(57)【要約】【課題】特定の使用状態にある電子データ若しくは特定の電子データに対する操作の可否を任意に設定することができるデータ管理システムを得ることを目的とする。【解決手段】電子データを記憶する第１の記憶手段と、操作ごとの実行可否を示す操作権限の組み合わせと操作権限の組み合わせを識別する識別情報とを関連付けて記憶する第２の記憶手段と、第１の記憶手段に記憶された電子データと第２の記憶手段に記憶された識別情報との対応関係を記憶する第３の記憶手段と、外部から操作権限及び識別情報のうちの少なくとも一方の入力を受け付け、入力された情報で第２の記憶手段の記憶内容を更新する第１の制御手段と、第３の記憶手段に記憶された対応関係に基づいて、操作要求された電子データに対応する識別情報を特定するとともに、この識別情報で第２の記憶手段から読み出した操作権限の組み合わせに従って操作要求された電子データの操作可否を判定する第２の制御手段とを備えた。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データを記憶する第１の記憶手段と、
操作ごとの実行可否を示す操作権限の組み合わせと前記操作権限の組み合わせを識別する識別情報とを関連付けて記憶する第２の記憶手段と、
前記第１の記憶手段に記憶された電子データと前記第２の記憶手段に記憶された前記識別情報との対応関係を記憶する第３の記憶手段と、
外部から操作権限及び識別情報のうちの少なくとも一方の入力を受け付け、入力された情報で前記第２の記憶手段の記憶内容を更新する第１の制御手段と、
前記第３の記憶手段に記憶された対応関係に基づいて、操作要求された電子データに対応する前記識別情報を特定するとともに、この識別情報で前記第２の記憶手段から読み出した操作権限の組み合わせに従って前記操作要求された電子データの操作可否を判定する第２の制御手段とを備えたデータ管理システム。
【請求項２】
外部から電子データと識別情報との対応関係の入力を受け付け、入力された対応関係で第３の記憶手段の記憶内容を更新する第３の制御手段を備えたことを特徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
【請求項３】
予め設定された条件に基づいて電子データと識別情報との対応関係を定義し、この対応関係で第３の記憶手段の記憶内容を更新する第４の制御手段を備えたことを特徴とする請求項１又は請求項２記載のデータ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複数の端末で共有されるような電子データを管理するデータ管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
データ管理システムは、テキストデータ等の電子データが使用中である場合に、この電子データの操作を禁止するという方法が一般的であり、この方法は、電子データを予めデータ管理システムに用意された未使用／使用中といった状態に関連付け、利用者端末にデータの変更の可否を通知するというのが主な方法である。
【０００３】
このようなデータ管理システムを改良したものとして、特許文献１には電子データの使用中か否かを運用される環境に応じた状態で細分化して、確認中、回覧中、修正中、編集中というように電子データの使用状態を定義しておき、使用状態に応じて操作を禁止するデータ管理システムが開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１６７７６６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来のデータ管理システムは、電子データが使用中であれば更新や削除等の操作を禁止するものであり、特定の使用状態において操作を許可するように設定することが困難であるという課題があった。
また、特定の電子データに対する操作の可否の組み合わせを任意に設定することができず、電子データを詳細に管理することができない等の課題があった。
【０００６】
この発明は上記のような課題を解消するためになされたもので、特定の使用状態にある電子データ若しくは特定の電子データに対する操作の可否を任意に設定することができるデータ管理システムを得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この発明に係るデータ管理システムは、電子データを記憶する第１の記憶手段と、操作ごとの実行可否を示す操作権限の組み合わせと操作権限の組み合わせを識別する識別情報とを関連付けて記憶する第２の記憶手段と、第１の記憶手段に記憶された電子データと第２の記憶手段に記憶された識別情報との対応関係を記憶する第３の記憶手段と、外部から操作権限及び識別情報のうちの少なくとも一方の入力を受け付け、入力された情報で第２の記憶手段の記憶内容を更新する第１の制御手段と、第３の記憶手段に記憶された対応関係に基づいて、操作要求された電子データに対応する識別情報を特定するとともに、この識別情報で第２の記憶手段から読み出した操作権限の組み合わせに従って操作要求された電子データの操作可否を判定する第２の制御手段とを備えたものである。
【発明の効果】
【０００８】
この発明によれば、電子データの使用状態を示す情報として利用者が任意に指定可能な各操作の権限を組み合わせ設定し、設定された操作権限に基づいて電子データの操作の実行可否を判定するようにしたので、電子データの詳細な管理を容易に行うことができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、この発明の実施の形態を、図面を参照しながら詳細に説明する。
実施の形態１．
図１は、データ管理システム１の構成の概要を表した図であり、記憶装置１００と制御装置１１０と操作装置１２０とがＬＡＮ等のネットワークを介して相互に通信可能に接続されている。
【００１０】
この記憶装置１００は、システム利用データベース１０１、状態定義データベース（第２の記憶手段）１０２、使用状態設定データベース（第３の記憶手段）１０３、データ保存領域（第１の記憶手段）１０４を備えている。
システム利用データベース１０１にはシステム運用で一般的に必要な情報が記憶されており、状態定義データベース１０２には、電子データ１０５の使用状態定義情報が記憶されている。この電子データ１０５の使用状態定義情報についての説明は後述する。
【００１１】
また、使用状態設定データベース１０３には、状態定義データベース１０２に定義付けて記憶されている使用状態定義情報と電子データ１０５のファイル名との関連付けを示す使用状態設定情報が記憶されており、各電子データ１０５は、データ保存領域１０４に記憶されている。使用状態設定データベース１０３に記憶されている使用状態設定情報についての説明は後述する。
【００１２】
ここで、状態定義データベース１０２に記憶される電子データ１０５の使用状態定義情報を説明する。使用状態定義情報とは、使用状態の名称（識別情報）に関連付けられた各操作権限の組み合わせで構成されるものである。
操作権限とは、操作の種類ごとにその操作の実行が可能か不可能かを記載したものであり、操作の種類とは、例えば電子データの作成、閲覧、更新、削除などの予め決められたデータ管理システム１で制御可能な操作の種類である。
例えば、操作権限は、各操作の実行可否が「あり」／「なし」／「未設定」というように設定されている。操作権限が「あり」は操作の実行が可能、「なし」は操作の実行が不可能であることを意味するものであり、「未設定」はシステム標準の実行可否を利用し、状態による操作権限の設定は行わないことを意味するものである。すなわち、操作権限を「なし」と設定することで、本来であれば、操作権限があるデータに対し特定の状態においてはデータを操作することができなくなり、操作権限を「あり」と設定することで、本来であれば操作権限がないデータに対し特定の状態においてはデータを操作することが可能となる。
【００１３】
また、使用状態の名称とは、利用者により電子データ１０５がどのような使用状態に設定されているかを識別するための情報であり、使用状態とは、例えば「閲覧中」、「編集中」など操作装置１２０から電子データが操作されている状態や、「作業中」、「待機中」、「回覧中」、「承認」、「終了」など電子データ１０５における作業の進捗状態のように電子データ１０５の使用されている状態のことをいう。本発明では、使用状態の内容として、上述の状態における各操作の実行可否（操作権限）の組み合わせが設定される。
【００１４】
状態定義データベース１０２には、以下のように使用状態の名称に関連付けて操作権限の組み合わせが記憶されている。
データ管理システム１で予め決められた操作の種類が操作１〜４であり、操作権限「あり」は「○」、操作権限「なし」は「×」、操作権限「未設定」は空欄で設定されるものとする。状態定義データベース１０２には、操作１「○」、操作２「○」、操作３「○」、操作４「○」というような操作権限の組み合わせが、例えば「使用状態Ａ」という使用状態の名称に関連付けて記憶される。利用者は、予め決められた操作１〜４に対し、任意に操作権限を設定することができ、各操作１〜４についての操作権限の組み合わせを識別する情報として使用状態の名称を任意に設定することができる。例えば、操作１「○」、操作２「○」、操作３「○」、操作４「×」という操作権限の組み合わせを設定し、この組み合わせを識別する情報として「使用状態Ｂ」を設定することができる。
【００１５】
さらに、使用状態設定データベース１０３に記憶される使用状態設定情報について説明する。使用状態設定情報とは、状態定義データベース１０２に記憶された使用状態の名称と、データ保存領域１０４に記憶されている電子データ１０５のファイル名とを関連付けて記憶されているものである。
例えば、データ保存領域１０４に記憶されている電子データ１０５のファイル名を「data1.txt」とする。ファイル名「data1.txt」に対応する使用状態の名称として「使用状態Ｂ」が関連付けて記載される。利用者は、電子データ１０５のファイル名「data2.txt」に対し、任意に使用状態の名称を設定することができる。例えば、電子データ１０５のファイル名「data2.txt」に対応する使用状態として使用状態の名称「使用状態Ａ」を設定することができる。。
【００１６】
制御装置１１０は、状態定義を設定する際の状態定義情報の流れを制御する状態定義データベース制御部（第１の制御手段）１１１、電子データ１０５が操作される際の情報の流れを制御する電子データ操作制御部（第２の制御手段）１１２、使用状態を設定する際の使用状態設定情報の流れを制御する使用状態設定制御部（第３の制御手段）１１３、予め組み込まれたプログラム等を実行することにより自動的に状態定義及び使用状態の設定を行うシステム機能制御部（第４の制御手段）１１４を備えている。
【００１７】
操作装置１２０は、例えばユーザにより操作されデータを入力するキーボード等の入力部１２１及びディスプレイ等の出力部１２２を有しており、ユーザにより入力部１２１から状態定義の設定、使用状態の設定及び電子データ１０５の操作等が実行される。
【００１８】
なお、実際のシステムではこれ以外に付帯する情報を保存する仕組みや、システムの運用に必要な機器が組み合わされることもある。
【００１９】
次に状態定義の設定について、図２、図３を用いて説明する。
図２は、状態定義情報が記憶される際の情報の流れを示した図であり、図３は、状態定義を設定する処理を示すフローチャートである。
状態定義データベース制御部１１１は、操作装置１２０の入力部１２１から状態定義の設定が要求されると（ステップＳＴ２０１）、新規設定であるかどうかを確認する旨を操作装置１２０に送り、出力部１２２に確認画面を表示させる（ステップＳＴ２０２）。ユーザにより入力部１２１から新規設定である旨が入力された場合、新規設定画面を出力するよう操作装置１２０に指示する（ステップＳＴ２０３）。出力部１２２に表示された新規設定画面に従って、入力部１２１から各操作の操作権限と使用状態の名称とが入力され（ステップＳＴ２０４）、設定が終了したことが通知されると（ステップＳＴ２０５）、入力された内容が状態定義データベース１０２に記憶されていないかを判定する（ステップＳＴ２０６）。
【００２０】
状態定義データベース制御部１１１は、入力された操作権限の組み合わせ及び使用状態の名称が記憶されていない場合、入力された操作権限の組み合わせと使用状態の名称とを状態定義情報として状態定義データベース１０２に記憶させる（ステップＳＴ２０７）。また、入力された操作権限の組み合わせ及び使用状態の名称が状態定義データベース１０２に記憶されている場合、入力された状態定義が既に記憶されている旨の通知を操作装置１２０へ送信し出力部１２２に表示させて（ステップＳＴ２０８）、状態定義の設定を終了する。
【００２１】
一方、ステップＳＴ２０２で新規設定でない旨が入力された場合は、状態定義データベース１０２に記憶されている使用状態の名称の一覧を取得して操作装置１２０に送り、出力部１２２に出力させる（ステップＳＴ２１１）。入力部１２１から表示された一覧に含まれる使用状態の一つが選択されると、選択された使用状態の定義の内容を状態定義データベース１０２から取得し、操作装置１２０に送り出力部１２２に表示させる（ステップＳＴ２１２）。
【００２２】
状態定義データベース制御部１１１は、表示された内容を編集するか削除するかを確認するよう操作装置１２０に送信し確認画面を出力部１２２に表示させる（ステップＳＴ２１３）。
入力部１２１から内容を編集する旨が入力されると編集画面を表示させてステップＳＴ２０４に進み、以降は上述したステップＳＴ２０４からステップＳＴ２０８の処理が行われる。
【００２３】
また、ステップＳＴ２１３で、入力部１２１から削除する旨が入力されると、選択された使用状態定義を削除してよいか確認するよう操作装置１２０へ送信し、出力部１２２は確認画面を出力する（ステップＳＴ２１４）。入力部１２１から削除してよい旨が入力されると、選択された使用状態の定義を状態定義データベース１０２から削除し（ステップＳＴ２１５）、処理を終了する。
また、ステップＳＴ２１４において、削除しない旨が選択されるとステップＳＴ２１１に戻り、使用状態の名称一覧が表示される。
【００２４】
次に電子データ１０５を使用する際の処理を図４、図５を用いて説明する。
図４は、電子データを使用する際の情報の流れを示す図であり、図５は、電子データ１０５の操作要求があった際の処理のフローチャートである。
電子データ操作制御部１１２は、操作装置１２０の入力部１２１から選択された電子データ１０５の使用を要求されると（ステップＳＴ３０１）、使用状態設定データベース１０３からこの電子データ１０５に設定された使用状態の名称を問い合わせる（ステップＳＴ３０２）とともに、状態定義データベース１０２からこの使用状態の名称に対応する操作権限を取得する（ステップＳＴ３０３）。
【００２５】
電子データ操作制御部１１２は、入力部１２１から作成、閲覧、更新、削除等の操作要求が行われると（ステップＳＴ３０４）、取得した操作権限に基づいて要求のあった操作が操作権限「あり」か「なし」かを判定し（ステップＳＴ３０５）、操作権限が「あり」の場合は、データ保存領域１０４から電子データ１０５を取得して（ステップＳＴ３０６）、操作を許可する（ステップＳＴ３０７）。
また、操作権限が「なし」の場合は、要求のあった操作は不可である旨の通知を操作装置１２０に送信し出力部１２２に表示させ（ステップＳＴ３０８）、ステップＳＴ３０４に戻る。
【００２６】
ステップＳＴ３０７で許可した操作が行われると、電子データ１０５の使用終了要求が行われるまで（ステップＳＴ３０９）、ステップＳＴ３０４に戻り、以降は上述したステップＳＴ３０４からステップＳＴ３０９の処理が行われる。
【００２７】
次に図６、図７を用いて各電子データ１０５に設定された使用状態を変更する処理について説明する。
図６は、電子データ１０５に設定された使用状態を変更する際の情報の流れを示す図であり、図７は、電子データ１０５に設定された使用状態の設定を変更する処理のフローチャートである。
使用状態設定制御部１１３は、操作装置１２０の入力部１２１から選択された電子データ１０５の使用状態を変更することが要求されると（ステップＳＴ４０１）、要求された使用状態が状態定義データベース１０２に記憶されている使用状態であるかどうかを使用状態の名称に基づいて判別する（ステップＳＴ４０２）。
【００２８】
変更を要求されている使用状態が状態定義データベース１０２に記憶されている使用状態である場合は、この使用状態を使用状態設定データベース１０３に記憶させ（ステップＳＴ４０３）、状態定義データベース１０２に記憶されていない場合は、「使用状態の変更不可」という通知を操作装置１２０に送信して出力部１２２に表示させ（ステップＳＴ４０４）、使用状態の変更処理を終了する。
【００２９】
以上のように、この実施の形態１によれば、入力部１２１から入力された各操作の操作権限の組み合わせ及びこの組み合わせの名称を電子データ１０５の使用状態の定義として状態定義データベース１０２に記憶させ、この使用状態の定義と電子データ１０５との関連付けを使用状態設定データベース１０３に記憶させ、この使用状態に基づいて電子データ１０５の操作の許可、不許可を判定することにより、使用状態の数だけ定義付けることができ、電子データ１０５の詳細な管理を容易に行うことができるという効果がある。
【００３０】
なお、本実施の形態においては、データ管理システム１をネットワーク等で通信可能に接続された記憶装置１００、制御装置１１０、操作装置１２０としたが、記憶装置１００と制御装置１１０と操作装置１２０とを一体としたものであってもよい。また、データ管理システム１の構成は、記憶装置１００の各データベースと制御装置１１０の各制御部と操作装置１２０の各入出力部とが通信可能な状態であれば、この限りではない。
【００３１】
また、使用状態設定データベース１０３に記憶されている使用状態の変更は、操作装置１２０の操作による変更以外にも、例えば電子データ１０５の操作が許可されるとその操作名を使用状態の名称として使用状態設定データベース１０３に記憶させる、また、電子データ１０５が新規に登録された場合に決められた規則に従って使用状態データベース１０３に操作名を記憶させる、といったこともできる。
【００３２】
さらに、特定のユーザや特定のデータに対しては使用状態の変更を許可しない仕組みをデータ管理システムに組み込むことも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】この発明の実施の一形態によるデータ管理システム全体の構成を示す概要図である。
【図２】状態定義を設定する際の情報の流れを示す図である。
【図３】状態定義を設定する処理のフローチャートである。
【図４】電子データを操作される際の情報の流れを示す図である。
【図５】電子データの操作要求があった際の処理のフローチャートである。
【図６】電子データの使用状態の設定を変更する際の情報の流れを示す図である。
【図７】電子データの使用状態の設定を変更する際の処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００３４】
１  データ管理システム、１００  記憶装置、１０１  システム利用データベース、１０２  状態定義データベース（第２の記憶手段）、１０３  使用状態設定データベース（第３の記憶手段）、１０４  データ保存領域（第１の記憶手段）、１０５  電子データ、１１０  制御装置、１１１  状態定義データベース制御部（第１の制御手段）、１１２  電子データ操作制御部（第２の制御手段）、１１３  使用状態設定制御部（第３の制御手段）、１１４  システム機能制御部（第４の制御手段）、１２０  操作装置、１２１  入力部、１２２出力部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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