(57)【要約】【課題】プロジェクトごとにドキュメント承認階層とその意味を自由に設定することが可能で、かつそれぞれの階層のステータスをバージョン番号として管理し、利用者に情報として提供することができるドキュメントバージョン管理装置の提供。【解決手段】プロジェクトごとに固有のドキュメント管理階層とその階層を表す名称を承認階層マスタに保持し、それをバージョンと紐付けて管理することを可能としている。ドキュメントのバージョンを更新する際には、承認階層マスタを参照し、プロジェクトごとに保持しているドキュメント管理階層に応じて、バージョン番号を自動的にレベルアップさせていくことを可能となっている。クライアントからドキュメント状況の表示要求があった際には、ドキュメントに付与したバージョン番号を、承認階層マスタを用いて名称に変換し、クライアントに返送することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークシステム上に１台以上のサーバと、１台以上のクライアントで構成され、クライアント側では、システム開発の設計書などのドキュメントに対してバージョン番号を登録したり、ドキュメントのステータスを参照できる制御手段と、サーバ側では、そのドキュメントのバージョンを登録、更新するといった管理手段を有することを特徴とするドキュメントバージョン管理システム。
【請求項２】
ドキュメントのバージョン管理手段は、プロジェクトごとにドキュメント管理階層を保持し、それをバージョンと紐付けて管理することを可能とした、ドキュメントバージョン管理システム。
【請求項３】
ドキュメントのバージョン管理手段は、ドキュメントのバージョンを更新する際、プロジェクトごとに保持しているドキュメント管理階層に応じて、バージョン番号を自動的にレベルアップさせていくことを可能とした、ドキュメントバージョン管理システム。
【請求項４】
ドキュメントのバージョン管理手段は、バージョン番号のレベルアップ時に、プロジェクトごとに保持しているドキュメント管理階層それぞれに対してドキュメントのレビュー回数を管理情報として保存することを可能とした、ドキュメントバージョン管理システム。
【請求項５】
クライアント側ではプロジェクトごとのドキュメント管理階層情報を登録するための手段を持つことを特徴とするドキュメントバージョン管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、システム開発プロジェクトにおけるドキュメント管理に関わり、ドキュメントバージョンを登録することにより、ドキュメントがプロジェクトチーム内部レビューやお客様レビューのどの段階にあるのかなど、その時のステータスを容易に参照できるシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書作成のプロセスは一般的に、作成→レビュー→更新を繰り返し行い、承認という流れを辿る。その過程において、各文書の作成状況や更新履歴を管理するさまざまな手段が提案されている。
【０００３】
特許文献１では、ドキュメントをバージョンにて管理し、バージョン番号を整数にて進めるだけでなく、mをm+1に進める際の正確な変更履歴を残す仕組みを提供している。
【０００４】
特許文献２では、プロジェクトの性質に合った適切な種類の最新版のドキュメントが一括して選択・作成され、かつプロジェクト名や担当者名が自動的に記入され一々入力する必要がなく、またドキュメントフォーム本体の管理も可能とするドキュメント管理システムを提供している。
【０００５】
特許文献３では、承認過程における経緯や詳細な編集情報が管理するために、ワークフローの各段階の成果物だけでなく、各段階において生成、変更される履歴情報も確実に管理する仕組みを提供している。
【０００６】
【特許文献１】特開平4-365147号公報
【特許文献２】特開2002-259898号公報
【特許文献３】特開2002-215856号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
進捗確認の一環として個々のドキュメント作成状況を把握したいという場合、ファイルサーバーに置かれているドキュメントを一覧視するだけでは、各々がどのような作成状況なのかがわからない。特に、プロジェクトチーム内レビューのどの段階まで進んでいるのか、お客様レビューの中のどの段階まで進んでいるのかは、把握困難である。
【０００８】
そういった場合、管理対象ドキュメント１つ１つの作成状況を記した報告書を定期的に作成することになるが、大規模なプロジェクトの場合は特に手間がかかり、業務効率の低下にもつながる。また、人手の作業となるため、入力ミスも考えられる。
【０００９】
しかし前記従来技術では、ドキュメントのバージョン番号をどのように管理し、その時々の作成状況をどのようにして参照可能とするかという点には言及しておらず、この課題を解決できるような手段を提供していない。
【００１０】
本発明は、ドキュメントがプロジェクトチーム内部レビューやお客様レビューのどの段階にあるのかなど、その時のステータスを容易に参照できる仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
前記課題を解決するこの発明は、プロジェクトごとに固有のドキュメント管理階層とその階層を表す名称を承認階層マスタに保持し、それをバージョンと紐付けて管理することを可能としている。
【００１２】
ドキュメントのバージョンを更新する際には、承認階層マスタを参照し、プロジェクトごとに保持しているドキュメント管理階層に応じて、バージョン番号を自動的にレベルアップさせていくことを可能となっている。これにより、人手で行うと煩雑なバージョン番号管理を容易なものとしている。
【００１３】
クライアントからドキュメント状況の表示要求があった際には、ドキュメントに付与したバージョン番号を、承認階層マスタを用いて名称に変換し、クライアントに返送することができる。
【００１４】
また、バージョン番号のレベルアップ時には、承認階層マスタに定義されたドキュメント管理階層それぞれに対して、ドキュメントのレビュー回数を管理情報として保存することが可能である。
【発明の効果】
【００１５】
本発明により、個々のドキュメントに対するバージョン番号の管理を細やかに行うことが可能となり、ドキュメントが社内レビューやお客様レビューのどの段階にあるのかの把握が容易となる。
【００１６】
また、ドキュメント管理階層毎のレビュー回数を取得することにより、どの段階で何回レビューとドキュメント修正を行っているものなのかが把握できるため、重点管理対象物の発見が容易となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明を実施するための最良の形態（ 以下「実施形態」という） について、適宜図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１８】
図１ は、本実施形態に係るドキュメントバージョン管理装置の内部構成を機能展開して示したブロック図である。
【００１９】
本実施形態に係るドキュメントバージョン管理装置は、承認階層管理部１−１と、承認階層マスタ１−２と、ドキュメントステータス管理部１−３と、ドキュメント管理テーブル１−４と、表示管理部１−５と、通信部１−６と、クライアント１−７で構成される。
本発明の実施の形態では、クライアントは３台しか示されていないが、勿論、実際にはこれ以上のクライアントがドキュメントバージョン管理装置と結ばれていることは云うまでもない。
【００２０】
承認階層管理部１−１は、クライアント１−７からの入力データを受け付け、プロジェクトごとに固有のドキュメント管理階層とその階層を表す名称を承認階層マスタ１−２に保存する機能を持つ。また、他の管理部からの要求に応じ、承認階層マスタ１−２のデータを取り出し、送信する。
【００２１】
図２は、承認階層マスタ１−２へのデータ登録時にクライアント１−７で使用される画面の一例であり、入力エリア２−１にデータを入力し、登録ボタン２−２を押下することにより、承認階層管理部１−１を経て承認階層マスタ１−２へデータが登録される。入力エリア２−１のように入力した場合は、それぞれの入力データは例２−３のような意味を持つこととなる。
【００２２】
ドキュメントステータス管理部１−３は、クライアント１−７からの入力データを受け付け、管理対象ドキュメントの登録と、管理対象ドキュメントの情報変更と、管理対象ドキュメントのステータスの更新を行う機能を持つ。
【００２３】
図３は、ドキュメント管理テーブル１−４へのデータ登録時にクライアント１−７で使用される画面の一例であり、必要情報を入力後、登録ボタン３−１を押下することにより、ドキュメントステータス管理部１−３を経てドキュメント管理テーブル１−４へデータが登録される。
【００２４】
図４は、ドキュメント管理テーブル１−４内のドキュメント情報更新時にクライアント１−７で使用される画面の一例であり、必要情報を変更後、登録ボタン４−１を押下することにより、ドキュメントステータス管理部１−３を経てドキュメント管理テーブル１−４が更新される。
【００２５】
図５は、ドキュメント管理テーブル１−４内のドキュメントステータス変更時にクライアント１−７で使用される画面の一例であり、ボタン５−１でステータスを変更するドキュメントを選択後、レビュー実施ボタン５−２または承認登録ボタン５−３を押下することにより、ドキュメントステータス管理部１−３を経てドキュメント管理テーブル１−４が更新される。
【００２６】
図６は、図５で例として示した、ドキュメントＩＤ＝「AS-00025」、履歴ＮＯ＝「2」のデータに対し、ユーザーが承認登録ボタン５−３を押下した場合の処理フローを示したものである。まず、ドキュメントステータス管理部は、クライアント１−７からドキュメントステータス更新要求(「承認登録」)を取得する(ステップ６−１)。次に、要求が「レビュー実施」であるのか「承認登録」であるのかに関わらず、レビュー実施回数[Lv1]をカウントアップする(ステップ６−２)。クライアントからの要求が単なる「レビュー実施」であった場合、レビュー実施回数[Lv1]のカウントアップだけで終了することとなるが、この例のように「承認登録」であった場合は(ステップ６−３)、続けて当該階層レベルの階層ＮＯ(この例では「2」)が、予め承認階層マスタ１−２に登録された階層ＮＯの最大値に達しているかどうかの照合を行う。この例の承認階層マスタ１−２には、階層レベル2の階層ＮＯは「2」までしか登録されていないため、階層レベル2は「階層終了」と判定される(ステップ６−４)。「階層終了」と判定されると、当該階層レベルは終了となり、次階層へのレベルアップ処理である階層終了処理を行う。ここでは、次階層レベル(この例ではLv3)の階層ＮＯを「1」とし、次階層レベルへ移ったため、当該レベル(この例ではLv2)階層ＮＯおよびレビュー実施回数[Lv1]は0へリセットする。尚、承認時には各階層のレビュー実施回数[Lv1]の履歴を残すため、当該レコードを更新するのではなく、新たなレコードを挿入する仕組みとしている(ステップ６−５)。また、ステップ６−４で「階層終了」と判定されなかった場合は、次階層へのレベルアップはせず、当該階層の責任者による承認行為であるとみなし、階層承認処理を行う。ここでは、当該階層レベル(この例ではLv2)の階層ＮＯをカウントアップし、次階層ＮＯへ移ったため、レビュー実施回数[Lv1]は0へリセットする。尚、承認時には各階層のレビュー実施回数[Lv1]の履歴を残すため、当該レコードを更新するのではなく、新たなレコードを挿入する仕組みとしている(ステップ６−６)。
【００２７】
表示管理部１−５は、クライアント１−７からの検索条件を受け付け、検索条件に応じた管理対象ドキュメントの抽出と、管理対象ドキュメントに付加する表示情報の編集と、画面情報をクライアントへ転送する機能を持つ。
【００２８】
図７は、ドキュメント管理テーブル１−４内のドキュメントを検索、一覧表示する際にクライアント１−７で使用される画面の一例であり、エリア７−１に任意の検索条件を入力し、検索ボタン７−２を押下することにより、表示管理部１−５を経てドキュメント管理テーブル１−４入力した検索条件に合致するドキュメント情報を一覧表示する。尚、リスト７−３内の候補値は、承認階層マスタから編集する仕組みとしている。
【００２９】
図８は、ユーザーが図７のエリア７−１のように検索条件を指定し、検索結果としてドキュメントＩＤ＝「AS-00025」、履歴ＮＯ＝「1」のドキュメントを画面に表示する際の処理フローを示したものである。まず、表示管理部１−５は、クライアント１−７からのドキュメント表示要求を取得する(ステップ８−１)。次に、クライアントから送信された検索条件に合致するドキュメントを、ドキュメント管理テーブル１−４から取得する。そして、ドキュメントに付加する情報として、ドキュメントのステータスに応じた承認階層名を承認階層マスタ１−２から取得し、ステータス表示情報を編集する。この例では、階層レベル2の階層名を取得するために、階層レベル=「2」かつ階層ＮＯ=「2」(階層ＮＯは+1を見る)という条件で、承認階層マスタ１−２から階層名を取得することになる。尚、階層レベル1はレビュー実施回数であるため、この例のステータス表示情報は、「ＰＭレビュー 1回実施」となる。表示情報の編集が完了したら、最後にクライアントへの画面情報の転送を行う。
【００３０】
通信部１−６は、ドキュメントバージョン管理装置とクライアントとの間の通信を制御する機能を持つ。
【００３１】
クライアント１−７は、表示管理部１−５から転送された画面情報を表示し、ユーザーからの入力を受け付ける機能を持つ。
【００３２】
図９は、今回の例のように承認階層マスタ１−２が設定されている場合の、バージョン番号の遷移イメージを示したものである。
【００３３】
図１０は、承認階層マスタ１−２へのバージョン番号の設定例である。
【００３４】
以上説明のように本発明は、個々のドキュメントに対するバージョン番号の管理を細やかに行うことが可能となり、ドキュメントが承認階層のどの段階にあるのかの把握が容易となる。また、ドキュメント管理階層毎のレビュー回数を取得することにより、どの段階で何回レビューとドキュメント修正を行っているものなのかが把握できるため、重点管理対象物の発見が容易となる。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本実施形態に係るドキュメントバージョン管理装置の内部構成を機能展開して示したブロック図である。
【図２】クライアント端末において表示される画面の一例であり、プロジェクト毎の承認階層情報を登録するプロジェクト登録画面のイメージである
【図３】クライアント端末において表示される画面の一例であり、管理対象ドキュメントを登録するドキュメント管理画面のイメージである。
【図４】クライアント端末において表示される画面の一例であり、管理対象ドキュメントの情報を変更するドキュメント情報変更画面のイメージである。
【図５】クライアント端末において表示される画面の一例であり、管理対象ドキュメントのステータスを更新するドキュメント一覧更新画面のイメージである。
【図６】ドキュメントのステータスを更新する際のフローチャートとデータ格納イメージである。
【図７】クライアント端末において表示される画面の一例であり、管理対象ドキュメントの情報を照会する、ドキュメント一覧画面のイメージである。
【図８】ドキュメントの一覧を表示する際のフローチャートとデータ格納イメージである。
【図９】今回の例のように承認階層マスタ１−２が設定されている場合の、バージョン番号の遷移イメージを示したものである。
【図１０】承認階層マスタ１−２へのバージョン番号の設定例である。
【符号の説明】
【００３６】
１−１…承認階層管理部、１−２…承認階層マスタ、１−３…ドキュメントステータス管理部、１−４…ドキュメント管理テーブル、１−５…表示管理部、１−６…通信部、１−７…クライアント、２−１…プロジェクト情報登録画面  入力エリア、２−２…プロジェクト情報登録画面  登録ボタン、２−３…プロジェクト情報登録画面  入力データの意味例、３−１…ドキュメント管理画面  登録ボタン、４−１…ドキュメント情報変更画面  登録ボタン、５−１…ドキュメント一覧更新画面  選択ボタン、５−２…ドキュメント一覧更新画面  レビュー実施ボタン、５−３…ドキュメント一覧更新画面  承認登録ボタン、６−１…ドキュメントステータス更新フロー  クライアントからの要求取得、６−２…ドキュメントステータス更新フロー  レビュー実施回数更新、６−３…ドキュメントステータス更新フロー  クライアントからの要求識別、６−４…ドキュメントステータス更新フロー  階層終了識別、６−５…ドキュメントステータス更新フロー  階層終了処理、６−６…ドキュメントステータス更新フロー  階層承認処理、７−１…ドキュメント一覧画面  検索条件入力エリア、７−２…ドキュメント一覧画面  検索ボタン、７−３…ドキュメント一覧画面  ステータス  リストボックス、８−１…ドキュメント一覧表示フロー  クライアントからの要求取得、８−２…ドキュメント一覧表示フロー  ドキュメント検索、８−３…ドキュメント一覧表示フロー  ステータス表示情報編集、８−４…ドキュメント一覧表示フロー  クライアントに転送。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2009288826.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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