(57)【要約】【課題】ＦＡＸ文書の誤送信や、社内機密文書の情報漏洩を防止することが可能なＦＡＸ送受信管理装置を提供する。【解決手段】予め付与された認証コードを文書内容とともにスキャンして電子データ形式で保存する記憶手段３０と、電子データ形式で保存された認証コードを解読して、文書内容の属性を決定する第１決定手段３１と、電子データ形式で保存された文書内容を解読して、文書内容の属性を決定する第２決定手段３２と、前記第１決定手段３１と前記第２決定手段３２とで決定された文書内容の属性を比較し、比較の結果、文書内容の属性の整合性がとれているかいないかを判断する判断手段３３と、を有し、文書内容の属性の整合性がとれている場合には、文書内容を外部に送信する一方、文書内容の属性の整合性がとれていない場合には、文書内容を外部に送信せずに送信禁止情報を発する送信拒否手段３４を有する。【選択図】図３
2009010450.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＦＡＸ装置と接続され、当該ＦＡＸ装置から送信される文書内容を認証するＦＡＸ送受信管理装置であって、
予め付与された認証コードを文書内容とともにスキャンして電子データ形式で保存する記憶手段と、
電子データ形式で保存された認証コードを解読して、文書内容の属性を決定する第１決定手段と、
電子データ形式で保存された文書内容を解読して、文書内容の属性を決定する第２決定手段と、
前記第１決定手段と前記第２決定手段とで決定された文書内容の属性を比較し、比較の結果、文書内容の属性の整合性がとれているかいないかを判断する判断手段と、
を有し、
文書内容の属性の整合性がとれている場合には、文書内容を外部に送信する一方、文書内容の属性の整合性がとれていない場合には、文書内容を外部に送信せずに送信禁止情報を発することを特徴とするＦＡＸ送受信管理装置。
【請求項２】
前記送信禁止情報は、前記ＦＡＸ送受信管理装置と接続された管理端末に発せられることを特徴とする請求項１記載のＦＡＸ送受信管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＦＡＸ装置から送信される文書内容を認証するＦＡＸ送受信管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットメールなどの通信が盛んになった現代においても、ＦＡＸによる通信手段は健在である。ＦＡＸは、原稿の二次元情報を線または点に分解し読み取り、データ圧縮や変調等の信号処理をして、通信回線（多くは電話網）に送出する。
【０００３】
ＦＡＸの送信にあたっては、受信側の相手先電話番号を直接入力したり、予め記憶されている電話帳メモリデータから相手先を選択して、相手先電話番号が自動入力されたりする。
【０００４】
主には、企業や商店等で、電話での言い間違い、聞き間違いなどのトラブルを避けるために、注文書・見積書などの急ぎの書類のやり取りに使用される。また、家庭でも手書き文書などのやり取りがリアルタイムで行える特徴があり、とりわけ道順や地図などの音声だけでは伝えにくい情報の伝達には威力を発揮し、放送局ではテレビやラジオ番組の視聴者からのリクエストなどをＦＡＸで受け付けていることも多い。聴覚障害者にとっては、電話に変わる身近な通信手段でもある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、身近な通信手段ながら、その誤送信も頻発している。例えば、電話帳メモリデータから相手先を選択する際に間違った選択をしたり、複数箇所選択をしてそれに気付かなかったりと、重要な文書内容を含む情報が関係のない箇所に流出する事態も起こっている。
【０００６】
また、会社外への持出を禁止されるような機密情報であっても、会社内から会社外へとＦＡＸで送出することによって、簡単に機密漏洩をするような事態も生じかねない。
【０００７】
本発明は、このような点に鑑みてなされたものであり、その目的は、ＦＡＸ文書の誤送信や、社内機密文書の情報漏洩を防止することが可能なＦＡＸ送受信管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
以上のような課題を解決するために、本発明は、以下のものを提供する。
【０００９】
（１）  ＦＡＸ装置と接続され、当該ＦＡＸ装置から送信される文書内容を認証するＦＡＸ送受信管理装置であって、予め付与された認証コードを文書内容とともにスキャンして電子データ形式で保存する記憶手段と、電子データ形式で保存された認証コードを解読して、文書内容の属性を決定する第１決定手段と、電子データ形式で保存された文書内容を解読して、文書内容の属性を決定する第２決定手段と、前記第１決定手段と前記第２決定手段とで決定された文書内容の属性を比較し、比較の結果、文書内容の属性の整合性がとれているかいないかを判断する判断手段と、を有し、文書内容の属性の整合性がとれている場合には、文書内容を外部に送信する一方、文書内容の属性の整合性がとれていない場合には、文書内容を外部に送信せずに送信禁止情報を発することを特徴とするＦＡＸ送受信管理装置。
【００１０】
上記構成を有する本発明によれば、別に設けられた認証コード付与端末等によって文書内容に認証コードが予め付与されており、この予め付与された認証コードを文書内容とともにスキャンして電子データ形式（例えば、ＴＩＦＦ形式）で保存する記憶手段によって、認証コード付き文書内容を保存する。記憶手段によって電子データ形式で保存された認証コードは解読されて、文書内容の属性が第１決定手段で決定される。電子データ形式の認証コードから得られる情報は、認証コード付与端末等によって付与された認証コードが有する情報と同じである。また、電子データ形式で保存された文書内容は解読されて、文書内容の属性が第２決定手段で決定される。文書内容の解読は、電子データ形式の文書内容をＯＣＲ解析することによってキーワードを抽出し、キーワードの表出頻度を示す度数分布や複数のキーワード間の相関関係に整合性がとれているか否かを確認することによって、文書内容の属性を決定する。第１決定手段と記第２決定手段とで決定された文書内容の属性を相互に比較し、比較の結果、文書内容の属性の整合性がとれているかいないかを判断手段は判断する。こうして、文書内容の属性の整合性がとれている場合には、文書内容を外部に送信し、文書内容の属性の整合性がとれていない場合には、文書内容を外部に送信せずに送信禁止情報を発することによって、重要な文書内容を含む情報が関係のない箇所に流出するという誤送信や、機密情報が外部に漏洩することを回避することができる。
【００１１】
なお、送信禁止情報は、ＦＡＸ装置自体に発せられたり、外部接続されている管理端末に発せられたりと、その態様を選択することができる。
【００１２】
（２）  前記送信禁止情報は、前記ＦＡＸ送受信管理装置と接続された管理端末に発せられることを特徴とするＦＡＸ送受信管理装置。
【００１３】
上記構成を有する本発明によれば、ＦＡＸ送受信管理装置と接続された管理端末に送信禁止情報が発せられることで、管理端末を操作する管理者に誤送信や機密漏洩を回避した事実を伝えることができることから、管理体制を把握することができる。
【発明の効果】
【００１４】
以上説明したように、本発明によれば、認証コード付き文書内容をＦＡＸ装置でスキャンして電子データ化し、認証コードと文書内容を解読してそれぞれの属性を比較することで、属性の整合性がとれていない文書内容を外部に送信せず、重要な文書内容を含む情報が関係のない箇所に流出するという誤送信や、機密情報が外部に漏洩することを回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しつつ説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送受信管理装置１を含むシステムの構成図である。
【００１７】
ＦＡＸ送受信管理装置１は、ＦＡＸ装置３ａ，３ｂと電気的に接続されている。また、ＦＡＸ送受信管理装置１は、社内ＬＡＮやＷＡＮ等の通信回線６を介して、管理端末２やＩＰ−ＦＡＸ端末３ｃや基幹系システム端末（サーバー）７と接続され、いわゆるＦＡＸルータとして機能する。例えば、ＦＡＸ送受信管理装置１とＦＡＸ装置３ａ，３ｂとを電話回線で接続したり、ＦＡＸ装置３に設けられた拡張スロットにＦＡＸ送受信管理装置１を取り付けたりすることができる。また、ＦＡＸ装置３ａ，３ｂから送出される情報は一般公衆回線網５を通じて外部のＦＡＸ装置４ａ，４ｂで受信される。
【００１８】
図２は、認証コードを付与する管理端末２のブロック図である。
【００１９】
管理端末２は、記憶部２０、認証コード付与部２１、出力部２２を有する。
【００２０】
記憶部２０は、認証コードを付与するために一時的に情報が格納される作業領域２０Ａと、各種のデータを読み書き可能なデータ記憶領域２０Ｂと、から構成され、データ記憶領域２０Ｂは、ＦＡＸ固有の識別番号（ＭＡＣアドレス、ＣＳＩＤ，ＮＳＦ等）をＦＡＸ装置ごとに格納されたＦＡＸ固有値データベース２０Ｂ１と、配信先顧客の名称、ＦＡＸ番号、業務内容、秘密レベル、ＦＡＸ固有の識別番号等が格納された配信先データベース２０Ｂ２と、差出人の氏名、業務内容、秘密レベル等が格納された差出人データベース２０Ｂ３と、を有する。
【００２１】
認証コード付与部２１は、データ記憶領域２０Ｂから取得した各種データに基づいて、認証コードを付与し、それを出力部２２から出力する。
【００２２】
例えば、業務部所属のＡ氏がＢ会社のＣ氏にＦＡＸを５枚送信する場合には、業務部にあるＦＡＸ装置３ａ又は３ｂから通常ＦＡＸすることとなるので、このＦＡＸ装置の固有値をＦＡＸ固有値データベース２０Ｂ１から取得し、Ｂ会社のＣ氏の情報を配信先データベース２０Ｂ２から取得し、Ａ氏の情報を差出人データベース２０Ｂ３から取得し、さらに５枚送信という情報を作業領域２０Ａ等から取得し、これら取得した情報から認証コード付与部２１は認証コードを付与する。認証コードは、バーコードとして印字され、文書内容に貼付することで、認証コード付き文書を作成することができる。複数枚の文書をＦＡＸ送信する際には、最初の１枚に認証コードを貼付することもできるし、全ての文書に認証コードを貼付することもできる。このように、送信する頁に応じた認証コードを付与することで、頁の取り違えや欠落を防ぐことができる。
【００２３】
図３は、本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送受信管理装置１のブロック図である。
【００２４】
ＦＡＸ送受信管理装置１は、記憶手段３０と、第１決定手段３１と、第２決定手段３２と、判断手段３３と、送信許否手段３４と、を有する。
【００２５】
記憶手段３０は、電子化情報部３０Ａと、認証コード部３０Ｂと、文字認証部３０Ｃと、を有する。電子化情報部３０Ａは、外部の読取装置（ＦＡＸ装置３ａ，３ｂを含む）によってスキャンされた認証コード付文書を電子データ形式で記憶するものであり、認証コードの電子データは認証コード部３０Ｂに、文書内容の電子データは文字認証部３０Ｃにそれぞれ送信されて保存される。ＦＡＸ装置３ａ，３ｂやＩＰ−ＦＡＸ端末３ｃからの電子データをＴＩＦイメージにて保存し、記憶手段３０に保存された電子データの内容は、管理端末２等で閲覧することができる。
【００２６】
第１決定手段３１は、認証コード部３０Ｂに電子データ形式で保存された認証コードを解読して、文書内容の属性を決定する。また、第２決定手段３２は、文字認証部３０Ｃに電子データ形式で保存された文書内容を解読して、文書内容の属性を決定する。これらの解読は、ＯＣＲ解析、文章解析により行われる。
【００２７】
判断手段３３は、第１決定出願３１と第２決定手段３２とで決定された各属性を比較して、文書内容の属性の整合性がとれているか否かを判断する。判断の結果、文書内容の属性がとれていると判定した場合には、送信許可情報を発するよう送信拒否手段３４に指令し、文書内容の属性がとれていないと判定した場合には、送信禁止情報を発するように送信拒否手段３４に指令する。
【００２８】
送信拒否手段３４は、判断手段３３からの指令に基づき、送信許可情報又は送信禁止情報を発する。送信許可情報又は送信禁止情報は、ＦＡＸ装置自体に発せられたり、外部接続されている管理端末２に発せられたりできる。
【００２９】
図４は、文書内容としての労働条件通知書の一例、図５は、キーワード抽出の結果を示す例である。
【００３０】
図４に示す労働条件通知書を読取装置で読み取ると、その電子情報が電子化情報部３０Ａを介して、文字認証部３０Ｃに保存される。第２決定手段３２では、文字認証部３０Ｃの電子データをＯＣＲ解析する。文書内容を熟語分解して度数分布を取った例が図５の数値で示される。そして、第２決定手段３２では、かかる度数分布に基づいて文書内容の属性を決定する。例えば、社外秘密文書と相関の高い重要キーワードが含まれている場合には、社外秘密文書としての属性を付与して決定する。一方、第１決定手段３１では、認証コードの解析による属性の決定が行われる。第１決定手段３１で、社外秘密文書としての属性が付与されれば、文書内容の属性と一致するので、判断手段３３による送信許可情報が指令される。第１決定手段３１で、社外秘密文書としての属性が付与されていなければ、文書内容の属性と一致しないので、判断手段３３による送信禁止情報が指令される。送信禁止情報が管理端末に送出されることで、監視員によるチェックが警報されることとなる。
【産業上の利用可能性】
【００３１】
本発明に係るＦＡＸ送受信管理装置は、ＦＡＸ文書の誤送信や、社内機密文書の情報漏洩を防止するものとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送受信管理装置を含むシステムの構成図である。
【図２】認証コードを付与する管理端末のブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るＦＡＸ送受信管理装置のブロック図である。
【図４】文書内容としての労働条件通知書の一例である。
【図５】キーワード抽出の結果を示す例である。
【符号の説明】
【００３３】
１  送受信管理装置
２  管理端末
２０  記憶部
２１  認証コード付与部
２２  出力部
３０  記憶手段
３１  第１決定手段
３２  第２決定手段
３３  判断手段
３４  送信拒否手段
【図１】
2009010450.tif 000003
【図２】
2009010450.tif 000004
【図３】
2009010450.tif 000005
【図４】
2009010450.tif 000006
【図５】
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