(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線で接続された情報収集分析用コンピュータと、メールサーバと、データベースサーバと、情報報告用コンピュータと、を有し、
前記情報収集分析用コンピュータは、収集しようとする情報の項目をユーザーに設定させることにより、前記データベースサーバにそれらの情報項目からなる情報データベースを構築するとともに、設定された情報項目を見出しとする情報入力画面を前記メールサーバに出力し、
前記メールサーバは前記情報入力画面を電子メールで前記情報報告用コンピュータに送信し、
前記情報報告用コンピュータは、前記メールサーバから前記情報入力画面を電子メールで受信すると、自動的に情報報告用プログラムを起動し、該情報報告用プログラムの制御により、着信信号を前記データベースサーバに送信し、その後に前記情報入力画面に関してユーザーが行った操作を操作信号として前記データベースサーバに自動送信し、ユーザーが前記情報入力画面にデータを入力すると入力済情報入力画面を前記データベースサーバに自動送信し、
前記データベースサーバは、前記着信信号を受信するとこれをメール管理データベースに格納し、前記操作信号を受信するとこれをメール操作履歴データベースに格納し、前記入力済情報入力画面を受信すると、前記入力済入力画面のデータによってリアルタイムで前記情報データベースを更新する、ことを特徴とする情報収集分析システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報収集分析用コンピュータと複数の情報報告用コンピュータとを通信回線によって結び、情報収集分析用コンピュータから収集しようとする情報の項目を情報報告用コンピュータに送り、情報報告用コンピュータがその情報項目に関する情報を入力することにより、情報収集分析用コンピュータ側でリアルタイムにその情報を取り込んで情報分析を行うことができる情報収集分析システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、企業において営業店から需要に関する情報を本店に送り、本店は各営業店からの情報を収集・分析して、商品の供給量、価格等を決定してその営業企画に反映させることが広く行われている。
【０００３】
従来、このような情報の収集と分析は、営業店が注文票等の帳票を本店に送り、本店において帳票上の数字を人手等によってコンピュータに入力し、データとしてコンピュータに取り込まれた情報をコンピュータの処理機能を使用して種々に分析して営業上の意思決定を行っていた。
【０００４】
たとえば、特定の商品○○○に関して一定量以上をまとめて購入すると仕入価格を低くすることができる場合があるので、本社が各営業店から商品○○○の注文票を集め、本社においてこれを集計し、この集計結果から一括購入する量とその再販価格とを決定するケースがこれに該当する。このような場合、従来は本社において、各営業店から送られてくる商品○○○の注文票上の数字を事務員がコンピュータに打ち込んでいた。
【０００５】
これに対してよりＯＡ化したシステムでは、紙による注文票の代わりに、営業店から電子メールによって注文を本社へ送る場合もあったが、この場合も電子メール上のデータをデータ処理システムに移して処理を行っていた。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記従来の情報収集分析の方法では、十分に迅速な意思決定をすることができなかった。
すなわち、各営業店から集められた膨大な量の注文票を仕分け、人手によってデータをコンピュータに入力するため、多くの時間がかかってしまい、情報を必要とした時点から情報の分析結果を入手する時点まで長い時間が経過してしまうことが避けられなかった。この時間の経過により、市場の動向に遅れて意思決定をすることになり、営業上好ましくない結果を生じるおそれがあった。
【０００７】
また、従来の情報収集分析の方法では、各営業店から欲しい情報をタイムリーにかつ確実に入手することが困難であった。すなわち、各営業店に本社が欲しい情報を求めても、各営業店の反応が区々であることが多く、本社が求める情報が本社に確実かつ迅速にフィードバックされない問題があった。
【０００８】
さらに従来から、営業店で入力した情報をそのまま本社で処理・加工できるようにし、データをコンピュータに入力する労力を省略したいとする要求があった。
【０００９】
そこで、本発明が解決しようとする課題は、情報の収集分析を行う者が欲しい情報を迅速に情報提供者に伝達し、情報提供者がフィードバックした情報を情報収集分析者がリアルタイムで利用でき、直ちに情報の分析を行うことができる情報収集分析システムを提供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本願発明の情報収集分析システムは、
通信回線で接続された情報収集分析用コンピュータと、メールサーバと、データベースサーバと、情報報告用コンピュータと、を有し、
前記情報収集分析用コンピュータは、収集しようとする情報の項目をユーザーに設定させることにより、前記データベースサーバにそれらの情報項目からなる情報データベースを構築するとともに、設定された情報項目を見出しとする情報入力画面を前記メールサーバに出力し、
前記メールサーバは前記情報入力画面を電子メールで前記情報報告用コンピュータに送信し、
前記情報報告用コンピュータは、前記メールサーバから前記情報入力画面を電子メールで受信すると、自動的に情報報告用プログラムを起動し、該情報報告用プログラムの制御により、着信信号を前記データベースサーバに送信し、その後に前記情報入力画面に関してユーザーが行った操作を操作信号として前記データベースサーバに自動送信し、ユーザーが前記情報入力画面にデータを入力すると入力済情報入力画面を前記データベースサーバに自動送信し、
前記データベースサーバは、前記着信信号を受信するとこれをメール管理データベースに格納し、前記操作信号を受信するとこれをメール操作履歴データベースに格納し、前記入力済情報入力画面を受信すると、前記入力済入力画面のデータによってリアルタイムで前記情報データベースを更新する、ことを特徴とする。
【００１７】
【発明の実施の形態】
次に本発明の実施の形態について願書に添付した図面を用いて以下に説明する。
図１は、本社と複数の営業店の間に、本発明による情報収集分析システムを適用した場合の構成を示している。
【００１８】
図１において、情報収集分析側、すなわち本社には、情報収集分析用コンピュータ１と、情報収集分析用コンピュータ１の命令に応じて情報の入力を要求する電子メールを指定された営業店へ送信するメールサーバ２と、営業店からフィードバックされた情報や後述する営業店の入力状況に関する情報等を格納するデータベースサーバ３とが設置されている。一方、本社が要求した情報をフィードバックする営業店側には、情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎが設置されている。本店と各営業店はそれぞれ通信回線で接続されており、電子メールによるやり取りが可能なように構成されている。
【００１９】
この情報収集分析システムでは情報の流れの方向がそれぞれ定められている。情報収集分析用コンピュータ１からメールサーバ２へは、情報の入力を求める情報入力画面５とその情報入力画面の送付先情報６が送られ、メールサーバ２から指定された情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎへは、情報入力画面５が電子メールによって送られ、情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎからデータベースサーバ３へは、入力済情報入力画面７とその情報入力画面５に関して行った操作情報８が送られる。データベースサーバ３に対しては、情報収集分析用コンピュータ１は、必要なデータを自由に参照し、これを任意に加工・処理することができる。
【００２０】
上記構成の情報収集分析システムによる情報の収集および分析の流れを図２を用いて次に説明する。
図２は図１のシステムにおいて、情報の収集からその分析に至るまでの全体の処理の流れを示している。図２に示すように本システムでは、最初に情報収集側で情報収集分析用コンピュータ１を用いて必要とする情報項目を入力し、情報入力画面５を定義する（ステップ１００）。情報入力画面５の定義とは、営業店に報告してもらいたい情報の項目を情報入力画面５上で定めることである。このとき定義された情報項目は、そのままデータベースサーバ３内でデータフィールド（データを入力するスペース）となって、データベースサーバ３内に、その情報項目に関するデータレコードを構成し、これらのデータレコードからなる情報データベースを構築する。このことについては後にさらに詳しく説明する。
【００２１】
また、上記ステップ１００の段階で、ユーザーは情報入力画面の送付先とその情報に関する報告の期限を指定することができる。この送付先と報告期限の指定についても後にさらに詳しく説明する。
【００２２】
上述したように定義された情報入力画面５を、メールサーバ２が指定された情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎへ一括メール送信する（ステップ１１０）。
【００２３】
送信を受けた営業店側すなわち情報報告側は、送信された電子メールを確認し、その電子メールの情報入力画面５に対して対してデータの入力あるいは訂正を行う（ステップ１２０）。
【００２４】
本情報収集分析システムによれば、メールサーバ２から電子メールの送信を受けた情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎは、電子メールの着信と同時に情報報告用のプログラムを起動し、データベースサーバ３に着信信号を送り、それ以降の情報入力画面５に関する操作、たとえば、電子メールを開く、情報入力画面５にデータを入力・訂正する等のすべての操作を操作信号として自動的にデータベースサーバ３に送る。この情報報告側の操作信号はデータベースサーバ３に情報報告の入力状況の情報として格納され、監視のためのデータとなる。このことは後にさらに説明する。
【００２５】
営業店側がデータを入力した入力済情報入力画面７は、データベースサーバ３に送られ、そのデータは先にステップ１００において構築された情報データベースに書き込まれ、あるいはすでに入力されているデータの更新を行う。
【００２６】
このように営業店側から入力あるいは更新されたデータベースサーバ３を参照することにより、本社ではリアルタイムで営業店側の入力状況を把握でき、かつ、その入力された情報の内容を把握および処理することができる（ステップ１３０）。
【００２７】
さらに、本社は指定した時間に自動的に〆切を行ってそれまで収集された情報を処理し、同時に未入力の入力部店に対して督促の電子メールを送信することができる（ステップ１４０）。
【００２８】
本社からの督促を受けた営業店では、督促の電子メールを確認し、追ってデータを入力する（ステップ１５０）。この操作信号および入力データは、前述したようにデータベースサーバ３にリアルタイムで入力される。
【００２９】
このような追加のデータを取り込み、最後に本社は、最終的な〆切を行って情報データベースを活用して情報分析を行う（ステップ１６０）。
【００３０】
上記情報収集分析システムによれば、本社が必要とする情報に対する入力要求は、電子メールによって瞬時に各営業店に送られ、各営業店がこれに応じて入力したデータは直接本社のデータベースサーバ３内の情報データベースに格納され、本社はリアルタイムでその情報データベースを活用して情報分析を行うことができる。さらに、情報を入力していない営業店に対しては、自動的に督促を行うとともに、それまで収集された情報を用いて情報分析を行うことができる。これにより、情報の収集効率を高めることができるとともに、一部の情報の欠落によって意思決定を遅れさせることなく、随時にそれまで判明した状況に応じて判断や意思決定を行うことができる。
【００３１】
次に、上述した情報の収集と分析の各段階における処理について、図３ないし図９を用いて以下に具体的に説明する。
図３ないし図６は、情報収集分析用コンピュータ１における情報入力画面定義時の画面の例を示している。図３は、情報収集を始めるときの最初の画面を示している。この「報告情報タイトル定義」の報告情報Ｎｏ．、タイトル等により情報収集の案件が特定され、以降の処理において、営業店からの情報の報告、営業店の情報報告の状況、情報の分析結果等は、この特定された報告情報タイトルに統一にフィードバックされる。
【００３２】
この報告情報タイトル定義画面の最下部には、指定された営業店が情報を報告しなければならない「報告期限」の欄が設けられている。ユーザーがこの「報告期限」の欄に年月日を入力することにより、後述する情報分析の最終〆切の期日が決定される。
【００３３】
次に、情報を収集しようとする本社側ユーザーは、情報入力画面５の各情報項目を定義する。
この実施形態における情報収集分析システムは、情報入力画面として表形式の情報入力画面５をユーザーに定義させる。表形式の情報入力画面５は、表の各行および各列がデータベースサーバ３内に構築する情報データベースのデータレコードを構成する。表の行と列のデータレコードに属するデータは、マトリックス状に構成されており、表の各セルに入力されたデータは行のデータレコードと列のデータレコードの双方に属する。
【００３４】
図４は上記表形式情報入力画面の列フィールドの見出し定義画面を例示している。図４に示すように、列の各フィールドに、ユーザーはたとえば「営業課」、「法人課」、「営業一課」等の見出しを入力・定義する。この列フィールドの見出しは、要求する情報の項目となる。
【００３５】
上記表形式情報入力画面の列フィールドの見出しの定義の後に、ユーザーは行フィールドの見出し定義を行う。
【００３６】
図５は行フィールドの見出し定義画面の例を示している。図５の例では、ユーザーは行の見出しとして「商品○○○」、「商品＊＊＊」、「商品◇◇◇」等を入力・定義している。これらの見出しもそれぞれ求める情報項目を示している。
【００３７】
次に、ユーザーは定義した情報入力画面の送付先を指定する。図６は、情報入力画面の送付先を指定する画面の例を示している。図６の画面の右側の「送付先候補一覧」欄には情報の報告を求める可能性のあるすべての営業店名が表示されている。この「送付先候補一覧」欄の中から所定の営業店を選択することにより、所定の営業店名が左側の「送付先一覧」欄に表示される。この「送付先一覧」の情報が前記送付先情報６となる。
【００３８】
上記情報入力画面の設定により、設定した情報項目に関するデータを格納する情報データベースがデータベースサーバ３内に構築されるとともに、設定された情報項目を見出しとする情報入力画面５が、前記送付先情報６とともに、メールサーバ２へ出力される。
【００３９】
情報収集分析用コンピュータ１は、上記情報項目をユーザーに設定させ、設定された情報項目から情報入力画面５を構成し、送付先情報６とともに、メールサーバ２によって情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎへ送信させる収集情報設定手段を有している。
【００４０】
図７は上記収集情報設定手段によって構成された情報入力画面５の一例を示している。図４と図５で入力された列フィールドと行フィールドの見出し定義のための文字は、この情報入力画面５の行と列の見出しとなっている。同時に、データベースサーバ３には、「営業課」、「法人課」、「営業第一課」、…「商品◇◇◇」、「商品□□□」の各データレコードからなる情報データベースが用意される。
【００４１】
上記情報収集分析用コンピュータ１の収集情報設定手段によって構成された情報入力画面５は、指定された営業店の情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎへ電子メールの形で送られる。
【００４２】
送信を受けた情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎは、自動的に情報報告するためのプログラムを立ち上げ、電子メールの着信信号をデータベースサーバ３へ返信する。これ以降、その情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎで入力されたデータ、および情報入力画面５に対して行ったすべての操作は、それぞれ報告情報と操作信号としてデータベースサーバ３に送られ、データベースサーバ３に直接入力される。このことを図８を用いて説明する。
【００４３】
図８は、情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎの動作がデータベースサーバ３内に直接入力され、それが情報として活用される仕組みを説明的に示している。
【００４４】
図８に示すように、データベースサーバ３内には各情報収集の案件毎に、少なくとも情報データベース９と、メール管理データベース１０と、メール操作履歴データベース１１とが構築される。
【００４５】
情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎからの報告情報、すなわち情報入力画面５に対して入力したデータは、情報データベース９に送られ、そのデータとして直接入力され、あるいはすでに入力されているデータの更新を行う。これにより、情報収集分析用コンピュータ１が情報データベース９を参照することにより、その時点で最新の情報を得られ、かつ、データベース機能を活用して即座に情報の分析処理を行うことができる。
【００４６】
一方、情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎからの着信信号と操作信号は、それぞれメール管理データベース１０およびメール操作履歴データベース１１にデータとして入力される。
【００４７】
メール管理データベース１０は、各電子メールの送付先および着信信号の返信の有無を記憶する。
【００４８】
メール操作履歴データベース１１は、情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎの操作信号により、各営業店の情報報告の状況を格納している。具体的には、単に着信信号の返信があったのみで、その後何ら操作を行っていない場合は、電子メールを開封していないものと、電子メールを開封しているものの、データを入力していない場合は、電子メールを確認した後データを入力していないものと、報告情報を送信している場合は、データを入力したものと、報告情報を送信した後にさらに報告情報を送信している場合は、データを訂正したものと、それぞれ判断する。
【００４９】
情報収集分析用コンピュータ１は、上記メール管理データベース１０とメール操作履歴データベース１１とを参照して、各営業店の情報報告の状況を監視する情報入力監視手段を備えている。
【００５０】
本実施形態の情報入力監視手段は、設定された時間ごとに電子メールを送信した情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎの入力状況をチェックし、未入力の情報報告用コンピュータ４ａ，４ｂ，…，４ｎに対して督促の電子メールを送信することができるように構成されている。
【００５１】
さらに、情報収集分析用コンピュータ１は、情報データベース９を参照して情報の分析処理を行う情報分析手段を有している。
【００５２】
上記情報収集分析用コンピュータ１の情報分析手段は、ユーザーに必要とする情報の断面、すなわち情報項目とその情報項目の分析条件とを設定させ、前記情報データベース９から必要なデータを取得し、必要な演算処理を行ってその分析結果を表示するように構成されている。
【００５３】
図９に上記情報分析手段による情報分析の一例を示す。図９は、図７の情報入力画面５によって収集された「営業課」、「法人課」、「営業第一課」、「営業第一課」ごとのデータを各営業店ごとに集計し、各営業店の「商品○○○」、「商品＊＊＊」、「商品◇◇◇」等に対する注文と、各営業店の全商品に対する注文と、各商品に対する営業店全体の注文とを集計している。
【００５４】
このように、情報収集分析用コンピュータ１の情報分析手段は、情報データベース９のデータに対して種々の関数演算をユーザーに設定させることができる。さらに、情報分析手段は、前記情報入力監視手段と協動し、所定時間経過後に、情報を入力していない営業店に対しては情報入力監視手段によって督促の電子メールを送るとともに、情報分析手段によってそれまでに収集された情報について情報分析を行うことができる。
【００５５】
これにより、情報を収集する確率を高めることができるとともに、全情報の収集を待つことによる意思決定の遅れを防止し、それぞれの時点で知り得る限りの最新の情報によって情報分析を行い、迅速な意思決定を行うことができる。
【００５６】
【発明の効果】
上記説明から明らかなように、本発明の情報収集分析システムによれば、上記構成により、情報の収集分析を行う者が欲しい情報を迅速に情報報告を行う者に伝達し、その情報報告を行う者がフィードバックした情報を、情報収集分析者がリアルタイムで利用して、直ちに情報分析を行うことができる。これにより、たとえば、激しく状況が変化する商品売買の市場において、素早く情報を収集かつ分析して、的確な意思決定を行うことができる。
【００５７】
また、本発明の情報収集分析システムによれば、情報報告側で入力したデータはそのまま情報収集分析側で利用できるので、従来行っていたような、注文票を収集して人手によって本社側のコンピュータに入力している場合に比べ、大幅に時間と労力を削減でき、きわめて効率よい情報の収集と分析を行うことができる。
【００５８】
また、情報入力監視手段を有する情報収集分析システムによれば、情報報告側の入力状況をリアルタイムで把握でき、かつ、未入力の者に督促の電子メールを自動的に発信するので、確実な情報の収集を図ることができるとともに、それまで収集された情報の確実性について一定の判断を下すことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による情報収集分析システムの構成とその情報の流れを示した図。
【図２】本発明による情報収集分析システムを使用した情報の収集と分析の処理の流れを示したフローチャート。
【図３】情報入力画面定義時の報告情報タイトル定義用の画面の例を示した図。
【図４】表形式の情報入力画面定義時の列フィールド見出し定義用の画面の例を示した図。
【図５】表形式の情報入力画面定義時の行フィールド見出し定義用の画面の例を示した図。
【図６】情報入力画面の送付先を設定する画面の例を示した図。
【図７】情報入力画面の一例を示した図。
【図８】情報報告用コンピュータの操作により、データベースサーバへ報告した情報、情報入力の状況を直接入力する仕組みを示した図。
【図９】情報収集分析用コンピュータの情報分析手段による情報分析の一例を示した図。
【符号の説明】
１  情報収集分析用コンピュータ
２  メールサーバ
３  データベースサーバ
４  情報報告用コンピュータ
５  情報入力画面
６  送付先情報
７  入力済情報入力画面
８  操作情報
９  情報データベース
１０  メール管理データベース
１１  メール操作履歴データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0003759644.tif 000008
【図８】
0003759644.tif 000009
【図９】
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