(57)【要約】【課題】同一メールサーバー上にメールボックスを持つ複数の受信者を指定して添付ファイル付き電子メールが送られると、これらメールボックスの存在する記憶装置内に添付ファイル付き電子メールのコピーが複数保存され、記憶装置の利用効率低下及び容量不足を招き易くなる。本発明は、受信した電子メールの添付ファイルを重複なく保存可能な電子メールシステムを提供することを目的とする。【解決手段】メールサーバーから処理を依頼された電子メールに添付ファイルが含まれ、さらに宛先が前記メールサーバーにアカウントを持つ受信者である場合に、前記電子メールから添付ファイルを分離して所定のサーバーに保存し、そのファイルへのアクセスを前記電子メールの受信者だけに許可するようにアクセス権を設定し、そのファイルの保存場所情報を前記電子メールに付加するようにする。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信者から送られた電子メールをその宛先に伝送し、かつ自身にアカウントを持つ受信者宛の電子メールをメールボックスに保存するメールサーバーから、電子メールの処理を依頼される電子メール管理システムであって、
前記メールサーバーから処理を依頼された電子メールに添付ファイルが含まれ、さらに前記電子メールの宛先が前記メールサーバーにアカウントを持つ受信者である場合に、前記電子メールから前記添付ファイルを分離する添付ファイル分離手段と、
前記添付ファイル分離手段によって分離された添付ファイルを所定のサーバーに保存する添付ファイル保存手段と、
前記添付ファイル保存手段によって保存された添付ファイルへのアクセスを前記電子メールの受信者に許可するアクセス権を前記所定のサーバーに保存した添付ファイルに設定する第１のアクセス権設定手段と、
前記添付ファイル保存手段によって保存された添付ファイルの保存場所情報を前記電子メールに付加する保存場所情報付加手段と、
前記保存場所情報を付加した電子メールを前記メールサーバーに返す送信手段と、
を備えることを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
前記メールサーバーから処理を依頼された電子メールが前記保存場所情報を付加した電子メールであった場合、
前記電子メールの宛先が前記メールサーバーにアカウントを持つ受信者であるときは、前記保存場所情報で指定されたファイルへのアクセスを当該受信者に許可するアクセス権を設定する第２のアクセス権設定手段と、
前記電子メールの宛先が前記メールサーバーにアカウントを持たない受信者であるときは、前記保存場所情報で指定されたファイルを前記所定のサーバーから読込み、前記電子メールに含まれる前記保存場所情報を、前記読込んだファイルに置き換える、添付ファイル読込み・結合手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メール管理システム。
【請求項３】
前記添付ファイル分離手段によって電子メールから分離された添付ファイルを入力として所定の方法で特徴量を算出する特徴量算出手段と、
前記添付ファイル保存手段によって保存された添付ファイルの保存場所情報と前記特徴量算出手段によって算出された特徴量とを１組とする特徴量エントリを特徴量テーブルに記録する特徴量記録手段と、
前記メールサーバーから処理を依頼された電子メールに添付ファイルが含まれる場合、その添付ファイルの特徴量を前記特徴量算出手段により算出し、該算出した特徴量と一致する値を持つ特徴量エントリが前記特徴量テーブルに存在すれば、前記特徴量エントリに含まれる保存場所情報で指定されるファイルへのアクセスを当該電子メールの宛先で指定された受信者に許可するアクセス権を設定する第３のアクセス権設定手段とを備え、
さらに、前記添付ファイル保存手段は、保存しようとする添付ファイルの特徴量と一致する値を持つ特徴量エントリが前記特徴量テーブルに存在しない場合にのみ、その添付ファイルを前記所定のサーバーに保存するものである
ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールシステムにおいて送受信した電子メールに添付されたファイルを管理するシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
インターネット等の通信ネットワーク上において文字情報を交換するために電子メールシステムが広く利用されている。電子メールは、例えばＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）と呼ばれる規約に準拠して伝送される。
【０００３】
ＳＭＴＰにおいて、送信者が送った電子メールは、送信者側のメールサーバーから、もしあれば中継用のメールサーバーを経由し、受信者側のメールサーバーに転送され、受信者側メールサーバーに接続された記憶装置上に設けられたメールボックスと呼ばれる受信者毎に専用の領域に保存される。受信者は、例えばＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の規約に従ってメールサーバーと通信し、自分のメールボックスから自分宛のメールを取り出す。送信者が同一メールサーバー上にメールボックスを持つ複数の受信者宛に電子メールを送ると、各受信者のメールボックスに同じ内容の電子メールのコピーが保存される。
【０００４】
また、電子メールシステム上において文書や画像等のファイルを交換するために、これらファイルを文字情報に符号化し、電子メールに添付して伝送することも行なわれている。これは、例えばＭＩＭＥ（Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓｅ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍａｉｌ  Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎ）と呼ばれる規約に準拠して行なわれる。このように電子メールに添付されて伝送されるファイルは添付ファイルと呼ばれる。
【０００５】
ところで、同一メールサーバー上にメールボックスを持つ複数の受信者を指定して添付ファイル付き電子メールが送られると、これらメールボックスの存在する記憶装置内に添付ファイル付き電子メールのコピーが複数保存され、記憶装置の利用効率低下及び容量不足を招き易くなる。そこで、送信者側のメールサーバーにおいて、添付ファイル付き電子メールから添付ファイルを分離して所定の領域に保存し、その保存領域を示す情報を電子メールに付加して送るようにし、送信される電子メールのサイズを小さくする技術が提案されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−７３５０５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記特許文献１に記載の技術は、送信側メールサーバーを管理、運営する組織が巨大メールを送信可能にするためのものであり、受信側メールサーバーを管理、運営する組織が記憶装置の利用効率低下及び容量不足の問題を自ら解決するものではない。受信側組織が全ての送信側組織による特許文献１の技術の導入を期待することはほぼ不可能である。すなわち、全ての送信側組織で特許文献１の技術が導入される訳ではないから、依然として同一メールサーバー上にメールボックスを持つ複数の受信者に対して同じ添付ファイル付きの電子メールが送信されることがあり、この場合、受信側メールサーバーの記憶装置の利用効率低下及び容量不足の問題は何ら解決されているものではない。
【０００７】
本発明は、受信者側メールサーバーに接続する記憶装置に係わる問題を解決するためになされたものであり、受信した電子メールの添付ファイルを重複なく保存可能な電子メールシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記目的を達成するため、本発明は、送信者から送られた電子メールをその宛先に伝送し、かつ自身にアカウントを持つ受信者宛の電子メールをメールボックスに保存するメールサーバーから、電子メールの処理を依頼される電子メール管理システムであって、処理を依頼された電子メールに添付ファイルが含まれ、さらに宛先が前記メールサーバーにアカウントを持つ受信者である場合に、前記電子メールから添付ファイルを分離して所定のサーバーに保存し、そのファイルへのアクセスを前記電子メールの受信者だけに許可するようにアクセス権を設定し、そのファイルの保存場所情報を前記電子メールに付加するようにしたことを特徴とする。
【０００９】
これにより、複数の宛先を持つ添付ファイル付き電子メールから添付ファイルが分離され、そのコピーは１つだけ所定のサーバーに保存され、添付ファイルの代わりに保存場所情報を付加された電子メールのコピーがメールサーバーの各宛先のメールボックスに保存される。従って、添付ファイル付き電子メールのコピーがメールサーバーの各宛先のメールボックスに保存される場合に比べ、添付ファイルの重複コピーが保存されなくなるので、メールサーバーと所定のサーバーの使用する記憶領域は節約され、より効率的に利用可能になる。
【００１０】
さらに、前記保存場所情報を含むメールを受け取った利用者がそのメールを他者に転送した場合、そのメールには前記保存場所情報が含まれることになるが、そのようなメールの処理が依頼されたとき、電子メール管理システムは、その電子メールの宛先が前記メールサーバーにアカウントを持つ受信者であれば、前記保存場所情報で指定されたファイルへのアクセスをその受信者に許可するようにアクセス権を設定し、その電子メールの宛先が前記メールサーバーにアカウントを持たない受信者であれば、前記保存場所情報で指定されたファイルを前記所定のサーバーから読込み、前記電子メールに含まれる前記保存場所情報を前記添付ファイル読込み手段によって読込まれたファイルに置き換えるようにする。
【００１１】
これにより、添付ファイル保存場所情報を含む電子メールの宛先が自身に処理を依頼したメールサーバーにアカウントを持つ利用者であれば、この利用者に対して保存場所情報が示すファイルへのアクセス権が与えられ利用可能となる。電子メールの宛先が自身に処理を依頼したメールサーバーにアカウントを持たない利用者であれば、保存場所情報が示すファイルが添付ファイルとして電子メールに結合され、その宛先に伝送される。従って、メールサーバーにアカウントを持たない者に対して所定のサーバーへのアクセスを無用に拡大せずに済み、保存されたファイルのセキュリティ確保に役立つ。また、イントラネット内で本発明による電子メール管理システムを運用すれば、組織内で利用するファイルを電子メールに添付して送受信しても結果的にファイルサーバー上に集約されるので、組織内で使用する記憶装置の利用効率の向上を期待できる。
【００１２】
さらに、電子メールから分離された添付ファイルを入力として所定の方法で特徴量を算出し、所定のサーバーに保存された添付ファイルに対しては、その保存場所情報と特徴量とを１組とする特徴量エントリを特徴量テーブルに記録するようにしてもよい。この場合、処理を依頼されたメールが添付ファイルを含み、その添付ファイルの特徴量と一致する値を持つ特徴量エントリが前記特徴量テーブルに存在すれば、前記特徴量エントリに含まれる保存場所情報で指定されるファイルへのアクセスを前記電子メールの宛先で指定された受信者に許可するようにする。また、添付ファイルを前記所定のサーバーに保存しようとするとき、その特徴量と一致する値を持つ特徴量エントリが前記特徴量テーブルに存在しない場合にのみ保存するようにする。
【００１３】
これにより、所定のサーバーに未格納のファイルのみ保存されるようになる。従って、同一ファイルを重複して保存することがなくなり、所定のサーバーの記憶領域の使用効率のさらなる向上を期待できる。
【発明の効果】
【００１４】
以上のように、本発明の電子メール管理システムは、同一メールサーバー上にメールボックスを持つ複数の受信者宛の添付ファイル付き電子メールを各メールボックスに保存せず、電子メールから添付ファイルを分離し、かつただ１つのコピーだけサーバーに保存できる。これにより、メールボックスの存在する記憶装置の利用効率低下、容量不足を防ぐことができ、添付ファイルの保存に利用するサーバーの記録領域を含めても全体の記憶容量を節約できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を用いて本発明の実施形態を説明する。
【００１６】
図１は、本発明の第一の実施形態における電子メール管理システムを導入した電子メールシステムの構成の例である。本電子メールシステムは、端末１０１、１０５、メールサーバー１０２、１０４、通信ネットワーク１０３、及び電子メール管理システム２００と、これらを接続する通信回線で構成される。
【００１７】
本電子メールシステムにおける電子メール送受信の概要は次のとおりである。端末１０１は、電子メール利用者が電子メールを送受信するために使用するコンピューター端末である。メールサーバー１０２は、利用者が端末１０１から送った電子メール送信要求を受け付け、電子メールをその宛先で指定された利用者がアカウントを持つメールサーバー１０４に伝送するように通信ネットワーク１０３に依頼する。通信ネットワーク１０３は、伝送依頼された電子メールを指定された宛先のメールサーバー１０４に届ける機能を持つ。実際は様々な通信中継装置と通信回線から構成されるが、図１ではその詳細を略す。メールサーバー１０４は、受信した電子メールを電子メール管理システム２００に転送し、そこで処理された電子メールを受け取る。さらにメールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者毎に用意したメールボックスに振り分け、それら利用者から受信要求が届くまで一時保存する。端末１０５は、電子メール利用者が電子メールを送受信するために使用するコンピューター端末であり、利用者から入力された本人確認データをメール受信要求としてメールサーバー１０４に送る。メールサーバー１０４は、自身にアカウントを持つ利用者からのメール受信要求であることを確認すると、その利用者宛に届いた電子メールをメールボックスから取り出し、メール受信要求を送った端末１０５に送る。また、メールサーバー１０４は、利用者が端末１０５から送った電子メール送信要求を受け付け、その電子メールを電子メール管理システム２００に転送し、そこで処理された電子メールを受け取る。電子メールの宛先が自身にアカウントを持つ利用者であれば、その電子メールをその宛先の利用者のメールボックスに振り分ける。電子メールの宛先が自身にアカウントを持たない利用者であれば、その電子メールの伝送を通信ネットワーク１０３に依頼する。
【００１８】
図２は、電子メール管理システム２００の構成の概要図である。電子メール管理システム２００は、ファイルサーバー２０１とメールフィルタ２０２から構成され、さらにメールフィルタ２０２は、メール受信部２０３、メール検査部２０４、添付ファイル分離部２０５、添付ファイル保存部２０６、アクセス権設定部２０７、保存場所情報付加部２０８、メール送信部２０９、添付ファイル読込み部２１０、及び添付ファイル結合部２１１から構成される。なお、図２内の矢印は、電子メール管理システム２００内における電子メール及び添付ファイルの流れを示す。
【００１９】
以下、図３を用いて、図２の電子メール管理システム２００における処理の概要を説明する。
【００２０】
添付ファイル付き電子メールの処理の概要は次のとおりである。
【００２１】
メール受信部２０３は、メールサーバー１０４から電子メール（メールサーバー１０４が通信ネットワーク１０３から受信したもの、及び端末１０５が送信したものの両方の場合がある）を受け取る（ステップ３０１）。メール検査部２０４は、その電子メールの内容を解析し、添付ファイルが存在するか調べる（ステップ３０２）。添付ファイルの有無の確認は、電子メールシステムが採用する通信規約により異なるが、例えばＭＩＭＥと呼ばれる規約の場合、ＭＩＭＥヘッダーを解析して添付ファイルの存在を示す識別子（“Content-Disposition: attachment”）が存在するかどうかで判断できる。図４は、添付ファイル付き電子メールの例である。
【００２２】
ステップ３０２で添付ファイルが存在しない場合の処理については後述する。添付ファイルが存在する場合、さらにメール検査部２０４は、その電子メールの宛先がメールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者か否か調べる（ステップ３０３）。宛先がメールサーバー１０４にアカウントを持たない利用者であれば、メール送信部２０９は、その電子メールをそのままメールサーバー１０４に返す（ステップ３０８）。この場合、メールサーバー１０４は、当該電子メールが当該宛先に届くように、当該電子メールを通信ネットワーク１０３に渡す。
【００２３】
ステップ３０３で宛先が自メールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者である場合、添付ファイル分離部２０５は、当該電子メールから添付ファイルを分離する（ステップ３０４）。添付ファイル保存部２０６は、分離した添付ファイルをファイルサーバー２０１に保存する（ステップ３０５）。アクセス権設定部２０７は、メールサーバー１０４における利用者名（メールアドレス）からファイルサーバー２０１における利用者名（アカウント名）を一意に特定するために予め内部に記憶したメールアドレス−アカウント名対応表（図５）を参照し、保存したファイルへのアクセスを当該電子メールの宛先に指定された利用者のみに許可するアクセス権を設定する（ステップ３０６）。
【００２４】
例えば、図４の電子メールの宛先はメールアドレス“zyx@acorp.co.jp”と“wvu@acorp.co.jp”なので、保存したファイルへのアクセス権は、図５に従いアカウント名“1991001”と“2003013”に与えられる。このようにアクセス権を設定することで、電子メールの受信者以外が添付ファイルにアクセスすることを防ぐことができる。また、図４の電子メールのように複数の宛先を指定されても、分離された添付ファイルはファイルサーバー２０１上に一つだけ保存される。なお、本実施形態における電子メール管理システム２００は分離した添付ファイルをファイルサーバー２０１に保存する構成となっているが、ＨＴＴＰサーバーやＦＴＰサーバーなど利用者がファイルをダウンロード可能でアクセス権を設定できるサーバーに保存する構成としても良い。
【００２５】
ステップ３０６の後、保存場所付加部２０８は、図６に示すように、ステップ３０４で添付ファイルを分離した当該電子メールに、添付ファイル保存場所を示す情報を付加する（ステップ３０７）。次に、メール送信部２０９は、当該電子メールをメールサーバー１０４に送り（ステップ３０８）、電子メール管理システム２００における処理を終了する。
【００２６】
以上のように、第一の実施形態における電子メール管理システム２００は、複数の宛先を持つ電子メールから分離された添付ファイルを一つだけファイルサーバー２０１に保存し、添付ファイルの代わりに保存場所情報を付加された電子メールのコピーをメールサーバー１０４の各宛先のメールボックスに保存する。従って、添付ファイル付き電子メールのコピーをメールサーバー１０４の各宛先のメールボックスに保存する場合に比べ、添付ファイルの重複コピーが保存されなくなるので、メールサーバー１０４とファイルサーバー２０１の使用する記憶領域は節約され、より効率的に利用可能になる。
【００２７】
続いて、ファイルが添付されていない電子メールの処理の概要を説明する。まず、メール受信部２０３が電子メールを受信し（ステップ３０１）、メール検査部２０４が添付ファイルの有無を調べる（ステップ３０２）。添付ファイルがない場合、メール検査部２０４は、その電子メールにファイルサーバー２０１上のファイルを示すfile://fileserver/で始まるＵＲＬが有るか否かを調べ、もしあれば添付ファイル保存情報が存在すると判定する（ステップ３０９）。そのような電子メールの例を、図７に示す。添付ファイル保存情報がなければ、メール送信部２０９は電子メールを修正せずにメールサーバー１０４に返す（ステップ３０８）。
【００２８】
ステップ３０９で添付ファイル保存情報付きの電子メールであった場合、メール検査部２０４は、その電子メールの宛先がメールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者か否か調べる（ステップ３１０）。
【００２９】
宛先がメールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者であれば、上述したように、アクセス権設定部２０７は、その宛先の利用者に添付ファイル保存情報で指定されたファイルへのアクセス権を与える設定を行なう（ステップ３１１）。例えば、図７の電子メールの場合、宛先が“tsr@acorp.co.jp”なので、メールアドレス−アカウント名対応表（図５）を参照してアカウント名“1999007”にアクセス権を与える。そして、メール送信部２０９は電子メールを修正せずにメールサーバー１０４に返す（ステップ３０８）。
【００３０】
宛先がメールサーバー１０４にアカウントを持たない利用者である場合、添付ファイル読込み部２１０は、添付ファイル保存情報で指定されたファイルをファイルサーバー２０１から読込み（ステップ３１２）、添付ファイル結合部２１１は、読込んだファイルを添付ファイルとして電子メールに結合する（ステップ３１３）。そして、メール送信部２０９は電子メールをメールサーバー１０４に返す（ステップ３０８）。
【００３１】
なお、ステップ３０９→３１０→３１１と進むケースは、ステップ３０７で添付ファイル保存場所情報が付加された電子メールを受信した端末１０５の利用者が、当該電子メールを、メールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者に転送したケースである。また、ステップ３０９→３１０→３１２→３１３と進むケースは、ステップ３０７で添付ファイル保存場所情報が付加された電子メールを受信した端末１０５の利用者が、当該メールを、メールサーバー１０４にアカウントを持たない利用者に転送したケースである。
【００３２】
以上のように、第一の実施形態における電子メール管理システム２００は、添付ファイル保存場所情報を含む電子メールを処理する際、電子メールの宛先が自身に処理を依頼したメールサーバー１０４にアカウントを持つ利用者であれば、その保存場所情報が示すファイルへのアクセス権を与えてそのファイルを利用可能にする。また、電子メールの宛先が自身に処理を依頼したメールサーバー１０４にアカウントを持たない利用者であれば、保存場所情報が示すファイルを添付ファイルとして電子メールに結合し、電子メールの一部としてその宛先に伝送させる。このように処理することで、ファイルサーバー２０１へのアクセスを無用に拡大せずに済み、ファイルサーバー２０１上のファイルのセキュリティ確保に役立つ。また、イントラネット内で本発明による電子メール管理システムを運用すれば、組織内で利用するファイルを電子メールに添付して送受信しても結果的にファイルサーバー上に集約されるので、組織内で使用する記憶装置の利用効率の向上を期待できる。
【００３３】
なお、メールサーバー１０４は、通信ネットワーク１０３や端末１０５から受け取ったメールを電子メール管理システム２００に送り、電子メール管理システム２００で処理済みのメールを電子メール管理システム２００から受け取るが、電子メール管理システム２００から受け取ったメールが再度電子メール管理システム２００に送られることがないように管理しているものである。
【００３４】
図８は、本発明の第二の実施形態における電子メール管理システムの構成の概要図である。第一の実施形態における電子メール管理システム２００との違いは、特徴量算出部８１２、特徴量比較部８１３、及び特徴量記録部８１４を備える点である。付番８０１〜８１１に示す各部は、それぞれ図２の付番２０１〜２１１に示した各部と同じである。
【００３５】
図９は、本発明の第二の実施形態における電子メール管理システムの処理の概要である。図３との違いはステップ９１４、ステップ９１５、ステップ９１６の処理を行なう点である。付番９０１〜９１３に示す各ステップは、それぞれ図３の付番３０１〜３１３に示した各ステップと同じである。
【００３６】
電子メール管理システム２００が受け取ったメールにファイルが添付されており宛先が自メールサーバーのアカウントを持つ利用者であった場合、ステップ９０１→９０２→９０３→９０４と進み、次に、特徴量算出部８１２は、その電子メールから分離した添付ファイルから所定の計算方法によりその特徴量を算出する（ステップ９１４）。なお、特徴量の計算方法としては例えばＳＨＡ−２５６などの暗号ハッシュ関数（ファイルの同一／非同一を、関数値の同一／非同一で判別できるような関数）を用いる。次に、特徴量比較部８１３は、特徴量テーブルを参照して、ステップ９１４で算出した特徴量と一致する特徴量を持つ特徴量エントリが存在するか調べる（ステップ９１５）。特徴量テーブルは、ファイルサーバー８０１に保存されている各ファイルについて、上記の所定の計算方法により計算した特徴量と保存場所情報とを組とする特徴量エントリを記録したテーブルである。図１０に、特徴量テーブルの例を示す。
【００３７】
特徴量テーブルに一致する特徴量エントリが存在する場合、分離した添付ファイルと同一のファイルが既にファイルサーバー８０１に格納されていることを意味する。そこで、ステップ９１５から９０６に進み、アクセス権設定部８０７は、特徴量テーブル内にて一致する特徴量を持つ特徴量エントリの保存場所情報で指定されたファイルについて、当該電子メールの宛先の利用者にアクセスを許可するアクセス権を設定する（ステップ９０６）。
【００３８】
特徴量テーブルに一致する特徴量を持つ特徴量エントリが存在しない場合、電子メールから分離した添付ファイルと同一のファイルはファイルサーバー８０１にまだ格納されていないことを意味する。そこで、ステップ９１５から９０５に進み、添付ファイル保存部８０６は、その添付ファイルをファイルサーバー８０１に保存する（ステップ９０５）。さらに特徴量記録部８１４は、保存場所情報と添付ファイルから算出した特徴量からなる特徴量エントリを特徴量テーブルに追加する（ステップ９１６）。また、電子メールの宛先の利用者にアクセスを許可するアクセス権を設定する（ステップ９０６）。
【００３９】
以上のように、本発明の第二の実施形態における電子メール管理システムは、分離した添付ファイルがファイルサーバーに格納済みか否か調べ、未格納のときのみ添付ファイルを保存する。従って、同一ファイルを重複して保存することがなくなり、ファイルサーバーの記憶領域の使用効率向上を期待できる。
【００４０】
なお、上記第一及び第二の実施形態において、ファイルサーバー２０１，８０１に格納された添付ファイルは、例えば、そのファイルにアクセス権を持つ者が明示的に「そのファイルはもう参照しない旨」の指示を出したらそのファイルについてのその者のアクセス権を消去し、それを繰り返して最終的にそのファイルのアクセス権を持つ者がいなくなったらそのファイルを削除するようにすればよい。また、アクセス権を持つ者がいないファイルであっても、後日、電子メール管理システムがそのファイルと同一のファイル（第二実施形態であれば特徴量が同じファイル）が添付されたメールを受け取ったとき、ファイルサーバー上の当該ファイルを利用する場合もあるので、適当な期間はファイルサーバー上にファイルを残しておくようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の第一の実施形態における電子メール管理システムを導入した電子メールシステムの構成の概要図
【図２】本発明の第一の実施形態における電子メール管理システムの構成の概要図
【図３】本発明の第一の実施形態における電子メール管理システムでの処理手順を示すフローチャート
【図４】添付ファイル付き電子メールの例を示す図
【図５】メールアドレス−アカウント名対応表の例を示す図
【図６】分離された添付ファイルの保存場所情報を付加した電子メールの例を示す図
【図７】転送された添付ファイル保存場所情報付き電子メールの例を示す図
【図８】本発明の第二の実施形態における電子メール管理システムの構成の概要図
【図９】本発明の第二の実施形態における電子メール管理システムでの処理手順を示すフローチャート
【図１０】特徴量テーブルの例を示す図
【符号の説明】
【００４２】
１０１…端末、１０２…メールサーバー、１０３…通信ネットワーク、１０４…メールサーバー、１０５…端末、２００…電子メール管理システム、２０１…ファイルサーバー、２０２…メールフィルタ、２０３…メール受信部、２０４…メール検査部、２０５…添付ファイル分離部、２０６…添付ファイル保存部、２０７…アクセス権設定部、２０８…保存場所情報付加部、２０９…メール送信部、２１０…添付ファイル読込み部、２１１…添付ファイル結合部、８０１…ファイルサーバー、８０２…メールフィルタ、８０３…メール受信部、８０４…メール検査部、８０５…添付ファイル分離部、８０６…添付ファイル保存部、８０７…アクセス権設定部、８０８…保存場所情報付加部、８０９…メール送信部、８１０…添付ファイル読込み部、８１１…添付ファイル結合部、８１２…特徴量算出部、８１３…特徴量比較部、８１４…特徴量記録部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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