(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを取得する取得手段と、取得データを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段内から読み出した取得データを出力する出力手段と、出力する取得データを特定する管理データを蓄積管理する管理手段と、を備えて、管理手段は取得データの蓄積時に管理データを入手して該管理データに基づいて出力する取得データを蓄積手段から読み出すデータ管理装置であって、
管理手段は、ユーザの保持する管理書面を識別する識別データを入手するとともにスキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを特定する該管理書面中の特定マークの位置データを入手してこれら識別データと位置データとを管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の特定マークを押圧する位置の位置データと該管理書面の識別データとを入手して出力する取得データを特定することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記管理手段は、管理書面中の取得データ毎の位置データを管理データとして入手して蓄積管理することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
データを用紙に記録出力する記録装置を接続されるとともに、
前記管理手段は少なくとも取得データのうちのマーキングされている領域の取得データを蓄積手段に蓄積させるとともに、該領域以外の取得データと該領域の取得データを特定する位置の特定マークを記録装置により用紙に記録出力して管理書面を作成することを特徴とする請求項１または２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記管理手段は、スキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを出力可能な装置を特定する該管理書面中の機能マークの位置データを入手して管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の機能マークを押圧する位置の位置データを入手して該機能マークにより取得データを出力する装置を特定指示することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記取得手段として、スキャナ装置の他に、データ作成装置、ビデオカメラ、またはマイクロフォンのうちの少なくとも１つ以上を接続されて、該取得手段により取得したデータを出力可能な装置として記録装置、ディスプレイ装置、またはスピーカ装置を接続されることを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載のデータ管理装置。
【請求項６】
請求項１から５のいずれかに記載のデータ管理装置の利用方法であって、
記録装置に記録出力させる画像データと文字データとの一方または双方からなる文書データを作成する場合に、当該データ管理装置に蓄積管理させるデータとして、前記識別データ、前記マークまたは前記マーキングのうちの少なくとも前記マークを、かつ、当該マークである前記特定マークまたは前記機能マークのうちの少なくとも前記特定マークを文書データ中に作成して、記録装置に記録出力させることを特徴とするデータ管理装置の利用方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ管理装置および該装置の利用方法に関し、詳しくは、蓄積するデータをコンパクトに管理して容易に利用することができるものに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、重要であるために保管する文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られてしまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっていた。
【０００３】
このため、近年には、データ処理技術の高度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取らせて大容量記憶装置に蓄積管理させておく、所謂、データ管理装置が出現しており、このデータ管理装置は、書類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。
この種のデータ管理装置は、例えば、読み取った文書データをデータベース中に登録することにより管理するなどして、所望の文書データを記憶手段内から読み出して利用することができるようになっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来のデータ管理装置にあっては、すべての文書データを記憶装置に蓄積して管理することから、所望の文書データを探すために、データベースに登録しておき検索条件を入力するなどの特別な装置が必要であるとともに、検索条件として例えば、書類名のタイトルやキーワードなどの入力操作をスキャナ装置による読取とは別に行わなければならないという煩雑さがあった。
【０００５】
そこで、本発明は、蓄積するデータを管理書面により管理して該管理書面により蓄積するデータを読出・出力できるようにすることにより、蓄積するデータのコンパクトな管理および容易な利用を実現することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的達成のため、請求項１に記載の発明は、  データを取得する取得手段と、取得データを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段内から読み出した取得データを出力する出力手段と、出力する取得データを特定する管理データを蓄積管理する管理手段と、を備えて、管理手段は取得データの蓄積時に管理データを入手して該管理データに基づいて出力する取得データを蓄積手段から読み出すデータ管理装置であって、管理手段は、ユーザの保持する管理書面を識別する識別データを入手するとともにスキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを特定する該管理書面中の特定マークの位置データを入手してこれら識別データと位置データとを管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の特定マークを押圧する位置の位置データと該管理書面の識別データとを入手して出力する取得データを特定することを特徴とするものである。
【０００７】
この請求項１に記載の発明では、取得したデータを蓄積管理する際に、ユーザが保持する管理書面の識別データを入力データや読取(認識)データなどとして入手するとともに、スキャナ装置にセットされた該管理書面から蓄積管理する取得データを特定する特定マークの位置データを読取入手し、これら識別データおよび位置データを取得データの蓄積アドレスなどに対応付けして登録管理する。この後の取得データの出力時には、識別データを入力データや読取データなどとして入手するとともに、位置データをタッチパネル装置にセットされた管理書面上の特定マークを押圧する位置により入手して所望の取得データを特定し、該取得データを読出・出力する。したがって、ユーザは管理書面を保管管理するだけで、蓄積管理する取得データを特定して該取得データを利用可能な装置に出力することができる。なお、管理書面は、別途作成してもよく、また例えば、文書などの場合にはフロントページを管理書面として識別データや特定マークを記入してもよい。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明の構成に加え、前記管理手段は、管理書面中の取得データ毎の位置データを管理データとして入手して蓄積管理することを特徴とするものである。
この請求項２に記載の発明では、一つの管理書面内の複数の特定マークの位置データ毎に取得データが個別に特定管理される。したがって、一つの管理書面で複数の取得データを別個に蓄積管理され、取得データ毎に特定出力することができる。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の発明の構成に加え、データを用紙に記録出力する記録装置を接続されるとともに、前記管理手段は少なくとも取得データのうちのマーキングされている領域の取得データを蓄積手段に蓄積させるとともに、該領域以外の取得データと該領域の取得データを特定する位置の特定マークを記録装置により用紙に記録出力して管理書面を作成することを特徴とするものである。
【００１０】
この請求項３に記載の発明では、蓄積管理する文書データを取得したときに、そのデータ中に例えば、特定色により囲まれてマーキングされている場合には、その領域内のデータが蓄積管理する取得データとされるとともに、該領域以外の取得データと該領域の取得データを特定する位置の特定マークが用紙に記録出力されて管理書面が作成され、または加えて該管理書面中に識別データが記録出力される。したがって、取得データを蓄積する際に、該取得データを検索するために必要な最低限のデータが記録された管理書面を自動的に記録出力させて作成することができ、当該管理書面をタッチパネル装置にセットして特定マークを押圧するだけで、例えば、取得した文書データを出力して再現することができる。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記管理手段は、スキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを出力可能な装置を特定する該管理書面中の機能マークの位置データを入手して管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の機能マークを押圧する位置の位置データを入手して該機能マークにより取得データを出力する装置を特定指示することを特徴とするものである。
【００１２】
この請求項４に記載の発明では、管理書面中に取得データを出力可能な装置を特定する機能マークを加えておくことにより、当該管理書面をタッチパネル装置にセットしてその機能マークを押圧するだけで、文書データ以外の取得データでも再現することができる。
請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記取得手段として、スキャナ装置の他に、データ作成装置、ビデオカメラ、またはマイクロフォンのうちの少なくとも１つ以上を接続されて、該取得手段により取得したデータを出力可能な装置として記録装置、ディスプレイ装置、またはスピーカ装置を接続されることを特徴とするものである。
【００１３】
この請求項５に記載の発明では、スキャナ装置により取得される文書データ以外にも、データ作成装置（例えば、パーソナルコンピュータなど）により作成される文書データや、ビデオカメラにより取得されるビデオ画像データ、またはマイクロフォンにより取得される音声データが取得データとして取得されて、それぞれは、記録装置により記録出力され、ディスプレイ装置により表示出力され、またはスピーカ装置により音声出力される。したがって、書面から読取取得する文書データに限らず、電子化されたままの文書データ、ビデオ画像データ、音声データなどを蓄積管理することができる。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、請求項１から５のいずれかに記載のデータ管理装置の利用方法であって、記録装置に記録出力させる画像データと文字データとの一方または双方からなる文書データを作成する場合に、当該データ管理装置に蓄積管理させるデータとして、前記識別データ、前記マークまたは前記マーキングのうちの少なくとも前記マークを、かつ、当該マークである前記特定マークまたは前記機能マークのうちの少なくとも前記特定マークを文書データ中に作成して、記録装置に記録出力させることを特徴としている。
【００１５】
この請求項６に記載の発明では、作成中の文書データ中に管理書面における識別データ、特定マーク、機能マーク、またはマーキングが作成され、記録出力される。したがって、管理書面を手書きして作成することなく、当該文書データを記録出力したものを管理書面としたり、当該文書データを読み取って記録出力したものを管理書面とすることができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図面に基づいて説明する。
図１〜図７は本発明に係るデータ管理装置の第１実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項１、2に記載の発明に対応する。
図1および図２において、１０はデータ管理装置を構成するパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）であり、ＰＣ１０には、表示データを出力するディスプレイ装置１１と、音声データを出力するスピーカ装置１２と、入力データを打ち込むキーボード１３およびタッチパネル装置１４と、原稿Ｐから画像データを読み取るスキャナ装置１５と、画像データを電話回線を介して送受信するファクシミリ装置として利用したり、原稿から読み取った画像データを用紙に記録出力する複写機として利用したり、ＰＣ１０から受け取った文字データや画像データからなる文書データ（以下、画像データのみの場合にも文書データという）を用紙に記録出力するプリンタ装置（記録装置）として利用することのできる複合装置１６と、ビデオデータや音声データを取り込むビデオカメラ１７と、が接続されており、このＰＣ１０は、ＣＰＵ２１と、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ（ハードディスク装置）などのメモリ部２２と、Ｉ／Ｏなどの各種制御回路等により構成されてキーボード１３およびタッチパネル装置１４からの入力データを受け取る操作部２３やディスプレイ装置１１およびスピーカ装置１２に出力データを送出する表示部２４と、を内蔵している。なお、ビデオカメラ１７はビデオアダプタ１７ａを介してＰＣ１０に接続されている。
【００１７】
ＰＣ１０は、ディスプレイ装置１１のモニタ画面を見ながらキーボード１３や不図示のマウスなどを操作することによって、ＣＰＵ２１が、メモリ部２２のハードディスク装置（記憶媒体）２２内から読み出したアプリケーションソフトに従って演算処理などを行なうことにより文書や画像の作成や画像データにＯＣＲ処理を施すなどのデータ処理を行なうとともに、ディスプレイ装置１１、スピーカ装置１２、スキャナ装置１５、複合装置１６、およびビデオカメラ１７との間で各種データを送受してメモリ部２２に記憶蓄積させたり出力させることができる。したがって、本実施形態においては、スキャナ装置１５およびビデオカメラ１７が取得手段を、メモリ部２２が蓄積手段を、ディスプレイ装置１１、スピーカ装置１２および複合装置１６が出力手段を構成する。
【００１８】
また、ＰＣ１０には、取得したデータを蓄積管理するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にハードディスク装置２２内にインストールされており、ＣＰＵ２１はそのデータ管理ソフトをに従って（起動して）スキャナ装置１５により読み取った文書データをハードディスク装置２２に蓄積するとともに予め準備されている一覧内にその文書データの蓄積アドレスとその文書データを特定するための管理データとを登録し、所望の文書データを検索・選択して利用することができる。
【００１９】
このＰＣ１０は、ＣＰＵ２１が管理手段を構成し、文書データ全体を識別する識別データと、その文書データ内に含まれる個々の文書データを個別に特定するためのデータとを、前記管理データとして入手して登録するようになっており、例えば、図３に示すように、文字データからなる原稿Ｐ１と画像データからなる原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データを保管管理したい場合には、原稿Ｐ１はユーザが書面の状態で保管管理する一方、原稿Ｐ２、Ｐ３はその原稿Ｐ１にリンク（関連）させてその文書データを蓄積管理することにより、原稿Ｐ１を見て所望の文書データ全体を把握・選択し原稿Ｐ２、Ｐ３の一方または双方の文書データの出力を指示することによりハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１または複合装置１６により出力させることができるようになっている。
【００２０】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトを起動させて文書データの蓄積を選択されたときに、ＣＰＵ２１は次のような処理を実行する。まずは、例えば、図４に示すように、原稿Ｐ１の左上に赤色のインクなどで識別データとして用いる適当な管理番号Ｎを記入するとともに、該原稿Ｐ１における原稿Ｐ２、Ｐ３の参照指示のある文書ブロックの近傍にその原稿Ｐ２、Ｐ３を関連付けする矢印のリンク記号(原稿番号Ｐ１、Ｐ２を含む特定マーク)Ｍ１を記入する指示をディスプレイ装置１１に表示出力する。次いで、その原稿Ｐ１のスキャナ装置１５へのセットをユーザに指示し、読み取った原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１を認識（入手）してハードディスク装置２２内の一覧中にその管理番号Ｎと共に原稿Ｐ１、Ｐ２のリンク記号Ｍ１の記入位置データを登録する。次いで、原稿Ｐ２、Ｐ３のスキャナ装置１５へのセットをユーザに指示し、その文書データを順次に読み取ってハードディスク装置２２に蓄積するとともに、その文書データのハードディスク装置２２への蓄積アドレスを原稿Ｐ１の管理番号Ｎおよび原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１の位置データに対応付けして一覧内に登録する。なお、原稿Ｐ１の管理番号Ｎはキーボードなどから入力（入手）するようにしてもよい。
【００２１】
そして、ＰＣ１０のデータ管理ソフトを起動させて文書データの出力を選択されたときには、ＣＰＵ２１は次のような処理を実行する。まずは、例えば、図５および図６に示すように、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットして、原稿Ｐ１に記入されている管理番号Ｎをキーボードなどから入力した後に、図７に示すように、所望の原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１の一方または双方を押下する指示をディスプレイ装置１１に表示出力する。次いで、押下されたリンク記号Ｍ１の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って前記一覧内の管理番号Ｎおよび位置データの一致する蓄積アドレスに基づいてその押下指示された原稿Ｐ２、Ｐ３の一方または双方の文書データをハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１に表示出力し、さらにプリント指示があったときには複合装置１６によりその文書データを記録出力する。
【００２２】
したがって、ユーザは原稿Ｐ１を管理書面として保管管理するだけで、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データのすべてを別個に蓄積管理することができ、その原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データは必要に応じて任意に指定してディスプレイ装置１１や複合装置１６により出力させて利用することができる。
このように本実施形態においては、複数枚の原稿Ｐ１〜Ｐ３を書面のまま保管する場合のように、かさばって取り扱いが不便になってしまうこともなく、また、原稿Ｐ１〜Ｐ３のすべてを文書データに電子化して管理する場合のように原稿Ｐ１〜Ｐ３を検索・選択するための特別な装置を必要とすることなく、原稿Ｐ１を書面の状態で保管管理するだけで、原稿Ｐ２、Ｐ３を蓄積した上で、原稿Ｐ１〜Ｐ３のすべてをコンパクトに管理することができる。また、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データは原稿Ｐ１により容易に出力して利用することができる。
【００２３】
また、本実施形態では、原稿Ｐ２、Ｐ３毎にリンク記号Ｍ１を原稿Ｐ１に記入して別個に蓄積管理して出力する場合を説明するが、まとめて１つのリンク記号Ｍにより蓄積管理することができることはいうまでもない。また、管理書面とするのは、フロントページの原稿Ｐ１に限らず、視覚的に内容を把握できる画像を表示する原稿Ｐ２やＰ３を用いてもよいことはいうまでもない。
【００２４】
次に、図８および図９は本発明に係るデータ管理装置の第２実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項３に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、管理書面とする原稿内で赤色のインクのマーキングにより囲まれている領域の文書データをも蓄積管理することができるようになっており、該領域以外の文書データと該領域の文書データを特定するためのリンク記号を複合機１６により用紙に記録出力してコンパクトな管理書面を新たに作成する処理を実行するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００２５】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによる文書データ蓄積の選択・実行時に、例えば、図８に示すように、管理番号Ｎなどとともに、蓄積管理する対象の文書データブロックの領域Ｒ１、Ｒ２を赤色のインクで囲むマーキングを施すとともにその領域Ｒ１、Ｒ２のすぐ上側にその領域Ｒ１、Ｒ２内の文書データに関連付けする丸印のリンク記号Ｍ２を記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施してリンク記号Ｍ２の存在を確認した場合には、リンク記号Ｍ２の下側のマーキングにより囲まれている文書データをハードディスク装置２２内に蓄積すると共にそのリンク記号Ｍ２の記入位置データとハードディスク装置２２への蓄積アドレスを前記一覧中にその管理番号Ｎや原稿Ｐ１、Ｐ２のリンク記号Ｍ１の記入位置データに対応付けして登録し、この後に、図９に示すように、原稿Ｐ１から領域Ｒ１、Ｒ２の部分を省いた文書データと、管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１、Ｍ２とからなる管理書面データを作成して複合機１６により用紙に記録出力させ原稿Ｐ１〜Ｐ３の管理書面Ｐ０を作成する。
【００２６】
そして、この管理書面Ｐ０により把握・選択された原稿Ｐ１〜Ｐ３の参照は、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面Ｐ０のうちの領域Ｒ１、Ｒ２や原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１、Ｍ２を押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ１、Ｍ２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って前記一覧内の管理番号Ｎおよび位置データの一致する蓄積アドレスに基づいてその押下指示された領域Ｒ１、Ｒ２や原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データをハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１や複合装置１６により出力させることができるようになっている。
【００２７】
したがって、例えば、原稿Ｐ１〜Ｐ３を把握するのに最低限必要な領域Ｒ１、Ｒ２以外の箇所のみを表示するコンパクトな管理書面Ｐ０を自動的に記録出力させて作成することができ、この管理書面Ｐ０により原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データを出力して利用することができる。また、原稿Ｐ１の領域Ｒ１、Ｒ２の文書データをも電子化して蓄積管理するので、原稿Ｐ１の文書データにも画像処理を施したり、文字修正するなどのデータ処理を簡易に行うことができる。
【００２８】
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、原稿Ｐ１よりもコンパクトな管理書面Ｐ０により原稿Ｐ１〜Ｐ３を容易に蓄積管理して必要に応じて出力させて利用することができる。また、１枚の管理書面によって管理番号Ｎの異なる複数の文書データを蓄積管理することもできる。
また、本実施形態では、原稿Ｐ１の領域Ｒ１、Ｒ２内の文書データを蓄積管理する場合を説明するが、複数枚の原稿にわたって領域内の文書データを蓄積管理するように用いてもよいことはいうまでもない。
【００２９】
次に、図１０は本発明に係るデータ管理装置の第３実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項４に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、文書データを検索・選択するためにスキャナ装置１５にセットする管理書面の原稿の文書データをも読み取ってハードディスク装置２２に蓄積管理するようになっており、その文書データからは文書データ全体を識別する管理番号Ｎおよび管理書面に関連のある文書データを特定するリンク記号Ｍ１と共に、該文書データを処理する機能を指定する機能マークＭ３を認識しその位置データをも管理データとして一覧内に対応付けして登録するようになっており、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面中で該機能マークが押下されたときには、ハードディスク装置２２にインストールされているファクシミリ送信ソフトや画像加工ソフトなどのデータ処理ソフトを読み出して、その位置データに対応する文書データをデータ処理ソフトで利用する装置に出力するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００３０】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによる文書データ蓄積の選択・実行時に、例えば、図１０に示すように、管理番号Ｎなどとともに、原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データのファクシミリ送信を指示する黒丸印のリンク記号(機能マーク)Ｍ３−１および原稿１中の写真などの画像の縮小・拡大を指示する上下の三角印のリンク記号（機能マーク）Ｍ３−２などを記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データをハードディスク装置２２に蓄積するとともにその文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１、Ｍ３−１、Ｍ３−２を認識（入手）してその管理番号Ｎと共にリンク記号Ｍ１、Ｍ３−１、Ｍ３−２の記入位置データを原稿Ｐ１の文書データの蓄積アドレスに対応付けしてハードディスク装置２２内の一覧中に登録し、この後に、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データの蓄積管理処理を行う。なお、画像の縮小・拡大を指示するリンク記号Ｍ３−２を認識したときにはその下側の画像の文書データを別個に読出・出力することができるようにハードディスク装置２２内の蓄積アドレスを一覧中に蓄積管理する。
【００３１】
そして、この原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データは、タッチパネル装置１４にセットされた原稿Ｐ１のうちのリンク記号Ｍ３−１が押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ３−１の位置データをタッチパネル装置１４から受け取ってファクシミリ通信ソフトを起動した上で、ハードディスク装置２２内の前記一覧内の管理番号Ｎも一致する蓄積アドレスに基づいて読み出して複合装置１６に出力しファクシミリ送信させる。また、リンク記号Ｍ３−２が押下されたときには、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ３−２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取ってデータ加工ソフトを起動した上で、リンク記号Ｍ３−２の画像の拡大または縮小の指示に従って原稿Ｐ１に含まれる写真画像の文書データを例えば、×２、×４、×８、１／２、１／４、１／８などと押下される回数に応じた拡大・縮小処理を実行しディスプレイ装置１６に出力表示させるようになっている。
【００３２】
したがって、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットしてリンク記号Ｍ３−１、Ｍ３−２を押圧するだけで、文書データを出力可能な機能により利用することができる。
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、管理書面の原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットして所望の機能をリンク記号Ｍ３−１、Ｍ３−２の押下により選択指示することにより、ハードディスク装置２２内に蓄積管理する原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データを、記録出力などしてから新たにデータ処理などする指示操作を行うことなく、ファクシミリ送信したりデータ加工したりすることができる。したがって、簡易に蓄積管理する文書データのデータ処理をも行うことができる。
【００３３】
次に、図１１は本発明に係るデータ管理装置の第４実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項５に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、文書データの他にも管理書面に関連付けする音声データや動画データ(ビデオ画像データ)などをハードディスク装置２２に蓄積管理するようになっており、その管理書面からはデータ全体を識別する管理番号Ｎおよび管理書面に関連のある文書データを特定するリンク記号Ｍ１と共に、音声データや動画データを処理する機能を指定する機能マークＭ４を認識して、その位置データも管理データとして一覧内に対応付けして登録することにより、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面中で該機能マークＭ４が押下されたときに、ハードディスク装置２２にインストールされている音声出力ドライバや動画再生ドライバなどの各種ドライバを起動した上で、その位置データに対応するデータをスピーカ装置１２やディスプレイ装置１１などの処理可能な装置に出力しデータ処理させるデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００３４】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによるデータ蓄積の選択・実行時に、例えば、図１１に示すように、管理番号Ｎなどとともに、原稿Ｐ１における音声データや動画データの参照指示のある文書ブロックの近傍にそのデータに関連付けするスピーカやカメラなどの種別を示すリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を認識（入手）してハードディスク装置２２内の一覧中にその管理番号Ｎと共にリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の記入位置データを登録し、この後に、音声データ、動画データの取り込みをユーザに指示することにより、音声データや動画データを他の記憶媒体などからのコピーまたはビデオカメラ（マイクロフォン付き）の撮影により順次にハードディスク装置２２に蓄積するとともにそのハードディスク装置２２への蓄積アドレスを原稿Ｐ１の管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の位置データに対応付けして一覧内に登録する。
【００３５】
そして、この音声データや動画データは、タッチパネル装置１４にセットされた原稿Ｐ１のうちのリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２が同時に（または一方のみが）押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って音声・動画データの出力ドライバを起動した上で、ハードディスク装置２２内の前記一覧内の管理番号Ｎも一致する蓄積アドレスに基づいて読み出してスピーカ装置１２とディスプレイ装置１１に同期するように出力して再生させるようになっている。
【００３６】
したがって、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットしてリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を押圧するだけで、原稿Ｐ１に付随する音声・動画データをも出力可能な機能により再生することができる。
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、原稿Ｐ１に関連する音声・動画データをもハードディスク装置２２内に蓄積管理して、管理書面の原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットし所望のリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を押下して選択指示することにより、原稿Ｐ１と併せて音声・動画データを参照することができる。したがって、文書データに限らずに音声データや動画データなどを併せて蓄積管理して利用することができる。
【００３７】
ここで、上述実施形態における原稿Ｐ１は、予め作成されていたものを管理文書として使用するために、手書またはシールの貼付により管理番号Ｎやリンク記号Ｍ１〜Ｍ４を原稿Ｐ１中に記入したり、またマーキングも手書により行っているが、近年には、データ作成技術の発達によりワードプロセッサやパーソナルコンピュータなどにより原稿を作成することが多くなっていることから、原稿Ｐ１の文書データの作成の時点に、管理番号Ｎ、リンク記号Ｍ１〜Ｍ４、マーキングなどをその文書データ中に組み入れて作成することにより、上述実施形態における管理書面として使用してデータの蓄積管理を行うようにしてもよい(請求項６)。上述実施形態をこのように利用することによって、管理書面を手書作成することなく、各種データを蓄積管理することができ、データの蓄積管理作業をより容易にすることができる。
【００３８】
【発明の効果】
本発明によれば、スキャナ装置にセットして読取させるとともに識別データを入力または読取させた管理書面を保持するだけで取得したデータを蓄積管理することができ、その取得データは、必要なときに識別データを入力または読取させるとともにその管理書面をタッチパネル装置にセットして特定マークや機能マークを押圧するだけで、その識別データと押圧位置データにより所望の取得データを出力して利用することができる。したがって、取得したデータをコンパクトな管理書面により管理することができ、この管理書面により取得データを容易に特定出力して利用することができる。この管理書面により管理することのできる取得データは１つに限る必要はなく、特定マークや機能マーク毎に対応させて保管管理すればよい。
【００３９】
この管理書面は、別途作成したものや、例えば、蓄積管理する書面のフロントページ中に識別データや特定・機能マークを記入したものに限らず、蓄積管理する文書データ中にマーキングした領域を取得データとして以外の領域や特定マークや機能マークを記録出力したものを管理書面としてもよく、このマーキングなどは用紙に記入したものでも、電子化された状態のまま記入したものであってもよい。これによって、取得データの蓄積管理作業をより容易にすることができるとともに、所望の取得データを判りやすくして検索・選択作業を容易にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るデータ管理装置の第１実施形態を示す図であり、その概略全体構成を示す斜視図である。
【図２】そのブロック図である。
【図３】その蓄積管理する文書データを表示する原稿の平面図である。
【図４】その管理書面を示す平面図である。
【図５】その蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図６】その図５に続く蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図７】その図６に続く蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図８】本発明に係るデータ管理装置の第２実施形態を示す図であり、その加工前の管理書面を示す平面図である。
【図９】その加工後の管理書面を示す平面図である。
【図１０】本発明に係るデータ管理装置の第３実施形態を示す図であり、その管理書面を示す平面図である。
【図１１】本発明に係るデータ管理装置の第４実施形態を示す図であり、その管理書面を示す平面図である。
【符号の説明】
１０    パーソナルコンピュータ（データ作成装置、取得手段）
１１    ディスプレイ装置(出力手段)
１２    スピーカ装置(出力手段)
１３    キーボード
１４    タッチパネル装置
１５    スキャナ装置(取得手段)
１６    複合装置(出力手段)
１７    ビデオカメラ(取得手段)
２１    ＣＰＵ（管理手段）
２２    メモリ部（蓄積手段）
２３    操作部
２４    表示部
Ｎ    管理番号（識別データ）
Ｍ１、Ｍ２    リンク記号（特定マーク）
Ｍ３、Ｍ４    リンク記号（機能マーク）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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