(57)【要約】【課題】手間や時間の掛かる承認書面の回付・持ち回り作業を容易に行うことができ、オフィス・ワークの生産性を向上させる承認装置を提供する。【解決手段】画像形成装置１では、通信部制御部１５は、承認が必要な書面データを回覧先決定部１２にて決定された第１の回覧先装置２Ａに対して通信部８０により送信させるとともに、押印済書面データを上記書面データとして、回覧先決定部１２にて決定された第２の回覧先装置２Ｂに対して通信部８０により送信させる動作を、回覧先決定部１２にて決定された最終の回覧先装置に対する押印済書面データの送信が終了するまで、押印済書面データが作成されるごとに繰り返す。【選択図】図１
2009266103.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
承認が必要な書面データを受け付ける書面受付部と、
上記書面データの回覧に必要な回覧情報を取得する回覧情報取得手段と、
取得された上記回覧情報から全回覧先装置と回覧順序とを決定する回覧先決定手段と、
承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持する承認イメージデータ保持部と、
上記回覧先装置に対して上記書面データを送信し、上記回覧先装置から上記書面データに対する承認情報を含む返信データを受領する通信部と、
上記承認イメージデータ保持部を参照して、上記返信データの送信元の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する承認イメージ付加データ作成手段と、
上記通信部の制御を行う通信制御手段と、を備え、
上記通信制御手段は、
上記書面データを上記回覧先決定手段にて決定された第１の回覧先装置に対して上記通信部により送信させるとともに、
上記承認イメージ付加書面データを上記書面データとして、上記回覧先決定手段にて決定された第２の回覧先装置に対して上記通信部により送信させる動作を、上記回覧先決定手段にて決定された最終の回覧先装置に対する上記承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返す、ことを特徴とする承認装置。
【請求項２】
上記通信部が上記最終の回覧先装置から上記承認情報を含む返信データを受領すると、
上記通信制御手段は、上記全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された上記承認イメージ付加書面データを外部装置に対して上記通信部にて送信させることを特徴とする請求項１に記載の承認装置。
【請求項３】
印刷部に印刷を行わせる印刷制御手段を備え、
上記通信部が上記最終の回覧先装置から上記承認情報を含む返信データを受領すると、
上記印刷制御手段は、上記全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された上記承認イメージ付加書面データを上記印刷部にて印刷させることを特徴とする請求項１または２に記載の承認装置。
【請求項４】
上記書面受付部は、承認が必要な書面を画像データとして読み取る原稿読取部であり、上記画像データを上記書面データとして処理することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の承認装置。
【請求項５】
上記回覧情報には、上記書面データの起案者の情報が含まれており、
上記承認イメージデータ保持部には、上記起案者の承認イメージデータが保持されており、
上記承認イメージ付加データ作成手段は、上記書面データに上記起案者の承認イメージデータを付加した承認イメージ付加書面データを作成し、
上記通信制御手段は、上記第１の回覧先装置に対して、上記書面データとして上記起案者の承認イメージデータを付加した承認イメージ付加書面データを上記通信部により送信させることを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の承認装置。
【請求項６】
上記回覧情報には、上記回覧先装置のユーザごとの上記承認イメージデータの上記書面データにおける位置を示す付加位置情報が含まれており、
上記承認イメージ付加データ作成手段は、上記付加位置情報に基づき、上記承認イメージ付加書面データを作成することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の承認装置。
【請求項７】
回覧先装置に対して承認が必要な書面データを送信し、上記回覧先装置から上記書面データに対する承認情報を含む返信データを受領する通信部と、承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持する承認イメージデータ保持部とを備えた承認装置での承認方法であって、
上記書面データを受け付ける書面受付ステップと、
上記書面データの回覧に必要な回覧情報を取得する回覧情報取得ステップと、
取得された上記回覧情報から全回覧先装置と回覧順序とを決定する回覧先決定ステップと、
上記承認イメージデータ保持部を参照して、上記返信データの送信元の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する承認イメージ付加データ作成ステップと、
上記通信部の制御を行う通信制御ステップと、を含み、
上記通信制御ステップでは、
上記書面データを上記回覧先決定ステップで決定された第１の回覧先装置に対して上記通信部により送信させるとともに、
上記承認イメージ付加書面データを上記書面データとして、上記回覧先決定ステップで決定された第２の回覧先装置に対して上記通信部により送信させる動作を、上記回覧先決定ステップで決定された最終の回覧先装置に対する上記承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返す、
ことを特徴とする承認方法。
【請求項８】
請求項１から６の何れか１項に記載の承認装置を動作させるための制御プログラムであって、コンピュータを上記承認出力装置における各手段として機能させるための制御プログラム。
【請求項９】
請求項８に記載の制御プログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認が必要な回覧文書についての承認処理を行う承認装置、ユーザ認証システム、画像形成装置を作動させる制御プログラムおよびコンピュータ読取可能な記録媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
通常、承認が必要な書面（例えば、部長、課長、係長、担当（起案者）などの承認欄がある書面）の承認を受けるための承認処理では、起案者が作成した該書面を下位承認者から上位承認者の順に回付、または持ち回りを行い、各段階において承認されたことを示す承認印を承認欄にもらう。この承認処理は、最終承認者の承認印をもらった時点で終了する。このような人為的な作業は、手間が掛かる上、あるレベルの承認者から次の承認者に移る際の書面の移動に時間が掛かる場合があるなど、多くの問題が存在している。
【０００３】
ここで、特許文献１には、送信したメイルの文書内容が送信先で承認された場合、承認用イメージデータが送信元で画像表示される、あるいは印刷される、承認表示方法が開示されている。
【特許文献１】特開平５−３０３５３２（平成５年１１月１６日公開）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来の方法では、回覧文書データについて、複数の送信先がある場合、起案者は、承認用イメージデータを受け取っては、いちいち、次の送信先に回覧文書データを転送しなければならない。あるいは、送信先が送信元となって、次の送信先に転送しなければならない。複数の送信先が同等である場合には、起案者から一斉に送信するといったことも考えられるが、特に、下位承認者から上位承認者の順に回付する必要があるといったように、複数の送信先に回覧の順番がある場合には、上記のように、転送の手間がかかる。さらに、特許文献１には、複数の送信先から承認用イメージデータを受け取った場合についての開示がなく、よって、従来の方法では、複数の回覧先が、同等である場合でも、回覧の順番がある場合でも、全てのユーザの承認印が揃った承認書面を得ることができない。
【０００５】
つまり、従来の方法では、承認書面の回付・持ち回りの一連の問題を解決することがきない。そこで、本発明は、上記の問題を解決すべく、手間や時間の掛かる承認が必要な書面の回付・持ち回り作業を容易に行うことができ、オフィス・ワークの生産性を向上させる承認装置を実現することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る承認置は、上記問題を解決するために、承認が必要な書面データを受け付ける書面受付部と、上記書面データの回覧に必要な回覧情報を取得する回覧情報取得手段と、取得された上記回覧情報から全回覧先装置と回覧順序とを決定する回覧先決定手段と、承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持する承認イメージデータ保持部と、上記回覧先装置に対して上記書面データを送信し、上記回覧先装置から上記書面データに対する承認情報を含む返信データを受領する通信部と、上記承認イメージデータ保持部を参照して、上記返信データの送信元の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する承認イメージ付加データ作成手段と、上記通信部の制御を行う通信制御手段と、を備え、上記通信制御手段は、
上記書面データを上記回覧先決定手段にて決定された第１の回覧先装置に対して上記通信部により送信させるとともに、
上記承認イメージ付加書面データを上記書面データとして、上記回覧先決定手段にて決定された第２の回覧先装置に対して上記通信部により送信させる動作を、上記回覧先決定手段にて決定された最終の回覧先装置に対する上記承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返す、
ことを特徴としている。
【０００７】
上記構成では、承認が必要な書面データについて、書面データの回覧に必要な回覧情報を取得し、この回覧情報から、全回覧先装置と回覧順序とを決定する。そして、承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持している。ここで、承認イメージデータとは、表示（画面上での表示、印刷書面での表示）により、ユーザを識別（特定）できるデータであればどのようなデータあってもよく、例えば、印章のイメージデータであってもよい。
【０００８】
そして、上記構成では、まず、回覧順序が第１の回覧先装置に書面データを送信する。この第１の回覧先装置から、当該書面データに対して承認したことを示す承認情報を含む返信データを受信すると、第１の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成し、かつ、回覧順序が第２の回覧先装置に、第１の回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された承認イメージ付加書面データを上記書面データとして送信する。これを、回覧順序が最終の回覧先装置に対する承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返えされる。つまり、承認情報を受信したら、承認情報の送信元のユーザの承認イメージが付加された承認イメージ付加書面データを作成し上記書面データとして次の回覧先装置に送信する、という一連の動作を繰り返し、最終の回覧先装置まで、回覧を行うことができる。
【０００９】
さらに、承認イメージ付加書面データを作成手段が上記構成となっているので、最終の回覧先装置から承認情報を含む返信データを受信すると、この最終の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する。よって、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された承認イメージ付加書面データを得ることができる。これを、出力する（例えば、外部装置の画面に出力する、印刷して出力する）ことで、ユーザは、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが揃った書面データ、あるいは、書面そのものを、得ることができる。
【００１０】
このように、上記構成によると、手間や時間の掛かる承認が必要な書面の回付・持ち回り作業を効率よく行うことができ、オフィス・ワークの生産性を向上させる承認装置を提供することができる。
【００１１】
また、本発明に係る承認装置では、上記構成に加え、上記通信部が上記最終の回覧先装置から上記承認情報を含む返信データを受領すると、上記通信制御手段は、上記全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された上記承認イメージ付加書面データを外部装置に対して上記通信部にて送信させてもよい。
【００１２】
ここで、送信先の外部装置が、書面データの起案者の外部装置であると、この起案者の外部装置に全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された書面データが送信される。よって、起案者は、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された書面データを確認することができる。あるいは、起案者ではなく、書面データの提出先の外部装置に送信してもよい。この場合、例えば、上記回覧情報に提出先の外部装置に関するデータを記載しておけば、回覧情報取得手段にてそのデータを取得することで、提出先の外部装置に、上記全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された書面データを送信することができる。これによって、全回覧者の承認済の書面の提出に代えることもできる。
【００１３】
また、本発明に係る承認装置では、上記構成に加え、印刷部に印刷を行わせる印刷制御手段を備え、上記通信部が上記最終の回覧先装置から上記承認情報を含む返信データを受領すると、上記印刷制御手段は、上記全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された上記承認イメージ付加書面データを上記印刷部にて印刷させてもよい。
【００１４】
上記構成によると、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された承認イメージ付加書面データを印刷でき、ユーザは、印刷物である書面を取得することができる。
【００１５】
また、本発明に係る承認装置では、上記構成に加え、上記書面受付部は、承認が必要な書面を画像データとして読み取る原稿読取部であり、上記画像データを上記書面データとして処理してもよい。
【００１６】
上記構成によると、ユーザは、承認が必要な書面の読み取りを行わせるだけで、承認処理を行うことができ、手間と時間をかけることなく、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された書面データを得ることができる。もちろん、本発明に係る承認装置は、通信部を通して外部装置から書面データを受け付けてこれを処理してもよい。
【００１７】
また、本発明に係る承認装置では、上記構成に加え、上記回覧情報には、上記書面データの起案者の情報が含まれており、上記承認イメージデータ保持部には、上記起案者の承認イメージデータが保持されており、上記承認イメージ付加データ作成手段は、上記書面データに上記起案者の承認イメージデータを付加した承認イメージ付加書面データを作成し、上記通信制御手段は、上記第１の回覧先装置に対して、上記書面データとして上記起案者の承認イメージデータを付加した承認イメージ付加書面データを上記通信部により送信させてもよい。
【００１８】
上記構成によると、起案者の承認イメージデータが付加された書面データが第１の回覧先装置に送信される。よって、第１の回覧先装置にて、起案者の承認イメージデータを確認することができ、正式な書面であることを判別することができる。また、書面データを出力した場合に、書面データの起案者の承認イメージデータを表示（画面に表示、あるいは印刷書面に表示）させることができる。
【００１９】
また、本発明に係る承認装置では、上記構成に加え、上記回覧情報には、上記回覧先装置のユーザ毎の上記承認イメージデータの上記書面データにおける位置を示す付加位置情報が含まれており、上記承認イメージ付加データ作成手段は、上記付加位置情報に基づき、上記承認イメージ付加書面データを作成してもよい。
【００２０】
上記構成によると、承認イメージ付加データ作成手段は、付加位置情報に基づき、承認イメージデータを上記書面データに付加して、書面データを作成する。よって、書面データを出力すると、書面の決められた位置に承認イメージデータが表示（画面上に表示、あるいは印刷書面に表示）される。
【００２１】
本発明に係る承認方法は、上記課題を解決するために、回覧先装置に対して承認が必要な書面データを送信し、上記回覧先装置から上記書面データに対する承認情報を含む返信データを受領する通信部と、承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持する承認イメージデータ保持部とを備えた承認装置での承認方法であって、上記書面データを受け付ける書面受付ステップと、上記書面データの回覧に必要な回覧情報を取得する回覧情報取得ステップと、取得された上記回覧情報から全回覧先装置と回覧順序とを決定する回覧先決定ステップと、上記承認イメージデータ保持部を参照して、上記返信データの送信元の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する承認イメージ付加データ作成ステップと、上記通信部の制御を行う通信制御ステップと、を含み、上記通信制御ステップでは、
上記書面データを上記回覧先決定ステップで決定された第１の回覧先装置に対して上記通信部により送信させるとともに、
上記承認イメージ付加書面データを上記書面データとして、上記回覧先決定ステップで決定された第２の回覧先装置に対して上記通信部により送信させる動作を、上記回覧先決定ステップで決定された最終の回覧先装置に対する上記承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返す、
ことを特徴としている。
【００２２】
上記方法によると、上記承認装置と同様の作用効果を効果を奏し、手間や時間の掛かる承認が必要な書面の回付・持ち回り作業を代行し、オフィス・ワークの生産性を向上させることができる。
【００２３】
また、本発明に係る承認装置は、コンピュータによって実現してもよく、この場合には、コンピュータを上記承認装置における上記各手段として動作させることにより上記承認装置をコンピュータにて実現させる制御プログラム、及びその制御プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体も、本発明の範疇に入る。
【００２４】
これらの構成によれば、上記制御プログラムを、コンピュータに読み取り実行させることによって、上記承認装置と同一の作用効果を実現することができる。
【発明の効果】
【００２５】
以上のように、本発明に係る承認装置では、上記通信制御手段は、
上記書面データを上記回覧先決定手段にて決定された第１の回覧先装置に対して上記通信部により送信させるとともに、
上記承認イメージ付加書面データを上記書面データとして、上記回覧先決定手段にて決定された第２の回覧先装置に対して上記通信部により送信させる動作を、上記回覧先決定手段にて決定された最終の回覧先装置に対する上記承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返す。
【００２６】
上記構成では、承認が必要な書面データについて、書面データの回覧に必要な回覧情報を取得し、この回覧情報から、全回覧先装置と回覧順序とを決定する。そして、承認済みであること示す承認イメージデータを上記全回覧先装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持している。ここで、承認イメージデータとは、表示（画面上での表示、印刷書面での表示）により、ユーザを識別（特定）できるデータであればどのようなデータあってもよく、例えば、印章のイメージデータであってもよい。
【００２７】
そして、上記構成では、まず、回覧順序が第１の回覧先装置に書面データを送信する。この第１の回覧先装置から、当該書面データに対して承認したことを示す承認情報を含む返信データを受信すると、第１の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成し、かつ、回覧順序が第２の回覧先装置に、第１の回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された承認イメージ付加書面データを上記書面データとして送信する。これを、回覧順序が最終の回覧先装置に対する承認イメージ付加書面データの送信が終了するまで、上記承認イメージ付加書面データが作成されるごとに繰り返えされる。つまり、承認情報を受信したら、承認情報の送信元のユーザの承認イメージが付加された承認イメージ付加書面データを作成し上記書面データとして次の回覧先装置に送信する、という一連の動作を繰り返し、最終の回覧先装置まで、回覧を行うことができる。
【００２８】
さらに、承認イメージ付加書面データを作成手段が上記構成となっているので、最終の回覧先装置から承認情報を含む返信データを受信すると、この最終の回覧先装置のユーザの承認イメージデータを、上記書面データに付加した承認イメージ付加書面データを作成する。よって、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが付加された承認イメージ付加書面データを得ることができる。これを、出力する（例えば、外部装置の画面に出力する、印刷して出力する）ことで、ユーザは、全回覧先装置のユーザの承認イメージデータが揃った書面データ、あるいは、書面そのものを、得ることができる。
【００２９】
このように、上記構成によると、手間や時間の掛かる承認が必要な書面の回付・持ち回り作業を効率よく行うことができ、オフィス・ワークの生産性を向上させる承認装置を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
本発明の実施の一形態について、図１から８に基づいて、以下に説明する。以下では、本発明に係る承認装置を画像形成装置の一機能（承認装置が画像形成装置に含まれる）として説明するが、承認装置が単独で設けられていてもよい。
【００３１】
図１は、本実施形態に係る画像形成装置（承認装置）１の構成の概略を示すブロック図である。画像形成装置１は、コピーモード、プリンタモード、スキャナモードおよびファクシミリモードの各処理を行うことができるデジタル複合機である。
【００３２】
画像形成装置１は、原稿を読み取って画像データを入力する画像読取部（読取部）７２と、ユーザの入力を受け付ける操作部７４と、画像データの印刷を行う画像形成部（印差物）７６と、画像データを保存するハードディスク装置（ＨＤ）８２と、外部機器との通信を行う通信部８０と、ファクシミリ装置５２と通信するためのＦＡＸモデム８６と、装置全体の制御情報や設定情報等を記憶している管理部８４と、装置全体の制御を司る制御部１０と、消去部８８と、以下で説明する印章データを保存している印章データデータベース（承認イメージデータ保持部）１７と、画像処理部７０とを備えている。
【００３３】
画像読取部７２は、画像データを入力する入力手段として機能する撮像素子であるＣＣＤ（Charge Coupled Device）７２ａと、原稿台や自動原稿送り装置（ＡＤＦ：Auto Document Feeder）にセットされた原稿を検知する原稿検知センサ７２ｂと、画像読み取り部７２における各種信号を発生する信号発生回路７２ｃとを有する。ＣＣＤ７１ａによって読み取られた原稿の画像データは、画像形成部７６に出力される。
【００３４】
操作部７４は、各種入力キーからなる入力キー７４ａと、画像形成装置１における各種表示を行う液晶ディスプレイ等の表示部７４ｃとを有している。操作部７４は、画像形成装置１全体の操作や各種設定の入力を受け付け、入力内容や装置全体の動作状況を表示する。ここでは、表示部７４ｃは、透明タッチパネル７４ｃを備え、入力を受け付ける機能を兼ねていている。
【００３５】
画像形成部７６は、画像データを記憶する記憶手段であるメモリ７６ａと、帯電装置、レーザ走査ユニット、感光体ドラム、現像装置、排出トレイなどを含む印字部７６ｂとを備えている。また、メモリ７６ａの画像データを暗号化してＨＤ８２に記憶させ、ＨＤ８２からの画像データを複合化する、暗号化複合化部７６ｃとを備えていてもよい。
【００３６】
メモリ７６ａは、ＳＤＲＡＭ、フラッシュメモリ等の読み書き可能な半導体メモリを用いる。メモリ７６ａは、古い画像データに新しい画像データを上書きすることにより、画像データを記憶する。
【００３７】
印字部７６ｂでは、次のような処理が実行される。すなわち、レーザ走査ユニットが、帯電装置により均一に帯電された感光体ドラムの表面に対して、メモリ７６ａに記憶された画像データに応じて露光し、静電潜像を形成する。そして、現像装置が静電潜像をＣ（シアン）、Ｍ（マゼンタ），Ｙ（イエロー），Ｋ（ブラック）の４種のトナー（色材）を用いて顕像化し、顕像化されたトナー像が、搬送されてきた記録シートに転写・定着されることで、カラー画像または白黒画像が記録シート上に印刷される。ここで、記録シートには、記録用紙やＯＨＰシートが含まれる。ここでは、画像形成装置１がカラーデジタル複合機として説明しているが、モノクロデジタル複合機であってもよい。
【００３８】
画像形成部７６では、入力画像データがメモリ７６ａに記憶され、メモリ７６ａ上で入力画像データの圧縮、伸張、加工等の画像処理が行われる。この画像処理は画像処理部７０が行う。そして、画像処理された入力画像データが印字部７６ｂ、ＨＤ８２あるいは制御部９に出力される。
【００３９】
ＨＤ８２は、処理するための入力画像データを一時的に保存するためのものである。ＨＤ８２に画像データが保存されるとき、必要に応じて入力画像データは暗号化複合化部７６ｃで暗号化される。
【００４０】
通信部８０は、外部装置との通信を行う。また、外部装置からの印刷出力するべき印刷データを受信し、制御部１０に出力する。通信の形態は、有線であっても無線であってもよい。ここでは、通信部８０は、ＬＡＮケーブルを介してルータ、スイッチングハブ等に接続され、パソコン、サーバ等の情報処理装置である外部装置２によって形成されたネットワーク４４と接続されている。図１では、例として、外部装置２Ａ，２Ｂを図示している。外部装置２を区別して説明する場合には、外部装置２Ａ、外部装置２Ｂのように英字を添えるが、区別しない場合には、単に外部装置２と記載するものとする。
【００４１】
また、ネットワーク４４は、電話回線網や光ファイバ等の通信回線を介してインターネット４２に接続されている。図１では、例として、インターネット４２には、情報処理装置５６、ファクシミリ装置５４が接続されている。
【００４２】
ＦＡＸモデム８６は、電話回線網４０から印刷出力するべき印刷データを受信し、制御部１０に出力する。また、ＦＡＸモデム８６は、画像読取部７２により読み取られた画像データを適切な形式に変換した出力信号を、電話回線網５２を介して外部のファクシミリ装置５２に出力する。
【００４３】
管理部８４は、フラッシュメモリなどの不揮発性メモリ装置で構成されており、各部の処理条件を示す各種設定値を管理している。
【００４４】
制御部１０は、外部装置２や画像読取部１からのデータ入力があると、管理部８に記憶されている情報に基づいて、画像形成装置１における各種構成の動作を制御して、入力画像データに対する処理を実行する。すなわち、制御部１０は、入力された画像データの処理として、操作部７４からの入力や外部装置２からの指令にしたがって、コピーモード、プリンタモード、スキャナモード、ファクシミリモードなどを実行する。なお、これらのモードの処理方法としては公知の方法を用いることができる。
【００４５】
さらに、制御部１０は、承認が必要な書面データについての承認を受けるための承認処理を実行する。承認処理に関する制御部１０の詳細な構成については後述する。
【００４６】
消去部８８は、メモリ７６ａおよびＨＤ８２の画像データを無効化するものである。消去部８８は、制御部１０からの指示に従って動作する。制御部１０は、画像形成装置１全体の動作状況に応じて、消去部８８の動作を制御する。ここで、画像データの無効化とは、ランダムなデータや無意味なデータを上書きしたり、あるいは消去したりして、記憶されていた入力画像データを読み取り不可能にして、元の画像を再現できないようにすることである。したがって、消去部８８は、メモリ７６ａに対しては上書きすることによって入力画像データを無効化し、ＨＤ８２に対しては上書きあるいは消去によって入力画像データを無効化する。
【００４７】
印章データＤＢ（承認イメージデータ保持部）１７は、後述するように制御部１０が承認処理を実行する際に使用する承認イメージデータを、外部装置２のユーザと対応付けて印章データテーブルとして記憶している。承認イメージデータは、本実施形態では、外部装置のユーザの印章のイメージデータ（捺印データ）とする。しかし、これには限定されず、外部装置のユーザを特定できるイメージデータであればよく、例えば、サイン等のイメージデータであってもよい。承認イメージデータは、表示画面あるいは印刷書面に表示されることで、その承認イメージデータに対応するユーザによる承認が済んでいることを示す。また、本実施形態では、印章データテーブルでは、外部装置２のユーザと外部装置２のメイルアドレスとが対応付けられ記憶されている。その一例を図５に示す。さらに、ユーザの役職等が対応づけられていてもよい。
【００４８】
本実施形態では、印章データデータベース１７の印章データテーブルにて、外部装置２のユーザと捺印データと外部装置２のメイルアドレスとが対応付けられているが、外部装置２のユーザと外部装置２のメイルアドレスとが、外部装置２のユーザと捺印データとは別途対応付けられて、記憶されていてもよい。
【００４９】
なお、印章データデータベース１７が管理部８４に含まれていてもよいし、管理部８４がＨＤ８２に含まれるような構成であってもよい。
【００５０】
（制御部の構成）
次に、制御部１０について説明する。上述したように、制御部１０は、画像形成装置１の各部を制御するものである。制御部１０は、さらに承認が必要な書面の承認を受けるための承認処理を実行する。
【００５１】
ここでは、制御部１０の内部構成のうちの承認処理に関係する構成について説明する。そのため、図１では、制御部１０のうちの承認処理に関係する内部構成を示している。図１に示すように、制御部１０は、回覧情報抽出部（回覧情報取得手段）１１と、回覧先決定部（回覧先決定手段）１２、押印済文書作成部（承認イメージ付加データ作成手段）１３と、通信制御部（通信制御手段）１５および印刷制御部（印刷制御手段）１６を含む出力制御部１４と、を備えている。本発明に係る承認装置は、この制御部１０と、通信部８０と、印章データデータベース１７とを含んで成る。
【００５２】
画像形成装置１の外観は、図２に示すようになっており、上記したように、画像形成装置１には原稿を読み込むための画像読取部（スキャナ部）７２が形成されている。本実施形態では、画像読取部７２にて、承認が必要な書面（原稿）である承認書面を画像データと読み取り、この画像データを書面データとして承認処理するものとして、以下の説明を行う。しかし、通信部８０で外部装置２から受信した書面データを承認処理してもよい。
【００５３】
回覧情報抽出部１１は、書面データの回覧に必要な回覧情報を取得するブロックである。本実施形態では、書面データに回覧情報が付加されており、これを抽出することで取得してもよい。回覧情報の付加は、例えば、図７に示すように承認書面にＱＲコードにて回覧情報を付加しておいてもよい。回覧情報の付加のされ方はこれに限定されない。あるいは、回覧情報抽出部１１は、予め画像形成装置１にユーザと回覧情報と紐付けて登録し、ユーザ（書面データの起案者）によるユーザ認証により、その紐付けされた回覧情報を特定することで、回覧情報を取得してもよい。または。予め画像形成装置１に複数の候補を登録し、ユーザ（書面データの起案者）が、登録された候補より選択することにより特定することで、回覧情報を取得してもよい。あるいはこれら以外の取得方法であってもよい。
【００５４】
ここで、回覧情報は、書面データの回覧に必要な情報であり、書面データの起案者及び書面データの承認を行う承認者の順位情報、起案者及び承認者が使用している外部装置２の宛先情報（画像形成装置１が外部装置２とメイル通信する場合には、起案者及び承認者のメイルアドレス情報）、が含まれている。さらに、回覧情報に、起案者及び承認者の捺印イメージを承認書面どの位置に付加するかを示す情報である、起案者及び承認者の承認欄の位置情報（付加位置情報）が含まれていてもよい。
【００５５】
回覧先決定部１２は、取得された上記回覧情報から全回覧先の外部装置（全回覧先装置）と回覧順序とを決定するブロックである。
【００５６】
通信部８０は、外部装置２（回覧先装置）に対して書面データを送信し、外部装置２から上記書面データに対する承認情報を含む返信データを受領する。
【００５７】
押印済文書作成部１３は、印章ＤＢ１７を参照して、通信部が受信した返信データの送信元の外部装置のユーザの捺印データを書面データに付加した押印済書面データ（承認イメージ付加書面データ）を作成するブロックである。印章ＤＢ１７では、上記したように、承認済みであること示す捺印データを全回覧先である外部装置のユーザとそれぞれ対応付けて保持している。また、押印済文書作成部１３は、回覧情報に、起案者及び承認者の承認欄の位置情報が含まれている場合、この位置情報に基づき、押印済書面データを作成する。よって、書面データを出力すると、書面の決められた位置に承認イメージデータが表示（画面上に表示、あるいは印刷書面に表示）される。
【００５８】
通信制御部１５は、通信部１８の制御を行うブロックであり、
（ａ）書面データを回覧先決定部にて決定された第１の回覧先の外部装置（第１の回覧先装置）に対して通信部８０により送信させる、とともに、
（ｂ）押印済書面データを上記書面データとして、回覧先決定部１２にて決定された第２の回覧先である外部装置（第２の回覧先装置）に対して通信部により送信させる動作を、回覧先決定部１２にて決定された最終の回覧先である外部装置（最終の回覧先装置）に対する上記押印済書面データの送信が終了するまで、上記押印済書面データが作成されるごとに繰り返す。
【００５９】
画像形成装置１では、回覧先決定部１２により、承認が必要な書面データについて、書面データの回覧に必要な回覧情報を取得し、この回覧情報から、全回覧先の外部装置２と回覧順序とを決定する。以下では、全回覧先の外部装置は、外部装置２Ａおよび外部装置２Ｂであり、承認順位、つまり、回覧順序は、外部装置２Ａ、外部装置２Ｂの順であり、外部装置Ｂのユーザが最終の承認者である、として説明する。
【００６０】
通信部８０は、まず、回覧順序が第１の外部装置２Ａに書面データを送信する。通信部８０が、外部装置２Ａから、当該書面データに対して承認したことを示す承認情報を含む返信データを受信すると、押印済文書作成部１３は、外部装置２Ａのユーザの捺印データを上記書面データに付加した押印済書面データを作成し、回覧順序が第２の外部装置２Ｂに、外部装置２Ａのユーザの捺印データが付加された押印済書面データを上記書面データとして送信する。これを、最終の回覧先である外部装置（最終の回覧先装置）に対する押印済書面データの送信が終了するまで、上記押印済書面データが作成されるごとに繰り返えされる。
【００６１】
つまり、承認情報を受信したら、承認情報の送信元の外部装置２のユーザの捺印データが付加された押印済書面データを作成し、上記書面データとして次の回覧先装置に送信する、という一連の動作を繰り返し、最終の回覧先装置まで、回覧を行うことができる。
【００６２】
さらに、押印済文書作成部１３が上記構成となっているので、受信部８０が、最終の回覧先である外部装置２Ｂから承認情報を含む返信データを受信すると、押印済文書作成部１３は、外部装置２Ｂのユーザの捺印データを付加した押印済書面データを作成する。よって、全回覧先である外部装置のユーザの捺印データが付加された押印済書面データを得ることができる。これを、例えば、外部装置２の画面に出力する、あるいは、印字部７６ｂで印刷して出力する、ことで、ユーザは、全回覧先である外部装置のユーザの捺印データが揃った書面データ、あるいは、書面そのものを、得ることができる。
【００６３】
よって、本実施形態の画像形成装置１により、手間や時間の掛かる承認が必要な書面の回付・持ち回り作業を効率よく行うことができ、オフィス・ワークの生産性を向上させることができる。
【００６４】
（承認処理）
次に、画像形成装置１の承認処理のフローを図６を用いて説明する。以下の説明では、画像形成装置１は、外部装置２と、メイルサーバ機３を介してメイル通信ができるようになっている。ここでは、図３に示すように、４つの外部装置２Ａ，２Ｂ，２Ｃ，Ｄとメイル通信するものとする。また、以下の説明では、外部装置２ＤのユーザＤが承認書面（承認が必要な書面）の起案者であり、外部装置２Ａ，２Ｂ，２ＣのそれぞれのユーザＡ，Ｂ、Ｃが上記書面の承認を行う承認者であるとする。そして、承認順位は下位から順にユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣであり、つまりユーザＣは最終承認者である。第１承認者であるユーザＡを承認者Ａ、第２承認者であるユーザＢを承認者Ｂ、最終承認者であるユーザＣを最終承認者Ｃと呼ぶ。
【００６５】
図４は、承認書面の一例を示す。承認欄５を含んでおり、承認欄５は起案者及び承認者の各押印欄から成る。部長の押印欄、課長の押印欄、係長の押印欄、起案の押印欄は、それぞれ、承認者Ｃ、承認者Ｂ、承認者Ａ、及び起案者Ｄの捺印データを押印する欄である。
【００６６】
まず、画像形成装置１の透明タッチパネル７４ｂに選択肢を表示される。ユーザＤが、画像形成装置１の画像読取部７２に原稿である承認書面（原稿）をセットし、上記透明タッチパネル７４ｂから「承認プロセス」を選択すると、画像読取部７２は承認書面原稿を読み取り、画像形成装置１は、承認処理を開始させる。
【００６７】
ステップ１（Ｓ１）にて、承認書面の読み取りの完了を確認すると、ステップ２（Ｓ２）にて、承認書面を読み取ったデータである書面データ上のＱＲコードを解析し、回覧情報である、起案者及び承認者の順位情報、起案者及び承認者のメイルアドレス情報（宛先情報）、起案者及び承認者の承認欄の位置情報を取得する。本実施形態では、図７に示すように、承認印を押す各欄（承認欄）にＱＲコードが付加してあり、これらＱＲコードを読み取ることで、上記回覧情報を取得できるものとする。しかし、例えば、ＱＲコードが付加されるのは承認欄でなくてもよいし、１つのＱＲコードに起案者及び承認者全ての上記回覧情報が全て含まれていてもよいし、ＱＲコード以外でも情報を読み取ることができるものであってもよい。また、これらＱＲコードは次のように承認書面（原稿）に付加すればよい。つまり、起案者が承認書面（原稿）を作成する際にＱＲコードを付加て作成する、もしくは、定形フォーマットとしてＱＲコードの付いたシートにデータを記入して作成する構成でも構わない。
【００６８】
回覧情報である、順位情報、メイルアドレス情報、および位置情報は、以下の方法で特定しても構わない。つまり、予め画像形成装置１に起案者と回覧情報と紐付けて登録し、起案者によるユーザ認証により、その紐付けされた回覧情報を特定してもよい。また、予め画像形成装置１に複数の候補を登録し、ユーザ（ここでは起案者）が、登録された候補より選択することにより特定してもよい。あるいはこれら以外の特定の方法を用いてもよい。
【００６９】
次に、ステップ３（Ｓ３）では、起案者及び承認者の順位情報に従って、起案者または承認者の捺印データ（印章）を、承認欄の位置情報に基づき、書面データに付加（書面に押印）した、押印済書面データ（承認イメージ付加書面データ）を作成する。次に、ステップ４（Ｓ４）では、起案者及び承認者の順位情報に従って、メイルアドレス情報を参照して押印済書面データをメイル送信する。
【００７０】
Ｓ３からステップ７（Ｓ７）までは、繰り返しのステップになっている。よって、最初は、Ｓ３にて、起案者Ｄの印章を「起案者」の承認欄に押印した押印済書面データを作成し、Ｓ４にて、第１承認者である承認者Ａの外部装置Ａのメイルアドレスに押印済書面データをメイル送信する。この時点で作成され送信された押印済書面データは、起案者Ｄの承認印が押印されたデータとなっている。次の繰り返しでは、Ｓ３にて、承認者Ａの印章を「第１承認者（ここでは、係長）」の承認欄に押印し、Ｓ４にて、承認者Ｂのメイルアドレスに押印済書面データをメイル送信する。この時点で作成され送信された押印済書面データは、起案者Ｄと承認者Ａとの印章が押印されたデータとなっている。その次の繰り返しでは、Ｓ３にて、承認者Ｂの印章を「第２承認者（ここでは、課長）」の押印欄に押印した書面データを作成し、Ｓ４にて、承認者Ｃのメイルアドレスに押印済書面データをメイル送信する。この時点で作成され送信された押印済書面データは、起案者Ｄと承認者Ａと承認者Ｂとの印章が押印されたデータとなっている。
【００７１】
ステップ５（Ｓ５）では、メイルの受信を確認し、メイル受信があれば、ステップ６（Ｓ６）にて外部装置のユーザ（承認者）から承認が得られたか否かの判断をする。承認が得られれば、Ｓ７にて、最終承認者の承認が得られたか否かを判断する。最終承認者でなければ、Ｓ３に戻り、Ｓ３からＳ７の処理を、最終承認者の承認を得るまで繰り返す。
【００７２】
Ｓ７にて最終承認者と判断すると、ステップ８（Ｓ８）にて、起案者及び承認者の順位情報に従い、最終承認者の印章を、承認欄の位置情報に基づき、最終承認者欄である「承認者Ｃ（ここでは、部長）」の押印欄に押印した押印済書面データを作成する。この時点で、押印済書面データは、全ての回覧者の承認印が押印されたデータとなっている。
【００７３】
さらに、ステップ９（Ｓ９）にて、Ｓ８で作成した全ての回覧者の承認印が押印された押印済書面データを、起案者及び承認者の順位情報に従い、メイルアドレス情報を参照して、起案者Ｄにメイル送信する。なお、この処理と共に、該承認印がすべて揃った押印済書面データを画像形成部７６の印字部７６ｂにて印刷しても構わない。また、起案者にメイル送信せずに、印刷するだけでもよい。ここで、全ての回覧者の承認印が押印された押印済書面データは、外部装置の表示部で表示させると、あるいは、印字させると、図８に示すように、承認印（捺印データ）が全て揃った承認済書面となる。
【００７４】
Ｓ６にて承認を得られないと判断した場合、ステップ１０（Ｓ１０）にて、起案者及び承認者の順位情報に従い、起案者Ｄに対し、メイルアドレス情報を参照して、「承認されなかった」旨のメイル送信をする。
【００７５】
以上で、一連の承認処理が終了する。
【００７６】
なお、画像形成装置１から送信する書面データのフォーマットは、公知のものを用いればよい。また、画像形成装置１から書面データを暗号化して送信するようになっていてもよい。この場合、暗号化・復号化部７６ｃがその処理を行う。また、外部装置２が承認情報を画像処理装置１に送信する場合、承認コマンドを用いるなど、公知の技術を用いればよい。
【００７７】
また、画像形成装置１の各ブロック、特に制御部１０は、ハードウェアロジックによって構成してもよいし、次のようにＣＰＵを用いてソフトウェアによって実現してもよい。
【００７８】
すなわち、画像形成装置１は、各機能を実現する制御プログラムの命令を実行するＣＰＵ（central processing unit）、上記プログラムを格納したＲＯＭ（read only memory）、上記プログラムを展開するＲＡＭ（random access memory）、上記プログラムおよび各種データを格納するメモリ等の記憶装置（記録媒体）などを備えている。そして、本発明の目的は、上述した機能を実現するソフトウェアである画像形成装置１の制御プログラムのプログラムコード（実行形式プログラム、中間コードプログラム、ソースプログラム）をコンピュータで読み取り可能に記録した記録媒体を、上記画像形成装置１に供給し、そのコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に記録されているプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成可能である。
【００７９】
上記記録媒体としては、例えば、磁気テープやカセットテープ等のテープ系、フロッピー（登録商標）ディスク／ハードディスク等の磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤ／ＣＤ−Ｒ等の光ディスクを含むディスク系、ＩＣカード（メモリカードを含む）／光カード等のカード系、あるいはマスクＲＯＭ／ＥＰＲＯＭ／ＥＥＰＲＯＭ／フラッシュＲＯＭ等の半導体メモリ系などを用いることができる。
【００８０】
また、画像形成装置１を通信ネットワークと接続可能に構成し、上記プログラムコードを通信ネットワークを介して供給してもよい。この通信ネットワークとしては、特に限定されず、例えば、インターネット、イントラネット、エキストラネット、ＬＡＮ、ＩＳＤＮ、ＶＡＮ、ＣＡＴＶ通信網、仮想専用網（virtual private network）、電話回線網、移動体通信網、衛星通信網等が利用可能である。また、通信ネットワークを構成する伝送媒体としては、特に限定されず、例えば、ＩＥＥＥ１３９４、ＵＳＢ、電力線搬送、ケーブルＴＶ回線、電話線、ＡＤＳＬ回線等の有線でも、ＩｒＤＡやリモコンのような赤外線、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、８０２．１１無線、ＨＤＲ、携帯電話網、衛星回線、地上波デジタル網等の無線でも利用可能である。なお、本発明は、上記プログラムコードが電子的な伝送で具現化された、搬送波に埋め込まれたコンピュータデータ信号の形態でも実現され得る。
【００８１】
本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、請求項に示した範囲で種々の変更が可能であり、実施形態に開示された技術的手段を適宜組み合わせて得られる実施形態についても本発明の技術的範囲に含まれる。
【産業上の利用可能性】
【００８２】
本発明は、承認が必要な回覧文書についての承認処理を行う処理装置に適用でき、例えば、プリンタ、コピー機、スキャナ、ファックス等の機能を有する多機能複写機等に利用してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本発明の一実施形態の画像形成装置の構成を示すブロック図である。
【図２】上記画像形成装置の外観の概略を示す図である。
【図３】説明するための図である。
【図４】承認を必要とする承認書面の一例を示す図である。
【図５】印章データデータベースに保存された印章データテーブルの一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態の画像形成装置での承認処理を示すフローチャートである。
【図７】回覧情報が付加された承認書面の一例を示す図である。
【図８】承認印がすべて揃った承認書面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８４】
１      画像形成装置（承認装置）
２Ａ，２Ｂ，２Ｃ，    外部装置（回覧先装置）
２Ｄ    外部装置（書面データの起案者の外部装置）
３      メイルサーバ機
１０    制御部
１１    回覧情報抽出部（回覧情報取得手段）
１２    回覧先決定部（回覧先決定手段）
１３    押印済文書作成部（承認イメージ付加データ作成手段）
１４    出力制御部
１５    通信制御部
１６    印刷制御部
１７    印章データＤＢ（承認イメージデータ保持部）
４４    ネットワーク
７２    画像読取部（書面受付部）
７４    操作部
７６    画像形成部
７６ｂ  印字部（印刷部）
８０    通信部
８２    ハードディスク装置
Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ  ユーザ
【図１】
2009266103.tif 000003
【図２】
2009266103.tif 000004
【図３】
2009266103.tif 000005
【図４】
2009266103.tif 000006
【図５】
2009266103.tif 000007
【図６】
2009266103.tif 000008
【図７】
2009266103.tif 000009
【図８】
2009266103.tif 000010