(57)【要約】【課題】規則に基づいて電子文書を廃棄する場合に、利用者に対してその廃棄の確認をさせる情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置の規則記憶手段は、電子文書の廃棄に関する規則を記憶し、情報取得手段は、前記規則記憶手段に記憶された規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得し、情報提示手段は、前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書に関する情報を提示し、操作受付手段は、前記情報提示手段によって提示された情報により示された電子文書のうち廃棄処理する電子文書を選択する利用者による操作を受け付け、廃棄手段は、前記操作受付手段によって受け付けられた操作に基づいて、選択された電子文書を廃棄処理する。【選択図】図１
2009110322.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の廃棄に関する規則を記憶する規則記憶手段と、
前記規則記憶手段に記憶された規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書に関する情報を提示する情報提示手段と、
前記情報提示手段によって提示された情報により示された電子文書のうち廃棄処理する電子文書を選択する利用者による操作を受け付ける操作受付手段と、
前記操作受付手段によって受け付けられた操作に基づいて、選択された電子文書を廃棄処理する廃棄手段
を具備することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記情報取得手段によって取得された複数の電子文書特定情報により特定された電子文書毎の電子文書に関する情報を提示させる指示情報を前記利用者宛に送信する送信手段
をさらに具備することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記規則記憶手段には、電子文書の廃棄に関する複数の規則が記憶され、電子文書毎に適用する規則が対応付けられており、
前記情報取得手段は、対応付けられたすべての規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得し、
前記情報提示手段は、前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書が前記規則記憶手段に記憶された規則のうちで充足しない規則に関する情報を、当該電子文書に関する情報と対応付けて、さらに提示する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報提示手段は、前記電子文書の履歴に関する情報をさらに表示する
ことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記規則記憶手段は、電子文書の廃棄処理を禁止する規則をさらに記憶し、
前記廃棄手段は、廃棄処理すべき電子文書が前記規則記憶手段に記憶されている廃棄禁止規則を充足する場合は、該廃棄処理を行わないように制御する
ことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
記憶部に記憶された電子文書の廃棄に関する規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書に関する情報を提示する情報提示手段と、
前記情報提示手段によって提示された情報により示された電子文書のうち廃棄処理する電子文書を選択する利用者による操作を受け付ける操作受付手段と、
前記操作受付手段によって受け付けられた操作に基づいて、選択された電子文書を廃棄処理する廃棄手段
として機能させることを特徴とする情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書（以下、文書又はオブジェクトともいう）について、保存期間の管理を行うための技術がある。例えば、契約書等の文書の保存期限を管理する際、文書登録時点で満期日を設定し、この満期日になったときに文書が自動的に削除されたり、予め設定されている移動手段により他の保管場所に転送するようなことが行われている。
【０００３】
これに関連する技術として、例えば、特許文献１には、ユーザー側での「文書データ保存期限情報」の誤認、氾濫を防ぐとともに、ユーザー側の管理工数を大幅に低減させ、さらにユーザー側で行う、文書のバックアップ件数を大幅に減らし、システム全体のメモリ利用効率を向上させるとともに、情報の一元化による文書データの氾濫を防止することを目的とし、文書作成者や文書登録者が入力した文書を取り込んで、サーバー装置によってこれらを管理し、保存期限が切れる日の数日前に、前記文書の利用者など、特定のユーザーに対し、前記文書の保存期限が切れることを知らせて、保存期限の延長などの要求を受け、要求受付期限が切れるとき前記文書の保存期限を延長するかどうかを決定し、この決定結果に基づきこの文書の保存期限の延長、削除などを行い、この処理結果を前記特定のユーザーに知らせることが開示されている。
【０００４】
また、例えば、特許文献２には、使用時間帯や特定のＷＷＷによっては要求を出してから所望の情報を得るまでに要する時間を短縮し、又、一定時刻毎に検索情報を配信できる機能を実現することを課題とし、予約検索サーバーと通信衛星受信サーバーを設け、予約検索サーバーはクライアント端末からの予約検索要求を受付けて一定時刻毎にインタネット系内に接続されている各ＷＷＷサーバーから指定された情報を収集し、内蔵のキャッシュファイルに格納し、その後、収集した情報をクライアント端末に順次送信し、予約検索サーバーはインタネット系の検索・配信センタと交信し、複数のクライアント端末からの予約検索要求をまとめて検索・配信センタへ発行し、検索・配信センタがインタネット系に接続されているＷＷＷサーバー群から情報を収集することが開示されている。
【特許文献１】特開平０９−００６６５７号公報
【特許文献２】特開平１１−２３２３０２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、規則に基づいて電子文書を廃棄する場合に、利用者に対してその廃棄の確認をさせる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の発明は、電子文書の廃棄に関する規則を記憶する規則記憶手段と、前記規則記憶手段に記憶された規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書に関する情報を提示する情報提示手段と、前記情報提示手段によって提示された情報により示された電子文書のうち廃棄処理する電子文書を選択する利用者による操作を受け付ける操作受付手段と、前記操作受付手段によって受け付けられた操作に基づいて、選択された電子文書を廃棄処理する廃棄手段を具備することを特徴とする。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１に記載の発明において、前記情報取得手段によって取得された複数の電子文書特定情報により特定された電子文書毎の電子文書に関する情報を提示させる指示情報を前記利用者宛に送信する送信手段をさらに具備することを特徴とする。
【０００８】
請求項３の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記規則記憶手段には、電子文書の廃棄に関する複数の規則が記憶され、電子文書毎に適用する規則が対応付けられており、前記情報取得手段は、対応付けられたすべての規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得し、前記情報提示手段は、前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書が前記規則記憶手段に記憶された規則のうちで充足しない規則に関する情報を、当該電子文書に関する情報と対応付けて、さらに提示することを特徴とする。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項１から３のいずれか一項に記載の発明において、前記情報提示手段は、前記電子文書の履歴に関する情報をさらに表示することを特徴とする。
【００１０】
請求項５の発明は、請求項１から４のいずれか一項に記載の発明において、前記規則記憶手段は、電子文書の廃棄処理を禁止する規則をさらに記憶し、前記廃棄手段は、廃棄処理すべき電子文書が前記規則記憶手段に記憶されている廃棄禁止規則を充足する場合は、該廃棄処理を行わないように制御することを特徴とする。
【００１１】
請求項６の発明は、コンピュータを、記憶部に記憶された電子文書の廃棄に関する規則を充足する電子文書を特定する電子文書特定情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段によって取得された電子文書特定情報により特定された電子文書に関する情報を提示する情報提示手段と、前記情報提示手段によって提示された情報により示された電子文書のうち廃棄処理する電子文書を選択する利用者による操作を受け付ける操作受付手段と、前記操作受付手段によって受け付けられた操作に基づいて、選択された電子文書を廃棄処理する廃棄手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１記載の情報処理装置によれば、規則に基づいて電子文書を廃棄する場合に、利用者に対してその廃棄の確認をさせることができるようになる。
【００１３】
請求項２記載の情報処理装置によれば、利用者は廃棄すべき複数の文書の確認作業が発生していることを知ることができるようになる。
【００１４】
請求項３記載の情報処理装置によれば、規則適用の人為的誤りによって電子文書が廃棄されてしまうことを抑制することができるようになる。
【００１５】
請求項４記載の情報処理装置によれば、対象となっている文書を廃棄する場合に、その判断をサポートする情報を提示することができるようになる。
【００１６】
請求項５記載の情報処理装置によれば、廃棄すべきでない電子文書を廃棄してしまうことを抑制することができるようになる。
【００１７】
請求項６記載の情報処理プログラムによれば、規則に基づいて電子文書を廃棄する場合に、利用者に対してその廃棄の確認をさせることができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
本実施の形態は、廃棄オブジェクト通知システム１００とクライアント２００を有しており、廃棄オブジェクト通知システム１００とクライアント２００は通信回線によって接続されている。
図１は、本実施の形態における廃棄オブジェクト通知システム１００の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、コンピュータ・プログラム、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）を含む。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。
また、管理という用語を用いるが、これは文脈に応じて、制御する、マネジメントする、制御又はマネジメントするためのデータを記憶するの意で用い、その役割又は動作を指す。
なお、電子文書とは、テキスト及び場合によっては画像、動画、音声等の電子データであり、名前の付いた構造体の単位であって、記憶、編集及び検索等ができ、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。以下、電子文書として、オブジェクト、具体的には契約書の電子文書を主に例示して説明する。
電子文書の廃棄に関する規則とは、廃棄対象となる電子文書を特定するための条件、設定を含む。
また、提示には、視覚的な表示の他に音声出力によるもの、それらの組み合わせであってもよい。本実施の形態では表示を例示する。利用者には、ユーザー、操作者、管理者等が含まれる。「Ａに関する情報」とは、Ａの情報そのものを含み、Ａの情報に付属的な情報（例えば、属性等）、それらから派生する情報等を含む。例えば、Ａの情報を記憶している場所に関する情報（具体的にはＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）等）であってもよい。また、説明の都合上、利用者が処理を行っているように説明する場合があるが、利用者の操作に応じて本実施の形態が処理するものである。
【００１９】
本実施の形態における廃棄オブジェクト通知システム１００は、図１に示すように、オブジェクトＤＢ１１０、オブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０、メール通知設定管理モジュール１３１、メール通知設定記憶モジュール１３２、メール通知対象抽出モジュール１３３、メール通知内容生成モジュール１３４、メール送信モジュール１３５、スケジューラー１３６、メール宛先記憶モジュール１３７を有している。
なお、廃棄オブジェクト通知システム１００はオブジェクトＤＢ１１０を含んで構成されているが、廃棄オブジェクト通知システム１００内にはオブジェクトＤＢ１１０を含まずに、オブジェクトＤＢ１１０を別のサーバーとして構成するようにしてもよい。
【００２０】
オブジェクトＤＢ１１０は、オブジェクトを記憶するものであって、オブジェクト検索モジュール１１１、オブジェクト情報記憶モジュール１１２、オブジェクト更新モジュール１１３を有している。また、オブジェクトＤＢ１１０は、オブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０、メール通知対象抽出モジュール１３３と接続されている。
オブジェクト検索モジュール１１１は、オブジェクト情報記憶モジュール１１２、メール通知対象抽出モジュール１３３と接続されている。メール通知対象抽出モジュール１３３からの検索指示である属性や内容などの条件情報に基づき、その条件を満たすオブジェクトをオブジェクト情報記憶モジュール１１２から検索する。その検索結果（検索されたオブジェクトを特定する特定情報（例えば、文書名、文書ＩＤ等が該当する））をメール通知対象抽出モジュール１３３へ渡す。例えば、オブジェクトを共有するユーザーが、自分の必要とするオブジェクトを見つけ出すために利用する。また、定期メール通知において、あるタイミングで一定の条件を満たすオブジェクトを見つけ出すためにも利用される。また、オブジェクトの操作の履歴を検索結果として、メール通知対象抽出モジュール１３３へ渡すようにしてもよい。
【００２１】
オブジェクト情報記憶モジュール１１２は、オブジェクト検索モジュール１１１、オブジェクト更新モジュール１１３からアクセスされ、管理対象のオブジェクトを記憶する。具体的には、例えば、文書内容とその属性がオブジェクトとして記憶される。また、オブジェクトを複数のユーザーで共有するために利用するようにしてもよい。また、オブジェクトに対する操作の履歴を記憶するようにしてもよい。
オブジェクト更新モジュール１１３は、オブジェクト情報記憶モジュール１１２と接続されており、オブジェクト情報記憶モジュール１１２に記憶されているオブジェクトの属性や内容を更新する。オブジェクトを共有するユーザーが、必要に応じて利用する。つまり、オブジェクトの編集、廃棄処理等を行う。廃棄処理は、クライアント２００からの指示に基づいて行うようにしてもよい。また、オブジェクトに対する操作の履歴をオブジェクト情報記憶モジュール１１２に記憶させるようにしてもよい。
オブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０は、オブジェクトＤＢ１１０と接続されており、オブジェクトＤＢ１１０による検索結果によるオブジェクトリストと、オブジェクトに対する操作指示を受け付けて、そのオブジェクトに関する情報を表示する画面を生成する。例えば、より具体的には、オブジェクト更新モジュール１１３に対する指示を行うことができるようにするための操作ボタンを具備するオブジェクトアクセス画面を生成する。ユーザーがオブジェクト操作を行うために利用される。
【００２２】
メール通知設定管理モジュール１３１は、メール通知設定記憶モジュール１３２と接続されている。メール通知設定記憶モジュール１３２内のメール通知の設定を管理する。システムの管理者など、メール通知を設定する権限がある者が、設定の追加、削除、変更などを行うために利用する。
メール通知設定記憶モジュール１３２は、メール通知設定管理モジュール１３１、スケジューラー１３６からアクセスされ、オブジェクトの廃棄に関する規則を記憶する。より具体的には、メール通知に関する設定を記憶する。設定内容には、オブジェクト毎に適用する廃棄規則、その廃棄規則に基づいてメール通知を行うタイミングや周期、メール通知条件などがある。また、記憶する設定は複数あってもよい。さらに、オブジェクトの廃棄を禁止する設定をさらに記憶するようにしてもよい。
メール通知対象抽出モジュール１３３は、スケジューラー１３６、オブジェクトＤＢ１１０のオブジェクト検索モジュール１１１と接続されている。スケジューラー１３６からの指示により、メール通知設定記憶モジュール１３２内に記憶されている条件を満たすオブジェクトをオブジェクト検索モジュール１１１より取得する。つまり、オブジェクト毎に対応付けられた廃棄規則のすべてを充足するオブジェクトを特定するオブジェクト特定情報を取得する。また、オブジェクトの属性から、メール通知の宛先を抽出するようにしてもよい。
【００２３】
メール通知内容生成モジュール１３４は、スケジューラー１３６と接続されている。スケジューラー１３６からの指示により、メール通知対象抽出モジュール１３３によって取得された廃棄規則を充足するオブジェクトを特定するための情報を提示するためのメールの通信文を生成する。例えば、具体的には、メール通知設定記憶モジュール１３２内に記憶されているメール通知設定に従った定型のメッセージや、メールに付するリンクを生成する。リンク先は、廃棄規則を充足するオブジェクトを特定するための情報を提示するものである。つまり、廃棄確認を行う全利用者分のメールアドレスのマスターテーブルを予め記憶しており、メールにはそのマスターテーブルの中から宛先である利用者が確認すべきオブジェクトに関する情報を取得するための指示情報が含まれている。また、リンク先のオブジェクトを特定するための情報は、複数あってもよい。
メール送信モジュール１３５は、スケジューラー１３６と接続されている。スケジューラー１３６からの指示により、メール通知の宛先へ生成したメールを送信する。つまり、クライアント２００の利用者へメールを送信する。
スケジューラー１３６は、メール通知設定記憶モジュール１３２、メール通知対象抽出モジュール１３３、メール通知内容生成モジュール１３４、メール送信モジュール１３５、メール宛先記憶モジュール１３７と接続されている。メール通知設定に従い、定期的に自動で適切なタイミングにメール通知を行う。また、同じ周期に同一人に対する重複した送信を行わないようにするために利用する。
メール宛先記憶モジュール１３７は、スケジューラー１３６からアクセスされる。メール通知を行った宛先を記憶する。
【００２４】
図２は、本実施の形態におけるクライアント２００の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
クライアント２００は、メール受信モジュール２１０、オブジェクト特定情報表示モジュール２２０、選択処理モジュール２３０、オブジェクト検索表示モジュール２４０、廃棄処理モジュール２５０を有している。クライアント２００は、廃棄オブジェクト通知システム１００と通信回線を介して接続されており、オブジェクトＤＢ１１０のメール送信モジュール１３５によって送信されたメールを受信して、対象となっているオブジェクトを特定する情報を廃棄オブジェクト通知システム１００のオブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０から受け取り、そのオブジェクトの廃棄に関する処理の指示をオブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０を介して行う。
【００２５】
メール受信モジュール２１０は、オブジェクト特定情報表示モジュール２２０と接続されている。廃棄オブジェクト通知システム１００のメール送信モジュール１３５によって送信されたメールを受信して、オブジェクト特定情報表示モジュール２２０へ渡す。
オブジェクト特定情報表示モジュール２２０は、メール受信モジュール２１０、選択処理モジュール２３０と接続されている。メール受信モジュール２１０が受信したメールを受け取り、その内容（廃棄規則を充足するオブジェクトのオブジェクト特定情報）をクライアント２００のディスプレイに表示する。そして、メール内のリンク先がユーザーの操作によって選択されると、その選択操作に応じて、廃棄オブジェクト通知システム１００のオブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０によって生成されたオブジェクトアクセス画面を表示する。
選択処理モジュール２３０は、オブジェクト特定情報表示モジュール２２０、オブジェクト検索表示モジュール２４０と接続されている。オブジェクト特定情報表示モジュール２２０によって表示されたオブジェクトアクセス画面に表示されているオブジェクトを、ユーザーの操作に応じて選択する。選択された結果（廃棄処理すべきオブジェクト特定情報）をオブジェクト検索表示モジュール２４０内のルール検索モジュール２４１又は履歴情報検索モジュール２４３へ渡す。又は、選択された結果を廃棄処理モジュール２５０へ渡し、オブジェクト検索表示モジュール２４０による処理を行わせずに、廃棄処理モジュール２５０による処理を行わせるようにしてもよい。
【００２６】
オブジェクト検索表示モジュール２４０は、ルール検索モジュール２４１、ルール表示モジュール２４２、履歴情報検索モジュール２４３、履歴情報表示モジュール２４４を有している。
オブジェクト検索表示モジュール２４０は、選択処理モジュール２３０、廃棄処理モジュール２５０と接続されている。
ルール検索モジュール２４１は、ルール表示モジュール２４２と接続されている。選択処理モジュール２３０によって選択された結果を受け取り、廃棄オブジェクト通知システム１００内のメール通知設定記憶モジュール１３２内の設定を検索する。例えば、メール通知対象抽出モジュール１３３によって抽出されたオブジェクトには適用されなかった設定に関する情報を取得する。
ルール表示モジュール２４２は、ルール検索モジュール２４１による検索結果を受け取り、クライアント２００のディスプレイに表示する。オブジェクト特定情報表示モジュール２２０によって表示されたオブジェクト特定情報により特定されたオブジェクトが、メール通知設定記憶モジュール１３２に記憶された廃棄規則のうちで充足しない廃棄規則に関する情報を、そのオブジェクトに関する情報と対応付けて表示する。
履歴情報検索モジュール２４３は、履歴情報表示モジュール２４４と接続されている。選択処理モジュール２３０によって選択された結果を受け取り、廃棄オブジェクト通知システム１００内のオブジェクト情報記憶モジュール１１２に記憶されている履歴を検索する。例えば、メール通知対象抽出モジュール１３３によって抽出されたオブジェクトの履歴を抽出して、統計情報であるアクセス数等を生成する。
履歴情報表示モジュール２４４は、履歴情報検索モジュール２４３による検索結果又は統計情報を受け取り、クライアント２００のディスプレイに表示する。
廃棄処理モジュール２５０は、オブジェクト検索表示モジュール２４０と接続されている。選択処理モジュール２３０によって選択されたオブジェクトについて廃棄オブジェクト通知システム１００内のオブジェクト更新モジュール１１３に対して廃棄処理を指示する。また、ルール表示モジュール２４２又は履歴情報表示モジュール２４４による表示の後に選択されているオブジェクトについて廃棄処理を行うようにしてもよい。また、廃棄処理すべきオブジェクトが廃棄オブジェクト通知システム１００のメール通知設定記憶モジュール１３２に記憶されている廃棄禁止設定を充足する場合は、廃棄処理を行わないようにしてもよい。
【００２７】
図３は、本実施の形態の廃棄オブジェクト通知システム１００による処理例を示すフローチャートである。
ステップＳ３０２では、スケジューラー１３６がメール通知設定記憶モジュール１３２に記憶されているメール通知設定に従い、現在の時刻が定期メール通知タイミングに到達しているかどうかを判定する。到達していない場合はステップＳ３０４へ、到達していればステップＳ３０６へ処理を進める。
ステップＳ３０４では、一定期間待機する。待機した後、再びステップＳ３０２へ処理を進める。
ステップＳ３０６では、メール通知設定に従い、その時点でメール通知条件を満たすオブジェクトをオブジェクト検索モジュール１１１が検索し、検索結果リストをメール通知対象抽出モジュール１３３が生成する。ステップＳ３０８へ処理を進める。
【００２８】
ステップＳ３０８では、検索結果リストの要素数をチェックする。空になっていた場合はステップＳ３１０へ、まだ要素がある場合にはステップＳ３１２へ処理を進める。
ステップＳ３１０では、通知先リストを空にし、ステップＳ３０２へ処理を進め、次の周期の定期メール通知処理に移行する。
ステップＳ３１２では、検索結果リストから要素をひとつ取り出す。ステップＳ３１４へ処理を進める。
【００２９】
ステップＳ３１４では、メール通知条件を満たしたオブジェクトについて、その属性から通知先に当たる情報を抽出する。ステップＳ３１６へ処理を進める。
ステップＳ３１６では、この周期で既に通知済みであれば、メールは生成せずに、ステップＳ３０８へ処理を進める。まだ通知していない宛先であれば、ステップＳ３１８へ処理を進める。
ステップＳ３１８では、メール通知条件を満たし、かつ該当する通知先に絞り込んだリストを生成して、その生成したリストへのリンク情報を生成する。ステップＳ３２０へ処理を進める。
【００３０】
ステップＳ３２０では、メール通知設定に指定されている固定メッセージ(又は宛先ユーザーがパラメーター化されているメッセージ)に、生成したリンク情報を付したメッセージを生成する。ステップＳ３２２へ処理を進める。
ステップＳ３２２では、生成したメッセージについて宛名を該当通知先として、メール送信モジュール１３５がメールを送付する。ステップＳ３２４へ処理を進める。
ステップＳ３２４では、該当通知先を通知先リストに加え、今回の周期では送付済みとして扱う。次の要素を対象に処理するため、ステップＳ３０８へ処理を進める。
【００３１】
図４は、本実施の形態のクライアント２００による処理例を示すフローチャートである。
ステップＳ４０２では、メール受信モジュール２１０が廃棄オブジェクト通知システム１００のメール送信モジュール１３５によって送信されたメールを受信する。
ステップＳ４０４では、ステップＳ４０２で受信したメールの内容をクライアント２００のディスプレイに表示する。
ステップＳ４０６では、オブジェクト特定情報表示モジュール２２０がメール内のリンク先であるオブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０が生成したオブジェクトアクセス画面をクライアント２００のディスプレイに表示する。
ステップＳ４０８では、選択処理モジュール２３０がユーザーの操作に応じてオブジェクトを選択する。
【００３２】
ステップＳ４１０では、ルール検索モジュール２４１が選択されたオブジェクトに関するルールである設定、例えば適用されなかったルールを検索する。
ステップＳ４１２では、ルール表示モジュール２４２が検索結果のルールを表示する。
ステップＳ４１４では、履歴情報検索モジュール２４３が選択されたオブジェクトに関する履歴を検索する。
ステップＳ４１６では、履歴情報表示モジュール２４４が検索結果の履歴、その履歴の統計情報を表示する。
ステップＳ４１８では、廃棄処理モジュール２５０が選択されているオブジェクトに対して廃棄処理を行う。
なお、ステップＳ４１０からステップＳ４１６までの処理、ステップＳ４１０とステップＳ４１２の処理、ステップＳ４１４とステップＳ４１６の処理のいずれかを省略してもよい。また、ステップＳ４１０とステップＳ４１２の処理、ステップＳ４１４とステップＳ４１６の処理とを入れ替えてもよい。
【００３３】
次に、契約書をスキャンして電子化された文書を管理するシステムにおける処理例を示す。
図５は、契約書情報管理テーブル５００のデータ構造例を示す説明図である。オブジェクト情報記憶モジュール１１２は、契約書情報管理テーブル５００を記憶している。契約書情報管理テーブル５００は、契約番号カラム５０１、契約者名カラム５０２、契約満了日カラム５０３、解約日カラム５０４、廃棄責任者カラム５０５、廃棄確認状況カラム５０６を有している。
契約番号カラム５０１は、契約書を一意に識別する番号を記憶する。
契約者名カラム５０２は、契約者の名前を記憶する。
契約満了日カラム５０３は、契約書の契約期限が切れた日時を記憶する。
解約日カラム５０４は、契約書が中途で解約された日時を記憶する。
廃棄責任者カラム５０５は、その契約書が廃棄期日に到達した際に、最終確認を行う責任者のメールアドレスを記憶する。
廃棄確認状況カラム５０６は、廃棄責任者によって、廃棄確認が済んでいるかどうかを表すフラグを記憶する。
廃棄責任者は、契約書登録時などに明示的に指定するようにしてもよいし、その契約の担当者の上長で廃棄責任のある役職者が自動的に割り当てられるようになっていてもよい。
【００３４】
図６は、メール通知設定情報６００の例を示す説明図である。
期末の段階で、契約書の法定保存年限である５年を超えて保存してある契約書について、その廃棄責任者に宛てて、廃棄確認を依頼するメールを定期的に送るようにメール通知設定情報６００のような設定が予めしてある。つまり、メール通知設定情報６００がメール通知設定管理モジュール１３１によってメール通知設定記憶モジュール１３２に記憶される。
この設定により、毎年期初に、先期末までに廃棄期日を迎えていて廃棄確認が済んでいない契約書がある場合には、その廃棄責任者に向けてメールが配信される。
この設定は１年周期となっており、すなわち５年前の一年間に契約が満了もしくは解約された契約書が全て廃棄の対象となるため、その数は一般的にはかなり多い。しかし、各契約書毎に廃棄責任者が割り当てられており、このひとつのメール通知設定だけで、通知先が振り分けられることになる。
【００３５】
２００８／４／１を迎えた段階で、定期メール通知タイミングであることをスケジューラー１３６が検知して、このとき、契約書管理情報をメール通知対象検索条件で検索する。契約書情報管理テーブル５００によれば、例えば、契約書番号１の契約書は、２００８／４／１より５年以上前の２００２／１０／２１に契約が満了しているため、廃棄対象となる。契約書番号２の契約書も、２００８／４／１より５年以上前の２００３／２／１０に解約されているため、廃棄対象となる。契約書番号３の契約書は、２００８／４／１より５年未満前の２００３／４／１５に契約が満了しているため、廃棄対象とならない。
すると、少なくとも廃棄責任者がＡになっている契約書番号１と契約書番号２の契約書については、Ａに対して、廃棄確認対象として、メール通知が必要となる。
ここで、それぞれ別のメールを送信するのではなく、１通のメールでＡに対して廃棄確認を依頼する。
メールには、契約書番号１と契約書番号２の契約書を含むＡにとって廃棄確認対象となる全ての契約書をリストし、廃棄確認状況を「済」にするための操作ボタンのある画面を表示するＵＲＬをリンクとして付する。
【００３６】
図７は、リンクにおけるＡ専用条件７００の例を示す説明図である。リスト条件はリンクにおけるＡ専用条件７００のようになる。つまり、「契約満了日もしくは解約日に５年を加えたものが、２００８／４／１より古い。」かつ「廃棄確認状況が「未」」かつ「廃棄責任者が「Ａ」」であることを満たすものがリストされる。
【００３７】
図８は、Ａに送信されるメール内容８００の例を示す説明図である。この場合、廃棄責任者である「Ａ」に送られるメールの内容はＡに送信されるメール内容８００のとおりである。つまり、「Ｔｏ：  Ａ    以下のリンクへアクセスし、廃棄確認を２００８／４／１５までに済ませて下さい。    廃棄確認リスト：  ｈｔｔｐｓ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｚｚｚ」のような文面である。
リンクは、その都度新たな検索結果を返すので、廃棄確認を何度かに分けて行うとしても、同じＵＲＬから作業が可能である。
【００３８】
廃棄処理モジュール２５０による廃棄処理をする際には、廃棄するか否かを判断するための判断材料を一緒に表示するようにしてもよい。具体的には、廃棄の対象となった電子文書を廃棄する際に、その判断材料のひとつとして、その電子文書が廃棄に関する条件を充足しない規則があれば、その規則（その識別情報など）を提示することがある。
【００３９】
処理の概要の一例は次のとおり（ステップ１〜ステップ４）である。なお、オブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０が生成するオブジェクトアクセス画面に廃棄確認ボタンを含めるようにする。そして、その廃棄確認ボタンがユーザーによって選択された場合に廃棄処理を行う。
＜ステップ１＞
メール通知設定記憶モジュール１３２は、規則の識別情報（例えば規則名）と廃棄に関する条件とを対応付けて記憶しておく。例えば、記憶する内容は次のとおりである。
「規則名」  ：  「廃棄に関する条件」
法律Ａ      ：  契約締結日から１年間保存すること。
社内規則Ｂ  ：  作成日から半年間保存すること。
社内規則Ｃ  ：  部長承認から２年間保存すること。
社内規則Ｄ  ：  機密指定の解除から１年間保存すること。
【００４０】
＜ステップ２（人為的なミスの発生）＞
紙の契約書をスキャンして得られたオブジェクトを保存する際、そのオブジェクトには法律Ａと社内規則Ｃを適用すべきところを、利用者が誤って法律Ａだけを適用したとする。つまり、利用者がそのオブジェクトと法律Ａとを対応付け、そのオブジェクトと社内規則Ｃの対応付けを行わなかったとする。
【００４１】
＜ステップ３＞
前記オブジェクトに対応付けられた法律Ａの廃棄に関する条件に基づく廃棄日が近づいてきた頃に、オブジェクトアクセス画面生成モジュール１２０が廃棄確認者毎に作成する廃棄対象文書の一覧表（オブジェクトアクセス画面）の中に前記オブジェクトを含めるようにする。
前記オブジェクトを法律Ａの廃棄に関する条件に基づく廃棄日に廃棄した場合、社内規則Ｂの廃棄に関する条件は充足するが、社内規則Ｃと社内規則Ｄの廃棄に関する条件を充足しないのであれば、前記オブジェクトの廃棄確認ボタンと廃棄に関する条件を充足しない規則である「社内規則Ｃ」及び「社内規則Ｄ」とを対応付けて表示する。
【００４２】
＜ステップ４＞
前記オブジェクトの確認者は、ステップ３で実行される表示を見て、前記オブジェクトに社内規則Ｃが対応付けされていないことに気づく可能性がある。
さらに、前述した処理は、次のような処理としてもよい。
廃棄確認ボタンと規則名を表示する代わりに、該当する規則の数や、該当する規則の有無を表示して、その表示から規則名を辿れるようにしてもよい。例えば、規則の数がユーザーのクリック操作で選択されると、該当する規則名を表示するようにしてもよい。
【００４３】
また、廃棄処理モジュール２５０が廃棄処理を行う際に、廃棄確認時に履歴に関する情報を表示するようにしてもよい。
図９は、契約書履歴情報テーブル９００のデータ構造例を示す説明図である。契約書履歴情報テーブル９００は、オブジェクト情報記憶モジュール１１２によって記憶され、オブジェクト更新モジュール１１３によって生成されるものである。
契約書履歴情報テーブル９００は、例えば、Ｎｏ．カラム９０１、契約番号カラム９０２、アクセス日時カラム９０３、処理内容カラム９０４、アクセスユーザーカラム９０５を有している。
Ｎｏ．カラム９０１は、履歴を特定する識別子を記憶する。
契約番号カラム９０２は、オブジェクトを特定する識別子を記憶する。
アクセス日時カラム９０３は、そのオブジェクトに対してアクセスが発生した日時（年、分、秒を加えてもよい）を記憶する。
処理内容カラム９０４は、そのオブジェクトに対して行われた操作の種別を記憶する。
アクセスユーザーカラム９０５は、そのオブジェクトに対してアクセスした者を特定する識別子を記憶する。
【００４４】
廃棄確認時の判断材料となる、その文書の重要性や利用度を示す指標として、以下のものを表示する。表示するものは、これらのうちの１つ、又は複数であってもよい。
（Ａ）アクセス数  ：  契約番号カラム９０２に記憶されている識別子の同じものの行数をカウントすることによって得ることができる。
（Ｂ）改訂数  ：  契約番号カラム９０２に記憶されている識別子の同じものに対して、改訂処理（再記憶処理）が何回行われているかをカウントすることによって得ることができる。
（Ｃ）アクセスユーザーの役職傾向  ：  アクセスユーザーカラム９０５の役職を取得することによって得ることができる。
（Ｄ）別の最新版文書の有無  ：  処理内容カラム９０４によってコピー処理が行われているかをチェックすることによって得ることができる。
（Ｅ）最終アクセス日  ：  契約番号カラム９０２に記憶されている識別子の同じもののアクセス日時カラム９０３の最新のものを取得することによって得ることができる。
（Ｆ）廃棄延長回数  ：  処理内容カラム９０４に記憶されている廃棄処理対象となったことをカウントすることによって得ることができる。
（Ｇ）監査者によるアクセスの有無  ：  アクセスユーザーカラム９０５に記憶されている者が監査者である場合があるか否かをチェックすることによって得ることができる。
【００４５】
さらに、廃棄処理モジュール２５０が、廃棄確認時に、オブジェクトの廃棄を禁止する設定（廃棄禁止設定）に応じて、廃棄処理を行わないように制御するようにしてもよい。
例えば、廃棄禁止設定である係争中案件リスト内にあるキーワードで、オブジェクトの属性／内容を検索して、ヒットする項目をあわせて表示する。より具体的には、係争中案件リストを作成し、それをオブジェクト廃棄禁止設定としてメール通知設定記憶モジュール１３２に記憶させておく。そして、廃棄確認の時点で、係争中案件リスト内のキーワードをオブジェクトに対して検索し、その検索結果を表示する。そして、ユーザーは、廃棄対象が現在係争中のものとどのような関連があるのかを確認しながら廃棄の操作を行う。また、係争中案件に該当するオブジェクトである場合は、無条件で（ユーザーによる確認処理を行うことなく）廃棄対象から除外するようにしてもよい。これによって、係争中のオブジェクトは廃棄できないように、廃棄の抑制を行う。
【００４６】
また、宛先に関する属性は、単一の個人でなくてもよい。複数の個人を列挙したものや、組織情報などに基づいたグループやその入れ子、あるいは役職等による間接的な指定であっても構わない。この場合、例えば、実施の形態の廃棄責任者の条件を、宛先個人が属する全てのグループや役職をＯＲ条件でつないだものとすればよい。
廃棄確認状況をフラグでなく状態を示す属性とし、周期的な実行時に該当するオブジェクトについて「廃棄確認待ち」に設定することで、リンク作成上の条件式は日時の複雑な条件を使用しないようにしてもよい。
【００４７】
検索結果について逐一処理するのではなく、宛先単位でＤＩＳＴＩＮＣＴ（重複したものをまとめる処理）を施した検索結果を利用するようにしてもよい。そのようにすることにより、効率的な実現手段となり、より好適なフローとなる。
前述のフローは、特殊な条件指定を持たない定期処理と、非定期メール通知（イベントドリブン）の仕組みが元々ある場合に、簡易に実現できるものである。
前記実施の形態においては、図５、図９で示したデータ構造は、これらのデータ構造に限られず、他のデータ構造であってもよい。例えば、テーブル構造はリンク構造等であってもよい。また、データ項目は、これらに図示したものに限られず、他のデータ項目を有していてもよい。
【００４８】
なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図１０に例示するように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバーとなり得るコンピュータ等である。メール通知設定管理モジュール１３１、メール通知対象抽出モジュール１３３、メール通知内容生成モジュール１３４、選択処理モジュール２３０、オブジェクト検索表示モジュール２４０等のプログラムを実行するＣＰＵ１００１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ１００２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ１００３と、補助記憶装置であるＨＤ１００４（例えばハードディスクを用いることができる）と、キーボード、マウス等のデータを入力する入力装置１００６と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置１００５と、通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース１００７（例えばネットワークインタフェースカードを用いることができる）、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス１００８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
【００４９】
前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図１０に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１０に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図１０に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。
【００５０】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本実施の形態の廃棄オブジェクト通知システムの構成例についての概念的なモジュール構成図である。
【図２】本実施の形態のクライアントの構成例についての概念的なモジュール構成図である。
【図３】本実施の形態の廃棄オブジェクト通知システムによる処理例を示すフローチャートである。
【図４】本実施の形態のクライアントによる処理例を示すフローチャートである。
【図５】契約書情報管理テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図６】メール通知設定情報の例を示す説明図である。
【図７】リンクにおけるＡ専用条件の例を示す説明図である。
【図８】Ａに送信されるメール内容の例を示す説明図である。
【図９】契約書履歴情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図１０】本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００５２】
１００…廃棄オブジェクト通知システム
１１０…オブジェクトＤＢ
１１１…オブジェクト検索モジュール
１１２…オブジェクト情報記憶モジュール
１１３…オブジェクト更新モジュール
１２０…オブジェクトアクセス画面生成モジュール
１３１…メール通知設定管理モジュール
１３２…メール通知設定記憶モジュール
１３３…メール通知対象抽出モジュール
１３４…メール通知内容生成モジュール
１３５…メール送信モジュール
１３６…スケジューラー
１３７…メール宛先記憶モジュール
２００…クライアント
２１０…メール受信モジュール
２２０…オブジェクト特定情報表示モジュール
２３０…選択処理モジュール
２４０…オブジェクト検索表示モジュール
２４１…ルール検索モジュール
２４２…ルール表示モジュール
２４３…履歴情報検索モジュール
２４４…履歴情報表示モジュール
２５０…廃棄処理モジュール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2009110322.tif 000008
【図７】
2009110322.tif 000009
【図８】
2009110322.tif 000010
【図９】
2009110322.tif 000011
【図１０】
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