(57)【要約】【課題】記憶部の記憶容量を有効に活用するための管理装置を提供すること。【解決手段】記憶部３５に保存された複数の画像データを管理するものであって、記憶部３５に保存された複数の画像データのうちの対象画像データが所定の条件を満足するか否かを判断し、対象画像データが前記所定の条件を満足すると判断される場合に、前記所定の条件に対応して設定されたルールに従って、前記対象画像データのサイズを低減する制御部３１を備える管理装置１３。【選択図】        図２
2009105876.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶部に保存された複数の画像データを管理する管理装置であって、
前記記憶部に保存された前記複数の画像データのうちの対象画像データが所定の条件を満足するか否かを判断する判断部と、
前記対象画像データが前記所定の条件を満足すると判断される場合に、前記所定の条件に対応して設定されたルールに従って、前記対象画像データのサイズを低減するサイズ低減部と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項２】
請求項１記載の管理装置であって、
前記所定の条件は、画像データの保存期間に関する条件を含む、管理装置。
【請求項３】
請求項２記載の管理装置であって、
前記判断部は、
前記対象画像データの前記保存期間が第１の期間に達しているか否かを判断し、
前記サイズ低減部は、
前記対象画像データの前記保存期間が第１の期間に達していると判断される場合には、第１の低減率で、前記対象画像データのサイズを低減する、管理装置。
【請求項４】
請求項３記載の管理装置であって、
前記判断部は、さらに、
前記対象画像データの前記保存期間が前記第１の期間よりも大きな第２の期間に達しているか否かを判断し、
前記サイズ低減部は、さらに、
前記対象画像データの前記保存期間が前記第２の期間に達していると判断される場合には、前記第１の低減率よりも小さな第２の低減率で、前記対象画像データのサイズを低減する、管理装置。
【請求項５】
請求項３記載の管理装置であって、
前記判断部は、さらに、
前記対象画像データの前記保存期間が前記第１の期間よりも大きな第３の期間に達しているか否かを判断し、
前記サイズ低減部は、さらに、
前記対象画像データの前記保存期間が前記第３の期間に達していると判断される場合には、前記対象画像データを消去する、管理装置。
【請求項６】
請求項５記載の管理装置であって、さらに、
前記対象画像データが消去された場合に、前記消去された対象画像データのファイル名を前記記憶部に記憶されたリストに登録する登録部を備える、管理装置。
【請求項７】
請求項１ないし６のいずれかに記載の管理装置であって、
前記対象画像データに対して所定の識別子が関係付けられている場合には、
前記サイズ低減部は、前記対象画像データのサイズを低減しない、管理装置。
【請求項８】
請求項１ないし７のいずれかに記載の管理装置であって、
前記サイズ低減部は、前記対象画像データを圧縮することによって、前記対象画像データのサイズを低減する、管理装置。
【請求項９】
請求項１ないし７のいずれかに記載の管理装置であって、
前記サイズ低減部は、前記対象画像データの画素数を低減することによって、前記対象画像データのサイズを低減する、管理装置。
【請求項１０】
請求項１ないし９のいずれかに記載の管理装置であって、さらに、
前記記憶部を備える、管理装置。
【請求項１１】
画像形成装置の取り扱った画像データの履歴管理が可能な管理装置であって、
前記画像データを保存する記憶部と、
前記記憶部に保存する画像データ各々が一の条件を満たした場合に、当該一の条件を満たした画像データを、一の条件に対応して設定された圧縮率によって圧縮する圧縮部と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項１２】
請求項１１に記載の管理装置であって、
前記一の条件は、前記画像データの保存期間に対応して定めた一又は二以上の設定期間であり、前記圧縮部は、保存する画像データの保存期間が前記設定期間に達した場合に、当該画像データを前記設定期間に対応して設定された圧縮率によって圧縮する、管理装置。
【請求項１３】
請求項１１または１２に記載の管理装置であって、
前記一の条件は、前記画像データの圧縮を制限する識別子を付加することが可能なものであり、前記圧縮部は、前記識別子が付加されている場合には、前記一の条件を満たしていても当該画像データを圧縮しない、管理装置。
【請求項１４】
請求項１１ないし１３のいずれかに記載の管理装置であって、
前記圧縮部は、前記記憶部に保存の画像データを消去する場合を含む、管理装置。
【請求項１５】
請求項１４に記載の管理装置であって、
前記画像データを消去した場合に、当該画像データファイルのファイル名をリストに記入して前記記憶部に記憶するファイル名リスト作成部を備える、管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置によってスキャン（ファクシミリ送信による場合も含む。）、コピー、プリントなどした画像データを保存して管理を行う管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ装置には、送信した画像データの控えを自動的に保存する機能を有するものがあり、下記特許文献１に開示されている。そのファクシミリ装置では、原稿をセットして操作パネルから送信指示すると、画像メモリに画像が蓄積され、ＭＯＤＥＭに送られて公衆回線網から受信先端末に送信される。
【０００３】
画像データ自動保存があらかじめ設定されている場合、ファクシミリ送信が終了しても画像メモリのデータは消去せず、記録制御部に送られて変換処理（画像の縮小処理）が行われ、出力が作業用のビットマップメモリに書き込まれる。その際、送信日時などの送信元情報が作成され、画像データと一緒にヘッダ情報として保存される。ビットマップメモリ内に作成された保存用画像データは管理サーバで保存される。この処理が終了したページから順に画像メモリ内に残ったデータが消去される。
また、クライアント装置から要求された印刷データと、この印刷データとともに送信されたクライアント装置のユーザを特定可能なユーザ情報に基づき、印刷のログ情報を作成し、記憶可能なプリントサーバを含むネットワーク印刷システムも提案され、下記特許文献２に開示されている。なお、特許文献２には、印刷データを変換したデータであって、印刷ログとして格納されるデータを、必要に応じて再印刷に利用できる旨が開示されている。
【特許文献１】特開２００５−２１０２５７号公報
【特許文献２】特開２００４−１１８２４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、最近では企業の内部統制の機運が高まっており、不正利用や改竄の発見に所定の処理に関する情報及びその対象となったデータなどを残すことが求められる。
また、所定の処理に関する情報及びその対象となったデータを残すことにより、そのデータを再利用することもできる。
ここで、大量のデータを扱う場合、例えば、企業などでは、データの品質を確保可能な形式で保存する場合に限らず、仮に保存するデータ一つの容量を小さくしたとしても、データの数が多くなれば、結果的には保存量が膨大になってしまい、管理サーバなどの容量不足が問題になる。
【０００５】
そこで、本発明は、かかる課題を解決すべく、記憶部の記憶容量を有効に活用するための管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の第１の管理装置は、記憶部に保存された複数の画像データを管理するものであって、前記記憶部に保存された前記複数の画像データのうちの対象画像データが所定の条件を満足するか否かを判断する判断部と、前記対象画像データが前記所定の条件を満足すると判断される場合に、前記所定の条件に対応して設定されたルールに従って、前記対象画像データのサイズを低減するサイズ低減部とを備えることを特徴とする。
【０００７】
また、上記の管理装置において、前記所定の条件は、画像データの保存期間に関する条件を含むことが好ましい。
また、上記の管理装置において、前記判断部は、前記対象画像データの前記保存期間が第１の期間に達しているか否かを判断し、前記サイズ低減部は、前記対象画像データの前記保存期間が第１の期間に達していると判断される場合には、第１の低減率で、前記対象画像データのサイズを低減することが好ましい。
【０００８】
また、上記の管理装置において、前記判断部は、さらに、前記対象画像データの前記保存期間が前記第１の期間よりも大きな第２の期間に達しているか否かを判断し、前記サイズ低減部は、さらに、前記対象画像データの前記保存期間が前記第２の期間に達していると判断される場合には、前記第１の低減率よりも小さな第２の低減率で、前記対象画像データのサイズを低減することが好ましい。
また、上記の管理装置において、前記判断部は、さらに、前記対象画像データの前記保存期間が前記第１の期間よりも大きな第３の期間に達しているか否かを判断し、前記サイズ低減部は、さらに、前記対象画像データの前記保存期間が前記第３の期間に達していると判断される場合には、前記対象画像データを消去することが好ましい。
【０００９】
また、上記の管理装置において、さらに、前記対象画像データが消去された場合に、前記消去された対象画像データのファイル名を前記記憶部に記憶されたリストに登録する登録部を備えるものである。
また、上記の管理装置において、前記対象画像データに対して所定の識別子が関係付けられている場合には、前記サイズ低減部は、前記対象画像データのサイズを低減しないようにしてもよい。
【００１０】
また、上記の管理装置において、前記サイズ低減部は、前記対象画像データを圧縮することによって、前記対象画像データのサイズを低減してもよい。
また、上記の管理装置において、前記サイズ低減部は、前記対象画像データの画素数を低減することによって、前記対象画像データのサイズを低減してもよい。
また、上記の管理装置において、さらに、前記記憶部を備えていてもよい。
【００１１】
また、本発明の第２の管理装置は、画像形成装置の取り扱った画像データの履歴管理が可能なものであって、前記画像データを保存する記憶部と、前記記憶部に保存する画像データ各々が一の条件を満たした場合に、当該一の条件を満たした画像データを、一の条件に対応して設定された圧縮率によって圧縮する圧縮部とを備えるものであることを特徴とする。
なお、前記画像形成装置と管理装置とは、一体に構成されたものでも別体に構成されたものであってもよい。また、前記画像形成装置と管理装置とが一体に構成されたものであっても、前記記憶部が別体として構成されたものであってもよい。
【００１２】
また、上記の管理装置において、前記一の条件は、前記画像データの保存期間に対応して定めた一又は二以上の設定期間であり、前記圧縮部は、保存する画像データの保存期間が前記設定期間に達した場合に、当該画像データを前記設定期間に対応して設定された圧縮率によって圧縮することを特徴とする。
また、上記の管理装置において、前記一の条件は、前記画像データの圧縮を制限する識別子を付加することが可能なものであり、前記圧縮部は、前記識別子が付加されている場合には、前記一の条件を満たしていても当該画像データを圧縮しないことを特徴とする。
【００１３】
また、上記の管理装置において、前記圧縮部は、前記記憶部に保存の画像データを消去する場合を含むものであることを特徴とする。
また、上記の管理装置において、前記画像データを消去した場合に、当該画像データファイルのファイル名をリストに記入して前記記憶部に記憶するファイル名リスト作成部を備えるものであることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１に係る管理装置によれば、対象画像データが、例えば請求項２に記載する保存期間などの所定の条件を満足する場合には、設定されたルールに従ってサイズを小さくするので、サイズ低減前の画像データに比較し、画像データのサイズが小さくなって記憶部を有効に活用することができる。また、請求項３，４に係る管理装置によれば、保存期間が第１又は第２の期間に達している場合に、第１又は第２の低減率で対象画像データのサイズを小さくするので、期間の経過によって価値の低下する画像データを、その価値に応じてサイズを小さくすることができる。そして、請求項５に係る管理装置によれば、保存期間が第３の期間に達している場合に対象画像データ消去することにより、不要になった画像データを記憶部から削除して記憶容量を有効に活用することができる。
【００１５】
請求項６に係る管理装置によれば、消去した対象画像データのファイル名をリストに登録するようにしたので、画像データを消去してしまっても過去に保存されていた事実を残すことができる。また、請求項７に係る管理装置によれば、所定の識別子が関係付けられている場合には、その対象画像データのサイズを小さくしないようにしたので、例えば価値のある画像データは所定の条件に関係なく品質を確保した状態で保存しておくことができる。そして、請求項８に係る管理装置では対象画像データを圧縮し、請求項９に係る管理装置では対象画像データの画素数を低減してそれぞれサイズを小さくすることにより、記憶部を有効に活用することができる。
【００１６】
請求項１１に係る管理装置によれば、記憶部に保存された画像データが一の条件を満たす場合には、圧縮部が設定された所定の圧縮率で当該画像データを圧縮するので、この圧縮前の画像データに比較し、画像データのサイズが小さくなって記憶部の記憶容量を有効に活用することができる。また、請求項１２に係る管理装置によれば、前記一の条件を画像データの保存期間に対応させ、前記圧縮部が画像データを所定の圧縮率で圧縮するようにしたので、期間の経過によって価値の低下する画像データを、その価値に応じてサイズを小さくすることができる。一方、請求項１３に係る管理装置によれば、識別子が付加されている場合には、条件の満足に係らず、画像データを圧縮しないようにしたので、価値のある画像データは期間に関係なく品質を確保した状態で保存しておくことができる。更に、請求項１４に係る管理装置によれば、画像データを最終的に消去することもできる。そして、請求項１５に係る管理装置によれば、画像データを消去してしまっても保存した事実をファイル名リストに残すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
次に、本発明に係る管理装置の一実施形態について、図面を参照しながら以下に説明する。
図１は、第１実施形態の管理装置が接続されているネットワークの構成について示した図であり、図２は、そのブロック図である。企業内においてＬＡＮで構築され、例えば図示するように、ＬＡＮ回線１０に画像形成装置である複合機１１や複数のクライアントＰＣ１２、更に本実施形態において管理装置として機能するサーバコンピュータ（以下、「履歴管理サーバ」という）１３が接続されている。
【００１８】
履歴管理サーバ１３は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等で構成される制御部３１と、キーボードやマウスなどの入力部３２、ネットワーク内の各装置と通信可能な通信部３３、液晶モニタ等からなる表示部３４、および各種プログラムやデータを記憶するハードディスク装置（ＨＤＤ）からなる記憶部３５が設けられている。
【００１９】
一方、複合機１１は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等で構成される制御部２１、設定情報等を記憶保持する記憶部２２、ネットワーク内の各装置と通信可能な通信部２３、レーザ方式やインクジェット方式等にて用紙に画像を形成する印刷部２４、原稿載置部に載置された原稿を光学的に読み取り、画像データを生成する読取部２５、ユーザが操作可能な各種キーや表示部を備える操作表示部２６、および公衆回線を介して外部の通信装置との間でデータ通信を行う回線通信部２７が設けられている。
【００２０】
複合機１１は、ファクシミリ機能、スキャナ機能、プリンタ機能およびコピー機能などの複数の機能が備えられている。そうした複合機１１には、本体の上面前部に操作表示部２６が設けられ、送信先名、送信先のファクシミリ番号、送信先のメールアドレスなどを入力するための入力キーが設けられている。更に、スタートボタンやストップボタンの他、ファクシミリモードやプリンタモードなどのモードを切り替えるための切替ボタンが設けられており、特に本実施形態では、後述する画像サイズの低減処理に対する識別子（例外キーワード）を入力するための重要キーが設けられている。
【００２１】
複合機１１によるプリンタ機能では、その制御部２１がクライアントＰＣ１２からネットワークを通じて印刷コマンドを受信すると、これと共に受信したプリントデータを基に画像データが生成され、印刷部２４を通じて用紙に印刷が行われる。また、スキャナ機能では、読取部２５によって原稿載置部に載置された原稿の読み取りが行われ、この読取画像を表す画像データが生成され、ネットワーク内の所定の装置に格納される。
【００２２】
そして、複合機１１のコピー機能では、読取部２５によって原稿載置部に載置された原稿の読み取りが行われ、この読取画像を表す画像データが生成され、印刷部２４を通じて用紙に印刷が行われる。更に、ファクシミリ機能では、操作表示部２６からＦＡＸ送信指令が入力されると、読取部２５によって原稿が読み取られてファクシミリデータが作成され、回線通信部２７から公衆電話回線網を介して送信される。一方、外部のファクシミリ装置から回線通信部２７を介してファクシミリデータを受信した場合には、取得したファクシミリデータを画像データにして印刷部２４を通じて用紙に印刷が行われる。
【００２３】
複合機１１は、こうした各機能において各動作毎に生成された画像データのファイルを作成し、履歴管理サーバ１３の所定箇所に書き込むファイル作成プログラムを備えている。一方、履歴管理サーバ１３には、複合機１１から送られた画像データについて、保存期間と低減率とを対応させた一定のルールに従って低減処理を行うための履歴管理プログラムが格納されている。
【００２４】
履歴管理サーバ１３の履歴管理プログラムは、例えば図３に示すようなルール、すなわち設定期間に従って保存している画像データの圧縮率を段階的に変えて、画像データのサイズを低減させていくものである。具体的には、データ保存日から起算して６０日（２ヶ月）、３６５日（１年）および１８２５日（５年）の期間が経過した時点で、画像データの圧縮率を８０％、３０％そして消去と、段階的に変化させるようにしたものである。ただし、この設定期間に対応して識別子（例外キーワード）が任意に入力可能になっている。これは、後述するＳ１１５において「重要」とうい文字列（例外キーワード）を含むファイル名でファイル化されている場合には、設定期間に達しても圧縮の実行が制限されるようにしたものである。
【００２５】
例えば、設定期間３６５日にのみ識別子である「重要」が入力されている場合を考える。この場合は、保存期間が６０日（２ヶ月）を経過した時点で画像データが８０％の圧縮率で圧縮されるが、３６５日（１年）を経過して時点では、「重要」の識別子によって圧縮率３０％への圧縮が制限される。従って、６０日経過後から５年の期間は圧縮率８０％のままで保存され、５年の満了時点で消去されることとなる。
【００２６】
その他、設定期間１８２５日に「重要」の識別子が入力されていれば画像データが永久に保存されることになるが、他の設定期間の何れかにも「重要」の識別子が入力されていればその前段階で８０％か３０％の圧縮率で圧縮（設定期間６０日に「重要」が入力されていなければ、８０％で圧縮され、また、設定期間３６５日に「重要」が入力されていなければ、３０％で圧縮）された画像データが永久に保存されることになる。更に、全ての設定期間に対して識別子が入れられている場合には、画像データは圧縮されることなく元データのまま永久に保存されることになる。
【００２７】
また、複合機１１では、使用者が積極的に操作表示部２６を構成する重要キーを介して「重要」を含むファイル名でファイル化する場合（Ｓ１１２参照）だけではなく、自動的に「重要」を含むファイル名でファイル化なされるようにも構成されている（Ｓ１１５参照）。
具体的には、記憶部２２の所定領域に「社外秘」などの特定の文字がキーワードとして記憶され、制御部２１による文字解析によって、読取部２５で読み取った画像データ内にキーワードに該当する文字が含まれていないか照合が行われその結果、同一のキーワードが含まれていた場合には、自動的に「重要」を含むファイル名でファイル化がなされるように構成されている（Ｓ１１５参照）。
【００２８】
また、ＬＡＮ回線１０によって接続されたネットワーク内の所定の記憶装置（所定のフォルダ）に保存されているデータには、自動的に「重要」を含むファイル名でファイル化なされるように構成されている（Ｓ１１５参照）。すなわち、記憶部２２の所定領域には、所定の記憶箇所がキーワードとして記憶されており、プリント等の対象となったデータが、記憶部２２に記憶された所定の記憶箇所に記憶されていたものと、制御部２１による照合の結果判断された場合、自動的に「重要」を含むファイル名でファイル化なされるように構成されている（Ｓ１１５参照）。
更に、記憶部２２の所定領域に識別記号がキーワードとして記憶されており、プリント等の対象となったデータのファイル名に、この識別記号が含まれているかが制御部２１によって照合され、その結果、含まれていると判断された場合、自動的に「重要」を含むファイル名でファイル化なされるように構成されている（Ｓ１１５参照）。
なお、プリント等の処理の対象となったデータには、そのデータの記憶箇所及びファイル名が関連情報として含まれている。
【００２９】
次に、複合機１によるファイル作成プログラムについて説明する。図４は、そのファイル作成プログラムによって複合機１１が実行する、履歴管理サーバ１３へのファイル書き込みを示したフローチャート図である。
【００３０】
複合機１１では、前述したようにコピーなどの各機能による動作が行われるが、制御部２１において常時その動作確認が行われている。すなわち、コピーが行われたか（Ｓ１０１）、Ｆａｘ送信が行われたか（Ｓ１０２）、Ｆａｘ受信が行われたか（Ｓ１０３）、プリント動作が行われたか（Ｓ１０４）、或いはスキャンが行われたか（Ｓ１０５）、それぞれについて常時確認が行われている。そして、いずれも確認できない場合には（Ｓ１０１〜Ｓ１０５：Ｎｏ）、この確認動作が繰り返し行われる。
【００３１】
一方、いずれかの動作が確認できた場合には、複合機１１が、ネットワークを介して履歴管理サーバ１３にアクセスする。具体的には、履歴管理サーバ１３の記憶部３５に、画像データの保管場所として各フォルダが設けられているので、複合機１１は、所定のフォルダに対してアクセスが行われる。
【００３２】
ここで、図５は、履歴管理サーバ１３の記憶部３５内に設けられた画像データの保管場所を示した図である。このように、記憶部３５には複合機１１の各動作に対応したフォルダ名のフォルダが設けられている。すなわち、コピー画像を保存するために用意されたコピーフォルダ１２１、ファクシミリ画像を保存するために用意されたＦａｘ送信フォルダ１２２やＦａｘ受信フォルダ１２３、プリント画像を保存するために用意されたプリントフォルダ１２４、そしてスキャン画像を保存するために用意されたスキャンフォルダ１２５が作られている。
【００３３】
そこで、複合機１１においてコピー動作が行われた場合には（Ｓ１０１：Ｙｅｓ）、履歴管理サーバ１３のコピーフォルダ１２１にアクセスが行われる（Ｓ１０６）。また、複合機１１において、ファクシミリ送信が行われた場合には（Ｓ１０２：Ｙｅｓ）Ｆａｘ送信フォルダ１２２にアクセスが行われ（Ｓ１０７）、受信した場合には（Ｓ１０３：Ｙｅｓ）Ｆａｘ受信フォルダ１２３へのアクセスが行われる（Ｓ１０８）。また、プリント動作が行われた場合には（Ｓ１０４：Ｙｅｓ）プリントフォルダ１２４へのアクセスが行われる（Ｓ１０９）。そして、複合機１１においてスキャン動作が行われた場合には（Ｓ１０５：Ｙｅｓ）スキャンフォルダ１２５へのアクセスが行われる（Ｓ１１０）。
【００３４】
ところで、履歴管理サーバ１３では、動作ごとに設けられたフォルダ２１〜２５に対し、図５に示すように、更に下の階層に一月ごとに新たな月フォルダ２１１，２１２，２１３…が自動的に作成される。よって、複合機１１からは、各動作フォルダ２１〜２５の中の月フォルダ２１１などにアクセスが行われることとなる（Ｓ１１１）。その月ホルダは、年と月を連続した６桁の数字で表したフォルダ名が付され、例えば２００７年の８月に作成された月フォルダ２１３であれば、フォルダ名は「２００７０８」となる。従って、２００７年の８月中にコピー動作が行われると、複合機１１は月フォルダ２１３へのアクセスが行われる。
【００３５】
次に、複合機１１では、そのコピー動作やＦａｘ動作などの対象となった画像データがファイル名を付けてファイル化される。その際、条件を付けないファイル化と、条件を付けたファイル化が行われるようになっており、各動作に伴って条件付けがされたか否かについて確認が行われる（Ｓ１１２，Ｓ１１３）。すなわち、ステップＳ１１２では、コピー動作やファクシミリ送信動作に当たって、操作表示部２６による重要キーの入力があったか否かが確認される。一方で、例えば原稿をＦａｘ送信するような場合に、重要キーを押さないで操作を行った場合であっても、ステップＳ１１３において、制御部２１による文字解析によって画像データ内に識別子に該当する文字が含まれていないかの確認が行われる。
【００３６】
そして、その後に行われる、画像データのファイル化では、各ファイルに複合機１１によって実行された機能名と、各機能ごとにその月の３桁の通し番号がファイル名に付される。そこで、コピー動作において重要キーが押されることなく（Ｓ１１２：Ｎｏ）、また記憶部２２が記憶するキーワードが確認できなかった場合には（Ｓ１１３：Ｎｏ）、例えば図５のファイル３１１，３１３に示すようなファイル名が付される（Ｓ１１４）。すなわち、コピー機能の実行によるものであることを示す「Ｃｐｙ」と、８月に行われたコピー動作のうち第１番目、第３番目のものであることを示す「００１」「００３」である。
【００３７】
一方、コピー動作において重要キーが押されるか（Ｓ１１２：Ｙｅｓ）、または制御部２１による照合の結果（この照合については、上記参照）、キーワードが確認された場合には（Ｓ１１３：Ｙｅｓ）、図５のファイル３１２に示すように、「重要」の文字を追加したファイル名が付される（Ｓ１１５）。従って、コピー機能の実行によるものであることを示す「Ｃｐｙ」と、８月に行われたコピー動作のうち第２番目のものであることを示す「００２」の間に「重要」を加えたファイル名が付される。
なお、Ｓ１１４，Ｓ１１５で付与されるファイル名には、処理の対象となったデータに付されていたファイル名（以下、「元々のファイル名」という。）を含むようにしてもよい。かかる構成によれば、Ｓ２０７において消去されたファイルを管理するファイル名リストにおいて、消去されたファイルの内容を元々のファイル名に基づき特定することができる。
【００３８】
次に、ステップＳ１１４，Ｓ１１５でファイル化された画像データは、本実施形態ではｚｉｐ形式で圧縮され、それが図５に示すように履歴管理サーバ１３の所定フォルダへと書き込まれる（Ｓ１１６）。先の例では、コピーフォルダ１２１内の８月フォルダ２１３に書き込まれる。なお、ファイル化された画像データは、圧縮することなくそのまま履歴管理サーバ１３のフォルダへと書き込むようにしてもよく、またｚｉｐ形式ではなく別形式で圧縮したものをフォルダへ書き込むようにしてもよい。
【００３９】
こうして、複合機１１からは、画像データが所定のファイル名を付したファイルとして履歴管理サーバ１３へ送られ、順次、記憶部３５内の所定フォルダへ保存されていく。
一方、履歴管理サーバ１３では、保存している画像データについて期間経過に伴った圧縮処理が実行され、１ファイル毎の容量を段階的に小さくした履歴管理が行われる。そうした圧縮処理は制御部３１によって行われる。具体的には、図６に示す履歴管理フローを実行する画像履歴管理プログラムによって行われる。履歴管理サーバ１３では、この履歴管理処理を例えば１日１回実行し、保存画像の管理が行われている。
【００４０】
先ず、記憶部３５から、全ての保存画像についてファイル名と作成日の管理一覧情報（図７の圧縮リスト４０参照）が取り出される（Ｓ２０１）。そして、各保存画像について、その作成日（保存日）と現在の日付から現時点での保存期間が算出され（Ｓ２０２）、その保存期間を設定期間と比較して、設定期間を超えているファイルがあるか否かについて確認が行われる（Ｓ２０３）。そこで、保存期間が設定期間を超えているファイルが存在しない場合には（Ｓ２０３：Ｎｏ）、既に全てがチェック済みであるため履歴管理処理を終了する。
【００４１】
一方、保存期間が設定期間を超えているファイルが存在する場合には（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、指定された圧縮率で画像データが圧縮されているか否かの確認が行われる（Ｓ２０４）。この履歴管理サーバ１３では、図７に示す圧縮リスト４０が作成されており、設定期間の経過によって処理が実行された場合に、圧縮リスト４０への追加が行われる。従って、圧縮リスト４０を参照することによってデータ圧縮の有無が確認できる。
そこで、圧縮リスト４０を参照し、該当するファイルについて既に圧縮処理が行われていれば（Ｓ２０４：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０３に戻り、他に保存期間が設定期間を超えているファイルがあるか否かについて確認が行われる。
【００４２】
一方、圧縮リスト４０から該当するファイルについて圧縮処理が行われていないことが確認された場合には（Ｓ２０４：Ｎｏ）、次にファイル名に識別子が含まれているか否かの確認が行われる（Ｓ２０５）。図５に示すファイル３１２のように識別子を含む画像データの場合には、設定期間と識別子として「重要」を含むファイル名でファイル化がなされているため、ファイル名として「重要」が含まれているか否かが判断される（Ｓ２０５）。その結果、ファイル名として「重要」を含むファイルであれば（Ｓ２０５：Ｙｅｓ）、以降の処理を行うことなく、Ｓ２０３に戻る。なお、図３における例では、総ての期間に対して識別子の「重要」が設定されているため、このような判断となる。
これに対して、ファイル名として「重要」を含まないファイルであれば（Ｓ２０５：Ｎｏ）、Ｓ２０６に移行する。
Ｓ２０６では、消去の指示であるか否か、図３における例では、Ｓ２０３において設定期間を超えていると判断された期間が１８２５日を超えていると判断されたか否かが判断される。
その結果、Ｓ２０６の判断が肯定される場合には（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、Ｓ２０７に移行する一方、判断が否定される場合には（Ｓ２０６：Ｎｏ）、Ｓ２１０に移行する。
【００４３】
Ｓ２０７では、画像データを消去させることになるため、該当するファイルも消去させる。更に、当該ファイルが存在していた月フォルダ内に他のファイルが存在しているか否かが確認される（Ｓ２０８）。そして、全てのファイルが消去され、フォルダが空になった場合には（Ｓ２０８：Ｙｅｓ）、空の月フォルダも消去される（Ｓ２０９）。
【００４４】
記憶部３５には、こうして消去されたファイルのファイル名を保存しておくファイル名リストが設けられ、ステップＳ２０７で画像データが消去された場合には、このリストにファイル名が追加される。
一方、月フォルダ内にファイルが１つでも残っている場合には（Ｓ２０８：Ｎｏ）、ステップＳ２０３に戻り、他に保存期間が設定期間を超えているものがあるか否かについて確認が行われる。
【００４５】
また、Ｓ２１０では、Ｓ２０３において、設定期間を超えていると判断された設定期間に応じた圧縮率で画像データが圧縮される。すなわち、データ保存日から起算して６０日（２ヶ月）であれば圧縮率８０％で、３６５日（１年）であれば圧縮率３０％で、それぞれ圧縮される。ここで、図８は、ステップＳ２１０の画像データの圧縮手順を示したフロー図である。
【００４６】
画像データは、前述したように複合機１１によってｚｉｐ形式にファイル圧縮されて履歴管理サーバ１３で保存されている。この画像データを圧縮する場合、先ずｚｉｐファイルを展開し、その中のビットマップの画像データが取り出される（Ｓ３０１）。そして、設定期間６０日の圧縮処理であれば、１００％の画像データに対して圧縮率８０％で圧縮を行い、設定期間３６５日の圧縮処理であれば、既に８０％に圧縮されている画像データを圧縮率が３０％になるような圧縮が行われる（Ｓ３０２）。こうして圧縮した画像データは、再びｚｉｐ形成でファイル圧縮され、元のフォルダに上書き保存される（Ｓ３０３）。
【００４７】
そして、一の画像データについて圧縮処理が行われる度に、その画像データに関する情報が図７に示す圧縮リスト４０に登録される（Ｓ２１１）。圧縮リスト４０には、ファイル名、複合機１１でのファイル作成日、および今行われた圧縮の圧縮率が最終圧縮率として入力される。なお、この圧縮リスト４０のファイル名は、画像データがドライブＣにあって、コピーフォルダ「Ｃｏｐｙ」の下層に作成された２００５年１０月の月フォルダ「２００５１０」内に保存され、当該月のコピー動作によって３番目に作成されたファイル「ｃｏｐｙ００３」であることを示している。
【００４８】
当該画像データについて圧縮処理が行われた後は、ステップＳ２０３に戻り、他に保存期間が設定期間を超えているファイルがあるか否かについて確認が行われる。そして、保存期間が設定期間に達したものであって、識別子が付されていないものに関しては、同じように圧縮処理した画像データの上書き保存と圧縮リスト４０への登録が行われる。その後、保存期間が設定期間を超えているファイルが存在しなくなったところで（Ｓ２０３：Ｎｏ）履歴管理処理が終了する。
なお、上記図６の説明は、設定期間の全てに識別子として「重要」が設定されている図３に基づいた。しかし、上記のとおり所定の設定期間にのみ識別子として「重要」を設定することもできる。換言すれば、例えば、設定期間６０日には、識別子として「重要」を設定しないとすることもできる。このような場合において、図６のＳ２０５は次のように判断される。すなわち、例えば、ファイル名に「重要」を含むファイルであって、Ｓ２０３において保存期間が設定期間６０日を超えていると判断され、かつＳ２０４の判断が否定されたファイルであれば、設定期間６０日に対しては識別子として「重要」が設定されていないため、ファイル名に「重要」を含む場合であっても、その判断は否定され（Ｓ２０５：Ｎｏ）、Ｓ２０６に移行する（Ｓ２０６に以降後は、上記のとおり。）。
【００４９】
よって、本実施形態によれば、コピーやファックス送信した画像データなどを保存しておくことで、必要な時に利用することができる。例えば、企業内の監査などで画像データの内容を確認したり、再度ファックス送信を行うような場合に利用することができる。
しかし、こうした情報は、期間の経過とともに利用価値（再利用の頻度）も下がってくるものがほとんどである。そのため、本実施形態では、再利用の頻度が低くなるデータに対しては、段階的に圧縮率を上げてデータの容量を小さくするようにしたので、履歴管理サーバ１３の容量不足を補うようことができる。一方で、重要な情報に関しては鮮明な状態で再現できるように、その重要度に応じて圧縮を制限するようにしている。しかも、重要な情報が扱われた場合には、識別子の自動読み取りによって圧縮制限をかけて保存するので、不正利用などに対する証拠として残すことができる。
【００５０】
ところで、前記実施形態では、履歴管理サーバ１３を管理装置として機能させた場合を説明したが、図９に示すように外付けの記憶装置２８を接続させた複合機１１を管理装置としてもよい。この場合、記憶装置２８内に作成された図５に示す月フォルダ２１１，２１２，２１３…内に、前述したように、複合機１１で図４に示すフローに従ってファイル化された画像データが書き込まれる。そして、本実施形態では、複合機１１の記憶部１１には画像履歴管理プログラムが格納され、図６に示す履歴管理フローが実行される。よって、この場合でも、コピーやファックス送信した画像データを記憶装置２８に保存しておくことで、必要な時に利用することができる。そして、段階的に圧縮率を上げてデータの容量を小さくするので、記憶装置２８の容量不足を補うことができるなど、前記実施形態と同様の効果を奏する。
【００５１】
また、前記実施形態では、画像データの圧縮制限について、識別子としてファイル名に含めてファイル化した場合を説明したが、その他にもリストを作成し、そのリストに識別子としてフラグを付与するようにしてもよい。例えば、履歴管理サーバ１３では、図５に示すように画像データを履歴管理サーバ１３の所定フォルダへと書き込む際、図７に示すような圧縮リストを作成し、記憶部３５へと保存する。そして、その圧縮リストにはフラグ欄が設けられ、図３に示す設定期間に応じたフラグを付加するようにする。従って、図６に示す履歴管理処理では、その圧縮リストのフラグ欄が確認され、圧縮の実行について判断される。一般には、対象の画像データに対して所定の識別子が関係付けられている場合には、該対象の画像データのサイズの低減が制限されればよい。
【００５２】
また、前記実施形態では、サイズ低減について画像データの圧縮率を段階的に変える場合について、圧縮方式としてｚｉｐ圧縮を例に挙げて説明したが、その他の方式であってもよく、圧縮伸張による画質劣化がなく伸張時に元の画像を完全に復元できる可逆圧縮方式と、伸張した場合に元の画像を完全に復元することはできないが圧縮率を高める（小さくする）ことのできる非可逆圧縮方式の別も問わない。例えば、非可逆圧縮方式としてはＪＰＥＧ圧縮などを採用し、可逆圧縮方式としてはＧＩＦ圧縮などを採用することが考えられる。
【００５３】
画像データのサイズ低減については、実施形態で示したデータ圧縮の他、画像データに対して間引き処理を施すようにしてもよい。例えば、間引き処理では、縦方向と横方向とにそれぞれ数列毎の画素データを削除して新たな画像データを構成する。なお、間引き処理の実行に伴って、補間処理が実行されることが好ましい。
更に、画像データのサイズ低減については、階調数の低減や色数の低減によって実行するようにしてもよい。例えば、階調数では、所定の設定期間に応じて１０２４階調から段階的に減少させ、２５６階調にしたり、色数では、所定の設定期間に応じて段階的に減少させ、カラー画像からモノクロ画像にすることによって画像データのサイズを小さくする。
また、画像データのサイズ低減では、種々の処理が組み合わされていてもよい。例えば、保存期間が比較的短い場合には、画像データに対して圧縮処理が施され、保存期間が比較的長い場合には、画像データに対して間引き処理や、階調数の低減処理、色数の低減処理などが施されるようにしてもよい。
なお、本明細書において、画像データの「サイズ」は、画像データのデータサイズ（すなわちデータ容量）を意味している。
【００５４】
以上、本発明に係る管理装置について実施形態を説明したが、本発明はこれに限定されることなく、その趣旨を逸脱しない範囲で様々な変更が可能である。
前記実施形態では、履歴管理サーバ１３や複合機１１に接続した記憶装置２８を画像データの保存場所としたが、例えば、ネットワーク内の特定のクライアントＰＣ１２などであってもよい。
また、画像データを圧縮する設定期間や圧縮率、或いは圧縮の段階などは任意に設定することができる。
【００５５】
また、識別子として、図１０のように「重要ａ」「重要ｂ」「重要ｃ」のように設定してもよい。このような構成を採用すると、特に、Ｓ１１３の判断にバリエーションを持たせることができる。
例えば、記憶部２２の所定領域に「社外秘」「部外秘」「極秘」の特定の文字がキーワードとして記憶した場合を例に説明すると、Ｓ１１３の照合において「社外秘」が認められた場合、ファイル名として「重要ａ」を含むようにファイル化し、同じく「部外秘」が認められた場合は「重要ｂ」、「極秘」が認められた場合は「重要ｃ」を含むようにファイル化する構成としておくと、認められるキーワードの種類によって、圧縮の設定を変更することができる。
【００５６】
また、記憶部２２の所定領域には、所定の記憶箇所ｘ、記憶箇所ｙ、記憶箇所ｎをキーワードとして記憶した場合を例に説明すると、Ｓ１１３の照合において「記憶箇所ｘ」が認められた場合はファイル名として「重要ａ」を含むようにファイル化し、同じく「記憶箇所ｙ」が認められた場合は「重要ｂ」、「記憶箇所ｚ」が認められた場合は「重要ｃ」を含むようにファイル化する構成としておくと、認められるキーワードの種類によって、圧縮の設定を変更することができる。記憶部２２の所定領域に識別記号ｘ、識別記号ｙ、識別記号ｚがキーワードとして記憶された場合についても識別記号ｘであれば「重要ａ」等と上記と同様である。なお、Ｓ２０５の判断は、Ｓ２０３において、設定期間を超えていると判断された期間に対応する識別子（重要ａ、重要ｂ、重要ｃ）の有無によって判断される。
さらに、図１０のように「重要ａ」「重要ｂ」「重要ｃ」とした上で、一の設定期間に複数の識別子、具体的には、例えば、設定期間６０日の識別子として、「重要ａ」「重要ｂ」を設定することもできる。さらに一層のバリエーションを持たせることができる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】管理装置が接続されているネットワークについて示した図である。
【図２】管理装置が接続されているネットワークについて示したブロック図である。
【図３】画像データの圧縮条件を示した図である。
【図４】ファイル作成プログラムによるファイル書き込みフローを示した図である。
【図５】履歴管理サーバの記憶部内に設けられた画像データの保管場所を示した図である。
【図６】画像履歴管理プログラムによる履歴管理フローを示した図である。
【図７】圧縮リストを示した図である。
【図８】画像データの圧縮手順を示したフロー図である。
【図９】管理装置の他の実施形態を示した図である。
【図１０】画像データの圧縮条件を示した図である。
【符号の説明】
【００５８】
１０  ＬＡＮ回線
１１  複合機
１２  クライアントＰＣ
１３  履歴管理サーバ
２１  制御部
２２  記憶部
２３  通信部
２４  印刷部
２５  読取部
２６  操作表示部
２７  回線通信部
３１  制御部
３２  入力部
３３  通信部
３４  表示部
３５  記憶部
【図１】
2009105876.tif 000003
【図２】
2009105876.tif 000004
【図３】
2009105876.tif 000005
【図４】
2009105876.tif 000006
【図５】
2009105876.tif 000007
【図６】
2009105876.tif 000008
【図７】
2009105876.tif 000009
【図８】
2009105876.tif 000010
【図９】
2009105876.tif 000011
【図１０】
2009105876.tif 000012