(57)【要約】【課題】  同一背景を持つ複数ページから構成される文書データで効率的に検索を行なうシステムを提供する。【解決手段】  検索情報生成手段と検索対象判定手段をもち、検索対象判定手段の判定に従い検索を行なう検索情報を限定する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データと、該文書データに含まれるページデータを階層的に記録及び管理する文書管理システムにおいて、文書データを検索するための文書データ検索情報を生成する文書データ検索情報生成手段と、文書データに含まれるページデータを検索するためのページデータ検索情報を生成するページデータ検索情報生成手段と、目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定する検索対象判定手段を有し、上記文書データ検索情報生成手段は、文書データに含まれるページデータのページデータ検索情報のうち少なくとも２つ以上のページデータ検索情報で共通する検索情報の一部を文書データ検索情報とし、上記文書データ検索情報とした検索情報の一部をページデータ検索情報に含ませないように操作することによって文書データ検索情報を生成し、上記検索対象判定部の判定に従い、上記文書データ検索情報と上記ページデータ検索情報の何れか、或いはその両方を参照して検索を行うかを決定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書データと、該文書データに含まれるページデータを階層的に記録及び管理する文書管理システムにおいて、文書データに含まれる描画部品群を検索するための描画部品検索情報を生成する描画部品群検索情報生成手段と、目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定する検索対象判定手段を有し、上記描画部品群検索情報生成手段は、描画部品群の属性に従い、該描画部品群が文書データ中の複数のページデータに含まれるか否かの属性を付与した描画部品群検索情報を生成し、上記検索対象判定部の判定に従って上記複数のページデータに含まれるか否かの属性が偽或いは真をもつ描画部品群検索情報の何れか、或いはその両方を参照して検索を行うかを決定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
検索対象とする文書データを選択するための検索対象文書データ選択手段を更に具備する請求項１又は、請求項２に記載の文書管理システムであり、上記検索対象判定手段は、上記検索対象文書データ選択手段で選択された文書データの数に従って目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データをキーワード等の文書検索情報に関連付けて記憶し、それら記憶した情報に対して検索、表示、印刷を行う印刷装置、及び概装置で構成される文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ホスト等から伝送された文書データやスキャナ等で読み取った文書のイメージデータを印刷機器に保持することで、概文書を再利用するための技術が知られている。従来の文書を再利用するための技術では、入力された文書情報を圧縮されたビットマップデータに変換し、印刷装置に備え付けられた記憶装置に保持し、ユーザからの要求に従い、目的の文書を表示、印刷するものであった。
【０００３】
この技術に関連し、文書データから検索に有用な情報を作成することで、目的の文書の検索が可能になる技術が提案されている。このような検索技術では、ユーザが入力したキーワードを検索に有用な情報から探し出す。また特許文献１では、イメージデータ単位で検索に有用な情報を作成・登録を行う方法が提案されている。これにより、文書データが複数ページから構成される場合、目的とする文書データのみならず、目的とするページまで検索できるようになる。
【０００４】
検索に有用な情報は、文書登録時に手作業で入力する場合と自動的に付与する方法が提案されている。自動的に検索に有用な情報を付与するものとしては、例えばイメージデータに対してＯＣＲ処理を施し、ＯＣＲで検出された文字コードを検索に有用な情報として利用する技術が知られている。
【特許文献１】特開平１０−１８７９４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら上述した従来の技術では、イメージデータ単位で検索に有用な情報を付与するため、元の文書データが複数ページから構成され、且つ文書データが共通の背景を持つ場合に問題が発生する。即ち検索のために利用者が入力したキーワードが背景に含まれている場合、全てのページが検索結果として抽出されてしまう可能性がある。これを避けるためには予め検索を行う利用者が背景データに含まれるキーワードを知っておく等の必要があり、ユーザの負担となっていた。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明は、文書データと、該文書データに含まれるページデータを階層的に記録及び管理する文書管理システムにおいて、文書データを検索するための文書データ検索情報を生成する文書データ検索情報生成手段と、文書データに含まれるページデータを検索するためのページデータ検索情報を生成するページデータ検索情報生成手段と、目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定する検索対象判定手段を有し、上記文書データ検索情報生成手段は、文書データに含まれるページデータのページデータ検索情報のうち少なくとも2つ以上のページデータ検索情報で共通する検索情報の一部を文書データ検索情報とし、上記文書データ検索情報とした検索情報の一部をページデータ検索情報から削除することによって文書データ検索情報を生成し、上記検索対象判定部の判定に従い、上記文書データ検索情報と上記ページデータ検索情報の何れか、或いはその両方を参照して検索を行うかを決定することを特徴とする。
【０００７】
また、文書データと、該文書データに含まれるページデータを階層的に記録及び管理する文書管理システムにおいて、文書データに含まれる描画部品を検索するための描画部品検索情報を生成する描画部品検索情報生成手段と、目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定する検索対象判定手段を有し、上記描画部品検索情報生成手段は、描画部品の属性に従い、該描画部品が文書データ中の複数のページデータに含まれるか否かの属性を付与した描画部品検索情報を生成し、上記検索対象判定部の判定に従って上記複数のページデータに含まれるか否かの属性が偽或いは真をもつ描画部品検索情報の何れか、或いはその両方を参照して検索を行うかを決定することを特徴とする。
【０００８】
また、検索対象とする文書データを選択するための検索対象文書データ選択手段を更に具備し、上記検索対象判定手段は、上記検索対象文書データ選択手段で選択された文書データの数に従って目的とする検索対象が文書データなのか文書データに含まれるページデータなのかを判定することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によって、文書データが複数ページから構成されている場合で、且つ共通の背景データを持つ場合においても、利用者が予め背景に含まれるキーワードを知る必要なく、目的とするイメージデータを検索することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。
【実施例１】
【００１１】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
【００１２】
図1は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【００１３】
１０１は文書データ入力手段であり、本実施例では例えばフィーダ等を備えた複数枚の用紙原稿を連続的に光学的に読み取ることが可能なスキャナである。１０２は例えばハードディスク等の記憶装置であり、文書データや文書データを構成するページデータ、後述するページ検索情報や文書検索情報を複数格納することができる。１０４は例えばディスプレイ及びキーボードやマウスから構成されるユーザインタフェースであり、利用者はユーザインタフェースを駆使して本文書管理システムを用いて記憶装置１０２に格納された文書データの検索、表示、印刷を行う。１０５は１０１文書データ入力手段で読み込まれたイメージデータをページ単位で解析することにより、後述するページ検索情報を生成するページ検索情報生成手段である。１０６は記憶装置１０２に格納されたページ検索情報を解析することで、後述する文書検索情報を生成する文書検索情報生成手段である。１０７はユーザインタフェース１０４からの情報に従って検索手段１０３が検索のために参照する記憶手段１０２に格納された検索情報を指定する検索対象判定手段である。１０３は、検索対象判定手段１０７で指定した参照する検索情報を記憶手段１０２から読み出し、ユーザインタフェース１０４で入力されたキーワードと合致するページ或いは文書データを検索する検索手段である。１０８は検索手段によって検索されたページ或いは文書の印刷を行う印刷手段である。
【００１４】
（文書データとページデータ）
本実施例において、文書データとは文書データ入力手段１０１で読み取る原稿用紙のセットを表し、ページデータとは各々の原稿用紙を読み取ったイメージデータとする。文書データ入力手段で読み取ったイメージデータは、図３で示すように管理される。即ちこれらのデータは、文書データを特定すれば該文書データに含まれるページデータを特定することが可能であり、ページデータを特定すれば該ページデータを構成要素とする文書データが特定できることを可能なように管理される。
【００１５】
（ページ検索情報）
ページ検索情報は文書データ入力手段１０１で読み込まれたイメージデータを、後ほど検索できるようにするための情報である。例えば係るイメージデータのポインタと、イメージデータ中に記載されている複数の文字列（キーワード）とその文字列が記載されている位置を含む情報群である。検索情報手段１０３は、ページ検索情報にユーザインタフェース１０４で入力されたキーワードが含まれているか否かを調査する。ユーザが入力したキーワードを含むページ検索情報が見つかった場合、検索手段１０３は該ページ検索情報に記載されているイメージデータのポインタが指し示すイメージデータを印刷装置１０８やユーザインタフェース１０４に伝送する。上述のようにページ検索情報を利用することで、利用者が入力したキーワードを含むイメージデータを印刷、表示することが可能になる。
【００１６】
（文書検索情報）
文書検索情報とは、例えば文書を構成するページの全てあるいは一部で検出される文字列情報群である。例えば文書を構成する全てのページが同じ背景をもち、背景に文字列が記載されている場合には、背景に記載されている文字列が文書検索情報となる。
【００１７】
続いて図２のフローチャートを参照して、本実施例における文書検索情報とページ検索情報を生成する動作について説明する。
【００１８】
まず文書データ入力手段１０１によって文書を構成するページのイメージデータを読み取り、記憶手段１０１に格納する（Ｓ２０１）。続いてＳ２０１で読み取られたイメージデータにＯＣＲ処理を施し、該イメージデータに含まれる文字コードやその位置情報を抽出する（Ｓ２０２）。続いて、上述ように読み取られた文字コードを位置情報や辞書情報等を用いてグルーピングすることでページ検索情報を生成する。生成されたページ検索情報は記憶手段１０２に格納される（Ｓ２０３）。Ｓ２０１からＳ２０３の動作を、文書を構成するページ分繰り返す（Ｓ２０４）。続いて、記憶手段１０２に格納されたページ検索情報から、各ページ検索情報で共通したキーワードを抽出する（Ｓ２０５）。ここで、抽出するキーワードは全てのページ検索情報に含まれないように制御してもよい。このように制御することで、文書のほとんどのページには含まれているが、特定のページだけに含まれていないキーワードがある種類の文書に対しても本発明に係る検索が行える。上述のように抽出されたキーワードを文書データ検索情報として記憶手段１０２に格納する（Ｓ２０５）。続いてＳ２０５で抽出されたキーワードをページ検索情報から削除する（Ｓ２０６）。
【００１９】
続いて図４のフローチャートを参照して、本実施例における検索について説明する。
【００２０】
利用者はユーザインタフェース１０４を操作して所望する文書或いはページを検索するための検索情報を入力する（Ｓ４０１）。検索情報とは例えば利用者が所望する文書或いはページに記載されている文字列（キーワード）を含む。このキーワードはユーザインタフェース１０４に備え付けられているキーボードで入力してもよい。或いはページ検索情報や文書検索情報からキーワードとなる文字列を集め、インデックスとして表示し、利用者にそれを選択させてもかまわない。或いはキーワードの一部をキーボードにより入力すると、その候補をページ検索情報や文書検索情報からキーワードとなる文字列から抽出・表示を行い、その後に利用者が表示された文字列からキーワードを選択してもよい。更に検索情報は、検索を行う範囲を含んでもよい。即ち、検索を行う文書群が予め分かっているのであれば文書名等の文書を一意に識別できる識別子群等によって検索を行う範囲を指定する。更に利用者が印刷を所望するデータが文書データなのか、或いは文書内に含まれる特的のページなのかを直接的に指定する情報を含んでもかまわない。続いて検索対象判定手段１０７はＳ４０１で入力された検索情報に従って、利用者が所望する情報がある文書データ全てなのか、ある文書データに含まれる特定のページであるのかを判定する（Ｓ４０２）。Ｓ４０２の判定結果は検索手段１０３に渡される。検索手段Ｓ１０３は、Ｓ４０２の判定結果に基づき、記憶手段１０２から文書検索情報或いはページ検索情報、或いはその両方を参照して、Ｓ４０１で入力されたキーワードが含まれる文書或いはページを検索する（Ｓ４０３）。ここで検索手段１０３は、Ｓ４０２の判定結果が文書データ全てである場合には文書検索情報とページ検索情報の両方を対象として検索を行う。この場合、ある文書検索情報或いはページ検索情報に指定されたキーワードが一つ発見できた場合には、その時点で該当文書及び該当文書に含まれるページの検索を終了し、別の文書データの検索を行うように制御してもよい。一方Ｓ４０２の検索結果が文書データに含まれる特定のページである場合には、ページ検索情報のみを対象として検索を行う。
【００２１】
Ｓ４０１で生成する検索情報に文書を示す識別子が含まれている場合、文書検索対象判定手段１０７は、該検索情報に含まれている文書を示す識別子の数で利用者が所望するデータが文書なのか或いは文書内に含まれる特的のページなのかを判定してもよい。即ち該検索情報に含まれている文書を示す識別子の数が一つである場合には、検索対象はページ検索情報のみと判断する。このような構成にすることで、利用者が所望する情報がページであるか文書であるかを直接的に指定しなくとも、検索対象を自動的に判定することが可能になるため、文書或いはページを高速に精度よく検索することが可能になる。
【実施例２】
【００２２】
続いて本発明における別の実施例を説明する。
【００２３】
図５は本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。ただし、先に説明した図１と機能的に同等なブロックには図１と同じ番号を割り振っている。
【００２４】
５０１は文書データの生成や編集を行うホストコンピュータである。５１０は印刷装置であり、ホストコンピュータと通信を行う通信手段５１１を有する。また印刷装置５１０は、ホストコンピュータから伝送された文書データの解析処理を行うデータ解析手段５１２を有する。またデータ解析手段５１２からの情報に従い検索情報を生成する検索情報生成手段５１３を有する。また印刷装置５１０は記憶装置１０２、検索手段１０３、ユーザインタフェース１０４、検索対象判定手段１０７、印刷手段１０８を有する。ホストコンピュータ５０１と通信手段５１１は、例えばネットワーク等によって接続されている。通信手段５１１は記憶手段１０２とデータ解析手段５１２と接続されている。またデータ解析手段５１２は記憶手段１０２及び検索情報生成手段５１３と接続されている。検索情報生成手段５１３は更に記憶手段１０２と接続されている。
【００２５】
通信手段５１１は、ホストコンピュータと通信を行うことにより、ホストコンピュータから文書データを受信するほか、記憶手段１０２に格納されている各種データの情報をホストコンピュータに通知することも可能である。例えば通信手段５１１は記憶装置１０２に格納されているビットマップ画像等の情報をホストコンピュータに通知し、ホストコンピュータは記憶装置１０２に格納されているビットマップ画像を背景として指定する命令を埋め込んだ文書データを生成する。
【００２６】
ホストコンピュータ５０１から文書データが伝送されると、通信手段５１１は該文書データをデータ解析手段５１２に送信する。データ解析手段は受信した文書データを解析して中間データを生成する。ここで中間データとは記憶手段１０２に格納される形式の文書データであり、上記で説明したように文書とページが階層構造で表現される形式となっている。中間データの構造については後述で説明する。
【００２７】
データ解析手段５１２は受信した文書データを解析するとともに、文書データを検索するのに有用な検索情報を生成するために、文書データの解析結果を検索除法生成手段５１３に転送する。検索情報生成手段５１３は受信した文書データの解析結果に従って、ページ単位で検索情報を生成する。ここで検索情報とは、文書データ内のページに含まれる、複数の文字列（キーワード）とその文字列が印刷される位置情報の組である。また、検索情報は更に該文字列（キーワード）が同一文書データ内の他のページで出現するかのフラグを持つ。検索情報の生成処理については後述する。上述のように生成された検索情報は、後述する形で中間データに付与されて記憶手段１０２に格納される。
【００２８】
利用者はユーザインタフェース１０４を駆使することで、記憶手段１０２に格納されている中間データを検索する。ユーザインタフェース１０４及び検索対象判定手段１０７及び印刷手段１０８の動作については前で説明した動作と同じであるため、説明は省略する。検索対象判定手段１０７で検索対象が文書データ全てであると判定された場合には、上述した検索情報のフラグにかかわらず検索を行う。一方、検索対象判定手段１０７で検索対象がページであると判定された場合には、上述した検索情報のうち、フラグが‘偽’のもののみを対象として検索を行う。
【００２９】
（検索情報の生成処理）
図６のフローチャートを参照して、本実施例における検索情報を生成する動作について説明する。
【００３０】
まず文書データを構成するページを開始するための処理を行う（Ｓ６０１）。続いて転送された文書データに含まれるコマンドを解釈する（Ｓ６０２）。Ｓ６０２の結果、該コマンドにキーワードになるような文字列が含まれている可能性があるか否かを判定する（Ｓ６０３）。Ｓ６０３でキーワードになるような文字列を判定している理由は、文書データを表現するフォーマットによっては、単一のコマンドによって描画されるオブジェクトが文字であるか否か判定できないためである。例えば指定点列で囲まれる領域を塗りつぶす命令があった場合、点列を塗りつぶした結果、最終的に文字になる場合もありうる。また、一つ一つのコマンドの描画結果では文字にはならないが、コマンドの組み合わせで最終的に描画されるオブジェクトが文字になる場合もある。更にイメージ（ここではページの一部に描画されるビットマップのこと）に文字が含まれているようなケースもある。一方コマンドとして「文字を描画する」といったコマンドを持つフォーマットである場合には、確実にコマンドによって描画されるオブジェクトは文字となる。或いはコマンドで描画するオブジェクトの属性が付与される場合もあり、更に属性の種類として「文字属性」が定義されているようなフォーマットである場合にも、コマンドで描画されるオブジェクトは文字となる。Ｓ６０３でコマンドによって描画されるオブジェクトが文字であると判定された場合、描画されるオブジェクトの属性に従い、一つ或いは複数のコマンドによって描画されるオブジェクトで描画される一つ或いは複数の文字の文字コードを抽出する。例えば、コマンドがビットマップを描画するためのコマンドである場合には、描画されるビットマップに対してパターンマッチング処理等を施し、ビットマップ内に描画されている文字コードを抽出する。或いはコマンドが点列で囲まれた領域を塗りつぶすコマンドである場合には、一度コマンドで指定された点列をベクトル化し、ベクトルの特徴量抽出により文字コードを判定してもよい。コマンドに直接的に文字コードが含まれている場合にはその文字コードを抽出する。上述のように抽出された文字コードは、該オブジェクトが描画される位置や、辞書情報等を用いてグルーピングされ、検索用キーワードが生成される。このように生成されたキーワードは、後述するように中間データに付与されて、中間データとともに記憶手段１０２に格納される（Ｓ６０４）。更に、上記キーワードには、処理中のページを含む文書データの他のページで同様のキーワードが含むか否かを指定するためのフラグを設定する。例えば文書データのコマンドで背景を直接的に指定するものがある場合には、背景として描画されるオブジェクトから生成されたキーワードに対しては、上記フラグを‘真’に設定してもよい。一方、オブジェクトが背景として描画されるものではなく、文書データの他のページで同様のキーワードを含むか否かを判定できない場合には‘偽’を設定する。上記処理を一ページ分の解釈が処理するまで繰り返す（Ｓ６０５）。上述の処理を、文書データを構成する全てのページの解析が終了するまで繰り返す（Ｓ６０６）。上述のように文書データに含まれる全ページの検索情報が生成されたのち、生成された検索情報の全て或いは一部に含まれているキーワードに対してフラグを‘真’に設定する。
【００３１】
（中間データの構造）
続いて図７及至図８を参照して本実施例における中間データの構造について説明する。
【００３２】
図７は本実施例における中間データの構造を図示したものであり、７００は中間文書データであり、中間文書データ７００はページテーブル７０１を含む。また中間文書データ７００は複数の中間ページデータ７１０を含む。中間ページデータ７１０は、複数の描画オブジェクトグループ７２０から構成される。描画オブジェクトグループ７２０は検索情報７２１とサマリ７２２と、複数の描画オブジェクト７２３から構成されている。
【００３３】
なお図７では中間文書データとして７１０（a）、７１０（b）を図示している。また図７では中間文書データ７１０（a）に含まれる描画オブジェクトグループとして７２０（a）、７２０（b）、７２０（c）を図示している。また図７では描画オブジェクトグループ７２０（a）に含まれる描画オブジェクトとして７２３（a）、７２３（b）を図示している。
【００３４】
中間文書データ７００はホストコンピュータ５０１から伝送された文書データを解析して作成される構造化されたデータである。中間ページデータ７１０は、文書データを構成するページ等を表すデータである。７０１ページテーブルは、文書データの各々のページがどのページデータを表しているかが記載されているテーブルである。このように構成することで、背景となるデータを中間ページデータとして中間文書データ内に含めることができる。描画オブジェクト７２３は文書データに含まれるコマンドを解析して得られた描画オブジェクトや内部的な描画コマンドである。描画オブジェクト７２３はグルーピングすることが可能である。グルーピングは、例えば文書データに記述されていたコマンドの並びや、描画オブジェクトが描画される位置情報等によりグルーピングされる。また、上述したように、複数の描画オブジェクトによって一つの文字或いはキーワードを構成する場合もあり、このような場合にはグルーピングすることが好ましい。サマリ７２２は描画オブジェクト７２３の群のサマリ情報であり、描画オブジェクト７２３の群で描画されるオブジェクトの用紙面上の位置情報や、描画コマンド群の属性（文字、テキスト、グラフィックス）などが記述される。検索情報７２１は、図８に図示するように、キーワード８０１、位置８０２、フラグ８０３の情報を複数持つデータ構造である。描画オブジェクト７２３の群によって文字或いは文字列が描画される場合には、その文字或いは文字列の文字コード或いは文字コード分がキーワード８０１となり、そのキーワードを持つオブジェクトの位置情報が位置８０２に格納される。フラグは、上述した、該キーワードが該ページを構成する文書の他のページに含まれるか否かのフラグである。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の実施例におけるシステム構成を表す図である。
【図２】本発明の実施例における文書検索情報とページ検索情報生成処理を説明するためのフローチャートである。
【図３】本発明の実施例における文書情報とページ情報を説明するための図である。
【図４】本発明の実施例における検索処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】本発明の別の実施例におけるシステム構成を表す図である。
【図６】本発明の実施例における検索情報生成処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施例における中間データを説明するための図である。
【図８】本発明の実施例における中間データ中の検索情報を説明するための図である。
【符号の説明】
【００３６】
１０１  文書データ入力手段
１０２  記憶手段
１０３  検索手段
１０４  ユーザインタフェース
１０５  ページ検索情報生成手段
１０６  文書検索情報生成手段
１０７  検索対象判定手段
１０８  印刷手段
５０１  ホストコンピュータ
５１０  印刷装置
５１１  通信手段
５１２  データ解析手段
５１３  検索情報生成手段
７００  中間文書データ
７０１  ページテーブル
７１０（a）、７１０（b）  中間ページデータ
７２０(a)、７２０(b)、７２０(c)  描画オブジェクトグループ
７２１  検索情報
７２２  サマリ
７２３(a)、７２３(b)、７２３(c)  描画オブジェクト
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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