(57)【要約】【課題】配信済みの機密ファイルの利用レベルを変更又は削除し得ると共に、復号化されたファイル本体の二次利用の制限を可能にした機密ファイル管理システムを提供する。【解決手段】機密ファイル４００を管理する管理サーバ２００と、ネットワーク３００を介して管理サーバ２００に接続した状態で機密ファイルを復号化して利用する利用者の端末装置１１０とを備え、管理サーバ２００が、機密ファイルの利用の際に端末装置がアクセスしてきたとき当該機密ファイルに関する利用レベル情報を端末機器に送信する管理部２３０を備え、端末装置が、機密ファイルを読み込んだとき接続先情報に基づき管理サーバ２００から機密ファイルに関する利用レベル情報４３１を取得しこの利用レベル情報に基づいて機密ファイルの利用を許可して機密ファイルのファイル本体を復号化し機密ファイル及び復号化されたファイル本体の利用レベルを越えた利用を禁止する。【選択図】図１
2009265854.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル識別情報及び暗号化したファイル本体を含む機密ファイルに関する利用レベル情報を管理する管理サーバと、ネットワークを介して上記管理サーバに接続された状態で機密ファイルを復号化して利用する利用者の端末装置と、を備えた、機密ファイル管理システムであって、
上記管理サーバが、上記機密ファイルの利用のために、上記端末装置がアクセスしてきたとき当該機密ファイルに含まれるファイル識別情報の接続先情報に基づいて当該機密ファイルに関する利用レベル情報をネットワークを介して当該端末機器に送信する管理部を備えており、
上記端末装置が、上記機密ファイルを使用しようとしたとき当該機密ファイルのファイル識別情報を抽出して上記ファイル識別情報に含まれる接続先情報に基づいてネットワークを介して上記管理サーバから当該機密ファイルに関する利用レベル情報を取得し、この利用レベル情報に基づいて当該機密ファイルの利用を許可して当該機密ファイルのファイル本体を復号化し、また当該機密ファイルの利用レベルを越えた利用を禁止する
ことを特徴とする、機密ファイル管理システム。
【請求項２】
ファイル識別情報及び暗号化したファイル本体を含む機密ファイルに関する利用レベル情報を管理する管理サーバと、ネットワークを介して上記管理サーバに接続された状態で機密ファイルを復号化して利用する利用者の端末装置とを備えた機密ファイル管理システムであって、
上記管理サーバが、上記機密ファイルの利用のために、上記端末装置がアクセスしてきたとき当該機密ファイルに含まれるファイル識別情報の接続先情報に基づいて当該機密ファイルに関する利用レベル情報をネットワークを介して当該端末機器に送信する管理部を備えており、
上記端末装置が、上記機密ファイルを読み込んだとき当該機密ファイルのファイル識別情報を抽出して上記ファイル識別情報に含まれる接続先情報に基づいてネットワークを介して上記管理サーバから当該機密ファイルに関する利用レベル情報を取得し、この利用レベル情報に基づいて当該機密ファイルの利用を許可して当該機密ファイルのファイル本体を復号化し、また当該機密ファイルの利用レベルを越えた利用を禁止する
ことを特徴とする、機密ファイル管理システム。
【請求項３】
前記管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関する機密化情報を動的に変更することを特徴とする、請求項１または２に記載の機密ファイル管理システム。
【請求項４】
前記管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報を自動削除に設定し、
前記端末装置が、利用レベル情報が自動削除に設定された機密ファイルの利用に関してネットワークを介して前記管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを削除することを特徴とする、請求項３に記載の機密ファイル管理システム。
【請求項５】
個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報が使用期限を含んでおり、
前記端末装置が、利用レベル情報の使用期限を経過した機密ファイルの利用に関してネットワークを介して前記管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを機密解除して利用を許可することを特徴とする、請求項１から４の何れかに記載の機密ファイル管理システム。
【請求項６】
前記端末装置が、前記管理サーバの存在を前提とする専用アプリケーションによってのみ機密ファイルを利用することができることを特徴とする、請求項１から５の何れかに記載の機密ファイル管理システム。
【請求項７】
前記端末装置が、利用許可された機密ファイルに関して利用許可により復号化されたファイル内容の二次利用を禁止することを特徴とする、請求項１から６の何れかに記載の機密ファイル管理システム。
【請求項８】
前記端末装置が、当該機密ファイルのファイル識別情報に基づいて前記管理サーバにアクセスする際に利用者識別情報または端末識別情報を送信し、
前記管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関してそれぞれ利用者または端末装置毎に利用レベル情報を設定しておき、前記端末装置からネットワークを介して送信された利用者識別情報または端末識別情報に基づいて、対応する利用レベル情報をネットワークを介して当該端末装置に送信することを特徴とする、請求項１から７の何れかに記載の機密ファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、配信した機密ファイルを管理するための機密ファイル管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、機密ファイルは暗号化した状態のファイルを、例えば電子メール送信により、あるいはネットワークを介してのサーバからのダウンロードにより、さらには記録媒体に記録して配布されることにより、配信される。
【０００３】
このようにして配布された機密ファイルは、利用者によって別途入手したパスワード等を利用して復号化されて、閲覧，使用等の形態で利用され、また必要に応じて変更することができる。これにより、機密ファイルは、暗号化されて機密性を保持した状態で配布され、配布後は利用者によって復号化された状態で利用することができる。
【０００４】
また、利用者毎に機密性の範囲を設定しておくことで、個々の利用者に許可された利用レベルに基づいて復号化を部分的に行なったり、あるいは使用期限等を設けて利用者毎に内容的及び時間的な利用制限を行なうことも可能である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、このような機密ファイルにおいては、一旦配布された機密ファイルが復号化された後は復号化ファイルは機密化されていない一般的なファイルと同様に、変更，保存，複写等の二次利用を自由に行なうことができる。従って、機密ファイルの配信側では、一旦復号化されたファイルに関して管理を行なうことは不可能である。このため、復号化ファイルの外部への持ち出しが自由に行なわれ得るので、機密性を保持することが困難になってしまう。
【０００６】
また、機密ファイルの配信側が、機密ファイルの配布後に利用者の利用レベルを変更したい場合であっても、一旦配信したファイルに対してはこのような変更を行なうことは不可能であった。さらに、機密ファイルの配信側が、機密ファイルの配布後に当該機密ファイルの削除を行ないたい場合であっても、一旦配信したファイルについては当該ファイルの削除は利用者の手に委ねられており、配信側が当該ファイルを削除することは不可能であった。
【０００７】
本発明は、以上の点に鑑み、配信済みの機密ファイルの利用レベルを変更しまたは削除することができると共に、二次利用の制限を可能にした機密ファイル管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、本発明の第一の構成は、ファイル識別情報及び暗号化したファイル本体を含む機密ファイルを提供すると共に、機密ファイルに関する利用レベル情報を管理する管理サーバと、ネットワークを介して管理サーバに接続された状態で管理サーバから提供された機密ファイルを復号化して利用する利用者の端末装置と、を備えた機密ファイル管理システムであって、管理サーバが、機密ファイルの利用のために、端末装置がアクセスしてきたとき当該機密ファイルに含まれるファイル識別情報の接続先情報に基づいて当該機密ファイルに関する機密化情報をネットワークを介して当該端末機器に送信する管理部を備えており、端末装置が、機密ファイルを使用しようとしたとき当該機密ファイルのファイル識別情報を抽出してファイル識別情報に含まれる接続先情報に基づいてネットワークを介して管理サーバから当該機密ファイルに関する利用レベル情報を取得し、この利用レベル情報に基づいて当該機密ファイルの利用を許可して当該機密ファイルのファイル本体を復号化し、また当該機密ファイルの利用レベルを越えた利用を禁止することを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の第二の構成は、ファイル識別情報及び暗号化したファイル本体を含む機密ファイルに関する利用レベル情報を管理する管理サーバと、ネットワークを介して管理サーバに接続された状態で管理サーバから提供された機密ファイルを復号化して利用する利用者の端末装置と、を備えた機密ファイル管理システムであって、管理サーバが、機密ファイルの利用のために、端末装置がアクセスしてきたとき当該機密ファイルに含まれるファイル識別情報の接続先情報に基づいて当該機密ファイルに関する機密化情報をネットワークを介して当該端末機器に送信する管理部を備えており、端末装置が、機密ファイルを使用しようとしたとき、当該機密ファイルのファイル識別情報を抽出してファイル識別情報に含まれる接続先情報に基づいてネットワークを介して管理サーバから当該機密ファイルに関する利用レベル情報を取得し、この利用レベル情報に基づいて当該機密ファイルの利用を許可して当該機密ファイルのファイル本体を復号化し、また当該機密ファイルの利用レベルを越えた利用を禁止することを特徴とする。
【００１０】
上記構成において、管理サーバの管理部は、好ましくは、個々の機密ファイルに関する機密化情報を動的に変更する。管理部への機密化情報の変更は当該機密ファイル管理システムの管理者もしくは機密ファイルの作成者を想定している。
【００１１】
好ましくは、管理サーバの管理部は、個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報を自動削除に設定し、端末装置は、利用レベル情報が自動削除に設定された機密ファイルの利用に関して、ネットワークを介して管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを削除する。
【００１２】
好ましくは、個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報が使用期限を含んでおり、端末装置は、利用レベル情報の使用期限を経過した機密ファイルの利用に関して、ネットワークを介して管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを機密解除して利用を許可する。
【００１３】
本発明による機密ファイル管理システムは、好ましくは、端末装置が、前記管理サーバの存在を前提とする専用アプリケーションによってのみ機密ファイルを利用することができる。
【００１４】
端末装置は、好ましくは、利用許可された機密ファイルに関して利用許可により復号化されたファイル内容の二次利用を禁止する。
【００１５】
本発明による機密ファイル管理システムは、好ましくは、端末装置が、当該機密ファイルのファイル識別情報に基づいて管理サーバにアクセスする際に利用者識別情報または端末識別情報を送信し、管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関してそれぞれ利用者または端末装置毎に利用レベル情報を設定しておき、端末装置からネットワークを介して送信された利用者識別情報または端末識別情報に基づいて、対応する利用レベル情報をネットワークを介して当該端末装置に送信する。
【００１６】
上記構成によれば、配布済みの機密ファイルの利用の都度、利用者の端末機器はネットワークを介して管理サーバにアクセスして利用レベル情報を取得し、端末機器はこの利用レベル情報に基づいて当該機密ファイルの利用を許可して当該機密ファイルのファイル本体を復号化し、あるいは当該機密ファイルの利用レベルを越えた利用を禁止する。
【００１７】
これにより、機密ファイルの配布側は、当該機密ファイルを開こうとするたびに、端末機器がネットワークを介して管理サーバにアクセスして利用レベル情報を問い合わせることになるので、既に配布されている機密ファイルに関してその利用を常にコントロールすることができる。
【００１８】
管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関する機密化情報を動的に変更する場合には、例えば配布後に機密性の必要がなくなった機密ファイルについては使用期限を廃したり、変更・保存を許可したりして、動的に利用レベル情報を変更することができる。これにより、利用者の端末機器がその後当該機密ファイルを開こうとしたとき、使用期限により利用を制限されることがなく、またその変更や保存を行なうことが可能になる。
【００１９】
管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報を自動削除に設定し、端末装置が、利用レベル情報が自動削除に設定された機密ファイルの利用に関してネットワークを介して管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを削除する場合には、例えば配布の必要性がなくなった機密ファイルに自動削除を設定することにより、利用者の端末機器がその後当該機密ファイルを開こうとしたとき、当該機密ファイルが強制的に自動削除される。
【００２０】
個々の機密ファイルに関する機密化情報の利用レベル情報が使用期限を含んでおり、端末装置が、利用レベル情報の使用期限を経過した機密ファイルの利用に関してネットワークを介して管理サーバにアクセスしたとき当該機密ファイルを機密解除して利用を許可する場合には、例えば発表前の商品に関する情報等を含んだ機密ファイルに関して当該商品の発表以降に使用可能な設定しておけば、当該商品の発表後は当該機密ファイルを自由に利用することが可能になる。
【００２１】
端末装置が、管理サーバの存在を前提とする専用アプリケーションによってのみ機密ファイルを利用することができる場合には、利用レベル情報に基づく利用制限により、既存のアプリケーションに用意されているコマンドだけでなく、よりきめ細かい利用制限を実現することができる。
【００２２】
端末装置が、利用許可された機密ファイルに関して利用許可により復号化されたファイル内容の二次利用を禁止する場合には、復号化された機密性ファイルの二次利用を効果的に禁止することができ、不用意にネットワークを介して不特定多数の端末機器に配布されてしまうようなことがない。
【００２３】
端末装置が、当該機密ファイルのファイル識別情報に基づいて管理サーバにアクセスする際に利用者識別情報又は端末識別情報を送信し、管理サーバの管理部が、個々の機密ファイルに関してそれぞれ利用者または端末装置毎に利用レベル情報を設定しておき、端末装置からネットワークを介して送信された利用者識別情報または端末識別情報に基づいて、対応する利用レベル情報をネットワークを介して当該端末装置に送信する場合には、利用者毎または端末機器毎に利用レベル情報を設定することで、適切な利用者のみが当該機密ファイルを利用することができる。
【００２４】
このようにして、本発明によれば、利用者が端末機器で機密ファイルを開こうとしたときに、端末機器がその都度ネットワークを介して管理サーバにアクセスし、その時点での当該機密ファイルの当該利用者による利用レベル情報を取得してこの利用レベル情報に従って当該利用者による機密ファイルの利用を許可する。
【００２５】
従って、機密ファイルの配布側が、配布後の機密ファイルの利用を制限すると共に、復号化した状態での外部持ち出しを含む二次利用を禁止する等、機密性保持についてコントロールすることが可能となる。
【００２６】
さらに、機密ファイルの配布後においても、管理サーバの管理部が、いつでも利用レベル情報を動的に変更することができるので、よりきめ細かいファイル管理を行なうことが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、図面に示した実施形態に基づいて本発明を詳細に説明する。図１は、本発明による機密ファイル管理システムの一実施形態の構成を示している。
【００２８】
図１において、機密ファイル管理システム１０は、機密ファイル作成者１００と、機密ファイル利用者１０２と、管理サーバ２００と、ネットワーク３００と、から構成されている。なお、図１では、機密ファイル作成者１００と機密ファイル利用者１０２は一つだけ図示されているが、一つに限定されるものではない。
【００２９】
ネットワーク３００は、管理サーバ２００と各利用者１００の端末機器１１０との間を相互に接続する社内ＬＡＮ、インターネット，アナログ及びデジタルの携帯電話を含む一般公衆回線網あるいは専用回線網，無線ＬＡＮ等のネットワーク、具体的には例えばＴＣＰ／ＩＰ等の所定のプロトコル環境下のネットワークである。
【００３０】
利用者１００は、端末機器１１０により管理サーバ２００にアクセスして機密ファイルを利用しようとする者であって、ネットワーク３００を介して管理サーバ２００にアクセスすることができる。ここで、端末機器１１０としては、パーソナルコンピュータや携帯電話，ＰＨＳを含む各種情報端末機器を使用することができる。
【００３１】
端末機器１１０は、図示しない本体及び表示部に加えて、ネットワーク３００に接続するための通信部１２０及び記憶部１３０を備えている。
【００３２】
機密ファイル作成者１１０は、管理サーバ２００の存在を前提とする専用アプリケーション１４０を使用して、端末機器１１０上で任意の電子ファイルに対して後述する機密ファイル４００を作成し、メールに添付して記憶部１３０に保存したり、通信部１２０を介してメール等の手段で機密ファイル４００をネットワーク経由で社内外に配布することができる。機密ファイル４００が新規作成される際に管理サーバ２００の記憶部にファイル識別情報４２０と当該機密ファイル４００に設定された利用レベル４３０が格納保存される。
【００３３】
ここで、上述した機密ファイル４００は、暗号化されたファイル本体４１０と、ファイル識別情報４２０から構成されている。ファイル本体４１０は、例えば文書，画像，音声，動画等のファイルである。
【００３４】
ファイル識別情報４２０は、当該機密ファイル４００を特定するための固有のファイルＩＤ番号４２１と、当該機密ファイル４００に関する利用レベル情報格納保存先となる管理サーバ２００のサーバドレス４２２と、から構成されている。
【００３５】
利用レベル情報格納保存先サーバドレス４２２は、当該機密ファイル４００に関して管理サーバ２００側に保存されている利用レベル情報４３０（後述）の保存先を特定するものである。
【００３６】
従って、一つの機密ファイル４００は、暗号化されたファイル本体４１０と、ファイル本体４１０と一体に配布されるファイル識別情報４２０と、から構成されている。
【００３７】
また、端末機器１１０は、機密ファイル４００を利用するための専用アプリケーション１４０がインストールされており、この専用アプリケーション１４０により、利用したい機密ファイル４００を開くことができる。
【００３８】
その際、端末機器１１０は、当該機密ファイル４００を開く際にファイル識別情報４２０の利用レベル情報格納保存先サーバドレス４２２に基づいてこの専用アプリケーション１４０により通信部１２０からネットワーク３００を介して管理サーバ２００にアクセスし、利用者識別情報１０１，ファイル識別情報４２０を送信することで当該機密ファイル４００に対応する利用レベル情報４３０を取得する。
そして、端末機器１１０は、その専用アプリケーション１４０により、利用レベル情報４３０に基づいて当該機密ファイル４００を開く。
【００３９】
これにより、機密ファイル利用者１０２は、端末機器１１０において、専用アプリケーション１４０によって利用レベル情報４３０により許可された範囲で当該機密ファイル４００を利用することができる。
【００４０】
なお、上述した専用アプリケーション１４０は、端末機器１１０がネットワーク３００に接続され、管理サーバ２００にアクセス可能な状態にあることを前提としている。
【００４１】
このため、端末機器１１０は、ネットワーク３００に接続されない状態で機密ファイル４００を開こうとすると、例えばネットワーク３００に接続されていない旨のメッセージを表示部に表示して処理を終了する。
【００４２】
さらに、端末機器１１０上において、機密ファイル利用者１０２が機密ファイル４００の使用の際には、専用アプリケーション１４０を使用してネットワーク３００を介して管理サーバ２００にアクセスして利用者識別情報１０１によりログインする。
【００４３】
そして、端末機器１１０は、配信部２４０から送信されてくる機密ファイル４００のダウンロード可能な配信リスト２４１を受信し、この配信リスト２４１の中からダウンロードしたい機密ファイル４００を指定するファイル指定情報１０２をネットワーク３００を介して管理サーバ２００に送信し、当該機密ファイル４００をダウンロードする。
【００４４】
管理サーバ２００は、適宜の箇所に設けられたワークステーション，サーバ等の情報処理装置から構成されており、通信部２１０と、記憶部２２０と、管理部２３０と、配信部２４０と、を有している。
【００４５】
なお、管理サーバ２００での処理は、プログラムに制御されたサーバ，ワークステーション等のコンピュータにより実行され、記録手段や媒体としては、例えばリレーショナルデータベース,磁気ディスク，半導体メモリ，その他の任意のコンピュータで読み取り可能なものが使用される。
【００４６】
また、記憶部２２０，管理部２３０，配信部２４０は、それぞれ別体のサーバとして構成され、互いに構内ネットワーク等のＬＡＮにより接続されていてもよい。
【００４７】
上記通信部２１０は、ネットワーク３００を介して機密ファイル作成者１００が機密ファイル４００を作成する際に端末装置１１０から送られてくる利用者識別情報１０１及びファイル識別情報４２０を受信したとき、これらの利用者識別情報１０１及びファイル識別情報４２０を、管理部２００を経由して記憶部２２０に登録する。
【００４８】
また、上記通信部２１０は、ネットワーク３００を介して機密ファイル利用者１０２が機密ファイル４００を使用する際に端末装置１１０から利用者識別情報１０１とファイル識別情報４２０を受信する。
【００４９】
管理サーバ２００の管理部２３０は、通信部２１０から利用者識別情報１０１及びファイル識別情報４２０を受け取ったとき、ファイル識別情報４２０からファイルＩＤ番号４２１を取得し、そのファイルＩＤ番号４２１に対して特定される利用レベル情報４３０を読み出して、この利用レベル情報４３０から利用者識別情報１０１により当該利用者１００に対応する利用レベル情報４３１を抽出して、通信部２１０からネットワーク３００を介して機密ファイル利用者１０２の端末機器１１０に送信する。
【００５０】
ここで、利用レベル情報４３０は、前もって設定された機密ファイル利用者１０２毎の利用レベル情報４３１の集合であって、個々の利用レベル情報４３１は、例えば使用可否，変更・保存可否，使用期限，使用回数，自動削除等を規定している。
そして、利用レベル情報４３０は、一旦記憶部２２０に登録した後にいつでも管理サーバ２００の管理部２３０により機密ファイルシステム１０の管理者１１によってもしくは機密ファイル作成者１００が専用アプリケーション１４０を経由して、動的に変更することが可能である。
【００５１】
即ち、管理サーバ２００の管理部２３０は、個々の機密ファイル４００に関してその利用レベル情報４３０を一括してあるいは利用者１００毎又は利用者グループ毎の利用レベル情報４３１を個別に変更することができる。例えば、利用レベルとして、使用可否，変更・保存可否，使用期限，使用回数，自動削除等に関していつでも変更可能である。
【００５２】
これにより、管理サーバ２００の管理部２３０は、一旦配布した機密ファイル４００について、後から使用期限を変更したりあるいは自動削除に設定したり、又は利用制限を撤廃して全面的に公開することも可能である。
【００５３】
機密ファイル作成者１００が、専用アプリケーション１４０を使用して上述した機密ファイル４００を作製する際に、ファイル本体４１０を暗号化すると共に、固有のファイルＩＤ番号４２１と、この機密ファイル４００に対応した利用レベル情報が格納される管理サーバ２００のサーバドレスとして利用レベル情報格納保存先サーバドレス４２２とを生成し、これらのファイルＩＤ番号４２１及び機密化情報格納保存先サーバドレス４２２から成るファイル識別情報４２０を作成する。
【００５４】
同時に、機密ファイル作成者１００は、専用アプリケーション１４０を使用して、当該機密ファイル４００に関して機密ファイル利用者１０２毎にあるいは利用者グループ毎に利用レベルを設定して、利用レベル情報４３０を作成する。専用アプリケーション１４０はこの利用レベル情報４３０をファイルＩＤ番号４２１と関連付けて管理サーバ２００の記憶部２２０に登録する。
【００５５】
次に、本発明の実施形態による機密ファイル管理システム１０の動作について、図２〜図３のフローチャートを参照して説明する。
図２は機密ファイル作成者１００が機密ファイルを作成する場合の作業を示している。図２において、まずステップＳＴ１にて、機密ファイル作成者１００が端末機器１１０上で専用アプリケーション１４０を使用し、機密ファイル４００を作成する。
【００５６】
次にＳＴ２において、専用アプリケーション１４０は、当該機密ファイル４００に関して、機密ファイル利用者１０２毎にあるいは利用者グループ毎に設定された利用レベル情報４３０と、当該機密ファイル４００を特定するためのファイルＩＤ番号４２１を通信部２４０に送信する。ＳＴ３において、管理サーバ２００は通信部で受領した利用レベル情報４３０とファイルＩＤ番号４２１を関連付けた形態で記憶部２２０に登録する。
【００５７】
ステップＳＴ３において、管理サーバ２００の配信部２４０は、利用者識別情報１０１に基づいて、当該利用者１００に関してダウンロード可能な機密ファイル４００の配信リスト４０１を作成して、ステップＳＴ４において、この配信リスト４０１をネットワーク３００を介して利用者１００の端末機器１１０に対して送信する。
【００５８】
ステップＳＴ４において、作成者はメール等の手段で機密ファイル４００をネットワーク経由で社内外に配布することもできる。利用者１００は、配信リスト４０１を受け取ったら、ステップＳＴ５において、配信リスト４０１からダウンロードしたい機密ファイル４００を選択して、ステップＳＴ６にて、端末機器１１０が、選択した機密ファイル４００を指定するファイル指定情報１０２を生成し、ステップＳＴ７にて、このファイル指定情報１０２をネットワーク３００を介して管理サーバ２００に送信する。
【００５９】
これにより、管理サーバ２００の配信部２４０は、ステップＳＴ８にて、このファイル指定情報１０２で指定された機密ファイル４００を記憶部２２０から読み出して、ステップＳＴ９にて、通信部２１０からネットワーク３００を介して利用者１００の端末機器１１０に送信する。
以上で、機密ファイル４００のダウンロードが完了する。
【００６０】
図３は機密ファイル利用者１０２が機密ファイルを利用する場合の作業を示している。図３において、まずステップＳＴ５にて、機密ファイル利用者１００は端末機器１１０において専用アプリケーション１４０により機密ファイル４００を開く。
【００６１】
これにより、端末機器１１０は、ステップＳＴ６にて、この専用アプリケーション１４０により当該機密ファイル４００のファイル識別情報４２０を読み込んで、ファイル識別情報４２０に含まれる利用レベル情報格納保存先サーバドレス４２２に基づいて、ステップＳＴ７にて、ネットワーク３００を介して管理サーバ２００にアクセスし、ステップＳＴ８にて、利用者識別情報１０１及びファイル識別情報４２０を送信する。
【００６２】
これを受けて、管理サーバ２００の管理部２３０は、ステップＳＴ９にて、記憶部２２０から、ファイルＩＤ番号４２１に対応する機密ファイル４００の利用レベル情報４３０を読み出す。
【００６３】
続いて、管理サーバ２００の管理部２３０は、ステップＳＴ１０にて、この利用レベル情報４３０から当該利用者１００に関する利用レベル情報４３１を抽出して、ステップＳＴ１１にて、抽出した利用レベル情報４３１をネットワーク３００を介して利用者１００の端末機器１１０に対して送信する。
【００６４】
これにより、端末機器１１０は、ステップＳＴ１２にて、専用アプリケーション１４０によりネットワーク３００を介して送られて来る利用レベル情報４３１に基づいて当該機密ファイル４００のファイル本体４１０を復号化する。
そして、端末機器１１０は、ステップＳＴ１３にて、専用アプリケーション１４０により操作を制御された状態で復号されたファイル本体４１０の閲覧，編集，再生等の利用を行なう。
【００６５】
ここで、利用レベル情報４３１が変更・保存を許可している場合には、端末機器１１０は利用中のファイル本体４１０の編集等による変更や保存を行なうが、禁止されている場合にはこのような変更や保存を行なうことはできない。
【００６６】
さらに、利用レベル情報４３１がファイル本体４１０の二次利用を許可している場合には、端末機器１１０は利用中のファイル本体４１０の複写，移動や媒体への記録を行なうが、二次利用が禁止されている場合にはこのようなファイル本体４１０の複写，移動や媒体への記録を行なうことはできない。
【００６７】
また、専用アプリケーション１４０により、利用中のファイル本体４１０の外部への持ち出し、即ち復号化した状態での保存，別名保存や、クリップボード経由での別ファイルへのコピー・ペーストあるいは復号化した一次ファイルへのアクセスは一切禁止されている。
【００６８】
なお、端末機器１１０は、利用レベル情報４３１により使用不可または（使用期限，使用回数等の）使用制限外の場合には、専用アプリケーション１４０により当該機密ファイル４００を開かずに、好ましくはその旨を表示部に表示して処理を終了する。
【００６９】
また、端末機器１１０は、利用レベル情報４３１により自動削除が設定されている場合には、専用アプリケーション１４０により当該機密ファイル４００を端末機器１１０内から削除し、好ましくはその旨を表示部に表示して処理を終了する。
【００７０】
さらに、このようにして配布後に利用される機密ファイル４００は、管理サーバ２００の管理部２３０において利用レベル情報４３０，４３１が動的に変更されることによって、一旦配布した機密ファイル４００を使用制限したり削除することも可能となる。
【００７１】
このようにして、本発明実施形態による機密ファイル管理システム１０によれば、端末機器１１０で機密ファイルを開こうとしたときに、専用アプリケーション１４０がその都度ネットワーク３００を介して管理サーバ２００にアクセスして、その時点での当該機密ファイル４００の当該利用者１００による利用レベル情報４３０を取得し、この利用レベル情報４３０に従って、当該利用者１００による機密ファイル４００及びファイル本体４１０の利用を許可する。
【００７２】
従って、機密ファイル４００の配布側が、端末機器１１０にインストールされる専用アプリケーション１４０を介して、配布後の機密ファイル４００の利用を制限すると共に、復号化した状態でのファイル本体４１０の外部持ち出しを含む二次利用を禁止する等、機密性保持についてコントロールすることが可能となる。
【００７３】
さらに、機密ファイル４００の配布後においても、管理サーバ２００の管理部２３０がいつでも利用レベル情報４３０または４３１を動的に変更することができるので、よりきめ細かいファイル管理を行なうことが可能になる。
【産業上の利用可能性】
【００７４】
本発明はその趣旨を逸脱しない範囲において様々な形態で実施することができる。
【００７５】
例えば、上述した実施形態においては、機密ファイル４００及びファイル本体４１０の利用レベルの管理が、機密ファイル利用者１０２の固有の利用者識別情報１０１に基づいて行なわれているが、これに限らず、端末機器１１０の固有の端末識別情報１１１に基づいて、あるいは利用者識別情報１０１及び端末識別情報１１１に基づいて行なわれるようにしてもよい。
【００７６】
また、上述した実施形態においては、機密ファイル４００の利用のために、端末機器１１０に専用アプリケーション１４０をインストールしているが、これに限らず、例えば既存のアプリケーションのコマンドを利用したり、あるいは既存のアプリケーションに組み込む所謂アドオン・ソフトウェアを利用するようにしてもよい。
【００７７】
さらに、上述した実施形態で、管理サーバ２００が、配信部２４０により機密ファイル４００を配布し且つファイル本体４１０をも管理するように構成されているが、これに限らず、管理サーバ２００は、第三者が配布した機密ファイル４００についてそのファイルＩＤ番号４２１と利用レベル情報４３０又は４３１とを当該第三者から取得し、これらを関連付けて登録しあるいは当該第三者がこれらを管理サーバ２００に登録することにより、管理サーバ２００は、ファイル本体を管理せずファイルＩＤ番号４２１と利用レベル情報４３０または４３１のみを管理するようにしてもよい。
この場合、機密ファイル４００は、一カ所のファイルサーバで管理される必要はなく、複数箇所に分散された複数のファイルサーバで管理され、配布され得る。従って、管理サーバ２００は、これらのファイルサーバを運営する複数の第三者から機密ファイル４００の利用レベルのみの管理の委託を受けることも可能である。
【００７８】
以上述べたように、本発明によれば、配信済みの機密ファイルの利用レベルを変更しまたは削除することができると共に、ファイル本体の二次利用の制限を可能にした、極めて優れた機密ファイル管理システムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】本発明による機密ファイル管理システムの一実施形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１の機密ファイル管理システムにおける機密ファイルの作成時の動作を示すフローチャートである。
【図３】図１の機密ファイル管理システムにおける機密ファイルの利用時の動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８０】
１０    機密ファイル管理システム
１１    管理者
１００  機密ファイル作成者
１０２  機密ファイル利用者
１０１  利用者識別情報
１１０  端末機器
１１１  端末識別情報
１２０  通信部
１３０  記憶部
１４０  専用アプリケーション
２００  管理サーバ
２１０  通信部
２２０  記憶部
２３０  管理部
２４０  配信部
３００  ネットワーク
４００  機密ファイル
４１０  ファイル本体
４２０  ファイル識別情報
４２１  ファイルＩＤ番号
４２２  利用レベル情報格納保存先サーバドレス
４３０  利用レベル情報
４３１  利用レベル情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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