(57)【要約】【課題】ワークフロー化されない管理業務の文書の処理を効率よく進めることのできる仕組みを提供する。【解決手段】管理業務の文書で多く用いられる定型的な表現の出現の有無・頻度に基づき、受信した内容の重要度、返信・対応の要不要、承認を得ることが必要な職位、対応・返信の期限、過去の同じ種類の管理業務の文書、過去の同じ種類の管理業務の文書との差分、過去の同じ種類の管理業務の文書に対して提出を行ったファイルを表示する。また、上記記入済提出用ファイルから今回の文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットへ、定型的な入力項目の転記を行う。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織内の業務文書を管理するための情報処理システムであって、
所定の差出元から送られてきた前記業務文書を受信する受信部と、
管理業務で用いられる定型的な表現の出現の有無・頻度に基づいて、前記受信した業務文書の内容の重要度、及び／又は返信・対応の要不要を判断する文書内容判断部と、
前記文書内容判断部によってなされた判断結果を表示部に表示する表示制御部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記文書内容判断部は、前記業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、前記業務文書に含まれる返信方法・コメント欄・提出フロー・職印押印の少なくとも１つの項目における表現に基づいて承認を得ることが必要な職位を判断することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記文書内容判断部は、前記業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、前記業務文書に含まれる返信期限・予定・日付の少なくとも１つの項目の表現に基づいて、対応・返信の期限を判断することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
さらに、前記業務文書に含まれる発信時刻・差出元部署・件名の少なくとも１つの情報に基づいて、過去の同じ種類の業務文書を検索する類似文書検索部を備え、
前記表示制御部は、前記表示部に、前記類似文書検索部による検索結果を表示することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項５】
さらに、検索して得られた前記過去の同じ種類の業務文書と今回受信した前記業務文書とを比較して差分情報を取得する類似文書比較部を備え、
前記表示制御部は、前記取得した差分情報を前記表示部に表示することを特徴とする請求項４に記載の情報処理システム。
【請求項６】
さらに、前記受信した業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットが指定されている場合に、前記業務文書に記載されている文字列と前記フォーマットとの包含関係・前記業務文書とフォーマットの一致・不一致に基づいて、前記過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルを検索する類似提出ファイル検索部を備え、
前記表示制御部は、前記類似提出ファイル検索部の検索結果を前記表示部に表示することを特徴とする請求項４又は５に記載の情報処理システム。
【請求項７】
さらに、前記過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルから今回受信した前記業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットに定型的な入力項目の転記を行う転記処理部を備えることを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システムに関し、特に、例えば、計算機を利用して業務文書を効率的に取り扱うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ファイルサーバの容量拡大・ネットワークの高速化に伴い、また、組織の内部統制を求める世論の後押しもあって、組織内の管理業務の電子化が進んでいる。組織内の管理業務の電子化に関し、組織全体を通して頻繁に行われる定型的な業務（勤怠管理など）は、例えば特許文献１に示されるように、ワークフローとして処理の簡素化が実現している。
【０００３】
【特許文献１】特願平０９−１４５０１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記定型的な業務以外の、年に数回しか行われない業務・定型化しにくい業務・やり方を頻繁に改善することが要求される業務（予算立案・監査など）は、文書作成・承認といった処理を単一の流れで記述することはできない。このような業務では、電子化とは言っても書類が電子化されただけで、文書はメールで提出したり、印刷をして職印が押印されたものを提出している。また、組織の構成員に知らせれば良いだけで、返信を要しない連絡も、ワークフローには載せにくいものとして挙げられる。
【０００５】
このように、ワークフロー化されない管理業務の文書の処理は、管理業務の電子化が進んでも手作業として残ってしまい、効率化の阻害要因となっている。この原因は、下記に示すように、手作業・目視で行っている部分が大きいためである。
【０００６】
（１）現状の手作業１
表１は、ワークフロー化されていない管理業務の文書の例を示している。
【０００７】
【表１】
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【０００８】
管理部門から表１に示されるような事項に関する連絡を受信した場合、作業者（ユーザ）は次の２つを理解して作業の優先順位を考えるため、連絡の文面を注意深く読まなくてはならない。１つ目は、受信した連絡は、各自が一通り認識しておけば十分である「参考情報」なのか、それとも、組織全体で「周知徹底」を図らなくてはならない重要な連絡なのか、である。２つ目は、連絡を読んで理解するだけで特に提出物や報告を求められていない「返信・対応を要しない」連絡なのか、それとも、提出物や報告を求められる「返信・対応を要する」連絡なのか、である。
【０００９】
（２）現状の手作業２
ユーザが受け取った連絡に対して返信する場合、自部門内でどの職位まで承認を得る必要があるのか（自分が提出物を作成して提出すれば良いのか、上司の承認をもらってから提出しなくてはならないのか、さらに上位の上司でなくてはならないのか）を知るため、同じく連絡の文面を注意深く読まなくてはならない。
【００１０】
（３）現状の手作業３
ユーザが受け取った連絡に対して返信する場合、提出物の締め切りを知るため、同じく連絡の文面を注意深く読まなければならない。
【００１１】
（４）現状の手作業４
組織内においては、同じ種類の連絡が毎年または半年毎に行われる場合がある。表１に挙げた例では、資格試験受験の促進（資格試験は毎年同じ時期に行われる場合が多いため）、人事異動通知（毎年決まった時期に異動が発令される場合）、忘年会の出欠、図書棚卸しに伴う返却要求など多くが含まれる。そのような定期的な連絡においては、過去の同じ種類の連絡を探し、差分を調べて適切に対応しなくてはならない。例えば、図書棚卸しに伴う返却要求の連絡が来た場合、昨年度の手順との差を調べることで、作業を効率よく進められるためである。
【００１２】
なお、過去の同じ種類の連絡を探すことについては、さらに以下の２つの作業が主に生じると考えられる。
【００１３】
（ｉ）業務文書では定型表現が多いため（「御中」・「依頼」・「連絡」・「配布先」・「期限」・「緊急」・「提出」・「につきまして」・「よろしくお願いいたします」・「以上」など）、文書内の表現としてのバラエティが少ない。このため、検索エンジンの精度が下がってしまい、検索で見つけた文書を多く目視確認しなくてはならない。また、ファイルサーバを対象とする場合は、検索エンジンを使う場合でも処理に時間がかかってしまうという問題もある。
【００１４】
（ii）過去の同じ種類の連絡を探した後で、差分を調べるため、ていねいに読み込まないといけない。このため、結局、過去と今回の２つの連絡を読む必要がある。
【００１５】
（５）現状の手作業５
組織内において定期的に行われる連絡において、定期的に類似のフォーマットで提出物を作成する場合が多いため、受け取った連絡に対する提出用ファイルに関連するファイルを探す必要がある。上記（４）で述べた例では、忘年会の出欠や図書返却予定表の提出は、毎回類似のフォーマットで提出することが考えられる。そのような定期的な提出物においては、過去の同じ種類の提出物を探し、記入内容やフォーマットを調べて適切に対応しなくてはならない。例えば、図書棚卸しに伴う返却要求が来た場合、以前の提出内容を確認することで、（詳細な記述が求められる箇所など）作成上の注意点を知ることができるし、フォーマットに変更がなければ過去と同様の作業量で提出物ファイルを作成できると見積もることができる。
【００１６】
なお、受け取った連絡に対する提出用ファイルに関連するファイルを探す場合、さらに以下の２つの手作業が主に生じ、効率化の阻害要因となっている。
【００１７】
（ｉ）下記の理由によりフォーマットの検索は一般文書を対象とした検索では困難なので、記憶を頼りにメールフォルダ・ローカルファイル・共有ファイルサーバから手動で探さなくてはならない。連絡の本文とは異なり、提出用ファイルは白紙のフォーマットが別ファイルとして添付されていることが多いことが問題となる。添付ファイルは別の場所（ファイルサーバなど）に保存して記入を行うのが一般的である。したがって、検索エンジンで連絡の本文を見つけることができても、記入前の白紙のフォーマットしか見つからないので役に立たないことが多い。また、フォーマットそのものを検索しようとしても、フォーマットには記入項目名などの定型句しか書かれていない場合が多く、検索語による検索には不向きである。
【００１８】
（ii）上記（５）（ｉ）の理由により、記入済提出用ファイルを探した後で、今回の連絡に対応して類似の提出用ファイルを作成することとなる。その際、フォーマットの中には部署名や役職者の氏名など定型的な入力項目が多く含まれるが、いちいち手入力しなくてはならない。
【００１９】
上記（１）乃至（５）で述べたように、ワークフロー化されない管理業務の文書の処理では、手作業が多いため処理の効率化が悪い。
【００２０】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、ワークフロー化されない管理業務の文書の処理を効率よく進めることのできる仕組みを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【００２１】
上記課題を解決するために、本発明では、管理業務で用いられる定型的な表現の出現の有無・頻度を用いて受信した業務文書の内容の重要度および返信・対応の要不要を判断し、その結果を表示装置に表示し、ユーザに通知するようにしている。また、受信した業務文書について、過去の同じ種類の業務文書を検索し、検索した文書と今回の文書とについて年・期以外の差分を調べた結果を表示する。
【００２２】
即ち、本発明による情報処理システムは、組織内の業務文書を管理するための情報処理システムであって、所定の差出元から送られてきた業務文書を受信する受信部（送受信部４２４）と、管理業務で用いられる定型的な表現の出現の有無・頻度に基づいて、受信した業務文書の内容の重要度、及び／又は返信・対応の要不要を判断する文書内容判断部（事前処理部４０７、特に、重要性・対応要不要判断処理部４１１）と、文書内容判断部によってなされた判断結果を表示部（表示装置４０１）に表示する表示制御部（中央処理装置４０４、特に、強調表示処理部４０８）と、を備えることを特徴とする。
【００２３】
文書内容判断部（事前処理部４０７、特に、承認職位判断処理部４１２）は、業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、業務文書に含まれる返信方法・コメント欄・提出フロー・職印押印の少なくとも１つの項目における表現に基づいて承認を得ることが必要な職位を判断する。
【００２４】
また、文書内容判断部（事前処理部４０７、特に、期日判断処理部４１３）は、業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、業務文書に含まれる返信期限・予定・日付の少なくとも１つの項目の表現に基づいて、対応・返信の期限を判断する。
【００２５】
上記情報処理システムは、さらに、業務文書に含まれる発信時刻・差出元部署・件名の少なくとも１つの情報に基づいて、過去の同じ種類の業務文書を検索する類似文書検索部（類似連絡検索処理部４１６）を備える。そして、表示制御部（中央処理装置４０４）は、表示部に、類似文書検索部による検索結果を表示する。
【００２６】
上記情報処理システムは、さらに、検索して得られた過去の同じ種類の業務文書と今回受信した業務文書とを比較して差分情報を取得する類似文書比較部（類似連絡比較処理部４１７）を備える。そして、表示制御部（中央処理装置４０４）は、取得した差分情報を表示部に表示する。
【００２７】
また、上記情報処理システムは、受信した業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットが指定されている場合に、業務文書に記載されている文字列とフォーマットとの包含関係・前記業務文書とフォーマットの一致・不一致に基づいて、過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルを検索する類似提出ファイル検索部（類似提出用ファイル検索処理部４１８）を備える。そして、表示制御部は、類似提出ファイル検索部の検索結果を表示部に表示する。
【００２８】
上記情報処理システムは、さらに、過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルから今回受信した業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットに定型的な入力項目の転記を行う転記処理部（転記処理部４１０）を備える。
【００２９】
さらなる本発明の特徴は、以下本発明を実施するための最良の形態および添付図面によって明らかになるものである。
【発明の効果】
【００３０】
本発明によれば、ワークフロー化されない管理業務文書の処理を効率よく進めることができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３１】
以下、添付図面を参照しながら、本発明の業務文書効率化処理装置を実施するための最良の形態を詳細に説明する。各図において、同一の符号を付した部分は同一物を表し、基本的な構成及び動作は同様であるものとする。尚、本発明の実施の形態において使用される機器、手法等は単なる一例であり、本発明はこれらに限定されるものではないことは勿論である。
【００３２】
＜本発明の概念及び機能＞
本発明の実施形態では、下記の機能１乃至８および特徴１を用いることにより、上述の現状の手作業１乃至５を効率化している。
【００３３】
（１）機能１
管理業務の文書で用いられる表現には定型的なものが多く、例えば表２のような特徴がある。
【００３４】
【表２】
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【００３５】
この特徴を利用すれば、「参考情報」に含まれやすい定型的表現と「周知徹底」に含まれやすい定型的表現のどちらが多く含まれるかを比較することにより、今回受け取った連絡がどちらなのか、自動的に推定を行わせることが可能となる。また同様に、「理解のみ」に含まれやすい定型的表現と「対応・返信を要する」に含まれやすい定型的表現のどちらが多く含まれるかを比較することにより、今回受け取った連絡が返信・対応を要するのかどうか、自動的に推定を行わせることが可能となる。
【００３６】
（２）機能２
管理業務の文書において対応・返信を求める場合、承認を得る必要がある職位は定型句で明示的されている。例えば、「ユニット長承認の上、管理部まで返信ください」・「部長コメント欄」・「担当→取纏者→人事部」などの記述、および、職印押印欄の指定が挙げられる。したがって、機能１と同様に承認を得る必要がある職位を判断することができる。
【００３７】
（３）機能３
管理業務の文書において対応・返信を求める場合、提出締め切りは定型句で明示されている。「期限」・「締め切り」・「日程」・「予定」・「まで」・「より」・「〜」などの記述と、日付表現が近接している箇所を探すことで提出締め切りを判断することができる。
【００３８】
（４）機能４
（ｉ）管理業務の文書においては、過去の同じ種類の連絡がある場合、両者に特徴的な共通点が見られる。例えば、年や期（2007年上期・2007年第三クォータ）だけが異なり月や日は近いタイミングで発信されている・同じ差出元部署である・件名が類似しているなどである。特に、業務文書においては内容を簡単に理解でき、かつ簡潔な件名をつけることが求められる場合が多い。このような特徴的な共通点に着目することにより、上記現状の手作業４（ｉ）で述べたような共通的表現に惑わされることなく、高精度に過去の同じ種類の連絡を探すことが可能となる。なお、差出元部署については、連絡の本文の冒頭に右寄せなど定型的な配置で記述されているため、抽出することが可能である。
【００３９】
（ii）機能４（ｉ）で見つかった連絡と今回の連絡とを比較し、差分を調べる。この際、機能４（ｉ）で述べたとおり、年や期については当然異なることが想定されるので、差があってもユーザにとって格別情報が得られることにはならない。このため、本発明では、それ以外の差分を着目対象とする。
【００４０】
（５）機能５
（ｉ）管理業務の連絡に添付されている未記入提出用ファイルは、白紙のフォーマットが添付され、それに書き込んだものを返送することが多い。したがって、過去の提出物として返送した記入済提出用ファイルに記述されている文字列は記入項目名および記入内容であり、今回の提出物として用いる白紙のフォーマットに記述されている文字列は記入項目名のみなので、記述されている文字列に包含関係が期待できる。また、フォーマット自体は過去と今回の連絡に添付されている提出文書とで変わらない場合が多い。これらのことから、二つのファイルに記述されている文字列の包含関係・フォーマット自動認識の既存技術により、現状の手作業５（ｉ）で述べたような問題を回避し、高精度に過去の提出物として返送したファイルを探すことが可能となる。
【００４１】
（ii）機能５（ｉ）で見つかった記入済提出用ファイルから、今回の連絡に添付されている白紙のフォーマットへ、氏名・従業員ＩＤ・内線番号・部門名・部門ＩＤなど定型的な入力項目の転記を行う。この際、チェックリストの確認結果などは、そのたびごとに確認して記入しなくてはならないので自動記入しない。
【００４２】
（６）機能６
（ｉ）機能１、機能２、機能３の結果を用いて、一覧画面において付加情報表示を行う。
（ii）機能１、機能２、機能３の結果の理由となった表現について、本文表示画面において強調表示を行う。
【００４３】
（７）機能７
機能４（ii）の結果を用いて、比較表示を行う。
（８）機能８
機能５（ii）の結果を用いて、自動転記を行う。
【００４４】
（９）特徴１
また、機能４（ｉ）乃至５（ii）について、ユーザがメールを開封して連絡を見たり、イントラネットにアクセスして連絡を見たりする前に行うことができる。すなわち、メール受信内容を事前にスキャンしたり、イントラネットにポーリングしたりしておき、連絡を検出したらバックグラウンドで準備しておくことができる。これにより、イントラネットやローカル・ファイルサーバ上に多くのデータが蓄積されている場合でも、ユーザが連絡を見たら即座に関連文書を表示することができる。
【００４５】
＜画面表示例＞
上記の機能により、図１乃至３に示すような画面表示が可能となり、管理業務の文書の内容を効率よく把握することが可能となる。また、返信を要する連絡においては効率よく適切に提出物を作成することが可能となる。組織全体では連絡を受け取る人の数は各部門の管理職にわたるので非常に多く、本発明により各人において効率化を達成できるので、組織全体での効率化の効果はさらに大きいものとなる。
【００４６】
図１は、各管理部門から受信した連絡の件名一覧および本文を表示している画面例である。１００に、連絡が分類されている様子を表示している。１０１に、件名の一覧を表示している。１０２に、各連絡が参考情報なのか周知徹底を要する重要な連絡なのかを表示している。図１では、「インフルエンザ予防」「雪かき募集」は参考情報であり、「図書の棚卸し」「Ｆｗ：消耗品購入」「休暇中の事故防止」が重要な連絡である例を示している。１０３に、各連絡が返信・対応を要するものであるかどうかを表示している。図１では、「図書の棚卸し」「雪かき募集」「Ｆｗ：消耗品購入」が返信・対応を要し、それ以外は返信・対応を必要としない連絡である例を示している。１０４に、返信・対応を要する連絡について、期日を表示している。１０５に、返信・対応を要する連絡において、どの職位の人物の承認を得る必要があるかを表示している。図１では、「図書の棚卸し」は課長の承認を要し、「雪かき募集」は受信者のみの責任での返信が可能であり、「Ｆｗ：消耗品購入」は部長の承認を要する例を示している。
【００４７】
また、１０６は、ユーザが選択した連絡の本文を表示している。１０７に、返信・対応を要すると判断した根拠となる部分の強調表示を行っている。１０８に、返信・対応の期日は１２月２５日だと判断した根拠となる部分の強調表示を行っている。１０９に、課長の承認を要すると判断した根拠となる部分の強調表示を行っている。このように、連絡本文中に強調表示を行うことにより、ユーザが１０２乃至１０５の項目の判断の基となった部分を目視で確認できるようになっている。また、１１０は、過去の同種の連絡だと思われる、類似性の高い連絡を検索した結果を示す。さらに、１１１は、過去に作成した記入済提出用ファイルだと思われる、添付ファイルと類似したフォーマットを持つファイルを検索した結果を示している。
【００４８】
そして、図１の１１０に表示したもののうち一つを選んで１１２をクリックすると、図２に示す画面が表示される。また、１１１に表示したもののうち一つを選んで１１３をクリックすると、図３に示す画面が表示される。
【００４９】
なお、図１について、本実施形態をメーラーのような画面を例にとって説明したが、イントラネット上のブラウザを用いた画面も適用可能である。
【００５０】
図２は、図１の１１０で示した、過去の同種の連絡だと思われる、類似性の高い連絡を今回の連絡と比較して表示している例である。２００に今回の連絡を、２０１に過去の連絡を表示している。また、２０３〜２０５に、２つの連絡を比較して見つかった差分を今回の連絡と重ねて強調表示している。また同様に、過去の連絡に重ねた強調表示も行っている。２０２は年であり、今回と過去との連絡で異なるのは当然なので、強調表示は行わない。
【００５１】
図３は、図１の１１１で示した、過去の同種の記入済提出用ファイルから、今回の未記入提出用ファイルへ、定型的な入力項目を自動的に転記した結果を表示している例である。３００に、部署名を転記した結果を表示しており、３０１に、部門コードを転記した結果を表示しており、３０２に、課長氏名を転記した結果を表示している。そのほかの、網掛けをしていない部分は、今回の未記入提出用ファイルそのままである。たとえば３０３には、今回の未記入ファイルに元々記入されていたので過去の同種の記入済提出用ファイルからの転記は行わなかった様子を示す。また３０４には、今回の未記入ファイルでは空欄であったが、過去の同種の記入済提出用ファイルに記入されていたのは定型的な入力項目ではなかった（氏名・従業員ＩＤ・内線番号・部門名・部門ＩＤなどではなかった）ので、転記は行わなかった様子を示している。
【００５２】
＜業務文書効率化処理装置の構成＞
図４は、本発明の一実施形態として構築される、業務文書効率化処理装置４０の概略構成を示す機能ブロック図である。この業務文書効率化処理装置４０は、管理業務における文書を保存した連絡ＤＢ４００と、データを表示するための表示装置４０１と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード４０２及びマウスなどのポインティングデバイス４０３と、必要な演算処理、制御処理等を行う中央処理装置４０４と、中央処理装置４０４での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ４０５と、中央処理装置４０４での処理に必要なデータを格納するデータメモリ４０６と、ファイル保存のためのファイルシステム４２３と、業務文書を送受信するための送受信部４２４と、を備えている。連絡ＤＢ４００にはユーザが今までに受け取った連絡が保持されており、ファイルシステム４２３にはユーザが今までに受け取った連絡の返信のために作成したファイルが保持されている。なお、連絡ＤＢ４００は、ネットワーク上にあっても良いし、個人のＰＣ内にあっても良い。
【００５３】
プログラムメモリ４０５は、上記の機能１、２、３、４、及び５を実行する事前処理部４０７と、機能６を実行する強調表示処理部４０８と、機能７を実行する比較表示処理部４０９と、機能８を実行する転記処理部４１０と、を備えている。事前処理部４０７は、機能１を行う重要性・対応要不要判断処理部４１１と、機能２を行う承認職位判断処理部４１２と、機能３を実行する期日判断処理部４１３、機能４を実行する類似連絡処理部４１４と、機能５を実行する類似提出用ファイル処理部４１５と、を含んでいる。類似連絡処理部４１４は、機能４（ｉ）を実行する類似連絡検索処理部４１６、機能４（ii）を実行する類似連絡比較処理部４１７と、により構成される。類似提出用ファイル処理部４１５は、機能５（ｉ）を実行する類似提出用ファイル検索処理部４１８と、機能５（ii）を実行する類似提出用ファイル転記処理部４１９とにより構成される。強調表示処理部４０８は、機能６（ｉ）を実行する件名強調表示処理部４２０と、機能６（ii）を実行する本文強調表示処理部４２１とにより構成される。
【００５４】
データメモリ４０６は、連絡データ４２２を含んでいる。連絡データ４２２は、連絡ＤＢ４００に格納されているデータの形式であり、新しく受け取った連絡をシステム内で保持するためのデータ形式でもある。
【００５５】
＜連絡データの構造（例）＞
図５Ａは、データメモリ４０６に含まれる連絡データ４２２のデータ構造を示す図である。このデータ構造体NotifyDataは、連絡ＩＤ５００Ａ、件名５０１Ａ、差出元部署５０２Ａ、日付５０３Ａ、提出用ファイル５０４Ａ、重要度５０５Ａ、対応５０６Ａ、期日５０７Ａ、承認職位５０８Ａ、本文５０９Ａ、本文強調表示箇所５１０Ａ、類似連絡５１１Ａ、類似提出用ファイル５１２Ａを含んでいる。提出用ファイル５０４Ａは、データ構造体ReportDataの配列である。データ構造体ReportDataとしては、Microsoft（登録商標） Office WordやExcelなどのワープロソフト・表計算ソフトなどのデータ構造体を用いることができる。また、類似連絡５１１Ａは、以下に示すデータ構造体SimilarNotifyの配列である。さらに、類似提出用ファイル５１２Ａは、以下に示すデータ構造体SimilarReportの配列である。
【００５６】
データ構造体SimilarNotifyは、類似連絡５１３Ａと、類似連絡比較結果５１４Ａとを含んでいる。類似連絡５１３Ａは、類似性が高い連絡の連絡ＩＤ５００Ａである。類似連絡比較結果５１４Ａは、件名および本文を比較して見つかった差分を保持する。この例では、件名の３文字目から１文字、本文の７文字目から４文字、１５文字目から２文字の差分があったことを保持している。
【００５７】
データ構造体SimilarReportは、類似提出用ファイル５１５Ａと、類似提出用ファイル転記項目５１６Ａとを含んでいる。類似提出用ファイル５１５Ａは、フォーマットの類似性が高いファイルの場所である。類似提出用ファイル転記項目５１６Ａは、過去の同種の記入済提出用ファイルから今回の未記入提出用ファイルへ転記を行う、定型的な入力項目である。この例では、セルＤ２に「販売部一課」、Ｄ３に「Ａ１２３」と転記することを保持している。
【００５８】
図５Ｂは、図５Ａで説明したデータ構造と同じものである。まだメンバの一部にしかデータ格納されておらず、他のメンバは初期値ＮＵＬＬになっている様子を示す。データが格納されているメンバ・データが格納されていないメンバについては、図６のステップ６００および６０１で詳細に説明する。
【００５９】
＜具体的処理＞
次に、本実施形態による業務文書効率化処理装置４０において実行される処理について詳細に説明する。図６は、業務文書効率化処理装置４０による処理を説明するためのフローチャートである。
【００６０】
図６において、まず、連絡の受信を行う（ステップＳ６００）。この段階での連絡データの例は、図５Ｂに示されるようになっている。連絡ＩＤ５００Ｂは、管理のため一意に振られる番号である。件名５０１Ｂは、受け取った連絡から件名部分を切り出して格納する。差出元部署５０２Ｂは、上記機能４（ｉ）で述べたとおり、連絡の本文の冒頭に右寄せで記述されている部分を抽出する。日付５０３Ｂは、連絡を受け取った日付を格納する。提出用ファイル５０４Ｂは、受け取った連絡に添付してあるファイルを格納する。本文５０９Ｂは、受け取った連絡の本文を格納する。それ以外の、重要度５０５Ｂ、対応５０６Ｂ、期日５０７Ｂ、承認職位５０８Ｂ、本文強調表示箇所５１０Ｂについては、事前処理部４０７を用いてステップ６０１を実行して記入するものであり、ステップＳ６００の段階では、初期値ＮＵＬＬのままである。また、同様に、類似連絡５１１Ｂ、類似提出用ファイル５１２Ｂについては空の配列のままである。したがって、類似連絡５１３Ｂ、類似連絡比較結果５１４Ｂ、類似提出用ファイル５１５Ｂ、類似提出用ファイル転記項目５１６Ｂについても初期値ＮＵＬＬのままである。
【００６１】
次に、事前処理を行う（ステップＳ６０１）。この処理は、プログラムメモリ４０５に含まれる事前処理部４０７を用いて行うものであり、図７に示す詳細フローチャートで詳しく説明する。この段階での連絡データの例は図５Ａに示されている。図５Ｂでは初期値のままであったメンバについて、図５Ａではデータが格納されている。
【００６２】
図５Ａの結果を用いて、それぞれの件名について強調表示が行われる（ステップＳ６０２）。プログラムメモリ４０５に含まれる強調表示処理部４０８の件名強調表示処理部４２０が、図１で示したとおり、１０１の表示を行う。この処理は、ステップＳ６０１において書き込みを行ったデータ構造体NotifyDataの重要度５０５Ａを参照して、ＴＲＵＥであれば１０２にその旨表示し、同じく対応５０６Ａを参照してＴＲＵＥであれば１０３にその旨表示し、期日５０７Ａの内容を１０４に表示し、承認職位５０８Ａの内容を１０５に表示する。その後、ユーザが連絡を選択する処理を受け付け（ステップＳ６０３）、本文の強調つき表示処理を行う（ステップＳ６０４）。そして、プログラムメモリ４０５に含まれる強調表示処理部４０８の本文強調表示処理部４２１が、図１で示したとおり、１０６の表示を行う。また、本文強調表示処理部４２１が、データ構造体NotifyDataの本文５０９Ａの内容を表示し、本文強調表示箇所５１０Ａの内容にしたがって１０７乃至１０９の強調表示を行う。
【００６３】
その後、中央処理装置４０４は、ユーザによってなされる、図１の１１０や１１１の選択及び１１２や１１３のクリックに対応して、過去の同種の連絡や過去の同種の記入済提出用ファイルを選択する処理を受け付ける（ステップＳ６０５）。また、中央処理装置４０４は、ユーザが選択したものが、連絡かどうかを調べ（ステップＳ６０６）、そうであれば、比較表示処理部４０９は機能７を実行する（ステップ６０７）。この処理は、図２で説明した通り、今回の連絡・データ構造体SimilarNotifyの類似連絡５１３Ａで示された連絡ＩＤを持つ連絡について、データ構造体NotifyDataの本文５０９Ａのデータを左右に表示し、データ構造体SimilarNotifyの類似連絡比較結果５１４Ａにしたがって強調表示を行う。ステップＳ６０６において、ユーザが選択したものは連絡ではなかった場合（つまり、ユーザが選択したものは記入済提出用ファイルだった場合）、転記処理部４１０は、自動転記処理を実行する（ステップＳ６０８）。この処理は、図３で説明した通り、データ構造体NotifyDataの提出用ファイル５０４Ａに対して、データ構造体SimilarReportの類似提出用ファイル５１５Ａの内容を、類似提出用ファイル転記項目５１６Ａに指定されている項目について転記する。
【００６４】
＜事前処理の詳細＞
図７のフローチャートを参照して、図６のステップＳ６０１で行う事前処理の詳細について説明する。まず、重要性・対応要不要判断処理部４１１は、重要性・対応要不要の判断を行う（ステップＳ７００）。具体的には、上記機能１で述べた通り、表２に挙げた「参考情報」に含まる定型的表現と「周知徹底」に含まる定型的表現のどちらが多く含まれるかを比較する。前者の方が多ければ参考情報だと判断され、データ構造体NotifyDataの重要度５０５ＢにＦＡＬＳＥが、後者の方が多ければ重要な連絡だと判断され、ＴＲＵＥが格納される。また、同様に、表２に挙げた「理解のみ」に含まれる定型的表現と「対応・返信を要する」に含まれる定型的表現のどちらが多く含まれるかを比較する。前者の方が多ければ返信・対応を要しないと判断され、対応５０６ＢにＦＡＬＳＥが、後者の方が多ければ要すると判断され、ＴＲＵＥが格納される。さらに、これらの判断の根拠となった表現が、本文強調表示箇所５１０Ｂに格納される。
【００６５】
次に、ステップＳ７００において、重要性・対応要不要判断処理部４１１は、返信・対応を要すると判断したかどうかを調べ（ステップＳ７０１）、要すると判断した場合には、処理はステップＳ７０２及びＳ７０３に移行してそれぞれの処理が実行される。つまり、まず、承認職位判断処理部４１２は、承認職位の判断を行う（ステップＳ７０２）。この処理は、機能２で述べた方法で行い、その結果をデータ構造体NotifyDataの承認職位５０８Ｂに格納する。また、その判断の根拠となった表現を、本文強調表示箇所５１０Ｂに追加する。次に、期日判断処理部４１３は、期日の判断を行う（ステップＳ７０３）。この処理は、機能３で述べた方法で行い、その結果をデータ構造体NotifyDataの期日５０７Ｂに格納する。また、その判断の根拠となった表現を、本文強調表示箇所５１０Ｂに追加する。
【００６６】
その後、類似連絡検索処理部４１４は、類似連絡の検索を行う（ステップＳ７０４）。この処理は、機能４（ｉ）で述べた方法で行い、検索された連絡の連絡ＩＤ５００Ｂをデータ構造体NotifyDataの類似連絡５１１Ｂの類似連絡５１３Ｂに格納する。また、類似連絡比較処理部４１７は、ステップＳ７０４で見つかった類似連絡との比較を行う（ステップ７０５）。この処理は機能４（ii）で述べた方法で行い、年・期など類似連絡との間で異なっていて当然の項目については差異として扱わない。この処理の結果見つかった差異を、データ構造体SimilarNotifyの類似連絡比較結果５１４Ｂに格納する。
【００６７】
また、類似提出用ファイル検索処理部４１８は、類似提出用ファイルの検索を行う（ステップＳ７０６）。この処理は、機能５（ｉ）で述べた方法で行い、検索されたファイルをデータ構造体NotifyDataの類似提出用ファイル５１２Ｂに格納する。
【００６８】
そして、類似提出用ファイル転記処理部４１９は、ステップＳ７０６で見つかった類似提出用ファイルからの自動転記項目を調べる（ステップＳ７０７）。この処理は、機能５（ii）で述べた方法で行い、その結果を、データ構造体SimilarReportの類似提出用ファイル転記項目５１６Ｂに格納する。
【００６９】
なお、未記入提出用ファイルの中に、承認を得る必要がある職位や提出締め切りが書かれている場合もある（ケース１）。また、未記入提出用ファイルのほかに、本文を補足説明するためのファイルが添付されている場合（ケース２）や、さらに、本文を補足説明するためのファイルの中に承認を得る必要がある職位や提出締め切りが書かれている場合（ケース３）もある。これらの場合についても、ケース１においては本発明の機能１・機能２・機能３・機能６（ｉ）・機能６（ii）が適用できる。また、ケース２においては本発明の機能４（ｉ）・機能４（ii）・機能７・特徴１が適用できる。さらに、ケース３においては機能１・機能２・機能３・機能４（ｉ）・機能４（ii）・機能６（ｉ）・機能６（ii）・機能７・特徴１が適用できる。
【００７０】
また、図１、図２、図３の例では、背景に色をつけることにより強調表示を実現しているが、強調表示の方法はここで示したものに限らない。太字・斜体にしたり、文字色を変更することなどによる強調表示も可能である。
【００７１】
さらに、機能４（ｉ）において、過去一年以内に組織の改編があった管理部門が差出元部署である連絡については、改編前の部門名を検索対象に加えることが有効である。同様に、機能５（ii）において、過去一年以内に組織の改編があった部門を受取り先として提出文書を求める連絡が送られる場合については、前回の提出文書には改編前の部門名や部門ＩＤが書かれていても今回の提出文書には改編後の部門名や部門ＩＤを転記することが有効である。
【００７２】
なお、上述のように本実施形態では、機能１において定型的表現の出現回数の和を比較することにより、「参考情報」と「周知徹底」のどちらなのか、また、返信・対応は必要なのかを判断している。
【００７３】
ただし、判断の方法についてはこれに限らない。組織内に既に存在する文書について表１の右上・右下・左上・左下のどこに分類されるかユーザが正解データを付与した結果を用いて、教師付き学習などの既存技術を適用することにより、その組織の文書により即した形で判断を行うことができる。データの集計には、形態素解析・Ｎ−ｇｒａｍなどの既存技術が利用でき、教師付き学習としては、サポートベクターマシン・ニューラルネットワーク・遺伝的アルゴリズムなどの既存技術を利用できる。さらに、主成分分析や共起分析などを行って、要素として用いる定型表現を絞り込むことも考えられる。
【００７４】
また、本実施形態では、図４に示すようにファイルシステムは中央処理装置４０４に直接接続された機器であるとしている。しかし、ネットワーク上の共有ファイルサーバ等に保持されている場合についても同様である。
【００７５】
また、本実施形態では、連絡をメールで受け取り、中央処理装置４０４に直接接続された機器に保持する場合について説明した。しかし、メールをネットワーク上のメールサーバに保持する場合および、連絡はイントラネット上で開示され各ユーザはリッチクライアントなどを用いてアクセスする場合についても本発明は有効である。
【００７６】
さらに、図５の５０２Ｂに保持される連絡の差出元部署について、本実施形態では、連絡本文の冒頭に右寄せで記述されている部分を抽出するとしている。この処理について、ユーザがあらかじめ指定した組織内の部署名のリストを用いて、部署名として抽出したものがそのリストに含まれるか確認すれば、より正確に週出することができる。さらに、特定の業務について専用のメールアドレスが用意されている場合には、メールアドレスから部署が一意に得られるのでそれを用いることも可能である。
【００７７】
＜まとめ＞
以上のように、本実施形態では、管理業務で用いられる定型的な表現の出現の有無・頻度に基づいて、重要性・対応要不要判断処理部４１１が所定の差出元から送られてきた業務文書の内容の重要度、及び／又は返信・対応の要不要を判断する。そして、その判断結果が表示装置４０１に強調表示される（図１参照）。このようにすることにより、ユーザは、業務文書の内容について、注目すべき項目が即座に把握することができるので、効率よく当該文書の重要度や返信の要不要を判断することができる。
【００７８】
また、認職位判断処理部４１２は、業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、業務文書に含まれる返信方法・コメント欄・提出フロー・職印押印の少なくとも１つの項目における表現に基づいて承認を得ることが必要な職位を判断する。さらに、期日判断処理部４１３は、業務文書が返信・対応を要する文書であると判断した場合に、業務文書に含まれる返信期限・予定・日付の少なくとも１つの項目の表現に基づいて、対応・返信の期限を判断する。このようにすることにより、返信や対応が必要な文書の場合には、ユーザが次に行うべきアクションを即座に把握することができ、効率の良い業務文書のやり取りを実現することができる。
【００７９】
さらに、本実施形態では、類似連絡検索処理部４１６が、業務文書に含まれる発信時刻・差出元部署・件名の少なくとも１つの情報に基づいて、過去の同じ種類の業務文書を検索する。そして、その検索結果が表示装置に表示される。このようにすることにより、過去に同じような業務文書を取り扱ったことがある場合には、それを参考に今回の業務文書を処理することができるので、ユーザの負担を軽減することができるようになる。
【００８０】
また、本実施形態では、類似連絡比較処理部４１７が、検索して得られた過去の同じ種類の業務文書と今回受信した業務文書とを比較して差分情報を取得する。そして、その差分が表示装置に表示される。このようにすることにより、ユーザは、今回の業務文書と過去の同じような業務文書との相違点を即座に把握することができるようになる。
【００８１】
さらに、本実施形態では、類似提出用ファイル検索処理部４１８が、受信した業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットが指定されている場合に、業務文書に記載されている文字列とフォーマットとの包含関係・前記業務文書とフォーマットの一致・不一致に基づいて、過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルを検索する。そして、その検索結果が表示装置に表示される。これにより、今回の業務文書に関連した以前の提出ファイルを参照することができ、ユーザにとって提出ファイル作成の際の大きな助けとなるものである。
【００８２】
この場合、転記処理部４１０が、過去の同じ種類の管理業務の文書に対して作成した記入済提出用ファイルから今回受信した業務文書に対して返信・対応を行うためのフォーマットに定型的な入力項目の転記を行う。これにより、ユーザがわざわざ定型的な項目についての入力事項を気にする必要がなくなる。
【００８３】
なお、以上説明した本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピィ（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。
【００８４】
また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。
【００８５】
また、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードがネットワークを介して配信されることにより、システム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ-ＲＷ、ＣＤ-Ｒ等の記憶媒体に格納され、そのシステム又は装置のコンピュータ(又はＣＰＵやＭＰＵ)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによって達成されるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】管理業務の文書の内容を効率よく把握するとともに、類似する連絡・記入済提出用ファイルを効率よく参照する画面の例である。
【図２】類似する連絡を効率よく参照する画面の例である。
【図３】類似する記入済提出用ファイルから、定型的な入力項目を自動的に転記する画面の例である。
【図４】本発明の実施形態による業務文書効率化処理装置の概略構成を示す機能ブロック図である。
【図５Ａ】図４に示す業務文書効率化処理装置のデータメモリ４０６に含まれる連絡データ４２２のデータ構造（１）を示す図である。
【図５Ｂ】図４に示す業務文書効率化処理装置のデータメモリ４０６に含まれる連絡データ４２２のデータ構造（２）を示す図である。
【図６】本発明の処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】事前処理（ステップＳ６０１）の詳細を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００８７】
４０    業務文書効率化処理装置
４００  連絡ＤＢ
４０１  表示装置
４０２  キーボード
４０３  ポインティングデバイス
４０４  中央処理装置
４０５  プログラムメモリ
４０６  データメモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図６】
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【図７】
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