(57)【要約】【課題】  利用者が閲覧可能な文書について利用者への作業負担を強いることなく文書の内容の未読と既読を判断できるようにする。【解決手段】  文書管理装置の文書情報管理部は、文書ＩＤ４２５の文書について、Ｓ１で利用者の端末装置に文書一覧を表示し、Ｓ２で端末装置への文書内容の表示を開始すると、タイマを起動させ、Ｓ３で端末装置への文書内容の表示を閉じたとき、文書内容の表示を開始してからの経過時間１：２５．３１が規定時間を超えているか否かを判断し、この例では超えているものとすると、管理テーブルにｔ１時点で、この利用者について文書ＩＤ４２５の文書は既読であると文書状態情報を書き換える。【選択図】        図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続した複数の端末装置から閲覧される複数の文書の文書データを保存する文書保存手段と、前記各端末装置に前記文書保存手段に保存された各文書の文書データの文書一覧を表示させる文書一覧表示手段と、前記文書一覧から選択された文書を要求する端末装置に前記文書保存手段から前記選択された文書の文書データに基づく文書内容を表示させる文書内容表示手段と、該文書内容表示手段によって文書内容を表示させた端末装置から文書内容の表示を終了させる指示があったとき、前記文書内容の表示の開始から予め設定された規定時間以上を経過しても前記文書内容の表示が終了されなかった場合、前記文書一覧から選択された文書を要求した端末装置における前記文書は既読であることを示す情報を記憶して管理する文書情報管理手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記規定時間は、文書の文字数に応じた時間であることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記規定時間は、文書を記述するのに使用されている言語の種類と文字数に応じた時間であることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記規定時間は、前記各端末装置の利用者毎に管理されていることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、パーソナルコンピュータ，ファクシミリ装置，プリンタ，複写機，それらの複合機を含む文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークを介して多様な情報の共有を行うことにより、グループ作業の効率化や個人の生産性の向上、ビジネス活動のスピードアップを図るべく、多くの企業でグループウェアシステムが導入されている。
一方、電子メールやインスタントメッセージに代表されるメッセージシステムの普及もめざましく、パーソナルコンピュータなどのデスクトップ環境にとどまらず、携帯電話、ＰＤＡなどのモバイル環境においても電子メールが日常的なコミュニケーション手段として使用されている。
グループウェアに備わる代表的な機能には、スケジュール管理（共有カレンダー）やタスク管理（ＴｏＤｏ）、電子掲示板などがあり、そのうち電子掲示板は、情報の伝達やディスカッションを行うために多く利用されている。
【０００３】
電子掲示板は、ある利用者が記事（掲示板文書）の投稿を行うと、他の利用者（複数）はこれを閲覧することができ、読んだ利用者の中である１人がこれに返信を行うと、その返信内容も他の利用者が閲覧できるようになっている。そして、その返信の繰り返しによって、複数の利用者間で相互に意見交換を行うことが可能となる。
また、リアルタイムのやり取りには参加できなかった利用者も、過去の発言を読み進むことによって、議論の過程を知ることができる。
つまり、利用者は、電子掲示板を利用することで任意の時刻に記事の投稿、閲覧が可能になり、非同期・遠隔地でのディスカッションが可能となる。
【０００４】
ところで、このような電子掲示板において利用者が文書を閲覧する場合には、まず、文書の表題等の文書情報を列挙した文書一覧が表示され、さらに、その中から利用者が選択した文書について文書内容が表示される、という２段階で行われるのが一般的である。
また、このような電子掲示板では、文書一覧表示中に利用者がまだ開いていない文書には未読状態であることを示す識別記号が付されるようになっていることが多い。
このように未読状態であることを示す識別記号を付すことにより、利用者はこの識別記号によって一覧表示中に列挙された文書群の中から読んでいない文書だけを識別することができる。
【０００５】
このような文書の未読状態と既読状態の管理は、文書毎に利用者の閲覧状況を記録し、新規に登録された文書に対し、利用者が文書を開いた時点までは未読状態、それ以降は既読状態にすることにしている。
そして、既に登録済みの文書が更新された場合、更新文書が登録された時点で既読状態は未読状態に戻ることになる。
このように、既に登録済みの文書が更新された場合に未読状態に戻るようにするのは、利用者は、更新した内容を読んでいないからである。
【０００６】
ところで、未読状態は、元々、単に利用者がその文書内容を読んでいないことを示すものである。
しかし、現実には多くの利用者は未読状態を、読んでいないことを知るためというより読むべきものを知るために利用している。
このため、例えば、読んでいない文書であっても、文書を一覧表示した段階で内容を閲覧する必要がないことが判明した文書について、手動で文書状態を未読状態から既読状態に変更するといった作業が行われているが、手動で文書状態を変更するのは利用者にとっては余計な作業である。
また、登録済み文書の更新について、現状では文書が更新されると文書状態は未読状態に戻ってしまう。
これは、未読状態は読むべき文書として扱いたい利用者には望ましくない場合がある。
【０００７】
すなわち、文書の更新によって文書の内容自体が変更されたなら文書を再度読む必要があるので、未読状態になるのは理にかなっているが、例えば文書のカテゴリなど文書内容に関係のない属性情報の修正の場合や、たとえ文書内容の変更であっても、全体に影響のないタイプミスの訂正などの微細な修正の場合、一度読んでいるならば改めて読む必要はないことが多いにもかかわらず未読状態になるので、利用者にとって無駄な閲覧をさせられることになる。
そこで従来、文書一覧が端末装置に表示された時点以降に登録・更新された文書について新着状態にあるとみなすことで、文書一覧に一度も表示されなかった文書だけを新着状態とし、文書一覧に表示はされたものの内容を読まれなかった文書を、次に文書一覧を表示したとき未読状態とすることにより、利用者は前回読まなくてよいと判断した文書がどれか判別できるようになるため、手動で既読状態にしておく必要を無くした文書管理装置（例えば、特許文献１参照）があった。
【特許文献１】特開２００６−１４６６３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、従来の文書管理装置では、依然として解決されていない問題もある。
例えば、掲示板の利用者は文書を一旦開いて少しだけ読んでから「後で改めてゆっくり読む」という判断をする場合もある。
つまり、時間が無い、もしくは現在仕掛かり中の作業と関係が無い、などの理由により、「読む必要がある」と認識はするものの「後で読む」という判断をするのである。上記従来の文書管理装置では、こういった文書も全て「読んでしまった文書」（その状態が新着文書もしくは未読文書から既読文書に変化してしまう）として扱われてしまい、これは利用者にとってはなはだ不都合である。
【０００９】
また、間違って既読状態にしてしまった文書を未読状態に戻すために、専用のボタンやメニューからの操作を提供しているグループウェアや掲示板システムも知られているが、それらは利用者への手動操作を強いるものであり、システムが自動的に未読と既読の情報を提供することは到底できない。
この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、利用者が閲覧可能な文書について利用者への作業負担を強いることなく文書の内容の未読と既読を判断できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
この発明は上記の目的を達成するため、次の文書管理装置を提供する。
（１）ネットワークを介して接続した複数の端末装置から閲覧される複数の文書の文書データを保存する文書保存手段と、上記各端末装置に上記文書保存手段に保存された各文書の文書データの文書一覧を表示させる文書一覧表示手段と、上記文書一覧から選択された文書を要求する端末装置に上記文書保存手段から上記選択された文書の文書データに基づく文書内容を表示させる文書内容表示手段と、その文書内容表示手段によって文書内容を表示させた端末装置から文書内容の表示を終了させる指示があったとき、上記文書内容の表示の開始から予め設定された規定時間以上を経過しても上記文書内容の表示が終了されなかった場合、上記文書一覧から選択された文書を要求した端末装置における上記文書は既読であることを示す情報を記憶して管理する文書情報管理手段を備えた文書管理装置。
【００１１】
（２）上記のような文書管理装置において、上記規定時間を、文書の文字数に応じた時間にした文書管理装置。
（３）上記のような文書管理装置において、上記規定時間を、文書を記述するのに使用されている言語の種類と文字数に応じた時間にした文書管理装置。
（４）上記のような文書管理装置において、上記規定時間を、上記各端末装置の利用者毎に管理するようにした文書管理装置。
【発明の効果】
【００１２】
この発明による文書管理装置は、利用者が閲覧可能な文書について利用者への作業負担を強いることなく文書の内容の未読と既読を判断することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、この発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて具体的に説明する。
〔実施例〕
【００１４】
図２は、この発明の文書管理装置を用いた文書管理システムの構築例を示すブロック図である。
この文書管理システムでは、文書管理装置（システムにおいては「サーバコンピュータ」とも称する）１にインターネット，ローカルエリアネットワークを含むネットワーク３を介して複数台の端末装置（システムにおいては「クライアントコンピュータ」とも称する）２が文書管理装置１に対してデータ通信可能に接続されており、各端末装置２はネットワーク３を介して文書管理装置１にアクセスして文書データを保存させ、その保存された文書データを他の端末装置２によって閲覧するサービスを提供するものである。
この文書管理システムの運営については周知の技術内容であるため、詳細な説明は省略する。
【００１５】
例えば、この文書管理システムを電子掲示板システムに適用した場合、各端末装置２はネットワーク３を介して文書管理装置１上に開設された電子掲示板にアクセスしてメッセージを書き込み、そのメッセージを他の端末装置２で読み出して閲覧することを繰り返すことにより、複数の利用者間で相互に情報の伝達や意見交換（ディスカッション）を行うことができる。
この電子掲示板システムには、例えば、特定の仕事などを共同で遂行するチームの仕事の場として、そのチームのメンバーがアクセスして投稿を行うものがある。
【００１６】
このように文書管理装置１は書き込まれた文書データの保存と閲覧のサービスを運営しているので、その書き込まれた文書データの保存と管理を行う機能を備えている。
一方、各端末装置２は、一般的なパーソナルコンピュータを含む情報処理装置であり、文書管理装置１で運営されるサービスを利用して利用者が文書データの書き込みと閲覧をする機能を備えている。
【００１７】
図３は、図１に示す文書管理装置の内部構成を示すブロック図である。
文書管理装置１は、この文書管理装置１の全体の制御とこの発明に係る処理を行うＣＰＵ１０と、バイオス（ＢＩＯＳ）を含む各種の制御プログラムを記憶した読み出し専用メモリであるＲＯＭ１１、ＣＰＵ１０が各種の制御処理を行う際に使用する作業領域であるデータを書換え可能に記憶するＲＡＭ１２、端末装置２から書き込みのあった文書データを含む各種のデータを記憶して保存するデータベースとして機能すると共にオペレーティングシステム（ＯＳ）を含む各種のプログラムを格納するハードディスク装置（ＨＤＤ）１３、ユーザ（利用者）がＣＰＵ１０に命令や情報等を入力するためのキーボードとマウスを含む入力装置１４、処理経過や結果等を操作者に表示するＣＲＴとＬＣＤを含む表示装置１５、ネットワーク３を介して外部の端末装置２とデータ通信により文書データを含む各種のデータをやり取りするための通信制御装置１６から構成されており、これらの各部間で送受信されるデータをバスコントローラ１７が調停して動作する。
【００１８】
この文書管理装置１では、利用者が電源を投入するとＣＰＵ１０がＲＯＭ１１内のローダというプログラムを起動させ、ＨＤＤ１３よりＯＳというコンピュータのハードウェアとソフトウェアとを管理するプログラムをＲＡＭ１２に読み込み、このＯＳを起動させ、利用者の操作に応じてプログラムを起動したり、情報を読み込んだり、保存を行ったりする。ＯＳのうち代表的なものとしては、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、ＵＮＩＸ（登録商標）等が知られている。
これらのＯＳ上で走る動作プログラムをアプリケーションプログラムと呼んでいる。
なお、アプリケーションプログラムは、所定のＯＳ上で動作するものに限らず、各種処理の一部の実行をＯＳに肩代わりさせるものであってもよいし、所定のアプリケーションソフトやＯＳなどを構成する一群のプログラムファイルの一部として含まれているものであってもよい。
【００１９】
文書管理装置１は、ＨＤＤ１３にアプリケーションプログラムとして文書管理プログラムを記憶している。この文書管理プログラムは、後述するこの発明に係る文書管理処理を行うものであり、予めＨＤＤ１３にＣＰＵ１０が実行可能にインストールするようにしてもよいし、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤを含む各種の光ディスク、光磁気ディスク、フレキシブルディスクを含む磁気ディスク、半導体メモリを含む各種方式の記憶媒体に記録され、その記憶媒体を介してＨＤＤ１３にＣＰＵ１０が実行可能にインストールするようにしてもよい。さらに、ネットワーク３を介して端末装置２又は図示を省略したネットワークの管理装置から文書管理プログラムをＨＤＤ１３にＣＰＵ１０が実行可能にインストールするようにしてもよい。
文書管理装置１は、ＯＳ上で動作する文書管理プログラムが起動すると、この文書管理プログラムの手順に従い、ＣＰＵ１０が各種の演算処理を実行して各部を集中的に制御し、この実施の形態の特長的な処理を含む文書管理装置１上の処理を実行する。
【００２０】
図１は、この発明の実施例の文書管理装置のＣＰＵによって実現されるこの発明に係る主要な機能構成を示すブロック図である。
上記ＣＰＵ１０が文書管理プログラムを実行することにより、文書管理部２０と文書表示部２１と文書情報管理部２２の機能を実現する。
文書管理部２０は、ネットワーク３を介して接続した複数の端末装置２から閲覧される複数の文書の文書データを保存する文書保存手段であるＨＤＤ１３に対して文書データの書き込みを行う。また、ネットワーク３を介して文書表示部２１によって文書内容を表示させた端末装置２から文書内容の表示を終了させる指示を文書情報管理部２２へ送る。
文書表示部２１は、各端末装置２にＨＤＤ１３に保存された各文書の文書データの文書一覧を表示させる文書一覧表示手段の機能と、上記文書一覧から選択された文書を要求する端末装置２にＨＤＤ１３から上記選択された文書の文書データに基づく文書内容を表示させる文書内容表示手段の機能とを果たす。
【００２１】
文書情報管理部２２は、文書表示部２１によって文書内容を表示させた端末装置２から文書内容の表示を終了させる指示を文書管理部２０から受け取ると、上記文書内容の表示の開始から予め設定された規定時間以上を経過しても上記文書内容の表示が終了されなかった場合、端末装置２の利用者によって上記文書の内容は既読であるとみなして、上記文書一覧から選択された文書を要求した端末装置２における上記文書は既読であることを示す情報を記憶して管理する文書情報管理手段の機能を果たす。
この文書情報管理部２２は、タイマ２３を備えており、そのタイマ２３によって上記文書内容の表示の開始から経過時間を計測する。また、文書管理部２０によってＨＤＤ１３に文書データを保存するときに、ＨＤＤ１３に格納された管理テーブルにその文書データの管理に必要な情報を記憶する。さらに、ＨＤＤ１３に文書データを既読であると判断するための利用者毎の規定時間も記憶させて管理している。
【００２２】
図４は、管理テーブルのデータ内容の一例を示す図である。
管理テーブルには、文書データ毎に、文書ＩＤ、登録日時、ユーザＩＤ、文書一覧表示日時、文書内容表示日時、文書内容表示経過時間、文書状態が格納されている。
文書ＩＤは、文書データを識別するために文書データ毎に割り当てたそれぞれ固有の識別情報である。
登録日時は、文書データが新規に登録された日時、または文書データが更新された日時である。
ユーザＩＤは、この文書データを作成した利用者を識別するための情報である。
文書一覧表示日時は、利用者の利用する端末装置２に文書一覧を表示させた日時である。
【００２３】
文書内容表示日時は、利用者の利用する端末装置２に文書内容を表示させた日時である。
文書内容表示経過時間は、文書内容の表示の開始から終了までに測定された経過時間である。
文書状態は、文書データの文書内容を利用者の端末装置２に対して表示を開始してから予め設定された規定時間を経過したときに既読を、文書データが新規に保存されたときと、文書データが利用者の端末装置２に対して表示されていないときと、文書データが更新されてその内容が利用者の端末装置２に対して表示されていないときと、文書データの文書内容を利用者の端末装置２に対して表示を開始してから終了するまでの経過時間が規定時間未満のときは未読を示す情報である。
【００２４】
この文書管理装置システムは、端末装置２を操作する利用者が文書管理装置１に対して閲覧を開始すると、文書管理装置１の文書表示部２１によってＨＤＤ１３に保存されている各文書データの文書一覧を端末装置２に表示させる。
端末装置２の利用者が自装置に表示された文書一覧より所望の文書を選択すると、文書管理装置１の文書表示部２１によってＨＤＤ１３に保存されている各文書データの中から、文書一覧から選択された文書の文書データに基づく文書内容を、その文書を要求する端末装置２に表示させると共に、文書情報管理部２２に上記文書の文書内容の表示開始を知らせる。
【００２５】
文書情報管理部２２は、上記文書の文書内容の表示開始を知らされると、ＨＤＤ１３から上記文書の選択をした利用者に対応する規定時間を読み出し、タイマ２３の計測を開始し、その計測されている時間と上記規定時間を比較して、計測された時間が規定時間を越えても、上記文書の選択をした利用者の端末装置２から文書内容の表示を終了する指示がなく、文書表示部２１から文書内容の表示を終了する指示を受け取らなかった場合、ＨＤＤ１３の管理テーブルにおける上記利用者について文書は既読であることを示す文書状態に書き換える。
【００２６】
そして、上記利用者の端末装置２に再度文書一覧を表示するときには、上記管理テーブルの文書状態の情報に基づいて、上記文書は既読であることを示す情報を表示させる。
しかし、文書内容の表示を開始してから予め定められた規定時間が経過する前に、使用者によって文書が閉じられるか、または別の文書が開かれるなどして、当該文書が端末装置２の画面上に表示されなくなった場合には、その時点でタイマ２３は停止され、したがって当該文書の状態は未読のままにする。
ただし、この際、タイマ２３によって測定された経過時間は文書情報管理部２２が管理している管理テーブルの文書内容表示経過時間の欄に書き込まれ、再度同じ文書の内容が表示された場合には、表示時間計測のタイマ２３の初期値として使用される。
これにより、複数回に分けて内容が表示された文書については、各表示経過時間は積算される。
【００２７】
図５は、図１に示す文書管理装置の文書状態管理処理の説明図である。
この説明図では、横軸が時間の経過を表している。
文書管理装置１の文書情報管理部２２は、文書ＩＤ４２５の文書について、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１で利用者の端末装置２に文書一覧を表示し、ステップ２で端末装置２への文書内容の表示を開始すると、タイマ２３を起動させ、ステップ３で端末装置２への文書内容の表示を閉じたとき、文書内容の表示を開始してからの経過時間１：２３．３１が規定時間を超えているか否かを判断し、この例では超えているものとすると、ステップ４で、管理テーブルにｔ１時点で、この利用者について文書ＩＤ４２５の文書は既読であると文書状態情報を書き換える。
【００２８】
また、文書ＩＤ４２６の文書について、ステップ１１で利用者の端末装置２に文書一覧を表示し、ステップ１２で端末装置２への文書内容の表示を開始すると、タイマ２３を起動させ、ステップ１３で端末装置２への文書内容の表示を閉じたとき、文書内容の表示を開始してからの経過時間０：０７．６７が規定時間を超えているか否かを判断し、この例では、規定時間が経過する前に文書内容の表示が閉じられたものであり、ステップ１４で、管理テーブルにｔ１時点で、この利用者について文書ＩＤ４２６の文書の文書状態情報を未読のままにする。
【００２９】
上記処理によってｔ＝ｔ１の時点で管理されている管理テーブルの内容が、図４に示すような内容では、文書ＩＤ４２５、４２６の文書は共に一度は内容が表示されているが、文書ＩＤ４２５の文書が既読になっているのに対し、文書ＩＤ４２６の文書は表示経過時間が少ない（「規定時間」に達していない）ため、未読のままである。
なお、この例では、文書ＩＤ４２６の文書の内容が再度表示された場合、タイマ２３による表示時間の計測は、７．６７秒から再開される。
【００３０】
上記規定時間は、利用者が文書の内容を一読できるだけの十分な時間を設定し、文書管理装置１において端末装置２の全利用者に対して同一時間を使用しても良いが、利用者の好みにより利用者毎に規定時間を設定することができるようにしても良い。
例えば、ある利用者は「文書を読む速度が遅いので長めの時間を使用」し、またある利用者については「文書を読む速度が速いので短めの時間を使用」するといった具合である。そこで、文書情報管理部２２が、利用者毎の規定時間をＨＤＤ１３に記憶し、端末装置２の利用者毎に該当する規定時間を読み出して使用する。
【００３１】
また、上記規定時間について、文書を読む速度の速い利用者であっても、長い文書を読むのには時間がかかるし、反対に文書を読む速度の遅い利用者であっても、短い文書であれば読むのにはさほど時間はかからない。
つまり、文書を確かに読んだかどうかを時間で判断するためには、文書の長さも考慮すべきである。
このため、ＨＤＤ１３に「基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」を予め記憶させておき、文書情報管理部２２が、対象となっている文書が「基準となる長さの文書の何倍の長さであるのか」を計算し、その値にＨＤＤ１３に記憶されている「基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」を乗ずることによって得られた時間を、利用者が文書を読んだと判断するために使用する規定時間として用いるようにしても良い。
【００３２】
例えば、基準となる文書の長さの文字数を１００文字、基準となる長さの文書を読むのに必要な時間を８秒とした場合、５００文字の文書を「読んだ」と判断するための規定時間は、８（秒）×（５００（文字）／１００（文字））＝４０（秒）となる。
この「基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」は、予め利用者毎に測定され、利用者毎の規定時間として文書情報管理部２２によってＨＤＤ１３内に記憶され、端末装置２の利用者毎にその利用者に対応する規定時間が読み出されて使用される。
【００３３】
また、上記規定時間について、文書を読む速度は、その文書がどのような言語の種類で書かれているかに強く依存する。
日本人であれば日本語で書かれた文書は速く読めるであろうが、英語で書かれた文書を読むのには時間がかかるかもしれない。また、反対英米人であればその逆であろう。
つまり、文書を確かに読んだか否かを時間で判断するためには、文書の長さだけではなく、その文書がどのような言語の種類で書かれているのかも考慮すべきである。
【００３４】
そこで、ＨＤＤ１３に「ある言語で書かれた、基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」を言語の種類毎に予め記憶しておき、文書情報管理部２２が、対象となっている文書の中に「基準となる長さの文書の何倍の長さの文が含まれているのか」を言語の種類毎に計算し、その値に「ある言語の種類で書かれた、基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」を乗じ、さらには全ての言語の種類についての総和を求めることによって得られた時間を、利用者が文書を読んだと判断するために使用する規定時間として用いるようにしても良い。
【００３５】
例えば、基準となる文書の長さの文字数を１００文字、基準となる長さの日本語文書を読むのに必要な時間を８秒、基準となる長さの英語文書を読むのに必要な時間を１５秒とした場合、６０％が日本語、残り４０％が英語で書かれているような５００文字の文書を「読んだ」と判断するための規定時間は、８（秒）×（５００（文字）×０．６／１００（文字））＋１５（秒）×（５００（文字）×０．４／１００（文字））＝２４（秒）＋３０（秒）＝５４（秒）となる。
この「基準となる長さの文書を読むのに必要な時間」は、予め利用者と言語の種類毎に測定され、利用者毎の規定時間として文書情報管理部２２によってＨＤＤ１３内に記憶され、端末装置２の利用者毎にその利用者に対応する規定時間が読み出されて使用される。
【００３６】
この実施例の文書管理装置によれば、掲示板の利用者が文書を一旦開いて少しだけ読んでから「後で改めてゆっくり読む」という判断をして文書を閉じた場合、つまり、時間が無い、もしくは現在仕掛かり中の作業と関係が無い、などの理由により、「読む必要がある」と認識はするものの「後で読む」という判断をして一旦文書を閉じた場合にも、利用者の意図に沿った状態、この場合は未読状態に文書をおくことができる。
また、文書の長さも考慮して利用者が文書を読んだか読まないかの判断を行うようにすれば、より確度の高い、より利用者の意図に即した状態に文書を置くことができる。
あるいは、文書の書かれている日本語、英語を含む言語の種類も考慮して利用者が文書を読んだか読まないかの判断を行うようにすれば、より確度の高い、より利用者の意図に即した状態に文書を置くことができる。
【００３７】
さらに、文書を読む速さについては利用者毎に異なるため、利用者毎に文書を読んだか読まないかの判断をするための規定時間を用いるようにすれば、さらに確度の高い、より利用者の意図に即した状態に文書を置くことができる。
このようにして、利用者の意思に沿った確度の高い未読・既読情報を利用者に作業負担を強いることなく提供することができるようになり、使い勝手の良い文書管理装置を実現することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【００３８】
この発明による文書管理装置は、グループウェア、コラボレーション・ソフトウェア、文書間装置、等、複数の端末装置を、ネットワーク・インフラなどを介して接続して複数の使用者が文書の投稿・閲覧などの情報の共有を行うことにより、グループでのコミュニケーションや作業の効率化を図る事を目的としたシステム全般で適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】この発明の実施例の文書管理装置の基本構成を示すブロック図である。
【図２】この発明の文書管理装置を用いた文書管理システムの構築例を示すブロック図である。
【図３】図１に示す文書管理装置の内部構成を示すブロック図である。
【図４】図１に示す文書管理装置で管理する管理テーブルのデータ内容の一例を示す図である。
【図５】図１に示す文書管理装置の文書状態管理処理の説明図である。
【符号の説明】
【００４０】
１：文書管理装置    ２：端末装置    ３：ネットワーク    １０：ＣＰＵ    １１：ＲＯＭ    １２：ＲＡＭ    １３：ＨＤＤ    １４：入力装置    １５：表示装置    １６：通信制御装置    １７：バスコントローラ    ２０：文書管理部    ２１：文書表示部    ２２：文書情報管理部    ２３：タイマ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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