(57)【要約】    文書情報およびこの文書情報を検索する目的で文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースＤＢ１（１１）と、ＤＢ１（１１）から文書情報およびキーワードを同時に複製するコピー部（１０４）と、複製されたキーワードを記憶するキーワード一時記憶部（１０６）と、複製された文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部（１１４）と、文書情報複製時、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部（１１５）と、記憶部（１０６）のキーワードを文書情報に関連付けてデータベースＤＢ２（１１）に記憶させる登録部（１２６）と、を備え、キーワード受付部（１１４）で受け付けたキーワードで記憶部（１０６）のキーワードを追加または変更する。【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製する複製部と、
前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶する記憶部と、
前記複製部で複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部と、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部と、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、
を備え、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更することを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
請求の範囲第１項に記載の情報管理装置において、
前記キーワード入力画面にて前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示するキーワード提示部を含むことを特徴とする情報管理装置。
【請求項３】
請求の範囲第１項または第２項に記載の情報管理装置において、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記記憶部にアクセスして前記キーワードが変更されたか否かを判定する判定部と、
前記判定部で前記キーワードが変更されていないと判定されたとき、前記情報登録部に前記文書情報の前記データベースへの記憶を禁止する禁止部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
【請求項４】
請求の範囲第１項乃至第３項いずれかに記載の情報管理装置において、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードを複製した後、複製元の前記文書情報および前記キーワードを前記データベースから削除する削除部を含むことを特徴とする情報管理装置。
【請求項５】
請求の範囲第１項乃至第４項いずれかに記載の情報管理装置において、
前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを、複製元のデータベースとは異なるデータベースに複製することを特徴とする情報管理装置。
【請求項６】
請求の範囲第２項乃至第５項いずれかに記載の情報管理装置において、
前記キーワード入力画面に表示される複数種のキーワード選択肢一覧の切替を受け付けるキーワード種別受付部を含み、
前記キーワード提示部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別に対応するキーワード選択肢一覧を前記キーワード入力画面に表示するとともに、前記選択肢の中から前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示して提示し、
前記キーワード受付部は、前記キーワード入力画面に表示された前記キーワード選択肢一覧から選択されたキーワードを受け付けることを特徴とする情報管理装置。
【請求項７】
請求の範囲第６項に記載の情報管理装置において、
前記記憶部は、前記複数種のキーワード選択肢一覧に対応した複数のキーワード記憶部を含み、
前記キーワード受付部で受け付けたキーワードを前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワードとしてキーワードの種別に対応したキーワード記憶部にそれぞれ記憶し、
前記情報登録部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワードとして当該種別に対応する前記キーワード記憶部のキーワードを前記文書情報にそれぞれ関連付けて前記データベースに記憶することを特徴とする情報管理装置。
【請求項８】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示する属性提示部と、
前記属性提示部で提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付ける属性受付部と、
前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧を記憶するキーワード一覧記憶部と、
キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付ける一覧切替受付部と、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部と、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、
検索対象となる文書情報を決めるために前記第１および第２の属性の指定を受け付ける対象受付部と、
前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付ける検索キーワード受付部と、
前記対象受付部で受け付けた前記属性を有する前記文書情報を検索対象とし、該検索対象から前記キーワードに該当する文書情報を抽出する検索部と、
前記検索部で検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示する情報提示部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
【請求項９】
請求の範囲第８項に記載の情報管理装置において、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製する複製部と、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示された前記第１または第２のキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
【請求項１０】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する情報管理方法であって、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製し、
複製された前記文書情報および前記キーワードを記憶部に一時的に記憶し、
複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、
前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促し、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶させ、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１１】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースを管理する情報管理方法であって、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示し、
提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付け、
前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧をキーワード一覧記憶部に記憶し、
キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付け、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、
受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させ、
前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第１および第２の属性を指定し、検索範囲として受け付け、
前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付け、
前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記検索範囲内に保存された文書情報から検索し、
検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示することを特徴とする情報管理方法。
【請求項１２】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製するステップと、
前記複製するステップで複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶部に記憶するステップと、
前記複製するステップで複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるステップと、
前記複製するステップで前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促すステップと、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶させるステップと、
前記キーワードを受け付けるステップで受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更するステップと、
を実行させることを特徴とする情報管理プログラム。
【請求項１３】
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示するステップと、
前記提示するステップで提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付けるステップと、
前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧をキーワード一覧記憶部に記憶するステップと、
キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付けるステップと、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるステップと、
前記キーワードの入力を受け付けるステップで受け付けた前記キーワードおよび前記属性を受け付けるステップで受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させるステップと、
前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第１および第２の属性を指定し、検索範囲として受け付けるステップと、
前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付けるステップと、
前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記範囲を受け付けるステップで受け付けた前記検索範囲内に保存された文書情報から検索するステップと、
前記検索するステップで検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示するステップと、
を実行させることを特徴とする情報管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書情報を電子的に保存し、管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、会社などの組織内における各種報告書、技術資料などの文書の管理および保存を紙の形態から電子化する動きが主流となってきている。このような動きの中で、異なる形式の膨大な量の文書情報を体系付けて効率よくデータベース化するとともに、日々更新される文書情報にも対応可能な情報管理装置として、たとえば特許文献１に記載されたものがある。同文献に記載された情報管理装置の要部構成を図２７に示す。この情報管理装置において、ログイン受付部１４０１で受け付けられたログイン名をキーとして担当者情報ＤＢ１４０５からＩＤ取得部１４０２によってＩＤが取得される。重要キーワード抽出部１４０３は、取得されたＩＤをキーとして検索履歴ＤＢ１４０６に格納された情報に基づいて重要キーワードを抽出する。抽出された重要キーワードは、ＩＤ取得部１４０２によってハイライト表示が付与される。【０００３】
キーワード一覧選択部１４０７は、取得されたＩＤをキーとして組織ＤＢ１４０９からユーザの属する部門に応じたキーワード一覧（キーワード群）を選択する。選択されたキーワード群は、キーワード一覧表示部１４０８によって所定のテンプレート上に配置される。ハイライト表示付与部１４０４およびキーワード一覧表示部１４０８により得られた情報が表示部１４１１に送られ、ユーザ１４２０にキーワード一覧画面が提示される。【０００４】
図２８、従来の情報管理装置の検索実行部の概略構成図である。この装置は、検索実行部１５２０、検索結果表示部１５２５、データベース制御部１５２６、報告書情報ＤＢ（データベース）１５２７から成っている。検索実行部１５２０は、キーワード検索部１５２１、総合検索部１５２２および掛け合わせ検索部１５２３から構成されている。報告書情報ＤＢ１５２７には、報告書を構成する様々な情報、すなわち報告書情報が格納されている。検索実行部１５２０は、検索実行部１５２０からデータベース制御部１５２６を介して必要な情報を検索し抽出する。検索は、技術用語に関わる検索を行うキーワード検索部１５２１と、報告書の書誌情報に係る検索を行う総合検索部１５２２等を含んでいる。これらの検索結果は、それぞれ独立に利用することもできるが、これらの検索結果を掛け合わせて情報をさらに絞り込むこともできる。こうして得られた検索結果は、検索結果表示部１５２５を介してユーザに提示される。【０００５】
図２９は、検索画面の一例であり（キーワードの一部は図中、省略）、この画面から総合検索、キーワード検索およびＩＤ検索を実行することができる。キーワード検索は、図２９の画面の左側に位置するキーワード入力欄（ＳＥＡＲＣＨ  ＷＯＲＤ欄）に所定のキーワードを入力することにより実行される。この入力は、検索画面に示されたキーワードの表示をクリックすることにより図２９左上欄のキーワード選択窓にキーワードが表示され、入力が完了する。このような入力方式とすれば、キーワードの選択が容易な上、入力と同時に選択されたキーワードがキーワード選択窓に表示されるとともに、これと同時にヒット数がその横に表示されるので効率的である。【０００６】
なお、入力の方式はこれに限らず様々な形態とすることができ、キーワード選択窓にキーワードを書き込む形式、キーワード表示欄の横にラジオボタンを付与し、このボタンをクリックすることによってキーワードが入力される形式等を採用することもできる。ここでは最大５個までのキーワードが入力できるようになっている。キーワードの選択肢はこの画面に示された範囲内から選択される。キーワードの選択肢は、材料名キーワード、ブランドキーワードなどの大項目に分類され、さらに、その大項目の中で小分類に区分けされている。選択されたキーワードがヒットした報告文書の数は画面中央に表示される。この例では１つめのキーワードでは１２４５、２つめのキーワードでは３５５の報告文書がヒットしている。
【特許文献１】特開２００２−１２７６９２号公報
【発明の開示】
【０００７】
しかしながら、上記文献記載の従来技術は、以下の点で改善の余地を有していた。
【０００８】
第一に、組織の中では、文書を作成する際、一から作成することは稀であり、通常は文書の雛形を基に作成することが多い。雛形をコピーする際、雛形の文書に予め付与されているキーワードも一緒にコピーすることにより、コピー後の文書にキーワードを付与する手間を省くことができる。しかし、このような方法によりキーワードの付与を行うと、結果として実態に合わない不適切なキーワードが付与されてしまい、キーワード検索をしたとき、必要な情報が見つけられないといった問題点があった。
【０００９】
第二に、同じ組織内であっても、部門によって同じ文書には異なるキーワードを付与する方が効率がよいので、各部門毎にキーワードの付与を促す必要があった。
【００１０】
第三に、電子化された文書情報の容量は年々増加する傾向にあり、管理すべき情報量は膨大なものとなってきている。これらの文書情報を活用していくためには、体系的に管理する必要がある。また、膨大な文書情報量のデータベースの中から異なる観点で文書情報を効率よく検索できることが望まれている。
【００１１】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、文書情報のキーワード検索効率を向上できる情報管理装置を提供することにある。
【００１２】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製する複製部と、前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶する記憶部と、前記複製部で複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部と、前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部と、前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、を備え、前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更することを特徴とする情報管理装置が提供される。
【００１３】
ここで、文書情報とは、文書を構成する各種情報をいい、たとえば、文書の要旨を含む情報、文書の書誌情報等が含まれる。また、文書の関連資料がある場合には、文書の関連資料のリンク先情報をさらに含んでもよい。文書情報は、各種文書ファイルや画像ファイル、音声ファイルなどの形式でデータベースに保存される。また、文書情報は複数のファイルをまとめたアーカイブファイルおよび圧縮ファイルの形式でもよい。
【００１４】
また、キーワード選択肢一覧は、文書情報に付与されるキーワードの選択肢を提示する一覧表示である。キーワード選択肢は同一画面上に一覧表示される。
【００１５】
この発明によれば、あるデータベースの文書情報を複製する場合、文書情報と一緒にキーワードも同時に複製するとともに、キーワードの入力を促すので、複製されたキーワードを追加または変更を確実にユーザに行わせることが可能となり、複製された文書のキーワードがそのまま登録される場合にくらべ、より適切なキーワードを付与することができるので、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上させることができる。
【００１６】
上記情報管理装置において、前記キーワード入力画面にて前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示するキーワード提示部を含むことができる。
【００１７】
ここで、強調表示とは、反転表示、ハイライト表示、点滅表示、色換え表示などである。
【００１８】
この構成によれば、文書情報に関連付けられたキーワードを一覧表示上で強調表示するので、キーワードを目視にて確認しやすく使い勝手が向上する。
【００１９】
上記情報管理装置において、前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記記憶部にアクセスして前記キーワードが変更されたか否かを判定する判定部と、前記判定部で前記キーワードが変更されていないと判定されたとき、前記情報登録部に前記文書情報の前記データベースへの記憶を禁止する禁止部と、を備えることができる。
【００２０】
ここで、判定部は、データベースから複製され記憶部に記憶されたキーワードを読み出し、キーワード受付部で受け付けたキーワードと比較して、キーワードが異なる場合にキーワードが変更されたと判定することができる。また、キーワードの比較は、キーワードの文字列コードを比較してもよいし、キーワードの文字列のデータサイズを比較してもよい。あるいは、記憶部に記憶されるキーワードが予め決められたキーワード一覧に対応した識別コードで記憶されている場合は、識別コードで比較することもできる。あるいは、判定部は、データベースからキーワードが複製された後に、記憶部にキーワードがさらに書き込まれたか否かを監視し、書き込まれた場合キーワードが変更されたと判定することもできる。
【００２１】
この構成によれば、文書情報を複製したとき、キーワードの追加および変更をより確実にユーザに行わせることが可能となる。
【００２２】
上記情報管理装置において、前記複製部で前記文書情報および前記キーワードを複製した後、複製元の前記文書情報および前記キーワードを前記データベースから削除する削除部を含むことができる。
【００２３】
この構成によれば、文書情報を移動する場合に、移動前のキーワードを追加および変更することにより移動後の文書情報に異なるキーワードを付与させることができ、より適切なキーワードを付与することができ、検索効率が向上する。
【００２４】
上記情報管理装置において、前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを、複製元のデータベースとは異なるデータベースに複製することができる。
【００２５】
この構成によれば、文書情報を他のデータベースに複製または移動させることができ、その場合でも、複製または移動後の文書情報に適切なキーワードを付与することができる。
【００２６】
上記情報管理装置において、前記キーワード入力画面に表示される複数種のキーワード選択肢一覧の切替を受け付けるキーワード種別受付部を含むことができ、前記キーワード提示部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別に対応するキーワード選択肢一覧を前記キーワード入力画面に表示するとともに、前記選択肢の中から前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示して提示し、前記キーワード受付部は、前記キーワード入力画面に表示された前記キーワード選択肢一覧から選択されたキーワードを受け付けることができる。
【００２７】
この構成によれば、異なるキーワード選択肢一覧の中から適切なキーワード選択肢一覧を選択して、文書情報にキーワードを付与することができるので、文書情報を保存先のデータベースに適したキーワードを付与することが可能となる。
【００２８】
上記情報管理装置において、前記記憶部は、前記複数種のキーワード選択肢一覧に対応した複数のキーワード記憶部を含むことができ、前記キーワード受付部で受け付けたキーワードを前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワードとしてキーワードの種別に対応したキーワード記憶部にそれぞれ記憶し、前記情報登録部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワードとして当該種別に対応する前記キーワード記憶部のキーワードを前記文書情報にそれぞれ関連付けて前記データベースに記憶することができる。
【００２９】
この構成によれば、たとえば、異なる観点から付与されたキーワードを別々に一つの文書情報と関連付けて登録することが可能となり、異なる観点からキーワード検索を行うことができるので、使い勝手が向上する。
【００３０】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示する属性提示部と、前記属性提示部で提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付ける属性受付部と、前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧を記憶するキーワード一覧記憶部と、キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付ける一覧切替受付部と、前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部と、前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、検索対象となる文書情報を決めるために前記第１および第２の属性の指定を受け付ける対象受付部と、前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付ける検索キーワード受付部と、前記対象受付部で受け付けた前記属性を有する前記文書情報を検索対象とし、該検索対象から前記キーワードに該当する文書情報を抽出する検索部と、前記検索部で検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示する情報提示部と、を備えたことを特徴とする情報管理装置が提供される。
【００３１】
ここで、属性は、たとえば、文書情報をプロジェクト名、クライアント名、文書名などのユニット単位で区分するために付与される第１の属性と、文書情報を工程名、項目名、章（目次）などのアイテム単位で区分するために付与される第２の属性と、を含むことができる。
【００３２】
この構成によれば、文書情報を異なる２つの属性で分類して登録でき、かつ属性に対応した異なるキーワード選択肢一覧からキーワードと関連付けて登録することができるので、文書情報を異なる観点から異なるキーワード選択肢一覧を用いて検索用キーワードを受け付けて検索することができ、様々な観点から文書情報の検索を行え、適切なキーワードで検索することができるので、検索効率が向上する。
【００３３】
上記情報管理装置において、前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製する複製部と、前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示された前記第１または第２のキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部と、を備えることができる。
【００３４】
この構成によれば、文書情報を複製する場合、文書情報と一緒に複製されるキーワードの追加または変更を確実にユーザに行わせることが可能となり、複製された文書のキーワードがそのまま登録される場合にくらべ、より適切なキーワードを付与することができるので、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上させることができる。
【００３５】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する情報管理方法であって、前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製し、複製された前記文書情報および前記キーワードを記憶部に一時的に記憶し、複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促し、前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶させ、前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更することを特徴とする情報管理方法が提供される。
【００３６】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースを管理する情報管理方法であって、前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示し、提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付け、前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧をキーワード一覧記憶部に記憶し、キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付け、前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させ、前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第１および第２の属性を指定し、検索範囲として受け付け、前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付け、前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記検索範囲内に保存された文書情報から検索し、検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示することを特徴とする情報管理方法が提供される。
【００３７】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製するステップと、前記複製するステップで複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶部に記憶するステップと、前記複製するステップで複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるステップと、前記複製するステップで前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促すステップと、前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶させるステップと、前記キーワードを受け付けるステップで受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーワードを追加または変更するステップと、を実行させることを特徴とする情報管理プログラムが提供される。
【００３８】
本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる２つの第１および第２の属性の内容を提示するステップと、前記提示するステップで提示された前記第１および第２の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第１および第２の属性を受け付けるステップと、前記第１および第２の属性にそれぞれ対応した第１および第２のキーワード選択肢一覧をキーワード一覧記憶部に記憶するステップと、キーワード入力画面に表示される前記第１および第２のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付けるステップと、前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるステップと、前記キーワードの入力を受け付けるステップで受け付けた前記キーワードおよび前記属性を受け付けるステップで受け付けた前記第１および第２の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させるステップと、前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第１および第２の属性を指定し、検索範囲として受け付けるステップと、前記第１および第２のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付けるステップと、前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記範囲を受け付けるステップで受け付けた前記検索範囲内に保存された文書情報から検索するステップと、前記検索するステップで検索された前記文書情報を前記第１または第２の属性毎に提示するステップと、を実行させることを特徴とする情報管理プログラムが提供される。
【００３９】
本発明によれば、文書情報のキーワード検索効率を向上できる情報管理装置が提供される。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
上述した目的、およびその他の目的、特徴および利点は、以下に述べる好適な実施の形態、およびそれに付随する以下の図面によってさらに明らかになる。【００４１】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報管理装置のネットワーク構成を示す構成図である。
【図２】図１の情報管理装置の概略構成ブロック図である。
【図３】図１の情報管理装置の概略機能ブロック図である。
【図４】図１の情報管理装置のキーワード入力画面の一例を示す図である。
【図５】図１の情報管理装置のキーワード催促画面の一例を示す図である。
【図６】図１の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【図７】図６のフローチャートに示す動作の続きを示すフローチャートである。
【図８】図４の情報管理装置のキーワード入力画面で新たにキーワードが選択された様子を説明する図である。
【図９】本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図１０】本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図１１】図１０の情報管理装置のキーワード入力画面の一例を示す図である。
【図１２】図１１のキーワード入力画面で異なるキーワード一覧が表示された例を示す図である。
【図１３】図１０の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図１５】図１４の情報管理装置の登録テーブルの構造を示す図である。
【図１６】本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図１７】図１６の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図１８】本発明の実施の形態の情報管理装置で管理される文書情報の分類構造を説明するための図である。
【図１９】図１６の情報管理装置の文書登録画面の一例を示す図である。
【図２０】図１７の情報管理装置の登録テーブルの構造を示す図である。
【図２１】図１６および図１７の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【図２２】本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
【図２３】図２２の情報管理装置の検索キーワード指定画面の一例を示す図である。
【図２４】図２２の情報管理装置の検索結果一覧画面の一例を示す図である。
【図２５】図２２の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
【図２６】図２５のフローチャートの情報管理装置の動作の続きを示すフローチャートである。
【図２７】従来の情報管理装置の要部構成を示す図である。
【図２８】図２７の従来の情報管理装置の検索実行部の概略構成図である。
【図２９】図２７の従来の情報管理装置の検索画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。なお、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。
（第一の実施の形態）
図１は、本発明の実施の形態に係る情報管理装置のネットワーク構成を示す構成図である。情報管理システム１０は、情報管理装置１００と、複数のデータベース１１（図中、「ＤＢ１」、「ＤＢ２」、および「ＤＢｎ」と示す）と、複数の端末１３（図中、「端末１」、「端末２」、および「端末ｎ」と示す）と、を備えている。情報管理システム１０と、データベース１１と、端末１３と、は互いにネットワーク１４を介して接続され、データベース１１の情報を情報管理装置１００と端末１３とで共有する。【００４３】
情報管理装置１００は、データベース１１に保存された文書情報を、キーワードにより検索して該当する文書情報を提示するものである。また、データベース１１に保存された文書情報を検索するとき、一覧表示されたキーワード選択肢を提示し、キーワード選択肢一覧表示の中から選択されたキーワードの入力を受け付ける。キーワード選択肢は同一画面上に一覧表示される。【００４４】
ここで、文書情報とは、文書を構成する各種情報をいい、たとえば、文書の要旨を含む情報、文書の書誌情報等が含まれる。また、文書の関連資料がある場合には、文書の関連資料のリンク先情報をさらに含んでもよい。文書情報は、各種文書ファイルや画像ファイル、音声ファイルなどの形式でデータベースに保存される。また、文書情報は複数のファイルをまとめたアーカイブファイルおよび圧縮ファイルの形式でもよい。また、キーワードとは、データベース１１に保存された文書情報を検索する目的で文書情報に関連付けられてデータベース１１に保存されている。キーワードは、文書情報に対して複数関連付けることができる。【００４５】
また、文書情報は、文書または図面を含むデータをはじめ様々な種類のデータとすることができる。特に、長期にわたり蓄積されていく性質のデータ、取り扱いに際し迅速性が求められるデータとした場合、本発明の効果がより顕著となる。こうしたデータの例として、技術報告書、営業資料、トラブル報告、コンサルティングレポート、出張報告、安全管理資料、プラントや機器等の運転管理資料、医療カルテ、特許情報、判決情報等が例示される。【００４６】
また、情報管理装置１００は、データベース１１に保存された文書情報を複製したり、移動したりすることができ、その際、新たに作成された文書情報に対しても、検索時に使用するキーワードを付与することができる。このキーワードを付与する際にも一覧表示されたキーワード選択肢を提示し、キーワード選択肢一覧表示の中から選択されたキーワードの入力を受け付ける。【００４７】
なお、情報管理装置１００は、たとえばＷＥＢサーバ１７その他インターネット１５上のサービス主体であってもよい。また、本実施形態においては、本発明に係る装置をクライアントサーバシステム上の情報共有化を目的とした場合について説明するが、これに限られるものではない。たとえば、本発明を、スタンドアローン型の装置に適用することもできる。【００４８】
図２は、本実施の形態の情報管理装置１００の概略構成ブロック図である。情報管理装置１００は、たとえば、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、オフィスコンピュータなどであり、制御部２０と、記憶部２２と、表示部２４と、操作部２６と、インタフェース部２８と、を含む。【００４９】
制御部２０は、たとえば、ＣＰＵであり、情報管理装置１００の各要素とともに装置全体を制御する。記憶部２２は、プログラムを記憶するハードディスク装置や、ハードディスク装置からプログラムを読み出して一時的に記憶し、プログラムを実行する際に使用する領域を有するメインメモリや、その他のフロッピー（登録商標）ディスク、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ（ＲＷ）、ＤＶＤ−Ｒ（ＲＷ）、磁気テープなどを含む外部記憶装置などを含む。【００５０】
表示部２４は、各種情報表示、操作画面表示、情報管理装置１００の動作や状態表示、を行うものであり、たとえば、ＣＲＴモニタ、液晶ディスプレイなどである。操作部２６は、情報管理装置１００のユーザが各種設定および入力を指示するために操作するものであり、たとえば、キーボード、マウス、タブレット、操作ボタン、スイッチ、レバー、タッチパネルなどである。操作部２６は、これらの操作を受け付ける。また、ユーザインターフェースとして、その他に、スピーカやマイクなどの音声入出力部（不図示）、ディジタルカメラなどの映像入力部（不図示）を含むことができる。さらに、図示されない音声処理部、録音部、再生部、映像処理部、などを含むことができる。【００５１】
インタフェース部２８は、ＬＡＮなどのネットワーク１４に接続し、ネットワーク１４上の他の装置と通信を行うものである。【００５２】
図３は、本実施の形態の情報管理装置１００の概略機能ブロック図である。情報管理装置１００は、コピー要求受付部１０２と、コピー部１０４と、キーワード一時記憶部１０６と、文書一時記憶部１０８と、キーワード一覧記憶部１１０と、キーワード一覧表示部１１２と、キーワード受付部１１４と、通知部１１５と、判定部１１６と、文書編集部１１８と、文書表示部１２０と、編集受付部１２２と、登録受付部１２４と、登録部１２６と、を備えている。【００５３】
なお、各図において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。【００５４】
また、情報管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウェアとソフトウェアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウェア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。【００５５】
コピー要求受付部１０２は、あるデータベース１１（ここではＤＢ１）から他のデータベース１１（ここではＤＢ２）に文書情報を複製するコピー要求を操作部２６から受け付ける。コピー要求は、複製元の文書を指定する指示を含む。【００５６】
コピー部１０４は、データベース１１から文書情報を複製するとともに、当該文書情報に関連付けられたキーワードを同時に複製する。【００５７】
キーワード一時記憶部１０６は、コピー部１０４で複製したキーワードを一時的に記憶する。文書一時記憶部１０８は、コピー部１０４で複製した文書情報を一時的に記憶する。キーワード一覧記憶部１１０は、キーワード一覧表示に表示するキーワード一覧を記憶する。【００５８】
キーワード一覧表示部１１２は、キーワード一覧記憶部１１０に記憶されているキーワード一覧を用いてキーワード入力画面を表示部２４に表示する。図４は、キーワード入力画面の一例を示す図である。キーワード入力画面５０は、タイトル５２と、キーワード一覧５４と、編集ボタン５６と、言語切替ボタン５８と、を含む。タイトル５２は、コピー部１０４が複製した文書のタイトルを示す。キーワード一覧５４は、キーワード一覧記憶部１１０に記憶されているキーワード一覧がすべて一覧表示として表示される。キーワード一覧５４では、タイトル５２の文書で指定されているキーワードが反転表示やハイライト表示、点滅表示、色換え表示などで強調表示される。【００５９】
図４に示すように、本実施の形態では、すべてのキーワードの選択肢が同一画面上に表示されている。また、このキーワード入力画面５０では、複数のキーワードがいくつかの分野によって分けられ、グループ化されている。また、大概念、中概念、小概念等、概念の広さが異なるキーワードが同一画面に並列的に表示されている。このような表示となっているため、入力者に対し、異なるカテゴリーのキーワードを複数、入力することを促すことができる。【００６０】
編集ボタン５６は、キーワード指定後、文書の編集画面へ移行するための操作ボタンである。言語切替ボタン５８は、キーワード一覧５４に表示するキーワードの言語を英語と日本語で切り替えるための操作ボタンである。【００６１】
また、キーワードについては参照テーブルを作成し、各キーワードにそれぞれ識別番号が付与された構成とすることもできる。参照テーブルには、この識別番号に対応して日本語キーワードと英語等の外国語キーワードをそれぞれ格納する。このようにすれば、一つのデータベースで日本語と外国語の両方の報告書に対応することが可能となる。たとえば、日本語キーワードを指定すると、同時に英語等の外国語キーワードも同時に検索画面に表示させることができるようになる。【００６２】
図３に戻り、キーワード受付部１１４は、図４のキーワード一覧５４で選択されたキーワードを受け付け、キーワード一時記憶部１０６に記憶する。通知部１１５は、コピー部１０４で複製された文書情報に付随しているキーワードが、キーワード入力画面５０で変更されなかったとき、キーワードの変更がなされていないことを通知する。たとえば、通知部１１５は、図５に示すキーワード催促画面６０を表示部２４に表示する。キーワード催促画面６０は、戻るボタン６２と、編集ボタン６４と、を含む。戻るボタン６２は、キーワードの入力を行うキーワード入力画面５０へ戻るための操作ボタンである。編集ボタン６４は、キーワードの変更は行わずに文書の編集に移行するための操作ボタンである。【００６３】
図３に戻り、判定部１１６は、図４の編集ボタン５６の操作を操作部２６が受け付けたとき、コピー部１０４で複製されたキーワードが、キーワード受付部１１４で受け付けられたキーワードで変更されたか否かを判定する。キーワードの変更がなされた場合は、文書の編集画面へ移行し、キーワードの変更がなされていない場合は、キーワードの変更がなされていないことを通知部１１５に通知させる。【００６４】
文書編集部１１８は、文書一時記憶部１０８に記憶された文書情報を編集する。文書表示部１２０は、図示されない文書情報編集画面を表示部２４に表示する。ユーザは文書情報編集画面で文書の編集を行うことができる。編集受付部１２２は、操作部２６をユーザが操作して文書情報の編集操作を受け付ける。文書編集部１１８、文書表示部１２０、編集受付部１２２は、パーソナルコンピュータなどで動作可能な一般的なワードプロセッサ、表計算ソフトウェア、エディタ、画像編集ツール、などを起動して文書を開くことによって実現することができる。【００６５】
登録受付部１２４は、文書一時記憶部１０８に記憶された文書情報を他のデータベースＤＢ２に登録する登録指示を受け付ける。登録指示には、複製された文書を格納するコピー先のデータベースの指定、フォルダ指定、ファイル名指定を含む。登録部１２６は、キーワード一時記憶部１０６に記憶されているキーワードを文書一時記憶部１０８に記憶されている文書情報に関連付けて登録し、データベースＤＢ２に格納する。【００６６】
このように構成された情報管理装置１００の動作について図を用いて以下に説明する。図６および図７は、本実施の形態の情報管理装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。【００６７】
ここでは、データベースＤＢ１の文書Ａを複製して、データベースＤＢ２に登録する場合について説明する。なお、本実施の形態において、データベースＤＢ１の文書を他のデータベースＤＢ２に登録しているが、これに限定されない。データベースＤＢ１の文書を同じデータベースＤＢ１に複製して登録してもよい。【００６８】
図６に示すように、まず、コピー要求受付部１０２が文書のコピー要求を受け付けると（Ｓ１１のＹＥＳ）、コピー部１０４は、データベースＤＢ１の文書Ａ、および文書ＡのキーワードＡを複製し、文書一時記憶部１０８およびキーワード一時記憶部１０６にそれぞれ記憶する（Ｓ１３）。つづいて、キーワード一覧表示部１１２は、複製された文書ＡのキーワードＡを、キーワード入力画面５０のキーワード一覧５４で強調表示して表示する（Ｓ１５）。【００６９】
つづいて、キーワード入力画面５０のキーワード一覧５４上で選択されたキーワードをキーワード受付部１１４が受け付けた場合（Ｓ１７のＹＥＳ）、キーワード一覧表示部１１２は、キーワード入力画面５０のキーワード一覧５４で選択されたキーワードを強調表示する（Ｓ１９）。キーワードの選択は、たとえば、キーワード入力画面５０上のマウスポインタをユーザがマウスなどの操作部２６を操作することにより所望のキーワード上に移動させ、クリックすることにより選択することができる。また、選択された状態のキーワードを再度クリックすると、選択を解除することができる。たとえば、図８に示すように、キーワード入力画面５０のキーワード一覧５４で新たに選択されたキーワードが強調表示される。【００７０】
図６に戻り、ステップＳ１９の後、操作部２６が、編集ボタン５６の操作を受け付けると（Ｓ２１のＹＥＳ）、判定部１１６は、複製されたキーワードＡが更新されたか否かを判定する（Ｓ２３）。判定部１１６が、キーワードが更新されたと判定した場合（Ｓ２３のＹＥＳ）、キーワード一時記憶部１０６に更新されたキーワードを記憶し（Ｓ２７）、文書編集へと移行する。【００７１】
一方、ステップＳ１７でキーワードが受け付けられていない場合（Ｓ１７のＮＯ）、ステップＳ２１に進む。また、ステップＳ２１で編集操作を受け付けなかった場合（Ｓ２１のＮＯ）、ステップＳ１７に戻る。また、ステップＳ２３で判定部１１６が、キーワードが更新されていないと判定した場合（Ｓ２３のＮＯ）、通知部１１５は、キーワード催促画面６０を表示し、ユーザにキーワードの変更を催促する。（Ｓ２５）【００７２】
つぎに、図７に示すように、文書編集に移行すると、文書表示部１２０は文書編集画面を表示部２４に表示し（Ｓ２９）、編集受付部１２２が編集指示を受け付けると（Ｓ３１のＹＥＳ）、編集後の文書を文書一時記憶部１０８に一時的に記憶する（Ｓ３３）。また、編集受付部１２２が編集指示を受け付けない場合（Ｓ３１のＮＯ）、ステップＳ３３をバイパスする。【００７３】
つづいて、登録受付部１２４が編集された文書の登録要求を受け付けると（Ｓ３５のＹＥＳ）、文書一時記憶部１０８に記憶されている文書と、キーワード一時記憶部１０６に記憶されているキーワードを関連付けて登録し、データベースＤＢ２に文書ＢおよびキーワードＢとして格納する（Ｓ３７）。また、登録受付部１２４が文書の登録要求を受け付けない場合（Ｓ３５のＮＯ）、ステップＳ２９に戻る。【００７４】
以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置１００によれば、あるデータベースの文書情報を複製する場合、文書情報と一緒にキーワードも複製するとともに、複製されたキーワードの更新を要求するので、複製された文書のキーワードがそのまま登録される場合にくらべ、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上させることができる。【００７５】
すなわち、キーワードを更新せずにそのまま登録すると、文書が繰り返しコピーされた場合、実態に合わない不適切なキーワード付与されてしまい、キーワード検索をしたとき、必要な情報が見つけられないという問題点が解決される。
（第二の実施の形態）
図９は、本発明の実施の形態の情報管理装置１００の要部構成を示す機能ブロック図である。本実施の形態の情報管理装置１００は、上記実施の形態とは、削除部１５０を設け、データベースの文書を他のデータベースに移動する点で相違する。【００７６】
削除部１５０は、コピー部１０４で複製された文書と、その文書のキーワードを、データベースＤＢ１から削除する。【００７７】
本実施の形態の情報管理装置１００は、文書情報を移動する場合に、移動前のキーワードを追加および変更することにより移動後の文書情報に異なるキーワードを付与させることができ、より適切なキーワードを付与することができ、検索効率が向上する。
（第三の実施の形態）
図１０は、本発明の実施の形態の情報管理装置１００の要部構成を示す機能ブロック図である。【００７８】
本実施の形態の情報管理装置１００では、たとえば、ヒヤリハット報告書などの文書情報を現場用と管理者用とで区別して管理するために、異なるキーワードを付与する場合を例として説明する。【００７９】
情報管理装置１００は、上記実施の形態とは、キーワード種別受付部２１０と、第１のキーワード一覧記憶部２１２と、第２のキーワード一覧記憶部２１４と、切替部２１６と、を設け、文書の登録先のデータベースに適したキーワード群を用いてキーワードの指定を行うことができる点で相違する。【００８０】
すなわち、本実施の形態の情報管理装置１００は、データベース１１毎に異なるキーワード一覧を準備し、複製先のデータベース１１に適したキーワード一覧からキーワードを選択して登録する。ここで、データベースＤＢ２が現場用の文書を格納するデータベース１１であり、データベースＤＢ３が管理者用の文書を格納するデータベース１１であるとする。【００８１】
本実施の形態の情報管理装置１００において、たとえば、キーワード一覧表示部１１２は、図１１に示されるキーワード入力画面７０を表示部２４に表示する。キーワード入力画面７０は、たとえば、現場用タブ７２および管理者用タブ７４などの複数のタブを含み、現場用タブ７２が選択されると現場用キーワード一覧７６が表示され、管理者用タブ７４が選択されると図１２のキーワード入力画面７０の管理者用キーワード一覧７８が表示される。【００８２】
図１０に戻り、キーワード種別受付部２１０は、キーワード一覧表示部１１２に表示するキーワード入力画面７０の種別を受け付ける。すなわち、キーワード一覧表示部１１２のキーワード入力画面７０に第１のキーワード一覧（現場用キーワード一覧７６）を表示するか、第２のキーワード一覧（管理者用キーワード一覧７８）を表示するかの指示を受け付ける。具体的には、キーワード入力画面７０の現場用タブ７２および管理者用タブ７４の選択を受け付ける。【００８３】
第１のキーワード一覧記憶部２１２および第２のキーワード一覧記憶部２１４は、第１のキーワード一覧および第２のキーワード一覧をそれぞれ記憶する。本実施の形態において、第１のキーワード一覧記憶部２１２は、キーワード入力画面７０の現場用キーワード一覧７６を表示するためのキーワード一覧が記憶され、第２のキーワード一覧記憶部２１４は、キーワード入力画面７０の管理者用キーワード一覧７８を表示するためのキーワード一覧が記憶される。【００８４】
切替部２１６は、キーワード入力画面７０の現場用タブ７２および管理者用タブ７４の選択をキーワード種別受付部２１０が受け付けたとき、該当するキーワード一覧をキーワード一覧表示部１１２に切り替えて表示する。登録部２１８は、キーワード受付部１１４で受け付けキーワード一時記憶部１０６に記憶されたキーワードを、キーワード種別受付部２１０で受け付けたキーワード種別に該当するデータベース１１に文書と関連付けて登録し、格納する。【００８５】
このように構成された情報管理装置１００の動作について、以下に説明する。図１３は、本実施の形態の情報管理装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。【００８６】
まず、キーワード種別受付部２１０がキーワード種別を受け付ける（Ｓ１１１）。キーワード種別受付部２１０で受け付けたキーワード種別が現場用の場合（Ｓ１１１の第１キーワード）、第１のキーワード一覧記憶部２１２から現場用のキーワード一覧を読み出して図１１のキーワード入力画面７０に現場用キーワード一覧７６として表示する（Ｓ１１３）。【００８７】
つづいて、キーワード受付部１１４が、キーワード入力画面７０の現場用キーワード一覧７６からキーワードを受け付け、キーワード一時記憶部１０６に記憶する（Ｓ１１５）。その後、文書の編集作業などがなされた後、データベース１１に文書を登録する指示を登録受付部１２４が受け付けたとき（Ｓ１１７のＹＥＳ）、第１のデータベース（データベースＤＢ２）に文書Ｂと、そのキーワードＢ１とを関連付けて登録し、格納する（Ｓ１１９）。【００８８】
一方、ステップＳ１１７で、登録指示を受け付けなかった場合（Ｓ１１７のＮＯ）、ステップＳ１１３に戻る。【００８９】
また、ステップＳ１１１でキーワード種別受付部２１０が受け付けたキーワード種別が管理者用の場合（Ｓ１１１の第２キーワード）、第２のキーワード一覧記憶部２１４から管理者用のキーワード一覧を読み出して図１２のキーワード入力画面７０に管理者用キーワード一覧７８として表示する（Ｓ１２３）。【００９０】
つづいて、キーワード受付部１１４が、キーワード入力画面７０の管理者用キーワード一覧７８からキーワードを受け付け、キーワード一時記憶部１０６に記憶する（Ｓ１２５）。その後、文書の編集作業などがなされた後、データベース１１に文書を登録する指示を登録受付部１２４が受け付けたとき（Ｓ１２７のＹＥＳ）、第２のデータベース（データベースＤＢ３）に文書Ｂと、そのキーワードＢ２とを関連付けて登録し、格納する（Ｓ１２９）。一方、登録受付部１２４が登録指示を受け付けなかった場合（Ｓ１２７のＮＯ）、ステップＳ１２３に戻る。【００９１】
以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置１００によれば、異なるキーワード選択肢一覧の中から適切なキーワード選択肢一覧を選択して、文書情報にキーワードを付与することができるので、文書情報を保存先のデータベース１１に適したキーワードを付与することが可能となる。
（第四の実施の形態）
図１４は、本発明の実施の形態の情報管理装置１００の要部構成を示す機能ブロック図である。本実施の形態の情報管理装置１００は、図１０の上記実施の形態とは、キーワード判別部２２０を設け、キーワード一時記憶部１０６の替わりに、第１のキーワード一時記憶部２２２および第２のキーワード一時記憶部２２３を設け、登録部２１８の替わりに登録部２２４を設けた点で相違している。【００９２】
キーワード判別部２２０は、キーワード種別受付部２１０で受け付けたキーワード種別に基づいて、キーワード受付部１１４で受け付けたキーワードを第１のキーワード一時記憶部２２２および第２のキーワード一時記憶部２２３のいずれに記憶するかを判定する。たとえば、キーワード種別受付部２１０が、第１のキーワード一覧、すなわち現場用キーワード一覧７６を表示する指示を受け付けた場合、図１０の切替部２１６によってキーワード一覧表示部１１２のキーワード入力画面７０に現場用キーワード一覧７６が表示される。一方、キーワード種別受付部２１０が、第２のキーワード一覧、管理者用キーワード一覧７８を表示する指示を受け付けた場合、図１０の切替部２１６によってキーワード一覧表示部１１２のキーワード入力画面７０に管理者用キーワード一覧７８が表示される。【００９３】
第１のキーワード一時記憶部２２２は、キーワード判別部２２０から第１のキーワード、すなわち現場用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。第２のキーワード一時記憶部２２３は、キーワード判別部２２０から第２のキーワード、すなわち管理者用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。【００９４】
登録部２２４は、第１のキーワード一時記憶部２２２および第２のキーワード一時記憶部２２３に記憶されたキーワードを文書情報と関連付けて登録テーブル２２６に登録し、文書情報と、第１および第２のキーワードと、登録テーブル２２６と、をデータベース１１に格納する。【００９５】
図１５に本実施の形態の情報管理装置の登録テーブル２２６の構造を示す。登録テーブル２２６は、コンテンツ情報と、第１のキーワードと、第２のキーワードとが関連付けて登録される。なお、登録テーブル２２６には、第１のキーワード群の識別子および第２のキーワード群の識別子が記憶され、キーワードの実態は、別途第１のキーワードおよび第２のキーワードとしてデータベース１１に記憶される。【００９６】
以上のように構成された情報管理装置１００によれば、複数のキーワード一覧から付与したキーワードを文書情報に関連付けて登録することができるので、データベース１１に格納された文書情報を異なるキーワード一覧に基づいて検索する場合、それぞれ適切なキーワード一覧に基づいて付与されたキーワードに従って検索が可能となり、検索効率が向上する。また、たとえば、異なる観点で付与されたキーワードを別々に一つの文書情報と関連付けて登録することが可能となり、異なる観点からキーワード検索を行うことができるので、使い勝手が向上する。
（第五の実施の形態）
図１６および図１７は、本発明の実施の形態の情報管理装置１００の要部構成を示す機能ブロック図である。【００９７】
本実施の形態の情報管理装置１００は、文書情報をデータベース１１に格納する際、異なる２つの第１および第２の属性、たとえば、プロジェクト名、クライアント名、文書名などで分類される複数のユニットと、たとえば、工程名、項目名、章（目次）などで分類される複数のアイテムと、を指定することができる。たとえば、図１８に示すように、プロジェクト毎に複数の文書がそれぞれ各項目に格納される。本実施の形態において、プロジェクト名の分類を「ＡＬＬ」と呼び、項目名の分類を「ＰＡＲＴ」と呼ぶことにする。【００９８】
図１６に戻り、本実施の形態の情報管理装置１００は、上記実施の形態とは、ＡＬＬリスト記憶部３１０と、ＰＡＲＴリスト記憶部３１２と、登録画面表示部３１４と、ＡＬＬ指定受付部３１６と、ＰＡＲＴ指定受付部３１８と、登録指定一時記憶部３２０と、を設けた点で相違する。【００９９】
ＡＬＬリスト記憶部３１０は、データベース１１に格納される文書情報が帰属する複数のユニット名、たとえば、プロジェクト名などを有するＡＬＬリストを記憶する。ＰＡＲＴリスト記憶部３１２は、データベース１１に格納される文書情報が帰属する複数の項目名を有するＰＡＲＴリストを記憶する。【０１００】
登録画面表示部３１４は、ＡＬＬリスト記憶部３１０およびＰＡＲＴリスト記憶部３１２に記憶されたＡＬＬリストおよびＰＡＲＴリストを階層表示する。図１９に、本実施の形態の情報管理装置３００の文書登録画面３５０の一例を示す。文書登録画面３５０は、ＡＬＬ指定欄３５２と、ＰＡＲＴ指定欄３５４と、キーワード入力画面ボタン３５６と、を含む。【０１０１】
ＡＬＬ指定欄３５２は、ＡＬＬリスト記憶部３１０に記憶されている複数のユニット名がリスト表示され、ユーザがポインタを移動し、クリックすることによりＡＬＬ指定できる。指定されたユニット名は反転表示される。ＰＡＲＴ指定欄３５４は、ＰＡＲＴリスト記憶部３１２に記憶されている複数の項目名がリスト表示され、ユーザがポインタを移動し、クリックすることによりＰＡＲＴ指定できる。指定された項目名は反転表示される。ＰＡＲＴ指定欄３５４の項目名は、下位の階層まで指定することができる。キーワード入力画面ボタン３５６は、キーワード入力画面５０へ移行するための操作ボタンである。【０１０２】
図１６に戻り、ＡＬＬ指定受付部３１６は、登録しようとする文書情報が該当するユニット名の指定を受け付ける。以後、この指定を「ＡＬＬ指定」と呼ぶ。ＰＡＲＴ指定受付部３１８は、登録しようとする文書情報が該当する項目名の指定を受け付ける。以後、この指定を「ＰＡＲＴ指定」と呼ぶ。【０１０３】
登録指定一時記憶部３２０は、ＡＬＬ指定受付部３１６およびＰＡＲＴ指定受付部３１８で受け付けた各指定を登録指定情報として一時的に記憶する。ここで、登録指定情報とは、文書情報の第１および第２の属性を示す情報、すなわち文書情報がどのユニットのどの項目に該当するかを示す情報である。【０１０４】
図１７に示すように、本実施の形態の情報管理装置１００は、図３の上記実施の形態とは、キーワード一覧記憶部１１０に替えてＡＬＬキーワード一覧記憶部３３０およびＰＡＲＴキーワード一覧記憶部３３２を設け、キーワード一時記憶部１０６に替えて、ＡＬＬキーワード一時記憶部３４０およびＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２を設け、登録受付部１２４および登録部１２６に替えてキーワード種別受付部３３４および登録部３４６を設け、さらに、キーワード種別受付部３３４と、切替部３３６と、キーワード判定部３３８と、を設けた点で相違する。【０１０５】
ＡＬＬキーワード一覧記憶部３３０は、ＡＬＬ指定されたときにキーワード一覧表示部１１２に表示する第１のキーワード一覧を記憶する。ＰＡＲＴキーワード一覧記憶部３３２は、ＰＡＲＴ指定されたときにキーワード一覧表示部１１２に表示する第２のキーワード一覧を記憶する。【０１０６】
キーワード種別受付部３３４は、キーワード一覧表示部１１２に表示するキーワード一覧を第１のキーワード（ＡＬＬ用）および第２のキーワード（ＰＡＲＴ用）のいずれにするかの指示を受け付ける。具体的には、図１１の上記実施の形態と同様に、キーワード入力画面７０に設けられたＡＬＬタブ（不図示）とＰＡＲＴタブ（不図示）の選択によって指定される。【０１０７】
切替部３３６は、キーワード種別受付部３３４で受け付けたキーワード種別、ＡＬＬまたはＰＡＲＴに従って、キーワード一覧表示部１１２に表示するキーワード一覧を切り替える。【０１０８】
キーワード判定部３３８は、キーワード種別受付部３３４で受け付けたキーワード種別に従って、キーワード受付部１１４で受け付けたキーワードをＡＬＬキーワード一時記憶部３４０およびＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２のいずれに記憶するかを判定する。たとえば、キーワード種別受付部３３４が、ＡＬＬ用キーワード一覧を表示する指示を受け付けた場合、切替部３３６によってキーワード一覧表示部１１２のキーワード入力画面７０にＡＬＬ用キーワード一覧が表示される。一方、キーワード種別受付部３３４が、ＰＡＲＴ用キーワード一覧を表示する指示を受け付けた場合、切替部３３６によってキーワード一覧表示部１１２のキーワード入力画面７０にＰＡＲＴ用キーワード一覧が表示される。【０１０９】
ＡＬＬキーワード一時記憶部３４０は、キーワード判定部３３８からＡＬＬ用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。ＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２は、キーワード判定部３３８からＰＡＲＴ用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。【０１１０】
登録受付部３４４は、文書をデータベース１１に登録する登録指示を受け付ける。登録指示には、複製された文書を格納するコピー先のデータベースの指定、フォルダ指定、ファイル名指定を含む。【０１１１】
登録部３４６は、登録指定一時記憶部３２０に一時的に記憶されている登録指定情報と、ＡＬＬキーワード一時記憶部３４０に記憶されているＡＬＬ用キーワードと、ＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２に記憶されているＰＡＲＴ用キーワードと、に従って、登録テーブル３４８を作成する。さらに登録部３４６は、文書情報と、ＡＬＬ用キーワードと、ＰＡＲＴ用キーワードと、登録テーブル３４８と、を関連付けて登録受付部３４４で受け付けたコピー先のデータベース１１に格納する。なお、登録テーブル３４８には、ＡＬＬ用キーワード群の識別子およびＰＡＲＴ用キーワード群の識別子が記憶され、キーワードの実態は、別途ＡＬＬ用キーワードおよびＰＡＲＴ用キーワードとしてデータベース１１に記憶される。【０１１２】
図２０に本実施の形態の登録テーブル３４８の構造を示す。登録テーブル３４８は、ユニット毎、項目毎に、コンテンツ情報と、ＡＬＬ用キーワードと、ＰＡＲＴ用キーワードとが関連付けて登録される。【０１１３】
このように構成された情報管理装置３００の動作について、以下に説明する。図２１は、本実施の形態の情報管理装置３００の動作の一例を示すフローチャートである。【０１１４】
文書を複製または移動したとき、まず、図１９に示される文書登録画面３５０が登録画面表示部３１４に表示される（Ｓ１３１）。つづいて、ＡＬＬ指定受付部３１６およびＰＡＲＴ指定受付部３１８がそれぞれＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定を受け付けると（Ｓ１３３のＹＥＳ）、登録指定一時記憶部３２０に受け付けた指定をそれぞれ一時的に記憶する（Ｓ１３５）。このとき、図１９に示すように、文書登録画面３５０では、指定されたユニットおよび項目がそれぞれ反転表示される。【０１１５】
つづいて、操作部２６がキーワード入力画面ボタン３５６の操作を受け付けると（Ｓ１３７のＹＥＳ）、キーワード入力画面をキーワード一覧表示部１１２に表示する（Ｓ１３９）。なお、ステップＳ１３３およびステップＳ１３７で、それぞれ指示および操作を受け付けなかった場合（Ｓ１３３のＮＯおよびＳ１３７のＮＯ）、ステップＳ１３１に戻る。【０１１６】
キーワード入力画面がキーワード一覧表示部１１２に表示された後、キーワード種別受付部３３４は、キーワード種別を受け付ける（Ｓ１４１）。キーワード種別受付部３３４が、ＡＬＬ指定を受け付けたとき（Ｓ１４１のＡＬＬ）、キーワード判定部３３８は、キーワード受付部１１４で受け付けたキーワードをＡＬＬ用キーワードとして受け付け（Ｓ１４３）、ＡＬＬキーワード一時記憶部３４０に一時的に記憶する（Ｓ１４５）。【０１１７】
一方、キーワード種別受付部３３４が、ＰＡＲＴ指定を受け付けたとき（Ｓ１４１のＰＡＲＴ）、キーワード判定部３３８は、キーワード受付部１１４で受け付けたキーワードをＰＡＲＴ用キーワードとして受け付け（Ｓ１４７）、ＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２に一時的に記憶する（Ｓ１４９）。【０１１８】
つづいて、登録受付部３４４が登録指示を受け付けたとき（Ｓ１５１のＹＥＳ）、登録部３４６は、ステップＳ１３５で登録指定一時記憶部３２０に一時的に記憶されていた登録指定情報と、ＡＬＬキーワード一時記憶部３４０およびＰＡＲＴキーワード一時記憶部３４２に記憶されたＡＬＬ用およびＰＡＲＴ用キーワードと、に従って、登録テーブル３４８を作成する（Ｓ１５３）。【０１１９】
つづいて、登録部３４６は、文書情報と、ＡＬＬ用キーワードと、ＰＡＲＴ用キーワードと、登録テーブル３４８と、を関連付けて登録受付部３４４で受け付けたコピー先のデータベース１１に格納する（Ｓ１５５）。なお、ステップＳ１５１で登録指示を受け受けなかったとき（Ｓ１５１のＮＯ）、ステップＳ１３９に戻る。【０１２０】
以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置１００によれば、文書情報をユニットおよび項目などで分類して登録することができ、かつ、登録の際、ユニットを対象としたキーワードと、項目を対象としてキーワードを付与することができるので、文書情報を異なる観点から異なるキーワード一覧を用いて検索することができ、検索効率が向上する。
（第六の実施の形態）
図２２は、本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。本実施の形態の情報管理装置３００は、図１６および図１７に示した上記実施の形態の情報管理装置において、ＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定してキーワード検索を行うことができるものである。【０１２１】
情報管理装置３００は、図１６および図１７の情報管理装置の構成要素に加え、検索要求受付部３６０と、検索用キーワード一覧表示部３６１と、キーワード種別受付部３６２と、切替部３６３と、検索範囲受付部３６４と、検索キーワード受付部３６６と、検索実行受付部３６８と、検索部３７０と、検索結果記憶部３７２と、抽出データ表示部３７４と、結果表示要求受付部３７６と、結果一覧表示部３７８と、ファイル操作受付部３８０と、ファイル読込部３８２と、ファイル記憶部３８４と、ファイル削除部３８６と、ファイル表示部３８８と、を含む。【０１２２】
検索要求受付部３６０は、情報管理装置３００において、文書情報の検索を行う要求を操作部２６から受け付ける。検索用キーワード一覧表示部３６１は、図２３に示す検索キーワード指定画面４００を表示する。【０１２３】
検索キーワード指定画面４００は、検索キーワード欄４０２と、ＡＬＬ指定欄４０４と、ＰＡＲＴ指定欄４０６と、ＡＬＬ指定タブ４０８と、ＰＡＲＴ指定タブ４１０と、検索ボタン４１１と、抽出データ数表示欄４１２と、結果一覧ボタン４１４と、を含む。【０１２４】
検索キーワード欄４０２には、キーワード一覧から選択されたキーワードが表示される。ＡＬＬ指定欄４０４およびＰＡＲＴ指定欄４０６は、検索範囲を指定する欄である。検索範囲は複数指定することも、指定しないこともできる。また、ＰＡＲＴ指定欄４０６では、下位の項目まで指定することもできる。ＡＬＬ指定欄４０４にポインタを合わせてクリックすると、ＡＬＬリスト記憶部３１０に記憶されたＡＬＬリストが表示され、その中からＡＬＬ指定するユニットを選択することができる。また、ＰＡＲＴ指定欄４０６にポインタを合わせてクリックすると、ＰＡＲＴリスト記憶部３１２に記憶されたＰＡＲＴリストが表示され、その中からＰＡＲＴ指定する項目を選択することができる。【０１２５】
ＡＬＬ指定タブ４０８が選択されると、ＡＬＬ用キーワード一覧が表示され、ＰＡＲＴ指定タブ４１０が選択されると、ＰＡＲＴ用キーワード一覧が表示される。検索ボタン４１１は、検索キーワード欄４０２に指定されたキーワードで、ＡＬＬ指定欄４０４およびＰＡＲＴ指定欄４０６で指定された検索範囲に含まれる文書情報の検索を実行するための操作ボタンである。【０１２６】
抽出データ数表示欄４１２には、検索の結果、抽出されたデータの数が検索毎に表示される。結果一覧ボタン４１４は、それぞれ検索毎に検索結果一覧を表示するための操作を行う操作ボタンである。すなわち、キーワード検索の抽出データ数表示欄４１２の隣の結果一覧ボタン４１４の操作を受け付けると、検索範囲が指定されていないキーワード検索の結果一覧を表示させる。また、ＡＬＬ検索の抽出データ数表示欄４１２の隣の結果一覧ボタン４１４の操作を受け付けると、ＡＬＬ指定された検索範囲におけるキーワード検索の結果一覧を表示させる。ＰＡＲＴ検索の抽出データ数表示欄４１２の隣の結果一覧ボタン４１４の操作を受け付けると、ＰＡＲＴ指定された検索範囲におけるキーワード検索の結果一覧を表示させる。さらに、掛け合わせ検索の抽出データ数表示欄４１２の隣の結果一覧ボタン４１４の操作を受け付けると、ＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定の両方で指定された検索範囲におけるキーワード検索の結果一覧を表示させる。【０１２７】
このように、各指定範囲毎にそれぞれ検索結果一覧を表示させることができるので、異なる観点から検索を行うことができ、使い勝手が向上する。【０１２８】
図２２に戻り、キーワード種別受付部３６２は、検索用キーワード一覧表示部３６１に表示するキーワード一覧の種別を受け付ける。すなわち、検索用キーワード一覧表示部３６１の検索キーワード指定画面４００にＡＬＬ用キーワード一覧を表示するか、ＰＡＲＴ用キーワード一覧を表示するかの指示を受け付ける。具体的には、図２３の検索キーワード指定画面４００のＡＬＬ指定タブ４０８およびＰＡＲＴ指定タブ４１０の選択を受け付ける。【０１２９】
切替部３６３は、図２３の検索キーワード指定画面４００のＡＬＬ指定タブ４０８およびＰＡＲＴ指定タブ４１０の選択をキーワード種別受付部３６２が受け付けたとき、該当するキーワード一覧をＡＬＬキーワード一覧記憶部３３０およびＰＡＲＴキーワード一覧記憶部３３２から読み出して、検索用キーワード一覧表示部３６１に切り替えて表示する。検索範囲受付部３６４は、検索対象の文書情報を決めるために図２３の検索キーワード指定画面４００のＡＬＬ指定欄４０４およびＰＡＲＴ指定欄４０６の指定を受け付ける。【０１３０】
検索キーワード受付部３６６は、図２３の検索キーワード指定画面４００のキーワード一覧で選択されたキーワードを受け付ける。検索キーワード受付部３６６で受け付けたキーワードは図２３の検索キーワード指定画面４００の検索キーワード欄４０２に表示される。検索実行受付部３６８は、図２３の検索キーワード指定画面４００の検索ボタン４１１の操作を検索実行要求として受け付ける。【０１３１】
検索部３７０は、検索実行受付部３６８で検索実行要求を受け付けたとき、検索範囲受付部３６４で受け付けたＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定を有する文書情報を検索対象とし、この検索対象のデータベース１１から検索キーワード受付部３６６で受け付けたキーワードに該当する文書情報を検索する。【０１３２】
検索結果記憶部３７２は、検索部３７０で検索された結果を記憶する。抽出データ表示部３７４は、検索部３７０で検索された結果、抽出されたデータ数を図２３の検索キーワード指定画面４００の抽出データ数表示欄４１２に表示する。【０１３３】
結果表示要求受付部３７６は、図２３の検索キーワード指定画面４００の結果一覧ボタン４１４の操作を受け付ける。結果一覧表示部３７８は、結果表示要求受付部３７６で結果一覧ボタン４１４の操作を受け付けたとき、該当する検索結果を一覧表示する。図２４に、検索結果一覧画面４２０の一例を示す。検索結果一覧画面４２０は、抽出データ数表示欄４１２と、結果一覧ボタン４１４と、検索結果欄４２２と、読込ボタン４２４と、表示ボタン４２６と、削除ボタン４２８と、を含む。【０１３４】
検索結果欄４２２は、検索結果が一覧で表示される。たとえば、結果一覧には、文書情報のタイトル名、文書情報が帰属するユニット名、文書情報の作成者、発行部門名、作成日などが含まれる。【０１３５】
読込ボタン４２４は、検索結果一覧で選択された文書情報をデータベース１１から読み込んで保存する指示を受け付けるための操作ボタンである。表示ボタン４２６は、検索結果一覧で選択された文書情報をデータベース１１から読み込んで表示する指示を受け付けるための操作ボタンである。削除ボタン４２８は、検索結果一覧で選択された文書情報をデータベース１１から削除する指示を受け付けるための操作ボタンである。【０１３６】
図２２に戻り、ファイル操作受付部３８０は、図２４のＰＡＲＴ指定タブ４１０の検索結果欄４２２で指定された文書情報のファイルを受け付ける。ファイル操作受付部３８０は、さらに、図２４の検索結果一覧画面４２０の読込ボタン４２４、表示ボタン４２６、および削除ボタン４２８の操作をそれぞれ受け付ける。【０１３７】
ファイル読込部３８２は、ファイル操作受付部３８０で読込ボタン４２４の操作を受け付けたとき、ファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から読み込み、ファイル記憶部３８４に記憶する。ファイル記憶部３８４は、データベース１１から読み込まれたファイルを記憶する。【０１３８】
ファイル削除部３８６は、ファイル操作受付部３８０で削除ボタン４２８の操作を受け付けたとき、ファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から削除する。ファイル表示部３８８は、ファイル操作受付部３８０で表示ボタン４２６の操作を受け付けたとき、ファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から読込、ファイル記憶部３８４に記憶するとともに、表示部２４に表示する。【０１３９】
このように構成された情報管理装置３００の動作について、以下に説明する。図２５および図２６は、本実施の形態の情報管理装置３００の動作の一例を示すフローチャートである。【０１４０】
まず、検索要求受付部３６０が、検索要求を受け付けると（Ｓ１６１のＹＥＳ）、検索用キーワード一覧表示部３６１が図２３の検索キーワード指定画面４００を表示する（Ｓ１６３）。つづいて、検索範囲受付部３６４が、検索対象となる文書情報を決めるためにＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定を受け付ける（Ｓ１６５）。ここで受け付ける指定は、ＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定のいずれか一方でも両方でもよい。あるいは、どちらも指定しなくてもよい。つづいて、キーワード種別受付部３６２が、キーワード種別を受け付ける（Ｓ１６９）。キーワード種別受付部３６２がＡＬＬ指定を受け付けた場合（Ｓ１６９のＡＬＬ）、検索用キーワード一覧表示部３６１は検索キーワード指定画面４００のキーワード一覧にＡＬＬ用キーワード一覧を表示する（Ｓ１７１）。一方、キーワード種別受付部３６２がＰＡＲＴ指定を受け付けた場合（Ｓ１６９のＰＡＲＴ）、検索用キーワード一覧表示部３６１は検索キーワード指定画面４００のキーワード一覧にＰＡＲＴ用キーワード一覧を表示する（Ｓ１７３）。【０１４１】
つづいて、検索キーワード受付部３６６がキーワードを受け付ける（Ｓ１７５）。つづいて、検索実行受付部３６８が検索実行要求を受け付けると（Ｓ１７７のＹＥＳ）、検索部３７０は、ステップＳ１６５で指定された検索範囲で、ステップＳ１７５で受け付けたキーワードを有する文書情報をネットワーク１４を介してデータベース１１から検索（Ｓ１７９）。【０１４２】
ここで、たとえば、図１８にように複数のユニット（プロジェクトＡ、プロジェクトＢ、およびプロジェクトＣ）毎に複数の項目に分類されて複数の文書がデータベース１１に格納されている場合を例として説明する。図中、反転文字で示される文書に、それぞれ同じキーワードが付与されている場合、たとえば、ステップＳ１６５で検索範囲受付部３６４が受け付けたＡＬＬ指定およびＰＡＲＴ指定を有する文書情報を検索対象とし、この検索対象からステップＳ１７９で検索部３７０がキーワードに該当する文書情報を抽出する。実際には、図のように６文書にキーワードが付与されていたとしても、検索対象として、たとえば、ＡＬＬ指定をプロジェクトＡとプロジェクトＢとし、ＰＡＲＴ指定を項目３と指定した場合、検索で抽出される文書は文書Ａ４と文書Ｂ４の２文書となる。このように単にキーワード検索を行うよりも検索対象を指定して検索することができるので、検索効率が向上する。【０１４３】
つぎに、図２６に示すように、抽出データ表示部３７４は、抽出データ数を検索キーワード指定画面４００の抽出データ数表示欄４１２に表示する（Ｓ１８１）。本実施の形態では、検索方法毎に抽出データ数が表示されるがこれに限定されない。【０１４４】
つづいて、結果表示要求受付部３７６が結果一覧表示要求を受け付けると（Ｓ１８３のＹＥＳ）、結果一覧表示部３７８は、検索結果一覧画面４２０を表示する（Ｓ１８５）。つづいて、ファイル操作受付部３８０がファイル操作指示を受け付ける（Ｓ１８７）。ファイル操作受付部３８０がファイル読込指示を受け付けた場合（Ｓ１８７の読込）、ファイル読込部３８２は、ネットワーク１４を介してファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から読み込みファイル記憶部３８４に記憶する（Ｓ１８９）。【０１４５】
一方、ファイル操作受付部３８０がファイル表示指示を受け付けた場合（Ｓ１８７の表示）、ファイル表示部３８８は、ファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から読み込み、ファイル記憶部３８４に記憶するとともに、表示部２４に表示する（Ｓ１９１）。さらに、ファイル操作受付部３８０がファイル削除指示を受け付けた場合（Ｓ１８７の削除）、ファイル削除部３８６は、ファイル操作受付部３８０で受け付けたファイルをネットワーク１４を介してデータベース１１から削除する（Ｓ１９３）。【０１４６】
以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置３００によれば、ＡＬＬ用キーワードおよびＰＡＲＴ用キーワードを異なるキーワード一覧を用いてキーワード指定して、検索範囲を指定して文書を検索することができるので、異なる観点から所望の文書を検索することが可能となり、検索効率が向上するとともに、使い勝手が向上する。【０１４７】
以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。【０１４８】
たとえば、上記実施の形態では、通知部１１５は、画面表示にてキーワードの入力を催促する表示を行う構成としたが、これに限定されず、音声やアラーム音にてキーワードの入力を催促することもできる。あるいは、キーワードの追加や変更がなされないと、文書の編集を許可しない構成としてもよい。【０１４９】
また、上記実施の形態では、文書を複製したとき、必ずキーワードの入力を促す構成としたが、これに限定されない。たとえば、本発明の情報管理装置は、コピー部１０４で文書情報およびキーワードが複製されたとき、キーワード一時記憶部１０６のキーワードが変更または追加されたか否かを判定する判定部と、判定部でキーワードが変更または追加されていないと判定されたとき、登録部１２６に文書情報のデータベース１１への記憶を禁止する禁止部と、を備えることができる。【０１５０】
ここで、判定部は、データベースから複製され記憶部に記憶されたキーワードを読み出し、キーワード受付部で受け付けたキーワードと比較して、キーワードが異なる場合にキーワードが変更されたと判定することができる。また、キーワードの比較は、キーワードの文字列コードを比較してもよいし、キーワードの文字列のデータサイズを比較してもよい。あるいは、記憶部に記憶されるキーワードが予め決められたキーワード一覧に対応した識別コードで記憶されている場合は、識別コードで比較することもできる。あるいは、判定部は、データベースからキーワードが複製された後に、記憶部にキーワードがさらに書き込まれたか否かを監視し、書き込まれた場合キーワードが変更されたと判定することもできる。【０１５１】
この構成によれば、文書情報を複製したとき、キーワードの追加および変更をより確実にユーザに行わせることが可能となる。【０１５２】
また、他の実施の形態において、たとえば、図１８の各ユニットに含まれる複数の文書を項目順に互いに連結させて一つの書庫ファイルを作成する作成部を設け、作成された書庫ファイルをデータベース１１に格納し、検索時、ＡＬＬ指定されたユニットに対応する書庫ファイル内の文書情報を検索することもできる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【国際調査報告】
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