(57)【要約】【課題】  電子署名やタイムスタンプが付与されている複数の文書を保存可能な文書サーバーにおいて、電子署名やタイムスタンプが設定されている電子文書の文書実体データが、バックアップされても、有効期限が過ぎることを未然に防ぐ。【解決手段】  文書データのバックアップ時に、そのバックアップデータの保存期間とバックアップする文書の電子署名やタイムスタンプの有効期限を比較し、保存期間の方が有効期限よりも長い場合、電子署名やタイムスタンプを延長してからバックアップを行う。【選択図】  図１
2009070324.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子署名やタイムスタンプが付加された電子文書を管理する文書管理システムのバックアップ方法において、文書実体データをバックアップする手段と、各文書の電子署名やタイムスタンプの有効期限を判別する手段と、電子署名やタイムスタンプの有効期限を延長する手段と、各文書の保存期限を判別する手段を備え、バックアップ手段はバックアップ時に各文書の電子署名やタイムスタンプの有効期限と文書の保存期限を比較し、有効期限が保存期限よりも早い場合、電子署名やタイムスタンプの有効期限を延長してからバックアップを行うことを特徴とする文書管理システムのバックアップ方法。
【請求項２】
電子署名やタイムスタンプが付加された電子文書を管理する文書管理システムのバックアップ方法において、文書実体データをバックアップする手段と、各文書の電子署名やタイムスタンプの有効期限を判別する手段と、電子署名やタイムスタンプの有効期限を延長する手段と、各文書の保存期限を判別する手段と、各バックアップデータの有効期限と保存期限を監視するバックアップスケジューラ手段を備え、バックアップ手段はバックアップする文書の保存期限のうちも最も遅い保存期限をバックアップデータの保存期限とし、バックアップする文書の電子署名やタイムスタンプの有効期限のうち最も早い有効期限をバックアップデータの有効期限とし、バックアップスケジューラ手段は、保存期限に達していないが有効期限が近いバックアップデータが存在するとき、バックアップデータをリカバリーし、電子署名やタイムスタンプの延長処理を行い、再度バックアップ処理を行うことを特徴とする文書管理システムのバックアップ方法。
【請求項３】
請求項２に記載の文書管理システムのバックアップ方法において、バックアップスケジューラ手段は、保存期限に達していないが有効期限が近いバックアップデータが存在するとき、管理者に通知することを特徴とする文書管理システムのバックアップ方法。
【請求項４】
請求項２に記載の文書管理システムのバックアップ方法において、バックアップ手段はバックアップ時にバックアップデータ全体のハッシュ値を文書管理システムの保管し、バックアップスケジューラ手段は、保存期限に達していないが有効期限が近いバックアップデータが存在するとき、ハッシュ値に対して電子署名やタイムスタンプを付加することを特徴とする文書管理システムのバックアップ方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システムにおけるバックアップ方法であり、特に有効期限のある電子署名やタイムスタンプが付加されて電子文書を保管する文書管理システムにおけるバックアップ方法である。
【背景技術】
【０００２】
政府のe-Japan戦略を受け、一定の制限があるものの、従来紙で保存することが義務つけられていた文書を電子化して保存することが認められるようになった。しかし、一部の文書においてはその真実性を実証するため、電子署名やタイムスタンプを付与することが義務つけられている。ところが、電子署名やタイムスタンプは暗号処理を利用してその有効性が守られているが、暗号処理には有効期限が設定されており、一部の文書において電子署名やタイムスタンプの有効期限は、その文書の保存期限よりも短いのが現状であり、文書に対して再度、電子署名やタイムスタンプを付与することにより有効期限を延長することが提案されている。
【０００３】
一方、文書管理システムにおいては大量の文書を長期間にわたり文書管理システム内のハードディスクに保存することはストレージサイズの点で困難であるため、一定期間を経過した後は電子文書の文書実体データをテープやCD-R等の外部ストレージ装置に置き換える、すなわちバックアップを行い、文書管理システムからは削除することが一般的に行われている。これは文書がアクセスされるのは保存されてからある一定の期間以内に集中しており、一定期間を過ぎるとほとんどの文書は保管義務はあるものの、アクセスされることはないからである。例えば、領収書等はその領収書が発生した会計年度とその次の会計年度で参照されることがあっても、それ以降の会計年度で参照されることはめったにないからである。文書の実体データが外部ストレージ装置に保管された場合には、文書の実体データにアクセスすることは通常ではできず、アクセスするためには管理者またはバックアップシステムがバックアップされている文書実体データに対してリストア処理を行って文書管理システム内にコピーすることにより、文書の実体データにアクセスすることができるようになる。
【０００４】
上記の例として、下記特許文献１と特許文献２をあげることが出来る。
【特許文献１】特開2005-63268号公報
【特許文献２】特開2004-259202号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、電子署名やタイムスタンプが設定されている電子文書の文書実体データが、バックアップされた状態でその有効期限が過ぎてしまうと、その文書が必要になってリストア処理を行いアクセスしても、すでに有効期限が過ぎているためその文書の有効性がなくなってしまうという問題がある。すなわち、長期間の文書を保管するためには一定の期間が経過した文書の文書実体データを外部ストレージに置き換える必要があるが、その場合には、その文書実体データにアクセスできないため電子署名やタイムスタンプを延長することができないのである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は上記従来の課題を解決するためになされたものであり、上記課題を解決するための手段として、
バックアップ時に各文書の保存期限と電子署名やタイムスタンプの有効期限を判別し、保存期限よりも有効期限の方が早い場合は、電子署名やタイムスタンプを延長し、有効期限を延長してからバックアップしている。
【０００７】
また、バックアップ時にバックアップする各文書の保存期限と付加されている電子署名やタイムスタンプの有効期限を調べ、バックアップする文書の保存期限のうちもっとも遅い保存期限をバックアップデータの保管期限とし、最も早い有効期限をバックアップデータの有効期限とし、バックアップスケジューラが各バックアップの有効期限と保存期限を監視し、有効期限が切れる前にバックアップデータからリカバリー処理を行い、電子署名やタイムスタンプの自動延長を行い、再度、バックアップすることにより、バックアップデータ内の文書の電子署名やタイムスタンプの自動延長を行う。
【０００８】
また、バックアップスケジューラは各バックアップの有効期限と保存期限を監視し、有効期限が切れる前に管理者に有効期限が切れることを通知することでバックアップデータ中の文書の電子署名やタイムスタンプの有効性が消滅することを未然に防いでいる。
【０００９】
また、バックアップを行う際にバックアップ全体データからハッシュ値を作成して保管し、バックアップスケジューラは各バックアップの有効期限と保存期限を監視し、有効期限が切れる前にバックアップデータのハッシュ値に対して電子署名とタイムスタンプを付加することによってバックアップデータ全体として有効期限を延長している。
【発明の効果】
【００１０】
以上説明したように、本発明によれば、電子署名やタイムスタンプが設定されている電子文書の文書実体データが、バックアップされても、自動的にあるいは管理者に適切に通知することで有効期限が過ぎることを未然に防ぐという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
次に、本発明の詳細を実施の形態の記述に従って説明する。
【００１２】
［実施形態１］
図1は本発明における実施形態のシステム構成を表したブロック図である．このシステムは、文書管理システム1000とスキャナ1001と外部ストレージ装置1012から構成される．
1001はスキャナ、1002は画像入力部、1003は電子署名、タイムスタンプ付加部、1004は文書登録部、1005は文書管理部、1006は文書データベース部、1007は文書実体記憶部である。オペレータは登録したい文書を1001のスキャナにおき、スキャン処理を行う。1002の画像入力部はスキャンされた画像データを入力し、1003の電子署名、タイムスタンプ付加部に送る。1003の電子署名、タイムスタンプ付加部はPDF等にイメージデータを変換するとともに、電子署名とタイムスタンプを付加し、イメージデータ、電子署名、タイムスタンプをひとつのファイルに結合させる。その後、1004の文書登録部によって、1005の文書管理部を通じて文書名、登録日付、保存期限、電子署名やタイムスタンプの有効期限等を1006のデータベースに登録し、1003で作成されたPDF等の文書ファイルは文書実体記憶部に記憶される。
【００１３】
1008は文書の検索を行う検索処理部、1009は文書に付加されている電子署名やタイムスタンプの有効性を検証する検証処理部であり、選択された文書に対する文書ファイルを文書実体記憶部から読み取り、その文書の電子署名およびタイムスタンプデータを読み出して、その有効性を検証する。
【００１４】
1011はバックアップ部であり、一定の条件の下に複数の文書ファイルや文書情報をまとめて1012の外部ストレージ装置に記憶するとともに、文書実体記憶部からバックアップした文書ファイルを削除する。そのとき、文書データベース部に記憶されているその文書の情報に対して、バックアップ済みであるフラッグを残す。
【００１５】
1013はバックアップスケジューラ部であり、予め設定された期間ごと、あるいは予め設定された日時にバックアップ部を起動してバックアップ処理を行わせる。
【００１６】
1010は選択された文書の電子署名やタイムスタンプの延長処理を行う延長処理部である。
【００１７】
図２を用いてバックアップ部の制御処理の流れを示す。
【００１８】
2001でバックアップする文書のリストを作成する。ひとつの実施例として、会計年度末において、その年度の前の会計年度に登録された文書のリストを作成する。この場合には、文書は登録された会計年度とその次の会計年度期間は文書ファイルが文書実体記憶部に記憶されるが、その後は外部ストレージ装置に保管され、文書実体記憶部から削除される。
【００１９】
2002でバックアップする各文書に付加されている電子署名とタイムスタンプの有効期限を判別する。
【００２０】
2003で各文書の保存期限を獲得する。
【００２１】
2004で文書の保存期限と電子署名やタイムスタンプの有効期限を比較し、保存期限よりも行こう期限の方が早いか否かの判別を行う。
【００２２】
保存期限よりも有効期限の方が早い場合には2005で延長処理部によって電子署名とタイムスタンプの延長を行う。
【００２３】
2006で各文書の文書ファイルをひとつのデータとしてまとめ、外部ストレージ装置に記憶する。
【００２４】
2007で外部ストレージ装置に記憶した文書の文書ファイルを文書実体記憶部から削除する。
【００２５】
本実施形態によれば、文書がバックアップされる際に、文書の保存期限よりも電子署名やタイムスタンプの有効期限が早い場合に電子署名やタイムスタンプを延長し、有効期限を伸ばしてからバックアップしている。そのため、多くの文書において文書の保存期限よりも有効期限の方が遅くなっている。なお、電子署名やタイムスタンプの有効期限を延長しても、保存期限に対して有効期限が早い場合は、外部ストレージ装置に文書ファイルを記憶するけれども、文書実体記憶部から文書ファイルを削除しない、あるいはバックアップしない、を管理者が選択できるようにしてもよい。
【００２６】
また、外部ストレージ装置が磁気テープやDVD等、リムーバブルな記憶デバイスである場合、ストレージデバイスを記憶装置から取り外してもよい。
【００２７】
また、電子署名とタイムスタンプの有効期限が異なる場合や電子署名およびタイムスタンプの片方のみが付加されている場合、保存期限よりも早い有効期限のものだけを延長してもよい。複数の電子署名やタイムスタンプが付加されている場合は、最後に付加された電子署名とタイムスタンプのみを延長してもよい。
【００２８】
［実施形態２］
前記実施形態１において、バックアップ時にバックアップする各文書の保存期限と付加されている電子署名やタイムスタンプの有効期限を調べ、バックアップする文書の保存期限のうちもっとも遅い保存期限をバックアップデータの保管期限とし、最も早い有効期限をバックアップデータの有効期限とし、バックアップスケジューラが各バックアップの有効期限と保存期限を監視し、有効期限が切れる前にバックアップデータからリカバリー処理を行い、電子署名やタイムスタンプの自動延長を行い、再度、バックアップすることにより、バックアップデータ内の文書の電子署名やタイムスタンプの自動延長を行ってもよい。
【００２９】
図3を用いてバックアップ処理部の制御処理の流れを示す。
【００３０】
3001でバックアップする文書のリストを作成する。
【００３１】
3002でバックアップする各文書に付加されている電子処理とタイムスタンプの有効期限を獲得する。
【００３２】
3003で各文書の保存期限を獲得する。
【００３３】
3004でバックアップする文書の電子署名、タイムスタンプの最も早い有効期限をそのバックアップデータの有効期限とする。
【００３４】
3005でバックアップする文書の最も遅い保存期限をそのバックアップデータの保存期限とする。
【００３５】
3006で各文書の文書ファイルをひとつのデータとしてまとめ、外部ストレージ装置に記憶する。
【００３６】
3007で外部ストレージ装置に記憶した文書の文書ファイルを文書実体記憶部から削除する。
【００３７】
図４はバックアップスケジューラ部の動作を示す図であり、一定間隔あるいはあらかじめ決められた時刻に起動している。
【００３８】
400１でバックアップデータの保存期限と有効期限を調べ、保存期限よりも有効期限の方が早いか否かを判別する。
【００３９】
保存期限よりも有効期限の方が早い場合は4002でバックアップデータの有効期限が一定以内、たとえば1ヶ月以内であるか否かを判別する。
【００４０】
1ヶ月以内である場合は4003で外部ストレージ装置のバックアップデータを文書実体記憶部にリストアする。すなわち、バックアップデータから各文書の文書ファイルを抽出し、以前と同じ状態となるように文書ファイルを文書実体記憶部にコピーする。
【００４１】
4004で延長処理部によって有効期限が一定以内となっている文書の電子署名やタイムスタンプを延長する。
【００４２】
4005でバックアップ部を起動し、4003でリストアした文書の文書ファイルを再度、外部ストレージ装置に記憶し、文書実体記憶部から文書ファイルを削除する。
【００４３】
この実施例ではバックアップスケジューラ部が有効期限が一定以内のバックアップデータをリストアして電子署名とタイムスタンプを延長し、再度バックアップするので、バックアップによって文書ファイルが文書実体記憶部から削除されていても電子署名やタイムスタンプの有効性が失われることはない。
【００４４】
［実施形態３］
実施例２ではまた、有効期限が一定以内である場合にバックアップスケジューラ部がリストアおよび延長処理を行っているが、有効期限が一定以内ことを管理者に通知してもよい。
【００４５】
図5はこの実施例のバックアップスケジューラ部の動作を示す図である。
【００４６】
5001でバックアップデータの保存期限と有効期限を調べ、保存期限よりも有効期限の方が早いか否かを判別する。
【００４７】
保存期限よりも有効期限の方が早い場合は5002でバックアップデータの有効期限が一定以内、たとえば1ヶ月以内であるか否かを判別する。
【００４８】
1ヶ月以内である場合は5003で管理者に通知する。
【００４９】
この実施例では管理者は有効期限が一定以内のバックアップデータを知ることができるので、有効期限に到達する前にバックアップデータをリストアして電子署名やタイムスタンプを延長することができる。
【００５０】
［実施形態４］
前記実施形態３において、バックアップ部はバックアップを行う際にバックアップ全体データからハッシュ値を作成して保管し、バックアップスケジューラは各バックアップデータの有効期限と保存期限を監視し、有効期限が切れる前に管理者に通知し、管理者はバックアップデータのハッシュ値に対して電子署名とタイムスタンプを付加することによってバックアップデータ全体として有効期限を延長してもよい。
【００５１】
図6はバックアップ部の動作を示す図である。
【００５２】
6001でバックアップする文書のリストを作成する。
【００５３】
6002でバックアップする各文書に付加されている電子処理とタイムスタンプの有効期限を獲得する。
【００５４】
6003で各文書の保存期限を獲得する。
【００５５】
6004でバックアップする文書の電子署名、タイムスタンプの最も早い有効期限をそのバックアップデータの有効期限とする。
【００５６】
6005でバックアップする文書の最も遅い保存期限をそのバックアップデータの保存期限とする。
【００５７】
6006で各文書の文書ファイルをひとつのデータとしてまとめ、外部ストレージ装置に記憶する。
【００５８】
6007で外部ストレージ装置に記憶した文書の文書ファイルを文書実体記憶部から削除する。
【００５９】
6008でバックアップデータからハッシュ値を作成し、文書データベース部に保管する。
【００６０】
図７はバックアップスケジューラ部の動作を示す図であり、一定間隔あるいはあらかじめ決められた時刻に起動している。
【００６１】
700１でバックアップデータの保存期限と有効期限を調べ、保存期限よりも有効期限の方が早いか否かを判別する。
【００６２】
保存期限よりも有効期限の方が早い場合は7002でバックアップデータの有効期限が一定以内、たとえば1ヶ月以内であるか否かを判別する。
【００６３】
1ヶ月以内である場合は7003でそのバックアップデータのハッシュ値に対して電子署名とタイムスタンプを付与する。
【００６４】
7004でハッシュ値に付与した電子署名とタイムスタンプの有効期限をバックアップデータの有効期限にする。
【００６５】
この実施例では有効期限が一定以内となったバックアップデータのハッシュ値に対して新たに電子署名とタイムスタンプを付与することにより、バックアップデータ全体として有効期限を延長している。
【００６６】
また、7002で有効期限が一定以内の場合に管理者に通知し、管理者がハッシュ値に対して電子署名とタイムスタンプを付与してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明第1実施形態における文書管理システムとバックアップ方法のシステムブロック図
【図２】本発明第1実施形態におけるバックアップ処理のフローチャート図
【図３】本発明第2実施形態におけるバックアップ処理のフローチャート図
【図４】本発明第3実施形態におけるバックアップ処理のフローチャート図
【図５】本発明第3実施形態におけるバックアップスケジューラ処理のフローチャート図
【図６】本発明第4実施形態におけるバックアップ処理のフローチャート図
【図７】本発明第4実施形態におけるバックアップスケジューラ処理のフローチャート図
【符号の説明】
【００６８】
1001  スキャナ
1002  画像入力部
1003  電子署名、タイムスタンプ付加部
1004  文書登録部
1005  文書管理部
1006  文書データベース部
1007  文書実体記憶部
1008  検索処理部
1009  検証処理部
1010  延長処理部
1011  バックアップ部
1012  外部ストレージ装置
1013  バックアップスケジューラ部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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