(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール装置であって、
電子メールに添付する元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定し、前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定により予め定められた基準値を超えると判定されたとき、ファイルのサイズを縮小することができる複数種類のファイル縮小方法を用いて前記元のファイルを縮小し、前記各々のファイル縮小方法で縮小した場合のサイズが前記基準値以内であるかを通知し、前記ファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する選択情報を受け付け、前記選択情報により選択されたファイル縮小方法によって前記元のファイルを縮小して前記基準値より小さいサイズの代替ファイルを作成し、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付して電子メールを送信する制御部
を備えていること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項２】
請求項１に記載された電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、画像の解像度を下げたファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項３】
請求項１に記載された電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項４】
請求項１に記載された電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルのデータからその一部を取り出した基準値以内のサイズのファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項５】
請求項１に記載された電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、Ｎ  in  １  変換（Nは2以上の整数）されたファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項６】
請求項１乃至請求項５のいずれかに記載された電子メール装置において、
前記制御部は、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存し、前記代替ファイルを電子メールに添付するとき、更に、元のファイルの名称及びその保存場所の情報を付加して送信すること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項７】
請求項１乃至請求項６のいずれかに記載された電子メール装置において、
代替ファイルは、電子メール発信者が選択した前記複数種類のファイル縮小方法の中の一つによって前記元ファイルが縮小されたものであること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項８】
請求項１乃至請求項６のいずれかに記載された電子メール装置において、
代替ファイルは、電子メール受信者が選択した前記複数種類のファイル縮小方法の中の一つによっての元ファイルが縮小されたものであること
を特徴とする電子メール装置。
【請求項９】
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール方法であって、
電子メールに添付する元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定するサイズ判定ステップと、
前記サイズ判定ステップにより前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定された場合、複数のファイル縮小方法を用いて前記元のファイルを縮小し、各々の場合のサイズが前記基準値以内であるかの縮小結果情報を通知する縮小結果送信ステップと、
前記結果情報に対応して、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するステップと、
前記選択されたファイル縮小方法によって前記元のファイルを縮小して前記基準値より小さいサイズの代替ファイルを作成し、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付して電子メールを送信する電子メール送信ステップと、
を有することを特徴とする電子メール方法。
【請求項１０】
請求項９に記載された電子メール方法において、
前記電子メール送信ステップは、前記代替ファイルを電子メールに添付するとき、前記電子メールに、更に、前記元のファイルの名称及びその保存場所の情報を付加して送信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
【請求項１１】
請求項９乃至請求項１０のいずれかに記載された電子メール方法において、
前記縮小結果送信ステップは、電子メール発信者に前記結果情報を送信し、前記受信するステップは、前記電子メール発信者より、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
【請求項１２】
請求項９乃至請求項１０のいずれかに記載された電子メール方法において、
前記縮小結果送信ステップは、電子メール受信者に前記結果情報を送信し、前記受信するステップは、電子メール受信者より、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はデータ通信の技術の分野に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等の事業所や支所等には、通常、その地域内のコンピュータ等の事務機器を結ぶ通信線が設けられている。多くの場合、この通信線はその企業が所有するものである。このような比較的狭い地域に設置された通信システムはよく知られているようにＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）といわれる。各事業所のＬＡＮは専門の通信業者が提供するネットワーク回線で相互に結ばれ、より大規模なネットワークが構築される。
【０００３】
従来企業内外の個人間で情報を伝達するためにもっぱら手紙、電話、ＦＡＸが使用されていたが、近年では上記ＬＡＮが備えている電子メールシステムを利用して情報の伝達が行われるようになってきた。
【０００４】
電子メールはＬＡＮに接続されたコンピュータやその他の専用／汎用の通信端末装置によって送受信される。
【０００５】
電子メールの利用によって通信コストを削減することができる。特に相互に遠く離れた場所の間の通信ではこれが顕著である。
【０００６】
一方、ネットワーク回線には、その上に単位時間当たりに流すことができる情報量に一定の上限がある。
【０００７】
このため、ある事業所から他の事業所に向けてこのネットワーク回線を経由して大量の情報（サイズの大きな添付ファイルを伴う電子メール）が送られると、そのネットワーク回線を使用している他の通信の速度が低下し、システム全体に支障が生じる場合がある。
【０００８】
電子メールにおいて、送受信される情報は基本的に文字情報（テキスト形式）である。画像データ、ワードプロセッサーデータ、ＣＡＤデータ等はテキストデータではないが、このような非テキストデータは、電子メールに添付される添付ファイルとして送ることができる。もちろん、テキストデータも添付ファイルとすることができる。
【０００９】
ファイルが文字情報のみを含む場合、ページ数又は字数が多くてもそれほど大きなファイルサイズとはならないが、ファイルが非テキストデータ、例えば、画像データを含む場合は、原稿のページ数が少なくても、ファイルサイズは比較的大きなものとなる。
【００１０】
このため、電子メールで非テキストデータのファイルを送ろうとすると、使用者にその認識がなくても大量の情報を送ることになりがちである。大量の情報がネットワークに流されると、データトラフィックが増加し、システム全体の性能を低下させることになる。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、電子メール送信時に、予め定めた基準値、例えば、１メガバイト（ＭＢ）、を超えるデータサイズのファイルが電子メールの添付ファイルとしてネットワークに流されることを防止することを課題とする。
【００１２】
更に、本発明は、ユーザが、基準値を超えるサイズのファイルを添付して、電子メールを送信しようとしたとき、ユーザが送信しようとしたファイル（元のファイル）に代えて、元のファイルをもとに基準値より小さくなるように加工された新たなファイル（代替ファイル）を添付ファイルとして送信するようにすることを課題とするものである。
【００１３】
すなわち、本発明においては、電子メールが送信される前に、電子メールに添付されるファイルのサイズが基準の値を超えるかどうかが判断される。添付ファイルのサイズが基準の値を超えると判断されたとき、電子メール送信者または電子メール受信者によって選択されたファイル加工手段によって、この添付ファイルは基準値以下のサイズになるように加工され、元のファイルの代わりに、ファイルサイズが基準値よりも小さくなるように加工された別の新たなファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信される。
【００１４】
こうすることにより、ネットワーク上のデータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが防止され、システム全体の効率の低下が防止される。
【００１５】
本発明のようにすれば、電子メールに基準値を超えるサイズのファイルを添付することができないことをこのシステムのユーザが認識しているので、最初から不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくなる。この点からも、システム全体の効率の低下が防止される。
【００１６】
加工後のファイル（代替ファイル）は、元のファイルの概要を表現しており、加工後のファイル（代替ファイル）によっても、多くのケースでは、所期の目的のほとんどが達成される。例えばワードプロセッサーのデータは、最初のページの情報、又は、最初の数千文字に相当する情報があれば、送信しようとした元のファイルの概要を把握することができる。画像ファイルについても同様である。
【００１７】
元のファイルから、例えば、以下のような加工によって新規の別のファイルが作成される。新規のファイルは元のファイルと置き換えられて電子メールに添付されて送信される。
【００１８】
ａ  元の添付ファイルが画像データのファイルであるとき、画像データの解像度を下げて基準値以下のサイズになるように加工された新規の画像データファイル。
【００１９】
ｂ  元の添付ファイルがページの概念を有する非テキストデータであるとき、その第１ページのみからなり、基準値以下のサイズになるように加工された新規の非テキストデータファイル。
【００２０】
ｃ  元の添付ファイルの非テキストデータの中から一部を取り出して基準値以下のサイズになるように加工された新規の非テキストデータファイル。
【００２１】
ｄ  添付ファイルが画像データファイルであるとき、その倍率を下げ、基準値以下のサイズになるように加工された新規の画像データファイル。
【００２２】
本発明において、代替ファイルを作成することが可能な加工方法のリストが作成され、その中から発信者または受信者が希望する一つの加工方法が選択される。
【００２３】
そして、本発明においては、添付ファイルのサイズが基準値を超えるとき、このファイルから作成される代替ファイルの加工方法が選択でき、この加工方法によってより適切な代替ファイルが作成可能である。つまり、元のファイルが、全体イメージが判れば十分なファイルであれば、解像度、倍率を下げた代替ファイルが、また、縮小により判読できなくなるようなファイルであれば所定ページのみからなる代替ファイルが電子メールに添付される。
【００２４】
【課題を解決するための手段】
上記課題は以下に記載の手段によって解決される。
【００２５】
「第１番目の発明の解決手段」
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール装置であって、
電子メールに添付する元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定し、前記元のファイルのサイズが前記サイズ判定により予め定められた基準値を超えると判定されたとき、ファイルのサイズを縮小することができる複数種類のファイル縮小方法を用いて前記元のファイルを縮小し、前記各々のファイル縮小方法で縮小した場合のサイズが前記基準値以内であるかを通知し、前記ファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する選択情報を受け付け、前記選択情報により選択されたファイル縮小方法によって前記元のファイルを縮小して前記基準値より小さいサイズの代替ファイルを作成し、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付して電子メールを送信する制御部
を備えていること
を特徴とする電子メール装置。
【００２６】
「第２番目の発明の解決手段」
第１番目の発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、画像の解像度を下げたファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【００２７】
「第３番目の発明の解決手段」
第１番目の発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルがページの概念があるデータのファイルであるとき、その１ページのみからなるファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【００２８】
「第４番目の発明の解決手段」
第１番目の発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルのデータからその一部を取り出した基準値以内のサイズのファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【００２９】
「第５番目の発明の解決手段」
第１番目の発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイル縮小方法の一つは、
前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、Ｎ  in  １  変換（Nは2以上の整数）されたファイルを作成するファイル縮小方法であること
を特徴とする電子メール装置。
【００３０】
「第６番目の発明の解決手段」
第１乃至第５番目の発明のいずれかの電子メール装置において、
前記制御部は、前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定されたとき、前記元のファイルをネットワーク上でアクセス可能な保存場所に保存し、前記代替ファイルを電子メールに添付するとき、更に、元のファイルの名称及びその保存場所の情報を付加して送信すること
を特徴とする電子メール装置。
【００３１】
「第７番目の発明の解決手段」
第１乃至第６番目の発明のいずれかの電子メール装置において、
代替ファイルは、電子メール発信者が選択した前記複数種類のファイル縮小方法の中の一つによって前記元ファイルが縮小されたものであること
を特徴とする電子メール装置。
【００３２】
「第８番目の発明の解決手段」
第１乃至第６番目の発明のいずれか電子メール装置において、
代替ファイルは、電子メール受信者が選択した前記複数種類のファイル縮小方法の中の一つによっての元ファイルが縮小されたものであること
を特徴とする電子メール装置。
【００３３】
「第９番目の発明の解決手段」
ファイルを添付して電子メールを送信することができる電子メール方法であって、
電子メールに添付する元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定するサイズ判定ステップと、
前記サイズ判定ステップにより前記元のファイルのサイズが予め定められた基準値を超えると判定された場合、複数のファイル縮小方法を用いて前記元のファイルを縮小し、各々の場合のサイズが前記基準値以内であるかの縮小結果情報を通知する縮小結果送信ステップと、
前記結果情報に対応して、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するステップと、
前記選択されたファイル縮小方法によって前記元のファイルを縮小して前記基準値より小さいサイズの代替ファイルを作成し、前記元のファイルに代えて、前記代替ファイルを添付して電子メールを送信する電子メール送信ステップと、
を有することを特徴とする電子メール方法。
【００３４】
「第１０番目の発明の解決手段」
第９番目の発明の電子メール方法において、
前記電子メール送信ステップは、前記代替ファイルを電子メールに添付するとき、前記電子メールに、更に、前記元のファイルの名称及びその保存場所の情報を付加して送信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
【００３５】
「第１１番目の発明の解決手段」
第９乃至第１０のいずれかの電子メール方法において、
前記縮小結果送信ステップは、電子メール発信者に前記結果情報を送信し、前記受信するステップは、前記電子メール発信者より、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
「第１２番目の発明の解決手段」
第９乃至第１０のいずれかの電子メール方法において、
前記縮小結果送信ステップは、電子メール受信者に前記結果情報を送信し、前記受信するステップは、電子メール受信者より、前記縮小した場合のサイズが基準値以内となるファイル縮小方法のうち、いずれかを選択する旨のメールを受信するものであること
を特徴とする電子メール方法。
【００３６】
【実施例】
「実施例１」
図１は電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。本実施形態の電子メール装置は電子メール通信端末１０、ネットワーク上のメールサーバ２００、パーソナルコンピュータＡ及びパーソナルコンピュータＢとで構成されている。
【００３７】
この実施例の電子メール通信端末１０は、以下に説明するように電子メール送受信の機能の他に、ファクシミリを送受信する機能、プリンタとしての機能、スキャナとしての機能も備えた複合装置である。
【００３８】
図１に示すように、電子メール通信端末１０は、制御部１１、画像読み取り部１２、画像処理部１３、ＦＡＸモデム１４、画像メモリ１６、ＲＡＭ１７、ビデオインターフェイス１８、プリンタエンジン１９、ＲＯＭ２０、ハードディスク２１、ネットワークインターフェイス２２、及び、操作パネル５０を有する。
【００３９】
電子メール通信端末１０はネットワークインターフェイス２２を介してネットワーク（ＬＡＮ）１５０に接続されており、ネットワーク（ＬＡＮ）１５０に接続されているメールサーバ２００及びパーソナルコンピュータＡとの間で通信を行う。ネットワーク１５０は、更に、通信回線１６０を介して他のネットワーク（ＬＡＮ）１７０に接続されているので、電子メール端末装置１０、メールサーバ２００、パーソナルコンピュータＡ、パーソナルコンピュータＢ（ネットワーク１７０に接続されている。）は相互に情報を授受することができる。
【００４０】
制御部１１は電子メール通信端末１０の動作を制御するものであり、ＲＯＭ２０に格納されているプログラムを実行することにより、電子メール通信端末１０内の各部の動作の制御を行うことにより所定の機能を実現する。制御部１１は実質的にＣＰＵで構成されている。
【００４１】
画像読み取り部１２は原稿台ガラス上に置かれた原稿を走査して、イメージデータを取得するものであり、原稿に光を当ててその反射光を読み取るセンサを備えている。
【００４２】
画像処理部１３は、文字写真領域判別、エッジ強調、スムージング処理、ディザ、誤差拡散などの画像処理を行う。
【００４３】
ＦＡＸモデム１４は電話回線と接続されており電話回線を介してＦＡＸ信号を受信し、画像読み取り部１２で読み取られた画像をＦＡＸ信号として送信するためのものである。画像メモリ１６は画像読み取り部１２で読み取られた複数ページ分のドットイメージデータを一時的に記憶する。
【００４４】
ハードディスク２１には、電子メールに添付される添付ファイル、後述するようにこの添付ファイルを加工し元の添付ファイルに代えて送信するための新規の添付ファイル及び受信した電子メールのファイルが格納される。また、ここには送信が済まされた電子メールのバックアップファイルも保存される。また、ハードディスク２１にはネットワークからアクセス子脳なエリアが用意されている。
【００４５】
ＲＯＭ２０には制御部１１で実行されるプログラムが格納されており、このプログラムの実行によりネットワークインターフェイス２２を介してネットワーク１５０に接続されたメールサーバ２００と電子メール通信端末１０との間でデータのやり取りが可能とされている。
【００４６】
また、電子メール通信端末１０は、ＨＴＴＰサーバの機能を有しており、この機能により電子メール通信端末１０にアクセスするためのプロトコル及びアドレス（インターネットにおいてはＵＲＬと呼ばれる）を指定することが可能となり、遠隔地のクライアントマシンに対して電子メール通信端末１０がサービスを行うことが可能となる。
【００４７】
ビデオインターフェイス１８は受信された電子メールをプリントアウトする際これに接続されたプリンタエンジン１９にデータを転送するためのインターフェイスである。
【００４８】
プリンタエンジン１９は受信されたメールの他、画像読み取り部１２で読み取られたデータ、ＦＡＸモデム１４を介して入力された信号、ネットワーク１５０を介して入力されたデータをもプリントアウトする。
【００４９】
これにより、本電子メール通信端末１０は複写機能、ＦＡＸ機能、プリント機能を備える。
【００５０】
操作パネル５０は表示装置と、指が触れられたこと及びその位置を検知する機能を備えたタッチパネルとからなる。図２に示すように、操作パネル５０には文字表示領域５１とそれぞれ異なる文字又は記号が付された複数のキーが表示される。表示された任意のキーを指で触れるとキーのタッチとその位置が検出されるので、通常のキーボードと同様に文字又は制御用の指令を入力することができる。
【００５１】
文字は、文字表示画面５１上のカーソル５２３の在る位置に、表示されたキーを用いて入力されるので、ユーザは、カーソル位置を移動させながら、あて先欄５２４、件名欄５２５、添付ファイル欄５２６、及びメッセージ欄５２７をそれぞれの項目ごとに入力する。
【００５２】
アップキー５２１及びダウンキー５２２はカーソル位置を上下に移動するためのキーであり、右移動キー５２８はカーソルを右に移動させるためのキーである。
【００５３】
上記の添付ファイルの項目には、添付ファイルすなわちこの電子メールに添付して画像ファイルを送りたいとき、この画像ファイルが格納されているフォルダ及びファイル名が記入される。必要な項目を入力して、送信キー５２９を押すと、メッセージ、件名とともに上記画像ファイルが上記あて先に送信される。スキャナにより原稿を読み取らせて添付ファイルとするときは、添付ファイルの項目の先頭にスキャナのドライブ名を入力する。
【００５４】
このとき、画像ファイルのサイズが基準値、例えば１ＭＢ、を超えるときは、以下に述べるように、この画像ファイルを加工して作られた新たな別の画像ファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信される。
【００５５】
図３に本システムのソフトウエアの構成図を示す。
【００５６】
本システムは、ユーザがシステムにログインすることを認証することを可能にする認証機能３２、電子メールの送受信作業、電子メールの形式にフォーマット変換、アドレス管理やスキャナ等で読み込んだデータをメールに添付する機能をコントロールする電子メール機能３３、ＦＡＸ送受信の際プロトコルを制御するＦＡＸ機能３４、スキャン、プリント、コピー作業をコントロールする機能３５、ハードディスクに保存されているデータファイルをネットワーク上のサーバコンピュータにダウンロードすることを可能にさせるＨＴＴＰサーバ機能３６、またユーザが各機能に対して操作することを可能にするユーザインターフェイス機能３１を備えている。
【００５７】
そして各プロセスはオペレーティングシステム３７によって全て制御される。
また、各ハードウエアを制御するコントローラ／ドライバとしてプリンタコントローラ３８、スキャナコントローラ３９、ネットワークドライバ４０、モデムドライバ４１、そして、オペレーションパネル、ディスク装置等のＩ／Ｏドライバ４２、また、ＣＰＵ周辺、メモリ等のコントローラ／ドライバ４３が備えられている。
【００５８】
以下に本システムの動作を説明する。
【００５９】
図４、図５及び図６は組み合わせて本実施例の動作を説明するためのフローチャートである。
【００６０】
この実施例において、ユーザＡが、電子メール通信端末１０を使用して、ファイルが添付された電子メールを送信し、ユーザＢがパーソナルコンピュータＢによりこの電子メールを受信するものとして説明する。すなわち、電子メール通信端末１０が電子メールの送信側であり、パーソナルコンピュータＢがこの電子メールの受信側である。なお、この実施例でユーザＡが使用するコンピュータをコンピュータＡという。
【００６１】
また、この実施例では、次の３つの電子メールが送受信される。すなわち、
１  ユーザＡがユーザＢに送信したいと望む電子メールであって、ファイルが添付された電子メール（図１１）。
【００６２】
２  電子メール通信端末１０がユーザＡのアドレスに宛てて送信する補助的電子メールであって、後述の縮小方法のリスト等をメッセージとする電子メール（図９）。
【００６３】
３  ユーザＡが電子メール通信端末に宛てて送信する補助的電子メールであって、このメッセージ中に上記縮小方法のリストの中から選択した一つの縮小方法を含む電子メール（図１０）。
【００６４】
なお、上記２つの補助的電子メールは必要な情報が送受信できるならば特に電子メールという形をとる必要はない。
【００６５】
図４によって、ログイン作業と原稿の読み取りまでを説明する。
【００６６】
本実施例の電子メール通信端末１０が電子メール送信のモードに入る（Ｓ００）と、操作パネル５０にはログインのための入力（Ｓ０１）が行われる画面が表示される。すなわち、電子メール通信端末１０は操作パネル５０の文字表示領域５１上に、発信者（ユーザＡ）のアドレスとパスワードの入力を要求する（不図示）表示を行う。
【００６７】
なお、この実施例では、後述のように電子メール通信端末１０の固有の電子メールアドレス（ａｄｒ（ｃ））が使用されるが、電子メール通信端末１０にすでに登録されているので、改めてこのアドレスを入力する必要はない。
【００６８】
同時に表示されているキーを用いてアドレスとパスワードが入力されると、電子メール通信端末１０は、このアドレスとパスワードがメールサーバ２００に登録されているか否かをメールサーバ２００に問い合わせる。なお、発信者のアドレスとパスワードの入力は既に説明したような文字入力方法により行われる。
【００６９】
これらがメールサーバ２００に登録されていれば（Ｓ０２、ＹＥＳ）、メールサーバ２００はログイン可能を意味する信号を電子メール通信端末１０に送り、電子メール通信端末１０は操作パネル５０にログインできたことを表示する。
【００７０】
発信者のアドレスとパスワードがメールサーバ２００に登録されていないとき（Ｓ０２、ＮＯ）には、メールサーバ２００はログイン不可能を意味する信号を電子メール通信端末１０に送り、これを受信した電子メール通信端末１０は、再度、操作パネル５０にアドレスとパスワードの入力を要求する表示を行うので、ユーザは正しいアドレスとパスワードを再入力する（Ｓ０１）。
【００７１】
電子メール通信端末１０がメールサーバにログインすると図２に示した画面が操作パネル５０に表示される（Ｓ０３）ので、既に図２に基づいて説明したように、ユーザは、あて先のアドレス５２４、件名５２５、添付ファイル名５２６、及び、メッセージ５２７を入力（Ｓ０４）し、原稿を画像読み取り部１２の原稿台ガラスの上に置いて、スタートキー５３０を押す。
【００７２】
この間、電子メール通信端末１０はスタートキーの押下を待ち（Ｓ０５）、スタートキーの押下を検知する（Ｓ０５、ＹＥＳ）と、画像読み取り部１２は原稿を読み取り、読み取られた画像データは一旦画像メモリ１６に格納される。そして、格納された画像データは画像処理部１３により圧縮され、ハードディスク２１に格納される（Ｓ０６）。
【００７３】
ここで、データを圧縮することによって、ファイルのサイズはより小さなものとなるけれど、圧縮によってデータの一部又は全部が失われることはない。したがって、圧縮されたファイルは逆の処理により完全に元のデータに復元可能である。
【００７４】
一方、後述の代替ファイルのデータは、元のファイルのデータが部分的に失われたデータであるから、代替ファイルのデータから元のファイルのデータを完全に復元することはできない。
【００７５】
なお、上記の説明では、添付ファイルにユーザが名前を付けるようにしているが、このようにしなくても、添付ファイル名の欄に特別な記号を入力したとき、又は、ここに何も入力しないまま、画像読み取りが行われたときには、電子メール通信端末１０が、添付ファイルに他と重複しない名前を自動的に付けるような仕様とすることもできる。
【００７６】
図４のステップＳ０６において画像読み取り、及び圧縮が実行された後、シーケンスは図５におけるＳ１００に進む。得られたファイルのサイズがＳ１００において基準値と比較される。このファイル（以下、これを元のファイルという。）は、ユーザＡが電子メールに添付して送信しようとしたファイルである。元のファイルのサイズが基準値よりも大きくない場合（ＮＯ、Ｓ１００）は、従来の電子メールと同様に、Ｓ１０１において、電子メールに元のファイルが添付されてユーザＢに宛てて送信され、電子メールの送信が終了する。
【００７７】
Ｓ１００において、元のファイルのサイズが基準値、例えば１ＭＢ、よりも大きい場合（ＹＥＳ、Ｓ１００）、シーケンスはＳ１０２に進み、元のファイルはハードディスク２１（図１）に保存され、Ｓ１０３に進む。
【００７８】
Ｓ１０３において、後で詳しく説明するサブルーチン「縮小方法テーブル作成」が実行される。
【００７９】
このサブルーチン「縮小方法テーブル作成」では、図８に示されるような、縮小方法テーブルが作成される。
【００８０】
この縮小方法テーブルは、「番号」、「縮小方法」、及び「結果」の欄からなる。欄「番号」には次の欄の「縮小方法」のそれぞれに順に割り振られた番号が納められており、欄「縮小方法」には元のファイルを縮小するための種々の方法の名前が納めらている。欄「結果」には、それぞれの縮小方法によって元のファイルが縮小されたとき、縮小されたファイルのサイズが基準値以上になる場合には”０”が、これが基準値以下になる場合には”１”が記入される。
【００８１】
例えば、図８に示される例では、番号２の縮小方法「６００ｄｐｉ  ｔｏ  ３００ｄｐｉ」によって縮小されたファイルのサイズが基準値以下（つまり、「結果」欄に”１”が記載されている。）であることが示されている。ただし、１０番の「結果」欄の数字”６”は例外であり、この数値は基準値以下のファイルサイズにするためそのファイルに含むことのできる最大のページ数を示している。
【００８２】
Ｓ１０３における縮小方法テーブルの作成が完了すると、Ｓ１０４に進む。
【００８３】
Ｓ１０４では、電子メール通信装置からユーザＡに宛てた電子メールが送信される。この電子メールはユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとするファイルが添付された電子メールとは異なる。
【００８４】
図９には、Ｓ１０４において電子メール通信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの文例が示されている。
【００８５】
この図において、発信者アドレスの欄は、電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄｒ（ｃ））を、また、受信者アドレスの欄はユーザＡのアドレス（ａｄｒ（ａ））をそれぞれ表している。
【００８６】
この図からわかるように、電子メールは、ユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとしている添付ファイルの登録番号（電子メール通信装置のハードディスク２１に元の添付ファイルとともに保存されている。）、縮小方法テーブルから抽出されたところの「結果」の欄が”１”（縮小されたファイルのサイズが基準値以下）である縮小方法のリスト、その他図示の通りのコメントからなる。
【００８７】
電子メール通信装置が、ユーザＡへ宛てた上記電子メールを送信すると、シーケンスはＳ１０５（図６）に進み、電子メール通信装置は、ユーザＡから返信される電子メールの着信を待つ。
【００８８】
図１０は、ユーザＡが電子メール通信装置に宛てて返信する電子メールの文例である。この電子メールの文例には元のファイルの登録番号「０８４５１」と元のファイルを縮小方法「２」によって縮小することが記載されている。
【００８９】
この図において、発信者アドレスの欄はユーザＡのアドレス（ａｄｒ（ａ））を、また、受信者アドレスの欄は電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄｒ（ｃ））をそれぞれ表している。
【００９０】
ユーザＡからの電子メールが電子メール通信装置に着信すると、Ｓ１０６に進み、受信した電子メールに記載された登録番号（この例では、０８４５１）によってハードディスク２１から元のファイルが読み出され、伸長される。
【００９１】
Ｓ１０７において、電子メールに記載された縮小方法（この例では２番目の縮小方法）に従って上記の読み出し伸長されたファイルが縮小される。
【００９２】
Ｓ１０８において、縮小された上記ファイルが圧縮される。Ｓ１０９において、元の添付ファイルが送信されなかったこと、及び、元の添付ファイルへアクセスするためのアドレス（保存場所）の情報を含む電子メール（図１１）が、上記圧縮されたファイル（代替ファイル）を添付してユーザＢに宛てて送信され、このルーチンが終了する。
【００９３】
図７は、電子メール通信端末から電子メールを受信し、これに返信するときのコンピュータＡの動作を説明するフローチャートである。
【００９４】
Ｓ２００において、コンピュータＡは電子メール通信端末からの上記図９の電子メールが受信されるのを待つ。
【００９５】
ユーザＡは、図９のリストの中から１つの縮小方法を選択して、この縮小方法の番号と登録番号からなる図１０に示されるメッセージを作成し（Ｓ２０１）する。そして、Ｓ２０２において、このメッセージを電子メール通信装置に宛てて送信する。
【００９６】
図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【００９７】
サブルーチン「縮小方法テーブル作成」に入ると、Ｓ３００（図１２）において元のファイルが、例えば画像処理部１３によって、解像度変換される。Ｓ３０１において解像度変換されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３０２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３０３）が記入される。
【００９８】
Ｓ３０４において、程度の異なる他の解像度変換方法がまだ実行されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３００に還り、程度の異なる他の解像度変換方法が実行される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３１０（図１３）に進む。
【００９９】
Ｓ３１０では、元のファイルに対してＮ  ｉｎ  １  変換が実行される。ループが繰り返される毎にＮの値が２、４、８と順に増加させられる。Ｓ３１１において変換されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３１２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３１３）が記入される。
【０１００】
Ｓ３１４において、異なるＮの変換方法が他にまだ実行されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３１０に還り、異なるＮの変換方法が実行される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３２０（図１４）に進む。
【０１０１】
Ｓ３２０では、元のファイルのいくつかの指定されたページのみのファイルが作成される。指定ページ（最初は第１ページ）はループが繰り返される毎に次のページに変更される。Ｓ３２１において作成されたファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブル（図１４）の「結果」欄に”１”（Ｓ３２２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３２３）が記入される。
【０１０２】
Ｓ３２４において、指定されたページのファイルが他にまだ作成されずに残されていないかどうかが判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３２０に還り、異なるページのみからなるファイルが作成される。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３３０（図１５）に進む。
【０１０３】
Ｓ３３０において、Ｓ３２０で作成された元のファイルの第１ページのみからなるファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下でなければ縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”０”が記入（Ｓ３３１）され、Ｓ３４０に進む。
【０１０４】
Ｓ３３０における判定がＹＥＳ、つまり、サイズが基準値以下であれば、Ｓ３３２において更に元のファイルの第２ページ目までからなるファイル（つまり、この場合では元のファイルの第１ページと第２ページからなるファイル）が作成される。
【０１０５】
Ｓ３３４において、作成された第２ページ目までのファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定され、基準値以下（ＹＥＳ、Ｓ３３４）であれば、Ｓ３３２に還る。これを繰り返して、サイズが基準値を超えたときＳ３３５に進む。
【０１０６】
Ｓ３３５において、縮小方法テーブルの結果欄にサイズが基準値以下である最後のファイルのページ数が記入され、Ｓ３４０（図２１）に進む。
【０１０７】
Ｓ３４０において、Ｓ３２０で作成された全てのファイルのサイズが基準値以上かどうかが判定される。
【０１０８】
全てのファイルのサイズが基準値以上と判定されれば（ＹＥＳ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”０”（Ｓ３４１）が記入され、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。
【０１０９】
全てのファイルのサイズが基準値以上と判定されなければ（ＮＯ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３４２）が記入され、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。
【０１１０】
以上の実施例において、元の添付ファイルが送信されなかったことの連絡、及び、元の添付ファイルへアクセスするためのアドレスの連絡は、その一方又は両方を省略することができる。
【０１１１】
多くのケースでは、第１ページのみの画像データファイルで十分であり、仮に、それでは十分でないため、元のファイルをダウンロードしなければならないとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いので、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される。
【０１１２】
また、本実施例は、電子メール通信端末内にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明したが、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいても本実施例発明を実現することができる。
【０１１３】
また、本実施例はスキャナー、ネットワーク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュータによって実現することができる。
【０１１４】
また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを使用することができる。
【０１１５】
また、本実施例の基準値は変更することができる。この変更は、一律であってもよく、また、時間帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもできる。
【０１１６】
この実施例は、縮小方法の候補のリストが送信者のパーソナルコンピュータに表示され、送信者がこの候補リストの中から加工方法を選択するような仕様として説明がされている。しかしながら、すでに述べたように、上記リストを受信者のパーソナルコンピュータに表示させるようにし、受信者がこのリストの中から望ましい加工方法を選択するようにすることもできる。
【０１１７】
以上の実施例においては、元のファイルを基準値以下のサイズのファイルに加工することができる縮小方法のリスト（図９）はパーソナルコンピュータＡの画面に表示される。このようにした理由は、電子メール通信端末１０が原稿を読みとった後に、上記縮小方法リストを作成するまでに多少の時間がかかること、及び、読み取りが終わればユーザＡが電子メール通信端末１０のそばにいる必要がないことを考慮したものである。しかしながら、このリストを電子メール通信端末１０の操作パネルに表示して、電子メール通信端末１０によってユーザＡが希望の縮小方法を選択することができるような仕様とすることもできる。このようにすれば、リストを表示するための、また、選択した縮小方法を返信するためのパーソナルコンピュータＡ及びこのコンピュータにより送受信される補助的電子メールが必要とされない。
【０１１８】
【発明の効果】
本発明によって、電子メール送信時に、予め定めた基準値、例えば１ＭＢ、を超えるデータが電子メールの添付ファイルとしてネットワークに流されることが防止され、システムの効率の低下が防止されるという効果が奏せられる。
【０１１９】
更に、本発明において、電子メールが送信される前に、電子メールに添付されるファイルのサイズが判断され、添付ファイルのサイズがあらかじめ定めた基準値を超えるとき、この添付ファイルは基準値以下のサイズになるように加工され、元のファイルの代わりに、ファイルサイズが基準値よりも小さくなるように加工された別の新たなファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信されるので、ネットワーク上のデータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが防止され、システム全体の効率の低下が防止されるという効果が奏せられる。
【０１２０】
更に、元のファイルに代えて加工された新しいファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて送信されても、多くのケースではそれで十分であり、また、仮に、受信者が元のファイルにアクセスしなければならないとしても、その頻度は低いので全体としてみれば、ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるという効果が奏される。
【０１２１】
更に、上記新しいファイル（代替ファイル）が、元の画像の解像度を下げた画像のファイル、元のファイルの１ページのみからなるファイル、元のファイルから一部を取り出したファイル、又は、元のファイルの複数ページ毎を１ページに納めたファイルであっても、多くのケースで所期の目的は達成されるので、ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるという効果が奏される。
【０１２２】
更に、本発明では、電子メールに基準値を超えるサイズのファイルを添付することができないことをこのシステムのユーザが認識しているので、最初から不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくなる。この点からも、システム全体の効率の低下が防止される。
【０１２３】
そして、本発明においては、添付ファイルのサイズが基準値を超えるとき、このファイルから作成される代替ファイルの加工方法が選択でき、この加工方法によってより適切な代替ファイルが作成可能である。つまり、元のファイルが、全体イメージが判れば十分なファイルであれば、解像度、倍率を下げた代替ファイルが、また、縮小により判読できなくなるようなファイルであれば所定ページのみからなる代替ファイルが電子メールに添付される。こうすることにより、元のファイルをダウンロードする必要性が生じる割合が減少し、一層ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるという効果が奏される。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の実施例における電子メールシステム全体の制御を説明するためのブロック図である。
【図２】  本発明の実施例における操作パネルの一例を示す図である。
【図３】  本発明の実施例におけるシステムのソフトウエアの構成を示す図である。
【図４】  図４、図５及び図６は組み合わされるものであって、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【図５】  図４、図５及び図６は組み合わされるものであって、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【図６】  図４、図５及び図６は組み合わされるものであって、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明するためのフローチャートである。
【図７】  実施例において、電子メール通信端末から電子メールを受信し、これに返信するときのコンピュータＡの動作を説明するフローチャートである。
【図８】  実施例におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」によって作成される縮小方法テーブルを説明するための図である。
【図９】  実施例のＳ１０４（図５）において電子メール通信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの文例である。
【図１０】  実施例において、ユーザＡが電子メール通信装置に宛てて返信する電子メールの文例である。
【図１１】  元の画像データのファイルが添付されなかったときに、電子メール受信者側の端末の表示スクリーンに表示された像の一例である。
【図１２】  図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１３】  図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１４】  図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１５】  図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【図１６】  図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１０  電子メール通信端末
１１  制御部
１２  画像読み取り部
１３  画像処理部
１４  ＦＡＸモデム
１６  画像メモリ
１７  ＲＡＭ
１８  ビデオインターフェイス
１９  プリンタエンジン
２０  ＲＯＭ
２１  ハードディスク
２２  ネットワークインターフェイス
５０  操作パネル
５１  文字表示領域
１５０  ネットワーク
１６０  通信回線
１７０  ネットワーク
２００  メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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