(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書に対する処理を実行するための一つ以上のクライアント端末と、前記電子文書のネットワーク上での保存位置を管理する一つ以上のディレクトリサービスと、前記電子文書を保存する一つ以上の文書保存サービスと、をネットワーク上に接続した文書管理システムであって、
前記電子文書の現在の保存位置を管理する前記ディレクトリサービスのＵＲＬを電子文書内に記録し、当該電子文書が移動して保存位置が変更された場合、変更先の保存位置に関する情報が前記ＵＲＬで指定されたディレクトリサービスに通知されることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記クライアント端末は、前記電子文書を保存する場合、操作対象となる文書の識別情報と保存位置情報を前記ディレクトリサービスに通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書保存サービスは、前記電子文書を保存する場合、保存対象となる文書の識別情報と保存位置情報を前記ディレクトリサービスに通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記ディレクトリサービスが複数ある場合、前記電子文書を保存する際に、当該電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスを指定可能としたことを特徴とする請求項２または３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
保存される電子文書が、既存の電子文書から複製、編集により派生したものである場合、元の電子文書で指定されるディレクトリサービスに、当該派生による電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬが通知されることを特徴とする請求項２、３または４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記クライアント端末は、前記電子文書の読み出しの際に、読み出した電子文書の現在の保存位置に関する情報を当該電子文書中で指定されたディレクトリサービスに通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記ディレクトリサービス上に前記ネットワーク上の位置および操作者に関する当該電子文書に対する操作権限を記録し、当該電子文書の操作を規定することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記電子文書の読み出しの際に、前記ディレクトリサービスにアクセス不可の操作権限が記録されていることを特徴とする請求項７に記載の文書管理システム。
【請求項９】
該当する電子文書を指定することにより、前記ディレクトリサービスに登録された情報にしたがって、当該電子文書から複製、編集などで派生された前記ネットワーク上の文書の一覧およびそれらの保存位置情報を検索可能としたことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
電子文書の移動を検出する検出手段と、
前記電子文書の保存位置情報の変更の通知先であるディレクトリサーバを示すＵＲＬを前記電子文書から読み取る情報読み取り手段と、
前記検出手段によって電子文書の移動が検出された場合、前記ＵＲＬで特定されるディレクトリサーバに前記保存位置情報の変更を通知する通知手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワーク上で電子文書の読み出し、複製、編集といった処理がなされた際に、その存在位置や派生情報などを管理可能とした文書管理システムおよび文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ネットワーク上で電子文書を共有するための文書保存システムには、ＲＤＢＭＳ（Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ  Ｄａｔａｂａｓｅ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ：表を用いて情報を表現する関係型データベースシステム）、文書管理システム、Ｗｅｂサーバ、共有ファイルシステムなどが知られている。これらの中にはシステムに登録された文書の検索をサポートしたものがある。一般の共有ファイルシステムではファイル名やそのタイプによる検索をサポートしている。ＲＤＢＭＳベースのシステムでは文書のキーワードや書誌情報に基づく検索をサポートしており、文書管理システムではこれに加え、システムに登録された文書の全文検索をサポートしている。
【０００３】
一方、これらのシステムはデータの保存場所および検索のための機構が単一の計算機上に実現されていることが多い。これに対し、複数の保存場所にある文書を検索することが可能なシステムとしては、近年のＷｅｂ技術で見られるサーチエンジンが該当する。また、検索のための機構が複数の計算機に実現されているものも、メタサーチエンジンというシステムでみることができる。一方、文書の変更履歴などを記録するシステムとしては、文書管理システムの中のバージョン管理機能や、一般のファイルバージョン管理システムが挙げられる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記に示されるような従来のシステムにあっては、複数の計算機間での文書の移動や、複製関係を保持していないため、一つの文書から派生された文書がどこに保存されているかを確認することができないという問題点があった。また、文書がシステム外に持ち出された場合に、その文書の持ち出し先の追跡や、持ち出し先による利用方法の制限を設定することができないといった問題点があった。
【０００５】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、複数の文書保存サービスが存在するネットワーク上で、電子文書の複製や移動の際に、電子文書のネットワーク中での保存位置の所在を明らかにし、かつインターネット上など広範囲に配布される電子文書における複製や移動の管理を実現することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために、請求項１にかかる文書管理システムにあっては、電子文書に対する処理を実行するための一つ以上のクライアント端末と、前記電子文書のネットワーク上での保存位置を管理する一つ以上のディレクトリサービスと、前記電子文書を保存する一つ以上の文書保存サービスと、をネットワーク上に接続した文書管理システムであって、前記電子文書の現在の保存位置を管理する前記ディレクトリサービスのＵＲＬを電子文書内に記録し、当該電子文書が移動して保存位置が変更された場合、変更先の保存位置に関する情報が前記ＵＲＬで指定されたディレクトリサービスに通知されるものである。
【０００７】
この発明によれば、請求項１のシステム構成において、電子文書内に、当該電子文書の保存位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬを記録し、当該電子文書の操作時に、現在の電子文書の保存位置に関する情報がＵＲＬで指定されたディレクトリサービスに通知することにより、複数の文書保存サービスが存在するネットワーク上で、電子文書の複製や移動が行なわれた場合、ネットワーク中での電子文書の保存位置を特定することが可能となり、また、インターネット上など広範囲に配布される電子文書における複製や移動の管理が可能となる。
【０００８】
また、請求項２にかかる文書管理システムにあっては、前記クライアント端末は、前記電子文書を保存する場合、操作対象となる文書の識別情報と保存位置情報を前記ディレクトリサービスに通知するものである。
【０００９】
この発明によれば、請求項１において、電子文書を保存する場合、操作対象となる文書の識別情報と保存位置情報をディレクトリサービスに通知することにより、当該文書の存在位置情報がディレクトリサービスに自動的に登録することが可能になる。
【００１０】
また、請求項３にかかる文書管理システムにあっては、前記文書保存サービスは、前記電子文書を保存する場合、保存対象となる文書の識別情報と保存位置情報を前記ディレクトリサービスに通知するものである。
【００１１】
この発明によれば、請求項１において、文書保存サービスが、電子文書を保存する場合、保存対象となる文書の識別情報と保存位置情報をディレクトリサービスに通知することにより、当該文書の存在位置情報がディレクトリサービスに自動的に登録することが可能になる。
【００１２】
また、請求項４にかかる文書管理システムにあっては、前記ディレクトリサービスが複数ある場合、前記電子文書を保存する際に、当該電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスを指定可能としたものである。
【００１３】
この発明によれば、請求項２または３において、ネットワーク内にディレクトリサービスが複数存在する場合、文書毎にディレクトリサービスを選択することにより、一つのディレクトリサービスに全ての情報を集中させることが回避される。
【００１４】
また、請求項５にかかる文書管理システムにあっては、保存される電子文書が、既存の電子文書から複製、編集により派生したものである場合、元の電子文書で指定されるディレクトリサービスに、当該派生による電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬが通知されるものである。
【００１５】
この発明によれば、請求項２、３または４のいずれかにおいて、保存される電子文書が、既存の電子文書から複製、編集により派生したものである場合、元の電子文書で指定されるディレクトリサービスに、当該派生による電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬを通知することにより、複数のディレクトリサービスの負荷分散が実現された環境で、オリジナルの文書から複製により生成された電子文書の派生関係を追跡することが可能となる。
【００１６】
また、請求項６にかかる文書管理システムにあっては、前記クライアント端末は、前記電子文書の読み出しの際に、読み出した電子文書の現在の保存位置に関する情報を当該電子文書中で指定されたディレクトリサービスに通知するものである。
【００１７】
この発明によれば、請求項１において、電子文書の読み出しの際に、読み出した電子文書の現在の保存位置に関する情報を当該電子文書中で指定されたディレクトリサービスに通知することにより、可般型メディアへの複製や外部システムへのアップロード／ダウンロードなど電子文書がシステムの管理外の方法で移動された場合の追跡が可能となる。
【００１８】
また、請求項７にかかる文書管理システムにあっては、前記ディレクトリサービス上に前記ネットワーク上の位置および操作者に関する当該電子文書に対する操作権限を記録し、当該電子文書の操作を規定するものである。
【００１９】
この発明によれば、請求項６において、ディレクトリサービス上に前記ネットワーク上の位置および操作者に関する当該電子文書に対する操作権限を記録し、当該電子文書の操作を規定することにより、複製などによりシステム外に持ち出された電子文書の持ち出し先や利用者などを制限することが可能になる。
【００２０】
また、請求項８にかかる文書管理システムにあっては、前記電子文書の読み出しの際に、前記ディレクトリサービスにアクセス不可の操作権限が記録されているものである。
【００２１】
この発明によれば、請求項７において、ディレクトリサービスにアクセス不可の操作権限を記録しておくことにより、文書の読み込み時における使用範囲を制限することが可能になる。
【００２２】
また、請求項９にかかる文書管理システムにあっては、該当する電子文書を指定することにより、前記ディレクトリサービスに登録された情報にしたがって、当該電子文書から複製、編集などで派生された前記ネットワーク上の文書の一覧およびそれらの保存位置情報を検索可能としたものである。
【００２３】
この発明によれば、請求項５において、ディレクトリサービスに登録された情報にしたがって、当該電子文書から複製、編集などで派生されたネットワーク上の文書の一覧およびそれらの保存位置情報を検索可能とすることにより、電子文書の配布先、持ち出し先、回覧中の所在などが特定される。
また、請求項１０にかかる文書管理装置にあっては、電子文書の移動を検出する検出手段と、前記電子文書の保存位置情報の変更の通知先であるディレクトリサーバを示すＵＲＬを前記電子文書から読み取る情報読み取り手段と、前記検出手段によって電子文書の移動が検出された場合、前記ＵＲＬで特定されるディレクトリサーバに前記保存位置情報の変更を通知する通知手段と、を備えるものである。
この発明によれば、電子文書の移動を検出する検出手段と、前記電子文書の保存位置情報の変更の通知先であるディレクトリサーバを示すＵＲＬを前記電子文書から読み取る情報読み取り手段と、前記検出手段によって電子文書の移動が検出された場合、前記ＵＲＬで特定されるディレクトリサーバに前記保存位置情報の変更を通知する通知手段と、を備えることにより、電子文書の複製や移動が行なわれた場合、電子文書の保存位置を特定することが可能となり、また、範囲に配布される電子文書における複製や移動の管理が可能となる。
【発明の実施の形態】
以下、本発明にかかる文書管理システムおよび文書管理装置の好適な実施の形態について添付図面を参照し、詳細に説明する。なお、本発明はこの実施の形態に限定されるものではない。
【００２４】
図１は、本発明の実施の形態にかかる文書管理システムの構成を示す説明図である。この実施の形態における文書管理システムは、ネットワーク１００上に、電子文書の作成、編集、移動、複製を行なう文書操作アプリケーション１０１ａが稼動するクライアント端末１０１と、電子文書のネットワーク上での保存位置を管理するディレクトリーサービス１０２ａ，１０２ｂと、電子文書を保存する一つ以上の文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂと、外部インターネットとネットワーク１００との通信接続するためのルータ１０４と、が接続された、いわゆるローカルエリアネットワークで構築されたシステムとなっている。
【００２５】
すなわち、このシステムは、電子文書を操作する文書操作アプリケーション１０１ａと、電子文書を保存する一つ以上の文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂと、電子文書の保存位置を管理するディレクトリサービス１０２ａ，１０２ｂと、を備えている。
【００２６】
文書操作アプリケーション１０１ａは、本システムに対応した電子文書の表示、生成、編集、および出力を行なうアプリケーションプログラムである。本システムに対応した電子文書は、この文書操作アプリケーション１０１ａによってのみ表示、生成、編集、出力が可能なものとする。このような電子文書とアプリケーションの実現方式には電子文書のバイナリ形式での保存や、電子文書の暗号化などの手法が用いられる。文書操作アプリケーション１０１ａは、クライアント端末１０１上で稼動する。
【００２７】
文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂは、電子文書を保存するためのデータベースであり、ネットワーク１００上に複数存在することが可能である。文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂに保存された電子文書にはそれぞれＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）が付与される。このＵＲＬにより文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂの稼動する計算機のネットワーク１００上の位置と、文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂ内での電子文書の保存位置が特定される。
【００２８】
ディレクトリサービス１０２ａ，１０２ｂは、ネットワーク１００上に一つ以上存在し、ネットワーク１００中の電子文書の保存位置情報が登録される。ディレクトリサービス１０２ａ，１０２ｂ自体にもＵＲＬが与えられ、ネットワーク１００上の任意のクライアント端末１０１からディレクトリサービス１０２ａ，１０２ｂのネットワーク１００上での位置を判断することができる。
【００２９】
図２は、電子文書の識別子と保存場所を示すＵＲＬのペアのリスト、個々の電子文書から複製により派生された電子文書に関する情報を保持するリスト、およびセキュリティリストの例を示す説明図である。具体的には、図に示すように、ディレクトリサービスａａａ．ｂｂｂ．ｃｃｃ．ｄｄｄにおける管理文書リスト（以下、管理文書リストという）２００、派生文書リスト２０４、セキュリティフラグ２０８が用意される。なお、セキュリティフラグ２０８によるセキュリティのリストは必要に応じて設ける。
【００３０】
管理文書リスト２００は、文書識別子２０１、文書保存位置ＵＲＬ２０２、ＯＷＮＥＲ（所有者）２０３の情報が盛り込まれている。派生文書リスト２０４は、文書識別子２０５、派生文書識別子２０６、ディレクトリサービスＵＲＬ２０７によりなる。また、セキュリティフラグ２０８は、文書識別子２０９、ａｄｄｒｅｓｓＭａｓｋ（ネットワークの範囲）２１０、Ｒｅａｄ（表示）２１１、Ｃｏｐｙ（複製）２１２、Ｅｄｉｔ（編集）２１３、Ｐｒｉｎｔ（印刷）２１４それぞれの操作の実行制限の要素からなるリストとして表現される。
【００３１】
図３は、電子文書２１５のヘッダ部分を示すものであり、文書内容とともにその電子文書の位置情報を管理するディレクトリサービスとＵＲＬと電子文書の識別子が記録される。
【００３２】
つぎに、図４および図５に示すフローチャートを用い、電子文書の読み込み、新規電子文書の保存、電子文書の複製動作について説明する。電子文書の読み込みを行なう場合、まず、文書の読み込み元（現在の保存位置）のＵＲＬ（ＰｏｓＮｅｗ）を特定する（ステップＳ１１）。続いて、文書中に記録された文書識別子（ＤｏｃＩＤＯｒｇ）、ディレクリサービスのＵＲＬ（ＤｉｒＯｒｇ）を抽出する（ステップＳ１２）。さらにこの抽出したディレクトリサービス（ＤｉｒＯｒｇ）を参照し、文書中に記録された文書識別子（ＤｏｃＩＤＯｒｇ）の情報を検索し、文書の保存位置（ＰｏｓＯｒｇ）、所有者（ＯｒｇＯｗｎｅｒ）の情報を取得する（ステップＳ１３）。
【００３３】
続いて、現在の保存位置（ＰｏｓＮｅｗ）と上記文書の保存位置（ＰｏｓＯｒｇ）が一致しているか否かを判断し（ステップＳ１４）、一致していないと判断したならば、ＦＡＬＳＥ（文書の持ち出し）であるとみなし、文書中に記録された文書識別子（ＤｏｃＩＤＯｒｇ）のセキュリティ情報（ＯｒｇＳｅｃ）をチェックし、読み込み可能であるか否かを判断する（ステップＳ１５）。
【００３４】
ステップＳ１５において読み込み可能であると判断した場合（ＴＲＵＥ）、さらにディレクトリサービス（ＤｉｒＯｒｇ）に指定された保存位置（ＰｏｓＯｒｇ）に同じ文書が保存されているか否かを判断する（ステップＳ１６）。ここで同じ文書が保存されていると判断した場合、新しい文書識別子（ＤｏｃＩＤＮｅｗ）を生成し（ステップＳ１７）、文書を登録するディレクトリサービス（ＤｉｒＮｅｗ）を選択する（ステップＳ１８）。
【００３５】
さらに、ディレクトリサービス（ＤｉｒＮｅｗ）、文書識別子（ＤｏｃＩＤＮｅｗ）を更新し（ステップＳ１９）、文書の保存を行なう（ステップＳ２０）。続いて、選択されたディレクトリサービス（ＤｉｒＮｅｗ）に文書情報（ＰｏｓＮｅｗ，ＤｏｃＩＤＮｅｗ，ＯｒｇＯｒｗｎｅｒ）を登録する（ステップＳ２１）。さらに、元のディレクトリサービス（ＤｉｒＯｒｇ）にＤｏｃＩＤＯｒｇの派生文書としてＤｏｃＩＤＮｅｗ，ＤｉｒＮｅｗを登録し（ステップＳ２２）、セキュリティ情報Ｓｅｃ１に基づいたファイル操作可能の処理を行なう（ステップＳ２３）。
【００３６】
ステップＳ１５において、読み込み可能ではないと判断した場合、ＤｏｃＩＤＯｒｇの所有者ＯｒｇＯｗｎｅｒに警告し、さらにＰｏｓＮｅｗを通知し（ステップＳ２４）、一連の処理を終了する。また、ステップＳ１６において、同じ文書が存在しないと判断した場合、ディレクトリサービスＤｉｒＯｒｇ中のＤｏｃＩＤＯｒｇの保存位置（ＰｏｓＯｒｇ）を現在の保存位置（ＰｏｓＮｅｗ）で置き換え（ステップＳ２５）、ステップＳ２３に進む。
【００３７】
一方、新規電子文書の保存の場合、所有者ＯｒｇＯｗｎｅｒを決定し（ステップＳ２６）、上述したステップＳ１７に進み、以降の動作を実行する。また、電子文書の複製の場合、複製先ＰｏｓＮｅｗを決定し（ステップＳ２７）、上述したステップＳ１２に進み、以降の動作を実行する。
【００３８】
さらに、上述した動作について説明する。電子文書が文書操作アプリケーションにより新規に作成された文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂに保存される場合、文書操作アプリケーション１０１ａあるいは文書保存サービス１０３ａ，１０３ｂにより電子文書毎の識別子が生成されると共に、ネットワーク１００上のディレクトリサービスが一つ選択される。この場合、電子文書は新規に作成されたため、ディレクトリサービスはユーザの指示、あるいはクライアント端末１０１毎に設定されたディフォルトのディレクトリサービスが利用される。つぎに選択されたディレクリサービスのＵＲＬと文書の識別子が付加された電子文書は、文書保存サービスの指定された場所に保存されると共に、選択されたディレクトリサービスにその文書の識別子と文書の保存場所のＵＲＬが登録される。
【００３９】
一方、文書操作アプリケーションにより電子文書の複製が行なわれた場合、複製により生成された新しい文書の保存場所情報は、元の文書で指定されたディレクトリサービスとは別のディレクトリサービスに登録することが可能である。この場合、同時に、元になった文書中で指定されたディレクトリサービスに、元の文書の派生文書として新しいディレクトリサービスのＵＲＬと新しい文書の識別子が登録される。これにより、一つのディレクトリサービスにネットワーク１００上のすべての電子文書に関する情報を集中させることなく、文書の派生関係をトレースすることが可能になる。
【００４０】
つぎに、図６に示すようなシステム環境において、可般型メディアによる移動や、オペレーティングシステム（ＯＳ）のファイルのコピーなど、文書操作アプリケーション１０１ａ以外の方法で電子文書の移動、この例では、特にローカルエリアネットワークの外に持ち出された場合についての動作を説明する。
【００４１】
図６においては、ルータ１０４にはインターネット３００が接続され、インターネット３００上のクライアント端末３０１のＣＤ−ＲＯＭ３０２を介し、ローカルエリアネットワーク上のクライアント端末１０１でリムーバブルディスク３１０に複製された電子文書がアクセスされる場合を示している。
【００４２】
文書の表示、編集、印刷などは文書操作アプリケーション１０１ａによってのみ可能であり、電子文書が文書操作アプリケーション１０１ａにより読み出される場合、文書操作アプリケーション１０１ａは常に文書中に記録されたディレクトリサービスのＵＲＬにしたがって、インターネット３００などを経由して元のディレクトリサービスにアクセスする。
【００４３】
この際、文書操作アプリケーション１０１ａは、電子文書を読み出したデバイスのＵＲＬ、すなわち、現在の電子文書の保存場所のＵＲＬをディレクトリサービス中に記録されている文書の本来の保存位置のＵＲＬと比較する。この比較の結果、両者が異なる場合、文書の持ち出しが行なわれたと判断する。文書の持ち出しが行なわれた場合の処理方法は各文書毎にディレクトリサービスに設定することが可能である。
【００４４】
さて、文書の持ち出しと判定された場合、図２の破線内および図６のリストを例とするディレクトリサービス中のセキュリティ情報が検索される。このセキュリティ情報によりＲｅａｄが可能と判断された場合、電子文書は持ち出された先でも参照可能であると判断する。この場合、ディレクトリサービス中に記録された文書の保存位置に元の文書がある場合、持ち出された文書は元の文書の複製とされ、持ち出された新しい文書に新しい識別子を付与する。さらに、新しい文書の登録先のディレクトリサービスをユーザの入力あるいは端末毎のディフォルト指定により選択する。
【００４５】
持ち出し先で選択可能なディレクトリサービスが存在しない場合、元の電子文書と同じディレクトリサービスが新規文書の登録先としても登録される。持ち出された電子文書は、この新しい文書の識別子と選択されたディレクトリサービスのＵＲＬとで更新されて再保存される。
【００４６】
つぎに、選択されたディレクトリサービスに新しい電子文書の保存場所と識別子が登録されると同時に、選択されたディレクトリサービスに追加される。ディレクトリサービス中に記録された文書の保存位置に元の文書がない場合には、元の文書が移動されたと判断し、ディレクトリサービス中の該当文書の情報を新しい保存場所に更新する。一方、持ち出し禁止の文書の場合、文書操作アプリケーション１０１ａはその文書に対する表示、編集、出力、保存といった一切の操作を禁止する。
【００４７】
文書の持ち出された場所から元のディレクトリサービスがアクセスできない場合の処理はシステムで規定する。この規定は、たとえば、一切の操作を禁止する場合と、表示のみ可能とする場合が考えられる。
【００４８】
このようになディレクトリサービス１０２ａ，１０２ｂの利用により、一つの文書の派生文書の検索は、元の文書に対するディレクトリサービス中で元の文書に関するエントリを検索し、そこに記述された図２に示すような派生文書リスト２０４から各派生文書の位置情報を管理するディレクトリサービスＵＲＬ２０７を抽出する。そして、各ディレクトリサービスにおいて、派生文書の情報を検索し、その派生文書に関する情報から、派生された文書を検索する処理を繰り返すことにより、元の電子文書を管理するディレクトリサービスからツリー状に派生文書を探索することができる。また、元の電子文書の変更がその電子文書から派生されたすべての電子文書の所有者に通知する。これにより、電子文書の変更時にその変更が影響する文書の参照者に迅速に知らせることができる。
【００４９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明にかかる文書管理システム（請求項１）によれば、請求項１のシステム構成において、電子文書内に、当該電子文書の保存位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬを記録し、当該電子文書の操作時に、現在の電子文書の保存位置に関する情報がＵＲＬで指定されたディレクトリサービスに通知することにより、複数の文書保存サービスが存在するネットワーク上で、電子文書の複製や移動が行なわれた場合、ネットワーク中での電子文書の保存位置を特定することが可能となるため、文書の保存位置や移動、複製などの管理を行なうことができる。また、インターネット上など広範囲に配布される電子文書における所在地位置や複製、移動の管理を行なうことができる。
【００５０】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項２）によれば、請求項１において、電子文書を保存する場合、操作対象となる文書の識別情報と保存位置情報をディレクトリサービスに通知することにより、当該文書の存在位置情報がディレクトリサービスに自動的に登録することが可能になるので、文書位置情報の管理を容易に行なうことができる。
【００５１】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項３）によれば、請求項１において、文書保存サービスが、電子文書を保存する場合、保存対象となる文書の識別情報と保存位置情報をディレクトリサービスに通知することにより、当該文書の存在位置情報がディレクトリサービスに自動的に登録することが可能になるので、文書位置情報の管理を容易に行なうことができる。
【００５２】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項４）によれば、請求項２または３において、ネットワーク内にディレクトリサービスが複数存在する場合、文書毎にディレクトリサービスを選択することにより、一つのディレクトリサービスに全ての情報を集中させることが回避されるので、ディレクトリサービスの負荷分散が行なえ、大量の文書を管理することができる。
【００５３】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項５）によれば、請求項２、３または４のいずれかにおいて、保存される電子文書が、既存の電子文書から複製、編集により派生したものである場合、元の電子文書で指定されるディレクトリサービスに、当該派生による電子文書の存在位置を管理するディレクトリサービスのＵＲＬを通知することにより、複数のディレクトリサービスの負荷分散が実現された環境で、オリジナルの文書から複製により生成された電子文書の派生関係や派生文書の位置などを的確に追跡することができる。
【００５４】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項６）によれば、請求項１において、電子文書の読み出しの際に、読み出した電子文書の現在の保存位置に関する情報を当該電子文書中で指定されたディレクトリサービスに通知することにより、可般型メディアへの複製や外部システムへのアップロード／ダウンロードなど電子文書がシステムの管理外の方法で移動された場合の追跡が可能となるため、電子文書の配布先や持ち出し先、回覧中の所在位置などを検索することができる。
【００５５】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項７）によれば、請求項６において、ディレクトリサービス上に前記ネットワーク上の位置および操作者に関する当該電子文書に対する操作権限を記録し、当該電子文書の操作を規定することにより、複製などによりシステム外に持ち出された電子文書の持ち出し先や利用者などを制限することが可能になるため、電子文書の配布先や持ち出し先、回覧中の所在位置などを検索することができる。
【００５６】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項８）によれば、請求項７において、ディレクトリサービスにアクセス不可の操作権限を記録しておくことにより、文書の読み込み時における使用範囲を制限することが可能になるので、電子文書の配布先や持ち出し先、回覧中の所在位置などを検索することができる。
【００５７】
また、本発明にかかる文書管理システム（請求項９）によれば、請求項５において、ディレクトリサービスに登録された情報にしたがって、当該電子文書から複製、編集などで派生されたネットワーク上の文書の一覧およびそれらの保存位置情報を検索可能とすることにより、電子文書の配布先、持ち出し先、回覧中の所在などが特定されるので、電子文書の配布先や持ち出し先、回覧中の所在位置などを検索することができる。
また、本発明にかかる文書管理装置（請求項１０）によれば、電子文書の移動を検出する検出手段と、前記電子文書の保存位置情報の変更の通知先であるディレクトリサーバを示すＵＲＬを前記電子文書から読み取る情報読み取り手段と、前記検出手段によって電子文書の移動が検出された場合、前記ＵＲＬで特定されるディレクトリサーバに前記保存位置情報の変更を通知する通知手段と、を備えることにより、電子文書の複製や移動が行なわれた場合、電子文書の保存位置を特定することができ、また、範囲に配布される電子文書における複製や移動の管理を行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態にかかる文書管理システムの構成を示す説明図である。
【図２】電子文書の識別子と保存場所を示すＵＲＬのペアのリスト、個々の電子文書から複製により派生された電子文書に関する情報を保持するリスト、およびセキュリティリストの例を示す説明図である。
【図３】電子文書のヘッダ部分の付加情報を示す説明図である。
【図４】本発明の実施の形態にかかる動作例（その１）を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態にかかる動作例（その２）を示すフローチャートである。
【図６】電子文書がローカルエリアネットワークの外に持ち出された場合の処理の流れを示す説明図である。
【図７】セキュリティリスト例を示す図表である。
【符号の説明】
１００  ネットワーク
１０１  クライアント端末
１０１ａ  文書操作アプリケーション
１０２ａ，１０２ｂ  ディレクトリサービス
１０３ａ，１０３ｂ  文書保存サービス
２００  管理文書リスト
２０１，２０５，２０９  文書識別子
２０２  文書保存位置ＵＲＬ
２０３  ＯＷＮＥＲ
２０４  派生文書リスト
２０６  派生文書識別子
２０７  ディレクトリサービスＵＲＬ
２１５  電子文書
【図１】
0003831239.tif 000002
【図２】
0003831239.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0003831239.tif 000008