(57)【要約】【課題】仕事が届くと自動的に担当者を決め、その決まった担当者にその仕事を配信することのできる仕事情報管理システムを提供する。【解決手段】本発明の仕事情報管理システムは、実際の送信番号と受信番号に基づき、第１記憶手段から仕事依頼情報を読み出す一方、第２記憶手段から特定の仕事識別記号を読み出し、この読み出した仕事識別記号に基づき第３記憶手段から仕事の内容・手順、担当者の端末のアドレスすなわち配信先データ等の仕事情報を読み出し、この仕事情報に関連付けて仕事依頼情報を第４記憶手段に記憶させ、この第４記憶手段に記憶された仕事情報および仕事依頼情報を、前記仕事情報中に含まれる配信先データに基づいて該配信先データが示す配信先に配信することを特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
それぞれ特定の受信番号を有する多数の受信部を備え、ユーザの送信手段からの仕事依頼情報を受信するとともに、前記送信手段の送信番号を識別する受信手段、この受信手段を制御する第１入出力制御手段、前記仕事依頼情報を前記送信番号および受信番号に関連付けて記憶する第１記憶手段、送信番号および受信番号に関連付けて仕事識別記号を記憶した第２記憶手段、前記仕事識別記号に関連付けて、少なくとも配信先データ、仕事手順情報を含む仕事情報を記憶した第３記憶手段、前記第１記憶手段に記憶されていた仕事依頼情報を前記仕事情報に関連付けて記憶する第４記憶手段、この第４記憶手段に新しい仕事情報および仕事依頼情報がないかを監視する監視手段、この監視手段が第４監視手段に新しい仕事情報および仕事依頼情報を発見したとき、その仕事情報内の配信先データに基づき、その配信先データが示す配信先にその仕事情報および仕事依頼情報を配信する第２入出力制御手段、および前記受信手段、第１および第２入出力制御手段、第１記憶手段、第２記憶手段、第３記憶手段、第４記憶手段、監視手段、を直接または間接的に制御する制御手段を備えた仕事情報管理システムであって、実際の送信番号と受信番号に基づき、第１記憶手段から仕事依頼情報を読み出す一方、前記第２記憶手段から特定の仕事識別記号を読み出し、この読み出した仕事識別記号に基づき前記第３記憶手段から前記仕事情報を読み出し、この仕事情報に関連付けて前記仕事依頼情報を第４記憶手段に記憶させ、この第４記憶手段に記憶された仕事情報および仕事依頼情報を、前記仕事情報中に含まれる配信先データに基づいて該配信先データが示す配信先に配信することを特徴とする仕事情報管理システム。
【請求項２】
前記送信手段が、ファクシミリである請求項１の仕事情報管理システム。
【請求項３】
前記送信手段が、パーソナルコンピューターである請求項１の仕事情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、仕事情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許関連会社であるとすると、ファクシミリやｅ−ｍａｉｌで翻訳や調査の仕事が届くが、その仕事について担当者を決め、この決まった担当者にその仕事をアサインしたりすることは、非常に煩雑なことである。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
そこで、本発明は、仕事が届くと自動的に担当者を決め、その決まった担当者にその仕事を配信することのできる仕事情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上記の目的は、下記（１）〜（３）の構成の本発明による仕事情報管理システムによって達成することができる。
（１）  それぞれ特定の受信番号を有する多数の受信部を備え、ユーザの送信手段からの仕事依頼情報を受信するとともに、前記送信手段の送信番号を識別する受信手段、この受信手段を制御する第１入出力制御手段、前記仕事依頼情報を前記送信番号および受信番号に関連付けて記憶する第１記憶手段、送信番号および受信番号に関連付けて仕事識別記号を記憶した第２記憶手段、前記仕事識別記号に関連付けて、少なくとも配信先データ、仕事手順情報を含む仕事情報を記憶した第３記憶手段、前記第１記憶手段に記憶されていた仕事依頼情報を前記仕事情報に関連付けて記憶する第４記憶手段、この第４記憶手段に新しい仕事情報および仕事依頼情報がないかを監視する監視手段、この監視手段が第４監視手段に新しい仕事情報および仕事依頼情報を発見したとき、その仕事情報内の配信先データに基づき、その配信先データが示す配信先にその仕事情報および仕事依頼情報を配信する第２入出力制御手段、および前記受信手段、第１および第２入出力制御手段、第１記憶手段、第２記憶手段、第３記憶手段、第４記憶手段、監視手段を直接または間接的に制御する制御手段を備えた仕事情報管理システムであって、実際の送信番号と受信番号に基づき、第１記憶手段から仕事依頼情報を読み出す一方、前記第２記憶手段から特定の仕事識別記号を読み出し、この読み出した仕事識別記号に基づき前記第３記憶手段から前記仕事情報を読み出し、この仕事情報に関連付けて前記仕事依頼情報を第４記憶手段に記憶させ、この第４記憶手段に記憶された仕事情報および仕事依頼情報を、前記仕事情報中に含まれる配信先データに基づいて該配信先データが示す配信先に配信することを特徴とする仕事情報管理システム。
（２）  前記送信手段が、ファクシミリである上記（１）の仕事情報管理システム。
（３）  前記送信手段が、パーソナルコンピューターである上記（１）の仕事情報管理システム。
【発明の効果】
【０００５】
本発明の仕事情報管理システムによれば、送信番号および受信番号に基づき、担当者を自動的に決定することができ、届いた仕事依頼情報を配信先データおよび仕事手順情報を含む仕事情報に関連付けて管理しているので、該仕事情報および仕事依頼情報を、前記仕事情報中に含まれる配信先データに基づいて該配信先データが示す配信先に自動で配信することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００６】
全体構成
以下、本発明における一実施形態について図面を参照して説明する。図１は、本実施形態の構成を示すブロック図である。この図において、符号１０は、本仕事情報管理システムの主要部をなすホストサーバであり、電話回線またはインターネットを介して、依頼者Ａ，Ｂ，Ｃ・・・・の送信手段１０１、１０２、１０３・・・・・に接続されるとともに、インターネットまたはイントラネットを介して管理者および作業者（担当者）Ａ１、Ａ２、Ａ３、Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３、Ｃ１、Ｃ２、・・・の端末（パーソナルコンピューター等）３０１、２０１、２０２、２０３・・・に接続されている。上記送信手段としては、例えばファクシミリ、パソコンによるｅ−ｍａｉｌ等が挙げられる。なお、作業者Ａ１、Ａ２、Ａ３は翻訳者、作業者Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３はサーチャー、作業者Ｃ１は翻訳の確認および納品を行う者、作業者Ｃ２は調査の確認および納品を行う者とする。
【０００７】
ホストサーバの構成
次に、ホストサーバ１０の詳細構成について説明する。サーバ１０は、制御手段１２を備えており、この制御手段１２はＣＰＵ等から構成され、各部の制御や、データの転送、種々の演算、データの一時的な格納等を行う。符号１３は受信手段を示し、この受信手段１３は、多数の受信部１３ａ、１３ｂ、１３ｃ、・・・・を有し、依頼者の送信手段からの仕事依頼情報を受信（送信手段がファクシミリの場合にはデジタルデータのまま受信）するとともに、上記送信手段の送信番号を識別する。個々の受信手段（一つのファクシミリ機あるいはパソコンに相当する）は、それぞれ例えば電話番号あるいはアドレスである特定の受信番号（一つの電話番号またはアドレスに相当する）を備えている。符号１４は入出力制御手段であり、送信手段１０１、１０２、１０３・・・から入力される仕事依頼情報を制御する。符号１６は入出力制御手段であり、端末３０１、２０１、２０２、２０３・・・に対して出力されるデータを制御する。
【０００８】
制御手段１２には、第１書込読出手段１８を介して一時記憶手段２０が、第２書込読出手段２２を介してマッピングテーブルファイル２４が、第３書込読出手段２６を介して仕事マスターテーブルファイル（以下、単にマスターテーブルと称することがある）２８が、そして第４書込読出手段３０を介して仕事トランザクションテーブルファイル３２が接続されている。この仕事トランザクションテーブルファイル３２は、上記制御手段１２により制御される監視手段３４により、内部に記憶されるデータが常に監視されている。上記一時記憶手段２０には、発信番号、受信番号および送られてきた仕事依頼情報の内容が一時的に関連付けられて記憶される。仕事依頼情報は、ＴＩＦＦ形式で記憶される。
【０００９】
今、依頼者Ａ、依頼者Ｂ、依頼者Ｃの送信番号をそれぞれ０３−１１１１−１１１１、０３−２２２２−２２２２、０３−３３３３−３３３３とし、受信部１３ａ、受信部１３ｂの受信番号をそれぞれ０３−○○○○−○○○○（仕事が翻訳であるときの受信番号）、０３−△△△△−△△△△（仕事が調査であるときの受信番号）とする。また、作業者Ａ１の端末２０１のアドレスをＡ１Ａ１Ａ１Ａ１、作業者Ａ２の端末２０２のアドレスをＡ２Ａ２Ａ２Ａ２、作業者Ａ３の端末２０３のアドレスをＡ３Ａ３Ａ３Ａ３、作業者Ｂ１の端末２０４のアドレスをＢ１Ｂ１Ｂ１Ｂ１、作業者Ｂ２の端末２０５のアドレスをＢ２Ｂ２Ｂ２Ｂ２、作業者Ｂ３の端末２０６のアドレスをＢ３Ｂ３Ｂ３Ｂ３、作業者Ｃ１の端末２０７のアドレスをＣ１Ｃ１Ｃ１Ｃ１、作業者Ｃ２の端末２０８のアドレスをＣ２Ｃ２Ｃ２Ｃ２、管理者の端末３０１のアドレスをＤ１Ｄ１Ｄ１Ｄ１とする。
【００１０】
上記マッピングテーブルファイル２４には、予め図２に示されているようなマッピングテーブルが記憶されている。このマッピングテーブルには、送信番号および受信番号に関連付けられて仕事識別記号が記憶されている。例えば、送信番号０３−１１１１−１１１１、受信番号０３−○○○○−○○○○に関連付けられて、仕事識別記号：ａ１が記憶されている。
【００１１】
上記マスターテーブルファイル２８には、予め図３に示されているようなマスターテーブルが記憶されている。このマスターテーブルには、仕事情報が記憶されている。この仕事情報は、例えば、作業ＩＤ：ａ１−１の第１欄、作業ＩＤ：ａ１−２の第２欄、および作業ＩＤ：ａ１−３の第３欄からなる。そして、作業ＩＤ：ａ１−１の第１欄には、作業順序：１、作業内容：「確認・受注を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１が記憶され、作業ＩＤ：ａ１−２の第２欄には、作業順序：２、作業内容：「翻訳を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１が記憶され、作業ＩＤ：ａ１−３の第１欄には、作業順序：３、作業内容：「確認・納品を行う」、作業者Ｃ１、配信先アドレス：Ｃ１Ｃ１Ｃ１Ｃ１が記憶されている。
【００１２】
上記仕事トランザクションテーブルファイル３２には、図４に示されているような仕事トランザクションテーブルが記憶される。この仕事トランザクションテーブルには、上記仕事情報の他、ファクシミリ等により依頼者から送られてきた仕事依頼情報（例えば「次の文章を翻訳して下さい。翻訳すべき文章」）Ｗ１ａ１が記憶される。また、ａ１−１、ａ１−２、ａ１−３・・・の各欄には、配信が済んだか否かのフラグ（未の場合には「０」、済んでいる場合には「１」）が立てられる。調査の仕事の場合には、仕事依頼情報はＷ２ａ１とする。
【００１３】
次に、以上説明した仕事情報管理システムの実際の作業について説明する。
今、実際に送信番号：０３−１１１１−１１１１の依頼者Ａのファクシミリ機から、受信番号：０３−○○○○−○○○○の受信部１３ａに翻訳の仕事の依頼（仕事依頼情報Ｗ１ａ１）があったとして、その際の処理内容を記す。
【００１４】
上記入出力制御手段１４は、送信番号：０３−１１１１−１１１１、受信番号：０３−○○○○−○○○○およびファクシミリデータを関連付けて上記一時記憶手段２０に一時記憶させる。
【００１５】
上記制御手段１２は、上記第１書込読出手段１８をして上記一時記憶手段２０を常に監視している。第１書込読出手段１８が上記一時記憶手段２０に上記送信番号、受信番号が記憶されていることを検知し、着信を検知し、一時記憶手段２０から上記送信番号：０３−１１１１−１１１１、受信番号：０３−○○○○−○○○○を読み出す。
【００１６】
上記制御手段１２は、上記第２書込読出手段２２をして、上記送信番号：０３−１１１１−１１１１、受信番号：０３−○○○○−○○○○に基づき、上記マッピングテーブル２４から仕事識別記号：ａ１を読み出す。
【００１７】
上記制御手段１２は、上記第１書込読出手段１８をして、上記送信番号：０３−１１１１−１１１１、受信番号：０３−○○○○−○○○○に基づき、上記一時記憶手段２０の中から仕事依頼情報Ｗ１ａ１を確認して、この仕事依頼情報Ｗ１ａ１に仕事識別記号：ａ１を付す。
【００１８】
続いて、上記制御手段１２は、上記第３書込読出手段２６をして、上記仕事識別記号：ａ１に基づき、上記仕事マスターテーブルファイル２８から『仕事識別記号：ａ１、作業ＩＤ：ａ１−１、作業順序：１、作業内容：「確認・受注を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１、作業ＩＤ：ａ１−２、作業順序：２、作業内容：「翻訳を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１、作業ＩＤ：ａ１−３、作業順序：３、作業内容：「確認・納品を行う」、作業者Ｃ１、配信先アドレス：Ｃ１Ｃ１Ｃ１Ｃ１』の３欄からなる一連の仕事情報を読み出す。
【００１９】
上記制御手段１２は、この読み出した仕事情報を、上記第４書込読出手段３０をして、上記仕事トランザクションテーブルファイル３２の仕事トランザクションテーブルに書き込む。この仕事トランザクションテーブルの情報を書き込む部分は、コラム（或いは、一つのかたまり、或いはブロック）になっていて、このコラムには、仕事依頼情報Ｗ１ａ１や仕上がった仕事（例えば翻訳）を書き込むことのできる仕事フレームを有している。このコラムを仕事情報コラムと称することがある。
【００２０】
以上と平行して、制御手段１２は、上記第１書込読出手段１８をして、一時記憶手段２０から、上記のようにして仕事識別記号：ａ１が付けられた仕事依頼情報Ｗ１ａ１を読み出し、次いで、制御手段１２は、上記第４書込読出手段３０をして、仕事依頼情報Ｗ１ａ１に付随している仕事識別記号：ａ１に基付き、上記仕事トランザクションテーブルファイル３２の仕事トランザクションテーブルのａ１の作業ＩＤ：ａ１−１、ａ１−２、ａ１−３の仕事情報コラムの仕事フレームに上記仕事依頼情報Ｗ１ａ１を書き込む。ここで、ａ１−１、ａ１−２、ａ１−３の仕事情報コラムに未処理フラグ：０を立てる（図４参照）。
【００２１】
上記仕事トランザクションテーブルファイル３２のａ１の仕事情報コラムへの上記仕事依頼情報Ｗ１ａ１の書き込みが完了すると、制御手段１２は、入出力制御手段１４を介して一時記憶手段２０に記憶された当該データ（送信番号、受信番号および仕事依頼情報Ｗ１ａ１）を消去する。
【００２２】
上記制御手段１２は、監視手段３４をして、上記仕事トランザクションテーブルファイル３２を絶えず監視しており、該仕事トランザクションテーブルファイル３２に新しい仕事情報が書き込まれていると、既実行フラグ１が立っていない未実行フラグ０のついている仕事情報コラムのうち作業順序が若い仕事情報コラムを上記仕事トランザクションテーブルファイル３２の仕事トランザクションテーブルから読み出す。すなわち、上記制御手段１２は、上記第４書込読出手段３０をして、上記仕事トランザクションテーブルファイル３２から仕事識別記号：ａ１の作業ＩＤ：ａ１−１の仕事情報コラムのデータ（情報）＝『作業ＩＤ：ａ１−１、作業順序：１、作業内容：「確認・受注を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１、仕事フレーム：Ｗ１ａ１』を読み出し、この読み出した情報を、該情報内の配信先アドレスＡ１Ａ１Ａ１Ａ１に基づき、作業者Ａの端末２０１に送信し、上記仕事トランザクションテーブルファイル３２の仕事識別記号：ａ１−１の仕事情報コラムに既実行１フラグを立てる。
【００２３】
作業者Ａは、端末２０１のモニターを見て、仕事内容を確認し、受注を内容とする信号Ｙをサーバ１０に送信する（この時、信号Ｙには、作業ＩＤ：ａ１−１が付随されている）。非受注の信号Ｎがサーバ１０に送られてきた場合には、サーバ１０の制御手段１２は管理者の端末３０１に必要な情報と非受注の旨を送信する。
【００２４】
サーバ１０の制御手段１２は、この信号Ｙを受信し、受注を確認した場合には、上記第４書込読出手段３０をして、上記仕事トランザクションテーブルの、上記作業ＩＤ：ａ１−１（作業の順序１）の次の未実行フラグ０が付いている第２仕事情報コラムすなわち作業ＩＤ：ａ１−２のデータ（情報）＝『作業ＩＤ：ａ１−２、作業順序：２、作業内容：「翻訳を行う」、作業者Ａ１、配信先アドレス：Ａ１Ａ１Ａ１Ａ１、仕事フレーム：Ｗ１ａ１』を読み出し、この読み出した情報を上記と同様にして作業者Ａ１の端末２０１に送信し、上記仕事トランザクションテーブル３２の作業ＩＤ：ａ１−２の仕事情報コラムに既実行１フラグを立てる。
【００２５】
作業者Ａは、端末２０１のモニターを見て、仕事内容を確認し、翻訳であるので、仕事依頼情報Ｗ１ａ１を端末２０１のモニターに表示するか、ハードコピーとして実際の翻訳作業を行う。翻訳が完了すると、作業者Ａは、翻訳のデータＴＲＡと作業完了信号ＴＣと作業ＩＤ：ａ１−２をサーバ１０に送信する。
【００２６】
サーバ１０の制御手段１２は、この作業完了信号ＴＣと作業ＩＤ：ａ１−２と翻訳のデータＴＲＡを受信すると、第４書込読出手段３０をして該翻訳のデータＴＲＡを、作業ＩＤ：ａ１−２の次の未実行フラグ０のついている第３仕事情報コラムの仕事フレームすなわち作業ＩＤ：ａ１−３のデータに対して格納する。この時点で、第３仕事情報コラムの仕事フレームには、図４に示したように、仕事依頼情報Ｗ１ａ１（翻訳依頼）および翻訳のデータＴＲＡが格納されていることとなる。なお、図４においては、第１および第２仕事情報コラムの未・既フラグには、未実行の「０」のフラグが立てられているが、実際には、この時点では、第１および第２仕事情報コラムの未・既フラグには、既実行の「１」のフラグが立てられている。次に制御手段１２は、第４書込読出手段３０をして仕事トランザクションテーブル３２にアクセスし、該仕事トランザクションテーブル３２の、上記作業ＩＤ：ａ１−２の次の未実行フラグ０のついている第３仕事情報コラムすなわち作業ＩＤ：ａ１−３のデータ（情報）＝『作業ＩＤ：ａ１−３、作業順序：３、作業内容：「確認し納品を行う」、作業者Ｃ１、配信先アドレス：Ｃ１Ｃ１Ｃ１Ｃ１、仕事フレーム：Ｗ１ａ１およびＴＲＡ』を読み出し、この読み出した情報を上記と同様にして作業者Ｃ１の端末２０７に送信し、上記仕事トランザクションテーブル３２の作業ＩＤ：ａ１−３の仕事情報コラムに既実行１フラグを立てる。
【００２７】
作業者Ｃ１は、端末２０７のモニターを見て、仕事内容を確認し、翻訳の確認と納品であるので、仕事フレーム：Ｗ１ａ１およびＴＲＡのデータを端末２０７のモニターに表示するか、ハードコピーとして実際の翻訳のチェックを行う。翻訳のチェックが完了すると、作業者Ｃ１は、事前に契約をした納品方法に従い翻訳された文書をサーバ１０を介してメールにて納品する。
【００２８】
以上、翻訳の仕事が届いた場合の本仕事情報管理システムによる仕事の流れを説明したが、仕事内容が、他の仕事、例えば調査の場合であっても、ほぼ同様の流れで仕事の流れを処理できる。
【００２９】
本発明の仕事情報管理システムによれば、送信番号および受信番号に基づき、担当者を自動的に決定することができ、届いた仕事依頼情報を配信先データおよび仕事手順情報を含む仕事情報に関連付けて管理しているので、該仕事情報および仕事依頼情報を、前記仕事情報中に含まれる配信先データに基づいて該配信先データが示す配信先に自動で配信することができる。
【００３０】
また、本発明の仕事情報管理システムによれば、第４記憶手段である仕事トランザクションテーブルファイルの仕事トランザクションテーブルの仕事の手順を示す仕事情報コラムには、その仕事の配信が完了すると、既実行フラグが立てられるようになっているので、管理者は、仕事トランザクションテーブルを見るだけで、仕事の進捗状況が判断でき、極めて効率的に仕事の管理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の一実施形態による仕事情報管理システムの構成を説明するためのブロックダイヤグラムである。
【図２】図１に示した仕事情報管理システムのマッピングテーブルファイルに記憶されたマッピングテーブルの一例を説明するための図である。
【図３】図１に示した仕事情報管理システムの仕事マスターテーブルファイルに記憶された仕事マスターテーブルの一例を説明するための図である。
【図４】図１に示した仕事情報管理システムの仕事トランザクションテーブルファイルに記憶される仕事トランザクションテーブルの一例を説明するための図である。
【符号の説明】
【００３２】
１０  サーバ
１２  制御手段
１３  受信手段
１３ａ  受信部
１３ｂ  受信部
１３ｃ  受信部
１４  入出力制御手段
１６  入出力制御手段
１８  第１書込読出手段
２０  一時記憶手段
２２  第２書込読出手段
２４  マッピングテーブルファイル
２６  第３書込読出手段
２８  仕事マスターテーブルファイル
３０  第４書込読出手段
３２  仕事トランザクションテーブルファイル
３４  監視手段
１０１  依頼者Ａ用送信手段
１０２  依頼者Ｂ用送信手段
１０３  依頼者Ｃ用送信手段
２０１  作業者Ａ１用端末
２０２  作業者Ａ２用端末
２０３  作業者Ａ３用端末
２０４  作業者Ｂ１用端末
２０５  作業者Ｂ２用端末
２０６  作業者Ｂ３用端末
２０７  作業者Ｃ１用端末
２０８  作業者Ｃ２用端末
３０１  管理者用端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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