(57)【要約】【課題】所望のドキュメント上で記述要素を変更した際に、当該ドキュメントに関連する他のドキュメントで変更が必要となる箇所を明示することができるドキュメント管理装置を得ること。【解決手段】あるドキュメントの記述要素が変更保存されたときには該記述要素に変更保存時のタイムスタンプを付し、コミット処理が指示されたときには各ドキュメントおよび各記述要素にコミット処理時のタイムスタンプを付す第１の手段３１と、ドキュメントに付されたタイムスタンプとは異なる日時のタイムスタンプが付された記述要素を含むドキュメントを検出したときに、該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントから上記の記述要素と同一のＩＤを有する記述要素を抽出して、該記述要素を他の記述要素とは異なる表示形態で表示させる表示情報を作成する第２の手段３１，３２とを備えた管理サーバ３０をドキュメント管理装置１０に設ける。【選択図】        図３
2009069896.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
互いに関連する１〜複数種類の記述要素を夫々含む複数種類のドキュメント同士を対応付けて管理記憶するデータベースと、前記データベースを管理制御する管理サーバとを備えるドキュメント管理装置において、
前記管理サーバは、
前記対応付けられた複数種類のドキュメント間で関連している記述要素毎に同じＩＤを設定し、前記データベースにアクセス可能な情報処理端末によってドキュメントの記述要素が変更保存または追加保存された場合には、該記述要素に変更保存時または追加保存時のタイムスタンプを付し、前記対応付けられた複数種のドキュメント夫々の記述内容を確定するコミット処理が前記データベースにアクセス可能な情報処理端末によって指示された場合には、これら複数種のドキュメントの各々および該ドキュメントに含まれる記述要素の各々にコミット処理時のタイムスタンプを付す第１の手段と、
前記データベースの各ドキュメントを走査し、ドキュメントに付されたコミット処理時のタイムスタンプとは異なる日時のタイムスタンプが付された記述要素を含むドキュメントを検出した場合、該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントから前記記述要素と同一のＩＤを有する記述要素を抽出して、該抽出した記述要素を他の記述要素とは異なる表示形態で表示させる表示情報を作成する第２の手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
前記管理サーバは、前記データベースにアクセス可能な情報処理端末に宛てて前記表示情報を送信することを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
【請求項３】
前記第２の手段は、該第２の手段で抽出した前記記述要素を所定の記号付き形態または色付き形態で表示させる表示情報を作成することを特徴とする請求項１または２に記載のドキュメント管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、内部統制に関わる財務関係のドキュメントなどの作成および管理を支援するドキュメント管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
内部統制とは、利益水増しなどの財務上の不正を防ぐべく、企業における組織形態の構築、社内規定の整備、業務のマニュアル化、および社員教育システムの運用などの環境整備、並びに株主など外部への正確かつ有益な財務報告などを達成するためのプロセスである。この内部統制を実行する上で、企業が財務上の不正を防ぐために、業務の詳細、業務において財務上の不正が生じるリスク、およびこのようなリスクを回避するための具体的な業務ステップなどを改めた場合には、これらの事項を明文化して保存しておく必要がある。
【０００３】
これらの事項は単一のドキュメントにのみ記載されることはまれであり、多く場合、書式が定められた二以上のドキュメントに同一または関連する事項が相互に記載される。ここで、これら二以上のドキュメントのうち一のドキュメントにおいて記載の一部を修正して更新した場合、更新した箇所に関連する事項を含む他のドキュメントも更新を要するが、他のドキュメントにおいて更新すべき箇所を把握するのは容易ではない。
【０００４】
特許文献１においては、それぞれの文書に記載されている事項をプロパティとしてデータベース上で一覧表として管理し、この一覧表に記載されているプロパティを修正すると、修正された一覧表のプロパティにしたがって関連する文書が更新され、または所望の文書のプロパティを選択してこれを修正すると、関連する他の文書にも修正した内容が波及するようにすることで、それぞれの文書の記載を整合させている。この場合に、特許文献１においては、各文書の変更箇所を一覧表で表示するようにしている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−１１８７６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記特許文献１では、一覧表または所望の文書でプロパティを変更した内容がそのまま各文書に波及するため、各文書においてどの箇所が変更されているかを文書上でユーザへ明示することができないという問題点があった。
【０００７】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、ユーザが所望のドキュメント上で記述要素を変更した際に、当該ドキュメントに関連する他のドキュメントで変更が必要となる箇所を明示することができるドキュメント管理装置を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、互いに関連する１〜複数種類の記述要素を夫々含む複数種類のドキュメント同士を対応付けて管理記憶するデータベースと、データベースを管理制御する管理サーバとを備えるドキュメント管理装置において、管理サーバは、対応付けられた複数種類のドキュメント間で関連している記述要素毎に同じＩＤを設定し、データベースにアクセス可能な情報処理端末によってドキュメントの記述要素が変更保存または追加保存された場合には、該記述要素に変更保存時または追加保存時のタイムスタンプを付し、対応付けられた複数種のドキュメント夫々の記述内容を確定するコミット処理がデータベースにアクセス可能な情報処理端末によって指示された場合には、これら複数種のドキュメントの各々および該ドキュメントに含まれる記述要素の各々にコミット処理時のタイムスタンプを付す第１の手段と、データベースの各ドキュメントを走査し、ドキュメントに付されたコミット処理時のタイムスタンプとは異なる日時のタイムスタンプが付された記述要素を含むドキュメントを検出した場合、該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントから上記の記述要素と同一のＩＤを有する記述要素を抽出して、該抽出した記述要素を他の記述要素とは異なる表示形態で表示させる表示情報を作成する第２の手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
この発明のドキュメント管理装置では、ユーザが所望のドキュメントで記述要素の更新をおこなった場合、コミット処理をおこなうまでは、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントに含まれる記述要素のうちで上記の記述要素と同じＩＤを有する記述要素が他の記述要素とは異なる表示形態で表示される。ユーザが所望のドキュメント上で記述要素を変更した際に、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントで変更が必要となる箇所が明示されるので、互いに対応付けられたドキュメント間での記載内容の整合を図ることが容易になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下に、本発明にかかるドキュメント管理装置の実施の形態を図面にもとづいて詳細に説明する。なお、この発明は下記の実施の形態に限定されるものではない。
【００１１】
まずドキュメント管理装置で作成し管理するドキュメントについて説明する。本実施の形態のドキュメント管理装置では、下記の条件（１）〜（３）を前提条件とする。
条件（１）…異なるＮ種類（Ｎは２以上の整数）のドキュメントＤａ，Ｄｂ，Ｄｃ,…が互いに対応付けられた形で存在する。
条件（２）…各ドキュメントＤａ，Ｄｂ，Ｄｃ,…の中には、１〜複数種類の記述要素Ｆａ，Ｆｂ，Ｆｃ,…が配置される。
条件（３）…どの種類の記述要素がどの種類のドキュメントに存在するか否かは、予め決められている。ドキュメントの種類毎の記述形式も予め決められている。内容記述については、ドキュメントの種類毎に詳細の度合いが異なる。
【００１２】
図１−１〜図１−３は、本実施の形態においてドキュメント管理装置が管理する複数種類のドキュメントＤａ，Ｄｂ，Ｄｃの各々が持つドキュメント情報の一例を概念的に示すものである。これらの図において「＊＊」で示された内容記述５２のみが通常の表示モードで実際に表示されるものであり、記述要素５０に設定されたＩＤ（識別子）５１を示す「Ｆａ１」、「Ｆｂ２」、…や、タイムスタンプ（日時データ）４１，５３は、各ドキュメント情報に属性情報として含まれるもので、通常の表示モードでは表示されない。タイムスタンプ４１は、各ドキュメントが持つ属性情報あり、当該ドキュメントが追加（作成）または更新確定（コミット処理）されたときに作成または更新される。タイムスタンプ５３は、各記述要素が持つ属性情報であり、当該記述要素が追加保存または変更保存されたときに作成または更新される。
【００１３】
図１−１〜図１−３の場合は、条件（１）で説明したように、互いに対応付けられた３種類のドキュメントＤａ〜Ｄｃが存在する。図示した第１のドキュメントＤａは業務フローであり、第２のドキュメントＤｂは業務記述書であり、第３のドキュメントＤｃはリストコントロールマトリックスである。また、条件（２）で説明したように、ドキュメントＤａには３種類の記述要素６０〜６２（種別Ｆａ〜Ｆｃ）が存在し、ドキュメントＤｂには２種類の記述要素６３，６４（種別Ｆａ，Ｆｂ）が存在し、ドキュメントＤｃには３種類の記述要素６５〜６７（種別Ｆａ〜Ｆｃ）が存在する。また条件（３）で説明したように、ドキュメント種類毎に内容記述５２の詳細の度合いが異なるが、必要に応じてユーザがドキュメント毎に内容記述５２の詳細度を調整する。
【００１４】
図１−１に示す第１のドキュメントである業務フローＤａには、３種類の記述要素Ｆａ，Ｆｂ，Ｆｃが含まれている。記述要素Ｆａは１つの業務内容６０を構成するものであり、３つの記述要素Ｆａ１〜Ｆａ３に細分される。記述要素Ｆｂは業務に伴うリスク６１を記述したものであり、２つの記述要素Ｆｂ１，Ｆｂ２に細分される。記述要素Ｆｃは、リスクを回避するための手順に関するリスクコントロール６２を記述したものであり、２つの記述要素Ｆｃ１，Ｆｃ２に細分される。業務フローＤａでの業務内容６０、リスク６１、およびリスクコントロール６２それぞれの記述は簡易なものであり、これら業務内容６０、リスク６１、およびリスクコントロール６２それぞれの記述形式は、条件（３）で説明したように予め決められている。図示の例では、業務内容６０がフローチャート形式で、リスク６１が十字枠形式で、リスクコントロール６２が六角形枠形式でそれぞれ記述されている。
【００１５】
図１−２に示す第２のドキュメントである業務記述書Ｄｂには、２種類の記述要素Ｆａ，Ｆｂが含まれている。記述要素Ｆａは１つの業務内容６３を構成するものであり、３つの記述要素Ｆａ１〜Ｆａ３に細分される。記述要素Ｆｂは業務に伴うリスク６４を記述したものであり、２つの記述要素Ｆｂ１，Ｆｂ２に細分される。業務記述書Ｄｂでの業務内容６３の記述は詳細であり、リスク６４の記述は簡易なものとなっている。これら業務内容６３、リスク６４の記述形式は、表形式である。
【００１６】
図１−３に示す第３のドキュメントであるリスクコントロールマトリックスＤｃには、３種類の記述要素Ｆａ，Ｆｂ，Ｆｃが含まれている。記述要素Ｆａは１つの業務内容６７を構成するものであり、３つの記述要素Ｆａ１〜Ｆａ３に細分される。記述要素Ｆｂは業務に伴うリスク６５を記述したものであり、３つの記述要素Ｆｂ１，Ｆｂ３，Ｆｂ３に細分される。記述要素Ｆｃは、リスクを回避するための手順に関するリスクコントロール６６を記述したものであり、３つの記述要素Ｆｃ１〜Ｆｃ３に細分される。リスクコントロールマトリックスＤｃでの業務内容６７の記述は簡易であり、リスク６５およびリスクコントロール６６それぞれの記述は詳細なものとなっている。これら業務内容６７、リスク６５、およびリスクコントロール６６の記述形式は、表形式である。
【００１７】
図２は各記述要素５０が持つ情報を概念的に示すものである。記述要素は、図１−１に示したように、フローチャートの１つのボックス、１つの十字枠形、１つの六角形枠、表内の１つのセルなどがその存在単位となる。記述要素５０は、図２に示すように、当該記述要素に設定されたＩＤ（識別子）５１と、内容記述５２と、日時データとしてのタイムスタンプ５３とを含む。ＩＤ５１は、各記述要素５０に割り振られる識別情報であって、記述要素５０の種別を示すＦａ，Ｆｂ，Ｆｃなどの記号に１，２，３などの連続する番号が結合したものである。前述したように、Ｆａは業務内容を、Ｆｂはリスクを、Ｆｃはリスクコントロールをそれぞれ示す記述要素種別である。内容記述５２は、業務内容、リスクまたはリスクコントロールとして記述された文章情報であり、図１では「＊」の個数が多くなるほどその内容記述の詳細度が上がる。タイムスタンプ５３は当該記述要素５０が作成または更新された日時を示している。なお、図１−１〜図１−３および図２では、便宜上、年月日のみのタイムスタンプ５３を示したが、当該タイムスタンプ５３は時刻情報も所持している。前述したように、通常の表示モードでは、内容記述のみが各枠体（フローチャートの１つのボックス、１つの十字枠形、１つの六角形枠、表内の１つのセルなど）内に表示され、記述要素のＩＤ５１、タイムスタンプ５３は表示されない。
【００１８】
図３は、この発明にかかるドキュメント管理装置の構成およびその使用形態それぞれの一例を模式的に示す図である。図示のドキュメント管理装置１０は、該ドキュメント管理装置１０のユーザがドキュメントの作成または更新の作業をする複数の情報処理端末２０，２０にイントラネットなどのネットワーク１９を介して接続されて用いられるものであり、ドキュメント情報データベース１３と関連ドキュメント相関表データベース１５とドキュメント記述マップデータベース１７とを含むデータベース１１、および管理サーバ３０を備えている。また、各情報処理端末２０は、ネットワーク１９に接続される他の通信端末およびドキュメント管理装置１０の各々と通信する通信機能と、ドキュメント管理装置１０のデーベースに格納するドキュメントを作成および更新することができるソフトウェアとを備えている。このソフトウェアには、たとえばワードプロセッサソフトまたはエディタが該当する。
【００１９】
以下、ドキュメント管理装置１０を構成しているデータベース１１（ドキュメント情報データベース１３、関連ドキュメント相関表データベース１５、ドキュメント記述マップデータベース１７）および管理サーバ３０について、図３〜図６を参照して詳述する。
【００２０】
ドキュメント管理装置１０におけるドキュメント情報データベース１３は、ユーザが情報処理端末２０で作成または更新したドキュメントをドキュメント情報１２（図４参照）として格納している。このドキュメント情報１２は、ドキュメント管理装置１０で保存・管理される個々のドキュメント毎に存在する。
【００２１】
図４は、ドキュメント情報データベース１３に格納されているドキュメント情報１２の一例を示す図である。ドキュメント情報１２は、ドキュメント名４２と、ドキュメントが作成し保存された日時またはドキュメントの更新を確定するコミット処理の日時のタイムスタンプ４１（以下、「ドキュメントタイムスタンプ４１」という）と、各ドキュメントを識別するためのドキュメントＩＤ４３と、図２で説明した記述要素５０と、記述要素を表示する表示形態、表示位置などを規定する記述要素配置情報５４とを含む。個々の記述要素には、前述したように、当該記述要素５０を特定するためのＩＤ５１と、業務内容、リスクまたはリスクコントロールなどを具体的に記述した文章情報である内容記述５２と、記述要素５０が作成もしくは更新された日時データまたは記述要素５０の更新が確定したときの日時データであるタイムスタンプ５３（以下、記述要素タイムスタンプ５３」という）とを含む。記述要素配置情報５４は、記述要素５０であるフローチャートや表組みのセル、段落またはブロックなどが実際にドキュメント上でどのように配置されるかという記述形式などを規定したもので、たとえばフローチャートではボックスの形状、ボックスの大きさおよびボックスの位置、並びにそのボックスから伸びる矢印の配置などが規定されている。
【００２２】
ドキュメント管理装置１０における関連ドキュメント相関表データベース１５は、互いに対応付けられたドキュメント同士の相関を示す関連ドキュメント相関表１４（図３参照）を格納している。
【００２３】
図５は、関連ドキュメント相関表データベース１５に格納されている関連ドキュメント相関表１４の一例を示す図である。この関連ドキュメント相関表１４は、関連ドキュメントとして互いに対応付けられた３種類のドキュメントのドキュメント名とドキュメントＩＤとの相関を示す一覧表である。この関連ドキュメント相関表１４において破線で示した一群のドキュメントが、互いに対応付けられた関連ドキュメントの関係にある。この関連ドキュメント相関表１４によって、管理サーバ３０は関連ドキュメントでの各ドキュメントの関係を認識する。ドキュメントＩＤ４３は、ドキュメントの種類を示す符号Ｄａ、Ｄｂ、Ｄｃに数字が結合したものであり、関連ドキュメントの関係にある各ドキュメントのドキュメントＩＤ４３は、関連ドキュメント相関表１４において同一の行に記載され、その末尾の数字は記載されている行の行番号４４と一致する。
【００２４】
ドキュメント管理装置１０におけるドキュメント記述マップデータベース１７は、各ドキュメントに記述すべき記述要素５０（図２参照）の種別を規定したドキュメント記述マップ１６（図３参照）を格納している。
【００２５】
図６は、ドキュメント記述マップデータベース１７に格納されているドキュメント記述マップ１６の一例を示す図である。このドキュメント記述マップ１６は、関連ドキュメントの関係にある３つのドキュメントＤａ（業務フロー）、Ｄｂ（業務記述書）およびＤｃ（リスクコントロールマトリックス）の各々について記述すべき記述要素５０の種別を規定している。ドキュメント記述マップ１６中の「１」は記述要素を記述する旨の記載であり、「０」は記述要素を記述しない旨の記載である。たとえば、ドキュメントＤｂ（業務記述書）では、記述要素Ｆａ（業務内容）およびＦｂ（リスク）は記述されるが、記述要素Ｆｃ（リスクコントロール）は記述されない。このドキュメント記述マップ１６は、たとえば互いに対応付けるべき複数のドキュメント毎に予め作成されて、ドキュメント記述マップデータベース１７に格納される。
【００２６】
一方、ドキュメント管理装置１０における管理サーバ３０は、図３に示したように作成部３１、走査・検索部３２、処理確定部３３を有しており、これらにより各データベース１３，１５，１７を管理制御する。
【００２７】
上記の作成部３１は、ユーザが情報処理端末２０を用いて或るドキュメントを作成して該ドキュメントをネットワーク１９（図３参照）を介してドキュメント情報データベース１３に保存するときに、当該ドキュメントについてのドキュメント情報１２の生成、該ドキュメント情報１２のドキュメント情報データベース１３への登録、および上記のドキュメント情報１２にもとづく関連ドキュメント相関表１４の更新をおこなう。また、上記のドキュメント情報１２と、更新された関連ドキュメント相関表１４と、ドキュメント記述マップ１６とをもとに、上記のドキュメントに対応付けられる他のドキュメントのドキュメント情報の一部も作成する。なお、ドキュメント情報１２中のドキュメントタイムスタンプ４１（図４参照）は、互いに対応付けられた複数のドキュメントについての更新などの処理を確定するコミット処理が処理確定部３３により行われたときに付される。
【００２８】
走査・検索部３２は、各ドキュメントのドキュメントタイムスタンプ４１と該ドキュメントに含まれている記述要素の記述要素タイムスタンプ５３（図４参照）との一致、不一致を検出するためにドキュメント情報の走査および検索をおこなう。そして、処理確定部３３は、互いに対応付けられた複数のドキュメントについての更新などの処理を確定するためのコミット処理（更新確定）をおこなう。この処理確定部３３によるコミット処理は、互いに対応付けられた各ドキュメント間で記述の整合がとれたとユーザが判断して情報処理端末２０（図３参照）から所定の指令をドキュメント管理装置１０に送ったときに行われる。
【００２９】
上述の構成を有するドキュメント管理装置１０によるドキュメントの管理について、以下、ドキュメントが新たに作成された場合と、既存のドキュメントの内容が変更された場合とに分けて説明する。まず、ドキュメントが新たに作成された場合について説明する。
【００３０】
図７は、ドキュメントが新たに作成された際の手順の一例を示すフローチャートである。まず、ユーザが情報処理端末２０において新規ドキュメントを作成する（ステップＳ１１）。作成するドキュメントは、業務フロー、業務記述書またはリスクコントロールマトリックスのいずれでもよい。
【００３１】
作成した新規ドキュメントにユーザがドキュメント名４２（図４参照）を付け、この新規ドキュメントの種別（業務フロー、業務記述書、リスクコントロールマトリックスのいずれか）を指定して当該新規ドキュメントを保存すると、管理サーバ３０の作成部３１（図３参照）は、ユーザが指定したドキュメントの種別にしたがって新規ドキュメントにドキュメントＩＤ４３を設定し、当該新規ドキュメントのドキュメント情報１２（図４参照）をドキュメント情報データベース１３（図３参照）に登録する（ステップＳ１２）。このとき、各記述要素５０にＩＤ５１が設定される。上記のステップＳ１２では、記述要素５０、ＩＤ５１、記述要素配置情報５４、ドキュメントタイムスタンプ４１、ドキュメント名４２、およびドキュメントＩＤ４３を含んだドキュメント情報１２がドキュメント情報データベース１３（図３参照）に登録される。
【００３２】
この新規ドキュメントのドキュメント情報１２がドキュメント情報データベース１３に登録された後、作成部３１が関連ドキュメント相関表データベース１５（図３参照）の関連ドキュメント相関表１４（図５参照）を更新する（ステップＳ１３）。このステップＳ１３では、具体的には、関連ドキュメント相関表１４への新規ドキュメントのドキュメント名４２とドキュメントＩＤ４３の登録、新規ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメントＩＤ４３の設定、および関連ドキュメント相関表１４への上記他のドキュメントのドキュメントＩＤ４３の登録をおこなう。このとき、新規ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメントＩＤ４３は、新規ドキュメントのドキュメントＩＤ４３に対応付けられて関連ドキュメント相関表１４に登録される。
【００３３】
この後、作成部３１は、新規ドキュメントのドキュメント情報１２と、関連ドキュメント相関表１４に登録した上記他のドキュメントのドキュメントＩＤ４３と、図６に示したドキュメント記述マップ１６とにもとづいて、新規ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメント情報１２（ただし、内容記述は含まれない）を所定の書式にしたがって生成し(ステップＳ１４)てから、処理を終了する。
【００３４】
なお、前述のように記述要素５０（図２参照）の種類はドキュメントの種別によって異なるので、作成部３１は、新規ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメント情報１２をステップＳ１４で生成するときに、ドキュメント記述マップ１６を参照することにより、上記他のドキュメントのドキュメント情報１２の生成に用いる記述要素のＩＤ５１を判断する。
【００３５】
図８は、上述したステップＳ１４での処理を概念的に示す図である。実際には、同図に示す記述形式ではなく図３に示したようなドキュメント情報１２の形式でドキュメントのデータが生成されるが、ユーザからは、図８に示すように、新規ドキュメントである業務フロー（Ｄａ）から直接、関連ドキュメントである業務記述書（Ｄｂ）のドキュメント情報およびリスクコントロールマトリックス（Ｄｃ）のドキュメント情報の各々が内容記述を含まない状態で作成されたように認識される。
【００３６】
この後、ユーザが情報処理端末２０から更新確定（コミット処理）を指示すると、更新した内容を確定するコミット処理が処理確定部３３（図３参照）によっておこなわれて、互いに対応付けられたドキュメントＤａ〜Ｄｃそれぞれのドキュメントタイムスタンプ４１と個々のドキュメントＤａ〜Ｄｃ中の各記述要素タイムスタンプ５３とが、コミット処理をおこなったときの日時に設定される。このコミット処理までおこなうことにより、ドキュメントが新たに作成されたときにドキュメント管理装置１０（図３参照）がおこなうべき処理のフローが終了する。
【００３７】
つぎに、既存のドキュメントの内容が変更された際にドキュメント管理装置１０で行われる処理の手順について説明する。既存のドキュメントの内容の変更は、内容記述５２を補充または訂正することによって記述要素５０（図２参照）を更新する場合と、記述要素５０自体を追加または削除する場合とに大別される。まず、ユーザが所望のドキュメントの内容記述５２を補充または訂正することによって記述要素５０を更新した場合について説明する。
【００３８】
図９−１は、ユーザが所望のドキュメントの記述要素５０を更新するときの処理の一例を示すフローチャートである。情報処理端末２０（図３参照）上に所望のドキュメントを表示する操作をユーザがおこなうと、その操作の要求が管理サーバ３０に送信され、作成部３１が、ユーザが所望するドキュメントのドキュメント情報１２をドキュメント情報データベース１３（図３参照）から読み込み、当該ドキュメント情報１２をドキュメントの記述形式に変換して情報処理端末２０に送信する。結果として、情報処理端末２０の表示装置にドキュメントが表示される（ステップＳ２１）。
【００３９】
つづいて、情報処理端末２０に表示されたドキュメントの内容記述５２をユーザが補充または訂正し、そのドキュメントを保存することによって当該ドキュメントを更新すると、作成部３１は、当該更新の内容をもとにドキュメント情報１２の内容記述５２を更新すると共に、内容記述５２の記述要素タイムスタンプ５３（図４参照）を更新がなされた日時に変更する（ステップＳ２２）。ステップＳ２１，Ｓ２２をおこなうと、作成部３１での処理が終了する。このとき作成部３１によって変更されるタイムスタンプは記述要素タイムスタンプ５３のみであり、ドキュメントタイムスタンプ４１は変更されない。なお、記述要素５０が更新されるドキュメントは、業務フロー、業務記述書、リスクコントロールマトリックスの各ドキュメントのいずれでもよい。
【００４０】
上述のようにしてドキュメントの内容が変更されると、走査・検索部３２が動作を開始して、所定の処理をおこなう。図９−２は、走査・検索部３２による処理の一例を示すフローチャートである。同図に示すように、ドキュメントの内容が変更され、保存されると走査・検索部３２がデータベース１１（図３参照）内のスキャンを開始して、ドキュメントタイムスタンプ４１とは異なる日時の記述要素タイムスタンプ５３が付された記述要素５０を含むドキュメントを検索する（ステップＳ３１）。そして、該当するドキュメントが検出されると、関連ドキュメント相関表１４を参照して、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメント情報１２を選択する（ステップＳ３２）。なお、上述のスキャンは、ドキュメントの内容が変更され、保存された直後に開始する他に、ドキュメントの内容が変更・保存の有無に拘わらず１時間毎、１日毎などの一定周期で走査・検索部３２が自動的におこなうようにしてもよい。
【００４１】
つづいて、走査・検索部３２は、ステップＳ３２で選択したドキュメント情報１２内を検索して、ステップＳ３１でドキュメントタイムスタンプ４１とは異なる日時の記述要素タイムスタンプ５３が付されていると認識した記述要素５０と同一のＩＤ５１（図２参照）を有する記述要素５０を抽出する（ステップＳ３３）。この後、走査・検索部３２は、ステップＳ３３で抽出した記述要素５０に対応する記述要素配置情報５４に要更新箇所である旨の記述を付加し（ステップＳ３４）てから、処理を終了する。
【００４２】
このようにして走査・検索部３２の処理が終了すると、作成部３１が再び動作を開始して、所定の処理をおこなう。図９−３は、このとき作成部３１によりおこなわれる処理の一例を示すフローチャートである。再び動作を開始した作業部３１は、要変更箇所である旨が記述要素配置情報５４に記述された記述要素５０が存在する場合、まず、当該記述要素５０を他の記述要素とは異なる表示形態で各情報処理端末２０（図３参照）に表示させることができる表示情報、たとえば当該記述要素５０を含んだドキュメント上で要変更箇所が明示されるように、当該記述要素５０を所定の記号付き形態または色付き形態で各情報処理端末２０に表示させることができる表示情報を作成して、各情報処理端末２０に送信する（ステップＳ４１）。
【００４３】
この後、上記の表示情報を受信した情報処理端末２０でユーザが要変更箇所を変更して当該ドキュメントを保存すると、作成部３１は当該保存されたドキュメントをもとに該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントでのドキュメント情報１２の内容記述５２（図４参照）を更新して（ステップＳ４２）、処理を終了する。
【００４４】
ここで、図１０−１〜図１０−３、および図１１は、所望のドキュメントの内容記述５２を更新したときに、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントが更新され、要変更箇所が明示された状態で情報処理端末２０（図３参照）に表示される様子を概念的に示す図である。
【００４５】
図１０−１は、所望のドキュメントである業務フロー（Ｄａ）の記述要素５０のうち、ＩＤ５１がＦａ２である記述要素５０とＩＤ５１がＦｂ１である記述要素５０とが情報処理端末２０上でユーザにより更新され、保存された状態を示しており、図９−１を用いて既に説明した処理がおこなわれた状態に相当する。更新された各記述要素５０では記述要素タイムスタンプ５３が変更され、ドキュメントタイムスタンプ４１とは異なる日時となっている。このとき、図１０−２または図１０−３に示すように、業務フロー（Ｄａ）に対応付けられた業務記述書（Ｄｂ）およびリスクコントロールマトリックス（Ｄｃ）それぞれのドキュメント情報は何ら更新されていないものとする。
【００４６】
図１１は、要更新箇所が情報処理端末２０上で明示されるまでの状態を概念的に示しており、図９−２を用いて既に説明した処理と図９−３に示したステップＳ４１とがおこなわれた状態に相当する。図示の例では、要更新箇所の記述要素５０に対応するＩＤ５１に記号が付された状態で、業務記述書（Ｄｂ）およびリスクコントロールマトリックス（Ｄｃ）が情報処理端末２０（図３参照）に表示される。
【００４７】
この後、ユーザが情報処理端末２０から更新確定（コミット処理）を指示すると、更新した内容を確定するコミット処理が処理確定部３３（図３参照）によっておこなわれて、図１２に概念的に示すように、互いに対応付けられたドキュメントＤａ〜Ｄｃそれぞれのドキュメントタイムスタンプ４１と個々のドキュメントＤａ〜Ｄｃ中の各記述要素タイムスタンプ５３とが、コミット処理をおこなったときの日時に変更される。このコミット処理までおこなうことにより、既存のドキュメントの内容記述５２（図４参照）が補充または訂正されたときにドキュメント管理装置１０（図３参照）がおこなうべき処理のフローが終了する。
【００４８】
つぎに、記述要素５０（図２参照）自体の追加または削除により既存のドキュメントの内容が変更された際にドキュメント管理装置１０（図３参照）で行われる処理の手順について説明する。
【００４９】
図１３は、ユーザが所望のドキュメントの記述要素５０を追加または削除した場合にドキュメント管理装置１０で行われる処理の一例を示すフローチャートである。情報処理端末２０（図３参照）上に所望のドキュメントを表示する操作をユーザがおこなうと、その操作の要求が管理サーバ３０に送信され、作成部３１が、ユーザが所望するドキュメントのドキュメント情報１２をドキュメント情報データベース１３（図３参照）から読み込み、当該ドキュメント情報１２をドキュメントの記述形式に変換して情報処理端末２０に送信する。結果として、情報処理端末２０の表示装置にドキュメントが表示される（ステップＳ５１）。
【００５０】
つづいて、情報処理端末２０に表示されたドキュメントの記述要素５０をユーザが追加または削除し、そのドキュメントを保存することによって当該ドキュメントを更新すると、作成部３１は、当該更新の内容をドキュメント情報１２に反映させて内容記述５２を更新すると共に、内容記述５２の記述要素タイムスタンプ５３（図４参照）を上記記述要素５０が追加または削除された日時に変更し（ステップＳ５２）てから、処理を終了する。このステップＳ５２での記述内容５２の更新は、具体的には、ドキュメント情報１２に新たな記述要素５０を追加するか、または削除された記述要素５０に削除マークを付すことによりおこなわれる。また、ステップＳ５２で作成部３１により変更されるタイムスタンプは記述要素タイムスタンプ５３のみであり、ドキュメントタイムスタンプ４１（図４参照）は変更されない。なお、記述要素５０が追加または削除されるドキュメントは、業務フロー、業務記述書、リスクコントロールマトリックスの各ドキュメントのいずれでもよい。
【００５１】
ここで、図１４は、ステップＳ５２において、業務フロー（Ｄａ）のドキュメント情報１２が更新された状態を示したものである。図１４では、ＩＤ５１がＦｂ３である記述要素５０が追加され、ＩＤ５１がＦｃ２である記述要素５０が削除された状態を示している。追加された記述要素５０および削除された記述要素５０それぞれの記述要素タイムスタンプ５３は追加、削除がおこなわれた日時であり、ドキュメントタイムスタンプ４１の日時とは異なる。削除された記述要素５０には削除マーク７１が付されている。
【００５２】
上述のようにしてドキュメントの内容が変更されると、走査・検索部３２（図３参照）が動作を開始して、所定の処理をおこなう。図１５−１は、走査・検索部３２による処理の一例を示すフローチャートである。同図に示すように、ドキュメントの内容が変更され、保存されると走査・検索部３２がデータベース１１（図３参照）内のスキャンを開始して、ドキュメントタイムスタンプ４１とは異なる日時の記述要素タイムスタンプ５３が付された記述要素５０を含むドキュメントを検索する（ステップＳ６１）。そして、該当するドキュメントが検出されると、関連ドキュメント相関表１４を参照して、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントのドキュメント情報１２を選択する（ステップＳ６２）。なお、上述のスキャンは、ドキュメントの内容が変更され、保存された直後に開始する他に、ドキュメントの内容が変更・保存の有無に拘わらず１時間毎、１日毎などの一定周期で走査・検索部３２が自動的におこなうようにしてもよい。
【００５３】
つづいて、走査・検索部３２は、ステップＳ６２で選択したドキュメント情報１２に記述要素の追加または削除を反映させて、当該ドキュメント情報１２を更新する（ステップＳ６３）。前述したステップＳ５２（図１３参照）でのドキュメント情報の更新が記述要素５０の追加によるものであるときには、ステップＳ６２で選択した上記のドキュメント情報１２に当該記述要素５０と同じＩＤの記述要素を追加すると共に、追加した記述要素５０に対応する記述要素配置情報５４に追加された旨の記述を付加する。また、前述したステップＳ５２でのドキュメント情報の更新が記述要素５０の削除によるものであるときには、ステップＳ６２で選択した上記のドキュメント情報１２に含まれている当該記述要素５０と同じＩＤの記述要素に削除マークを付す。この更新処理をおこなった後に、走査・検索部３２は処理を終了する。
【００５４】
このようにして走査・検索部３２の処理が終了すると、作成部３１が再び動作を開始して、所定の処理をおこなう。図１５−２は、このとき作成部３１によりおこなわれる処理の一例を示すフローチャートである。再び動作を開始した作業部３１は、記述要素配置情報５４に追加された旨を示す記述がある記述要素５０、または削除マークが付された記述要素５０が存在する場合、まず、当該記述要素５０を他の記述要素とは異なる表示形態で各情報処理端末２０（図３参照）に表示させることができる表示情報、たとえば当該記述要素５０を含んだドキュメント上で追加箇所または削除箇所が明示されるように、当該記述要素５０を所定の記号付き形態または色付き形態で各情報処理端末２０に表示させることができる表示情報を作成して、各情報処理端末２０に送信する（ステップＳ７１）。
【００５５】
この後、上記の表示情報を受信した情報処理端末２０でユーザが所定の処理、たとえば追加された記述要素を含むドキュメントについては所定の情報の補充、削除された記述要素を含むドキュメントについては当該記述要素の削除の許可をおこなって当該ドキュメントを保存すると、作成部３１は当該保存されたドキュメントをもとに該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントでのドキュメント情報１２の内容記述５２（図４参照）を更新して（ステップＳ７２）、処理を終了する。
【００５６】
ここで、図１６−１〜図１６−３、および図１７は、所望のドキュメントにおいて記述要素５０の追加または削除をおこなったときに、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントにおいても記述要素５０の追加または削除のための処理がおこなわれ、変更箇所が明示された状態で情報処理端末２０（図３参照）に表示される様子を概念的に示す図である。
【００５７】
図１６−１は、所望のドキュメントである業務フロー（Ｄａ）の記述要素５０のうち、ＩＤ５１がＦｂ３の記述要素５０の追加と、ＩＤ５１がＦｃ２の記述要素５０の削除とが情報処理端末２０上でユーザによりおこなわれ、保存された状態を示している。追加または削除された各記述要素５０では記述要素タイムスタンプ５３が変更され、ドキュメントタイムスタンプ４１とは異なる日時となっている。このとき、図１６−２または図１６−３に示すように、業務フロー（Ｄａ）に対応付けられた業務記述書（Ｄｂ）およびリスクコントロールマトリックス（Ｄｃ）それぞれのドキュメント情報は何ら更新されていないものとする。
【００５８】
図１７は、追加箇所または削除箇所が情報処理端末２０上で明示されるまでの状態を概念的に示しており、図１５−１を用いて既に説明した処理と図１５−２に示したステップＳ７１とがおこなわれた状態に相当する。図示の例では、追加された記述要素に対応するＩＤ５１に記号が付された状態で、また削除された記述要素に削除マークが付された状態で、業務記述書（Ｄｂ）およびリスクコントロールマトリックス（Ｄｃ）が情報処理端末２０（図３参照）に表示される。
【００５９】
この後、ユーザが情報処理端末２０から更新確定（コミット処理）を指示すると、記述要素５０の追加または削除を確定するコミット処理が処理確定部３３（図３参照）によっておこなわれて、互いに対応付けられたドキュメントそれぞれのドキュメントタイムスタンプ４１（図４または図１７参照）と個々のドキュメント中の各記述要素タイムスタンプ５３（図４または図１７参照）とが、コミット処理をおこなったときの日時に変更される。このコミット処理までおこなうことにより、記述要素５０自体の追加または削除により既存のドキュメントの内容が変更されたときにドキュメント管理装置１０（図３参照）がおこなうべき処理のフローが終了する。
【００６０】
以上説明したように、ドキュメント管理装置１０によれば、ユーザが所望のドキュメント上で記述要素５０を変更した際に、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントで変更が必要となる箇所が明示されるので、互いに対応付けられたドキュメント間での記載内容の整合を図ることが容易になる。
【００６１】
なお、前述したように、本発明のドキュメント管理装置は、上述の形態に限定されるものではない。たとえば、ドキュメント上で記述要素を変更した際に当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントで変更が必要となる箇所の明示は、ドキュメント管理装置にアクセス可能な情報処理端末上でおこなう他に、ドキュメント管理装置に表示部を設けて当該表示部上でおこなってもよい。本発明のドキュメント管理装置は、下記第１，２の手段を備えているものであればよく、上述した形態以外にも種々の変形、修飾、組合せ等が可能能である。
【００６２】
上記第１の手段とは、対応付けられた複数種類のドキュメント間で関連している記述要素毎に同じＩＤを設定し、データベースにアクセス可能な情報処理端末によってドキュメントの記述要素が変更保存された場合には、該記述要素に変更保存時のタイムスタンプを付し、対応付けられた複数種のドキュメント夫々の記述内容を確定するコミット処理がデータベースにアクセス可能な情報処理端末によって指示された場合には、これら複数種のドキュメントの各々および該ドキュメントに含まれる記述要素の各々にコミット処理時のタイムスタンプを付す手段であり、実施の形態で説明したドキュメント管理装置１０では作業部３１（図３参照）がこれに相当する。
【００６３】
また、上記第２の手段とは、データベースの各ドキュメントを走査し、ドキュメントに付されたコミット処理時のタイムスタンプとは異なる日時のタイムスタンプが付された記述要素を含むドキュメントを検出した場合、該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントから上記の記述要素と同一のＩＤを有する記述要素を抽出して、該抽出した記述要素を他の記述要素とは異なる表示形態で表示させる表示情報を作成する手段であり、実施の形態で説明したドキュメント管理装置１０では走査・検索部３２と作業部３１とによって当該手段が構成される。
【産業上の利用可能性】
【００６４】
本発明にかかるドキュメント管理装置は、書式が定められた二以上のドキュメントに同一または関連する事項が相互に記載される場合の各ドキュメントの作成および管理に有用であり、特に、各ドキュメントの整合性が要求される内部統制用のドキュメントなどの作成および管理に適している。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１−１】ドキュメント管理装置が管理する複数種類のドキュメントの各々が持つドキュメント情報の一例を概念的に示す図である。
【図１−２】ドキュメント管理装置が管理する複数種類のドキュメントの各々が持つドキュメント情報の他の例を概念的に示す図である。
【図１−３】ドキュメント管理装置が管理する複数種類のドキュメントの各々が持つドキュメント情報の更に他の例を概念的に示す図である。
【図２】各記述要素が持つ情報を概念的に示す図である。
【図３】ドキュメント管理装置の構成およびその使用形態それぞれの一例を模式的に示す図である。
【図４】ドキュメント情報データベースに格納されているドキュメント情報の一例を示す図である。
【図５】関連ドキュメント相関表データベースに格納されている関連ドキュメント相関表の一例を示す図である。
【図６】ドキュメント記述マップデータベースに格納されているドキュメント記述マップの一例を示す図である。
【図７】ドキュメントが新たに作成された際にドキュメント管理装置がおこなう処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】図７に示したステップＳ１４での処理を概念的に示す図である。
【図９−１】ユーザが所望のドキュメントの記述要素を更新するときの処理の一例を示すフローチャートである。
【図９−２】ドキュメントの内容が変更されたときに走査・検索部がおこなう処理の一例を示すフローチャートである。
【図９−３】ドキュメントの内容が変更され、走査・検索部による処理が終了した後に作成部によりおこなわれる処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０−１】ドキュメントの内容記述が更新され、保存されたときの状態の一例を概念的に示す図である。
【図１０−２】ドキュメントの内容記述が更新され、保存されたときにおける他のドキュメントの状態の一例を概念的に示す図である。
【図１０−３】ドキュメントの内容記述が更新され、保存されたときにおける他のドキュメントの状態の他の例を概念的に示す図である。
【図１１】ドキュメントの要更新箇所が情報処理端末上で明示されるまでの状態を概念的に示す図である。
【図１２】互いに対応付けられたドキュメントそれぞれのドキュメントタイムスタンプと個々のドキュメント中の各記述要素タイムスタンプとが、コミット処理をおこなったときの日時に変更される状態を概念的に示す図である。
【図１３】ユーザが所望のドキュメントの記述要素を追加または削除した場合にドキュメント管理装置でおこなわれる処理の一例をフローチャートである。
【図１４】図１３に示すステップＳ５２においてドキュメントのドキュメント情報が更新された状態の一例を概念的に示す図である。
【図１５−１】ドキュメントの内容が変更されたときに走査・検索部がおこなう処理の他の例を示すフローチャートである。
【図１５−２】ドキュメントの内容が変更され、走査・検索部による処理が終了した後に作成部によりおこなわれる処理の他の例を示すフローチャートである。
【図１６−１】ドキュメントにおいて記述要素の追加または削除をおこなったときの状態の一例を概念的に示す図である。
【図１６−２】ドキュメントにおいて記述要素の追加または削除をおこなったときにおける他のドキュメントの状態の一例を概念的に示す図である。
【図１６−３】ドキュメントにおいて記述要素の追加または削除をおこなったときにおける他のドキュメントの状態の他の例を概念的に示す図である。
【図１７】ドキュメントにおいて記述要素の追加または削除をおこなったときに、当該ドキュメントに対応付けられた他のドキュメントにおいても記述要素の追加または削除のための処理がおこなわれ、変更箇所が明示された状態で情報処理端末に表示される様子を概念的に示す図である。
【符号の説明】
【００６６】
１０  ドキュメント管理装置
１１  データベース
１２  ドキュメント情報
１３  ドキュメント情報データベース
１４  関連ドキュメント相関表
１５  関連ドキュメント相関表データベース
１６  ドキュメント記述マップ
１７  ドキュメント記述マップデータベース
１９  ネットワーク
２０  情報処理端末
３０  管理サーバ
３１  作成部
３２  走査・検索部
３３  処理確定部
４１，５３  タイムスタンプ
４２  ドキュメント名
４３  ドキュメントＩＤ
５０  記述要素
５１  記述要素のＩＤ
５２  内容記述
Ｄａ，Ｄｂ，Ｄｃ  ドキュメント
【図１−１】
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【図１−２】
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【図１−３】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９−１】
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【図９−２】
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【図９−３】
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【図１０−１】
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【図１０−２】
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【図１０−３】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５−１】
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【図１５−２】
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【図１６−１】
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【図１６−２】
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【図１６−３】
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【図１７】
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