(57)【要約】【課題】データを利用する際に、識別子が自動的あるいは半自動的に付与されたものである場合に表示される新しい識別子の設定を促す画面の指示に従って新しい識別子を設定することで、非常に簡単にデータに新しい識別子を付与することができるデータ利用システムを提供すること。【解決手段】データ形成手段によって形成されたデータに付与された識別子が、データ形成手段によって自動的あるいは半自動的に付与されたものか、ユーザによって付与されたものかを判別する識別子判別手段を有し、データを利用する際に、識別子が自動的あるいは半自動的に付与されたものである場合には、新しい識別子の設定を促す画面が表示されるので、ユーザは、表示された画面の指示に従って新しい識別子を設定しさえすればよく、非常に簡単にデータに新しい識別子を付与することができるデータ利用システムを提供することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを作成するデータ作成手段、および、前記データに識別子を付与する識別子付与手段を有するデータ作成機器と、
前記データを利用するデータ利用手段とを備えたデータ利用システムにおいて、
前記データ利用手段は、
前記識別子が前記識別子付与手段によって自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを判別する識別子判別手段と、
前記識別子を修正する識別子修正手段と、
前記識別子判別手段の判別結果に基づいて、前記識別子修正手段による修正を行うか否かを判断する修正可否判断手段とを備えたことを特徴とするデータ利用システム。
【請求項２】
前記識別子付与手段は、前記識別子が自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを示す識別子パラメータを前記データに添付し、
前記識別子判別手段は、前記識別子が自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを、前記識別子パラメータによって判別することを特徴とする請求項１に記載のデータ利用システム。
【請求項３】
前記識別子は前記データのファイル名であることを特徴とする請求項１または２に記載のデータ利用システム。
【請求項４】
前記データ作成機器は、前記データと前記識別子とを配信する配信手段を備え、
前記データ利用手段は、前記配信手段によって配信された前記データを利用することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載のデータ利用システム。
【請求項５】
前記配信手段は、前記データと前記識別子とを電子メールに添付して送信することを特徴とする請求項４に記載のデータ利用システム。
【請求項６】
前記データ利用手段は、メールソフトであることを特徴とする請求項５に記載のデータ利用システム。
【請求項７】
前記配信手段は、前記データと前記識別子とをファイルサーバ上の共有フォルダに転送し、
前記識別子パラメータは、前記データのリソースに追記されていることを特徴とする請求項４に記載のデータ利用システム。
【請求項８】
前記配信手段は、前記データと前記識別子とをインターネット上のＦＴＰサーバに転送し、
前記識別子パラメータは、前記データとは異なるファイルに記述されて、前記データと同時にＦＴＰサーバに転送されることを特徴とする請求項４に記載のデータ利用システム。
【請求項９】
前記データ作成機器は、データ記憶手段を有し、
前記配信手段は、前記データと前記識別子とを前記データ記憶手段に転送することを特徴とする請求項４に記載のデータ利用システム。
【請求項１０】
前記データ利用手段は、文書管理ソフトウェアであることを特徴とする請求項７乃至９の何れか１項に記載のデータ利用システム。
【請求項１１】
前記データ利用手段は、前記識別子を修正するための補助情報を前記データから抽出する補助情報抽出手段を有し、
前記識別子修正手段は、前記識別子を修正する際に、前記補助情報を提示することを特徴とする請求項１に記載のデータ利用システム。
【請求項１２】
前記補助情報は、前記データの全体または一部分の画像情報であることを特徴とする請求項１１に記載のデータ利用システム。
【請求項１３】
前記補助情報は、前記データの全体または一部分の画像を文字認識処理して得られた文字列であることを特徴とする請求項１１に記載のデータ利用システム。
【請求項１４】
前記補助情報は、前記データに含まれる文字列の全体または一部分であることを特徴とする請求項１１に記載のデータ利用システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ利用システムに関し、特に、識別子が付与されたデータを作成し利用するデータ利用システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ＰＣ等の情報処理装置を含むオフィス機器のネットワーク化やインターネット化が急速に進み、スキャナやＦＡＸにおいても、ネットワークやインターネットを利用した商品が開発されている。インターネットを利用したスキャナ装置に関する従来技術として、例えばＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌと呼ばれる技術が知られている。この従来技術は、インターネット（ネットワーク）に接続されているスキャナ装置において、スキャンした原稿の電子データを変換して、電子メール用の添付ファイルを作成し、その添付ファイルを添付した電子メールをインターネット上の宛先（メールサーバ）に送信するというものである。
【０００３】
前述した従来技術によるＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌは、スキャナ装置から電子メールの宛先を指定するだけの簡易なものであり、電子メールの題名や本文等にはスキャナ装置に記憶されている定型的なものが自動的に付与され、添付ファイルのファイル名もスキャナ装置によって日付等から自動的に付与されるものであった。そのため、電子メール送信者は、電子メールの題名や本文、添付ファイルのファイル名等の情報を自らの思うように作成して付与することができず、電子メール送信者が電子メール受信者に対して詳細な情報を伝えることができないという問題点を有していた。
【０００４】
また、前述した従来技術によるＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌは、電子メール受信者が添付ファイルが添付された電子メールを受信しても、電子メール送信者のアドレスがスキャナ装置固有のメールアドレスになっており、しかも添付ファイルも自動発生されたファイル名しか付与されていない。そのため、電子メールおよび添付ファイルに対する情報が不足で、電子メール受信者の側も不便であるという問題点も有していた。
【０００５】
そのため、電子メール送信者は、Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌを利用して、一旦電子メール送信者自身のメールアドレスに電子メールを送信し、受信した電子メールの題名や本文、添付ファイルのファイル名等を適切なものに書き直してから、電子メール受信者に送信し直すという手間をかけざるをえなかった。
【０００６】
そこで、電子メールの題名、本文、宛先、電子メール送信者等の情報をホスト装置で作成し、それを電子メールを利用してスキャナ装置に予め登録し、その登録した電子メールを利用してスキャンした原稿画像データを送信することにより、より使いやすいＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能を提供する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−２１５５４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、特許文献１の方法では、原稿をスキャンして原稿画像データを取得する前に電子メールの題名、本文、宛先、電子メール送信者等の情報をホスト装置で作成し、電子メールを利用してスキャナ装置に登録する必要があり、事前の準備作業が繁雑である。また、事前準備をしておらずに、原稿をスキャンする時点でＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能を使おうと思った場合には、従来と同じ定型的な情報しか付与できないために、従来技術と同じ問題点を有したままとなる。
【０００８】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたもので、データを利用する際に、識別子が自動的あるいは半自動的に付与されたものである場合に表示される新しい識別子の設定を促す画面の指示に従って新しい識別子を設定することで、非常に簡単にデータに新しい識別子を付与することができるデータ利用システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の目的は、下記構成により達成することができる。
【００１０】
１．データを作成するデータ作成手段、および、前記データに識別子を付与する識別子付与手段を有するデータ作成機器と、
前記データを利用するデータ利用手段とを備えたデータ利用システムにおいて、
前記データ利用手段は、
前記識別子が前記識別子付与手段によって自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを判別する識別子判別手段と、
前記識別子を修正する識別子修正手段と、
前記識別子判別手段の判別結果に基づいて、前記識別子修正手段による修正を行うか否かを判断する修正可否判断手段とを備えたことを特徴とするデータ利用システム。
【００１１】
２．前記識別子付与手段は、前記識別子が自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを示す識別子パラメータを前記データに添付し、
前記識別子判別手段は、前記識別子が自動的にもしくは半自動的に付与された識別子であるか否かを、前記識別子パラメータによって判別することを特徴とする１に記載のデータ利用システム。
【００１２】
３．前記識別子は前記データのファイル名であることを特徴とする１または２に記載のデータ利用システム。
【００１３】
４．前記データ作成機器は、前記データと前記識別子とを配信する配信手段を備え、
前記データ利用手段は、前記配信手段によって配信された前記データを利用することを特徴とする１乃至３の何れか１項に記載のデータ利用システム。
【００１４】
５．前記配信手段は、前記データと前記識別子とを電子メールに添付して送信することを特徴とする４に記載のデータ利用システム。
【００１５】
６．前記データ利用手段は、メールソフトであることを特徴とする５に記載のデータ利用システム。
【００１６】
７．前記配信手段は、前記データと前記識別子とをファイルサーバ上の共有フォルダに転送し、
前記識別子パラメータは、前記データのリソースに追記されていることを特徴とする４に記載のデータ利用システム。
【００１７】
８．前記配信手段は、前記データと前記識別子とをインターネット上のＦＴＰサーバに転送し、
前記識別子パラメータは、前記データとは異なるファイルに記述されて、前記データと同時にＦＴＰサーバに転送されることを特徴とする４に記載のデータ利用システム。
【００１８】
９．前記データ作成機器は、データ記憶手段を有し、
前記配信手段は、前記データと前記識別子とを前記データ記憶手段に転送することを特徴とする４に記載のデータ利用システム。
【００１９】
１０．前記データ利用手段は、文書管理ソフトウェアであることを特徴とする７乃至９の何れか１項に記載のデータ利用システム。
【００２０】
１１．前記データ利用手段は、前記識別子を修正するための補助情報を前記データから抽出する補助情報抽出手段を有し、
前記識別子修正手段は、前記識別子を修正する際に、前記補助情報を提示することを特徴とする１に記載のデータ利用システム。
【００２１】
１２．前記補助情報は、前記データの全体または一部分の画像情報であることを特徴とする１１に記載のデータ利用システム。
【００２２】
１３．前記補助情報は、前記データの全体または一部分の画像を文字認識処理して得られた文字列であることを特徴とする１１に記載のデータ利用システム。
【００２３】
１４．前記補助情報は、前記データに含まれる文字列の全体または一部分であることを特徴とする１１に記載のデータ利用システム。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、データ形成手段によって形成されたデータに付与された識別子が、データ形成手段によって自動的あるいは半自動的に付与されたものか、ユーザによって付与されたものかを判別する識別子判別手段を有し、データを利用する際に、識別子が自動的あるいは半自動的に付与されたものである場合には、新しい識別子の設定を促す画面が表示されるので、ユーザは、表示された画面の指示に従って新しい識別子を設定しさえすればよく、非常に簡単にデータに新しい識別子を付与することができるデータ利用システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明を図示の実施の形態に基づいて説明するが、本発明は該実施の形態に限られない。なお、図中、同一あるいは同等の部分には同一の番号を付与し、重複する説明は省略する。
【００２６】
まず、本発明の第１の実施の形態について、図１乃至図５を用いて説明する、図１は、本発明におけるデータ利用システムの第１の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【００２７】
図１において、本発明におけるデータ利用システム１は、本発明におけるデータ作成機器およびデータ作成手段として機能する複合機（以下、ＭＦＰと言う）１００と、本発明におけるデータ利用手段、識別子判別手段および修正可否判断手段として機能するパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと言う）２００上のメールソフト２１０とで構成される。ＭＦＰ１００とＰＣ２００とは、ネットワークＮＷに接続されており、後述する電子メールの転送先であるＰＣ３００も同様にネットワークＮＷに接続されている。ＰＣ３００上にもメールソフト３１０が搭載されている。
【００２８】
文書や画像等の原稿ＤＯＣは、ＭＦＰ１００によってスキャンされて読み込まれ、画像データが作成される。あるいは、文書原稿が読み込まれて文字認識（以下、ＯＣＲと言う）処理が行われ、文書データが作成されてもよい。作成されたデータＤ１には、ＭＦＰ１００が備えるＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能１１０によって、ファイル名ＦＮが自動または手動で付与される。Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能１１０によるファイル名ＦＮの付与に関しては、図２で詳述する。ここに、Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能１１０は本発明における識別子付与手段および配信手段として、ファイル名ＦＮは本発明における識別子として機能する。
【００２９】
作成された画像、文書等のデータＤ１は、ＭＦＰ１００が備えるＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能１１０によって、電子メールに添付されて、原稿ＤＯＣの読込時に設定されたメールアドレスに送信される。ここでは、原稿ＤＯＣの読込操作を行ったユーザは、自身のＰＣ２００のメールアドレスを指定したとする。
【００３０】
ＭＦＰ１００から送信された電子メールは、発信者のＰＣ２００上のメールソフト２１０によって受信される。受信された電子メールに添付されたデータＤ１には、ユーザによって新しいファイル名ＦＮが付与される。メールソフト２１０による新しいファイル名ＦＮの付与については、図３以降に詳述する。
【００３１】
新しいファイル名ＦＮが付与されたデータＤ１は、メールソフト２１０によって受信先のＰＣ３００に転送される。これによって、受信者は、ＭＦＰ１００によって作成され、ＰＣ２００上のメールソフト２１０によって新しいファイル名ＦＮが付与されたデータＤ１を、ＰＣ３００上のメールソフト３１０で受信することができる。
【００３２】
なお、図１では、ＭＦＰ１００から直接ＰＣ２００に電子メールの添付ファイルであるデータＤ１が送信され、ＰＣ２００から直接ＰＣ３００に電子メールの添付ファイルであるデータＤ１が転送されるように示してあるが、実際の電子メールの送受信はメールサーバを介して行われる。図１では、説明を簡単にするために、その部分を省略してある。
【００３３】
次に、上述したＭＦＰ１００のスキャンからＰＣ２００への電子メール送信までの動作について、図２を用いて説明する。図２は、ＭＦＰ１００のスキャンからＰＣ２００への電子メール送信までの動作の流れを示すフローチャートである。
【００３４】
本発明では、作成されたデータＤ１に付与されるファイル名ＦＮは、デフォルトでは、例えばデータＤ１作成時の時刻情報から自動生成されるユニークな名前が付与される。例えば、２００７年６月１日１０時３６分に作成されたＰＤＦファイルの場合は、「０７０６０１１０３６．ｐｄｆ」である。
【００３５】
あるいは、ファイル名ＦＮの先頭部を、ＭＦＰ１００が有するテンプレートにユーザが登録した名前から指定することもできる。例えば、「第１開発部所有のＭＦＰ」を示す「ＤＥＶ１−」をテンプレートから指定し、「ＤＥＶ１−」に続いて時刻情報から自動生成される、つまり半自動生成されるユニークなファイル名ＦＮが付与される。例えば、第１開発部所有のＭＦＰで２００７年６月１日１０時３６分に作成されたＰＤＦファイルの場合は、「ＤＥＶ１−０７０６０１１０３６．ｐｄｆ」である。これによって、ファイル名ＦＮから、第１開発部所有のＭＦＰで作成されたデータであることが分かる。
【００３６】
また、ＭＦＰ１００の操作パネル１２０を用いて、ファイル名ＦＮをユーザが手動で作成することも可能である。例えば、「領収書１．ｐｄｆ」である。こうすることで、例えば「領収書」あるいは「見積書」等のデータＤ１の内容に合致したファイル名ＦＮを付与することができる。
【００３７】
そして、データＤ１に付与されるファイル名ＦＮが上述した３種類のファイル名ＦＮの何れにあたるのかを示すパラメータとして、ファイル名レベルＦＬを考える。ファイル名レベルＦＬとは、
ＦＬ＝０（自動生成されたファイル名ＦＮ）
ＦＬ＝１（先頭部が指定され、残りが自動で、半自動生成されたファイル名ＦＮ）
ＦＬ＝２（操作パネル１２０を用いて手動で生成されたファイル名ＦＮ）
である。ここに、ファイル名レベルＦＬは本発明における識別子パラメータとして機能する。
【００３８】
図２において、ステップＳ１０１で、ＭＦＰ１００の動作モードがＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌに設定される。ステップＳ１０３で、ＭＦＰ１００のスキャナ部によって原稿ＤＯＣがスキャンされて読み込まれ、ステップＳ１０５で、スキャンされたデータＤ１が作成される。
【００３９】
ステップＳ１０７で、ＭＦＰ１００の表示パネルに、ユーザが手動でファイル名ＦＮを入力するか否かを確認する表示が行われる。ユーザが手動でファイル名ＦＮを入力することを選択した場合（ステップＳ１０７；Ｙｅｓ）、ステップＳ１１１で上述したファイル名レベルＦＬが「２」に設定され、ステップＳ１１３で、ユーザによってファイル名ＦＮが入力される。
【００４０】
ユーザが手動でファイル名ＦＮを入力することが選択されなかった場合（ステップＳ１０７；Ｎｏ）、ステップＳ１２１で、ＭＦＰ１００の表示パネルに、ファイル名ＦＮの先頭部を指定するか否かを確認する表示が行われる。ファイル名ＦＮの先頭部を指定することが選択された場合（ステップＳ１２１；Ｙｅｓ）、ステップＳ１３１で上述したファイル名レベルＦＬが「１」に設定される。ステップＳ１３３で、ユーザによってテンプレートからファイル名ＦＮの先頭部が選択され、残りの部分が自動生成されてファイル名ＦＮが決定される。
【００４１】
ファイル名ＦＮの先頭部を指定することが選択されなかった場合（ステップＳ１２１；Ｎｏ）、ステップＳ１４１で上述したファイル名レベルＦＬが「０」に設定され、ステップＳ１４３で、ＭＦＰ１００によってファイル名ＦＮが自動生成される。
【００４２】
ステップＳ１５１で、ＭＦＰ１００のＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能１１０によって送信用の電子メールが自動作成され、ステップＳ１５３で、自動作成された電子メールのヘッダに上述したファイル名レベルＦＬが追記される。
【００４３】
ステップＳ１５５で、ユーザによって送信先のメールアドレスが指定される（ここでは、ユーザ自身のＰＣ２００のメールアドレスを指定したとする）。ステップＳ１５７で、ステップＳ１５５で指定された送信先のメールアドレスに、データＤ１が添付された電子メールが送信され、一連の動作が終了される。
【００４４】
次に、上述したメールソフト２１０による新しいファイル名ＦＮの付与について、図３乃至図６を用いて説明する。図３は、ＭＦＰ１００によるファイル名ＦＮの付与の動作の流れを示すフローチャートで、図４は、図３のステップＳ３００「ファイル名変更サブルーチン」を示すフローチャートである。
【００４５】
図３において、ステップＳ２０１で、ＰＣ２００のメールソフト２１０によって、ＭＦＰ１００から送信された電子メールが受信される。ステップＳ２０３で、ユーザによって、受信した電子メールを第３者に転送する転送操作が行われると、ステップＳ２０５で、転送操作が行われた電子メールのヘッダに追記されたファイル名レベルＦＬが読み取られる。
【００４６】
ステップＳ２０７で、電子メールのヘッダにファイル名レベルＦＬが追記されているか否かが確認される。ファイル名レベルＦＬが追記されている場合（ステップＳ２０７；Ｙｅｓ）、ステップＳ２１１で、ファイル名レベルＦＬが「２」であるか否かが確認される。ファイル名レベルＦＬが「２」である場合（ステップＳ２１１；Ｙｅｓ）には、ＭＦＰ１００ですでにファイル名ＦＮが入力されていると判断されて、ステップＳ２２１に進む。
【００４７】
ファイル名レベルＦＬが追記されていない場合（ステップＳ２０７；Ｎｏ）、およびファイル名レベルＦＬが「２」でない場合（ステップＳ２１１；Ｎｏ）には、ステップＳ３００「ファイル名変更サブルーチン」が実行されて、データＤ１のファイル名ＦＮが決定され、ステップＳ２２１に進む。
【００４８】
ステップＳ２２１で、転送用の電子メールが自動作成され、ステップＳ２２３で、ユーザにより、転送先のメールアドレスが入力され、ステップＳ２２５で、データＤ１が添付された電子メールが、入力された転送先のメールアドレスに転送され、一連の動作が終了される。
【００４９】
図４において、ステップＳ３０１で、ファイル名レベルＦＬが「１」であるか否かが確認される。ファイル名レベルＦＬが「１」である場合（ステップＳ３０１；Ｙｅｓ）には、ステップＳ３１１で、ＰＣ２００の表示部に、図５（ａ）に示すファイル名修正ダイアログ２３０が表示されて、ユーザにデータＤ１の新しいファイル名ＦＮの入力を促す。
【００５０】
ファイル名レベルＦＬが「１」でない場合（ステップＳ３０１；Ｎｏ）、即ちファイル名レベルＦＬが「０」である場合、若しくはヘッダにファイル名レベルＦＬが追記されていない場合には、ステップＳ３２１で、ＰＣ２００の表示部に、図５（ｂ）に示すファイル名入力ダイアログ２４０が表示されて、ユーザにデータＤ１の新しいファイル名ＦＮの入力を促す。
【００５１】
ここで、上述したファイル名修正ダイアログ２３０およびファイル名入力ダイアログ２４０について、図５および図６を用いて説明する。図５は、ユーザにデータＤ１の新しいファイル名ＦＮの入力を促すための表示画面の１例を示す模式図で、図５（ａ）がファイル名修正ダイアログ２３０を、図５（ｂ）がファイル名入力ダイアログ２４０を示す。ここに、ファイル名修正ダイアログ２３０およびファイル名入力ダイアログ２４０は、本発明における識別子修正手段として機能する。
【００５２】
図５（ａ）において、ファイル名修正ダイアログ２３０には、新しいファイル名ＦＮの入力を促すメッセージ２３１が表示されるとともに、新しいファイル名ＦＮを入力するための入力領域２３３、ＯＫ釦２３５およびキャンセル釦２３７が表示される。図５（ａ）に例示するように、入力領域２３３には、ＭＦＰ１００でのデータＤ１作成時に付与されたファイル名ＦＮ（ここでは、先頭部のみをユーザが指定したファイル名：ＤＥＶ１−０７０６０１１０３６．ｐｄｆ）が予め表示されている。
【００５３】
ユーザは、入力領域２３３に表示されているファイル名ＦＮを修正する場合は、例えばＰＣ２００のキーボードから新しいファイル名ＦＮを入力して、例えばＰＣ２００のマウスを用いてＯＫ釦２３５を押せばよい。ファイル名ＦＮを修正しない場合は、例えばＰＣ２００のマウスを用いてキャンセル釦２３７を押せばよい。
【００５４】
図５（ｂ）において、ファイル名入力ダイアログ２４０には、新しいファイル名ＦＮの入力を促すメッセージ２４１が表示されるとともに、新しいファイル名ＦＮを入力するための入力領域２４３、ＯＫ釦２４５およびキャンセル釦２４７が表示される。ファイル名レベルＦＬが「０」の場合は、入力領域２４３には、ＭＦＰ１００でのデータＤ１作成時に付与されたファイル名ＦＮ（ここでは、ＭＦＰ１００によって自動生成されたファイル名：０７０６０１１０３６．ｐｄｆ）が予め表示されている。電子メールのヘッダにファイル名レベルＦＬが追記されていない場合には、入力領域２４３は空欄である。
【００５５】
ユーザは、新しいファイル名ＦＮを入力する場合は図５（ｂ）に例示するように、例えばＰＣ２００のキーボードから新しいファイル名ＦＮとして「領収書。ｐｄｆ」を入力して、例えばＰＣ２００のマウスを用いてＯＫ釦２４５を押せばよい。新しいファイル名ＦＮを入力しない場合は、例えばＰＣ２００のマウスを用いてキャンセル釦２４７を押せばよい。
【００５６】
図６は、図５（ｂ）のファイル名入力ダイアログ２４０に、さらにファイル名ＦＮを入力するための補助となる補助情報を表示する表示画面の一例を示す模式図である。
【００５７】
図６において、ファイル名入力ダイアログ２４０の左側は、図５（ｂ）と同じである。ファイル名入力ダイアログ２４０の右側には、新しいファイル名ＦＮを入力する際の補助となる補助情報表示領域２４９が設けられている。補助情報表示領域２４９には、データＤ１の全体のサムネイル画像を表示する全体画像表示部２４９ａ、データＤ１の一部拡大画像を表示する拡大画像表示部２４９ｂ、データＤ１をＯＣＲ処理した文字列あるいはデータＤ１自体のテキストデータ等の一部を表示する文字列表示部２４９ｃ等が設けられている。
【００５８】
これらの補助情報は、本発明における補助情報抽出手段として機能するメールソフト２１０によって、データＤ１から抽出される。これらの補助情報によって、ユーザはデータＤ１がどのような内容であるのかが一目瞭然に分かり、その内容に相応しいファイル名ＦＮを簡単に入力することができる。
【００５９】
図４に戻って、ステップＳ３３１で、ファイル名修正ダイアログ２３０のＯＫ釦２３５またはファイル名入力ダイアログ２４０のＯＫ釦２４５が押されたか否かが確認される。ＯＫ釦２３５または２４５が押されなかった場合（ステップＳ３３１；Ｎｏ）、ステップＳ３４１で、ファイル名修正ダイアログ２３０のキャンセル釦２３７またはファイル名入力ダイアログ２４０のキャンセル釦２４７が押されたか否かが確認される。ＯＫ釦２３５または２４５、あるいはキャンセル釦２３７または２４７の何れかが押されるまで、ステップＳ３３１とＳ３４１を繰り返して待機する。
【００６０】
ＯＫ釦２３５または２４５が押された場合（ステップＳ３３１；Ｙｅｓ）、あるいはキャンセル釦２３７または２４７が押された場合（ステップＳ３４１；Ｙｅｓ）、ステップＳ３５１で、データＤ１の新しいファイル名ＦＮが、ファイル名修正ダイアログ２３０の入力領域２３３あるいはファイル名入力ダイアログ２４０の入力領域２４３に表示されているファイル名ＦＮに確定され、図３のステップＳ３００「ファイル名変更サブルーチン」に戻る。
【００６１】
以上に述べたように、本発明の第１の実施の形態によれば、ＭＦＰ１００のＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能を用いて、データＤ１を電子メールの添付ファイルとして送信する場合において、原稿ＤＯＣをスキャンして得られたデータＤ１にファイル名ＦＮが付与される際に、付与されるファイル名ＦＮが上述した３種類のファイル名ＦＮの何れにあたるのかを示すパラメータであるファイル名レベルＦＬが設定される。
【００６２】
送信された電子メールに添付されたデータＤ１を受信し、第３者に転送する場合には、メールソフト２１０によってファイル名レベルＦＬの内容が確認されて、ユーザが設定したファイル名ＦＮでない場合には、新しいファイル名ＦＮの設定を促す画面が表示される。ユーザは、表示された画面の指示に従って新しいファイル名ＦＮを設定しさえすればよく、従来のように「ファイル名の変更」の作業を行う必要がなく、非常に簡単にデータＤ１に新しいファイル名ＦＮを付与して、電子メールに添付して転送することができる。
【００６３】
上述した第１の実施の形態においては、データＤ１をＭＦＰ１００のＳｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能を用いてユーザに送信する場合について述べたが、データ利用システムはこれだけではなく、例えばファイルサーバやＦＴＰサーバにデータＤ１を転送し、転送されたファイルをユーザが利用するという場合も多い。また、データＤ１も、ＭＦＰ１００でスキャンされたデータに限るものではなく、例えば文書作成ソフトで作成された文書であってもよい。
【００６４】
これらの場合においても、本発明の課題である適切なファイル名ＦＮの付与は重要な課題である。以下の実施の形態においては、これらの内のいくつかについて述べる。
【００６５】
まず、本発明の第２の実施の形態について、図７乃至図９を用いて説明する。図７は、本発明におけるデータ利用システムの第２の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【００６６】
図７において、本発明におけるデータ利用システム１は、本発明におけるデータ作成機器、データ作成手段、識別子付与手段および配信手段として機能するＭＦＰ１００と、本発明におけるデータ利用手段、識別子判別手段および修正可否判断手段として機能するファイルサーバ４００上の文書管理ソフトウェア４２０とで構成される。ＭＦＰ１００とファイルサーバ４００とは、ネットワークＮＷに接続されており、後述するデータ転送通知ＤＴＮの受信先であるＰＣ２００も同様にネットワークＮＷに接続されている。
【００６７】
第１の実施の形態と同様に、文書や画像等の原稿ＤＯＣが、ＭＦＰ１００によってスキャンされて読み込まれ、データＤ１が作成される。作成されたデータＤ１には、ＭＦＰ１００によって、ファイル名ＦＮが自動または手動で付与される。ＭＦＰ１００によるファイル名ＦＮの付与方法およびファイル名レベルＦＬの設定方法は、図２のステップＳ１０７からＳ１４３と同じである。ここに、ファイル名ＦＮは本発明における識別子として機能する。
【００６８】
作成されたデータＤ１は、ＭＦＰ１００からファイルサーバ４００上の共有フォルダ４１０に転送される。この時に、データＤ１だけでなく、例えば第１の実施の形態で電子メールのヘッダに追記したのと同様の情報を、データＤ１のファイルのリソースに付加情報として含めたファイルを共有フォルダ４１０に転送する。情報を付加可能なファイル形式としてはＰＤＦ形式が一般に用いられる。
【００６９】
上述した付加情報としては、第１の実施の形態で電子メールのヘッダに追記されたファイル名レベルＦＬだけでなく、例えば、ＭＦＰへのログイン情報、スキャン枚数、スキャン時刻、カラー原稿か白黒原稿かのカラー情報、後述するデータ転送通知ＤＴＮの受信先のＩＰアドレスやＰＣ名等の通知先情報等が考えられる。
【００７０】
ファイルサーバ４００上には文書管理ソフトウェア４２０が常駐し、文書管理ソフトウェア４２０によってファイルサーバ４００上の共有フォルダ４１０が監視されている。共有フォルダ４１０にデータＤ１のファイルが転送されると、文書管理ソフトウェア４２０からユーザにデータ転送通知ＤＴＮが送信される。ユーザは、文書管理ソフトウェア４２０からのデータ転送通知ＤＴＮを受けて、ファイルサーバ４００上の共有フォルダ４１０にアクセスしてデータＤ１のファイルを取得することができる。
【００７１】
この際に、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１のファイルのリソースに追記された付加情報の中からファイル名レベルＦＬが読み取られ、ファイル名レベルＦＬの値に合わせて、図５あるいは図６に示したファイル名修正ダイアログ２３０あるいはファイル名入力ダイアログ２４０がＰＣ２００の表示部に表示され、ユーザにファイル名ＦＮの変更あるいは入力が促される。
【００７２】
次に、上述したＭＦＰ１００のスキャンからユーザがデータＤ１を取得するまでの動作について、図８および図９を用いて説明する。図８は、ＭＦＰ１００のスキャンからデータＤ１の共有フォルダ４１０への転送の動作の流れを示すフローチャートである。また、図９は、文書管理ソフトウェア４２０でのデータＤ１の共有フォルダ４１０への転送からユーザがデータＤ１を取得するまでの動作の流れを示すフローチャートである。
【００７３】
図８において、ステップＳ５０１で、ＭＦＰ１００の動作が、共有フォルダへの転送モードに設定される。ステップＳ１０３については、図２と同じであるので説明は省略する。ステップＳ４０５で、ステップＳ１０３でスキャンされた原稿ＤＯＣのデータＤ１がＰＤＦ形式で作成される。
【００７４】
ステップＳ１０７からステップＳ１４３までのファイル名ＦＮの生成工程については、図２と同じであるので説明は省略する。ステップＳ４５３で、ステップＳ４０５で作成されたＰＤＦ形式のデータＤ１に、ファイル名レベルＦＬを含む付加情報が追記され、ステップＳ４５７で、付加情報が追記されたＰＤＦ形式のデータＤ１がファイルサーバ４００の共有フォルダ４１０に転送され、一連の動作が終了される。
【００７５】
図９において、ステップＳ５０１で、ＭＦＰ１００からファイルサーバ４００の共有フォルダ４１０にデータＤ１が転送されたことが文書管理ソフトウェア４２０によって検知されると、ステップＳ５０３で、データ転送通知ＤＴＮが文書管理ソフトウェア４２０からユーザに送信される。
【００７６】
ステップＳ５０５で、データ転送通知ＤＴＮを受けて、ユーザが共有フォルダ４１０内のデータＤ１へのアクセスを行ったことが文書管理ソフトウェア４２０によって検知されると、ステップＳ５０６で、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１のリソースに追記されたファイル名レベルＦＬを含む付加情報が読み取られる。
【００７７】
ステップＳ２０７、ステップＳ２１１については図３と同じであり、ステップＳ３００「ファイル名変更サブルーチン」については図４と同じであるので、説明は省略する。ただし、これらの動作を行うのは、第１の実施の形態ではメールソフト２１０であったのに対して、第２の実施の形態では文書管理ソフトウェア４２０である。ステップＳ５２１で、ファイル名ＦＮが適切に設定されたデータＤ１が、例えばユーザのＰＣ２００上に移動されて、一連の動作が終了される。
【００７８】
以上に述べたように、本発明の第２の実施の形態によれば、ＭＦＰ１００によって作成されたデータＤ１がファイルサーバ４００上の共有フォルダ４１０に転送されると、データ転送通知ＤＴＮが文書管理ソフトウェア４２０からユーザに送信される。ユーザがデータＤ１にアクセスすると、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１のファイル名レベルＦＬが読み取られ、第１の実施の形態と同様に、ファイル名レベルＦＬに従って新しいファイル名ＦＮの設定を促す画面が表示される。ユーザは、表示された画面の指示に従って新しいファイル名ＦＮを設定しさえすればよく、従来のように「ファイル名の変更」の作業を行う必要がなく、非常に簡単にデータＤ１に新しいファイル名ＦＮを付与することができる。
【００７９】
次に、本発明の第３の実施の形態について、図１０および図１１を用いて説明する。図１０は、本発明におけるデータ利用システムの第３の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【００８０】
図１０において、本発明におけるデータ利用システム１は、本発明におけるデータ作成機器、データ作成手段、識別子付与手段および配信手段として機能するＭＦＰ１００と、本発明におけるデータ利用手段、識別子判別手段および修正可否判断手段として機能するＦＴＰサーバ５００上の文書管理ソフトウェア４２０とで構成される。ＭＦＰ１００とＦＴＰサーバ５００とは、ネットワークＮＷに接続されており、後述するデータ転送通知ＤＴＮの受信先であるＰＣ２００も同様にネットワークＮＷに接続されている。
【００８１】
ここに、ＦＴＰとはＦｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌの略で、インターネットやイントラネットなどのネットワークでファイルを転送するときに使われるプロトコルである。ＦＴＰの利点は、ＯＳを問わず、ほとんどのコンピュータシステムで使用できる点である。
【００８２】
第１および第２の実施の形態と同様に、文書や画像等の原稿ＤＯＣが、ＭＦＰ１００によってスキャンされて読み込まれ、データＤ１が作成される。作成されたデータＤ１には、ＭＦＰ１００によって、ファイル名ＦＮが自動または手動で付与される。ＭＦＰ１００によるファイル名ＦＮの付与方法およびファイル名レベルＦＬの設定方法は、図２のステップＳ１０７からＳ１４３と同じである。ここに、ファイル名ＦＮは本発明における識別子として機能する。
【００８３】
作成されたデータＤ１は、ＭＦＰ１００からＦＴＰサーバ５００上のＦＴＰフォルダ５１０に転送される。この時に、データＤ１だけでなく、例えば第１の実施の形態で電子メールのヘッダに追記したのと同様の情報を、データＤ１とは別のヘッダ情報ファイルＨＩＡとして作成し、ＦＴＰフォルダ５１０に転送する。
【００８４】
ヘッダ情報ファイルＨＩＡは、例えば「．ｈｉａ」という拡張子が付与され、テキストエディタ等で編集不可能なようにバイナリ形式でファイルされることが望ましい。また、データＤ１との関連が分かりやすいように、データＤ１と同じファイル名ＦＮとすることが望ましい。さらに、第２の実施の形態と同様に、ヘッダ情報ファイルＨＩＡに付加情報も含めてもよい。
【００８５】
ＦＴＰサーバ５００上には文書管理ソフトウェア４２０が常駐し、文書管理ソフトウェア４２０によってＦＴＰサーバ５００上のＦＴＰフォルダ５１０が監視されている。ＦＴＰフォルダ５１０にデータＤ１とヘッダ情報ファイルＨＩＡとの１対のファイルが転送されると、文書管理ソフトウェア４２０からユーザにデータ転送通知ＤＴＮが送信される。ユーザは、文書管理ソフトウェア４２０からのデータ転送通知ＤＴＮを受けて、ＦＴＰサーバ５００上のＦＴＰフォルダ５１０にアクセスしてデータＤ１のファイルを取得することができる。
【００８６】
この際に、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１と対になったヘッダ情報ファイルＨＩＡに記載された情報の中からファイル名レベルＦＬが読み取られ、ファイル名レベルＦＬの値に合わせて、図５あるいは図６に示したファイル名修正ダイアログ２３０あるいはファイル名入力ダイアログ２４０がＰＣ２００の表示部に表示され、ユーザにファイル名ＦＮの変更あるいは入力が促される。
【００８７】
次に、上述したＭＦＰ１００のスキャンからデータＤ１がＦＴＰサーバ５００に転送されるまでの動作について、図１１を用いて説明する。図１１は、ＭＦＰ１００のスキャンからデータＤ１がＦＴＰサーバ５００に転送されるまでの動作の流れを示すフローチャートである。データＤ１がＦＴＰサーバ５００に転送されてからユーザがデータＤ１を取得するまでの動作については、図９のステップＳ５０６で、ファイル名レベルＦＬをデータＤ１に追記された付加情報の中から読み取るのではなく、ヘッダ情報ファイルＨＩＡから読み取る以外は、図９と同じであるので説明は省略する。
【００８８】
図８において、ステップＳ６０１で、ＭＦＰ１００の動作が、ＦＴＰサーバへの転送モードに設定される。ステップＳ１０３については、図２と同じであるので説明は省略する。ステップＳ６０５で、ステップＳ１０３でスキャンされた原稿ＤＯＣのデータＤ１が作成される。ファイル形式はＰＤＦ形式には限らない。
【００８９】
ステップＳ１０７からステップＳ１４３までのファイル名ＦＮの生成工程については、図２と同じであるので説明は省略する。ステップＳ６５３で、データＤ１のファイル名レベルＦＬを含む付加情報がヘッダ情報ファイルＨＩＡが作成され、ステップＳ６５７で、ステップＳ６０５で作成されたデータＤ１と、ステップＳ６５３で作成されたヘッダ情報ファイルＨＩＡとがＦＴＰサーバ５００のＦＴＰフォルダ５１０に転送され、一連の動作が終了される。
【００９０】
尚、本発明の第２の実施の形態ではファイル名レベルＦＬを含む付加情報はデータＤ１のリソースに追記し、本発明の第２の実施の形態ではファイル名レベルＦＬを含む付加情報はデータＤ１とは別のヘッダ情報ファイルＨＩＡに記載したが、これに限るものではなく、例えば逆であってもよいし、両方とも同じであってもよい。
【００９１】
以上に述べたように、本発明の第３の実施の形態によれば、ＭＦＰ１００によって作成されたデータＤ１がＦＴＰサーバ５００に転送されると、データ転送通知ＤＴＮが文書管理ソフトウェア４２０からユーザに送信される。
【００９２】
ユーザがデータＤ１にアクセスすると、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１のファイル名レベルＦＬが読み取られ、第１の実施の形態と同様に、ファイル名レベルＦＬに従って新しいファイル名ＦＮの設定を促す画面が表示される。ユーザは、表示された画面の指示に従って新しいファイル名ＦＮを設定しさえすればよく、従来のように「ファイル名の変更」の作業を行う必要がなく、非常に簡単にデータＤ１に新しいファイル名ＦＮを付与することができる。
【００９３】
次に、本発明の第４の実施の形態について、図１２を用いて説明する。図１２は、本発明におけるデータ利用システムの第４の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【００９４】
図１２において、本発明におけるデータ利用システム１は、本発明におけるデータ作成機器、データ作成手段、識別子付与手段および配信手段として機能するＭＦＰ１００と、本発明におけるデータ利用手段、識別子判別手段および修正可否判断手段として機能するＭＦＰ１００上の文書管理ソフトウェア４２０とで構成される。ＭＦＰ１００は、ネットワークＮＷに接続されており、後述するデータ転送通知ＤＴＮの受信先であるＰＣ２００も同様にネットワークＮＷに接続されている。
【００９５】
第１乃至第３の実施の形態と同様に、文書や画像等の原稿ＤＯＣが、ＭＦＰ１００によってスキャンされて読み込まれ、データＤ１が作成される。作成されたデータＤ１には、ＭＦＰ１００によって、ファイル名ＦＮが自動または手動で付与される。ＭＦＰ１００によるファイル名ＦＮの付与方法およびファイル名レベルＦＬの設定方法は、図２のステップＳ１０７からＳ１４３と同じである。ここに、ファイル名ＦＮは本発明における識別子として機能する。
【００９６】
作成されたデータＤ１は、本発明におけるデータ記憶手段として機能するＭＦＰ１００上のファイル保管フォルダ（以下、ＢＯＸと言う）１４０に転送される。ＢＯＸ１４０は、ＭＦＰ１００上に予め複数個用意されており、ユーザがその中から選択して使用することができる。また、データＤ１だけでなく、ファイル名レベルＦＬを含む付加情報も作成される。方法は例えば第２の実施の形態と同じであってもよいし、第３の実施の形態と同じであってもよい。ここでは、第２の実施の形態と同じとする。
【００９７】
ＭＦＰ１００上には文書管理ソフトウェア４２０が常駐し、文書管理ソフトウェア４２０によってＭＦＰ１００上のＢＯＸ１４０が監視されている。ＢＯＸ１４０に、付加情報がリソースに追記されたデータＤ１が転送されると、文書管理ソフトウェア４２０からユーザにデータ転送通知ＤＴＮが送信される。ユーザは、文書管理ソフトウェア４２０からのデータ転送通知ＤＴＮを受けて、ＭＦＰ１００上のＢＯＸ１４０にアクセスしてデータＤ１のファイルを取得することができる。
【００９８】
この際に、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１に追記された情報の中からファイル名レベルＦＬが読み取られ、ファイル名レベルＦＬの値に合わせて、図５あるいは図６に示したファイル名修正ダイアログ２３０あるいはファイル名入力ダイアログ２４０がＰＣ２００の表示部に表示され、ユーザにファイル名ＦＮの変更あるいは入力が促される。
【００９９】
次に、上述したＭＦＰ１００のスキャンからデータＤ１がＢＯＸ１４０に転送されるまでの動作について、図１３を用いて説明する。図１３は、ＭＦＰ１００のスキャンからデータＤ１がＢＯＸ１４０に転送されるまでの動作の流れを示すフローチャートである。データＤ１がＢＯＸ１４０に転送されてからユーザがデータＤ１を取得するまでの動作については、図９と同じであるので説明は省略する。
【０１００】
図１３において、ステップＳ７０１で、ＭＦＰ１００の動作が、ＢＯＸ１４０への転送モードに設定される。ステップＳ１０３乃至ステップＳ４５３については、図８と同じであるので説明は省略する。ステップＳ７５７で、ステップＳ４５３でリソースにファイル名レベルＦＬを含む付加情報が追記されたデータＤ１が、ＭＦＰ１００のＢＯＸ１４０に転送され、一連の動作が終了される。
【０１０１】
以上に述べたように、本発明の第４の実施の形態によれば、ＭＦＰ１００によって作成されたデータＤ１がＭＦＰ１００内のＢＯＸ１４０に転送されると、データ転送通知ＤＴＮが文書管理ソフトウェア４２０からユーザに送信される。
【０１０２】
ユーザがデータＤ１にアクセスすると、文書管理ソフトウェア４２０によって、データＤ１のファイル名レベルＦＬが読み取られ、第１の実施の形態と同様に、ファイル名レベルＦＬに従って新しいファイル名ＦＮの設定を促す画面が表示される。ユーザは、表示された画面の指示に従って新しいファイル名ＦＮを設定しさえすればよく、従来のように「ファイル名の変更」の作業を行う必要がなく、非常に簡単にデータＤ１に新しいファイル名ＦＮを付与することができる。
【０１０３】
次に、本発明の第５の実施の形態について、図１４を用いて説明する。図１４は、本発明におけるデータ利用システムの第５の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【０１０４】
図１４において、本発明におけるデータ利用システム１は、本発明におけるデータ作成機器およびデータ作成手段として機能するＰＣ６００と、本発明におけるデータ利用手段、識別子判別手段、識別子修正手段および修正可否判断手段として機能するＰＣ２００上の文書作成ソフト（以下、ワープロソフトと言う）２２０とで構成される。ＰＣ６００とＰＣ２００とは、ネットワークＮＷに接続されており、後述するデータＤ１の転送先であるＦＴＰサーバ５００も同様にネットワークＮＷに接続されている。
【０１０５】
最初に、ＰＣ６００上のワープロソフト６２０によって文書データＤ１が作成される。作成されたデータＤ１は、ＰＣ６００上のワープロソフト６２０によってファイル名ＦＮが付与されて、ＰＣ６００からＦＴＰサーバ５００上のＦＴＰフォルダ５１０に転送される。この時に、ＰＣ６００からユーザのＰＣ２００に向けて、例えば電子メールでデータ転送通知ＤＴＮが送信され、ＰＣ２００のユーザには文書データＤ１がＦＴＰサーバ５００上に転送されたことが分かる。ここに、ＰＣ６００上のワープロソフト６２０は本発明における識別子付与手段および配信手段として、ファイル名ＦＮは本発明における識別子として機能する。
【０１０６】
ユーザは、ＰＣ２００を用いてＦＴＰサーバ５００上のＦＴＰフォルダ５１０にアクセスし、ＰＣ２００上のワープロソフト２２０を用いることで、文書データＤ１を利用することができる。
【０１０７】
一般的に、ワープロソフトでは、新規の文書を作成した場合、デフォルトでは「新規文書」あるいは「文書」といったファイル名ＦＮが自動で付与される。そこで、ＰＣ２００上のワープロソフト２２０には、上述した「新規文書」あるいは「文書」というファイル名ＦＮを発見した場合に、例えば図５（ｂ）あるいは図６に示したファイル名入力ダイアログ２４０を表示して、ユーザに新しいファイル名ＦＮの入力を促す機能が備えられている。
【０１０８】
この時に、ファイル名入力ダイアログ２４０上に、図６と同様に、例えば文書データＤ１の文書の一部や予め登録されている文字列等を表示してもよい。
【０１０９】
以上に述べたように、本発明の第５の実施の形態によれば、ＰＣ６００上のワープロソフト６２０によって作成された文書データＤ１がＦＴＰサーバ５００に転送される。この時に、ＰＣ６００からユーザのＰＣ２００に向けて、例えば電子メールでデータ転送通知ＤＴＮが送信される。
【０１１０】
ユーザが文書データＤ１にアクセスすると、ＰＣ２００上のワープロソフト２２０によって、文書データＤ１のファイル名ＦＮが読み取られ、ファイル名ＦＮが自動生成されたファイル名の場合には、第１の実施の形態と同様に、新しいファイル名ＦＮの設定を促す画面が表示される。ユーザは、表示された画面の指示に従って新しいファイル名ＦＮを設定しさえすればよく、従来のように「ファイル名の変更」の作業を行う必要がなく、非常に簡単に文書データＤ１に新しいファイル名ＦＮを付与することができる。
【０１１１】
最後に、データＤ１に付与されたファイル名ＦＮが、ＭＦＰ１００によって自動生成されたファイル名か否かを、ファイル名そのものから判別する方法について説明する。
【０１１２】
上述した第１乃至第４の実施の形態では、ＭＦＰ１００でファイル名ＦＮを付与する際に、電子メールのヘッダに追記、データＤ１のリソースに追記、別ファイルに記載等の方法でデータＤ１にファイル名レベルＦＬを付属させ、データＤ１利用時にファイル名レベルＦＬからファイル名ＦＮが自動生成されたものか否かを判別するとした。ここでは、ＭＦＰ１００でデータＤ１にファイル名ＦＮを自動で付与する際に、ファイル名ＦＮに特殊な文字列を付加することで、ファイル名レベルＦＬを用いることなしにファイル名ＦＮが自動生成されたものか否かを判別する。
【０１１３】
例えば、ファイル名ＦＮを自動で付与する際に、「ＭＦＰ１００が自動生成した文字列」に「−ｋｍＤｅｖｉｃｅ」という特殊な文字列を付加する。これを、図２で説明した「０７０６０１１０３６．ｐｄｆ」というファイル名ＦＮに適用すれば、「０７０６０１１０３６−ｋｍＤｅｖｉｃｅ．ｐｄｆ」である。
【０１１４】
データＤ１利用時に、メールソフトや文書管理ソフトウェアがこの特殊な文字列を検出すると、データＤ１のファイル名ＦＮがＭＦＰ１００によって自動生成されたものであると判断し、図５（ｂ）あるいは図６に示したファイル名入力ダイアログを表示して、ユーザに新しいファイル名ＦＮの入力を促す。
【０１１５】
上述したファイル名の判別方法によれば、データＤ１のファイル名ＦＮに特殊な文字列を付加することで、第１乃至第４の実施の形態のようにファイル名レベルＦＬを用いることなしに、ファイル名ＦＮが自動生成されたものか否かを判別することができる。従って、電子メールのヘッダに追記、データＤ１のリソースに追記、別ファイルに記載等の方法でデータＤ１にファイル名レベルＦＬを付属させる操作を行う必要がなく、ＭＦＰ１００のファイル名ＦＮの自動付与の機能のみで、ファイル名ＦＮが自動生成されたものか否かを判別することができる。
【０１１６】
以上に述べたように、本発明によれば、データ形成手段によって形成されたデータに付与された識別子が、データ形成手段によって自動的あるいは半自動的に付与されたものか、ユーザによって付与されたものかを判別する識別子判別手段を有し、データを利用する際に、識別子が自動的あるいは半自動的に付与されたものである場合には、新しい識別子の設定を促す画面が表示されるので、ユーザは、表示された画面の指示に従って新しい識別子を設定しさえすればよく、非常に簡単にデータに新しい識別子を付与することができるデータ利用システムを提供することができる。
【０１１７】
尚、本発明に係るデータ利用システムを構成する各構成の細部構成および細部動作に関しては、本発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１１８】
【図１】本発明におけるデータ利用システムの第１の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図２】ＭＦＰのスキャンからＰＣへの電子メール送信までの動作の流れを示すフローチャートである。
【図３】ＭＦＰによるファイル名の付与の動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】図３のステップＳ３００「ファイル名変更サブルーチン」を示すフローチャートである。
【図５】ユーザにデータの新しいファイル名の入力を促すための表示画面の１例を示す模式図である。
【図６】図５（ｂ）のファイル名入力ダイアログに、さらに入力の補助となる情報を表示する表示画面の一例を示す模式図である。
【図７】本発明におけるデータ利用システムの第２の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図８】ＭＦＰのスキャンからデータの共有フォルダへの転送の動作の流れを示すフローチャートである。
【図９】文書管理ソフトウェアでのデータの共有フォルダへの転送から、ユーザがデータを取得するまでの動作の流れを示すフローチャートである。
【図１０】本発明におけるデータ利用システムの第３の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図１１】ＭＦＰのスキャンからデータがＦＴＰサーバに転送されるまでの動作の流れを示すフローチャートである。
【図１２】本発明におけるデータ利用システムの第４の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図１３】ＭＦＰのスキャンからデータがＢＯＸに転送されるまでの動作の流れを示すフローチャートである。
【図１４】本発明におけるデータ利用システムの第５の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【０１１９】
１  データ利用システム
１００  複合機（ＭＦＰ）
１１０  Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ（ＳＣＥ）機能
１２０  操作パネル
１４０  ファイル保管フォルダ（ＢＯＸ）
２００  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
２１０  メールソフト
２２０  文書作成ソフト（ワープロソフト）
２３０  ファイル名修正ダイアログ
２４０  ファイル名入力ダイアログ
２４９  補助情報表示領域
３００  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
３１０  メールソフト
４００  ファイルサーバ
４１０  共有フォルダ（ＣＦ）
４２０  文書管理ソフトウェア（ＤＭＴ）
５００  ＦＴＰサーバ
５１０  ＦＴＰフォルダ
ＤＯＣ  原稿
Ｄ１  データ
ＤＴＮ  データ転送通知
ＦＮ  ファイル名
ＦＬ  ファイル名レベル
ＨＩＡ  ヘッダ情報ファイル
ＮＷ  ネットワーク
【図１】
2009004849.tif 000003
【図２】
2009004849.tif 000004
【図３】
2009004849.tif 000005
【図４】
2009004849.tif 000006
【図５】
2009004849.tif 000007
【図６】
2009004849.tif 000008
【図７】
2009004849.tif 000009
【図８】
2009004849.tif 000010
【図９】
2009004849.tif 000011
【図１０】
2009004849.tif 000012
【図１１】
2009004849.tif 000013
【図１２】
2009004849.tif 000014
【図１３】
2009004849.tif 000015
【図１４】
2009004849.tif 000016