(57)【要約】【課題】印刷された文書の回収状況を適切に把握することができる印刷コンテンツ管理システム、端末機器、端末機器制御プログラム、管理装置、および印刷コンテンツ管理プログラムを提供する。【解決手段】複合機では、閲覧端末から受信した機密文書の印刷状況を示す印刷部数情報および印刷管理リストに基づいて、機密文書の回収状況を管理するための回収部数情報リストおよび回収管理リストが更新される（Ｓ４２）。シュレッダですでに廃棄された機密文書の識別コードと一致する識別コードが回収管理リストに記憶されている場合には（Ｓ４５：ＹＥＳ）、回収管理リストにおいて、この機密文書の回収状況が「回収済」に更新される（Ｓ４６）。その後、未回収の機密文書について、回収期限がすでに経過していれば、閲覧端末に対して警告メッセージが送信される。【選択図】図１５
2009077107.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末機器と、前記端末機器に接続可能な印刷装置と、前記端末機器に接続可能な管理装置とを備えた印刷コンテンツ管理システムであって、
前記端末機器は、
印刷媒体に印刷させる複数のコンテンツを記憶したコンテンツ記憶手段と、
前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの各々に各コンテンツが印刷される印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報を対応付けた対応情報を記憶する対応情報記憶手段と、
前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの中から特定のコンテンツの印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、
前記印刷装置との接続時に、前記印刷指示受付手段により前記印刷指示が受け付らけたコンテンツである印刷コンテンツの印刷データと、前記対応情報記憶手段に記憶された前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報とを、前記印刷装置に送信する第一送信手段と、
前記印刷装置との接続切断後且つ前記管理装置への接続時に、前記印刷装置に送信された前記印刷媒体識別情報を、前記管理装置に送信する第二送信手段とを備え、
前記印刷装置は、
前記端末機器の前記第一送信手段から送信された前記印刷データに基づいて、前記印刷コンテンツを前記印刷媒体に印刷する印刷手段と、
前記第一送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報を前記印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報付加手段とを備え、
前記管理装置は、
前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を取得する印刷媒体識別情報取得手段と、
前記端末機器の前記第二送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断する回収判断手段と、
前記回収判断手段により前記印刷媒体が回収されていないと判断された場合に、警告情報を出力する警告情報出力手段とを備えたことを特徴とする印刷コンテンツ管理システム。
【請求項２】
管理装置および印刷装置と接続可能な端末機器であって、
印刷媒体に印刷させる複数のコンテンツを記憶したコンテンツ記憶手段と、
前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの各々に各コンテンツが印刷される印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報を対応付けた対応情報を記憶する対応情報記憶手段と、
前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの中から特定のコンテンツの印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、
前記印刷装置との接続時に、前記印刷指示受付手段により前記印刷指示が受け付らけたコンテンツである印刷コンテンツの印刷データと、前記対応情報記憶手段に記憶された前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報とを、前記印刷装置に送信する第一送信手段と、
前記印刷装置との接続切断後且つ前記管理装置への接続時に、前記印刷装置に送信された前記印刷媒体識別情報を、前記管理装置に送信する第二送信手段とを備えたことを特徴とする端末機器。
【請求項３】
前記複数のコンテンツの各々について印刷後の回収が必要な部数である回収必要部数を記憶する回収必要部数記憶手段をさらに備え、
前記対応情報記憶手段は、前記複数のコンテンツの各々について印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報を対応付けた前記対応情報を記憶し、
前記第一送信手段は、前記印刷コンテンツの前記印刷部数に応じた前記印刷媒体識別情報を前記印刷装置に送信し、
前記第二送信手段は、前記印刷装置に送信された前記印刷コンテンツの前記印刷部数に応じた前記印刷媒体識別情報と、前記回収必要部数記憶手段に記憶された前記回収必要部数を前記管理装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の端末機器。
【請求項４】
前記第二送信手段により前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報の送信先として予め指定された前記管理装置の管理装置識別情報を記憶する管理装置情報記憶手段と、
外部装置との接続時に、接続された前記外部装置の外部装置識別情報が前記管理装置情報記憶手段に記憶された前記管理装置識別情報と一致するか否かを判断する装置判断手段とをさらに備え、
前記第二送信手段は、前記装置判断手段によって、前記外部装置識別情報が前記管理装置識別情報と一致すると判断された場合にのみ、前記外部装置を前記管理装置と認識して前記印刷媒体識別情報を前記管理装置に送信することを特徴とする請求項２または３に記載の端末機器。
【請求項５】
前記複数のコンテンツの各々について印刷後の回収期限を記憶する回収期限記憶手段をさらに備え、
前記第二送信手段は、前記管理装置への接続時に前記回収期限を前記管理装置に送信することを特徴とする請求項２〜４のいずれかに記載の端末機器。
【請求項６】
請求項２〜５のいずれかに記載の端末機器の各種処理としてコンピュータを機能させるための端末機器制御プログラム。
【請求項７】
端末機器と接続可能な管理装置であって、
前記端末機器との接続時に前記端末機器から送信される、印刷指示がされたコンテンツが印刷される印刷媒体に付加される印刷媒体識別情報を受信する印刷媒体識別情報受信手段と、
前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を取得する印刷媒体識別情報取得手段と、
前記印刷媒体識別情報受信手段によって受信された前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断する回収判断手段と、
前記回収判断手段により前記印刷媒体が回収されていないと判断された場合に、警告情報を出力する警告情報出力手段とを備えたことを特徴とする管理装置。
【請求項８】
前記印刷媒体識別情報受信手段は、前記印刷指示がされたコンテンツに対応する印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報と、印刷後の回収が必要な部数である回収必要部数とを受信し、
前記回収判断手段は、
前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された、前記印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体の回収部数を算出する回収部数算出手段と、
前記回収部数算出手段により算出された前記回収部数が、前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された前記回収必要部数に達したか否かを判断する回収部数判断手段とをさらに備え、
前記警告情報出力手段は、前記回収部数判断手段により前記回収部数が前記回収必要部数に達していないと判断された場合に、警告情報を出力することを特徴とする請求項７に記載の管理装置。
【請求項９】
前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を読み取る読取り手段と、前記読み取り手段により読み取られた前記印刷媒体識別情報を前記管理装置に送信する第三送信手段とを有する読取り装置と接続可能であって、
前記印刷媒体識別情報取得手段は、前記読取り装置の前記第三送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報を取得することを特徴とする請求項７または８に記載の管理装置。
【請求項１０】
前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を読み取る読取り手段をさらに備え、
前記印刷媒体識別情報取得手段は、前記読み取り手段によって読み取られた前記印刷媒体識別情報を取得することを特徴とする請求項７または８に記載の管理装置。
【請求項１１】
前記印刷媒体識別情報受信手段により前記印刷媒体識別情報が受信される前に前記印刷媒体識別情報取得手段によって前記印刷媒体識別情報が取得された場合に、前記印刷媒体識別情報取得手段によって取得された前記印刷媒体識別情報を記憶する取得識別情報記憶手段をさらに備え、
前記回収判断手段は、前記印刷媒体識別情報受信手段により前記印刷媒体識別情報を受信した際に、受信した前記印刷媒体識別情報が前記取得識別情報記憶手段に記憶されているか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断することを特徴とする請求項７〜１０のいずれかに記載の管理装置。
【請求項１２】
前記印刷媒体識別情報受信手段は、前記印刷コンテンツの印刷後の回収期限を受信し、
現在の日付が、前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された前記回収期限を超えているか否かを判断する期限判断手段をさらに備え、
前記警告情報出力手段は、前記期限判断手段によって前記現在の日付が前記回収期限を超えていると判断された場合に、前記警告情報を出力することを特徴とする請求項７〜１１のいずれかに記載の管理装置。
【請求項１３】
請求項７〜１２のいずれかに記載の管理装置の各種処理としてコンピュータを機能させるための印刷コンテンツ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末機器、印刷装置および管理装置を備えた印刷コンテンツ管理システム、印刷コンテンツ管理システムを構成する端末機器および管理装置、端末機器で動作する端末機器制御プログラム、ならびに管理装置で動作する印刷コンテンツ管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、機密管理の重要性についての認識が高まっている。特に、機密文書の印刷された印刷媒体が、権限の無い第三者の目に触れないようにして情報の漏洩を防止する必要がある。よって、機密文書の印刷された印刷媒体は使用後に、定められた場所に回収して保管されるか、回収後に廃棄される必要がある。しかしながら、実際に印刷媒体の回収が適切に行われたかを把握することは困難である。
【０００３】
そこで、例えば、特許文献１に記載の文書管理装置が提案されている。この文書管理装置は、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）に接続された複合機であり、ＰＣから印刷指示がなされた機密文書に、文書を特定する識別子を付与して印刷する。そして、回収時には、スキャナ部で読み取った文書が機密管理の対象文書であることを確認してから、回収状況を更新する。
【特許文献１】特開２００７−８８７９５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載の文書管理装置は、印刷指示したＰＣとオンラインで接続された複合機であり、機密文書を印刷する機能と処分状況を管理する機能とを兼ね備えている。しかしながら、文書管理装置の複合機とは異なる別の印刷装置に印刷指示がなされた場合、文書管理装置の複合機は印刷指示がなされたことを検知できないため、機密文書の管理者が回収されたか否かを示す回収状況を把握することができないという問題があった。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、印刷された文書の回収状況を適切に把握することができる印刷コンテンツ管理システム、端末機器、端末機器制御プログラム、管理装置、および印刷コンテンツ管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に係る発明の印刷コンテンツ管理システムは、端末機器と、前記端末機器に接続可能な印刷装置と、前記端末機器に接続可能な管理装置とを備えた印刷コンテンツ管理システムであって、前記端末機器は、印刷媒体に印刷させる複数のコンテンツを記憶したコンテンツ記憶手段と、前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの各々に各コンテンツが印刷される印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報を対応付けた対応情報を記憶する対応情報記憶手段と、前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの中から特定のコンテンツの印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、前記印刷装置との接続時に、前記印刷指示受付手段により前記印刷指示が受け付らけたコンテンツである印刷コンテンツの印刷データと、前記対応情報記憶手段に記憶された前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報とを、前記印刷装置に送信する第一送信手段と、前記印刷装置との接続切断後且つ前記管理装置への接続時に、前記印刷装置に送信された前記印刷媒体識別情報を、前記管理装置に送信する第二送信手段とを備え、前記印刷装置は、前記端末機器の前記第一送信手段から送信された前記印刷データに基づいて、前記印刷コンテンツを前記印刷媒体に印刷する印刷手段と、前記第一送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報を前記印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報付加手段とを備え、前記管理装置は、前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を取得する印刷媒体識別情報取得手段と、前記端末機器の前記第二送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断する回収判断手段と、前記回収判断手段により前記印刷媒体が回収されていないと判断された場合に、警告情報を出力する警告情報出力手段とを備えている。
【０００７】
また、請求項２に係る発明の端末機器は、管理装置および印刷装置と接続可能な端末機器であって、印刷媒体に印刷させる複数のコンテンツを記憶したコンテンツ記憶手段と、前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの各々に各コンテンツが印刷される印刷媒体に付加する印刷媒体識別情報を対応付けた対応情報を記憶する対応情報記憶手段と、前記コンテンツ記憶手段に記憶された前記複数のコンテンツの中から特定のコンテンツの印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、前記印刷装置との接続時に、前記印刷指示受付手段により前記印刷指示が受け付らけたコンテンツである印刷コンテンツの印刷データと、前記対応情報記憶手段に記憶された前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報とを、前記印刷装置に送信する第一送信手段と、前記印刷装置との接続切断後且つ前記管理装置への接続時に、前記印刷装置に送信された前記印刷媒体識別情報を、前記管理装置に送信する第二送信手段とを備えている。
【０００８】
また、請求項３に係る発明の端末機器は、請求項２に記載の発明の構成に加え、前記複数のコンテンツの各々について印刷後の回収が必要な部数である回収必要部数を記憶する回収必要部数記憶手段をさらに備え、前記対応情報記憶手段は、前記複数のコンテンツの各々について印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報を対応付けた前記対応情報を記憶し、前記第一送信手段は、前記印刷コンテンツの前記印刷部数に応じた前記印刷媒体識別情報を前記印刷装置に送信し、前記第二送信手段は、前記印刷装置に送信された前記印刷コンテンツの前記印刷部数に応じた前記印刷媒体識別情報と、前記回収必要部数記憶手段に記憶された前記回収必要部数を前記管理装置に送信することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項４に係る発明の端末機器は、請求項２または３に記載の発明の構成に加え、前記第二送信手段により前記印刷コンテンツに対応する前記印刷媒体識別情報の送信先として予め指定された前記管理装置の管理装置識別情報を記憶する管理装置情報記憶手段と、外部装置との接続時に、接続された前記外部装置の外部装置識別情報が前記管理装置情報記憶手段に記憶された前記管理装置識別情報と一致するか否かを判断する装置判断手段とをさらに備え、前記第二送信手段は、前記装置判断手段によって、前記外部装置識別情報が前記管理装置識別情報と一致すると判断された場合にのみ、前記外部装置を前記管理装置と認識して前記印刷媒体識別情報を前記管理装置に送信することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項５に係る発明の端末機器は、請求項２〜４のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記複数のコンテンツの各々について印刷後の回収期限を記憶する回収期限記憶手段をさらに備え、前記第二送信手段は、前記管理装置への接続時に前記回収期限を前記管理装置に送信することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項６に係る発明の端末機器制御プログラムは、請求項２〜５のいずれかに記載の端末機器の各種処理としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項７に係る発明の管理装置は、端末機器と接続可能な管理装置であって、前記端末機器との接続時に前記端末機器から送信される、印刷指示がされたコンテンツが印刷される印刷媒体に付加される印刷媒体識別情報を受信する印刷媒体識別情報受信手段と、前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を取得する印刷媒体識別情報取得手段と、前記印刷媒体識別情報受信手段によって受信された前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断する回収判断手段と、前記回収判断手段により前記印刷媒体が回収されていないと判断された場合に、警告情報を出力する警告情報出力手段とを備えている。
【００１３】
また、請求項８に係る発明の管理装置では、請求項７に記載の発明の構成に加え、前記印刷媒体識別情報受信手段は、前記印刷指示がされたコンテンツに対応する印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報と、印刷後の回収が必要な部数である回収必要部数とを受信し、前記回収判断手段は、前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された、前記印刷部数毎に異なる前記印刷媒体識別情報が、前記印刷媒体識別情報取得手段により取得されたか否かに基づいて、前記印刷媒体の回収部数を算出する回収部数算出手段と、前記回収部数算出手段により算出された前記回収部数が、前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された前記回収必要部数に達したか否かを判断する回収部数判断手段とをさらに備え、前記警告情報出力手段は、前記回収部数判断手段により前記回収部数が前記回収必要部数に達していないと判断された場合に、警告情報を出力することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項９に係る発明の管理装置は、請求項７または８に記載の発明の構成に加え、前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を読み取る読取り手段と、前記読み取り手段により読み取られた前記印刷媒体識別情報を前記管理装置に送信する第三送信手段とを有する読取り装置と接続可能であって、前記印刷媒体識別情報取得手段は、前記読取り装置の前記第三送信手段から送信された前記印刷媒体識別情報を取得することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項１０に係る発明の管理装置は、請求項７または８に記載の発明の構成に加え、前記印刷媒体に付加された前記印刷媒体識別情報を読み取る読取り手段をさらに備え、前記印刷媒体識別情報取得手段は、前記読み取り手段によって読み取られた前記印刷媒体識別情報を取得することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１１に係る発明の管理装置は、請求項７〜１０のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記印刷媒体識別情報受信手段により前記印刷媒体識別情報が受信される前に前記印刷媒体識別情報取得手段によって前記印刷媒体識別情報が取得された場合に、前記印刷媒体識別情報取得手段によって取得された前記印刷媒体識別情報を記憶する取得識別情報記憶手段をさらに備え、前記回収判断手段は、前記印刷媒体識別情報受信手段により前記印刷媒体識別情報を受信した際に、受信した前記印刷媒体識別情報が前記取得識別情報記憶手段に記憶されているか否かに基づいて、前記印刷媒体が回収されたか否かを判断することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１２に係る発明の管理装置では、請求項７〜１１のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記印刷媒体識別情報受信手段は、前記印刷コンテンツの印刷後の回収期限を受信し、現在の日付が、前記印刷媒体識別情報受信手段により受信された前記回収期限を超えているか否かを判断する期限判断手段をさらに備え、前記警告情報出力手段は、前記期限判断手段によって前記現在の日付が前記回収期限を超えていると判断された場合に、前記警告情報を出力することを特徴とする。
【００１８】
さらに、請求項１３に係る発明の印刷コンテンツ管理プログラムは、請求項７〜１２のいずれかに記載の管理装置の各種処理としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
請求項１に係る発明の印刷コンテンツ管理システムでは、端末機器において特定のコンテンツに対して印刷指示がなされると、印刷装置でその印刷コンテンツが印刷媒体に印刷される際、印刷コンテンツに対応する印刷媒体識別情報が付加される。そして、印刷後に端末機器が管理装置に接続されると、端末機器から管理装置へ印刷コンテンツの印刷媒体識別情報が送信される。一方、管理装置は、印刷媒体に付加された印刷媒体識別情報を取得し、端末機器から送信された印刷媒体識別情報が取得されたか否かに基づいて、印刷媒体が回収されたか否かを判断する。したがって、管理装置とは異なる印刷装置で印刷が実行された印刷媒体の回収状況を適切に把握することができる。
【００２０】
請求項２に係る発明の端末機器は、特定のコンテンツに対して印刷指示がなされると、印刷装置にその印刷コンテンツの印刷データとともに、印刷コンテンツに対応する印刷媒体識別情報を送信する。また、印刷装置への印刷データと印刷媒体識別情報送信後に管理装置に接続されると、端末機器は、印刷コンテンツの印刷媒体識別情報を管理装置へ送信する。したがって、管理装置とは異なる印刷装置で印刷が実行された場合でも、管理装置で印刷媒体の回収状況を把握することが可能となる。
【００２１】
請求項３に係る発明の端末機器は、印刷コンテンツの印刷部数毎に異なる印刷媒体識別情報を記憶しており、印刷装置および管理装置には、印刷部数に応じた印刷媒体識別情報が送信される。したがって、請求項２に係る発明の効果に加え、複数部数が印刷された場合であっても、管理装置において、回収された印刷媒体の部数を確実に認識することが可能となる。
【００２２】
請求項４に係る発明の端末機器は、印刷媒体識別情報の送信先として予め指定された管理装置の管理装置識別情報を記憶しており、接続された外部装置の外部装置識別情報が管理装置識別情報と一致する場合にのみ、印刷媒体識別情報を管理装置に送信する。すなわち、端末機器で印刷指示がされた印刷コンテンツの印刷媒体識別情報がすべて同じ管理装置に送信される。したがって、請求項２または３に記載の発明の効果に加え、管理装置で最新かつ正確な印刷指示状況を把握することが可能となる。
【００２３】
請求項５に係る発明の端末機器は、管理装置に、印刷コンテンツの印刷媒体識別情報とともにその回収期限を送信する。したがって、請求項２〜４のいずれかに記載の発明の効果に加え、管理装置では、現時点で印刷媒体が回収されていなくても、回収期限が経過していなければ回収期限まで待機する等の臨機応変な対応が可能となる。
【００２４】
請求項６に係る発明の端末機器制御プログラムは、請求項２〜５のいずれかに記載の端末機器の各種処理としてコンピュータを機能させる。したがって、請求項２〜５のいずれかに記載の発明の効果を奏することができる。
【００２５】
請求項７に係る発明の管理装置は、端末機器と接続された際、端末機器において印刷指示がされた印刷コンテンツに対応する印刷媒体識別情報を受信する。そして、受信した印刷媒体識別情報が、印刷媒体に付加された印刷媒体識別情報を取得する印刷媒体識別情報取得手段により取得されなければ、印刷媒体が回収されていないと判断する。したがって、管理装置と接続されていない時に端末機器から他の印刷装置に印刷指示がされ、印刷媒体に印刷が実行された場合でも、印刷媒体の回収状況を適切に把握し、管理することができる。
【００２６】
請求項８に係る発明の管理装置は、印刷コンテンツの印刷部数毎に異なる印刷媒体識別情報に基づいて印刷媒体が回収されたか否かの判断を行う。したがって、請求項７に係る発明の効果に加え、複数部数が印刷された場合であっても、回収された印刷媒体の部数を確実に認識することが可能となる。
【００２７】
請求項９に係る発明の管理装置は、管理装置に接続可能な読取り装置によって印刷媒体から読み取られた印刷媒体識別情報を取得して、印刷媒体が回収されたか否かの判断を行う。したがって、請求項７または８に記載の発明の効果に加え、管理装置とは異なる読取り装置により、回収された印刷媒体からの印刷媒体識別情報の読み取りを行った場合でも、印刷媒体の回収状況を適切に把握し、管理することができる。
【００２８】
請求項１０に係る発明の管理装置は、印刷媒体に付加された印刷媒体識別情報を読み取ることができる。したがって、請求項７または８に記載の発明の効果に加え、印刷媒体が回収されたことの確認と回収状況の管理とが同一装置で行えるため、システム構成を簡略化できる。
【００２９】
請求項１１に係る発明の管理装置は、端末機器から印刷媒体識別情報を受信する前に、印刷媒体に付加された印刷媒体識別情報が取得された場合には、取得された印刷媒体識別情報を記憶しておき、印刷媒体識別情報を受信した時点で回収の判断を行う。したがって、請求項７〜１０のいずれかに記載の発明の効果に加え、端末機器から印刷媒体識別情報を受信する前に印刷媒体が回収された場合でも、回収状況を適切に管理することができる。
【００３０】
請求項１２に係る発明の管理装置は、回収期限を経過しても印刷媒体が回収されない場合に警告情報を出力する。したがって、請求項７〜１１のいずれかに記載の発明の効果に加え、現時点で印刷媒体が回収されていなくても、回収期限が経過していなければ回収期限まで待機する等の臨機応変な対応をすることができる。
【００３１】
請求項１３に係る発明の印刷コンテンツ管理プログラムは、請求項７〜１２のいずれかに記載の管理装置の各種処理としてコンピュータを機能させる。したがって、請求項７〜１２のいずれかに記載の発明の効果を奏することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
以下、本発明を具現化した実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、参照する図面は、本発明が採用しうる技術的特徴を説明するために用いられるものであり、記載されている装置の構成、各種処理のフローチャートなどは、特に特定的な記載がない限り、それのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例である。
【００３３】
まず、図１を参照して、本実施形態に係る印刷文書管理システム１００の概略構成について説明する。図１は、印刷文書管理システム１００の概略を示すシステム構成図である。
【００３４】
図１に示すように、印刷文書管理システム１００は、閲覧端末１、複合機２、シュレッダ３、およびプリンタ４から構成されており、閲覧端末１およびシュレッダ３は、それぞれＬＡＮケーブル７を介して、同一社内に設置された複合機２に接続することができる。閲覧端末１は、文書や画像からなるコンテンツを表示する表示部１５と、各種の入力操作を行うための操作キー１６（図２参照）とを有する小型の携帯端末機器である。なお、図１では、閲覧端末１は、１台しか図示していないが、複合機２には、閲覧端末１と同様の複数の閲覧端末を接続することができる。ユーザは、閲覧端末１を携帯して持ち運び、例えば、社外のプリンタ４等、外部の印刷装置にＵＳＢケーブル８等を介して接続して、閲覧端末１に記憶された文書を印刷することができる。このとき、印刷する文書が機密文書の場合には、文書と共に識別コードを示すバーコードが合わせて用紙に印刷される。また、印刷後、閲覧端末１と複合機２とが接続されたときに、閲覧端末１で設定された機密文書の識別コードや印刷後に回収が必要な部数等の情報は、すべて複合機２に転送され、複合機２においてこの情報が管理される。なお、複合機２は、印刷装置、通信装置、電話機、ファクシミリ、スキャナおよびコピー機としての機能を有する装置である。ユーザが、例えば社外のプリンタ４で印刷した機密文書を回収して持ち帰り、シュレッダ３でこれを細断すると、このときシュレッダ３で文書に印刷されたバーコードが読み取られ、対応する識別コードが複合機２に転送される。複合機２は、閲覧端末１から転送された情報と、シュレッダ３から転送された識別コードとを照合し、機密文書の回収状況を管理する。予め設定された回収期限を経過しても、規定の部数が回収されなければ、複合機２から閲覧端末１には、機密文書を早急に回収するように促す警告メッセージが送信される。これらの処理の詳細については、後述する。なお、閲覧端末１、複合機２、シュレッダ３およびプリンタ４の接続方法は上記の方法に限られず、他の方法であってもよく、有線、無線の別も問わない。
【００３５】
次に、図２〜図５を参照して、閲覧端末１について説明する。図２は、閲覧端末１の電気的構成を示すブロック図である。図３は、ＥＥＰＲＯＭ１３の記憶エリアの説明図である。図４は、印刷部数情報の説明図である。図５は、印刷管理リストの説明図である。
【００３６】
まず、図２を参照して、閲覧端末１の電気的構成について説明する。図２に示すように、閲覧端末１は、バスによって相互に接続されたＣＰＵ１０、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＥＥＰＲＯＭ１３、表示コントローラ１４、操作キー１６、ＬＡＮコントローラ１７、ＵＳＢコントローラ１８、およびメモリカードコントローラ１９を備えている。ＲＯＭ１１は、閲覧端末１を動作させるための各種のプログラムを記憶しており、ＣＰＵ１０は、ＲＯＭ１１に記憶されたプログラムに従って、閲覧端末１の動作を制御する。ＲＡＭ１２は、各種データを一時的に記憶するための記憶素子である。ＥＥＰＲＯＭ１３については、後で詳述する。表示コントローラ１４は、表示コントローラ１４に接続された表示部１５の制御を行う。操作キー１６は、ユーザによる各種操作の入力を受け付けるものである。ＬＡＮコントローラ１７は、ＬＡＮケーブル７を介して、複合機２等の外部機器との間でデータの送受信を行うためのものである。ＵＳＢコントローラ１８は、ＵＳＢ通信によりＵＳＢケーブル８で接続されたプリンタ４等の外部機器との間でデータの送受信を行うためのものである。メモリカードコントローラ１９は、メモリカード１９０を接続するためのものである。
【００３７】
図２に示すように、メモリカード１９０は、コンテンツ情報を記憶するコンテンツ情報記憶エリア１９１を備えている。コンテンツ情報とは、表示部１５に表示させてユーザに閲覧させるためのコンテンツに関する情報である。例えば、別途パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）等で作成されたコンテンツや、インターネットを介してダウンロードされたコンテンツが、このコンテンツの識別情報等とともに、メモリカード１９０に記憶される。なお、「コンテンツ」とは、テキストデータ、静止画データ、動画データ、音声データを含む各種の情報をいうが、本実施形態では、説明の便宜上、別途ＰＣで作成された文書ファイルであるものとする。また、コンテンツ情報記憶エリア１９１には、コンテンツ情報として、コンテンツである複数の文書ファイルと、その関連情報として、文書ファイルの識別コードである文書識別コードが記憶されているものとして説明する。
【００３８】
次に、図３〜図５を参照して、閲覧端末１のＥＥＰＲＯＭ１３に記憶される情報について説明する。図３に示すように、不揮発性メモリであるＥＥＰＲＯＭ１３は、端末ＩＤ記憶エリア１３１、管理装置ＩＤ記憶エリア１３２、印刷部数情報記憶エリア１３３、および印刷管理リスト記憶エリア１３４を含む複数の記憶エリアを備えている。端末ＩＤ記憶エリア１３１には、閲覧端末１の識別コードである端末ＩＤが記憶されている。なお、本実施形態では、閲覧端末１の端末ＩＤは「００１」であるものとする。管理装置ＩＤ記憶エリア１３２には、閲覧端末１の機密文書の印刷および回収状況を管理する装置として予め定められた管理装置の識別コードである管理装置ＩＤが記憶されている。なお、本実施形態では、閲覧端末１の管理装置は複合機２と定められており、ＥＥＰＲＯＭ１３には、複合機２の識別コード（複合機ＩＤ：０５６）が記憶されているものとする。印刷部数情報記憶エリア１３３には、メモリカード１９０のコンテンツ情報記憶エリア１９１に記憶されている文書ファイルの各々について、文書種別や印刷条件に関する情報（以下、印刷部数情報という）が記憶される。印刷管理リスト記憶エリア１３４には、前述の印刷部数情報に基づいて作成される印刷管理リストが記憶される。
【００３９】
ここで、図４を参照して、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶される印刷部数情報の詳細について説明する。図４に示すように、印刷部数情報には、ファイル名、文書種別、印刷可否、印刷許可部数、回収必要部数、回収期限、および印刷部数に関する情報が含まれている。ファイル名としては、コンテンツ情報記憶エリア１９１に記憶されている文書ファイルの名前が記憶される。文書種別としては、その文書が機密文書であるか否かを示す情報（図４では「機密」または「通常」）が記憶される。印刷可否としては、その文書の印刷を許可するか否か（図４では「可」または「否」）が記憶される。印刷が許可されている場合には、さらに、印刷が許可されている部数である印刷許可部数、印刷後に回収しなければならない部数である回収必要部数、印刷された文書を回収する期限である回収期限、および実際に印刷された部数である印刷部数が記憶される。初期設定では、すべての文書ファイルの文書種別について、機密文書ではないことを示す「通常」が記憶され、印刷可否、印刷許可部数、回収必要部数、回収期限、および印刷部数には何も記憶されていない状態である（図４の文書Ｂ）。その後、後述する機密文書指定処理（図１２参照）において、閲覧端末１のユーザが文書ファイルを指定し、操作キー１６を介して所望の条件を入力すると、入力された条件が印刷部数情報として設定され、記憶される。例えば、図４に示す「文書Ａ」は、機密文書であると指定された機密文書であり、３部印刷することが許可されているが、２００７年７月２１日の１５：００までに印刷した部数のうち３部すべてを回収する必要があることを示している。
【００４０】
次に、図５を参照して、印刷管理リスト記憶エリア１３４に記憶される印刷管理リストの詳細について説明する。印刷管理リストは、印刷部数情報の印刷可否が「可」と設定された機密文書について、その後の印刷状況を管理するために作成されるリストである。図５に示すように、印刷管理リストが含む情報は、ファイル名、部数番号（Ｎｏ）、ページ番号（Ｎｏ）、識別コードおよび印刷状況（図５に示す「印刷」）である。ファイル名としては、図４に示す印刷部数情報の印刷可否が「可」と設定された文書ファイルの名前が記憶される。部数番号としては、その文書の印刷許可部数分、順に番号が記憶される。ページ番号としては、その文書を構成するページ数分、順に番号が記憶される。識別コードとしては、各文書の部数番号およびページ番号毎に固有のコードが付与され、記憶される。印刷状況としては、印刷が済んだか否かを示す情報（図５では「済」または「未」）が記憶される。よって、例えば、図５の例は、ｎページにわたる文書である「文書Ａ」については３部の印刷が許可されており、２部までは全ページの印刷が完了しているが、３部目の印刷がまだ行われていないことを示している。なお、本実施形態では、識別コードは２２桁の数字で構成されている。識別コード中、左から最初の３桁は端末ＩＤを示し、左から４〜６桁目は管理装置ＩＤを示している。左から７〜１６桁目は、文書ファイルの名前、サイズ、および更新日時を表す文書ファイルに固有の文書識別コードを示している。さらに、左から１７〜１９桁目は、部数番号を示し、最後の２０〜２２桁目（下３桁）は、ページ番号を示している。したがって、識別コードによって、印刷部数情報が設定された閲覧端末、管理装置、文書ファイルとその部数番号およびページ番号をすべて特定することができる。
【００４１】
次に、図６〜図９を参照して、複合機２について説明する。図６は、複合機２の電気的構成を示すブロック図である。図７は、ＥＥＰＲＯＭ２３の記憶エリアの説明図である。図８は、回収部数情報の説明図である。図９は、回収管理リストの説明図である。
【００４２】
まず、図６を参照して、複合機２の電気的構成について説明する。図６に示すように、複合機２は、バスによって相互に接続されたＣＰＵ２０、ＲＯＭ２１、ＲＡＭ２２、ＥＥＰＲＯＭ２３、スキャナ部２４、記録部２５、操作キー２６、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）２７、およびＬＡＮコントローラ２８を備えている。ＲＯＭ２１は、複合機２を動作させるための各種のプログラムを記憶しており、ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ２１に記憶されたプログラムに従って、複合機２の動作を制御する。ＲＡＭ２２は、各種データを一時的に記憶するための記憶素子である。ＥＥＰＲＯＭ２３については、後で詳述する。スキャナ部２４は、画像データの読取りを行うスキャナとして機能する。記録部２５は、文書や画像を印刷する印刷装置として機能する。操作キー２６は、ユーザの入力を受け付けるものである。ＬＣＤ２７は、操作キー２６からの入力情報等を表示する表示画面である。ＬＡＮコントローラ２８は、ＬＡＮケーブル７を介して、閲覧端末１やシュレッダ３等の外部機器に接続するためのものである。
【００４３】
次に、図７〜図９を参照して、ＥＥＰＲＯＭ２３に記憶される情報について、説明する。図７に示すように、不揮発性メモリであるＥＥＰＲＯＭ２３は、複合機ＩＤ記憶エリア２３１、識別コード記憶エリア２３２、回収部数情報記憶エリア２３３、および回収管理リスト記憶エリア２３４を含む複数の記憶エリアを備えている。複合機ＩＤ記憶エリア２３１には、複合機２の識別コードである複合機ＩＤが記憶されている。なお、本実施形態では、複合機２の複合機ＩＤは、「０５６」であるものとする。識別コード記憶エリア２３２には、後述するように機密文書が廃棄される際にシュレッダ３によって読み取られ、シュレッダ３から複合機２に送信された識別コードが記憶される。回収部数情報記憶エリア２３３には、閲覧端末１を含む、複合機２に接続可能な閲覧端末から送信された印刷部数情報に基づいて作成される回収部数情報が記憶される。回収管理リスト記憶エリア２３４には、閲覧端末１を含む、複合機２に接続可能な端末機器から送信された印刷管理リストに基づいて作成される回収管理リストが記憶される。
【００４４】
ここで、図８を参照して、回収部数情報記憶エリア２３３に記憶される回収部数情報の詳細について説明する。図８に示すように、回収部数情報は、閲覧端末１等、複合機２に接続された閲覧端末から転送された機密文書の印刷部数情報（図４参照）のうち、ファイル名、印刷許可部数、回収必要部数、回収期限、および印刷部数に関する情報に、さらに、送信元の端末ＩＤおよび回収部数に関する情報が付加されたものである。回収部数は、後述するように、シュレッダ３から送信される廃棄された文書ページの識別コードに基づいて記憶される。なお、複合機２が端末ＩＤ「００１」の閲覧端末１を含む複数の閲覧端末の管理装置とされている場合には、例えば図８に示すように、端末ＩＤ「０２５」を有する閲覧端末から送信された印刷部数情報に基づいて作成された回収部数情報も、回収部数情報記憶エリア２３３に記憶される。
【００４５】
さらに、図９を参照して、回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶される回収管理リストの詳細について説明する。図９に示すように、回収管理リストは、閲覧端末１から送信された印刷管理リスト（図５参照）、すなわち、ファイル名、部数番号、ページ番号、識別コードおよび印刷状況に、さらに回収状況（図９に示す「回収」）を加えたリストである。回収状況は、後述するように、シュレッダ３から送信される廃棄された文書ページの識別コードに基づいて記憶される。
【００４６】
次に、図１０を参照して、シュレッダ３について説明する。図１０は、シュレッダ３の電気的構成を示すブロック図である。図１０に示すように、シュレッダ３は、バスによって相互に接続されたＣＰＵ３０、ＲＯＭ３１、ＲＡＭ３２、シュレッダ部３３、スキャナ部３４、操作キー３５、およびＬＡＮコントローラ３６を備えている。
【００４７】
ＲＯＭ３１は、シュレッダ３を動作させるための各種のプログラムを記憶しており、ＣＰＵ３０は、ＲＯＭ３１に記憶されたプログラムに従って、シュレッダ３の動作を制御する。ＲＡＭ３２は各種データを一時的に記憶するための記憶素子である。シュレッダ部３３は、書類を廃棄する際の投入口（図示外）から投入された書類の搬送方向下流側に配置されており、カッタによって、例えばクロスカット方式で書類を細かく切断する。スキャナ部３４は、画像データの読取りを行うスキャナ機能を有する。スキャナ部３４は、投入口の上流に配置されており、後述するように、シュレッダ部３３で書類が細断される前に、書類に印刷されたバーコードを読み取る。操作キー２６は、細断の指示等の際、ユーザの入力を受け付けるためのものである。ＬＡＮコントローラ３６は、ＬＡＮケーブル７を介して、複合機２等の外部機器に接続するためのものである。
【００４８】
次に、図１１を参照して、プリンタ４について説明する。図１１は、プリンタ４の電気的構成を示すブロック図である。図１１に示すように、プリンタ４は、バスによって相互に接続されたＣＰＵ４０、ＲＯＭ４１、ＲＡＭ４２、記録部４３、ＬＡＮコントローラ４４、およびＵＳＢコントローラ４５を備えている。
【００４９】
ＲＯＭ４１は、プリンタ４を動作させるための各種のプログラムを記憶しており、ＣＰＵ４０は、ＲＯＭ４１に記憶されたプログラムに従って、プリンタ４の動作を制御する。ＲＡＭ４２は各種データを一時的に記憶するための記憶素子である。記録部４３は、ＣＰＵ４０の制御の下、閲覧端末１等の外部機器から送信された印刷データに基づいて印刷を行う。なお、記録部４３は、インクジェット方式、レーザープリンタ方式、熱転写式等、いかなる印刷方式を採用するものでもよい。ＬＡＮコントローラ４４は、ＬＡＮケーブル７を介して、外部機器と接続するためのものである。ＵＳＢコントローラ４５は、ＵＳＢケーブル８を介して、閲覧端末１等の外部機器と接続するためのものである。
【００５０】
次に、図１２〜図１８を参照して、本実施形態に係る印刷文書管理システム１００で行われる処理について説明する。まず、閲覧端末１において行われる各種の処理について、図１２〜図１４を参照して説明する。図１２は、機密文書指定処理のフローチャートである。図１３は、印刷処理のフローチャートである。図１４は、複合機接続時処理のフローチャートである。なお、図１２〜図１４の処理は、ＲＯＭ１１に記憶された各種のプログラムに従って、ＣＰＵ１０が実行する。
【００５１】
まず、図１２を参照して、機密文書指定処理について説明する。この処理は、閲覧端末１のメモリカード１９０に記憶されている文書ファイルについて、文書種別を機密文書として指定する場合の処理であり、例えば、閲覧端末１の表示部１５に表示されるメニュー項目（図示外）から、「機密文書指定」が選択されると開始される。まず、表示部１５には、メモリカード１９０に記憶されているすべての文書ファイルのファイル名が一覧表示される。ここで、操作キー１６を介してユーザが機密文書として指定したい文書を選択すると、この文書が指定文書とされる（Ｓ１）。この後、表示部１５には、文書種別、印刷可否、印刷許可部数、回収必要部数、および回収期限を入力するための画面（図示外）が表示される。そして、操作キー１６の操作を介してこれらの情報が入力されると、入力された情報が受け付けられ（Ｓ２）、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷部数情報（図４参照）が更新される（Ｓ３）。なお、印刷部数については、後述するように、印刷が行われた時点で自動的に更新されるため、ここでユーザが設定を行うことはできない。また、文書種別は、ここで初期設定の「通常」から「機密」に変更される。このようにして、印刷部数情報が更新されると、ＣＰＵ１０は、更新された文書ファイルの印刷可否に関する情報が、「許可」を示しているか否かを判断する（Ｓ４）。例えば、図４に示す「文書Ａ」のように、印刷可否が「可」とされていれば（Ｓ４：ＹＥＳ）、その後、実際に印刷された部数と回収された部数を管理する必要があるため、印刷管理リストを更新する処理が行われる。
【００５２】
具体的には、ＣＰＵ１０はまず、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷部数情報を読み出して、その文書の印刷許可部数およびページ数に応じた数の識別コードを生成する（Ｓ５）。例えば、図４の「文書Ａ」の例では、印刷許可部数が３部、ページ数がｎであるから、３×ｎの識別コードが生成されることになる。前述したように、識別コードは、端末ＩＤ、管理装置ＩＤ、文書識別コード、部数番号、ページ番号をこの順序で並べることにより生成される。よって、閲覧端末１では、左から最初の３桁に、端末ＩＤ記憶エリア１３１に記憶されている自己の端末ＩＤ「００１」が使用され、４〜６桁目に、管理装置ＩＤ記憶エリア１３２に記憶されている複合機２の複合機ＩＤ「０５６」が使用される。そして、その後に、メモリカード１９０のコンテンツ情報記憶エリア１９１に記憶された文書識別コードが使用され、さらに、印刷部数情報として入力された部数番号、ページ番号が３桁ずつ続けられる。すなわち、同じ「文書Ａ」であっても、印刷部数やページが異なれば異なった識別コードが付与される。そして、識別コードが生成されると（Ｓ５）、ファイル名、部数番号、ページ番号、印刷状況とともに、印刷管理リスト記憶エリア１３４の印刷管理リスト（図５参照）に追加される（Ｓ６）。なお、このとき、印刷管理リストの印刷状況は、すべてまだ印刷が完了していないことを示す「未」として記憶される。
【００５３】
その後、ＣＰＵ１０は、他に文書が指定されたか否かを判断し（Ｓ７）、他に機密文書として指定された文書があれば（Ｓ７：ＹＥＳ）、Ｓ１に戻って前述のＳ２〜Ｓ７の処理を繰り返す。また、ある文書が「機密文書」として指定されたものの、例えば図４に示す「文書Ｃ」のように、印刷が許可されていない場合には（Ｓ４：ＮＯ）、印刷がされることがないので、印刷管理リストを更新する必要はない。よって、ＣＰＵ１０は、そのままＳ７に進み、前述と同様に他に文書が指定されたか否かの判断を行う。このようにして、Ｓ２〜Ｓ７の処理を繰り返し、最終的に、指定された文書がなくなると（Ｓ７：ＮＯ）、図１２の機密文書指定処理は終了する。
【００５４】
次に、図１３を参照して、印刷処理について説明する。この処理は、ユーザが閲覧端末１を外部の印刷装置に接続し、印刷する文書を指定して印刷実行の指示を入力した場合に行われる処理である。本実施形態では、自社外に閲覧端末１を携帯し、社外のプリンタ４（図１参照）に閲覧端末１を接続して印刷実行を指示したものとして説明する。
【００５５】
閲覧端末１が、例えばＵＳＢケーブル８を介してプリンタ４に接続され、例えば、表示部１５に表示されたメニュー項目（図示外）から「印刷」が選択されると、図１３に示す印刷処理が開始される。処理が開始されると、表示部１５には、メモリカード１９０のコンテンツ情報記憶エリア１９１に記憶されている文書ファイルの名前が一覧表示される。そして、ユーザが操作キー１６を介していずれかの文書ファイルを指定すると、ＣＰＵ１０は、指定された文書ファイルを印刷文書として受け付け、この文書のコンテンツ情報をメモリカード１９０からＲＡＭ１２の所定の記憶エリア（図示外）に読み出す（Ｓ１１）。その後、表示部１５には、印刷設定用の画面が表示される。ここでユーザが操作キー１６を介して用紙サイズや印刷部数等の印刷設定を行うと、ＣＰＵ１０は、設定された情報を受け付け、ＲＡＭ１２の所定の記憶エリア（図示外）に記憶させる（Ｓ１２）。なお、閲覧端末１では、印刷設定時に、ＥＥＰＲＯＭ１３の印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷許可部数を超える数が印刷部数として入力されると、エラーメッセージが表示される。すなわち、印刷許可部数以下の数しか受け付けられない。
【００５６】
続いてＣＰＵ１０は、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶されている文書種別を参照して、印刷文書が機密文書であるか否かを判断する（Ｓ１３）。機密文書でなければ（Ｓ１３：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は、ＲＡＭ１２に読み出された印刷文書のコンテンツ情報から印刷データを作成する（Ｓ２６）。そして、作成した印刷データをプリンタ４に送信することにより、プリンタ４で通常の印刷処理を実行させ（Ｓ２７）、そのまま印刷処理を終了する。一方、印刷文書が機密文書であれば（Ｓ１３：ＹＥＳ）、印刷後に回収状況を管理できるように、文書の内容とともに識別用のバーコードを印刷するための処理を行う。まず、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶されている印刷部数情報の印刷可否を参照して、印刷文書が、印刷が許可されている文書か否かを判断する（Ｓ１４）。印刷が許可されていない場合は（Ｓ１４：ＮＯ）、印刷を実行させてはいけないため、ＣＰＵ１０は、表示部１５に、例えば「この文書の印刷は許可されていません。」というエラーメッセージを表示させ（Ｓ１５）、図１３の印刷処理を終了する。
【００５７】
一方、印刷文書が印刷が許可された機密文書であれば（Ｓ１４：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、処理対象として、部数番号が「１」でページ番号が「１」のデータを指定し、ＥＥＰＲＯＭ１３の印刷管理リスト記憶エリア１３４に記憶された印刷管理リストから読み出す（Ｓ１６）。次いで、ＣＰＵ１０は、読み出された１部目の1ページ目の識別コードを基に、バーコード用のデータを作成する（Ｓ１７）。例えば、「文書Ａ」が印刷文書として指定され、図５の印刷管理リストから、部数番号「１」、ページ番号「１」である1行目のデータが読み出された場合、識別コードである「００１０５６０１２５６３２６２３００１００１」に対応するバーコード用データが作成される。そして、ＣＰＵ１０は、作成したバーコード用データを「文書Ａ」のヘッダ部分に付加してプリンタ４に印刷を実行させるための印刷データを作成する（Ｓ１８）。その後、ＣＰＵ１０は、図５に示すように、印刷管理リストにおいて、「文書Ａ」の部数番号「１」、ページ番号「１」に対応する印刷状況を「済」に更新してから（Ｓ１９）、プリンタ４に印刷データを送信する（Ｓ２０）。なお、プリンタ４では、受信した印刷データがＲＡＭ４２に記憶される。そして、この印刷データに基づいてＣＰＵ４０が記録部４３を駆動制御することにより、ヘッダ部分に「００１０５６０１２５６３２６２３００１００１」に対応するバーコードが付加された「文書Ａ」の１ページ目が１部印刷される。
【００５８】
１部目の1ページ目の印刷データを送信した後（Ｓ２０）、ＣＰＵ１０は、現在指定されているページ番号の値から、印刷対象文書の全ページの印刷処理が完了したか否かを判断する（Ｓ２１）。まだ全ページの処理が完了していなければ（Ｓ２１：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は、次のページ番号である「２」を指定して、印刷管理リストからこのページ番号に対応するデータを読み出し（Ｓ２２）、Ｓ１３に戻る。そして、1部目の２ページ目についても、前述のＳ１３〜Ｓ１７の処理を繰り返す。さらに、最終ページであるｎページまで同様にして処理を繰り返し、全ページの処理が完了したら（Ｓ２１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷部数情報の印刷部数に１を加算して更新する（Ｓ２３）。例えば、図４の「文書Ｄ」の例では、印刷許可部数２部中、1部の印刷が完了したことになるので、印刷部数が「０」から「１」に更新される。続いて、ＣＰＵ１０は、現在指定されている部数番号と印刷設定時に指示された部数とを比較して、全部数の印刷処理が完了したか否かを判断する（Ｓ２４）。全部数の処理が終了していなければ（Ｓ２４：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は、処理対象として指定されている部数番号「１」に１を加算して次の部数番号「２」とし、ページ番号を再び「１」とする（Ｓ２５）。そして、Ｓ１７に戻り、２部目の１ページ目から、前述のＳ１７〜Ｓ２１の処理を繰り返す。そして、２部目も最終ページ（ｎページ）まで処理を完了すると（Ｓ２１：ＹＥＳ）、印刷部数情報の印刷部数「１」に１を加算して「２」とする（Ｓ２３）。ＣＰＵ１０は、同様にして処理を繰り返し、印刷設定時に指示された部数分の処理を完了すると（Ｓ２４：ＹＥＳ）、図１３の印刷処理を終了する。
【００５９】
この処理の結果、プリンタ４では、印刷が指示された機密文書について、印刷設定時に指示された部数×ｎ枚のページが、それぞれに異なるバーコードがヘッダ部分に付加された状態で印刷されることになる。すなわち、例えば「文書Ａ」について２部印刷がされた場合、1部目の１ページ目と２部目の１ページ目には、異なる部数番号を含むバーコードが印刷されるので、たとえ文書が同一であっても、それぞれ異なるページとして容易に識別をすることができる。したがって、後で文書が回収される際、複数の部数を印刷した場合であっても、何部目の何ページ目が回収されたかを容易に管理することができる。
【００６０】
次に、図１４を参照して、複合機接続時処理について説明する。この処理は、閲覧端末１が管理装置である複合機２に接続されたときに、閲覧端末１で設定され記憶されている印刷部数情報および印刷管理リストを、複合機２に送信する処理である。図１４の処理は、閲覧端末１が複合機２等の外部機器に接続されると開始される。ＣＰＵ１０はまず、ＥＥＰＲＯＭ１３の管理装置ＩＤ記憶エリア１３２に記憶されている管理装置ＩＤが、接続された外部機器の識別コードと一致するか否かを判断する（Ｓ３１）。これは、本実施形態では、閲覧端末１の機密文書の印刷および回収状況は、複合機２を管理装置と定めてここで一元管理することとされているので、他の外部機器には印刷部数情報を転送しないようにするためである。よって、管理装置ＩＤと、外部機器の識別コードが異なる場合には（Ｓ３１：ＮＯ）、そのまま処理は終了する。
【００６１】
一方、管理装置ＩＤと、外部機器の識別コードが一致している場合には（Ｓ３１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、ＥＥＰＲＯＭ１３の印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷部数情報があるか否かを判断する（Ｓ３２）。印刷部数情報が記憶されていなければ（Ｓ３２：ＮＯ）、印刷対象となる文書がまったくないことを意味するので、そのまま処理は終了する。印刷部数情報が記憶されていれば（Ｓ３２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、印刷部数情報記憶エリア１３３に記憶された印刷部数情報（図４参照）と、印刷管理リスト記憶エリア１３４に記憶された印刷管理リスト（図５参照）を、管理装置である複合機２に送信する（Ｓ３３）。その後、複合機２から警告メッセージを受信した場合には（Ｓ３４：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０はこれを表示部１５に表示させてから（Ｓ３５）、処理を終了する。複合機２から送信される警告メッセージとは、印刷部数情報に設定された回収期限を過ぎても、回収が必要な機密文書がすべて回収されていない場合に、ユーザに、回収されていない文書を速やかに回収するように促すものである。警告メッセージが送信される際の複合機２での処理については、後に詳述する。
【００６２】
複合機２から、警告メッセージではなく（Ｓ３４：ＮＯ）、コンテンツ情報記憶エリア１９１に記憶された文書の回収済通知を受信した場合には（Ｓ３６：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、印刷部数情報記憶エリア１３３および印刷管理リスト記憶エリア１３４にそれぞれ記憶された印刷部数情報および印刷管理リストを更新する（Ｓ３７）。これは、複合機２において回収が必要なページはすべて適切に回収されたと判断された場合に、その後閲覧端末１が複合機２に再接続された際、すでに回収済みの機密文書の情報を再度送信しないようにするためである。具体的には、複合機２から受信したファイル名の印刷部数情報（図４参照）が初期化され、文書種別に「通常」が記憶され、他の情報はすべてクリアされて、図４に示す「文書Ｂ」のような状態となる。また、印刷管理リスト（図５参照）では、複合機２から受信したファイル名に対応するデータがすべて削除される。このようにして、印刷部数情報および印刷管理リストが更新されると（Ｓ３７）、処理は終了する。また、複合機２から、警告メッセージも回収済通知も受信しなければ（Ｓ３４：ＮＯ→Ｓ３６：ＮＯ）、そのまま処理は終了する。
【００６３】
このように、閲覧端末１では、メモリカード１９０に記憶され、印刷対象とすることができる文書ファイルについて、機密文書であるか否か、またその場合にどの程度まで印刷や配付を認めるかを印刷部数情報として設定することができる。そして、印刷部数情報に基づいて、各部数番号およびページ番号毎に異なる識別コードが生成され、文書とともに識別コードに対応するバーコードが各ページに印刷される。また、閲覧端末１が機密文書の回収状況を管理する複合機２に接続されるたびに、閲覧端末１が保有する印刷部数情報が複合機２に転送される。
【００６４】
次に、図１５〜図１７を参照して、複合機２で行われる各種の処理について説明する。図１５および図１６は、端末接続時処理のフローチャートである。図１７は、識別コード受信処理のフローチャートである。なお、図１５〜図１７の処理は、ＲＯＭ２１に記憶されたプログラムに従って、ＣＰＵ２０が実行するものである。
【００６５】
まず、図１５を参照して、端末接続時処理について説明する。この処理は、複合機２が管理する閲覧端末１やその他の閲覧端末が複合機２に接続されたときに、閲覧端末１やその他の閲覧端末から印刷部数情報および印刷管理リストを受信して、印刷された機密文書の回収状況を管理する処理である。なお、以下の説明では、閲覧端末１と複合機２が接続された場合について、具体的に説明する。
【００６６】
閲覧端末１が複合機２に接続され、図１５に示す処理が開始されると、ＣＰＵ２０はまず、閲覧端末１から送信された印刷部数情報および印刷管理リストを受信したか否かを確認する（Ｓ４１）。閲覧端末１に記憶されている印刷部数情報がなく、印刷部数情報を受信しない場合には（Ｓ４１：ＮＯ）、そのまま処理は終了する。一方、閲覧端末１から印刷部数情報および印刷管理リストを受信した場合には（Ｓ４１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０は、受信した印刷部数情報および印刷管理リストを基にして、ＥＥＰＲＯＭ２３の回収部数情報記憶エリア２３３に記憶された回収部数情報（図８参照）と、回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶された回収管理リスト（図９参照）を更新する（Ｓ４２）。印刷部数情報は、閲覧端末１と複合機２が接続される度に閲覧端末１から複合機２に送信される。したがって、閲覧端末１において新たにある文書の印刷部数情報が設定され、その後初めて複合機２に接続されたときには、複合機２には、まだその文書の印刷部数情報と印刷管理リストに対応する情報は記憶されていない。この場合には、印刷部数情報であるファイル名、印刷許可部数、回収必要部数、回収期限、および印刷部数が、閲覧端末１の端末ＩＤとともに、回収部数情報として、回収部数情報記憶エリア２３３に新たに記憶される。また、印刷された文書の回収部数に関する情報はまだないので、回収部数「０」があわせて記憶される。同様に、回収管理リストにも、印刷管理リストに含まれるファイル名、部数番号、ページ番号、識別コード、および印刷状況が新たに追加されるとともに、回収状況が「未」とされて、回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶される。一方、受信した印刷部数情報および印刷管理リストに対応する情報がすでに回収部数情報記憶エリア２３３および回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶されている場合には、これらの情報が、新たに受信した情報に上書きされる。
【００６７】
前述のようにして、回収部数情報と回収管理リストが更新されると（Ｓ４２）、ＣＰＵ２０は、ＥＥＰＲＯＭ２３の識別コード記憶エリア２３２に記憶されている識別コードがあるか否かを判断する（Ｓ４３）。識別コードが記憶されていなければ（Ｓ４３：ＮＯ）、そのまま後述する図１６のＳ５１の処理へ進む。詳細は後述するが、識別コード記憶エリア２３２に識別コードが記憶されている場合とは（Ｓ４３：ＹＥＳ）、閲覧端末１から印刷部数情報を受信する前に、すでに印刷された機密文書が回収され、シュレッダ３で廃棄されている場合である。また、前述したように、識別コードは機密文書の1ページ毎に付与されているので、廃棄されたページが複数あれば、識別コードが複数記憶されている場合がある。このような場合には、シュレッダ３ですでに廃棄（回収）済みのページの情報をすべて、Ｓ４２で更新した回収部数情報や回収管理リストに反映させる必要がある。
【００６８】
そこでＣＰＵ２０は、まず、識別コード記憶エリア２３２に記憶されている識別コードをＲＡＭ１２に読み出し、最初の識別コードを選択して（Ｓ４４）、これと一致する識別コードが回収管理リストに記憶されているか否かを判断する（Ｓ４５）。一致する識別コードがあれば（Ｓ４５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０は、回収管理リストにおいて、該当する識別コードに対応する回収状況を、未回収を示す「未」から回収済みを示す「済」に更新する（Ｓ４６）。例えば、識別コード記憶エリア２３２に、識別コード「００１０５６０２５８２６４５３２００１００２」が記憶されていたとする。この場合、図９に示すように、回収管理リストの「文書Ｅ」の１部目２ページ目の識別コードと一致しているので、Ｓ４６において、この識別コードに対応する回収状況は「済」に更新される。回収管理リストの情報が更新されれば、それ以上識別コード記憶エリア２３２に識別コードを記憶しておく必要はないので、ＣＰＵ２０は、この識別コードを識別コード記憶エリア２３２から削除する（Ｓ４７）。一方、Ｓ４５において、一致する識別コードが回収管理リストに記憶されていない場合には（Ｓ４５：ＮＯ）、そのままＳ４８に進む。シュレッダ３から転送され、記憶されているすべての識別コードについて、処理が完了していなければ（Ｓ４８：ＮＯ）、次の識別コードが選択され（Ｓ４９）、Ｓ４５に戻って、Ｓ４５〜Ｓ４９の処理が繰り返される。すべての識別コードについて処理が完了すると（Ｓ４８：ＹＥＳ）、Ｓ５１に進む。
【００６９】
続くＳ５１以降では、回収すべき文書が、回収期限を経過しても配付されたままになっていないかどうかが確認される。まず、ＣＰＵ２０は、回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶された回収管理リストから最初の文書ファイルのデータを選択し（Ｓ５１）、印刷されたページがすべて回収済みの部数番号があるか否かを判断する（Ｓ５２）。例えば、図９の「文書Ａ」は、印刷が許可されている３部中、部数番号が「１」および「２」の全ページが印刷されているが、すでにすべて回収されている（Ｓ５２：ＹＥＳ）。このような場合には、ＣＰＵ２０は、回収部数情報記憶エリア２３３に記憶された「文書Ａ」の回収部数を更新する（Ｓ５３）。その結果、「文書Ａ」の回収部数情報は、当初の「０」から、図８のように「２」に更新される。一方、印刷されたページがすべて回収済みの部数番号がなければ（Ｓ５２：ＮＯ）、この時点で回収部数に変更はないので、そのままＳ５４に進む。
【００７０】
Ｓ５４では、ＣＰＵ２０は、処理中の文書ファイルの回収部数情報を参照して、回収部数が回収必要部数以上であるか否かを判断する。回収部数が回収必要部数以上であれば（Ｓ５４：ＹＥＳ）、印刷された機密文書のページ中、回収しなければならない分はすでに回収済みであるから、これ以上、回収状況の管理を行う必要はない。したがって、ＣＰＵ２０は、該当する文書ファイルのデータをＥＥＰＲＯＭ２３に記憶された回収部数情報および回収管理リストから削除する（Ｓ６１）。一方、回収部数が回収必要部数に満たない場合は（Ｓ５４：ＮＯ）、ＣＰＵ２０は、回収部数情報を参照して、現在の日時が回収期限を超えているか否かを判断する（Ｓ５５）。まだ回収期限よりも前であれば（Ｓ５５：ＮＯ）、未回収のページが回収期限までに回収される可能性があるため、この時点では何もせず、Ｓ５８に進む。一方、回収期限を超えている場合には（Ｓ５５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０はさらに、回収部数が印刷部数以上であるか否かを判断する（Ｓ５６）。これは、実際に印刷された部数が、機密文書指定処理（図１２参照）で設定された印刷許可部数や、回収必要部数よりも少ない場合があることを想定したものである。例えば、図８に示すように、「文書Ａ」については、３部の印刷が許可され、３部すべての回収が必要とされている。しかし、印刷部数は２部であり、実際に印刷されたのが２部しかないため、３部を回収することは不可能である。このような場合、印刷した部数をすべて回収してしまえば、機密管理上は何の問題もない。よって、回収期限を超えていても（Ｓ５５：ＹＥＳ）回収部数が印刷部数に達していれば（Ｓ５６：ＹＥＳ）、前述のように、該当する文書ファイルのデータを削除する（Ｓ６１）。図８の「文書Ａ」の例では、回収部数「２」は印刷部数「２」以上なので（Ｓ５６：ＹＥＳ）、図８の回収部数情報および図９の回収管理リストの「文書Ａ」のデータはすべて削除されることとなる（Ｓ６１）。
【００７１】
続いてＣＰＵ２０は、必要な部数がすべて回収された文書の印刷部数情報と印刷管理リストが閲覧端末１から再送信されるのを防ぐために、Ｓ６１でデータを削除した文書ファイルのファイル名を記載した回収済通知を、印刷部数情報と印刷管理リストの送信元の閲覧端末１に送信する（Ｓ６２）。なお、前述した通り、機密文書の識別コードの左から３桁は、複合機２に接続可能な閲覧端末の識別コードを示している。よって、ＣＰＵ２０は、処理中のファイルの識別コードから、この識別コードの送信元の閲覧端末を容易に判別することができる。なお、この回収済通知を受信した場合の閲覧端末１での処理は、図１４のＳ３６〜Ｓ３７を参照して前述した通りである。
【００７２】
一方、回収期限を超えても、回収部数が、回収必要部数にも印刷部数にも達していない場合には（Ｓ５４：ＮＯ→Ｓ５５：ＮＯ→Ｓ５６：ＮＯ）、機密文書の管理が指定通りに行われていないことを意味する。したがって、ＣＰＵ２０は、閲覧端末１に対して、例えば「文書Ｄの回収期限である２００７年７月２５日１７：００を超えています。早急に２部を回収し、廃棄してください。」という警告メッセージを送信する（Ｓ５７）。なお、これを受信した閲覧端末１では、前述したように、受信した警告メッセージが表示部１５に表示される（図１４、Ｓ３４〜Ｓ３５参照）。
【００７３】
このようにして、最初の文書ファイルについて処理が終了すると、ＣＰＵ２０は、回収管理リストに記憶されているすべての文書ファイルについて、処理が終了したか否かを判断する（Ｓ５８）。例えば図９のように、未処理のファイル（文書Ｄ、文書Ｅ）があれば（Ｓ５８：ＮＯ）、次のファイル（文書Ｄ）が選択され（Ｓ５９）、全ファイルの処理が終了するまで（Ｓ５８：ＹＥＳ）、前述のようにＳ５２〜Ｓ５９の処理が繰り返される。
【００７４】
次に、図１７を参照して、識別コード受信処理について説明する。この処理は、回収され、廃棄された機密文書の識別コードをシュレッダ３から受信したときに、複合機２が管理する機密文書の回収状況を更新する処理である。図１７に示す処理が開始されると、ＣＰＵ２０はまず、受信した識別コードを一時的にＲＡＭ１２に記憶させる（Ｓ７１）。そして、受信した識別コードのうち、最初の識別コードを選択し（Ｓ７２）、これと一致する識別コードが回収管理リスト記憶エリア２３４の回収管理リストに記憶されているか否かを判断する（Ｓ７３）。一致する識別コードがあれば（Ｓ７３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０は、回収管理リストにおいて、該当する識別コードに対応する回収状況を「済」に更新する（Ｓ７４）。一方、受信した識別コードと一致する識別コードが回収管理リストにない場合は（Ｓ７３：ＮＯ）、回収状況を更新できない。よって、ＣＰＵ２０は、閲覧端末１が接続された時点で端末接続時処理（図１５および図１６）を行うために、この識別コードをＥＥＰＲＯＭ２３の識別コード記憶エリア２３２に記憶させ（Ｓ８７）、Ｓ７５に進む。続いてＣＰＵ２０は、シュレッダ３から転送され、記憶されているすべての識別コードについて、処理が完了したか否かを判断し（Ｓ７５）、完了していなければ（Ｓ７５：ＮＯ）、次の識別コードが選択され（Ｓ７６）、Ｓ７３に戻って、Ｓ７３〜Ｓ７６の処理が繰り返される。すべての識別コードについて処理が完了すると（Ｓ７３：ＹＥＳ）、Ｓ７７に進む。
【００７５】
続くＳ７７以降では、必要な部数がすでに回収されている文書のデータを管理対象から外す処理が行われる。Ｓ７７〜Ｓ８６の処理については、前述した端末接続時処理（図１６参照）のＳ５１〜Ｓ６２と同様であるため、ここでは簡単に説明する。まず、ＣＰＵ２０は、回収管理リスト記憶エリア２３４に記憶された回収管理リストから最初の文書ファイルのデータを選択し（Ｓ７７）、印刷されたページがすべて回収済みであるか否かを判断する（Ｓ７８）。すでにすべてのページが回収されている場合には（Ｓ７８：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０は、回収部数情報記憶エリア２３３に記憶された該当する文書ファイルの回収部数を、回収された部数に更新する（Ｓ７９）。印刷されたページがすべて回収済みでなければ（Ｓ７８：ＮＯ）、そのままＳ８０に進む。
【００７６】
続いてＣＰＵ２０は、処理中の文書ファイルの回収部数情報を参照して、回収部数が回収必要部数以上であるか否かを判断する（Ｓ８０）。回収部数が回収必要部数以上であれば（Ｓ８０：ＹＥＳ）、該当する文書ファイルのデータを、ＥＥＰＲＯＭ２３に記憶された回収部数情報および回収管理リストから削除する（Ｓ８５）。回収部数が回収必要部数に満たず（Ｓ８０：ＮＯ）、回収期限を超えている場合でも（Ｓ８１：ＹＥＳ）、回収部数が印刷部数に達していれば（Ｓ８２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２０は該当する文書ファイルのデータを削除する（Ｓ８５）。さらにＣＰＵ２０は、データを削除した文書ファイルのファイル名を記載した回収済通知を、この文書ファイルの情報の送信元である閲覧端末１に送信する（Ｓ８６）。一方、回収期限を超えていない場合と（Ｓ８１：ＮＯ）、回収期限を超えており、且つ、回収部数が、回収必要部数にも印刷部数にも達していない場合には（Ｓ８０：ＮＯ→Ｓ８１：ＮＯ→Ｓ８２：ＮＯ）、ＣＰＵ２０は、回収管理リストに記憶されているすべての文書ファイルについて、処理が終了したか否かを判断する（Ｓ８３）。そして、未処理のファイルがあれば（Ｓ８３：ＮＯ）、次のファイルが選択され（Ｓ８４）、全ファイルの処理が終了するまで（Ｓ８３：ＹＥＳ）、前述のようにＳ７８〜Ｓ８４の処理が繰り返される。
【００７７】
このようにして、複合機２では、閲覧端末１やその他の閲覧端末が接続されるたびに、回収部数情報や回収管理リストが最新の状態に更新され、別途シュレッダ３から転送される回収済みの文書の情報と照合されることにより、回収状況が更新される。そして、回収期限を過ぎても回収されていない文書があれば、その文書の印刷の指示が行なわれた閲覧端末に対して警告メッセージが送信される。
【００７８】
次に、図１８を参照して、シュレッダ３で行われる処理について説明する。図１８は、文書廃棄処理のフローチャートである。この処理は、機密文書がシュレッダ３において廃棄される際、文書に印刷されたバーコードを読み取って、複合機２に転送する処理であり、ＲＯＭ３１に記憶されたプログラムに従って、ＣＰＵ３０が実行する。
【００７９】
まず、ユーザが、細断する文書の1ページを、シュレッダ３の投入口の上流側に設けられたスキャナ部３４に対向させて配置すると、スキャナ部３４によってページのスキャンが行われ、読み取られた画像がＲＡＭ３２に記憶される（Ｓ９１）。続いてＣＰＵ３０は、読み取られたページの画像中にバーコードが存在するか否かを判断する（Ｓ９２）。バーコードがないと判断された場合は、シュレッダ部３３のカッタを駆動することにより細断が行われる（Ｓ９５）。一方、バーコードがあると判断された場合には（Ｓ９２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、バーコードを読取り（Ｓ９３）、バーコードに対応する識別コードをＲＡＭ３２に記憶させた後で（Ｓ９４）、シュレッダ部３３によって細断を行う（Ｓ９５）。その後、ＣＰＵ３０は、操作キー３５からの指示入力があったか否かに基づいて、細断が終了したか否かを判断し（Ｓ９６）、終了の指示がなければ（Ｓ９６：ＮＯ）、次ページの処理に移り（Ｓ９７）、前述のＳ９１〜Ｓ９６の処理を繰り返す。すべてのページの細断が終了すると（Ｓ９６：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、ＲＡＭ３２に記憶された識別コードがあれば（Ｓ９８：ＹＥＳ）、複合機２に記憶されていた識別コードをすべて送信し（Ｓ９９）、ＲＡＭ３２の記憶エリアをクリアして（Ｓ１００）、処理を終了する。一方、ＲＡＭ３２に記憶された識別コードがない場合には（Ｓ９８：ＮＯ）、そのまま処理を終了する。
【００８０】
このようにして、シュレッダ３では、細断される文書にバーコードが印刷されている場合には、スキャナ部３４によってバーコードを読み取ることにより、回収され、廃棄される文書の識別コードが特定され、複合機２に転送される。
【００８１】
以上に説明したように、本実施形態に係る印刷文書管理システム１００では、閲覧端末１に記憶された文書について、機密文書の指定がなされ、印刷部数情報が設定されると、その文書の部数およびページ毎に異なる識別コードを対応付けた印刷管理リストが作成される。そして、機密文書の印刷が指示されると、識別コードに対応するバーコードが付加された印刷データが作成されてプリンタ４に送信され、プリンタ４では、機密文書のヘッダ部分に、バーコードがあわせて印刷される。また、閲覧端末１が管理装置である複合機２に接続されると、閲覧端末１から複合機２へ印刷管理リストが送信される。一方、シュレッダ３では、機密文書にあわせて印刷されたバーコードを細断前に読み取り、対応する識別コードを複合機２に送信する。複合機２では、閲覧端末１から送信された印刷管理リストとシュレッダ３から送信された識別コードを基に、印刷された機密文書の回収状況が把握され、回収期限を経過しても所定の部数が回収されない場合には、閲覧端末１に対して警告通知を行う。このように、本実施形態に係る印刷文書管理システム１００によれば、管理装置である複合機２とは異なるプリンタ４で印刷が実行された機密文書の回収状況を適切に把握し、管理することができる。
【００８２】
また、閲覧端末１は、外部機器に接続された際、その外部機器の識別コードが自己の管理装置である複合機２の管理装置ＩＤと一致する場合にのみ、接続された外部機器を複合機２だと認識して、印刷された機密文書の識別コードを記憶した印刷管理リストを送信する。すなわち、閲覧端末１の印刷管理リストは、複合機２以外には送信されない。したがって、複合機２では、閲覧端末１で印刷指示がされた機密文書の回収状況を一元的に把握することが可能となる。また、閲覧端末１が複合機２に接続されるたびに最新の印刷管理リストが送信されるので、複合機２では、最新かつ正確な閲覧端末１の印刷指示状況を把握することができる。
【００８３】
また、本実施形態に係る印刷文書管理システム１００では、回収後にシュレッダ３で廃棄された機密文書の識別コードが複合機２に送信され、複合機２において印刷された機密文書の回収状況の管理が行われる。すなわち、管理装置である複合機２とは異なる装置で機密文書の回収確認がされた場合にも、複合機２で回収状況を適切に把握し、管理することができる。よって、例えば、シュレッダ３が複合機２から離れた場所にある場合でも、ユーザはわざわざ複合機２まで回収状況の更新に出向く必要がない。
【００８４】
本実施形態では、印刷文書管理システム１００が、本発明の「印刷コンテンツ管理システム」に相当し、閲覧端末１が「端末機器」に相当し、プリンタ４が「印刷装置」に相当し、複合機２が「管理装置」に相当し、シュレッダ３が「読取り装置」に相当する。また、閲覧端末１のメモリカード１９０のコンテンツ情報記憶エリア１９１が、「コンテンツ記憶手段」に相当する。ＥＥＰＲＯＭ１３の印刷管理リスト記憶エリア１３４が「対応情報記憶手段」に相当し、印刷管理リストに記憶された識別コードが「印刷媒体識別情報」に相当し、印刷管理リストが「対応情報」に相当する。ＥＥＰＲＯＭ１３の管理装置ＩＤ記憶エリア１３２が「管理装置情報記憶手段」に相当し、印刷部数情報記憶エリア１３３が、「回収必要部数記憶手段」および「回収期限記憶手段」に相当する。また、図１３のＳ１１およびＳ２０の処理を行う閲覧端末１のＣＰＵ１０が、それぞれ端末機器の「印刷指示受付手段」および「第一送信手段」に相当する。図１４のＳ３３の処理を行うＣＰＵ１０が、端末機器の「第二送信手段」に相当する。また、図１７のＳ７１の処理を行う複合機２のＣＰＵ２０が、「印刷媒体識別情報取得手段」に相当し、ＥＥＰＲＯＭ２３の識別コード記憶エリア２３２が、「取得識別情報記憶手段」に相当する。図１５のＳ４５および図１７のＳ７３の処理を行うＣＰＵ２０が、「回収判断手段」に相当する。図１６のＳ４５〜Ｓ５３および図１７のＳ７３〜Ｓ７９の処理を行うＣＰＵ２０が、「回収部数算出手段」に相当する。図１６のＳ５４および図１７のＳ８０の処理を行うＣＰＵ２０が、「回収部数判断手段」に相当する。図１６のＳ５６の処理を行うＣＰＵ２０が、「期限判断手段」に相当する。図１６のＳ５７の処理を行うＣＰＵ２０が、「警告情報出力手段」に相当する。また、シュレッダ３のスキャナ部３４が、読取り装置の「読取り手段」に相当し、図１８のＳ９９の処理を行うシュレッダ３のＣＰＵ３０が、「第三送信手段」に相当する。さらに、プリンタ４の記録部４３が、「印刷手段」および「印刷媒体識別情報付加手段」に相当する。
【００８５】
なお、前述の実施形態に示される印刷文書管理システムの構成は例示であり、本発明は各種の変形が可能なことはいうまでもない。例えば、前述の実施形態では、説明の便宜上、携帯型の閲覧端末１を持ち運び、社外のプリンタ４で印刷を行うものとして説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。閲覧端末１の代わりに、管理装置および印刷装置に接続可能なＰＣ等の端末機器を採用することができる。また、プリンタ４も特に社外に設置されていることを限定するものではなく、複合機２およびシュレッダ３と同一社内に設置されていても構わない。
【００８６】
また、前述の実施形態では、印刷部数情報の設定は、閲覧端末１において行われていたが、この場合に限定されるものではない。例えば、ユーザが印刷対象とする文書を作成したＰＣであわせて印刷部数情報を設定し、ＬＡＮを介してＰＣを閲覧端末１に接続して、ＰＣから閲覧端末１へ印刷部数情報を転送してもよい。
【００８７】
また、前述の実施形態では、印刷機能やスキャナ機能を有する複合機２を管理装置として、ここで機密文書の印刷状況や回収状況を管理していたが、管理装置は必ずしも複合機２とする必要はない。例えば、汎用のコンピュータ装置であるＰＣを管理サーバとして用い、印刷部数情報や識別コードを閲覧端末１からＰＣに転送して管理する形態としてもよい。
【００８８】
また、前述の実施形態では、識別コードをバーコードに変換して文書とともに印刷し、シュレッダ３のスキャナ部３４でバーコードを読み取ることにより、回収されたページを認識していた。しかしながら、文書に識別コードが認識できるように付加されていればよく、その方法はバーコード印刷に限られるものではない。例えば、二次元コードを採用してもよいし、識別コードの数字をそのまま印刷しても構わない。また、プリンタ４に周知のタグリーダ／ライタを設け、記録部４３によって周知の無線タグを貼付した用紙（印刷媒体）に機密文書を印刷するとともに、タグリーダ／ライタによって無線タグに機密文書の識別コードを書き込んでもよい。そして、シュレッダ３にもタグリーダ／ライタを設け、無線タグから識別コードを読み取ることにより、回収されたページを識別することができる。この場合は、プリンタ４に設けられたタグリーダ／ライタが、本発明の「印刷媒体識別情報付加手段」に相当し、シュレッダ３に設けられたタグリーダ／ライタが、本発明の「読取り装置」の「読取り手段」に相当する。
【００８９】
さらに、前述の実施形態では、スキャナ付のシュレッダ３によって、機密文書の回収確認および廃棄（細断）をあわせて行っていたが、両者を必ずしも同時に行う必要はない。例えば、機密文書を廃棄する必要はなく、回収のみできればよい場合には、複合機２のスキャナ部２４でページをスキャンし、バーコードを読み取って回収したページを識別することにより、回収の確認を行ってもよい。この場合、印刷された機密文書が回収されたことの確認作業と回収状況の管理とが同一装置で行えるため、システム構成を簡略化できる。なお、この場合、複合機２のスキャナ部２４が、本発明の「管理装置」の「読取り手段」に相当する。
【００９０】
また、前述の実施形態では、同一の機密文書について、印刷される部数やページ数が複数の場合に、部数およびページ毎に異なる識別コードが付与されていた。しかしながら、必ずしもこのようにする必要はなく、例えば、同一の機密文書であれば、部数およびページ数に関係なく、すべて同一の識別コードを用いてもよい。この場合、同一のバーコードが読み取られた回数を、回収された部数およびページ数に対応するものと判断すればよい。この場合、多数の識別コードを生成する必要がないため、処理が簡単である。特に、前述の実施形態のように、シュレッダ３により機密文書の回収確認とともに細断が行われる場合には好適である。一方、複合機２で回収された機密文書のページのスキャンが行われ、シュレッダ３で別途細断が行われるような場合、印刷された複数の部数のうち何部が回収されたのかが判別できない。例えば、２部印刷されたうちの１部だけを回収し、そのページを２度スキャンすれば、２部回収がなされたと誤認される可能性がある。そこで、このような場合には、前述の実施形態のように部数およびページ毎に異なる識別コードを付加して印刷しておくことにより、ページのスキャンと廃棄を別個に行う場合でも、確実に機密文書の回収管理を行うことができる。
【００９１】
また、前述の実施形態では、閲覧端末毎に予め定められた管理装置に対してのみ印刷管理リストを送信していた。しかし、必ずしも１つの管理装置を定める必要はない。例えば、識別コードを読取り可能な装置（例えば、複合機２）で回収確認を行う時にあわせて閲覧端末１から印刷管理リストを送信し、その都度回収状況を管理する形態としてもよい。
【００９２】
また、前述の実施形態では、回収期限が経過しても回収必要部数が回収されていない機密文書については、その機密文書の印刷指示が行われた閲覧端末１に対して警告メッセージをが送信されていた。しかしながら、警告情報は必ずしも閲覧端末１に通知する必要はなく、例えば、閲覧端末１が複合機２に接続されている間に、複合機２のＬＣＤ２７に警告メッセージを表示させてもよい。あるいは、複合機２または閲覧端末１にスピーカを設け、スピーカから音声によって警告を報知してもよい。
【００９３】
また、機密文書の識別コードに、印刷を行ったプリンタ（例えばプリンタ４）を特定する情報も含むようにすれば、複数の異なる場所で複数部数の印刷を行った場合に、どのプリンタで印刷した文書が回収されていないのかを警告時にあわせて報知することができる。この場合、ユーザは、より確実に機密文書の回収を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００９４】
【図１】印刷文書管理システム１００の概略を示すシステム構成図である。
【図２】閲覧端末１の電気的構成を示すブロック図である。
【図３】ＥＥＰＲＯＭ１３の記憶エリアの説明図である。
【図４】印刷部数情報の説明図である。
【図５】印刷管理リストの説明図である。
【図６】複合機２の電気的構成を示すブロック図である。
【図７】ＥＥＰＲＯＭ２３の記憶エリアの説明図である。
【図８】回収部数情報の説明図である。
【図９】回収管理リストの説明図である。
【図１０】シュレッダ３の電気的構成を示すブロック図である。
【図１１】プリンタ４の電気的構成を示すブロック図である。
【図１２】機密文書指定処理のフローチャートである。
【図１３】印刷処理のフローチャートである。
【図１４】複合機接続時処理のフローチャートである。
【図１５】端末接続時処理のフローチャートである。
【図１６】端末接続時処理のフローチャートであって、図１５の続きである。
【図１７】識別コード受信処理のフローチャートである。
【図１８】文書廃棄処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００９５】
１００  印刷文書管理システム
１      閲覧端末
１０      ＣＰＵ
１９０  メモリカード
１９１  コンテンツ情報記憶エリア
１３    ＥＥＰＲＯＭ
１３２  管理装置ＩＤ記憶エリア
１３３  印刷部数情報記憶エリア
１３４  印刷管理リスト記憶エリア
２      複合機
２０    ＣＰＵ
３      シュレッダ
３０    ＣＰＵ
４      プリンタ
４０    ＣＰＵ
４３    記録部
【図１】
2009077107.tif 000003
【図２】
2009077107.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2009077107.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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