(57)【要約】【課題】交通費申請の際にスケジュール、メールおよび週報から外出に関係する情報を抽出し、それを作業者に提示することで交通費申請書の作成コストを軽くする。【解決手段】ユーザーのスケジュールＤＢと、ユーザーの外出先情報を取得するスケジュール用外出先情報取得装置と、スケジュールから外出先情報を抽出するスケジュール用情報抽出ルール装置と、ユーザーの外出先情報として外出日時と抽出元情報と抽出元文書を一意に意味づけるリンク情報と抽出されたキーワード情報を保存する外出先情報ＤＢと、ユーザーが交通費申請情報を入力する交通費情報入力装置を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介し、所属組織に対して交通費申請を行う交通費申請システムにおいて、
ユーザーのスケジュールを保存するためのスケジュールＤＢと、
前記スケジュールＤＢに接続された、ユーザーのスケジュールを管理するためのスケジュール管理サーバーと、
前記スケジュール管理サーバーからユーザーの外出先情報を取得するためのスケジュール用外出先情報取得装置と、
前記スケジュール用外出先情報取得装置に接続された、スケジュールから外出先情報を抽出するためのスケジュール用情報抽出ルール装置と、
ユーザーの外出先情報を格納するための外出先情報管理サーバーと、
ユーザーの外出先情報として外出日時と抽出元情報と抽出元文書を一意に意味づけるリンク情報と前記スケジュール用外出先情報取得装置から抽出されたキーワード情報を保存するための前記外出先情報管理サーバーに接続された外出先情報ＤＢと、
ユーザーが交通費申請情報を入力するための交通費情報入力装置と、
前記交通費情報入力装置で入力した情報を確認するための交通費情報出力装置と、
前記外出先情報管理サーバーの情報を出力するための外出先情報出力装置とからなることを特徴とする交通費申請入力補助システム。
【請求項２】
メール内容を保存するためのメールＤＢと、
前記メールＤＢに接続された、ユーザーが互いにメールを送信できるメールサーバーと、
メールの内容を解析し前記ユーザー外出先情報を抽出するメール用外出先情報取得装置と、
前記メール用外出先情報装置に接続された、メールから外出先情報を抽出するためのメール用情報抽出ルール装置からなることを特徴とする請求項１記載の交通費申請入力補助システム。
【請求項３】
週報情報を保存するための週報ＤＢと、
前記週報ＤＢに接続された、ユーザーの１週間における作業内容を報告する週報を登録するための週報登録サーバーと、
週報の内容を解析し前記ユーザー外出先情報を抽出する週報用外出先情報取得装置と、
前記週報用外出先情報取得装置に接続された、週報から外出先情報を抽出するための週報用情報抽出ルール装置からなることを特徴とする請求項１または２記載の交通費申請入力補助システム。
【請求項４】
前記スケジュール用外出先情報取得装置、メール用外出先情報取得装置および週報用外出先情報取得装置に対する抽出ルールを各ユーザー毎に切り替えられるよう、ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存できる抽出ルールサーバーと、
ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存する抽出ルールＤＢからなることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の交通費申請入力補助システム。
【請求項５】
前記ユーザークライアントには抽出用のルールを各ユーザーごとに切り替えられるよう、ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存出来るクライアント用抽出ルールＤＢからなることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の交通費申請入力補助システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク上に形成された、紙を使わず電子的な手続きで交通費申請を実施するワークフローシステムにおいて、入力者が交通費申請を行う際に補助情報としてユーザーのスケジュール、メール、週報から抽出されたキーワードを表示する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークアイテムを帳票に表示することで入力項目の入力し忘れを防いでいるが、実際に情報を入力するに当たっての補助に関しては言及していない技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００５−１００３６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一般的に交通費申請は月毎に提出するものであり、作業者が１ヶ月の間にかかった交通費の一覧を書き出すものである。しかしながら作業者にとって１ヵ月の間の記憶を思い出すのは困難であり、スケジュール表、メール等の情報を参考にしてもそれには外出に関係ない情報も含まれており、外出情報を見つけるためには作業コストがかかる。
【０００４】
本発明は、この様な問題点を解決し、交通費申請の際にスケジュール、メールおよび週報から外出に関係する情報を抽出し、それを作業者に提示することで交通費申請書の作成コストを軽くすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明は、ネットワークを介し、所属組織に対して交通費申請を行う交通費申請システムにおいて、ユーザーのスケジュールを保存するためのスケジュールＤＢと、前記スケジュールＤＢに接続された、ユーザーのスケジュールを管理するためのスケジュール管理サーバーと、前記スケジュール管理サーバーからユーザーの外出先情報を取得するためのスケジュール用外出先情報取得装置と、前記スケジュール用外出先情報取得装置に接続された、スケジュールから外出先情報を抽出するためのスケジュール用情報抽出ルール装置と、ユーザーの外出先情報を格納するための外出先情報管理サーバーと、ユーザーの外出先情報として外出日時と抽出元情報と抽出元文書を一意に意味づけるリンク情報と前記スケジュール用外出先情報取得装置から抽出されたキーワード情報を保存するための前記外出先情報管理サーバーに接続された外出先情報ＤＢと、ユーザーが交通費申請情報を入力するための交通費情報入力装置と、前記交通費情報入力装置で入力した情報を確認するための交通費情報出力装置と、前記外出先情報管理サーバーの情報を出力するための外出先情報出力装置とからなることを特徴とする交通費申請入力補助システムである。
【０００６】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の交通費申請入力補助システムにおいて、メール内容を保存するためのメールＤＢと、前記メールＤＢに接続された、ユーザーが互いにメールを送信できるメールサーバーと、メールの内容を解析し前記ユーザー外出先情報を抽出するメール用外出先情報取得装置と、前記メール用外出先情報装置に接続された、メールから外出先情報を抽出するためのメール用情報抽出ルール装置からなることを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の発明は、請求項１または２記載の交通費申請入力補助システムにおいて、週報情報を保存するための週報ＤＢと、前記週報ＤＢに接続された、ユーザーの１週間における作業内容を報告する週報を登録するための週報登録サーバーと、週報の内容を解析し前記ユーザー外出先情報を抽出する週報用外出先情報取得装置と、前記週報用外出先情報取得装置に接続された、週報から外出先情報を抽出するための週報用情報抽出ルール装置からなることを特徴とする。
【０００８】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の交通費申請入力補助システムにおいて、前記スケジュール用外出先情報取得装置、メール用外出先情報取得装置および週報用外出先情報取得装置に対する抽出ルールを各ユーザー毎に切り替えられるよう、ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存できる抽出ルールサーバーと、
ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存する抽出ルールＤＢからなることを特徴とする。
【０００９】
請求項５記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の交通費申請入力補助システムにおいて、前記ユーザークライアントには抽出用のルールを各ユーザーごとに切り替えられるよう、ユーザーＩＤと抽出ルールの組を保存出来るクライアント用抽出ルールＤＢからなることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
交通費申請入力の補助情報として、スケジュールから関連する情報を抽出し、作業者に表示することによって入力のコストを削減することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
請求項１、２および３に関する本発明の第一の実施の形態について説明する。図１はシステム構成図である。以下に各要素の説明をする。
【００１２】
スケジュール管理サーバーは、作業者のスケジュール情報を管理するためのサーバーである。サーバー内にはスケジュール用情報抽出ルールとして、図２の正規表現ルールが書かれたファイルが保存されており、このルールをスケジュール情報に適用することによって外出先情報を取得できる。
【００１３】
また、図３のフローによって外出先情報を取得する。
【００１４】
各々のスケジュール情報を閲覧するためのＵＲＬは図４であり(ユーザー：yamada、ＩＤ：1の場合)、図５の画面が開く。
【００１５】
スケジュール情報ＤＢは、スケジュール管理サーバーに接続された、スケジュール情報を保存するためのＤＢである。スキーマは図６であり、現在図７のデータが格納されている。
【００１６】
スキーマの各列の意味は以下の通りである。
ＩＤ：各行がスケジュールＤＢ内で一意になるようにスケジュール管理サーバーによって割り当てられたＩＤ
ユーザー名：各スケジュールの保持ユーザー
日付：各スケジュールの日付
開始時刻：各スケジュールの開始時刻
終了時刻：各スケジュールの終了時刻
題名：各スケジュールの題名
内容：各スケジュールの内容
【００１７】
メールサーバーは、メール情報を管理するサーバーである。サーバー内にはメール情報抽出ルールとして、図８の正規表現ルールが書かれたファイルが保存されており、このルールをメール情報に適用することによって外出先情報を取得できる。
【００１８】
また、図９のフローによって外出先情報を取得する。
【００１９】
各々のメール情報を閲覧するためのＵＲＬは図１０であり(X-UＩＤL：44f8e86e100122の場合)、図１１の画面が開く。
【００２０】
メール情報ＤＢは、メール管理サーバーに接続された、メール情報を保存するためのＤＢである。スキーマは図１２であり、各列の意味は以下の通りである。
Ｘ−ＵＩＤＬ：メールサーバーによって割り当てられる一意のＩＤ
Ｔｏ：送信先
Ｆｒｏｍ：送信元
Ｄａｔｅ：送信日時
Ｓｕｂ：メールタイトル
Ｂｏｄｙ：メール本文
【００２１】
週報管理サーバーは、週報情報を管理するサーバーである。サーバー内には週報用情報抽出ルールとして、図１３の正規表現ルールが書かれたファイルが保存されており、このルールを週報情報に適用することによって外出先情報を取得できる。
【００２２】
また、図１４のフローによって外出先情報を取得する。
【００２３】
各々の週報を閲覧するためのＵＲＬは図１５であり(ＩＤ：YMDTR20070226の場合)、図１６の画面が開く。
【００２４】
週報情報ＤＢは、週報管理サーバーに接続された、週報情報を保存するためのＤＢである。スキーマは図１７であり、各列の意味は以下の通りである。
ＵＩＤ：週報管理サーバーによって割り当てられる一意のＩＤ
ＵｓｅｒＩＤ：週報報告者のユーザーＩＤ
開始期間：週報の開始日付
終了期間：週報の終了日付
報告内容：週報の報告内容
【００２５】
外出先情報管理サーバーは、外出先情報を管理するサーバーである。
【００２６】
外出先情報ＤＢは、外出先情報管理サーバーに接続された、外出先情報を保存するためのＤＢである。スキーマは図１８であり、各列の意味は以下の通りである。
ユーザー：ユーザーＩＤ
日付：外出に関連する日付
時間：外出に関連する時間
種別：情報入手先の種別
元文書：情報入手先の文書ＩＤ
キーワード：情報入手先から得られたキーワード
【００２７】
ユーザークライアントは、作業者が交通費申請を行うクライアントＰＣである。
【００２８】
ここで、システムにＩＤ:yamadaでログインした場合の動作を説明する。
【００２９】
スケジュール情報ＤＢからの外出先情報取得
スケジュール情報ＤＢに新たに図７の情報が格納されると、スケジュール管理サーバーは図３のフローにより図１９の抽出結果が得られる。これとユーザＩＤ情報、情報入手先の種別としてスケジュールを加え、外出先情報管理サーバーに送信する。
【００３０】
メール情報ＤＢからの外出先情報取得
メール情報ＤＢに新たに図２０の情報が格納されると、メール管理サーバーは図９のフローにより図２１の抽出結果が得られる。これとユーザＩＤ情報、情報入手先の種別としてメールを加え、外出先情報管理サーバーに送信する。
【００３１】
週報情報ＤＢからの外出先情報取得
週報情報ＤＢに新たに図２２の情報が格納されると、週報管理サーバーは図１４のフローにより図２３の抽出結果が得られる。これとユーザＩＤ情報、情報入手先の種別として週報を加え、外出先情報管理サーバーに送信する。
【００３２】
外出先情報管理サーバーは各ＤＢから送信された外出先情報を外出先情報ＤＢに保存する。保存した結果は図２４である。
【００３３】
ユーザーがユーザークライアント上で交通費申請を行うために交通費申請サーバーにアクセスすると、交通費申請サーバーは図２５の交通費申請画面をユーザークライアントに表示する。
【００３４】
ユーザーが日付の年に２００７、月に０２を入力し、補助情報ボタンを押下すると、ＩＤ:yamadaと年月から図２６のＳＱＬ文を作成し、外出先情報管理サーバーに送信する。
【００３５】
外出先情報管理サーバーは送信されたＳＱＬ文を外出先情報ＤＢに送信する。得られる結果は図２４の行全てである。
【００３６】
外出先情報管理サーバーは得られた結果より交通費申請補助情報として、図２７の画面をユーザークライアントに表示する。
【００３７】
また、ユーザークライアント上には元文書またはキーワードには図２８のリンク情報が格納されており、クリックすることによって元文書が表示される。
【００３８】
この交通費申請補助情報をもとにユーザーは交通費申請を作成し、申請ボタンを押下することによって交通費申請処理を完了できる。
【００３９】
以下に、請求項４に関する本発明の第二の実施の形態について説明する。
【００４０】
図２９はシステム構成図である。各要素は第一の実施の形態と同じである。ここでは追加項目のみ説明する。
【００４１】
抽出ルールサーバーは、スケジュール管理サーバー、メール管理サーバーおよび週報管理サーバーからルールの有無に関して問い合わせを受けるサーバーである。
【００４２】
抽出ルールＤＢは、抽出ルールサーバーに接続された、ルールを保存するためのＤＢである。スキーマは図３０であり、各列の意味は以下の通りである。
ＩＤ：利用者のユーザーＩＤ
種別：仕様先の情報種別
ルール：ルール文字列
【００４３】
ユーザーがユーザークライアント上で交通費申請を行うために交通費申請サーバーにアクセスすると、実施例１と同様に動作する。個々で得られる結果は以下の通りである。
スケジュールＤＢからの抽出結果：図３１
メールＤＢからの抽出結果：図３２
週報ＤＢからの抽出結果：図３３
外出先情報ＤＢの結果：図３４
【００４４】
これよりユーザークライアント上に表示される交通費申請補助情報画面は図３５である。
【００４５】
以下に、請求項５に関する本発明の第三の実施の形態について説明する。
【００４６】
図３６はシステム構成図である。各要素は第一の実施の形態と同じである。ここでは追加項目のみ説明する。
【００４７】
クライアント用抽出ルールＤＢは、ユーザークライアントに接続された、ルールを保存するためのＤＢである。スキーマは図３０であり、各列の意味は以下の通りである。
ＩＤ：利用者のユーザーＩＤ
種別：仕様先の情報種別
ルール：ルール文字列
【００４８】
ユーザーがユーザークライアント上で交通費申請を行うために交通費申請サーバーにアクセスすると、実施例１と同様に動作する。個々で得られる結果は以下の通りである。
スケジュールＤＢからの抽出結果：図３１
メールＤＢからの抽出結果：図３２
週報ＤＢからの抽出結果：図３３
外出先情報ＤＢの結果：図３４
【００４９】
以下に各請求項ごとの作用効果を記載する。
【００５０】
請求項２の交通費申請入力補助システムでは、交通費申請入力の補助情報として、メールから関連する情報を抽出し、作業者に表示することによって入力のコストを削減することが出来る。
【００５１】
請求項３の交通費申請入力補助システムでは、交通費申請入力の補助情報として、週報から関連する情報を抽出し、作業者に表示することによって入力のコストを削減することが出来る。
【００５２】
請求項４の交通費申請入力補助システムでは、交通費申請入力の補助情報を抽出する際、ユーザー用にカスタマイズした抽出ルールを用いることで、より精度の高い抽出結果を得られることができる。
【００５３】
請求項５の交通費申請入力補助システムでは、交通費申請入力の補助情報を抽出する際、ユーザー用にカスタマイズした抽出ルールを用いることで、より精度の高い抽出結果を得られることができる。
【００５４】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更実施が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の第一の実施の形態のシステム構成図である。
【図２】スケジュール管理サーバーの正規表現ルールを示す図である。
【図３】外出先情報を取得するフローを示す図である。
【図４】スケジュール情報を閲覧するためのＵＲＬを示す図である。
【図５】画面を示す図である。
【図６】スケジュール情報ＤＢのスキーマを示す図である。
【図７】スケジュール情報ＤＢを示す図である。
【図８】メールサーバーの正規表現ルールを示す図である。
【図９】外出先情報を取得するフローを示す図である。
【図１０】メール情報を閲覧するためのＵＲＬを示す図である。
【図１１】画面を示す図である。
【図１２】メール情報ＤＢのスキーマを示す図である。
【図１３】週報管理サーバーの正規表現ルールを示す図である。
【図１４】外出先情報を取得するフローを示す図である。
【図１５】週報情報を閲覧するためのＵＲＬを示す図である。
【図１６】画面を示す図である。
【図１７】週報情報ＤＢのスキーマを示す図である。
【図１８】外出先情報ＤＢのスキーマを示す図である。
【図１９】スケジュール管理サーバーの図３のフローによる抽出結果を示す図である。
【図２０】メール情報ＤＢに新たに格納される情報を示す図である。
【図２１】メール管理サーバーの図９のフローによる抽出結果を示す図である。
【図２２】週報情報ＤＢに新たに格納される情報を示す図である。
【図２３】週報管理サーバーの図１４のフローによる抽出結果を示す図である。
【図２４】外出先情報ＤＢを示す図である。
【図２５】交通費申請画面を示す図である。
【図２６】ＳＱＬ文を示す図である。
【図２７】交通費申請補助情報の画面を示す図である。
【図２８】リンク情報を示す図である。
【図２９】本発明の第二の実施の形態のシステム構成図である。
【図３０】抽出ルールＤＢのスキーマを示す図である。
【図３１】スケジュールＤＢからの抽出結果を示す図である。
【図３２】メールＤＢからの抽出結果を示す図である。
【図３３】週報ＤＢからの抽出結果を示す図である。
【図３４】外出先情報ＤＢの結果を示す図である。
【図３５】交通費申請補助情報画面を示す図である。
【図３６】本発明の第三の実施の形態のシステム構成図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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