(57)【要約】【課題】社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索するときに、無関係な文書の出力を防止することにより、検索性能を向上させる。【解決手段】検索対象データベース６１を参照して、質問中のキーワードに関連する文書リストＯ-1を作成するステップ（Ｓ-2）と、質問を入力した社員のメールボックス７を参照して、質問に関連するメールを送信した社員のリストＯ-3を作成するステップ（Ｓ-3、Ｓ-4）と、社員に関するデータベース(テーブル６３、６４)を参照して、リストＯ-3中の社員の所属部門及びその部門のメンバーのリストＯ-5を作成するステップ（Ｓ-5、Ｓ-6）と、文書/所有者テーブル６５を参照して、文書リストＯ-1中の文書の所有者を特定するとともに、文書リストＯ-1中の文書のうち、所有者が前記メンバー以外の文書を除去するステップ（Ｓ-7）を有する。【選択図】  図２
2009211595.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索システムであって、
社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定する手段と、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定する手段と、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバーを特定する手段と、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定する手段と、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力する手段とを有する文書検索システム。
【請求項２】
請求項１に記載された文書検索システムにおいて、
前記質問に関連するメールは、メールの題目又は本文中に前記質問中のキーワードに関連するキーワードを有するメールであることを特徴とする文書検索システム。
【請求項３】
請求項２に記載された文書検索システムにおいて、
前記質問に関連するメールは、所定の日時に送信又は受信されたものであることを特徴とする文書検索システム。
【請求項４】
請求項１に記載された文書検索システムにおいて、
前記文書の管理者は、その文書の所有者又は作成者又は最後の修正者であることを特徴とする文書検索システム。
【請求項５】
社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索方法であって、
社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定する工程と、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定する工程と、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバーを特定する工程と、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定する工程と、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力する工程とを有する文書検索方法。
【請求項６】
社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索システムのコンピュータに、社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定するステップと、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定するステップと、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバー特定するステップと、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定するステップと、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力するステップとを実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索するための文書検索システム、文書検索方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、企業内には多数のサーバやデータベースが存在し、そのデータが更新され続けているため、社内に蓄積されている膨大な文書の中から目的の文書に迅速、的確にアクセスできるようにすることが重要な課題となっている。
【０００３】
この課題を解決するため、インターネット上の検索サイトと同様、質問（query：キーワ―ド、質問文等）を入力することにより、社内の各種サーバを横断的に検索し、目的の文書が得られるようにしたエンタープライズサーチエンジン（社内版検索エンジン）が提案されている（非特許文献１）。
【０００４】
しかしながら、通常、エンタープライズサーチエンジンでは、検索者の質問のコンテキスト（意図、背景）が明らかにならない、換言すれば、同じ質問に対して多くの異なる解釈の可能性があるため、検索結果として質問者のコンテキストと無関係な多くの文書が出力されてしまい、目的の文書が得られなかったり、得られるまでの時間が長くなったりするという問題がある。例えば、「特許」というキーワードを入力した場合、過去に自分が発明した特許に関する文書を検索したいのか、特許の申請処理の手順に関する文書を検索したいのかが分からないため、双方の文書が出力されてしまうことになる。
【非特許文献１】http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/REVIEW/20070622/275604
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、このような問題を解決するためになされたもので、その目的は、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索するときに、検索者の質問のコンテキストと無関係な文書の出力を防止することにより、検索性能を向上させることである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、社員が社内の文書データベースから特定の題目（topic）に関する文書を検索する場合、通常、その題目に関してメール（Ｅ−メール）で交信した人が管理（所有又は作成又は最後に修正）している文書、或いはその人の所属する部門の人が管理している文書の取得を希望する、という知見に基づいてなされたものである。
本発明は、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索システムであって、社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定する手段と、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定する手段と、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバーを特定する手段と、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定する手段と、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力する手段とを有する文書検索システムである。
また、本発明は、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索方法であって、社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定する工程と、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定する工程と、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバーを特定する工程と、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定する工程と、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力する工程とを有する文書検索方法である。
また、本発明は、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索する文書検索システムのコンピュータに、社員から入力された質問に基づいて、前記文書データベースを検索し、その質問に関連する文書を特定するステップと、前記社員のメールボックスを参照して、前記質問に関連するメールの送信者を特定するステップと、社員データベースを参照して、前記特定された送信者の所属部門のメンバー特定するステップと、文書管理者データベースを参照して、前記特定された文書の管理者を特定するステップと、前記特定された文書のうち、管理者が前記メンバーである文書を検索結果として出力するステップとを実行させるためのプログラムである。
【０００７】
［作用］
本発明では、入力された質問に基づいて、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索するときに、質問を入力した社員宛のメールの送信者及びその所属部門を表す情報を用いて、質問のコンテキストを作成（予測）することにより、質問に対する検索結果から質問者のコンテキストと無関係な文書を除去する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、社内の文書データベースに蓄積されている文書を検索するときに、検索者の質問のコンテキストと無関係な文書の出力を防止することにより、検索性能を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。
図１は本発明の実施形態の文書検索システムの構成を示す図である。この文書検索システムは、企業内に設置されており、キーボードなどの入力部１１、及びＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などの表示部１２を有する検索端末装置１と、検索エンジン２１及びデータ処理部２２を有する検索サーバ２と、データベース（ＤＢ）サーバ３と、メールサーバ４とがＬＡＮ等のネットワーク５を介して接続されている。また、データベースサーバ３、メールサーバ４には、それぞれ各種データベース６、メールボックス７が接続されている。
【００１０】
各種データベース６には、Lotus Notes（登録商標）、Wiki等で作成された文書情報を含む検索対象情報が格納された検索対象データベース、上記企業の社員（以下、単に社員と言う）のメールのアドレスを示すテーブル、その企業の社員の所属部門を示すテーブル、各種データベース６の中の各文書の所有者等を示すテーブル等が格納された社員データベース等がある。これらのデータベースの詳細については後述する。メールボックス７には、社員間で送受信された様々な題目（プロジェクト、任務、文書等）に関するメールが格納されている。
【００１１】
検索エンジン２１は、検索端末装置１の入力部１１から入力された質問にキーワードに適合する文書を文書ファイル７から検索し、そのリストを作成する。この文書リストには、各文書の所有者又は作成者又は最後の修正者に関する情報が付加されている。データ処理部２２は、検索エンジン２１が作成した文書リストに対し、フィルタリング処理（詳細については後述）を施すことにより、文書リストの絞り込みを行う。
【００１２】
図２は本実施形態の文書検索システムの動作を説明するための図である。この図において、「既存の検索エンジンによる処理」は、検索エンジン２１の処理であり、「本実施形態により拡張された処理」は、データ処理部２２の処理である。
【００１３】
この図の処理は、入力部１１からユーザが質問（query）を入力することによりスタートする（ステップＳ-1）。ここで、質問は、自然言語等で作成されたキーワードや文である。
【００１４】
検索エンジン２１は、質問を基に、データベースサーバ３を介して、各種データベース６の内の検索対象データベース６１から、質問に関連すると評価した文書を検索し、関連文書リストＯ-1を作成する（ステップＳ-2）。このリストは、検索サーバ２１内のバッファメモリ（図示せず）に記憶される。
【００１５】
図３は検索対象データベース６１に格納されている文書データの一例を示す図である。ここでは、文書ＩＤ、リンク先情報（DOCUMENT LINK）、テキスト文書（DOCUMENT TEXT）が対応付けられている。図４は関連文書リストＯ-1の一例を示す図であり、文書Ｏ、Ｐ、Ｒが関連文書としてリストアップされている。
【００１６】
ステップＳ−２により作成された関連文書リストＯ-1は、質問のコンテキストに無関係な多くの文書を含むため、以下に説明するステップＳ-3〜Ｓ-7の処理を実行することにより、それらの文書を関連文書リストＯ-1から除去する。これらの処理はデータ処理部２２が実行する。
【００１７】
メール検索部Ｃ-2は、メールボックス７内の、質問を入力した社員のメールボックスから、質問に関連するメールを検索し、関連メールリストＯ-2を作成する(ステップＳ−3)。
【００１８】
図５はメールボックス７に格納されているメールのリストを示す図である。このリストは、宛先（TO）、送信者（FROM）、題目（SUBJECT）、本文（BODY）を対応付けたものである。図６は関連メールリストＯ-2の一例を示す図である。ここでは、質問を入力した社員（Mr.C）を宛先としたメールの内、主題又は本文が質問に関連するメールのリストを作成する。このリストも、宛先、送信者、主題、本文を対応付けたものである。
【００１９】
次に、「直接的に関連する社員の抽出部」Ｃ-3は、関連メールリストＯ-2を用いて、各種データベース６内の、社員のメールアドレスとＩＤ（識別情報）とを対応付けたメールアドレス／社員ＩＤテーブル６２を参照することにより、「直接的に関連する社員のリスト」Ｏ-3を作成する（ステップＳ-4）。ここで、直接的に関連する社員とは、関連メールリストＯ-2に載っているメールの送信者である。
【００２０】
図７はメールアドレス／社員ＩＤテーブル６２の一例を示す図である。ここでは、社員ＩＤとして社員の氏名を使用した。図８は「直接的に関連する社員のリスト」Ｏ-3の一例を示す図である。
【００２１】
次に、関連する部門の特定部Ｃ-4は、「直接的に関連する社員のリスト」Ｏ-3を用いて、各種データベース６内の、社員（MEMBER）とその所属部門（ORGANIZATIONAL UNIT）とを対応付けた社員／所属部門テーブル６３を参照することにより、直接的に関連する社員の所属部門のリストである関連部門リストＯ-4を作成する（ステップＳ-5）。
【００２２】
図９は社員／所属部門テーブル６３の一例であり、直接的に関連する社員（Mr.A、Mrs.B、Mr.C等）と、それぞれの所属部門（Ｘ部、Ｙ課、Ｚ部等）が対応付けられている。図１０は関連部門リストＯ-4の一例であり、Mr.A、Mrs.B、Mr.C等の所属部門であるＸ部、Ｙ課、Ｚ部等がリストアップされている。
【００２３】
次いで、関連社員抽出部Ｃ-5は、「直接的に関連する社員の所属部門のリスト」Ｏ-4を用いて、各種データベース６内の、部門と所属社員とを対応付けた部門／社員テーブル６４を参照することにより、直接的に関連する社員のリストに対して、間接的に関連する社員を付加して、関連社員リストＯ-5を作成する（ステップＳ-6）。ここで、間接的に関連する社員とは、直接的に関連する社員と同じ部門に所属するが、質問を入力した社員に対して、質問の題目に関連する内容のメールを送信していない人である。
【００２４】
図１１は部門／社員テーブル６４の一例を示す図である。ここには、関連部門リストＯ-4に載っている部門であるＸ部（Department Ｘ）、Ｙ課（Section Ｙ）、Ｚ部（Department Ｚ）とそれぞれに所属する社員を示した。図１２は関連社員リストＯ-5の一例を示す図である。ここでは、Mr.D、Mrs.I、Mrs.B等がリストアップされている。
【００２５】
次に、「関連文書リストのフィルタリング部」Ｃ-6は、関連社員リストＯ-5を用いて、各種データベース６内の、各検索対象文書とその所有者とを対応付けた文書／所有者テーブル６５を参照することにより、関連文書リストＯ-1から、関連する社員以外の社員が所有する文書を除去し、「フィルタリングされた関連文書リスト」Ｏ-6を作成する（ステップＳ-7）。ここで、関連文書リストＯ-1から、関連する社員以外の社員が所有する文書だけでなく、関連する社員以外の社員が作成又は最後に修正した文書を除去してもよい。
【００２６】
図１３は文書／所有者テーブル６５の一例を示す図であり、文書Ｏ、Ｐ、Ｒ等の所有者（OWNER）として、Mr.D、Mrs.I、Mrs.B等が書かれている。図１４は「フィルタリングされた関連文書リスト」Ｏ-6の一例を示す図であり、文書Ｏ、Ｐ、Ｒ等がリストアップされている。従って、文書Ｏ、Ｐ、Ｒ等の所有者Mr.D、Mrs.I、Mrs.B等は、間接的に関連する社員に該当する。
【００２７】
最後に、「フィルタリングされた関連文書リスト」Ｏ-6を検索結果として、検索端末装置１へ出力する（ステップＳ-7）。このリストＯ-6は、検索端末装置１の表示部１２に表示される。
【００２８】
図１５は、本実施形態の文書検索システムにおいて、社員（Mr.A）が質問として“retrieval”を入力した場合の動作を示す図である。
表１０１に示されているように、検索対象データベース（６１）には１０個の文書（ＩＤ：Ｄ1〜Ｄ10）が格納されており、その内、文書Ｄ2、Ｄ6、及びＤ10が関連すると仮定する。この仮定は、質問を入力した社員がマルチメディア（イメージ、ビデオ等）の検索に関心を持っている場合に有効である。
【００２９】
表１０２に示されているように、質問として“retrieval”が入力されると、表１０３に示されているように、ステップＳ-2で、検索エンジン２１は、“retrieval”をキーワードとして、７個の文書（Ｄ1、Ｄ2、Ｄ3、Ｄ6、Ｄ8、Ｄ9、Ｄ10）をリストアップする。このリストは関連文書リストＯ-1である。
【００３０】
表１０４に示されているように、ステップＳ-3で、メール検索部Ｃ-2は、キーワード“retrieval”が本文に含まれているメールを識別し、関連するメールとしてリストアップする。このリストは関連メールリストＯ-2である。
【００３１】
また、ステップＳ-4で、「直接的に関連する社員の抽出部」Ｃ-3は、関連メールリストＯ-2中のメールの送信者名（Mr.C）を直接的に関連する社員としてリストアップする。このリストは「直接的に関連する社員のリスト」Ｏ-3である。
【００３２】
表１０５に示すように、ステップＳ-5で、関連部門特定部Ｃ-4は、Mr.Cの所属部門（Ｚ部）を特定し、関連部門リストＯ-4を作成する。また、ステップS-6で、関連社員抽出部Ｃ-5は、Ｚ部に所属する社員Mr.F、Mrs.Iを間接的に関連する社員として抽出し、直接的に関連する社員Mr.Cのリストに付加することで、関連社員リストＯ-5を作成する。
【００３３】
表１０３に示されているように、ステップＳ-7で、「関連文書リストのフィルタリング部」Ｃ-6は、関連文書リストＯ-1の中の文書Ｄ1及びＤ8を除去する。その理由は、表１０１に示されているように、文書Ｄ1及びＤ8が関連する社員であるMr.C、Mr.F、Mrs.Iに所有されていないからである。このフィルタリングの結果、「フィルタリングされた関連文書リスト」Ｏ-6が出来上がる。
【００３４】
ステップＳ-8で、「フィルタリングされた関連文書リスト」Ｏ-6が、最終結果として表示部１２でユーザに提示される。表１０３に示されているように、ステップＳ-2で作成された「関連文書リスト」Ｏ-1と比べると、検索結果の質が向上していることが分かる。
【００３５】
なお、ステップＳ-3で、関連するメールを検出する条件として、質問を入力した社員のメールボックスに対する送信又は受信日時を付加してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施形態の文書検索システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態の文書検索システムの動作を説明するための図である。
【図３】図２の検索対象データベースに格納されている文書データの一例を示す図である。
【図４】図２の関連文書リストの一例を示す図である。
【図５】図２のユーザメールボックスに格納されているメールのリストを示す図である。
【図６】図２の関連メールリストの一例を示す図である。
【図７】図２のメールアドレス／社員ＩＤテーブルの一例を示す図である。
【図８】図２の直接的に関連する社員のリストの一例を示す図である。
【図９】図２の社員／所属部門テーブルの一例を示す図である。
【図１０】図２の関連部門リストの一例を示す図である。
【図１１】図２の部門／社員テーブルの一例を示す図である。
【図１２】図２の関連社員リストの一例を示す図である。
【図１３】図２の文書／所有者テーブルの一例を示す図である。
【図１４】図２のフィルタリングされた関連文書リストの一例を示す図である。
【図１５】本実施形態の文書検索システムにおいて、ユーザが質問として“retrieval”を入力した場合の動作を示す図である。
【符号の説明】
【００３７】
１・・・検索端末装置、２・・・検索サーバ、６１・・・検索対象データベース、７・・・メールボックス、６２・・・メールアドレス／社員ＩＤテーブル、６３・・・社員／所属部門テーブル、６４・・・部門／社員テーブル、６５・・・文書／所有者テーブル、Ｃ-2・・・メール検索部、Ｃ-3・・・直接的に関連する社員の抽出部、Ｃ-4・・・関連部門特定部、Ｃ-5・・・関連社員抽出部、C−６・・・関連文書リストのフィルタリング部。
【図１】
2009211595.tif 000003
【図２】
2009211595.tif 000004
【図３】
2009211595.tif 000005
【図４】
2009211595.tif 000006
【図５】
2009211595.tif 000007
【図６】
2009211595.tif 000008
【図７】
2009211595.tif 000009
【図８】
2009211595.tif 000010
【図９】
2009211595.tif 000011
【図１０】
2009211595.tif 000012
【図１１】
2009211595.tif 000013
【図１２】
2009211595.tif 000014
【図１３】
2009211595.tif 000015
【図１４】
2009211595.tif 000016
【図１５】
2009211595.tif 000017