(57)【要約】【課題】文書等が機密区分領域から持ち出された場合においても，文書を所在地を確認することができる文書管理システムを提供する。【解決手段】本発明に係る文書管理システム１は，ユーザ毎の警告先を記憶する警告先記憶手段（文書管理装置１６のユーザＤＢ）と，文書を検知する文書検知装置２２及び当該文書を運ぶユーザを認証する個人認証装置２０を備えるゲート１８と，前記ゲート１８の前記文書検知装置２２により文書が検知された場合，前記ユーザＤＢに記憶されている前記個人認証装置２０により認証されたユーザの警告先に対して警告を通知する警告通知手段（文書管理装置１６の警告通知部６６）とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ毎の警告先を記憶する警告先記憶手段と，
文書を検知する文書検知部及び当該文書を運ぶユーザを認証するユーザ認証部を備える入退出部と，
前記入退出部の前記文書検知部により文書が検知された場合，前記警告先記憶手段に記憶されている前記ユーザ認証部により認証されたユーザの警告先に対して警告を通知する警告通知手段と
を有する文書管理システム。
【請求項２】
前記警告通知手段は，所定時間毎に，警告を通知する
請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記警告通知手段は，通知した警告に対する応答が受け付けられた場合，所定時間毎に警告を通知することを解除する
請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記警告通知手段により通知される警告に対する応答には，場所情報，時刻情報及び文書情報が含まれており，
前記警告通知手段により通知される警告に対する応答を受け付ける応答受付手段と，
前記応答受付手段により受け付けられた応答に含まれる場所情報，時刻情報及び文書情報並びにユーザ情報を記憶する追跡情報記憶手段と
をさらに有する
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
場所を識別する場所識別情報を記憶する場所記憶手段をさらに有し，
前記追跡情報記憶手段は，場所情報として，前記場所記憶手段に記憶されている場所識別情報を記憶する
請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書検知部は，大バルクハウゼン効果により，文書を検知する
請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書検知部は，警告に対する応答の送信先情報が埋め込まれた文書を検知する
請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項８】
コンピュータと，ユーザ毎の警告先を記憶する警告先記憶手段と，文書を検知する文書検知部及び当該文書を運ぶユーザを認証するユーザ認証部を備える入退出部とを含む文書管理システムにおいて，
前記入退出部の前記文書検知部により出力される検知信号を受け付ける検知信号受付ステップと，
前記検知信号が受け付けられた場合，前記ユーザ認証部により認証されたユーザ情報を受け付けるユーザ情報受付ステップと，
前記受け付けられたユーザ情報に基づいて，前記警告先記憶手段に記憶されている当該ユーザの警告先に対して警告を通知する警告通知ステップと
を前記文書管理システムのコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する文書管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書のトレーサビリティは，いつ，どこで，だれが，どの文書を保持していたか，を追跡できることである。情報漏洩を防止するため，文書のトレーサビリティが確保される文書管理システムが望まれている。
【０００３】
従来，文書が，ゲート等により閉じられた空間として形成された特定領域の外に持ち出された場合，この文書の現在位置を特定することは困難であった。例えば，ＲＦＩＤ(Radio Frequency Identification)タグ等の無線チップを紙媒体に取り付けることにより紙媒体を管理するシステムでは，ＲＦＩＤタグの厚みによる紙媒体への印刷の問題，ＲＦＩＤタグを読み取る読取装置などの特定領域外への設置の問題，読取装置の通信距離（数ｍ程度）の問題などにより，実用的とはいい難い状況である。
【０００４】
特許文献１では，スーパーマーケットやイベント会場等の施設内にいる時に，利用者である顧客や来場者等の近くの場所に関連する情報を利用者が保有する携帯端末に配信する情報配信システムが開示されている。
特許文献２では，オフィス等で排出された機密書類の排出から処理までの過程を管理する手法が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−４１６４２号公報
【特許文献２】特開２００７−４２０７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら，文書や物品が機密区分領域から持ち出された場合，文書等の所在地がわからなくなってしまう。
【０００７】
本発明の目的は、文書等が機密区分領域から持ち出された場合においても，文書を所在地を確認することができる文書管理システム及びプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理システムは、ユーザ毎の警告先を記憶する警告先記憶手段と，文書を検知する文書検知部及び当該文書を運ぶユーザを認証するユーザ認証部を備える入退出部と，前記入退出部の前記文書検知部により文書が検知された場合，前記警告先記憶手段に記憶されている前記ユーザ認証部により認証されたユーザの警告先に対して警告を通知する警告通知手段とを有する。本発明によれば，文書等が機密区分領域から持ち出されると，文書等を持ち出したユーザに対して警告が通知されるので，ユーザに対して所在地の通知を促すことができ，文書の所在地を確認することができる。
【０００９】
好適には，前記警告通知手段は，所定時間毎に，警告を通知する。本発明によれば，所在地を通知しないユーザに対して警告が所定間隔で通知され，ユーザが所在地を通知する動機付けとなるので，文書の所在地の通知をさらに促すことができる。
【００１０】
好適には，前記警告通知手段は，通知した警告に対する応答が受け付けられた場合，所定時間毎に警告を通知することを解除する。本発明によれば，ユーザが警告に対して応答すれば，警告が繰り返し行われることが停止されるので，ユーザが応答を行う動機付けとなる。
【００１１】
好適には，前記警告通知手段により通知される警告に対する応答には，場所情報，時刻情報及び文書情報が含まれており，前記警告通知手段により通知される警告に対する応答を受け付ける応答受付手段と，前記応答受付手段により受け付けられた応答に含まれる場所情報，時刻情報及び文書情報並びにユーザ情報を記憶する追跡情報記憶手段とをさらに有する。本発明によれば，ユーザからの応答に含まれる場所情報等が記憶されるので，機密区分領域から持ち出された文書の所在地をいつでも確認することができる。
【００１２】
好適には，場所を識別する場所識別情報を記憶する場所記憶手段をさらに有し，前記追跡情報記憶手段は，場所情報として，前記場所記憶手段に記憶されている場所識別情報を記憶する。本発明によれば，文書が機密区分領域の内部であって場所識別情報により識別される場所に格納されている場合においても，文書の所在地を確認することができる。
【００１３】
好適には，前記文書検知部は，大バルクハウゼン効果により，文書を検知する。本発明によれば，文書が機密区分領域から持ち出されたことを，簡易に検知することができる。
【００１４】
好適には，前記文書検知部は，警告に対する応答の送信先情報が埋め込まれた文書を検知する。本発明によれば，ユーザが警告に対して応答を行う場合，文書に埋め込まれた送信先情報を用いて簡易な操作で応答を行うことができるので，応答が行われる確率を高くすることができる。
【００１５】
本発明に係るプログラムは，コンピュータと，ユーザ毎の警告先を記憶する警告先記憶手段と，文書を検知する文書検知部及び当該文書を運ぶユーザを認証するユーザ認証部を備える入退出部とを含む文書管理システムにおいて，前記入退出部の前記文書検知部により出力される検知信号を受け付ける検知信号受付ステップと，前記検知信号が受け付けられた場合，前記ユーザ認証部により認証されたユーザ情報を受け付けるユーザ情報受付ステップと，前記受け付けられたユーザ情報に基づいて，前記警告先記憶手段に記憶されている当該ユーザの警告先に対して警告を通知する警告通知ステップとを前記文書管理システムのコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、文書等が機密区分領域から持ち出された場合においても，文書を所在地を確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
図１は，本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成を示す図である。
図１に示すように，本実施形態に係る文書管理システム１は，ネットワーク２８を介して接続された画像形成装置１０，文書管理装置１６，保管庫２４及びゲート１８を含む。ネットワーク２８は，例えばＬＡＮ（Local Area Network）により構成されている。したがって，画像形成装置１０，文書管理装置１６，保管庫２４及びゲート１８は，データをネットワーク２８を介して送受信する。なお，ネットワーク２８は，有線であってもよいし，無線であってもよい。また，画像形成装置１０や保管庫２４は，複数，含まれてもよい。
【００１８】
画像形成装置１０は，例えばコピー機や複合機であり，印刷（プリント）機能，複写（コピー）機能，読取（スキャン）機能及びファクシミリ送受信機能を有する。画像形成装置１０は，後述するようにして構成される機密区分領域に配置されている。画像形成装置１０は，認証装置１２及び検知センサ１４を備える。
【００１９】
認証装置１２は，非接触方式のＩＣカード等の認証カードに格納されている個人情報（例えば，ユーザＩＤなど）を読み取ることにより、認証カードを保持する個人の認証を行う。個人の認証が認証装置１２により行われると，画像形成装置１０は，印刷処理を行って用紙を出力する。したがって，誰が，いつ，印刷処理等を行ったかが識別可能となる。
【００２０】
検知センサ１４は，用紙に含まれる磁性材料を検知するセンサである。検知センサ１４は，例えば挟み込みアンテナであり，大バルクハウゼン効果により，発生された磁界の変化を検知する。より具体的には，検知センサ１４は，大バルクハウゼン効果を示す磁性ワイヤーなどの磁性材料が漉き込まれた用紙（検知対象用紙）に画像が形成される場合，検知対象用紙に含まれる磁性材料が生じる磁化反転を検知する。なお，検知対象用紙は，リモート用紙とも呼ばれる。
【００２１】
画像形成装置１０は，用紙に画像を形成する際，光学的に読み取り可能な符号画像を用紙に印刷する。符号画像は，例えば，バーコード，ＱＲコードなどの２次元コードにより実現される。符号画像には，画像形成装置１０により出力される文書を識別する識別子（ＩＤ），当該用紙が検知対象用紙であるか否かを示す情報，及び文書管理装置１６のメールアドレスが含まれている。文書管理装置１６のメールアドレスは，後述する警告に対する応答の送信先情報として用いられる。符号画像には，画像形成装置１０を識別する識別子，画像形成装置１０が設置されている場所など，画像形成装置１０に関する情報が含まれてもよい。
【００２２】
ゲート１８（入退出部）は，閉じられた空間である機密区分領域と，それ以外の領域とを隔てる位置に設けられている。例えば，ゲート１８は，建物，部屋，オフィス，店舗などの出入口に設けられている。したがって、機密区分領域に入る場合又は機密区分領域から出る場合、ユーザはゲート１８を通過する。ゲート１８は，個人認証装置２０及び文書検知装置２２を備える。
【００２３】
個人認証装置２０（ユーザ認証部）は，上記の認証カードに格納されている個人情報を無線で読み取る。個人認証装置２０が，読み取った個人情報が通過権限を有するものであると確認すると，図示しない扉が開かれ，ゲート１８は通過可能な状態になる。ユーザがゲート１８を通過すると，図示しない通過検知センサなどによりユーザが通過したことが確認され，扉が閉じられ，ゲート１８は通過不可能な状態になる。このようにして，個人認証装置２０は，機密文書を運ぶユーザを認証する。なお，個人認証装置２０は，指紋，静脈，目の虹彩など，生体情報を用いて個人の認証を行ってもよい。
【００２４】
文書検知装置２２は，所定の強度の振動磁界を発生し，この振動磁界により形成される監視領域に入る文書を検知する。具体的には，文書検知装置２２は，検知センサ１４と同様に，図示しない検知コイルを有し、この検知コイルにより、検知対象用紙が磁界に入ることにより生じる磁化反転を検知する。即ち、文書検知装置２２は、大バルクハウゼン効果により，機密文書（検知対象用紙を含む文書）を検知する。したがって，ユーザが機密文書を持ってゲート１８を通過すると，機密文書を機密区分領域から持ち出したユーザを特定することが可能となる。 
【００２５】
保管庫２４は，文書を保管するための容器であり，機密区分領域に設けられている。保管庫２４は，検知対象用紙に付された符号画像を光学的に読み取る読取装置２６を備える。読取装置２６は，例えば，バーコードリーダやＱＲコードリーダである。符号画像が読取装置２６により読み取られることにより，保管庫２４に保管されている文書を特定することが可能となる。
【００２６】
文書管理装置１６は，画像形成装置１０，保管庫の読取装置２６並びにゲート１８の個人認証装置及び文書検知装置２２から送信されるデータを受信して記憶する。また，文書管理装置１６は，後述する携帯電話等の移動端末装置やパーソナルコンピュータ等の端末装置から送信されるデータを受信して記憶する。より具体的には，文書管理装置１６は，機密文書の所在地を確認するための情報を管理する。なお，文書管理装置１６に記憶される情報については，後で詳述する。
【００２７】
図２は，文書管理装置１６のハードウェア構成を示す図である。
図２に示すように，文書管理装置１６は，ＣＰＵ３０、メモリ３２、ハードディスク駆動装置等の記憶装置３４，ネットワーク２８を介してデータ通信を行う通信インタフェース（ＩＦ）３６，キーボードやマウス等の入力装置３８及び液晶ディスプレイ等の表示装置４０を有する。これらの構成要素は，データの入出力が互いに可能に接続されている。
【００２８】
図３は，文書管理装置１６により管理される情報を示す図であって，図３（Ａ）は，ユーザＤＢ５２に格納される情報を例示し，図３（Ｂ）は，場所ＤＢ５４に格納される情報を例示し，図３（Ｃ）は，文書ＤＢ５６に格納される情報を例示する。ユーザＤＢ５２，場所ＤＢ５４及び文書ＤＢ５６は，メモリ３２及び記憶装置３４の少なくともいずれかにより実現される。
【００２９】
図３（Ａ）に示すように，ユーザＤＢ５２（警告先記憶手段）は，各ユーザのユーザ情報を記憶する。ユーザ情報には，ユーザを一意に識別するユーザＩＤ，氏名，電話番号及び電子メールアドレスが含まれている。電話番号及び電子メールアドレスは，ユーザの警告先情報として扱われる。電子メールアドレスは，当該ユーザが保持する携帯電話などの移動端末装置に対して送信可能なメールアドレスである。ユーザＤＢ５２には，ユーザ情報が予め格納されている。
【００３０】
したがって，ユーザＩＤが取得されると，当該ユーザＩＤにより識別されるユーザの警告先情報を特定することができる。なお，ユーザ情報に含まれる項目は例示であり，他の項目が含まれてもよい。また，電子メールアドレスは，パーソナルコンピュータなどの端末装置に対して送信可能なメールアドレスであってもよい。
【００３１】
図３（Ｂ）に示すように，場所ＤＢ５４（場所記憶手段）は，場所を識別する場所識別情報（場所情報）を記憶する。場所情報には，場所を一意に識別する場所ＩＤ及び場所名が含まれている。例えば，場所ＤＢ５４に格納される場所情報は，画像形成装置１０や保管庫２４に関する情報である。場所ＤＢ５４には，場所情報が予め格納されている。
【００３２】
図３（Ｃ）に示すように，文書ＤＢ５６は，各機密文書の文書情報を記憶する。文書情報には，一意に識別する文書ＩＤ，文書名及び大バルクハウゼン効果の有無情報が含まれている。文書ＩＤは，画像形成装置１０による印刷時に用紙に印刷される符号画像に含まれる情報である。大バルクハウゼン効果の有無情報は，当該文書が検知対象用紙に印刷されたものであるか否かを示す情報である。
【００３３】
画像形成装置１０は，文書を出力する毎に，文書情報を文書管理装置１６に対して送信する。したがって，文書ＤＢ５６には，画像形成装置１０が文書を出力する毎に，当該文書の文書情報が格納される。
【００３４】
図４は，文書管理装置１６により管理される追跡ＤＢ５８に格納される情報を例示する図である。追跡ＤＢ５８は，ユーザＤＢ５２等と同様に，記憶装置３４等により実現される。
図４に示すように，追跡ＤＢ５８（追跡情報記憶手段）は，機密文書の所在地を確認するための追跡情報を記憶する。追跡情報には，ユーザＩＤ，文書ＩＤ，タイムスタンプ及び場所情報が含まれる。ユーザＩＤは，ユーザＤＢ５２（図３）に格納されているユーザ情報のユーザＩＤに対応する。文書ＩＤは，文書ＤＢ５６に格納されている文書情報の文書ＩＤに対応する。
【００３５】
場所情報は，当該文書が存在する場所を示す。場所情報が，場所ＤＢ５４に格納されている場所ＩＤである場合，文書は，場所ＩＤに示される場所（保管庫２４）に保管されているか，又は場所ＩＤに示される場所（画像形成装置１０）で印刷されている。場所情報が「Ｎ．Ａ．」である追跡情報は，文書の所在地の確認が行われている最中であることを示す。
【００３６】
場所情報が，場所ＤＢ５４に格納されている場所ＩＤではない場合（例えば，後述する中継地を示す場所情報である場合），追跡情報は，文書の所在地が確認され，文書が当該中継地の所定範囲内に存在する可能性が高いことを示す。図４の例では，「ｌｏｃ１」「ｌｏｃ２」「ｌｏｃ３」が，中継地を示す場所情報である。中継地を示す場所情報の代わりに，緯度経度情報が用いられてもよい。タイムスタンプは，文書が当該場所に存在すること（又は，中継地の所定範囲内に存在すること）が確認された時刻を示す。
【００３７】
図５は，文書管理装置１６上で動作する文書管理プログラム５０の機能構成を示すブロック図である。
図５に示すように，文書管理プログラム５０は，ユーザＤＢ５２，場所ＤＢ５４，文書ＤＢ５６（図３），追跡ＤＢ５８（図４），検知信号受付部６０，ユーザＩＤ取得部６２，警告先取得部６４，警告通知部６６，応答受付部６８及び追跡情報登録部７０を有する。文書管理プログラム５０は，文書管理装置１６のメモリ３２にロードされ，ＣＰＵ３０により実行される。
【００３８】
文書管理プログラム５０において，検知信号受付部６０は，ゲート１８の文書検知装置２２から出力される検知信号を受け付け，ユーザＩＤ取得部６２に対してユーザＩＤの取得を命令する命令信号を出力する。
【００３９】
ユーザＩＤ取得部６２は，検知信号受付部６０から出力される命令信号を入力すると，ゲート１８の個人認証装置２０により認証された個人のユーザＩＤを取得する。ユーザＩＤ取得部６２は，個人認証装置２０から出力される個人情報を受け付けてもよいし，個人認証装置２０に保持されている個人情報を読み出してもよい。
【００４０】
警告先取得部６４は，ユーザＩＤ取得部６２により取得されたユーザＩＤを受け付け，このユーザＩＤに基づいてユーザＤＢ５２を参照し，当該ユーザの警告先情報を取得する。警告先取得部６４は，当該ユーザの警告先情報を警告通知部６６に対して出力する。
【００４１】
警告通知部６６は，警告先取得部６４から出力された警告先情報を受け付け，当該警告先に対して警告を通知する。より具体的には，警告通知部６６は，警告先情報としての電子メールアドレスに対して，文書の所在を送信する旨の警告メールを送信する。警告通知部６６は，所定時間毎に，このような警告を通知する。また，警告通知部６６は，後述する応答受付部６８から出力される，通知した警告に対する応答が受け付けられた旨の応答確認信号を受け付けた場合，所定時間毎に警告を通知することを解除する。
【００４２】
応答受付部６８は，警告通知部６６により通知された警告に対する応答を受け付けた場合，応答確認信号を警告通知部６６に対して出力する。より具体的には，応答受付部６８は，警告メールに対する応答メールを受け付けた場合，応答確認信号を警告通知部６６に対して出力し，応答メールの内容を追跡情報登録部７０に対して出力する。
【００４３】
応答メールは，例えば，移動端末装置から送信されたメールである。応答メールには，ユーザＩＤ，移動端末装置の電話番号，送信元メールアドレス，送信時刻，文書ＩＤ，位置情報（例えば，中継地情報，ＧＰＳ機能により取得される緯度経度情報など）が含まれる。文書ＩＤは，検知対象用紙に印刷された符号画像が，移動端末装置に備えられているカメラにより撮像されることにより取得され応答メールに含まれることが可能である。また，撮像された符号画像から文書管理装置１６のメールアドレスが取得され，応答メールの送信先アドレスとして用いられる。
【００４４】
追跡情報登録部７０は，文書の追跡情報を追跡ＤＢ５８に格納する。より具体的には，追跡情報登録部７０は，保管庫２４の読取装置２６から送信される読取情報を受け付けた場合，読取装置２６により符号画像を読み取られた機密文書が，読取装置２６が備えられた保管庫２４に，当該時刻に保管されたことを示す情報を格納する。即ち，追跡情報登録部７０は，文書ＩＤ，タイムスタンプ，場所情報を格納する。なお，機密文書が保管庫に保管された場合，ユーザＩＤは，「Ｎ．Ａ．」とする。
【００４５】
追跡情報登録部７０は，画像形成装置１０が用紙に印刷した場合も同様に，文書の追跡情報を追跡ＤＢ５８に格納する。この場合，追跡情報の場所情報として，画像形成装置１０を示す場所ＩＤ（図３（Ｂ））が格納される。
【００４６】
追跡情報登録部７０は，機密文書がゲート１８から外部に持ち出されたこと示す情報をゲート１８から受け付けた場合，機密文書を持ち出したユーザに対応するユーザＩＤを含む追跡情報を追跡ＤＢ５８に格納する。この場合，追跡情報の文書ＩＤには機密文書の所在地を確認している最中である情報（例えば，「リクエスト中」）が格納され，タイムスタンプ及び場所情報は「Ｎ．Ａ．」とする。
【００４７】
追跡情報登録部７０は，応答受付部６８から応答メールの内容を受け付けると，当該文書に関する追跡情報を追跡ＤＢ５８に格納する。より具体的には，追跡情報登録部７０は，応答メールに含まれるユーザＩＤを含み，文書ＩＤがリクエスト中である追跡情報を更新する。ここで，追跡情報登録部７０は，追跡情報に含まれる文書ＩＤ，タイムスタンプ及び場所情報を，応答メールに含まれる文書ＩＤ，送信時刻及び位置情報にそれぞれ更新する。
【００４８】
図６は，本発明の実施形態に係る文書管理システム１により実行される所在地確認処理（Ｓ１０）のフローチャートを示す。
図６に示すように，ステップ１００（Ｓ１００）において，文書管理装置１６は，ゲート１８の文書検知装置２２から検知信号を受け付けたか否かを判定する。即ち，機密文書がゲート１８を介して機密区分領域から外部に持ち出されたか否かを判定する。文書管理装置１６は，検知信号を受け付けた場合にはＳ１０２の処理に進み，そうでない場合にはＳ１００の処理に戻る。
【００４９】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において，文書管理プログラム５０（図５）の検知信号受付部６０は，命令信号をユーザＩＤ取得部６２に対して出力する。ユーザＩＤ取得部６２は，ゲート１８の個人認証装置２０から当該文書を持ち出した個人のユーザＩＤを取得し，警告先取得部６４に対して出力する。
ステップ１０４（Ｓ１０４）において，警告先取得部６４は，ユーザＤＢ５２を参照し，当該ユーザＩＤに対応する警告先情報を取得し，警告通知部６６に対して出力する。
【００５０】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において，警告通知部６６は，所定時間（例えば，２時間）経過後，警告先情報としての電子メールアドレスに対して，警告を通知する。警告メールには，例えば，「あなたは機密文書を持ち出しました。登録をお願いします。登録がない場合，無断持ち出し扱いになります」というメッセージが含まれている。
【００５１】
ステップ１０８（Ｓ１０８）において，警告通知部６６は，当該警告に対する応答確認信号を応答受付部６８から受け付けたか否かを判定する。文書管理プログラム５０は，警告通知部６６が応答確認信号を受け付けた場合にはＳ１１０の処理に進み，そうでない場合にはＳ１０６の処理に戻る。
【００５２】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において，応答受付部６８は，応答メールの内容を追跡情報登録部７０に対して出力する。追跡情報登録部７０は，当該応答メールの内容に基づいて，追跡ＤＢ５８に格納されている追跡情報であって当該応答メールに対応する追跡情報を更新する。また，応答メールが受け付けられたことにより，警告通知部６６が警告を通知することが解除される。
【００５３】
文書管理装置１６は，所定回数，警告を通知したにもかかわらず，応答メールを受信しない場合，その旨を文書管理システム１の管理者に対して通知してもよい。例えば，文書管理装置１６は，当該ユーザが文書を持ち出したことを示す電子メールを，管理者のメールアドレスに対して送信する。
【００５４】
警告部通知部６６は，応答メールが受け付けられた以降においても，所定時間毎（例えば，１日毎）に，警告を通知してもよい。これにより，Ｓ１０６〜Ｓ１１０の処理が再び実行されるので，ユーザが機密文書を保持したまま場所を移動した場合においても，機密文書の所在地が確認可能となる。
【００５５】
また，ユーザ毎に，文書の持ち出し権限が設定されてもよい。持ち出し権限には，複数のセキュリティレベルのいずれかが設定される。したがって，追跡ＤＢ５８に追跡情報が登録された場合，当該文書が当該ユーザにより持ち出し可能であるか否かが判定可能となり，当該文書が当該ユーザにとって持ち出し不可である場合には，所定の対応を行うことが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成を示す図である。
【図２】文書管理装置１６のハードウェア構成を示す図である。
【図３】文書管理装置１６により管理される情報を示す図であって，図３（Ａ）は，ユーザＤＢ５２に格納される情報を例示し，図３（Ｂ）は，場所ＤＢ５４に格納される情報を例示し，図３（Ｃ）は，文書ＤＢ５６に格納される情報を例示する。
【図４】文書管理装置１６により管理される追跡ＤＢ５８に格納される情報を例示する図である。
【図５】文書管理装置１６上で動作する文書管理プログラム５０の機能構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の実施形態に係る文書管理システム１により実行される所在地確認処理（Ｓ１０）のフローチャートを示す。
【符号の説明】
【００５７】
１ 文書管理システム
１０ 画像形成装置
１２ 認証装置
１４ 検知センサ
１６ 文書管理装置
１８ ゲート
２０ 個人認証装置
２２ 文書検知装置
２４ 保管庫
２６ 読取装置
２８ ネットワーク
３０ ＣＰＵ
３２ メモリ
３４ 記憶装置
５０ 文書管理プログラム
５２ ユーザＤＢ
５４ 場所ＤＢ
５６ 文書ＤＢ
５８ 追跡ＤＢ
６０ 検知信号受付部
６２ 取得部
６４ 警告先取得部
６６ 警告通知部
６８ 応答受付部
７０ 追跡情報登録部
【図１】
2009211591.tif 000003
【図２】
2009211591.tif 000004
【図３】
2009211591.tif 000005
【図４】
2009211591.tif 000006
【図５】
2009211591.tif 000007
【図６】
2009211591.tif 000008