(57)【要約】      （修正有）【課題】蓄積された行為の記録の中から業務を構成する行為の列を抽出するという定型行為抽出方法と、抽出された定型行為に関係する非定型の行為の候補を抽出するという、関連行為候補抽出方法を提供する。【解決手段】書類に対するユーザ行為を取得、管理する行為管理システムにおいて、業務を構成する行為の列の条件を規定する業務定義情報データベースと、行為管理システムが管理する行為の中から上記業務定義の条件に合致する行為の列を抽出する業務照合部と、上記業務照合部で得られた業務とそれを構成する行為の仮説を保持する仮説情報データベースを有し、定型行為を抽出する。また、上記業務照合部で抽出された業務を構成する行為の仮説に関連する行為を、同一ユーザや同一書類、または類似の書類への行為を上記行為情報データベースの中から検索する関連行為検索部を有し、定型行為に関係する非定型の行為の候補を抽出する。【選択図】図１
2009098764.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類に対して行われた行為に関する情報を格納した行為情報データベースと、
ある特定の業務を構成する行為について業務ごとに格納した業務定義データベースと、
前記業務定義データベースの業務を構成する行為に関する情報を格納した行為定義データベースと、
前記行為情報データベース中の行為について、前記行為定義データベースに格納された情報に基き、定義を満たす行為について、行為仮説を作成し、作成された行為仮説を含む業務を前記業務定義データベースから抽出して、業務仮説を作成する業務照合部と、
前記業務照合部により作成された業務仮説を格納する業務仮説データベースを有することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項２】
請求項１に記載の行為管理サーバにおいて、前記行為定義データベースは、各行為について、ユーザ情報、行為情報、対象書類についての情報を少なくとも１つ以上有することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項３】
請求項１に記載の行為管理サーバにおいて、前記業務仮設データベースに格納された業務仮説からの選択を受け付け、選択された前記業務仮説を構成する各行為仮説について、一致するユーザ、一致する書類、対象書類と類似の書類のいずれか一つ以上について検索し、検索結果を行為仮説の関連行為として登録する関連行為検索部を有することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項４】
請求項３に記載の行為管理サーバにおいて、前記対象書類と類似する書類の検索は、一方の行為で用いられた書類に対してキーパンチ又は手書きされた文字列をキーワードとし、もう一方の書類に当該キーワードが含まれるか否かを判定して検索することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項５】
請求項３に記載の行為管理サーバにおいて、前記対象書類と類似する書類の検索は、一方の行為で用いられた書類に含まれる単語の書類内の出現頻度と蓄積書類全体での該当単語の出現書類数から算出される単語重要度によりキーワードを選出し、もう一方の書類に当該キーワードが含まれるか否かを判定して検索することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項６】
請求項３に記載の行為管理サーバにおいて、前記対象書類と類似する書類の検索は、一方の行為で用いられた書類にペンによる記入で支持された文字列をキーワードとし、もう一方の書類に当該キーワードが含まれるか否かを判定して検索することを特徴とする行為管理サーバ。
【請求項７】
書類に対して行われた行為に関する情報を検索する検索システムであって、
書類に対して行われた行為に関する情報を格納した行為情報データベースと、
ある特定の業務を構成する行為について業務ごとに格納した業務定義データベースと、
前記業務定義データベースの業務を構成する行為に関する情報を格納した行為定義データベースと、
前記行為情報データベース中の行為について、前記行為定義データベースに格納された情報に基き、定義を満たす行為について、行為仮説を作成し、作成された行為仮説を含む業務を前記業務定義データベースから抽出して、業務仮説を作成する業務照合部と、
前記業務照合部により作成された業務仮説を格納する業務仮説データベースと、
検索する対象の行為を入力させる入力手段と、
前記業務仮説データベースに格納された前記入力手段によって入力された行為を含む業務仮説とそれに伴う行為仮説と該当行為を抽出し、検索結果として出力する出力手段とを有することを特徴とする検索システム。
【請求項８】
請求項７に記載の検索システムであって、
前記業務仮設データベースに格納された業務仮説からの業務仮説の選択を受け付ける手段と、
選択された前記業務仮説を構成する各行為仮説について、一致するユーザ、一致する書類、対象書類と類似の書類のいずれか一つ以上について関連行為として検索する関連行為検索部とを有し、
前記出力手段に、検索された前記関連行為を前記検索結果と合わせて表示することを特徴とする検索システム。
【請求項９】
請求項８に記載の検索システムであって、検索された前記関連行為について他の行為とは区別され得る表現で表示することを特徴とする検索システム。
【請求項１０】
請求項８に記載の検索システムであって、検索された前記関連行為の選択を受け付け、選択された行為に関する書類を合わせて表示することを特徴とする検索システム。
【請求項１１】
書類に対して行われた行為を管理する行為管理方法であって、
ある特定の業務を構成する行為について業務ごとに格納した業務定義データベースと、前記業務定義データベースの業務を構成する行為に関する情報を格納した行為定義データベースを用い、
書類に対して行われた行為に関する情報を取得し、
取得した前記書類に対して行われた行為について、前記行為定義データベースに格納された情報に基き、定義を満たす行為について、行為仮説を作成し、作成された行為仮説を含む業務を前記業務定義データベースから抽出して、業務仮説を作成し、
作成した前記業務仮説を業務仮設データベースに格納することを特徴とする行為管理方法。
【請求項１２】
請求項１１に記載の行為管理方法において、前記業務仮説データベースに格納された業務仮説からの選択を受け付け、選択された前記業務仮説を構成する各行為仮説について、一致するユーザ、一致する書類、対象書類と類似の書類のいずれか一つ以上について検索し、検索結果を行為仮説の関連行為として登録することを特徴とする行為管理方法。
【請求項１３】
請求項１１に記載の行為管理方法において、検索する対象の行為の入力を受け付け、前記業務仮説データベースに格納された前記検索対象行為を含む業務仮説とそれに伴う行為仮説と該当行為を抽出して出力することを特徴とする行為管理方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載の行為管理方法において、前記業務仮説データベースに格納された業務仮説からの業務仮説の選択を受け付け、選択された前記業務仮説を構成する各行為仮説について、一致するユーザ、一致する書類、対象書類と類似の書類のいずれか一つ以上について関連行為として検索し、検索された前記関連行為を前記検索結果と合わせて表示することを特徴とする行為管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子書類および紙書類への行為を管理するシステムおよびその方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
会計処理や営業活動、人事手続きなどの各種業務で、電子書類や紙書類が利用されている。これら業務は、ユーザの電子書類や紙書類の作成や閲覧、編集、削除といった行為の列から構成される。内部統制や監査における会計業務フローの遵守の確認や、顧客関係管理(CRM)のための定量・定性的な観点からの営業活動の分析のためには、これら電子文書や紙文書に対するユーザの行為の蓄積が重要となってきている。
【０００３】
電子技術の進歩に伴い、電子書類を活用したワークフローや電子申請が普及してきた。ユーザは、計算部やディスプレイ、キーボードなどから構成される情報端末上で、それら電子書類を閲覧・編集などの行為を実行できる。端末上での電子書類に対する閲覧や編集などの行為に関し、その行為を行った日時やユーザ名、キーパンチによって変更された内容の情報などの行為の履歴を電子的に記録することが可能となってきている。
【０００４】
一方で、自治体や一般のオフィスなどで未だ紙書類も利用されている。その理由として、紙は、(1)安価、(2)書込みが容易、(3)同時に何枚も参照可能、(4)「めくる」という行為によるナビゲーションなど多くのメリットを有すためだと考えられている。
【０００５】
紙への書込みの情報を電子化する方法として、特に紙面上でのペン先の軌跡を電子的に取得するペン型入力デバイス（デジタルペン）が実用化されてきている。例えば、スウェーデンのＡｎｏｔｏ社が開発したデジタルペンがある。このデジタルペンの詳細は特許文献１に開示されている。デジタルペンは、キーボードやマウスの利用に慣れていない利用者であっても手軽に使えるという利点があり、自治体の窓口での申請業務のみならず一般オフィスでの書類管理など多岐の分野への応用が可能である。このような入力デバイスの発達により、紙への書込みの電子化が容易に行えるようになってきた。
【０００６】
一方、膨大に蓄積された書類に対する行為の集合の中から、ある目的の行為の列を抽出する技術として、たとえば特許文献２に開示された従来技術がある。この従来技術は、電子書類への行為に関して、短い時間的範囲内では特定の作業に関連した行為とみなし、ユーザ別に行為列を作成する。さらにそれら行為列間の類似性を判定し、高類似度の行為列同士を結合してより大きな時間的範囲での行為列を作成するものであった。
【０００７】
【特許文献１】国際公開第01/71473号公報
【特許文献２】特開2000-172696号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
従来技術では、着目した行為列に類似の行為列の発見や、行為列のクラスタリングを目的としたものであり、内部統制や監査の支援に必要な、業務フローの遵守の確認が困難である問題があった。すなわち、ある着目業務において、ある規則によってその業務を構成する行為(定型行為)の列が規定されているとき、それら行為の列を見つけ出し、各々の行為が正しい権限のユーザが正しいタイミングで正しい書類に正しい操作を実行されたか否かを容易に確認することが困難であった。
【０００９】
また、ある定型行為に対し、その行為を行う上で準備したり、参照したりしたなどの行為(関連行為)がある場合がある。たとえば、ある会計業務に関する集計行為の際に行った、紙の領収書の閲覧や表計算ソフトの電子書類を用いた計算が関連行為に該当する。また、営業販売活動である商品の契約書に顧客が記入するといった定型行為に対し、その前にその商品の説明資料に説明員が補足情報を記入したという行為が関連行為に該当する。これら関連行為は定型行為と異なり、実行ユーザやその業務の状況に応じて行為の内容が変わりえるため、規則などによって事前に規定が難しい非定型の行為となることが多い。従来技術ではこれら非定型の関連行為を抽出することも困難である問題があった。
【００１０】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたものである。
【００１１】
すなわち、蓄積された行為の記録の中から業務を構成する行為の列を抽出するという、定型行為抽出方法を提供することを、本発明の第１の課題とする。
【００１２】
また、抽出された定型行為に関係する非定型の行為の候補を抽出するという、関連行為候補抽出方法を提供することを、本発明の第２の課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明では、前記課題を解決するために本願で開示する代表的な発明は以下の通りである。
【００１４】
第１の課題に対し、
書類に対するユーザの行為を取得、管理する行為管理サーバを備えたシステムにおいて、
書類に対して行われた行為に関する情報を格納した行為情報データベースと、
ある特定の業務を構成する行為について業務ごとに格納した業務定義データベースと、
前記業務定義データベースの業務を構成する行為に関する情報を格納した行為定義データベースと、
前記行為情報データベース中の行為について、前記行為定義データベースに格納された情報に基き、定義を満たす行為について、行為仮説を作成し、作成された行為仮説を含む業務を前記業務定義データベースから抽出して、業務仮説を作成する業務照合部と、
前記業務照合部により作成された業務仮説を格納する業務仮説データベースとを有することを特徴とする、行為管理サーバを備えたシステムにより、定型行為を抽出する。
【００１５】
第２の課題に対し、上記行為管理システムにおいて、
上記業務照合部で抽出された業務を構成する行為の仮説に関連する行為を、同一ユーザや同一書類、または類似の書類への行為を上記行為情報データベースの中から検索する関連行為検索部を有すことを特徴とする、行為管理サーバを備えたシステムにより、定型行為に関係する非定型の行為の候補を抽出する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明により、たとえば監査者による該当業務フローの遵守の確認が容易になる。さらに関連行為の提示よりより確かにより深く監査を進めることができる。
【００１７】
また、企業内で業務効率の改善を担当するアドバイザに対し、その業務内容を定性的、定量的に分析しやすい環境を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
最初にシステム構成とデータ構造について説明する。次に業務と定型、非定型の行為の具体例にそって各処理の詳細を説明する。
【００１９】
本発明の行為管理システムは、図１に示した部分から構成される。ネットワーク１４０を介して、システム全体の情報を管理する行為サーバ１００と、端末１１０が１台もしくは複数台が接続される。また、電子書類の内容を紙書類に印刷する印刷装置１２０もネットワーク１４０と接続されており、ユーザの印刷要求により、紙書類１２１を出力する。また読取装置１３０は、紙書類１３１のイメージを電子的に取込み、対応する電子書類を行為サーバ内に作成する。
【００２０】
行為サーバ１００は、各種情報を管理する情報管理部１０１、業務照合部１０２、蓄積行為の中から着目行為に関係する行為の候補を抽出する関連行為検索部１０３を有す。
【００２１】
行為サーバ１００の情報管理部１０１は、行為や書類、ユーザなど下記データベースを管理する(図２)。ユーザに関する情報を管理するユーザ情報DB２０１、端末や印刷装置、読取装置、デジタルペンなどを管理する装置情報DB２０２、電子書類の情報を管理する電子書類情報DB２０３、紙書類の情報を管理する紙書類情報DB２０４、電子書類を編集した内容やデジタルペンにより紙書類に書込まれたストローク情報を管理するコンテンツ情報DB２０５、ユーザの電子書類や紙書類への行為を管理する行為情報DB２０６、業務とそれを構成する定型行為の条件を規定する業務定義情報DB２０７、行為情報DBの中から定型行為と解釈した行為仮説情報やそこら行為仮説から解釈した業務仮説情報を管理する仮説情報DB２０８である。
【００２２】
端末１１０には紙書類へ書込むためのデジタルペン１１１、電子書類の閲覧や印刷要求の結果確認などをするための表示部１１２、キーボード、マウスなどによる電子書類の編集や印刷要求などのユーザからの操作を受け付ける入力部１１３が含まれる。また本実施例はユーザの手書き取得手段として特許文献１に開示のデジタルペンを用いることとするが、紙個体IDと手書きストロークを取得できる他の手段もしくは幾つかの手段の組合せでも構わない。たとえば、紙に紙個体IDを意味するバーコードを印刷し、それをスキャンし読取ることにより紙個体IDを取得する手段と、紙の下にタブレット装置を置き、紙面上でユーザが記入したストロークをキャプチャする手段とを組合せて、紙個体IDと手書きストロークを取得してもよい。本実施例では、ユーザが紙に書込むだけで、紙個体IDと手書きストロークを同時に取得できるデジタルペンを例に挙げる。
【００２３】
なお、本実施例では行為サーバに１台もしくは複数台の端末が接続されるサーバ−クライアント構成で説明するが、単にサーバとクライアントが１台となったスタンドアロン型の形態でも実質的には同等の処理となる。また、行為サーバの各管理部で管理される情報の一部が端末側で管理される形態としてもよい。
【００２４】
次に、データ構造について説明する。ユーザ情報DB２０１に格納されるユーザ情報の例を図３の３００に示す。ユーザ情報３００には、ユーザID３０１とユーザ名３０２、承認者や集計者などのユーザ属性３０３、該当ユーザが使用する端末のID３０４、デジタルペンのID３０５、印刷装置のID３０６、読取装置のID３０７が格納される。
【００２５】
装置情報DB２０２に格納される装置情報の例を図３の３５０に示す。装置情報３５０には、装置ID３５１、該当装置の種類３５２、これまでの所有ユーザの情報数３５３が格納される。所有ユーザが変更されるたびに所有ユーザデータ(３５４〜３５６)が追加される。所有ユーザデータには、所有ユーザIDとそのユーザがその装置を所有した期間が記録される。装置情報で過去の所有ユーザの情報を保持することにより、装置の所有ユーザが変更されても過去の行為に対する正しい所有ユーザを明らかにできる。
【００２６】
電子書類情報DB２０３に格納される電子書類情報の例を図４の４００、４５０に示す。電子書類情報４００には、電子書類のID４０１、該当電子書類を作成したユーザのID４０２、該当電子書類が作成された日時４０３、該当電子書類が最後に更新された日時４０４、電子書類の内容４０５、総ページ数４０６、そして該当電子書類の種類などを示す書類属性４０７が格納される。本実施例では、電子書類の内容をPDF形式で表現することとし、電子書類データ４０５にはそのファイル名が格納される。
【００２７】
紙書類情報DB２０４に格納される紙書類情報の例を図５の５００に示す。紙書類情報５００には、先の電子書類と同様に、紙書類のID５０１、該当紙書類を作成したユーザのID５０２、該当紙書類が作成された日時５０３、該当紙書類が最後に更新された日時５０４、紙書類の内容５０５、総ページ数５０６、そして該当紙書類の種類などを示す書類属性５０７が格納される。本実施例では、紙書類の内容をPDF形式で表現することとし、紙書類データ５０５にはそのファイル名が格納される。
【００２８】
コンテンツ情報DB２０５に格納されるストローク情報の例を図６に示す。図６の書類６５０上のストローク６５１は、項目６０１〜６０６に記載の情報により表される。項目６０１は、そのストロークを同定するIDである。項目６０２は書込んだユーザのID、項目６０３は書込んだペンまたは端末のIDである。項目６０４はストロークの記入開始時刻を示す。項目６０５は実際にストロークが記入された書類のIDを示す。項目６０６はストローク内に存在するサンプリング点数を示す。各サンプリング点の情報は表６２０に保持されており、項目６０７は、そのストロークに該当のサンプリング点集合の先頭を指すポインタを示す。各サンプリング点は書類上のＸＹ座標値６２１，６２２を有し、またサンプリング点の記入時刻と項目６０４に記載のストローク記入開始時刻との差分を６２３に保持する。その他のそれぞれのストロークについても、表６１０のようなデータ構造で情報が保持される。また、デジタルペン以外の入力装置により手書き文字が入力された場合でも、ストロークごとに分解してストロークID、サンプリング点数、ポインタ、座標を保持する表６２０を用いてストローク情報を管理することが可能である。
【００２９】
またストローク以外のコンテンツ情報として、電子書類に対する編集の内容もある。その場合は、ストローク情報のテーブル６００の表６０７のポインタの部分が、実際にキーボード等で編集した文字列に置き換わったテーブルを用意すれば良い。
【００３０】
行為情報DB２０６に格納される行為情報の例を図７の７００に示す。行為情報７００には、行為のID７０１、行為が行われた日時７０２と場所７０３、行為を行ったユーザのID７０４、その行為の型７０５、行為を実行した装置７０６、行為の対象となる書類７０７８と行為の内容７０８が格納される。
【００３１】
本実施例における行為の型は代表的な例として、表７５０に示した７タイプとする。対象装置や書類、対象内容には、それぞれの行為型に合せて設定される。たとえば、行為情報７００の「書込」の場合は、対象装置７０６には書込みに用いたペンのID、対象書類７０７には書込まれた書類のIDとその範囲、対象内容７０８には書込んだストロークのIDが設定される。また行為情報７１０の「複製」の場合は、対象装置は書類の複製を操作した端末のID、対象書類７１７に複製した書類と複製元の書類のIDが設定される。ここで、行為情報DB２０６と、ユーザ情報DB２０１、装置情報DB２０２、電子書類情報DB２０３、紙書類情報DB２０４、コンテンツ情報DB２０５との関係を述べる。行為情報の各項目から明らかのように、行為情報DB内の各行為情報とユーザ情報DB(実行ユーザID)、装置情報DB(対象装置)、電子書類情報DBや紙書類情報DB(対象書類)、コンテンツ情報DB(対象内容)内の該当情報が対応付けられている。
【００３２】
業務定義情報DB２０７に格納される業務定義情報の例を図８の８００に、行為定義情報の例を８５０、８６０に示す。本例では、ある会計の業務を想定しており、最初に集計者が集計票A(図１０の帳票１０００)の集計金額の項目欄１００１に集計金額を記入し(行為定義８５０)、その後承認者がその金額を承認し、承認欄１００２にチェックを記入する(行為定義８６０)という業務定義情報８００を示している。
【００３３】
業務定義情報８００には、業務定義のID８０１、その業務で登場するユーザや書類を表す変数８０２、業務を構成する行為の数８０３、該当の行為定義IDの列８０４が格納される。
【００３４】
行為定義情報８５０は、行為定義のID８５１、日時の条件８５２と場所の条件８５３、行為を行ったユーザの条件８５４、その行為の型の条件８５５、行為の対象となる装置の条件８５６と書類の条件８５７、行為の内容の条件８５８が格納される。本実施例の行為定義では、条件として不問の項目にはハイフンを代入することとする。行為定義情報８６０も同様である。
【００３５】
これら業務定義情報と行為定義情報は、管理者等により予め作成され、業務定義情報DBに格納されている。また運用方針によっては、各ユーザが自分自身の履歴分析などの目的で独自に業務定義や行為定義を作成しても良い。
【００３６】
仮説情報DB２０８に格納される業務仮説情報の例を図９の９００に、行為仮説情報の例を９５０、９６０に示す。
【００３７】
業務仮説情報９００には、業務仮説のID９０１と該当の業務定義のID９０２、その業務で登場するユーザや書類を表す変数を代入した値９０３、業務仮説を構成する行為仮説のID列９０４が格納される。
【００３８】
行為仮説情報９５０は、行為仮説のID９５１と該当の行為のID９５２、該当の行為定義のID９５３、その行為で登場するユーザや書類を表す変数を代入した値９０４が格納される。
【００３９】
ここで、仮説情報DB２０８と、情報管理部１０１内の各DB２０１〜２０７との関係について述べる。仮説情報DB内の各行為仮説情報と行為情報DB内の行為情報(該当行為ID)、業務定義情報DB内の行為定義情報(該当行為定義ID)が対応付けられている。また仮説情報DB内の各業務仮説情報と業務定義情報DB内の業務定義情報(該当業務定義ID)が対応付けられている。
【００４０】
本実施例の説明で用いる業務の例を図１０に示す。業務定義８００で規定される帳票１０００を用いたある会計業務に対し、まず集計者が集計票Aの集計金額の項目欄１００１に集計金額１００３を記入し(行為ID: AC012345)、その後承認者がその金額を承認し、承認欄１００２にチェック１００４を記入する(行為ID: AC016789)という例である。このとき、行為ID: AC012345は第１行為定義:AD000535に対応しており、行為ID: AC016789は第２行為定義:AD000536に対応することを、後述の業務仮説作成方法から求めることができる。
【００４１】
さらに、図１１は集計者が第１行為の集計作業を、表計算ソフトを利用して行っていた場合の例である。集計者が電子書類を作成または更新した行為１１１１を、業務フローの確認者が後述の関連行為候補抽出方法によって容易に発見することができる。
【００４２】
業務仮説を作成する処理の詳細について、図１２、図１３を用いて説明する。
【００４３】
本実施例では、ボトムアップ手法を採用した業務仮説作成方法を採用する。本処理は、行為サーバ１００の業務照合部１０２内で実行される。すなわち最初に行為情報DB２０６内に格納された行為の層１３００から、行為仮説の層１３１０を作成し、それら行為仮説を仮説情報DB２０８に格納する。さらに行為仮説の層から業務仮説の層１３２０を作成する階層処理で実現される。
【００４４】
まず、行為情報DB２０６に記録された各行為を、業務定義情報DB２０７に保持された各行為定義の各条件と照し合せする(ステップ１２０１〜１２０３)。このとき、着目行為がある行為定義の条件を満たすならば、その着目行為と行為定義とを対にした行為仮説を行為仮説層１３１０に作成する(ステップ１２０４〜１２０５、例：行為仮説１３１１〜１３１７)。このとき各行為仮説の変数代入の項目には、実際の行為に基づき、たとえば１３５１や１３５２のような値が記録される。
【００４５】
次に、行為仮説層１３１０の各行為仮説に対し、その行為仮説に該当の業務定義を取得する(ステップ１２０６〜１２０７)。取得した業務定義に対し、着目行為仮説とその他行為仮説層の中の行為仮説で業務定義の条件を満たす組み合わせを探索する(ステップ１２０８)。もし業務定義の条件を満たす行為仮説の組が存在するならば、それらの組から業務仮説を業務仮説層１３２０に作成する(ステップ１２０９〜１２１０、例：１３２１〜１３２３)。ステップ１２０８の業務照合は、各行為仮説の列が業務定義の中の各行為定義を満たしており、かつ変数代入の内容が無矛盾であるものを選択するステップである。
【００４６】
以上が業務仮説を作成する処理である。作成された業務仮説は、仮説情報ＤＢ２０８に登録される。
【００４７】
尚、作成された業務仮説について、参照する場合には、インターフェースを端末に用意し、図１１のダイアログの「業務照合」ボタン１１５１が押されると、図１０の１０１１、１０１２のように業務についての行為が強調表示されるようにしてもよい。また、その際、ユーザによってある程度時間範囲などの設定を行うようにしてもよい。
【００４８】
次に、業務を構成する定型行為に関連する行為を探索する処理の詳細について、図１４、図１５を用いて説明する。この処理は行為サーバ１０１の関連行為検索部１０３で実行される。
【００４９】
本実施例では、ユーザが着目する業務仮説を選択するステップ１４０１から始まる。たとえば仮説情報DB２０８に保持される全ての業務仮説情報に対し、順々に本処理を実行して関連行為を事前登録しても良い。次に着目業務仮説内の各行為仮説に対し、その行為仮説と同じユーザの行為か、同じ書類への行為か、その行為仮説の書類と類似の書類への行為かを検索する(ステップ１４０２〜１４０５)。それら得られた検索結果を行為仮説の関連行為として登録する(ステップ１４０６)。これら検索された関連行為は、たとえば図１５の１５１０〜１５３０に示したフラグの形で見やすくユーザに提示してやれば、ユーザが目的の関連行為の情報を得るのを手助けできる。たとえば、行為ID:AC012345（１３０３）に関連する行為で、その行為の元となったデータ・行為を探したいとき、元の行為と同じユーザが同じような内容を含む書類を閲覧していれば、それに関連した行為である可能性が高い。そのため、行為ID:AC012345付近で同じユーザと類似書類の両方のフラグを有す行為を探していけば、目的の関連行為、行為ID :AC012344（１３０２、図１１の１１００）を効率良く探せる。
【００５０】
さらにこれら関連行為を検索するためのインターフェースを端末に用意することにより、ユーザの利便性を向上できる。たとえば、端末上で行為１０１２を選択して、図１１のダイアログ１１５０のボタン１１５２「関連行為検索」が押されると、図１７の関連行為検索ダイアログ１７００を表示する。本例の場合、ダイアログ表示前に行為１０１２が選択されていたため、着目行為IDの枠１７０１には、行為１０１２の行為IDであるAC016789が自動的に入力される。選択しない状態でダイアログが立上った場合には、ユーザが業務仮説の。関連行為検索条件１７０２で検索条件を指定することにより、ユーザが調査したい関連行為の候補を行為サーバの関連行為検索部で行為情報DBの中から検索し、その結果図１１の１１１１と１１０１のように業務に関連する行為とその行為に該当する電子書類等が表示される。
【００５１】
ここでステップ１４０５の類似書類の行為検索の詳細を説明する。本処理も関連行為検索部で実行される。書類間の類似性には種々の尺度が利用可能である。たとえば書込の行為の場合、キーパンチした文字列または手書きの場合はその文字認識結果の文字列をキーワードとし、そのキーワードを含む書類を類似書類とする方法がある。また書類中の特徴的な文字列を抽出する尺度であるtf-idfを用い、着目行為の書類の中から特徴的な文字列を選び出し、それら文字列を多く含む他の書類を類似書類とする方法もある。またペンによる書込の行為が、ある文字列に下線を引いたり、丸囲みしたりしたものであれば、それら文字列を特徴的な文字列として抽出し、それら文字列を多く含む他の書類を類似書類とする方法もある。
【００５２】
なお関連行為の検索処理について、大量の行為が行為情報DB２０６に蓄積されてくると、現実的にはその探索範囲を限定するほうが望ましい。たとえばステップ１４０１でユーザが着目業務仮説を選択した時点で、探索範囲を図１５の画面に表示できる行為の数に限定して探索しておき、後にユーザがさらに他の範囲の関連行為を表示させたいと指示があった場合にそれら範囲の関連行為を検索していくことで、高速化を図ることができる。
【００５３】
関連行為検索の活用例として、ある金融商品の販売業務の例を図１６に示す。ここでは、ある説明員が顧客に対し商品を販売し、その業務記録を分析者が閲覧しているシーンと仮定する。本例の場合、説明員がチェックリストB１６００の各項目１６０１〜１６０４を選択、チェックすることが業務定義および行為定義で規定されているとする。この場合、説明員が商品の説明後に実施した行為１６３２〜１６３５が業務を構成する定型行為となる。
ここで先に説明した関連行為検索処理を行為サーバの関連行為検索部で実行して、同じユーザの行為もしくは類似書類への行為を検索した結果、関連行為１６２１、１６２３、１６２４を得る。分析者の端末には、１６２０に示したように、これら関連行為がハイライトされて表示される。特に関連行為１６２３は同じユーザかつ類似書類への行為である。これは丸囲み１６０１とタイトル１６１１で同じ「分配重視型」を含む書類のため類似文書と判断されたためである。その結果、分析者がこの関連行為の詳細を閲覧し、たとえば関連行為１６２３を端末のマウスでクリックすると、分析者の端末画面に１６１０のような手書き付きの紙書類イメージが表示され、販売のノウハウである書込み１６１２を得ることができる。このように説明中・説明後と時間的にも離れている行為同士でも関連性を可視化でき、ユーザの作業効率化に寄与できる。
【産業上の利用可能性】
【００５４】
本発明の技術は、電子書類や紙書類を用いた各種業務に対する業務フロー遵守の確認に活用できるため、内部統制向けシステムや監査支援システムへの応用が期待できる。また、本発明により業務フローを構成する行為に関係した非定型の行為を容易に閲覧できるため、それら非定型の関連行為の定性的・定量的分析により業務フローを効率化する、業務改善システムへの応用も期待できる。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明に係る行為管理システムの構成図である。
【図２】本発明に係る情報管理部の構成図である。
【図３】ユーザ情報のデータ構造を示す図である。
【図４】電子書類情報のデータ構造を示す図である。
【図５】紙書類情報のデータ構造を示す図である。
【図６】ストローク情報のデータ構造を示す図である。
【図７】行為情報のデータ構造を示す図である。
【図８】業務定義情報および行為定義情報のデータ構造を示す図である。
【図９】業務仮説情報および行為仮説情報のデータ構造を示す図である。
【図１０】業務と行為の関係の一例を示す図である。
【図１１】業務を構成する行為とその関連行為の一例を示す図である。
【図１２】業務仮説作成処理の処理フロー図である。
【図１３】行為と行為仮説、業務仮説の関係を示す図である。
【図１４】関連行為検索処理の処理フロー図である。
【図１５】関連行為検索結果の提示方法の一例を示す図である。
【図１６】業務と行為の関係の一例を示す図である。
【図１７】関連行為を検索するためのインターフェースを示す図である。
【符号の説明】
【００５６】
１００：行為サーバ、１０１：情報管理部、１０２：業務照合部、１０３：関連行為検索部、１１０：端末、１１１：デジタルペン、１２０：印刷装置、１３０：読取装置、３００：ユーザ情報、４００：電子書類情報、５００：紙書類情報、６００：ストローク情報、７００：行為情報、８００：業務定義情報、８５０：行為定義情報、９００：業務仮説情報、９５０：行為仮説情報。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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