(57)【要約】【課題】  情報管理装置から発行される識別情報を印刷文書に付与し、印刷した文書の識別情報を情報管理装置に通知する機能を持たない印刷装置を文書管理システムに組み込む。【解決手段】  プリントサーバ２００は、プリンタドライバ１０８から受け付けた印刷データを記憶手段に一時保存し、トレーサブルモジュール１０２から文書ＩＤ、印刷データのＩＤ通知により対応する印刷制御を開始し、ポリシーサーバ７００が発行したトレーサブルＩＤを符号画像により印刷ページの所定領域に描画するＩＤ埋め込み文書８００、ＩＤ埋め込み画像８２０にてトレーサブルＩＤを示す印刷確認文書８１０を各ＩＤ埋め込み文書８００の後に印刷する印刷データをトレーサブル非対応プリンタ３００に出力し、スキャナ４００から受信した印刷確認文書８１０の読み取り画像からトレーサブルＩＤを解読してポリシーサーバ７００に通知する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置と、
前記情報管理装置で前記制限情報が管理される文書の印刷を行う印刷装置と、
前記文書の印刷情報および該文書の識別情報を入力して前記印刷装置に対して該文書の印刷指示を行う印刷管理装置と、
を備え、
前記印刷管理装置は、
前記印刷装置に対して前記印刷指示を行うに際して、前記識別情報に基づき前記情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報による前記文書の印刷の可否を問い合わせる問合せ手段と、
前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行された識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段と、
前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段と
を具備する文書管理システム。
【請求項２】
前記印刷情報作成手段は、
前記印刷装置の印刷能力に対応して前記印刷情報にて前記文書に付与する識別情報の付与形態を選択する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記印刷情報作成手段は、
前記印刷指示に基づく印刷の結果確認に用いる確認文書を印刷するための確認文書情報を作成する確認文書作成手段
を具備し、
前記印刷指示手段は、
前記確認文書情報作成手段で作成された確認文書情報を含む印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行い、
前記印刷指示による前記確認文書情報にて印刷された確認文書に基づく前記印刷装置での印刷の結果確認情報を前記印刷管理装置に対して通知する
請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記確認文書作成手段は、
前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報に対して１頁の確認文書を作成し、
前記印刷指示手段は、
前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の最後の頁の後に前記確認文書を印刷する前記確認文書情報を付加して前記印刷指示を行う
請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記確認文書作成手段は、
前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の各頁に対応してそれぞれ１頁の確認文書を作成し、
前記印刷指示手段は、
前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の各頁の後に前記確認文書を印刷する前記確認文書情報をそれぞれ付加して前記印刷指示を行う
請求項３記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記印刷装置で印刷された前記確認文書の画像を読取る画像読取装置
を更に具備し、
前記印刷の結果確認情報の通知は、
前記画像読取装置で読取られた前記確認文書の画像を前記印刷管理装置に転送することにより行われ、
前記印刷管理装置は、
前記画像読取装置から転送された前記確認文書の画像に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段
を具備する請求項３記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書の印刷情報および該文書の識別情報を取得する取得手段と、
前記文書の印刷指示を前記印刷装置に対して行うに際して、前記取得手段で取得した前記識別情報に基づき、前記文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報を問い合わせる問合せ手段と、
前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行され識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段と、
前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段と、
前記印刷指示手段による印刷指示に基づく印刷の結果確認情報を受信する受信手段と、  前記受信手段で受信した前記結果確認情報に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段と
を具備する印刷管理装置。
【請求項８】
コンピュータを、
文書の印刷情報および該文書の識別情報を取得する取得手段、
前記文書の印刷指示を前記印刷装置に対して行うに際して、前記取得手段で取得した前記識別情報に基づき、前記文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報を問い合わせる問合せ手段、
前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行され識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段、
前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段、
前記印刷指示手段による印刷指示に基づく印刷の結果確認情報を受信する受信手段と、  前記受信手段で受信した前記結果確認情報に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段
として機能させる印刷管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、印刷管理装置、印刷管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書にＩＤを付与して該文書に対して行われる印刷・廃棄等の各種操作を追跡管理する従来の技術として、特許文献１の「文書管理システム、文書廃棄装置および文書管理方法」では、書類ＩＤに関連付けて印刷物の出力状態および廃棄情報を管理する文書管理サーバと、書類ＩＤが付された印刷物を出力するプリンタ、電子黒板、ＭＦＰと、印刷物を廃棄処理するネットワークシュレッダであって、書類ＩＤを読取る読取手段と、この読取手段により読取った書類ＩＤが付された印刷物が廃棄されたことを文書管理サーバに通知する廃棄通知手段とを備えたネットワークシュレッダにより、印刷出力された重要書類、機密書類などの文書を最終的に廃棄されるまで厳重に管理することが可能な文書管理システムに関する技術が開示されている。
【０００３】
また、印刷した文書に対する各種操作を追跡管理する別の従来技術として、特許文献２の「出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法、出力文書管理プログラム」では、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷するプリンタと、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバとを有し、端末は、出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数とともに出力文書管理サーバに依頼する。出力文書管理サーバは、所定の文書の印刷を依頼された場合に、所定の手順で印刷することをプリンタに指示する。プリンタは、印刷指示を受けると、所定の文書を印刷する用紙の用紙ＩＤを読取り、読取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバに送信する。出力文書管理サーバは、用紙ＩＤを受信し、受信した用紙ＩＤとともに文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録して管理することによって、文書の出力から廃棄までを管理可能にする技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００７-００４４３１号公報
【特許文献２】特開２００５-１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、印刷した文書の追跡管理を行うためには、情報管理装置との通信により文書の印刷時に情報管理装置にて発行された該文書の識別情報を付加して印刷したり、印刷処理のステータスを情報管理装置に直接通知したりする等の機能を有する印刷装置が必要となるが、そのために上記のような機能を有さない既存の印刷装置を廃棄して新たな印刷装置を購入するのは利用者の費用の負担が大きくなる。
【０００５】
本発明は、情報管理装置との通信により印刷時に情報管理装置にて発行された印刷文書の識別情報を付加した印刷文書を印刷し、印刷文書の印刷完了を情報管理装置に直接通知する機能を持たない既存の印刷装置を使用して、情報管理装置が発行した印刷文書の識別情報の埋め込み印刷が可能で、印刷文書が印刷されたことを情報管理装置に通知して、以後の印刷文書に対する操作を監視して印刷した文書を管理することができる文書管理システム、印刷管理装置、印刷管理プログラムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、請求項１の発明は、文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置と、前記情報管理装置で前記制限情報が管理される文書の印刷を行う印刷装置と、前記文書の印刷情報および該文書の識別情報を入力して前記印刷装置に対して該文書の印刷指示を行う印刷管理装置とを備え、前記印刷管理装置は、前記印刷装置に対して前記印刷指示を行うに際して、前記識別情報に基づき前記情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報による前記文書の印刷の可否を問い合わせる問合せ手段と、前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行された識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段と、前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段とを具備する。
【０００７】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記印刷情報作成手段は、前記印刷装置の印刷能力に対応して前記印刷情報にて前記文書に付与する識別情報の付与形態を選択する。
【０００８】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記印刷情報作成手段は、前記印刷指示に基づく印刷の結果確認に用いる確認文書を印刷するための確認文書情報を作成する確認文書作成手段を具備し、前記印刷指示手段は、前記確認文書情報作成手段で作成された確認文書情報を含む印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行い、前記印刷指示による前記確認文書情報にて印刷された確認文書に基づく前記印刷装置での印刷の結果確認情報を前記印刷管理装置に対して通知する。
【０００９】
また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記確認文書作成手段は、前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報に対して１頁の確認文書を作成し、前記印刷指示手段は、前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の最後の頁の後に前記確認文書を印刷する前記確認文書情報を付加して前記印刷指示を行う。
【００１０】
また、請求項５の発明は、請求項３の発明において、前記確認文書作成手段は、前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の各頁に対応してそれぞれ１頁の確認文書を印刷する前記確認文書情報を作成し、前記印刷指示手段は、前記印刷情報作成手段で作成された印刷情報の各頁の後に前記確認文書をそれぞれ付加して前記印刷指示を行う。
【００１１】
また、請求項６の発明は、請求項３の発明において、前記印刷装置で印刷された前記確認文書の画像を読取る画像読取装置を更に具備し、前記印刷の結果確認情報の通知は、前記画像読取装置で読取られた前記確認文書の画像を前記印刷管理装置に転送することにより行われ、前記印刷管理装置は、前記画像読取装置から転送された前記確認文書の画像に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段を具備する。
【００１２】
また、請求項７の発明は、文書の印刷情報および該文書の識別情報を取得する取得手段と、前記文書の印刷指示を前記印刷装置に対して行うに際して、前記取得手段で取得した前記識別情報に基づき、前記文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報を問い合わせる問合せ手段と、前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行され識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段と、前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段と、前記印刷指示手段による印刷指示に基づく印刷の結果確認情報を受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記結果確認情報に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段とを具備する。
【００１３】
また、請求項８の発明は、コンピュータを、文書の印刷情報および該文書の識別情報を取得する取得手段、前記文書の印刷指示を前記印刷装置に対して行うに際して、前記取得手段で取得した前記識別情報に基づき、前記文書の識別情報に対応して該文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置に対して該識別情報で識別される文書の制限情報を問い合わせる問合せ手段、前記問合せ手段による問い合わせ結果に基づき前記文書の印刷が許可された場合は、前記印刷情報に前記情報管理装置から発行され識別情報を付与した印刷情報を作成する印刷情報作成手段、前記印刷情報作成手段で作成した印刷情報を用いて前記印刷装置に前記印刷指示を行う印刷指示手段、前記印刷指示手段による印刷指示に基づく印刷の結果確認情報を受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記結果確認情報に基づき前記印刷装置で印刷された文書を前記情報管理装置に登録する登録手段として機能させる。
【発明の効果】
【００１４】
情報管理装置との通信により情報管理装置から発行を受けた印刷文書の識別情報を付加した文書を印刷し、印刷出力の完了を情報管理装置に直接通知する機能を持たない印刷装置を文書管理システムに導入して使用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本発明の実施例について、添付図面を参照しながら説明する。
【００１６】
以下、実施例の説明において、「文書ＩＤ」とは、情報管理装置（以下、「ポリシーサーバ」）にて機密レベルが文書毎に設定して管理されている電子文書の識別情報であり、「トレーサブルＩＤ」とは、印刷して出力される文書に対してポリシーサーバが発行した識別情報であり、符号画像を用いて印刷文書に付加される。
【００１７】
また、以下、実施例の説明において、「トレーサブル対応プリンタ」とは、ポリシーサーバとネットワークを介して通信を行い、印刷文書に付加するトレーサブルＩＤの発行を印刷時に要求し、発行されたトレーサブルＩＤを符号化して埋め込んだ画像を印刷文書の画像に合成して印刷される文書（以下、ＩＤ埋め込み文書と称す）を印刷し、印刷したＩＤ埋め込み文書の印刷が完了したことを、ポリシーサーバに自ら直接通知する機能を有したプリンタを「トレーサブル対応プリンタ」と称し、これに対して、ポリシーサーバとの通信によりトレーサブルＩＤの発行を受けてトレーサブルＩＤを付加した文書を印刷する機能、印刷出力の完了をポリシーサーバに直接通知する機能を持たないプリンタを「トレーサブル非対応プリンタ」と称する。
【００１８】
図１は、本発明の文書管理システムの概要を示すブロック図である。
【００１９】
図１において、ポリシーサーバ７００は、電子文書、紙文書を問わずそれぞれに識別情報を発行し、識別情報を発行した各文書に対しては機密レベルを設定し、文書に対するユーザの操作およびシステムによる処理を、文書に設定された機密レベルに応じて制限し、機密レベルが設定された文書を管理する。
【００２０】
ユーザ端末１００は、電子文書の印刷データ（印刷情報）をプリントサーバ（印刷管理装置）２００に出力する。
【００２１】
アプリケーション部１０１は、ポリシーサーバ７００が文書に対して設定した機密レベルに対応する処理制限情報７０９（制限情報）に基づいて、ユーザによる電子文書の閲覧・編集・印刷処理を制御するアプリケーションプログラムである。
【００２２】
プリンタドライバ１０８は、アプリケーション部１０１からの印刷指示に基づいて、ユーザ端末１００に設けられた表示装置に印刷操作画面を出力し、ユーザによる印刷操作画面における入力データと、アプリケーション部１０１にて印刷が指示された電子文書の文書データに基づいて印刷データを作成する。
【００２３】
トレーサブルモジュール１０２は、アプリケーション部１０１からの呼び出しにて起動する制御プログラムであって、印刷される電子文書の文書ＩＤ、プリンタドライバ１０８がプリントサーバ２００に出力し、プリンタドライバ１０８とプリントサーバ２００の双方にて認識可能な印刷データの識別情報となるＩＤ（以下、印刷データＩＤ）、印刷操作を行ったユーザの識別情報、ユーザ端末１００の識別情報を含む印刷操作情報を、プリントサーバ２００に送信してＩＤ埋め込み文書８００の印刷処理の開始を要求する。
【００２４】
プリントサーバ２００は、ネットワークを介して共有されるトレーサブル対応プリンタ６００、あるいは、トレーサブル非対応プリンタ３００への印刷データを、プリンタにて処理可能となる時期まで蓄積して管理する。
【００２５】
特に、トレーサブル非対応プリンタ３００を出力先とするＩＤ埋め込み文書８００の印刷において、プリントサーバ２００は、印刷データＩＤの通知によるトレーサブルモジュール１０２からの印刷指示を処理の開始トリガとし、ポリシーサーバ７００との処理の連携によってＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０を印刷するための印刷データを出力先のトレーサブル非対応プリンタ３００に出力し、出力先のプリンタに対する印刷制御を行う。
【００２６】
また、プリントサーバ２００は、印刷確認文書８１０の読取り画像データをネットワークを介して接続されたスキャナ４００から受信すると、受信した画像データから符号画像に埋め込まれたトレーサブルＩＤを解読し、トレーサブルＩＤに対応するＩＤ埋め込み文書８００の印刷が確認されたことをポリシーサーバ７００に通知する。
【００２７】
印刷確認文書８１０は、ユーザ端末１００にログインして印刷操作を行ったユーザの識別情報として、ユーザ名、ユーザＩＤを印刷するユーザ情報印刷領域８４０、ポリシーサーバ７００によって発行されたトレーサブルＩＤが付与されたＩＤ埋め込み文書８００の元になる電子文書の文書ＩＤが可視可能に印刷される文書ＩＤ印刷領域８３０、印刷文書に対してポリシーサーバ７００が発行したトレーサブルＩＤを示す情報をＱＲコード等の符号画像に埋め込んで印刷したＩＤ埋め込み画像８２０を有する。
【００２８】
ＩＤ埋め込み文書８００は、ポリシーサーバ７００が文書を管理するために印刷文書に発行したトレーサブルＩＤが符号画像にて埋め込まれ、印刷された文書がシステム内の文書処理装置によって、複写、スキャン、廃棄される際、ＩＤ埋め込み文書８００に埋め込まれた符号画像からトレーサブルＩＤが読取られ、文書に対する操作の内容がポリシーサーバ７００に通知されることにより、印刷された後の文書に対する各操作が管理される文書である。
【００２９】
図３の（Ａ）は、印刷文書全体（特に複数ページ、複数部数の文書）に対して一つのトレーサブルＩＤを発行して文書を管理する場合のＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０の印刷イメージであり、ポリシーサーバ７００が発行したトレーサブルＩＤの符号画像（図３の９０２１、９０３１、９０４１）を、1ページから３ページまでの印刷文書（図３の９０２、９０３、９０４）にそれぞれ付加して印刷し、トレーサブルＩＤを示すＱＲコード（図３の９０５１）が描画された印刷確認文書８１０を、ＩＤ埋め込み文書８００の最終ページ（図３の９０４）の印刷後、続けて印刷する例である。
【００３０】
一方、図３の（Ｂ）は、ページ単位でトレーサブルＩＤを発行、付与して文書を管理する場合のＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０の印刷イメージであり、ポリシーサーバ７００によって各ページに個別に発行されたトレーサブルＩＤを示す符号画像（図３の９０７１、９０８１、９０９１）を、ＩＤ埋め込み文書８００(図３の９０７、９０８、９０９）にそれぞれ埋め込むとともに、各ＩＤ埋め込み文書８００に付したトレーサブルＩＤを示すＱＲコード（図３の９１０１、９１１１、９１２１）を描画した印刷確認文書８１０（図３の９１０、９２０、９３０）を、トレーサブルＩＤに対応する各ＩＤ埋め込み文書８００の後にそれぞれに挿入して印刷する場合の例である。
【００３１】
１ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０７）の符号画像（図３の９０７１）に埋め込まれたトレーサブルＩＤが、１ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０７）に続けて印刷される印刷確認文書１（図３の９１０）のＱＲコード（図３の９１０１）にも埋め込まれて印刷される。
【００３２】
同じく、２ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０８）の符号画像符号画像（図３の９０８１）に埋め込まれたトレーサブルＩＤが、２ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０８）に続けて印刷される印刷確認文書２（図３の９１１）のＱＲコード（図３の９１１１）にも埋め込まれて印刷される。
【００３３】
さらに、３ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０９）の符号画像（図３の９０９１）に埋め込まれたトレーサブルＩＤが、３ページ目のＩＤ埋め込み文書（図３の９０９）に続けて印刷される印刷確認文書３（図３の９１２）のＱＲコード（図３の９１２１）にも埋め込まれて印刷される。
【００３４】
プリントサーバ２００は、印刷データの出力先としてユーザが指定可能な各プリンタに関する情報（トレーサブルプリンタの対応機種か否か、印刷解像度、カラー印刷機能の有無等の処理能力）を、ネットワークを介して各プリンタから取得し、取得した情報を記憶手段に記録して管理する。
【００３５】
プリントサーバ２００は、ユーザ端末１００のトレーサブルモジュール１０２からの印刷データＩＤを含む印刷操作情報の受信により、印刷される電子文書の文書ＩＤ、出力先として指定されたプリンタの処理能力、機種情報、印刷データにて指定された印刷設定を通知するデータをポリシーサーバ７００に送信して印刷処理の可否を問い合わせる。
【００３６】
プリントサーバ２００は、ポリシーサーバ７００によって印刷が許可されＩＤ埋め込み文書８００の印刷データと、ＩＤ埋め込み文書８００の印刷データに基づいて印刷される各印刷ページに付したトレーサブルＩＤを、ポリシーサーバ７００から受け取ると、各ＩＤ埋め込み文書８００のトレーサブルＩＤを示す印刷確認文書８１０を印刷する新たな印刷データを作成して出力先のプリンタに出力し、プリンタドライバ１０８から受け取った対応する元の印刷データを廃棄する。
【００３７】
プリントサーバ２００は、メールの添付ファイルあるいはファイル転送にてスキャナ４００から受け取った印刷確認文書８１０の読取り画像データから検出されるコード画像埋め込み部８２０の解析によってトレーサブルＩＤを読取り、印刷確認文書８１０の読取りによるＩＤ埋め込み文書８００の印刷確認操作が行われたことを、読取ったトレーサブルＩＤとともにポリシーサーバ７００に通知するデータを作成してポリシーサーバ７００に送信する。
【００３８】
ポリシーサーバ７００は、プリントサーバ２００から通知された文書ＩＤにて取得される電子文書に設定された機密レベルと、プリントサーバ２００から通知された出力先となるプリンタの機種情報、プリンタの処理能力に基づいて出力先における印刷の可否を判断し、印刷可能と判断した場合は、印刷される電子文書に設定された機密レベルに応じてトレーサブルＩＤの埋め込み方法（付与形態）を決定し、印刷される電子文書の文書データを読取って取得し、プリントサーバ２００から受け取った出力先のプリンタにおける印刷設定、ＩＤ埋め込み文書８００に対して発行したトレーサブルＩＤを、決定した埋め込み方法による符号画像を用いて印刷文書の所定位置に合成して印刷するためのＩＤ埋め込み文書８００の印刷データを作成し、作成した印刷データと、印刷データにおける各ページに付したトレーサブルＩＤを通知するデータをプリントサーバ２００に出力する。
【００３９】
ポリシーサーバ７００は、プリントサーバ２００から受信したトレーサブルＩＤに対応する文書の処理状態を印刷完了に変更し、印刷後のＩＤ埋め込み文書８００に対するスキャン、廃棄、複写等の文書操作を監視する。
【００４０】
スキャナ４００は、印刷確認文書８１０の画像読取り操作を検出すると、メール送信、あるいは、ファイル転送のいずれにて印刷確認文書８１０の読取り画像データをプリントサーバ２００に送信するか判定し、メール送信の場合は、読取り画像データを添付するとともに、プリントサーバ２００を宛先とするメールを作成してメールサーバ５００に送信し、ファイル転送の場合は、印刷確認文書８１０の読取り画像データ（結果確認情報）をファイル転送プロトコルにてプリントサーバ２００に送信する。
【００４１】
次に、図１に示したポリシーサーバ７００、ユーザ端末１００、プリントサーバ２００、スキャナ４００の機能を図２のブロック図に示して説明する。
【００４２】
図２のユーザ端末１００は、ＩＤ埋め込み文書８００を印刷するための構成として、印刷される電子文書の作成、編集を行い、文書に対する印刷指示操作を行うためのアプリケーション部１０１、文書管理システムにて印刷後の文書操作が管理されるＩＤ埋め込み文書８００の印刷制御をプリントサーバ２００に対して行うトレーサブルモジュール１０２、印刷操作画面を表示手段に出力してユーザに対する印刷操作画面を表示し、指定された印刷設定に基づいて印刷データを作成するプリンタドライバ１０８を有する。
【００４３】
ユーザによる印刷指示操作を検出すると、アプリケーション部１０１は、ユーザ端末１００に設けられた表示装置に印刷操作画面を出力することをプリンタドライバ１０８に指示し、プリンタドライバ１０８は、印刷操作画面にてユーザが入力した印刷設定、および、印刷が指示された電子文書の印刷データをプリントサーバ２００に出力する。
【００４４】
さらに、トレーサブルモジュール１０２は、文書ＩＤ取得部１０３、出力先プリンタ通知部１０４、印刷操作情報取得部１０５、ユーザ端末識別情報取得部１０６を有する。
【００４５】
文書ＩＤ取得部１０３は、アプリケーション部１０１にて印刷が指示された文書の文書ＩＤを取得してトレーサブルモジュール１０２に通知する。
【００４６】
出力先プリンタ通知部１０４は、印刷データの出力先となるプリンタをネットワーク上にて識別するためのプリンタ名を取得する。
【００４７】
印刷操作情報取得部１０５は、ユーザ端末１００にログインしているユーザ名を取得する。
【００４８】
ユーザ端末識別情報取得部１０６は、ユーザ端末１００のＩＰアドレス、ＭＡＣアドレスを取得する。
【００４９】
図２のプリントサーバ２００は、プリンタ能力管理部２０１、メール受信解析部２０３、印刷データ管理部２０４、印刷確認文書画像解析部２０５、印刷状態通知部２０６を具備する。
【００５０】
プリンタ能力管理部２０１は、印刷データの出力先となる各プリンタの機種情報、プリンタの印刷解像度等の処理能力を記録して管理する。
【００５１】
メール受信解析部２０３は、ＩＤ埋め込み画像８２０を含む印刷確認文書８１０の画像データが添付されたメールを、メールサーバ５００を介してプリントサーバ２００から受信し、受信したメールに添付された画像データを印刷確認文書画像解析部２０５に出力して解析を指示する。
【００５２】
印刷確認文書画像解析部２０５は、メール受信解析部２０３から受け取った画像データ、あるいは、スキャナ４００からファイル転送された印刷確認文書８１０の画像データから符号画像を検出して抽出し、抽出した符号画像に埋め込まれたトレーサブルＩＤを解読する。
【００５３】
印刷確認文書画像解析部２０５によってトレーサブルＩＤが解読された場合、解読されたトレーサブルＩＤに対応する印刷データの印刷データＩＤをポリシーサーバ７００に通知する。
【００５４】
印刷データ管理部２０４は、ユーザ端末１００から受信した印刷データに対して印刷データＩＤを発行し、発行した印刷データＩＤをプリンタドライバ１０８に通知し、印刷データをプリントサーバ２００の記憶手段に一時保存し、発行した印刷データＩＤを含む印刷操作情報をトレーサブルモジュール１０２から受信すると、印刷操作情報にて通知された印刷される電子文書の文書ＩＤ、印刷設定情報、出力先となるプリンタの処理能力、機種情報をポリシーサーバ７００に通知して、印刷の可否を問い合わせる。
【００５５】
印刷データ管理部２０４は、ポリシーサーバ７００が作成したＩＤ埋め込み文書８００の印刷データと、各ＩＤ埋め込み文書８００に埋め込まれたトレーサブルＩＤに基づいて、ＩＤ埋め込み文書８００の印刷に続けて印刷確認文書８１０を印刷するための印刷データを作成して出力先となるトレーサブル非対応プリンタ３００に出力し、ＩＤ埋め込み文書８００および印刷確認文書８１０を印刷するためにトレーサブル非対応プリンタ３００に出力した新たな印刷データに対応する元の印刷データを記憶手段にて特定して廃棄し、新たに作成された印刷データに対応する印刷データＩＤと印刷確認文書８１０に埋め込んだトレーサブルＩＤを対応付けして記憶手段に記録し、出力先プリンタにおける印刷処理を監視する。
【００５６】
印刷状態通知部２０６は、印刷確認文書８１０の読取り画像データから読取ったトレーサブルＩＤをポリシーサーバ７００に送信することにより、トレーサブル非対応プリンタ３００によるＩＤ埋め込み文書８００の印刷完了をポリシーサーバ７００に通知する。
【００５７】
スキャナ４００は、文書画像読取部４０３、スキャン画像メール送信部４０２、スキャン画像送信部４０１とを具備する。
【００５８】
文書画像読取部４０３は、印刷確認文書８１０を所定の解像度にて読取り、読取った画像データを所定のファイル形式に変換する。
【００５９】
スキャン画像メール送信部４０２は、文書画像読取部４０３によって作成された画像データを添付したプリントサーバ２００宛のメールを作成してメールサーバ５００に送信する。
【００６０】
スキャン画像送信部４０１は、文書画像読取部４０３によって作成された印刷確認文書８１０の読取り画像データをファイル転送プロトコルによってプリントサーバ２００の記憶手段における所定の格納場所に転送する。
【００６１】
図２のポリシーサーバ７００は、ポリシーサーバ７００全体を統括して制御するポリシーサーバ制御部７０１、ポリシーサーバ記憶部７０６を有する。
【００６２】
ポリシーサーバ記憶部７０６は、印刷文書管理情報７０７、文書管理情報７０８、処理制限情報７０９を記憶する。
文書管理情報７０８は、文書管理システムにて管理される文書の識別子としての文書ＩＤ、文書の機密レベルを含む情報を記憶する。
【００６３】
印刷文書管理情報７０７は、図４に示すように、プリントサーバ２００を介してトレーサブル非対応プリンタ３００にて印刷されたＩＤ埋め込み文書８００に関する情報を記録し、印刷された電子文書の文書ＩＤ、電子文書に設定された機密レベル、印刷するＩＤ埋め込み文書８００に付与したトレーサブルＩＤ、各トレーサブルＩＤに対応するＩＤ埋め込み文書８００の印刷確認状況を記録する処理状態、印刷文書が出力されるプリンタを示す出力先プリンタ、出力先プリンタに対して印刷指示操作を行ったユーザ端末１００にログインしている印刷ユーザ、印刷操作が行われたユーザ端末１００の識別情報を示す要求元端末が記録される。
【００６４】
また、印刷文書管理情報７０７は、ＩＤ埋め込み文書８００の文書ＩＤに対して、各印刷ページに発行して付与されたトレーサブルＩＤが記録される。
【００６５】
なお、プリントサーバ２００にて管理されるプリンタ能力管理情報を、印刷文書管理情報７０７に記録されている出力先プリンタのプリンタＩＤにて参照することによって、出力先プリンタがトレーサブル対応であるか否かを判断するための機種情報、プリンタの能力情報が取得できる。
【００６６】
処理制限情報７０９は、文書の機密レベルに応じたトレーサブル非対応プリンタ３００による代替印刷の可否を記録し、代替印刷が可能な設定が行われている機密レベルであって、特に、条件付にて許可する場合は、その条件を示す情報をさらに記録する。
【００６７】
再度、図２に戻り、ポリシーサーバ制御部７０１は、トレーサブルＩＤ発行管理部７０２、文書ファイル読取部７０３、ＩＤ埋め込み方法決定部７０４、ＩＤ埋め込み文書データ作成部７０５をさらに有する。
【００６８】
トレーサブルＩＤ発行管理部７０２は、システムの設定に基づいた単位（文書全体、あるいは、文書のページ毎）にて印刷する文書にトレーサブルＩＤを発行するとともに、発行したトレーサブルＩＤを付した印刷文書の処理状況（出力先となるプリンタでの印刷中、印刷確認待ち）を印刷文書管理情報７０７に記録して管理する。
【００６９】
文書ファイル読取部７０３は、文書ＩＤに対応する文書データを読取り、読取った文書データをＩＤ埋め込み文書データ作成部７０５に出力する。
【００７０】
ＩＤ埋め込み方法決定部７０４は、プリントサーバ２００から通知される文書ＩＤにて文書管理情報７０８から特定される文書の機密レベル、機密レベルに対応した文書に対する処理の制限情報を処理制限情報７０９から読取り、プリントサーバ２００から通知される出力先プリンタの能力情報、機種情報に基づいて、出力先となるプリンタによる文書の印刷が可能であるかを判断し、印刷可能であると判断した場合は、トレーサブルＩＤを埋め込む符号画像の種類を決定し、ＩＤ埋め込み文書８００に印刷する符号画像の種類をＩＤ埋め込み文書データ作成部７０５に通知する。
【００７１】
ＩＤ埋め込み文書データ作成部７０５は、文書ファイル読取部７０３によって読取られた印刷する電子文書の文書データ、プリントサーバ２００から通知される印刷設定、ＩＤ埋め込み方法決定部７０４にて決定したトレーサブルＩＤを埋め込む符号画像の種類、トレーサブルＩＤ発行管理部７０２にて発行したトレーサブルＩＤに基づいて、ＩＤ埋め込み文書８００の印刷データを作成し、作成したＩＤ埋め込み文書８００の印刷データおよびＩＤ埋め込み文書８００のページ番号とページ番号に対応するトレーサブルＩＤを通知するデータを作成してプリントサーバ２００に送信する。
【００７２】
次に、本発明の文書管理システムにおいて、トレーサブル非対応プリンタ３００によるＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０の印刷、および、印刷確認文書８１０による印刷確認処理の一例を図５のシーケンス図に示して説明する。
【００７３】
ユーザ端末１００のアプリケーション部１０１は、ユーザによる印刷指示操作の検出により、ユーザ端末１００に設けられた表示装置に対する印刷操作画面の出力をプリンタドライバ１０８に指示する（Ｓ０１）。
【００７４】
プリンタドライバ１０８は、アプリケーション部１０１が参照中で、なおかつ、印刷が指示された電子文書のデータと、印刷操作画面にて入力された印刷設定に基づいて印刷データを作成してプリントサーバ２００に出力する（Ｓ０２）。
【００７５】
プリントサーバ２００は、ユーザ端末１００から受信した印刷データを、印刷データを個別に識別する印刷データＩＤを付与して記憶手段に保存し、印刷データに付与した印刷データＩＤをユーザ端末１００のプリンタドライバ１０８に通知する（Ｓ０３）。
【００７６】
プリンタドライバ１０８は、プリンタドライバ２００に対する印刷データの出力完了をプリントサーバ２００から通知された印刷データＩＤにてアプリケーション部１０１に通知し、トレーサブルモジュール１０２は、トレーサブル非対応プリンタ３００によるＩＤ埋め込み文書８００の印刷開始をアプリケーション部１０１からの印刷データＩＤ通知にて検出し、印刷データＩＤに対応する印刷データの作成に関与した印刷する電子文書の文書ＩＤ、プリントサーバ２００にて発行、通知された印刷データＩＤ、印刷操作を行ったユーザ端末１００にログインしているユーザの識別情報、ユーザ端末１００の識別情報を取得する（Ｓ０４）。
【００７７】
トレーサブルモジュール１０２は、印刷される電子文書の文書ＩＤ、プリントサーバ２００、ポリシーサーバ７００がユーザ端末１００を特定するためのユーザ端末１００のＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、プリンタドライバ１０８がプリントサーバ２００に出力した印刷データを識別する印刷データＩＤ、印刷データが作成された時間、出力先となるプリンタの識別情報、印刷操作を行ったユーザ端末１００にログインしたユーザを特定するためのユーザ識別情報（ユーザ名・ユーザＩＤ）を記録した印刷操作情報をプリントサーバ２００に通知する（Ｓ０５）。
【００７８】
プリントサーバ２００は、印刷データＩＤを含む印刷操作情報をユーザ端末１００のトレーサブルモジュール１０２から受信することにより、印刷データＩＤに対応する印刷データを記憶手段から読取って印刷処理を開始し、印刷操作情報から読取った文書ＩＤと、出力先プリンタの処理能力、出力先プリンタの機種情報をポリシーサーバ７００に送信して印刷の可否を問い合わせる（Ｓ０６）。
【００７９】
ポリシーサーバ７００は、印刷する文書に付加するトレーサブルＩＤを発行し、プリントサーバ２００から通知された出力先となるプリンタの処理能力、印刷される電子文書に設定されている機密レベルに基づいて、出力先となるプリンタにてトレーサブルＩＤを埋め込んだ印刷処理が可能であるか否かを判断し、印刷可能と判断した場合は、印刷文書おけるトレーサブルＩＤの埋め込み方法を決定する（Ｓ０７）。
【００８０】
ポリシーサーバ７００は、決定したトレーサブルＩＤの埋め込み方法に対応する符号画像を印刷される電子文書の印刷画像に合成するＩＤ埋め込み文書８００の印刷データを作成し、ＩＤ埋め込み文書８００の印刷データと各ＩＤ埋め込み文書８００に埋め込んだトレーサブルＩＤを、ＩＤ埋め込み文書８００の対応するページ属性とを組にして通知するデータをプリントサーバ２００に送信する（Ｓ０８）。
【００８１】
プリントサーバ２００は、ＩＤ埋め込み文書８００に付与したトレーサブルＩＤを示すコード埋め込み画像８２０が描画された印刷確認文書８１０を、印刷確認文書８１０に対応するＩＤ埋め込み文書８００の印刷後に続けて印刷するための印刷データを作成してトレーサブル非対応プリンタ３００に出力する（Ｓ０９）。
【００８２】
トレーサブル非対応プリンタ３００は、プリントサーバ２００が作成した印刷データに基づいてＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０を印刷出力する（Ｓ１０）。
【００８３】
プリントサーバ２００は、トレーサブル非対応プリンタ３００にて印刷が完了したＩＤ埋め込み文書８００、印刷確認文書８１０のトレーサブルＩＤを記憶手段に保存し、スキャナ４００から印刷確認文書８１０の読取り画像データが送信されることを監視する（Ｓ１１）。
【００８４】
スキャナ４００は、ユーザによる印刷確認文書８１０の画像読取り指示操作を検出することにより、印刷確認文書８１０の画像を文書画像読取り部４０３にて読取り（Ｓ１３）、文書画像読取部４０３にて読取った読取り画像の転送方法としてメール転送あるいはファイル転送のいずれにて転送するかを決定する（Ｓ１３）。
【００８５】
ステップＳ１３の処理にて決定した転送方法がファイル転送の場合（Ｓ１３ＮＯ）、スキャナ４００は、印刷確認文書８１０の読取り画像データをファイル転送プロトコルにてプリントサーバ２００に送信する（Ｓ１４）。
【００８６】
一方、決定した転送方法がメール転送の場合（Ｓ１３ＹＥＳ）、読取った印刷確認文書８１０の読取データを所定のファイル形式に変換してメールに添付したプリントサーバ２００宛てのメールを作成してメールサーバ５００に送信し（Ｓ１５）、メールサーバ５００は、スキャナ４００から受信したプリントサーバ２００宛てのメールをプリントサーバ２００に転送する（Ｓ１６）。
【００８７】
プリントサーバ２００は、メール転送あるいはファイル転送にてスキャナ４００から送付された印刷確認文書８１０の読取り画像データからＩＤ埋め込み画像８２０を検出してトレーサブルＩＤを読取り、読取ったトレーサブルＩＤをポリシーサーバ７００に送信することで、送信したトレーサブルＩＤに対応するＩＤ埋め込み文書８００の印刷確認が行われたことを通知する（Ｓ１７）。
【００８８】
ポリシーサーバ７００は、プリントサーバ２００から通知されたトレーサブルＩＤに対応する印刷文書管理情報７０７に記録されたＩＤ埋め込み文書８００の処理状態の内容を印刷完了に変更し、システムにおけるＩＤ埋め込み文書８００に対する文書操作を監視する（Ｓ１８）。
【産業上の利用可能性】
【００８９】
本発明の文書管理システム、印刷管理装置、印刷管理プログラムは、文書の識別情報に対応して文書の処理を制限する制限情報を管理する情報管理装置にて文書が管理される文書管理システムにおいて、符号画像にて識別情報を付加した印刷文書を印刷し、印刷した文書の印刷確認を行うために情報管理装置と通信する機能を持たない印刷装置を、文書管理システムに組み込むのに有効である。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明の文書管理システムの概要を示すブロック図
【図２】図１に示したポリシーサーバ、ユーザ端末、プリントサーバ、スキャナの機能ブロック図。
【図３】印刷確認文書、ＩＤ埋め込み文書の印刷イメージの一例を示す図。
【図４】印刷文書管理情報、能力管理情報、処理制限情報の一例を示す図。
【図５】トレーサブル非対応プリンタにて印刷確認文書を印刷し、印刷確認文書にて印刷確認を行う処理の一例を示すシーケンス図。
【符号の説明】
【００９１】
１００  ユーザ端末
１０１  アプリケーション部
１０２  トレーサブルモジュール
１０３  文書ＩＤ取得部
１０４  出力先プリンタ通知部
１０５  印刷操作情報取得部
１０６  ユーザ端末識別情報取得部
１０８  プリンタドライバ
２００  プリントサーバ
２０１  プリンタ能力管理部
２０３  メール受信解析部
２０４  印刷データ管理部 
２０５  印刷確認文書画像解析部
２０６  印刷状態通知部
３００  トレーサブル非対応プリンタ
４００  スキャナ
４０１  スキャン画像送信部
４０２  スキャン画像メール送信部
４０３  文書画像読取部
５００  メールサーバ
６００  トレーサブル対応プリンタ
７００  ポリシーサーバ
７０１  ポリシーサーバ制御部
７０２  トレーサブルＩＤ発行管理部
７０３  文書ファイル読取部
７０４  ＩＤ埋め込み方法決定部
７０５  ＩＤ埋め込み文書データ作成部
７０６  ポリシーサーバ記憶部
７０７  印刷文書管理情報
７０８  文書管理情報
７０９  処理制限情報
８００  ＩＤ埋め込み文書
８１０  印刷確認文書
８２０  ＩＤ埋め込み画像
８３０  文書ＩＤ印刷領域
８４０  ユーザ情報印刷領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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