(57)【要約】【課題】電子メールの内容が確認されずに送信の承認がされることを防止する。【解決手段】保留手段１ａは、電子メールを取得し、電子メールの送信を保留する。計算手段１ｂは、保留手段１ａで保留された電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、電子メールの内容の確認に要する適正時間を計算する。確認受付手段１ｃは、電子メールの確認要求の入力に応答して保留手段で保留された電子メールの内容を要求元に出力し、その後、電子メールの送信可否を示す確認結果の入力を受け付ける。解除手段１ｄは、確認受付手段１ｃが送信可の確認結果を受け付け、かつ、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が計算手段１ｂで計算された適正時間に基づき適正と判断できる場合、保留手段１ａによる保留を解除する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
電子メールを取得し、前記電子メールの送信を保留する保留手段、
前記保留手段で保留された前記電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、前記電子メールの内容の確認に要する適正時間を計算する計算手段、
前記電子メールの確認要求の入力に応答して前記保留手段で保留された前記電子メールの内容を要求元に出力し、その後、前記電子メールの送信可否を示す確認結果の入力を受け付ける確認受付手段、
前記確認受付手段が送信可の確認結果を受け付け、かつ、前記電子メールの内容の出力から前記確認結果の入力までの経過時間が前記計算手段で計算された前記適正時間に基づき適正と判断できる場合、前記保留手段による保留を解除する解除手段、
として機能させることを特徴とする電子メール送信プログラム。
【請求項２】
前記計算手段は、前記適正時間として上限時間と下限時間とを計算し、
前記解除手段は、前記経過時間が前記上限時間と前記下限時間とで定義される時間範囲に含まれる場合、前記経過時間が適正と判断する、
ことを特徴とする請求項１記載の電子メール送信プログラム。
【請求項３】
前記計算手段は、前記電子メールに含まれるテキストを音読する場合に予想される所要時間を前記上限時間とし、前記電子メールに含まれるテキストを黙読する場合に予測される所要時間を前記下限時間とすることを特徴とする請求項２記載の電子メール送信プログラム。
【請求項４】
前記保留手段は、保留理由を前記電子メールに対応付け、
前記確認受付手段は、前記保留理由を示すテキストも含めて前記要求元に出力し、
前記計算手段は、前記保留理由を示すテキストのデータ量も加えて前記適正時間を計算する、
ことを特徴とする請求項１記載の電子メール送信プログラム。
【請求項５】
前記計算手段は、前記電子メールにファイルが添付されている場合、前記ファイルに含まれるテキストのデータ量も加えて前記適正時間を計算することを特徴とする請求項１記載の電子メール送信プログラム。
【請求項６】
電子メールを取得し、前記電子メールの送信を保留する保留手段と、
前記保留手段で保留された前記電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、前記電子メールの内容の確認に要する適正時間を計算する計算手段と、
前記電子メールの確認要求の入力に応答して前記保留手段で保留された前記電子メールの内容を要求元に出力し、その後、前記電子メールの送信可否を示す確認結果の入力を受け付ける確認受付手段と、
前記確認受付手段が送信可の確認結果を受け付け、かつ、前記電子メールの内容の出力から前記確認結果の入力までの経過時間が前記計算手段で計算された前記適正時間に基づき適正と判断できる場合、前記保留手段による保留を解除する解除手段と、
を有することを特徴とする電子メール送信装置。
【請求項７】
電子メールの送信を制御するコンピュータで実行する電子メール送信方法であって、
前記コンピュータが、
電子メールを取得し、前記電子メールの送信を保留し、
前記電子メールの確認要求の入力に応答して保留した前記電子メールの内容を要求元に出力すると共に、前記電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて前記電子メールの内容の確認に要する適正時間を計算し、
前記電子メールの送信可否を示す確認結果の入力を受け付け、
前記確認結果が送信可を示し、かつ、前記電子メールの内容の出力から前記確認結果の入力までの経過時間が計算した前記適正時間に基づき適正と判断できる場合、送信の保留を解除する、
ことを特徴とする電子メール送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール送信プログラム、電子メール送信装置および電子メール送信方法に関し、特に、必要に応じて電子メールの送信を保留する電子メール送信プログラム、電子メール送信装置および電子メール送信方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、情報の伝達手段として電子メールが用いられている。電子メールを用いると、件名や伝えたい内容を記述した文章と必要に応じて別ファイルとして添付される図面等の資料とを、宛先として指定されたアドレスに対して容易かつ迅速に送信することができる。
【０００３】
ところで、電子メールは、一般人の日常生活から企業間の情報交換等、様々な場面で利用されている。このため、電子メールの内容には、個人情報や営業秘密等の機密事項が含まれる場合もある。しかし、機密事項を電子メールにより送信する場合、その送信の容易さから、例えば、不要な宛先にまで電子メールを送信してしまい、機密事項が第三者に漏れる可能性がある。また、送信者が、機密事項であるにも関わらず機密事項と認知していない情報を電子メールの内容として第三者に送信してしまう可能性もある。この場合、送信者側の損失に繋がることもあり、電子メールによって第三者に不要な情報を送信しないようにする必要がある。
【０００４】
このための方法として、電子メールに含まれる情報が特定の送信条件を満たす場合には、この電子メールを送信を保留するという方法がある。この方法として、特定の送信条件にメールサイズの最大値や文字数の最大値を設定し、設定した最大値を越える電子メールの送信を行わない方法が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−３１４６１２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、メールサイズ等の条件に該当するからといって、これら全ての電子メールを送信不可とすると、電子メールの利点を十分に享受することができず、利用者の経済活動等を阻害することにもなりかねない。これを回避するため、上記の条件に該当する電子メールに関しても、更に、承認者が内容を確認して送信可否の判定を行い、機密事項の漏洩とはなり得ない電子メールに関しては送信可とすることが考えられる。
【０００６】
ここで、上記の承認者による承認の実行時には、承認者が電子メールの内容を未確認のままで承認が行われては、承認処理の意味が無い。このため、内容未確認での承認を防止するため、承認者が全ての内容を査読したことを保証して、承認処理自体の有意性を確保することが望ましい。このための方法として、文章の一部を表示する表示欄をスクロールさせるために設けられたスクロールバーにより、対象の文章を全て表示したことを検出しないと承認処理を実行できないようにすることも考えられる。
【０００７】
しかし、この方法では、対象の文章が全て表示されれば承認実行が可能となるため、承認者が全ての内容を査読したことを確実に保証するのは難しいという課題がある。
本件はこのような点に鑑みてなされたものであり、電子メールの内容が確認されずに送信の承認がされることを防止する電子メール送信プログラム、電子メール送信装置および電子メール送信方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、必要に応じて電子メールの送信を保留する電子メール送信プログラムが提供される。この電子メール送信プログラムを実行するコンピュータは、保留手段、計算手段、確認受付手段および解除手段を有する。保留手段は、電子メールを取得し、電子メールの送信を保留する。計算手段は、保留手段で保留された電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、電子メールの内容の確認に要する適正時間を計算する。確認受付手段は、電子メールの確認要求の入力に応答して保留手段で保留された電子メールの内容を要求元に出力し、その後、電子メールの送信可否を示す確認結果の入力を受け付ける。解除手段は、確認受付手段が送信可の確認結果を受け付け、かつ、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が計算手段で計算された適正時間に基づき適正と判断できる場合、保留手段による保留を解除する。
【０００９】
このような電子メール送信プログラムを実行するコンピュータによれば、保留手段により、電子メールが取得され、電子メールの送信が保留される。そして、計算手段により、保留手段で保留された電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、電子メールの内容の確認に要する適正時間が計算される。また、確認受付手段により、電子メールの確認要求の入力に応答して保留手段で保留された電子メールの内容が要求元に出力され、その後、電子メールの送信可否を示す確認結果の入力が受け付けられる。更に、解除手段により、確認受付手段が送信可の確認結果を受け付け、かつ、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が計算手段で計算された適正時間に基づき適正と判断できる場合、保留手段による保留が解除される。
【００１０】
また、上記課題を解決するために、上記電子メール送信プログラムを実行するコンピュータと同様の処理を行う電子メール送信装置および電子メール送信方法が提供される。
【発明の効果】
【００１１】
上記電子メール送信プログラム、電子メール送信装置および電子メール送信方法によれば、電子メールの内容が確認されずに送信の承認がされることを防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。まず、本実施の形態の概要について説明し、その後、本実施の形態の具体的な内容を説明する。
図１は、本実施の形態の概要を示す図である。図１に示すコンピュータ１は、本実施の形態の電子メール送信プログラムを実行し、必要に応じて電子メールの送信を保留する。コンピュータ１は、保留手段１ａ、計算手段１ｂ、確認受付手段１ｃおよび解除手段１ｄを有する。
【００１３】
保留手段１ａは、電子メールを取得し、必要に応じてこの電子メールの送信を保留する。
計算手段１ｂは、保留メールの送信可否の入力を受け付けると、保留手段１ａにより保留された電子メールに含まれるテキストのデータ量に基づいて、電子メールの確認に要する適正時間を計算する。
【００１４】
確認受付手段１ｃは、電子メールの確認要求の入力に応答して保留手段で保留された電子メールの内容を確認要求の要求元に出力する。確認要求の要求元では、確認受付手段１ｃが出力した電子メールの内容を確認し、その送信可否を決定し、その送信可否を示す確認結果を確認受付手段１ｃに出力する。そして、確認受付手段１ｃは、上記の確認結果の入力を受け付ける。
【００１５】
解除手段１ｄは、確認受付手段１ｃが送信可の確認結果を受け付け、かつ、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が計算手段１ｂで計算された適正時間に基づき適正と判断できる場合、保留手段１ａによる保留を解除する。
【００１６】
このように、解除手段１ｄにより、確認受付手段１ｃが送信可の確認結果を受け付け、かつ、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が計算手段１ｂで計算された適正時間に基づき適正と判断できる場合に、保留手段による保留が解除される。すなわち、電子メールの内容の出力から確認結果の入力までの経過時間が適正でない場合には、電子メールの保留が継続される。
【００１７】
これにより、電子メールの確認を行う承認者に対して、確認に要する適正な時間を与えることができる。そして、この適正時間に基づいて、電子メールの確認が適正に行われたか否かを判定することにより、電子メールの内容が確認されずに送信の承認がされることを防止することができる。
【００１８】
以下、本実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
図２は、本実施の形態の電子メール送受信システムの構成を示す図である。図２に示す電子メール送受信システムは、インターネット２０を介して電子メールを送受信するシステムである。更に、この電子メール送受信システムは、送信する電子メールに関して、特定の条件に該当する場合には送信を保留し、保留した電子メール（以下では保留メールという）の送信の承認または却下を行うシステムである。本実施の形態に係る電子メール送信システムでは、メール承認サーバ１００およびメールサーバ２００がネットワーク２３を介して相互に接続されている。また、メールサーバ３００が非武装地帯（ＤＭＺ：DeMilitarized Zone）のネットワーク２２に接続されている。
【００１９】
ネットワーク２２，２３はファイアウォール２１を介して接続され、また、ネットワーク２２，２３とインターネット２０とがファイアウォール２１を介して接続されている。ファイアウォール２１は、インターネット２０と直接通信を行うＤＭＺのネットワーク２２と、インターネット２０と直接通信を行わない内部側のネットワーク２３との間の通信を制御し、内部側のネットワーク２３のセキュリティを確保する。
【００２０】
更に、端末装置３１，３２が、ネットワーク２３を介してメール承認サーバ１００およびメールサーバ２００に接続されている。端末装置３１は、承認者３１ａにより使用される。端末装置３２は、ユーザ３２ａにより使用される。
【００２１】
メール承認サーバ１００は、メールサーバ２００がインターネット２０に向けて送信する電子メールを取得する。メール承認サーバ１００は、取得した電子メールのうち、特定の条件に該当する電子メールを保留メールとして記憶する。メール承認サーバ１００は、記憶した保留メールに対する承認者３１ａによる端末装置３１から承認・却下の入力を受け付け、該当の保留メールに対する承認処理を実行する。
【００２２】
ここで、メール承認サーバ１００は、まず、端末装置３１からの承認開始の入力により、承認・却下の入力の待機状態となる。その後、所定の時間経過した後に端末装置３１からの承認・却下の入力を受け付けると、この入力に基づいて該当の保留メールの承認処理を実行する。
【００２３】
メール承認サーバ１００は、送信が承認された保留メールをメールサーバ３００に転送する。
メールサーバ２００は、ユーザ３２ａに関して受信した電子メールをユーザ３２ａのＩＤ（IDentification）情報に対応付けて保存する。また、メールサーバ２００は、ユーザ３２ａが新規に作成した電子メールを送信する。メールサーバ２００が、ユーザ３２ａに関して送受信する電子メールは、メールサーバ２００で管理する他のユーザや、インターネット２０を介して接続された別のネットワーク上の他のサーバで管理されるユーザを送信先・送信元とする。なお、メールサーバ２００からインターネット２０へ向けて送信する電子メールは、メール承認サーバ１００へ出力される。
【００２４】
メールサーバ３００は、メール承認サーバ１００から取得した電子メールをインターネット２０を介して接続された宛先に送信する。
図３は、メール承認サーバのハードウェア構成を示す図である。メール承認サーバ１００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０７を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５および通信インタフェース１０６が接続されている。
【００２５】
ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションソフト（以下、アプリケーションという）のプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に必要な各種データが格納される。
【００２６】
ＨＤＤ１０３は、データを記憶するためのディスク装置である。ＨＤＤ１０３には、ＯＳのプログラムやアプリケーションのプログラムが格納される。また、ＨＤＤ１０３には、ＣＰＵ１０１による処理に必要な各種データが格納される。
【００２７】
グラフィック処理装置１０４には、モニタ１１が接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１１の画面に表示させる。入力インタフェース１０５には、キーボード１２とマウス１３とが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード１２やマウス１３から送られてくる信号を、バス１０７を介してＣＰＵ１０１に送信する。通信インタフェース１０６は、ネットワーク２３に接続されている。通信インタフェース１０６は、ネットワーク２３を介して、ファイアウォール２１、端末装置３１，３２および他のコンピュータとの間でデータの送受信を行う。
【００２８】
なお、メールサーバ２００やメールサーバ３００も同様のハードウェア構成により実現される。
図４は、メール承認サーバの機能を示すブロック図である。メール承認サーバ１００は、フィルタ条件記憶部１１０、保留メール記憶部１２０、フィルタ部１３０、入出力部１４０、承認処理部１５０および送信部１６０を有する。
【００２９】
フィルタ条件記憶部１１０は、フィルタ部１３０において電子メールを保留とするか否かを決定するためのフィルタ条件を記憶する。
保留メール記憶部１２０は、フィルタ部１３０により保留された電子メールを保留メールとして記憶する。また、保留メール記憶部１２０は、フィルタ部１３０によって生成された保留の理由を示す保留理由情報を上記の保留メールに対応付けて記憶する。また、保留メール記憶部１２０は、保留メールと保留理由とを対応付けて管理するための保留メール管理情報を記憶する。
【００３０】
フィルタ部１３０は、メールサーバ２００から送信される電子メールを受け付ける。そして、フィルタ部１３０は、フィルタ条件記憶部１１０に記憶されたフィルタ条件に基づいて、受け付けた電子メールの送信を保留とするか否かを決定する。フィルタ部１３０は、保留とする電子メールを、保留メールとして保留メール記憶部１２０に格納する。このとき、フィルタ部１３０は、保留の理由となったフィルタ条件に基づいて、保留理由情報を生成し、該当の保留メールと対応付けて保留メール記憶部１２０に格納する。また、フィルタ部１３０は、保留としない電子メールを送信部１６０に出力する。
【００３１】
入出力部１４０は、保留メール記憶部１２０に記憶された保留メール管理情報に基づいて、承認者３１ａの使用する端末装置３１に入力用画面を出力する。また、入出力部１４０は、入力用画面に従って入力された承認対象の選択情報や承認・却下の情報を承認処理部１５０に出力する。更に、入出力部１４０は、承認処理部１５０から、上記の要求の応答結果を取得し、端末装置３１にその応答結果を出力する。
【００３２】
承認処理部１５０は、入出力部１４０から保留メールに対する保留理由の表示要求を取得する。この承認処理部１５０への保留理由の表示要求の入力は、上記に説明した承認開始の入力に該当する。
【００３３】
承認処理部１５０は、保留理由の表示要求を取得すると、取得した保留メールと保留理由との本文に含まれる文字数を合計する。なお、保留メールに添付ファイルが存在する場合には、その添付ファイルに含まれる文字数も合計に加える。そして、承認処理部１５０は、文字数の合計値に基づいて、承認・却下の入力までの所要時間範囲を予測する。承認処理部１５０は、所要時間範囲の下限を、文字数の合計を黙読すると想定した場合の所要時間と決定する。また、承認処理部１５０は、所要時間範囲の上限を文字数の合計を音読すると想定した場合の所要時間と決定する。
【００３４】
更に、承認処理部１５０は、該当の保留理由を入出力部１４０に出力する。その後、承認処理部１５０は、入出力部１４０から承認・却下の入力の受け付けを待機する待機状態となる。承認処理部１５０は、入出力部１４０から承認対象の保留メールの承認・却下の入力を受け付ける。このとき、承認処理部１５０は、保留理由を入出力部１４０に出力してからの経過時間が、予測した所要時間範囲に含まれているか否かを判定する。承認処理部１５０は、経過時間が予測した所要時間範囲に含まれていない場合、受け付けた承認・却下の入力を無効とする。承認処理部１５０は、経過時間が予測した所要時間範囲に含まれており、かつ、受け付けた入力が承認である場合、該当の保留メールの送信宛先を元々の宛先として送信部１６０に出力する。承認処理部１５０は、経過時間が予測した所要時間範囲に含まれており、かつ、受け付けた入力が却下である場合、該当の保留メールの送信宛先を保留メールの送信元として送信部１６０に出力する。
【００３５】
送信部１６０は、フィルタ部１３０から取得した保留しない電子メールをメールサーバ３００に出力する。また、送信部１６０は、承認処理部１５０から取得した保留メールを、その送信宛先が保留メールの送信元である場合、メールサーバ２００に送信する。送信部１６０は、承認処理部１５０から取得した保留メールを、その送信宛先が保留メールに元々設定された送信元である場合、メールサーバ３００に送信する。
【００３６】
図５は、フィルタ条件テーブルのデータ構造例を示す図である。フィルタ条件テーブル１１０ａは、フィルタ条件記憶部１１０に記憶される。フィルタ条件テーブルには、ＩＤを示す項目、フィルタ項目名を示す項目およびフィルタ内容を示す項目が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、１つのフィルタ条件についての情報を構成する。
【００３７】
ＩＤを示す項目には、フィルタ条件を識別するためのＩＤ情報が設定される。フィルタ項目名を示す項目には、フィルタ項目の名称を示す情報が設定される。フィルタ内容を示す項目には、フィルタ項目名に対する具体的なフィルタ内容を示す情報が設定される。
【００３８】
フィルタ条件テーブル１１０ａには、例えば、ＩＤが“１”、フィルタ項目名が“禁止語句”、フィルタ内容が“社外秘”という情報が設定される。これは、ＩＤが“１”で示されるフィルタ項目名が“禁止語句”であり、禁止されている語句の内容が“社外秘”であることを示している。フィルタ条件テーブル１１０ａには、この他にも、添付ファイルサイズや送信宛先ドメイン等を設定し、フィルタ内容に該当する電子メールの送信を保留にする。
【００３９】
図６は、保留理由メッセージテーブルのデータ構造例を示す図である。保留理由メッセージテーブル１１０ｂは、フィルタ条件記憶部１１０に記憶され、フィルタ部１３０が保留理由を生成する際に読み出される。保留理由メッセージテーブル１１０ｂには、ＩＤを示す項目、フィルタ項目名を示す項目およびメッセージ内容を示す項目が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、１つの保留理由メッセージルールについての情報を構成する。
【００４０】
ＩＤを示す項目には、保留理由メッセージを識別するためのＩＤ情報が設定される。フィルタ項目名を示す項目には、メッセージルールに対応するフィルタ項目名が設定される。メッセージ内容を示す項目には、具体的なメッセージの内容が設定される。
【００４１】
保留理由メッセージテーブル１１０ｂには、例えば、ＩＤが“１”、フィルタ項目名が“禁止語句”、メッセージ内容が“ＸＸＸ内に禁止語句「ＹＹＹ」が見つかりました。”という情報が設定される。これは、保留メール内に禁止語句のフィルタ条件に該当する語句が存在することを保留理由として示す場合のメッセージであることを示している。そして、メッセージ内容の“ＸＸＸ”の箇所には、禁止語句が保留メールのどの箇所（例えば、件名、本文および添付ファイル等）に含まれているかを示す内容が設定される。また、“ＹＹＹ”の箇所には、フィルタ条件に該当する禁止語句が設定される。
【００４２】
図７は、保留メール管理テーブルのデータ構造例を示す図である。保留メール管理テーブル１２０ａは、保留メール記憶部１２０に記憶される。保留メール管理テーブル１２０ａには、ＩＤを示す項目、送信元を示す項目、送信先を示す項目、件名を示す項目、送信日を示す項目、承認状態を示す項目、承認開始時刻を示す項目、最短時刻を示す項目、最長時刻を示す項目および保留理由を示す項目が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、１つの保留メールについての情報を構成する。
【００４３】
ＩＤを示す項目には、保留メールを識別するためのＩＤ情報が設定される。送信元を示す項目には、保留メールの送信元のアドレスが設定される。送信先を示す項目には、保留メールに設定された送信宛先のアドレスが設定される。件名を示す項目には、保留メールの件名の情報が設定される。送信日を示す項目には、保留メールが送信されて、メール承認サーバ１００が受け付けた年月日の情報が設定される。承認状態を示す項目には、承認が行われている場合、承認済という情報が設定され、承認が未だ行われていない場合、未承認という情報が設定される。承認開始時刻を示す項目には、承認者３１ａが承認のための査読の開始時刻、すなわち、承認処理部１５０が入出力部１４０から保留理由の表示要求を受け付けた時点の年月日および時刻の情報が設定される。最短時刻を示す項目には、承認開始時刻に対応して、承認処理部１５０が予測した、承認者３１ａによる承認・却下の入力を受け付けるまでの所要時間範囲の下限に該当する時刻が設定される。最長時刻を示す項目には、承認開始時刻に対応して、承認処理部１５０が予測した、承認者３１ａによる承認・却下の入力を受け付けるまでの所要時間範囲の上限に該当する時刻が設定される。保留理由を示す項目には、保留メールが保留された理由が設定される。
【００４４】
保留メール管理テーブル１２０ａには、例えば、ＩＤが“２”、送信元が“ｊｉｒｏｈ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、送信先が“ｋｏｋｙａｋｕ＠ｇｈｉ．ｃｏｍ”、件名が“御見積書送付”、送信日が“２００７／１１／１５”、承認状態が“未承認”、承認開始時刻が“２００７１１１５２１００”、最短時刻が“２００７１１１５２１０５”、最長時刻が“２００７１１１５２１１２”、保留理由が“添付ファイル内に禁止語句「社外秘」が見つかりました。”という情報が設定される。これは、保留メールのＩＤが“２”である件名“御見積書送付”の保留メールが、禁止語句「社外秘」に該当したため承認待ちとなっており、２００７年１１月１５日２１時００分に承認開始されたことを示している。そして、承認開始時刻に対して、有効とする承認・却下の入力受け付け時刻の範囲が、同年月日の２１時０５分から２１時１２分であることを示している。
【００４５】
次に、以上のような構成およびデータ構造を備えるメール承認サーバ１００において実行される保留メールの承認処理の詳細を説明する。
図８は、承認・却下の入力受け付けの所要時間範囲を予測する処理の手順を示すフローチャートである。なお、承認者３１ａは、承認対象の保留メールの内容を既に端末装置３１上に表示しており、この状態から、承認のための査読を開始しようとしているものとする。以下、図８に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
【００４６】
［ステップＳ１１］承認処理部１５０は、入出力部１４０から保留メールに関する保留理由の表示要求を受け付ける。表示要求は、例えば、承認者３１ａによる端末装置３１への画面操作等により、メール承認サーバ１００に出力される。
【００４７】
［ステップＳ１２］承認処理部１５０は、ステップＳ１１の表示要求を受け付けた時刻を保留メール記憶部１２０に記憶された保留メール管理テーブル１２０ａの該当の保留メールのＩＤに対応する承認開始時刻の項目に設定する。
【００４８】
［ステップＳ１３］承認処理部１５０は、承認対象の保留メールと保留理由とを取得し、取得した保留メールと保留理由との本文に含まれる文字数を合計する。なお、保留メールに添付ファイルが存在する場合には、その添付ファイルに含まれる文字数も合計に加える。そして、承認処理部１５０は、文字数の合計値に基づいて、承認・却下の入力までに許容する所要時間範囲を予測する。承認処理部１５０は、所要時間範囲の下限を、文字数の合計を黙読すると想定した場合の所要時間と決定する。また、承認処理部１５０は、所要時間範囲の上限を文字数の合計を音読すると想定した場合の所要時間と決定する。
【００４９】
［ステップＳ１４］承認処理部１５０は、上記の承認開始時刻の項目に登録した時刻に対して、上記ステップＳ１３で決定した所要時間範囲の下限および上限に基づいて、許容時刻の最短と許容時刻の最長を求める。そして、それぞれを保留メール管理テーブル１２０ａの該当の最短時刻、最長時刻の項目に設定する。
【００５０】
［ステップＳ１５］承認処理部１５０は、保留メールの保留理由を入出力部１４０に出力する。
なお、図８では、ステップＳ１３の処理をステップＳ１１,Ｓ１２の処理の後に実行するものとしているが、電子メールがフィルタ部１３０により保留されたタイミングで行うようにしてもよい。
【００５１】
このように、承認処理部１５０は、保留理由の表示要求を受け付けると、その時点の時刻、すなわち、承認開始時刻と、保留メールおよび保留理由に含まれる文字の合計に基づいて承認・却下の入力を受け付ける許容時刻範囲を決定する。承認処理部１５０は、上記ステップＳ１３の計算を、例えば、黙読の速度を１０００文字／分とし、音読の速度を４００文字／分として実行する。この速度例を用いると、文字数の合計が、例えば、５００文字だった場合、黙読の予測時間は３０秒、音読の予測時間は７５秒となる。そして、承認開始時刻に計算した予測時間を加算して、承認・却下の入力を受け付ける許容時刻範囲を決定する。
【００５２】
図９は、承認実行処理の流れを示すフローチャートである。図９に示す処理は、図８に示す処理に続けて実行される。以下、図９に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
［ステップＳ２１］承認処理部１５０は、承認・却下の入力を受け付ける。
【００５３】
［ステップＳ２２］承認処理部１５０は、上記ステップＳ２１の入力受付時点の時刻が、許容時刻範囲に含まれるか否かを判定する。許容時刻範囲に含まれる場合、処理がステップＳ２３に移される。許容時刻範囲に含まれない場合、処理がステップＳ２５に移される。
【００５４】
［ステップＳ２３］承認処理部１５０は、承認・却下の入力に基づいて、承認処理を実行する。承認の入力を受け付けた場合、保留メールを元々の送信宛先に対して送信する。また、却下の入力を受け付けた場合、保留メールの送信元を送信宛先として保留メールを送信する。
【００５５】
［ステップＳ２４］承認処理部１５０は、上記ステップＳ２３の承認処理の結果を入出力部１４０に出力する。入出力部１４０は、取得した承認処理結果を端末装置３１に出力し、処理が終了する。
【００５６】
［ステップＳ２５］承認処理部１５０は、承認・却下の入力を無効として、入出力部１４０にエラーを出力する。入出力部１４０は、取得したエラーを端末装置３１に出力する。
【００５７】
［ステップＳ２６］承認処理部１５０は、保留メール記憶部１２０に記憶された保留メール管理テーブル１２０ａに設定された承認処理開始時刻、最短時刻および最長時刻の値をリセットし、処理が終了する。
【００５８】
このように、承認処理部１５０は、承認・却下の入力時刻が保留メールの内容および保留理由から予測した許容時刻範囲に含まれない場合、この入力を無効とする。承認・却下の入力が無効とされた保留メールは、再度、図８のステップＳ１１の処理からやり直しとなる。
【００５９】
図１０は、承認待ちメール一覧画面の例である。承認待ちメール一覧画面１４０ａは、入出力部１４０により端末装置３１に出力される。承認待ちメール一覧画面１４０ａは、例えば、承認者３１ａが入出力部１４０により生成される承認者用画面にＩＤ・パスワードを入力すると、そのＩＤ・パスワードに応じて、承認者３１ａ用の画面として端末装置３１に出力される。承認者３１ａは、自身の承認が必要な保留メールを承認待ちメール一覧画面１４０ａを参照することにより、確認することができる。
【００６０】
承認待ちメール一覧画面１４０ａは、一覧出力領域１４１ａおよび選択ボタン１４２ａを有する。
一覧出力領域１４１ａは、承認者３１ａの承認が必要な保留メールの一覧が出力される領域である。一覧出力領域１４１ａには、承認状態、件名、送信者、受信者、送信日およびサイズの項目が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、１つの保留メールについての情報を構成する。
【００６１】
承認状態には、保留メールが承認済みか否かを示す情報が設定される。件名には、保留メールの件名を示す情報が設定される。送信者には、保留メールの送信元のアドレス、または、アドレスに対応する人物の名称等が設定される。受信者には、保留メールの元々の送信先のアドレス、または、アドレスに対応する人物の名称等が設定される。送信日には、保留メールが送信された年月日を示す情報が設定される。サイズには、メール本文および添付ファイルを含む保留メールのデータサイズを示す情報が設定される。
【００６２】
承認者３１ａは、上記の項目を参照して、これから承認する保留メールを選択する。選択は、例えば、マウス等のポインティングデバイスで該当の保留メールの行を選択する。
選択ボタン１４２ａは、承認者３１ａにより選択された保留メールの本文等の内容を開くためのボタンである。
【００６３】
図１１は、保留メール承認画面の例である。保留メール承認画面１４０ｂは、入出力部１４０により端末装置３１に出力される。保留メール承認画面１４０ｂは、承認待ちメール一覧画面１４０ａの選択ボタン１４２ａが押下されると、更に、保留メールの内容を表示する画面として端末装置３１に出力される。
【００６４】
保留メール承認画面１４０ｂは、保留理由ボタン１４１ｂ、送信承認ボタン１４２ｂ、送信却下ボタン１４３ｂおよび印刷ボタン１４４ｂおよび内容表示領域１４５ｂを有する。
【００６５】
保留理由ボタン１４１ｂは、承認者３１ａにより、出力された保留メールが保留された理由を出力して、承認のための査読が開始される場合に押下される。
送信承認ボタン１４２ｂは、承認者３１ａにより、内容表示領域１４５ｂに出力された保留メールの内容や添付ファイルの内容が査読された結果、送信可とする場合に押下される。
【００６６】
送信却下ボタン１４３ｂは、承認者３１ａにより、内容表示領域１４５ｂに出力された保留メールの内容や添付ファイルの内容が査読された結果、送信不可とする場合に押下される。
【００６７】
印刷ボタン１４４ｂは、承認者３１ａにより、内容表示領域１４５ｂに出力された保留メールの内容等を印刷したい場合に押下される。
なお、送信承認ボタン１４２ｂや送信却下ボタン１４３ｂは、保留理由ボタン１４１ｂが押下されない場合は、押下することができないようにしてもよい。
表示要求に基づいて承認処理部１５０が保留メール管理テーブル１２０ａ入出力部１４０により生成され、端末装置３１に出力される。
【００６８】
内容表示領域１４５ｂは、保留メールの内容を出力するための領域である。内容表示領域１４５ｂでは、例えば、承認・却下の理由をプルダウン形式のテキストボックスから選択する。また、内容表示領域１４５ｂには、添付ファイルの名称を出力する領域、及び、添付ファイルがパスワードで保護されていた場合にそれを解除するためのパスワード文字列表示領域が設けられており、この領域を選択することで添付ファイルを開くこともできる。
【００６９】
保留理由画面１４０ｃは、保留理由ボタン１４１ｂを押下すると表示される保留理由の出力用の画面である。承認処理部１５０は、保留理由画面１４０ｃの表示要求を受け付けたことを入出力部１４０から取得すると、承認のための査読が開始されたとみなす。また、承認者３１ａは、保留理由画面１４０ｃにより、保留メールのどの部分に保留された原因があるのかを特定することができる。
【００７０】
図１２は、承認入力を受け付けるタイミングの例を示す図である。以下、図１２に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
［ステップＳＴ３１］端末装置３１は、承認者３１ａにより保留メール承認画面１４０ｂにて、保留理由ボタン１４１ｂを押下されることにより、メール承認サーバ１００に保留理由表示要求を送信する。
【００７１】
［ステップＳＴ３２］メール承認サーバ１００は、端末装置３１から保留理由表示要求を受け付けると、保留メールの本文、保留理由および添付ファイルに含まれる文字数を合計する。そして、メール承認サーバ１００は、合計した文字数に基づいて、承認・却下入力を受け付けるまでの所要時間範囲を予測する。
【００７２】
［ステップＳＴ３３］メール承認サーバ１００は、所要時間範囲の予測が完了すると、保留理由画面１４０ｃを端末装置３１に出力する。
［ステップＳＴ３４］メール承認サーバ１００は、承認・却下入力の受け付けを待機する待機状態となる。
【００７３】
［ステップＳＴ３５］端末装置３１は、承認者３１ａの査読状態となる。
［ステップＳＴ３６］端末装置３１は、承認者３１ａの送信承認ボタン１４２ｂまたは送信却下ボタン１４３ｂの押下の入力を受け付ける。ここでは、例として、送信承認ボタン１４２ｂの押下の入力を受け付けるものとする。そして、この承認入力をメール承認サーバ１００に送信する。このとき、メール承認サーバ１００の処理は、承認入力を受け付けた時間に応じて、次の２種類のパターンとなる。（１）メール承認サーバ１００は、受け付けた承認入力がステップＳＴ３２で予測した所要時間範囲に含まれない場合（承認入力３６１，３６３）、承認入力を無効とする。（２）メール承認サーバ１００は、受け付けた承認入力がステップＳＴ３２で予測した所要時間範囲に含まれる場合（承認入力３６２）、承認入力を有効とする。上記（１）の場合、承認者３１ａは、再度査読をやり直すこととなる。上記（２）の場合、メール承認サーバ１００は、受け付けた承認入力に応じて、保留メールの送信を行う。
【００７４】
このように、承認処理部１５０は、保留メールに含まれる文字数に基づいて、承認者等が送信可否の入力を行うまでに、保留メールの内容を確認するための適切な所要時間範囲を予測する。そして、実際の所要時間が予測した所要時間範囲に含まれない場合には、受け付けた承認・却下の入力を無効とする。すなわち、承認処理部１５０は、予測した所要時間範囲よりも短い場合には、内容が十分に確認されていないものと判断する。また、承認処理部１５０は、予測した所要時間範囲よりも長い場合、内容が確認されずに放置されたものと判断する。これにより、承認者によって保留メールの内容が査読されずに送信の承認がされることを防止することができる。
【００７５】
なお、上記の説明では、保留メールの本文、添付ファイルおよび保留理由に含まれる文字数に基づいて所要時間範囲を予測するものとした。しかし、例えば、保留理由に明記された保留された原因となる部分（本文や添付ファイル）のみに含まれる文字数に基づいて所要時間範囲を予測するようにしてもよい。
【００７６】
また、本実施の形態では、インターネット２０に送信する電子メールを対象として承認処理を行うものとしたが、内部側のネットワーク２３内で送受信される電子メールを対象としてもよい。
【００７７】
以上、本発明の電子メール送信プログラム、電子メール送信装置および電子メール送信方法を図示の実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、各部の構成は同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に他の任意の構成物や工程が付加されてもよい。また、本発明は前述した実施の形態のうちの任意の２以上の構成（特徴）を組み合わせたものであってもよい。
【００７８】
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、コンピュータが有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。
【００７９】
処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体には、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等がある。磁気記録装置には、ＨＤＤ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ（ＭＴ）等がある。光ディスクには、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）等がある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto - Optical disk）等がある。
【００８０】
上記プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータに格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
【００８１】
上記プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラム若しくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】本実施の形態の概要を示す図である。
【図２】本実施の形態の電子メール送受信システムの構成を示す図である。
【図３】メール承認サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図４】メール承認サーバの機能を示すブロック図である。
【図５】フィルタ条件テーブルのデータ構造例を示す図である。
【図６】保留理由メッセージテーブルのデータ構造例を示す図である。
【図７】保留メール管理テーブルのデータ構造例を示す図である。
【図８】承認・却下の入力受け付けの所要時間範囲を予測する処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】承認実行処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】承認待ちメール一覧画面の例である。
【図１１】保留メール承認画面の例である。
【図１２】承認入力を受け付けるタイミングの例を示す図である。
【符号の説明】
【００８３】
１  コンピュータ
１ａ  保留手段
１ｂ  計算手段
１ｃ  確認受付手段
１ｄ  解除手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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