(57)【要約】【課題】文書蓄積時には、文書に文書名を付加する作業負荷を軽減し、手動作業による入力ミス防止を行うこと。【解決手段】帳票入力支援システムは、各申請文書に割り当てられたＩＤ、入力項目ＩＤ、入力語ＤＢと、入力語ＤＢに記録された入力語から名詞句を抽出するキーワード抽出装置と、申請文書出力装置と、入力語表示装置と、申請文書を作成するためのクライアント装置と、入力語ＤＢとキーワード抽出装置からキーワード部分を別の文字列に置き換えるマスキング装置と、ワークフロー申請文書を蓄積するためのサーバ装置を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介し、入力項目にＩＤが割り振られた電子的な申請文書を媒体とするワークフローシステムにおける帳票入力支援システムであって、
各申請文書に割り当てられたシステム内で一意であるＩＤ、入力項目ＩＤ、および入力語を記録するための入力語ＤＢと、
前記入力語ＤＢに記録された入力語から名詞句を抽出するキーワード抽出装置と、
申請文書を表示するための申請文書出力装置と、
過去に入力された語を表示するための入力語表示装置と、
前記申請文書出力装置と前記入力語表示装置持ち、申請文書を作成するためのクライアント装置と、
前記入力語ＤＢと前記キーワード抽出装置からキーワード部分を別の文字列に置き換えるマスキング装置と、
前記入力語ＤＢと、前記キーワード抽出装置と、前記マスキング装置を制御する入力情報補助サーバ装置と、
ワークフロー申請文書を蓄積するためのサーバ装置と、
を備えることを特徴とする帳票入力支援システム。
【請求項２】
前記キーワード抽出装置は、抽出するための文字列を指定することが可能であり、抽出文字列を格納するための抽出文字列ＤＢを持つ、ことを特徴とする請求項１記載の帳票入力支援システム。
【請求項３】
前記キーワード抽出装置は、抽出ルールがカスタマイズできる抽出装置であり、抽出ルールを格納するための抽出ルールＤＢを持つ、ことを特徴とする請求項１記載の帳票入力支援システム。
【請求項４】
前記入力語ＤＢは、各申請文書割り当てられたシステム内で一意であるＩＤ、入力項目ＩＤ、および入力語の他に、ユーザーに割り当てられた一意のユーザーＩＤを記録することが可能な入力語ＤＢであり、前記入力情報補助サーバ装置は前記クライアント装置から送信されたユーザーＩＤと前記入力語ＤＢに記録されたユーザーＩＤからマスキング処理を制御することが可能な、ことを特徴とする請求項１記載の帳票入力支援システム。
【請求項５】
前記入力補助情報サーバ装置は、ユーザーとユーザーが所属している組織の組が記録されている組織情報ＤＢを持ち、前記入力情報補助サーバ装置は前記クライアント装置から送信されたユーザーＩＤと前記組織情報ＤＢに記録されたユーザーＩＤと組織ＩＤからマスキング処理を制御することが可能な、ことを特徴とする請求項１記載の帳票入力支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク上に形成された、紙を使わず電子的な申請文書を処理対象とするワークフローシステムにおいて、入力者がある申請文書に入力する際に入力補助として、過去に入力された語を表示する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子ワークフローシステムを実現しているが、入力者の補助情報を提示しないため、入力のコストが大きい技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−０４４６６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一般的に会社等の組織において、物品購入申請、交通費申請等の申請は独自の形式であり、ある程度記入する項目は予想できるとはいえ、独自性が高く、初めて入力する者にとっては入力項目にどの様な情報を書いてよいかわかりづらく、入力コストがかかってしまう。
【０００４】
また、作成頻度の低い申請文書は、初めてでないにしても前回の入力内容を忘れていることが多く、前回の入力内容を思い出すことで、やはり入力コストがかかってしまう。
【０００５】
一方、入力コストを下げるために他人が書いた申請文書を見る方法があるが、この方法は情報漏洩に繋がるため、セキュリティ上問題があり、機密性の高い組織には適用できない。
【０００６】
本発明は、この様な問題点を解決し、ある申請文書に対して入力項目毎に入力語を保存し、ある特定の語にフィルターをかけ、マスキングした語を入力語補助情報として入力者に表示することによって、セキュリティを守りつつ、申請文書作成のための入力コストを軽くすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１記載の発明は、ネットワークを介し、入力項目にＩＤが割り振られた電子的な申請文書を媒体とするワークフローシステムにおける帳票入力支援システムであって、各申請文書に割り当てられたシステム内で一意であるＩＤ、入力項目ＩＤ、および入力語を記録するための入力語ＤＢと、前記入力語ＤＢに記録された入力語から名詞句を抽出するキーワード抽出装置と、申請文書を表示するための申請文書出力装置と、過去に入力された語を表示するための入力語表示装置と、前記申請文書出力装置と前記入力語表示装置を持ち、申請文書を作成するためのクライアント装置と、前記入力語ＤＢと前記キーワード抽出装置からキーワード部分を別の文字列に置き換えるマスキング装置と、前記入力語ＤＢと、前記キーワード抽出装置と、前記マスキング装置を制御する入力情報補助サーバ装置と、ワークフロー申請文書を蓄積するためのサーバ装置とを備えることを特徴とする帳票入力支援システムである。
【０００８】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の帳票入力支援システムにおいて、前記キーワード抽出装置は、抽出するための文字列を指定することが可能であり、抽出文字列を格納するための抽出文字列ＤＢを持つ、ことを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の発明は、請求項１記載の帳票入力支援システムにおいて、前記キーワード抽出装置は、抽出ルールがカスタマイズできる抽出装置であり、抽出ルールを格納するための抽出ルールＤＢを持つ、ことを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載の発明は、請求項１記載の帳票入力支援システムにおいて、前記入力語ＤＢは、各申請文書割り当てられたシステム内で一意であるＩＤ、入力項目ＩＤ、および入力語の他に、ユーザーに割り当てられた一意のユーザーＩＤを記録することが可能な入力語ＤＢであり、前記入力情報補助サーバ装置は前記クライアント装置から送信されたユーザーＩＤと前記入力語ＤＢに記録されたユーザーＩＤからマスキング処理を制御することが可能な、ことを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載の発明は、請求項１記載の帳票入力支援システムにおいて、前記入力補助情報サーバ装置は、ユーザーとユーザーが所属している組織の組が記録されている組織情報ＤＢを持ち、前記入力情報補助サーバ装置は前記クライアント装置から送信されたユーザーＩＤと前記組織情報ＤＢに記録されたユーザーＩＤと組織ＩＤからマスキング処理を制御することが可能な、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
帳票入力の補助情報として、過去に同じ種類の帳票で入力された語をマスキングした状態で表示することによって、入力対象の帳票の入力に慣れていないユーザーの入力コストを削減することが出来、また、情報漏洩のリスクを回避することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
まず、請求項１、２および３にかかる本発明の第一の実施の形態に関して説明する。
図１は請求項１、２および３の各装置を具体化したシステム構成図である。キーワード抽出装置、マスキング装置に関してはプログラム化され、入力補助情報サーバ上で動作している。
【００１４】
図２はユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローであり、クライアントに帳票画面を表示する前に入力補助情報サーバで動作する。
【００１５】
図３はユーザーが帳票を作成した終処理に関するフローであり、ユーザーがクライアントで帳票を作成し終わった後に入力補助情報サーバで動作する。
【００１６】
図４は入力語ＤＢに格納されているデータを示す。
【００１７】
図５はキーワード抽出ルールＤＢに格納されている抽出ルールを示す。抽出ルールには正規表現ルールを採用している。
【００１８】
図６はＮＧワードＤＢに格納されているデータを示す。
【００１９】
ここで、システムにＩＤ:tarohでログインし、日報を作成する場合の動作を説明する。まず、ユーザー:tarohはクライアント画面から日報作成画面を開く。そして、クライアントからは帳票に割り当てられたＩＤ、が入力補助情報サーバに送信される。帳票には入力項目として３種類あり、それぞれのＩＤは図７の通りである。
【００２０】
以上の情報を受け取った入力補助情報サーバは図２のフローにより図４の情報を加工し、図８の結果を作成する。
【００２１】
図８の結果はクライアントに送信され、クライアントでは日報の作成画面として図９が、図８の結果を入力補助情報画面として図１０が表示される。
【００２２】
ユーザーは図１０の画面を見ることによって日報を作成し、図９の申請ボタンを押下することによってクライアントから情報が入力補助情報サーバに送信される。
【００２３】
入力情報を受け取った入力補助情報サーバは図３のフローにより新たな入力語を入力語ＤＢに記録する。
【００２４】
次に、請求項４にかかる本発明の第二の実施の形態に関して説明する。
【００２５】
図１１はユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローであり、クライアントに帳票画面を表示する前に入力補助情報サーバで動作する。
【００２６】
図１２は入力語ＤＢに格納されているデータを示す。
【００２７】
ここで、システムにＩＤ:tarohでログインし、日報を作成する場合の動作を説明する。まず、帳票ＩＤ、入力項目ＩＤ、入力語の情報を受け取った入力補助情報サーバは図１１のフローにより図１２の情報を加工し、図１３の結果を作成する。
【００２８】
図１３の結果はクライアントに送信され、クライアントでは日報作成時の入力補助情報画面として図１４が表示される。
【００２９】
入力者が入力した入力語に関してはマスキングせず、入力者以外のユーザーが入力した入力語に関してはマスキングした入力語を補助情報として出力することによって、高いセキュリティを保持したまま利便性の高い帳票入力支援システムを実現する。
【００３０】
次に、請求項５にかかる本発明の第三の実施の形態に関して説明する。
【００３１】
図１５は本実施の形態におけるシステム構成図である。入力補助情報サーバには新たに組織情報ＤＢが接続されている。
【００３２】
図１６は組織情報ＤＢに格納されているデータを示す。
【００３３】
図１７はユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローであり、クライアントに帳票画面を表示する前に入力補助情報サーバで動作する。
【００３４】
ここで、システムにＩＤ:tarohでログインし、日報を作成する場合の動作を説明する。まず、帳票ＩＤ、入力項目ＩＤ、入力語の情報を受け取った入力補助情報サーバは図１７のフローにより図１２の情報を加工し、図１８の結果を作成する。
【００３５】
図１８の結果はクライアントに送信され、クライアントでは日報作成時の入力補助情報画面として図１９が表示される。
【００３６】
入力者が所属する組織に属するユーザーが入力した入力語に関してはマスキングせず、それ以外の組織に属するユーザーが入力した入力語はマスキングし、補助情報として出力することによって、高いセキュリティを保持したまま利便性の高い帳票入力支援システムを実現する。
【００３７】
以下に各請求項ごとの作用効果を記載する。
【００３８】
請求項２の帳票入力支援システムでは、キーワード抽出装置に抽出文字列が指定できることによって、ユーザーに表示してはいけない文字列を確実にマスキングすることが出来、情報漏洩のリスクを回避することが出来る。
【００３９】
請求項３の帳票入力支援システムでは、キーワード抽出装置にルールが指定できることによって、より柔軟なマスキングを実現でき、情報漏えいのリスクを回避することが出来る。
【００４０】
請求項４の帳票入力支援システムでは、ユーザーＩＤと共に入力語を入力語ＤＢに記録することによって、ユーザーが見ても問題ない語はマスキングせずに表示することによって、入力者の入力コストを削減することができる。
【００４１】
請求項５の帳票入力支援システムでは、ユーザーＩＤと共に入力語を入力語ＤＢに記録し、ユーザーが所属する組織ＩＤを組織情報ＤＢに記録することによって、ユーザーが見ても問題ない語はマスキングせずに表示することによって、入力者の入力コストを削減することができる。
【００４２】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更実施が可能である。本発明は、ネットワーク上に形成された、紙を使わず電子的な申請文書を処理対象とするワークフローシステムにおいて、入力者がある申請文書に入力する際に入力補助として、過去に入力された語を表示する方法に適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の第一の実施の形態のシステム構成図である。
【図２】本発明の第一の実施の形態のユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローを示す図である。
【図３】本発明の第一の実施の形態のユーザーが帳票を作成した終処理に関するフローを示す図である。
【図４】入力語ＤＢに格納されているデータを示す図である。
【図５】キーワード抽出ルールＤＢに格納されている抽出ルールを示す図である。
【図６】ＮＧワードＤＢに格納されているデータを示す図である。
【図７】ＩＤの例を示す図である。
【図８】情報を加工した結果を示す図である。
【図９】日報の作成画面を示す図である。
【図１０】入力補助情報画面を示す図である。
【図１１】本発明の第二の実施の形態のユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローを示す図である。
【図１２】入力語ＤＢに格納されているデータを示す図である。
【図１３】情報を加工した結果を示す図である。
【図１４】入力補助情報画面を示す図である。
【図１５】本発明の第三の実施の形態のシステム構成図である。
【図１６】組織情報ＤＢに格納されているデータを示す図である。
【図１７】ユーザーが帳票を作成する前処理に関するフローを示す図である。
【図１８】情報を加工した結果を示す図である。
【図１９】入力補助情報画面を示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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