(57)【要約】【課題】ユーザが所望の文書をより迅速に効率よく検索することができる文書出力装置、文書出力方法、コンピュータプログラム及び記録媒体を提供する。【解決手段】文書ファイルの更新ログ、閲覧ログ及び検索ログのいずれか又は全部を記録しておく。検索された結果を表示する際の文書リストを作成するに際し、記録しておいた更新ログ、閲覧ログ及び検索ログのいずれか又は全部を利用して文書の利用度合を表わす数値で順位を付けて表示できるようにする。更に、文書リストに更新ログの内容を付加情報として付加しておき、文書ファイルを指示した場合に更新時刻、更新内容を表示することが可能に構成する。【選択図】図１０
2009199226.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書が記憶してある記憶媒体から文書を抽出して出力する文書出力装置において、
前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録する更新情報記録手段と、
前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録する閲覧情報記録手段と、
前記更新情報記録手段及び前記閲覧記録手段により記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する利用度算出手段と、
抽出される文書を、前記利用度算出手段が算出した値の大小に従って一覧にした文書リストを作成するリスト作成手段と、
該リスト作成手段が作成した文書リストを出力する手段と
を備えることを特徴とする文書出力装置。
【請求項２】
前記利用度算出手段は、少なくとも、更新回数及び／又は記録された更新情報に含まれる更新された時点に基づく更新頻度、並びに、閲覧回数及び／又は記録された閲覧情報に含まれる閲覧された時点に基づく閲覧頻度から利用度合を示す値を算出するようにしてあること
を特徴とする請求項１に記載の文書出力装置。
【請求項３】
前記リスト作成手段は、文書リストの各文書の更新情報及び／又は閲覧情報の履歴を付加情報として付加する手段を備えること
を特徴とする請求項１又は２に記載の文書出力装置。
【請求項４】
前記リスト作成手段が作成した文書リストに含まれる文書の内の一の文書が指示された場合、前記文書に付加されている付加情報を出力させる出力手段を更に備えること
を特徴とする請求項３に記載の文書出力装置。
【請求項５】
前記出力手段は、前記付加情報として更新情報の履歴を付加する場合、文書の更新内容を時系列に出力させるようにしてあること
を特徴とする請求項４に記載の文書出力装置。
【請求項６】
記憶してある複数の文書から文書を抽出して出力する文書出力方法において、
前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録するステップと、
前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録するステップと、
記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する算出ステップと、
抽出される文書を前記算出ステップにより算出された値の大小に従って一覧にした文書リストを作成ステップと、
作成した文書リストを出力する出力ステップと
を含むことを特徴とする文書出力方法。
【請求項７】
複数の文書が記憶してある記憶媒体から文書を取得することが可能なコンピュータを、文書を抽出して出力する手段として機能させるコンピュータプログラムにおいて、
コンピュータを、
前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録する更新情報記録手段、
前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録する閲覧情報記録手段、
前記更新情報記録手段及び前記閲覧記録手段により記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する利用度算出手段、及び、
文書を前記利用度算出手段が算出した値の大小に従って一覧にした文書リストを作成するリスト作成手段
として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項８】
請求項７に記載のコンピュータプログラムがコンピュータが読み取り可能に記録されていることを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的に保存されている文章、図面、画像等を含む文書のリストを出力する文書出力装置に関し、ユーザが所望の文書を効率的に検索することができる文書出力装置、文書出力方法、コンピュータプログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータ装置が広く一般に普及し、種々のアプリケーションプログラムが開発されてきたことにより、従来では紙媒体により作成してきた文章、図表、図面、画像等を電子的な文書データとして作成すること、又はスキャナ等の読み取り装置によって電子化した文書データとして保存することが一般的に行なわれている。
【０００３】
また、インターネット等の公衆網及びＬＡＮ（Local Area Network）の普及、広帯域化等、通信網の整備が進み、電子的な文書データは通信網を介して高速に送受信が可能である。これにより、インターネットを介した文書データの迅速な送受信、ＬＡＮ内の共有サーバ装置への保存、及び複数の端末装置からの参照等の処理が容易であるので、電子的な文書データが多用され、普及している。
【０００４】
これらの文書データは作成された後、参照されるか、他の文書データの基本となるか、複製されるか、又は、印刷されるか種々の目的に使用される。文書データを使用するユーザは、文書データの保存先から所望の文書データを検索する。しかしながら、膨大な量の文書データが保存されている場合は特に、所望の文書データを効率的に検索することが困難である。
【０００５】
そこで、電子的に作成された文書データ、読み取り装置によって電子化された文書データを、保存先からユーザの検索意図を反映させて速やかに抽出することができる検索方法が種々提案されている（特許文献１、２、３）。
【０００６】
特許文献１には、検索条件及び検索意図を入力することが可能であり、検索意図を反映させて文書データに関連付けられているスコアを補正し、意図が反映された検索結果を提示することができる技術が開示されている。
【０００７】
特許文献２には、文書データへの参照又はリンクの数、文書データの作成又は更新時からの経過時間を含み、更に文書データの印刷回数、印刷部数、及び印刷時の設定項目等を含む重要度を算出する技術が開示されている。これにより、ユーザからの文書データへの重要性の感性を反映した重要度を各文書データに関連付けておき、後に文書データの重要度を参考に検索することが可能となる。
【０００８】
特許文献３には、検索条件に基づいて検索された文書データのリストを表示するに際し、検索条件と文書データとの類似性が高い順に文書データを表示し、更に、検索条件に含まれ、且つ検索された文書データに含まれている検索語の重要度を、類似性が高い文書データで合計して寄与度を算出し、検索語毎に寄与度を棒グラフで表示することを可能とする技術が開示されている。更にこの技術では、棒グラフで表示される寄与度を変更させて、検索語への重み付けを変更することによって検索条件の変更した上で再度検索を行なうことが可能である。これにより、ユーザは自身の検索意図を反映させて所望の情報を得ることができる。
【特許文献１】特開２００６−２６８７８９号公報
【特許文献２】特開２００７−１２２６８５号公報
【特許文献３】特開２００７−２１９７２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
特許文献１に開示されている技術により、ユーザは検索意図が反映された検索結果を得ることができるが、検索条件、検索意図を入力する操作が必要である。種々の条件に柔軟に適用させるためには多くの条件を用意する必要がある。
【００１０】
特許文献２に開示されている技術により、文書データの重要度を、印刷回数、印刷部数の累計を考慮に入れて算出し、ユーザが意図する検索結果を絞り込むことは可能である。しかしながら、印刷出力よりも文書データのダウンロード、転送、送信処理が頻繁にされる文書データについては重要度が高く算出されない可能性がある。
【００１１】
また、特許文献３に開示されている技術により所望の情報を得ることが可能となるが、ユーザは検索条件の入力を複数回繰り返すことが必要な場合があり、且つ寄与度の変更度合によっては所望の検索結果から外れ、検索結果を絞り込むことが困難となる可能性がある。
【００１２】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、文章、図面、画像等を含む文書のリストを出力するに際し、各文書に対する更新、及び印刷に限られない閲覧等の利用の頻度を示す値を付与し、更に更新された具体的内容、閲覧後の処理の内容等の付加情報を共に出力することが可能な構成とすることにより、ユーザが所望の文書をより迅速に効率よく検索することができる文書出力装置、文書出力方法、コンピュータプログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
第１発明に係る文書出力装置は、複数の文書が記憶してある記憶媒体から文書を抽出して出力する文書出力装置において、前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録する更新情報記録手段と、前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録する閲覧情報記録手段と、前記更新情報記録手段及び前記閲覧記録手段により記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する利用度算出手段と、抽出される文書を、前記利用度算出手段が算出した値の大小に従って一覧にした文書リストを作成するリスト作成手段と、該リスト作成手段が作成した文書リストを出力する手段とを備えることを特徴とする。
【００１４】
第２発明に係る文書出力装置は、前記利用度算出手段は、少なくとも、更新回数及び／又は記録された更新情報に含まれる更新された時点に基づく更新頻度、並びに、閲覧回数及び／又は記録された閲覧情報に含まれる閲覧された時点に基づく閲覧頻度から利用度合を示す値を算出するようにしてあることを特徴とする。
【００１５】
第３発明に係る文書出力装置は、前記リスト作成手段は、文書リストの各文書の更新情報及び／又は閲覧情報の履歴を付加情報として付加する手段を備えることを特徴とする。
【００１６】
第４発明に係る文書出力装置は、前記リスト作成手段が作成した文書リストに含まれる文書の内の一の文書が指示された場合、前記文書に付加されている付加情報を出力させる出力手段を更に備えることを特徴とする。
【００１７】
第５発明に係る文書出力装置は、前記出力手段は、前記付加情報として更新情報の履歴を付加する場合、文書の更新内容を時系列に出力させるようにしてあることを特徴とする。
【００１８】
第６発明に係る文書出力方法は、記憶してある複数の文書から文書を抽出して出力する文書出力方法において、前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録するステップと、前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録するステップと、記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する算出ステップと、抽出される文書を前記算出ステップにより算出された値の大小に従って一覧にした文書リストを作成ステップと、作成した文書リストを出力する出力ステップとを含むことを特徴とする。
【００１９】
第７発明に係るコンピュータプログラムは、複数の文書が記憶してある記憶媒体から文書を取得することが可能なコンピュータを、文書を抽出して出力する手段として機能させるコンピュータプログラムにおいて、コンピュータを、前記文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報を記録する更新情報記録手段、前記文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報を記録する閲覧情報記録手段、前記更新情報記録手段及び前記閲覧記録手段により記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて各文書の利用度合を示す値を算出する利用度算出手段、及び、文書を前記利用度算出手段が算出した値の大小に従って一覧にした文書リストを作成するリスト作成手段として機能させることを特徴とする。
【００２０】
第８発明に係る記録媒体は、第７発明のコンピュータプログラムがコンピュータが読み取り可能に記録されていることを特徴とする。
【００２１】
本発明にあっては、記憶媒体に記憶してある複数の文書について、各文書が更新される都度、更新された時点及び更新内容を含む更新情報が記録され、各文書が閲覧される都度、閲覧された時点及び閲覧された文書に対する処理内容を含む閲覧情報が記録される。記録された更新情報及び閲覧情報に基づいて、各文書の利用度合を示す値が算出され、記憶媒体から文書が抽出されるに際し、利用度を示す値の大小に従って一覧にした文書リストが作成され、出力される。
【００２２】
本発明にあっては、利用度合として各文書の更新頻度、並びに閲覧頻度が使用されて算出される。回数及び／又は時間情報から求められる更新頻度又は閲覧頻度の高低は、ユーザが所望の文書を探索する際に参考となる場合が多いことが利用される。即ち、更新頻度及び閲覧頻度が高い文書ほどユーザにとって重要度が高い文書である場合、又は時間的に最近の更新頻度が低い文書がユーザの所望の文書である可能性が高い場合等の条件に応じてより重要度が高い文書を優先的に出力することが可能となる。
【００２３】
本発明にあっては、各文書の更新情報及び／又は閲覧情報の履歴が、作成される文書リストに付加されて共に出力されるので、各文書の付加情報として表示することが可能となる。
【００２４】
本発明にあっては、文書リストの各文書に付加される付加情報は、文書が指示された場合に出力され、ユーザが把握することが可能となる。
【００２５】
本発明にあっては、各文書の更新情報の履歴が文書リストに付加される場合、文書が指示されたときに更新内容が時系列に出力され、ユーザが把握することが可能となる。
【発明の効果】
【００２６】
本発明による場合、記憶媒体に記憶してある複数の文書夫々について記録される更新情報及び閲覧情報から各文書が利用された回数、頻度を評価することが可能である。文書を抽出する際に、利用された回数、頻度を表わす値の大小に従って文書が一覧で出力されることにより、ユーザが所望の文書を検索できる可能性が高まる。更に、文書リスト中の文書をユーザが指示した場合に、その文書の更新情報の履歴等の付加情報が共に出力されることにより、ユーザは付加情報の内容を参考に所望の文書をより迅速に検索することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下本発明をその実施の形態を示す図面に基づき具体的に説明する。
【００２８】
本実施の形態では、本発明に係る文書出力装置を、ＬＡＮ（Local Area Network）で接続された複数の端末装置から共通してアクセス可能なファイルサーバ装置に適用し、各端末装置を使用するユーザが、ファイルサーバ装置から所望の文書データを効率的に検索することができる文書管理システムを実現する例を挙げて説明する。
【００２９】
図１は、本実施の形態における文書管理システムの構成を示すブロック図である。文書管理システムは、ファイルサーバ装置１と、ユーザが用いる複数の端末装置２，２，…とがＬＡＮを構成するネットワークＮに接続されて構成されている。
【００３０】
ファイルサーバ装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を用いた制御部１０と、ハードディスク等の大容量の記憶媒体を用いた記憶部１１と、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）を利用した一時記憶領域１２と、ネットワークカードを利用した通信部１３と、ディスクドライブを利用した補助記憶部１４とを含む。
【００３１】
記憶部１１には、サーバコンピュータ装置が本実施の形態におけるファイルサーバ装置１として動作するための制御プログラム１Ｐが記憶されている。記憶部１１に記憶されている制御プログラム１Ｐは、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、フレキシブルディスク等の可搬型の記録媒体１５に記録されている制御プログラム１Ｐを、制御部１０が補助記憶部１４により読み出して記憶部１１に複製することで取得したコンピュータプログラムでもよい。
【００３２】
制御部１０は、制御プログラム１Ｐを一時記憶領域１２に読み出して実行することにより、以下に示す各処理を実行し、ファイルサーバ装置１としての動作を実現する。
【００３３】
一時記憶領域１２には、上述のように制御プログラム１Ｐが読み出されるほか、制御部１０による処理によって発生した各種情報が一時的に記憶される。
【００３４】
通信部１３は、ネットワークＮを介したデータ通信を実現するネットワークコントローラ機能を有する。制御部１０は通信部１３により、端末装置２，２，…から文書更新要求、文書閲覧要求、検索要求、一覧出力要求等のアクセス要求を受け付ける。制御部１０は、受け付けたアクセス要求が文書閲覧要求である場合には要求に係る文書ファイル１１１を通信部１３により端末装置２へ出力する。制御部１０は、受け付けたアクセス要求が一覧出力要求、検索要求である場合には要求内容に基づいて作成した文書リストを通信部１３により端末装置２，２，…へ出力する。
【００３５】
なお、通信部１３はインターネット等の公衆通信網と接続されていてもよい。この場合、制御部１０は通信部１３により公衆通信網を介して接続されている他の装置から制御プログラム１Ｐを取得することが可能である。
【００３６】
記憶部１１には、多数の文書ファイル１１１が記憶されている。文書ファイル１１１は、文章、図表、図面、画像等を含む電子的に記憶されるデータである。文書ファイル１１１は、テキスト編集アプリケーションプログラム、図表、図面編集アプリケーションプログラム、画像アプリケーションプログラム等により作成されたデジタルデータ、又はスキャナ等の読み取り装置で読み取られて電子化された文章、図表、図面、画像等のデジタルデータである。そして、文書ファイル１１１は、用途、種別、利用者のグループ、関連するキーワード等のカテゴリーに分類され、分類毎にディレクトリ、フォルダに分けて格納されて記憶されている。また、文書ファイル１１１は、端末装置２，２，…からのアクセス要求に応じて制御部１０により端末装置２，２，…へ出力可能に共有化されている。
【００３７】
端末装置２は、パーソナルコンピュータ装置で構成され、ＣＰＵを利用した制御部２０と、ハードディスクを利用した記憶部２１と、ＤＲＡＭ、ＳＲＡＭ等を用いた一時記憶領域２２と、ネットワークカードを利用した通信部２３と、キーボード、マウス等の入力インタフェースを含む操作部２４と、液晶ディスプレイを利用した表示部２５とで構成される。
【００３８】
制御部２０は、記憶部２１に記憶されているＯＳ（Operation System）、各種アプリケーションプログラム等のコンピュータプログラムを読み出して実行することにより、各構成部を制御する。記憶部２１には、ファイルサーバ装置１から取得した文書ファイル１１１の複製等、各種デジタルデータが記憶される。一時記憶領域２２には、制御部２０の処理によって発生する各種情報が一時的に記憶される。
【００３９】
通信部２３は、ネットワークＮを介したデータ通信を実現する。制御部２０は通信部２３によりファイルサーバ装置１で共有化されている文書ファイル１１１を参照することが可能である。具体的には、制御部２０は通信部２３によりファイルサーバ装置１へ文書更新要求、文書閲覧要求、検索要求、一覧出力要求等のアクセス要求を送信する。
【００４０】
操作部２４により、制御部２０はユーザによる操作を検知する。制御部２０は、操作部２４が含むマウスからの信号によって、表示部２５で表示させている画面上のマウス位置を特定可能である。制御部２０は、マウス位置を特定することにより、文書ファイル１１１が一覧表示されている画面上でいずれの文書ファイル１１１が指示されているかを特定する。
【００４１】
図２は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の制御部１０の動作によって実現される各機能を示す機能ブロック図である。制御部１０は、制御プログラム１Ｐを読み出して実行することにより文書管理部１０１、スコア算出部１０２及びリスト作成部１０３として機能する。また、制御部１０の各機能により、記憶部１１には文書ファイル１１１のほか、更新ログデータベース（ＤＢ：Data Base）１１２、閲覧ログＤＢ１１３、検索ログＤＢ１１４、アクセスログＤＢ１１５及び表示リストＤＢ１１６が構築され、更新ログ、閲覧ログ等が記録される。
【００４２】
制御部１０は、文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１夫々に対する文書更新要求を検知する。文書更新要求は例えば、文書ファイル１１１の貼り付け処理、文書ファイル１１１夫々に対応するアプリケーションプログラムを介して文書ファイル１１１に対する上書き、更新処理がされた場合にファイルサーバ装置１の制御部１０によって検知される。制御部１０は、文書更新要求を検知する都度、更新ログを記憶部１１の更新ログＤＢ１１２に記録する。制御部１０によって記録される更新ログには、制御部１０が内蔵する計時部により取得した更新時刻が含まれる。また、更新ログには、各文書ファイル１１１に対応付けて更新内容として前回更新された時点での旧文書ファイルからの差分データ、又は旧文書ファイルが含まれる。また、更新ログには、文書ファイル１１１を更新したユーザのＩＤを対応付けてもよい。これにより、例えばユーザが所属するグループ毎に更新ログを分類することも可能となる。なお、更新時刻は、ファイルサーバ装置１としての動作開始時点等の所定の時点からの経過時間によって更新された時点を表わした情報でもよい。
【００４３】
また制御部１０は、文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１夫々に対する文書閲覧要求を検知する。文書閲覧要求は例えば、文書ファイル１１１夫々に対応するアプリケーションプログラムを介して文書ファイル１１１を開く処理がされた場合にファイルサーバ装置１の制御部１０により検知される。制御部１０は文書閲覧要求を検知する都度、閲覧時刻を内蔵する計時部により取得して記録すると共に、閲覧された後に行なわれた処理の内容を含めた閲覧ログを記憶部１１の閲覧ログＤＢ１１３に記録する。閲覧時刻は更新時刻同様、所定の時間からの経過時間によって閲覧された時点を表わす情報でもよい。また、閲覧ログには閲覧された後に行なわれた処理を実行させたユーザのＩＤを対応付けてもよい。これにより、例えばユーザが所属するグループ毎に閲覧ログを分類することも可能となる。
【００４４】
制御部１０は、文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１に対する検索要求を検知する。検索要求は検索条件と共に端末装置２，２，…から送信される。制御部１０は検索要求を検知した場合、共に送信される検索条件に基づいて記憶部１１に記憶されている文書ファイル１１１を抽出すると共に、検索結果として抽出された文書ファイル名、抽出時刻及び検索ヒットランクを一つの検索ログとし、検索条件となるキーワード毎に検索ログＤＢ１１４に記録する。抽出時刻は、更新された時刻同様、所定の時間からの経過時間によって抽出された時点を表わす情報でもよい。このとき、検索処理を実行させたユーザのＩＤを対応付けてもよい。これにより、例えばユーザが所属するグループ毎に検索ログを分類することも可能となる。
【００４５】
また制御部１０は、文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１に対する文書更新要求、文書閲覧要求及び検索要求のいずれも検知されなかったが、ディレクトリへのパスが作成された場合、ディレクトリ、フォルダ内の文書ファイル１１１の一覧を出力すべき要求があった場合等の各文書ファイル１１１へのアクセス要求を検知する。そして、制御部１０は、当該文書ファイル１１１について閲覧、検索もなされなかった場合例えば、アクセス要求を送信してきた端末装置２を使用しているユーザのＩＤ及びアクセス時刻を一つのアクセスログとして記憶部１１のアクセスログＤＢ１１５に記録する。
【００４６】
そして、制御部１０は、スコア算出部１０２として機能することにより、文書ファイル１１１夫々に対する利用度合を示すスコアＳを算出する。制御部１０によるスコアＳの算出は、例えば一日毎の所定期間毎に定期的に行なわれる。又は、制御部１０は、スコア算出部１０２として機能することにより、更新、閲覧、検索が頻繁になされたと判断した場合にスコアＳの算出を行なう構成としてもよい。この場合、更新、閲覧、検索が頻繁になされたか否かは、例えば閲覧された回数が所定の閲覧閾値よりも多いか否か、検索された回数が所定の検索閾値よりも多いか否か、又は更新された回数が所定の更新閾値よりも多いか否かのいずれか、若しくは全てを満たすか否かによって判断される。
【００４７】
また、制御部１０は、スコア算出部１０２として機能することにより、以下に示す式（１）及び式（２）によってスコアＳを算出する。
【００４８】
Ｓ＝Ｓ１＊（Ｓ２＋Ｓ３）・・・（１）
ここで、Ｓ１は更新頻度を示し、Ｓ２は閲覧頻度、Ｓ３は検索された回数を示している。Ｓ１，Ｓ２，Ｓ３において頻度は回数でもよく、回数は頻度でもよい。
【００４９】
本実施の形態では式（１）に示すように、スコアＳは更新頻度Ｓ１が重みとなるように算出される。ただし、重みとして扱われる変数は更新頻度Ｓ１とは限らず、閲覧頻度Ｓ２、検索回数Ｓ３を重みとしてスコアＳを算出する構成としてもよい。更に、更新頻度Ｓ１、閲覧頻度Ｓ２又は検索回数Ｓ３のいずれを重みとしてスコアＳを算出するか否かを選択することが可能なようにしてもよい。例えば、端末装置２から文書ファイル１１１を検索するに際し検索条件を設定する場合、検索条件の一つとしてスコアＳの算出方法（重み）を選択することが可能なように検索条件入力画面を構成する。
【００５０】
文書ファイル１１１の更新頻度Ｓ１は、文書ファイル１１１に対する単位時間当たりの更新回数、即ち単位時間の間に記録された更新ログの数によって算出してもよいが、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１では以下に示す式（２）によって算出する。
【００５１】
Ｓ１＝ｋ0 ｅｘｐ｛−（ｋ1 ｔ1 ＋ｋ2 ｔ2 ＋ｋ3 ｔ3 ）｝・・・（２）
ただし、ｋ0 ，ｋ1 ，ｋ2 ，ｋ3 は任意の係数である。
ｔ1 は、ｔ1 ＝現在−直近の更新時刻、
ｔ2 は、ｔ2 ＝直近の更新時刻−２番目に新しい更新時刻、
ｔ3 は、ｔ3 ＝２番目に新しい更新時刻−３番目に新しい時刻である。
ｔ1 、ｔ2 及びｔ3 を算出するに際しては例えば時間（hour）単位で算出する。
【００５２】
式（２）により算出される更新頻度Ｓ１は更新間隔が短いほど値が大きくなり、算出される更新頻度Ｓ１を用いて算出されるスコアＳは、頻繁に更新されるほど利用度合い即ち重要度が高く算出される。これに対し、検索条件によっては最新状態に更新されていない文書ファイル１１１、又は最終版の文書ファイル１１１が重要である場合がある。この場合、更新頻度が低い文書ファイル１１１について算出されるスコアＳの値を逆に上げることが必要になるので、更新頻度Ｓ１は以下に示す式（３）によって算出する。
【００５３】
Ｓ１＝ｋ0 ［１−ｅｘｐ｛−（ｋ1 ｔ1 ＋ｋ2 ｔ2 ＋ｋ3 ｔ3 ）｝］・・・（３）
ただし、ｋ0 ，ｋ1 ，ｋ2 ，ｋ3 の係数、ｔ1 ，ｔ2 ，ｔ3 の定義は式（２）と同様である。
【００５４】
式（３）によって更新頻度Ｓ１を算出する場合、直近の更新時刻が古く、更新が必要であると判断される文書ファイル１１１、又は、作成途中で頻繁に更新されることがない最終版の文書ファイル１１１であって且つ閲覧又は検索が頻繁にされる文書ファイル１１１ほど算出されるスコアＳの値が大きい値となる。検索条件の一つとしてスコアＳの算出方法を選択することが可能に検索条件入力画面を構成する場合、更新頻度の高低を選択することができるように構成し、更新頻度高が選択されたときには式（２）による更新頻度Ｓ１からスコアＳを算出し、更新頻度低が選択されたときには式（３）による更新頻度Ｓ１からスコアＳを算出する構成としてもよい。これにより、ユーザは更新頻度又は閲覧頻度の高低を参考とし、より効率的に所望の文書ファイル１１１を検索することが可能となる。
【００５５】
文書ファイル１１１の閲覧頻度Ｓ２は、文書ファイル１１１に対する単位時間当たりの閲覧回数、即ち単位時間当たりの閲覧ログの数で算出してもよい。また直近の所定期間、例えば一週間以内に閲覧された閲覧回数を期間（一週間：７日間）での割合として算出してもよいし、式（２）同様の算出方法で算出してもよい。文書ファイル１１１が検索された回数Ｓ３は、過去に検索条件に基づき抽出された回数でもよい。なお、検索された回数の計数期間を直近の所定期間（例えば３カ月）としてもよい。
【００５６】
制御部１０は、スコア算出部１０２としての機能により算出したスコアＳを、文書管理部１０１としての機能により文書ファイル１１１毎に記録する。
【００５７】
そして、制御部１０は、端末装置２，２，…からの検索要求を文書管理部１０１の機能により検知して文書ファイル１１１を抽出した場合、リスト作成部１０３として機能することにより、抽出された文書ファイル１１１を文書ファイル１１１毎に算出してあるスコアＳの値の大小に従って並べ替えた文書リストを作成する。制御部１０は、作成した文書リストを検索要求元の端末装置２へ送信すると共に記憶部１１の表示リストＤＢ１１６に記録する。
【００５８】
なお、制御部１０は文書リストを作成するに際し、カテゴリー別に作成してもよい。例えば制御部１０は、並び替えた文書ファイル１１１中の最もスコアＳの値が大きい文書ファイル１１１を特定する。制御部１０は、特定した文書ファイル１１１について検索ログＤＢ１１４を参照し、特定した文書ファイル１１１が検索結果として出力された場合に入力されたキーワードの内、最も頻度の高いキーワードをカテゴリーとして定義し、作成した文書リストを分類する。制御部１０は、最も検索ヒットランクの高いキーワードのカテゴリーへ作成した文書リストを分類してもよい。このように検索の際に入力されたキーワードのカテゴリーに文書リストを分類しておくことにより、作成した文書リストを表示させるに際し、関連性の高いキーワードの情報を共に表示させることが可能となり、ユーザはより効率的に所望の文書ファイル１１１を検索することが可能となる。
【００５９】
次に、制御部１０により実現される機能、及び各機能により記憶部１１に記憶される各ＤＢ及び情報について、内容例を示して説明する。
【００６０】
図３は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の記憶部１１に記憶される更新ログＤＢ１１２の内容例を示す説明図である。図３（ａ）は、各文書ファイル１１１の更新時刻及び更新したユーザのＩＤの内容例を示し、図３（ｂ）は各文書ファイル１１１の更新内容として差分データが記録されている場合の例を示す。図３（ａ）及び（ｂ）の説明図に示す例では、「文書１」の文書ファイル１１１は７月２０日１３時３０分及び７月２０日１６時００分に「ユーザ１」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２により更新されている。そして図３（ｂ）に示すように、７月２０日１３時３０分に更新された時点での更新内容として、旧ファイルとの差分データ「文書１＿０７２０２」が「文書１」の文書ファイル１１１に対応付けられ、７月２０日１６時００分に更新された時点での更新内容として、旧ファイル（１３時３０分に更新された文書ファイル１１１）との差分データ「文書１＿０７２０３」が対応付けられている。
【００６１】
同様に、「文書２」の文書ファイル１１１は７月２０日１４時３０分に「ユーザ２」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２により更新されている。「文書３」の文書ファイル１１１は７月２０日１１時００分に「ユーザ３」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２により更新され、その時点での旧ファイルとの差分データ「文書３＿０７２０２」が対応付けられていることが示されている。
【００６２】
図４は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の記憶部１１に記憶される閲覧ログＤＢ１１３の内容例を示す説明図である。図４の説明図に示すように、閲覧ログＤＢ１１３の各レコードである閲覧ログには、各文書ファイル１１１の閲覧時刻及び閲覧後になされた処理の内容が含まれている。
【００６３】
図４の説明図に示す例では、「文書１」の文書ファイル１１１は７月２０日１１時３０分に「ユーザ１１」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２によって「参照」されている。同様に、「文書２」の文書ファイル１１１は７月２０日１０時００分に「ユーザ１２」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２によって「リンク」即ち文書ファイル１１１の所在を表わすパスの生成処理が行なわれている。「文書４」の文書ファイル１１１は、７月２０日９時３０分に「ユーザ１２」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２によって印刷ジョブが実行されている。同様に図４の説明図には「文書３」の文書ファイル１１１は、７月１９日１６時３０分に「ユーザ１３」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２によって「配信」が実行されていることが示されている。なお、「配信」処理には文書ファイル１１１の送信、転送及び上述のリンクが含まれてもよい。
【００６４】
図５は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の記憶部１１に記憶される検索ログＤＢ１１４の内容例を示す説明図である。図５の説明図に示すように、検索ログＤＢ１１４には、検索結果として抽出された各文書ファイル１１１の検索時刻、検索された際の検索条件に含まれるキーワード、当該検索条件により検索された際の文書ファイル１１１の検索ヒットランクが含まれる。検索条件に含まれるキーワードが複数であった場合には、キーワード毎に文書ファイル名が記録される。
【００６５】
図５の説明図に示す例では、「文書１」の文書ファイル１１１は７月２０日１０時１５分に「ユーザ２１」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２からの「キーワード１」を含む検索条件に基づき抽出されている。なお、この際の「文書１」の文書ファイル１１１は「キーワード１」を含む検索条件に対して検索ヒットランクが「１」位で抽出されていることが示されている。同様に、「文書１」の文書ファイル１１１は７月２０日９時００分にも「ユーザ２２」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２からの「キーワード３」を含む検索条件に基づき抽出されている。このときの「文書１」の文書ファイル１１１の検索ヒットランクは「１０」位であったことが示されている。また「文書１」の文書ファイル１１１は７月１９日１６時００分及び１５時４５分にも「ユーザ２２」のＩＤを有するユーザ及び「ユーザ２３」のＩＤを有するユーザが使用する端末装置２からの「キーワード１」を含む検索条件に基づき抽出されている。この際の「文書１」の文書ファイル１１１の検索ヒットランクはいずれも「１」位であったことが示されている。
【００６６】
図６は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１で記憶される更新頻度、抽出された回数、閲覧頻度及び配信された回数の内容例を示す説明図である。図６の説明図に示す例では、「文書１」の文書ファイル１１１は更新頻度Ｓ１は「３」であり、検索された回数Ｓ３は「５」であり、閲覧頻度Ｓ２は「２」である。配信された回数は閲覧された頻度に含まれる。
【００６７】
図６の説明図に示した例では、「文書１」の文書ファイル１１１及び「文書５」の文書ファイル１１１について算出されるスコアＳの値が、他の文書ファイル１１１よりも大きい値となり、文書リスト１１１が作成される際には上位に位置付けられることが推測できる。
【００６８】
次に、ファイルサーバ装置１の制御部１０が文書管理部１０１として機能することにより、更新ログ、閲覧ログ、検索ログ及びアクセスログを各ＤＢに記録する処理、スコアＳを算出する処理、及び、各ＤＢにおける記録に基づいて文書リストを作成する処理の手順夫々について、フローチャートを参照して説明する。
【００６９】
図７は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の制御部１０による更新ログ、閲覧ログ及び検索ログの記録の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００７０】
制御部１０は文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１へのアクセス要求を検知したか否かを判断する（ステップＳ１０１）。制御部１０は、文書ファイル１１１へのアクセス要求を検知していないと判断した場合（Ｓ１０１：ＮＯ）、処理をステップＳ１０１へ戻す。
【００７１】
制御部１０は、文書ファイル１１１へのアクセス要求を検知したと判断した場合（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、アクセス要求が文書更新要求であるか否かを判断する（ステップＳ１０２）。制御部１０は、アクセス要求が文書更新要求でないと判断した場合（Ｓ１０２：ＮＯ）、処理を後述のステップＳ１０５へ進める。制御部１０は、アクセス要求が文書更新要求であると判断した場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、更新時刻、更新された内容を含む更新情報を収集し（ステップＳ１０３）、更新ログとして更新ログＤＢ１１２に記録する（ステップＳ１０４）。
【００７２】
制御部１０は次に、文書ファイル１１１へのアクセス要求が検索要求であるか否かを判断する（ステップＳ１０５）。制御部１０は、アクセス要求が検索要求でないと判断した場合（Ｓ１０５：ＮＯ）、処理を後述のステップＳ１０８へ進める。制御部１０は、アクセス要求が検索要求であると判断した場合（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、検索時刻、検索要求と共に送信される検索条件、検索の際に入力されたキーワードを含む検索情報を収集し（ステップＳ１０６）、検索ログとして検索ログＤＢ１１４に記録する（ステップＳ１０７）。
【００７３】
制御部１０は次に、文書ファイル１１１へのアクセス要求によって文書ファイル１１１が更新が有ったか否かを判断する（ステップＳ１０８）。制御部１０は、更新があったと判断した場合（Ｓ１０８：ＹＥＳ）、更新ログが記録されているので、アクセス要求を検知した場合の処理を終了する。
【００７４】
制御部１０は、更新がなかったと判断した場合（Ｓ１０８：ＮＯ）、文書ファイル１１１へのアクセス要求が文書閲覧要求であるか否かを判断する（ステップＳ１０９）。制御部１０は、アクセス要求が文書閲覧要求であると判断した場合（Ｓ１０９：ＹＥＳ）、閲覧時刻、閲覧後の処理を含む閲覧情報を収集し（ステップＳ１１０）、閲覧ログとして閲覧ログＤＢ１１３に記録し（ステップＳ１１１）、アクセス要求を検知した場合の処理を終了する。このとき、閲覧情報に含まれる閲覧後の処理については、文書閲覧要求を検知した後に一定の時間が経過しなければ処理の内容が不明である場合があるので、処理が行なわれた後に閲覧情報が収集され、閲覧ログが記録される構成としてもよい。
【００７５】
制御部１０は、アクセス要求が文書閲覧要求でないと判断した場合（Ｓ１０９：ＮＯ）、アクセスログを作成して記録し（ステップＳ１１２）、アクセス要求を検知した場合の処理を終了する。
【００７６】
これにより、文書ファイル１１１に対して、上書き、更新、検索、閲覧等のアクセスがされたことが更新ログ、検索ログ、閲覧ログ、アクセスログとして記憶部１１の各ＤＢに記録され、後に夫々の頻度、回数に基づき各文書ファイル１１１の利用度合を表わすスコアＳを算出することが可能となる。
【００７７】
次に、図７のフローチャートに示した処理手順によって記録された更新ログ、検索ログ、及び閲覧ログに基づいて各文書ファイル１１１のスコアＳを算出する処理について説明する。図８は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の制御部１０によるスコア算出処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００７８】
制御部１０は、文書管理部１０１としての機能により、文書ファイル１１１が検索結果として抽出された検索回数が所定の検索閾値よりも多いか否かを判断する（ステップＳ２１）。制御部１０は検索回数が所定の検索閾値よりも多いと判断した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、処理を後述のステップＳ２４へ進める。
【００７９】
制御部１０は、文書ファイル１１１の検索回数が所定の検索閾値以下であると判断した場合（Ｓ２１：ＮＯ）、文書ファイル１１１が閲覧された閲覧回数が所定の閲覧閾値よりも多いか否かを判断する（ステップＳ２２）。制御部１０は、文書ファイル１１１の閲覧回数が所定の閲覧閾値よりも多いと判断した場合（Ｓ２２：ＹＥＳ）、処理を後述のステップＳ２４へ進める。
【００８０】
制御部１０は、文書ファイル１１１の閲覧回数が所定の閲覧閾値以下であると判断した場合（Ｓ２２：ＮＯ）、直近にスコアＳの算出処理を行なってから所定時間が経過したか否かを判断する（ステップＳ２３）。制御部１０は、所定時間が経過していないと判断した場合（Ｓ２３：ＮＯ）、処理をステップＳ２１へ戻す。
【００８１】
制御部１０は、文書ファイル１１１の検索回数が所定の検索閾値よりも多いと判断した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、文書ファイル１１１の閲覧回数が所定の閲覧閾値よりも多いと判断した場合（Ｓ２２：ＹＥＳ）、又は所定時間が経過したと判断した場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、スコア算出部１０２として機能することにより、以下の処理を行なう。
【００８２】
制御部１０は、記憶部１１の更新ログＤＢ１１２から文書ファイル１１１毎に更新頻度Ｓ１を算出する（ステップＳ２４）。更新頻度Ｓ１の算出は上述の式（２）により算出する。制御部１０は次に、記憶部１１の閲覧ログＤＢ１１３から文書ファイル１１１毎に閲覧頻度Ｓ２を算出し（ステップＳ２５）、更に記憶部１１の検索ログ１１４から文書ファイル１１１毎に検索回数Ｓ３を算出する（ステップＳ２６）。
【００８３】
制御部１０は、ステップＳ２４、ステップＳ２５及びステップＳ２６で夫々算出した更新頻度Ｓ１、閲覧頻度Ｓ２及び検索回数Ｓ３を使用して上述の式（１）によりスコアＳを算出し、文書ファイル１１１毎に記憶部１１又は一時記憶領域１２に記録し（ステップＳ２７）、スコアＳを算出する処理を終了する。
【００８４】
次に、ファイルサーバ装置１の制御部１０が検索要求を検知した場合等に文書リストを作成する処理について説明する。図９は、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１の制御部１０による文書リスト作成の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００８５】
制御部１０は、文書管理部１０１として機能することにより、文書ファイル１１１への検索要求を検知したか否かを判断する（ステップＳ３１）。なお、制御部１０は、任意のディレクトリ又はフォルダ内に記憶されている文書ファイル１１１の一覧を出力すべき一覧出力要求を検知した場合も、「ディレクトリ名で特定されるディレクトリ、又はフォルダ名で特定されるフォルダ以下に存在する文書ファイル」という検索条件を伴う検索要求を検知したと扱えばよい。
【００８６】
制御部１０は、文書ファイル１１１への検索要求を検知していないと判断した場合（Ｓ３１：ＮＯ）、処理をステップＳ３１へ戻す。制御部１０は、文書ファイル１１１への検索要求を検知したと判断した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、検索要求に伴う検索条件に基づいて文書ファイル１１１を抽出する（ステップＳ３２）。
【００８７】
そして制御部１０は、リスト作成部１０３としての機能により、抽出した文書ファイル１１１の文書リストを作成するに際し、各文書ファイル１１１について記録してあるスコアＳを読み出し、スコアＳに基づいて抽出した文書ファイル１１１を並び替える（ステップＳ３３）。制御部１０は、並び替えた文書ファイル１１１のリストを文書リストとして作成し（ステップＳ３４）、検索要求の要求元の端末装置２へ送信し（ステップＳ３５）、処理を終了する。
【００８８】
なお制御部１０は、ステップＳ３４において文書リストを作成するに際し、ステップＳ３２で抽出した文書ファイル１１１夫々について、更新ログＤＢ１１２、閲覧ログＤＢ１１３、検索ログＤＢ１１４及びアクセスログＤＢ１１５を参照し、記録されている更新ログを付加情報として付加する。更に制御部１０は、更新ログを付加情報として付加するに際し、文書リストの各項目となる文書ファイル１１１夫々に対応付けて、各文書ファイル１１１が指示された場合に出力させる情報を含めるようにする。ファイルサーバ装置１から送信される文書リストに、付加情報を出力させる制御文が含められる構成としてもよい。又は、端末装置２で文書リストを受信し、文書リストの各文書ファイル１１１をアイテムとした一覧を表示させるに際し、表示されているアイテム上にマウス位置が存在すると特定された場合、付加情報を出力するように構成しておけばよい。
【００８９】
また、制御部１０は検索要求を検知したか否かの判断は、図７のフローチャートに示した処理手順の内のステップ１０５で行なうので、この際の検索要求を検知した場合に（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、図９のフローチャートに示した処理手順（ステップＳ３２からステップＳ３５）を行なう共に、検索情報を収集し（Ｓ１０６）、検索ログを記録する（Ｓ１０７）構成としてもよい。
【００９０】
次に、上述のようにファイルサーバ装置１で更新ログ、閲覧ログ及び検索ログが記録され、更にスコアＳが算出されることにより、文書リストが端末装置２で受信され、更に表示部２５で表示された場合にユーザが把握することが可能な各情報について説明する。図１０は、本実施の形態における文書管理システムを構成する端末装置２の表示部２５に表示される文書リスト一覧の例を示す説明図である。
【００９１】
図１０の説明図に示すように、端末装置２でファイルサーバ装置１に記録されている文書ファイル１１１の一覧を表示させるに際し、表示部２５には検索条件に含めるキーワードを入力する編集ボックス２５１、検索結果の文書リストに含まれる文書ファイル１１１の一覧を表示する一覧表示エリア２５２が表示される。図１０の説明図に示す例では、編集ボックス２５１には検索条件として「キーワード１」が入力されており、「キーワード１」を含む検索条件に対する検索結果として、「文書１」の文書ファイル１１１を検索ヒットランク「１」位とする文書リストの内容が一覧表示エリア２５２に表示されている。そしてこの場合、各文書に付加情報として更新ログが対応付けられている。したがって、ユーザが操作部２４のマウスにより、表示部２５の一覧表示エリア２５２中の「文書１」のファイル名及びその近傍範囲を指示（マウスオーバー又はクリック）した場合、ウィンドウ２５３が表示される。ウィンドウ２５３はツールチップのような形態でもよいし、ポップアップメニューのような形態でもよい。ウィンドウ２５３には、指示されている「文書１」の文書ファイル１１１の更新ログが更新履歴として表示されている。具体的には、更新履歴として更新時刻と更新内容、即ち差分データの内容とが表示されている。差分データの内容は、ユーザがマウスにより各更新時刻のエリアをクリックした場合に表示されるようにしてもよい。なお、更新時刻及び差分データの内容は、ファイルサーバ装置１における更新ログ及び更新ログに対応する差分データにリンクされており、ユーザがマウスによってクリックした場合に更新ログの詳細内容が取得可能であり、差分データの詳細内容を参照することができるようにしてある。更新履歴の一覧と更新された内容である差分データのサイズが表示される構成としてもよい。
【００９２】
また、端末装置２で文書ファイル１１１の一覧を表示させるに際し、一覧表示エリア２５２にファイル名の一覧を表示し、ユーザがマウスによりファイル名及びその近傍範囲を指示した場合、当該文書ファイル１１１に対する処理内容を表示するようにしてもよい。処理内容は、文書ファイル１１１の転送、送信、リンクの作成等である。
【００９３】
このような文書管理システムを実現することにより、組織で共有している文書ファイル１１１が膨大な量であっても検索結果が表示されるに際し、更新頻度、閲覧頻度及び検索回数（頻度）が高い順に文書ファイル１１１が一覧になった文書リストが表示されるので、ユーザは利用度合が高い文書ファイル１１１を優先的に検索することができる。
【００９４】
なお、検索の際に、更新頻度Ｓ１、閲覧頻度Ｓ２、検索回数Ｓ３の内のいずれを重みとしてスコアＳを算出するかを選択可能な構成とすることにより、ユーザは所望の文書ファイル１１１の特性に応じて検索することができ、より効率的に所望の文書ファイル１１１を検索することができる。
【００９５】
また、検索結果として出力された文書ファイル１１１夫々について、更新履歴を把握することができるので、ユーザは、より頻繁に更新されている文書ファイル１１１、又は直近に更新されている重要性の高い文書ファイル１１１をより迅速に検索して探し当てることができる。
【００９６】
このように、ファイルサーバ装置１では、自身の記憶部１１（又は接続される記憶装置等の記憶媒体）に記憶される各文書ファイル１１１の更新ログ、閲覧ログ、検索ログ等を自身で管理可能であるので、それらのログに基づいて各文書ファイル１１１に対するスコアＳを算出することが可能である。インターネット等を介した検索方法でも、被検索回数等によってスコアを算出することが可能であるが、このような検索方法を適用しても、更新頻度、閲覧頻度を反映したスコアＳを算出して順位付けすることは困難である一方、本実施の形態に係るファイルサーバ装置１では、更新頻度、閲覧頻度、検索頻度、更には閲覧後の処理の内容に応じてもスコアＳを算出することができる点で効果を奏する。
【００９７】
なお、本実施の形態においては、予めファイルサーバ装置１の記憶部１１に記憶された制御プログラム１Ｐに基づいて制御部１０が各処理を実行する構成としたが、制御部１０が予め制御プログラム１Ｐが記憶されたマイクロコンピュータであってもよいし、制御部１０が内蔵するＲＯＭをプログラムメディアとする構成としてもよい。
【００９８】
また、制御プログラム１Ｐの形態は実行形式プログラム、中間コードプログラム、ソースプログラムでもよい。制御プログラム１Ｐが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体１５で提供され、この記録媒体１５を、コンピュータに上述に示したファイルの更新頻度、閲覧頻度及び検索頻度に基づいて文書ファイル１１１毎のスコアＳを算出する処理、並びに文書リストを作成する処理を実行させ、検索要求がされた場合にユーザが使用する端末装置２へ文書リストを送信して表示させる文書出力方法を記録するものとすることができる。これにより、上述の文書出力方法をコンピュータに実行させるプログラムコードを記録した記録媒体１５を持ち運び自在に提供することができる。
【００９９】
いずれの場合においても、制御プログラム１Ｐは制御部１０のマイクロプロセッサがアクセスして実行させる構成でもよいし、マイクロプロセッサが制御プログラム１Ｐを読み出し、読み出された制御プログラム１Ｐは図示されていないプログラム記憶エリアにダウンロードされて展開され、マイクロプロセッサが実行する構成としてもよい。ダウンロード用のプログラムは予め制御部１０が内蔵するＲＯＭ又は記憶部１１に記憶されている。
【０１００】
記録媒体１５はファイルサーバ装置１と分離可能に構成され、磁気テープ、カセットテープ等のテープ、フレキシブルディスク、ハードディスク等の磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＭＤ、ＤＶＤ等の光ディスク、ＩＣカード（メモリカード）、光カード等のカード、又はマスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Erasable Programmable Read Only Memory）、ＥＥＰＲＯＭ（Electronically ＥＰＲＯＭ）、フラッシュＲＯＭ等の半導体メモリで構成され、制御プログラム１Ｐを固定的に記憶している媒体でもよい。したがって補助記憶部１４はこれらに応じて、テープ、磁気ディスク、光ディスク、カード又は半導体メモリから制御プログラム１Ｐを読み取ることが可能な装置でもよい。
【０１０１】
また、本実施の形態におけるファイルサーバ装置１は通信部１３を備え、ネットワークＮを介して外部装置とのデータ通信が可能である。したがって、制御部１０が制御プログラム１Ｐを通信部１３を介して外部装置からダウンロードし、記憶部１１に記憶する構成としてもよい。なお、ネットワークを介して外部装置から制御プログラム１Ｐをダウンロードする場合は、ダウンロード用のプログラムは予め記憶部１１に記憶されているか、又は記憶媒体１５に記憶されているものを補助記憶部１４によって読み取って記憶部１１に記憶される構成としてもよい。なお、本発明は上述の制御プログラム１Ｐが電子的な伝送で具現化された搬送波に埋め込まれたコンピュータデータ信号の形態でも実現され得る。
【図面の簡単な説明】
【０１０２】
【図１】本実施の形態における文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の制御部の動作によって実現される各機能を示す機能ブロック図である。
【図３】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の記憶部に記憶される更新ログＤＢの内容例を示す説明図である。
【図４】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の記憶部に記憶される閲覧ログＤＢの内容例を示す説明図である。
【図５】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の記憶部に記憶される検索ログＤＢの内容例を示す説明図である。
【図６】本実施の形態におけるファイルサーバ装置で記憶される更新頻度、抽出された回数、閲覧頻度及び配信された回数の内容例を示す説明図である。
【図７】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の制御部による更新ログ、閲覧ログ及び検索ログの記録の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の制御部によるスコア算出処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】本実施の形態におけるファイルサーバ装置の制御部による文書リスト作成の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本実施の形態における文書管理システムを構成する端末装置の表示部に表示される文書リスト一覧の例を示す説明図である。
【符号の説明】
【０１０３】
１  ファイルサーバ装置
１０  制御部
１０１  文書管理部
１０２  スコア算出部
１０３  リスト作成部
１１  記憶部
１１１  文書ファイル
１１２  更新ログＤＢ
１１３  閲覧ログＤＢ
１１４  検索ログＤＢ
１５  記録媒体
１Ｐ  制御プログラム
２  端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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