(57)【要約】【課題】回覧用の特定の携帯端末にのみ回覧データを入力してオフラインで回覧情報を回覧させる場合に、配布者が回覧の進捗状況を容易に管理することができる回覧管理システム、及びこのシステムを構成する携帯端末、印刷装置、並びに各装置で動作する情報作成プログラム、印刷プログラムを提供する。【解決手段】携帯端末には、ユーザに回覧させる回覧情報の電子データと共に、どの回覧者がどのデータまで閲覧を終了させているかを示す閲覧状況データが記憶されている。この携帯端末を回覧者が操作すると、操作を行っている回覧者が特定され（Ｓ３：ＹＥＳ）、この回覧者が新たなデータの閲覧を行う毎に閲覧状況データが更新される（Ｓ１０）。そして、閲覧状況データは印刷時に携帯端末から印刷装置へ送信され（Ｓ１６）、さらに印刷装置からコンピュータ装置へ転送されて、コンピュータ装置にて記憶される。【選択図】図９
2009070307.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報を表示する表示手段を備えた携帯端末と、前記携帯端末と接続可能な印刷装置と、前記印刷装置と接続可能な管理装置とを備えた回覧管理システムであって、
前記携帯端末は、
ユーザに回覧させる回覧情報を記憶する回覧情報記憶手段と、
前記回覧情報記憶手段に記憶された回覧情報を表示させるための表示指示の入力に基づいて、前記表示手段に回覧情報を表示させる回覧情報表示制御手段と、
前記表示指示の入力を行ったユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記表示手段に表示された前記回覧情報が、前記ユーザ特定手段によって特定されたユーザにより閲覧されたことを示す情報である閲覧状況情報を作成する閲覧状況情報作成手段と、
所定の情報の印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、
前記印刷装置に接続する接続手段と、
前記接続手段によって接続された前記印刷装置に、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた所定の情報の印刷指示と、前記閲覧状況情報作成手段により作成された閲覧状況情報とを出力する出力手段とを備え、
前記印刷装置は、
前記携帯端末から受信した閲覧状況情報を前記管理装置に転送する転送手段を備え、
前記管理装置は、
前記印刷装置から受信した閲覧状況情報を記憶する管理情報記憶手段を備えたことを特徴とする回覧管理システム。
【請求項２】
情報を表示する表示手段を備えた携帯端末であって、
ユーザに回覧させる回覧情報を記憶する回覧情報記憶手段と、
前記回覧情報記憶手段に記憶された回覧情報を表示させるための表示指示の入力に基づいて、前記表示手段に回覧情報を表示させる回覧情報表示制御手段と、
前記表示指示の入力を行ったユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記表示手段に表示された前記回覧情報が、前記ユーザ特定手段によって特定されたユーザにより閲覧されたことを示す情報である閲覧状況情報を作成する閲覧状況情報作成手段と、
所定の情報の印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、
管理装置に接続可能な印刷装置に接続する接続手段と、
前記接続手段によって接続された前記印刷装置に、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた所定の情報の印刷指示と、前記閲覧状況情報作成手段により作成された閲覧状況情報とを出力する出力手段とを備えたことを特徴とする携帯端末。
【請求項３】
前記回覧情報の印刷の指示を前記印刷指示受付手段により受け付けた場合、前記ユーザ特定手段により特定したユーザによりその回覧情報が印刷されたことを示す印刷状況情報を作成する印刷状況情報作成手段を備え、
前記出力手段は、前記印刷状況情報作成手段により作成された印刷状況情報を前記印刷装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の携帯端末。
【請求項４】
前記印刷状況情報作成手段は、印刷を実行した印刷装置を特定する情報を含む前記印刷状況情報を作成することを特徴とする請求項３に記載の携帯端末。
【請求項５】
印刷を許可する回覧情報である印刷許可回覧情報がいずれであるかをユーザ毎に記憶する印刷許可回覧情報記憶手段と、
前記印刷指示受付手段による印刷指示の受け付けが行われた前記所定の情報が、前記ユーザ特定手段により特定されたユーザの前記印刷許可回覧情報であるか否かを判断する印刷許可判断手段とを備え、
前記出力手段は、前記印刷許可判断手段によって前記所定の情報が前記印刷許可回覧情報であると判断された場合にのみ、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた印刷指示を前記印刷装置に送信することを特徴とする請求項２乃至４のいずれかに記載の携帯端末。
【請求項６】
携帯端末を閲覧するユーザの回覧順序を記憶する回覧順序記憶手段と、
回覧情報の閲覧が許可されているユーザを記憶する閲覧許可ユーザ記憶手段と、
前記閲覧許可ユーザ記憶手段に閲覧が許可されているユーザとして記憶されているユーザを、前記回覧順序記憶手段に記憶された回覧順序に基づいて更新する閲覧許可ユーザ更新手段と、
前記ユーザ特定手段により特定されたユーザが、前記閲覧許可ユーザ記憶手段に記憶されているユーザと一致しているか否かを判断する回覧順序一致判断手段とを備え、
前記回覧情報表示制御手段は、前記回覧順序一致判断手段によりユーザが一致したと判断された場合にのみ回覧情報を表示させることを特徴とする請求項２乃至５のいずれかに記載の携帯端末。
【請求項７】
前記回覧情報記憶手段に記憶されている回覧情報のうち、各ユーザが閲覧すべき回覧情報がいずれであるかを示す閲覧要否情報を記憶する閲覧要否情報記憶手段と、
前記ユーザ特定手段により特定されたユーザが、前記閲覧要否情報に示された閲覧すべき全ての回覧情報を閲覧したか否かを判断する閲覧完了判断手段と、
前記閲覧完了判断手段により全ての回覧情報を閲覧したと判断された場合に、閲覧を完了したことを示す印刷物を印刷させる指示を前記印刷装置に出力する完了印刷指示出力手段とを備え、
前記閲覧許可ユーザ更新手段は、前記完了印刷指示出力手段により印刷の指示が出力された場合に、閲覧を許可するユーザを更新することを特徴とする請求項６に記載の携帯端末。
【請求項８】
請求項２乃至７のいずれかに記載の携帯端末の各種処理手段としてコンピュータを機能させるための情報作成プログラム。
【請求項９】
情報を表示する表示手段を備えた携帯端末と接続可能であり、前記携帯端末からの印刷指示に従い印刷を実行する印刷装置であって、
ユーザに回覧させる回覧情報が各ユーザによって閲覧されたか否かを示す情報である閲覧状況情報が前記携帯端末から出力された場合に、前記閲覧状況情報を管理する管理装置に前記閲覧状況情報を転送する転送手段を備えたことを特徴とする印刷装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の印刷装置の各種処理手段としてコンピュータを機能させるための印刷プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、回覧情報の回覧の状況を把握可能な回覧管理システム、及びこのシステムを構成する携帯端末、印刷装置、並びに各装置で動作する情報作成プログラム、印刷プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子データ化された電子文書等の回覧情報の回覧の進捗状況が確認できる文書回覧システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。このシステムによると、各端末はオンラインで接続されており、複数の端末で電子文書を閲覧することができる。そして、回覧の進捗状況等を記録する管理ファイルが電子文書に対応付けて設けられており、管理ファイル内の情報が配布者の端末に出力される。これにより、配布者は回覧中の電子文書（回覧情報）を管理することができる。
【特許文献１】特開２００３−５８６７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、特許文献１に記載の文書回覧システムでは、各端末が常にオンラインで接続されている必要がある。これに対して、ユーザに回覧させる回覧情報をオフラインの携帯端末に記憶させ、この携帯端末が次々に手渡されることにより回覧情報を回覧させる場合、配布者に回覧の進捗状況を通知することができないという問題点があった。
【０００４】
本発明は上記課題を解決するためになされたものであり、回覧用の特定の携帯端末にのみ回覧データを入力してオフラインで回覧情報を回覧させる場合に、配布者が回覧の進捗状況を容易に管理することができる回覧管理システム、及びこのシステムを構成する携帯端末、印刷装置、並びに各装置で動作する情報作成プログラム、印刷プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１に記載の回覧管理システムは、情報を表示する表示手段を備えた携帯端末と、前記携帯端末と接続可能な印刷装置と、前記印刷装置と接続可能な管理装置とを備えた回覧管理システムであって、前記携帯端末は、ユーザに回覧させる回覧情報を記憶する回覧情報記憶手段と、前記回覧情報記憶手段に記憶された回覧情報を表示させるための表示指示の入力に基づいて、前記表示手段に回覧情報を表示させる回覧情報表示制御手段と、前記表示指示の入力を行ったユーザを特定するユーザ特定手段と、前記表示手段に表示された前記回覧情報が、前記ユーザ特定手段によって特定されたユーザにより閲覧されたことを示す情報である閲覧状況情報を作成する閲覧状況情報作成手段と、所定の情報の印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、前記印刷装置に接続する接続手段と、前記接続手段によって接続された前記印刷装置に、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた所定の情報の印刷指示と、前記閲覧状況情報作成手段により作成された閲覧状況情報とを出力する出力手段とを備え、前記印刷装置は、前記携帯端末から受信した閲覧状況情報を前記管理装置に転送する転送手段を備え、前記管理装置は、前記印刷装置から受信した閲覧状況情報を記憶する管理情報記憶手段を備えている。
【０００６】
また、本発明の請求項２に記載の携帯端末は、情報を表示する表示手段を備えた携帯端末であって、ユーザに回覧させる回覧情報を記憶する回覧情報記憶手段と、前記回覧情報記憶手段に記憶された回覧情報を表示させるための表示指示の入力に基づいて、前記表示手段に回覧情報を表示させる回覧情報表示制御手段と、前記表示指示の入力を行ったユーザを特定するユーザ特定手段と、前記表示手段に表示された前記回覧情報が、前記ユーザ特定手段によって特定されたユーザにより閲覧されたことを示す情報である閲覧状況情報を作成する閲覧状況情報作成手段と、所定の情報の印刷指示を受け付ける印刷指示受付手段と、管理装置に接続可能な印刷装置に接続する接続手段と、前記接続手段によって接続された前記印刷装置に、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた所定の情報の印刷指示と、前記閲覧状況情報作成手段により作成された閲覧状況情報とを出力する出力手段とを備えている。
【０００７】
また、本発明の請求項３に記載の携帯端末は、請求項２に記載の発明の構成に加え、前記回覧情報の印刷の指示を前記印刷指示受付手段により受け付けた場合、前記ユーザ特定手段により特定したユーザによりその回覧情報が印刷されたことを示す印刷状況情報を作成する印刷状況情報作成手段を備え、前記出力手段は、前記印刷状況情報作成手段により作成された印刷状況情報を前記印刷装置に送信することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の請求項４に記載の携帯端末は、請求項３に記載の発明の構成に加え、前記印刷状況情報作成手段は、印刷を実行した印刷装置を特定する情報を含む前記印刷状況情報を作成することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の請求項５に記載の携帯端末は、請求項２乃至４のいずれかに記載の発明の構成に加え、印刷を許可する回覧情報である印刷許可回覧情報がいずれであるかをユーザ毎に記憶する印刷許可回覧情報記憶手段と、前記印刷指示受付手段による印刷指示の受け付けが行われた前記所定の情報が、前記ユーザ特定手段により特定されたユーザの前記印刷許可回覧情報であるか否かを判断する印刷許可判断手段とを備え、前記出力手段は、前記印刷許可判断手段によって前記所定の情報が前記印刷許可回覧情報であると判断された場合にのみ、前記印刷指示受付手段によって受け付けられた印刷指示を前記印刷装置に送信することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の請求項６に記載の携帯端末は、請求項２乃至５のいずれかに記載の発明の構成に加え、携帯端末を閲覧するユーザの回覧順序を記憶する回覧順序記憶手段と、回覧情報の閲覧が許可されているユーザを記憶する閲覧許可ユーザ記憶手段と、前記閲覧許可ユーザ記憶手段に閲覧が許可されているユーザとして記憶されているユーザを、前記回覧順序記憶手段に記憶された回覧順序に基づいて更新する閲覧許可ユーザ更新手段と、前記ユーザ特定手段により特定されたユーザが、前記閲覧許可ユーザ記憶手段に記憶されているユーザと一致しているか否かを判断する回覧順序一致判断手段とを備え、前記回覧情報表示制御手段は、前記回覧順序一致判断手段によりユーザが一致したと判断された場合にのみ回覧情報を表示させることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の請求項７に記載の携帯端末は、請求項６に記載の発明の構成に加え、前記回覧情報記憶手段に記憶されている回覧情報のうち、各ユーザが閲覧すべき回覧情報がいずれであるかを示す閲覧要否情報を記憶する閲覧要否情報記憶手段と、前記ユーザ特定手段により特定されたユーザが、前記閲覧要否情報に示された閲覧すべき全ての回覧情報を閲覧したか否かを判断する閲覧完了判断手段と、前記閲覧完了判断手段により全ての回覧情報を閲覧したと判断された場合に、閲覧を完了したことを示す印刷物を印刷させる指示を前記印刷装置に出力する完了印刷指示出力手段とを備え、前記閲覧許可ユーザ更新手段は、前記完了印刷指示出力手段により印刷の指示が出力された場合に、閲覧を許可するユーザを更新することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の請求項８に記載の情報作成プログラムは、請求項２乃至７のいずれかに記載の発明の各種処理手段としてコンピュータを機能させる。
【００１３】
また、本発明の請求項９に記載の印刷装置は、情報を表示する表示手段を備えた携帯端末と接続可能であり、前記携帯端末からの印刷指示に従い印刷を実行する印刷装置であって、ユーザに回覧させる回覧情報が各ユーザによって閲覧されたか否かを示す情報である閲覧状況情報が前記携帯端末から出力された場合に、前記閲覧状況情報を管理する管理装置に前記閲覧状況情報を転送する転送手段を備えている。
【００１４】
また、本発明の請求項１０に記載の印刷プログラムは、請求項９に記載の発明の各種処理手段としてコンピュータを機能させる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の請求項１に記載の回覧管理システムによると、携帯端末が印刷装置に接続されて所定の情報の印刷指示が印刷装置へ送信される際に、どのユーザがどの回覧情報を閲覧したかを示す閲覧状況情報も印刷装置へ送信される。そして、閲覧状況情報を受信した印刷装置は管理装置へ閲覧状況情報を転送する。従って、ユーザに回覧させる回覧情報を回覧用の携帯端末にのみ記憶させてオフラインで回覧情報を回覧させる場合であっても、どのユーザがどの回覧情報を閲覧したかを示す閲覧状況情報が管理装置に記憶される。そして、配布者は管理装置に記憶されている閲覧状況情報から容易に回覧の進捗状況を知ることができる。また、回覧者は、回覧情報を送信するためだけにネットワークへの接続を行う必要もない。
【００１６】
また、本発明の請求項２に記載の携帯端末は、ユーザに回覧させる回覧情報を記憶し、この回覧情報の表示指示の入力が行われると、入力を行ったユーザを特定する。そして、どのユーザがどの回覧情報を閲覧したかを示す閲覧状況情報を作成し、閲覧状況情報を管理する管理装置に接続可能な印刷装置へ閲覧状況情報と印刷指示とを出力する。従って、ユーザに回覧させる回覧情報を回覧用の携帯端末にのみ記憶させてオフラインで回覧情報を回覧させる場合であっても、配布者は管理装置に記憶されている閲覧状況情報から容易に回覧の進捗状況を知ることができる。また、回覧者は、回覧情報を送信するためだけにネットワークへの接続を行う必要もない。
【００１７】
また、本発明の請求項３に記載の携帯端末は、請求項２に記載の発明の効果に加え、どのユーザがどの回覧情報を印刷させたかを示す印刷状況情報を作成し、この印刷状況情報と、閲覧状況情報と、印刷指示とが出力手段によって印刷装置に出力される。従って、回覧情報の配布者は、各ユーザがどのデータの印刷指示を行ったのかを印刷状況情報によって把握することができる。よって、印刷物による回覧情報の漏洩が発生した場合に、印刷指示を行ったユーザを把握することができる。
【００１８】
また、本発明の請求項４に記載の携帯端末は、請求項３に記載の発明の効果に加え、印刷を実行した印刷装置を特定する情報を含む印刷状況情報を作成するため、回覧情報の配布者は、印刷を実行した印刷装置を印刷状況情報によって判別することができる。よって、印刷の状況をより正確に把握することができる。
【００１９】
また、本発明の請求項５に記載の携帯端末は、請求項２乃至４のいずれかに記載の発明の効果に加え、どのユーザにどの回覧情報の印刷が許可されているかが印刷許可回覧情報記憶手段に記憶されており、ユーザによる印刷指示を受けた所定の情報が、そのユーザに印刷が許可された回覧情報であるか否かが判断される。そして、印刷が許可された回覧情報であると判断された場合に、印刷指示が印刷装置に出力される。従って、回覧情報の配布者は、どの回覧情報の印刷を許可するかをユーザに応じて設定することができる。
【００２０】
また、本発明の請求項６に記載の携帯端末は、請求項２乃至５のいずれかに記載の発明の効果に加え、携帯端末を閲覧するユーザの回覧順序を記憶し、この回覧順序に従って、閲覧を許可するユーザを更新する。そして、ユーザ特定手段により特定されたユーザが閲覧を許可されている場合のみ、回覧情報を表示手段に表示させる。従って、回覧情報の配布者は、複数のユーザに対して所望の順序で回覧情報を閲覧させることができる。
【００２１】
また、本発明の請求項７に記載の携帯端末は、請求項６に記載の発明の効果に加え、ユーザは、閲覧すべき全ての回覧情報を閲覧しなければ、閲覧を完了したことを示す印刷物を印刷装置に印刷させることができないため、回覧情報の配布者は、閲覧させたい回覧情報をユーザに閲覧させることができる。そして、閲覧を完了したことを示す印刷物が印刷されることによって、次の回覧順序のユーザが閲覧可能となるため、回覧順序が更新される毎に閲覧状況情報が印刷装置へ出力されることとなる。従って、閲覧状況情報が印刷装置へ出力されないまま次々に回覧情報が回覧されることを防止することができ、閲覧の状況をより正確に把握することができる。
【００２２】
また、本発明の請求項８に記載の情報作成プログラムは、コンピュータに実行させることにより、請求項２乃至７のいずれかに記載の発明の効果を奏することができる。
【００２３】
また、本発明の請求項９に記載の印刷装置は、携帯端末からの印刷指示に基づいて印刷を実行する。また、どのユーザがどの回覧情報まで閲覧を終了させたかを示す閲覧状況情報が携帯端末から出力されると、閲覧状況情報を管理する管理装置にこの閲覧状況情報を転送する。従って、ユーザに回覧させる回覧情報を回覧用の携帯端末にのみ記憶させてオフラインで回覧情報を回覧させる場合であっても、配布者は管理装置を用いて容易に回覧の進捗状況を知ることができる。また、回覧者は、回覧情報を送信するためだけにネットワークへの接続を行う必要もない。
【００２４】
また、本発明の請求項１０に記載の印刷プログラムは、コンピュータに実行させることにより、請求項９に記載の発明の効果を奏することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。まず、図１を参照して、本実施の形態の回覧管理システム１００の概略について説明する。図１は、回覧管理システム１００の概略を示すシステム構成図である。図１に示すように、回覧管理システム１００は、携帯端末１と、複数の印刷装置２と、コンピュータ装置３とから構成されている。
【００２６】
携帯端末１は表示部を備えた携帯型の端末であり、文字や画像からなり、回覧者に回覧させる回覧情報を電子データとして記憶する。そして、記憶している回覧情報を表示部に表示させる。従って、携帯端末１を回覧者が手渡していくことで、回覧情報が複数の回覧者に回覧される。また、携帯端末１は印刷装置２に接続可能となっており、記憶している回覧情報の印刷指示を出力して印刷装置２に印刷させることができる。ここで、携帯端末１から他の機器へ電子データを複製することはできない構成となっており、回覧者は印刷によってのみ回覧情報を手元に残すことができる。これにより、電子データがコピーされることによる情報の漏洩を防止し、機密性の高い回覧情報を回覧させることを可能としている。
【００２７】
印刷装置２は、携帯端末１から印刷データを受信して印刷を実行すると共に、印刷のための接続時に携帯端末１から送信される後述の閲覧状況データ及び印刷状況データをコンピュータ装置３へ転送する。尚、本実施の形態では、携帯端末１で印刷データを作成して印刷装置２に送信しているが、携帯端末１からは回覧情報自体を送信し、印刷装置２側で回覧情報を印刷データに展開してもよい。
【００２８】
コンピュータ装置３はハードディスク装置（ＨＤＤ）及び表示部を備えており、複数の印刷装置２とネットワークを介して接続可能となっている。そして、印刷装置２から転送された閲覧状況データ及び印刷状況データをＨＤＤに記憶し、記憶しているデータを表示部に表示させる。尚、各機器間の接続は有線接続であっても無線接続であってもよい。
【００２９】
そして、以下説明する実施の形態では、携帯端末１で閲覧状況データ及び印刷状況データが作成される。閲覧状況データとは、どの回覧者がどの回覧情報を閲覧したのかを示すデータであり、印刷状況データとは、どの回覧者がどの回覧情報を印刷したのかを示すデータである。そして、所定の情報を印刷するために携帯端末１が印刷装置２へ接続されると、閲覧状況データ及び印刷状況データが印刷装置２を介してコンピュータ装置３に出力される。従って、回覧情報の配布者は、オフラインの携帯端末１を用いた回覧の状況をコンピュータ装置３によって把握することができる。尚、印刷される所定の情報は回覧情報だけでなく、如何なる情報であってもよい。
【００３０】
次に、図２乃至図６を参照して、携帯端末１の電気的構成について説明する。図２は、携帯端末１の電気的構成を示すブロック図であり、図３は、携帯端末１のＨＤＤ１３の構成を示す模式図である。また、図４は、ＨＤＤ１３のパスワード記憶エリア１３２の構成を示す模式図であり、図５は、ＨＤＤ１３の閲覧状況データ記憶エリア１３３の構成を示す模式図であり、図６は、ＨＤＤ１３の印刷状況データ記憶エリア１３４の構成を示す模式図である。
【００３１】
図２に示すように、携帯端末１には、携帯端末１の制御を司るＣＰＵ１０が設けられている。そして、このＣＰＵ１０には、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ハードディスク装置（ＨＤＤ）１３、カウンタ１４、入力部１５、表示部１６、外部通信Ｉ／Ｆ１７、及び電源スイッチ１８がバスを介して接続されている。ＲＡＭ１１には各種のデータが一時的に記憶され、ＲＯＭ１２には携帯端末１を動作させるためのプログラム等が記憶される。また、ＨＤＤ１３は各種情報を記憶し、カウンタ１４は時間の計測等の数値処理を行う。また、入力部１５は、ユーザによる入力を受け付けるボタンや十字キーからなり、表示部１６は文字や画像からなる回覧情報を表示する。また、外部通信Ｉ／Ｆ１７によって携帯端末１と印刷装置２とが接続され、電源スイッチ１８によって携帯端末１の電源の入切が行われる。
【００３２】
次に、図３を参照して、ＨＤＤ１３の構成について説明する。ＨＤＤ１３には、回覧情報記憶エリア１３１、パスワード記憶エリア１３２、閲覧状況データ記憶エリア１３３、印刷状況データ記憶エリア１３４、及びＮ値記憶エリア１３５が少なくとも設けられている。回覧情報記憶エリア１３１には、文字や画像からなる回覧情報の電子データが記憶される。パスワード記憶エリア１３２には、携帯端末１を操作している回覧者を特定するためのパスワードが記憶される。閲覧状況データ記憶エリア１３３には、どの回覧者がどの回覧情報を閲覧したのかを示す閲覧状況データが記憶される。印刷状況データ記憶エリア１３４には、どの回覧者がどの回覧情報まで印刷したのかを示す印刷状況データが記憶される。そして、Ｎ値記憶エリア１３５には、あらかじめ定められた回覧順序に従って回覧情報を複数の回覧者に回覧させるためのカウンタの値が記憶される。
【００３３】
次に、図４を参照して、パスワード記憶エリア１３２について説明する。図４に示すように、パスワード記憶エリア１３２には、回覧者欄と、パスワード欄と、Ｎ値欄とが設けられている。そして、携帯端末１が回覧者を特定するためのパスワードと、回覧順序を示すＮ値とがそれぞれの欄に回覧者毎に記憶されている。このパスワード記憶エリア１３２の記憶内容は、回覧情報を配布する配布者によって、回覧情報記憶エリア１３１の回覧情報と共に記憶される。そして、配布者以外の者はパスワード記憶エリア１３２の内容を変更できないように構成されている。
【００３４】
次に、図５を参照して、閲覧状況データ記憶エリア１３３について説明する。図５に示すように、閲覧状況データ記憶エリア１３３には、回覧者毎に、各データが閲覧を許可されたデータであるか否かを示す情報と、閲覧すべきデータ（閲覧を許可されたデータ）を回覧者が閲覧したか否かを示す情報と、閲覧すべき全てのデータについて回覧者が閲覧を完了させたか否かを示す情報とが記憶されている。
【００３５】
例えば、図５に示す例において、回覧者「１」の「許可」の列には、閲覧を許可することを示す「ＹＥＳ」がデータ１からデータ１０の全てのデータに対して記憶されている。また、回覧者「１」の「完了」の列には、回覧者「１」によるデータの閲覧が完了したことを示す「ＹＥＳ」が、データ１からデータ１０の全てのデータに対して記憶されている。さらに、閲覧すべき全てのデータの閲覧を完了したことを示す「ＹＥＳ」が「閲覧完了」に対して記憶されている。同様に、回覧者「４」の「許可」の列には、データ１及びデータ２に対して閲覧を許可しないことを示す「ＮＯ」が、データ３からデータ１０に対して閲覧を許可することを示す「ＹＥＳ」が記憶されている。また、回覧者「４」の「完了」の列には、データ３からデータ５に対して閲覧が完了したことを示す「ＹＥＳ」が、データ６からデータ１０に対して閲覧が完了していないことを示す「ＮＯ」が記憶され、さらに、閲覧すべき全てのデータの閲覧が完了していないことを示す「ＮＯ」が「閲覧完了」に対して記憶されている。尚、「許可」の列の情報は配布者によってあらかじめ記憶され、「完了」の列の情報はデータの閲覧が行われる毎に更新されるが、この詳細は後述する。
【００３６】
次に、図６を参照して、印刷状況データ記憶エリア１３４について説明する。図６に示すように、印刷状況データ記憶エリア１３４には、回覧者毎に、各データが印刷を許可されたデータであるか否かを示す情報と、データが印刷されたか否かを示す情報と、データの印刷が行われた場合にどの印刷装置で印刷されたかを示す情報と、認定データの印刷が行われたか否かを示す情報と、認定データがどの印刷装置で印刷されたか否かを示す情報とが記憶されている。この認定データとは、閲覧すべき全てのデータの閲覧が完了した場合に印刷可能となる、閲覧の完了を認定する内容の文書データである。
【００３７】
例えば、図６に示す例において、回覧者「２」の「許可」の列には、印刷を許可することを示す「ＹＥＳ」がデータ１からデータ５に対して記憶されており、印刷を許可しないことを示す「ＮＯ」がデータ６からデータ１０に対して記憶されている。また、回覧者「２」の「印刷装置」の列には、データ１及びデータ２に対して印刷が行われていないことを示す「ＮＯ」が、データ３からデータ５、及び認定データに対しては、印刷装置「３」で印刷されたことを示す「３」が記憶されている。尚、「許可」の列の情報は配布者によってあらかじめ記憶され、「印刷装置」の列の情報はデータの印刷が行われる毎に更新されるが、この詳細は後述する。
【００３８】
次に、図７を参照して、印刷装置２の電気的構成について説明する。図７は、印刷装置２の電気的構成を示すブロック図である。図７に示すように、印刷装置２には、印刷装置２の制御を司るＣＰＵ２０が設けられている。そして、このＣＰＵ２０には、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、ＨＤＤ２３、カウンタ２４、表示部２６、外部通信Ｉ／Ｆ２７、電源スイッチ２８、及び印刷制御部２９がバスを介して接続されている。ＲＡＭ２１には各種のデータが一時的に記憶され、ＲＯＭ２２には印刷装置２を動作させるためのプログラム等が記憶される。また、ＨＤＤ２３は各種情報を記憶し、カウンタ２４は時間の計測等の数値処理を行う。また、表示部２６には画像が表示され、外部通信Ｉ／Ｆ２７によって印刷装置２が携帯端末１やコンピュータ装置３に接続される。また、電源スイッチ２８によって印刷装置２の電源の入切が行われ、印刷制御部２９は印刷動作を制御する。そして、ＨＤＤ２３には、携帯端末１から送信された閲覧状況データを記憶する閲覧状況データ記憶エリア２３１と、携帯端末１から送信された印刷状況データを記憶する印刷状況データ記憶エリア２３２とが少なくとも設けられている。
【００３９】
次に、図８を参照して、コンピュータ装置３の電気的構成について説明する。図８は、コンピュータ装置３の電気的構成を示すブロック図である。図８に示すように、コンピュータ装置３には、コンピュータ装置３の制御を司るＣＰＵ３０が設けられている。そして、このＣＰＵ３０には、ＲＡＭ３１、ＲＯＭ３２、ＨＤＤ３３、カウンタ３４、入力部３５、表示部３６、外部通信Ｉ／Ｆ３７、及び電源スイッチ３８がバスを介して接続されている。ＲＡＭ３１には各種のデータが一時的に記憶され、ＲＯＭ３２にはコンピュータ装置３を動作させるためのプログラム等が記憶される。また、ＨＤＤ３３は各種情報を記憶し、カウンタ３４は時間の計測等の数値処理を行う。また、入力部３５は、ユーザによる入力を受け付けるキーボード及びマウスからなり、表示部３６は画像を出力するディスプレイからなる。また、外部通信Ｉ／Ｆ３７によってコンピュータ装置３と印刷装置２とが接続され、電源スイッチ３８によってコンピュータ装置３の電源の入切が行われる。そして、ＨＤＤ３３には、印刷装置２から転送された閲覧状況データを記憶する閲覧状況データ記憶エリア３３１と、印刷装置２から転送された印刷状況データを記憶する印刷状況データ記憶エリア３３２とが少なくとも設けられている。
【００４０】
次に、上記のように構成された回覧管理システム１００における携帯端末１の動作について、図９乃至図１３を参照して説明する。図９は、携帯端末１のメイン処理のフローチャートであり、図１０は、携帯端末１のメイン処理で実行される回覧者確定処理のフローチャートである。また、図１１は、携帯端末１のメイン処理で実行される閲覧完了判断処理のフローチャートであり、図１２は、携帯端末１のメイン処理で実行される印刷許可判断処理のフローチャートであり、図１３は、携帯端末１のメイン処理で実行される印刷装置通信処理のフローチャートである。
【００４１】
携帯端末１では、電源が投入されるとＲＯＭ１２に記憶されているプログラムがＲＡＭ１１に読み出されて起動され、図９に示すメイン処理がＣＰＵ１０により実行される。まず、回覧者確定処理が実行される（Ｓ１）。この回覧者確定処理では、回覧順序がどの回覧者まで回ってきているのかを確認して閲覧を許可する回覧者を確定し、確定された回覧者のパスワードを読み出す処理が行われる。
【００４２】
ここで、図１０を参照して、回覧者確定処理の詳細について説明する。図１０に示すように、回覧者確定処理が開始されると、回覧順序がどの回覧者まで回っているのかを示すＮ値が、ＨＤＤ１３のＮ値記憶エリア１３５（図３参照）から読み出される（Ｓ２１）。次いで、読み出されたＮ値が「０」であるか否かが判断される（Ｓ２２）。「０」であれば（Ｓ２２：ＹＥＳ）、まだ誰も回覧情報の閲覧を行っていない状態である。従って、回覧順序が最初の回覧者に対して閲覧を許可するために、Ｎ値記憶エリア１３５に記憶されているＮの値に「１」が加算され（Ｓ２７）、Ｎ番目の回覧者のパスワードがパスワード記憶エリア１３２（図４参照）から読み出されて（Ｓ２８）、メイン処理に戻る。
【００４３】
また、読み出されたＮ値が「０」でない場合には（Ｓ２２：ＮＯ）、ＨＤＤ１３の閲覧状況データ記憶エリア１３３（図５参照）から閲覧状況データが読み出される（Ｓ２３）。そして、読み出された閲覧状況データから、回覧者Ｎが閲覧すべき全てのデータの閲覧を完了させたか否かが判断される（Ｓ２４）。回覧者Ｎの閲覧完了の欄（図５参照）に、閲覧がまだ完了していないことを示す「ＮＯ」が記憶されている場合には（Ｓ２４：ＮＯ）、回覧順序は変更されることなく、そのまま回覧者Ｎのパスワードが読み出されて（Ｓ２８）、メイン処理に戻る。
【００４４】
また、回覧者Ｎの回覧完了の欄に、閲覧すべき全てのデータの閲覧を完了させたことを示す「ＹＥＳ」が記憶されている場合には（Ｓ２４：ＹＥＳ）、ＨＤＤ１３の印刷状況データ記憶エリア１３４（図６参照）から印刷状況データが読み出される（Ｓ２５）。そして、閲覧すべき全てのデータの閲覧が完了した場合に印刷可能となる認定データが回覧者Ｎによって印刷されたか否かが、読み出された印刷状況データによって判断される（Ｓ２６）。認定データの印刷が行われていないことを示す「ＮＯ」が回覧者Ｎの認定データの欄に記憶されていれば（Ｓ２６：ＮＯ）、そのまま回覧者Ｎのパスワードが読み出されて（Ｓ２８）、メイン処理に戻る。一方で、認定データの印刷が行われたことを示す情報（印刷を実行した印刷装置を識別する情報）が記憶されていれば（Ｓ２６：ＹＥＳ）、次の回覧順序の回覧者による閲覧を可能とするために、Ｎの値に「１」が加算され（Ｓ２７）、回覧者Ｎのパスワードが読み出されて（Ｓ２８）、メイン処理に戻る。
【００４５】
次いで、図９に示すように、回覧者確定処理（Ｓ１）が終了すると、ユーザにパスワードの入力を促すパスワード入力画面が表示部１６に表示されて（Ｓ２）、正しいパスワードが入力されたか否かの判断が行われる（Ｓ３）。回覧者確定処理で読み出された正しいパスワードが入力されていない場合には（Ｓ３：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ４）、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ４：ＮＯ）、Ｓ２の処理へ戻り、パスワード入力画面が継続して表示される。また、正しいパスワードが入力されずに電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ４：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。
【００４６】
そして、回覧者が入力部１５を操作することにより、回覧者確定処理（Ｓ１）で読み出された正しいパスワードが入力された場合には（Ｓ３：ＹＥＳ）、閲覧状況データ記憶エリア１３３から閲覧状況データが読み出されて（Ｓ５）、回覧者Ｎに閲覧が許可されているデータの選択画面が表示部１６に表示される（Ｓ６）。次いで、閲覧を希望するデータが回覧者によって選択されたか否かが判断され（Ｓ７）、データが選択されていない場合には（Ｓ７：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断される（Ｓ８）。データが選択されずに電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ８：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ８：ＮＯ）、Ｓ６の処理に戻り、データ選択画面の表示が継続される。
【００４７】
そして、閲覧を希望するデータが回覧者によって選択された場合には（Ｓ７：ＹＥＳ）、選択されたデータが回覧情報記憶エリア１３１（図３参照）から読み出されて表示部１６に表示され（Ｓ９）、閲覧完了判断処理が実行される（Ｓ１０）。この閲覧完了判断処理では、表示されているデータが回覧者Ｎによって閲覧されたか否かが判断され、閲覧が完了したと判断された場合に閲覧状況データが更新される。
【００４８】
ここで、図１１を参照して、閲覧完了判断処理の詳細について説明する。図１１に示すように、閲覧完了判断処理が開始されると、閲覧状況データ記憶エリア１３３から閲覧状況データが読み出され（Ｓ３１）、表示中のデータが既に閲覧完了となっているデータであるか否かが判断される（Ｓ３２）。閲覧が完了していることを示す「ＹＥＳ」が記憶されているデータであれば（Ｓ３２：ＹＥＳ）、そのままメイン処理に戻る。一方で、閲覧が完了していないことを示す「ＮＯ」が記憶されているデータである場合には（Ｓ３２：ＮＯ）、時間を計測するためのカウントが開始される（Ｓ３３）。
【００４９】
そして、表示中のデータとは異なる別のデータが選択されたか否かが判断され（Ｓ３４）、別のデータが選択されていなければ（Ｓ３４：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断される（Ｓ３５）。電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ３５：ＮＯ）、３秒が経過したか否かが判断され（Ｓ３６）、経過していなければ（Ｓ３６：ＮＯ）、Ｓ３４の判断へ戻る。そして、３秒が経過する前に別のデータが選択された場合（Ｓ３４：ＹＥＳ）、若しくは電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ３５：ＹＥＳ）、メイン処理に戻る。
【００５０】
一方で、データが表示されて３秒が経過した場合には（Ｓ３６：ＹＥＳ）、回覧者Ｎによる閲覧が完了したことを示す「ＹＥＳ」が表示中のデータに対して記憶され、閲覧状況データが更新される（Ｓ３７）。次いで、閲覧すべき全てのデータの閲覧を回覧者Ｎが完了させたか否かが判断される（Ｓ３８）。閲覧すべきデータ（図５の「許可」の欄に「ＹＥＳ」が記憶されているデータ）の中で、閲覧が完了していないことを示す「ＮＯ」が記憶されているデータが存在する場合には（Ｓ３８：ＮＯ）、そのままメイン処理に戻る。また、閲覧が完了したことを示す「ＹＥＳ」が閲覧すべきデータの全てに対して記憶されている場合には（Ｓ３８：ＹＥＳ）、閲覧状況データにおける回覧者Ｎの「閲覧完了」欄に、全てのデータの閲覧が完了したことを示す「ＹＥＳ」が記憶されて（Ｓ３９）、メイン処理に戻る。
【００５１】
次いで、図９のフローチャートの説明に戻り、閲覧完了判断処理（Ｓ１０）が終了すると、表示中のデータとは異なる別のデータが選択されたか否かが判断され（Ｓ１１）、別のデータが選択された場合には（Ｓ１１：ＹＥＳ）、選択されたデータが表示される（Ｓ９）。別のデータが選択されていない場合には（Ｓ１１：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ１２）、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ１２：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。
【００５２】
そして、別のデータが選択されておらず、電源もＯＦＦとされていなければ（Ｓ１１：ＮＯ、Ｓ１２：ＮＯ）、回覧者による印刷指示が行われたか否かが判断される（Ｓ１３）。この印刷指示は、回覧者が入力部１５を操作して印刷したいデータを選択し、さらに表示部１６に表示される印刷ボタンを選択することにより行われる。印刷指示が行われていない場合には（Ｓ１３：ＮＯ）、Ｓ１１の判断に戻る。一方で、印刷指示が行われた場合には（Ｓ１３：ＹＥＳ）、印刷許可判断処理が行われる（Ｓ１４）。印刷許可判断処理では、回覧者Ｎによって印刷の指示が行われたデータが、回覧者Ｎに対して印刷が許可されているデータであるか否かが判断される。また、認定データの印刷指示が行われた場合に、認定データの印刷条件が満たされているか否かが判断される。そして、判断結果に応じて印刷データが作成される。
【００５３】
ここで、図１２を参照して、印刷許可判断処理の詳細について説明する。図１２に示すように、印刷許可判断処理が開始されると、まず、ＨＤＤ１３の印刷状況データ記憶エリア１３４に記憶されている印刷状況データ（図６参照）が読み出される（Ｓ４１）。次いで、回覧者Ｎによって印刷の指示が行われたデータが、回覧者Ｎに対して印刷が許可されているデータであるか否かが判断される（Ｓ４２）。印刷状況データにおいて、印刷指示が行われたデータに対して印刷を許可しないことを示す「ＮＯ」が記憶されている場合には（Ｓ４２：ＮＯ）、「印刷が許可されていません」という印刷不許可画面が表示部１６に５秒間表示されて（Ｓ４３）、メイン処理に戻る。
【００５４】
一方で、回覧者Ｎからの印刷指示が行われたデータに対して、印刷が許可されていることを示す「ＹＥＳ」が記憶されている場合には（Ｓ４２：ＹＥＳ）、印刷の指示が行われたデータに認定データが含まれているか否かが判断される（Ｓ４４）。先述したように、この認定データとは、閲覧すべき全てのデータの閲覧が完了した場合に印刷可能となる、閲覧の完了を認定する内容の文章データである。認定データが含まれていない場合には（Ｓ４４：ＮＯ）、印刷指示が行われた全てのデータの印刷データが作成されて（Ｓ４５）、メイン処理に戻る。
【００５５】
一方で、印刷指示が行われたデータに認定データが含まれている場合には（Ｓ４４：ＹＥＳ）、閲覧状況データ記憶エリア１３３から閲覧状況データが読み出されて（Ｓ４６）、閲覧すべき全てのデータの閲覧を回覧者Ｎが完了させたか否かが判断される（Ｓ４７）。閲覧状況データにおいて、閲覧を完了したことを示す「ＹＥＳ」が回覧者Ｎの閲覧完了欄に記憶されている場合には（Ｓ４７：ＹＥＳ）、印刷指示が行われた全てのデータの印刷データが作成されて（Ｓ４５）、メイン処理に戻る。また、閲覧を完了していないことを示す「ＮＯ」が記憶されている場合には（Ｓ４７：ＮＯ）、「まだ認定データの印刷はできません」という認定印刷不許可画面が５秒間表示され（Ｓ４８）、認定データ以外のデータの印刷データが作成されて（Ｓ４９）、メイン処理に戻る。
【００５６】
次いで、図９のフローチャートの説明に戻り、印刷許可判断処理（Ｓ１４）が終了すると、作成された印刷データがあるか否かが判断され（Ｓ１５）、印刷データが無い場合には（Ｓ１５：ＮＯ）、Ｓ１１の判断に戻る。作成された印刷データがある場合には（Ｓ１５：ＹＥＳ）、印刷装置通信処理が行われる（Ｓ１６）。印刷装置通信処理では、印刷装置２との通信が行われ、印刷データ、閲覧状況データ、及び印刷状況データが印刷装置２へ送信される。
【００５７】
ここで、図１３を参照して、印刷装置通信処理の詳細について説明する。図１３に示すように、印刷装置通信処理が開始されると、まず、印刷装置２との通信が開始される（Ｓ５１）。そして、通信依頼信号が印刷装置２に送信され（Ｓ５２）、時間を計測するためのカウントが開始される（Ｓ５３）。次いで、印刷装置２から通信許可信号を受信したか否かが判断され（Ｓ５４）、受信していない場合には（Ｓ５４：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断される（Ｓ５５）。電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ５５：ＹＥＳ）、印刷装置２との通信が切断されて（Ｓ５９）、メイン処理に戻る。また、電源がＯＦＦとされていない場合には（Ｓ５５：ＮＯ）、通信依頼信号の送信から１５秒が経過したか否かが判断され（Ｓ５６）、１５秒が経過していない場合には（Ｓ５６：ＮＯ）、Ｓ５４の判断に戻る。また、１５秒が経過した場合には（Ｓ５６：ＹＥＳ）、再び通信依頼信号が送信される（Ｓ５２）。
【００５８】
そして、印刷装置２から通信許可信号を受信した場合には（Ｓ５４：ＹＥＳ）、印刷データが作成されたデータについて、印刷が完了していないことを示す「ＮＯ」から、印刷を実行する印刷装置２を識別する値に印刷状況データ（図６参照）が更新される（Ｓ５７）。次いで、作成された印刷データと、閲覧状況データ記憶エリア１３３の閲覧状況データと、印刷状況データ記憶エリア１３４の印刷状況データとが印刷装置２に送信され（Ｓ５８）、印刷装置２との通信が切断されて（Ｓ５９）、メイン処理に戻る。
【００５９】
そして、図９に示すメイン処理では、印刷装置通信処理が終了し、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ１７：ＮＯ）、Ｓ１１の判断へ戻る。電源がＯＦＦとされていれば（Ｓ１７：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。
【００６０】
次に、図１４を参照して、回覧管理システム１００における印刷装置２の動作について説明する。図１４は、印刷装置２のメイン処理のフローチャートである。以下説明する印刷装置２のメイン処理は、ＲＯＭ２２に記憶されているプログラムにより、ＣＰＵ２０において実行される。
【００６１】
まず、携帯端末１との通信が開始され（Ｓ７０）、携帯端末１から通信依頼信号を受信したか否かが判断される（Ｓ７１）。受信していない場合には（Ｓ７１：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ７２）、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ７２：ＹＥＳ）、携帯端末１との通信が切断されて（Ｓ７３）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ７２：ＮＯ）、Ｓ７１の判断へ戻る。
【００６２】
そして、携帯端末１から通信依頼信号を受信した場合には（Ｓ７１：ＹＥＳ）、通信許可信号が携帯端末１に送信され（Ｓ７４）、時間を計測するためのカウントが開始されて（Ｓ７５）、携帯端末１から印刷データ、閲覧状況データ、及び印刷状況データを受信したか否かが判断される（Ｓ７６）。データを受信していない場合には（Ｓ７６：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ７７）、ＯＦＦとされた場合には（Ｓ７７：ＹＥＳ）、携帯端末１との通信が切断されて（Ｓ７８）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていない場合には（Ｓ７７：ＮＯ）、通信許可信号の送信から１５秒が経過したか否かが判断され（Ｓ７９）、１５秒が経過していない場合には（Ｓ７９：ＮＯ）、Ｓ７６の判断へ戻る。また、１５秒が経過した場合には（Ｓ７９：ＹＥＳ）、通信許可信号が再び携帯端末１に送信される（Ｓ７４）。
【００６３】
そして、携帯端末１から印刷データ、閲覧状況データ、及び印刷状況データを受信した場合には（Ｓ７６：ＹＥＳ）、受信した閲覧状況データがＨＤＤ２３の閲覧状況データ記憶エリア２３１に、印刷状況データが印刷状況データ記憶エリア２３２に記憶される（Ｓ８０）。これにより、コンピュータ装置３にデータが転送できない等の不具合が生じた場合であっても、回覧情報の配布者は閲覧状況及び印刷状況を把握することができる。そして、受信した印刷データの印刷が行われて（Ｓ８１）、コンピュータ装置３との通信が開始される（Ｓ８２）。次いで、通信依頼信号がコンピュータ装置３に送信され（Ｓ８３）、時間を計測するカウントが開始されて（Ｓ８４）、コンピュータ装置３から通信許可信号を受信したか否かが判断される（Ｓ８５）。通信許可信号を受信していない場合には（Ｓ８５：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ８６）、ＯＦＦとされた場合には（Ｓ８６：ＹＥＳ）、コンピュータ装置３との通信が切断されて（Ｓ８７）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていない場合には（Ｓ８６：ＮＯ）、通信依頼信号の送信から１５秒が経過したか否かが判断され（Ｓ８８）、経過していない場合には（Ｓ８８：ＮＯ）、Ｓ８５の判断へ戻る。また、１５秒が経過した場合には（Ｓ８８：ＹＥＳ）、通信依頼信号が再びコンピュータ装置３に送信される（Ｓ８３）。
【００６４】
そして、コンピュータ装置３から通信許可信号を受信した場合には（Ｓ８５：ＹＥＳ）、閲覧状況データ及び印刷状況データがコンピュータ装置３へ転送されて（Ｓ８９）、コンピュータ装置３との通信が切断される（Ｓ９０）。次いで、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ９１）、ＯＦＦとされていない場合には（Ｓ９１：ＮＯ）、Ｓ７１の判断へ戻る。また、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ９１：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。
【００６５】
次に、図１５を参照して、回覧管理システム１００におけるコンピュータ装置３の動作について説明する。図１５は、コンピュータ装置３のメイン処理のフローチャートである。以下説明するコンピュータ装置３のメイン処理は、ＲＯＭ３２に記憶されているプログラムにより、ＣＰＵ３０において実行される。
【００６６】
まず、印刷装置２との通信が開始され（Ｓ１０１）、印刷装置２から通信依頼信号を受信したか否かが判断される（Ｓ１０２）。受信していない場合には（Ｓ１０２：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ１０３）、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、印刷装置２との通信が切断されて（Ｓ１０４）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ１０３：ＮＯ）、Ｓ１０２の判断へ戻る。
【００６７】
そして、印刷装置２から通信依頼信号を受信した場合には（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、通信許可信号が印刷装置２に送信され（Ｓ１０５）、時間を計測するためのカウントが開始されて（Ｓ１０６）、印刷装置２から閲覧状況データ及び印刷状況データを受信したか否かが判断される（Ｓ１０７）。データを受信していない場合には（Ｓ１０７：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ１０８）、ＯＦＦとされた場合には（Ｓ１０８：ＹＥＳ）、印刷装置２との通信が切断されて（Ｓ１０９）、メイン処理を終了する。また、電源がＯＦＦとされていない場合には（Ｓ１０８：ＮＯ）、通信許可信号の送信から１５秒が経過したか否かが判断され（Ｓ１１０）、１５秒が経過していない場合には（Ｓ１１０：ＮＯ）、Ｓ１０７の判断へ戻る。また、１５秒が経過した場合には（Ｓ１１０：ＹＥＳ）、通信許可信号が再び印刷装置２に送信される（Ｓ１０５）。
【００６８】
そして、印刷装置２から閲覧状況データ及び印刷状況データを受信した場合には（Ｓ１０７：ＹＥＳ）、ＨＤＤ３３の閲覧状況データ記憶エリア３３１及び印刷状況データ記憶エリア３３２の記憶内容が、受信した新しいデータに更新される（Ｓ１１２）。そして、閲覧状況データ及び印刷状況データが更新されたことを示す通知画面が表示部３６に表示され（Ｓ１１３）、通知画面が回覧情報の配布者によって確認されたか否かが判断される（Ｓ１１４）。配布者による通知画面の確認は、入力部３５が操作されることによって表示部３６内の「ＯＫ」ボタンが選択されることで行われる。通知画面が確認されていなければ（Ｓ１１４：ＮＯ）、電源がＯＦＦとされたか否かが判断され（Ｓ１１５）、ＯＦＦとされていなければ（Ｓ１１５：ＮＯ）、データ更新の通知画面が継続して表示される（Ｓ１１３）。また、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ１１５：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。
【００６９】
そして、配布者によってデータ更新の通知画面が確認された場合には（Ｓ１１４：ＹＥＳ）、表示部３６の表示が通知画面表示前の画面表示に戻されて（Ｓ１１６）、電源がＯＦＦとされていなければ（Ｓ１１７：ＮＯ）、Ｓ１０２の判断へ戻る。また、電源がＯＦＦとされた場合には（Ｓ１１７：ＹＥＳ）、メイン処理を終了する。尚、配布者は入力部３５を操作して、表示部３６に表示された所定のフォルダを開くことで、閲覧状況データ及び印刷状況データの内容を確認することができる。
【００７０】
以上説明したように、本実施の形態の回覧管理システム１００によれば、ユーザに回覧させる回覧情報の電子データに加えて、どの回覧者がどのデータを閲覧したかを示す閲覧状況データと、どの回覧者がどのデータを印刷したかを示す印刷状況データとが携帯端末１に記憶されている。この携帯端末１を回覧者が操作すると、操作を行っている回覧者が特定され、この回覧者が新たにデータの閲覧を行う毎に閲覧状況データが更新される。また、回覧者からの印刷指示によってデータの印刷が行われる毎に、印刷状況データが更新される。そして、携帯端末１から印刷装置２へ印刷データが送信される際に、閲覧状況データ及び印刷状況データも併せて印刷装置２へ送信される。さらに、これらのデータを受信した印刷装置２は、印刷データの印刷を実行すると共に、閲覧状況データ及び印刷状況データをコンピュータ装置３へ転送する。従って、回覧情報を配布する配布者は、携帯端末１にのみ回覧情報を入力してオフラインで回覧させる場合に、どの回覧者がどのデータを閲覧したか（閲覧状況）を、コンピュータ装置３を用いて管理することができる。さらに、どの回覧者がどのデータの印刷を行ったか（印刷状況）を管理することができる。
【００７１】
また、携帯端末１では、複数の印刷装置２の中で、印刷を実行した印刷装置２を特定する情報を含む印刷状況データを作成することができるため、配布者は印刷状況をより正確に把握することができる。さらに、印刷状況データには、どの回覧者にどのデータの印刷を許可するかを示す情報が含まれており、印刷の指示がなされたデータが回覧者への印刷を許可されたデータである場合のみ、印刷データが印刷装置２へ送信される。従って、配布者は、各データの印刷を許可するか否かを回覧者毎に設定することができる。
【００７２】
また、閲覧状況データには、どの回覧者がどのデータを閲覧すべきであるかを示す情報が含まれており、閲覧すべき全てのデータの閲覧を回覧者が完了させると、全てのデータの閲覧を完了したことを示す認定データの印刷が可能となる。そして、携帯端末１には、複数の回覧者の回覧順序と、その時点でどの回覧順序の回覧者に閲覧が許可されているかを示す情報（Ｎ値）とが記憶されており、認定データが印刷されることを契機として、閲覧を許可する回覧者が次の回覧順序の回覧者に更新される。従って、配布者は回覧者の回覧順序を設定することができ、閲覧させたいデータを確実に閲覧させてから次の回覧順序の回覧者に回覧情報を閲覧させることができる。さらに、閲覧順序が更新される毎に印刷が実行されるため、閲覧順序が更新される毎に閲覧状況データ及び印刷状況データが印刷装置２へ送信されることとなる。よって、閲覧状況データ及び印刷状況データが印刷装置２へ送信されないまま次々に回覧情報が回覧されることを防止することができる。
【００７３】
尚、上記実施の形態のコンピュータ装置３が本発明の「管理装置」に相当し、回覧情報を記憶する携帯端末１におけるＨＤＤ１３の回覧情報記憶エリア１３１が「回覧情報記憶手段」に相当する。また、図９のＳ９で回覧情報を表示部１６に表示させる携帯端末１のＣＰＵ１０が「回覧情報表示制御手段」として機能し、Ｓ３でパスワードを利用して回覧者の特定を行う携帯端末１のＣＰＵ１０が「ユーザ特定手段」として機能する。また、閲覧状況データが「閲覧状況情報」に相当し、図１１のＳ３７で閲覧状況データを閲覧完了に更新する携帯端末１のＣＰＵ１０が「閲覧状況情報作成手段」として機能する。また、携帯端末１の入力部１５が「印刷指示受付手段」に相当し、外部通信Ｉ／Ｆ１７が「接続手段」に相当する。また、図１３のＳ５８で印刷データ、閲覧状況データ、及び印刷状況データを印刷装置２に送信する携帯端末１のＣＰＵ１０が「出力手段」として機能し、Ｓ５７で印刷状況データを印刷完了に更新する携帯端末１のＣＰＵ１０が「印刷状況情報作成手段」として機能する。
【００７４】
また、どの回覧者にどのデータの印刷を許可するかを示す情報を含む印刷状況データを記憶する携帯端末１におけるＨＤＤ１３の印刷状況データ記憶エリア１３４が「印刷許可回覧情報記憶手段」に相当し、図１２のＳ４２で回覧者に印刷が許可されたデータであるか否かを判断する携帯端末１のＣＰＵ１０が「印刷許可判断手段」として機能する。また、回覧者の回覧順序を記憶する携帯端末１におけるＨＤＤ１３のパスワード記憶エリア１３２が「回覧順序記憶手段」に相当し、その時点でどの回覧順序の回覧者に閲覧が許可されているかを示す情報を記憶するＨＤＤ１３のＮ値記憶エリア１３５が「閲覧許可ユーザ記憶手段」に相当する。また、図１０のＳ２６及びＳ２７で、閲覧を許可する回覧者を次の回覧順序の回覧者に更新する携帯端末１のＣＰＵ１０が「閲覧許可ユーザ更新手段」として機能し、図９のＳ３で閲覧を許可された回覧順序の回覧者であるか否かを判断する携帯端末１のＣＰＵ１０が「回覧順序一致判断手段」として機能する。
【００７５】
また、どの回覧者がどのデータを閲覧すべきかを示す情報を含む閲覧状況データを記憶する携帯端末１におけるＨＤＤ１３の閲覧状況データ記憶エリア１３３が「閲覧要否情報記憶手段」に相当し、図１２のＳ４７で、閲覧すべき全てのデータの閲覧を回覧者が完了させたか否かを判断する携帯端末１のＣＰＵ１０が「閲覧完了判断手段」として機能する。また、図１２のＳ４７，Ｓ４５、及び図１３のＳ５８で、回覧者が全てのデータの閲覧を完了させた場合に認定データの印刷データを印刷装置２へ送信する携帯端末１のＣＰＵ１０が「完了印刷指示出力手段」として機能する。また、図１４に示すＳ８９で、携帯端末１から受信した閲覧状況データ及び印刷状況データをコンピュータ装置３に転送する印刷装置２のＣＰＵ２０が「転送手段」として機能する。また、印刷装置２から転送された閲覧状況データ及び印刷状況データを記憶するコンピュータ装置３のＨＤＤ３３が「管理情報記憶手段」に相当する。
【００７６】
尚、本発明の回覧管理システムは、上記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更を加え得ることは勿論である。例えば、本実施の形態では、どの回覧者がどのデータを閲覧したかを示す閲覧状況データ（図５参照）、及びどの回覧者がどのデータを印刷したかを示す印刷状況データ（図６参照）を用いて回覧情報の回覧の状況を管理している。しかし、印刷の状況を把握する必要がない場合には、閲覧状況データのみを用いて回覧の状況を管理してもよい。これにより、管理されるデータの量を削減することができ、コンピュータの処理負担を低下させることができる。
【００７７】
また、本実施の形態では、回覧者が閲覧すべきデータと回覧者に閲覧が許可されたデータとが一致しているが、閲覧が許可されたデータの内の所定のデータを、回覧者が閲覧すべきデータとして設定することも可能である。この場合には、閲覧状況データ（図５参照）において、閲覧を許可するか否かを示す「許可」の情報、及び閲覧を完了したか否かを示す「完了」の情報に加えて、閲覧すべきデータであるか否かを示す情報を記憶させればよい。これにより、回覧者に必ず閲覧させたいデータと、回覧者が閲覧してもよいデータと、閲覧を禁止するデータとを配布者が設定することができる。
【００７８】
また、図１０に示す携帯端末１の回覧者確定処理では、閲覧すべき全てのデータの閲覧が終了し（Ｓ２４：ＹＥＳ）、且つ、全データの閲覧を終了したことを示す内容の認定データが印刷された場合に（Ｓ２６：ＹＥＳ）、回覧順序を更新しているが（Ｓ２７）、この更新基準も変更が可能である。例えば、閲覧すべき全てのデータの閲覧が終了することのみを更新の基準としてもよいし、認定データの印刷のみを基準としてもよい。また、これらの条件を満たし、且つ回覧者が次の回覧者への回覧順序の更新を了承した場合に回覧順序が更新される構成とすれば、回覧者が十分に閲覧を行う前に回覧順序が更新されることを防止することができる。また、本実施の形態ではユーザ個人の回覧順序を設定しているが、複数のユーザからなるユーザグループ毎に順次回覧順序を更新する構成としてもよい。この場合には、ユーザグループに属したユーザであれば、回覧順序が次のユーザグループに更新されるまでの間データを閲覧することができるため、閲覧することができる時間がより長くなる。また、本実施の形態では回覧順序があらかじめ決められているが、回覧順序を設定せずに、閲覧が許可されたユーザであれば順序に関係無く閲覧が可能となる構成としてもよい。
【００７９】
また、図１１に示す閲覧完了判断処理では、選択されたデータが表示部１６に３秒以上表示されることで（Ｓ３６：ＹＥＳ）、回覧者による閲覧が完了したと判断しているが（Ｓ３７）、閲覧完了の判断基準はこれに限られない。例えば、判断基準となるデータの表示時間は変更してもよいし、表示時間でなく、データが印刷されることで閲覧完了と判断することも可能である。この場合には、図１３に示すＳ５７の処理において、印刷状況データと共に閲覧状況データを更新すればよい。
【００８０】
また、閲覧状況データ及び印刷状況データがコンピュータ装置３に転送された際に、印刷装置２を介して携帯端末１の動作を制御することも可能である。例えば、配布者が回覧情報の回覧を途中で中止させたい場合には、携帯端末１が印刷装置２に接続された際に、印刷装置２から携帯端末１へ回覧中止信号を送信し、閲覧中止信号を受信した携帯端末１は回覧情報の表示及び印刷を中止する構成とすればよい。また、印刷装置２への接続時に新たな回覧情報を携帯端末１に記憶させたり、閲覧状況データや印刷状況データの内容を変更したり、回覧者へのメッセージを表示部１６に表示させたりすることも可能である。これにより、オフラインの携帯端末１で回覧情報を回覧させる場合であっても、配布者は携帯端末１を制御することができる。
【００８１】
また、各機器の構成も適宜変更が可能である。例えば、閲覧状況データや印刷状況データを記憶する携帯端末１の記憶媒体はＨＤＤ１３に限られず、メモリカード等の他の記憶媒体を用いてもよい。また、閲覧状況データ及び印刷状況データを管理するコンピュータ装置３は、例えばサーバに変更することも可能である。また、図９に示すＳ３では、正しいパスワードが入力されたか否かにより回覧者を特定しているが、指紋認証やＩＤチップ等を利用して回覧者を特定してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】回覧管理システム１００の概略を示すシステム構成図である。
【図２】携帯端末１の電気的構成を示すブロック図である。
【図３】携帯端末１のＨＤＤ１３の構成を示す模式図である。
【図４】ＨＤＤ１３のパスワード記憶エリア１３２の構成を示す模式図である。
【図５】ＨＤＤ１３の閲覧状況データ記憶エリア１３３の構成を示す模式図である。
【図６】ＨＤＤ１３の印刷状況データ記憶エリア１３４の構成を示す模式図である。
【図７】印刷装置２の電気的構成を示すブロック図である。
【図８】コンピュータ装置３の電気的構成を示すブロック図である。
【図９】携帯端末１のメイン処理のフローチャートである。
【図１０】携帯端末１のメイン処理で実行される回覧者確定処理のフローチャートである。
【図１１】携帯端末１のメイン処理で実行される閲覧完了判断処理のフローチャートである。
【図１２】携帯端末１のメイン処理で実行される印刷許可判断処理のフローチャートである。
【図１３】携帯端末１のメイン処理で実行される印刷装置通信処理のフローチャートである。
【図１４】印刷装置２のメイン処理のフローチャートである。
【図１５】コンピュータ装置３のメイン処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００８３】
１    携帯端末
２    印刷装置
３    コンピュータ装置
１０    ＣＰＵ
１３    ＨＤＤ
１５    入力部
１７    外部通信Ｉ／Ｆ
２０    ＣＰＵ
３３    ＨＤＤ
１００    回覧管理システム
１３１    回覧情報記憶エリア
１３２    パスワード記憶エリア
１３３    閲覧状況データ記憶エリア
１３４    印刷状況データ記憶エリア
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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