(57)【要約】【課題】人事異動などがあった場合でも利用者管理ＤＢのメンテナンス作業を削減することが可能な電子承認システムを提供すること。【解決手段】利用者管理ＤＢ装置２は、利用者に関する情報を格納する利用者ＤＢ２２を含み、利用者ＰＣ装置１からの要求に応じて、利用者ＤＢ２２に格納される情報を参照して利用者の認証を行ない、認証が確認されたときに利用者ＰＣ装置１に利用者情報を送信する。利用者ＰＣ装置１は、利用者管理ＤＢ装置２に対して利用者の認証を要求し、利用者管理ＤＢ装置２において認証が確認されたときに利用者情報を受信する。そして、受信した利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成して押印履歴として押印情報ファイル１３に格納する。したがって、利用者管理ＤＢ装置２は履歴管理などを行なう必要がなくなり、既存の人事ＤＢのフィールド構成などを変更することなく利用者管理ＤＢとして利用することが可能になる。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者端末装置と利用者管理データベース装置とがネットワークで接続された電子承認システムであって、
前記利用者管理データベース装置は、利用者に関する情報を格納する利用者データベースと、
前記利用者端末装置からの要求に応じて、前記利用者データベースに格納される情報を参照して利用者の認証を行ない、認証が確認されたときに前記利用者端末装置に利用者情報を送信する認証手段とを含み、
前記利用者端末装置は、前記利用者管理データベース装置に対して利用者の認証を要求し、前記利用者管理データベース装置において認証が確認されたときに前記利用者情報を受信する利用許可確認手段と、
前記利用許可確認手段によって受信された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成する押印情報作成手段と、
前記押印情報作成手段によって作成された押印情報を押印履歴として格納する押印情報格納手段とを含む、電子承認システム。
【請求項２】
前記利用者端末装置はさらに、外部装置からの要求に応じて、前記押印情報格納手段から対象ファイルの押印情報を抽出し、当該対象ファイルの押印情報を前記外部装置に送信する押印情報抽出手段を含む、請求項１記載の電子承認システム。
【請求項３】
前記利用者端末装置はさらに、前記利用許可確認手段によって受信された利用者情報を格納する利用許可格納手段を含み、
前記利用許可確認手段は、次回の押印情報作成時に前記利用者管理データベース装置に対する認証要求を行なわずに、前記押印情報作成手段に対して前記利用許可格納手段に格納された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成させる、請求項１または２記載の電子承認システム。
【請求項４】
前記利用許可格納手段に格納された利用者情報は有効期限を有し、
前記利用許可確認手段は、次回の押印情報作成時に前記利用許可格納手段に格納される利用者情報の有効期限を参照し、有効期限内であれば前記利用者管理データベース装置に対する認証要求を行なわずに、前記押印情報作成手段に対して前記利用許可格納手段に格納された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成させる、請求項３記載の電子承認システム。
【請求項５】
利用者端末装置とＷｅｂサーバ装置とが第１のネットワークで接続され、前記Ｗｅｂサーバ装置と利用者管理データベース装置とが第２のネットワークで接続された電子承認システムであって、
前記利用者管理データベース装置は、利用者に関する情報を格納する利用者データベースと、
前記Ｗｅｂサーバ装置からの要求に応じて、前記利用者データベースに格納される情報を参照して利用者の認証を行ない、認証が確認されたときに前記Ｗｅｂサーバ装置に利用者情報を送信する認証手段とを含み、
前記利用者端末装置は、前記Ｗｅｂサーバ装置に対してＷｅｂページにより利用者の認証を要求し、前記利用者管理データベース装置において認証が確認されたときに前記利用者情報を受信する利用許可確認手段と、
前記利用許可確認手段によって受信された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成する押印情報作成手段と、
前記押印情報作成手段によって作成された押印情報を押印履歴として格納する押印情報格納手段とを含み、
前記Ｗｅｂサーバ装置は、前記利用者端末装置からのアクセス要求を受け付けて、前記利用者管理データベース装置に対して利用者の認証を要求し、前記利用者管理データベース装置において認証が確認されたときに前記利用者情報を受信するアクセス受付手段と、
前記アクセス受付手段によって受信された前記利用者情報を表示したＷｅｂページを作成して、前記利用者端末装置に送信するＷｅｂページ作成手段とを含む、電子承認システム。
【請求項６】
前記利用者端末装置はさらに、外部装置からの要求に応じて、前記押印情報格納手段から対象ファイルの押印情報を抽出し、当該対象ファイルの押印情報を前記外部装置に送信する押印情報抽出手段を含む、請求項５記載の電子承認システム。
【請求項７】
前記利用者端末装置はさらに、前記利用許可確認手段によって受信された利用者情報を格納する利用許可格納手段を含み、
前記利用許可確認手段は、次回の押印情報作成時に前記Ｗｅｂサーバ装置に対して認証要求を行なわずに、前記押印情報作成手段に対して前記利用許可格納手段に格納された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成させる、請求項５または６記載の電子承認システム。
【請求項８】
前記利用許可格納手段に格納された利用者情報は有効期限を有し、
前記利用許可確認手段は、次回の押印情報作成時に前記利用許可格納手段に格納される利用者情報の有効期限を参照し、有効期限内であれば前記Ｗｅｂサーバ装置に対して認証要求を行なわずに、前記押印情報作成手段に対して前記利用許可格納手段に格納された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成させる、請求項７記載の電子承認システム。
【請求項９】
利用者端末装置と利用者管理データベース装置とがネットワークで接続されたシステムにおける電子承認方法であって、
前記利用者管理データベース装置が、前記利用者端末装置からの要求に応じて、利用者データベースに格納される利用者に関する情報を参照して利用者の認証を行ない、認証が確認されたときに前記利用者端末装置に利用者情報を送信するステップと、
前記利用者端末装置が、前記利用者管理データベース装置において認証が確認されたときに前記利用者情報を受信するステップと、
前記利用者端末装置が、前記受信された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成するステップと、
前記利用者端末装置が、前記作成された押印情報を押印履歴として前記利用者端末装置内に格納するステップとを含む、電子承認方法。
【請求項１０】
利用者端末装置と利用者管理データベース装置とがネットワークで接続された電子承認システムにおいて、前記利用者端末装置に押印情報を作成させるコンピュータ・プログラムであって、
前記利用者管理データベース装置に対して利用者の認証を要求し、前記利用者管理データベース装置において認証が確認されたときに利用者情報を受信するステップと、
前記受信された利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成するステップと、
前記作成された押印情報を押印履歴として前記利用者端末装置内に格納するステップとを前記利用者端末装置に実行させる、コンピュータ・プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認対象の書類に対して電子的に押印を行なう技術に関し、特に、利用者が使用するパーソナルコンピュータ（以下、利用者ＰＣ装置と呼ぶ。）から利用者を管理するデータベース（以下、利用者管理ＤＢ装置と呼ぶ。）にアクセスして承認を行なう電子承認システム、電子承認方法およびそのコンピュータ・プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、書類に対して押印を行なう承認処理が電子化されてきている。このような電子承認システムにおいては、承認対象の書類が各部署の承認者に回覧され、電子的な押印が行なわれるというものがある。
【０００３】
後述のように、ワークフローによる電子承認システムにおいては、利用者ＰＣ装置とデータベースサーバ（以下、ＤＢサーバと呼ぶ。）とがＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークで接続される。ＤＢサーバの記憶領域において、利用者管理用のデータ領域、押印履歴を格納する領域、業務ごとに検認手順を定義したフローを格納する領域、検認前に検認フローの各段階の用紙を格納する領域などが確保される。
【０００４】
そして、電子承認のフローを構築する場合に、用紙のデザイン、その用紙をどのような順番で各承認者に回覧するか、承認者に承認された場合の経路、承認者に承認されなかった場合の経路などを業務毎のワークフローに定義し、ＤＢサーバに格納する必要がある。また、同一の書類でも部署が異なれば承認者が異なるため、ワークフローを再定義してＤＢサーバに格納する必要がある。
【０００５】
ワークフローの定義が終了すると、そのワークフローにより実際の起票、承認の回覧などが実施され、業務ステップ毎の押印履歴がＤＢサーバ内に格納される。このように、一般的な電子承認システムにおいては、対象となる書類に押印するというよりも、押印対象書類もファイルデータとして扱い、そのファイルデータに対する承認記録をデータベースに記録することで、承認の確認と保証とを行なっている。
【０００６】
これに関連する技術として、下記の特許文献１に開示された発明がある。特許文献１に開示された電子文書承認装置は、文書を電子化して電子文書に変換する電子文書作成部と、承認する上で必要な承認項目から承認メディアを作成する承認メディア作成部と、承認ツールの印影である承認イメージメディアを作成する承認イメージメディア作成部と、電子文書に承認メディアを合成する承認メディア合成手段と、承認メディアに承認イメージメディアを合成、あるいは電子文書に承認イメージメディアを合成する承認イメージメディア合成手段と、承認された文書を表示する表示装置とで構成される。このような構成により、実際の押印方法に類似した柔軟性のある電子文書承認装置を提供することできる。
【特許文献１】特開平９−２２３０８５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
従来の電子承認システムにおいては、押印が必要な書類の種類毎にワークフローの定義が必要であり、その定義を作成するのにも手間がかかる。したがって、利用頻度が高い基幹業務などの書類にはこのシステムを利用することができるが、利用頻度が少ない種々雑多な押印が必要な書類には立ち上げコストの面からこのシステムを適用することは実質的に難しい。
【０００８】
また、ＤＢサーバに登録された押印記録によって承認の保証を行なうため、ＤＢサーバと接続可能な社内ＬＡＮなどの環境下で運用されるのが一般的である。したがって、承認者が出張中の場合には書類に押印することができない。
【０００９】
また、履歴管理を行なうＤＢサーバに利用者の登録を行なう必要があるため、組織変更などによって利用者の登録の変更があった場合にはメンテナンスのためのランニングコストが高くなってしまう。
【００１０】
上述の特許文献１に開示された発明を用いたとしても、このような問題点を解決することはできない。
【００１１】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、人事異動などがあった場合でも利用者管理ＤＢのメンテナンス作業を削減することが可能な電子承認システム、電子承認方法およびそのコンピュータ・プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の一実施例によれば、利用者ＰＣ装置と利用者管理ＤＢ装置とがネットワークで接続された電子承認システムが提供される。利用者管理ＤＢ装置は、利用者に関する情報を格納する利用者ＤＢを含み、利用者ＰＣ装置からの要求に応じて、利用者ＤＢに格納される情報を参照して利用者の認証を行ない、認証が確認されたときに利用者ＰＣ装置に利用者情報を送信する。利用者ＰＣ装置は、利用者管理ＤＢ装置に対して利用者の認証を要求し、利用者管理ＤＢ装置において認証が確認されたときに利用者情報を受信する。そして、受信した利用者情報を用いて対象ファイルの押印情報を作成して押印履歴として押印情報ファイルに格納する。
【発明の効果】
【００１３】
この実施例によれば、作成した押印情報を利用者ＰＣ装置内の押印情報ファイルに格納するので、利用者管理ＤＢ装置は履歴管理などを行なう必要がなくなり、既存の人事ＤＢのフィールド構成などを変更することなく利用者管理ＤＢとして利用することが可能になるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は、一般的な電子承認システムの構成例を示す図である。この電子承認システムは、利用者ＰＣ装置１０１と、ＤＢサーバ１０２と、利用者ＰＣ装置１０１とＤＢサーバ１０２とを接続するＬＡＮなどの専用のプロトコルを有するネットワーク１０３とを含む。
【００１５】
ＤＢサーバ１０２の記憶領域には、専用利用者ＤＢ２０２と、業務毎ワークフロー定義ファイル２０３と、用紙、業務書類保管ファイル２０４とが設けられている。電子承認のフローを構築する場合に、用紙のデザイン、その用紙をどのような順番で各承認者に回覧するか、承認者に承認された場合の経路、承認者に承認されなかった場合の経路などが業務毎のワークフローに定義され、業務毎ワークフロー定義ファイル２０３に格納される。
【００１６】
ワークフローにより実際の起票、承認の回覧などを実施する場合、業務毎ワークフロー定義ファイル２０３に定義されたワークフローが実施され、用紙、業務書類保管ファイル２０４に格納されるファイルデータが順次承認者に回覧される。
【００１７】
利用者ＰＣ装置１０１には電子押印プログラム２０１がインストールされている。そして、承認者が回覧された書類に押印する場合、電子押印プログラム２０１を起動して押印を行なう。承認者による押印履歴は、ＤＢサーバ１０２の専用利用者ＤＢ２０２に格納される。
【００１８】
図２は、図１に示す電子承認システムにおいて行なわれる電子的な押印処理の一例を示す図である。承認者は、利用者ＰＣ装置１０１にインストールされている電子押印プログラム２０１を起動して実行させることにより、回覧された押印対象ファイル３０１に対して電子的な印影を付加して押印を行なう。この押印図形自体は、印影の真偽の判定機能を有していない。
【００１９】
図３は、図２に示す押印図形をＤＢサーバ１０２に押印履歴として格納して印影の真偽を判定する場合の処理の一例を示す図である。承認者が電子押印プログラム２０１を起動して印影図形を作成する際、利用者ＰＣ装置１０１とＤＢサーバ１０２との間で押印者の照合が行なわれる。そして、押印図形が作成されたときに、その押印履歴がＤＢサーバ１０２の専用利用者ＤＢ２０２に格納される。したがって、専用利用者ＤＢ２０２の押印履歴を参照することにより、印影の真偽を判定することができる。
【００２０】
（第１の実施の形態）
図４は、本発明の第１の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。この電子承認システムは、利用者ＰＣ装置１と、利用者管理ＤＢ装置２と、利用者ＰＣ装置１と利用者管理ＤＢ装置２とを接続するＬＡＮなどの専用のプロトコルを有するネットワーク３とを含む。
【００２１】
利用者ＰＣ装置１には電子押印プログラム１２がインストールされており、コンピュータ１１が電子押印プログラム１２を起動して利用者管理ＤＢ装置２から必要な利用者情報を取得して印影を作成し、押印情報ファイル１３に格納する。
【００２２】
利用者管理ＤＢ装置２は、利用者を管理するのに必要な情報を保持する利用者ＤＢ２２を有しており、ＤＢサーバ２１が利用者ＰＣ装置１から利用者ＩＤとパスワードとを受信すると利用者の認証を行ない、利用者の確認が取れたときに利用者情報を利用者ＰＣ装置１に送信する。
【００２３】
図５は、本発明の第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の概略構成を示すブロック図である。この利用者ＰＣ装置１は、コンピュータ本体７１、ディスプレイ装置７２、ＦＤ（Flexible Disk）７４が装着されるＦＤドライブ７３、キーボード７５、マウス７６、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory）７８が装着されるＣＤ−ＲＯＭ装置７７、およびネットワーク通信装置７９を含む。電子押印プログラム１２は、ＦＤ７４またはＣＤ―ＲＯＭ７８等の記憶媒体によって供給される。電子押印プログラム１２はコンピュータ本体７１によって実行され、押印情報の作成、押印情報の保管などを行なう。また、電子押印プログラム１２は他のコンピュータより通信回線を経由し、コンピュータ本体７１に供給されてもよい。
【００２４】
また、コンピュータ本体７１は、ＣＰＵ８０、ＲＯＭ（Read Only Memory)８１、ＲＡＭ（Random Access Memory）８２およびハードディスク８３を含む。ＣＰＵ８０は、ディスプレイ装置７２、ＦＤドライブ７３、キーボード７５、マウス７６、ＣＤ−ＲＯＭ装置７７、ネットワーク通信装置７９、ＲＯＭ８１、ＲＡＭ８２またはハードディスク８３との間でデータを入出力しながら処理を行なう。ＦＤ７４またはＣＤ−ＲＯＭ７８に記録された電子押印プログラム１２は、ＣＰＵ８０によりＦＤドライブ７３またはＣＤ−ＲＯＭ装置７７を介してハードディスク８３に格納される。ＣＰＵ８０は、ハードディスク８３から適宜電子押印プログラム１２をＲＡＭ８２にロードして実行することによって押印情報の作成、押印情報の保管などの処理を行なう。
【００２５】
なお、図４に示す利用者管理ＤＢ装置２も、図５に示す利用者ＰＣ装置１の構成と同様の構成を有している。
【００２６】
図６は、本発明の第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成を示すブロック図である。利用者ＰＣ装置１は、押印情報ファイル１３と、送受信部１４と、利用許可確認部１５と、押印情報作成部１６と、押印情報抽出部１７とを含む。
【００２７】
押印情報ファイル１３は、作成された押印情報を保持する部分であり、図５に示すハードディスク８３などに設けられる。送受信部１４は、ＬＡＮなどのネットワークを介して利用者管理ＤＢ装置２との間でデータを送受信する部分であり、図５に示すネットワーク通信装置７９に相当する。
【００２８】
利用許可確認部１５は、送受信部１４を介して利用者管理ＤＢ装置２に利用者ＩＤおよびパスワードを送信し、利用者管理ＤＢ装置２で利用者の認証が確認されたときに電子押印を作成する際に必要となる押印者名などの利用者情報を利用者管理ＤＢ装置２から受信する。
【００２９】
押印情報作成部１６は、利用許可確認部１５によって受信された利用者情報を用いて電子的な印影を作成し、対象となる書類（対象ファイル）に押印して押印情報ファイル１３に押印情報として保管する。この押印情報には、対象ファイル識別名、押印識別名、押印者名、押印日付などの情報が含まれる。
【００３０】
この押印情報ファイル１３は対象ファイルとは別に設けなくてもよく、その場合は対象ファイルの一部に押印情報が保持されることになり、便宜上その部分を押印情報ファイル１３と呼ぶこととする。
【００３１】
押印情報抽出部１７は、図示しない外部装置が対象ファイルの押印の真偽を判定する際に外部装置から対象ファイルの押印情報の送信要求を送受信部１４を介して受信し、対象ファイルの押印情報を押印情報ファイル１３から抽出する。そして、送受信部１４を介して要求があった外部装置に対象ファイルの押印情報を送信する。
【００３２】
ここで、この真偽判定は必ずしも外部装置が行なう必要はなく、利用者ＰＣ装置１内のプログラムが実施することもできる。その場合は押印情報の送信要求は図示されていない真偽判定部から押印情報抽出部１７に直接なされ、抽出された押印情報は真偽判定部に押印情報抽出部から送受信部１４を介さずに渡される。
【００３３】
図７は、利用者ＰＣ装置１における押印情報作成時の処理手順を説明するためのフローチャートである。なお、対象ファイルの承認要求がメールによって利用者ＰＣ装置１に送信される。このとき、対象ファイルがメールに添付されていてもよいし、利用者ＰＣ装置１が所定の場所から対象ファイルを読み出すようにしてもよい。
【００３４】
まず、押印対象のファイルがオープンされる（Ｓ１１）。そして、利用許可確認部１５は、利用者（承認者）によって入力された利用者ＩＤおよびパスワードを送受信部１４を介して利用者管理ＤＢ装置２に送信する（Ｓ１２）。
【００３５】
次に、利用許可確認部１５は、送受信部１４を介して利用者管理ＤＢ装置２から照合結果および利用者情報を受信し、利用者管理ＤＢ装置２によって許可されたか否かを判定する（Ｓ１３）。利用者管理ＤＢ装置２によって許可されなければ（Ｓ１３，Ｎｏ）、処理を終了する。
【００３６】
また、利用者管理ＤＢ装置２によって許可されれば（Ｓ１３，Ｙｅｓ）、押印情報作成部１６は、利用者管理ＤＢ装置２から受信された利用者情報を用いて電子的な印影を作成し、対象ファイルに押印する（Ｓ１４）。そして、押印情報作成部１６は、押印情報を押印情報ファイル１３に保存し（Ｓ１５）、対象ファイルを保存して（Ｓ１６）、処理を終了する。
【００３７】
図８は、利用者ＰＣ装置１における押印情報送信要求の受信時の処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、送受信部１４が外部装置から対象ファイルのファイル名を受信すると（Ｓ２１）、押印情報抽出部１７は押印情報ファイル１３を検索して対象ファイルの押印情報を抽出する（Ｓ２２）。
【００３８】
そして、押印情報抽出部１７は、抽出した押印情報を送受信部１４を介して送信要求があった外部装置に送信し（Ｓ２３）、処理を終了する。
【００３９】
ここで、真偽判定が利用者ＰＣ上で実施される場合は押印情報の送信要求の変わりに、真偽判定部からの押印情報抽出の要求がなされ、送受信部を介さずに押印情報抽出部１７と真偽判定部の間で要求と押印情報が受け渡される。また、押印情報ファイル１３が対象ファイル内に作成される場合は押印情報ファイル１３は対象ファイル毎に格納されるので対象ファイルの検索は簡略化される。
【００４０】
図９は、本発明の第１の実施の形態における利用者管理ＤＢ装置２の機能的構成を示すブロック図である。利用者管理ＤＢ装置２は、利用者ＤＢ２２と、送受信部２３と、認証部２４とを含む。
【００４１】
利用者ＤＢ２２は、利用者ＩＤ、パスワード、利用者名（押印者名）、所属部署名、役職などの利用者に関する情報が格納されており、図５に示すハードディスク８３などに設けられる。送受信部２３は、ＬＡＮなどのネットワークを介して利用者ＰＣ装置１との間でデータを送受信する部分であり、図５に示すネットワーク通信装置７９に相当する。
【００４２】
認証部２４は、利用者ＰＣ装置１から利用者の照会があったときに、利用者ＤＢ２２に格納される利用者情報を参照して利用者の認証を行なう。利用者の認証は、送受信部２３を介して受信した利用者ＩＤおよびパスワードを照合することにより行なわれる。
【００４３】
図１０は、利用者管理ＤＢ装置２における利用者認証時の処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、送受信部２３が利用者ＰＣ装置１から利用者ＩＤおよびパスワードを受信すると（Ｓ３１）、利用者ＩＤが利用者ＤＢ２２に登録されているか否かを判定する（Ｓ３２）。
【００４４】
利用者ＩＤが利用者ＤＢ２２に登録されていなければ（Ｓ３２，Ｎｏ）、ステップＳ３５に処理が進む。また、利用者ＩＤが利用者ＤＢ２２に登録されていれば（Ｓ３２，Ｙｅｓ）、パスワードが利用者ＤＢ２２に登録されているものと一致するか否かを判定する（Ｓ３３）。
【００４５】
パスワードが利用者ＤＢ２２に登録されているものと一致しない場合には（Ｓ３３，Ｎｏ）、ステップＳ３５に処理が進む。また、パスワードが利用者ＤＢ２２に登録されているものと一致する場合には（Ｓ３３，Ｙｅｓ）、利用者ＰＣ装置１から要求された情報、たとえば押印者名などの情報を利用者ＤＢ２２から抽出する（Ｓ３４）。
【００４６】
ステップＳ３５において、認証部２４は、照合結果および抽出データを送受信部２３を介して利用者ＰＣ装置１に送信し（Ｓ３５）、処理を終了する。なお、認証が確認されなかった場合には照合結果のみを送信し、抽出データは送信されない。
【００４７】
以上説明したように、本実施の形態における電子承認システムによれば、利用者ＰＣ装置１が作成した押印情報を利用者管理ＤＢ装置２に書き込まずに、利用者ＰＣ装置１内の押印情報ファイル１３に保存し、外部装置から押印情報の送信要求があったときに対象ファイルの押印情報を送信するようにした。または、真偽判定が利用者ＰＣ１内で実施される場合は真偽判定部からの要求があったときに対象ファイルの押印情報を引き渡すようにした。この構成によって、利用者管理ＤＢ装置２は履歴管理などを行なう必要がなくなり、既存の人事ＤＢのフィールド構成などを変更することなく利用者管理ＤＢとして利用することができる。したがって、専用のＤＢを構築する必要がなく、人事異動があった場合でも専用のメンテナンス作業を行なう必要がなくなるため、メンテナンスのためのランニングコストを削減することが可能となった。
【００４８】
（第２の実施の形態）
図１１は、本発明の第２の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。この電子承認システムは、利用者ＰＣ装置１と、利用者管理ＤＢ装置２と、押印ＤＢ装置４と、利用者ＰＣ装置１と利用者管理ＤＢ装置２と押印ＤＢ装置４とを接続するＬＡＮなどの専用のプロトコルを有するネットワーク３とを含む。なお、第１の実施の形態における電子承認システムと同じ構成および機能を有する部分には同じ参照符号を付すものとし、その詳細な説明は繰り返さない。
【００４９】
第２の実施の形態における電子承認システムにおいては、押印ＤＢ装置４内に押印情報ファイル４２が設けられており、利用者ＰＣ装置１によって作成された押印情報がＤＢサーバ４１に転送されて、押印情報ファイル４２に保存される。なお、押印ＤＢ装置４は、図５に示す利用者ＰＣ装置１の構成と同様の構成を有している。
【００５０】
図１２は、本発明の第２の実施の形態における押印ＤＢ装置４の機能的構成を示すブロック図である。押印ＤＢ装置４は、押印情報ファイル４２と、送受信部４３と、押印情報登録部４４とを含む。
【００５１】
押印情報ファイル４２は、利用者ＰＣ装置１から受信した押印情報を保持する部分であり、図５に示すハードディスク８３などに設けられる。送受信部４３は、ＬＡＮなどのネットワークを介して利用者ＰＣ装置１との間でデータを送受信する部分であり、図５に示すネットワーク通信装置７９に相当する。
【００５２】
押印情報登録部４４は、利用者ＰＣ装置１から押印情報を受信すると、押印情報ファイル４２に登録する。また、押印情報登録部４４は、図示しない外部装置が対象ファイルの押印の真偽を判定する際に外部装置から対象ファイルの押印情報の送信要求を送受信部４３を介して受信し、対象ファイルの押印情報を押印情報ファイル４２から抽出する。そして、送受信部４３を介して要求があった外部装置に対象ファイルの押印情報を送信する。
【００５３】
図１３は、押印ＤＢ装置４における押印情報の登録の処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、送受信部４３が利用者ＰＣ装置１から利用者ＩＤ、対象ファイルのファイル名、日付などの情報を含む押印情報を受信すると、その押印情報を押印情報登録部４４に与える（Ｓ４１）。
【００５４】
次に、押印情報登録部４４は、送受信部４３から受けた利用者ＩＤ、対象ファイルのファイル名、日付などの情報を含む押印情報を押印情報ファイル４２に登録して（Ｓ４２）、処理を終了する。外部装置から対象ファイルの押印情報の送信要求があったときに、これらの情報を用いて押印情報が検索され、検索結果が外部装置に送信される。
【００５５】
以上説明したように、本実施の形態における電子承認システムによれば、利用者ＰＣ装置１によって作成された押印情報を、別途設けられた押印ＤＢ装置４に格納するようにしたので、第１の実施の形態において説明した効果と同様の効果を奏することが可能となった。
【００５６】
（第３の実施の形態）
図１４は、本発明の第３の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。第１の実施の形態における電子承認システムと同じ構成および機能を有する部分には同じ参照符号を付すものとし、その詳細な説明は繰り返さない。
【００５７】
第３の実施の形態における電子承認システムにおいては、利用者ＰＣ装置１内に利用許可ファイル１８が設けられており、利用者管理ＤＢ装置２によって利用者の認証が確認された場合に、利用者管理ＤＢ装置２から送信された利用者情報が利用許可ファイル１８に格納される。
【００５８】
本発明の第３の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成は、図６に示す第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成と比較して、利用許可確認部１５の機能が異なる点および利用許可ファイル１８が追加されている点のみが異なる。したがって、重複する構成および機能の詳細な説明は繰り返さない。
【００５９】
利用許可確認部１５は、最初に対象ファイルの押印を行なう場合にのみ、送受信部１４を介して利用者管理ＤＢ装置２に利用者ＩＤおよびパスワードを送信し、送受信部１４を介して利用者管理ＤＢ装置２から照合結果および利用者情報を受信する。そして、利用者管理ＤＢ装置２によって許可された場合に、利用者情報を利用許可ファイル１８に格納する。そして、次回の対象ファイルの押印の際に、利用者管理ＤＢ装置２にアクセスして認証を行なわずに、利用許可ファイル１８に格納される利用者情報を読み出して押印情報作成部１６に与える。
【００６０】
押印情報作成部１６は、利用許可確認部１５によって読み出された利用者情報を用いて電子的な印影を作成し、対象となる書類（対象ファイル）に押印して押印情報ファイル１３に押印情報として保管する。
【００６１】
以上の説明においては、最初の押印の際に利用者管理ＤＢ装置２から受信した利用者情報を利用許可ファイル１８に格納し、それ以降の押印の際に利用許可ファイル１８から利用者情報を読み出して押印を行なうようにしたが、利用許可ファイル１８に格納された利用者情報に有効期限を持たせることも可能である。
【００６２】
この場合、利用者が対象ファイルに押印を行なう際に、利用許可確認部１５は利用許可ファイル１８に格納された利用者情報が有効期限内であるか否かを判定する。そして、有効期限内であれば、利用許可確認部１５は利用者管理ＤＢ装置２にアクセスして認証を行なわずに、利用許可ファイル１８に格納される利用者情報を読み出して押印情報作成部１６に与える。また、有効期限内でなければ、利用許可確認部１５は利用者管理ＤＢ装置２に利用者ＩＤおよびパスワードを送信して利用者の認証を行なう。
【００６３】
以上説明したように、本実施の形態における電子承認システムによれば、利用許可ファイル１８に利用者情報が格納されている場合には、利用者管理ＤＢ装置２にアクセスせずに、利用許可ファイル１８に格納された利用者情報を用いて押印情報を作成するようにしたので、第１の実施の形態において説明した効果に加えて、利用者管理ＤＢ装置２へのアクセスを削減することができ、対象ファイルの承認に要する時間を削減することが可能となった。
【００６４】
（第４の実施の形態）
図１５は、本発明の第４の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。この電子承認システムは、利用者ＰＣ装置１と、利用者管理ＤＢ装置２と、Ｗｅｂサーバ装置５と、利用者管理ＤＢ装置２とＷｅｂサーバ装置５とを接続するＬＡＮなどの専用のプロトコルを有するネットワーク３と、利用者ＰＣ装置１とＷｅｂサーバ装置５とを接続するインターネットなどの広域ネットワーク６とを含む。なお、第１の実施の形態における電子承認システムと同じ構成および機能を有する部分には同じ参照符号を付すものとし、その詳細な説明は繰り返さない。
【００６５】
Ｗｅｂサーバ装置５にはＷｅｂページ作成プログラム５２がインストールされており、Ｗｅｂサーバ５１がＷｅｂページ作成プログラム５２を起動してＷｅｂページの作成を行なう。Ｗｅｂページ作成プログラム５２は、ｈｔｔｐ（hyper text transfer protocol）でのアクセスが可能なプログラム言語、たとえばＣＧＩ（Common Gateway Interface）などで作成されている。なお、Ｗｅｂサーバ装置５は、図５に示す利用者ＰＣ装置１の構成と同様の構成を有している。
【００６６】
Ｗｅｂサーバ装置５は、利用者ＰＣ装置１からのｈｔｔｐアクセスに応じてＷｅｂページを作成して利用者ＰＣ装置１に表示し、そのときに利用者ＰＣ装置１から入力された利用者ＩＤおよびパスワードをネットワーク６を介して受信する。そして、ネットワーク３を介して利用者管理ＤＢ装置２に利用者ＩＤおよびパスワードを送信する。
【００６７】
Ｗｅｂサーバ装置５は、利用者管理ＤＢ装置２から照合結果および利用者情報を受信すると、これらの情報をＷｅｂページに表示して利用者ＰＣ装置１に与える。利用者ＰＣ装置１は、Ｗｅｂページに表示された利用者情報を取得して対象ファイルに対する押印処理を行なう。なお、これらの情報を実際にＷｅｂページに表示せずに、目視できない仮想画面によって提示するようにしてもよい。
【００６８】
本発明の第４の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成は、図６に示す第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成と比較して、利用許可確認部１５の機能が異なる点のみが異なる。したがって、重複する構成および機能の詳細な説明は繰り返さない。
【００６９】
利用許可確認部１５は、利用者によってＷｅｂページに入力された利用者ＩＤおよびパスワードをＷｅｂサーバ装置５に送信し、送受信部１４を介してＷｅｂサーバ装置５からＷｅｂページに表示された照合結果および利用者情報を受信する。
【００７０】
押印情報作成部１６は、利用許可確認部１５によって読み出された利用者情報を用いて電子的な印影を作成し、対象となる書類（対象ファイル）に押印して押印情報ファイル１３に押印情報として保管する。
【００７１】
図１６は、本発明の第４の実施の形態におけるＷｅｂサーバ装置５の機能的構成を示すブロック図である。このＷｅｂサーバ装置５は、送受信部５３と、アクセス受付部５４と、Ｗｅｂページ作成部５５とを含む。
【００７２】
アクセス受付部５４は、送受信部５３を介して利用者ＰＣ装置１からのアクセス要求を受信すると、Ｗｅｂページ作成部５５に対して利用者ＩＤおよびパスワードが入力可能なＷｅｂページの作成を指示する。
【００７３】
また、アクセス受付部５４は、送受信部５３を介してＷｅｂページに入力された利用者ＩＤおよびパスワードを利用者ＰＣ装置１から受信すると、利用者管理ＤＢ装置２にこれらの情報を送信して利用者の認証を行なわせる。そして、利用者管理ＤＢ装置２から照合結果および利用者情報を受信すると、Ｗｅｂページ作成部５５に対して照合結果および利用者情報を表示可能なＷｅｂページの作成を指示する。
【００７４】
Ｗｅｂページ作成部５５はアクセス受付部５４からＷｅｂページの作成指示を受けると、利用者ＩＤおよびパスワードの入力が可能なＷｅｂページ、または照合結果および利用者情報を表示可能なＷｅｂページを作成し、送受信部５３を介して利用者ＰＣ装置１に送信する。
【００７５】
図１７は、本発明の第４の実施の形態におけるＷｅｂサーバ装置５の処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、アクセス受付部５４は、送受信部５３を介して利用者ＰＣ装置１からＷｅｂアクセス要求を受け付けると、Ｗｅｂページ作成部５５に対して利用者ＩＤおよびパスワードの入力が可能なＷｅｂページを作成させ、利用者ＰＣ装置１に送信させる。そして、アクセス受付部５４は、Ｗｅｂページに入力された利用者ＩＤおよびパスワードを受信すると、それらの情報をパラメータとしてアクセスを受け付ける（Ｓ５１）。
【００７６】
次に、アクセス受付部５４は、Ｗｅｂページに入力された利用者ＩＤおよびパスワードを抽出し、送受信部５３を介してこれらの情報を利用者管理ＤＢ装置２に送信する（Ｓ５２）。そして、アクセス受付部５４は、送受信部５３を介して利用者管理ＤＢ装置２から照合結果および利用者情報などの抽出データを受信し、これらの情報をＷｅｂページ作成部５５に転送してＷｅｂページの作成を指示する（Ｓ５３）。
【００７７】
Ｗｅｂページ作成部５５は、アクセス受付部５４から受けた照合結果および利用者情報などの抽出データを表示したＷｅｂページを作成し、送受信部５３を介して利用者ＰＣ装置１に送信し（Ｓ５４）、処理を終了する。
【００７８】
以上説明したように、本実施の形態における電子承認システムによれば、Ｗｅｂサーバ装置５がＷｅｂページに入力された利用者ＩＤおよびパスワードを利用者管理ＤＢ装置２に送信し、利用者管理ＤＢ装置２から受信した照合結果および利用者情報をＷｅｂページに表示して利用者ＰＣ装置１に送信するようにしたので、社内のイントラＷｅｂへのｈｔｔｐプロトコルによる経路さえ確保されていれば利用者ＰＣ装置１から利用者管理ＤＢ装置２にアクセスすることができ、承認者は外出先などのＬＡＮに接続できない環境下にあっても承認を行なうことが可能となった。
【００７９】
（第５の実施の形態）
図１８は、本発明の第５の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。第４の実施の形態における電子承認システムと同じ構成および機能を有する部分には同じ参照符号を付すものとし、その詳細な説明は繰り返さない。
【００８０】
第５の実施の形態における電子承認システムにおいては、利用者ＰＣ装置１内に利用許可ファイル１８が設けられており、利用者管理ＤＢ装置２によって利用者の認証が確認された場合に、Ｗｅｂサーバ装置５から送信された利用者情報が利用許可ファイル１８に格納される。
【００８１】
本発明の第５の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成は、図６に示す第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成と比較して、利用許可確認部１５の機能が異なる点および利用許可ファイル１８が追加されている点のみが異なる。したがって、重複する構成および機能の詳細な説明は繰り返さない。
【００８２】
利用許可確認部１５は、最初に対象ファイルの押印を行なう場合にのみ、Ｗｅｂページに利用者ＩＤおよびパスワードを入力してＷｅｂサーバ装置５に送信し、送受信部１４を介してＷｅｂサーバ装置５からＷｅｂページに表示された照合結果および利用者情報を受信する。そして、利用者管理ＤＢ装置２によって許可された場合に、Ｗｅｂサーバ装置５から受信した利用者情報を利用許可ファイル１８に格納する。そして、次回の対象ファイルの押印の際に、Ｗｅｂサーバ５にアクセスして認証を行なわずに、利用許可ファイル１８に格納される利用者情報を読み出して押印情報作成部１６に与える。
【００８３】
押印情報作成部１６は、利用許可確認部１５によって読み出された利用者情報を用いて電子的な印影を作成し、対象となる書類（対象ファイル）に押印して押印情報ファイル１３に押印情報として保管する。
【００８４】
以上の説明においては、最初の押印の際にＷｅｂページに表示された利用者情報を利用許可ファイル１８に格納し、それ以降の押印の際に利用許可ファイル１８から利用者情報を読み出して押印を行なうようにしたが、利用許可ファイル１８に格納された利用者情報に有効期限を持たせることも可能である。
【００８５】
この場合、利用者が対象ファイルに押印を行なう際に、利用許可確認部１５は利用許可ファイル１８に格納された利用者情報が有効期限内であるか否かを判定する。そして、有効期限内であれば、利用許可確認部１５はＷｅｂサーバ装置５にアクセスして認証を行なわずに、利用許可ファイル１８に格納される利用者情報を読み出して押印情報作成部１６に与える。また、有効期限内でなければ、利用許可確認部１５はＷｅｂページに利用者ＩＤおよびパスワード入力してＷｅｂサーバ装置５に送信して利用者の認証を行なう。
【００８６】
以上説明したように、本実施の形態における電子承認システムによれば、利用許可ファイル１８に利用者情報が格納されている場合には、利用者管理ＤＢ装置２にアクセスせずに、利用許可ファイル１８に格納された利用者情報を用いて押印情報を作成するようにしたので、第４の実施の形態において説明した効果に加えて、Ｗｅｂサーバ装置５へのアクセスを削減することができ、対象ファイルの承認に要する時間を削減することが可能となった。
【００８７】
今回開示された実施の形態は、すべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】一般的な電子承認システムの構成例を示す図である。
【図２】図１に示す電子承認システムにおいて行なわれる電子的な押印処理の一例を示す図である。
【図３】図２に示す押印図形をＤＢサーバ１０２に押印履歴として格納して印影の真偽を判定する場合の処理の一例を示す図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の概略構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態における利用者ＰＣ装置１の機能的構成を示すブロック図である。
【図７】利用者ＰＣ装置１における押印情報作成時の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図８】利用者ＰＣ装置１における押印情報送信要求の受信時の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の第１の実施の形態における利用者管理ＤＢ装置２の機能的構成を示すブロック図である。
【図１０】利用者管理ＤＢ装置２における利用者認証時の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。
【図１２】本発明の第２の実施の形態における押印ＤＢ装置４の機能的構成を示すブロック図である。
【図１３】押印ＤＢ装置４における押印情報の登録の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１４】本発明の第３の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。
【図１５】本発明の第４の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。
【図１６】本発明の第４の実施の形態におけるＷｅｂサーバ装置５の機能的構成を示すブロック図である。
【図１７】本発明の第４の実施の形態におけるＷｅｂサーバ装置５の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１８】本発明の第５の実施の形態における電子承認システムの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００８９】
１，１０１  利用者ＰＣ装置、２  利用者管理ＤＢ装置、３，６  ネットワーク、１１  コンピュータ、１２，２０１  電子押印プログラム、１３  押印情報ファイル、１４，２３，４３，５３  送受信部、１５  利用許可確認部、１６  押印情報作成部、１７  押印情報抽出部、２１，４１，１０２  ＤＢサーバ、２２  利用者ＤＢ、２４  認証部、４２  押印情報ファイル、４４  押印情報登録部、５１  Ｗｅｂサーバ、５２  Ｗｅｂページ作成プログラム、５４  アクセス受付部、５５  Ｗｅｂページ作成部、７１  コンピュータ本体、７２  ディスプレイ装置、７３  ＦＤドライブ、７４  ＦＤ、７５  キーボード、７６  マウス、７７  ＣＤ−ＲＯＭ装置、７８  ＣＤ−ＲＯＭ、７９  ネットワーク通信装置、２０２  専用利用者ＤＢ、２０３  業務毎ワークフロー定義ファイル、２０４  用紙、業務書類保管ファイル、３０１  押印対象ファイル。
【図１】
2009175944.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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