(57)【要約】【課題】既に登録されている文書の更新版が入力されたときに、その文書の変化に応じた処理内容を自動的に実行できるシステムを提供する。【解決手段】複合機３０からスキャン画像が入力された場合、処理制御部１０２は、文書管理システム２０からその画像に対応する、元の電子文書を取得する。比較解析処理部１０６は、スキャン画像と元の電子文書を比較し、変化があった項目を特定する。処理制御部１０２は、特定された項目の値の変化がルールＤＢ１０８に登録された条件を満足する場合、その条件に対応づけてルールＤＢ１０８に登録された処理内容を、アクション実行部１１０に実行させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を記憶する文書記憶手段と、
画像読取手段による対象文書の読取結果の画像データから前記対象文書の所定項目の値を検出する値検出手段と、
前記対象文書に対応する前記文書記憶手段内の電子文書の前記所定項目の値と、前記値検出手段が検出した値と、に基づき、前記電子文書と前記対象文書との間での前記所定項目の値の変化を示す変化情報を生成する変化情報生成手段と、
前記変化情報に関する条件と当該条件が満たされた場合の処理内容とを規定する条件情報を記憶する条件情報記憶手段と、
前記変化情報生成手段が生成した変化情報が、前記条件情報記憶手段に記憶された条件情報に規定される前記変化に関する条件を満たす場合に、当該条件情報に規定される処理内容を実行する実行手段と、
を備える情報処理システム。
【請求項２】
コンピュータを、
電子文書を記憶する文書記憶手段、
画像読取手段による対象文書の読取結果の画像データから前記対象文書の所定項目の値を検出する値検出手段、
前記対象文書に対応する前記文書記憶手段内の電子文書の前記所定項目の値と、前記値検出手段が検出した値と、に基づき、前記電子文書と前記対象文書との間での前記所定項目の値の変化を示す変化情報を生成する変化情報生成手段、
前記変化情報に関する条件と当該条件が満たされた場合の処理内容とを規定する条件情報を記憶する条件情報記憶手段、
前記変化情報生成手段が生成した変化情報が、前記条件情報記憶手段に記憶された条件情報に規定される前記変化に関する条件を満たす場合に、当該条件情報に規定される処理内容を実行する実行手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙文書を電子化して電子文書として保管するシステムが普及している。また、このように保管された電子文書を印刷し、印刷結果の紙文書に対して記入を行い、その記入結果を電子化して元の電子文書の更新版として保管するシステムも存在する。
【０００３】
例えば、特許文献１に開示された装置は、帳票を入力画像として読み取る画像入力部と、上記入力画像から特定情報を抽出する特定情報抽出部と、上記特定情報に関連付いた更新履歴情報をそれが保存されているデータ記憶部から抽出するデータ抽出部と、上記更新履歴情報に基づいて、前回、読み取られた直近画像を生成する履歴画像合成部と、上記直近画像および入力画像から、更新領域情報を抽出する更新領域抽出部と、上記更新領域情報を含む更新履歴情報を保存する更新情報保存部とを備える。
【０００４】
特許文献２に開示された装置は、画像記憶手段に記憶されている第１の画像データを記録媒体に印刷して出力し、この第１の画像データを印刷した記録媒体に対して、加筆修正を行った上で画像入力手段を介して第２の画像データとして取り込み、第１の画像データと第２の画像データとを比較してその差分データを抽出し、その差分データを第１の画像データに付加して更新処理を行なう。また、第１の画像データに対して更新処理禁止領域又は更新処理領域を指定し、この指定された領域に基づいて文書画像の更新処理を行う。
【０００５】
また、企業の内部統制のために、見積書、発注書、領収書、契約書、申込書等の証憑文書をスキャナ等で読み取り、電子化して保管するシステムも普及している。また、業務フローシステムの中には、証憑文書等の文書を読み取って文書管理システムに登録した後、その登録をトリガとして業務フローの後プロセスを実行するものも知られている。例えば、購買処理フローにおいて、ファクシミリで受信した見積書をスキャンして文書管理システムに登録すると、その見積書についての稟議承認プロセスが開始されるような例がある。
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−１２２２１０号公報
【特許文献２】特開２００１−２８３２３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、システムにいったん登録された文書が、後で何らかの事情で更新（例えばバージョンアップ又は上書き）される場合がある。そのような場合、更新の内容によっては、業務フローの後プロセスの処理内容に変更が必要になる。
【０００８】
本発明は、既に登録されている文書の更新版が入力されたときに、その文書の変化に応じた処理内容を自動的に実行できるシステムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１に係る発明は、電子文書を記憶する文書記憶手段と、画像読取手段による対象文書の読取結果の画像データから前記対象文書の所定項目の値を検出する値検出手段と、前記対象文書に対応する前記文書記憶手段内の電子文書の前記所定項目の値と、前記値検出手段が検出した値と、に基づき、前記電子文書と前記対象文書との間での前記所定項目の値の変化を示す変化情報を生成する変化情報生成手段と、前記変化情報に関する条件と当該条件が満たされた場合の処理内容とを規定する条件情報を記憶する条件情報記憶手段と、前記変化情報生成手段が生成した変化情報が、前記条件情報記憶手段に記憶された条件情報に規定される前記変化に関する条件を満たす場合に、当該条件情報に規定される処理内容を実行する実行手段と、を備える情報処理システムである。
【００１０】
請求項２に係る発明は、コンピュータを、電子文書を記憶する文書記憶手段、画像読取手段による対象文書の読取結果の画像データから前記対象文書の所定項目の値を検出する値検出手段、前記対象文書に対応する前記文書記憶手段内の電子文書の前記所定項目の値と、前記値検出手段が検出した値と、に基づき、前記電子文書と前記対象文書との間での前記所定項目の値の変化を示す変化情報を生成する変化情報生成手段、前記変化情報に関する条件と当該条件が満たされた場合の処理内容とを規定する条件情報を記憶する条件情報記憶手段、前記変化情報生成手段が生成した変化情報が、前記条件情報記憶手段に記憶された条件情報に規定される前記変化に関する条件を満たす場合に、当該条件情報に規定される処理内容を実行する実行手段、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、既に登録されている文書の更新版が入力されたときに、その文書の変化に応じた処理内容を自動的に実行できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
図１を参照して、実施形態のシステムの一例を概略的に説明する。図１のシステムは、ローカルエリアネットワーク等のネットワークを介して相互に接続された文書処理システム１０，文書管理システム２０，複合機（スキャナ、プリンタ、コピー機等の機能を兼ね備えた装置）３０を備える。
【００１３】
文書処理システム１０は、文書管理システム２０への電子文書の登録、及び文書管理システム２０に登録された電子文書の更新を行うシステムである。文書処理システム１０の詳細は後で説明する。電子文書は、電子的なデータからなる文書であり、典型的には１つのファイルである。なお、電子文書に対立する概念として紙文書がある。紙文書は、１又は複数枚の用紙上に表示された画像からなる文書である。
【００１４】
文書管理システム２０は、ユーザから登録された電子文書を記憶したデータベースである。各電子文書は、例えば、それぞれ１以上のページの画像データを含んでいる。また、電子文書には、それら各ページの画像が表す文書内容を所定のデータ構造で記述した内容データが含まれていてもよい。このような内容データは、例えばＸＭＬ(eXtensible Markup Language)等の構造記述言語で表現してもよい。内容データは、例えば、文書を読み取って得たスキャン画像データに対して文書処理システム１０が文字認識を実行し、その認識の結果をその文書の論理構造を示すスキーマ情報（例えば、ＸＭＬ Ｓｃｈｅｍａなどのスキーマ記述言語で記述される）と突き合わせる処理などにより生成することができる。このような処理は従来からよく知られているので、これ以上の説明は省略する。文書管理システム２０は、各電子文書をそれぞれ一意な文書ＩＤ（識別情報）に対応づけて記憶している。なお、内容データの保持方法は、ＸＭＬの以外にも属性としてＲＤＢ（Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ  Ｄａｔａ  Ｂａｓｅ）のテーブルなどに保持させてもよい。また、電子文書は、例えば、ＰＤＦ(Portable Document Format)等のフォーマットのファイルとして実現してもよい。
【００１５】
複合機３０は、スキャン、プリント、コピーなどの一般的な機能に加え、スキャンにより生成されたスキャン画像データを登録又は更新のために文書処理システム１０に送信する機能を備える。この機能は、例えば、複合機３０のＣＰＵ（中央演算処理装置）により実行される文書送信プログラムにより実現される。例えば、複合機３０の操作画面に表示されるメニューの中の１つのメニュー項目にそのプログラムが対応づけられており、そのメニュー項目がユーザにより選択されると、そのプログラムが実行され、複合機３０が文書送信モードへと遷移する。文書送信モードでは、例えば複合機３００は紙文書の読み取り待ちの状態となる。この状態で、ユーザがＡＤＦ（自動原稿送り装置）又はプラテンに原稿をセットして、複合機３０のスタートボタンを押下すると、原稿が読み取られ、この読み取りの結果得られるスキャン画像データが文書送信プログラムにより文書処理システム１０に送信される。
【００１６】
また、別の例として、複合機３０の文書送信プログラムは、複合機３０内の記憶装置に保存されているスキャン画像データの一覧を操作画面に提示し、その中でユーザが選択したスキャン画像データを文書処理システム１０に送信してもよい。
【００１７】
また、複合機３０の文書送信プログラムは、文書処理システム１０から現在進行中の業務フローの一覧リストを取得し、そのリストを複合機３０のＵＩ（ユーザインタフェース９画面に表示し、そのリストの中から対象とする業務フローをユーザに選択させてもよい。この場合、複合機３０が読み取った文書のスキャン画像データは、選択された業務フローに対応する入力データとして文書処理システム１０に送られる。また、新たな業務フローを開始する場合のために、業務フローの種類のリストを文書処理システム１０から取得して表示し、ユーザに選択させてもよい。また、業務フローだけでなく、そのフロー内のどのプロセスに対する入力文書なのかをユーザに選択させてもよい。１つのプロセスの中で複数種類の文書を登録する場合は、選択したプロセス中のどの種類の文書を入力するのかを更にユーザに選択させてもよい。なお、このようにユーザに業務フロー、プロセス、又は文書種類を選択させるのは一例に過ぎない。この代わりに、文書処理システム１０が複合機３０から受け取ったスキャン画像データを解析して、そのスキャン画像データがどの業務フローの文書であるか、どのプロセスの文書であるかを判定してもよい。また、複合機３０の文書送信プログラムは、文書の新規登録か更新登録かをユーザに選択させてもよい。更新登録の場合は、文書管理システム２０内に既に登録されている電子文書のうち更新の対象とする文書をユーザに選択させてもよい。この場合、文書処理システム１０が、文書管理システム２０内に登録されている電子文書のリストを複合機３０に提供し、ユーザがそのリストから対象の電子文書を選択してもよい。またこのとき、複合機３０がユーザ認証を行い、そのユーザがアクセス権を持つ電子文書のみのリストを複合機３０に提供するようにしてもよい。
【００１８】
文書処理システム１０は、複合機３０から送られてきたスキャン画像データから生成した電子文書を文書管理システム２０に登録するための処理を行う。また、文書処理システム１０は、登録した電子文書に基づき、業務フロー支援処理を実行してもよい。業務フロー支援処理としては、例えば業務フローに関する電子文書が登録されたことをその業務フローの関係者に通知する処理など従来様々なものが知られており、文書処理システム１０はそのような処理を実行してもよい。
【００１９】
文書処理システム１０は、処理制御部１０２，文書管理Ｉ／Ｆ（インタフェース）部１０４，比較解析処理部１０６，ルールＤＢ（データベース）１０８及びアクション実行部１１０を含む。処理制御部１０２は、文書処理システム１０の全体的な処理の制御を行う。文書管理Ｉ／Ｆ部１０４は、文書管理システム２０との間で電子文書の登録や取り出しを行うためのインタフェース処理を行う。比較解析処理部１０６は、複合機３０から送られてきたスキャン画像データと、これに対応する文書管理システム２０内の更新対象の電子文書とを比較し、文書内のどの部分がどのように変更されたかを求める。ルールＤＢ１０８は、文書の変更内容に応じて文書処理システム１０が実行すべきアクション（処理内容）を表すルール情報が登録されている。処理制御部１０２は、比較解析処理部１０６から文書の変更内容の判定結果を取得し、その変更内容に応じたアクションの情報をルールＤＢ１０８から求める。そして、そのアクションをアクション実行部１１０に実行させる。
【００２０】
図２を参照して、ルールＤＢ１０８が持つルール情報を説明する。例示するように業務フローの種別ごとにその業務フローで用いられる文書の種別があり、文書の種別ごとにその種別の文書中に表されるいくつかの項目のうち、変更内容を検査すべき検査項目が定められている。そして、ルール情報には、各検査項目について、文書の更新によるその検査項目の値の変化についての条件と、その条件が満たされた場合のアクションとが記述されている。図２の例では、アクションを正常系とエラー系に分類している。正常系のアクションはスキャン画像データによる対応電子文書の更新を認める処理である。これに対し、エラー系のアクションはそのような更新を認めない処理である。
【００２１】
例えば、図２の例の第２行のルールは、「購入稟議」フローで用いられる「見積書」中の「金額」欄の値について、文書更新による変更後の値が変更前の１．１倍以下であれば、入力された更新後の文書を再度の稟議による決裁を経ずに自動的に文書管理システム２０に更新版として登録することを示している。また、この更新版の電子文書には、「ルールに従い再決裁なしで自動更新」した旨の履歴情報を文書管理システム２０に登録する。また、第１行のルールは、同じ「購入稟議」の「見積書」中の「金額」欄の値について、変更後の値が変更前の１．１倍を超えた場合には、エラーと判断し、更新後の文書を文書管理システム２０に自動登録することはしない、というルールである。また、このルールでは、更新文書を入力したユーザに対し、エラーとなった理由（例えば「見積金額の変化が自動更新できる範囲を超えている」）やエラーを解除するための対処方法の示唆（例えば「見積書の更新登録のためには再決裁が必要です」）を示すメッセージを通知する処理が規定されている。また、この場合のアクションとして、そのようなメッセージ表示に加えて或いはそのようなメッセージ表示の代わりに、同様のメッセージを表示した電子メールを、更新文書を入力したユーザのメールアドレスに対して送信してもよい。各ユーザのメールアドレスを文書管理システム２０等にあらかじめ登録しておき、ユーザ認証で求めたそのユーザに対応するメールアドレスをその登録された情報から求めればよい。また、この場合のアクションとして、再決裁のための稟議書の雛形を作成し、複合機３０から印刷出力又は電子メールに添付して回覧先の各決裁権限者のアドレス宛に送信する処理を採用してもよい。各決裁権限者のアドレスは、従来知られている業務フロー管理システムと同様、当該見積書が登録されている業務フローの管理情報から求めることができる。
【００２２】
例えば、これらのルールの対象となる見積書の金額変更は、次のような場合に生じる。すなわち、例えば、見積書を入手して登録し、既に稟議による決裁も下りたにもかかわらず、例えばその稟議に時間がかかったなどの理由により見積書の有効期間を過ぎてしまい、再度見積書を取り直したら（キャンペーン期間の終了などにより）見積金額が変更されてしまった場合などである。このような金額変更に対しては、ある程度以内の金額上昇（例えば１０％以内など）であれば、元の見積書が決裁を受けていれば、再度の稟議・決裁は不要であるとするような運用を行う、というのが、図２の第２行のルールが表すところである。一方、第１行のルールは、そのような上限を超える金額上昇の場合は再決裁のための稟議を再度行うという運用規則に対応している。
【００２３】
また、図２の第３行のルールは、見積書の「有効期間」欄の値が変更された場合において、文書管理システム２０にその見積書を更新登録する場合には、システム２０内のその見積書の更新履歴に「再見積」が行われたことを示す情報を追加することを示す。
【００２４】
図２では、「条件」及び「アクション」の各欄内の情報は便宜的に文章で説明しているが、実際に使用するルールＤＢ１０８ではこれら情報は当然ながらコンピュータプログラムで実現される処理制御部１０２が取扱可能な記述形式で記述されている。「条件」は、例えば、「金額」などの検査項目の変更後の値（すなわち今回入力された文書上での値）と変更前の値（すなわち文書管理システム２０に登録されている対応電子文書上での値）とが満たすべき式として記述すればよい。また、「アクション」欄には、当該アクションの処理内容を記述したプログラムを呼び出すための記述があればよい。
【００２５】
次に、図３〜図５を参照して、文書処理システム１０における文書の更新登録処理を詳細に説明する。
【００２６】
まず、文書処理システム１０の処理制御部１０２は、複合機３０からスキャン画像データを受け取ると（Ｓ１０）、そのスキャン画像データに対応する電子文書（対応電子文書）を、文書管理Ｉ／Ｆ部１０４を介して文書管理システム２０から取得する（Ｓ１２）。
【００２７】
これらステップでは、例えば、複合機３０を操作するユーザが、ＵＩ画面上で現在進行中の業務フローとそのフロー中での対象プロセス（これら業務フローやプロセスのリストは処理制御部１０２が提供すればよい）を指定して紙文書を複合機３０に読み込ませると、複合機３０は、読取結果のスキャン画像データとともに、業務フローと対象プロセスを特定する情報を処理制御部１０２に送る。これを受けた処理制御部１０２は、その情報に基づき、文書管理システム２０からその業務フローのその対象プロセスに該当する電子文書を取得する。なお、文書管理システム２０には、各業務フローの各プロセスに対応づけて、そのプロセスにて登録された電子文書を登録しておけばよい。なお、このような対応電子文書の特定の仕方はあくまで一例に過ぎず、他にも既に説明した他の方法を含む様々な方法が取り得る。
【００２８】
なお、図３に例示する手順は、ユーザから更新文書の登録が指示された場合の手順であり、新規文書の登録が指示された場合の手順はこれとは異なったものとなる。新規文書の登録の手順は従来と同様でよいので、ここでは説明を省略する。
【００２９】
次に、処理制御部１０２は、ステップＳ１０で取得したスキャン画像データとステップＳ１２で取得した対応電子文書とを比較解析処理部１０６に渡し、比較解析処理を依頼する（Ｓ１４）。
【００３０】
この依頼に応じて比較解析処理部１０６が実行する処理の手順の一例を図４に示す。この例では、比較解析処理部１０６は、まずスキャン画像データと、対応電子文書の画像とを比較し、文書中での更新領域を抽出する（Ｓ１４０）。更新領域は、今回読み込んだスキャン画像データのうち、対応電子文書の画像から更新された領域である。更新領域の抽出方法には、従来様々なものが知られており、そのような従来のものを用いればよい。更新領域は、例えば、スキャン画像データと対応電子文書の画像との間で画素同士の差分を取り、差分の値が０でない画素群を取り囲む矩形領域を求める等の処理により求めることができる。また、例えば、文書種別ごとに、当該種別の文書に含まれる各項目の領域情報（例えば見積書の金額欄、有効期間欄などの各欄の、文書内での位置や領域を示す情報）を文書処理システム１０又は文書管理システム２０に登録しておき、その情報を参照して更新領域を特定してもよい。例えば、領域情報が示すそれら各項目の領域のうち、差分が０でない画素群を所定割合以上含むものを更新領域と判定する、等の処理でよい。なお、このような領域情報は、文書のスキーマ情報に対応づけておいてもよい。
【００３１】
次に、比較解析処理部１０６は、抽出された更新領域ごとに、スキャン画像データ中のその更新領域内の画像に対して公知のＯＣＲ(Optical Character Recognition：文字認識)処理を行うことで当該更新領域内の画像が示す値（すなわちその領域が示す欄の記載内容）を求める（Ｓ１４２）。このとき、当該文書種別の文書のスキーマ情報などを参照してそれら各更新領域の値のデータ型（例えば、金額、日付など）を求め、文字認識結果の値をそのデータ型の値として記録するようにしてもよい。ここでは、更新領域についてのみ文字認識を行うことで、処理負荷が軽減されている。
【００３２】
なお、ルールＤＢ１０８において検査項目に挙げられていない項目に対応する領域は、仮に画像に変化があったとしても、更新領域として抽出しないようにしてもよい。例えば、図２の例では、購入稟議フローの見積書については、金額及び有効期限以外の項目に対応する領域は、変化の程度をチェックする必要がないので、ステップＳ１４０及びＳ１４２の処理は省略してもよい。
【００３３】
また、比較解析処理部１０６は、抽出された各更新領域に対応する各項目の値を対応電子文書から取得する（Ｓ１４４）。対応電子文書の各項目の値をＸＭＬ等で記述した内容データが文書管理システム２０に登録されているのであれば、その内容データからそれら各項目の値を求めればよい。なお、文書管理システム２０に対応電子文書の画像データしか登録されていなければ、その画像データ中の各更新領域の画像に対してＯＣＲ処理を行えばよい。
【００３４】
次に比較解析処理部１０６は、抽出された更新領域ごとに、ステップＳ１４２で求めた値とステップＳ１４４で取得した値とを比較することで、スキャン画像データと対応電子文書との間で値が変化した更新領域（文書中の項目）を特定する（Ｓ１４６）。そして、ステップＳ１４６で特定された、値が変化した更新領域ごとに、当該更新領域に対応する項目を特定する情報と、値の変化を示す情報とを処理制御部１０２に送る（Ｓ１４８）。ここで、更新領域の値の変化を示す情報は、例えば、変化前の値（すなわち対象電子文書での値）と、変化後の値（すなわちスキャン画像データから求めた値）との組でもよい。
【００３５】
再び図３の説明に戻ると、比較解析処理部１０６がステップＳ１４８で送った解析結果の情報を受け取った処理制御部１０２は、その解析結果に該当する条件をルールＤＢ１０８から検索する（Ｓ１６）。このステップＳ１６を実行する段階では、今回の対象であるスキャン画像データがどの業務フローにおけるどの文書種別の文書であるかは、既にステップＳ１２で対応電子文書を取得する段階で判明している。また、どの項目の値がどのように変化したのかの情報は、ステップＳ１４８で比較解析処理部１０６から与えられている。このステップＳ１６６では、これらの情報の組合せに合致するものを、ルールＤＢ１０８の中の各「条件」の中から探せばよい。
【００３６】
ステップＳ１６で該当する条件が見つからなかった場合（ステップＳ１８の判定結果がＮ）、チェックすべき検査項目については変更がないということなので、図３の例ではスキャン画像データによる文書の更新登録を認めている。すなわち、この場合、処理制御部１０２は、ステップＳ１０で取得したスキャン画像データを、対応電子文書の更新版として、文書管理Ｉ／Ｆ部１０４経由で文書管理システム２０に登録する（Ｓ２６）。この更新登録は、スキャン画像データを文書管理システム２０内の対応電子文書に上書きするという方式で行ってもよい。また、バージョン管理の手法により、対応電子文書の新版としてそのスキャン画像を文書管理システム２０に登録するという方式でもよい。またこのとき、対応電子文書の各項目の値を表す内容データを、更新領域の文字認識結果に応じて更新してもよい。
【００３７】
一方、ステップＳ１６で該当する条件が見つかった場合（ステップＳ１８の判定結果がＹ）、処理制御部１０２は、その条件に対応するアクションの情報をルールＤＢ１０８から取得し（Ｓ２２）、アクション実行部１１０にそのアクションを実行させる。ここで、そのアクションが正常系であれば、そのアクションをアクション実行部１１０に実行させ（Ｓ２４）、スキャン画像データにより文書管理システム２０内の対応電子文書を更新する（Ｓ２６）。一方、ステップＳ２０で取得したアクションがエラー系であれば、そのアクションをアクション実行部１１０に実行させるが（Ｓ２８）、文書管理システム２０内の対応電子文書の更新は行わない。
【００３８】
なお、ステップＳ１６で、スキャン画像データの解析結果がルールＤＢ１０８内の複数の条件を同時に満たすことも考えられる。この場合には、それら条件に対応する各アクションの中にエラー系が１つでもあれば、全体としてエラー系とみなし、スキャン画像データによる対応電子文書の更新（Ｓ２６）は実行しない。この場合は、例えば、それら各アクションのうちエラー系のものだけを、ステップＳ２８で実行すればよい。逆に、同時に満足された複数の条件に対応する各アクションがすべて正常系であれば、それらアクションをすべて実行し（Ｓ２４）、更新登録（Ｓ２６）を実行すればよい。
【００３９】
なお、図３の例では、スキャンした文書を文書管理システム２０に更新登録（Ｓ２６）するか否かということを、説明の便宜上、アクションの実行（Ｓ２４，２６）とは別のものとして表現したが、更新登録をすること又はしないことは、アクションの一部と解釈してもよい。
【００４０】
次に、図５Ａ及び図５Ｂを参照して実施形態のシステムに依る具体的な処理の例を説明する。
【００４１】
この例では、文書管理システム２０に登録されている見積書２００（図５Ａ参照）に対し、これの更新版である見積書２１０（図５Ｂ参照）が新たに発行されたとする。新たな見積書２１０では、「金額」２１２，「有効期間」２１４，「担当者印」２１６，個別の各商品の価格２１８及び２２０，及び合計金額２２２の各値が、対応電子文書２００から変更されている。ここで、図２に例示するルール情報では、見積書については「金額」２１２及び「有効期間」２１４だけが検査項目として挙げられているので、それら項目だけをチェックする。この例では、スキャン画像データの「金額」２１２の値が元の対応電子文書２００での値の１．１倍より大きく、「有効期間」２１４の値が元の対応電子文書２００での値より後になっていることが判明する。したがって、図２のルール情報では、第１行の条件と第３行の条件が満足されることになる。ここで、第１行の条件はエラー系なので、文書処理システム１０は、見積書２１０により文書管理システム２０内の見積書２００を更新することはせず、再決裁の取得を促すメッセージを複合機３０経由でユーザに提示する。
【００４２】
なお、図５Ｂにおいて、仮に見積書２１０上の金額の値が元の見積書２００の金額の値の１．１倍以下であったならば、図２の第２及び第３行の条件が満たされる。この場合、これら条件に対応するアクションは共に正常系なので、見積書２１０により文書管理システム２０内の見積書２００が更新され、当該見積書の更新履歴（或いはその見積書が属する業務フローの更新履歴）に、「金額の変化が再決裁不要の範囲なので自動更新した」こと、及び「再見積により更新した」ことが記録される。
【００４３】
以上の例では、スキャン画像データのうち検査項目に該当しない部分だけが元の文書から変更されている場合、そのスキャン画像データにより文書管理システム２０内の対応電子文書を更新したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、そのような場合に、あらかじめ文書処理システム１０又は文書管理システム２０に登録されている管理者（例えば、当該文書が属する業務フローを管理する管理者）のメールアドレスに対し、そのスキャン画像データを送信し、その管理者がそのスキャン画像データによる更新を認める操作を文書処理システム１０に行って初めて、文書管理システム２０内の対応電子文書の更新を行うようにしてもよい。
【００４４】
また、同じ業務フロー内の同じ文書に対して複数回の更新が行われる場合も想定すると、ルールＤＢ１０８の「条件」には、今回入力された文書と比較する対象をどの文書にするか（例えば最初に登録された文書にするのか、前回更新登録した文書にするのか、など）を示す情報を含めてもよい。
【００４５】
以上に例示した実施形態のシステムは、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図６に示すように、ＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１００２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）１００４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１００６を制御するＨＤＤコントローラ１００８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース１０１０、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース１０１２等が、たとえばバス１０１４を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス１０１４に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース１０１０経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ１０１６、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ１０１８、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ１００２に読み出されＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。
【００４６】
なお、図１に示したシステム構成はあくまで一例に過ぎない。例えば、図１に例示した各システム１０、２０のうちの２以上が１つのハードウエア装置上に実装されていてもよい。また、個々のシステム１０、２０においても、そのシステム内の構成要素がそれぞれ別々のハードウエア装置に実装され、ネットワークを介して相互に通信を行いながら、上述の処理を実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】ルールＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図３】実施形態のシステムによる文書の更新登録の手順の一例を示すフローチャートである。
【図４】比較解析処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図５Ａ】見積書の具体例を示す図である。
【図５Ｂ】更新された見積書の具体例を示す図である。
【図６】コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４８】
１０  文書処理システム、２０  文書管理システム、３０  複合機、１０２  処理制御部、１０４  文書管理Ｉ／Ｆ部、１０６  比較解析処理部、１０８  ルールＤＢ、１１０  アクション実行部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図６】
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