(57)【要約】【課題】  文書をワンタイムパスワードつきで入稿する場合においても、入稿時に入稿依頼者が文書を入稿するか否かを確認する承認処理を行うことが可能で、かつ、文書をバージョン管理することが可能な文書管理システムを提供すること。【解決手段】  ユーザ情報管理部、文書情報管理部、文書バージョン情報管理部、ワンタイムパスワード情報管理部、メール処理部により構成される。入稿ユーザがワンタイムパスワード付きチェックインメールを送信して、チェックインする文書データをアップロードすると、文書管理サーバが、承認依頼メールを入稿依頼ユーザに送信する。入稿依頼ユーザが、承認依頼メールに記載されている承認画面にアクセスし、承認を指示すると、アップロードされていた文書データがチェックインされる。【選択図】  図１
2009026067.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ装置およびクライアント装置がネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置が前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるネットワーク文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理手段と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理手段と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理手段と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理手段により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理手段により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証手段と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信手段と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信手段と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析手段と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信手段と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信手段と、
前記承認要求受信手段が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿手段と、を有し、
前記クライアント装置は、前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信手段と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信手段と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信手段と、を有することを
特徴とするネットワーク文書管理システム。
【請求項２】
前記サーバ装置は、前記文書情報管理手段で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理手段と、を有し、
前記文書入稿手段は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする請求項１のネットワーク文書管理システム。
【請求項３】
前記入稿依頼要求受信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理手段は、前記入稿依頼要求受信手段で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知手段は、前記文書情報管理手段で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行い、
前記入稿依頼要求送信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする請求項１のネットワーク文書管理システム。
【請求項４】
前記ユーザ情報管理手段は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信手段は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理手段で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行い、
前記承認依頼通知受信手段は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする請求項１のネットワーク文書管理システム。
【請求項５】
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付ける情報処理装置であって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理手段と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理手段と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理手段と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理手段により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理手段により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証手段と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信手段と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信手段と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析手段と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信手段と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信手段と、
前記承認要求受信手段が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿手段と、を有することを
特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信する情報処理装置であって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信手段と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信手段と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信手段と、を有することを
特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
前記文書情報管理手段で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理手段と、を有し、
前記文書入稿手段は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする請求項５の情報処理装置。
【請求項８】
前記入稿依頼要求受信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理手段は、前記入稿依頼要求受信手段で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知手段は、前記文書情報管理手段で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする請求項５の情報処理装置。
【請求項９】
前記入稿依頼要求送信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする請求項６の情報処理装置。
【請求項１０】
前記ユーザ情報管理手段は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信手段は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理手段で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする請求項５の情報処理装置。
【請求項１１】
前記承認依頼通知受信手段は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする請求項６の情報処理装置。
【請求項１２】
サーバ装置およびクライアント装置がネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置が前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるネットワーク文書管理方法であって、
前記サーバ装置は、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理工程と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理工程と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理工程と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理工程により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理工程により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証工程と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信工程と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信工程と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信工程と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析工程と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信工程と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信工程と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信工程と、
前記承認要求受信工程が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿工程と、を有し、
前記クライアント装置は、前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信工程と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信工程と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信工程と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信工程と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信工程と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信工程と、を有することを
特徴とするネットワーク文書管理方法。
【請求項１３】
前記サーバ装置は、前記文書情報管理工程で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理工程と、を有し、
前記文書入稿工程は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする請求項１２のネットワーク文書管理方法。
【請求項１４】
前記入稿依頼要求受信工程は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理工程は、前記入稿依頼要求受信工程で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知工程は、前記文書情報管理工程で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行い、
前記入稿依頼要求送信工程は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする請求項１２のネットワーク文書管理方法。
【請求項１５】
前記ユーザ情報管理工程は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信工程は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理工程で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行い、
前記承認依頼通知受信工程は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする請求項１２のネットワーク文書管理方法。
【請求項１６】
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるプログラムであって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理モジュールと、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理モジュールと、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理モジュールと、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理モジュールにより管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理モジュールにより管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証モジュールと、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信モジュールと、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信モジュールと、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析モジュールと、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信モジュールと、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信モジュールと、
前記承認要求受信モジュールが、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿モジュールと、を有することを
特徴とするプログラム。
【請求項１７】
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信するプログラムであって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信モジュールと、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信モジュールと、を有することを
特徴とするプログラム。
【請求項１８】
前記文書情報管理モジュールで管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理モジュールと、を有し、
前記文書入稿モジュールは、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする請求項１６のプログラム。
【請求項１９】
前記入稿依頼要求受信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理モジュールは、前記入稿依頼要求受信モジュールで受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知モジュールは、前記文書情報管理モジュールで管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする請求項１６のプログラム。
【請求項２０】
前記入稿依頼要求送信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする請求項１７のプログラム。
【請求項２１】
前記ユーザ情報管理モジュールは、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信モジュールは、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理モジュールで管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする請求項１６のプログラム。
【請求項２２】
前記承認依頼通知受信モジュールは、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする請求項１７のプログラム。
【請求項２３】
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体であって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理モジュールと、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理モジュールと、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理モジュールと、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理モジュールにより管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理モジュールにより管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証モジュールと、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信モジュールと、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信モジュールと、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析モジュールと、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信モジュールと、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信モジュールと、
前記承認要求受信モジュールが、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿モジュールと、を有することを
特徴とするプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２４】
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信するプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体であって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信モジュールと、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信モジュールと、を有することを
特徴とするプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２５】
前記文書情報管理モジュールで管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理モジュールと、を有し、
前記文書入稿モジュールは、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする請求項２３のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２６】
前記入稿依頼要求受信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理モジュールは、前記入稿依頼要求受信モジュールで受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知モジュールは、前記文書情報管理モジュールで管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする請求項２３のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２７】
前記入稿依頼要求送信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする請求項２４のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２８】
前記ユーザ情報管理モジュールは、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信モジュールは、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理モジュールで管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする請求項２３のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２９】
前記承認依頼通知受信モジュールは、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする請求項２４のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サーバ装置と複数のクライアント装置とがネットワークを介して通信可能に接続され、ユーザは、サーバ装置上に保管されている文書をクライアント装置上で閲覧することが可能である文書管理装置および文書管理システム、文書管理方法、ならびにプログラムに関し、特に、ワンタイムパスワードを用いて文書のアップロードを行う文書管理装置および文書管理システム、文書管理方法、ならびにプログラム関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ユーザが、オフィスなど複数の場所に設置されたクライアント装置から文書をアップロードし、ネットワーク上に設置されたサーバ装置で文書を受信して保管し、サーバ装置で保管されている文書はクライアント装置からのダウンロード要求でサーバ装置上から取得することができる、文書管理システムが出てきている。
【０００３】
これらの文書管理システムで行うことのできる処理は大きく分けて次の二つである。文書の中継点であり、またその保管方法はツリー(フォルダ)構成を持った書類の分類保管処理である。
【０００４】
前記文書管理システムが提供している具体的な機能としては、以下に述べる構成・機能により、ネットワーク上の保管庫となり、電子的にどこからでも利用することができる。
【０００５】
まず、文書管理システム内の論理的な管理体系としては、一般的な OS のファイル構造と同じように、フォルダがツリー構成であることが一般的である。そして、各フォルダに対して、文書データを分類保管する。
【０００６】
次に、文書のアップロード・検索・文書のダウンロード機能からなる、文書の中継である。まずユーザは、手元の文書データをクライアント装置などから文書管理システムに登録する送信処理を行い保管する。後日そのユーザや他の利用者は、利用時には前記のフォルダのツリー構造をたどって目的のファイルを探したり、システムが提供している全文検索の機能を用いて目的のファイルを探し出したりする。そして、必要なファイルを手元の持ってくる手段としては、Webブラウザの文書ダウンロードの機能を用いて手元のPC等に取得する。
【０００７】
次に、文書保管システムの利用者の概念について説明する。まず、各利用者に対しては、ユーザ名を割り振り、そのユーザ名によって個別識別を行っている。またインターネット上に設置した文書保管システムでは、誰でも接続することができ、正規の利用者であるかどうかを判断する手段として、各ユーザにパスワードを付与し、ユーザ名とパスワードを元に正規の利用者であるかの確認を行っている。
【０００８】
前記のユーザ名とパスワードの認証を元に各ユーザは、前記のファイルアップロードを行い、文書を保管システムに登録していく。ここで各ファイルやフォルダに対しては、アクセス権を付与し勝手にファイルを変更したり、閲覧したりできないような保管システムを構築している。
【０００９】
このアクセス権としては、次のような権限によって利用制限を行える。「読み出し不可」「読み出しのみ」「作成・変更」「削除」の権限である。「読み出し不可」は、そのファイル・フォルダーに対して一切の閲覧・アップロード・ダウンロード・検索などの機能が出来ない権限である。次の「読み出しのみ」は、ファイルの存在と閲覧読み出しやファイルの検索等ができる権限である。ファイルの変更や削除は出来ない。次に「作成・変更」は、読み出し権限に加えて、ファイルの新規アップロードやフォルダの新規作成と、既存のファイル・フォルダーに対して変更権限である。最後の「削除権」は前記の「読み出し」と「作成・変更」に加えてファイル・フォルダーの削除を行う権限である。
【００１０】
これらの権限を各フォルダやファイルに付与することによって、大量な文書に対して、不正な閲覧や、不用意なファイル削除等を避けることができる。
【００１１】
ユーザという単位で上記は説明してきた。文書管理システムは、グループという、概念をユーザ概念に加えて持っている。グループには、自由にユーザやグループを登録することができる。
【００１２】
そして、このグループ毎に前記のアクセス権を付与することができる。
【００１３】
ある会社で前記文書管理システムを利用する場合を考える。この場合各社員一人一人に対してユーザを割り当てる。そして、会社の部・課といった組織単位グループを作成し、各ユーザはそれぞれの部・課のグループメンバーとして登録をする。グループの概念が無い場合には、個別ユーザ毎に前記アクセス権の設定個別ファイル・フォルダーに対して必要である。そして、ある課に新入社員が増えた場合には、全てのファイルに対して前記のアクセス権の付与作業が必要である。一方、グループの概念を用いることで、新入社員の登録も、グループに登録するだけで完了する。
【００１４】
前記の文書管理システムであるが、いわゆるイントラネットと言ったような社内ネットワーク内部に設置し限られた利用者のみを想定したシステムもある。また、一方前記インターネットに設置運営されたASPサービスの文書保管システムである場合には、このシステムをインターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用することが可能である。社内ユーザのみでなく、社外の協力会社等からの利用もできる。そして、それらのユーザ間での電子文書のやり取りに利用することが可能である。
【００１５】
WWWを用いた文書保管システムとしては、例えば、ASP型文書保管サービス C-Cabinet （http://cweb.canon.jp/dab/cabinet/index.html参照）に記載されている。
【００１６】
前記は、WWWを用いた文書保管システムについて説明した。しかし、WWWを用いた文書保管システムは、各独自のユーザインターフェースを持っている。そのシステムを使って文書のやり取りをするためには、ユーザインターフェースの使い方を覚える必要がある。また、一時的な利用であっても、第三者の不正利用を防ぐために適切なアカウント発行を必要とし、かつ、ユーザアカウントに対して適切なアクセス権が設定されている必要がある。さらに、アップロード先のフォルダーパスを入稿者が知っている必要があるが、入稿用フォルダの途中のフォルダ名に機密事項である名称が使用されている場合、フォルダーパスをユーザに知られたくない場合がある。
【００１７】
一方インターネットの利用方法のWWWに加えてもう一つ一般的な手段としては、電子メールがある。そこで、文書保管システムのインターフェースとして、電子メールを用いた方法がある。さらに、入稿依頼者はアップロード先としたいフォルダを指定し、アップロード用ワンタイムパスワードを入手し、そのワンタイムパスワードと送信先アドレスを入稿者に通知し、入稿を依頼し、入稿者はそれらの情報を元に文書保管システムに接続を行い、文書をアップロードすることで、入稿者はシステムのアカウントを持っていなくてもよく、またアップロード先のフォルダのパスを知らなくても、文書をアップロードすることができる文書管理システムがある。
【００１８】
従来例としては、例えば、承認者は、あらかじめドキュメント管理装置に対して承認条件を設定しておき、入稿者はドキュメント管理装置に文書を入稿する。ドキュメント管理装置は、文書が入稿されると、承認条件を確認した上で承認可能な文書は承認者の承認を受けずに、承認者の権限で自動的に文書管理サーバに入稿されるものがある（特許文献１参照）。また、従来のワークフローシステムで使用されているユーザデータベース等は設けられておらず、代わりに、ユーザからユーザの識別子となる電子メールアドレスと作業パスワードの入力を受付け、ワークフロー処理における業務の実行経過に関する情報を登録するログデータベースに、ユーザの電子メールアドレスと作業パスワードも記録することにより、事後的にユーザから提示された電子メールアドレスと作業パスワードとを検証して、ユーザのアクセス権限に不備がなかったか否かを検証することができるものがある（特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００５−１７３８７８号公報
【特許文献２】特開２００３−２７１５６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１９】
しかし、前記のような文書管理システムにおいて、特許文献１のようなシステムにおいては、文書が版管理されていないために、ファイル名とフォルダ名でしか文書を管理する事ができない。そのため、変更管理を行うためには、ファイル名に変更作業の日時を埋め込んだり、同じファイル名の文書であるが、そのファイルを格納するフォルダ名に変更日時を埋め込んだりの手段などしかないために、ユーザにとって利便性に欠けるという問題があった。
【００２０】
また、入稿者から文書管理サーバに対して文書をアップロードする場合に、間違った文書データを添付されたメールが文書管理サーバに送信されてきた場合には、メールに記載されたワンタイムパスワードが承認者の設定したワンタイムパスワードと一致するならば、間違った文書データでも入稿が受付されてしまう問題があった。
【００２１】
さらに、上記のように間違った文書データが登録されてしまった場合に、間違った文書データのサイズが大きい場合には、文書管理サーバのディスクの容量を消費してしまう問題があった。
【００２２】
本発明は、前記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、特許文献１の文書管理システムに、版管理の機能を追加することであり、文書を版管理し、同一フォルダ・同一ファイルであるが、バージョン番号によって変更管理を行い、また、その入稿者および入稿依頼者を同時に記録することで、変更管理を行うために、ファイル名に変更作業の日時を埋め込んだり、同じファイル名の文書であるが、そのファイルを格納するフォルダ名に変更日時を埋め込んだりの手段を用いることなく、文書の変更を行ったユーザ等を後日参照することができる文書管理装置および文書管理システム、文書管理方法、ならびにプログラムを提供することを目的とする。
【００２３】
また、本発明は、前記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、特許文献１の文書管理システムに、さらに、入稿依頼者による承認を行うワークフローの機能を追加することであり、入稿者がメールで文書をアップロードすると、文書管理サーバは、ワンタイムパスワードの確認を行い、正しいワンタイムパスワードが設定されていた場合には、入稿依頼者に通知を行い、通知を受けた入稿依頼者は、クライアント装置により文書管理サーバにアクセスして、入稿者によって入稿された文書の確認を行い、正しい文書データであると判断した場合には、文書管理サーバに対して承認を指示し、文書管理サーバは承認を指示されると、アップロードされた文書が登録され、一方、入稿者が文書の確認を行った際に、間違った文書であると判断した場合には、文書管理サーバに対して却下の指示を行い、文書管理サーバは却下を指示されると、アップロードされた文書が破棄することで、入稿者から文書管理サーバに対して文書をアップロードする場合に、間違った文書データを添付されたメールが文書管理サーバに送信されてきた場合に、メールに記載されたワンタイムパスワードが承認者の設定したワンタイムパスワードと一致する場合であっても、間違った文書データが登録されてしまうのを防ぎ、また、間違った文書データが登録されてしまうのを防ぐことで、間違った文書データが登録されてしまい、文書データのサイズが大きい場合に、文書管理サーバのディスクの容量を消費してしまうことなく文書をアップロードすることができる文書管理装置および文書管理システム、文書管理方法、ならびにプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００２４】
本発明は、前記目的を達成するため、
サーバ装置およびクライアント装置がネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置が前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるネットワーク文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理手段と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理手段と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理手段と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理手段により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理手段により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証手段と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信手段と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信手段と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析手段と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信手段と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信手段と、
前記承認要求受信手段が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿手段と、を有し、
前記クライアント装置は、前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信手段と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信手段と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信手段と、を有することを
特徴とする。
【００２５】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理システムは、
前記サーバ装置は、前記文書情報管理手段で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理手段と、を有し、
前記文書入稿手段は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする。
【００２６】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理システムは、
前記入稿依頼要求受信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理手段は、前記入稿依頼要求受信手段で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知手段は、前記文書情報管理手段で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行い、
前記入稿依頼要求送信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする。
【００２７】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理システムは、
前記ユーザ情報管理手段は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信手段は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理手段で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行い、
前記承認依頼通知受信手段は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする。
【００２８】
本発明は、前記目的を達成するため、
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付ける情報処理装置であって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理手段と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理手段と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理手段と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理手段により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理手段により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証手段と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信手段と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信手段と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析手段と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信手段と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信手段と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信手段と、
前記承認要求受信手段が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿手段と、を有することを
特徴とする。
【００２９】
本発明は、前記目的を達成するため、
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信する情報処理装置であって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信手段と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信手段と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信手段と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信手段と、を有することを
特徴とする。
【００３０】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記情報処理装置は、
前記文書情報管理手段で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理手段と、を有し、
前記文書入稿手段は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする。
【００３１】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記情報処理装置は、
前記入稿依頼要求受信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理手段は、前記入稿依頼要求受信手段で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知手段は、前記文書情報管理手段で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする。
【００３２】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記情報処理装置は、
前記入稿依頼要求送信手段は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする。
【００３３】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記情報処理装置は、
前記ユーザ情報管理手段は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信手段は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理手段で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする。
【００３４】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記情報処理装置は、
前記承認依頼通知受信手段は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする。
【００３５】
本発明は、前記目的を達成するため、
サーバ装置およびクライアント装置がネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置が前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるネットワーク文書管理方法であって、
前記サーバ装置は、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理工程と、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理工程と、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理工程と、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理工程により管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理工程により管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証工程と、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信工程と、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信工程と、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信工程と、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析工程と、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信工程と、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信工程と、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信工程と、
前記承認要求受信工程が、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿工程と、を有し、
前記クライアント装置は、前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信工程と、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信工程と、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信工程と、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信工程と、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信工程と、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信工程と、を有することを
特徴とする。
【００３６】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理方法は、
前記サーバ装置は、前記文書情報管理工程で管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理工程と、を有し、
前記文書入稿工程は、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする。
【００３７】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理方法は、
前記入稿依頼要求受信工程は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理工程は、前記入稿依頼要求受信工程で受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知工程は、前記文書情報管理工程で管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行い、
前記入稿依頼要求送信工程は、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする。
【００３８】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記ネットワーク文書管理方法は、
前記ユーザ情報管理工程は、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信工程は、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理工程で管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行い、
前記承認依頼通知受信工程は、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする。
【００３９】
本発明は、前記目的を達成するため、
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるプログラムであって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理モジュールと、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理モジュールと、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理モジュールと、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理モジュールにより管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理モジュールにより管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証モジュールと、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信モジュールと、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信モジュールと、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析モジュールと、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信モジュールと、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信モジュールと、
前記承認要求受信モジュールが、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿モジュールと、を有することを
特徴とする。
【００４０】
本発明は、前記目的を達成するため、
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信するプログラムであって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信モジュールと、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信モジュールと、を有することを
特徴とする。
【００４１】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムは、
前記文書情報管理モジュールで管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理モジュールと、を有し、
前記文書入稿モジュールは、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする。
【００４２】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムは、
前記入稿依頼要求受信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理モジュールは、前記入稿依頼要求受信モジュールで受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知モジュールは、前記文書情報管理モジュールで管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする。
【００４３】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムは、
前記入稿依頼要求送信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする。
【００４４】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムは、
前記ユーザ情報管理モジュールは、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信モジュールは、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理モジュールで管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする。
【００４５】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムは、
前記承認依頼通知受信モジュールは、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする。
【００４６】
本発明は、前記目的を達成するため、
クライアント装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記クライアント装置からの、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を受け付けるプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体であって、
前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報を管理するためのユーザ情報を管理するユーザ情報管理モジュールと、
前記文書を特定するための情報と、前記文書を入稿依頼するユーザを特定するための情報と、前記文書を入稿するユーザのメールアドレス情報とを管理するための文書情報を管理する文書情報管理モジュールと、
前記文書に設定される前記ワンタイムパスワードを管理するためのワンタイムパスワード情報を管理するためのワンタイムパスワード情報管理モジュールと、
前記入稿メールを解析して得られた前記ワンタイムパスワードについて、前記文書情報管理モジュールにより管理されている文書情報と、前記ワンタイムパスワード情報管理モジュールにより管理されているワンタイムパスワードから検証を行う、ワンタイムパスワード検証モジュールと、
前記クライアント装置からの入稿依頼要求を受信して、メモリに書き込む、入稿依頼要求受信モジュールと、
前記クライアント装置に対して、入稿依頼通知を送信する、入稿依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からのワンタイムパスワード付きメールを受信してメモリに書き込む、入稿メール受信モジュールと、
前記受信したワンタイムパスワード付きメールを解析し、ワンタイムパスワードを取得する、入稿メール解析モジュールと、
前記クライアント装置に対して、承認依頼通知を行う承認依頼通知送信モジュールと、
前記クライアント装置からの承認要求を受信してメモリに書き込む、承認要求受信モジュールと、
前記クライアント装置からの却下要求を受信してメモリに書き込む、却下要求受信モジュールと、
前記承認要求受信モジュールが、承認要求を受信した際に、前記ワンタイムパスワード付きメールに添付されている文書を入稿する文書入稿モジュールと、を有することを
特徴とする。
【００４７】
本発明は、前記目的を達成するため、
サーバ装置とネットワークを介して通信可能に接続され、前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールによる文書入稿要求を送信するプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体であって、
前記サーバ装置に対して、入稿依頼要求を送信する、入稿依頼要求送信モジュールと、
前記サーバ装置からの入稿依頼通知を受信してメモリに書き込む、入稿依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、ワンタイムパスワード付きメールを送信する、入稿メール送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認依頼通知を受信する承認依頼通知受信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、承認要求を送信する承認要求送信モジュールと、
前記サーバ装置に対して、却下要求を送信する却下要求送信モジュールと、を有することを
特徴とする。
【００４８】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体は、
前記文書情報管理モジュールで管理している前記文書のバージョンを特定するための情報を管理するための文書バージョン情報を管理する文書バージョン情報管理モジュールと、を有し、
前記文書入稿モジュールは、文書を入稿する際に、前記文書バージョン情報を追加することを
特徴とする。
【００４９】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体は、
前記入稿依頼要求受信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を受信し、
前記文書情報管理モジュールは、前記入稿依頼要求受信モジュールで受信した承認設定情報を管理し、
前記承認依頼通知モジュールは、前記文書情報管理モジュールで管理している承認設定情報が承認を行う設定である場合にのみ、承認依頼通知を行うことを
特徴とする。
【００５０】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体は、
前記入稿依頼要求送信モジュールは、前記入稿依頼ユーザからの承認処理を行うか否かの承認設定情報を送信することを
特徴とする。
【００５１】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体は、
前記ユーザ情報管理モジュールは、前記入稿依頼ユーザのメールアドレス情報を管理し、
前記承認依頼通知送信モジュールは、承認依頼通知の送信を、前記ユーザ情報管理モジュールで管理されている入稿依頼ユーザのメールアドレス宛の入稿依頼メールの送信によって行うことを
特徴とする。
【００５２】
本発明は、前記目的を達成するため、
前記プログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体は、
前記承認依頼通知受信モジュールは、承認依頼通知の受信を、入稿依頼メールの受信によって行うことを
特徴とする。
【００５３】
また、本発明の目的は、本発明の実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、システムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成される。
【発明の効果】
【００５４】
本発明によれば、文書管理システムにおいて、文書を版管理することができることにより、変更管理を行うために、ファイル名に変更作業の日時を埋め込んだり、同じファイル名の文書であるが、そのファイルを格納するフォルダ名に変更日時を埋め込んだりの手段を用いることなく、文書の変更を行ったユーザ等を後日参照することができ、また、入稿依頼者による承認を行うワークフローの機能を追加することで、入稿者から文書管理サーバに対して文書をアップロードする場合に、間違った文書データを添付されたメールが文書管理サーバに送信されてきた場合に、メールに記載されたワンタイムパスワードが承認者の設定したワンタイムパスワードと一致する場合であっても、間違った文書データが登録されてしまうのを防ぐことができることに加えて、間違った文書データが登録されてしまい、文書データのサイズが大きい場合に、文書管理サーバのディスクの容量を消費してしまうことなく文書をアップロードすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５５】
以下、本発明の一実施形態について、図面を参照しながら説明する。
【００５６】
本実施形態の文書管理システムにおいては、以下に詳述するように、入稿依頼ユーザが文書管理サーバに保管されている文書に対してワンタイムパスワードを設定する場合においては、入稿依頼ユーザがクライアント上で文書を選択し、文書に対する操作としてワンタイムパスワード設定を入力すると、クライアントは選択された文書とワンタイムパスワード設定の旨を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバにおいては選択された文書の情報と、文書に対するワンタイムパスワードの情報をクライアントに送信すると、クライアント上でワンタイムパスワード設定画面が表示され、入稿依頼ユーザがワンタイムパスワード設定画面上でワンタイムパスワードを設定すると、クライアントがワンタイムパスワードを文書管理サーバに送信し、文書管理サーバにおいては、受信したワンタイムパスワードを保管する。
【００５７】
入稿依頼ユーザが文書管理サーバに新規に文書を登録する場合においては、入稿依頼ユーザがクライアント上で新規文書を登録するフォルダと新規文書登録を入力すると、クライアントは新規文書を登録するフォルダと新規文書登録の旨を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは文書名要求の旨をクライアントに送信し、クライアントは文書名要求の旨を受信すると新規文書登録画面を表示し、入稿依頼ユーザが新規文書登録画面上で文書名を入力すると、クライアントは文書名を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバにおいては、受信した文書を登録するフォルダと文書名の情報を、新規の文書情報として保管する。
【００５８】
また、入稿依頼ユーザが文書管理サーバに保管されている文書に対してチェックアウトを行う場合においては、入稿依頼ユーザがクライアント上で文書を選択し、文書に対する操作としてチェックアウトを入力すると、クライアントは選択された文書とチェックアウトの旨を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは入稿ユーザのメールアドレスと入稿設定要求の旨をクライアントに送信し、クライアントは入稿ユーザのメールアドレスと入稿設定要求の旨を受信するとチェックアウト画面を表示し、入稿依頼ユーザがチェックアウト画面上で入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を入力すると、クライアントは入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは、文書をチェックアウトして、受信した入稿ユーザのメールアドレス宛に、ワンタイムパスワードを付加し、文書を添付したチェックイン依頼メールを送信する。
【００５９】
また、入稿ユーザが文書管理サーバに保管されている文書に対してチェックインを行う場合においては、入稿ユーザがクライアント上で文書管理サーバからのチェックイン依頼メールを受信すると、チェックイン依頼メールに添付されている文書を編集し、ワンタイムパスワード付きのチェックイン依頼メールに対する返信メールを、チェックインメールとし、編集された文書を添付した上でメール送信を指示すると、クライアントは編集された文書が添付された、ワンタイムパスワード付きのチェックインメールを文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは、受信したワンタイムパスワード付きのチェックインメールを解析してワンタイムパスワードと文書を取得し、ワンタイムパスワードを確認して正しいワンタイムパスワードであると確認した上で、承認設定が承認不要である場合には、文書をチェックインし、承認設定が承認必要であった場合には、入稿依頼ユーザ宛に、承認画面のＵＲＬ付きの承認依頼メールを送信し、入稿ユーザはクライアント上で承認依頼メールを受信し、承認依頼メールに記述されている承認画面のＵＲＬの表示をクライアントに指示すると、クライアントは承認依頼の要求を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは文書情報をクライアントに送信し、クライアントは受信した文書情報により承認画面を表示し、入稿依頼ユーザは承認画面上で承認または却下を指示すると、クライアントは承認または却下を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは承認または却下を受信すると、承認であった場合には入稿ユーザがアップロードしてきた文書をチェックインし、却下であった場合には、文書が却下された旨の却下メールを入稿ユーザに送信する。
【００６０】
なお、前記非特許文献１と異なる点は、前記非特許文献１では、入稿ユーザが文書のチェックインを行う場合には、文書管理サーバに登録されている入稿ユーザが、文書管理サーバに対してログインを行った上でチェックインを行い、チェックイン指示された文書がチェックインされるということを実現しているが、本発明の実施形態においては、入稿依頼ユーザがチェックアウト時に入稿ユーザのメールアドレスを指定することで、チェックイン依頼メールが入稿ユーザに送信され、チェックイン依頼メールを受信した入稿ユーザが文書をチェックインすることができるため、文書管理サーバに登録されていないユーザが入稿ユーザとして文書を登録することができる。また、本発明の実施形態においては、入稿ユーザがチェックインしようとする文書の内容を入稿依頼者が確認した上で、チェックインを承認するか却下するかを選択できるため、間違った文書がチェックインされるのを防ぐことができる。
【００６１】
また、特許文献１と異なる点は、前記特許文献１では、入稿依頼者はアップロード先としたいフォルダを指定し、アップロード用ワンタイムパスワードを入手し、そのワンタイムパスワードと送信先アドレスを入稿者に通知し、入稿を依頼し、入稿者はそれらの情報を元に文書保管システムに接続を行い、文書をアップロードすることで、入稿者はシステムのアカウントを持っていなくてもよく、またアップロード先のフォルダのパスを知らなくても、文書をアップロードすることができることを実現しているが、本発明の実施形態においては、文書のバージョンを管理しているために、過去のバージョンの文書を参照することができ、また、入稿ユーザがチェックインしようとする文書の内容を入稿依頼者が確認した上で、チェックインを承認するか却下するかを選択できるため、間違った文書がチェックインされるのを防ぐことができる。
【００６２】
＜文書管理システムの全体構成図＞
まず、本文書管理システムの構成について、図１を参照しながら説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を表すブロック図である。
【００６３】
文書管理システムは、図１に示すように、文書管理機能を提供する文書管理サーバ１０１と、ネットワークを介して文書管理サーバに対するメールを送受信するメールサーバ１１３と、ネットワーク１２２を介して文書管理サーバ１０１が提供する機能を使用するクライアント１１５と、ネットワーク１２２を介してクライアント１１５に対するメールを送受信するメールサーバ１２０から構成される。ここで、図１には、１台のクライアントのみが表示されているが、実際には、前記文書管理機能を使用するために、２台以上のクライアントがネットワーク１２２を介して文書管理サーバに接続することができる。
【００６４】
文書管理サーバ１０１は、ユーザ情報記憶部１０２、文書情報記憶部１０３、文書バージョン情報記憶部１０４、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５、ユーザ情報管理部１０６、文書情報管理部１０７、文書バージョン情報管理部１０８、ワンタイムパスワード情報管理部１０９、メール処理部１１０、要求処理部１１１、通信部１１２を備える。
【００６５】
ユーザ情報記憶部１０２は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、クライアント１１５でユーザを認証する際や各種メールを送信する際に用いるユーザの情報、例えば、ユーザＩＤ、ユーザ名、パスワードやメールアドレスなどを格納する機能を有する。ユーザ情報管理部１０６は、ユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報を管理し、要求処理部１１１から受け取ったユーザＩＤを用いて、ユーザＩＤに対するユーザ情報を、ユーザ情報記憶部１０２から読み出す機能を有する。
【００６６】
文書情報記憶部１０３は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、クライアント１１５上でユーザが指定して新規文書登録、参照、削除、ワンタイムパスワード設定、チェックアウト、チェックイン、承認を行うことのできる文書データの文書情報、例えば、文書ＩＤ、文書名、文書論理パス、読出ユーザ、書込ユーザ、チェックアウトフラグ、入稿依頼ユーザ、入稿ユーザ、承認フラグなどを格納する機能を有する。文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている文書情報を管理し、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤを用いて、文書ＩＤに対する文書情報を、文書情報記憶部１０３から読み出す機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書情報記憶部１０３に格納されている全文書の一覧情報を、文書情報記憶部１０３から読み出し、要求処理部１１１に送信する機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書情報記憶部１０３に新規の文書情報を追加する機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書情報記憶部１０３に格納されている指定された文書ＩＤの文書情報を削除する機能を有する。また、文書情報管理部１０７は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書情報記憶部１０２に格納されている指定された文書ＩＤの文書情報におけるチェックアウトフラグ、入稿依頼ユーザ、入稿ユーザ、承認フラグを変更する機能を有する。
【００６７】
文書バージョン情報記憶部１０４は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、クライアント１１５上でユーザが指定して参照、チェックアウト、チェックイン、承認を行うことのできる文書データの文書バージョン情報、例えば、文書ＩＤ、文書バージョンＩＤ、文書物理パス、入稿依頼ユーザ、入稿ユーザなどを格納する機能を有する。文書バージョン情報管理部１０８は、文書バージョン情報記憶部１０４に格納されている文書バージョン情報を管理し、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤと文書バージョンＩＤを用いて、文書ＩＤと文書バージョンＩＤに対する文書バージョン情報を、文書バージョン情報記憶部１０４から読み出す機能を有する。また、文書バージョン情報管理部１０８は、要求処理部１１１からの要求に応じて、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤに対する全文書バージョンの一覧情報を、文書バージョン情報記憶部１０４から読み出し、要求処理部１１１に送信する機能を有する。また、文書バージョン情報管理部１０８は、要求処理部１１１からの要求に応じて、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤに対する最新バージョンの文書バージョン情報を、文書バージョン情報記憶部１０４から読み出し、要求処理部１１１に送信する機能を有する。また、文書バージョン情報管理部１０８は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書バージョン情報記憶部１０４に新規の文書バージョン情報を追加する機能を有する。また、文書バージョン情報管理部１０８は、要求処理部１１１からの要求に応じて、文書バージョン情報記憶部１０４に格納されている指定された文書ＩＤと文書バージョンＩＤの文書バージョン情報における入稿依頼ユーザ、入稿ユーザを変更する機能を有する。
【００６８】
ワンタイムパスワード情報記憶部１０５は、後述するＨＤＤ２１３（図２に示す）内に設けられており、文書管理サーバ１０１でワンタイムパスワードを設定する際やワンタイムパスワードを認証する際に用いるワンタイムパスワードの情報、例えば、文書ＩＤ、ワンタイムパスワードなどを格納する機能を有する。ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５に格納されているワンタイムパスワード情報を管理し、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤを用いて、文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報を、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５から読み出す機能を有する。また、ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤとワンタイムパスワードを用いて、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５に格納されている指定された文書ＩＤのワンタイムパスワード情報におけるワンタイムパスワードを変更する機能を有する。また、ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、要求処理部１１１から受け取った文書ＩＤとワンタイムパスワードを用いて、文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報を、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５から読み出し、要求処理部１１１から受け取ったワンタイムパスワードと、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５から読み出したワンタイムパスワードが一致するか否かのチェックイン認証処理を行う機能を有する。
【００６９】
メール処理部１１０は、後述の通信部１１２経由で、後述のメールサーバ１１３の通信部１１４に接続し、要求処理部１１１から受け取った宛先メールアドレス、ワンタイムパスワード、文書情報や文書データなどを用いて、チェックイン依頼メール、チェックイン依頼完了メール、チェックインエラーメール、承認依頼メール、チェックイン完了メールやチェックイン却下メールなどを送信する機能を有する。また、メール処理部１１０は、後述の通信部１１２経由で、後述のメールサーバ１１３の通信部１１４に接続し、チェックインメールを受信し、受信したメールデータを解析して、送信元アドレス、ワンタイムパスワード、文書データなどを取得し、要求処理部１１１に送信する機能を有する。
【００７０】
要求処理部１１１は、クライアント１１５から、通信部１１９を通じて出されたユーザ認証要求、文書参照要求、文書削除要求、ワンタイムパスワード参照要求、ワンタイムパスワード設定要求、チェックアウト要求、チェックイン要求、承認要求、ログアウト要求に対する処理を行う機能を有する。
【００７１】
クライアント１１５からのユーザ認証要求に対しては、ユーザ認証要求と共にユーザＩＤとパスワードを受信し、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１１１に送信して、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報の読み出し依頼して、読み出されたユーザ情報を受信し、クライアント１１５から受け取ったパスワードと、ユーザ情報管理部１０５から読み出したパスワードが一致する場合には、ユーザ認証結果は認証成功とし、クライアント１１５から受け取ったユーザＩＤに対応するユーザ情報がユーザ情報記憶部１０２に存在しない場合、または、クライアント１１５から受け取ったパスワードと、ユーザ情報管理部１０５から読み出したパスワードが一致しない場合、ユーザ認証結果は認証失敗とし、ユーザ認証結果が認証成功の場合は、文書情報管理部１０７に要求して、文書情報記憶部１０３に格納されている全文書一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全文書情報一覧情報を受信し、読み出された全文書一覧情報を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信し、また、ユーザ認証結果が認証失敗の場合は、認証失敗の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７２】
また、クライアント１１５からの文書参照要求に対しては、文書参照要求と同時に文書ＩＤを受信し、受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、受信した文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、文書ＩＤに対応する全文書バージョン一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全文書バージョン一覧情報を受信し、受信した全文書バージョン一覧情報を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信し、クライアントから送信されてきた文書バージョンＩＤを受信し、文書ＩＤと受信した文書バージョンＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、文書バージョン情報の読み出しを依頼し、読み出された文書バージョン情報のうち、文書物理パスに従って、後述のＨＤＤ２１３（図２に示す）から文書データを読出し、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７３】
また、クライアント１１５からの文書削除要求に対しては、文書削除要求と同時に文書ＩＤを受信し、受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、受信した文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、文書ＩＤに対応する全文書バージョン一覧情報の読み出しを依頼し、読み出された全文書バージョン一覧情報を受信し、受信した全文書バージョン一覧情報のうち、文書物理パスに従って、後述のＨＤＤ２１３（図２に示す）から全文書バージョンの文書データを削除し、文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、全文書バージョン情報の削除を依頼し、文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書情報の削除を依頼し、文書削除完了の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７４】
また、クライアント１１５からの新規文書登録要求に対しては、新規文書登録要求と同時に文書名を受信し、受信した文書名を文書情報管理部１０７に送信して、文書情報の追加を依頼し、追加された文書情報を受信し、受信した文書情報のうち、文書ＩＤを新規文書登録完了の旨として通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７５】
また、クライアント１１５からのワンタイムパスワード参照要求に対しては、ワンタイムパスワード要求と同時に文書ＩＤを受信し、受信した文書ＩＤをワンタイムパスワード管理部１０９に送信して、文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報の読み出しを依頼し、読み出されたワンタイムパスワード情報を受信し、受信したワンタイムパスワード情報を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７６】
また、クライアント１１５からのワンタイムパスワード設定要求に対しては、ワンタイムパスワード要求と同時に文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信し、受信した文書ＩＤとワンタイムパスワードをワンタイムパスワード管理部１０９に送信して、文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報の変更を依頼し、ワンタイムパスワード更新完了の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００７７】
また、クライアント１１５からのチェックアウト要求に対しては、チェックアウト要求と同時に文書ＩＤを受信し、受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、受信した文書情報のうち、チェックアウトフラグを参照して、チェックアウトフラグの値が１、すなわちチェックアウト済である場合には、すでに文書がチェックアウトされている旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信し、チェックアウトフラグの値が０、すなわち未チェックアウトである場合には、文書ＩＤ、現在ログインしているユーザすなわち入稿依頼ユーザのユーザＩＤとチェックアウトフラグ値が１である旨を文書情報管理部１０７に送信して、文書情報の変更を依頼して、文書情報変更完了の旨を受信すると、チェックアウト処理完了として、入稿ユーザのメールアドレスと承認設定要求の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信し、クライアント１１５から入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を受信し、受信した文書ＩＤ、入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を文書情報管理部１０７に送信して文書情報の変更を依頼し、文書情報変更完了の旨を受信すると、文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、現在ログインしているユーザすなわち入稿依頼ユーザのユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信してユーザ情報の読み出しを依頼し、読み出されたユーザ情報を受信し、文書ＩＤをワンタイムパスワード管理部１０９に送信して、文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報の読み出しを依頼し、読み出されたワンタイムパスワード情報を受信し、受信したワンタイムパスワード情報のワンタイムパスワードを、文書ＩＤと合わせて暗号化し、受信したユーザ情報、文書情報、暗号化されたワンタイムパスワードをメール処理部に送信してチェックイン依頼メールの送信を依頼し、チェックイン依頼メールの送信完了の旨を受信し、ユーザ情報と文書情報をメール処理部に送信してチェックイン依頼完了メールの送信を依頼し、チェックイン依頼メール送信完了の旨を受信する機能を有する。
【００７８】
また、クライアント１１５からのチェックイン要求に対しては、メール処理部１１０からチェックインメールの解析結果の送信元アドレス、ワンタイムパスワード、文書データを受信し、受信したワンタイムパスワードを復号化し、文書ＩＤとワンタイムパスワードを取得し、文書ＩＤをワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信して文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報の読み出しを依頼し、読み出されたワンタイムパスワード情報を受信し、受信したワンタイムパスワード情報のワンタイムパスワードと、チェックインメールを解析して得られたワンタイムパスワードを復号化して得られたワンタイムパスワードとが一致するか否かを確認し、一致しなければワンタイムパスワードが間違っていると判定し、文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して文書ＩＤに対応する文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、チェックインメールにワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っていると判定されたか、または、文書データが添付されていなかった場合は、文書情報をメール処理部１１０に送信してチェックインエラーメールの送信を依頼し、チェックインエラーメールの送信完了を受信し、そうでなければ、文書情報の承認フラグを参照し、承認フラグが１であれば、文書情報とユーザ情報をメール処理部１１０に送信して承認依頼メールの送信を依頼し、承認依頼メールの送信完了の旨を受信する機能を有する。
【００７９】
また、クライアント１１５からの承認要求に対しては、承認要求と同時に文書ＩＤを受信し、受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して、文書情報の読み出しを依頼し、読み出された文書情報を受信し、受信した文書情報を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信し、クライアント１１５から承認または却下の旨を受信し、承認であった場合には、文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、文書新規バージョンの追加を依頼し、文書バージョン情報管理部１０８から文書新規バージョン追加完了の旨を受信し、文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、最新バージョンの文書バージョン情報の読み出しを依頼し、読み出された最新バージョンの文書バージョン情報を受信し、受信した最新バージョンの文書バージョン情報から文書バージョンＩＤを受信し、文書ＩＤ、文書バージョンＩＤ、入稿依頼ユーザＩＤと入稿ユーザのメールアドレスを文書バージョン情報管理部１０８に送信して、文書ＩＤと文書バージョンＩＤに対応する文書バージョン情報の更新を依頼し、文書バージョン更新完了の旨を受信し、文書ＩＤ、チェックアウトフラグを０すなわち未チェックアウトとする旨を文書情報管理部１０７に送信して、文書ＩＤに対応する文書情報の更新を依頼し、文書情報更新完了の旨を受信し、ＨＤＤ２１３（図２に示す）の、最新の文書バージョン情報の文書物理パスに文書データを格納してチェックイン処理完了とし、入稿依頼ユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信して、ユーザＩＤに対応するユーザ情報の読み出しを依頼し、読み出されたユーザ情報を受信し、受信したユーザ情報のユーザ名とメールアドレスを取得し、入稿依頼ユーザのユーザ情報と入稿ユーザのメールアドレスをメール処理部１１０に送信して、入稿依頼ユーザと入稿ユーザ宛のチェックイン完了メールの送信を依頼し、チェックイン完了メール送信完了の旨を受信し、クライアント１１５から受信した承認または却下の旨が却下であった場合には、入稿依頼ユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信して、ユーザＩＤに対応するユーザ情報の読み出しを依頼し、読み出されたユーザ情報を受信し、受信したユーザ情報のユーザ名とメールアドレスを取得し、入稿依頼ユーザのユーザ情報と入稿ユーザのメールアドレスをメール処理部１１０に送信して、入稿依頼ユーザと入稿ユーザ宛のチェックイン却下メールの送信を依頼し、チェックイン却下メール送信完了の旨を受信する機能を有する。
【００８０】
また、クライアント１１５からのログアウト要求に対しては、ログアウト要求と同時にユーザＩＤを受信し、ユーザＩＤに対するログアウト処理を行い、ログアウト完了を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する機能を有する。
【００８１】
通信部１１２は、通信部１１９から送信されてきたユーザＩＤとパスワード、文書ＩＤ、文書バージョンＩＤ、文書名、ワンタイムパスワード、入稿ユーザのメールアドレス、承認設定、承認または却下の旨と、操作内容を受信し、受信した情報を要求処理部１１１に送信し、処理結果を通信部１１９に対して送信する機能を有する。また、通信部１１２は、メール処理部１１０からの要求で、メールサーバ１１３の通信部１１４に接続し、最新のメールがあれば最新のメールを取得して、メール処理部１１０に取得したメールを送信する機能を有する。また、通信部１１２は、メール処理部１１０からの要求で、要求と一緒に受信したメールを、メールサーバ１１３の通信部１１４に接続してメール送信する機能を有する。
【００８２】
メールサーバ１１３は、通信部１１４を備える。
【００８３】
通信部１１４は、ネットワーク１２２経由で受信したメールを取得して保管し、文書管理サーバ１０１からの要求に応じて、保管されているメールを文書管理サーバ１０１に送信する機能を有する。また、通信部１１４は、文書管理サーバ１０１からの要求に応じて、要求と一緒に受信したメールを、ネットワーク１２２経由でメールの宛先に対して送信する機能を有する。
【００８４】
クライアント１１５は、表示部１１６と、メール処理部１１７と、統括処理部１１８と、通信部１１９とを備える。
【００８５】
表示部１１６は、後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）、後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）、後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）、後述の文書のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）、後述のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）、後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）、後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）、後述の承認画面２００１（図２０に示す）を、後述のＣＲＴ２０９（図２に示す）に表示させる機能を有する。
【００８６】
メール処理部１１７は、後述の通信部１１９経由で、後述のメールサーバ１２０の通信部１２１に接続し、統括処理部１１８から受け取った宛先メールアドレス、ワンタイムパスワードや文書データなどを用いて、チェックインメールなどを送信する機能を有する。また、メール処理部１１７は、後述の通信部１１９経由で、後述のメールサーバ１２０の通信部１２１に接続し、チェックイン依頼メール、チェックイン依頼完了メール、チェックインエラーメール、承認依頼メール、チェックイン完了メールやチェックイン却下メールチェックインメールなどを受信し、受信したメールデータを解析して、送信元アドレス、ワンタイムパスワード、文書データなどを取得し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。
【００８７】
統括処理部１１８は、表示部１１６で表示された、後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）で、ユーザによって入力されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１９に送信する機能を有する。また、通信部１１９を通じて受信された認証結果が認証失敗であった場合には、認証失敗である旨を後述のログイン画面１２０１に表示する機能を有する。また、通信部１１９を通じて送信された認証結果が、認証成功として全文書一覧情報であった場合には、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザが入力した処理がログアウトであった場合には、ユーザＩＤを通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信されたログアウト結果を受信した場合には、後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）を再度表示部１１６に表示させる機能を有する。
【００８８】
後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）において、ユーザの入力した文書操作が文書参照であった場合には、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で選択された文書の、文書ＩＤを通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信された文書参照結果が、ユーザが指定した文書の全文書バージョン情報であった場合には、文書バージョン選択画面を表示部１１６に表示させ、ユーザが入力した文書バージョンと文書ＩＤを、通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信された文書バージョン参照結果が、文書データであった場合には、文書データを表示部１１６に表示させる機能を有する。
【００８９】
また、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で、ユーザが入力した文書操作が文書削除であった場合には、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で選択された文書の、文書ＩＤを通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信された文書削除結果が文書削除完了であった場合には、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に、文書削除完了の旨を表示させる機能を有する。
【００９０】
また、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で、ユーザが入力した文書操作が新規文書登録であった場合には、後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）を表示部１１６に表示し、ユーザが文書名入力ボックス１４０３で入力した文書名を、通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信された新規文書登録要求の結果を、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に、新規文書登録完了の旨を表示する機能を有する。
【００９１】
また、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で、ユーザが入力した文書操作が、ワンタイムパスワード設定であった場合には、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で、選択された文書の文書ＩＤを通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信されたワンタイムパスワード参照要求結果から、ワンタイムパスワードを取得し、後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザが入力したワンタイムパスワードと確認用のワンタイムパスワードが一致しなかった場合には、ワンタイムパスワードと確認用のワンタイムパスワードが一致していない旨を、後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）に表示させ、ワンタイムパスワードと確認用のワンタイムパスワードが一致している場合には、ワンタイムパスワードを通信部１１９に送信して、通信部１１９を通じて受信したワンタイムパスワード設定結果から、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示部１１６に表示させ、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）にワンタイムパスワード設定完了の旨を表示する機能を有する。
【００９２】
また、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）で、ユーザが入力した文書操作が、チェックアウトであった場合には、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）でユーザが選択した文書の文書ＩＤを通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信されたチェックアウト要求結果が、文書がすでにチェックアウトされている旨であった場合には、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に、すでに文書がチェックアウトされている旨を表示し、チェックアウト要求結果が、文書がまだチェックされていない旨であった場合には、後述のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザが入力した入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて受信したチェックアウト要求結果が、チェックアウト完了であった場合には、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示部１１６に表示させ、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）にチェックアウト完了の旨を表示する機能を有する。
【００９３】
また、メール処理部１１７から、チェックイン依頼メール受信の旨とメール解析結果を受信した場合には、後述のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザがチェックイン依頼メールに添付されている文書データを編集し、チェックイン依頼メールへの返信作成の旨を指示すると、チェックイン依頼メールへの返信メールを後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）として表示部１１６に表示させ、ユーザが編集された文書データのチェックインメールへの添付を指示し、チェックインメールの送信を指示すると、メール処理部にチェックインメールと文書データを送信し、チェックインメール送信を指示する機能を有する。
【００９４】
また、メール処理部１１７から、承認依頼メール受信の旨を受信した場合には、後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザが承認依頼メールに記載されている後述の承認画面２００１（図２０に示す）のＵＲＬの表示を指示した場合には、承認要求の旨を通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて承認依頼の旨を受信した場合には、後述の承認画面２００１（図２０に示す）を表示部１１６に表示させ、ユーザが承認または却下を指示した場合には、承認または却下の旨を通信部１１９に送信し、通信部１１９を通じて承認完了または却下完了の旨を受信する機能を有する。
【００９５】
通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきたユーザＩＤとパスワードを受信し、認証要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、認証要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書名を受信し、新規文書登録要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、新規文書登録要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書ＩＤを受信し、文書参照要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、文書参照要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部から送信されてきた文書ＩＤと文書バージョンＩＤを受信し、文書バージョン参照要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、文書バージョン参照要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書ＩＤを受信し、文書削除要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、文書削除要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書ＩＤを受信し、ワンタイムパスワード参照要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、ワンタイムパスワード参照要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信し、ワンタイムパスワード設定要求として通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、ワンタイムパスワード設定要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた文書ＩＤを、チェックアウト要求として、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、チェックアウト要求に対するけっかを通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、通信部１１８から送信されてきた入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を受信し、チェックアウト要求として通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、チェックアウト要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた承認要求を通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、承認要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきた承認または却下の旨を、通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、承認または却下の旨に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、統括処理部１１８から送信されてきたユーザＩＤを受信し、ログアウト要求として通信部１１２に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、ログアウト要求に対する結果を通信部１１２から受信し、統括処理部１１８に送信する機能を有する。また、通信部１１９は、メール処理部１１７からの要求で、メールサーバ１２０の通信部１２１に接続し、最新のメールがあれば最新のメールを取得して、メール処理部１１７に取得したメールを送信する機能を有する。また、通信部１１９は、メール処理部１１７からの要求で、要求と一緒に受信したメールを、メールサーバ１２０の通信部１２１に接続してメール送信する機能を有する。
【００９６】
メールサーバ１２０は、通信部１２１を備える。
【００９７】
通信部１２１は、ネットワーク１２２経由で受信したメールを取得して保管し、クライアント１１５からの要求に応じて、保管されているメールをクライアント１１５に送信する機能を有する。また、通信部１２１は、クライアント１１５からの要求に応じて、要求と一緒に受信したメールを、ネットワーク１２２経由でメールの宛先に対して送信する機能を有する。
【００９８】
＜文書管理サーバおよびクライアントの構成図＞
次に、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５の構成について図２を参照しながら説明する。図２は文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５の構成を示すブロック図である。なお、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５の構成は同一である。
【００９９】
文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５は、図２に示すように、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、外部記憶媒体読み取り／書き込みユニット２０４、ＮＥＴ  Ｉ／Ｆ２０５、ＶＲＡＭ２０８、ＫＢＣ２１０、ＨＤＤ２１３、ＩＯＣ２１４およびそれらのユニットを接続するシステムバス２００を備える。システムバス２００は、前記各ユニット間のデータおよび制御情報を伝送する伝送路である。
【０１００】
ＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５の各種制御および演算などを行う中央処理装置である。
【０１０１】
ＲＡＭ２０２はランダムアクセスメモリであり、ＣＰＵ２０１の主メモリとして、実行プログラムの格納領域、該プログラムの実行領域ならびにデータ格納領域を提供する。
【０１０２】
ＲＯＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶している読み取り専用メモリであり、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５内の各ユニットの制御を行う基本プログラム（一般的にＢＩＯＳと呼ばれる）や、システムを稼働するために必要な情報などを記憶する。
【０１０３】
外部記憶媒体読み取り／書き込みユニット２０４は、フレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭなど、取り外し可能な外部記憶媒体のデータ入出力を行うユニット群である。
【０１０４】
ＮＥＴＩ／Ｆ２０５はネットワークインターフェースであり、モデム２０６を介して外部ネットワークに接続する、またはＬＡＮ２０７に接続するものである。ＮＥＴＩ／Ｆ２０５は、ネットワーク１２２を介して文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５を含むほかの機器との間でデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。モデム２０６は、外部ネットワークと文書管理サーバ１０１とを電話回線を介して接続するための、モデムやＩＳＤＮ接続用のターミナルアダプタ（ＴＡ）などからなる。ＬＡＮ２０７は、イーサネット（登録商標）などのネットワークシステムである。本実施の形態において、文書管理サーバ１０１およびクライアント１１５は、モデム２０６を介するか、またはＬＡＮ２０７上に接続されているルータやゲートウェイなどの通信機器を介することによって、ネットワーク１２２に接続する。
【０１０５】
ＶＲＡＭ２０８は、ビデオＲＡＭであって、ＣＲＴ２０９に表示する画像データを展開し、表示の制御を行う。ここで、ＣＲＴ２０９に代えて液晶表示装置などを用いることも可能である。
【０１０６】
ＫＢＣ２１０は、キーボード２１１およびマウス２１２からの入力信号を制御するコントローラである。ここで、キーボード２１１に代えて、液晶表示装置上のソフトウェアキーボード等を用いることも可能である。また、マウス２１２に代えて液晶表示装置上のタッチパネルなどを用いることも可能である。
【０１０７】
ＨＤＤ２１３はハードディスクドライブであり、アプリケーションプログラム、各種データなどを保存するメモリとして用いられる。本実施の形態におけるアプリケーションプログラムとは、各種処理手段を実行するソフトウェアプログラムなどである。
【０１０８】
ＩＯＣ２１４は、プリンタ２１５、スキャナ２１６を制御するためのものであり、プリンタ２１５やスキャナ２１６以外の外部入出力装置、例えば外部接続ＨＤＤやＭＯドライブなどを接続することも可能である。
【０１０９】
＜ユーザ情報、文書情報、文書バージョン情報、ワンタイムパスワード情報を示す図＞
ユーザ情報は、図３（ａ）に示すように、ユーザ情報のデータベース３０１から構成される。データベース３０１における行は、ユーザ情報を示す。
【０１１０】
データベース３０１の各列のデータは、それぞれ、ユーザＩＤ３０２、ユーザ名３０３、パスワード３０４、メールアドレス３０５などを示す。
【０１１１】
本実施の形態において、データベース３０１で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３０１において他の付加情報（ユーザ種別、所属、連絡先、住所等の情報）が格納されていてもよい。
【０１１２】
さらに、本実施の形態においては、データベース３０１の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【０１１３】
文書情報は、図３（ｂ）に示すように、文書情報のデータベース３０６から構成される。データベース３０６における行は、文書情報を示す。
【０１１４】
データベース３０６の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３０７、文書名３０８、文書論理パス３０９、読出ユーザ３１０、書込ユーザ３１１、チェックアウトフラグ３１２、入稿依頼ユーザ３１３、入稿ユーザ３１４、承認フラグ３１５などを示す。
【０１１５】
本実施の形態において、データベース３０６で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３０６において他の付加情報（文書種別、文書サイズ、ページ数等の情報）が格納されていてもよい。
【０１１６】
さらに、本実施の形態においては、データベース３０６の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【０１１７】
文書バージョン情報は、図３（ｃ）に示すように、文書バージョン情報のデータベース３１６から構成される。データベース３１６における行は、文書バージョン情報を示す。
【０１１８】
データベース３１６の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３１７、文書バージョンＩＤ３１８、文書物理パス３１９、入稿依頼ユーザ３２０、入稿ユーザ３２１などを示す。
【０１１９】
本実施の形態において、データベース３１６で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３１６において他の付加情報（文書バージョン種別、文書サイズ、ページ数等の情報）が格納されていてもよい。
【０１２０】
さらに、本実施の形態においては、データベース３１６の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【０１２１】
ワンタイムパスワード情報は、図３（ｄ）に示すように、ワンタイムパスワード情報のデータベース３２２から構成される。データベース３２２における行は、ワンタイムパスワード情報を示す。
【０１２２】
データベース３２２の各列のデータは、それぞれ、文書ＩＤ３２３、ワンタイムパスワード３２４などを示す。
【０１２３】
本実施の形態において、データベース３２２で示されたデータは一例であり、さらに多くのデータベースが設けられていてもよいし、データベース３２２において他の付加情報（ワンタイムパスワード種別、ワンタイムパスワード設定ユーザなど）が格納されていてもよい。
【０１２４】
さらに、本実施の形態においては、データベース３２２の各レコードは、データベース形式で記憶装置に格納されているが、これらのレコードは、ファイル形式で記憶装置に格納してもよいことはいうまでもない。
【０１２５】
＜ワンタイムパスワード設定時のクライアントのフローチャート＞
次に、クライアント１１５によるワンタイムパスワード設定処理について図４を参照しながら説明する。図４は、クライアント１１５によるワンタイムパスワード設定処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１２６】
クライアント１１５においては、図４に示すように、まずステップＳ４０１で、統括処理部１１８が、ユーザの認証を行うために、表示部１１６に対して後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にログイン画面１２０１を表示させる。そして処理はステップＳ４０２に進む。
【０１２７】
ステップＳ４０２においては、ユーザが前記ステップＳ４０１で表示された後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で、ユーザＩＤ、パスワードを入力する。ユーザが、ＯＫボタン１２０４を押下すると、ユーザのログイン画面１２０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ４０３に進む。
【０１２８】
ステップＳ４０３においては、ユーザが後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で入力したユーザＩＤ、パスワードを、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取ったユーザＩＤ、パスワードを通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１でユーザＩＤ、パスワードの認証処理が行われる。そして、処理はステップＳ４０４に進む。
【０１２９】
ステップＳ４０４においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でユーザ認証処理が行われた結果と文書一覧情報を受信したか否かを判断する。通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４０４を繰り返し、通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信したと判断した場合は、通信部１１９はユーザ認証結果と文書一覧情報を統括処理部１１８に送信し、処理はステップＳ４０５に進む。ここでは、通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ４０５に進む。
【０１３０】
ステップＳ４０５においては、前記ステップＳ４０４において、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功の旨であるか否かを判断する。統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断した場合は、処理はステップＳ４０６に進み、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功ではないと判断した場合は、ユーザ認証失敗として、統括処理部１１８が表示部１１６に対して認証画面１２０１（図１２に示す）に認証エラーの旨を表示するように指示し、前記ステップＳ４０１に戻る。ここでは、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断したと仮定して、ステップＳ４０６に進む。
【０１３１】
ステップＳ４０６においては、統括処理部１１８が、ユーザが文書管理サーバ１０１で管理されている文書に対して要求する処理の問い合わせを行うために、前記ステップＳ４０４において統括処理部１１８が受信した文書一覧情報を表示部１１６に送信して、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９に文書選択画面１３０１を表示させる。そして処理はステップＳ４０７に進む。
【０１３２】
ステップＳ４０７においては、統括処理部１１８が、ユーザが前記ステップＳ４０６で表示された後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上でログアウトを選択したか否かを判断する。ユーザがログアウトボタン１３０３を押下すると、統括処理部１１８は、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であるか否かを判断し、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であると判断した場合には、処理はステップＳ４０８に進み、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３ではないと判断した場合には、処理はステップＳ４０９に進む。ここでは、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であると判断したと仮定して、ステップＳ４０８に進む。
【０１３３】
ステップＳ４０８においては、前記ステップＳ４０７において、統括処理部１１８が、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）において、ログアウトボタン１３０３を押下したと判断した場合に、統括処理部１１８が、通信部１１９に対してユーザＩＤを送信し、通信部１１９が受信したユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に、ログアウト要求として送信するステップである。そして、処理は終了する。
【０１３４】
ステップＳ４０９においては、統括処理部１１８が、ユーザが前記ステップＳ４０６で表示された後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上で新規文書登録を選択したか否かを判断する。ユーザが新規文書登録ボタン１３１３を押下すると、統括処理部１１８は、ユーザが押下したボタンが新規文書登録ボタン１３１３であるか否かを判断し、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンが新規文書登録ボタン１３１３であると判断した場合には、処理はステップＳ４１０に進み、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンが新規文書登録ボタン１３１３ではないと判断した場合には、処理はステップＳ４１４に進む。ここでは、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンが新規文書登録ボタン１３１３であると判断したと仮定して、ステップＳ４１０に進む。
【０１３５】
ステップＳ４１０においては、統括処理部１１８が、ユーザが新規文書として登録する文書情報の問い合わせを行うために、新規文書登録画面の表示の旨を表示部１１６に送信して、後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９に新規文書登録画面１４０１を表示させる。そして処理はステップＳ４１１に進む。
【０１３６】
ステップＳ４１１においては、ユーザが前記ステップＳ４１０で表示された後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）上で、文書名を入力する。ユーザが、ＯＫボタン１４０４を押下すると、ユーザの新規文書登録画面１４０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ４１２に進む。
【０１３７】
ステップＳ４１２においては、ユーザが後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）上で入力した文書名を、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取った文書名を通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１で新規文書登録処理が行われる。そして、処理はステップＳ４１３に進む。
【０１３８】
ステップＳ４１３においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１で新規文書登録処理が行われた結果と新規に追加された文書ＩＤを受信したか否かを判断し、新規文書登録処理が行われた結果が、新規文書登録完了であった場合には、新規文書登録完了の旨と後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示する。通信部１１９が新規文書登録処理結果と文書ＩＤを受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４１３を繰り返し、通信部１１９が新規文書登録処理結果と文書ＩＤを受信したと判断した場合は、通信部１１９は新規文書登録処理結果と文書ＩＤを統括処理部１１８に送信し、新規文書登録処理が行われた結果が、新規文書登録完了であった場合には、新規文書登録完了の旨と後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示し、処理はステップＳ４１４に進む。ここでは、通信部１１９が新規文書登録処理結果と文書ＩＤを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ４１４に進む。
【０１３９】
ステップＳ４１４においては、統括処理部１１８が、ユーザが前記ステップＳ４０６で表示された後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上でワンタイムパスワードを設定する文書を選択し、ワンタイムパスワード設定を選択する。ユーザが文書を選択し、ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１を押下すると、処理はステップＳ４１５に進む。
【０１４０】
ステップＳ４１５においては、前記ステップＳ４１４において、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）において、ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１を押下した場合に、統括処理部１１８が、通信部１１９に対して文書ＩＤを送信し、通信部１１９が受信した文書ＩＤを文書管理サーバ１０１に、ワンタイムパスワード参照要求として送信するステップである。
【０１４１】
ステップＳ４１６においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でワンタイムパスワード参照処理が行われた結果とワンタイムパスワード情報を受信したか否かを判断する。通信部１１９がワンタイムパスワード参照処理結果とワンタイムパスワード情報を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４１６を繰り返し、通信部１１９がワンタイムパスワード参照処理結果とワンタイムパスワード情報を受信したと判断した場合は、通信部１１９はワンタイムパスワード参照処理結果とワンタイムパスワード情報を統括処理部１１８に送信し、処理はステップＳ４１７に進む。ここでは、通信部１１９がワンタイムパスワード参照処理結果とワンタイムパスワード情報を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ４１７に進む。
【０１４２】
ステップＳ４１７においては、統括処理部１１８が、ワンタイムパスワード設定を行うために、表示部１１６に対して後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にワンタイムパスワード設定画面１５０１を表示させる。そして処理はステップＳ４１８に進む。
【０１４３】
ステップＳ４１８においては、ユーザが前記ステップＳ４１７で表示された後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）上で、ワンタイムパスワード、確認用のワンタイムパスワードを入力する。ユーザが、ＯＫボタン１５０４を押下すると、ユーザのワンタイムパスワード設定画面１５０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ４１９に進む。
【０１４４】
ステップＳ４１９においては、ユーザが後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１（図１５に示す）上で入力したワンタイムパスワード、確認用のワンタイムパスワードを、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取ったワンタイムパスワード、確認用のワンタイムパスワードを通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１でワンタイムパスワード設定処理が行われる。そして、処理はステップＳ４２０に進む。
【０１４５】
ステップＳ４２０においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でワンタイムパスワード設定処理処理が行われた結果を受信したか否かを判断し、ワンタイムパスワード設定処理結果を受信した場合には、ワンタイムパスワード設定処理結果を統括処理部１１８に送信し、統括処理部１１８が、ワンタイムパスワード設定処理結果がワンタイムパスワード設定完了であったと判断した場合には、ワンタイムパスワード設定完了の旨を表示部１１６に送信して、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示する。通信部１１９がワンタイムパスワード設定処理結果を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ４２０を繰り返し、通信部１１９がワンタイムパスワード設定処理結果を受信したと判断した場合は、ワンタイムパスワード設定処理結果を統括処理部１１８に送信し、統括処理部１１８が、ワンタイムパスワード設定処理結果がワンタイムパスワード設定完了であったと判断した場合には、ワンタイムパスワード設定完了の旨を表示部１１６に送信して、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示し、処理は終了する。ここでは、通信部１１９がワンタイムパスワード設定処理結果を受信したと判断したと仮定して、処理を終了する。
【０１４６】
＜ワンタイムパスワード設定時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１によるワンタイムパスワード設定処理について図５を参照しながら説明する。図５は、文書管理サーバ１０１によるワンタイムパスワード設定処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１４７】
文書管理サーバ１０１においては、図５に示すように、まずステップＳ５０１において、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ５０１を繰り返す。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断した場合は、ステップＳ５０２に進む。ここでは、要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ５０２に進む。
【０１４８】
ステップＳ５０２においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ５０１においてクライアント１１５から受信したユーザＩＤとパスワードを認証するために、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信し、ユーザＩＤに対応するユーザ情報を、ユーザ情報記憶部１０２から読み出すよう依頼する。ユーザ情報管理部１０６は、受信したユーザＩＤをユーザ情報記憶部１０２に送信し、ユーザ情報記憶部１０２では、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報を読み出す。読み出されたユーザ情報は、ユーザ情報記憶部１０２からユーザ情報管理部１０６に送信され、さらに、ユーザ情報管理部１０６から、要求処理部１１１に送信される。そして、要求処理部１１１が、ユーザ情報記憶部１０２に、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないか否かを判断する。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断した場合には、ユーザ認証失敗であるとして、処理はステップＳ５０３に進む。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在し、かつ、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致すると判断した場合には、ユーザ認証成功であるとして、処理はステップＳ５０４に進む。ここでは、要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断したと仮定して、ステップＳ５０３に進む。
【０１４９】
ステップＳ５０３においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ５０２においてユーザ認証失敗であると判断した場合に、ユーザ認証失敗の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理はステップＳ５０１に戻る。
【０１５０】
ステップＳ５０４においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ５０２におけるユーザ認証結果がユーザ認証成功であるとして、文書情報管理部１０７に対して文書情報記憶部１０３に格納されている全文書一覧情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７が、文書情報記憶部１０３に格納されている全文書一覧情報を読み出し、読み出された全文書一覧情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、ユーザ認証成功の旨と、受信した全文書一覧情報を、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ５０５に進む。
【０１５１】
ステップＳ５０５においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された、新規文書登録の旨と文書名を通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１が新規文書登録の旨と文書名を受信したと判断した場合は、ステップＳ５０６に進む。要求処理部１１１が新規文書登録の旨と文書名を受信していないと判断した場合は、処理はステップＳ５０８に進む。ここでは、要求処理部１１１が新規文書登録の旨と文書名を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ５０６に進む。
【０１５２】
ステップＳ５０６においては、前記ステップＳ５０５において、要求処理部１１１が新規文書登録の旨と文書名を受信した場合に、新規文書登録処理を行う。要求処理部１１１は、受信した文書名を文書情報管理部１０７に送信し、新規文書登録を依頼し、文書情報管理部１０７は、受信した文書名から新規文書情報を文書情報管理部１０３に追加し、追加された新規文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した新規文書情報から文書ＩＤを取得する。そして、処理はステップＳ５０７に進む。
【０１５３】
ステップＳ５０７においては、前記ステップＳ５０６において、要求処理部１１１が取得した新規文書情報の文書ＩＤを通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ５０８に進む。
【０１５４】
ステップＳ５０８においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信されたワンタイムパスワード参照の旨と文書ＩＤを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がワンタイムパスワード参照の旨と文書ＩＤを受信していないと判断した場合は、再度前記ステップＳ５０５へ戻る。要求処理部１１１がワンタイムパスワード参照の旨と文書ＩＤを受信したと判断した場合は、ステップＳ５０９に進む。ここでは、要求処理部１１１がワンタイムパスワード参照の旨と文書ＩＤを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ５０９に進む。
【０１５５】
ステップＳ５０９においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ５０８においてクライアント１１５から受信したワンタイムパスワード参照の旨と文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報をクライアント１１５に送信するために、受信した文書ＩＤをワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信し、文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報を、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５から読み出すよう依頼する。ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、受信した文書ＩＤをワンタイムパスワード情報記憶部１０５に送信し、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５では、受信した文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報を読み出す。読み出されたワンタイムパスワード情報は、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５からワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信され、さらに、ワンタイムパスワード情報管理部１０９から、要求処理部１１１に送信され、要求処理部１１１は受信したワンタイムパスワード情報からワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ５１０に進む。
【０１５６】
ステップＳ５１０においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された、ワンタイムパスワード設定の旨、文書ＩＤとワンタイムパスワードを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がワンタイムパスワード設定の旨、文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信したと判断した場合は、ステップＳ５１１に進む。要求処理部１１１がワンタイムパスワード設定の旨、文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ５１０を繰り返す。ここでは、要求処理部１１１がワンタイムパスワード設定の旨、文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ５１１に進む。
【０１５７】
ステップＳ５１１においては、前記ステップＳ５１０において、要求処理部１１１がワンタイムパスワード設定の旨、文書ＩＤとワンタイムパスワードを受信した場合に、ワンタイムパスワード設定処理を行う。要求処理部１１１は、受信した文書ＩＤとワンタイムパスワードをワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信し、ワンタイムパスワード変更を依頼し、ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、受信した文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報変更をワンタイムパスワード情報記憶部１０５に指示し、ワンタイムパスワード変更完了の旨を要求処理部１１１に送信し、送信されたワンタイムパスワード変更完了の旨を要求処理部１１１が受信する。そして、処理はステップＳ５１２に進む。
【０１５８】
ステップＳ５１２においては、前記ステップＳ５１１において、要求処理部１１１がワンタイムパスワード変更完了の旨を受信すると、要求処理部１１１がワンタイムパスワード設定完了の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理は終了する。
【０１５９】
＜チェックアウト時のクライアントのフローチャート＞
次に、クライアント１１５によるチェックアウト処理について図６を参照しながら説明する。図６は、クライアント１１５によるチェックアウト処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１６０】
クライアント１１５においては、図６に示すように、まずステップＳ６０１で、統括処理部１１８が、ユーザの認証を行うために、表示部１１６に対して後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にログイン画面１２０１を表示させる。そして処理はステップＳ６０２に進む。
【０１６１】
ステップＳ６０２においては、ユーザが前記ステップＳ６０１で表示された後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で、ユーザＩＤ、パスワードを入力する。ユーザが、ＯＫボタン１２０４を押下すると、ユーザのログイン画面１２０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ６０３に進む。
【０１６２】
ステップＳ６０３においては、ユーザが後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で入力したユーザＩＤ、パスワードを、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取ったユーザＩＤ、パスワードを通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１でユーザＩＤ、パスワードの認証処理が行われる。そして、処理はステップＳ６０４に進む。
【０１６３】
ステップＳ６０４においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でユーザ認証処理が行われた結果と文書一覧情報を受信したか否かを判断する。通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ６０４を繰り返し、通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信したと判断した場合は、通信部１１９はユーザ認証結果と文書一覧情報を統括処理部１１８に送信し、処理はステップＳ６０５に進む。ここでは、通信部１１９がユーザ認証結果と文書一覧情報を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ６０５に進む。
【０１６４】
ステップＳ６０５においては、前記ステップＳ６０４において、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功の旨であるか否かを判断する。統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断した場合は、処理はステップＳ６０６に進み、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功ではないと判断した場合は、ユーザ認証失敗として、統括処理部１１８が表示部１１６に対して認証画面１２０１（図１２に示す）に認証エラーの旨を表示するように指示し、前記ステップＳ６０１に戻る。ここでは、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断したと仮定して、ステップＳ６０６に進む。
【０１６５】
ステップＳ６０６においては、統括処理部１１８が、ユーザが文書管理サーバ１０１で管理されている文書に対して要求する処理の問い合わせを行うために、前記ステップＳ６０４において統括処理部１１８が受信した文書一覧情報を表示部１１６に送信して、後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９に文書選択画面１３０１を表示させる。そして処理はステップＳ６０７に進む。
【０１６６】
ステップＳ６０７においては、統括処理部１１８が、ユーザが前記ステップＳ６０６で表示された後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上でログアウトを選択したか否かを判断する。ユーザがログアウトボタン１３０３を押下すると、統括処理部１１８は、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であるか否かを判断し、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であると判断した場合には、処理はステップＳ６０８に進み、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３ではないと判断した場合には、処理はステップＳ６０９に進む。ここでは、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがログアウトボタン１３０３であると判断したと仮定して、ステップＳ６０８に進む。
【０１６７】
ステップＳ６０８においては、前記ステップＳ６０７において、統括処理部１１８が、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）において、ログアウトボタン１３０３を押下したと判断した場合に、統括処理部１１８が、通信部１１９に対してユーザＩＤを送信し、通信部１１９が受信したユーザＩＤを文書管理サーバ１０１に、ログアウト要求として送信するステップである。そして、処理は終了する。
【０１６８】
ステップＳ６０９においては、統括処理部１１８が、ユーザが前記ステップＳ６０６で表示された後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上でチェックアウトを選択したか否かを判断する。ユーザがチェックアウトボタン１３１２を押下すると、統括処理部１１８は、ユーザが押下したボタンがチェックアウトボタン１３１２であるか否かを判断し、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがチェックアウトボタン１３１２であると判断した場合には、処理はステップＳ６１０に進み、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがチェックアウトボタン１３１２ではないと判断した場合には、処理は終了する。ここでは、統括処理部１１８が、ユーザが押下したボタンがチェックアウトボタン１３１２であると判断したと仮定して、ステップＳ６１０に進む。
【０１６９】
ステップＳ６１０においては、ユーザが後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）上で入力した文書ＩＤを、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取った文書ＩＤを通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１で文書ＩＤに対応する文書のチェックアウト処理が行われる。そして、処理はステップＳ６１１に進む。
【０１７０】
ステップＳ６１１においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でチェックアウト処理が行われた結果を受信したか否かを判断する。通信部１１９がチェックアウト処理結果を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ６１１を繰り返し、通信部１１９がチェックアウト処理結果を受信したと判断した場合は、通信部１１９はチェックアウト処理結果を統括処理部１１８に送信し、処理はステップＳ６１２に進む。ここでは、通信部１１９がチェックアウト処理結果を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ６１２に進む。
【０１７１】
ステップＳ６１２においては、前記ステップＳ６１１において、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したチェックアウト処理結果が、指定された文書がすでにチェックアウトされている旨であるか否かを判断する。統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したチェックアウト処理結果が指定された文書がすでにチェックアウトされている旨であると判断した場合は、処理はステップＳ６１３に進み、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したチェックアウト処理結果が指定された文書がすでにチェックアウトされている旨ではないと判断した場合は、処理はステップＳ６１４に進む。ここでは、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したチェックアウト処理結果が指定された文書がすでにチェックアウトされている旨であると判断したと仮定して、ステップＳ６１３に進む。
【０１７２】
ステップＳ６１３においては、前記ステップＳ６１２において、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したチェックアウト処理結果が指定された文書がすでにチェックアウトされている旨であると判断した場合に、統括処理部１１８が表示部１１６に対して文書選択画面１３０１（図１３に示す）に文書がすでにチェックアウトされているエラーの旨を表示するように指示し、前記ステップＳ６０６に戻る。
【０１７３】
ステップＳ６１４においては、統括処理部１１８が、チェックアウト関連の情報の問い合わせを行うために、チェックアウト画面の表示の旨を表示部１１６に送信して、後述のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にチェックアウト画面１６０１を表示させる。そして処理はステップＳ６１５に進む。
【０１７４】
ステップＳ６１５においては、ユーザが前記ステップＳ６１４で表示された後述のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）上で、入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を入力する。ユーザが、ＯＫボタン１６０５を押下すると、ユーザのチェックアウト画面１６０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ６１６に進む。
【０１７５】
ステップＳ６１６においては、ユーザが後述のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）上で入力した入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取った入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１でチェックアウト処理が行われる。そして、処理はステップＳ６１７に進む。
【０１７６】
ステップＳ６１７においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でチェックアウト処理が行われた結果を受信したか否かを判断し、チェックアウト処理が行われた結果が、チェックアウト完了であった場合には、チェックアウト完了の旨を後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示する。通信部１１９がチェックアウト処理結果を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ６１７を繰り返し、通信部１１９がチェックアウト処理結果を受信したと判断した場合は、通信部１１９はチェックアウト結果を統括処理部１１８に送信し、チェックアウト処理が行われた結果が、チェックアウト完了であった場合には、チェックアウト完了の旨と後述の文書選択画面１３０１（図１３に示す）に表示し、処理は終了する。
【０１７７】
＜チェックアウト時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１によるチェックアウト処理について図７を参照しながら説明する。図７は、文書管理サーバ１０１によるチェックアウト処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１７８】
文書管理サーバ１０１においては、図７に示すように、まずステップＳ７０１において、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ７０１を繰り返す。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断した場合は、ステップＳ７０２に進む。ここでは、要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ７０２に進む。
【０１７９】
ステップＳ７０２においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ７０１においてクライアント１１５から受信したユーザＩＤとパスワードを認証するために、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信し、ユーザＩＤに対応するユーザ情報を、ユーザ情報記憶部１０２から読み出すよう依頼する。ユーザ情報管理部１０６は、受信したユーザＩＤをユーザ情報記憶部１０２に送信し、ユーザ情報記憶部１０２では、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報を読み出す。読み出されたユーザ情報は、ユーザ情報記憶部１０２からユーザ情報管理部１０６に送信され、さらに、ユーザ情報管理部１０６から、要求処理部１１１に送信される。そして、要求処理部１１１が、ユーザ情報記憶部１０２に、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないか否かを判断する。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断した場合には、ユーザ認証失敗であるとして、処理はステップＳ７０３に進む。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在し、かつ、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致すると判断した場合には、ユーザ認証成功であるとして、処理はステップＳ７０４に進む。ここでは、要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断したと仮定して、ステップＳ７０３に進む。
【０１８０】
ステップＳ７０３においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ７０２においてユーザ認証失敗であると判断した場合に、ユーザ認証失敗の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理はステップＳ７０１に戻る。
【０１８１】
ステップＳ７０４においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ７０２におけるユーザ認証結果がユーザ認証成功であるとして、文書情報管理部１０７に対して文書情報記憶部１０３に格納されている全文書一覧情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７が、文書情報記憶部１０３に格納されている全文書一覧情報を読み出し、読み出された全文書一覧情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、ユーザ認証成功の旨と、受信した全文書一覧情報を、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ７０５に進む。
【０１８２】
ステップＳ７０５においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された、チェックアウトの旨と文書ＩＤを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がチェックアウトの旨と文書ＩＤを受信したと判断した場合は、ステップＳ７０６に進む。要求処理部１１１がチェックアウトの旨と文書ＩＤを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ７０５を繰り返す。ここでは、要求処理部１１１がチェックアウトの旨と文書ＩＤを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ７０６に進む。
【０１８３】
ステップＳ７０６においては、前記ステップＳ７０５において、要求処理部１１１がチェックアウトの旨と文書ＩＤを受信した場合に、チェックアウト確認処理を行う。要求処理部１１１は、受信した文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信し、文書ＩＤに対する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤから文書情報管理部１０３に保存されている文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書情報からチェックアウトフラグを取得し、チェックアウトフラグが１であるか否か、すなわち、指定された文書がすでにチェックアウトされているか否かを判断する。要求処理部１１１が、指定された文書がすでにチェックアウトされていると判断した場合にはステップＳ７０７に進み、指定された文書がまだチェックアウトされてないと判断した場合にはステップＳ７０８に進む。ここでは、要求処理部１１１が指定された文書がすでにチェックアウトされていると判断したと仮定して、ステップＳ７０７に進む。
【０１８４】
ステップＳ７０７においては、前記ステップＳ７０６において、要求処理部１１１が指定された文書がすでにチェックアウトされていると判断した場合に、指定された文書がすでにチェックアウトされている旨を、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ７０５に進む。
【０１８５】
ステップＳ７０８においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ７０５で受信した文書ＩＤに対応する文書をチェックアウトする。要求処理部１１１は、現在ログインしているユーザ、すなわち、入稿依頼ユーザのユーザＩＤと、前記ステップＳ７０５で受信したチェックアウトする文書ＩＤ、チェックアウトフラグを１、すなわち、すでに文書がチェックアウトされている旨を、文書情報管理部１０７に送信し、文書情報の変更依頼する。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤの文書情報の、入稿依頼ユーザとチェックアウトフラグを変更するよう文書情報記憶部１０３に指示する。文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３における文書情報の変更が完了すると、文書情報変更完了の旨を要求処理部１１１に送信し、要求処理部１１１は文書情報変更の旨を受信する。そして、処理はステップＳ７０９に進む。
【０１８６】
ステップＳ７０９においては、要求処理部１１１が入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を要求する旨を、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ７１０に進む。
【０１８７】
ステップＳ７１０においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された、入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１が入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を受信したと判断した場合は、ステップＳ７１１に進む。要求処理部１１１が入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ７１０を繰り返す。ここでは、要求処理部１１１が入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ７１１に進む。
【０１８８】
ステップＳ７１１においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ７１０で受信した入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を保存する。要求処理部１１１は、文書ＩＤと、前記ステップＳ７１０で受信した入稿ユーザのメールアドレスと承認設定を、文書情報管理部１０７に送信し、文書情報の変更依頼する。文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤの文書情報の、入稿ユーザと承認設定を変更するよう文書情報記憶部１０３に指示する。文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３における文書情報の変更が完了すると、文書情報変更完了の旨を要求処理部１１１に送信し、要求処理部１１１は文書情報変更の旨を受信する。そして、処理はステップＳ７１２に進む。
【０１８９】
ステップＳ７１２においては、要求処理部１１１が、入稿ユーザに文書のチェックインを依頼するために、後述の入稿ユーザ宛のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）を送信する。要求処理部１１１は、文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信し、文書ＩＤに対する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、受信した文書ＩＤから文書情報管理部１０３に保存されている文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。また、要求処理部１１１は、文書ＩＤを文書バージョン情報管理部１０８に送信し、文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報の読み出しを依頼し、文書バージョン情報管理部１０８は、受信した文書ＩＤから文書バージョン情報管理部１０４に保存されている文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報を読み出し、読み出された文書バージョン情報を要求処理部１１１に送信する。また、要求処理部１１１は、受信した文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報の文書物理パスを取得し、ＨＤＤ２１３の、文書物理パスで指定されたパスに存在する文書データを読み出す。また、要求処理部１１１は、受信した文書情報の入稿ユーザのユーザＩＤを取得し、取得したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信し、ユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼し、ユーザ情報管理部１０６は、受信したユーザＩＤからユーザ情報管理部１０２に保存されているユーザ情報を読み出し、読み出されたユーザ情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書情報、文書バージョン情報、文書データ、ユーザ情報をメール処理部１１０に送信し、入稿ユーザ宛のチェックイン依頼メール１７０１の送信を依頼する。メール処理部１１０は、受信した文書情報、文書バージョン情報、文書データ、ユーザ情報から、入稿ユーザ宛のチェックイン依頼メール１７０１のメールデータを作成し、作成したメールデータを、通信部１１２経由でメールサーバ１１３の通信部１１４に送信して、入稿ユーザ宛のチェックイン依頼メール１７０１のメール送信を依頼する。そして、処理はステップＳ７１３に進む。
【０１９０】
ステップＳ７１３においては、メールサーバ１１３の通信部１１４が、前記ステップＳ７１２において受信した後述の入稿ユーザ宛のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）のメールデータをメール送信する。通信部１１４は、メール送信が終了すると、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に対して、メール送信完了の旨を送信する。通信部１１２は、メール送信完了の旨を受信すると、メール処理部１１０にメール送信完了の旨を送信し、メール処理部１１０はメール送信完了の旨を受信すると、要求処理部１１１にメール送信完了の旨を送信する。要求処理部１１１が、メール送信完了の旨を受信すると、処理はステップＳ７１４に進む。
【０１９１】
ステップＳ７１４においては、要求処理部１１１が通信部１１２経由で、クライアント１１５に対してチェックアウト完了の旨を送信する。そして、処理は終了する。
【０１９２】
＜チェックイン時のクライアントのフローチャート＞
次に、クライアント１１５による文書チェックイン処理について図８を参照しながら説明する。図８は、クライアント１１５による文書チェックイン処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０１９３】
クライアント１１５においては、図８に示すように、まずステップＳ８０１で、メール処理部１１７がメールサーバ１２０から新着メールを受信する。メール処理部１１７は、通信部１１９経由で、メールサーバ１２０の通信部１２１に接続し、新着メールの受信を依頼する。通信部１２１は、メールサーバ１２０内に新着メールが存在する場合は、新着メールデータを通信部１１９に送信し、メールサーバ１２０内に新着メールが存在しない場合は、新着メールが存在しない旨を通信部１１９に送信する。通信部１１９は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信すると、受信した新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨をメール処理部１１７に送信する。メール処理部１１７は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信する。そして、処理はステップＳ８０２に進む。
【０１９４】
ステップＳ８０２においては、メール処理部１１７が、後述のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）を受信したか否かを判断する。メール処理部１１７が、前記ステップＳ８０１において、新着メールデータを受信し、かつ、受信したメールデータを解析し、新着メールデータにチェックイン依頼メール１７０１が含まれていると判断した場合には、処理はステップＳ８０３に進み、メール処理部１１７が、前記ステップＳ８０１において、新着メールデータが存在しない旨を受信したか、または、新着メールデータを受信し、受信したメールデータを解析し、新着メールデータにチェックイン依頼メール１７０１が含まれていないと判断した場合には、処理はステップＳ８０１に戻る。ここでは、メール処理部１１７が、前記ステップＳ８０１において、新着メールデータを受信し、かつ、新着メールデータにチェックイン依頼メール１７０１が含まれていると判断したと仮定して、ステップＳ８０３に進む。
【０１９５】
ステップＳ８０３においては、メール処理部１１７が、前記ステップＳ８０２で取得した、後述のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）のメールデータを表示部１１６に送信して、チェックイン依頼メール１７０１の表示を依頼し、チェックイン依頼メール１７０１を受信した表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にチェックイン依頼メール１７０１を表示する。そして、処理はステップＳ８０４に進む。
【０１９６】
ステップＳ８０４においては、入稿ユーザが、前記ステップＳ８０３において表示された後述のチェックイン依頼メール１７０１（図１７に示す）の添付ファイルから、チェックアウト文書を取得する。そして、処理はステップＳ８０５に進む。
【０１９７】
ステップＳ８０５においては、入稿ユーザが、前記ステップＳ８０４において取得したチェックアウト文書を編集する。編集が終了すると、処理は、ステップＳ８０６に進む。
【０１９８】
ステップＳ８０６においては、入稿ユーザが、チェックインメールを送信する。入稿ユーザは、クライアント１１５のメール処理部１１７に対して、チェックイン依頼メール１７０１の返信メールに、前記ステップＳ８０５で編集されたチェックアウト文書を添付して送信するよう指示する。メール処理部１１７は、前記ステップＳ８０１で受信したチェックイン依頼メール１７０１の返信メールを作成して、前記ステップＳ８０５で編集されたチェックアウト文書を添付した、後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）を作成する。メール処理部１１７は、作成したチェックインメール１８０１を通信部１１９経由で、メールサーバ１２０の通信部１２１に送信し、メール送信を依頼する。そして、処理はステップＳ８０７に進む。
【０１９９】
ステップＳ８０７においては、メールサーバ１２０の通信部１２１が、前記ステップＳ８０で受信した後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）のメール送信を行う。通信部１２１は、メール送信が完了すると、クライアント１１５の通信部１１９にメール送信完了の旨を送信し、通信部１１９が受信したメール送信完了の旨をメール処理部１１７に送信し、メール処理部１１７は、メール送信完了の旨を受信する。そして、処理は終了する。
【０２００】
＜チェックイン時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による文書チェックイン処理について図９を参照しながら説明する。図９は、文書管理サーバ１０１による文書チェックイン処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０２０１】
文書管理サーバ１０１においては、図９に示すように、まずステップＳ９０１で、メール処理部１１０がメールサーバ１１３から新着メールを受信する。メール処理部１１０は、通信部１１２経由で、メールサーバ１１３の通信部１１４に接続し、新着メールの受信を依頼する。通信部１１４は、メールサーバ１１３内に新着メールが存在する場合は、新着メールデータを通信部１１２に送信し、メールサーバ１１３内に新着メールが存在しない場合は、新着メールが存在しない旨を通信部１１２に送信する。通信部１１４は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信すると、受信した新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨をメール処理部１１０に送信する。メール処理部１１０は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信する。そして、処理はステップＳ９０２に進む。
【０２０２】
ステップＳ９０２においては、メール処理部１１０が、後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）を受信したか否かを判断する。メール処理部１１０が、前記ステップＳ９０１において、新着メールデータを受信し、かつ、受信したメールデータを解析し、新着メールデータにチェックインメール１８０１が含まれていると判断した場合には、処理はステップＳ９０３に進み、メール処理部１１０が、前記ステップＳ９０１において、新着メールデータが存在しない旨を受信したか、または、新着メールデータを受信し、受信したメールデータを解析し、新着メールデータにチェックインメール１８０１が含まれていないと判断した場合には、処理はステップＳ９０１に戻る。ここでは、メール処理部１１０が、前記ステップＳ９０１において、新着メールデータを受信し、かつ、新着メールデータにチェックインメール１８０１が含まれていると判断したと仮定して、ステップＳ９０３に進む。
【０２０３】
ステップＳ９０３においては、メール処理部１１０が、前記ステップＳ９０２で取得した、後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）のメールデータを解析し、メールヘッダデータ、メール本文データ、文書データを取得する。メール処理部１１０がチェックインメール１８０１の解析処理が終了すると、解析結果のメールヘッダデータ、メール本文データ、文書データを要求処理部１１１に送信し、チェックインメール受信の旨を送信する。要求処理部１１１は、チェックインメール１８０１のメールヘッダデータ、メール本文データ、文書データを受信する。そして、処理はステップＳ９０４に進む。
【０２０４】
ステップＳ９０４においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ９０３において受信した後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）のメールヘッダデータ、メール本文データ、文書データに対して、ワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っているか、または、文書データが添付されていないか否かを判断する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０３において受信した、メールヘッダデータからワンタイムパスワードを取得する。要求処理部１１１は、取得したワンタイムパスワードを復号化し、文書ＩＤとワンタイムパスワードを取得する。要求処理部１１１は、取得した文書ＩＤをワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信して、文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報の読み出しを依頼する。ワンタイムパスワード管理部１０９は、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５に格納されている受信した文書ＩＤに対応するワンタイムパスワード情報を読み出し、読み出されたワンタイムパスワード情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信したワンタイムパスワード情報のワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードと、チェックインメール１８０１のメールヘッダのワンタイムパスワードを復号化して得られたワンタイムパスワードが一致していないか否かを確認し、一致していない場合には、ワンタイムパスワードが間違っていると判断する。また、要求処理部１１１は、チェックインメール１８０１に文書データが添付されていないか否かを判断する。そして、要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０３において受信したチェックインメール１８０１のメールヘッダデータ、メール本文データ、文書データに対して、ワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っているか、または、文書データが添付されていないか否かを判断し、ワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っているか、または、文書データが添付されていないと判断した場合には、処理はステップＳ９０５進み、ワンタイムパスワードが付いており、かつ、ワンタイムパスワードが間違っておらず、かつ、文書データが添付されていると判断した場合には、処理はステップＳ９０７に進む。ここでは、ワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っているか、または、文書データが添付されていないと判断されたと仮定して、ステップＳ９０５に進む。
【０２０５】
ステップＳ９０５においては、前記ステップＳ９０４において、要求処理部１１１が、ワンタイムパスワードが付いていないか、または、ワンタイムパスワードが間違っているか、または、文書データが添付されていないと判断した場合に、入稿ユーザ宛に、チェックインが無効である旨のチェックインエラーメールを送信する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０４で得られた文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信して文書ＩＤに対する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている文書ＩＤに対する文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書情報から入稿ユーザのユーザＩＤを取得し、取得したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信して、ユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼し、ユーザ情報管理部１０６は、ユーザ情報記憶部１０２に格納されている受信したユーザＩＤに対するユーザ情報を読み出し、読み出されたユーザ情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、文書ＩＤを、文書バージョン情報管理部１０８に送信して文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報の読み出しを依頼し、文書バージョン情報管理部１０８は、文書バージョン情報記憶部１０４に格納されている文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報を読み出し、読み出された文書バージョン情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書バージョン情報の文書物理パスを取得し、ＨＤＤ２１３の文書物理パスで指定されたパスに存在する文書データを読み出す。要求処理部１１１は、文書ＩＤをワンタイムパスワード情報管理部１０９に送信し、文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報の読み出しを依頼し、ワンタイムパスワード情報管理部１０９は、ワンタイムパスワード情報記憶部１０５に格納されている受信した文書ＩＤに対するワンタイムパスワード情報を読み出し、読み出されたワンタイムパスワード情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、取得した文書情報、ユーザ情報、文書データ、ワンタイムパスワード情報をメール処理部１１０に送信して、チェックインエラーメールの送信を依頼する。メール処理部１１０は、受信した文書情報、ユーザ情報、文書データ、ワンタイムパスワード情報から、チェックインエラーメールデータを作成し、通信部１１２経由で、メールサーバ１１３の通信部１１４に、作成されたチェックインエラーメールを送信して、チェックインエラーメールの送信を依頼する。そして、処理はステップＳ９０６に進む。
【０２０６】
ステップＳ９０６においては、メールサーバ１１３の通信部１１４が、前記ステップＳ９０５において受信した入稿ユーザ宛のチェックインエラーメールをメール送信する。通信部１１４は、メール送信が終了すると、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に対して、メール送信完了の旨を送信する。通信部１１２は、メール送信完了の旨を受信すると、メール処理部１１０にメール送信完了の旨を送信し、メール処理部１１０はメール送信完了の旨を受信すると、要求処理部１１１にメール送信完了の旨を送信する。要求処理部１１１が、メール送信完了の旨を受信すると、処理は終了する。
【０２０７】
ステップＳ９０７においては、前記ステップＳ９０４において、後述のチェックインメール１８０１（図１８に示す）に、ワンタイムパスワードが付いており、かつ、ワンタイムパスワードが間違っておらず、かつ、文書データが添付されていると判断した場合に、承認処理を行うか否かを判断する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０４において、チェックインメール１８０１のワンタイムパスワードから得られた文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信して文書ＩＤに対する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている受信した文書ＩＤに対する文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書情報の承認フラグを取得し、承認フラグが１、すなわち、承認処理を行う設定になっていると判断した場合には、処理はステップＳ９０８に進む。要求処理部１１１が、受信した文書情報の承認フラグを取得し、承認フラグが０、すなわち、承認処理を行わない設定になっていると判断した場合には、処理は後述のステップＳ１１０９（図１１に示す）に進む。ここでは、要求処理部１１１が、受信した文書情報の承認フラグを取得し、承認フラグが１、すなわち、承認処理を行う設定になっていると判断したと仮定して、処理はステップＳ９０８に進む。
【０２０８】
ステップＳ９０８においては、入稿依頼ユーザ宛に、入稿ユーザによってアップロードされた文書データのチェックインの承認を依頼する旨の、後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）を送信する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０４で得られた文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信して文書ＩＤに対する文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている文書ＩＤに対する文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書情報から入稿ユーザのユーザＩＤを取得し、取得したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信して、ユーザＩＤに対するユーザ情報の読み出しを依頼し、ユーザ情報管理部１０６は、ユーザ情報記憶部１０２に格納されている受信したユーザＩＤに対するユーザ情報を読み出し、読み出されたユーザ情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、取得した文書情報、ユーザ情報をメール処理部１１０に送信して、承認依頼メール１９０１の送信を依頼する。メール処理部１１０は、受信した文書情報、ユーザ情報から、承認依頼メール１９０１のメールデータを作成し、通信部１１２経由で、メールサーバ１１３の通信部１１４に、作成された承認依頼メール１９０１を送信して、承認依頼メール１９０１の送信を依頼する。そして、処理はステップＳ９０９に進む。
【０２０９】
ステップＳ９０９においては、メールサーバ１１３の通信部１１４が、前記ステップＳ９０８において受信した後述の入稿依頼ユーザ宛の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）をメール送信する。通信部１１４は、メール送信が終了すると、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に対して、メール送信完了の旨を送信する。通信部１１２は、メール送信完了の旨を受信すると、メール処理部１１０にメール送信完了の旨を送信し、メール処理部１１０はメール送信完了の旨を受信すると、要求処理部１１１にメール送信完了の旨を送信する。要求処理部１１１が、メール送信完了の旨を受信すると、処理は終了する。
【０２１０】
＜承認時のクライアントのフローチャート＞
次に、クライアント１１５による承認処理について図１０を参照しながら説明する。図１０は、クライアント１１５による承認処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０２１１】
クライアント１１５においては、図１０に示すように、まずステップＳ１００１で、メール処理部１１７がメールサーバ１２０から新着メールを受信する。メール処理部１１７は、通信部１１９経由で、メールサーバ１２０の通信部１２１に接続し、新着メールの受信を依頼する。通信部１２１は、メールサーバ１２０内に新着メールが存在する場合は、新着メールデータを通信部１１９に送信し、メールサーバ１２０内に新着メールが存在しない場合は、新着メールが存在しない旨を通信部１１９に送信する。通信部１１９は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信すると、受信した新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨をメール処理部１１７に送信する。メール処理部１１７は、新着メールデータまたは新着メールが存在しない旨を受信する。そして、処理はステップＳ１００２に進む。
【０２１２】
ステップＳ１００２においては、メール処理部１１７が、後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）を受信したか否かを判断する。メール処理部１１７が、前記ステップＳ１００１において、新着メールデータを受信し、かつ、受信したメールデータを解析し、新着メールデータに承認依頼メール１９０１が含まれていると判断した場合には、処理はステップＳ１００３に進み、メール処理部１１７が、前記ステップＳ１００１において、新着メールデータが存在しない旨を受信したか、または、新着メールデータを受信し、受信したメールデータを解析し、新着メールデータに承認依頼メール１９０１が含まれていないと判断した場合には、処理はステップＳ１００１に戻る。ここでは、メール処理部１１７が、前記ステップＳ８０１において、新着メールデータを受信し、かつ、新着メールデータに承認依頼メール１９０１が含まれていると判断したと仮定して、ステップＳ１００３に進む。
【０２１３】
ステップＳ１００３においては、メール処理部１１７が、前記ステップＳ１００２で取得した、後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）のメールデータを表示部１１６に送信して、承認依頼メール１９０１の表示を依頼し、承認依頼メール１９０１を受信した表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にチェックイン依頼メール１９０１を表示する。そして、処理はステップＳ１００４に進む。
【０２１４】
ステップＳ１００４においては、入稿依頼ユーザが、前記ステップＳ１００３において表示された後述の承認依頼メール１９０１（図１９に示す）の承認画面ＵＲＬ１９１２をクリックする。そして、処理はステップＳ１００５に進む。
【０２１５】
ステップＳ１００５においては、統括処理部１１８が、前記ステップＳ１００４においてユーザがクリックした承認画面ＵＲＬ１９１２で指定された画面データを、通信部１１２経由で文書管理サーバ１０１に要求する。統括処理部１１８は、前記ステップＳ１００４においてユーザがクリックした承認画面ＵＲＬ１９１２を通信部１１９に送信し、承認要求の旨の送信を依頼する。通信部１１９は、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に承認画面ＵＲＬ１９１２を送信し、承認要求の旨を送信する。そして、処理はステップＳ１００６に進む。
【０２１６】
ステップＳ１００６においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１からの承認要求の旨に対する結果を受信したか否かを判断し、承認要求の旨に対する結果を受信したと判断した場合には、処理はステップＳ１００７に進む。通信部１１９が承認要求の旨に対する結果を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ１００６を繰り返す。ここで、通信部１１９が承認要求の旨に対する結果を受信したと判断したと仮定して、処理はステップＳ１００７に進む。
【０２１７】
ステップＳ１００７においては、統括処理部１１８が、ユーザの認証を行うために、表示部１１６に対して後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９にログイン画面１２０１を表示させる。そして処理はステップＳ１００８に進む。
【０２１８】
ステップＳ１００８においては、ユーザが前記ステップＳ１００７で表示された後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で、ユーザＩＤ、パスワードを入力する。ユーザが、ＯＫボタン１２０４を押下すると、ユーザのログイン画面１２０１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ１００９に進む。
【０２１９】
ステップＳ１００９においては、ユーザが後述のログイン画面１２０１（図１２に示す）上で入力したユーザＩＤ、パスワードを、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取ったユーザＩＤ、パスワードを通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１でユーザＩＤ、パスワードの認証処理が行われる。そして、処理はステップＳ１０１０に進む。
【０２２０】
ステップＳ１０１０においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１でユーザ認証処理が行われた結果と承認文書情報を受信したか否かを判断する。通信部１１９がユーザ認証結果と承認文書情報を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ１０１０を繰り返し、通信部１１９がユーザ認証結果と承認文書情報を受信したと判断した場合は、通信部１１９はユーザ認証結果と承認文書情報を統括処理部１１８に送信し、処理はステップＳ１０１１に進む。ここでは、通信部１１９がユーザ認証結果と承認文書情報を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ１０１１に進む。
【０２２１】
ステップＳ１０１１においては、前記ステップＳ１０１０において、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功の旨であるか否かを判断する。統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断した場合は、処理はステップＳ１０１２に進み、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功ではないと判断した場合は、ユーザ認証失敗として、統括処理部１１８が表示部１１６に対して認証画面１２０１（図１２に示す）に認証エラーの旨を表示するように指示し、前記ステップＳ１００７に戻る。ここでは、統括処理部１１８が、通信部１１９が受信したユーザ認証結果が認証成功であると判断したと仮定して、ステップＳ１０１２に進む。
【０２２２】
ステップＳ１０１２においては、統括処理部１１８が、ユーザが文書を承認するか、または、却下するかの問い合わせを行うために、前記ステップＳ１０１０において統括処理部１１８が受信した承認文書情報を表示部１１６に送信して、後述の承認画面２００１（図２０に示す）の表示を依頼し、表示部１１６は、ＣＲＴ２０９に承認画面２００１を表示させる。そして処理はステップＳ１０１３に進む。
【０２２３】
ステップＳ１０１３においては、ユーザが前記ステップＳ１０１２で表示された後述の承認画面２００１（図２０に示す）上で、承認または却下を入力する。ユーザが、承認ボタン２０１０、または、却下ボタン２０１１を押下すると、ユーザの承認画面２００１への入力が終了したと判断して、処理はステップＳ１０１４に進む。
【０２２４】
ステップＳ１０１４においては、ユーザが後述の承認画面２００１（図２０に示す）上で入力した承認、または、却下の旨を、統括処理部１１８が通信部１１９に送信し、通信部１１９は、受け取った承認、または、却下の旨を通信部１１２に送信し、文書管理サーバ１０１で承認処理が行われる。そして、処理はステップＳ１０１５に進む。
【０２２５】
ステップＳ１０１５においては、通信部１１９が文書管理サーバ１０１で承認処理完了の旨を受信したか否かを判断する。通信部１１９が承認処理完了の旨を受信していないと判断された場合は、再度ステップＳ１０１５を繰り返し、通信部１１９が承認処理完了の旨を受信したと判断した場合は、通信部１１９は承認処理完了の旨を統括処理部１１８に送信し、処理は終了する。ここでは、通信部１１９が承認処理完了の旨を受信したと判断したと仮定して、処理は終了する。
【０２２６】
＜承認時の文書管理サーバのフローチャート＞
次に、文書管理サーバ１０１による承認処理について図１１を参照しながら説明する。図１１は、文書管理サーバ１０１による承認処理の手順を示すフローチャートである。この手順は、ＣＰＵ２０１により実行されるものである。
【０２２７】
文書管理サーバ１０１においては、図１１に示すように、まずステップＳ１１０１において、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された承認要求を通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１が承認要求を受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ１１０１を繰り返す。要求処理部１１１が承認要求を受信したと判断した場合は、ステップＳ１１０２に進む。ここでは、要求処理部１１１が承認要求を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ１１０２に進む。
【０２２８】
ステップＳ１１０２においては、要求処理部１１１が、ユーザ認証要求の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理はステップＳ１１０３に進む。
【０２２９】
ステップＳ１１０３において、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信されたユーザＩＤとパスワードを通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ１１０３を繰り返す。要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断した場合は、ステップＳ１１０４に進む。ここでは、要求処理部１１１がユーザＩＤとパスワードを受信したと判断したと仮定して、ステップＳ１１０４に進む。
【０２３０】
ステップＳ１１０４においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０３においてクライアント１１５から受信したユーザＩＤとパスワードを認証するために、受信したユーザＩＤをユーザ情報管理部１０６に送信し、ユーザＩＤに対応するユーザ情報を、ユーザ情報記憶部１０２から読み出すよう依頼する。ユーザ情報管理部１０６は、受信したユーザＩＤをユーザ情報記憶部１０２に送信し、ユーザ情報記憶部１０２では、受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報を読み出す。読み出されたユーザ情報は、ユーザ情報記憶部１０２からユーザ情報管理部１０６に送信され、さらに、ユーザ情報管理部１０６から、要求処理部１１１に送信される。そして、要求処理部１１１が、ユーザ情報記憶部１０２に、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないか否かを判断する。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断した場合には、ユーザ認証失敗であるとして、処理はステップＳ１１０５に進む。要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在し、かつ、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致すると判断した場合には、ユーザ認証成功であるとして、処理はステップＳ１１０６に進む。ここでは、要求処理部１１１が、クライアント１１５から受信したユーザＩＤに対応するユーザ情報が存在しないか、または、クライアント１１５から受信したパスワードとユーザ情報記憶部１０２に格納されているユーザ情報のパスワードが一致しないと判断したと仮定して、ステップＳ１１０５に進む。
【０２３１】
ステップＳ１１０５においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０４においてユーザ認証失敗であると判断した場合に、ユーザ認証失敗の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理はステップＳ１１０３に戻る。
【０２３２】
ステップＳ１１０６においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０５におけるユーザ認証結果がユーザ認証成功であるとして、前記ステップＳ１１０１で受信した承認要求に含まれる承認を行う文書の」文書ＩＤを取得し、文書ＩＤを文書情報管理部１０７に送信して文書情報の読み出しを依頼し、文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている文書ＩＤに対する文書情報を読み出し、読み出された文書情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、ユーザ認証成功の旨と、受信した文書情報を、通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして、処理はステップＳ１１０７に進む。
【０２３３】
ステップＳ１１０７においては、要求処理部１１１が、クライアント１１５の統括処理部１１８から送信された承認、または、却下の旨を通信部１１２経由で受信したか否かを判断する。要求処理部１１１が承認、または、却下の旨を受信していないと判断した場合は、再度ステップＳ１１０７を繰り返す。要求処理部１１１が承認、または、却下の旨を受信したと判断した場合は、ステップＳ１１０８に進む。ここでは、要求処理部１１１が承認、または、却下の旨を受信したと判断したと仮定して、ステップＳ１１０８に進む。
【０２３４】
ステップＳ１１０８においては、要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０７において受信した承認、または、却下の旨が、承認の旨であるか否かを判断する。要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０７において受信した承認、または、却下の旨が、承認の旨であると判断した場合には、処理は、ステップＳ１１０９に進む。要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０７において受信した承認、または、却下の旨が、却下の旨であると判断した場合には、処理は、ステップＳ１１１３に進む。ここでは、要求処理部１１１が、前記ステップＳ１１０７において受信した承認、または、却下の旨が、承認の旨であると判断したと仮定して、ステップＳ１１０９に進む。
【０２３５】
ステップＳ１１０９においては、要求処理部１１１が、入稿ユーザからアップロードされた文書データをチェックインする。要求処理部１１１は、前記ステップＳ９０４（図９に示す）で得られた文書ＩＤを、文書バージョン情報管理部１０８に送信し、受信した文書ＩＤに対する新規文書バージョン情報の追加を依頼し、文書バージョン情報管理部１０８は、文書バージョン情報記憶部１０４に、文書ＩＤに対する新規文書バージョン情報の追加を行い、新規文書バージョン追加完了の旨を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、文書ＩＤを、文書バージョン情報管理部１０８に送信し、新規に追加された最新版の文書バージョン情報の読み出しを依頼し、文書バージョン情報管理部１０８は、文書バージョン情報記憶部１０４に格納されている、受信した文書ＩＤに対する最新版の文書バージョン情報を読み出し、読み出された最新版の文書バージョン情報を要求処理部１１１に送信する。要求処理部１１１は、受信した文書バージョン情報の文書物理パスを取得し、ＨＤＤ２１３の文書物理パスで指定されるパスに、前記ステップＳ９０３で取得した文書データを格納する。要求処理部１１１は、文書ＩＤを、文書情報管理部１０７に送信し、文書ＩＤに対する文書情報のチェックアウトフラグを０、すなわち、未チェックアウトに変更するよう依頼し、文書情報管理部１０７は、文書情報記憶部１０３に格納されている受信した文書ＩＤに対する文書情報について、チェックアウトフラグを０に変更し、文書情報変更完了の旨を要求処理部１１１に送信する。そして、処理はステップＳ１１１０に進む。
【０２３６】
ステップＳ１１１０においては、要求処理部１１１が、入稿ユーザ宛に、チェックインが完了した旨の、チェックイン完了メールを送信する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ１１０９で取得した文書情報をメール処理部１１０に送信し、入稿ユーザ宛のチェックイン完了メールの送信を依頼する。メール処理部１１０は、受信した文書情報から入稿ユーザ宛のチェックイン完了メールデータを作成し、通信部１１２経由でメールサーバ１１３の通信部１１４にチェックイン完了メールデータを送信し、メール送信を依頼する。そして、処理はステップＳ１１１１に進む。
【０２３７】
ステップＳ１１１１は、メールサーバ１１３の通信部１１４が、前記ステップＳ１１１０において受信した入稿ユーザ宛のチェックイン完了メールをメール送信する。通信部１１４は、メール送信が終了すると、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に対して、メール送信完了の旨を送信する。通信部１１２は、メール送信完了の旨を受信すると、メール処理部１１０にメール送信完了の旨を送信し、メール処理部１１０はメール送信完了の旨を受信すると、要求処理部１１１にメール送信完了の旨を送信する。要求処理部１１１が、メール送信完了の旨を受信すると、処理はステップＳ１１１２に進む。
【０２３８】
ステップＳ１１１２においては、要求処理部１１１が、チェックイン処理完了の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理は終了する。
【０２３９】
ステップＳ１１１３においては、要求処理部１１１が、入稿ユーザ宛に、チェックインが却下された旨の、チェックイン却下メールを送信する。要求処理部１１１は、前記ステップＳ１１０９で取得した文書情報をメール処理部１１０に送信し、入稿ユーザ宛のチェックイン却下メールの送信を依頼する。メール処理部１１０は、受信した文書情報から入稿ユーザ宛のチェックイン却下メールデータを作成し、通信部１１２経由でメールサーバ１１３の通信部１１４にチェックイン却下メールデータを送信し、メール送信を依頼する。そして、処理はステップＳ１１１４に進む。
【０２４０】
ステップＳ１１１４は、メールサーバ１１３の通信部１１４が、前記ステップＳ１１１３において受信した入稿ユーザ宛のチェックイン却下メールをメール送信する。通信部１１４は、メール送信が終了すると、文書管理サーバ１０１の通信部１１２に対して、メール送信完了の旨を送信する。通信部１１２は、メール送信完了の旨を受信すると、メール処理部１１０にメール送信完了の旨を送信し、メール処理部１１０はメール送信完了の旨を受信すると、要求処理部１１１にメール送信完了の旨を送信する。要求処理部１１１が、メール送信完了の旨を受信すると、処理はステップＳ１１１５に進む。
【０２４１】
ステップＳ１１１５においては、要求処理部１１１が、チェックイン処理却下の旨を通信部１１２経由でクライアント１１５に送信する。そして処理は終了する。
【０２４２】
＜ログイン画面＞
次に、ログイン画面１２０１について図１２を参照しながら説明する。図１２は、クライアント１１５に表示されるログイン画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２４３】
ログイン画面１２０１には、ユーザＩＤ入力ボックス１２０２、パスワード入力ボックス１２０３、ＯＫボタン１２０４などが表示される。また、ログイン画面１２０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザグループ入力ボックスや、ユーザ所属入力ボックスなどを追加することができる。
【０２４４】
ユーザＩＤ入力ボックス１２０２は、ユーザがクライアント１１５に対して、ユーザ情報におけるユーザＩＤを入力するための入力ボックスである。入力されたユーザＩＤは、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。
【０２４５】
パスワード入力ボックス１２０３は、ユーザがクライアント１１５に対して、ユーザ情報におけるパスワードを入力するための入力ボックスである。入力されたパスワードは、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に送信され、ユーザ認証に用いられる。
【０２４６】
ＯＫボタン１２０４は、ユーザがクライアント１１５に対して、ユーザＩＤおよびパスワードを文書管理サーバに送信し、ユーザ認証を行うことを指示するためのボタンである。ＯＫボタン１２０４が押下されると、ユーザＩＤ入力ボックス１２０２に入力されているユーザＩＤ、及び、パスワード入力ボックス１２０３に入力されているパスワードが、ユーザ情報として、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に送信される。文書管理サーバ１０１でのユーザ認証処理が終了した後、ユーザ認証結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が受信したユーザ認証結果が認証失敗であった場合は、ログイン画面１２０１上に認証失敗である旨を表示し、統括処理部１１８が受信したユーザ認証結果が認証成功であった場合は、後述の文書操作画面１３０１（図１３に示す）、または、承認画面２００１（図２０に示す）に移行する。
【０２４７】
＜文書選択画面＞
次に、文書選択画面１３０１について図１３を参照しながら説明する。図１３は、クライアント１１５に表示される文書選択画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２４８】
文書選択画面１３０１には、ユーザ名１３０２、ログアウトボタン１３０３、文書一覧１３０４、フォルダ１３０５、文書１３０６、文書名１３０７、文書サムネイル１３０８、参照ボタン１３０９、削除ボタン１３１０、ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１、チェックアウトボタン１３１２、新規文書登録ボタン１３１３などが表示される。また、文書選択画面１３０１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザＩＤ表示、ユーザ連絡先表示や、フォルダ作成ボタン、フォルダ削除ボタン、文書追加ボタン、文書変更ボタン、ヘルプボタン、キャンセルボタンなどを追加することができる。
【０２４９】
ユーザ名１３０２は、現在ログインしているユーザのユーザ名の表示である。本実施の形態においては、文書選択画面１３０１上にユーザ名１３０２が設けられているが、ユーザ名１３０２は必ずしも必要ではない。
【０２５０】
ログアウトボタン１３０３は、ユーザがクライアント１１５に対して、文書管理サーバ１０１へのログアウト要求を送信するよう指示するためのボタンである。ログアウトボタン１３０３が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１にログアウト要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのログアウト処理が終了した後、ログアウト完了の旨が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８がログアウト完了の旨を受信すると、ログイン画面１２０１に移行する。
【０２５１】
文書一覧１３０４は、現在文書管理サーバに格納されている全文書一覧の表示である。文書一覧１３０４には、フォルダ１３０５、文書１３０６などが表示される。また、文書一覧１３０４に対して、例えば、フォルダ名、文書名などの表示を追加することができる。文書１３０６は、いずれか１つの文書をユーザが選択することができ、ユーザによって選択された文書情報が、参照ボタン１３０９、削除ボタン１３１０、ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１、チェックアウトボタン１３１２が押下された際に、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に送信される。
【０２５２】
フォルダ１３０５は、現在文書管理サーバに格納されているフォルダの表示である。
【０２５３】
文書１３０６は、現在文書管理サーバに格納されている文書の表示である。
【０２５４】
文書名１３０７は、現在ユーザが選択している文書１３０６の文書名である。文書１３０６のいずれかが選択された場合には、文書名１３０７は、選択された文書の文書情報に従ったものが表示される。本実施の形態においては、文書選択画面１３０１上に文書名１３０７が設けられているが、文書名１３０７は必ずしも必要ではない。
【０２５５】
文書サムネイル１３０８は、現在ユーザが選択している文書１３０６の内容を画像化した、イメージ画像表示である。文書１３０６のいずれかが選択された場合には、文書サムネイル１３０８は、選択された文書の文書情報に従ったものが表示される。本実施の形態においては、文書選択画面１３０１上に文書サムネイル１３０８が設けられているが、文書サムネイル１３０８は必ずしも必要ではない。
【０２５６】
参照ボタン１３０９は、ユーザがクライアント１１５に対して、現在選択されている文書１３０６に対する、文書管理サーバ１０１への参照要求を送信するよう指示するためのボタンである。参照ボタン１３０９が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書情報と参照要求が送信される。文書管理サーバ１０１での参照処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、処理結果が文書データの場合は、表示部１１６に文書選択画面１３０１上に文書データを表示するよう依頼する。表示部１１６は、依頼された内容を、文書選択画面１３０１上に表示する。
【０２５７】
削除ボタン１３１０は、ユーザがクライアント１１５に対して、現在選択されている文書１３０６に対する、文書管理サーバ１０１への削除要求を送信するよう指示するためのボタンである。削除ボタン１３１０が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書情報と削除要求が送信される。文書管理サーバ１０１での削除処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、処理結果が削除完了の場合は、表示部１１６に文書選択画面１３０１上に削除完了を表示するよう依頼する。表示部１１６は、依頼された内容を、文書選択画面１３０１上に表示する。
【０２５８】
ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１は、ユーザがクライアント１１５に対して、現在選択されている文書１３０６に対する、文書管理サーバ１０１へのワンタイムパスワード設定要求を送信するよう指示するためのボタンである。ワンタイムパスワード設定ボタン１３１１が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書情報とワンタイムパスワード参照要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのワンタイムパスワード参照処理が終了した後、処理結果であるワンタイムパスワード情報が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８がワンタイムパスワード情報を受信すると、受信したワンタイムパスワード情報と文書情報を表示部１１６に送信して、後述のワンタイムパスワード設定画面１５０１を表示するよう依頼する。表示部１１６は、受信したワンタイムパスワード情報と文書情報から、ワンタイムパスワード設定画面１５０１を表示する。
【０２５９】
チェックアウトボタン１３１２は、ユーザがクライアント１１５に対して、現在選択されている文書１３０６に対する、文書管理サーバ１０１へのチェックアウト要求を送信するよう指示するためのボタンである。チェックアウトボタン１３１２が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に選択された文書情報とチェックアウト要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのチェックアウト処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、統括処理部１１８が受信した処理結果が、すでにチェックアウトされている旨であった場合には、表示部１１６に、文書選択画面１２０１上に文書がすでにチェックアウトされている旨を表示するよう依頼すると、表示部１１６は、文書選択画面１３０１を表示する。統括処理部１１８が受信した処理結果が、チェックアウトされていない旨であった場合には、文書情報を表示部１１６に送信して、後述のチェックアウト画面１６０１（図１６に示す）を表示するよう依頼する。表示部１１６は、受信した文書情報から、後述のチェックアウト画面１６０１を表示する。
【０２６０】
新規文書登録ボタン１３１３は、ユーザがクライアント１１５に対して、文書管理サーバ１０１への新規文書登録要求を送信するよう指示するためのボタンである。なお、新規文書登録ボタン１３１３は、ユーザによって文書一覧１３０４のフォルダ１３０５が選択された場合にのみ入力可となり、ユーザによって文書一覧１３０４の文書１３０６が選択された場合にのみ入力不可となる。選択新規文書登録ボタン１３１３が押下されると、表示部１１６に現在選択されているフォルダの情報が送信され、後述の新規文書登録画面１４０１（図１４に示す）を表示するよう依頼する。表示部１１６は、後述の新規文書登録画面１４０１を表示する。
【０２６１】
＜新規文書登録画面＞
次に、新規文書登録画面１４０１について図１４を参照しながら説明する。図１４は、クライアント１１５に表示される新規文書登録画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２６２】
新規文書登録画面１４０１には、パス１４０２、文書名入力ボックス１４０３、ＯＫボタン１４０４などが表示される。また、新規文書登録画面１４０１に対して、例えば、フォルダ情報として、フォルダの残容量表示、フォルダの最終更新日時、フォルダのアクセス権表示などや、ヘルプボタン、キャンセルボタンなどを追加することができる。
【０２６３】
パス１４０２は、ユーザがクライアント１１５に対して、新規文書を登録するフォルダとして、前記文書選択画面１３０１の文書一覧１３０４で指定された、フォルダ１３０５のパスを表示する。
【０２６４】
文書名入力ボックス１４０３は、ユーザがクライアント１１５に対して、新規文書の文書名に設定する値を入力するためのテキストボックスである。
【０２６５】
ＯＫボタン１４０４は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択されたフォルダ１３０５に対して、文書管理サーバ１０１への新規文書登録要求を送信するよう指示するためのボタンである。ＯＫボタン１４０４が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に、フォルダ情報と文書名入力ボックス１４０３に入力されている文書名が送信される。文書管理サーバ１０１での新規文書登録処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、表示部１１６に対して、新規文書登録画面１４０１を閉じ、前記文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示して、新規文書登録完了の旨を表示するように依頼し、表示部１１６は、新規文書登録画面１４０１を閉じ、文書選択画面１３０１を表示して、新規文書登録完了の旨を表示する。
【０２６６】
＜ワンタイムパスワード設定画面＞
次に、ワンタイムパスワード設定画面１５０１について図１５を参照しながら説明する。図１５は、クライアント１１５に表示されるワンタイムパスワード設定画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２６７】
ワンタイムパスワード設定画面１５０１には、ワンタイムパスワード入力ボックス１５０２、確認用のワンタイムパスワード入力ボックス１５０３、ＯＫボタン１５０４などが表示される。また、ワンタイムパスワード設定画面１５０１に対して、例えば、文書情報として、文書が保存されているフォルダのパス、文書名、文書のサイズ、文書の最終更新日時、文書のアクセス権表示などや、ヘルプボタン、キャンセルボタンなどを追加することができる。
【０２６８】
ワンタイムパスワード入力ボックス１５０２は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択した文書１３０６に設定するワンタイムパスワードの値を入力するためのテキストボックスである。
【０２６９】
確認用のワンタイムパスワード入力ボックス１５０３は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１（図１３に示す）の文書一覧１３０４において選択した文書１３０６に設定するワンタイムパスワードの値が誤って設定されないように、ワンタイムパスワード入力ボックス１５０３と同じ、ワンタイムパスワードの値を入力するためのテキストボックスである。なお、本発明の実施形態においては、ワンタイムパスワード設定画面１５０１に、確認用のワンタイムパスワード入力ボックス１５０４が存在しているが、確認用のワンタイムパスワード入力ボックス１５０４は必ずしも必要ではない。
【０２７０】
ＯＫボタン１５０４は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択された文書１３０６に対して、文書管理サーバ１０１へのワンタイムパスワード設定要求を送信するよう指示するためのボタンである。ＯＫボタン１５０４が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に、文書情報とワンタイムパスワード入力ボックス１５０２、確認用のワンタイムパスワード入力ボックス１５０３に入力されているワンタイムパスワードが送信される。文書管理サーバ１０１でのワンタイムパスワード設定処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、表示部１１６に対して、ワンタイムパスワード設定画面１５０１を閉じ、前記文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示して、ワンタイムパスワード設定完了の旨を表示するように依頼し、表示部１１６は、ワンタイムパスワード設定画面１５０１を閉じ、文書選択画面１３０１を表示して、ワンタイムパスワード設定完了の旨を表示する。
【０２７１】
＜チェックアウト画面＞
次に、チェックアウト画面１６０１について図１６を参照しながら説明する。図１６は、クライアント１１５に表示されるチェックアウト画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０２７２】
チェックアウト画面１６０１には、入稿ユーザのメールアドレス入力ボックス１６０２、承認必要ラジオボタン１６０３、承認不要ラジオボタン１６０４、ＯＫボタン１６０５などが表示される。なお、承認必要ラジオボタン１６０３、承認不要ラジオボタン１６０４については、いずれか一方のみ選択することができる。また、チェックアウト画面１６０１に対して、例えば、文書情報として、文書が保存されているフォルダのパス、文書名、文書のサイズ、文書の最終更新日時、文書のアクセス権表示などや、入稿依頼ユーザのユーザ情報として、ユーザ名表示などや、ヘルプボタン、キャンセルボタンなどを追加することができる。
【０２７３】
入稿ユーザのメールアドレス入力ボックス１６０２は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択したチェックアウトする文書１３０６をチェックインする入稿ユーザのメールアドレスの値を入力するためのテキストボックスである。
【０２７４】
承認必要ラジオボタン１６０３は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択したチェックアウトする文書１３０６をチェックインする際に、入稿依頼ユーザが、入稿者がアップロードした文書データを確認する承認処理を行うことを指示するためのラジオボタンである。
【０２７５】
承認不要ラジオボタン１６０４は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択したチェックアウトする文書１３０６をチェックインする際に、入稿依頼ユーザが、入稿者がアップロードした文書データを確認する承認処理を行わず、入稿者が文書データをアップロードした時点でチェックイン処理を行うことを指示するためのラジオボタンである。
【０２７６】
ＯＫボタン１６０５は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記文書選択画面１３０１において選択された文書１３０６に対して、文書管理サーバ１０１へのチェックアウト要求を送信するよう指示するためのボタンである。ＯＫボタン１６０５が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に、文書情報と、入稿者のメールアドレス入力ボックス１６０２、承認必要ラジオボタン１６０３または承認不要ラジオボタン１６０４で指定される承認設定が送信される。文書管理サーバ１０１でのチェックアウト処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、表示部１１６に対して、チェックアウト画面１６０１を閉じ、前記文書選択画面１３０１（図１３に示す）を表示して、チェックアウト完了の旨を表示するように依頼し、表示部１１６は、チェックアウト画面１５０１を閉じ、文書選択画面１３０１を表示して、チェックアウト完了の旨を表示する。
【０２７７】
＜チェックイン依頼メールを示す図＞
次に、チェックイン依頼メール１７０１について図１７を参照しながら説明する。チェックイン依頼メール１７０１は、図１７に示すように、日付ヘッダ１７０２、差出メールアドレスヘッダ１７０３、宛先メールアドレスヘッダ１７０４、タイトルヘッダ１７０５、ワンタイムパスワードヘッダ１７０６、本文１７０７、文書ＩＤ１７０８、文書名１７０９、入稿依頼ユーザ１７１０、承認設定１７１１、文書データ１７１２などから構成される。チェックイン依頼メール１７０１は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記チェックアウト画面１６０１において、文書のチェックアウトを指示し、文書管理サーバ１０１でチェックアウト処理が完了した後で、入稿ユーザに文書データのチェックインを依頼するための、チェックイン依頼メールである。
【０２７８】
日付ヘッダ１７０２は、文書管理サーバ１０１からチェックイン依頼メール１７０１が送信された日付が設定される。
【０２７９】
差出メールアドレスヘッダ１７０３は、チェックイン依頼メール１７０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスが設定される。
【０２８０】
宛先メールアドレスヘッダ１７０４は、チェックイン依頼メール１７０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、ユーザが前記チェックアウト画面１６０１の入稿ユーザのメールアドレス入力ボックス１６０２において入力した、入稿ユーザのメールアドレスの値が設定される。
【０２８１】
タイトルヘッダ１７０５は、チェックイン依頼メール１７０１のタイトル、すなわち、チェックイン依頼メールである旨のタイトルが設定される。
【０２８２】
ワンタイムパスワードヘッダ１７０６は、チェックイン依頼メール１７０１のワンタイムパスワード、すなわち、チェックインする文書の文書ＩＤと、ユーザが前記ワンタイムパスワード設定画面１５０１のワンタイムパスワード入力ボックス１５０２で入力したワンタイムパスワードの値を暗号化した値が設定される。
【０２８３】
本文１７０７は、チェックイン依頼メール１７０１のメッセージ本文であり、文書ＩＤ１７０８、文書名１７０９、入稿依頼ユーザ１７１０、承認設定１７１１などから構成される。また、本文１７０７に対して、例えば、文書情報として、文書が保存されているフォルダのパス、文書のサイズ、文書の最終更新日時、文書のアクセス権表示などを追加することができる。
【０２８４】
文書ＩＤ１７０８は、チェックインを行う文書の文書ＩＤが設定される。
【０２８５】
文書名１７０９は、チェックインを行う文書の文書名が設定される。
【０２８６】
入稿依頼ユーザ１７１０は、チェックインを依頼するユーザ、すなわち、入稿依頼ユーザのユーザ名が設定される。
【０２８７】
承認設定１７１１は、文書チェックイン時の承認設定、すなわち、入稿ユーザがチェックインを行うために文書データをアップロードした後、入稿依頼ユーザがアップロードされた文書データの確認を行う承認処理を行うか否かが設定される。
【０２８８】
文書データ１７１２は、チェックアウトされた文書の文書データが設定される。入稿ユーザは、この文書データ１７１２を取得して編集を行い、チェックインを行う。
【０２８９】
＜チェックインメールを示す図＞
次に、チェックインメール１８０１について図１８を参照しながら説明する。チェックインメール１８０１は、図１８に示すように、日付ヘッダ１８０２、差出メールアドレスヘッダ１８０３、宛先メールアドレスヘッダ１８０４、タイトルヘッダ１８０５、ワンタイムパスワードヘッダ１８０６、本文１８０７、文書データ１８０８などから構成される。チェックインメール１８０１は、ユーザがクライアント１１５に対して、前記チェックイン依頼メール１７０１に対する返信を指示し、文書管理サーバ１０１に対して、チェックインする文書データをアップロードし、クライアント１１５から文書管理サーバ１０１に対して文書データのチェックインを依頼するための、チェックインメールである。
【０２９０】
日付ヘッダ１８０２は、クライアント１１５からチェックインメール１８０１が送信された日付が設定される。
【０２９１】
差出メールアドレスヘッダ１８０３は、チェックインメール１８０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、入稿ユーザのメールアドレスが設定される。
【０２９２】
宛先メールアドレスヘッダ１８０４は、チェックインメール１８０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスの値が設定される。
【０２９３】
タイトルヘッダ１８０５は、チェックインメール１８０１のタイトル、すなわち、前記チェックイン依頼メール１７０１の返信である旨のタイトルが設定される。
【０２９４】
ワンタイムパスワードヘッダ１８０６は、チェックインメール１８０１のワンタイムパスワード、すなわち、前記チェックイン依頼メール１７０１のワンタイムパスワードヘッダ１７０６と同じ値が設定される。
【０２９５】
本文１８０７は、チェックインメール１８０１のメッセージ本文である。すなわち、前記チェックイン依頼メール１７０１の返信である旨のタイトルが設定される。
【０２９６】
文書データ１７０８は、チェックインする文書の文書データが設定される。入稿ユーザは、前記チェックイン依頼メール１７０１の文書データ１７１２から取得した文書データを編集した文書データが設定される。
【０２９７】
＜承認依頼メールを示す図＞
次に、承認依頼メール１９０１について図１９を参照しながら説明する。チェックイン依頼メール１９０１は、図１９に示すように、日付ヘッダ１９０２、差出メールアドレスヘッダ１９０３、宛先メールアドレスヘッダ１９０４、タイトルヘッダ１９０５、本文１９０６、文書ＩＤ１９０７、文書名１９０８、入稿ユーザ１９０９、承認設定１９１０、承認画面ＵＲＬ１９１１、文書データ１９１２などから構成される。承認依頼メール１９０１は、入稿ユーザがクライアント１１５に対して、前記チェックインメール１８０１の送信を指示し、文書管理サーバ１０１でチェックイン処理が完了した後で、入稿依頼ユーザに文書データの承認を依頼するための、承認依頼メールである。
【０２９８】
日付ヘッダ１９０２は、文書管理サーバ１０１から承認依頼メール１９０１が送信された日付が設定される。
【０２９９】
差出メールアドレスヘッダ１９０３は、承認依頼メール１９０１の差出ユーザのメールアドレス、すなわち、文書管理サーバ１０１のメールアドレスが設定される。
【０３００】
宛先メールアドレスヘッダ１９０４は、承認依頼メール１９０１の宛先ユーザのメールアドレス、すなわち、入稿依頼ユーザのメールアドレスの値が設定される。
【０３０１】
タイトルヘッダ１９０５は、承認依頼メール１９０１のタイトル、すなわち、承認依頼メールである旨のタイトルが設定される。
【０３０２】
本文１９０６は、チェックイン依頼メール１９０１のメッセージ本文であり、文書ＩＤ１９０７、文書名１９０８、入稿依頼ユーザ１９０９、承認設定１９１０などから構成される。また、本文１９０６に対して、例えば、文書情報として、文書が保存されているフォルダのパス、文書のサイズ、文書の最終更新日時、文書のアクセス権表示などを追加することができる。
【０３０３】
文書ＩＤ１９０７は、承認を行う文書の文書ＩＤが設定される。
【０３０４】
文書名１９０８は、承認を行う文書の文書名が設定される。
【０３０５】
入稿ユーザ１９０９は、承認を依頼するユーザ、すなわち、入稿依頼ユーザのユーザ名が設定される。
【０３０６】
承認設定１９１０は、文書チェックイン時の承認設定、すなわち、入稿ユーザがチェックインを行うために文書データをアップロードした後、入稿依頼ユーザがアップロードされた文書データの確認を行う承認処理を行うか否かが設定される。
【０３０７】
承認画面ＵＲＬ１９１１は、ユーザがクライアントに対して、チェックインの承認を行うための、後述の承認画面２００１（図２０に示す）の表示を文書管理サーバ１０１に依頼させるためのＵＲＬが設定される。
【０３０８】
文書データ１９１２は、チェックインされた文書の文書データが設定される。入稿依頼ユーザは、この文書データ１９１２を取得して確認を行い、承認を行う。
【０３０９】
＜承認画面＞
次に、承認画面２００１について図２０を参照しながら説明する。図２０は、クライアント１１５に表示される承認画面の一例である。この画面の表示処理はＣＰＵ２０１の命令に基づいて表示部１１６により実行される。本画面上でのユーザによる入力操作には、キーボード２１１、マウス２１２などが用いられる。
【０３１０】
承認画面２００１には、ユーザ名２００２、ログアウトボタン２００３、文書ＩＤ２００４、文書名２００５、入稿ユーザ２００６、入稿時刻２００７、文書サムネイル２００８、参照ボタン２００９、承認ボタン２０１０、却下ボタン２０１１などが表示される。また、承認画面２００１に対して、例えば、ユーザ情報として、ユーザＩＤ表示、ユーザ連絡先表示や、文書情報として、文書パス表示、文書一覧表示、文書サイズ表示、文書アクセス権表示や、ヘルプボタン、キャンセルボタンなどを追加することができる。
【０３１１】
ユーザ名２００２は、現在ログインしているユーザのユーザ名の表示である。本実施の形態においては、承認画面２００１上にユーザ名２００２が設けられているが、ユーザ名２００２は必ずしも必要ではない。
【０３１２】
ログアウトボタン２００３は、ユーザがクライアント１１５に対して、文書管理サーバ１０１へのログアウト要求を送信するよう指示するためのボタンである。ログアウトボタン２００３が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１にログアウト要求が送信される。文書管理サーバ１０１でのログアウト処理が終了した後、ログアウト完了の旨が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８がログアウト完了の旨を受信すると、ログイン画面１２０１に移行する。
【０３１３】
文書ＩＤ２００４は、承認処理を行う対象文書の文書ＩＤの表示である。
【０３１４】
文書名２００５は、承認処理を行う対象文書の文書名の表示である。
【０３１５】
入稿ユーザ２００６は、承認処理を行う対象文書をアップロードした入稿ユーザのメールアドレスの表示である。
【０３１６】
入稿時刻２００７は、承認処理を行う対象文書をアップロードした時刻の表示である。
【０３１７】
文書サムネイル２００８は、承認処理を行う対象文書の内容を画像化した、イメージ画像表示である。本実施の形態においては、承認画面２００１上に文書サムネイル２００８が設けられているが、文書サムネイル２００８は必ずしも必要ではない。
【０３１８】
参照ボタン２００９は、ユーザがクライアント１１５に対して、承認処理を行う対象文書に対する、文書管理サーバ１０１への参照要求を送信するよう指示するためのボタンである。参照ボタン２００９が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に参照要求が送信される。文書管理サーバ１０１での参照処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、処理結果が文書データの場合は、表示部１１６に承認画面２００１上に文書データを表示するよう依頼する。表示部１１６は、承認処理を行う対象文書の内容を、承認画面２００１上に表示する。
【０３１９】
承認ボタン２０１０は、ユーザがクライアント１１５に対して、承認処理を行う対象文書に対する、文書管理サーバ１０１への承認要求を送信するよう指示するためのボタンである。承認ボタン２０１０が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に承認要求が送信される。文書管理サーバ１０１での承認処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、処理結果が承認完了の場合は、表示部１１６に承認画面２００１上に承認完了を表示するよう依頼する。表示部１１６は、依頼された内容を、承認画面２００１上に表示する。
【０３２０】
却下ボタン２０１１は、ユーザがクライアント１１５に対して、却下処理を行う対象文書に対する、文書管理サーバ１０１への却下要求を送信するよう指示するためのボタンである。却下ボタン２０１１が押下されると、統括処理部１１８から通信部１１９経由で文書管理サーバ１０１に却下要求が送信される。文書管理サーバ１０１での却下処理が終了した後、処理結果が、通信部１１９経由で統括処理部１１８に送信される。そして、統括処理部１１８が処理結果を受信すると、処理結果が却下完了の場合は、表示部１１６に承認画面２００１上に却下完了を表示するよう依頼する。表示部１１６は、依頼された内容を、承認画面２００１上に表示する。
【図面の簡単な説明】
【０３２１】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１の文書管理サーバ１０１、メールサーバ１１３、クライアント１１５、および、メールサーバ１２０の構成を示すブロック図である。
【図３】ユーザ情報、文書情報、文書バージョン情報、および、ワンタイムパスワード情報を示す図である。
【図４】クライアント１１５において、入稿依頼ユーザが文書に対してワンタイムパスワードを設定する処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】文書管理サーバ１０１において、入稿依頼ユーザからの要求に応じて文書に対するワンタイムパスワードを設定する処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】クライアント１１５において、入稿依頼ユーザが文書に対してチェックアウトを行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】文書管理サーバ１０１において、入稿依頼ユーザからの要求に応じて文書に対してチェックアウトを行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】クライアント１１５において、入稿ユーザが文書に対してアップロードを行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】文書管理サーバ１０１において、入稿ユーザからの要求に応じて文書に対してアップロードの受付を行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】クライアント１１５において、入稿依頼ユーザが文書に対してチェックインの承認を行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】文書管理サーバ１０１において、入稿依頼ユーザからの要求に応じて文書に対してチェックインの承認の受付を行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】クライアント１１５に表示される、ログイン画面の一例を示す図である。
【図１３】クライアント１１５に表示される、文書選択画面の一例を示す図である。
【図１４】クライアント１１５に表示される、新規文書登録画面の一例を示す図である。
【図１５】クライアント１１５に表示される、ワンタイムパスワード設定画面の一例を示す図である。
【図１６】クライアント１１５に表示される、文書のチェックアウト画面の一例を示す図である。
【図１７】クライアント１１５に表示される、チェックイン依頼メールの一例を示す図である。
【図１８】クライアント１１５に表示される、チェックインメールの一例を示す図である。
【図１９】クライアント１１５に表示される、承認依頼メールの一例を示す図である。
【図２０】クライアント１１５に表示される、承認画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０３２２】
１０１  文書管理サーバ
１０２  ユーザ情報記憶部
１０３  文書情報記憶部
１０４  文書バージョン情報記憶部
１０５  ワンタイムパスワード情報記憶部
１０６  ユーザ情報管理部
１０７  文書情報管理部
１０８  文書バージョン情報管理部
１０９  ワンタイムパスワード情報管理部
１１０  メール処理部
１１１  要求処理部
１１２  通信部
１１３  メールサーバ
１１４  通信部
１１５  クライアント
１１６  表示部
１１７  メール処理部
１１８  統括処理部
１１９  通信部
１２０  メールサーバ
１２１  通信部
１２２  ネットワーク
２００  入出力バス
２０１  ＣＰＵ
２０２  ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）
２０３  リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）
２０４  外部入出力装置（ＦＤＤ）
２０５  ネットワークインターフェース（ＮＥＴＩＦ）
２０６  ネットワーク接続装置（モデム）
２０７  ローカルネットワーク（ＬＡＮ）
２０８  ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）
２０９  表示装置（ＣＲＴ）
２１０  コントローラ（ＫＢＣ）
２１１  キーボード（ＫＢ）
２１２  ポインティングデバイス（マウス）
２１３  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
２１４  外部入出力制御装置（ＩＯＣ）
２１５  印刷装置（ＰＲＴ）
２１６  読み取り装置（スキャナ）
３０１  ユーザ情報
３０２  ユーザＩＤ
３０３  ユーザ名
３０４  パスワード
３０５  メールアドレス
３０６  文書情報
３０７  文書ＩＤ
３０８  文書名
３０９  文書論理パス
３１０  読出ユーザ
３１１  書込ユーザ
３１２  チェックアウトフラグ
３１３  入稿依頼ユーザ
３１４  入稿ユーザ
３１５  承認フラグ
３１６  文書バージョン情報
３１７  文書ＩＤ
３１８  文書バージョンＩＤ
３１９  文書物理パス
３２０  入稿依頼ユーザ
３２１  入稿ユーザ
３２２  ワンタイムパスワード情報
３２３  文書ＩＤ
３２４  ワンタイムパスワード
１２０１  ログイン画面
１２０２  ユーザＩＤ入力ボックス
１２０３  パスワード入力ボックス
１２０４  ＯＫボタン
１３０１  文書選択画面
１３０２  ユーザ名
１３０３  ログアウトボタン
１３０４  文書一覧
１３０５  フォルダ
１３０６  文書
１３０７  文書名
１３０８  文書サムネイル
１３０９  参照ボタン
１３１０  削除ボタン
１３１１  ワンタイムパスワード設定ボタン
１３１２  チェックアウトボタン
１３１３  新規文書登録ボタン
１４０１  新規文書登録画面
１４０２  パス
１４０３  文書名入力ボックス
１４０４  ＯＫボタン
１５０１  ワンタイムパスワード設定画面
１５０２  ワンタイムパスワード入力ボックス
１５０３  確認用のワンタイムパスワード入力ボックス
１５０４  ＯＫボタン
１６０１  文書のチェックアウト画面
１６０２  入稿ユーザのメールアドレス入力ボックス
１６０３  承認必要ラジオボタン
１６０４  承認不要ラジオボタン
１６０５  ＯＫボタン
１７０１  チェックイン依頼メール
１７０２  日付ヘッダ
１７０３  差出メールアドレスヘッダ
１７０４  宛先メールアドレスヘッダ
１７０５  タイトルヘッダ
１７０６  ワンタイムパスワードヘッダ
１７０７  本文
１７０８  文書ＩＤ
１７０９  文書名
１７１０  入稿依頼ユーザ
１７１１  承認設定
１７１２  文書データ
１８０１  チェックインメール
１８０２  日付ヘッダ
１８０３  差出メールアドレスヘッダ
１８０４  宛先メールアドレスヘッダ
１８０５  タイトルヘッダ
１８０６  ワンタイムパスワードヘッダ
１８０７  本文
１８０８  文書データ
１９０１  承認依頼メール
１９０２  日付ヘッダ
１９０３  差出メールアドレスヘッダ
１９０４  宛先メールアドレスヘッダ
１９０５  タイトルヘッダ
１９０６  本文
１９０７  文書ＩＤ
１９０８  文書名
１９０９  入稿ユーザ
１９１０  承認設定
１９１１  承認画面ＵＲＬ
１９１２  文書データ
２００１  承認画面
２００２  ユーザ名
２００３  ログアウトボタン
２００４  文書ＩＤ
２００５  文書名
２００６  入稿ユーザ
２００７  入稿時刻
２００８  文書サムネイル
２００９  参照ボタン
２０１０  承認ボタン
２０１１  却下ボタン
【図１】
2009026067.tif 000003
【図２】
2009026067.tif 000004
【図３】
2009026067.tif 000005
【図４】
2009026067.tif 000006
【図５】
2009026067.tif 000007
【図６】
2009026067.tif 000008
【図７】
2009026067.tif 000009
【図８】
2009026067.tif 000010
【図９】
2009026067.tif 000011
【図１０】
2009026067.tif 000012
【図１１】
2009026067.tif 000013
【図１２】
2009026067.tif 000014
【図１３】
2009026067.tif 000015
【図１４】
2009026067.tif 000016
【図１５】
2009026067.tif 000017
【図１６】
2009026067.tif 000018
【図１７】
2009026067.tif 000019
【図１８】
2009026067.tif 000020
【図１９】
2009026067.tif 000021
【図２０】
2009026067.tif 000022