(57)【要約】【課題】電子会議の参加者毎のアクセス権限に応じて、当該電子会議でアクセスする電子データを、適切に守秘管理し、さらに、電子会議終了後、電子データ毎に、適切なアクセス管理を実行できる電子会議サーバ装置を提供すること。【解決手段】電子会議終了後、アクセスを制限したい電子データがある場合には、電子会議主催者は、守秘レベルの設定と共に、設定テーブル（１５３）に示した、当該電子データの回収要否欄（１５３ｃ）に回収“必要”を設定する。アクセス管理部１０５は、電子会議が終了した場合に、電子会議の参加者のために作成したフォルダ内の電子データの中から、回収“必要”が設定された電子データを削除する。【選択図】図２Ａ
2009020829.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子会議の参加者毎に電子会議で用いられる電子データに対するアクセス権限レベルを設定するアクセス権限レベル設定部と、
前記電子会議に用いられる電子データ毎に守秘レベル及び当該電子データの回収の必要／不要を設定する守秘レベル設定部と、
前記アクセス権限レベルと前記守秘レベルの対応関係により前記電子データへのアクセスの可否を管理するアクセス管理部とを有し、
電子会議において、前記参加者による前記電子データへのアクセスを当該参加者に設定された前記アクセス権限に応じて制限すると共に、
電子会議終了後、前記電子データへのアクセスを当該電子データに設定された回収の必要／不要に応じて制限することを特徴とする電子会議サーバ装置。
【請求項２】
電子会議の参加者を登録する参加者登録部と、前記参加者登録部への登録の有無により電子会議へ参加しようとする者の参加資格を認証する参加者認証部をさらに有し、電子会議の開催毎に参加資格を認証された者のみが前記電子データへアクセスできることを特徴とする請求項１に記載の電子会議サーバ装置。
【請求項３】
前記参加者登録部に登録されていない者による電子データへのアクセスあった場合に、前記アクセス権限レベル設定部により当該アクセス者に対しアクセス権限レベルが設定されたときは当該アクセス権限レベルに応じて制限された電子データにアクセスできることを特徴とする請求項２に記載の電子会議サーバ装置。
【請求項４】
前記アクセス管理部は、前記電子会議の参加者毎に当該参加者のみがアクセスできるフォルダを作成し、当該参加者に設定された前記アクセス権限レベルに対応して制限された前記電子データをコピーすることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子会議サーバ装置。
【請求項５】
前記アクセス管理部は、電子会議終了後、前記フォルダ内の電子データの中から、回収の必要が設定された電子データを削除することを特徴とする請求項４に記載の電子会議サーバ装置。
【請求項６】
前記アクセス管理部は、電子会議の開催が全て終了した場合に、前記フォルダへのアクセスを禁止することを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の電子会議サーバ装置。
【請求項７】
請求項１〜６のいずれかに記載の電子会議サーバ装置と、ネットワークを介して接続され、入力された前記電子会議参加者の個人情報を前記電子会議サーバ装置に送信する電子会議端末装置よりなることを特徴とする電子会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子会議サーバ装置、特に、電子会議中で用いられる電子データに対してアクセス管理を行い、さらに、電子会議終了後でも、当該電子データへのアクセス管理を実行することができる電子会議サーバ装置、電子会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ペーパレス化、業務の効率化を図るために、電子会議システムの普及が拡大している。
電子会議システムには、電子会議サーバ装置（以下、電子会議サーバと記す）に保存された会議資料データ、発表資料データ等を、端末装置（以下、ＰＣと記す）のモニタに表示し、当該モニタに表示された会議資料等を見ながら、当該電子会議サーバ等が提供するチャット、テレビ電話機能等を利用して会議をするものがある。
【０００３】
このような電子会議システムの利用者の利便性を向上させる技術が提案されている。
例えば、特許文献１には、電子会議参加者が、会議の途中で退席（電子会議システムからのログアウト）した場合、当該電子会議で配布（送信）された電子データの中で、未プリントの電子データを退席者の端末に自動的に転送することができるプリンタ装置が開示されている。
【０００４】
特許文献２には、電子会議に参加できなかった人（欠席者）に対して、当該電子会議で配布された電子データを当該欠席者に電子メールを用いて自動的に送信することができる多機能端末装置が開示されている。
【０００５】
また、電子会議に限らず、通常の会議の出席者に配布される電子データ、当該電子データの印刷物の外部漏洩を防ぐ技術が提案されている。
例えば、特許文献３には、会議終了後に、出席者から配布資料を回収するときに、サーバに保存されている当該配布資料に係る電子データを、前記回収と同時に削除することができる画像処理装置が開示されている。
【特許文献１】特開２００３−１４０８５５号公報
【特許文献２】特開２００６−２５２５１９号公報
【特許文献３】特開２００６−１５５３８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１〜特許文献３に開示の技術はいずれも、会議の参加者に対して一律に電子データ等を配布又は回収している。
ここで、電子会議で用いられる電子データが守秘管理の対象となっている場合、当該電子データにアクセスできる権限を有する参加者Ｐと、当該電子データにアクセスする権限を有しない参加者ＮＰが、混在すると、アクセス権限（パーミッション）を有しない参加者ＮＰに対して、電子会議中に、前記電子データへのアクセスを制限することができず、守秘管理の対象となっている電子データを、適切に管理できない。
【０００７】
さらに、電子会議終了後、再度電子会議を開催する迄、当該会議で議題になった事項を検討するために必要となる電子データがある場合には、参加者は、電子会議の終了後であっても電子データにアクセスしなければならない。
【０００８】
一方、電子会議主催者は、電子会議終了後、電子会議中のみ使用される電子データ、例えば、不確定情報を含む電子データへのアクセスを制限、つまり、当該電子データを回収する必要がある。
【０００９】
すなわち、電子会議終了後、当該電子会議で使用された電子データへのアクセスを一律に許可してしまうと、アクセス制限したい電子データへもアクセス可能になる、又、アクセスを一律に制限すると、アクセスしたい電子データへもアクセス不可能になるため、電子データ毎に、電子会議終了後における、当該電子会議で使用された電子データへのアクセスを管理する必要がある。
【００１０】
なお、電子データの守秘レベル（機密、極秘等）に応じて、段階的なアクセス権限を有する参加者の場合でも、同様に、前記問題がある。
【００１１】
本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、電子会議の参加者毎のアクセス権限に応じて、当該電子会議でアクセスする電子データを、適切に守秘管理し、さらに、電子会議終了後、電子データ毎に、適切なアクセス管理を実行できる電子会議サーバ装置、電子会議システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
第１の技術手段は、電子会議の参加者毎に電子会議で用いられる電子データに対するアクセス権限レベルを設定するアクセス権限レベル設定部と、前記電子会議に用いられる電子データ毎に守秘レベル及び当該電子データの回収の必要／不要を設定する守秘レベル設定部と、前記アクセス権限レベルと前記守秘レベルの対応関係により前記電子データへのアクセスの可否を管理するアクセス管理部とを有し、電子会議において、前記参加者による前記電子データへのアクセスを当該参加者に設定された前記アクセス権限に応じて制限すると共に、電子会議終了後、前記電子データへのアクセスを当該電子データに設定された回収の必要／不要に応じて制限することを特徴とする電子会議サーバ装置である。
【００１３】
第２の技術手段は、第１の技術手段の電子会議サーバ装置において、電子会議の参加者を登録する参加者登録部と、前記参加者登録部への登録の有無により電子会議へ参加しようとする者の参加資格を認証する参加者認証部をさらに有し、電子会議の開催毎に参加資格を認証された者のみが前記電子データへアクセスできることを特徴とする。
【００１４】
第３の技術手段は、第２の技術手段の電子会議サーバ装置において、前記参加者登録部に登録されていない者による電子データへのアクセスあった場合に、前記アクセス権限レベル設定部により当該アクセス者に対しアクセス権限レベルが設定されたときは当該アクセス権限レベルに応じて制限された電子データにアクセスできることを特徴とする。
【００１５】
第４の技術手段は、第１〜第３の技術手段のいずれかの電子会議サーバ装置において、前記アクセス管理部は、前記電子会議の参加者毎に当該参加者のみがアクセスできるフォルダを作成し、当該参加者に設定された前記アクセス権限レベルに対応して制限された前記電子データをコピーすることを特徴とする。
【００１６】
第５の技術手段は、第４の技術手段の電子会議サーバ装置において、前記アクセス管理部は、電子会議終了後、前記フォルダ内の電子データの中から、回収の必要が設定された電子データを削除することを特徴とする。
【００１７】
第６の技術手段は、第１〜第５の技術手段のいずれかの電子会議サーバ装置において、前記アクセス管理部は、電子会議の開催が全て終了した場合に、前記フォルダへのアクセスを禁止することを特徴とする。
【００１８】
第７の技術手段は、第１〜第６の技術手段のいずれかの電子会議サーバ装置と、ネットワークを介して接続され、入力された前記電子会議参加者の個人情報を前記電子会議サーバ装置に送信する電子会議端末装置よりなることを特徴とする電子会議システムである。
【発明の効果】
【００１９】
本発明により、電子会議終了後、電子データ毎に、適切なアクセス管理を実行することで、電子会議主催者、参加者の利便性を向上することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
図１は、本発明に係る電子会議システムを説明するための概略図である。
１は、電子会議システムである。電子会議システム１は、電子会議サーバ１０及びＰＣ２０ａ…ＰＣ２０ｋ…ＰＣ２０ｐ…から構成され、電子会議サーバ１０とＰＣ２０ａ等はＬＡＮ及びネットワークＮを介して接続される。
電子会議サーバ１０は、一般的な電子会議機能を提供する他に、電子会議において閲覧される、電子会議サーバ１０内のＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）に記録された会議資料データ等の電子データに対するアクセス管理を行う。
【００２１】
ＰＣ２０ａ等は、電子会議参加者毎に割り当てられた電子会議端末装置、すなわち、クライアントＰＣであり、会議参加者は当該ＰＣを介して電子会議サーバ１０の電子会議機能を利用し、電子データにアクセスすることができる。
【００２２】
図２Ａは、電子会議サーバ１０のブロック図、図２Ｂは、ＰＣ２０ａ（以下、ＰＣ２０と記す）のブロック図である。
［電子会議サーバ１０］
１０１は、電子会議アプリ（サーバ用）である。電子会議アプリ１０１は、チャット機能、テレビ電話機能等を用いて電子会議を実現するソフトウェアで、電子会議参加者は、前記チャット機能等を利用して他の会議参加者と会話することができる。
【００２３】
（電子会議参加者の登録）
１０２は、参加者登録部である。参加者登録部１０２は、図３に示す、参加者登録テーブル１５１を更新、管理し、電子会議が新たに開催される度に、電子会議主催者（進行役、議長）が、図示しないキーボード／マウス等を介して入力した電子会議参加者の氏名、ＩＤを登録する処理を実行する。すなわち、参加者登録テーブル１５１の氏名欄１５１ａ、ＩＤ欄１５１ｂに前記主催者が入力した電子会議参加者の氏名、ＩＤを登録する。
以後、後述のように、参加者登録テーブル１５１を参照して、電子会議参加者の認証を行う。
【００２４】
参加者登録テーブル１５１は、更新可能である。例えば、１回目の会議が終了し、引き続き２回目の会議を開始する場合等、引き続いての会議が開催される度に、新たに会議参加者を追加登録することもできる。さらに、参加者を随時限定し、前回登録した会議参加者を外すこともできる（参加者登録テーブル１５１からの削除）。
【００２５】
１０３は、電子会議管理部である。電子会議管理部１０３は、電子会議が開催される度に、電子会議の参加者毎に電子会議で用いられる電子データに対するアクセス権限レベルを設定するアクセス権限レベル設定部１０３ａを有し、図４に示す、アクセス権限レベル設定テーブル１５２を更新、管理する。
【００２６】
（アクセス権限レベル）
アクセス権限レベルは、電子会議毎に、及び、当該電子会議の参加者毎に設定され、電子会議で用いられる電子データに対してアクセスできるレベル（範囲）を示したものである。
当該レベルは、例えば、数値等で示される情報であり、ここでは、当該数値が大きいほど、守秘レベル（守秘管理レベル）の高い会議資料データ等の電子データにアクセスできるものとする（アクセスできる電子データの数（種類）が多い）。なお、具体例については後述する。
【００２７】
（アクセス権限レベルの設定）
電子会議管理部１０３は、まず、参加者登録部１０２で登録した参加者の氏名を、図４のアクセス権限レベル設定テーブル１５２の氏名欄１５２ａに登録する。
アクセス権限レベル設定部１０３ａは、電子会議が新たに開催される度に、電子会議主催者が、図示しないキーボード等を介して入力した、アクセス権限レベルを、当該電子会議の参加者毎に設定する処理を実行、すなわち、アクセス権限レベル設定テーブル１５２のアクセス権限レベル欄１５２ｂに、前記主催者が入力した参加者毎のアクセス権限レベルを設定する。
【００２８】
図４の例で、アクセス権限レベルについて具体的に説明すると、例えば、ＡＡ氏、ＰＰ氏に対してアクセス権限レベル“３”、“１”が前記主催者により設定されており、ＡＡ氏は、ＰＰ氏と比較して、より高い守秘レベルの電子データにアクセスできる。
本発明では、前記アクセス権限レベル、及び、後述する、電子データに設定された守秘レベルに基づいて、電子データに対するアクセス管理を行う。
【００２９】
なお、前述のように、新たに、参加者登録テーブル１５１に会議参加者を登録すると、アクセス権限レベル設定テーブル１５２の氏名欄１５２ａに当該会議参加者が登録され、電子会議主催者によりアクセス権限が設定される。
しかし、前回登録した会議参加者を参加者登録テーブル１５１から削除した場合には、当該参加者は、アクセス権限レベル設定テーブル１５２の氏名欄１５２ａからは削除されない。再度、削除した参加者を再登録することがあり、その際の利便性を向上させるためである。
【００３０】
１０４は、電子会議データ管理部である。電子会議データ管理部１０４は、電子データに対して守秘レベル、及び、電子データの回収の必要／不要を設定する守秘レベル設定部１０４ａを有し、図５に示す、守秘レベル／回収の要否設定テーブル１５３を更新、管理する。なお、電子データは、ＨＤＤ１１０に記録されている。
【００３１】
（守秘レベル）
守秘レベルは、電子データの守秘管理のレベルを示し、電子データ毎に設定される。
当該レベルは、例えば、数値等で示される情報であり、ここでは、当該数値が大きいほど、守秘レベルが高い、換言すれば、厳重に守秘管理する必要があるものとする。具体例については後述する。
【００３２】
（守秘レベルの設定）
電子会議データ管理部１０４は、まず、電子会議主催者が、図示しないキーボード／マウス等を介して入力した、電子会議で用いられる電子データの名称を設定する処理を実行、すなわち、図５の守秘レベル／回収の要否設定テーブル１５３の電子データの名称欄１５３ａに電子データの名称を設定する。
次に、守秘レベル設定部１０４ａは、電子会議主催者が、図示しないキーボード／マウス等を介して入力した守秘レベルを、電子データ毎に設定する処理を実行、すなわち、設定テーブル１５３の守秘レベル欄１５３ｂに、守秘レベルを設定する。
【００３３】
図５の例では、“２月度営業売上データ”には、守秘レベル“３”［例えば、極秘］、“売上アップキャンペーン案”には、守秘レベル“２”［例えば、取扱注意］、“製品パンフレット”には、守秘レベル“１”［例えば、通常］が前記主催者により設定されている。
【００３４】
（回収の要否の設定）
電子会議終了後、例えば、不確定情報を含む電子データ等、アクセスを制限したい電子データがある場合には、電子会議主催者は、前述の守秘レベルの設定と共に、設定テーブル１５３に示した、当該電子データの回収要否欄１５３ｃに回収“必要”を設定する。
一方、電子会議終了後、再度電子会議を開催する迄、当該会議で議題になった事項を検討するために必要となる電子データ等、アクセスを許可してもよい電子データがある場合には、回収“不要”を設定する。
【００３５】
なお、ここで電子会議の終了とは、当該電子会議の目的は達成せず、引き続き、再度、電子会議が開催されることを意味している。
【００３６】
１０５は、アクセス管理部である。アクセス管理部１０５は、後述のフォルダ作成部１０５ａを有し、電子会議において、アクセス権限レベルと守秘レベルの対応関係により、電子データへの電子会議参加者のアクセスの可否を管理する。
ここでは、アクセス管理部１０５は、ある参加者が、当該参加者に対して設定されたアクセス権限レベル以下の守秘レベルが設定された電子データに対してのみアクセスできるようにアクセス管理を実行する。
【００３７】
同じく、電子会議終了後、電子データへのアクセスを当該電子データに設定された回収の必要／不要に応じて制限する。
【００３８】
ここで、前記アクセス管理を実現するための処理の一例を説明する。
（データ記録用フォルダの作成）
フォルダ作成部１０５ａは、あるタイミング、例えば、前述した、電子会議参加者全員に対するアクセス権限レベルの設定処理が終了した時に、ＨＤＤ等から構成される参加者データ記録部１０６に、前記電子会議の参加者毎に当該参加者のみがアクセスできるフォルダを作成する。つまり、図４のアクセス権限レベル設定テーブル１５２の氏名欄１５２ａに設定された電子会議参加者毎にデータ記録用フォルダを作成する。
【００３９】
そして、作成したフォルダに、前記参加者に設定されたアクセス権限レベルに対応して制限された電子データをコピーする。ここでは、当該フォルダに係わる参加者に対して設定されたアクセス権限レベル以下の守秘レベルが設定された電子データをコピーする。
【００４０】
具体的に説明すると、フォルダ作成部１０５ａは、アクセス権限レベル３の参加者（例えば、図４のＡＡ氏）用のフォルダを、参加者データ記録部１０６に作成し（図２：フォルダＡＡ１０６ａ）、当該フォルダに、守秘レベル３の電子データ（図５：“２月度営業売上データ”等）、のみならず、守秘レベル２の電子データ（図５：“売上アップキャンペーン案”等）、及び、守秘レベル１の電子データ（図５：“製品パンフレット”）をコピーする。
【００４１】
また、アクセス権限レベル２の参加者（例えば、図４のＫＫ氏）用のフォルダを作成し（図２：フォルダＫＫ１０６ｋ）、当該フォルダに、守秘レベル２の電子データ、及び、守秘レベル１の電子データをコピーする。
【００４２】
同様に、アクセス権限レベル１の参加者（例えば、図４のＰＰ氏）用のフォルダを作成し（図２：フォルダＰＰ１０６ｐ）、当該フォルダに、守秘レベル１の電子データをコピーする。
【００４３】
（フォルダに対するアクセス管理）
アクセス管理部１０５は、参加者の当該参加者用に作成されたフォルダに対するアクセスは許可するが、それ以外の参加者の当該フォルダに対するアクセスは拒否する。
このようにすることで、電子会議において、電子会議の参加者による電子データへのアクセスを当該参加者に設定されたアクセス権限に応じて制限することができる。
【００４４】
前述の例では、参加者ＡＡ氏だけが、フォルダＡＡ１０６ａにアクセスできるようにアクセス制限を行う。
なお、フォルダに対するアクセス管理は、従来から提案されている様々な方法を採用することができる。
【００４５】
（電子会議終了後の電子データの回収）
アクセス管理部１０５は、電子会議が終了した場合に、前記電子会議の参加者のために作成したフォルダ内の電子データの中から、回収“必要”が設定された電子データを削除する。回収“不要”が設定された電子データはフォルダ内にそのまま記録される。
【００４６】
１０７は、参加者認証部である。参加者認証部１０７は、電子会議の参加者の個人情報（氏名、ＩＤ番号）、及び、参加者登録部１０２が管理する参加者登録テーブル１５１への登録の有無により、電子会議へ参加しようとする者の参加資格を認証する。
以後、電子会議の開催毎に参加資格を認証された者のみが、前述のように、当該者用のフォルダにコピーされた電子データへアクセスできる。
【００４７】
電子会議に参加しようとする者が、少なくとも参加者の氏名又はＩＤ番号を含む個人情報が記憶されたＩＤカードを、当該者に割り当てられたＰＣ２０に設けられているＩＤカードリーダ（ＩＤカード読取装置）２０２に通すと、ＩＤカードリーダ２０２は、当該個人情報を読み取り、読み取った個人情報を参加者認証部１０７に送信する。
【００４８】
当該個人情報を受信した参加者認証部１０７は、当該個人情報に含まれている氏名、ＩＤ番号と、参加者登録テーブル１５１の氏名欄１５１ａ、ＩＤ欄１５１ｂに設定された氏名、ＩＤ番号とが一致すると、当該者は、電子会議に参加する資格を有する者と認証し、当該者の参加を承認する。以後、前述のように当該者用に作成されたフォルダへのアクセスが許可される。
一致しないと当該者の参加を拒否すると共に電子会議主催者に通知する。
【００４９】
１０８は、ネットワークＮ、ＬＡＮと接続するためのインターフェイスとして機能するネットワーク接続部である。
１０９は、各種制御情報等を記録するメモリである。
１１１は、各機能ブロックを制御するＣＰＵ（制御部）である。
【００５０】
［ＰＣ２０］
２０１は、電子会議アプリ（クライアント用）である。電子会議アプリ２０１は、電子会議サーバ１０の電子会議アプリ（サーバ用）１０１が提供するチャット機能等を利用して、他の会議参加者との会話や、会議参加者毎に作成された、同参加者データ記録部１０６のフォルダに記録された電子データにアクセスする処理を実行する。
【００５１】
ＩＤカードリーダ２０２は、ＩＤカードに記憶された個人情報を読み取り、読み取った個人情報を、ネットワーク接続部２０３に出力する。当該個人情報を受信したネットワーク接続部２０３は、ＰＣ２０とネットワークＮを介して接続している電子会議サーバ１０のネットワーク接続部１０８に送信する。つまり、ＰＣ２０は、当該ＰＣ２０に入力された電子会議参加者の個人情報を電子会議サーバ１０に送信する。
【００５２】
前記個人情報を受信した同ネットワーク接続部１０８は、参加者認証部１０７に出力し、参加者認証部１０７は、前述した認証処理を実行する。
【００５３】
２０４は、各種制御情報等を記録するメモリである。
２０５は、ＯＳ、アプリケーションソフト等を記録するＨＤＤである。
２０６は、各機能ブロックを制御するＣＰＵ（制御部）である。
【００５４】
図６Ａ〜図６Ｃのフロー図を用いて、前述のアクセス権限等を設定し、電子会議中、及び、電子会議終了後のアクセス管理の一例を説明する。
まず、図６ＡのステップＳ１で、電子会議の主催者が、電子会議アプリ（サーバ用）１０１を起動する。
【００５５】
次に、電子会議に参加する参加者全員の氏名、ＩＤを、キーボード等を介して入力し、電子会議参加者を登録する（ステップＳ２）。
同様に、登録した参加者毎にアクセス権限レベルを設定し（ステップＳ３）、電子データ毎の守秘レベルを設定する（ステップＳ４）。
さらに、電子データ毎に回収の要否を設定する（ステップＳ５）。
つまり、参加者登録部１０２、アクセス権限レベル設定部１０３ａ、守秘レベル設定部１０４ａが、それぞれ、参加者登録テーブル１５１、アクセス権限レベル設定テーブル１５２、守秘レベル／回収の要否設定テーブル１５３の各欄に、前述した所定事項を設定する。
【００５６】
そして、アクセス管理部１０５のフォルダ作成部１０５ａは、参加者データ記録部１０６に、電子会議参加者毎にデータ記録用フォルダを作成し（ステップＳ６）、当該電子会議参加者毎に設定されたアクセス権限レベル以下の守秘レベルが設定された電子データをステップＳ４で作成したフォルダにコピーする（ステップＳ７）。
【００５７】
電子会議参加者は、図６ＢのステップＳ１１で、当該参加者に割り当てられたＰＣ２０の電子会議アプリ（クライアント用）２０１を起動し、当該参加者のＩＤカードを同ＩＤカードリーダ２０２に通す（ステップＳ１２）。
【００５８】
次に、電子会議サーバ１０の参加者認証部１０７は、参加者の認証を行い（ステップＳ１３）、認証を承認した場合には（ステップＳ１４／ＹＥＳ）、参加を許可する（ステップＳ１５）。
【００５９】
認証を承認しない場合には（ステップＳ１４／ＮＯ）、参加を拒否する（ステップＳ１６）。
【００６０】
参加者全員の認証が終了すると、図６ＣのステップＳ２１で、電子会議の主催者は、電子会議を開始する。
電子会議中に、参加者が、電子データが記録されているフォルダにアクセスしようとすると（ステップＳ２２）、アクセス管理部１０５は、アクセスするフォルダが参加者用のフォルダか否かを判定し（ステップＳ２３）、参加者用のフォルダの場合には（ステップＳ２３／ＹＥＳ）、アクセスを許可する（ステップＳ２４）。
参加者用のフォルダでない場合には（ステップＳ２３／ＮＯ）、アクセスを拒否する（ステップＳ２５）。
【００６１】
電子会議を終了すると（ステップＳ２６／ＹＥＳ）、参加者用のフォルダ内に回収“必要”が設定された電子データがある場合には（ステップＳ２７／ＹＥＳ）、当該電子データをフォルダから削除する（ステップＳ２８）。そして、電子会議の終了処理を実行（ステップＳ２９）、例えば、電子会議アプリ１０１、２０１を終了する。
参加者用のフォルダに回収“必要”が設定された電子データがない場合には（ステップＳ２７／ＮＯ）、電子会議の終了処理を実行する（ステップＳ２９）。
【００６２】
［その他］
本実施例では、電子データ自体をフォルダにコピーしたが、電子データ自体をコピーするのではなく、電子データのショートカット（シンボリックリンク）をフォルダに作成してもよい。
また、参加者毎にフォルダを作成し、当該フォルダに電子データをコピーするのではなく、アクセス権限レベル毎にフォルダを作成し、当該フォルダに電子データをコピーするようにしてもよい。
このようにすることで、記録領域を削減することができる。
【００６３】
電子データ毎に電子会議主催者が回収の要否を設定するのではなく、守秘レベルを基準にして、回収の要否を自動的に設定できるようにしてもよい。
【００６４】
参加者登録テーブル１５１に登録されていないため、会議開始前又は会議中に電子データへのアクセスが拒否されても、電子会議主催者は、参加を拒否された者を会議参加者として図３の参加者登録テーブル１５１に追加し、当該者のアクセス権限レベルを図４のアクセス権限レベル設定テーブル１５２に設定することができる。以後、当該者は、前述と同様に、アクセス権限レベルに応じて制限された電子データにアクセスできる。
【００６５】
会議中であっても、会議に参加することができる。このとき、会議への参加が拒否されると、守秘を徹底するため、その旨を電子会議主催者のＰＣに通知し、例えば、ＰＣ２０のモニタの画面をブラックアウトする等して、フォルダに対するアクセスを一時的に不可能にしてもよい。また、守秘レベルが高い電子データに対するアクセスのみを不可能にしてもよい。
参加を拒否された者が当該ＰＣから離れると、又は、所定時間が経過すると、ブラックアウトが解除され、アクセスが可能となる。
【００６６】
会議資料データ等の電子データは、会議前のみならず会議中であっても、必要に応じて作成することができる。
作成した場合には、前述したように、作成した電子データに対し電子会議主催者により守秘レベル及び回収の要否が設定され、以後、当該守秘レベル以上のアクセス権限が設定されているフォルダにコピーされる。
【００６７】
電子データの印刷の許可／不許可も管理することができる。当該管理を実現するためには、図５の守秘レベル／回収の要否設定テーブル１５３に、電子データ毎に印刷の許可／不許可を設定する欄を設け、当該設定に基づき、電子データの印刷の許可／不許可を管理すればよい。
【００６８】
アクセス権限レベル、守秘レベルは、数値以外の情報、例えば、Ｈ、Ｍ、Ｌ等の文字情報であってもよい。
【００６９】
電子会議サーバ１０を画像形成装置に搭載することができる。
【００７０】
電子会議管理部１０３、電子会議データ管理部１０４を、電子会議サーバ１０から独立させ、別途、電子会議管理サーバ、電子会議データ管理サーバとしてもよい。
同様に、参加者登録部１０２、参加者認証部１０７を、別途、参加者登録サーバ、認証サーバとしてもよい。
また、アクセス管理部１０５、参加者データ記録部１０６を、別途、アクセス管理サーバ、ストレージサーバとしてもよい。
このようにすることで、処理負荷が分散するので、処理速度が向上する。
【００７１】
なお、電子会議の開催が全て終了した場合、すなわち、会議の全目的を達成して、以後、再度、会議を開催しない場合には、フォルダへのアクセスを原則禁止する。
【図面の簡単な説明】
【００７２】
【図１】電子会議システムを説明するための概略図である。
【図２Ａ】電子会議サーバのブロック図である。
【図２Ｂ】ＰＣのブロック図である。
【図３】参加者登録テーブルを示した図である。
【図４】アクセス権限レベル設定テーブルを示した図である。
【図５】守秘レベル／回収の要否設定テーブルを示した図である。
【図６Ａ】アクセス権限レベル等の設定処理を説明したフロー図である。
【図６Ｂ】参加者の認証処理を説明したフロー図である。
【図６Ｃ】フォルダへのアクセス管理及び電子データの回収処理を説明したフロー図である。
【符号の説明】
【００７３】
１…電子会議システム、１０…電子会議サーバ、１０１…電子会議アプリ（サーバ用）、１０２…参加者登録部、１０３…電子会議管理部、１０３ａ…アクセス権限レベル設定部、１０４…電子会議データ管理部、１０４ａ…守秘レベル設定部、１０５…アクセス管理部、１０５ａ…フォルダ作成部、１０６…参加者データ記録部、１０６ａ，１０６ｋ，１０６ｐ…フォルダＡＡ，フォルダＫＫ，フォルダＰＰ、１０７…参加者認証部、１０８，２０３…ネットワーク接続部、１０９，２０４…メモリ、１１０，２０５…ＨＤＤ、１１１，２０６…ＣＰＵ、１５１…参加者登録テーブル、１５２…アクセス権限レベル設定テーブル、１５３…守秘レベル／回収の要否設定テーブル、２０，２０ａ，２０ｋ，２０ｐ…ＰＣ、２０１…電子会議アプリ（クライアント用）、２０２…ＩＤカードリーダ。
【図１】
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【図２Ａ】
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【図２Ｂ】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６Ａ】
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【図６Ｂ】
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【図６Ｃ】
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