(57)【要約】【課題】最新の番号付文書の登録を促進できる文書管理装置、システム及び方法を提供する。【解決手段】申請者端末からの採番要求に応じて、承認者端末に文書の承認を要求し、文書ごとに一意の番号を承認者端末から承認に応じて採番し、その番号を申請者端末へ通知する文書管理装置であって、番号が付加された番号付文書を申請者端末から受理する番号付文書受理部１１と、番号付文書を格納する文書格納部１２と、採番要求を受信した際に、申請者端末のユーザを特定するユーザ特定部１３と、特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が文書格納部１２に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断する登録未完了判断部１４と、登録未完了文書が存在する場合に、申請者端末からの新たな採番要求を拒否する新規採番要求拒否部１５とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、文書ごとに一意の番号を前記承認者端末から承認に応じて採番し、採番した番号を前記申請者端末へ通知する文書管理装置であって、
採番した番号が付加された番号付文書を前記申請者端末から受理する手段と、
受理した前記番号付文書を格納する文書格納手段と、
前記採番要求を前記申請者端末から受信した際に、前記申請者端末を操作するユーザを特定するユーザ特定手段と、
特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が前記文書格納手段に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断する手段と、
前記登録未完了文書が存在する場合に、前記申請者端末からの新たな採番要求を拒否する第１の採番拒否手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
ユーザに一意に割り当てられたユーザＩＤを格納する手段を有し、
前記ユーザ特定手段は、前記採番要求に付されている前記申請者のユーザＩＤに基づいて前記申請者端末を操作するユーザを特定することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
配布先端末へ配布された配布文書を取得する手段と、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書格納手段に格納されているか否かを判断する手段と、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書格納手段に格納されている場合に、その番号付文書と前記配布文書との同一性を判断する同一性判断手段と、
前記同一性判断手段が非同一と判断した場合に、前記申請者端末からの新たな採番要求を拒否する第２の採番拒否手段とをさらに有することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理装置。
【請求項４】
申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、文書ごとに一意の番号を前記承認者端末から承認に応じて採番し、採番した番号を前記申請者端末へ通知する文書管理装置であって、
採番した番号が付加された番号付文書を前記申請者端末から受理する手段と、
受理した前記番号付文書を格納する文書格納手段と、
配布先端末へ配布された配布文書を取得する手段と、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書格納手段に格納されているか否かを判断する同名文書確認手段と、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書格納手段に格納されている場合に、その番号付文書と前記配布文書との同一性を判断する同一性判断手段と、
前記同一性判断手段が非同一と判断した場合に、前記申請者端末からの新たな採番要求を拒否する第２の採番拒否手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が、前記文書格納手段に格納されてから所定の時間が経過している場合には、前記第２の採番拒否手段による新たな採番要求の拒否を無効とすることを特徴とする請求項３又は４記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記採番要求を前記申請者端末から受信した際に、前記申請者端末を操作するユーザを特定する手段と、
前記配布文書の配布元である配布元端末を操作するユーザを特定する手段と、
前記配布元端末のユーザが、前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書の採番要求の発行元である申請者端末のユーザと同一であるか否かを判断する更新者判断手段とを有し、
前記更新者判断手段がユーザが同一であると判断した場合には前記第２の採番拒否手段による新たな採番要求の拒否を無効とすることを特徴とする請求項３から５のいずれか１項記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記配布文書が自装置で処理可能な圧縮ファイル形式であるか否かを判断し、自装置内で処理可能な場合にのみ前記同名文書確認手段及び前記同一性判断手段による処理を行うことを特徴とする請求項３から６のいずれか１項記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記申請者端末からの新たな採番要求を拒否した場合に、その旨を通知する警告情報を前記申請者端末へ送信する手段とを有することを特徴とする請求項１から７のいずれか１項記載の文書管理装置。
【請求項９】
請求項１からのいずれか１項記載の文書管理装置と、少なくとも一つの端末装置とを有する文書管理システム。
【請求項１０】
申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、文書ごとに一意の番号を前記承認者端末から承認に応じて採番し、採番した番号を前記申請者端末へ通知する文書管理装置を用いた文書管理方法であって、
前記文書管理装置が前記採番要求を前記申請者端末から受信した際に、前記申請者端末を操作するユーザを特定し、
特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が前記管理装置に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断し、
前記登録未完了文書が存在する場合に、前記文書管理装置に、前記申請者端末からの新たな採番要求を拒否させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、文書ごとに一意の番号を前記承認者端末から承認に応じて採番し、採番した番号を前記申請者端末へ通知する文書管理装置を用いた文書管理方法であって、
配布先端末へ配布された配布文書を前記文書管理装置に取得させ、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書管理装置に格納されているか否かを判断し、
前記配布文書とファイル名が同一の番号付文書が前記文書管理装置に格納されている場合に、その番号付文書と前記配布文書との同一性を判断し、非同一と判断した場合には、前記申請者端末からの新たな採番要求を前記文書管理装置に拒否させることを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、オンラインで文書を管理する際の採番プロセスにて人手で番号を付与する方法において、文書管理システムへの登録率を向上させる文書管理装置、システム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
オンラインでの文書管理方法として、特許文献１や特許文献２などの方法が提案されている。
【０００３】
しかし、特許文献１、２は、採番後の番号を文書に付与する方法について具体的に言及していない。
【０００４】
オンライン文書管理システムに（以下、文書管理システム）おいて自動的に文書に番号を付与するためには、文書管理装置が対象電子文書のファイルフォーマットを適切に解釈し、読み出した文書レイアウトを理解した上で適切な位置に番号を挿入する必要がある。
【０００５】
このため、番号を自動付与する方法では、管理対象文書のファイルフォーマットを特定のフォーマットに限定したり、文書レイアウトを予め規定したりする必要がある。
【０００６】
また、文書管理装置が対象文書を編集する権限を備えている必要がある。
【０００７】
一方で、今日では企業などで扱われる文書形式は多岐にわたる。また、セキュリティ対策などによって適切な権限を持った個人でないと文書を編集できないことも多い。このため、文書管理システムが、システム上で採番される全ての文書を編集することは困難になりつつある。
【０００８】
文書の承認及び採番を管理する文書管理システムには、採番された番号の申請文書への付与をシステムで自動化せず、採番された番号を申請者の端末に通知する方式のものがある。このようなシステムにおいては、申請者が自身の入力操作で申請文書を編集することによって申請文書に番号を付与することとなる。
【０００９】
従って、図２３に示すように、採番された番号を申請者の端末に通知する方式の文書管理システムでは、文書管理装置は申請者端末ｍ１からの申請ｚ２及び、承認者端末ｍ２からの承認ａ２が完了した時点で番号の払い出しのみを行い、実際に文書に番号を付与する作業は番号付文書作成ａ３として申請者が申請者端末ｍ１において人手で行っている。
【００１０】
この方式では、番号を人手で申請文書に付与することによって作成した「番号付文書」を文書管理システムｚ１へ登録する必要がある。しかし、文書に番号を付与する操作が申請者端末ｍ１において行われた時点で、承認及び採番が必要な文書としての体裁が完成し、実際の配布先端末ｍ３への配布が可能となる。このため、番号付文書ｄ２が文書管理システムｚ１に登録されないまま文書提出先である配布先端末ｍ３へ配布されるケースが多々あった。すなわち、番号付文書ｄ２を文書管理装置ｚ１へ登録するための文書登録処理ａ４が、採番後に申請者端末ｍ１において行われないケースが多かった。
【００１１】
また、図２４に示すように採番後に、採番後に申請者端末ｍ１において文書登録処理ａ４が実行されても、その後実際に配布先端末ｍ３へ文書を配布するまでの間に、文書を更新するための操作である更新ｚ３を申請者端末ｍ１において行うことが可能である。文書が更新された場合には、配布文書ｄ３と文書管理装置ｚ１上の番号付文書ｄ２とが異なる状態となってしまう。
【００１２】
配布文書と文書管理装置上の文書の同一性を維持することに関する技術としては、特許文献３や特許文献４がある。
【００１３】
特許文献３は、原本を補償するためにハッシュなどを用いる仕組みであるが、メール発信時に自動的に確認することは行っておらず、もっぱら発行先部門にて人が確認することを目的としている。よって、文書管理システム上の文書の同一性の向上には寄与しない。
【００１４】
また、特許文献４は、メールの送信時の中継装置が承認システムと連動し、未承認の添付ファイルの送信を中断する機能を持つが、承認時のデータと同一でなければ中継制御できないため、手作業で番号を追記することができない。
【００１５】
また、文書管理装置への番号付文書の登録を促進するために応用可能な技術として、特許文献５がある。特許文献５を文書管理システムに応用することにより、新規申請時に与えられた申請者の氏名や所属情報を基に、申請者が適切であるか否かを判断できる。
【特許文献１】特許第３１２７８５４号公報
【特許文献２】特開２００３−２７１７９３号公報
【特許文献３】特開平１１−２３８０４９号公報
【特許文献４】特開２００２−２１７９８０号公報
【特許文献５】特開２００６−９９５８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１６】
しかし、特許文献５に開示の発明を文書管理システムに応用した場合、新規申請時に、申請者が適切であるか否かを判断することしか行えない。すなわち、既に申請がなされている文書に関しては、文書管理装置へ最新の番号付文書を登録することを申請者に促すことはできない。
【００１７】
このように、既に申請がなされた文書に関しても、最新の番号付文書の登録を促進できる文書管理装置は実現されていなかった。
【００１８】
本発明は係る問題に鑑みてなされたものであり、最新の番号付文書の登録を促進できる文書管理装置、システム及び方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
上記目的を達成するため、本発明は、第１の態様として、申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、承認者端末から承認に応じて文書に付与する文書ごとに一意の番号を採番し、採番した番号を申請者端末へ通知する文書管理装置であって、採番した番号が付加された番号付文書を申請者端末から受理する手段と、受理した番号付文書を格納する文書格納手段と、採番要求を申請者端末から受信した際に、申請者端末を操作するユーザを特定するユーザ特定手段と、特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が文書格納手段に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断する手段と、登録未完了文書が存在する場合に、申請者端末からの新たな採番要求を拒否する第１の採番拒否手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供するものである。
【００２０】
また、上記目的を達成するため、本発明は、第２の態様として、上記本発明の第１の態様に係る文書管理装置と、少なくとも一つの端末装置とを有する文書管理システムを提供するものである。
【００２１】
また、上記目的を達成するため、本発明は、第３の態様として、申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、承認者端末から承認に応じて文書に付与する文書ごとに一意の番号を採番し、採番した番号を申請者端末へ通知する文書管理装置を用いた文書管理方法であって、文書管理装置が採番要求を申請者端末から受信した際に、申請者端末を操作するユーザを特定し、特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が管理装置に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断し、登録未完了文書が存在する場合に、文書管理装置に、申請者端末からの新たな採番要求を拒否させることを特徴とする文書管理方法を提供するものである。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、最新の番号付文書の登録を促進できる文書管理装置、システム及び方法を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
本発明に係る文書管理装置は、申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、承認者端末から承認に応じて文書に付与する文書ごとに一意の番号を採番し、採番した番号を申請者端末へ通知する文書管理装置であって、図１に示すように、採番した番号が付加された番号付文書を申請者端末から受理する番号付文書受理部１１と、受理した番号付文書を格納する文書格納部１２と、採番要求を申請者端末から受信した際に、申請者端末を操作するユーザを特定するユーザ特定部１３と、特定したユーザを申請者とした過去の採番要求に応じて番号を通知済み、かつ、その番号が付加された番号付文書が文書格納部１２に未登録の文書である登録未完了文書が存在するか否かを判断する登録未完了判断部１４と、登録未完了文書が存在する場合に、申請者端末からの新たな採番要求を拒否する新規採番要求拒否部１５とを有する。
このような構成とすることにより、過去に採番申請された文書の中に、番号付文書未登録状態の文書が存在する場合に、新規申請を受け付けないようにできる。これにより、文書管理装置１内の番号付文書未登録状態の文書を低減できる。
【００２４】
また、本発明に係る文書管理装置は、申請者が操作する申請者端末からの採番要求に応じて、承認者が操作する承認者端末に文書の承認を要求し、承認者端末から承認に応じて文書に付与する文書ごとに一意の番号を採番し、採番した番号を申請者端末へ通知する文書管理装置であって、図２に示すように、採番した番号が付加された番号付文書を申請者端末から受理する番号付文書受理部１１と、受理した番号付文書を格納する文書格納部１２と、配布先端末へ配布された配布文書を取得する配布文書取得部１６と、配布文書とファイル名が同一の番号付文書が文書格納部１２に格納されているか否かを判断し、配布文書とファイル名が同一の番号付文書が文書格納部１２に格納されている場合には、その番号付文書と配布文書との同一性をさらに判断する同一性判断部１７と、同一性判断部１７が非同一と判断した場合に、申請者端末からの新たな採番要求を拒否する新規採番要求拒否部１８とを有する。
これにより、採番後に無断で更新された可能性のある文書が配布された場合に、その文書を申請した申請者からの新たな採番の要求を拒否することが可能となる。
【００２５】
いずれの構成においても、最新の番号付文書が文書管理装置に登録されていない場合には、新規の申請を拒否したり、警告を発することにより、最新の番号付文書の文書管理装置への登録を促進できる。
【００２６】
以下、上記構成を備えた文書管理装置に関する本発明の好適な実施の形態について図面を用いて説明する。
【００２７】
図３に、本実施形態に係る文書管理システムの構成を示す。この文書管理システムは、文書管理装置１が、申請者端末ｍ１及び承認者端末ｍ２及びメールサーバｅ１と接続された構成である。なお、以下に説明するように、本実施形態においては申請者端末ｍ１から配布先端末ｍ３へ文書を配布する際に電子メールを用いているため、メールサーバｅ１を備えた構成としているが、必ずしもメールサーバを設ける必要はなく、Ｐ２Ｐ（point-to-point）で文書を送信するような構成としても良い。
文書管理装置１と各端末との通信は、不図示のＷＥＢサーバを介するなどして行われるが、公知の方法を適用できるため、これに関する説明は割愛する。
【００２８】
図４に、文書管理装置１の構成を示す。文書管理装置１は、過去申請確認部１０１、文書申請部１０２、文書承認採番通知部１０３、番号付文書登録部１０４、配布文書確認部１０５、使用者ＩＤ確認部１０６、使用者ＩＤ管理部１０７、文書情報表示更新部１０８、文書情報管理部１１１、文書保存部１１２、及び使用者ＩＤ記録部１１３を有する。
【００２９】
使用者ＩＤ確認部１０６は、申請者端末ｍ１や承認者端末ｍ２からの使用者ＩＤの入力を受け、使用者ＩＤ記録部１１３に記録されている情報と照合して認証を行う。なお、使用者ＩＤよる認証は、他の各部の処理に先だって行われる。
【００３０】
使用者ＩＤ管理部１０７は、使用者ＩＤ記録部１１３への使用者ＩＤの登録、更新、削除を行う。
【００３１】
過去申請確認部１０１は、現在の使用者ＩＤにて過去に申請された文書の情報を文書情報管理部１１１から取得し、文書申請を許可して良いか否かを判断する。
【００３２】
文書申請部１０２は、申請文書ｄ１を申請者端末ｍ１から受け付け、文書保存部１１２へ保存する。同時に、申請文書ｄ１に付随する情報（承認を依頼する承認者の承認者ＩＤなど）の入力を受け付け、文書保存部１１２における実際の文書の位置とともに文書情報管理部１１１へ記録する。また、この際、文書を申請した使用者（申請者）の使用者ＩＤを申請者ＩＤとして文書情報管理部１１１へ記録する。
【００３３】
文書承認採番通知部１０３では、申請文書ｄ１を承認すべき者として指定された承認者が操作する操作者端末ｍ２からの承認を受け付け、文書の採番を実施し、承認された旨と採番された番号とを申請者端末ｍ１に通知する。
【００３４】
番号付文書登録部１０４は、文書承認採番通知部１０３で通知した番号が付与された文書（番号付文書）の登録を受け付け、文書保存部１１２に番号付文書ｄ２として保存する。また、番号付き文書登録部１０４は、番号付文書ｄ２のファイル名及び文書保存部１１２における位置を文書情報管理部１１１に記録する。
【００３５】
文書情報表示更新部１０８は、文書情報管理部１１１から取得した情報や文書保存部１１２から取得した申請文書ｄ１及び番号付文書ｄ２の表示又は更新を行う。
【００３６】
配布文書確認部１０５では、メールサーバｅ１から電子メールを受け付けるとともに受信メールを解析する。配布文書確認部１０５は、受信メールに文書が添付されている場合には、添付されている文書が番号付文書ｄ２であるか否かを判断する。番号付文書ｄ２であると判断した場合には、続いて文書保存部１１２に保存されている番号付文書ｄ２との照合を行い、同一であるか否かを判断する。
【００３７】
文書情報管理部１１１は、文書ごとに一意となる文書ＩＤと、申請文書ｄ１の文書保存部１１２内での位置、番号付文書ｄ２の文書保存部１１２内での位置、番号付文書ファイル名、申請者ＩＤ、承認者ＩＤ、無断更新の有無、採番済み番号を記録する。
番号付文書ファイル名は、番号付文書登録部１０４によって番号付きの文書が登録された際に更新され、番号付きの文書が正しく登録されているか否かの確認に用いることが可能である。無断更新有無は、無断で更新された可能性があると配布文書確認部１０５によって判断された場合に“真”に更新され、無断更新ではないとの指示を文書情報表示更新部１０８が申請者端末ｍ１から受けた場合に“偽”に更新される。
【００３８】
文書保存部１１２は文書を保存するためのストレージであり、文書ごとに保存位置が一意となるように文書を保存する。文書保存部１１２は、ＯＳのファイルシステムやデータベースを適用可能である。
【００３９】
メールサーバｅ１は、申請者端末ｍ１が配布先端末ｍ３へ文書を送信する際に用いられるメールサーバであり、文書が添付された電子メールのコピーを文書管理装置１へ送付する機能を有する。
【００４０】
使用者ＩＤ記録部１１３及び文書情報管理部１１１は、それぞれ図５に示すフィールドを有する。
【００４１】
図６に、過去申請確認部１０１の構成を示す。
過去申請確認部１０１は、番号付文書添付確認部１０１１と文書無断更新確認部１０１２とを有する。
番号付き文書添付確認部１０１１は、文書情報管理部１１１の番号付文書ファイル名の有無を確認する機能を有する。
【００４２】
図７は、文書情報表示更新部１０８の構成を示す。
文書情報表示更新部１０８は、文書情報取得表示部１０８１及び無断更新確認部１０８２を有する。
【００４３】
文書情報取得表示部１０８１は、文書情報管理部１１１から取得した文書に関する情報を表示する機能と、文書保存部１１２に保存された文書を取得して表示する機能とを有する。また、文書情報取得表示部１０８は、文書情報管理部１１１にて無断更新有無が“真”に設定されている文書には警告を表示し、無断更新確認部１０８２を起動する機能を備える。
【００４４】
無断更新確認部１０８２は、無断更新が行われた可能性があることを申請者に対して示し、実際に配布文書ｄ３が更新されていた場合に、登録済みの番号付文書ｄ２を削除する機能と、配布文書確認部１０５による無断更新有無の判断が誤っていた場合に、文書情報管理部１１１の無断更新有無を“偽”に訂正する機能とを有する。
【００４５】
図８に、配布文書確認部１０５の構成を示す。
MIME DECODE部１０５１は、電子メールを適切にデコードし、添付されている配布文書ｄ３のファイル及びファイル名を取得する。ファイル確認部１０５２は保存されている全ての番号付文書ファイル名を文書情報管理部１１１から取得する機能、及び配布文書ｄ３のファイル名が保存されている番号付文書ｄ２のファイル名のいずれかに該当するか確認する機能とを有する。同一性確認部１０５３は、文書保存部１１２から番号付文書ｄ２を取得する機能と、番号付き文書ｄ２と配布文書ｄ３とを比較して同一性を判断する機能とを有する。文書情報更新部１０５４は、文書情報管理部１１１の無断更新有無を“真”に更新する機能を有する。無断更新通知部１０５５は、文書が無断更新された可能性がある旨を申請者端末ｍ１へ通知する。
【００４６】
文書管理システムの動作について説明する。
文書管理システムの動作としては、図９に示す各工程に関する処理がある。これらのうち、使用者情報更新ａ８及び文書閲覧ａ７の工程に関する処理は、文書採番のつど行う必要はなく、随時行える。各工程におけるシステムの動作については後段で詳細に説明する。
【００４７】
図１０に、文書管理システムの動作シーケンスの一例を示す。
文書の申請者及び承認者の使用者ＩＤが登録されていない場合には、申請者端末ｍ１又は承認者端末ｍ２は、申請者又は承認者の入力操作に応じて文書管理装置１にアクセスして使用者情報更新ａ８を実施する。
【００４８】
申請者端末ｍ１は、申請者の入力操作に応じて、採番申請したい申請文書ｄ１を文書管理装置１へ登録するために新規申請ａ１を実施する。この時点で申請文書ｄ１は、文書管理装置１へ登録される。
【００４９】
承認者端末ｍ２は、承認者の入力操作に応じて、文書の承認を実施するために採番承認ａ２を実施する。この際に承認されると申請者端末ｍ１への文書番号通知の処理が実施される。
【００５０】
申請者端末ｍ１は、申請者からの入力操作に応じて番号付文書作成ａ３を実施することによって、文書管理装置１から通知された番号を申請文書ｄ１に付与し、番号付文書ｄ２を作成する。
【００５１】
申請者端末ｍ１は、申請者からの入力操作に応じて、番号付文書ｄ２を文書管理装置１へ登録するために、番号付文書登録ａ４を実施する。
【００５２】
申請者端末ｍ１は、申請者からの入力操作に応じて、番号付文書ｄ２を配布先端末ｍ３へ配布するために、文書配布作業ａ５を実施する。申請者端末ｍ１において文書配布作業ａ５が実行されると、配布文書ｄ３が添付された電子メールが電子メールサーバｅ１から配布先端末ｍ３へと送信される。この時、配布される配布文書ｄ３は、メールサーバｅ１によって文書管理装置１へも自動転送される。文書管理装置１においては、配布文書ｄ３と番号付文書ｄ２との同一性の判断がなされる。
【００５３】
文書管理装置１が配布文書ｄ３と番号付文書ｄ２とが異なるものであると判断した場合、配布文書確認部１０５によって申請者端末ｍ１には配布文書ｄ３が無断更新されたものである可能性が通知されるため、申請者端末ｍ１は、申請者からの入力操作に応じて、無断更新有無確認ａ６を実施する。
【００５４】
なお、文書の閲覧ａ７は、申請者端末ｍ１及び承認者端末ｍ２において随時実行可能である。
【００５５】
図１１に、一連の申請作業を実施した後の文書管理装置１上の文書の状態と文書情報管理部１１１の状態とを示す。
「処理中ｂ１」とは、図９や図１０に示した「新規申請ａ１」が行われたが、承認者端末ｍ２において「採番承認ａ２」が行われていない状態を示す。この状態では、文書管理部１１１は採番済み“無し”、番号付文書ファイル名“無し”、無断更新有無“偽”である。
「番号付文書未登録ｂ２」とは、承認者端末ｍ２において採番承認ａ２が行われたにもかかわらず、文書管理装置１へ番号付文書ｄ２を登録する「番号付文書登録ａ４」が申請者端末ｍ１において行われていないことを示す。この状態では、「処理中ｂ１」と比較して、文書管理部１１１に採番済み番号が記録されている点が異なる。
「番号付文書無断更新ｂ３」とは、申請者端末ｍ１において番号付文書登録ａ４が行われた後、メールサーバｅ１を経由して配布された配布文書ｄ３が、文書管理装置１に登録されている番号付文書ｄ２と異なる可能性がある状態を示す。この状態では、「番号付文書未登録ｂ２」と比較して、文書管理部１１１の無断更新有無が“真”となっている点が異なる。
「処理完了ｂ４」とは、申請者端末ｍ１において番号付文書登録ａ４が行われた後、配布文書ｄ３と番号付文書ｄ２とが異なる状態が発生していないか、又は、異なる状態が発生していると文書管理装置１が判断したが、その判断が誤りであったと文書表示更新部１０８を介して申請者端末ｍ１から指示された状態を示す。この状態では「番号付文書無断更新ｂ３」と比較して、文書管理部１１１の無断更新有無が“偽”となっている点が異なる。
【００５６】
文書管理システムの各動作ａ１〜ａ８について説明する。
【００５７】
図１２に、使用者情報更新ａ８に関する動作の流れを示す。
申請者端末ｍ１又は承認者端末ｍ２ネットワークを介して、使用者ＩＤ確認部１０６へ申請者又は承認者専用のＩＤを入力する。使用者ＩＤ確認部１０６は、使用者ＩＤが入力されると、使用者ＩＤ記録部１１３へ問い合わせを行い、使用者ＩＤが存在するか否かを確認する。この際、申請者端末ｍ１又は承認者端末ｍ２の指定したＩＤが無い場合には、使用者ＩＤ管理部１０７が新規ＩＤの登録処理を行う。
新規ＩＤの登録処理では使用者ＩＤ記録部１１３へ新規のＩＤを登録する。新規のＩＤは他の使用者と重複しないようにシステムが割り当てても良いし、社員番号などの既存のＩＤを転用しても良い。
【００５８】
また、申請者端末ｍ１又は承認者端末ｍ２から使用者ＩＤに関する情報を更新したい旨の要求を受けた場合には、使用者ＩＤ確認部１０６による処理の後に、使用者ＩＤ管理部１０７による更新処理を行うことも可能である。
【００５９】
なお、使用者情報更新ａ８に関する上記の処理は、新規申請ａ１、採番承認ａ２、番号付文書登録ａ４、無断更新有無確認ａ６、文書閲覧ａ７の各動作においても使用者ＩＤ確認部１０６によって同様に行われる。
【００６０】
図１３に、新規申請ａ１に関する動作の流れを示す。
申請者端末ｍ１がネットワークを介して使用者ＩＤ確認部１０６での認証処理を行う。その後、過去申請確認部１０１は、過去に同一ＩＤで申請された文書の状況を確認するための処理を行う。
過去申請確認部１０１は、同一使用者ＩＤによって過去に申請された全ての文書の情報を情報文書情報管理部１１１から取得する（ステップＳ１０１３）。取得した文書の処理が全て完了していれば（ステップＳ１０１４／Ｎｏ）、過去申請確認部１０１での処理を終了して文書申請部１０２での処理を開始する。取得した文書の処理が全て完了していない場合は（ステップＳ１０１４／Ｙｅｓ）、過去申請確認部１０１は未処理の文書を一つ選択する（ステップＳ１０１５）。
過去申請確認部１０１は、選択した未処理の文書の情報から、番号付文書ファイル名が記録されているかを確認する（ステップＳ１０１１）。番号付文書ファイル名が記録されていない場合には（ステップＳ１０１１／Ｎｏ）、図１４に示すような警告表示を行ったのちに処理を終了する（ステップＳ１０１６）。番号付文書ファイル名が記録されている場合には（ステップＳ１０１１／Ｙｅｓ）、過去申請確認部１０１は、選択した未処理の文書の情報の無断更新有無を確認する（ステップＳ１０１２）。無断更新有無が“真”の場合には（ステップＳ１０１２／Ｙｅｓ）、図１５に示すような警告表示を行ったのちに処理を終了する（ステップＳ１０１６）。無断更新有無が“偽”の場合には（ステップＳ１０１２／Ｎｏ）、ステップＳ１０１４に戻る。
【００６１】
過去申請確認部１０１での処理が完了し、文書申請部１０２の処理を開始した場合は、部署申請部１０２は申請する文書に関する情報の入力や申請文書ｄ１のシステムへの登録を実施する。文書申請部１０２は、受け付けた入力を基に、文書ＩＤや申請者ＩＤなどの情報を文書情報管理部１１１へ保存する。また文書申請部１０２は、申請文書ｄ１を文書保存部１１２へ保存する。
【００６２】
採番承認ａ２に関する動作について説明する。図１６に示すように、申請者端末ｍ１がネットワークを介して使用者ＩＤ確認部１０６での認証処理を行う。その後、文書承認採番通知部１０３は文書の承認を実施する。文書承認採番通知部１０３は、承認が実施されると文書番号を採番し、採番した番号を申請者へ通知する。
【００６３】
文書付文書登録ａ４に関する動作について説明する。図１６に示すように、申請者端末ｍ１がネットワークを介して使用者ＩＤ確認部１０６での認証処理を行う。その後、番号付文書登録部１０４は図１７に示す動作を実施する。
番号付文書登録部１０４は申請者端末ｍ１から番号付文書ｄ２を取得する（ステップＳ１０４１）。その後、番号付文書登録部１０４は、番号付文書ｄ２を文書保存部１１２へ保存する（ステップＳ１０４２）。さらに、番号付文書登録部１０４は、番号付文書ファイル名と文書保存部１１２内でのファイルの位置とを文書情報管理部１１１に保存する（ステップＳ１０４３）。
【００６４】
文書配布ａ５に関する動作について説明する。
申請者端末ｍ１がメールサーバ５を介して配布先端末ｍ３へ配布したメールは、文書管理装置１へも自動的に転送される。このメールを文書管理装置１が受信すると、配布文書確認部１０５は図１８に示す動作を実施する。
配布文書確認部１０５は、MIMEをデコードし、配布文書ｄ３と配布文書のファイル名とを取得する（ステップＳ１０５１）。続いて、配布文書確認部１０５は、文書情報管理部１１１から番号付文書ファイル名群を取得する（ステップＳ１０５６）。その後、配布文書確認部１０５は、未処理の文書があるかを判断し、あればそれを選択する（ステップＳ１０５７／Ｙｅｓ）。未処理の文書が無い場合には（ステップＳ１０５７／Ｎｏ）、処理を終了する。その後、配布文書確認部１０５は、文書情報管理部１１１から取得した番号付文書ファイル名とメールによって得た配布文書ｄ３のファイル名とが同じであるかを確認する（ステップＳ１０５２）。ファイル名が同じであれば（ステップＳ１０５２／Ｙｅｓ）、配布文書確認部１０５は文書保存部１１２から番号付文書ｄ２を取得する（ステップＳ１０５８）。文書保存部１１２から番号付文書ｄ２を取得したら、配布文書確認部１０５は、同一ファイルであるか否かを判断する（ステップＳ１０５３）。同一ファイルである場合（ステップＳ１０５３／Ｙｅｓ）、ステップＳ１０５７へ進み、配布文書確認部１０５は次の文書の処理を行う。次の文書が無ければ処理を終了する。一方、同一ファイルでは無ければ（ステップＳ１０５３／Ｎｏ）、配布文書確認部１０５は文書情報管理部１１１における該当文書ＩＤの無断更新有無の項目を“真”に更新する（ステップＳ１０５４）。その後、文書管理部１０５は、無断更新された可能性があることを申請者端末ｍ１に通知する（ステップＳ１０５５）。
【００６５】
なお、図１９に示すように、配布文書確認部１０５におけるファイル確認において、同一ファイル名であるか否かの確認（ステップＳ１０５３）に追加して、文書が予め指定した期限内のものか否かを判断する工程（ステップＳ１０５３１）を設けても良い。
例えば、採番から１年以上経過した文書が更新されることは稀であると推測できることから、適切な値に期限を設定することで誤検出を低減できる。
同様に、申請者以外の者が番号付文書ｄ２を配布することは稀であると推測できることから、文書情報管理部１１１に登録されている申請者ＩＤを基に使用者ＩＤ記録部１１３から申請者のメールアドレスを取得し、メール送信者のアドレスと比較することで誤検出を低減できる。
【００６６】
また、図２０に示すように、MIME DECODE部１０５１において、MIME DECODE実施後（ステップＳ１０５１の後）、添付ファイルが文書管理装置１に対応している圧縮書庫形式であるか否かを確認し（ステップＳ１０５１１）、対応している場合に圧縮ファイルの展開を行う（ステップＳ１０５１２）ようにしても良い。このようにすれば、メールに添付された配布文書ｄ３が著名なアーカイバによって圧縮されていても、文書保存部１１２との間で正しく比較できる。
【００６７】
無断更新有無確認ａ６に関する動作について説明する。申請者端末ｍ１がネットワークを介して使用者ＩＤ確認部１０６での認証処理を行う。その後、文書情報表示更新部１０８は、文書情報管理部１１１から取得した情報を、文書情報取得表示部１０８１に表示する。その際、閲覧対象文書の無断更新有無に“真”が設定されている場合は、文書情報取得表示部１０８１は、図２１に示すように、警告メッセージと無断更新確認部１０８２を起動するためのボタン（リンク）とを表示させる。
無断更新確認部１０８２は、図２１に示すボタンが押下された際に動作を開始する。無断更新確認部１０８２は、図２２に示すような画面を表示することにより、番号付文書ｄ２を文書管理装置１に登録した後で更新し、それを配布したかを申請者端末ｍ１に問い合わせる。番号付文書ｄ２を更新した旨の回答が申請者端末ｍ１から入力された場合、無断更新確認部１０８は現在文書保存部１１２に保存されている番号付文書ｄ２を削除する。この場合には、申請者は申請者端末ｍ１を介して再度番号付文書登録ａ４を実施する必要がある。
番号付文書ｄ２を更新していない旨の回答が申請者端末ｍ１から入力された場合、誤検出によって問い合わせが行われたこととなるため、無断更新確認部１０８は文書情報管理部１１１における該当文書ＩＤの無断更新有無の項目を“偽”に更新する。
【００６８】
文書閲覧ａ７に関する動作について説明する。無断更新有無確認ａ６に関する動作について説明する。申請者端末ｍ１がネットワークを介して使用者ＩＤ確認部１０６での認証処理を行う。その後、文書情報表示更新部１０８の文書情報取得表示部１０８１は文書情報管理部１１１から取得した情報を表示する。
【００６９】
このように、本実施形態に係る文書管理システムでは、文書情報管理部１１１は過去に申請された文書について、文書ＩＤ、申請者ＩＤ、番号付文書ファイル名、無断更新有無、承認者ＩＤの各フィールドを持つ。そして、番号付文書登録ａ４実施時には、番号付文書登録部１０４では、番号付文書ｄ２の登録状況を記録するために、文書情報管理部１１１の番号付文書ファイル名を記録し、番号付文書ｄ２が登録された旨を表す。また、文書保存部１１２へ番号付文書ｄ２を保存する。また、文書配布作業ａ５時には、文書管理システムでは申請者端末ｍ１が配布先端末ｍ３へ配布した配布文書ｄ３と、文書管理装置１上の番号付文書ｄ２とに相違が無いかを記録するため、配布文書確認部１０５は配布文書ｄ３をメールサーバｅ１から受け取った後、メールに添付されたファイルが番号付文書ｄ２であるかを判断し、その可能性がある場合には、文書保存部１１２に保存されている番号付文書ｄ２と照合し、一致しない場合には番号付文書ｄ２が更新された上で配布された可能性があることを文書情報管理部１１１に記録する。
これにより、採番後に無断で更新された可能性のある文書が配布された場合に、申請者に新たな採番要求を拒否することを警告することが可能となる。
【００７０】
さらに、本実施形態に係る文書管理システムは、新規申請ａ１時には、文書管理装置１では、文書申請部１０２の前処理として、同一使用者ＩＤによって過去に申請された文書の状況を過去申請確認部１０１が文書情報管理部１１１から取得し、番号付文書ｄ２や配布文書ｄ３の文書管理装置１への登録状況に問題が無いかを確認する。その結果、問題が無い場合には、文書申請部１０２に夜処理を行って申請文書ｄ１の申請を受け付けるが、問題がある場合には文書申請部１０２による処理は行わず、過去の申請に関する適正な処置を促す。すなわち、本実施形態に係る文書管理システムは、過去に採番申請された文書の中に、番号付文書未登録状態ｂ２及び番号付文書無断更新状態ｂ３の文書が存在する場合に、新規申請ａ１を受け付けない。これにより、番号付文書未登録状態ｂ２及び番号付文書無断更新状態ｂ３の文書を低減できる。
【００７１】
なお、上記実施形態は本発明の好適な実施の一例であり、本発明はこれに限定されることはなく様々な変形が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７２】
【図１】本発明に係る文書管理装置の構成を示す図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置の別の構成を示す図である。
【図３】本発明の好適な実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【図４】本発明の好適な実施の形態に係る文書管理システムに適用される文書管理装置の構成を示す図である。
【図５】使用者ＩＤ記録部及び文書情報管理部に記録される情報のフォーマットを示す図である。
【図６】過去申請確認部の構成を示す図である。
【図７】文書情報表示更新部の構成を示す図である。
【図８】配布文書確認部の構成を示す図である。
【図９】文書管理システムにおいて実施される手順を示す図である。
【図１０】文書管理システムにおける動作シーケンスの一例を示す図である。
【図１１】一連の申請作業を実施した後の文書管理装置上の文書の状態と文書情報管理部の状態とを示す図である。
【図１２】使用者情報更新に関する動作の流れを示す図である。
【図１３】新規申請に関する動作の流れを示す図である。
【図１４】警告表示画面の一例を示す図である。
【図１５】警告表示画面の一例を示す図である。
【図１６】文書管理装置による採番、文書管理装置への番号付文書の登録、及び文書管理装置による配布文書の確認の各動作を示す図である。
【図１７】番号付文書登録部の動作の流れを示す図である。
【図１８】配布文書確認部の動作の流れを示す図である。
【図１９】配布文書確認部の別の動作の流れを示す図である。
【図２０】配布文書確認部の別の動作の流れを示す図である。
【図２１】警告メッセージと無断更新確認部を起動するためのボタンとの表示例を示す図である。
【図２２】無断更新確認画面の一例を示す図である。
【図２３】採番された番号を申請者の端末に通知する方式の文書管理システムの動作シーケンスを示す図である。
【図２４】採番された番号を申請者の端末に通知する方式の文書管理システムの動作シーケンスを示す図である。
【符号の説明】
【００７３】
１    文書管理装置
１１    番号付文書受理部
１２    文書格納部
１３    ユーザ特定部
１４    登録未完了判断部
１５、１８    新規採番要求拒否部
１６    配布文書取得部
１７    同一性判断部
１０１    過去申請確認部
１０２    文書申請部
１０３    文書承認採番通知部
１０４    番号付文書登録部
１０５    配布文書確認部
１０６    使用者ＩＤ確認部
１０７    使用者ＩＤ管理部
１０８    文書情報表示更新部
１１１    文書情報管理部
１１２    文書保存部
１１３    使用者ＩＤ記録部
１０１１    採番済み文書添付確認部
１０１２    文書無断更新確認部
１０５１    MIME EDCODE部
１０５２    ファイル確認部
１０５３    同一性確認部
１０５４    文書情報更新部
１０５５    無断更新通知部
１０８１    文書情報取得表示部
１０８２    無断更新確認部
ｍ１    申請者端末
ｍ２    承認者端末
ｍ３    配布先端末
ｄ１    申請文書
ｄ２    番号付文書
ｄ３    配布文書
ｅ１    メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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