(57)【要約】【課題】業務内容を伝達する文書の形式やその伝達態様によらずに一連の業務の進捗を一元管理する。【解決手段】業務管理装置１０は、案件について規定された１又は複数の業務毎に紙文書の識別情報と当該業務の完了予定日とを関連づけて記憶し、業務毎の完了実績日を、当該業務に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定し、特定される進捗情報と、前記業務とを関連づけて記憶する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報を関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、
前記業務項目の進捗に関する進捗情報を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、
前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報と、前記業務項目とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記文書情報記憶手段に、前記１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報とともに当該業務項目の完了予定日を関連づけて記憶し、
前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報は、前記各業務項目の完了実績日であり、
前記進捗情報記憶手段は、前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記紙文書を登録する文書登録手段をさらに有し、
前記進捗情報特定手段は、前記識別情報により識別される紙文書の前記文書登録手段への登録日に基づいて当該紙文書に関連づけられた業務項目の完了実績日を特定する
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記１又は複数の少なくとも一部の業務項目について前記進捗情報記憶手段に関連づけて記憶された前記完了予定日と前記完了実績日とに基づく進捗表示を表示装置に表示させる表示制御手段をさらに有する
ことを特徴とする請求項２又は３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報と当該業務項目の完了予定日とを関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、
前記業務項目の完了実績日を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、
前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段と、を有する情報処理装置と、
前記１又は複数の少なくとも一部の業務項目について前記進捗情報記憶手段に関連づけて記憶された前記完了予定日と前記完了実績日とに基づく進捗表示を表示する手段を有する表示装置と、
を含むことを特徴とする情報処理システム。
【請求項６】
案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報を関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、
前記業務項目の進捗に関する進捗情報を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、
前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報と、前記業務項目とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項７】
前記文書情報記憶手段に、前記１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報とともに当該業務項目の完了予定日を関連づけて記憶し、
前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報は、前記各業務項目の完了実績日であり、
前記進捗情報記憶手段は、前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する、
ことを特徴とする請求項６に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
業務を効率的に行うために、業務に係る情報を電子化して管理することが行われている。例えば、下記の特許文献１や特許文献２には、業務を電子的に管理するための技術が開示されている。特許文献１には、利用者による情報処理装置の操作履歴に基づいて業務の進捗を管理する技術が開示されており、特許文献２には、製造工程の製造物をカメラにより撮像した画像を管理することにより製造工程の進捗を管理する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平９−１３８８２３号公報
【特許文献２】特開２００７−１１４０３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
業務内容の伝達には、電子メールやワードプロセッサのデータファイル等のように既に電子化されている電子情報を用いて行われることと、ＦＡＸや郵便等を利用する際のように紙文書を基礎として行われることとが混在している場合がある。この場合、業務内容の伝達が紙文書を基礎として行われた業務の部分については電子による管理下では、当該部分に係る業務の進捗が把握できず、業務全体の進捗管理が十分ではなかった。
【０００４】
本発明の目的は、紙文書のやり取りで業務がなされていても、それらの業務の進捗管理が電子的に行える情報処理装置、情報処理システム、及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の情報処理装置の発明は、案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報を関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、前記業務項目の進捗に関する進捗情報を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報と、前記業務項目とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段と、を有することを特徴とする。
【０００６】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の情報処理装置において、前記文書情報記憶手段に、前記１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報とともに当該業務項目の完了予定日を関連づけて記憶し、前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報は、前記各業務項目の完了実績日であり、前記進捗情報記憶手段は、前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する、ことを特徴とする。
【０００７】
また、請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の情報処理装置において、前記紙文書を登録する文書登録手段をさらに有し、前記進捗情報特定手段は、前記識別情報により識別される紙文書の前記文書登録手段への登録日に基づいて当該紙文書に関連づけられた業務項目の完了実績日を特定することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項４に記載の発明は、請求項２又は３に記載の情報処理装置において、前記１又は複数の少なくとも一部の業務項目について前記進捗情報記憶手段に関連づけて記憶された前記完了予定日と前記完了実績日とに基づく進捗表示を表示装置に表示させる表示制御手段をさらに有することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項５に記載の情報処理システムの発明は、案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報と当該業務項目の完了予定日とを関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、前記業務項目の完了実績日を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段と、を有する情報処理装置と、前記１又は複数の少なくとも一部の業務項目について前記進捗情報記憶手段に関連づけて記憶された前記完了予定日と前記完了実績日とに基づく進捗表示を表示する手段を有する表示装置と、を含むことを特徴とする。
【００１０】
また、請求項６に記載のプログラムの発明は、案件について規定された１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報を関連づけて記憶する文書情報記憶手段と、前記業務項目の進捗に関する進捗情報を、当該業務項目に関連づけられた識別情報により識別される紙文書に基づいて特定する進捗情報特定手段と、前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報と、前記業務項目とを関連づけて記憶する進捗情報記憶手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項７に記載の発明は、請求項６に記載のプログラムにおいて、前記文書情報記憶手段に、前記１又は複数の業務項目に紙文書の識別情報とともに当該業務項目の完了予定日を関連づけて記憶し、前記進捗情報特定手段により特定される進捗情報は、前記各業務項目の完了実績日であり、前記進捗情報記憶手段は、前記業務項目毎に前記記憶された完了予定日と前記特定された完了実績日とを関連づけて記憶する、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１に記載の発明によれば、紙文書で業務のやり取りがなされていても、それらの業務の進捗管理を電子的に行える。
【００１３】
請求項２に記載の発明によれば、業務毎に設定された完了予定日とその業務に関連づけられた紙文書により特定される完了実績日とに基づいて業務の進捗を管理することができる。
【００１４】
請求項３に記載の発明によれば、文書の登録日時をもって進捗管理できる。
【００１５】
請求項４に記載の発明によれば、業務の進捗が視覚的に確認できる。
【００１６】
請求項５に記載の発明によれば、紙文書で業務のやり取りがなされていても、それらの業務の進捗管理を電子的に行うことができるとともに、業務の進捗が視覚的に確認できる。
【００１７】
請求項６に記載の発明によれば、紙文書で業務のやり取りがなされていても、それらの業務の進捗管理を電子的に行えるようにコンピュータを機能させることができる。
【００１８】
請求項７に記載の発明によれば、業務毎に設定された完了予定日とその業務に関連づけられた紙文書により特定される完了実績日とに基づいて業務の進捗を管理して、紙文書で業務のやり取りがなされていても、それらの業務の進捗管理を電子的に行えるようにコンピュータを機能させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。
【００２０】
図１には、本実施形態に係る業務管理システム１のシステム構成図を示す。図１に示されるように、業務管理システム１は、業務管理装置１０、文書管理装置１２、クライアント装置１４、及び複合機１６を含み、各装置はローカルエリアネットワーク１８（ＬＡＮ）を介して相互に通信可能に接続されている。
【００２１】
複合機１６は、ＦＡＸ機能，プリンタ機能、コピー機能等の複数の機能を有する多機能プリンタである。複合機１６は、例えば利用者によってセットされた納品依頼書等の業務内容を記載した紙文書を指定された外注先の複合機２０へとＦＡＸで送信したり、外注先の複合機２０から送信された納品書等の文書をＦＡＸで受信したりする。
【００２２】
クライアント装置１４は、利用者により操作される端末装置であり、業務に関する各種文書を作成するほか、作成した文書を後述する文書管理装置１２に登録したり、同じく後述する業務管理装置１０にアクセスして、業務管理装置１０より管理される各業務の進捗をクライアント装置１４において表示したりする。
【００２３】
文書管理装置１２は、紙文書や電子文書等の様々な態様の文書を蓄積し一元管理する装置である。例えば、複合機によりＦＡＸで送受信された文書や、クライアント装置１４により作成された文書は全て文書管理装置１２に登録することとして、業務管理システム１内において作成及び送受信されたあらゆる形式の文書を文書管理装置１２が一元的に管理できるようにする。
【００２４】
図２には文書管理装置１２において管理される文書のテーブルデータ（文書管理テーブル）の一例を示す。図２に示されるように、文書管理テーブルは、文書ＩＤ、文書名、文書データ、及び文書の登録日（時間を含んでもよい）をそれぞれ関連づけたレコードを１又は複数含み構成される。ここで、文書データは、登録される文書がワードプロセッサやエディタ等のアプリケーションデータであれば元のデータ形式のまま用いてもよいし、これらの電子文書をイメージに展開したビットマップやＪＰＥＧ等のイメージデータを用いてもよい。また、紙文書を登録する場合には、当該紙文書をスキャンして得たイメージデータを用いることとしてよい。文書の登録日は文書管理装置１２への当該文書の登録日を示すものであり、同一文書が複数回登録された場合にはその最新の登録日のみを記録することとしてもよいし、その履歴を全て記録することとしてもよい。
【００２５】
業務管理装置１０は、案件について規定された１又は複数の業務プロセスに対し、各々の業務プロセスの進捗を管理するとともに案件全体の進捗を管理する装置である。本実施形態においては、管理する業務プロセスの一例として製品生産に係る部品の外注プロセスを挙げて説明する。外注プロセスとは、発注依頼を起こし、外注先へ注文を依頼し、外注先から納品を受け取る工程等の複数のプロセスを含むものであるが、その具体例を図３を用いて説明する。
【００２６】
図３は、部品を外注先に発注する外注案件について規定した複数の業務とそれら業務のつながりの一例を示した業務フロー図である。図３に示されるように、外注案件は、見積もり依頼、見積もり回答、発注、支給、納入予定日回答、納入という各業務プロセスをその構成業務としている。そして、各業務プロセスには、その業務内容に応じて必要とされる文書が関連づけられており、例えば見積もり依頼の業務プロセスにおいては、外注工程の開始時に作成された工程外注依頼書が登録された後に、その工程外注依頼書の内容に応じた見積もり依頼書が生成されて次の工程（外注先への見積もり回答プロセス）に処理が渡される。これらの業務に関連づけられた文書は、外注先との取り決め、通信設備の有無、セキュリティ、慣習等の様々な要因により、その形式が一律に定められないことがあり、用いられる文書の形式は、電子文書であったり、紙文書であったりすることがある。そこで、本実施形態の業務管理装置１０は、上記各業務プロセスにおいて電子文書や紙文書で依頼書、回答書、報告書等がやり取りされた場合にも、外注案件全体の進捗を一元的に管理するものである。以下、上記業務プロセスの全部又は一部に紙文書によるやり取りが含まれている場合にも、業務の進捗を随時把握するために本業務管理装置１０が備える各機能について詳細に説明する。
【００２７】
図４には、本実施形態に係る業務管理装置１０の機能ブロック図を示す。図４に示されるように、業務管理装置１０は、通信部３０、業務情報記憶部３２、完了予定日設定部３４、完了実績日特定部３６、進捗状態判断部３８、及び進捗表示データ生成部４０を含む。各部の機能は、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムが、図示しない媒体読取装置を用いてコンピュータシステムたる業務管理装置１０に読み込まれ、当該業務管理装置１０に備えられたＣＰＵがメモリに格納されたプログラムの命令に従って動作することにより実現されるものとしてよい。なお、ここでは情報記憶媒体によってプログラムが業務管理装置１０に供給されることとしたが、インターネット等のデータ通信ネットワークを介して遠隔地からプログラムが業務管理装置１０にダウンロードされてもよい。
【００２８】
通信部３０は、ローカルエリアネットワーク１８に接続し、ローカルエリアネットワーク１８に接続した文書管理装置１２、クライアント装置１４、複合機１６等の他の情報処理装置と相互にデータ通信を行う。例えば業務管理装置１０は、通信部３０を介して文書管理装置１２にアクセスして、文書管理装置１２に登録されている文書情報及び当該文書のデータを取得するほか、クライアント装置１４からは案件の進捗管理画面の閲覧要求を受けると、当該要求を受けた案件について生成された進捗表示データをクライアント装置１４に送信する。これらの処理の詳細については後述する。
【００２９】
業務情報記憶部３２は、半導体メモリや磁気ディスク等の記憶装置を含み構成され、業務情報に係る各種データを記憶する。この業務情報に係る各種データには、業務の定義情報や進捗状態を表す情報等を含む。以下、業務情報に係る各種データについて具体例を挙げて説明する。
【００３０】
図５には、業務情報記憶部３２に記憶される業務定義テーブルの一例を示す。業務定義テーブルは、案件を構成する業務を明確化し、それらの業務の具体的な内容を示した情報である。図５に示されるように、本実施形態においては、業務定義テーブルには、外注案件を構成する各業務名と、その業務の処理順序、業務の処理部門、及び業務の具体的内容が関連づけて格納されている。
【００３１】
図６には、業務情報記憶部３２に記憶される業務進捗定義テーブルの一例を示す。本実施形態において業務の進捗はその業務の完了予定日と完了実績日とに基づいて管理されるものであり、業務進捗定義テーブルは、業務の完了予定日と完了実績日とを如何なる情報に従って決定するのかを表した情報である。本実施形態では、図６に示されるように、業務進捗定義テーブルには、業務名に関連づけて、その業務の予定日と実績日とのそれぞれが、如何なる文書の如何なる情報により決定されるかが定められている。例えば、「見積もり依頼」という業務では、「見積もり依頼書」の「発行日」をその「実績日」と定め、また、「納入予定日回答」という業務では、「見積もり依頼書」に記載された「希望納期」を「予定日」と定めるとともに「納入予定日回答書」に記載の「納入予定日」を「実績日」と定めることとしている。
【００３２】
完了予定日設定部３４は、業務情報記憶部３２に記憶される業務進捗定義テーブルを参照して、各業務についての完了予定日を特定するとともに、当該特定した完了予定日を後述する業務進捗管理テーブルに格納する。例えば、完了予定日設定部３４は、上述したように「見積もり依頼書」に基づいて、当該「見積もり依頼書」に記載された「希望納期日」を文字認識処理により抽出して、当該抽出したテキスト情報に基づいて納入予定日回答の完了予定日を設定することとしてよい。この際、同じ名前で登録された文書が複数ある場合には、その最新の文書に基づいて予定日を設定することとしてよい。もちろん、完了予定日設定部３４は、利用者による入力に基づいて設定してもよい。
【００３３】
完了実績日特定部３６は、業務情報記憶部３２に記憶される業務進捗定義テーブルを参照して、各業務についての完了実績日を特定するとともに、当該特定した完了実績日を後述する業務進捗管理テーブルに格納する。例えば、完了実績日特定部３６は、見積もり依頼の業務に対してはその実績日を、「見積もり依頼書」の発行日を文字認識処理により抽出して、当該抽出したテキスト情報に基づいて特定することとしてよい。また、見積もり回答の業務に対してはその実績日を、「見積もり回答書」が文書管理装置１２に登録された日（文書登録日）として特定することとしてよい。この際、同じ名前で登録された文書が複数ある場合には、その最新の文書に基づいて実績日を特定することとしてよい。もちろん、完了実績日特定部３６は、利用者が文書内容に基づき入力する情報に基づいて特定してもよい。
【００３４】
図７には、業務情報記憶部３２に記憶される業務進捗管理テーブルの一例を示す。業務進捗管理テーブルは、業務毎に上述した完了予定日設定部３４と完了実績日特定部３６とのそれぞれにより得られた各日時情報を格納したデータである。図７に示されるように、本実施形態では、業務進捗管理テーブルには、業務毎にその業務の予定日及び実績日、そしてその業務について関連づけられた文書とその文書の登録日時とが関連づけられて格納されている。なお、文書名に（＊）が付与されている文書は、通常の文書であってもよいし、表記された番号の文書への参照であってもよい。
【００３５】
進捗状態判断部３８は、業務情報記憶部３２に記憶される業務進捗管理テーブルを参照して、各業務について記憶された予定日と実績日とを比較して、各業務の進捗を判断する。進捗状態判断部３８は、各業務について、予定日よりも実績日が遅れたのか否か、また、予定日を経過したにもかかわらず実績日の登録が無いのか否か等に基づいて進捗状態を判断する。
【００３６】
進捗表示データ生成部４０は、進捗状態判断部３８による判断結果に基づいて、各業務の進捗を可視化して表示する進捗表示データを生成する。進捗表示データは、閲覧を要求するクライアントの環境に応じてＨＴＭＬ、ＰＤＦ、画像イメージ等の様々な形式で生成することとしてよい。以下、進捗表示データにより表示される進捗表示画面の一例を図８及び図９を参照しながら説明する。
【００３７】
図８には、上記生成された進捗表示データを取得したクライアント装置１４のディスプレイに表示される進捗表示画面の一例を示す。ここでの進捗表示画面では、案件毎の進捗状況を示しており、案件の進捗状況は、見積もり依頼、見積もり回答、発注、支給、納入予定日回答、納入の各業務プロセスの完了予定日及び完了実績日のそれぞれの日付により表されるものである。ここで、未完了の業務プロセスについては業務予定日のみを表示し、完了実績日が完了予定日を超過してしまった業務プロセスについては色を変え、また、予定日を過ぎても遂行されていない業務プロセスについては強調表示して進捗の遅れを明示することとしてよい。そして、各案件を指定すると以下の図９に示されるように、指定された案件についての詳細情報が表示される。
【００３８】
図９には、案件についての詳細情報を表した進捗表示画面の一例を示す。図９に示されるように、案件の詳細情報を表した進捗表示画面には、案件の基本的な属性情報を示した基本属性表示欄と、各業務工程についての詳細情報を表示した業務詳細情報表示欄とが含まれる。業務詳細情報表示欄では、各業務工程の表示画面には上部にタブが設けられており、タブを選択することで所期の業務工程について詳細を表示させることができる。各業務工程の詳細表示では、この業務について関連づけられた文書名と、業務について設定された予定日および実際に業務が遂行された実績日と、文書が文書管理装置１２に登録された登録日時とが格納される。
【００３９】
次に、図１０に示されたフロー図を参照しつつ、本実施形態に係る業務管理装置１０により行われる業務進捗管理処理の流れを説明する。
【００４０】
図１０に示されるように、業務管理装置１０は文書管理装置１２にアクセスして、指定された案件に関連づけて登録された文書を取得し（Ｓ１０１）、取得した文書の各々と業務との対応づけを行う。そして、業務管理装置１０は、業務情報記憶部３２に記憶された業務定義テーブルに基づいて、各業務について対応づけられた文書に関する情報をそれぞれ抽出して、案件の各業務の完了予定日を設定する（Ｓ１０２）とともに業務の完了実績日を特定する（Ｓ１０３）。設定された完了予定日及び特定された完了実績日は、業務進捗管理テーブルにそれぞれ格納して業務進捗管理テーブルを更新する（Ｓ１０４）。業務管理装置１０は、上記の処理を案件について規定された全業務について行い、その結果得られた業務進捗管理テーブルに基づいて、案件毎に業務の進捗を表す進捗表示データを生成する（Ｓ１０５）。
【００４１】
ここで、業務管理装置１０に対してクライアント装置１４から、案件を指定した進捗確認要求があると、業務管理装置１０は指定された案件について生成された進捗表示データを読み込みクライアント装置１４に送信する。クライアント装置１４は、業務管理装置１０から表示データを受信して、当該受信した表示データに基づいてディスプレイに案件についての設定された各業務の進捗状況を表した画面（図８、図９等）を表示する。上記の例では、予め作成した進捗表示データをクライアント装置１４に送ることとしたが、クライアント装置１４からの進捗確認要求に応じて、クライアント装置１４により要求された案件についての進捗を可視化した表示データを生成してクライアント装置１４に送信することとしてもかまわない。
【００４２】
なお、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、製品発注に係る外注工程のみならず他の多様な業務工程にも適用でき、また、業務上の伝達手段として紙文書と電子文書とが混在する環境においても好適に適用できるのはもちろんのことである。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本実施形態に係る業務管理システムのシステム構成図である。
【図２】文書管理装置において管理される文書のテーブルデータの一例を示す図である。
【図３】業務フロー図である。
【図４】本実施形態に係る業務管理装置の機能ブロック図である。
【図５】業務定義テーブルの一例を示す図である。
【図６】業務進捗定義テーブルの一例を示す図である。
【図７】業務進捗管理テーブルの一例を示す図である。
【図８】進捗表示画面の一例を示す図である。
【図９】進捗表示画面の一例を示す図である。
【図１０】業務進捗管理処理のフロー図である。
【符号の説明】
【００４４】
１  業務管理システム、１０  業務管理装置、１２  文書管理装置、１４  クライアント装置、１６  複合機、１８  ローカルエリアネットワーク、２０  複合機、３０  通信部、３２  業務情報記憶部、３４  完了予定日設定部、３６  完了実績日特定部、３８  進捗状態判断部、４０  進捗表示データ生成部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2009301368.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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