(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書様式にデータを貼り付けて文書を作成する文書作成システムであって、
データ項目と該データ項目に貼り付ける値とを関連付けて持つ貼付情報ＤＢと、
文書様式が持つデータ項目に、前記貼付情報ＤＢを参照して値を貼り付けて文書を作成する貼付手段と、
前記貼付手段が作成した前記文書を保存する保存手段と、
前記保存手段が保存した前記文書と、利用者によって変更された文書とを比較して、変更されたデータ項目と変更された値とを関連付けて修正情報として保存する修正情報抽出手段と、
文書の再作成時に、前記貼付手段が貼り付けた値を、前記修正情報を参照して変更された値に変更する反映手段と
を備えたことを特徴とする文書作成システム。
【請求項２】
前記修正情報抽出手段が、変更されたデータ項目と変更された値と変更された日時とを関連付けた複数版の修正情報を保存し、
前記反映手段が、文書の再作成時に前記複数版の修正情報を表示して利用者に選択させ、利用者が選択した版の変更された値に変更することを特徴とする請求項１に記載の文書作成システム。
【請求項３】
前記修正情報抽出手段が、変更されたデータ項目と変更された値と文書名とを関連付けて修正情報として保存することを特徴とする請求項１あるいは請求項２に記載の文書作成システム。
【請求項４】
データ項目と該データ項目に貼り付ける値とを関連付けて持つ貼付情報ＤＢにアクセス可能なコンピュータを、
文書様式が持つデータ項目に、前記貼付情報ＤＢを参照して値を貼り付けて文書を作成する貼付手段と、
前記貼付手段が作成した前記文書を保存する保存手段と、
前記保存手段が保存した前記文書と、利用者によって変更された文書とを比較して、変更されたデータ項目と変更された値とを関連付けて修正情報として保存する修正情報抽出手段と、
文書の再作成時に、前記貼付手段が貼り付けた値を、前記修正情報を参照して変更された値に変更する反映手段と
して機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書様式にデータを貼り付けて文書を作成する文書作成システムおよび記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書作成装置を用い、予め準備されている定型的な文書様式の１つを選択し、選択した文書様式にデータベースからデータを取得して特定位置に貼り付けて文書を作成することが行われている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
この際、データベースからデータを取得して選択した文書様式の特定位置に貼り付けた文書について、手修正を行って文書を作成した後、データベース中のデータが最新に更新されてしまったときに、当該最新のデータを手修正した文書に貼り付けると上書きされてしまい、手修正を再度行う必要が生じてしまい、不便であるという問題があった。
【０００４】
本発明は、これらの問題を解決するため、文書様式の特定位置にデータベースから取得して貼り付けて手修正を施し文書を作成した場合、修正情報を保存しておき、文書の再作成時に修正情報を反映してその都度、手修正を施す手間を無くすことを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。
図１において、処理装置１は、プログラムに従い各種処理を行うものであって、貼付手段２、反映手段３および修正情報抽出手段４などから構成されるものである。
【０００６】
貼付手段２は、文書様式中の所定位置に、貼付情報ＤＢ６から読み出したデータを貼り付けて文書を作成するものである。
修正情報抽出手段４は、貼り付けた文書から修正された修正情報を抽出するものである。
【０００７】
次に、動作を説明する。
貼付手段２が選択された文書様式にデータを所定位置に貼り付け、修正情報抽出手段４が貼り付けて作成された文書が修正されたときに修正情報を収集して保存し、反映手段３が文書様式に最新のデータを所定位置に貼り付けて再作成するときに修正情報を取り出して反映するようにしている。
【０００８】
また、貼付手段２が選択された文書様式にデータを所定位置に貼り付けると共に貼り付けて作成した当初の文書を保存し、貼り付けて作成された文書が修正されると、修正情報抽出手段４が修正された文書と当初の文書とを比較して差分を抽出して修正情報を作成して保存し、反映手段３が文書様式に最新のデータを所定位置に貼り付けて再作成するときに保存しておいた修正情報を取り出して反映して文書を作成するようにしている。
【０００９】
これらの際に、修正情報として、文書名、文書中の位置を表す識別子、および修正内容を対応づけて保存するようにしている。
また、修正情報として、文書名、文書中の位置を表す識別子、修正内容、および更新日付を対応づけて複数保存し、再作成時に修正情報一覧を表示して選択された修正情報を反映して文書を作成するようにしている。
【００１０】
従って、文書様式の特定位置にデータベースから取得して貼り付けて手修正を施し文書を作成した場合、修正情報を保存しておき、文書の再作成時に修正情報を反映して文書を作成することにより、再作成毎に同じ手修正を毎回施す手間を無くすことが可能となる。
【００１１】
【実施例】
次に、図１から図７を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、処理装置１は、図示外の記録媒体から読み出したプログラムを主記憶にローディングして起動し、以下に説明する各種処理を行うものであって、ここでは、貼付手段２、反映手段３および修正情報抽出手段４などから構成されるものである。
【００１３】
貼付手段２は、文書様式ＤＢ５から読み出した文書様式一覧から選択された文書様式中の所定位置に、貼付情報ＤＢ６から読み出した該当データを貼り付けて文書を作成するものである。
【００１４】
反映手段３は、文書の再作成時に、文書様式ＤＢ５から読み出して文書様式に貼り付けて作成された文書について、修正情報を反映して文書を作成するものである。
【００１５】
修正情報抽出手段４は、記憶しておいた貼り付けた当初の文書と、修正後の文書とを比較し、差分を抽出して修正情報を作成するものである。
文書様式ＤＢ５は、貼り付けるデータの欄を設けた文書様式を複数格納したデータベースであって、文書名、文書中の貼り付ける欄の識別子、および貼り付ける内容をレコードにして多数格納したものである。
【００１６】
貼付情報ＤＢ６は、文書様式に貼り付ける内容を登録したデータベースであって、文書名、識別子、内容をレコードにして登録したものである。
修正情報７は、文書様式にデータを貼り付けた当初の文書と、修正後の文書との差分を抽出して作成した修正情報であって、文書名、識別子、修正データをレコードにしたものである（図４の（ｅ）参照）。
【００１７】
文書８は、文書様式にデータを貼り付け、修正情報を必要に応じて反映して作成した文書である。
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。
【００１８】
図２は、本発明の動作説明フローチャートを示す。
図２において、Ｓ１は、文書作成指示を入力する。
Ｓ２は、再作成か判別する。これは、Ｓ１で指示された文書名が既に作成された文書の再作成か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ９の文書再作成の処理を行う。一方、ＮＯの場合には、初めて文書作成であると判明したので、Ｓ３に進む。
【００１９】
Ｓ３は、文書様式を選択する。これは、図１の文書様式ＤＢ５中に登録されている文書様式の一覧を表示して１つを選択する、あるいは文書様式の番号を指定して選択する。
【００２０】
Ｓ４は、ＤＢから取得したデータを様式に設定された特定位置へ貼り付ける。これは、例えば後述する図３の（ａ）の文書１中に、貼付情報ＤＢ６から当該文書１の、識別子１のデータＡを取り出して文書中の識別子１の位置に貼り付ける。
【００２１】
Ｓ５は、貼付情報を保存する。これは、Ｓ４によって選択された文書様式中の貼付位置に全ての貼付データを貼付情報ＤＢ６から読み出して貼り付けた貼付当初の文書（貼付け情報含む）を保存する。
【００２２】
Ｓ６は、手入力による修正処理を行う。これは、文書様式に貼付けデータを貼り付けて作成した文書について、手操作で一部分を修正する。
Ｓ７は、修正情報を保存する。これは、貼付当初の文書と、手修正した後の文書とを比較して差分データを抽出し、これを修正情報として保存する。
【００２３】
Ｓ８は、作成した文書を保存する。
以上のＳ１からＳ８によって、選択した文書様式に貼付データを貼り付け、手修正を施して文書を作成すると共に、修正情報を保存することが可能となる。
【００２４】
次に、図２のＳ９は、Ｓ２のＹＥＳで文書の再作成と判明したので、貼付情報ＤＢ６から取得したデータを文書様式に設定された特定位置へ貼り付ける。これにより、選択した文書様式の貼付位置に、貼付情報ＤＢ６から取得した貼付データを貼り付けて、修正情報を反映する前の文書が作成されたこととなる。
【００２５】
Ｓ１０は、差分反映か判別する。これは、Ｓ９で貼付データを文書様式に貼り付けて作成した文書について、既述したＳ７で保存しておいた手修正した修正情報を今回の最新貼付データを貼り付けた文書に反映するか否かを判別する。ＹＥＳの場合には、今回の最新貼付データを文書様式に貼り付けた後に以前に手修正した修正情報を反映すると判明したので、Ｓ１１で差分反映処理によって修正情報で更新し、以前の手修正したデータで更新した後、、Ｓ６に進む。一方、Ｓ１０のＮＯの場合には、修正情報を反映することなく、Ｓ６に進む。そして、既述したように、Ｓ６で手入力による修正処理を行い、Ｓ７で修正情報を保存し、Ｓ８で作成した文書を保存し、終了する。
【００２６】
以上のＳ１、Ｓ２のＹＥＳ、Ｓ９からＳ１１、Ｓ６からＳ８によって、文書を再作成したときに以前に手修正して保存しておいた修正情報を自動的に反映して文書を作成することが可能となる。
【００２７】
図３は、本発明の説明図（その１）を示す。これは、図２のフローチャートの手順に従い、図１の構成のもとで文書作成および文書再作成時に修正情報を反映するときの例を記載したものである。
【００２８】
図３の（ａ）は、文書様式の文書１に貼付データを貼り付けて文書を作成した様子を示す。これは、選択された文書様式の文書名「文書１」について、貼付情報ＤＢ６から貼付データを取得して文書１中の該当識別子の位置に貼り付ける（ここでは、貼付データ「Ａ」、「Ｂ」を図示のように貼り付ける）。
【００２９】
図３の（ｂ）は、貼り付けて作成した当初の文書１の内容を保存する様子を示す。ここでは、文書１中に貼付たデータを文書名（文書１）、識別子（識別子１，２）に対応づけて図示の下記のようにデータ（Ａ，Ｃ）を保存する。
【００３０】
・文書１−識別子１−Ａ
・文書１−識別子２−Ｃ
図３の（ｃ）は、手修正を施した様子を示す。ここでは、図示の文書１の識別子１のデータ「Ａ」を「Ｂ」に手修正する。
【００３１】
図３の（ｄ）は、差分抽出して修正情報として保存する様子を示す。ここでは、図３の（ｂ）で保存した貼付データを貼り付けた当初の文書１の内容と、手修正後の文書１の内容とを比較して差分抽出（ここでは、「文書１−識別子１−Ｂ」という差分抽出）し、修正情報（文書１について、「識別子１−Ｂ」と修正されている修正情報）として図示のように保存する。
【００３２】
以上によって、選択された文書様式に貼付データを貼り付けて保存した後、手修正がされたときに、前者に対して後者の差分抽出して修正情報として保存することが可能となる。そして、既述した図２の２のＹＥＳで文書の再作成時に、Ｓ９からＳ１１の手順により、差分を自動的に反映でき、２度目以降の文書再作成時に手修正を行うことが不要となる。
【００３３】
図４は、本発明の説明図（その２）を示す。これは、図３の（ａ）から図３の（ｄ）の順番の具体例を示す。
図４の（ａ）は、文書様式の例を示す。ここでは、文書様式は、文書１中に貼付データの識別子が図示の位置に下記のように４個設けている。
【００３４】
文書名    識別子
文書１    ＡＣ
文書１    ＢＣ
文書１    ＡＤ
文書１    ＢＤ
図４の（ｂ）は、貼付データを貼り付けた後の様子を示す。これは、図４の（ａ）の文書様式中の文書名と識別子をもとに、貼付情報ＤＢ６から登録されている該当文書ー識別子で決るデータをそれぞれ読み出して該当する文書１の位置に図示のように貼り付けたものである。
【００３５】
図４の（ｃ）は、貼付情報を保存した例を示す。これは、図４の（ｂ）で文書１の識別子の位置にそれぞれ貼り付けた貼付データを保存した例であって、下記のように保存する（尚、文書名は保存しなくてもよい）。
【００３６】
文書名    識別子    データ
文書１    ＡＣ      ０
文書１    ＢＣ      １
文書１    ＡＤ      ２
文書１    ＢＤ      ３
図４の（ｄ）は、手修正の例を示す。ここでは、識別子ＢＤの欄の貼付データ「３」を「１０」に手修正した後の様子を示す。
【００３７】
図４の（ｅ）は、修正情報の例を示す。これは、図４の（ｄ）で手修正された後の文書１と、図４の（ｃ）で保存した当初の文書１とを比較し、差分データとして、識別子ＢＤの位置の貼付データが「３」から「１０」に修正されていると判明したので、修正情報として、修正後のデータ
文書１    ＢＤ      １０
を保存する。
【００３８】
以上によって、選択された文書様式に貼付データを貼り付けた後、手修正して文書を作成した場合に、貼付データを貼り付けて作成した当初の文書と、修正後の文書とを比較して修正された修正情報を抽出して保存することが可能となる。
【００３９】
図５は、本発明の説明図（その３）を示す。これは、図４で保存した修正情報を、文書の再作成時に反映するときの様子を示す。
図５の（ａ）は、図４と同じ文書様式１に貼付データを貼り付けた様子を示す。これは、図４の（ａ），（ｂ）と同じ文書１について最新の貼付データを貼り付けた後の様子を示す。この状態では、貼付情報ＤＢ６中のデータが最新に更新されていたため、図示のように図４の（ｂ）と同じ文書１でありながら、貼り付けられたデータがそれぞれ異なる。
【００４０】
図５の（ｂ）は、修正情報を反映して作成した文書の例を示す。ここでは、図５の（ａ）の文書１について、以前に同じ文書１を作成して保存した図４の（ｅ）の修正情報７を反映した文書１であって、図４の（ｅ）の識別子ＢＤのデータを「１０」に修正したものである。尚。修正情報７を反映しない場合には、修正情報を反映するかいなかのメッセージを表示し、文書作成者が反映しないを選択すれば、反映させないことができる。
【００４１】
以上によって、選択された文書様式から文書を再作成するときに、以前に保存しておいた修正情報７を反映することにより、文書の再作成毎に同じ手修正を入力することが不要となり、文書作成の操作が簡単となる。
【００４２】
図６は、本発明の説明図（その４）を示す。
図６の（ａ）は、修正情報を文書に反映するかいなかのメッセージを表示するメッセージボックスの例を示す。これは、既述した図２のＳ１０で修正情報（差分データ）を文書に反映（更新）するかいなかを文書作成者に問い合わせるメッセージを表示したものである。この場合には、修正情報は、１つのみ（直前の修正情報）であるので、修正情報を文書に反映するかいなかのみをメッセージで文書作成者に問い合わせている。
【００４３】
図６の（ｂ）は、修正情報７の履歴を表示して１つの選択を促すメッセージを表示するメッセージボックスの例を示す。この場合には、修正が過去に複数行われていると、その複数の修正情報の履歴（修正データと更新日時（修正日時）の履歴）が表示されるので、いずれか１つを選択してＯＫボタンを押下することで、選択された修正情報を文書に反映するように、メッセージで文書作成者に問い合わせている。尚、いずれの修正情報も文書に反映しない場合には、ＮＧボタンを押下すれば、修正情報は文書に反映されない。
【００４４】
図７は、本発明の説明図（その５）を示す。
図７の（ａ）は、文書作成装置の画面と文書様式を模式的に示す。ここでは、ワード（文書作成装置の画面）と、ひな形１，２，３・・・（文書様式）を図示のように設ける。
【００４５】
図７の（ｂ）は、画面上に複数のひな形１，２，３を配置した様子を示す。ここでは、ひな形１，２，３を複数の文書様式として画面上（文書上）に図７の（ｂ）の上段に示すのように配置し、ここでは、ひな形１の貼付データ（ひな形１の識別子に対応する貼付データ）Ａを貼付情報ＤＢ６から取得して貼り付け、下段に示すように表示した様子を示す。
【００４６】
図７の（ｃ）は、手修正した後の文書を示す。ここでは、ひな形１のデータをＡからＡ’に手修正して表示した文書を示す。
図７の（ｄ）は、修正情報を抽出して保存する様子を示す。ここでは、図７の（ｃ）の手修正後の文書（ひな形１，２，３に貼付データを貼り付け、手修正した後の文書）と、図７の（ｂ）で手修正前の文書（ひな形１，２，３に貼付データを貼り付けた当初の文書）とを比較し、手修正後の文書の修正情報（差分データ）を抽出して保存する様子を示す。ここでは、例えば
・文書１−ひな形１−識別子１−Ａ’
という修正情報を抽出して保存する。
【００４７】
図７の（ｅ）は、割付情報ＤＢ６のひな形１の貼付データＡを最新データＢに更新する様子を示す。ここでは、他のシステムから貼付情報ＤＢ６の内容を常に最新に更新するようにしている。
【００４８】
図７の（ｆ）は、文書１を再作成する様子を示す。ここでは、文書１に上段でひな形１，２，３を配置し、下段で貼付情報ＤＢ６から最新データＢを取得してひな形１の識別子１の位置に貼り付けた様子を示す。
【００４９】
図７の（ｇ）は、修正情報をもとに手修正を反映した様子を示す。ここでは、図７の（ｆ）のひな形１のデータＢを、修正情報７のＡ’に自動的に修正している。
【００５０】
以上のように、文書１の作成時に施した手修正を修正情報７として保存しておき、再作成時に最新データを貼り付けた文書１を作成した後、修正情報７で文書１に以前の手修正を自動的に反映することにより、文書の再作成時に同じ手修正を繰り返すという面倒な作業を省略して迅速に文書を作成することが可能となる。
【００５１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、文書様式の特定位置にデータベースから取得して貼り付けて手修正を施し文書を作成した場合、修正情報を保存しておき、文書の再作成時に修正情報を反映して文書を作成する構成を採用しているため、文書の再作成時毎に同じ手修正を毎回施す手間を無くし、最新データを貼り付けた文書を迅速に作成できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】本発明の動作説明フローチャートである。
【図３】本発明の説明図（その１）である。
【図４】本発明の説明図（その２）である。
【図５】本発明の説明図（その３）である。
【図６】本発明の説明図（その４）である。
【図７】本発明の説明図（その５）である。
【符号の説明】
１：処理装置
２：貼付手段
３：反映手段
４：修正情報抽出手段
５：文書様式ＤＢ
６：貼付情報ＤＢ
７：修正情報
８：文書
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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