(57)【要約】【課題】  検査対象の文書の検査手続きと検査結果とそのエビデンスとを容易かつ確実に追跡可能にするシステムを提供する。【解決手段】  検査対象の文書の情報を格納した第１のデータベースと、検査対象文書に関するエビデンスの情報を格納した第２のデータベースと、検査対象の文書についての検査手続きを入力する第１の手段と、入力された検査手続きの情報を格納する第３のデータベースと、第１のデータベースに格納された検査手続き情報に従い実施された検査対象文書の検査結果とエビデンスの該当領域を入力する第２の手段と、入力された検査結果とエビデンスの該当領域の情報を格納する第４のデータベースと、第４のデータベースに格納された検査結果とエビデンスの情報に対する検索条件を受付け、検索条件に対応するエビデンスの該当領域の情報、検査手続きの情報、検査対象文書の情報を第１〜第３のデータベースから検索して表示する第３の手段を備える。【選択図】      図１７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
検査対象の文書の情報を格納した第１のデータベースと、検査対象文書に関するエビデンスの情報を格納した第２のデータベースと、検査対象の文書についての検査手続きを入力する第１の手段と、入力された検査手続きの情報を格納する第３のデータベースと、前記第１のデータベースに格納された検査手続き情報に従い実施された検査対象文書の検査結果とエビデンスの該当領域を入力する第２の手段と、入力された検査結果とエビデンスの該当領域の情報を格納する第４のデータベースと、前記第４のデータベースに格納された検査結果とエビデンスの情報に対する検索条件を受付け、受付けた検索条件に対応するエビデンスの該当領域の情報、検査手続きの情報、検査対象文書の情報を前記第１〜第３のデータベースから検索して表示する第３の手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、種種の文書ベースのテスト手続き（検査手続き）とそのテスト手続きに対応するテスト結果とエビデンス（証憑）の登録並びに検索を行う文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、日常生活やビジネスでの様々な場面で、種々の文書ベースのテスト結果とそのエビデンス（証憑）の記録管理が益々重要になってきている。
例えば、各種監査における証憑類等のエビデンスの管理やシステム開発・プログラム開発のテスト結果におけるエビデンスの管理等を挙げることができる。
これらのテスト結果と、テスト結果のエビデンスとなる文書とを適切にテスト手続きと関連付けて保管し、第三者が容易かつ確実にテスト結果を追跡できる形で保管することは重要な課題である。
本発明に関連する公知技術文献としては下記の特許文献１と特許文献２がある。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−７８９７３
【特許文献２】特開２００１−１６００６０
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、本来は様々なケースで実施されるテストとテスト結果の管理については極力自動化することが望ましいと考えられるが、現実世界においては、テスト対象となるデータに紙文書が含まれていたり、電子文書を扱うテストであっても異なるシステム間のデータを参照するようなケースでは自動化が難しく作業は人手で行われていたりする場合も多い。そして、人の手作業で行われたテスト結果については紙文書で保管される場合も多い。また、そもそも十分なエビデンスが残されていない場合もある。
そこで、テスト結果を全て電子化し、文書管理装置でアノテーションをつけて管理する方法が考えられる。しかし、従来の文書管理装置で電子文書を保管するだけでは第三者が追跡することが不可能であったり、著しく困難であったりする場合も多い。
【０００５】
本発明の目的は、検査対象の文書についてその検査手続きと検査結果とそのエビデンスとを容易かつ確実に追跡可能にする文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、検査対象の文書の情報を格納した第１のデータベースと、検査対象文書に関するエビデンスの情報を格納した第２のデータベースと、検査対象の文書についての検査手続きを入力する第１の手段と、入力された検査手続きの情報を格納する第３のデータベースと、前記第１のデータベースに格納された検査手続き情報に従い実施された検査対象文書の検査結果とエビデンスの該当領域を入力する第２の手段と、入力された検査結果とエビデンスの該当領域の情報を格納する第４のデータベースと、前記第４のデータベースに格納された検査結果とエビデンスの情報に対する検索条件を受付け、受付けた検索条件に対応するエビデンスの該当領域の情報、検査手続きの情報、検査対象文書の情報を前記第１〜第３のデータベースから検索して表示する第３の手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、文書ベースのテスト手続きとエビデンス（証憑）との間に明確な対応付けを与えることができ、検査対象の文書についてその検査手続きと検査結果とそのエビデンスとを容易かつ確実に追跡可能にすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明を適用した文書管理システムの一実施の形態について説明する。
まず、テスト手続きの記述方法については、テスト手続きが人間側からもシステム側からも一意的に解釈できるような記述方法であれば、どのような記述方法でもよいが、本実施形態では、以下のようなＳ式風の記述形式でテスト手続きを記述していく。ここで、Ｓ式風とは、コマンド（突合せなど）の後にパラメータ（証憑の領域）を指定して括弧でくくる形式の命令記述形式のことである。
例えば、「証憑Ａの領域１が存在することを確認する。」という手続きは、（存在確認 領域１@証憑Ａ）と記述し、「証憑Ａの領域１と証憑Ｂの領域２を突合せる。」というテスト手続きは、（突合せ 領域１@証憑Ａ 領域２@証憑Ｂ）という風に記述することにする。
また、「証憑Ａの領域１と証憑Ｂの領域２と証憑Ｃの領域３と証憑を突合せる。」というように３つの証憑を突合せるテスト手続きは、（突合せ 領域１@証憑Ａ 領域２@証憑Ｂ 領域３@証憑Ｃ）というように記述する。
他にも論理和、論理積、条件分岐等やそれら組み合わせも定義することができる。例えば「もし証憑Ａが存在するならテスト終了。証憑Ａが存在しない場合、証憑Ｂの領域１または証憑Ｃの領域２と証憑Ｄの領域３をつき合わせる。」というテスト内容は以下のように表現することができる。
(if (存在 証憑A) T (突合せ (or 領域1@証憑B 領域2@証憑C)領域3@証憑D )))
【０００９】
次に、本実施形態では、テストに用いたオリジナル文書を登録する際のフォーマットは特に指定しない。紙文書である場合には、スキャナやOCR(Optical Character Reader)等で電子文書に変換して登録する。
テストに用いたオリジナルの文書をエビデンスとして登録する際に、必要があればハイパーリンクを持つ文書フォーマットに変更する。ハイパーリンクを持つフォーマットとしてHTML(HyperText Markup Language)やPDF(Portable Document Format)等がある。
【００１０】
以下、本実施形態における構成について説明する。
図１は、本発明の実施形態の一例を示すシステム構成図である。
本実施形態の文書管理システムは、大別すると、クライアント１００とサーバ１０５から構成される。
クライアント１００は、テスト手続き登録部１０１とテスト結果登録部１０２とテスト結果参照部１０３を備えている。
クライアント１００におけるテスト手続き登録部１０１とテスト結果登録部１０２とテスト結果参照部１０３は、ネットワーク１０４を介してサーバ１０５にアクセスする。
サーバ１０５は、テスト手続きデータベース１０６、テスト結果データベース１０７、エビデンスデータベース１０８、オリジナル文書データベース１０９、エビデンス保管ストレージ１１０、オリジナル文書保管ストレージ１１１から構成されている。
【００１１】
テスト手続き登録部１０１は、テスト手続きデータベース１０６にテスト手続きを登録するインターフェースを提供している。
テスト結果参照部１０３は、テスト結果に関する検索条件を入力してテスト手続きデータベース１０６とテスト結果データベース１０７とエビデンスデータベース１０８とオリジナル文書データベース１０９を検索して検索結果を表示するインターフェースを提供している。
【００１２】
図２は、テスト手続きデータベース１０６が保持するテーブル構造を表している。
テスト手続きデータベース１０６は、列として、テスト手続きＩＤ２０１とテスト手続きデータ２０２を持っている。テスト手続きＩＤ２０１が列を一意に識別する。
【００１３】
図３は、テスト結果データベース１０７が保持するテーブル構造を表している。
テスト結果データベース１０７は、列として、テスト結果ＩＤ３０１、テスト手続きＩＤ３０２、テスト結果エビデンスＩＤ３０３、変更後テスト手続き３０４を持っている。
テスト結果ＩＤ３０１が各列を一意に識別する。
テスト手続きＩＤ３０２は、テスト手続きデータベース１０６のテスト手続き２０１に関連付いており、テスト結果エビデンスＩＤ３０３はエビデンスデータベース１０８のエビデンスＩＤに関連づいている。
テスト結果エビデンスＩＤ３０３は複数のテスト結果エビデンスＩＤを登録することができる。
【００１４】
図４は、エビデンス データベース１０８のテーブル構造を表している。
エビデンス データベース１０８は、列として、エビデンスＩＤ４０１、テスト結果ＩＤ４０２、オリジナル文書ＩＤ４０３、エビデンス名４０４、エビデンスデータ保存先パス４０５を持っている。
エビデンスＩＤ４０１が各列を一意的に識別する。
テスト結果ＩＤ４０２はテスト結果データベース１０７のテスト結果ＩＤ３０１と関連づいており、オリジナル文書ＩＤ４０３はオリジナル文書データベース１０９のオリジナル文書ＩＤに関連付いている。
【００１５】
図５は、オリジナル文書データベース１０９のテーブル構造を表している。
オリジナル文書データベース１０９は、列として、オリジナル文書ＩＤ５０１とオリジナル文書データ保存先パス５０２を持っている。
オリジナル文書ＩＤ５０１が書く列を一意的に識別する。
【００１６】
図６は、クライアント１００におけるインターフェース選択イメージ図である。
本システムの利用者がテスト手続き登録６０１、テスト結果登録６０２、テスト結果参照６０３のそれぞれのインターフェースにアクセスするための画面イメージを表している。上記の３つの操作（６０１、６０２、６０３）に対応するラジオボタンを選択して「次へ」ボタン６０４を押すとそれぞれの処理を行うための画面（図７、図８、図１５）に遷移する。
【００１７】
図７は、テスト手続き登録部１０１が提供しているテスト手続き情報登録画面である。
ここでは、テスト手続きＩＤ７０１とテスト手続きデータ７０２を入力して「登録」ボタン７０３を押すとテスト手続きデータベース１０６の対応する列に入力した情報が登録される。
また、任意のタイミングで「終了」ボタン７０４を押すとデータベース１０６になにも登録されずに本画面が閉じられる。
【００１８】
図８は、テスト結果登録部１０２が提供しているテスト結果情報入力画面である。
この画面が起動した時に画面にはテスト結果ＩＤ８０１が表示されており、テスト実施日時８０２、テスト実施者８０３、テスト手続きＩＤ８０４が表示される。
「次へ」ボタン８０５を押すと登録対象エビデンス選択画面（図９）に遷移する。
【００１９】
図９は、登録対象エビデンス選択画面を表している。
テスト手続き（９０１）に記述されている各エビデンス９０２をクリックすると、対応するエビデンス情報登録画面が表示される。「テスト手続き変更」ボタン９０３を押すとテスト手続きを変更できる。
【００２０】
図１０は、オリジナル文書データ登録画面を表している。
この画面は、登録対象エビデンス選択画面（図９）で指定された各エビデンスの情報を登録する。証憑として登録するオリジナル文書の文書名１００１とそのオリジナル文書パス１００２を登録後「次へ」ボタン１００３を押すとエビデンス作成メニュー画面（図１１）に遷移する。
【００２１】
図１１は、エビデンス作成メニュー画面である。
「エビデンス領域指定」ラジオボタン１１０１と「エビデンスのマスキング」ラジオボタン１１０２のどちらかを選択して「次へ」１１０４を押すと対応する次の画面に遷移する。
エビデンスの領域指定を選択した場合は、エビデンスの領域指定画面（図１２）に移動し、エビデンスのマスキング１１０２を選択した場合は、エビデンスのマスキング処理画面（図１３）に移動する。
「作成終了」ボタン１１０５を押すとエビデンスの作成を終了してエビデンスデータベース１０８において、エビデンスデータ保存先パス４０５に適切な保存先のパスが入力され、エビデンス保管ストレージ１１０にエビデンスが保存される。
【００２２】
図１２は、エビデンスの領域指定画面を表している。画面にはエビデンスの領域指定を促すメッセージ１２０１が表示されており、表示されたエビデンス１２０２（例えば領収書というエビデンス）に対してマウスや電子ペン等でマーキングすることによってテスト手続きで確認したエビデンスとなる領域１２０３（例えば受領金額の欄）を指定して「登録」ボタン１２０３を押すと、指定した領域がシステムに登録され、画面はエビデンス作成メニュー画面（図１１）に戻る。
【００２３】
図１３は、エビデンスのマスキング処理画面を表している。
本実施形態では、エビデンスデータベース１０８のエビデンスデータ保存先パス４０５に記述されているデータ証憑Ａ１３０１について、電子ペンやマウスでマスキング１３０２を施し、登録ボタン１３０３を押すことでエビデンスデータベース１０８のエビデンスデータ保存先パス４０５で指定されているデータが変更される。また、画面はエビデンス作成メニュー画面（図１１）に戻る。
なお、このマスキングはテストの実施者（あるいは監査人）に見せたくないデータを隠すためのものである。
【００２４】
図１４は、テスト手続きの変更処理画面を表している。
この画面は、登録対象エビデンス選択画面（図９）で「テスト手続き変更」ボタン９０２を押すと表示される。
ここでは、変更後テスト手続き１４０３を入力して登録１４０４を押すと、変更後手続きがテスト結果データベース１０７の変更後テスト手続き３０４に登録される。この後、画面はテスト対象エビデンス選択画面（図９）に戻る。
【００２５】
図１５は、テスト結果の検索条件の入力画面を表している。
本実施形態では、テスト結果ＩＤ１５０１、テスト手続きＩＤ１５０２、テスト実施者１５０３、テスト実施日時１５０４、エビデンス名１５０５、オリジナル文書名を入力後に検索実行ボタン１５０７を押すと検索処理が開始される。
また、入力中に任意のタイミングで「終了」ボタン１５０８を押すと画面が閉じられる。
【００２６】
図１６は、テスト結果の検索結果画面を表している。
表示する列として、テストＩＤ１６０１、テスト手続きＩＤ１６０２、テスト実施日時１６０３、テスト実施者１６０４、エビデンス名１６０５、オリジナル文書１６０６がある。列「テスト手続きＩＤ」１６０２、列「エビデンス名」１６０５、列「オリジナル文書」にはそれぞれの対応する情報にハイパーリンクが張られている。
表示する行についてテスト手続きが変更されている場合は、変更後のテスト手続きに対してハイパーリンクが張られる。
【００２７】
図１７は、テスト手続きとエビデンスのマーキングされた領域の関連を表している。
この図では、テスト結果の検索結果（図１６）の各テスト手続きＩＤ（１６０２）から遷移してくるテスト手続き表示画面（１７０１）から「領域１＠証憑Ａ」という部分（１７０２）に「証憑Ａ」に対応する「文書１」を元に作成されたエビデンスの領域１（１７０５）へのハイパーリンクが張られており、同様に「領域２＠証憑Ｂ」という部分（１７０３）に「証憑Ｂ」に対応する「文書２」を元に作成されたエビデンスの領域２（１７０６）へのハイパーリンクが張られている。
また、突合せが行われているので証憑Ａの領域１（１７０５）の部分には証憑Ｂの領域２（１７０６）へのハイパーリンクが張られており、同様に証憑Ｂの領域２の部分には証憑Ａの領域１へのハイパーリンクが張られている。
【００２８】
以上のようなシステム構成の上で行われる処理について説明していく。
先ず、テスト手続き登録処理について説明する。
図１８は、テスト手続き登録処理のフローチャートを表している。
先ず、ユーザがテスト手続き情報登録画面（図７）において、テスト手続きＩＤ７０１とテスト手続き７０２を登録して「登録」ボタン７０３を押す（ステップ１８０１）。すると、手続きデータベース１０６に新規に１行追加されてテスト手続きＩＤ７０１とテスト手続き７０２に入力された値がテストの対応する列に情報が登録される（ステップ１８０２）。
【００２９】
次にテスト結果登録処理について説明する。
図１９は、テスト結果登録処理のフローチャートを表している。
操作端末選択画面（図６）からテスト結果登録６０２を選択すると、テスト結果情報入力画面（図８）が起動する（ステップ１９００）。そこで、テスト結果情報入力画面にテスト結果ＩＤ８０１とテスト実施日時８０２とテスト実施者８０３とテスト手続きＩＤ８０４を入力して「次へ」ボタン８０５を押すと（ステップ１９０１）、入力した情報がテスト結果データベース１０７に新規に行が登録され、対応する列にデータが代入され（ステップ１９０２）、登録対象エビデンス選択画面（図９）に遷移する（ステップ１９０３）。
なお、テスト手続きＩＤはテスト手続きデータベース１０６の中で一意に割り当てられる必要がある。
【００３０】
エビデンス選択画面（図９）で表示されたテスト手続き９０１の中に表示されている全てのエビデンス９０２をクリックすることでエビデンス情報登録画面（図１０）に遷移する。エビデンス情報登録画面（図１０）においてエビデンスとなるオリジナル文書名１００１とそのオリジナル文書のパス１００２を登録して「次へ」ボタン１００３を押すと入力した情報がオリジナル文書データベース１０９に登録され（ステップ１９０４、１９０５）、エビデンス作成メニュー画面（図１１）に遷移する。
【００３１】
図２０は、エビデンスのマスキング処理のフローチャートを表している。
エビデンスに対してマスキングを実施する場合、マスキングされていないオリジナル文書に対して、参照権限を設けて特定の参照者にのみ参照できるようにしておかなければ意味がないが、アクセス制限の方法については、ユーザ毎に適切なアクセス権限を与えた管理する等本発明の趣旨に添う方法であればどのように実施してもよい。
処理として先ず指定されたエビデンスをエビデンス保管ストレージ１１０から開いてエビデンスのマスキング処理画面（図１３）に表示する（ステップ２００１）。
次に、ユーザが表示されたエビデンス１３０１に対して電子ペンやマウス等でマスキング１３０２を行い、終わったら「登録」ボタン１３０３を押す（ステップ２００２）。すると、変更されたエビデンスがエビデンス保管ストレージ１１０に保存される（ステップ２００３）。
【００３２】
図２１は、テスト結果登録時のテスト手続き変更処理のフローチャートを表している。
先ず、テスト手続きの変更処理画面（図１４）でテスト手続きＩＤ１４０１と変更前テスト手続き１４０２を表示する（ステップ２１０１）。
次に、その画面に対してユーザが変更後テスト手続き１４０３を入力して「登録」ボタン１４０４を押すと（ステップ２１０２）、テスト結果データベース１０７の変更後テスト手続き３０４に変更されたテスト手続きが登録される（ステップ２１０３）。
【００３３】
図２２は、突合せや比較を行うテスト手続きのエビデンス登録時の突合せ対象となるエビデンス間のリンクを生成する処理を表している。
まず、引数の先頭で指定された領域に対して２番目の引数で指定されたエビデンスの領域へのハイパーリンクを生成し、同様にＮ番目の引数で指定されたエビデンスの領域に対してＮ＋１番目に指定されたエビデンスの領域にハイパーリンクを作成していき（ステップ２２０１〜ステップ２２０３）、最後に引数の末尾に指定されたエビデンスの領域を引数の先頭で指定されたエビデンスの領域にハイパーリンクを生成する（ステップ２２０４）。
【００３４】
図２３は、テスト結果検索と表示のフローチャートを表している。
検索条件を入力し（ステップ２３０１）、検索結果を検索結果画面（図１６）に表示させ（ステップ２３０２）、その検索結果画面において、各列にあるテスト手続きを選択（ステップ２３０４）すると、テスト手続きデータベース１０７から当該のテスト手続きを開いて（ステップ２３０５）、テスト手続きを表示する（ステップ２３０６）。
そして、各列にあるエビデンス名を選択する（ステップ２３０７）と、エビデンス保管ストレージ１１０からエビデンスを開いて（ステップ２３０８）、エビデンスを画面に表示する（ステップ２３０９）。
また、各列にあるオリジナル文書を選択（ステップ２３１０）すると、オリジナル文書保管保管ストレージ１１１から該当するオリジナル文書を開いて（ステップ２３１１）、オリジナル文書を画面に表示する（ステップ２３１２）。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明に係る文書管理装置の実施形態を示すシステム構成図である。
【図２】テスト手続きデータベースが保持するテーブル構造を示す図である。
【図３】テスト結果データベースが保持するテーブル構造を示す図である。
【図４】エビデンス データベースのテーブル構造構造を示す図である。
【図５】オリジナル文書データベースのテーブル構造構造を示す図である。
【図６】インターフェース選択画面を示す図である。
【図７】テスト手続き登録インターフェースが提供しているテスト手続き情報登録画面を示す図である。
【図８】テスト結果登録インターフェースが提供しているテスト結果情報入力画面を示す図である。
【図９】登録対象エビデンス選択画面を示す図である。
【図１０】オリジナル文書情報登録画面を示す図である。
【図１１】エビデンス作成メニュー画面を示す図である。
【図１２】エビデンスの領域指定画面を示す図である。
【図１３】エビデンスのマスキング処理画面を示す図である。
【図１４】テスト手続きの変更処理画面を示す図である。
【図１５】テスト結果の検索条件の入力画面を示す図である。
【図１６】テスト結果の検索結果画面を示す図である。
【図１７】テスト手続きとエビデンスのマーキングされた領域の関連を示す図である。
【図１８】テスト手続き登録処理のフローチャートである。
【図１９】テスト結果登録処理のフローチャートである。
【図２０】エビデンスのマスキング処理のフローチャートである。
【図２１】テスト結果登録時のテスト手続き変更処理のフローチャートである。
【図２２】突合せや比較を行うテスト手続きのエビデンス登録時の突合せ対象となるエビデンス間のリンクを生成する処理のフローチャートである。
【図２３】テスト結果検索と表示のフローチャートである。
【符号の説明】
【００３６】
１００  クライアント
１０１  テスト手続き登録インターフェース
１０２  テスト結果登録インターフェース
１０３  テスト結果参照インターフェース
１０４  ネットワーク
１０５  サーバ
１０６  テスト手続きデータベース
１０７  テスト結果データベース
１０８  エビデンスデータベース
１０９  オリジナル文書データベース
１１０  エビデンス保管ストレージ
１１１  オリジナル文書保管ストレージ
【図１】
2009110474.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
2009110474.tif 000018
【図１７】
2009110474.tif 000019
【図１８】
2009110474.tif 000020
【図１９】
2009110474.tif 000021
【図２０】
2009110474.tif 000022
【図２１】
2009110474.tif 000023
【図２２】
2009110474.tif 000024
【図２３】
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