(57)【要約】【課題】ファッションホテルの様に時間貸しが可能なホテル等の施設を簡単な操作で事前予約でき、キャンセル等が発生しても施設側の稼働率を低下させない自動予約システムを提供する。【解決手段】顧客からの電子メールを受信し、受信した電子メールのメールタイトルおよびまたはメール本文から顧客の要求内容を識別し、レンタル商品の予約状況及びレンタル状況から顧客の要求内容の可否を判定し、要求内容に対する通知メールを当該顧客に自動送信し、当該顧客から予約確定メールを受信することで予約が成立し、一定時間予約確定メールを受信できない場合には、自動的に予約をキャンセルすると共に、予約がキャンセルされた旨の通知を当該顧客に自動送信することを特徴とするメール連動予約受付システム。【選択図】 図１
2009070063.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客からの電子メールを受信して施設や設備や機器等のレンタル商品の予約を受付るシステムであって、
顧客からの電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールのメールタイトルおよびまたはメール本文から前記顧客が要求する新規予約または予約確定または予約変更または予約取消等の要求内容を認識する要求内容認識手段と、前記レンタル商品の予約状況およびレンタル状況を管理する予約管理手段と、前記予約管理手段が管理する情報を参照して前記顧客の要求内容の可否を判定する要求内容可否判定手段と、前記要求内容に係る情報を含む通知メールを当該顧客に送信するメール通知手段を有し、
前記顧客の要求が新規予約または予約変更であって、前記要求内容可否判定手段が予約可と判定した場合、前記メール通知手段は、予約有効期間を含む予約可の旨の通知メールを当該顧客に自動的に返信し、
前記予約可の旨の通知メールを返信してから、前記予約有効期間内に当該予約を確定する予約確定メールを受信しなかったならば、前記予約管理手段は当該予約を取り消すと共に、前記メール通知手段は、前記予約が取り消された旨の通知メールを当該顧客に自動的に送信することを特徴とするメール連動予約受付システム。
【請求項２】
請求項１に記載のシステムであって、
予約確定メールを受信した場合に、前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段が管理する情報を参照して、成立した予約開始日時から当該レンタル商品を確保しておける予約確保期間を算出し、
前記メール通知手段は、当該レンタル商品の前記予約確保期間を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信し、前記予約確保期間内に、当該顧客が当該レンタル商品を利用開始しなかったならば、前記予約管理手段は当該予約を取り消しすると共に、前記メール通知手段は、前記予約が取り消された旨の通知メールを当該顧客に自動的に送信することを特徴とするメール連動予約受付システム。
【請求項３】
請求項１に記載のシステムであって、
顧客が予約を要求するレンタル商品がレンタル中であった場合、
前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段が管理する情報を参照して、顧客が要求するレンタル商品の代替商品またはレンタル可能となる時期を検索し、
前記メール通知手段は、当該レンタル商品がレンタル中である旨と、前記検索された代替商品またはレンタル可能となる時期の情報を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信することを特徴とするメール連動予約受付システム。
【請求項４】
請求項１に記載のシステムであって、
前記顧客が予約したレンタル商品が利用予定の日時迄にレンタル可能とならなかった場合、
前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段と連携して、顧客が予約したレンタル商品の代替商品またはレンタル可能となる時期を検索し、
前記メール通知手段は、当該予約したレンタル商品が当該予約時刻迄にレンタル可能とならない旨と、前記検索された代替商品またはレンタル可能となる時期の情報を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信することを特徴とするメール連動予約受付システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファッションホテル等の時間貸しが可能な施設や設備や機器等の自動予約システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファッションホテルの様に時間貸しが可能なホテルでは、シティーホテルやビジネスホテルなどとは、主に利用目的が異なり、一般的には事前に予約をして利用することは少ない。従って、現地に行ってから空き部屋が有るか否かを確認して利用することになるため、空き部屋が無い場合や、希望の部屋が空いていない場合には、空くまで待つか、別のホテルに移動する必要があり、非常に不便を強いられており、これらのホテルにおいても予約のニーズは高まっている。しかしながら、これらの時間貸し可能なホテルにおいて予約サービスを行う場合は、予約利用者が利用する時間までは、他の利用者にその部屋を貸すことができないため、部屋の稼働率が下がると言う問題がある。これを解決する技術として、予約受付サイトにインターネットを介してアクセスして予約を行い、ホテル予約時の料金をクレジット決済する技術がある（例えば、特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−３２７１９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記特許文献１に記載された技術では、利用者は端末から予約サイトにインターネットを介してアクセスして予約を行う必要があるが、予約メニューから順番にアクセスして予約時間をはじめとする各種の情報を入力する必要があり手間がかかると言う問題がある。また、クレジット決済を利用するため、クレジット決済のできない顧客に対してはサービスを行えないと言う問題があった。
【０００５】
本発明は、以上の点に鑑み、利用者が携帯電話等の携帯端末から簡単な操作で利用でき、ホテル等の時間貸しを行う側にとっても施設等の稼働率を低下させないための自動予約システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために本発明において、顧客からの電子メールを受信して施設や設備や機器等のレンタル商品の予約を受付るシステムであって、
顧客からの電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールのメールタイトルおよびまたはメール本文から前記顧客が要求する新規予約または予約確定または予約変更または予約取消等の要求内容を認識する要求内容認識手段と、前記レンタル商品の予約状況およびレンタル状況を管理する予約管理手段と、前記予約管理手段が管理する情報を参照して前記顧客の要求内容の可否を判定する要求内容可否判定手段と、前記要求内容に係る情報を含む通知メールを当該顧客に送信するメール通知手段を有し、
前記顧客の要求が新規予約または予約変更であって、前記要求内容可否判定手段が予約可と判定した場合、前記メール通知手段は、予約有効期間を含む予約可の旨の通知メールを当該顧客に自動的に返信し、
前記予約可の旨の通知メールを返信してから、前記予約有効期間内に当該予約を確定する予約確定メールを受信しなかったならば、前記予約管理手段は当該予約を取り消すと共に、前記メール通知手段は、前記予約が取り消された旨の通知メールを当該顧客に自動的に送信する点に第１の特徴がある。
【０００７】
さらに、予約確定メールを受信し、予約が成立した場合には、前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段が管理する情報を参照して、成立した予約開始日時から当該レンタル商品を確保しておける予約確保期間を算出し、
前記メール通知手段は、当該レンタル商品の前記予約確保期間を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信し、前記予約確保期間内に、当該顧客が当該レンタル商品を利用開始しなかったならば、前記予約管理手段は当該予約を取り消しすると共に、前記メール通知手段は、前記予約が取り消された旨の通知メールを当該顧客に自動的に送信する点に第２の特徴がある。
【０００８】
さらに、顧客が予約を要求するレンタル商品がレンタル中であった場合、
前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段が管理する情報を参照して、顧客が要求するレンタル商品の代替商品またはレンタル可能となる時期を検索し、
前記メール通知手段は、当該レンタル商品がレンタル中である旨と、前記検索された代替商品またはレンタル可能となる時期の情報を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信する点に第３の特徴がある。
【０００９】
さらに、前記顧客が予約したレンタル商品が利用予定の日時迄にレンタル可能とならなかった場合、
前記要求内容可否判定手段は、前記予約管理手段と連携して、顧客が予約したレンタル商品の代替商品またはレンタル可能となる時期を検索し、
前記メール通知手段は、当該予約したレンタル商品が当該予約時刻迄にレンタル可能とならない旨と、前記検索された代替商品またはレンタル可能となる時期の情報を含む通知メールを、当該顧客に自動的に送信する点に第４の特徴がある。
【発明の効果】
【００１０】
本発明のメール連動自動予約システムによれば、施設や設備や機器等のレンタル商品を、利用者は簡単な方法で予約・予約の変更・予約取消等を行うことができ、レンタル商品を供給する側は、人手をかけることなく予約を受けることができ、さらに、取り消し等によるレンタル商品の稼働率低下を可能な限り少なくでき、さらに、使用中等で予約が出来ない場合でも、代替商品を通知メールで紹介するなどの顧客サービスを行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明のメール連動予約受付システムの実施の形態を、図面に基づき説明する。尚、以下の説明では時間貸しが可能なファッションホテルを一例として説明するが、ファッションホテルの他にも、カラオケルーム、レンタカー、レンタルＣＤ店、レンタルビデオ店等の各種の施設や設備や機器等のレンタル分野においても同様に実現が可能である。
【００１２】
図１は本発明のメール連動予約受付システムの構成図である。ホテルには、予約受付装置１およびホテル用電話交換機２およびフロントコンピュータ３および回線接続装置４が設置され、ホテル用電話交換機２には、各客室およびフロント等に置かれた電話機５が接続され、フロントコンピュータ３には、各客室等に置かれた冷蔵庫などの客室機器６および料金精算機７等が接続され、予約受付装置１とホテル用電話交換機２とフロントコンピュータ３は相互に接続され、情報の送受信を行っている。また、回線接続装置４を介してインターネット網８に接続されている。尚、本図においては、予約受付装置１とホテル用電話交換機２とフロントコンピュータ３を別々の機器として記述しているが、例えば、ホテル用電話交換機など１つの機器でこれらの機能を全て実現することも可能である。
【００１３】
インターネット網８には、メールサーバー９が設けられており、予約者１０の携帯電話１１またはパソコン１２と予約受付装置１はお互いにメールの送受信を行うことができる。図１においてはメールサーバーは１つだけ記述しているが、実際には予約者の各端末や予約受付装置毎に別々に存在する場合もある。
【００１４】
予約受付装置１は、各客室の予約状況を記憶し、インターネット網８を介して携帯電話１１又はパソコン１２からの予約操作、ホテル用電話交換機２又はフロントコンピュータ３からの予約操作に対応して予約の登録、取り消し等の管理を行う。ホテル用電話交換機２又はフロントコンピュータ３からの予約操作については、詳細の説明は省略する。
【００１５】
ホテル用電話交換機２は、客室間および客室とフロント間などの電話交換の制御を行うとともに、通話料金の管理やチェックイン・チェックアウトの管理などを行うものである。また、フロントコンピュータ３は、冷蔵庫などの各客室機器の制御およびチェックアウト時の自動精算の制御などを行うものである。料金精算にあたっては、ホテル用電話交換機２とフロントコンピュータ３が連携して客室の電話料金や冷蔵庫の料金などを集計して行われる。ホテル用電話交換機２およびフロントコンピュータ３の詳細については省略する。
【００１６】
図２は、予約受付装置１の機能ブロック図である。予約受付装置１は、電子メール受信手段２０と、要求内容認識手段２１と、予約管理手段２２と、要求内容可否判定手段２３と、メール通知手段２４と、記憶手段２５とから構成される。
【００１７】
電子メール受信手段２０は、インターネット網８を介してメールサーバーから受信メールを取得する手段である。要求内容認識手段２１は、電子メール受信手段２０が受信した電子メールのメールタイトルおよびまたは本文から顧客が要求する新規予約または予約確定または予約変更または予約取消等の要求内容を認識する。予約管理手段２２は、ホテルの客室の使用状況および予約状況を管理する。要求内容可否判定手段２３は、要求内容認識手段２１が認識した要求内容と予約管理手段２２の管理内容から要求内容に対する予約可否等の判定を行う。メール通知手段２４は、要求内容可否判定手段２３の判定結果を、当該顧客にメールで通知するためにメール送信を行う。記憶手段２５は、受信メールおよび客室の使用状況および予約状況等を記憶する。
【００１８】
次に、本発明によるメール連動予約受付システムの実施例について、図３〜図２３を用いて説明する。図３〜図９は実施例における基本シーケンスを示す図、図１０〜１９は実施例におけるメール内容を示す図、図２０は実施例における部屋状況テーブルを示す図、図２１は実施例における予約状況テーブルを示す図、図２２は実施例におけるメールアドレス管理テーブルを示す図、図２３は実施例における状態管理表を示す図である。
【００１９】
顧客がホテルを予約する場合は、ホテルの指定のメールアドレスに対して、指定のフォーマットの予約メールを送信する。本実施例では、携帯電話１１を使用する例を示すが、携帯電話の他、パソコンやＰＤＡ等のメール送受信機能を持つ各種端末で可能である。このときの指定のフォーマットは、自分で最初から入力しても良いが、前回ホテルを利用したとき、またはホテルのホームページなどに自分の携帯電話１１のメールアドレスを登録してホテルから自分の携帯電話１１に事前に指定フォーマットの雛形を電子メールで送信して貰い、その雛形に必要事項を入力して返信することで、簡単に作成することもできる。予約メールの雛形の例を図１０に示す。
【００２０】
最初に図３に示す新規予約において予約が成立する流れについて説明する。予約受付装置１の電子メール受信手段２０は定期的にメールサーバー９に対して、自分のアドレス宛の受信メールが無いかを確認し、自分のアドレス宛のメールがある場合には、そのメールを受信し、受信メールを要求内容認識手段２１に通知する。新規予約の受信メールの例を図１１に示す。
【００２１】
受信メールを受けた要求内容認識手段２１は、受信したメールのメールタイトルに含まれるキーワードから要求内容を認識して、その結果を記憶手段２５にある予約状況テーブルに記憶する。新規予約の場合には、予約番号を取得し、その予約番号に関連付けして受付状態を「受付」にし、メールアドレスおよびメール内容および要求内容を記憶し、予約状況テーブルが更新されたことを要求内容可否判定手段２３に通知する。予約番号は連番で採番され、最終番号まで採番された場合には、処理済みの番号を最初から再使用する。尚、要求内容認識のキーワードは、実施例ではメールタイトルに含めることで示すが、メール本文に含めることでも可能である。予約状況テーブルの例を図２１に示す。
【００２２】
予約管理手段２２は、記憶手段２５に記憶された部屋状況テーブルの管理を行う。顧客は予約無しでホテルに来る場合もあれば、電話で部屋を予約する場合もあり、本発明による電子メールでの予約が必ず行われる訳ではないため、予約無しでホテルに来た場合や電話で予約を受け付けた場合には、ホテル用電話交換機２またはフロントコンピュータ３から使用状況や予約状況や予約開始時刻および予約終了時刻などの部屋状況を入力して、その内容を予約受付装置１に通知する。通知を受けた予約管理装置１の予約管理手段２２は記憶手段２５に記憶された部屋状況テーブルの内容を更新する。使用状況および予約状況等によっては、ホテル用電話交換機２またはフロントコンピュータ３からの通知内容を受付できない場合もあり、その場合には再入力を促す等の処理が発生するが、本実施例では詳細は省略する。部屋状況テーブルの例を図２０に示す。
【００２３】
要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、部屋状況テーブルに記憶された客室の使用状況および予約状況と受信メールの内容から、処理内容を判定し、判定結果に基づく処理を実施する。
【００２４】
要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「新規予約」の場合で、状態が「空き」の場合は、メール内容に示される予約条件に合致する予約可能な部屋を部屋状況テーブルを検索して探し、予約可能な部屋を探せた場合は、予約状況テーブルの状態を「新規予約」にして予約有効期間をセットし、部屋状況テーブルの予約状況を「確定待ち」にセットし、予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、顧客へ返信する予約可メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。予約有効期間は、メール受信時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約可メールの例を図１２に示す。
【００２５】
メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。このとき、送信したメールが相手に届かなかった場合は、任意に設定した再送回数リトライし、それでも送信が成立しなかった場合は、その予約は取り消しする。
【００２６】
予約可メールを受信した顧客は、メール内容を見て予約を成立させる場合には予約有効期間迄の間に予約確定メールを返信する。予約確定メールを受信した予約受付装置１の電子メール受信手段２０は、要求内容認識手段２１に通知し、要求内容認識手段２１は、受信したメールのメールタイトルに含まれるキーワードから要求内容を認識して、その結果を記憶手段２５にある予約状況テーブルの当該の予約番号に関連付けしてメール内容と要求内容を記憶する。予約確定メールの例を図１３に示す。
【００２７】
要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「予約確定」で、状態が「新規予約」の場合は、状態を「予約成立」にして予約有効期間を削除し、予約確保期間をセットし、部屋状況テーブルの予約状況を「予約成立」にセットし、予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、顧客へ返信する予約成立メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。予約確保期間は、予約開始時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約成立メールの例を図１４に示す。
【００２８】
予約成立メールを受信した顧客は、メール内容を見て予約確保期間迄の間にホテルに行きチェックインを実施しホテルを利用する。ホテル側では、顧客がチェックインしたことにより、部屋状況テーブルの使用状況を「使用中」にセットし、部屋が空きになる予定時刻を空き時刻にセットし、予約状況および予約開始時刻および予約終了時刻を消去する。また、予約状況テーブルの状態を「空き」にセットし、メール内容および要求内容および予約確保期間を削除し、受付状態を「完了」にセットすることで予約処理が完了する。このとき、顧客のチェックインは、予約成立メールに含まれる予約番号を利用して、ホテルの人がホテル用電話交換機２またはフロントコンピュータ３を操作して実施することでも良いし、予約に使用した携帯電話１１と予約受付装置１またはホテル用電話交換機２またはフロントコンピュータ３に接続された通信機器との間で赤外線などの近距離通信を利用して自動的に実施することでも良い。
【００２９】
次に図４に示す予約有効期間満了の流れについて説明する。予約受付装置１から予約可メールを送信するところまでは、図３に示す新規予約において予約が成立する流れと共通である。予約可メールを受信した顧客は、メール内容を見て予約を成立させない場合は、予約有効期間迄に予約確定メールを返信しないか、または予約取消メールを返信することで予約は不成立となる。予約取消メールの例は、図８の説明にて詳細を示す。
【００３０】
要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの状態が「新規予約」の場合で予約有効期間迄の間に予約確定メールを受信できなかった場合は、予約が取り消されたものと判断し、予約状況テーブルの状態を「空き」にセットし、部屋状況テーブルの予約状況および予約開始時刻および予約終了時刻を消去し、顧客へ返信する予約取消メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。取消通知メールの例を図１５に示す。
【００３１】
次に図５に示す予約確保期間満了の流れについて説明する。予約受付装置１から予約成立メールを送信するところまでは、図３に示す新規予約において予約が成立する流れと共通である。予約成立メールを受信した顧客は、メール内容を見て予約確保期間迄にホテルに行きチェックインを行うことで、ホテルを利用できる。要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの状態が「予約成立」の場合で予約確保期間迄の間にチェックインを確認できなかった場合は、予約が取り消されたものを判断し、予約状況テーブルの状態を「空き」にセットし、部屋状況テーブルの予約状況および予約開始時刻および予約終了時刻を消去し、顧客へ返信する予約取消メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。取消通知メールの例を図１５に示す。
【００３２】
次に図６に示す新規予約において予約不可の流れについて説明する。予約受付装置１が新規予約メールを受信するところまでは、図３に示す新規予約において予約が成立する流れと共通である。要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「新規予約」の場合で、状態が「空き」の場合は、メール内容に示される予約条件に合致する予約可能な部屋を部屋状況テーブルを検索して探し、予約可能な部屋を探せなかった場合は、予約状況テーブルの状態を「新規予約」にして予約有効期間をセットし、顧客へ返信する予約不可メールを作成する。この場合、予約不可メールには予約条件に合致する部屋が空く予定がある場合には、受付可能時刻を記述し、さらに、条件に合致しない予約可能な代替の部屋がある場合には、代替の部屋の提案内容を記述する。また、部屋状況テーブルの予約状況は、空く予定のある条件に合致する部屋と代替の部屋の両方を「確定待ち」にセットし、それぞれ予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。予約有効期間は、メール受信時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約不可メールの例を図１８に示す。
【００３３】
予約不可メールを受信した顧客は、メール内容を見て提案内容で予約を成立させる場合および別の予約内容に変更して予約を行う場合には予約有効期間迄の間に予約変更メールを返信する。このとき、予約有効期間満了迄に予約変更メールを受信した予約受付装置１の電子メール受信手段２０は、要求内容認識手段２１に通知し、要求内容認識手段２１は、受信したメールのメールタイトルに含まれるキーワードから要求内容を認識して、その結果を記憶手段２５にある予約状況テーブルの当該の予約番号に関連付けしてメール内容と要求内容を記憶する。予約変更メールの例を図１６に示す。
【００３４】
要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「予約変更」の場合で、状態が「新規予約」の場合は、予約不可メールで仮予約した部屋の部屋状況テーブルの予約状況と予約開始時刻と予約終了時刻を一旦消去して、メール内容に示される予約条件に合致する予約可能な部屋を部屋状況テーブルを検索して探し、予約可能な部屋を探せた場合は、予約状況テーブルの状態を「新規予約」にして予約有効期間をセットし、部屋状況テーブルの予約状況を「確定待ち」にセットし、予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、顧客へ返信する予約可メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。また、予約変更予約有効期間は、メール受信時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約可メールの例を図１２に示す。予約可メール送信以降の流れは、図３に示す新規予約において予約が成立する流れと共通である。
【００３５】
次に図７に示す予約変更の流れについて説明する。予約変更は、新規予約メールを受信してからチェックインする迄の間は、いつでも可能である。要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「予約変更」の場合で、状態が「新規予約」または「予約成立」の場合は、当該予約番号で仮予約または予約確定をしている部屋について部屋状況テーブルの予約状況と予約開始時刻と予約終了時刻を一旦消去して、メール内容に示される予約条件に合致する予約可能な部屋を部屋状況テーブルを検索して探し、予約可能な部屋を探せた場合は、予約状況テーブルの状態を「新規予約」にして予約有効期間をセットし、顧客へ返信する予約可メールを作成し、部屋状況テーブルの予約状況を「確定待ち」にセットし、予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。また、予約有効期間は、メール受信時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約可メールの例を図１２に示す。予約可メール送信以降の流れは、図３に示す新規予約において予約が成立する流れと共通である。
【００３６】
次に図８に示す予約取消の流れについて説明する。予約取消は、新規予約メールを受信してからチェックインする迄の間は、いつでも可能である。要求内容認識手段２１から予約状況テーブルが更新されたことの通知を受けた要求内容可否判定手段２３は、予約状況テーブルの要求内容が「予約取消」の場合で、状態が「新規予約」または「予約成立」の場合は、当該予約番号で仮予約または予約確定をしている部屋について予約状況テーブルの状態を「空き」にセットし、部屋状況テーブルの予約状況および予約開始時刻および予約終了時刻を消去し、顧客へ返信する予約取消メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。予約取消メールの例を図１７に、取消通知メールの例を図１５に示す。
【００３７】
次に図９に示す予約時刻に部屋が空かない場合の流れについて説明する。予約成立後、現在使用中の顧客から使用の延長の申し出があった場合で、すでに確定している予約時刻までに部屋が空かないことがわかった場合は、予約受付装置１またはホテル用電話交換機２またはフロントコンピュータ３を操作するなどして、予約受付装置１に通知する。部屋が空かないことの通知を受けた予約受付装置１の要求内容可否判定手段２３は、当該の部屋を予約している顧客に返信する予約見直メールを作成する。この場合、予約見直メールには予約成立した部屋が空く予定の時刻を記述し、さらに、条件に合致しない予約可能な代替の部屋がある場合には、代替の部屋の提案内容を記述する。また、部屋状況テーブルの予約状況は、空く予定のある条件に合致する部屋と代替の部屋の両方を「確定待ち」にセットし、それぞれの予約開始時刻と予約終了時刻をセットし、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。予約有効期間は、メール受信時刻からの一定時間後とし任意に設定できる。予約見直メールの例を図１９に示す。
【００３８】
予約見直メールを受信した顧客は、メール内容を見て提案内容で予約を成立させる場合および別の予約内容に変更して予約を行う場合には予約有効期間迄の間に予約変更メールを返信する。予約変更メール以降は、図６に示す予約不可の場合と同様である。
【００３９】
メールを受信した予約受付装置１の電子メール受信手段２０は、要求内容認識手段２１に通知し、要求内容認識手段２１は、受信したメールのメールタイトルに含まれるキーワードから要求内容を認識して、要求内容が「新規予約」以外の場合は、メールタイトルに含まれる予約番号を識別して、予約番号が無効な番号の場合には、要求内容を「無効」として予約状況テーブルに記憶し、予約状況テーブルが更新されたことを要求内容可否判定手段２３に通知する。要求内容可否判定手段２３は、要求内容が「無効」の場合には、顧客に返信する無効メールを作成し、メール通知手段２４にメール送信を依頼する。メール送信を依頼されたメール通知手段２４は、インターネット網を介してメールを送信する。
【００４０】
顧客がチェックインした時に、予約状況テーブルからメールアドレスを抽出して、メールアドレス管理テーブルを更新する。これにより、メールアドレス毎の顧客レベルを管理できる。
【００４１】
予約有効期間および予約確保期間は、曜日、時刻、季節等によるホテルの稼働率の高低により任意に設定することができる。一般的には、稼働率の高いときは、時間を短く設定し、稼働率の低いときは時間を長く設定することで、稼働率の低下を防ぐことができる。また、図２１に示すメールアドレス毎の顧客レベルによって変化させることも可能である。
【００４２】
新規予約時の部屋の確保の有無や、使用料金等についても、顧客レベルにより選択することが可能である。例えば、顧客レベル「優良」のメールアドレスからの予約の場合には、料金を割引したり、顧客レベル「不良」のメールアドレスからの予約の場合には、空き部屋が少ない場合や稼働率の高いときには、空き部屋があっても予約不可メールを返信することも可能である。
【００４３】
図１０〜図１９に示すメールの例は一例であり、料金情報やサービス情報などの情報を任意に含めて送信することもできる。また、図２１に示すメールアドレス毎の顧客レベルを利用して、予約に対する受付だけでなく、稼働率の低い時に、お得なサービス情報などをホテル側から優良顧客宛にメール送信することにより、セールスに利用することもできる。
【００４４】
本実施例においては、顧客からの新規予約メール等に対して要求内容可否判定手段２３が判定して、処理を実施するとともに返信メールを作成してメール返信を行っている。この要求内容可否判定は、予約受付装置に予め組み込まれた処理機能により自動的に実施することも可能であるが、メールを受信したことを表示等で知らせて、人が判定をおこなうことでも良い。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の実施例におけるメール連動予約受付システムの構成図。
【図２】本発明の実施例における予約受付装置１の機能ブロック図。
【図３】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その１）。
【図４】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その２）。
【図５】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その３）。
【図６】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その４）。
【図７】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その５）。
【図８】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その６）。
【図９】本発明の実施例における基本シーケンスを示す図（その７）。
【図１０】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その１）。
【図１１】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その２）。
【図１２】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その３）。
【図１３】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その４）。
【図１４】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その５）。
【図１５】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その６）。
【図１６】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その７）。
【図１７】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その８）。
【図１８】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その９）。
【図１９】本発明の実施例におけるメール内容を示す図（その１０）。
【図２０】本発明の実施例における部屋状況テーブルを示す図。
【図２１】本発明の実施例における予約状況テーブルを示す図。
【図２２】本発明の実施例におけるメールアドレス管理テーブルを示す図。
【図２３】本発明の実施例における状態管理表を示す図。
【符号の説明】
【００４６】
１：予約受付装置、２：ホテル用電話交換機、３：フロントコンピュータ、４：回線接続装置、５：電話機、６：客室機器、７：料金精算機、８：インターネット網、９：メールサーバー、１０：予約者、１１：携帯電話、１２：パソコン、２０：電子メール受信手段、２１：要求内容認識手段、２２：予約管理手段、２３：要求内容可否判定手段、２４：メール通知手段、２５：記憶手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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