(57)【要約】  【課題】  削除された電子文書やその部品のうち、再利用する可能性があるものに関する情報を、再利用する可能性がある利用者に通知する文書管理装置、文書管理プログラムを提供する。  【解決手段】  リサイクル設定部１１が、削除要求のあった文書または文書を構成する文書部品のうち再利用される文書または文書部品の条件を設定し、削除データ管理部１２が、設定された条件に基づいて削除要求のあった文書または文書部品を再利用するか否かを判定し、再利用すると判定された文書または文書部品にアクセス権追加部１３がアクセス権を追加してリサイクルデータ記憶部１４に記憶し、リサイクルデータ通知部１６が、アクセス権が追加された利用者に対してリサイクルデータ記憶部１４に記憶した文書または文書部品に関する情報を通知する。【選択図】        図２
2009230403.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品のうち再利用される文書または文書部品の条件を設定する再利用条件設定手段と、
前記再利用条件設定手段が設定した条件に基づいて削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品を再利用するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により再利用すると判定された文書または文書部品に、該文書または文書部品が利用可能な利用者の情報を追加する追加手段と、
前記判定手段により再利用すると判定された文書または文書部品を記憶する記憶手段と、
前記追加手段により追加された利用者の情報に応じて、当該利用者に対して前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報を通知する通知手段と
を具備することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品のうち再利用される文書または文書部品の条件を設定する再利用条件設定ステップと、
前記再利用条件設定ステップにおいて設定した条件に基づいて削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品を再利用するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて再利用すると判定された文書または文書部品に該文書または文書部品が利用可能な利用者の情報を追加する追加ステップと、
前記判定ステップにおいて再利用すると判定された文書または文書部品を記憶手段に記憶する記憶ステップと、
前記追加ステップにおいて追加された利用者の情報に応じて、当該利用者に対して前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報を通知する通知ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項３】
前記通知ステップにより情報を通知する文書または文書部品の条件を設定する通知条件設定ステップと、
前記通知条件設定ステップにおいて設定された条件に基づいて前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報のうち前記通知ステップにおいて通知する情報を決定する決定ステップと
をさらに前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項２記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピュータ等の情報処理装置や文書管理装置においては、文書やデータ等を削除する際に、これらを直ちに削除するのではなく、ごみ箱やリサイクラと称される特殊な記憶領域に記憶するようにしているものがある。
【０００３】
データ等をごみ箱に捨てた利用者にとってはそのデータはごみであっても、他の利用者から見れば貴重な情報を持ったデータであるケースがある。そういったデータはリサイクル可能なデータであることが考えられ、これを再利用するための技術が提案されている（例えば、特許文献１、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−９１８１２号公報
【特許文献２】特開２００３−１８６８６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、削除された電子文書やその部品のうち、再利用する可能性があるものに関する情報を、再利用する可能性がある利用者に通知する文書管理装置、文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品のうち再利用される文書または文書部品の条件を設定する再利用条件設定手段と、前記再利用条件設定手段が設定した条件に基づいて削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品を再利用するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により再利用すると判定された文書または文書部品に、該文書または文書部品が利用可能な利用者の情報を追加する追加手段と、前記判定手段により再利用すると判定された文書または文書部品を記憶する記憶手段と、前記追加手段により追加された利用者の情報に応じて、当該利用者に対して前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報を通知する通知手段とを具備することを特徴とする。
【０００６】
また、請求項２の発明は、削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品のうち再利用される文書または文書部品の条件を設定する再利用条件設定ステップと、前記再利用条件設定ステップにおいて設定した条件に基づいて削除要求のあった文書または該文書を構成する文書部品を再利用するか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにおいて再利用すると判定された文書または文書部品に該文書または文書部品が利用可能な利用者の情報を追加する追加ステップと、前記判定ステップにおいて再利用すると判定された文書または文書部品を記憶手段に記憶する記憶ステップと、前記追加ステップにおいて追加された利用者の情報に応じて、当該利用者に対して前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報を通知する通知ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【０００７】
また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記通知ステップにより情報を通知する文書または文書部品の条件を設定する通知条件設定ステップと、前記通知条件設定ステップにおいて設定された条件に基づいて前記記憶手段に記憶された文書または文書部品に関する情報のうち前記通知ステップにおいて通知する情報を決定する決定ステップとをさらに前記コンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
請求項１の発明によれば、削除された電子文書やその部品のうち、再利用する可能性があるものに関する情報を、再利用する可能性がある利用者に通知することができる。
【０００９】
請求項２の発明によれば、削除された電子文書やその部品のうち、再利用する可能性があるものに関する情報を、再利用する可能性がある利用者に通知することができる。
【００１０】
請求項３の発明によれば、再利用する可能性がある利用者への通知の量を設定した条件に基づいて制御することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明に係る文書管理装置、文書管理プログラムの一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【実施例】
【００１２】
図１は、文書管理システムの構成例を示した図である。同図に示すように、文書管理システムは、文書管理装置１と複数の情報処理装置２（２−１〜２−ｎ）がネットワーク３を介して接続されている。
【００１３】
文書管理装置１は、文書の登録や取得、検索、削除指示等を受け付けて対応する処理を行うほか、削除指示を受けた場合に該当する文書やその部品を再利用できるように処理を行う。情報処理装置２は、文書管理装置１の利用者等が文書管理装置１を利用するために用いるもので、パーソナルコンピュータ等により構成される。
【００１４】
次に、文書管理装置１の詳細について説明する。図２は、文書管理装置１の機能的な構成の例を示すブロック図である。
【００１５】
同図に示すように、文書管理装置１は、リサイクル設定部１１と、削除データ管理部１２、アクセス権追加部１３、リサイクルデータ記憶部１４、通知設定部１５、リサイクルデータ通知部１６、フィルタリング部１７を有している。
【００１６】
リサイクル設定部１１は、削除指示のあった（ごみ箱に捨てられる）文書をリサイクルするか否か、どのような文書をリサイクルするか、リサイクルする際に追加するアクセス権、リサイクルから除外するための条件等を設定する。
【００１７】
削除データ管理部１２は、削除指示のあった文書を一時的に保存しておくための領域（一般的にごみ箱と称される）を管理し、リサイクル設定部１１による設定に基づいて削除指示のあった文書に対しリサイクルするか否かの判定を行う。
【００１８】
アクセス権追加部１３は、削除データ管理部１２によりリサイクルすると判定された文書や文書部品に対して、リサイクル設定部１１による設定に従ってアクセス権を追加する。
【００１９】
リサイクルデータ記憶部１４は、リサイクルされる文書等を記憶する記憶領域で、他に文書や文書部品毎に、リサイクルのための通知が行われたか否かを示すフラグ（通知済みフラグ）や、リサイクルデータの削除前のアクセス権情報が記憶される。なお、リサイクルデータ記憶部１４は、リサイクルされない削除データを記憶する記憶領域（ごみ箱）と同じ領域であってもよい。
【００２０】
通知設定部１５は、リサイクルデータの通知を有効にするか否か、有効にした場合にどのような条件のものを通知してもらうか等の設定を、各利用者毎に行う。
【００２１】
リサイクルデータ通知部１６は、リサイクルデータ記憶部１４に記憶された文書や部品等のアクセス権に基づいて、アクセス権追加部１３によりアクセス権が追加された利用者に対してリサイクルデータの存在を通知する。
【００２２】
フィルタリング部１７は、リサイクルデータ通知部１６がリサイクルデータの存在を通知する際に、利用者にとって重要度が高いと思われる文書や文書部品のみを通知する。具体的には、リサイクルデータが、通知設定部１５によって設定された条件に合致するか否かを判定することによって利用者にとって重要度が高いと思われる文書や文書部品を特定する。
【００２３】
ところで、図２に示した各機能部は、各機能部を実現させるプログラムを、例えば、図３に示すような構成を有するパーソナルコンピュータ等の情報処理装置で動作させることで実現することもできる。
【００２４】
図３は、文書管理装置１をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【００２５】
同図に示すように、文書管理装置１は、演算部１０１と、記憶部１０２、一時記憶部１０３、記憶装置接続部１０４、記憶装置１０５、通信部１０６、入力装置接続部１０７、入力装置１０８、表示装置接続部１０９、表示装置１１０を有している。
【００２６】
演算部１０１は、演算処理を行うもので、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサにより実現されるものである。記憶部１０２は、情報等を記憶するもので、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、不揮発性メモリ(Nonvolatile Memory)等のメモリで実現されるものである。一時記憶部１０３は、情報等を一時的に記憶するもので、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）等のメモリで実現されるものである。記憶装置接続部１０４は、記憶装置１０５を接続するインタフェイスである。記憶装置１０５は、情報や文書等を記憶するもので、例えば、磁気ディスク等で実現されるものである。通信部１０６は、ネットワークとのインタフェイスである。入力装置接続部１０７は、入力装置１０８を接続するインタフェイスである。入力装置１０８は、情報や指示の入力を行うもので、例えば、キーボードやマウス等で実現されるものである。表示装置接続部１０９は、表示装置１１０を接続するインタフェイスである。表示装置１１０は、情報等を表示するもので、例えば、ディスプレイ装置等で実現されるものである。
【００２７】
演算部１０１は、それぞれ、記憶装置１０５または記憶部１０２に記憶されているプログラム等により動作し、これにより、文書管理装置１を実現する。このとき、リサイクルデータ記憶部１４は、その記憶領域として記憶装置１０５を用い、リサイクル設定部１１、削除データ管理部１２、アクセス権追加部１３、通知設定部１５、リサイクルデータ通知部１６、フィルタリング部１７が実行する各処理は演算部１０１の動作により行われる。
【００２８】
次に、文書管理装置１の動作について説明する。図４は、文書管理装置１の動作の流れの例を示すフローチャートである。
【００２９】
文書管理装置１は、文書等の削除要求があると、削除データ管理部１２が、リサイクル設定を確認する（ステップ２０１）。リサイクル設定は、リサイクル設定部１１により設定された文書をリサイクルするか否か、どのような文書をリサイクルするか、リサイクルする際に追加するアクセス権、リサイクルから除外するための条件等で、例えば、ごみ箱（キャビネット毎に設定されている）、利用者を単位として設定されているが、これらを複合的に扱うことも可能である。例えば、ごみ箱単位ではリサイクルを行うことになっているが、自分が捨てたごみはリサイクルされたくないケースが想定される場合、利用者単位の設定を優先的に扱うようにする。
【００３０】
リサイクル設定をごみ箱を単位として設定する場合、当該ごみ箱が属するキャビネットの管理者が、図５に例示する設定画面よりリサイクル設定を行うこととなる。この図５に示す設定画面は、リサイクル設定部１１により提供されるもので、「リサイクルを行う／行わない」によってリサイクルを実施するかどうかを選ぶことができ、「Read権追加対象の設定」によってアクセス権の主体に誰を追加するかを選ぶことができる。「全員」は文書管理装置１を利用する全利用者であり、「上位グループ」はアクセス権の主体がグループであった場合に、そのグループに上位グループがあったらそのグループを追加する。「メンバーが所属するグループ」は、アクセス権の主体が利用者だったときに、その利用者が所属するグループを追加する。また、「リサイクル除外条件」によって、条件を満たすデータはリサイクルされないように設定できる。ここでは、confidential属性がtrueの場合、すなわちそのデータが機密情報であるならリサイクルしないように設定している。さらに、「データの種類」によって、指定したデータの種類のみをリサイクルするように設定できる。
【００３１】
削除データ管理部１２がリサイクル設定を確認した結果、削除要求のあった文書等をリサイクル対象としないと判定したら（ステップ２０２でＮＯ）、削除データ管理部１２は、削除要求のあった文書等を削除データとして図示しないリサイクルされない削除データを記憶する記憶領域（前述のようにリサイクルデータ記憶部１４と共用でもよい）に保存する（ステップ２０３）。
【００３２】
一方、削除データ管理部１２がリサイクル設定を確認した結果、削除要求のあった文書等をリサイクル対象とすると判定したら（ステップ２０２でＹＥＳ）、削除データ管理部１２は、文書等に対する現状のアクセス権情報を、その文書等を一意に特定できる情報（オブジェクトＩＤ等）と組にしてリサイクルデータ記憶部１４に保存する（ステップ２０４）。
【００３３】
続いて、アクセス権追加部１３が、リサイクル設定部１１により設定されたリサイクル設定に基づいて、削除要求のあった文書等にアクセス権を追加してリサイクルデータ記憶部１４に保存する（ステップ２０５）。アクセス権の追加は、リサイクル設定が前述の図５に示したように、「全員」、「上位グループ」、「メンバーが所属するグループ」のうち、「メンバーが所属するグループ」が選択されていたとすると、ステップ２０４で保存した現状のアクセス権が図６（ａ）に例示するように、「鈴木太郎」にRead権とWrite権があり、「山田花子」にRead権がある状態であれば、図６（ｂ）に例示するように、「鈴木太郎」と「山田花子」が属するＡチームにRead権が追加される。
【００３４】
次に、削除データ管理部１２が、削除要求のあった文書等をリサイクルデータとしてリサイクルデータ記憶部１４に保存し、対応する通知済みフラグをfalseに設定する（ステップ２０６）。通知済みフラグは、リサイクルデータ記憶部１４に記憶されているもので、例えば、図７に例示するように設定されている。なお、同図中では、falseの値を「×」で示している。
【００３５】
次に、文書管理装置１は、アクセス権追加部１３によりアクセス権が追加された利用者（必ずしも全員ではない、詳細は後述する）に対してリサイクルデータの存在を通知する通知処理を行って（ステップ２０７）、処理を終了するが、この通知処理は、リサイクルデータ記憶部１４に削除要求のあった文書等をリサイクルデータとして保存する毎に行ってもよいが、深夜等の比較的リソースが遊休状態であるときに、バッチ処理的にまとめて行うようにしてもよい。
【００３６】
ここで、ステップ２０７の通知処理の詳細について説明する。図８は、通知処理の流れの例を示すフローチャートである。
【００３７】
通知処理では、その前提として、通知を受け取る側となる利用者が通知に関する設定を行っている必要があるが（デフォルトとして何らかの設定をしておいてもよい）、この設定は、例えば、図９に示す設定画面により利用者が行うこととなる。この図９に示す設定画面は、通知設定部１５により提供されるもので、「リサイクル候補データの通知メールを受け取る／受け取らない」の設定により、リサイクルデータの情報を受け取るか否かを設定でき、受け取るに設定した場合は、さらに詳細な設定が可能となる。「全て」は相関度の設定に関係なく、アクセス権が追加された全てのリサイクルデータの通知を受け取る設定であり、「フィルタリングを行う」は、次の条件を満たすリサイクルデータの通知を受け取る設定である。条件として、「相関度Ｘ以上」は、相関度の値がＸを超えていたら通知を受け取るもので、ここでは、相関度は値そのものを入力するようにしているが、抽象的な単位（「類似度が高いもの」など）や上位何件、という設定でもよい。「相関度設定」は、どのようなデータを優先的に欲しているかを選択することで、より自分にあったデータの相関度が上がるようにするためのものである。これにより相関度を算出する際の要素に重みをつけたりすることや、あるキーワードを含む文書に重みをつけることができる。別の条件として、「データの種類」は、通知を受け取るリサイクルデータの種類を設定するもので、これによって、利用者は、ワープロのみ通知を受け取る、といったことが設定できるようになる。
【００３８】
さて、通知処理では、まず、リサイクルデータ通知部１６が、通知するリサイクルデータを特定する（ステップ２７１）。この特定は、リサイクルデータ記憶部１４に設定されている通知済みフラグがfalseのものを検索することで行われる。
【００３９】
次に、リサイクルデータ通知部１６は、リサイクルデータ記憶部１４に保存されているアクセス権に基づいて、通知対象となる利用者の候補を検索する（ステップ２７３）。例えば、リサイクルデータ記憶部１４に、図１０（ａ）に示すようなアクセス権が保存されていた場合、追加されたアクセス権は、「Ａチーム」であるから、リサイクルデータ通知部１６は、図示しないアクセス権リポジトリ等から図１０（ｂ）に示すような「Ａチーム」に属する利用者の情報を取得し、結果としてアクセス権が追加された「田中一郎」と「富士太郎」を通知対象となる利用者の候補として特定する（図１０（ｃ）参照）。
【００４０】
通知対象となる利用者の候補を検索すると、リサイクルデータ通知部１６は、まず、最初の候補の通知設定を確認し、その通知設定が、「リサイクル候補データの通知メールを受け取る」と設定され（ステップ２７３でＹＥＳ）、フィルタリング設定がされていないか（ステップ２７４でＮＯ）、フィルタリング設定された条件に合致していた場合には（ステップ２７４でＹＥＳ、ステップ２７５でＹＥＳ）、当該候補を通知対象者に追加する（ステップ２７６）。「リサイクル候補データの通知メールを受け取らない」と設定されているか（ステップ２７３でＮＯ）、フィルタリング設定された条件に合致していない場合には（ステップ２７４でＹＥＳ、ステップ２７５でＮＯ）、当該候補を通知対象者に追加しない。
【００４１】
そして、このステップ２７２からステップ２７６の処理を、全ての候補者に対して行い（ステップ２７７でＮＯ）、全ての候補者に対して処理を行うと（ステップ２７７でＹＥＳ）、別のリサイクルデータに対しても同様の処理を繰り返し（ステップ２７８でＮＯ）、通知すべき全てのリサイクルデータに対して同様の処理を行うと（ステップ２７８でＹＥＳ）、リサイクルデータ通知部１６は、通知対象者として追加した利用者毎に、通知すべきリサイクルデータの情報をリストにし（例えば、図１１参照）、電子メール等により必要な他の情報とともに通知を行い、処理したリサイクルデータの通知済みフラグをtrueに変更し（ステップ２７９）、通知処理を終了する。
【００４２】
なお、リサイクルデータとしては、文書の他に、文書を部品に分解して削除する場合には、その文書部品をリサイクルデータとすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】文書管理システムの構成例を示した図である。
【図２】文書管理装置１の機能的な構成例を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置１をプログラムの動作により実現する場合に、そのプログラムを動作させる情報処理装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】文書管理装置１の動作の流れの例を示すフローチャートである。
【図５】リサイクル設定を行う設定画面の例を示した図である。
【図６】アクセス権の追加処理の例を説明するための図である。
【図７】通知済みフラグの設定例を示した図である。
【図８】通知処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図９】通知設定を行う設定画面の例を示した図である。
【図１０】通知対象となる利用者の候補の特定方法の例を説明するための図である。
【図１１】リサイクルデータの情報の通知例を示した図である。
【符号の説明】
【００４４】
１    文書管理装置
２、２−１〜２−ｎ    情報処理装置
３    ネットワーク
１１    リサイクル設定部
１２    削除データ管理部
１３    アクセス権追加部
１４    リサイクルデータ記憶部
１５    通知設定部
１６    リサイクルデータ通知部
１７    フィルタリング部
１０１    演算部
１０２    記憶部
１０３    一時記憶部
１０４    記憶装置接続部
１０５    記憶装置
１０６    通信部
１０７    入力装置接続部
１０８    入力装置
１０９    表示装置接続部
１１０    表示装置
【図１】
2009230403.tif 000003
【図２】
2009230403.tif 000004
【図３】
2009230403.tif 000005
【図４】
2009230403.tif 000006
【図５】
2009230403.tif 000007
【図６】
2009230403.tif 000008
【図７】
2009230403.tif 000009
【図８】
2009230403.tif 000010
【図９】
2009230403.tif 000011
【図１０】
2009230403.tif 000012
【図１１】
2009230403.tif 000013