(57)【要約】【課題】  文書類の更新作業の工数を削減できる印刷文書更新指示作成装置を提供する。【解決手段】  文書ファイル保存手段に保存されている文書ファイルの前回印刷時の印刷履歴情報と、最新文書ファイル情報取得手段により取得した文書ファイルの属性情報とを比較し、更新指示情報として記憶し、文書ファイルの更新内容をもとに並び替え、更新指示情報を確定した上で、作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令出力するとともに、更新指示情報を印刷履歴情報として、前回履歴情報記憶手段に追加格納することを特徴とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷した文書類を最新状態に保つための印刷文書更新指示作成装置であって、
文書ファイルを保存する文書ファイル保存手段と、
前記文書ファイル保存手段に保存されている文書ファイルの前回印刷時の印刷履歴情報を記憶する前回履歴情報記憶手段と、
前記文書ファイル保存手段に保存されている文書ファイルの属性情報を取得する最新文書ファイル情報取得手段と、
前記前回履歴情報記憶手段に記憶された前回印刷時の印刷履歴情報と、前記最新文書ファイル情報取得手段により取得した文書ファイルの属性情報とを比較し、文書ファイルの更新内容を判断する更新内容判断手段と、
前記更新内容判断手段で判断した更新内容判断結果を更新指示情報として記憶する更新指示情報記憶手段と、
前記更新指示情報記憶手段で記憶した更新指示情報を前記文書ファイルの更新内容をもとに並び替え、更新指示情報を確定する更新指示情報確定手段と、
前記更新指示情報確定手段で並び替えた更新指示情報から、作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令する印刷命令手段と、
前記更新指示情報を印刷履歴情報として、前記前回履歴情報記憶手段に追加格納する印刷履歴情報作成手段と、
を備えることを特徴とする印刷文書更新指示作成装置。
【請求項２】
前記更新指示情報には文書番号を含み、
前記更新指示情報確定手段は、前記文書番号で並び替えるとともに、
前記印刷命令手段は、文書番号順に作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書番号が記載された文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令することを特徴とする請求項１記載の印刷文書更新指示作成装置。
【請求項３】
前記文書ファイル保存手段の位置を特定する文書ファイル位置指定手段を備え、
前記最新文書ファイル情報取得手段は前記文書ファイル位置ファイル指定手段で特定された位置を起点に保存されている文書ファイルの属性情報を取得することを特徴とする請求項１または２記載の印刷文書更新指示作成装置。
【請求項４】
前記印刷履歴情報は少なくとも文書ファイルの保管場所、文書ファイル名、作成または更新日時、および印刷文書番号を含むことを特徴とする請求項１乃至３記載の印刷文書更新指示作成装置。
【請求項５】
印刷した文書類を最新状態に保つための印刷文書更新指示作成方法であって、
文書ファイルを保存する文書ファイル保存ステップと、
前記文書ファイル保存方法に保存されている文書ファイルの前回印刷時の印刷履歴情報を記憶する前回履歴情報記憶ステップと、
前記文書ファイル保存ステップに保存されている文書ファイルの属性情報を取得する最新文書ファイル情報取得ステップと、
前記前回履歴情報記憶ステップに記憶された前回印刷時の印刷履歴情報と、前記最新文書ファイル情報取得ステップにより取得した文書ファイルの属性情報とを比較し、文書ファイルの更新内容を判断する更新内容判断ステップと、
前記更新内容判断ステップで判断した更新内容判断結果を更新指示情報として記憶する更新指示情報記憶ステップと、
前記更新指示情報記憶ステップで記憶した更新指示情報を前記文書ファイルの更新内容をもとに並び替え、更新指示情報を確定する更新指示情報確定ステップと、
前記更新指示情報確定ステップで並び替えた更新指示情報から、作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令する印刷命令ステップと、
前記更新指示情報を印刷履歴情報として、前記前回履歴情報記憶ステップに追加格納する印刷履歴情報作成ステップと、
を有することを特徴とする印刷文書更新指示作成方法。
【請求項６】
前記更新指示情報には文書番号を含み、
前記更新指示情報確定ステップは、前記文書番号で並び替えるとともに、
前記印刷命令ステップは、文書番号順に作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書番号が記載された文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令することを特徴とする請求項５記載の印刷文書更新指示作成方法。
【請求項７】
前記文書ファイル保存手段の位置を特定する文書ファイル位置指定ステップを有し、
前記最新文書ファイル情報取得ステップは前記文書ファイル位置ファイル指定ステップで特定された位置を起点に保存されている文書ファイルの属性情報を取得することを特徴とする請求項５または６記載の印刷文書更新指示作成方法。
【請求項８】
請求項１乃至４のいずれかに記載の情報処理装置としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項５乃至７のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷した文書類を最新状態に保つための印刷文書更新指示作成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
システム開発等のプロジェクトにおける設計書や仕様書などの文書類は、各開発フェーズの区切り、報告会、顧客への成果物納品などの必要時に都度印刷し、最新状態を保つ必要がある。
【０００３】
この場合、都度全ての文書を印刷すると、前回印刷時から修正されていない部分については紙や印刷時間の浪費につながるため、変更された部分のみを印刷して、変更前の文書類に対して該当部分を差し替え等することが一般的である。
【０００４】
これを実現するために、例えば、特許文献１では、変更前文書の変更部分に対応する第１の区間と、変更部分の印刷データに対応する第２の区間とを指定可能とし、変更前の用紙枚数をカウントすることにより、カウントした用紙枚数の区間が第１の区間と一致する場合には、第２の区間に対応する変更部分の文書に差し替える印刷システムが提案されている。
【０００５】
また、特許文献２では、印刷処理した文書の印刷データと、当該文書に変更を加えた変更文書の印刷データとをページ毎に比較し、比較結果が不一致のページについては差し替え印刷処理を実施する印刷制御装置が提案されている。
【特許文献１】特開２００６−９５８４９号公報
【特許文献２】特開２００５−２２７８６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、企業などで利用するERPシステムや基幹システムといった大規模システムの開発プロジェクトにおける設計書や仕様書などの文書類は、あるまとまった文書ごとに文書ファイルを分割して保管するのが一般的である。そのため、特許文献１および特許文献２に記載された技術では、文書情報が複数の文書ファイルに分割されている場合には対応できない。
【０００７】
また、ERPシステムなどのパッケージソフトを利用した開発プロジェクトでは、ソフトウェアウェアベンダーは、予め準備されている機能ごとにパッケージソフトを顧客の要求に応じて組み合わせてシステムを開発する。特にこのような場合は、顧客ごとに文書を新規に作成するのではなく、過去利用した文書ファイルを活用して、つまり、過去文書の中で、ある文書を削除したり、章を変更してある文書を別の文書の前または後に挿入したり、あるいは、新規に追加したりといった過去文書類の中での更新作業をする。そのため特許文献１および特許文献２に記載された技術では、複数の文書ファイルを利用しながら更新作業するには対応していない。
【０００８】
そこで、本発明は、文書類の更新作業に関する上記の問題点を考慮したもので、様々な文書更新作業のパターンに対応でき、かつ、更新作業の工数を削減できる印刷文書更新指示作成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、請求項１の発明は、
印刷した文書類を最新状態に保つための印刷文書更新指示作成装置であって、文書ファイルを保存する文書ファイル保存手段と、前記文書ファイル保存手段に保存されている文書ファイルの前回印刷時の印刷履歴情報を記憶する前回履歴情報記憶手段と、前記文書ファイル保存手段に保存されている文書ファイルの属性情報を取得する最新文書ファイル情報取得手段と、前記前回履歴情報記憶手段に記憶された前回印刷時の印刷履歴情報と、前記最新文書ファイル情報取得手段により取得した文書ファイルの属性情報とを比較し、文書ファイルの更新内容を判断する更新内容判断手段と、前記更新内容判断手段で判断した更新内容判断結果を更新指示情報として記憶する更新指示情報記憶手段と、前記更新指示情報記憶手段で記憶した更新指示情報を前記文書ファイルの更新内容をもとに並び替え、更新指示情報を確定する更新指示情報確定手段と、前記更新指示情報確定手段で並び替えた更新指示情報から、作業指示内容を記載した文書更新指示書と、差替または追加が必要な文書表紙と、差替または追加が必要な文書本体とを印刷するべく命令する印刷命令手段と、前記更新指示情報を印刷履歴情報として、前記前回履歴情報記憶手段に追加格納する印刷履歴情報作成手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、文書の差し替え、文書の位置変更、文書間の入れ替えなど様々なパターンの印刷文書更新作業に対応することができる。
【００１１】
また、前回印刷した文書の文書番号の小さいものから順に作業指示が出力されるため、文書間を後戻りすることなく効率的に更新作業を実施することができる。
【００１２】
さらに、変更、追加のあった文書のみを新たに印刷するため、紙の使用量を削減できる。
【００１３】
また、文書番号のみが変更された場合には文書表紙のみを印刷して差し替えるため、紙の使用量を削減できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
〔実施形態〕
図１３は本発明の実施形態の文書更新指示作成システムの構成を示す図である。
【００１５】
尚、図１３のネットワーク１３０３上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１６】
図１３において、１３０１はユーザーが使用するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の情報処理装置である。情報処理装置１３０１は、ネットワーク１３０３を介して、印刷装置１３０２とデータの送受信が可能である。
【００１７】
次に、図１３の情報処理装置１３０１のハードウェア構成について、図１４を用いて説明する。
【００１８】
図１４は、情報処理装置１３０１のハードウェア構成を示す図である。
【００１９】
図１４において、ＣＰＵ１４０１は、システムバス１４０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ１４０２あるいは外部メモリ１４１１には、ＣＰＵ１４０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ１４０３は、ＣＰＵ１４０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ１４０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ１４０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２０】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）１４０５は、キーボード１４０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）１４０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）１４１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２１】
本発明には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）１４０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピ（登録商標）（ＦＤ）ディスク或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２２】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）１４０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ１４０１は、例えばＲＡＭ１４０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ１４１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ１４０１は、ＣＲＴ１４１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザー指示を可能とする。
【００２３】
本発明を実現するためのプログラムは外部メモリ１４１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ１４０３にロードされることによりＣＰＵ１４０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイル及び各種情報テーブルは外部メモリ１４１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
【００２４】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書更新指示作成システムの全体構成を示す機能ブロック図である。
【００２５】
図１において、文書更新指示作成システム１３０１は、文書ファイルを保管する文書ファイル記憶部１１０および印刷装置１３０２に接続されている。文書ファイル記憶部１１０は外部メモリ１４１１で、各文書ファイルが階層構造を持ったフォルダと呼ばれる保管領域に保管される。印刷装置１３０２はプリンタ等の文書を印刷するための装置である。
【００２６】
最新ファイル情報取得部１０１は、文書ファイル記憶部１１０から文書ファイルの情報を読み取り、最新文書ファイル情報１０８を作成する。最新文書ファイル情報１０８はＲＡＭ１４０３上に記憶される。
【００２７】
この際、文書ファイル記憶部１１０に登録されている全てのフォルダを対象としてもよいし、起点となるフォルダを指定してそのフォルダの配下のサブフォルダだけを対象としてもよい。ここで読み取る情報は図２に示すような各文書ファイルの属性情報を示す保存場所であるフォルダ名、ファイル名、文書名称、更新日時、などである。
【００２８】
前回履歴情報記憶部１０７には、図３に示すような前回印刷した時の各文書ファイルの印刷履歴情報を示す保存場所であるフォルダ名、ファイル名、文書名称、更新日時、などの情報に加え、前回印刷した時に各文書ファイルに付与した章番号が記憶されている。なお、ここでは、章番号としたが段落番号でも、文書の並びを規定する文書番号であればよい。ここで対象とするフォルダの範囲は、最新ファイル情報取得部１０１にて対象とするフォルダの範囲と合致させる必要がある。
【００２９】
印刷文書更新指示用初期情報作成部１０２は、最新ファイル情報１０８と、前回履歴情報記憶部１０７に記憶されている前回履歴情報をもとに、図４に示すような印刷文書更新指示用情報１０９の初期データを作成する。印刷文書更新指示用情報１０９はＲＡＭ１４０３上に記憶される。
【００３０】
印刷文書更新指示用情報１０９は、最新ファイル情報と前回履歴情報に含まれる全ての文書ファイルに対して1レコードずつ登録され、前回章番号、前回印刷順、今回章番号、今回印刷順、フォルダ名、ファイル名、文書名称、新規フラグ、更新フラグ、更新日時、追加フラグ、廃棄フラグ、指示フラグ、などのデータ項目により構成される。前回章番号については、前回履歴情報の章番号をコピーする。
【００３１】
前回印刷順については、前回章番号の昇順に１、２、３…と番号を付与する。今回章番号については、本実施例では、ユーザーの入力支援として最新ファイル情報と前回履歴情報の両方に存在する文書ファイルに対して前回章番号をコピーして初期値としているが、毎回初めから全てユーザーが指定するのであれば空白でもよい。
【００３２】
今回印刷順については、ここでは設定しない。フォルダ名、ファイル名、文書名称については、最新ファイル情報から、または最新ファイル情報に存在しない場合には前回履歴情報から該当項目をコピーする。新規フラグについては、前回履歴情報には存在せず最新ファイル情報にのみ存在する文書ファイル、つまり前回印刷時以降に追加登録された文書ファイルには１を設定し、それ以外の文書ファイルには０を設定する。
【００３３】
また、更新フラグについては、最新ファイル情報と前回履歴情報の両方に含まれる文書ファイルのうち前回履歴情報の更新日時より最新ファイル情報の更新日時が新しくなっている文書ファイルには１を設定し、それ以外の文書ファイルには０を設定する。
【００３４】
また、更新日時については、最新ファイル情報の更新日時をコピーするが、最新ファイル情報には存在しない文書ファイル、つまり前回印刷時以降に削除された文書ファイルについては更新日時が空白となる。追加フラグ、廃棄フラグ、指示フラグについてはここでは設定しない。このようにして文書ファイルの更新内容を判断することが出来る。
【００３５】
印刷指示情報入力部１０３は、印刷文書更新指示用情報１０９の初期データをもとに、図５に示すような初期画面をＣＲＴ１４１０上に表示し、ユーザーに今回章番号のキーボード１４０９による入力を促す。画面上には印刷文書更新指示用情報１０９に登録された文書ファイルごとに、前回章番号、今回章番号（初期値）、フォルダ名、ファイル名、文書名称と、文書ファイルの変更状況を表す新規マーク、更新マーク、削除マークとを表示する。
【００３６】
新規マークについては、印刷文書更新指示用情報１０９にて新規フラグが１に設定された文書ファイルに、更新マークについては、更新フラグが１に設定された文書ファイルに、削除マークについては、更新日時が空白の文書ファイルに対しそれぞれマーク（例ではＸ）を表示する。また、削除マークが表示されている、つまり前回印刷時以降に削除された文書ファイルについては、今回章番号の入力対象とはなり得ないため、入力不可となるよう画面を制御している。
【００３７】
文書の順序や章立てなどの変更の必要がある場合には、ユーザーにより、図６に示すように、印刷指示情報入力部１０３の今回章番号の入力欄に今回印刷する章番号が入力される。
【００３８】
また、前回印刷時以降に新規登録された文書ファイルや、前回印刷対象とならなかった文書ファイルには、今回章番号（初期値）を設定していないため、これらを今回印刷する必要がある場合には、ユーザーにより今回章番号が入力される。また、ユーザーによりマウス等にて章番号ソートボタンが押されると、図７に示すように、今回印刷する順序に文書ファイルを並べ替えて表示する。
【００３９】
今回章番号の確定後、ユーザーによりマウス等にて指示実行ボタンが押されると、後続処理を起動する。
【００４０】
印刷文書更新指示用情報作成部１０４は、図８に示すように、印刷文書更新指示用情報１０９を前回印刷順と今回印刷順とをもとに並び替え、後続処理に必要な項目を設定する。
【００４１】
まず、印刷指示情報入力部１０３にて確定された今回章番号の昇順に１、２、３…と今回印刷順を設定し、今回印刷順の最大値、つまり今回の更新結果として得られる文書の数をＤとする。次に、前回印刷順が空白で今回印刷順が設定されている、つまり前回印刷対象ではなく今回印刷対象となった文書ファイルか、前回印刷時以降に新規登録され今回印刷対象となった文書ファイルに対し追加フラグに１を、それ以外の文書ファイルについては０を設定する。
【００４２】
逆に前回印刷順が設定されていて今回印刷順が空白、つまり前回印刷対象であり今回印刷対象とならなかった文書ファイルか、前回印刷時以降に削除された文書ファイルに対し廃棄フラグに１を、それ以外の文書ファイルについては０を設定する。なお追加フラグおよび廃棄フラグについては、後続処理を簡素化するために設けた項目であり、処理のたびに前回印刷順と今回印刷順との値によって判断してもよい。
【００４３】
また、指示フラグについては初期値として全文書ファイルに対し０を設定する。
【００４４】
次に、（１）追加フラグが１に設定された文書ファイルの中で今回印刷順の昇順、（２）前回印刷順が設定されている文書ファイルの中で前回印刷順の昇順、（３）残りの文書ファイル、の順に印刷文書更新指示用情報１０９を並び替え、（１）のレコード数をＮ、（１）＋（２）の合計レコード数を対象レコード数Ｒとする。
【００４５】
印刷文書更新指示印刷命令部１０５は、印刷文書更新指示用情報１０９をもとに、前回印刷した文書の章番号あるいは印刷順の小さい順に更新作業ができるよう、作業内容を記述した文書更新指示書と、新たに印刷が必要な文書表紙と、新たに印刷が必要な文書本体とを印刷することを印刷装置１３０２に命令する。その詳細な処理手順を図９のフローチャートに示す。
【００４６】
まず初期値として、Ｓ９０１では現在探索対象となっている今回印刷順を表す探索印刷順ｄに１を、Ｓ９０２では現在処理対象となっている印刷文書更新指示情報１０９のレコード番号を表す現レコードｒにN＋１、つまり前記(2)の文書ファイルの先頭レコード番号をそれぞれ設定する。
【００４７】
Ｓ９０３では、今回印刷順がｄとなる印刷文書更新指示情報１０９のレコードを探索し、そのレコード番号をｑとする。Ｓ９０４では、ｑがｒ以下、つまり今回印刷順がｄとなる文書ファイルが、現在処理対象としている文書ファイルと同一、またはそれより前に処理対象となった文書ファイル、または追加フラグが１に設定された文書ファイルの中から見つかった場合には、見つかったレコードｑの文書ファイルに対し、探索印刷順の文書に対する指示処理Ｓ９０５を実行する。
【００４８】
ここで、探索印刷順の文書に対する指示処理Ｓ９０５について詳しく説明する。図１０は探索印刷順の文書に対する指示処理Ｓ９０５の処理内容を示したものである。本処理では、印刷文書更新指示用情報１０９の追加フラグ、指示フラグ、更新フラグと、前回章番号と今回章番号との間で変更があったかどうかを示す章番号変更有無とをキーとして、指示内容、文書表紙を印刷するかどうか、文書本体を印刷するかどうか、を決定する。
【００４９】
追加フラグが１に設定されている場合（１００１）、該当文書は前回印刷対象とはなっていないので、文書更新指示書に「追加」を記述するとともに、文書表紙と文書本体の印刷指示を出力する。
【００５０】
また、文書更新指示書には指示内容の他に、前回章番号、今回章番号、文書名称などを記述する（以下同様）。追加フラグ、更新フラグ、指示フラグが全て０に設定され、章番号変更有無が無の場合（１００２）、該当文書を変更する必要はないので、何もしない。
【００５１】
追加フラグ、指示フラグ、更新フラグが全て０に設定され、章番号変更有無が有の場合（１００３）、該当文書の表紙だけを差し替える必要があるので、文書更新指示書に「差替（表紙）」を記述するとともに、文書表紙の印刷指示を出力する。追加フラグ、指示フラグが０、更新フラグが１に設定され、章番号変更有無が無の場合（１００４）、文書本体を差し替える必要があるので、文書更新指示書に「差替（文書）」を記述するとともに、文書本体の印刷指示を出力する。
【００５２】
追加フラグ、指示フラグが０、更新フラグが１に設定され、章番号変更有無が有の場合（１００５）、文書表紙と文書本体を差し替える必要があるので、文書更新指示書に「差替（全部）」を記述するとともに、文書表紙と文書本体の印刷指示を出力する。追加フラグが０、指示フラグが２、更新フラグが０に設定され、章番号変更有無が無の場合（１００６）、元の文書表紙と文書本体は仮置きされており、その文書表紙と文書本体を戻す必要があるので、文書更新指示書に「戻入（全部）」を記述する。
【００５３】
追加フラグが０、指示フラグが２、更新フラグが０に設定され、章番号変更有無が有の場合（１００７）、元の文書表紙と文書本体は仮置きされており、文書表紙を差し替えるとともに文書本体を戻す必要があるので、文書更新指示書に「戻入（文書）」を記述し、文書表紙の印刷指示を出力する。
【００５４】
追加フラグが０、指示フラグが２、更新フラグが１に設定されている場合には、元の文書表紙と文書本体は廃棄対象となっているため、文書更新指示書に「追加」を記述するとともに、文書表紙と文書本体の印刷指示を出力する。それぞれの処理を実行後、該当レコードの指示フラグを１に設定する。
【００５５】
探索印刷順の文書に対する指示処理Ｓ９０５の実行後、Ｓ９０６では探索印刷順ｄを１増加させ、Ｓ９０７にてｄが今回印刷順の最大値Ｄを超えた場合には、Ｓ９０８に進む。ｄがＤを超えていない場合には、Ｓ９０３に戻り処理を実行する。
【００５６】
Ｓ９０４でｑがｒより大きい場合、つまり今回印刷順がｄとなる文書ファイルが、まだ処理対象となっていない文書ファイルの中から見つかった場合は、現レコードrの文書ファイルに対し、現レコードの文書に対する指示処理Ｓ９１１を実行する。
【００５７】
ここで、現レコードの文書に対する指示処理Ｓ９１１について詳しく説明する。図１１は前回文書に対する指示処理Ｓ９１１の処理内容を示したものである。なお、後述の現レコードの文書に対する指示処理２S９０８も同じ処理である。  本処理では、印刷文書更新指示用情報１０９の指示フラグ、廃棄フラグ、更新フラグをキーとして、指示内容を決定する。指示フラグが１に設定されている場合（１１０１）、該当文書ファイルは既に今回文書に対する指示処理S９０５にて処理済のため、何もしない。
【００５８】
指示フラグが０．廃棄フラグが０、更新フラグが１に設定されている場合（１１０２）、文書を差し替える必要があり元の文書は不要となるため、文書更新指示書に「廃棄」を記述する。指示フラグが０、廃棄フラグが０、更新フラグが０に設定されている場合（１１０３）、文書は差し替える必要がないが一度仮置きして戻入する（場所を変更する）必要があるため、文書更新指示書に「仮置」を記述する。
【００５９】
廃棄フラグが１に設定されている場合（１１０４）、元の文書を廃棄する必要があるため、文書更新指示書に「廃棄」を記述する。それぞれの処理を実行後、該当レコードの指示フラグを２に設定する。
【００６０】
現レコードの文書に対する指示処理Ｓ９１１の実行後、Ｓ９１２では現レコードｒを１増加させ、Ｓ９１３にてｒが対象レコード数Ｎを超えた場合には、全ての対象レコードについて処理を実行したため、本処理を終了する。
【００６１】
Ｓ９０８〜Ｓ９１０では、未処理の対象レコードが残っている場合に、それらのレコードに対し、現レコードの文書に対する指示処理２Ｓ９０８（Ｓ９１１と同じ処理）を実行し、全ての対象レコードについて実行後、本処理を終了する。
【００６２】
履歴情報作成部１０６は、印刷更新指示用情報１０９から、更新日時が空白ではない、つまり削除されていない文書ファイルについて、今回章番号、フォルダ名、ファイル名、文書名称、ファイル更新日時を、それぞれ、章番号、フォルダ名、ファイル名、文書名称、ファイル更新日時にコピーすることにより今回印刷時の履歴情報を作成し、前回履歴情報記憶部１０７に格納する。本情報は次回印刷時に、前回履歴情報として使用される。
【００６３】
ここで、図８に例示した印刷文書更新指示用情報１０９のサンプルデータをもとに、図9のフローチャートで示される印刷文書更新指示印刷命令部１０５の処理の流れを説明する。
【００６４】
まず、本例では、今回印刷順の最大値Ｄは５、前記(1)のレコード数Ｎは１、対象レコード数Ｒは７である。
【００６５】
初期状態としてＳ９０１にてｄ＝１、Ｓ９０２にてｒ＝Ｎ＋１＝２を設定する。
【００６６】
［１サイクル目］（ｄ＝１、ｒ＝２）
Ｓ９０３では今回印刷順がｄ（＝１）となるレコード番号は２（文書a）であるのでｑ＝２となる。Ｓ９０４ではｑ（＝２）はｒ（＝２）以下のため、Ｙｅｓ側に進む。Ｓ９０５ではレコードｑ（＝２）の文書ａは追加フラグ＝０、指示フラグ＝０、更新フラグ＝０、章番号変更有無＝無であり、１００２の条件に一致するため、更新指示としては何もせず、レコード２の指示フラグに１を設定する。Ｓ９０６ではｄ＝２とする。Ｓ９０７ではｄ（＝２）はＤ（＝５）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００６７】
［２サイクル目］（ｄ＝２、ｒ＝２）
Ｓ９０３では今回印刷順がｄ（＝２）となるレコード番号は４（文書ｃ）であるのでｑ＝４となる。Ｓ９０４ではｑ（＝４）はｒ（＝２）より大きいため、Ｎｏ側に進む。Ｓ９１１ではレコードｒ（＝２）の文書ａは指示フラグ＝１であり、１１０１の条件に一致するため、更新指示としては何もせず、レコード２の指示フラグに２を設定する。Ｓ９１２ではｒ＝３とする。Ｓ９１３ではｒ（＝３）はＲ（＝７）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００６８】
［３サイクル目］（ｄ＝２、ｒ＝３）
Ｓ９０４ではｑ（＝４）はｒ（＝３）より大きいため、Ｎｏ側に進む。Ｓ９１１ではレコードｒ（＝３）の文書ｂは指示フラグ＝０、廃棄フラグ＝０、更新フラグ＝０であり、１１０３の条件に一致するため、文書更新指示書に「仮置」および前回章番号、文書名称を記述し、レコード３の指示フラグに２を設定する。Ｓ９１２ではｒ＝４とする。Ｓ９１３ではｒ（＝４）はＲ（＝７）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００６９】
［４サイクル目］（ｄ＝２、ｒ＝４）
Ｓ９０４ではｑ（＝４）はｒ（＝４）以下のため、Ｙｅｓ側に進む。Ｓ９０５ではレコードｑ（＝４）の文書ｃは追加フラグ＝０、指示フラグ＝０、更新フラグ＝０、章番号変更有無＝有であり、１００３の条件に一致するため、文書更新指示書に「差替（表紙）」および前回章番号、今回章番号、文書名称を記述し、文書表紙の印刷指示を出力し、レコード４の指示フラグに１を設定する。
【００７０】
Ｓ９０６ではｄ＝３とする。Ｓ９０７ではｄ（＝３）はＤ（＝５）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００７１】
［５サイクル目］（ｄ＝３、ｒ＝４）
Ｓ９０３では今回印刷順がｄ（＝３）となるレコード番号は５（文書ｆ）であるのでｑ＝５となる。Ｓ９０４ではｑ（＝５）はｒ（＝４）より大きいため、Ｎｏ側に進む。Ｓ９１１ではレコードｒ（＝４）の文書ｃは指示フラグ＝１であり、１１０１の条件に一致するため、更新指示としては何もせず、レコード２の指示フラグに２を設定する。Ｓ９１２ではｒ＝５とする。
【００７２】
Ｓ９１３ではｒ（＝５）はＲ（＝７）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００７３】
［６サイクル目］（ｄ＝３、ｒ＝５）
Ｓ９０４ではｑ（＝５）はｒ（＝５）以下のため、Ｙｅｓ側に進む。Ｓ９０５ではレコードｑ（＝５）の文書ｆは追加フラグ＝０、指示フラグ＝０、更新フラグ＝１、章番号変更有無＝有であり、１００５の条件に一致するため、文書更新指示書に「差替（全部）」および前回章番号、今回章番号、文書名称を記述し、文書表紙および文書本体の印刷指示を出力し、レコード５の指示フラグに１を設定する。Ｓ９０６ではｄ＝４とする。Ｓ９０７ではｄ（４）はＤ（５）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００７４】
［７サイクル目］（ｄ＝４、ｒ＝５）
Ｓ９０３では今回印刷順がｄ（＝４）となるレコード番号は３（文書ｂ）であるのでｑ＝３となる。Ｓ９０４ではｑ（＝３）はｒ（＝４）以下のため、Ｙｅｓ側に進む。Ｓ９０５ではレコードｑ（＝３）の文書ｂは追加フラグ＝０、指示フラグ＝２、更新フラグ＝０、章番号変更有無＝有であり、１００７の条件に一致するため、文書更新指示書に「戻入（文書）」および前回章番号、今回章番号、文書名称を記述し、文書表紙の印刷指示を出力し、レコード３の指示フラグに１を設定する。Ｓ９０６ではｄ＝５とする。
【００７５】
Ｓ９０７ではｄ（＝５）はＤ（＝５）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００７６】
［８サイクル目］（ｄ＝５、ｒ＝５）
Ｓ９０３では今回印刷順がｄ（＝５）となるレコード番号は１（文書ｘ）であるのでｑ＝１となる。Ｓ９０４ではｑ（＝１）はｒ（＝４）以下のため、Ｙｅｓ側に進む。Ｓ９０５ではレコードｑ（＝１）の文書ｘは追加フラグ＝１であり、１００１の条件に一致するため、文書更新指示書に「追加」および今回章番号、文書名称を記述し、文書表紙および文書本体の印刷指示を出力し、レコード１の指示フラグに１を設定する。
【００７７】
Ｓ９０６ではｄ＝６とする。Ｓ９０７ではｄ（＝６）はＤ（＝５）より大きいため、Ｙｅｓ側に進む。
【００７８】
［９サイクル目］（ｒ＝５）
Ｓ９０８ではレコードｒ（＝５）の文書ｆは指示フラグ＝１であり、１１０１の条件に一致するため、更新指示としては何もせず、レコード５の指示フラグに２を設定する。Ｓ９０９ではｒ＝６とする。Ｓ９１０ではｒ（＝６）はＲ（＝７）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００７９】
［１０サイクル目］（ｒ＝６）
Ｓ９０８ではレコードｒ（＝６）の文書ｄは廃棄フラグ＝１であり、１１０４の条件に一致するため、文書更新指示書に「廃棄」および前回章番号、文書名称を記述し、レコード６の指示フラグに２を設定する。Ｓ９０９ではｒ＝７とする。Ｓ９１０ではｒ（＝７）はＲ（＝７）以下のため、Ｎｏ側に進む。
【００８０】
［１１サイクル目］（ｒ＝７）
Ｓ９０８ではレコードｒ（＝７）の文書ｇは廃棄フラグ＝１であり、１１０４の条件に一致するため、文書更新指示書に「廃棄」および前回章番号、文書名称を記述し、レコード７の指示フラグに２を設定する。Ｓ９０９ではｒ＝８とする。Ｓ９１０ではｒ（＝８）はＲ（＝７）より大きいため、Ｙｅｓ側に進み、本処理を終了する。
【００８１】
上記処理の実行結果、図１２に示すような出力結果が得られ、出力された作業指示の順に従って、前回印刷した文書の章番号の小さい順に後戻りすることなく効率的に更新作業を進めることができる。
【００８２】
本発明は、文書類の更新作業に関する上記の問題点を考慮したもので、できる印刷文書更新指示作成装置を提供することを目的とする。
【００８３】
以上の処理により、文書類の更新作業に際して様々な文書更新作業のパターンに対応でき、かつ、更新作業の工数を削減することが可能となる。
【００８４】
以上、実施例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の実施形態の機能ブロックを示す図である。
【図２】本発明の実施形態の最新ファイル情報の一例を示す図である。
【図３】本発明の実施形態の前回履歴情報の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態の印刷文書更新指示用情報の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態の印刷指示情報入力画面の初期画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態の印刷指示情報入力画面の入力後画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態の印刷指示情報入力画面のソート処理後画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態の印刷指示情報入力画面の並び替え処理後画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態の印刷文書更新指示印刷命令処理フローを示す図である。
【図１０】本発明の実施形態の探索印刷順の文書に対する指示処理画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態の処理内容定義テーブルの一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態の文書更新指示作成システムの処理の概要を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態の印刷文書更新指示作成システムの構成を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態の情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。
【符号の説明】
【００８６】
１３０１  情報処理装置
１３０２  印刷装置
１３０３  ネットワーク
１４０１  ＣＰＵ
１４０２  ＲＯＭ
１４０３  ＲＡＭ（記憶装置）
１４０４  システムバス
１４０５  入出力コントローラ
１４０６  ビデオコントローラ
１４０７  メモリコントローラ
１４０８  通信Ｉ／Ｆコントローラ
１４０９  入力装置
１４１０  表示装置
１４１１  外部メモリ  
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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