(57)【要約】【課題】ファクス送信機から送信されたファクス文書を、ファクス文書の転送機能を有するファクス受信機を用いなくても、受信者が希望するファクス受信機に受信させることができる仕組みを提供する。【解決手段】本発明の文書処理装置は、ファクス送信者からファクス文書の送信指示を受け付ける受付手段401と、送信指示を受け付けたファクス文書を受信する受信者の連絡先情報を含む受信者情報を取得する受信者情報取得手段403と、受信者情報にメールアドレスが含まれている場合に、ファクス文書を蓄積する文書蓄積手段405と、受信者情報に含まれるメールアドレス宛てに、蓄積されたファクス文書の存在を知らせる通知メールを送信するメール送信手段408と、通知メールに対して返信された返信メールを受信するメール受信手段409と、返信メールで指定された宛先にファクス文書を送信するファクス文書送信手段411とを備える。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクス送信者からファクス文書の送信指示を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で送信指示を受け付けたファクス文書の受信者の連絡先情報を含む受信者情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した受信者情報にメールアドレスが含まれている場合に、前記ファクス文書を蓄積する文書蓄積手段と、
前記受信者情報に含まれるメールアドレス宛てに、前記蓄積されたファクス文書の存在を知らせる通知メールを送信するメール送信手段と、
前記メール送信手段で送信した通知メールに対して返信された返信メールを受信するメール受信手段と、
前記メール受信手段で受信した返信メールで指定された宛先に前記ファクス文書を送信するファクス文書送信手段と
を備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
請求項１記載の文書処理装置において、
前記ファクス文書送信手段は、前記返信メールで指定された宛先と前記送信指示で指定された宛先とが異なる場合に、前記ファクス文書の宛先を変更して、当該ファクス文書を送信する
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項３】
請求項１記載の文書処理装置において、
前記ファクス文書送信手段は、前記返信メールで指定された宛先に適用する通信規格と前記送信指示で指定された宛先に適用する通信規格とが異なる場合に、前記ファクス文書の宛先と送信方法を変更して、当該ファクス文書を送信する
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項４】
請求項１記載の文書処理装置において、
前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記ファクス文書の蓄積期間の指示を受け付け、
前記文書蓄積手段によって蓄積されたファクス文書の中で前記蓄積期間が経過したファクス文書を削除する文書削除手段を備える
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項５】
請求項１記載の文書処理装置において、
前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記ファクス文書の送信を許容する許容回数の指定を受け付け、
前記ファクス文書送信手段は、前記許容回数以内で前記ファクス文書を送信する
ことを特徴とする文書処理装置。
【請求項６】
請求項１記載の文書処理装置において、
前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記返信メールの受信待ち期間の指示を受け付け、
前記ファクス文書送信手段は、前記メール受信手段が前記受信待ち期間を過ぎても前記返信メールを受信しなかった場合に、前記文書蓄積手段によって蓄積されかつ前記受信待ち期間が経過したファクス文書を、前記ファクス文書の送信指示でファクス送信者が指定した宛先に送信する
ことを特徴とする文書処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ファクス文書を送信するファクス送信機と、ファクス文書を受信するファクス受信機との間で、ファクス文書をやり取りする場合は、ファクス送信機を操作するファクス送信者が、ファクスの宛先となるファクス番号を指定（入力、選択等）して、ファクス送信機からファクス文書を送信している。一方、ファクス文書を受け取るファクス受信者は、ファクス送信者がファクス送信時に指定したファクス番号が割り当てられたファクス受信機でファクス文書の内容を、例えば用紙に印刷したりディスプレイに表示したりして確認している。その場合、ファクスの通信規格として最も普及しているＧ３規格を利用する場合にあっては、実際にファクス文書を受信するファクス受信機は、ファクス送信者がファクス送信時に指定したファクス番号が割り当てられたファクス受信機に限られる。
【０００３】
このため、ファクス受信者がファクス文書の受信を希望するファクス受信機が予め分かっている場合は、当該ファクス受信機に割り当てられているファクス番号を、ファクス文書の送信前にファクス送信者に事前に連絡することで、希望のファクス受信機でファクス文書を受け取ることができる。ただし、ファクス受信者からの事前連絡を受ける前に、ファクス送信者がすでにファクス文書を別のファクス番号宛に送信していた場合は、ファクス送信者に希望のファクス番号を連絡してファクス文書の再送を依頼する必要がある。また、ファクス受信機がインターネットファクス機能を有するファクス通信機であれば、受信したファクス文書の転送先を、ファクス受信者が希望するファクス受信機に割り当てられた宛先に指定しておく必要がある。
【０００４】
下記特許文献１には、インターネットファクス機能を有するファクス受信機に電子メールを送信する場合に、ネットワークを介した電子メールの送信が不可の状態であれば、そのファクス受信機に割り当てられたファクス番号を用いて、電子メールの文書を公衆回線でファクス送信することが記載されている。また、下記特許文献２には、地理的に離れた場所に複数のサービスセンタを設け、クライアントからの要求に応じて、指定の受信者に文書を送信することが記載されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−３１３７７４号公報
【特許文献２】特表２００１−５２４７１５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、ファクス送信機から送信されたファクス文書を、ファクス文書の転送機能を有するファクス受信機を用いなくても、受信者が希望するファクス受信機に受信させることができる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に記載の発明は、ファクス送信者からファクス文書の送信指示を受け付ける受付手段と、前記受付手段で送信指示を受け付けたファクス文書の受信者の連絡先情報を含む受信者情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した受信者情報にメールアドレスが含まれている場合に、前記ファクス文書を蓄積する文書蓄積手段と、前記受信者情報に含まれるメールアドレス宛てに、前記蓄積されたファクス文書の存在を知らせる通知メールを送信するメール送信手段と、前記メール送信手段で送信した通知メールに対して返信された返信メールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段で受信した返信メールで指定された宛先に前記ファクス文書を送信するファクス文書送信手段とを備えることを特徴とする文書処理装置である。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置において、前記ファクス文書送信手段は、前記返信メールで指定された宛先と前記送信指示で指定された宛先とが異なる場合に、前記ファクス文書の宛先を変更して、当該ファクス文書を送信することを特徴とする。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置において、前記ファクス文書送信手段は、前記返信メールで指定された宛先に適用する通信規格と前記送信指示で指定された宛先に適用する通信規格とが異なる場合に、前記ファクス文書の宛先と送信方法を変更して、当該ファクス文書を送信することを特徴とする。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置において、前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記ファクス文書の蓄積期間の指示を受け付け、前記文書蓄積手段によって蓄積されたファクス文書の中で前記蓄積期間が経過したファクス文書を削除する文書削除手段を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置において、前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記ファクス文書の送信を許容する許容回数の指定を受け付け、前記ファクス文書送信手段は、前記許容回数以内で前記ファクス文書を送信することを特徴とする。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置において、前記受付手段は、前記ファクス送信者から、前記ファクス文書の送信指示と合わせて、前記返信メールの受信待ち期間の指示を受け付け、前記ファクス文書送信手段は、前記メール受信手段が前記受信待ち期間を過ぎても前記返信メールを受信しなかった場合に、前記文書蓄積手段によって蓄積されかつ前記受信待ち期間が経過したファクス文書を、前記ファクス文書の送信指示でファクス送信者が指定した宛先に送信することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１に記載の発明によれば、ファクス送信機から送信されたファクス文書を、ファクス文書の転送機能を有するファクス受信機を用いなくても、受信者が希望するファクス受信機に受信させることができる。
【００１４】
請求項２に記載の発明によれば、ファクス受信者が返信メールで指定した宛先とファクス送信者が送信指示で指定した宛先とが異なる場合に、ファクス受信者が希望する宛先にファクス文書を送信することができる。
【００１５】
請求項３に記載の発明によれば、ファクス受信者が返信メールで指定した宛先に適合する通信規格とファクス送信者が送信指示で指定した宛先に適合する通信規格とが異なる場合に、ファクス受信者が希望する宛先に、当該宛先に適用する通信規格でファクス文書を送信することができる。
【００１６】
請求項４に記載の発明によれば、ファクス送信者が指示した蓄積期間が過ぎて管理が不要になったファクス文書を自動的に削除することができる。
【００１７】
請求項５に記載の発明によれば、ファクス送信者は、ファクス受信者がファクス文書を受け取る回数を自由に指定することができる。また、ファクス受信者は、ファクス送信者が指定した許容回数以内であれば、何度でもファクス文書を受け取ることができる。このため、ファクス送信者及びファクス受信者の双方で利便性を向上させることができる。
【００１８】
請求項６に記載の発明によれば、通知メールを受けたファクス受信者に対して、当該ファクス受信者が返信メールを返さなかった場合でも、ファクス送信者が指定した宛先にファクス文書を送信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、本発明の技術的範囲は以下に記述する実施の形態に限定されるものではなく、発明の構成要件やその組み合わせによって得られる特定の効果を導き出せる範囲において、種々の変更や改良を加えた形態も含む。
【００２０】
図１は本発明の実施の形態に係る通信システムの構成を示す概念図である。この通信システムは、大きくは、ファクス文書を送信する側の送信環境と、ファクス文書を受信する側の受信環境に分けられる。送信環境にはファクス送信者１が存在し、受信環境にはファクス受信者２が存在する。また、送信環境には、端末装置３と、文書処理装置４と、データサーバー５とが存在し、受信環境には、端末装置６と、携帯型電話機（以下、「携帯電話」）７と、メールサーバー８と、インターネットファクス機能を有するファクス受信機９と、Ｇ３規格に対応したファクス機能を有するファクス受信機１０とが存在する。インターネットファクス機能とは、インターネットを経由してファクス文書をやり取りする機能である。インターネットファクス機能を有するファクス送信機及びファクス受信機では、ファクス文書を電子メールに添付して送受信する。
【００２１】
端末装置３は、例えばパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」）によって構成されるものである。端末装置３は、ファクス送信者１によって操作される。文書処理装置４は、当該文書処理装置４の内部的な機能を分解すると、複合機４１としての機能と、文書管理サーバー４２としての機能を兼ね備えるものである。文書処理装置４を構成する複合機４１と文書管理サーバー４２は、構造的に一体化されていてもよいし、別体（別構造）になっていてもよい。ファクス文書の送信に特化して考えれば、文書処理装置４は、複合機４１としての機能を持たずに、文書管理サーバー４２単体でネットワーク上に存在してもよい。ここでは、文書処理装置４の構成を理解しやすくするために、文書処理装置４が備える機能を、複合機４１と文書管理サーバー４２に分けて説明する。
【００２２】
複合機４１は、端末装置３とデータサーバー５の双方にネットワーク（不図示）を介して接続されている。複合機４１は、端末装置３を操作するファクス送信者１からファクス文書の送信指示を受け付ける。ファクス文書の送信指示は、端末装置３を操作して行なう以外にも、ファクス送信者１が直接、複合機４１の操作パネルを操作して行なってもよい。また、複合機４１は、ファクス送信者１からファクス文書の送信指示を受け付けるたびに、データサーバー５にアクセスして、ファクス送信者１の認証要求や、ファクス受信者２に関する受信者情報の取得要求を行なう。
【００２３】
文書管理サーバー４２は、複合機４１がファクス送信者１から送信指示を受け付けたファクス文書と当該ファクス文書に関する種々の情報を管理するものである。文書管理サーバー４２は、データベース機能と、電子メールを送信及び受信する機能と、Ｇ３規格でファクス文書を送信する機能と、インターネットファクス機能とを備えている。文書管理サーバー４２は、インターネットや公衆回線等に接続されている。
【００２４】
データサーバー５は、例えばＬＤＡＰ(Lightweight Directory Access Protocol)サーバーを用いて構成されるものである。ここでは一例として、データサーバー５が、ユーザー認証機能を有するＬＤＡＰ認証サーバーによって構成されているものとする。データサーバー５には、多数のユーザーに関する情報（以下、「ユーザー情報」）を登録（格納）したデータベースが設けられている。このデータベースには、個々のユーザーごとに、例えば、ユーザーの名前（以下、「ユーザー名」）とユーザーの連絡先情報とを対応付けたユーザー情報が登録されている。連絡先情報としては、例えば、電話番号（通話のための番号）、ファクス番号（ファクス通信のための番号）、メールアドレス（電子メールのアドレス）などが登録されている。ユーザー名は、個人名のほかに、法人名で登録される場合もある。
【００２５】
ここで例示したユーザー情報に含まれる各情報のうち、ユーザー名に関しては、データベースにユーザー情報を登録する際に必須の情報となるが、電話番号、ファクス番号、メールアドレスなどの連絡先情報に関しては、ユーザー名に対応付けて少なくとも１つがデータベースに登録される。例えば、「冨士山太郎」というユーザー名で登録されているユーザー情報には、当該ユーザー名に対応付けて電話番号、ファクス番号、メールアドレスが登録されているのに対して、「冨士山花子」というユーザー名で登録されているユーザー情報には、当該ユーザー名に対応付けて電話番号しか登録されていない場合があり得る。
【００２６】
一方、受信環境に存在する端末装置６は、例えばＰＣによって構成されるもので、電子メールを送受信する機能を有している。携帯電話７は、ファクス受信者２が所有するもので、通話機能と電子メールを送受信する機能を有している。端末装置６及び携帯電話７は、いずれもファクス受信者２によって操作される。なお、図１では省略しているが、送信環境に存在する文書処理装置４と、受信環境に存在する端末装置６及び携帯電話７との間には、電子メールをやり取りするためのメールサーバーが存在する。
【００２７】
メールサーバー８は、電子メールの配信（転送を含む）と保存を行なうものである。ここでは、メールサーバー８は、ファクス受信機９に割り当てられたメールアドレスを宛先に指定して送信された電子メール（ファクス文書が添付された電子メール）を、当該メールアドレスに対応して用意されたメールボックスに保存し、その後、ファクス受信機９からメールの問い合わせを受けたときに、メールボックスから電子メールを取り出してファクス受信機９に送信する機能を果たす。
【００２８】
ファクス受信機９は、例えばインターネットファクス機能の他にスキャナ機能とプリント機能を同時に備える複合機によって構成されるものである。ファクス受信機９は、メールサーバー８から受け取った自機宛の電子メールに添付されたファクス文書を、当該電子メールを受け取ったときに、又はファクス受信者２からファクス文書のプリント指示をボタン操作等で受け付けたときに、用紙にプリントアウトするものである。ファクス受信機１０は、自機宛のファクス文書を受信したときに、当該ファクス文書を用紙にプリントアウトするものである。
【００２９】
図２は本発明の実施の形態に係る文書処理装置４の機能的な構成を示すブロック図である。文書処理装置４は、受付手段４０１と、宛先判別手段４０２と、受信者情報取得手段４０３と、文書ＩＤ発行手段４０４と、文書蓄積手段４０５と、文書管理手段４０６と、メール作成手段４０７と、メール送信手段４０８と、メール受信手段４０９と、メール解析手段４１０と、ファクス文書送信手段４１１と、文書削除手段４１２とを備えた構成となっている。
【００３０】
受付手段４０１は、端末装置３を操作するファクス送信者１や、自装置（文書処理装置４）を操作するファクス送信者１から、ファクス文書の送信指示を含めて、種々の指示を受け付けるものである。宛先判別手段４０２は、受付手段４０１で送信指示を受け付けたファクス文書の宛先を判別するものである。
【００３１】
受信者情報取得手段４０３は、受付手段４０１で送信指示を受け付けたファクス文書を受信する受信者情報を取得するものである。文書ＩＤ発行手段４０４は、ファクス文書を文書単位で管理するための文書ＩＤを発行するものである。文書ＩＤは、ファクス文書ごとに付与される固有の情報（文書識別情報）であって、ファクス文書と１：１の対応関係となるように発行される。
【００３２】
文書蓄積手段４０５は、受付手段４０１で送信指示を受け付けたファクス文書のうち、所定の条件（詳細は後述）を満たすファクス文書を、文書処理装置４が備える文書データベースに蓄積するものである。ファクス文書の蓄積は、文書処理装置４が備える文書データベースにファクス文書を格納することにより行なう。
【００３３】
文書管理手段４０６は、文書蓄積手段４０５によって蓄積されたファクス文書を管理するものである。文書管理手段４０６は、文書管理表を用いてファクス文書を管理するとともに、当該文書管理表に登録された情報の中で管理が不要になったファクス文書に関する情報を削除する。
【００３４】
メール作成手段４０６は、受信者情報取得手段４０２で取得した受信者情報に含まれるメールアドレス宛てに、文書蓄積手段４０５で蓄積されたファクス文書の存在を知らせる通知メールを作成するものである。
【００３５】
メール送信手段４０８は、メール作成手段４０６によって作成された通知メールを送信するものである。メール受信手段４０９は、メール送信手段４０８によって送信された通知メールに対して返信された返信メールを受信するものである。メール解析手段４１０は、メール受信手段４０９によって受信された返信メールの内容を解析するものである。
【００３６】
ファクス文書送信手段４１１は、ファクス文書の送信を行なうものである。ファクス文書送信手段４１１によるファクス文書の送信処理は、Ｇ３規格に基づく第１の送信方法、又はインターネットファクス規格に基づく第２の送信方法で行なわれる。ファクスの通信規格がＧ３規格の場合は、ファクスの宛先が所定の桁数（一般的には１０桁）の数字列からなるファクス番号で特定され、インターネットファクス規格の場合は、ファクスの宛先がメールアドレスで特定される。このため、ファクスの宛先がファクス番号で指定された場合は、これに適用する通信規格がＧ３規格となり、ファクスの宛先がメールアドレスで指定された場合は、これに適用する通信規格がインターネットファクス規格となる。文書削除手段４１２は、文書蓄積手段４０５によって蓄積されたファクス文書のうち、所定の条件（詳細は後述）を満たすファクス文書を文書データベースから削除するものである。
【００３７】
図３は、本発明の実施の形態に係る文書処理装置４において、ファクス送信者１からファクス文書の送信指示を受けたときに行なわれる処理の手順を示すフローチャートである。まず、ファクス送信者１が端末装置３又は文書処理装置４の複合機４１を操作（キー操作、ボタン操作など）して、ファクス文書の送信指示を行なうと、この送信指示を受付手段４０１で受け付ける（ステップＳ１）。ここでは一例としてファクス送信者１から送信指示を受け付けるファクス文書の通信規格がＧ３規格であるものとする。
【００３８】
次に、ステップＳ１で送信指示を受け付けたファクス文書の宛先を宛先判別手段４０２で判別する（ステップＳ２）。ファクス文書の宛先はファクス番号で指定される。このため、宛先判別手段４０２は、ファクス文書の送信指示で指定されたファクス番号を、ファクス文書の宛先として判別する。ファクス番号の指定は、端末装置３又は複合機４１を操作するファクス送信者１が行なう。
【００３９】
次に、ステップＳ２で判別した宛先情報を用いてデータサーバー５に受信者情報の取得要求を行ない、この取得要求への応答としてデータサーバー５から受信者情報が返信された場合は、当該受信者情報を受け取る（ステップＳ３）。この処理は受信者取得手段４０３で行う。受信者情報とは、上記ステップＳ２で判別した宛先情報を検索キーとして、データサーバー５のデータベースに登録されているユーザー情報を検索したときに、検索キーと同じ情報を含んでデータベースに登録されているユーザー情報をいう。
【００４０】
このため、例えば、ファクス文書の送信指示で指定されたファクス番号を宛先として判別し、この宛先情報を検索キーとしてデータサーバー５がデータベースを検索したとき、検索キーと同じファクス番号を含むユーザー情報がデータベースに登録されていた場合は、そのファクス番号を含むユーザー情報を受信者情報として取得する。その場合は、データサーバー５から取得したユーザー情報が、少なくともユーザー名とファクス番号を含むものとなる。また、ファクス文書の送信指示で指定された受信者名を宛先として判別し、この宛先情報を検索キーとしてデータサーバー５がデータベースを検索したとき、検索キーとした受信者名と同じ名前のユーザー名を含むユーザー情報がデータベースに登録されていた場合は、そのユーザー名を含むユーザー情報を受信者情報として取得する。その場合は、データサーバー５から取得したユーザー情報が、少なくともユーザー名と１つの連絡先情報を含むものとなる。また、データサーバー５は、検索キーと同じ情報を含むユーザー情報がデータベースに登録されていなかった場合は、受信者情報に代えて、取得要求のあった受信者情報が存在しない旨のメッセージを返信する。その際、受信者情報の取得要求と合わせて送信者の認証要求を行なってもよい。送信者の認証要求は、文書処理装置４の複合機４１でファクス文書の送信指示を受け付ける際に、ファクス送信者１が指定した送信者情報を取り込んで、当該送信者情報に基づく認証処理をデータサーバー５に依頼することで行なう。この認証要求を受けたデータサーバー５では、複合機４１から送られた送信者情報を含むユーザー情報がデータベースに登録されているかどうかを確認し、登録されていた場合は、認証結果として認証済みの送信者情報を複合機４１に通知する。これにより、ファクス文書の送信指示を行なった送信者が誰であるかを明示する履歴が文書処理装置４に残ることになる。
【００４１】
なお、データサーバー５のデータベースには、前述したように、ユーザーごとに、ユーザー名に対して、電話番号、ファクス番号、メールアドレスなどの連絡先情報を対応付けたユーザー情報が登録されている。このため、例えば、ファクス送信者１がファクス受信者２の自宅や職場などに設置されたファクス受信機１０にファクス文書を送信する場合に、ファクス受信機１０のファクス番号が分からなくても、データサーバー５のデータベースに、ファクス受信者２の氏名（受信者名）をユーザー名としたユーザー情報が登録され、かつ当該ユーザー情報の中にファクス番号が登録されていれば、ファクス文書の宛先として受信者名を指定するだけで、当該受信者名に対応するファクス番号をデータサーバー５から取得してファクス文書を送信することができる。
【００４２】
したがって、ファクス文書の宛先は、ファクス番号だけでなく、ファクス文書の受信者名で指定される場合や、ファクス番号と受信者名の両方で指定される場合もあり得る。ファクス文書の宛先が受信者名で指定された場合は、当該受信者名を検索キーとしてデータサーバー５のデータベースを検索し、検索キーと一致する情報を含むユーザー情報が存在すれば、当該ユーザー情報を受信者情報として取得することになる。また、ファクス文書の宛先としてファクス番号と受信者名の両方が指定された場合は、それらを検索キーとしてデータサーバー５のデータベースを検索し、検索キーと一致する情報を含むユーザー情報が存在すれば、当該ユーザー情報を受信者情報として取得することになる。
【００４３】
具体例として、上記ステップＳ２で判別した宛先情報が「冨士山太郎」という受信者名であって、この受信者名と一致するユーザー名で登録されているユーザー情報がデータサーバー５のデータベースに存在した場合は、そのユーザー情報を受信者情報として取得する。その際、データサーバー５のデータベースに「冨士山太郎」というユーザー名に対応付けて電話番号、ファクス番号、メールアドレスが登録されていた場合は、それらの情報をユーザー名と一緒に受信者情報として取得する。
【００４４】
これに対して、上記ステップＳ２で判別した宛先情報が「冨士山花子」という受信者名であって、この受信者名と一致するユーザー名で登録されているユーザー情報がデータサーバー５のデータベースに存在した場合は、そのユーザー情報を受信者情報として取得する。その際、データサーバー５のデータベースに「冨士山花子」というユーザー名に対応付けて電話番号しか登録されていなかった場合は、その情報をユーザー名と一緒に受信者情報として取得する。
【００４５】
次に、上記ステップＳ３で受信者情報の取得に成功したかどうかを受信者情報取得手段４０３で判断する（ステップＳ４）。受信者情報の取得の成否は、次のように判断する。すなわち、上記ステップＳ３の処理でデータサーバー５から、ファクス番号を含む受信者情報を受信した場合は、受信者情報の取得に成功したと判断する。また、上記ステップＳ３の処理でデータサーバー５から、ファクス番号を含まない受信者情報を取得した場合や、該当する受信者情報が存在しない旨のメッセージを受信した場合は、受信者情報の取得に失敗したと判断する。ここで受信者情報の取得に失敗したと判断した場合は、ファクス送信者１に対してファクス送信に失敗した旨を通知するエラー処理（端末装置３や複合機４１のディスプレイにエラーメッセージの表示等）を行なった後（ステップＳ５）、ファクス送信に係る一連の処理を終える。なお、ファクス文書の送信指示で指定された宛先がファクス番号であって、当該ファクス番号と一致するファクス番号を含むユーザー情報がデータサーバー５のデータベースに存在しなかったために、上記ステップＳ４で受信者情報の取得に失敗したと判断した場合は、上記のエラー処理に代えて、指定のファクス番号宛てにファクス文書を送信した後、一連の処理を終えてもよい。
【００４６】
一方、受信者情報の取得に成功したと判断した場合は、その受信者情報の中に、ファクス番号とともにメールアドレスが含まれているかどうかを文書管理手段４０６で検索する（ステップＳ６）。そして、検索の結果、メールアドレスが含まれていなかった場合（ステップＳ７でＮｏの場合）は、受信者情報に含まれるファクス番号宛てにファクス文書をＧ３規格でファクス送信した後（ステップＳ８）、一連の処理を終える。ファクス文書の送信は、ファクス文書送信手段４１１で行なう。
【００４７】
これに対して、受信者情報の中にメールアドレスが含まれていた場合（ステップＳ７でＹｅｓの場合）は、ファクス文書を文書単位で管理するための文書ＩＤを発行する（ステップＳ９）。文書ＩＤの発行は文書ＩＤ発行手段４０４で行なう。
【００４８】
次に、上記ステップＳ９で文書ＩＤの生成対象としたファクス文書を文書データベースに蓄積する（ステップＳ１０）。文書データベースへのファクス文書の蓄積は文書蓄積手段４０５で行なう。次に、文書管理表に所定の情報を登録する（ステップＳ１１）。文書管理表への登録は、文書管理手段４０６で行なう。文書管理表は文書データベースに格納して保持されるものである。文書管理表には、文書データベースに蓄積されたファクス文書を管理するための情報が登録される。具体的には、例えば、前述した文書ＩＤと、ファクス文書の格納場所情報と、ファクス文書の蓄積期間と、ファクス文書の送信を許容する許容回数と、ファクス受信者からの返信メールの受信待ち期間と、強制送信フラグとが、ファクス文書ごとに上記「所定の情報」として登録される。
【００４９】
ファクス文書の格納場所情報とは、文書データベースのどこにファクス文書が格納されているかを示す情報であって、例えば文書データベースでファクス文書が記憶されている記憶領域を特定するメモリアドレス情報をもって登録されるものである。
【００５０】
ファクス文書の蓄積期間とは、文書データベースに蓄積したファクス文書の保存期間をいう。ファクス文書の蓄積期間は、例えば、デフォルトで１週間に設定される。
【００５１】
ファクス文書の送信を許容する許容回数とは、文書データベースに蓄積されたファクス文書をファクス受信者宛てに送信する回数を規定するものである。例えば、許容回数が１回に設定されたファクス文書の場合は、当該ファクス文書の送信を１回だけ許容し、２回目以降の送信を禁止することになる。また、許容回数が５回に設定されたファクス文書の場合は、当該ファクス文書の送信を５回にわたって許容し、６回目以降の送信を禁止することになる。また、許容回数が制限（上限）無しに設定されたファクス文書の場合は、上記ファクス文書の蓄積期間内で無制限にファクス送信を許容することになる。この許容回数は、例えば、デフォルトで制限無しに設定される。
【００５２】
受信待ち期間とは、文書データベースに蓄積されたファクス文書の存在を知らせる通知メールを、当該ファクス文書の受信者宛に送信した後で、当該通知メールに対する返信メールの受信を待っている期間をいう。この受信待ち期間は、例えば、デフォルトで３日間に設定される。
【００５３】
強制送信フラグとは、上記受信待ち期間内に返信メールを受信しなかった場合に強制的にファクス送信を行なうかどうかを判断するためのフラグである。この強制送信フラグは、例えば、デフォルトでオンに設定される。
【００５４】
これらの蓄積期間、許容回数、受信待ち期間、強制送信フラグは、ファクス送信者１がファクス文書の送信を指示するときに、当該送信指示と一緒にファクス送信者１が変更を指示してもよい。ファクス送信者１からの変更指示は、ファクス文書の送信指示と合わせて受付手段４０１で受け付ける。特に、ファクス送信者１から変更指示がない場合は、デフォルトのまま設定される。
【００５５】
次に、ファクス受信者２宛ての通知メールをメール作成手段４０６で作成する（ステップＳ１２）。この通知メールは、ファクス受信者にファクス文書の存在を知らせる電子メールとなる。通知メールは、予め記載様式を決めた雛形の電子メールを１種類又は複数種類用意しておき、この電子メールの定型文字以外の部分（空欄）に必要な情報を記述することで作成すればよい。一例として、通知メールの「件名」には、例えば、「ＦＡＸ文書送信案内」という定型文字を割り当て、通知メールの「宛先」は、上記ステップＳ６での検索によって受信者情報から抽出したメールアドレスを記述する。また、通知メールの「本文」には、例えば、図４に示すようなメール文を記述する。図示したメールの文例において、「送信者」は、ファクス文書の送信指示でファクス送信者１自身で指定した送信者情報や、データサーバー５での認証結果として取得した送信者情報を反映させたものとなり、「宛先」は、データサーバー５から取得した受信者情報を反映させたものとなる。さらに、通知メールの「本文」には、ファクス文書を受け取るための案内文が記述され、その文中に、宛先変更のための操作案内や、ファクス送信の「有効期限」及び「利用回数」が明示されている。ファクス送信の有効期限は、文書データベースの文書管理表に登録される上記の受信待ち期間に合わせて記述され、ファクス送信の利用回数は、上記の許容回数に合わせて記述されるものである。例えば、蓄積期間がデフォルトの１週間で設定されている場合は、メール送信の有効期限が１週間後の日にちで記述され、許容回数が５回で設定されている場合は、メール送信の利用回数が５回で記述される。
【００５６】
このような記載様式で通知メールを作成したら、当該メール作成時刻を上記文書管理表に登録した後（ステップＳ１３）、当該メール作成時刻から起算して上記ファクス文書の受信待ち期間が経過した時点の時刻を受信期限時刻として文書管理表に登録する（ステップＳ１４）。文書管理表への各時刻の登録は、文書管理手段４０６で行なう。その後、通知メールを送信した後（ステップＳ１５）、一連の処理を終える。通知メールの送信はメール送信手段４０８で行なう。ここでは、通知メールを作成した時刻から起算して文書管理期限時刻を求めているが、通知メールを送信した時刻から起算して文書管理期限時刻を求めてよい。また、通知メールの宛先に指定されたメールアドレスがファクス受信者２の端末装置６に割り当てられたメールアドレスである場合、ファクス受信者２は、文書処理装置４から送信された通知メールを端末装置６で受信することになる。また、通知メールの宛先に指定されたメールアドレスがファクス受信者２の携帯電話７に割り当てられたメールアドレスである場合、ファクス受信者２は、文書処理装置４から送信された通知メールを携帯電話７で受信することになる。
【００５７】
図５は、本発明の実施の形態に係る文書処理装置４において、上記通知メールを送信した後に、当該メール送信に続いて行なわれる処理の手順を示すフローチャートである。まず、前述の処理によって通知メールを送信した後は、タイマー等を用いた計時を開始する（ステップＳ２１）。計時は、例えば文書管理手段４０６で行なう。次に、返信メールの着信があったかどうかをメール受信手段４０９で確認し（ステップＳ２２）、着信がなければ、上記ステップＳ１４で登録した受信期限時刻になったかどうかを文書管理手段４０６で確認する（ステップＳ２３）。返信メールの着信の有無は、通知メールで宛先に指定したメールアドレスを送信元のメールアドレスとする電子メールの着信があったかどうかによって判断すればよい。
【００５８】
返信メールの着信がないまま、受信期限時刻を迎えた場合は、前述した強制送信フラグがオン（ＯＮ）に設定されているかどうかを文書管理手段４０６で確認する（ステップＳ２４）。そして、強制送信フラグがオンに設定されていた場合は、そこからステップＳ３１に移行し、ファクス文書の送信指示でファクス送信者１が指定した宛先（ファクス番号）でファクス文書をＧ３規格でファクス送信する。ステップＳ３１のファクス文書の送信処理は、ファクス文書送信手段４１１で行なう。また、強制送信フラグがオフに設定されていた場合は、ファクス文書を送信することなく、一連の処理を終える。
【００５９】
これに対して、文書管理期限時刻を迎える前に、返信メールの着信があった場合は、当該返信メールをメール受信手段４０９で受信した後（ステップＳ２５）、返信メールの解析をメール解析手段４１０で行なう（ステップＳ２６）。返信メールを解析した結果、返信メールが空メールであった場合はステップＳ２７からステップＳ３１に移行し、返信メールの内容が元の通知メールの内容と実質同一の内容（インデントなどの引用符は無視）であれば、ステップＳ２８でファクス送信先が指定されていないと判断してステップＳ３１に移行する。そして、ステップＳ３１では、ファクス文書の送信指示でファクス送信者１が指定した宛先（ファクス番号）にＧ３規格でファクス文書をファクス送信する。
【００６０】
また、返信メールを解析した結果、通知メールの内容に付加するかたちファクス送信先の宛先が指定されていた場合は、その宛先がファクス番号で指定されているかどうかをファクス文書送信手段４１１で確認する（ステップＳ２９）。ファクス受信者２が端末装置６又は携帯電話７で受信した通知メールには、ファクス文書の宛先を変更する場合に、返信メールの最初（文頭）の部分に宛先を入力する旨の案内文が記述されている。このため、返信メールの最初の部分に記述された文字列を抽出することで、宛先変更に必要な情報が得られる。
【００６１】
返信メールで指定された宛先がファクス番号であった場合は、ファクス文書の送信先となる宛先を変更する処理を行なった後（ステップＳ３０）、ステップＳ３１に進む。ファクス文書の宛先変更は、ファクス文書送信手段４１１で行なう。この場合、ステップＳ３１では、ファクス文書の送信指示でファクス送信者１が指定した宛先（ファクス番号）ではなく、返信メールでファクス受信者２が指定した宛先（ファクス番号）にＧ３規格でファクス文書をファクス送信することになる。
【００６２】
また、返信メールで指定された宛先が、ファクス番号ではなく、メールアドレスであった場合は、ファクス文書の送信先となる宛先をファクス番号からメールアドレスに変更する処理を行なった後（ステップＳ３３）、ファクス文書の送信方法を、Ｇ３規格に基づく送信方法から、インターネットファクス規格に基づく送信方法に変更して、ステップＳ３４でファクス文書を電子メールに添付してインターネットファクス送信する。ファクス文書の宛先変更、ファクス文書の送信方法の変更、ファクス文書のインターネットファクス送信は、いずれもファクス文書送信手段４１１で行なう。
【００６３】
返信メールで指定された宛先がファクス番号であるかどうかは、宛先として指定された文字列が、ファクス番号の書式（所定の桁数の数字列）に適合するものであるかどうかで判別すればよい。同様に、返信メールで指定された宛先がメールアドレスであるかどうかは、宛先として指定された文字列が、メールアドレスの書式に適合するものであるかどうかで判別すればよい。
【００６４】
また、返信メールで指定された宛先が、ファクス番号でもメールアドレスでもない場合、すなわち宛先として記述された文字列が、ファクス番号の書式にもメールアドレスの書式にも適合しない場合は、ステップＳ３２からステップＳ３１に移行し、ファクス文書の送信指示でファクス送信者１が指定した宛先（ファクス番号）にＧ３規格でファクス文書をファクス送信する。
【００６５】
上述した一連の処理において、ファクス文書送信手段４１１は、文書管理表に登録されている許容回数以内でファクス文書を送信する。例えば、文書管理表に登録されている許容回数が制限無しの設定であれば、ファクス文書の蓄積期間内で何度でもファクス受信者２からの送信要請（返信メールの受信）に対応してファクス文書を送信する。また、文書管理表に登録されている許容回数が１回の設定であれば、ファクス受信者２へのファクス文書を１回だけ許容する。
【００６６】
また、文書削除手段４０５は、上述した一連の処理とは別に、文書データベースに蓄積されているファクス文書のうち、文書管理表に登録されている蓄積期間が経過したファクス文書を削除する。また、文書管理手段４０６は、文書削除手段４０５によって削除されたファクス文書に関する情報（文書ＩＤ、格納場所情報、蓄積期間、許容回数、受信待ち期間、強制送信フラグなど）を文書管理表から削除する。ファクス文書の蓄積期間が経過したかどうかの確認は、ファクス文書ごとに所定の時間間隔で個別に行なってもよいし、文書データベースに蓄積されている全てのファクス文書を対象に所定の時間間隔で一括に行なってもよい。
【００６７】
なお、上記の実施の形態においては、ファクス送信者１から送信指示を受け付けるファクス文書の通信規格がＧ３規格である場合を前提としたが、上記ステップＳ３１で適用するファクス送信の通信規格を含めて、Ｇ３規格に限らず、Ｇ４規格であってもよい。
【００６８】
また、ファクス送信者１から送信指示を受け付けるファクス文書の通信規格は、インターネットファクス規格であってもよい。その場合は、データサーバー５のデータベースに登録されるユーザー情報の情報登録形態として、インターネットファクス用となる第一種のメールアドレスと、ＰＣ用や携帯端末用となる第二種のメールアドレスとが、互いに別々の連絡先情報として登録され、上記ステップＳ７では、第二種（ＰＣ用や携帯端末用）のメールアドレスの有無を判断するものとする。また、ファクス送信者１からの送信指示で指定されたファクス文書の宛先がメールアドレスで、ファクス受信者２からの返信メールで指定されたファクス文書の宛先がそれと異なるメールアドレスであった場合は、ファクス文書の宛先となるメールアドレスを変更して、当該宛先に適用するインターネットファクス規格に基づく送信方法で、ファクス文書を送信することになる。これに対して、ファクス送信者１からの送信指示で指定されたファクス文書の宛先がメールアドレスで、ファクス受信者２からの返信メールで指定されたファクス文書の宛先がファクス番号であった場合は、ファクス文書の宛先をメールアドレスからファクス番号に変更するとともに、ファクス文書の送信方法をインターネットファクス規格に基づく送信方法からＧ３規格（又はＧ４）規格に基づく送信方法に変更して、ファクス文書を送信することになる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の実施の形態に係る通信システムの構成を示す概念図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書処理装置の機能的な構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書処理装置において、ファクス送信者からファクス文書の送信指示を受けたときに行なわれる処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】通知メールの文例を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る文書処理装置において、通知メールを送信した後に、当該メール送信に続いて行なわれる処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１…ファクス送信者、２…ファクス受信者、４…文書処理装置、５…データサーバー、４０１…受付手段、４０２…宛先判別手段、４０３…受信者情報取得手段、４０４…文書ＩＤ発行手段、４０５…文書蓄積手段、４０６…文書管理手段、４０７…メール作成手段、４０８…メール送信手段、４０９…メール受信手段、４１０…メール解析手段、４１１…ファクス文書送信手段、４１２…文書削除手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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