(57)【要約】【課題】集団内で共有される共有情報と、メンバー間でやりとりされる連絡情報とを、一元管理する。【解決手段】サーバ１には、共有情報を任意のまとまり毎に分割した分割共有情報毎に、前記分割共有情報を識別する識別情報を付して登録した共有データ１ｃと、連絡情報毎に、連絡情報が関連付けられる１または複数の共有データ１ｃの識別情報と、連絡情報の宛先及び発信者の識別情報とを付して登録した連絡データ１ｅとが格納されており、メンバーの端末２から、共有データ１ｃ及び／又は、当該メンバーの識別情報が付されている連絡データ１ｅの、検索・閲覧参照が行なわれる。【選択図】図４【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報の共有を行う集団のメンバーが利用する端末と、前記端末からのデータ登録・検索・閲覧参照等の要求を受け付け処理するサーバとが、相互にネットワークを介して接続され、前記メンバー間で共有される共有情報と、特定の前記メンバー間でやりとりされる連絡情報とを一元的に管理する連絡情報管理システムであって、
前記サーバには、
前記共有情報を任意のまとまり毎に分割した分割共有情報毎に、前記分割共有情報を識別する識別情報を付して登録した共有データと、
前記連絡情報毎に、前記連絡情報が関連付けられる１または複数の前記共有データの識別情報と、前記連絡情報の宛先及び発信者の識別情報とを付して登録した連絡データとが格納されており、
前記メンバーの端末から、
前記共有データ及び／又は、当該メンバーの識別情報が付されている連絡データの、検索・閲覧参照が行なわれる
ことを特徴とする連絡情報管理システム。
【請求項２】
前記サーバには、
前記共有データ毎に、当該共有データの上位概念に相当する１または複数の共有データの識別情報を上位項目として付して登録されることにより、
前記端末から、
上位概念又は下位概念に相当する共有データの識別情報を辿って、階層構造のツリー状に構成された共有データの検索・閲覧参照が行なわれるとともに、
任意の共有データを指定して、前記連絡データの検索・閲覧参照要求がされた場合には、前記指定された共有データの下位概念に相当する全ての共有データに関連付けられた全ての連絡データの検索・閲覧参照が行なわれる
ことを特徴とする請求項１に記載の連絡情報管理システム。
【請求項３】
前記共有データのレコード記録内容のいずれかが変更された場合は、変更前のレコード記録内容が履歴データとして前記サーバに格納され、
前記履歴データが、変更前の共有データに関連付けられていた連絡データの関連付け先となる
ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の連絡情報管理システム。
【請求項４】
前記共有データは、
前記分割共有情報の名称、更新日時、登録者、前記上位項目等のプロパティ情報が記録された１の共有項目レコードと、
前記分割共有情報の詳細内容を更に項目分けし、前記項目毎に名称とその内容が、識別情報を付して記録された１以上の共有属性レコードとから構成されており、
前記サーバ及び／又は前記端末により、任意に前記共有属性レコードの追加・変更が行なわれる
ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の連絡情報管理システム。
【請求項５】
前記サーバは、
前記連絡データに、前記連絡情報を識別する識別情報を付して登録し、
登録済みの前記連絡データの連絡情報に対する応答である連絡情報を連絡データとして登録する際には、更に、応答元の連絡データの識別情報を、参照情報として付して登録することにより、
前記端末から、
応答関係にある一連の連絡情報の検索・閲覧参照が行なわれる
ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の連絡情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、集団内で共有される共有情報と、集団内のメンバー間でやりとりされる連絡情報とを一元的に管理する連絡情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、集団内における、電子化された情報の共有は、ファイル共有システムやデータベースシステムにより行なわれてきた。【０００３】
例えば、特許文献１に記載された受発注データ管理システム及び管理方法では、受発注に伴い作成される規格書（仕様書）や設計図面等の電子データをサーバ上のデータベースに格納し、集団内で許可された端末が自由にデータの検索や閲覧を行えるように、共有管理されている。更に、特許文献１記載のシステム及び方法では、仕様に関する情報に加え、当該仕様の変更履歴をコメントとして記録し、表示出来るようにもしている。【０００４】
しかし、このような受発注データ管理システム及び管理方法には、以下に説明する技術的な課題があった。【０００５】
【特許文献１】特開２００１−２９７２０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１記載の受発注データ管理システム及び管理方法では、委託作業の内容や委託作業による成果物の仕様、及び、仕様変更が「行なわれた」ことの履歴が、集団内における共有情報として管理されているに過ぎない。【０００７】
しかし、仕様変更が発生した理由や仕様に関する確認や問合せ等、集団内の各担当者間でやりとりされるような連絡情報は、管理対象となっておらず、連絡情報の管理は、共有情報の管理とは区別して、電子メールシステム、電子掲示板システムや、ファックス・連絡票等の紙媒体を用いて、個別に行なわれる必要があった。【０００８】
そのため、例えば、集団内で共有情報として管理されている仕様情報について、仕様変更が発生した理由や経緯を確認する必要が生じた場合には、過去に担当者間でやりとりされた大量の電子メールや、担当者が個人的に保存しているファイル等の中から、日付、差出人、件名等の情報を手がかりとして手作業で検索するしか方法がなく、非常に効率が悪かった。【０００９】
特に、委託作業に関しては、作業を通じて、委託者サイドからの要求の変化や受託者サイドからの作業実現上の制約等の理由により、細かい仕様変更が日常的に発生する上、極端な場合は、ある時点で決定された仕様がその後変更され、更にその後でやはり以前の仕様の方がよかったということすらありうる。このような場合に、過去の記録を探し出せない場合には、責任の所在を巡って委託者と受託者間のいわゆる「言った言わない」に類する深刻なトラブルとなりうる。【００１０】
本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、集団内で共有される共有情報と、集団内の特定のメンバー間でやりとりされる連絡情報を関連付けて、これらを一元的に管理し、共有情報及び連絡情報を効率的に検索、閲覧することが出来る連絡情報管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明にかかる連絡情報管理システムは、情報の共有を行う集団のメンバーが利用する端末と、前記端末からのデータ登録・検索・閲覧参照等の要求を受け付け処理するサーバとが、相互にネットワークを介して接続され、前記メンバー間で共有される共有情報と、特定の前記メンバー間でやりとりされる連絡情報とを一元的に管理する連絡情報管理システムであって、前記サーバには、前記共有情報を任意のまとまり毎に分割した分割共有情報毎に、前記分割共有情報を識別する識別情報を付して登録した共有データと、前記連絡情報毎に、前記連絡情報が関連付けられる１または複数の前記共有データの識別情報と、前記連絡情報の宛先及び発信者の識別情報とを付して登録した連絡データとが格納されており、前記メンバーの端末から、前記共有データ及び／又は、当該メンバーの識別情報が付されている連絡データの、検索・閲覧参照が行なわれるようにした。【００１２】
このように構成された連絡情報管理システムによれば、サーバには、集団内で共有される共有データと、特定のメンバー間でやりとりされた連絡データとが、相互に関連付けて記録されているから、個々のメンバーが、これらの共有データと、当該共有データに関連付けられ、かつ、自己がやりとりした連絡データとを、適宜、検索・閲覧参照することが出来、共有情報と連絡情報の一元管理が可能となる。【００１３】
また、連絡データが複数の共有データに関連付けられていれば、検索・閲覧参照したい連絡データが、確実にどの共有データに関連付けられているか分からなくても、複数の共有データに関連付けられているので、個々のメンバーの視点で、また、複数種類の視点から、連絡データを検索できるようになり、検索効率が向上する。【００１４】
また、前記サーバには、前記共有データ毎に、当該共有データの上位概念に相当する１または複数の共有データの識別情報を上位項目として付して登録されることにより、前記端末から、上位概念又は下位概念に相当する共有データの識別情報を辿って、階層構造のツリー状に構成された共有データの検索・閲覧参照が行なわれるとともに、任意の共有データを指定して、前記連絡データの検索・閲覧参照要求がされた場合には、前記指定された共有データの下位概念に相当する全ての共有データに関連付けられた全ての連絡データの検索・閲覧参照が行なわれるようにしてもよい。【００１５】
この構成によれば、階層構造の共有データの上位から、透過的に、下位の共有データに関連付けられている連絡データを検索・閲覧参照することが出来るので、個々の共有データを指定しなくても、所望の連絡データを迅速に見つけ出すことが出来るようになる。また、最上位の共有データを指定すれば、全ての連絡データを閲覧参照することが出来るし、下位に行く程、表示される連絡データの数は少なくなり、絞り込みをしながら所望の連絡データを探すことが出来る。【００１６】
また、前記共有データのレコード記録内容のいずれかが変更された場合は、変更前のレコード記録内容が履歴データとして前記サーバに格納され、前記履歴データが、変更前の共有データに関連付けられていた連絡データの関連付け先となってもよい。【００１７】
この構成によれば、変更前の共有データが、当該共有データに関連付けられた連絡データとの関係を保持したまま、履歴データとして残るので、共有データの変更履歴や経緯、その時にやりとりされた連絡情報を一目瞭然に把握することが出来る。【００１８】
また、前記共有データは、前記分割共有情報の名称、更新日時、登録者、前記上位項目等のプロパティ情報が記録された１の共有項目レコードと、前記分割共有情報の詳細内容を更に項目分けし、前記項目毎に名称とその内容が、識別情報を付して記録された１以上の共有属性レコードとから構成されており、前記サーバ及び／又は前記端末により、任意に前記共有属性レコードの追加・変更が行なわれてもよい。【００１９】
この構成によれば、１の共有項目レコードには、いくつでも共有属性レコードを配属させることが出来、しかも、メンバーやサーバ管理者が自由に項目の名称や値を定義出来るので、自由度・汎用性の高い連絡情報管理システムが構築される。【００２０】
また、前記サーバは、前記連絡データに、前記連絡情報を識別する識別情報を付して登録し、登録済みの前記連絡データの連絡情報に対する応答である連絡情報を連絡データとして登録する際には、更に、応答元の連絡データの識別情報を、参照情報として付して登録することにより、前記端末から、応答関係にある一連の連絡情報の検索・閲覧参照が行なわれてもよい。【００２１】
この構成によれば、連絡データに、応答元の連絡データの識別情報を記録することで、応答関係にある一連のやりとりを辿ることができ、それにより、共有データが更新された理由や、更新の経緯を容易に知ることが出来るようになる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明の連絡情報管理システムによれば、サーバには、集団内で共有される共有データと、特定のメンバー間でやりとりされた連絡データとが、相互に関連付けて記録されているから、メンバーが、これらの共有データと当該共有データに関連付けられ、かつ、自己がやりとりした連絡データとを、適宜、検索・閲覧参照することが出来、共有情報と連絡情報の一元管理が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図面を参照し、この発明を実施するための最良の形態について説明する。図１は、本発明の連絡情報管理システムの全体構成を示す図である。同図において、サーバ１は、インターネット等のネットワーク３を介して、複数の端末２にそれぞれ接続されている。【００２４】
サーバ１、端末２は、それぞれ、所定のプログラムを実行・利用し、かつ、ネットワーク３に接続してデータの送受信を行なうために必要な図示しない構成（ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、通信手段、入出力手段等）を有するものであり、通常のコンピュータやサーバコンピュータであればよい。尚、サーバ１に含まれるハードディスクは、サーバの性質上、大容量であることが望ましく、サーバ１にはデータベース管理ソフトウェア等の管理プログラムが含まれる場合もある。【００２５】
図１において、サーバ１は、上記のサーバコンピュータとしての一般的な構成要素の他、連絡情報管理プログラム１ａを有しており、これらのプログラムで使用されるデータ１ｂ〜１ｅもまたサーバ１に含まれる。【００２６】
また更に、サーバ１は、端末２からのデータ検索・登録・閲覧要求を受け付け、その要求の処理結果を端末２に送信する。【００２７】
ネットワーク３はインターネットでもよいし、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）であってもよいし、専用線その他の接続形態（有線無線を問わない）を有するものであってもかまわない。ネットワーク３を介してサーバ１と、端末２間でやりとりされる認証データその他の通信データは、セキュリティ上の問題を考慮して暗号化されることが望ましく、その場合、サーバ１、端末２の各通信手段やプログラムは、暗号化手段を備える。【００２８】
特に、ネットワーク３がインターネットである場合には、情報漏洩のリスクが他のネットワークに比較して高いため、データの暗号化が強く推奨される。暗号化には、ＳＳＬ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｓｏｃｋｅｔ  Ｌａｙｅｒ）やＶＰＮ（Ｖｉｒｔｕａｌ  Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等、公知の方式、手段を用いることが出来る。【００２９】
連絡情報管理プログラム１ａは、本発明の連絡情報管理システムの中核を担う構成要素であり、端末２からのデータ登録要求、及びデータ検索・閲覧（表示）要求を処理し、集団内の許可されたメンバー（基本的には全てのメンバー）間で共有される共有データと、個々のメンバー間でやりとりされ、当該メンバーのみが検索・閲覧が可能な連絡データとを、相互に関連付けて一元的に管理するプログラムである。【００３０】
尚、連絡情報管理プログラム１ａはサーバ１上だけではなく、端末２上で稼動するように構成されてもよいし、サーバ１と端末２の両方の上で稼動するように構成してもよい。また、ミドルウェアとして、サーバ１及び端末２のＯＳ上で動作するものであってもよいし、サーバ１にインストールされたものが端末２のウェブブラウザ上で動作するものであってもよい。【００３１】
また例えば、連絡情報管理プログラム１ａにＷｅｂページの表示データを生成するプログラムが含まれるような場合、端末２は、Ｗｅｂページを表示するため、自己の端末に含まれる公知のＷｅｂブラウザプログラムを利用することになるが、このＷｅｂブラウザプログラムを補完するプログラムとして連絡情報管理プログラム１ａの一部の機能、例えば帳票印刷プログラムを端末２に予め組み込んでおくこと等が考えられる。【００３２】
図２は、連絡情報管理プログラム１ａの詳細構成を示す図である。連絡情報管理プログラム１ａは、ログイン処理部２１、メイン処理部２２、共有データ登録処理部２３、共有データ検索処理部２４、共有データ表示処理部２５、連絡データ登録処理部２６、連絡データ検索処理部２７、連絡データ表示処理部２８、ツリー表示処理部２９とを備えている。【００３３】
以下、サーバ１に格納されている各データ１ｂ〜１ｅの詳細説明と合わせて、連絡情報管理プログラム１ａの各処理部について説明する。【００３４】
ログイン処理部２１は、メンバーが連絡情報管理システムの利用を開始する際に、メンバーの端末２にログインのための画面を表示し、ログインＩＤ及びパスワードの入力を受け付け、サーバ１に格納されている利用者データ１ｂとの比較に基づいて認証処理を行う手段である。これにより、ログインＩＤとパスワードを与えられていない不正規のメンバーによる連絡情報管理システムの利用を防止し、サーバ１に格納されているデータの漏洩を防止することが出来る。尚、ログインＩＤとパスワードは、予めメンバー毎に付与されているものとする。図５は、ログイン処理部２１によって表示されるログイン画面５の一例である。【００３５】
尚、以下に示される全ての画面例は、サーバ１に連絡情報管理プログラム１ａがインストールされたＡＳＰタイプで、処理内容が端末２のＷｅｂブラウザに表示されることを想定しており、画面の再表示や画面を閉じるボタン、データのアップロードやダウンロードの機能はＷｅｂブラウザ又はオペレーティングシステムの機能を利用するものとするが、必ずしもＷｅｂブラウザにより画面が表示される必要はなく、また、Ｗｅｂブラウザやオペレーティングシステムの機能が用いられる必要はない。【００３６】
利用者データ１ｂは、連絡情報管理システムを利用するメンバーを識別することが出来る識別情報を少なくとも含むデータであり、メンバー毎に生成され、サーバ１に格納されている。【００３７】
利用者データ１ｂは、図３に示す利用者レコード１１０によって構成され、本実施例の利用者レコード１１０は、メンバーを識別するための、サーバ毎に一意となる利用者ＩＤ１１０ａ、ログイン認証時に使用するログインＩＤ１１０ｂ、パスワード１１０ｃ、メンバーの権限１１０ｄ、メンバーの氏名１１０ｅの各項目によって構成される。【００３８】
尚、パスワード１１０ｃは、セキュリティ面を考慮して、サーバ１内に暗号化して保存されることが望ましい。更に、パスワード変更画面（図示せず）を表示してメンバー自身でパスワードを変更できるような手段が、連絡情報管理プログラム１ａ内に用意されていることが望ましい。【００３９】
また、権限１１０ｄには、各メンバー毎に連絡情報管理システムの操作が許可される処理範囲をコード（例として、閲覧参照のみ：１、連絡データ登録可：２、共有データ登録可：３、システム管理者：９、等）が記録される。【００４０】
また、利用者ＩＤ１１０ａとログインＩＤ１１０ｂには同一の値が記録されていてもよく、またその場合にはいずれかの項目が削除されていてもよい。【００４１】
また、利用者レコード１１０には、メンバーが連絡情報管理システムにログイン後、端末２に表示される画面の配置や文字色、フォント等の設定値が記録出来るようになっていてもよい。【００４２】
メイン処理部２２は、ログイン処理部２１でメンバーの認証が完了した場合に、端末２に各種処理（本実施例では、連絡データ一覧表示、共有データ内容表示、連絡データ検索、共有データ検索）を選択させるメイン画面を表示し、端末２からの各種処理選択の指示に従って、共有データ検索処理部２４、連絡データ検索処理部２７、ツリー表示処理部２９を呼び出す手段である。図６は、メイン処理部２２によって表示されるメイン画面６の一例である。【００４３】
共有データ登録処理部２３は、端末２に共有データ登録更新画面を表示し、共有データ１ｃを登録ないし更新する処理を行う。図７は、共有データ登録更新画面７の一例である。【００４４】
ここで、共有データ１ｃは、権限１１０ｄの値に応じた操作を許可されたメンバーの端末２が、連絡情報管理システム内で、登録・更新・検索・閲覧参照することが可能な共有情報であり、図３に示す共有項目レコード１２０と、共有属性レコード１３０とによって構成される。尚、１組の共有データ１ｃは、１の共有項目レコード１２０と、０〜複数の共有属性レコード１３０とによって構成される。尚、権限１１０ｄの値は、この共有データ１ｃ単位で設定出来るようになっていてもよい。【００４５】
１組の共有データ１ｃは、共有情報を管理しやすい任意のまとまり毎に分割した単位で作成される。分割の単位は、共有データ１ｃの登録を行なうメンバーによって自由に決められて構わない。最初は大まかなまとまり単位に分割して登録しておき、後でさらに細かく分割する必要が生じた時点で、その下位にさらに細かい概念に相当する共有データ１ｃを登録するという運用方法が採用されても構わない。【００４６】
例えば、製品開発のプロジェクト内で連絡情報管理システムが運用される場合、共有情報を、設計図面単位、製品機能単位、開発フロー単位等に分割し、「設計図面」「製品機能」「開発フロー」という名称の共有データ１ｃを登録すれば、連絡情報管理システムにおける管理が容易となる。また、例えば、Ｗｅｂサイトの構築プロジェクトであれば、Ｗｅｂサイトを構成する画面単位に分割し、各画面の名称を有する共有データ１ｃを登録すれば、管理しやすくなる。【００４７】
尚、以降において共有情報とは、任意のまとまり毎に分割された個々の共有情報（分割共有情報）を指すものとする。【００４８】
共有項目レコード１２０は、共有情報の上位概念、名称、更新日時、登録者等のプロパティ情報を記録するレコードであり、１組の共有データ１ｃにつき、１レコードが作成される。【００４９】
共有項目レコード１２０は、本実施例では、図３に示すように、共有データＩＤ１２０ａ、上位リスト１２０ｂ、名称１２０ｃ、更新日時１２０ｄ、登録者１２０ｅの各項目から構成される。【００５０】
共有データＩＤ１２０ａには、共有情報、すなわち、共有項目レコード１２０を識別することが可能なＩＤ符号が記録される。【００５１】
上位リスト１２０ｂには、この共有項目レコード１２０の上位概念に相当する共有項目レコード１２０の共有データＩＤ１２０ａの値が記録される。つまり、共有項目レコード１２０は、階層構造（ツリー構造）となっており、上位リスト１２０ｂの値を順に辿ることで、共有項目レコード１２０間の関係を知ることが出来るようになっている。【００５２】
例えば、名称１２０ｃが「設計図面」という共有項目レコード１２０が既に登録されており、「設計図面」の下位に、「基板１の図面」、「基板２の図面」を名称１２０ｃとするような共有項目レコード１２０がぶらさがる場合、「基板１の図面」、「基板２の図面」の共有項目レコード１２０の上位リスト１２０ｂには、「設計図面」の共有データＩＤ１２０ａの値が記録される。【００５３】
尚、本発明では、必ずしも、上位リスト１２０ｂに記録される値は１つである必要はなく、複数の共有データＩＤ１２０ａの値が記録されてもよい。つまり、１の共有項目レコード１２０が、例えば、「製品機能」と「開発フロー」といった、複数の上位概念の共有項目レコード１２０の下位にあってもよい。【００５４】
名称１２０ｃには、共有情報を簡潔に表現する名称がテキストデータとして記録される。【００５５】
更新日時１２０ｄには、この共有項目レコード１２０及び、当該共有項目レコード１２０に属する共有属性レコード１３０内のいずれかの値が登録・更新された日時が記録される。【００５６】
登録者１２０ｅには、この共有項目レコード１２０及び、当該共有項目レコード１２０に属する共有属性レコード１３０内のいずれかの値を登録・更新したメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録される。本実施例では、ログイン処理部２１が、端末２のログインを許可しない限り、共有データ登録処理部２３が起動しないようになっているので、登録者１２０ｅには、必然的に、ログイン中のメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録される。【００５７】
共有属性レコード１３０は、共有情報の実質的な内容を記録するレコードであり、１の共有項目レコード１２０に対して、任意の数（０でもよい）だけ作成される。【００５８】
共有属性レコード１３０は、本実施例では、図３に示すように、共有データＩＤ１３０ａ、属性ＩＤ１３０ｂ、型１３０ｃ、名称１３０ｄ、値１３０ｅの各項目から構成される。【００５９】
共有データＩＤ１３０ａには、この共有属性レコード１３０が属する共有項目レコード１２０の共有データＩＤ１２０ａの値が記録され、１の共有項目レコード１２０には、０〜複数の共有属性レコード１３０がぶらさがるという階層構造が形成される。【００６０】
属性ＩＤ１３０ｂには、同一値の共有データＩＤ１３０ａを有する０〜複数の共有属性レコード１３０内で、共有属性レコード１３０を識別することが可能なＩＤ符号が記録される。尚、属性ＩＤの付与体系は、集団内で自由に決められてかまわない。【００６１】
名称１３０ｄには、この共有属性レコード１３０が表す共有情報の実質的な内容を更に項目化したものの名称が、項目別に記録される。【００６２】
型１３０ｃには、先に項目化されたもののデータ型、データ種別を表すコード（例えば、数値：１、文字列：２、日付：３、添付ファイル：４等）が、項目別に記録される。【００６３】
値１３０ｅには、先の型１３０ｃが示すデータ型に基づいて、共有情報の実質的な内容が、項目別に記録される。例えば、データ型が数値である場合には、そのまま具体的な数値が記録され、文字列である場合にはテキストデータが記録され、日付である場合には例えば２００５０１０１（２００５年１月１日）といった数値が記録され、添付ファイルである場合には、添付ファイル名とその格納場所を示すディレクトリ名が記録される。【００６４】
このように、共有情報の実質的な内容は、共有属性レコード１３０の記録内容によって表現されるものであるが、１の共有項目レコード１２０には、いくつでも共有属性レコード１３０を配属させることが出来、しかも、メンバーやサーバ管理者が自由に名称やデータ型を定義出来るので、自由度・汎用性の高い連絡情報管理システムであると言える。【００６５】
例えば、作業日報を集団内における共有情報としたい場合には、共有属性レコード１３０の名称１３０ｄを「作業内容」、「作業場所」、「日時」等と定義して、それぞれ定義したデータ型に応じた値を記録すればよい。また、トラブル管理台帳を集団内における共有情報としたい場合には、名称１３０ｄを「発生状況」、「対応方法」、「解決状況」等と定義すればよい。【００６６】
このように、共有情報の種類や内容に応じて、名称１３０ｄやデータの型１３０ｃを登録したものを、特定の共有情報のテンプレートとして指定しておき、その共有情報の配下に新たに共有情報を作成する場合は、図７に示した共有データ登録更新画面７を表示した際に、当該テンプレートの名称１３０ｄが入力項目として表示されるようにしてもよい。これにより、あとは、作業日報が更新される度に値１３０ｅの記録内容を更新すればよいだけとなり、メンバーによる共有情報の登録・更新作業が促進される。【００６７】
更に、共有データ登録処理部２３は、共有データ１ｃ内のいずれかの値が更新された場合には、更新前の共有データ１ｃの記録内容を、履歴情報として履歴データ１ｄに複製し、更新前の共有データ１ｃを保管する処理をも行なう点に特徴がある。【００６８】
履歴データ１ｄは、図３に示す履歴項目レコード１４０と、履歴属性レコード１５０とによって構成される。尚、１組の履歴データ１ｄは、１の履歴項目レコード１４０と、対応する１組の共有データ１ｃの共有属性レコード１３０の数と同数の履歴属性レコード１５０とによって構成される。【００６９】
履歴項目レコード１４０は、履歴データＩＤ１４０ａ、共有データＩＤ１４０ｂ、上位リスト１４０ｃ、名称１４０ｄ、更新日時１４０ｅ、登録者１４０ｆの各項目から構成される。【００７０】
履歴データＩＤ１４０ａには、履歴情報、すなわち、履歴項目レコード１４０を識別することが可能なＩＤ符号が記録される。【００７１】
共有データＩＤ１４０ｂ〜登録者１４０ｆの各項目には、共有データ１ｃ内のいずれかの値が更新される際に、更新前の共有データＩＤ１２０ａ〜登録者１２０ｅの各値が、それぞれ記録されることになる。【００７２】
履歴属性レコード１５０は、履歴データＩＤ１５０ａ、属性ＩＤ１５０ｂ、型１５０ｃ、名称１５０ｄ、値１５０ｅの各項目から構成される。【００７３】
履歴データＩＤ１５０ａには、この履歴属性レコード１５０が属する履歴項目レコード１４０の履歴データＩＤ１４０ａの値が記録される。つまり、共有データ１ｃ内のいずれかの値が更新された場合には、共有属性レコード１３０の値もすべて含めて、履歴データ１ｄに複製されることになる。【００７４】
従って、属性ＩＤ１５０ｂ〜値１５０ｅの各項目にも、更新前の属性データＩＤ１３０ｂ〜値１３０ｅの各値が、それぞれ記録されることになる。【００７５】
このように、共有データ登録処理部２３が、共有データ１ｃの更新毎に、更新前の共有データ１ｃの内容を、当該共有データ１ｃと関連付けられた連絡データ１ｅとの関係を保持したまま、履歴データ１ｄに複製されるので、履歴データ１ｄ内の共有データＩＤ１４０ｂの値を順次辿ったり、履歴データ１ｄに関連付けられた連絡データ１ｅを閲覧参照することで、共有データ１ｃの変更履歴を知ることが出来るようになる。【００７６】
共有データ検索処理部２４は、端末２に共有データ検索画面を表示し、メンバーの端末２によって指定された検索条件をキーとして、所望の共有データ１ｃ及び／または履歴データ１ｄを検索し、検索結果である共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値または履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値を共有データ表示処理部２５に引き渡す手段である。【００７７】
共有データ表示処理部２５は、端末２に共有データ表示画面を表示し、共有データ検索処理部２４又は後述するツリー表示処理部２９から引き渡された共有データＩＤ１２０ａの値または履歴データＩＤ１４０ａの値に基づいて、共有データ１ｃまたは履歴データ１ｄのレコード記録内容を表示する手段である。【００７８】
図８は、共有データ検索領域８ａ、共有データ一覧表示領域８ｂ、共有データ内容表示領域８ｃを有する共有データ検索画面８の一例である。図８に示すように、共有データ検索画面８上で、任意の検索条件の入力を受け付け、検索が実行された後、共有データ表示処理部２５が、同画面内に、検索された共有データ１ｃまたは履歴データ１ｄのレコード記録内容を表示することが出来る。【００７９】
具体的には、検索された共有データ１ｃのレコード記録内容の内、上位リスト１２０ｂ、名称１２０ｃ、更新日時１２０ｄ、登録者１２０ｅ、名称１３０ｄ、値１３０ｅ等に記録された値が表示される。【００８０】
値１３０ｅに記録された値は、型１３０ｃに記録された値に応じて適宜編集の上、表示される。例えば、型１３０ｃに記録された値が「日付」であって、値１３０ｅに記録された値が「２００５０１０１」であれば、表示画面上には、「２００５年１月１日」と表示される。【００８１】
また、型１３０ｃに記録された値が「添付ファイル」であって、値１３０ｅに、添付ファイル名及び当該添付ファイルが格納されているディレクトリ名が記録されている場合には、表示画面上には、添付ファイル名が表示され、表示箇所をクリックすると、格納ディレクトリから添付ファイルをダウンロード、または別画面で表示可能なように構成されていてもよい。【００８２】
共有項目レコード１２０に記録された各値についても、適宜編集の上、表示されてもよい。例えば、上位リスト１２０ｂに記録された値は、そのまま表示されても、一見して把握出来ないため、当該上位リスト１２０ｂの値が共有データＩＤ１２０ａに記録されている共有項目レコード１２０の名称１２０ｃの値が表示されてもよい。【００８３】
次に、連絡データ登録処理部２６は、端末２に連絡データ登録画面を表示し、連絡データ１ｅを登録ないし更新する処理を行う。図９は、連絡データ登録画面９の一例である。尚、図９の連絡データ登録画面９は、一般的な電子メールシステムにおける新規メールないし返信メール作成の際に用いられるメール作成画面とほぼ同様の仕様である。【００８４】
ここで、連絡データ１ｅは、集団内の特定の２以上のメンバーが端末２を用いてやりとりし、当該メンバーのみが、連絡情報管理システム内で検索及び閲覧参照することが可能な連絡情報であり、図３に示す連絡項目レコード１６０と、宛先管理レコード１７０と、連絡関連付レコード１８０とによって構成される。尚、１組の連絡データ１ｅは、１〜複数の共有データ１ｃに関連付けられるものであり、１の連絡項目レコード１６０と、１〜複数の宛先管理レコード１７０と、１〜複数の連絡関連付レコード１８０とから構成される。【００８５】
尚、連絡データ登録処理部２６における連絡データ１ｅの新規登録は、集団内のメンバーすべてが行える。【００８６】
連絡項目レコード１６０は、連絡データＩＤ１６０ａ、応答元１６０ｂ、件名１６０ｃ、本文１６０ｄ、添付ファイル１６０ｅ、発信者１６０ｆ、送信日時１６０ｇの各項目から構成される。【００８７】
連絡データＩＤ１６０ａには、連絡情報、すなわち、連絡項目レコード１６０を識別することが可能なＩＤ符号が記録される。【００８８】
応答元１６０ｂには、この連絡データ１ｅの応答元となる別の連絡データ１ｅの連絡データＩＤ１６０ａの値が記録される。例えば、ある連絡データ１ｅが問い合せに対する回答だった場合には、応答元１６０ｂには、元となった問い合せ連絡データ１ｅの連絡データＩＤ１６０ａの値が記録される。【００８９】
このように、連絡項目レコード１６０に、応答元の連絡データＩＤ１６０ａの値を記録することで、後で、応答元１６０ｂの値を連絡データＩＤ１６０ａの値として有する連絡データ１ｅを検索し、応答関係にある一連のやりとりを辿ることによって、共有データ１ｃが更新された理由や、更新の経緯を容易に知ることが出来るようになる。尚、応答元１６０ｂは、複数指定出来るようにしてもよく、そうすれば、１の連絡データ１ｅで複数の連絡データ１ｅに対する回答を行なうことも可能となる。【００９０】
件名１６０ｃには、連絡情報の件名を表すテキスト情報が記録される。【００９１】
本文１６０ｄには、連絡情報の本文を表すテキスト情報が記録される。【００９２】
添付ファイル１６０ｅには、連絡情報の本文にファイルを添付したい場合に、当該ファイルのファイル名とファイルの格納先が記録される。ファイルが複数ある場合には、列挙して記録される。【００９３】
尚、ファイルは、本実施例では、連絡情報管理プログラム１ａないし、サーバ１、端末２が有するオペレーションシステムの機能等を用いて、サーバ１にアップロードされ、サーバ１内の添付ファイル格納フォルダ（図示せず）に格納されるが、端末２に、他の端末２と共有可能なファイル格納フォルダが作成されていれば、当該ファイル格納フォルダにファイルが格納されていてもよい。また、都度、端末２からファイルが他の端末２にダウンロードされるようになっていてもよい。【００９４】
発信者１６０ｆには、連絡データ１ｅを登録したメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録される。【００９５】
送信日時１６０ｇには、連絡データ１ｅが登録された日時が記録される。【００９６】
宛先管理レコード１７０は、１の連絡情報の宛先（ＴＯ）と同報先（ＣＣ）として指定されたメンバーの合計数だけ作成されるものであり、連絡データＩＤ１７０ａ、宛先１７０ｂ、区分１７０ｃ、状態１７０ｄの各項目から構成されている。【００９７】
連絡データＩＤ１７０ａには、この宛先管理レコード１７０が属する連絡項目レコード１６０の連絡データＩＤ１６０ａの値が記録され、１の連絡項目レコード１６０には、１〜複数の宛先管理レコード１７０がぶらさがるという階層構造が形成される。【００９８】
宛先１７０ｂには、連絡情報の宛先または同報先に指定されたメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が１レコードにつき１件ずつ記録される。【００９９】
区分１７０ｃには、宛先１７０ｂに記録されたメンバーが、宛先または同報先のいずれかであるかがコード（例えば、宛先：１、同報先：２等）により記録される。【０１００】
尚、本実施例では、データベースに利用者データ１ｂとして登録されていないメンバーを宛先に指定することは出来ないことになっているが、もちろん、宛先１７０ｂに連絡情報管理システム外のメールアドレスを指定することも可能である。また、利用者データ１ｂのレコード構成を変更して、外部のメールアドレスを有するメンバーを集団内のメンバーに含めるようにしてもよい。【０１０１】
また、本実施例では、宛先管理レコード１７０の１レコードにつき１件ずつ、メンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録されるようになっているが、利用者ＩＤ１１０ａの値を複数集めたレコードに名称を付すことでグループを作成し、当該グループを宛先１７０ｂに指定することで、グループに属するメンバー全員が、連絡データ１ｅを閲覧参照出来るようになっていてもよい。【０１０２】
また、グループ作成の際には、グループ毎に１の利用者レコードを割り当てるとともに、各利用者レコード１１０に上位ＩＤという項目を追加し、この上位ＩＤには所属するグループの利用者ＩＤ１１０ａの値を設定することにより、利用者レコードを階層的に構成し、グループの利用者ＩＤ１１０ａの値を連絡データ１ｅの宛先１７０ｂに指定することで、上位ＩＤの連鎖を辿った配下のメンバー全てが当該グループを宛先にした連絡データ１ｅを閲覧参照することが出来るようになる。【０１０３】
このように構成することによって、宛先１７０ｂに複数の利用者ＩＤ１１０ａの値を都度、記録する必要がなくなり、また、後からメンバーが増えた場合でも、利用者レコードの上位ＩＤを設定することにより、グループの一員として、連絡データ１ｅを、過去のやりとりまで遡って閲覧参照出来るようになり、後から、連絡データ１ｅ毎に宛先管理レコード１７０の追加・修正を行なう必要がなくなる。【０１０４】
連絡データ１ｅは、ログイン処理部２１が認証許可したメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が、この宛先１７０ｂに記録されている値と、先の発信者１６０ｆに記録された値のいずれかに合致する場合に限り、当該メンバーの端末２の画面上に表示されるものである。【０１０５】
状態１７０ｄには、宛先１７０ｂに記録されたメンバーが、連絡情報の本文を読んだか否かがコード（例えば、未読：１、既読：２等の区分情報）により記録される。【０１０６】
このように、状態１７０ｄを宛先管理レコード１７０の１項目とすることにより、例えば連絡データ１ｅのレコード記録内容を端末２に一覧表示する際に、未読の連絡データ１ｅを既読の連絡データ１ｅと区別して、赤字等で表示することで、メンバーに未読の連絡情報を早く読むように促すことが出来、連絡情報の早期伝達が図られる。【０１０７】
尚、状態１７０ｄの値の更新は、メンバーの端末２が、図示しない連絡データ表示画面上に当該メンバーを宛先として作成された連絡データ１ｅのレコード記録内容を表示した際に、「既読」ボタンのクリック入力を受け付けることで既読に変更されるようにしてもよいし、一定時間、レコード記録内容を表示することにより自動的に既読に変更されるようにしてもよい。【０１０８】
連絡関連付レコード１８０は、連絡データ１ｅの関連付け先となる共有データ１ｃの合計数だけ作成され、連絡データＩＤ１８０ａ、共有データＩＤ１８０ｂ、履歴データＩＤ１８０ｃの各項目から構成されている。【０１０９】
連絡データＩＤ１８０ａには、この連絡関連付レコード１８０が属する連絡項目レコード１６０の連絡データＩＤ１６０ａの値が記録され、１の連絡項目レコード１６０には、１〜複数の連絡関連付レコード１８０がぶらさがるという階層構造が形成される。【０１１０】
共有データＩＤ１８０ｂには、この連絡関連付レコード１８０が属する連絡データ１ｅが関連付けられる共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値が記録される。【０１１１】
履歴データＩＤ１８０ｃには、この連絡関連付レコード１８０が属する連絡データ１ｅが関連付けられる履歴データ１ｄがある場合には、当該履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値が記録される。尚、履歴データＩＤ１８０ｃには、連絡データ１ｅの登録時点では、空（０）のままであるが、その後、共有データＩＤ１８０ｂに設定された共有データ１ｃが変更されて、共有データ１ｃが履歴データ１ｄに移行した時点で、当該履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値が、履歴データＩＤ１８０ｃに記録されることになる。【０１１２】
このように、連絡データ１ｅの共有データＩＤ１８０ｂ、履歴データＩＤ１８０ｃには、既に存在しているいずれかの共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａ、及び履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値と同一の値が記録されるので、これらの値に基づいて、所望の共有データ１ｃに関連する連絡データ１ｅを検索・閲覧参照したり、又は、ある連絡情報がやりとりされた経緯を、連絡データ１ｅが関連付けられた履歴データ１ｄを辿ることで知ることが出来るようになり、共有情報と、連絡情報の一元管理が可能となるのである。【０１１３】
しかも、１の連絡データ１ｅは、１の共有データ１ｃ・履歴データ１ｄのみならず、複数の共有データ１ｃ・履歴データ１ｄに関連付けることが可能である。この関連付けの概念図を図４に示す。図４に示されているように、例えば、「連絡データ００１」は１の共有データ「共有データ１００」に関連付けられているが、「連絡データ００２」は、「共有データ３０１」と「履歴データ２０１−０１」に関連付けられている。このように連絡データ１ｅが、複数の共有データ１ｃ、履歴データ１ｄに関連付けされることによって、連絡データ１ｅの検索効率が向上することが期待される。【０１１４】
また現実的には、１の連絡データ１ｅと１の共有データ１ｃとを１対１で関連付けることは難しく、メンバーによって、関連付けの仕方に相違が生じる可能性がある。その意味からしても、メンバーに、連絡データ１ｅの共有データ１ｃへの関連付けを容易に行なわせることが出来るというメリットがある。【０１１５】
尚、連絡データ登録処理部２６における連絡データ１ｅの登録は、連絡データ１ｅを関連付けたい共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａを、共有データ検索処理部２４において検索し、検索された共有データ１ｃのレコード記録内容を端末２，３に表示させた後に行えるようにすると、連絡データ１ｅの共有データＩＤ１８０ｂには、自動的に共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａと同一の値がコピーされ、連絡データ１ｅが共有データ１ｃに関連付けられるようになる。【０１１６】
またこの他、図示はしていないが、メイン処理部２２が直接、連絡データ登録処理部２６を呼び出せるようになっていてもよく、その場合には例えば、図９の連絡データ登録画面９で、関連付けるべき共有データ１ｃを検索することが出来るようにすればよい。【０１１７】
連絡データ検索処理部２７は、端末２に連絡データ検索画面を表示し、メンバーの端末２によって指定された検索条件をキーとして、所望の連絡データ１ｅを検索し、検索結果である連絡データ１ｅの連絡データＩＤ１６０ａの値を連絡データ表示処理部２８に引き渡す手段である。【０１１８】
尚、基本的には、連絡データ１ｅは、特定のメンバー間でやりとりされる連絡情報であるため、連絡データ検索処理部２７が検索する連絡データ１ｅの範囲は、発信者１６０ｆまたは宛先１７０ｂの値が、ログイン処理部２１でログインしたメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値と同一であるような連絡データ１ｅに限られる。【０１１９】
連絡データ表示処理部２８は、端末２に連絡データ表示画面を表示し、連絡データ検索処理部２７又は後述するツリー表示処理部２９から引き渡された連絡データＩＤ１６０ａの値に基づいて、連絡データ１ｅのレコードの記録内容を表示する手段である。尚、連絡データ表示処理部２８が表示可能な連絡データ１ｅの範囲も、連絡データ検索処理部２７の検索範囲と同じである。【０１２０】
図１０は、連絡データ検索領域１０ａ及び連絡データ一覧表示領域１０ｂ及び連絡データ表示領域１０ｃを有する連絡データ検索画面１０の一例である。図１０に示すように、連絡データ検索画面１０で、任意の検索条件の入力を受け付け、検索が実行された後、連絡データ表示処理部２８が、同画面内に、検索された連絡データ１ｅのレコード記録内容を表示することが出来る。【０１２１】
具体的には、検索された連絡データ１ｅのレコード記録内容の内、件名１６０ｃ、本文１６０ｄ、添付ファイル１６０ｅ、発信者１６０ｆ、送信日時１６０ｇ、宛先１７０ｂ、状態１７０ｄ、共有データＩＤ１８０ｂ等の値が、適宜、メンバーが把握可能なように編集されて表示される。【０１２２】
例えば、発信者１６０ｆの値は、利用者レコード１１０内の氏名１１０ｅに変換されて表示され、状態１７０ｄの値は、０か１かによって、「既読」か「未読」かに変換されて表示される。【０１２３】
更に、連絡データ表示処理部２８では、連絡データ１ｅの応答元１６０ｂの値に基づいて、応答関係にある所定数ないし全ての連絡データ１ｅのレコード記録内容を一覧表示するようにする。これにより、メンバーは、応答関係にある連絡データ１ｅを辿ることで、過去にやり取りされた連絡情報を知ることが出来る。【０１２４】
尚、図１０に示すように、連絡データ１ｅの一部の項目のみ（図１０では、状態、件名、本文、発信者、送信日時）が一覧表示されてもよい。尚、表示画面の大きさ、表示項目の変更、表示項目の表示順の並び替え等は、端末２を利用するメンバーの好みに応じて変えることが可能である。例えば、表示項目の表示順は、連絡項目レコード１６０内の送信日時１６０ｇの値をキーとして、時系列的に昇順または降順に並べることも可能であるし、他の項目の値をキーとして並べて表示することも可能である。【０１２５】
また、図６のメイン画面６に、例えば、未読の連絡データ１ｅが表形式で一覧表示されてもよい。これにより、ログイン中のメンバーが処理を開始するに当たって、ログイン画面６の次に必ず表示されるメイン画面６において、欠かすことなく、未読の連絡データ１ｅを確認することができる。【０１２６】
その場合、メイン処理部２２は、連絡データ検索処理部２７を呼出し、宛先１７０ｂの値がログイン中のメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値と一致し、かつ状態１７０ｄの値が「未読」であるレコードを抽出し、そのレコードの連絡データＩＤ１７ｂの値と連絡データＩＤ１６０ａの値が一致する連絡項目レコード１６０の記録内容を１行に１レコードずつ、未読連絡情報表示欄（図示せず）に表示する。【０１２７】
また、共有データ表示処理部２５は、端末２の表示画面に表示されている共有データ１ｃに関連付けられる連絡データ１ｅのレコード記録内容を表示させる旨の指示その他、端末２からの操作があった場合には、連絡データ検索処理部２７を呼出し、連絡データ検索処理部２７は、共有データ１ｃの共有データＩＤ１３０ａの値が、共有データＩＤ１８０ｂの値として記録されているような連絡データ１ｅを検索することが可能である。【０１２８】
尚、本実施例の連絡データ検索処理部２７に相当する検索手段が既に連絡データ表示処理部２８に含まれていてもよい。これにより、連絡データ表示処理部２８は、共有データ表示処理部２５と連絡データ検索処理部２７の２つの手段を経て動作する必要がなくなる。【０１２９】
ツリー表示処理部２９は、メイン処理部２２からの呼出しにより、端末２にツリー表示画面を表示し、共有データ１ｃの上位リスト１２０ｂの値及び履歴データ１ｄの共有データＩＤ１４０ｂの値を辿って、共有データ１ｃ及び履歴データ１ｄの相互接続関係をツリー状に表示する手段である。【０１３０】
図４は、ツリー表示処理部２９が表示する共有データ１ｃ及び履歴データ１ｄのツリー表示の概念を表す図である。図４に示されるように、履歴データ１ｄは、共有データ１ｃの下位となるように表示される。これにより、共有データ１ｃの変更履歴が一目瞭然に把握出来る。【０１３１】
図１１は、ツリー表示領域１１ａ、連絡データ一覧表示領域１１ｂ、連絡データ表示領域１１ｃを有する連絡データ一覧表示画面１１の一例である。図１１に示すように、ツリー表示領域１１ａには、ツリー表示処理部２９が、サーバ１に格納されている共有データＩＤ１２０ａの値が、上位リスト１２０ｂに記録されているような共有データ１ｃを検索するとともに、共有データＩＤ１２０ａの値が履歴データ１ｄの共有データＩＤ１４０ｂに記録されているような履歴データ１ｄを検索し、共有データ１ｃ間、あるいは共有データ１ｃと履歴データ１ｄ間の相互接続関係を辿り、当該相互接続関係に基づいてツリー表示を行なう。【０１３２】
尚、履歴データ１ｄの数が多く、ツリー表示領域が煩雑になりそうな場合等に、履歴データ１ｄをツリー表示領域内の相互接続関係に含めるか否かは、端末２やサーバ１からの指示に基づいて、任意に設定することが可能である。【０１３３】
また、図１２は、ツリー表示領域１２ａ、共有データ内容表示領域１２ｂを有する共有データ内容表示画面１２の一例であるが、ツリー表示領域１２ａは、図１１のツリー表示領域１１ａと同様であり、共有データ内容表示領域１２ｂは図８の共有データ内容表示領域８ｃと同様であるので、説明を省略する。
【０１３４】
本実施例の連絡情報管理システムは、連絡データ登録処理部２６が、連絡データ１ｅを登録した時点から、その連絡データ１ｅの発信者１６０ｆ又は宛先１７０ｂに記録されている利用者ＩＤ１１０ａの値を有するメンバーが、連絡情報管理システムにログインすることによって、当該ログインした端末２において、登録された連絡データ１ｅを検索・閲覧参照することが可能となるが、例えば、連絡情報管理プログラム１ａが既存の電子メール送受信プログラム（図示せず）と連携していてもよい。【０１３５】
その場合、電子メール送受信プログラムは、連絡データ登録処理部２６が連絡データ１ｅをサーバ１に登録したのを契機として呼び出され、宛先１７０ｂに記録された利用者ＩＤ１１０ａの値に基づいてメンバーの電子メールアドレスを検索し、当該電子メールアドレス宛に連絡データ１ｅを送信する。尚、利用者レコード１１０に、メンバーの電子メールアドレスを記録する項目が設けられていれば、メンバーの電子メールアドレスを即座に抽出することが出来る。【０１３６】
電子メール送受信プログラムを用いて連絡データ１ｅを送信する場合には、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバを稼動させ、連絡情報管理プログラム１ａからは、登録された連絡データ１ｅのレコード記録内容に従って、引数となる宛先メールアドレス、件名（タイトル）、本文を設定し、また発信元メールアドレスには、連絡情報管理システムもしくはサーバ１を意味する固定のメールアドレスや、メールの返信先となるメールアドレスを設定して、これらの情報をＳＭＴＰサーバに引き渡すことにより、電子メールを送信することが考えられる。【０１３７】
また、更に、共有データ登録処理部２３により共有データ１ｃの登録、更新が行なわれた際には、電子メール送受信プログラムは、利用者データ１ｂとして登録されている全てのメンバーに対して、共有データ１ｃの登録、更新が行なわれた旨を通知してもよい。【０１３８】
これにより、通知を受けたメンバーは、すぐさま、連絡情報管理システムにログインして、共有データの変更履歴や、共有データに関連する連絡データの詳細を確認することが出来、共有データに変更が発生したこと等を迅速に知ることが出来るようになる。【０１３９】
また、この電子メール送受信プログラムによって送信された電子メールを端末２以外のパソコンや携帯電話のメール受信機能により受信した場合に、本システムにログインすることなく、当該電子メールに返信のメールを送信することにより、連絡データ１ｅを登録できるようにしてもよい。【０１４０】
このためには、電子メール送受信プログラムによって受信されたメールの内容を連絡データ登録処理部２６が受け取るように構成する。この場合、連絡データ登録処理部２６は電子メール送受信プログラムから受け取ったメールタイトル、宛先、発信元、本文、添付ファイルの情報に基づいて、連絡データＩＤ１６０ａを作成し、データベースに書き出す。【０１４１】
また、例えば、電子メールとして送信されるメールのタイトルの末尾に「ＭＳＧＩＤ：１２３４」のような形式で、連絡データＩＤ１６０ａを埋め込むことにより、一般のメールソフトまたは携帯電話のメール作成画面から返信メールを作成した場合に、自動的に返信元の連絡データＩＤ１６０ａがメールのタイトルの末尾に埋め込まれることになるので、この電子メールを電子メール送受信プログラムから受け取った連絡データ登録処理部２６が、返信内容を連絡項目レコード１６０としてデータベースに書き出す際の応答元１６０ｂを決定できる。【０１４２】
この場合、メールのタイトルの末尾に連絡データＩＤ１６０ａが埋め込まれていないメールを連絡データ登録処理部２６が受け取った場合には、返信ではなく新規の連絡データとして登録するように構成してもよい。【０１４３】
また、例えば、返信メールとして、本文なしの空メールを送信することにより、宛先管理レコード１７０の状態１７０ｄを未読から既読に変更するように連絡データ登録処理部２６を構成してもよい。【０１４４】
尚、宛先管理レコード１７０の状態１７０ｄの更新は、メンバーが、当該メンバー宛の連絡データ１ｅを連絡データ表示画面に表示させた場合にも自動的に連絡情報管理プログラム１ａにより行なわれる。
【０１４５】
以上述べた連絡情報管理システムによれば、サーバ１には、集団内で共有される共有データ１ｃと、当該共有データ１ｃの更新前の履歴データ１ｄと、特定のメンバーの端末２間でやりとりされた連絡データ１ｅとが、相互に関連付けて記録されているから、メンバーが、これらの共有データ１ｃと当該共有データ１ｃの変更履歴や、関連付けられた連絡データ１ｅとを、適宜、検索・閲覧参照することが出来、共有情報と連絡情報の一元管理が可能となる。【０１４６】
しかも、連絡データ１ｅは、階層構造により体系化された共有データ１ｃ及び履歴データ１ｄに関連付けてサーバ１に記録されているから、共有データ１ｃに関連付けられた連絡データ１ｅを辿ることで、過去に共有データ１ｃが更新された際にやりとりされた共有情報更新の理由や経緯を、容易に知ることが出来、共有情報に関する誤解やトラブルを未然に防止することが出来、作業遂行上の品質及び効率を高めることが出来る。【０１４７】
更に、本発明の連絡情報管理システムによれば、例えば、応答（返信）として作成された一連の連絡データ１ｅを関連づけて表示すること、各メンバーが自分宛に送信されてきた連絡データ１ｅを、共有データ１ｃ及び履歴データ１ｄと関連付けて参照すること、未読の連絡データ１ｅのみを一覧表示すること等が出来る。このため、共有データ１ｃの管理のみならず、共有データ１ｃの変更履歴の管理や、従来、個人の管理に委ねられていた連絡データ１ｅの管理を、一括して、正確に、かつ、効率良く行うことが可能となる。
【０１４８】
尚、上述した利用者データ１ｂ、共有データ１ｃ、履歴データ１ｄ、連絡データ１ｅはプログラム作成上の効率と実行性能を考慮し、データベースに格納されることが望ましい。その際、利用するデータベース管理ソフトウェアによっては、レコードの項目部分に直接、ファイルを保存できる機能も持つものもあるので、そのような場合には、別途、添付ファイル格納用のフォルダを作成することなく、共有データ１ｃのレコード内に添付ファイルを格納する項目を設定したり、連絡データ１ｅのレコード内に添付ファイルを格納する項目を設定することも可能である。【０１４９】
また、レコードの各項目内に、複数の値を列挙して記録する項目の記録方式としては、タブ記号などの区切文字で連結する方法や、リスト構造のデータとして保存する方法があるが、もちろんそれ以外の公知の記録方式が用いられてもよい。【０１５０】
また、電子メール送受信プログラムが使用される場合には、サーバ１のオペレーティングシステムに付属する電子メール送受信プログラムや、一般に流通している電子メール送受信プログラムが、サーバ１に組み込まれてもよい。また、電子メール送受信プログラムは、端末２に組み込まれていてもよい。【０１５１】
また、共有データ検索処理部２４、連絡データ検索処理部２７は、検索対象となるデータの種類が異なるのみで検索方法やプログラム構成については基本的に同一であるから、これらが１の検索処理部として一体的に構成されていてもよい。尚、共有データ登録処理部２３、連絡データ登録処理部２６についても同様に、データを登録する点では同一であるから、これらが１の登録処理部として一体的に構成されていてもよい。共有データ表示処理部２５、連絡データ表示処理部２８についてもまた同様に、これらが１の表示処理部として一体的に構成されていてもよい。【０１５２】
また、共有データ１ｃと履歴データ１ｄは、サーバ１内で必ずしも図３に示したように別個独立に記録されている必要はなく、共有データ１ｃに履歴データＩＤという項目を追加することにより、履歴データ１ｄを、共有データ１ｃに統合して管理するようにしてもよい。この場合、例えば、共有データ１ｃ内の履歴データＩＤの値が０ならば、その共有データ１ｃは、最新の情報であり、履歴データＩＤの値が０以外であれば、既に共有データ１ｃが更新され、最新バージョンが存在する履歴データ１ｄであると判断するように連絡情報管理プログラム１ａを構成すればよい。【０１５３】
また、定型業務システムなどに、本発明の連絡情報管理システムが組込まれる場合には、共有属性レコード１３０の新規追加登録を個々のメンバーに行なわせる必要がないことが多いため、例えば、共有属性レコード１３０を用いず、共有項目レコード１２０の中に必要な属性値（型、名称、値等）を格納する項目を定義するようになっていてもよい。
【実施例１】
【０１５４】
以下、本発明の連絡情報管理システムを、特定の集団内で、製品の販売業務の管理に応用した場合の詳細実施例を、図５〜図１２の端末２の表示画面例、そして図１、図２の構成図、図３のデータ構造図に基づき、説明する。尚、以下において、図５〜図１２の表示画面は、本実施例で連絡情報管理システムを利用するメンバーの端末２にウェブブラウザにより表示されるものとする。【０１５５】
また、図３に示す利用者データ１ｂ、共有データ１ｃ、履歴データ１ｄ、連絡データ１ｅを構成する各レコードは、メンバーのシステム利用時点のものが既にサーバ１に記録蓄積されているものとし、共有データ１ｃと履歴データ１ｄのレコード記録内容については、集団内で予め許可されたメンバーの端末２で検索・閲覧参照出来るものとし、連絡データ１ｅのレコード記録内容については、当該レコード記録内容に基づく連絡情報のやりとりを行なったメンバーの端末２で検索・閲覧参照出来るものとする。また、共有データ１ｃ、連絡データ１ｅの登録は、利用者レコード１１０の権限１１０ｄに応じて可能であるものとする。【０１５６】
まず、連絡情報管理プログラム１ａのログイン処理部２１は、メンバーの端末２に、図５に示すログイン画面５を表示させ、メンバーのログインＩＤとパスワードの入力を受け付ける。そこで、メンバーは、ログイン画面５のログインＩＤ入力欄５１とパスワード入力欄５２にログインＩＤとパスワードをそれぞれ入力して、ログインボタン５３をマウスでクリックすると、ログイン処理部２１は、ログインＩＤ入力欄５１に入力された値をキーとして、既に登録済みの利用者データ１ｂの中から、ログインＩＤ１１０ｂの値が当該キーに一致するレコードを読み込み、更にパスワード入力欄５２に入力された値が、当該読み込まれたレコードのパスワード１１０ｃに一致するか否かを検査する。【０１５７】
ここで、キーと一致する利用者データ１ｂが存在しない場合または、パスワードが一致しない場合、ログイン処理部２１は、図５のメッセージ表示欄５４にエラーメッセージを表示し、再度のログインＩＤとパスワードの入力を促す。ログインＩＤ及びパスワードが一致した場合は、ログイン処理部２１は、メイン処理部２２を呼び出す。【０１５８】
キーと一致する利用者データ１ｂが存在した場合、メイン処理部２２は、メンバーに、連絡情報管理システムへのログインを許可し、図６に示すようなメイン画面６を表示させる。メイン画面６は、画面上部のツールバー６ａと、内容表示領域６ｂとに分かれる。ツールバー６ａ内のメンバー名表示欄６１にはログイン処理部２１で読み込んだ利用者データ１ｂの氏名１１０ｅの値が表示される。【０１５９】
尚、以下において、メイン画面６のメンバー名表示欄６１に氏名が表示されているメンバーが、ログイン中のメンバーとなり、当該メイン画面６が表示されている端末２が、当該メンバーがログイン中の端末２となる。【０１６０】
またツールバー６ａ内のログアウトボタン６２がクリックされると、メイン画面６が閉じられ、先のログイン画面５に戻る。【０１６１】
更に、ツールバー６ａ内の画面選択欄６３は、ドロップダウン方式で、メイン画面６内の内容表示領域６ｂに表示させたい画面を選択する欄である。【０１６２】
本実施例で、画面選択欄６３に表示される選択肢は、連絡データ一覧表示、共有データ内容表示、連絡データ検索、共有データ検索の４種類となっている。【０１６３】
メイン処理部２２は、メンバーがこの選択肢のいずれかをマウス等でクリックすることにより、選択肢に対応した別の処理手段を呼び出して、当該処理を行なうための画面を内容表示領域６ｂ内に表示する。【０１６４】
メイン処理部２２が、連絡データ一覧表示の選択を受付けた場合には、ツリー表示処理部２９と、共有データ検索処理部２４とを呼出し、図１１に示す、ツリー表示領域１１ａと、連絡データ一覧表示領域１１ｂと、連絡データ表示領域１１ｃとからなる連絡データ一覧表示画面１１を、メイン画面６の内容表示領域６ｂ内に表示させる。【０１６５】
ツリー表示処理部２９は、サーバ１に格納されている共有データ１ｃの中から任意の１組を抽出し、その上位リスト１２０ｂの値が、共有データＩＤ１２０ａに記録されている他の共有データ１ｃを探す。つまり、前者の共有データ１ｃは、後者の共有データ１ｃの下位にあることになる。【０１６６】
こうして、ツリー表示処理部２９は、順次検索された共有データ１ｃの上位リスト１２０ｂの値をキーとして、共有データＩＤ１２０ａの値と一致する共有データ１ｃを探し、蓄積されている全ての共有データ１ｃについて、共有データ１ｃ間の親子関係を、共有データ１ｃの名称１２０ｃの値が表示されたノードと、ノード間の関係を表すブランチによって、ツリー表示領域１１ａに表示する。【０１６７】
図中、表示されているノードである、販売業務１１０ａ、製品Ｘ１１０ｂ、製品Ｙ１１０ｃ、機能１１０ｆ、顧客１１０ｇは全て、名称１２０ｃの値である。また、販売業務１１０ａの下位には、ブランチ１１１ａを介して、製品Ｘ１１０ｂ、製品Ｙ１１０ｃ、顧客１１０ｇが接続されており、更に、製品Ｙ１１０ｃには、ブランチ１１１ｂを介して機能１１０ｆが接続されている。つまり、販売業務の下位概念が、製品Ｘ、製品Ｙ、顧客であり、更に、製品Ｘの下位概念が機能であることが、ツリー表示領域１１ａ内の表示内容から分かる。【０１６８】
更に、本実施例では、ツリー表示処理部２９は、履歴データ１ｄの共有データＩＤ１４０ｂの値が、共有データＩＤ１２０ａに記録されているような共有データ１ｃを検索し、ツリー表示領域１１ａに、当該履歴データ１ｄの名称１４０ｄの値が表示されたノード１１０ｄ、１１０ｅ（本実施例では、製品Ｙ（履歴）と表示）が、検索された共有データ１ｃの名称１２０ｃの値が表示されたノード１１０ｃ（本実施例では、製品Ｙと表示）の下位にブランチ１１１ｃで接続されるようなツリー表示を行なう。【０１６９】
つまり、ツリー表示領域１１ａには、現在登録されている共有データ１ｃ間の親子関係が表示されるのみならず、更新される前の共有データ１ｃを表す履歴データ１ｄがノードとして、現在の共有データ１ｃを表すノードの下位に表示されるので、共有データ１ｃのノードから、履歴データ１ｄのノードを辿ることで、容易に共有データ１ｃの更新履歴を把握することが出来る。【０１７０】
尚、履歴データ１ｄを表すノードを、ツリー表示領域１１ａに表示する・しないは任意に決めることが出来、例えば、ツールバー６ａ内に、表示・非表示の切替えボタン等を設けてもよい。また、履歴データ１ｄのノードを表示する際には、履歴であることを明示するために、共有データ１ｃのノードの色と異なる色で表示したり、ノード内の名称１４０ｄの値に続いて、更新日時１４０ａの値や登録者１４０ｆの値を表示させてもよい。【０１７１】
端末２が、ツリー表示領域１１ａ中の特定のノード（本実施例では、製品Ｘ１１０ｂ）をクリックすると、ツリー表示処理部２９は、クリックされたノードの表示色を変えて、当該ノードが選択状態にあることを明確にする。そして、ツリー表示処理部２９は、選択されたノード及び、当該ノードの下位にあるノードが表す共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値と、ログイン中のメンバーの利用者データ１ｂの利用者ＩＤ１１０ａの値とを、連絡データ検索処理部２７に引き渡す。【０１７２】
尚、ツリー表示処理部２９は、履歴データ１ｄを表すノードが、端末２によりクリック選択された場合には、当該履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値と、ログイン中のメンバーの利用者データ１ｂの利用者ＩＤ１１０ａの値とを、連絡データ検索処理部２７に引き渡す。【０１７３】
連絡データ検索処理部２７は、引き渡された共有データＩＤ１２０ａの値が共有データＩＤ１８０ｂに記録されている連絡データ１ｅ（引き渡されたのが履歴データＩＤ１４０ａの値であれば、当該値が履歴データＩＤ１８０ｃに記録されている連絡データ１ｅ）を検索する。【０１７４】
また更に、連絡データ検索処理部２７は、上記検索された連絡データ１ｅ（又は履歴データ１ｄ）の関連付け先である共有データ１ｃの下位の共有データ１ｃに関連付けられている連絡データ１ｅ及び履歴データ１ｄについても検索する。【０１７５】
連絡データ表示処理部２８は、検索された連絡データ１ｅ（又は履歴データ１ｄ）のレコード記録内容を、連絡データ一覧表示領域１１ｂ内に一覧表示する。本実施例では、連絡データ一覧表示領域１１ｂ内の各行には、連絡項目レコード１６０内の件名１６０ｃの値のうち予め決められた容量分の値（例えば、最初の５文字分）、本文１６０ｄの値のうち予め決められた容量分の値（例えば、最初の１０文字分）、発信者１６０ｆの値、送信日時１６０ｇの値と、宛先管理レコード１７０内の状態１７０ｄの値が、適宜、メンバーに認識可能なテキストデータ（例えば、発信者１６０ｆの値は氏名１１０ｅの値、状態１７０ｄの値は「既読」または「未読」）等に変換されて、表示される。【０１７６】
従来、受信した電子メールを個人的に管理する場合には、例えば、電子メール格納フォルダをツリー形式で作成し、該当するフォルダに逐次、電子メールを移動させるのが一般的である。【０１７７】
しかしその場合には、フォルダを細分化しすぎると、フォルダを作成した本人であっても、時間が経過してしまうと、電子メールをどのフォルダに格納したか分からなくなってしまうものであり、都度、個々のフォルダをクリックして、電子メールを探し出さなければならなかった。【０１７８】
その点、本実施例では、連絡データ一覧表示画面１１のツリー表示領域１１ａ内の上位のノードをクリックすると、クリックされたノードが対応する共有データ１ｃ及びその共有データ１ｃの下位にある共有データ１ｃに関連付けられた連絡データ１ｅが、連絡データ一覧表示領域１１ｂに表示される。つまり、階層構造の共有データ１ｃの上位ノードから、透過的に、下位のノードに関連付けられている連絡データ１ｅを閲覧参照することが出来るので、個々のノードをクリックしなくても、所望の連絡データ１ｅを迅速に見つけ出すことが出来るようになるのである。【０１７９】
このように、最上位の共有データ１ｃのノードをクリックすれば、全ての連絡データ１ｅを閲覧参照することが出来るし、下位に行く程、表示される連絡データ１ｅの数は少なくなり、絞り込みをしながら所望の連絡データ１ｅを探すことが出来る。このような検索方法は一般にドリルダウンと呼ばれる。【０１８０】
連絡データ一覧表示領域１１ｂに表示されている連絡データ１ｅのレコード記録内容を表す行のいずれかが、端末２からクリックされると、連絡データ表示処理部２８は、クリックされた行を他の行と異なる色で表示し、連絡データ表示領域１１ｃに、クリックされた行に該当する連絡データ１ｅのレコード記録内容の詳細を表示する。【０１８１】
本実施例では、連絡項目レコード１６０の件名１６０ｃの値、発信者１６０ｆの値（本実施例では、「ＦＲＯＭ：ＢＢＢＢＢＢ」と記載）、送信日時１６０ｇの値、本文１６０ｄの値、添付ファイル１６０ｅの値、宛先管理レコード１７０の宛先１７０ｂの値（本実施例では、「ＴＯ：ＹＡＭＡＤＡ」と記載）が表示される。【０１８２】
更に、連絡データ表示領域１ｃ内には、表示されている連絡データ１ｅが関連付けられた共有データ１ｃ、及びその共有データ１ｃの上位の共有データ１ｃの名称１２０ｃの値が、「関連項目」として表示される。【０１８３】
本実施例では、表示されている連絡データ１ｅの共有データＩＤ１８０ｂの値が共有データＩＤ１２０ａに記録されている共有データ１ｃと、その共有データ１ｃの上位リスト１２０ｂに記録されている共有データ１ｃ（更に、上位があればその上位の共有データ１ｃ）の名称１２０ｃの値が、「／販売業務／製品Ｘ」というように、ツリー表示領域１１ａに表示されていたツリーの最上位から順にスラッシュ（／）等の区切り文字で連結表示される。【０１８４】
尚、連絡データ表示領域１１ｃ上の添付ファイル名（本実施例では、「ｆｉｌｅｎａｍｅ．ｔｘｔ」）がクリックされると、当該添付ファイルが、サーバ１ないし、添付ファイル格納先からダウンロードされ、端末２で開かれるようになっていてもよい。【０１８５】
また、連絡データ表示領域１１ｃ内に表示される、宛先１７０ｂ、発信者１６０ｆ、送信日時１６０ｇ等の値については、連絡データ一覧表示領域１１ｂにおける表示同様、メンバーが認識可能なテキストデータ等に適宜変換表示される。【０１８６】
連絡データ表示処理部２８は、連絡データ表示領域１１ｃに連絡データ１ｅのレコード記録内容を表示してから、一定時間経過後に、宛先管理レコード１７０の状態１７０ｄを「未読」から「既読」に変更してもよい。また、例えば、連絡データ表示領域１１ｃ内に「既読にする」ボタンを表示し、これをクリックすることにより、状態１７０ｄを「既読」に変更するようにして、メンバーに能動的に状態を変更させるようにしてもよい。【０１８７】
端末２が、連絡データ表示領域１１ｃ内の新規作成ボタン１１２または返信ボタン１１３をクリックすると、連絡データ表示処理部２８は、連絡データ登録処理部２６を呼出し、連絡データ登録処理部２６は、図９に示すような連絡データ登録画面９をメイン画面６とは別画面で表示する。【０１８８】
図９の連絡データ登録画面９は、画面全体を閉じるボタン９１と、件名入力欄９２と、関連項目入力欄９３と、宛先（ＴＯ）入力欄９４と、同報先（ＣＣ）入力欄９５と、本文入力欄９６と、添付ファイル入力欄９７と、送信ボタン９８とによって構成される。【０１８９】
尚、図１１の連絡データ表示領域１１ｃで、返信ボタン１１３がクリックされた場合には、連絡データ登録処理部２６は、連絡データ表示領域１１ｃに表示されていた連絡データ１ｅのレコード記録内容のうち、件名１６０ｃの値に、返信の意味を表す「ＲＥ：」を付したものを、連絡データ登録画面９の件名入力欄９２に自動的に入力し、発信者１６０ｆの値を宛先入力欄９４に自動的に入力し、共有データＩＤ１８０ａの値が共有データＩＤ１２０ａに記録されている共有項目レコード１２０の名称１２０ｃを関連項目入力欄９３に自動的に入力する。【０１９０】
また、添付ファイル入力欄９７には、例えば「添付ファイル」（図示せず）と表示されたボタンをマウスでクリックすることにより、端末２やサーバ１のハードディスク等の記憶媒体に保存されている任意のファイルを選択して、選択されたファイル名が自動入力され、添付ファイル格納フォルダにファイルがアップロード出来るようになっていてもよい。【０１９１】
端末２により、各入力欄にテキストデータの入力や、添付ファイルの指定が行なわれ、送信ボタン９８がクリックされると、連絡データ登録処理部２６は、入力されたデータに基づいて、１組の連絡データ１ｅを生成し、サーバ１に格納する。【０１９２】
具体的には、件名入力欄９２に入力された値が連絡項目レコード１６０の件名１６０ｃに記録される。また、関連項目入力欄９３に入力された値に基づいて、ここで登録される連絡データ１ｅが関連付けられる先である共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値が連絡関連付レコード１８０の共有データＩＤ１８０ｂに記録される。【０１９３】
また、宛先入力欄９４及び同報先入力欄９５に入力されたデータが宛先管理レコード１７０の宛先１７０ｃに、宛先か同報先かを区別出来るようなデータ形式で記録される。尚、宛先か同報先かは、宛先管理レコード１７０の区分１７０ｃで区別される。【０１９４】
本文入力欄９６に入力された値が連絡項目レコード１６０の本文１６０ｄに記録される。添付ファイル入力欄９７に入力された値が連絡項目レコード１６０の添付ファイル１６０ｅに記録される。【０１９５】
尚、連絡データ１ｅが複数の共有データ１ｃに関連付けられる場合には、関連付けられる数だけの連絡関連付レコード１８０が登録される。もちろん全ての連絡関連付レコード１８０の連絡データＩＤ１８０ａには同一の値が記録される。【０１９６】
その他、連絡項目レコード１６０の応答元１６０ｂには、連絡データ一覧表示画面１１の新規作成ボタン１１２がクリックされて連絡データ登録画面９が表示された場合には、空きとなり、返信ボタン１１３がクリックされて連絡データ登録画面９が表示された場合には、連絡データ表示領域１１ｃに表示されていた連絡データ１ｅの連絡データＩＤ１６０ａの値が記録される。【０１９７】
発信者１６０ｆには、ログイン中のメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録され、送信日時１６０ｇには、送信ボタン９８がクリックされた日時を表す値が記録される。宛先管理レコード１７０の状態１７０ｄには、未読を意味する符号が記録される。【０１９８】
連絡関連付レコード１８０の履歴データＩＤ１８０ｃには、連絡データ１ｅの登録時点では、空の値（０）が記録されるが、共有データＩＤ１８０ｂの値を共有データＩＤ１２０ａに持つ共有データ１ｃが履歴データ１ｄに移行した場合には、当該履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値が記録されるようになる。【０１９９】
このようにして各項目に記録された３種類のレコード（１種類毎に複数レコード作成される場合もある）の、連絡データＩＤ１６０ａと連絡データＩＤ１７０ａと連絡データＩＤ１８０ａには、同じ番号が自動採番により付与され、記録され、連絡データ１ｅの登録が完了する。【０２００】
図１１の連絡データ表示領域１１ｃの説明に戻ると、端末２から、同領域内の関連項目変更ボタン１１４がクリックされると、連絡データ表示処理部２８は、共有データ登録処理部２３を呼出し、共有データ登録処理部２３は、現在指定されている関連項目（連絡データ１ｅが関連付けられている共有データ１ｃ）を変更するための関連項目変更画面（図示せず）を表示し、表示されている連絡データ１ｅの連絡関連付レコード１８０の共有データＩＤ１８０ｂの値に変更し、履歴データＩＤ１８０ｃの値を０にする。【０２０１】
このようにして、連絡データ１ｅの関連付け先の共有データ１ｃを後から変更、追加することが出来るので、連絡データ１ｅをサーバ１に登録する際は特に時間をかける必要なく、メールを作成する感覚で気軽に行える。また、連絡情報をやりとりしているうちに、連絡情報の主題内容が変わってきてしまったという場合にも、変わった時点から、関連付け先の共有データ１ｃを追加、変更すればよい。
【０２０２】
図６のメイン画面６の説明に戻ると、メイン処理部２２が、共有データ内容表示の選択を受付けた場合には、ツリー表示処理部２９と、共有データ検索処理部２４とを呼出し、図１２に示す、ツリー表示領域１２ａと、共有データ表示領域１２ｂとからなる共有データ内容表示画面１２をメイン画面６の内容表示領域６ｂ内に表示させる。【０２０３】
図１２のツリー表示領域１２ａに表示される内容及び表示方法については、図１１のツリー表示領域１１ａに表示された内容及び表示方法と同じであるから、その説明を省略する。【０２０４】
図１２の共有データ内容表示画面１２において、端末２が、ツリー表示領域１２ａ中の特定のノード（本実施例では、製品Ｘ１２０ｂ）をクリックすると、ツリー表示処理部２９は、クリックされたノードの表示色を変えて、当該ノードが選択状態にあることを明確にする。そして、ツリー表示処理部２９は、選択されたノードが表す共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値を、共有データ表示処理部２５に引き渡す。【０２０５】
尚、ツリー表示処理部２９は、履歴データ１ｄを表すノードが、端末２によりクリック選択された場合には、当該履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａの値を、共有データ表示処理部２５に引き渡す。【０２０６】
共有データ表示処理部２５は、引き渡された共有データＩＤ１２０ａの共有データ１ｃ（または履歴データＩＤ１４０ａの履歴データ１ｄ）のレコード記録内容を、共有データ表示領域１２ｂに表示する。【０２０７】
本実施例では、共有データ表示領域１２ｂには、共有データ１ｃのレコード記録内容のうち、共有データＩＤ１２０ａ、名称１２０ｃ、上位リスト１２０ｂ、更新日時１２０ｄ、登録者１２０ｅの値（本実施例では、順に「ＩＤ：２」、「名称：製品Ｘ」、「上位：／販売業務」、「更新日時：２００５／０６／０１  １６：２５」、「登録者：山田太郎」）が、メンバーが認識可能なテキストデータ等に、適宜変換されて表示される。尚、上位リスト１２０ｂの値は、直近上位のみならず、最上位の値までが、スラッシュ（／）等の区切り文字で連結表示されてもよい。【０２０８】
更に、共有データ表示領域１２ｂには、共有属性レコード１３０の名称１３０ｄの値と、値１３０ｅの値が、型１３０ｃのデータ型の種類に応じて、メンバーが認識可能なテキストデータ等に、適宜変換されて表示される。【０２０９】
図１２の共有データ表示領域１２ｂ中、「説明」、「販売開始」、「担当部門」、「添付ファイル」は、複数の共有属性レコード１３０の名称１３０ｄの値を表示したものであり、「製品Ｘに関する情報はこの配下に保管してください」、「２００５／０８／０１」、「グローバルセールス部」、「ｆｉｌｅｎａｍｅ．ｔｘｔ」がそれぞれの名称に対応する値１３０ｅの記録内容である。【０２１０】
例えば、この実施例では、「添付ファイル」の型１３０ｃは、添付ファイルであるから、端末２が「ｆｉｌｅｎａｍｅ．ｔｘｔ」をクリックすると、当該名称のファイルをダウンロード等することが出来るようになっている。【０２１１】
尚、履歴データ１ｄのレコード記録内容の表示方法も、上述した共有データ１ｃのレコード記録内容の表示方法と同じであり、検索・表示されるレコードの種類が、共有項目レコード１２０・共有属性レコード１３０か、履歴項目レコード１４０・履歴属性レコード１５０か、の相違のみである。【０２１２】
図１２の共有データ表示領域１２ｂ中、端末２が、同領域内の新規作成ボタン１２２または修正ボタン１２３をクリックすると、共有データ表示処理部２５は、共有データ登録処理部２３を呼出し、共有データ登録処理部２３は、図７に示すような共有データ登録更新画面７をメイン画面６とは別画面で表示する。【０２１３】
図７の共有データ登録更新画面７は、画面全体を閉じるボタン７１と、新規属性追加ボタン７２と、保存ボタン７３と、名称入力欄７４と、上位入力欄７５と、属性名入力欄７６と、値入力欄７７とによって構成される。【０２１４】
尚、図１２の共有データ内容表示画面１２の共有データ表示領域１２ｂで、修正ボタン１２３がクリックされた場合には、共有データ登録処理部２５は、共有データ表示領域１２ｂに表示されていた共有データ１ｃのレコード記録内容のうち、名称１２０ｃの値を名称入力欄７４に、上位リスト１２０ｂの値を上位入力欄７５に、名称１３０ｄの値を属性名入力欄７６に、値入力欄７７に値１３０ｅの値を（名称１３０ｄと値１３０ｅは、同じ共有属性レコード１３０内のものが対応して表示されるようにする）、それぞれ自動的に入力する。【０２１５】
また、共有データ１ｃを新規登録するか更新するかを問わず、端末２により適宜、各入力欄にテキストデータの入力・修正や、新規属性追加ボタン７２のクリックにより属性名入力欄７６と値入力欄７７の追加表示がされ、名称１３０ｄ及び値１３０ｅのデータ入力が行なわれ、保存ボタン７３がクリックされると、共有データ登録処理部２５は、入力されたデータに基づいて、１組の共有データ１ｃを登録又は更新する。【０２１６】
具体的には、名称入力欄７４に入力された値が共有項目レコード１２０の名称１２０ｃに記録される。また、上位入力欄７５に入力された値が上位リスト１２０ｂに記録される。また、属性名入力欄７６に表示されている値と、それに対応する値入力欄７７に入力された値が１組の共有属性レコード１３０を構成し、名称１３０ｄ、値１３０ｅにそれぞれ記録される。尚、共有データ登録更新画面７上には図示していないが、型１３０ｃの値を入力する欄が設けられていてもよいし、型１３０ｃは、値入力欄７７に入力された値から自動判別されて付与されてもよい。【０２１７】
新規属性追加ボタン７２がクリックされた場合には、共有属性レコード１３０の数がその分増えることになる。このように、１の共有項目レコード１２０には、任意の数の共有属性レコード１３０を組み合わせることが出来、連絡情報管理システムで管理される共有データ１ｃの種類に応じて、共有情報の実質的内容を記録するための項目を自由に設定出来るようになる。【０２１８】
尚、共有属性レコード１３０が複数ある場合には、それらは、１の共有項目レコード１２０の中で、属性ＩＤ１４０ａで区別可能なように登録される。【０２１９】
その他、共有項目レコード１２０ｃの更新日時１２０ｄには、保存ボタン７３がクリックされた日時を表す値が記録され、登録者１２０ｅには、保存ボタン７３をクリックした端末２でログイン中のメンバーの利用者ＩＤ１１０ａの値が記録される。【０２２０】
このようにして各項目に記録された２種類のレコードの、共有データＩＤ１２０ａと共有データＩＤ１３０ａには、同じ番号が自動採番により付与され、記録され、共有データ１ｃの登録・更新が完了する。尚、更新の場合には、既に採番されていた番号が引き続き、共有データＩＤ１２０ａ、１３０ａの値として使用されてもよい。【０２２１】
更に、図１２の共有データ表示領域１２ｂで、修正ボタン１２３がクリックされ、図７の共有データ登録更新画面７において、いずれかの入力欄の入力内容が変更されて、保存ボタン７３がクリックされた場合には、共有データ登録処理部２３は、変更前の共有データ１ｃを構成するすべてのレコードの記録内容を、履歴データ１ｄの各レコードに複製する処理を行なう。【０２２２】
具体的には、変更前の共有項目レコード１２０の共有データＩＤ１２０ａ〜登録者１２０ｅの各値が、それぞれ、履歴項目レコード１４０の共有データＩＤ１４０ｂ〜登録者１４０ｆに転記され、変更前のすべての共有属性レコード１３０の属性ＩＤ１３０ｂ〜値１３０ｅが、それぞれ、履歴属性レコード１５０の属性ＩＤ１５０ｂ〜値１５０ｂに転記される。そして、履歴データＩＤ１４０ａ，１５０ａに自動採番により付与された同一の番号が記録されて、履歴データ１ｄとして登録される。【０２２３】
また、連絡関連付レコード１８０のうち、共有データＩＤ１８０ｂが更新されたレコードの共有データＩＤ１２０ａに一致し、かつ履歴データＩＤ１８０ｃが０のレコードに対し、履歴データＩＤ１８０ｃの値を履歴データＩＤ１４０ａの値で上書きする。【０２２４】
このように、共有データ１ｃのレコード記録内容は随時変更出来る。また、共有属性レコード１３０を追加したり、上位リスト１２０ｂの値を変更して、ツリー構造を変えることも出来るので、メンバーによる共有データ１ｃの自発的な登録を促すことが出来る。
【０２２５】
図６のメイン画面６の説明に戻ると、メイン処理部２２が、連絡データ検索の選択を受付けた場合には、連絡データ検索処理部２７を呼出し、図１０に示す、連絡データ検索条件入力領域１０ａと、連絡データ一覧表示領域１０ｂと、連絡データ表示領域１０ｃとからなる連絡データ検索画面１０をメイン画面６の内容表示領域６ｂ内に表示させる。【０２２６】
連絡データ検索条件入力領域１０ａは、検索実行ボタン１０１と、関連項目入力欄１０２と、宛先（ＴＯ）入力欄１０３と、発信者（ＦＲＯＭ）入力欄１０４と、件名入力欄１０５と、本文入力欄１０６と、添付ファイル名入力欄１０７とから構成されている。【０２２７】
尚、関連項目入力欄１０２は、連絡関連付レコード１８０の共有データＩＤ１８０ｂに対応しており、宛先入力欄１０３は、宛先管理レコード１７０の宛先１７０ｂに対応しており、発信者入力欄１０４は、連絡項目レコード１６０の発信者１６０ｆに対応しており、件名入力欄１０５は、連絡項目レコード１６０の件名１６０ｃに対応しており、本文入力欄１０６は、連絡項目レコード１６０の本文１６０ｄに対応しており、添付ファイル名入力欄１０７は、連絡項目レコード１６０の添付ファイル１６０ｅに対応している。【０２２８】
尚、関連項目入力欄１０２には、直接、共有データＩＤ１８０ｂの値や、共有項目レコード１２０の名称１２０ｃが入力可能になっていてもよいし、関連項目入力欄１０２の横に、参照ボタン（図示せず）を表示させ、参照ボタンのクリックによって、図１１や図１２のツリー表示領域１１ａ，１２ａに示されているような共有データ１ｃのツリー表示を別画面で表示して、その中から目的の共有データ１ｃのノードを選択出来るようになっていてもよい。また、複数の共有データＩＤ１８０ｂの値を入力又は選択し、これらをＡＮＤ、ＯＲで連結して指定出来るようになっていてもよい。【０２２９】
端末２から、いずれかの入力欄１０２〜１０７に検索条件としての値が入力され、検索実行ボタン１０１がクリックされると、連絡データ検索処理部２７は、入力された値が、それぞれの入力欄に対応するレコードの各項目に記録されている連絡データ１ｅを検索し、検索結果を連絡データ表示処理部２８に引き渡す。【０２３０】
尚、検索方式は、入力欄に入力された値とレコード記録内容との、完全一致、前方一致、後方一致、部分一致のいずれが指定されても構わない。値が空となっている入力欄については、検索条件としない。また、複数の入力欄に値が入力された場合には、ＡＮＤ検索、ＯＲ検索のいずれかが選択できるようになっていてもよい。【０２３１】
また、本実施例では、関連項目入力欄１０２に値が入力された場合には、まず、その値が共有データＩＤ１８０ｂに記録されている連絡関連付レコード１８０を検索し、当該値が上位リスト１２０ｂに記録されている共有項目レコード１２０を検索することで、関連項目入力欄１０２に入力された値を共有データＩＤ１２０ａに有する共有データ１ｃ及びその下位にある共有データ１ｃに関連付けられた連絡データ１ｅを検索することが出来る。【０２３２】
このように、関連項目入力欄１０２に、より上位の共有データ１ｃを指定して入力すれば、指定された共有データ１ｃの下位にある共有データ１ｃに関連付けられた連絡データ１ｅまでもが検索出来るので、万一、探したい連絡データ１ｅの関連付け先の共有データ１ｃが正確に分かっていなくても、上位の共有データ１ｃを関連付け先として指定することで、確実に所望の連絡データ１ｅを見つけ出すことが出来る。【０２３３】
また、関連付け先は複数ある場合もあるので、確実にどの共有データ１ｃに関連付けられているか分からなくても、所望の連絡データ１ｅを短時間で見つけ出せる可能性が高くなる。これにより、個々のメンバーの視点で、連絡データ１ｅを検索出来るようになる。更に、複数の共有データ１ｃをＡＮＤ、ＯＲ条件で組み合わせた検索条件を指定することにより、例えば「製品Ｘ」と「顧客Ａ」の両方の共有データ１ｃに関連する連絡データ１ｅ、といった柔軟な検索が可能になる。【０２３４】
連絡データ表示処理部２８は、検索された連絡データ１ｅのレコード記録内容の一部を、連絡データ一覧表示領域１０ｂに一覧表示する。尚、連絡データ一覧表示領域１０ｂへの表示方法、表示形式及び、連絡データ一覧表示領域１０ｂ内でクリックされた行の連絡データ１ｅの詳細を連絡データ表示領域１０ｃに表示する方法、表示形式、及び、連絡データ一覧表示領域１０ｂ内の新規作成ボタン１０８、返信ボタン１０９で連絡データ１ｅを登録する方法、関連項目変更ボタン１００で関連付ける共有データ１ｃを変更する方法等については、先の図１１の連絡データ一覧表示画面１１内における、連絡データ一覧表示領域１１ｂ、連絡データ表示領域１１ｃへの表示方法、表示形式等と同様であるので、その説明を省略する。【０２３５】
尚、図１０や図１１の連絡データ一覧表示領域１０ｂ，１１ｂには、連絡データ１ｅの応答関係を辿って、先頭の連絡データ１ｅから順に応答関係にあるものが続けて表示されるようになっていてもよい。この場合には、連絡データ検索処理部２７が、連絡項目レコード１６０の応答元１６０ｂの値が連絡データＩＤ１６０ａに記録されているような連絡項目レコード１６０を検索し、そこで検索された連絡項目レコード１６０の応答元１６０ｂの値が空となるまで、検索を続け、検索された順または逆順に、連絡データ１ｅのレコード記録内容を表示すればよい。【０２３６】
図６のメイン画面６の説明に戻ると、メイン処理部２２が、図６において、共有データ検索の選択を受付けた場合には、共有データ検索処理部２４を呼出し、図８に示す、共有データ検索条件入力領域８ａと、共有データ一覧表示領域８ｂと、共有データ表示領域８ｃとからなる共有データ検索画面８をメイン画面６の内容表示領域６ｂ内に表示させる。【０２３７】
共有データ検索条件入力領域８ａは、検索実行ボタン８１と、上位入力欄８２と、名称入力欄８３と、属性名入力欄８４と、値入力欄８５とから構成されている。尚、上位入力欄８２は、共有項目レコード１２０の上位リスト１２０ｂに対応しており、名称入力欄８３は、共有項目レコード１２０の名称１２０ｃに対応しており、属性名入力欄８４と値入力欄８５は、共有属性レコード１３０の名称１３０ｄ及び値１３０ｅにそれぞれ対応している。また、属性名入力欄８４と値入力欄８５の仕様は、図７の共有データ登録・更新画面７内の属性名入力欄７６と値入力欄７７と同様である。【０２３８】
端末２から、いずれかの入力欄８１〜８５に検索条件としての値が入力され、検索実行ボタン８１がクリックされると、共有データ検索処理部２７は、入力された値が、それぞれの入力欄に対応するレコードの各項目に記録されている共有データ１ｃ又は履歴データ１ｄを検索し、検索結果（検索された共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａ又は履歴データ１ｄの履歴データＩＤ１４０ａ）を共有データ表示処理部２５に引き渡す。【０２３９】
共有データ表示処理部２５は、引き渡された共有データ１ｃ又は履歴データ１ｄの記録内容を、共有データ一覧表示領域８ｂ内に一覧表示する。本実施例では、共有データ一覧表示領域８ｂ内の各行には、共有項目レコード１２０内の名称１２０ｃの値のうち予め決められた容量分の値（例えば、最初の５文字分）、登録者１２０ｅの値、更新日時１２０ｄの値が、適宜、メンバーに認識可能なテキストデータ（例えば、登録者１２０ｅの値は氏名１１０ｅの値）等に変換されて、表示される。【０２４０】
検索結果が履歴データ１ｄである場合は、履歴項目レコード１４０の名称１４０ｄ、更新日時１４０ｅ、登録者１４０ｆ等の値が、共有データ１ｃ同様、表示される。【０２４１】
共有データ一覧表示領域８ｂに表示されている共有データ１ｃ又は履歴データ１ｄを表す行のいずれかが、端末２からクリックされると、共有データ表示処理部２５は、クリックされた行を他の行と異なる色で表示し、共有データ検索処理部２４は、クリックされた行の共有データ１ｃ又は履歴データ１ｄのレコード記録内容をすべて、共有データ表示処理部２５に引き渡す。【０２４２】
共有データ表示処理部２５は、引き渡されたレコード記録内容に基づいて、共有データ表示領域８ｃに、共有データ１ｃ又は履歴データ１ｄのレコード記録内容を表示する。尚、共有データ表示領域８ｃに表示される内容や画面仕様、新規作成ボタン８６や修正ボタン８７がクリックされた後の処理内容については、基本的に、図１２の共有データ表示画面１２内の共有データ表示領域１２ｂに表示されているものと同様であるから、その説明を省略する。【０２４３】
尚、検索方式は、これまでに説明した検索方式同様、入力欄に入力された値とレコード記録内容との、完全一致、前方一致、後方一致、部分一致のいずれが指定されても構わない。値が空となっている入力欄については、検索条件としない。また、複数の入力欄に値が入力された場合には、ＡＮＤ検索、ＯＲ検索のいずれかが選択できるようになっていてもよい。【０２４４】
また、上位入力欄８２には、直接、共有データＩＤ１２０ａの値や、共有項目レコード１２０の名称１２０ｃが入力可能になっていてもよいし、上位入力欄８２の横に、参照ボタン（図示せず）を表示させ、参照ボタンのクリックによって、図１２の共有データ内容表示画面１２のツリー表示領域１２ａに示されているような共有データ１ｃのツリー表示を別画面で表示して、その中から目的の共有データ１ｃの上位にあるノードを選択出来るようになっていてもよい。【０２４５】
尚、属性名入力欄８４は、ドロップダウン選択方式の入力欄となっていてもよく、例えば、上位入力欄８２に値が入力されたことを契機として、共有データ検索処理部２４が、入力された値と合致する共有データＩＤ１２０ａ及びその下位の共有データＩＤ１２０ａを、上位リスト１２０ｂの値を辿ることで検索し、更に、検索された共有データＩＤ１２０ａの値が共有データＩＤ１３０ａに記録された共有属性レコード１３０を検索し、この共有属性レコード１３０の名称１３０ｄの値を、属性名入力欄８４に自動的に表示することも可能である。【０２４６】
そうすれば、属性名入力欄８４に表示された複数の名称の候補から、任意の選択肢が選択された後、その選択肢に対応した値を、端末２から値入力欄８５に入力することで、任意の個数の属性検索が出来るようになる。【０２４７】
また、共有データ１ｃ、履歴データ１ｄの検索範囲は、入力欄８２〜８５に入力された値が一致する共有データ１ｃ、履歴データ１ｄのみならず、当該一致する共有データ１ｃ、履歴データ１ｄの下位にある共有データ１ｃ、履歴データ１ｄまで含んでいてもよい。そうすれば、より上位の共有データ１ｃや履歴データ１ｄのレコード記録内容を検索キーとした場合に、下位の共有データ１ｃや履歴データ１ｄまで広範囲に検索され、検索結果が共有データ一覧表示領域８ｂに表示されるので、検索効率が向上する。【０２４８】
また、共有データ１ｃが検索された場合には、その共有データ１ｃの変更前の履歴データ１ｄも合わせて検索され、共有データ一覧表示領域８ｂに、例えば時系列順等に表示されてもよい。これにより、共有データ１ｃの変更履歴を一目瞭然に把握することが出来るようになる。
【実施例２】
【０２４９】
以下、委託者と受託者からなる集団内で、委託者が受託者に作業を委託する場合の成果物の仕様及び／又は作業内容を共有情報として管理し、加えて、当該仕様及び／又は作業内容に関して集団内でやりとりされる連絡情報を管理する連絡情報管理システムの実施例について説明する。尚、連絡情報管理システムの構成、サーバ１に格納される共有データ１ｃ、履歴データ１ｄ、連絡データ１ｅのレコード項目については図１、図２、図３に示したのと同様である。【０２５０】
本実施例では、図１に示した端末２を、委託者側及び受託者側端末として設置し、サーバ１を委託者側又は受託者側の拠点または第３の設置場所に設置し、ネットワーク３としてインターネットを使用する。この場合、セキュリティ対策として、デジタル証明書を使用した暗号化による通信を行う。【０２５１】
次に、委託者側及び受託者側の担当者毎にログインＩＤを決定し、担当者毎に利用者レコード１１０を作成する。【０２５２】
まず、委託する作業の成果物の仕様及び作業内容に関する項目を「大項目」、「中項目」、「小項目」の３段階に分け、かつこれらを階層的に（ツリー構造となるように）、共有データ１ｃとして登録する。つまり、「小項目」を名称とする共有データ１ｃの上位リスト１２０ｂには、「中項目」を名称とする共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値が記録され、「中項目」の共有データ１ｃの上位リスト１２０ｂには「大項目」を名称とする共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値が記録される。【０２５３】
また更に、「課題管理」という名称の共有情報を、共有データ１ｃとして登録し、その下位に、「未解決項目」と「解決済項目」という名称の共有データ１ｃを登録する。尚、登録は、図７に示した共有データ登録更新画面７の各入力欄に入力することで行なわれる。【０２５４】
このように共有データ１ｃを登録することによって、委託者及び受託者は、仕様に関して解決すべき何らかの課題が発生した場合には、共有データ１ｃとして登録されている「課題管理」の下位の「未解決項目」の下位に、発生した「課題」を共有データ１ｃとして追加登録するとともに、課題が発生した仕様に関する「小項目」の共有データ１ｃと、登録した「課題」からなる共有データ１ｃの２つの共有データ１ｃの共有データＩＤ１２０ａの値を連絡関連付レコード１８０の共有データＩＤ１８０ｂに指定して連絡データ１ｅを作成する。【０２５５】
このように、連絡データ１ｅが複数の共有データ１ｃを関連付けられることによって、当該連絡データ１ｅの宛先１７０ｂに指定されているメンバーは、連絡データ１ｅを受信すると、課題の内容と課題の発生箇所（課題が発生した仕様）の双方を即時に把握することができる。【０２５６】
また、発生した課題が解決した場合は、当該課題を「未解決項目」の共有データ１ｃ下位から「解決済項目」の共有データ１ｃの下位に移動するというルールを適用すれば、「未解決項目」の共有データ１ｃの下位にある共有データ１ｃを閲覧参照することで、未解決の課題のみを図８の共有データ一覧表示画面８ｂ等に一覧表示することも出来、管理の精度が向上する。【０２５７】
このように、委託作業に関する連絡を連絡情報管理システム上で行い、かつ仕様変更及び課題管理に関する集団内での共有情報を共有データ１ｃとして登録・更新するというルールを制定して運用すれば、委託作業に関する仕様及び作業内容が変更されると、変更前の共有データ１ｃが履歴として複製保管され、変更前の共有データ１ｃは、図１１の連絡データ一覧表示画面１１のツリー表示領域１１ａに、変更後の共有データ１ｃの下位にぶらさがるようにツリー表示されるので、ツリー表示領域１１ａから、共有データ１ｃの変更履歴を辿ることが出来るようになる。【０２５８】
また、連絡データ１ｅが共有データ１ｃに関連付けられ、しかも、複数の共有データ１ｃに関連付けることも出来るので、所望の連絡データ１ｅを検索する時に、例えば、課題が発生した仕様又は、課題の内容というように、異なった視点からの検索が可能であるから、検索効率が向上する。【０２５９】
各共有データ１ｃに関する連絡データ１ｅは、図１１の連絡データ一覧表示領域１１ｂに一覧表示され、しかも、ツリー表示領域１１ａ上で、その連絡データ１ｅが関連付けられている共有データ１ｃよりも上位の共有データ１ｃを端末２からクリックして指定すれば、その共有データ１ｃの下位の共有データ１ｃに関連付けられた連絡データ１ｅも連絡データ一覧表示領域１１ｂ上等に表示されるので、連絡データ１ｅを検索する際に、都度、個々の共有データ１ｃを指定する必要がなくなり、検索効率が向上する。
【実施例３】
【０２６０】
次に、１の書籍を複数の著作者及び編集者が共同で著作する場合に、当該著作者及び編集者から構成される集団内で、著作に関して集団内で共有される共有情報と、集団内の特定者間で、書籍に関してやりとりされる連絡情報とを、一元的に管理する連絡情報管理システムの実施例について説明する。尚、連絡情報管理システムの構成、サーバ１に格納される共有データ１ｃ、履歴データ１ｄ、連絡データ１ｅのレコード項目については図１、図２、図３に示したのと同様である。【０２６１】
本実施例では、図１に示した端末２を、複数の著作者及び編集者の各作業場所に設置し、サーバ１をいずれかの著作者又は編集者の拠点または第３の設置場所に設置し、ネットワーク３としてインターネットを使用する。この場合、セキュリティ対策として、デジタル証明書を使用した暗号化による通信を行う。【０２６２】
次に、複数の著作者及び編集者毎にログインＩＤを決定し、各メンバーの利用者レコード１１０を生成する。【０２６３】
本実施例では、共有情報であるところの、書籍について企画されている章立て（例えば、「１章」「２章」）を、共有データ１ｃとして、階層的に分けて登録する。ただし、章立ては作業の進行に伴って大きく変更されるのが通常であるから、システムを運用する初期段階では、大まかに設定されても構わない。連絡情報管理システムでは、途中で共有データ１ｃの内容が変更されても、変更前の内容が履歴データ１ｄとして残るので、変更の経緯をいつでも把握することが出来、自由に、かつ積極的に、共有データ１ｃを登録することが促進される。【０２６４】
このように、自由かつ積極的な共有データ１ｃの登録が図られることによって、共有情報は次第に、体系化され、精査されて、完成されるのである。【０２６５】
また、「出版に伴う手続き」及び「作業項目」に関する共有データ１ｃと、「課題管理」に関する共有データ１ｃを作成し、「課題管理」の下位には「未解決項目」と「解決済項目」の共有データ１ｃを作成する。「課題管理」の用途は、実施例１と同様である。【０２６６】
このように、著作の作業に関する連絡は全て本システム上で行い、かつ作成済みの著作内容は、「章立て」の共有データ１ｃの下位に、必要に応じて「節」、「小節」というように細分化して共有データ１ｃとして登録するものとし、著作内容に関する各共有データ１ｃの詳細内容として、「見出し」と「概略」を、共有属性レコード１３０の名称１３０ｄとして登録する。そして、最下層の「小節」の共有データ１ｃには「本文」を共有属性レコード１３０の名称１３０ｄとして登録し、対応する共有属性レコード１３０の値１３０ｅに、本文の内容が記録されるようにする。【０２６７】
また、図表や挿絵等は共有属性レコード１３０の型１３０ｃを添付ファイル、名称１３０ｄを「図表」「挿絵」等と登録して、その値１３０ｅに表や絵の画像ファイルの格納場所とファイル名を記録するようにする。【０２６８】
以上のようなルールで、運用を開始することにより、著作作業に関する構成及び内容の変更は全て履歴として保管され、各内容に関してやりとりされた連絡データ１ｅも、やりとりしたメンバーが一覧で閲覧参照可能となるので、著作物のどの部分に対して誰がどのように意見を表明したのか、及びその意見によって、著作物がどのように変更されたかという経緯が明確となり、無駄な議論や堂々巡りを排除でき、作業効率の向上が期待できる。【０２６９】
また、著作物の全体構造を俯瞰した上で、各著作者及び編集者が著作物の各部分に対して意見を表明することにより、著作物の整合性の不備や見落としを補正する等、品質の向上が期待できる上に、より創造性のある意見交換を行えるようになり、結果として著作物の価値を高めることにもつながる。【０２７０】
また、共有データ１ｃが、共有項目レコード１２０と共有属性レコード１３０とから構成されており、共有属性レコード１３０内の型１３０ｃや名称１３０ｄをメンバーが任意に定義することが出来るので、連絡情報管理システムの自由度が増し、様々な利用用途に活用することが出来る。
【０２７１】
本発明の連絡情報管理システムは、先の実施例で説明した委託作業の管理や、著作物の管理の他、例えば、作業日報の管理や品質トラブル管理にも活用可能である。その場合は、共有属性レコード１３０内の名称１３０ｄを「作業内容」「作業場所」「日時」（作業日報の管理の場合）、「発生状況」「対応方法」「解決状況」（品質トラブル管理の場合）等というように設定しておき、作業日報を作成する毎に、またトラブルが発生する毎に、図７の共有データ登録更新画面７の属性名入力欄７６と、値入力欄７７にそれぞれ入力を行なえばよい。これにより、共有データ１ｃの登録が円滑に行なわれ、情報共有が図られるようになる。【０２７２】
尚、属性名入力欄７６がドロップダウン方式の属性名選択欄となっていれば、より一層、共有データ１ｃの登録が容易となり、メンバーによるデータ登録更新が促進される。【０２７３】
しかも、連絡データ１ｅが共有データ１ｃに関連付けられているので、その連絡データ１ｅが何に関連するものなのか、また、共有データ１ｃが変更された経緯を連絡データ１ｅを辿ることで追うことも出来るようになる。【０２７４】
特に、連絡データ１ｅを複数の共有データ１ｃに関連付ければ、所望の連絡データ１ｅの検索効率が格段に向上する。例えば、ある連絡情報が、「顧客」、「販売代理店」、「自社製品」、「インシデント票」、「学術理論」等、多くの共有情報に関連していた場合、後で、「この顧客に関してはどのような連絡情報がやりとりされていたか」、「この製品についてはどのようなやりとりがあったか」、「確か、セキュリティ理論に関するメールを受信した覚えがある」等というように、過去にやりとりされた連絡情報を、文字列ではなく、複数の異なる切り口から探すことが出来る。【０２７５】
また、上記、名称１３０ｄの値を名称１２０ｃとするような共有項目レコード１２０を作成することも可能であり、そうすれば、作業内容別、作業場所別、日時別に、共有データ１ｃや連絡データ１ｅを振分けることが可能となり、統計にも役立てることが出来る。
【０２７６】
以上、連絡情報管理システムの実施例につき説明したが、本発明の連絡情報管理システムは、上記実施例で説明した構成要件の全てを備えた連絡情報管理システムに限定されるものではなく、各種の変更及び修正が可能である。また、かかる変更及び修正についても本発明の特許請求の範囲に属することは言うまでもない。【０２７７】
本発明に於ける各手段、データベースは、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上或は事実上は同一の領域を為していてもよい。又データベースの代わりにデータファイルであってもよいことは言うまでもなく、データベースとの記載にはデータファイルをも含んでいる。【０２７８】
尚、本発明を実施するにあたり本実施態様の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記憶媒体をシステムに供給し、そのシステムのコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによっても実現される。【０２７９】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前記した実施態様の機能を実現することとなり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。【０２８０】
本発明のプログラムの供給は、主として、インターネット等のネットワークを介してコンピュータにダウンロードさせる方法による。その他、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等の可搬型の記録媒体からコンピュータへの供給も可能である。【０２８１】
又、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、上述した実施態様の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステムなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前記した実施態様の機能が実現される場合も本発明に含まれる。
【産業上の利用可能性】
【０２８２】
本発明の連絡情報管理システムは、企業内の情報共有、販売部門の営業情報の共有、開発部門の開発情報の共有の他、組織間の取引における受発注情報の共有、研究開発委託、製造委託、建設作業の委託、ソフトウェア開発委託等の組織間の業務委託、ビルメンテナンス等のサービス業における委託内容とそれに関する連絡情報の管理等、組織間、及び同一組織内での依頼作業、共同作業に関する情報共有を行なう上での共有情報と連絡情報の一元的管理に利用出来る。
【図面の簡単な説明】
【０２８３】
【図１】連絡情報管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】連絡情報管理プログラムの内部構成を示す図である。
【図３】図１の各データを構成するレコードの記録構造を示す図である。
【図４】共有データ及び履歴データのツリー表示、連絡データとの関連付けを表す概念図である。
【図５】ログイン画面の一例を示す図である。
【図６】メイン画面の一例を示す図である。
【図７】共有データ登録更新画面の一例を示す図である。
【図８】共有データ検索画面の一例を示す図である。
【図９】連絡データ登録画面の一例を示す図である。
【図１０】連絡データ検索画面の一例を示す図である。
【図１１】連絡データ一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１２】共有データ内容表示画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０２８４】
１：サーバ
１ａ：連絡情報管理プログラム
２１：ログイン処理部
２２：メイン処理部
２３：共有データ登録処理部
２４：共有データ検索処理部
２５：共有データ表示処理部
２６：連絡データ登録処理部
２７：連絡データ検索処理部
２８：連絡データ表示処理部
２９：ツリー表示処理部
１ｂ：利用者データ
１ｃ：共有データ
１ｄ：履歴データ
１ｅ：連絡データ
２：端末
３：ネットワーク
【図１】
2006046395.tif 000002
【図２】
2006046395.tif 000003
【図３】
2006046395.tif 000004
【図４】
2006046395.tif 000005
【図５】
2006046395.tif 000006
【図６】
2006046395.tif 000007
【図７】
2006046395.tif 000008
【図８】
2006046395.tif 000009
【図９】
2006046395.tif 000010
【図１０】
2006046395.tif 000011
【図１１】
2006046395.tif 000012
【図１２】
2006046395.tif 000013
【国際調査報告】
2006046395.tif 000014
2006046395.tif 000015