(57)【要約】      （修正有）【課題】公共事業の執行機関における予算管理に「事業全体の可視化」、「柔軟な計画の変更対応と変更数値の信憑性確保」、「複数事業の統合管理」、「ＰＭツールの導入とその活用によるプロジェクトマネジメント能力の向上」を実現する。【解決手段】公共事業プロジェクト予算管理のマネジメントシステムは公共事業執行機関の予算管理システムであり、日常業務で使用している汎用ソフトと同じ操作方法で使える可視化ツールと、プロジェクトマネジメント専用ソフトを使用して、計画変更に柔軟に対応でき、厳格な数値管理を可能にした予算管理者のためのマネジメントシステムであり、行政現場の課題を解決する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
道路や上下水道、港湾・空港など中長期におよぶ公共事業プロジェクトを複数実施している公共事業機関における発注業務の予算管理を行うための方法であって、
汎用ソフトを用いて、予算要求時に、１枚でわかり易く当該事業の全発注計画と事業費を表示する「事業全体の可視化」のステップと、
業務の発注日や事業費などのプロジェクト計画数値の変更を容易に行い、間違いなく集計する「柔軟な計画の変更対応と変更数値の信憑性確保」のステップと、
プロジェクトマネジメント汎用ソフトにデータをエクスポートして、工事発注までに必要な、協議タスク、用地交渉タスク、積算・発注手続きタスクを加え、相互の依存関係を設定する「ＰＭツールの導入とその活用」のステップと、
複数事業を統合し、当該事業機関全体の年度毎の合計事業予算額を算出する毎に必要な、膨大な計画数値確認作業を行わずに、変更数値の信憑性を確保し、個別事業における頻繁な数値変更に対応する「複数事業の統合管理」のステップと、
を含み、予算管理者は「事業全体の可視化」のステップのみを管理するだけで一連のステップにデータが連携され間違いの無い予算管理資料が作成されることを特徴とする方法。      
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、厳格な予算管理を必要とする中長期公共事業プロジェクトを執行する発注者のための公共事業プロジェクト予算管理のマネジメントシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
公共事業プロジェクトの予算管理は、一般企業と同様に帳票で管理されており、従来の予算管理技術は、データ管理ソフト（例えばExcel）を使用している（例えば、非特許文献１参照）。一方、本発明は自動集計機能を高めつつ事業全体を可視化する汎用ソフト(Visio)を使用して予算を管理する。
また、複数のプロジェクトの予算管理をプログラムで管理するものもある（例えば、特許文献１、特許文献２）。しかし、それらはプロジェクトの進捗状況を管理するものであり、本発明のように基本計画そのものの変更を管理するものではない。
【０００３】
【非特許文献１】杉田利雄著「経営計画・予算管理」株式会社九天社、2006年2月8日、P18-29
【特許文献１】特開２００３−００６３９８号公報
【特許文献２】特開２００４−１８５５５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
請求項１に記した公共事業プロジェクト予算管理のマネジメントシステムは、公共事業の実施機関が目標管理型行政経営時代に求められる厳格な予算管理と臨機応変な予算執行を実行するためのマネジメントシステムである。
目標管理型行政経営では、無駄が無いように公共事業を執行していることを公表し、執行期間中の透明性を高めることを重視している。
現在の公共事業実施機関で行われている事業予算管理は、事業費および完成までのスケジュール計画を予算管理者の帳票（例えばExcelで作成され）管理されている。しかし、計画数値は頻繁に修正されるため、集計するたびに正しい数値の確認に多大な労力を要している。
【０００５】
発明が解決しようとする課題として、「事業全体の可視化」課題について記述する。公共事業の予算要求説明では、予算が採択された当初の全体基本計画（完成までのスケジュールと事業費計画）に対し、当該年度までの予算執行状況と周辺環境の変化を勘案した次年度の予算要求がなされる。予算要求の説明資料となる全体基本計画の作成において、一目で全体の理解が得られるように一枚表示で可視的に、かつ正確な数理の裏づけを持って説明できる可視化システムをどのようにつくるか、という課題がある。
【０００６】
現在多くの公共事業の実施機関で行われている予算管理は、帳票（例えばExcel）で行われている。目標管理型事業を帳票管理で行う時の最大の問題点は、数値の信憑性をどのように補償するかという問題である。予算計画は、既発注事業の遅れや変更により関連する次年度以降の計画を見直す必要が生じるため、随時計画数値（発注時期や事業費）が変更される。そのため予算要求時期には、現在の帳票に記された数値が真に最新の数値であるかはその数値を見ただけでは判定できず、当該事業の全体が記された可視的な一枚表示の図表などで発注業務相互の関係を確認しつつ最新の数値であることをチェックするのである。その確認作業は精神的肉体的に予算担当者の大きな負担になっている。そして、今後目標管理型予算制度が事業現場に徹底される時代には、数値の誤りは許されない厳格な予算管理の責務が予算担当者に重くのしかかる時代が訪れようとしている。それが公共事業予算管理における「柔軟な計画の変更対応と変更数値の信憑性確保」の課題である。
【０００７】
目標管理型事業は「目標宣言プロジェクト」と呼ばれており、バイパス事業を例にとれば目標として供用開始日と総事業費を市民に宣言し、進捗状況を公表し、目標期限内に目標予算内での完成を目指すことにより事業の効率化とアカウンタビリティー（説明責任）を果たすものある。このことは、公共事業もスケジュールとコストを管理するプロジェクトマネジメント（ＰＭ）が必要な時代になったということである。ＰＭはその知識体系を有する専門技術であり、実行にはＰＭ知識の習得とその専門ツールを用いることが有効であるが、行政の現場では、公共事業をマネジメントするという経験が乏しかったため、ＰＭツールを使用する技能が不足しているという課題がある。
公共事業現場のＰＭ能力向上課題のための具体的な方法が「ＰＭツールの導入とその活用」である。
【０００８】
公共事業の実施機関は複数の長期事業を並列で実施していることが多い。公共事業は単年度予算のため、当該年度の実施機関の管理する予算は、複数事業の年度の予算を合計した事業費である。そのため目標管理型予算を厳格に執行するため、「複数事業の統合管理」を可能とする方法が課題である。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
「事業全体の可視化」課題を解決するための手段をこの可視化システムを作成する手順にそって説明する。図1は本発明のシステム全体を表したものである。
【００１０】
ハードウエアの配置は図２に示すように、このシステムを管理する管理者のＰＣで作成した事業の全体基本計画がサーバーを介して組織内の利用者にオンラインで提供され、各事業の最新基本計画やスケジュール情報が提供される。
【００１１】
このシステムの利用者のＰＣ内ソフトウエアは、可視的な一枚表示の図形作成ソフトウエアとしてVisio、プロジェクトスケジュールの詳細管理ソフトウエアとしてMS-Project、そして、両ソフトをデータ連携するときに必要なExcelといった汎用ソフトウエアで構成される。
【００１２】
このシステムは以下の手順で作成する。Visioは座標系上に置いた図形の位置や面積を算出する簡易的なCAD機能を持つソフトである。Visioのレイヤーの横軸（又は縦軸）にカレンダー目盛（年月日）を、縦軸（又は横軸）に当該機関の固有の用途（例えば予算費目や測点番号）目盛をとった座標系を作成する。図３参照
【００１３】
Visio機能のステンシル（型版）に作成した矩形を事業計画のひとつのタスク（発注業務）に見立て、Visio機能の図形のプロパティ機能を使用して、矩形タスクに工事名、開始日、終了日、予算費目、事業費といったデータを入力する。
【００１４】
矩形タスクに入力したデータは、一枚表示の座標系に横軸座標、縦軸座標の数値に従って矩形の位置、大きさが表示される。またそのタスクの予算費目による色分け表示とデータ表示を使用機関固有の仕様に従って作成する。
【００１５】
図形のプロパティ機能で入力したデータ項目は、EXCL表でいう集計項目であり、全てのタスクデータが同じ集計項目を持つことになるため、事業費の集計などが自動で行われ、必要に応じてVisioの一枚表示画面に事業費目毎、年度毎の集計欄も作成する。
以上が「事業全体の可視化システム構成」課題を解決するための手段についての説明である。
【００１６】
「柔軟な計画の変更対応と変更数値の信憑性確保」の課題を解決するための手段をこのシステムを操作する手順にそって説明する。
【００１７】
現在多くの予算計画は帳票（例えばExcel）で管理されており、既発注事業の遅れや変更により、関連する以降の計画を見直す必要が生じるため、随時計画数値（発注時期や事業費）が変更される。また、現在の帳票に記された数値が真に最新の数値であるかはその数値を見ただけでは判定できず、当該事業の全体が記された可視的な一枚表示の図表などで発注業務相互の関係を確認しつつ最新の数値であることをチェックするのである。
【００１８】
そこで「柔軟な計画の変更対応と変更数値の信憑性確保」課題を解決するための手段は、事業計画の管理を帳票では行わず、Visioで作成した座標系に表示した矩形タスクの図形プロパティの数値を変更することで、自動的に一枚表示の事業計画の変更が表示される。変更箇所の確認は矩形タスクに自動表示された表示（事業費や発注時期のカレンダー位置）やプロパティで確認する。事業費などの数値集計は自動的に集計され変更される。このように予算管理者は事業計画の変更管理をVisio画面のみを管理すれば誤りの無い厳格な予算管理が可能となる。そして予算管理者の本来任務である予算執行戦略にそのエネルギーを集中できることができる。
【００１９】
「ＰＭツールの導入とその活用」の課題を解決するための手段をこのシステムを操作する手順にそって説明する。
【００２０】
事業計画の全体像を一枚に可視化することができたVisio上のデータをVisioの機能を使用してプロジェクト・マネジメント（ＰＭ）の専用ソフトMS-Projectにエクスポートする。
【００２１】
MS-Projectにエクスポートされたデータは、発注業務名、開始年月日、終了年月日、年度毎事業費などであるが、エクスポート時にはタスク順位は並列であるので、例えば最上位タスクに事業名、次に工区、用地交渉、調査・設計、工事などの予算種別を、そして最下位に発注業務タスク（Visioからエクスポートされたタスク）というように、当該公共事業実施機関でこれまで実施している予算執行管理に馴染むように階層化する。
【００２２】
公共事業をプロジェクトとしてマネジメントするためにはまず、マネジメントする対照となる事業の基本スケジュールと基本事業費を計画しなければならない。前項までで、VisioデータをＰＭツールに取り込んでいるので、基本となるスケジュールと事業費がリンクされた状態にある。
【００２３】
マネジメントする基本となる計画にするためのもう一つの作業は、依存関係の設定である。例えば、一つの工事を発注するには、事前に地元との調整、用地取得、設計、業務発注手続きなどを済ませなければならない。プロジェクトマネジメントを実行するということは、これらの一連の作業（タスク）の依存関係を確認し、計画どおりに工事が発注できるように先行タスクの進捗状況を管理し、遅れがあればその対処方法を先手、先手に打つことにより、予定期間、予定予算内に事業を完成させることである。
【００２４】
依存関係のあるタスクをＰＭツールに挿入し、先行タスクの指定など依存関係を入力すると、ＰＭツールのガンチャート表示テーブルに依存関係の矢印が表示される。例えば発注工事と発注手続きに依存関係が設定されていれば、工事の開始日を遅らせる変更が生じれば依存関係にある発注手続きタスクも自動的に遅らされる。
【００２５】
ＰＭツールにスケジュールと事業費の基本計画が作成され、その進捗状況を管理することを可能にするということが、「ＰＭツールの導入とその活用」による公共事業現場のＰＭ能力の向上に資するのである。
【００２６】
「複数事業の統合管理」を可能とするための課題を解決するための手段をこのシステムを操作する手順にそって説明する。
【００２７】
一つの事業計画をVisio上のデータをVisioの機能を使用してプロジェクト・マネジメント（ＰＭ）の専用ソフトMS-Projectにエクスポートする。そしてエクスポートした状態のＰＭソフトをそのまま別のフォルダ（例えば「統合フォルダ」という名前をつける）に保存する。同様に統合したい事業ごとに、ＰＭソフトへのエクスポート、統合フォルダへの保存を繰り返す。
【００２８】
統合フォルダに複数の事業を一つのプロジェクトとして統合するファイル（例えば「統合ファイル」という名前をつける）を作成し、その統合ファイルにMS-Projectの「プロジェクトの挿入」機能を使用して重ねると、重ねた全事業の年度ごとの合計事業費が表示される。
【００２９】
一般的に公共事業の実施機関では複数の事業が並行して実施されており、また単年度予算制度であるため、当該機関の予算要求戦略は、個別事業の進捗を考慮しながら、当該機関のアウトカムを最大化するためのシミュレーションが重要になる。ここで説明した「複数事業の統合管理」手法は、予算管理者がVisio画面で操作した発注予定の変更をデータ変換だけで数値の信憑性を保ちつつ「複数事業の統合管理」の課題に対応できるものである。
【発明の効果】
【００３０】
発明の効果として、システム操作の容易性による、行政官のプロジェクトマネジメント能力の向上効果、システムの実用性・数値の信憑性確保による業務の省力化効果、担当者のマネジメント能力向上による目標管理型予算制度の進展効果があげられる。
【００３１】
システム操作の容易性による、行政官のプロジェクトマネジメント(ＰＭ)能力の向上効果について説明する。本発明のシステム構成は行政官が通常使用しているパソコンと通常使用しているＯＳであるWindowsを使用するので、新規のシステム開発費を必要としないので導入しやすい。新規には、汎用ソフトであるMS-OfficeグループのVisioとMS-Projectが必要であるが、通常使用しているWordやExcelと同じ操作法であるので、新システムの操作を習得するのに時間がかからない。よって、安価かつ無理なく本システムを導入でき、公共事業プロジェクトのスケジュールと予算管理を本システムで操作しているうちに、目標管理型予算制度時代の行政官に必要な能力であるプロジェクトマネジメント能力が向上する効果が得られ、結果として新時代の行政経営に資する人材育成に役立つ発明である。
【００３２】
システムの実用性・数値の信憑性確保による業務の省力化効果について説明する。今まで公共事業プロジェクトは事業が採択されてから10年、長い事業は20年近くかかるものも多かった。しかし現在の公共事業プロジェクトは優先順位づけと早期の供用効果の発揮によるキャッシュフローの確保といった経済効果が重視されている。よって事業実施機関においては、事業が採択された時の条件である供用開始予定時期と予算額をマネジメントし、事業の進捗状況を把握し報告する役割が重要視され、マネジメント能力の向上が求められるようになった。例えば発注した工事の進行とともに工種数量が精算変更されれば当初契約額は変更される。発注している工事が10本あれば当該年度の最終事業費管理は月次で全工事が集計される。現在の公共事業現場においては、このように毎月変更され変動する基本計画の数値管理は数表（例えばExcel）で管理されている。数表管理方法では、記入されている数値群が最新の状態であるかを確認するのには多大な労力がかかっており（例えば100ある数値の1つだけ変更した集計数値の確認には100の数値をチェックする必要がある）、このように集計数値が正しいという確認を頻繁に行うには多大な費用と時間がかかる。
【００３３】
本システムは、帳票管理に代えて、予算担当者が行う、複数公共事業プロジェクトの統合管理システムであり、数値の信憑性を確保しつつ、柔軟な予算管理が行える実行性があるため、予算管理者は、１枚表示のVisio画面に表示されたタスク（発注業務等）の数値を確認するだけで、必要な予算集計資料が作成できるので、現在の帳票管理方式に比べ、作業時間の短縮効果が発揮される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
本発明を実施するための最良の形態について、バイパス整備事業を例に、図面を用いて説明する。
【００３５】
本発明の公共事業プロジェクト予算管理のマネジメントシステムを実施するハードウエアは、予算管理の管理者のＰＣと、事業計画のデータを入力したサーバーＰＣ、そしてサーバーに接続する本システム利用者のＰＣである。
【００３６】
本システム利用者のＰＣに必要とするソフトウエアは、ＯＳとしてWindowsと汎用ソフトVisio、MS-Project、Excelである。
【００３７】
このシステムを管理する管理者のＰＣで事業全体の可視化システムを作成する最良の形態を説明する。Visioのレイヤーの横軸（又は縦軸）にカレンダー目盛（年月日）を、縦軸（又は横軸）に当該機関の固有の用途（例えば予算費目や測点番号）目盛をとった座標系を作成する。図４参照
【００３８】
Visioの図形プロパティ機能を使用して、矩形タスクに工事名、開始日、終了日、予算費目、事業費といったデータを入力する
【００３９】
１事業に必要なデータを全て入力すると、下図に示すように、色分けされた矩形と矩形上に表示された数値で全ての発注業務が１枚表示で全体スケジュールが表示され、右端には年度別事業費別の集計がなされ、全体計画の可視化が、データ管理が可能な形で作成される。図５参照
【００４０】
変更数値の信憑性を確保する柔軟な計画の変更対応方法の最良の形態を説明する。
下図に示すように、1枚表示で作成した全体基本計画において変更がある矩形タスクをダブルクリックし、図形プロパティを表示し、事業費や開始・終了日などのデータ変更し、事業費の算定ボタンを押すと、変更内容が、矩形表示と集計表数値が変更される。図６参照
【００４１】
ＰＭツールの導入とその活用方法の最良の形態を説明する。
事業計画の全体像を一枚に可視化することができたVisio上のデータをVisioの機能を使用してプロジェクトマネジメント（ＰＭ）の専用ソフトMS-Projectにエクスポートすることにより、日々、月々に事業をマネジメントするための基本スケジュールを得ることがでる。下図に示すように、このＰＭ専用ソフトで、計画と実際の進捗を管理し対策を諮るため、協議・調整作業や、発注手続き作業などを加え、相互の依存関係を設定する。図７参照
【００４２】
複数事業の統合管理の最良の形態を説明する。
下図に示すように、VisioからエクスポートしたMS-Projectで、「プロジェクトの挿入」機能を使用して複数の事業を重ねると、全事業の年度ごとの合計事業費が表示される。図８参照
【産業上の利用可能性】
【００４３】
現時点で即導入の効果があるのは、特定財源で実施され目標宣言プロジェクトに指定されている国道バイパス事業や、空港法で供用開始日が規定される空港整備事業などの大規模プロジェクトであるが、今後は、県、市の国費補助事業も同様に、目標管理型予算に移行していく時、本システムを予算管理システムとして導入することが可能である。
【００４４】
請求項１の公共事業プロジェクト予算管理のマネジメントシステムは、公共事業の事業予算管理システムである。しかしここでは一般的な産業上においても利用が可能であることを説明する。本システムは、日本版ＳＯＸ法で求められる上場企業における「内部統制」システムの一部としての活用も期待される。民間企業の内部統制システムや、情報公開システムなど、複数年にわたる複数の大規模プロジェクトを統合管理する必要のある組織で、予算執行の可視化システムとして利用することが可能である。また、外環境の変化に対応した適切な予算配分計画を簡便かつ自由にシミュレーションし、最適な基本計画の修正、変更を行う戦略ツールとして利用することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】図１は、本発明の「公共事業プロジェクト予算管理のシステム図」である。
【図２】図２は、本発明の「ハードウエア配置図」である。
【図３】図３は、本発明の「手順フロー図」である。
【図４】図４は、本発明の「Visio・座標系図」である。
【図５】図５は、本発明の「Visio・全体計画の可視化図」である。
【図６】図６は、本発明の「Visio・データ変更画面図」である。
【図７】図７は、本発明の「Project・プロジェクトマネジメント詳細図」である。
【図８】図８は、本発明の「Project・統合管理図」である。
【図２】
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【図１】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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