(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メール送受信の融通性と簡便性を全く損なうことなく簡易な設定および操作で実施可能な、高い信頼性を備えた電子メール送信方法を提供する。【解決手段】電子メール送信方法は、インターネット網１０に接続可能な、ユーザが電子メールの送信時に利用する送信側ユーザ端末１１または該ユーザ端末１１が接続可能なネットワーク網１０に接続された別端末１２に格納されている電子メール誤送信を防止するセキュリティルールテーブルのルールに従って、電子メールの宛先メールアドレスおよび同報先メールアドレスが電子メール本文を記述した送信側ユーザの想定する送信先範囲に含まれるか否かを判定し、個々の電子メール送信にかかる安全性を高める。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信網に接続された端末間で情報の授受を行う電子メール送信方法において、電子メール作成ウィンドウの宛先欄および同報欄に記載されたメールアドレスの全部あるいはユーザの指定した一部が、ユーザの記述したメール本文から読み取れる所定の送信先範囲に含まれるか否かを確認する電子メールアドレス確認工程と、該宛先メールアドレスおよび該同報メールアドレスの全部あるいは一部が所定の送信先範囲に含まれない場合に該電子メールの送信を中断してユーザに注意を喚起する工程と、電子メール送信時に注意を喚起された該ユーザが電子メール送信を中止できる工程と、電子メール送信時に注意を喚起された該ユーザが電子メール送信を強行できる工程と、電子メール送信時に注意を喚起された該ユーザが新たな送信先正誤判断基準を生成する工程と、を含んだことを特徴とする電子メール送信方法。
【請求項２】
前記電子メールアドレス確認工程において、電子メール本文の文章から送信側ユーザの意図する電子メール送信先の範囲を特定する工程を含んだことを特徴とする電子メール送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密情報などを含む電子メールが誤った相手に送信されることを、メール本文の文字コードと宛先メールアドレスを利用して防止する電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報技術インフラの普及に伴い、インターネットおよびイントラネットを利用した電子メールの送受信は一般的に行われている。この電子メールは、指定されたメールアドレスとそのメールアドレスへの接続用IDおよびパスワードを知りうるユーザに対して、電子メール本文と添付ファイルに格納された文書データなどの送信が可能である。
【０００３】
ところで、このような電子メールを用いた通信が一般化するに従い、電子メールの誤送信によるトラブルも急激に増加している。たとえば、組織内でのみ送受信すべき電子メールが組織外へ流出したり、同じ組織内であっても送信すべきでない相手に電子メールが送信されたり、または送信者の意図と異なるユーザに電子メールが送信されたりすることが多発している。このような電子メールの誤送信は、送信相手先メールアドレスの誤入力あるいはメール本文中の宛名誤入力などを原因として発生するものである。特に機密情報および個人情報を含む電子メールの誤送信が発生すると、多大な損害が発生する可能性が高い。そこで、このような電子メールの誤送信を防止するための各種技術が提案されている（たとえば、下記特許文献1, 2, 3）。
【０００４】
前記特許文献1に記載の技術は、これから電子メールを送ろうとする送信相手先メールアドレスと、予め定義されたアドレス帳に記載された電子メールアドレスとのマッチングを行い、アドレス帳に記載された電子メールアドレスのセキュリティ属性にあわせてメール送信を管理するものである。
【０００５】
前記特許文献2に記載の技術は、これから電子メールを送ろうとする送信相手先と、所定の規則によりあらかじめ決定されている電子メールの送信相手先を照会し、所望する送信相手先に正確に電子メールを送信できるようにしたものである。
【０００６】
前期特許文献3に記載の技術は、電子メールの誤送信を防止するために、ドメイン名を確認し、異なるドメインの送信相手先があるとユーザに対し警告を発するようにしたものである。
【特許文献１】特許公開2004−302693
【特許文献２】特開平5-191448号公報
【特許文献３】特開2002-324029号公報
【０００７】
しかしながら、前記特許文献1に記載された技術をはじめとするアドレス帳などの予め定義された情報をもとにメール送信先の正誤判断を行う従来の技術では、第一の方法として電子メールの送信先相手がアドレス帳などに予め定義されているかいないかを判断することで、電子メールの誤送信の防止を図っている。この方法では、電子メールを送信しようとする場合、事前に送信先全員の電子メールアドレスその他属性情報をすべてアドレス帳などに入力して保存しておく必要があり、電子メールの融通性が損なわれる。
【０００８】
また、前記特許文献2および特許文献3に記載された技術をはじめとする従来の技術では、第一の方法として、メールサーバにおいて電子メールの送信相手先を確認し、当該送信相手先に送信するかしないかを判断することで、電子メールの誤送信の防止を図っている。この方法では、画一的に電子メールの送信相手先が決定されることになり、メール本文の内容を判断して送信相手先を決定するといった電子メールの融通性が損なわれる。一方、電子メールの融通性を損なうことなく誤送信を防止しようとすると、ユーザが電子メール送信のたびごとに送信相手先アドレスの確認を行わなければならない。
【０００９】
さらに、前記各特許文献に記載された技術をはじめとする従来の技術では、メール送信先の正誤判断を送信先電子メールアドレスおよび同報アドレスのみによって行っている。この方法では、送信先電子メールアドレスが実在することの判断をすることはできるが、電子メール本文を該送信先電子メールアドレスに送ることの妥当性判断を行うことができない。これでは、電子メール本文を記述している際に送信側ユーザが想定していた送信先と宛先メールアドレスとして指定された送信先メールアドレスの食い違いによる誤送信を防ぐことができない。電子メール誤送信を防止するためには、宛先および同報先として指定された電子メールアドレスが電子メール本文を記述した送信側ユーザの想定する電子メール送信先範囲内に含まれるようにする必要がある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
解決しようとする問題点は、送信先電子メールアドレス全てを予めアドレス帳などに登録しなければいけない点と、電子メール本文を記述するユーザが想定する送信先と宛先電子メールアドレスの食い違いを防ぐことができない点である。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムは、インターネットあるいはイントラネットなどの通信網に接続可能なコンピュータや携帯情報端末の電子機器間で電子メール形式での情報の授受を行う電子メール送信方法において、電子メール本文からユーザの意図する電子メール送信先範囲を特定する工程と、電子メール作成ウィンドウの宛先欄及び同報欄に記載されたメールアドレスの全部あるいは一部が該送信先範囲に含まれるか否かを確認するメールアドレス確認工程と、該メールアドレスのうちユーザの指定したひとつ以上のメールアドレスが該送信先範囲に含まれない場合にその旨をユーザに伝えてメール送信を中止する工程と、該メールアドレスのうちユーザの指定したメールアドレスの全部が該送信先範囲に含まれる場合にただちにメール送信処理を行う工程と、を含んだことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムは、電子メール本文からユーザの想定する送信先範囲を自動判別し、宛先および同報先に指定された電子メールアドレスの一部あるいは全部が該送信先範囲に含まれるかどうかを自動判別できる。そして、この自動判別結果に従って電子メールの送信実行あるいは送信取り止めを管理することで電子メールの誤送信を防止することができる。それによって機密情報などの漏洩を防止することが可能である。しかもこの方法およびプログラムは、高い信頼性を備え、電子メールの融通性を損なわない。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
送信側ユーザが自らの属する組織と取引関係のある組織に属する受信側ユーザ複数人に個人情報等を含む機密情報を電子メール形式で送信する際、該送信側ユーザが該受信側ユーザ全員の電子メールアドレスをアドレス帳に登録していない場合に、該送信側ユーザが入力した複数の宛先電子メールアドレスのうちのひとつ以上がメール本文の最初に自然言語で記述された宛先範囲（○○株式会社あるいは△△学校など）に含まれるユーザのメールアドレスではない場合に警告を発する。
【実施例１】
【００１４】
図１は、本発明の電子メール送信方法を実施するネットワークの概略構成を示す図である。この方法は、インターネット網10に接続可能な、ユーザが電子メールの送信時に利用する送信側ユーザ端末11、電子メールを送信する送信側メールサーバ15、送信側メールサーバ15から送信された電子メールを受信する受信側メールサーバ16、ユーザが電子メールの受信時に利用する受信側ユーザ端末14の間で実施される。
【００１５】
次に、このようなネットワーク環境において実施される本発明の電子メール送信方法の実施手順の概要を説明する。図２は、この方法の実施手順を示すフローチャートである。まず、ユーザが送信側ユーザ端末11を用いて電子メールの作成を行い、送信先電子メールアドレスと本文を入力する（ステップS101）。その後、送信アクションを開始すると、電子メール本文内容からユーザの想定する送信先範囲が確認される（ステップS102）。
【００１６】
送信先範囲は、予め指定されたメール本文中の特定の場所に入力された自然言語の文字列により判断される。特定の場所の指定方法は、メール本文中の行番号と該行における位置の指定によってなされる。図３に示すように、通常のメールには宛先および同報メールアドレス入力ボックスと件名入力ボックスは規定されているが、送信先範囲を表す自然言語を入力するボックスは規定されていない（送信先範囲を表す自然言語の例としては、「○○株式会社」や「△△学校」などが挙げられる）。そのため、本発明の電子メール送信方法の特徴として、メール本文中の改行コードを含む文字コードを利用して送信先範囲を表す文字列の入力場所を指定している。これによって、電子メールの持つ融通性を損なうことなく送信先範囲をプログラムが判別することができる。
【００１７】
次に、ステップS102で確認された送信先範囲情報がセキュリティテーブル存在するか否かが確認される（ステップS103）。
【００１８】
セキュリティテーブルとは、図４に示すように、電子メールの送信先範囲を表現する自然言語文字列と該文字列に対応するメールアドレスが規定されている表である。メールアドレス列にはメールアドレスのサフィックスのみを規定することが可能である。メールアドレスは英字アルファベットおよびひとつ以上の@マークとドットで構成されており、図5に示すように各サフィックスが適用範囲を表現している。セキュリティテーブルの送信先範囲メールアドレスとしてサフィックスのみが規定されている場合、該範囲に含まれる電子メールアドレスとは該サフィックスを共有するメールアドレスの全部である。セキュリティテーブルはローカルマシンに保存する以外に、同一ネットワーク上の共有マシンに保存して組織内で単一のセキュリティテーブルを共有することが可能である。
【００１９】
ステップS103において、プログラムが抽出した送信先範囲を表す自然言語がセキュリティテーブルに存在しない場合、電子メールの送信が中断され、電子メール誤送信が起こる可能性がある旨のメッセージを表示する（ステップS108）。
【００２０】
ステップS103において、プログラムが抽出した送信先範囲を表す自然言語文字列がセキュリティテーブルに存在する場合、セキュリティテーブルから該送信先範囲と対応する電子メールアドレスあるいは電子メールアドレスのサフィックスを取得する（ステップS104）。
【００２１】
宛先あるいは同報先に入力された電子メールのひとつと該電子メールアドレスあるいは該サフィックスの比較を行い（ステップS105）、データが合致しない場合は電子メール誤送信が起こる可能性がある旨のメッセージを表示する（ステップS108）。
【００２２】
ステップS105におけるデータ比較は、セキュリティテーブルから取得した該電子メールアドレスと比較対象電子メールアドレスを比較すること、あるいは該サフィックスと比較対象電子メールアドレスの最後の文字から該サフィックスの文字列数分（
RTRIM(該電子メールアドレス, 該サフィックス文字列数)  ）を比較することで行う。
【００２３】
ステップS105およびステップS106の処理は、ユーザの設定によって、宛先および同報先電子メールアドレスの全部あるいは一部に対して行われる。
【００２４】
ステップS105において、調査すべきすべての電子メールアドレスが該送信先範囲に含まれていると判断された場合は電子メールの送信を行う（ステップS107）。
【００２５】
ステップS108において、宛先あるいは同報先電子メールアドレスの修正もしくは本文の修正をユーザに促し、ユーザがいずれかの修正を行うことを受け入れた場合は、ステップS101へ移動する。
【００２６】
ステップS108において、宛先あるいは同報先電子メールアドレスの修正もしくは本文の修正をユーザに促し、ユーザがいずれの修正も行うことを受け入れなかった場合は、セキュリティテーブルの編集の機会をユーザに与える（ステップS110）。
【００２７】
ステップS110において、セキュリティテーブルの編集を行わない場合はステップS107に進み電子メールを送信する。
【００２８】
ステップS110において、セキュリティテーブルの編集を行う場合は、セキュリティテーブルの編集用ウィンドウを表示し、ユーザはセキュリティテーブルに新規データを入力したり既存データの修正を行ったりする（ステップS111）。
【００２９】
ステップS111においてセキュリティテーブル編集が完了した後に、ステップS104に進む。
【００３０】
以上、本発明の一実施形態を図面に沿って説明した。しかしながら本発明はこの実施の形態に示した事項に限定されず、特許請求の範囲の記載に基づいてその変更、改良等が可能である。たとえば、図４のセキュリティテーブルの宛先範囲を特定する自然言語文字列として「こんにちは」という文字列を規定しそれと対応するサフィックスを空白にしておくことで、たとえばメール本文のヘッダーの最初に「こんにちは」という文字があった場合はメール誤送信チェックを行わないなどということが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の電子メール送信方法を実施するネットワーク構成図である。
【図２】本発明の電子メール送信方法を実施するフローチャート図である。
【図３】本発明の電子メール送信方法を実施する電子メール送受信ソフトウエアのメール作成および送信用ウィンドウを表現した図である。
【図４】本発明の電子メール送信先範囲を特定するセキュリティテーブルである。
【図５】電子メールアドレス全体および電子メールアドレスのサフィックスの意味を表現した図である。
【符号の説明】
【００３２】
１０ インターネット網
１１ 送信側ユーザ端末
１２ 送信側ユーザ端末と同じイントラネットに存在する端末
１３ 受信側ユーザ端末と同じイントラネットに存在する端末
１４ 受信側ユーザ端末
１５ 送信側メールサーバ
１６ 受信側メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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