(57)【要約】【課題】システム構成の選択の自由度が高い電子承認状況管理システムを得ること。【解決手段】ネットワークＮＷを介してサーバ１０に接続されたクライアントから起票された帳票をネットワークを介してサーバに接続された決裁者のクライアントにより電子的に承認するワークフローシステムでの電子承認の状況を、ネットワークに接続された承認状況管理装置３０Ａにより管理する電子承認状況管理システム４０を構築するにあたって、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報をサーバからネットワークを介して得て決裁者毎に記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に決裁者のクライアントに宛てて送信する機能を承認状況管理装置にもたせる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介してサーバに接続されたクライアントから起票された帳票を前記ネットワークを介して前記サーバに接続された決裁者のクライアントにより電子的に承認するワークフローシステムでの電子承認の状況を、前記ネットワークに接続された承認状況管理装置により管理する電子承認状況管理システムであって、
前記承認状況管理装置は、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を前記サーバから前記ネットワークを介して得て決裁者毎に記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に前記決裁者のクライアントに宛てて送信することを特徴とする電子承認状況管理システム。
【請求項２】
前記サーバは、前記電子承認が必要な案件の帳票が起票されたときに前記決裁者のクライアントに宛てて承認依頼メールを発信すると共に、前記決裁者のクライアントを特定する識別情報と前記承認画面のＵＲＩ情報とを前記承認状況管理装置に宛てて送信することを特徴とする請求項１に記載の電子承認状況管理システム。
【請求項３】
前記サーバは、前記電子承認が行われたときに、前記決裁者のクライアントを特定する識別情報と前記承認画面のＵＲＩ情報とを前記承認状況管理装置に宛てて送信し、
前記電子承認が行われたときに前記識別情報と前記ＵＲＩ情報とを受信した前記承認状況管理装置は、前記識別情報によって特定されるクライアントについて自己が保有している情報の中から前記ＵＲＩ情報を削除する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子承認状況管理システム。
【請求項４】
前記承認状況管理装置は、前記ワークフローシステムの起動時および起動後の一定時間おきに該ワークフローシステムにアクセスして、前記決裁者毎に前記未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の電子承認状況管理システム。
【請求項５】
前記サーバは、該サーバと接続を確立したクライアントがあったときに該クライアントを特定する識別情報を前記承認状況管理装置に宛てて送信し、
前記承認状況管理装置は、前記サーバから該サーバと接続を確立したクライアントを特定する識別情報が送信されてきたときに、該識別情報により特定されるクライアントに宛てて送信すべき前記未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を検索し、該当するＵＲＩ情報があったときには該ＵＲＩ情報を前記クライアントに宛てて送信する、
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子承認状況管理システム。
【請求項６】
一度の認証処理で前記クライアントの使用、前記クライアントと前記サーバとの接続の確立、および前記クライアントと前記ワークフローシステムとの接続の確立を許可するシングルサインオン機能を有し、
前記サーバは、前記クライアントとの接続が確立したときには該クライアントに案内画面情報を送信し、前記クライアントから前記案内画面情報の更新要求があったときには最新の案内画面情報を送信し、
前記承認状況管理装置は、前記サーバから前記案内画面情報の送信先のクライアントを特定する識別情報を得て、該クライアントに宛てて送信すべき前記未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報があったときには該ＵＲＩ情報を前記案内画面情報に付加する、
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子承認状況管理システム。
【請求項７】
前記承認状況管理装置は、前記サーバから該サーバと接続を確立したクライアントを特定する識別情報が送信されてきたときに、該識別情報により特定されるクライアントから帳票が起票された案件のうちで電子承認が完了していない承認待ち案件を検索し、該当する案件があったときには該案件についての現況情報を前記クライアントに宛てて送信することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１つに記載の電子承認状況管理システム。
【請求項８】
ネットワークを介してサーバに接続されたクライアントから起票された帳票を前記ネットワークを介して前記サーバに接続された決裁者のクライアントにより電子的に承認するワークフローシステムでの電子承認の状況を管理する承認状況管理装置であって、
前記ネットワークを介して前記サーバに接続され、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を前記サーバから前記ネットワークを介して得て決裁者毎に記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に前記決裁者のクライアントに宛てて送信することを特徴とする承認状況管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ワークフローシステムでの電子承認の状況を管理する電子承認状況管理システム、および該電子承認状況管理システムで用いられる承認状況管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
今日では、コンピュータネットワーク上で業務処理や業務支援等を行うワークフローシステムの普及が拡大している。ワークフローシステムを用いると、これまで書面で行われていた稟議書、経費申請書、各種の届出書等の提出および決裁ならびに経費精算等をコンピュータネットワーク上で行うことができるので、業務効率を高めることができる。このため、複数のワークフローシステムが併用される場合も多々ある。
【０００３】
ただし、決裁権をもつ決裁者は、自分の端末装置に送信されてくる電子メールの中から承認依頼メールを１つ１つ拾い上げて決裁するか、ホストコンピュータとの接続を確立して未承認案件を自分の端末装置に表示させるという操作を行わなければならず、承認依頼メールを見落としたり、未承認案件の確認が遅れたりして業務を停滞させてしまうこともある。勿論、決裁者に承認依頼メールを送信した後に決裁を促すフォローメールを定期的に送信するようにワークフローシステムを構築することも可能であるが、フォローメールの頻繁な受信は決裁者にとっては煩わしく、決裁以外の業務が滞る要因ともなる。
【０００４】
例えば特許文献１に記載された電子承認ワークフローシステムでは、複数のワークフローシステムを併用したときの決裁業務を効率よく行うことができるように、承認を要する複数の電子文書と該電子文書の承認予定者とをサーバに記憶させ、承認を要する電子文書の件数をその種類毎に当該電子文書の承認予定者の端末装置にメールサーバを介して通知して、承認予定者（決裁者）が承認作業を整然と行うことができるようにしている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−２９６５６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載された電子承認ワークフローシステムでは、承認を要する電子文書をサーバに記憶させてその件数を当該サーバで算出するので、例えば複数のワークフローシステムの各々から多くの電子文書が起票されると当該サーバでの負荷が大きくなってワークフローシステム全体の性能が低下することがある。また、ワークフローシステムのオペレーティング環境が当該サーバのオペレーティング環境により制約されることから、用いることができるワークフローシステムの数や種類が制限され易い。これらの理由から、当該電子承認ワークフローシステムではシステム構成の選択の自由度が比較的低い。
【０００７】
この発明は上記の事情に鑑みてなされたものであり、システム構成の選択の自由度が高い電子承認状況管理システムおよび該電子承認状況管理システムに用いられる承認状況管理装置を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的を達成するこの発明の電子承認状況管理システムは、ネットワークを介してサーバに接続されたクライアントから起票された帳票を上記のネットワークを介してサーバに接続された決裁者のクライアントにより電子的に承認するワークフローシステムでの電子承認の状況を、上記のネットワークに接続された承認状況管理装置により管理する電子承認状況管理システムであって、承認状況管理装置は、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報をサーバからネットワークを介して得て決裁者毎に記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に決裁者のクライアントに宛てて送信することを特徴とするものである。
【０００９】
また、上記の目的を達成するこの発明の承認状況管理装置は、ネットワークを介してサーバに接続されたクライアントから起票された帳票を上記のネットワークを介してサーバに接続された決裁者のクライアントにより電子的に承認するワークフローシステムでの電子承認の状況を管理する承認状況管理装置であって、上記のネットワークを介してサーバに接続され、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報をサーバからネットワークを介して得て決裁者毎に記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に決裁者のクライアントに宛てて送信することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１０】
この発明の電子承認状況管理システムで電子承認の状況を管理するために用いられる上記認証画面のＵＲＩ（Uniform  Resource  Identifier；統一資源識別子）情報は、ワークフローシステムのオペレーティング環境とは無関係に一定の形式で表記されるものであり、その情報量は帳票の情報量に比べて極めて少ない。このため、たとえ複数のワークフローシステムの各々から多くの帳票が起票されたとしても、サーバや承認状況管理装置での負荷の増大が抑えられる。また、用いることができるワークフローシステムの数や種類も制限を受け難い。これらの理由から、当該電子承認状況管理システムではシステム構成の選択の自由度が高く、ユーザのニーズに合ったシステムを構成し易い。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、この発明の電子承認状況管理システムおよび承認状況管理装置それぞれの実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。なお、この発明は以下に説明する実施の形態に限定されるものではない。
【００１２】
実施の形態１．
図１は、電子承認状況管理システムの一例を示す概念図であり、図２は、図１に示した電子承認状況管理システムにおける承認状況管理装置を概略的に示すブロック図である。図１に示す電子承認状況管理システム４０は、サーバ１０と、メールサーバ１５と、複数のクライアント２０ａ〜２０ｅと、承認状況管理装置３０Ａとを有し、これらのサーバ１０、メールサーバ１５、各クライアント２０ａ〜２０ｅ、および承認状況管理装置３０Ａは、ネットワークＮＷに接続されている。この電子承認状況管理システム４０では、複数のワークフローシステムそれぞれの電子承認の状況を承認状況管理装置３０Ａにより管理する。
【００１３】
上記のサーバ１０には、ウェブ上で稼働する複数のワークフローシステムそれぞれのアプリケーションプログラムがインストールされており、当該サーバ１０はネットワークＮＷを介して各クライアント２０ａ〜２０ｅと情報の授受を行う。メールサーバ１５は、サーバ１０からネットワークＮＷを介して送られてくる指令に従って所定のクライアントに承認依頼メール等の電子メールを送信する。各クライアント２０ａ〜２０ｅは、上記複数のワークフローシステムのいずれかで電子承認が必要な案件の帳票を起票するときや帳票の電子承認を行うとき等に用いられるものであり、上記帳票の起票や電子承認に先だってユーザによりログイン処理が行われて所望のワークフローシステムとの接続を確立する。
【００１４】
承認状況管理装置３０Ａは、承認するか否かを決裁する決裁者毎に、またワークフローシステム毎に、電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報をサーバ１０からネットワークＮＷを介して得て記憶し、該ＵＲＩ情報を所定の時期に決裁者のクライアントに宛てて送信する。そのため、当該承認状況管理装置３０Ａは、図２に示すように送受信部３２、演算・制御部３４、および記憶部３６を具備した構成となっている。
【００１５】
図２は、承認状況管理装置３０Ａを概略的に示すブロック図である。同図に示す承認状況管理装置３０Ａでの送受信部３２は、ネットワークＮＷ（図１参照）を介してサーバ１０や各クライアント２０ａ〜２０ｅに接続されて、これらと情報の授受を行う。演算・制御部３４は、記憶部３６に予め格納された制御プログラムに従って送受信部３２の動作を制御する他に、送受信部３２で受信した情報の記憶部３６への格納、記憶部３６に格納した情報の削除、送受信部３２から送信する情報の合成等の処理を行う。記憶部３６には、上述の制御プログラムが予め格納される他に、送受信部３２で受信した情報も格納される。図示の例では、送受信部３２で受信した上記のＵＲＩ情報が決裁者毎に該決裁者の識別情報と対応付けられてテーブル管理されている。記憶部３６には、当該テーブル管理に用いられる承認状況管理テーブル３６ａが形成される。
【００１６】
上述の構成を有する電子承認状況管理システム４０では、個々のワークフローシステムで電子承認が必要な案件の帳票がクライアントから起票されたときに、承認状況管理装置３０Ａによって上記のＵＲＩ情報が取得される。各ワークフローシステムは、電子承認が必要な案件の帳票がクライアントから起票されたときに、当該帳票についての決裁者のクライアントに宛ててメールサーバ１５から承認依頼メールを送信すると共に、決裁者のクライアントを特定する識別情報と承認画面のＵＲＩ情報とを承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信する。このとき、所定のアプリケーション・プログラミング・インタフェース（ＡＰＩ）も承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信される。
【００１７】
また、各ワークフローシステムは、電子承認が済んだ承認済み案件についての上記ＵＲＩ情報が承認状況管理装置３０Ａの承認状況管理テーブル３６ａから削除されるように、電子承認が行われたときには決裁者のクライアントを特定する識別情報と承認画面のＵＲＩ情報とを所定のＡＰＩと共に承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信する。したがって、承認状況管理テーブル３６ａは、承認状況管理装置３０Ａが未承認の案件について上記のＵＲＩ情報を取得したとき、および承認済み案件について上記のＵＲＩ情報を取得したときに、それぞれ更新される。
【００１８】
図３は、上述した承認状況管理装置３０ＡによるＵＲＩ情報の取得および削除それぞれの具体例を示す概念図であり、稟議書等の公文を提出する際に適用される公文ワークフローシステム５Ａと承認状況管理装置３０Ａとの間で行われるＵＲＩ情報の取得と削除とを示している。
【００１９】
同図に示す例では、クライアント（図示せず）から公文の帳票ＬＳが起票されたときに、該帳票ＬＳを受け付けたことを示すガイドメッセージＧＭが起票者のクライアントのディスプレイに表示されると共に、承認依頼メールＭがメールサーバ１５（図１参照）から決裁者のクライアントに送信される。また、決裁者のクライアントを特定する識別情報ＩＩと、承認画面ＡＳのＵＲＩ情報、具体的には承認画面ＡＳのＵＲＬ（Uniform  Resource  Locator；統一資源位置子）情報と、上記の識別情報ＩＩおよびＵＲＬ情報を承認状況管理テーブル３６ａに登録することを指示するアプリケーション・プログラミング・インタフェースＥapiとが承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信される。これらを受信した承認状況管理装置３０Ａは、上記の識別情報ＩＩとＵＲＬ情報とを互いに対応付けて、アプリケーション・プログラミング・インタフェースＥapiに従って承認状況管理テーブル３６ａに登録する。
【００２０】
この後、承認依頼メールＭを受信した決裁者が自分のクライアントで承認画面ＡＳを立ち上げて電子承認を行うと、当該決裁者のクライアントを特定する識別情報ＩＩと、承認画面ＡＳのＵＲＬ情報と、上記のＵＲＬ情報を承認状況管理テーブル３６ａから削除することを指示するアプリケーション・プログラミング・インタフェースＤapiとが承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信される。これらを受信した承認状況管理装置３０Ａは、上記の識別情報ＩＩに対応付けされた全てのＵＲＬ情報の中から上記のＵＲＬ情報をアプリケーション・プログラミング・インタフェースＤapiに従って削除する。
【００２１】
図４は、承認状況管理装置３０Ａがサーバ１０から上述のＵＲＩ情報を取得して承認状況管理テーブル３６ａ（図２参照）を更新する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。図示の例では、承認状況管理装置３０ＡがステップＳ１〜Ｓ３を行って承認状況管理テーブル３６ａを更新する。
【００２２】
最初に行われるステップＳ１では、ワークフローシステムから情報の送信、すなわち決裁者のクライアントを特定する識別情報、未承認案件についての承認画面のＵＲＬ情報または承認済み案件についての承認画面のＵＲＬ情報、および所定のアプリケーション・プログラミング・インタフェースの送信があったか否かを演算・制御部３４（図２参照）が判断する。当該情報の送信がないと判断されたときにはステップＳ１を繰り返し、当該情報の送信があったと判断されたときにはステップＳ２に進む。
【００２３】
ステップＳ２では、演算・制御部３４が送受信部３２（図２参照）の動作を制御して、上記の情報を当該送受信部３２に受信させる。そして、ステップＳ３では、送受信部３２が上記のステップＳ２で受信したアプリケーション・プログラミング・インタフェースに従って演算・制御部３４が上記の識別情報に対応付けて上記のＵＲＩ情報の登録また削除を行って、承認状況管理テーブル３６ａを更新する。
【００２４】
一方、承認状況管理装置３０Ａ（図１参照）から決裁者のクライアントに宛てたＵＲＩ情報の送信は、上記決裁者が自分のクライアントとサーバ１０との接続を確立したときに行われる。なお、サーバ１０は、クライアントとの接続が確立されたときに当該クライアントを特定する識別情報を承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信するように構成される。
【００２５】
図５は、未承認案件について承認状況管理装置３０Ａが決裁者のクライアントに宛ててＵＲＩ情報を送信する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。図示の例では、承認状況管理装置３０ＡがステップＳ１１〜Ｓ１４を行って、上記のＵＲＩ情報を決裁者のクライアントに宛てて送信する。
【００２６】
最初に行われるステップＳ１１では、ワークフローシステムから識別情報の送信があったか否か、すなわち当該ワークフローシステムとの接続を確立したクライアントを特定する識別情報の送信がワークフローシステムからあったか否かを演算・制御部３４（図２参照）が判断する。上記識別情報の送信がないと判断されたときにはステップＳ１１を繰り返し、上記識別情報の送信があったと判断されたときにはステップＳ１２に進む。
【００２７】
ステップＳ１２では、上記の識別情報によって特定されるクライアントに宛てて送信すべきＵＲＩ情報を演算・制御部３４が承認状況管理テーブル３６ａ（図２参照）で検索する。換言すれば、上記の識別情報によって特定されるクライアントに宛てて承認依頼メールが発せられた案件のうちで電子承認が未だ行われていない未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を、演算・制御部３４が承認状況管理テーブル３６ａで検索する。当該ステップＳ１２での検索対象は、上記の識別情報を送信してきたワークフローシステムでの未承認案件に限られるものではなく、他のワークフローシステムでの未承認案件も含まれる。
【００２８】
ステップＳ１３では、ステップＳ１２での検索結果に基づいて、上記のＵＲＩ情報が承認状況管理テーブル３６ａに格納されているか否かを演算・制御部３４が判断する。このステップＳ１３で上記のＵＲＩ情報が承認状況管理テーブル３６ａに格納されていないと判断されたときには処理を終了し、格納されていると判断されたときにはステップＳ１４に進んで、当該ＵＲＩ情報の一覧を作成して上記のクライアントに宛てて送信する。
【００２９】
図６は、未承認案件について承認状況管理装置３０Ａが決裁者のクライアントに宛てて送信したＵＲＩ情報の表示例を示す概略図である。同図に示す例では、上記のＵＲＩ情報の他に、当該ＵＲＩ情報が用いられるワークフローシステムの名称および業務名ならびに起票者の所属部署名、起票者名、および承認依頼日が一覧にされて、決裁者のクライアントのディスプレイＤに表示されている。
【００３０】
なお、上記ワークフローシステムの名称および業務名ならびに起票者の所属部署名、起票者名および承認依頼日それぞれについての情報は、例えば、帳票の起票時に該帳票を起票したクライアントから承認状況管理装置３０Ａに宛てて送信されて承認状況管理テーブル３６ａに格納される。そして、これらの情報は、上記ＵＲＩ情報の一覧を作成する際に当該ＵＲＩ情報と一緒に承認状況管理テーブル３６ａから読み込まれて、決裁者のクライアントに宛てて送信される。
【００３１】
上述のようにして承認状況管理装置３０Ａが未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を決裁者のクライアントに宛てて送信する電子承認状況管理システム４０（図１参照）では、個々のワークフローシステムのオペレーティング環境とは無関係にＵＲＩが一定の形式で表記され、かつその情報量が極めて少ないことから、たとえ複数のワークフローシステムの各々から多くの帳票が起票されたとしても、サーバ１０や承認状況管理装置３０Ａでの負荷の増大が抑えられる。また、用いることができるワークフローシステムの数や種類も制限を受け難い。これらの理由から、当該電子承認状況管理システム４０ではシステム構成の選択の自由度が高く、ユーザのニーズに合ったシステムを構成し易い。
【００３２】
電子承認状況管理システムの利便性を高めるという観点からは、ユーザが自分のクライアントと所望のワークフローシステムとの接続を確立したときに、各ワークフローシステムにおいて当該クライアントから帳票が起票された案件のうちで電子承認が未だ完了していない承認待ち案件についての現況情報を承認状況管理装置が当該クライアントに宛てて送信する機能（以下、「現況報告機能」という）を付加することが好ましい。
【００３３】
上記の現況報告機能を電子承認状況管理システムに付加する場合には、クライアントから帳票が起票されたときに当該帳票の名称、ワークフローシステムの名称、起票者名等の情報が当該クライアントから承認状況管理装置に宛てて送信されてその記憶部に格納されるように、また直近の決裁者のクライアント、すなわち当該帳票に係る最新の承認依頼メールの送信先のクライアントを特定する情報がワークフローシステムから承認状況管理装置に宛てて送信されてその記憶部に格納されるように、電子承認状況管理システムが構成される。
【００３４】
図７は、現況報告機能が付加された電子承認状況管理システムで承認状況管理装置が現況情報をクライアントに宛てて送信する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。図示の例では、承認状況管理装置がステップＳ２１〜Ｓ２４を行って、上記の現況情報をクライアントに宛てて送信する。
【００３５】
最初に行われるステップＳ２１では、ワークフローシステムから識別情報の送信があったか否か、すなわち当該ワークフローシステムとの接続を確立したクライアントを特定する識別情報の送信がワークフローシステムからあったか否かを、承認状況管理装置の演算・制御部が判断する。上記識別情報の送信がないと判断されたときにはステップＳ２１を繰り返し、上記識別情報の送信があったと判断されたときにはステップＳ２２に進む。
【００３６】
ステップＳ２２では、上記の識別情報によって特定されるクライアントに宛てて送信すべき現況情報を承認状況管理装置の演算・制御部が当該承認状況管理装置の記憶部で検索する。換言すれば、上記の識別情報によって特定されるクライアントから帳票が起票された案件のうちで電子承認が未だ完了していない承認待ち案件の帳票の名称、ワークフローシステムの名称、直近の決裁者名等の現況情報を承認状況管理装置の演算・制御部が当該承認状況管理装置の記憶部で検索する。このステップＳ２２での検索対象は、上記の識別情報を送信してきたワークフローシステムでの承認待ち案件に限られるものではなく、他のワークフローシステムでの承認待ち案件も含まれる。
【００３７】
ステップＳ２３では、ステップＳ２２での検索結果に基づいて、上記の現況情報が承認状況管理装置の記憶部に格納されているか否かを承認状況管理装置の演算・制御部が判断する。このステップＳ２３で上記の現況情報が記憶部に格納されていないと判断されたときには処理を終了し、格納されていると判断されたときにはステップＳ２４に進んで、当該現況情報の一覧を作成して上記のクライアントに宛てて送信する。
【００３８】
上述した現況報告機能を電子承認状況管理システムに付加すると、例えば複数の決裁者が電子承認を段階的に行うことが必要な案件について承認がどの段階まで進んでいるかを起票者が把握し易くなるので、承認業務が停滞したとき等に迅速な対応をとり易くなる。結果として、業務効率をより高め易くなる。
【００３９】
実施の形態２．
電子承認状況管理システムは、ワークフローシステムの起動時および起動後の一定時間おきに承認状況管理装置が当該ワークフローシステムにアクセスして未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を取得するように構築することもできる。電子承認状況管理システムをこのように構成した場合でも、実施の形態１で説明した電子承認状況管理システム４０（図１参照）と同様の技術的効果を得ることができる。
【００４０】
図８は、上述のように構成された電子承認状況管理システムでの承認状況管理装置による上記ＵＲＩ情報の取得の具体例を示す概念図である。同図に示す例では、最初に起動されたワークフローシステムの当該起動時および起動後の一定時間おきに、承認状況管理装置３０Ｂが各ワークフローシステムへのログイン処理Ｐ１を自動的に行って個々のワークフローシステムにアクセスし、該プロセスＰ１に引き続いて各ワークフローシステムから未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報、具体的にはＵＲＬ情報を上記の取得するプロセスＰ２を行う。プロセスＰ２で取得したＵＲＬ情報は、その後に承認状況管理テーブル３６ｂに格納される。
【００４１】
承認状況管理装置３０Ｂが上記のプロセスＰ２を円滑に行うことができるように、個々のワークフローシステムは、クライアントから帳票が起票されると当該帳票の名称、承認画面のＵＲＩ、ワークフローシステムの名称、直近の決裁者名等の情報をクライアントの識別情報と共に当該ワークフローシステムのデータベース部に格納する機能を有している。また、電子承認が行われたときに直近の決裁者（次に電子承認を行うべき決裁者）についての情報をデータベース部で更新する機能と、電子承認が完了したときに当該案件に関する上記の各情報をデータベース部から削除する機能も有している。さらには、データベース部から未承認案件に係る情報のうちの少なくともクライアントの識別情報と承認画面のＵＲＩ情報とをクライアント毎に抽出する機能も有している。
【００４２】
各ワークフローシステムは、承認状況管理装置３０Ｂがアクセスするたびにデータベース部から未承認案件に係る情報のうちの少なくとも上記識別情報とＵＲＩ情報とをクライアント毎に抽出する未承認データ抽出処理を行い、当該処理で抽出したデータを承認状況管理装置３０Ｂに宛てて送信する。あるいは、承認状況管理装置３０Ｂがアクセスするのに先だって上記未承認データ抽出処理を行い、該未承認データ抽出処理で抽出したデータを承認状況管理装置３０Ｂのアクセス時に当該承認状況管理装置３０Ｂに送信する。
【００４３】
なお、図８には、複数のワークフローシステムのうちの１つのワークフローシステム５Ｂと、該ワークフローシステム５Ｂにおけるデータベース部ＤＢと、該ワークフローシステム５Ｂによる未承認データ抽出処理Ｐ５とを示している。データベース部ＤＢは、例えばサーバ１０（図１参照）に形成される。また、各ワークフローシステムが上述の未承認データ抽出処理を自発的に行うように電子承認状況管理システムを構築する他に、承認状況管理装置３０Ｂが各ワークフローシステムのＤＢＭＳ（データベース管理システム）を制御して所望の未承認データ抽出処理を行うように電子承認状況管理システムを構築することもできる。
【００４４】
図９は、最初に起動されたワークフローシステムの当該起動時および起動後の一定時間おきに承認状況管理装置が各ワークフローシステムにアクセスして未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を取得する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。同図に示す例では、承認状況管理装置がステップＳ３１〜Ｓ３５を行って、上記のＵＲＩ情報、具体的にはＵＲＬ情報を取得する。
【００４５】
最初に行われるステップＳ３１では、最初に起動されたワークフローシステムの当該起動時に承認状況管理装置が各ワークフローシステムにアクセスする。ステップＳ３２では、アクセスした各ワークフローシステムから少なくともクライアントの識別情報と未承認案件での承認画面のＵＲＬ情報とを承認状況管理装置がクライアント毎に取得する。そして、ステップＳ３３では、ステップＳ３２で取得した情報を基に承認状況管理装置が承認状況管理テーブルを更新する。
【００４６】
この後、ステップＳ３４で最初のワークフローシステムの起動から一定時間が経過したか否かを承認状況管理の演算・制御部が判断し、一定時間が経過したと判断されたときにはステップＳ３２に戻って該ステップＳ３２以降を繰り返す。一方、ステップＳ３４で一定時間が未だ経過していないと判断されたときにはステップＳ３５に進んで、ログアウト処理を行って各ワークフローシステムとの接続を解消するか否かを承認状況管理の演算・制御部が判断する。このステップＳ３５でログアウト処理を行わない、すなわち少なくとも１つのワークフローシステムとの接続を解消しないと判断されたときにはステップＳ３４に戻り、ログアウト処理を行うと判断されたときは上記のＵＲＬ情報の取得処理を終了する。
【００４７】
なお、ワークフローシステムへの承認状況管理装置のアクセス、およびワークフローシステムと承認状況管理装置との接続の解消は、例えば電子承認状況管理システムのサーバにより制御することができる。例えば、電子承認状況管理システムにおける複数のワークフローシステムのうちの最初の１つが起動すると、サーバは各ワークフローシステムへのアクセスを承認状況管理に指示する。また、例えば電子承認状況管理システムにおける全てのクライアントが当該サーバとの接続を解消すると、サーバは各ワークフローシステムとの接続の解消を承認状況管理に指示する。
【００４８】
実施の形態３．
電子承認状況管理システムには、一度の認証処理でクライアントの使用、クライアントとサーバとの接続の確立、およびクライアントとワークフローシステムとの接続の確立を許可するシングルサインオン機能を付加することができる。また、当該電子承認状況管理システムのサーバには、クライアントとの接続が確立したときには該クライアントに個人ポータル画面情報等の案内画面情報を送信し、クライアントから案内画面情報の更新要求があったときには最新の案内画面情報を送信する機能を付加することができる。
【００４９】
そして、電子承認状況管理システムにシングルサインオン機能を付加し、かつ案内画面情報をクライアントに送信する機能をサーバに付加した場合には、以下の機能を承認状況管理装置にもたせることで当該電子承認状況管理システムの利便性を更に高めることができる。すなわち、サーバがクライアントに案内画面情報を送信するときに当該サーバからクライアントを特定する識別情報を得て、該クライアントに宛てて送信すべきＵＲＩ情報（未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報）があったときには該ＵＲＩ情報を上記の案内画面情報に付加する機能を承認状況管理装置にもたせることで、当該電子承認状況管理システムの利便性を更に高めることができる。
【００５０】
このとき、承認状況管理装置から上記のＵＲＩ情報をサーバに送信し、このＵＲＩ情報を受信したサーバが上記の案内画面情報と当該ＵＲＩ情報と１つの画面情報に合成して上記のクライアントに送信するように電子承認状況管理システムを構築することができる。また、上記の案内画面情報とＵＲＩ情報とを上記のクライアントに別々に送信し、これらの情報を受信したクライアントが当該情報を１つの画面情報に合成するように電子承認状況管理システムを構築することもできる。
【００５１】
図１０は、上記のＵＲＩ情報が付加された案内画面の一例を示す概略図である。同図に示す案内画面Ｓｃは、シングルサインオン機能を有する電子承認状況管理システムでのサーバと接続を確立したクライアントのディスプレイに表示される個人ポータル画面であり、当該クライアントの使用者に対する挨拶文、当該クライアントの使用者の予定表、および電子承認状況管理システムが備えている各種ツールのリストの他に、当該クライアントの使用者が承認業務を行うべき未承認案件それぞれでの承認画面のＵＲＩ、具体的にはＵＲＬが表示されている。
【００５２】
図１１は、図１０に示した案内画面をクライアントのディスプレイに表示させることができる電子承認状況管理システムでのサーバにおける処理の一例を概略的に示すフローチャートである。同図に示す例では、サーバがステップＳ４１〜Ｓ４８のうちの所定のステップを行って、案内画面情報をクライアントに送信する。
【００５３】
最初に行われるステップＳ４１では、クライアントでログイン処理が行われて該クライアントとの接続が確立したか否かをサーバが判断する。このステップＳ４１で接続確立のためのログイン処理が行われていないと判断されたときには当該ステップＳ４１を繰り返し、ログイン処理が行われて接続が確立したと判断されたときにはステップＳ４２に進んで、上記のクライアントを特定する識別情報をサーバが承認状況管理装置に送信する。なお、当該識別情報を受信した承認状況管理装置は、上記のクライアントに宛てて送信すべきＵＲＩ情報、具体的には未承認案件での承認画面のＵＲＬ情報を検索し、該当するＵＲＬ情報があるか否かを示す情報をサーバに送信する。
【００５４】
ステップＳ４３では、承認状況管理装置から該当するＵＲＬ情報があることを示す情報が送信されてきたか、ないことを示す情報が送信されてきたかをサーバが判断する。このステップＳ４３で該当するＵＲＬ情報があることを示す情報が送信されてきたと判断されたときには、ステップＳ４４に進んで当該ＵＲＬ情報を受信した後にステップＳ４５に進んで、案内画面情報と上記ＵＲＬ情報とを１つの画面情報に合成して上記のクライアントに送信する。一方、上記のステップＳ４３で該当するＵＲＬ情報がないことを示す情報が送信されてきたと判断されたときにはステップＳ４６に進んで、案内画面情報のみを上記のクライアントに送信する。
【００５５】
この後に行われるステップＳ４７では、案内画面情報の更新要求が上記のクライアントからあったか否かをサーバが判断する。このステップＳ４７で更新要求があったと判断されたときにはステップＳ４２に戻って該ステップＳ４２以降を繰り返し、更新要求がないと判断されたときにはステップＳ４８に進んで、上記のクライアントで接続解消のためのログアウト処理が行われたか否かをサーバが判断する。ステップＳ４８でログアウト処理が行われていないと判断されたときにはステップＳ４７に戻り、接続解消のためのログアウト処理が行われたと判断されたときは案内画面の送信処理を終了する。
【００５６】
このように構成された電子承認状況管理システムでは、サーバとクライアントとの接続が確立されると、当該クライアントの使用者が承認業務を行うべき案件それぞれでの承認画面のＵＲＩが画面に表示されるので、承認依頼メールを見落として業務を停滞させてしまったり、未承認案件の確認が遅れて業務を停滞させてしまったりすることが起こり難くなる。
【００５７】
以上、実施の形態を挙げてこの発明の電子承認状況管理システムおよび承認状況管理装置の各々を詳述したが、前述したように、この発明は上記の形態に限定されるものではない。この発明に関しては、上述した形態以外にも種々の変形、修飾、組合せ等が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】この発明の電子承認状況管理システムの一例を示す概念図である。
【図２】図１に示した電子承認状況管理システムにおける承認状況管理装置を概略的に示すブロック図である。
【図３】図２に示した承認状況管理装置によるＵＲＩ情報の取得および削除それぞれの具体例を示す概念図である。
【図４】図２に示した承認状況管理装置がワークフローシステムからＵＲＩ情報を取得して承認状況管理テーブルを更新する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。
【図５】図２に示した承認状況管理装置が未承認案件について決裁者のクライアントに宛ててＵＲＩ情報を送信する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。
【図６】図２に示した承認状況管理装置が未承認案件について決裁者のクライアントに宛てて送信したＵＲＩ情報の表示例を示す概略図である。
【図７】この発明の電子承認状況管理システムのうちで現況報告機能が付加されたものにおいて承認状況管理装置が現況情報をクライアントに宛てて送信する際の処理の一例を概略的に示すフローチャートである。
【図８】この発明の電子承認状況管理システムのうちで、承認状況管理装置がワークフローシステムにアクセスして未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を取得するように構成されたものでのＵＲＩ情報の取得の具体例を示す概念図である。
【図９】この発明の電子承認状況管理システムのうちで、最初に起動されたワークフローシステムの当該起動時および起動後の一定時間おきに承認状況管理装置が各ワークフローシステムにアクセスして未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報を取得するものでの処理の一例を概略的に示すフローチャートである。
【図１０】未承認案件での承認画面のＵＲＩ情報が付加された案内画面の一例を示す概略図である。
【図１１】この発明の電子承認状況管理システムのうち、図１０に示した案内画面をクライアントのディスプレイに表示させることができる電子承認状況管理システムでのサーバにおける処理の一例を概略的に示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５９】
５Ａ，５Ｂ  ワークフローシステム
１０  サーバ
２０ａ〜２０ｅ  クライアント
３０Ａ，３０Ｂ  承認状況管理装置
３２  送受信部
３４  演算・制御部
３６  記憶部
３６ａ，３６ｂ  承認状況管理テーブル
４０  電子承認状況管理システム
ＬＳ  帳票
ＡＳ  承認画面
ＮＷ  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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