(57)【要約】【課題】文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と参照側とで異なっていても問題なく文書等の参照を行うことができる文書参照システム及び文書参照方法を提供すること。【解決手段】本発明の文書参照方法においては、文書を管理する文書管理サーバ３において、文書管理サーバ３に対して文書発信を行う文書発信端末１側における被参照文書のカテゴリと、文書管理サーバ３おいて管理された文書が参照される文書参照端末４側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックする。このカテゴリ不一致のチェックは、上述したように、被参照文書の公開先及び公開先専用用途であるかどうかをチェックする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバに対して文書発信を行う文書発信端末装置と、前記文書管理サーバにおいて管理された文書が参照される文書参照端末装置と、を具備する文書参照システムであって、前記文書管理サーバは、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするカテゴリチェック手段を有することを特徴とする文書参照システム。
【請求項２】
前記カテゴリチェック手段は、前記被参照文書のカテゴリが前記文書参照端末装置を含むグループ専用のカテゴリであるかどうかをチェックすることを特徴とする請求項１記載の文書参照システム。
【請求項３】
前記文書管理サーバは、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間に不一致があったときに、その旨を前記文書発信端末装置に送り、前記文書発信端末装置において、前記被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことを特徴とする請求項１又は請求項２記載の文書参照システム。
【請求項４】
前記被参照文書を登録しない場合に、前記文書発信端末装置において、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行うことを特徴とする請求項３記載の文書参照システム。
【請求項５】
文書を管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバに対して文書発信を行う文書発信端末装置と、前記文書管理サーバにおいて管理された文書が参照される文書参照端末装置と、を具備する文書参照方法であって、前記文書管理サーバにおいて、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックすることを特徴とする文書参照方法。
【請求項６】
前記被参照文書のカテゴリが前記文書参照端末装置を含むグループ専用のカテゴリであるかどうかをチェックすることを特徴とする請求項５記載の文書参照方法。
【請求項７】
前記文書管理サーバにおいて、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間に不一致があったときに、その旨を前記文書発信端末装置に送り、前記文書発信端末装置において、前記被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことを特徴とする請求項５又は請求項６記載の文書参照方法。
【請求項８】
前記被参照文書を登録しない場合に、前記文書発信端末装置において、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行うことを特徴とする請求項７記載の文書参照方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末から発信された被参照文書を他の端末で参照する文書参照システム及び文書参照方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書や電子メール（文書等）を端末装置間で送受信する場合、文書等の内容をカテゴリ別に分類することが行われている。例えば、特許文献１には、端末間で送受信される電子メールを記憶するメールＤＢを有するメールサーバが、電子メールが伝達する伝達内容に関するカテゴリと、カテゴリに電子メールを分類する分類条件とを対応付けて記憶し、メールＤＢを参照して、カテゴリに対応付けられた分類条件に合致する電子メールを検索することが開示されている。
【特許文献１】特開２００６−２８５８５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このように文書等をカテゴリ分類する場合においては、文書等の発信を行う発信側端末装置と、文書等を参照する参照側端末装置とで、カテゴリ分類が一致しないときに、特に、参照側端末装置のカテゴリ分類に属さない文書等が送られてきたときに、例えば文書等が表示されなくなってしまうという問題が想定される。
【０００４】
本発明はかかる点に鑑みてなされたものであり、文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と参照側とで異なっていても問題なく文書等の参照を行うことができる文書参照システム及び文書参照方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の文書参照システムは、文書を管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバに対して文書発信を行う文書発信端末装置と、前記文書管理サーバにおいて管理された文書が参照される文書参照端末装置と、を具備する文書参照システムであって、前記文書管理サーバは、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするカテゴリチェック手段を有することを特徴とする。
【０００６】
この構成によれば、文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするので、文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と参照側とで異なっていても問題なく文書等の参照を行うことができる。
【０００７】
本発明の文書参照システムにおいては、前記カテゴリチェック手段は、前記被参照文書のカテゴリが前記文書参照端末装置を含むグループ専用のカテゴリであるかどうかをチェックすることが好ましい。
【０００８】
本発明の文書参照システムにおいては、前記文書管理サーバは、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間に不一致があったときに、その旨を前記文書発信端末装置に送り、前記文書発信端末装置において、前記被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことが好ましい。この場合において、前記被参照文書を登録しない場合に、前記文書発信端末装置において、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行うことが好ましい。
【０００９】
本発明の文書参照方法は、文書を管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバに対して文書発信を行う文書発信端末装置と、前記文書管理サーバにおいて管理された文書が参照される文書参照端末装置と、を具備する文書参照方法であって、前記文書管理サーバにおいて、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックすることを特徴とする。
【００１０】
この方法によれば、文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするので、文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と参照側とで異なっていても問題なく文書等の参照を行うことができる。
【００１１】
本発明の文書参照方法においては、前記被参照文書のカテゴリが前記文書参照端末装置を含むグループ専用のカテゴリであるかどうかをチェックすることが好ましい。
【００１２】
本発明の文書参照方法においては、前記文書管理サーバにおいて、前記文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと前記文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間に不一致があったときに、その旨を前記文書発信端末装置に送り、前記文書発信端末装置において、前記被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことが好ましい。この場合において、前記被参照文書を登録しない場合に、前記文書発信端末装置において、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行うことが好ましい。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、文書を管理する文書管理サーバにおいて、文書管理サーバに対して文書発信を行う文書発信端末装置側における被参照文書のカテゴリと、文書管理サーバにおいて管理された文書が参照される文書参照端末装置側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするので、文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と受信側とで異なっていても問題なく文書等の管理を行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明の実施の形態に係る文書参照システムを説明するための概略構成を示す図である。図１に示すシステムは、文書等を管理する文書管理サーバ３と、この文書管理サーバ３に対してイントラネットのようなネットワーク２Ａを介して文書等の発信を行う文書発信端末（ＰＣ端末）１と、文書管理サーバ３おいて管理された文書等がイントラネットのようなネットワーク２Ｂを介して参照される文書参照端末（ＰＣ端末）４と、から主に構成されている。
【００１５】
本実施の形態においては、文書発信端末１側のグループにおける文書等のカテゴリ分類と、文書参照端末４側のグループにおける文書等のカテゴリ分類とが異なっており、文書発信端末１側のカテゴリに属するが文書参照端末４側のカテゴリに属さない文書等が生じる場合について説明する。なお、本実施の形態においては、ＰＣ端末１を文書発信端末とし、ＰＣ端末４を文書参照端末とする場合について説明しているが、本発明においては、ＰＣ端末４を文書発信端末とし、ＰＣ端末１を文書参照端末としても良い。
【００１６】
図２は、図１に示すシステムにおける文書管理サーバの概略構成を示すブロック図である。図２に示す文書管理サーバは、装置全体を制御する制御部３１と、文書発信端末１からの文書等を受信する通信制御部３２と、文書発信端末１側における被参照文書のカテゴリと文書参照端末４側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックするカテゴリチェック部３３と、文書等のカテゴリ等を管理する管理テーブル３４と、文書等を格納する文書データベース（ＤＢ）３５とから主に構成されている。
【００１７】
通信制御部３２は、文書発信端末１からの文書等を受信する。また、通信制御部３２は、文書発信端末１からのカテゴリチェック要求情報を受信すると共に、カテゴリチェック結果情報を文書発信端末１に送信する。
【００１８】
カテゴリチェック部３３は、被参照文書の公開先に文書参照端末装置を含むかどうかをチェックすると共に、文書発信端末１側における被参照文書のカテゴリと文書参照端末４側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックする。このようなカテゴリチェックは、図３に示すような管理テーブルを参照することにより行う。図３に示す管理テーブルは、カテゴリ、サブカテゴリ、地域、用途が関連づけられている。ここで、用途とは、公開先専用のカテゴリであることを示す。したがって、図３において、用途「Ａ」は、「Ａ」専用の用途であることを示し、用途「Ｂ」は、「Ｂ」専用の用途であることを示す。ここでは文書発信側が「Ａ」グループであるので、管理テーブルを参照して用途「Ｂ」であれば、異なるグループへの参照であり、カテゴリ分類が異なっており、そのためカテゴリ不一致が生じる可能性があることが分かる。なお、管理テーブルで管理する項目については、これに限定されず、少なくともカテゴリと用途（公開先専用用途）とが関連づけられていれば良い。
【００１９】
また、図３においては、一つのカテゴリに対する用途が一つである場合について記載しているが、本発明はこれに限定されず、一つのカテゴリに対する用途が複数ある場合にも同様に適用することができる。すなわち、図３において、特定のカテゴリ、サブカテゴリ、地域に対応する用途がＡ，Ｂ２つあっても良い。具体的には、カテゴリ「共通」、サブカテゴリ「会議案内」、地域「本社」というレコードが用途Ａ用と用途Ｂ用の２つあっても良い。このように設定しておくことにより、上記の例の場合、文書発信側が「Ａ」であっても、用途が「Ａ」、「Ｂ」であるので、カテゴリチェック部３３ではカテゴリが一致すると判断する。これにより、文書はそのまま送信されることになる。
【００２０】
図４は、文書管理サーバ３のカテゴリチェック部３３のカテゴリチェックを説明するためのフロー図である。文書発信端末１（Ａグループ）から文書管理サーバ３に被参照文書が送られると、被参照文書に含まれる、管理テーブルで管理された情報が抽出されて、管理テーブル３４で管理される。カテゴリチェック部３３は、まず、被参照文書の公開先にグループＢ（文書参照端末４）が含まれるかどうかを判断する（ＳＴ１１）。これは、被参照文書の宛名や送信先情報（例えば公開先タグ）などを参照することにより判断することができる。被参照文書の公開先にグループＢが含まれていなければ、すなわち被参照文書の公開先が同じグループＡであれば、カテゴリ不一致が生じる可能性がないのでカテゴリチェック結果（ＯＫ）を出力する（ＳＴ１３）。
【００２１】
被参照文書の公開先にグループＢが含まれていれば、管理テーブル３４を参照して、被参照文書の用途が「Ｂ」であるかどうか、すなわち他のグループへの参照であり、カテゴリ不一致が生じる可能性があるかどうかを判断する（ＳＴ１２）。被参照文書の用途が「Ｂ」であれば、カテゴリ不一致が生じる可能性があるので、カテゴリチェック結果（ＮＧ）を出力する（ＳＴ１４）。一方、被参照文書の用途が「Ｂ」でなければ、カテゴリ不一致が生じる可能性がないので、カテゴリチェック結果（ＯＫ）を出力する（ＳＴ１３）。
【００２２】
カテゴリチェック部３３における上記カテゴリチェックは、文書発信端末１から文書が送られる前に文書発信端末１側からの要求に応じて行っても良く、文書発信端末１から文書が送られた際に自動的に行っても良い。また、カテゴリチェックの方法は、上記に限定されず、カテゴリ不一致が検出されれば他の方法で行っても良い。
【００２３】
次に、上記構成を有する文書参照システムにおける文書参照方法について図５〜図８を用いて説明する。図５、図７及び図８は、本発明の実施の形態に係る文書参照方法を説明するためのシーケンス図である。また、図６（ａ）〜（ｃ）は、本発明の実施の形態に係る文書参照方法における画面表示例を示す図である。
【００２４】
本実施の形態に係る文書参照方法においては、文書を管理する文書管理サーバ３において、文書管理サーバ３に対して文書発信を行う文書発信端末１側における被参照文書のカテゴリと、文書管理サーバ３おいて管理された文書が参照される文書参照端末４側におけるカテゴリとの間の不一致をチェックする。このカテゴリ不一致のチェックは、上述したように、被参照文書の公開先及び公開先専用用途であるかどうかをチェックする。
【００２５】
図５は、文書管理サーバにおけるカテゴリチェック結果がＯＫである場合を示す図である。まず、文書発信端末（ＰＣ端末）１において被参照文書を入力する（ＳＴ２１）。この場合、例えば図６（ａ）に示す画面から入力を行う。そして、公開先、カテゴリ、本文の入力が完了した後に、文書送信ボタン（図６（ａ）における「登録」ボタン）を入力する（ＳＴ２２）。文書送信ボタンが入力されると、文書発信端末１から文書管理サーバ３に対してカテゴリチェック要求情報が送られる（ＳＴ２３）。
【００２６】
文書管理サーバ３がカテゴリチェック要求情報を受信すると、カテゴリチェック部３３において、カテゴリチェックが行われる（ＳＴ２４）。そして、カテゴリチェックが行われると、その結果が文書発信端末１に送られる。ここでは、カテゴリチェック結果ＯＫの情報（すなわちカテゴリ不一致がない旨の情報）が送られる。文書発信端末１がカテゴリチェック結果情報を受信すると（ＳＴ２５）、被参照文書、カテゴリ、及び公開先などを含む文書登録情報が文書管理サーバ３に送られる。そして、文書管理サーバ３において文書登録が行われる（ＳＴ２６）。
【００２７】
文書管理サーバ３で文書登録がなされると、例えば、図６（ｂ）に示すように文書一覧で管理されると共に、図３に示す管理テーブルで所定の項目が管理される。文書参照端末４側のユーザは、被参照文書を参照する場合に、文書管理サーバ３にアクセスすると、図６（ｃ）に示すような画面が表示され、被参照文書を参照することが可能となる。
【００２８】
図７は、文書管理サーバにおけるカテゴリチェック結果がＮＧである場合において、そのまま被参照文書を登録する場合を示す図である。まず、文書発信端末（ＰＣ端末）１において被参照文書を入力する（ＳＴ３１）。この場合、例えば図６（ａ）に示す画面から入力を行う。そして、公開先、カテゴリ、本文の入力が完了した後に、文書送信ボタン（図６（ａ）における「登録」ボタン）を入力する（ＳＴ３２）。文書送信ボタンが入力されると、文書発信端末１から文書管理サーバ３に対してカテゴリチェック要求情報が送られる（ＳＴ３３）。
【００２９】
文書管理サーバ３がカテゴリチェック要求情報を受信すると、カテゴリチェック部３３において、カテゴリチェックが行われる（ＳＴ３４）。そして、カテゴリチェックが行われると、その結果が文書発信端末１に送られる。ここでは、カテゴリチェック結果ＮＧの情報（すなわちカテゴリ不一致がある旨の情報）が送られる。文書発信端末１がカテゴリチェック結果情報を受信すると（ＳＴ３５）、カテゴリ不一致のために文書参照端末４で被参照文書の参照ができなくなる可能性がある旨の表示を行う（ＳＴ３６）。このように、文書発信端末１において、被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことにより、文書参照端末４でカテゴリ不一致のために被参照文書の参照ができなくなることを未然に防止することができる。
【００３０】
この場合において、そのまま文書登録を行うと、例えば操作継続ボタンの入力を行うと（ＳＴ３７）、上記と同様にして被参照文書、カテゴリ、及び公開先などを含む文書登録情報が文書管理サーバ３に送られ、文書管理サーバ３において文書登録が行われる（ＳＴ３８）。そして、文書管理サーバ３で文書登録がなされると、例えば、図６（ｂ）に示すように文書一覧で管理されると共に、図３に示す管理テーブルで所定の項目が管理される。文書参照端末４側のユーザは、被参照文書を参照する場合に、文書管理サーバ３にアクセスすると、図６（ｃ）に示すような画面が表示され、被参照文書を参照することが可能となる。
【００３１】
図８は、文書管理サーバにおけるカテゴリチェック結果がＮＧである場合において、公開先及び／又はカテゴリを変更する場合を示す図である。まず、文書発信端末（ＰＣ端末）１において被参照文書を入力する（ＳＴ３１）。この場合、例えば図６（ａ）に示す画面から入力を行う。そして、公開先、カテゴリ、本文の入力が完了した後に、文書送信ボタン（図６（ａ）における「登録」ボタン）を入力する（ＳＴ３２）。文書送信ボタンが入力されると、文書発信端末１から文書管理サーバ３に対してカテゴリチェック要求情報が送られる（ＳＴ３３）。
【００３２】
文書管理サーバ３がカテゴリチェック要求情報を受信すると、カテゴリチェック部３３において、カテゴリチェックが行われる（ＳＴ３４）。そして、カテゴリチェックが行われると、その結果が文書発信端末１に送られる。ここでは、カテゴリチェック結果ＮＧの情報（すなわちカテゴリ不一致がある旨の情報）が送られる。文書発信端末１がカテゴリチェック結果情報を受信すると（ＳＴ３５）、カテゴリ不一致のために文書参照端末４で被参照文書の参照ができなくなる可能性がある旨の表示を行う（ＳＴ３６）。このように、文書発信端末１において、被参照文書を登録して良いかどうかの確認を行うことにより、文書参照端末４でカテゴリ不一致のために被参照文書の参照ができなくなることを未然に防止することができる。
【００３３】
この場合において、そのまま文書登録を行わず、例えばキャンセルボタンの入力を行うと（ＳＴ３９）、図６（ａ）に示す登録画面に遷移して、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行う。そして、公開先変更及び／又はカテゴリ変更を行った後に、文書送信ボタンを入力する（ＳＴ３２）。この公開先変更及び／又はカテゴリ変更により、カテゴリ不一致が生じる可能性をなくす、あるいは低くすることにより、文書等のカテゴリ分類が文書等発信側と参照側とで異なっていても問題なく文書等の参照を行うことができるようになる。
【００３４】
本発明は上記実施の形態に限定されず、種々変更して実施することが可能である。上記実施の形態においては、カテゴリチェックが文書発信端末１から文書が送られる前に文書発信端末１側からの要求に応じて行う場合について説明しているが、本発明においては文書発信端末１から文書が送られた際に自動的に行うように設定しても良い。また、本発明の範囲を逸脱しない限りにおいて、画面表示、処理部、処理手順については適宜変更して実施することが可能である。その他、本発明の範囲を逸脱しないで適宜変更して実施することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書参照システムを説明するための概略構成を示す図である。
【図２】図１に示すシステムにおける文書管理サーバの概略構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示すシステムにおける文書管理サーバの管理テーブルを示す図である。
【図４】文書管理サーバのカテゴリチェック部のカテゴリチェックを説明するためのフロー図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る文書参照方法を説明するためのシーケンス図である。
【図６】（ａ）〜（ｃ）は、本発明の実施の形態に係る文書参照方法における画面表示例を示す図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る文書参照方法を説明するためのシーケンス図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る文書参照方法を説明するためのシーケンス図である。
【符号の説明】
【００３６】
１  文書発信端末
２Ａ  ネットワーク
３  文書管理サーバ
４  文書参照端末
３１  制御部
３２  通信制御部
３３  カテゴリチェック部
３４  管理テーブル
３５  文書データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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