(57)【要約】【課題】相互に関連づけて規定された文書情報を蓄積する場合に、蓄積するべき文書に漏れがあるときにその旨を出力する。【解決手段】作業者によって指示された文書情報を取得し、当該取得した文書情報を文書蓄積部に蓄積させる。記憶部に記憶された複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報に基づいて、文書蓄積部に蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうちに、蓄積されていない文書情報があることを検出して、当該検出の結果を出力する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
作業者によって指示された文書情報を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得した文書情報を文書蓄積部に蓄積させる蓄積手段と、
記憶部に記憶された複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報に基づいて、前記文書蓄積部に蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうちに、蓄積されていない文書情報があることを検出する検出手段と、
前記検出手段による検出の結果を出力する手段と、
として機能させることを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項２】
前記文書群規定情報は、文書情報の蓄積に係る順序関係を規定しており、
前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序で蓄積されているべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、
ことを特徴とする請求項１記載の文書処理プログラム。
【請求項３】
前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序として、より先だって蓄積されているべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、
ことを特徴とする請求項２記載の文書処理プログラム。
【請求項４】
前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序として、より後に蓄積されるべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、
ことを特徴とする請求項２記載の文書処理プログラム。
【請求項５】
前記文書群規定情報は、先行して蓄積されているべき文書情報の数を規定しており、
前記検出手段は、蓄積されている文書情報に関連づけられた文書情報の数を参照し、当該参照した文書情報の数よりも、蓄積されている文書情報に先行して蓄積されているべきと規定された文書情報の数が小さいことを検出することを特徴とする請求項１記載の文書処理プログラム。
【請求項６】
複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報を保持する保持手段と、
作業者によって指示された文書情報を取得する取得手段と、
前記取得した文書情報を蓄積する蓄積手段と、
前記保持手段によって保持された複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報に基づいて、前記蓄積手段に蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうちに、蓄積されていない文書情報があることを検出する検出手段と、
前記検出手段による検出の結果を出力する出力手段と、
を含むことを特徴とする文書処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理プログラム及び文書処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一連の業務に従って複数種類の文書が発行されることがある。これらの文書をスキャナなどで読み取って記録するシステムが、近年開発されている。
【０００３】
また、かかる複数種類の文書は業務の進行にともなって作成されるものである。特許文献１には、開発プロジェクトの工程で作成・利用される文書とその工程の帰属関係を記憶して工程フローチャートとして並べ、文書の作成進行状態を表示する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平１１−２８２９１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、相互に関連づけて規定された文書情報を蓄積する場合において、蓄積するべき文書情報に漏れがあるときにその旨を出力する文書処理プログラム及び文書処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明はプログラムであって、コンピュータを、作業者によって指示された文書情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得した文書情報を文書蓄積部に蓄積させる蓄積手段と、記憶部に記憶された複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報に基づいて、前記文書蓄積部に蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうちに、蓄積されていない文書情報があることを検出する検出手段と、前記検出手段による検出の結果を出力する手段と、として機能させることとしたものである。
【０００６】
請求項２記載の発明は、請求項１記載のプログラムであって、前記文書群規定情報は、文書情報の蓄積に係る順序関係を規定しており、前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序で蓄積されているべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、こととしたものである。
【０００７】
請求項３記載の発明は、請求項２記載のプログラムであって、前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序として、より先だって蓄積されているべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、こととしたものである。
【０００８】
請求項４記載の発明は、請求項２記載のプログラムであって、前記検出手段は、蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうち、前記順序関係により所定の順序として、より後に蓄積されるべき関係にあると規定された文書情報が蓄積されていないことを検出する、こととしたものである。
【０００９】
請求項５記載の発明は、請求項１記載のプログラムであって、前記文書群規定情報は、先行して蓄積されているべき文書情報の数を規定しており、前記検出手段は、蓄積されている文書情報に関連づけられた文書情報の数を参照し、当該参照した文書情報の数よりも、蓄積されている文書情報に先行して蓄積されているべきと規定された文書情報の数が小さいことを検出することとしたものである。
【００１０】
請求項６記載の発明は、文書処理装置であって、複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報を保持する保持手段と、作業者によって指示された文書情報を取得する取得手段と、前記取得した文書情報を蓄積する蓄積手段と、前記保持手段によって保持された複数の文書情報を相互に関連づけて規定する文書群規定情報に基づいて、前記蓄積手段に蓄積された文書情報に関連づけられた文書情報のうちに、蓄積されていない文書情報があることを検出する検出手段と、前記検出手段による検出の結果を出力する出力手段と、を含むこととしたものである。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１，６記載の発明によると、相互に関連づけて規定された文書情報を蓄積する場合において、蓄積するべき文書情報に漏れがあるときにその旨を出力することができる。
【００１２】
請求項２記載の発明によると、所定の順序に従って蓄積されていない文書情報があればその旨を出力できる。
【００１３】
請求項３記載の発明によると、先行して蓄積されているべき文書が蓄積されていなければ、その旨を出力できる。
【００１４】
請求項４記載の発明によると、後に蓄積されるべき文書が蓄積されていない場合に、その旨を出力できる。
【００１５】
請求項５記載の発明によると、蓄積されている数により、より先行して蓄積されているべき文書が蓄積されていなければ、その旨を出力できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書管理装置１は、図１に例示するように、制御部１１と、記憶部１２と、操作部１３と、表示部１４と、スキャナ部１５とを含むコンピュータシステムを用いて実現される。
【００１７】
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などのプログラム制御デバイスである。この制御部１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態では、この制御部１１が、作業者による指示に従って文書を取得して蓄積する。そして蓄積された文書との間で予め定められた関係のある文書であって、蓄積されていないものを検出して、当該検出の結果を出力する。この制御部１１の具体的な処理の内容については後に詳しく述べる。
【００１８】
記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶素子を含む。この記憶部１２には、制御部１１によって実行されるプログラムなどが格納されている。このプログラムは、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ可読な記憶媒体に格納されて提供され、当該記憶媒体から複写されたものであってもよい。また、この記憶部１２は、複数の文書を相互に関連づけて規定する文書群規定情報を保持している。この文書群規定情報は、図２に例示するように、生じ得る各業務類型において発生する複数の種類の文書を列挙したものであり、各文書の種類には、それぞれ先行して蓄積されているべき文書の種類の情報が関連づけられている。
【００１９】
例えば、「物品の購入業務」なる業務類型において「購入依頼書」→「注文書」→「納品書」→「検収書」の順で各文書が発生するとする。この場合、購入依頼書については、先行して蓄積されるべき文書はない。しかし、「注文書」に対しては「購入依頼書」が先行して蓄積されるべき文書として関連づけられている。また「納品書」に対しては「注文書」が先行して蓄積されるべき文書として関連づけられている。本実施の形態においては、このように先行して蓄積されるべき文書の種類が、各文書について設定されていることで、各文書の順序関係が定められている。
【００２０】
さらに、この記憶部１２には、制御部１１が取得した文書の情報が文書データベースとして蓄積される。図３に例示するように、蓄積されている文書に関係する業務ごとに固有に設定された業務識別子（業務ＩＤ）と、文書の種類に関する情報と、取得した文書の実体の情報（画像など）とが関連づけて蓄積される。なお、業務ＩＤは、業務類型を識別する情報を含んでもよい。
【００２１】
操作部１３は、キーボードや、マウス、タッチパネルなどであり、作業者の指示操作を受け入れて、当該指示操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１４は、ディスプレイなどであり、制御部１１から入力される指示に従って情報を提示する。
【００２２】
スキャナ部１５は、例えばＡＤＦ（Auto-Document Feeder）を備えたスキャナ装置であり、指定された文書を光学的に読み取って、当該読み取りにより得た画像の情報を制御部１１に出力する。
【００２３】
ここで本実施の形態の制御部１１の動作について説明する。本実施の形態の制御部１１が実行するプログラムは、機能的には、図４に例示するように、文書取得部２１と、文書識別部２２と、文書蓄積部２３と、検出部２４と、出力部２５とを含んで構成される。
【００２４】
文書取得部２１は、作業者の読み取り指示を受けて、スキャナ部１５にて読み取られた文書の画像情報を取得する。なお、本実施の形態においては、各業務で利用された文書の各々に、発生した個別の具体的業務ごとに固有の業務識別子と、文書の種類を特定する情報とが、コンピュータ可読な符号画像として記録されているものとする。この符号画像は例えばバーコードなどで構わない。
【００２５】
文書識別部２２は、文書取得部２１が取得した各文書について、業務ごとに固有な業務識別子と、文書の種類を特定する情報とを検出する。ここでは、これらの情報をスキャナ部１５から受け入れた画像情報に含まれる符号画像を復号することで検出する。
【００２６】
文書蓄積部２３は、文書取得部２１が取得した文書の画像情報と、文書識別部２２が検出した業務識別子と文書の種類を特定する情報とを関連づけて、記憶部１２の文書データベースに蓄積する。
【００２７】
検出部２４は、文書データベースを参照し、蓄積された文書に関連づけられた文書のうちに、蓄積されていない文書があることを検出する。ここでは文書の蓄積に係る順序関係が文書群規定情報に設定されている。そこで検出部２４は、蓄積された文書に関連づけられた文書のうち、前記順序関係により所定の順序で蓄積されているべき関係にあると規定された文書が蓄積されていないことを検出する。具体的な検出の処理の例として、検出部２４は、図５に例示する検出処理を行う。検出部２４は、まず文書データベースに蓄積された文書のうち、未だ選択されていない文書の一つを注目文書として選択する（Ｓ１）。そして注目文書の種類を特定する情報を取得する（Ｓ２）。検出部２４は、取得した情報で特定される文書の種類について、文書群規定情報にて先行して蓄積されるべき文書として規定されている文書の種類の情報（注目先行情報と呼ぶ）を取得する（Ｓ３）。このとき、業務ＩＤから業務類型を識別し、識別した業務類型に係る文書群規定情報を参照することとしてもよい。
【００２８】
検出部２４は、処理Ｓ３において取得した情報により、先行して蓄積される文書がない（先行なし）と規定されているか否かを調べ（Ｓ４）、先行なしと規定されていれば、処理するべきすべての文書についての処理が終了したか否かを調べ（Ｓ５）、終了していなければ処理Ｓ１に戻って処理を続ける。
【００２９】
また、処理Ｓ５において、蓄積されているすべての文書についての処理が終了していれば検出処理を終了する。
【００３０】
検出部２４は、処理Ｓ４において、先行して蓄積される文書の種類が規定されている場合は、注目文書の業務識別子を取得する（Ｓ６）。そして、当該取得した業務識別子と同じ業務識別子に関連づけられ、文書の種類が注目先行情報に一致する文書が蓄積されているか否かを調べる（Ｓ７）。そして蓄積されていなければ、注目文書を特定する情報（例えば業務識別子と文書の種類を特定する情報とを含む情報）と、注目先行情報に係る文書が蓄積されていないことを表す情報（先行未蓄積）とを出力部２５に出力し（Ｓ８）、処理Ｓ５へ移行して処理を続ける。
【００３１】
また、処理Ｓ７において、取得した業務識別子と同じ業務識別子に関連づけられ、文書の種類が注目先行情報に一致する文書が蓄積されていると判断したときには、処理Ｓ５へ移行して処理を続ける。
【００３２】
出力部２５は、注目文書を特定する情報と、注目先行情報に係る文書が蓄積されていないことを表す情報との入力を受けて、例えば表示部１４にこれらの情報を出力する。
【００３３】
以上の構成を備えることで、本実施の形態の文書管理装置１は、次のような動作を行う。紙文書のスキャン取り込みを実施しようとする作業者は、スキャナ部１５に取り込むべき紙文書を置いて操作部１３を操作し、読み取りを指示する。
【００３４】
文書管理装置１は、作業者の指示に従って紙文書を光学的に読み取って文書の画像情報を取得する。また、この取得した画像情報に含まれる符号画像を参照して、予め文書に付されている業務識別子と、文書の種類を特定する情報とを抽出する。文書管理装置１は、抽出した業務識別子、文書の種類を特定する情報に関連づけて文書の画像情報を蓄積する。また、文書管理装置１は、蓄積した文書について、それに先行して蓄積されているべきとして規定された文書（先行文書）があれば、当該先行文書が蓄積されているか否かを検出し、蓄積されていない場合は、その旨を作業者に報知する。
【００３５】
例えば、既に述べたように、「物品の購入業務」なる業務類型において「購入依頼書」→「注文書」→「納品書」→「検収書」の順で各文書が発生するとする。そして「００００１」なる業務識別子が付された物品の購入業務があったとして、「購入依頼書」が読み取られると、文書管理装置１はこれを蓄積するとともに、この文書に対する先行文書を調べる。ここでは購入依頼書に対する先行文書は「なし」と設定されているから、ここでは文書管理装置１はそのまま処理を終了する。
【００３６】
また作業者が同じく「００００１」なる業務識別子が付された「注文書」を読み取るよう指示すると、文書管理装置１はこれを蓄積するとともに、この文書に対する先行文書を調べる。この場合、「注文書」に対しては「購入依頼書」が先行文書として規定されているから、文書管理装置１は、「００００１」なる業務識別子が付された購入依頼書が蓄積されているか否かを調べる。ここでは既に当該購入依頼書が蓄積されているので、文書管理装置１はそのまま処理を終了する。
【００３７】
さらに作業者が、「００００１」なる業務識別子が付された「検収書」を読み取るよう指示すると、文書管理装置１はこれを蓄積するとともに、この文書に対する先行文書を調べる。この場合「検収書」に対しては「納品書」が先行文書として規定されているから、文書管理装置１は、「００００１」なる業務識別子が付された納品書が蓄積されているか否かを調べる。ここで当該納品書が蓄積されていないと、文書管理装置１は、業務識別子「００００１」の納品書が蓄積されていないことを表す情報を表示するなどして出力する。
【００３８】
なおここでの検出の処理は、一つの文書を読み取るごとに、読み取った文書を注目文書として行ってもよいし、一度に複数の文書を読み取って蓄積してから検出の処理を実行しても構わない。
【００３９】
さらに一度に複数の文書を読み取って蓄積してから検出の処理を行う場合においては、次のように処理を行ってもよい。すなわちここまでの説明では、文書群規定情報は、例えば図２に例示したように、各文書の種類に対してそれぞれ先行して蓄積されているべき文書の種類の情報を関連づけたものとしていた。しかしながら、文書群規定情報はこれに限らず、図６に例示するように、各文書の種類に対してそれぞれ先行して蓄積されているべき文書の種類の情報と、より後に蓄積されるべき関係にあると規定された文書の種類の情報をも関連づけたものとしてもよい。
【００４０】
図６に例示したものでは、例えば、「物品の購入業務」なる業務類型において「購入依頼書」→「注文書」→「納品書」→「検収書」の順で各文書が発生するとした場合に、「購入依頼書」については、先行して蓄積されているべき先行文書は「なし」であるが、後続して蓄積されるべき後続文書が「注文書」となる。また、「注文書」については、先行文書として「購入依頼書」が設定され、後続文書として「納品書」が設定されている。
【００４１】
そしてこの例では、検出部２４は検出処理として図７に例示するような処理を行うこととすればよい。図７の例では、図５に示したものと同様の処理となる部分については同じ符号を付している。文書データベースに蓄積された文書のうち、未だ選択されていない文書の一つを注目文書として選択し（Ｓ１）、注目文書の種類を特定する情報を取得する（Ｓ２）ところまでは図５に示した処理と同様であるが、その後の処理を少々異にする。すなわち検出部２４は、ここで取得した情報で特定される文書の種類について、文書群規定情報にて先行して蓄積されるべき文書として規定されている文書の種類の情報（注目先行情報と呼ぶ）とともに、後続して蓄積されるべき文書として規定されている文書の種類の情報（注目後続情報）を取得する（Ｓ２０）。
【００４２】
そして検出部２４は注目文書の業務識別子を取得し（Ｓ６）、注目先行情報が「なし」であるか否かを調べる（Ｓ２１）。ここで注目先行情報が「なし」でなければ、処理Ｓ６にて取得した業務識別子と同じ業務識別子に関連づけられ、文書の種類が注目先行情報に一致する文書（先行文書）が蓄積されているか否かを調べる（Ｓ７）。ここで注目先行情報に相当する文書が蓄積されていなければ、注目文書を特定する情報（例えば業務識別子と文書の種類を特定する情報とを含む情報）と、注目先行情報に係る文書が蓄積されていないことを表す情報（先行未蓄積）とを出力部２５に出力する（Ｓ８）。
【００４３】
また検出部２４は、注目後続情報が「なし」であるか否かを調べる（Ｓ２２）。ここで注目後続情報が「なし」でなければ、処理Ｓ６にて取得した業務識別子と同じ業務識別子に関連づけられ、文書の種類が注目後続情報に一致する文書（後続文書）が蓄積されているか否かを調べる（Ｓ２３）。
【００４４】
ここで取得した業務識別子と同じ業務識別子に関連づけられ、文書の種類が注目後続情報に一致する文書が蓄積されていないと判断したときには、注目文書を特定する情報と、注目後続情報に係る文書が蓄積されていないことを表す情報（後続未蓄積）とを出力部２５に出力する（Ｓ２４）。
【００４５】
検出部２４は、処理するべきすべての文書についての処理が終了したか否かを調べ（Ｓ５）、終了していなければ処理Ｓ１に戻って処理を続ける。また、処理Ｓ５において、蓄積されているすべての文書についての処理が終了していれば検出処理を終了する。
【００４６】
さらに検出部２４は、処理Ｓ２１において注目先行情報が「なし」である場合や、処理Ｓ２２において注目後続情報が「なし」である場合は、処理Ｓ５へ移行して処理を続ける。また、処理Ｓ７において注目先行情報に係る文書が蓄積されていた場合は、処理Ｓ２２に移行すればよい。
【００４７】
この例によると、業務が完遂していない場合や、最後に作成されるべき文書が紛失、ないし読み取りされていない場合など、既に蓄積されている文書に後続して蓄積されるべき文書が蓄積されていない場合に、その旨が表示される。
【００４８】
また例えば最後に作成されるべき文書が紛失、ないし読み取りされていないなどの場合に警告を希望するとき等では、必ずしも、一連の業務進行の過程で作成される文書のすべてに後続して蓄積されるべき文書の情報を関連づける必要はなく、最後から二番目に作成されるべき文書にのみ、後続して蓄積されるべき文書の情報を関連づけてもよい。図６の例であれば、「納品書」にのみ後続して蓄積される文書として「検収書」の情報を関連づけても構わない。この場合、他の文書に対しては後続して蓄積される種類の文書を「なし」としておけばよい。
【００４９】
さらにここまでの説明では、類型化された業務において作成されるべき複数の文書種類をその前後関係を含めて規定することとしていたが、これに限られない。例えば制御部１１は、業務上、文書を作成するごとに、固有の文書識別子を発行するものとしてもよい。そして、制御部１１は、作成した文書（注目文書）に対し先行して作成された文書の文書識別子を、先行して蓄積されているべき文書を特定する情報とし、発行した文書識別子に関連づけて、文書群規定情報を作成してもよい。そして制御部１１は、この文書群規定情報を記憶部１２に格納して、検出の処理に供する。
【００５０】
検出の処理では、注目文書に対して、先行して蓄積されるべき文書を特定する情報を読み出し、当該情報で特定される文書が蓄積されているか否かを判断する。そしてかかる文書が蓄積されていない場合に、その旨の報知を行うこととすればよい。
【００５１】
後続の文書を関連づける場合も同様に処理できる。この場合、後続文書を蓄積する際に、先行する文書の文書識別子に対して、発行した後続文書の文書識別子を関連づけて、文書群規定情報を更新すればよい。
【００５２】
なお、この場合の文書群規定情報は、業務ごとに作成されてもよいし、業務とは関係なく一つのデータベースに保持されてもよい。
【００５３】
また、ここでは先行、後続などの順序関係が定められている場合について述べたが、これに限られない。すなわち文書群規定情報を複数の文書種類または文書識別子を互いに関連づけて保持するものとし、制御部１１は、互いに関連づけられている文書群に含まれるいずれかの文書が蓄積されているか否かを判断し、蓄積されていない文書がある場合にその旨を報知することとしてもよい。
【００５４】
さらに、上述の例では文書に業務識別子や文書の種類の情報が符号画像として記述されているものとしたが、これは必ずしも必要なものではなく、文書の読み取りとともに作業者が業務識別子などを入力することとしてもよいし、文書に記述された文字などから光学的文字認識処理などを用いて取得することとしてもよい。
【００５５】
本実施の形態によると、スキャナで読み取る等して相互に関連づけて規定された文書情報を蓄積する際に、蓄積するべき文書に漏れがあるときにその旨を表す情報を出力できる。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構成例を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が用いる文書群規定情報の例を表す説明図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書管理装置における文書データベースの内容例を表す説明図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の例を表す機能ブロック図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の動作例を表すフローチャート図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が用いる文書群規定情報の別の例を表す説明図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の別の動作例を表すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００５７】
１  文書管理装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  操作部、１４  表示部、１５  スキャナ部、２１  文書取得部、２２  文書識別部、２３  文書蓄積部、２４  検出部、２５  出力部。
【図１】
2009025942.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
2009025942.tif 000006
【図５】
2009025942.tif 000007
【図６】
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【図７】
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