(57)【要約】【課題】ワークフローの間違いを防止すると共に、業務効率の向上を実現できるようにする。【解決手段】ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバコンピュータ１１０において、ワークフローの遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフローに関する情報をメールにてクライアントコンピュータ１３０に送信し、当該送信したメールの返信を当該クライアントコンピュータ１３０から受信するメール処理機能部１１６と、メール処理機能部１１６で受信したメールの情報に基づいて、次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、ワークフローを遷移させるワークフロー制御部１１７を備えるようにする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントとネットワークを介して接続され、ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバであって、
前記ワークフローの遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフローに関する情報をメールにて前記クライアントに送信し、当該送信したメールの返信を前記クライアントから受信するメール処理機能部と、
前記メール処理機能部で受信したメールの情報に基づいて、前記次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、前記ワークフローを遷移させるワークフロー制御部と
を有することを特徴とするワークフロー処理サーバ。
【請求項２】
前記メール処理機能部は、受信した前記メールのデータ部ファイルと制御部ファイルとを、データベースの異なる領域に取り込むことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理サーバ。
【請求項３】
前記ワークフロー制御部は、前記メール処理機能部で受信したメールのデータ部ファイル、制御部ファイルおよび前記ワークフローに関する定義情報から、前記次のワークフローを認識することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理サーバ。
【請求項４】
前記メール処理機能部は、前記クライアントに対して、テキスト部、制御部ファイルおよびデータ部ファイルをそれぞれ１つもしくは複数、添付したメールを送信し、
前記ワークフロー制御部は、前記メール処理機能部から前記メールを送信する際に、前記ワークフローの状態を保存することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のワークフロー処理サーバ。
【請求項５】
クライアントとネットワークを介して接続され、ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバによるワークフロー処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記ワークフローの遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフローに関する情報をメールにて前記クライアントに送信し、当該送信したメールの返信を前記クライアントから受信するメール処理ステップと、
前記メール処理ステップで受信したメールの情報に基づいて、前記次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、前記ワークフローを遷移させるワークフロー制御ステップと
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項６】
クライアントとネットワークを介して接続され、ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバによるワークフロー処理方法であって、
前記ワークフローの遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフローに関する情報をメールにて前記クライアントに送信し、当該送信したメールの返信を前記クライアントから受信するメール処理ステップと、
前記メール処理ステップで受信したメールの情報に基づいて、前記次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、前記ワークフローを遷移させるワークフロー制御ステップと
を有することを特徴とするワークフロー処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、クライアントとネットワークを介して接続され、ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバ、当該ワークフロー処理サーバによるワークフロー処理方法、及び、当該ワークフロー処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフローシステムは、例えば企業内の業務を効率化または迅速化するために開発され、多くの企業または一定規模の組織内で導入されているツールである。従来のワークフローシステムは、各端末より、ＷＥＢ画面もしくは専用画面で、それぞれのシステム固有のインターフェースを利用して処理を行うものであった。
【０００３】
【特許文献１】特開平５−２６５９５５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、企業内で、ワークフローシステムが多数あるような場合には、ワークフローの間違いを生じさせ、また、使用方法を学習するために多くの時間を要してしまう。特に、該当するワークフローシステムをあまり使用しない人がそれを使用する場合には、使うたびに多くの時間が掛かってしまう。
【０００５】
例えば、メールジョブで自動処理を実施する仕組みは、上述した特許文献１等に示されているが、これは、ジョブ単体に対するものである。
【０００６】
本発明は上述した問題点に鑑みてなされたものであり、ワークフローの間違いを防止すると共に、業務効率の向上を実現できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は前述した目的を達成するために、クライアントとネットワークを介して接続され、ワークフローの処理を行うワークフロー処理サーバであって、前記ワークフローの遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフローに関する情報をメールにて前記クライアントに送信し、当該送信したメールの返信を前記クライアントから受信するメール処理機能部と、前記メール処理機能部で受信したメールの情報に基づいて、前記次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、前記ワークフローを遷移させるワークフロー制御部とを有することを特徴とするワークフロー処理サーバ等を提供する。
【０００８】
本発明では、メールを１つのワークフローのジョブという概念のもとで、ワークフローをクライアント側で選択し、遷移させるというものである。この際、ワークフロー処理サーバによるワークフローシステムのインターフェースを既存のメールソフトウエアとし、各処理ごとにサーバから送信されるメールに対し、添付してあるファイルに諸事項を記述し、それをサーバへ返送する。このようにして、ワークフローの処理を進め（様々なワークフロー内の処理を実行し)、処理を簡素化、多数あるシステムのインターフェースを共通化し、使用するための学習を軽減する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の請求項１（５及び６も含む）によれば、ユーザインターフェースをシステムごとに分ける必要が無く、しなければならないことを一目で理解することができるので、ワークフローの間違いを防止すると共に、業務効率の向上を実現することができる。
【００１０】
また、本発明の請求項２によれば、クライアントから受信したメールを自動で情報を取得し、保存することができる。また、本発明の請求項３によれば、ワークフローに関する定義情報であるワークフロールールを元にワークフローの遷移を自動で選択することができる。本発明の請求項４によれば、ワークフローの処理で必要な情報を添付したメールを送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、添付図面を参照して説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施形態に係るワークフロー管理システム１００の概略構成の一例を示す模式図である。
図１に示すように、ワークフロー管理システム１００は、ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０と、メールサーバコンピュータ１２０と、クライアントコンピュータ１３０と、ネットワーク１４０を有して構成されている。ここで、図１に示すネットワーク１４０には、複数のクライアントコンピュータ１３０（１３０−１、１３０−２、・・・）が接続されている。
【００１３】
ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０には、実行可能な１つのワークフローシステム１１０Ａが実行される。このワークフローシステム１１０Ａには、ワークフローを管理するワークフロー管理領域１１１と、当該ワークフロー管理以外の管理情報領域・文書情報領域１１２と、ワークフローの各工程に固有のルールを管理するワークフロールール１１３が構成されている。さらに、ワークフローシステム１１０Ａには、制御部ファイルテンプレート１１４及びテキストテンプレート１１５の各テンプレートが構成されている。さらに、ワークフローシステム１１０Ａには、ワークフローシステムのメール関連の処理を行うメール処理機能部１１６と、ワークフロー制御部１１７と、ＷＥＢ画面又は専用画面の処理及びそれらに関わる処理を行うオンライン処理機能部１１８が構成されている。
【００１４】
具体的に、メール処理機能部１１６は、ワークフロー（工程）の遷移時に発生するジョブの処理に関する情報と当該ワークフローに続く次のワークフロー（次工程）に関する情報をメールにてクライアントコンピュータ１３０に送信する処理を行う。そして、メール処理機能部１１６は、当該送信したメールの返信をクライアントコンピュータ１３０から受信する処理を行う。
【００１５】
また、ワークフロー制御部１１７は、メール処理機能部１１６で受信したメールの情報に基づいて、次のワークフローの候補の中から選択された次のワークフローを認識し、当該認識した次のワークフローに従って、ワークフローを遷移させる処理を行う。この際、ワークフロー制御部１１７は、メール処理機能部１１６で受信したメールのデータ部ファイル、制御部ファイルおよびワークフローに関する定義情報であるワークフロールール１１３から、次のワークフローを認識する。
【００１６】
メールサーバコンピュータ１２０は、クライアントコンピュータ１３０に対し、例えばメール機能やデータを提供するコンピュータである。クライアントコンピュータ１３０は、各サーバコンピュータ（１１０、１２０）の提供する機能やデータを利用するコンピュータである。ネットワーク１４０は、ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０、メールサーバコンピュータ１２０及びクライアントコンピュータ１３０を相互に通信可能に接続するものである。
【００１７】
図２は、本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【００１８】
ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０は、その内部にシステムバス２００が構成されている。そして、ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０は、システムバス２００に接続された、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、及び、各種のコントローラ（２０４〜２０７）を有して構成されている。具体的に、各種のコントローラとして、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０４と、ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）２０５と、ディスクコントローラ（ＤＫＣ）２０６と、ネットワークインターフェースコントローラ（ＮＩＣ）２０７が構成されている。さらに、ＫＢＣ２０４に接続されたキーボード（ＫＢ）２０８と、ＣＲＴＣ２０５に接続された表示部のＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２０９と、ＤＫＣ２０６に接続されたハードディスク（ＨＤ）２１０及びフレキシブルディスク（ＦＤ）２１１が構成されている。
【００１９】
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２或いはＨＤ２１０に記憶されたソフトウェアプログラム、或いはＦＤ２１１より供給されるソフトウェアプログラムを実行することで、システムバス２００に接続された各構成部を総括的に制御する。即ち、ＣＰＵ２０１は、所定の処理シーケンスに従った処理プログラムを、ＲＯＭ２０２、ＨＤ２１０、或いは、ＦＤ２１１から読み出して実行することで、本実施形態での動作を実現するための制御を行う。なお、図２には、不図示であるがハードディスク（ＨＤ）２１０、フレキシブルディスク（ＦＤ）２１１以外にも、例えば、光学的記録装置などの他のデバイスを設けるようにしても良い。
【００２０】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ或いはワークエリア等として機能する。ＫＢＣ２０４は、ＫＢ２０８や不図示のポインティングデバイス等からの入力指示を制御する。ＣＲＴＣ２０５は、ＣＲＴ２０９の表示を制御する。ＤＫＣ２０６は、ブートプログラム、本実施形態における所定の処理プログラムを含む各種のプログラムや、各種の情報、各種のデータ等を記憶するＨＤ２１０、ＦＤ２１１とのアクセスを制御する。ＮＩＣ２０７は、ネットワーク１４０を介して、当該ネットワークに接続されている外部装置等と双方向にデータをやりとりする。なお、図２に示すコンピュータの構成は、本発明の実施を行うために必要なコンピュータの構成の一例を示したものであり、必ずしも、図２に示す構成に限定されるわけではない。
【００２１】
また、図１に示す１１２〜１１５に示す構成は、例えば、ＨＤ２１０或いはＦＤ２１１に構成される。また、図１に示すメール処理機能部１１６、ワークフロー制御部１１７及びオンライン処理機能部１１８は、例えば、ＣＰＵ２０１、及び、ＲＯＭ２０２、ＨＤ２１０或いはＦＤ２１１に記憶されている処理プログラムから構成される。
【００２２】
また、図１に示すメールサーバコンピュータ１２０及びクライアントコンピュータ１３０についても、図２に示すコンピュータの構成を有している。また、メールサーバコンピュータ１２０及びクライアントコンピュータ１３０における処理は、それぞれのＣＰＵ２０１が、それぞれのＲＯＭ２０２、ＨＤ２１０或いはＦＤ２１１に記憶されている処理プログラムを実行することにより行われる。
【００２３】
次に、ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０におけるワークフローシステム１１０Ａを用いたワークフロー処理方法について説明する。
【００２４】
図３は、本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０のワークフローシステム１１０Ａによるジョブ作成準備命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００２５】
ワークフローシステム１１０Ａにおいて、ジョブを発生させるときに、ジョブ作成準備命令（Ｓ３０）がワークフロー制御部１１７に対して行われる。その際には、現工程情報が渡される。
【００２６】
まず、ステップＳ３１において、ワークフロー制御部１１７は、現工程情報と、ワークフロールール１１３に保存されている当該現工程と次工程とを結び付ける情報とから、現工程の次の次工程を取得（確認）する処理を行う。
【００２７】
続いて、ステップＳ３２において、ワークフロー制御部１１７は、ステップＳ３１の処理に基づき、次工程があるか否かを判断する。
【００２８】
ステップＳ３２の判断の結果、次工程がない場合には、ステップＳ３３に進む。ステップＳ３３に進むと、ワークフロー制御部１１７は、ワークフロー遷移に関する情報を、ワークフロー管理領域１１１に記述して保存する。具体的には、ワークフロー管理領域１１１の該当するジョブのワークフロー状態を示す領域に、当該ジョブが完了したという情報を記述して保存する。その後、処理を終了する。
【００２９】
一方、ステップＳ３２の判断の結果、次工程がある場合には、ステップＳ３４に進む。ステップＳ３４に進むと、まず、ワークフロー制御部１１７は、ワークフロールール１１３から当該次工程における次工程情報を取得する。この次工程情報とは、次工程、次工程の担当者、次工程がオンラインジョブ（専用画面上で処理できるジョブ）か或いはメールジョブかといった情報である。そして、ワークフロー制御部１１７は、次工程がメールジョブであるか否かを判断する。
【００３０】
ステップＳ３４の判断の結果、次工程がメールジョブである場合には、ステップＳ３５に進む。ステップＳ３５に進むと、ワークフロー制御部１１７は、メール処理機能部１１６に対してジョブ作成メール送信命令を行う。なお、メール処理機能部１１６へジョブ作成メール送信命令を行う際には、次工程情報を渡す。
【００３１】
ステップＳ３４の判断の結果、次工程がメールジョブでない場合（本例では、オンラインジョブである場合）には、ステップＳ３６に進む。ステップＳ３６に進むと、ワークフロー制御部１１７は、オンラインジョブを発生させるために、ワークフロー管理領域１１１内の該当するジョブのワークフロー状態を示す領域に、次工程にジョブが発生したという情報を記述して保存する。その後、処理を終了する。
【００３２】
図４は、本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０のワークフローシステム１１０Ａによるジョブ作成メール送信命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。即ち、図４には、図３のステップＳ３５に示すジョブ作成メール送信命令がなされた際の処理手順が示されている。
【００３３】
また、図５は、図１に示すワークフロールール１１３の一例を示す図である。
図５に示すワークフロールール１１３には、工程ごとに、以下の情報が示されている。即ち、工程ごとに、オンラインジョブであるかメールジョブであるかの情報、テキスト部の種類の情報、制御部ファイルの種類の情報、参照データ部ファイルの情報、作成データ部ファイルの情報、次工程の情報、及び、処理者（担当者）の情報が示されている。
【００３４】
図３のステップＳ３５に示すジョブ作成メール送信命令がなされると、ステップＳ４１において、メール処理機能部１１６は、当該ジョブ作成メール送信命令と一緒に渡された次工程情報を取得する。更に、ワークフロールール１１３に保存されている情報により、テキスト部（テキストテンプレート１１５の領域内）、制御部ファイル（制御部ファイルテンプレート１１４の領域内)、データ部ファイル（文書情報領域（１１２）内）の保存場所を取得する。この際、メール処理機能部１１６は、ワークフロールール１１３に保存されている当該工程の情報とその工程のメールに添付するテキスト部、制御部ファイル、各データ部ファイルが保存されている場所を結び付けている情報に基づいて、当該取得を行う。
【００３５】
続いて、メール処理機能部１１６は、取得した情報を用いて、テキスト部のテンプレートファイルをテキストテンプレート１１５の領域内から取得する。そして、メール処理機能部１１６は、該当するジョブに関連する管理情報領域（１１２）内及びワークフロー管理領域１１１内の情報をテキストテンプレートファイルの変数に当てはめ、テキスト部を作成する。
【００３６】
同様に、メール処理機能部１１６は、制御部ファイルを制御部ファイルテンプレート１１４の領域内から取得する。そして、メール処理機能部１１６は、該当のジョブに関連する管理情報領域（１１２）内及びワークフロー管理領域１１１内の情報を制御部テンプレートファイルの変数に当てはめ、制御部ファイルを作成する。また、メール処理機能部１１６は、データ部ファイルが保存されている場所の情報に基づいて、データ部ファイルを文書情報領域（１１２）内から取得する。
【００３７】
続いて、ステップＳ４２において、メール処理機能部１１６は、工程情報を使用して、当該工程の担当者とメールアドレス情報を結び付けている管理情報領域（１１２）内から、担当者のメールアドレスを取得し、メールの宛先確認を行う。
【００３８】
続いて、ステップＳ４３において、メール処理機能部１１６は、作成・取得したテキスト部、制御部ファイル、データ部ファイルをメールに添付して、メールの作成を行う。
【００３９】
続いて、ステップＳ４４において、メール処理機能部１１６は、ステップＳ４２で取得したメールアドレスに係るクライアントコンピュータ１３０に、ステップＳ４３で作成したメールを送信する。
【００４０】
続いて、ステップＳ４５において、メール処理機能部１１６は、ワークフロー管理領域１１１内の該当するジョブのワークフロー状態を示す領域に、次工程にジョブが発生したことを示す情報を記述する。その後、処理を終了する。
【００４１】
ワークフローシステム１１０Ａ（メール処理機能部１１６）よりメールが送付されたクライアントコンピュータ１３０では、テキスト部やデータ部ファイルの参照により、制御部ファイルを作成し、また、必要があればデータ部ファイルを作成する処理を行う。そして、クライアントコンピュータ１３０は、これらの作成したテキスト部やデータ部ファイルを添付し、予め決まっているメールアドレス（ワークフローシステム１１０Ａ用のメールアカウント）へメールを送付する。クライアントコンピュータ１３０より指定のメールアカウントへ送付されたメールは、ワークフロー処理サーバコンピュータ１１０等のサーバコンピュータに保存される。
【００４２】
図６は、本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０のワークフローシステム１１０Ａによるジョブ取り込み処理命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００４３】
例えば、クライアントコンピュータ１３０からジョブ取り込み処理命令（Ｓ６０）がなされると、ステップＳ６１において、メール処理機能部１１６は、まず、保存されたメールのヘッダーを分析し、メールから添付ファイルを取得する。そして、メール処理機能部１１６は、取得した添付ファイルの拡張子及びファイルのヘッダー情報もしくはマクロ情報から、該当の添付ファイルに、制御部ファイルが存在するか否かを判断する。
【００４４】
ステップＳ６１の判断の結果、制御部ファイルが存在する場合には、ステップＳ６２に進む。ステップＳ６２に進むと、メール処理機能部１１６は、まず、制御部ファイル内の工程情報、ジョブ情報を取得する。そして、メール処理機能部１１６は、ワークフロー管理領域１１１のワークフローの状態を示す領域内の該当するジョブの部分と、取得した工程情報とを比較し、整合性がＯＫであるか否かを判断する。即ち、ステップＳ６２では、ワークフロー管理領域１１１と制御部ファイルとの整合性がＯＫであるか否かが判断される。
【００４５】
ステップＳ６２の判断の結果、ワークフロー管理領域１１１と制御部ファイルとの整合性がＯＫである場合には、ステップＳ６３に進む。ステップＳ６３に進むと、メール処理機能部１１６は、まず、メール処理機能部１１６は、制御部ファイル内の各データを取得し、取得した制御部ファイル内のデータにエラーがないか否かを判断する。さらに、メール処理機能部１１６は、ワークフロールール１１３内の工程とデータ部ファイルとの結びつきから該当工程にデータ部ファイルが必要であるかを確認し、添付ファイル内に該当ファイル（ファイル名等）が存在しているか否かを判断する。即ち、ステップＳ６３では、制御部ファイル内のデータのエラーチェック及びデータ部ファイルの存在チェックの両方がＯＫであるか否かが判断される。
【００４６】
ステップＳ６１で制御部ファイルが存在しないと判断された場合、ステップＳ６２でワークフロー管理領域１１１と制御部ファイルとの整合性がＯＫでないと判断された場合、或いは、ステップＳ６３でＯＫでないと判断された場合には、ステップＳ６４に進む。ステップＳ６４に進むと、メール処理機能部１１６は、メール送付者（クライアントコンピュータ１３０）に対してエラーがある旨のテキスト部を作成し、当該メール送信者へメールを返信する。
【００４７】
一方、ステップＳ６３の判断の結果、ＯＫであると判断された場合には、ステップＳ６５に進む。ステップＳ６５に進むと、メール処理機能部１１６は、制御部ファイルの内容を該当する管理情報領域（１１２）に反映し、データ部ファイルを該当する文書情報領域（１１２）へ登録を行う。
【００４８】
続いて、ステップＳ６６において、メール処理機能部１１６は、ワークフロー制御部１１７に対して、ジョブ作成準備命令を行う。この際、ステップＳ６６のジョブ作成準備命令は、図３に示すステップＳ３０のジョブ作成準備命令となる。
【００４９】
次に、ワークフローシステム１１０Ａで使用するメールの構成について説明する。
図７は、本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０のワークフローシステム１１０Ａで使用するメールの構成の一例を示す模式図である。ここで、図７（ａ）に、メールの構成を示し、図７（ｂ）に、図７（ａ）に示すメールの各構成における内容を示す。
【００５０】
図７（ａ）に示すように、ワークフローシステムで使用するメールの構成は、大きく３つに分けられる。１つ目は、ヘッダーを含むテキスト領域であり、これをテキスト部７１とする。また、２つ目は、ワークフローの現工程についての制御情報や、現工程で入力すべき情報を記述する領域であり、これを制御部ファイル７２とする。この制御部ファイル７２は、基本的には添付ファイルである。制御部ファイル７２の制御情報（工程情報や送信者）や記述領域（位置や数、プルダウン内の情報、項目名と項目欄の関係等）は、ジョブ取り込み処理命令でワークフローシステム１１０Ａが自動で処理する。制御部ファイル７２は、例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｅｘｃｅｌなどで作成され、保護やマクロ処理を導入し、クライアントコンピュータ１３０側でこれら内容を変更できないようにする。３つ目は、添付ファイルとなるデータ部ファイル７３である。このデータ部ファイル７３は、ワークフローシステム１１０Ａから送付されるときに添付する参照データ部ファイルと、クライアントコンピュータ１３０側で作成した情報を文書情報領域（１１２）に登録するための作成データ部ファイルとに区別できる。
【００５１】
例えば、図７（ａ）に示す構成のメールを受信した場合、メール処理機能部１１６は、データ部ファイル７３と制御部ファイル７２とを、ワークフローシステム１１０Ａのデータベースの異なる領域に取り込む処理を行う。
【００５２】
図８は、図７に示す制御部ファイル７２の構成の一例を示す模式図である。
図８に示すように、制御部ファイル７２は、例えば、制御書誌部８１と制御データ部８２を有して構成されている。制御書誌部８１は、ワークフロー制御をするため情報、例えば、現在の工程情報等といったものである。これら情報は、クライアントコンピュータ１３０側での変更は禁止される。制御データ部８２は、処理すべき項目に値を入力するためのものである。工程によって作成データ部ファイルが必要である場合は、添付する作成データ部ファイル名称を入力する欄がある。
【００５３】
また、ワークフロールール１１３に関するものとしては、図５に示したように、工程ごとに、この工程はメールジョブかオンラインジョブかを指定する欄と、テキスト部の保存先、制御部ファイルの保存先、参照データ部ファイルの有無を指定する欄を備えている。さらに、作成データ部ファイルの有無及び指定、次工程の候補、本工程の処理ができる人が特定される場合の指定をする欄などを備えている。そして、これらを予めワークフロールール１１３として設定しておき、ワークフローシステム１１０Ａで工程ごとの処理選択時に使用する。
【００５４】
本実施形態によれば、ユーザインターフェースをシステムごとに分ける必要が無く、しなければならないことを一目で理解することができるので、ワークフローの間違いを防止すると共に、業務効率の向上を実現することができる。
【００５５】
前述した本実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータ１１０によるワークフロー処理方法を示す図３、図４及び図６の各ステップは、ＲＯＭ２０２、ＨＤ２１０或いはＦＤ２１１に記憶されているプログラムを実行することにより行われる。このプログラム及び当該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は本発明に含まれる。
【００５６】
具体的に、前記プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのような記憶媒体に記録し、或いは各種伝送媒体を介し、コンピュータに提供される。前記プログラムを記録する記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ以外に、フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、不揮発性メモリカード等を用いることができる。他方、前記プログラムの伝送媒体としては、プログラム情報を搬送波として伝搬させて供給するためのコンピュータネットワーク（ＬＡＮ、インターネットの等のＷＡＮ、無線通信ネットワーク等）システムにおける通信媒体を用いることができる。また、この際の通信媒体としては、光ファイバ等の有線回線や無線回線などが挙げられる。
【００５７】
また、本発明は、コンピュータが供給されたプログラムを実行することにより本実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータの機能が実現される態様に限られない。そのプログラムがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）或いは他のアプリケーションソフト等と共同して本実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータの機能が実現される場合も、かかるプログラムは本発明に含まれる。また、供給されたプログラムの処理の全て、或いは一部がコンピュータの機能拡張ボードや機能拡張ユニットにより行われて本実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータの機能が実現される場合も、かかるプログラムは本発明に含まれる。
【００５８】
また、前述した本実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の実施形態に係るワークフロー管理システムの概略構成の一例を示す模式図である。
【図２】本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータのワークフローシステムによるジョブ作成準備命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータのワークフローシステムによるジョブ作成メール送信命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】図１に示すワークフロールールの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータのワークフローシステムによるジョブ取り込み処理命令における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態に係るワークフロー処理サーバコンピュータのワークフローシステムで使用するメールの構成の一例を示す模式図である。
【図８】図７に示す制御部ファイルの構成の一例を示す模式図である。
【符号の説明】
【００６０】
１００  ワークフロー管理システム
１１０  ワークフロー処理サーバコンピュータ
１１０Ａ  ワークフローシステム
１１１  ワークフロー管理領域
１１２  管理情報領域・文書情報領域
１１３  ワークフロールール
１１４  制御部ファイルテンプレート
１１５  テキストテンプレート
１１６  メール処理機能部
１１７  ワークフロー制御部
１１８  オンライン処理機能部
１２０  メールサーバコンピュータ
１３０  クライアントコンピュータ
１４０  ネットワーク
２００  システムバス
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  キーボードコントローラ（ＫＢＣ）
２０５  ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）
２０６  ディスクコントローラ（ＤＫＣ）
２０７  ネットワークインターフェースコントローラ（ＮＩＣ）
２０８  キーボード（ＫＢ）
２０９  ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）
２１０  ハードディスク（ＨＤ）
２１１  フレキシブルディスク（ＦＤ）
【図１】
2009252043.tif 000003
【図２】
2009252043.tif 000004
【図３】
2009252043.tif 000005
【図４】
2009252043.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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