(57)【要約】【課題】会議に用いる情報処理システムにログインした場合に、会議参加者である操作者にその会議に適した資料を表示するようにした情報処理システムを提供する。【解決手段】情報処理システムの認証手段は、操作者を認証し、会議データ記憶手段は、会議と該会議の開始予定日時と該会議に関連する文書に関するデータを記憶し、表示手段は、前記認証手段によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、前記会議データ記憶手段に記憶されている対応する会議及び該会議に関連する文書に関するデータを表示する。【選択図】図１
2009086871.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
操作者を認証する認証手段と、
会議と該会議の開始予定日時と該会議に関連する文書に関するデータを記憶する会議データ記憶手段と、
前記認証手段によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、前記会議データ記憶手段に記憶されている対応する会議及び該会議に関連する文書に関するデータを表示する表示手段
を具備することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記表示手段は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にある場合は、該会議を対応する会議とする
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記表示手段は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にない場合は、今後開始される会議に関連する文書に関するデータを表示する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項４】
コンピュータを、
操作者を認証する認証手段と、
会議と該会議の開始予定日時と該会議に関連する文書に関するデータを記憶する会議データ記憶手段と、
前記認証手段によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、前記会議データ記憶手段に記憶されている対応する会議及び該会議に関連する文書に関するデータを表示する表示手段
として機能させることを特徴とする情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム及び情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子会議システムでは、ユーザーの操作性を向上させるために、通常のＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）のユーザーインターフェイスとは異なるユーザーインターフェイスを提供していることが多い。例えば、電子会議システムでは、タッチパネル方式を採用して、アイコンを指示することで、文書へアクセスできるようにするものがある。
【０００３】
これに関連する技術として、例えば、特許文献１には、ディレクトリやファイル単位、ファイル内部の小項目等に対応したきめの細かい会議資料へのアクセス制御を実現することを課題とし、会議資料は会議資料格納部に格納されており、階層化された複数の項目からなっており、会議資料に対応する読み出し権限リストは、アクセス制御部に格納されており、各項目番号の後にその項目の読み出し権をもつ会議参加者の名前が列挙されており、制御部は、入出力部から入力される会議参加者からのアクセス要求に対してアクセス権限リストを参照し、要求を出した参加者が権限を持っていれば、その要求を格納部に対して実行し、読み出し権を持たない会議参加者が存在することにより、表示されない項目があるため、表示されるべき項目の番号が欠落して、その連続性が失われる可能性があるときは、表示制御部が欠落した番号を埋めて続き番号となるように項目番号を付け替えて表示することが開示されている。
【特許文献１】特開平０８−１６１２１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、資料作成用のＰＣの表示装置と会議に用いる情報処理システムの操作のための表示装置とは異なるため、その情報処理システムで資料へのアクセスが困難となる場合がある。
本発明は、このような背景技術の状況の中でなされたもので、会議に用いる情報処理システムにログインした場合に、会議参加者である操作者にその会議に適した資料を表示するようにした情報処理システム及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の情報処理システムは、操作者を認証する認証手段と、会議と該会議の開始予定日時と該会議に関連する文書に関するデータを記憶する会議データ記憶手段と、前記認証手段によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、前記会議データ記憶手段に記憶されている対応する会議及び該会議に関連する文書に関するデータを表示する表示手段を具備することを特徴とする。
【０００６】
請求項２の情報処理システムは、請求項１に記載する情報処理システムであって、前記表示手段は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にある場合は、該会議を対応する会議とすることを特徴とする。
【０００７】
請求項３の情報処理システムは、請求項１に記載する情報処理システムであって、前記表示手段は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にない場合は、今後開始される会議に関連する文書に関するデータを表示することを特徴とする。
【０００８】
請求項４の情報処理プログラムは、コンピュータを、操作者を認証する認証手段と、会議と該会議の開始予定日時と該会議に関連する文書に関するデータを記憶する会議データ記憶手段と、前記認証手段によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、前記会議データ記憶手段に記憶されている対応する会議及び該会議に関連する文書に関するデータを表示する表示手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１記載の情報処理システムによれば、会議に用いる情報処理システムにログインした場合に、会議参加者である操作者にその会議に適した資料を表示することができるようになる。
【００１０】
請求項２記載の情報処理システムによれば、ある期間内にログインした参加者に対し、その会議に適した資料を表示することができるようになる。
【００１１】
請求項３記載の情報処理システムによれば、会議の準備期間内にログインした場合に、操作者が会議の資料作成等の準備ができるようになる。
【００１２】
請求項４記載の情報処理プログラムによれば、会議に用いるコンピュータにログインした場合に、会議参加者である操作者にその会議に適した資料を表示することができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、コンピュータ・プログラム、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させること、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）を含む。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。
【００１４】
以下、会議とは、複数人によって行われる会合、討論等を含む。
なお、文書とは、テキスト及び場合によっては画像、動画、音声等の電子データであり、名前の付いた構造体の単位であって、記憶、編集及び検索等ができ、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。ここでは、特に会議に用いる資料を例示して説明する。また、文書にはフォルダを含む。
操作者は、説明の文脈に応じて、会議の参加者等として説明する場合がある。また、複数人の操作者であってもよいし、第１の操作を行う操作者と第２の操作を行う操作者は、同一人である必要もない。
会議体とは、その会議自体、その会議を構成する要素（例えば、会議名称、会議の参加者等）のそれぞれ、その要素の組み合わせ又はその総称を指す。より具体的には、後述する会議体メタデータを特定するための情報をいう場合がある。例えば、会議体を指定するとは、会議体メタデータを特定することをいう。
【００１５】
本実施の形態は、図１に示すように、個人ＰＣ１１０、電子会議システム１２０、コントロールパネル１２５、共有画面１２６、ＩＣカード１３１、ＩＣカード１３２、文書アーカイブサーバー１４０、会議体メタデータＤＢサーバー１５０を有している。
なお、図では、主なデータ又は制御の流れ等について矢印を用いて表わしており、図で表わしたもの以外にも、各モジュール等間で、データ又は制御の流れ等が生じる。
個人ＰＣ１１０、電子会議システム１２０、文書アーカイブサーバー１４０、会議体メタデータＤＢサーバー１５０は、通信回線１９９を介してそれぞれ接続されている。
【００１６】
個人ＰＣ１１０は、個人認証モジュール１１１、資料格納モジュール１１２、会議体特定モジュール１１３、会議体関連付け処理モジュール１１４を有している。操作者の操作に応じて、会議に用いる文書を作成する。
個人認証モジュール１１１は、操作者が所有しているＩＣカード１３１を認証する。認証されると、個人ＰＣ１１０にログインできて使用することができるようになる。
【００１７】
資料格納モジュール１１２は、文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１にアクセスする。つまり、個人ＰＣ１１０によって作成された資料である文書を文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１に格納する。
会議体特定モジュール１１３は、会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１にアクセスする。つまり、個人認証モジュール１１１によって認証された操作者が参加している会議の名称を、会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１内に格納されている会議体メタデータから抽出する。そして、それを個人ＰＣ１１０の表示装置に表示し、操作者の選択操作に応じて、会議体を選択する。選択した会議体は、作成した文書を関連付けるものである。なお、会議体メタデータのデータ構造については、図７を用いて後述する。
【００１８】
会議体関連付け処理モジュール１１４は、文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１及び会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１にアクセスする。つまり、文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１に格納されている文書を、会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１内に格納されている会議体メタデータを用いて会議体に関連付ける。具体的には、文書の名称を、会議体メタデータを構成するデータとして格納する。ここで、関連付けの処理として、（第１の関連付け処理）操作者の明示的な関連付けの操作に応じて関連付ける場合と、（第２の関連付け処理）会議体特定モジュール１１３によって特定された会議体（より具体的には、会議体メタデータ）に基づいて、個人ＰＣ１１０が操作者の明示的な操作なしに関連付ける場合がある。
【００１９】
文書アーカイブサーバー１４０は、文書アーカイブ１４１を有している。文書アーカイブ１４１は、個人ＰＣ１１０の資料格納モジュール１１２、会議体関連付け処理モジュール１１４からアクセスされる。会議に用いられる資料である文書を、フォルダによる階層構造を用いて格納する。
【００２０】
会議体メタデータＤＢサーバー１５０は、会議体メタデータＤＢ１５１を有している。会議体メタデータＤＢ１５１は、会議体メタデータを記憶しており、個人ＰＣ１１０の会議体特定モジュール１１３、会議体関連付け処理モジュール１１４及び電子会議システム１２０の関連文書一覧取得モジュール１２２からアクセスされる。会議体メタデータには、少なくとも会議とその会議の開始予定日時とその会議に関連する文書に関するデータ（例えば、文書名）が含まれている。
【００２１】
電子会議システム１２０は、会議体認証モジュール１２１、関連文書一覧取得モジュール１２２、コントロールパネル表示管理モジュール１２３、関連文書記憶領域１２４を有しており、共有画面１２６と接続されている。会議室に設置されており、会議の際に用いられる。例えば、タッチパネル式のコントロールパネル１２５に対する操作者の操作に応じて、文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１から文書を取り出して、大画面の共有画面１２６にその文書を表示する。
会議体認証モジュール１２１は、複数の参加者がそれぞれ所有しているＩＣカード１３２を認証する。ここで、会議体認証とは、その会議に参加する複数の参加者を認証することをいう。個々の参加者が認証されると、電子会議システム１２０にログインできて使用することができるようになる。
【００２２】
関連文書一覧取得モジュール１２２は、会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１にアクセスする。関連文書一覧取得モジュール１２２は、時計手段を有しており、現在の日時を検出することができる。そして、会議体認証モジュール１２１によって認証された操作者が参加すべき会議の開始予定日時及び現在の日時に基づいて、会議体メタデータＤＢ１５１に記憶されている対応する会議及びその会議に関連する文書名を取得する。より具体的には、例えば、会議体認証モジュール１２１によって認証された操作者に対応する会議体メタデータを会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１から取得する。そして、その会議体メタデータ内の文書名の一覧を、コントロールパネル表示管理モジュール１２３へ渡す。そして、その文書を文書アーカイブサーバー１４０の文書アーカイブ１４１から取得して、関連文書記憶領域１２４へ記憶させる。また、取り出した会議体メタデータが複数ある場合は、コントロールパネル１２５に対する操作者の操作に応じて、会議体を指定し、その会議体メタデータを会議体メタデータＤＢサーバー１５０の会議体メタデータＤＢ１５１から取得する。
また、関連文書一覧取得モジュール１２２は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にある場合は、その会議を対応する会議とするようにしてもよい。なお、会議の開始予定日時を含む期間内とは、例えば、その開始予定日時以降、その開始予定日時よりも所定時間前から所定時間後の期間（ここでの所定は、一定であること、開始時刻に応じて変化させること、開催期間（つまり、開始時刻から終了時刻の期間）に応じて変化させること等を含む）等をいう。
また、関連文書一覧取得モジュール１２２は、現在の日時が会議の開始予定日時を含む期間内にない場合は、今後開始される会議に関連する文書に関するデータを表示するようにしてもよい。これによって、参加者は、次の会議において必要となる文書の確認、作成等ができるようになる。
【００２３】
コントロールパネル表示管理モジュール１２３は、コントロールパネル１２５と接続されている。つまり、関連文書一覧取得モジュール１２２が取得したその会議体に関連する文書の一覧をコントロールパネル１２５に表示する。また、関連文書記憶領域１２４に記憶されている文書をコントロールパネル１２５に表示する。
関連文書記憶領域１２４は、関連文書一覧取得モジュール１２２によって取得された会議及びその会議に関連する文書名を記憶する。また、関連文書一覧取得モジュール１２２によって取得された文書を記憶する。これらの記憶している内容は、共有画面１２６へ表示される。また、コントロールパネル表示管理モジュール１２３を介してコントロールパネル１２５に表示される。
コントロールパネル１２５は、コントロールパネル表示管理モジュール１２３からの指示に応じて表示を行い、また操作者の操作を受け付ける。
共有画面１２６は、関連文書記憶領域１２４の内容を表示する。
【００２４】
図２を用いて、個人ＰＣ１１０の表示装置、コントロールパネル１２５に表示する画面の例を説明する。
図２（Ａ）に示すＰＣ用文書一覧画面２１０は、個人ＰＣ１１０の表示装置に表示する画面の例であり、フォルダ表示領域２２０、文書リスト表示領域２３０を有している。ＰＣのＯＳが用意しているディレクトリ表示プログラムによって表示されているものであり、文書アーカイブ１４１内のディレクトリ構成を対象としている。つまり、フォルダ表示領域２２０にはフォルダの階層構造、文書リスト表示領域２３０にはフォルダ表示領域２２０内で指定されたフォルダ内の文書の一覧をそれぞれ表示している。会議の準備である文書の作成等では、主にＰＣ用文書一覧画面２１０が使われる。
【００２５】
図２（Ｂ）に示す会議用文書一覧画面２５０は、コントロールパネル１２５に表示する画面の例であり、Ａさんタブ２５１、Ｘ会議タブ２５２、Ｙ会議タブ２５３、戻るボタン２５４、更新ボタン２５５、利用者を切り替えるボタン２５６、会議終了ボタン２５７を有している。Ａさんタブ２５１、Ｘ会議タブ２５２、Ｙ会議タブ２５３が選択されることによって、会議用文書一覧画面２５０内の表示を変更することができ、図２（Ｂ）の例は、Ａさんタブ２５１が選択されている場合の画面である。つまり、文書アーカイブ１４１内のＡさんのフォルダ内の文書を表示している。このように、ＰＣ用文書一覧画面２１０の表示とは異なり、個人ＰＣ１１０で文書を作成している場合と会議でその文書を探す場合のユーザーインターフェイスは異なっているのが普通である。特に、会議における操作性を向上させるために文書アイコンを大きく表示したり、コントロールパネル１２５は個人ＰＣ１１０の表示装置よりも小さいのが普通であったりするので、表示できる文書数がＰＣ用文書一覧画面２１０よりも少なくなり、目的とする文書を探すのが困難であったりする。
しかし、会議体に対応させて文書を表示するＸ会議タブ２５２、Ｙ会議タブ２５３があるので、文書を探す困難さを減少させている。
また、戻るボタン２５４、更新ボタン２５５、利用者を切り替えるボタン２５６、会議終了ボタン２５７が選択されると、電子会議システム１２０はそれぞれのボタンに応じた処理を行う。
【００２６】
図３〜図１１を用いて、主に会議の準備段階である資料の作成処理について説明する。
会議資料である文書と会議体との関連付けは、２つの処理がある。まず図３、図４を用いて、個人ＰＣ１１０が行う第１の関連付け処理について説明する。第１の関連付け処理は、操作者の明示的な関連付けの操作に応じて関連付けるものである。
【００２７】
ステップＳ３０２では、個人認証モジュール１１１が、ＩＣカード１３１を用いて操作者を認証する。より具体的には、図４（Ａ）に示すように、個人ＰＣ１１０はＩＣカードリーダー／ライター４１０を接続しており、ＩＣカードリーダー／ライター４１０によってＩＣカード１３１の内容を読み取り、個人認証モジュール１１１が認証してログイン処理を行う。
【００２８】
ステップＳ３０４では、会議体特定モジュール１１３が、ステップＳ３０２で認証された操作者のアクセス権がある会議体を会議体メタデータＤＢ１５１から取り出して、そのリストを個人ＰＣ１１０の表示装置に表示する。より具体的には、図４（Ｂ）に示すように、会議開始画面４２０を表示する。会議開始画面４２０は、対象会議体表示領域４２１を有しており、対象会議体表示領域４２１は、ＡＡＡ会議体４２２、ＡＡＢ会議体４２３、ＸＸＸ会議体４２４、ＹＹＹ会議体４２５を有している。つまり、会議体のリストを表示している。なお、ここでのアクセス権があるとは、後述するように会議体メタデータ７００のメンバー欄７０２に操作者が設定されていることをいう。
ステップＳ３０６では、会議体特定モジュール１１３が、操作者の操作に応じて、ステップＳ３０４で表示されたリスト内の会議体を選択する。図４（Ｂ）に示す例で、ＡＡＡ会議体４２２が選択されたとする。
【００２９】
ステップＳ３０８では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、文書アーカイブ１４１に格納されている文書とステップＳ３０６で選択した会議体とを関連付ける（リンクする）。つまり、会議体メタデータ内に準備資料として、文書名を記憶する。より具体的には、図４（Ｃ）に示すように、会議体フォルダ表示領域４３０を表示し、操作者の操作（会議体フォルダ表示領域４３０内に文書を移動させる操作）に応じて、文書を会議体に関連付ける。なお、文書は、文書作成プログラム等を用いて予め作成されている。また、ＡＡＡ会議体４２２が最初に選択された場合は、ＡＡＡ会議体準備フォルダを作成する。そして、２回目以降、又は、複数人で会議用資料を作成している場合で、既に他の参加者によってＡＡＡ会議体準備フォルダが作成されている場合は、その作成されたＡＡＡ会議体準備フォルダを表示する。
【００３０】
ここで、図７を用いて、会議体メタデータ７００のデータ構造例を説明する。会議体メタデータ７００は、会議体名欄７０１、メンバー欄７０２、履歴フォルダ欄７０３、次回開催予定欄７０４、準備資料欄７０５、関連会議体名欄７０６を有している。会議体名欄７０１は会議体の名称（会議名）を記憶し、メンバー欄７０２はその会議の参加者のユーザーＩＤ又はユーザー名を記憶し、履歴フォルダ欄７０３はその会議における操作の履歴、議事録等を記憶し、次回開催予定欄７０４はその会議の開始予定日時及び終了予定日時を記憶し、準備資料欄７０５はその会議に用いられる文書のリストを記憶し、関連会議体名欄７０６はその会議に関連する他の会議体名を記憶している。会議体と文書を関連付けるとは、このように準備資料欄７０５に文書名を記憶することである。文書名の他に、ＵＲＬ等であってもよく、その文書を特定できアクセスできるような識別子であればよい。なお、メンバー欄７０２に記憶されている参加者は、その会議体にアクセス権があるともいう。
【００３１】
ステップＳ３１０では、会議の準備作業が終了した場合は、個人認証モジュール１１１が、認証を解除してログアウト処理を行う。
【００３２】
なお、ステップＳ３０４では、会議体のリストを表示するようにしたが、参加している会議体が多いと、探す作業が煩雑化する。これに対して、前述のリスト方式とともに、検索方式による会議体へのアクセス方式を提供するようにしてもよい。例えば、図５に示す検索指示表示領域５１０を個人ＰＣ１１０の表示装置に表示し、入力されたキーワードにマッチする会議体のリストが表示され、そこから該当する会議体を選択すると、前述のような会議体準備フォルダが開くようにしてもよい。また、候補が１つだけマッチしたときは、直接その会議体の準備フォルダを開くようにしてもよい。
【００３３】
図６を用いて、文書と会議体の関連付けが行われた場合の、会議体フォルダ表示領域４３０内に表示する文書と文書アーカイブ１４１に記憶されている文書との関係を説明する。
会議体フォルダ表示領域４３０は、フォルダＸ６０１Ｂ、文書１  ６０２Ｂ、文書３  ６０３Ｂを表示している。これは、操作者の操作に応じて、会議体フォルダ表示領域４３０に、文書アーカイブ１４１内のフォルダＸ６０１Ａ、文書１  ６０２Ａ、文書３  ６０３Ａを関連付けたことを示している。また、この状態の会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５には、図７に示すようにフォルダＸ６０１Ａ、文書１  ６０２Ａ、文書３  ６０３Ａの文書名が記憶されている。また、文書アーカイブ１４１内に、各会議体に対応した会議準備用のフォルダを作成し、そのフォルダ内に準備資料を格納し、操作者の操作に応じて、そのフォルダを開き、選択された文書を会議体フォルダ表示領域４３０に関連付けるようにしてもよい。
なお、会議体メタデータ７００の次回開催予定欄７０４に開催予定日時が設定されたときに、会議体の準備フォルダへの関連付けができるようにしてもよい。つまり、会議体関連付け処理モジュール１１４は、会議体メタデータ７００の次回開催予定欄７０４に開催予定日時が設定されるまでは、会議体の準備フォルダへの関連付けができないように制御してもよい。
【００３４】
図８を用いて、個人ＰＣ１１０が行う第２の関連付け処理について説明する。第２の関連付け処理は、会議体特定モジュール１１３によって特定された会議体に基づいて、個人ＰＣ１１０が操作者の明示的な操作なしに関連付ける処理である。なお、既に、操作者の認証は済んでいる状態での処理である。
ステップＳ８０２では、会議体特定モジュール１１３が、ステップＳ３０４、ステップＳ３０６と同様に、会議体を選択し、その会議体をオープンする。つまり、クローズするまでに処理された文書を関連付ける会議体を特定する。ここで、会議体に対して最初にオープンされた場合は、その会議体の開始日時を含むフォルダ名のフォルダを生成するようにしてもよい。そのフォルダは、文書アーカイブ１４１内にある。
ステップＳ８０４では、個人ＰＣ１１０が、操作者の操作に応じて、文書の作成を行う。
【００３５】
ステップＳ８０６では、資料格納モジュール１１２が、作成、修正、参照等した文書を、文書アーカイブ１４１に格納する。
ステップＳ８０８では、会議体特定モジュール１１３が、操作者の操作に応じて、会議体をクローズする。
ステップＳ８１０では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、会議体メタデータＤＢ１５１内の会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５にステップＳ８０６で格納された文書を追記する。具体的には、例えば、図９に示すように会議準備フォルダ格納画面９００を個人ＰＣ１１０の表示装置に表示する。会議準備フォルダ格納画面９００は、格納文書表示領域９０１、保存ボタン９０２を有している。操作者の操作に応じて、格納文書表示領域９０１内の文書が選択され、保存ボタン９０２が選択されたときに、資料格納モジュール１１２が、ステップＳ８０２で生成されたフォルダ内に、その文書を格納する。そして、会議体関連付け処理モジュール１１４が、そのフォルダを会議体に関連付ける。
【００３６】
この処理が終了した時点での、会議体メタデータ７００の状態の例を図１０に示す。
会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５には、ステップＳ８０２で生成されたフォルダ名が設定されている。そのフォルダ名は、ステップＳ８０２で、次回開催予定欄７０４に記憶されている開催予定日時に基づいて生成されたものである。例えば、開催予定日時が「２００７年３月１０日１３：００−１５：００」の場合、フォルダ名を「ＡＡＡ−０７０３１０−１３００１５００ｘｘｘ」とする。そしてフォルダ内には、会議の準備資料が格納されており、会議体がオープンされた後からクローズされるまでの間に、処理された文書を会議体に関連付けている。
【００３７】
図１１を用いて、複数人により資料を準備する場合の処理例を説明する。
この例は、ＡＡＡ会議の参加者であるＡ氏、Ｂ氏、Ｃ氏の３人によって、その会議の準備資料が作成されている。そして、Ａ氏、Ｂ氏は第１の関連付け処理、Ｃ氏は第２の関連付け処理を行っている。
【００３８】
Ａ氏の個人ＰＣ１１０の表示装置に表示しているＡ氏表示画面１１００Ａは、会議体フォルダ表示領域４３０Ａ、ＰＣ用文書一覧画面２１０Ａを有している。Ａ氏の操作、つまりＰＣ用文書一覧画面２１０Ａに表示されているＡ文書１１４１を会議体フォルダ表示領域４３０Ａに移動する操作に応じて、会議体メタデータ７００内の準備資料欄７０５に「Ａ文書」が設定され、ＡＡＡ会議体に関連付けられる。
Ｂ氏の個人ＰＣ１１０の表示装置に表示しているＢ氏表示画面１１００Ｂは、会議体フォルダ表示領域４３０Ｂ、ＰＣ用文書一覧画面２１０Ｂを有している。Ｂ氏の操作、つまりＰＣ用文書一覧画面２１０Ｂに表示されているＢ文書１１４２を会議体フォルダ表示領域４３０Ｂに移動する操作に応じて、会議体メタデータ７００内の準備資料欄７０５に「Ｂ文書」が設定され、ＡＡＡ会議体に関連付けられる。
Ｃ氏の個人ＰＣ１１０の表示装置に表示しているＣ氏表示画面１１００Ｃは、会議体フォルダ表示領域４３０Ｃ、会議準備フォルダ格納画面９００Ｃを有している。Ｃ氏の操作、つまりＡＡＡ会議体をオープンし、その後クローズするまでの間に処理を行った文書を新しく生成したＣフォルダ１１４３に格納して、会議体メタデータ７００内の準備資料欄７０５に「Ｃフォルダ」が設定され、ＡＡＡ会議体に関連付けられる。なお、この例では、「Ｃフォルダ」というフォルダ名にしたが、前述したように会議の開催予定日時に基づいてファイル名を決定してもよい。
【００３９】
図１２、図１３を用いて、会議が開始された場合における、電子会議システム１２０による処理例を説明する。
図１２を用いて、操作者の操作に応じて、文書一覧画面１２００の今日のフォルダタブ１２０１が選択された場合の表示例を説明する。文書一覧画面１２００は、コントロールパネル表示管理モジュール１２３がコントロールパネル１２５に表示したものである。
文書一覧画面１２００は、今日のフォルダタブ１２０１、ＡＡＡアーカイブタブ１２０２、エコ会議タブ１２０３、他会議体タブ１２０４、戻るボタン１２０５、更新ボタン１２０６、利用者を切り替えるボタン１２０７、会議終了ボタン１２０８を有している。
【００４０】
会議が開始されると、その参加者は、各個人のＩＣカード１３２を用いて会議体認証モジュール１２１によって認証される。
関連文書一覧取得モジュール１２２は、会議体メタデータＤＢ１５１内の会議体メタデータ７００を検索して、会議体認証モジュール１２１によって認証された操作者が、本日（現在時刻、現在時刻後又は現在時刻の前後数時間等であってもよい）参加すべき会議体を特定する。この場合、会議体メタデータ７００に対する検索条件は、会議体メタデータ７００のメンバー欄７０２内にその操作者が設定されていること（つまり、アクセス権があること）、次回開催予定欄７０４内に本日の日時が設定されていることになる。そして、その検索条件に該当する会議体メタデータ７００内の会議体名欄７０１の会議体名、準備資料欄７０５にある文書名を抽出する。
コントロールパネル表示管理モジュール１２３は、会議体名を、エコ会議タブ１２０３のようにタブとして表示し、文書名を、図１２の例のように、「Ｗ資料」、「Ｘ資料」、「Ｙ資料」、「Ｚ資料」のアイコンとして表示する。
なお、操作者の操作に応じて、利用者を切り替えるボタン１２０７が選択されると、他の利用者を選択させるようにし、その利用者について前述と同様の処理を行う。
【００４１】
関連文書一覧取得モジュール１２２は、その操作者に本日の会議が設定されていない場合は、その操作者において今後開始される会議を会議体メタデータＤＢ１５１内の会議体メタデータ７００を検索し、その関連付け文書を抽出する。そして、コントロールパネル表示管理モジュール１２３は、関連付け文書をコントロールパネル１２５にアイコン表示する。
【００４２】
図１３を用いて、操作者の操作に応じて、文書一覧画面１２００のＡＡＡアーカイブタブ１２０２が選択された場合の表示例を説明する。会議の参加者が、準備していた資料（会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５に設定されている資料）ではない資料を探し出すために、ＡＡＡアーカイブタブ１２０２を表示させるものである。
ＡＡＡアーカイブタブ１２０２が選択されると、関連文書一覧取得モジュール１２２は、その操作者が電子会議システム１２０からもアクセスできるように設定している文書アーカイブ１４１内のフォルダ内の文書の一覧を取得する。そして、コントロールパネル表示管理モジュール１２３がコントロールパネル１２５に表示する。
そのときに、関連付けが行われている文書を他の文書とは異なる形態で表示する。例えば、図１３に示すように、太い線の枠で文書アイコンを表示する。関連付けが行われているか否かは、会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５に設定されているか否かで判断する。
また、関連付け文書と相関している文書、例えば、文書内で使用されている単語の重複度合がある閾値以上である文書、作成日時が関連文書の作成日時と所定期間内の文書（作成日時が関連付け文書と同日の文書等）等を、例えば、図１３に示すように、太い点線の枠で文書アイコンを表示する。
つまり、コントロールパネル表示管理モジュール１２３は、関連付け文書を第１の表示形態で表示し、関連付け文書と相関している文書を第２の表示形態で表示している。
【００４３】
図１４に示すフローチャートを用いて、会議の予定が変更になった場合の処理例を説明する。
ステップＳ１４０２では、個人ＰＣ１１０は、操作者の操作に応じて、会議予定の変更を入力する。具体的には、対象となる会議体、変更予定日時を入力する。
ステップＳ１４０４では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、会議体メタデータＤＢ１５１の会議体メタデータ７００を検索し、変更対象としている会議体の会議体メタデータ７００内の次回開催予定欄７０４に設定されている日時を取得する。
ステップＳ１４０６では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、ステップＳ１４０４で取得された会議体メタデータ７００内の準備資料欄７０５に日時に基づいて生成されたフォルダがあるか否かを判断する。つまり、第２の関連付け処理によってファイルを生成しているか否かを判断している。ある場合は、ステップＳ１４１０へ進み、ない場合はステップＳ１４０８へ進む。
【００４４】
ステップＳ１４０８では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、ステップＳ１４０２で入力された変更予定日時を、ステップＳ１４０４で検索した会議体メタデータ７００の次回開催予定欄７０４に設定する。
ステップＳ１４１０では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、ステップＳ１４０２で入力された変更予定日時を、ステップＳ１４０４で検索した会議体メタデータ７００の次回開催予定欄７０４に設定する。
ステップＳ１４１２では、会議体関連付け処理モジュール１１４が、会議体メタデータ７００内の準備資料欄７０５内の日時に基づいて生成されたフォルダの名前を、ステップＳ１４０２で入力された変更予定日時に基づいて変更する。
【００４５】
図１５を用いて、会議資料を次の会議に引き継ぐ場合の処理例を説明する。つまり、会議は複数回行われるのが一般的であり、会議に用いられた関連付け文書が次回の会議においても必要になる場合が多い。そこで、会議体関連付け処理モジュール１１４は、次のような処理を行う。
図１５（Ａ）に示すように、個人ＰＣ１１０の表示装置に表示されている会議体フォルダ表示領域４３０で、操作者の操作に応じてメニュー１５０１を表示し、その中の「前回文書をコピー」が選択された場合に、その会議と文書との関連付け処理を行う。
会議体関連付け処理モジュール１１４は、会議体メタデータＤＢ１５１内の会議体メタデータ７００を検索し、その会議体の前回の会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５に設定されている文書名を取得する。
そして、会議体関連付け処理モジュール１１４は、その会議体の今回の会議体メタデータ７００の準備資料欄７０５に設定する。
例えば、図１５（Ｂ）に示すように、文書アーカイブ１４１には、前回の会議の関連付け文書としてフォルダＸ１５０２Ａ、文書１  １５０３Ａ、文書３  １５０４Ａが記憶されている。そして、新たに文書Ａ  １５０５Ａが作成されて記憶されている。この状態では、会議体フォルダ表示領域４３０には文書Ａ  １５０５Ｂが表示されているだけである。そして、メニュー１５０１内の「前回文書をコピー」が選択されると、会議体関連付け処理モジュール１１４は、フォルダＸ１５０２Ａ、文書１  １５０３Ａ、文書３  １５０４Ａの関連付け文書として、フォルダＸ１５０２Ｂ、文書１  １５０３Ｂ、文書３  １５０４Ｂからなる前回文書１５０６を生成する。
【００４６】
なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図１６に示すように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、情報処理システム、サーバーとなり得るコンピュータ等である。個人認証モジュール１１１、会議体特定モジュール１１３、会議体関連付け処理モジュール１１４、会議体認証モジュール１２１、関連文書一覧取得モジュール１２２、コントロールパネル表示管理モジュール１２３等のプログラムを実行するＣＰＵ１６０１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ１６０２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ１６０３と、補助記憶装置であるＨＤ１６０４（例えばハードディスクを用いることができる）と、キーボード、マウス等のデータを入力する入力装置１６０６と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置１６０５と、通信ネットワークと接続するための通信回線インターフェイス１６０７（例えばネットワークインターフェイスカードを用いることができる）、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス１６０８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
【００４７】
前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図１６に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１６に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図１６に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。
【００４８】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。
【図２】個人ＰＣ、電子会議システムに表示する画面の例を示す説明図である。
【図３】個人ＰＣにおける第１の処理例を示すフローチャートである。
【図４】個人ＰＣにおける処理例、画面例を示す説明図である。
【図５】会議体を検索するユーザーインターフェイスの例を示す説明図である。
【図６】会議体フォルダ表示領域内に表示する文書と文書アーカイブに記憶されている文書との関係を示す説明図である。
【図７】会議体メタデータのデータ構造例を示す説明図である。
【図８】個人ＰＣにおける第２の処理例を示すフローチャートである。
【図９】会議準備フォルダ格納画面の例を示す説明図である。
【図１０】第２の処理例で作成された会議体メタデータのデータ構造例を示す説明図である。
【図１１】複数人により資料を準備する場合の処理例を示す説明図である。
【図１２】文書一覧画面の今日のフォルダタブが選択された場合の表示例を示す説明図である。
【図１３】文書一覧画面のＡＡＡアーカイブタブが選択された場合の表示例を示す説明図である。
【図１４】会議の予定が変更になった場合の処理例を示すフローチャートである。
【図１５】会議資料を次の会議に引き継ぐ場合の処理例を示す説明図である。
【図１６】本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００５０】
１１０…個人ＰＣ
１１１…個人認証モジュール
１１２…資料格納モジュール
１１３…会議体特定モジュール
１１４…会議体関連付け処理モジュール
１２０…電子会議システム
１２１…会議体認証モジュール
１２２…関連文書一覧取得モジュール
１２３…コントロールパネル表示管理モジュール
１２４…関連文書記憶領域
１２５…コントロールパネル
１２６…共有画面
１３１、１３２…ＩＣカード
１４０…文書アーカイブサーバー
１４１…文書アーカイブ
１５０…会議体メタデータＤＢサーバー
１５１…会議体メタデータＤＢ
１９９…通信回線
４１０…ＩＣカードリーダー／ライター
【図１】
2009086871.tif 000003
【図２】
2009086871.tif 000004
【図３】
2009086871.tif 000005
【図４】
2009086871.tif 000006
【図５】
2009086871.tif 000007
【図６】
2009086871.tif 000008
【図７】
2009086871.tif 000009
【図８】
2009086871.tif 000010
【図９】
2009086871.tif 000011
【図１０】
2009086871.tif 000012
【図１１】
2009086871.tif 000013
【図１２】
2009086871.tif 000014
【図１３】
2009086871.tif 000015
【図１４】
2009086871.tif 000016
【図１５】
2009086871.tif 000017
【図１６】
2009086871.tif 000018