(57)【要約】【課題】文書情報の生成、格納についての審査、承認等の作業依頼及び代理作業依頼等の処理を管理する情報処理システムにおいて、上記作業及び代理作業を依頼するユーザが行うべき操作を簡略化すること。【解決手段】審査・承認者情報と代理者情報とを関連付けて記憶している代理者管理ＤＢ１０３と、審査・承認依頼情報及び審査・承認者情報を含む審査・承認依頼情報を取得し、取得した審査・承認依頼情報が含む審査・承認者情報に関連付けられた代理者情報を取得し、審査・承認依頼情報と代理者情報とを関連付けて代理審査・承認依頼情報を生成する代理判定部とを有することを特徴とする。【選択図】図２
2009140249.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得する作業依頼情報取得部と、
前記作業者情報と当該作業者情報が示す作業者を代理する代理者情報とを関連付けて記憶している代理者情報記憶部と、
前記取得した作業依頼情報が含む作業者情報に関連付けられた前記代理者情報を取得する代理者情報取得部と、
前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成する代理作業依頼情報生成部とを有することを特徴とする、作業依頼情報処理装置。
【請求項２】
前記作業依頼情報は、前記作業の種別に関する作業種別情報を含み、
前記代理者情報記憶部は、前記作業種別情報と前記代理者情報とを関連付けて記憶しており、
前記代理者情報取得部は、前記取得した作業依頼情報が含む作業種別情報に関連付けられた前記代理者情報を取得することを特徴とする、請求項１に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項３】
前記作業依頼情報と当該作業依頼情報が含む作業情報に係る作業の処理状況に関する情報とを関連付けて記憶している作業依頼情報記憶部を更に有し、
前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている作業依頼情報のうち、前記作業が完了していない未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする、請求項１または２に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項４】
前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている前記未完了作業依頼情報が所定件数以上である場合に、前記未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする、請求項３に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項５】
前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている前記未完了作業依頼情報であって同一の作業者情報を有する未完了作業依頼情報が所定件数以上である場合に、前記同一の作業者情報を有する未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする、請求項４に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項６】
前記作業者情報と前記所定件数に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部を更に有することを特徴とする、請求項５に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項７】
前記作業依頼情報取得部は、前記作業が完了しないまま所定期間経過した作業依頼情報を前記未完了作業依頼情報として取得することを特徴とする、請求項３乃至６に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項８】
前記作業依頼情報取得部は、前記所定期間経過の判断において、前記作業依頼情報に含まれる作業者情報に応じて異なる基準を適用することを特徴とする、請求項７に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項９】
前記作業者情報と前記所定期間の基準に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部を更に有することを特徴とする、請求項８に記載の作業依頼情報処理装置。
【請求項１０】
実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得する作業依頼情報取得部と、
前記取得した作業依頼情報が含む作業者情報が示す作業者を代理する代理者に関する代理者情報を取得する代理者情報取得部と、
前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成する代理作業依頼情報生成部と、
前記代理者への代理作業依頼の実行条件を記憶している代理作業条件記憶部とを有し、
前記作業依頼情報取得部は、代理作業条件記憶部に記憶されている情報に基づいて前記作業依頼情報を取得することを特徴とする、作業依頼情報処理装置。
【請求項１１】
実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得し、
前記作業者情報と当該作業者情報が示す作業者を代理する代理者情報とを関連付けて記憶している代理者情報記憶部から、前記取得した作業依頼情報に含まれる作業者情報に関連付けられた前記代理者情報を取得し、
前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成することを特徴とする、作業依頼情報処理方法。
【請求項１２】
請求項１１に記載の作業依頼情報処理方法を情報処理装置に実行させることを特徴とする作業依頼情報処理プログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載の作業依頼情報処理プログラムを情報処理装置が読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作業依頼情報処理装置、作業依頼情報処理方法、作業依頼情報処理プログラム及び記録媒体に関し、特に、文書情報の生成、格納についての審査、承認等の作業依頼及び代理作業依頼の管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業の業務において生成された文書の生成、審査及び承認等、各種の決裁手続は効率化の観点から電子化され、ワークフローシステムとして構築されることが多い（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１に開示されている技術においては、一の審査・承認者に対して頻繁に審査・承認依頼が通知されることを防止するため、所定数以上の審査・承認依頼が蓄積された段階で、一括して審査・承認依頼を通知する。
【０００３】
このようなワークフローシステムにおいては、指定された承認者が承認対象の文書を承認するまで、処理が停滞するという欠点があり、承認者が欠席、出張等の場合に特に問題となる。このような課題に対して、文書情報を生成し、承認依頼を実行する際に、承認者に加えて代理承認者を指定する方法が提案されている。しかしながら、この方法を用いる場合、申請者（文書生成者）は、承認者及び代理承認者の状態を確認した上で承認者若しくは代理承認者の指定をする必要があり、申請までに要する処理が煩雑となる。また、承認者及び代理承認者に同時に承認依頼を通知する場合、代理承認者として指定されたユーザは、どのタイミングで代理承認を行うべきかの判断が難しく、迅速に処理を行うことができない場合もあり得る。
【０００４】
このような課題に対して、ワークフローを管理するサーバが、承認者及び代理承認者の状況を確認した上で、承認依頼の通知先を承認者若しくは代理承認者に切り換える方法が提案されている（例えば、特許文献２参照）。特許文献２に開示されている技術においては、申請者が承認者及び代理承認者を指定して承認依頼を送信する。承認依頼を受信したサーバが、ネットワーク接続状況等を確認することにより、承認者及び代理承認者の在籍状況を確認し、その在籍状況に応じて承認者若しくは代理承認者に対して承認依頼を送信する。これにより、承認者が不在により承認処理を実行不能である場合であっても、代理承認者が承認することにより処理の停滞を防ぐことができる。
【特許文献１】特開２００２−２７９３３５号公報
【特許文献２】特開２００２−８３１０２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献２に記載の方法においては、申請者が承認依頼を生成し、サーバに送信したタイミングにおいて、承認者が不在である場合、代理承認者に承認依頼が送信されることとなる。しかしながら、承認者の不在が一時的なものである場合、代理承認者への代理承認依頼は、不適切な処理となる。また、申請者が承認者及び代理承認者を指定する処理は従来と同様に必要であり、申請時の処理の煩雑さは依然解消されない。このような課題は、ワークフローシステムにおける文書情報の審査・承認処理に限らず、所定の処理の代理実行を依頼する場合において同様に問題となり得る。
【０００６】
本発明は、上述した実情を考慮してなされたもので、文書情報の生成、格納についての審査、承認等の作業依頼及び代理作業依頼等の処理を管理する情報処理システムにおいて、上記作業及び代理作業を依頼するユーザが行うべき操作を簡略化することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、作業依頼情報処理装置であって、実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得する作業依頼情報取得部と、前記作業者情報と当該作業者情報が示す作業者を代理する代理者情報とを関連付けて記憶している代理者情報記憶部と、前記取得した作業依頼情報が含む作業者情報に関連付けられた前記代理者情報を取得する代理者情報取得部と、前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成する代理作業依頼情報生成部とを有することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報は、前記作業の種別に関する作業種別情報を含み、前記代理者情報記憶部は、前記作業種別情報と前記代理者情報とを関連付けて記憶しており、前記代理者情報取得部は、前記取得した作業依頼情報が含む作業種別情報に関連付けられた前記代理者情報を取得することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報と当該作業依頼情報が含む作業情報に係る作業の処理状況に関する情報とを関連付けて記憶している作業依頼情報記憶部を更に有し、前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている作業依頼情報のうち、前記作業が完了していない未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている前記未完了作業依頼情報が所定件数以上である場合に、前記未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報取得部は、前記作業依頼情報記憶部に記憶されている前記未完了作業依頼情報であって同一の作業者情報を有する未完了作業依頼情報が所定件数以上である場合に、前記同一の作業者情報を有する未完了作業依頼情報を取得することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業者情報と前記所定件数に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部を更に有することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７に記載の発明は、請求項３乃至６に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報取得部は、前記作業が完了しないまま所定期間経過した作業依頼情報を前記未完了作業依頼情報として取得することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業依頼情報取得部は、前記所定期間経過の判断において、前記作業依頼情報に含まれる作業者情報に応じて異なる基準を適用することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の作業依頼情報処理装置において、前記作業者情報と前記所定期間の基準に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部を更に有することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１０に記載の発明は、作業依頼情報処理装置であって、実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得する作業依頼情報取得部と、前記取得した作業依頼情報が含む作業者情報が示す作業者を代理する代理者に関する代理者情報を取得する代理者情報取得部と、前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成する代理作業依頼情報生成部と、前記代理者への代理作業依頼の実行条件を記憶している代理作業条件記憶部とを有し、前記作業依頼情報取得部は、代理作業条件記憶部に記憶されている情報に基づいて前記作業依頼情報を取得することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１１に記載の発明は、作業依頼情報処理方法であって、実行すべき作業に関する作業情報及び前記作業を実行すべき作業者に関する作業者情報を含む作業依頼情報を取得し、前記作業者情報と当該作業者情報が示す作業者を代理する代理者情報とを関連付けて記憶している代理者情報記憶部から、前記取得した作業依頼情報に含まれる作業者情報に関連付けられた前記代理者情報を取得し、前記取得した作業依頼情報と前記取得した代理者情報とを関連付けて代理作業依頼情報を生成することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項１２に記載の発明は、制御プログラムであって、請求項１１に記載の作業依頼情報処理方法を情報処理装置に実行させることを特徴とする。
【００１９】
また、請求項１３に記載の発明は、記録媒体であって、請求項１２に記載の制御プログラムを情報処理装置が読み取り可能な形式で記録したことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、文書情報の生成、格納についての審査、承認等の作業依頼及び代理作業依頼等の処理を管理する情報処理システムにおいて、上記作業及び代理作業を依頼するユーザが行うべき操作を簡略化することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
実施の形態１．
図１は、本実施形態に係る情報処理システムのシステム構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る情報処理システムは、ワークフローサーバ１、クライアント装置２〜４を有する。本実施形態においては、ワークフローサーバ１がネットワークＡに属し、クライアント装置２〜４が共通のネットワークＢに属する。また、ネットワークＡとネットワークＢとは、相互に通信可能に接続されている。本実施形態に係るワークフローサーバ１は、クライアント装置２〜４のいずれかにおいて生成された電子文書を格納する文書管理サーバであると共に、当該文書の審査若しくは文書の承認機能を提供するワークフローシステムを提供する。クライアント装置２〜４は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等によって構成されるユーザ端末である。
【００２２】
本実施形態に係るワークフローシステムにおいては、クライアント装置２〜４のいずれかからワークフローサーバ１に電子文書の審査若しくは承認（以降、審査・承認とする）依頼が送信され、ワークフローサーバ１から審査・承認者の端末である他のクライアント装置に審査・承認依頼が通知される。通知に応じて審査若しくは承認者がクライアント装置を操作することにより、審査・承認結果がワークフローサーバ１に送信される。本実施形態は、ワークフローサーバ１から審査・承認者のクライアント装置に審査・承認通知がなされた後、審査・承認者の不在等により所定期間、審査・承認処理がなされなかった場合における、代理審査・承認の依頼通知の方法をその要旨とする。
【００２３】
次に、図２を参照して、本実施形態に係るワークフローサーバ１について説明する。図２は、本実施形態に係るワークフローサーバ１の全体構成を示すブロック図である。図２に示すように、本実施形態に係るワークフローサーバ１は、コントローラ１００、ネットワークＩ／Ｆ１０１、ワークフローＤＢ（ＤａｔａＢａｓｅ）１０２、代理者管理ＤＢ１０３及び文書ＤＢ１０４を有する。また、コントローラ１００は、主制御部１１１、文書管理部１１２、代理判定部１１３、ワークフロー管理部１１４、入出力制御部１１５及び通知部１１６を有する。
【００２４】
ネットワークＩ／Ｆ１０１は、ワークフローサーバ１がネットワークＡを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ワークフローＤＢ１０２は、本実施形態に係るワークフローシステムにおいて、夫々の電子文書の処理状況等に関する情報（文書処理情報）を記憶しているデータベースである。図３を参照して、本実施形態に係るワークフローＤＢ１０２に格納されている情報について説明する。
【００２５】
図３に示すように、本実施形態に係るワークフローＤＢ１０２は、処理対象の文書のＩＤ、対象文書の種別、審査・承認の申請者（文書作成者）、審査者、承認者、文書の処理状態の最終更新日及び処理状態に関する情報を有する。即ち、ワークフローＤＢ１０２は、実行すべき作業に関する情報である審査・承認対象の文書のＩＤ及び審査・承認を実行すべきユーザである作業者に関する情報を含む作業依頼情報を記憶している作業依頼情報記憶部として機能する。また、本実施形態に係るワークフローＤＢ１０２は、実行すべき作業の種別情報として、対象文書の種別に関する情報を代理者情報と関連付けて記憶している。図３の例においては、文書ＩＤが“００１”の文書は、文書の種別が“１”であり、文書を作成して審査・承認を申請した申請者が“Ｕｓｅｒ６”であり、審査者として“Ｕｓｅｒ１”が指定されており、承認者として“Ｕｓｅｒ７”が指定されており、文書の処理状態が最後に更新された日付は“２００６／２／２０”であり、文書の処理状態は“審査待ち”であることを示す。
【００２６】
本実施形態においては、“審査”と“承認”とが夫々異なる処理として行なわれる例を示す。尚、審査者及び承認者は必ず双方指定される必要はなく、ＩＤが“００５”の文書のように審査者のみが指定されても良いし、ＩＤが“００６”の文書のように、承認者のみが指定されても良い。本実施形態に係るワークフローサーバ１は、同一の審査・承認者が指定されている処理であって、処理状態が“審査・承認待ち”となっている処理が所定件数以上となった場合に、代理者への代理審査・承認依頼を実行する。
【００２７】
代理者管理ＤＢ１０３は、審査・承認者とそれに対応する代理審査・承認者（以降、代理者とする）とを対応付けて記憶しているデータベースである。図４を参照して、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３に格納されている情報について説明する。図４に示すように、本実施形態に係る代理者ＤＢ１０３には、審査・承認者、それに対応する代理者、当該審査・承認者からその代理者への代理審査・承認依頼を実行する条件となる判断件数及び当該条件を適用する文書種別に関する情報を有する。即ち、本実施形態に係る代理者ＤＢ１０３は、審査・承認を実行すべき作業者であるユーザに関する情報と、当該ユーザを代理する代理者に関する情報を関連付けて記憶している代理者情報記憶部である。また、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３は、審査・承認者の情報と代理審査・承認依頼を実行する条件となる判断件数に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部としても機能する。
【００２８】
図４の例においては、審査・承認者として“Ｕｓｅｒ１”が指定されている場合、文書種別が“１”若しくは“３”であれば、処理状態が“審査・承認待ち”となった文書が１０件となった段階で代理者である“Ｕｓｅｒ２”に代理審査・承認通知がなされる。他方、文書種別が“２”であれば、処理状態が“審査・承認待ち”となった文書が２０件となった段階で代理者である“Ｕｓｅｒ２”に代理審査・承認通知がなされる。
【００２９】
文書ＤＢ１０４は、クライアント装置２〜４のいずれかにおいて生成され、ワークフローサーバ１に入力された電子文書が格納されたデータベースである。文書ＤＢ１０４においては、図４において説明した文書ＩＤと関連付けられて夫々の文書が格納されている。
【００３０】
コントローラ１００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたファームウェア等の制御プログラムが、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）の制御に従って構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、ワークフローサーバ１全体を制御する制御部として機能する。
【００３１】
主制御部１１１は、コントローラ１００に含まれる各部を制御する役割を担い、コントローラ１００の各部に命令を与える。また、主制御部１１１は、ネットワークＩ／Ｆ１０１を介して外部との通信を行う。文書管理部１１２は、主制御部１１１の制御に従い、文書ＤＢ１０４への電子文書の格納若しくは文書ＤＢ１０４からの電子文書の読み出しを制御する。ワークフロー管理部１１４は、ワークフローＤＢ１０２への情報格納及び格納されている情報の更新等、ワークフローＤＢ１０２の管理を行う。代理判定部１１３は、代理者管理ＤＢ１０３及びワークフローＤＢ１０２に格納されている情報に基づき、代理者に審査・承認依頼を行うか否か判定する。
【００３２】
次に、図５を参照して、本実施形態に係るワークフローシステムの動作について説明する。図５の説明においては、クライアント装置２が電子文書を生成し、審査・承認を依頼するユーザの端末であり、クライアント装置４が審査・承認者若しくは代理者の端末である場合を例として説明する。ユーザがクライアント装置２を操作することにより、クライアント装置２において電子文書が生成されワークフローサーバ１に対して審査・承認依頼が送信される（Ｓ５０１）。Ｓ５０１において送信される情報の例を図６に示す。図６に示すように、クライアント装置２からワークフローサーバ１に送信される承認依頼には、新規文書の格納、審査・承認依頼であることを示すヘッダ情報、当該文書を生成した申請者であるユーザの情報、生成された電子文書そのものの情報、審査・承認者として指定されているユーザの情報及び当該文書の種別情報を含む。
【００３３】
ワークフローサーバ１においては、ネットワークＩ／Ｆ１０１を介して主制御部１１１が審査・承認依頼を受信する。主制御部１１１は受信した電子文書情報及び当該電子文書の蓄積命令を文書管理部１１２に送信する（Ｓ５０２）。文書管理部１１２は、文書蓄積命令を受信すると、受信した電子文書に文書ＩＤを設定し、文書ＤＢ１０４に格納すると共に、当該文書に設定したＩＤを主制御部１１１に通知する（Ｓ５０３）。文書ＩＤの通知を受けた主制御部１１１は、ワークフロー管理部１１４に対してワークフロー情報格納命令を送信する（Ｓ５０４）。このワークフロー情報格納命令に含まれる情報を図７に示す。
【００３４】
図７に示すように、ワークフロー情報格納命令には、ワークフロー情報の格納命令であることを示すヘッダ情報、当該文書を生成した申請者であるユーザの情報、ワークフローの対象となる電子文書のＩＤ情報、審査・承認者として指定されているユーザの情報及び当該文書の種別情報が含まれる。ワークフロー情報格納命令を受信したワークフロー管理部１１４は、ワークフローＤＢ１０２にワークフロー情報を格納する（Ｓ５０５）。そして、ワークフロー管理部１１４は、Ｓ５０５において格納したワークフロー情報を代理判定部１１３に転送する（Ｓ５０６）。即ち、代理判定部１１３は、作業依頼情報取得部として機能する。
【００３５】
Ｓ５０５、Ｓ５０６の処理は、ワークフロー管理部１１４の処理は、主制御部１１１の制御の元で行わる。ワークフロー管理部１１４が代理判定部１１３にワークフロー情報を転送すると、主制御部１１１は代理判定部１１３に対して代理判定命令を送信する（Ｓ５０７）。ワークフロー情報及び代理判定命令を受信した代理判定部１１３は、これら受信した情報及び代理者管理ＤＢ１０３に格納されている情報に基づき、代理者への代理審査・承認依頼を行うか否かの代理判定を行う（Ｓ５０８）。この代理判定処理については、後に詳述する。そして、代理判定部１１３は、Ｓ５０８の判定結果に基づいて審査・承認依頼情報を生成し、主制御部１１１に送信する（Ｓ５０９）。
【００３６】
代理判定部１１３から審査・承認依頼情報を受信した主制御部１１１は、審査・承認対象の文書情報を、文書管理部１１２を制御して読み出す（Ｓ５１０）。そして、主制御部１１１は、審査・承認者として指定されているユーザの端末であるクライアント装置４に対して審査・承認依頼通知を送信する（Ｓ５１１）。即ち、主制御部１１１が審査・承認依頼を通知する通知部として機能する。このような動作により、クライアント装置２において生成され、ワークフローサーバ１への格納が指示された文書の審査・承認依頼が行われる。
【００３７】
次に、図８を参照して、代理判定部１１３による代理判定動作について説明する。図８は、代理判定部１１３がワークフロー情報及び代理判定命令を受信した後、代理判定動作を行い、審査・承認依頼若しくは代理審査・承認依頼を送信するまでの動作を示すフローチャートである。図５に示すＳ５０６、Ｓ５０７において、ワークフロー管理部１１４からワークフロー情報を受信し（Ｓ８０１）、主制御部１１１から代理判定命令を受信（Ｓ８０２）すると、代理判定部１１３は、ワークフロー情報のうち図７に示す審査・承認者情報及び文書種別情報に基づき、代理者管理ＤＢ１０３から該当する代理者管理情報を取得する（Ｓ８０３）。即ち、代理判定部１１３が、代理者情報取得部として機能する。
【００３８】
まず、“Ｕｓｅｒ３”が審査者として指定された文書（ＩＤ：“００８”）が新たに格納された場合を例として説明する。この場合、ワークフローＤＢ１０２は、図３に示す状態から、図９に示す状態に更新されている。図４に示すように、“Ｕｓｅｒ３”が審査・承認者として指定されている場合、文書の種別に限らず、“Ｕｓｅｒ４”が代理者として指定されており、代理者への通知を判断する件数は“４件”である。即ち、代理者管理ＤＢ１０３に、該当する代理者情報が格納されている（Ｓ８０４／ＹＥＳ）。従って、代理判定部１１３はワークフローＤＢ１０２を検索し（Ｓ８０５）、審査者として“Ｕｓｅｒ３”が指定されており、状態が“審査待ち”である文書を抽出する。即ち、実行すべき作業である審査・承認処理が完了していない未完了の文書処理情報を抽出する。本実施形態においては、図９に示すワークフローＤＢ１０２の例から、文書ＩＤが“００３”、“００５”、“００７”及び“００８”の文書が抽出される。
【００３９】
次に、代理判定部１１３は、Ｓ８０５において抽出した文書の件数が、Ｓ８０３において受信した判断件数に達するか否か判断する（Ｓ８０６）。本実施形態においては、文書ＩＤ“００３”、“００５”、“００７”及び“００８”が抽出されており、合計４件となる。従って、代理審査条件を満たす（Ｓ８０６／ＹＥＳ）。この場合、代理判定部１１３は、ＩＤが“００３”、“００５”、“００７”及び“００８”の文書について、“Ｕｓｅｒ４”への代理審査依頼情報を生成し、主制御部１１１に通知する（Ｓ８０７）。即ち、代理判定部１１３が、代理作業依頼情報生成部として機能する。その後、代理判定部１１３は、代理審査依頼情報を主制御部１１１に通知した文書について、ワークフローＤＢ１０２の処理状態情報を更新し（Ｓ８０８）、処理を終了する。本実施形態においては、文書ＩＤが“００３”、“００５”、“００７”及び“００８”である文書について、ワークフローＤＢ１０２に示す処理状態の情報が、図１０に太字で示すように、“審査／代理審査待ち”に更新される。
【００４０】
次に、“Ｕｓｅｒ４”が審査者として指定された文書（ＩＤ：“００８”）が新たに格納された場合を例として説明する。この場合、ワークフローＤＢ１０２は、図３に示す状態から、図１１に示す状態に更新されている。図４に示すように、“Ｕｓｅｒ４”が審査・承認者として指定されている場合の代理承認者に関する情報は、代理者管理ＤＢ１０３に格納されていない。即ち、代理者管理ＤＢ１０３に、該当する代理者情報が格納されていない（Ｓ８０４／ＮＯ）。従って、代理判定部１１３は、ＩＤが“００８”の文書について、“Ｕｓｅｒ４”への審査依頼情報を生成して主制御部１１１に通知し（Ｓ８０９）、処理を終了する。
【００４１】
次に、“Ｕｓｅｒ１”が審査者として指定された文書種別“３”の文書（ＩＤ：“００８”）が新たに格納された場合を例として説明する。この場合、ワークフローＤＢ１０２ｈが、図３に示す状態から図１２に示す状態に更新されている。図４に示すように、“Ｕｓｅｒ１”が審査・承認者として指定されており、文書種別が“１”若しくは“３”である場合、“Ｕｓｅｒ２”が代理者として指定されており、代理者への通知を判断する件数は“１０件”である。即ち、代理者管理ＤＢ１０３に、該当する代理者情報が格納されている（Ｓ８０４／ＹＥＳ）。従って、代理判定部１１３はワークフローＤＢ１０２を検索し（Ｓ８０５）、審査者として“Ｕｓｅｒ１”が指定されており、状態が“審査待ち”である文書を抽出する。本実施形態においては、図１２に示すワークフローＤＢ１０２の例から、文書ＩＤが“００１”、“００２”及び“００８”の３件の文書が抽出される。従って、代理審査条件を満たさない（Ｓ８０６／ＮＯ）。この場合、代理判定部１１３は、ＩＤが“００８”の文書について、“Ｕｓｅｒ１”への審査依頼情報を生成して主制御部１１１に通知し（Ｓ８０９）、処理を終了する。
【００４２】
このように、本実施形態に係る情報処理システムにおいては、ワークフローサーバ１が代理者管理ＤＢ１０３を有し、承認者とその代理者とを関連付けて記憶している。これにより、文書情報の審査・承認を申請するユーザは、申請時に代理者を指定する必要がなく、申請時の処理を簡略化することができる。
【００４３】
また、本実施形態に係る情報処理システムにおいては、一の審査・承認者の指定された審査・承認待ちの文書情報が所定数以上蓄積している場合に、代理者への審査・承認依頼を送信する。これにより、代理者への代理審査・承認依頼の実行を好適なタイミングで行うことが可能となる。
【００４４】
実施の形態２．
実施の形態１においては、代理審査・承認依頼の実行条件として、ワークフローＤＢ１０２に蓄積された文書処理情報の件数が所定の閾値以上となったことを条件とする例を説明した。本実施形態においては、代理審査・承認依頼の実行条件として、他の条件を適用する例を説明する。尚、実施の形態１と同様の符号を付す構成については実施の形態１と同一又は相当部を示し、説明を省略する。本実施形態に係る情報処理システム及びワークフローサーバ１は、実施の形態１の図１、２において説明した態様と概ね同等の構成を有する。尚、本実施形態においては、ワークフロー管理部１１４から代理判定部１１３にワークフロー情報を転送する処理は行なわれないため、ワークフロー管理部１１４と代理判定部１１３とが接続されている必要はない。本実施形態に係るワークフローサーバ１は、文書情報について審査・承認依頼が行われた後、審査・承認処理が実行されないまま所定期間が経過したことを条件として、代理審査・承認依頼を実行する。
【００４５】
次に、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３に格納されている情報について説明する。図１３は、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３に格納されている情報の例を示す図である。図１３に示すように、本実施形態に係る代理者ＤＢ１０３には、審査・承認者、それに対応する代理者、当該審査・承認者からその代理者への代理審査・承認依頼を実行する条件となる判断期間及び当該条件を適用する文書種別に関する情報を有する。即ち、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３は、審査・承認者の情報と代理審査・承認依頼を実行する条件となる判断期間に関する情報とを関連付けて記憶している代理作業依頼条件記憶部として機能する。
【００４６】
このように、本実施形態に係る代理者管理ＤＢ１０３は、代理処理の実行条件情報として、図４に示す件数に代えて期間の情報を有する。図１３の例においては、審査・承認者として“Ｕｓｅｒ１”が指定されている場合、文書種別が“１”若しくは“３”であれば、処理状態が“審査・承認待ち”となってから“５日”が経過した段階で代理者である“Ｕｓｅｒ２”に代理審査・承認通知がなされる。他方、文書種別が“２”であれば、処理状態が“審査・承認待ち” となってから“１０日”が経過した段階で代理者である“Ｕｓｅｒ２”に代理審査・承認通知がなされる。即ち、本実施形態における代理処理の判断では、審査・承認者や文書種別に応じて異なる基準を適用する。
【００４７】
実施の形態１においては、図５において説明したように、ワークフローサーバ１は、クライアント端末から承認依頼を受信した際に代理判定を実行する例を説明した。本実施例に係る代理判定部１１３は、毎日定刻に代理者管理ＤＢ１０２及びワークフローＤＢ１０２にアクセスし、ワークフローＤＢ１０２に格納された夫々の文書処理情報が代理者管理ＤＢ１０２に設定されている代理処理実行条件に該当するか否か判定する。図１４を参照して、本実施例に係る代理判定処理について説明する。
【００４８】
代理判定部１１３に予め定められた代理判定処理を実行する時刻になると、図１４に示すように、代理判定部１１３は、代理者管理ＤＢ１１３にアクセスし、代理者管理情報を取得する（Ｓ１４０１）。本実施形態においては、２００６年２月２５日の代理判定処理の定刻になった場合と例として説明する。また、本実施形態においては、図１３において最上段に示す、審査・承認者が“Ｕｓｅｒ１”、代理者が“Ｕｓｅｒ２”、判断期間が“５日”、適用文書種別が“１、２”である代理判定情報を取得した場合を例として説明する。
【００４９】
代理判定情報を取得すると、代理判定部１１３は、ワークフローＤＢ１０２を検索し、取得した条件に該当する文書処理情報を抽出する（Ｓ１４０２）。本実施形態においては、最終更新日が２００６年２月２０日以前であり、処理状態が“審査待ち”若しくは“承認待ち”であり、審査者若しくは承認者が“Ｕｓｅｒ１”であり、適用文書種別が“１”若しくは“２”である文書処理情報を抽出する。この場合、図３に示す文書ＩＤが００１の文書処理情報が抽出される。即ち、代理審査・承認条件を満たす文書処理情報が存在する（Ｓ１４０３／ＹＥＳ）。この場合、代理判定部１１３は、ＩＤが“００１”の文書について、“Ｕｓｅｒ２”への代理審査依頼情報を生成し、主制御部１１１に通知する（Ｓ１４０４）。
【００５０】
その後、代理判定部１１３は、代理審査依頼情報を主制御部１１１に通知した文書について、ワークフローＤＢ１０２の処理状態情報を更新する（Ｓ１４０５）。ワークフローＤＢ１０２の更新が完了した後、代理者管理ＤＢ１０３に格納されているすべての代理者管理情報について、ワークフローＤＢ１０２の確認が完了した場合（Ｓ１４０６／ＹＥＳ）、代理判定部１１３は処理を終了する。他方、代理者管理ＤＢ１０３に未確認の代理者管理情報がある場合（Ｓ１４０６／ＮＯ）、代理判定部１１３は、他の代理者管理情報について、Ｓ１４０１からの処理を繰り返す。
【００５１】
Ｓ１４０１からの繰り返しの処理として、図１３の２段目に示す、審査・承認者が“Ｕｓｅｒ１”、代理者が“Ｕｓｅｒ２”、判断期間が“１０日”、適用文書種別が“３”である代理判定情報を取得した場合を例として説明する。この場合、代理判定部１１３は、最終更新日が２００６年２月１５日以前であり、処理状態が“審査待ち”若しくは“承認待ち”であり、審査者若しくは承認者が“Ｕｓｅｒ１”であり、適用文書種別が“３”である文書処理情報を抽出する。この場合、図３に示す文書ＩＤが００２の文書処理情報が、処理状態、審査者、適用文書の夫々の情報は該当するが、最終更新日が該当しない。即ち、代理審査・承認条件を満たす文書処理情報が存在しない（Ｓ１４０３／ＮＯ）。この場合、代理者管理ＤＢ１０３に格納されているすべての代理者管理情報について、ワークフローＤＢ１０２の確認が完了したか否かの確認（Ｓ１４０６）に移る。
【００５２】
以上説明したように、本実施形態に係る情報処理システムにおいては、ワークフローサーバ１が文書情報の審査・承認依頼を受信した後、審査・承認処理が実行されないまま所定時間が経過したことを条件として、代理審査・承認依頼を実行する。これにより、実施の形態１の態様と比べて、一の審査・承認者に対して短期間に審査・承認依頼が集中した場合等に、不適切な代理審査・承認依頼が実行されてしまうようなことがない。
【００５３】
その他の実施形態．
尚、上記の説明においては、実施の形態１、２共にワークフローサーバ１が代理者管理ＤＢ１０３を有し、図４若しくは図１３において説明したように、審査・承認者とその代理者とが関連付けられて記憶されている例を説明した。この他、ユーザがクライアント装置からワークフローサーバ１に審査・承認依頼を送信する際に、代理者を指定して審査・承認依頼を送信するようにしても良い。即ち、図６に示す審査・承認依頼の情報に、更に代理者の情報を含めるようにしても良い。この場合においても、図４に示す判断件数若しくは図１３に示す判断期間のように、代理審査・承認依頼を実行する条件を設定することにより、代理者への代理審査・承認依頼の実行を好適なタイミングで行う効果は得ることが可能である。
【００５４】
また、上記の説明においては、図４若しくは図１３において説明したように、代理審査・承認依頼を実行するタイミングを一の審査・承認者が指定された審査・承認待ち状態の件数若しくは夫々の文書が審査・承認待ちとなってからの期間に基づいて判断する例を説明した。この他、審査・承認者毎の件数ではなく、申請者毎の件数で判断しても良い。また、文書の処理状態が最後に更新されてからの経過期間ではなく、文書がワークフローサーバ１０２に登録されてからの経過期間に基づいて判断しても良い。更には、条件を設定することなく、審査・承認依頼を発行した申請者の手動により代理審査・承認依頼を実行しても良いし、クライアント装置２〜４のオンライン状態に基づいて判断しても良い。このような場合であっても、ワークフローサーバ１が代理者管理ＤＢ１０３を有し、審査・承認者と代理者とを関連付けて記憶していることにより、申請時の処理を簡略化するという効果は得ることができる。
【００５５】
また、上記の説明においては、図３、図１３に示すように、夫々の文書種別毎に代理審査・承認依頼の実行条件を設定する例を説明した。しかしながら、文書種別に関わらず、夫々の審査・承認者毎に判断しても良い。また、申請者毎に条件を設定しても良いし、審査者、承認者について、夫々別々に条件を設定しても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報処理システムを示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るワークフローサーバの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るワークフローＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る代理者管理ＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る情報処理システムの動作を示すシーケンス図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るワークフローサーバが受信する審査・承認依頼に含まれる情報の例を示す図である。
【図７】本発明の実施の形態に係るワークフローサーバにおいて代理判定部に通知される文書処理情報の例を示す図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る代理判定動作を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係るワークフローＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図１０】本発明の実施の形態に係るワークフローＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図１１】本発明の実施の形態に係るワークフローＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図１２】本発明の実施の形態に係るワークフローＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図１３】本発明の他の実施形態に係る代理者管理ＤＢが有する情報の例を示す図である。
【図１４】本発明の他の実施形態に係る代理判定動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１    ワークフローサーバ
２、３、４    クライアント装置
１００    コントローラ
１０１    ネットワークＩ／Ｆ
１０２    ワークフローＤＢ
１０３    代理者管理ＤＢ
１０４    文書ＤＢ
１１１    主制御部
１１２    文書管理部
１１３    代理判定部
１１４    ワークフロー管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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