(57)【要約】【課題】電子文書の配布に伴う不具合を予防する文書配布システム及びプログラムを提供すること。【解決手段】本発明に係る文書配布システム１００は、送信元の利用者のクライアント端末２から電子文書の送信指示を受け付けて、送信先の利用者に前記電子文書を送信する送信処理を実行するものであり、前記送信指示に基づいて、前記送信処理の処理情報を取得し、前記取得された処理情報の内容に応じて、前記送信処理を実行する前に、前記送信元のクライアント端末２に警告情報を返信することを特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアント端末とネットワークを介して接続され、
配布元の利用者のクライアント端末から電子文書の配布指示を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記配布指示に基づいて、配布先の利用者宛に前記電子文書を配布する配布処理を実行する配布手段と、
前記配布指示に基づいて、前記配布手段により実行される前記配布処理の処理情報を取得する処理情報取得手段と、
前記処理情報取得手段により取得される、前記配布処理の処理情報の内容に応じて、当該配布処理が実行される前に、前記配布元の利用者に対する警告処理を実行する警告手段と、
を含むことを特徴とする文書配布システム。
【請求項２】
前記処理情報は、前記電子文書に含まれる文字列情報である、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書配布システム。
【請求項３】
前記処理情報取得手段により過去に取得された前記処理情報を記憶する処理情報記憶手段と、
前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記処理情報記憶手段に記憶されている処理情報と、を比較する比較手段と、をさらに含み、
前記警告手段は、前記比較手段による比較の結果に応じて、前記警告処理を実行する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書配布システム。
【請求項４】
前記警告処理に応じて前記配布元の利用者のクライアント端末から受け付けた指示に従い、当該クライアント端末から受け付けた配布指示に基づく配布処理の実行を中止する中止手段をさらに含み、
前記中止手段により前記配布指示に基づく配布処理の実行が中止される場合に、当該配布指示に基づいて取得された処理情報を、前記処理情報記憶手段に記憶させる
ことを特徴とする請求項３に記載の文書配布システム。
【請求項５】
前記処理情報記憶手段は、利用者ごとに、当該利用者のクライアント端末から受け付けた配布指示に基づいて取得された処理情報を対応付けて記憶し、
前記比較手段は、前記処理情報取得手段に取得される処理情報と、前記配布元の利用者に対応付けられた処理情報と、を比較する、
ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書配布システム。
【請求項６】
前記処理情報記憶手段は、利用者ごとに、当該利用者のクライアント端末から受け付けた配布指示に基づいて取得された処理情報を対応付けて記憶し、
前記比較手段は、前記処理情報取得手段に取得される処理情報と、前記配布元の利用者以外の利用者に対応付けられた処理情報と、を比較する、
ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書配布システム。
【請求項７】
前記警告手段は、前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記処理情報記憶手段に記憶されている処理情報と、が一致する場合に、前記警告処理を実行する、
ことを特徴とする請求項３乃至６のいずれかに記載の文書配布システム。
【請求項８】
前記警告手段は、前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記配布元の利用者によって予め登録された処理情報と、が一致する場合に、前記警告処理を実行する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書配布システム。
【請求項９】
複数のクライアント端末とネットワークを介して接続されたコンピュータを、
配布元の利用者のクライアント端末から電子文書の配布指示を受け付ける受付手段、
前記受付手段が受け付けた前記配布指示に基づいて、配布先の利用者宛に前記電子文書を配布する配布処理を実行する配布手段、
前記配布指示に基づいて、前記配布手段により実行される前記配布処理の処理情報を取得する処理情報取得手段、
前記処理情報取得手段により取得される、前記配布処理の処理情報の内容に応じて、当該配布処理が実行される前に、前記配布元の利用者に対する警告処理を実行する警告手段、
として機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書配布システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
利用者の指示に応じて、配布先の利用者に電子文書を配布するシステムが広く普及している。このようなシステムでは、電子文書が配布された後に、何らかの不具合に気づき、配布先の利用者による電子文書の閲読を制限する等の対処を行う場合がある。例えば、下記特許文献１では、利用者が電子メールを誤送信した場合に、電子メールのデータを、送信先の端末やメールサーバから削除可能としている。
【特許文献１】特開２００３−１７４４８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、利用者が、電子文書の配布後、不具合に常に気づくわけではないという問題がある。例えば、電子文書を誤送信しても、それに気づかない場合がある。また、不具合に気づいてから対処しても、不具合の発生自体を抑止することにはならないという問題もある。例えば、電子文書が一旦誤送信されてしまうと、配布先の利用者による閲読を完全には制限できない。
【０００４】
本発明は、上記課題を鑑みてなされたものであって、電子文書の配布に伴う不具合を予防する文書配布システム及びプログラムの提供をその目的の一つとする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１の発明は、複数のクライアント端末とネットワークを介して接続され、配布元の利用者のクライアント端末から電子文書の配布指示を受け付ける受付手段と、前記受付手段が受け付けた前記配布指示に基づいて、配布先の利用者宛に前記電子文書を配布する配布処理を実行する配布手段と、前記配布指示に基づいて、前記配布手段により実行される前記配布処理の処理情報を取得する処理情報取得手段と、前記処理情報取得手段により取得される、前記配布処理の処理情報の内容に応じて、当該配布処理が実行される前に、前記配布元の利用者に対する警告処理を実行する警告手段と、を含むことを特徴とする文書配布システムである。
【０００６】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記処理情報は、前記電子文書に含まれる文字列情報であることを特徴とする。
【０００７】
請求項３の発明は、請求項１又は２の発明において、前記処理情報取得手段により過去に取得された前記処理情報を記憶する処理情報記憶手段と、前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記処理情報記憶手段に記憶されている処理情報と、を比較する比較手段と、をさらに含み、前記警告手段は、前記比較手段による比較の結果に応じて、前記警告処理を実行することを特徴とする。
【０００８】
請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記警告処理に応じて前記配布元の利用者のクライアント端末から受け付けた指示に従い、当該クライアント端末から受け付けた配布指示に基づく配布処理の実行を中止する中止手段をさらに含み、前記中止手段により前記配布指示に基づく配布処理の実行が中止される場合に、当該配布指示に基づいて取得された処理情報を、前記処理情報記憶手段に記憶させることを特徴とする。
【０００９】
請求項５の発明は、請求項３又は４の発明において、前記処理情報記憶手段は、利用者ごとに、当該利用者のクライアント端末から受け付けた配布指示に基づいて取得された処理情報を対応付けて記憶し、前記比較手段は、前記処理情報取得手段に取得される処理情報と、前記配布元の利用者に対応付けられた処理情報と、を比較することを特徴とする。
【００１０】
請求項６の発明は、請求項３又は４の発明において、前記処理情報記憶手段は、利用者ごとに、当該利用者のクライアント端末から受け付けた配布指示に基づいて取得された処理情報を対応付けて記憶し、前記比較手段は、前記処理情報取得手段に取得される処理情報と、前記配布元の利用者以外の利用者に対応付けられた処理情報と、を比較することを特徴とする。
【００１１】
請求項７の発明は、請求項３乃至６のいずれかの発明において、前記警告手段は、前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記処理情報記憶手段に記憶されている処理情報と、が一致する場合に、前記警告処理を実行することを特徴とする。
【００１２】
請求項８の発明は、請求項１又は２の発明において、前記警告手段は、前記処理情報取得手段により取得される処理情報と、前記配布元の利用者によって予め登録された処理情報と、が一致する場合に、前記警告処理を実行することを特徴とする。
【００１３】
請求項９の発明は、複数のクライアント端末とネットワークを介して接続されたコンピュータを、配布元の利用者のクライアント端末から電子文書の配布指示を受け付ける受付手段、前記受付手段が受け付けた前記配布指示に基づいて、配布先の利用者宛に前記電子文書を配布する配布処理を実行する配布手段、前記配布指示に基づいて、前記配布手段により実行される前記配布処理の処理情報を取得する処理情報取得手段、前記処理情報取得手段により取得される、前記配布処理の処理情報の内容に応じて、当該配布処理が実行される前に、前記配布元の利用者に対する警告処理を実行する警告手段として機能させるプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１、９の発明によれば、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００１５】
請求項２の発明によれば、電子文書に含まれる文字列情報に基づいて、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００１６】
請求項３の発明によれば、過去の配布処理に基づいて、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００１７】
請求項４の発明によれば、過去に中止された配布処理に基づいて、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００１８】
請求項５の発明によれば、配布元の利用者自身が指示した過去の配布処理に基づいて、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００１９】
請求項６の発明によれば、他の利用者が指示した過去の配布処理に基づいて、電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００２０】
請求項７の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、より的確に電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【００２１】
請求項８の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、より的確に電子文書の配布に伴う不具合を予防することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施形態に係る文書配布システム１００を含む構成の一例を表す図である。同図に示すように、文書配布システム１００は、文書配布サーバ４と、文書配布サーバ４と通信可能なデータベース６と、を含む。文書配布サーバ４は、複数のクライアント端末２とネットワークを介して通信可能に接続されている。ここでは、ネットワークは、インターネットであるが、イントラネットでもよい。
【００２３】
本実施形態では、各クライアント端末２は、それぞれ異なるネットワークに属する。利用者は、自身のクライアント端末２を用いて、他の利用者と電子文書のやり取りを行う。ここでは、各利用者は、ウェブメールのやり取りを行う。
【００２４】
文書配布サーバ４は、利用者間の電子文書のやり取りを一括して制御するサーバである。ここでは、文書配布サーバ４は、ウェブサーバ機能を有し、利用者間のウェブメールのやり取りを制御する。文書配布サーバ４には、各クライアント端末２の利用者、すなわちウェブメールの利用者が登録されている。以下、各装置について具体的に説明する。
【００２５】
クライアント端末２は、中央処理装置と（例えば、ＣＰＵ）、主記憶装置と（例えば、ＲＯＭやＲＡＭ）、補助記憶装置と（例えば、ハードディスク）、入力装置と（例えば、キーボード、マウス）、出力装置と（例えば、ディスプレイ、スピーカー）、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の情報記憶媒体の読取装置と（例えば、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ）、各種インターフェイス（例えば、ネットワークインターフェイス）等と、を備えた一般的なパーソナルコンピュータとして実現される。クライアント端末２は、主記憶装置や補助記憶装置に予め記憶されるプログラムを中央処理装置が実行することにより動作する。なお、このプログラムは、上記の情報記憶媒体から読み出されるものであってもよいし、ネットワークから提供されるものであってもよい。
【００２６】
クライアント端末２は、他のクライアント端末２の利用者にウェブメールを送信する送信指示を、文書配布サーバ４に送信する。
【００２７】
本実施形態では、クライアント端末２の利用者（送信者）は、インターネットブラウザを起動後、その所定欄に所定のＵＲＬを入力して、文書配布サーバ４にアクセスする。そして、自身の認証情報を入力してログインする。図２は、ログインの後、インターネットブラウザに表示される送信指示インターフェイスの一例である。送信者は、同インターフェイスにおいて送信指示操作を行う。具体的には、送信者は、送信先の利用者へのメッセージを入力し、送信先の利用者を選択する。また、送信者は、必要であれば、添付ファイルも指定する。そして、送信者は、送信指示画像２００を押下する。これにより、クライアント端末２は、入力されたメッセージと、指定された添付ファイルと、送信者及び送信先の利用者の識別情報と、を含むウェブメールの送信指示を文書配布サーバ４に送信する。なお、利用者は、文書配布サーバ４にログインし、自分宛に届いたウェブメールを閲読することも可能である。
【００２８】
また、クライアント端末２は、送信指示の送信後、場合によっては、文書配布サーバ４から警告情報を受信し、当該警告情報に基づく警告インターフェイスを表示する。
【００２９】
本実施形態では、クライアント端末２は、警告情報を受信すると、当該警告情報に基づいて、図３に示す警告インターフェイスを表示する。同図に示すように、警告インターフェイスは、警告メッセージと、続行指示画像３００と、取消指示画像４００とを含む。送信者は、ウェブメールの送信を続行する場合は、続行指示画像３００を押下する。また、送信者は、必要であれば、ウェブメールの送信を取り消すべく、取消指示画像４００を押下する。例えば、利用者は、メッセージの内容や送信先の利用者の選択等に不備を見つけ、ウェブメールの送信を取り消す。
【００３０】
そして、クライアント端末２は、続行指示画像３００が押下された場合、続行指示を返信する。
【００３１】
また、クライアント端末２は、取消指示画像４００が押下された場合、送信指示を取り消す取消指示を返信する。ここでは、クライアント端末２は、取消指示画像４００が押下されると、所定のプログラムに従って図４に示す選択インターフェイスを表示する。こうして、送信者に、送信を取り消す理由を選択させる。そして、クライアント端末２は、取消指示に加え、選択インターフェイスにて送信者が選択した取消理由の情報も返信する。以上が、クライアント端末２の具体的な内容である。
【００３２】
次に、文書配布サーバ４の具体的内容について説明する。文書配布サーバ４は、ウェブサーバ機能を有する一般的なサーバ装置として実現される。文書配布サーバ４は、本発明に関連する構成として、図５に示すように、制御部１０と、記憶部１２と、ネットワークインターフェイス１４と、を含む。
【００３３】
制御部１０は、ＣＰＵ等であり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。例えば、制御部１０は、利用者のクライアント端末２から要求を受付けて、当該利用者宛のウェブメールを、後述のメールデータベース４０から読み出して返信する。制御部１０が実行する他の処理については、後に具体的に説明する。
【００３４】
記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等であり、制御部１０によって実行されるプログラムを格納している。また、記憶部１２は、制御部１０の処理の実行に必要となる種々の情報を保持するワークメモリとしても用いられる。なお、上記プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の情報記憶媒体から読み出されるものであってもよいし、ネットワーク等の通信媒体から提供されるものであってもよい。
【００３５】
ネットワークインターフェイス１４は、例えば、ＮＩＣ（ネットワークインターフェイスカード）であり、制御部１０から出力される情報を送信したり、ネットワークから受信した情報を制御部１０に出力したりする。
【００３６】
データベース６は、例えば、データベースサーバとして実現される。図６は、データベース６の記憶内容の一例を表す図である。同時に示すように、メールデータベース４０と、組込データベース３０と、取消履歴データベース２０と、を含む。なお、データベース６と、文書配布サーバ４と、は一体であってもよい。また、メールデータベース４０と、組込データベース３０と、取消履歴データベース２０と、はそれぞれ異なるデータベースサーバに構成されてもよい。
【００３７】
メールデータベース４０は、利用者ごとに、当該利用者宛のウェブメールを記憶する。
【００３８】
図７は、組込データベース３０の記憶内容の一例である。同図に示すように組込データベース３０は、各利用者の組込設定レコードを含む。利用者の組込設定レコードは、利用者によって予め登録された送信設定の情報を含む。すなわち、組込設定レコードは、第１警告キーワードと、第２警告キーワードと、警告ファイルサイズと、警告利用者数と、警告ファイル数と、警告曜日と、警告時間帯と、を含む。
【００３９】
ここで、第１警告キーワード及び第２警告キーワードは、送信者によって予め任意に登録されたキーワードである。また、警告ファイルサイズは、送信者によって予め任意に登録された添付ファイルサイズの閾値である。また、警告利用者数は、送信者によって予め任意に登録された、送信先の利用者数の閾値である。また、警告ファイル数は、送信者によって予め任意に登録された、添付ファイル数の閾値である。また、警告曜日、警告時間帯は、送信者によって予め任意に登録された曜日、時間帯である。
【００４０】
図８は、取消履歴データベース２０の記憶内容の一例である。同図に示すように、取消履歴データベース２０は、送信設定レコードを記憶する。送信設定レコードは、ウェブメールの送信者の識別情報と、第１取消キーワードと、第２取消キーワードと、取消ファイルサイズと、取消利用者数と、取消ファイル数と、取消曜日と、取消時間帯と、取消理由の情報と、を含む。送信設定レコードの記憶内容については、後述する（後述のＳ１０７参照）。
【００４１】
次に、文書配布サーバ４がウェブメールの送信指示を受信した場合に、制御部１０が実行する処理について図９のフローチャート図を参照しながら説明する。
【００４２】
制御部１０は、ネットワークインターフェイス１４がウェブメールの送信指示を受信したか否かを監視している（Ｓ１０１）。制御部１０は、ネットワークインターフェイス１４がウェブメールの送信指示を受信すると（Ｓ１０１のＹ）、当該送信指示に基づいて、送信設定の情報を取得する（Ｓ１０２）。すなわち、制御部１０は、送信者の識別情報と、メッセージに含まれる単語（メッセージキーワード）と、添付ファイル名に含まれる単語（ファイルキーワード）と、添付ファイルサイズ（添付ファイルが複数ある場合には合計のファイルサイズ）と、送信先の利用者数と、添付ファイル数と、を取得する。また、制御部１０は、現在の日時を特定することにより、現在の曜日と現在の時間帯も取得する。なお、制御部１０は、これらの情報だけに限らず、他の情報も取得してよい。
【００４３】
そして、制御部１０は、Ｓ１０２のステップで取得した送信設定の情報と、組込データベース３０が保持する組込設定レコードと、を比較する。そして、制御部１０は、比較の結果、所定の組込警告ルールが満足されるか否かを判断する処理（以下、組込警告ルールの処理と呼ぶ）を実行する（Ｓ１０３）。
【００４４】
具体的には、制御部１０は、まず、組込データベース３０を参照し、送信者の組込設定レコードを特定する。そして、制御部１０は、以下の７項目を順に確認する処理を行う。すなわち、制御部１０は、特定した組込設定レコードを参照し、「メッセージキーワードが、第１警告キーワードのいずれかと一致すること」（第１項目）と、「ファイルキーワードが、第２警告キーワードのいずれかと一致すること」（第２項目）と、「添付ファイルサイズが、警告ファイルサイズ以上であること」（第３項目）と、「送信先の利用者数が、警告利用者数以上であること」（第４項目）と、「添付ファイル数が、警告ファイル数以上であること」（第５項目）と、「現在の曜日が、警告曜日と一致すること」（第６項目）と、「現在の時間帯が、警告時間帯に属すること」（第７項目）と、を順に確認する。
【００４５】
そして、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認できた場合（Ｓ１０３のＹ）、組込警告ルールが満足されると判断し、警告情報を送信者のクライアント端末２に返信する（Ｓ１０４）。
【００４６】
一方、組込警告ルールが満足されていない場合（Ｓ１０３のＮ）、制御部１０は、Ｓ１０１のステップで受信された送信指示に従い、ウェブメールを送信先の利用者に送信する処理を実行する（Ｓ１０６）。具体的には、制御部１０は、ウェブメールを、送信先の利用者に対応付けてメールデータベース４０に記憶する。
【００４７】
なお、ここでは、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認できた場合に、組込警告ルールが満足されると判断しているが、どの項目を確認できた場合に組込警告ルールが満足されると判断するか否かは、各利用者が任意に設定可能である。例えば、利用者Ａがウェブメールを送信する場合は上記第２項目及び第５項目の双方を確認できたときに自己警告ルールが満足されていると制御部１０が判断するように、利用者Ａが設定することもできる。
【００４８】
また、各利用者が、Ｓ１０３のステップで確認される項目の内容を任意に設定することも可能である。例えば、利用者Ａは、「送信先の利用者数が、警告利用者数より少ないこと」を第４項目として設定することもできる。
【００４９】
制御部１０は、Ｓ１０４のステップの後、上述の続行指示と取消指示のいずれかがネットワークインターフェイス１４により受信されたか否かを監視しており（Ｓ１０５）、続行指示が受信された場合（Ｓ１０５のＹ）、制御部１０は、Ｓ１０６のステップに進む。
【００５０】
一方、取消指示が受信された場合（Ｓ１０５のＮ）、制御部１０は、Ｓ１０２のステップで取得した送信設定の情報を、新たな送信設定レコードとして、取消履歴データベース２０に追加記憶する（Ｓ１０７）。このとき、制御部１０は、該新たな送信設定レコードに、取消指示とともに受信された取消理由の情報を含める。そして、制御部１０は、再びＳ１０１のステップに進む。
【００５１】
なお、Ｓ１０７のステップにおいて送信設定の情報が、取消履歴データベース２０に追加記憶される場合、送信設定の情報に含まれる「メッセージキーワード」、「ファイルキーワード」、「添付ファイルサイズ」、「送信先の利用者数」、「添付ファイル数」、「現在の曜日」、「現在の時間帯」は、それぞれ、「第１取消キーワード」、「第２取消キーワード」、「取消ファイルサイズ」、「取消利用者数」、「取消ファイル数」、「取消曜日」、「取消時間帯」となる。
【００５２】
例えば、利用者Ａが６ＭＢのファイルを添付したウェブメールを送信する場合について図７を参照しながら説明する。この場合、制御部１０は、利用者Ａの組込設定レコードを特定する。そして、制御部１０は、添付ファイルのサイズが警告ファイルサイズたる５ＭＢ以上であるので、利用者Ａのクライアント端末２に警告情報を返信する。この警告情報を受信した利用者Ａのクライアント端末２は、警告インターフェイスを表示する（図３（ｃ）参照）。
【００５３】
以上のように、文書配布サーバ４は、ウェブメールを送信するときの送信設定の情報と、利用者によって予め登録された送信設定の情報と、に何らかの共通点がある場合に、送信者に警告する。従って、例えば、利用者が予め適切な送信設定の情報を登録しておくことにより、ウェブメールの送信に伴う不具合が予防されることとなる。
【００５４】
なお、本発明の実施形態は、上記実施形態だけに限らない。
【００５５】
例えば、文書配布サーバ４は、送信者が送信先として選択した利用者の中に、送信者によって初めて選択された利用者が含まれる場合にも、警告情報を返信するようにしてもよい。また、文書配布サーバ４は、デフォルトの組込設定レコードを用いて、組込警告ルールの処理を実行するようにしてもよい。
【００５６】
また、Ｓ１０７のステップは省略してもよい。この場合、取消履歴データベース２０も省略してよい。
【００５７】
また、文書配布サーバ４は、Ｓ１０２のステップで取得した送信設定の情報と、送信者の送信設定レコードとの比較に応じて、警告情報を返信するようにしてもよい。具体的には、制御部１０は、組込警告ルールの処理に代えて、以下の処理（自己警告ルールの処理）を実行するようにしてもよい。
【００５８】
具体的には、制御部１０は、以下の処理を実行する。すなわち、制御部１０は、まず、取消履歴データベース２０が保持する送信設定レコードのうち、送信者の識別情報を含むものを特定する。そして、制御部１０は、以下の７項目を順に確認する処理を行う。すなわち、制御部１０は、該特定した送信設定レコードを参照し、「メッセージキーワードが、第１取消キーワードのいずれかと一致すること」（第１項目）と、「ファイルキーワードが、第２取消キーワードのいずれかと一致すること」（第２項目）と、「添付ファイルサイズが、取消ファイルサイズ以上であること」（第３項目）と、「送信先の利用者数が、取消利用者数以上であること」（第４項目）と、「添付ファイル数が、取消ファイル数以上であること」（第５項目）と、「現在の曜日が、取消曜日と一致すること」（第６項目）と、「現在の時間帯が、取消時間帯に属すること」（第７項目）と、を順に確認する。そして、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認できた場合（Ｓ１０３のＹ）、Ｓ１０４のステップに進むようにしてもよい。ここで、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認した時点で、未確認の項目を確認せずに、Ｓ１０４のステップに進むようにしてもよい。なお、警告情報には、送信設定レコードに含まれる取消理由の情報を含める。
【００５９】
例えば、利用者Ａがウェブメールを送信する場合について図８を参照しながら説明する。この場合、制御部１０は、送信設定レコードＡと、送信設定レコードＣと、を特定する。ここにおいて、制御部１０は、メッセージキーワード「配布」を取得すると、当該メッセージキーワードは送信設定レコードＣに含まれるので、制御部１０は、自己警告ルールが満足されると判断し、利用者Ａのクライアント端末２に警告情報を返信する。ここで、制御部１０は、この警告情報に、送信設定レコードＣに含まれる取消理由の情報を含める。この警告情報を受信した利用者Ａのクライアント端末２は、警告インターフェイスに、警告メッセージだけでなく取消理由の情報も表示する（図３（ａ）参照）。
【００６０】
以上によれば、利用者がウェブメールを送信するときの送信設定の情報と、当該利用者が過去にウェブメールの送信を取り消したときの送信設定の情報とに何らかの共通点がある場合に、利用者に警告がなされる。従って、利用者は、通常、何らかの不具合が発生しそうな場合に送信を取り消し易いので、結果的に、ウェブメールの送信に伴う不具合が的確に予防されることとなる。
【００６１】
ところで、送信者はメッセージ内容に不備がある場合に、ウェブメールの送信を取り消し易い傾向にある。そこで、メッセージに含まれる単語（メッセージキーワード）を、送信設定レコードに含めるようにしている。また、送信者は、誤った添付ファイルを添付した場合に、ウェブメールの送信を取り消し易い傾向にある。そこで、添付ファイル名に含まれる単語（ファイルキーワード）を、送信設定レコードに含めるようにしている。また、送信先の利用者数が多いほど、送信先の利用者の中に誤って選択された利用者が含まれる可能性が高いので、結果的に、送信者は、送信先の利用者が多い場合にウェブメールの送信を取り消し易い傾向にある。そこで、送信先の利用者数を、送信設定レコードに含めるようにしている。また、送信者は、添付ファイルのサイズが大きい場合に、ウェブメールの送信を取り消し易い傾向にある。そこで、添付ファイルサイズと添付ファイル数を、送信設定レコードに含めるようにしている。また、送信者は、特定の曜日や（例えば、土曜日、日曜日）特定の時間帯（例えば、深夜）に誤った添付ファイルを添付したり誤った送信先を選択したり等し易いので、結果的に、特定の曜日や時間帯に、ウェブメールの送信を取り消し易い傾向にある。そこで、ウェブメールの送信が取り消された時の曜日や時間帯を、送信設定レコードに含めるようにしている。なお、送信設定レコードに他の情報を含めてよいことはもちろんである。
【００６２】
また、文書配布サーバ４は、Ｓ１０２のステップで取得した送信設定の情報と、送信者以外の利用者の送信設定レコードとの比較に応じて、警告情報を返信するようにしてもよい。具体的には、制御部１０は、組込警告ルールの処理に代えて、以下の処理（他者警告ルールの処理）を実行するようにしてもよい。
【００６３】
すなわち、制御部１０は、まず、取消履歴データベース２０が保持する送信設定レコードのうち、送信者以外の利用者の識別情報を含むものを特定する。そして、制御部１０は、以下の７項目を順に確認する処理を行う。すなわち、制御部１０は、特定した送信設定レコードを参照し、「メッセージキーワードが、第１取消キーワードのいずれかと一致すること」（第１項目）と、「ファイルキーワードが、第２取消キーワードのいずれかと一致すること」（第２項目）と、「添付ファイルサイズが、取消ファイルサイズ以上であること」（第３項目）と、「送信先の利用者数が、取消利用者数以上であること」（第４項目）と、「添付ファイル数が、取消ファイル数以上であること」（第５項目）と、「現在の曜日が、取消曜日と一致すること」（第６項目）と、「現在の時間帯が、取消時間帯に属すること」（第７項目）と、を順に確認する。そして、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認できた場合、所定の他者警告ルールを満足すると判断し、Ｓ１０４のステップに進むようにしてもよい。ここで、制御部１０は、上記７項目のいずれかを確認した時点で、未確認の項目を確認せずに、Ｓ１０４のステップに進むようにしてもよい。なお、制御部１０は、警告情報に、送信設定レコードに含まれる取消理由の情報を含める。
【００６４】
例えば、利用者Ａがウェブメールを送信する場合について図８を参照しながら説明する。この場合、制御部１０は、利用者Ｂの送信設定レコードＢを特定する。ここにおいて、制御部１０は、送信指示に基づいてメッセージキーワード「機密」を取得すると、当該メッセージキーワードは送信設定レコードＢに含まれるので、制御部１０は、利用者Ａのクライアント端末２に警告情報を返信する。ここで、制御部１０は、この警告情報に、送信設定レコードＢに含まれる取消理由の情報を含める。この警告情報を受信した利用者Ａのクライアント端末２は、警告インターフェイスに警告メッセージとともに取消理由の情報も表示する（図３（ｂ）参照）。
【００６５】
こうすれば、利用者がウェブメールを送信するときの送信設定の情報と、他の利用者が過去にウェブメールの送信を取り消したときの送信設定の情報とに何らかの共通点がある場合に、利用者に警告がなされる。従って、不具合の発生を利用者が予想できない場合であっても警告がなされるので、このようにしても、ウェブメールの送信に伴う不具合が的確に予防されることとなる。
【００６６】
また、Ｓ１０３のステップにおいて制御部１０が実行する処理を、各利用者が、自己警告ルールの処理と他者警告ルールの処理と組込警告ルールの処理の中から任意に選択するようにしてもよい。ここにおいて、複数の処理が選択される場合、制御部１０は、各処理を、自己警告ルールの処理、組込警告ルールの処理、他者警告ルールの処理の順に実行するようにしてもよい。なお、この場合、制御部１０は、いずれかの警告ルールが満足されると判断した時点で、他の処理を実行せずに、Ｓ１０４のステップに進むようにしてもよい。
【００６７】
また、クライアント端末２と文書配布サーバ４は、一体であってもよい。
【００６８】
また、各利用者は、警告情報の返信が不要であれば、Ｓ１０１のステップの後、即座にＳ１０６のステップに進むように文書配布サーバ４を設定してもよい。
【００６９】
また、本発明は、各利用者間のウェブメールのやり取りを制御するシステムだけでなく、各利用者間のあらゆる電子文書のやり取りを制御するシステムにも適用可能なことはもちろんである。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明の実施形態に係る文書配布システムを含む構成の一例を表す図である。
【図２】クライアント端末に表示される送信指示インターフェイスの一例を表す図である。
【図３】クライアント端末に表示される警告インターフェイスの一例を表す図である。
【図４】クライアント端末に表示される選択インターフェイスの一例を表す図である。
【図５】文書配布サーバの構成の一例を表す図である。
【図６】データベースの記憶内容の一例を表す図である。
【図７】組込データベースの記憶内容の一例を表す図である。
【図８】取消履歴データベースの記憶内容の一例を表す図である。
【図９】文書配布サーバが実行する処理の一例を表すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００７１】
２  クライアント端末、４  文書配布サーバ、６  データベース、１０  制御部、１２  記憶部、１４  ネットワークインターフェイス、２０  取消履歴データベース、３０  組込データベース、４０  メールデータベース、１００  文書配布システム、２００  送信指示画像、３００  続行指示画像、４００  取消指示画像。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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