(57)【要約】【課題】ＬＡＮに接続されコピー機能を持つ画像処理装置のコピージョブの履歴をサーバに記録する。【解決手段】ＬＡＮ上の画像処理装置１０１０に対して操作が行われると、ファクシミリ１０１０はその操作に関する情報をサーバ１００１に送信する。また、操作の結果などが画像で送信されると、その結果に関する情報もサーバ１００１に送信する。サーバ１００１は、受信したファクシミリ操作に関する情報、送信された画像、送信結果に関する情報をデータベースに蓄積する。サーバへこれた情報を送信するか否かはクライアント毎に設定される。クライアントはこのデータベースを参照してファクシミリの動作履歴情報を獲得できる。【選択図】図１
2009239973.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介してサーバと通信することが可能な画像処理装置であって、
原稿を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、
用紙の上に印刷を行う印刷手段と、
前記画像処理装置に対するユーザからの操作の指示を受け付ける操作部と、
前記読み取り手段が生成した画像データを前記印刷手段が印刷するコピージョブを実行するコピージョブの実行手段と、
前記コピージョブの実行手段がコピージョブを実行した場合、当該コピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信手段と
を備えることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
ユーザを特定するユーザ情報の入力を受け付けるユーザ情報の入力手段と、
前記ユーザ情報の入力手段が受け付けたユーザ情報に基づいて前記画像処理装置を使用するユーザを認証するユーザ認証手段とを更に備え、
前記送信手段は前記コピージョブの実行手段がコピージョブを実行したときに前記ユーザ認証手段が認証していたユーザのユーザ情報を含む前記コピージョブの履歴情報を前記ネットワークを介して前記サーバへ送信することを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記操作部は前記コピージョブを実行するための設定情報の入力を受け付け、
前記送信手段は、前記操作部が受け付けた前記コピージョブを実行するための設定情報を含んだ履歴情報を前記ネットワークを介して前記サーバへ送信することを特徴とする請求項１または２に記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記コピージョブの実行手段が実行したコピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信するか否かをユーザ毎に設定する設定手段を更に備え、
前記送信手段は、前記設定手段による設定と前記ユーザ認証手段が認証したユーザのユーザ情報とに基づいて前記コピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信するか否かを制御することを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
【請求項５】
原稿を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、用紙の上に印刷を行う印刷手段と、ユーザからの操作の指示を受け付ける操作部とを備え、ネットワークを介してサーバと通信することが可能な画像処理装置の制御方法であって、
前記読み取り手段が生成した画像データを前記印刷手段が印刷するコピージョブを実行するコピージョブの実行工程と、
前記コピージョブの実行工程でコピージョブが実行された場合、当該コピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信工程と
を備えることを特徴とする画像処理装置の制御方法。
【請求項６】
原稿を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、用紙の上に印刷を行う印刷手段と、ユーザからの操作の指示を受け付ける操作部とを備え、ネットワークを介してサーバと通信することが可能な画像処理装置を制御するためのプログラムを記憶したコンピュータ可読記憶媒体であって、前記プログラムは、
前記読み取り手段が生成した画像データを前記印刷手段が印刷するコピージョブを実行するコピージョブの実行工程と、
前記コピージョブの実行工程でコピージョブが実行された場合、当該コピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信工程と
をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えばコピー機能等を含む画像処理装置及びその制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＬＡＮ等のネットワークにファクシミリモデム等のファクシミリ通信機能を有する端末を接続し、それをファクシミリサーバとして電話回線と接続したシステムがある。このようなＬＡＮシステムにおいては、ＬＡＮ上のクライアント端末からの指示でファクシミリ通信が行えるほか、ファクシミリ装置単体も、スタンドアロンのファクシミリ装置と同様に使用する。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このようなＬＡＮシステムにおいて、ファクシミリ装置を、スキャナやプリンタ、コピーなどとしても使用できる多機能端末を用いた場合、ファクシミリ通信の記録は履歴として残るのに対して、印刷やスキャン、あるいはファクシミリ受信したデータのＬＡＮ上の端末への配信といった、電話回線を用いたファクシミリ通信以外の履歴は残していなかった。なお、今後、多機能端末を、マルチファンクションデバイス、あるいはＭＦＤ、あるいは単にデバイスと呼ぶ。
【０００４】
本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、画像処理装置を用いた処理の履歴を記録として残すことができる画像処理装置及びその制御方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために本発明は次のような構成からなる。すなわち、ネットワークを介してサーバと通信することが可能な画像処理装置であって、
原稿を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、
用紙上に印刷を行う印刷手段と、
前記画像処理装置に対するユーザからの操作指示を受け付ける操作部と、
前記読み取り手段が生成した画像データを前記印刷手段が印刷するコピージョブを実行するコピージョブ実行手段と、
前記コピージョブ実行手段がコピージョブを実行した場合、当該コピージョブの履歴情報と前記コピージョブにおいて前記読み取り手段が生成した画像データとを前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信手段とを備える。
【発明の効果】
【０００６】
以上説明したように本発明によれば、画像処理装置を用いた処理の履歴を記録として残すことができる画像処理装置及びその制御方法を提供することを目的とする。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】第１及び第２実施形態における文書配信システムの構成図である。
【図２】マルチファンクションデバイスのブロック構成図である。
【図３】第１及び第３の実施形態におけるマルチファンクションデバイスにおける処理フローチャートである。
【図４】マルチファンクションデバイスにおけるファクシミリ送信処理フローチャートである。
【図５】マルチファンクションデバイスにおけるコピー処理フローチャートである。
【図６】文書配信管理サーバのブロック構成図である。
【図７】文書配信管理サーバの文書処理ジョブ群の例を示す図である。
【図８】第１及び第２実施形態における文書配信管理サーバのデータベース構成図である。
【図９】第１実施形態における文書配信管理サーバを介したデータフローチャートである。
【図１０】文書配信管理サーバにおける基本処理フローチャートである。
【図１１】クライアント側のブロック構成図である。
【図１２】クライアント側の処理フローチャートである。
【図１３】第２実施形態におけるマルチファンクションデバイスにおける処理フローチャートである。
【図１４】第３実施形態における文書配信システムの構成図である。
【図１５】第３実施形態における文書配信管理サーバのデータベース構成図である。
【図１６】第３実施形態における文書配信管理サーバを介したデータフローチャートである。
【図１７】第３実施形態における文書配信管理サーバによる文書配信処理のフローチャートである。
【図１８】第３実施形態における文書配信クライアントによる文書配信処理のフローチャートである。
【図１９】マルチファンクションデバイスを構成する他のブロック図である。
【図２０】サーバあるいはクライアントを構成する他のブロック図である。
【図２１】クライアントアプリケーションの表示例である。
【図２２】手動配信アプリケーションの表示例である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
［第１の実施の形態］
以下、図面を用いて本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、本実施形態による文書配信システムの構成図の例である。
【０００９】
ＬＡＮ上に、文書配信／管理サーバ１００１をおき、それと接続して各種サービスを実行させるための一台のマルチファンクションデバイス（ＭＦＤ）１０１０と、各ユーザ用のサービス環境として複数（ここでは例として３台）のクライアント端末１０２０、１０２１１０２２をイーサネット（登録商標）等の同一ＬＡＮ上に配置した例を示している。ＭＦＤ１０１０は、ＦＡＸ通信のために公衆網（電話回線）に接続されている。
【００１０】
図２は、マルチファンクションデバイス（ＭＦＤ）のブロック構成図を示している。
２００１はリソース管理部であり、デバイスとしてサポートしている各種リソース２０１０〜２０５１全体を管理して、リクエストされた各種ジョブのスケジューリング等を行なっている。
２０１０は、ユーザによるマニュアル指示を受け付けたり表示部による表示を行う操作部であり、端末としての機能をユーザに提供するためのユーザインターフェースとなっている。
２０１５は読取制御部であり、原稿上の画像を読み取るスキャナ２０１６の制御を行なう。
２０２０は記録制御部であり、記録紙上に画像をプリントするプリンタ２０２１の制御を行なう。
２０２５は通信制御部であり、回線制御部２０２６を介してＦＡＸ送受信を制御する。
２０３０はメモリ管理部であり、メモリ２０３１資源を各制御部に割り当て、各種文書データ等の蓄積管理や短縮ダイヤルデータや読取りモードデータなどのデバイス設定データの登録管理等を行なう。
２０３５は画像処理部であり、紙サイズ変換、解像度変換、スムージング処理等特にＦＡＸ送信、受信記録時に必要な画像処理を行なう。
２０４０は符号化処理部であり、特にＦＡＸ送受信用に標準的に使用されているＭＨ，ＭＲ，ＭＭＲ，ＪＢＩＧといった符号化、復号化処理を中心に行なっている。
２０４５はＰＤＬ制御部であり、本実施形態においてはＬＡＮを介して受け付けたページ記述言語で記述されたデータ（ＰＤＬデータ）をＰＤＬ処理部２０４６を用いてビデオデータに変換する。そのデータは、記録制御部２０２０に渡されてプリンタ２０２１で出力される。
２０５０は、外部ｉ／ｆ制御部であり、この例ではＬＡＮ制御部２０５１を介して、ＬＡＮ上のサーバと所定のデータ通信、ジョブ管理、制御を行なう。例えば、サーバからの送信ジョブ、プリントジョブを受けたり、サーバ側に受信データ、スキャナ読取データを転送したり、といった処理をリソース管理部２００１の管理下で行なう。
また、ネットワーク上の特定のユーザ（クライアント）用にスキャナ読取データをサーバ側に転送するために、操作部２０１０上から、クライアントを指定させる機能も設けられている。
【００１１】
さらに、ＭＦＤ１０１０はサーバ１００１と通信して以下の処理を行う。
（１）「ユーザ認証」
ユーザによる操作部２０１０からの操作により、ユーザＩＤとパスワードが入力されると、ＬＡＮを経由してサーバ１００１に問い合わせ、ユーザ認証（ログイン）の結果を取得する。認証に成功した場合、サーバ１００１から認証されたユーザのデバイス設定データを取得してメモリ２０３１に記憶する。また、ユーザが操作部２０１０によりログアウト操作を行うと、ログアウト処理が行われる。この操作がなされなかった場合には、最後の処理から一定時間経過後に自動的にログアウトの処理を行う。ログアウト処理はログイン時にメモリ２０３１に記憶されたデータをすべて消去する処理である。
（２）「短縮ダイヤルデータ登録」
操作部２０１０からの操作により、短縮ダイヤルデータの登録、編集、削除を行いデバイス上のメモリ２０３１に記憶するとともに、サーバ１００１に図８で説明されるユーザごとのアドレスデータの更新を依頼するようにリソース管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。
（３）「コピー動作」
操作部２０１０からの操作により、スキャナ２０１６にセットした原稿が読み取られて、プリンタ２０１６に出力されるようにリソース管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。
（４）「ＦＡＸ送信」
操作部２０１０からの操作により、スキャナ２０１６にセットした原稿上の画像が読み取られて、回線制御部２０２６からデータが転送されるように、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。送信が終了した画像データは、サーバ１００１のハードディスク上に構築されたデータベースに保存されるようになっている。
（５）「ＦＡＸ受信」
回線制御部２０６０を介して受信した画像データを、一旦メモリ２０３１に蓄積し、一般的には、この画像データを受信文書出力として、プリンタ２０２１からプリント出力されるように、または、ＬＡＮ制御２０５１を介してサーバ１００１へデータ転送されるように、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。
（６）「スキャン」
スキャナ２０１６で画像を読みとらせ、読みとられた画像データをLAN制御部２０５１を介してサーバに転送されるように、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。
（７）「プリント」
ＬＡＮ上の端末から送られてきたＰＤＬデータ等の印刷データを、プリンタ２０２１により印刷する。
【００１２】
以上、例示した処理をＭＦＤ１０１０は実行できる。
【００１３】
図３は、マルチファンクションデバイスにおける、特にユーザが操作部２０１０を操作して各種ジョブを処理する場合のフローチャートを示している。
マルチファンクションデバイスは、待機状態において操作部２０１０の表示部にユーザにログインを促す画面を表示している。この画面上で利用者が所定の操作を行うと、図３の手順が実行される。
ステップ２１０１では、この待機状態において、ユーザが操作部２０１０の入力部からユーザＩＤ、パスワードの入力操作を行うとステップ２１０２に処理を進める。ログイン操作が行われない場合には、再びステップ２１０１に戻り待機状態を継続する。
ステップ２１０２では、ユーザが入力した情報を用いてサーバ１００１と通信し、ユーザの認証処理を行う。
ステップ２１１０では、ユーザ認証が成功すれば、ステップ２１１１でサーバ１００１からログインしたユーザ固有のアドレスデータやスキャナ読み取りモード、スキャンデータ送信宛先などのデバイス設定データを取得しデバイスのメモリ２０３１に設定する。
その後、表示部にコピー、ファクシミリ送信、データ登録などの操作が可能であることを示す表示を行い、ステップ２１２０に処理を進める。このとき、強制ログアウト処理を開始するためのタイマを起動する。
また、認証に失敗した場合は警告音を鳴動し、または、警告表示などを行った後に、再度ログイン画面を表示し、ステップ２１０１に処理を戻す。
ステップ２１２０では、ユーザ操作を待ち、操作が行われればステップ２１３０へ、そうでなければステップ２１２１に処理を進める。
ステップ２１２１は強制ログアウトを監視するタイマの計時がタイムアウトした場合にはステップ２１３３へ処理を進め、そうでなければ再びステップ２１２０の処理にもどる分岐処理である。タイムアウトの時間はあらかじめ設定してあるものとする。
ステップ２１３０ではコピー操作、ファクシミリ送信操作、データ登録操作などの操作の種類により次に行う処理を分岐する。ＦＡＸ送信操作が行なわれたときはステップ２１３１へ、コピー操作が行われたときはステップ２１３２へ、スキャン操作が行われたときはステップ２１３３へ、ログアウト操作が行なわれたときはステップ２１３４へ、それ以外はステップ２１３５に処理を進める。
ステップ２１３１は送信操作が行なわれた時の処理である、詳細は図４を用いて後述する。
ステップ２１３２はコピー操作が行われたときの処理である。ここでは、コピー処理と同時に処理に関する情報がサーバ１００１に通知される。これは、図４で説明されるＦＡＸ送信処理の時に行われるのと同様の処理であり、操作者、プリントに使用された記録紙種別と枚数などがサーバに通知される。
ステップ２１３３はスキャン操作が行われたときの処理である。ここでは、スキャナ２０１６から原稿上の画像を読み取り、サーバ１００１にデータを転送する。データの転送に先立ち、スキャン処理に関する情報をサーバ１００１に転送する。
ステップ２１３４はログアウト処理でありログイン時に設定されたユーザごとの設定データをクリアする。
ステップ２１３５ではデータ登録など上記以外の処理である。
【００１４】
図４は、ユーザがマルチファンクションデバイスの操作部２０１０を操作して原稿をファクシミリ送信するときに、デバイス内で行われる処理を説明するフローチャートである。この処理は図３のステップ２１３１に相当する。
ステップ２２０１では、ユーザのファクシミリ送信操作情報をサーバ１００１に通知するかどうかを判断する。この通知するかどうかの情報はあらかじめメモリ２０３１にユーザ毎に設定されているものとする。ここでログインしたユーザが通知する設定になっている場合は、ステップ２００２でユーザが操作した情報をサーバ１００１に通知する。
ここでは入力された宛先の電話番号、宛先名称、使用された発信人名称、ジョブＩＤなどが通知される。そうでなければ処理をスキップしステップ２２０５に処理を進める。
ステップ２２０５では、スキャナ２０１６にセットされた原稿の読取を開始する。操作部２０１０に設けられた解像度選択キー、読取濃度調整キー、読取モード（文字モード／写真モード）などの設定条件にしたがってスキャナ２０１６を駆動し、適切な画像処理を行った上で、メモリ２０３１に設けられた画像メモリに順次読取データを蓄積する。ここでは、この処理を行なう別のプロセスを起動するだけで、実際の読取制御はその別のプロセスで実行される。
ステップ２２１０はユーザが入力した宛先にダイヤルし回線を接続する処理である。
ステップ２２１１では宛先との回線接続が成功したかどうかにより処理を分岐する。成功すればステップ２２２０に、失敗すればステップ２２１２に処理を進め、あらかじめ設定された内容に応じてリダイヤル処理を行う。
ステップ２２２０は、ステップ２２０２の処理により読取られた画像データをファクシミリ符号に変換してファクシミリ送信バッファに移し、ファクシミリ送信する処理である。ファクシミリ符号に変換する際に相手機の受信能力に応じて解像度変換処理を行うこともある。また、ファクシミリ送信バッファはメモリ部２０３１に設けられている。ここでは、ＩＴＵ−Ｔ勧告Ｔ．３０で規定される手順にしたがってファクシミリ送信されるものとする。ここではこの処理を起動するだけで実際にこの処理はほかのプロセスで実行される。
ステップ２２２５は、送信された画像データをサーバ１００１に転送するかどうかを判断する分岐処理である。この転送するかどうかの情報はあらかじめユーザ毎に設定されているものとする。ログインしたユーザが転送するように設定されている場合は２２３０に処理を進め，そうでない場合は２２４０に処理を進める。
ステップ２２３０は、ステップ２２２０でファクシミリ送信し終わった画像データをファクシミリ送信バッファから同じくメモリ部２０３１に設けられているｉ／ｆ用データバッファに転送し、さらにバッファからサーバ１００１へ転送する処理である。ここではこの送信処理の起動を行なうだけであり、実際にはほかのプロセスで実行される。サーバ１００１はステップ２００２であらかじめ通知された送信ジョブＩＤにより未転送の送信画像データの有無の問い合わせを行い、あれば画像データの転送を要求する。
ステップ２２４０では、ファクシミリ送信の終了後に回線の切断を行なう。
ステップ２２４５はファクシミリ送信結果情報をサーバ１００１に通知するかをユーザ毎の設定に基づき判断する処理である。通知する場合には、２２５０に、そうでなければ処理を終了する。
ステップ２２５０では、サーバ１００１にファクシミリ送信に関わる情報を通知する。
ここでは、たとえば送信結果（正常／異常）、通信開始時刻、通信時間、通信料金、通信ページ数などが通知される。なお、ここで送信された情報は、後述するようにサーバ１００１にユーザ毎に区別して格納される。
図５は、ユーザがマルチファンクションデバイスの操作部２０１０を操作して原稿をコピーするときに、デバイス内で行われる処理を説明するフロー図である。この処理は図３のステップ２１３２に相当する。
ステップ２３０１では、ユーザのコピー操作情報をサーバに通知するかどうかを判断する。この通知するかどうかの情報はあらかじめユーザ毎にメモリ２０３１に設定されているものとする。ここでログインしたユーザが通知する設定になっている場合は、ステップ２３０２でユーザが操作した情報をサーバに通知する。
ここでは操作者の識別情報、入力されたコピー枚数、読取編集モード情報（変倍率、トリミング情報、マスキング情報、文字／写真モードなど）、ジョブＩＤなどが通知される。そうでなければ処理をスキップしステップ２３０５に処理を進める。
ステップ２３０５では、スキャナ２０１６にセットされた原稿の読取を開始する。操作部２０１０に設けられた読取編集モードなどの設定条件にしたがってスキャナ２０１６を駆動し、適切な画像処理を行った上で、メモリ２０３１に設けられた画像メモリに順次読取データを蓄積する。ここでは、この処理を行なう別のプロセスを起動するだけで、実際の読取制御は別のプロセスで実行される。
ステップ２３１０はユーザが入力したコピー枚数に応じてプリントを行う処理である。ステップ２３０５で画像メモリに蓄積された読み取りデータに基づく画像をプリンタ２０２１を制御して記録紙上にプリントする。ここでは、この処理を行う別のプロセスを起動するだけで、実際のプリント制御は別のプロセスで実行される。
ステップ２３１１は、プリント終了した画像データをサーバに転送するかどうかを判断する分岐処理である。この転送するかどうかの情報はあらかじめユーザ毎に設定されているものとする。ログインしたユーザが転送するよう設定されている場合は２３２０に処理を進め，そうでない場合は２３３０に処理を進める。
ステップ２３２０は、ステップ２３１０でプリントし終わった画像データをメモリ２０３１上に設けられたプリントバッファから同じくメモリ部２０３１に設けられているｉ／ｆ用データバッファに転送し、さらにバッファからサーバへ転送する処理である。ここではこの転送処理の起動を行なうだけであり、実際にはほかのプロセスで実行される。サーバ１００１はあらかじめステップ２３０２で通知されたコピージョブＩＤにより画像データの有無の問い合わせを行い、あれば画像データの転送を要求する。
ステップ２３２５はコピー結果情報をサーバに通知するかをユーザ毎の設定に基づき判断する処理である。通知する場合には、２３３０に、そうでなければ処理を終了する。
ステップ２３３０では、サーバ１００１にコピーに関わる情報を通知する。
ここでは、たとえばコピー結果（正常／異常）、コピーページ数などが通知される。なお、ここで送信された情報は、後述するようにサーバ１００１にユーザ毎に格納される。
図６は、本実施形態の文書配信管理サーバ１００１のブロック構成図である。
３００１はＬＡＮ制御部であり、基本的な機能はサーバアプリケションがインストールされるネットワークＯＳにより提供される。
３００２はトランザクション管理部であり、サーバ管理下のＬＡＮ上のデバイス、クライアント端末との個別の通信処理を、内部処理の結果を踏まえつつ、ＬＡＮ制御部３００１を介して行なう。
３００３はリクエストQueue管理部であり、基本的にはデバイス側、クライアント側からの非同期に転送される各種要求メッセージを一旦内部的にキュー管理し、逐次要求内容に応じた処理をしている。ただし、サーバ内でスケジューリングを必要とする要求が発生する場合も想定されている。
３００４はジョブ管理部であり、デバイス側、クライアント側、場合によってはサーバ内からの要求内容に添って、各種ジョブ処理部に処理を渡す。
３００５はユーザ管理に関するジョブを処理するユーザ管理部で、基本的には管理下にあるユーザ（クライアント）、デバイスの管理に関するジョブの処理を行なう。例えば、各クライアント、デバイスからの接続（ログイン）要求処理の判断、各ユーザ用に管理された文書情報、アドレス情報のハンドリング、ならびにデバイス側のジョブ処理状況、リソース状態等を管理、制御する。
３００６はサーバ管理に関するジョブを処理するサーバ管理部で、基本的にはサーバの管理者向けに、サーバの設定、データのバックアップ、サービス用ログデータの取得等のサービス機能を提供する。
３００７では本サーバでの文書処理全般に関する処理を扱う文書処理部である。必要に応じてスケジューラ３０１０に制御権を渡し、その管理下で各種ジョブ群３０２０を実行するようになっている。
なお、各種ジョブ群３０２０の具体例については図７に示す。
３０３０はメモリ管理部となっており、サーバで扱う各種データは、原則としてその管理下でデータベース３０３１に蓄積、管理され、必要に応じて参照、読み出しが行なわれる。なお、データベース３０３１の具体例については図７に示す。また、データベースに蓄積されるデータは、データバッファ３３１０を介してＭＦＤ１０１０と交換される。
【００１５】
文書配信管理サーバ１００１はこのような構成を有するが、これら各ブロックは、パーソナルコンピュータ等のハードディスクに上述した各種機能を実現するためのアプリケーションプログラムをインストールし、それをロード・実行することで実現できる。
【００１６】
＜ジョブの種類＞
図７は、本実施形態の文書配信管理サーバ１００１の各種文書処理ジョブ群を示す図である。大分類として、サーバとデバイスとの間でのジョブデータの転送処理を伴う対デバイスジョブ３１１０と、サーバ内で処理される、もしくはサーバとクライアントとの間でのデータ処理に限定されるサーバ内部ジョブ３１２０に分けてスケジュール管理されている。
【００１７】
（１）対デバイスジョブ
３１１１はＦａｘ送信ジョブであり、各クライアントからの送信要求ジョブデータを受け取り、デバイスに対してＦａｘ送信を要求する。
３１１２はＦａｘ受信ジョブであり、デバイス側からＦａｘ受信データを受けて、サーバ内にＦａｘ受信データを蓄積管理する。なお、デバイス側から配信先クライアントのデータが付加されている場合は、そのクライアント（ユーザ）固有のデータとして管理することで配信処理を行なう。配信先が不明の場合は、後述する自動ルーティングジョブ３１２６に処理を移すことにより、受信したイメージデータから配信先を抽出処理することにより配信処理ができるようになつている。
３１１３はプリントジョブであり、ここでは、クライアント側からの、特にサーバ内に蓄積管理されたイメージ文書の印刷要求ジョブに関して処理を制御する。
３１１４はスキャンジョブであり、デバイスが原稿上の画像を読み取って得たデータを受け取り、所定のユーザの読取専用フォルダにファイルとして管理して当該ユーザからアクセスできるようになっている。
３１１５はデバイス送信ジョブであり、デバイスの操作部２０１０を操作してＦＡＸ送信したデータおよび通信情報をデバイスから受け取り、所定のユーザの送信済みデータとしてデータベースで管理する。ここでは、ユーザのＳｅｎｔＦａｘフォルダに管理されることとする。
３１１６はデータ設定ジョブであり、ユーザごとのデバイス設定データをデバイスに転送しデバイスに設定できるようになっている。
３１１７はデバイスコピージョブであり、デバイスの操作部２０１０を操作して原稿をコピーしたデータおよびコピー処理情報をデバイスから受け取り、所定のユーザのコピー済みデータとしてデータベースで管理する。ここでは、ユーザのScanフォルダに管理されることとする。
【００１８】
（２）サーバ内ジョブ
３１２１はＯＣＲ解析ジョブであり、イメージデータとして蓄積管理される受信文書、スキャナ読取文書等に対してＯＣＲ処理をする。ここでは、直接指定された文書全体をＯＣＲ処理する場合と、他の文書要約ジョブ３１２２、ルーティングジョブ３１２６から目的に応じて起動されることも可能になっている。例えば、受信文書から宛先データを抽出処理したり、イメージデータ全体をＯＣＲ処理して、全文を文字コードを含むデータに電子データ化したりすることが可能になっている。
３１２２は文書要約ジョブであり、サーバ内に蓄積された文字コード化された文書に対する、内容の要約処理を行なうためのものである。
３１２３は文書検索ジョブであり、サーバ内に蓄積されたを検索の手段するものである。
３１２４は暗号処理部であり、必要に応じてサーバに蓄積された文書に対して暗号化処理を施し、文書に対するセキュリテイを保障するものである。
３１２５は文書データ転送ジョブであり、クライアント側にイメージデータを転送処理する。この時、表示サイズの縮小要求があれば、縮小処理した表示データを転送する。
３１２６は自動ルーティングジョブであり、特には、受信文書に対して、宛先をＯＣＲ解析ジョブ３１２１により抽出し、抽出された宛先に対応するユーザ別の管理エリアに当該文書を移動させることで配信処理を行なう。
３１２７は手動ルーティングジョブであり、特に一時的に蓄積された受信文書に対して、特別に許可されたクライアント側のユーザに対して各文書を視覚的に内容を見せて、所定の宛先を確認させる機能と、ネットワーク上の各ユーザのフォルダに当該文書をサーバ内で手動的に移動させる機能とを提供するものになっている。
３１２８は文書登録ジョブであり、クライアント側の要求に応じてサーバ内に文書の登録を行なうことが可能になっている。
【００１９】
＜文書配信サーバにおけるデータベースの構成＞
図８は、本実施形態の文書配信管理サーバ１００１のデータベース構成を示す図である。このデータベースはサーバ１００１のハードディスク上に構築される。データは、ユーザ毎に管理されるユーザ固有データと、ユーザが共有する共有データに分類される。共有データとして以下のデータを管理する。
（１）ユーザ管理情報
ユーザ名、ユーザパスワード、ユーザ別設定、デバイス設定情報等を含む。
（２）サーバ管理情報
ユーザライセンス数、時刻、サーバアプリケーションバージョン等を含む。
（３）共有アドレスデータ
各ユーザで共有するアドレスデータ。ネットワーク上の各ユーザのＬＡＮ上のアドレスについては、自動的に登録する。
（４）共有文書データ
各ユーザで共有する文書データ。
（５）共有文書アノテーションデータ
共有する文書に対するアノテーション情報。
（６）履歴管理データ
デバイスを使用して行った、ジョブの実行履歴。
ＦＡＸ通信記録や、コピー処理記録が管理されている。
（７）一時保存データ
特に、宛先が明示されずに転送されたＦＡＸ受信文書。
【００２０】
また、各ユーザ単位のデータとして以下のデータを管理する。
（１）Inboxデータ
主としてデバイス側から転送される受信文書データ。
（２）OutBoxデータ
デバイス側に転送されるべき送信要求されたの文書データ。
（３）Scanデータ
スキャンジョブによって読み取られ、転送された文書データ。
（４）SentFaxデータ
送信処理済みの文書データ。
（５）Trashデータ
不要指示され一時保存された文書データ。
（６）ユーザ専用フォルダデータ
ユーザが個別に設定したフォルダに、ユーザが移動、複写させた文書。
（７）ユーザ専用アドレスデータ
ユーザが独自に設定したアドレス情報。この中には、デバイスに短縮データとして転送される情報も含まれている。
（８）デバイス設定用データ
デバイスからのログイン時にデバイスにダウンロードされる読取りモードなどのデバイス設定データ。
【００２１】
図９は、本実施形態の文書配信サーバ１００１を介したシステムにおけるデータフローを示す図である。マルチファンクションデバイス（ＭＦＤ）１０１０とサーバ１００１とは、データバッファ３３１０を介してデータ転送処理が行なわれる。データバッファ３３１０には、
（１）ＦＡＸ送信要求用データバッファ
（２）ＦＡＸ受信用データバッファ
（３）プリントデータ用データバッファ
（４）スキャナデータ用データバッファ
（５）デバイス送信データ用データバッファ
（６）デバイス設定データ用データバッファ
がそれぞれ用意され、これらのデータバッファ内のデータは、ＭＦＤ１０１０とデータパケット単位に混在させて転送が可能になっている。
【００２２】
サーバ内では、ＭＦＤ１０１０側のデータバッファ３３１０と、データベース３０３２側で内部的に必要に応じたデータ転送が行なわれる。
【００２３】
各クライアント１０２０〜１０２２は、サーバ１００１におけるデータベース３０３２に対してデータ転送（アクセス）を行なうことにより、各種サービスの提供を受けることが基本になっている。
例えばクライアントとしてのユーザ１（１０２０）は、サーバにおける共通データエリアのデータ領域と、ユーザ１用として個別に管理されたユーザ１データ領域をアクセスすることで、各種サービスの提供を受けることができるようになっている。
【００２４】
図１０は、文書配信管理サーバ１００１における基本処理の手順を示すフローチャートである。
ステップ３４０１は、電源立ち上げ時に行なうデータベースのチェック処理である。
ステップ３４１０は、各種クライアント、ならびにデバイスからの、サーバへのログイン要求の確認である。ログイン要求があれば、ステップ３４１１において、パスワードチェック等を含めたログイン処理を行なう。この処理は、図６のユーザ管理部３００５で処理される。
ステップ３４１５は、クライアントからのユーザ情報要求の確認である。ユーザ情報要求があれば、ステップ３４１６で、要求内容に応じて各ユーザ個別のデータ、および共有データをクライアント側に転送処理する。この処理は、図６のユーザ管理部３００５で処理される。
ステップ３４２０は、クライアントからのサーバ情報要求の確認である。サーバ情報要求があれば、ステップ３４２１で、要求内容に応じてサーバ固有のデータをクライアント側に転送する。この処理は、図６のサーバ管理部３００６で処理される。
なおここでは、図４のステップ２２０２及び図５のステップ２３０２でデバイス１０１０から受信し、後述するステップでデータベースの履歴データとして格納したユーザ毎の操作情報や、図４のステップ２２５０で及び図５のステップ２３３０でデバイス１０１０から受信し、後述するステップでデータベースに格納したユーザ毎のジョブ処理結果を含む通信履歴を読み出して、クライアントに送信する処理も行われる。
ステップ３４２５は、クライアントからの文書データ要求の確認である。文書データ要求があれば、ステップ３４２６で、指定された文書のデータ転送処理を行なう。この処理は、図６の文書処理部３００７で処理される。
ステップ３４３０は、クライアント、あるいはデバイスからの各種ジョブ要求の確認である。ジョブ要求があれば、ステップ３４３１で、指定されたジョブの種類に応じたジョブデータの処理を行なう。各種ジョブの処理は、図６の文書処理部３００７で処理される。
ステップ３４３５は、アドレスブック処理に関する処理要求の確認である。処理要求があれば、ステップ３４３６でアドレス情報の収集、登録、変更に関する処理を行なう。
ステップ３４４０は、ログアウト要求の確認である。ログアウト要求があれば、ステップ３４４１でログアウト処理を行なう。
ステップ３４４５は、サーバ停止要求の確認である。要求があれば、ステップ３４４６で停止処理を行なう。
ステップ３４５０では、図４のステップ２２５０、および図５のステップ２３３０においてデバイス１０１０から送信されたジョブ処理結果通知を受信したか判定する。受信した場合には、ステップ３４５１においてジョブ処理結果をデータベース３０３１のログ管理領域に格納する。
ステップ３４５５では、図４のステップ２２０２および図５のステップ２３０２においてデバイス１０１０から送信された操作情報通知を受信したか判定する。受信した場合には、ステップ３４５６において操作情報をデータベース３０３１の履歴領域に格納する。
【００２５】
以上の手順により、サーバ１００１は、クライアント端末からの要求やオペレータによるサーバ１００１のキーボードを用いた操作、あるいはＭＦＤ１０１０による各種要求に応えて、各種処理を遂行する。
【００２６】
＜クライアント端末の構成＞
図１１は、クライアント端末のブロック構成図である。
４００１は一般の文書作成アプリケーション、４００２はＯＳが提供するグラフィックデバイスインターフェース部、４００３はプリンタドライバであり、４００４は、一般的にはＯＳが提供するプリントマネージャであり、アプリケーション４００１から要求された印刷系のジョブは、これらのモジュール４００２〜４００４を通り、ＬＡＮ制御部４０３０を介してネットワークＯＳが提供する印刷システム上で処理される。
４００５はＦＡＸドライバであり、アプリケーションから送信要求する場合はこちらのドライバが選択されて後述するジョブ管理部４０２０を介して送信要求ジョブとして処理される。
４０１０は、本実施形態において提供される文書配信／管理アプリケーションであり、文書配信／管理サーバへアクセスするためのグラフィックユーザインタフェース（ＧＵＩ）を提供している。
具体的には、各種データ（ＦＡＸ送受信文書、スキャナ文書、通信履歴情報等）の表示、文書編集機能、各種設定機能（個人文書を共有文書にするモード設定、アドレス帳設定含む）、各種ジョブ指定操作（ＦＡＸ送信、文書印刷、等）などを提供している。
【００２７】
なお、本実施形態においては、一般ユーザ用アプリケーションとは別に、いくつか管理者用アプリケーションも用意してある。その一つには、受信文書の手動配信アプリケーションがある。これは、宛先が不明（解析不能含む）でサーバ内に一時保存されたの受信文書の内容をビューアで表示し、目視で宛先を確認できるようにして、当該文書を所定のユーザ用の文書として設定できるものである。
また、サーバ管理者用のアプリケーションとして、本サーバを使用するクライアント（ユーザ）設定、デバイスのリモート設定等が可能な管理者用アプリケーションも用意されている。
【００２８】
４０１１は、同様に提供される文書配信／管理ドライバであり、アプリケーションから要求される各種ジョブデータのハンドリングをジョブ管理部４０２０を介して行なっている。
４０２０は、ジョブ管理部であり、アプリケーション４０１０から要求されたジョブの管理を行なう。
４０２１は、ジョブ制御部であり、各種ジョブに対して、サーバとのデータ転送処理を行なうものである。
４０３０は、ＬＡＮ制御部であり、一般的には、ＯＳメーカが提供するＬＡＮ上の通信を制御する。
【００２９】
図１２は、クライアント端末による処理フローチャートである。
ステップ４１０１で、サーバ１００１への接続(Login)処理を行なう。ここで、まず、本実施形態におけるシステムのユーザとしてのユーザ認証（例えば、ユーザＩＤ，パスワードと使用する）を行なう。
ステップ４１０２は、サーバ１００１からのデータアップロード、表示処理であり、ログインした結果、当該ユーザ用のデータとしてサーバ側ですでに管理されているデータを吸い上げ、ＧＵＩ上に所定のデータを表示させる。図２１はクライアントアプリケーションでの表示例である。この例ではユーザーのアクセス可能なフォルダ一覧と選択しているフォルダに含まれるデータ一覧が表示されるように構成されている。
ステップ４１１０は、ユーザからのジョブ要求の有無を検索するもので、ステップ４１１１は、何らかのジョブ要求があれば、その処理を行なう。ここで遂行されるジョブとして、サーバからの通信ログの読み出しが含まれる。読み出された通信ログは、画面上に表示あるいは印刷される。
ステップ４１２０では、アプリケーションの終了要求を見ており、終了要求がなければステップ４１０２にもどり再度サーバ側のデータをアップロードし、配信された文書の有無等のステータスの確認を行う。
ステップ４１２１は、ステップ４１２０でアプリケーションの終了要求があった場合の処理でサーバとの切断(Logout)処理を行い、処理を終了させる。
【００３０】
以上のようにして、本実施形態の文書配信システムによれば、ＬＡＮに接続されたマルチファンクションデバイスによる処理履歴を、たとえＬＡＮを介さない処理であってもＬＡＮサーバに記録し、アクセスの許可されたＬＡＮクライアントからそれを参照することができる。
【００３１】
［第２実施形態］
本実施形態のシステムは第１実施形態とほぼ同様であるために、その説明は省略する。ただし、本実施形態では通信ログはサーバに記録されなくとも良いために、図１６のように、サーバのデータバッファ３３１０には通信ログの領域はない。
【００３２】
マルチファンクションデバイス１０１０の処理手順としては、図３の代わりに、図１３となる。
ＭＦＤ１０１０は、まずステップ１２０１でサーバとの接続要求があるか判定する。サーバとの接続要求の指示は、操作部２０１０からでもＬＡＮ経由でも行えるようになっている。このとき接続するサーバも複数の中から指定できる。なお、ＭＦＤ１０１０においてサーバに設定されたアドレスリスト等を利用する場合にも、その旨をオペレータが指定することでサーバへの接続要求が発生する。サーバへの接続要求は、前述したように利用者の認証を伴う。すなわち、ユーザＩＤ及びパスワードの入力を要求し、認証された利用者に対してだけ、サーバとの接続を認める。
【００３３】
ステップ１２０２では、接続要求があり、かつユーザが認証された場合に、サーバとの接続処理を行う。接続するサーバが指定されている場合には、そのサーバ名を示すパラメータをＬＡＮ上に流すデータに付加することで、サーバに通知する。なお、ここではサーバ１００１に接続した場合の説明を行う。
【００３４】
ステップ１２１０では、ＭＦＤ１０１０に、サーバ１００１に転送すべきジョブデータがあるか確認し、例えば受信文書転送ジョブ、スキャナ読取りジョブ等があった場合には、ステップ１２１１でサーバ１００１にジョブデータの転送等を行う。
【００３５】
ステップ１２２０では、サーバ１００１にＭＦＤ１０１０へのジョブ要求があるか確認し、要求があればステップ１２２１でＭＦＤ１０１０内のリソースの空き状況を確認し、ジョブがその時点で受け付けられない状態であると判定されれば、ステップ１２２２でサーバ１００１にビジーを通知し、ジョブを受け付けられる状態であれば、ステップ１２２３でジョブ処理を遂行する。ジョブ処理の際には、いったんジョブデータをメモリ２０３１に蓄積し、その後必要な処理、例えばファクシミリ送信やプリントアウト処理を行う。
【００３６】
ステップ１２３０では、アドレスリスト等の、共通のあるいはユーザ毎の設定データを要求するジョブであるか判定され、そうであればステップ１２３１でサーバに対して必要なデータを要求し、取得する。サーバは、アドレス等の設定データが要求されれば、共有アドレスデータあるいはユーザ毎のアドレスデータ等の設定データをデータベースから読んで、それをＭＦＤ１０１０に返す。
【００３７】
ステップ１２４０では、サーバ１００１との接続を解放する要求が出ているか確認し、特に指示がなければ再度ステップ１２１０に移行して処理を継続する。
【００３８】
なお、サーバ１００１においてアドレスリストをデータベースに３０３１に登録する処理は、図１０のステップ３４１６において行われる。この登録は、サーバ１００１で作成あるいは修正したデータをデータベースに登録することで行われる。また、クライアント端末で作成したデータを、クライアントからの要求に応じて登録することもできる。さらに、ＭＦＤ１０１０で作成したデータをサーバに登録することもできる。
【００３９】
以上のようにして、ＭＦＤ１０１０からファクシミリ送信、スキャンジョブなどを行う場合にも、サーバ１００１に送信先のアドレスデータ（電話番号など）を要求し、それを取得して、取得したアドレスを送信先としてファクシミリ送信やスキャンジョブの指示等を行える。そして、ファクシミリ送信やスキャンジョブが行われた後は前述のように設定に応じて履歴等がサーバ１００１に転送されることは言うまでもない。
【００４０】
［第３実施形態］
本実施形態の文書配信システムは、第１実施形態のそれとほぼ同様の構成であるために、共通の構成については説明を省略する。
【００４１】
図１４は本実施形におけるネットワーク構成を示す図である。図１４に示したとおり、ＬＡＮには２台のＭＦＤ１０１０及び１０１１が接続されている。また、ユーザは各ユーザごとに管理されるのみならず、所望のグループにユーザを分け、グループごとに共有するデータを持たせたり、グループを単位として文書の配信先を指定することもできる。ＭＦＤやサーバ、クライアントそれぞれの構成は第１実施形態と同様である。
【００４２】
ただし、本実施形態のシステムではＭＦＤにより遂行されたジョブの履歴がサーバに記録されるために、図７に示したジョブの内、体デバイスジョブ群の処理内容に、ログを記録する機能が付け加わっている。
【００４３】
図７において、Ｆａｘ送信ジョブ３１１１は、各クライアントからの送信要求ジョブデータを受け取り、デバイスに対してＦａｘ送信を要求する。このとき、送信宛先名、送信宛先番号、送信開始時刻、通信時間、通信ページ数、ジョブを実行したデバイスのＩＤなどがログ情報として保存される。ログの保存先は、図１５に示したサーバのデータベース中の文書ログデータ領域１５０１である。これは、対デバイスジョブに関しては全て同様である。
【００４４】
Ｆａｘ受信ジョブ３１１２は、デバイス側からＦａｘ受信データを受けて、サーバ内にＦａｘ受信データを蓄積管理する。このとき、画像データのほかに、通信開始時刻、通信時間、通信相手、通信ページ数、デバイスのＩＤなどの情報をデバイスから取得し、ジョブを依頼したユーザのＩＤなどとともにログ情報として画像と関連づけて保存する。
【００４５】
なお、デバイス側から配信先クライアントのデータが付加されている場合は、そのクライアント（ユーザ）固有のデータとして管理することで配信処理を行なう。このとき、配信時刻、配信宛先等がログ情報として画像と関連づけて蓄積される。配信先が不明の場合は、自動ルーティングジョブ３１２６に処理を移すことにより、受信したイメージデータから配信先を抽出処理することにより配信処理ができるようになつている。ここで、配信先のユーザーが特定できた文書に関しては、そのユーザ固有のデータとして管理することで配信処理を行なう。このとき、配信時刻、配信宛先等がログ情報として画像と関連づけて蓄積される。
配信先抽出処理を行ってもなお配信先が特定できない場合には、受信文書は文書を受信したデバイスに対応するデバイスデータの受信文書配送グループを参照し、該当するグループデータの受信文書データとして保存される。
【００４６】
プリントジョブ３１１３は、クライアント側からの、特にサーバ内に蓄積管理されたイメージ文書の印刷要求ジョブに関して処理を制御する。このとき、ジョブを依頼したユーザのＩＤ、印刷開始時刻、印刷に要した時間、印刷ページ数、ジョブを実行したデバイスのＩＤなどがログ情報として保存される。
【００４７】
スキャンジョブ３１１４は、デバイスが原稿上の画像を読み取って得たデータを受け取り、所定のユーザの読取専用フォルダにファイルとして管理して当該ユーザからアクセスできるようになっている。このとき、データの転送先、スキャン開始時刻、スキャンに要した時間、スキャンページ数、デバイスのＩＤなどがログ情報として保存される。また、文書の蓄積先として、ユーザーフォルダのほかに、共有フォルダやグループの共有フォルダを選択することも可能である。この場合には、これらのフォルダへのアクセスを許されているユーザーがクライアントアプリケーションによりスキャン文書を参照可能である。グループデータに関しては図１５、図１６により後ほど説明する。
【００４８】
これら各ジョブは、第１実施形態と同じく図３のステップ２１３１で実行される。したがって、ログ情報もステップ２１３１で保存される。
【００４９】
本実施形態ではデバイス送信ジョブ及びデータ設定ジョブに関しては、とくに第１実施形態とかわりはない。
【００５０】
図１５は本実施形態の文書配信管理サーバ１００１のデータベース構成を示す図である。このデータベースはサーバ１００１のハードディスク上に構築される。本実施形態では複数のグループを構成可能であり、前述した図８の構成に加えて、グループごとにグループデータが追加されている。
グループデータには以下のものが含まれる。
（１） ユーザーリスト
グループに所属するユーザーの一覧。
（２） 利用可能デバイスリスト
グループに属するマルチファンクションデバイスの一覧。
（３） 文書データ
Ａ）  受信文書データ
グループに属するデバイスが受信した未配信の文書。
Ｂ）  共有文書データ
グループに属するユーザー間で共有される文書データ。
Ｃ）  共有文書アノテーション情報
共有文書に付加されるアノテーション情報。
【００５１】
図１６は、本実施形態において文書配信管理サーバ１００１における受信文書の配信処理のデータフローを示す図である。図９と異なる点は、ＭＦＤが２台接続されている点と、ユーザをグループ化して、グループ毎のデータを保持するグループ領域１６０１が用意されている点である。つまり、サーバ１００は複数のＭＦＤに関するデータを一元管理する。例えば、ユーザ１は、共通データ領域１６０２のほかに、ユーザ１データ領域１６０３、グループ１データ領域１６０１にアクセスすることができる。
【００５２】
図１７はＭＦＤからファクシミリ受信文書の転送が行われたときにサーバ１００１で行われる処理を説明するフローチャートである。
【００５３】
ステップ３５０１では、データベースをチェックし、デバイスからの受信文書の転送要求があるか確認する。ステップ３５１０で受信文書の有無により処理を分岐する。受信文書がなければこの処理を終了する。ステップ３５２０では、受信情報を参照して自動配信可能であるか判定する。ここでは配信用のデータ、例えばＳＵＢ（サブアドレス）やＤＴＭＦ信号情報が付加されていれば自動配信可能と判定し、ステップ３５６０の自動配信処理を行う。
【００５４】
ステップ３５３０では、受信した文書をＯＣＲ解析ジョブ３１２１によりＯＣＲ解析を行い、配信用のデータの抽出処理を行う。ステップ３５４０では、配信用の識別情報、たとえば、受信者名もしくは受信者特定用のコード情報などを特定できれば、自動配信可能と判定し、ステップ３５６０の自動配信処理を行う。
【００５５】
ステップ３５５０では、受信デバイスのデバイスデータを照合し、配信不可能な受信文書の処理方法を照合し、手動配信を行う設定の場合はステップ３５７１に、グループの共有フォルダに蓄積する設定の場合はＳ３５７２に、デバイスで印刷する場合にはＳ３５７３に処理を分岐する。
ステップ３５６０では、配信用の情報を図７及び図１５で説明したユーザ管理情報と照合し、該当するユーザのInBoxデータ領域に文書を蓄積する。このとき、ログ情報として配信時刻、配信用データ（ＳＵＢ、ＤＴＭＦ、ＯＣＲなど）をログファイルに保存する。
ステップ３５７１では、受信文書配信ツールを用いて手動配信を行わせるために、配送先のグループの受信文書データとして受信したデータをデータベースに登録する。
ステップ３５７２では、デバイスが属するグループのユーザーが文書を共有できるように、グループの共有データとして受信したデータをデータベースに登録する。このとき、ログ情報として蓄積時刻、蓄積者（サーバ）、蓄積方法（自動配信）をログファイルに保存する。
ステップ３５７３では、受信した文書をデバイスで印刷するように印刷ジョブを生成し印刷をおこなう。このとき、ログ情報として印刷を行ったＭＦＤ、印刷依頼者（サーバ）、印刷部数、印刷時刻等をログファイルに保存する。
【００５６】
図１８は、受信文書配信クライアント端末の処理フローチャートである。ステップ４２０１では、サーバ１００１への接続を行う。ここで、まず本実施形態におけるシステムのユーザとしてユーザ認証（例えばユーザＩＤ及びパスワードを照合する）を行う。このとき配信処理を行うグループ名の入力を行う。
【００５７】
ステップ４２０２は、サーバ１００１からのデータダウンロード及びその表示処理であり、サーバ１００１に接続した結果、入力されたグループのデータとしてサーバ側で既に管理されている受信文書データ及び指定されたグループに属するユーザ名を吸い上げ、それをＧＵＩ上に表示させる。ここでは、図２２で示した図のように、少なくともグループデータのうち、受信文書が一覧表示できる部分と、グループ内のユーザ及びグループ共有用のフォルダが一覧表示できる部分とからなる画面を表示する。また、一覧表示された文書の中から文書を選択すると、選択された文書のイメージが表示される構成になっている。ユーザは表示されたイメージの中の宛先情報を読みとり、配信すべきユーザを特定できるようになっている。
【００５８】
ステップ４２１０では、ユーザからの配信処理の要求の有無により分岐する。ステップ４２１１では、配信処理の要求があれば、選択された受信データを配信先として選択されたユーザのInBoxに転送する。ここでは、単一のユーザだけではなく、複数のユーザやグループの共有フォルダを配信宛先として一度に選択可能であり、複数のユーザ宛に配信する場合には、受信データを複製した後に配送処理を行う。このとき、ログ情報として配信処理者、配信宛先、配信時刻などをログファイルに保存する。
【００５９】
ステップ４２１５では、ユーザからの印刷処理要求の有無に応じて分岐する。ステップ４２１６では、印刷処理があれば、選択された受信データを印刷する。
【００６０】
このとき、ログ情報として印刷を行ったＭＦＤ、印刷依頼者、印刷部数、印刷時刻等をログファイルに保存する。印刷がＭＦＤ１０１０あるいは１０１１により行われた場合には、ログデータの保存先は、サーバ１００１の文書ログデータ領域であることが望ましく、その場合にはサーバ１００１にログデータ保存の要求を発行することになる。
【００６１】
ステップ４２２０では、アプリケーションの終了要求を見ており、終了要求がなければステップ４２２０に戻り、再度サーバ１００１のデータをダウンロードし、配信された文書の有無等のステータスの確認を行う。
【００６２】
ステップ４２２１は、ステップ４２２０でアプリケーションの終了要求があった場合の処理で、サーバ１００１との切断処理を行い、処理を終了させる。
【００６３】
以上のように、本実施形態の文書配信システムによれば、サーバ１００１からの要求に応じてＭＦＤで遂行されたジョブの履歴を全てサーバに保存しておくことができる。また、クライアントからの要求による文書の印刷等の履歴もサーバに保存できる。
【００６４】
さらに、ユーザをグループ分けし、グループ毎に文書を配信することができる。
【００６５】
なお、本実施形態のシステム構成においても、第１、第２の実施形態の処理を行うことは言うまでもない。
【００６６】
以上説明したように本実施形態によれば、プリンタ機能、ファックス機能、スキャナ機能等を有するマルチファンクションデバイスをネットワーク上に配置し、当該デバイスをスタンドアローンで使用できるだけでなく、ネットワーク上の各クライアントから、当該デバイスの有するこれらの機能を有効に活用できるような文書配信システムを提供することが可能になった。
【００６７】
さらに、各ユーザに関する文書データ等をサーバに一元管理することにより、文書データに対する管理機能（検索、ＯＣＲ解析等）を容易に拡張することが可能になっている。
【００６８】
また、各ユーザは、任意の場所から自分のデータ、ならびに、共有化されたデータをアクセス可能となっている。
【００６９】
また、各ユーザは、マルチファンクションデバイスを従来のファクシミリ装置と同様に操作部を操作して使う場合にも、コンピュータで作成したアドレスデータを使用可能になりユーザの使い勝手が向上する。
【００７０】
さらに、単独で操作可能なマルチファンクションデバイスが接続されたネットワークシステムにおいて、このマルチファンクションデバイスを単独で操作して行った通信の履歴を、ネットワーク上の端末から参照可能となる。
【００７１】
更に、単独で操作可能なマルチファンクションデバイスが接続されたネットワークシステムにおいて、このマルチファンクションデバイスを単独で操作して通信を行う際に、ネットワーク上の端末に格納されたアドレス等のデータを参照して通信を行うことができる。
【００７２】
また、使用するユーザ毎にマルチファンクションデバイスの設定データを入れ替えるため、デバイスで、ユーザごと設定データをすべて保持する必要がなくデータ保持用のメモリ量を削減できる。
【００７３】
更に、ネットワークに接続されたマルチファンクションデバイスを用いた処理の履歴を記録として残すことができる。
【００７４】
また、ユーザ毎に区別して設定を行い、ログインしたユーザの認証により異なる処理を行うので、各ユーザの所望する処理を容易に行わせることができる。
【００７５】
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００７６】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。これを達成するための構成は、ＭＦＤに関しては図１９に示した構成であり、ＣＰＵ１９０１により、ＣＤＲＯＭ等のファイル格納デバイス１９０３からメモリ１９０２にロードされたプログラムを実行して、図３，４，５，１３のフローチャートに示された手順を遂行する。なお、１９０１〜１９０４はリソース管理部２００１に含まれれる。
【００７７】
また、サーバ及びクライアントに関しては図２０の構成であり、これもまた、ＣＰＵ２００１により、ＣＤＲＯＭ等のファイル格納デバイス２００３からメモリ２００２にロードされたプログラムを実行して、図１０，１２，１７，１８のフローチャートに示された手順を遂行する。
【００７８】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００７９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８０】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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