(57)【要約】      （修正有）【課題】金融販売資料に関するワークフローにそった作業を効率化、迅速化、作業労力の軽減を図る。【解決手段】販売資料管理システム１は、作成された金融商品又は金融サービスに関する資料データを販売資料登録データベース６ａに記憶する手段８と、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データを、少なくとも１台の端末に送信し、少なくとも１台の端末から公開条件を満たす旨を示す完了データを受信した場合に、この受信した完了データを資料データと関連付けて販売資料登録データベース６ａに記憶し、さらに、資料データに対して、公開に必要な完了データの全てが関連付けられている場合に、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データを、非公開状態から公開可能状態とする手段９とを具備する。【選択図】図１
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【実用新案登録請求の範囲】
【請求項１】
端末からの要求にしたがって、販売資料データベースに記憶されている作業一覧画面データを読み出し、前記作業一覧画面データを前記端末に送信する初期制御手段と、
前記作業一覧画面データを表示した資料作成部門の資料作成者端末から金融商品又は金融サービスに関する資料データの記憶を要求された場合に、作成された前記資料データを前記資料作成者端末から受信し、前記資料データを販売資料登録データベースに記憶する資料受信手段と、
前記作業一覧画面データを表示した少なくとも1台の端末から、点検作業、承認作業、審査作業、リーガルチェック、決裁作業のうちの少なくとも一つの開始を要求された場合に、前記販売資料登録データベースに記憶されている前記資料データを読み出し、前記少なくとも１台の端末に送信し、前記少なくとも１台の端末から公開条件を満たす旨を示す完了データを受信した場合に、この受信した完了データを前記資料データと関連付けて前記販売資料登録データベースに記憶する審査ワークフロー手段と、
前記販売資料登録データベースにおいて、前記資料データに対して、公開に必要な前記完了データの全てが関連付けられている場合に、前記販売資料登録データベースに記憶されている前記資料データを、非公開状態から公開可能状態とする公開手段と、
前記作業一覧画面データを表示した使用者端末からの前記資料データの使用要求に応じて、前記販売資料登録データベースに記憶されており公開可能状態の前記資料データを前記使用者端末に送信又は印刷装置に印刷させる使用手段と
を具備する販売資料管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の販売資料管理システムにおいて、
前記審査ワークフロー手段は、前記作業一覧画面データを表示した前記資料作成部門の点検者端末、前記資料作成部門の承認者端末、資料審査部門の審査者端末、リーガルチェック部門のリーガルチェック端末、前記資料審査部門の決裁者端末から、それぞれ点検作業、承認作業、審査作業、リーガルチェック、決裁作業の開始を要求された場合に、前記販売資料登録データベースに記憶されている前記資料データを読み出し、それぞれ前記点検者端末、前記承認者端末、前記審査者端末、前記リーガルチェック端末、前記決裁者端末に送信し、前記点検者端末から点検条件を満たす旨を示す点検完了データ、前記承認者端末から承認条件を満たす旨を示す承認完了データ、前記審査者端末から審査条件を満たす旨を示す審査完了データ、前記リーガルチェック端末からリーガル条件を満たす旨を示すリーガルチェック完了データ、前記決裁者端末から決裁条件を満たす旨を示す決裁完了データを受信した場合に、この受信した完了データを前記資料データと関連付けて前記販売資料登録データベースに記憶し、
前記公開手段は、前記販売資料登録データベースにおいて、前記資料データに対して、前記点検完了データ、前記承認完了データ、前記審査完了データ、前記リーガルチェック完了データ、前記決裁完了データの全てが関連付けられている場合に、前記販売資料登録データベースに記憶されている前記資料データを、非公開状態から公開可能状態とする
ことを特徴とする販売資料管理システム。
【請求項３】
請求項１又は請求項２記載の販売資料管理システムにおいて、
前記資料受信手段は、前記作業一覧画面データを表示した資料作成部門の資料作成者端末から事後的に点検を必要とする金融商品又は金融サービスに関する教材データの記憶を要求された場合に、作成された前記教材データを前記資料作成者端末から受信し、前記教材データを教材データベースに記憶し、
前記作業一覧画面データを表示した少なくとも1台の端末から、事後点検作業、事後リーガルチェック、マネジャー事後点検作業のうちの少なくとも一つの開始を要求された場合に、前記教材データベースに記憶されている前記教材データを読み出し、前記少なくとも１台の端末に送信し、前記少なくとも１台の端末から事後条件を満たす旨を示す事後完了データを受信した場合に、この受信した事後完了データを前記教材データと関連付けて事後点検データベースに記憶する事後点検ワークフロー手段と、
前記教材データベースに記憶されている前記教材データに対して、事後公開に必要な前記事後完了データの全てが関連付けられている場合に、前記教材データを、非公開状態から公開可能状態とする教材公開手段と
をさらに具備し、
前記使用手段は、前記作業一覧画面データを表示した使用者端末からの前記教材データの使用要求に応じて、前記教材データベースに記憶されており公開可能状態の前記教材データを前記使用者端末に送信又は印刷装置に印刷させる
ことを特徴とする販売資料管理システム。
【請求項４】
請求項３記載の販売資料管理システムにおいて、
前記事後点検ワークフロー手段は、前記作業一覧画面データを表示した資料点検部門の点検者端末、リーガルチェック部門のリーガルチェック端末、前記資料点検部門のマネジャー端末から、それぞれ事後点検作業、事後リーガルチェック、マネジャー事後点検作業の開始を要求された場合に、前記教材データベースに記憶されている前記教材データを読み出し、それぞれ前記点検者端末、前記リーガルチェック端末、前記マネジャー端末に送信し、前記点検者端末から事後点検条件を満たす旨を示す事後点検完了データ、前記リーガルチェック端末から事後リーガル条件を満たす旨を示す事後リーガルチェック完了データ、前記マネジャー端末からマネジャー事後点検条件を満たす旨を示すマネジャー事後点検完了データを受信した場合に、この受信した事後完了データを前記教材データと関連付けて事後点検データベースに記憶し、
教材公開手段は、前記教材データベースに記憶されている前記教材データに対して、前記事後点検データベースに記憶されている前記事後点検完了データ、前記事後リーガルチェック完了データ、前記マネジャー事後点検完了データの全てが関連付けられている場合に、前記教材データを、非公開状態から公開可能状態とする
ことを特徴とする販売資料管理システム。
【考案の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本考案は、金融商品又は金融サービスを顧客に説明するための資料、社内教育資料を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
金融商品又は金融サービスを顧客に説明するための資料は、顧客に提供される前に、例社内において、例えば法令に遵守しているかなどの各種の審査、承認、決裁を受ける必要がある。また、金融商品又は金融サービスを顧客に説明するためには、社内教育が必要であり、適切な社内教育資料が使用されているか否かについても各種の点検、承認、決裁を受ける必要がある。
【０００３】
特許文献１（特開２００６−１９０１４２号公報）には、資料ファイルを分解、分類し、再利用できる形式でデータベースに蓄積する資料作成支援方法および資料作成支援サーバが記載されている。
【特許文献１】特開２００６−１９０１４２号公報
【考案の開示】
【考案が解決しようとする課題】
【０００４】
上述したように、金融商品又は金融サービスに関する資料については、社内で公開されて営業担当者などに広く利用される前に、申請・点検・承認・審査・決裁などのワークフローにそった作業（業務）が必要である。
【０００５】
また、適切な社内教育資料が使用されているか否かについて、事後的に各種の点検、承認、決裁を受けることが必要とされる資料もある。
【０００６】
しかしながら、実物の資料により、これらの作業を行う場合には、作業の効率化、迅速化、作業を行う者の労力軽減を図ることが困難である。
【０００７】
本考案は、以上のような実情に鑑みてなされたもので、金融商品又は金融サービスに関する資料に必要なワークフローにそった作業の効率化、迅速化、作業を行う者の労力軽減を実現するための販売資料管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本考案の第１の態様に係る販売資料管理システムは、端末からの要求にしたがって、販売資料データベースに記憶されている作業一覧画面データを読み出し、作業一覧画面データを前記端末に送信する初期制御手段と、作業一覧画面データを表示した資料作成部門の資料作成者端末から金融商品又は金融サービスに関する資料データの記憶を要求された場合に、作成された資料データを資料作成者端末から受信し、資料データを販売資料登録データベースに記憶する資料受信手段と、作業一覧画面データを表示した少なくとも1台の端末から、点検作業、承認作業、審査作業、リーガルチェック、決裁作業のうちの少なくとも一つの開始を要求された場合に、販売資料登録データベースに記憶されている資料データを読み出し、少なくとも１台の端末に送信し、少なくとも１台の端末から公開条件を満たす旨を示す完了データを受信した場合に、この受信した完了データを資料データと関連付けて販売資料登録データベースに記憶する審査ワークフロー手段と、販売資料登録データベースにおいて、資料データに対して、公開に必要な完了データの全てが関連付けられている場合に、販売資料登録データベースに記憶されている資料データを、非公開状態から公開可能状態とする公開手段と、作業一覧画面データを表示した使用者端末からの資料データの使用要求に応じて、販売資料登録データベースに記憶されており公開可能状態の資料データを使用者端末に送信又は印刷装置に印刷させる使用手段とを具備する。
【考案の効果】
【０００９】
本考案により、金融商品又は金融サービスの資料に関するワークフローにそった作業を効率化、迅速化でき、作業を行う者の労力を軽減できる。
【考案を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を参照しながら本考案の実施の形態について説明する。
【００１１】
本実施の形態においては、金融商品又は金融サービスに関する資料の一例として、保険商品又は保険サービスに関する販売資料について説明するが、例えば住宅ローンなど他の金融商品又は金融サービスに関する資料についても同様である。
【００１２】
図１は、本実施の形態に係る販売資料管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【００１３】
図２は、本実施の形態に係る販売資料管理システムにおける販売資料データベースと資料作成部門、資料審査部門、使用者との関係の一例を示す概念図である。
【００１４】
図３は、販売資料データベースに記憶されている作業一覧画面データの表示の一例を示す図である。
【００１５】
本実施の形態において、販売資料は、主に、顧客に対する営業活動で使用する募集資料と、営業担当者に営業活動の手法を教育するために使用する募集教材とを含む。
【００１６】
本実施の形態において、募集資料及び募集教材の一部については、社内で公開する前に、事前に、審査、リーガルチェックを受け、登録される必要があるとする。
【００１７】
他方、募集教材については、作成・使用後であっても、事後的に、点検及びリーガルチェックを受ければよい場合もあるとする。
【００１８】
販売資料管理システム１は、資料作成部門の作成者端末（申請者端末）、資料作成部門の点検者端末、資料作成部門の承認者端末、資料作成部門の延長申請者端末を含む作成所管システム２を具備する。
【００１９】
また、販売資料管理システム１は、資料審査部門の審査者端末、リーガルチェック部門のリーガルチェック端末、資料審査部門のマネジャー端末、資料審査部門の決裁者端末、資料点検部門の点検者端末、資料点検部門のマネジャー端末を含む審査・点検・リーガルチェック担当所管システム３を具備する。例えば、審査ワークフローにおいては、資料審査部門の審査者端末、リーガルチェック部門のリーガルチェック端末、資料審査部門のマネジャー端末、資料審査部門の決裁者端末が用いられ、事後点検ワークフローにおいては、資料点検部門の点検者端末、リーガルチェック部門のリーガルチェック端末、資料点検部門のマネジャー端末が用いられる。
【００２０】
さらに、販売資料管理システム１は、資料データの使用者端末を含む使用者システム４を具備する。
【００２１】
さらに、販売資料管理システム１は、サーバ５を具備する。サーバ５は、例えばプロセッサなどによって実現される管理部５ａと、作業一覧画面データ１７などを記憶しておりアクセス時の入り口となるメインの販売資料データベース６と、作業一覧画面データ１７に基づいてアクセス可能であり目的に応じて設けられている販売資料登録データベース６ａ、募集資料データベース６ｂ、募集教材事後点検データベース６ｃ、募集教材データベース６ｄ、アクセス記録データベース６ｅ、廃棄報告受信データベース６ｆ、販売資料研修受講データベース６ｇ、人気投票データベース６ｈを具備する。
【００２２】
作成所管システム２、審査・点検・リーガルチェック担当所管システム３、使用者システム４、サーバ５の間では、ネットワーク経由でデータを送受信可能である。
【００２３】
本実施の形態における保険会社は、例えば、本社、支社、支部から構成されるとする。資料作成部門は本社又は支社にあり、資料審査部門、リーガルチェック部門、資料点検部門は本社にあり、使用者は本社、支社、支部のいずれにも存在するとする。
【００２４】
販売資料管理システム１のサーバ５の管理部５ａは、初期制御機能７、資料受信機能８、資料審査機能９、事後点検機能１０、資料使用可否検索機能１１、使用機能１２、使用停止資料廃棄完了報告機能１３、アクセスログ記録機能１４、モニタリング機能１５、改善指標機能１６を具備する。
【００２５】
初期制御機能７は、販売資料データベース６に記憶されている作業一覧画面データ１７を読み出し、この読み出した作業一覧画面データ１７を端末に送信し、作業一覧画面データ１７に基づいて端末に作業一覧画面を表示させる。さらに、初期制御機能７は、端末において指定された機能を起動する。
【００２６】
図４は、資料作成支援ツール８ａとアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図である。
【００２７】
資料作成支援ツール８ａは、作成パーツ機能８ｂ、作成ガイド機能８ｃ、作成禁止例機能８ｄを実現する。
【００２８】
作成パーツ機能８ｂは、販売資料データベース６に記憶されており資料作成に用いることが可能な商品名称、商品の仕組み図などの素材データのうち、作成者端末において資料作成者に指定された素材データを読み出し、読み出した素材データを作成者端末に送信する。作成者端末は、受信した素材データを、資料作成者の指定にしたがって作成中の資料データに組み込む。
【００２９】
作成ガイド機能８ｃは、販売資料データベース６に記憶されており資料作成に際しての留意点及び必要記載事項等などを記載しているガイドデータを読み出し、読み出したガイドデータを作成者端末に送信する。作成者端末は、受信したガイドデータを表示装置に表示し、資料作成者にガイドを提示する。
【００３０】
作成禁止例機能８ｄは、販売資料データベース６に記憶されており資料作成に際して作成が禁止されている資料事例を表す禁止例データを読み出し、読み出した禁止例データを作成者端末に送信する。作成者端末は、受信した禁止例データを表示装置に表示し、資料作成者に作成が禁止されている資料事例を提示する。
【００３１】
資料受信機能８は、作成パーツ機能８ｂ、作成ガイド機能８ｃ、作成禁止例機能８ｄの提示を受けて作成された資料データと資料作成者識別データとを作成者端末から受信し、販売資料登録データベース６ａに記憶する。資料受信機能８は、作成者端末によって作成された募集教材データを受信し、受信した募集教材データを募集教材事後点検データベース６ｃに記憶（提出）する。
【００３２】
審査ワークフローが実施される際に、審査ワークフローの実施対象の資料データは販売資料登録データベース６ａに記憶される。事後点検ワークフローが実施される際に、事後点検ワークフローの実施対象の資料データは、募集教材点検データベース６ｃに記憶される。
【００３３】
図５は、資料審査機能９とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図である。
【００３４】
資料審査機能９は、審査ワークフロー機能９ａ、決裁完了通知機能９ｂ、公開機能９ｃ、登録管理簿作成機能９ｄ、権限判定機能９ｅ、資料使用禁止機能９ｆ、延長ワークフロー機能９ｇ、延長公開機能９ｈ、登録管理簿メンテナンス機能９ｉを具備する。
【００３５】
審査ワークフロー機能９ａは、１次点検者の点検者端末、２次点検者の点検者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、２次審査者の審査者端末、リーガルチェッック端末、マネジャー端末、決裁者端末から、それぞれ点検作業、承認作業、１次審査作業、２次審査作業、リーガルチェック、マネジャー審査作業、決裁作業の開始を要求された場合に、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データを読み出し、それぞれ、１次点検者の点検者端末、２次点検者の点検者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、２次審査者の審査者端末、リーガルチェッック端末、マネジャー端末、決裁者端末に送信する。
【００３６】
作成者端末、資料データを受信した１次点検者の点検者端末、２次点検者の点検者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、２次審査者の審査者端末、リーガルチェッック端末、マネジャー端末、決裁者端末は、資料データを表示し、それぞれ申請条件、１次点検条件、２次点検条件、承認条件、１次審査条件、２次審査条件、リーガル条件、マネジャー審査条件、決裁条件を満たすか否かの判断結果を、作成者、１次点検者、２次点検者、承認者、１次審査者、２次審査者、リーガルチェック者、マネジャー、決裁者から受け付ける。
【００３７】
審査ワークフロー機能９ａは、資料作成者端末から申請条件を満たす旨を示す申請完了データ、１次点検者の点検者端末から１次点検条件を満たす旨を示す１次点検完了データ、２次点検者の点検者端末から２次点検条件を満たす旨を示す２次点検完了データ、承認者端末から承認条件を満たす旨を示す承認完了データ、１次審査者の審査者端末から１次審査条件を満たす旨を示す１次審査完了データ、２次審査者の審査者端末から２次審査条件を満たす旨を示す２次審査完了データ、リーガルチェック端末からリーガル条件を満たす旨を示すリーガルチェック完了データ、マネジャー端末からマネジャー審査条件を満たす旨を示すマネジャー審査完了データ、決裁者端末から決裁条件を満たす旨を示す決裁完了データを受信した場合に、この受信した完了データを資料データと関連付けて販売資料登録データベース６ａに記憶する。
【００３８】
すなわち、審査ワークフロー機能９ａは、資料作成部門の資料登録申請、１次点検、２次点検、責任者承認と、資料審査部門の１次審査、２次審査と、リーガルチェック部門のリーガルチェックと、資料審査部門のマネジャー審査、決裁とを含む審査ワークフローをシステム上で形成し、さらに、資料データに対する審査ワークフローの結果を例えばフラグなどで表して資料データに関連付けた状態で販売資料登録データベース６ａに記憶する。
【００３９】
決裁完了通知機能９ｂは、販売資料登録データベース６ａに決裁完了データが記憶された場合に、この決裁完了データに関連する資料データを作成した作成者を示す作成者識別データと、この決裁完了データに関連する資料データの２次点検者を示す２次点検者識別データとを読み出し、作成者識別データの示す資料作成者の操作する作成者端末と２次点検者識別データの示す２次点検者の操作する２次点検者端末とに決裁完了を通知するメールを発信する。
【００４０】
公開機能９ｃは、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データに対して、申請完了データ、１次点検完了データ、２次点検完了データ、承認完了データ、１次審査完了データ、２次審査完了データ、リーガルチェック完了データ、マネジャー審査完了データ、決裁完了データが関連付けられている場合、販売資料登録データベース６ａに記憶されているこの資料データの状態を非公開状態から公開可能状態に変換する。
【００４１】
なお、本実施の形態において、審査ワークフローは、販売資料登録データベース６ａにより行われるが、使用者が資料データを閲覧する場合には、販売資料データベース６によって公開される。
【００４２】
登録管理簿作成機能９ｄは、販売資料登録データベース６ａに記憶（登録）されている資料データの登録管理簿データを作成し、登録管理簿データを販売資料登録データベース６ａに記憶する。
【００４３】
権限判定機能９ｅは、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データに対応しており販売資料研修受講データベース６ｇに記憶されている研修受講データをデータ連動にて読み出し、資料作成者（申請者）、１次点検者、２次点検者、承認者が、資料データに対する権限を有するか否か判定し、権限を有さない場合にその権限を有していない者の操作する端末の表示装置にその旨を表示させる。
【００４４】
資料使用禁止機能９ｆは、公開後、使用有効期限（例えば１年など）を経過した資料データについて、例えば非公開状態とするなどのように、販売資料データベース６、販売資料登録データベース６ａ、募集資料データベース６ｂに対する使用停止処理を実行する。
【００４５】
さらに、資料使用禁止機能９ｆは、使用有効期間内の資料データであっても、使用禁止を命ずる者の操作する端末からの指示にしたがって、この指示された資料データに対する使用停止処理を実行する。
【００４６】
延長ワークフロー機能９ｇは、それぞれ、申請者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、リーガルチェック端末、マネジャー端末から、それぞれ延長申請作業、延長承認作業、延長審査作業、延長リーガルチェック、マネジャー延長審査作業の開始を要求された場合に、販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データを読み出し、それぞれ、申請者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、リーガルチェック端末、マネジャー端末に送信する。
【００４７】
資料データを受信した申請者端末、承認者端末、１次審査者の審査者端末、リーガルチェック端末、マネジャー端末は、資料データを表示し、それぞれ、延長申請条件、延長承認条件、延長１次審査条件、延長リーガル条件、マネジャー延長決裁条件を満たすか否かの判断結果を、申請者、承認者、１次審査者、リーガルチェック担当者、マネジャーから受け付ける。
【００４８】
延長ワークフロー機能９ｇは、申請者端末から延長申請条件を満たす旨を示す延長申請完了データ、承認者端末から延長承認条件を満たす旨を示す延長承認完了データ、１次審査者の審査者端末から延長１次審査条件を満たす旨を示す延長１次審査完了データ、リーガルチェック端末から延長リーガル条件を満たす旨を示す延長リーガルチェック完了データ、マネジャー端末からマネジャー延長決裁条件を満たす旨を示すマネジャー延長決裁完了データを受信した場合に、この受信した延長完了データを延長対象の資料データと関連付けて販売資料登録データベース６ａに記憶する。
【００４９】
すなわち、延長ワークフロー機能９ｇは、資料作成部門の延長申請、延長承認と、資料審査部門の延長１次審査と、リーガルチェック部門のリーガルチェックと、資料審査部門のマネジャー審査、決裁とを含む延長ワークフローをシステム上で形成し、さらに、資料データに対する延長ワークフローの結果を例えばフラグなどで表して資料データに関連付けた状態で販売資料登録データベース６ａに記憶する。
【００５０】
延長公開機能９ｈは、販売資料登録データベース６ａに記憶されている延長申請対象の資料データに対して、延長申請完了データ、延長承認完了データ、延長１次審査完了データ、延長リーガルチェック完了データ、マネジャー延長決裁完了データが関連付けられている場合、販売資料登録データベース６ａに記憶されているこの資料データを延長公開状態に変換する。
【００５１】
なお、本実施の形態において、延長ワークフローは、販売資料登録データベース６ａにより行われるが、使用者が資料データを閲覧する場合には、販売資料データベース６によって公開される。
【００５２】
登録管理簿メンテナンス機能９ｉは、販売資料データベース６、販売資料登録データベース６ａ、募集資料データベース６ｂに対して、延長公開状態となる資料データに対する有効期限を、延長後の期限で更新する。
【００５３】
図６は、事後点検機能１０とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図である。
【００５４】
事後点検機能１０は、事後点検ワークフロー機能１０ａ、受付管理簿作成機能１０ｂ、募集教材公開機能１０ｃ、点検フィードバック機能１０ｄを具備する。
【００５５】
事後点検ワークフロー機能１０ａは、資料点検部門の点検者端末、リーガルチェック端末、資料点検部門のマネジャー端末から、それぞれ事後点検作業、事後リーガルチェック、マネジャー事後点検作業の開始を要求された場合に、募集教材事後点検データベース６ｃに記憶されている募集教材データを読み出し、それぞれ、点検者端末、リーガルチェック端末、マネジャー端末に募集教材データを送信する。
【００５６】
点検者端末、リーガルチェック端末、マネジャー端末は、募集教材データを表示し、それぞれ、事後点検条件、事後リーガル条件、マネジャー事後点検条件を満たすか否かの判断結果を、点検者、リーガルチェック担当者、マネジャーから受け付ける。
【００５７】
事後点検ワークフロー機能１０ａは、点検者端末から事後点検条件を満たす旨を示す事後点検完了データ、リーガルチェック端末から事後リーガル条件を満たす旨を示す事後リーガルチェック完了データ、マネジャー端末からマネジャー事後点検条件を満たす旨を示すマネジャー事後点検完了データを受信した場合に、この受信した事後完了データを募集教材データと関連付けられた状態で募集教材事後点検データベース６ｃに記憶する。
【００５８】
すなわち、事後点検ワークフロー機能１０ａは、資料作成部門からの募集教材データの提出、資料点検部門の点検、リーガルチェック部門のリーガルチェック、資料点検部門のマネジャー点検を含む事後点検ワークフローをシステム上で形成し、さらに、募集教材データに対する事後点検ワークフローの結果を例えばフラグなどで表して募集教材データに関連付けた状態で募集教材事後点検データベース６ｃに記憶する。
【００５９】
受付管理簿作成機能１０ｂは、募集教材事後点検データベース６ｃに記憶（提出）されている募集教材データの受付管理簿データを作成し、受付管理簿データを募集教材事後点検データベース６ｃに記憶する。
【００６０】
募集教材公開機能１０ｃは、募集教材事後点検データベース６ｃに記憶されている募集教材データに対して、募集教材事後点検データベース６ｃにおいて、事後点検完了データ、事後リーガルチェック完了データ、マネジャー事後点検完了データが関連付けられている場合、募集教材事後点検データベース６ｃに記憶されているこの募集教材データの状態を非公開状態から公開可能状態に変換する。
【００６１】
なお、本実施の形態において、事後点検ワークフローは、募集教材事後点検データベース６ｃにより行われるが、使用者が募集教材データを閲覧する場合には、募集教材データベース６ｄによって公開される。
【００６２】
点検フィードバック機能１０ｄは、募集教材事後点検データベース６ｃにおける事後点検ワークフローの結果（例えば各種の事後完了データの記憶状態）を示す電子メールを作成し、資料作成部門の端末などに発信する。
【００６３】
図７は、資料使用可否検索機能１１、使用機能１２、使用停止資料廃棄完了報告機能１３、アクセスログ記録機能１４、モニタリング機能１５、改善指標機能１６とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図である。
【００６４】
資料使用可否検索機能１１は、使用者端末から、販売資料データベース６をアクセスして指定された登録番号を受信すると、販売資料データベース６と販売資料登録データベース６ａを参照し、受信した登録番号に対応付けされている資料データの使用可否を示す使用可否検索結果データを作成し、使用可否検索結果データを使用者端末に送信する。使用者端末は、使用可否検索結果データに基づいて使用可否を表示装置に表示する。
【００６５】
使用機能１２は、閲覧・印刷機能１２ａ、投票機能１２ｂ、投票結果閲覧・印刷機能１２ｃを具備する。
【００６６】
閲覧・印刷機能１２ａは、使用者端末からの指示に応じて、募集資料データベース６ｂに記憶されている登録済みの募集資料データ、募集教材データベース６ｄに記憶されている事後点検後の募集教材データを読み出し、読み出したデータを使用者端末に送信して使用者端末の表示装置に表示させるか、印刷装置により印刷させる。
【００６７】
投票機能１２ｂは、販売資料データベース６、募集資料データベース６ｂに記憶されている登録済みの資料データに対する人気投票の投票結果データを使用者端末から受信し、受信した投票結果データを人気投票データベース６ｈに記憶する。なお、投票機能１２ｂは、販売資料登録データベース６ａに資料データが記憶されている場合には、この販売資料登録データベース６ａに記憶されている資料データについて、人気がある旨の指定を受け付けるとしてもよい。
【００６８】
投票結果閲覧・印刷機能１２ｃは、人気投票データベース６ｈに記憶されている投票結果データを集計し、所定期間ごとに、公開されている人気のある資料データを求め、使用要求端末などから投票結果の使用指示を受け付けた場合に、集計結果と人気のある資料データとを使用要求端末に送信して表示装置に表示させるか、印刷装置により印刷させる。
【００６９】
使用停止資料廃棄完了報告機能１３は、使用停止一覧機能１３ａ、完了報告機能１３ｂ、未報告督促機能１３ｃを具備する。
【００７０】
使用停止一覧機能１３ａは、販売資料データベース６と販売資料登録データベース６ａとをアクセスし、登録された後使用禁止となった資料データの一覧を示す一覧データを作成し、一覧データを端末に送信して表示装置に表示させるか、印刷装置により印刷させる。
【００７１】
完了報告機能１３ｂは、販売資料データベース６にアクセスし、廃棄完了された旨の廃棄報告データを、支部から支社、支社は本社へ送信する。例えば、支部から支社へは、販売資料データベース６を用いて報告される。支社から本社へは、廃棄報告受信データベース６ｆを用いて報告される。なお、販売資料データベース６を使用することなく、廃棄報告受信データベース６ｆのみを用いて支部から支社、支社は本社へ報告が伝達されるとしてもよい。
【００７２】
未報告督促機能１３ｃは、販売資料データベース６をアクセスし、廃棄報告受信データベース６ｆから資料データが廃棄されているが廃棄報告データを本社が受信していない場合、本社から支社、支社から支部に、廃棄完了報告データを送信するよう督促するメールを送信する。
【００７３】
アクセスログ記録機能１４は、募集資料データベース６ｂに記憶されており公開されている資料データ単位で、アクセスログを作成し、アクセスログをアクセス記憶データベース６ｅに記憶し、必要に応じてアクセス者の端末にメールを送信する機能を持つ。また、アクセスログ記録機能１４はこのメールの送信先を含む送信履歴、アクセス者からの報告メールをアクセス記憶データベース６ｅに記憶する。
【００７４】
さらに、アクセスログ記録機能１４は、要求に応じて、アクセスログを端末に送信して表示装置に表示させるか、印刷装置により印刷させる。
【００７５】
モニタリング機能１５は、公開されている資料データ単位、又はシステム全体に対するユーザの意見データを受信し、意見データを販売資料データベース６に記憶し、端末からの指示にしたがって意見データを要求に応じて送信して表示あるいは印刷させる。
【００７６】
改善指標機能１６は、審査時間指標機能１６ａと完成度合指標機能１６ｂとを具備する。
【００７７】
審査時間指標機能１６ａは、資料データに関するワークフローにおいて、各プロセス単位で時間計測を行い、時間データを販売資料登録データベース６ａ、募集資料事後点検データベース６ｃ、募集教材データベース６ｄに記憶し、端末からの指示にしたがって意見データを要求に応じて送信して表示あるいは印刷させる。
【００７８】
完成度合指標機能１６ｂは、資料作成部門により作成・公開された資料データに対する評価データを受信し、評価データを販売資料登録データベース６ａ、事後点検データベース６ｃに記憶する。さらに、完成度合指標機能１６ｂは、端末によって指示された評価データを販売資料登録データベース６ａ、事後点検データベース６ｃから読み出し、読み出した評価データを端末に送信して表示装置に表示させるか、印刷装置により印刷させる。
【００７９】
図８は、本実施の形態に係る販売資料管理システム１における資料データに関する審査ワークフローの一例を示す概念図である。
【００８０】
販売資料管理システム１は、資料データの登録申請、点検、承認、審査、決裁などの審査ワークフローをシステム及びデータベース上に構築し、資料データを登録し、公開する。
【００８１】
販売資料管理システム１は、公開されている資料データについての一覧を表示装置に表示することもできる。
【００８２】
販売資料管理システム１は、資料データ作成後に、資料作成部門における１次点検、２次点検、責任者承認、資料審査部門における１次審査、２次審査、リーガルチェック部門におけるリーガルチェック、資料審査部門におけるマネジャー審査、決裁のための審査ワークフローをシステム及びデータベース上で提供し、決裁が完了した資料データを登録、公開する。
【００８３】
図９は、本実施の形態に係る販売資料管理システム１における募集教材データに関するワークフローの一例を示す概念図である。
【００８４】
販売資料管理システム１は、資料作成部門による募集教材データの提出後、事後点検部門における点検、リーガルチェック部門によるリーガルチェック、事後点検部門におけるマネジャー点検のための事後点検ワークフローをシステム及びデータベース上に構築し、マネジャー点検が完了した募集教材データを登録、公開する。
【００８５】
販売資料管理システム１は、募集教材データの事後点検完了データを受け付けた場合、事後点検完了データを募集教材事後点検データベース６ｃに記憶する。
【００８６】
販売資料管理システム１は、事後点検部門又はリーガルチェック部門の端末によって作成された指導データを資料作成部門の端末に送信する。
【００８７】
図１０は、資料データの使用可否検索機能の処理の一例を示す概念図である。
【００８８】
使用可否検索機能１１は、販売資料登録データベース６ａに記憶されている登録管理簿データに基づいて、所定時間ごとに、販売資料データベース６に記憶されている検索用データを更新し、販売資料の使用停止情報が自動反映される。ここで、検索用データは、使用可能か否かの検索のために用意されている販売資料情報文書である。
【００８９】
さらに、使用可否検索機能１１は、資料登録番号を受け付け、受け付けた資料登録番号に対応する資料データの使用可否を検索用データから検索し、検索結果を送信し、表示する。
【００９０】
図１１は、投票機能１２ｂの処理の一例を示す概念図である。
【００９１】
投票機能１２ｂは、端末から、販売資料データベース６及び募集資料データベース６ｂに記憶されており公開された資料データのうち端末を操作する使用者に人気のある資料データの指定を受け付け、指定された資料データを表す投票結果データを人気投票データベース６ｈに送信し、記憶する。
【００９２】
さらに、投票機能１２ｂは、人気投票データベース６ｈに記憶されている投票結果データに基づいて、投票状況などを示す集計結果データを作成し、端末に送信して表示装置に表示させる。
【００９３】
さらに、投票機能１２ｂは、人気投票データベース６ｈに記憶されている投票結果データを、所定期間により集計し、集計結果を示す集計結果データを端末に送信して表示装置に表示させる。
【００９４】
以下に、本実施の形態に係る販売資料管理システム１の特徴の概要について説明する。
【００９５】
本実施の形態に係る販売資料管理システム１においては、それぞれの目的に応じた各種のデータベースを探さなくても、メインの販売資料データベース６にアクセスすることにより、データの記憶、更新削除などデータ操作を行うことができる。
【００９６】
本実施の形態に係る販売資料管理システム１においては、営業促進のための資料データを作成することができ、販売資料に対する法令違反、苦情の発生などのリスクを軽減させることができる。
【００９７】
本実施の形態に係る販売資料管理システムにおいては、社内で多数作成され、審査部門で審査された資料データを登録・公開し、一元管理することができ、使用上の有効期限がシステム上で設定され、常に適正で最新の資料データを全拠点に一斉に提供することができる。
【００９８】
本実施の形態に係る販売資料管理システム１においては、目的にあった資料データを簡単に検索、閲覧、オンデマンドで印刷することができる。
【００９９】
本実施の形態に係る販売資料管理システム１により、資料データの作成から使用等の取り扱いに関する必要事項が集約され、資料データの取り扱いに関するナレッジの全社共有化、作成スキルの向上を実現することができる。
【０１００】
本実施の形態に係る販売資料管理システム１においては、データベースが複数に分割されている構造を採用することにより、新機能の付加などの機能拡張を容易に行うことができ、機能拡張の影響を受けることなくシステムパフォーマンスを維持もしくは向上させることができる。
【０１０１】
以下に、会社、本社・支社・支部における本システムのユーザ、審査部門・点検部門の観点から、販売資料管理システムの効果を説明する。
【０１０２】
会社は、販売資料管理システムで実現される内部統制により、販売資料に関するリスクを軽減することができ、販売資料作成スキルを向上させることができ、資料の取り扱いに関するナレッジを共有化できる。
【０１０３】
本社・支社・支部の使用者は、資料データの活用により、全社で作成、登録・点検された最新の資料データを随時使用（例えば閲覧、印刷）することができる。
【０１０４】
本社・支社・支部の使用者は、全社で作成・登録された多数の資料データの中から、多様な切り口により使用したい資料データを検索し、使用することができる。
【０１０５】
本社・支社・支部の使用者は、全社的に使用頻度の高い資料データ、人気のある資料データを使用することができる。
【０１０６】
本社・支社・支部の使用者は、全社で作成・登録された資料データに対して、評価及び人気投票を行うことができる。
【０１０７】
本社・支社・支部の使用者は、モニタリング機能１５により、販売資料管理システム１全般、全社で作成・登録された資料データに対して、意見データを入力することができる。
【０１０８】
本社・支社・支部の資料作成者は、資料作成支援ツール８ａにより、資料作成にあたっての必要事項等を確認することができる。
【０１０９】
本社・支社における本システムのユーザは、審査ワークフロー及び事後点検ワークフローのシステム化により、自部門で作成し、登録申請又は事後提出した資料データの審査進捗状況を容易に確認することができる。
【０１１０】
本社・支社・支部における本システムのユーザは、資料使用可否検索機能１１により、登録済みの資料データについて、資料データに対応する登録番号を入力することにより、現在の使用可否を検索できる。
【０１１１】
支社における本システムのユーザは、使用停止資料廃棄完了報告機能１３により、使用停止の資料についての支部から支社への報告状況の確認、督促を行うことができ、支部における本システムのユーザは、使用停止資料廃棄完了報告機能１３により、使用停止の資料についての支部から支社への報告状況の確認を行うことができる。
【０１１２】
審査部門・点検部門は、審査登録ワークフロー及び事後点検ワークフローのシステム化により、審査業務・点検業務における事務量の軽減、効率化を実現することができ、審査履歴及び点検履歴をデータベースに保存することができ、審査及び点検対象のデータを電子データで管理でき、登録申請及び事後提出される資料データについて、データベース上の審査管理簿データ及び点検管理簿データを用いて一元管理を行うことができる。
【０１１３】
審査部門・点検部門は、資料作成支援ツール８ａにより、資料作成にあたっての必要事項等を周知させることができる。
【０１１４】
審査部門・点検部門は、未報告督促機能１３ｃにより、使用停止の資料データについての廃棄完了報告データを受信することができ、また廃棄完了報告データが受信されていない場合に、支社に督促を行うことができる。
【０１１５】
審査部門は、アクセスログを参照し、公開された資料データを閲覧した者を知ることができる。
【０１１６】
審査部門・点検部門は、審査時間指標機能１６ａにより、資料データ１件ごとの審査時間・点検時間を計測し、ストックすることによって、審査ワークフロー及び事後点検ワークフローを構成するプロセスの分析・改善を行なうことができる。
【０１１７】
審査部門・点検部門は、完成度合指標機能１６ｂにより、資料データ１件ごとの評価をストックすることによって、資料データ作成者のスキル分析・改善指導を行うことができる。
【０１１８】
金融商品又は金融サービスを顧客に説明するためには、社内教育が必要であるが、本実施の形態では、適切な社内教育資料が使用されているか否かについても各種の点検、承認、決裁を事後的に受けることができる。
【０１１９】
本実施の形態については、上記の構成そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。
【０１２０】
例えば、サーバ５の機能は、複数の計算機が連携して実現するとしてもよい。管理部５ａは、各データベース６，６ａ〜６ｈをネットワーク経由でアクセスするとしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１２１】
【図１】本考案の実施の形態に係る販売資料管理システムの構成の一例を示すブロック図。
【図２】本実施の形態に係る販売資料管理システムにおける販売資料データベースと資料作成部門、資料審査部門、使用者との関係の一例を示す概念図。
【図３】販売資料データベースに記憶されている作業一覧画面データの表示の一例を示す図。
【図４】資料作成支援ツールとアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図。
【図５】資料審査機能とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図。
【図６】事後点検機能とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図。
【図７】資料使用可否検索機能、使用機能、使用停止資料廃棄完了報告機能、アクセスログ記録機能、モニタリング機能、改善指標機能とアクセスされるデータベースとの関係の一例を示す図。
【図８】本実施の形態に係る販売資料管理システムにおける資料データに関する審査ワークフローの一例を示す概念図。
【図９】本実施の形態に係る販売資料管理システムにおける募集教材データに関するワークフローの一例を示す概念図。
【図１０】資料データの使用可否検索機能の処理の一例を示す概念図。
【図１１】投票機能の処理の一例を示す概念図。
【符号の説明】
【０１２２】
１…販売資料管理システム、２…作成所管システム、３…審査・点検・リーガルチェック担当所管システム、４…使用者システム、５…サーバ、５ａ…管理部、６…販売資料データベース、６ａ…販売資料登録データベース、６ｂ…募集資料データベース、６ｃ…募集教材事後点検データベース、６ｄ…募集教材データベース、６ｅ…アクセス記録データベース、６ｆ…廃棄報告受信データベース、６ｇ…販売資料研修受講データベース、６ｈ…人気投票データベース、７…初期制御機能、８…資料受信機能、８ａ…作成支援ツール、８ｂ…作成パーツ機能、８ｃ…作成ガイド機能、８ｄ…作成禁止例機能、９…資料審査機能、９ａ…審査ワークフロー機能、９ｂ…決裁完了通知機能、９ｃ…公開機能、９ｄ…登録管理簿作成機能、９ｅ…権限判定機能、９ｆ…資料使用禁止機能、９ｇ…延長ワークフロー機能、９ｈ…延長公開機能、９ｉ…登録管理簿メンテナンス機能、１０…事後点検機能、１０ａ…事後点検ワークフロー機能、１０ｂ…受付管理簿作成機能、１０ｃ…募集教材公開機能、１０ｄ…点検フィードバック機能、１１…資料使用可否検索機能、１２…使用機能、１２ａ…閲覧・印刷機能、１２ｂ…投票機能、１２ｃ…投票結果閲覧・印刷機能、１３…使用停止資料廃棄完了報告機能、１３ａ…使用禁止一覧機能、１３ｂ…完了報告機能、１３ｃ…未報告督促、１４…アクセスログ記録機能、１５…モニタリング機能、１６…改善指標機能、１６ａ…審査時間指標機能、１６ｂ…完成度合指標機能、１７…作業一覧画面データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0003129457.tif 000009
【図８】
0003129457.tif 000010
【図９】
0003129457.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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