(57)【要約】【課題】  電子会議のコミットメントや議事録の客観性を向上させるとともに、そのコミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることを可能とする情報管理サーバおよびそのコンピュータプログラムを提供する。【解決手段】  管理サーバ１０は、複数の端末装置２０等にネットワーク接続されている。情報データベース５０は、管理サーバ１０に接続され、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報、電子会議の経緯情報、電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報、電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報等を記憶する。管理サーバ１０は、既に終了した電子会議の議事録リストを、端末装置２０等からの要求に応じて送信する。また、管理サーバ１０は、端末装置２０等にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を、それら端末装置２０等からの要求に応じて送信する。【選択図】  図１
2009205543.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置からネットワーク接続された情報管理サーバにおいて、
少なくとも、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報と、前記電子会議の経緯情報と、前記電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報と、前記電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報とを記憶する情報記憶手段と、
既に終了した電子会議の議事録リストを、前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する議事録リスト送信手段と、
前記端末装置にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を、前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する議事録情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする情報管理サーバ。
【請求項２】
既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合に、そのコミットメント修正情報を受信する修正情報受信手段と、
前記コミットメントの修正に対する承認を問うための変更承認情報を、そのコミットメントが作成された電子会議の議長の端末装置へ送信する変更承認情報送信手段と、を備えたことを特徴とする請求項１記載の情報管理サーバ。
【請求項３】
前記コミットメントの修正及びその変更承認の履歴を保存する履歴保存手段と、
前記コミットメントの修正及び変更承認の履歴を、前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する修正履歴送信手段と、を備えたことを特徴とする請求項３記載の情報管理サーバ。
【請求項４】
電子会議以外の他のアプリケーション若しくはシステムにて利用される情報を参照して、前記情報記憶手段に記憶された情報の中から前記他のアプリケーション若しくはシステムと連携させる情報を抽出し、その抽出情報を前記他のアプリケーション若しくはシステムへ送信する連携手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の情報管理サーバ。
【請求項５】
複数の端末装置からネットワーク接続された情報管理サーバのコンピュータプログラムであって、
少なくとも、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報と、前記電子会議の経緯情報と、前記電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報と、前記電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報とを、情報記憶手段に記憶させる情報記憶手順と、
既に終了した電子会議の議事録リストを、前記端末装置からの要求に応じて、通信手段からその端末装置へ送信させる議事録リスト送信手順と、
前記端末装置にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を、前記端末装置からの要求に応じて、通信手段からその端末装置へ送信させる議事録情報送信手順と、
を前記情報管理サーバに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項６】
既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合に、通信手段を通じて、そのコミットメント修正情報を受信する修正情報受信手順と、
前記コミットメントの修正に対する承認を問うための変更承認情報を、そのコミットメントが作成された電子会議の議長の端末装置へ、通信手段を通じて送信させる変更承認情報送信手順と、を備えたことを特徴とする請求項５記載のコンピュータプログラム。
【請求項７】
前記コミットメントの修正及びその変更承認の履歴を、記憶手段に保存する履歴保存手順と、
前記コミットメントの修正及び変更承認の履歴を、前記端末装置からの要求に応じて、通信手段からその端末装置へ送信させる修正履歴送信手順と、を備えたことを特徴とする請求項６記載のコンピュータプログラム。
【請求項８】
電子会議以外の他のアプリケーション若しくはシステムにて利用される情報を参照して、前記情報記憶手段に記憶された情報の中から前記他のアプリケーション若しくはシステムと連携させる情報を抽出し、通信手段を通じて、その抽出情報を前記他のアプリケーション若しくはシステムへ送信させる連携手順を備えたことを特徴とする請求項５記載のコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議の成果として作成される議事録やコミットメントを管理する情報管理サーバ及びコンピュータプログラムに関する。特に、電子会議における議事録やコミットメントを有効利用することを可能とするための情報処理の技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子会議の参加者は、同一の場所に集合し、思考時間を時計等で計測しながら発言内容を紙に記載し、発言と同時にホワイトボードなどに進行状況に応じて発言用紙を貼り付ける。その後、発言用紙を参加者達によってマージ、グループ化または取捨していくことで今後の行動を決定してきた。そして、発言用紙をパーソナルコンピュータでタイピングして電子文書化し、電子会議の成果としてのコミットメントと議事録を作成し、参加者に配布していた。
ここで、電子会議に関する先行技術として、特開２００４−９４８３４を抽出した。
この技術は、会議参加者が使用する各情報処理装置での同期処理を不要とすることができ、かつ、各情報処理装置から発散的に生成／提供される情報の関係をその場で整理することができる。このため、効率的な情報収集や情報把握を行うことができる電子会議システムの技術について開示されている（例えば、特許文献1参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−９４８３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、コミットメントや議事録を配布された電子会議の参加者は、その後、その議事録やコミットメントの中から自分に必要な事項を選択して、例えば個人の手帳に書き写したり、いわゆるＴｏＤｏリストなどへ電子的あるいはアナログ入力するといった管理を行っているにすぎない。第一の問題点として、個人に任されているので統一性が無く、第三者が管理しにくい。アナログ入力の作業については、個人的な問題であるとはいえ、時間も掛かる。
また、第二の問題点として、参加者に割り当てられたコミットメント事項の管理を、誰が行っているか明確にすることが困難である。
更に、第三の問題点として、前記の二つの原因があるため、ある担当者がたとえば病気などで長期欠席した場合、どのようなリカバーをいつまでにやればよいのか、代わりの者の負担がどの程度か、といったことを把握することが困難である。部下が現在の忙しさや仕事を抱え込んでいないかなどについて、上司が把握することも困難である。
把握すること 
【０００５】
本発明が解決しようとする課題は、電子会議のコミットメントや議事録の利用時における作業効率を向上させるとともに、コミットメントや議事録客観性を高めて、いざというときには第三者でも遡って当該会議やコミットメントを把握できるような運営が可能な情報処理技術を提供することである。
請求項１から請求項４記載の目的は、電子会議のコミットメントや議事録の客観性を向上させるとともに、そのコミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることを可能とする情報管理サーバを提供することにある。
また、請求項５から請求項８記載の目的は、電子会議のコミットメントや議事録の客観性を向上させるとともに、そのコミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることを可能とするように情報管理サーバを動作させるコンピュータプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
［請求項１］   請求項１に記載の発明は、複数の端末装置からネットワーク接続された情報管理サーバに係る。
すなわち、  少なくとも、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報と前記電子会議の経緯情報と前記電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報と前記電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報を記憶する情報記憶手段と、  既に終了した電子会議の議事録リストを前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する議事録リスト送信手段と、  前記端末装置にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する議事録情報送信手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００７】
［用語解説］
「参加者情報」とは、電子会議の議長や参加者の氏名等の情報である。この参加者情報は、情報記憶手段である情報データベースなどに記憶される。
「経緯情報」とは、電子会議が開催された年月日や開催場所、電子会議が開催されてから終了するまでのタイムスケジュール、電子会議での発言者とその発言の内容、電子会議の議長や参加者の端末装置により行われた操作の履歴などの情報である。この経緯情報は、情報記憶手段である情報データベースなどに記憶される。
「コミットメント」とは、電子会議で決められた約束事のデータである。約束事とは、期限、担当者、実施内容、達成基準などを含み、それらが明確にされたものである。
「議事録」とは、電子会議のいわゆる議事録データである。コミットメントと議事録とは、情報記憶手段である情報データベースなどに記憶される。
「リンク情報」とは、いわゆるＵＲＬと同様に、あるファイルを別のファイルに関係付け、そのデータの保存場所を一意に特定するための情報である。ここでのリンク情報は、電子会議の議事録とコミットメントを関連付ける情報となされている。
【０００８】
［作用］
本発明によれば、情報管理サーバは、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報と前記電子会議の経緯情報と前記電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報と前記電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報を、情報記憶手段に少なくとも記憶している。  そして、情報管理サーバは、端末装置から、電子会議の議事録リストが要求された場合には、情報記憶手段に記憶されている複数の電子会議の議事録から議事録リストを作成して、その端末装置へ送信する。
また、情報管理サーバは、端末装置から、電子会議のコミットメントにリンクされた議事録が要求された場合、情報記憶手段に記憶されている複数の電子会議の議事録の中から、そのコミットメントにリンクされた議事録の情報を取り出して、その端末装置へ送信する。
【０００９】
以上により、会議参加者に係る端末には、当該参加者に関係する議事録の情報が送信されるので、コミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることに寄与する。
更に、送信された記録は情報記憶手段に記憶されているので、会議参加者の誰か（たとえば、Ａ氏）が欠員となり、代わりの別の者（たとえばB氏）を務めることとなっても、Ａ氏にどのような情報が送られ、Ａ氏が何をしなければならないかを、Ｂ氏が簡単に把握できる。
また、Ａ氏の上司などの管理者や関係者にとっても、新たなＢ氏と連携、連絡が取りやすい状況を形成できる。たとえば、部下が現在の忙しさや仕事を抱え込んでいないかなどについて、上司が把握することも可能となる。
【００１０】
［請求項２］
請求項２に記載の発明は、請求項１記載の情報管理サーバを限定したものである。
すなわち、既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合に、そのコミットメント修正情報を受信する修正情報受信手段と、前記コミットメントの修正に対する承認を問うための変更承認情報を、そのコミットメントが作成された電子会議の議長の端末装置へ送信する変更承認情報送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００１１】
［作用］
端末装置は、既に終了した電子会議で自身が担当者となっているコミットメントを修正可能としている。情報管理サーバは、既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合には、そのコミットメント修正情報を受信する。ここで、既に終了した電子会議のコミットメントについて、自由に修正を認めることは好ましくない。しかし、全く修正できないということでは現実的ではない。
そのため、コミットメントの修正がなされた場合、情報管理サーバは、その電子会議の議長の端末装置に対して、コミットメントの修正があったことを通知するとともに、その修正について承認するかどうかを問うこととしている。したがって、現実的な対応が可能な情報管理サーバとなり、会議システムに用いるのに適している。
【００１２】
［請求項３］
請求項３に記載の発明は、請求項２記載の情報管理サーバを限定したものである。
すなわち、前記コミットメントの修正及びその変更承認の履歴を保存する履歴保存手段と、前記コミットメントの修正及び変更承認の履歴を、前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する修正履歴送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００１３】
［作用］
情報管理サーバは、議長の端末装置から、既に終了した電子会議のコミットメントの修正について承認することを知らされると、そのコミットメント修正及びその変更承認の履歴を保存する。そして、情報管理サーバは、端末装置から、コミットメントの修正及び変更承認の履歴が要求された場合には、それら履歴の情報を送信する。
したがって、あるコミットメントに関係する者が履歴を取得でき、経緯の把握や管理の精度を向上させるのに寄与する。
【００１４】
［請求項４］
請求項４に記載の発明は、請求項１記載の情報管理サーバを限定したものである。
すなわち、電子会議以外の他のアプリケーション若しくはシステムにて利用される情報を参照して、前記情報記憶手段に記憶された情報の中から前記他のアプリケーション若しくはシステムと連携させる情報を抽出し、その抽出情報を前記他のアプリケーション若しくはシステムへ送信する連携手段を備えたことを特徴とする。
【００１５】
［作用］   情報管理サーバは、既に終了した電子会議の情報と、それ以外の他のアプリケーション若しくはシステムとを連携可能となされている。すなわち、電子会議以外の他のアプリケーション若しくはシステムにて利用される情報を参照して、既に終了した電子会議の情報の中から、他のアプリケーション若しくはシステムと連携させる情報を抽出する。そして、情報管理サーバは、その抽出情報を、他のアプリケーション若しくはシステムへ送る。これにより、他のアプリケーションやシステムは、既に終了した電子会議の情報を利用可能となる。
【００１６】
［請求項５］
請求項５に記載の発明は、複数の端末装置からネットワーク接続された情報管理サーバにより実行されるコンピュータプログラムである。
そのコンピュータプログラムは、少なくとも、既に終了した電子会議の議長及び参加者情報と前記電子会議の経緯情報と前記電子会議により作成されたコミットメント及び議事録情報と前記電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報とを情報記憶手段に記憶させる情報記憶手順と、既に終了した電子会議の議事録リストを前記端末装置からの要求に応じて通信手段からその端末装置へ送信させる議事録リスト送信手順と、前記端末装置にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を前記端末装置からの要求に応じて通信手段からその端末装置へ送信させる議事録情報送信手順とを前記情報管理サーバに実行させることを特徴とする。
【００１７】
［請求項６］
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載のコンピュータプログラムを限定したものであり、既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合に、通信手段を通じて、そのコミットメント修正情報を受信する修正情報受信手順と、前記コミットメントの修正に対する承認を問うための変更承認情報を、そのコミットメントが作成された電子会議の議長の端末装置へ、通信手段を通じて送信させる変更承認情報送信手順とを備えたことを特徴とする。
【００１８】
［請求項７］
請求項７に記載の発明は、請求項６に記載のコンピュータプログラムを限定したものであり、前記コミットメントの修正及びその変更承認の履歴を、記憶手段に保存する履歴保存手順と、前記コミットメントの修正及び変更承認の履歴を、前記端末装置からの要求に応じて、通信手段からその端末装置へ送信させる修正履歴送信手順とを備えたことを特徴とする。
【００１９】
［請求項８］
請求項８に記載の発明は、請求項５に記載のコンピュータプログラムを限定したものであり、電子会議以外の他のアプリケーション若しくはシステムにて利用される情報を参照して、前記情報記憶手段に記憶された情報の中から前記他のアプリケーション若しくはシステムと連携させる情報を抽出し、通信手段を通じて、その抽出情報を前記他のアプリケーション若しくはシステムへ送信させる連携手順を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２０】
請求項１から請求項４に記載の発明によれば、電子会議のコミットメントや議事録の客観性を向上させるとともに、そのコミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることを可能とする情報管理サーバを提供可能となる。
また、請求項５から請求項８記載の発明によれば、電子会議のコミットメントや議事録の客観性を向上させるとともに、そのコミットメントや議事録の利用者の作業効率を向上させることを可能とするように情報管理サーバを動作させるコンピュータプログラムを提供可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、図面を参照して本発明に係る実施形態について説明する。
本発明実施形態では、電子会議においてコミットメントと議事録を自動作成し、また、終了した電子会議の議事録及びコミットメントを管理するシステム構成及びその処理の流れについて説明する。
【００２２】
図１は、開催された電子会議の管理とその電子会議にて作成されたコミットメント及び議事録を管理するシステムの全体構成を示した概略図であり、図２は、開催された電子会議及び終了した電子会議の議事録やコミットメントを管理する管理サーバのハードウェア構成を示したブロック図であり、図３は、電子会議の議長側端末装置及び参加者側端末装置並びにコミットメントを利用・修正等する端末装置のハードウェア構成を示したブロック図であり、図４から図６は、端末装置のＧＵＩを示した概略図であり、図７は、電子会議へのログインから目的の確認までの処理のフローチャートであり、図８は、電子会議において問題抽出を行う際の処理のフローチャートであり、また、図９には質問文に変換中の画面例を示し、図１０には問題抽出の際のリスト画面例を示している。図１１は、電子会議において抽出された問題点を議題として決定するための投票および再投票の処理のフローチャートであり、図１２は、電子会議で議論する問題に対しての状況確認処理のフローチャートであり、図１３は、電子会議で議論する問題に対しての解決策の提示処理のフローチャートであり、図１４は、コミットメントの作成処理のフローチャートであり、図１５は、端末装置においてコミットメントを作成している時の表示画面の一例であり、図１６は、本日の達成の作成処理のフローチャートである。
また、図１７は、既に終了した電子会議の議事録及びコミットメントの管理処理のフローチャートであり、図１８は、既に終了した電子会議の議事録リストの表示画面例を示し、図１９は、終了した電子会議の議事録リストから所望の議事録を選択して開いた時の表示画面例を示し、図２０は、終了した電子会議の参加者或いは議長が本実施形態のシステムにログインして自分のコミットメントを表示した時の表示画面例を示し、図２１は、自分が担当者となっているコミットメント及びその付帯情報を修正する場合の画面及びリマインドのためのアラート設定画面例を示し、図２２は、自分が議長を行った電子会議のコミットメントが参加者等により修正された時に表示される修正コミットメントリスト画面を示し、図２３は、コミットメントの修正承認に際して修正点・修正履歴を確認する際の詳細画面を示し、図２４は、コミットメントの修正履歴を参照する場合の表示画面例を示している。
さらに、図２５は、管理サーバが他のシステムやアプリケーションと連携する場合の概略図を示している。
【００２３】
［全体構成］
図１に示すシステムでは、電子会議に参加した複数の参加者側端末装置（端末装置）２０と、議長側端末装置（端末装置）３０と、これら各端末装置２０，３０に対してデータ送受信やデータ管理等を行う機能を備えた管理サーバ１０とがインターネットを介して相互に接続されている。
また、図１のシステムでは、各参加者による発言内容が、共有情報として各端末装置２０，３０のディスプレイ（表示手段）に表示され、その発言内容は必要に応じて情報データベース５０に記録される。そして、このシステムは、参加者それぞれが各端末装置２０，３０を通じて意見交換や投票などを行うことによって、会議の成果であるコミットメント及び議事録を生成していくシステムとなされている。
【００２４】
［管理サーバ］
図２は、管理サーバ１０のハードウェア構成を示したブロック図である。
管理サーバ１０は、アプリケーションサーバとして機能し、当該管理サーバ１０の全体の制御を行うとともに各種演算処理を行うＣＰＵ１１、各種データを書き込む際にそれらのデータを一時的に展開するＲＡＭ１２、オペレーティングシステムや開催された電子会議の管理及び終了した電子会議の議事録及びコミットメント管理用のアプリケーションソフトおよび各種データが記憶される記憶部１３、マウスやキーボード等の入力部１４、ディスプレイなどの表示部１５、インターネットやイントラネットなどの電気通信回線に接続可能な通信部１６、各種データをプリンタ等に出力可能な出力部１７および各種データの入出力部である入出力ポート１８を備えて構成されている。記憶部１３には、参加者側端末装置２０及び議長側端末装置３０で表示する画面にリンクされたファイル、画像イメージ、ムービー、音声、文章などが記録されている。また、管理サーバ１０は、第二記憶装置として情報データベース５０を備えている。この情報データベース５０は、管理サーバ１０と相互にデータの送受信を行う。
【００２５】
情報データベース５０には、参加者の氏名等の参加者情報のほか、参加者側端末装置２０から入力された当該参加者に係る発言情報が記憶される。また、本実施形態において、情報データベース５０には、既に終了した電子会議の議長情報や参加者情報、既に終了した電子会議のコミットメントや議事録のデータなどが記憶される。
なお、図２の例では、情報データベース５０は、管理サーバ１０に内蔵されているが、外部記録装置として物理的に離れた場所に設置することも可能である。
【００２６】
［管理サーバの機能］
管理サーバ１０は、電子会議が開催されている時に、参加者側端末装置２０および議長側端末装置３０の入力手段から入力された問題点及びその問題点の解決案などの発言情報を受信する発言情報受信手段と、その発言情報受信手段が受信した発言情報を、参加者側端末装置２０には一時的に表示せずに一旦集積する発言情報集積手段と、電子会議の進行役である議長の判断により当該議長に係る議長側端末装置３０の入力手段１４から発言情報公開許可信号を受信した場合に、発言情報集積手段に集積されている発言情報を、電子会議に参加している全ての端末装置２０、３０に対して送信する発言情報送信手段と、各端末装置２０、３０の入力手段が入力した複数の問題点を受信するとともに、それら問題点から、いずれの問題点を議題とするかを決定するための投票受付手段と、発言情報に基づいて、電子会議に係るコミットメントを生成するコミットメント生成手段と、を少なくとも備えている。
【００２７】
また本実施形態のシステムにおいて、管理サーバ１０は、既に終了した電子会議のコミットメントや議事録を管理する管理手段をも備えている。
なお、「発言情報」とは、電子会議に参加する参加者及び議長が各端末装置２０，３０を通じて送信した、「本日の目的」、「問題点および問題点の解決案」などの発言内容のことである。この発言情報は、各端末装置２０，３０のディスプレイに表示され、また、参加者の氏名や日時情報とともに記憶部１３や情報データベース５０に記録される。
「発言情報集積手段」とは、電子会議の参加者が、他の参加者の意見や発言を閲覧することなく、電子会議を進行するために設けられた機能である。この機能によれば、各参加者は他の参加者の意見を閲覧できないことになる。このため、各参加者には、他の参加者の意見に左右されず、自力で会議の議題について考える時間が半強制的に与えられることになる。したがって、このシステムによれば、電子会議に対する参加意欲や真剣度などが向上することになり、より積極的な意見交換の促進が期待できることになる。なお、ここで集積された発言情報は一時的なものであり、会議の進行役である議長の判断に応じて参加者に公開することができる。
「コミットメント」とは、電子会議で決められた約束事のことである。「議事録」とは、電子会議のいわゆる議事録である。これらコミットメントと議事録は、情報記憶手段である情報データベースなどに記憶される。
「入力手段」とは、端末装置に設けられたキーボードやマウス、音声入力に使用するマイクなどのことである。
【００２８】
［会議目的設定機能］
管理サーバ１０は、電子会議が開催される際の会議目的設定機能を備えている。
会議目的設定機能とは、電子会議を開始する前に、議長が目的設定の入力を行うための機能である。すなわち、例えば「本日の会議の目的」という名目などで電子会議の目的を事前に設定しておくことで、各参加者側端末装置にこの会議の目的が通知されてディスプレイに表示される。それにより、各参加者は目的意識を明確化した状態で会議に臨むことが可能となる。このようにすれば、緊張感の持続やアイデア抽出の向上に寄与することができるようになる。
【００２９】
［会議終了時間設定機能］
管理サーバ１０は、電子会議が開催された場合の会議終了時間設定機能を備えている。
会議終了時間設定機能とは、会議の終了目標時間を設定することが可能な機能である。
例えば、議長側端末装置３０により会議終了時間が「９０分」に設定された場合、会議開始時間が「１４：００」であれば会議終了時間は「１５：３０」にセットされる。
そして、管理サーバ１０は、「１５：３０」までの時間をカウントダウンによって表示する。電子会議の残り時間については、各端末装置のディスプレイ上に例えば「◆進捗」の表示項目の右に「残り５１分」などと表示される。このシステムにおいては、この会議終了時間設定機能が設けられていることにより、参加者や議長は会議の残り時間を視覚的に意識できることになり、緩慢な会議となることの防止や時間に対しての意識向上に寄与することができる。
【００３０】
［発言情報確認機能］
管理サーバ１０は、電子会議の発言情報確認機能を備えている。
電子会議が進行する上で、各参加者は問題点や意見などを端末装置から送信するが、この際、参加者の中には自分の意見を発言（送信）しない参加者がでる場合がある。発言情報確認機能とはこれをチェックするための機能である。
発言情報確認機能では、発言情報到達判別手段によって全ての参加者の中から発言をしていない参加者を判別し、その端末装置に対しては発言情報を送信しないと会議の進行が行われないように設定される。
つまり、電子会議に参加する全ての参加者が端末装置を通じて発言情報を送信することにより、初めて所定のボタン（例えば「意見提出の完了報告ボタン」）がディスプレイ上に表示される仕様となされている。このため、参加者全員によって積極的な意見交換を行う会議が期待できる。
【００３１】
［意見報告時間設定機能］
管理サーバ１０は、電子会議開催中の意見報告時間設定機能を備えている。
意見報告時間設定機能とは、各端末装置のディスプレイ上で各参加者名の右側に表示される意見の記載時間のことである。これは議長側端末装置を通じ、議長が各フェーズにおいて所定の開始ボタンを押した瞬間から各参加者が意見を記載可能になり、かつ「意見提出の完了報告ボタン」をクリックするまでの時間を設定したものである。
また、この「意見報告時間設定機能」は、各参加者が端末装置を通じてクリックした順にソートされるようになっている。このため、どの参加者からの意見報告が終わっていないか、どの参加者が会議の効率を下げているのか、どのような順序で記載が完了しているのか、などが把握できるようになる。
このシステムでは、意見報告時間設定機能を搭載することにより、意見の提出が最後の数人になったときに、それらの人に対して一定のプレッシャーが掛かることになるため、会議が緩慢な状態となることを防止することができる。
【００３２】
［個別メッセージング機能］
管理サーバ１０は、電子会議開催中の個別メッセージング機能を備えている。
個別メッセージング機能とは、個別の参加者に対してシークレットにメッセージを送ることが可能な機能である。
例えば、議長側端末装置の画面には、「参加者名」「×」「話す」というボタンが表示され、このうち、議長により「話す」ボタンがクリックされると、該当する参加者に対して個別メッセージを送ることが可能となる。個別メッセージを送信する機会としては、以下のような場合が考えられる。
・深刻に考えすぎてアイデアがでにくい場合（アイデアが出やすくなるようにアドバイスをする）。
・会議全体の雰囲気が悪くなっている場合（「何かジョークを言って下さい」など指示をして場を和ませる）。
すなわち、この機能は、議長が、端末装置を通じて、他の参加者には気づかれないように特定の参加者のみにメッセージを送信するための機能である。
【００３３】
［質問用フォーマット送信機能］
管理サーバ１０は、電子会議開催中の質問用フォーマット送信機能を備えている。
この質問用フォーマット送信機能は、参加者側端末装置２０の入力手段を通じて参加者から入力された問題点を受信するとともに、その入力された問題点を予め定められた質問用フォーマットに変換し、その質問用フォーマットを用いることで参加者側端末装置２０が質問用文書を作成することをサポートする機能である。
例えば、参加者が抱えている問題点の一例に、「帰社後の事務処理に多くの時間が掛かり大変である」であるとする。
この場合、事務処理における長時間業務が問題視されていることが背景にあるので次にように変換することができる。
「どのようにすれば帰社後の事務処理時間を短縮できるか？」   また、事務処理における効率が問題視されている場合であれば、
「どのようにすれば帰社後の事務処理効率を上げられるか？」というように変換される。
すなわち、電子会議の参加者が端末装置を通じて問題点を入力する場合、通常であると、「帰社後の事務処理に多くの時間が掛かり大変である」というような形式で入力されることが多い。これを質問用フォーマットとして送信すると、「どのようにすれば、帰社後の事務処理時間を効率化できるか？」などに変換される。すなわち、予め、質問用フォーマットに変換できるような形式を送信することで、参加者は問題提起に対しての解決案の記入が容易になる。
【００３４】
［投票機能］   管理サーバ１０は、電子会議開催中の投票機能を備えている。
この投票機能は、電子会議の参加者のそれぞれが問題提起した問題点の中で、どの問題点を会議の議題としていくかを各参加者が投票し、その投票数に応じて議題を決定していく、いわゆる多数決方式の機能となっている。参加者一人当たりの投票可能票数は、自動算定されるが議長が任意に変更することも可能である。
また、この投票機能には、投票された票数が同じだった場合に、再投票する再投票機能を備えている。例えば、最も多く投票された「議題」がそれぞれ４票ずつ投票されてしまい同点だったとする。この場合、再投票機能として、同票数となった「議題」のうち、どちらかに再度１票を投票することでテーマとする「議題」を決めることが可能となっている。
このシステムは、管理サーバ１０が投票機能を備えたことで、参加者全員で多くの問題点を抽出し、その問題点の中から最も解決すべき問題を全員で決定し、その後の問題解決策の提示までの一連の流れをスムーズに行うことができるので、合理的な会議進行が可能となる。
【００３５】
［コミットメント作成機能］
管理サーバ１０は、電子会議開催中のコミットメント作成機能を備えている。このコミットメント作成機能は、記憶部１４や情報データベース５０に記憶された発言情報に基づいて作成される。具体的には、コミットメント生成手段が、問題点に対して提示された解決案をミットメントとして作成可能なように、参加者側端末装置２０に対してコミットメントの作成依頼情報を送信することで実現される。
すなわち、電子会議で提示された問題点に対し、各参加者が解決案を提案する。
提示された解決案に基づいて、コミットメント作成依頼情報送信手段が議長および参加者にコミットメントを作成してもらうために、その参加者に係る端末装置に作成依頼を送信する。
作成および公開された後に、該当する端末装置では、その作成依頼を受けるか否かの選択ができるようになっている。
すなわち、電子会議の会議中においてコミットメントの生成が可能となるので、通常の会議のように会議後にコミットメントを作成するという手間が不要となる。
なお、コミットメントの依頼は、コミットメントの実行率を高めるため電子会議参加 者にしか依頼することができないようになっている。
【００３６】
［コミットメント・議事録管理機能］
また本実施形態において、管理サーバ１０は、コミットメントや議事録を管理するコミットメント・議事録管理機能を備えている。
本実施形態において、情報データベース５０には、少なくとも、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントの情報、その電子会議の議長情報や参加者情報、その電子会議の経緯情報、電子会議の議事録とコミットメントのリンク情報等が記憶されている。そして、管理サーバ１０は、情報データベース５０に記憶されている終了済みの電子会議の議事録やコミットメントを管理している。
具体的には、管理サーバ１０は、既に終了した電子会議の議事録の一覧（リスト）を、端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送って表示させる議事録リスト送信・一覧表示機能と、端末装置にて作成されたコミットメントにリンク付けられた電子会議の議事録情報を前記端末装置からの要求に応じてその端末装置へ送信する議事録情報送信機能とを有している。
【００３７】
なお、「経緯情報」とは、電子会議が開催された年月日や開催場所、電子会議が開催されてから終了するまでのタイムスケジュール、電子会議での発言者とその発言の内容、電子会議の議長や参加者の端末装置により行われた操作の履歴などの情報である。この経緯情報は、情報記憶手段である情報データベースなどに記憶される。
「リンク情報」とは、いわゆるＵＲＬと同様に、あるファイルを別のファイルに関係付け、そのデータの保存場所を一意に特定するための情報である。ここでのリンク情報は、電子会議の議事録とコミットメントを関連付ける情報となされている。
また、管理サーバ１０は、既に終了した電子会議の議長や参加者がそれら自身のコミットメントの修正を望む場合のログイン管理機能と、既に終了した電子会議のコミットメントが、そのコミットメントを作成した前記端末装置にて修正された場合に、そのコミットメント修正情報を受信する修正情報受信機能と、コミットメントの修正に対する承認を問うための変更承認情報をそのコミットメントが作成された電子会議の議長の端末装置へ送信する変更承認情報送信機能も備えている。さらに、管理サーバ１０は、コミットメントが修正され、さらにその変更について議長の端末装置から承認が得られた場合には、その修正及び変更承認の履歴を保存する履歴保存機能と、それらコミットメントの修正及び変更承認の履歴を情報データベース５０へ保存し、一方、端末装置から要求があった場合には、それらコミットメントの修正及び変更承認の履歴を端末装置へ送信する修正履歴送信機能をも備えている。
【００３８】
［コミットメントと他のアプリケーションとの連携機能］   また本実施形態において、管理サーバ１０は、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントと他のアプリケーションやシステムとの連携機能を備えている。
具体的には、終了した電子会議の議事録やコミットメントと、例えばいわゆるＴｏＤｏリストアプリケーション、スケジューラアプリケーション、各種ワークフロー管理アプリケーション、各種教育研修システム、マーケティング管理システム、各種開発プロジェクト管理システム、各種営業支援システム、各種顧客情報管理システム、会計管理システム、人事評価システム等と相互に連携する機能を有している。
【００３９】
［端末装置］
図３は、端末装置のハードウェア構成を示したブロック図である。
参加者側端末装置２０及び議長側端末装置３０は、当該端末装置２０（３０）の全体の制御を行うとともに各種演算処理を行うＣＰＵ２１（３１）、各種データを書き込む際に、それらのデータを一時的に展開するＲＡＭ２２（３２）、オペレーティングシステム、本実施形態の電子会議システム用のアプリケーション、ＴｏＤｏリストやスケジューラ，各種ワークフロー管理アプリケーションなどのアプリケーションソフトおよび各種データが記憶される記憶部２３（３３）、マウスやキーボード等の入力部２４（３４）、ディスプレイなどの表示部２５（３５）、インターネットやイントラネットなどの電気通信回線に接続可能な通信部２６（３６）、各種データをプリンタ等に出力可能な出力部２７（３７）および各種データの入出力部である入出力ポート２８（３８）を備えて構成されている。
また、これらの端末装置は、必要に応じて、各種教育研修システム、マーケティング管理システム、各種開発プロジェクト管理システム、各種営業支援システム、各種顧客情報管理システム、会計管理システム、人事評価システム等に、その端末装置として接続可能となされている。
【００４０】
［画面構成］
図４〜図６は、電子会議に参加する際の参加者側端末装置２０及び議長側端末装置３０のＧＵＩ（グラフィカルユーザインターフェース）について示した図である。
図４（ａ）に示す議長側端末装置３０の画面左側領域には、上から参加者状態表示部品、会議進行部が配置され、画面右側領域には、上からＱＧ（クオリティゴール）表示部品、会議表示部品、発言入力部が配置されてＧＵＩが構成されている。議長側端末装置３０のＧＵＩは、電子会議の進行状況に応じて表示項目が切り替わる。
また、図４（ｂ）に示す参加者側端末装置２０の画面左側領域には、上から参加者一覧部品、会議進行部が配置され、画面右側領域には、上からＱＧ表示部品、会議表示部品が配置されてＧＵＩが構成されている。参加者側端末装置２０のＧＵＩは、議長の進行状況に応じて画面が切り替わる。
【００４１】
参加者側端末装置２０及び議長側端末装置３０における発言入力部品は、電子会議で発表する発言を、キーボード、マウス及び音声マイクなどの入力手段によって入力する部品である。この部品は、一度に複数の発言を入力されることを考慮して作成されているので、発言を複数発表することが可能となっている。
会議表示部品は、電子会議の進行状況に応じた定型フォームが表示され、その内部に議長及び参加者が発表した発言が一発言一ブロックとして表示される。この発言ブロックは、電子会議の議長がマウス操作によりマージ・グループ化・取捨を行うことで、発言情報を自由に分別して発言属性データを作成することができる。図５は、発言ブロックをグループ化した一例を示している。
議長側端末装置３０専用として搭載されたＧＵＩは、参加者状態表示部品、ＱＧ表示部品及び発言入力部である。図６に示す参加者状態表示部品は、参加者の一覧と参加者が現在の進行状況の中で、いくつ発言を入力しているかが数値によって表示される。
【００４２】
発言入力部は、電子会議を進行する上で必要になるタイマー機能、議長権限譲渡機能、現状況保存機能、前回状況読込機能、アウトプット機能等が表示され電子会議の進行を支援する。
参加者側端末装置２０専用に搭載されたＧＵＩは、電子会議状況部品、参加者一覧部品である。ＱＧ表示部品は、電子会議の現在の状況を表示し、状況により表題等を表示する。
参加者一覧部品は、現在参加している電子会議の参加者の一覧を表示し、表示内容としては氏名、接続場所等が表示される。また、議長には議長と把握できる目印（マークや文字色）が付いており容易に判別できるようになっている。
【００４３】
［電子会議準備〜問題点抽出処理］
次に、図７には、このシステムにおいて、電子会議が開催される場合のログインから会議の目的の確認が行われるまでの処理のフローチャートを示す。電子会議は「ログイン」、「目的の確認」、「問題点の抽出」、「投票」、「問題決定」、「状況の確認」、「解決案の提示」、「コミットメント作成」の順番で進行していく。なお、会議の進行においては、電子会議の進行時間や各段階の時間情報も記録されていく。タイマー機能によって自動的に会議を進めることも可能である。
【００４４】
［ログインフェーズ］
電子会議が開催される場合、先ず、議長側端末装置３０は、ログイン画面においてログインを行う。
ログインでは、例えばメールアドレスとパスワードが入力され、使用言語が選択される。そして、その他の必要事項が入力され、ログイン画面上に表示されたログインボタンが押されると（Ｓ１０１）、議長側端末装置３０の表示画面は、会議選択画面に移行する。同時に、管理サーバ１０は、ログイン処理を行う（Ｓ１０２）。
次に、議長側端末装置３０の表示画面には、議長の操作により、参加する会議の選択または会議の新規作成のいずれかを選択するための項目が表示される。そして、それら何れかの項目が議長により選択（Ｓ１０３）されることで、会議の選択または会議の新規作成の何れかが決定される。
ここで、会議を新規作成が選択されると、会議名、目的、会議の終了目標日時、参加者の設定が行われる。そして、管理サーバ１０は、議長等の操作により会議が新規作成された場合に、その新規作成された会議を選択可能なように、各端末の画面に表示する（Ｓ１０５）。
一方、参加者側端末装置２０においても、会議に参加するには、ログイン画面においてログインが行われることになる。ここでは、議長側端末装置によるログイン時と同様に、メールアドレスとパスワードが入力され、使用言語が選択される。そして、その他の必要事項が入力され、ログインボタンが押されると（Ｓ１０５）、参加者側端末装置２０の表示画面は会議選択画面に移行する。
会議選択画面では、参加可能な会議の選択または会議の新規作成のいずれかを選択することができるが、議長がすでに作成した会議に参加する場合には、参加者は、画面上に表示された「参加するボタン」を押す（Ｓ１０７）。なお、以下の説明において、ボタンを押すとは、画面上に表示された仮想ボタンをマウス等にてクリックすることをいい、以下同様とする。
【００４５】
［目的の確認フェーズ］
議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「どのステップから会議を開始しますか？」のメッセージが表示され、さらに、例えば「１．本日の目的の確認から会議を開始する場合」、「２．問題の抽出から会議を開始する場合」、「３．状況の確認から会議を開始する場合」の三つの選択肢が表示される。
ここで、例えば「１．本日の目的の確認から会議を開始する場合」が議長により選択（Ｓ１０４）されると、議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「参加者を確認し、本日の目的の確認を開始してください」などの確認メッセージが表示される。
【００４６】
次に、議長側端末装置３０及び参加者側端末装置２０の画面上には「本日の目的」の入力欄が表示される。そして、議長側端末装置３０及び参加者側端末装置２０において、当該「本日の目的」の入力欄に本日の電子会議の目的が入力されると（Ｓ１０８・Ｓ１０９）、その入力データは管理サーバ１０へ送られる。管理サーバ１０は、議長側端末装置３０および各参加者側端末装置２０から送信された「本日の目的」の入力データを受信すると、その受信した「本日の目的」の入力データを議長側端末装置３０に送信する（Ｓ１１０）。
議長側端末装置３０は、「本日の目的」の入力データを受信する（Ｓ１１１）と、表示画面に例えば「提出された内容を確認し、本日の目的の確認を締め切ってください」等の確認メッセージを表示する。そして、議長側端末装置３０は、議長の操作により、各参加者が入力した「本日の目的」の入力内容を確認し、問題がない場合には本日の目的の確認を締切るように入力（Ｓ１１２）する。なお、この締め切り入力は、例えば画面上に表示された「本日の目的の確認を締切る」ボタンを押すことで行われる。
【００４７】
この時、議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「今日一日のワークセッションを終えたときに、何を達成していれば、あなたにとって一番価値があるか？を記入し、提出してください」等の確認メッセージが表示される。このメッセージに従って、その内容が入力欄に入力され、さらにその入力データを提出・追加する指示入力がなされる（例えば「提出・追加」ボタンが押される）と、その入力データ（つまり「あなたにとって一番価値があるか？」）について入力されたデータを提出することができる。これは参加者側端末装置２０の表示画面でも同様に表示され、したがって参加者は「あなたにとって一番価値があるか？」の内容を入力して議長に提出することができる。
次に、参加者側端末装置２０の表示画面には、例えば「議長が本日の目的の確認を終了しています。しばらくお待ちください」のメッセージが表示される。そして、議長が本日の目的の確認を締切ると、議長側端末装置３０からは、その締め切り信号が管理サーバ１０へ送られる。管理サーバ１０は、その締め切り信号を受け取ると、議長側端末装置３０および各参加者側端末装置２０の表示画面上に、本日の会議の目的を表示させる（Ｓ１１３）。
またこの時、議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「本日の目的の確認を終了し、今までの達成の確認に進んでください」のメッセージが表示される。
そして、議長側端末装置３０は、議長の操作により「今までの達成の確認に進む」の指示が入力される（例えば「今までの達成の確認に進む」ボタンが押される）されると、各参加者側端末装置２０の表示画面には、例えば「今まで個人として、集団として何が達成されたのかを記入し、提出してください。」のメッセージが表示される。
参加者側端末装置２０は、参加者の操作によって「今まで個人として、集団として何が達成されたのか」についての入力がなされると（Ｓ１１４）、その入力データを管理サーバ１０へ送信する。
【００４８】
次に、管理サーバ１０は、質問用フォーマットを、その端末装置へ送信する（Ｓ１１５）。
この質問用フォーマットを受信すると、参加者側端末装置２０の表示画面には、例えば「入力内容は「結果」ですか？それとも「成果」ですか？」等のメッセージと「結果」または「成果」の何れかを選択するための質問用フォーマットのダイアログが表示される。
参加者側端末装置２０は、参加者により、「結果」または「成果」のどちらかが選択される（例えば該当するボタンが押される）（Ｓ１１６）と、その選択情報を管理サーバ１０へ送る。これにより、管理サーバ１０は、当該選択後の質問用フォーマットを受信する（Ｓ１１７）。
議長側端末装置３０においても同様に、「今までの達成の確認」が入力される（Ｓ１１８）と、管理サーバ１０から質問用フォーマットが送信され、議長側端末装置３０の表示画面には、「入力内容は「結果」ですか？それとも「成果」ですか？」との質問用フォーマットのダイアログが表示される。
【００４９】
議長側端末装置３０は、議長により、「結果」または「成果」のどちらかが選択される（例えば該当するボタンが押される）（Ｓ１１９）と、表示画面に「意見提出の完了報告」のためのボタンを表示する。この「意見提出の完了報告」のためのボタンが押されると、議長側端末装置３０から管理サーバ１０へは、選択後に質問用フォーマットが送信され、管理サーバ１０はそれを受信する（Ｓ１１７）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から入力された「今までの達成の確認」の情報を受信すると、その「今までの達成の確認」の内容を議長側端末装置３０および各参加者側端末装置２０の画面に表示させる（Ｓ１２０）。
また、議長側端末装置３０では、「例えば提出された内容を確認し、今までの達成の確認を締切ってください」等のメッセージが表示されるとともに、「今までの達成の確認を締切る」ことを議長が入力するためのボタン（例えば「今までの達成の確認を締切る」ボタン）が表示される。そして、「今までの達成の確認を締切る」ボタンが押される（Ｓ１２１）と、議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「参加メンバーの記入内容を確認の上、今までの達成の可否を判断し、問題の抽出に進んでください」等のメッセージが表示されるとともに、「問題の抽出のフェーズへ進むためのボタン（「問題の抽出に進む」ボタンが表示される。議長側端末装置３０は、「問題の抽出に進む」ボタンが押される（Ｓ１２２）と、問題の抽出フェーズへ進む。
【００５０】
［問題の抽出フェーズ］
図８には、問題抽出の処理のフローチャートを示す。また、図９には質問文に変換中の画面例を示し、図１０には問題抽出の際のリスト画面例を示している。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信された「問題の抽出に進む」を示す信号を受信すると（Ｓ２０１）、例えば「問題を記入し、提出してください」等のメッセージを議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０の画面上に表示させる（Ｓ２０２）。これにより、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０の画面には、例えば「問題を記入し、提出してください」等のメッセージが表示されるとともに、それぞれ問題入力のための画面が表示される。
参加者側端末装置２０は、例えば「問題を記入し、提出してください」の入力画面において参加者から問題が入力されると（Ｓ２０３）、その入力情報を管理サーバ１０へ送信する。そして、管理サーバ１０は、その入力情報を受け取ると、質問用フォーマットをその端末装置へ送信する（Ｓ２０４）。これにより、参加者側端末装置２０の表示画面には、図９に示すように、例えば先ほど記載した問題と「どのようにすれば〜か？の形にしてください。」等のメッセージと変換後の質問文を入力するための記入欄が表示される。この際、問題を質問文に変更するサポートのために問題を自動変換する仕組みを導入している。また、本実施形態では、問題と質問文を同時に表示させるため、問題を正確に捉えて質問文に変換できているかを可視化することができ、効果的に問題解決を実施することができる。
【００５１】
参加者側端末装置２０は、質問文に変換した後質問用フォーマットを管理サーバ１０へ送信する。これにより、管理サーバ１０は、当該選択後の質問用フォーマットを受信する（Ｓ２０６）。
議長側端末装置３０においても同様に、例えば「問題を記入し、提出してください」の入力画面において議長から問題が入力されると（Ｓ２０７）、その入力情報を管理サーバ１０へ送信する。そして、管理サーバ１０は、その入力情報を受け取ると、質問用フォーマットをその端末装置へ送信する（Ｓ２０４）。これにより、議長側端末装置３０の表示画面には、図９に示すように、先ほど記載した問題と「どのようにすれば〜か？の形にしてください。」等のメッセージと変換後の質問文を入力するための記入欄が表示される。この際、問題を質問文に変更するサポートのために問題を自動変換する仕組みを導入している。また、本実施形態では、問題と質問文を同時に表示させるため、問題を正確に捉えて質問文に変換できているかを可視化することができ、効果的に問題解決を実施することができる。
議長側端末装置３０は、質問文に変換した後質問用フォーマットを管理サーバ１０へ送信する。これにより、管理サーバ１０は、当該選択後の質問用フォーマットを受信する（Ｓ２０８）。
【００５２】
次に、議長側端末装置３０の画面には、例えば「提出された内容を確認し、問題の抽出を締め切ってください」等のメッセージと「問題の抽出を締め切る」ボタンが表示される。議長側端末装置３０は、参加者の提出状況を確認しつつ、議長により「問題の抽出を締め切る」ボタンが押される（Ｓ２０９）と、その締め切り信号を管理サーバ１０へ送信する。この時、参加者側端末装置２０には、その参加者が自分で提出した問題のみが画面に表示されている。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から締め切り信号を受信し（Ｓ２１０）すると、「内容を確認し、必要な変更／追加／削除を行い、投票に進んでください」等のメッセージをとともに、投票に進むことを指示するためのボタン（例えば「投票」ボタン）を、議長側端末装置３０に表示させる（Ｓ２１１）。
そして、議長側端末装置３０は、「投票」ボタンが押される（Ｓ２１２）と、その旨の情報を管理サーバ１０に送る。管理サーバ１０は、「投票」ボタンが押されたことを示す信号を受信すると、質問用フォーマットをその端末装置へ送信する（Ｓ２１３）。これにより、議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「１人あたりの投票数は３票です。投票を開始します。よろしいですか？」等のメッセージと「はい」または「いいえ」を選択する質問用フォーマットのダイアログが表示される。
【００５３】
次に、議長側端末装置３０は、「はい」または「いいえ」のどちらかが議長により選択されて該当するボタンが押されると（Ｓ２１４）、その選択後の質問用フォーマットを管理サーバ１０へ送信する。これにより、管理サーバ１０は、当該選択後の質問用フォーマットを受信する（Ｓ２１５）。
管理サーバ１０は、選択後の質問用フォーマットを受信すると、参加者側端末装置２０に対して例えば「問題への投票を行ってください（一人３票まで）」等のメッセージと問題一覧を画面に表示させる（Ｓ２１６）。参加者側端末装置２０は、この画面により投票を行う（Ｓ２１７）ことになる。
なお、議長側端末装置３０では、投票の状況が把握できる状態となっている。管理サーバ１０は、「投票状況を確認し、投票を締め切ってください（一人３票まで）」等のメッセージと投票の完了報告を行うためのボタンを議長側端末装置３０に画面表示させる（Ｓ２１８）。図１０にはその際の問題文のリスト画面例を示している。
議長側端末装置３０は、投票の完了報告を行うためのボタンが押される（Ｓ２１９）と、投票を締め切るボタンを画面表示する。そして、議長側端末装置３０は、投票を締め切るボタンが押されると、投票を締め切るとともに、その投票締め切り信号を管理サーバ１０へ送信する。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信された投票締め切り信号を受信すると（Ｓ２２０）、例えば「投票結果を確認し、状況の確認を行う問題を一つ選択し、状況の確認に進んでください。又は必要に応じて問題の変更／追加／削除／除外を行い、再投票を行ってください。」等の指示画面を議長側端末装置３０に送信し（Ｓ３０１）て表示させる。
【００５４】
［再投票・問題の選択フェーズ］
図１１には、抽出された問題点を決定するための投票および再投票の処理のフローチャートを示す。
議長側端末装置３０の表示画面には、例えば「投票結果を確認し、状況の確認を行う問題を一つ選択し、状況の確認に進んでください。又は必要に応じて問題の変更／追加／削除／除外を行い、再投票を行ってください。」等のメッセージと、問題一覧表、及び再投票を行う場合の指示ボタンが表示されるので、議長は問題の選択か再投票かを判別する（Ｓ３０２）。
ここで、再投票を行うケースとしては、一番多く投票された問題のうち、同一投票数が存在する場合である。この場合には、議長側端末装置３０は議長の操作によって「再投票の準備を行う」ボタンが押されることになる（Ｓ３０３）。
【００５５】
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から「再投票の準備を行う」の指示信号を受信すると（Ｓ３０４）、例えば「投票結果を確認し、再投票を行う問題をチェックし、再投票を行ってください」等のメッセージと、問題一覧、及びチェックされた問題で再投票を行う場合の指示ボタンを議長側端末装置３０に画面表示させる（Ｓ３０５）。
そして、議長側端末装置３０にて「チェックされた問題で再投票を行う」ボタンが押される（Ｓ３０６）と、それらチェックされた再投票の問題を示す信号を管理サーバ１０へ送信する。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信された「再投票の問題」の信号を受信すると（Ｓ３０７）、例えば「投票結果を確認し、投票を締め切ってください（一人１票まで）」のメッセージと、問題一覧、及び投票を締め切る場合の指示ボタンを議長側端末装置３０に画面表示させる（Ｓ３０８）。また、参加者側端末装置２０に対しては、例えば「問題への投票を行ってください（一人１票まで）」のメッセージの画面を送信して表示させる（Ｓ３０９）。
各参加者側端末装置２０および議長側端末装置３０から再投票の実施が確認され（Ｓ３１０）（Ｓ３１１）、さらに、議長側端末装置３０にて「投票を締め切る」ボタンが押される（Ｓ３１２）と、議長側端末装置３０からは再投票が締め切られた信号が管理サーバ１０へ送られる。
【００５６】
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から再投票が締め切られた信号を受信すると、再投票の結果を集計し（Ｓ３１３）、その集計によって決定した問題を議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０に送信する（Ｓ３１４）。
そして、議長側端末装置３０は、例えば「投票結果を確認し、状況の確認を行う問題を一つ選択し、状況の確認に進んでください。又は必要に応じて問題の変更／追加／削除／除外を行い、再投票を行ってください。」のメッセージと、問題を選択する選択ボタンを表示する。
ここで、投票数の最も多い問題を選択する選択ボタンが押される（Ｓ３１５）と、議長側端末装置３０は、「問題：どのようにすれば開店月の収支を黒字にできるか？」を選択し、状況の確認を開始します。よろしいですか？」のメッセージと、「はい」または「いいえ」のどちらかを選択するためのボタンのダイアログを表示する。そして、「はい」または「いいえ」のどちらかが選択されると、議長側端末装置３０は、その選択信号を管理サーバ１０へ送信する。
これにより、管理サーバ１０は、議長側端末装置３０が選択した「はい」または「いいえ」の信号を受信する（Ｓ３１６）。
なお、上述したように、再投票を行う必要がない場合（最初から投票結果が明確な場合）には、Ｓ３１６に進む。
【００５７】
［状況の確認フェーズ］
図１２には、会議で議論する問題に対しての状況確認処理のフローチャートを示す。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から選択された問題を受信すると（Ｓ３１６）、例えば「上記の問題に対し、提出された内容を確認し、状況の確認を締め切ってください。」のメッセージと、状況確認のための一覧、及び「現状の確認」の記入欄のダイアログを、議長側端末装置３０に送信して画面表示させる（Ｓ４０１）。そして、議長側端末装置３０は、議長の操作により記入欄に「現状の確認」が記入される（Ｓ４０２）と、その信号を管理サーバ１０へ送信する。
また、管理サーバ１０は、参加者側端末装置２０に対しても同様に「現状の確認」の記入要求を促すダイアログを送信する（Ｓ４０１）。参加者側端末装置２０は、参加者の操作により記入欄に「現状の確認」が記入される（Ｓ４０３）と、その信号を管理サーバ１０へ送信する。
【００５８】
次に、管理サーバ１０は、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０に対し質問用フォーマットを送信する（Ｓ４０４）。これは、例えば「入力内容はあなたの「感情・意見」ですか？それとも「客観的事実ですか」」というダイアログである。
これにより、議長側端末装置３０の画面には、例えば「入力内容はあなたの「感情・意見」ですか？それとも「客観的事実ですか」」というダイアログと、「感情・意見」、「客観的事実」という選択可能なボタンが表示される。そして、議長側端末装置３０は、「感情・意見」または「客観的事実」のいずれかが選択されると（Ｓ４０５）、その選択信号を管理サーバ１０へ送信する。
同様に、参加者側端末装置２０の画面にも、例えば「入力内容はあなたの「感情・意見」ですか？それとも「客観的事実ですか」」というダイアログと、「感情・意見」、「客観的事実」という選択可能なボタンが表示される。参加者側端末装置２０は、「感情・意見」であれば「客観的事実]のいずれかが選択されると（Ｓ４０６）、その選択信号を管理サーバ１０へ送信する。なお、この時の画面には、その他に、例えば意見等がないときに押される「意見提出の完了報告」が表示される。
【００５９】
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０から「感情・意見」または「客観的事実」によって指定された状況の確認を受信すると（Ｓ４０７）、議長側端末装置３０に対し、提出された内容の締め切り要求を送信する（Ｓ４０８）。
この時、議長側端末装置３０では、各参加者の状況を確認するためのメッセージと、状況の確認の提出状況に問題がない場合に指示入力されるボタン（例えば「状況の確認を締切る」ボタン）が表示される。そして、各参加者の状況が確認され、状況の確認の提出状況に問題がないとして「状況の確認を締切る」ボタンが押されると、議長側端末装置３０は、状況の確認を締め切り（Ｓ４０９）、その信号を管理サーバ１０へ送信する。
管理サーバ１０は、締切り信号を受信すると（Ｓ４１０）、議長側端末装置３０に対し、例えば「内容を確認し、必要な変更／追加／削除を行い、解決策の提示に進んでください」等のメッセージと状況の確認一覧のダイアログを送信する（Ｓ４１１）。
議長側端末装置３０は、その解決策への移行要求を受信する（Ｓ４１２）。
【００６０】
［解決策の提示フェーズ］
図１３には、会議で議論する問題に対しての解決策の提示処理のフローチャートを示す。
議長側端末装置３０は、管理サーバ１０から解決策への移行要求を受信すると、解決策への移行指示を行う（Ｓ５０１）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から解決策への移行指示を受信すると（Ｓ５０２）、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０に対し、例えば「状況の確認を踏まえて、可能な解決策を記入し、提出してください。（やるか、やらないかはともかく、なるべく多くの可能性を記入してください。）」等のメッセージとその解決策の入力指示ダイアログを表示させる（Ｓ５０３）。
議長側端末装置３０は、そのダイアログを介して解決策が入力され（Ｓ５０４）、さらにその解決策を提出・追加するための指示ボタン（「提出・追加』ボタン）が押されると、その解決策の情報を管理サーバ１０へ送信する（Ｓ５０５）。
参加者側端末装置２０においても同様に、解決策が入力され（Ｓ５０６）、「提出・追加」ボタンが押されると、その入力され解決策の情報を管理サーバ１０に送信する（Ｓ５０７）。
【００６１】
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０から解決策を受信すると（Ｓ５０８）、質問用フォーマットを送信する（Ｓ５０９）。この時の質問用フォーマットとしては、例えば「くだらないアイデアを追加してください」などのメッセージと入力用のダイアログとなされる。
議長側端末装置３０は、「くだらないアイデアを追加してください」のダイアログにおいて入力がなされ、さらにその送信指示が入力（Ｓ５１０）されると、その情報を管理サーバ１０へ送信する。これにより、管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信された情報を受信する（Ｓ５１１）。
参加者側端末装置２０においても同様に、「くだらないアイデアを追加してください」のダイアログに対して入力と送信が可能となされている（Ｓ５１２）。
次に、議長側端末装置３０では、例えば「状況の確認を踏まえて、提出された内容を確認し、解決策の提示を締切ってください。」というダイアログが表示される。そして、議長側端末装置３０は、各参加者の状況を確認した後、締め切りの指示入力がなされると（例えば締め切りボタンが押されると）（Ｓ５１３）、その締め切り信号を管理サーバ１０へ送信する。
管理サーバ１０は、締切り信号を受信すると（Ｓ５１４）、議長側端末装置３０に対し、例えば「内容を確認し、必要な変更／追加／削除を行い、コミットメントの作成に進んでください」のメッセージと状況の確認一覧、解決策の一覧等のダイアログを送信する（Ｓ５１５）。
また、議長側端末装置３０は、管理サーバ１０から、コミットメントの作成への移行要求を受信する（Ｓ５１６）。
参加者側端末装置２０においても同様であり、例えば「議長が上記の問題に関する解決策の提示を終了しています。しばらくお待ちください」のダイアログが表示される。
【００６２】
［コミットメントの作成フェーズ］
図１４会議で決定したコミットメント作成処理のフローチャートを示す。
議長側端末装置３０は、管理サーバ１０から解決策への移行要求を受信すると、コミットメントの作成処理へと移行するための指示を行う（Ｓ６０１）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から解決策へのコミットメントの作成指示を受信すると（Ｓ６０２）、議長側端末装置３０に対し、「解決策の提示を踏まえて、提出された内容を確認し、コミットメントの作成を締切ってください。」という入力指示とともに、コミットメント作成用の入力欄を表示させる（Ｓ６０３）。
そして、例えば議長側端末装置３０がコミットメントの入力をし、参加者側端末装置２０へ依頼する（Ｓ６０４）。
また、参加者側端末装置２０においてもコミットメントの入力を行うとともに（Ｓ６０５）、コミットメントの依頼を行う（Ｓ６０６）。図１５には、参加者側端末装置２０や議長側端末装置においてコミットメントが作成されている時の表示画面例を示す。
議長側端末装置３０は、参加者側端末装置２０からのコミットメントを受信すると（Ｓ６０７）、コミットメントの締め切り処理を行い、参加者端末装置２０に受信したコミットメントを公開する（Ｓ６０８）
そして、議長側端末装置３０は、依頼されたコミットメントを受諾するか否かを判別する（Ｓ６０９）。コミットメントが無理な内容であれば拒否をすれば良い（Ｓ６１０）。ここで、拒否をすると、その旨が参加者側端末装置２０へと送信される。一方、コミットメントの内容が許諾できるようであれば、承認ボタンが押されて承認することとなる（Ｓ６１１）。
それぞれにおいて一通りコミットメントの作成から依頼、承認、拒否が行われると、議長側端末装置３０がコミットメントの締切り指示を行う（Ｓ６１２）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信されたコミットメントの締切り信号を受信すると（Ｓ６１３）、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０にコミットメント一覧を表示する（Ｓ６１４）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０に対し、例えば内容を確認し、必要な変更／追加／削除を行い、本日の達成の確認に進んでください」というダイアログを送信する（Ｓ６１５）。
議長側端末装置３０は、本日の達成の確認への移行要求を受信する（Ｓ６１６）。
なお、図１４のフローチャートでは、説明の便宜上、議長側端末装置３０から参加者側端末装置２０に対してコミットメントの依頼をしているが、以下のような場合もある。
コミットメントの作成は、各自の役割分担があるのでその役割に応じて各参加者がコミットメントを決定する。
例えば、会議の参加者はそれぞれ、「企画部」、「営業部」、「マーケティング部」、「総務部」、「広報部」の各部署の参加者により開催されているとする。
この場合、各部署の参加者は自らの役割または部署に関連する仕事についてのコミットメント（コミットメント１とする）を入力する。
そして、ここで入力したコミットメント１を実現するには、自分の部署の部下や上司、または他の部署の人の手助けが必要になる場合がある。これをコミットメント（コミットメント２とする）として依頼する。具体的には、広報部のコミットメントが「近隣オフィスにチラシを配布する」であれば、この配布するチラシを印刷する業務を総務部に依頼するような形である。
また、このコミットメントの依頼においては、そのコミットメントを受けるまたは受けないという判断だけでなく、その期日についてもその場で確認することとしている。これによってコミットメントの実行率の向上及び問題を先延ばしにしない効果がある。
【００６３】
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から送信されたコミットメントの締切り信号を受信すると（Ｓ６１１）、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０にコミットメント一覧を表示させる（Ｓ６１２）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０に対し、例えば「内容を確認し、必要な変更／追加／削除を行い、本日の達成の確認に進んでください」のメッセージと解決策の一覧、コミットメントの一覧のダイアログを送信する（Ｓ６１３）。
また、議長側端末装置３０は、管理サーバ１０から、本日の達成の確認への移行要求を受信する（Ｓ６１４）。
【００６４】
［本日の達成の確認フェーズ］
図１６には、本日の達成の作成処理のフローチャートを示す。
議長側端末装置３０は、管理サーバ１０から本日の達成の確認への移行要求を受信すると、管理サーバ１０へ本日の達成の確認処理へと移行指示を行う（Ｓ７０１）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０から本日の達成の確認の移行指示を受信すると（Ｓ７０２）、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０に対し、例えば「提出された内容を確認し、本日の達成の作成を締切ってください。」のメッセージとともに、本日の達成確認用の選択ボックスを表示させる（Ｓ７０３）。
ここで、本日の達成確認用の選択ボックスには、本日の目的を達成できている場合の入力指示用の「達成」と、本日の目的で達成できていない目的がある場合の入力指示用の「未達成」と、本日の目的で達成したものが欠落している場合の入力指示用の「欠落」とがあり、それらの何れかが選択されると（Ｓ７０４）、その選択信号を管理サーバ１０に送信する（Ｓ７０５）。
【００６５】
各参加者側端末装置２０においても同様に、本日の目的を達成できていれば「達成」が、本日の目的で達成できていない目的があれば「未達成」が、本日の目的で達成したものが欠落していれば「欠落」が選択され（Ｓ７０６）、その選択信号が管理サーバ１０に送られる（Ｓ７０７）。
管理サーバ１０は、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０から送信された本日の達成の確認を受信すると（Ｓ７０８）、議長側端末装置３０に対し、例えば「提出された内容を確認し、本日の達成の確認を締切ってください。」のメッセージと本日の達成の確認の締切り要求を送信する（Ｓ７０９）。議長側端末装置３０は、管理サーバ１０からの締切り要求を受信すると、全ての参加者が本日の達成の確認処理を実行済みであるときの指示入力用の「本日の達成の確認を締切る」ボタンを表示する。そして、議長側端末装置３０は、各参加者の状況を把握し、「本日の達成の確認を締切る」ボタンが押されると（Ｓ７１０）、本日の達成確認の締切り信号を管理サーバ１０へ送信する。
管理サーバ１０は、本日の達成確認の締切り信号を受信すると（Ｓ７１１）、議長側端末装置３０および参加者側端末装置２０の画面に、「本日の達成の確認一覧」として電子会議に参加した参加者全ての達成状況を一覧可能に表示させる（Ｓ７１２）。また、このとき、議長側端末装置３０には、会議を終了する際に指示入力されるボタンが表示され、そのボタンが押されると会議を終了する。
【００６６】
［コミットメント・議事録の管理］
本実施形態のシステムにおいて、上述のようにして開催されて終了した電子会議に関するデータは、管理サーバ１０により、情報データベース５０に格納される。
図１７には、既に終了した電子会議の議事録及びコミットメントの一覧表示からコミットメントの修正までの処理のフローチャートを示す。
既に終了した電子会議の議事録やコミットメントの閲覧やコミットメントの修正等を行う場合、先ず、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０では、ログイン画面にてログインのための情報入力（Ｓ８０１，Ｓ８０２）が行われる。ログインのための情報は、電子会議への参加の場合と同様に、例えばメールアドレスとパスワードを挙げることができる。
管理サーバ１０は、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０から入力されたログイン情報を受信すると、ログイン処理（Ｓ８０３）を行う。
【００６７】
次に、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０から、既に終了した電子会議の議事録を要求する操作がなされる（Ｓ８０４，Ｓ８０５）と、その議事録要求信号が管理サーバ１０へ送信される。
管理サーバ１０は、議事録要求信号を受信すると、情報データベース５０に蓄積されている過去の電子会議の議事録一覧を読み出し、それら議事録を要求した端末装置へ画面表示させる（Ｓ８０６）。ここで、電子会議の議事録一覧は、図１８に示すように「種類」、「会議名」、「目的」、「問題の定義」等の項目からなる。また、一覧表示される議事録は、例えば「直近７日の電子会議」の議事録一覧のように、期間を指定することも可能となされている。また、電子会議の議事録一覧には、各議事録毎に、議事録のダウンロードを取得するためのボタン（「議事録のダウンロード」ボタン）や議事録の削除を指示入力するためのボタン（「削除」ボタン）が表示される。
次に、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０は、使用者により所望の会議（議事録）が選択されて（Ｓ８０７，Ｓ８０８）、「議事録のダウンロード」ボタンが押されると、その選択信号を管理サーバ１０へ送信する。
【００６８】
管理サーバ１０は、電子会議（議事録）の選択信号を受信すると、その電子会議の議事録のデータを情報データベース５０から読み出し、その議事録データを端末装置へ送り、画面上にその議事録を表示させる（Ｓ８０９）。なお、議事録は、例えば図１９に示すように、所定の表形式にて表示される。
また、電子会議の参加者や議長が自分自身で作成したコミットメントの表示要求が、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０から送られてきた場合（Ｓ８１０，Ｓ８１１）、管理サーバ１０は、それら参加者や議長が自分自身が担当者のコミットメントの一覧データを情報データベース５０から読み出し、そのコミットメントの一覧データを端末装置へ送り、例えば図２０に示すように、画面上に表示させる（Ｓ８１２）。
ここで、電子会議の参加者や議長が作成したコミットメントは、担当者が自分自身による修正、履歴の表示、コピー、削除が可能となされている。すなわち、コミットメントの一覧には、履歴表示の指示入力用の「履歴」ボタン、コミットメントの修正指示入力用の「修正」ボタン、コミットメントのコピーの指示入力用の「コピー」ボタン、コミットメントの削除指示入力用の「削除」ボタン等が設けられている。
例えば、例えば「修正」ボタンが押された場合、端末装置のディスプレイには、図２１に示すように、自分が作成したコミットメント及びその付帯情報を修正するための画面、及び、リマインドのためのアラーム設定のための画面が表示される。
また、一覧表示されるコミットメント内には、その電子会議に関連した他の電子会議の議事録や、ＴｏＤｏリスト，スケジューラ等の他のアプリケーション、他のシステムへのリンク情報が埋め込まれている。したがって、端末装置は、そのリンクへのアクセス指示が使用者から入力されると、それら他の電子会議の議事録やＴｏＤｏリスト，スケジューラ、他のシステムへジャンプすることができる。
【００６９】
次に、コミットメント修正の画面によりコミットメントの修正入力が行われると、端末装置は、コミットメント修正信号を管理サーバ１０へ送信する（Ｓ８１３，Ｓ８１４）。
管理サーバ１０は、コミットメント修正信号を受信すると、その修正後のコミットメントを端末装置に画面表示させ（Ｓ８１５）、次いで、その電子会議にて議長となっていた議長側端末装置３０に対して、修正がなされたコミットメントのリストを送信して、図２２に示すように画面表示させる（Ｓ８１５）。
また、管理サーバ１０は、修正コミットメントリストの中からいずれかのリストが議長側端末装置３０により選択されると、図２３に示すような、コミットメントの修正承認に際して修正点・修正履歴を確認するための際の画面を表示させる（Ｓ８１６）。すなわち、この時の画面には、少なくとも、修正を承認する際に指示入力される「承認」ボタンと、修正を否認する際に指示入力される「否認」ボタンが表示される。そして、議長側端末装置３０において、「承認」ボタンが押されると、管理サーバ１０には、承認信号が送信される（Ｓ８１７）。
管理サーバ１０は、承認信号を受信すると、そのコミットメントの修正履歴を記録する（Ｓ８１８）。
【００７０】
その後、参加者側端末装置２０や議長側端末装置３０から例えばコミットメントの修正履歴要求が送られてくると（Ｓ８１９，Ｓ８２０）、管理サーバ１０は、図２４に示すようなコミットメントの修正履歴の表示画面を端末装置へ表示させる（Ｓ８２１）。
このように、本実施形態のシステムによれば、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントの閲覧が可能となされているため、その電子会議の意義やその電子会議の経緯を確認することができる。
したがって例えば、過去の電子会議で決められたことを、その後の業務に有効に活用することができる。部下が現在の忙しさや仕事を抱え込んでいないかなどについて、上司が把握することも可能となる。また例えば、業務の引き継ぎなどが行われた場合にも、過去の電子会議の議事録及びコミットメントからの意義や経緯を確認することで、円滑な引き継ぎが可能となる。
また、電子会議の議事録やコミットメントは、必要に応じて他の電子会議の議事録等へリンクされているため、関連した業務を円滑に進めることができる。
【００７１】
［コミットメントと他のアプリケーションとの連携機能］   また本実施形態において、管理サーバ１０は、図２５に示すように、既に終了した電子会議の議事録・コミットメントを、端末装置等にインストールされている他のアプリケーションや他のシステムとの間で連携させるための連携機能６０を備えている。なお、図２５ではインターネット等のネットワークや端末装置，システム構成のブロックについての図示は省略している。また、この場合の他のアプリケーションは、電子会議に参加した参加者側端末３０や議長側端末２０に実装されているものを挙げることができるが、勿論、参加者側端末や議長側端末に限定されず、他の端末装置のアプリケーションであってもよい。但し、他の端末装置においても少なくともログインは必要である。
具体的に説明すると、管理サーバ１０の連携機能６０は、電子会議システム７１での終了した電子会議の議事録やコミットメントと、例えばいわゆるＴｏＤｏリストアプリケーション７２、スケジューラアプリケーション７３、各種ワークフロー管理アプリケーション７４、各種教育研修システム７５、マーケティング管理システム７６、各種開発プロジェクト管理システム７７、各種営業支援システム７８、各種顧客情報管理システム７９、会計管理システム８０、人事評価システム８１等と相互に連携する機能を有している。
一例として、ＴｏＤｏリストアプリケーション７２やスケジューラアプリケーション７３との連携機能では、ＴｏＤｏリストやスケジューラの利用者やそれらに記述されている時間、各種イベント等を参照して、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントの内容及びその電子会議に参加した参加者情報や議長情報、その電子会議の開催年月日及びタイムスケジュールの情報から、それらＴｏＤｏリストやスケジューラと連携させるべき情報を抽出し、その抽出情報をＴｏＤｏリストアプリケーション７２やスケジューラアプリケーション７３へ送信する。この抽出情報を受け取ったアプリケーション７２，７３は、その抽出情報をＴｏＤｏリストやスケジュール内に転記する。これにより、ＴｏＤｏリストやスケジュールと、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントとの連携が実現される。
【００７２】
他のシステムとの連携の場合も同様であり、管理サーバ１０の連係機能６０は、当該他のシステムにて利用される情報を参照して、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントの内容及びその電子会議に参加した参加者情報や議長情報、その電子会議の開催年月日及びタイムスケジュールの情報から、当該他のシステムと連携させるべき情報を抽出し、その抽出情報を当該他のシステムへ送信する。この抽出情報を受け取ったシステムは、その抽出情報を利用して、そのシステムで必要な処理を行う。これにより、他のシステムと、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントとの連携が実現される。
このように、本実施形態のシステムによれば、既に終了した電子会議の議事録やコミットメントと、他のアプリケーションや他のシステムとの連携が実現されているため、既に終了した電子会議により決められた内容を有効に活用することができ、単に電子会議システム内に留まらず様々な分野のシステムとの間の連携による相乗効果が得られる可能性が非常に高い。
なお、本実施形態における使用言語は日本語としているが、言語設定により英語、中国語、韓国語、フランス語、スペイン語、ドイツ語、イタリア語、など複数の言語を使用することも可能である。
【産業上の利用可能性】
【００７３】
本発明は、電子会議のコンピュータプログラムを販売するソフトウェア業、コンピュータプログラムをプリインストールしたハードウェアシステムとして販売する販売業や、レンタルによってシステムを提供するレンタル業などで利用可能性がある。また、ネットワーク経由で電子会議システムの機能を提供するＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）業においても提供することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】開催された電子会議の管理とその電子会議にて作成されたコミットメント及び議事録を管理するシステムの全体構成を示した概略図である。
【図２】管理サーバのハードウェア構成を示したブロックである。
【図３】端末装置のハードウェア構成を示したブロックである。
【図４】端末装置のＧＵＩを示した概略図である。
【図５】発言ブロックのグループ化の例を示した概略図である。
【図６】参加者状態表示部品における発言入力回数を示した概略図である。
【図７】電子会議におけるログインから目的の確認までの処理を示したフローチャートである。
【図８】電子会議における問題抽出の処理を示したフローチャートである。
【図９】質問文に変換中の画面例を示した概略図である。
【図１０】問題抽出の際のリスト画面例を示した概略図である。
【図１１】電子会議で抽出された問題点を決定するための投票および再投票の処理を示したフローチャートである。
【図１２】会議で議論する問題に対しての状況確認処理を示したフローチャートである。
【図１３】会議で議論する問題に対しての解決策の提示処理を示したフローチャートである。
【図１４】会議で決定したコミットメントの作成処理を示したフローチャートである。
【図１５】端末装置の画面であり、コミットメントが作成されている時の表示画面例を示す概略図である。
【図１６】電子会議の本日の達成の作成処理を示したフローチャートである。
【図１７】既に終了した電子会議の議事録及びコミットメントの一覧表示からコミットメントの修正までの処理のフローチャートである。
【図１８】端末装置の画面であり、電子会議の議事録一覧の表示画面例を示す概略図である。
【図１９】端末装置の画面であり、所定の表形式による議事録の表示画面例を示す概略図である。
【図２０】端末装置の画面であり、コミットメントの一覧の表示画面例を示す概略図である。
【図２１】端末装置の画面であり、利用者自身が作成したコミットメント及びその付帯情報を修正するための画面及びリマインドのためのアラーム設定のための画面の表示画面例を示す概略図である。
【図２２】電子会議の議長側端末装置の画面であり、修正がなされたコミットメントのリストの表示画面例を示す概略図である。
【図２３】電子会議の議長側端末装置の画面であり、コミットメントの修正承認に際して修正点・修正履歴を確認するための表示画面例を示す概略図である。
【図２４】端末装置の画面であり、コミットメントの修正履歴の表示画面例を示す概略図である。
【図２５】終了した電子会議のコミットメントと他のアプリケーションとの連携機能の説明に用いる概略図である。
【符号の説明】
【００７５】
１０  管理サーバ
１１，２１，３１  ＣＰＵ
１２，２２，３２  ＲＡＭ
１３，２３，３３  記憶部
１４，２４，３４  入力部
１５，２５，３５  表示部
１６，２６，３６  通信部
１７，２７，３７  出力部
１８，２８，３８  入出力ポート
２０  参加者側端末装置        ３０  議長側端末装置
５０  情報データベース
【図１】
2009205543.tif 000003
【図２】
2009205543.tif 000004
【図３】
2009205543.tif 000005
【図４】
2009205543.tif 000006
【図５】
2009205543.tif 000007
【図６】
2009205543.tif 000008
【図７】
2009205543.tif 000009
【図８】
2009205543.tif 000010
【図９】
2009205543.tif 000011
【図１０】
2009205543.tif 000012
【図１１】
2009205543.tif 000013
【図１２】
2009205543.tif 000014
【図１３】
2009205543.tif 000015
【図１４】
2009205543.tif 000016
【図１５】
2009205543.tif 000017
【図１６】
2009205543.tif 000018
【図１７】
2009205543.tif 000019
【図１８】
2009205543.tif 000020
【図１９】
2009205543.tif 000021
【図２０】
2009205543.tif 000022
【図２１】
2009205543.tif 000023
【図２２】
2009205543.tif 000024
【図２３】
2009205543.tif 000025
【図２４】
2009205543.tif 000026
【図２５】
2009205543.tif 000027
【手続補正書】
【提出日】平成20年3月28日(2008.3.28)
【手続補正１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１】
2009205543.tif 000028
【手続補正２】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２】
2009205543.tif 000029
【手続補正３】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図３】
2009205543.tif 000030
【手続補正４】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図４】
2009205543.tif 000031
【手続補正５】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図５】
2009205543.tif 000032
【手続補正６】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図６】
2009205543.tif 000033
【手続補正７】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図７】
2009205543.tif 000034
【手続補正８】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図８】
2009205543.tif 000035
【手続補正９】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図９】
2009205543.tif 000036
【手続補正１０】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１０】
2009205543.tif 000037
【手続補正１１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１１】
2009205543.tif 000038
【手続補正１２】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１２】
2009205543.tif 000039
【手続補正１３】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１３】
2009205543.tif 000040
【手続補正１４】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１４】
2009205543.tif 000041
【手続補正１５】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１５】
2009205543.tif 000042
【手続補正１６】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１６】
2009205543.tif 000043
【手続補正１７】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１７】
2009205543.tif 000044
【手続補正１８】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１８】
2009205543.tif 000045
【手続補正１９】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図１９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図１９】
2009205543.tif 000046
【手続補正２０】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２０】
2009205543.tif 000047
【手続補正２１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２１】
2009205543.tif 000048
【手続補正２２】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２２】
2009205543.tif 000049
【手続補正２３】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２３】
2009205543.tif 000050
【手続補正２４】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２４】
2009205543.tif 000051
【手続補正２５】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２５】
2009205543.tif 000052