(57)【要約】      （修正有）【課題】本来は処分すべきでない書類が誤って処分されようとしていることを作業者に知らせる。【解決手段】ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と情報登録日と保管状況とを対応付けて記憶するデータベース３０１から少なくとも書類特定情報と情報登録日とを取得するために、処分する書類２１に付された無線タグ２１ａに記憶されているＩＤコードを複数の書類２１について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダライタ２０１，２５１から受信したＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力し、検索指令に応じて取得した書類特定情報をディスプレイ１０２に表示し、検索指令に応じて取得した情報登録日から現在までの期間を算出し、算出した期間が予め設定されている保管期間を経過していて処分しても良いかどうかを判定し、保管期間が経過しておらずに処分不可と判定された書類２１のディスプレイ表示には警告表示を行なう。【選択図】図１
2009242072.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理を実行する情報処理部と、
前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、
前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、
書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、
前記情報処理部が、ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と情報登録日と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と情報登録日とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する手段と、
前記情報処理部が、前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する手段と、
前記情報処理部が、前記検索指令に応じて取得した情報登録日から現在までの期間を算出し、算出した期間が予め設定されている保管期間を経過しているかどうかを判定する手段と、
前記情報処理部が、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期間が経過していないと判定された書類に警告表示をする手段と、
前記情報処理部が、前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する手段と、
を備える書類管理装置。
【請求項２】
情報処理を実行する情報処理部と、
前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、
前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、
書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、
前記情報処理部が、ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と保管期限と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と保管期限とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する手段と、
前記情報処理部が、前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する手段と、
前記情報処理部が、前記検索指令に応じて取得した保管期限が経過しているかどうかを判定する手段と、
前記情報処理部が、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期限が経過していないと判定された書類に警告表示をする手段と、
前記情報処理部が、前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する手段と、
を備える書類管理装置。
【請求項３】
前記情報処理部は、
前記入力部による保管期間の入力を許容し、
前記入力部によって入力された保管期間を前記予め設定されている保管期間として用いる、
請求項２記載の書類管理装置。
【請求項４】
前記情報処理部は、
前記検索指令に応じて、前記データベースにＩＤコードに対応付けて記憶されている書類種別も取得し、
書類種別毎に保管期間を定義する保管期間定義に従い、前記取得した書類種別から得た保管期間を前記予め設定されている保管期間として用いる、
請求項２記載の書類管理装置。
【請求項５】
前記情報処理部は、
前記入力部による前記警告表示された書類のキャンセル入力を許容し、
前記入力部によってキャンセル入力された書類のＩＤコードをキャンセルした前記変更指令を出力する、
請求項１ないし４のいずれか一記載の書類管理装置。
【請求項６】
前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備えるコンピュータにインストールされ、当該コンピュータに、
ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と情報登録日と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と情報登録日とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する機能と、
前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する機能と、
前記情報処理部が、前記検索指令に応じて取得した情報登録日から現在までの期間を算出し、算出した期間が予め設定されている保管期間を経過しているかどうかを判定する機能と、
前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期間が経過していないと判定された書類に警告表示をする機能と、
前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する機能と、
を実行させる機械読み取り可能な書類管理用のコンピュータプログラム。
【請求項７】
前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備えるコンピュータにインストールされ、当該コンピュータに、
ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と保管期限と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と保管期限とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する機能と、
前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する機能と、
前記検索指令に応じて取得した保管期限が経過しているかどうかを判定する機能と、
前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期限が経過していないと判定された書類に警告表示をする機能と、
前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する機能と、
を実行させる機械読み取り可能な書類管理用のコンピュータプログラム。
【請求項８】
書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダと、
情報処理を実行する情報処理部と、前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、前記無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備える書類管理装置と、
ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と情報登録日と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースを構築する記憶装置と、
を備え、
前記書類管理装置の前記情報処理部は、
前記データベースから少なくとも書類特定情報と情報登録日とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する処理と、
前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する処理と、
前記検索指令に応じて取得した情報登録日から現在までの期間を算出し、算出した期間が予め設定されている保管期間を経過しているかどうかを判定する処理と、
前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期間が経過していないと判定された書類に警告表示をする処理と、
前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する処理と、
を実行する、
書類管理システム。
【請求項９】
書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダと、
情報処理を実行する情報処理部と、前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、前記無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備える書類管理装置と、
ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と保管期限と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースを構築する記憶装置と、
を備え、
前記書類管理装置の前記情報処理部は、
前記データベースから少なくとも書類特定情報と保管期限とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する処理と、
前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する処理と、
前記検索指令に応じて取得した保管期限が経過しているかどうかを判定する処理と、
前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期限が経過していないと判定された書類に警告表示をする処理と、
前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する処理と、
を実行する、
書類管理システム。
【請求項１０】
前記無線タグリーダは、
複数の書類を重ね合わせた状態で収納する収納部を有し、
前記収納部に重ね合わせた状態で収納された複数の書類の同一箇所に付されている複数個の前記無線タグに等距離となる位置にアンテナを有する、
請求項８又は９記載の書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、近距離無線通信システムを利用して書類の保管場所等を管理するための書類管理装置、書類管理用のコンピュータプログラム及び書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、近距離無線通信を利用し、書類の保管場所等を管理するための書類管理システムの開発が進められ、実用化されている。このような書類管理システムでの近距離無線通信は、書類に予め付しておいた無線タグにＩＤコードを記憶させたり、無線タグからＩＤコードを読み取ったりすることに利用される。書類管理システムは、書類を特定するＩＤコードに対応付けて書類名や保管場所等を記憶するデータベースを構築し、このデータベースによって書類の保管場所等を管理する。そこで、一例として、書類保管棚から所望の書類を取り出し、その無線タグからＩＤコードを読み取り、このＩＤコードを検索キーとしてデータベースを検索することで、データベースに登録されている情報を得たり、書類の貸し出し管理を行なったりすることができる。
【０００３】
上述したような書類管理システムは、例えば特許文献１に開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−０３７５６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
書類の種類によっては、保管していた書類の処分が発生することがある。例えば、税務書類については、その種別に応じて５年、７年、１０年というような保管義務があるため、それらの保管義務期間は書類を保管しておかなければならない反面、保管義務期間が経過してしまえば廃棄やダンボール詰め等をして処分をすることができる。また、債権書類については、債務履行期間が経過してしまえばもはや保管しておく価値がなくなるため、廃棄やダンボール詰め等をして処分をしても問題がない。このような管理期間は、法律上の義務や実益、契約上の義務や実益、全くの任意等というような各種の観点から、事実上、書類種別毎に決められているといっても過言ではない。
【０００６】
ところが、処分作業には、本来は処分すべきではない書類を誤って処分してしまうという事故が発生する危険性がつきまとう。このような事故は、古い書類から新しい書類の順に書類保管棚に書類を保管するというような運用を採用している場合に生じ易い。こうした運用を採用する場合には、人間の自然な心理として、書類の保管順序の正しさを妄信し易いために、書類保管棚中のある領域の書類を、丹念に確かめることなく一括して処分することになり易いからである。つまり、一括して処分した領域中に誤って保管期間が経過していない書類が混入する可能性は否定できず、この場合には、処分する書類群に保管期間が未だ経過していない書類が混ざっていることを看過し、本来は処分すべきでない書類を誤って処分してしまいがちである。
【０００７】
上記特許文献１には、デーベースに保管期限を記憶しておき、保管期限が到来した対象物については、これを保管する保管棚の領域を発光光源の点灯によって報知することが記載されている（請求項５、段落００３４参照）。
【０００８】
しかしながら、特許文献１における当該記載は、本来は処分すべきでない書類を誤って処分してしまうことがあるという上記問題に対して、何らの解決策を提供するものではない。
【０００９】
本発明は、このような点に鑑みなされたもので、本来は処分すべきでない書類が誤って処分されようとする場合に、その旨を作業者に知らせ得るようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の書類管理装置は、情報処理を実行する情報処理部と、前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備え、前記情報処理部が、（１）ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と情報登録日と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と情報登録日とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する処理と、（２）前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する処理と、（３）前記検索指令に応じて取得した情報登録日から現在までの期間を算出し、算出した期間が予め設定されている保管期間を経過しているかどうかを判定する処理と、（４）前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期間が経過していないと判定された書類に警告表示をする処理と、（５）前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する処理と、を実行することで、上記課題を解決する。
【００１１】
別の面から見た本発明の書類管理装置は、情報処理を実行する情報処理部と、前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備え、前記情報処理部が、（１１）ＩＤコードに書類特定情報と保管場所と保管期限と保管状況とを対応付けて記憶するデータベースから少なくとも書類特定情報と保管期限とを取得するために、前記通信インターフェースを介して受信した前記無線タグリーダが出力するＩＤコードを検索キーとする検索指令を出力する処理と、（１２）前記検索指令に応じて取得した書類特定情報を前記ディスプレイに表示する処理と、（１３）前記検索指令に応じて取得した保管期限が経過しているかどうかを判定する処理と、（１４）前記ディスプレイに表示されている書類特定情報によって特定される書類中、保管期限が経過していないと判定された書類に警告表示をする処理と、（１５）前記入力部での操作入力に応じて、前記ディスプレイに表示されている書類特定情報で特定される書類のＩＤコードについて、前記データベース中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を出力する処理と、を実行することで、上記課題を解決する。
【００１２】
本発明は、更に、前記情報処理部からの指令に基づいて情報を表示するディスプレイと、前記情報処理部にデータを操作入力するための入力部と、書類に付された無線タグに記憶されているＩＤコードを複数書類について一括読取及び一括出力可能な無線タグリーダとの間でデータ送受信を実行する通信インターフェースと、を備えるコンピュータにインストールされる書類管理用のコンピュータプログラムが当該コンピュータに上記（１）〜（５）の処理、あるいは上記（１１）〜（１５）の処理を実行させることで、上記課題を解決する。
【００１３】
本発明は、更に、上記書類管理装置に、上記無線タグリーダ及びデータベースを構築する記憶装置を加えてシステム構築された書類管理システムにより、上記課題を解決する。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、処分をしようとする複数の書類に付されている無線タグを無線タグリーダに一括読取させると、それらの無線タグに記憶されているＩＤコードを検索キーとしてデータベースから取得した保管期間に基づいてそれらの書類が保管期間を経過しているかどうか、あるいはデータベースから取得した保管期限によってそれらの書類が保管期限を経過しているかどうかが判定され、保管期間又は保管期限が経過していない書類について警告表示をするようにしたので、本来は処分すべきでない書類が誤って処分されようとする場合、その旨を作業者に知らせることができ、したがって、誤った処分がなされる危険性を排除し、処分作業の安全性を確保することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本発明の実施の一形態を図１ないし図１２に基づいて説明する。
【００１６】
図１は、書類管理システム１１の全体構成を示す模式図である。書類管理システム１１は、書類管理コンピュータ（書類管理装置）１０１と、この書類管理コンピュータ１０１に選択的に接続される異なる二種類の無線タグリーダライタ２０１，２５１とを主体として構築されている。書類管理システム１１を構築するその他の主要な構成要素は、データベース３０１を構築する記憶装置３０２及びこの記憶装置３０２にアクセス可能なサーバ３０３であり、更に別の主要な構成要素はクライアントコンピュータ４０１である。書類管理コンピュータ１０１とサーバ３０３とは例えば無線ＬＡＮ５０１によってデータ通信自在に接続され、サーバ３０３と個々のクライアントコンピュータ４０１とは例えば有線や無線のＬＡＮ５０２によってデータ通信自在に接続されている。クライアントコンピュータ４０１は、例えば部門Ａ、部門Ｂというように、場所的に異なる様々なところに設置可能であり、ＬＡＮ５０２で接続されていれば、いかなる場所からもサーバ３０３にアクセスすることができる。
【００１７】
書類管理コンピュータ１０１及び無線タグリーダライタ２０１，２５１は、管理対象である書類２１の在庫登録、貸出／返却、及び処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）のために用いられる。これらの書類２１は、書類保管棚３１に保管される。このような書類２１の在庫登録、貸出／返却、及び処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）に際しては、書類２１に付されている無線タグ２１ａとの間で無線タグリーダライタ２０１，２５１がＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）による近距離無線通信を実行し、データベース３０１に必要な情報を記録する。このような書類２１の在庫登録、貸出／返却、及び処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）のための各種処理内容の詳細については、後に詳述する。
【００１８】
図２は、無線タグリーダライタ２０１の斜視図である。無線タグリーダライタ２０１は、基部２０２の上部にコントローラ２０３と壁部２０４とがコの字型に配置され、コの字の内側に収納部２０５を形成している。コントローラ２０３には、電源スイッチ２０６ａと三つのインジケータ２０６ｂとが配置されている。収納部２０５の底面を形成する基部２０２には、凹部２０５ａが形成され、基部２０２に収納させた書類２１の取り出し作業を容易にしている。このような無線タグリーダライタ２０１は、基部２０２の内部とコントローラ２０３の内部とにアンテナ２０７（図３参照）を内蔵している。このアンテナ２０７としては、ループアンテナが用いられている。これにより、複数の書類２１を縦向きに重ね合せて基部２０２に収納した場合には（図１参照）、基部２０２に埋設されているアンテナ２０７と全ての書類２１に付されている無線タグ２１ａとの間の距離が等距離となる。また、複数の書類２１を横向きに重ね合せて基部２０２に収納した場合には（図２参照）、コントローラ２０３に埋設されているアンテナ２０７と全ての書類２１に付されている無線タグ２１ａとの間の距離が等距離となる。もっとも、このようなアンテナ２０７と無線タグ２１ａとの距離の関係は、全ての無線タグ２１ａが全ての書類２１において同一箇所に付されていることを条件として成立する。
【００１９】
図３は、無線タグリーダライタ２０１のハードウェア構成を示すブロック図である。無線タグリーダライタ２０１は、コントローラ２０３に図３に示すハードウェア構造物を内蔵している。このハードウェア構造物は、各種プロセスをシーケンシャルに実行する主制御部２０８を頭脳として動作する。主制御部２０８は、集積回路によって構成されたデジタル回路であり、レジスト領域２０８ａに一時データ等を一時記憶しながらシーケンシャルな処理プロセスを順次実行する。このような主制御部２０８は、無線タグ２１ａに送信する送信データを符号化部２０９で符号化して変調部２１０に出力する。変調部２１０は、キャリア発振器２１１より出力される搬送波に符号化部２０９から出力された送信データを乗せて変調信号として出力する。この際、キャリア発振器２１１は、一例として、１３．５６ＭＨｚの周波数の搬送波を発生する。出力された変調信号は、増幅器２１２で増幅され、送信フィルタ２１３で必要なフィルタリングが施された後、共振回路２１４に出力される。すると、共振回路２１４は、入力した信号に基づく共振動作を開始し、アンテナ２０７から送信信号を電磁波として出力する。
【００２０】
これにより、アンテナ２０７の近傍に無線タグ２１ａが位置付けられると、無線タグ２１ａに電磁誘導作用によって起電力が与えられ、無線タグ２１ａと主制御部２０８との間では通信可能な状態となる。つまり、共振回路２１４の出力側には受信フィルタ２１５が接続されており、起電力を与えられた無線タグ２１ａが出力する信号は受信フィルタ２１５に入力されてフィルタリングされた後、増幅器２１６で増幅されて復調部２１７で復調される。復調部２１７で復調された信号波形は２値化処理部２１８で２値化されると、復号部２１９で復号されて主制御部２０８に入力される。こうして、無線タグ２１ａと主制御部２０８との間で、データ通信が可能となる。主制御部２０８は、データ送受信回路２２０を介して書類管理コンピュータ１０１に接続されており、書類管理コンピュータ１０１から指令を受けたり、無線タグ２１ａから読み取ったデータを書類管理コンピュータ１０１に送信出力したりする。
【００２１】
なお、無線タグリーダライタ２５１も、以上説明したような無線タグリーダライタ２０１のハードウェア構成と略同一のハードウェア構成が採用されている。
【００２２】
図４は、無線タグリーダライタ２０１の主制御部２０８が実行する無線タグ２１ａの一括読取及び一括出力の処理の流れを示すフローチャートである。この処理は、無線タグリーダライタ２０１が書類管理コンピュータ１０１より貸出／返却又は処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）の実行指令を受けた場合になされる処理である。
【００２３】
無線タグリーダライタ２０１は、書類管理コンピュータ１０１より貸出／返却又は処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）の実行指令を受信すると（ステップＳ１１）、符号化部２０９にＩＤコードの送信要求を伴う送信データを出力する（ステップＳ１２）。これにより、無線タグリーダライタ２０１は、無線タグ２１ａとデータ送信可能な状態となる。この際、無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に複数の書類２１が一度に載せられ、複数個の無線タグ２１ａがアンテナ２０７にかざされた状態となったとしても、それらの複数個の無線タグ２１ａとは時間的に完全に同時に通信することはできない。このような場合であっても、無線タグリーダライタ２０１は一つ一つの無線タグ２１ａとのみ順番にデータ通信を実行し、一つ一つの無線タグ２１ａから順番にＩＤコードを取得することになる。このため、既にデータ通信済みである無線タグ２１ａと再び無線通信状態になり、既に取得しているＩＤコードと同一のＩＤコードを再度取得することも生じ得る。図４に示すフローチャートの処理では、そのような場合の対処も含まれている。以下、説明を続ける。
【００２４】
主制御部２０８は、無線タグ２１ａからＩＤコードを受信すると（ステップＳ１３のＹ）、レジスト領域２０８ａをチェックし（ステップＳ１４）、既に受信済みのＩＤコードではないかどうかを判定する（ステップＳ１５）。既に受信済みのＩＤコードであると判定した場合には（ステップＳ１５のＹ）、ＩＤコードの受信判定待機（ステップＳ１３）に復帰する。これに対して、既に受信済みのＩＤコードではないと判定した場合には（ステップＳ１５のＮ）、その受信したＩＤコードをレジスト領域２０８ａにレジストする（ステップＳ１６）。主制御部２０８は、このような一連の処理（ステップＳ１３〜ステップＳ１６）を、所定時間のタイムアップを判定するまで（ステップＳ１７のＹ）、繰り返し実行する（ステップＳ１７のＮ）。この場合にタイムアップの有無が判定される所定時間は、収納部２０５に載置された許容量、例えば３０個の書類２１が載せられた場合に、それらの書類２１に付されている全ての無線タグ２１ａの読み取りが完了するのに十分な時間に設定されている。その結果、主制御部２０８がタイムアップを判定した（ステップＳ１７のＹ）際には、収納部２０５に載置された全ての書類２１に付されている無線タグ２１ａからＩＤコードが読み取られ、読み取られた全てのＩＤコードがレジスト領域２０８ａにレジストされている状態となっている。
【００２５】
そこで、主制御部２０８は、タイムアップを判定すると（ステップＳ１７のＹ）、レジスト領域２０８ａにレジストした全てのＩＤコードを、データ送受信回路２２０を介して書類管理コンピュータ１０１に一括して送信出力する（ステップＳ１８）。そして、レジスト領域２０８ａをレジストクリアした後（ステップＳ１９）、ＩＤコードの受信判定待機（ステップＳ１３）に復帰する。
【００２６】
なお、無線タグリーダライタ２５１も、以上説明したような無線タグリーダライタ２０１の処理と略同一の処理を実行する。
【００２７】
図５は、サーバ３０３のハードウェア構成を示すブロック図である。サーバ３０３は、その外観態様として、タワー型の本体３０４を基本構成として備え（図１参照）、この本体３０４に対して、ディスプレイ３０５とキーボード３０６とポインティングデバイス３０７とが接続されて構成されている（図５参照）。このようなサーバ３０３は、そのハードウェア構成として、各種演算処理を実行して各部を制御する情報処理部としてのＣＰＵ３５１を有する。ＣＰＵ３５１には、固定データを固定的に記憶するＲＯＭ３５２と、可変データを書き換え自在に記憶するＲＡＭ３５３と、ディスプレイ３０５に表示する表示画像を生成するＶＲＡＭ３５４と、ＨＤＤ３５５とがシステムバス３５６を介して接続されている。一例として、ＨＤＤ３５５には、ＯＳ（オペレーティングシステム）やアプリケーションソフトウェア等のコンピュータプログラム（図示せず）が記憶保存されており、このようなコンピュータプログラムは、その全部又は一部がサーバ３０３の起動時にＲＡＭ３５３に移されて使用される。
【００２８】
前述したディスプレイ３０５、キーボード３０６及びポインティングデバイス３０７は、Ｉ／Ｏ３５７及び通信インターフェース３５８と共に、システムバス３５６を介してＣＰＵ３５１に接続され、ＣＰＵ３５１による制御を受ける。通信インターフェース３５８は、書類管理コンピュータ１０１との間では無線ＬＡＮ５０１を介してのデータ通信をハードウェア及びソフトウェア上でサポートし、クライアントコンピュータ４０１との間ではＬＡＮ５０２を介してのデータ通信をハードウェア及びソフトウェア上でサポートする。
【００２９】
図６（ａ）は、データベース３０１での管理情報の一例を示す模式図である。図６（ａ）に例示するデータベース３０１では、個々の書類２１を特定するためのＩＤコード３０１ａに対応付けて、書類２１の名称３０１ｂ（書類特定情報）、書類２１の保管場所３０１ｃ（棚、段）、データベース３０１への登録日３０１ｄ、書類２１の種別３０１ｅ、書類２１の保管期間３０１ｆ−１（法律、設定）、及び書類２１の貸出情報３０１ｇが登録可能となっている。
【００３０】
ここで、サーバ３０３にインストールされているアプリケーションプログラムは、書類種別毎に保管期間を定義する保管期間定義（図示せず）を含んでいる。そこで、そのアプリケーションプログラムは、その保管期間定義に従い、書類２１の種別３０１ｅに登録されている書類種別に応じた保管期間を保管期間３０１ｆ−１に設定する処理をサーバ３０３のＣＰＵ３５１に実行させる。その結果、データベース３０１には、一例として、税務書類については、種別３０１ｅに登録されている税務書類の書類種別に応じて、５年、７年、１０年というような法定の保管期間が保管期間３０１ｆ−１に登録されている。別の一例として、債権書類については、法定又は任意設定の保管期間としての債務履行可能期間が保管期間３０１ｆ−１に登録されている。その他、契約書類等については、任意設定の保管期間が保管期間３０１ｆ−１に登録されている。もっとも、別の一例として、データベース３０１中の保管期間３０１ｆ−１には、例えば書類管理コンピュータ１０１から送信されたユーザ設定による保管期間が登録されていても良い。
【００３１】
図６（ｂ）は、データベース３０１での管理情報の別の一例を示す模式図である。図６（ｂ）に例示するデータベース３０１では、個々の書類２１を特定するためのＩＤコード３０１ａに対応付けて、書類２１の名称３０１ｂ（書類特定情報）、書類２１の保管場所３０１ｃ（棚、段）、データベース３０１への登録日３０１ｄ、書類２１の種別３０１ｅ、及び書類２１の貸出情報３０１ｇが登録可能となっている。
【００３２】
図６（ｃ）は、データベース３０１での管理情報の更に別の一例を示す模式図である。図６（ｃ）に例示するデータベース３０１では、個々の書類２１を特定するためのＩＤコード３０１ａに対応付けて、書類２１の名称３０１ｂ（書類特定情報）、書類２１の保管場所３０１ｃ（棚、段）、データベース３０１への登録日３０１ｄ（情報登録日）、書類２１の種別３０１ｅ、書類２１の保管期限３０１ｆ−２、及び書類２１の貸出情報３０１ｇが登録可能となっている。
【００３３】
ここで、サーバ３０３にインストールされているアプリケーションプログラムは、書類種別毎に保管期間を定義する保管期間定義（図示せず）を含んでいる。そこで、そのアプリケーションプログラムは、その保管期間定義に従い、書類２１の種別３０１ｅに登録されている書類種別に応じた保管期間を取得し、登録日３０１ｄに登録されている情報登録日から取得した保管期間までの日数に基づいて得られる日付である保管期限を算出し、これを保管期限３０１ｆ−２に設定する処理をサーバ３０３のＣＰＵ３５１に実行させる。その結果、データベース３０１には、一例として、税務書類については、種別３０１ｅに登録されている税務書類の書類種別に応じて定められる法定の保管期間に基づいて算出される保管期限が保管期限３０１ｆ−２に登録されている。別の一例として、債権書類については、債務履行可能期間として法定又は任意設定されている保管期間に基づいて算出される保管期限が保管期限３０１ｆ−２に登録されている。その他、契約書類等については、任意設定の保管期限が保管期限３０１ｆ−２に登録されている。もっとも、別の一例として、データベース３０１中の保管期限３０１ｆ−２には、例えば書類管理コンピュータ１０１から送信されたユーザ設定による保管期限が登録されていても良い。
【００３４】
本実施の形態では、図６（ａ）、（ｂ）、（ｃ）のいずれのデータベース３０１をも用いることができる。但し、それらのデータベース３０１の種類毎に、図１１のフローチャート中のステップＳ１０６における期間／期限チェック処理の処理内容が相違してくる。この点について、図１１のフローチャートの説明中で詳しく述べる。
【００３５】
図７は、書類管理コンピュータ１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。書類管理コンピュータ１０１には、一例として、ノートパソコンが用いられている。したがって、書類管理コンピュータ１０１は、その外観態様として、ディスプレイ１０２とキーボード１０３とポインティングデバイス１０４とを備えている（図１参照）。このような書類管理コンピュータ１０１は、そのハードウェア構成として、各種演算処理を実行して各部を制御する情報処理部としてのＣＰＵ１５１を有する。ＣＰＵ１５１には、固定データを固定的に記憶するＲＯＭ１５２と、可変データを書き換え自在に記憶するＲＡＭ１５３と、ディスプレイ１０２に表示する表示画像を生成するＶＲＡＭ１５４と、ＨＤＤ１５５とがシステムバス１５６を介して接続されている。ＨＤＤ１５５には、ＯＳ１７１（オペレーティングシステム）やアプリケーションソフトウェアである書類管理プログラム１７２等のコンピュータプログラムが記憶保存されており（図８参照）、このようなコンピュータプログラムは、その全部又は一部が書類管理コンピュータ１０１の起動時にＲＡＭ１５３に移されて使用される。
【００３６】
ＣＰＵ１５１には、前述したディスプレイ１０２、キーボード１０３及びポインティングデバイス１０４、Ｉ／Ｏ１５７及び通信インターフェース１５８もシステムバス１５６を介して接続されている。そこで、ディスプレイ１０２は、情報処理部であるＣＰＵ１５１からの指令に基づいてその表示画面に情報を表示する。また、キーボード１０３及びポインティングデバイス１０４は、情報処理部であるＣＰＵ１５１にデータを操作入力するための入力部として機能する。そして、Ｉ／Ｏ１５７には、音声ユニット１５９が接続されている。音声ユニット１５９は、音声合成ＬＳＩを備え、合成音声をスピーカ１６０から出力する。更に、前述した無線タグリーダライタ２０１，２５１は、選択的にＩ／Ｏ１５７に接続することが可能である。通信インターフェース１５８は、サーバ３０３との間での無線ＬＡＮ５０１を介してのデータ通信をハードウェア及びソフトウェア上でサポートする。
【００３７】
図８は、書類管理コンピュータ１０１にインストールされている書類管理用のコンピュータプログラムである書類管理プログラム１７２の概略を示す模式図である。前述したように、書類管理コンピュータ１０１のＨＤＤ１５５には、ＯＳ１７１や書類管理プログラム１７２等のコンピュータプログラムが記憶保存されている。書類管理プログラム１７２は、ＯＳ１７１の上で動作し、各種の処理を書類管理コンピュータ１０１に実行させる。このような書類管理プログラム１７２には、在庫登録モジュール１７３、貸出／返却管理モジュール１７４及び処分処理モジュール１７５が含まれている。書類管理コンピュータ１０１は、これらの在庫登録モジュール１７３、貸出／返却管理モジュール１７４及び処分処理モジュール１７５を起動させることで、書類２１の在庫登録、貸出／返却、及び処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）を支援するための各種処理を実行する。以下、その内容を説明する。
【００３８】
書類２１の在庫登録は、書類管理コンピュータ１０１において、書類管理プログラム１７２に含まれている在庫登録モジュール１７３を起動させて行なう。この状態で、作業者は、無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に書類２１を置き、あるいは無線タグリーダライタ２５１の上空で書類２１を移動させる。これにより、無線タグリーダライタ２０１のアンテナ２０７又は無線タグリーダライタ２５１のアンテナ（図示せず）に書類２１に付されている無線タグ２１ａがかざされた状態となり、無線タグリーダライタ２０１，２５１と無線タグ２１ａとの間で近距離無線通信が確立可能となる。そこで、在庫登録モジュール１７３は、書類管理コンピュータ１０１に、無線タグリーダライタ２０１，２５１によって無線タグ２１ａにＩＤコードを書き込ませる処理を実行させ、また、書類管理コンピュータ１０１のディスプレイ１０２に必要な情報を表示させながら、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって書類２１の名称と保管場所である書類保管棚３１の棚及び段の入力を許容する処理を実行させる。その後、在庫登録モジュール１７３は、無線タグ２１ａに書き込ませたＩＤコードと入力された書類保管棚３１の棚及び段とを紐付けしてサーバ３０３に送信出力させる処理を書類管理コンピュータ１０１に実行させる。その結果、サーバ３０３は、図６（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に例示するようなデータベース３０１を記憶装置３０２に構築していく。
【００３９】
図６（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に例示するようなデータベース３０１が記憶装置３０２に構築されると、サーバ３０３は、クライアントコンピュータ４０１からの在庫照会に応じてデータベース３０１に蓄積されている情報をクライアントコンピュータ４０１に閲覧可能に提供することができる。また、クライアントコンピュータ４０１から貸出予約があった場合には、サーバ３０３においてその旨の認識をすることができ、例えば書類管理コンピュータ１０１に貸出予約があったことを通知したりすることができる。
【００４０】
書類２１の貸出／返却は、書類管理コンピュータ１０１において、書類管理プログラム１７２に含まれている貸出／返却管理モジュール１７４を起動させて行なう。貸出／返却管理モジュール１７４は、キーボード１０３及びポインティングデバイス１０４での入力操作によって、貸出処理をするのか返却処理をするのかを書類管理コンピュータ１０１に選択させることができる。
【００４１】
貸出予約があった場合、作業者は、返却管理モジュール１７４を起動させて貸出処理を選択する。この状態で、作業者による前述した作業によって、無線タグリーダライタ２０１，２５１と書類２１に付されている無線タグ２１ａとの間で近距離無線通信を確立させる。すると、無線タグリーダライタ２０１，２５１は無線タグ２１ａに記録されているＩＤコードを読み取り、書類管理コンピュータ１０１に出力する。この際、無線タグリーダライタ２０１，２５１は、前述したように、複数の書類２１に付されている複数の無線タグ２１ａからＩＤコードを一括して読み取ることができる。そこで、返却管理モジュール１７４は、受信した１又は２以上のＩＤコードを貸出タグに付し、無線ＬＡＮ５０１を介してサーバ３０３に送信出力する処理を書類管理コンピュータ１０１に実行させる。その結果、サーバ３０３は、図６（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に例示するデータベース３０１中の貸出情報３０１ｇに、対応する書類２１が貸出中である旨の情報を書き込む。
【００４２】
貸出があった書類２１が返却された場合、作業者は、返却管理モジュール１７４を起動させて返却処理を選択する。この状態で、作業者による前述した作業によって、無線タグリーダライタ２０１，２５１と書類２１に付されている無線タグ２１ａとの間で近距離無線通信を確立させる。すると、無線タグリーダライタ２０１，２５１は無線タグ２１ａに記録されているＩＤコードを読み取り、書類管理コンピュータ１０１に出力する。この際、無線タグリーダライタ２０１，２５１は、前述したように、複数の書類２１に付されている複数の無線タグ２１ａからＩＤコードを一括して読み取ることができる。そこで、返却管理モジュール１７４は、受信した１又は２以上のＩＤコードを返却タグに付し、無線ＬＡＮ５０１を介してサーバ３０３に送信出力する処理を書類管理コンピュータ１０１に実行させる。その結果、サーバ３０３は、図６（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に例示するデータベース３０１中の貸出情報３０１ｇに、対応する書類２１が返却された旨の情報を書き込む。
【００４３】
書類２１の処分（処分対象の登録、保管場所変更の登録）は、書類管理コンピュータ１０１において、書類管理プログラム１７２に含まれている処分処理モジュール１７５を起動させて行なう。この処理について、以下、詳細に説明する。
【００４４】
図９は、処分作業の手順を例示する模式図である。ここでは、在庫登録済みの書類２１を棚数が三段である書類保管棚３１に保管する一例を示す（図９（ａ）参照）。したがって、書類保管棚３１は、上段３１ｕ、中段３１ｍ及び下段３１ｌの保管場所を有している。そして、このような書類保管棚３１には、古い書類２１から新しい書類２１の順に、上段３１ｕの左側から右側へ、中段３１ｍの左側から右側へ、そして、下段３１ｌの左側から右側へと保管するような運用が採用されているものとする。
【００４５】
このような運用の元、一例として、上段３１ｕの二点鎖線で示す処分領域ＩＡに保管されている書類２１を処分する場合を考える（図９（ａ）参照）。処分をするには、まず、接続状態にした書類管理コンピュータ１０１と無線タグリーダライタ２０１とを書類搬送用のカート４１に載置して処分をする書類保管棚３１の場所まで作業者が赴く（図９（ｂ）参照）。この際、書類管理コンピュータ１０１では、処分処理モジュール１７５を起動させておく。これにより、書類管理コンピュータ１０１及び無線タグリーダライタ２０１は、処分処理を実行可能な状態となる。そこで、図９（ａ）に二点鎖線で示す処分領域ＩＡに保管されている書類２１を書類保管棚３１から取り出し（図９（ｂ）参照）、無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に載置する。これにより、書類管理コンピュータ１０１及び無線タグリーダライタ２０１において、図１０及び図１１に基づいて後述する処分処理（処分対象の登録処理）が実行される。
【００４６】
処分後は、書類保管棚３１に残った書類２１の保管場所の変更作業を行なう。この作業では、先に説明した運用通り、古い書類２１から新しい書類２１の順に、上段３１ｕの左側から右側へ、中段３１ｍの左側から右側へ、そして、下段３１ｌの左側から右側へと書類２１を移動させて保管する（図９（ｃ）参照）。この際、作業者は、移動する全ての書類２１を無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に載置する。これにより、書類管理コンピュータ１０１及び無線タグリーダライタ２０１において、図１０及び図１２に基づいて後述する処分処理（保管場所変更の登録処理）が実行される。
【００４７】
作業終了後は、処分た書類が保管されていた上段３１ｕの二点鎖線で示す処分領域ＩＡに相当する幅の空間領域ＥＡが下段３１ｌに形成される（図９（ｄ）参照）。
【００４８】
図１０は、図８に示す処分処理モジュール１７５によって書類管理コンピュータ１０１が実行する処分処理に際してディスプレイ１０２に表示される画面遷移例を示す模式図である。処分処理モジュール１７５を起動させた書類管理コンピュータ１０１では、図１０に例示するような処分処理のための初期画面Ａ１が表示される。初期画面Ａ１には、「処分対象の登録」と表示されている対象登録ボタンＡ１−１と、「保管場所変更の登録」と表示されている保管場所変更ボタンＡ１−２とが表示される。これらの対象登録ボタンＡ１−１及び保管場所変更ボタンＡ１−２は、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって選択指定可能なオブジェクトとして初期画面Ａ１に表示されている。
【００４９】
対象登録ボタンＡ１−１を選択指定すると、ディスプレイ１０２には対象登録画面Ａ２が表示される。対象登録画面Ａ２には、処分対象となる書類２１の情報、より詳細には、名称、保管場所、登録日、保管期間を一覧表示する一覧表示欄Ａ２−１が表示され、決定ボタンＡ２−２とキャンセルボタンＡ２−３とが表示される。一覧表示欄Ａ２−１の右側には、必要に応じてスクロールバーＡ２−１ａも表示される。これらの一覧表示欄Ａ２−１、スクロールバーＡ２−１ａ、決定ボタンＡ２−２及びキャンセルボタンＡ２−３は、いずれも、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって選択指定可能なオブジェクトとして対象登録画面Ａ２に表示されている。ここで、図１０に基づく説明の途中ではあるが、対象登録ボタンＡ１−１が選択指定された場合に書類管理コンピュータ１０１が実行する処理の流れを図１１のフローチャートに基づいて説明し、適宜、図１０の説明に戻る。
【００５０】
図１１は、処分処理モジュール１７５によって書類管理コンピュータ１０１が実行する処分処理（処分対象の登録処理）の流れを示すフローチャートである。対象登録ボタンＡ１−１が選択指定されて処分対象の登録処理が実行される場合、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、処分作業をする作業者であるユーザに、保管期間の選択入力を許容する（ステップＳ１０１）。これにより、ユーザは、操作部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４を用いてディスプレイ１０２上で保管期間を入力することができる。この場合の保管期間は、一例として、情報登録日から××年、情報登録日から××年××ヶ月等である。もっとも、このステップＳ１０１の処理によって実行される保管期間の選択入力は、ユーザの任意操作であり、スキップすることも可能である。いずれにしても、保管期間又は保管期限については、後のステップＳ１０６で自動チェックがなされるわけであるが、この際にチェックされる保管期間又は保管期限は、ステップＳ１０１でユーザが保管期間を入力した場合にはその入力データが優先して用いられ、入力しなかった場合には書類管理システム１１が管理する保管期間又は保管期限が用いられる。この点については、ステップＳ１０６の説明で詳述する。なお、図１０では、ステップＳ１０１の処理によって実行される保管期間の選択入力のための画面例を省略している。
【００５１】
書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、続いて、ＩＤコードの受信判定に待機する（ステップＳ１０２）。前述したように、作業者は、図９（ａ）に二点鎖線で示す処分領域ＩＡに保管されている書類２１を書類保管棚３１から取り出し（図９（ｂ）参照）、無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に載置する。これにより、無線タグリーダライタ２０１は、収納部２０５に収納した全ての書類２１から、それらに付されている無線タグ２１ａに記憶されているＩＤコードを読み取る（図４のフローチャート中のステップＳ１６参照）。そして、読み取った全てのＩＤコードを一括して書類管理コンピュータ１０１に送信出力する（図４のフローチャート中のステップＳ１８参照）。そこで、書類管理コンピュータ１０１は、無線タグリーダライタ２０１からのＩＤコードの一括送信を受信し、これを判定すると（ステップＳ１０２のＹ）、無線ＬＡＮ５０１を介して、受信したＩＤコードによって特定される書類２１の書類情報をサーバ３０３に一括問い合わせをする（ステップＳ１０３）。つまり、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、データベース３０１から書類特定情報（名称３０１ｂ）や情報登録日（登録日３０１ｄ）等の書類情報を取得するために、無線タグリーダライタ２０１から受信したＩＤコードを検索キーとする検索指令をサーバ３０３に向けて出力するわけである。
【００５２】
サーバ３０３は、書類管理コンピュータ１０１からの書類情報の一括問い合わせ（検索指令）を受信すると、記憶装置３０２に記憶されているデータベース３０１（図６参照）を参照し、受信したＩＤコードを検索キーとして、対応する書類特定情報（名称３０１ｂ）や情報登録日（登録日３０１ｄ）等の書類情報を取得し、無線ＬＡＮ５０１を介して書類管理コンピュータ１０１に返信する。
【００５３】
これにより、書類管理コンピュータ１０１は、サーバ３０３から書類情報を受信し、これを判定すると（ステップＳ１０４のＹ）、図１０に示す対象登録画面Ａ２中の一覧表示欄Ａ２−１に受信した書類情報を一覧表示する（ステップＳ１０５）。これにより、ユーザは、処分する書類２１の書類情報を一覧表示欄Ａ２−１上で確認することができる。
【００５４】
書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、続いて、保管期間又は保管期限のチェック処理を実行する（ステップＳ１０６）。この処理では、ステップＳ１０１でユーザが保管期間を手入力している場合には、その期間が用いられる。これに対して、ステップＳ１０１でユーザが保管期間を手入力していない場合には、データベース３０１の登録情報が参照される。この場合、データベース３０１の登録内容によって、保管期間又は保管期限のチェック処理の内容が異なる。
【００５５】
つまり、書類管理システム１１において、図６（ａ）に示す管理項目を管理しているデータベース３０１が利用されている場合、保管期間３０１ｆ−１が予め設定されている。そこで、この場合、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、ステップＳ１０３の検索指令に応じてデータベース３０１から名称３０１ｂ及び保管場所３０１ｃの他に、登録日３０１ｄ及び保管期間３０１ｆ−１の登録情報をも受信しておく。そして、ステップＳ１０６での保管期限のチェック処理では、受信した登録日３０１ｄの登録情報である情報登録日から、自ら内蔵する時計回路から得られる現在日時までの期間を算出し、算出した期間が受信した保管期間３０１ｆ−１の登録情報である保管期間を経過しているかどうかを判定する。これにより、無線タグリーダライタ２０１で読み取ったＩＤコードによって特定される全ての書類２１について、保管期間が経過しているかどうかを判定することができる。
【００５６】
また、書類管理システム１１において、図６（ｂ）に示す管理項目を管理しているデータベース３０１が利用されている場合、保管期間は管理項目にない。そこで、この場合、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、ステップＳ１０３の検索指令に応じてデータベース３０１から名称３０１ｂ及び保管場所３０１ｃの他に、登録日３０１ｄ及び種別３０１ｅの登録情報を受信しておく。また、書類管理システム１１が図６（ｂ）に示す管理項目を管理しているデータベース３０１を利用するようにシステム構築されている場合には、処分処理モジュール１７５は、書類種別毎に保管期間を定義する保管期間定義（図示せず）を含むように構築されている。この保管期間定義には、一例として、税務書類についてはその書類種別に応じて、５年、７年、１０年というような法定の保管期間が定義されている。別の一例として、債権書類については、法定又は任意設定の保管期間としての債務履行可能期間が定義されている。そこで、処分処理モジュール１７５は、その保管期間定義に従い、受信した種別３０１ｅに登録されている書類種別に応じた保管期間を取得する。そして、ステップＳ１０６での保管期間／期限のチェック処理では、受信した登録日３０１ｄの登録情報である情報登録日から、自ら内蔵する時計回路から得られる現在日時までの期間を算出し、算出した期間が保管期間定義に基づいて取得した保管期間を経過しているかどうかを判定する。これにより、無線タグリーダライタ２０１で読み取ったＩＤコードによって特定される全ての書類２１について、保管期間が経過しているかどうかを判定することができる。
【００５７】
更に、書類管理システム１１において、図６（ｃ）に示す管理項目を管理しているデータベース３０１が利用されている場合、保管期限３０１ｆ−２が予め設定されている。そこで、この場合、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、ステップＳ１０３の検索指令に応じてデータベース３０１から名称３０１ｂ及び保管場所３０１ｃの他に、保管期限３０１ｆ−２の登録情報をも受信しておく。そして、ステップＳ１０６での保管期限のチェック処理では、自ら内蔵する時計回路から得られる現在日時が、受信した保管期限３０１ｆ−２の登録情報である保管期限の日付を経過しているかどうかを判定する。これにより、無線タグリーダライタ２０１で読み取ったＩＤコードによって特定される全ての書類２１について、保管期間が経過しているかどうかを判定することができる。
【００５８】
こうして、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、保管期間又は保管期限のチェック処理を実行すると（ステップＳ１０６）、保管期間又は保管期限内の書類２１があったかどうかを判定する（ステップＳ１０７）。つまり、保管期間又は保管期限内の書類２１ということは、未だ処分の時期が到来していない書類２１ということになるので、ステップＳ１０７の判定処理は、そのような本来的に処分をしてはいけない書類２１が処分た中に混在していないかどうかを確認する処理ということになる。この判定の結果、保管期間又は保管期限内の書類２１があった場合には（ステップＳ１０７のＹ）、図１０に示す一覧表示欄Ａ２−１に、警告表示Ａ２−４を行なう（ステップＳ１０８）。警告表示Ａ２−４は、図１０の中央右に示す対象登録画面Ａ２の一覧表示欄Ａ２−１中に、ハッチングで示している。これにより、ユーザは、一覧表示欄Ａ２−１中、未だ処分の時期が到来しておらず、本来的に処分をしてはいけない書類２１が処分されようとしていることを容易に確認することができる。
【００５９】
図１０に示す対象登録画面Ａ２の一覧表示欄Ａ２−１中、警告表示Ａ２−４がなされている欄は、一例として、ポインティングデバイス１０４のダブルクリック等によって選択指定することができる。この場合、一例として、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、キャンセル画面（図示せず）をポップアップ表示し、キーボード１０３やポインティングデバイス１０４での入力操作によって、その書類２１の処分をキャンセル処理する。そこで、図１１のフローチャート中、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、キャンセル書類ありを判定すると（ステップＳ１０９）、対応する書類２１の処分をキャンセルする（ステップＳ１１０）。
【００６０】
その後、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、図１０に示す対象登録画面Ａ２中の決定ボタンＡ２−２がキーボード１０３又はポインティングデバイス１０４によって選択指定されることで、処分決定を判定する（ステップＳ１１１のＹ）。そして、この判定に応じて、無線ＬＡＮ５０１を介して、保管情報をサーバ３０３に送信し（ステップＳ１１２）、処分処理（処分対象の登録処理）を終了する。ここでの保管情報は、図１０に示す対象登録画面Ａ２中の一覧表示欄Ａ２−１に表示されている書類２１のＩＤコードについて、データベース３０１中の保管状況を処分済みに変更するための変更指令を意味する。したがって、前述したステップＳ１１０でのキャンセル処理は、キャンセル入力された書類２１のＩＤコードを、ステップＳ１１２でサーバ３０３に送信する変更指令から脱落させる処理によって実行される。
【００６１】
サーバ３０３は、書類管理コンピュータ１０１から変更指令を受信すると、データベース３０１中、その変更指令に伴われているＩＤコードを登録しているＩＤコード３０１ａに対応付けられている保管場所３０１ｃの登録データを、一例としてＮｕｌｌコードに変更する。したがって、ＩＤコード３０１ａに登録情報が設定されているにもかかわらず、保管場所３０１ｃにＮｕｌｌコードが登録されていれば、ＩＤコード３０１ａに登録されたＩＤコードによって特定される書類２１は既に処分されていることが分かる。つまり、本実施の形態では、データベース３０１中の保管状況は、ＩＤコード３０１ａの登録情報と保管場所３０１ｃの登録情報とによって示されることになる。
【００６２】
図１０の説明に戻る。図１０に示す初期画面Ａ１中、保管場所変更ボタンＡ１−２が選択指定されると、ディスプレイ１０２には保管場所変更初期画面Ａ３が表示される。保管場所変更初期画面Ａ３は、保管場所を入力するための画面である。そこで、保管場所変更初期画面Ａ３には、書類保管棚３１を特定する棚指定欄Ａ３−１、書類保管棚３１における段（上段３１ｕ、中段３１ｍ、下段３１ｌの別）を指定する段指定欄Ａ３−２、決定ボタンＡ３−３及びキャンセルボタンＡ３−４が配列されている。これらのうち、棚指定欄Ａ３−１及び段指定欄Ａ３−２は、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって入力可能なラジオボックスである。また、決定ボタンＡ３−３及びキャンセルボタンＡ３−４は、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって選択指定可能なオブジェクトとして保管場所変更初期画面Ａ３に表示されている。ここで、図１０に基づく説明の途中ではあるが、保管場所変更ボタンＡ１−２が選択指定された場合に書類管理コンピュータ１０１が実行する処理の流れを図１２のフローチャートに基づいて説明し、適宜、図１０の説明に戻る。
【００６３】
図１２は、処分処理モジュール１７５によって書類管理コンピュータ１０１が実行する処分処理（保管場所変更の登録処理）の流れを示すフローチャートである。書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、初期画面Ａ１において保管場所変更ボタンＡ１−２が選択指定されると、保管場所変更初期画面Ａ３をディスプレイ１０２に表示し、変更後の書類２１の保管場所の入力をユーザに許容する。そこで、ユーザが、保管場所変更初期画面Ａ３において、棚指定欄Ａ３−１中のいずれかのラジオボックスを選択指定し、段指定欄Ａ３−２中のいずれかのラジオボックスを選択指定した後、決定ボタンＡ３−３を選択指定すると、書類管理コンピュータ１０１は、変更後の書類２１の保管場所の入力を受け付ける（ステップＳ２０１）。
【００６４】
その後、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、ＩＤコードの受信判定に待機する（ステップＳ２０２）。前述したように、作業者は、図９（ｃ）に示すように、処分後に書類保管棚３１に残されている書類２１の保管位置を変更する。この際、作業者である書類管理コンピュータ１０１のユーザは、位置を変更する書類２１を書類保管棚３１から取り出し（図９（ｃ）参照）、無線タグリーダライタ２０１の収納部２０５に載置する。これにより、無線タグリーダライタ２０１は、収納部２０５に収納した全ての書類２１から、それらに付されている無線タグ２１ａに記憶されているＩＤコードを読み取る（図４のフローチャート中のステップＳ１６参照）。そして、読み取った全てのＩＤコードを一括して書類管理コンピュータ１０１に送信出力する（図４のフローチャート中のステップＳ１８参照）。そこで、書類管理コンピュータ１０１は、無線タグリーダライタ２０１からのＩＤコードの一括送信を受信し、これを判定すると（ステップＳ２０２のＹ）、無線ＬＡＮ５０１を介して、受信したＩＤコードによって特定される書類２１の書類情報をサーバ３０３に一括問い合わせする（ステップＳ２０３）。つまり、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、データベース３０１から書類特定情報（名称３０１ｂ）や情報登録日（登録日３０１ｄ）等の書類情報を取得するために、無線タグリーダライタ２０１から受信したＩＤコードを検索キーとする検索指令をサーバ３０３に向けて出力するわけである。
【００６５】
サーバ３０３は、書類管理コンピュータ１０１からの書類情報の一括問い合わせ（検索指令）を受信すると、記憶装置３０２に記憶されているデータベース３０１（図６参照）を参照し、受信したＩＤコードを検索キーとして、対応する書類特定情報（名称３０１ｂ）や情報登録日（登録日３０１ｄ）等の書類情報を取得し、無線ＬＡＮ５０１を介して書類管理コンピュータ１０１に返信する。
【００６６】
これにより、書類管理コンピュータ１０１は、サーバ３０３から書類情報を受信し、これを判定すると（ステップＳ２０４のＹ）、図１０に示す保管場所変更初期画面Ａ３を保管場所変更画面Ａ４に切り替える。この保管場所変更画面Ａ４では、受信した書類情報を一覧表示欄Ａ４−１に一覧表示する（ステップＳ２０５）。これにより、ユーザは、保管場所を変更した書類２１の書類情報を一覧表示欄Ａ４−１上で確認することができる。
【００６７】
図１０に示すように、保管場所変更画面Ａ４中の一覧表示欄Ａ４−１に、保管場所を変更した書類２１の情報、より詳細には、名称、保管場所、登録日、保管期間を一覧表示する。そして、保管場所変更画面Ａ４には、一覧表示欄Ａ４−１の右側に必要に応じてスクロールバーＡ４−１ａが表示され、決定ボタンＡ４−２とキャンセルボタンＡ４−３とが表示される。これらの一覧表示欄Ａ４−１、スクロールバーＡ４−１ａ、決定ボタンＡ４−２及びキャンセルボタンＡ４−３は、いずれも、入力部であるキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって選択指定可能なオブジェクトとして保管場所変更画面Ａ４に表示されている。
【００６８】
その後、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１は、図１０に示す保管場所変更画面Ａ４中の決定ボタンＡ４−２がキーボード１０３又はポインティングデバイス１０４によって選択指定されることで、保管場所変更決定を判定する（ステップＳ２０６のＹ）。そして、この判定に応じて、無線ＬＡＮ５０１を介して、保管情報をサーバ３０３に送信し（ステップＳ２０７）、処分処理（保管場所変更の登録処理）を終了する。ここでの保管情報は、図１０に示す保管場所変更画面Ａ４中の一覧表示欄Ａ４−１に表示されている書類２１のＩＤコードについて、データベース３０１中の保管場所３０１ｃを、保管場所変更初期画面Ａ３で棚及び段を選択指定された保管場所に変更するための変更指令を意味する。
【００６９】
サーバ３０３は、書類管理コンピュータ１０１から変更指令を受信すると、データベース３０１中、その変更指令に伴われているＩＤコードを登録しているＩＤコード３０１ａに対応付けられている保管場所３０１ｃの登録データを変更する。
【００７０】
以上説明したように、本実施の形態によれば、処分をしようとする複数の書類２１に付されている無線タグ２１ａを無線タグリーダライタ２０１に一括読取させると、それらの無線タグ２１ａに記憶されているＩＤコードを検索キーとしてデータベース３０１から取得した保管期間（保管期間３０１ｆ−１の登録情報）に基づいてそれらの書類２１が予め設定されている保管期間を経過しているかどうか、あるいはデータベース３０１から取得した保管期限（保管期限３０１ｆ−２の登録情報）によってそれらの書類２１が保管期限を経過しているかどうかを判定し、保管期間又は保管期限が経過していない書類について警告表示をするようにした。したがって、本来は処分すべきでない書類２１が誤って処分されようとする場合、その旨を作業者に知らせることができ、したがって、誤った処分がなされる危険性を排除し、処分作業の安全性を確保することができる。
【００７１】
また、本実施の形態によれば、入力部としてのキーボード１０３及びポインティングデバイス１０４によって入力した保管期間を上記予め設定されている保管期間として用いることができるので（図１１のステップＳ１０１参照）、弾力的な運用を図ることができる。これに対して、本実施の形態によれば、書類管理コンピュータ１０１のＣＰＵ１５１が上記予め設定されている保管期間を自動設定するようにすることもできるので、保管期間の設定に際して、煩わしい手間を省略することができ、かつ、誤入力等の危険性をなくすこともできる。
【００７２】
更に、保管期間又は保管期限が経過しておらずに警告表示をした書類については、これをキャンセル入力し、データベースへの変更を抑制できるようにしたので、誤りを容易活迅速に正すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の実施の一形態として、書類管理システムの全体構成を示す模式図である。
【図２】書類管理システムを構築する無線タグリーダライタ（無線タグリーダ）の斜視図である。
【図３】無線タグリーダライタ（無線タグリーダ）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図４】無線タグリーダライタ（無線タグリーダ）の主制御部が実行する無線タグの一括読取及び一括出力の処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】書類管理システムを構築するサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図６】（ａ）はデータベースでの管理情報の一例を、（ｂ）はその別の一例を、（ｃ）はその更に別の一例をそれぞれ示す模式図である。
【図７】書類管理システムを構築する書類管理コンピュータ（書類管理装置）のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図８】書類管理コンピュータ（書類管理装置）にインストールされている書類管理用のコンピュータプログラムの概略を示す模式図である。
【図９】処分作業の手順を例示する模式図である。
【図１０】図８に示す処分処理モジュールによって書類管理コンピュータ（書類管理装置）が実行する処分処理に際してディスプレイに表示される画面遷移例を示す模式図である。
【図１１】図８に示す処分処理モジュールによって書類管理コンピュータ（書類管理装置）が実行する処分処理（処分対象の登録処理）の流れを示すフローチャートである。
【図１２】図８に示す処分処理モジュールによって書類管理コンピュータ（書類管理装置）が実行する処分処理（保管場所変更の登録処理）の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７４】
２１…書類、２１ａ…無線タグ、１０１…書類管理コンピュータ（書類管理装置、コンピュータ）、１０２…ディスプレイ、１０３…キーボード（入力部）、１０４…ポインティングデバイス（入力部）、１５１…ＣＰＵ（情報処理部）、１５８…通信インターフェース、２０１…無線タグリーダライタ（無線タグリーダ）、２０５…収納部、２０７…アンテナ、２５１…無線タグリーダライタ、３０１…データベース、３０２…記憶装置、Ａ２−４…警告表示
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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