(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して各端末と接続して電子メールを送受信し、受信した電子メールの管理を行うメール管理部と、
前記電子メールに付属された添付ファイルに関する添付ファイル情報をあらかじめ定められた抽出規則にしたがって当該電子メールの本文から抽出する添付ファイル情報抽出部と、
前記添付ファイルと前記添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報を対応させて保管する添付ファイル情報管理部と、
前記添付ファイル情報管理部に保管されている添付ファイル情報を出力する情報出力部と、
前記電子メールに付属された添付ファイルが当該電子メールより前に受信した電子メールに付属された添付ファイルの改訂版であることを示す情報を当該電子メール本文からあらかじめ定められた抽出規則にしたがって抽出する改訂情報抽出部とを有し、
前記添付ファイル情報管理部は、前記改訂情報抽出部で抽出された情報に基づいて、前記添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報が、既に前記添付ファイル情報抽出部が抽出し保管されている添付ファイル情報と置き換えることができる場合は、前記保管されている添付ファイル情報に対応する前記保管されている添付ファイルと当該保管されている添付ファイル情報を、前記添付ファイルと前記添付ファイル情報に置換し、置換した当該添付ファイルと当該添付ファイル情報を保管することを特徴とする電子メール管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メール管理装置において、前記改訂情報抽出部は、ネットワークを介して接続された複数のユーザで共有することを特徴とする電子メール管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールの送受信および保管・管理を行う電子メール管理装置において、特に電子メールに付属された添付ファイルの情報を一覧表示する機能を有するメーラーに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、電子メールの送受信および保管・管理を行うツールには様々なものが存在する。例えば、Microsoft社のOutlookやNetscape社のMessenger（すべて商標）等がよく知られている。これらのメーラーでは、電子メールの拡張機能である添付ファイルを取り扱うことができる。
【０００３】
添付ファイルとは、電子メール中にBase64、uuencodeなどの方式により、任意のコードをテキストコードに変換し、任意のコードを含むファイルを一緒に送る機能である。
【０００４】
ユーザは添付ファイルが付属した電子メールを受信したときは、添付ファイルをハードディスクやフロッピーディスクに保存したり、対応するアプリケーションで開いたりすることができる。
【０００５】
また、下記の文献１には、保管する電子メールの本文に記載されている各種情報に基づいて、表示の際に表示色を変えることで検索効率を上げる技術が記載されている。
「文献１」特開平９−３２６８２２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の電子メール管理装置では、以下の様な問題点があった。
従来のメーラーは、添付ファイルが付属した電子メールを受信しても、添付されているファイルの名前、サイズといった自明な情報しか認識することができない。また、テキストタイプの資料などは添付ファイルの形式ではなく、メールの本文に直接テキストとして記載されることがある。このように、本文に直接記載された場合は、従来のメーラーでは特に処理することができず、通常のメール処理しか行われない。
【０００７】
また、文献１では、電子メールのヘッダ部情報といった容易に取得できる情報を基に様々な表示効果を切り替えており、この延長で考えると添付ファイルのファイル名や拡張子に応じて表示効果を切り替えることが考えられるが、本文中の添付ファイルに関する情報については特に処理をすることができない。
【０００８】
このような点から、本発明は、添付ファイルが付属した電子メールの本文には、添付ファイルに関する説明が記載されている場合が多いことに着目し、メール本文から添付ファイルに関する情報を抽出して添付ファイルと共に管理することができる電子メール管理装置を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
係る課題を解決するため、第１の発明は、ネットワークを介して各端末と接続して電子メールを送受信し、受信した電子メールの管理を行うメール管理部と、電子メールに付属された添付ファイルに関する添付ファイル情報をあらかじめ定められた抽出規則にしたがって電子メールの本文から抽出する添付ファイル情報抽出部と、添付ファイルと添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報を対応させて保管する添付ファイル情報管理部と、添付ファイル情報管理部に保管されている添付ファイル情報を出力する情報出力部と、前記電子メールに付属された添付ファイルが当該電子メールより前に受信した電子メールに付属された添付ファイルの改訂版であることを示す情報を当該電子メール本文からあらかじめ定められた抽出規則にしたがって抽出する改訂情報抽出部とを備えることを特徴とする。
【００１１】
第１の発明の電子メール管理装置は、前記電子メールに付属された添付ファイルが当該電子メールより前に受信した電子メールに付属された添付ファイルの改訂版であることを示す情報を当該電子メール本文からあらかじめ定められた抽出規則にしたがって抽出する改訂情報抽出部を有し、前記添付ファイル情報管理部は、前記改訂情報抽出部で抽出された情報に基づいて、前記添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報が、既に前記添付ファイル情報抽出部が抽出し保管されている添付ファイル情報と置き換えることができる場合は、前記保管されている添付ファイル情報に対応する前記保管されている添付ファイルと当該保管されている添付ファイル情報を、前記添付ファイルと前記添付ファイル情報に置換し、置換した当該添付ファイルと当該添付ファイル情報を保管することを特徴とする。
【００１２】
第２の発明は、第１の発明において、改訂情報抽出部は、ネットワークを介して接続された複数のユーザで共有することを特徴とする。
【００１４】
【発明の実施の形態】
（Ａ）第１の実施形態
（Ａ−１）第１の実施形態の特徴
第１の実施形態は、添付ファイルが付属した電子メールを受信したときに、メール本文から添付ファイルに関する情報を抽出する情報抽出機能を備え、抽出した情報に基づいて添付ファイル一覧表示を作成することを特徴とする。
【００１５】
（Ａ−２）第１の実施形態の構成
以下、本発明の第１の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
【００１６】
図１は、第１の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
メール管理部１１は、電子メールの送受信を行うものである。外部のPOPサーバなどに接続して電子メールの受信、ＳＭＴＰサーバに接続した電子メールの送信、受信したメールの出力、保管、削除等を行うことができる。
【００１７】
図２にメール管理部１１が保管している添付ファイルが付属した電子メールを示す。ここで、図２の送信者「山田」の電子メールを電子メール１、送信者「加藤」の電子メールを電子メール２とする。
【００１８】
添付ファイル情報抽出部１２は、添付ファイルが付属している電子メールの本文から、添付ファイルに関する情報を添付ファイル情報として抽出するものである。図３に添付ファイル情報の抽出規則を示す。抽出規則は、番号と条件と抽出情報から成り、条件に一致する表現がメール本文中に存在する場合は、抽出情報にしたがってメール本文中から情報を抽出する。また、「〜」は句読点以外の文字列を表し、規則は番号順に適用するものとする。抽出した添付ファイル情報には抽出元の添付ファイルのファイル名を付与する。
【００１９】
添付ファイル情報管理部１３は、添付ファイルと電子メールの本文から抽出した添付ファイル情報を対応させて管理するものである。管理する際、添付ファイルと添付ファイル情報が保管された日を登録日として添付ファイル情報に付与する。また、ユーザが出力させる添付ファイル情報の項目を設定する入力部（図示せず）を有し、ユーザの要求に応じて管理している添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。出力は添付ファイル情報のすべてを出力してもよいし、特定の条件を満たす抽出情報を出力してもよい。また、ある項目についてソートして出力してもよいし、特定の条件を満たす抽出情報を強調して表示してもよい。
【００２０】
次に、第１の実施形態の電子メール管理装置の動作を図４に示すフローチャートを用いて説明する。
【００２１】
Ｓ１：メール管理部１１から添付ファイル情報抽出部１２へ添付ファイルが付属した電子メールが送られる。例えば、図２に示す添付ファイルが付属した電子メールが送られる。
【００２２】
Ｓ２：添付ファイル情報抽出部１２は、電子メールをメール本文と添付ファイルに分離する。添付ファイルはbase64等の明確なエンコード方法によって埋め込まれており、分離は従来のメーラーにおいて容易に行える。
【００２３】
Ｓ３：添付ファイル情報抽出部１２は、抽出規則に基づいて電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出する。
【００２４】
図３の抽出規則を図２の電子メール１に適用すると、規則１より件名＝「１２日の企画会議の議事録」、規則２より版レベル＝「草稿」、規則３より期日＝「１４日」、規則４より作成者＝「山田」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。電子メール２に適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。電子メール２には、規則２、３に一致する表現が存在しないため版レベルと期日は抽出されない。さらに、抽出したそれぞれの添付ファイル情報に添付ファイルのファイル名を付与する。図５に抽出した添付ファイル情報を示す。
【００２５】
Ｓ４：添付ファイル情報抽出部１２は添付ファイルと添付ファイルから抽出した添付ファイル情報を添付ファイル情報管理部１３に送る。添付ファイル情報管理部１３は、添付ファイル情報が保管された日を登録日として添付ファイル情報に付与し、添付ファイルと添付ファイル情報を保管する。
【００２６】
Ｓ５：添付ファイル情報管理部１３は添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。図６に出力する添付ファイル情報を示す。図６は項目として作成者、配布者、ファイル名、件名をユーザが要求した場合の図である。
【００２７】
（Ａ−３）第１の実施形態の効果
従来は、添付ファイルが付属した電子メールを受信すると、ユーザはメール本文を読むか、添付ファイルを何らかのツールで開かなければ添付ファイルの情報を得ることができなかった。
【００２８】
第１の実施形態によると、添付ファイルに関する情報を自動的にメール本文から抽出して添付ファイル情報を作成するため、添付ファイル情報を見ることでユーザは添付ファイルに関する情報を容易に知ることができる。
【００２９】
（Ｂ）第２の実施形態
（Ｂ−１）第２の実施形態の特徴
第２の実施形態は、電子メールに添付ファイルが付属されずに、電子メール本文中にテキスト形式の資料が記載されている場合に、その資料の切り出しを行いファイル化する機能を備え、メール本文からファイル化した資料の情報を抽出することを特徴とする。
【００３０】
（Ｂ−２）第２の実施形態の構成
以下、本発明の第２の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
【００３１】
図７は、第２の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
第２の実施形態において第１の実施形態と同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第２の実施形態において第１の実施形態と異なるブロックについてのみ詳細に説明する。
【００３２】
メール構造解析部２１は、電子メールの本文をメッセージ部と資料部に分離するものである。分離後、メッセージ部を資料部情報抽出部２２に送り、資料部を添付ファイル情報管理部２３に送る。ここで、資料部とは、特定の内容について記載したまとまった文章で、添付ファイルとして電子メールに付属してもよい部分である。メッセージ部は、資料部の内容を説明している文章を含む部分である。
メッセージ部と資料部の分離は以下の分離規則に基づいて行われる。規則のいずれかに適合する場合は、資料部を含む電子メールであると判断する。
【００３３】
分離規則
１．本文内に、「＝」だけで構成される行が２行あり、かつ、その２行が３行以上離れている場合に、その２行間の部分を資料部とする。
２．本文内に、「−」だけで構成される行が２行あり、かつ、その２行が３行以上離れている場合に、その２行間の部分を資料部とする。
３．本文内に、「 ＿＿＿＿cut here＿＿＿＿ 」なる行があるとき、その行以下の部分を資料部とする。
【００３４】
資料部情報抽出部２２は、メッセージ部から資料部に関する情報を資料部情報として抽出するものである。情報の抽出については、第１の実施形態における添付ファイル情報抽出部１２と同様の機能を有する他に、抽出した資料部情報にメッセージ部が記載されていた電子メールのファイル名を付与する。
【００３５】
添付ファイル情報管理部２３は、第１の実施形態における添付ファイル情報管理部１３の機能の他に、資料部をテキスト形式のファイルとして保管する機能を有する。ファイル化した資料部ファイルには、資料部が記載されていた電子メールのサブジェクトをファイル名として付与する。
【００３６】
次に、第２の実施形態の電子メール管理装置の動作を図８に示すフローチャートを用いて説明する。
【００３７】
Ｓ２１：メール管理部１１から処理対象となる電子メールがメール構造解析部２１へ送られる。例えば、図９に示す電子メール本文中にテキスト形式の資料が記載されている電子メールが送られる。図９の電子メールのサブジェクトは「議事録の件」であるとする。（図示せず。）
Ｓ２２：メール構造解析部２１は、メール本文中に資料部が存在するか否かを分離規則に基づいて判断する。資料部が存在する場合はＳ２３へ進み、資料部が存在しない場合は処理を終了する。分離規則を図９の電子メールに適用すると、メール本文中に「＝」で構成される行があり、規則１に適合するため資料部を含む電子メールと判断される。
【００３８】
Ｓ２３：メール構造解析部２１は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離して、メッセージ部を資料部情報抽出部２２へ送り、資料部を添付ファイル情報管理部２３へ送る。図９の電子メールにおいて、本文の第１行「加藤です。」から「よろしくお願いします。」までがメッセージ部となり、「＝」で挟まれた部分が資料部となる。
【００３９】
Ｓ２４：資料部情報抽出部２２は、抽出規則に基づきメッセージ部から資料部に関する情報を抽出し、資料部情報として添付ファイル情報管理部２３に送る。
【００４０】
図３の抽出規則を図９の電子メールのメッセージ部に適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。メッセージ部には、規則２、３に一致する表現がないため版レベルと期日は抽出されない。図１０に抽出した資料部情報を示す。なお、資料部情報のファイル名にはメッセージ部が記載されていた電子メールのサブジェクト「議事録の件」を記載する。
【００４１】
Ｓ２５：添付ファイル情報管理部２３は、資料部をテキスト形式の資料部ファイルとして生成し、資料部が記載されていた電子メールのサブジェクト「議事録の件」をファイル名として付与する。また、資料部情報が保管された日を登録日として資料部情報に付与し、資料部ファイルと資料部情報を保管する。
【００４２】
Ｓ２６：添付ファイル情報管理部２３は、資料部情報を情報出力部に出力する。図１１に出力する資料部情報を示す。図１１は項目として作成者、配布者、ファイル名、件名をユーザが要求した場合の図である。
【００４３】
（Ｂ−３）第２の実施形態の効果
従来は、電子メールに添付ファイルが付属されず、メール本文にテキスト形式で記載された資料は添付ファイルとして管理することができなかった。
【００４４】
第２の実施形態によると、メール本文にテキスト形式の資料が直接記載された電子メールを受信した場合は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離する。その後、資料部をファイル化して、メッセージ部に記載された資料部に関する情報を抽出することで、添付ファイルが付属された電子メールと同様に扱うことができる。さらに、資料部情報を見ることで資料部ファイルに関する情報を容易に知ることができる。
【００４５】
（Ｃ）第３の実施形態
（Ｃ−１）第３の実施形態の特徴
第３の実施形態は、電子メールに付属された添付ファイルが以前に保管された添付ファイルの改訂版であることをメール本文から認識し、保管している旧添付ファイルと自動的に置き換えることを特徴とする。
【００４６】
（Ｃ−２）第３の実施形態の構成
以下、本発明の第３の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
図１２は、第３の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
【００４７】
第３の実施形態において第１の実施形態と同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第３の実施形態において第１の実施形態と異なるブロックについてのみ詳細に説明する。
【００４８】
改訂情報抽出部３１は、電子メールに付属した添付ファイルが以前に送られてきた添付ファイルの改訂版であることを示す情報を電子メールから抽出する。さらに、改訂版である場合は改訂版であることを示す改訂情報を電子メールに付与する。
【００４９】
添付ファイルが改訂版であるかの判断は以下の改訂情報抽出規則に基づいて行われる。規則のいずれかに適合する場合は、その電子メールに付属した添付ファイルは改訂版の添付ファイルであると判断する。
【００５０】
改訂情報抽出規則
（１）メール本文中に「改訂」、「正式版」、「変更」、「訂正」のいずれかの語が含まれている。
（２）添付ファイル名に「正式」の語が含まれている。
添付ファイル情報抽出部３２は、第１の実施形態における添付ファイル情報抽出部１２の機能を有する他に、処理対象の電子メールに改訂情報が付与されている場合は、添付ファイル情報に改訂情報を付与する機能を有する。
添付ファイル情報管理部３３は、送られた添付ファイル情報に改訂情報が付与されている場合は、送られた添付ファイル情報に基づき、添付ファイル情報管理部３３に保管されている添付ファイル情報を検索する。条件に該当する添付ファイルが存在する場合は、保管されている添付ファイルと添付ファイル情報を送られてきた新しい添付ファイルと添付ファイル情報に置き換える。
添付ファイル情報管理部３３に保管されている添付ファイル情報の検索は以下の検索規則に基づいて行われる。
【００５１】
検索規則
Ａ．（ａ）〜（ｅ）の条件を３つ以上満たす添付ファイル情報を検索する。該当する添付ファイル情報が複数ある場合は最新の登録日付けを有する添付ファイル情報を選択する。
（ａ）件名が等しい
（ｂ）作成者が等しい
（ｃ）ファイル名が等しい
（ｄ）ファイル名の本体部（拡張子以外の部分）が包含関係にある
（ｅ）配布者が等しい
次に、第３の実施形態の電子メール管理装置の動作を図１３に示すフローチャートを用いて説明する。
【００５２】
Ｓ３１：メール管理部１１から改訂情報抽出部３１へ添付ファイルが付属した電子メールが送られる。図１４に示す添付ファイルが付属した電子メールが送られる。
【００５３】
Ｓ３２：改訂情報抽出部３１は、電子メールに付属している添付ファイルが改訂版であるかを改訂情報抽出規則に基づいて判断する。改訂版である場合はＳ３３へ進み、改訂版でない場合はＳ３４へ進む。図１４の電子メールは規則１＝「訂正」に適合するため改訂版の添付ファイルを付属していると判断し、Ｓ３３に進む。
【００５４】
Ｓ３３：改訂情報抽出部３１は、添付ファイルが改訂版であることを示す改訂情報を電子メールに付与し、添付ファイル情報抽出部１２へ送る。
【００５５】
Ｓ３４：添付ファイル情報抽出部１２は電子メールをメール本文と添付ファイルに分離する。
【００５６】
Ｓ３５：添付ファイル情報抽出部１２は抽出規則に基づき電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出し、電子メールに改訂情報が付与されている場合は、添付ファイル情報に改訂情報を付与する。その後、添付ファイル情報管理部１３に送る。図３の抽出規則を図１４の電子メールに適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。図１４の電子メールには規則２、３に一致する表現が存在しないため版レベルと期日は抽出されない。さらに、抽出した添付ファイル情報に添付ファイルのファイル名を付与する。図１５に抽出した添付ファイル情報を示す。図１５には改版情報欄に「○」が付与されこの添付ファイルが改訂版であることを示している。
【００５７】
Ｓ３６：添付ファイル情報管理部３３は添付ファイル情報に改訂情報が付与されているかを判断する。改訂情報が付与されている場合はＳ３７に進み、付与されていない場合はＳ３９に進む。図１５では改訂情報が付与されているのでＳ３７に進む。
【００５８】
Ｓ３７：添付ファイル情報管理部３３は添付ファイル情報に検索規則を満たす記載があるかを判断する。検索規則を満たす場合はＳ３８に進み、検索規則を満たさない場合はＳ３９に進む。図１６に添付ファイル情報管理部３３が保管している電子メールを示す。図１５の添付ファイル情報に基づくと図１６の番号１の添付ファイルが条件ａ，ｂ，ｄ，ｅを満たす。条件ｄはファイル名が「議事録.dat」と「議事録草稿.dat」であり、本体部分「議事録」が「議事録草稿」の部分文字列となり包含関係を構成している。
【００５９】
Ｓ３８：添付ファイル情報管理部３３は、保管されてた添付ファイルと添付ファイル情報を、送られてきた新しい添付ファイルと添付ファイル情報に置き換える。この際に、添付ファイル情報が置き換えられた日を登録日として添付ファイル情報に付与する。図１７に添付ファイル情報を置き換えた添付ファイル情報を示す。
【００６０】
Ｓ３９：添付ファイル情報管理部３３は、添付ファイルと添付ファイル情報を保管する。
【００６１】
Ｓ４０：添付ファイル情報管理部１３は添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。
【００６２】
（Ｃ−３）第３の実施形態の効果
従来は、電子メールに付属された添付ファイルが、以前に送られた添付ファイルの改訂版であっても、改訂版であることを認識することができなかったので新規登録をする必要あった。
【００６３】
第３の実施形態によると、メール本文から電子メールに付属している添付ファイルの改訂意図を認識することができるので、単に添付ファイルと添付ファイル情報を新規登録するのではなく、以前に保管していた添付ファイルと添付ファイル情報を新しい内容に置き換えることができる。
【００６４】
（Ｄ）他の実施形態
本発明はメーラーの拡張機能として利用することができる。その際、メーラーが稼動する装置のＯＳは特に問わない。また、添付ファイルを扱う際の変換コードの種類も特に問わない。
【００６５】
メーラーに元々備わっている機能と、本発明の添付ファイル機能は１つのツールで実現するものであっても、別個のツールとして実現するものでもよい。別個のツールで実現する場合は、必要に応じてデータをやり取りする。さらに、別個のツールで実現して本発明の添付ファイル機能をサーバに設け、ネットワークを介して接続された複数のユーザが添付ファイル機能を共有して用いると、受信した添付ファイルをグループで共有することができる。
【００６６】
抽出規則は規則１〜５に限られず添付ファイルに関する情報であると判断できるような規則を適宜設定することができる。
【００６７】
分離規則は規則１〜３に限られず資料部であると判断できるような文字や記号を適宜設定することができる。
【００６８】
改訂情報抽出規則は規則（１）、（２）に限られず添付ファイルが改訂版であることを示す情報を適宜設定することができる。
【００６９】
検索規則は（ａ）〜（ｅ）に限られず添付ファイル情報と既に保管している添付ファイル情報が同一内容について記載したファイルであること判断できる規則を適宜設定することができる。
【００７０】
【発明の効果】
上述の第１の実施形態によれば、電子メールに付属された添付ファイルに関する情報を電子メールから抽出し、添付ファイルと抽出した添付ファイル情報を対応させて保管することができるので、添付ファイルに記載されている内容を添付ファイル情報によって確認することができ、添付ファイルを開いて内容を確認する場合と比較してユーザにとって使い勝手が向上し、電子メールの管理が効率化される。
【００７１】
第２の実施形態によれば、電子メールの本文中にテキスト形式の資料が記載されている場合は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離してメッセージ部から資料部に関する資料部情報を抽出し、資料部をファイル化して資料部情報と対応させて保管するので、電子メールに添付ファイルが付属していた場合と同じように扱うことができる。さらに、メール本文に記載さていた資料部が自動的にファイル化されるのでユーザが資料部をファイル化する必要がなくなり、電子メールの管理が効率化される。
【００７２】
第３の実施形態によれば、電子メールに付属した添付ファイルがその電子メールより前に受信した旧電子メールの添付ファイルに関する改訂版であるかを判断し、改訂版である場合は、新しい電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出し、抽出した新しい電子メールの添付ファイル情報が既に保管されている添付ファイル情報と置き換えることができる場合は、旧添付ファイルと旧添付ファイル情報を新添付ファイルと新添付ファイル情報に置き換えるようにしたので、改訂版の添付ファイルと添付ファイル情報を新規情報として登録することがなくなる。さらに、添付ファイルが改訂版であるかの判断および旧ファイルとの置き換えを自動的に行うので、ユーザ自身が新添付ファイルを旧添付ファイルと置き換える作業をする必要がなくなる。さらに、旧添付ファイルと新添付ファイルを置きかえるので重複して管理する場合と比べてメモリ容量を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図２】添付ファイル付属メールの例（１）を示す図である。
【図３】添付ファイル情報の抽出規則を示す図である。
【図４】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図５】抽出した添付ファイル情報（１）を示す図である。
【図６】出力される添付ファイル情報（１）を示す図である。
【図７】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図８】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】電子メールの本文中に資料が記載されている電子メールを示す図である。
【図１０】抽出した添付ファイル情報（２）を示す図である。
【図１１】出力される添付ファイル情報（２）を示す図である。
【図１２】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図１３】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１４】添付ファイル付属メールの例（２）を示す図である。
【図１５】抽出した添付ファイル情報（３）を示す図である。
【図１６】保管している添付ファイル情報を示す図である。
【図１７】更新された添付ファイル情報を示す図である。
【符号の説明】
１１：メール管理部、１２、３２：添付ファイル情報抽出部、１３、２３、３３：添付ファイル情報管理部、２１：メール構造解析部、２２：資料部情報抽出部、３１：改訂情報抽出部、１４：情報出力部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
0003762585.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
0003762585.tif 000016
【図１６】
0003762585.tif 000017
【図１７】
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