(57)【要約】【課題】文書データに含まれる（または付随する）情報のうち、機密性保持のために部外者に閲覧を許さない情報のみを部分的に暗号化し部外者への閲覧を禁じることで、データの処理効率および安全性を向上させる。【解決手段】キー情報検出部１０１は、外部から取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する。また、キー情報検出部１０１は、作成した全文データ内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。前記キー情報が含まれている場合には、当該キー情報のみを暗号化・復号化処理部１０２が暗号化する。書誌情報作成部１０４は、書誌情報を作成する。また、キー情報検出部１０１は、前記書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。前記キー情報が含まれている場合には、当該キー情報のみを暗号化・復号化処理部１０２が暗号化する。【選択図】図１
2009076009.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成手段と、
前記全文データ内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定するキー情報検出手段と、
前記全文データ内に前記キー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化・復号化処理手段と、
暗号化された情報を含む全文データを文書データとして格納する格納手段と、
を備えていることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書から書誌情報を作成する書誌情報作成手段を備え、
前記キー情報検出手段が、前記書誌情報作成手段が作成した書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定し、
前記書誌情報内に前記キー情報が含まれている場合に、前記暗号化・復号化処理手段が当該キー情報のみを暗号化し、
前記格納手段が前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む書誌情報を格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
外部からアクセスしようとする者からＲｏｌｅ情報を取得し、その属性を解析するＲｏｌｅ情報解析手段を備え、
前記暗号化・復号化処理手段は、前記Ｒｏｌｅ情報解析手段の解析結果に基づき、前記格納手段に格納されている暗号化された情報を含む文書データまたは書誌情報の復号化を行うことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成手段と、
前記文書から書誌情報を作成する書誌情報作成手段と、
前記全文データまたは前記書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定するキー情報検出手段と、
前記全文データまたは前記書誌情報内に前記キー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化・復号化処理手段と、
を備えた文書管理装置と、
前記全文データ作成手段が作成した全文データを格納する前文データ格納手段と、
前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む文書データを格納する文書データ格納手段と、
前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む書誌情報を格納する書誌情報格納手段と、
を備えたデータベースと、
により構成されていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理装置は、外部からアクセスしようとする者からＲｏｌｅ情報を取得し、その属性を解析するＲｏｌｅ情報解析手段を備え、
前記暗号化・復号化処理手段は、前記Ｒｏｌｅ情報解析手段の解析結果に基づき、データベースに格納されている暗号化された情報を含む文書データまたは書誌情報の復号化を行うことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成工程と、
前記全文データにキー情報が含まれているか否かを検出するキー情報検出工程と、
前記全文データ内にキー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化処理工程と、
前記暗号化処理工程で暗号化された情報を含む全文データを文書データとして格納する文書データ格納工程と、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
取得した文書から書誌情報を作成する書誌情報作成工程と、
前記書誌情報内にキー情報が含まれているか否かを判定するキー情報検出工程と、
前記書誌情報内にキー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化処理工程と、
前記暗号化処理工程で暗号化された情報を含む書誌情報を格納する書誌情報格納工程と、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
Ｒｏｌｅ情報を取得するＲｏｌｅ情報取得工程と、
取得したＲｏｌｅ情報を解析するＲｏｌｅ情報解析工程と、
前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、請求項７に記載の文書管理方法において格納された書誌情報の復号化が必要か否かを判断する書誌情報復号化判断工程と、
前記書誌情報復号化判断工程により書誌情報の復号化が必要と判断された場合に、当該書誌情報を復号化する書誌情報復号化工程と、
前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、請求項６に記載の文書管理方法において格納された文書データの復号化が必要か否かを判断する文書データ復号化判断工程と、
前記文書データ複合化判断工程により文書データの復号化が必要と判断された場合に、当該文書データを復号化する文書データ復号化工程と、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
Ｒｏｌｅ情報を取得するＲｏｌｅ情報取得工程と、
取得したＲｏｌｅ情報を解析するＲｏｌｅ情報解析工程と、
前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、請求項７に記載の文書管理方法において格納された書誌情報の復号化が必要か否かを判断する書誌情報復号化判断工程と、
前記書誌情報復号化判断工程により書誌情報の復号化が必要と判断された場合に、当該書誌情報を復号化する書誌情報復号化工程と、
ログ情報生成・出力を行うログ情報生成・出力工程と、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
請求項６〜９のいずれか一つに記載の文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載の文書管理プログラムが記録されていることを特徴とするコンピュータで読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、機密情報を含む文書の機密性を維持しながら検索を行うことが可能な文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム、および文書管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、文書データと共にその文書データの属性情報を蓄積し管理する文書管理システムが数多く提案されている。このような文書管理システムでは、文書の検索機能や、検索された文書の各種操作機能などが提供される。
【０００３】
従来の文書管理システムにおいて、データを保持するための記録媒体としてデータベースを利用する場合、データベースは他社製のものを利用することが多い。このため、機密性を有する文書データが部外へ流出してしまうおそれがあった。そこで、このような問題点を解決するため、文書データの機密を保持するための技術が提案されている（たとえば、特許文献１，２を参照。）
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−２７８９７０号公報
【特許文献２】特開２００６−２０９６４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
図９は、従来の文書管理システムの概念を説明するための図である。図９は、上記特許文献に開示された技術をはじめとする従来の一般的な文書管理システムの機能を示している。従来の文書管理システム９０１では、文書データやそれに付属する情報などすべて暗号化してデータベース９０２に蓄積することで、文書データの機密性を保持することは可能である。しかしながら、文書データなどをデータベース９０２に蓄積する場合やデータベース９０２に蓄積されている文書データなどを読み出す場合に、その都度文書データ全体の暗号化（または復号化）の処理が必要であるため、データの処理効率が低下し、使い勝手が悪いという問題がある。
【０００６】
また、文書データと共にデータベースに保存される当該文書データの属性情報などの付加情報は、特に暗号化はされていない。このため、出力されるログ情報９０３にも、機密保持のために部外者に閲覧させてはいけない情報が出力されるおそれがある。
【０００７】
また、文書管理システム９０１で作成されデータベース９０２に蓄積されている情報は、文書管理システム９０１外にいるデータベース管理者がデータベース専用のデータベース管理ツール９０４で参照することが可能なため、機密保持のために部外者に閲覧させてはいけない情報が管理者を介して外部へ流出してしまうおそれがあった。
【０００８】
この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、文書データに含まれる（または付随する）情報のうち、機密性保持のために部外者に閲覧を許さない情報のみを部分的に暗号化し部外者への閲覧を禁じることで、データの処理効率および安全性を向上させた文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム、および文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、この発明にかかる文書管理装置は、取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成手段と、前記全文データ内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定するキー情報検出手段と、前記全文データ内に前記キー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化・復号化処理手段と、暗号化された情報を含む全文データを文書データとして格納する格納手段と、を備えていることを特徴とする。
【００１０】
また、この発明にかかる文書管理装置は、前記文書から書誌情報を作成する書誌情報作成手段を備え、前記キー情報検出手段が、前記書誌情報作成手段が作成した書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定し、前記書誌情報内に前記キー情報が含まれている場合に、前記暗号化・復号化処理手段が当該キー情報のみを暗号化し、前記格納手段が前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む書誌情報を格納することを特徴とする。
【００１１】
また、この発明にかかる文書管理装置は、外部からアクセスしようとする者からＲｏｌｅ情報を取得し、その属性を解析するＲｏｌｅ情報解析手段を備え、前記暗号化・復号化処理手段は、前記Ｒｏｌｅ情報解析手段の解析結果に基づき、前記格納手段に格納されている暗号化された情報を含む文書データまたは書誌情報の復号化を行うことを特徴とする。
【００１２】
また、この発明にかかる文書管理システムは、取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成手段と、前記文書から書誌情報を作成する書誌情報作成手段と、前記全文データまたは前記書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定するキー情報検出手段と、前記全文データまたは前記書誌情報内に前記キー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化・復号化処理手段と、を備えた文書管理装置と、前記全文データ作成手段が作成した全文データを格納する前文データ格納手段と、前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む文書データを格納する文書データ格納手段と、前記暗号化・復号化処理手段により暗号化された情報を含む書誌情報を格納する書誌情報格納手段と、を備えたデータベースと、により構成されていることを特徴とする。
【００１３】
また、この発明にかかる文書管理システムは、前記文書管理装置が、外部からアクセスしようとする者からＲｏｌｅ情報を取得し、その属性を解析するＲｏｌｅ情報解析手段を備え、前記暗号化・復号化処理手段が、前記Ｒｏｌｅ情報解析手段の解析結果に基づき、データベースに格納されている暗号化された情報を含む文書データまたは書誌情報の復号化を行うことを特徴とする。
【００１４】
また、この発明にかかる文書管理方法は、取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する全文データ作成工程と、前記全文データにキー情報が含まれているか否かを検出するキー情報検出工程と、前記全文データ内にキー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化処理工程と、前記暗号化処理工程で暗号化された情報を含む全文データを文書データとして格納する文書データ格納工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１５】
また、この発明にかかる文書管理方法は、取得した文書から書誌情報を作成する書誌情報作成工程と、前記書誌情報内にキー情報が含まれているか否かを判定するキー情報検出工程と、前記書誌情報内にキー情報が含まれている場合に、当該キー情報のみを暗号化する暗号化処理工程と、前記暗号化処理工程で暗号化された情報を含む書誌情報を格納する書誌情報格納工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１６】
また、この発明にかかる文書管理方法は、Ｒｏｌｅ情報を取得するＲｏｌｅ情報取得工程と、取得したＲｏｌｅ情報を解析するＲｏｌｅ情報解析工程と、前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、請求項７に記載の文書管理方法において格納された書誌情報の復号化が必要か否かを判断する書誌情報復号化判断工程と、前記書誌情報復号化判断工程により書誌情報の復号化が必要と判断された場合に、当該書誌情報を復号化する書誌情報復号化工程と、前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、格納された文書データの復号化が必要か否かを判断する文書データ復号化判断工程と、前記文書データ複合化判断工程により文書データの復号化が必要と判断された場合に、当該文書データを復号化する文書データ復号化工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１７】
また、この発明にかかる文書管理方法は、Ｒｏｌｅ情報を取得するＲｏｌｅ情報取得工程と、取得したＲｏｌｅ情報を解析するＲｏｌｅ情報解析工程と、前記Ｒｏｌｅ情報解析工程の解析結果に基づき、格納された書誌情報の復号化が必要か否かを判断する書誌情報復号化判断工程と、前記書誌情報復号化判断工程により書誌情報の復号化が必要と判断された場合に、当該書誌情報を復号化する書誌情報復号化工程と、ログ情報生成・出力を行うログ情報生成・出力工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１８】
また、この発明にかかる文書管理プログラムは、上記文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１９】
また、この発明にかかるコンピュータで読み取り可能な記録媒体は、上記文書管理プログラムが記録されていることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、文書データに含まれる（または付随する）情報のうち、機密性保持のために部外者に閲覧を許さない情報のみを部分的に暗号化し部外者への閲覧を禁じることで、データの処理効率および安全性を向上させることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム、および文書管理プログラムを記録した記録媒体の好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００２２】
（実施の形態１）
（文書管理装置の機能的構成）
実施の形態１では、文書データや書誌情報を格納する手段を内部に備えている文書管理装置の例を示す。実施の形態１の文書管理装置は、キー情報検出部と、Ｒｏｌｅ情報解析部と、暗号化・復号化処理部と、文書データ格納部と、書誌情報作成部と、書誌情報格納部と、を備えている。以下では、この実施の形態１の文書管理装置を機能ごとに説明する。
【００２３】
まず、文書データを登録する際の機能について説明する。図１は、実施の形態１にかかる文書管理装置における文書データ登録時の機能を説明するための図である。実施の形態１の文書管理装置１００は、取得した文書データが機密情報を含んでいるか否かをユーザ（もしくはシステム管理者）があらかじめ登録しているキー情報によって判断する。このキー情報は、部外者に開示を禁じるキーワードなどから構成されており、キー情報検出部１０１に登録される。
【００２４】
キー情報検出部１０１は、外部から取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する。そして、キー情報検出部１０１は、作成した全文データ内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。前記キー情報が含まれている場合には、当該キー情報のみを暗号化・復号化処理部１０２が暗号化する。その後、文書管理装置１００は、暗号化されたキー情報を含む文書を文書データとして文書データ格納部１０３に格納する。
【００２５】
次に、書誌情報作成部１０４は、前記文書から書誌情報を作成する。ここで、書誌情報とは、文書に付属する（もしくは付加される）属性データ（名前、作成者、登録日時、更新日時など）をいう。そして、キー情報検出部１０１は、前記書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。前記キー情報が含まれている場合には、当該キー情報のみを暗号化・復号化処理部１０２が暗号化する。その後、文書管理装置１００は、暗号化されたキー情報を含む書誌情報を書誌情報格納部１０５に格納する。
【００２６】
以上のように、この実施の形態１の文書管理装置では、あらかじめ登録されているキー情報と合致するキーワードなどを全文データ、書誌情報が含んでいるか否かを判定し、キー情報と合致するキーワードなどを含んでいる場合に、当該キーワードを所定の方法により暗号化して、それぞれを暗号化情報を含む文書データ、書誌情報として登録する。図２は、この処理の概要を示した図である。すなわち、図２は、実施の形態１の文書管理装置における暗号化処理の概略を説明するための図である。
【００２７】
次に、文書データを配信する際の機能について説明する。図３は、実施の形態１にかかる文書管理装置１００における文書データ配信時の機能を説明するための図である。実施の形態１の文書管理装置では、Ｒｏｌｅ情報解析部１０６が外部からアクセスしようとする一般ユーザ、システム管理者またはその他のシステムからＲｏｌｅ情報を取得する。そして、取得したＲｏｌｅ情報を解析して、機密情報を含む文書データを配信してよい相手か否かを判定する。
【００２８】
ここで、機密情報を含む文書データを配信してよい相手であると判定された場合は、文書管理装置１００は、文書データ（または書誌情報）を文書データ格納部１０３（または書誌情報格納部１０５）から読み出し、これを暗号化・復号化処理部１０２において復号化した後、配信する。一方、機密情報を含む文書データを配信してはいけない相手であると判定された場合は、文書管理装置１００は、文書データ（または書誌情報）を文書データ格納部１０３（または書誌情報格納部１０５）から読み出し、そのまま（すなわち暗号化されたキー情報を含む文書データまたは書誌情報）を配信する。以上のような処理を行うことで、機密情報が部外者に漏洩することを防止する。なお、図３中には図示されていないが、従来技術と同様のログ情報生成手段を設けることにより、ログ情報の出力も可能になる。
【００２９】
（文書管理装置の処理の内容）
次に、実施の形態１にかかる文書管理装置の処理について説明する。以下では、文書データの登録処理、書誌情報の登録処理、文書データ・書誌情報の配信処理、ログ出力処理について示す。
【００３０】
まず、文書データの登録処理について示す。図４は、文書データ登録処理の手順を示すフローチャートである。図４のフローチャートにおいて、まず、全文データを作成する（ステップＳ４０１）。ここでは、キー情報検出部１０１が、外部から取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する。次に、全文データにキー情報が含まれているか否かを検出する（ステップＳ４０２）。この処理は、キー情報検出部１０１が実行する。
【００３１】
ステップＳ４０２において前記全文データ内にキー情報が含まれている場合（ステップＳ４０２：Ｙｅｓ）は、当該キー情報のみを暗号化する（ステップＳ４０３）。この処理は暗号化・復号化処理部１０２が実行する。そして、暗号化されたキー情報を含む文書を文書データとして格納する（ステップＳ４０４）。
【００３２】
一方、ステップＳ４０２において前記全文データ内にキー情報が含まれていない場合（ステップＳ４０２：Ｎｏ）には、取得した文書をそのまま文書データとして格納する（ステップＳ４０４）。文書データは、文書データ格納部１０３に格納される。
【００３３】
次に、書誌情報の登録処理について示す。図５は、書誌情報登録処理の手順を示すフローチャートである。図５のフローチャートにおいて、まず、書誌情報を作成する（ステップＳ５０１）。具体的には、書誌情報作成部１０４が取得した文書から書誌情報を作成する。なお、書誌情報とは、文書に付属する（もしくは付加される）属性データ（名前、作成者、登録日時、更新日時など）をいう。
【００３４】
次に、書誌情報内にキー情報が含まれるか否かを判定する（ステップＳ５０２）。この処理は、キー情報検出部１０１が実行する。ステップＳ５０２において書誌情報内にキー情報が含まれている場合（ステップＳ５０２：Ｙｅｓ）は、当該キー情報のみを暗号化する（ステップＳ５０３）。この処理は、暗号化・復号化処理部１０２が実行する。そして、暗号化されたキー情報を含む書誌情報を格納する（ステップＳ５０４）。一方、ステップＳ５０２において書誌情報内にキー情報が含まれていない場合（ステップＳ５０２：Ｎｏ）は、そのまま書誌情報を格納する（ステップＳ５０４）。なお、書誌情報は、書誌情報格納部１０５に格納される。
【００３５】
次に、文書データ・書誌情報の配信処理について示す。図６は、文書データ・書誌情報の配信処理の手順を示すフローチャートである。図６のフローチャートにおいて、まず、Ｒｏｌｅ情報を取得する（ステップＳ６０１）。続いて、Ｒｏｌｅ情報を解析する（ステップＳ６０２）。そして、書誌情報の復号化が必要か否かを判断する（ステップＳ６０３）。ここでは、Ｒｏｌｅ情報解析部１０６が外部からアクセスしようとする一般ユーザ、システム管理者またはその他のシステムから取得したＲｏｌｅ情報の解析結果から、機密情報を含む書誌情報の復号化の必要性の有無を判断する。
【００３６】
ステップＳ６０３において書誌情報の復号化が必要な場合（ステップＳ６０３：Ｙｅｓ）は、該当する書誌情報を復号化し（ステップＳ６０４）、配信する（ステップＳ６０５）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する書誌情報を書誌情報格納部１０５から読み出し、これを暗号化・復号化処理部１０２において復号化した後、配信する。一方、ステップＳ６０３において書誌情報の復号化が不要な場合（ステップＳ６０３：Ｎｏ）は、該当する書誌情報を復号化せずに配信する（ステップＳ６０５）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する書誌情報を書誌情報格納部１０５から読み出し、そのまま（すなわち暗号化されたキー情報を含む書誌情報）を配信する。
【００３７】
次に、文書データの復号化が必要か否かを判断する（ステップＳ６０６）。ここでは、Ｒｏｌｅ情報解析部１０６が外部からアクセスしようとする一般ユーザ、システム管理者またはその他のシステムから取得したＲｏｌｅ情報の解析結果から、機密情報を含む文書データの復号化の必要性の有無を判断する。
【００３８】
ステップＳ６０６において文書データの復号化が必要な場合（ステップＳ６０６：Ｙｅｓ）は、該当する文書データを復号化し（ステップＳ６０７）、配信する（ステップＳ６０８）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する文書データを文書データ格納部１０３から読み出し、これを暗号化・復号化処理部１０２において復号化した後、配信する。一方、ステップＳ６０６において文書データの復号化が不要な場合（ステップＳ６０６：Ｎｏ）は、該当する文書データを復号化せずに配信する（ステップＳ６０８）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する文書データを文書データ格納部１０３から読み出し、そのまま（すなわち暗号化されたキー情報を含む文書データ）を配信する。
【００３９】
最後に、ログ出力処理について示す。図７は、ログ出力処理の手順を示すフローチャートである。図７のフローチャートにおいて、まず、Ｒｏｌｅ情報を取得する（ステップＳ７０１）。続いて、Ｒｏｌｅ情報を解析する（ステップＳ７０２）。そして、書誌情報の復号化が必要か否かを判断する（ステップＳ７０３）。ここでは、Ｒｏｌｅ情報解析部１０６が外部からアクセスしようとするシステム管理者から取得したＲｏｌｅ情報を解析して、機密情報を含む書誌情報の復号化の必要性の有無を判断する。
【００４０】
ステップＳ７０３において書誌情報の復号化が必要な場合（ステップＳ７０３：Ｙｅｓ）は、該当する書誌情報を復号化し（ステップＳ７０４）、ログ情報生成・出力を行う（ステップＳ７０５）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する書誌情報を書誌情報格納部１０５から読み出し、これを暗号化・復号化処理部１０２において復号化した後、ログ情報生成・出力を行う。一方、ステップＳ７０３において書誌情報の復号化が不要な場合（ステップＳ７０３：Ｎｏ）は、該当する書誌情報を復号化せずに、ログ情報生成・出力を行う（ステップＳ７０５）。具体的には、文書管理装置１００が、該当する書誌情報を書誌情報格納部１０５から読み出し、暗号化されたキー情報を含む書誌情報に基づいたログ情報の生成・出力を行う。
【００４１】
以上のように、実施の形態１の文書管理装置では、あらかじめ登録されているキー情報と合致するキーワードなどを参照し、文書、書誌情報が機密情報を含んでいるか否かを判定する。その後、機密情報を含む文書、書誌情報であると判明した場合には、データすべてではなく、機密情報部分のみを暗号化して格納する。このようにすることにより、データすべてを暗号化する場合と比較し、暗号化処理が簡略化でき、文書管理の処理効率を向上させることができる。
【００４２】
また、文書、書誌情報の配信に際し、機密情報を開示してよい相手に対しては、暗号化された機密情報部分を復号化して配信することで、完全な文書、書誌情報を配信できる。その一方で、機密情報の開示を許さない相手に対しては、暗号化された機密情報を含む文書、書誌情報を配信することで、機密情報の漏洩を防止することができる。以上の処理は、一般ユーザ、システム管理者を問わず、文書管理装置にアクセスするすべて者を対象としている。また、ログ出力についても、同様である。
【００４３】
（実施の形態２）
（文書管理システムの機能的構成）
実施の形態２では、文書管理を行う装置と、管理される文書データや書誌情報などを格納する手段とが別個に構成されている文書管理システムの例を示す。実施の形態２でも、取得した文書が機密情報を含んでいるか否かをユーザ（もしくはシステム管理者）があらかじめ登録しているキー情報によって判断する。このキー情報は、部外者に開示を禁じるキーワードなどから構成されている。
【００４４】
図８は、実施の形態２にかかる文書管理システムの機能的構成を示す図である。実施の形態２の文書管理システム８００は、文書管理装置８１０と、データベース８２０とにより構成されている。
【００４５】
文書管理装置８１０は、全文データ作成モジュール８１１と、キー情報検出モジュール８１２と、暗号化・復号化処理モジュール８１３と、書誌情報作成モジュール８１４と、Ｒｏｌｅ情報解析モジュール８１５と、置換モジュール８１６と、を備えている。また、データベース８２０は、前文データ格納部８２１と、文書データ格納部８２２と、書誌情報格納部８２３と、を備えている。
【００４６】
全文データ作成モジュール８１１は、外部から取得した文書から文字列のみ抽出し全文データを作成する。ここで作成された全文データはデータベース８２０の前文データ格納部８２１に格納される。キー情報検出モジュール８１２は、前記全文データ内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。ここで、前記全文データ内に前記キー情報が含まれている場合には、当該キー情報のみを暗号化・復号化処理モジュール８１３が暗号化処理を施す。そして、これを文書データとしてデータベース８２０の文書データ格納部８２２に格納する。書誌情報作成モジュール８１４は、前記文書から書誌情報を作成する。書誌情報とは、文書に付属する（もしくは付加される）属性データ（名前、作成者、登録日時、更新日時など）をいう。そして、キー情報検出モジュール８１２は、書誌情報作成モジュール８１４が作成した書誌情報内にあらかじめ登録されているキー情報が含まれるか否かを判定する。前記キー情報が含まれている場合には、暗号化・復号化処理モジュール８１３が当該キー情報のみを暗号化処理する。そして、これを書誌情報としてデータベース８２０の書誌情報格納部８２３に格納する。
【００４７】
Ｒｏｌｅ情報解析モジュール８１５は、外部からアクセスしようとする一般ユーザ、システム管理者またはその他のシステムからＲｏｌｅ情報を取得する。そして、取得したＲｏｌｅ情報を分析して、機密情報を含む文書データ（書誌情報）を配信してよい相手か否かを判定する。ここで、機密情報を含む文書データ（書誌情報）を配信してよい相手であると判定された場合は、文書データ格納部８２２に格納されている該当する文書データ（または書誌情報格納部８２３に格納されている該当する書誌情報）を暗号化・復号化処理モジュール８１３が復号化する。そして、復号化された文書データ（または書誌情報）を置換モジュール８１６が所定の文書形式に置換する。その後、所定の文書形式に置換された文書（または書誌情報）が配信を希望するユーザ（機密情報の開示を許可された者）などに対して配信される。一方、機密情報を含む文書データ（書誌情報）を配信してはいけない相手であると判定された場合は、文書データ（または書誌情報）の複合化処理を行わずに暗号化されたままの文書データ（または書誌情報）を置換モジュール８１６が所定の文書形式に置換する。その後、暗号化されたままの文書（または書誌情報）が配信を希望するユーザ（機密情報の開示を許可されない者）などに対して配信される。
【００４８】
以上にように構成された文書管理システムにおいても、実施の形態１に示した文書管理装置と同様な効果が得られる。すなわち、実施の形態２の文書管理システムにおいて、文書データおよび当該文書データに関係する書誌情報を暗号化する。その際、すべての情報を暗号化するのではなく、ユーザなどが指定したキー情報を基に全文データにその文字列が含まれるか否かによって暗号化するか否かを決定する。それにより文書データ・書誌情報に含まれる部外者に開示したくない部分のみを暗号化することにより、機密性と文書管理の処理効率の向上を図ることができる。
【００４９】
以上説明したように、この発明によれば、文書データに含まれる（または付随する）情報のうち、機密性保持のために部外者に閲覧を許さない情報のみを部分的に暗号化し部外者への閲覧を禁じることで、データの処理効率および安全性を向上させることができる。
【００５０】
なお、この実施の形態で説明した文書管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００５１】
以上のように、この発明にかかる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム、および文書管理プログラムを記録した記録媒体は、機密性を有する文書管理に有用であり、特に、高度の安全性と効率的な処理が要求される場合に適している。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】実施の形態１にかかる文書管理装置における文書データ登録時の機能を説明するための図である。
【図２】実施の形態１の文書管理装置における暗号化処理の概略を説明するための図である。
【図３】実施の形態１にかかる文書管理装置における文書データ配信時の機能を説明するための図である。
【図４】文書データ登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】書誌情報登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】文書データ・書誌情報の配信処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】ログ出力処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】実施の形態２にかかる文書管理システムの機能的構成を示す図である。
【図９】従来の文書管理システムの概念を説明するための図である。
【符号の説明】
【００５３】
１００，８１０  文書管理装置
１０１  キー情報検出部
１０２  暗号化・復号化処理部
１０３，８２２  文書データ格納部
１０４  書誌情報作成部
１０５，８２３  書誌情報格納部
１０６  Ｒｏｌｅ情報解析部
８００  文書管理システム
８１１  全文データ作成モジュール
８１２  キー情報検出モジュール
８１３  暗号化・復号化処理モジュール
８１４  書誌情報作成モジュール
８１５  Ｒｏｌｅ情報解析モジュール
８１６  置換モジュール
８２０  データベース
８２１  前文データ格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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