(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおいて、文書情報が変更された場合に、変更に係る文書を個々に検索できるように、文書情報の変更履歴を管理することで、利便性の向上を図る。【解決手段】  取得部１０２は、文書データベース１０１で管理する文書情報を変更が想定される適当なタイミングで取得し、文書情報の異同をチェックする。文書情報に変更が生じている場合には、その変更を履歴でとらえ、該当文書に対し検索用データとして履歴データを検索用データベース１０５に登録する。検索部１０６は、文書を検索する際には、検索用データとして登録した履歴データを検索条件とし、絞込みを掛けることで、目的の文書の検索を容易にする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報を管理する複数の文書データベースと、前記複数の文書データベースの文書情報を検索するための検索用データを管理する検索用データベースと、前記検索用データベースより検索条件に合う検索用データを検索する検索手段と、前記文書データベースへのアクセス要求及び前記検索手段への検索要求の入力を受付け、それぞれの要求に応じて文書情報及び検索結果を出力する入出力手段を有する文書管理システムであって、
前記文書データベースで管理する文書情報を取得する文書情報取得手段と、
前記文書情報取得手段によって取得された文書情報を検索用データとして前記検索用データベースに登録する検索用データ登録手段を有したことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載された文書管理システムにおいて、
前記検索用データ登録手段は、前記文書情報取得手段によって取得された文書情報と当該文書情報取得時の時刻情報を関連付ける情報を前記検索用データとして登録するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
前記検索用データ登録手段により検索用データとして登録した時点における文書情報のバージョン情報を前記文書データベースで管理するようにした請求項１又は２に記載された文書管理システムにおいて、
前記文書検索手段による検索の結果として、複数のバージョン情報が得られた場合に、前記入出力手段は、当該複数のバージョン情報の中から特定のバージョン情報を選択するための入力を受付け、選択されたバージョン情報を出力するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項２又は３に記載された文書管理システムにおいて、
前記入出力手段は、検索要求を受付ける際に、検索条件として検索用データの登録期間を指定できるようにするとともに、
前記検索手段は、前記入出力手段を通し、検索条件として指定された登録期間内に登録された検索用データを検索するようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
複数の文書データベースの文書情報を検索するための検索用データを管理する検索用データベースより検索条件に合う検索用データを検索する検索用データ検索工程と、
前記文書データベースへのアクセス要求及び前記検索用データの検索要求の入力を受付ける入力工程と、
前記入力工程で受付けた要求に応じ、前記検索用データ検索工程を経て得られる文書情報及び検索結果の出力を行う出力工程と、
前記文書データベースで管理する文書情報を取得する文書情報取得工程と、
前記文書情報取得工程によって取得された文書情報を検索用データとして前記検索用データベースに登録する検索用データ登録工程を有したことを特徴とする文書検索方法。
【請求項６】
請求項５に記載された文書検索方法において、
前記検索用データ登録工程は、前記文書情報取得工程によって取得された文書情報と当該文書情報取得時の時刻情報を関連付ける情報を前記検索用データとして登録する工程であることを特徴とする文書検索方法。
【請求項７】
前記検索用データ登録工程により検索用データとして登録した時点における文書情報のバージョン情報を管理するように、前記文書データベースへ当該バージョン情報を登録する文書情報登録工程を有した請求項５又は６に記載された文書検索方法において、
前記入力工程は、前記検索用データ検索工程による検索の結果として、複数のバージョン情報が得られた場合に、当該複数のバージョン情報の中から特定のバージョン情報を選択するための入力を受付ける工程であり、
前記出力工程は、前記入力工程で選択されたバージョン情報を出力する工程であることを特徴とする文書検索方法。
【請求項８】
請求項６又は７に記載された文書検索方法において、
前記入力工程は、検索要求を受付ける際に、検索条件として検索用データの登録期間を指定できるようにした工程であり、
前記文書検索工程は、前記入力工程を通し、検索条件として指定された登録期間内に登録された検索用データを検索するようにした工程であることを特徴とする文書検索方法。
【請求項９】
請求項５乃至８のいずれかに記載された文書検索方法が有する各工程をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載されたプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、より詳細には、文書データベースに登録された文書情報を検索するための検索用データとして、登録される検索用データの変更履歴をとらえることで、利便性の高いシステムを実現できるようにする文書管理システム、文書検索方法、プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットでは、インターネット上の情報を検索するシステムとして、キーワードなどを使って、ウェブサイトや情報などを検索することができる検索エンジンが一般的となって、このような横断的な検索ができる検索エンジンを用いることで、求める情報の取得が容易になり、利便性の向上が図られている。
インターネット上で横断的な検索を可能とする上記システムの利便性を企業などの内部システムに導入しようという発想のもとに、内部システムに存在する様々なデータベースや各種の形式のファイルを横断的に検索できるようにし、インターネットなどを介して大量に流入する電子化文書の検索に適応できるようにする文書検索方法についての提案もなされている。
【０００３】
下記特許文献１，２は、これらを例示するもので、特許文献１（特開２００３−３１６８１１号公報）は、横断検索システムに関し、ラッパーアーキテクチャを用いた異種データベース統合システムにおいて、ラッパーモジュールを介してデータベースとやり取りするためのアクセスプランを最適化する機能を有するシステムを提案している。
また、特許文献２（特開２００３−２４２１８０号公報）は、全文検索システムに関し、検索用の索引の登録・削除処理に要する時間を短くするとともに、検索処理を同時に行えるようにした検索システムを提案している。
【０００４】
ところで、内部の文書等のデータベースを横断的に検索できるようにした従来の文書管理システムにおいては、グループウェア等の情報共有システムを利用している場合が多い。
この情報共有システムでは、共有する文書に対し、複数のユーザによるアクセス及び文書の改訂が行われるので、各文書の改訂履歴を残すようにしている。この改訂履歴の管理方法としては、日付毎のエントリを作成する方法、或いは添付文書に履歴を残す場合には、添付文書ファイル名に日付を含めたファイルを作成し、添付する、という方法を採る。例えば、グループウェアであるLotus Notes（登録商標）の文書では、セクションと呼ばれる省略・展開可能な段落に、改訂毎にまとめ、過去の履歴は省略状態にし、最新文書を展開して表示しておく、といった方法で履歴を残し、利用される。また、添付ファイルでは、“説明資料060821.pdf”，“説明資料060822.pdf”，・・・等と、更新日をファイル名の一部とする方法を採用している。
【特許文献１】特開２００３−３１６８１１号公報
【特許文献２】特開２００３−２４２１８０号公報
【０００５】
ただ、従来のグループウェア等を用いる情報共有システムにおける履歴の管理は、上記のように、エントリや添付ファイルを作成する方法を採用することで、履歴を文書に添付してデータベースで管理することに留まっている。このために、この方法による文書管理を求める際に、何らかの入力操作を行う必要があるので、文書を作成・更新する者にとって煩雑な作業を伴うことになる。
また、文書を閲覧する側にとっても、あまりたくさんの履歴情報が掲載されていると、どれが最新の情報なのか分り難くなるだけでなく、大量の添付文書があるため添付元の文書を開く際に時間かかる、という問題にも繋がる。さらに、これらの情報を当該情報共有システムの機能を利用して検索しても、求める個々の改訂文書を検索できず、全ての改訂文書が検索結果として表示されてしまい、求める情報が見付け難くなってしまう、という問題が生じる。
本発明の目的は、従来の情報共有システムによる履歴の管理方法により生じる上記の問題を解消し、改訂等を含め、文書情報が変更された場合に、変更に係る文書を個々に検索できるように、文書情報の変更履歴を管理することで、利便性の向上を図ることにある。
【発明の開示】
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１の発明は、文書情報を管理する複数の文書データベースと、前記複数の文書データベースの文書情報を検索するための検索用データを管理する検索用データベースと、前記検索用データベースより検索条件に合う検索用データを検索する検索手段と、前記文書データベースへのアクセス要求及び前記検索手段への検索要求の入力を受付け、それぞれの要求に応じて文書情報及び検索結果を出力する入出力手段を有する文書管理システムであって、前記文書データベースで管理する文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記文書情報取得手段によって取得された文書情報を検索用データとして前記検索用データベースに登録する検索用データ登録手段を有したことを特徴とする。
請求項２の発明は、請求項１に記載された文書管理システムにおいて、前記検索用データ登録手段は、前記文書情報取得手段によって取得された文書情報と当該文書情報取得時の時刻情報を関連付ける情報を前記検索用データとして登録するようにしたことを特徴とする。
請求項３の発明は、前記検索用データ登録手段により検索用データとして登録した時点における文書情報のバージョン情報を前記文書データベースで管理するようにした請求項１又は２に記載された文書管理システムにおいて、前記文書検索手段による検索の結果として、複数のバージョン情報が得られた場合に、前記入出力手段は、当該複数のバージョン情報の中から特定のバージョン情報を選択するための入力を受付け、選択されたバージョン情報を出力するようにしたことを特徴とする。
請求項４の発明は、請求項２又は３に記載された文書管理システムにおいて、前記入出力手段は、検索要求を受付ける際に、検索条件として検索用データの登録期間を指定できるようにするとともに、前記検索手段は、前記入出力手段を通し、検索条件として指定された登録期間内に登録された検索用データを検索するようにしたことを特徴とする。
請求項５の発明は、複数の文書データベースの文書情報を検索するための検索用データを管理する検索用データベースより検索条件に合う検索用データを検索する検索用データ検索工程と、前記文書データベースへのアクセス要求及び前記検索用データの検索要求の入力を受付ける入力工程と、前記入力工程で受付けた要求に応じ、前記検索用データ検索工程を経て得られる文書情報及び検索結果の出力を行う出力工程と、前記文書データベースで管理する文書情報を取得する文書情報取得工程と、前記文書情報取得工程によって取得された文書情報を検索用データとして前記検索用データベースに登録する検索用データ登録工程を有したことを特徴とする。
請求項６の発明は、請求項５に記載された文書検索方法において、前記検索用データ登録工程は、前記文書情報取得工程によって取得された文書情報と当該文書情報取得時の時刻情報を関連付ける情報を前記検索用データとして登録する工程であることを特徴とする。
請求項７の発明は、前記検索用データ登録工程により検索用データとして登録した時点における文書情報のバージョン情報を管理するように、前記文書データベースへ当該バージョン情報を登録する文書情報登録工程を有した請求項５又は６に記載された文書検索方法において、前記入力工程は、前記検索用データ検索工程による検索の結果として、複数のバージョン情報が得られた場合に、当該複数のバージョン情報の中から特定のバージョン情報を選択するための入力を受付ける工程であり、前記出力工程は、前記入力工程で選択されたバージョン情報を出力する工程であることを特徴とする。
請求項８の発明は、請求項６又は７に記載された文書検索方法において、前記入力工程は、検索要求を受付ける際に、検索条件として検索用データの登録期間を指定できるようにした工程であり、前記文書検索工程は、前記入力工程を通し、検索条件として指定された登録期間内に登録された検索用データを検索するようにした工程であることを特徴とする。
請求項９の発明は、請求項５乃至８のいずれかに記載された文書検索方法が有する各工程をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
請求項１０の発明は、請求項９に記載されたプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体である。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によると、様々な文書データベースに登録された文書を横断検索するための検索用データとして、文書情報の変更を履歴でとらえることができるデータを当該文書に対し登録し、個々の文書を履歴により絞込みを掛け、検索できるようにすることで、さらに利便性を向上させることができ、また、既存の横断検索が可能な文書管理システムの構成をベースに、容易に当該システムを構築することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下に、本発明の文書管理システムに係る実施形態を示す。
この実施形態の文書管理システムの基本構成について、図１の概略図を参照して説明する。図１に示す文書管理システムは、通常の文書管理機能、即ち、ユーザの要求に応じ、文書データベースから指示に従い文書データ等を取得することができ、また、新たに入力された文書データ等の文書情報を文書データベースに登録する機能を有するほか、登録された文書を検索する機能を備える。
本実施形態の文書管理システムで用いる検索機能は、各種の文書データベースを横断検索することができる機能であり、その機能の１つとして、履歴による検索機能が付加される。履歴データによる検索機能は、データベースで管理する文書の改訂、或いは新規文書の登録によって、文書情報が変更された場合に、既存の文書情報による検索機能では困難なところを検索ができるようにするものである。
【０００９】
この検索を可能にするために、この実施形態では、次の機能をシステムに組み込む。
即ち、文書データベースで管理する文書情報の追加、変更が想定される適当なタイミングを選んで、文書データベースの文書情報を取得し、文書情報の異動をチェックする。文書情報に変更が生じている場合には、その変更を履歴でとらえ、文書情報を変更した文書に対し検索用データとして履歴データを登録する。文書を検索する際には、検索用データとして登録した履歴データを検索条件とし、絞込みを掛けることで、目的の文書の検索を容易にする。
なお、図１に示す本実施形態の文書管理システムは、ＰＣ（Personal Computer）１０の内部に構築しても、また、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介しＰＣ１０により利用される文書管理サーバの形態で構築してもよい。
【００１０】
図１の文書管理システムでは、文書データベース１０１、取得部１０２、登録部１０３及び検索用データベース１０５の動作により、文書情報を変更した管理下の文書に対し、履歴データを検索用データとして登録する処理を行う。この登録処理の流れは、図１中に文書データベース１０１から取得部１０２、登録部１０３及び検索用データベース１０５へ向かう矢印にて示している。
ここに、取得部１０２は、文書情報の追加、変更が想定される適当なタイミングを選んで、文書データベース１０１から文書情報を取得する。なお、上記の文書情報は、文書データ（文書内容のデータ）のほか、文書管理に用いる情報として文書に付属する情報（下記に示す文書の属性、参照）も含む。文書データベース１０１は、様々なデータベースよりなり、データベースの種類により、文書情報の取得方法は異なる。例えば、ファイル・サーバやグループウェアでは、文書データを構成する階層に従い、文書情報を取得していく。Webサーバでは、取得した文書情報に含まれるリンクを辿りながら、文書情報を取得していく。
【００１１】
また、取得部１０２は、文書データベース１０１から文書情報を取得したときに、取得した文書情報を取得時の時刻とともに登録部１０３に渡す。このとき、検索用データを新規に作成する場合や、検索用データを全部更新する場合に、取得部１０２は、取得した文書情報を全て登録部１０３に渡すが、検索用データの一部を更新する場合は、前回取得した文書情報のうち変更のあったものだけを渡す。
登録部１０３は、取得部１０２から取得時の時刻とともに渡される文書情報を受け取り、受取った情報をもとに履歴データを含んだ検索用データを作成する。このときに取得部１０２からは、検索用データの作成に必要な文書情報のみを取得時の時刻とともに受取るので、これらを検索用データの作成に用いる。
また、登録部１０３は、取得された文書情報と取得時の時刻をもとに作成した検索用データを検索用データベース１０５に登録する。このとき、履歴データは、ファイル名等の文書を特定できる情報と取得時の時刻とを関連付け、登録することで、検索条件として指定可能な形式の検索用データとして管理される。
【００１２】
図１の文書管理システムでは、文書データベース１０１、検索用データベース１０５、検索部１０６及び表示部１０７の動作により、管理下の文書の検索処理を行う。この検索処理の流れは、図１中における、検索用データベース１０５と表示部１０７から検索部１０６へ向かう矢印、検索部１０６から表示部１０７へ向かう矢印、並びに文書データベース１０１と表示部１０７の相互に向かう矢印にて示している。
ここに、検索部１０６は、ユーザによって操作部（不図示）を介して入力された検索条件に従い、検索用データベース１０５から検索条件に合致する文書情報を検索結果として得る。検索条件には、文書を指定するため文書中に含まれる単語をキーワードとして検索する方法の他に、文書情報に基づく検索方法として、文書の属性（作成者、作成日、ファイル種別等）の指定や、上記した履歴データに示される文書情報取得時の時刻をもとに文書情報を取得した期間の指定による検索方法を採用することができる。
【００１３】
表示部１０７は、操作部（不図示）と協働し、ユーザインターフェースとして機能し、検索部１０６での検索結果や、操作部（不図示）の入力状況をユーザに知らせるための表示を行う。具体的には、表示部１０７の画面を通して、検索条件の入力を確認し、検索の実行の指示を行えるようにすることや、検索結果に従って、文書データを閲覧する場合にも、閲覧実行の指示と当該文書の閲覧表示を行えるようにする。
また、この実施形態では、検索結果に履歴データが付いている場合には、表示の際、各文書情報の履歴へのリンクも合わせて表示し、ユーザから過去の文書情報への表示要求を受付け、当該文書情報を表示できるようにすることを可能にする（図５、参照）。なお、検索結果の一覧表示では、文書情報の重要度や、キーワードとの関連度などに基づき、スコアリングして表示する方法を採用し、利便性を高めるようにする。
【００１４】
図２は、図１に示した文書管理システムを構築することができる情報（データ）処理装置のハードウェア構成を示す図である。
図２に示す情報処理装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、メモリ１２、外部記憶装置１３、表示装置１５及び入力装置１６を共通のバスで接続して構成するもので、この情報処理装置は、汎用のＰＣ或いはＰＣに周辺機器を接続したハードウェア構成を持つ情報処理システムによって実施することができる。
図２に示す情報処理装置のＣＰＵ１１は、メモリ１２内に格納した文書管理用のプログラムやデータ等を駆使し、本文書管理システム（図１）の取得部１０２、登録部１０３、検索部１０６及び文書管理に必要な他の処理部（不図示）を構成する。また、ＣＰＵ１１は、メモリ１２及び比較的に大容量の記憶媒体を持つ外部記憶装置１３とともに、この実施形態の文書管理システム（図１）の文書データベース１０１及び検索用データベース１０５を構築し、各々のデータを管理する。
【００１５】
さらに、ＣＰＵ１１は、表示装置１５及び入力装置１６を制御下において、ユーザインターフェースとして、処理（検索）条件等を入力するユーザの操作を受取り、さらに操作に応じる装置側の動作状態をユーザに表示画面を通して知らせる機能を提供する。ここでは、各種の入力手段（キーボード、マウス等）で表示装置１５の画面に対する操作によって入力を行う、いわゆるＧＵＩ（Graphical User Interface）機能を提供する。
なお、図２に示していないが、ＬＡＮ等のネットワークを介して外部機器（外部ＰＣ、スキャナ、プリンタ、ＭＦＰ等）やウェブサイトに対応して情報（データ）の入出力を行えるようにする場合には、通信インターフェースを接続することにより、ネットワーク上に構築する文書管理システムに対応することができる。
【００１６】
次に、上記した文書管理システム（図１、参照）における、履歴データを検索用データとして登録する処理について説明する。
本実施形態の文書管理システムでは、文書データベース１０１において文書情報の追加、変更が想定される適当なタイミングを選んで、取得部１０２が、該データベースから文書情報と取得時の時刻を取得し、取得されたデータもとに、登録部１０３で履歴データを検索用データベース１０５に登録する処理を行う。
ただ、本実施形態では、検索用データベース１０５への履歴データの登録処理は、全ての取得データに対してではなく、取得した文書情報に変更が無い場合には、履歴として残す必要がないという考えのもとに、次の場合に制限する。
一つは、文書データベース１０１へ新規文書が登録され、当該文書の検索用データを新規に登録する場合であり、もう一つは、文書データベース１０１に登録された文書が変更後に再び登録され、当該文書の検索用データを更新して登録する場合とする。従って、取得部１０２が取得した文書情報に変更が無い場合には、履歴データの登録処理は行わない。
【００１７】
図３は、本実施形態における検索用データベースへの履歴データの登録処理のフローチャートである。
図３のフローチャートにより、処理の手順を説明すると、文書情報の追加、変更が想定される適当なタイミングとして、例えば、使用状況に適応した所定の間隔を設定し、定期的に処理を実行するようにして、この処理フローを開始する。
処理フローの始めに、文書データベース１０１へアクセスする（ステップＳ１０１）。
文書データベース１０１へのアクセスにより、取得部１０２は、当該文書の文書情報をデータベースの構成に従って取得し、取得した文書情報を検索用データの登録処理を行う登録部１０３に渡す一連の処理を開始する（ステップＳ１０２）。
ただ、この実施形態では、取得した文書情報を全て登録するわけではなく、新規文書を文書データベース１０１へ登録する場合とバージョンの変更を伴う文書を登録する際に、当該文書に係る文書情報が検索用データとして登録されていない場合に、この文書情報の登録処理を行う。つまり、当該文書に係る文書情報が既に検索用データとして登録されている場合には、処理の対象にせず、新規及び更新の登録に限って処理を行う。
【００１８】
図３のフローでは、取得部１０２は、取得した文書情報が検索用データとして登録済みで、かつ更新を必要としない文書情報であるか、否かを確認する（ステップＳ１０３）。
この確認の結果、登録済みで、かつ更新を必要としない文書情報にあたる場合に（ステップＳ１０３-YES）、検索用データとしての登録は不要であるから、取得した文書情報を登録部１０３に渡すことなく、次のステップとして、処理すべき文書情報が全て取得されているか、否かを確認する（ステップＳ１０５）。
ここで、取得していない処理対象の文書情報があれば（ステップＳ１０５-NO）、その文書情報に対する、文書情報の取得（ステップＳ１０２）からの一連の登録処理の手順に移行する。
また、取得すべき文書情報がなければ（ステップＳ１０５-YES）、全ての文書情報の登録処理が済んでいるので、この処理フローを終了する。
【００１９】
他方、登録されていない（新規登録である）か、或いは更新を要する文書情報にあたる場合に（ステップＳ１０３-NO）、検索用データとしての登録が必要であるから、取得部１０２は、取得した文書情報を登録部１０３に渡し、検索用データの登録を依頼する。このとき、検索用データとして履歴データも登録するので、文書情報とともに、文書情報取得時の時刻を登録部１０３に渡す。
登録部１０３は、取得部１０２から取得時の時刻とともに渡される文書情報を受け取り、受取った情報をもとに履歴データを含んだ検索用データを作成し、作成した検索用データを検索用データベース１０５に登録する（ステップＳ１０４）。
この後、処理すべき文書情報が全て取得されているか、否かを確認する（ステップＳ１０５）。
ここで、取得していない処理対象の文書情報があれば（ステップＳ１０５-NO）、その文書情報に対し、文書情報の取得（ステップＳ１０２）から始まる一連の登録処理の手順に移行する。
また、取得すべき文書情報がなければ（ステップＳ１０５-YES）、全ての文書情報の登録処理が済んでいるので、この処理フローを終了する。
【００２０】
複数種類の文書データベースを有するこの実施形態の文書管理システムは、図２のハードウェア構成で図１の文書管理システムを構築し、上記したフロー（図３）に従い各種の文書データベースに対し、履歴データの登録処理を行う。このようなシステムで登録処理フローを実行する場合、定期的に文書データベースごとに実行する方法を採用することにより、処理の効率化を図ることができる。
他方、WebサーバのRSS（RDF(Resource Description Framework) Site Summary）配信機能のように、文書データベースにおける文書の更新情報を管理し、更新された文書情報一覧を配信できる機能を有する場合は、文書データベースが自発的に更新情報を検索用データの作成・登録部に通知し、履歴データの登録処理を行う、という構成が採用できる。
【００２１】
次に、上記した文書管理システム（図１、参照）における検索処理について説明する。
本実施形態の文書管理システムでは、上記のように、検索用データとして履歴データを文書に関連付けて登録するので、文書データベースで管理する文書に度々改訂が行われ、オリジナルの文書に繋がって、多数のバージョンの文書が作成されても、履歴データを参照することによって、求める文書を容易に検索することができる。
以下に示す検索処理の実施形態では、例えば、キーワード検索でオリジナルの文書に繋がり多数のバージョンの文書が検索結果として得られる場合を想定し、こうした場合に適応して、目的の文書を絞込めるようにする方法を例示する。ここでは、ユーザにキーワード検索の結果を示す際、検索用データベース１０５で当該文書に関連付けられ、登録された異なる履歴データを各文書に対応付けて示す。ユーザに検索結果として示す文書と関連付けて示した履歴データを文書データとリンクさせておけば、履歴データをもとに多数のバージョンの文書からユーザの求める文書データを得ることができる。
【００２２】
図４は、本実施形態の文書管理システムにおける検索処理のフローチャートである。
また、図５は、検索処理手順に従いユーザに示される画面の遷移を表す図である。
ここに示す検索処理フローは、ユーザの操作により起動できるようにする。例えば、この文書管理システムの利用時にユーザインターフェースとして機能する表示部１０７に表示した画面（不図示）に検索機能を利用するための操作キーを設け、この操作キーがユーザによって押されたときに、検索用の画面に遷移させ、処理を開始する。図５の（I）に示す画面１０７ｄは、検索用の画面の１例を示す。
図４の処理フローの始めに、検索条件の入力を受付ける（ステップＳ２０１）。この実施形態では、キーワードを検索条件の１つとし、図５の（I）に示すように、表示部１０７に表示した画面１０７ｄに検索用の画面を表示し、同画面に設けた入力エリア１０７ａに入力されるキーワード（図５に示す例では“特許”としている）を受付ける。手順としては、キーワード“特許”の入力と、同画面に設けた検索実行ボタン１０７ｂへの操作を受付け、入力を確定する。
【００２３】
キーワードの入力と検索実行ボタン１０７ｂへの操作を受け、検索部１０６は、検索用データベース１０５から検索条件として入力されたキーワードに合致する文書情報を見つけ出し、見つかった文書情報を表示部１０７に渡し、検索結果として画面表示する（ステップＳ２０２）。この実施形態では、キーワード“特許”でヒットした文書が複数あるので、図５の（II）に示すように、表示部１０７の画面１０７ｄに検索結果として得た文書情報をもとに文書が一覧できるように表示する。表示する際に、ヒットした文書をスコアリングの結果でソートした上で、スコアの高い順に並べて表示する。
また、検索結果を表示する際に、同図に示すように、文書情報へのリンク１０７ｃをアンダーラインで表示するとともに、文書情報に履歴があるものは、履歴が存在することを示すリンク１０７ｈにもアンダーラインの表示をする。
【００２４】
検索結果として得た文書情報を表示部１０７の画面１０７ｄに一覧表示した後、画面１０７ｄに設定したリンクへの入力を受付け、入力に応じて画面表示を行う。
この実施形態では、２種類のリンクを設定しているので、先ず、一方の文書へのリンク１０７ｃに対応する動作を行う（ステップＳ２０３）。即ち、ユーザは、図５の（II）において、文書の名称（文書名、ファイル名、アドレス等）にアンダーラインを付けて示した文書へのリンク１０７ｃ（同図中、「○○○」、「△△△」、・・・等で示す）の中から選択する文書に対する入力操作を行うので、この入力操作を受けて、文書データベース１０１をアクセスすることで、選択された文書の文書情報を取得し、取得した文書情報によって表示部１０７に文書の表示をする。
図５の（III）には、ユーザによる文書へのリンク１０７ｃの選択操作後、画面１０７ｄに表示される文書情報の表示例を示す。同図に示す例は、○○○の文書情報へのリンクを選択操作した場合の画面を示している。この画面に表示される文書情報は、現在の文書情報であり、文書の内容が変更されている場合には、最新バージョンの文書データをもとに文書が表示される。
【００２５】
次いで、他方の設定リンクである、履歴が存在することを示すリンク１０７ｈに対応する動作を行う。本実施形態の文書管理システムは、上記のように履歴データによる管理が可能なシステムであり、履歴データにより過去の文書情報の検索機能を有している。
よって、この処理フローでは、現在の文書情報へと変更する以前のバージョンの文書情報をオリジナル文書情報に遡って履歴データによって特定し、検索できるようにする手順を経て、目的の文書情報を取得し、表示する。
処理フローの手順としては、ステップ２０２で行った検索結果の表示は、図５の（II）に示すように、履歴が存在することを示すリンク１０７ｈを文書ごとに設けているから、先ず、ユーザが目的の文書を選択するために行うこのリンク１０７ｈへの入力操作を受付ける（ステップＳ２０４）。
【００２６】
このユーザの入力操作は、図５の（II）に示した画面において、アンダーラインを付けた「履歴へ」という文字にて示す文書ごとに示したリンク１０７ｈの中から選択する文書の履歴へリンクするための入力操作を行うので、この入力操作を受けて、過去の文書情報をアクセスするための履歴データを検索用データベース１０５から取得し、取得した履歴データを表示部１０７に表示をする（ステップＳ２０５）。
ここでは、選択された文書に複数の履歴がある場合に対応すべく、図５の（IV）に示すように、表示部１０７の画面１０７ｄに取得した履歴データをもとに、文書名の一部に同名を持つが、異なる履歴を持つ複数の文書（以下「バージョン文書群」という）を一覧できるように表示する。同図に示す例は、○○○の文書におけるアンダーラインを付けて示した「履歴へ」のリンクを選択操作した場合のバージョン文書群の一覧を表示する画面を示している。なお、バージョン文書群の一覧を表示する際に、検索した異なる履歴の文書を古い順或いは新しい順といったように、時間順に並べて表示するとよい。
また、バージョン文書群の一覧を表示する画面には、図５の（IV）に示すように、文書ごとに文書情報へのリンク１０７ｍをアンダーラインで表示する。
【００２７】
選択された文書の履歴データを取得した結果に従い、表示部１０７の画面１０７ｄを通してバージョン文書群の一覧をユーザに示した後、この画面１０７ｄで文書ごとに設定した文書情報へのリンク１０７ｍへの入力を受付け、入力に応じて画面表示を行う（ステップＳ２０６）。
ユーザは、図５の（IV）にアンダーラインで表示した、文書ごとに設けた文書情報へのリンク１０７ｍ（同図中、「○○○：□月□日」で示す）の中から選択する文書に対する入力操作を行うので、この入力操作を受けて、文書データベース１０１をアクセスすることで、選択された文書の文書情報を取得し、取得した文書情報によって表示部１０７に文書の表示をする。
図５の（V）には、ユーザによる文書へのリンク１０７ｍの選択操作後、画面１０７ｄに表示される文書情報の表示例を示す。同図に示す例は、日付の入った○○○：□月□日の文書情報へのリンクを選択操作した場合の画面を示している。この画面に表示される文書情報は、この日付のバージョンの文書データをもとに文書が表示される。
【００２８】
上記の処理フローでは、検索用のデータとして登録した履歴データは、図５の（II）に示した画面のアンダーラインを付けた「履歴へ」という文字をリンク１０７ｈとし、図５の（IV）に示したバージョン文書群の一覧画面を履歴データに基づいて表示し、さらにこの一覧画面のリンク１０７ｍで特定した履歴の文書情報をアクセスするという動作を行うために用いている。この履歴データの用い方は、文書の絞込みに直接、履歴データを用いず、ユーザの選択に委ねている。
このような履歴データの用い方によって行う検索は、バージョン文書群がそれほど多くの文書数よりなっていなければ、有効であるが、文書数が多くなってくると、ユーザの文書選択が困難になる。また、何時登録した文書であるかが、検索の唯一の足がかりになる情報であるといった場合もあり、こうした場合に上記の処理フローは不向きで、有効な検索ができない。
【００２９】
このような場合に対応する方法として、直接、履歴データを検索条件に用い、絞込みを掛ける検索方法を採用することで、検索方法を改善できる。つまり、日時の期間を検索条件として指示することで、その期間に履歴データを登録した文書に絞込むことができる。
例えば、図５の（I）に示した画面に設けた入力エリア１０７ａの一つとして、この検索方法を実施するための検索条件の入力エリアを設ける。また、このエリアに入力される日時の期間内に登録された文書情報を検索用データベース１０５から取得し、当該期間内に絞った形で取得した文書情報をもとに、図５の（II）に示したように、検索結果を表示部１０７に表示をする、といった形態で実施することができる。
【００３０】
また、上記では、文書のアクセス権については触れていないが、アクセス権が設定されていれば、その設定にもとづいて検索結果をチェックし、アクセス権のない文書情報のアクセスを禁止し、アクセス権のあるもののみについて、検索結果を示すことができるように、表示を変更できるようにするとよい。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの基本構成を示す概略図である。
【図２】文書管理システム（図１）を構築できる情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書管理システム（図１）における、履歴データを検索用データとして登録する処理のフロー図である。
【図４】文書管理システム（図１）における、履歴データによる検索処理のフローチャートである。
【図５】検索処理フロー（図４）の手順に従い処理を行う際にユーザに示される画面の遷移を表す図である。
【符号の説明】
【００３２】
１０・・ＰＣ（Personal Computer）、１１・・ＣＰＵ（Central Processing Unit）、１２・・メモリ、１３・・外部記憶装置、１５・・表示装置、１６・・入力装置、１０１・・文書データベース、１０２・・取得部、１０３・・登録部、１０５・・検索用データベース、１０６・・検索部、１０７・・表示部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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