(57)【要約】【課題】電子会議室を提供しているシステムは多々あるが、申請や会議参加者の設定など手間となる作業が多い上、一般的に普及されたツールを利用した開設方法が無かった。この問題に対し、開設の手間を可能な限り簡略化するとともに、その方法を一般的なツールで行うことにより、問題を解消する。【解決手段】電子会議室の申請や、会議参加者の設定など手間となる作業を、一般的なツールであるメールを利用し申請することにより誰でも簡単に電子会議室を開設することが出来る。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者ＰＣからネットワークにつながった電子会議室サーバ上に電子会議室を開設するに、申請者ＰＣから電子会議室サーバ宛にＴｏ宛先にてメールを出すことをキーとして電子会議室サーバが自動で電子会議室を開設することを特徴とする電子会議室システム。
【請求項２】
請求項１において、同報するＴｏ宛先のユーザを会議へ参加できるユーザであることの登録を行い、Ｃｃ宛先のユーザを会議内容の参照ができるユーザであることの登録を自動で行うことを特徴とする電子会議室システム。
【請求項３】
請求項１において、申請者ＰＣより受け取ったメールの申請者メールアドレスおよび同報者メールアドレスより認証サーバを介し、個人ＩＤを取得、そのＩＤを電子会議室開設の申請者、参加者、参照者の判別キーとして電子会議室サーバがユーザ登録することを特徴とする電子会議室システム。
【請求項４】
電子会議室上で行われた会議終了後に設定された会議終了時間をキーとして議事録を登録されたユーザへ自動にて送付することを特徴とする電子会議室システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はインターネット上に開設したサーバにて電子会議室を運用するサービスを提供するシステムで、会議室の開設をメールによる申請にて行う電子会議室システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の公知文献である特開２００２−１５８６５９号においては、ビデオゲーム機を利用した電子会議室の開設及び参加方法の手法が開示されている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−１５８６５９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の電子会議室の開設時における手続きや処理の煩雑さを排除、一般的なツールであるメールを利用することにより簡略化し、会議参加者の管理も容易化する。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の電子会議室システムではメールに電子会議室の宛先を追加することにより電子会議室開設の諸手続きを排除することで、電子会議室の開設を容易化する。
【０００６】
本発明の電子会議室システムは電子会議室サーバ上に受付モジュールを備え、ユーザからの電子会議室開設依頼メールの申請に対し、審査、承認、登録を行う。
【０００７】
本発明の電子会議室システムは電子会議室サーバ上に開設モジュールを備え、受理されたユーザからの電子会議室開設申請に対し、電子会議室の作成、参加者の登録を行う。
【０００８】
本発明の電子会議室システムは電子会議室サーバ上に通知モジュールを備え、電子会議室開設のお知らせを、申請者へ送付する。また、会議終了後の議事録を参加者へ自動送付する。
【０００９】
本発明の電子会議室システムは電子会議室サーバ上に閉鎖モジュールを備え、電子会議室終了後に指定期間を越えた会議室について閉鎖処理を行う。
【００１０】
本発明の電子会議室システムは認証サーバ上に認証モジュールを備え、電子会議室への入室の認証を行う。
【００１１】
本発明の電子会議室システムはユーザ用ＰＣ上にＷｅｂブラウザを備え、電子会議の操作の全てをＷｅｂブラウザにて行う。
【００１２】
本発明の電子会議室システムはユーザ用ＰＣ上にメーラーを備え、電子会議の申請をメールにて行う。
【発明の効果】
【００１３】
電子会議室の開設申請をメールにて行うことで手続き等が簡略化できる。また、同メールに同報するユーザを同報の形態により、会議への参加者、参照者として区別して登録できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
＜構成の説明＞
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
【００１５】
図１は本発明の構成図を示す。
【００１６】
本発明は電子会議室の開設をメールによる申請にて自動で行う機能を有する電子会議室システムである。
本発明は申請者が操作するユーザＡ用ＰＣ３００、会議参加者が操作するユーザＢ用ＰＣ４００、会議参照者が操作するユーザＣ用ＰＣ５００、電子会議室の運営、ユーザの登録管理する電子会議室サーバ１００、ユーザ認証を行う認証サーバ２００がインターネット６００を介して接続している。
【００１７】
電子会議室サーバ１００には通信装置１０１、入力装置１０２、表示装置１０３、ＣＰＵ１０４、メモリ１０５のハードウェアを有し、受付モジュール１１０、開設モジュール１２０、通知モジュール１３０、閉鎖モジュール１４０、会議モジュール１４５から構成され、権限管理ＤＢ１７０、会議室管理ＤＢ１６０、議事録管理ＤＢ１５０を接続している。
【００１８】
認証サーバ２００には通信装置２０１、入力装置２０２、表示装置２０３、ＣＰＵ２０４、メモリ２０５のハードウェアを有し、認証モジュール２１０にて構成され、認証ＤＢ２２０を接続している。
【００１９】
ユーザＡ用ＰＣ３００には通信装置３０１、入力装置３０２、表示装置３０３、ＣＰＵ３０４、メモリ３０５のハードウェアを有し、管理者サーバが提供するＷＥＢ画面へ接続する為のＷｅｂブラウザおよび、会議室の開設申請を行うに必要なメーラーを有している。
【００２０】
ユーザＢ用ＰＣ４００には通信装置４０１、入力装置４０２、表示装置４０３、ＣＰＵ４０４、メモリ４０５のハードウェアを有し、管理者サーバが提供するＷＥＢ画面へ接続する為のＷｅｂブラウザおよび、電子会議室サーバ及びその他ユーザ用ＰＣとのメールの交換に必要なメーラーを有している。
【００２１】
ユーザＢ用ＰＣ５００には通信装置５０１、入力装置５０２、表示装置５０３、ＣＰＵ５１０４、メモリ５０５のハードウェアを有し、管理者サーバが提供するＷＥＢ画面へ接続する為のＷｅｂブラウザおよび、電子会議室サーバ及びその他ユーザ用ＰＣとのメールの交換に必要なメーラーを有している。
【００２２】
本発明の実施形態の動作について図面を参照して説明する。
<電子会議室開設のフロー説明>
図２は電子会議室開設のフローである。
【００２３】
ステップＳ７１０でユーザＡ用ＰＣ１００が電子会議室サーバに対し、Ｔｏ宛先にてメールを送信する。その際に電子会議室の参加者として登録するユーザはＴｏ宛先、参照者として登録するユーザはＣＣ宛先に同報しメールする。
【００２４】
ステップＳ７２０でユーザＡ用ＰＣ１００からのメールを受け取った電子会議室サーバ１００は受付モジュール１１０にて受付処理を行う。送信者メールアドレス、同報メールアドレスについて認証サーバ２００へ問い合わせを行う。
【００２５】
ステップＳ７３０で認証サーバ２００の認証モジュール２１０は問い合わせあった送信者メールアドレスについて認証ＤＢ２２０に登録されているユーザかを確認する、登録されているユーザであれば、認証サーバ２００に登録されているＩＤを電子会議室サーバ１００に返す。登録が無い場合はその旨の値を電子会議室サーバ１００に返す。
【００２６】
ステップＳ７４０で電子会議室サーバ１００は認証サーバより登録が無かった旨の値が返された場合は申請不受理のメッセージを及びユーザＡ用ＰＣ３００、ユーザＢ用ＰＣ４００、ユーザＣ用ＰＣ５００にメールする。
【００２７】
ステップＳ７５０で電子会議室サーバ１００は認証サーバより登録あった場合のＩＤ値が返された場合は同報者の登録についても確認を行うため、認証サーバ２００にメールアドレスの確認を依頼する。
【００２８】
ステップＳ７６０で認証サーバ２００の認証モジュール２１０は問い合わせあった同報者メールアドレスについて認証ＤＢ２２０に登録されているユーザかを確認する。確認結果を電子会議室サーバへ返す。
【００２９】
ステップＳ７７０で電子会議室サーバ１００の受付モジュール１１０は会議室管理ＤＢの登録を行うと共に、確認認証サーバ２００にて登録が確認されたユーザに関して申請者ＩＤは会議主催者として、Ｔｏ宛先の同報者ＩＤは会議参加者として、Ｃｃ宛先の同報者ＩＤは会議参照者として権限管理ＤＢに登録される。
【００３０】
ステップＳ７８０で電子会議室サーバ１００の開設モジュール１２０は電子会議室のサイトに申請内容に従い電子会議室を新設する。
【００３１】
ステップＳ７９０で電子会議室サーバ１００は電子会議室が開設された旨のメールを配信する。登録できなかったユーザがいた場合はその旨の連絡を付加してメール配信する。
【００３２】
上記にて電子会議室の開設処理は終了となる。
<電子会議室入室から退室までのフロー説明>
図３は電子会議室入室から退室までのフローである。
【００３３】
ステップＳ８００で各ユーザは電子会議室のサイトへ個人ＩＤ、パスワードにてログインする。
【００３４】
ステップＳ８１０で電子会議室サーバ１００の会議モジュール１４５はログイン申請してきたＩＤ、パスワードが有効か認証サーバ２００へ問い合わせる。
【００３５】
ステップＳ８２０で認証サーバ２００は問い合わせがあったＩＤ、パスワードを認証モジュール２１０は認証ＤＢ２２０と照合する。認証結果を電子会議室サーバ１００へ返す。
【００３６】
ステップＳ８３０で電子会議室サーバ１００の会議モジュール１４５はＮＧとの結果を受け、ログイン不可のメッセージをユーザに返す。
【００３７】
ステップＳ８４０で電子会議室サーバ１００の会議モジュール１４５はＯＫとの結果を受け、ログインしてきたユーザで登録されている会議室の一覧を表示する。
【００３８】
ステップＳ８５０でユーザは参加する会議室を選択し、会議に入る。
【００３９】
ステップＳ８６０でユーザは会議終了後、会議室から退室するためログアウトする。
<電子会議室閉鎖のフロー説明>
図４は電子会議室閉鎖までのフローである。
【００４０】
ステップＳ８７０で電子会議室サーバ１００の通知モジュール１３０は会議室閉鎖処理開始前に議事録を参加者へ送付する。
【００４１】
ステップＳ８８０で電子会議室サーバ１００の閉鎖モジュール１４０は会議室の閉鎖処理を行う。会議室管理ＤＢの閉鎖対象会議室のテーブルに閉鎖フラグを立てる。
【００４２】
ステップＳ８９０で電子会議室サーバ１００の通知モジュール１３０は会議室が閉鎖されたことを会議参加者、参照者に通知し閉鎖処理が完了となる。
【００４３】
図５は認証ＤＢ２２０の内容である。
【００４４】
登録者単位に個人ＩＤ（Ｔ１００）、パスワード（Ｔ２００）、メールアドレス（Ｔ３００）の情報を格納する。
【００４５】
図６は権限管理ＤＢ１７０の内容である。
【００４６】
夫々の会議室で登録されているユーザ単位に会議室ＩＤ（Ｔ２１０）、個人ＩＤ（Ｔ２２０）、権限（Ｔ２３０）の情報を格納する。
【００４７】
図７は会議室管理ＤＢ１６０の内容である。
【００４８】
会議室単位に会議室ＩＤ（Ｔ３１０）、会議名（Ｔ３２０）、開設日時（Ｔ３３０）、閉鎖日時（Ｔ３４０）、閉鎖フラグ（Ｔ３５０）の情報を格納する。
【００４９】
図８は議事録管理ＤＢ１５０の内容である。
【００５０】
会議室単位に会議室ＩＤ（Ｔ４１０）、議事録ＮＯ.（Ｔ４２０）、議事録ファイル名（Ｔ４５０）の情報を格納する。
【００５１】
図９は会議室開設申請のメール記載例で、件名に会議室＿開設と入力されその後の文字列に会議室名が入力され、Ｔｏ宛先に電子会議室開設用アドレスが入力され送信されることによりすることにより電子会議室開設申請がされる。本文上の開催日、開催時間などのキーワードを認識し、設定項目として取得する。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】本発明の実施例を示すブロック図である。
【図２】本発明の電子会議室システムにおける電子会議室開設申請のフロー図である。
【図３】本発明の電子会議室システムにおける電子会議室への入室から退室までのフロー図である。
【図４】本発明の電子会議室システムにおける電子会議室閉鎖のフロー図である。
【図５】本発明の認証ＤＢのテーブルである。
【図６】本発明の権限管理ＤＢのテーブルである。
【図７】本発明の会議室管理ＤＢのテーブルである。
【図８】本発明の議事録管理ＤＢのテーブルである。
【図９】本発明の電子会議室システムにおける電子会議室開設申請のメール例である。
【符号の説明】
【００５３】
１００…電子会議室サーバ、１０１…通信装置、１０２…入力装置、１０３…表示装置、１０４…ＣＰＵ、１０５…メモリ、１０６…記憶装置、１１０…受付モジュール、１２０…開設モジュール、１３０…通知モジュール、１４０…閉鎖モジュール、１４５…会議モジュール、１５０…議事録ＤＢ、１６０…会議室管理ＤＢ、１７０…権限管理ＤＢ、２００…認証サーバ、２０１…通信装置、２０２…入力装置、２０３…表示装置、２０４…ＣＰＵ、２０５…メモリ、２０６…記憶装置、２１０…認証モジュール、２２０…認証ＤＢ、３００…ユーザＡ用ＰＣ、３０１…通信装置、３０２…入力装置、３０３…表示装置、３０４…ＣＰＵ、３０５…メモリ、３０６…記憶装置、３１０…メーラー、３２０…Ｗｅｂブラウザ、４００…ユーザＢ用ＰＣ、４０１…通信装置、４０２…入力装置、４０３…表示装置、４０４…ＣＰＵ、４０５…メモリ、４０６…記憶装置、４１０…メーラー、４２０…Ｗｅｂブラウザ、５００…ユーザＣ用ＰＣ、５０１…通信装置、５０２…入力装置、５０３…表示装置、５０４…ＣＰＵ、５０５…メモリ、５０６…記憶装置、５１０…メーラー、５２０…Ｗｅｂブラウザ、６００…ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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