(57)【要約】【課題】個人の嗜好や目的に沿ったような、時間経過と共にあるべき分類が変化する文書管理構造での扱いが可能な文書管理装置、方法などを提供すること。【解決手段】複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であって、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与手段とを有し、前記ファイルへのタグ付与手段により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする文書管理装置など。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であって、
前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、
前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与手段とを有し、
前記ファイルへのタグ付与手段により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記アクセス設定手段が前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルへのリンクを形成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記アクセス設定手段が前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルを移動させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記アクセス設定手段がフォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルを検索して検出されたファイルへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であって、
前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、
所定のフォルダに付与されたタグと同じタグを前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
前記アクセス設定手段が、フォルダの直下に前記所定のフォルダへのリンクを作成することを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記アクセス設定手段が、フォルダの直下に前記所定のフォルダを移動させることを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記アクセス設定手段が、開いたフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与された他のフォルダを検索して前記他のフォルダへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項５〜７のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項９】
フォルダ名をタグとして該フォルダの直下のファイルに付与することを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１０】
フォルダ名をタグとして該フォルダ以下の全てのファイルに付与することを特徴とする請求項１〜９のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１１】
フォルダ名をタグとして該フォルダに付与することを特徴とする請求項１〜１０のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１２】
所定のフォルダ以下に配置されるフォルダおよびファイルに前記所定のフォルダに付与されているタグの付与を禁止することを特徴とする請求項１〜１１のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１３】
複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理方法であって、
前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与工程と、
前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与工程とを有し、
前記ファイルへのタグ付与工程により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与工程で付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
前記フォルダへのタグ付与工程は、前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルへのリンクを形成することを特徴とする請求項１３に記載の文書管理方法。
【請求項１５】
前記フォルダへのタグ付与工程は、前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルを移動させることを特徴とする請求項１３または１４に記載の文書管理方法。
【請求項１６】
前記アクセス工程は、フォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルを検索して検出されたファイルへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項１３〜１５のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項１７】
複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理方法であって、
前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与工程と、
所定のフォルダに付与されたタグと同じタグを前記フォルダへのタグ付与工程で付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１８】
前記アクセス工程が、フォルダの直下に前記所定のフォルダへのリンクを作成することを特徴とする請求項１７に記載の文書管理方法。
【請求項１９】
前記アクセス工程が、フォルダの直下に前記所定のフォルダを移動させることを特徴とする請求項１７または１８に記載の文書管理方法。
【請求項２０】
前記アクセス工程は、開いたフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与された他のフォルダを検索して前記他のフォルダへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項１７〜１９のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項２１】
フォルダ名をタグとして該フォルダの直下のファイルに付与することを特徴とする請求項１３〜２０のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項２２】
フォルダ名をタグとして該フォルダ以下の全てのファイルに付与することを特徴とする請求項１３〜２１のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項２３】
フォルダ名をタグとして該フォルダに付与することを特徴とする請求項１３〜２２のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項２４】
所定のフォルダ以下に配置されるフォルダおよびファイルに前記所定のフォルダに付与されているタグの付与を禁止することを特徴とする請求項１３〜２３のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項２５】
コンピュータに読取可能なプログラムであって、請求項１〜１２のいずれかに記載の文書管理装置をコンピュータ上に実現させるためのプログラム。
【請求項２６】
請求項１３〜２４のいずれかに記載の文書管理方法を実行させるためのコンピュータに読取可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を異なる視点から分類したり、文書登録時と異なる階層構造内に配置したり、異なる階層構造内に文書等のファイルを配置する文書管理機能を有する文書管理装置、文書管理方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書管理の１手法として、文書をある視点で分類して、それを基に階層的に配置することが広く行われている。たとえばWindows（登録商標）、LinuxなどのOSが有する文書管理機能なども同様な手法である。しかし文書等のファイルは異なる視点によって幾通りにも分類することが可能であり、文書登録時からの時間経過等により、そのファイル（文書）を別の視点から分類したり、文書登録時と異なる階層構造内に配置（格納）したり、もしくは異なる階層構造内に同文書を配置するという要求がある。このような配置あるいは再配置の場合に、文書の移動あるいはコピーは、一般的には手動により文書を新しい階層構造内の位置へ移動および／またはコピーするか、新しい階層構造のある位置から古い階層構造の位置へリンクを貼るなどにより対処されている。
【０００３】
このような例として、特許文献１には、電子メール管理方法の発明が開示されている。この公報には、受信した電子メールを予め定めておいたルールに従って電子メールのデフォルトの格納場所とは別のフォルダへ電子メールの実体をコピーもしくはショートカットを作成することが開示されている。しかしながら、文書登録時点からの時間経過後に、同じように文書の実体のコピーやショートカット作成機能が付加された発明は開示されていない。
【０００４】
また特許文献２には、大量の文書群を文書からキーワードを自動的に抽出して分類し、文書群を階層的に、かつ複数のカテゴリに分類される発明が開示されている。この発明は文書を自動分類する技術に関するものであり、文書はあるコンピュータアルゴリズムという１視点によって常に分類されるため、個人の嗜好や目的に沿ったような、時間経過と共にあるべき分類が変化する文書管理構造での扱いはできない。
【０００５】
なお特許文献３には、フォルダごとに印刷設定情報を持たせ、あるフォルダ内のファイルを印刷するときに、そのフォルダの印刷設定を適用する発明が開示されている。
【特許文献１】特開２００３−３６２３２号公報
【特許文献２】特許第３６６５４８０号公報
【特許文献３】特開２００６−７４６０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明の解決しようとする課題について、図１を参照しながら説明する。図１に示すように、ＴＯＰフォルダの下層にプロジェクトフォルダ（以下、単に「プロジェクト」と言うことがある）群が存在し、このプロジェクトフォルダ群と並列に開発参考資料というフォルダ群が存在しているものとする。そして開発参考資料フォルダ群には開発参考資料フォルダの下層に過去の機能仕様書フォルダと過去の設計書フォルダが並列に配列されているものとする。そして図１に示す各設計書フォルダには、プロジェクトＡの下層の設計書フォルダに設計書Ａ−１と設計書Ａ−２のファイルが、また同様にプロジェクトＸの下層の設計書フォルダに設計書Ｘ−１のファイルが収められている。しかしながら、開発参考資料フォルダの下層の過去の設計書フォルダには、プロジェクトの下層に存在する設計書のファイルを、時間経過と共にこの「過去の設計書フォルダ」に配置し、管理するような文書ファイルシステムの発明は、未だなされていない。
【０００７】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、個人の嗜好や目的に沿ったような、時間経過と共にあるべき分類が変化する文書管理構造での扱いが可能な文書管理装置、方法などを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であって、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与手段とを有し、前記ファイルへのタグ付与手段により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２に記載の発明は、前記アクセス手段が前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルへのリンクを形成する請求項１に記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１０】
また、請求項３に記載の発明は、前記アクセス手段が前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルを移動させる請求項１に記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１１】
また、請求項４に記載の発明は、前記アクセス手段がフォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルを検索して検出されたファイルへのリンクをフォルダの直下に作成する請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１２】
また、請求項５に記載の発明は、複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であって、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、所定のフォルダに付与されたタグと同じタグを前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項６に記載の発明は、前記アクセス手段がフォルダの直下に前記所定のフォルダへのリンクを作成する請求項５に記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１４】
また、請求項７に記載の発明は、前記アクセス手段がフォルダの直下に前記所定のフォルダを移動させる請求項６に記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１５】
また、請求項８に記載の発明は、前記アクセス手段が開いたフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与された他のフォルダを検索して前記他のフォルダへのリンクをフォルダの直下に作成する請求項５〜７のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１６】
また、請求項９に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダの直下のファイルに付与する請求項１〜８のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１７】
また、請求項１０に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダ以下の全てのファイルに付与する請求項１〜９のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１８】
また、請求項１１に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダに付与する請求項１〜１０のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００１９】
また、請求項１２に記載の発明は、所定のフォルダ以下に配置されるフォルダおよびファイルに前記所定のフォルダに付与されているタグの付与を禁止することを特徴とする請求項１〜１１のいずれかに記載の文書管理装置を特徴とする。
【００２０】
また、請求項１３に記載の発明は、複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理方法であって、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与工程と、前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与工程とを有し、前記ファイルへのタグ付与工程により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与工程で付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定工程を有することを特徴とする。
【００２１】
また、請求項１４に記載の発明は、前記フォルダへのタグ付与工程は、前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルへのリンクを形成することを特徴とする請求項１３に記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２２】
また、請求項１５に記載の発明は、前記フォルダへのタグ付与工程は、前記ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルを移動させることを特徴とする請求項１３または１４に記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２３】
また、請求項１６に記載の発明は、前記アクセス工程は、フォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルを検索して検出されたファイルへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項１３〜１５のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２４】
また、請求項１７に記載の発明は、複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理方法であって、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与工程と、所定のフォルダに付与されたタグと同じタグを前記フォルダへのタグ付与工程で付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定工程を有することを特徴とする。
【００２５】
また、請求項１８に記載の発明は、前記アクセス工程が、フォルダの直下に前記所定のフォルダへのリンクを作成することを特徴とする請求項１７に記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２６】
また、請求項１９に記載の発明は、前記アクセス工程が、フォルダの直下に前記所定のフォルダを移動させることを特徴とする請求項１７または１８に記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２７】
また、請求項２０に記載の発明は、前記アクセス工程は、開いたフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与された他のフォルダを検索して前記他のフォルダへのリンクをフォルダの直下に作成することを特徴とする請求項１７〜１９のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２８】
また、請求項２１に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダの直下のファイルに付与することを特徴とする請求項１３〜２０のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００２９】
また、請求項２２に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダ以下の全てのファイルに付与することを特徴とする請求項１３〜２１のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００３０】
また、請求項２３に記載の発明は、フォルダ名をタグとして該フォルダに付与することを特徴とする請求項１３〜２２のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００３１】
また、請求項２４に記載の発明は、所定のフォルダ以下に配置されるフォルダおよびファイルに前記所定のフォルダに付与されているタグの付与を禁止することを特徴とする請求項１３〜２３のいずれかに記載の文書管理方法を特徴とする。
【００３２】
また、請求項２５に記載の発明は、コンピュータに読取可能なプログラムであって、請求項１〜１２のいずれかに記載の文書管理装置をコンピュータ上に実現させるためのプログラムを特徴とする。
【００３３】
また、請求項２６に記載の発明は、請求項１３〜２４のいずれかに記載の文書管理方法を実行させるためのコンピュータに読取可能なプログラムを特徴とする。
【発明の効果】
【００３４】
本発明によれば、個人の嗜好や目的に沿ったような、時間経過と共にあるべき分類が変化する文書管理構造での扱いが可能な文書管理装置、方法などを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３５】
以下、図面を参照しながら、本発明の文書管理装置、文書管理方法などについて、詳細に説明する。
【００３６】
本発明の文書管理装置は、複数のファイルを階層的に配置して管理する文書管理装置であり、前記複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与手段とを有し、前記ファイルへのタグ付与手段により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与手段によりされた前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴とする。
【００３７】
本発明の文書管理装置１００は、たとえば図２（Ａ）に示すように、ＧＵＩ（Graphic User Interface）１と、追加ファイル／フォルダ抽出部２とを有して構成することができ、さらに図示しない表示部を有している。ＧＵＩ１には、ファイルへのタグ付与部１１と、フォルダへのタグ付与部１２と、アクセス設定部１３とを含んで構成されている。
【００３８】
追加ファイル／フォルダ抽出部２は、変更前のファイル−フォルダ階層構造体に新しい階層構造が付加される部分の情報をＧＵＩ１からの入力から抽出し、抽出された情報からファイルおよびフォルダを別個に分け、それぞれを図８に示すファイル管理テーブルおよび図９に示すフォルダ管理テーブルとして保存すると共に、変更前のどのフォルダの位置（ノードとなるフォルダの位置）に新しい階層構造を付加するかを決定することができる。
【００３９】
ファイルへのタグ付与部１１は、変更前のファイル−フォルダ階層構造体に新しい階層構造を付加する際に、リンクさせようとしているファイルにタグを設定する（リンク元を設定する）ための部である。たとえばその例を図６に示す。
【００４０】
フォルダへのタグ付与部１２は、前記したファイルへのタグ付与部４によりタグを設定したファイルと同じタグをあるフォルダ（リンク先）に設定するフォルダへのタグを付与するための部である。たとえばその例を図７の第１群として示す。
【００４１】
アクセス設定部１３は、新しい階層構造が付加される部分を変更前のファイル−フォルダ階層構造体に組み入れる作業を実行中にユーザからファイルおよび／またはフォルダの一部を追加したり、削除したり、移動したりするなど、変更する作業を追加する必要がある場合などに、変更作業を行う部である。たとえばその例を図７の第２群以下に示す。すなわちアクセス設定部１３は、ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルへのリンクを形成したり、ノードとなるフォルダの直下に前記ファイルを移動させたり、フォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルおよび／またはフォルダを検索して検出されたファイルまたはフォルダへのリンクをフォルダの直下に作成することができる。なおノードとなるフォルダは図７に示すように、ＧＵＩ１によりユーザによりフォルダのプロパティを開いたことにより、選択される。
【００４２】
さらに本発明の文書管理装置１００は、図２（Ｂ）に示すように、図２（Ａ）に示す構成に、ＧＵＩ１から入力され設定されたファイル／フォルダのタグと、同一のタグを有するファイル／フォルダの有無を検出する同一タグ検出部３を更に有することができる。この同一タグ検出部３には、フォルダに対して同一タグの有無を検出するフォルダ用３１と、ファイルに対して同一タグの有無を検出するファイル用３２とを有している。そして同一タグが無い場合には、新たなタグ設定をするようにＧＵＩ上でユーザに注意を喚起することができる。また同一タグ検出部３は、アクセス設定部１３がフォルダを開いた直後にフォルダに付与されたタグを検索キーとして同じタグが付与されたファイルを検索可能としている。なおその他の部は、図２（Ａ）に示す構成と同様であり、その機能も同様であるので、記載を省略する。
【００４３】
本発明の文書管理装置１００は、変更前のファイル−フォルダ階層構造体に、新たな階層構造を付加するか変更前のファイル−フォルダ階層構造体の少なくとも１部を付加して、ファイル−フォルダ階層構造体を変更して新たなファイル−フォルダ階層構造体を構築する機能を有している。
【００４４】
本発明の文書管理装置は、当該文書管理装置内に保存されているファイル−フォルダ階層構造体、あるいはその他の記録媒体に保存されているファイル−フォルダ階層構造体の現在の構造体をその保存場所から読み出して、図示しない表示部を用いて表示し、この現在のファイル−フォルダ階層構造体（変更前のファイル−フォルダ階層構造体）に新たな構造体を付加する等して、新たなファイル−フォルダ階層構造体（変更後のファイル−フォルダ階層構造体）として作成する操作を行う装置である。
【００４５】
本発明の文書管理装置１００は、ＧＵＩ１を介して、上記した現在のファイル−フォルダ階層構造体に、新たな構造体をこの構造体を形成しているどのフォルダに付加するか（どのフォルダを親フォルダとして付加するか）を、ユーザからの入力により決定する。本発明の文書管理装置は、付加すべき新たな構造体を、仮想構造体としてＧＵＩ１を介してユーザに示し、ユーザに確認する機能を有している。そして変更前のファイル−フォルダ階層構造体に付加する構造体に、これ以上の変更・付加がないか等を、作業開始時に、あるいはその作業中、保存する場合（保存する準備ができて書き込む前など）に確認させたり、あるいはこれでよいかなどユーザに注意を促すことができるようにして、必要なファイルのコピー、再配置、リンク付けなどを自在に行うことができる。
【００４６】
このような操作は、まず本発明の文書管理装置１００が、新たに付加される構造体の中で、移動、リンクあるいはタグ付けするファイルおよび／またはフォルダを抽出し、この抽出したファイルおよび／またはフォルダがファイルの場合にはそれをファイル管理テーブルに格納し、フォルダの場合にはフォルダ管理テーブルに格納する。なお、この操作時中、あるいは操作完了後、追加したいあるいは解除したいファイルおよび／またはフォルダが生じた場合には、ユーザは、ＧＵＩ１などを介して、追加（あるいは削除）ファイルおよび／またはフォルダの指定、解除を行い、付加する構造体において、柔軟に追加・変更・削除等を行うことができる。
【００４７】
このような本発明の文書管理装置１００は、階層構造を有するファイル−フォルダ階層構造体（変更前のファイル−フォルダ階層構造体）を読み込み、それを図示しないディスプレイに表示する。このディスプレイ上に表示されたファイル−フォルダ階層構造体の例を図３に示す。ユーザは、図３に示す変化前のファイル−フォルダ階層構造体のプロジェクトフォルダに対して「兄弟関係」とする開発参考資料フォルダを作成する作業を実行するものとする。換言すれば兄弟関係とは、図３に示すように、親をＴＯＰフォルダとし、子の「プロジェクトフォルダ」と、子の「開発参考資料フォルダ」とが、分岐しており、親に対してすぐ下の（直下の）子供同士が並列である関係（分岐した関係）を言う。
【００４８】
この開発参考資料フォルダに対して、子のフォルダとして図４（Ａ）または（Ｂ）に有るように、子の「過去の機能仕様書フォルダ」と、子の「過去の設計書フォルダ」とが、兄弟関係（すなわち親の「開発参考資料フォルダ」に対し、子フォルダが並列に並んだ兄弟関係）として存在する構造体が付加されるものとする。そして「過去の設計書フォルダ」に、プロジェクトＡ〜Ｘまでのフォルダ毎に分類して管理されていた設計書Ａ−１、Ａ−２、・・・、・・・、Ｘ−１、・・・、Ｘ−ｎファイルを、兄弟関係のフォルダとして新たに付加した構造体の一部である「過去の設計書フォルダ」も参考資料として参照可能なようにフォルダ１つの中にまとめて管理するようにするために、新たに付加した構造体を含むファイル−フォルダ階層構造体を再構築する必要がある。
【００４９】
このような構築の操作を実行する場合において、新規なファイルおよび／またはフォルダの作成は公知の方法を用いて行うことができる。これらを参照ファイルとして他のファイルとして保存しておくこともできる。
【００５０】
このような新規な「開発参考資料フォルダ」およびその子の「過去の機能仕様書フォルダ」と「過去の設計書フォルダ」とを形成した後に、前記したファイルの貼り付け（リンク）、移動などを行う。図４（Ａ）は、変更前のファイル−フォルダ階層構造体を残し、この階層構造体に新しい管理構造体を形成する場合について説明するための図である。この図に示すような場合には、リンクを生成する手法を用いたほうが好ましい。
【００５１】
この図４（Ａ）に示すように、設計書フォルダは、図９のフォルダ管理テーブルに示されているフォルダ名が設計書とあるフォルダのＩＤは、それぞれ、００１、００２、・・・、３０であり、このフォルダＩＤを図４では太字で表し、それぞれのフォルダの右肩に表示した。またファイルは図８のファイル管理テーブルに示されているファイルＩＤは、それぞれ、００１、００２、・・・、１００であり、このファイルＩＤを、それぞれのファイルの右肩に表示した。
【００５２】
前記したように、図３に示すファイル−フォルダ階層構造体に、ＴＯＰフォルダを親として、プロジェクトフォルダと兄弟関係にある開発参考資料フォルダ以下の新構造体（開発参考資料フォルダを親とし、過去の機能仕様書フォルダと過去の設計書フォルダを兄弟フォルダとする新構造体）を付加した後に、設計書Ａ−１ファイル（ファイルＩＤ  ００１）〜設計書Ｘ−１（ファイルＩＤ  １００）に、タグを付ける。次いで、フォルダにタグを付ける（図４（Ａ）では過去の設計書フォルダ（フォルダＩＤ  ３０）にタグ「設計書」を付ける。）。次いで設定されたタグと同じタグを持つフォルダ（ファイル）の有無を調べる。
【００５３】
そして、図４（Ａ）では、その後、フォルダと同じタグを持つファイルへのリンクをフォルダの直下に作成する。すなわち、図８に示すファイル管理テーブルと、図９に示すフォルダ管理テーブルのタグの欄に示すように、ファイルのタグの欄における「設計書」と、フォルダのタグの欄における「設計書」が共通しているので、タグを付けられた設計書Ａ−１ファイル（ファイルＩＤ  ００１）〜設計書Ｘ−１（ファイルＩＤ  １００）は、過去の設計書フォルダ（フォルダＩＤ  ３０）直下にリンクが張られることとなる。このように、本発明ではノードとなるフォルダを共通のタグを検索することにより決定することもできる。
【００５４】
より具体的には図１０に示すようなタグ付け操作を行うようにすることができる。図１０のフローチャートに示すように、タグ付けは、タグ設定のためのタグ値を設定するタグ値設定操作（Ｓ１０１）と、ファイル位置設定操作Ｉ（Ｓ１０２〜Ｓ１０７）とを有して構成されている。
【００５５】
すなわち、まず、タグ付けを行うファイルにおいて、そのファイルのファイル・プロパティ画面を開き、そのタグ設定欄にタグ値を書き込む（Ｓ１０１：タグ値設定操作）。
【００５６】
このタグ値設定操作後にファイル位置設定操作Ｉを以下のように行う。すなわち、設定されたタグと同じタグを有するフォルダの有無を確認し（Ｓ１０２）、ある場合には、その同じタグを有するフォルダのプロパティ画面を開く。例えば図７に示すようにこのフォルダがプロジェクトＡとし、そのプロパティ画面を開いた例に示すように、ファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されているか否かを判断する（Ｓ１０３）。そしてファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されている場合（Ｓ１０３／Ｙｅｓ）には、そのフォルダの直下にファイルのリンクを生成後（Ｓ１０５）、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ１０７）。
【００５７】
またＳ１０３においてファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されていない場合（Ｓ１０３／Ｎｏ）には、（同じタグを持つ）ファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されているか否かを確認する（Ｓ１０４）。「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されている場合（Ｓ１０４／Ｙｅｓ）には、（同じタグを持つ）ファイルをフォルダへ移動（Ｓ１０６）させた後にファイルのタグ付けを終了する（Ｓ１０６→Ｓ１０７）。「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されていない場合（Ｓ１０４／Ｎｏ）には、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ１０４→Ｓ１０７）。また前記Ｓ１０２において、設定されたタグと同じタグを有するフォルダが無い場合（Ｓ１０２／Ｎｏ）には、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ１０２／Ｎｏ→Ｓ１０７）。
【００５８】
また図４（Ｂ）は、変更前のファイル−フォルダ階層構造体の一部を削除し、移動を含む操作を実行して新たなファイル−フォルダ階層構造体を形成する場合について説明するための図である。削除する部分は点線で示した。この図に示す場合には、ファイルを移動させる手法を用いたほうが好ましい。この図４（Ｂ）は、プロジェクトＡフォルダ内の設計書フォルダ内にある設計書Ａ−１〜Ａ−２ファイルと、プロジェクトＸフォルダ内の設計書フォルダ内にある設計書Ｘ−１ファイルと、について前記した図９に示すタグ付け操作を行い、「過去の設計書」フォルダに移動させる動作を例として説明した図である。
【００５９】
すなわち、図４（Ｂ）で示す例では、図１０に示すフローチャートにおいてＳ１０４においてＹｅｓの場合を示す例であり、図１０に示すＳ１０１の操作を行い、Ｓ１０２／Ｙｅｓ→Ｓ１０３に進んだ後に、Ｓ１０３／Ｎｏとなり、Ｓ１０４へと進んだ場合の操作により、ファイル（プロジェクトＡフォルダ内の設計書フォルダ内にある設計書Ａ−１〜Ａ−２ファイルと、プロジェクトＸフォルダ内の設計書フォルダ内にある設計書Ｘ−１ファイル）が、フォルダ名「過去の設計書」に移動した例を説明したものである。この例に示すように、ノードとなるフォルダ（図４（Ｂ）に示す例では「過去の設計書フォルダ」）の直下にファイルを移動させることができる。
【００６０】
本発明では、新たに付加する構造体を形成するため、予めその新構造体に使用されるフォルダおよびファイルをファイル（および／またはフォルダ）管理テーブルとして格納しておくことが好ましい。格納されたファイルおよびフォルダのそれぞれについて、その例を図８および図９に示す。
【００６１】
本発明の文書管理装置１００は、ＧＵＩ１を介して、付加されるファイル、フォルダの指示を受ける。追加ファイル／フォルダ抽出部２では、追加ファイルと追加フォルダとを、別々にし、追加ファイルについては図８に示すように、また、追加フォルダについては図９に示すように、ＩＤ情報と、名情報と、タグ情報とを有している。そしてＩＤ情報（ファイルの場合にはファイルＩＤ情報、フォルダの場合にはフォルダＩＤ情報）と名情報（ファイルの場合にはファイル名情報、フォルダの場合にはフォルダ名情報）とは、１対１の関係にあり、またタグ情報は、１つ以上のタグを含んで構成されている。
【００６２】
そしてこのようなファイル−フォルダ階層構造体において、新たに付加される構造体中のファイルあるいはフォルダがどのフォルダの直下に付加されるのか、すなわち位置決めを設定するために、ユーザからＧＵＩ１を介して入力された情報により新たに付加されるあるいはリンクが貼られる構造体の位置（ノードとなるフォルダ）を決定することができる。
【００６３】
本発明の文書管理装置１００は、付加される新たな構造体の位置決め決定後にこの付加される構造体を構成するファイルまたはフォルダにタグ付けし、タグ付けしたタグと同一のタグの有無を確認後、ファイルまたはフォルダの付加タグに同一のものが存在する場合には図１０に従ってファイルのタグ付け操作を開始し、またフォルダに付加タグに同一のものが存在する場合には図１１に従ってフォルダのタグ付け操作を開始する。なおファイルおよびフォルダの両方にタグ付け操作が有る場合には、原則として図１１に示すように、フォルダのタグ付け操作を優先し、その後、ファイルのタグ付け操作を行うことができる。ただし、場合によってはファイルのタグ付けを先に行ってもよく、またその両方のタグ付けを並行して行うようにすることもできる。
【００６４】
図４（Ａ）にタグ付きファイルへのリンクを同じタグを持つフォルダの直下に生成した例を示す。ただし図４（Ａ）に示すようなファイルへのリンクを生成するのではなく、ファイルを移動させる方が良い場合を図４（Ｂ）に示す。このような場合、例えば元々のファイルの階層管理構造は残し、ファイルの新しい構造を付加したフォルダの直下にリンクを生成させるのがよく、元々のファイルを含む構造の少なくとも１部（１部のフォルダ）を削除あるいは移動したい場合には、ファイルを移動させるのが良い。
【００６５】
ファイルを移動させる場合、ファイルに付けたタグもファイルに付けたまま移動させる。ただしこの場合、移動先のフォルダより上の階層のフォルダ（フォルダ群）にこの移動させるファイルと同じタグがついている場合には当該タグをファイルからはがす（タグを削除する）ようにする。これは、あるフォルダより下の階層に格納されているファイルに対して、このファイルへのリンクがそのファイルが格納されているフォルダより上位の階層のフォルダに作成されることを防止したり、そのフォルダへファイルが移動することを防止するためである。そのようにしないと、冗長にファイルへのリンク作成やファイルの移動をするのに時間を過剰に要するだけでなく、最悪の場合、無限ループを引き起こしてバグの原因となる可能性があるためである。
【００６６】
図４に示すように、あるファイルへのリンクを作成したり、ファイルを移動すると同じファイル名を持つ複数のファイルがあるフォルダに移動したり、それらのリンクが貼ってあるフォルダにそのファイルを作成する作業を行う。そのような場合には、本発明の文書管理装置１００はファイル名・リンク名に自動的に連番を付して対処したり、もしくはユーザにファイル名のリネームを促すようにＧＵＩ１を介して入力させ、リネームされたファイル名・リンク名を用いることにより対処することができる。
【００６７】
図４の基本アイデアの応用例を図５に示す。図５に示す例ではタグが付けられたフォルダへのリンクを、同じタグを持つフォルダの直下に作成される。図４（Ａ）の関係と同じようにフォルダへのリンクを作成するのではなく、フォルダを移動させる手法を用いてもよい。ファイル単位ではなく、フォルダ単位で階層構造を変更することにより、よりダイナミックで効率的な階層構造変更ができるようになる。同じフォルダ名を持つフォルダが複数ある場合の問題はファイルの場合と同じように対処する。図５に示す例を、図１１に示すフローチャートに従って操作する例により、本発明の文書管理方法について、説明する。なお図１１に示すように、フォルダタグ付け操作のフローは、フォルダにタグを設定する操作（Ｓ２０１）と、フォルダ位置設定操作（ＩＩ：Ｓ２０２〜Ｓ２０６）と、ファイル位置設定操作（Ｉ’：Ｓ２０７〜Ｓ２１２）を含んでいる。
【００６８】
本発明の文書管理方法では、図５に示すように、たとえば、プロジェクトＡフォルダ内の設計書フォルダに保管されている全てのファイルを設計書フォルダごとに移動したり、あるいはリンクすることができるようにしている。図５に示す例では、図４（Ａ）の応用に関しての例であるが、図４（Ｂ）の応用例に関しても本発明では含んでいる。たとえば図４（Ｂ）に示すように、あるファイルをそのファイルが管理されるフォルダごとタグを付した後に削除あるいは移動する操作などを自在に行うことができる。
【００６９】
すなわち、まず、タグ付けを行うフォルダにおいて、そのフォルダのフォルダ・プロパティ画面を開き、そのタグ設定欄にタグ値を書き込む（Ｓ２０１）。次に、タグ設定欄に設定されたタグと同じタグを有するフォルダの有無を確認し（Ｓ２０２）、ある場合には、その同じタグを有するフォルダのフォルダ・プロパティ画面を開いて、例えば図７に示すようにこのフォルダがプロジェクトＡとし、そのプロパティ画面を開いた例のように、ファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）フォルダへのリンクを生成する」が設定されているか否かを判断する（Ｓ２０３）。
【００７０】
そしてフォルダへの操作設定において「（同じタグを持つ）フォルダへのリンクを生成する」が設定されていない場合（Ｓ２０３／Ｎｏの場合）には、（同じタグを持つ）フォルダへの操作設定において「（同じタグを持つ）フォルダを移動させる」が設定されているか否かを確認する（Ｓ２０４）。設定されていれば（Ｓ２０４／Ｙｅｓ）フォルダをその上位のフォルダの直下に移動させる（Ｓ２０６）。またＳ２０３において「（同じタグを持つ）フォルダへのリンクを生成する」が設定されている場合（Ｓ２０３／Ｙｅｓ）、位置決めのためのフォルダ（位置決めフォルダ：ノードとなるフォルダ）の直下にフォルダへのリンクを生成する（Ｓ２０５）。
【００７１】
そしてＳ２０２においてＮｏの場合、Ｓ２０５、Ｓ２０６の操作後、およびＳ２０４においてＮｏの場合には、次のファイル位置設定操作Ｉ’に進む。このファイル位置設定操作Ｉ’は、図１０に示すファイル位置設定操作（Ｓ１０２〜Ｓ１０７）と同様の操作である。
【００７２】
次いで、設定されたタグと同じタグを有するフォルダの有無を確認し（Ｓ２０７）、ある場合には、その同じタグを有するフォルダのプロパティ画面を開いて、例えば図７に示すようにこのフォルダがプロジェクトＡとし、そのプロパティ画面を開いた例に示すように、ファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されているか否かを判断する（Ｓ２０８）。そしてファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されている場合（Ｓ２０８／Ｙｅｓ）には、そのフォルダの直下にファイルのリンクを生成後（Ｓ２１０）、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ２１２）。
【００７３】
またＳ２０８においてファイルへの操作設定で「（同じタグを持つ）ファイルへのリンクを生成する」が設定されていない場合（Ｓ２０８／Ｎｏ）には、（同じタグを持つ）ファイルへの操作設定において「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されているか否かを確認する（Ｓ２０９）。「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されている場合（Ｓ２０９／Ｙｅｓ）には、（同じタグを持つ）ファイルをフォルダへ移動（Ｓ２１１）させた後にファイルのタグ付けを終了する（Ｓ２１１→Ｓ２１２）。「（同じタグを持つ）ファイルを移動させる」が設定されていない場合（Ｓ２０９／Ｎｏ）には、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ２０９→Ｓ２１２）。また前記Ｓ２０７において、設定されたタグと同じタグを有するフォルダが無い場合（Ｓ２０７／Ｎｏ）には、ファイルのタグ付けを終了する（Ｓ２０７／Ｎｏ→Ｓ２１２）。
【００７４】
なお本発明の文書管理装置１００で使用されるファイルのプロパティ画面例（ファイルへのタグ付与手段）を図６に示す。図６に示すように、そのタグ設定欄にファイルに付与したいタグを書き込む。タグが複数ある場合にはタグ間をカンマで区切る。ファイルにタグの付与を登録（保存）するには、ファイル（文書）の登録時（設定時も含む）にプロパティ画面を開いて行ったり、その後の文書管理装置を運用する任意の期間で可能である。すなわち、換言すればファイルが文書管理装置内に存在する時にタグの付与を行うことができる。
【００７５】
また図７にフォルダのプロパティ画面例を示す。図７に示すように、本発明の文書管理方法において使用されるフォルダのプロパティにおいて、タグ設定欄（フォルダへのタグ付与手段）に関しては図６と同様であり、図７においてそれを第１群として表示している。その他の設定項目を順次説明していくと、「同じタグを持つファイルへの操作設定」では、（１）同じタグを持つファイルに何もしない、（２）同じタグを持つファイルのリンクを生成する、（３）同じタグを持つファイルを移動させる、の３つの選択肢のうちから１つのみを選択できる（第２群：第１アクセス設定手段）。また「同じタグを持つフォルダへの操作設定」でも同様に、（１）同じタグを持つフォルダに何もしない、（２）同じタグを持つフォルダのリンクを生成する、（３）同じタグを持つフォルダを移動させる、の３つの選択肢のうちから１つのみを選択できる（第３群：第２アクセス設定手段）。
【００７６】
以下、「フォルダ名をタグとしてファイルに付与する」にチェックすると、そのフォルダの直下のファイルにそのフォルダ名がタグとして付与される。そのフォルダの直下のファイルが他フォルダへ移動するときは、フォルダのタグが付けられたままファイルは移動する。しかし、ファイルがそのフォルダの直下にある状態で「フォルダのタグをファイルに付与する」のチェックを外すとそのフォルダのタグはファイルから削除される。
【００７７】
「フォルダ名をタグとしてサブフォルダ内のファイルにも付与する」にチェックすると、そのフォルダの直下のフォルダ以下に含まれるすべてのファイルが、フォルダ名をタグとして付与される対象ファイルとなる。その他の扱いに関しては「フォルダ名をタグとしてファイルに付与する」で説明した扱いと同じである。
【００７８】
「フォルダ名をフォルダのタグにする」にチェックを付けると、フォルダ名がフォルダのタグとして付与される。チェックを外すとフォルダ名のタグがフォルダから削除される（第４群：第３アクセス設定手段）。
【００７９】
また図４（Ａ）のように予め同じタグを持つファイルへのリンクをフォルダの直下に作成しておくのではなく、フォルダオープン時にフォルダのタグをキーにして同じタグをもつファイルを検索し、検索の結果ヒットしたファイルへのリンクをフォルダの直下に作成する操作を行ってもよい。これらの操作のいずれも本発明の文書管理装置は行うことができる。
【００８０】
以上、述べたように本発明の文書管理装置１００は、複数のファイルの少なくとも１つを格納可能な階層構造におけるノードとなるフォルダにタグを付与するフォルダへのタグ付与手段と、前記ファイルにタグを付与するファイルへのタグ付与手段とを有し、前記ファイルへのタグ付与手段により付与されたタグと同じタグが前記フォルダへのタグ付与手段により付与された前記フォルダに対して当該ファイルからのアクセスを可能にするアクセス設定手段を有することを特徴としている。
【００８１】
このような文書管理装置１００は、図１２に示すようなコンピュータ（情報通信装置）に、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disc Read Only Memory）あるいはその他のメモリにより、あるいは通信回線を介してサーバからダウンロードすること等により、フォルダへのタグ付与手段と、ファイルへのタグ付与手段とを形成し、あるいはハードウェア上でローディングして、図２に示すような文書管理装置１００を、コンピュータを用いて文書管理装置として機能させることができる。このようなコンピュータを本発明の文書管理装置として実現するためのソフトウェアおよび本発明の文書管理方法を実行するためのソフトウェア（プログラム）およびこのソフトウェアを入力した記録媒体の発明も本発明に含まれる。なお図１２に示すように、コンピュータの構成としては、公知のものを挙げることができ、ＣＰＵ（Central Processing Unit）と、表示装置と、入力部と、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭなどの記録媒体で構成されており、さらに通信モデムなどにより通信回線と接続されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】本発明の解決しようとする課題を説明するための図である。
【図２】本発明の文書管理装置の装置構成を示すブロック図である。
【図３】ディスプレイ上に表示されたファイル−フォルダ階層構造体（変化前）の例を示す図である。
【図４】（Ａ）は、タグ付きファイルへのリンクを同じタグを持つフォルダの直下に生成した例を示し、（Ｂ）は、ファイルを移動させる例を示す。
【図５】図４に示す例の応用の例を示す図である。
【図６】タグ付けを行うファイルのプロパティ画面の例を示す図である。
【図７】設定されたタグと同じタグを有するフォルダがプロジェクトＡフォルダである場合のフォルダのプロパティ画面の例を示す図である。
【図８】格納されたファイルの例を示す図である。
【図９】格納されたフォルダの例を示す図である。
【図１０】ファイルのタグ付け操作を行うための流れを示すフローチャートである。
【図１１】フォルダのタグ付け操作を行うための流れを示すフローチャートである。
【図１２】本発明の文書管理装置を実現させるためのコンピュータの構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００８３】
１    ＧＵＩ（Graphic User Interface）
２    追加ファイル／フォルダ抽出部
３    同一タグ検出部
１１    ファイルへのタグ付与部
１３    アクセス設定部
１２    フォルダへのタグ付与部
３１    フォルダ用
３２    ファイル用
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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