(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の画像形成装置を管理するセンターシステムであって、
前記複数の画像形成装置との通信を制御する通信制御手段と、
様々な機種に関するデータをマシンデータとして格納するマシンデータベースと、
前記通信制御手段により前記画像形成装置から受信したデータを基に、前記マシンデータベースに格納された前記マシンデータを参照し、現在使用している使用画像形成装置の機種と、前記使用画像形成装置から交換予定となる交換画像形成装置の機種と、の能力を判断し、前記使用画像形成装置から前記交換画像形成装置に対する、前記使用画像形成装置の保持する動作仕様に関するユーザ設定データの移行登録が可能か否かを判断する判断手段と、
を有することを特徴とするセンターシステム。
【請求項２】
前記判断手段により前記ユーザ設定データの移行登録が可能と判断した際に、前記使用画像形成装置から前記ユーザ設定データを取得するユーザ設定データ取得手段と、
前記ユーザ設定データ取得手段により取得した前記ユーザ設定データを、前記交換画像形成装置に送信し、前記交換画像形成装置において前記ユーザ設定データの印刷出力を行う印刷要求手段と、
を有することを特徴とする請求項１記載のセンターシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、画像形成装置と管理装置であるセンターシステムとを通信回線を介して接続したデータ登録サービスシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のデータ登録サービスシステムは、センターシステムのオペレータと画像形成装置先の担当ＣＥとの複数回の電話連絡により、画像形成装置からユーザ設定データを読み出し、交換機種機へのユーザ設定データの再登録を行うものと、現用機種が保持するユーザ設定データが交換予定機種へ再登録することが可能か否かを事前にチェックするものとが知られている。
【０００３】
また、交換機種へのユーザ設定データの再登録が終了した後、ユーザが交換機種を操作することにより、交換機種の印刷部でユーザ設定データの印刷出力を行うものが知られている。
【０００４】
さらに、現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録サービスの実施後、オペレータによる電話連絡等により、顧客および担当営業区へサービス料金請求通知を行うものが知られている。
【０００５】
特開平７−７５９０号公報によれば、ユーザ設定データを格納するファクシミリアダプタと通信回線との間にリモートメンテナンス用の専用回線を設けることにより、ＦＡＸ送受信中に係わらず、常時ＦＡＸ装置からのリモートメンテナンスを受け付けることを可能とするファクシミリアダプタが開示されている。
【０００６】
特開平９−２８４４４９号公報によれば、交換機に接続されたＦＡＸアダプタに交換機の区別情報を設定することにより、センターシステムからのリモートメンテナンスの対象となるＦＡＸアダプタの特定を可能とし、リモートメンテナンス作業を簡便化するファクシミリアダプタが開示されている。
【０００７】
特開平９−２６１３２６号公報並びに特開平９−２６１３２７号公報によれば、通信制御部を備える画像形成装置が通信を制御することにより、異なる種類の画像形成装置間における設定データの送受信を可能とする通信装置が開示されている。
【０００８】
従来のデータ登録サービスシステムの動作例を図８を用いて説明する。図８において、ユーザは、画像形成装置であるＦＡＸ装置の現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録を要求する旨を、現用機種に装備される電話機により、センターシステムのオペレータへ伝達する（２０１）。オペレータは、顧客名と、現用機種のＦＡＸ番号と、現用機種、機番と、ユーザの連絡先電話番号と、担当者名とをユーザから聞き取り、記録する。オペレータは、現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録が可能か否かを判断し、不可能であれば、ユーザ設定データの移行登録が不可能であることをユーザへ通知する。可能であれば、現用機種からユーザ設定データの読み取り操作を行い（２０２）、センターシステムは現用機種からユーザ設定データを読み取り（２０３）、そして蓄積する。
【０００９】
センターシステムによるユーザ設定データ読み取り動作が正常に終了した後、オペレータはユーザへ電話連絡により、ユーザ設定データの読み取り処理動作が正常に行われたことを通知し、交換機種へ切り替えることを要求する（２０４）。担当ＣＥによる装置の切り替え作業と交換機種の機能の確認とを行った後、ユーザは、読み取られたユーザ設定データの交換機種へのダウンロードの要求を、電話連絡により行う（２０５）。オペレータは、該当するユーザ設定データのダウンロードを実施する（２０６）。ユーザ、または担当ＣＥは、ユーザ設定データが交換機種のメモリに格納されたことを確認し、印刷出力操作によりユーザ設定データを印刷し、印刷出力されたユーザ設定データを参照することにより、ユーザ設定データの移行登録作業の終了を確認する。ユーザ設定データの移行登録作業終了の確認後、ユーザ、または担当ＣＥは、ユーザ設定データ移行登録作業完了の通知をオペレータへ電話連絡する（２０７）。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来例に示されるデータ登録サービスシステムは、センターシステムのオペレータおよび担当ＣＥの作業負荷が大であり、また交換機種へのユーザ設定データの移行登録サービス件数の増加に伴い、センターシステムのオペレータの増員が必要であるという問題があった。
【００１１】
また、交換機種へのユーザ設定データの再登録終了の確認を、ユーザ設定データ印刷出力により行う際、ユーザはユーザ設定データの印刷出力を行うための操作方法の知識を持つ必要があるといった問題があった。
【００１２】
さらに、顧客および担当営業区へのサービス実施料金請求通知の作成および伝達を全てオペレータが行うため、オペレータに過大な負荷がかかるといった問題があった。
【００１３】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、自動的に現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録の可否を判断し、従来の手間を省くことを可能とするセンターシステムを提供することを目的とする。
【００１４】
より詳細には、本発明は、センターシステムが自動的に現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録の可否を判断し、移行登録処理を行うことを目的とする。
【００２０】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するために、本発明は以下の特徴を有することとする。
本発明にかかるセンターシステムは、複数の画像形成装置を管理するセンターシステムであって、複数の画像形成装置との通信を制御する通信制御手段と、様々な機種に関するデータをマシンデータとして格納するマシンデータベースと、通信制御手段により画像形成装置から受信したデータを基に、マシンデータベースに格納されたマシンデータを参照し、現在使用している使用画像形成装置の機種と、使用画像形成装置から交換予定となる交換画像形成装置の機種と、の能力を判断し、使用画像形成装置から交換画像形成装置に対する、使用画像形成装置の保持する動作仕様に関するユーザ設定データの移行登録が可能か否かを判断する判断手段と、を有することを特徴とするものである。
【００２１】
また、本発明にかかるセンターシステムは、判断手段によりユーザ設定データの移行登録が可能と判断した際に、使用画像形成装置からユーザ設定データを取得するユーザ設定データ取得手段と、ユーザ設定データ取得手段により取得したユーザ設定データを、交換画像形成装置に送信し、交換画像形成装置においてユーザ設定データの印刷出力を行う印刷要求手段と、を有することを特徴とするものである。
【００３３】
【発明の実施の形態】
次に、本発明によるデータ登録サービスシステムの実施形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明によるデータ登録サービスシステムの一実施形態を示す概略構成図である。
【００３４】
図１は、本発明のデータ登録サービスシステムの一実施形態の概略構成を示す概略構成図である。図１において、データ登録サービスシステムは、センターシステム１００と顧客先設置各種画像形成装置３０、４０とにより構成される。センターシステム１００は、音声応答サブシステム１０と遠隔集中管理システム２０とにより構成され、音声応答サブシステム１０と遠隔集中管理システム２０とはＬＡＮを介して接続される。また、音声応答サブシステム１０は、コンピュータ端末１１、１２を含み、コンピュータ端末１１、１２はそれぞれ、音声ファイル部１３、１４とマシンデータベース部１５、１６とが接続されている。顧客先設置各種画像形成装置３０、４０はそれぞれ、通信アダプタ３２、４２とＦＡＸ装置３３、４３と一般電話機３４、４４と各種画像形成装置３５、３６、３７、４５とを含み、各種画像形成装置３５、３６、３７、４５は、専用インタフェース線３１、４１を介して接続され、ＦＡＸ装置３３、４３と各種画像形成装置３５、３６、３７、４５とは通信アダプタ３２、４２を介して接続される。
【００３５】
ＦＡＸ装置３３、４３、または各種画像形成装置３５、３６、３７、４５のいずれかを交換する際、音声応答サブシステム１０の音声ファイル部１３、１４から選択された音声ガイダンスに基づいて、ユーザは、一般電話機３４、４４またはＦＡＸ装置３３、４３に装備される電話機からセンターシステム１００の遠隔集中管理システム２０へプッシュボタン信号を送信する。センターシステム１００は、顧客データベース部２４とマシンデータベース部１５、１６とプッシュボタン信号送信されたデータとにより、交換の際のユーザ設定データの移行登録の可否を判断する。
【００３６】
次に、本発明の実施形態における音声応答サブシステムを構成するコンピュータ端末について図２を用いて説明する。図２において、音声応答サブシステムを構成するそれぞれのコンピュータ端末１１、１２は、コンピュータ端末全体を制御するＣＰＵ２０１と、現時間を表示するリアルタイムクロック部２０２と、公衆通信回線網と接続され通信信号の伝送や信号処理を行う回線制御部２０３ａ、２０３ｂと、音声メモリを一時的に記憶し、回線制御部２０３ａ、２０３ｂへ出力する音声バッファ／出力部２０４ａ、２０４ｂと、回線制御部２０３ａ、２０３ｂと接続され、公衆通信回線網を介する通信を制御する通信制御部２０５ａ、２０５ｂと、ＲＯＭ２０６と、ＲＡＭ２０７と、マシンデータベース部１５、１６と音声ファイル部１３、１４と接続され、マシンデータベース部１５、１６と音声ファイル部１３、１４との管理、制御を行う外部メモリ制御部２０８と、ＣＲＴディスプレイ部２１２と接続され、ＣＲＴディスプレイ部２１２における画像表示の制御を行う表示制御部２０９と、キーボード部２１３と接続され、キーボード部２１３とのインタフェースであるキーボードインタフェース回路部２１０と、他の装置と接続されているＬＡＮとのインタフェースであるＬＡＮインタフェース部２１１ａ、２１１ｂと、音声メモリが蓄積される音声ファイル部１３、１４と、画像表示によりオペレータへ作業状態を通知するＣＲＴディスプレイ部２１２と、キーボード部２１３とにより構成される。
【００３７】
本発明の実施形態における遠隔集中管理システムを構成するコンピュータ端末について図３を用いて説明する。図３において、遠隔集中管理システムを構成するそれぞれのコンピュータ端末２１、２２、２３は、コンピュータ端末全体を制御するＣＰＵ３０１と、現時間を表示するリアルタイムクロック部３０２と、通信の制御を行う通信制御部３０３ａ、３０３ｂと、ＲＯＭ３０４と、ＲＡＭ３０５と、遠隔集中管理システムが備える顧客データベース部２４とコンピュータ端末２１、２２、２３それぞれが備えるハードディスクドライブ３１０との管理、および制御を行う外部メモリ制御部３０６と、ＣＲＴディスプレイ部３１１と接続され、ＣＲＴディスプレイ部３１１における画像表示の制御を行う表示制御部３０７と、キーボード部３１２とのインタフェースであるキーボードインタフェース回路部３０８と、他の装置と接続されているＬＡＮとのインタフェースであるＬＡＮインタフェース部３０９ａ、３０９ｂと、外部記憶装置であるハードディスクドライブ３１０と、画像表示によりオペレータへ作業状態を通知するＣＲＴディスプレイ部３１１と、キーボード部３１２とにより構成される。
【００３８】
図４は、本発明のデータ登録サービスシステムの一実施形態の動作例を示している。
図４において、画像形成装置の交換に伴い、ユーザは画像形成装置に装備される電話機によりセンターシステムに接続する（１０１）。センターシステムは、画像形成装置が保持するユーザ設定データの読み取りをうかがう旨の音声ガイダンスを、電話機へ送信する（１０２）。ユーザは、該当する音声ガイダンスを電話機で受け取り、音声ガイダンスの指示に従い、ユーザ設定データの読み取りを要求するプッシュボタン信号をセンターシステムへ送信する（１０３）。センターシステムは、該当する送信されたプッシュボタン信号を受信し、信号処理を行い、信号処理されたプッシュボタン信号がユーザ設定データ読み取り要求であることを認識する。
【００３９】
センターシステムは、音声ガイダンスにより、ＣＥコードと現用機種コードと交換機種コードとのプッシュボタン信号入力をユーザへ要求する（１０４）。ユーザは、ＣＥコードと現用機種コードと交換機種コードとのプッシュボタン信号とをセンターシステムへ送信し（１０５）、センターシステムは、顧客データベース部２４を参照し、受信したＣＥコードについて既登録であるか否かを判断する。未登録であれば、センターシステムは、ＣＥコードのプッシュボタン信号再入力を要求する音声ガイダンスをユーザへ送信する（１０６）。
【００４０】
既登録であれば、センターシステムは、プッシュボタン信号送信された現用機種コードと交換機種コードとについて、マシンデータベースを参照し、交換機へユーザ設定データの移行登録が可能か否かを判断する。ユーザ設定データの移行登録が不可能であれば、センターシステムは音声ガイダンスによりユーザへ移行登録不可メッセージを送信する（１０７）。移行登録が可能であれば、センターシステムは、ユーザへ音声ガイダンスにより移行登録可能メッセージを送信するとともに（１０８）、画像形成装置に装備される電話機から画像形成装置へ切り替え操作を要求するメッセージを送信する。またはセンターシステムは自動的に電話機から画像形成装置への切り替え操作を行う。
【００４１】
その後、センターシステムは、画像形成装置に装備される電話機から画像形成装置へ切り替わったことを検知すると、画像形成装置が保持するユーザ設定データの読み取り指令を画像形成装置へ送信する。該当する指令を受信した画像形成装置は、ユーザ設定データをセンターシステムへ送信する（１１０）。センターシステムは、送信されたユーザ設定データを受信し、メモリに蓄積した後、画像形成装置から電話機へ切り替える要求をＦＡＸ送信する。またはセンターシステムは自動的にＦＡＸ装置から電話機への切り替え操作を行う。
【００４２】
センターシステムは、画像形成装置から電話機へ切り替わったことを検知し、音声ガイダンスにより現在使用している画像形成装置である現用機種から交換予定の画像形成装置である交換機種へ切り替えることを要求するメッセージをユーザへ送信する（１１１）。該当するメッセージを受信したユーザは、画像形成装置交換作業および交換機種の機能確認作業が終了した後、交換機種に装備される電話機によりセンターシステムへ接続する（１１２）。
【００４３】
センターシステムは、画像形成装置交換作業終了の通知であるプッシュボタン信号送信を要求するメッセージを電話機へ送信する（１１３）。該当するメッセージを受信したユーザは、音声ガイダンスの指示に従い、画像形成装置交換作業の終了通知であるプッシュボタン信号をセンターシステムへ送信する（１１４）。センターシステムは、該当するプッシュボタン信号を受信し、画像形成装置交換作業の終了とセンターシステムのメモリに蓄積されたユーザ設定データの交換機種へのダウンロード要求であることを認識する。センターシステムは音声ガイダンスにより順次ＣＥコード、交換機種機番のプッシュボタン入力を要求するメッセージを送信する（１１５）。
【００４４】
該当するメッセージを受信したユーザはセンターシステムへ順次ＣＥコード、交換機種機番をプッシュボタン信号送信を行う（１１６）。センターシステムは、受信したＣＥコードについて顧客データベースを参照し、既登録か否かを判断する。未登録の場合、センターシステムはＣＥコードのプッシュボタン信号再入力を要求する音声ガイダンスをユーザへ送信する（１１７）。既登録の場合、センターシステムは音声ガイダンスにより交換機種に装備される電話機から交換機種へ切り替えることを要求するメッセージをユーザへ送信する（１１８）。
【００４５】
センターシステムは、電話機から交換機種へ切り替わったことを検知し、センターシステムのメモリに蓄積されたユーザ設定データを交換機種へ送信する（１１９）。交換機種は、該当するユーザ設定データを受信し、ユーザ設定データの内容を印刷出力する。ユーザは、印刷出力されたユーザ設定データの内容を確認し、了承すると、電話機によりセンターシステムへ接続し（１２０）、センターシステムは、交換機種へのユーザ設定データ移行登録終了を確認した旨のプッシュボタン信号送信を要求するメッセージを、音声ガイダンスにより、ユーザへ送信する（１２１）。
【００４６】
該当する音声ガイダンスを受信したユーザは、該当するプッシュボタン信号をセンターシステムへ送信する（１２２）。該当するプッシュボタン信号を受信したセンターシステムは、ユーザ設定データ再登録サービス実施料金請求通知データを、交換機種へＦＡＸ送信する（１２３）。また、担当営業区へもユーザ設定データ再登録サービス実施料金請求通知データを送信する（１２４）。
【００４７】
本発明の実施形態におけるセンターシステムと顧客先設置各種画像形成装置との間で通信されるデータの内容およびフォーマット例を図５を用いて説明する。図５において、（ａ）と（ｄ）と（ｆ）とは、一般電話機、または画像形成装置が備える電話機からセンターシステムへ送信するプッシュボタン信号の内容を示している。（ｂ）と（ｃ）と（ｅ）とは、センターシステムと顧客先設置各種画像形成装置との間で通信されるデータのフォーマット例を示している。
【００４８】
（ａ）において、センターシステムから送信される音声ガイダンスの指示に基づき、センターシステムへ送信されるプッシュボタン信号の内容は、ＣＥコードと現用機機種、機番コードと交換機種、機番コードとである。（ｂ）において、センターシステムから送信される現用機種が保持するユーザ設定データの読み取り指令データである。ユーザ設定データ読み取り指令データは、データ進行方向の先頭から、データ読み取り指令コードと現用機種、機番コードとである。
【００４９】
（ｃ）において、センターシステムから送信されたデータ読み取り指令データに対する画像形成装置からの応答であるデータは、データ進行方向の先頭からユーザ設定データとデータ読み取り指令応答コードと現用機機種、機番コードとである。（ｄ）において、現用機種から交換機種へ交換作業終了後、ユーザのプッシュボタン操作により送信されるプッシュボタン信号は、ＣＥコードと交換機機種、機番コードとである。
【００５０】
（ｅ）において、交換機種からのユーザ設定データダウンロード実施要求に応じて、センターシステムから交換機種へ送信するデータは、データ進行方向の先頭からユーザ設定データとデータダウンロード実施要求応答コードと交換機機種、機番コードとである。（ｆ）において、交換作業終了後、ユーザのプッシュボタン操作により送信されるプッシュボタン信号は、ユーザ設定データの移行確認の了承である移行確認了承コードと交換機機種、機番コードとである。
【００５１】
図６は、本発明の実施形態における画像形成装置によるユーザ設定データの印刷出力の一実施例である。図６において、画像形成装置により印刷出力されたユーザ設定データはワンタッチダイヤル登録リストであり、ユーザは、該当するワンタッチダイヤル登録リストを参照し、ユーザ設定データの移行登録作業終了の確認を行う。
【００５２】
図７は、本発明の実施形態における顧客データベースの一構成例を示す図である。図７において、顧客データベースを参照することにより、画像形成装置交換作業を行った顧客名や担当部門名や担当営業区名や担当セールスマン名等を抽出することが可能である。
【００５３】
【発明の効果】
以上の説明より明らかなように、本発明によれば、センターシステムは自動的に、現用機種から交換機種へのユーザ設定データの移行登録の可否を判断し、ユーザ設定データの交換機種への移行登録処理を行うことにより、センターシステムのオペレータの作業負荷の軽減され、担当ＣＥは、自分の都合に合わせて作業を行うことができる。
【００５４】
また、本発明によれば、センターシステムは自動的に交換機種でユーザ設定データの印刷出力を行うので、ユーザは、印刷出力における操作方法に関する知識が不要であり、またユーザ設定データの移行登録の確認をオペレータからの連絡を待つ必要なく移行登録の確認を行うことができる。
【００５５】
また、本発明によれば、センターシステムが顧客データベースを装備することにより、自動的に顧客データを検索することができる。
【００５６】
また、本発明によれば、センターシステムがユーザ設定データの移行登録におけるサービス実施料金を自動的に計算し、サービス実施料金請求通知を顧客先、および営業区へ送信することが可能なことより、オペレータ等の手間の削減と処理時間の短縮化を計ることができる。
【００５７】
また、本発明によれば、センターシステムからの指示に従い、一般電話機、または画像形成装置に装備される電話機のプッシュボタンを、ユーザが押下することにより、ユーザ設定データの移行登録終了を確認した旨のプッシュボタン信号をセンターシステムへ送信した後、センターシステムは自動的にサービス実施料金請求通知をユーザへＦＡＸ送信するので、サービス未実施の状態でサービス実施料金請求通知を発行することを防止できる。
【００５８】
また、本発明によれば、ユーザは、センターシステムからの音声ガイダンスの指示に従い、一般電話機、または画像形成装置に装備される電話機のプッシュボタン操作により画像形成装置の交換作業を行うことが可能であるので、ユーザにとって容易な交換作業を行うことができる。
【００５９】
また、本発明によれば、一般電話機またはＦＡＸ装置等の画像形成装置に装備する電話機のダイヤル操作により、センターシステムが自動的に音声メッセージにて応答するため、画像形成装置設置先より容易な操作で行うことが可能であり、またセンターシステムにおいて、現用機種既登録ユーザ設定データの交換機種への再登録可否チェック、該当処理が自動的に行うので、センターオペレータの作業負荷も軽減され、担当ＣＥは、自分の都合に合わせて、諸作業が実施できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のデータ登録サービスシステムの一実施形態を示す概略構成図である。
【図２】本発明の実施形態における音声応答サブシステムを構成するコンピュータ端末を示すブロック構成図である。
【図３】本発明の実施形態における遠隔集中管理システムを構成するコンピュータ端末を示すブロック構成図である。
【図４】本発明のデータ登録サービスシステムの一実施形態の動作例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるセンターシステムと顧客先設置各種画像形成装置との間で通信されるデータの内容およびフォーマット例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における画像形成装置によるユーザ設定データの印刷出力の出力例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における顧客データベースの一構成例を示す図である。
【図８】従来のデータ登録サービスシステムの動作例を示す図である。
【符号の説明】
１０  音声応答サブシステム
１１、１２、２１、２２、２３  コンピュータ端末
１３、１４  音声ファイル部
１５、１６  マシンデータベース部
２０  遠隔集中管理システム
２４  顧客データベース部
３０、４０  顧客先設置各種画像形成装置
３１、４１  専用インタフェース線
３２、４２  通信アダプタ
３３、４３  ＦＡＸ装置
３４、４４  一般電話機
３５、３６、３７、４５  各種画像形成装置
１００  センターシステム
２０１、３０１  ＣＰＵ
２０２、３０２  リアルタイムクロック部
２０３ａ、２０３ｂ  回線制御部
２０４ａ、２０４ｂ  音声バッファ／出力部
２０５ａ、２０５ｂ、３０３ａ、３０３ｂ  通信制御部
２０６、３０４  ＲＯＭ
２０７、３０５  ＲＡＭ
２０８、３０６  外部メモリ制御部
２０９、３０７  表示制御部
２１０、３０８  キーボードインタフェース回路部
２１１ａ、２１１ｂ、３０９ａ、３０９ｂ  ＬＡＮインタフェース部
２１２、３１１  ＣＲＴディスプレイ部
２１３、３１２  キーボード部
３１０  ハードディスクドライブ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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