(57)【要約】【課題】審査者自ら定義出来る審査スクリプトを用いることによって、審査者の作業コスト及び審査にかかる時間を短縮することが出来る承認審査システム及び承認審査方法を提供する。【解決手段】申請端末装置１から承認申請を行い（ステップＳ１）、ワークフローサーバ３が受信し、承認申請の内容を審査スクリプト実行サーバ２に送る（ステップＳ２）。審査スクリプト実行サーバ２は受信した承認申請の内容に応じ審査スクリプトを実行する（ステップＳ３）。審査結果をワークフローサーバ３に送る（ステップＳ４）。ワークフローサーバ３は、受信した審査結果を申請端末装置１に送る（ステップＳ５）。【選択図】図６
2009054047.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の承認審査のワークフローを行う承認審査システムであって、
前記承認審査システムは、
承認審査の申請に必要な情報を入力し、送信する申請端末装置と、
申請された承認審査のワークフローを管理するワークフローサーバと、
前記承認審査を行うための情報を格納するデータサーバと、
審査スクリプトを実行する審査スクリプト実行サーバと、
審査結果を前記申請端末装置に通知する通知装置と、を備えることを特徴とする承認審査システム。
【請求項２】
前記審査スクリプト実行サーバは、審査スクリプトの実行結果を審査者が閲覧できる審査端末装置に通知する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の承認審査システム。
【請求項３】
前記審査スクリプト実行サーバは、
審査スクリプトをコンパイルし、実行オブジェクトを生成する手段と、
前記生成されたコンパイル済実行オブジェクトを保持する手段と、
前記コンパイル済実行オブジェクトを実行する手段と、を備え、
同スクリプトのコンパイルの必要が発生したときは、再度コンパイルすることなく、既にコンパイルした実行オブジェクトを実行することを特徴とする請求項１又は２記載の承認審査システム。
【請求項４】
前記審査スクリプト実行サーバは、
審査スクリプトの作成者ＩＤ以外のＩＤに読み込み権限を与える手段を備え、
前記審査スクリプトを複数のＩＤで共用できるようにすることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の承認審査システム。
【請求項５】
承認審査の申請に必要な情報を入力し、送信する工程と、
申請された承認審査のワークフローを管理する工程と、
審査スクリプトを実行する工程と、
審査結果を申請元に通知する工程と、を備えることを特徴とする承認審査方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認審査システム及び承認審査方法に関し、特に電子文書の審査・承認処理を行う承認審査システム及び承認審査方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から企業等の組織においては、承認が必要な各種文書を業務上決められた担当者間を順次回覧していく承認処理が行われている。近年、組織内における承認処理を電子的に行う承認審査システムが使用されるようになってきている。承認審査システムは、ネットワークにより接続されたコンピュータ間において、電子データとしての文書を通信し、ユーザが各コンピュータにおいて起案処理あるいは承認処理を実行することによって行われる。
【０００３】
申請者と申請者の所属情報を用い、好適な審査ルートを選択する承認審査システムにおける承認ルート決定方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。また、申請書の種類から好適な審査ルートを発見・選択し、また、審査ルートにおいて1人の審査者が審査処理を一定時間滞らせていれば次の審査ルートに審査処理を切り替えることで審査時間を短縮しているワークフローシステムにおける情報回付ルートの自動変更方法が提案されている（例えば特許文献２参照）。また、審査ルートをルールに基づいて自動的に決定する協調作業支援システムが提案されている（例えば特許文献３参照）。
【特許文献１】特開２００５−３８１４５号公報
【特許文献２】特開平１０−１０５６２２号公報
【特許文献３】特開平１０−１５４１７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記のような技術には、以下の問題点がある。申請者の所属情報を用い、好適な審査ルートを選択する技術では、審査者が審査処理を滞らせていればその申請が承認されるまでには時間的コストがかかる。また、1人の審査者が審査処理を一定時間滞らせている場合に他の審査ルートに審査処理を切り替える技術は、審査にかかる人手のコスト自体を減らすまでにはいたっておらず、さらに審査者が即座に対応した場合、その効果は薄いものである。また、審査ルートをルールに基づいて自動的に決定する技術では、作業指示エージェントがシステム内で1つしか存在せず、また、ある担当者に対して1種類の審査ルートしか提供しないため、審査者の考えが入り込む余地が少なく、適用範囲が狭い。また、一般的に審査・承認者は組織において上司に設定されることが多いが、知識を用いて判断を要する業種においてそのような職種は会議が多く、また、些少ではあるが、判断を要する審査処理は煩わしく感じるものであり、作業コストが高く感じるものである。
【０００５】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、審査者自ら定義出来る審査スクリプトを用いることによって、審査者の作業コスト及び審査にかかる時間を短縮することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１記載の発明は、電子文書の承認審査のワークフローを行う承認審査システムであって、前記承認審査システムは、承認審査の申請に必要な情報を入力し、送信する申請端末装置と、申請された承認審査のワークフローを管理するワークフローサーバと、前記承認審査を行うための情報を格納するデータサーバと、審査スクリプトを実行する審査スクリプト実行サーバと、審査者が審査処理を行うための審査端末装置と、審査結果を前記申請端末装置に通知する通知装置と、を備えることを特徴とする承認審査システムである。
【０００７】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の承認審査システムにおいて、前記審査スクリプト実行サーバは、審査スクリプトの実行結果を審査者が閲覧できる審査端末装置に通知する手段を備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の承認審査システムにおいて、前記審査スクリプト実行サーバは、審査スクリプトをコンパイルし、実行オブジェクトを生成する手段と、前記生成されたコンパイル済実行オブジェクトを保持する手段と、前記コンパイル済実行オブジェクトを実行する手段と、を備え、同スクリプトのコンパイルの必要が発生したときは、再度コンパイルすることなく、既にコンパイルした実行オブジェクトを実行することを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項記載の承認審査システムにおいて、前記審査スクリプト実行サーバは、審査スクリプトの作成者ＩＤ以外のＩＤに読み込み権限を与える手段を備え、前記審査スクリプトを複数のＩＤで共用できるようにすることを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の発明は、承認審査の申請に必要な情報を入力し、送信する工程と、申請された承認審査のワークフローを管理する工程と、審査スクリプトを実行する工程と、審査結果を申請元に通知する工程と、を備えることを特徴とする承認審査方法である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、審査者自ら定義出来る審査スクリプトを用いることによって、審査者の作業コスト及び審査にかかる時間を短縮することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下に、本発明の実施例について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。
【実施例１】
【００１３】
図１は本発明の実施例に係る承認審査システムの全体構成図である。図１に示すように、申請端末装置１、審査スクリプト実行サーバ２、ワークフローサーバ３、データサーバ４、審査端末装置５、メールサーバ６がネットワーク７に接続されている。
【００１４】
申請端末装置１(http://apply.abc.com/)は、申請者（ＩＤ：Ｓｕｚｕｋｉ）が利用する端末で、電子データによる申請書を作成し、申請を行う。ディスプレイには例えば図２の申請画面が表示されており、画面上の入力項目に入力し、申請ボタン９を押下することによって申請処理を完了する。これにより例えば図３に示す項目の情報が送信される。
【００１５】
審査スクリプト実行サーバ２(http://decision.abc.com/)は、審査スクリプトを実行するサーバである。図４は審査スクリプト実行サーバの構成図である。図４に示すように、コンパイラ１０、審査実行部１１、審査スクリプト格納部１２から構成される。審査実行部１１では、図１４乃至図１６に示すフローがモジュール化されて動作している。
【００１６】
ワークフローサーバ３(http://wkflow.abc.com/)は、申請端末装置１から送られた申請の承認ルートの特定等、承認処理順序（ワークフロー）の支援を行う。ワークフローサーバ３では、図８、図１０に示すフローがモジュール化されて動作している。
【００１７】
データサーバ４(http://data.abc.com/)は、審査の際に参照するデータを管理するサーバである。
【００１８】
審査端末装置６(http://examine.abc.com/)は、申請端末装置１から申請された申請書の内容を表示する表示部を備えた端末装置である。図５に示すような画面が表示される。例えば、後述する審査スクリプト実行サーバでの審査後、図１１の３行目に示すような自分で判断する審査結果となった場合に、承認・却下については、承認ボタン１５や却下ボタン１６を押下することでそれぞれの処理を完了することが出来る。また、却下理由入力ボックス１７に却下理由を入力すれば、申請端末装置１に却下理由を通知することが出来る。
【００１９】
メールサーバ７(http://mail.abc.com/)は、ワークフローの処理状態（例えば、承認処理がどこまで進んでいるか等）を申請端末１等、ユーザ（申請者）が確認できる端末に通知することが出来る。
【００２０】
次に、本実施例に係る承認審査システムの動作処理について、図６に示す。図６は、本実施例に係る承認審査システムの動作処理の大まかな流れを示すフローチャートである。申請端末装置１から承認申請を行い（ステップＳ１）、ワークフローサーバ３が受信し、承認申請の内容を審査スクリプト実行サーバ２に送る（ステップＳ２）。審査スクリプト実行サーバ２は受信した承認申請の内容に応じ審査スクリプトを実行する（ステップＳ３）。審査結果をワークフローサーバ３に送る（ステップＳ４）。ワークフローサーバ３は、受信した審査結果を申請端末装置１に送る（ステップＳ５）。また、同様に大まかな流れを図７のシーケンス図に示す。
【００２１】
次に、各装置での動作処理について詳述する。申請端末装置１では、申請者(ID:Suzuki)がシステムにログインし、図２、図３に示す項目で申請書を作成・登録する。
【００２２】
ワークフローサーバ３は図８のフローに従い審査スクリプト実行サーバ２に審査待ち申請書があることを通知する。ワークフローサーバ３と審査スクリプト実行サーバ２の動作処理シーケンスを図９に示す。図１０は、図９に示すＳｔｅｐ２０で通知を受け取った後のワークフローサーバ３の動作処理を示すフローチャートである。
【００２３】
審査スクリプト実行サーバ２の動作処理について説明する。図１１は、審査スクリプトの一例を示す図である。本実施例では、承認者（審査者）のＩＤ：Ｙａｍａｄａが作成した審査スクリプトとする。審査スクリプト格納部１２（http://decision.abc.com/Yamada/Book.scrpt）に格納される。スクリプト実行時には環境変数として申請書内の項目が定義される。定義される環境変数は図１２に示す通りである。
【００２４】
図１１に示す審査スクリプトの各行の意味は以下の通りである。
1〜3:コメント
4:変数valにTGT_VAL(金額)を格納する
5:変数budgetにhttp://data.abc.com/Dev/SysDev1/Books#budgetの内容を格納する
6:もしvalが10000よりも小さければ9行目を実行。そうでなければ10行目を実行する
9:承認APIであるDO_APPROVAL()を実行する
10:もしvalがbudgetより大きければ11行目を実行。そうでなければ13行目を実行する
11:却下APIであるDO_NOT_APPRVAL()を実行する。却下コメントには"予算額を超えています"が格納される
13:目視通知APIであるSEND_ME()を実行する。
15:終了結果を審査者にメールする
【００２５】
審査スクリプト実行サーバ２は、図１３に示すフローに従い図１１に示す審査スクリプト（http://decision.abc.com/Yamada/Book.scrpt）を実行する。
【００２６】
なお、ＡＰＩの動作処理について、図１４はDO_APPROVAL()、図１５はDO_NOT_APPROVAL()、図１６はSEND_ME()、図１７はNOTICE_RESULT()を示す。
【００２７】
図１８は審査者(ID:Yamada)によって作成された設定ファイルであり、書籍購入の際はhttp://decision.abc.com/Yamada/Book.scrpt、備品購入の際はhttp://decision.abc.com/Yamada/Furnishings.scrptを利用することを示している。
【００２８】
スクリプトは9行目のDO_APPROVAL()を実行する。DO_APPROVAL()は図１４のフローに従い審査処理が終了したことをワークフローサーバ３に通知する。さらにNOTICE_RESULT()は図１７のフローに従い審査者(ID:Yamada)に審査結果を通知する。
【００２９】
ワークフローサーバは図１０のフローに従い申請者に審査が終了したことを通知する。
【００３０】
上記実施例により、審査者が自ら審査条件を設定できるスクリプトを自動で実行させることで審査のための作業コストを簡略することができる。また、スクリプトの結果をＡＰＩのレベルで保存することによって、自動で行った審査の結果をメールにて確認することができる。
【実施例２】
【００３１】
本発明の他の実施例について説明する。図１９は本実施例に係る審査スクリプト実行サーバ２'の構成図である。審査スクリプトを格納するための審査スクリプト格納部１２'、審査スクリプトをコンパイルするコンパイラ１０'、審査スクリプトをコンパイルして生成した実行オブジェクトを格納するための実行オブジェクト格納部２０、実行オブジェクトを実行するための実行部１１'（実行モジュールとも称す）から構成される。
【００３２】
また、審査スクリプト格納部１２'と実行オブジェクト格納部２０はそれぞれスクリプトと実行オブジェクトのファイルと作成日を記録できるファイルシステムである。本実施例では、審査スクリプト格納部１２'には、http://decision.abc.com/Yamada/Book.scrptにある図１１に示す審査スクリプトのファイルが格納されているとし、該審査スクリプトファイルの作成日は2006/11/30 12:00:00とする。
【００３３】
ここで、審査スクリプト実行サーバ２'にhttp://decision.abc.com/Yamada/Book.scrptの実行命令が来たとき、図２０のフローに従い審査スクリプトファイルを実行する。まず実行対象の審査スクリプトの日付を取得する（ステップＳ５０）。実行対象の審査スクリプトの格納場所を、コンパイル済の場所に変換する（ステップＳ５１）。例えば、http://decision.abc.com/をhtp://decision.abc.com/compiledに置換する。次に２つのファイル（スクリプトファイル、コンパイル済の実行オブジェクトファイル）の日付が等しいか判断する（ステップＳ５２）。等しくない場合（ステップＳ５２／Ｎｏ）、審査スクリプトファイルをコンパイルする（ステップＳ５３）。コンパイルして生成された実行オブジェクトファイルを実行オブジェクト格納部２０に保存する（ステップＳ５４）。保存した実行オブジェクトファイルの日付を審査スクリプトファイルの日付と同じにする（ステップＳ５５）。実行モジュール（実行部１１'）に該実行オブジェクトファイルを渡す（ステップＳ５６）。
【００３４】
上記のようにコンパイラが生成した実行オブジェクトは http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt に格納され、作成日はスクリプトファイルと同じ2006/11/30 12:00:00に設定される。実行部１１'には生成した http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt が渡され、実行が開始される。２回目以降のスクリプトの実行は、同様に図２０のフローに従い、コンパイル処理が省略され、直接実行オブジェクト格納部２０上のファイルが実行される。
【００３５】
上記実施例により、コンパイル済みの実行オブジェクトを保存するため、コンパイルのための処理時間を簡略することができる。
【実施例３】
【００３６】
本発明の他の実施例としては、審査スクリプト実行サーバのファイルに対する読み込み権限を他のＩＤ（審査者）に与えることも考え得る。審査スクリプト実行サーバのファイルシステムはUNIX系のファイルパーミッションのように、各ユーザがファイルに対してアクセス制限を付与することができる。ここで、審査者であるID:Yamadaが http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt に対して以下のように
"-rw-r--r--"
他ユーザに対して読み込み権限を付与しているとき、他の審査者ID:Tanakaは自分の設定ファイルに http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt を図１８のように書くことが可能である。
【００３７】
一方、審査者ID:Yamadaが http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt に対して以下のように
"-rw-------"
他ユーザーに対して何の権限も与えていないとき、審査者ID:Tanakaは http://decision.abc.com/compiled/Yamada/Book.scrpt を自分のスクリプトとして実行することができない。
【００３８】
上記実施例により、スクリプトファイルを共有することができ、スクリプトファイル作成のための作業コストを簡略することができる。
【００３９】
なお、各図のフローチャート等に示す動作処理を実行するプログラムも本発明の範囲内である。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００４０】
以上、本発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の実施例に係る承認審査システムの全体構成図である。
【図２】本発明の実施例に係る申請端末装置１の申請画面の表示例を示す図である。
【図３】本発明の実施例に係る申請項目の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施例に係る審査スクリプト実行サーバの構成図である。
【図５】本発明の実施例に係る審査端末装置５の表示画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施例に係る承認審査システムの動作処理の大まかな流れを示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施例に係る承認審査システムの動作処理の大まかな流れを示すシーケンス図である。
【図８】本発明の実施例に係るワークフローサーバ３の動作処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施例に係るワークフローサーバ３と審査スクリプト実行サーバ２の動作処理シーケンス図である。
【図１０】本発明の実施例に係るワークフローサーバ３の動作処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施例に係る審査スクリプト実行サーバ２が有する審査スクリプトの一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施例に係る審査スクリプトを実行する際に定義される環境変数を説明するための図である。
【図１３】本発明の実施例に係る審査スクリプト実行サーバ２の動作処理を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施例に係る審査スクリプトを実行する際のＡＰＩの動作処理であるDO_APPROVAL()を示す図である。
【図１５】本発明の実施例に係る審査スクリプトを実行する際のＡＰＩの動作処理であるDO_NOT_APPROVAL()を示す図である。
【図１６】本発明の実施例に係る審査スクリプトを実行する際のＡＰＩの動作処理であるSEND_ME()を示す図である。
【図１７】本発明の実施例に係る審査スクリプトを実行する際のＡＰＩの動作処理であるNOTICE_RESULT()を示す図である。
【図１８】本発明の実施例に係る申請種別の審査スクリプトが格納されている場所を示す図である。
【図１９】本発明の実施例に係る審査スクリプト実行サーバ２'の構成図である。
【図２０】本発明の実施例に係る審査スクリプト実行サーバ２'の動作処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４２】
１    申請端末装置
２    審査スクリプト実行サーバ
３    ワークフローサーバ
４    データサーバ
５    審査端末装置
６    メールサーバ
７    ネットワーク
９    申請ボタン
１０、１０'    コンパイラ
１１、１１'    審査実行部（実行モジュール）
１２、１２'    審査スクリプト格納部
１５    承認ボタン
１６    却下ボタン
１７    却下理由入力ボックス
２０    実行オブジェクト格納部
【図１】
2009054047.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
2009054047.tif 000017
【図１６】
2009054047.tif 000018
【図１７】
2009054047.tif 000019
【図１８】
2009054047.tif 000020
【図１９】
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【図２０】
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