(57)【要約】【課題】  本発明は、メールの誤送信を防止する機能を備えるメール送信装置を提供することを目的とする。【解決手段】本発明によるメール送信装置は、外部から入力操作を行なう操作部１と、個人情報を記憶する電話帳データ記憶部６と、外部に対して画面表示を行なう表示部２と、外部との通信を司る制御部３とを備えるメール送信装置において、操作部３によるメール送信操作があった時、制御部３はその送信メールの相手先のメールアドレスが電話帳データ記憶部６に存在する場合において、電話帳データ記憶部６から個人情報を参照し、個人情報が送信メール中の件名、本文、添付ファイルのうちの少なくとも１つのプロパティ情報に存在するとき、送信前に前記表示部２に警告画面を表示することによって送信者に確認を促すことを特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部から入力操作を行なう操作部と、
個人情報を記憶する電話帳データ記憶部と、
外部に対して画面表示を行なう表示部と、
外部との通信を司る制御部と、
を備えるメール送信装置において、
前記操作部によるメール送信操作があった時、前記制御部はその送信メールの相手先のメールアドレスが前記電話帳データ記憶部に存在する場合において、前記電話帳データ記憶部から前記個人情報を参照し、前記個人情報が送信メール中の件名、本文、添付ファイルのうちの少なくとも１つのプロパティ情報に存在するとき、送信前に前記表示部に警告画面を表示することによって送信者に確認を促すことを特徴とする、メール送信装置。
【請求項２】
外部から入力操作を行なう操作部と、
個人情報を記憶する電話帳データ記憶部と、
外部に対して画面表示を行なう表示部と、
外部との通信を司る制御部と、
要注意語句が登録された注意語句リスト記憶部と、
を備えるメール送信装置において、
前記操作部による前記メール送信操作があった時、前記制御部は前記注意語句リスト記憶部に登録された前記要注意語句が送信メール中の件名、本文、添付ファイルのうちの少なくとも１つのプロパティ情報に存在するとき、送信前に前記表示部に警告画面を表示することによって送信者に確認を促すことを特徴とする、メール送信装置。
【請求項３】
前記要注意語句は、外部から事前に前記注意語句リスト記憶部に任意に登録できることを特徴とする、請求項２に記載のメール送信装置。
【請求項４】
前記電話帳データ記憶部に記憶された前記個人情報は、各送信相手に対してメールの機密チェックを行なうか否かを設定することが可能であることを特徴とする、請求項２または請求項３に記載のメール送信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール送信装置に関し、特に、間違いメール送信防止機能を備えるメール送信装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
メールの送信者が、メールの件名、本文、送信先のメールアドレスなどを入力して送信操作を実行すると、メールは内容に関わらず送信先のメールアドレスに設定された相手に送信されていた。従って、送信先のメールアドレスの入力を間違えると、知られたくない内容であっても送信操作を実行すれば無条件に送信されていた。このように、メール本文中に特定人物を非難、誹謗、中傷等する内容を含むメールを第三者に送信しようとする場合において、送信者の不注意によって送信先のメールアドレスに非難、誹謗、中傷等をした人物のメールアドレスを設定して送信操作を実行してしまうと、本来は決して見られたくないメールを送信したことによって人間関係がより悪化するという問題があった。また、秘密、機密の文章について、内容を知られてはならない相手に誤送信してしまうなど、企業の機密管理上の問題もあった。
【０００３】
このような問題の対策として、メールを送信する作業の最終段階で送信相手先のメールアドレスを設定し、画面に可視的に表示された送信相手先のメールアドレスを送信者が確認することによって誤送信を防止している。具体例として、画像をメールで送信するときに、画像を表示させた状態で送信相手先のメールアドレスを設定し、画像とともに送信相手先のメールアドレスを可視的に表示することによって送信者に確認させる方法がある（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−３１２５２５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１では、相手先のメールアドレスが既に決まっている返信メールには対応が困難である。また、相手先のメールアドレスの設定からメールを送信するまでの操作がメールの内容に関わらず変化がないため、送信者の不注意によって設定されたメールアドレスに対しての注意喚起としてはインパクトに欠ける。
【０００６】
本発明は、これらの問題を解決するためになされたもので、メールの誤送信を防止する機能を備えるメール送信装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の問題を解決するために、本発明によるメール送信装置は、外部から入力操作を行なう操作部と、個人情報を記憶する電話帳データ記憶部と、外部に対して画面表示を行なう表示部と、外部との通信を司る制御部とを備えるメール送信装置において、操作部によるメール送信操作があった時、制御部はその送信メールの相手先のメールアドレスが電話帳データ記憶部に存在する場合において、電話帳データ記憶部から個人情報を参照し、個人情報が送信メール中の件名、本文、添付ファイルのうちの少なくとも１つのプロパティ情報に存在するとき、送信前に前記表示部に警告画面を表示することによって送信者に確認を促すことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明は、請求項１に記載のように、操作部によるメール送信操作があり、制御部はその送信メールの相手先のメールアドレスが電話帳データ記憶部に存在する場合において、電話帳データ記憶部から個人情報を参照し、個人情報が送信メール中の件名、本文、添付ファイルのうちの少なくとも１つのプロパティ情報に存在するとき、送信前に前記表示部に警告画面を表示することによって送信者に確認を促すため、メールの誤送信を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
本発明の実施形態について、図面を用いて以下に説明する。
【００１０】
〈実施形態１〉
図１は、本発明の実施形態１による間違いメール送信防止機能のブロック図である。図１に示すように、メール送信者のメール文書、件名の入力、機能の選択や操作をするために外部から入力操作を行なう操作部１と、メール作成画面や警告画面など外部に対して画面表示を行なう表示部２と、通信回線５を介してメールの送受信を行なう通信部４と、送信先に設定されるデータなどの個人情報を記憶する電話帳データ記憶部６と、メール送信時に添付される静止画や動画像などのデータを記憶する添付データ記憶部７と、過去に受信したメールを記憶し、返信メールを作成するときに用いられる受信メール記憶部８と、上記の動作を制御し、外部との通信を司る制御部３とから構成される。
【００１１】
図２は、本発明の実施形態１による電話帳データ記憶部６におけるデータの一例を示す図である。図２に示すように、電話帳データ記憶部６には、送信先に設定される氏名、電話番号、メールアドレスなどの個人情報が記憶されている。上記の図１および図２に示す構成は、従来のメール送受信システムと同一である。
【００１２】
次に、メールの作成から送信までの動作について説明する。
【００１３】
図５は、制御部３の制御の下で行なわれる本発明の実施形態１による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。送信メールの作成にあたり、ステップＳ１０１において、操作部１による操作によって返信メールを作成するのか新規メールを作成するのかを判定する。ステップＳ１０２において、返信メールを作成する場合は、受信メール記憶部８に記憶された過去に受信した受信メールから送信相手先のメールアドレス、件名、本文などを引用し、ステップＳ１０３に移行する。ステップＳ１０１にて返信メールを作成しない、すなわち新規メールを作成する場合はステップＳ１０３に移行する。
【００１４】
ステップＳ１０３では、図３に示すようなメール入力画面が表示部２に表示される。操作部１によってメール入力画面の操作を行ない、送信相手先のメールアドレス、件名、本文、添付ファイルのそれぞれが入力可能である。ステップＳ１０４では、送信相手先のメールアドレスの入力が選択されたのかどうかを判定する。メールアドレスの入力が選択されていれば、ステップＳ１０５にて電話帳データ記憶部６から送信相手先のメールアドレスを選択するか、または操作部１によって入力されたメールアドレスを設定する。送信相手先のメールアドレスの入力が選択されていないときは、ステップＳ１０６に移行する。ステップＳ１０６では、件名の入力が選択されたのかどうかを判定する。件名の入力が選択されていれば、ステップＳ１０７にて操作部１によって件名を入力する。件名の入力が選択されていないときは、ステップＳ１０８に移行する。ステップＳ１０８では、本文の入力が選択されたのかどうかを判定する。本文の入力が選択されていれば、ステップＳ１０９にて操作部１によって本文を入力する。本文の入力が選択されていないときは、ステップＳ１１０に移行する。ステップＳ１１０では、添付ファイルの入力が選択されたのかどうかを判定する。添付ファイルの入力が選択されていれば、ステップＳ１１１にて操作部１によって添付データ記憶部７から静止画像、動画像を設定する。添付ファイルが入力されていないときは、ステップＳ１１２に移行する。
【００１５】
ステップＳ１１２では、メール作成画面にて操作部１によってメール送信の操作が行なわれたと判定するとステップＳ１１３に移行する。ステップＳ１１３では、ステップＳ１０５にて設定された送信相手先のメールアドレスが電話帳データ記憶部６に記憶されているのか否かを判定する。そして、送信相手先のメールアドレスが記憶されている場合には、電話帳データ記憶部６に記憶された送信相手の名前、ニックネーム、住所など送信相手を特定可能にする個人情報が、ステップＳ１０７、ステップＳ１０９、ステップＳ１１１にて入力した件名、本文、添付ファイルのプロパティ情報に存在するのかを判定する。判定の結果、上記のプロパティ情報に送信相手を特定可能にする情報が存在する場合には、ステップＳ１１４にて表示部２に図４に示すような送信警告画面（警告画面）を表示し、ステップＳ１１５において送信者がメールを送信するのか否かを判断する。メールの送信を中止しなければ、ステップＳ１１６にて通信部４によって通信回線５を介してメールを送信する。
【００１６】
以上のことから、送信者の不注意によって誤って送信相手先のメールアドレスを設定してしまい、特にその送信相手には見られたくない個人情報などを含むメールである場合において、メールの送信前に表示部２に送信警告画面を表示して送信者に確認を促すことによって、メールの誤送信を防止することが可能となる。また、送信メール中に送信相手の個人情報が存在するときのみ表示部２に送信警告画面を表示するため、送信者がメールの誤送信に気付きやすくなるという効果がある。
【００１７】
〈実施形態２〉
図６は、本発明の実施形態２による間違いメール送信防止機能のブロック図である。本発明の実施形態２は、送信先には特に注意が必要となる要注意語句が登録された注意語句リスト記憶部９（注意語句リスト記憶部）を備えていることを特徴とする。その他の構成は、実施形態１と同様である。なお、実施形態２の構成と実施形態１の構成とを組み合わせることも可能である。
【００１８】
図８は、本発明の実施形態２による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。ステップＳ２０１からステップＳ２１１までの処理については、実施形態１における図５のステップＳ１０１からステップＳ１１１までの処理と同様であるため、ここでは説明を省略する。
【００１９】
図８のステップＳ２１２において、メール作成画面にて操作部１によってメール送信の操作が行なわれたと判定するとステップＳ２１８に移行する。ステップＳ２１８では、図７に示すような注意語句リスト記憶部９に登録された要注意語句が、ステップＳ２０７、ステップＳ２０９、ステップＳ２１１にて入力した件名、本文、添付ファイルのプロパティ情報に存在するのかを判定する。判定の結果、上記のプロパティ情報に要注意語句が存在する場合には、ステップＳ２１４にて表示部２に図４に示すような送信警告画面を表示し、ステップＳ２１５において送信者がメールを送信するのか否かを判断する。メールの送信を中止しなければ、ステップＳ２１６にて通信部４によって通信回線５を介してメールを送信する。
【００２０】
以上のことから、作成した送信メールの本文、件名、添付ファイルのプロパティ情報に送信相手に対して注意が必要な要注意語句が含まれている場合において、メールの送信前に表示部２に送信警告画面を表示して送信者に確認を促すことによって、メールの誤送信を防止することが可能となる。また、送信メール中に要注意語句が存在するときのみ表示部２に送信警告画面を表示するため、送信者がメールの誤送信に気付きやすくなるという効果がある。さらに、注意語句リストに機密情報キーワードを記憶させることによって、機密情報漏洩を未然に防止することも可能となる。なお、注意語句リスト記憶部９に登録される要注意語句は、外部から事前に任意に登録することができる。
【００２１】
〈実施形態３〉
図９は、本発明の実施形態３による間違いメール送信防止機能のブロック図である。本発明の実施形態３は、図１０に示すように、電話帳データ記憶部６に記憶された個人情報に送信内容に注意が必要となる送信相手を示す送信チェック（機密チェック）区分を設けていることを特徴とする。その他の構成は、実施形態２と同様である。
【００２２】
図１１は、本発明の実施形態３による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。ステップＳ３０１からステップＳ３１１までの処理については、実施形態２における図８のステップＳ２０１からステップＳ２１１までの処理と同様であるため、ここでは説明を省略する。
【００２３】
図１１のステップＳ３１２において、メール作成画面にて操作部１によってメール送信の操作が行なわれたと判定するとステップＳ３１７に移行する。ステップＳ３１７では、注意語句リスト記憶部９に登録された要注意語句が、ステップＳ３０７、ステップＳ３０９、ステップＳ３１１にて入力した件名、本文、添付ファイルのプロパティ情報に存在するのかを判定する。判定の結果、上記のプロパティ情報に要注意語句が存在する場合には、さらに電話帳データ記憶部６に記憶されている送信相手の個人情報に含まれる送信チェック区分にチェックがあるか否かを判断する。そして、送信チェック区分にチェックがある場合には、ステップＳ３１４にて表示部２に送信警告画面を表示し、ステップＳ３１５において送信者がメールを送信するのか否かを判断する。メールの送信を中止しなければ、ステップＳ３１６にて通信部４によって通信回線５を介してメールを送信する。
【００２４】
以上のことから、作成した送信メールの本文、件名、添付ファイルのプロパティ情報に送信相手に対して注意が必要な要注意語句が含まれている場合において、メールの送信前に表示部２に送信警告画面を表示して送信者に確認を促すことによって、メールの誤送信を防止することが可能となる。また、電話帳データ記憶部６に記憶された個人情報に、各送信相手に対してメールの送信チェック区分を設けて機密チェックを行なうか否かを設定することができるため、機密情報を共有できない送信相手の場合には送信警告画面を表示することによってメールの誤送信を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の実施形態１による間違いメール送信防止機能のブロック図である。
【図２】本発明の実施形態１による電話帳データ記憶部におけるデータの一例を示す図である。
【図３】本発明の実施形態１によるメール入力画面を示す図である。
【図４】本発明の実施形態１による送信警告画面を示す図である。
【図５】本発明の実施形態１による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態２による間違いメール防止機能のブロック図である。
【図７】本発明の実施形態２による注意語句リスト記憶部におけるリストの一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態２による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態３による間違いメール防止機能のブロック図である。
【図１０】本発明の実施形態３による電話帳データ記憶部におけるデータの一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態３による間違いメール送信防止機能のフローチャートである。
【符号の説明】
【００２６】
１  操作部、２  表示部、３  制御部、４  通信部、５  通信回線、６  電話帳データ記憶部、７  添付データ記憶部、８  受信メール記憶部、９  注意語句リスト記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2009064291.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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