(57)【要約】【課題】複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作を使用状況に応じて制御するシステムおよび方法を提供する。【解決手段】先ず、複数の機能を有するドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信する。次いで、ドキュメント処理装置の利用されていない機能等を表す機能データを受信する。受信した動作データおよび機能データに基づいて、ドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データを生成する。次いで、生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力する。【選択図】図４
2009065659.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信する手段と、
前記ドキュメント処理装置の利用されていない機能に関するデータを含む機能データを受信する手段と、
受信した前記動作データおよび前記機能データに基づいて、前記ドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データを生成する利用データ生成手段と、
この利用データ生成手段によって生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力する電子ドキュメント出力手段と
を有することを特徴とする使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項２】
前記ドキュメント処理装置の個々のユーザに対応する動作データに関連付けられ、前記ユーザの本人証明に対応するユーザ識別データを含む動作データを受信する手段を、さらに、有し、
前記利用データ生成手段は、前記動作データと前記機能データの対比に基づいて前記利用データを生成する手段を含むことを特徴とする請求項１に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項３】
前記動作データは、前記ドキュメント処理装置のリソースの利用状態を表すデータを、さらに、含み、
前記機能データは、前記ドキュメント処理装置の利用されていないリソースを表すデータを、さらに、含み、
前記利用データ生成手段は、これらの動作データと機能データの対比に基づいて利用データを生成する手段を、さらに、含むことを特徴とする請求項２に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項４】
前記利用データ生成手段によって生成された前記利用データに基づいた前記ドキュメント処理装置のリソースの再割り当てを表す調節データを受信する手段を、さらに、有することを特徴とする請求項３に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項５】
前記利用データ生成手段によって生成された前記利用データに基づいて前記ドキュメント処理装置の機能を選択的に無効にする手段を、さらに、有することを特徴とする請求項１に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項６】
前記電子ドキュメント出力手段は、前記電子ドキュメントを前記ドキュメント処理装置の管理者に向けて伝達する手段を、さらに、含むことを特徴とする請求項１に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム。
【請求項７】
複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信するステップと、
前記ドキュメント処理装置の利用されていない機能に関するデータを含む機能データを受信するステップと、
受信した前記動作データおよび前記機能データに基づいて、前記ドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データを生成するステップと、
生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力するステップと
を含むことを特徴とする使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【請求項８】
前記ドキュメント処理装置の個々のユーザに対応する動作データに関連付けられ、前記ユーザの本人証明に対応するユーザ識別データを含む動作データを受信するステップを、さらに、含み、
利用データを生成する前記ステップは、前記動作データと前記機能データの対比に基づいていることを特徴とする請求項７に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【請求項９】
前記動作データは、前記ドキュメント処理装置のリソースの利用状態を表すデータを、さらに、含み、
前記機能データは、前記ドキュメント処理装置の利用されていないリソースを表すデータを、さらに、含み、
利用データを生成する前記ステップは、これらの動作データと機能データの対比に基づいていることを特徴とする請求項８に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【請求項１０】
生成された前記利用データに基づいた前記ドキュメント処理装置のリソースの再割り当てを表す調節データを受信するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項９に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【請求項１１】
生成された前記利用データに基づいて前記ドキュメント処理装置の機能を選択的に無効にするステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項７に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【請求項１２】
前記電子ドキュメントを前記ドキュメント処理装置の管理者に向けて伝達するステップを、さらに、含むことを特徴とする請求項７に記載の使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作を制御するシステムおよび方法関し、特に、使用状況に応じてそのようなドキュメント処理装置の動作を制御するシステムおよび方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー機、プリンタ、スキャナ、またはファクシミリ装置、ならびに、複数の機能を具備えた多機能周辺装置（Multi-Function Peripheral；以下、ＭＦＰということがある）等のドキュメント処理装置は、オフィス環境において広く使われている。このようなドキュメント処理装置の購入および維持に関連する費用は高額になるため、これらの装置は、複数のユーザによって共用される場合が多い。
【０００３】
共用のドキュメント処理装置には多数のユーザがアクセス可能であるため、ドキュメント処理装置に到来する、あるいは保存されている保護された情報に対してユーザがアクセス可能であるという本質的なリスクがある。ドキュメント処理装置がネットワーク上で共用されている場合、特に、グローバルなインターネットへのデータ経路がある場合のように、そのネットワークに外部からのアクセスが可能である場合に、上記のリスクが増大する。
【０００４】
ドキュメント処理装置に関連するそれぞれの機能は、上記のリスクを追加し、起こりうるセキュリティ侵害ポイントを追加する問題点がある。また、機能の増大は、ドキュメント処理装置の動作性能を低下させる問題点もある。
【０００５】
したがって、このような問題点を解決するドキュメント処理装置の動作を制御するシステムまたは方法が望まれている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作を使用状況に応じて制御するシステムおよび方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明による使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステムは、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信する手段と、ドキュメント処理装置の利用されていない機能に関するデータを含む機能データを受信する手段とを有する。また、本システムは、受信した動作データおよび前記機能データに基づいてドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データを生成する利用データ生成手段を有する。さらに、本システムは、生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力する電子ドキュメント出力手段を有する。
【０００８】
本発明の一実施形態においては、本システムは、ドキュメント処理装置の個々のユーザに対応する動作データに関連付けられ、ユーザの本人証明に対応するユーザ識別データを含む動作データを受信する手段を、さらに、有する。この実施形態においては、利用データ生成手段は、動作データと機能データの対比に基づいて利用データを生成する手段を含む。
【０００９】
本発明の別の実施形態においては、動作データは、ドキュメント処理装置のリソースの利用状態を表すデータを、さらに、含み、機能データは、ドキュメント処理装置の利用されていないリソースを表すデータを、さらに、含み、利用データ生成手段は、これらの動作データと機能データの対比に基づいて利用データを生成する手段を、さらに、含む。
【００１０】
本発明のさらに別の実施形態においては、本システムは、生成された利用データに基づいたドキュメント処理装置のリソースの再割り当てを表す調節データを受信する手段を、さらに、有する。
【００１１】
本発明のさらなる実施形態においては、本システムは、生成された利用データに基づいてドキュメント処理装置の機能を選択的に無効にする手段を、さらに、有する。
【００１２】
本発明の別の実施形態においては、電子ドキュメント出力手段は、電子ドキュメントをドキュメント処理装置の管理者に向けて伝達する手段を、さらに、含む。
【００１３】
また、本発明による使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する方法は、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信するステップと、ドキュメント処理装置の利用されていない機能に関するデータを含む機能データを受信するステップと、受信した動作データおよび機能データに基づいてドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データを生成するステップと、生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力するステップとを含む。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作を使用状況に応じて制御するシステムおよび方法が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。図１は本発明による実施形態が適用される使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステム全体の構成例である。図に示したシステム１００は、コンピュータ・ネットワーク１０２として表されている分散コンピューティング環境を利用している。コンピュータ・ネットワーク１０２は、複数の電子装置間におけるデータの交換を可能とする本技術分野で知られている任意の分散通信システムである。コンピュータ・ネットワーク１０２は、例えば、仮想ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワーク、パーソナル・エリア・ネットワーク、ローカル・エリア・ネットワーク、インターネット、イントラネットまたはそれらの任意の組み合わせを含む本技術分野で知られている任意のコンピュータ・ネットワークである。本発明による一実施形態において、コンピュータ・ネットワーク１０２は、例えば、トークン・リング、IEEE802.11(x)、Ethernet（登録商標）またはその他の無線ベースまたは有線ベースのデータ通信メカニズム等の既存の多数のデータ転送メカニズムによって例示されるような物理レイヤおよびトランスポート・レイヤから構成される。尚、図にはコンピュータ・ネットワーク１０２を示したが、本発明は、本技術分野で知られているようなスタンドアローンの形態でも同様に実施可能である。
【００１６】
システム１００は、さらに、様々なドキュメント処理を実行するために適切な多機能周辺装置（Multi-Function Peripheral；以下、ＭＦＰということがある）として図に表されている、ドキュメント処理装置１０４を含む。しかし、ＭＦＰはドキュメント処理装置の一形態であって、本発明におけるドキュメント処理装置がＭＦＰに限定されるものではない。ドキュメント処理装置における処理動作には、例えば、ファクシミリ通信、画像走査、コピー、印刷、電子メール、ドキュメント管理またはドキュメント保存等がある。本発明による一形態においては、ドキュメント処理装置１０４は、リモート・ドキュメント処理サービスを外部装置あるいはネットワーク装置に対して提供する。ドキュメント処理装置１０４は、ユーザあるいはネットワークに接続された装置等とやり取りするように構成された、ハードウェア、ソフトウェアおよびこれらの任意の適切な組み合わせを含んでいる。
【００１７】
また、本発明による一実施形態において、ドキュメント処理装置１０４は、例えば、IEEE 1394あるいはＵＳＢインターフェイスを有する各種ドライブ、多様なＩＣメモリカード等の、複数のポータブル記憶媒体を受け入れるためのインターフェイスを備える。本発明の実施形態においては、ドキュメント処理装置１０４は、さらに、タッチ・スクリーン、ＬＣＤ、タッチ・パネルまたは英数字キーパッド等のユーザ・インターフェイス１０６を備え、ユーザは、このようなユーザ・インターフェイスを介してドキュメント処理装置１０４と直接やり取りすることができる。本発明による実施形態においては、ユーザ・インターフェイス１０６は、ユーザに対して情報を伝達するとともに、ユーザから選択内容を受け取るために有効に用いられている。ユーザ・インターフェイス１０６は、本技術分野で知られているように、ユーザにデータを提供するために適切な種々のコンポーネントからなる。本発明における一実施形態においては、ユーザ・インターフェイス１０６は、１つまたは複数のグラフィック要素、テキスト・データまたは画像等をユーザに表示し、ユーザから入力を受け取り、その入力を、さらに後で詳しく説明するように、コントローラ１０８等のバックエンド・コンポーネントに伝達するディスプレイ装置を有する。ドキュメント処理装置１０４は、適切な通信リンク１１２を介して、コンピュータ・ネットワーク１０２に通信可能に接続されている。適切な通信リンク１１２としては、例えば、WiMax（Worldwide Interoperability for Microwave Access）、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、Bluetooth（登録商標）、公衆交換電話網、専用通信ネットワーク、赤外線接続、光接続、または本技術分野において知られている他の適切な有線または無線のデータ通信チャネルがある。
【００１８】
本発明による実施形態において、ドキュメント処理装置１０４は、さらに、ドキュメント処理装置１０４による処理動作を容易にする、コントローラ１０８として示した、適切なバックエンド・コンポーネントを内蔵している。コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の動作の制御、あるいはユーザ・インターフェイス１０６を介した画像の表示の制御、または電子画像データの操作の指示等の処理を容易にするように構成されたハードウェア、ソフトウェアあるいはこれらの適切な組み合わせによって実装される。以下の説明においては、コントローラ１０８という用語は、後に述べる動作を実行し、もしくは実行させ、もしくは制御し、またはその他の方法で指示するように機能するハードウェア、ソフトウェア、またはこれらの組み合わせを含むドキュメント処理装置１０４と関連する任意の多数のコンポーネントの意味で、使用する。なお、図および上記の説明において、コントローラ１０８をドキュメント処理装置１０４に内蔵された形態としたが、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４に通信可能に接続された外部装置の形態であってもよい。コントローラ１０８との関連において説明を行う処理動作は、本技術分野において知られている任意の汎用コンピューティング・システムによって実行可能である。したがって、コントローラ１０８は、そのような汎用的なコンピューティング装置を表しており、以下の説明において使用する際にも、そのように意図されている。さらに、以下におけるコントローラ１０８の使用は、例としての実施形態にすぎず、当業者には明らかな他の実施形態も本発明の一実施形態による使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御するシステムおよび方法を用いることができる。コントローラ１０８の構成等については、後ほど図２と図３を参照しながら説明を行う。
【００１９】
また、ドキュメント処理装置１０４にはデータ記憶装置１１０が通信可能に接続されている。データ記憶装置１１０は、例えば、ハードディスク・ドライブ、その他の磁気記憶装置、光学式記憶装置、フラッシュ・メモリまたはそれらの任意の組み合わせを含む本技術分野で知られている大容量記憶装置である。一実施形態において、データ記憶装置１１０は、ドキュメント処理装置１０４に関連する動作データ、機能データ、装置能力データ、ドキュメント・データ、画像データまたは電子データベースのデータ等を保存するように適切に適合されている。データ記憶装置１１０は、図においてはシステム１００の独立したコンポーネントとして示しているが、例えば、内蔵ハードディスク・ドライブ等のような、ドキュメント処理装置１０４の内部記憶装置、あるいはコントローラ１０８のコンポーネント等として実装することができる。
【００２０】
システム１００は、さらに、通信リンク１１６を介してコンピュータ・ネットワーク１０２とデータ通信可能なユーザ装置１１４を含む。図においてはユーザ装置１１４をノート形パーソナル・コンピュータとして示しているが、これは例示にすぎない。ユーザ装置１１４は、例えば、コンピュータ・ワークステーション、デスクトップ形パーソナル・コンピュータ、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant ；携帯情報端末）、ウェブ適合（web-enabled）携帯電話、スマートフォン、専用ネットワーク用の電子装置、またはその他のウェブ適合電子装置を含む本技術分野において知られている任意のパーソナル・コンピューティング装置を表している。通信リンク１１６は、例えば、Bluetooth（登録商標）、WiMax、IEEE802.11a、IEEE802.11b、IEEE802.11g、IEEE802.11(x)、専用通信ネットワーク、赤外線接続、光接続、公衆交換電話網、または本技術分野において知られている他の適切な無線または有線のデータ通信チャネルである。ユーザ装置１１４は、電子ドキュメント、ドキュメント処理インストラクション、ユーザ・インターフェイスの修正、アップグレード、更新、またはパーソナル化データ等を生成し、生成されたデータを、ドキュメント処理装置１０４あるいはコンピュータ・ネットワーク１０２に接続された他の類似装置に送る。
【００２１】
次に、図２および図３を参照しながら、本発明による実施形態におけるシステムの動作が実行されるコントローラのハードウェアおよび機能構成等を説明する。図２に本発明による実施形態においてシステム１００の動作が実行される、すなわち、図１においてコントローラ１０８として示した、バックエンド・コンポーネントであるコントローラ２００のハードウェア・アーキテクチャの構成例を説明するための図を示す。尚、図においては、コントローラの構成要素の意義をより明確にするため、参照符号２３２で表した、コントローラ以外のドキュメント処理装置の構成要素の一部を併せて示している。コントローラ２００は、本明細書に記載する動作を円滑に実行する能力を有する、本技術分野において知られている任意の汎用的なコンピューティング装置を表している。コントローラ２００には、少なくとも一つのＣＰＵを含むプロセッサ２０２が含まれている。プロセッサ２０２は、互いに協調して動作する複数のＣＰＵから構成されることもある。また、コントローラ２００には、ＢＩＯＳ機能、システム機能、システム構成データおよびコントローラ２００の動作に使用する他のルーチンもしくはデータ等の静的または固定的なデータ、あるいはインストラクションのために有効に使用される、不揮発性または読出し専用メモリ（ＲＯＭ）２０４が含まれている。
【００２２】
また、コントローラ２００には、ダイナミック・ランダム・アクセス・メモリ、スタティック・ランダム・アクセス・メモリ、または他の任意の適切なアドレス指定可能かつ書込み可能なメモリ・システムから構成されるＲＡＭ２０６が含まれている。ＲＡＭ２０６は、プロセッサ２０２により処理されるアプリケーションおよびデータ処理に関係するデータ・インストラクションのための記憶領域を提供する。
【００２３】
ストレージ・インターフェイス２０８は、コントローラ２００に関連するデータの不揮発性保存、大容量保存または長期的な保存のためのメカニズムを提供する。ストレージ・インターフェイス２０８は、参照符号２１６で示したディスク・ドライブ、あるいは光学式ドライブ、テープ・ドライブ等の適切な任意のアドレス指定可能、またはシリアル記憶装置等の大容量記憶装置の他、当業者に知られている適切な任意の記憶媒体を使用する。
【００２４】
ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、ネットワークとの間の入出力を適切にルーティングすることによって、コントローラ２００が他の装置と通信することを可能にする。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、コントローラ２００に対する外部装置との一つまたは複数のコネクションのインターフェイスを適切にとる。図においては、例えば、Ethernet（登録商標）またはトークン・リング等の固定または有線ネットワークとのデータ通信のための少なくとも一つのネットワーク・インターフェイス・カード２１４と、WiFi（Wireless Fidelity）、WiMax、無線モデム、セルラ・ネットワークまたは適切な任意の無線通信システム等の手段を介した無線通信のために適切な無線インターフェイス２１８を示している。ネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０は、任意の物理的データ転送レイヤあるいは物理的データ転送レイヤではないデータ転送レイヤまたはプロトコル・レイヤを適切に利用する。図においては、ネットワーク・インターフェイス・カード２１４は、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク、ワイド・エリア・ネットワークまたはそれらの組合せから適切に構成される物理的ネットワーク２２０を介したデータ交換を行うために、相互接続されている。
【００２５】
プロセッサ２０２、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）２０４、ＲＡＭ２０６、ストレージ・インターフェイス２０８およびネットワーク・インターフェイス・サブシステム２１０の間のデータ通信は、バス２１２によって例示したバス・データ転送メカニズムを介して行われる。
【００２６】
また、ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス２２２もバス２１２を介してデータ通信を行う。ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス２２２は、様々なドキュメント処理動作を実行するために、ドキュメント処理ハードウェア２３２との接続を提供する。そのようなドキュメント処理動作には、コピー・ハードウェア２２４によって実行されるコピー、画像走査ハードウェア２２６によって実行される画像走査、印刷ハードウェア２２８によって実行される印刷、およびファクシミリ・ハードウェア２３０によって実行されるファクシミリ通信が含まれる。コントローラ２００は、これらのドキュメント処理動作のいずれかまたは全部を適切に動作させる。複数のドキュメント処理動作を実行可能なシステムは、前述したように、ＭＦＰ（多機能周辺装置）または多機能装置と呼ばれる。システム１００の機能は、ドキュメント処理装置と関連するインテリジェント・サブシステムとして図２に示したコントローラ２００（図１におけるコントローラ１０８に対応）を含む、ドキュメント処理装置１０４等の適切なドキュメント処理装置において実行される。
【００２７】
次に図３を参照しながら、システムの動作が実行されるコントローラの機能ブロックと動作の概要を説明する。図３に、本発明による実施形態のシステム１００の動作が実行されるコントローラの機能ブロックの構成例を説明するための図を示す。尚、図３においても、コントローラの機能要素の意義をより明確にするため、コントローラ以外のドキュメント処理装置の機能要素の一部を併せて示している。図３は、ソフトウェアおよびオペレーティング・システム機能と関連して、図２に示したハードウェアの機能性を例示している。
【００２８】
コントローラの機能は、ドキュメント処理エンジン３０２を含む。一実施形態において、ドキュメント処理エンジン３０２は、印刷動作、コピー動作、ファクシミリ通信動作および画像走査動作を可能にする。これらの機能は、産業界において一般に好まれるドキュメント処理周辺装置であるＭＦＰと関連付けられることが多い。しかし、コントローラが上記のドキュメント処理動作のすべてを可能にする必要は必ずしもない。コントローラは、上記のドキュメント処理動作のサブセットである、専用のドキュメント処理装置、あるいはより限定した目的のドキュメント処理装置においても利用される。
【００２９】
ドキュメント処理エンジン３０２はユーザ・インターフェイス・パネル３１０と適切にインターフェイスされており、ユーザまたは管理者は、このユーザ・インターフェイス・パネル３１０を介して、ドキュメント処理エンジン３０２によって制御される機能にアクセスすることができる。アクセスは、コントローラにローカルに接続されたインターフェイスを介して行われるか、遠隔のシン・クライアント（thin client）またはシック・クライアント（thick client）によって遠隔から行われる。
【００３０】
ドキュメント処理エンジン３０２は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６および画像走査機能部３０８とデータ通信を行う。これらの機能部は、印刷、ファクシミリの送受信、およびドキュメント画像をコピーのために取得するか、またはドキュメント画像の電子バージョンを生成するための、ドキュメント画像走査の実際の処理動作を容易にする。
【００３１】
ジョブ・キュー（job queue）３１２は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６および画像走査機能部３０８とデータ通信を行う。ビットマップ・フォーマット、ページ記述言語（ＰＤＬ）フォーマットまたはベクター・フォーマット等の種々の画像形式は、画像走査機能部３０８からジョブ・キュー３１２を介して以降の処理のために中継される。
【００３２】
ジョブ・キュー３１２は、また、ネットワーク・サービス機能部３１４ともデータ通信を行う。一実施形態において、ジョブ制御信号、状態データまたは電子ドキュメント・データが、ジョブ・キュー３１２とネットワーク・サービス機能部３１４との間で交換される。このように、適切なインターフェイスが、クライアント側ネットワーク・サービス機能３２０を介したコントローラ機能へのネットワーク・ベースのアクセスのために設けられ、このインターフェイスは、任意の適切なシン・クライアントまたはシック・クライアントである。一実施形態において、ウェブ・サービス・アクセスは、ハイパーテキスト転送プロトコル（HTTP）、ファイル転送プロトコル（FTP）、ユニフォーム・データ・ダイアグラム・プロトコルまたは他の任意の適切な交換メカニズムによって実行される。ネットワーク・サービス機能部３１４は、また、ＦＴＰ、電子メール、またはテルネット（TELNET）等による通信のために、クライアント側ネットワーク・サービス機能３２０とのデータ交換も有効に提供する。このように、コントローラ機能は、種々のネットワーク・アクセス・メカニズムによって、電子ドキュメントおよびユーザ情報のやり取りを容易にする。
【００３３】
ジョブ・キュー３１２は、また、画像プロセッサ３１６ともデータ通信を行う。画像プロセッサ３１６は、印刷機能部３０４、ファクシミリ通信機能部３０６または画像走査機能部３０８等の装置機能部と、電子ドキュメントを交換するために適したフォーマットに変換するラスタ画像処理（ＲＩＰ）、ページ記述言語インタープリタまたは任意の適切な画像処理を行うメカニズムである。
【００３４】
さらに、ジョブ・キュー３１２はジョブ解析部（job parser）３１８とデータ通信を行い、このジョブ解析部３１８はクライアント装置サービス部３２２等の外部装置からの印刷ジョブ言語ファイルを受け取る働きをする。クライアント装置サービス部３２２は、電子ドキュメントの印刷、ファクシミリ通信、またはコントローラ機能による処理が有効である他の適切な電子ドキュメントの入力を含む。ジョブ解析部３１８は、受け取った電子ドキュメント・ファイルを解析し、前述した機能およびコンポーネントに関連する処理のために、解析した電子ドキュメント・ファイル情報をジョブ・キュー３１２に中継する働きをする。
【００３５】
次に、本発明における動作の概要を説明する。先ず、複数の機能を有するドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データが受信される。次いで、ドキュメント処理装置の利用されていない機能等を表す機能データが受信される。受信された動作データおよび機能データに基づいて、ドキュメント処理装置の十分に利用されていない機能を表すデータを含む利用データが生成される。次いで、生成された利用データを含む電子ドキュメントが出力される。
【００３６】
本発明による例示的な一実施形態においては、先ず、ドキュメント処理装置１０４の動作を監視、収集するために監視コンポーネントが起動される。監視コンポーネントは、ドキュメント処理装置１０４の動作に関連する動作、リソースの使用またはユーザ情報等を監視、収集および記録する能力を有する、任意のハードウェア、ソフトウェアまたはこれらの組み合わせである。本発明の例示的な一実施形態によれば、監視コンポーネントは、コントローラ１０８に存在するソフトウェアまたはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントである。後ほど説明するように、監視コンポーネントは、コントローラ１０８を介して、動作データおよび機能データの監視を継続して行う。
【００３７】
次いで、コントローラ１０８は、監視コンポーネントにしたがって、ドキュメント処理装置１０４の動作履歴に関する動作データを受信する。コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントは、次に、ドキュメント処理装置１０４の複数の各ユーザを識別するユーザ識別データを含む動作データを受信する。ユーザ識別データは、それぞれの個々のユーザに対応する動作データに関連付けられている。次いで、コントローラ１０８に関連する監視コンポーネントは、リソースの利用状態を表す動作データを受信する。すなわち、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の動作の際にドキュメント処理装置１０４によって使用されるリソースに対応するデータを収集する。次いで、ドキュメント処理装置１０４の利用されていない機能を表す機能データが、コントローラ１０８に関連する監視コンポーネントによって受信される。ここで、ドキュメント処理装置の機能としては、前述したファクシミリ通信、画像走査、コピー、印刷、電子メール、ドキュメント管理またはドキュメント保存の他、例えば、画像走査して電子メールする機能、画像走査してテキストを認識する機能のような複合機能、または印刷機能のオプション的な機能である、両面印刷もしくはＮ ｉｎ １印刷機能等がある。また、ドキュメント処理装置１０４の利用されていないリソースを表す機能データも、コントローラ１０８を介して、監視コンポーネントによって受信される。コントローラ１０８は、動作データおよび機能データを任意の順序で受信することができ、したがって、前述した順序は、例示を目的としたものにすぎない。
【００３８】
次いで、コントローラ１０８は、受信したデータを、例えば、ユーザ装置１１４に関連する管理者のような管理者に対して報告する準備が整っているか否かを判断する。本発明の一実施形態において、管理者は、ユーザ装置１１４とのやり取りを介して、受信された動作データおよび受信された機能データを含むレポートを生成するように、監視コンポーネントを指示する。このようなインストラクションには、ドキュメント処理装置１０４の動作に対する影響を最小限にするために、時間、日付またはドキュメント処理装置１１４の動作等に関する制約を含ませることができる。換言すれば、管理者は、動作を改善するためのドキュメント処理装置１０４の変更を可能とするために、利用レポートをいつ生成するかについて、コントローラ１０８にインストラクションを与えることができる。監視コンポーネントの動作を介して、コントローラ１０８が、管理者によって与えられたインストラクションに基づいて、利用レポートが未だ不要であると判断した場合には、コントローラ１０８は、動作データと機能データの監視および収集処理に戻る。
【００３９】
コントローラ１０８が、利用レポートが必要であると判断した場合には、利用データを生成するために、動作データを機能データと対比する。利用データは、受信した動作データおよび機能データに基づいて生成されるとともに、十分に利用されていない機能等の情報を含む。すなわち、利用データは、動作データおよび機能データに基づいた、十分に利用されていない能力、機能、およびリソース等を表すデータを含む。次いで、生成された利用データを含む電子ドキュメントが、ドキュメント処理装置１０４によって、コンピュータ・ネットワーク１０２を介して、ユーザ装置１１４の所に居る管理者に向けて出力される。
【００４０】
本発明による例示的な一実施形態において、管理者は、ユーザ装置１１４を介して、例えば、利用レポート等の電子ドキュメントを受信する。電子ドキュメントを受信した管理者には、ドキュメント処理装置１０４に対応した機能、能力、およびリソースの利用権限等を変更する機会が与えられる。本発明による一実施形態において、利用レポートには、ドキュメント処理装置の動作を向上させるためのドキュメント処理装置１０４に関する調節の提案が含まれる。例えば、ドキュメント処理装置１０４と関連しているとともに監視コンポーネントを実装している、コントローラ１０８またはその他の適切なコンポーネントは、受信した動作データおよび機能データを分析し、十分に利用されていない機能およびリソースの双方または一方を特定する。次いで、十分に利用されていないと特定された機能およびリソースの双方または一方は、その変更がドキュメント処理装置１０４によるドキュメント処理動作の向上をもたらす機能およびリソースの双方または一方として、管理者に対するレポートに書き留められる。次いで、管理者によって選択された変更または修正は、調節データの形態で、コンピュータ・ネットワーク１０２を介して、ユーザ装置１１４からドキュメント処理装置１０４に伝達される。ここで、調節データをドキュメント処理装置１０４に伝達するためにユーザ装置１１４を用いた説明を行ったが、ユーザ装置１１４の使用は、例示を目的としたものにすぎず、例えば、ポータブル記憶媒体の使用またはユーザ・インターフェイス１０６との直接的なやり取り等のその他の伝達方法によっても、ドキュメント処理装置１０４に調節データを伝達可能であることは明らかであろう。
【００４１】
次に、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他のコンポーネントは、調節データを受信する。次いで、コントローラ１０８は受信した調節データを分析し、ドキュメント処理装置のいずれかの機能を無効にするか否かを判断する。例えば、画像走査して電子メールする機能、テキスト認識機能またはその他の十分に利用されていない機能等の、１つまたは複数の機能を無効にする場合には、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントは、１つまたは複数の特定された機能を選択的に無効にする。次いで、ドキュメント処理装置１０４に関連するリソースは、受信した調節データに基づいて、再割り当てされる。
【００４２】
以上、図１ないし図３を参照しながらシステム１００とその構成コンポーネントについて説明を行ったが、図４と図５を参照しながら行う以下に述べる説明によって、それらの動作の理解がより深まるであろう。
【００４３】
次に図４および図５を参照しながら、本発明による実施形態における使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する動作を説明する。図４に、本発明による実施形態における使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する基本的な動作例を表すフローチャートを示す。先ず、Ｓ４０２で、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントは、複数の機能を有するドキュメント処理装置の動作履歴を含む動作データを受信する。次にＳ４０４において、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の利用されていない機能等を表す機能データを受信する。
【００４４】
次いでＳ４０６において、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントは、受信した動作データおよび機能データに基づいて、利用データを生成する。本発明による一実施形態において、利用データは、ドキュメント処理装置１０４の十分に利用されていない機能を表すデータを含む。次いでＳ４０８において、ドキュメント処理装置１０４は、生成された利用データを含む電子ドキュメントを、コントローラ１０８を介して、出力する。
【００４５】
次に図５を参照しながら、本発明による実施形態における使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する動作を詳細に説明する。図５に、本発明による実施形態における使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する動作例を詳細に表したフローチャートを示す。先ず、Ｓ５０２で、ハードウェア、ソフトウェアまたはこれらの適切な組み合わせの形態である監視コンポーネントが、ドキュメント処理装置１０４上において、起動される。監視コンポーネントは、例えば、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４のその他の適切なコンポーネントの動作によって起動される。監視コンポーネントは、ドキュメント処理装置１０４の性能、使用法、機能および動作等を監視する機能を担う。次にＳ５０４において、コントローラ１０８は、監視コンポーネントの動作を介して、ドキュメント処理装置１０４の動作および機能に関連する動作データおよび機能データを監視する。
【００４６】
Ｓ５０６において、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の動作履歴に関する動作データを受信する。次いでＳ５０８において、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連するその他の適切なコンポーネントは、ドキュメント処理装置１０４の複数の各ユーザの本人証明に対応するユーザ識別データを含む動作データを受信する。ユーザ識別データは、ドキュメント処理装置１０４の個々のユーザに対応する動作データと関連付けられている。次いでＳ５１０において、コントローラ１０８に関連する監視コンポーネントは、リソースの利用状態を表す動作データを受信する。リソースの利用状態を表す動作データは、例えば、ドキュメント処理装置１０４の動作の際にドキュメント処理装置１０４によって使用されるリソースに対応する。次にＳ５１２において、コントローラ１０８は、ドキュメント処理装置１０４の利用されていない機能を表す機能データを受信する。ここで、ドキュメント処理装置の機能としては、前述したファクシミリ通信、画像走査、コピー、印刷、電子メール、ドキュメント管理またはドキュメント保存等の大分類的な機能の他、例えば、画像走査して電子メールする機能、画像走査してテキストを認識する機能等の複合的な機能、または、例えば、印刷機能における両面印刷もしくはＮ ｉｎ １印刷機能等のオプション的な機能がある。次いでＳ５１４において、監視コンポーネントは、ドキュメント処理装置１０４の利用されていないリソースを表す機能データを、コントローラ１０８を介して、受信する。ここでＳ５０６ないしＳ５１４におけるデータの受信処理は、任意の順序で実行可能であり、前述したＳ５０６ないしＳ５１４の順序は、例示を目的としたものにすぎない。したがって、本発明の範囲を逸脱することなしに、例えば、動作データよりも先に機能データを受信可能であり、使用履歴データよりも先に識別データを受信可能である。
【００４７】
次いで処理はＳ５１６に進み、ドキュメント処理装置１０４の管理者に対する報告を行う時期であるか否かの判断を行う。管理者は、ユーザ・インターフェイス１０６またはユーザ装置１１４等を介して、動作データおよび機能データを管理者に対して報告する時期等を表すインストラクションをコントローラ１０８の監視コンポーネントに与えることができる。管理者からのインストラクションには、ドキュメント処理装置１０４の動作に対する影響を最小限にするために、例えば、報告の時間、日付、またはドキュメント処理装置１０４の動作等に関する制約を含ませることができる。Ｓ５１６において、報告が未だ不要であると判断された場合には、処理はＳ５０４に戻り、前述したようにドキュメント処理装置１０４の動作データと機能データの監視を継続して行う。
【００４８】
Ｓ５１６において、報告を行う時期であるとコントローラ１０８が判断した場合には、処理はＳ５１８に進み、動作データを機能データと対比する。Ｓ５２０において、コントローラ１０８は、動作データと機能データの対比の結果に基づいて、利用データを生成する。生成される利用データは、動作データおよび機能データに基づいた、十分に利用されていない能力、機能、およびリソース等を表す情報も含んでいる。次いでＳ５２２において、ドキュメント処理装置１０４は、生成された利用データを含む電子ドキュメントを出力し、Ｓ５２４において、コンピュータ・ネットワーク１０２を介して、電子ドキュメントをユーザ装置１１４の所に居る管理者に対して伝達する。
【００４９】
本発明の一実施形態において、伝達される電子ドキュメントは、ドキュメント処理装置１０４の動作を改善するために、そのドキュメント処理装置の機能、能力またはリソース等のいずれを管理者によって変更されるべきかに関する、十分に利用されていない機能およびリソースの情報に基づいて生成された利用データに加えて、調節の提案である推奨事項を含む。例えば、ドキュメント処理装置１０４と関連しているとともに監視コンポーネントを実装しているコントローラ１０８またはその他の適切なコンポーネントは、受信した動作データおよび機能データを分析し、十分に利用されていない機能およびリソースの双方または一方を特定する。次いで、十分に利用されていないと特定された機能およびリソースの双方または一方は、その変更がドキュメント処理装置１０４によるドキュメント処理動作の向上をもたらす機能およびリソースの双方または一方として、管理者に対するレポートに書き留められる。
【００５０】
管理者は、ユーザ装置１１４を介して、利用レポート等の電子ドキュメントを受信する。電子ドキュメントを受信した管理者には、ドキュメント処理装置１０４に対応した機能、能力、およびリソースの利用権限等を変更するための機会が与えられる。次いでＳ５２６において、何らかの調節データが、管理者からコントローラ１０８によって、受信されているか否かの判断が行われる。調節データが受信されていない場合には、処理はＳ５０４に戻り、コントローラ１０８またはドキュメント処理装置１０４に関連する他の適切なコンポーネントは、ドキュメント処理装置１０４に関する動作データおよび機能データの監視を継続して行う。
【００５１】
調節データがコントローラ１０８によって管理者から受信されている場合には、処理はＳ５２８に進み、調節データが分析される。次いでＳ５３０において、ドキュメント処理装置１０４の１つまたは複数の能力を無効にするか否かの判断が、受信した調節データの分析に基づいて、行われる。このような判断は、使用されていない機能またはリソース集中形の動作等を無効にするために管理者によってなされた選択または変更に基づいている。Ｓ５３０において肯定的な判断が行われた場合には、Ｓ５３２において、受信した調節データに基づいて、ドキュメント処理装置１０４の特定された機能が選択的に無効化される。次いで処理はＳ５３４に進み、受信した調節データに基づいて、ドキュメント処理装置１０４のリソースが再割り当てされる。Ｓ５３０において否定的な判断が行われた場合には、処理は直接Ｓ５３４に進み、受信した調節データに基づいて、ドキュメント処理装置１０４のリソースが再割り当てされる。ドキュメント処理装置１０４のリソースの再割り当てが完了すると、処理はＳ５０４に戻り、前述した処理が、さらに継続して行われる。
【００５２】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作を使用状況に応じて制御するシステムおよび方法が提供される。また、本発明の実施形態によれば、複数の機能を備えたドキュメント処理装置の動作性能が向上し得る。さらに、本発明の一実施形態によれば、複数の機能を備えたドキュメント処理装置に関するセキュリティ・リスクを減少することができる。
【００５３】
本発明は、ソース・コード、オブジェクト・コード、部分的にコンパイルされた形のようなコード中間ソースおよびオブジェクト・コードの形、あるいは本発明の実施形態で使用するために適した任意の他の形のコンピュータ・プログラムに適用される。コンピュータ・プログラムは、スタンドアローンのアプリケーション、ソフトウェア・コンポーネント、スクリプトまたは他のアプリケーションへのプラグ・インとすることができる。本発明を実施するコンピュータ・プログラムは、例えば、ＲＯＭやＲＡＭ等の記憶媒体、ＣＤ−ＲＯＭ等の光記録媒体、フロッピー（登録商標）ディスク等の磁気記録媒体等の、コンピュータ・プログラムを伝達することができる任意の実体または装置である担体上で具体化することができ、あるいは電気ケーブルまたは光ケーブルによって、または無線や他の手段によって伝えられる電気信号や光信号等の任意の担体によって伝達することができる。コンピュータ・プログラムは、サーバからインターネットを介してダウンロードすることもできる。また、コンピュータ・プログラムの機能は集積回路に組み込むこともできる。説明を行った本発明の原理を実質的にコンピュータまたはプロセッサに実行させるコードを含む任意およびすべての実施形態は、本発明の範囲内にある。
【００５４】
本発明の好ましい実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的ではなく、本発明を開示した形態に限定しようとするものでもない。以上の開示に鑑みて明らかな修正または変形が可能である。実施形態は、本発明の原理とその実際的な応用例を最もよく示し、それにより当業者が、本発明を、意図された特定の使用に適した様々な実施形態において様々な修正で使用できるように選択され説明された。
【００５５】
そのようなすべての修正と変形は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかであり、特許請求の範囲の記載によって定められる本発明の範囲内にある。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明による実施形態が適用されるシステム全体の構成例である。
【図２】本発明による実施形態のシステムの動作が実行されるコントローラのハードウェアの構成例を説明するための図である。
【図３】本発明による実施形態のシステムの動作が実行されるコントローラの機能ブロックの構成例を説明するための図である。
【図４】本発明による実施形態において使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する基本的な動作例を表すフローチャートである。
【図５】本発明による実施形態において使用状況に応じてドキュメント処理装置の動作を制御する動作例を詳細に表したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１００  システム
１０２  コンピュータ・ネットワーク、分散通信システム
１０４  ドキュメント処理装置、ＭＦＰ
１０６  ユーザ・インターフェイス
１０８  コントローラ
１１０  データ記憶装置
１１２、１１６  通信リンク
１１４  ユーザ装置
２００  コントローラ
２０２  プロセッサ
２０４  読み出し専用メモリ、ＲＯＭ
２０６  ＲＡＭ
２０８  ストレージ・インターフェイス
２１０  ネットワーク・インターフェイス・サブシステム
２１２  バス
２１４  ネットワーク・インターフェイス・カード
２１６  ディスク・ドライブ
２１８  無線インターフェイス
２２０  物理的ネットワーク
２２２  ドキュメント・プロセッサ・インターフェイス
２２４  コピー・ハードウェア
２２６  画像走査ハードウェア
２２８  印刷ハードウェア
２３０  ファクシミリ・ハードウェア
２３２  ドキュメント処理ハードウェア
３０２  ドキュメント処理エンジン
３０４  印刷機能部
３０６  ファクシミリ通信機能部
３０８  画像走査機能部
３１０  ユーザ・インターフェイス・パネル
３１２  ジョブ・キュー
３１４  ネットワーク・サービス機能部
３１６  画像プロセッサ
３１８  ジョブ解析部
３２０  クライアント側ネットワーク・サービス機能
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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