールのＦｒｏｍに０６−６１２−３４５をキーワードとして付加し、受信側に発信元を明示する。ＴＳＩ゛０６−６１２−３４５゛にサブアドレス゛ＩＤ１゛が付加されていれば、同一の発信元番号であっても、テーブル５２への参照にはこちらを優先する。例えば上記のＴＳＩ゛０６−６１２−３４５゛に、サブアドレスＩＤ１゛ＡＢＣ゛が付加されていれば、転送先はｏｆｆｉｃｅｘ＠ｘｙｚ．ｃｏｍであり、本文に原稿ナンバーをキーワードとして付加する。
【００１３】
またキーワードテーブル５２の発信元が゛ｌｅａｄｅｒ＠ａｂｃ．ｃｏｍ゛の場合、発信元が上司で一斉回覧が必要な重要メールであるとし、キーワード「一斉通信」をサブジェクトに付加し、複数のクライアント（ｏｆｆｉｃｅ1〜ｚ＠ｘｙｚ．ｃｏｍ）に転送する。なおｏｆｆｉｃｅｘ＠ｘｙｚ．ｃｏｍへの転送の例で示すように、ファクシミリサーバが配信条件毎に原稿番号を管理し、同一の送信元からのデータに対し、通し番号（原稿番号）をキーワードとして付加しても良い。なおここでの原稿番号は、例えば同一の発信元から何番目に受信したデータかを示す番号である。またファクシミリサーバでは、配信条件毎に任意のキーワードを、例えばキーワード入力部３５から付加することができる。即ちキーワードテーブル５２には、キーワードに発信元番号やＦコード、受信日時のような電子メールやファクシミリ通信の手順上の情報をそのままキーワードとして登録してもよいが、受信側である文書管理システムでの便宜を考慮し、文書管理に便利な任意のキーワードを付加しても良い。
【００１４】
実施例では転送条件を発信元とし、発信元と転送先とを対応させたが、転送条件を例えばインターネットファクシミリデータのヘッダに組み込まれたパスワードを用いたり、ファクシミリデータの場合は親展通信時の暗証番号を用いること等としても良い。またキーワード付加場所は、電子メールではヘッダ部の各部分や本文、添付ファイルとして原稿と共に添付する等、任意に定めることができ、ファクシミリデータでも作成したヘッダ部や本文等を用いる。そしてキーワードの付加場所もキーワード入力部３５やクライアントのパーソナルコンピュータからその都度、任意に入力することができる。
【００１５】
図４に、受信メールにキーワードを付加し、転送する場合の例を示す。ファクシミリサーバ２が原稿を受信し、そのヘッダ部のＦｒｏｍの発信元アドレスがｊａｍｅｓ＠ａｂｃ．ｃｏｍであるとする。キーワードテーブル５２を参照すると、発信元が転送条件と一致する場合の転送先は、ｏｆｆｉｃｅ１＠ｘｙｚ．ｃｏｍで、転送する電子メールのヘッダのＴｏにはキーワードテーブル５２から抽出した転送先が書き込まれる。またキーワード「特許出願書類」は、サブジェクトに付加され、ｏｆｆｉｃｅ１＠ｘｙｚ．ｃｏｍへと転送される。ここで別のキーワードを付加したり、サブジェクト以外の例えば本文等にキーワードを付加することもできる。受信側では特許出願書類の文書管理として、ｊａｍｅｓからの原稿を整理番号等で分類、管理することができる。
【００１６】
実施例の動作を図５のフローチャートを用い、説明する。インターネット等を介しメールを受信したり、公衆電話回線網等からＧ３等のファクシミリを受信すると（ステップ１）、あるいはファクシミリサーバのスキャナで直接原稿を読み取ると（ステップ２）、ファクシミリサーバは電子メールの添付ファイルに変換し、電子メールのヘッダと本文とを作成する。この時発信元を転送条件としたキーワードテーブルを参照し（ステップ３）、転送条件に合致すればその条件に対応する転送先とキーワードとをキーワードテーブルから得る（ステップ４）。そしてキーワード付加手段として、キーワード付加場所もキーワードテーブルから得、ここにキーワードを埋め込む（ステップ５）。その後メールサーバを介して文書管理システム等に送信する（ステップ６）。ファクシミリサーバをスキャナとして用い、原稿を読み取り送信する場合は、ファクシミリサーバ自身が発信元であり、これまでと同様にキーワードテーブルに格納されている所定の文書管理システム等へ画データを送信する。
【００１７】
転送条件がキーワードテーブルに格納されていない場合には、ジャンクメールリスト等を参照し（ステップ７）、ジャンクメールであれば送信元に返信する（ステップ８）。そしてテーブル５２へのキーワード入力／変更の必要があれば（ステップ９）、テーブル５２の内容の変更を行う（ステップ１０）。
【００１８】
キーワード入力部３５からは任意のキーワードを入力でき、キーワードの付加場所もヘッダ部や本文等、任意の場所とすることができる。このため、文書管理システムでの文書管理の方式に合わせたキーワードの付与が可能になる。
【００１９】
従来であれば、ファクシミリサーバがインターネットファクシミリやＧ３ファクシミリからのデータを受信し、文書管理サーバへ転送しても、ここでの文書管理は容易ではなかった。実施例によればファクシミリデータ等に発信元毎に転送先を決定し、転送時にキーワードを付加する。そのため受信側の文書管理サーバではキーワードや発信元の情報を用い文書管理を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施例のファクシミリサーバとメールサーバやクライアント間の接続を示す図
【図２】  実施例のファクシミリサーバの構成を示すブロック図
【図３】  実施例での転送条件やキーワードを定義したテーブルを示す図
【図４】  実施例での受信メールに対し、キーワードの付加を示すブロック図
【図５】  実施例でのキーワードを付加する動作を示すフローチャート
【符号の説明】
２        ファクシミリサーバ
４        ＬＡＮ
６        メールサーバ
８        文書管理システム
２０        主制御部
２２        網制御部
２４        モデム
２６        画像メモリ
２８        ＲＡＭ
３０        ＲＯＭ
３２        表示部
３４        操作部
３５        キーワード入力部
３６        スキャナ
３８        記録部
４２        ＬＡＮインターフェース
４３        本体バス
５０        キーワード付加部
５２        キーワードテーブル
５４        転送条件格納部
５６        転送先格納部
５８        キーワード付加場所格納部
６０        キーワードデータ格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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