(57)【要約】【課題】紙面上への書き込みと文書情報とを容易に関連づけすることができる会議資料管理システムおよび会議資料管理プログラムを提供する。【解決手段】会議中、利用者が、ペン１Ａを用いて手帳１Ｂにメモを取る等して書き込みを行うと、ペン１Ａは、手帳ＩＤおよび位置情報を取得し、日時とともに記憶部に認識コード情報として格納する。次に、会議終了後、ペン１Ａの利用者ＩＤ、および認識コード情報を、メインサーバー４に送信する。次に、手帳１Ｂの書き込みを行った所望のページを複合機７でスキャンすることにより、複合機７は、手帳１Ｂの手帳ＩＤ、および位置情報を取得して、それらに対応する文書情報をプリントアウトして出力文書６２Ｂを作成する。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書き込み紙面に書き込むときに取得された、前記書き込み紙面の位置情報と、書き込み日時とからなる認識コード情報を記憶するペンと、
文書情報を表示した表示日時を含む文書表示履歴情報と、前記文書情報とを関連づけて記憶するとともに、前記ペンから前記認識コード情報を読み込んで記憶し、前記書き込み紙面の位置情報を指定された場合に、前記認識コード情報と前記文書表示履歴情報とに基づいて前記指定された位置情報に関連した文書情報を取得するサーバーとを有することを特徴とする会議資料管理システム。
【請求項２】
前記サーバーは、前記文書表示履歴情報に関連づけられた参加者情報を記憶し、
前記ペンから前記認識コード情報を読み込むとともに、前記ペンを使用する利用者の利用者ＩＤを読み込んで記憶し、
前記参加者情報と前記利用者ＩＤとに基づき前記文書情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の会議資料管理システム。
【請求項３】
前記サーバーは、前記書き込み紙面を光学的に走査することにより、前記指定された位置情報を取得することを特徴とする請求項１に記載の会議資料管理システム。
【請求項４】
前記サーバーは、前記指定された位置情報に関連した前記文書情報を取得するとともに、紙面に出力することを特徴とする請求項１に記載の会議資料管理システム。
【請求項５】
文書情報を表示するときに、前記文書情報の所在と、前記文書情報を表示した日時とを文書表示履歴情報として作成する文書表示履歴情報作成ステップと、
ペンによる書き込み紙面への書き込みのときに取得された、前記書き込み紙面の位置情報と、書き込み日時とからなる認識コード情報を取得する認識コード情報取得ステップと、
前記書き込み紙面の指定された位置情報を取得する位置情報取得ステップと、
前記認識コード情報と前記文書表示履歴情報とに基づいて、前記指定された位置情報に関連した前記文書情報を取得する文書情報取得ステップとをコンピューターに実行させるための会議資料管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議資料管理システムおよび会議資料管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会議で用いられる文書情報上に、会議参加者がコメントを記入したり、他の文書情報等を関連づけることができる会議資料管理システムが知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
この特許文献１の会議資料管理システムは、会議参加者の手元で文書情報の表示を行う個人表示部と、会議システムを統括するメインサーバーとを有し、個人表示部とメインサーバーとはネットワークにより接続されている。個人表示部は、会議の進行に基づいて会議資料としての文書情報を表示し、会議参加者は、個人表示部において、文書情報に対してコメントを記入したり、他の文書情報をメインサーバーから呼び出して関連づけたりすることができる。
【特許文献１】特開平１０−３２２３３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、紙面上への書き込みと文書情報とを容易に関連づけすることができる会議資料管理システムおよび会議資料管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の会議資料管理システムおよび会議資料管理プログラムを提供する。
【０００６】
［１］書き込み紙面に書き込むときに取得された、前記書き込み紙面の位置情報と、書き込み日時とからなる認識コード情報を記憶するペンと、
文書情報を表示した表示日時を含む文書表示履歴情報と、前記文書情報とを関連づけて記憶するとともに、前記ペンから前記認識コード情報を読み込んで記憶し、前記書き込み紙面の位置情報を指定された場合に、前記認識コード情報と前記文書表示履歴情報とに基づいて前記指定された位置情報に関連した文書情報を取得するサーバーとを有することを特徴とする会議資料管理システム。
【０００７】
［２］前記サーバーは、前記文書表示履歴情報に関連づけられた参加者情報を記憶し、前記ペンから前記認識コード情報を読み込むとともに、前記ペンを使用する利用者の利用者ＩＤを読み込んで記憶し、前記参加者情報と前記利用者ＩＤとに基づき前記文書情報を取得することを特徴とする前記［１］に記載の会議資料管理システム。
【０００８】
［３］前記サーバーは、前記書き込み紙面を光学的に走査することにより、前記指定された位置情報を取得することを特徴とする前記［１］に記載の会議資料管理システム。
【０００９】
［４］前記サーバーは、前記指定された位置情報に関連した前記文書情報を取得するとともに、紙面に出力することを特徴とする前記［１］に記載の会議資料管理システム。
【００１０】
［５］文書情報を表示するときに、前記文書情報の所在と、前記文書情報を表示した日時とを文書表示履歴情報として作成する文書表示履歴情報作成ステップと、ペンによる書き込み紙面への書き込みのときに取得された、前記書き込み紙面の位置情報と、書き込み日時とからなる認識コード情報を取得する認識コード情報取得ステップと、前記書き込み紙面の指定された位置情報を取得する位置情報取得ステップと、前記認識コード情報と前記文書表示履歴情報とに基づいて、前記指定された位置情報に関連した前記文書情報を取得する文書情報取得ステップとをコンピューターに実行させるための会議資料管理プログラム。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１に係る会議資料管理システムによれば、ペンによる紙面上への書き込みとサーバー内の文書情報とを容易に関連づけすることができ、紙面の位置情報を指定することで関連づけられた文書情報を取得することができる。
【００１２】
請求項２に係る会議資料管理システムによれば、利用者ＩＤを特定することで複数の会議が同時に行われている場合や、同一の位置情報を有する複数の書き込み紙面が存在する場合に対応することができる。
【００１３】
請求項３に係る会議資料管理システムによれば、紙面をスキャンすることで紙面の位置情報を指定することができる。
【００１４】
請求項４に係る会議資料管理システムによれば、取得した文書情報を紙面に出力することができる。
【００１５】
請求項５に係る会議資料管理プログラムによれば、紙面上への書き込みと文書情報とを容易に関連づけすることができ、紙面の位置情報を指定することで関連づけられた文書情報を取得することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に、本発明の会議資料管理システムおよび会議資料管理プログラムの実施の形態を図面を参考にして詳細に説明する。
【００１７】
（ネットワークの構成）
図１は、本発明の実施の形態に係る会議資料管理システムの構成例を示す概略図である。
【００１８】
会議資料管理システム１００は、インク等により筆記するとともに手帳１Ｂの位置情報を読み取るペン１Ａと、ペン１Ａに読み取られる位置情報を書き込み紙面上に有する手帳１Ｂと、会議資料としての文書情報を表示する表示画面を有する端末２と、端末２のそれぞれを制御する会議システム３と、会議資料管理システム１００の全体を制御するメインサーバー４と、会議システム３において進行する会議における会議履歴情報を管理する会議履歴管理サーバー５と、文書情報を記憶する文書サーバー６と、紙面のスキャン、コピー、文書情報の紙面への出力等を行う複合機７とを有し、会議資料管理システム１００のそれぞれはＬＡＮ８によって接続されている。なお、端末２、会議システム３は、会議室９内に設置されており、ペン１Ａは、利用者が携帯している。
【００１９】
ペン１Ａは、手帳１Ｂの書き込み紙面に書かれたコードを読み取ることで位置情報を読み取る。位置情報とは、手帳１Ｂの手帳ＩＤ、書き込み紙面のページ番号、および書き込まれる座標情報のうちの、すべてまたは一部のことを示す。また、手帳１Ｂは、複数の書き込み紙面からなる冊子でもよいし、１枚の書き込み紙面であってもよい。
【００２０】
端末２は、ＩＣカードリーダー２０を有し、ＩＣカードリーダー２０にペン１Ａを接近させることでペン１Ａに記憶された利用者ＩＤを読み取ることができる。また、別途利用者ＩＤを記憶するＩＣカードから利用者ＩＤを読み取ることもできる。読み取りはＲＦ−ＩＤタグを利用してもよいし、ＢｌｕｅｔｏｏｔｈやＷｉ−Ｆｉによって通信することで読み取らせてもよい。
【００２１】
会議システム３は、ＩＣカードリーダー３０を有し、ＩＣカードリーダー３０にペン１Ａ、または図示しないＩＣカードを接近させることで利用者ＩＤを読み取ることができる。また、会議システム３は、会議室９において会議参加者が視認できる程度の大型のモニタ３１を有し、文書情報を表示することができる。会議システム３は、会議参加者のうち、会議進行役が使用し、端末２は、その他の会議参加者が使用する。
【００２２】
図２（ａ）および（ｂ）は、本発明の実施の形態に係るペンおよび手帳の構成例を示す概略図である。
【００２３】
ペン１Ａは、図２（ａ）に示すように、先端からインク等を滲出することにより書き込み１７を書き込み紙面１６上に筆記できるペン先１０と、内蔵されたカメラにより書き込み紙面１６上のコードを読み取って手帳１Ｂの位置情報を取得する手帳位置情報読取部１１とを有する。また、ペン１Ａは、内部にＷｉ−ＦｉやＢｌｕｅｔｏｏｔｈ等の通信規格によって外部と通信する通信部１２を有する。
【００２４】
手帳位置情報読取部１１は、例えば、８００ｎｍ〜１０００ｎｍの近赤外光を照射するランプと、紙面で吸収、反射した光のうち近赤外光を透過させるフィルタを使用して透過光を受光するカメラを有している。ランプは、レーザー、ハロゲンランプ等を使用しても良い。
【００２５】
手帳１Ｂは、複数の書き込み紙面１６からなり、書き込み紙面１６には、コード層が設けられ、手帳１Ｂの手帳ＩＤと、書き込み紙面１６のページ番号とを示す位置情報がコードとして書き込まれている。コードとして、例えば、２×２ｍｍの多数の不可視かつ赤外線吸収係数の大きいコード画像がマトリックス状に印刷されている。コード画像は、スラッシュ「／」とバックスラッシュ「＼」からなる斜線パターンの組み合わせから構成されている。
【００２６】
なお、コード画像は、斜線パターンに限らず、ＱＲコード、ＰＤＦ４１７、Ｄａｔａ  Ｍａｔｒｉｘ、Ｍａｘｉ  Ｃｏｄｅ等の２次元コードでもよく、バーコード等の１次元コードや独自コードでもよい。また、目的に応じて複数種のコードを組み合わせてもよい。
【００２７】
また、ペン１Ａは、図２（ｂ）に示すように、手帳位置情報読取部１１と通信部１２に加え、日時を出力する時刻管理部１３と、ペンを使用する利用者情報と位置情報と日時とを格納する記憶部１４と、ペン１Ａの各部を制御する制御部１５とを有する。
【００２８】
図３は、本発明の実施の形態に係るサーバーの構成例を示す概略図である。なお、メインサーバー４、会議履歴管理サーバー５、および文書サーバー６は、同様の構成を有するため、メインサーバー４について説明する。
【００２９】
メインサーバー４は、プログラムを実行して各部を制御する制御部４０と、制御部４０の処理データを一時的に記憶して動作を補助するメモリ４１と、各種情報を格納する記憶部４２と、ＬＡＮ８に接続されて外部と通信する通信部４３とを有する。
【００３０】
図４（ａ）〜（ｄ）は、本発明の実施の形態に係る各種情報の内容構成例を示す図表である。
【００３１】
図４（ａ）は、ペン１Ａの記憶部１４に格納される情報を示す。記憶部１４は、ペン１Ａを使用している利用者ＩＤ１４０と、手帳１Ｂに対する書き込み情報である認識コード情報１４Ａを格納する。認識コード情報１４Ａは、手帳１Ｂに書き込みを行った日時と、手帳１Ｂの手帳ＩＤと書き込みしたページとを示す位置情報とから構成される。図４（ａ）に示す認識コード情報１４Ａの例では、２００７年８月３１日の１４：１５に、手帳ＩＤが０００５７８である手帳１Ｂの７ページ目に書き込みをした内容を示している。認識コード情報１４Ａは、書き込みの度に作成され、保存される。
【００３２】
図４（ｂ）は、メインサーバー４の記憶部４２に格納される情報を示す。記憶部４２は、メインサーバー４のネットワーク上における所在を示すＩＰアドレス４２０と、利用者ＩＤ１４０の詳細を示す利用者情報４２Ａと、会議資料管理システム１００を制御する会議資料管理プログラム４２Ｂとを格納する。利用者情報４２Ａは、利用者ＩＤ１４０と対応する利用者ＩＤと、利用者の名前と、利用者の所属とから構成される。図４（ｂ）に示す利用者情報４２Ａの例では、開発Ａ１に所属する富士太郎が利用者として登録されている。利用者情報４２Ａは、登録された人数だけ存在する。
【００３３】
図４（ｃ）は、会議履歴管理サーバー５の記憶部５２に格納される情報を示す。記憶部５２は、会議履歴管理サーバー５のネットワーク上における所在を示すＩＰアドレス５２０と、会議の詳細を示す会議履歴情報５２Ａと、会議に参加した利用者を示す参加者情報５２Ｂと、会議において使用された文書情報の使用履歴を示す文書表示履歴情報５２Ｃとを格納する。会議履歴情報５２Ａは、会議を判別する会議ＩＤと、会議の開始日時と、会議の終了日時と、会議を実行した会議システムとから構成される。参加者情報５２Ｂは、会議に参加した利用者の利用者ＩＤから構成される。文書表示履歴情報５２Ｃは、文書情報が表示され始めた表示開始日時と、文書情報の表示が終わった表示終了日時と、文書情報のネットワーク上における所在を示す文書ＵＲＬと、会議において表示された文書情報の表示ページとから構成される。
【００３４】
図４（ｃ）に示す会議履歴情報５２Ａの例では、会議システム０１１を使用して２００７年の８月３１日の１４：００から会議が開始され、１５：００に会議が終了した内容を示している。参加者情報５２Ｂの例では、ＦＵＪＩ  ＴＡＲＯが会議に参加しており、その他参加した人数だけ利用者ＩＤが登録されている。文書表示履歴情報５２Ｃの例では、文書ＵＲＬに記されたアドレスに格納された文書の３ページ目が、会議において１４：１０から表示され始め、１４：２０に表示が終わった内容を示している。文書表示履歴情報５２Ｃは、表示された文書情報の数だけ登録されている。
【００３５】
図４（ｄ）は、文書サーバー６の記憶部６２に格納される情報を示す。記憶部６２は、文書サーバー６のネットワーク上における所在を示すＩＰアドレス６２０と、文書情報の詳細を示す文書情報６２Ａとを格納する。文書情報６２Ａは、文書情報のネットワーク上における所在を示す文書ＵＲＬと、文書情報の形式を示すコンテンツとから構成される。文書情報６２Ａは、文書情報の数だけ複数存在する。
【００３６】
（動作）
以下に、本発明の実施の形態における日付管理プログラムの動作を各図を参照しつつ説明する。
【００３７】
まず、会議室９において会議を開始する際、会議進行役の利用者は、ＩＣカードリーダー３０とペン１Ａまたは図示しないＩＣカードとで通信することによりメインサーバー４の会議資料管理プログラム４２Ｂにログインする。ログインの際、会議資料管理プログラム４２Ｂは、利用者情報４２Ａを参照して利用者を認証する。
【００３８】
その他の会議参加者は、端末２のＩＣカードリーダー２０とペン１Ａまたは図示しないＩＣカードとで通信することによりメインサーバー４の会議資料管理プログラム４２Ｂにログインする。ログインの際、会議資料管理プログラム４２Ｂは、利用者情報４２Ａを参照して利用者を認証する。
【００３９】
会議資料管理プログラム４２Ｂは、会議進行役の利用者がログインした後、会議履歴情報５２Ａ、および参加者情報５２Ｂを会議履歴管理サーバー５に記録する。次に、会議進行に伴い用いられた文書サーバー６の文書情報６２Ａは、モニタ３１および端末２の表示部に表示されるとともに、表示の詳細とともに文書表示履歴情報５２Ｃとして会議履歴管理サーバー５に記録される。
【００４０】
図５（ａ）〜（ｃ）は、本発明の実施の形態に係る会議資料管理システムの動作の一例を示す概略図である。
【００４１】
会議中、端末２を使用する利用者が、ペン１Ａを用いて手帳１Ｂにメモを取る等して書き込み１７を行うと、ペン１Ａは、図５（ａ）に示すように、手帳位置情報読取部１１から手帳１Ｂの手帳ＩＤおよびページ番号からなる位置情報を取得し、時刻管理部１３の日時とともに記憶部１４に認識コード情報１４Ａとして格納する。
【００４２】
次に、会議終了後、図５（ｂ）に示すように、ペン１Ａの利用者ＩＤ、および認識コード情報１４Ａを、通信部１２から、例えば、ＬＡＮ８に接続されたアクセスポイント（図示せず）や、複合機７に設けられた通信部（図示せず）等を介してメインサーバー４に送信することで、会議資料管理プログラム４２Ｂは、利用者ＩＤ、および認識コード情報１４Ａを受信し、記憶部４２に格納する。なお、ペン１Ａからメインサーバー４への情報の送信は、通信部１２としてＵＳＢ端子等の有線の手段を用いたり、着脱可能なメモリーカード等を用いて実行してもよい。
【００４３】
次に、図５（ｃ）に示すように、手帳１Ｂの書き込み１７を行った所望のページの書き込み紙面１６を複合機７でスキャンすることにより、複合機７は、手帳１Ｂの手帳ＩＤ、および位置情報を取得して、会議資料管理プログラム４２Ｂに送信する。なお、書き込み紙面１６のスキャンは、ペン１Ａで行って、通信部１２から複合機７へ送信してもよい。また、複合機７の入力部に、手帳ＩＤ、および位置情報を文字や数字等を用いて入力してもよい。
【００４４】
会議資料管理プログラム４２Ｂは、手帳ＩＤ、および位置情報と一致する利用者ＩＤ１４０、および認識コード情報１４Ａを検索し、会議履歴管理サーバー５の会議履歴情報５２Ａ、参加者情報５２Ｂ、および文書表示履歴情報５２Ｃを参照することにより、手帳ＩＤ、および位置情報と一致した利用者ＩＤ、および認識コード情報１４Ａに対応する文書情報の文書ＵＲＬを取得する。つまり、会議資料管理プログラム４２Ｂは、手帳１Ｂの指定された位置情報に利用者が書き込んだ際に表示されていた文書情報を取得する。
【００４５】
次に、会議資料管理プログラム４２Ｂは、取得した文書ＵＲＬから文書サーバー６にアクセスして、該当する文書情報６２Ａを取得し、複合機７へ送信する。複合機７は、文書情報６２Ａをプリントアウトして出力文書６２Ｂを作成する。
【００４６】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態ではメインサーバー４の会議資料管理プログラム４２Ｂを制御部４０で動作させることによって実現したが、それらの一部または全部を特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific IC）等のハードウエアによって実現してもよい。
【００４７】
また、上記実施の形態で使用されるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバー等から装置内の記憶部にダウンロードしても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の実施の形態に係る会議資料管理システムの構成例を示す概略図である。
【図２】（ａ）および（ｂ）は、本発明の実施の形態に係るペンおよび手帳の構成例を示す概略図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るサーバーの構成例を示す概略図である。
【図４】（ａ）〜（ｄ）は、本発明の実施の形態に係る各種情報の内容構成例を示す図表である。
【図５】（ａ）〜（ｃ）は、本発明の実施の形態に係る会議資料管理システムの動作の一例を示す概略図である。
【符号の説明】
【００４９】
１Ａ…ペン、１Ｂ…手帳、２…端末、３…会議システム、４…メインサーバー、５…会議履歴管理サーバー、６…文書サーバー、７…複合機、８…ＬＡＮ、９…会議室、１０…ペン先、１１…手帳位置情報読取部、１２…通信部、１３…時刻管理部、１４…記憶部、１４Ａ…認識コード情報、１５…制御部、１６…書き込み紙面、１７…書き込み、２０…ＩＣカードリーダー、３０…ＩＣカードリーダー、３１…モニタ、４０…制御部、４１…メモリ、４２…記憶部、４２Ａ…利用者情報、４２Ｂ…会議資料管理プログラム、４３…通信部、５２…記憶部、５２Ａ…会議履歴情報、５２Ｂ…参加者情報、５２Ｃ…文書表示履歴情報、６２…記憶部、６２Ａ…文書情報、６２Ｂ…出力文書、１００…会議資料管理システム、１４０…利用者ＩＤ、４２０…ＩＰアドレス、５２０…ＩＰアドレス、６２０…ＩＰアドレス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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