【手続補正書】
【提出日】平成23年2月3日(2011.2.3)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取って帳票画像データを生成する帳票画像データ生成部と、
前記帳票画像データを格納するデータベースと、
該データベースに格納された前記帳票画像データにアクセスするためのアクセス用コードを生成するアクセス用コード生成部と、
前記アクセス用コードを出力するアクセス用コード出力部と、
前記アクセス用コード出力部が出力した前記アクセス用コードに基づいて、外部の端末からアクセスされた場合に、前記アクセス用コードに対応する前記帳票画像データを前記データベースから読み出して、前記外部の端末に出力する帳票画像データ出力部と、を備え、
前記帳票画像データ出力部は、前記外部の端末を操作してアクセスしたユーザの属性を判別し、判別した属性に基づいて、前記帳票画像データのうち前記外部の端末に出力する範囲を決定し、決定した範囲のみを出力すること、
を特徴とする帳票データ管理システム。
【請求項２】
前記アクセス用コードを印刷可能なコード印刷装置をさらに備え、
前記アクセス用コード出力部は、前記アクセス用コードを前記コード印刷装置によって印刷出力させること、
を特徴とする請求項１に記載の帳票データ管理システム。
【請求項３】
前記アクセス用コード出力部は、ユーザが使用する端末として予め設定された装置に対し、前記アクセス用コードを電子メールの形態で出力すること、
を特徴とする請求項１に記載の帳票データ管理システム。
【請求項４】
前記帳票画像データ生成部は、前記原本を印刷する帳票印刷装置と、この帳票印刷装置により印刷された前記原本を自動でスキャンして前記帳票画像データを生成するスキャナと、を備えること、
を特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の帳票データ管理システム。
【請求項５】
前記帳票画像データ出力部は、前記データベースから読み出した前記帳票画像データを、予め設定された制限回数に達するまでの間のみ、前記外部の端末に出力すること、
を特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の帳票データ管理システム。
【請求項６】
複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取った帳票画像データを管理する帳票データ管理システムの制御方法であって、
帳票画像データ生成部によって複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取って帳票画像データを生成し、
生成した前記帳票画像データをデータベースに格納し、
前記データベースに格納された前記帳票画像データにアクセスするためのアクセス用コードを、アクセス用コード生成部によって生成し、
前記アクセス用コードをアクセス用コード出力部によって出力し、
帳票画像データ出力部によって、前記アクセス用コード出力部が出力した前記アクセス用コードに基づいて外部の端末からアクセスされた場合に、前記アクセス用コードに対応する前記帳票画像データを前記データベースから読み出すとともに、前記外部の端末を操作してアクセスしたユーザの属性を判別し、判別した属性に基づいて、前記帳票画像データのうち前記外部の端末に出力する範囲を決定し、決定した範囲の前記帳票画像データのみを出力すること、
を特徴とする帳票データ管理システムの制御方法。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００４】
上記目的を達成するために、本発明は、複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取って帳票画像データを生成する帳票画像データ生成部と、前記帳票画像データを格納するデータベースと、該データベースに格納された前記帳票画像データにアクセスするためのアクセス用コードを生成するアクセス用コード生成部と、前記アクセス用コードを出力するアクセス用コード出力部と、前記アクセス用コード出力部が出力した前記アクセス用コードに基づいて、外部の端末からアクセスされた場合に、前記アクセス用コードに対応する前記帳票画像データを前記データベースから読み出して、前記外部の端末に出力する帳票画像データ出力部と、を備え、前記帳票画像データ出力部は、前記外部の端末を操作してアクセスしたユーザの属性を判別し、判別した属性に基づいて、前記帳票画像データのうち前記外部の端末に出力する範囲を決定し、決定した範囲のみを出力すること、を特徴とする帳票データ管理システムを提供する。
この構成によれば、帳票画像データ生成部が生成した帳票画像データがデータベースに格納され、アクセス用コード生成部によってアクセス用コードが生成されて、ユーザに通知される。ここで、ユーザが端末を操作してアクセス用コードに基づいて帳票画像データ出力部にアクセスすると、アクセス用コードに対応する帳票画像データが、ユーザが操作する端末に出力される。これにより、ユーザは、アクセス用コードに基づいて帳票を読み取って得られた帳票画像データを見ることができるので、帳票の原本の控えに代えてアクセス用コードを持っていれば、帳票の控えの書面を保管する必要がなくなる。これにより、書面による控えが不要になるので、複写用紙を用いることなく、控えの必要な帳票の記入及び作成が可能となる。また、ユーザが操作する端末に対しては、帳票画像データのうち、ユーザの属性に基づいて決定された範囲のみが出力されるので、帳票の控えとしての機能を保ちながら、ユーザが必要としていない情報を送信しない、或いは、広く公開するのが適しない情報や秘匿すべき情報を隠す等の対応が可能となる。これにより、帳票の控えと同等の利便性を確保しながら、情報の保護を図ることができる。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
また、上記発明の帳票データ管理システムにおいて、前記アクセス用コード出力部は、ユーザが使用する端末として予め設定された端末に対し、前記アクセス用コードを電子メールの形態で出力してもよい。
この構成によれば、アクセス用コードをユーザに出力する際に紙等が必要なくなるため、さらなる紙の消費量の削減や保管スペースの節約を図ることができる。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００９】
また、上記目的を達成するために、本発明は、複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取った帳票画像データを管理する帳票データ管理システムの制御方法であって、帳票画像データ生成部によって複写してユーザに提供すべき帳票の原本を読み取って帳票画像データを生成し、生成した前記帳票画像データをデータベースに格納し、前記データベースに格納された前記帳票画像データにアクセスするためのアクセス用コードを、アクセス用コード生成部によって生成し、前記アクセス用コードをアクセス用コード出力部によって出力し、帳票画像データ出力部によって、前記アクセス用コード出力部が出力した前記アクセス用コードに基づいて外部の端末からアクセスされた場合に、前記アクセス用コードに対応する前記帳票画像データを前記データベースから読み出すとともに、前記外部の端末を操作してアクセスしたユーザの属性を判別し、判別した属性に基づいて、前記帳票画像データのうち前記外部の端末に出力する範囲を決定し、決定した範囲の前記帳票画像データのみを出力すること、を特徴とする帳票データ管理システムの制御方法を提供する。