(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の作成および変更を行う文書作成手段と、前記文書作成手段で作成または変更した文書を保存する文書保存手段とを備えた文書管理システムにおいて、
前記変更した文書を前記文書保存手段に保存する際に、前記変更した文書において削除された名詞句および新たに追加された名詞句からなる前記変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する文書差分抽出手段と、
前記文書差分抽出手段で差分として抽出された削除された名詞句および新たに追加された名詞句を検索条件として、前記文書保存手段に保存されている文書の中から関連記述を有する文書を検索する検索手段と、
前記検索手段で検索した文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを、前記変更した文書によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分提示手段と、
を備えたこと特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記請求項１に記載の文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、変更した文書を保存する際に、該変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示可能な文書管理システムおよびそのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
コンピュータの発達に伴って、紙を媒体として記録・保存されていた文書についても、電子化された情報として取り扱うことが一般的となり、大量の電子化された文書がデータベースに蓄積されることとなっている。
【０００３】
ところで、大量の電子化された文書が蓄積されていくに従って、大量の文書の中から所望の文書を容易に探し出すことができる検索技術が重要となってくる。特に、誰もがコンピュータを用いて作業を行う今日にあっては、特殊な手法を用いることなく、コンピュータの初心者であっても簡単に所望の文書を検索できるような検索システムを構築することが重要なポイントとなる。
【０００４】
また、このように大量に電子化された文書を、情報資産・情報資源と捕らえた場合、これらの情報を如何に有効かつ効率的に管理できるかが重要となってきている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、従来の技術によれば、大量に電子化された文書の中から、任意の文書に対して変更を行った際に、その変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを捜し出して自動的に提示するようなシステムは提供されていなかった。
【０００６】
本発明は上記に鑑みてなされたものであって、変更した文書を保存する際に、該変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示することにより、ユーザーの作業性・利便性の向上を図ることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の文書管理システムは、文書の作成および変更を行う文書作成手段と、前記文書作成手段で作成または変更した文書を保存する文書保存手段とを備えた文書管理システムにおいて、前記変更した文書を前記文書保存手段に保存する際に、前記変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する文書差分抽出手段と、前記文書差分抽出手段で抽出した差分を検索条件として、前記文書保存手段に保存されている文書の中から関連記述を有する文書を検索する検索手段と、前記検索手段で検索した文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを、前記変更した文書によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分提示手段と、を備えたものである。
【０００８】
また、本発明の文書管理システムは、上記の文書管理システムにおいて、前記検索手段が、ベクトル空間法を用いた検索を行い、前記文書差分抽出手段が、前記変更した文書のベクター表現と前記変更前の文書のベクター表現とを比較して、削除された名詞句および新たに追加された名詞句の差分を抽出するものである。
【０００９】
また、本発明の文書管理システムは、上記の文書管理システムにおいて、さらに、前記変更した文書を前記文書保存手段に保存する際に、前記文書差分抽出手段、検索手段および影響部分提示手段を介して前記影響部分の提示を行うか否かを指定する指定手段を備えたものである。
【００１０】
また、本発明の文書管理システムは、上記の文書管理システムにおいて、前記指定手段が、前記影響部分の提示を行うことを指定した際に、前記文書保存手段に保存されている文書から前記検索手段で検索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定可能であるものである。
【００１１】
さらに、本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、上記のいずれか一つの文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したものである。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の文書管理システムおよびそのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の一実施の形態について、添付の図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。図１において、１００はＣＰＵを、１０１はＲＯＭを、１０２はＲＡＭを、１０３は文書管理を行うための文書管理ソフト１０４，文書を作成するための文書作成ソフト１０５および文書作成ソフト１０５で作成しまたは変更した文書を保存するハードディスク装置（請求項１の文書保存手段に該当する）を、１０６はキーボードやマウス等の入力装置を、１０７はＣＲＴ等からなるディスプレイを、１０８は上記各部を接続するバスをそれぞれ示している。なお、本実施の形態においては、保存文書の格納先をハードディスク装置１０３とするが、これに限定するものではない。
【００１４】
図２は、文書管理ソフト１０４の処理を示す概略ブロック図である。文書管理ソフト１０４は、ベクトル空間法による検索機能を利用して文書を管理するものであって、（１）ベクトル空間法による検索機能を利用するためにハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１を転置ファイル２０３に登録する処理と、（２）文書作成ソフト１０５で変更した変更文書２０６をハードディスク装置１０３に保存する際に、変更文書２０６と変更前の保存文書２１１との差分を抽出する文書差分抽出処理と、（３）文書差分抽出処理で抽出した差分を検索条件２１２として、ハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理と、（４）検索処理で検索した保存文書２１１の関連記述に相当する部分のセンテンスを、変更した変更文書２０６によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分提示処理と、を行うものである。
【００１５】
（１）文書を転置ファイルに登録する処理
文書管理ソフト１０４において、文書を転置ファイル２０３に登録する処理は、自然言語処理モジュール２００およびデータベース・ビルド・コンポーネント２０５とによって行われる。なお、転置ファイル２０３はハードディスク装置１０３内に生成される。
【００１６】
具体的に、自然言語処理モジュール２００は、ハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１を入力し、入力した保存文書２１１について、文書のフォーマットの認識処理や、品詞情報等を格納した辞書２０１および各単語の係り受け等を解析するための文法辞書２０２を用いて形態素解析，構文解析，名詞句抽出等の解析処理を行う。そして、解析処理の結果に基づいて、保存文書２１１を複数のセンテンスからなるサブドキュメント単位に区切り、サブドキュメントから名詞句を抽出してサブドキュメント毎の名詞句リストを含むドキュメント・セット２０４を生成する。
【００１７】
データベース・ビルド・コンポーネント２０５は、自然言語処理モジュール２００から入力したドキュメント・セット２０４中の各名詞句について、サブドキュメント中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布等の統計情報を求め、求めた名詞句毎の統計情報を用いて各サブドキュメントをベクター表現に変換する。そして、このサブドキュメント毎のベクター表現に基づいて、保存文書２１１のベクター表現を生成して転置ファイル２０３に登録する。
【００１８】
（２）文書差分抽出処理
文書管理ソフト１０４において、文書作成ソフト１０５で変更した変更文書２０６をハードディスク装置１０３に保存する際に、変更文書２０６と変更前の保存文書２１１との差分を抽出する文書差分抽出処理は、自然言語処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コンポーネント２０７および検索エンジン２０９（これらは請求項１の文書差分抽出手段に該当する）を用いて行われる。
【００１９】
具体的に、自然言語処理モジュール２００は、文書作成ソフト１０５で変更した変更文書２０６を入力し、上述した解析処理を行って、ドキュメント・セット２０４を生成する。
【００２０】
クエリー・ビルド・コンポーネント２０７は、自然言語処理モジュール２００から入力したドキュメント・セット２０４を構成する各名詞句について、変更文書２０６（ドキュメント・セット２０４）中の出現頻度，転置ファイル２０３全体における分布等の統計情報を求め、求めた統計情報を用いて変更文書２０６をベクター表現に変換したクエリー・ドキュメント２０８を生成する。
【００２１】
検索エンジン２０９（例えば、ＣＬＡＲＩＴＥＣＨ社のＣＬＡＲＩＴ等）は、クエリー・ビルド・コンポーネント２０７で生成したクエリー・ドキュメント２０８を入力すると共に、変更文書２０６に対応する変更前の保存文書２１１のベクター表現を転置ファイル２０３から入力する。そして、クエリー・ドキュメント２０８（変更文書２０６のベクター表現）と保存文書２１１のベクター表現とを比較して、変更した文書において削除された名詞句および新たに追加された名詞句からなる前記変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する。
【００２２】
（３）検索処理
また、文書管理ソフト１０４において、差分抽出処理で抽出した差分を検索条件２１２としてハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理は、自然言語処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コンポーネント２０７および検索エンジン２０９（これらは請求項１の検索手段に該当する）を用いて行われる。
【００２３】
具体的に、自然言語処理モジュール２００は、検索エンジン２０９から差分として抽出された削除された名詞句および新たに追加された名詞句を検索条件２１２として入力し、これらの名詞句からなるドキュメント・セット２０４を生成する。
【００２４】
クエリー・ビルド・コンポーネント２０７は、上述したようにして自然言語処理モジュール２００から入力したドキュメント・セット２０４をベクター表現に変換したクエリー・ドキュメント２０８（検索条件２１２のベクター表現）を生成する。
【００２５】
検索エンジン２０９は、クエリー・ビルド・コンポーネント２０７で生成したクエリー・ドキュメント２０８を入力し、転置ファイル２０３中の各保存文書２１１のベクター表現とクエリー・ドキュメント２０８（検索条件２１２のベクター表現）とを比較して、上記文書差分抽出処理で変更文書２０６および対応する保存文書２１１から得た差分に関連する記述を有する保存文書２１１を検索する。
【００２６】
（４）影響部分提示処理
さらに、文書管理ソフトにおいて、検索処理で検索した保存文書２１１の関連記述に相当する部分のセンテンスを、変更した変更文書２０６によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分提示処理は、影響部分提示モジュール２１０（請求項１の影響部分提示手段に該当する）を用いて行われる。
【００２７】
具体的に、影響部分提示モジュール２１０は、文書差分抽出処理で得た差分に関連する記述を有する保存文書２１１の検索結果を検索エンジン２０９から入力し、関連する記述に相当する部分のセンテンスを該当する保存文書２１１から抽出し、ディスプレイ１０７に画面表示する。
【００２８】
次に、本実施の形態の文書管理システムの動作について、図３に示すフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００２９】
文書管理ソフト１０４は、文書作成ソフト１０５において文書を保存する指定があると（Ｓ３０１）、指定された保存処理が文書の更新であるか否かを判定する（Ｓ３０２）。
【００３０】
ステップＳ３０２において、指定された保存処理が新規文書の保存等である場合には処理を終了する。一方、指定された保存処理が文書の更新である場合には、自然言語処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コンポーネント２０８および検索エンジン２０９を用いて文書差分抽出処理を行う（Ｓ３０３）。すなわち、文書作成ソフト１０５で内容を変更した変更文書２０６と変更前の保存文書２１１との差分を抽出する処理を行う。
【００３１】
ステップＳ３０３で差分を抽出すると、抽出した差分を検索条件２１２とし、自然言語処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コンポーネント２０７および検索エンジン２０９を用いて、ハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理を行う（Ｓ３０４）。
【００３２】
そして、ステップＳ３０４において関連記述を有する保存文書が検索されなかった場合、変更文書２０６の変更による影響を受ける保存文書２１１は存在しないことになるため、そのまま処理を終了する。一方、関連記述を有する保存文書が検索された場合、影響部分提示モジュール２１０を用いて影響部分の提示処理を行う（Ｓ３０６）。
【００３３】
影響部分を表示する際には、該当するセンテンスを表示するのみならず、保存文書２１１全体を表示し、影響部分をハイライト表示する等、様々な表示方法を用いて影響部分をディスプレイ１０７に画面表示することができる。
【００３４】
文書管理システムのユーザは、必要に応じて影響部分の記述を変更することができる。例えば、本実施の形態の文書管理システムを法律関係のデータベースに適用したとする。法律改正があったような場合に、特定の文書の記述を改正に合わせて修正して保存すると、文書管理システムが他の文書の改正箇所をユーザに提示してくれるため、データベース中の文書を法律改正に合わせて容易に修正することができる。
【００３５】
なお、変更文書２０６をハードディスク装置１０３に保存する際に、入力装置１０６を介して、上述した文書差分抽出処理，検索処理および影響部分提示処理を行って影響部分の提示を行うか否かを書管理ソフト１０４に指定することができるようにしても良い。このような構成とすることにより、必要に応じて影響部分の提示を指定し、利用することができる。
【００３６】
また、入力装置１０６を介して影響部分の提示を行うことを指定した際に、ハードディスク装置１０３に保存されている保存文書２１１から検索処理で検索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定することができるようにしても良い。このような構成とすることにより、利用者の意図する目的に沿って適切に影響部分を提示することができる。
【００３７】
このように、本実施の形態の文書管理システムによれば、変更文書２０６を保存する際に、変更文書２０６によって影響を受ける保存文書２１１の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示することにしたため、ユーザーの作業性・利便性の向上を図ることができる。
【００３８】
なお、本実施の形態においては、文書管理システムを図１に示したように１台のコンピュータで構成することにしたが、文書管理ソフト１０４をサーバに設けることにより、クライアント・サーバシステム全体で本実施の形態の文書管理システムを構築するこができる。このように、本実施の形態の文書管理システムは、自由に設計・変更可能なものである。
【００３９】
また、本実施の形態においては、ベクトル空間法によって検索処理を行うことにしたが、文章からキーワードを抽出することができるような場合には、ブーリアン検索による検索処理を用いても良い。
【００４０】
さらに、本実施の形態で説明した文書管理システムは、予め用意されたプログラム（文書管理ソフト１０４）を図１に示したパーソナルコンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することによって実現される。このプログラムは、ハードディスク，フロッピーディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。また、このプログラムは、上記記録媒体を介して、またはネットワークを介して配布することができる。
【００４１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の文書管理システムによれば、文書の作成および変更を行う文書作成手段と、文書作成手段で作成または変更した文書を保存する文書保存手段とを備えた文書管理システムにおいて、変更した文書を文書保存手段に保存する際に、変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する文書差分抽出手段と、文書差分抽出手段で抽出した差分を検索条件として、文書保存手段に保存されている文書の中から関連記述を有する文書を検索する検索手段と、検索手段で検索した文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを、変更した文書によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分提示手段と、を備えたため、変更した文書を保存する際に、該変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示することにより、ユーザーの作業性・利便性の向上を図ることができる。
【００４２】
また、本発明の文書管理システムによれば、上記の文書管理システムにおいて、検索手段は、ベクトル空間法を用いた検索を行い、文書差分抽出手段が、変更した文書のベクター表現と変更前の文書のベクター表現とを比較して、削除された名詞句および新たに追加された名詞句の差分を抽出するため、差分の抽出を効率的に行うことができると共に、変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを的確に検索することできる。
【００４３】
また、本発明の文書管理システムによれば、上記の文書管理システムにおいて、さらに、変更した文書を文書保存手段に保存する際に、文書差分抽出手段、検索手段および影響部分提示手段を介して影響部分の提示を行うか否かを指定する指定手段を備えたため、必要に応じて影響部分の提示を指定し、利用することができ、さらに作業性・利便性が向上する。
【００４４】
また、本発明の文書管理システムによれば、上記の文書管理システムにおいて、指定手段は、影響部分の提示を行うことを指定した際に、文書保存手段に保存されている文書から検索手段で検索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定可能であるため、利用者の意図する目的に沿って適切に影響部分を提示することができる。
【００４５】
さらに、本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体によれば、上記のいずれか一つの文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したため、このプログラムをコンピュータに実行させることにより、変更した文書を保存する際に、該変更した文書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示し、ユーザーの作業性・利便性の向上を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本実施の形態の文書管理システムにおいて、文書管理ソフトの処理を示す概略ブロック図である。
【図３】本実施の形態の文書管理システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００      ＣＰＵ
１０１      ＲＯＭ
１０２      ＲＡＭ
１０３      ハードディスク装置
１０４      文書管理ソフト
１０５      文書作成ソフト
１０６      入力装置
１０７      ディスプレイ
１０８      バス
２００      自然言語処理モジュール
２０１      辞書
２０２      文法辞書
２０３      転置ファイル
２０４      ドキュメント・セット
２０５      データベース・ビルド・コンポーネント
２０６      変更文書
２０７      クエリー・ビルド・コンポーネント
２０８      クエリー・ドキュメント
２０９      検索エンジン
２１０      影響部分提示モジュール
２１１      保存文書
２１２      検索条件
【図１】
0003851712.tif 000002
【図２】
0003851712.tif 000003
【図３】
0003851712.tif 000004