(57)【要約】【課題】紙文書の特徴に応じて、インターフェースを文書上に自動的に生成し、また、文書上に処理を手書きで指示した文書をスキャンすることで、業務処理をさらに進められる業務処理遂行支援装置を提供する。【解決手段】文書管理装置に、外部から与えられた文書に対して、コンテクストを解析するコンテクスト解析部と、前記解析部で解析されたコンテクストに類似の文書を検索するコンテクスト検索部と、前記検索部での検索結果に応じて業務処理の判定や遂行を行う業務処理部と、文書上にインターフェースを生成するユーザーインターフェース生成部と、生成されたインターフェースと文書を複合するユーザーインターフェース付文書生成部と、生成された文書を印刷する文書印刷部と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書をスキャンし電子化して業務フローの遂行を支援する文書管理装置であって、
外部から与えられた文書に対して、認識技術を利用して文書のコンテクストを解析するコンテクスト解析手段と、
前記コンテクスト解析手段により解析したコンテクストに類似した文書を検索するコンテクスト検索手段と、
前記コンテクスト検索手段による検索結果に応じて業務処理の判定や必要に応じて遂行を行う業務処理手段と、
次の業務に進むための文書上のユーザーインターフェースを生成するユーザーインターフェース生成手段と、
前記ユーザーインターフェース生成手段により生成されたユーザーインターフェースと文書を複合するユーザーインターフェース付文書生成手段と、
前記ユーザーインターフェース付文書生成手段にて生成された文書を印刷する文書印刷手段とを備えることを特徴とする業務処理遂行支援装置。
【請求項２】
前記コンテクスト解析手段は、解析結果を該当文書のメタデータとして文書管理データベースに登録するとともに、前記コンテクスト検索手段において類似のコンテクストを持つ文書が既に登録されているか否かを判定することで、文書と業務フローが連携しているか否かを判定することを特徴とする請求項１記載の業務処理遂行支援装置。
【請求項３】
前記コンテクスト検索手段は、類似の文書構造を持つ文書や同じＩＤを持つ文書を検索し、類似文書が複数検索された場合には、もっとも類似度の高い文書が選択されることを特徴とする請求項１又は請求項２記載の業務処理遂行支援装置。
【請求項４】
前記業務処理手段は、類似コンテクストの文書が既に登録されていた場合には、その文書の業務フロー情報を業務フロー管理データベースから獲得し、入力文書のコンテクストおよび利用者による手書きの情報に応じて、業務を遂行することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の業務処理遂行支援装置。
【請求項５】
前記業務処理手段は、類似コンテクストの文書が登録されていなかった場合には、本装置が初めて受け入れるタイプの文書であると判定し、その文書の業務処理のための仮説を生成し、業務フロー管理データベースへ登録することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の業務処理遂行支援装置。
【請求項６】
前記ユーザーインターフェース生成手段は、前記文書処理手段の結果を受け、文書上から業務を進めるための適切なユーザーインターフェースを生成することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の業務処理遂行支援装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書をスキャンし電子化して業務フローの遂行を支援する文書管理装置において、紙文書を用いた業務の内容にしたがって次の業務フローを変更できる業務処理遂行支援装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
紙文書をスキャンし、電子化して業務フローの遂行を支援する従来の文書管理装置においては、紙文書を作成し、印刷する際に、あらかじめ決められた次の業務処理の情報をバーコードなどによって紙文書上に記載しておく必要がある。すなわち、その紙文書がスキャンし、電子化されると同時に業務フローの情報が取得されており、あらかじめ決められた業務フローしか遂行できない。
【０００３】
たとえば、特許文献１には電子化した紙文書の登録先情報をバーコードとしてあらかじめ印刷しておき、紙文書をスキャンし電子化する際に、同時に登録先情報を取得することで自動的に適切な登録先に登録するという発明が記載されている。
【特許文献１】特開２００７−１３９３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
このように従来技術においては、紙文書の作成し、印刷する時点で次の業務フローが決められている必要があり、後から紙文書への業務フローを変更することはできなった。
【０００５】
本発明は前記問題点に鑑みて提案されたものであり、その目的とするところは、紙文書の内容にしたがって、次の業務を自動的に推測、あるいは実行する業務処理遂行支援装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記の課題を解決するため、本発明によれば、業務処理遂行支援装置は、紙文書をスキャンし電子化して業務フローの遂行を支援する文書管理装置であって、外部から与えられた文書に対して、認識技術を利用して文書のコンテクストを解析するコンテクスト解析手段と、前記コンテクスト解析手段により解析したコンテクストに類似した文書を検索するコンテクスト検索手段と、前記コンテクスト検索手段による検索結果に応じて業務処理の判定や必要に応じて遂行を行う業務処理手段と、次の業務に進むための文書上のユーザーインターフェースを生成するユーザーインターフェース生成手段と、前記ユーザーインターフェース生成手段により生成したユーザーインターフェースと文書を複合するユーザーインターフェース付文書生成手段と、前記ユーザーインターフェース付文書生成手段により生成された文書を印刷する文書印刷手段とを備える。
【０００７】
また、前記コンテクスト解析手段は、解析結果を該当文書のメタデータとして文書管理データベースに登録するとともに、前記コンテクスト検索手段において類似のコンテクストを持つ文書が既に登録されているか否かを判定することで、文書と業務フローが連携しているか否かを判定する。
【０００８】
また、前記コンテクスト検索手段は、類似の文書構造を持つ文書や同じＩＤを持つ文書を検索し、類似文書が複数検索された場合には、もっとも類似度の高い文書が選択される。
【０００９】
また、前記業務処理手段は、類似コンテクストの文書が既に登録されていた場合には、その文書の業務フロー情報を業務フロー管理データベースから獲得し、入力文書のコンテクストおよび利用者による手書きの情報に応じて、業務を遂行する。
【００１０】
また、前記業務処理手段は、類似コンテクストの文書が登録されていなかった場合には、本装置が初めて受け入れるタイプの文書であると判定し、その文書の業務処理のための仮説を生成し、業務フロー管理データベースへ登録する。
【００１１】
また、前記ユーザーインターフェース生成手段は、前記文書処理手段の結果を受け、文書上から業務を進めるための適切なユーザーインターフェースを生成する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明により、利用者は紙文書を作成あるいは印刷時に、あらかじめ業務フローを指示していなくとも、その文書の特徴に応じた処理が可能となるインターフェースを文書上に自動的に得ることができ、文書上で手書き処理を行い、その文書をスキャンすることで業務処理をさらに進めていくことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
図１は本発明の実施形態におけるシステム構成を示す図である。本システムは読取部１１と、コンテクスト解析部１２と、コンテクスト検索部１３と、文書データベース１４と、業務フロー管理データベース１５と、業務処理部１６と、ユーザーインターフェース生成部１７と、ユーザーインターフェース付文書生成部１８と、文書印刷部１９を有する。読取部１１は、紙文書を読み取って画像に変換を行い、コンテクスト解析部１２では、読み取った文書を光学文字識別、領域識別、バーコード識別などの技術を利用して解析が行われる。解析部での解析結果はコンテクストとして文書データベース１４に保持され、コンテクスト検索部１３は、解析した類似のコンテクストが文書データベース１４中に存在するか検索を行う。業務処理部１６は、コンテクスト検索部１３にて検索が行われた文書に対して、次の業務フローの定義データを保持する業務フロー管理データベース１５内に業務フローが定義されているか検索を行い、さらに利用者の手書き指示の判定をし、それらに従って次の業務の判断を行う。ユーザーインターフェース生成部１７は、業務処理部１６で得られた業務処理情報に基づいて、紙の上に提示するユーザーインターフェースを生成し、ユーザーインターフェース付文書生成部１８は、生成されたユーザーインターフェースを元の文書に組み込み、文書印刷部１９にてユーザーインターフェースの組み込まれた文書が印刷される。なお、本事例では文書データベースと業務フロー管理データベースを分けて説明したが、同一のデータベースであってもよい。
【００１４】
図２は、本発明が適用される最小構成例を示すブロック図である。プログラムやデータの演算や処理を行う中央処理装置（ＣＰＵ）２１と、プログラムやデータを記憶するメモリ２２と、フロッピー（登録商標）ディスクやハードディスク等の記憶媒体を収容する記憶装置２３と、文書をアウトプットする印刷装置２５およびインプットするための読取装置２６とをつなぐインターフェース装置２４とで構成される。
【００１５】
図３は、紙文書をインプット情報として、光学文字識別、領域識別、バーコード識別などの技術を利用して文書を解析し、業務フローを遂行する流れについて示した図である。
【００１６】
先ず、紙文書はスキャナー機能等を利用して読み取られ、画像に変換される。（ステップＳ１１）。その際、入力文書がオンライン等で直接受け取ったファイルの場合にはスキャンは行わなくともよい。次いで、スキャンした結果の画像情報に対して、光学文字識別、領域識別、バーコード識別などの技術を利用して文書が解析され、この解析結果から得られる領域情報、画像情報、テキスト情報、バーコードＩＤなどを「コンテクスト」として定義し、その文書のメタデータとして文書とともに文書管理データベースに蓄積される（ステップＳ１２）。
【００１７】
次に、「コンテクスト」情報をキーとして、同じコンテクストの文書が既にデータベースに登録されているか、否かがチェックされ、同じコンテクストを持つ文書がある場合には、既に文書に対する業務フローは定義されていると判定され、業務処理のための情報が業務フロー管理データベースから獲得される（ステップＳ１３）。ここで、同じコンテクストを持つ文書については、同じバーコードＩＤを持つ、あるいは構造が酷似している等として判定が行われる。続いて、得られた業務処理情報に基づき、業務処理のためのユーザーインターフェースが生成される（ステップＳ１４）。このときのユーザーインターフェース生成の例としては、文書内の関連キーワード、タイトル、作者、アブストラクト、メールアドレス、リファレンスドキュメントの記述等の判定結果に対してはその部分を矩形で囲み、それにより関連するドキュメントを探す、次のステップに業務を進める等の業務処理に対しては文書の余白に小さい矩形（チェックボックス）を生成する、等の処理が考えられる。
【００１８】
同じコンテクストを持つ文書が無い場合には、システムとして初めて受け入れるタイプの文書であると判定され、業務フローの仮説が生成され、業務処理のための情報として業務フロー管理データベースに登録される（ステップＳ１５）。ここで、業務フローの仮説とは、例えば文書内の関連キーワードの抽出、タイトル、作者、アブストラクト領域、メールアドレス、リファレンスドキュメントの記述等の判定を行い、それにより関連するドキュメントを探し、次の業務を進める等の処理をシステムが想定することである。想定された業務処理の仮説に基づき、仮説確認のためのユーザーインターフェースが生成される（ステップＳ１６）。仮説確認の例としては、仮説判定領域を囲む矩形とそれを確認するためのチェックボックス、業務処理のための情報には、文書の余白にチェックボックスを生成する等の処理が考えられる。その際には、判定した領域とそれに付随するチェックボックスの色を緑、業務処理のためのチェックボックスは赤等として、両者の区別ができるようにする。
【００１９】
次に、前記ステップＳ１４、あるいはステップＳ１６にて生成されたユーザーインターフェースが文書上に組み込まれ（ステップＳ１７）、生成された文書が印刷される（ステップＳ１８）。
【００２０】
続いて、ユーザーインターフェースが付加された紙について、業務フローを遂行する流れについて図４を用いて説明する。利用者はシステムによって生成された仮説が正しいならば、手書きにて該当する矩形領域（チェックボックス）に×等を記述したり、内部を塗りつぶしたりする。また、業務を進めたい場合には、業務の実施を指示するためのチェックボックスにやはり×等を記述したり、内部を塗りつぶしたりした後、該文書をスキャンする（ステップＳ２１）。スキャンした画像情報に対して、光学文字識別、領域識別、バーコード識別などの技術を利用して文書の解析が行われ、解析結果から得られる領域情報、画像情報、テキスト情報、バーコードＩＤなどを「コンテクスト」として定義し、その文書のメタデータとして文書とともに文書管理データベースに蓄積される（ステップＳ２２）。
【００２１】
前記「コンテクスト」情報をキーとして、同じコンテクストの文書が既にデータベースに登録されているか、否かをチェックし、同じコンテクストの文書が検索された場合には、その文書との差分から手書き部分の処理、および新たに手書きで追加された部分を判定し、手書きで追加された部分が、業務処理の指示か、仮説の確認かが判定される（ステップＳ２３）。同じコンテクストを持つ文書が無い場合には、前記の初回処理のステップＳ１４へ戻る（ステップＳ２４）。
【００２２】
業務処理の指示であった場合は、指示された業務が業務フロー管理データベースに記録され、情報が更新される（ステップＳ２５）。また、仮説の確認であった場合には、判定した領域が正しかったとし、文書データベース内の該当文書のコンテクストとして登録される（ステップＳ２６）。手書き処理が判定されるたびに、前記ステップＳ２３からステップＳ２６が繰り返される。
【００２３】
新たな手書き処理が判定されない場合には、指示された業務処理が実施され（ステップＳ２７）、文書が印刷される（ステップＳ２８）。例えば、文書の検索指示がされていた場合は、文書データベース内を検索するか、またはインターネット上の文書も対象として検索し、その検索された関連文書が印刷される。複数の業務処理が行われた場合には、その回数分だけ印刷結果を得ることになる。
【００２４】
以上が、紙文書を活用した業務処理遂行支援装置の諸動作の説明である。
【００２５】
（実施形態１）
続いて、図１中のコンテクスト解析部１２において、文書の中からバーコードを探して、バーコードの座標を検出する例を図５および図６を用いて説明する。先ず、バーコードが任意位置に印刷された帳票の画像に対して、帳票画像の全面をスキャンし、黒連結成分を抽出する（図５）。抽出した黒連結成分に対して、それぞれの黒線を外接する矩形で囲む（図６）。次に、それら外接矩形の座標がバーコードとして所定の基準値であるかどうかを判断する。このときの基準値としては高さ、幅が所定の範囲内かどうか等が考えられる。そのようにして得られたバーコードの線になり得る外接矩形を取り囲む座標をバーコードの候補座標として検出を行う。
【００２６】
次に、ユーザーインターフェースとして生成された小さい矩形（チェックボックス）への手書きによるチェックを認識するための方法について一例を示す。例えば、紙の上にユーザーインターフェースを生成する際に、バーコード内、あるいはバーコードのリンク先にあらかじめバーコードの位置を基準としてチェックボックスの座標を埋め込んでおき、チェックボックス抽出時に、バーコードの座標からチェックボックスの位置を特定する方法が考えられる。すなわち、図８で示すように、バーコードの中心座標を原点（０，０）とし、チェックボックスまでの座標（画素値）をそれぞれ（Ｘ１，Ｙ１）のようにする。次に、（Ｘ１，Ｙ１）の周辺にチェックボックスがあるか否かを検出し、抽出されたチェックボックス内の黒画素数が所定の範囲以上であることを利用して、チェックボックスが白か黒かを判定する。
【００２７】
タイトルやアブストラクトの抽出を行う際の領域識別の方法としては、文書画像から網掛け領域を抽出する方法、文字サイズの異なる領域を抽出する方法等が従来より提案されている。網掛け領域による識別法としては、先ず網掛け領域を検出し、網掛け領域内部の文字の認識を行う。また、文字サイズによる識別法は、文書内での文字の大きさをそれぞれ判断して、大きな文字領域を抽出する。これらの方法により抽出された文字列の文書内での位置に基づいて、タイトルであるか否かが判断される。文書内の位置としては、複数枚からなる文書においては１枚目であることや、文書の上方、あるいは中央にあること等の情報を用いる。もちろん網掛けであることと大きな文字であることをあわせて特徴とすることもできる。さらに、アブストラクト部の抽出例としては、文書内の位置としてタイトルの下、文字の大きさはタイトルより小さい、また、複数枚からなる文書において２枚目以降が２段組の場合においては、タイトルの下に一段組みであるなどの特徴から抽出を行うといった方法もある。
【００２８】
（実施形態２）
また、特許広報番号やリファレンスなど特定の書誌情報を抽出する場合には以下のようなものが考えられる。先ず、予め抽出したい特定のキーワードを設定しておく。図９の例では「郵便番号マーク（〒）」や「ＴＥＬ」「ＦＡＸ」「Ｅ−Ｍａｉｌ」であり、特許広報の例では「特許第」や「特開平」「特願昭」などである。それら対象文書の文字行を抽出し、これらのキーワードが含まれる文字をトリガーとして、その後の電話番号や、メール、特許公報が所定のルールに従っているかを判断する。電話番号であれば、市外局番から始まる桁数が合っているか、特許公報であれば、公報番号のルール等を利用する。また、リファレンスに対する例としては、文字行の右肩に（  ）付きの数字があることを特徴とする。すなわち、図１０において１０１の標準文字サイズに対し、１０２は行内の上部付近に位置しており、サイズが比較的小さな矩形サイズとなっている。このような場合に、対象となる文字行に対して抽出を行い、それが（  ）付きの数字であるかによって判断を行う。
【００２９】
（実施形態３）
次に、図１１および図１２は本発明を利用して新聞などの文書に対して、手書きで指示をすることで領域識別を行い、業務を遂行するための文書を作成する例について示している。例えば、文中に興味を持った領域があればそこに手書きで波線等を付加し、識別すべき領域を指示する。さらに余白に、タスク管理システムへタスクを追加する等の業務指示を手書きで記載し、そこにも波線などを付加することで領域を指示する。その後、このドキュメントをスキャンすることで、波線があるドキュメントとしてコンテクストが解析され、業務指示のためのドキュメントを新たに生成し、指示された業務が処理される。
【００３０】
（実施形態４）
スーパー等の小売業者と卸業者間では、ＥＤＩ（電子データ交換）システムを導入しながらも、伝票が紙やファックスで来ることが多い。そこで、本発明を適用することで、伝票を認識し、その形式に応じたインターフェースを自動的に付加することができるため、卸業者の業務の進行をサポートし、ＥＤＩシステムとの情報連携を支援する応用が考えられる。図１３は、ＥＤＩシステムと本発明における技術を連携させた模式図を示す。例えば伝票上に、注文された品物がそろっているか否かをチェックするボックスを描き、卸業者の担当者が品物のあることを確認したらチェックを行い、それをスキャンすることで、ＥＤＩに品物がそろっていることを通知する等の処理が実現できる。
【００３１】
（実施形態５）
図１４は、Ｗｅｂ上の文書に対する適用例について示した図である。あらかじめキーワードを登録しておき、それについて認識をさせることで、その文書に対して、そのキーワードをメタデータとするか否かを確認するチェックボックスを文書上に出す、その文書に似たドキュメントを探す指示をするチェックボックスを出す、あるいはその文書を以前印刷した人のリストを要求するチェックボックスを出す、等の処理を行わせることが可能である。
【００３２】
（実施形態６）
図１５は、病院のカルテや伝票等への適応例である。文書の構造やキーワード等から帳票を認識させることで、利用者が確認するためのチェックボックスを文書上に出す、請求処理に回すためのチェックボックスを出す、等の処理を行うことが可能である。
【００３３】
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範囲な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明の実施形態に係るシステム構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る装置の構成を示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る紙文書を電子化して解析し、ユーザーインターフェースを生成する手順を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係るユーザーインターフェースが付加された文書の処理手順を示す図である。
【図５】バーコード検出の例を示す図である。
【図６】バーコード検出の例を示す図である。
【図７】タイトルやアブストラクトの抽出例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係るユーザーインターフェースとして生成されたチェックボックスを認識するための方法を示す図である。
【図９】特定の書誌情報を抽出する方法を示す図である。
【図１０】上付き文字を抽出する方法を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態に係る手書き指示によって業務を遂行させるための方法を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態に係る手書き指示によって作成された文書を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態に係るＥＤＩシステムとの連携を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態に係るＷｅｂ上の文書に対して業務処理する方法を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態に係る病院のカルテや伝票などへの適用例を示す図である。
【符号の説明】
【００３５】
１１    読取部
１２    コンテクスト解析部
１３    コンテクスト検索部
１４    文書データベース
１５    業務フロー管理データベース
１６    業務処理部
１７    ユーザーインターフェース生成部
１８    ユーザーインターフェース付文書生成部
１９    文書印刷部
２１    ＣＰＵ
２２    メモリ
２３    外部記憶装置
２４    インターフェース装置
２５    印刷装置
２６    読取装置
１０１    標準文字サイズ
１０２    上付き文字サイズ
【図１】
2009182530.tif 000003
【図２】
2009182530.tif 000004
【図３】
2009182530.tif 000005
【図４】
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【図５】
2009182530.tif 000007
【図６】
2009182530.tif 000008
【図７】
2009182530.tif 000009
【図８】
2009182530.tif 000010
【図９】
2009182530.tif 000011
【図１０】
2009182530.tif 000012
【図１１】
2009182530.tif 000013
【図１２】
2009182530.tif 000014
【図１３】
2009182530.tif 000015
【図１４】
2009182530.tif 000016
【図１５】
2009182530.tif 000017