(57)【要約】【課題】ＰＣやファイルサーバ上に記憶される文書に、効率よくメタデータを付与して、当該文書を文書管理サーバへ移行する支援を行う文書移行支援システム等を提供する。【解決手段】ユーザは文書管理サーバ３に登録したい文書を、文書移行支援装置１に入力する。文書移行支援装置１はユーザの指示入力に基づいて、ユーザにより指定された文書の属性情報を自動的に取得する。文書移行支援装置１は、さらに、ユーザの指示入力に従って、取得した属性情報に追加や変更を加える。そして、指定された文書のコピーとその属性情報をそれぞれ、監視装置２の参照できる所定のフォルダ、および所定のファイルに出力する。監視装置２は当該フォルダおよびファイルを常に監視し、当該ファイルに出力された情報に基づいて、当該フォルダにコピーされたファイルを文書管理サーバ３に登録する。【選択図】図１
2009129017.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書移行支援装置と、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置とが、ネットワークを介して接続された文書移行支援システムであって、
前記監視装置は、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部と、
を備え、
前記文書移行支援装置は、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部と、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部と、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部と、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する登録部と、
を備える、
ことを特徴とする文書移行支援システム。
【請求項２】
前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、前記文書管理サーバに登録したい文書のコピーファイルを、所定の規則に従って命名して、前記登録情報記憶部に記憶し、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルが備える、当該登録したい文書を特定する情報として、前記登録情報記憶部に記憶したコピーファイルのファイル名を記憶し、
前記監視装置において、
前記登録情報監視部は、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれるファイル名を有するコピーファイルを取得し、当該コピーファイルと、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書移行支援システム。
【請求項３】
前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルが備える、当該登録したい文書を特定する情報として、当該文書の存在する位置を示すファイルパスを記憶し、
前記監視装置において、
前記登録情報監視部は、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれるファイルパスによって特定される文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書移行支援システム。
【請求項４】
前記監視装置は、
前記文書管理サーバから、前記登録部が送信した要求のそれぞれに対する登録結果情報を受信する受信部と、
当該受信した登録結果情報を記憶する登録結果記憶部と、
をさらに備え、
前記文書移行支援装置は、
前記登録結果記憶部に記憶された登録結果情報を取得する、登録結果取得部をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書移行支援システム。
【請求項５】
前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、ユーザからの指示が入力された時点、所定の時刻、所定の時間間隔、の少なくともいずれかのタイミングに基づいて、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書移行支援システム。
【請求項６】
文書移行支援装置にネットワークを介して接続され、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置であって、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部と、
を備える、
ことを特徴とする監視装置。
【請求項７】
所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて、所定の文書管理サーバに文書の登録要求する監視装置と、ネットワークを介して接続される文書移行支援装置であって、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部と、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部と、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部と、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記監視装置の監視する所定のファイルに出力する登録部と、
を備える、
ことを特徴する文書移行支援装置。
【請求項８】
文書移行支援装置と、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置とが、ネットワークを介して接続された文書移行支援システムの動作方法であって、前記監視装置は、登録情報記憶部と、登録情報監視部と、を有し、前記文書移行支援装置は、文書属性取得部と、文書属性記憶部と、更新部と、登録部とを有し、
前記監視装置において、
前記登録情報記憶部が、前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶するステップと、
前記登録情報監視部が、前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信するステップと、
を備え、
前記文書移行支援装置において、
前記文書属性取得部が、ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得するステップと、
前記文書属性記憶部が、前記取得された属性情報を記憶するステップと、
前記更新部が、ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新するステップと、
前記登録部が、所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力するステップと、
を備える、
ことを特徴とする文書移行支援システムの動作方法。
【請求項９】
文書移行支援装置用コンピュータを文書移行支援装置として機能させるプログラムと、前記文書移行支援装置用コンピュータにネットワークを介して接続されている監視装置用コンピュータを、前記文書移行支援装置用コンピュータが情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置として機能させる監視装置用プログラムとを、備えるプログラムであって、
前記監視装置用プログラムは、前記監視装置用コンピュータを、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部、
として機能させ、
前記文書移行支援装置用プログラムは、前記文書移行支援装置用コンピュータを、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する登録部、
として機能させる、
ことを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＰＣやファイルサーバ上に記憶される電子ファイルに、効率よくメタデータを付与して文書管理サーバへと移行する支援を行う文書移行支援システム等に関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、記録管理を適切に行う国際標準（ＩＳＯ１５４８９）が制定された。ここで、記録とは、文書を作成したコンテキスト（背景、状況、環境）、内容、構造等について説明したメタデータと呼ばれる、データを付与した文書をいう。この定義によると、全ての記録は文書であるが、全ての文書が記録であるとは限らない。このように、メタデータを付与された記録の、作成、受領、維持、使用及び処分について、国際標準に準拠して、効率的・系統的に管理するニーズが企業の間で高まっている。
【０００３】
一方で、従来より、文書の作成や維持を行うための文書管理サーバ（または文書管理装置）が知られている。例えば、特許文献１には、電子署名を付与して文書を管理する技術が開示されている。また、特許文献２には、タイムスタンプを付与して文書を管理する技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−３５７０５１号公報
【特許文献２】特開２００６−３０９４４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このような文書管理サーバはファイルサーバやＰＣ（パーソナルコンピュータ）などに記憶されている既存の文書資産を一括して効率よく登録（或いは移行）する機能を備えていなかった。また、このような文書管理サーバから、他の形式のメタデータを記録する文書管理サーバへ移行することについてはあまり考慮されていなかった。
【０００５】
本発明は上記実状を鑑みてなされたものであり、ＰＣやファイルサーバ上に記憶される文書に、効率よくメタデータを付与して、当該文書を文書管理サーバへ移行する支援を行う文書移行支援システム等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる文書移行支援システムは、
文書移行支援装置と、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置とが、ネットワークを介して接続された文書移行支援システムであって、
前記監視装置は、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部と、
を備え、
前記文書移行支援装置は、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部と、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部と、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部と、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する登録部と、
を備える、
ことを特徴とする。
【０００７】
また、前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、前記文書管理サーバに登録したい文書のコピーファイルを、所定の規則に従って命名して、前記登録情報記憶部に記憶し、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルが備える、当該登録したい文書を特定する情報として、前記登録情報記憶部に記憶したコピーファイルのファイル名を記憶し、
前記監視装置において、
前記登録情報監視部は、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれるファイル名を有するコピーファイルを取得し、当該コピーファイルと、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する、
ようにしてもよい。
【０００８】
また、前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルが備える、当該登録したい文書を特定する情報として、当該文書の存在する位置を示すファイルパスを記憶し、
前記監視装置において、
前記登録情報監視部は、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれるファイルパスによって特定される文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する、
ようにしてもよい。
【０００９】
また、前記監視装置は、
前記文書管理サーバから、前記登録部が送信した要求のそれぞれに対する登録結果情報を受信する受信部と、
当該受信した登録結果情報を記憶する登録結果記憶部と、
をさらに備え、
前記文書移行支援装置は、
前記登録結果記憶部に記憶された登録結果情報を取得する、登録結果取得部をさらに備える、
ようにしてもよい。
【００１０】
また、前記文書移行支援装置において、
前記登録部は、ユーザからの指示が入力された時点、所定の時刻、所定の時間間隔、の少なくともいずれかのタイミングに基づいて、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する、
ようにしてもよい。
【００１１】
また、本発明の第２の観点にかかる監視装置は、
文書移行支援装置にネットワークを介して接続され、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置であって、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部と、
を備える、
ことを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の第３の観点にかかる文書移行支援装置は、
所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて、所定の文書管理サーバに文書の登録要求する監視装置と、ネットワークを介して接続される文書移行支援装置であって、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部と、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部と、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部と、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記監視装置の監視する所定のファイルに出力する登録部と、
を備える、
ことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の第４の観点にかかる文書移行支援システムの動作方法は、
文書移行支援装置と、前記文書移行支援装置が情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置とが、ネットワークを介して接続された文書移行支援システムの動作方法であって、前記監視装置は、登録情報記憶部と、登録情報監視部と、を有し、前記文書移行支援装置は、文書属性取得部と、文書属性記憶部と、更新部と、登録部とを有し、
前記監視装置において、
前記登録情報記憶部が、前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶するステップと、
前記登録情報監視部が、前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信するステップと、
を備え、
前記文書移行支援装置において、
前記文書属性取得部が、ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得するステップと、
前記文書属性記憶部が、前記取得された属性情報を記憶するステップと、
前記更新部が、ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新するステップと、
前記登録部が、所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力するステップと、
を備える、
ことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の第５の観点にかかるプログラムは、
文書移行支援装置用コンピュータを文書移行支援装置として機能させるプログラムと、前記文書移行支援装置用コンピュータにネットワークを介して接続されている監視装置用コンピュータを、前記文書移行支援装置用コンピュータが情報を出力する所定のファイルを監視し、当該ファイルに出力される情報に基づいて所定の文書管理サーバに文書の登録を要求する監視装置として機能させる監視装置用プログラムとを、備えるプログラムであって、
前記監視装置用プログラムは、前記監視装置用コンピュータを、
前記文書移行支援装置がユーザの指示入力により、前記文書管理サーバに登録したい文書の、少なくとも当該文書を特定するための情報を含む、属性情報を備える所定のファイルを記憶する登録情報記憶部、
前記登録情報記憶部に記憶される前記所定のファイルを常に監視し、当該所定のファイルに属性情報が出力されていると判断すると、当該記憶される属性情報のそれぞれについて、当該属性情報に含まれる文書を特定する情報に基づいて、文書を取得し、当該文書と、当該文書の属性情報と、文書登録要求とを、前記文書管理サーバに送信する登録情報監視部、
として機能させ、
前記文書移行支援装置用プログラムは、前記文書移行支援装置用コンピュータを、
ユーザにより指定された文書のそれぞれについて、少なくとも当該文書を特定する情報を含む属性情報を取得する文書属性取得部、
前記取得された属性情報を記憶する文書属性記憶部、
ユーザの指示入力に応答して、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報を更新する更新部、
所定のタイミングで、前記文書属性記憶部に記憶される属性情報のそれぞれを、前記登録情報記憶部に記憶される所定のファイルに出力する登録部、
として機能させる、
ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、文書に効率よくメタデータを付与して、当該文書を文書管理サーバへ移行する支援を行う文書移行支援システム等を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、この発明の好適な実施の形態にかかる文書移行支援装置と監視装置について、文書移行支援システムを例として、図面を参照して説明する。
【００１７】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書移行支援システムの構成を示す図である。図示されるように、本文書移行支援システムは、文書移行支援装置１と、監視装置２と、文書管理サーバ３と、がネットワーク１０を介して接続された構成を有している。
【００１８】
本実施の形態においては、文書移行支援装置１は、ユーザの指示入力に基づいて、ネットワーク１０に接続されているファイルサーバ（図示せず）、や端末装置（図示せず）から、電子文書（以降文書と呼ぶ。文書はテキスト、画像、動画ファイルなどを含む。）と、その属性情報を取得する。そして、文書移行支援装置１は、ユーザの指示入力に応答して属性情報の内容を追加したり変更したりした後に、監視装置２の監視するフォルダに当該ファイルと属性情報とを登録する。監視装置２は、監視装置２が監視するフォルダに当該ファイルとその属性情報とが登録されたと判断すると、当該ファイルと、その属性情報とを、ネットワークを介して接続される文書管理サーバ３へ登録する。
以下、文書移行支援装置１、監視装置２、文書管理サーバ３の構成について説明する。
【００１９】
まず、文書移行支援装置１は、図１に示すように、制御部１１０と、通信部１２０と、記憶部１３０と、を有する。典型的には、文書移行支援用プログラムなどをインストールされたユーザ端末装置などが、文書移行支援装置１として機能する。なお、文書移行支援システムには、１つ以上の文書移行支援装置１が接続されていてもよい。
【００２０】
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）（図示せず）、ＲＯＭ（Read Only Memory）（図示せず）、ＲＡＭ（Random Access Memory）（図示せず）等から構成されており、文書移行支援装置１全体の制御を行う。具体的には、ＣＰＵが、後述する記憶部１３０に記憶されているプログラムを実行することによって、ネットワーク１０に接続されたファイルサーバ等に存在する文書の属性を取得するほか、監視装置２が、指定された文書を文書管理サーバ３へ移行（登録）するために必要なメタデータを生成するための制御・演算処理を行う。制御・演算処理の際、ＣＰＵはＲＡＭに、各種データを一時的に記憶したり、ＲＡＭを作業領域として使用する。  
【００２１】
通信部１２０は、通信インタフェース等を備え、例えば、制御部１１０と協働して、指定されたファイル情報を取得するために、通信ネットワーク１０を介して、他のファイルサーバと通信する。通信部１２０は、例えばＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルに基づき通信を行ってもよい。そして、モデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【００２２】
記憶部１３０は、大容量のハードディスク装置などから構成され、文書移行支援装置１全体を制御するオペレーティングシステムを含む制御プログラムや、文書移行支援のための各種アプリケーションプログラム等を記憶する他、文書属性記憶部１３１、制御情報記憶部１３２等として機能する。
【００２３】
まず、文書属性記憶部１３１について、図２を参照して説明する。文書属性記憶部１３１は、例えば、文書管理サーバ３に登録する文書のそれぞれについて、文書ＩＤ、ファイル名、ファイルサイズ、作成日時、更新日時、参照日時、種類、ファイルパス、顧客名、作成者、文書分類、文書名、文書内容、などの属性情報を記憶するデータベースである。ここで、文書ＩＤは、制御部１１０が文書を識別するために、自動的に付与する識別情報である。ファイル名は文書に付与された名前である。ファイルサイズは文書のデータ容量である。作成日時は、文書が作成された日時である。更新日時は、文書が最後に更新された日時である。参照日時は、文書が最後に参照された日時である。
【００２４】
また、種類は、当該ファイルがテキストファイルなのか、特定のアプリケーションから開くファイルなのかを示す情報である。例えば、Microsoft PowerPoint（登録商標）用のプレゼンテーションファイルであれば、その旨が記憶される。ファイルパスは、当該ファイルの所在地を示す情報であり、ファイル名も含むとする。顧客名は、ファイルを作成する対象となった顧客名である。
【００２５】
作成者はファイルを作成したユーザの名前である。文書分類は登録する文書管理サーバ３の収容設計に合わせた分類となる。例えば、文書管理サーバ３のフォルダ構成がプロジェクトの工程に基づいている場合、文書は、見積書、仕様書、設計書、等に分類される。文書は指定された文書部類に応じて、文書管理サーバ３の対応するフォルダに登録される。文書名は、文書の表題、またはタイトルである。文書内容は文書を説明する簡単なコメントである。
【００２６】
制御情報記憶部１３２は、文書移行支援装置１の参照するファイルやアプリケーションソフトなどを指定する設定情報を記憶する。
【００２７】
次いで、入力部１４０は、様々な情報を入力するために使用されるものであり、キーボード、マウス等の入力装置を備える。
【００２８】
また、出力部１５０は、様々な情報を出力するものであり、ディスプレイ等の表示装置を備える。
【００２９】
次に、監視装置２について説明する。監視装置２は、常に所定のフォルダを監視する。文書移行支援装置１によって、当該フォルダ内の所定のファイルに新たな情報が追加されると、当該ファイルに新たに記憶された情報に基づいて、文書の登録要求を文書管理サーバ３に登録する機能を有する。監視装置２は、制御部２１０と、通信部２２０、記憶部２３０等から構成されている。なお、ここでは理解を容易にするために、１つの文書管理サーバに対して、１つの監視装置２が存在するものとして説明する。
【００３０】
制御部２１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）（図示せず）、ＲＯＭ（Read Only Memory）（図示せず）、ＲＡＭ（Random Access Memory）（図示せず）等から構成されており、監視装置２全体の制御を行う。具体的には、ＣＰＵが、後述する記憶部２３０に記憶されているプログラムを実行することによって、ネットワーク１０に文書管理サーバ３へ移行（登録）するための制御・演算処理を行う。制御・演算処理の際、ＣＰＵはＲＡＭに、各種データを一時的に記憶したり、ＲＡＭを作業領域として使用する。  
【００３１】
通信部２２０は、通信インタフェース等を備え、例えば、制御部２１０と協働して通信ネットワーク１０を介して、文書管理サーバ３等と通信する。通信部２２０は、例えばＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルに基づき通信を行ってもよい。そして、モデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【００３２】
記憶部２３０は、大容量のハードディスク装置などから構成され、監視装置２全体を制御するオペレーティングシステムを含む制御プログラムや、監視のためのアプリケーションプログラム等を記憶する。この他、記憶部２３０は、登録情報記憶部２３１、登録結果記憶部２３２等として機能する。
【００３３】
登録情報記憶部２３１は、文書管理サーバ３に登録する文書の実体のコピー、および、当該文書の属性情報を記憶したＣＳＶ形式の登録情報ファイルを記憶する。詳細な動作は後述するが、文書移行支援装置１の制御部１１０は、ユーザの指示に応答して、自分の文書属性記憶部１３１に記憶された、登録予定の文書の属性情報を、ＣＳＶ形式に変換し、登録情報記憶部２３１に記憶される登録情報ファイルに追加する。また、当該登録予定文書の実体のコピーも、登録情報記憶部２３１に登録する。監視装置２は、登録情報記憶部２３１に記憶される登録情報ファイルに新たに情報が追加されたと判断すると、登録情報ファイルに記憶された情報に基づいて、文書を登録する旨の要求を文書管理サーバ３に送信する。
【００３４】
登録結果記憶部２３２は、監視装置２が、文書管理サーバ３に文書の登録要求を送信した結果のログ情報を記憶する。ログファイルは、図３に示すように、処理対象である各文書の識別情報、実行日時（登録処理を実行した日時）、実行結果（成功または失敗）、登録後パス（登録後のファイルの位置、ファイル名を含む）、登録要求元（ファイルの登録を要求した文書移行支援装置１の固体識別情報）、等を１レコードとする、ＣＳＶ形式の登録結果情報ファイルを構成する。なお、図では理解を容易にするため、ログファイルは配列状の構成を有しているように図示しているが、実際には、ＣＳＶ形式であり、各項目は区切り記号で、そして、各レコードは改行で区切られている。
【００３５】
なお、本実施の形態においては、登録情報記憶部２３１や登録結果記憶部２３２を管理装置２の記憶部２３０上に実現するものとしたが、これらは、文書移行支援装置１、および監視装置２、の双方から参照可能な場所に実現されればよい。例えば、文書移行支援装置１、および監視装置２の双方から参照可能なファイルサーバがある場合は、登録情報記憶部２３１、および登録結果記憶部２３２を当該ファイルサーバ上に実現してもよい。
【００３６】
文書管理サーバ３は、通信機能を有する通信部や大容量記憶部を備えるコンピュータ等により構成されている。文書管理サーバ３は、例えば、管理対象となるファイル、および当該ファイルの属性情報とを対応付けて、文書管理サーバ３の大容量記憶部に記憶する。ここで、文書管理サーバ３が管理する属性情報の項目は、国際・国内基準に準じたものであってもよい。文書管理サーバ３は、大容量記憶部に記憶するファイルに対し、アクセス権に応じたファイルアクセス制御や、ファイル操作の履歴管理などを国際・国内基準等に準じて行い、当該ファイルの管理を行う。
【００３７】
文書管理サーバ３は、文書と、属性情報と、登録先フォルダと、登録要求とを受信すると、要求に応じて、当該文書を大容量記憶部内の登録先フォルダに登録し、当該文書に対応付けて属性情報を記憶する。そして、前述したように監視装置２が、文書管理サーバ３に登録要求を送信する。
【００３８】
なお、文書管理サーバ３は、例えば、受信した属性情報は所定の順番で並んでいるものとして処理し、その並び順に基づいて、自分が管理している属性項目にマッピングして記憶するものとする。即ち、例えば、文書管理サーバ３が、ファイル名、パス名、ファイルサイズ…、の順番で属性項目が並んでいるものとして登録要求を処理する場合に、Ａ，Ｂ，Ｃ、…の順で並んだ属性情報を受信すると、ファイル名をＡ、パス名をＢ、ファイルサイズをＣ、…のようにして記憶する。
【００３９】
本実施の形態においては、監視装置２は、登録情報ファイルのレコード（行）を構成する項目の順番で並んだ属性情報を、登録要求とともに文書管理サーバ３に送信する。したがって、文書移行支援装置１は、文書管理サーバ３が登録要求の際に受け付ける属性情報の構成に対応して、属性情報を登録情報ファイルに出力する。
【００４０】
以下、この文書移行支援システムの動作を説明する。
ユーザは、文書移行支援装置１の提供する文書移行支援アプリケーションを起動すると、文書移行支援装置１の制御部１１０は、図４に示すメニュー画面を表示する。ユーザは、表示されたメニュー画面にしたがって、入力部１４０を操作して、文書移行支援装置１の提供するサービスを選択する。文書移行支援装置１が提供する文書支援アプリケーションのサービスとしては、大きく分けて、文書属性の取得、文書属性の編集、管理ファイルの整理、文書管理サーバへの登録（移行）、登録結果の表示、各種設定、等がある。以下、それぞれの処理について説明する。
【００４１】
（文書属性の取得）
「文書属性の取得」の処理フローを図５に示す。ユーザが、メニュー画面を操作して「文書属性の取得」を選択すると、制御部１１０は、図６に示すようなファイル選択画面を表示する（ステップＳ１０１）。ユーザは、文書管理サーバ３へ登録したい文書が記憶されるフォルダ（またはファイル）を「パス指定」ペインから指定する（ステップＳ１０２）。
【００４２】
ここで、「パス指定」ペインにおいて、ユーザがフォルダを選択すると、フォルダ配下の情報が展開されて表示される。そして、再度フォルダを選択すると、トグルして、フォルダ配下の情報が隠れる。このように「パス指定」ペインを操作して、フォルダを展開していき、所望のフォルダ（またはファイル）が見つかると、ユーザは、フォルダ（またはファイル）を選択後、「属性読取」ボタンを押下する。これにより、文書管理サーバ３に登録したいフォルダ（またはファイル）が指定される。
【００４３】
次いで、文書移行支援装置１の制御部１１０は、選択されたフォルダ配下の文書（または、ファイルが選択された場合は、当該選択されたファイル）のぞれぞれについて、ファイル名、ファイルサイズ、更新日時、作成日時、参照日時、種類、ファイルパス、作成者、顧客名、文書分類、文書名などの属性を取得する（ステップＳ１０３）。
【００４４】
このうち、ファイル名、ファイルサイズ、更新日時、作成日時、参照日時、ファイル種類、ファイルパスは、制御部１１０がオペレーティングシステムに問い合わせることで自動的に取得される。これに対して、作成者属性は、ファイル形式が、独自に管理しているものも多く存在する。制御部１１０は、ファイル拡張子などからファイルの形式を特定し、作成者属性を管理しているファイル形式であると判断すると、ファイル形式に応じて作成者属性を読み出す。また、顧客名、文書分類、文書名などについては、制御部１１０は、既存の方法で字句解析を行い、候補となる情報取得する。
【００４５】
制御部１１０は、上記のようにして取得した各文書の属性情報のそれぞれを、１レコードとして所定のＣＳＶ形式を有する属性情報ファイルに出力する（ステップＳ１０４）。指定された全ファイルの属性に対して属性情報の取得処理が終わると、次いで制御部１１０は、属性情報ファイルに記憶される属性情報を文書属性記憶部１３１にインポートする（ステップＳ１０５）。即ち、属性情報ファイルの各行（レコード）を読出し、自動的に生成した文書ＩＤ（文書移行支援装置１が過去に取り扱ったファイル同士で文書ＩＤが重複しないように、典型的には、連番が生成される）と、当該読み出したレコードに記憶される各文書の属性情報とを互いに対応付けて、文書属性記憶部１３１の１レコードとして登録する。なお、制御部１１０は、文書属性記憶部１３１に登録できたレコードについては、属性情報ファイルから削除する。
【００４６】
文書移行支援装置１は、文書属性を取得する機能を、ユーザが指定した他のアプリケーションソフトで実行させることも考慮して構成されている。このため、取得された文書属性情報を一度ＣＳＶファイルに記憶してから、当該ＣＳＶファイルから文書属性を読み出して、文書属性記憶部１３１に登録するという手順を踏む構成としている。文書属性を取得可能な多くのアプリケーションソフトは、多くの場合、取得した属性情報を汎用性の高いＣＳＶファイル形式で保存することが可能である。したがって、文書移行支援装置１が、所定のＣＳＶファイルに基づいて、文書属性を文書属性記憶部１３１に登録可能とすることで、属性情報を取得するアプリケーションソフトとして、ユーザの好みのものを指定することが可能となる。
【００４７】
なお、属性情報の取得は、フォルダを選択してから、図６に示すファイル選択画面の右部分に表示されるフィルタを設定して行うことも可能である。フィルタを設定すると、制御部１１０は、選択されたフォルダ内で、フィルタ条件を満たすファイルを例えば検索結果ペインに表示する。ユーザは、フィルタ条件を満たすファイルの中からファイルを指定して、属性読取ボタンを押下することで文書属性を取得することも可能である。なお、フィルタとしては、ファイル選択画面の右部分に示すように、ファイル名、ファイル拡張子、日付、ファイルサイズ等を指定できる。
【００４８】
（文書属性の編集）
「文書属性の編集」の処理を図７を参照して説明する。ユーザが、文書移行支援装置１を操作して、図４のメニュー画面から「文書属性の参照および編集」を選択すると、文書移行支援装置１の制御部１１０は、「文書属性の取得」処理で取得した各ファイルとその属性情報とを、文書属性記憶部１３１から取得し、一覧にして図８（Ａ）に示すような一覧画面を出力部１５０に表示する（ステップＳ２０１）。
【００４９】
このうち、顧客名、作成者、文書分類については、「文書属性の取得」処理において取得された候補情報がそれぞれのリストボックスに表示される。ここで、顧客名リストボックスが展開されると、顧客情報を管理しているサーバ（図示せず）にネットワーク１０を介して制御部１１０が問い合わせた結果取得した取引先の顧客を選択可能に表示してもよい。また、作成者リストボックスが展開された場合についても同様に、例えば、全社員の名前などの個人情報を記憶するサーバ（図示せず）にネットワーク１０を介して制御部１１０が問い合わせた結果取得した社員名を、選択可能に表示してもよい。一方、文書分類リストボックスが展開された際には、文書管理サーバ３の文書設計に合わせた形の文書分類を選択可能に表示してもよい。このとき、文書分類を記憶するファイルを記憶部１３０に記憶させ、制御部１１０はこのファイルから取得した文書分類を選択可能に表示する。
ユーザは、入力部１４０を操作して、顧客、作成者、そして文書分類として最も適しているものをリストボックスから選択すればよい。
【００５０】
文書名については、「文書属性の取得」処理において自動的に取得された内容がテキストボックスに表示されるが、ユーザは、入力部１４０を操作して、文書名を直接入力することも可能である。文書内容については、「文書属性の取得」処理において自動的に取得されないため、ユーザがテキストボックスに必要な情報を入力する。
【００５１】
また、ファイル名ついては、ユーザがダブルクリックなどの操作を行うと、制御部１１０はファイル名を変更するための画面情報（図示せず）を新たに出力部１５０に表示する。ユーザはファイル名を変更したい場合、この画面を操作して新たなファイル名を入力する。
【００５２】
一覧画面における左端のＤｅｌｍａｒｋと記載される削除チェックボックスは、同行に表示されるファイルを削除するためのものである。ユーザは削除したいファイルがある場合は、当該削除ボックスにチェックを入力する。
【００５３】
さらに、ファイルパスにはハイパーリンク機能があり、ユーザがマウスなどでファイルパスを選択すると、選択されたファイルパスに対応づけられるアプリケーションソフトウェアが起動される。例えば所定の表計算ソフトウェアに対応した形式の文書ファイルを選択すると、当該表計算ソフトウェアが実行され、その上で選択されたファイルが開かれる。これにより、ファイルの内容の確認が可能となる。なお、ハイパーリンク機能を実現するためには、ファイルを実行するアプリケーションが文書移行支援装置１にインストールされている必要がある。
【００５４】
ユーザは上記のような各種方法で、属性情報のそれぞれを必要に応じて編集した後、文書一覧画面の変更反映ボタンを押下すると、編集内容が決定される（ステップＳ２０２）。変更された属性情報がファイル名の場合は、制御部１１０はオペレーティングシステムにファイル名変更の要求を送信して、ファイル名を変更する（ステップＳ２０３）。また、削除チェックボックスがチェックされているファイルについては、制御部１１０は、オペレーティングシステムに削除要求を送信して、ファイルを削除する（ステップＳ２０４）。
【００５５】
次いで、制御部１１０は、変更された属性情報を、文書属性記憶部１３１に反映する（ステップＳ２０５）。すなわち、制御部１１０は、属性情報に変更のあったファイルそれぞれについて、当該ファイルの文書ＩＤ、および変更のあった属性項目を指定して、新たな属性情報で文書属性記憶部１３１を更新する。一方、削除チェックボックスがチェックされているファイルについては、制御部１１０は、当該ファイルに対応するレコードを文書属性記憶部１３１から削除する。
【００５６】
最後に、文書属性記憶部１３１から最新の情報を取得して、一覧画面に表示される情報を最新にする（ステップＳ２０６）。
【００５７】
ユーザが文書一覧画面の各属性項目をクリックによって指定すると、制御部１１０は、指定された属性項目に基づいて、文書属性情報のレコードをソートするようにしてもよい。例えば、ファイル名、顧客名、作成者のいずれかが指定された場合には、指定された項目の内容をあいうえお順にソートして、これに基づいてレコードを並び替える。各種日時属性が指定された場合は日付属性の内容を日付順にソートして、これに基づいてレコードを並び替える。
【００５８】
ファイル名に基づいてレコードをソートした際に、同じファイル名を有するファイルが複数表示された場合には、ファイルパスのハイパーリンク機能を利用してファイルの内容を確認した上で、ファイル名を変更したり、全く同一のファイルであれば、片方を削除するなどして、ファイルの整理も可能となる。
【００５９】
また、ファイルＩＤがダブルクリックされると、制御部１１０は、当該ファイルＩＤによって特定されるファイルの属性を閲覧、及び編集するための、図８（Ｂ）に示すような文書属性入力画面を表示するようにしてもよい。文書属性入力画面において編集可能な属性項目は、一覧画面と同様であるが、例えば、ファイルのサイズ、更新日時、作成日時、参照日時、などの詳細項目も表示するようにしてもよい。
【００６０】
以上のようにして、「文書属性の取得」処理において自動的に取得された属性情報をユーザが一覧画面を操作して編集することで、ユーザの入力する手間を軽減し、必要な情報を効率よく入力することが可能となる。
【００６１】
（管理ファイルの整理）
「管理ファイルの整理」の処理を図９を参照して説明する。文書移行支援装置１に表示される図４に示すメニュー画面から「管理ファイルの整理」ボタンをユーザが押下すると、制御部１１０は、図１０に示す整理画面を表示する（ステップＳ３０１）。管理ファイルの整理画面では、文書移行支援装置１が「文書属性の取得」処理において属性を取得したファイルの整理を行う。即ち、整理画面を操作して、ユーザは属性を取得したファイルであって、文書管理サーバ３への登録を中止したいものや、ファイルの実体がファイルパスから削除されてしまったものを文書属性記憶部１３１から削除する。
【００６２】
文書移行支援装置１の制御部１１０は、文書属性記憶部１３１に記憶されるファイルパス情報を取得して、定期的に当該ファイルパスにファイルの実体が存在するか否かを判断する。例えば、ファイルパスの指定するファイルを開く要求をオペレーティングシステムに要求して、返却値として失敗を示す値を受取った場合、ファイルの実体が存在しないと判断するようにしてもよい。そして、ファイル実体が何らかの理由で削除されていると判断されたものについては、図８に示す一覧画面や、図１０に示す整理画面において、例えば、対応するファイルパスの部分を赤くしたり、点滅させるなどして強調して表示するようにしてもよい。
【００６３】
このようにして表示される整合性がとられていないファイルなどを参考にして、ユーザは、図１０の整理画面を操作して、文書属性記憶部１３１から削除したいファイルを検索ボックスに入力し、検索ボタンを押下する（ステップＳ３０２）。文書移行支援装置１の制御部１１０は文書属性記憶部１３１を検索して、ユーザが入力したファイル名と一致するファイル情報を整理画面に表示する（ステップＳ３０３）。ユーザは、文書属性記憶部１３１から削除したいファイルに対応するＤｅｌボタンを押下すると（ステップＳ３０４）、制御部１１０は、当該ファイルに対応するレコードを文書属性記憶部１３１から削除する（ステップＳ３０５）。そして、削除を反映させた整理画面を表示して（ステップＳ３０６）、処理を終了する。
【００６４】
（文書管理サーバへの登録）
「文書管理サーバへの登録」処理、即ち、文書属性記憶部１３１に基づいて、文書を文書管理サーバ３へ登録するための処理を、図１１を参照して説明する。
【００６５】
ユーザが、図４に示すメニュー画面から「文書管理サーバへの登録」を選択すると、文書移行支援装置１の制御部１１０は、文書属性記憶部１３１の各レコードのファイルパス情報を取得し、当該ファイルパスによって特定される実体ファイルのコピーを登録情報記憶部２３１に記憶する（ステップＳ４０１）。
なお、同じファイル名を持つ、異なるフォルダ上のファイル同士が、コピーの際に互いに上書きしないように、例えば、ファイルパス名のディレクトリ（フォルダ）区切り記号をアンダーバーなどで置換したもの（例えば、c:\aa\file1.docがファイルパスであれば、c__aa_file1.doc）を新たなファイル名として登録する。
【００６６】
次いで、制御部１１０は、文書属性記憶部１３１に登録されている属性情報をＣＳＶ形式に変換し、登録情報記憶部２３１に記憶される登録情報ファイルに追加する（ステップＳ４０２）。このとき、登録情報ファイルのどのレコード（行）が、どの文書移行支援装置１によって追加されたものなのかが判別可能なように、例えば、制御部１１０は、各レコードに、当該レコードを追加した文書移行支援装置１の固体識別情報を対応付けて記憶する。そして、登録情報ファイルに追加された属性情報は、文書属性記憶部１３１から削除する（ステップＳ４０３）。以上で文書移行支援装置１側の処理は終了する。
【００６７】
なお、登録情報ファイルの属性項目の並びは、後述の「属性項目の編集」の処理を行うことで、文書管理サーバ３が登録要求として受け付ける形に登録情報ファイルの属性情報の並びを変更することも可能となる。この結果、属性項目と、その並び順は互いに対応付けられて制御情報記憶部１３２に記憶される。制御部１１０は、文書属性記憶部１３１に記憶される全レコードのそれぞれについて、制御情報記憶部１３２に記憶される並び順に基づいて、属性情報を文書属性記憶部１３１から読み出して、１レコードの情報を１行として、登録情報ファイルに出力する。
【００６８】
次に、「文書管理サーバへの登録」処理における、監視装置２側の処理について説明する。監視装置２の制御部２１０は、登録情報記憶部２３１に記憶される登録情報ファイルを常に監視している。制御部２１０は、登録情報ファイルに属性情報が記憶されている場合（ステップＳ４１１；Ｙｅｓ）、登録情報ファイルから、１レコード（１行）ずつ属性情報を読み出す（ステップＳ４１２）。そして、当該読み出したレコードそれぞれについて以下に説明するステップＳ４１３〜Ｓ４１６の処理を行う。
【００６９】
即ち、制御部２１０は当該レコードに記憶されるファイルパス名を取得し、当該ファイルパス名からフォルダ区切り記号をアンダーバーで置換したファイル名を有するファイルを登録情報記憶部２３１から読み出す(ステップＳ４１３）。そして、当該レコードに記憶される属性情報（ファイル名、ファイルサイズ、作成日時、更新日時、参照日時、種類、ファイルパス、顧客名、作成者、文書分類、文書名、文書内容、等）と、ステップＳ４１３で読み出したファイルと、登録要求とを、文書管理サーバ３に送信する（ステップＳ４１４）。このとき、制御部２１０は、文書の登録先として、文書分類名と同じ名前を有する文書管理サーバ３内のフォルダを指定する。
【００７０】
なお、制御部２１０は、登録要求とともに文書管理サーバ３へ送信した文書のコピーファイルおよび属性情報は、それぞれ、登録情報記憶部２３１および、登録情報ファイルから削除する。したがって、登録要求が送信されていない文書とその属性情報のみが、それぞれ、登録情報記憶部２３１、および登録情報ファイルに記憶される。
【００７１】
監視装置２は、文書管理サーバ３から文書を登録する処理を実行した結果を示す登録結果情報を受信する（ステップＳ４１５）。登録結果情報には例えば、ファイル名、実行日時、登録結果（失敗/または成功）などの情報が含まれる。
【００７２】
ここで、前述したように、登録情報ファイルの各レコードには、ファイルパスが記憶されている他、当該レコードの情報を出力した文書移行支援装置１を示す固体識別情報も、対応付けて記憶されている。よって、これらファイルパス、固体識別情報をステップＳ４１４において登録要求を送信するときに、ＲＡＭなどに一時的に記憶しておく。そして、ステップＳ４１５で登録結果情報を受信すると、受信した登録結果情報と、ＲＡＭに一時記憶した情報とを、図３に示すようなＣＳＶ形式に形成し、登録結果記憶部２３２の記憶する所定のログファイルに結果を追加する（ステップＳ４１６）。ここで、図３に示すように、ファイルパスは登録元ファイルパスとして、そして、固体識別情報は送信元識別情報として記憶される。送信元識別情報を記憶することで、どの登録結果情報がどの文書移行支援装置１からの登録要求に対応しているのかを特定することが可能となる。
【００７３】
（登録結果の表示）
「登録結果の表示」の処理を図１２を参照して説明する。図４に示すメニュー画面から「登録結果」がユーザによって選択されると、文書移行支援装置１の制御部１１０は、図１３に示される登録結果画面を表示する（ステップＳ５０１）。ここで、ユーザが登録結果画面の上部にある、ログ取得ボタンを押下すると（ステップＳ５０２）、文書移行支援装置１の制御部１１０は、ステップＳ４１６で登録結果情報が追加されたログファイルを参照して、自分を識別する固体識別情報（要求元識別情報）が記憶される登録結果情報を抽出する。そして抽出した登録結果情報を図１３の画面に追加して表示する（ステップＳ５０３）。
【００７４】
（各種設定）
ユーザが、図４のメニュー画面で「各種設定」グループ内のボタンを押下することで、各種設定情報を変更することができる。
【００７５】
「制御情報の設定」を選択すると、図１４に示す制御情報設定画面が文書移行支援装置１に表示される。ユーザは、属性情報ファイル、登録情報ファイル、登録結果情報ファイルを指定できるほか、登録情報記憶部２３１として機能するフォルダ（図１４においては「作業用ディレクトリ」に相当）を指定できる。
【００７６】
例えば、制御情報設定画面に、図１４に示すような情報を設定した場合、文書移行支援装置１は、属性情報ファイルとして、import.csvを、登録結果情報ファイルとして、log.csvを参照し、登録情報ファイルとして、export.csvに文書属性記憶部のデータを出力する。一方、ファイル属性取得アプリケーションには情報が設定されていないため、文書移行支援装置１の提供するファイル属性取得機能が使用される。ファイル属性取得アプリケーションが指定されていれば、ファイル属性取得処理を行う際に、指定されたアプリケーションが実行される。作業ディレクトリの欄にはc:\workが設定されている。よって、c:\workが登録情報記憶部２３１として機能し、登録情報ファイルであるexport.csvや、文書管理サーバ３に登録されるファイルのコピーがc:\work配下に保存される。
【００７７】
ユーザが制御情報設定画面に情報を設定し、決定ボタンを押下すると、制御部１１０は、設定項目と、当該設定項目の設定情報を対応付けて制御情報記憶部１３２に記憶する。
【００７８】
図４のメニュー画面において、「属性項目の編集」ボタンがユーザによって押下されると、文書属性記憶部１３１の管理する属性項目（フィールド）の追加、削除、編集を行うための属性項目編集画面（図示せず）が文書移行支援装置１に表示される。文書移行支援装置１の制御部１１０は、ユーザの指示入力に応じて、文書移行支援装置１の文書属性記憶部１３１が管理する属性項目を変更する。これに伴い、一覧画面（図８（Ａ））や、文書属性入力画面（図８（Ｂ））に表示される、文書属性項目も変更できるようにしてもよい。例えば、一覧画面、および文書属性入力画面の構成を編集できるようにし、表示される属性項目は、文書属性記憶部１３１の管理する属性項目から選択できるようにしてもよい。これにより、文書移行支援装置１は、文書管理サーバ３が管理する属性項目に柔軟に対応することが可能となる。
【００７９】
前述したように、制御部１１０は、文書属性記憶部１３１が管理している属性項目をＣＳＶ形式に変換して、登録情報ファイルに出力する。このとき、文書属性記憶部１３１の管理している部属性項目の並びを、属性項目編集画面から設定することができる。ユーザが属性項目編集画面を操作して指示入力を行うと、当該指示入力に応答して、制御部１１０は、属性項目とその並び順を対応付け制御情報記憶部１３２に記憶する。これにより、文書管理サーバ３が登録要求として受け付ける形に登録情報ファイルの属性情報の並びを柔軟に変更することが可能となる。
【００８０】
以上説明したように、本実施の形態においては、文書移行支援装置１、および監視装置２が、文書管理サーバ３と、当該文書管理サーバ３に登録したい文書が保存されているファイルサーバや端末装置との間の橋渡しをする。ユーザは、文書移行支援装置１によって、文書管理サーバ３のフォルダ構成や、文書管理サーバ３の管理する属性項目を意識することなく、文書を一括して文書管理サーバ３に登録することが可能となる。文書管理サーバとやりとりは、汎用性の高いＣＳＶファイルを用いて行われるため、様々な種類の文書管理サーバに対応することが可能となる。
【００８１】
以上、本発明の実施の形態を説明したが、本発明を実施するにあたっては、種々の形態による変形及び応用が可能であり、上記実施の形態に限られるものではない。
【００８２】
例えば、文書管理サーバへの登録処理は、ユーザが図４に示すメニュー画面から、「文書管理サーバへの登録」ボタンを押下して開始される構成としたが、そうではなく、文書属性記憶部に属性情報が記憶されている場合、所定の時間間隔で、あるいは所定の時間に、文書管理サーバへの登録処理を開始するようにしてもよい。
【００８３】
また、本実施の形態では、登録したい文書のコピーを登録情報記憶部に記憶した。そうではなく、登録したい文書の属性情報を登録情報ファイルに追加するのみにしてもよい。そして、監視装置は、登録情報ファイルに記憶される属性情報に含まれるファイルパスに基づいて、当該ファイルパスによって特定されるファイルを取得し、文書管理サーバに登録するようにしてもよい。
【００８４】
また、属性情報ファイル、登録情報ファイル、ログファイル、などには、汎用性の高いＣＳＶ形式のファイルを採用するものとしたが、ＣＳＶ形式以外にも、表計算用のデータ形式や、その他のデータ形式を採用しても良い。あるいは、データベースに記憶するようにしてもよい。この場合、ＣＳＶファイルを参照する側も、属性情報ファイル、登録情報ファイル、およびログファイルの採用したデータ形式、あるいは、データベース形式を参照するためのアプリケーションソフトウェアをインストールしている必要がある。
【００８５】
また、上記実施の形態では、１つの文書管理サーバに対して、１つの監視装置２が存在する構成を有するとして説明したが、１つの文書管理サーバに対して、複数の監視装置２を設置してもよい。この場合、監視装置２のそれぞれが参照する登録情報ファイルや登録情報記憶部は、互いに異なるように設定すればよい。
【００８６】
また、本実施の形態では、文書移行支援装置１、監視装置２、文書管理サーバ３は、それぞれ異なる装置として構成されているが、これらが備える機能を全て１つの装置として実現しても、あるいは、一部を１つの装置として実装し、その他を別の１つ以上の装置として実装してもよい。
【００８７】
上記実施の形態では、文書移行支援装置１の制御プログラムが記憶部等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read-Only Memory）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＭＯ（Magneto-Optical disk）、ＵＳＢメモリ等の記憶媒体を読み取る装置のいずれか適したものを備えさせ、これら記憶媒体に制御プログラムを格納して文書移行支援装置１や監視装置２に配布して上述の処理動作を実行をする装置を構成してもよい。
【００８８】
また、制御プログラムを、通信ネットワーク上の所定のサーバ装置が有するディスク装置等に格納しておき、文書移行支援装置１にダウンロードするようにしてもよい。さらに、通信ネットワークを介してプログラムを転送しながら起動実行することによっても、上述の処理を達成することができる。
【００８９】
なお、上記実施の形態に係る文書移行支援装置１は、制御部がプログラムによって制御する構成にするのではなく、専用のハードウェアによっても実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明の実施の形態に係るシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】文書属性記憶部のデータ構成例を示す図である。
【図３】ログファイルの構成例を示す図である。
【図４】メニュー画面の表示例を示す図である。
【図５】「文書属性の取得」処理を説明するフロー図である。
【図６】ファイル選択画面の表示例を示す図である。
【図７】「文書属性の編集」処理を説明するフロー図である。
【図８】（Ａ）は一覧画面、（Ｂ）は文書属性入力画面の表示例を示す図である。
【図９】「管理ファイルの整理」処理を説明するフロー図である。
【図１０】整理画面の表示例を示す図である。
【図１１】（Ａ）は「文書管理サーバへの登録」処理における文書移行支援装置の動作を説明するフロー図であり、（Ｂ）は同処理における監視サーバの動作を説明するフロー図である。
【図１２】「登録結果の表示」処理を説明するフロー図である。
【図１３】登録結果画面の表示例を示す図である。
【図１４】制御情報設定画面の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００９１】
１      文書移行支援装置
１１０  制御部
１２０  通信部
１３０  記憶部
１３１  文書属性記憶部
１３２  制御情報記憶部
１４０  入力部
１５０  出力部
２      監視装置
２１０  制御部
２２０  通信部
２３０  記憶部
２３１  登録情報記憶部
２３２  登録結果記憶部
３      文書管理サーバ
【図１】
2009129017.tif 000003
【図２】
2009129017.tif 000004
【図３】
2009129017.tif 000005
【図５】
2009129017.tif 000006
【図７】
2009129017.tif 000007
【図９】
2009129017.tif 000008
【図１１】
2009129017.tif 000009
【図１２】
2009129017.tif 000010
【図４】
2009129017.tif 000011
【図６】
2009129017.tif 000012
【図８】
2009129017.tif 000013
【図１０】
2009129017.tif 000014
【図１３】
2009129017.tif 000015
【図１４】
2009129017.tif 000016