(57)【要約】【課題】承認印が押印された紙文書を電子文書に対し電子的に承認されたものとして扱う文書管理プログラム及び文書管理装置を提供する。【解決手段】承認印が押印され、文書情報と電子文書識別情報に関係付けられた紙文書識別情報とが記録された紙文書を、スキャナにより光学的に読み取って電子化し、電子化した第２の電子文書から承認印の印影情報及び紙文書識別情報を取得し、取得された印影情報に基づく承認情報及び紙文書識別情報を保管部に格納する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の電子文書の文書情報及び電子文書識別情報と、前記第１の電子文書に対して承認が行なわれた場合には承認情報とを保管部に格納する第１の格納ステップと、
承認印が押印され、前記文書情報と前記電子文書識別情報に関係付けられた紙文書識別情報とが記録された紙文書を画像読取装置によって光学的に読み取って電子化された第２の電子文書を受け付ける受付ステップと、
前記第２の電子文書から前記承認印の印影情報及び前記紙文書識別情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得された前記印影情報に基づく承認情報と、前記紙文書識別情報と、前記第１の電子文書に対する前記承認情報とを対応付けて前記保管部に格納する第２の格納ステップとをコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項２】
前記承認情報を付加する欄と作成完了を示す作成完了部と前記紙文書の作成を指示する紙文書作成指示部とを含む電子文書作成画面において、前記作成完了部によって指示を受け付けたとき、前記電子文書識別情報を生成し、生成した前記電子文書識別情報を含む前記第１の電子文書を作成する電子文書作成ステップと、
前記電子文書作成画面において、前記紙文書作成指示部によって指示を受け付けたとき、前記承認情報を付加する欄を編集して押印欄を設けた印刷用情報を作成する印刷用情報作成ステップと、
前記印刷用情報を用紙に印刷して前記紙文書を作成する印刷ステップとを、さらに前記コンピュータに実行させるための請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項３】
前記作成完了部によって受け付けた指示に応じて作成された前記第１の電子文書は、前記第１の電子文書に対して前記紙文書作成指示部を含む請求項２に記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
前記受付ステップは、承認者の代行条件を満たす場合に前記代行条件を満たす者の指示に基づいて前記紙文書の電子化を行う請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
第１の電子文書の文書情報及び電子文書識別情報と、前記第１の電子文書に対して承認が行なわれた場合には承認情報とを保管部に格納する第１の格納手段と、
承認印が押印され、前記文書情報と前記電子文書識別情報に関係付けられた紙文書識別情報とが記録された紙文書を画像読取装置によって光学的に読み取って電子化された第２の電子文書を受け付ける受付手段と、
前記第２の電子文書から前記承認印の印影情報及び前記紙文書識別情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記印影情報に基づく承認情報と、前記紙文書識別情報と、前記第１の電子文書に対する前記承認情報とを対応付けて前記保管部に格納する第２の格納手段とを備えた文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理プログラム及び文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフローシステムにおいて、紙文書のフローを含む電子文書管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
従来の電子文書管理システムは、電子文書が審査され、その審査情報がデータベースに登録されると、ワークフローサーバが、ＩＤ情報を生成し、ＩＤ情報と電子文書の文書情報とを紙文書に印刷することをプリンタに指示し、ＩＤ情報と文書情報が印刷された紙文書に承認印を押印して承認された後、紙文書からスキャナによりＩＤ情報と文書情報を読み取り、データベースの審査情報を更新するというものである。
【０００４】
この構成によれば、審査・承認フローの中で電子文書と紙文書の混在を可能とすることができる。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−２６５１４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明の目的は、承認印が押印された紙文書を電子文書に対し電子的に承認されたものとして扱う文書管理プログラム及び文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の文書管理プログラム及び文書管理装置を提供する。
【０００８】
［１］第１の電子文書の文書情報及び電子文書識別情報と、前記第１の電子文書に対して承認が行なわれた場合には承認情報とを保管部に格納する第１の格納ステップと、承認印が押印され、前記文書情報と前記電子文書識別情報に関係付けられた紙文書識別情報とが記録された紙文書を画像読取装置によって光学的に読み取って電子化された第２の電子文書を受け付ける受付ステップと、前記第２の電子文書から前記承認印の印影情報及び前記紙文書識別情報を取得する取得ステップと、前記取得ステップで取得された前記印影情報に基づく承認情報と、前記紙文書識別情報と、前記第１の電子文書に対する前記承認情報とを対応付けて前記保管部に格納する第２の格納ステップとをコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【０００９】
［２］前記承認情報を付加する欄と作成完了を示す作成完了部と前記紙文書の作成を指示する紙文書作成指示部とを含む電子文書作成画面において、前記作成完了部によって指示を受け付けたとき、前記電子文書識別情報を生成し、生成した前記電子文書識別情報を含む前記第１の電子文書を作成する電子文書作成ステップと、前記電子文書作成画面において、前記紙文書作成指示部によって指示を受け付けたとき、前記承認情報を付加する欄を編集して押印欄を設けた印刷用情報を作成する印刷用情報作成ステップと、前記印刷用情報を用紙に印刷して前記紙文書を作成する印刷ステップとを、さらに前記コンピュータに実行させるための前記［１］に記載の文書管理プログラム。
【００１０】
［３］前記作成完了部によって受け付けた指示に応じて作成された前記第１の電子文書は、前記第１の電子文書に対して前記紙文書作成指示部を含む前記［２］に記載の文書管理プログラム。
【００１１】
［４］前記受付ステップは、承認者の代行条件を満たす場合に前記代行条件を満たす者の指示に基づいて前記紙文書の電子化を行う前記［１］に記載の文書管理プログラム。
【００１２】
［５］第１の電子文書の文書情報及び電子文書識別情報と、前記第１の電子文書に対して承認が行なわれた場合には承認情報とを保管部に格納する第１の格納手段と、承認印が押印され、前記文書情報と前記電子文書識別情報に関係付けられた紙文書識別情報とが記録された紙文書を画像読取装置によって光学的に読み取って電子化された第２の電子文書を受け付ける受付手段と、前記第２の電子文書から前記承認印の印影情報及び前記紙文書識別情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された前記印影情報に基づく承認情報と、前記紙文書識別情報と、前記第１の電子文書に対する前記承認情報とを対応付けて前記保管部に格納する第２の格納手段とを備えた文書管理装置。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１に係る文書管理プログラムによれば、承認印が押印された紙文書を電子文書に対し電子的に承認されたものとして扱うことができる。
【００１４】
請求項２に係る文書管理プログラムによれば、同一の画面から電子文書と紙文書を作成することができる。
【００１５】
請求項３に係る文書管理プログラムによれば、電子文書に承認した後に紙文書を作成し、紙文書に対してさらに承認印を押印してそれを電子化することができる。
【００１６】
請求項４に係る文書管理プログラムによれば、紙文書の電子化に関する作業を承認者以外の代行者に委ねることができる。
【００１７】
請求項５に係る文書管理装置によれば、承認印が押印された紙文書を電子文書に対し電子的に承認されたものとして扱うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置が適用されたワークフローシステムの概略の構成を例示するブロック図である。
【００１９】
このワークフローシステム１は、端末２と、複合機３と、サーバ４とを備え、端末２、複合機３及びサーバ４をネットワーク５によって接続している。なお、同図では、端末２、及び複合機３を１台ずつ図示するが、台数は限定されない。
【００２０】
「ワークフロー」とは、作業の流れを意味し、ワークフローシステム１は、作業の流れを自動化又は半自動化するシステムである。「作業」には、文書に関し、申請、審査、承認、登録、削除、閲覧等が含まれる。承認には、電子文書に対する承認情報の付加、紙文書に対する承認印の押印、サイン等が含まれる。「文書」には、写真等の画像が含まれていてもよい。
【００２１】
（端末）
端末２は、端末２の各部を制御するとともに、サーバ４との間の通信を制御するＣＰＵ等から構成された制御部２０を有し、この制御部２０に、キーボード、マウス、電子ペン等を備えた入力部２１と、液晶ディスプレイ、タッチパネルディスプレイ等の表示部２２と、記憶部２３と、通信部２４とを接続している。
【００２２】
記憶部２３は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク（ＨＤＤ）等から構成され、定義記述アプリケーション２３ａと、作業操作アプリケーション２３ｂと、紙作業代行条件入力アプリケーション２３ｃと、紙フォーム定義アプリケーション２３ｄとが格納されている。
【００２３】
定義記述アプリケーション２３ａは、申請、上長承認、部門長承認、経理処理等のように、ワークフローを定義するものであり、ワークフローの定義情報は、サーバ４の後述するルーティング管理部４１により定義保管部４１ａに格納される。
【００２４】
作業操作アプリケーション２３ｂは、電子フォームを定義するインターフェイスであり、電子フォームの定義情報は、サーバ４の後述するルーティング管理部４１により定義保管部４１ａに格納される。定義の対象が電子フォームから紙フォームに切り替わった場合は、処理を紙フォーム定義アプリケーション２３ｄに渡す。
【００２５】
紙作業代行条件入力アプリケーション２３ｃは、紙でスキャンインする際の代行条件を入力するインターフェイスであり、紙作業代行条件は、サーバ４の後述する紙作業判定部４２により紙作業代行条件保管部４２ａに格納される。
【００２６】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、紙フォームを定義するインターフェイスであり、紙フォームの定義情報は、サーバ４の後述する紙作業判定部４２により紙入力フォーム保管部４２ｂに格納される。
【００２７】
（複合機）
複合機３は、複合機３の各部を制御するとともに、サーバ４との間で通信を行うＣＰＵ等から構成された制御部３０と、記憶部３１と、通信部３２と、スキャナ３３と、紙フォームのデータ等を用紙に印刷するプリンタ３４と、タッチパネルディスプレイ等の操作表示部３５とを備える。
【００２８】
記憶部３１は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク（ＨＤＤ）等から構成され、紙による作業入力アプリケーション３１ａと、印影情報入力アプリケーション３１ｂとが格納されている。
【００２９】
紙による作業入力アプリケーション３１ａは、スキャナ３３を制御して紙フォームからの入力を受け付ける。
【００３０】
印影情報入力アプリケーション３１ｂは、スキャナ３３を制御し、印影情報入力用紙からの印影情報の入力を受け付ける。「印影情報」には、承認印の押印によって形成されるものの他に、手書きによるサインも含まれる。
【００３１】
スキャナ３３は、紙フォームから紙フォーム画像を光学的に読み取る光電変換素子と、光電変換素子の出力をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換素子とを備える。
【００３２】
（サーバ）
サーバ４は、サーバ４の各部を制御するとともに、端末２及び複合機３との間の通信を制御するＣＰＵ等から構成された制御部４０と、ルーティング管理部４１と、紙作業判定部４２と、認証部４３と、通信部４４とを備える。
【００３３】
ルーティング管理部４１には、起案された案件のルーティングや作業の実行処理を行うものであり、定義保管部４１ａと、作業履歴保管部４１ｂとが接続されている。
【００３４】
定義保管部４１ａには、ワークフローや電子フォームの定義情報が格納される。作業履歴保管部４１ｂには、電子フォーム及び紙フォームに対する作業の履歴情報が格納される。すなわち、作業履歴保管部４１ｂには、後述する電子フォームＩＤに対応して、紙フォームＩＤ、電子フォームに対する承認情報、紙フォームの印影情報に基づく承認情報等が作業履歴情報として格納される。なお、紙フォームから抽出した印影情報や紙フォームをスキャンして得られたスキャンデータを作業履歴情報として作業履歴保管部４１ｂに保管してもよい。
【００３５】
紙作業判定部４２は、複合機３から紙フォームのデータの入力を受付け、スキャンインした者が代行条件を満たしたユーザかどうか、所定の位置に作業担当者の印影情報が存在するかどうかの判定を行う。紙作業判定部４２には、紙作業代行条件保管部４２ａと、紙入力フォーム保管部４２ｂと、印影情報保管部４２ｃとが接続されている。
【００３６】
紙作業代行条件保管部４２ａには、紙作業の代行条件が格納される。紙入力フォーム保管部４２ｂには、紙フォームにより入力された情報が格納される。印影情報保管部４２ｃには、印影情報入力用紙により入力された印影情報等が格納される。
【００３７】
認証部４３には、ログイン又はスキャンインしようとする者の認証を行うものであり、認証データ保管部４３ａが接続されている。認証データ保管部４３ａには、氏名、ユーザＩＤ、パスワード等の認証データが格納されている。「ログイン」とは、端末２がサーバ４にアクセスすることをいう。「スキャンイン」とは、端末２からスキャンインすることをいう。
【００３８】
認証部４３は、ログイン又はスキャンインしようとする者から入力された氏名、ユーザＩＤ、パスワードの認証情報が認証データ保存部４３ａに保存されている認証データに存在するかどうかで認証を行う。
【００３９】
サーバ４の上記各保管部４１ａ，４１ｂ，４２ａ，４２ｂ，４２ｃ，４３ａは、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク（ＨＤＤ）等から構成されている。
【００４０】
端末２、複合機３及びサーバ４の記憶部又は保存部に記憶されたアプリケーションの一部又は全部は、文書管理プログラムを構成する。
【００４１】
（ワークフローシステムの動作）
次に、本実施の形態に係るワークフローシステム１の動作を説明する。
【００４２】
（ワークフロー）
図２は、ワークフローの一例として、物品購入におけるワークフローを例示する。本実施の形態に係るワークフローシステム１におけるワークフローには、最初から最後までの作業を電子的に行うワークフローＡと、最後の電子化を除く部分を紙で行うワークフローＢと、ワークフローＢの途中からワークフローＡに移行するワークフローＣと、ワークフローＡの途中からワークフローＢに移行するワークフローＤとがある。ワークフローＣ、Ｄには、最初の承認の際に他のフローに移行して最初の承認を行う場合や、次の承認の際に他のフローに移行して次の承認を行う場合がある。そして、ワークフローＡ〜Ｄに沿って流れる電子文書又は文書は、識別情報に基づいて管理される。なお、承認の回数は、本実施の形態では、上長と部門長の２回について説明するが、２回に限らず、１回又は３回以上でもよい。
【００４３】
（ａ）電子的に承認を行うワークフローＡが望ましい場合として、以下の場合を挙げることができる。
（ｉ）上長、部門長が出張している。
（ii）省エネ等により印刷制限がかかっている。
（ｂ）紙による承認を行うワークフローＢが望ましい場合として、以下の場合を挙げることができる。
（ｉ）上長や部門長が紙と承認印による承認を望んでいる。
（ii）急いで承認してほしいが、上長や部門長があまりシステムにログインしない。
（iii）欄外記載等に有用な情報がある。
（iv）申請項目が多く、紙に出力した方が簡単に記載内容を把握できる。
【００４４】
上記各ワークフローを実行するに際し、事前に以下の印影情報の登録、及び紙代行の設定が行われる。
【００４５】
（印影情報の登録）
図３は、印影情報の登録動作を例示する図である。ユーザは、図３に示すように、印影情報入力用紙２００の押印エリア（押印欄）２０１に承認印で押印して印影情報２０２を付加したものを用意する。次に、ユーザは、複合機３の操作表示部３５を操作して自己の氏名、ユーザＩＤ、パスワードの認証情報を入力し、認証要求を行う。複合機３の制御部３０は、入力された認証情報に基づいてサーバ４に対して認証要求を行う。
【００４６】
サーバ４の認証部４３は、複合機３から送信された認証情報が認証データ保管部４３ａに保管されている認証データに存在するかどうかにより認証を行う。対応する認証情報が存在していれば、認証成立結果を複合機３に通知し、存在していなければ、認証不成立結果を通知する。
【００４７】
複合機３の制御部３０は、サーバ４から認証成立結果が通知されたら、印影情報入力用紙２００による印影情報の入力を受け付ける。ユーザは、印影情報入力用紙２００をスキャナ３３に読み取らせる。制御部３０は、印影情報入力アプリケーション３１ｂにより印影情報の入力処理を行う。スキャナ３３は、印影情報入力用紙２００から用紙画像を光学的に読み取り、これをＡ／Ｄ変換して入力する。印影情報入力アプリケーション３１ｂは、スキャナ３３から出力された用紙画像から押印エリア２０１の位置情報を基に印影情報２０２を取得し、さらに印影情報２０２から印影情報２０２の形、色等の属性情報を取得し、印影情報、属性情報及びユーザ名を通信部３２及びネットワーク５を介してサーバ４に送信する。
【００４８】
サーバ４の紙作業判定部４２は、複合機３から送信された印影情報、属性情報及びユーザ名を印影情報保管部４２ｃの印影情報テーブルに格納する。
【００４９】
図４は、印影情報保管部４２ｃの印影情報テーブルの一例を示す。印影情報テーブル２１０には、ユーザ名、印影情報、印影情報の属性情報（形、色等）が登録される。なお、一人のユーザに対し、正式印とデート印等のように複数の印影情報を登録してもよく、また、サインでもよい。
【００５０】
（紙入力代行の設定）
承認印で承認する者（承認者）は、自己のスキャインの行為を代行する者の条件を紙入力代行設定画面上で入力する。
【００５１】
図５は、表示部に表示される紙入力代行設定画面を例示する。紙入力代行設定画面３００には、「代行対象作業」、「代行条件」、「代行作業内容」の設定項目３１０，３２０，３３０と、「作成」ボタン３０１とが設けられている。紙入力代行設定画面３００上でなされた承認者の操作に基づいて、紙作業代行条件入力アプリケーション２３ｃは、スキャンを代行する条件をユーザ毎に設定する。
【００５２】
「代行対象作業」の設定項目３１０には、紙フォームで作業できる作業一覧からスキャンを代行してもらう作業を選択するための選択ボタン３１１、及び作業一覧を表示する選択ボックス３１２が設けれている。選択ボタン３１１を操作して選択ボックス３１２に作業一覧を表示し、作業を選択する。作業一覧には、例えば、「購入処理」の上長承認、「交通費清算」の上長承認、「勤怠管理」の上長承認等がある。
【００５３】
「代行条件」の設定項目３２０には、代行条件を入力する入力ボックス３２１と、入力ボックス３２１に入力された代行条件がＡＮＤかＯＲかの条件を選択する選択ボックス３２２と、さらに条件を追加するための「条件追加」ボタン３２３とが設けられている。入力ボックス３２１には、スキャンを代行してもらい、自分の行った作業としてもよい条件を入力する。この場合、印影情報がなければ誰が入力したかの信頼性が著しく下がるため、自分の印影情報を条件として含むことが好ましい。同図に示す場合は、”上長承認欄の印影情報”＝”自分の印影情報”、スキャンインした人間の所属チーム＝”自分の所属チーム”を入力している。
【００５４】
「代行作業内容」の設定項目３３０には、仮承認にするか、承認にするかを選択するための選択ボタン３３１及び選択ボックス３３２と、「メール通知」の有無を指定する「あり」のチェックボックス３３３及び「なし」のチェックボックス３３４と、「猶予（滞留）期間」の入力ボックス３３５とが設けれている。「メール通知」は、代行が行われたときに「誰が」「どの作業を代行したか」を承認者にメールで通知する。「猶予（滞留）期間」は、代行作業内容が「承認」の終了であるとき、すくに作業終了するのではなく、メールを受け取って代行内容を把握できる猶予期間である。
【００５５】
（フォーム作成動作）
図６は、フォーム作成動作を例示する図である。
【００５６】
（１）ワークフローＡ（最初から最後までの作業を電子的に行うフロー）
（１−１）申請者による電子フォームの作成
ここでは、上長及び部門長がログインをして承認を行う場合について説明する。申請者は、入力部２１を操作して定義記述アプリケーション２３ａを起動する。定義記述アプリケーション２３ａは、表示部２２に、図５（ａ）に示す電子フォーム作成画面４００を表示する。
【００５７】
電子フォーム作成画面４００には、申請者が入力する項目入力欄４１０と、上長が入力する上長入力欄４２０と、部門長が入力する部門長入力欄４３０と、「紙フォームも作成」を選択する紙文書作成指示部としてのチェックボックス４０１と、「作成」を指示する作成完了部としての「作成」ボタン４０２とが設けられている。なお、紙文書作成指示部及び作成完了部として、絵又は絵文字からなるアイコン、メニュー等でもよい。
【００５８】
項目入力欄４１０は、例えば、申請者名４１１、購入物品４１２、申請金額４１３、申請理由４１４等の項目に対応する内容（項目値）が入力される。
【００５９】
上長入力欄４２０は、上長が承認したことを示す承認情報としての「はい」のラジオボタン４２１ａと、上長が承認しないことを示す「いいえ」のラジオボタン４２１ｂと、上長がコメントを入力するための上長コメント欄４２２とが設けられている。
【００６０】
部門長入力欄４３０は、部門長が承認したことを示す承認情報としての「はい」のラジオボタン４３１ａと、部門長が承認しないことを示す「いいえ」のラジオボタン４３１ｂと、部門長がコメントを入力するための部門長コメント欄４３２とが設けられている。
【００６１】
「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１は、チェックされると、後述する紙フォーム作成画面が表示される。
【００６２】
「作成」ボタン４０２は、「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１がチェックされずに、選択されると、電子フォームの内容が確定され、図６（ｂ）に示す電子フォーム（第１の電子文書）４４０が作成される。チェックボックス４０１がチェックされて選択されると、電子フォームの内容が確定され、かつ、後述する紙フォーム作成画面が表示される。
【００６３】
なお、上記実施の形態では、「作成」ボタン４０２に電子フォームの作成指示の機能のみを持たせ、「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１の代わりに、紙フォームの作成指示を行う「紙フォーム作成」ボタンを設けてもよい。
【００６４】
申請者は、項目入力欄４１０の各項目４１１〜４１４に内容を入力し、「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１をチェックせずに、「作成」ボタン４０２を選択する。定義記述アプリケーション２３ａは、電子フォームを作成し、表示部２２に表示するとともに、作成した電子フォームの定義情報を通信部２４及びネットワーク５を介してサーバ４に送信する。
【００６５】
サーバ４の制御部４０の制御の下で、ルーティング管理部４１は、端末２からの電子フォームの定義情報を定義保管部４１ａに格納する。
【００６６】
図６（ｂ）は、電子フォームの一例を示す。電子フォーム４４０には、図６（ｂ）に示すように、電子フォーム４４０を識別する電子文書識別情報としての電子フォームＩＤとともに、電子フォーム４４０の作成内容が２次元コード化されたＱＲコード４０３Ａが記録される。電子フォームＩＤ及びＱＲコード４０３Ａは、定義記述アプリケーション２３ａが生成する。
【００６７】
（１−２）電子フォームへの上長承認
上長は、端末２の入力部２１からユーザＩＤ及びパスワードの認証情報を入力してログインする。上長がログインするためには、上長の認証情報が認証データ保管部４３ａの認証データに存在していることが必要である。
【００６８】
次に、上長は、入力部２１から電子フォームＩＤを入力して対応する電子フォームをサーバ４の定義保管部４１ａから読み出して表示部２２に表示させる。上長は、電子フォーム４４０の上長入力欄４２０のラジオボタン４２１ａ，４２１ｂをクリックし、上長コメント欄４２２に必要なコメントを記入する。上長による上記クリックによる承認情報とコメントの情報は、作業履歴情報として、サーバ４のルーティング管理部４１により電子フォームＩＤに対応して作業履歴保管部４１ｂに格納される。
【００６９】
（１−３）電子フォームへの部門長承認
部門長は、端末２の入力部２１からユーザＩＤ及びパスワードの認証情報を入力してログインする。部門長がログインするためには、部門長の認証情報が認証データ保管部４３ａの認証データに存在していることが必要である。
【００７０】
次に、部門長は、入力部２１から電子フォームＩＤを入力して対応する電子フォームを表示部２２に表示させる。部門長は、電子フォーム４４０の部門長入力欄４３０のラジオボタン４３１ａ，４３１ｂをクリックし、部門長コメント欄４３２に必要なコメントを記入する。部門長による上記クリックによる承認情報とコメントの情報は、作業履歴情報として、サーバ４のルーティング管理部４１により電子フォームＩＤに対応して作業履歴保管部４１ｂに格納される。
【００７１】
（１−４）経理処理
経理担当者は、端末２の入力部２１からユーザＩＤ及びパスワードの認証情報を入力してログインする。経理担当者がログインするためには、経理担当者の認証情報が認証データ保管部４３ａの認証データに存在していることが必要である。
【００７２】
経理担当者は、入力部２１から電子フォームＩＤを入力して対応する電子フォームを表示部２２に表示させる。経理担当者は、上長承認及び部門長承認がされていることを確認すると、経理処理を行う。経理担当者による経理処理の情報は、作業履歴情報として、サーバ４のルーティング管理部４１により電子フォームＩＤに対応して作業履歴保管部４１ｂに格納される。
【００７３】
（２）ワークフローＢ（最後の電子化を除く部分を紙で行うフロー）
（２−１）紙フォームの作成
ここでは、上長及び部門長が承認印により承認を行い、経理担当者がスキャンインを行う場合について説明する。申請者は、図６（ａ）に示す電子フォーム作成画面４００において、項目入力欄４１０の各項目４１１〜４１４に内容を入力し、「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１をチェックし、「作成」ボタン４０２を選択する。作業操作アプリケーション２３ｂは、処理を紙フォーム定義アプリケーション２３ｄに渡す。
【００７４】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、図６（ｃ）に示す紙フォーム作成画面４５０を表示部２２に表示する。
【００７５】
紙フォーム作成画面４５０には、電子フォーム作成画面４００と同様に、項目入力欄４１０と、上長入力欄４２０と、部門長入力欄４３０と、「作成」ボタン４０２が設けられ、さらに、上長入力欄４２０及び部門長入力欄４３０の横にチェックボックス４２３，４３３が付加されている。項目入力欄４１０の各項目４１１〜４１４には、電子フォーム作成画面４００上で入力された内容が表示されている。
【００７６】
上長が紙による承認を希望している場合は、申請者は、図６（ｄ）に示すように、上長入力欄４２０の横のチェックボックス４２３をチェックする。
【００７７】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、図６（ｅ）に示すように、ラジオボタン４２１ａを編集して上長承認エリア（押印欄）４５１に変更する。
【００７８】
次に、申請者は、図６（ｆ）に示すように、ドラッグ＆ドロップによりカーソル４５２を上長承認エリア４５１の位置から右上に移動させると、上長承認エリア４５１は、図６（ｇ）に示すように、右上に移動した配置となる。
【００７９】
部門長が紙による承認を希望している場合は、申請者は、図６（ｈ）に示すように、部門長入力欄４３０の横のチェックボックス４３３をチェックする。
【００８０】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、図６（ｉ）に示すように、ラジオボタン４３１ａを編集して部門長承認エリア（押印欄）４５３に変更する。
【００８１】
次に、申請者は、図６（ｊ）に示すように、ドラッグ＆ドロップによりカーソル４５２を部門長承認エリア４５３の位置から右に移動させると、部門長承認エリア４５３は、図６（ｋ）に示すように、上長承認エリア４５１の右横に移動する。
【００８２】
次に、申請者は、図６（ｋ）に示す紙フォーム作成画面４５０において、「作成」ボタン４０２を選択する。
【００８３】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、図６（ｌ）に示すように、紙フォーム（紙文書）４６０を作成する。紙フォーム４６０には、紙フォーム４６０の文書内容と紙フォーム４６０の紙文書識別情報としての紙フォームＩＤとを含むＱＲコード４０３Ｂが付加される。
【００８４】
紙フォーム４６０に付加されるＱＲコード４０３Ｂに含まれる紙フォームＩＤは、電子フォーム４４０に含まれる電子フォームＩＤと同一でもよく、関連付けられたものでもよい。例えば、共通のコード（１２３４）に電子フォームと紙フォームを識別する付加コード（Ａ又はＢ）を付加して電子フォームＩＤを１２３４Ａ、紙フォームＩＤを１２３４Ｂとしてもよい。
【００８５】
紙フォーム定義アプリケーション２３ｄは、紙フォームの定義情報を通信部２４及びネットワーク５を介してサーバ４に送信する。サーバ４の紙作業判定部４２は、端末２から送信された紙フォームの定義情報を紙入力フォーム保管部４２ｂに格納する。
【００８６】
図７は、その紙入力フォーム保管部４２ｂに保管される紙フォーム定義テーブルの一例を示す図である。紙フォーム定義アプリケーション２３ｄにより紙フォームが定義されると、同図に示すように、紙フォーム定義テーブル５００に紙フォームのタイトルを示す定義名と、承認印を用いて入力する者の属性を示す入力属性名と、承認印が入力される紙フォーム上の位置を示すＸ座標及びＹ座標と、承認印入力エリアの高さ及び幅とが紙入力フォーム保管部４２ｂに格納される。Ｘ座標及びＹ座標は、承認印入力エリアの左上の点の座標を表わす。
【００８７】
申請者は、紙フォームの印刷を指示する。複合機３の制御部３０は、プリンタ３４を制御して紙フォームのデータを用紙に印刷して出力する。
【００８８】
（２−２）紙フォームへの上長承認
上長は、回付された紙フォーム４６０に対して承認する場合は、承認印を上長承認エリア４５１に押印し、上長コメント欄４２２に必要なコメントを記入し、紙フォーム４６０を部門長に回付する。
【００８９】
（２−３）紙フォームへの部門長承認
部門長は、回付された紙フォーム４６０に対して承認する場合は、承認印を部門長承認エリア４５３に押印し、部門長コメント欄４３２に必要なコメントを記入し、経理担当者に回付する。
【００９０】
（２−４）経理処理
経理担当者は、回付された紙フォーム４６０に上長の承認印と部門長の承認印が押印されていることを確認すると、経理処理を行う。経理担当者は、複合機３の操作表示部３５からユーザＩＤ及びパスワードの認証情報を入力してスキャンインする。経理担当者がスキャンインするためには、経理担当者の認証情報が認証データ保管部４３ａの認証データに存在していることが必要である。
【００９１】
経理担当者は、紙フォーム４６０から紙フォーム画像をスキャナ３３に読み取らせる。紙による作業入力アプリケーション３１ａは、紙フォーム画像に含まれるＱＲコード４０３Ｂを取得し、ＱＲコード４０３Ｂから紙フォームＩＤ（申請書ＩＤ）を取得し、該当する案件を特定する。
【００９２】
作業入力アプリケーション３１ａは、紙フォームに入力された文字、印影情報を電子化（デジタル化）し、スキャンデータ（第２の電子文書）をサーバ４に送信する。サーバ４のルーティング管理部４１は、スキャンデータを対応する電子フォームＩＤに対応して紙フォームＩＤとともに作業履歴保管部４１ｂに格納する。このとき、ルーティング管理部４１は、印影情報を基に印影情報テーブル２１０から承認者情報（ユーザ名）を取り出し、そのユーザが承認したものとする承認情報を電子フォームＩＤに対応して作業履歴保管部４１ｂに格納する。
【００９３】
（３）ワークフローＣ（ワークフローＢの途中からワークフローＡに移行するフロー）
【００９４】
図８は、紙フォームを複合機から入力した後の処理の一例の概要を示すフロー図である。ここでは、上長又は部門長が承認印により承認を行い、上長又は部門長の代行者がスキャンインを行う場合について説明する。
【００９５】
上記（２）ワークフローＢで説明したように、申請者が、紙フォームを作成し、上長又は部門長が承認を行ったとする。
【００９６】
その後、上長又は部門長の代行者は、複合機３の操作表示部３５から代行対象作業、自己の所属チーム、代行作業内容等のスキャンインの代行条件を入力する。また、代行者は、紙フォーム４６０から紙フォーム画像をスキャナ３３に読み取らせる。紙による作業入力アプリケーション３１ａは、紙フォーム画像に含まれるＱＲコード４０３Ｂを取得し、ＱＲコード４０３Ｂから紙フォームＩＤ（申請書ＩＤ）を取得し、該当する案件を特定する（Ｓ１０）。
【００９７】
複合機３の制御部３０は、入力されたスキャンインの代行条件をサーバ４に送信する。サーバ４の紙作業判定部４２は、送信された代行条件が、紙作業代行条件保管部４２ａに格納されている代行条件を満たすか否かを判断する（Ｓ１１）。満たしていない場合は（Ｓ１１：Ｎｏ）、複合機３の操作表示部３５にエラーを表示する（Ｓ１２）。
【００９８】
代行条件を満たしている場合は、印影情報が所定の位置（上長承認エリア４５１及び部門長承認エリア４５３）に存在しているか否かを判断する（Ｓ１３）。印影情報が所定の位置に存在していなければ（Ｓ１３：Ｎｏ）、再度同一の紙フォーム４６０を印刷するかどうかをユーザに問い合わせ（Ｓ１４）、再度同一の紙フォーム４６０を印刷する場合は（Ｓ１４：Ｎｏ）、複合機３に紙フォーム４６０を印刷させる（Ｓ１５）。
【００９９】
印影情報が所定の位置に存在していれば（Ｓ１３：Ｙｅｓ）、紙フォーム４６０に手書きされた文字（手書き情報）、及び印影情報をデジタルデータ化する。印影情報を基に印影情報テーブル２１０から承認者情報（ユーザ名）を取り出し、そのユーザが承認をしたのと同一の入力に作業履歴保管部４１ｂの作業履歴情報を内部変換する。例えば、ユーザ”田中Ｇ長”の印影が存在している場合は、田中Ｇ長が”上長承認”入力において”承認＝ＯＫ”と入力したとする。
【０１００】
デジタルデータを用いてワークフロー作業を進める（Ｓ１７）。
【０１０１】
紙フォームのスキャンイメージを保存するかどうかをユーザに問い合わせる（Ｓ１８）。ユーザがスキャンイメージの保存を指示したら（Ｓ１８：Ｙｅｓ）、スキャンイメージを複合機３の記憶部３１、又はサーバ４０の作業履歴保管部４１ｂ等に保存する（Ｓ１９）。
【０１０２】
（４）ワークフローＤ（ワークフローＡの途中からワークフローＢに移行するフロー）
電子フォームには、図６（ｂ）に示すように、「紙フォームも作成」のチェックボックス４０１が設けられているため、上長又は部門長が承認印により承認を行うことにした場合は、上長又は部門長、又はこれらの代行者は、ログインして紙フォームを作成することで、ワークフローＡの途中からワークフローＢに移行することができる。
【０１０３】
［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記各実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々な変形が可能であり、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で各実施の形態間の構成要素を任意に組み合わせることができる。
【０１０４】
また、上記実施の形態で使用されるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体から装置内の記憶部に読み込んでもよく、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。
【０１０５】
文書管理プログラムの一部又は全部を特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific IＣ）等のハードウェアによって実現してもよい。
【０１０６】
上記実施の形態では、電子フォームＩＤ及び紙フォームＩＤを端末側で生成したが、サーバ側で生成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１０７】
【図１】図１は、本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略の構成を例示するブロック図である。
【図２】図２は、ワークフローの一例として、物品購入におけるワークフローを例示する図である。
【図３】図３は、印影情報の登録動作を例示する図である。
【図４】図４は、印影情報保管部の印影情報テーブルの一例を示す図である。
【図５】図５は、表示部に表示される紙入力代行設定画面を例示する図である。
【図６Ａ】図６（ａ）、（ｂ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図６Ｂ】図６（ｃ）、（ｄ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図６Ｃ】図６（ｅ）、（ｆ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図６Ｄ】図６（ｇ）、（ｈ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図６Ｅ】図６（ｉ）、（ｊ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図６Ｆ】図６（ｋ）、（ｌ）は、フォーム作成動作を例示する図である。
【図７】図７は、紙入力フォーム保管部に保管される紙フォーム定義テーブルの一例を示す図である。
【図８】図８は、紙フォームを複合機から入力した後の処理の一例の概要を示すフロー図である。
【符号の説明】
【０１０８】
１  ワークフローシステム
２  端末
３  複合機
４  サーバ
５  ネットワーク
２０  制御部
２１  入力部
２２  表示部
２３  記憶部
２３ａ  定義記述アプリケーション
２３ｂ  作業操作アプリケーション
２３ｃ  紙作業代行条件入力アプリケーション
２３ｄ  紙フォーム定義アプリケーション
２４  通信部
３０  制御部
３１ａ  紙による作業入力アプリケーション
３１ｂ  印影情報入力アプリケーション
３１  記憶部
３２  通信部
３３  スキャナ
３４  プリンタ
３５  操作表示部
４０  制御部
４１  ルーティング管理部
４１ｂ  作業履歴保管部
４１ａ  定義保管部
４２  紙作業判定部
４２ａ  紙作業代行条件保管部
４２ｂ  紙入力フォーム保管部
４２ｃ  印影情報保管部
４３  認証部
４３ａ  認証データ保管部
４４  通信部
２００  印影情報入力用紙
２０１  押印エリア
２０２  印影情報
２１０  印影情報テーブル
３００  紙入力代行設定画面
３０１  「作成」ボタン
３１０  設定項目
３１１  選択ボタン
３１２  選択ボックス
３２０  設定項目
３２１  入力ボックス
３２２  選択ボックス
３３０  設定項目
３３１  選択ボタン
３３２  選択ボックス
３３３，３３４  チェックボックス
３３５  入力ボックス
４００  電子フォーム作成画面
４０１  チェックボックス
４０２  「作成」ボタン
４０３Ａ，４０３Ｂ  ＱＲコード
４１０  項目入力欄
４１１  申請者名
４１２  購入物品
４１３  申請金額
４１４  申請理由
４２０  上長入力欄
４２１ａ，４２１ｂ  ラジオボタン
４２２  上長コメント欄
４２３，４３３  チェックボックス
４３０  部門長入力欄
４３１ａ，４３１ｂ  ラジオボタン
４３２  部門長コメント欄
４３３  チェックボックス
４４０  電子フォーム
４５０  紙フォーム作成画面
４５１  上長承認エリア
４５２  カーソル
４５３  部門長承認エリア
４６０  紙フォーム
５００  紙フォーム定義テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６Ａ】
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【図６Ｂ】
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【図６Ｃ】
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【図６Ｄ】
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【図６Ｅ】
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【図６Ｆ】
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【図７】
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【図８】
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