(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書をユーザ端末に送信する送信手段を有する文書管理装置において、
文書を複数記憶するための記憶手段と、
記憶手段に記憶した複数の文書から送信文書を１〜複数抽出するための抽出手段と、
同一宛先の複数の送信文書間で画像データが重複している場合に、これを検索する検索手段と、
重複する画像データを取り除くかどうかを、送信者が選択するための選択手段と、
検索手段で検索された重複する画像データを取り除いて、複数の送信文書を合体した合成文書とするための重複画像削除手段とを設けて、
重複する画像データを取り除く選択がされているときに、着信側で画像が重複して表示されないように、重複する画像データを取り除いて複数の送信文書を合体した合成文書として、送信手段で宛先に送信すると共に、
重複する画像データを取り除く選択がされていないときに、前記複数の送信文書を画像データが重複したままで合体した合成文書として、送信手段で宛先に送信するようにしたことを特徴とする、文書管理装置。
【請求項２】
記憶手段に記憶した複数の文書の文書名を表示する送信ダイアログ画面を表示するための手段を設けて、該送信ダイアログ画面から送信者が、送信文書の抽出と、重複する画像データを取り除くか否かの選択とを行えるようにしたことを特徴とする、請求項１の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明はインターネットファクシミリ装置などを用いた、文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】
特開平１１−２５２３４０
【０００４】
特許文献１は、ファクシミリサーバ装置において、通信管理記録に対応させてファクシミリデータを記憶させると記憶容量が大きくなることから、データ容量の大きなイメージデータはアーカイブフォルダに複写せずに、その通信管理記録のみを複写することを開示している。
【０００５】
ところで、インターネットファクシミリ装置などに備えた文書管理装置を用い、複数の文書を送信するに際し、これらの文書中に同一の画像データを含むことがある。これら複数の文書を同一の宛先に送信する場合に、同一の画像データを文書毎に複数送信することは、無駄であり、また送受信するデータ量が大きくなり、受信側のメモリ容量が不足するなどして円滑な送受信ができなくなるおそれがある。
【０００６】
【発明の課題】
この発明の課題は、インターネットファクシミリ装置などの文書管理装置で管理する文書を電子的に送信する際に、同一の画像データを含む複数の送信文書から、重複する画像データを取り除き、異なる画像データのみを送信することにある（請求項１〜４）。
【０００７】
請求項１の発明の課題は、送信者の選択により、重複する画像データを取り除くことができるようにすることにある。
請求項２の発明での追加の課題では、重複する画像データを取り除くための具体的な構成を提供することにある。
【０００８】
【発明の構成】
この発明の文書管理装置は、文書をユーザ端末に送信する送信手段を有する文書管理装置において、文書を複数記憶するための記憶手段と、記憶手段に記憶した複数の文書から送信文書を１〜複数抽出するための抽出手段と、同一宛先の複数の送信文書間で画像データが重複している場合に、これを検索する検索手段と、重複する画像データを取り除くかどうかを、送信者が選択するための選択手段と、検索手段で検索された重複する画像データを取り除いて、複数の送信文書を合体した合成文書とするための重複画像削除手段とを設けて、重複する画像データを取り除く選択がされているときに、着信側で画像が重複して表示されないように、重複する画像データを取り除いて複数の送信文書を合体した合成文書として、送信手段で宛先に送信すると共に、重複する画像データを取り除く選択がされていないときに、前記複数の送信文書を画像データが重複したままで合体した合成文書として、送信手段で宛先に送信するようにしたことを特徴とする。
【０００９】
好ましくは、記憶手段に記憶した複数の文書の文書名を表示する送信ダイアログ画面を表示するための手段を設けて、該送信ダイアログ画面から送信者が、送信文書の抽出と、重複する画像データを取り除くか否かの選択とを行えるようにする。
【００１０】
【発明の作用と効果】
文書管理機能を有するインターネットファクシミリ装置等において、例えば、送信ダイアログで画面のコンテンツデータを作成することを考える。ここで、同一宛先に対し、送信文書を複数選択することがある。そして、これらの文書にそれぞれ画像データが付随しており、同一宛先への画像データが重複することがある。なお、文書に付随する画像データは、ＨＴＭＬ文書にリンクする画像データや、E-mailの添付ファイルとしての画像データや、G3ファクシミリデータ等を意味する。
【００１１】
この発明では、重複する画像データを削除し、異なる画像データのみを送信することを、送信者が選択することができる。送信者は文書作成時に、画像データの重複の有無を考慮しなくてよいので、文書の作成等を迅速かつ円滑に行うことができる。そして送信時に、画像データの重複分を削除することを選択することができる。そのため、文書作成時等に便利で、送信時に重複する画像データの削除を指示するだけでよく、文書管理装置が重複する画像データを削除し、整理した形での文書を作成し、送信する。また、送信するデータ量や、受信側の受信データ量が削減できる。
【００１２】
請求項２の発明では、送信者は、送信ダイアログから複数の送信文書を抽出し、重複する画像データを取り除くかどうかを選択できて便利である。
【００１３】
この発明では、画像データの重複を意識せずに送信文書を作成することができる。また重複する画像データの削除を選択すると、送信するデータ量が、イメージデータを削減したことにより格段に少なくなり、さらに、受信側のメモリ容量が少なくて済む。また、これに伴い処理が簡潔で、処理速度も速くなる。さらに着信側では、画像が重複し手表示されることがない。
【００１４】
【実施例】
図１〜図７に、実施例を示す。図１に、文書管理機能を備えたインターネットファクシミリ装置２を示すと、インターネットファクシミリ装置２はＬＡＮ４に接続され、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット９に接続されている。そしてメールサーバ６やルータ８を介して、インターネットファクシミリの通信を行う。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介して、複数台のユーザの端末１０に接続され、インターネット９を介して、外部のインターネットファクシミリ装置等１１とも接続されている。
【００１５】
インターネットファクシミリ装置２は、G３やG４などのファクシミリ機能を提供するためのG３ファクシミリ機能処理部１２と、インターネットファクシミリ機能を提供するためのインターネットファクシミリ機能処理部１４を有する。またインターネットファクシミリ装置２は、コピー機として作用し、ネットワークプリンタやネットワークスキャナとしても作用するので、コピー機能処理部１６とネットワークプリンタ機能処理部１８とネットワークスキャナ機能処理部２０とを設ける。
【００１６】
２２は、ファクシミリ受信やスキャナで読み込んだ画像データ等を格納したファイル群で、２３は、ファイル群２２の画像データを管理するための画像データ管理部である。画像データ管理部２３には、重複する画像データを検索するための検索部２４と、重複する画像データを削除するための重複画像削除部２５とを設ける。
【００１７】
さらに、インターネットファクシミリ装置２には、端末１０にWebページを送出し、Webページ上でインターネットやG３などのファクシミリの送信、着信したファクシミリ文書などのダウンロード、あるいは回覧文書のダウンロードなどができるようにするためのHTTPサーバ機能処理部２６を設ける。
【００１８】
HTTPサーバ機能処理部２６の送信ダイアログ処理部２８は、送信ダイアログで画面コンテンツデータを作成する。また、送信する文書の選択や宛先（送信先）等の入力を受け付ける。作成された画面コンテンツデータは、ＨＴＭＬ文書等として、テキスト情報以外の画像データをリンクさせ、送信文書として保存され、ユーザ端末からの要求に応じて送信される。また同様に、画像データをリンクさせてインターネットファクシミリで送信され、あるいは画像データと一体にしてG3ファクシミリ等で送信される。
【００１９】
実施例では、送信する文書内で同一の画像データが重複しているときに、重複する画像データを削除し、異なる画像データのみを送信する。なお、同一宛先への複数文書において画像データが重複している場合の他、１通の文書内で画像データが重複している場合があり、同様に重複する画像データを削除する。
【００２０】
画像データ管理部２３の検索部２４で、重複する画像データを検索し、重複する画像データがあれば、重複画像削除部２５で重複する画像データを削除し、異なる画像データのみを送信する。画像データの削除は、選択部３０からの送信者の指示に基づき行ってもよく、あるいは送信者の指示によらず自動的に行ってもよい。なお、選択部３０からの送信者の指示がなければ、画像データをすべて送信することとしてもよい。図において、文書の送信は、G３ファクシミリデータやインターネットファクシミリデータ（E-mail）等として、それぞれの処理部１２，１４から送信する。
【００２１】
さらに、HTTPサーバ機能処理部２６には、Webページの余白に表示するメッセージを管理するためのメッセージ管理部３２と、着信したファクシミリ文書などに対するワークフローを管理するためのワークフロー管理部３４と、回覧文書を管理するための回覧管理部３６とを設けてある。回覧管理部３６では、図示しない回覧文書を管理するためのテーブル等を設け、回覧文書のＩＤと次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値等を記載する。
【００２２】
図２に、文書管理サーバとして機能するインターネットファクシミリ装置２から、複数のＨＴＭＬ文書を送信する場合の、重複する画像データへの処理を示す。また図３に、G3ファクシミリでの送信の場合と、電子メール形式でインターネットファクシミリ送信する場合の処理を示す。送信文書の作成は、インターネットファクシミリ装置２の送信ダイアログ処理部２８で行う。送信文書にリンクする画像データは、ファイル群２２に格納してあり、これらの画像データは、例えばインターネット等のファクシミリで受信したデータや、ネットワークスキャナで取り込んだデータである。
【００２３】
図２において、送信文書（ＨＴＭＬ文書）１，２は、画像データＡを重複してリンクしている。しかし、これらの文書を合体して端末１０に送信する場合には、画像データＡは重複して送信する必要はない。送信者が重複した画像データを送信しないことを選択した場合や、インターネットファクシミリ装置２が自動的に重複する画像データを削除する場合には、画像データ管理部２３の検索部２４で、画像データＡが重複していることを検索し、重複文書削除部２５で重複する画像データＡを削除する。そして文書１と文書２とを合成した合体文書と、これにリンクする画像データＡ，Ｂ，Ｃとを送信文書として、一旦、図示しないフォルダ等に格納しておく。そして、ユーザ端末１０等からの要求があれば、これを送信する。なお、文書１と文書２とを共に同一の端末１０に送信することから、図では合体文書として示した。
【００２４】
図３に示すように、例えばファクシミリデータをG３ファクシミリ送信する場合や、E-mailでインターネットファクシミリ送信する場合についても同様である。図において、インターネットファクシミリ装置２は複数文書I，IIを合体文書IIIとして、例えばG３ファクシミリ送信等により、G３ファクシミリ装置３８に送信する。あるいは、インターネットに接続されるインターネットファクシミリ装置１１にE-mailでインターネットファクシミリで送信する。
【００２５】
この図で、G３ファクシミリ送信の場合について説明すると、送信前の文書Iと文書IIには、画像データのリンク情報が記載され、かつ送り状や簡単なメッセージ等が記述されている。そして、文書Iには画像データＡとＢとがリンクし、文書IIには画像データＢとＣとがリンクしている。そして合体文書IIIには画像データＡ，Ｂ，Ｃが重複せずにリンクし、ファクシミリデータに変換されて送信される。G3ファクシミリ装置３８では、合体文書IIIを受信し、画像データＢを重複して受け取らないので、受信情報量が少なく、メモリ使用量も少なくてすむ。
【００２６】
図４に、実施例での送信文書作成処理を示す。送信者はインターネットファクシミリ装置の送信ダイアログを開き、コンテンツデータの作成時に、送信文書を選択し、送信先（宛先）等を入力する。インターネットファクシミリ装置は、これら送信文書の選択や送信先等の入力を受け付ける（ステップ１）。なお、送信文書は複数のことも、１通のことある。そして、これら選択した文書にリンクする画像データが、重複していることがあるため、送信者は重複している画像データがある場合に、これを削除して送信することを指示することができる。
【００２７】
次に、インターネットファクシミリ装置は、送信者が重複する画像データの削除を指示しているか否かをチェックする。削除が指示されていれば、画像データ管理部で重複する画像データの検索を行う（ステップ２，３）。重複する画像データの削除が指示されていなければ、重複する画像データがある場合でも、選択した文書をそのまま送信する（ステップ２，４）。
【００２８】
検索の結果、重複する画像データがあり、削除が指示されていると、重複分を削除する（ステップ５，６）。そして、複数の送信文書があれば、これらを合体文書として（ステップ７）、異なる画像データと共に送信する（ステップ４）。送信は、例えば、G３ファクシミリ、インターネットファクシミリ等で行われる。なお図４の実施例では、重複する画像データの削除指示があるか否かをステップ２でチェックしたが、指示の有無に関わらず、重複する画像データを削除することとしてもよい。
【００２９】
図５に、送信者が送信ダイアログを開き、送信フォルダを表示した際の画面４０を示す。図では、送信者は「山田太郎」で、送信文書として文書名「Ｖ−２０００本体カタログ」（１），  「Ｖ−２０００本体カタログ」（２），「Ｖ−２０００本体カタログ」（３）を選択した状態を示す。添付ファイル（添付画像データ）はそれぞれ５，３，４画像の合計１２画像有り、これらの文書の宛先はすべて「営業１」である。送信者は、送信文書と送信先とを選択し、次に重複する画像データの処理を選択する。すなわち、重複する画像データがあるときにこれを除いて送信するときはボタン４２を、このままの状態での送信するときはボタン４４をクリックする。なお、ボタン４２，４４を設けずに、重複する画像データがあれば自動的に重複分を省くものとしても良い。そして、次に「送信する」のボタン４６をクリックして、選択した文書を「営業１」のフォルダに格納する。
【００３０】
図６に、着信文書の表示画面４８を示し、これはユーザ（営業１）が端末から文書管理サーバにアクセスして、着信文書の表示を選択した際に表示される。例えばここでは、新着フォルダに受信文書として「Ｖ−２０００本体カタログ」が到着している。この文書の添付画像は１１画像であり、図５（送信側）では１２画像であったが、１つの画像データが重複していたため、削除されたのである。そして「Ｖ−２０００本体カタログ」の（添付１１）をクリックすると、図７の画面５０で、添付画像の詳細が「対象ファイル一覧」に表示される。これらの添付画像は、画面５０からダウンロードすることができる。
【００３１】
なお、G3ファクシミリやインターネットファクシミリにより合体文書を送信する場合は、例えば「営業１」が宛先として指定されると、「営業１」として登録されたファクシミリ番号やメールアドレスに対し送信を行う。
【００３２】
実施例での文書管理機能を有するインターネットファクシミリ装置では、送信文書に重複する画像データがあるときに、これを削除して送信することができる。そのため、文書作成時や送信時に、画像データの重複について考慮する必要がない。また、メモリ容量の大きな画像データを削減することができ、送信データ量が少なくなり、送信が短時間で行え、受信側のメモリ容量の負担も小さくてすむ。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施例の、文書管理機能を備えたインターネットファクシミリ装置の、使用環境を示すブロック図
【図２】  実施例で、ＨＴＭＬ文書を送信する場合に、重複する画像データを削除し送信する例を模式的に示す図
【図３】  実施例で、ファクシミリデータ等を送信する場合に、重複する画像データを削除し送信する例を模式的に示す図
【図４】  実施例での、画像データを削除する処理を示すフローチャート
【図５】  実施例での、送信ダイアログの表示を示す図
【図６】  実施例での、新着フォルダの表示を示す図
【図７】  実施例で、新着フォルダでのファイル一覧表示を示す図
【符号の説明】
２                  インターネットファクシミリ装置
４                  ＬＡＮ
６                  メールサーバ
８                  ルータ
９                  インターネット
１０                ユーザの端末
１１                インターネットファクシミリ装置
１２                G3ファクシミリ機能処理部
１４                インターネットファクシミリ機能処理部
１６                コピー機能処理部
１８                ネットワークプリンタ機能処理部
２０                ネットワークスキャナ機能処理部
２２                ファイル群
２３                画像データ管理部
２４                画像データ検索部
２５                重複画像削除部
２６                HTTPサーバ機能処理部
２８                送信ダイアログ処理部
３０                重複画像送信選択部
３２                メッセージ管理部
３４                ワークフロー管理部
３６                回覧管理部
４０，４８，５０    画面
４２，４４、４６    ボタン
【図１】
0003855268.tif 000002
【図２】
0003855268.tif 000003
【図３】
0003855268.tif 000004
【図４】
0003855268.tif 000005
【図５】
0003855268.tif 000006
【図６】
0003855268.tif 000007
【図７】
0003855268.tif 000008