(57)【要約】【課題】ノート型のパーソナルコンピュータなどに実際に格納されている情報がどのようなものであったかを後から特定する技術が求められている。【解決手段】サーバ装置が、通信可能に接続された記憶装置から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書内容に基づく文書識別情報とを受信して、記録情報として記憶し、文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合に、記憶装置から文書情報を取得して記録情報と関連付けて蓄積する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ装置と、記憶装置とを含む情報管理システムであって、
前記サーバ装置は、
前記記憶装置から文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、
前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、
前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、
を含み、
前記記憶装置は、
当該記憶装置に文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを前記サーバ装置へ送信する手段と、
前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、
を含むことを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
通信可能に接続された記憶装置から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、
前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、
前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、
を含むことを特徴とするサーバ装置。
【請求項３】
文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを通信可能に接続されたサーバ装置へ送信する手段と、
前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、
を含むことを特徴とする記憶装置。
【請求項４】
前記文書識別情報として文書情報に基づいて演算されるハッシュ値を前記サーバ装置に送信し、当該ハッシュ値に対応する文書情報が前記サーバ装置に記憶されているか否かを前記サーバ装置から受信することによって当該文書情報がサーバ装置に格納されているか否かを判断することを特徴とする請求項３記載の記憶装置。
【請求項５】
格納の対象となった文書情報が所定の条件を満足するか否かを調べる手段をさらに含み、
所定の条件を満足するときにのみ、当該格納の対象となった文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とをサーバ装置へ送信することを特徴とする請求項３または４に記載の記憶装置。
【請求項６】
前記所定の条件は、
文書情報に個人情報部分が含まれる、または、
機密情報である旨の情報部分が含まれる、
との少なくとも一方の条件を含むことを特徴とする請求項５記載の記憶装置。
【請求項７】
コンピュータを、
通信可能に接続された記憶装置から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、
前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、
前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
コンピュータを、
文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを通信可能に接続されたサーバ装置へ送信する手段と、
前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理システム、サーバ装置、記憶装置、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人情報保護等の観点から情報セキュリティに関する関心が高まっている。個人情報が格納されたノート型のパーソナルコンピュータやＵＳＢ（Universal Serial Bus）を介して接続されるメモリ等可搬型の記憶媒体が盗難や紛失にあった場合、企業は、盗難や紛失された電子文書、およびそれら電子文書に含まれる個人情報や機密情報などを特定することができないと、企業活動に大きな影響を及ぼすほどの補償を支払わなければならなくなったり、企業イメージがダウンしたりすることに繋がる。
【０００３】
機密性の高い文書の閲覧や印刷の監視を可能とするものとしては、以下に示す特許文献が開示されている。
【０００４】
本特許文献においては、アプリケーションの依存性なく、電子文書の閲覧または印刷物の流出を監視する文書監視システムとして、フォントファイルとフォントマネージャを用いて、電子文書の表示または印刷を行うシステムであって、複数の文字形状を含むフォントデータの他にアドレスデータを内在した専用フォントと、その専用フォントを処理する専用フォントマネージャとを有し、専用フォントマネージャは、文字形状生成の依頼を受けたとき、専用フォントファイルから文字形状を読み出して生成依頼元へ返すと共に、アドレスデータを読み出し、ログインユーザ名と閲覧若しくは印刷しようとする電子文書の文書名と現在時刻を取得し、その内容を管理情報としてアドレスデータを宛先アドレスとして通知する例が示されている（特許文献１）。
【特許文献１】特開２００６−１０７３８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、上記特許文献記載の技術においては、機密文書の閲覧や印刷の監視が行えるが、機密文書は、当該機密文書の作成後に閲覧や印刷がされることなくノート型のパーソナルコンピュータやＵＳＢを介して接続されるメモリ等可搬型の記憶媒体に格納されて持ち運ばれるケースが存在する。
【０００６】
そこで、ノート型のパーソナルコンピュータや、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）を介して接続されるメモリ等可搬型の記録媒体などに実際に格納されている情報がどのようなものであったかを後から特定する技術が求められている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１記載の発明は、サーバ装置と、記憶装置とを含む情報管理システムであって、前記サーバ装置は、前記記憶装置から文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、を含み、前記記憶装置は、当該記憶装置に文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを前記サーバ装置へ送信する手段と、前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、を含むこととしたものである。
【０００８】
請求項２記載の発明は、サーバ装置であって、通信可能に接続された記憶装置から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、を含むこととしたものである。
【０００９】
請求項３記載の発明は、記憶装置であって、文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを通信可能に接続されたサーバ装置へ送信する手段と、前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、を含むこととしたものである。
【００１０】
請求項４記載の発明は、請求項３記載の記憶装置であって、前記文書識別情報として文書情報に基づいて演算されるハッシュ値を前記サーバ装置に送信し、当該ハッシュ値に対応する文書情報が前記サーバ装置に記憶されているか否かを前記サーバ装置から受信することによって当該文書情報がサーバ装置に格納されているか否かを判断することとしたものである。
【００１１】
請求項５記載の発明は、請求項３または４記載の記憶装置であって、格納の対象となった文書情報が所定の条件を満足するか否かを調べる手段をさらに含み、所定の条件を満足するときにのみ、当該格納の対象となった文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とをサーバ装置へ送信することとしたものである。
【００１２】
請求項６記載の発明は、請求項５記載の記憶装置であって、前記所定の条件は、文書情報に個人情報部分が含まれる、または、機密情報である旨の情報部分が含まれる、との少なくとも一方の条件を含むこととしたものである。
【００１３】
請求項７記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、通信可能に接続された記憶装置から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が前記記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する手段と、前記受信した文書特定情報、操作履歴情報、記憶装置特定情報および文書識別情報とを関連付けた記録情報を記憶する記憶手段と、前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない場合には、前記記憶装置から文書情報を取得して前記記録情報に関連付けて蓄積する蓄積手段と、として機能させることとしたものである。
【００１４】
請求項８記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、文書情報が格納された場合に、当該文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が記憶装置へ格納されたことを表す操作履歴情報と、前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを通信可能に接続されたサーバ装置へ送信する手段と、前記サーバ装置から前記文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する手段と、として機能させることとしたものである。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１，２，７記載の発明によると、ノート型のパーソナルコンピュータや、可搬型の記録媒体などに実際に格納されている情報がどのようなものであったかを後から特定できる。
【００１６】
請求項３，８記載の発明によると、ノート型のパーソナルコンピュータや、可搬型の記録媒体などに実際に格納されている情報がどのようなものであったかを後から特定できる情報をサーバ装置に送信できる。
【００１７】
請求項４記載の発明によると、ハッシュ値を用いた方法で重複した文書情報の蓄積を防止できる。
【００１８】
請求項５記載の発明によると、条件を満足する一部の文書情報をサーバ装置へ蓄積させることができる。
【００１９】
請求項６記載の発明によると、個人情報を含む場合や、機密の指定がある場合などに文書情報をサーバ装置へ蓄積させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る情報管理システムは、図１に例示するように、サーバ装置１と、記憶装置２ａと、監査端末装置３とを含んで構成される。これらサーバ装置１と、記憶装置２と、監査端末装置３とは、互いにネットワーク等の通信回線Ｎ１を介して通信可能に接続されている。さらに、これらサーバ装置１と、記憶装置２と、監査端末装置３とを相互に接続するネットワーク等の通信回線Ｎ１には、ゲートウェイ装置４が接続され、このゲートウェイ装置４を介して他のネットワーク等の通信回線Ｎ２を介し、記憶装置２ｂが接続されていてもよい。
【００２１】
サーバ装置１は、図２に例示するように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３とを含んで構成される。ここに制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などのプログラム制御デバイスであり、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。本実施の形態の制御部１１は、記憶装置２ａまたは２ｂ（以下、特に区別の必要がない場合は、記憶装置２と記す）から、文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報が記憶装置２へ格納されたことを表す操作履歴情報と前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する。そして、記憶装置２を特定する情報とともに、当該文書特定情報を蓄積して記憶する。この制御部１１の詳しい処理の内容については後に述べる。ここで文書特定情報は、例えば文書情報のファイル名や格納場所を表す情報などとしておいてもよい。
【００２２】
記憶部１２は、メモリデバイスやハードディスクなどのストレージデバイスを含んで構成される。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。このプログラムは例えばＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disc Read Only Memory）などのコンピュータ可読な記録媒体から複写されて、この記憶部１２に格納されるものであってもよい。また、この記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。
【００２３】
さらに、この記憶部１２は、記憶装置２から受信される情報を保持する。一例として、この記憶部１２は、図３に例示するように、記憶装置２を特定する情報（記憶装置特定情報；Ａ）と、記憶装置２での処理・操作に係る文書情報を特定する文書特定情報（Ｂ）と、当該文書情報に関係して記憶装置２側で行われた操作や処理の履歴を表す履歴情報（Ｃ）とを関連付けて、履歴データベースとして保持している。併せて、文書情報も関連付けて保持するようにしてもよい。なお、記憶装置特定情報は、例えばネットワークアドレス、ＭＡＣアドレスなどの装置を識別しうる固有の情報であればよい。
【００２４】
通信部１３は、ネットワークインタフェースなどであり、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワーク等の通信回線を介して、記憶装置２や監査端末装置３等に対して情報を送信する。また、この通信部１３は、ネットワーク等の通信回線を介して、記憶装置２や監査端末装置３等から受信される要求や情報を、制御部１１に出力する。
【００２５】
記憶装置２は、例えばパーソナルコンピュータであり、図４に例示するように、制御部２１と、記憶部２２と、操作部２３と、表示部２４と、通信部２５とを含んで構成される。この記憶装置２は、ノート型など可搬性のあるものでもよい。
【００２６】
制御部２１は、ＣＰＵ等のプログラム制御デバイスであり、記憶部２２に格納されたプログラムに従って動作する。この制御部２１は、利用者による文書情報を格納するためのダウンロード、アップロード、コピー等の各種操作指示があったときに、当該格納の対象となった文書情報を特定する文書特定情報と、文書情報を導入する操作・処理が行われたことを表す履歴情報（操作履歴情報）と前記記憶装置を特定する記憶装置特定情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とをサーバ装置１へ送信する。そしてサーバ装置１から文書識別情報に対応する文書情報を記憶していない旨の通知を受けた場合に、当該文書情報を前記サーバ装置に送信する処理を実行する。この制御部２１の具体的な処理の内容については後に詳しく述べる。
【００２７】
記憶部２２は、メモリデバイスや、ハードディスクなどのストレージデバイスを含んで構成される。この記憶部２２は、制御部２１によって実行されるプログラムを保持している。このプログラムもまた、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ可読な記録媒体に格納されて提供され、この記憶部２２に格納されたものであってもよい。さらに、この記憶部２２は、制御部２１のワークメモリとしても動作する。
【００２８】
操作部２３は、キーボードや、ポインティングデバイスなどを含む。この操作部２３は、利用者の操作を受け入れて、制御部２１に対して当該操作の内容を表す情報を出力する。表示部２４は、例えばディスプレイなどであり、制御部２１から入力される指示に従って情報を表示する。
【００２９】
通信部２５は、例えばネットワークインタフェースなどであり、制御部２１から入力される指示に従って、ネットワーク等の通信回線を介して、サーバ装置１等に対して情報や要求を送信する。また、この通信部２５は、ネットワーク等の通信回線を介して、サーバ装置１等から受信される情報を、制御部２１に出力する。
【００３０】
監査端末装置３は、パーソナルコンピュータなどであり、サーバ装置１に対して、保持している情報の提供を要求する。そして、当該要求に応答してサーバ装置１が送信する情報を受信して、ディスプレイなどに表示出力する。この表示の内容については後述する。
【００３１】
ゲートウェイ装置４は、例えばＶＰＮ（Virtual Private Network）サーバであり、外部の通信回線Ｎ２を介して接続される記憶装置２ｂと、サーバ装置１との間での暗号化された通信を可能とするものである。このＶＰＮサーバについては、一般的なものを利用できるので、ここでの詳細な説明を省略する。
【００３２】
次に、サーバ装置１の制御部１１、及び記憶装置２の制御部２１の具体的な動作について説明する。
【００３３】
サーバ装置１の制御部１１は、記憶装置２から、当該記憶装置２を識別する記憶装置特定情報、並びに、記憶装置２側での操作・処理に係る文書情報を特定する文書特定情報と、当該文書情報に対する記憶装置２側での操作・処理の履歴を表す履歴情報と、文書情報の内容に基づく文書識別情報とを受信する。ここで記憶装置特定情報は、図５（ａ）に示すように、記憶装置２ごとに固有に定められた記憶装置識別子（ＰＣＩＤ）と、利用者名を記述した文字列（Ｕ）とを含む。また、履歴情報は、図５（ｂ）に示すように、記憶装置２側において履歴情報ごとに固有に発行された履歴識別子（ＨＩＤ）と、利用者名の文字列（Ｕ）と、履歴情報の内容を表す操作・処理名（Ｐ）と、操作・処理が行われた日時の情報（Ｔ）と、操作・処理の対象となった元の文書情報を特定する文書特定情報（ＰＤ）とを含む。文書識別情報は、文書情報の内容に固有のコンテンツ識別子（ＣＩＤ）である。ここにコンテンツ識別子（ＣＩＤ）は、文書情報の内容に基づいて演算されるハッシュ値などで構わない。ハッシュ値としては、SHA-256（SHA-256は、アメリカ国立標準技術研究所（ＮＩＳＴ）が、FIPS180-2として定めた暗号学的なハッシュ関数であり、２５６ビットのハッシュ値を得ることができる）などの耐衝突性を備えた暗号学的ハッシュ関数を用いたものなど、文書情報について実用上一意とみなし得るハッシュ値を用いればよい。
【００３４】
本実施の形態のサーバ装置１は、図６に例示するように、機能的には受信部４１と、蓄積部４２と、提供部４３とを含んで構成される。これらの機能は、制御部１１が記憶部１２に格納されているプログラムを実行することで実現される。ここで受信部４１は、記憶装置２側から、記憶装置特定情報、文書特定情報、履歴情報及び文書識別情報を受信し、蓄積部４２に出力する。蓄積部４２は、受信部４１が受信した情報に基づき、図３に示したように、記憶装置２を特定する情報（記憶装置特定情報；Ａ）と、文書特定情報（Ｂ）と、履歴情報（Ｃ）とを関連付けて記憶部１２の履歴データベースに蓄積して格納する。併せて、文書情報も関連付けて格納するようにしてもよい。またこの蓄積部４２は、履歴データベースに履歴情報等を格納してから、記憶装置特定情報で識別される、履歴情報等の受信元の記憶装置２に対して確認情報を送信する。この確認情報は例えば、予め定められた文字列等であってもよいし、履歴情報に含まれる履歴識別子を含むものであってもよい。提供部４３は、監査端末装置３から受信される要求に従って、履歴データベースに対する検索処理を行い、その検索の結果を要求元の監査端末装置３へ送信する。例えば、この提供部４３は、監査端末装置３から要求とともに受信した記憶装置特定情報を参照し、当該記憶装置特定情報に関連付けられた文書特定情報や履歴情報や文書識別情報の一覧を要求元の監査端末装置３へ送信する。
【００３５】
また記憶装置２は、機能的には、図７に示すように、操作受入部５１と、処理部５２と、操作・処理検出部５３と、サーバ通信部５４とを含んで構成される。これらの機能は、制御部２１が記憶部２２に格納されたプログラムを実行することで実現される。
【００３６】
操作受入部５１は、利用者から文書情報に対する処理の指示操作を受け入れる。また処理部５２は、例えば複数の処理プログラムを制御部２１が選択的に実行することにより実現される。処理部５２は、操作受入部５１が受け入れた操作に従い、利用者の文書情報をダウンロードして記憶部２２に格納する処理や、文書情報をアップロードする処理を行う。また、この処理部５２は、利用者の指示により、文書情報の作成や削除、ＵＳＢ等を介して接続された可搬型メモリデバイスなどへの文書情報の格納、可搬型メモリデバイスからの文書情報の読み込みなどの処理を実行する。
【００３７】
さらに、処理部５２は、利用者の操作に従うばかりでなく、電子メールに添付された文書情報を受信すると、記憶部２２に格納する処理を実行する。
【００３８】
これらの処理において、処理部５２は、操作・処理検出部５３から処理の一時停止が求められると、処理を一時的に停止する。またこの処理部５２は、操作・処理検出部５３から処理の中断が求められると処理を中断する。さらに処理の一時停止中に、操作・処理検出部５３から処理の再開が求められると、処理部５２は処理を再開する。
【００３９】
操作・処理検出部５３は、操作受入部５１において、文書情報の格納や変更、送信の指示操作が行われたときや、処理部５２にて処理が開始されると、図８に例示する処理を開始し、当該操作や処理の対象となった文書情報を取得する（Ｓ１）。例えば、処理部５２が、通信回線を介して文書情報をパケット（ＨＴＴＰ（HyperText Transfer
Protocol）や、ＰＯＰ３（Post Office Protocol Version 3）等のプロトコルのパケット）を送受すると、操作・処理検出部５３は、当該通信パケットを解析して文書情報を抽出する。また、新規作成や更新、可搬型メモリデバイスへの格納などが指示されたときには、操作・処理検出部５３は、ディスクやメモリデバイスへ書き込まれる文書情報を処理部５２のワークメモリなどから取得する。
【００４０】
操作・処理検出部５３は、さらに履歴情報を生成する（Ｓ２）。例えば操作・処理検出部５３は、取得した文書情報について、当該文書情報の内容をキーとするハッシュ値を演算して、当該演算したハッシュ値を文書情報のコンテンツ識別子（ＣＩＤ）として記憶部２２に保持する。また、操作・処理検出部５３は、文書情報を取得した日時の情報（Ｔ）を取得する。この日時の情報の取得は、例えば、図示しないカレンダーＩＣ（Integrated Circuit）等の計時している情報を取得すればよい。また、ネットワーク等の通信回線を介して時刻情報を提供するサーバ（例えばＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバなど）との通信が可能である場合は、このサーバからタイムスタンプ情報を日時の情報として取得してもよい。さらに、操作・処理検出部５３は、操作受入部５１によって受け入れられた操作や、処理部５２において実行されている処理等に基づいて、文書情報に対して行われた操作・処理名（Ｐ）を取得する。
【００４１】
そして操作・処理検出部５３は、操作に係る利用者の利用者名（Ｕ）と、演算したコンテンツ識別子（ＣＩＤ）と、取得した日時の情報（Ｔ）と、操作・処理名（Ｐ）とを含む履歴情報を生成する。このとき操作・処理検出部５３は、行われた操作・処理によって、次のように処理を異ならせるようにしてもよい。
【００４２】
すなわち、記憶装置２の記憶部２２には、操作・処理に先立って確認情報を受けるべき、操作・処理を特定する情報をリストとして列挙して保持しておく。例えば、文書情報の格納の操作・処理など、文書情報を記憶装置２側へ導入する場合は、サーバ装置１にその履歴情報（導入の操作・処理に係る導入履歴情報）が保持され、確認情報が受信されてから、記憶装置２側での格納の操作・処理が行われることとしてもよい。また、文書情報の閲覧の操作・処理では、サーバ装置１からの確認情報を受信するまでもなく、閲覧の操作・処理を開始するようにしてもよい。この場合、「文書情報の格納」の処理・操作については、先に確認情報を受けておくべきものとしてリストに列挙して、記憶部２２に格納しておく。
【００４３】
操作・処理検出部５３は、操作受入部５１によって受け入れられた操作、または処理部５２が行う処理が、この記憶部２２に先だって確認情報を受けるべき操作・処理を特定するものとして格納されているリストに含まれているか否かを調べる（Ｓ３）。そして、リストに含まれているものであれば（Ｙｅｓであれば）、処理部５２が実際に処理を行う前に、処理部５２に対して処理の一時停止を求める（Ｓ４）。
【００４４】
そして操作・処理検出部５３は、生成した履歴情報を、サーバ通信部５４に出力して、サーバ装置１へ送信させる（Ｓ５）。また、操作・処理検出部５３は、サーバ通信部５４がサーバ装置１から確認情報を受信したか否かを調べる（Ｓ６）。ここでは、例えば予め定められた時間内に確認情報が受信されたか否かを調べることとすればよい。ここで、確認情報が受信されたと判断されると（Ｙｅｓであれば）、処理部５２に対して処理の再開を指示し（Ｓ７）、処理を終了する。一方、確認情報が受信されない場合（処理Ｓ６においてＮｏの場合）は、処理部５２に対して処理の中断を指示し（Ｓ８）、処理を終了する。
【００４５】
また、処理Ｓ３において、受け入れた操作や行われるべき処理が、先に確認情報を受けるべきものとしてリストに列挙されていなければ（処理Ｓ３でＮｏであれば）、生成した履歴情報を、サーバ通信部５４に出力して、サーバ装置１へ送信させ（Ｓ９）、処理を終了する。
【００４６】
なお、処理Ｓ２においてこの操作・処理検出部５３が生成する履歴情報は、ここで述べたものにとどまらない。例えば文書情報の更新であれば、操作・処理検出部５３は、更新前の文書情報（元の文書情報）の文書特定情報（ＰＤ）をこの履歴情報に含めてもよい。元の文書情報がない場合は、この項目を特に履歴情報に含めなくてもよい。また、利用者名は、予め認証の処理などで入力を受けておけばよい。
【００４７】
サーバ通信部５４は、操作・処理検出部５３から入力される指示によって、履歴情報をサーバ装置１へ送信する。このときサーバ通信部５４は、記憶装置特定情報、文書識別情報を操作・処理に係る文書情報（新規に作成されたり、格納されたり、受信されたりした文書情報）の文書特定情報とともに、履歴情報をサーバ装置１へ送信する。
【００４８】
［文書情報自体の蓄積］
また、このサーバ通信部５４は、操作・処理に係る文書情報そのものを文書特定情報とともにサーバ装置１へ送信して、サーバ装置１に蓄積させてもよい。またこの場合は、サーバ装置１の他に、文書情報を蓄積する文書情報蓄積サーバ装置を別途設けて、この文書情報蓄積サーバ装置へ文書情報を送信することとしてもよいが、以下では、サーバ装置１に蓄積させるものとして説明する。
【００４９】
この例では、サーバ装置１において同じ文書情報がすでに登録済みであったときには、重複して登録をしないようにしてもよい。すなわちサーバ通信部５４は、文書情報を送信する際には事前に送信先であるサーバ装置１に対して、送信しようとする文書情報が蓄積されているか否かを問い合わせる。そしてサーバ装置１が、当該文書情報が蓄積されている旨の応答をしたときには、文書情報の送信は行わない。また、サーバ装置１が当該文書情報が蓄積されていない旨の応答をしたときには、サーバ通信部５４は、文書情報をサーバ装置１に対して送信する。
【００５０】
この問い合わせは、例えばサーバ装置１側において、蓄積している文書情報のコンテンツ識別子のリストを保持しておき、記憶装置２のサーバ通信部５４が送信しようとする文書情報のコンテンツ識別子を演算して取得し、当該演算したコンテンツ識別子をサーバ装置１へ送信し、サーバ装置１が当該コンテンツ識別子が、蓄積している文書情報のコンテンツ識別子のリストに含まれているか否かを調べることとしてもよい。
【００５１】
［サーバ装置への接続ができない場合］
また、サーバ通信部５４は、サーバ装置１との間での通信ができない場合（ネットワークなど通信回線の事情によってサーバ装置１との間での情報の送受ができない場合）は、送信するべき履歴情報や、文書情報等を、待ち行列にキューイングしておき、サーバ装置１との通信が可能となった時点で、順次、キューイングしていた情報を送出すればよい。
【００５２】
［監査の動作］
次に、監査端末装置３における監査の動作について説明する。監査端末装置３は、監査を行おうとする利用者（以下、監査利用者と呼ぶ）からの指示操作を受けて、サーバ装置１に対して、サーバ装置１が保持している履歴情報の提供を求める。
【００５３】
例えば、監査端末装置３は、図９に例示するように、サーバ装置１にて保持されている履歴情報をダウンロードし、記憶装置特定情報をキーとして情報を表示出力する。すなわち監査端末装置３は、記憶装置特定情報（図９では「ＰＣ名」）と、それに関連付けられた履歴情報に含まれる利用者識別情報（「ユーザ名」）と、最後にサーバ装置１に蓄積された履歴情報に含まれる日時の情報から現在までの経過時間とを関連付けたリスト（端末ごとリスト）を表示する。なお、経過時間の表示においては、経過時間の範囲ごとに、例えば第１の閾値Ｔ１までは青色、第１の閾値Ｔ１を超えて第２の閾値Ｔ２までは黒色、第２の閾値を超えている場合は赤色などというように、経過時間の表示態様を異ならせてもよい。
【００５４】
さらに、この端末ごとリストは、監査利用者の操作によっていずれかを選択可能としておく。監査端末装置３は、選択された記憶装置特定情報に関連付けられている履歴情報について、文書情報の格納に係る履歴情報を検索する。そして、検索によって見いだされた履歴情報に含まれる文書特定情報を参照し、当該文書特定情報で特定される文書の名称（ファイル名）を取得する。
【００５５】
監査端末装置３は、見いだされた文書特定情報で特定される文書の名称と、見いだされた文書特定情報のそれぞれを含む履歴情報のうち、最新の履歴情報に係る操作・処理の名称（最新操作）と、その日時の情報とを関連付けた一覧（Ｌ）を表示する。
【００５６】
監査利用者は、この画面を操作することで、例えば盗難などに遭った記憶装置２の記憶装置特定情報に関連付けられた文書情報の一覧と、それに対する最終の操作の履歴を調べる。
【００５７】
［動作］
以上の構成を備えた本実施の形態のシステムは、次のように動作することになる。すなわち、図１０に示すように、記憶装置２側で文書情報に対する操作・処理が検出されるごとに（Ｓ１１）、その履歴情報と当該処理・操作に係る文書情報のコンテンツ識別子である（文書情報の内容のハッシュ値など）文書識別情報とがサーバ装置１に送信され、蓄積される（Ｓ１２）。
【００５８】
サーバ装置１では、演算されたコンテンツ識別子を参照して、既に蓄積されている文書情報のうちに、同じコンテンツ識別子を有する文書情報があるか否かを調べる（Ｓ１３）。そしてその結果を応答する（Ｓ１４）。
【００５９】
ここで、既にサーバ装置１側に蓄積されている文書情報のうちに、演算したコンテンツ識別子を有するものがなければ、記憶装置２は、今回の操作・処理に係る文書情報をサーバ装置１へ送信して（Ｓ１５）、サーバ装置１に蓄積させる。
【００６０】
また、監査の際には、監査端末装置３からの履歴情報の一覧の要求（Ｓ２１）に応答して、サーバ装置１が保持している履歴情報を提供する（Ｓ２２）。また、文書情報の要求があれば（Ｓ２３）、サーバ装置１は、当該要求に係る文書情報を提供することとしてもよい（Ｓ２４）。
【００６１】
［条件による送信］
また、記憶装置２のサーバ通信部５４は、すべての履歴情報を送信するのではなく、例えば格納の処理の対象となった文書情報が所定の条件を満足するか否かを調べ、所定の条件を満足するときにのみ、履歴情報をサーバ装置１へ送信することとしてもよい。
【００６２】
ここで所定の条件としては、操作・処理に係る文書情報に個人情報部分が含まれているか、または機密情報である旨の情報部分が含まれるとの条件のうち、少なくとも一方であってもよい。ここに個人情報部分とは、予め定めた住所や氏名などのパターンないし文字列に一致する部分などとしておけばよい。また、機密情報である旨の情報部分は、例えば文書情報のヘッダ情報などにおける機密情報である旨の記述などでよい。もっともこれに限られず、例えば自然言語解析処理などによって個人情報と識別される部分（住所や氏名などと識別される部分）が含まれるときに、条件を満足すると判断してもよい。
【００６３】
さらに、機密情報である旨の情報に期限に係る情報が含まれていれば、サーバ装置１への送信をするか否かを判断する時点で、当該情報で示される期限が経過しているか否かを判断してもよい。そして、期限が経過していない場合に、サーバ装置１に対して履歴情報等を送信することとしてもよい。
【００６４】
この場合サーバ通信部５４は、取得した文書情報が、これらの条件を満足するか否かを調べ、満足する場合に、当該文書情報に係る履歴情報と文書識別情報とをサーバ装置１へ送信する。
【００６５】
［記憶装置における文書情報の削除］
また、記憶装置２の制御部２１は、記憶部２２等へ文書情報が格納されたときに、当該格納された文書情報を特定する文書特定情報と、その格納の日時の情報とを関連付けて記憶部２２に格納しておいてもよい。そして制御部２１は、所定のタイミングごとに（例えば定期的に）、関連付けられた格納の日時の情報から予め定められた日時が経過している、文書特定情報があるか否かを調べ、かかる文書特定情報があれば、当該文書情報で特定される文書情報を記憶部２２から削除するようにしてもよい。
つまり制御部２１は、格納してから一定時間経過した文書情報を、利用者からの指示の有無に関わりなく、記憶部２２等から削除しても構わない。
【００６６】
［他の例］
また、ここまでの説明では、記憶装置２において、文書情報をダウンロード、または受信して格納する場合等に、当該文書情報をサーバ装置１に蓄積させることとしていたが、本実施の形態はこの例に限られない。
【００６７】
例えば、ダウンロードまたはメールの添付文書などとして受信して格納する予定のある文書情報については、予めサーバ装置１側に蓄積させておいてもよい。そして、記憶装置２では、ダウンロードまたはメールの添付文書などとして受信して格納する文書情報については、サーバ装置１側に蓄積されているか否かを調べ、蓄積されている場合に限ってダウンロードまたは格納することとしてもよい。
【００６８】
ここでサーバ装置１に蓄積されているか否かを調べる方法としては、例えばブルーム・フィルタ（Bloom Filter）を利用する方法がある。ここにブルーム・フィルタは、Burton H. Bloom が考案したものであり、例えば次のように演算できる。すなわち、複数Ｎ個の互いに異なるハッシュ関数Ｈ１，Ｈ２…ＨＮを定めておく。処理の対象となる文書情報に関連する情報（例えば文書特定情報）Ｄに対して各ハッシュ関数によるハッシュ値を算出する。そして、算出したＮ個のハッシュ値をそれぞれビット列で表現し、そのＮ個のビット列の論理和を演算して、ブルーム・フィルタとすればよい。
【００６９】
こうしたブルーム・フィルタを利用する場合、サーバ装置１では、文書情報が蓄積されるごとに、蓄積された文書情報のブルーム・フィルタを演算する。
【００７０】
記憶装置２では、文書情報のダウンロード指示や、メールに添付された文書情報を格納する際に、当該指示や処理の対象となった文書情報のブルーム・フィルタを演算する。そして、当該演算したブルーム・フィルタがサーバ装置１に蓄積された文書情報のブルーム・フィルタに含まれているか否かを調べる。ここで、サーバ装置１に蓄積された文書情報のブルーム・フィルタに含まれていないと判断される場合は、処理を中断して、文書情報のダウンロードや格納を行わない。
一方、処理の対象となる文章情報に基づいて演算されたブルーム・フィルタが、サーバ装置１に蓄積された文書情報のブルーム・フィルタに含まれていると判断される場合は、記憶装置２は、記憶装置特定情報と、演算したブルーム・フィルタと、処理の時点を表す日時の情報とを関連付けて、サーバ装置１に送信する。サーバ装置１では、この情報を蓄積して保持する。
【００７１】
監査を行うときには、監査対象となる記憶装置２の記憶装置特定情報に関連付けられているブルーム・フィルタを調べ、当該ブルーム・フィルタに関連する文書情報を参照することで、当該監査対象となる記憶装置２に格納されている文書情報を特定する。
【００７２】
［記憶装置特定情報の別の例］
なお、ここまでの説明において、例えば記憶装置２がＵＳＢ等を介して接続されたメモリデバイスに文書情報を格納する場合であっても、サーバ装置１へ送信される記憶装置特定情報は、記憶装置２の記憶装置識別子を含むものとしていたが、これに限られない。例えば、記憶装置２は、格納先のデバイスごと（記憶装置２内のハードディスク、メモリデバイスなど、各格納デバイスごと）に固有の記憶装置識別子を含む記憶装置特定情報を送信することとしてもよい。これによると、記憶装置２が、記憶部２２に文書情報を格納する場合と、外部のＵＳＢ等を介して接続されたメモリデバイスに格納する場合とで異なる記憶装置特定情報がサーバ装置１へ送信され、サーバ装置１で保持されることとなる。従って、サーバ装置１では、格納先ごとに異なる履歴情報のリストを保持することとなる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報管理システムの構成例を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るサーバ装置の構成例を表すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るサーバ装置で保持される情報の例を表す説明図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る記憶装置の構成例を表すブロック図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る情報管理システムで用いられる記憶装置特定情報と履歴情報とのデータ構造の例を表す説明図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るサーバ装置の例を表す機能ブロック図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る記憶装置の例を表す機能ブロック図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る記憶装置での処理例を表すフローチャート図である。
【図９】本発明の実施の形態に係る監査端末装置で表示される情報例を表す説明図である。
【図１０】本発明の実施の形態に係る情報管理システムの動作例を表すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００７４】
１  サーバ装置、２  記憶装置、３  監査端末装置、４  ゲートウェイ装置、１１，２１  制御部、１２，２２  記憶部、１３，２５  通信部、２３  操作部、２４  表示部、４１  受信部、４２  蓄積部、４３  提供部、５１  操作受入部、５２  処理部、５３  操作・処理検出部、５４  サーバ通信部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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