(57)【要約】【課題】印字済みの文書ファイルなどを効率的に管理できる情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置１０は、コメント情報を含ませて、ファイルの属性情報を設定可能にしたプロパティ設定部１と、コメント情報の一覧表示指令を受け付けたときには、プロパティ設定部１によって属性情報の設定されたファイルのうちから、コメント情報が付加したファイルのみを検索して、所定の順序でファイルの属性情報を、表示画面に一覧表示させる制御部１を備えている。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルにコメント情報を含む属性情報を付加して保存する機能を備えた情報処理装置において、
コメント情報を含ませて、ファイルの属性情報を設定可能にしたプロパティ設定部と、
コメント情報の一覧表示指令を受け付けたときには、上記プロパティ設定部によって属性情報の設定されたファイルのうちから、コメント情報が付加したファイルのみを検索して、所定の順序でファイルの属性情報を、表示画面に一覧表示させる制御部を備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
請求項１において、
上記制御部は、表示画面に一覧表示させた後、さらにファイルを指定して印字指令を受け付けたときには、該印字指令を受けたファイルの属性情報を所定の様式で記録紙に印字させるようにしている情報処理装置。
【請求項３】
請求項２において、
上記属性情報は、上記ファイルデータに付加されて印字されるようにしている情報処理装置。
【請求項４】
請求項２または３において、
上記プロパティ設定部は、上記コメント情報を記録紙に印字すべきページ、印字すべき特定箇所を設定できるようにしている情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルにコメント情報を含む属性情報を付加して保存する機能を備えた情報処理装置の改良に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のパソコンなどの情報処理装置では、オペレーティングシステムによって種々のアプリケーションファイルとともに、そのファイルのファイル名、作成日時、保存場所、タイトル、コメントなどが属性情報としてファイルに対応付けて保存、管理されている。
【０００３】
これらの情報は、フォルダ内のファイルについて一覧表示することもでき、設定によってコメントを含めて一覧表示することができるので、管理するうえで利便性が高い。
【０００４】
しかし、現在のオペレーティングシステムは、書類として出力済みのアプリケーションデータについて、上記コメントに印字目的などを書き込んでメモとして利用する場合に、そのような印字済み書類の整理表として表示、印字する機能は有していない。
【０００５】
また、特許文献１では、印刷履歴情報の一覧を画面に表示するようにしている。しかし、この文献に記載の技術は、印字のための中間データを保存しておき、アプリケーションを再起動することなく再印刷ができるようにしたものである。つまり、そのような目的のために画面の一覧表示を行ったものであるため、一覧の明細には、出力目的などのコメント情報を含んではいない。
【特許文献１】特開２００６−２５９８４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記のような事情を考慮して提案されたもので、その目的は、印字済みの文書ファイルなどを効率的に管理できる情報処理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、ファイルにコメント情報を含む属性情報を付加して保存する機能を備えた情報処理装置において、コメント情報を含ませて、ファイルの属性情報を設定可能にしたプロパティ設定部と、コメント情報の一覧表示指令を受け付けたときには、プロパティ設定手段によって属性情報の設定されたファイルのうちから、コメント情報が付加したファイルのみを検索して、所定の順序でファイルの属性情報を、表示画面に一覧表示させる制御部を備えたことを特徴とする。
【０００８】
また他の本発明の情報処理装置では、制御部は、表示画面に一覧表示させた後、さらにファイルを指定して印字指令を受け付けたときには、該印字指令を受けたファイルの属性情報を所定の様式で記録紙に印字させるようにしている。
【０００９】
さらに他の本発明では、属性情報は、ファイルデータに付加されて印字されるようにしている。
【００１０】
また、さらに他の本発明では、プロパティ設定部は、コメント情報を記録紙に印字すべきページ、印字すべき特定箇所を設定できるようにしている。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の情報処理装置によれば、コメント情報を付加したファイルのみの属性情報を表示画面に一覧表示しているので、その一覧表を、たとえば印字済み書類の管理に利用できる。また、その一覧表での印字指令の操作も可能としているため、喪失した書類などを、一覧表を見ながら再出力することができる。
【００１２】
また、属性情報は、ファイルデータの印字とともに出力するようにしたことで、出力書類情報を、ファイルデータの実体と属性とでまとめて管理することができる。属性情報を実体情報の印字ページ裏面などに印字すれば、一覧表とともに、出力書類の管理をしやすくできる。
【００１３】
さらに、属性情報の記録紙に印字すべきページ、印字すべき特定箇所の指定も、属性情報として設定できるようにしているため、属性情報をユーザごとに管理しやすい所望の箇所に印字させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下に、本発明の実施の形態について、添付図面とともに説明する。
【００１５】
図１は、本発明の一例である情報処理装置の要部構成を示すブロック図である。
【００１６】
本情報処理装置１０は、種々のアプリケーションソフト（図１では不図示）より出力されたファイル３１（図中、ＡＰファイルと記載している。）を有している。さらに本情報処理装置１０は、ファイル３１の属性情報３２を設定するためのプロパティ設定部１と、属性情報３２にもとづいて一覧表示する制御部２とを備えている。なお、これらのプロパティ設定部１、制御部２は、ＣＰＵ（不図示）と種々のプログラムが協働することによって動作する。
【００１７】
また、属性情報３２は、アプリケーションソフトでファイルを出力した際に一部の情報が、アプリケーションソフト、オペレーティングシステムによって自動的に生成されるが、さらに操作により、プロパティ設定部１によってコメント情報が追加される。なお、属性情報３２は、アプリケーションデータの実体データが書き込まれたファイル３１とは物理的に異なる記憶領域に記憶されているが、図示するように、実体データのファイル３１に関連付けられて記憶されている。
【００１８】
プロパティ設定部１は、設定画面などでコメント情報を含む種々の属性情報３２を設定できる構成となっている。制御部２は、一覧表示指令を受け付けたときには、属性情報３２が関連付けられたファイルから、コメント情報を付加したファイルのみを検索して、画面および記録紙に一覧表を出力する。そして、制御部２はさらに、表示された画面上の一覧表でファイルを特定して印字指令を受け付けたときには、ファイルデータ３１とともに属性情報３２を記録紙に印字させるようにしている。なお、属性情報３２のみを印字、出力するよう構成としてもよい。
【００１９】
図２は、プロパティ設定部１の属性情報設定画面の一例を示す図である。
【００２０】
図示するように、属性情報は、印字すべきアプリケーションデータのタイトル１０１、カテゴリ１０２、目的・その他メモ１０３を含んだコメント情報１００と、ファイル名１２１、その保存場所１２２、作成日付１２３などを含んでいる。
【００２１】
また、ファイルデータの印字指令が要求されたときに、属性情報を印字するページ指定１１０も設定できるようになっている。ここでは、ファイルデータの印字先頭ページの裏面か、あるいは最終ページの裏面かを選択できるようになっている。また、ファイルデータの印字ページ内の箇所を特定できるように指示できる構成としてもよい。
【００２２】
図２の例では、設定画面で、ファイルの内容に応じたコメント情報を作成者が入力できるようになっている。また、ファイル名１２１、その保存場所１２２、作成日付１２３は、アプリケーションソフト、オペレーティングシステムからの情報が引き継がれて、そのまま設定される構成となっている。そして、その後のＯＫボタン１３０の操作で、属性情報が設定され、ファイル３１に対応して保存される。
【００２３】
図３は、本情報処理装置１０の一覧表示指令を受け付けたときの基本動作を示すフローチャートである。
【００２４】
一覧表示の指令は、たとえば、フォルダなどを指定して、そのフォルダ内のファイルについて指令が出される。制御部２は、指令を受け付けたときには、ファイル３１ごとに属性情報３２を順次読み込みながら、コメント情報があるものはコメント情報を取り出して、リストアップしてゆく。その後、制御部２は、フォルダ内のすべてのファイルについて処理が終了すれば、一覧表示を行う（以上、ステップＳ１０１〜Ｓ１０６）。
【００２５】
図４は、表示画面への一覧表示の一例を示す図である。
【００２６】
制御部２がコメント情報のあるファイルのみを検索しているため、一覧表にはコメント情報が設定されたファイルのみが表示される。なおこの例では、コメント情報２００として、タイトル２０１、カテゴリ２０２、目的・その他２０３が表示される。また、目的・その他として、ファイルを出力した目的、その他出力者自身のメモを設定するようにしており、このような特定の目的に使用することで、一覧表を印字済み書類の整理表として利用できる。
【００２７】
また、この一覧表画面の番号欄２１０を操作したときには、制御部２が、その指定されたファイルのデータとともに、属性情報またはそのうちのコメント情報を記録紙に印字させる構成となっている。属性情報を印字するページは、図２に示したように、プロパティ設定部１の設定画面で設定できるようになっている。また、属性情報の設定画面（図２参照）で設定する属性情報の印字ページも一覧表に含めるようにしてもよい。
【００２８】
制御部２は、ユーザが一覧表の中の属性情報またはコメント情報を印字するように操作したときには、属性情報またはコメント情報の印字指令を受け付け、その情報のみを記録紙に印字するようにしている。
【００２９】
図５は、情報処理装置１０の印字指令を受け付けたときの基本動作を示すフローチャートである。ここでは、ファイルデータとともに属性情報のうちのコメント情報を印字する動作例を示している。
【００３０】
制御部２は、一覧表内の任意のファイルについて印字指令を受け付けたときには、そのファイルデータをＰＤＬデータなどの印字データに変換し、コメント情報を所定の様式に編集する。その後、制御部２は、プロパティ設定部で設定された印字ページとなるように印字順を設定し、プリンタに送出する（以上、ステップＳ２０１〜Ｓ２０４）。
【００３１】
なお、このような印字を制御する処理は、印字指令とともにアプリケーションソフトを起動してプリンタドライバでさせるようにしてもよいが、印字用の中間データを保存しておき、それにもとづいて処理するようにしてもよい。
【００３２】
図６は、コメント情報の印字ページの出力例を示す図である。ここでは、属性情報のうちコメント情報のみを、ファイルデータの印字ページの裏面に出力しているが、属性情報すべてを印字するようにしてもよい。
【００３３】
以上のように、コメント情報を付加したファイルのみの属性情報を一覧表示しているので、たとえばコメント情報に印字する（した）目的などを設定することで、印字済み書類の管理に利用できる。また、その一覧表での印字指令の操作を可能としているため、喪失した書類などを、一覧表を見ながら再出力することができる。
【００３４】
また、プロパティ設定部１の属性情報を生成する動作は、アプリケーションソフトから動作されるようにしたプリンタドライバの一機能として構成してもよい。
【００３５】
図７は、プロパティ設定部１をプリンタドライバ５に組み込んだ情報処理装置１０の要部構成を示すブロック図である。図中の印字制御部５１は、アプリケーションソフト６からの印字指令によりファイルデータ３１を印字データに変換し、プリンタ２０に送出するものであるが、図１に示した、属性情報を一覧表示する制御部の機能を含ませてもよい。また、本図に示すように、プロパティ設定部１は、ファイル３１ごとに設定された属性情報を、そのまま一覧表示できる形態の履歴ファイル７に生成している。また、図中の８は、プリンタドライバ５がアプリケーションソフト６から印字指令を受けたときに生成する印字データである。
【００３６】
このような構成では、印字済みのファイルのみを確実に管理するために、プロパティ設定部１で設定した属性情報を、印字指令を受けたとき、あるいは印字データを送出したときに、一覧表示の際に検索可能な有効なデータとなるように設定する構成とすればよい。
【００３７】
以上の２種の実施形態では、いずれも、コメント情報を印字書類の管理用に使用する例を示しており、それに合わせて、図２の属性情報設定画面のコメント情報の入力項目を、印字に関する内容に限定してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の一例である情報処理装置の要部構成を示すブロック図である。
【図２】属性情報設定画面の一例を示す図である。
【図３】本情報処理装置の一覧表示指令を受け付けたときの基本動作を示すフローチャートである。
【図４】表示画面への一覧表示の一例を示す図である。
【図５】情報処理装置の印字指令を受け付けたときの基本動作を示すフローチャートである。
【図６】属性情報の印字ページの出力例を示す図である。
【図７】プロパティ設定部をプリンタドライバに組み込んだ構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００３９】
１０      情報処理装置
１      プロパティ設定部
２      制御部
３１      ファイル（実体データ）
３２      属性情報
５      プリンタドライバ
７      履歴ファイル
２０      プリンタ
【図１】
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【図２】
2009151538.tif 000004
【図３】
2009151538.tif 000005
【図４】
2009151538.tif 000006
【図５】
2009151538.tif 000007
【図６】
2009151538.tif 000008
【図７】
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