(57)【要約】【課題】出力するデータの機密性を保持しつつも、ユーザの利便性を向上させる。【解決手段】端末装置３で、特定のユーザのみが出力データにアクセス可能となるようなアクセス情報を設定し、画像形成装置２では、入力されたユーザ情報とアクセス情報とを比較して、出力ユーザが特定のユーザと一致したときにのみ受信した出力データの画像を出力する。前記端末装置３で、特定のユーザ以外の第２の特定のユーザが出力データに一時的にアクセス可能となるようにアクセス情報を変更したときには、画像形成装置２で、アクセス情報が前記第２の特定のユーザと一致したときも、前記出力データの画像を出力する。【選択図】図１
2009070119.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力データを用いて画像を形成する画像形成装置と該画像形成装置に前記出力データの画像の形成を指示する端末装置とがネットワークを介して接続されてなる画像生成システムであって、
前記端末装置が、特定のユーザのみが前記出力データにアクセス可能であることを表すアクセス情報を設定するアクセス情報設定手段と、前記出力データとともに前記アクセス情報を前記画像形成装置へ送信する送信手段とを備え、
前記画像形成装置が、前記端末装置より前記出力データとともに前記アクセス情報を受信する受信手段と、該受信手段により受信した前記出力データを記憶する出力データ記憶手段と、出力ユーザのユーザ情報を入力する入力手段と、前記ユーザ情報と前記アクセス情報とを比較して前記出力ユーザが前記特定のユーザと一致したときにのみ前記出力データ記憶手段に記憶されている出力データを用いて画像を出力する出力手段とを備えた画像生成システムにおいて、
前記端末装置が、前記特定のユーザ以外の第２の特定のユーザを前記出力データに一時的にアクセス可能に前記アクセス情報を変更するアクセス情報変更手段をさらに備え、
前記出力手段が、前記アクセス情報が前記第２の特定のユーザと一致したときであっても、前記アクセス情報変更手段により前記アクセス情報が前記出力データに前記第２の特定のユーザがアクセス可能に一時的に変更されているときには前記出力データを用いて画像を出力することが可能とされることを特徴とする画像形成システム。
【請求項２】
前記画像形成装置が、前記アクセス情報を前記出力データとともに受信した場合には、前記出力手段が前記出力データを用いて画像を出力した後に前記出力データ記憶手段に記憶されている出力データを削除する第１の削除手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１記載の画像形成システム。
【請求項３】
前記画像形成装置が、前記一時的に変更されているアクセス情報を前記出力データとともに受信した場合には、前記出力データを前記出力データ記憶手段に記憶した後に所定の時間以上経過しても前記出力手段より前記出力データを用いた画像の出力が行なわれない場合には、前記出力データ記憶手段に記憶されている出力データを削除する第２の削除手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２記載の画像形成システム。
【請求項４】
前記端末装置が前記アクセス情報の変更の許可を入力する変更許可手段をさらに備え、
前記アクセス情報変更手段が、該変更許可手段により許可が入力された場合にのみ前記アクセス情報の変更を可能にするものであることを特徴とする請求項１から３いずれか記載の画像形成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータからプリンターにデータを送って印刷する画像形成システム、特にネットワークを利用してコンピュータから離れた場所に設置されたプリンターに機密性の高いデータを送って印刷する際の機密保持性を向上させた画像形成システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、ネットワークを利用して、個々のコンピュータから離れた場所に設置された画像形成装置やプリンターサーバにデータを送って印刷するシステムが普及している。このようなシステムでは、画像形成装置に送られたデータは一旦蓄積された後に、送られた順番に従って印刷されるため、コンピュータから印刷を指示した本人がプリントアウトされているところに立ち会うことは少ない。そのため、印刷された用紙が画像形成装置に放置されることになり機密性が保たれないという問題があった。
【０００３】
この対策として、画像形成装置本体にＩＣカードなどのハードキーの入力装置やパスワードを入力させるキーボードを設け、ＩＣカードやパスワードの入力がなければ送られたデータを印刷しないようにして機密性を保つようにする方法が種々提案されている（例えば、特許文献１など）。このようにＩＣカードなどを入力させるシステムでは、印刷を指示した本人やその人が所属する部署ごとにＩＣカードを用意して、本人か同じ部署の人が画像形成装置のところまで行って、印刷された用紙を取り出すことを前提にして機密性を確保していた。
【特許文献１】特開２００１−２８２４７７公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、実際には、ネットワークに複数の画像形成装置が接続され、これらの画像形成装置の中には設置されている場所が、印刷指示を行なったコンピュータから離れているものもあるため、印刷指示を行なった本人ではなく他の人に画像形成装置のところまで行ってもらい、印刷物を受け取れるようにする必要性が生じる場合がある。そこで、本人に代わって印刷物を受け取れるように、他の人にＩＣカードを渡したり、パスワードを教えたりすることがある。このような場合、他の人には特定の印刷物のみ受け取ってもらいたいだけであっても、画像形成装置に蓄積されているデータのうちＩＣカードやパスワードと一致するものはすべて送られた順に印刷されるため、受け取ってもらいたいと思っているデータよりも前に送ったデータを印刷する可能性がある。
【０００５】
また、ＩＣカードを渡したり、パスワードを教えたりするのは機密性が確保されなくなるため好ましくないが、あまり厳密な管理を行なったのでは実情に即した運用をすることができなくなるため利便性が低下し、機密性を確保するための機能自体が有効に利用されないことになる。
【０００６】
そこで、本願発明では、出力するデータの機密性を保持しつつも、ユーザの利便性を向上させることができる画像形成システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の画像形成システムは、出力データを用いて画像を形成する画像形成装置と該画像形成装置に前記出力データの画像の形成を指示する端末装置とがネットワークを介して接続されてなる画像生成システムであって、
前記端末装置が、特定のユーザのみが前記出力データにアクセス可能であることを表すアクセス情報を設定するアクセス情報設定手段と、前記出力データとともに前記アクセス情報を前記画像形成装置へ送信する送信手段とを備え、
前記画像形成装置が、前記端末装置より前記出力データとともに前記アクセス情報を受信する受信手段と、該受信手段により受信した前記出力データを記憶する出力データ記憶手段と、出力ユーザのユーザ情報を入力する入力手段と、前記ユーザ情報と前記アクセス情報とを比較して、前記出力ユーザが前記特定のユーザと一致したときにのみ前記出力データ記憶手段に記憶されている出力データを用いて画像を出力する出力手段とを備えた画像生成システムにおいて、
前記端末装置が、前記特定のユーザ以外の第２の特定のユーザを前記出力データに一時的にアクセス可能に前記アクセス情報を変更するアクセス情報変更手段をさらに備え、
前記出力手段が、前記アクセス情報が前記第２の特定のユーザと一致したときであっても、前記アクセス情報変更手段により前記アクセス情報が前記出力データに前記第２の特定のユーザがアクセス可能に一時的に変更されているときには前記出力データを用いて画像を出力することが可能とされることを特徴とするものである。
【０００８】
「画像形成装置 」は、データを用いて画像を形成することができるものであれば如何なるものでもよいが、例えば、インクジェットプリンタ、レーザープリンター、孔版印刷機などがある。
【０００９】
「端末装置」とは、ユーザインターフェースを備えた機器やコンピュータのことをいい、ユーザからの入力をネットワークを介して他のコンピュータや機器に送信してサービスや処理を依頼する装置をいう。
【００１０】
「特定のユーザ」は、特定の一人のユーザに限られるものではなく、複数であってもよい。例えば、同じ部門に属する複数の者を特定のユーザとしてもよい。
【００１１】
「出力データを用いて画像を出力する出力手段」は、出力データから形成した画像を視覚的に認識可能な状態にするものであれば如何なるものでもよいが、例えば、紙などの記録用紙への印刷や、表示装置上への表示などがある。
【００１２】
また、前記画像形成装置は、アクセス情報を出力データとともに受信した場合には、前記出力手段が出力データを用いて画像を出力した後に、出力データ記憶手段に記憶されている出力データを削除する手段（第１の削除手段）をさらに備えたものであることが望ましい。
【００１３】
また、前記画像形成装置は、一時的に変更されているアクセス情報を出力データとともに受信した場合には、前記出力データを出力データ記憶手段に記憶した後に所定の時間以上経過しても出力手段より出力データを用いて画像の出力が行なわれない場合には、出力データ記憶手段に記憶されている出力データを削除する手段（第２の削除手段）をさらに備えたものであることが望ましい。
【００１４】
前記第１の削除手段における「アクセス情報を出力データとともに受信した場合」には、一時的に変更されているアクセス情報を出力データとともに受信する場合も、変更されていないアクセス情報を出力データとともに受信する場合も含む。
【００１５】
さらに、前記端末装置は、前記アクセス情報の変更の許可を入力する変更許可手段をさらに備え、前記アクセス情報変更手段が、該変更許可手段により許可が入力された場合にのみ前記アクセス情報の変更を可能にするものであることが望ましい。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、画像形成装置で印刷物などを出力する際に特定のユーザしか取り出せないように、端末装置から送られてきた出力データを画像形成装置で即座に出力せずに一旦記憶しておき、ＩＣカードなどを用いて画像形成装置で出力しようとしている出力ユーザが特定のユーザであることが確認された場合にのみ出力データを出力するようにするとともに、本来のユーザ以外の他の特定のユーザも一時的にアクセスできるように、端末装置においてアクセス情報を変更したときは、アクセス情報が変更された出力データに限って他の特定のユーザが印刷物を画像形成装置から取り出せるようにしたので、機密性が高い印刷物を多くの人の目にさらすことなく本来のユーザ以外の限られた特定のユーザにのみ渡すことを可能にすることができる。
【００１７】
また、出力データを出力した後に、画像形成装置内に一旦記憶されている出力データを削除するような構成にすれば、機密性の高いデータを画像形成装置内に長時間保存することがないので安全である。
【００１８】
さらに、画像形成装置内に一旦記憶されているアクセス情報が変更された出力データが所定の時間以上経過しても出力されない場合には、画像形成装置内に一旦記憶されている出力データを自動的に削除するようにすれば、機密性の高いデータを画像形成装置内に長時間保存することがないので安全である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、図面を参照しながら本発明の画像形成システムの実施形態について説明する。図１に、本実施の形態の画像形成システムの概略構成図を示す。
【００２０】
画像形成システム１は、出力データを用いて画像を形成する画像形成装置２と、画像形成装置に出力データの画像の形成を指示する端末装置３と、画像形成装置２と端末装置３を接続するネットワーク４とで構成される。
【００２１】
ネットワーク４は、画像形成装置２と複数の端末装置３とを接続するローカルエリアネットワークである。
【００２２】
画像形成装置２は、インクジェットプリンタ、レーザープリンター、孔版印刷装置などであり、ネットワーク４で端末装置３と接続される。本実施の形態では、各端末装置３から出力ユーザが指示した出力データを離れたところに設置された画像形成装置２で記録用紙に印刷する場合について具体的に説明する。
【００２３】
端末装置３は、ユーザインターフェースを提供するソフトウェアや画像形成装置２とデータの送受信を行なうデバイスドライバなどのソフトウェアがコンピュータ上で実行されることにより実現される。各種ソフトウェアは、ＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体からコンピュータにインストールされる。あるいは、インターネット等のネットワークを介してプログラムが配布されて、コンピュータにインストールされる。
【００２４】
この端末装置３は、図２に示すように、ユーザを認証する認証手段３１と、特定のユーザが出力データＯにアクセス可能であることを表すアクセス情報Ａを設定するアクセス情報設定手段３２と、アクセス情報Ａの変更の許可を入力する変更許可手段３３と、アクセス情報Ａを変更するアクセス情報変更手段３４と、出力データＯとともにアクセス情報Ａを画像形成装置２へ送信する送信手段３５と、アクセス情報Ａの変更を解除するアクセス情報変更解除手段３６を備える。
【００２５】
認証手段３１は、ユーザ名とパスワードの入力するためのログイン画面を表示装置上に表示して、操作者にユーザ名とパスワードの入力を促し、入力されたユーザ名とパスワードを端末装置３に予め登録されている認証情報と比較して認証を行なう。
【００２６】
アクセス情報設定手段３２は、認証されたユーザに応じたアクセス情報Ａを出力データＯに設定する。アクセス情報Ａは、各出力データＯに対してアクセス権を持つユーザを表すものである。
【００２７】
アクセス権は、特定の人のみが出力データにアクセスできるように管理し、例えば同一部門内に属する者はアクセスできるが、他の部門に属する者はアクセスすることができないように管理される。さらに、アクセス権は、複数のセキュリティレベルに分けて管理され、例えば、図４に示すように３つの水準に分けられる。水準１のアクセス権は同じ部門内に所属する者全てがアクセス可能であり、水準２のアクセス権は部門内の管理職以上の者のみがアクセス可能であり、水準３のアクセス権は部門長のみがアクセス可能である。各水準のアクセス権はそれぞれ独立しているものではなく、高い水準のアクセス権を持っているユーザは低い水準のアクセス権が付されている出力データＯにはアクセスすることが可能である。例えば、水準３のアクセス権を持っているユーザは、水準１・水準２のアクセス権を表すアクセス情報Ａが付帯されている出力データＯにはアクセスすることができる。
【００２８】
また、各ユーザがどの水準のアクセス権を持っているかは、例えば、ログイン時のユーザ名と対応させて予め登録しておき、アクセス情報Ａをこの登録の内容に従って設定されるようしてもよい。ログインして認証されたユーザ名が水準３のユーザとして登録されていれば、アクセス情報Ａにはそのユーザが属する部門の部門コードと水準３が設定される。
【００２９】
変更許可手段３３は、特定の入力があった場合にのみ、アクセス情報Ａの変更ができるようにするようなユーザインターフェースを提供する。機密保護の観点からすると、簡単にアクセス情報Ａが変更されるのは好ましくなく、アクセス情報Ａの変更が安易に行なえるようなユーザインターフェースであると、誤操作によって間違えてアクセス情報Ａを変更する可能性がある。そこで、誤操作によってアクセス情報Ａが変更されることがないように、特別な操作を行なわなければアクセス情報Ａを変更することができないようにする。例えば、図５に示すような画面を表示装置上に表示し、「変更許可」ボタンが選択されると、機密レベルと部門コードの入力部（図５の破線で囲まれた部分）をアクティブにしてアクセス情報Ａの変更入力が行なえるようにする。「変更許可」ボタンが押されない状態のときは、機密レベルと部門コードの入力部を非アクティブにする。あるいは、キーボードから特殊なキーを入力しなければ変更を行うことができないようにしたり、所定の画面に遷移しなければ変更することができないようにしたりしてもよい。
【００３０】
アクセス情報変更手段３４は、アクセス情報設定手段３２で設定されたユーザ以外の他のユーザ（第２の特定のユーザ）が出力データＯに一時的にアクセス可能になるようにアクセス情報Ａを変更する。例えば、図５に示すような機密レベルと部門コードを入力する入力画面から操作者の操作によってアクセス権が変更されると、アクセス情報Ａにアクセスを可能なユーザを変更することを表す変更フラグと、変更された機密レベルや部門コードを変更情報としてアクセス情報Ａに設定する。
【００３１】
送信手段３５は、デバイスドライバを用いて出力データＯとともにアクセス情報Ａを画像形成装置２に送信する。具体的には、例えば、アクセス情報Ａを出力データＯの属性情報として出力データＯに付帯させて送信する。アクセス情報Ａは出力データＯと対応付けられればよいので、出力データＯとは別に送信してもよい。
【００３２】
アクセス情報変更解除手段３６は、アクセス情報Ａの変更は１イベントに限って行なわれるように、送信手段３５で端末から印刷を指示した１つの出力データＯの送信が終わるとアクセス権の変更を解除し、変更前の状態に戻す。
【００３３】
画像形成装置２は、図３に示すように、ＩＣカード読取装置２１と、印刷枚数などの種々の印刷指定やパスワードの入力などの操作を行う表示部を備えた操作部２２と、ネットワーク４と接続されるインターフェース部２３と、記録用紙上に画像を印刷する印刷処理部２４と、各構成部の制御を行なう制御部２５とを備えている。
【００３４】
制御部２５は、端末装置３から送られてきたデータをインターフェース部２３から受信する受信手段２５１と、出力データＯを記憶する出力データ記憶手段２５２と、ＩＣカード読取装置２１や操作部２２などから入力されたユーザ情報を受け取る入力手段２５３と、出力データＯから印刷に適した画像を形成する画像形成手段２５４、印刷処理部２４に出力データＯの画像を出力する出力手段２５５と、印刷処理部２４で出力データＯの印刷が終わったアクセス情報Ａが付帯された出力データＯを出力データ記憶手段２５２から削除する第１の削除手段２５６と、アクセス情報Ａに変更フラグが設定された出力データＯを前記出力データ記憶手段２５２に記憶して所定の時間以上経過しても出力手段２５５よって出力が行なわれない場合に出力データ記憶手段２５２に記憶されている出力データＯを削除する第２の削除手段２５７とを備えている。
【００３５】
受信手段２５１は、インターフェース部２３を介して端末装置３から送られてきた出力データＯをアクセス情報Ａとともに受信する。
【００３６】
出力データ記憶手段２５２は、ハードディスクなどの大容量記憶装置であり、出力データ記憶手段２５２には、端末装置３から受信した出力データＯとアクセス情報Ａが受信した順にスプーリングされる。
【００３７】
入力手段２５３は、画像形成装置２に設けられたＩＣカード読取装置２１でＩＣカードから読み取られたユーザ情報の入力を行なう。あるいは、画像形成装置２に設けられた操作部２２から入力されたパスワードをユーザ情報として入力してもよい。
【００３８】
画像形成手段２５４は、ＲＩＰ処理などを用いて出力データＯをビットマップデータに展開して印刷や表示が可能な画像を形成する。必要に応じて、画像にガンマ調整（コントラスト／明度／彩度）・文字スムージング処理・ スクリーニング処理（誤差拡散／網点70線／網点100線）などを施してもよい。
【００３９】
出力手段２５５は、出力データＯを出力する前に、入力手段２５３から入力されたユーザ情報とアクセス情報Ａとを比較して、出力ユーザが出力データＯにアクセス可能なユーザと一致するか否かを判定し、一致するときにのみ画像形成手段２５４を用いて出力データＯからビットマップデータなどの印刷に適した画像を形成し、その画像を印刷処理部２４に出力する。出力データＯのアクセス情報Ａに変更フラグが設定されていない場合には、元のユーザの部門と水準に出力ユーザが一致しなければ出力データＯの印刷を行なわないが、出力データＯのアクセス情報Ａに変更フラグが設定されている場合には、変更情報に記録されている部門と水準に一致するユーザであっても出力データＯの印刷を行なう。この際、元のユーザと一致しても出力データＯの出力は当然行なわれる。
【００４０】
第１の削除手段２５６は、出力手段２５５によって印刷した出力データＯにアクセス情報Ａが付帯されている場合には、印刷が終了した直後に出力データＯを出力データ記憶手段２５２から削除する。
【００４１】
一方、第２の削除手段２５７は、アクセス情報Ａに変更フラグが設定されて出力データＯの出力を行うことができるユーザが一時的に変更されている場合は、出力データＯが出力データ記憶手段２５２に記憶されてから所定の時間の経過後に、出力データＯを出力データ記憶手段２５２から削除する。これにより、出力データＯが出力データ記憶手段２５２に記憶されてから所定時間経過しても出力が行われないときは、出力データＯが自動的に削除され、機密データが不用意にプリンターに残されることを防止することができる。
【００４２】
次に、本発明の画像形成システムによって出力データＯを印刷する際の動作について、図７，８のフローチャートに従って説明を行なう。
【００４３】
操作者が端末装置３を立ち上げると、認証手段３１によりログイン画面が表示される（S100）。ログイン画面に従ってユーザ名とパスワードを入力すると（S101）、予め登録されている認証情報と比較して認証が行なわれる（S102）。認証はネットワーク上に認証サーバを設置して行なうのが好ましいが、各端末装置３で行なってもよい。
【００４４】
認証が行なわれた後に、操作者は出力データＯを選択して印刷を指示する（S103）。印刷が指示されると、端末装置３の表示画面上に機密レベルの確認の画面が表示される（S104）。機密レベル確認の画面には、印刷物のアクセス権の情報が表示されるが、デフォルトの状態では、図５に示すように、ログインしたユーザの部門コードとアクセス権の水準が表示される。操作者本人が印刷物を取りに行く場合には、機密レベルの変更を行なわないでこのまま印刷に進むように「ＯＫ」を選択する（S105）。機密レベルが変更されていないので（S106）、ログインしたユーザが持っているアクセス権と同じ機密レベルとなるように、アクセス情報設定手段３２でアクセス情報Ａとして表示された部門コードと水準３を設定する（S109）。このアクセス情報Ａを出力データＯの属性情報として付帯させて、送信手段３５で出力データＯとともに画像形成装置２に送信する（S110）。
【００４５】
画像形成装置２は、受信手段２５１で端末装置３から送られてきた出力データＯとアクセス情報Ａを受信して（S200）、出力データ記憶手段２５２に記憶する（S201）。アクセス情報Ａが付帯された出力データＯは受信しても直ぐには印刷せず、一旦出力データ記憶手段２５２に蓄積されて入力手段２５３からＩＣカード読取装置２１からユーザ情報が入力されるのを待つ（S204）。
【００４６】
出力データＯを印刷する出力ユーザは、画像形成装置２のＩＣカード読取装置２１にＩＣカードを挿入する。ＩＣカードには所有者のユーザ名とパスワードがユーザ情報として記録されており、ＩＣカード読取装置２１で読み取って入力手段２５３へ入力する。
【００４７】
ユーザ情報が入力されると（S207）、出力手段２５５は、出力データ記憶手段２５２に記憶されている出力データＯのアクセス情報Ａとユーザ情報とを比較する（S208）。画像形成装置２にはユーザ名とそのユーザの所属する部門コードとアクセス権の水準が対応付けられて登録されているのでＩＣカードから読み取られたユーザ情報に基づいて、出力ユーザの部門コードとアクセス権の水準を検索する。印刷する出力データＯに付帯されているアクセス情報Ａが示すユーザの部門コードとアクセス権の水準と比較して、出力ユーザが出力データ記憶手段２５２に記憶されている出力データＯのアクセス権を持つものであるか否かを判定する（S209）。出力データＯにアクセスする権利を有するユーザであると判定されれば、出力データ記憶手段２５２に記憶されている出力データＯを印刷する（S210）。認証サーバが接続されている場合には、出力ユーザの部門コードとアクセス権の水準を認証サーバから受け取るようにしてもよい。
【００４８】
出力ユーザが印刷指示を行なった本人であれば、出力データＯにアクセスする権利を有するユーザであるので、そのまま印刷が行なわれる。出力して印刷が完了した出力データＯは、機密保護の観点から第１の削除手段２５６で出力データ記憶手段２５２から削除される（S211）。
【００４９】
また、出力ユーザが印刷指示を行なった本人でなくアクセス権の水準が１のユーザのときは、印刷は行なわれないが、アクセス権の水準が３であって同じ部門コードを持つユーザであれば印刷は行なわれる。しかし、アクセス権の水準が３であっても他部門の部門コードを持つユーザであれば印刷は行なわれない。
【００５０】
次に、上司が部下などに印刷物を取りに行かせる場合のように、操作者本人よりも機密レベルが低い水準の者が印刷物を受け取れるようにする方法について説明する。
【００５１】
ログイン画面に従ってユーザ名とパスワードを入力して認証が行なわれた後、操作者が印刷を指示すると機密レベルの確認の画面が表示されるが、デフォルトの状態では、図５に示すように、ログインしたユーザの部門コードとアクセス権の水準が表示される（S100〜S104）。例えば、部門長が会議などを行なっているときに、印刷した資料を同じ部門の部下に取りに行かせることがある。しかし、その資料が機密文書である場合には、他の人の目にさらされることなく印刷した資料を同じ部門の部下が受け取れるようにしたい。そこで、部門長である操作者はアクセス権の水準が３であるが、アクセス権の水準２の部下に取りに行かせる場合には、アクセス情報Ａを変更しなければならない。
【００５２】
誤操作を防ぐために、通常では、機密レベルの変更できないように部門コードと水準を入力する入力部はアクティブになっていない。図５に示すような画面から「変更許可」ボタンを押すと、変更許可手段３３で入力部をアクティブにするので、アクティブになった入力部から機密レベルを水準２に設定する（S105）。図６に、プルダウンメニューから「水準２」を選択する例を示す。機密レベルが水準２に設定されると（S106）、アクセス情報変更手段３４で、アクセス情報Ａに変更フラグと（S107）、変更された機密レベルを変更情報としてアクセス情報Ａに設定する（S108）。このアクセス情報Ａを出力データＯの属性情報として付帯させて、送信手段３５で出力データＯとともに画像形成装置２に送信する（S110）。送信手段３５から送信が終わると、アクセス情報変更解除手段３６で、アクセス権の変更を解除し変更前の状態に戻して、ログインしたユーザのアクセス権の水準３に戻す（S111）。このように送信手段３５から１件の出力データＯの送信が終わる度に、毎回機密レベルを元の状態に戻すことでアクセス権を変えた直後の印刷に限ってアクセス権が変更されることになる。
【００５３】
画像形成装置２は、受信手段２５１で端末装置３から送られてきた出力データＯとアクセス情報Ａを受信して出力データ記憶手段２５２に記憶する（S200、S201）。アクセス情報Ａが付帯された出力データＯは受信しても直ぐには印刷せず、一旦出力データ記憶手段２５２に蓄積されてＩＣカード読取装置２１からユーザ情報が入力されるのを待つ（S204）。また、アクセス情報Ａに変更フラグが設定されている場合には、まずタイマーをスタートさせる（S203）。
【００５４】
部門長に資料の受け取りを指示された同じ部門の部下が、画像形成装置２のＩＣカード読取装置２１にＩＣカードを挿入すると、ＩＣカードからユーザ情報が読み取られる（S207）。出力データ記憶手段２５２に記憶されている出力データＯのアクセス情報Ａには変更フラグが設定されているので、出力手段２５５は、アクセス情報Ａに設定されている変更情報の部門コードとアクセス権の水準をＩＣカードのユーザ情報の部門コードとアクセス権の水準を比較する（S208）。資料を受け取りに行った部下が、水準２のアクセス権を持っていれば出力データＯの印刷が行なわれる（S209〜S210）。
【００５５】
このように端末装置３で変更したアクセス権の水準を持つ出力ユーザのＩＣカードがＩＣカード読取装置２１に挿入されなければ、出力データＯの印刷が行なわれないため他の人の目にさらされることなく特定の人のみが出力データＯの印刷物を取り出すことができる。部門長自身が取りに行った場合には、変更されている場合であっても、出力データＯのアクセス情報Ａの本来の部門と水準に一致するので印刷を行なうことが可能である。
【００５６】
また、変更フラグが設定されたアクセス情報Ａが付帯された出力データＯは機密保持の観点から、第１の削除手段２５６で印刷が終了した出力データＯは即座に出力データ記憶手段２５２から削除を行なう(S211)。
【００５７】
また、何らかの理由によって、機密レベルが変更された出力ユーザに対応するＩＣカードがＩＣカード読取装置２１に挿入されない場合には、機密レベルが変更された出力データＯがいつまでも印刷されず出力データ記憶手段２５２に残ることになる。アクセス情報Ａに変更フラグが付帯された出力データＯは機密文書であるので、出力されないで長時間放置されるのは好ましくない。そこで、第２の削除手段２５７では、出力データ記憶手段２５２に出力データＯを記憶させた時点でスタートさせたタイマーを定期的にチェックして（S206）、所定の時間以上経過した場合には、出力データＯを出力データ記憶手段２５２から削除する（S212）。
【００５８】
なお、上述の画像形成装置で印刷時に入力部から入力された部門コードは、印刷に使用したインク・用紙などの消耗品の使用量の集計にも用いられ、各部門ごとに使用量に応じて課金される。このように出力ユーザが出力データＯを印刷することができるユーザであるか否かを、アクセス権の水準のみではなく部門と対応させて管理することで、部門に分けて機密を確保することができるとともに消耗品とも関連付けて管理できる。
【００５９】
上記実施形態では、ＩＣカードにはユーザ名などが記録されて画像形成システムで管理されているユーザ情報からアクセス権の水準や所属部門を検索するようになっているが、ＩＣカードにアクセス権の水準や所属部門を記録してもよい。
【００６０】
また上記実施形態では、ＩＣカードを用いてユーザ情報を入力する場合について説明したが、操作部からユーザ情報を入力したり、生体認証を用いて出力ユーザを判別して所属部門やアクセス権の水準を確認できるようにしてもよい。
【００６１】
また上記実施形態では、端末装置からログインしたユーザをアクセス権を持つユーザとして設定する場合について説明したが、端末装置に予め機密レベルを設定しておき、それに応じたアクセス情報を出力ファイルに付帯させるようにしてもよい。
【００６２】
また、出力の形態は、印刷部に出力して記録用紙に印刷する場合について説明したが、表示装置へ出力して画像を表示するようにしたものとしてもよい。
【００６３】
上述では、ネットワークがローカルエリアネットワークである場合について説明したが、専用回線やインターネットを介して端末装置と画像形成装置が接続された構成になっていてもよく、会社から離れたオフィスや自宅に設置された画像形成装置で機密文書が印刷できるような構成になっていてもよい。
【００６４】
以上、詳細に説明したように、本発明によれば、通常は特定のユーザでなければ印刷物を取り出すことができないものが、一時的にアクセス権を変更して他のユーザが印刷物を取り出すようにすることができるようになるので、機密性を確保しながらも利用者の利便性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】画像形成システムの概略構成図
【図２】端末装置の概略構成図
【図３】画像形成装置の概略構成図
【図４】セキュリティレベルを説明するための図
【図５】機密レベルの確認および変更のための画面の一例
【図６】機密レベルの変更方法の一例
【図７】端末装置の処理を表すフローチャート
【図８】画像形成装置の処理を表すフローチャート
【符号の説明】
【００６６】
１    画像形成システム
２    画像形成装置
３    端末装置
４    ネットワーク
２１  ＩＣカード読取装置
２２  操作部
２３  インターフェース部
２４  印刷処理部
２５  制御部
３１  認証手段
３２  アクセス情報設定手段
３３  変更許可手段
３４  アクセス情報変更手段
３５  送信手段
３６  アクセス情報変更解除手段
251   受信手段
252   出力データ記憶手段
253   入力手段
254   画像形成手段
255   出力手段
256   第１の削除手段
257   第２の削除手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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