(57)【要約】【課題】効率的にコンピュータ処理を行うことによって、時系列的に進行するプロセスを短時間にチェックすることができる業務管理方法を提供する。【解決手段】本発明に係る業務管理方法は、時系列的に進行するプロセスＡ〜Ｄに伴って生成される各レコードＲ１〜４において、直前に生成されたレコードの識別情報を第１参照フィールドＦＲ１に格納し、直後に生成されるレコードの識別情報を第２参照フィールドＦＲ２に格納し、格納された識別情報を読み出して互いに結びつけることにより、各レコードＲ１〜４に格納されたデータを時系列順序にしたがって検索することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
時系列的に進行する一連のプロセスからなる業務フローにおいて、プロセス毎に、関係する情報を格納するレコードをそれぞれ独立して生成するとともに、レコード毎に識別情報を付与し、前記一連のプロセスの時系列順序に対応して各レコードを関係付けることによって、前記業務フローを管理する業務管理方法であって、
各レコード内の所定の位置に、当該レコードに対応するプロセスに相前後して発生するプロセスに対応するレコードの識別情報をそれぞれ格納する第１及び第２参照フィールドを少なくとも設け、
新たなレコードを生成する毎に、
前記新たなレコードの第１参照フィールドに、直前のプロセスに対応するレコードの識別情報を格納するとともに、
前記直前のプロセスに対応するレコードの第２参照フィールドに、前記新たなレコードの識別情報を格納したことにより、
各レコードの第１及び第２参照フィールドに格納した識別情報を読み出し、読み出した識別情報を互いに結びつけることによって、各プロセスに関係する情報を前記時系列順序にしたがって検索できるようにしたことを特徴とする業務管理方法。
【請求項２】
前記各レコード内の所定の位置に、さらに、当該レコードに対応するプロセスの依頼元及び依頼先に関する情報と、当該プロセスの内容とを格納するフィールドを設けたことを特徴とする請求項１に記載の業務管理方法。
【請求項３】
前記各レコード内の所定の位置に、さらに、当該レコードに対応するプロセスに関係するファイルの所在に関する情報を格納するフィールドを設けたことを特徴とする請求項２に記載の業務管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、効率的にコンピュータ処理を行うことによって、時系列的に進行するプロセスの履歴をチェックすることができる業務管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、事務処理の進行に伴って時系列的に発生し、実行される一連のプロセスに関するデータをデータベースに記録しておき、後日、その履歴をチェックできるようにした種々の業務管理方法、または業務管理システムの導入が進められている。
【０００３】
この種の従来の業務管理方法について、図６を参照して説明する。
図６において、符号Ａ〜Ｄは、業務Ｗを構成する一連のプロセスである。プロセスＡが発生すると、データベース１０内にプロセスＡに対応したレコードＲ１が生成される。レコードＲ１には、当該レコードを特定するための識別情報の他、当該プロセスの依頼元、内容等が格納される。
プロセスＡが完了し、プロセスＢが発生すると、プロセスＢに対応したレコードＲ２が生成される。以下、同様に、新しいプロセスが発生する毎に、そのプロセスに対応したレコードが生成される。
【０００４】
一連のプロセスＡ〜Ｄの相互関係は、データベース１０とは別のインデックスファイル１１に格納され、管理される（例えば、非特許文献１参照）。図６に示すように、インデックスファイル１１には、各レコードの識別情報が対応するプロセスの発生順に並んで格納される。
【非特許文献１】「日経パソコン用語辞典２００４年版」、日経パソコン、２００３年、ｐ．５０６
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
図６に示す業務管理方法において、例えば、プロセスＤまで進行した段階でミスに気が付き、どの段階でミスをしたのか遡ってチェックしたい場合について考える。
この場合、まず、インデックスファイル１１を参照することにより、プロセスＤの直前のプロセスがプロセスＣであることが特定され、データベース１０のレコードＲ３に格納されたプロセスＣの内容が確認される。そして、プロセスＣにミスが発見されなかった場合は、再びインデックスファイル１１に戻って直前のプロセスＢが特定され、プロセスＢの内容が確認される。
【０００６】
つまり、図６に示す業務管理方法における業務履歴のチェックは、データベース１０とインデックスファイル１１の双方を参照する必要があり、コンピュータ処理が煩雑なので、チェックを行う者の待ち時間が非常に長く、ストレスとなっていた。
【０００７】
したがって、本発明は、効率的にコンピュータ処理を行うことによって、時系列的に進行するプロセスを短時間にチェックすることができる業務管理方法を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明に係る業務管理方法は、
時系列的に進行する一連のプロセスからなる業務フローにおいて、プロセス毎に、関係する情報を格納するレコードをそれぞれ独立して生成するとともに、レコード毎に識別情報を付与し、前記一連のプロセスの時系列順序に対応して各レコードを関係付けることによって、前記業務フローを管理する業務管理方法であって、各レコード内の所定の位置に、当該レコードに対応するプロセスに相前後して発生するプロセスに対応するレコードの識別情報をそれぞれ格納する第１及び第２参照フィールドを少なくとも設け、新たなレコードを生成する毎に、前記新たなレコードの第１参照フィールドに、直前のプロセスに対応するレコードの識別情報を格納するとともに、前記直前のプロセスに対応するレコードの第２参照フィールドに、前記新たなレコードの識別情報を格納したことにより、各レコードの第１及び第２参照フィールドに格納した識別情報を読み出し、読み出した識別情報を互いに結びつけることによって、各プロセスに関係する情報を前記時系列順序にしたがって検索できるようにしたことを特徴とする。
【０００９】
好ましくは、本発明に係る業務管理方法は、
前記各レコード内の所定の位置に、さらに、当該レコードに対応するプロセスの依頼元及び依頼先に関する情報と、当該プロセスの内容とを格納するフィールドを設けたことを特徴とする。
【００１０】
さらに好ましくは、本発明に係る業務管理方法は、前記各レコード内の所定の位置に、さらに、当該レコードに対応するプロセスに関係するファイルの所在に関する情報を格納するフィールドを設けたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、プロセス毎に生成されるレコードの各々に、それに相前後して生成されるレコードの識別情報を格納し、各レコードに格納したデータを時系列順序にしたがって検索できるようにしたことにより、時系列的に進行するプロセスの履歴を短時間にチェックすることができる業務管理方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、添付図面を参照しつつ、本発明に係る業務管理方法の好ましい実施形態について説明する。
図１は、本発明に係る業務管理方法の基本的な構成を示すブロック図である。また、図２は、本発明に係る業務管理方法のフローチャートである。なお、図１及び図２では、業務Ｗを構成する一連のプロセスＡ〜Ｄが時系列的に進行するものとする。
【００１３】
まず、図１（Ａ）を参照して、プロセスＡが発生すると（図２のＳ１）、同時に、これに対応したレコードＲ１がデータベース１０内に生成される（Ｓ２）。
【００１４】
図１（Ａ）に示すように、各レコードは、当該レコードを特定し得る固有の識別情報を格納する識別情報フィールドＩＤ、直前に発生したプロセスの識別情報を格納する第１参照フィールドＦＲ１、及び直後に発生するプロセスの識別情報を格納する第２参照フィールドＦＲ２を含んでいる。
プロセスＡは、業務Ｗの最初のプロセスなので、第１参照フィールドＦＲ１には何も格納されないか、または直前のプロセスが存在しない旨が格納される。また、レコードＲ１が生成された時点では、まだ、プロセスＡに続く次のプロセスＢが発生していないので、第２参照フィールドＦＲ２には何も格納されないか、または直後のプロセスが存在しない旨が格納される。
【００１５】
プロセスＢが発生すると（図２のＳ３）、レコードＲ２が生成される（Ｓ４）。
このとき、レコードＲ２の第１参照フィールドＦＲ１には直前のプロセスＡの識別情報“１”が格納される（Ｓ５−１）とともに、レコードＲ１の第２参照フィールドＦＲ２にはプロセスＢの識別情報“２”が格納される（Ｓ５−２）。なお、Ｓ５−１とＳ５−２は、同時に実行してもよいし、どちらか一方を実行した後に、他方を実行してもよい。
【００１６】
続いて、プロセスＣが発生すると（図２のＳ６）、レコードＲ３が生成される（Ｓ７）。プロセスＢが発生した際と同様に、レコードＲ３の第１参照フィールドＦＲ１には直前のプロセスＢの識別情報“２”が格納され（Ｓ８−１）、レコードＲ２の第２参照フィールドＦＲ２にはプロセスＣの識別情報“３”が格納される（Ｓ８−２）。
【００１７】
以上のように、本発明に係るデータベースのデータ管理方法では、時系列的に生成される各レコードが、相前後して発生するプロセスを特定する識別情報を含んでいる。これにより、レコード同士を直接関連付けることができるので、インデックスファイル１１を参照することなく時系列的に進行するプロセスの履歴を検索することができる。
【００１８】
なお、複数の業務Ｗ、Ｗ’、Ｗ”が並行して進行する場合は、図１（Ｂ）に示すように、データベース１０中に複数の業務に関するレコードが混在することになる。例えば、業務ＷのプロセスＢとプロセスＣの間に業務Ｗ’のプロセスが発生すると、業務Ｗに関するレコードＲ２とＲ４の間に、業務Ｗ’に関するレコードＲ３が生成される。
このような場合においても、本発明に係るデータベースのデータ管理方法では、業務Ｗに関するレコード（Ｒ１、Ｒ２、Ｒ４、Ｒ８）同士を直接関係付けることができるので、業務Ｗに関するプロセスのみを抽出して履歴を検索することができる。
【実施例１】
【００１９】
実施例１として、上記データベースを用いた業務管理方法であって、特に、部下が上司に商品発注の許可を求める際の業務管理方法について説明する。
【００２０】
図３は、本発明に係る業務管理方法が適用されるコンピュータネットワークのブロック図である。
ネットワークＮＴ（例えば、社内ＬＡＮ）には、サーバＳＶと複数の端末ＴＸ〜Ｚが接続され、相互にデータのやり取りができるようになっている。端末ＴＸ〜Ｚは、それぞれ、社員Ｘ、Ｙ、Ｚが使用する端末で、サーバＳＶ内に格納されたデータベース１０（図１参照）にアクセスするためのソフトウェアがインストールされている。なお、本実施例において、社員Ｙは社員Ｘの上司とする。
【００２１】
本実施例では、プロセスが発生する度に、データベース１０内に、図４（Ａ）に示すようなレコードＲが生成される。レコードＲは、当該レコードの識別情報を格納する識別情報フィールドＩＤ、相前後して発生するプロセスの識別情報を格納する第１参照フィールドＦＲ１及び第２参照フィールドＦＲ２に加え、当該プロセスの依頼元、依頼先、用件、期日、及び当該プロセスに関連したファイルの所在（パス）に関する情報を格納するためのフィールドＦ１〜５を含んでいる。本発明では、レコードＲがプロセス毎に生成されるので、識別情報を用いてレコードＲを特定することにより、間接的に当該レコードに対応したプロセスを特定することができる。
【００２２】
以下、図４（Ｂ）を参照して、業務Ｗの最初のプロセスＡとして、部下Ｘが上司Ｙに対して「発注許可願い」（プロセスＡ）を発生させる。端末ＴＸを用いて、部下Ｘが必要な情報を入力すると、サーバＳＶに格納されたデータベース１０にレコードＲ１が生成される。期日フィールドＦ４には、部下Ｘによって決定された、上司ＹがプロセスＡに対して応答すべき期日が格納される。また、添付ファイルパスフィールドＦ５には、上司Ｙに内容を確認してもらうべきファイルのパスが格納される。本実施例では、発注すべきものの“見積書．ｐｄｆ”のパスが格納される。
【００２３】
上司Ｙの端末ＴＹの画面には、自分自身が行うべきプロセスの一覧が期日フィールドＦ４に格納された期日毎に表示される。上司Ｙが、一覧の中から「発注許可願い」（プロセスＡ）を選択すると、端末ＴＹの画面にＸからの依頼内容、及び“見積書．ｐｄｆ”の内容が表示される。上司Ｙが“見積書．ｐｄｆ”の内容を確認すると、プロセスＡは終了する。そして、上司Ｙが、値段が高すぎる、納期が遅い等の理由で、再度見積もりをとる必要があると判断した場合には、部下Ｘに対して「再見積もり依頼」（プロセスＢ）を発生させる。
これとともに、サーバＳＶに格納されたデータベース１０には、プロセスＢに対応したレコードＲ３が生成される。レコードＲ３の第１参照フィールドＦＲ１には、直前のプロセスであるプロセスＡの識別情報“１”が格納される。また、レコードＲ１の第２参照フィールドＦＲ２には、プロセスＢの識別情報“３”が格納される。
【００２４】
部下Ｘは、上司Ｙからの「再見積もり依頼」（プロセスＢ）の内容を確認すると、プロセスＢは終了する。その後、部下Ｘは、発注したいものの見積もりをとり直し、“修正見積書．ｐｄｆ”を添付して、上司Ｙに対して「（再）発注許可願い」（プロセスＣ）を発生させる。
これとともに、データベース１０には、プロセスＣに対応したレコードＲ２が生成される。レコードＲ２の第１参照フィールドＦＲ１には、直前のプロセスであるプロセスＢの識別情報“３”が格納される。また、レコードＲ３の第２参照フィールドＦＲ２には、プロセスＣの識別情報“２”が格納される。
【００２５】
上司Ｙが、“修正見積書．ｐｄｆ”を確認すると、プロセスＣは終了する。そして、その内容で発注を許可する場合は、部下Ｘに対して「発注許可」（プロセスＤ）を発生させる。
これとともに、データベース１０には、プロセスＤに対応したレコードＲ４が生成される。レコードＲ４の第１参照フィールドＦＲ１には、直前のプロセスであるプロセスＣの識別情報“２”が格納される。また、レコードＲ２の第２参照フィールドＦＲ２には、プロセスＤの識別情報“４”が格納される。
【００２６】
そして、一連のプロセスＡ〜Ｄからなる業務Ｗは終了し、上司による発注すべきものの発注許可が完了する。
【００２７】
以上のように、本実施例に係る業務管理方法では、相前後して発生するプロセスに対応して生成された各レコードが互い関連付けられて格納される。これにより、例えば、上司Ｙが“修正見積書．ｐｄｆ”と“見積書．ｐｄｆ”の内容を比較したい場合に、業務Ｗを時系列順序にしたがって遡ることにより、容易にプロセスＢを特定し、“見積書．ｐｄｆ”に辿り着くことができる。
【実施例２】
【００２８】
実施例２として、ある文書を複数人で回覧する際の業務管理方法について説明する。
本実施例に係る業務管理方法が適用されるコンピュータネットワーク（図１参照）、及び新たなプロセスが発生する度に生成されるレコードＲの構成については、実施例１と同様なのでここでは説明を省略する。
なお、本実施例では、社員Ｘを回覧元、社員Ｙ及びＺを回覧先とする。また、回覧される文書は“回覧．ｄｏｃ”である。
【００２９】
以下、図５（Ｂ）を参照して、業務Ｗの最初のプロセスＡとして、回覧元Ｘが「回覧ＹＺ」を発生させる。これに伴って生成されるレコードＲ１の依頼元フィールドＦ１には“Ｘ”が格納され、依頼先フィールドＦ２には“Ｙ”が格納される。また、添付ファイルパスフィールドＦ５には、“回覧．ｄｏｃ”のパスが格納される。
【００３０】
回覧先の一人であるＹが、端末ＴＹの画面に表示されたプロセス一覧から「回覧ＹＺ」（プロセスＡ）を選択して回覧の内容を確認すると、プロセスＡが終了し、自動的に「回覧Ｚ」（プロセスＢ）が発生する。これに伴って生成されるレコードＲ５の依頼元フィールドＦ１には“Ｙ”が格納され、依頼先フィールドＦ２には“Ｚ”が格納される。また、添付ファイルパスフィールドＦ５には、“回覧．ｄｏｃ”のパスが格納される。
【００３１】
最後の回覧先であるＺが、端末ＴＺの画面に表示されたプロセス一覧から「回覧Ｚ」（プロセスＢ）を選択して回覧の内容を確認すると、プロセスＢが終了し、自動的に「回覧終了」（プロセスＣ）が発生する。これに伴って生成されるレコードＲ４の依頼元フィールドＦ１には“Ｚ”が格納され、依頼先フィールドＦ２には回覧元である“Ｘ”が格納される。
【００３２】
回覧が終了すると、回覧元Ｘの端末ＴＸにプロセス一覧として「回覧終了」（プロセスＣ）が表示される。これにより、回覧元Ｘは、回覧が終了したことを知ることができる。
【００３３】
以上のように、本実施例に係る業務管理方法では、実施例１と同様に、相前後して発生するプロセスに対応して生成された各レコードが互いに関連付けられて格納される。これにより、例えば、回覧が途中で止まっている場合に、先頭のプロセス（図５（Ａ）の場合は、プロセスＡ）から時系列順序にしたがって追跡することにより、回覧を止めている者を特定することができる。
【００３４】
以上、本発明の好ましい実施形態について説明したが、本発明は上記構成に限定されるものではない。
例えば、各レコードには、当該プロセスが行われた日時、当該プロセスを行った者のコメント等が格納されるフィールドを設けてもよい。
また、本発明に係る業務管理方法は、「発注許可願い」「回覧」以外の他のあらゆる業務に適用することができ、例えば、上司が部下に対して書類等の作成を命じる場合にも適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明に係る業務管理方法の基本的な構成を示すブロック図であって、（Ａ）は単一の業務が進行する場合のブロック図、（Ｂ）は複数の業務が進行する場合のブロック図である。
【図２】本発明に係る業務管理方法のフローチャートである。
【図３】本発明に係る業務管理方法が適用されるコンピュータネットワークのブロック図である。
【図４】実施例１に係る業務管理方法を具体的な業務に基づいて説明する図であって、（Ａ）は各レコードの構成を示す図、（Ｂ）は時系列的に進行するプロセスに応じて生成されるレコードを示す図である。
【図５】実施例２に係る業務管理方法を具体的な業務に基づいて説明する図であって、（Ａ）は各レコードの構成を示す図、（Ｂ）は時系列的に進行するプロセスに応じて生成されるレコードを示す図である。
【図６】従来の業務管理方法の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００３６】
１０      データベース
１１      インデックスファイル
ＩＤ      識別情報フィールド
ＦＲ１    第１参照フィールド
ＦＲ２    第２参照フィールド
Ｆ１      依頼元フィールド
Ｆ２      依頼先フィールド
Ｆ３      用件フィールド
Ｆ４      期日フィールド
Ｆ５      添付ファイルパスフィールド
Ｒ        レコード
Ｒ１〜４  レコード
ＮＴ      ネットワーク
ＳＶ      サーバ
ＴＸ〜Ｚ  端末
Ａ〜Ｄ    プロセス
Ｗ        業務
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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