(57)【要約】【課題】ＩＳＯ１４００１規格等の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業を削減できる法令その他の規定の要求事項順守方法を提供する。【解決手段】法令その他の規定の要求事項順守方法を、法令その他の規定により要求される要求事項を抽出する抽出工程と、抽出工程で抽出された要求事項を実行する実行手段を策定する策定工程と、策定工程で策定された実行手段を共通する活動内容によって関連付ける関連付け工程と、関連付け工程で関連付けられた実行手段を統合する統合工程とを有するように構成し、活動内容が共通する実行手段が重複して文書化されることを防ぐ。また、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出するように構成し、期間または期限を基準に実行手段を選出させる。【選択図】なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
法令その他の規定の要求事項を順守する方法であって、
法令その他の規定により要求される要求事項を抽出する抽出工程と、
前記抽出工程で抽出された要求事項を実行する実行手段を策定する策定工程と、
前記策定工程で策定された実行手段を共通する活動内容によって関連付ける関連付け工程と、
前記関連付け工程で関連付けられた実行手段を統合する統合工程と
を有することを特徴とする法令その他の規定の要求事項順守方法。
【請求項２】
前記統合工程で統合された実行手段を、
実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出する選出工程を
さらに有することを特徴とする請求項１に記載の法令その他の規定の要求事項順守方法。
【請求項３】
前記統合工程で統合された実行手段を、
実行手段の責任者または責任部門を基準に選出する選出工程を
さらに有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の法令その他の規定の要求事項順守方法。
【請求項４】
前記統合工程で統合された実行手段の外に実行手段が追加された場合に、
追加された実行手段の数に応じて料金を課する課金工程を
さらに有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の法令その他の規定の要求事項順守方法。
【請求項５】
前記要求事項が、国際標準化機構において発効された環境マネジメントシステム（ＩＳＯ１４００１）または日本工業規格において制定された環境マネジメントシステム（ＪＩＳＱ１４００１）において要求される要求事項であることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の法令その他の規定の要求事項順守方法。
【請求項６】
前記要求事項が、国際標準化機構において発効された品質マネジメントシステム（ＩＳＯ９００１）または日本工業規格において制定された品質マネジメントシステム（ＪＩＳＱ９００１）において要求される要求事項であることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の法令その他の規定の要求事項順守方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、法令その他の規定の要求事項を順守する方法に関し、特に要求事項を実行するための実行手段に着目した要求事項の順守方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業などの組織においては、企業活動が環境に及ぼす影響や製品やサービスの品質保証への関心の高まりから、国際的な規格に従い組織の環境管理や品質管理に関する仕組みや活動を改善する取り組みが行われている。例えば、国際標準化機構において発効された環境マネジメントシステム（以下、ＩＳＯ１４００１という場合がある）や品質マネジメントシステム（以下、ＩＳＯ９００１という場合がある）は世界的に普及しており、多くの組織が各規格の認証の取得や維持に取り組んでいる。
【０００３】
例えば、ＩＳＯ１４００１規格の認証取得や認証取得後の維持管理においては、規格に定められた要求事項を順守していることが求められる。ここでこの要求事項が、具体的な数値などによる管理基準を示すものではなく、組織の業種や規模によって異なる環境方針に基づき、組織に応じて要求事項を実行するための実行手段を策定するものであるために、ＩＳＯ１４００１規格の認証取得や認証取得後の維持管理には要求事項に関する専門知識が必要である。
【０００４】
また、ＩＳＯ１４００１規格の認証取得や認証取得後の維持管理においては、環境方針や実行手段などを文書化し、常に最適な文書にするように管理し、実績を記録することが求められる。そのために組織は、環境マネジメントマニュアルと、その二次文書である各種規定と、実行に必要な各種手順書と各種様式を作成しており、文書化に多くの時間を費やし、文書管理や記録も煩雑であり、ＩＳＯ１４００１規格の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業は膨大である。
【０００５】
そこで、データベースから要求事項を特定するための選択肢を利用者に提示し、利用者が選択肢を選択することで必要な要求事項を容易に特定できる要求事項管理方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００６】
さらに、文書を複数の組織で共通する群共通文書と、組織ごと異なる群個別文書とに分けて、群共通文書の修正時にこの群に属する他の組織の群共通文書の修正を行うことで文書を効率的に修正できるスケジュール管理方法が提案されている（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−７３８９９号公報（特許請求の範囲  請求項１，９，１０）
【特許文献２】特開２００２−１３２９７４号公報（特許請求の範囲  請求項８，９）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、前記要求事項管理方法では、要求事項の管理を行うものにすぎないことから、依然として実行手段の策定には要求事項に関する専門知識が必要である。また、実行手段の文書化や文書管理や記録にともなう事務作業は従来どおりであることから、依然として規格の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業は膨大なままである。
【０００８】
また、前記スケジュール管理方法では、複数の組織に対してコンサルティングを行うコンサルタントの立場からすれば文書管理を効率的に行えるものの、組織の立場からすれば文書化すべき文書の数に変わりがないことから、依然として規格の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業は膨大なままである。
【０００９】
そこで、この発明では、前記した問題を解決し、文書化すべき文書の数を減らすことで、規格の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業を削減できる法令その他の規定の要求事項順守方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
発明者は、従来から要求事項を実施する実行手段が要求事項ごとに策定されていることに着目し、実質的に同一な実行手段が要求事項ごとに重複して文書化されていることを見出し、この発明を完成させるに至った。
【００１１】
前記課題を解決するため、請求項１に係る発明では、法令その他の規定の要求事項順守方法を、法令その他の規定により要求される要求事項を抽出する抽出工程と、抽出工程で抽出された要求事項を実行する実行手段を策定する策定工程と、策定工程で策定された実行手段を共通する活動内容によって関連付ける関連付け工程と、関連付け工程で関連付けられた実行手段を統合する統合工程とを有するように構成した。
【００１２】
請求項２に係る発明では、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出するようにした。
【００１３】
請求項３に係る発明では、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の責任者または責任部門を基準に選出するようにした。
【００１４】
請求項４に係る発明では、統合工程で統合された実行手段の外に実行手段が追加された場合に、追加された実行手段の数に応じて料金を課するようにした。
【００１５】
請求項５に係る発明では、要求事項を国際標準化機構において発効された環境マネジメントシステム（ＩＳＯ１４００１）または日本工業規格において制定された環境マネジメントシステム（ＪＩＳＱ１４００１）において要求される要求事項とした。
【００１６】
請求項６に係る発明では、要求事項を国際標準化機構において発効された品質マネジメントシステム（ＩＳＯ９００１）または日本工業規格において制定された品質マネジメントシステム（ＪＩＳＱ９００１）において要求される要求事項とした。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１に係る発明によれば、関連付け工程で関連付けられた実行手段を統合する統合工程を有するように構成したので、活動内容が共通する実行手段が重複して文書化されることを解消できる。その結果として、文書化すべき文書の数を減らすことができ、常に最適な文書にするように管理することが求められる文書の数を減らすことができるので、規格の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業を削減でき、法令その他の規定の要求事項を容易に順守することができる。
【００１８】
請求項２に係る発明によれば、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出するようにしたので、従来のようにマネジメントマニュアルなどを探さなくとも、例えばある月に実行すべき実行手段を同時に漏れなく把握でき、要求事項の順守を容易に管理することができる。また、月ごとに年間を通じてその月に実行すべき実行手段を選出すれば、年間計画表や月次計画表を作成することができ、審査までの目標やスケジュールも容易に管理することもできる。さらに、これらの計画表に実績を記入する欄を設ければ、文書と記録とを一体化させることができ、文書の数を減らすことができる。
【００１９】
請求項３に係る発明によれば、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の責任者または責任部門を基準に選出するようにしたので、従来のようにマネジメントマニュアルなどを探さなくとも、各責任者や各責任部門は責任を負うべき実行手段を同時に漏れなく把握することができる。また、統合工程で統合された実行手段を、実行手段の責任者または責任部門とともに、実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出するようにすれば、各責任者や各責任部門は責任を負うべき実行手段の全体像を容易に漏れなく把握することもでき、スケジュールも容易に管理することができる。例えば、実行手段を実行時期等と責任者等とを基準に選出して一覧表を作成すれば、この一覧表によって進捗状況を一見して把握することができる。さらに、この一覧表に従えば要求事項を満たすことができるために、従来のようなマネジメントマニュアルの作成や改訂の必要性もなく、マネジメントマニュアル中の不整合やマネジメントマニュアルと規定などの他の文書との不整合も生じず、審査における不適合も解消できる。
【００２０】
請求項４に係る発明によれば、統合工程で統合された実行手段の外に実行手段が追加された場合に、追加された実行手段の数に応じて料金を課するようにしたので、マネジメントシステムの構築や見直しの際に、実行手段が不用意に追加されることを防ぐことができる。
【００２１】
請求項５に係る発明によれば、要求事項を国際標準化機構において発効された環境マネジメントシステム（ＩＳＯ１４００１）または日本工業規格において制定された環境マネジメントシステム（ＪＩＳＱ１４００１）において要求される要求事項としたので、ＩＳＯ１４００１規格等の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業を削減でき、ＩＳＯ１４００１規格等の要求事項を容易に順守することができる。
【００２２】
請求項６に係る発明によれば、要求事項を国際標準化機構において発効された品質マネジメントシステム（ＩＳＯ９００１）または日本工業規格において制定された品質マネジメントシステム（ＪＩＳＱ９００１）において要求される要求事項としたので、ＩＳＯ９００１規格等の認証取得や認証取得後の維持管理にともなう事務作業を削減でき、ＩＳＯ９００１規格等の要求事項を容易に順守することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
次に、この発明の実施形態について２００４年改訂ＩＳＯ１４００１規格（以下、規格という場合がある）に関し、特に環境マネジメントシステムの構築や見直しの際の実施形態について詳細に説明する。この発明に係る法令その他の規定の要求事項順守方法は、規格により要求される要求事項を抽出する抽出工程と、抽出工程で抽出した要求事項を実行する実行手段を策定する策定工程と、策定工程で策定した実行手段を共通する活動内容によって関連付ける関連付け工程と、関連付け工程で関連付けた実行手段を統合する統合工程とを有している。
【００２４】
抽出工程は、規格からこの規格により要求される要求事項を抽出する工程である。例えば、規格「４．５．３不適合並びに是正処置及び予防処置」には、「組織は、顕在及び潜在の不適合に対応するための並びに是正処置及び予防処置をとるための手順を確立し、実施し、維持すること。その手順では、次の事項に対する要求事項を定めること。ａ）不適合を特定し、修正し、それらの環境影響を緩和するための処置をとる。ｂ）不適合を調査し、原因を特定し、再発を防ぐための処置をとる。ｃ）不適合を予防するための処置の必要性を評価し、発生を防ぐために立案された適切な処置を実施する。ｄ）とられた是正処置及び予防処置の結果を記録する。ｅ）とられた是正処置及び予防処置の有効性をレビューする。とられた処置は、問題の大きさ、及び生じた環境影響に見合ったものであること。組織は、いかなる必要な変更も環境マネジメントシステム文書に確実に反映すること。」が定められており、この規格から手順の確立、詳細には是正処置手順や予防処置手順の確立などといった要求事項を抽出するものである。
【００２５】
策定工程は、抽出工程で抽出した要求事項を実行する実行手段を策定する工程である。例えば、是正処置手順の確立といった要求事項を実行する実行手段として、不適合の特定、修正および緩和処置、原因の特定、再発防止策の実施、処置の完了確認、実施した是正処置の有効性レビュー、環境マネジメントシステム文書の変更、記録の実行手段を策定するものである。ここで実行手段とは、規格により要求される要求事項を実行する手段であって、例えば前述した規格４．５．３で求められる是正処置手順の確立のためのａ）からｅ）の事項を実行する手段のことをいい、具体的には不適合基準、修正および緩和処置の責任者等の指名基準や処置期限の決定基準のことをいう。
【００２６】
関連付け工程は、策定工程で策定した実行手段を共通する活動内容によって関連付ける工程である。例えば、是正処置手順の確立を実行する再発防止策の実施と、予防処置手順の確立を実行する予防処置の必要性の評価および適切な処置の実施とが、組織が取り組むべき活動内容において共通することから、再発防止策の実施と予防処置の必要性の評価および適切な処置の実施とを関連付けるものである。ここで活動内容とは、組織が取り組む具体的な内容のことをいい、ある不適合を防ぐという意味では、再発防止策の実施と適切な予防処置の実施とは共通する活動内容である。
【００２７】
統合工程は、関連付け工程で関連付けた実行手段を統合する工程である。例えば、再発防止策の実施と予防処置の必要性の評価および適切な処置の実施とを統合するものである。より具体的には、前述した規格４．５．３に定められた要求事項のうち、ｂ）不適合を調査し、原因を特定し、再発を防ぐための処置をとることの中で、再発を防ぐための処置をとることと、ｃ）不適合を予防するための処置の必要性を評価し、発生を防ぐために立案された適切な処置を実施することを統合するものである。
【００２８】
以上のような工程を有する法令その他の規定の要求事項順守方法では、活動内容が共通する実行手段を統合することで、実質的に同一な実行手段が重複して文書化されることを解消することができる。
【００２９】
続いて、この発明の他の実施形態について詳細に説明する。他の実施形態に係る規格の要求事項順守方法は、前述した工程に続き、統合工程で統合した実行手段を実行手段の実行期間または実行期限を基準に選出する期間等選出工程と、統合工程で統合した実行手段を実行手段の責任者または責任部門を基準に選出する責任者等選出工程とを有している。さらに、統合工程で統合した実行手段の外に実行手段が追加された場合に、追加された実行手段の数に応じて料金を課する課金工程も有している。
【００３０】
期間等選出工程は、統合工程で統合した実行手段を実行期間または実行期限を基準に選出する工程である。例えば、是正処置手順の文書化や不適合の特定などといった実行手段に、その実行手段を実行すべき実行期間や実行期限の情報を付与し、この実行期間や実行期限の情報から実行手段を選出するものである。
【００３１】
責任者等選出工程は、統合工程で統合した実行手段を実行手段の責任者または責任部門を基準に選出する工程である。例えば、是正処置手順の文書化や不適合の特定などといった実行手段に、その実行手段を実行すべき責任者または責任部門の情報を付与し、この責任者または責任部門の情報から実行手段を選出するものである。
【００３２】
課金工程は、統合工程で統合した実行手段の外に実行手段が追加された場合に、追加された実行手段の数に応じて料金を課する工程である。例えば、予防処置手順の確立といった要求事項を順守するために、予防処置の必要性の評価および適切な処置の実施いった実行手段が追加された場合には、所定の料金を課するものである。
【００３３】
以上のように構成された他の実施形態に係る法令その他の規定の要求事項順守方法では、期間等選出工程を有することで、期間または期限を基準に実行手段を選出することができる。また、責任者等選出工程を有することで、責任者または責任部門を基準に実行手段を選出することもできる。さらに、課金工程を有することで、実行手段の追加に対して金銭的な負担を負わせることもできる。
【００３４】
以上、この発明の実施形態について説明したが、この発明は前記実施形態には限定されない。例えば、この実施形態ではこの発明に係る法令その他の規定の要求事項順守方法をＩＳＯ１４００１規格の要求事項順守方法として説明したが、順守すべき要求事項が定められた法令その他の規定であればよく、ＩＳＯ９００１規格、国際標準化機構において規格化が進められている企業の社会的責任（ＣＳＲ）、日本情報処理開発協会が管理する個人情報取り扱いに関する認定制度（プライバシーマーク）などであってもよい。また、この発明に係る法令その他の規定の要求事項順守方法をコンピュータシステムによって行うようにしても構わない。