(57)【要約】【課題】文書作成の労力を軽減できるテンプレートを作成するテンプレート作成装置、作成方法及びプログラムを提供する。【解決手段】システム１００は、端末機１０と、属性語データベース２０と、テンプレートデータベース３０とを備える。端末機１０は、文書データ１２ａが入力されると、文書データ１２ａから文字列データ１２ｂを抽出する文字列データ作成部１２と、文字列データ１２ｂと属性語データベース２０に記憶されている属性語とを比較する文字比較部１３と、該比較結果で一致すれば、該文字列データ１２ｂに含まれる文字列の代わりに、属性語の種別を示す属性フラグを立てて、テンプレート化する属性語選択入力機能埋め込み部１４と、テンプレート化された文字列データ１２ｅに文書属性及びテンプレート名称を付加したテンプレートデータ３１ａをテンプレートデータベース３０に送信して登録するテンプレートデータ送信部１５とを備える。【選択図】図１
2009230705.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成装置であって、
文書データから文字列を抽出する文字列抽出部と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列抽出部によって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索するデータベース検索部と、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索部で検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成する文字列置換部と、を備えることを特徴とするテンプレート作成装置。
【請求項２】
前記作成されたテンプレートを、文書の用途毎に保存するテンプレート保存部を更に有する、請求項１に記載のテンプレート作成装置。
【請求項３】
前記文字列抽出部は、前記テンプレートから前記グループ名を抽出し、
前記データベース検索部は、前記データベースを参照して、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索し、
前記文字列置換部は、前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換えて文書データを作成する、請求項１又は２に記載のテンプレート作成装置。
【請求項４】
１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出するグループ名抽出部と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索するデータベース検索部と、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換える文字列置換部と、を備えることを特徴とする文書データ作成装置。
【請求項５】
入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成方法であって、
文書データから文字列を抽出するステップと、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列を抽出するステップによって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索するステップと、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索するステップで検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成するステップと、を備えることを特徴とするテンプレート作成方法。
【請求項６】
１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶するステップと、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出するステップと、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索するステップと、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換えるステップと、を備えることを特徴とする文書データ作成方法。
【請求項７】
コンピュータを備え、入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成装置のためのプログラムであって、前記コンピュータに、
文書データから文字列を抽出する処理と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列を抽出する処理によって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索する処理と、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索する処理で検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成する処理と、を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
コンピュータを備え、テンプレートから文書データを作成する文書データ作成装置のためのプログラムであって、前記コンピュータに、
１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶する処理と、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出する処理と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索する処理と、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換える処理と、を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、テンプレート作成装置、文書データ作成装置、その作成方法及びプログラムに関し、更に詳しくは、入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成装置、テンプレート作成方法及びプログラム、並びに、テンプレートから文書データを作成する文書データ作成装置、文書データ作成方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書作成の際に、予め用意されたテンプレートを用いて、このテンプレートの所定の空欄に予め準備された定型句や単語の候補を埋め込む文書作成支援装置が提案されている（例えば、特許文献１，２）。
【０００３】
特許文献３には、ユーザが選択した文書の種別（用途）に対応するテンプレートの各欄に、定型文や単語を埋め込んだ後に、文書の文体を校正する文書作成支援装置が記載されている。また、特許文献４には、ユーザにより選択されたテンプレートに含まれる検索キーを用いて、所定の範囲内に存在する情報を検索し、検索された情報と検索キーとを置き換える文書作成装置が記載されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−５４３６１号公報
【特許文献２】特開２００３−６１９１号公報
【特許文献３】特開２００６−２６００７６号公報
【特許文献４】特開平１０−１６１９９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１，２に記載の技術では、ユーザが予め用意されているテンプレートを用いて文書を作成しようとしても、テンプレート自体がユーザの意図に沿っていない場合が考えられる。このような場合には、ユーザは、使用したい雛形の文書（文書データともいう）を入手して、この文書をワープロに展開し、文章を確認しながら、必要な個所を手入力で変更を加えることで、文書を作成しなければならない。
【０００６】
ところが、上記雛形の文書が、ユーザ以外の者により作成されていた場合には、ユーザは、雛形の文書の内容を熟知しているわけではない。その結果として、ユーザが文書に変更を加えているときに、変更すべき箇所をそのままにして文書が作成されてしまうという問題があった。
【０００７】
また、特許文献３，４に記載の技術では、テンプレートを用いて作成された文書に対して校正や置き換えを実行しているものの、そのテンプレートは特許文献１，２と同様に予め用意されているものであり、上記した同様の問題があった。
【０００８】
本発明は、文書作成の労力を軽減できるテンプレートを作成するテンプレート作成装置、その方法及びプログラムを提供することを目的とする。また、本発明は、文書作成の労力を軽減できるテンプレートを用いて文書データを作成する文書データ作成装置、その方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明は、入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成装置であって、
文書データから文字列を抽出する文字列抽出部と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列抽出部によって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索するデータベース検索部と、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索部で検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成する文字列置換部と、を備えることを特徴とするテンプレート作成装置を提供する。
【００１０】
また、本発明は、入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成方法であって、
文書データから文字列を抽出するステップと、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列を抽出するステップによって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索するステップと、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索するステップで検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成するステップと、を備えることを特徴とするテンプレート作成方法を提供する。
【００１１】
さらに、本発明は、コンピュータを備え、入力された文書データからテンプレートを作成するテンプレート作成装置のためのプログラムであって、前記コンピュータに、
文書データから文字列を抽出する処理と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンを複数のグループに分類したグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記文字列を抽出する処理によって抽出された文字列をキーとして、前記グループ名を検索する処理と、
前記文書データから抽出された文字列を、前記検索する処理で検索されたグループ名に置き換えて、テンプレートを作成する処理と、を実行させることを特徴とするプログラムを提供する。
【００１２】
本発明は、１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出するグループ名抽出部と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索するデータベース検索部と、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換える文字列置換部と、を備えることを特徴とする文書データ作成装置を提供する。
【００１３】
また、本発明は、１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶するステップと、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出するステップと、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索するステップと、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換えるステップと、を備えることを特徴とする文書データ作成方法を提供する。
【００１４】
さらに、本発明は、コンピュータを備え、テンプレートから文書データを作成する文書データ作成装置のためのプログラムであって、前記コンピュータに、
１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートを記憶する処理と、
前記テンプレートから前記グループ名を抽出する処理と、
文書を構成する文字列パターンと該文字列パターンが属するグループ名とを対応させて記憶するデータベースを参照し、前記グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索する処理と、
前記検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、前記テンプレート中のグループ名を前記選択された１つの文字列に置き換える処理と、を実行させることを特徴とするプログラムを提供する。
【００１５】
なお、本発明の用語「グループ名」には、グループを直接示すグループ名の他に、グループ名の略称やＩＤ番号（識別番号）など、間接的にグループを示す語句や数字なども含まれる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明のテンプレート作成装置、作成方法及びプログラムによると、文書データから抽出された文字列をキーとして検索されたグループ名と、この文字列とを置き換えて、テンプレートを作成できる。このため、テンプレートは、入力された文書データに基づいて作成されることになり、予め用意されたテンプレートに比べてユーザの意図に沿っている。その結果として、このテンプレートを用いることで、文書作成の労力を軽減できる。
【００１７】
また、本発明の文書データ作成装置、作成方法及びプログラムによると、１つ以上のグループ名を含む文書から成るテンプレートから、グループ名を抽出して、テンプレート中のグループ名を、グループ名に含まれる文字列パターンのうち１つの文字列に置き換えることで、文書データを容易に作成できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、図面を参照して、本発明の例示的な実施の形態について説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るシステムの構成を示す図である。システム１００は、入力された文書データからテンプレートデータを作成するテンプレート作成機能と、この作成されたテンプレートデータを用いて文書データを作成する文書データ作成機能とを有する。なお、テンプレートデータとは、後述するテンプレート化された文字列データに対して、文書属性（文書の用途）とテンプレート名称とが付加されたデータをいう。
【００１９】
システム１００は、端末機１０と、端末機１０に直接又はインターネット等の通信回線を介して接続された属性語データベース２０及びテンプレートデータベース３０とを備える。端末機１０は、文書入力部１１と、文字列データ作成部１２と、文字比較部１３と、属性語選択入力機能埋め込み部（以下、埋め込み部という）１４と、テンプレートデータ送信部１５と、テンプレートデータ表示操作部１６とを備える。
【００２０】
まず、図２を参照して、属性語データベース２０について説明する。属性語データベース２０は、文書を構成する文字列パターンと、この文字列パターンを複数のグループ（属性語の種別）に分類したグループ名（例えば、「挨拶」、「会社名」等）とを対応させて記憶している。なお、このグループ名に含まれる複数の文字列パターンを、属性語という。
【００２１】
属性語データベース２０は、図１、図２に示すように、グループ名毎に属性語を記憶した複数のデータベース２１，２２を有し、それぞれ端末機１０の文字比較部１３と相互に接続されている。つまり、属性語データベース２０は、端末機１０からの要求に応じて、グループ名毎に検索できるように内部が分類されている。データベース２１，２２は、図示のように、それぞれ属性語１データベース、属性語２データベースとして示されており、例えば、属性語１データベース２１ではグループ名が「挨拶」であり、属性語２データベース２２ではグループ名が「会社名」である。
【００２２】
属性語１データベース２１は、「挨拶」として分類された属性語（属性語データ）である、「いつもお世話になります」、「毎度、格別のお引立を賜わり厚く御礼申しあげます」、「お疲れさまです」、「ご苦労さまでした」等が記憶されており、それぞれの属性語に識別番号（Ｎｏ．）１〜Ｘが付されており、さらに文字数も記憶されている。属性語２データベース２２は、「会社名」として分類された属性語である、「いろは産業株式会社」、「ＡＢＣ株式会社」、「アイウコーポレーション」等が記憶されており、それぞれの属性語に識別番号（Ｎｏ．）１〜Ｙが付されており、さらに文字数も記憶されている。
【００２３】
次に、図３を参照して、テンプレートデータベース３０について説明する。テンプレートデータベース３０は、システム１００のテンプレート作成機能を実行することで作成されるテンプレートデータを、文書属性（例えば、「人事」「総務」等）毎に記憶する。テンプレートデータベース３０は、図１、図３に示すように、文書属性毎にテンプレートデータを記憶した複数のデータベース３１，３２を有し、それぞれ端末機１０のテンプレートデータ送信部１５とテンプレートデータ表示操作部１６とに相互に接続されている。
【００２４】
データベース３１，３２は、図示のように、それぞれ文書属性１データベース、文書属性２データベースとして示されており、例えば、文書属性１データベース３１では文書属性が「人事」であり、文書属性２データベース３２では文書属性が「総務」である。さらに、テンプレートデータベース３０は、文書属性が同一であっても、テンプレート名称（例えば、打合せ打診、会議開催）が異なるテンプレートデータであれば、同一データベース内でさらに分類されている。一例として、テンプレートデータ３１ａ，３１ｂは、共に文書属性「人事」であるが、テンプレート名称が「打合せ打診」、「会議開催」であり異なるので、同一データベース３１内で分類されている。つまり、テンプレートデータベース３０は、端末機１０からの要求に応じて、文書属性だけでなくテンプレート名称によっても検索できるように内部が分類されている。なお、テンプレートデータ３１ｂは、説明の便宜上、空白としている。
【００２５】
また、データベース３１，３２には、文字数、文字番号、文字、属性フラグ、選択語句が含まれている。属性フラグとは、属性語データベース２０に含まれるデータベース２１，２２毎、即ちグループ名毎に割り当てられており、フラグ「１」は属性語１データベース２１の「挨拶」を示し、フラグ「２」は属性語２データベース２２の「会社名」を示す。選択語句とは、データベース２１，２２に記憶されている識別番号（Ｎｏ．）に対応付けられた属性語を示す。なお、テンプレートデータ３１ａがデータベース３１に図示のような形式で記憶される動作については、後述する。
【００２６】
再び図１を参照して、端末機１０について説明する。文書入力部１１は、ユーザにより選択された文書ファイル（文書データ）を受け付けて、文書データを文字列データ作成部１２に受け渡す機能を有する。文字列データ作成部１２は、文書入力部１１から文書データを受け取り、この文書データから文字列を抽出して、文字列データを作成すると共に、作成した文字列データを文字比較部１３に受け渡す機能を有する。
【００２７】
図４は、文書データを文字列データに変換する状態について示す図である。文書データ１２ａは、文字列データ作成部１２により、文字列データ１２ｂに変換される。文字列データ１２ｂは、図示のように、文字数「ｎ」、この文字数に対応する文字番号「１〜ｎ」、文字番号に対応させて配置される文字、を含み、さらに、上記属性フラグ、選択語句のためのエリアも備える。なお、文字数は、句読点や改行も１文字としており、例えば、改行は、文字番号「１３」に（改行）として示されている。
【００２８】
文字比較部１３は、文字列データ作成部１２で作成した文字列データと、属性語データベース２０に記憶されている属性語とを比較し、比較結果を埋め込み部１４に受け渡す機能を有する。
【００２９】
埋め込み部１４は、該比較結果で文字列データの中に、属性語と合致する語句が含まれていれば、この語句の代わりに、合致した属性語の種別（グループ名）に置き換え可能とするために属性フラグを立てる機能を有する。さらに、埋め込み部１４は、合致した属性語の文字数分だけ後続する文字列を詰めて、テンプレート化した文字列データを作成し、該文字列をテンプレートデータ送信部１５に受け渡す機能を有する。これは、後述するテンプレートデータが作成された後に、このテンプレートデータを用いて文書を作成する場合に（図９参照）、属性フラグに対応する属性語（図２参照）のいずれかを適宜選択して入力できることを意味している。
【００３０】
一例として、文書データ１２ａ中の「ＡＢＣ株式会社」という文字が、グループ名が「会社名」である属性語２データベース２２に登録されているので、「ＡＢＣ株式会社」という固有名称（語句）の代わりに、「会社名」として登録されている識別番号１〜Ｙに対応する複数の属性語から適宜選択できる。つまり、埋め込み部１４は、属性語と合致する語句が含まれている文字列データに対して、グループ名に応じた属性語を選択して入力する機能を付加したことになる。
【００３１】
テンプレートデータ送信部１５は、埋め込み部１４で上記機能を付加され、テンプレート化された文字列データを受け取り、該文字列データに対して、ユーザから入力されたテンプレート名称と文書属性とを付加したテンプレートデータを、テンプレートデータベース３０に送信する機能を有する。このようにして、システム１００のテンプレートデータ作成機能が実現される。
【００３２】
テンプレートデータ表示操作部１６は、テンプレートデータベース３０に登録されたテンプレートデータを読み出し、所望のテンプレートデータがユーザにより選択されると、該選択されたテンプレートデータを文書データに再変換すると共に、端末機１０の表示部に表示して、ユーザによる入力操作を可能とする機能を有する。このようにして、システム１００の文書データ作成機能が実現される。
【００３３】
以下、テンプレートデータ作成機能に伴うシステム１００の動作について詳細に説明する。ここでは、図４に示す文書データ１２ａから、図３に示すテンプレートデータ３１ａを作成する場合について説明する。まず、文書入力部１１は、入力された文書データ１２ａを文字列データ作成部１２に受け渡す。文字列データ作成部１２は、受け取った文書データ１２ａを、図４に示すように、文書データ１２ａ中の文字を一列に並べて、１文字毎に文字番号を付加し、さらに、属性フラグと選択語句とを付加できるようなエリアを有する文字列データ１２ｂを作成する。次に、文字列データ作成部１２は、この文字列データ１２ｂを文字比較部１３に受け渡す。
【００３４】
ここで、図５に示すフローチャートを参照して、文字比較部１３と埋め込み部１４の動作を説明する。なお、ステップＳ１１〜ステップＳ２１は、文字比較部１３による処理であり、また、ステップＳ３１及びステップＳ３２は、埋め込み部１４による処理である。まず、文字比較部１３は、文字列データ作成部１２から文字列データ１２ｂを受け取る（ステップＳ１１）。
【００３５】
次に、文字比較部１３は、文字列データ１２ｂの１文字目を検索開始位置とし（ステップＳ１２）、属性語データベース２０から属性語１データベース２１（図２参照）の１番目の属性語データを読み込む（ステップＳ１３）。さらに、文字比較部１３は、図６に示すように、読み込んだ属性語１データベース２１の属性語データの文字数分を、文字列データ１２ｂと比較して、両者が合致したか否かを判定する（ステップＳ１４）。
【００３６】
ステップＳ１４で両者が一致していれば（Ｙ）、埋め込み部１４による処理に移行する。まず、埋め込み部１４は、文字列データ１２ｂの合致した属性語の文字数＋１番目に対応する文字列データ１２ｂの属性フラグのエリアに、合致した属性語の種別を示す属性フラグを立てる（ステップＳ３１）。ここでは、属性語１データベース２１に記憶された、識別番号Ｎｏ．１、文字数「１１」である、「いつもお世話になります」が合致した属性語に該当する。そこで、埋め込み部１４は、文字列データ１２ｂに対して、図７（ａ）に示すように、文字番号「１２」に対応する属性フラグのエリアに「１」を立てて文字列データ１２ｃを作成する。
【００３７】
次に、埋め込み部１４は、合致した属性語の文字数分だけ、後続の文字列を詰めて（ステップＳ３２）、図７（ｂ）に示す文字列データ１２ｄを作成する。なお、文字列データ１２ｄの文字数は、合致した属性語の文字数分だけ小さくなり、「ｎ’」となっている。
【００３８】
一方、上記ステップＳ１４で両者が合致しないとき（Ｎ）、また、上記ステップＳ３２の処理の後に、文字比較部１３は、検索中である属性語１データベース２１に記憶されている全ての属性語データと比較したか否かを判定し（ステップＳ１５）、比較していなければ（Ｎ）、属性語１データベース２１から次の属性語データを読み込み（ステップＳ１６）、再びステップＳ１４の処理に戻る。
【００３９】
ステップＳ１５で全ての属性語データと比較した場合には（Ｙ）、文字比較部１３は、属性語データベース２０内の全てのデータベースと比較したか否かを判定し（ステップＳ１７）、比較していなければ（Ｎ）、次のデータベース、例えば属性語２データベース２２から１番目の属性語データを読み込み（ステップＳ１８）、上記ステップＳ１４の処理に戻る。
【００４０】
ここで、ステップＳ１８以降のステップＳ１４、Ｓ３１、Ｓ３２を実行することで、文字列データ１２ｄは、図８に示すテンプレート化された文字列データ１２ｅとなる。つまり、文字列データ１２ｄは、文字番号「６」〜「１２」に、属性語２データベース２２の識別番号Ｎｏ．３に対応付けられた属性語「ＡＢＣ株式会社」を含んでいる。そのため、文字番号「１３」の属性フラグのエリアに「２」のフラグを立てて、該属性語の文字数分だけ、後続の文字列を詰めた文字列データ１２ｅとなる。文字列データ１２ｅは、文字番号「６」に対応する属性フラグのエリアに「２」のフラグが立てられており、文字数は、該属性語の文字数分だけ小さくなり、「ｎ”」となっている。
【００４１】
一方、ステップＳ１７で全てのデータベースと比較した場合には（Ｙ）、文字比較部１３は、検索する文字列データ１２ｅの文字が、最終文字か否かを判定し（ステップＳ１９）、最終文字でなければ（Ｎ）、文字列データ１２ｅの検索開始位置を１文字進めて（ステップＳ２０）、上記ステップＳ１４の処理に戻る。
【００４２】
ステップＳ１９で最終文字であれば（Ｙ）、文字比較部１３は、図８に示す上記文字列データ１２ｅを、テンプレートデータ送信部１５に送信し（ステップＳ２１）、処理を終了する。
【００４３】
続いて、テンプレートデータ送信部１５は、キーボード等を用いて外部から入力された文書属性「人事」とテンプレート名称「打合せ打診」とを、上記文字列データ１２ｅに付加したテンプレートデータ３１ａ（図３参照）を作成して、このテンプレートデータ３１ａを、付加された文書属性に従って、テンプレートデータベース３０に含まれる、文書属性「人事」及びテンプレート名称「打合せ打診」である文書属性１データベース３１に分類して登録する。
【００４４】
このように、システム１００のテンプレートデータ作成機能によれば、文書データ１２ａからテンプレートデータ３１ａを作成できる。テンプレートデータ３１ａは、入力された文書データ１２ａに基づいて作成されており、予め用意されたテンプレートデータに比べてユーザの意図に沿っている。その結果として、所望の文書データを容易に作成できるテンプレートデータを得ることができる。
【００４５】
次に、図９、図１０を参照して、テンプレートデータを用いて文書データを作成する文書データ作成機能について説明する。まず、テンプレートデータ表示操作部１６は、キーボード等による外部からの指示に従い、使用したいテンプレートデータ３１ａが記憶されているテンプレートデータベース３０の文書属性１データベース３１にアクセスして（図３参照）、テンプレートデータ３１ａを選択して読み出す。さらに、テンプレートデータ表示操作部１６は、図９に示すように、読み出したテンプレートデータ３１ａを文書データ３３に再変換する。なお、文書データ３３での「属性語１」、「属性語２」とは、上記属性フラグに対応するグループ名に相当する。
【００４６】
一例として、文書データ３３中の「属性語１」を、属性語１データベース２１に含まれる属性語のいずれかに置き換える場合には、属性語１データベース２１を文書データ３３と共に表示させた状態３４で、例えば、識別番号「Ｎｏ．３」である「お疲れさまです」をキーボード等により選択すればよい。この際には、テンプレートデータ３１ａは、図１０に示すように、属性フラグに「１」が立てられたエリアに対応する選択語句のエリアに、「Ｎｏ．３」が記憶されたテンプレートデータ３１ｃとなっている。
【００４７】
これにより、文書データ３３中の「属性語１」が「お疲れ様です」に置き換えられた文書データ３５が作成される。なお、文書データ３５では、属性語である「お疲れさま」を「お疲れ様」に適宜変換した状態で示している。
【００４８】
このように、システム１００の文書データ作成機能によれば、テンプレートデータ表示操作部１６が、テンプレートデータ３１ａからグループ名に対応する、属性語フラグを抽出して、テンプレートデータ３１ａ中のグループ名を、グループ名に含まれる属性語のうち１つの属性語に置き換えて、文書データ３５を作成できる。つまり、利用したい文書データそのものから、属性語データベース２０を用いて作成されたテンプレートデータを利用して、所望の文書データを作成できる。その結果として、既存文書の汎用性を高めて、文書作成の労力を軽減できる。
【００４９】
上記実施形態では、属性語データベース２０にデータベース２１，２２が含まれているとしたが、これに限定されず、例えば、端末機１０に対して、属性語データベース２０に属性語を追加登録できる機能を付加してもよい。また、属性語データベース２０を例えばＷｅｂ上に公開して、多数のユーザで共有してもよい。このようにすれば、利用できる属性語が増加することになり、より使い易いデータベースを構築できる。
【００５０】
また、端末機１０に対して、テンプレートデータベース３０からテンプレートデータを読み出して、テンプレートデータの利用頻度毎にソートして表示する機能を付加してもよい。このようにすれば、ある案件に対する文書データをデファクトスタンダード（事実上の標準）にすることができる。
【００５１】
さらに、属性語データベース２０やテンプレートデータベース３０をプロバイダが提供することで、ユーザに便宜を図る代わりに、利用に応じて課金するというビジネスを展開してもよい。
【００５２】
また、本システム１００の用途例として、例えば公開したくない情報（秘密事項）を含む文章（文書データ）から、秘密事項を抽象化（即ち、テンプレート化）してテンプレートデータを作成するようにしてもよい。このようにすれば、秘密事項を開示することなく、テンプレートデータを提供でき、さらに、文章の起案が苦手なユーザであっても、このテンプレートデータを用いることで文章を容易に作成できる。
【００５３】
以上説明したように、本発明のテンプレート作成装置によると、以下の態様の採用が可能である。
【００５４】
作成されたテンプレートを、文書の用途毎に保存するテンプレート保存部を更に有する。この場合には、テンプレートが作成される毎に、テンプレート保存部に保存されるテンプレートが増えることになる。その結果として、ユーザの意図に沿ったテンプレートを蓄積することができる。
【００５５】
文字列抽出部は、テンプレートからグループ名を抽出し、データベース検索部は、データベースを参照して、グループ名に含まれる複数の文字列パターンを検索し、文字列置換部は、検索された複数の文字列中から１つの文字列が選択されると、テンプレート中のグループ名を選択された１つの文字列に置き換えて文書データを作成する。この場合には、テンプレートにグループ名が含まれていれば、グループ名に含まれるいずれかの文字列を、グループ名に置き換えて文書データを作成できる。そのため、テンプレートから各種文書データを作成できることになる。
【００５６】
以上、本発明をその好適な実施形態に基づいて説明したが、本発明のテンプレート作成装置、文書データ作成装置、その作成方法及びプログラムは、上記実施形態の構成にのみ限定されるものではなく、上記実施形態の構成から種々の修正及び変更を施したものも、本発明の範囲に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】本発明の一実施形態に係るシステムの構成を示す図。
【図２】属性語データベースの構成を示す図。
【図３】テンプレートデータベースの構成を示す図。
【図４】文書データを文字列データに変換する状態について示す図。
【図５】文字比較部及び埋め込み部の処理を示すフローチャート。
【図６】属性語データベースと文字列データとを比較する処理を例示する図。
【図７】（ａ）及び（ｂ）は、埋め込み部での処理を例示する図。
【図８】テンプレート化された文字列データを示す図。
【図９】テンプレートデータを用いて文書データを作成する例を示す図。
【図１０】図９に示す文書データを作成する過程で得られるテンプレートデータを示す図。
【符号の説明】
【００５８】
１０：端末機
１１：文書入力部
１２：文字列データ作成部
１２ａ：文書データ（文書ファイル）
１２ｂ：文字列データ
１２ｅ：テンプレート化された文字列データ
１３：文字比較部
１４：属性語選択入力機能埋め込み部
１５：テンプレートデータ送信部
１６：テンプレートデータ表示操作部
２０：属性語データベース
３０：テンプレートデータベース
３１ａ：テンプレートデータ
１００：システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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