(57)【要約】【課題】電子メールの引用部分については加工せずに、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防ぎ、整理することが出来るアプリケーション及び情報処理装置を提供する。【解決手段】電子メールを履歴つきで返信する場合は、「送信」ボタンの他に「受信文書を削除して送信」のボタンを表示し、受信メールを削除する。受信メールが削除された場合は、送信フォルダに置かれた送信メールの重要度が増すため、送信フォルダのメール一覧を表示したときに、集約メールであるマークをつけて表示する。集約メールを消すと、受信メールから引用したデータが失われるため、注意を促すためである。これによりメールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防止することが出来る。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信や電子メールの管理を実行するアプリケーションであって、
電子メールを受信する受信手段と、
電子メールを送信する送信手段と、
受信した電子メールに対して履歴つき電子メールを送信するときに、元の電子メールを削除するかどうか選択する第１の選択手段と、を備えることを特徴とするアプリケーション。
【請求項２】
前記選択手段により削除を選択したときに、送信フォルダに保管される前記履歴つき電子メールに、元の電子メールを削除する処理を行った旨を明示する集約マークをつけて表示する手段を備えることを特徴とする請求項１記載のアプリケーション。
【請求項３】
受信した電子メールが、送信フォルダに保管されている集約マークが付けられたメールの内容を包含するメールであるか否か判断する判断手段と、
前記判断手段により包含すると判断された場合は、該当する送信フォルダの電子メールを削除するか、集約マークの削除を行うか選択する第２の選択手段と、を備えることを特徴とする請求項２記載のアプリケーション。
【請求項４】
履歴をいくつ含むメールであるかを一覧表示する手段を備えることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載のアプリケーション。
【請求項５】
指定した複数の電子メールのうち、同じ内容を含むメールを検出する検出手段と、
前記検出された電子メールのうち、同じ内容を含む最小セットのメールだけを残し、その他は削除する手段と、を備えることを特徴とする請求項１から４のいずれか１項記載のメールアプリケーション。
【請求項６】
前記検出手段は、期間、フォルダ、メールタイトル、手動選択などにより検出することを特徴とする請求項５記載のアプリケーション。
【請求項７】
同じ内容を含むメール群の内容を一つの電子メールにマージする手段と、
前記マージした電子メールを送信するときに、元メールを削除するか否かを選択する第３の選択手段と、を備えることを特徴とする請求項１から６のいずれか１項記載のアプリケーション。
【請求項８】
同じ内容を含んでいる電子メールからツリー構造を形成し、ファイルに出力する手段を備えることを特徴とする請求項１から７のいずれか１項記載のアプリケーション。
【請求項９】
請求項１から８のいずれか１項記載のアプリケーションを用いた情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、アプリケーション及び情報処理装置に関し、特にメールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防ぎ、整理することが出来るアプリケーション及び情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般にメールソフトウエアには、デフォルトで受信・送信フォルダがついている。また、ここに蓄えられるデータをルールに従って分類し、表示あるいは予め用意したフォルダに自動で保存する機能も保持している（例えばLOTUS NOTES）。また、メールの内容自身を加工し、関連する一連のメールをひとつに整理し、問い合わせ・回答のペアをリストアップする考案として、情報処理装置及びその方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
上記リストアップする考案として提案されている情報処理装置及びその方法は、受信メールに返答する時に、新たに記述した内容の後ろに、受信メールの本文内容に引用マークを付加したスタイルで送信を行うことを前提にしている。また、問い合わせと回答がペアになっていることも前提としているので、一連のメールをまとめる時に、問い合わせと回答をペアにしたファイルとして作成することができる。
【０００４】
また、電子文書データの分類としては、文書に附随した属性情報から得られた話題構造に基づいて分類する際に一致量を計算し、この一致量を元に適切なフォルダに分類するようにしたことにより、文書を適切なフォルダにユーザの希望する基準によって分類することが可能となる文書分類装置が提案されている（例えば特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−２４４９７６号公報
【特許文献２】特許第３４４１５００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、受信メールに返答するときは、本文の一部を抜き出した引用とそれに対するコメント文をセットにし、後ろには、受信したメールの本文をまるごと履歴として添付して送信することが多い（「＞」マークが追加された形式で全文が自動的に引用される）。受信メールに対して引用も含め記述した部分は、一塊として扱うべきで、重複を取り除くときに、ばらばらになっては困ることが多い。したがって引用部分については加工しないことが求められるが、履歴つきメールを送信することを何回か繰り返すうち本文の後ろにどんどん追加され、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されてしまう。
【０００６】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、電子メールの引用部分については加工せずに、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防ぎ、整理することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１記載の発明は、電子メールの送受信や電子メールの管理を実行するアプリケーションであって、電子メールを受信する受信手段と、電子メールを送信する送信手段と、受信した電子メールに対して履歴つき電子メールを送信するときに、元の電子メールを削除するかどうか選択する第１の選択手段と、を備えることを特徴とするアプリケーションである。
【０００８】
請求項２記載の発明は、請求項１記載のアプリケーションにおいて、前記選択手段により削除を選択したときに、送信フォルダに保管される前記履歴つき電子メールに、元の電子メールを削除する処理を行った旨を明示する集約マークをつけて表示する手段を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の発明は、請求項２記載のアプリケーションにおいて、受信した電子メールが、送信フォルダに保管されている集約マークが付けられたメールの内容を包含するメールであるか否か判断する判断手段と、前記判断手段により包含すると判断された場合は、該当する送信フォルダの電子メールを削除するか、集約マークの削除を行うか選択する第２の選択手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項記載のアプリケーションにおいて、履歴をいくつ含むメールであるかを一覧表示する手段を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項記載のメールアプリケーションにおいて、指定した複数の電子メールのうち、同じ内容を含むメールを検出する検出手段と、前記検出された電子メールのうち、同じ内容を含む最小セットのメールだけを残し、その他は削除する手段と、を備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項６記載の発明は、請求項５記載のアプリケーションにおいて、前記検出手段は、期間、フォルダ、メールタイトル、手動選択などにより検出することを特徴とする。
【００１３】
請求項７記載の発明は、請求項１から６のいずれか１項記載のアプリケーションにおいて、同じ内容を含むメール群の内容を一つの電子メールにマージする手段と、前記マージした電子メールを送信するときに、元メールを削除するか否かを選択する第３の選択手段と、を備えることを特徴とする。
【００１４】
請求項８記載の発明は、請求項１から７のいずれか１項記載のアプリケーションにおいて、同じ内容を含んでいる電子メールからツリー構造を形成し、ファイルに出力する手段を備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項９記載の発明は、請求項１から８のいずれか１項記載のアプリケーションを用いた情報処理装置である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子メールの引用部分については加工せずに、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防ぎ、整理することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に、本発明の実施例について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【実施例１】
【００１８】
本発明の実施例に係るメールアプリケーションを利用する情報処理装置周辺の構成を図１に示す。メールサーバ１、情報処理装置３、文書管理サーバ８がネットワーク１２を介して接続されている。情報処理装置３から、メールサーバ１、文書管理サーバ８にアクセスして情報のやりとりを行う。
【００１９】
電子メールの送受信を実行するために、情報処理装置で利用するメールアプリケーションには、送受信および仕分け用のローカルフォルダがあり、メールを保管・整理することができる。ユーザは、業務の特性に合わせ、メールと文書管理システムを使い分け、情報の保管・共有を行う。また、一時的あるいは、インフォーマルな情報の送受信には、メールを使うことが多い。
【００２０】
会社においては、１対１のメールでやりとりする場合においても、ＣＣ（Carbon Copy）にオブザーバーを指定して送信メールのコピーを送るよう利用することが一般的である。１対１で交わされる送受信の回数も多くなり、その間にＣＣで指定した人からコメントが入るなど、当初は１回の送受信で終了するつもりが、気づいてみると件数、個々のメールに付加される履歴も増えてしまいがちである。そして次第にグループディスカッションにふさわしいソフトウエアにデータを移行、あるいは正式な文書として文書管理システムに記録をのこしつつ、議論を進めるような話題に成長してしまうことがよくある。この段になって、膨大かつ入り組んだ電子メールの文書データを整理するのは、大変な労力を要する。
【００２１】
受信したメールは、メールアプリケーションの受信フォルダに置かれる。ユーザはこの内容を閲覧し、返信したい場合には、返信コマンドを利用する。このとき、もとの受信メールを参考として本文に引用したい場合には、履歴つき返信機能を利用する。そうすると、図２に示すように送信メールが後ろに追加された状態で編集画面となり、文書を入力し、必要に応じて、ＴＯおよびＣＣを調整して送信ボタンを押す。
【００２２】
送信したメールは、送信フォルダに保管される。この時点で、受信した文書の内容すべてが、履歴として送信メールに取り込まれており、データを２重に保管していることになる。
【００２３】
そこで本実施例では、履歴つき返信の場合には、「送信」ボタンの他に、「受信文書を削除して送信」のボタンを表示し（図２参照）、「受信文書を削除して送信」のボタンを選択すると受信メールを自動的に削除する。
【００２４】
受信メールが削除された場合は、送信フォルダに置かれた送信メールの重要度が増すため、送信フォルダのメール一覧を表示したときに、集約メールであるマークをつけて表示する（図３参照）。集約メールを消すと、受信メールから引用したデータが失われるため、注意を促すためである。
【００２５】
上記実施例により、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防止することが出来る。
【実施例２】
【００２６】
次に、自分で送信する場合には、元ファイル（引用した受信メール）を削除する処理を行っても、相手から再び履歴つきのメールが送られてくる場合がある。具体的には、図２で送信したメールに対して、Ａ（ＴＯに指定されたＡ）が履歴つきで本文を追加して返信した場合である。
【００２７】
この場合、送信フォルダに集約マークをつけて保存したファイル（データ）をそっくり包含する内容となる。この時点で、データが２重に存在するため、集約の意味をなさなくなってしまう。そこで本実施例では、受信メールを表示した時に、送信フォルダにある集約メールを調べ、送信フォルダにあるデータが包含されていると判断した場合には、集約メールを削除するか、集約マークをはずすことにより、データの重複を防ぎ、冗長な蓄積を避けることが出来る。
【００２８】
上記実施例により、メールフォルダに冗長なデータが蓄積されるのを防止することが出来る。
【実施例３】
【００２９】
履歴つきメールを送信・受信の度にこまめに整理するのが煩わしい場合や、証拠として送受信メールはある期間すべて保存しておきたい場合も考え得る。そうすると、履歴つきメールが溜まってしまう。そこで本実施例では整理のタイミングを掴むために履歴つきメールの履歴の数をメール一覧に表示すると効果的である（図３参照）。履歴を含んでいるメールがどれだけ多いかを可視化することにより、整理を促すことができる。
【００３０】
整理を行う場合には、まず対象となるメールを決め、そのメール群にどのような重複があるのかを調べる必要がある。対象となるメールは、期間、人、タイトル、または、マニュアルで選定する。図４は選定されたメールのリストであるが、本実施例ではフォルダをまたいで選定する。並び順は、時刻とする。これらのメールに対して内容の重複を調査し、包含関係にあるメールを検出する。
【００３１】
検出結果は図５に示すように表示する。これによりユーザは必要に応じてメールを削除することが出来る。これにより保存しているメールに履歴の内容にどれだけ重複があるかを調べ、最小セットのデータのみを残して削除することができる。
【００３２】
次に、重複を調べる手順について詳述する。Ｎ個のメールを日付順に並べる。Ｉ＝１から開始する。Ｉの内容に対してＩ＋１からＮまで順にその内容に包含されているメールを検出した場合、Ｉに重複先メール番号を保持させる。次にＩを１増やして同様の処理を行う。Ｉを包含するファイルが検出された場合、Ｉに重複先メールを保持させるが、重複先メール番号としてＩ自身を持つとすでに調査済みであるメールに対してもＩではなく、Ｉの重複先メール番号を保持させる。この処理が終了すると、重複先メール番号をもっているメールが包含されているメールである。重複先メール番号は複数のメールで同じ値を持つことになるので、重複先メール番号でグルーピングすることができる。このようにしたそれぞれのグループのデータを用いて、グループごとに図５の表示を行う。
【００３３】
図６はグループワーク的にメールを用いた場合にメールデータが蓄積される例を示している。この場合にはデータがツリー構造を形成する。これらに前述のアルゴリズムで処理を行うと、図７のようになる。Ｂ"は全く履歴をもたないデータであるが、はじめに一連のメール群を選択する際にメールタイトルにより群の一部であると認識することが可能である。この４つのメールはそのままにしておくよりも、ひとつのメールにまとめてしまった方があとでデータを見る場合に見やすい。１つのメールにまとめて、メールする機能として実現する。元の４つのメールを削除するかどうか選択することができる。自分宛に出す場合には、削除しだれかに一連のメールの総括として報告する場合には、元のメールをそのまま残しておく。
【００３４】
ひとつにまとめたメールの内容は、図８のように、メールの全体構成、および個々のメール（新規に追加された本文）を時系列順に並べる。Ｂ"はＡに対する返答ともとれるし、Ａ−Ｂ、Ａ−Ｂ−Ｃ、Ａ−Ｂ'それぞれ秋子にもＣＣで情報が送信されているので履歴から親文書を判定する本考案においては、メール全体に対する返答として扱う。従って、Ａと同レベルに配置する。
【００３５】
上記実施例により、重複をなくし、簡潔なメールとしての保存ができる。
【００３６】
このようにメールによる議論が一段落したあとに整理してまとめる場合、上記のような処理でよいが、大きな議論に発展し、個々の本文を正式文書として、階層構造を保持して文書管理システムに移行したい場合もある。そのような場合には、図９のように本文の親子関係の情報を保持させたファイルで出力することが考え得る。
【００３７】
上記実施例により、階層構造を明確化したデータを取得することができる。メールよりもグループディスカッションに向き、個々の内容を文書としてきちんと管理する形式のシステムへのデータとして活用することができる。
【００３８】
なお、上記各実施例の処理を実行するプログラムは本発明の範囲内である。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００３９】
以上、本発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施例に係るメールアプリケーションを利用する情報処理装置周辺の構成図である。
【図２】本発明の実施例に係る履歴付き返信メールの編集画面の一例である。
【図３】本発明の実施例に係る送信メール一覧を説明するための図である。
【図４】本発明の実施例に係る整理対象メールを説明するための図である。
【図５】本発明の実施例に係る畝願メールを説明するための図である。
【図６】本発明の実施例に係るグループワーク的なメールによるコミュニケーションを説明するための図である。
【図７】本発明の実施例に係る包含を削除した結果を説明するための図である。
【図８】本発明の実施例に係るマージしたメールの内容を説明するための図である。
【図９】本発明の実施例に係る出力ファイル形式を説明するための図である。
【符号の説明】
【００４１】
１    メールサーバ
２、１１    データベース
３    情報処理装置
４    メールアプリケーション
５    送信フォルダ
６    受信フォルダ
７    個別フォルダ
８    文書管理サーバ
９    文書管理システムクライアント
１０    文書管理サーバ
１２    ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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