(57)【要約】【課題】本発明の課題は、文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を管理する文書管理システムを提供することである。【解決手段】上記課題を達成するために、本発明に係る文書管理システムは、情報が電子データの形態で格納されている文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を管理する文書管理システムであって、文書を紙に印刷するときに、文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を、不可視の状態で、紙に、不可視情報として印刷する手段と、不可視情報に変更が発生した場合、不可視の状態で、変更を文書に追加する手段を備えたことを特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報が電子データの形態で格納されている文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を管理する文書管理システムであって、
前記文書を紙に印刷するときに、前記文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を、不可視の状態で、前記紙に、不可視情報として印刷する手段と、
前記不可視情報に変更が発生した場合、不可視の状態で、前記変更を前記紙に印刷する手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
印刷された前記不可視情報を複合機により読み込み、解析する手段と、
解析された前記不可視情報から前記文書の格納先の情報を取得し、ネットワークを介して前記格納先の文書へのアクセスを試みる手段と、
前記格納先の文書の格納先へのアクセスが可能な場合は、前記格納先の文書の属性情報、アクセス制御のための情報、操作履歴情報を前記格納先から取得する手段と、
前記複合機が、前記文書のアクセス制御のための情報に基づいて動作する手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記格納先の文書へのアクセスができない場合、取得された前記操作履歴情報を前記文書に不可視の状態で、印刷する手段と、
前記格納先の文書へのアクセスが可能な場合、前記紙に印刷された不可視の前記操作履歴情報と前記格納先の文書の操作履歴情報との差分を検出する手段と、
前記差分が存在する場合は、前記差分の情報を、前記格納先の文書へ追加する手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム
【請求項４】
前記格納先の文書へのアクセスができない場合、前記紙から取得したアクセス制御のための情報に基づいて前記複合機が動作することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記格納先の文書へのアクセスが可能な場合、前記格納先の文書の属性情報を取得する手段と、
前記格納先の文書へのアクセスができない場合、解析された前記不可視情報から属性情報を取得し、登録のための情報として使用する手段と、
取得された前記属性情報を、新規の属性情報として用いる手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記格納先の文書へのアクセスが可能な場合、前記格納先の文書の操作履歴情報を取得する手段と、
前記格納先の文書へのアクセスができない場合、解析された前記不可視情報から操作履歴情報を取得し、登録のための情報として用いる手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書に対応付けられた操作履歴管理装置にアクセスが可能か判定する判定手段と、
前記判定手段でアクセスが可能であると判定された場合に、前記文書に対する操作履歴情報を前記操作履歴管理装置に保存して前記文書の印刷を行い、
前記判定手段でアクセスが可能でないと判定された場合に、前記操作履歴管理装置に前記文書に対する操作履歴情報を保存することなく、前記文書と、不可視の状態の前記操作履歴情報との印刷を行う印刷手段とを有することを特徴とする印刷装置。
【請求項８】
文書に対応付けられた操作履歴管理装置にアクセスが可能か判定する判定工程と、
前記判定工程でアクセスが可能であると判定された場合に、前記文書に対する操作履歴情報を前記操作履歴管理装置に保存して前記文書の印刷を行い、
前記判定工程でアクセスが可能でないと判定された場合に、前記操作履歴管理装置に前記文書に対する操作履歴情報を保存することなく、前記文書と、不可視の状態の前記操作履歴情報との印刷を行う印刷工程とを有することを特徴とする印刷装置の制御方法。
【請求項９】
請求項８に記載の印刷装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報が電子データの形態で格納されている文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を管理する文書管理システム、印刷装置、印刷装置の制御方法、プログラム、および記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットのインフラが整備され、世の中の情報は電子データの形態で一括管理する傾向にある。紙に比べると物理的なスペースを不要とし、検索性に優れ、更にはセキュリティ管理が確実に実行されていれば、情報の漏洩、改竄については、少ないコストで効率的な対策、管理が可能である点が支持される理由である。
【０００３】
しかし、オフィスから紙が無くなることはない。不特定多数のユーザに配布する形態としては、インフラの形態を問わず、相手のスキルを問わず、一時的な媒体としては可搬性に優れるという利点がある紙媒体は今後も無くならないと考えられる。
【０００４】
紙媒体の形態で受け取った情報は、電子データ中心の情報管理システムへ取り込まなくてはならない。そのためには紙をスキャンして電子データに変換し、分類のためのインデックスを設定し、システムに取り込む操作は今後も無くならないということを意味している。
【０００５】
紙をスキャンし、分類のためにインデックスをつける操作は大変なコストと手間がかかる作業である。何とかしてこのコストを削減したい。
【０００６】
また、セキュリティ管理の観点から考えると、情報管理の面では、電子データの形態であれば、文書管理システムが設定するアクセス制限機能を施すことにより、セキュリティ管理については紙に比べ、比較的確実に制御が可能である。
【０００７】
一方、紙媒体に印刷された情報の場合、その情報が誰に配布され、どこまで知れ渡っているか、活用されているか、についての情報を入手するのはかなり困難である。
【０００８】
問題解決の方法として、バーコードを紙面に印刷し、スキャン時に、バーコード情報から解読されたファイル名、インデックス情報、アクセス制御のための情報等を読み取り、文書管理システムに格納する技術が一般的である。（例えば、特許文献１参照。）
【０００９】
【特許文献１】特開平６−２２３１５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかしながら、この方法は紙面に目視可能かまたは光学機器で読み取り可能な情報を書き込むか印刷する必要があり、印刷する領域が確保できない場合や、オリジナルの情報に変更を加える事が出来ない情報の場合には有効ではない。
【００１１】
また、可読可能な情報の形態で付加情報を印刷している場合や、仮に暗号化した情報を印刷してあったとしても、不特定のユーザから情報を解読される可能性がある点や、後から情報を追加することが出来ないという問題がある。
【００１２】
セキュリティ管理の観点からは、文書管理システムで情報が管理されている間はアクセス管理が行われるため、そのシステム内に情報が格納されている限りは、ユーザによるデータの表示、複製や、出力を制御することができる。
【００１３】
また、ネットワークを介した場合でもオンライン状態で通信可能であれば、操作履歴情報を記録することができ、仮に情報漏洩が発生した場合でも操作履歴情報を追跡することができる。
【００１４】
しかしながら、システム外に持ち出す目的でその情報を一旦紙に印刷してしまうと、その後のその情報に関するアクセス管理は困難である。誰に配布され、複製されたか否かについての追跡は困難である。
【００１５】
また、オリジナルのデータが電子データの携帯で存在し、それを印刷して配布された紙データを、他のユーザが入手するケースがあるが、このように一旦紙に印刷された場合、紙に印刷される以前の操作履歴情報、属性情報を知ることは出来ない。
【００１６】
また、操作履歴情報を紙面に印刷する方法があるが、印刷が出来ない場合に、同様の問題が存在していた。
【００１７】
また、情報は日々刻々と変化するが、一旦紙に印刷されてしまうと、印刷されたデータに関しては、更新が行われないという問題がある。入手先に問い合わせて、最新情報を入手するという作業が発生するという問題が存在していた。
【課題を解決するための手段】
【００１８】
上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理システムは、情報が電子データの形態で格納されている文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を管理する文書管理システムであって、文書を紙に印刷するときに、文書の属性情報、アクセス制御のための情報、および操作履歴情報を、不可視の状態で、紙に、不可視情報として印刷する手段と、不可視情報に変更が発生した場合、不可視の状態で、変更を文書に追加する手段とを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によって、文書を管理するための情報は、不可視の状態で紙に印刷されるので、既に紙に印刷された情報を覆い隠す事がない。また、本発明によれば、不可視の状態で、文書を管理するための情報を変更して、紙に印刷することができる。したがって、文書を管理するための情報に変更が生じても、既に紙に印刷された情報を変更する必要がない。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
（実施形態１）
図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ：以下ＤＭＳという。) の概略を示すブロック図である。
【００２１】
図１に示されているように、本実施形態の場合、ネットワーク１１、１２は、オンラインでは繋がっていない。
【００２２】
また、ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４は、それぞれ別のサーバである。
【００２３】
ＤＭＳサーバＡ１３は、このシステムで取り扱う電子データの形態の成果物を管理するコンピュータである。また、ＤＭＳサーバＡ１３は、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、アクセス制御を行なう。さらに、ＤＭＳサーバＡ１３は、セキュリティの管理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理を行なう。このＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４の詳細については、図２を参照して後述する。
【００２４】
図１においてＤＭＳクライアントＡ１５は、ＤＭＳサーバＡ１３のクライアントとして動作する。また、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＢ１４のクライアントとして動作する。
【００２５】
ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、および出力の操作を行うパーソナルコンピュータである。本実施形態では、１サーバに対して１台のクライアントを想定しているが、複数台のＤＭＳクライアントが接続されている環境であってもよい。
【００２６】
各ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は、公知の技術を用いて複合機Ａ１７、複合機Ｂ１９を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。
【００２７】
各ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は、主にＤＭＳサーバＡ１３に格納する目的で文書を読み込む。そして、読み込んだデータをＤＭＳサーバＡ１３に直接格納する役割、またはＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書を紙に印刷する役割を果たす。
【００２８】
また、各ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は、文書を紙に印刷すると共に、公知の技術を用い実現する不可視の情報の印刷を指示する役割、上記の不可視の情報が印刷された文書を公知の技術を用いて不可視の情報を読み取る。そして、ＤＭＳクライアントＡ１５は、その不可視の情報を読み込んでＤＭＳサーバＡ１３に格納する役割を果たす。また、ＤＭＳクライアントＢ１６も、その不可視の情報を読み込んでＤＭＳサーバＢ１４に格納する役割を果たす。
【００２９】
また、本実施形態では、ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４、およびＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は相互に通信可能であるため、各クライアントが相互に各サーバに接続操作できる環境であってもよい。
【００３０】
複合機Ａ１７、複合機Ｃ１８、複合機Ｂ１９は、それぞれネットワークに接続されている。複合機Ａ１７、複合機Ｂ１９は、それぞれＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４と通信が可能である。
【００３１】
複合機Ａ１７、複合機Ｃ１８、複合機Ｂ１９は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して電子データを出力するスキャン装置と、電子データを紙に印刷する印刷装置を兼ね備えた装置である。また、複合機Ａ１７、複合機Ｃ１８、複合機Ｂ１９は、ネットワーク１１、１２に接続されている。
【００３２】
サーバ１Ａは、複合機Ｃ１８と通信し、複合機Ｃ１８へのアクセスの情報を管理する。本実施形態では複合機Ｃ１８は、ネットワーク１２に接続されているが、ネットワークに接続せず、単体で動作する設定でも構わない。
【００３３】
符号１Ｂ、１Ｃで指定されたものは、印刷された紙を模式したものであり、符号１Ｂは、複合機Ａ１７から印刷された紙を指定し、符号１Ｃは、複合機Ｃ１８を用いたコピーにより出力された紙を指定している。
【００３４】
尚、本実施形態では複合機の形態を用いているが、独立したスキャナ、プリンタがそれぞれ読み取り、印刷機の役割を果たしても良い。
【００３５】
図２は、ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４、およびＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６をさらに詳細に説明したブロック図である。
【００３６】
ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４およびＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６は、文書管理システム２００、スキャナ２０１、プリンタ２１４、およびディスプレイ２１２を有する。
オペレータは、登録したい文書を、スキャナ２０１におき、画像の読み取り処理を行う。画像入力部２０２は、スキャンされた画像データを入力する。そして、ファイルインポート部２０３によって、画像データを含むファイルがインポートされる。
【００３７】
また、本実施形態の場合、画像を読み込む紙に不可視情報を認識した場合、その解析処理も実行してから、文書属性情報登録部２０４に送る。
【００３８】
不可視情報に属性情報が含まれていた場合、文書属性情報登録部２０４において解析が行われ、登録する文書の属性情報が生成される。
【００３９】
その後、文書登録部２０５に送られ、文書管理部２０６を通じて、文書の実体は、文書実体記憶部２０８へ登録され、文書属性情報登録部２０４で生成された属性情報は、文書データベース２０７に記憶される。
【００４０】
オペレータは、ＤＭＳサーバＡ１３で運用されている、図２に示されている文書管理システム２００に登録された文書から任意の文書を参照する場合、以下のようにこれを行う。すなわち、ＤＭＳクライアントで表示を行なうために、ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６で文書検索を実行する。文書検索処理部２０９では設定された条件の文書情報を、文書データベース２０７から検出する処理を行なう。
【００４１】
文書検索処理部２０９は、検索された文書情報から、文書実体記憶部２０８に格納されている対応する文書の実体を取得し、復号化する処理を行なう。
【００４２】
画像出力処理部２１１は、表示用メモリに展開処理を行い、ディスプレイ２１２が、そのメモリの状態を表示し、オペレータは内容を確認することができる。
【００４３】
オペレータが印刷を行なう場合は、同様に文書表示処理部２１０で取得された文書情報から印刷出力処理部２１３が、印刷用メモリに展開処理を行い、プリンタ２１４が、その情報を印刷する。
【００４４】
本実施形態の場合、印刷出力処理部２１３は、属性情報から不可視で印刷するデータを生成し、そのデータをプリンタ２１４で、公知の技術で実現される不可視の印刷方式で不可視の状態で紙に印刷する。
【００４５】
操作履歴管理処理部２１５は、オペレータの操作情報を監視し、操作履歴情報記憶部２１６に、その情報を逐一格納する。
【００４６】
文書管理システム２００に登録されているユーザ情報が、ユーザ情報記憶部２１８で管理されている。アクセス制御処理部２１７は、文書データベース２０７に格納された文書に対応するＡＣＬ情報を元に、ユーザ情報記憶部２１８に登録されているオペレータのユーザ情報を参照し、ユーザの操作範囲、操作情報を制御する。ここで、ＡＣＬとは、Ａｃｃｅｓｓ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｌｉｓｔ（アクセスコントロールリスト）の略である。
【００４７】
図３は、文書登録部２０５が文書データベース２０７に登録する文書属性のデータテーブルを表す図である。
【００４８】
図３において、インデックス３０１で指定されている格納領域には、文書の文書名が格納されている。本実施形態の場合、格納領域には、「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名が格納されている。
【００４９】
インデックス３０２で指定されている格納領域には、「分類１」という名称のインデックス情報が格納されている。
【００５０】
同様にインデックス３０２〜３０７で指定されている格納領域にも、文書に関する情報が格納されている。
【００５１】
インデックス３０８で指定されている格納領域３１１には、文書が格納されているアドレスが格納されている。格納領域３１１に、例えばＵＲＬアドレスを、格納することで、一意に文書の格納場所の情報を取得することができる。本実施形態の場合、「ｈｔｔｐ：／／Ｓａｌｅｓ．ａａａ．ｃｏｍ」というアドレスが、格納領域３１１に、格納されている。
【００５２】
インデックス３０９で指定されている格納領域３１２には、ＡＣＬ情報へのアドレスが格納されている。ＤＭＳクライアントＡ１５でＤＭＳサーバＡ１３にアクセスする際に、ＤＭＳクライアントは、このＡＣＬ情報に基づいて動作する。このＡＣＬ情報は、図４に示されているＡＣＬ情報を格納するＡＣＬ管理テーブルに格納されており、ＡＣＬ情報を指定するポインタが格納領域３１２に格納されている。
【００５３】
インデックス３１０で指定されている格納領域３１３には、操作履歴情報へのアドレスが格納されており、図５に示されているような履歴管理テーブルへのポインタが格納領域３１３に格納されている。
【００５４】
インデックス３１４で指定されている格納領域３１５には、ボリューム格納先へのアドレスが格納されており、格納領域３１５には、ボリューム管理テーブルへのポインタが格納されている。
【００５５】
図４は、文書へのアクセス制御のための情報を格納するＡＣＬ管理テーブルである。ＡＣＬ管理テーブルは、図２に示されている文書データベースに格納されている。
【００５６】
ユーザ情報４０１には、図２に示すユーザ情報記憶部２１８に登録されているユーザが格納されている。
【００５７】
アクセス権情報４０２には、アクセス権が格納されており、本実施形態の場合、一例として、ユーザＡに対しては「ＰＲＩＮＴ」が格納されている。このため、ユーザＡはこの文書に対しては、印刷を操作する権利を有している。
【００５８】
図５は、履歴管理テーブルを示している。履歴管理テーブルは、操作履歴管理処理部２１５が格納する情報であり、操作履歴情報記憶部２１６に格納されている。
【００５９】
本実施形態の場合、一例として、操作単位５０１は、ユーザＡの操作履歴情報が格納されている事を示している。
【００６０】
また、ユーザ情報５０２は、各単位の操作を実行したユーザ情報を格納する。本実施形態の場合、一例として、操作単位５０１では、ユーザＡが、情報を操作している。
【００６１】
また、操作情報５０３は、ユーザがこの文書に対して行った操作を記憶する。本実施形態の場合、一例として、操作単位５０１では、ユーザＡが文書登録の操作である、インポートを実行している。
【００６２】
また、キャビネット情報５０４は、操作対象のキャビネット情報を格納する。本実施形態では、一例として、「Ｓａｌｅｓ  Ａ」というキャビネットにインポート操作が実行されている。
【００６３】
また、操作時刻５０５は、その操作が行われた日時を格納する。本実施形態の場合、一例として、操作単位５０１では、２００６年の１１月６日の１１時３０分２５秒に操作されている。
【００６４】
このように、ユーザが、ＤＭＳクライアントＡ１５、ＤＭＳクライアントＢ１６で対象文書に対して行った操作は時系列で順次格納される。これにより、この文書に対して行われた一連の操作を確認することができる。
【００６５】
図６は、本発明の特徴を表す図の１例で、図５と同様に履歴管理テーブルを説明する図である。図６の符号６０１で指定されている領域の履歴管理テーブルは、ユーザＡの操作履歴情報を示している。本実施形態では公知の技術を用いて紙１Ｂに不可視の状態で、この操作履歴情報を印刷する。
【００６６】
図８は、その紙１Ｂに印刷された操作履歴情報を表す管理テーブルである。
【００６７】
つまり、紙１Ｂに印刷された不可視のデータを解読し、その情報に含まれる本管理テーブルを参照する事で、文書の操作履歴情報を参照する事が可能となる。
【００６８】
図８に示されている管理テーブルのフォーマットと図６に示されている管理テーブルのフォーマットは、同じであるため、詳細の説明を省略する。
【００６９】
図７も図８と同様に、紙に印刷された履歴管理テーブルの情報を説明する図である。図７に示されている管理テーブルのフォーマットと図６に示されている管理テーブルのフォーマットは、詳細の説明を省略する。
【００７０】
符号７０１で指定されている領域の履歴管理テーブルは、ユーザＡが複合機Ａ１７で操作した記録であり、図５に示す情報と同じものである。符号７０２で指定されている領域の履歴管理テーブルは、複合機Ｃ１８で操作した記録であり、ユーザＢがコピーを行った操作を記録したものである。
【００７１】
図８も、上述したように履歴管理テーブルの情報を説明する図であり、本実施形態の説明によってＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書の履歴管理テーブルの情報を表している。
【００７２】
符号８１で指定されている領域の履歴管理テーブルは、ユーザＡがＤＭＳクライアントＡ１５で操作した操作履歴情報であり、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されている操作履歴情報であり、図５に示している操作履歴情報と同じでものである。
【００７３】
符号８２で指定されている領域の履歴管理テーブルは、ユーザＢが複合機Ｃ１８で操作した操作履歴情報であり、図７の７０２に記憶されている管理情報と同じものである。
【００７４】
符号８３で指定されている領域の履歴管理テーブルは、ユーザＣがＤＭＳクライアントＢ１６で操作した操作履歴情報であり、ＤＭＳサーバＢ１４に格納される操作履歴情報である。
【００７５】
図９は、第１の実施形態を説明するフローチャートであり、図１に示されているシステムのうち、ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳクライアントＡ１５、複合機Ａ１７を用いて紙１Ｂに印刷する手順を説明するフローチャートである。
【００７６】
図９に示されているフローチャートの各処理は、全て、本発明に係る文書管理システムに含まれる各装置のＣＰＵ（中央演算処理装置）により実行される。
【００７７】
以下で、図９を用いて、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書である「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名の文書を、複合機Ａ１７で印刷するようにＤＭＳクライアントＡ１５で印刷指示し、複合機Ａ１７で紙に印刷される手順を説明する。
【００７８】
つまり、本発明の特徴である属性情報、操作履歴情報を不可視で印刷する処理を説明するフローチャートである。
【００７９】
ステップＳ９００で、ＤＭＳクライアントＡ１５が、初期化処理を行う。すなわち、ＤＭＳクライアントＡ１５が、ＤＭＳサーバＡ１３、およびＤＭＳクライアントＡ１５のパーソナルコンピュータの起動、初期化、複合機Ａ１７、ネットワーク１１の起動を行なう。ＤＭＳクライアントＡ１５が、起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実行できるものであるため、詳細は省略する。
【００８０】
ステップＳ９０１では、一例として、ＤＭＳクライアントＡ１５が、「ユーザＡ」というログインＩＤを所有するユーザのための図２に示されている文書管理システム２００のユーザインタフェースを起動する。
【００８１】
接続画面のユーザインタフェースにおいては、ログインＩＤとパスワードが入力される。文書管理システム２００では、ＤＭＳクライアントＡ１５のアクセス制御処理部２１７が、ログインＩＤとパスワード情報を、ＤＭＳサーバＡ１３のユーザ情報記憶部２１８に送る。そして、ＤＭＳクライアントＡ１５のアクセス制御処理部２１７が、ＤＭＳサーバＡ１３のユーザ情報記憶部２１８に記憶されているユーザ情報と入力されたユーザ情報とを比較し、登録済みのユーザであるかどうかを判定する。登録されていれば、そのユーザは接続できると判定される。このように認証処理を実行する。
【００８２】
本実施形態では、ＤＭＳクライアントＡ１５の図２に示されているアクセス管理処理部２１７が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６を通してＤＭＳサーバＡ１３のユーザ情報記憶部２１８に「ユーザＡ」を登録する。ＤＭＳクライアントＡ１５は、この登録された情報により、「ユーザＡ」が接続操作できる事を確認する処理を行う。この処理は、公知の技術で実現されるものであるため、詳細な説明は省略する。
【００８３】
以上の処理により、ユーザは、図２に示されている文書管理システムのユーザインタフェースで操作が可能になり、ステップＳ９０２で、ＤＭＳクライアントＡ１５が、文書操作を実行できるようになる。
【００８４】
ステップＳ９０３では、ＤＭＳクライアントＡ１５の図２に示されている文書管理システム２００の操作履歴管理処理部２１５が、ステップＳ９０２においてユーザＡが行った操作を判定する。
【００８５】
本実施形態の場合、ＤＭＳクライアントＡ１５の操作履歴管理処理部２１５が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６で行われた操作を判定する。公知の技術で実現できるため、詳細は省略する。
【００８６】
ステップＳ９０３で、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６で行われた操作が検索の操作であると判定された場合は、ステップＳ９０４に処理が移行する。ステップＳ９０３で、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６で行われた操作が検索の操作ではないと判定された場合は、ステップＳ９０５に処理が移行する。
【００８７】
ステップＳ９０４で、ＤＭＳクライアントＡ１５は、文書検索を行って所望の文書を探す処理を実行する。本実施形態では、例えば、ＤＭＳクライアントＡ１５が「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名の文書を検索する。ＤＭＳクライアントＡ１５の文書検索処理部２０９が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６を通して、ＤＭＳサーバＡ１３の文書データベース２０７においてこの文書名に該当する文書を検索する。そして、該当する文書が存在すれば、ＤＭＳサーバＡ１３の文書表示処理部２１０に、その文書の情報が格納される。
【００８８】
ＤＭＳクライアントＡ１５は、図３に示されている文書属性管理テーブルを検索し、格納領域３１５に格納されているボリューム格納先アドレスを参照する。そして、格納領域３１５に格納されているアドレスから文書実体記憶部２０８に格納されているボリュームの位置を知る。
【００８９】
ＤＭＳクライアントＡ１５の文書表示処理部２１０は、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書実体記憶部２０８から該当する文書データを取得する。そして、その文書データを、ＤＭＳクライアントＡ１５の画像出力処理部２１１の表示用メモリに展開し、ディスプレイ２１２にその文書を表示することでユーザが認識する。
【００９０】
ステップＳ９０５で、ＤＭＳクライアントＡ１５は、ステップＳ９０２でユーザによって行われた操作が印刷の指示かどうかを判定する。ステップＳ９０２でユーザによって行われた操作が印刷の指示以外の場合に、ステップＳ９０２に処理を戻される。メニューのユーザインタフェースから印刷指示を指示することによる印刷の指示であると判定された場合は、ステップＳ９０６に処理が移行し、以下の印刷処理を実行する。
【００９１】
ステップＳ９０６では、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書表示処理部２１０が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書実体記憶部２０８から該当する文書データを取得し、ＤＭＳクライアントＡ１５の印刷出力処理部２１３の印刷用メモリに展開する。
【００９２】
ステップＳ９０７では、図２に示されているＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理システム２００の文書管理部２０６が、ステップＳ９０５で実行されたユーザインタフェースを用いての選択が、文書属性の印刷も行なうことを指示しているかを判定する。本実施形態では、文書の実体部分を可視状態で印刷する他に、文書属性や、文書の操作履歴情報を不可視の状態で印刷することが可能である。ステップＳ９０５では、ユーザがそれぞれに対して印刷を実行するか否かを、ユーザインタフェースを用いて選択する事ができる。
【００９３】
ＤＭＳクライアントＡ１５が、文書属性の印刷をユーザが選択していたと判定した場合は、ステップＳ９０８に処理が移行する。一方、ＤＭＳクライアントＡ１５が、文書属性の印刷をユーザが選択していないと判定した場合は、ステップＳ９１１に処理を移行する。
【００９４】
ステップＳ９０８では、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書表示処理部２１０が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６を通して、ＤＭＳサーバＡ１３の文書データベース２０７に格納されている文書の属性情報を取得する。例えば、本実施形態では、一例として、図３に示されている「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名の文書が、ステップＳ９０８において、ＤＭＳクライアントＡ１５の印刷出力処理部２１３の印刷用メモリに展開される。
【００９５】
次に、ステップＳ９０９では、ステップＳ９０７と同様に、ＤＭＳクライアントＡ１５が、文書の操作履歴情報を不可視で印刷する指示を行ったか否かを判定する。操作履歴情報を印刷する指示を行ったと判定された場合は、ステップＳ９１０に処理を移行し、操作履歴情報の印刷データ生成処理に移行する。
【００９６】
ステップＳ９０９において、ＤＭＳクライアントＡ１５が、操作履歴情報の印刷を指示していないと判定した場合は、ステップＳ９１１に処理が移行する。
【００９７】
ステップＳ９１０では、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書表示処理部２１０が、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書管理部２０６を通してＤＭＳクライアントＡ１５の操作履歴情報記憶部２１６に格納されている文書の操作履歴情報を取得する。そして、ＤＭＳクライアントＡ１５の文書表示処理部２１０が、ＤＭＳクライアントＡ１５の印刷出力処理部２１３の印刷用メモリに、操作履歴情報を展開する。
【００９８】
本実施形態の場合、図３に示されている「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名の文書の属性管理テーブルからインデックス３１０で指定されている格納領域３１３に格納されている履歴管理テーブルへのアドレスを取得する。そして、ＤＭＳクライアントＡ１５が、図２に示されているＤＭＳクライアントＡ１５の操作履歴情報記憶部での該当する履歴管理テーブルの格納場所を知る。
【００９９】
ステップＳ９１１で、ＤＭＳクライアントＡ１５は、以上の処理で展開された印刷データを、ＤＭＳクライアントＡ１５のプリンタ２１４と複合機Ａ１７に読み込ませて印刷する処理を行なう。この場合の印刷は、不可視の状態で行われる。不可視の状態での印刷については、公知の技術で実現できるため、詳細な説明は省略する。
【０１００】
ステップＳ９１２で、ＤＭＳクライアントＡ１５は、メモリの解放処理により終了処理を行う。
【０１０１】
以上の処理により、ユーザＡは、ＤＭＳクライアントＡ１５において文書管理システム２００を起動し、「１１月プリンタ売上報告書」という文書名の文書を検索して、印刷を指示し、その結果文書の実体を可視状態で印刷することができる。また、それとは別に、ユーザＡは、文書属性、文書の操作履歴情報を不可視で印刷する処理を行い、図１に示す紙１Ｂが印刷することができる。
【０１０２】
以上の処理で、文書の実体は可視で印刷されているが、その他の文書属性、文書の操作履歴情報が不可視の状態で紙に印刷されることになる。
【０１０３】
本実施形態では、ユーザＡがＤＭＳクライアントＡで文書を検索し、印刷を指示する例で説明したが、複合機Ａ１７において、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書を直接指定して、印刷する方式でも良い。
【０１０４】
（実施形態２）
図１０は、第２の実施形態を説明するフローチャートである。第２の実施形態は、ステップ９００で説明したＤＭＳクライアントＡ１５による初期化処理が終了していることを前提としている。すなわち、ＤＭＳクライアントＡ１５が、ＤＭＳサーバＡ１３、およびＤＭＳクライアントＡ１５のパーソナルコンピュータの起動、初期化、複合機Ａ１７、ネットワーク１１の起動の実行を既に行なっていることを前提とする。図１０のフローチャートは、図１に示されているシステムのうち、サーバ１Ａが、ＤＭＳサーバＡ１３とはネットワーク上で通信することができない複合機Ｃ１８を用いて紙１Ｂをコピー（複製）する際に実行される処理を示している。すなわち、この場合、サーバ１Ａは、可能であればオリジナルの文書が格納されているＤＭＳサーバＡ１３への通信を試み、アクセス権の制御、操作履歴情報の更新、コピーされた紙への印刷を行う。
【０１０５】
図１０に示されているフローチャートの各処理は、全て、本発明に係る文書管理システムに含まれる各装置のＣＰＵ（中央演算処理装置）により実行される。
【０１０６】
ステップＳ１０００では、サーバ１Ａが、初期化処理を行う。すなわち、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８、ネットワーク１２の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１２を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実行できるものであるため、詳細は省略する。
【０１０７】
ステップＳ１００１で、複合機Ｃ１８は、ユーザインタフェースを用いてログインＩＤとパスワードを表示し、ユーザにログイン情報を入力させる。
【０１０８】
複合機Ｃ１８は、その入力情報の判定を行なう。そして、複合機Ｃ１８は、入力された複合機の認証システムを用いて接続、認証する。これらは、公知の技術で実現する機能であるため、詳細は省略する。
【０１０９】
本実施形態の場合「ユーザＢ」という複合機Ｃ１８を操作するためのログインＩＤを所有するユーザが、例えば、複合機Ｃ１８のコントロールパネルに表示されるユーザインタフェースを用いてログインＩＤとパスワードを入力する。複合機Ｃ１８は、その情報に対して接続、認証処理を実行する。
【０１１０】
また、ユーザインタフェースとしてはＩＣカードに格納された認証ＩＤを複合機Ｃ１８に挿入し、認証処理を行う形式でも良い。
【０１１１】
本実施形態の場合、この接続認証処理は、サーバ１Ａによって管理されているが、複合機Ｃ１８が単体で認証処理を行なう形態であってもよい。
【０１１２】
以上で「ユーザＢ」は、複合機Ｃ１８を起動し、ユーザ認証が済んだので、複合機Ｃ１８の操作が可能となる。本実施形態では、紙１Ｂを複合機のフィーダにセットし、コピー操作を実行する。詳細は公知の技術で実現される複合機での一般的な操作となるため、詳細は省略する。
【０１１３】
ステップＳ１００２では、複合機Ｃ１８は、複合機Ｃ１８にセットされた紙１Ｂのスキャンを実行する。すなわち、複合機Ｃ１８の光学読み取り装置を用いて、文書に印刷された可視の情報を公知の技術を用いて読み込み、イメージデータへの変換処理を行なう。
【０１１４】
また、同時に紙１Ｂに印刷された不可視の情報を公知の技術を用いた光学読み取り装置を用いて読み込む。
【０１１５】
ステップＳ１００３で、サーバ１Ａは、ステップＳ１００２で読み込まれた文書の解析処理を実行する。ここで、サーバ１Ａは、読み込まれた文書に不可視のデータが含まれているかどうかを解析する。
【０１１６】
ステップＳ１００４において、サーバ１Ａが、文書に不可視のデータが含まれていると判定した場合は、イメージデータへの変換処理を行い、イメージデータの解読処理を行なう。イメージデータが暗号化されている場合は、解読処理を行い、イメージデータへの変換処理を行なう。そして、ステップＳ１００５へ処理が移行し、サーバ１Ａが、イメージデータの内容の解析を始める。サーバ１Ａが、文書に不可視のデータが含まれていないと判定した場合は、通常のコピー操作であるので、ステップＳ１０１４に処理が移行し、複合機Ｃ１８が、コピー操作を実行する。
【０１１７】
ステップＳ１００５で、サーバ１Ａは、不可視のデータに含まれている文書の属性情報を解析し、図３に示されているような属性管理テーブルに該当する属性情報を抽出する。また、同時に、サーバ１Ａは、図４に示されているＡＣＬ管理テーブルに格納されているＡＣＬ情報を解析する。
【０１１８】
ステップＳ１００６で、サーバ１Ａは、この文書のオリジナル文書（文書の原本）の格納先が、（不可視のデータに含まれている）文書の属性情報に含まれているかどうかを判定する。なお、本実施例では、「文書のオリジナルの格納先」＝「その文書、又は、オリジナルに対する操作履歴を保存する装置」である。即ち、ステップＳ１００６では、操作履歴を保存する装置と、文書とが対応付いているかどうかを判定する。判定にあたっては、サーバ１Ａは、図３に示されているインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納されている格納アドレスに対応する情報が、文書に含まれているかどうかを判定する。ステップＳ１００６で、サーバ１Ａが、文書にインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納アドレスが含まれていると判定した場合は、ステップＳ１００７に処理を移行する。そして、オリジナル文書の情報の取得を行う。ステップＳ１００６で、サーバ１Ａが、文書にインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納アドレスが含まれていないと判定した場合は、ステップＳ１０１０に処理が移行する。
【０１１９】
ステップＳ１００７で、サーバ１Ａは、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスを試みる。すなわち、サーバ１Ａは、図３の格納領域３１１に格納されているような格納アドレスを用いて、オリジナル文書への通信を試みる。本実施形態の場合、ネットワーク１１とネットワーク１２はつながっていないため、サーバ１Ａは、ＤＭＳサーバＡ１３と通信が行えない。
【０１２０】
ステップＳ１００８で、サーバ１Ａは、オリジナル文書へのアクセスが成功したか否かを判定する。ステップＳ１００８で、サーバ１Ａが、オリジナル文書へのアクセスが成功したと判定した場合は、ステップＳ１００９に処理が移行する。ステップＳ１００８で、サーバ１Ａが、オリジナル文書へのアクセスが失敗したと判定した場合は、ステップＳ１０１０に処理が移行する。
【０１２１】
ステップＳ１００９ではアクセスに成功したため、ＤＭＳサーバＡ１３の図２に示されている文書管理システムから図４に示されているＡＣＬ管理テーブルに格納されているＡＣＬ情報を取得する。本実施形態の場合「ユーザＢ」が、サーバ１Ａで操作を行おうとしているため、「ユーザＢ」に該当するＡＣＬ情報を取得する。本実施形態の場合、一例として、図４に示されているＡＣＬ管理テーブルでは、ユーザＢのためのＡＣＬ情報は、「ＰＲＩＮＴ」となっている。このため、複合機Ｃ１８は、このＡＣＬ情報に基づいて動作条件を制御するので、ユーザＢは、複合機Ｃ１８により、文書の印刷をすることが可能である。
【０１２２】
ステップＳ１０１０では、サーバ１Ａオリジナル文書のＡＣＬ情報を取得できなかったので、ステップＳ１００５で、サーバ１Ａが解析した「１１月プリンタ売り上げ報告書」という文書名の文書のＡＣＬ情報を取得する。
【０１２３】
以上で、サーバ１Ａは、この文書に対する「ユーザＢ」の操作情報を取得できたことになる。本実施形態の場合、サーバ１Ａは、オリジナル文書へのアクセスができないため、ステップＳ１０１０で取得したＡＣＬ情報を複合機Ｃ１８が取得する。
【０１２４】
複合機Ｃ１８は、このＡＣＬ情報に基づいて動作条件を制御し、情報漏洩を防止する。
【０１２５】
次に、ステップＳ１０１１で、サーバ１Ａが、ＡＣＬ情報を解析し、ステップＳ１０１２では、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８はＡＣＬ情報からコピーが可能か否かを判定する。ステップＳ１０１２で、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８はＡＣＬ情報からコピーが可能であると判定した場合は、処理がステップＳ１０１３に移行する。ステップＳ１０１２で、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８はＡＣＬ情報からコピーが不可能であると判定した場合は、複合機Ｃ１８において、「ユーザＢ」は操作できない。
【０１２６】
本実施形態の場合、図４に示すＡＣＬテーブルより、「ユーザＢ」は、ＰＲＩＮＴ（印刷）の権利を所有しているため、サーバ１Ａは、コピー操作は可能であると判定する。
【０１２７】
ステップＳ１０１３では以上の情報に基づいて、複合機Ｃ１８は、コピーのユーザインタフェースを有効にする。
【０１２８】
ステップＳ１０１４では、複合機Ｃ１８は、公知の技術を用いてコピー処理の開始を行う。
【０１２９】
ステップＳ１０１５では、以下の処理を行う。まず、サーバ１Aは、オリジナル文書を保存する装置に格納されているオリジナル文書にアクセスできたか否かを判断する。これは、文書に対する操作履歴情報を保存する装置にアクセスできるかどうかの判断をするということと本実施形態では同義である。アクセスできた場合にもアクセスできなかった場合にもステップＳ１０１５に移行する。
【０１３０】
さらに、ステップＳ１０１５では、アクセスできた場合には、操作履歴情報を印刷することなく、文書の印刷を行う。一方、アクセスできなかった場合には、操作履歴情報の印刷を行うべきと決定し、当該決定の元、文書に加えて、操作履歴情報を不可視の状態で印刷する。即ち、操作履歴情報を追加印刷する。
【０１３１】
なお、今回の例では、サーバ１Ａは、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスができないため、ステップＳ１０１５において、図１に示すコピーされた紙１Ｃに不可視で操作履歴管理テーブルを印刷する処理を行う。
【０１３２】
即ち、ステップＳ１０１５では、複合機Ｃ１８は、今回の操作履歴情報（符号７０２で指し示されているような、「ユーザＢ」の操作履歴情報）を履歴管理テーブルに不可視に追加して印刷する。
【０１３３】
なお、ステップＳ１０１５で複合機Ｃ１８が行なう印刷処理は、スキャン文書の印刷例で説明しているが、オリジナル文書の印刷も可能な印刷装置を備えた複合機であれば、操作履歴情報と共にオリジナル文書を印刷することも可能である。
【０１３４】
ステップＳ１０１６で、サーバ１Ａは、複合機Ｃ１８のコピー処理（印刷処理）の終了を判定する。ステップＳ１０１６で、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８のコピー処理が終了していないと判定した場合は、ステップＳ１０１４に処理が戻る。一方、ステップＳ１０１６で、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８のコピー処理が終了したと判定した場合は、ステップＳ１０１７に処理が移行する。
【０１３５】
ステップＳ１０１７で、サーバ１Ａは、再び、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスを試みる。ステップＳ１０１７の処理の詳細に関しては、ステップＳ１００７と同じであるため省略する。
【０１３６】
ステップＳ１０１８で、サーバ１Ａは、サーバ１Ａは、オリジナル文書を保存する装置に格納されているオリジナル文書にアクセスできたか否かを判断する。これは、文書に対する操作履歴情報を保存する装置アクセスできるかどうかの判断をするということと本実施形態では同義である。
【０１３７】
サーバ１Ａが、アクセスできたと判定した場合は、ステップＳ１０１９移行に処理が移行する。そして、サーバ１Ａが、複合機Ｃ１８で行われた操作履歴情報をオリジナル文書への操作履歴情報として送信する処理を行う。
【０１３８】
ステップＳ１０１８で、アクセスできなかったと判定した場合は、ステップＳ１０２２に処理が移行する。なお、今回の例では、サーバ１Ａは、ＤＭＳサーバＡ１３にアクセスできなかったため、ステップＳ１０２２に移行する。今回の場合、紙１Ｃに操作履歴情報が、不可視の状態で印刷されるだけで、操作履歴情報はＤＭＳサーバＡ１３に格納されたオリジナル文書の操作履歴情報としては管理（保存）されない点に特徴がある。即ち、操作履歴情報は、操作履歴を保存する装置（ＤＭＳサーバＡ１３）に保存されないことになる。なお、操作履歴を保存する装置を操作履歴保存装置ということもある。
【０１３９】
続いて、ステップＳ１０１９、ステップＳ１０２０、ステップＳ１０２１の処理を説明するが、これは、操作履歴情報を、操作履歴情報を保存するための装置（ＤＭＳサーバＡ１３）に保存させるための処理である。
【０１４０】
ステップＳ１０１９で、サーバ１Ａは、オリジナル文書から操作履歴情報を取得する。本実施形態の場合、図６に示されているような履歴管理テーブルである。
【０１４１】
ステップＳ１０２０で、サーバ１Ａは、ステップＳ１０１９で取得した操作履歴情報（履歴管理テーブル）と、Ｓ１０１５で説明した操作履歴情報（履歴管理テーブル）とを比較する。本実施形態の場合、サーバ１Ａは、図６に示されている履歴管理テーブルと、図７に示されている操作履歴情報（履歴管理テーブル）とを比較し、差分を検出する。
【０１４２】
サーバ１Ａが、上述した差分が存在すると判定する場合は、ステップＳ１０２１に処理が移行する。サーバ１Ａが、上述した差分がないと判定した場合は、今回の操作履歴情報だけを、操作履歴情報を保存する装置に保存させるべく送信した後で、ステップＳ１０２２に処理が移行する。
【０１４３】
ステップＳ１０２１で、サーバ１Ａは、差分の不足分操作履歴情報をＤＭＳサーバＡ１３へ送信し、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書の操作履歴情報へ追加する処理を行う。なお、このＤＭＳサーバA１３のような、操作履歴情報を保存することができるサーバ全般を、一般に、操作履歴管理装置、操作履歴管理装置と呼ぶこともある。
【０１４４】
これにより、紙として出力されたあとの文書の操作履歴情報をオリジナル文書の操作履歴情報に格納することができることに本発明の特徴がある。
【０１４５】
ステップＳ１０２２で、サーバ１Ａは、メモリの解放処理により終了処理を行う。
【０１４６】
以上により、サーバ１Ａは、いったん紙に印刷出力された文書に対する操作の制限、操作履歴情報を格納することが可能となる。また、サーバ１Ａが、オリジナル文書が格納されているＤＭＳサーバＡ１３へのアクセスが可能な場合は、操作履歴情報をオリジナル文書に対して電子データとして追加することが可能となる（印刷するわけではない）。
【０１４７】
以上のように、本実施例では、ステップＳ１０００〜Ｓ１００６までの処理では、スキャン処理により得られた文書内に不可視の情報があるか、その不可視の情報の中に格納先アドレスがあるか否かを判断した。
【０１４８】
しかしながら、当業者であれば、スキャン処理以外の処理に本実施例を適用可能であることに気付くであろう。例えば、ＰＤＬ印刷と一般に言われるような技術に適用可能であることに気付くであろう。即ち、アドレス（格納先サーバのアドレス）が対応付けられた状態の文書を印刷する際には、ステップＳ１００７以降の処理を行うことに気付くであろう。一方、アドレス（格納先サーバのアドレス）が対応付けられていない状態の文書を印刷する際には、ステップＳ１０１０以降の処理を行うように構成することに気付くであろう。冗長を避けるために、あえて、このことについて本明細書ではその詳細を開示しないことにする。
【０１４９】
また、ステップＳ１００６で判断するアドレスが格納先アドレスに限られないことにも当業者であれば気付くであろう。例えば、ステップＳ１００６で格納先アドレスを判断する代わりに、「文書の操作履歴を保存するサーバを一意に特定する情報」があるか否かを判断してもよいことは言うまでもない。
【０１５０】
（実施形態３）
図１１は、第３の実施形態を説明するフローチャートである。図１１のフローチャートは、第１の実施形態で印刷され、第２の実施形態で複製された文書をＤＭＳサーバＢ１４に格納する際に実行される処理を示している。すなわち、この場合、可能であればオリジナルの文書が格納されているＤＭＳサーバＡ１３への通信が試みられ、操作履歴情報、属性情報の取得、コピーされた紙への印刷が行なわれる。
【０１５１】
図１１に示されているフローチャートの各処理は、全て、本発明に係る文書管理システムに含まれる各装置のＣＰＵ（中央演算処理装置）により実行される。
【０１５２】
ステップＳ１１００で、ＤＭＳクライアントＢ１６が、初期化処理を行う。すなわち、ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３、ＤＭＳサーバＢ１４のパーソナルコンピュータの起動、初期化、複合機Ｂ１９、ネットワーク１１の起動を行なう。ＤＭＳクライアントＢ１６は、起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実行できるものであるため、詳細は省略する。
【０１５３】
ステップＳ１１０１では、一例として、ＤＭＳクライアントＢ１６が、「ユーザＣ」というログインＩＤを所有するユーザのための図２に示す文書管理システム２００のユーザインタフェースを起動する。ユーザインタフェースを用いてログインＩＤとパスワードを入力し、認証処理を実行する。
【０１５４】
接続画面のユーザインタフェースにおいては、ログインＩＤとパスワードを入力される。ＤＭＳクライアントＢ１６のアクセス制御処理部２１７が、ＤＭＳサーバＢ１４のユーザ情報記憶部２１８に記憶されているユーザである事を認識できれば、そのユーザは接続できるとＤＭＳクライアントＢ１６により判定される。
【０１５５】
図２に示されているＤＭＳクライアントＢ１６のアクセス管理処理部２１７が、ＤＭＳクライアントＢ１６の文書管理部２０６を通してＤＭＳサーバＢ１４のユーザ情報記憶部２１８に「ユーザＣ」が登録されており、接続操作できる事を確認する処理を行う。これは、公知の技術で実現されるものであるため、詳細な説明は省略する。
【０１５６】
以上でユーザは図２に示す文書管理システムのユーザインタフェースで操作が可能になり、ステップＳ１１０２以降で文書操作を実行できるようになる。
【０１５７】
ステップＳ１１０２で、複合機Ｂ１９は、複合機Ｂ１９にセットされた紙１Ｃのスキャンを実行する。ここで、複合機Ｂ１９は、複合機Ｂ１９の光学読み取り装置を用いて、文書に印刷された可視の情報を公知の技術を用いて読み込み、イメージデータへの変換処理を行なう。
【０１５８】
また、複合機Ｂ１９は、同時に、紙１Ｃに印刷された不可視の情報を公知の技術を用いた光学読み取り装置を用いて読み込む。
【０１５９】
ステップＳ１１０３で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ステップＳ１１０２で、複合機Ｂ１９により読み込まれた文書の解析処理を実行する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６は、読み込まれた文書に不可視のデータが含まれているかどうかを解析する。
【０１６０】
ステップＳ１１０４において、ＤＭＳクライアントＢ１６が、読み込まれた文書に不可視のデータが含まれていると判定した場合は、イメージデータへの変換処理を行い、イメージデータの解読処理を行なう。イメージデータが暗号化されている場合は、解読処理を行い、イメージデータへの変換処理を行なう。そして、ステップＳ１１０５へ処理が移行し、ＤＭＳクライアントＢ１６が、イメージデータの解析を始める。ＤＭＳクライアントＢ１６が、読み込まれた文書に不可視のデータが含まれていなかったと判定した場合は、通常の文書登録操作であるので、ステップＳ１１１４に処理を移行し、ＤＭＳサーバＢ１４への登録操作を実行する。
【０１６１】
ステップＳ１１０５で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、不可視のデータに含まれている文書の属性情報を解析し、図３に示されているような属性管理テーブルに該当する属性情報を抽出する。
【０１６２】
ステップＳ１１０６で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、不可視のデータを含む文書にオリジナル文書の格納先が含まれているかどうかを判定する。すなわち、ＤＭＳクライアントＢ１６は、図３に示されているインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納されている格納アドレスに対応する情報が含まれているかどうかを判定する。ＤＭＳクライアントＢ１６が、文書にインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納アドレスが含まれていると判定した場合は、ステップＳ１１０７に処理が移行する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６は、オリジナル文書の情報の取得を行う。一方、ＤＭＳクライアントＢ１６が、文書にインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納アドレスが含まれていないと判定した場合は、ステップＳ１１１２に処理が移行する。
【０１６３】
ステップＳ１１０７で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスを試みる。すなわち、図３に示されているインデックス３０８で指定される格納領域３１１に格納されている格納アドレスにより、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書への通信を試みる。本実施形態の場合、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ネットワーク１１を通してＤＭＳサーバＡ１３と通信可能である。
【０１６４】
ステップＳ１１０８で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスが成功したか否かを判定する。ステップＳ１１０８で、ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスが成功したと判定した場合は、ステップＳ１１０９に処理が移行する。ステップＳ１１０８で、ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書へのアクセスが失敗したと判定した場合は、ステップＳ１１１３に処理が移行する。
【０１６５】
ステップＳ１１０９で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書の属性情報を取得する。本実施形態の場合、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３の図２に示されている文書管理システム２００から操作履歴情報を取得する。
【０１６６】
本実施形態の場合、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３の文書データベース２０７に格納されている「１１月プリンタ売上報告書」という文書名の文書の図３に示されている属性管理テーブルを取得する。これにより、紙の形態で入手した情報であっても、オリジナル文書の属性情報を知ることができる。
【０１６７】
次に、ステップＳ１１１０で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナル文書の操作履歴情報を取得する。
【０１６８】
本実施形態の場合、ＤＭＳサーバＡ１３の文書データベース２０７に格納されている図３に示されている属性管理テーブルのインデックス３１０で指定されている格納領域３１３に、履歴管理テーブルアドレスが格納されている。まず、ＤＭＳクライアントＢ１６は、この履歴管理テーブルアドレスを取得する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３の操作履歴情報記憶部２１６の履歴管理テーブルアドレスに格納されている履歴管理テーブルを取得する。
【０１６９】
これにより、ＤＭＳクライアントＢ１６は、図１に示されている紙１Ｃを入手する以前にその文書に行われた操作を知ることができる。
【０１７０】
ステップＳ１１１１で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、以上の処理で入手したＤＭＳサーバＡ１３に格納されていたオリジナル文書の属性情報、操作履歴情報を使用するか否かを判定する。ユーザは、ユーザインタフェースも用いて、任意に、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されていたオリジナル文書の属性情報、操作履歴情報を使用するか否かを選択することが可能である。
【０１７１】
ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されていたオリジナル文書の情報を使用しないと判定した場合は、ステップＳ１１１３に処理が移行する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６は、紙に印刷されていた属性情報を使用してＤＭＳサーバＢ１４へ登録する属性情報の生成を行う。
【０１７２】
ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されていたオリジナル文書の情報を使用すると判定した場合は、ステップＳ１１１２に処理が移行する。そして、ステップＳ１１１２で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されていたオリジナル文書の情報を使用して、ＤＭＳサーバＢ１４に文書登録を行う。また、ＤＭＳクライアントＢ１６は、操作履歴情報もステップＳ１１０９で取得した情報を、ＤＭＳサーバＢ１４に登録する。
【０１７３】
ステップＳ１１１３で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、紙に、不可視の状態で印刷されていた属性情報を元に解析し、ＤＭＳサーバＢ１４へ登録する属性情報の生成を行う。
【０１７４】
この場合、ＤＭＳクライアントＢ１６は、操作履歴情報も紙に、不可視の状態で印刷されていた情報を元に解析し、新規登録文書の操作履歴情報として、ＤＭＳサーバＢ１４へ登録する。
【０１７５】
ステップＳ１１１４で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、文書登録処理を行なう。まず、ＤＭＳクライアントＢ１６は、ＤＭＳクライアントＢ１６の文書登録部２０５がＤＭＳクライアントＢ１６の文書管理部２０６を通してＤＭＳクライアントＢ１６の文書属性情報登録部２０４で、文書の情報を生成する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６が、文書の情報を、ＤＭＳサーバＢ１４の文書データベース２０７に登録する。そして、ＤＭＳクライアントＢ１６は、文書のボリュームが、ＤＭＳサーバＢ１４の文書実体記憶部２０８に格納される処理を行なう。
【０１７６】
ステップＳ１１１５で、ＤＭＳクライアントＢ１６は、メモリの解放処理により終了処理を行う。
【０１７７】
以上により、ＤＭＳクライアントＢ１６が、図１に示されている紙１Ｃの形態で入手した文書を、ＤＭＳサーバＢ１４に登録する際に、オリジナルの文書が格納されているＤＭＳサーバ１３より、オリジナルの文書の情報を取得することができる。これにより、ＤＭＳクライアントＢ１６は、属性情報、操作履歴情報を、新たに登録する文書の情報として、ＤＭＳサーバＢ１４に登録することができる。
【０１７８】
また、ＤＭＳクライアントＢ１６が、ＤＭＳサーバＡ１３に格納されているオリジナルの文書への通信ができない場合でも、実施形態１で行った属性情報と操作履歴情報の印刷情報を解読し、文書登録にかかる手間を大幅に省くことができる。
【０１７９】
以上説明したように、本発明によれば、文書の属性情報やＡＣＬ情報や操作履歴情報を、不可視で紙に印刷出力することで、その紙へのアクセス制御や、操作履歴情報の入手や、オリジナル文書へのアクセスが可能となるという効果がある。
【０１８０】
また、不可視であるため、その文書への操作履歴情報を、視認できる書面の情報に影響を与えずに、追加することによって、継続的な操作履歴情報の記録、入手が可能となるという効果がある。
【０１８１】
以上によって、紙の媒体を新たに電子データに変換して管理する場合であっても、容易に文書名の文書属性データを自動的に設定することが可能となり、文書登録にかかる手間を大幅に削減することができる。
【０１８２】
なお、本実施例において「不可視の状態で情報を印刷する」とは、例えば、バーコードや二次元コードあるいは電子透かしやステガノグラフィーやアドオンやグリフコードやドットコードに情報を変換して印刷することを含むものとする。
【０１８３】
なお、本実施例では、システムに含まれる各装置が一台のＣＰＵを含むものとして説明を行ったが、システムに含まれる各装置が複数台のＣＰＵを含み、その複数台のＣＰＵの夫々が連携して各ステップを実行してもよい。
【０１８４】
また、何らかの理由により印刷した紙のオリジナル文書へのアクセスが不能な場合には、紙への不可視での印刷により記録の蓄積を行うことができる。また、アクセスが可能な条件になった場合には、オリジナル文書の操作履歴情報と比較処理を行ない、アクセスが不能であった場合の操作履歴情報をオリジナル文書へ追加することが可能となる。
【０１８５】
これにより、印刷後の紙に対する操作履歴情報を入手することが可能となる。
【０１８６】
ここで、実施形態に示した制御方法を実行するためのプログラムを、コンピュータ読取可能な記憶媒体に格納して用いても良い。
【図面の簡単な説明】
【０１８７】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムのシステムブロック図である。
【図２】本発明の実施形態における文書管理サーバまたはクライアントのシステムブロック図である。
【図３】図２の文書データベース２０７に格納される文書の属性管理データテーブルを示す図である。
【図４】図２の文書データベース２０７に格納される文書に対するＡＣＬ管理データテーブルを示す図である。
【図５】ＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書の操作履歴情報であり、図２に示す操作履歴情報記憶部２１６に格納される操作履歴情報を示す図である。
【図６】ＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書を印刷した図１の紙１Ｂに印刷出力される操作履歴情報を示す図である。
【図７】図１に示す複合機Ｃ１８で操作後に出力された紙１Ｃに印刷された操作履歴情報を示す図である。
【図８】図１に示す紙１ＣをＤＭＳサーバＢ１４に登録した文書の操作履歴情報を示す図である。
【図９】図１に示すＤＭＳサーバＡ１３に格納されている文書をＤＭＳクライアントＡ１５で複合機Ａ１７を操作し、印刷出力する手順を説明するフローチャートである。
【図１０】図１に示す複合機Ｃ１８で図９の処理により印刷した紙１Ｂをコピー（複製）する手順を説明するフローチャートである。
【図１１】図１に示す複合機１６で図１０の処理により出力された紙１Ｃをスキャンし、ＤＭＳサーバＢ１４へ登録する手順を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１８８】
１１  ネットワーク
１２  ネットワーク
１３  ＤＭＳサーバＡ
１４  ＤＭＳサーバＢ
１５  ＤＭＳクライアントＡ
１６  ＤＭＳクライアントＢ
１７  複合機Ａ
１８  複合機Ｃ
１９  複合機Ｂ
１Ａ  サーバ
１Ｂ  紙
１Ｃ  紙
２００  文書管理システム
２０１  スキャナ
２０２  画像入力部
２０３  ファイルインポート部
２０４  文書属性情報登録部
２０５  文書登録部
２０６  文書管理部
２０７  文書データベース
２０８  文書実体記憶部
２０９  文書検索処理部
２１０  文書表示処理部
２１１  画像出力処理部
２１２  ディスプレイ
２１３  印刷出力処理部
２１４  プリンタ
２１５  操作履歴管理処理部
２１６  操作履歴情報記憶部
２１７  アクセス制御処理部
２１８  ユーザ情報記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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