(57)【要約】【課題】  文書情報を検索する際に、ユーザの所属するプロジェクトの進捗に応じて、柔軟に検索を行う仕組みが提供されていない。【解決手段】  上記課題を解決するために、本発明の文書管理装置１０２は、ユーザが入力した検索キーワードと、当該ユーザのユーザ属性を受信し、受信した検索キーワードに基づき文書情報を検索する。そして、受信したユーザ属性に基づきユーザの所属するプロジェクトを検出し、検出されたプロジェクトのフェーズをプロジェクト管理装置１０３から取得し、取得したプロジェクトのフェーズにおいて、前記検索された文書情報の中で、操作された回数が閾値以上である文書情報を抽出する。最終的に前記検索された文書情報と、前記抽出された文書情報とを前記ユーザに提供するために出力することを特徴とする。【選択図】  図８
2009295008.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの所属するプロジェクトの進捗を管理できるプロジェクト管理部を含むシステムにおける文書管理装置であって、
ユーザが入力した検索キーワードと、当該ユーザのユーザ属性を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した検索キーワードに基づき文書情報を検索する検索手段と、
前記受信手段により受信したユーザ属性に基づきユーザの所属するプロジェクトを検出し、検出されたプロジェクトのフェーズを前記プロジェクト管理部から取得する取得手段と、
前記検索手段により検索された文書情報の中で、前記取得手段により取得したプロジェクトのフェーズにおいて操作された回数が閾値以上である文書情報を抽出する抽出手段と、
前記検索手段により検索された文書情報と、前記抽出手段により抽出された文書情報とを前記ユーザに提供するために出力する出力手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書情報に対する操作は、文書情報の参照、編集及び印刷の何れか１つ以上であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記出力手段により出力された文書情報に対して行ったユーザの操作を分析する分析手段と、
前記分析手段により分析した、前記ユーザが文書情報に対して行った操作の履歴を管理する管理手段とを備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記プロジェクトは、製品を開発する開発プロジェクトであって、当該開発プロジェクトは仕様検討フェーズ、実装フェーズ、評価フェーズ及びリリースフェーズによって進捗管理されることを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
ユーザの所属するプロジェクトの進捗が管理されているシステムに含まれる文書管理装置における文書管理方法であって、
ユーザが入力した検索キーワードと、当該ユーザのユーザ属性を受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した検索キーワードに基づき文書情報を検索する検索工程と、
前記受信工程で受信したユーザ属性に基づきユーザの所属するプロジェクトを検出し、検出されたプロジェクトのフェーズを取得する取得工程と、
前記検索工程で検索された文書情報の中で、前記取得工程で取得したプロジェクトのフェーズにおいて操作された回数が閾値以上である文書情報を抽出する抽出工程と、
前記検索工程で検索された文書情報と、前記抽出工程で抽出された文書情報とを前記ユーザに提供するために出力する出力工程とを備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記文書情報に対する操作は、文書情報の参照、編集及び印刷の何れか１つ以上であることを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記出力工程で出力された文書情報に対して行ったユーザの操作を分析する分析工程と、
前記分析工程で分析した、前記ユーザが文書情報に対して行った操作の履歴を管理する管理工程とを備えることを特徴とする請求項５または請求項６に記載の文書管理方法。
【請求項８】
請求項５乃至請求項７の何れか１項に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書情報を記憶し、その管理を行う文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理装置には多数のユーザが利用可能な文書情報が数多く記憶されている。従来から、文書管理装置を利用するユーザによって、文書情報をフォルダ構成に従って分類していた。そして、文書管理装置で記憶される文書情報を操作する時は、そのフォルダ名称をたよりに目的の文書情報を探し出すことが行われていた。また、ＯＳやアプリケーションの検索機能を用いて、文書情報の名称、種類、作成日時や文書の中のテキストをキーワード検索することで、目的の文書情報を探し出すことも行われていた。
【０００３】
さらに従来技術として、ユーザの指定するキーワード等に基づく文書検索の検索結果とともに、検索された文書の登録日時、更新日時などを含む範囲の期間内のイベント情報を表示する技術（特許文献１）がある。ここで、イベント情報とは会議、資料検討会、打ち合わせ、商品試験、各種会合等の様々なイベントについての情報を示している。特許文献１では、イベント情報に基づく文書の再検索・絞込み検索などができる。
【特許文献１】特開２００６−１８５０２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
一方、メーカなどで製品開発のプロジェクトなどに関わるユーザでは、過去の類似した開発フェーズを踏むプロジェクトなどの資料の作りかたなどを参考にしたいといった要望がある。具体的には、プロジェクトの初期段階である企画を行うフェーズでは、ユーザの要望を取りまとめた要求仕様書や外的環境を分析した分析書などが頻繁に参照されたり、新たに作成されたりする。その後の段階である設計を行うフェーズでは、製品設計書などが頻繁に参照されたり、新たに作成されたりする。
【０００５】
上記した、従来技術はプロジェクトなど時期的に同じような段階を経て行われる業務に着目して、文書情報の検索の効率化を行うといった手法の提案には至っていない。
【０００６】
本発明はこの点に鑑み、過去の定型的な業務での文書情報の利用状況を進捗状況に対応付けて管理し、現在の業務（プロジェクト）においてユーザが文書情報を利用する際には、その進捗状況に応じた、柔軟な文書情報の検索を行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明における文書管理装置は、ユーザの所属するプロジェクトの進捗を管理できるプロジェクト管理部を含むシステムにおける文書管理装置であって、ユーザが入力した検索キーワードと、当該ユーザのユーザ属性を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した検索キーワードに基づき文書情報を検索する検索手段と、前記受信手段により受信したユーザ属性に基づきユーザの所属するプロジェクトを検出し、検出されたプロジェクトのフェーズを前記プロジェクト管理部から取得する取得手段と、前記検索手段により検索された文書情報の中で、前記取得手段により取得したプロジェクトのフェーズにおいて操作された回数が閾値以上である文書情報を抽出する抽出手段と、前記検索手段により検索された文書情報と、前記抽出手段により抽出された文書情報とを前記ユーザに提供するために出力する出力手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ユーザが文書情報を検索する際に、ユーザがユーザの業務（プロジェクト）やその進捗状況を入力しなくても、そのプロジェクトの進捗状況に応じた、柔軟な文書情報の検索を行うことが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１０】
図１は本発明における文書管理装置を含むネットワークシステム構成の一例を示す図である。
【００１１】
図１においては、認証サーバ１０１、文書管理装置１０２、プロジェクト管理装置１０３、監視装置１０４及びクライアントＰＣ１０５などの情報処理装置と、複合機や複写機などの画像形成装置１０６が、ネットワーク１０７によって相互に接続されている。
【００１２】
認証サーバ１０１は、クライアントＰＣ１０５や画像形成装置１０６などからＩＤとパスワードを受け取り認証処理を行う。認証が成功すると文書管理装置１０２や画像形成装置１０６など、システムのリソースを使用することができる。文書管理装置１０２は文書情報を蓄積する文書データベース（ＤＢ）を管理し、プロジェクト管理装置１０３は多数のプロジェクトに関する情報を記憶するプロジェクトＤＢ１１０を管理する。
【００１３】
また、ユーザがクライアントＰＣ１０５からＷｅｂブラウザなどを介して文書管理装置１０２で動作する文書管理用のＷｅｂアプリケーションにログインすると、ログインしたユーザに関する属性情報などが文書管理装置に入力される。ここでユーザ情報はクライアントＰＣから送信されても、認証サーバなどで管理するユーザ情報が送信されてもよい。また、クライアントＰＣを介してユーザから入力された文書情報を検索するためのキーワードなども文書管理装置１０２に渡され、入力情報に基づく検索処理などの操作が文書管理装置１０２で行われる。それらの操作の結果は、クライアントＰＣ１０５のＷｅｂブラウザ上で表示される。
【００１４】
ここで、本発明に用いる画像形成装置及び情報処理装置に共通するハードウェア構成を図２、３を用いて説明する。
【００１５】
＜画像形成装置のハードウェア構成図＞
図２の画像形成装置１０６は、画像入力デバイスであるスキャナ部１１１２、画像出力デバイスであるプリンタ部１１１３を備える。更に、装置全体の動作制御を司るコントローラ（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ  Ｕｎｉｔ）１２００、ユーザインターフェース（ＵＩ）である操作部１１１１などを備える。
【００１６】
ＣＰＵ１２０１は、ＲＯＭ１２０２に記憶された制御プログラム等に基づいて接続中の各種デバイスとのアクセスを統括的に制御すると共に、コントローラ内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。ＲＯＭ１２０２には装置のブートプログラムなどが格納されている。ＲＡＭ１２０３は、ＣＰＵ１２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。このＲＡＭ１２０３は、記憶した内容を電源ｏｆｆ後も保持しておくＳＲＡＭ及び電源ｏｆｆ後には記憶した内容が消去されてしまうＤＲＡＭにより構成されている。ＨＤＤ１２０４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能となっている。
【００１７】
操作部Ｉ／Ｆ１２０５は、システムバス１２１１と操作部１１１１とを接続するためのインターフェース部である。この操作部Ｉ／Ｆ１２０５は、操作部１１１１に表示するための画像データをシステムバス１２１１から受取り操作部１１１１に出力すると共に、操作部１１１１から入力された情報をシステムバス１２１１へと出力する。
【００１８】
ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１２０６はＬＡＮ及びシステムバス１２１１に接続し、情報の入出力を行う。Ｍｏｄｅｍ１２０７はＷＡＮ及びシステムバス１２１１に接続しており、情報の入出力を行う。
【００１９】
スキャナＩ／Ｆ１２０８は、スキャナ部１１１２から受取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。なお、スキャナＩ／Ｆ１２０８は、受取った画像データがカラー原稿か白黒原稿か、文字原稿か写真原稿かなどを判定する。そして、その判定結果を画像データに付随させる。こうした付随情報を属性データと称する。
【００２０】
スキャナ部１１１２は、原稿上の画像を露光走査して得られた反射光をＣＣＤに入力することで画像の情報を電気信号に変換する。さらに電気信号をＲ，Ｇ，Ｂ各色からなる輝度信号に変換し、当該輝度信号を画像データとして出力する。なお、原稿は原稿フィーダにセットされる。ユーザが操作部１１１１から読み取り開始を指示すると、コントローラ１２００からスキャナ部１１１２に原稿読み取り指示が与えられる。スキャナ部１１１２は、この指示を受けると原稿フィーダから原稿を１枚ずつフィードして、原稿の読み取り動作を行う。なお、原稿の読み取り方法は原稿フィーダによる自動送り方式ではなく、原稿を不図示のガラス面上に載せ、露光部を移動させることで原稿の走査を行う方法であってもよい。
【００２１】
画像形成部１２０９は画像データの方向変換、画像圧縮、伸張部などをおこなう。また、ＰＤＬ（Ｐａｇｅ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）を解釈する機能を有し、ＬＡＮ１５０上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬデータを受信してビットマップなどの画像データに変換を行う。
【００２２】
プリンタＩ／Ｆ１２１０は、画像形成部１２０９から送られた画像データを受取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像形成を施す。画像形成後の画像データは、プリンタ部１１１３に出力される。画像形成装置部１１１３は、コントローラから受取った画像データを用紙上に形成する。なお、本実施形態において画像形成方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式となっているが、本発明はこれに限られることはない。例えば、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に印字するインクジェット方式などでも適用可能である。
【００２３】
なお、画像形成装置に対するユーザ指示やユーザへの情報提示は、例えば、操作部１１１１を介して行うようにしてもよいし、ＬＡＮを介して接続されたクライアントＰＣＰＣを介して行うようにしてもよい。
【００２４】
また、画像形成装置は、コピー機能、ファクシミリ機能を有するとともに、原稿画像を読み取り、該読み取って得られた画像データをＬＡＮ上の各装置に送信するデータ送信機能を有するものであってもよい。さらに、画像形成装置は、スキャナ部１１２で読み取った画像や、ＬＡＮ上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬデータを、画像形成装置内のハードディスク１２０４の特定領域に保存することも可能である。
【００２５】
＜コンピュータのハードウェア構成図＞
図３は、情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００２６】
図３において、ＣＰＵ１３０１、ＲＡＭ１３０２、ＲＯＭ１３０３、キーボード等の入力装置１３０４、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１３０５、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１３０６がシステムバス１３１０を介して互いに通信可能に接続されている。
【００２７】
また、ＣＲＴ等の表示装置１３０７、及びマウス等のポインティングデバイス１３０８が、システムバス１３１０を介して互いに通信可能に接続されている。
【００２８】
ＲＯＭ１３０３或いはＨＤＤ１３０６には、予め制御プログラムが格納されている。ＣＰＵ１３０１は、当該制御プログラムを必要に応じてＲＯＭ１３０３或いはＨＤＤ１３０６からＲＡＭ１３０２上へ読み出して実行することで、コンピュータとしての機能を発揮する。
【００２９】
また、ＣＰＵ１３０１は、表示装置１３０７を介して各種情報の表示を行うと共に、入力装置１３０４やポインティングデバイス１３０８からユーザ指示等を受け付ける。さらに、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１３０５を介してＬＡＮ上の他の装置との通信を行う。
【００３０】
≪プロジェクトとユーザの文書情報への操作の関連≫
図４は、ある文書情報が特定の開発プロジェクトにおけるフェーズの移行に従い、ユーザにどのように操作されたかとその頻度の変化の一例を示す図である。
【００３１】
例えば、このグラフは製品開発プロジェクトにおいて、その製品の機能仕様を記述した機能仕様書に対する利用状況を示したものである。
【００３２】
横軸は時間、縦軸は頻度である。時間を示す横軸は、製品開発プロジェクトのフェーズの移行を示しており、この例では「仕様検討フェーズ」「実装フェーズ」「評価フェーズ」「リリースフェーズ」の４つのフェーズがある。曲線は、この文書に対する操作の頻度の時間変化を示している。曲線２０５が編集を、曲線２０６が参照を、曲線２０７が印刷を示す。この曲線が示すように、フェーズが移行するに伴い、操作の頻度が変化することがわかる。
【００３３】
具体的には、仕様検討フェーズでは仕様検討の担当者が商品企画やユーザの要望を取り入れ、設計制約内で最善の仕様となるように検討する。そのため、担当者が何度も機能仕様書を編集することになる。そのため、編集という操作の回数が多くなる。或いは別の担当者は、仕様を策定しないがその仕様から実装工数を見積もるためその機能仕様書を参照する。また、この時点では仕様は決定されていないので、このフェーズにおいては会議での配布や関係部署への連絡のための印刷が行われることはめったにない。よって、印刷という操作回数はほとんどない。
【００３４】
しかし、時間が経過し、機能仕様が固まり次の実装フェーズに移行すると、この機能仕様書に対する操作も変わってくる。機能仕様が決定されているため、機能仕様書に対する編集が少なくなる。実装者やその他の関係者が決定された仕様を確認するために参照することが多くなる。また、実装に当たって仕様レビューの会議が開催され印刷も行われる。よって、前のフェーズに比べ、参照と印刷の回数が多くなる。編集はその後ほとんど行われなくなり、参照は評価フェーズまで増えていく。印刷はフェーズの移行時にこの機能仕様書を用いたレビューなどの会議が設定されるためその都度、印刷操作が行われる。そして、最後のリリースフェーズでは、この機能仕様書はほとんど使われなくなる。
【００３５】
このように、一般的には、仕事の内容は時間が経過するに伴い作業する内容が変わっていくので、その作業内容のまとまり単位でフェーズを定義し、どのフェーズではどのような作業を行うかを決めて進めていくものである。つまり、仕様検討フェーズでは製品仕様を検討・決定し、その内容を仕様書として記述する。それに伴い、機能仕様書の参照や編集が何度も行われる。また、次の実装フェーズでは、実装のために用いるため、決定された機能仕様書を参照・印刷する回数が増え、編集回数が少なくなる。即ち、業務で用いられる文書情報はフェーズ毎にその文書情報に対する操作が異なり、操作ごとの頻度に特徴を持つ。
【００３６】
本発明ではこのようなプロジェクトのフェーズが移行するに従い、文書情報に対する各操作の頻度が変化することに着目し、これを文書検索に適応する。
【００３７】
≪文書ＤＢ１０９における管理情報≫
図５は、文書ＤＢ１０９における文書情報の管理テーブルを示している。文書ＤＢ１０９には、多数の文書情報５０１が蓄積・管理されている。ここでは蓄積されている文書情報５０１それぞれに対し、Ｔｂｌ−０１文書管理表５０２が割り当てられる。この文書管理表においては、文書ＩＤ、文書名とともに、本文書情報がどの利用状況表に対応しているかを示している。図５の例では、文書ＩＤ「０１２３」の文書情報が、利用状況表「Ｔｂｌ−０２」と対応していることを示している。
【００３８】
利用状況表５０３は縦にプロジェクトのフェーズ、横に操作をとり、各フェーズにおいてどの操作が何回とられたかを記録する。図４の例で説明した例を用いれば、フェーズ１は仕様検討フェーズ、フェーズ２は実装フェーズ、フェーズ３は評価フェーズ、フェーズ４はリリースフェーズである。また、操作１は編集、操作２は参照、操作３は印刷とする。
【００３９】
図５では、利用状況表５０３の表では、例えば、仕様検討フェーズにおいて編集が１５回、実装フェーズにおいて参照が１０回されたことを示している。
【００４０】
次に、各文書情報の利用状況をまとめた利用状況表５０３の作成の過程を説明する。
【００４１】
文書情報５０１は文書管理装置１０２で管理され、その文書情報に対して行ったユーザの操作を認識可能である。例えば文書情報にアクセスし、内容を変更した後に保存すれば、それは編集が行われたことがわかる。単に開いただけで保存されなければ、それは参照が行われたことがわかる。或いは、ユーザによっては、文書情報をクライアントＰＣにコピーする場合もある。単に文書管理装置からクライアントＰＣにコピーされた場合は参照と考え、その後同じ名前で上書き、或いは別名で追加保存された場合は編集とする。どの操作がなされたかの分析は、文書管理装置１０２で行うことが可能である。
【００４２】
文書情報が画像形成装置１０６において印刷されると、監視装置１０４は画像形成装置１０６から、文書名や印刷指示を行ったユーザ名、印刷設定や印刷枚数などの情報を含むジョブログ情報を取得する。ジョブログ情報を分析することでどの文書情報が何回印刷されたかが把握できる。
【００４３】
または、各クライアントＰＣ１０５に常駐するソフトウェアによる印刷要求に関する監視情報をもとに印刷操作の回数などを分析してもよい。また、この常駐ソフトウェアにより、文書管理装置へのアクセスしてからの文書情報に対する操作を全て監視し、その監視情報をもとに印刷以外の操作に関しても分析することも可能である。
【００４４】
監視装置１０４では、各クライアントＰＣ１０５から文書情報に対する監視情報を収集、分析し、文書管理装置１０２にそれを送付する。文書管理装置１０２はこの情報に基づき利用状況表５０３に反映させる。また、文書情報に対する操作がどのフェーズにおいてなされたかを判断する方法は詳しく後述する。このようにして文書管理装置１０２では、各文書情報の利用状況を管理する。
【００４５】
文書管理装置１０２では、プロジェクトに関連する全ての文書情報の利用状況表に基づき、フェーズごと、または操作ごとに統計処理を行う。そして、偏差値が大きい値を見つける。
【００４６】
例えば図５のＴｂｌ−０２利用状況表５０３において、フェーズ１における操作１は１５回あり、これの偏差値が他と比べて大きければ、そのフェーズにおいてその操作は他の文書と比べて比較的多くなされていると言える。
【００４７】
このように利用状況を用いて、プロジェクトのあるフェーズにおける利用状況に特徴のある文書情報を抽出する。そして、抽出した文書情報は後述する関連文書表６０３に登録され管理される。このようにして、プロジェクトにおいて各フェーズにおいて特徴のある文書を抽出することができる。
【００４８】
≪プロジェクトＤＢ１１０における管理情報≫
図６は、プロジェクトＤＢ１１０におけるプロジェクトに関する情報を管理するためのテーブルを示している。プロジェクトＤＢ１１０には多数のプロジェクト６０１が蓄積、管理されている。
【００４９】
蓄積されているプロジェクト６０１それぞれに対しプロジェクト管理表６０２が割り当てられる。このプロジェクト管理表６０２には、プロジェクトＩＤとプロジェクト名に加えプロジェクトに対応する他の管理テーブルの情報が管理されている。具体的には、関連文書表６０３、利用状況集計表７０３、キーワード集計表７０４などがある。対応する管理テーブルに関しては詳しく後述する。
【００５０】
例えば、図６では、プロジェクトＩＤが「ＰＲＪ−００１」であり、プロジェクト名が「Ｐｒｏｊｅｃｔ−Ｘ」であるプロジェクトのプロジェクト管理表「Ｔｂｌ−０３」を示している。この表から、対応する関連文書表は「Ｔｂｌ−０４」である。
【００５１】
図６の関連文書表６０３（「Ｔｂｌ−０４」）では、このプロジェクトには、文書名「ＡＢＣＤ」、「ＥＦＧＨ」、「ＩＪＫＬ」、「ＭＮＯＰ」の４つの文書が関連付けられている。そして、これらの文書の利用状況表は、それぞれ「Ｔｂｌ−０２−１」、「Ｔｂｌ−０２−２」、「Ｔｂｌ−０２−３」、「Ｔｂｌ−０２−４」である。これらの利用状況表は上述したような形式の情報である。
【００５２】
また、図９は、プロジェクト管理装置１０３が管理する、プロジェクト雛形集９０５を示す。この中には、雛形初期―利用状況表９０１、雛形初期―キーワード表９０２、雛形実績―利用状況表９０３、雛形実績―キーワード表９０４がある。これらはプロジェクトフェーズの移行を判断するときに基準として用いられるものである。プロジェクトフェーズの移行を判断については、詳しく後述する。
【００５３】
Ｔｂｌ−０９雛形実績―利用状況表９０３とＴｂｌ−１０雛形実績―キーワード表９０４は、同じようなプロジェクトを何度も行ったときの、それらの実際の実績値を集計し平均化したものである。
【００５４】
また、実績に基づくテーブル以外にも、いろいろなプロジェクトから類似点と相違点を考慮して作成したＴｂｌ−０７雛形初期―利用状況表９０１とＴｂｌ−０８雛形初期―キーワード表９０２を用いる。これらは、フェーズ数や期間の長短、プロジェクトの複雑さや規模などを考慮して管理者などが任意に作成する。
【００５５】
尚、本実施例においては実績に基づく雛形実績―利用状況表９０３と雛形実績―キーワード表９０４を優先してフェーズ移行の判断に用いることで、過去の実績に則したプロジェクトの進捗の判断を行う。
【００５６】
≪文書管理装置１０２における集計処理≫
図７は、図５と図６で説明した管理テーブルを用いたプロジェクト管理装置における集計表の作成の様子を説明するための図である。
【００５７】
利用状況集計表７０３は、プロジェクトに関係する文書情報の利用状況表におけるフェーズ毎の操作回数を集計した情報を管理するためのテーブルである。この集計は、定期的に行われ、統計管理される。
【００５８】
図７では、図６で示したプロジェクトＩＤが「ＰＲＪ−００１」のプロジェクトにおける集計を行っている。本プロジェクトにおける関連文書情報は、関連文書表「Ｔｂｌ−０４」で示される、Ｔｂｌ−０２−１〜Ｔｂｌ−０２−４となる。
【００５９】
Ｔｂｌ−０５利用状況集計表７０３は、Ｔｂｌ−０２−１〜Ｔｂｌ−０２−４を参照し、各フェーズの各操作について集計したものである。その際には、Ｔｂｌ−０４関連文書表における各文書情報の重み付け値で比例配分して、それぞれの操作回数を足し合わせている。例えば、Ｔｂｌ−０５利用状況集計表の各マスの値は、文書ＬのフェーズＭと操作Ｎが交差する各マスの値をＣ［Ｌ］（Ｍ、Ｎ）とし、重み付け値をＫ［Ｌ］とすると、Ｃ［Ｌ］（Ｍ、Ｎ）×Ｋ［Ｌ］／ΣＫ［Ｌ］で求められる。なお、文書情報がプロジェクトの利用状況にどの程度影響を与えるかによって、重み付け値を変更させるものとする。
【００６０】
なお、本実施例において、利用状況集計表の更新は、現在のフェーズに関する集計により行う。例えば、図７の利用状況集計表７０３は、現在フェーズ２の最中である場合の例であるので、フェーズ２の集計を行っている。また、期間７０１はそのフェーズの開始から終了までの長さを示すので、フェーズが完了して始めて計算される。そのため、この例においてはフェーズ２の期間の値が計算されていない。また、期間の単位は月など、任意に決定できる。
【００６１】
また、プロジェクト管理装置１０３では、プロジェクトにおいて利用される文書情報の内容に頻出するキーワードの集計も行う。図６の関連文書表６０３で示される各文書情報を解析し頻出するキーワードを抽出する。フェーズごとに集計したものがＴｂｌ−０６キーワード集計表７０４である。
【００６２】
以上説明したように、本実施例では、プロジェクトごとにそのプロジェクトに関連する文書情報の利用状況やその文書内に頻出するキーワードを集計して管理する。
【００６３】
≪プロジェクト管理装置１０３におけるフェーズ移行の判断処理≫
前述した利用状況の集計処理に伴い、プロジェクト管理装置１０３がフェーズの移行の判断を行う。
【００６４】
ここでは、利用状況集計表やキーワード集計表の更新のために行われる定期的に収集した文書情報の利用状況をもとに、定期的に収集される各操作の集計値などを用いて、フェーズが移行したか否かの判断が行われる。具体的には操作１〜３の集計値の比率に注目する。
【００６５】
例えば、前述したプロジェクトＩＤが「ＰＲＪ−００１」のプロジェクトに関する利用状況集計表「Ｔｂｌ−０５」の現在のフェーズにおける、操作１、２、３のそれぞれの集計値は６、６０、７をなっている。ここで、雛形実績―利用状況表「Ｔｂｌ−０９」のフェーズ２の操作１、２、３の値を参照すると８、５５、８となっている。つまり、両者の各操作の集計値の比が同じような関係を持っていることがわかる。
【００６６】
さらに、雛形実績―利用状況表「Ｔｂｌ−０９」のフェーズ１と２の期間の長さの比は１対３であることが読み取れる。つまりプロジェクトＩＤが「ＰＲＪ−００１」のプロジェクトに関しては、フェーズ１の期間が２であることからフェーズ２の期間は６であることが予測できる。
【００６７】
上述のように予測された期間により、フェーズの移行が近づくと、定期的に収集され、集計される各操作の集計値（１回分）を用いて、それらの比の関係が、雛形実績―利用状況表における次のフェーズの比に類似するか否かを判定する。ここで類似すると判断されると、フェーズが移行したことが判断できる。
【００６８】
また、一度フェーズの移行を判断しても、判断後にその検証を行い、フェーズを戻すなどしてもよい。その際には判断前後の、定期的に収集し、集計した集計値は所定の記憶領域に退避しておき、フェーズを戻す際には再計算できるようにしておく。
【００６９】
さらに、キーワードに着目してプロジェクトのフェーズの移行を判断することもできる。
【００７０】
まず、Ｔｂｌ−０４関連文書表６０３で示される対象プロジェクトに関連する各文書（例えば、文書名ＡＢＣＤやＥＦＧＨなど）が利用されると、その文書からキーワードを抽出し出現回数を計算し、Ｔｂｌ−０６キーワード集計表７０４に集計する。
【００７１】
そして、Ｔｂｌ−０８雛形初期―キーワード表９０２などの各キーワードの頻出度を比較する。例えば、キーワード「ｈｉｊｋｌ」の頻出度は増加せず、別のキーワード「ｍｎｏｐｑｒ」の頻出度が増加し始める。この場合、フェーズは２から３に移行したと判断する。移行タイミングはキーワード「ｈｉｊｋｌ」の頻出度が変化せず、キーワード「ｍｎｏｐｑｒ」の頻出度が増加し始めたときと判断する。
【００７２】
このように、キーワードの頻出度がフェーズ毎に変化することに着目し、フェーズの移行を判断することが可能である。
【００７３】
なお、同じプロジェクトに関して利用状況表とキーワード表の両方の雛型を作成しておくことで、フェーズ移行が文書情報への操作の状況と、操作された文書情報の内容の両方から判断できるようになる。
【００７４】
各文書の利用状況表５０３を集計して、上記で説明したように各フェーズ、各操作において特徴のある文書情報を抽出する場合や、プロジェクトフェーズの移行を判断する場合、どの範囲までの文書を対象とするかについて述べる。
【００７５】
上記で説明したのは、特徴のある文書情報を抽出する場合はプロジェクトに関連する文書を全て対象とするが、プロジェクトフェーズの移行を判断する場合はＴｂｌ−０４関連文書表６０３に記載されている文書のみと説明している。統計の観点からは一般的に範囲を広げると精度がよくなる。
【００７６】
本実施例においては、処理時間を考慮し、特徴のある文書情報を抽出する場合、対象範囲を全ての文書とするのではなく関連文書表６０３のように限定的にする方法も可能である。更に、関連文書表６０３にあるように文書毎に重み付けをして更に特徴のある文書情報を抽出する方法も可能である。また、関連文書表６０３に記載する文書を増やしていけば、文書管理装置１０２で管理している全ての文書を対象とすることになる。
【００７７】
上記で説明した方法はある一つのプロジェクトに着目しているので、一つの文書情報に一つの利用状況表５０３を対応付けている。実際は、一つの文書情報が複数のプロジェクトにおいて利用される場合もありうる。この場合、プロジェクトのフェーズの進捗具合はプロジェクト毎に異なり、利用状況もプロジェクトによって異なってくる。従って、利用状況表５０３はプロジェクト毎に用意する必要がある。そして、上記で説明した方法をプロジェクトごとで行う必要がある。
【００７８】
また、上記で説明したプロジェクトフェーズの移行を判断する方法は、文書に対して操作が起こされ利用状況表５０３がアップデートされるたびにプロジェクト単位で集計し判断を行う。そこで、フェーズの移行直後は間隔を短くし、徐々に次の判断までの間隔を長く取るようにし、予測されたフェーズの期間の後半にくるとまた判断の間隔を短くする方法が考えられる。
【００７９】
プロジェクトが最終フェーズを終了すれば、それまでの実績を集計した利用状況集計表７０３やキーワード集計表７０４を、雛形実績―利用状況表と雛形実績―キーワード表にフィードバックする。具体的には、例えば各フェーズの操作種類ごとに足し合わせ、平均化することでフィードバックする。また、雛形実績―キーワード表９０４に対しては、各キーワードの頻出度を見直したり、各フェーズで出現するキーワードそのものを追加削除したりする。
【００８０】
≪プロジェクト管理装置１０３における、プロジェクトの進捗の管理に関する処理≫
以上のプロジェクトフェーズの移行を判断する方法を、図１０のフローチャートを用いて説明する。本処理は、プロジェクト管理装置１０３のＣＰＵが本処理のためのプログラムを実行することにより実現される。
【００８１】
プロジェクト管理装置１０３において、所定のプロジェクトに関する処理が開始される（ステップ４０１）。ステップ４０２では、そのプロジェクトを管理するプロジェクト管理表を作成する。
【００８２】
ステップ４０３では、プロジェクト管理装置１０３がプロジェクトＤＢにおいて管理するプロジェクト雛形集の中にある雛形のうち、利用状況表とキーワード表に関して比較する基準をどの雛形にするかを決定し、プロジェクト管理表６０２に定義する。
【００８３】
文書管理サーバより、プロジェクトに関連する文書情報に対して行われた利用状況を取得するため、利用状況表などを取得する。そして、文書情報に対して何らかの操作がなされたかどうかを判定する（ステップ４０４）。
【００８４】
操作がなされたとの判定があれば、その利用状況表に基づき、プロジェクト単位でこれを集計し、プロジェクトごとの利用状況集計表を更新する（ステップ４０５）。集計した利用状況集計表を分析し、上記で説明したようにフェーズの移行と判断できるかどうかを判定する（ステップ４０６）。
【００８５】
フェーズの移行の判断は、上記で説明したように利用状況集計表とキーワード集計表の両方から行う。ここでは、文書情報への操作を示す利用状況集計表から、フェーズ移行と判断された場合、変化ポイントを１とする（ステップ４０７）。
【００８６】
次に文書管理装置１０２より、プロジェクトに関連する文書情報を取得し、プロジェクトごとのキーワード集計表を更新する（ステップ４０８）。更新されたキーワード集計表を分析し、上記で説明したようにフェーズの移行と判断できるかどうかを判定する（ステップ４０９）。
【００８７】
ここでは、文書情報への操作を示す利用状況集計表から、フェーズ移行と判断された場合、変化ポイントに１加算する（ステップ４１０）。
【００８８】
ステップ４１１において、変化ポイントをもとに、フェーズが移行したか否かを総合判定する。ここで、変化ポイントが２となっていれば、フェーズが移行したと判定する。そして、ステップ４１２において、プロジェクトのフェーズが移行した場合は、ステップ４１３にすすむ。移行していない場合は、ステップ４０４に戻る。
【００８９】
ステップ４１３において、フェーズが移行した場合は、上記で説明したように、利用状況集計表の期間にそのフェーズの長さを設定する。
【００９０】
ステップ４１４では、プロジェクトが終わっているかどうか判定する。終わっていない場合はステップ４０４に戻る。プロジェクトの全てのフェーズが完了し、プロジェクト自体が終了した場合は次のステップ４１５に進む。
【００９１】
ステップ４１５において、利用状況集計表とキーワード集計表に基づき、フェーズの移行の判断に用いた基準とした雛形へフィードバックを行う。以上により、プロジェクトの進捗管理の処理が終了する（ステップ４１６）。
【００９２】
≪文書管理装置１０２における、プロジェクトのフェーズに対応した検索処理≫
次に、上記で説明した文書管理装置１０２における処理を、図１１のフローチャートを用いて説明する。本処理は、文書管理装置１０２のＣＰＵが本処理のためのプログラムを実行することにより実現される。
【００９３】
文書管理装置が起動し、処理が開始される（ステップ３０１）。
【００９４】
クライアントＰＣ１０５からのログイン要求を受信することで、ユーザのログインを検知する（ステップ３０２）。そしてステップ３０３において、ログインしたユーザの属性や入力された検索キーワードを受信する。ここで、ユーザの属性はクライアントＰＣ１０５から直接取得する、もしくは認証サーバ１０１にユーザ名などを問い合わせることにより取得する。
【００９５】
ユーザ属性に含まれるプロジェクトにより、関連するプロジェクトを検出する（ステップ３０４）。なお、入力されたキーワードから関連するプロジェクトが一意に判断できる場合は、それに基づき関連するプロジェクトを検出する。
【００９６】
検出したプロジェクトの現在のフェーズを、プロジェクト管理装置１０３に問い合わせて取得する（ステップ３０５）。そして、ユーザ属性と検索キーワードにより検索された文書情報や現在のフェーズにおいて操作回数に特徴的な傾向を示す文書情報を検索、収集する（ステップ３０６）。
【００９７】
ステップ３０７において、図８に示すような検索結果の表示をユーザに提供するため、上記ステップで得られた情報を出力する。例えば、ステップ３０６で収集した文書情報の中から、クライアントＰＣから受信した検索キーワードを用いて、全文検索した結果を表示するなどする。具体的な表示画面については、詳細に後述する。
【００９８】
その後、検索結果の表示に基づく、ユーザの文書情報への操作のための入力を受け付けるまで待機する。ここで、ステップ３０８において操作を検出した場合は、ステップ３０９に進む。ここで、ユーザによりログアウトの要求を受信すると、ログアウト処理を行い、再度ユーザのログインを待つためにステップ３０２に戻る。
【００９９】
次に文書の新規作成が行われたかどうかを判断する（ステップ３０９）。新規作成の場合は、その文書に対する文書管理表や利用状況表を作成する（ステップ３１０）。新規作成以外の場合、ステップ３１１にすすむ。
【０１００】
ステップ３１１では、ユーザが指定した文書情報と、その文書情報に対して行われた操作を分析する。前述したように、分析される操作の内容は、編集、参照及び印刷の何れかである。
【０１０１】
Ｓ３０５で取得したプロジェクトのフェーズと、Ｓ３１１で文書情報への操作が分析されたので、利用状況表を更新する。これによりユーザが文書情報に対して行った操作が履歴として管理されることになる。この後ステップ３０８に戻り、文書に対して操作がなされなくなるまで、記録を続ける。
【０１０２】
図８は、クライアントＰＣの画面上に表示される、本実施例の検索結果の表示の一例を示す図である。これは、文書管理装置１０２より受け付ける情報に基づき表示される。ユーザの属性とユーザが入力した検索キーワードによって検索を行った場合の検索結果の画面全体８０１は次のようなものから構成されている。
【０１０３】
８０２は入力された検索キーワードを示す検索キーワードバー、８０３は検索キーワードとユーザ属性のみにより絞り込まれた検索された文書情報の一覧を表示する表示領域である。表示領域８０３に表示される検索結果は、検索キーワードとユーザの関わるプロジェクトやユーザ名などのユーザ属性を用いて絞込検索された結果である。具体的には文書管理装置１０２で文書情報の内容と文書情報の作成者などの属性情報に対してワード検索することにより抽出している。
【０１０４】
本実施例では、更に検索結果の表示領域８１０と８１２がある。
【０１０５】
８１０と８１２は、それぞれ「よく参照される」ファイル（文書情報）と「よく印刷される」ファイル（文書情報）とを示している。ここでは、表示領域８０３に表示される検索結果で表示される文書情報の利用状況表を参照し、プロジェクトの現在のフェーズにおける各操作の操作回数が、所定の閾値以上のもので上位のものから表示されている。この閾値は文書管理装置１０２において管理され、管理者などにより任意に設定される。このようにして、現在フェーズにおいて特徴的な操作が良く行われる文書情報を表示している。
【０１０６】
結果表示領域の表示形式について説明する。
【０１０７】
横軸の項目は左から、リンク８０４、ファイル名８０７、作成者８０８、日付８０９である。リンク８０４は、検索したファイルへのリンクをたどるためのボタンを示している。ボタン８０６は文書ＤＢ上のファイルへのリンクであり、ボタン８０５は文書管理装置外に存在している場合や、その文書のキャッシュ情報へのリンクである。
【０１０８】
以上の説明から、本実施例では、ユーザが文書管理装置へログインした時点で、とくにプロジェクトなどを意識しなくても、現状のフェーズに適した文書の検索結果を一覧表示できる。具体的には、本実施例においてはユーザの所属プロジェクトは、ログイン時にユーザのユーザ属性から判断し、そのフェーズはプロジェクト管理装置により自動判断されている。
【０１０９】
例えば、ユーザが検索キーワード「説明書」と入力した場合、ログインした時点でのフェーズによっては、検索結果の表示領域８１０、８１２が異なる表示となる。つまり、他の同様のプロジェクトに所属するユーザが、そのフェーズでよく操作した文書情報を自動で絞り込んで表示できる。この際、文書情報を検索するユーザは検索キーワードとして、プロジェクトやフェーズなどを入力する必要がないことも、煩雑な作業を抑えることができる本実施例に特有な効果となる。
【０１１０】
≪他の実施の形態≫
以上、様々な実施形態を詳述したが、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。例えば、プリンタ、ファクシミリ、ＰＣ、サーバとクライアントとを含むコンピュータシステムなどの如くである。
【０１１１】
本発明は、前述した実施形態の各機能を実現するソフトウェアプログラムを、システム若しくは装置に対して直接または遠隔から供給し、そのシステム等に含まれるコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【０１１２】
従って、本発明の機能・処理をコンピュータで実現するために、情報処理装置にインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、上記機能・処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も本発明の一つである。
【０１１３】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。
【０１１４】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、記録媒体としては、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【０１１５】
また、プログラムは、クライアントの情報処理装置のブラウザを用いてインターネットのホームページからダウンロードしてもよい。すなわち、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードしてもよいのである。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明の構成要件となる場合がある。
【０１１６】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布してもよい。この場合、所定条件をクリアしたユーザにのみ、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報で暗号化されたプログラムを復号して実行し、プログラムを情報処理装置にインストールしてもよい。
【０１１７】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現されてもよい。なお、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ってもよい。もちろん、この場合も、前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１１８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、情報処理装置に挿入された機能拡張ボードや情報処理装置に接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれてもよい。そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ってもよい。このようにして、前述した実施形態の機能が実現されることもある。
【図面の簡単な説明】
【０１１９】
【図１】文書管理装置を含むネットワークシステムの構成を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成図である。
【図３】情報処理装置のハードウェア構成図である。
【図４】あるプロジェクトにおける各フェーズでの文書情報への操作の頻度を示す図である。
【図５】文書ＤＢ１０９における文書情報の管理テーブルを示す図である。
【図６】プロジェクトＤＢ１１０におけるプロジェクトに関する情報を管理するためのテーブルを示す図である。
【図７】図５と図６で説明した管理テーブルを用いた集計表の作成の様子を説明するための図である。
【図８】本実施例における検索結果の表示画面を示す図である。
【図９】プロジェクト管理装置１０３が管理するプロジェクト雛形集を説明するための図である。
【図１０】プロジェクト管理装置１０３における処理を説明するために用いるフローチャートを示す。
【図１１】文書管理装置１０３における処理を説明するために用いるフローチャートを示す。
【符号の説明】
【０１２０】
１０１  認証サーバ
１０２  文書管理装置
１０３  プロジェクト管理装置
１０５  クライアントＰＣ
【図１】
2009295008.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2009295008.tif 000008
【図７】
2009295008.tif 000009
【図８】
2009295008.tif 000010
【図９】
2009295008.tif 000011
【図１０】
2009295008.tif 000012
【図１１】
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