(57)【要約】【課題】通信情報に的確なキーワードを付与することで通信情報を容易に整理することのできる通信情報管理システム等を提供する。【解決手段】ユーザＡの複合機Ａから、ユーザＢの複合機Ｂ及びユーザＣの複合機ＣにＦＡＸが送信されると、ユーザＡの複合機Ａから送信記録がサーバ装置２に送信され、ユーザＢの複合機Ｂ及びユーザＣの複合機Ｃからこれに対する受信記録がサーバ装置２に各々送信される。その後、ユーザＡが複合機Ａを操作して、送信した送信記録をリストから選択し、キーワードを設定する。その後ユーザＢが受信記録につきキーワードを設定しようとすれば、その受信記録とデータ送受信関係にある送受信記録に付与されたキーワードとして、ユーザＡが自らの送信記録に設定したキーワードが候補として送られて来るので、候補の中からキーワードを選択して設定することができる。【選択図】図９
2009239866.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムであって、
前記通信装置は、
他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報を前記サーバ装置に送信する通信情報送信手段と、
前記通信情報送信手段による送信によって前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付けるキーワード受付手段と、
前記キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令を前記サーバ装置に送信する付与命令送信手段と、を備え、
前記サーバ装置は、
前記通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶する通信情報記憶手段と、
前記通信装置から前記付与命令を受信した場合に、前記記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与するキーワード付与手段と、
前記キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信するキーワード候補送信手段と、を備えること
を特徴とする通信情報管理システム。
【請求項２】
複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いるサーバ装置であって、
前記通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶する通信情報記憶手段と、
前記通信装置から前記記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与する付与命令を受信した場合に、その通信情報にキーワードを付与するキーワード付与手段と、
前記キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信するキーワード候補送信手段と、
を備えることを特徴とするサーバ装置。
【請求項３】
前記キーワード候補送信手段は、前記通信装置から通信情報に付与するキーワードの候補を送信する送信命令を受信した場合に、そのキーワードの付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を前記記憶手段から検索し、検索された通信情報のキーワードを前記キーワード候補としてその通信装置に送信することを特徴とする請求項２記載のサーバ装置。
【請求項４】
前記通信装置から受信する通信情報にはそのデータ通信の通信元を特定可能な通信元特定情報及びデータ通信がされた日時情報が含まれており、
前記キーワード候補送信手段は、前記付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を、前記通信元特定情報及び日時情報を基に検索すること
を特徴とする請求項３記載のサーバ装置。
【請求項５】
前記キーワード候補送信手段は、前記付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を、データ通信の内容に関する情報から作成される固有情報を基に検索することを特徴とする請求項３又は４記載のサーバ装置。
【請求項６】
前記記憶手段には置換対象文字列と置換結果文字列との対応関係が記憶され、
前記キーワード候補送信手段は、前記検索された通信情報のキーワードに前記置換対象文字列が含まれていた場合には、前記対応関係に基づき、その置換対象文字列を置換結果文字列に置換した文字列を含むキーワードを前記キーワード候補とすること
を特徴とする請求項３乃至５のいずれか記載のサーバ装置。
【請求項７】
前記通信装置から受信する通信情報にはそのデータ通信の通信元を特定可能な通信元特定情報が含まれているとともに、前記置換結果文字列には前記通信元特定情報が関連付けられており、
前記キーワード候補送信手段は、前記検索された通信情報のキーワードに前記置換対象文字列が含まれており、かつ、その置換対象文字列に対応する置換結果文字列に関連付けられた通信元特定情報により特定される通信元がキーワード候補の送信先となる場合に、前記対応関係に基づき置換した文字列を含むキーワードを前記キーワード候補とすること
を特徴とする請求項６記載のサーバ装置。
【請求項８】
前記通信情報記憶手段は、前記通信装置から受信した通信情報を、その通信情報に付与されるキーワードがその通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報と関連付けて前記記憶手段に記憶可能であり、
キーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に、キーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報が関連付けられていた場合には、その通信情報を付与対象とするキーワード候補の送信を行わないように前記キーワード候補送信手段を制御するキーワード候補送信制御手段を備えること
を特徴とする請求項２乃至７のいずれか記載のサーバ装置。
【請求項９】
前記通信情報記憶手段は、
前記通信装置から受信した通信情報を、その通信情報に付与されるキーワードがその通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報と関連付けて前記記憶手段に記憶可能であり、
前記キーワード付与手段により前記記憶手段に記憶された通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その通信情報に付与したキーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報を、その通信情報と関連付けて記憶すること
を特徴とする請求項２乃至８のいずれか記載のサーバ装置。
【請求項１０】
複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いるサーバ装置としてコンピュータを機能させるためのサーバ装置用プログラムであって、
前記通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶する通信情報記憶手段と、
前記通信装置から前記記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与する付与命令を受信した場合に、その通信情報にキーワードを付与するキーワード付与手段と、
前記キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信するキーワード候補送信手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするサーバ装置用プログラム。
【請求項１１】
複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いる通信装置であって、
他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報を前記サーバ装置に送信する通信情報送信手段と、
前記通信情報送信手段による送信によって前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付けるキーワード受付手段と、
前記キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令を前記サーバ装置に送信する付与命令送信手段と、
を備えることを特徴とする通信装置。
【請求項１２】
前記サーバ装置に記憶された通信情報のうち特定の通信情報に付与するキーワードの候補をキーワード候補として送信する送信命令を前記サーバ装置に送信する送信命令送信手段を備えたことを特徴とする請求項１１記載の通信装置。
【請求項１３】
前記サーバ装置から受信した前記キーワード候補をそのキーワード候補を付与すべき通信情報の内容とともに表示する表示手段を備えたことを特徴とする請求項１１又は１２記載の通信装置。
【請求項１４】
前記通信情報送信手段は、前記通信情報とともに、その通信情報に付与されるキーワードが当該通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報を送信すること
を特徴とする請求項１１乃至１３のいずれか記載の通信装置。
【請求項１５】
複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いる通信装置としてコンピュータを機能させるための通信装置用プログラムであって、
他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報を前記サーバ装置に送信する通信情報送信手段と、
前記通信情報送信手段による送信によって前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付けるキーワード受付手段と、
前記キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、前記サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令を前記サーバ装置に送信する付与命令送信手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする通信装置用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の通信装置と通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、事務用機器とサーバ装置との間でデータ通信を行い、事務用機器で扱われるデータを管理しようとするシステムが提案されている。例えば、特許文献１に記載の画像形成システムは、コピー機とサーバ装置（コピーサーバ）とがネットワークを介して接続されたものであり、コピー機は、コピーを行った場合にスキャンしたコピーデータをサーバ装置に転送する。一方、サーバ装置は、コピー機から受信したコピーデータを管理する。このシステムにより、誰がどのような設定と時間でコピーを行ったかを把握することができるとともに、ユーザは、サーバ装置に記憶されたコピーデータを用いて再印刷を行うこともできる。
【特許文献１】特開２００４−１０２５４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、サーバ装置の管理下にある通信装置間で行われたデータ通信に関する情報（通信情報）をサーバ装置で管理するようにすれば、通信装置のユーザは、通信装置で行った過去の通信情報をサーバ装置から取得して利用することが可能となる。
しかしながら、サーバ装置に蓄積される通信情報の情報量が増大するほど、ユーザが所望の通信情報を検索することが困難になるという問題がある。
【０００４】
なお、例えば、通信情報を識別する情報として、通信日時や送信先又は送信元を参考にすることである程度の通信情報の絞り込みは可能となるが、同一の通信装置間のデータ通信であっても全く関連性のない通信（例えば異なる案件のデータ通信）が行われることもあれば、逆に、異なる通信装置を用いて関連性の高いデータ通信（例えば同一案件のデータ通信）が行われることもある。
【０００５】
本発明は、かかる課題を解決するためになされたものであり、通信情報に的確なキーワードを付与することで通信情報を容易に整理することのできる通信情報管理システム、サーバ装置、通信装置、サーバ装置用プログラム及び通信装置用プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するためになされた本発明の請求項１に記載の通信情報管理システムは、複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成されたものである。通信装置は、通信情報送信手段、キーワード受付手段及び付与命令送信手段を備えており、通信情報送信手段は、他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報をサーバ装置に送信し、キーワード受付手段は、通信情報送信手段による送信によってサーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付ける。付与命令送信手段は、キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令をサーバ装置に送信する。また、サーバ装置は、通信情報記憶手段、キーワード付与手段及びキーワード候補送信手段を備える。通信情報記憶手段は、通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶し、キーワード付与手段は、通信装置から付与命令を受信した場合に、記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与する。キーワード候補送信手段は、キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件としてその付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信する。
【０００７】
ここにいう「通信情報にキーワードを付与されたことを条件として」とは、通信情報にキーワードが付与されたタイミングでなされることは必ずしも必要ではなく、通信情報にキーワードが付与されることを前提としていれば足りる。したがって、通信情報にキーワードが付与されてある程度時間が経過した後にキーワード候補を送信する態様も含む。
【０００８】
また、いずれかの通信装置はサーバ装置の構成を備えていてもよい。つまり、通信装置とサーバ装置が一体で構成されていてもよい。もしくはその逆で、サーバ装置の中に一の通信装置の構成を備えていてもよい。
【０００９】
かかる請求項１に記載の通信情報管理システムによれば、サーバ装置に記憶されている通信情報に付与するキーワードの候補として、データ送受信関係にある通信情報のキーワードが通信装置に送信されるので的確なキーワードを付与することができ、通信情報の整理が容易となるという効果が得られる。また、キーワードを付与する通信情報に対してデータ送受信関係にある通信情報と同一のキーワードを付与可能であるので、双方の装置のユーザが後日、双方間でのデータ送受信に関する通信情報について確認する際、一方のユーザがサーバ装置に送信した通信情報に付与したキーワードを通信相手装置のユーザに伝えれば、通信相手装置のユーザは、同じキーワードを付して自身がサーバ装置に送信した通信情報を容易に特定できる。すなわち、双方の通信装置が夫々サーバに送信した送受信関係にある通信情報を容易に特定することができる。よって、データの送信又は受信に係る通信情報を双方のユーザが確認しやすく通信情報を管理することができる。
【００１０】
本発明の請求項２記載のサーバ装置は、複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いるものであり、通信情報記憶手段、キーワード付与手段及びキーワード候補送信手段を備える。通信情報記憶手段は、通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶する。キーワード付与手段は、通信装置から記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与する付与命令を受信した場合に、その通信情報にキーワードを付与し、キーワード候補送信手段は、キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信する。
【００１１】
かかる請求項２記載のサーバ装置によれば、請求項１記載の通信情報管理システムを構成することが可能となり請求項１記載の発明と同様の効果を得ることができる。
本発明の請求項３記載のサーバ装置は、キーワード候補送信手段が、通信装置から通信情報に付与するキーワードの候補を送信する送信命令を受信した場合に、そのキーワードの付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を記憶手段から検索し、検索された通信情報のキーワードをキーワード候補としてその通信装置に送信する。
【００１２】
かかる請求項３記載のサーバ装置によれば、通信装置からキーワードの候補を取得する命令を受信したときにキーワード候補を送信するので、キーワードを参照したい的確なタイミングでキーワード候補を参照することができるという効果を得ることができる。
【００１３】
本発明の請求項４記載のサーバ装置は、通信装置から受信する通信情報にはそのデータ通信の通信元を特定可能な通信元特定情報及びデータ通信がされた日時情報が含まれており、キーワード候補送信手段は、付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を、通信元特定情報及び日時情報を基に検索する。
【００１４】
ここでいう「通信元」とは、データ通信がなされた送信先及び送信元であり、ユーザ又は通信装置を意味する。また「通信元特定情報」とは、ユーザ又は通信装置を特定するための情報であり、例えば、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールアドレス等である。
【００１５】
かかる請求項４記載のサーバ装置によれば、データ送受信関係にある通信情報を通信元特定情報及び日時情報から検索するので、迅速かつ適切にキーワード候補を付与することができるという効果を得ることができる。
【００１６】
本発明の請求項５記載のサーバ装置は、キーワード候補送信手段が、付与対象の通信情報とデータ送受信関係にある通信情報を、データ通信の内容に関する情報から作成される固有情報を基に検索する。
【００１７】
かかる請求項５記載のサーバ装置によれば、データ送受信関係にある通信情報をデータ通信の内容に関する固有情報を基に検索するので、日時情報や通信元特定情報が正確に判明しない場合か取得するのに時間がかかるような場合であっても、データ送受信関係にある通信情報からキーワード候補を得られるという効果を得ることができる。
【００１８】
本発明の請求項６記載のサーバ装置は、記憶手段には置換対象文字列と置換結果文字列との対応関係が記憶され、キーワード候補送信手段は、検索された通信情報のキーワードに置換対象文字列が含まれていた場合には、対応関係に基づき、その置換対象文字列を置換結果文字列に置換した文字列を含むキーワードをキーワード候補とする。
【００１９】
かかる請求項６記載のサーバ装置によれば、置換対象文字列と置換結果文字列が対応付けられており、キーワードに含まれる文字列が置換されるので、送信側又は受信側の一方にとってのみ意味をなすキーワードが付与された場合であっても、置換結果文字列を含むキーワードに置換することでデータ送受信関係にある相手方にとって意味のあるキーワード候補を提供することができるという効果を得ることができる。
【００２０】
本発明の請求項７記載のサーバ装置は、通信装置から受信する通信情報にはそのデータ通信の通信元を特定可能な通信元特定情報が含まれているとともに、置換結果文字列には通信元特定情報が関連付けられており、キーワード候補送信手段は、検索された通信情報のキーワードに置換対象文字列が含まれており、かつ、その置換対象文字列に対応する置換結果文字列に関連付けられた通信元特定情報により特定される通信元がキーワード候補の送信先となる場合に、対応関係に基づき置換した文字列を含むキーワードをキーワード候補とする。
【００２１】
かかる請求項７記載のサーバ装置によれば、置換結果文字列に通信元特定情報が関連付けられてキーワードを置換し、キーワード候補とするのでデータ通信の相手方をも考慮した的確なキーワード候補を提供できるという効果を得ることができる。
【００２２】
本発明の請求項８記載のサーバ装置は、通信情報記憶手段が、通信装置から受信した通信情報を、その通信情報に付与されるキーワードがその通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報と関連付けて記憶手段に記憶可能とされており、さらに、キーワード候補送信制御手段を備える。そのキーワード候補送信制御手段は、キーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に、キーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報が関連付けられていた場合には、その通信情報を付与対象とするキーワード候補の送信を行わないようにキーワード候補送信手段を制御する。
【００２３】
かかる請求項８記載のサーバ装置によれば、通信情報にキーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報を関連付けることにより、不要なキーワード候補を送信することがなく適切にキーワードの管理を行うことができるという効果を得ることができる。
【００２４】
本発明の請求項９記載のサーバ装置は、通信情報記憶手段が、通信装置から受信した通信情報を、その通信情報に付与されるキーワードがその通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報と関連付けて前記記憶手段に記憶可能であり、そして、キーワード付与手段により記憶手段に記憶された通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その通信情報に付与したキーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報を、その通信情報と関連付けて記憶する。
【００２５】
かかる請求項９記載のサーバ装置によれば、新たにキーワードが付与される場合は、キーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報が付されることになるので、不要なキーワードを送信することがなく適切にキーワードを管理できるという効果を得ることができる。
【００２６】
本発明の請求項１０記載のサーバ装置用プログラムは、複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いるサーバ装置としてコンピュータを機能させるためのものであって、通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する通信情報を受信した場合に、その通信情報を記憶手段に記憶する通信情報記憶手段と、通信装置から記憶手段に記憶された通信情報にキーワードを付与する付与命令を受信した場合に、その通信情報にキーワードを付与するキーワード付与手段と、キーワード付与手段により通信情報にキーワードが付与されたことを条件として、その付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された通信情報とデータ送受信関係にある通信情報に付与するキーワード候補として送信するキーワード候補送信手段としてコンピュータを機能させる。
【００２７】
かかる請求項１０記載のサーバ装置用プログラムによれば、請求項２記載のサーバ装置としてコンピュータを機能させることができ、請求項２記載のサーバ装置と同様の効果を得ることができる。
【００２８】
本発明の請求項１１記載の通信装置は、複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いるものである。この通信装置は、通信情報送信手段、キーワード受付手段及び付与命令送信手段を備える。通信情報送信手段は、他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報をサーバ装置に送信し、キーワード受付手段は、通信情報送信手段による送信によってサーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付ける。付与命令送信手段は、キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令をサーバ装置に送信する。
【００２９】
かかる請求項１１記載の通信装置によれば、請求項１記載の通信情報管理システムを構成することが可能となり請求項１記載の発明と同様の効果を得ることができる。
本発明の請求項１２記載の通信装置は、さらに送信命令送信手段を備え、その送信命令送信手段は、サーバ装置に記憶された通信情報のうち特定の通信情報に付与するキーワードの候補をキーワード候補として送信する送信命令をサーバ装置に送信する。
【００３０】
かかる請求項１２記載の通信装置によれば、サーバ装置にキーワードの送信命令を送信することで、適切なキーワードの付与が可能になるという効果が得られる。
なお、この場合、キーワード候補からキーワードを選択することもできるし、候補が送られてこない場合は新たなキーワードを設定することもできる。
【００３１】
本発明の請求項１３記載の通信装置は、さらに表示手段を備え、その表示手段は、サーバ装置から受信したキーワード候補をそのキーワード候補を付与すべき通信情報の内容とともに表示する。
【００３２】
かかる請求項１３記載の通信装置によれば、キーワード候補を通信情報を確認しながら参照することができ、容易にキーワードを付与することが可能になるという効果を得ることができる。
【００３３】
本発明の請求項１４記載の通信装置は、通信情報送信手段が、通信情報とともに、その通信情報に付与されるキーワードが当該通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報を送信する。
【００３４】
かかる請求項１４記載の通信装置によれば、キーワードが他の通信装置によって書き換えられることを許可するか否かを決めることができるので、キーワードを適切に管理することが可能になるという効果を得ることができる。
【００３５】
請求項１５記載の通信装置用プログラムは、複数の通信装置とそれら通信装置間で行われた通信の履歴情報を管理するサーバ装置とが通信可能に構成された通信情報管理システムに用いる通信装置としてコンピュータを機能させるものであって、他の通信装置とのデータ通信に関する通信情報をサーバ装置に送信する通信情報送信手段と、通信情報送信手段による送信によってサーバ装置に記憶された通信情報に対して付与するキーワードを受け付けるキーワード受付手段と、キーワード受付手段により受け付けたキーワードを、サーバ装置に記憶された通信情報に対して付与する付与命令をサーバ装置に送信する付与命令送信手段としてコンピュータを機能させる。
【００３６】
かかる請求項１５記載の通信装置用プログラムによれば、請求項１１記載の通信装置としてコンピュータを機能させることができ、請求項１１記載の通信装置と同様の効果を得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３７】
以下、本発明が適用された実施形態について、図面を用いて説明する。
〔１  構成〕
〔１−１  通信情報管理システムの全体構成〕
図１は、本実施形態の通信情報管理システムの全体構成を示す説明図である。
【００３８】
この通信情報管理システムは、インターネット１に接続された複数の通信装置を対象として、これら通信装置間で行われた通信の履歴情報をサーバ装置２により一元管理するサービス（以下「通信情報管理サービス」という。）を提供するためのものである。図１に示す例では、共通のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）３に接続された複合機４及びＰＣ５が、ルータ６を介してインターネット１に接続されている。また、ＰＣ７及びスマートフォン８が、無線ルータ９を介してインターネット１に接続されている。さらに、複合機１０がインターネット１に接続されている。そして、サーバ装置２は、これらの通信装置とインターネット１を介してデータ通信可能に構成されている。
【００３９】
なお、図１において、複合機４は、公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）１１を介して電話機１２やファクシミリ装置１３と通信可能に構成されている。
本実施形態において、通信装置のユーザは、通信情報管理サービスを受けるための準備として、まず、通信装置をサーバ装置２に登録するための登録操作を行う。これにより、通信装置がサーバ装置２に登録され、その通信装置専用のデータストレージ領域や検索用データベースが作成される。
【００４０】
こうしてサーバ装置２への登録が完了した通信装置は、サーバ装置２による通信情報管理サービスの対象となり、対象の通信装置間で行われたデータ通信に関する情報はすべて、サーバ装置２内のその通信装置専用のデータストレージ領域に送受信記録（本発明の「通信情報」に相当）として蓄積される。ここで、通信装置間で行われたデータ通信に関する情報とは、通信装置が受信したデータ及び通信装置が送信したデータ、それらデータの送信元や送信先の通信装置を特定する情報、データ通信日時などである。
【００４１】
例えば、通信装置が複合機４の場合、受信したデータとしては、ＰＣ５からの印刷データ、図示しないメールサーバから取得したメールデータ、インターネットファックス等が挙げられる。また、送信したデータとしては、インターネットファックスにより送信したＦＡＸデータ等が挙げられる。
【００４２】
そして、サーバ装置２に蓄積された送受信記録については、通信装置のユーザが簡単に検索可能とするため、事後的にキーワードを付すことができる。ここで、キーワードとしては、送受信記録の案件名、通信相手の名前等が考えられる。
【００４３】
さらに、サーバ装置２に蓄積された送受信記録の検索に用いる装置（アクセス手段）としては、インターネット１にアクセス可能な通信装置（図１に示す例では、複合機４，１０、ＰＣ５，７、スマートフォン８）が用いられる。
【００４４】
具体的には、複合機４，１０からは、後述するキーパッド２３の操作により検索を行い、また、ＰＣ５やスマートフォン８からは、ウェブブラウザ経由で検索を行う。
〔１−２  複合機の構成〕
図２は、複合機４の内部構成を示すブロック図である。なお、複合機１０の構成も同一である。
【００４５】
この複合機４は、制御部２１、液晶表示パネル２２、キーパッド２３、ハンドセット２４、スキャンエンジン２５、ネットワークインタフェース２６、ＰＳＴＮインタフェース２７、メモリカードインタフェース２８，２９、印刷エンジン３０、ＦＡＸ部３１等を備える。
【００４６】
制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータを中心に構成されており、複合機４を構成する各部を統括制御する。
液晶表示パネル２２は、ユーザに対して各種情報を表示するためのものであり、制御部２１からの指令に基づき、メッセージや画像等の情報を表示する。
【００４７】
キーパッド２３は、ユーザからの外部操作による指令を入力するためのものであり、各種操作ボタン（図示せず）を備えている。そして、キーパッド２３は、操作ボタンで行われた外部操作の内容を制御部２１へ出力する。
【００４８】
ハンドセット２４は、スピーカ及びマイク（いずれも図示せず）を備え、ユーザが手にとって音声通話（発話及び聴話）を行うための部位である。
スキャンエンジン２５は、制御部２１からの指令に基づき、所定の原稿読取位置にセットされた原稿の画像を読み取り、この画像を表す画像データを生成する。
【００４９】
ネットワークインタフェース２６は、通信ケーブル（ＬＡＮケーブル）が接続された状態でその通信ケーブルを介したデータの送受信処理を行う。つまり、外部装置との間でデータ通信を行うためのインタフェースであり、例えば、ローカルエリア内のＰＣ５や、ルータ６を介して接続されたインターネット１上に存在するサーバ装置２との間でデータ通信が可能となっている。なおこの複合機４は、インターネット１を利用したＦＡＸの送受信サービスであるインターネットファックスに対応している。
【００５０】
ＰＳＴＮインタフェース２７は、公衆回線であるＰＳＴＮ１１を介して、電話機１２やファクシミリ装置１３と通話（音声通信）や画像データの送受信を行うためのインタフェースである。
【００５１】
メモリカードインタフェース２８，２９は、いずれも外部記憶媒体としてのメモリカードに対し、データの書き込み、読み込み、削除等を行うインタフェースであり、同一の装置を２個備えている。
【００５２】
印刷エンジン３０は、制御部２１からの指令に基づき、用紙等の印刷媒体に画像を印刷する。なお、印刷エンジン３０により印刷される画像としては、例えば、スキャンエンジン２５により読み取られた画像、ファクシミリ機能により受信した画像、ＰＣ５等の外部装置から受信した印刷用の画像などが挙げられる。
【００５３】
ＦＡＸ部３１は、スキャンエンジン２５によって読み取られた画像情報を、ＰＳＴＮ１１を介してファクシミリ装置１３等に送信する機能を果たしている。
〔１−３  サーバ装置の構成〕
図３は、サーバ装置２の内部構成を示すブロック図である。サーバ装置２は、通信部４１、記憶部４２、制御部４３を備える。
【００５４】
通信部４１は、インターネット１を介した通信を可能とするためのインタフェースである。
記憶部４２は、通信装置間のデータ通信に関するデータ等を記憶する記憶装置である。この記憶部４２には図４に示すアドレス帳ＤＢ（データベース）４７、キーワード管理ＤＢ４８、送受信記録ＤＢ４９が記憶されている。
【００５５】
アドレス帳ＤＢ４７は、通信情報管理サービス対象の通信装置のユーザが、通信相手となるユーザの通信装置のアドレス情報を登録するためのデータベースである。具体的には、図５に示すように、情報の持ち主（登録者のユーザ名）、名前（通信相手のユーザ名）、ＴＥＬ（電話番号）、ＦＡＸ（ＦＡＸ番号）、ＥＭａｉｌ（電子メールアドレス）等のアドレス情報が登録される。
【００５６】
キーワード管理ＤＢ４８は、送受信記録に付与されるキーワードの候補を管理するためのデータベースであり、具体的には、図６に例示するキーワード候補ＤＢと図７に例示するキーワード置換ＤＢとを備える。
【００５７】
このうちキーワード候補ＤＢは、送受信記録に付与するキーワードの候補が登録されるデータベースである。具体的には、図６に示すように、番号（本キーワード候補ＤＢにおける通し番号）、ユーザ（キーワード付与対象の送受信記録の登録者であるユーザ名）、関連記録（後述する送受信記録の識別情報）、候補キーワードが登録される。例えば、「候補５０」の情報は、ユーザＢが登録者である「記録８６」の送受信記録のキーワード候補として「ＹＹＹ企画」が登録されていることを示している。
【００５８】
またキーワード置換ＤＢは、キーワード候補を置換するルールを管理するためのデータベースである。すなわち、例えば、２つの会社間で情報をやり取りしている案件が存在する場合、その案件は２つの会社に共通のものではあるが、案件に付される識別情報（例えば整理番号）は各会社のルール等により異なることがあり、この場合には一方の会社の案件名をそのまま他方の会社の案件名とすることは望ましくない。そこで、ユーザの組合せと各ユーザがキーワードに用いる文字列の組合せとを対応付けて記憶している。具体的には、図７に示すように、番号（本キーワード置換ＤＢにおける通し番号）、ユーザ（置換対象の文字列をキーワードに用いるユーザ名）、相手ユーザ（置換結果の文字列をキーワードに用いるユーザ名）、検索ルール（置換対象の文字列）、置換ルール（置換結果の文字列）が登録されている。例えば、「ルール４２」の情報は、ユーザＡがキーワードに用いる「ＡＡＡ」という文字列と、ユーザＢがキーワードに用いる「ＢＢＢ」という文字列とが置き換えられるべき関係にあることを示している。
【００５９】
このルールとしては、正規表現、ワイルドカードを利用したルールとすることも可能である。例えば、「ルール４３」は、ユーザＡが「ＰＡＴ」で始まる整理番号を用いており、ユーザＢがこれに対応して「ＢＲ」で始まる整理番号を用いていた場合は、ユーザＡにとっては「ＢＲ」で始まる整理番号をキーワードとされてもあまり意味がないため、その「ＢＲ」の部分だけを「ＰＡＴ」に置換して自ら整理する場合に意味のあるキーワード候補とすることができる。
【００６０】
送受信記録ＤＢ４９は、送受信記録を管理するためのデータベースである。具体的には、図８に示すように、番号（送受信記録ごとに付与される番号、以下「記録番号」という。）、ユーザ（送受信記録の登録者であるユーザ名）、項目（データ通信の種別）、相手ユーザ（通信相手のアドレス情報）、日時（データ通信を行った日時）、データ（データ通信に係るデータそのもの）、キーワード、おまかせフラグが登録される。ここで、キーワードは、送受信記録を整理するためにユーザによってデータ通信の後、事後的に付与されるものであり、送受信記録が登録された段階では付与されていない（図面上は「なし」）。その後ユーザＡが「記録８５」について、キーワードを「ＹＹＹ企画」と付与している。このキーワードの付与がなされることにより、データ送受信関係にある「記録８６」のキーワード候補が「ＹＹＹ企画」として、前述のキーワード候補ＤＢ（図６）の「候補５０」及び「候補５１」に記憶される。
【００６１】
また、おまかせフラグは、送受信情報に付与されるキーワードがその登録者以外のユーザにより書き換えられることを許可するか否かを表すものであり、送受信記録が登録された段階ではオン（許可することを表し、図面上は「○」）となっている。例えば、「記録８５」の情報は、ユーザＡが、２００７年１０月１０日の１３時２４分５１秒に、「ｂｂｂ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」及び「ｃｃｃ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」に対し、データ「０８ＦＡＢ２Ｃ８…」を、インターネットファックスで送信したことを示している。なお、図８には、「記録８６」の情報が２つ存在しており、ユーザＢ及びユーザＣが、２００７年１０月１０日の１３時２４分５１秒に、「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」から、データ「０８ＦＡＢ２Ｃ８…」を、インターネットファックスで受信したことを示している。つまり、「記録８５」及び「記録８６」は、同一のデータ通信の送信側及び受信側のデータであり、このような関係にある送受信記録を、データ送受信関係にある送受信記録と称する。
【００６２】
制御部４３（図３）は、サーバ装置２のデータ処理を制御するための中央演算処理装置である。
図４は、サーバ装置２の構成を機能的に表したブロック図である。この図に示すように、サーバ装置２は、アドレス帳サービス部４４、キーワード管理サービス部４５、送受信記録サービス部４６を備えており、これらは、複合機４等の通信装置からサーバ装置２にアクセスするためのインタフェースであるｈｔｔｐサービス５０を介してインターネット１にアクセス可能となっている。なお、アドレス帳サービス部４４、キーワード管理サービス部４５及び受信記録サービス部４６は制御部４３により実現され、ｈｔｔｐサービス５０は通信部４１により実現される。
【００６３】
アドレス帳サービス部４４は、通信情報管理サービスの対象の通信装置から送信されてくるアドレス帳情報をアドレス帳ＤＢ４７（図５）に登録する処理を行う。すなわち、本実施形態の通信情報管理システムにおいて、通信装置のユーザは、その通信装置に登録されているアドレス帳情報（通信相手のユーザ名及び電話番号、ＦＡＸ番号、電子メールアドレス等のアドレス情報）を随時送信してサーバ装置２に記憶させておくことが可能となっている。
【００６４】
キーワード管理サービス部４５は、送受信記録ＤＢ４９（図８）に登録されている送受信記録に付与されるキーワードの候補を管理するための処理を行う。具体的には、キーワード管理サービス部４５は、送受信記録ＤＢ４９に登録されている送受信記録（ここでは、説明の便宜上「送受信記録Ｒ１」と称する。）にキーワードが付与された場合に、その送受信記録Ｒ１とデータ送受信関係にある送受信記録（ここでは、説明の便宜上「送受信記録Ｒ２」と称する。）の情報をキーワード候補ＤＢ（図６）に追加する処理を行う。この点についてさらに詳述すると、キーワード管理サービス部４５は、キーワードが付与された送受信記録Ｒ１とデータ送受信関係にある送受信記録Ｒ２の登録者であるユーザ名と、その送受信記録Ｒ２の送受信記録ＤＢ４９における識別情報「記録○○」と、送受信記録Ｒ１に付与されたキーワードとをキーワード候補ＤＢに新たに登録する。
【００６５】
また、キーワード管理サービス部４５は、通信情報管理サービスの対象の通信装置から送信されてくる置換ルールをキーワード置換ＤＢ（図７）に登録する処理を行う。すなわち、本実施形態の通信情報管理システムにおいて、通信装置のユーザは、異なるユーザがキーワードに用いる文字列の組合せを複合機４の操作やＰＣ４のブラウジング機能により随時送信してサーバ装置２に登録することが可能となっている。
【００６６】
送受信記録サービス部４６は、送受信記録を管理する処理を行う。具体的には、送受信記録サービス部４６は、通信情報管理サービスの対象の通信装置から送受信記録が送信されてきた場合に、その送受信記録を送受信記録ＤＢ４９（図８）に追加する処理を行う。この点についてさらに詳述すると、通信装置は、データ通信を行うと、当該通信装置のアドレス情報、通信相手（データの送信元又は送信先）の通信装置のアドレス情報、データ通信の種別、データ通信を行った日時、データ通信に係るデータが含まれた情報を、そのデータ通信に関する送受信記録として自動的にサーバ装置２へ送信する。そして、送受信記録サービス部４６は、これらの情報を送受信記録ＤＢ４９に新たに登録する。なお、通信情報管理サービスの対象の通信装置は、サーバ装置２への登録時に、アドレス情報及びユーザ名を登録するようになっており、サーバ装置２では、アドレス情報に基づきユーザ名を特定することができる。
【００６７】
また、送受信記録サービス部４６は、送受信記録ＤＢ４９に登録されている送受信記録に付与するキーワードを受信した場合に、そのキーワードを送受信記録ＤＢ４９における該当する送受信記録に対応して登録する処理を行う。その際、送受信記録サービス部４６は、その送受信記録のおまかせフラグをオフ（許可しないことを示し、図面上は「×」）とする。
〔２  処理〕
〔２−１  概要〕
図９は、本実施形態の通信情報管理システムの処理の概要を示す説明図である。
【００６８】
以下、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣがそれぞれ複合機Ａ、複合機Ｂ、複合機Ｃを通信装置として利用している状況を例に挙げて説明する。なお、これら複合機ＡないしＣは、前述した複合機４,１０と同様の構成である。
【００６９】
ユーザＡの複合機Ａから、ユーザＢの複合機Ｂ及びユーザＣの複合機Ｃにインターネットファックスが送信されると、ユーザＡの複合機Ａから送信記録がサーバ装置２に送信される。ユーザＢの複合機Ｂ及びユーザＣの複合機Ｃからは、これに対する受信記録がサーバ装置２に各々送信される。各々送信された送信記録及び受信記録は、送受信記録として記憶部４２の送受信記録ＤＢ４９に記憶される。この際の送受信記録にはまだキーワードは付けられていない。
【００７０】
その後、ユーザＡが複合機Ａを操作して、複合機Ｂ及び複合機Ｃに送信したインターネットファックスの送信記録につき、キーワードを設定（付与）しようとすると、まずサーバ装置２に対してキーワードが未設定の送受信記録のリスト（以下「送受信記録リスト」という。）を取得する命令を送信し、サーバ装置２から受信した送受信記録リストの中から該当する送信記録を選択する。そしてその送信記録に対するキーワード候補を取得する命令をサーバ装置２に送信し、キーワード候補を受信する。この例では、ユーザＢ及びユーザＣは、その送受信記録にまだキーワードを設定していないため、キーワード候補は存在しないことになる。そのため、ユーザＡは、複合機Ａのキーパット２３を操作して自らキーワードを入力して、サーバ装置２に送信する。
【００７１】
なお本発明にいう「データ送受信関係」とは、通信装置間でデータ通信がなされた場合に送信側からサーバ装置２に送られる送信記録と、同一のデータ通信について受信側からサーバ装置２に送られる受信記録との関係をいう。図９の例で言えば、複合機Ａからサーバ装置２に送られた送信記録と複合機Ｂ及び複合機Ｃからサーバ装置２に送られた受信記録との関係がこれにあたる。
〔２−２  サーバ装置の処理〕
図１０は、サーバ装置２の制御部４３が実行するメイン処理を示すフローチャートである。
【００７２】
サーバ装置２の記憶部４２に記憶されたプログラムが実行されることでこのメイン処理が開始する。
まず複合機４等の通信装置から送受信記録（送信記録又は受信記録）を受信したか否かを判断する（Ｓ１０１）。この送受信記録は、複合機４等の通信装置がデータ通信の対象とするインターネットファクシミリ、電子メール等である。送受信記録を受信していれば（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、受信した送受信記録を送受信記録ＤＢ４９に登録し（Ｓ１０２）、Ｓ１０１に戻る。送受信記録を受信していなければ（Ｓ１０１：ＮＯ）、次のＳ１０３に進む。
【００７３】
次に、複合機４等の通信装置からキーワードが未設定の送受信記録を送信する命令を受信したか否かが判断される（Ｓ１０３）。キーワードが未設定の送受信記録を送信する命令を受信したならば（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、送受信記録ＤＢ４９から、その命令の送信元ユーザと登録者（図８の「ユーザ」）とが一致する送受信記録のうちキーワードが未設定の記録を抽出して（Ｓ１０４）、その抽出記録をリストにして通信装置に返信し（Ｓ１０５）、Ｓ１０１に戻る。キーワードが未設定の送受信記録を送信する命令を受信していなければ（Ｓ１０３：ＮＯ）、次のＳ１０６に進む。
【００７４】
次に、複合機４等の通信装置から送受信記録についてキーワードを変更する命令を受信したか否かが判断される（Ｓ１０６）。キーワードを変更する命令を受信したと判断された場合（Ｓ１０６：ＹＥＳ）、後述する第１キーワード設定処理（図１１）を実行し（Ｓ１０７）、Ｓ１０１に戻る。第１キーワード設定処理ではユーザの操作により特定の送受信記録にキーワードが付与されキーワード候補ＤＢに追加される。キーワードを変更する命令を受信していないと判断された場合（Ｓ１０６：ＮＯ）、次のＳ１０８に進む。
【００７５】
次に、複合機４等の通信装置からキーワード候補を送信する命令を受信したか否かが判断される（Ｓ１０８）。キーワード候補を送信する命令を受信したと判断された場合（Ｓ１０８：ＹＥＳ）、キーワード候補ＤＢ（図６）から関連記録の記録番号が、今回キーワードを付与しようとする送受信記録の記録番号と一致するものを検索し（Ｓ１０９）、送受信記録のデータ通信の内容を表す画像データの最初のページ（ファクシミリであれば最初のページの画像）とキーワードを候補として返信し（Ｓ１１０）、Ｓ１０１に戻る。キーワード候補を送信する命令を受信していないと判断された場合（Ｓ１０８：ＮＯ）、その他の動作（例えば、印刷処理など）を実行して（Ｓ１１１）、再びＳ１０１に戻る。
【００７６】
図１１は、図１０のフローチャートで示した第１キーワード設定処理（Ｓ１０７）を示すフローチャートである。
まず送受信記録ＤＢ４９（図８）に記憶されている該当送受信記録（キーワードを付与する対象となる送受信記録）としてその送受信記録のキーワードを変更する（Ｓ２０１）。例えば、「記録Ａ」のキーワードを変更することになる。また、キーワードが設定されていない場合は新たに設定することになる。なお、ここで説明する「記録Ａ」及び「記録Ｂ」は例えばインターネットファックスによる送受信記録であり、「記録Ａ」及び「記録Ｂ」はデータ送受信関係にある。
【００７７】
次に、後述する第２キーワード設定処理（図１２）として、おまかせフラグを変更する処理を行う（Ｓ２０２）。
データ通信の相手ユーザが複数いる場合は、以下のＳ２０７までを相手ユーザ毎に繰り返す（Ｓ２０３）。
【００７８】
次に、送受信記録ＤＢ４９からその送受信記録（キーワードを付与する対象となる送受信記録）とデータ送受信関係にある送受信記録として、相手ユーザが同じで日時が同じ記録を検索する（Ｓ２０４）。例えば、「記録Ａ」とデータ送受信関係にある送受信記録として「記録Ｂ」が検索される。
【００７９】
なお、複合機４,１０等でデータ通信を行う場合、送受信間で数秒の時間差が生ずるのが通常であるため、日時が必ずしも同一という意味ではなく、一定の時間間隔内にあればよい。また複合機４,１０等が内部に有する時計の時刻が実際の時刻と多少ずれていることも考えられるため、その時間間隔はある程度広げてデータ送受信関係にある送受信記録を検索することも考えられる。
【００８０】
そして次に、送受信記録ＤＢ４９の検索された送受信記録のおまかせフラグがオンになっているかが判断される（Ｓ２０５）。その送受信記録のおまかせフラグがオンになっていれば（Ｓ２０５：ＹＥＳ）、後述するキーワード候補置換処理（図１３）を実行し（Ｓ２０６）、ループに戻る（Ｓ２０７,Ｓ２０３）。その送受信記録のおまかせフラグがオフであれば（Ｓ２０５：ＮＯ）、そのままループに戻る（Ｓ２０７，Ｓ２０３）。ループが終了すれば、この処理を終了する。「記録Ｂ」でいえば、記録Ｂのお任せフラグがオンであればキーワード候補置換処理を実行し（Ｓ２０６），オフであればループに戻る（Ｓ２０７）。
【００８１】
図１２は、図１１のフローチャートで示した第２キーワード設定処理（Ｓ２０２）を示すフローチャートである。
まずデータ通信の相手ユーザが複数いるときは、ユーザ毎に、Ｓ３０４までの処理をループして実行する（Ｓ３０１）。
【００８２】
次に、送受信記録ＤＢ４９から、相手ユーザが同じで日時が同じ送受信記録を検索する（Ｓ３０２）。例えば、「記録Ａ」とデータ送受信関係にある送受信記録として「記録Ｂ」が検索される。ここは前述したとおり日時が一定の範囲内にあるものを検索するようにすることもできる。
【００８３】
次に今回Ｓ２０１でキーワードを付与した送受信記録のキーワードと検索したデータ送受信関係にある送受信記録のキーワードと（例えば、「記録Ａ」のキーワードと「記録Ｂ」のキーワード）が同じか否かを判断する（Ｓ３０３）。両者のキーワードが同じであれば（Ｓ３０３：ＹＥＳ）、今回キーワードを付与したユーザは独自のキーワードを設定したわけではなく、送受信記録のキーワード候補から選択してキーワードを設定した可能性が高い。そのため、その送受信記録のおまかせフラグをオフにする必要はないため、そのまま処理を終了する。キーワードが同じでなければ（Ｓ３０３：ＮＯ）、複数の相手ユーザがいる場合はループの最初に戻り（Ｓ３０４，Ｓ３０１）、ループが終了すれば、次のＳ３０５に進む。
【００８４】
Ｓ３０５に進んだ場合には、データ送受信関係にある送受信記録のキーワードの中に今回設定したキーワードと同じものがなかったことになるため、この場合はおまかせフラグをオフにして（Ｓ３０５）、処理を終了する。
【００８５】
図１３は、図１１のフローチャートで示したキーワード候補置換処理（Ｓ２０６）のフローチャートである。
まずキーワード置換ＤＢからユーザが記録Ｂの相手ユーザにあたり、相手ユーザが自分（記録Ｂのユーザ）にあたるルールを検索し、各ルールについてＳ４０４までのループ処理を実行する（Ｓ４０１）。
【００８６】
次に、「記録Ａ」のキーワードにキーワード置換ＤＢの検索ルールにマッチする文字列が含まれるか否かを判断する（Ｓ４０２）。検索ルールにマッチする文字列が含まれていた場合は（Ｓ４０２：ＹＥＳ）、キーワード候補ＤＢに、ユーザを記録Ｂのユーザとし、キーワード候補として「記録Ａ」のキーワードを追加するが、その場合、検索ルールにマッチした文字列についてはルールに従って置換したキーワードを追加する（Ｓ４０３）。複数の検索ルールがある場合は同様の処理を繰り返す（Ｓ４０４，Ｓ４０１）。
【００８７】
以上に説明した処理（Ｓ４０１〜Ｓ４０４）は一般的な場合であるが、ルールの具体例としてユーザ名を置換する場合は以下のとおりになる（Ｓ４０５〜Ｓ４０７）。
まず、「記録Ａ」のキーワードに「記録Ａ」のユーザの名前が含まれているか否かが判断される（Ｓ４０５）。ユーザの名前が含まれていれば（Ｓ４０５：ＹＥＳ）、キーワード候補ＤＢに、ユーザを記録Ｂのユーザとし、キーワード候補として「記録Ａ」のキーワードを追加するが、この場合記録Ｂのユーザ名を「記録Ａ」のユーザ名に置換して（Ｓ４０６）、この処理を終了する。
【００８８】
ユーザの名前が含まれていなければ（Ｓ４０５：ＮＯ）、キーワード候補ＤＢに、ユーザを記録Ｂのユーザとし、キーワード候補を「記録Ａ」のキーワードとして追加して（Ｓ４０７）、処理を終了する。
〔２−３  複合機の処理〕
図１４は、複合機４の制御部２１により実行されるインターネットファックスを送信する場合の処理を示すフローチャートである。
【００８９】
この処理はユーザの操作により起動する。
まずスキャナ画像をインターネットを介してメール送信用サーバであるＳＭＴＰサーバ（図示せず）に送信する（Ｓ５０１）。
【００９０】
次にサーバ装置２に、ユーザ、相手ユーザ、送信日時、データ等の送信記録を送信する（Ｓ５０２）。
図１５は、複合機４の制御部２１により実行されるインターネットファックスを受信する場合の処理を示すフローチャートである。
【００９１】
まずメール受信用サーバであるＰＯＰサーバ（図示せず）からメール受信の形でインターネットファックスを受信する（Ｓ６０１）。このデータはメールの添付画像として受信し複合機４では印刷エンジン３０で印刷する。
【００９２】
次に複合機４はサーバ装置２に受信記録を送信し（Ｓ６０２）、処理を終了する。
図１６は、複合機４の制御部２１により実行される送受信記録のキーワードを設定・変更する場合の処理を示すフローチャートである。ユーザが複合機４等を操作することによって起動する。
【００９３】
まずキーワードが未設定の送受信記録のリストの送信命令をサーバ装置２に送信し（Ｓ７０１）、キーワードが未設定の送受信リストをサーバ装置２から受信する（Ｓ７０２）。
【００９４】
次にキーワードが未設定の送受信記録リストを液晶表示パネル２２に表示し（Ｓ７０３）、ユーザから送受信記録の選択を待ち受ける（Ｓ７０４）。図１７が液晶表示パネル２２に表示される画面である。
【００９５】
そしてユーザの選択に従い、ユーザが選択した送受信記録の記録番号をサーバ装置２に送信し（Ｓ７０５）、サーバ装置２の記憶部４２に記憶されている送受信記録ＤＢ４９から該当する送受信記録の最初のページの画像データと、キーワード候補ＤＢから該当する送受信記録のキーワード候補のリストを受信する（Ｓ７０６）。
【００９６】
次にユーザからキーワードの入力を待ち受ける（Ｓ７０７）。図１８が液晶表示パネル２２に表示される画面である。ユーザはサーバ装置２から受信したキーワード候補の中から適切なキーワードを選択することができる。ここでキーワード候補がない場合は新たなキーワードを自ら入力することもできる。またキーワード候補の中にユーザが所望する適切なキーワードがないと判断するときはユーザ自ら新しくキーワードを入力してもよい。図示されていないが、キーワードを入力する送受信記録の最初のページの画像も表示される。
【００９７】
また、これまで複合機４を通信装置として例示して説明してきたが、キーワードの設定・変更はＰＣ４等のウェブブラウザを利用することもできる。図１９はこのようなウェブブラウザを利用した場合の画面表示である。複合機４等と同様の操作を行うことができる。
【００９８】
最後に、選択又は入力されたキーワードを記録番号とともにサーバ装置２に送信する（Ｓ７０８）。
〔３  本実施形態の効果〕
本実施形態の通信情報管理システムによれば、複合機４,１０は、他の通信装置とのデータ通信に関する送受信記録をサーバ装置２に送信する（Ｓ５０２）。そして、複合機４,１０は、サーバ装置２に記憶された送受信記録に対して付与するキーワードを受け付ける（Ｓ７０７）。これにより受け付けたキーワードを、サーバ装置２に記憶された送受信記録に対して付与する付与命令をサーバ装置２に送信する。また、サーバ装置２は、複合機４,１０、ＰＣ４,７、スマートフォン８等の通信装置からその通信装置と他の通信装置との間で行われたデータ通信に関する送受信記録を受信した場合に、その送受信記録を記憶部４２の送受信記録ＤＢ４９に記憶する。さらにサーバ装置２は、通信装置から付与命令を受信した場合に、記憶部４２に記憶された送受信記録にキーワードを付与し（Ｓ２０１）、キーワードが付与されたことを条件としてその付与されたキーワードを、そのキーワードが付与された送受信記録とデータ送受信関係にある送受信記録に付与するキーワード候補として送信する（Ｓ１１０）。
【００９９】
本実施形態の通信情報管理システムによれば、サーバ装置２に記憶されている送受信記録に付与するキーワードの候補として、データ送受信関係にある送受信記録のキーワードが送信されるので的確なキーワードを付与することができ、送受信記録の整理が容易となるという効果が得られる。
【０１００】
また本実施形態のサーバ装置２は、通信装置から送受信記録に付与するキーワードの候補を送信する送信命令を受信した場合に、そのキーワードの付与対象の送受信記録とデータ送受信関係にある送受信記録を記憶部４２から検索し、検索された送受信記録のキーワードをキーワード候補としてその通信装置に送信する（Ｓ１０８,Ｓ１０９,Ｓ１１０）。
【０１０１】
このサーバ装置２によれば、通信装置からキーワードの候補を取得する命令を受信したときにキーワード候補を送信するので、キーワードを参照したい的確なタイミングでキーワード候補を参照することができるという効果を得ることができる。
【０１０２】
さらにこのサーバ装置２によれば、通信装置から受信する送受信記録にはそのデータ通信の通信元（送信先及び送信元）を特定可能な通信元特定情報及びデータ通信がされた日時情報が含まれており（送受信記録ＤＢ４９）、制御部４３は、キーワードの付与対象の送受信記録とデータ送受信関係にある送受信記録を、通信元特定情報及び日時情報を基に検索する（Ｓ２０４）。
【０１０３】
このサーバ装置２によれば、データ送受信関係にある送受信記録を通信元特定情報及び日時情報から検索するので、迅速かつ適切にキーワード候補を付与することができるという効果を得ることができる。
【０１０４】
またこのサーバ装置２は、記憶部４２にはキーワード置換ＤＢとして置換対象文字列と置換結果文字列との対応関係が記憶され、制御部４３は、検索された通信情報のキーワードに置換対象文字列が含まれていた場合には、対応関係に基づき、その置換対象文字列を置換結果文字列に置換した文字列を含むキーワードをキーワード候補とする（Ｓ４０３,Ｓ４０６）。
【０１０５】
このサーバ装置２によれば、置換対象文字列と置換結果文字列が対応付けられてキーワードに含まれる文字列を置換するので、送信側又は受信側の一方にとってのみ意味をなすキーワードが付与された場合であっても、置換結果文字列を含むキーワードに置換することでデータ送受信関係にある相手方にとって意味のあるキーワード候補を提供することができるという効果を得ることができる。
【０１０６】
さらにこのサーバ装置２は、通信装置から受信する送受信記録にはそのデータ通信の通信元を特定可能な通信元特定情報が含まれているとともに、置換結果文字列には通信元特定情報が関連付けられており（キーワード置換ＤＢ）、制御部４３は、検索された送受信記録のキーワードに置換対象文字列が含まれており、かつ、その置換結果文字列に関連付けられた通信元特定情報により特定される通信元がキーワード候補の送信先となる場合に、対応関係に基づき置換した文字列を含むキーワードをキーワード候補とする（Ｓ４０３,Ｓ４０６）。
【０１０７】
このサーバ装置２によれば、置換結果文字列に通信元を関連付けてキーワードを置換し、キーワード候補とするのでデータ通信の相手方をも考慮した的確なキーワード候補を提供できるという効果を得ることができる。
【０１０８】
またこのサーバ装置２は、制御部４３が、通信装置から受信した送受信記録を、その送受信記録に付与されるキーワードがその通信装置以外の通信装置から送信される命令に従い書き換えられることを許可するか否かの判断基準となる許可情報と関連付けて記憶部４２に記憶可能とされており（送受信記録ＤＢ４９、おまかせフラグ、図８）、さらに、制御部４３はキーワードが付与された送受信記録とデータ送受信関係にある送受信記録に、キーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報が関連付けられていた場合には、その送受信記録を付与対象とするキーワード候補の送信を行わないようにキーワード候補送信手段を制御する（Ｓ２０５,Ｓ２０６）。
【０１０９】
このサーバ装置２によれば、送受信記録にキーワードの書き換えを許可しない内容の許可情報を関連付けることにより、不要なキーワード候補が送られてくることがなく適切にキーワードの管理を行うことができるという効果を得ることができる。
【０１１０】
さらにこのサーバ装置２は、制御部４３が、おまかせフラグを記憶部４２に記憶可能であり、そして、制御部４３により記憶部４２に記憶された送受信記録にキーワードが付与されたことを条件として、その送受信記録のお任せフラグをその送受信記録と関連付けて記憶する（Ｓ３０５）。
【０１１１】
このサーバ装置２によれば、新たにキーワードが付与される場合は、キーワードの書き換えを許可しない内容のお任せフラグが付されることになるので、不要なキーワードが送られてくることがなく適切にキーワードを管理できるという効果を得ることができる。
【０１１２】
本実施形態の複合機４,１０は、さらに制御部２１がサーバ装置２に記憶された送受信記録ＤＢ４９のうち特定の送受信記録に付与するキーワードの候補をキーワード候補として送信する送信命令をサーバ装置２に送信する。
【０１１３】
この複合機４,１０によれば、サーバ装置２にキーワードの送信命令を送信することで、適切なキーワードの付与が可能になるという効果が得られる。
またこの複合機４,１０は、制御部２１が、サーバ装置２に記憶された送受信記録ＤＢ４９のうち特定の送受信記録にキーワードの指定がなされる際に、その指定対象の送受信記録のキーワード候補を送信する送信命令を送信する（Ｓ７０５,Ｓ７０６）。
【０１１４】
この複合機４,１０によれば、送受信記録にキーワードの指定をする際にキーワード候補を参照することができるので、適切なキーワードを付与することができるという効果を得ることができる。
【０１１５】
またこの複合機４,１０は、制御部２１が、サーバ装置２から受信したキーワード候補をそのキーワード候補を付与すべき送受信記録の内容とともに液晶表示パネル２２に表示する（Ｓ７０６）。
【０１１６】
この複合機４,１０によれば、キーワード候補を通信情報を確認しながら参照することができ、容易にキーワードを付与することが可能になるという効果を得ることができる。
またこの複合機４,１０は、さらに制御部２１が、送信命令の送信によってサーバ装置２から取得したキーワード候補の中から、サーバ装置２に記憶された送受信記録に対して付与するキーワードを選択する（Ｓ７０７）。そして、制御部２１は、選択されたキーワードを付与する付与命令を送信する（Ｓ７０８）。
【０１１７】
この複合機４,１０によれば、キーワード候補の中からキーワードを選択して、通信情報に付与することができるので、容易にキーワードを付与することが可能になるという効果が得られる。
〔４  特許請求の範囲との対応〕
なお本実施形態における通信情報管理システムは、複合機４,１０の制御部２１により実行されるＳ５０２が通信情報送信手段、Ｓ７０７がキーワード受付手段、Ｓ７０８が付与命令送信手段に相当し、サーバ装置２の制御部４３により実行されるＳ１０２が通信情報記憶手段、Ｓ４０３,Ｓ４０６,Ｓ４０７がキーワード付与手段、Ｓ１１０がキーワード候補送信手段に相当する。
【０１１８】
また複合機４,１０の制御部２１により実行されるＳ７０５が送信命令送信手段、Ｓ７０７が表示手段に相当する。
〔５  他の実施形態〕
以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は、種々の形態を採り得ることは言うまでもない。
【０１１９】
例えば、図２０は、上記実施形態の図９の別例を示すものである。すなわち上記実施形態では複合機４が送受信記録にキーワードを付与するタイミングでキーワード候補を取得する命令をサーバ装置２に送信してキーワード候補を受信していたのに対し、図２０に示す例では、複合機４等の通信装置から一定の時間間隔で（例えば５分毎に）キーワード候補を取得する命令を送信し、新規のキーワード候補を取得する。そしてキーワード候補が存在する場合は、対象となる送受信記録の内容を示す画像データの第１ページとともに複合機４等の通信装置に送られる。
【０１２０】
この通信装置２によれば、キーワードが付与されたタイミングでキーワード候補を取得することができ、迅速にキーワードを付与することができるという効果を得ることができる。
【０１２１】
また、図２１は、上記実施形態の図１１の別例を示すものであり、Ｓ８０４を除いて図１１の処理と同じである。このＳ８０４では、データ送受信関係にある送受信記録を検索するために、通信元特定情報や日時を基にするのではなく、データ通信の内容に関する情報から作成される固有情報を基にする。具体的には、データ通信の内容に関する情報（ＦＡＸ画像の画像データ等）そのものの他、その情報を特定可能な情報（例えば、データの大きさ（サイズ値）やダイジェスト関数等）を利用することができ、送受信記録を特定できるものであればどのようなデータを用いてもよい。
【０１２２】
このサーバ装置２によれば、データ送受信関係にある送受信記録をデータ通信の内容に関する固有情報を基に検索するので、日時情報やユーザ特定情報が正確に判明しない場合や取得するのに時間がかかるような場合であっても、データ送受信関係にある通信情報からキーワード候補を得ることができるという効果を得ることができる。
【０１２３】
さらに複合機４の制御部２１が実行する処理として、送受信記録とともに、その送受信記録に付与されるおまかせフラグの情報も送信するようにすることができる（本実施形態のＳ５０２,Ｓ６０２に相当）。
【０１２４】
この複合機４によれば、キーワードが他の通信装置によって書き換えられることを許可するか否かを決めることができるので、キーワードを適切に管理することが可能になるという効果を得ることができる。
【０１２５】
また上記実施形態では、複合機４を具体例として挙げたが、サーバ装置２に登録できる通信装置であればＰＣやスマートフォンでも同様の機能を得ることができる。
さらに上記実施形態では、サーバ装置２と複合機４とが独立した構成としたが、例えばサーバ装置２が通信装置としての機能を備えていてもよいし、逆に、複合機４側の通信装置がサーバ装置としての機能を備えているものでもよい。
【０１２６】
また上記実施形態では、キーワード管理ＤＢ４８を用いたが、これは必須ではなく、例えば送受信記録ＤＢ４８に直接アクセスして、データ送受信関係にある送受信記録に付されているキーワードを候補としてもよい。
【０１２７】
さらにキーワード候補を送信するタイミングも必ずしも複合機４から送信命令があったときでなくてもよく、例えば、ある送受信記録にキーワードが付与されたときにその都度、データ送受信関係にある送受信記録のきーワード候補として送信してもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１２８】
【図１】実施形態の全体の構成を示す説明図である。
【図２】複合機の内部構成を示すブロック図である。
【図３】サーバ装置の内部構成を示すブロック図である。
【図４】サーバ装置の構成を機能的に表したブロック図である。
【図５】アドレス帳ＤＢのデータ内容を例示する説明図である。
【図６】キーワード候補ＤＢのデータ内容を例示する説明図である。
【図７】キーワード置換ＤＢのデータ内容を例示する説明図である
【図８】送受信記録ＤＢのデータ内容を例示する説明図である。
【図９】通信情報管理システムの処理の概要を示す説明図である。
【図１０】サーバ装置の制御部が実行するメイン処理を示すフローチャートである。
【図１１】サーバ装置の制御部が実行する第１キーワード設定処理を示すフローチャートである。
【図１２】サーバ装置の制御部が実行する第２キーワード設定処理を示すフローチャートである。
【図１３】サーバ装置の制御部が実行するキーワード候補処理を示すフローチャートである。
【図１４】複合機の制御部により実行されるインターネットファックスを送信する場合の処理を示すフローチャートである。
【図１５】複合機の制御部により実行されるインターネットファックスを受信する場合の処理を示すフローチャートである。
【図１６】複合機の制御部により実行される送受信記録のキーワードを設定・変更する場合の処理を示すフローチャートである。
【図１７】キーワードを設定する送受信記録を選択する際に液晶表示パネルに表示される画面である。
【図１８】キーワードを設定する際に液晶表示パネルに表示される画面である
【図１９】ウェブブラウザを利用した場合の画面表示である。
【図２０】変形実施形態としての通信情報管理システムの処理の概要を示す説明図である。
【図２１】変形実施形態としてのサーバ装置の制御部が実行する第１キーワード設定処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２９】
１…インターネット、２…サーバ装置、３…ＬＡＮ、４…複合機、５…ＰＣ、６…ルータ、７…ＰＣ、８…スマートフォン、９…無線ルータ、１０…複合機、１１…電話機、１２…ファクシミリ装置、２１…制御部、２２…液晶表示パネル、２３…キーパッド、２４…ハンドセット、２５…スキャンエンジン、２６…ネットワークインタフェース、２７…ＰＳＴＮインタフェース、２８…メモリカードインタフェース、３０…印刷エンジン、３１…ＦＡＸ部、４１…通信部、４２…記憶部、４３…制御部、４４…アドレス帳サービス部、４５…キーワード管理サービス部、４６…送受信記録サービス部、５０…ｈｔｔｐサービス
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２１】
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【図１】
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【図２０】
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