(57)【要約】【課題】ワークフローにおいて、プロセス毎にデータを保持することができ、ドキュメントを処理する際の利便性を向上させることができる情報処理装置を提供する。【解決手段】少なくとも１つのプロセスから成るワークフローにおいて、階層構造を有する電子文書を、ワークフローのプロセスの順番に従って、処理していく情報処理装置であって、電子文書を構成する構造化要素を、ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、ワークフローにおけるプロセスの結果を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する格納手段と、格納手段によって格納されたプロセスの結果を、電子文書の階層構造におけるルートから参照する参照手段とを備える。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１つのプロセスから成るワークフローにおいて、階層構造を有する電子文書を、ワークフローにおけるプロセスの順番に従って、処理していく情報処理装置であって、
前記電子文書を構成する構造化要素を、前記ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、
前記ワークフローにおけるプロセスの結果を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する格納手段と、
前記格納手段によって格納されたプロセスの結果を、前記電子文書の階層構造におけるルートから参照する参照手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記ワークフローにおけるプロセスの順番を記述した構造化要素を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記ワークフローにおけるプロセスの結果をスナップショットとして格納する構造化要素を生成するスナップショット格納手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記ワークフローにおけるプロセスの特徴を示す属性を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する属性格納手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記ワークフローにおけるプロセスに対応するジョブチケットを、該プロセスに対応する構造化要素に格納するジョブチケット格納手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記ワークフローにおけるプロセスに対応する電子署名を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する電子署名格納手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記ワークフローにおいて次のプロセスを進める際に、前記格納手段によって構造化要素に格納された結果をコピーして、次のプロセスに対応する構造化要素に格納することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
少なくとも１つのプロセスから成るワークフローにおいて、階層構造を有する電子文書を、ワークフローにおけるプロセスの順番に従って、処理していく情報処理装置において実行される情報処理方法であって、
前記情報処理装置の生成手段が、前記電子文書を構成する構造化要素を、前記ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成工程と、
前記情報処理装置の格納手段が、前記ワークフローにおけるプロセスの結果を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する格納工程と、
前記情報処理装置の参照手段が、前記格納工程によって格納されたプロセスの結果を、前記電子文書の階層構造におけるルートから参照する参照工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項９】
少なくとも１つのプロセスから成るワークフローにおいて、階層構造を有する電子文書を、ワークフローにおけるプロセスの順番に従って、処理していくための情報処理プログラムであって、
前記電子文書を構成する構造化要素を、前記ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、
前記ワークフローにおけるプロセスの結果を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する格納手段と、
前記格納手段によって格納されたプロセスの結果を、前記電子文書の階層構造におけるルートから参照する参照手段と
してコンピュータを機能させることを特徴とする情報処理プログラム。
【請求項１０】
プロセス、およびその処理順を含むプロセス設定情報を設定する設定手段と、
文書を構成する構造化要素を、ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、
前記生成手段によって生成された構造化要素の参照先を前記プロセス設定情報に従い変更する変更手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１１】
プロセス、およびその処理順を含むプロセス設定情報を設定する設定工程と、
文書を構成する構造化要素を、ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成工程と、
前記生成工程によって生成された構造化要素の参照先を前記プロセス設定情報に従い変更する変更工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１２】
プロセス、およびその処理順を含むプロセス設定情報を設定する設定手段と、
文書を構成する構造化要素を、ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、
前記生成手段によって生成された構造化要素の参照先を前記プロセス設定情報に従い変更する変更手段と
してコンピュータを機能させることを特徴とする情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントを処理する情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業内の業務担当者間でドキュメントを回覧して業務を進める業務形態が広く実現されている。そのような業務形態においては、ドキュメントの回覧の流れを予め定義し、業務フローを管理するようなワークフローシステムを用いる場合が多い。そのようなワークフローシステムについては、様々な技術が開発されている。
【０００３】
特許文献１においては、特定の管理者が予め業務フローをワークフローとして定義し、そのワークフローに基づいてドキュメントを回覧しながら業務を進めることによって、管理者が業務の進捗を把握することができるワークフローシステムが記載されている。ここで、「１」→「２」→「３」→「４」と処理が進むワークフローを考える。そのようなワークフローにおいて、「４」のプロセスに到達した時点で、ドキュメントに誤りを発見し「２」のプロセスからやり直す必要があると気付いた場合に、従来においては、ドキュメントを「１」のプロセスから作成し直す必要があった。より具体的に、図４０に示すような担当者が起票し課長が決裁し経理課で精算されるといったドキュメントを回覧するオフィスのワークフローを考える。そのようなワークフローにおいて、例えば、現在回覧されている電子文書が経理から差し戻しされた場合には、起票時の文書構成情報等が失われているので、担当者が設定をやり直すか、又は、再度起票を行わなくてはならない。
【０００４】
そのようなワークフローにおいて最後のプロセスを終了した後に修正する必要を発見した場合に、最初のプロセスからやり直すのではなく、最後のプロセスを終了したドキュメントに対して、修正を必要とする所望のプロセスを実行できることが望まれている。しかしながら、上述の特許文献においては、そのようなドキュメントが変更されていくワークフローにおいて途中からやり直す場合については、特に言及されていない。
【０００５】
また、そのようなワークフローにおいては、担当者は起票用の文書構成で印刷し、課長は決裁用の文書構成で印刷し、経理は精算用の文書構成で印刷するというように、ワークフローにおける各プロセス毎に異なる形態で印刷できることが望まれている。また、印刷のみならず、ワークフローにおける各プロセス毎に文書構成が保存されているということも必要である場合がある。例えば、医療機関におけるカルテのデータは、診察の度に、タイムスタンプや電子署名が施され更新されていく。そのようなデータを診察においてカルテを発行する度に保存しておくことが、ｅ文書法に対応するために必要である。
【０００６】
ここで、特許文献２においては、互いに異なる処理条件を規定する各ジョブチケットと画像セット内の画像とを関連付け、関連付けられたジョブチケットに示される処理条件によって画像が処理される方法が記載されている。その方法によって、ジョブの制御イベントに応じて印刷ジョブの印刷設定を変更することができるようになる。しかしながら、上述のワークフローシステムにおけるようなドキュメントが順次変更されていく場合については、特に言及されていない。
【０００７】
また、図５３に示すような、例えば「レイアウト」と「印刷」といったプロセス毎に設定されている印刷ジョブを、図５４に示すようなページ毎の設定に纏められたドキュメント形式に変更した場合を考える。従来においては、ページ毎にどのようなプロセスが設定されているという情報は残るが、ドキュメント全体におけるプロセス毎の設定情報が失われてしまう。そのため、上記のようなワークフローにおいて最後のプロセスを経たドキュメントに対して、所望のプロセスについて修正するという操作ができない。
【特許文献１】米国特許第４，５０３，４９９号（１９８５年３月５日発行）
【特許文献２】特開２００２−２７８７２１号公報（段落００１８）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
そこで、上記の点に鑑み、本発明は、ワークフローにおいて、プロセス毎にデータを保持することができ、ドキュメントを処理する際の利便性を向上させることができる情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る情報処理装置は、少なくとも１つのプロセスから成るワークフローにおいて、階層構造を有する電子文書を、ワークフローに従って順に処理していく情報処理装置であって、電子文書を構成する構造化要素を、ワークフローにおけるそれぞれのプロセスに対応させて生成する生成手段と、ワークフローにおけるプロセスの結果を、該プロセスに対応する構造化要素に格納する格納手段と、格納手段によって格納されたプロセスの結果を、電子文書の階層構造におけるルートから参照する参照手段とを備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、ワークフローにおいて、プロセス毎にデータを保持することができ、ドキュメントを処理する際の利便性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下に、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら詳しく説明する。なお、同一の構成要素には同一の参照番号を付して、説明を省略する。
本発明の実施の形態について説明する。
＜システム構成＞
図１は、本発明に係る実施形態における情報処理装置を含むドキュメント処理システムの全体構成を示すブロック図である。本ドキュメント処理システムは、情報処理装置としてのクライアント１０１〜１０３が互いにネットワーク１０４を介して接続されている。図１に示すような構成において、業務ワークフローにおけるプロセス（処理工程）の順番に従って、ドキュメントが処理されていく。ドキュメントは、例えば、図１においてクライアント１０１〜１０３を回覧されながら処理されていく。クライアント１０１〜１０３には、そのようなワークフローを実現するアプリケーションプログラムが格納されており、クライアント間で回覧されたドキュメントをアプリケーションプログラムにおいて処理する。なお、本ドキュメント処理システムに含まれる装置間の通信は、イーサネット（登録商標）ケーブル等を用いた有線で行われても良いし、電波や光等を用いた無線で行われても良い。本実施形態において、クライアント１０１においてドキュメントを生成し、ネットワーク１０４を介し、そのドキュメントをクライアント１０２及び１０３に回覧する。
【００１２】
図５５は、図１に示すホストコンピュータの構成の一例を示す図である。本実施形態におけるホストコンピュータは、図５５に示すような一般的な情報処理装置によって構成される。図５５に示すように、このホストコンピュータは、ＲＯＭのプログラム用ＲＯＭ又は外部メモリに記憶された文書処理プログラム等に基づいて図形、イメージ、文字、表（表計算等を含む）等が混在した文書処理を実行するＣＰＵを備えている。このＣＰＵは、システムバスに接続されているそれぞれのブロックを総括的に制御する。
【００１３】
また、このＲＯＭのプログラム用ＲＯＭ又は外部メモリには、ＣＰＵの制御プログラムであるオペレーティングシステムプログラム（ＯＳ）等が格納されている。ＲＯＭのフォント用ＲＯＭ又は外部メモリには、上記文書処理の際に使用するフォントデータ等が格納されている。また、ＲＯＭのデータ用ＲＯＭ又は外部メモリには、文書処理等を行う際に用いられる各種データが格納されている。
【００１４】
ＲＡＭは、ＣＰＵの主メモリ又はワークエリア等として機能する。入力インタフェースは、キーボードやポインティングデバイスからのキー入力を制御する。出力インタフェースは、ＣＲＴディスプレイ等の表示を制御する。ディスクコントローラは、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタ制御コマンド生成プログラム（プリンタドライバ）等を格納する外部メモリとのアクセスを制御する。外部メモリは、ハードディスク（ＨＤ）、フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等である。ネットワークインタフェースは、ＬＡＮ等のネットワークに接続され、他の装置と通信することができる。
【００１５】
図２は、図１に示すシステムにおいてクライアント間を回覧するドキュメントをパッケージするように構成された電子文書を生成するためのアプリケーション２００のモジュール構成を示す図である。図２に示すアプリケーションは、例えば、伝票であるドキュメントを起票し、電子署名を付加することで承認し、印刷するといった一連の業務のワークフローを管理するアプリケーションである。図２においては、ワークフローにおける各プロセスの処理を担当する部分については省略し、電子文書を生成する部分についてのみ示している。
【００１６】
図２に示すアクセス部２０１は、電子文書を生成したり、電子文書のある階層に格納されているドキュメントにアクセスしたりする。ユーザインタフェース制御部２０２は、クライアント１０１のディスプレイにユーザインタフェースの画面を表示したり、音声での入出力を行うことによって、ユーザの入出力を制御する。プロセス制御部２０３は、ワークフローにおける各プロセスを定義し、定義されたプロセス情報に従って他の各部を制御する。なお、アプリケーション２００は、単独のアプリケーションとして構成されても良いし、既存のアプリケーションにライブラリがプラグインされて構成されても良い。本実施形態においては、プロセス制御部２０３によるプロセスの定義が事前に行われて、電子文書を新規に作成すると、その電子文書は、図６において後述するようなドキュメント形式で作成される。
＜電子文書の生成手順＞
図３は、図２に示すアプリケーション２００が電子文書を生成する手順の概略を示すフローチャートである。まず、ステップＳ３０１において、アプリケーション２００が、ユーザインタフェース制御部２０２によって、図４に示すプロセス一覧画面４００をクライアントの表示部に表示する。次に、ステップＳ３０２において、ユーザがプロセス一覧画面４００においてワークフローにおける各プロセスを定義し、「ＯＫ」等のボタンによってその定義を確定する。アプリケーション２００は、ユーザによって入力されたプロセスの定義に従って、ドキュメント形式で電子文書を構成する。最後に、ステップＳ３０３において、初めにユーザに対して表示するドキュメントを参照するためのフォルダを作成し、その参照先を設定する。
【００１７】
ここで、プロセス一覧画面４００について以下に説明する。図４は、プロセス一覧画面の一例を示す図である。プロセス一覧４０１において、定義されているプロセスが、一覧表示されている。プロセス名４０２は、プロセスに対して定義されたプロセス名を示し、処理順４０３は、プロセスに対して定義された処理の順序を示し、アプリケーション４０４は、各プロセスを処理するアプリケーションの定義を示している。なお、このアプリケーション４０４は、例えば、伝票を起票するアプリケーションであったり、電子署名を付与するアプリケーションであるので、図２に示すアプリケーション２００とは異なる。また、ユーザ４０５は、そのプロセスを担当するユーザ名を示し、操作属性４０６は、プロセスに付加された属性を示している。
【００１８】
ユーザは、ボタン４０７によって、後述するプロセス定義画面５００を表示し、プロセスを追加作成することができる。ユーザは、ボタン４０８によって、プロセス一覧４０１において選択されたプロセスを削除することができ、ボタン４０９によって、プロセス一覧４０１において選択されたプロセスについてプロセス定義画面５００を表示し、プロセスを編集することができる。また、ユーザは、チェック４１０をチェックすることによって、現時点のプロセスによって処理されているドキュメントのスナップショットを付加することができる。
【００１９】
ユーザは、ボタン４１１によって、プロセス一覧４０１において選択されたプロセスの処理順４０３を、前のプロセスと入れかえることができる。また、ユーザは、ボタン４１２によって、プロセス一覧４０１において選択されたプロセスの処理順４０３を、後ろのプロセスと入れかえることができる。ユーザは、ボタン４１３によって、本プロセス一覧を確定し、生成・編集の対象であるプロセス情報が付加された電子文書を生成する。また、ユーザは、ボタン４１４によって、本プロセス一覧の作成をキャンセルし、ダイアログを閉じる。
【００２０】
次に、プロセス定義画面５００について説明する。図５は、プロセス定義画面の一例を示す図である。プロセス名５０１は、定義する本プロセスの名前を示す。アプリケーション５０２は、本プロセスを処理するアプリケーションの名称を示す。なお、アプリケーション５０２は、特に入力しなくても良い。アプリケーション５０２が入力されている場合には、ドキュメントを開いた際に、その指定されたアプリケーションによって本プロセスの編集を行う。ユーザ名５０３は、本プロセスを担当するユーザの名前を示す。なお、ユーザ名５０３は、特に入力しなくても良い。ユーザ名５０３が入力されている場合には、ドキュメントを開いた際に、その指定されたユーザによる本プロセスの編集が可能となる。また、アプリケーション５０２とユーザ名５０３の両方が指定されている場合に、ユーザ名５０３で指定されたユーザがアプリケーション５０２を用いて、ドキュメントを開いた際に本プロセスを処理するようにしても良い。又は、アプリケーション５０２を用いてドキュメントを開いた場合に、又は、ユーザ名５０３によってドキュメントを開いた場合に、本プロセスを処理するようにしても良い。
【００２１】
操作属性５０４において、本プロセスに対する属性を設定することができる。ユーザは、チェック５０５をチェックすることによって、本プロセスにおいてドキュメントの印刷を禁止する属性を付加することができる。また、ユーザは、チェック５０６をチェックすることによって、本プロセスにおいてドキュメントの編集を禁止する属性を付加することができる。ユーザは、ボタン５０７によって本プロセスの定義を確定する。また、ユーザは、ボタン５０８によって本プロセスの定義をキャンセルすることができる。
＜電子文書の第１の実施形態＞
次に、図２に示すアプリケーションによって、プロセスが定義され、その結果、生成された電子文書について説明する。図６は、第１の実施形態において、生成された電子文書の構成を示す図である。本実施形態において生成される電子文書とは、階層構造とされた構造化文書であり、例えば、ＸＰＳ（ＸＭＬ  Ｐａｐｅｒ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃａｔｉｏｎ）である。
【００２２】
図６に示すように、電子文書６００には、定義されたプロセス情報毎にフォルダが構成される。ここで、電子文書６００は、本実施形態の１つとして、構造化要素６０１、６０２、６０３、６０４、６０５、６０６、６０７、６０８、６０９を有する構造化文書である。また、図６に示すように、電子文書６００は、構造化要素６０１と、構造化要素６０２、６０４、６０６及び６０８と、構造化要素６０３、６０５、６０７及び６０９との階層構造とされている。
【００２３】
電子文書６００は、まず、トップフォルダとして構造化要素６０１（ＪＯＢフォルダ）を作成する。図６に示すように、ＪＯＢフォルダは、本実施形態における電子文書のルート・フォルダともいえる。また、構造化要素６０１（ＪＯＢフォルダ）内には、サブフォルダとして構造化要素６０２（リレーション・フォルダ）と、構造化要素６０４（プロセス１・フォルダ）、６０６（プロセス２・フォルダ）、６０８（プロセス３・フォルダ）が作成される。構造化要素６０２（リレーション・フォルダ）は、電子文書６００が現在のプロセスに従って処理されているドキュメントの参照先、即ち、構造化要素６０３（リレーション・ファイル）を格納している。構造化要素６０４、６０６、６０８は、プロセス一覧画面４００において定義された各プロセスに対応したドキュメントである構造化要素６０５、６０７、６０９を格納している。
【００２４】
ここで、図３に示すステップＳ３０２において、プロセス一覧画面４００によってプロセスを定義した際に、構造化要素６０５、６０７、６０９に既定又は指定のドキュメントを保存するようにしても良い。また、構造化要素６０４、６０６、６０８を空にしておき、各プロセスに対応したアプリケーションによって、それぞれのドキュメントを追加していくようにしても良い。また、図６に示す電子文書６００は、圧縮されてクライアントにおけるメモリ等に格納されていても良い。
【００２５】
図３に示す手順によって作成された電子文書６００は、クライアント１０1〜１０３によって回覧される。その場合に、電子文書６００は、例えば、ネットワーク１０４を介してメールやＨＴＴＰ通信、ＦＴＰ通信等によって回覧される。また、ネットワーク１０４を介さずに、ＵＳＢメモリや外付けＨＤＤ等を用いて回覧するようにしても良い。
【００２６】
上述の構造化要素６０３（リレーション・ファイル）に記載されている内容について説明する。図７は、リレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。本実施形態において、リレーションファイルには、現在のプロセスにより処理されているドキュメントの参照先が、ＸＭＬ形式で記述されている。図７は、ＸＭＬ形式で記述される際のタグを示している。図７に示すように、タグ７００において、「Ｔａｒｇｅｔ＝”Ｐｒｏｃｅｓｓ１／ｄｏｃｕｍｅｎｔ」と指定されている。その指定において、現在処理しているドキュメントは、トップフォルダである構造化要素６０１（ＪＯＢフォルダ）からの相対アドレス（Ｐｒｏｃｅｓｓ１／ｄｏｃｕｍｅｎｔ）によって構造化要素６０５（ドキュメント）であることが示されている。即ち、構造化文書の構造化要素の参照先を示す情報である。なお、本実施形態において、図７は、ＸＭＬ形式以外の形式で記述されても良い。
＜アプリケーションにおいてプロセスを進める処理手順＞
次に、アプリケーション２００において、各プロセスでドキュメントを定義されたアプリケーションで開き、ドキュメントを編集し、ワークフローに従ってプロセスを進めていく手順について説明する。
【００２７】
図８は、ワークフローにおいて、プロセスを進める処理の手順を示すフローチャートである。ここで、既にアプリケーション２００は、図４及び図５に示すインタフェース画面によってプロセスが定義され、図６に示すようなドキュメント形式の電子文書が生成されているとする。以下の処理によって、各クライアントのユーザは、アプリケーション２００によって生成された電子文書を用いてワークフローのプロセスを進めることができる。
【００２８】
まず、ステップＳ８０１において、アプリケーション２００のアクセス部によって電子文書を開く。次に、ステップＳ８０２において、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３によって、構造化要素６０３（リレーション・ファイル）に記載されているタグ７００を参照して、ワークフローにおいて現在行われているプロセスを調べる。ここで、図７に示すように、「Ｐｒｏｃｅｓｓ１／Ｄｏｃｕｍｅｎｔ」が指定されているとする。ステップＳ８０３において、アクセス部２０１によって、タグ７００によって指定されているドキュメントを開く。ここで、指定されるドキュメントとは、構造化要素６０４（プロセス１・フォルダ）にある構造化要素６０５（ドキュメント）である。
【００２９】
ステップＳ８０４において、図９に示すアプリケーション２００のドキュメント編集部９０２によって、ドキュメントを編集する。本実施形態において、例えば、ユーザが、ワープロソフトウェアや表計算ソフトウェアによって、ドキュメントを編集しても良い。また、ユーザによらずに、アプリケーション２００が、自動的にドキュメントを加工・編集するようにしても良い。ステップＳ８０５において、アクセス部２０１によって編集されたドキュメントを保存する。
【００３０】
次に、ステップＳ８０６において、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３によって、ワークフローのプロセスを変更するか否かを判定する。ここで、ステップＳ８０５においてドキュメントを保存する際に、自動的にワークフローのプロセスを進めるようにしても良いし、ユーザに画面を表示し、プロセスの変更について入力できるようにしても良い。なお、自動的にワークフローを進める際には、まず、図４のプロセス設定情報をアプリケーション２００のプロセス制御部２０３が、メモリ上に保持しておく。そして、クライアント１０１〜１０３にてドキュメントを回覧する際に、アプリケーション間の通信によりプロセス設定情報を合わせて回覧することにより、図４の処理順４０３に従いプロセスを進めても良い。
【００３１】
また、図４のプロセス設定時に、クライアント１０１〜１０３にてアプリケーション間の通信により、ドキュメントのプロセス設定情報をアプリケーションに設定しても良い。また、図４にてプロセス設定時、クライアント１０１〜１０３にてドキュメントを回覧する際に、アプリケーション間の通信によりファイルを送信し、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３が参照しても良い。
【００３２】
或いは、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３が、プロセス設定情報を該ドキュメント内に保存する。そして、クライアント１０１〜１０３のアプリケーション２００がドキュメント内のプロセス設定情報ファイルを参照しても良い。また、図４のプロセス設定情報を図１のネットワーク１０４に接続されたデータベースに保存し、クライアント１０１〜１０３がプロセス設定情報を参照しても良い。
【００３３】
また、図４のプロセス設定情報を、図１のネットワーク１０４に接続されたファイルサーバやＨＴＴＰサーバなどのサーバにてファイル、或いは、メモリ上に保持する。そして、クライアント１０１〜１０３のアプリケーション２００のプロセス制御部２０３がサーバと通信を行い、プロセス設定情報を参照することにより、自動的にプロセスを進めても良い。なお、プロセスを自動的に進める際に、ユーザにプロセス確認画面を表示するようにしても良い。
【００３４】
図１０は、ユーザに表示するプロセス確認画面の一例を示す図である。プロセス確認画面１０００において、ユーザが「Ｙｅｓ」ボタンを押下すると、プロセスがプロセス１からプロセス２に進む。
【００３５】
次に、ユーザに画面を表示し、プロセスの変更について手動で設定するための画面について図１１にて説明する。図１１に示すようなツールバー１１００をアプリケーション２００上に実装し、ユーザにより「進む」ボタン１１０３が押下されることによってプロセスを進める旨の指示がされるようにしても良い。なお、この際に、次のプロセスを判別するために、図４のプロセス設定情報をアプリケーション２００のプロセス制御部２０３がメモリ上に保持する。そして、クライアント１０１〜１０３にてドキュメントを回覧する際に、アプリケーション間の通信によりプロセス設定情報を合わせて回覧することにより、図４の処理順４０３に従い、プロセスを進めても良い。
【００３６】
また、図４のプロセス設定情報をアプリケーション２００のプロセス制御部２０３がメモリ上に保持する。そして、図４にてプロセス設定時にクライアント１０１〜１０３にてアプリケーション間の通信により、ドキュメントのプロセス設定情報をアプリケーションに設定しても良い。また、プロセス設定情報をアプリケーション２００のプロセス制御部２０３がファイルに保存する。そして、図４にてプロセス設定時、クライアント１０１〜１０３にてドキュメントを回覧する際に、アプリケーション間の通信によりファイルを送信し、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３が参照しても良い。
【００３７】
或いは、アプリケーション２００のプロセス制御部２０３がプロセス設定情報を該ドキュメント内に保存し、クライアント１０１〜１０３のアプリケーション２００がドキュメント内のプロセス設定情報ファイルを参照しても良い。また、図４のプロセス設定情報を図１のネットワーク１０４に接続されたデータベースに保存し、クライアント１０１〜１０３がプロセス設定情報を参照しても良い。また、図４のプロセス設定情報を、図１のネットワーク１０４に接続されたファイルサーバやＨＴＴＰサーバなどのサーバにてファイル、或いは、メモリ上に保持する。そして、クライアント１０１〜１０３のアプリケーション２００のプロセス制御部２０３がサーバと通信を行い、プロセス設定情報を参照することにより、自動的にプロセスを進めても良い。
【００３８】
なお、ドキュメントが最後のプロセスを処理している場合には、「進む」ボタン１１０３をグレイアウトしても良いし、「進む」ボタン１１０３を押下した際にエラーメッセージを表示しても良い。或いは、ネットワーク１０４に接続されたデータベースへドキュメントを保存しても良い。或いは、ネットワーク１０４に接続されたファイルサーバやＨＴＴＰサーバなどのサーバへドキュメントを保存しても良いし、ドキュメントを印刷しても良い。或いは、「進む」ボタン１１０３を押下した際に、ドキュメントを破棄しても良い。
【００３９】
また、図１１のツールバーにおいて、「戻る」ボタン１１０１を押下することにより、直前のプロセスにドキュメントを戻すことが可能である。なお、ドキュメントが最初のプロセスを処理している場合には、「戻る」ボタン１１０１をグレイアウトしても良いし、「戻る」ボタン１１０１を押下した際にエラーメッセージを表示しても良い。
【００４０】
またプルダウン１１０２にて任意のプロセスを選択することを可能としている。なお、本実施形態において、ステップＳ８０６の判定を、ドキュメントの保存時において行っているが、アプリケーション２００を閉じた際に行うようにしても良い。ステップＳ８０６において、ワークフローのプロセスを変更すると判定された場合には、ステップＳ８０７に進む。一方、ワークフローのプロセスを変更しないと判定された場合には、本フローチャートの処理を終了する。
【００４１】
ステップＳ８０７において、タグ７００の記述を図４の画面で設定されたプロセス設定情報に従いワークフローの次のプロセスを指定するように更新する。ここで、タグ７００の記述を更新した際に、現在開いているドキュメントを閉じて、次のプロセスのドキュメントを開きなおしても良いし、現在開いているドキュメントを次のプロセスにコピーしても良い。
【００４２】
以上の説明において図１１のようなツールバー１１００を用いた場合に、ユーザが「戻る」ボタン１１０１を押下することによって、タグ７００を直前のプロセスのドキュメントを参照するように更新し、ドキュメントを開きなおすことができる。また、プルダウン１１０２によって、ユーザが任意のプロセスを選択することができる。例えば、ユーザが「Ｐｒｏｃｅｓｓ２」を選択すると、タグ７００は、選択されたそのプロセスのドキュメントを参照するように更新され、ドキュメントを開きなおすことができる。
【００４３】
本実施形態において、アプリケーション２００ではなく、他の既存のアプリケーションに、ワークフローのプロセスを管理する機能をプラグインしても良い。図１２は、例えば既存のワープロ編集ソフトウェアにプロセス管理の機能をプラグインした一例を示す図である。図１２に示すように既存のワープロ編集ソフトウェア１２００にワークフローのプロセスを管理するツールバー１２０１がプラグインされている。その結果、既存のワープロ編集ソフトウェアのユーザインタフェースからプロセスの操作を行うことができる。また、そのような既存のアプリケーションにおいても、編集されたドキュメントの保存時やアプリケーションを閉じた際にドキュメントのプロセスを自動的に進めるように構成しても良い。又は、図１０のようなプロセスを進めるかを確認する画面を表示するようにしても良い。
＜電子文書の第２の実施形態＞
次に、図４において、チェック４１０をチェックし、スナップショットの付加をＯＮにした場合について説明する。図１３は、第２の実施形態において、スナップショットの付加をＯＮにした場合における電子文書の構成を示す図である。図１３における電子文書１３００の構成は、構造化要素１３１０（スナップショット・フォルダ）と構造化要素１３１１（ビットマップ・ファイル）を有する点において図６と異なる。構造化要素１３０１〜１３０９については、図６に示す構造化要素６０１〜６０９と同じである。
【００４４】
図１３に示すように、スナップショット・フォルダには、現時点でのドキュメントのスナップショットが格納される。図１３においては、そのようなスナップショット格納手段の一例として、ドキュメントがビットマップ形式に変換され、ビットマップ・ファイルとして格納されている。
【００４５】
また、図１３のように電子文書が構成された場合に、構造化要素１３０３（リレーション・ファイル）が図１４に示すタグ１４００のように記述されると、構造化要素１３１１を参照することができる。その結果、例えば図１５に示されるように、ドキュメントのスナップショットのサムネイル１５００が表示され、ユーザは、現在の編集内容を視覚的に確認することができる。
＜電子文書の第３の実施形態＞
次に、図５において、操作属性５０４の項目をチェックし、種種の属性を設定した場合について説明する。図１６は、第３の実施形態において、操作属性５０４の項目をチェックし、属性を設定した場合における電子文書の構成を示す図である。図１６における電子文書１６００の構成は、属性ファイルである構造化要素１６１０、１６１１、１６１２を有する点において図６と異なる。構造化要素１６０１〜１６０９については、図６に示す構造化要素６０１〜６０９と同じである。
【００４６】
図１６に示すように、各プロセス・フォルダには、ドキュメントに加えて各プロセスの属性情報を有する属性ファイルが格納されている。本実施形態における、そのような属性格納手段の一例として、図１７に示すような記載内容を示す属性ファイルを格納している。図１７において、タグ１７００は、ＸＭＬ形式により記述されているが、他の形式が用いられても良い。
【００４７】
タグ１７０１は、プロセス名５０１において定義されたプロセスの名前を示す。タグ１７０２は、アプリケーション５０２において定義されたアプリケーション名を示す。タグ１７０３は、ユーザ名５０３において定義されたユーザ名を示す。タグ１７０４は、操作属性５０４において定義されたプロセスの属性情報を示す。タグ１７０５は、図４に示す処理順４０３に従って直前のプロセス名を示している。タグ１７０６は、処理順４０３に従って次のプロセス名を示している。
【００４８】
図１６に示す電子文書の構成は、図４に示すボタン４１３を押下して電子文書を生成し保存した際に、各プロセスに対して既定の印刷設定が記述された属性ファイルを生成し格納するようにしても良い。
＜電子文書の第４の実施形態＞
図１６において説明した属性ファイルにおいて印刷設定を指定する他に、ジョブチケットを用いて印刷設定を指定する場合がある。次に、電子文書の構成における各プロセスフォルダに印刷設定を示すジョブチケットを加えた構成について説明する。図１８は、第４の実施形態において、ワークフローの各プロセスに印刷設定を指定した場合における電子文書の構成を示す図である。図１８における電子文書１８００の構成は、ジョブチケットである構造化要素１８１０、１８１１、１８１２を有する点において図６と異なる。構造化要素１８０１〜１８０９については、図６に示す構造化要素６０１〜６０９と同じである。
【００４９】
図１８に示すように、各プロセス・フォルダには、ドキュメントに加えて各プロセスに指定された印刷設定を示すジョブチケットが格納されている。本実施形態における、そのようなジョブチケット格納手段の一例として、図１９に示すような記載内容を示すジョブチケットを格納している。図１９において、タグ１９００は、ＸＭＬ形式により記述されているが、他の形式が用いられても良い。
【００５０】
タグ１９０１は、印刷した用紙束をホチキスで留める指定を示す。タグ１９０２は、印刷に使用する用紙の種類の指定を示す。タグ１９０３は、印刷する用紙サイズの指定を示す。
＜電子文書の第５の実施形態＞
次に、既に説明した図４において定義されたプロセス一覧に対応したファイルを本実施形態における電子文書の構成に有する場合について説明する。図２０は、第５の実施形態において、図４に示すプロセス一覧に対応したファイルを有する電子文書の構成について示す図である。図２０における電子文書２０００の構成は、構造化要素２００２（プロパティ・フォルダ）と構造化要素２００３（ワークフロー・ファイル）を有する点において図６と異なる。構造化要素２００１、２００４〜２００９については、図６に示す構造化要素６０１、６０４〜６０９と同じである。
【００５１】
図２０に示すように、構造化要素２００１（ＪＯＢ）のサブフォルダとして構造化要素２００２（プロパティ・フォルダ）を有する。更に、構造化要素２００２（プロパティ・フォルダ）には、図４に示すプロセス一覧の情報を有するワークフロー・ファイルが格納されている。図２１は、ワークフロー・ファイルの記載内容の一例を示す図である。図２１において、タグ２１００は、ＸＭＬ形式により記述されているが、他の形式が用いられても良い。
【００５２】
タグ２１０１は、現在のプロセスの番号の指定を示す。タグ２１０２、２１０４、２１０９は、図４に示す処理順４０３に従って各プロセスの番号を示す。タグ２１０３、２１０５、２１１０は、図５に示すプロセス名５０１において定義された各プロセスのプロセス名を示す。タグ２１０６、２１１１は、アプリケーション５０２において定義された各プロセスを処理するアプリケーション名を示す。タグ２１０７、２１１２は、ユーザ名５０３において定義された各プロセスを処理するユーザ名を示す。タグ２１０８、２１１３は、操作属性５０４において定義された各プロセスに設定された属性情報を示す。なお、図２０においては、プロセス一覧の情報を保存したワークフロー・ファイルを電子文書内に保持しているが、電子文書の外部に保持し、本電子文書から外部に保持されたワークフロー・ファイルを参照するようにしても良い。
＜電子文書の第６の実施形態＞
次に、ワークフローの各プロセスにおいて、ドキュメントに対して電子署名を付与した場合における電子文書の構成について説明する。図２２は、第６の実施形態において、各プロセスにおいてドキュメントに対して電子署名を付与した場合における電子文書の構成を示す図である。図２２における電子文書２２００の構成は、構造化要素２２０４（電子署名１・フォルダ）と構造化要素２００６（電子署名２・フォルダ）、電子署名ファイルである構造化要素２２０５及び２２０７を有する点において図６と異なる。構造化要素２２０１〜２２０３、２２０８〜２２１１については、図６に示す構造化要素６０１〜６０３、６０４〜６０７と同じである。
【００５３】
図２２に示すように、構造化要素２２０１（ＪＯＢ）のサブフォルダとして構造化要素２２０４（電子署名１・フォルダ）及び構造化要素２２０６（電子署名２・フォルダ）を有する。更に、構造化要素２２０４及び２２０６には、各プロセスにおいて付与された電子署名が格納されている。
【００５４】
図２３は、図２２に示す構成におけるリレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。図２３に示すように、タグ２３００によって、電子署名である構造化要素２２０７を参照することができる。本実施形態における電子署名格納手段の一例として、図２４に示すような記載内容を示す電子署名ファイルを格納している。
【００５５】
タグ２４０１は、電子署名の対象とされるドキュメントの参照先の情報を示す。タグ２４０２は、対象とされるドキュメントのハッシュ値を秘密鍵で暗号化したデータを示す。ユーザは、暗号化されたハッシュ値を公開鍵で復号し、タグ２４０１で指定されたドキュメントから算出したハッシュ値と比較する。比較した結果、一致した場合には、ドキュメントの改ざんが行われていないことを確認することができる。なお、電子署名の方式は、一般的に行われる方式が用いられる。
【００５６】
以上の第１〜第６の実施形態の説明において、電子文書の構成について説明したが、各実施形態の構成が組み合わせられても良い。例えば、第１の実施形態において、第５の実施形態において説明したプロパティ・フォルダとワークフロー・ファイルを備えるようにしても良い。
＜第１の例＞
以上までで説明した構成を有する電子文書を適用した例について、以下において説明する。
【００５７】
図２５は、第１の実施形態における電子文書を適用した例である。図２５に示すワークフローにおいては、最初に担当者２５０１が決済の申請を行うために起票を行う（起票プロセス）。次に、課長２５０２が起票したドキュメントに対して電子承認をし（決済プロセス）、経理責任者２５０３が会計処理を行う（経理プロセス）。
【００５８】
担当者２５０１が起票を行う際のアプリケーションには、事前に本ワークフローの各プロセスの定義がされており、その結果、図２６に示す構成を有する電子文書が作成されている。図２６に示す構造化要素２６０１〜２６０３は、図６に示す構造化要素６０１〜６０３に相当する。また、構造化要素２６０４、２６０６、２６０７は、構造化要素６０４、６０６、６０８に相当する。また、構造化要素２６０５は、構造化要素６０５に相当する。
【００５９】
最初に、構造化要素２６０３（リレーション・ファイル）には、図２７に示すタグ２７００のように、起票プロセスのドキュメント、即ち、構造化要素２６０５が参照情報として記述されている。図２８は、担当者２５０１が起票を行った際のドキュメントの一例を示す図である。
【００６０】
図２９は、決済の申請書類を課長に提出するために、電子文書２６００の保存時にプロセスを進めた際の電子文書の構成を示す図である。担当者２５０１により作成されたドキュメント（構造化要素２６０５）が、次の決済プロセスにコピーされる。コピーされた結果、構造化要素２６０８（ドキュメント）が生成されている。
【００６１】
その場合に、リレーション・ファイル（構造化要素２６０３）の記述内容が、図３０に示すタグ３０００のように、決済プロセスのドキュメント、即ち、構造化要素２６０８を参照するように更新される。その結果、課長２５０２は、構造化要素２６０８（ドキュメント）を編集することができる。
【００６２】
ここで、更に、課長２５０２が、ドキュメントに課長承認を証明する電子スタンプを押下し、ドキュメントを更新する。図３１は、更新したドキュメントの一例を示す図である。図３１に示すドキュメント３１００は、図２８に示すドキュメント２８００に電子スタンプ３１０１が押下されたドキュメントである。ここで、ドキュメント３１００が改ざんされないようにアクセス権を変更したり、電子署名を行ったり、ドキュメント３１００が描画データである場合にビットマップとし、容易に変更ができないようにしても良い。
【００６３】
次に、課長２５０２が本ドキュメントのプロセスを進め、経理にドキュメントを回覧する。図３２は、経理プロセスに進めた際の電子文書の構成を示す図である。課長２５０２により電子スタンプが押下されたドキュメント（構造化要素２６０８）が、経理プロセス（構造化要素２６０７）にコピーされている。コピーされた結果、構造化要素２６０９（ドキュメント）が生成されている。また、リレーションファイル（構造化要素２６０３）の記述内容が図３３に示されるように、経理プロセスのドキュメント、即ち、構造化要素２６０９を参照するように更新されている。
【００６４】
図２５に示すようなワークフローにおいて、経理責任者２５０３がドキュメントを確認し、記載内容に「価格に消費税が考慮されていない」等の不備が発見された場合に、該当する担当者２５０１までドキュメントを差し戻し、修正を要求する。その場合に、経理責任者２５０３は、例えばアプリケーションから図１１に示したツールバーを用いて、回覧されてきたドキュメントのリレーション・ファイル（構造化要素２６０３）を図２７の記述に更新する。そのように行うことによって、担当者２５０１が、容易にドキュメントの修正を行うことができる。同様に、経理責任者２５０３が、ツールバーを用いて、回覧されてきたドキュメントのリレーション・ファイル（構造化要素２６０３）を図３０の記述に更新することによって、課長２５０２が、容易にドキュメントの修正を行うことができる。従って、ドキュメントを回覧するワークフローにおいて、逐一、最初のプロセスからやり直す必要がなく、途中のプロセスにおける再実行ができるので、利便性を向上することができる。
＜第２の例＞
次に、複数のホットフォルダを用いて、ドキュメントを順次処理していく例について説明する。図３４は、第１〜第６の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。図３４に示すように、ホットフォルダ１にドキュメント３４０１が投入され、ホットフォルダ１に定義されたプロセスが実行され、ドキュメント３４０３が生成される。更に、ドキュメント３４０３が、ホットフォルダ２に投入され、ホットフォルダ２に定義されたプロセスが実行され、ドキュメント３４０５が生成される。更に、ドキュメント３４０５がホットフォルダ３に投入され、ホットフォルダ３に定義されたプロセスが実行される。
【００６５】
ホットフォルダに投入されるドキュメントを含む電子文書の構成としては、図６、図１３、図１６、図１８、図２０、図２２に示す構成のいずれでも良い。また、図３４に示す各ホットフォルダは、例えば、図示されていないホットフォルダ管理ソフトウェアによって管理されている。
【００６６】
図３５は、図３４において用いられるホットフォルダ管理ソフトウェア３５００のモジュール構成を示す図である。但し、図３５においては、ホットフォルダ間でドキュメントを回覧していく操作についてのモジュール構成のみ示されている。図３５に示すホットフォルダ管理部は、各ホットフォルダの設定を行う。ホットフォルダを設定する際に、ホットフォルダ管理部３５０４は、表示部３５０２によって、例えば、図３６に示すようなユーザインタフェース画面をディスプレイに表示する。
【００６７】
図３６は、ホットフォルダの設定において用いられるユーザインタフェースの画面の一例を示す図である。設定画面３６００に示すフォルダパス３６０１は、本ホットフォルダにするフォルダの場所を指定する。プロセス３６０２は、本ホットフォルダに投入されたドキュメントについて、ワークフローにおけるどのプロセスを実行するかを指定する。アプリケーション３６０３は、本ホットフォルダに投入されたドキュメントを処理するアプリケーションソフトを指定する。チェック３６０４は、本ホットフォルダに投入されたドキュメントの印刷を指定する。ここで、ドキュメントを印刷するタイミングとして、例えば、指定されたアプリケーションで処理する前又は後、若しくは前後両方として設定されている。プリンタ３６０５は、ドキュメントを印刷するプリンタを指定している。ボタン３６０６を押下することによって、本ホットフォルダの設定を確定する。確定されたホットフォルダは、監視部３５０１の監視対象とされる。ボタン３６０７を押下することによって、現在の設定をキャンセルする。
【００６８】
図３７は、ホットフォルダ管理ソフトウェアで保持するホットフォルダの設定情報を示す図である。図３７に示すように、タグ３７００によってホットフォルダの設定情報が示されている。タグ３７０１、タグ３７０４、タグ３７０７は、ホットフォルダ毎のフォルダパスを示している。タグ３７０２，３７０５、３７０８は、各ホットフォルダで処理するドキュメントのプロセス情報を示す。タグ３７０３、タグ３７０６は、ホットフォルダに投入されたドキュメントを処理するアプリケーションについての情報を示す。タグ３７０９は、ホットフォルダに投入されたドキュメントを印刷するプリンタ情報を示す。
【００６９】
図３８は、ホットフォルダにドキュメントが投入された際の処理の手順を示すフローチャートである。本処理の前に、ホットフォルダ管理ソフトウェアによって、既に各プロセスが定義され、電子文書が構成されているとする。まず、ステップＳ３８０１において、ホットフォルダ管理ソフトウェアの監視部３５０１によって、ホットフォルダへのドキュメントの投入が検知される。次に、ステップＳ３８０２において、ホットフォルダ管理ソフトウェアのプロセス処理部３５０３によって、本ホットフォルダに設定されたプロセスに格納されたドキュメントを読み込む。次に、ステップＳ３８０３において、ホットフォルダ管理ソフトウェアのプロセス処理部３５０３によって、ドキュメントに対してホットフォルダに設定された処理を行う。本例においては、タグ３７０３、３７０６に示すように、ドキュメントをアプリケーションで処理するか、又は、タグ３７０９に示すように、ドキュメントを印刷する。ステップＳ３８０３において、ドキュメントの処理が終わると、ステップＳ３８０４に進み、ホットフォルダ管理ソフトウェアのプロセス処理部３５０３によって、ドキュメントのプロセスを進める。ここで、ドキュメントのプロセスを進める場合に、現在のプロセスのドキュメントを次のプロセスにコピーしても良い。
【００７０】
本例においても第１の例と同様に、ドキュメントを複数のホットフォルダを用いて複数のプロセスを処理していくワークフローにおいて、逐一、最初のプロセスからやり直す必要がなく、途中のプロセスにおける再実行ができるので利便性を向上することができる。
＜第３の例＞
次に、ホットフォルダに格納されたデータを、複数のプロセスが記述されたジョブチケットに従って順次処理していく例について説明する。図３９は、第４の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。図３９に示すように、図示されていないホットフォルダにコンテンツデータがジョブチケットとともに格納され、プロセス変換ソフトウェアによって、本実施形態における電子文書を生成する。ここで、ジョブチケットには、ワーク不フローにおけるプロセス毎の印刷指示が記述されている。また、コンテンツデータは、例えば、ＰＤＦファイルであって、印刷において用いられる。
【００７１】
図４０は、図３９に示すプロセス変換ソフトウェアのモジュール構成を示す図である。但し、図４０においては、ホットフォルダに投入されたジョブチケット及びコンテンツデータから電子文書を生成する部分についてのモジュール構成のみ示されている。図４０に示すアクセス部４００１は、ジョブチケット３９０１及びコンテンツデータ３９０２を読み取る。フォーマット変換部４００２は、読み取られたジョブチケット３９０１及びコンテンツデータ３９０２を、電子文書３９０４に変換する。
【００７２】
図４１は、プロセス変換ソフトウェアによって電子文書が生成される処理の手順を示すフローチャートである。まず、ステップＳ４１０１において、ホットフォルダにコンテンツデータ３９０２とジョブチケット３９０１が投入される。投入後、プロセス変換ソフトウェアは、コンテンツデータとジョブチケットの投入を検知し、ジョブチケット３９０１及びコンテンツデータ３９０２を読み取る。ここで、図４２は、投入されたジョブチケットの記載内容の一例を示す図である。図４２に示すように、タグ４２００によって、複数の印刷についてのプロセスが指定されている。タグ４２０１は、コンテンツデータのレイアウトプロセスについての指示を示し、図４２においては、２ページ目から５ページ目を「２×２」のレイアウトに配置する指示を示している。図４３は、タグ４２０１のレイアウトプロセスの指示内容を説明する図である。データ４３０１、４３０２、４３０３、４３０４は、コンテンツデータ３９０２の２ページ目〜５ページ目までのデータを示している。また、データ４３０５は、それらのデータを印刷シート上に「２×２」のレイアウトを配置し、４面付けした状態を示している。
【００７３】
また、タグ４２０２によって、印刷用紙の種類についての指示を示し、図４２においては、２枚目〜５枚目の用紙の種類をグレイの紙に変更する指示を示している。図４４は、タグ４２０２のプロセスの指示内容を説明する図である。用紙４４０１は、１枚目のシートを示しており、デフォルトの用紙を用いて印刷される。また、用紙４４０２、４４０３、４４０４、４４０５は、グレイの用紙を用いて印刷される。ここで、用紙４４０２は、既に説明したようなタグ４２０１によるレイアウトプロセスの指示によって「２×２」のレイアウトで配置されている。用紙４４０６以降は、再び、デフォルトの用紙を用いて印刷される。
【００７４】
再び、図４１を参照する。ステップＳ４１０２において、プロセス変換ソフトウェア３９０３のフォーマット変換部４００２が、ジョブチケット３９０１からプロセスを１つ選択し、その印刷指示情報を読み取る。ここで、プロセスを選択する際に、処理の順序が定められている場合には、その順序に従って、プロセスを順に読み込む。次に、ステップ４１０３において、フォーマット変換部４００２によって、電子文書の構成で用いられるように、プロセスに対応したサブフォルダを作成する。その場合に、例えば、レイアウトプロセスに対応したサブフォルダが作成される。次に、ステップＳ４１０４において、フォーマット変換部４００２によって、サブフォルダにプロセスの印刷指示に対応したジョブチケットを保存する。
その場合に、例えば、レイアウトプロセスのジョブチケットを、レイアウトプロセスに対応したサブフォルダに保存する。
【００７５】
ステップＳ４１０５において、フォーマット変換部４００２によって、前のプロセスによってコンテンツデータが変更されているか否かを判定する。前のプロセスによってコンテンツデータが変更されているか否かを判定する。ここで、コンテンツデータが変更されていないと判定された場合には、ステップＳ４１０６において、現在のプロセスに対応したサブフォルダに前のプロセスに対応したコンテンツデータを保存し、ステップＳ４１０７に進む。ここで、現在のプロセスに対応したサブフォルダに前のプロセスに対応したコンテンツデータをコピーすることによって保存しても良い。一方、コンテンツデータが変更されていると判定された場合には、ステップＳ４１０７に進む。
【００７６】
ステップＳ４１０７において、ジョブチケットに記述されている全てのプロセスを調べたか否かを判定する。全てのプロセスについて調べていないと判定された場合には、ステップＳ４１０２に戻る。一方、全てのプロセスについて調べたと判定された場合には、本処理を終了する。
【００７７】
図４５は、プロセス変換ソフトウェア３９０３によって生成された電子文書３９０４の構成を示す図である。図４５に示すように、電子文書３９０４は、構造化要素４５０１（ＪＯＢフォルダ）をトップフォルダとして有する。構造化要素４５０１には、サブフォルダとして、現在のプロセス情報を保持する構造化要素４５０２と、図４２に示すジョブチケットに記載されている各プロセスに対応する構造化要素４５０４と構造化要素４５０７とを有している。図４５において、構造化要素４５０１は、ＪＯＢフォルダとして表示され、構造化要素４５０２は、リレーション・フォルダとして表示されている。また、構造化要素４５０４は、レイアウト・フォルダとして表示され、構造化要素４５０７は、デジタルプリンティング・フォルダとして表示されている。構造化要素４５０２（リレーション・フォルダ）には、現在のプロセス情報を指定する構造化要素４５０３（リレーション・ファイル）が格納されている。また、構造化要素４５０４（レイアウト・フォルダ）には、構造化要素４５０５（コンテンツデータ）が格納されている。既に説明したように、本例において、コンテンツデータは、レイアウトプロセスによって面付け処理が施されている。従って、図４１のステップＳ４１０５において、コンテンツデータが変更されていると判定されるので、構造化要素４５０７（デジタルプリンティング・フォルダ）には、コンテンツデータは保存されない。構造化要素４５０４（レイアウト・フォルダ）と構造化要素４５０７（デジタルプリンティング・フォルダ）には、各プロセスの印刷指示を記述したジョブチケット（構造化要素４５０６、４５０８）が格納されている。
【００７８】
図４６は、構造化要素４５０６（ジョブチケット）の記載内容の一例を示す図である。図４６に示すように、タグ４６００によってレイアウトプロセスの印刷指示のみが示されている。また、タグ４６０１によって、コンテンツデータの２〜５ページ目を４面付けで印刷するように設定されている。図４７は、構造化要素４５０８（ジョブチケット）の記載内容の一例を示す図である。図４７に示すように、タグ４７００によって印刷用紙の種類の指示のみが示されている。また、タグ４７０１によって、コンテンツデータの２〜５枚目をグレイの用紙によって印刷するよう設定されている。
【００７９】
図４８は、リレーション・ファイルの記載内容の一例を示す図である。図４８に示すように、タグ４８００によって、「Ｔａｒｇｅｔ＝”Ｌａｙｏｕｔ／Ｄｏｃｕｍｅｎｔ”」と指定されている。従って、本例において、現在処理しているドキュメントを、トップフォルダである構造化要素４５０１（ＪＯＢフォルダ）からの相対アドレスによって参照先を示すことにより、ドキュメントを指定することができる。
【００８０】
以上の説明において、図４６、図４７、図４８は、ＸＭＬ形式として示されているが、他の記述形式が用いられても良い。また、構造化要素４５０２（リレーション・フォルダ）、構造化要素４５０３（リレーション・ファイル）は、電子文書３９０４の外部に構成し、参照するようにしても良い。リレーション・ファイルの内容は、プロセスの処理が進むタイミングによって書き換えられるようにしても良い。また、図４５に示す電子文書３９０４をファイル圧縮機能によって圧縮されても良い。
【００８１】
以上、ドキュメントを複数のプロセスが指定されたジョブチケットと共にホットフォルダに投入することによって複数のプロセスを処理していくワークフローについて説明した。本例においても、そのようなワークフローにおいて、逐一、最初のプロセスからやり直す必要がなく、途中のプロセスにおける再実行ができるので利便性を向上することができる。
＜第４の例＞
次に、医療機関における患者の診察、再診など、業務のワークフローにおける諸活動をプロセスとして扱うアプリケーションにおいて、各プロセスごとのドキュメントを格納する電子文書の例について説明する。本例においては、また、医療機関のカルテ等、ワークフローにおけるドキュメントを発行するたびに、電子署名を付与する。例えば、カルテを５月１６日に発行し、そのカルテに対して電子署名を付与し、さらに５月３０日にカルテを更新し、そのカルテに対して電子署名を付与する。そのようなワークフローにおいては、第１の実施例と同様に、アプリケーションに事前に本ワークフローの各プロセスの定義がされており、その結果、図４９に示す構成を有する電子文書４９００が作成される。
図４９は、第６の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。図４９に示す構造化要素４９０１〜４９１１は、図２２に示す構造化要素２２０１〜２２１１に相当する。即ち、電子文書４９００は、トップフォルダとして構造化要素４９０１を有している。また、ＪＯＢフォルダは、サブフォルダとして最新のドキュメントを参照する情報を格納する構造化要素４９０２と、カルテを更新した日付ごとのドキュメント（構造化要素４９０９、４９１１）を格納する構造化要素４９０８及び４９１０を有している。図４９においては、構造化要素４９０１は、ＪＯＢフォルダとして示され、構造化要素４９０２は、リレーション・フォルダとして示されている。また、ＪＯＢフォルダは、各ドキュメントに対して付与される電子署名やタイムスタンプ等を格納する構造化要素４９０４及び４９０６とを有している。
【００８２】
図５０は、構造化要素４９０５（電子署名ファイル）の記載内容の一例を示す図である。図５０に示すように、タグ５０００によって電子署名の対象のドキュメントが指定されている。タグ５００１は、電子署名の対象のドキュメントの指定を示す。また、タグ５００２は、指定されたドキュメントに対する電子署名のキーを示す。図５１は、構造化要素４９０７（電子署名ファイル）の記載内容の一例を示す図である。図５１に示すように、タグ５１００によって電子署名の対象のドキュメントが指定されている。タグ５１０１は、電子署名の対象のドキュメントの指定を示す。また、タグ５１０２は、指定されたドキュメントに対する電子署名のキーを示す。
【００８３】
図５２は、本例におけるリレーション・ファイルの記載内容の一例を示す図である。図５２に示すように、タグ５２００によって、最新の日付のドキュメントが参照情報として記載される。例えば、ドキュメントを更新した際に、電子署名やタイムスタンプをそのドキュメントに付与したとする。その場合に、アプリケーションは、電子文書４９００内に新たな日付（更新された日）のサブフォルダを作成し、更新されたドキュメントをそのサブフォルダに格納する。また、付与した電子署名やタイムスタンプを格納するために、新たにサブフォルダを作成し、電子署名やタイムスタンプを格納する。また、アプリケーションがリレーション・ファイルの記述を書き換えることによって、ユーザは、最新の日付のドキュメントを参照することができる。
【００８４】
本発明には、プログラム（情報処理プログラム）コードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた場合についても、本発明は適用される。その場合、書き込まれたプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明に係る実施形態における情報処理装置を含むドキュメント処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示すシステムにおいてクライアント１０１間を回覧するドキュメントを生成するためのアプリケーション２００のモジュール構成を示す図である。
【図３】図２に示すアプリケーション２００が電子文書を生成する手順の概略を示すフローチャートである。
【図４】プロセス一覧画面の一例を示す図である。
【図５】プロセス定義画面の一例を示す図である。
【図６】第１の実施形態において、生成された電子文書の構成を示す図である。
【図７】第１の実施形態におけるリレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。
【図８】ワークフローにおいて、プロセスを進める処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】アプリケーション２００のモジュール構成を示す他の図である。
【図１０】ユーザに表示するプロセス確認画面の一例を示す図である。
【図１１】ツールバーの一例を示す図である。
【図１２】既存のワープロ編集ソフトウェア１２００にワークフローのプロセスを管理するツールバー１２０１がプラグインされている一例を示す図である。
【図１３】第２の実施形態において、スナップショットの付加をＯＮにした場合における電子文書の構成を示す図である。
【図１４】第２の実施形態におけるリレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。
【図１５】ドキュメントのスナップショットのサムネイルの一例を示す図である。
【図１６】第３の実施形態において、操作属性５０４の項目をチェックし、属性を設定した場合における電子文書の構成を示す図である。
【図１７】属性ファイルの記載内容の一例を示す図である。
【図１８】第４の実施形態において、ワークフローの各プロセスに印刷設定を指定した場合における電子文書の構成を示す図である。
【図１９】ジョブチケットの記載内容の一例を示す図である。
【図２０】第５の実施形態において、図４に示すプロセス一覧に対応したファイルを有する電子文書の構成について示す図である。
【図２１】ワークフロー・ファイルの記載内容の一例を示す図である。
【図２２】第６の実施形態において、各プロセスにおいてドキュメントに対して電子署名を付与した場合における電子文書の構成を示す図である。
【図２３】図２２に示す構成におけるリレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。
【図２４】電子署名ファイルの記載内容の一例を示す図である。
【図２５】第１の実施形態における電子文書を適用した例である。
【図２６】本例において作成される電子文書の構成を示す図である。
【図２７】本例におけるリレーション・ファイルの内容の一例を示す図である。
【図２８】ホットフォルダ管理ソフトウェアで保持するホットフォルダの設定情報を示す図である。
【図２９】決済の申請書類を課長に提出するために、電子文書２６００の保存時にプロセスを進めた際の電子文書の構成を示す図である。
【図３０】本例におけるリレーション・ファイルの内容の他の例を示す図である。
【図３１】更新したドキュメントの一例を示す図である。
【図３２】経理プロセスに進めた際の電子文書の構成を示す図である。
【図３３】本例におけるリレーション・ファイルの内容の他の例を示す図である。
【図３４】第１〜第６の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。
【図３５】図３４において用いられるホットフォルダ管理ソフトウェアのモジュール構成を示す図である。
【図３６】ホットフォルダの設定において用いられるユーザインタフェースの画面の一例を示す図である。
【図３７】ホットフォルダ管理ソフトウェアで保持するホットフォルダの設定情報を示す図である。
【図３８】ホットフォルダにドキュメントが投入された際の処理の手順を示すフローチャートである。
【図３９】第４の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。
【図４０】図３９に示すプロセス変換ソフトウェアのモジュール構成を示す図である。
【図４１】プロセス変換ソフトウェアによって電子文書が生成される処理の手順を示すフローチャートである。
【図４２】投入されたジョブチケットの記載内容の一例を示す図である。
【図４３】タグ４２０１のレイアウトプロセスの指示内容を説明する図である。
【図４４】タグ４２０２のプロセスの指示内容を説明する図である。
【図４５】プロセス変換ソフトウェア３９０３によって生成された電子文書３９０４の構成を示す図である。
【図４６】構造化要素４５０６（ジョブチケット）の記載内容の一例を示す図である。
【図４７】構造化要素４５０８（ジョブチケット）の記載内容の一例を示す図である。
【図４８】本例におけるリレーション・ファイルの記載内容の一例を示す図である。
【図４９】第６の実施形態における電子文書を適用した例を示す図である。
【図５０】構造化要素４９０５（電子署名ファイル）の記載内容の一例を示す図である。
【図５１】構造化要素４９０７（電子署名ファイル）の記載内容の一例を示す図である。
【図５２】本例におけるリレーション・ファイルの記載内容の一例を示す図である。
【図５３】従来における「レイアウト」と「印刷」といったプロセス毎に設定される印刷ジョブの例を示す図である。
【図５４】図５３に示す印刷ジョブをページ毎の設定に纏められたドキュメント形式に変更した例を示す図である。
【図５５】図１に示すホストコンピュータの構成の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８６】
２００  アプリケーション
４００  プロセス一覧画面
５００  プロセス定義画面
７００、１４００、１７００、１９００、２１００、２３００、２４００、２７００、３０００、３３００、３７００、４２００、４６００、４７００、４８００、５０００、５１００、５２００  タグ
１０００  プロセス確認画面
１１００  ツールバー
１２００  ワープロ編集ソフトウェア
１５００  サムネイル
３５００  ホットフォルダ管理ソフトウェア
３６００  設定画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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【図３６】
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【図３７】
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【図３８】
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【図３９】
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【図４０】
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【図４１】
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【図４２】
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【図４３】
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【図４４】
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【図４５】
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【図４６】
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【図４７】
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【図４８】
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【図４９】
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【図５０】
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【図５１】
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【図５２】
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【図５３】
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【図５４】
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【図５５】
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