(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データに対する承認を行う工程を含むワークフローを実行するためのワークフローシステムであって、
前記ワークフローシステムは、サーバ装置と、画像出力装置とを含み、
前記サーバ装置は、前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理手段を備え、
前記画像出力装置は、前記ワークフローで扱われるデータを可視出力する出力手段と、前記出力手段が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を前記サーバ装置へ送信する送信手段とを備え、
前記管理手段は、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて管理し、前記画像出力装置の送信手段から送信された、設定情報と、前記承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記承認可能条件は、前記データを承認可能にするための条件として前記データを可視出力する画像出力装置を特定する情報を含み、
前記管理手段は、前記承認可能条件に含まれる画像出力装置を特定する情報と、前記送信手段から送信された設定情報に含まれる、前記データを出力した画像出力装置を特定する情報とが一致したことに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理することを特徴とする、請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記承認可能条件は、前記データを承認可能にするための条件として前記データを可視出力するための画像出力設定を特定する情報を含み、
前記管理手段は、前記承認可能条件に含まれる画像出力設定と、前記送信手段から送信された設定情報に含まれる、前記データを出力した際の出力設定とが一致したことに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理することを特徴とする、請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記サーバ装置は更に、前記管理手段が管理するデータに対して、前記サーバ装置の外部からの承認要求を受け付ける受付手段を備え、
前記管理手段は、前記受付手段が受け付けた承認要求の対象であるデータが承認可能な状態である場合には前記承認要求を有効とし、前記受付手段が受け付けた承認要求の対象であるデータが承認可能な状態でない場合には前記承認要求を無効とすることを特徴とする、請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項５】
前記管理手段は、前記承認要求を有効とした場合には承認要求の対象であるデータを承認済みの状態として管理し、前記承認要求を無効とした場合には前記承認要求の要求元に対して当該承認要求が無効であることを通知することを特徴とする、請求項４に記載のワークフローシステム。
【請求項６】
前記画像出力装置は更に原稿の画像を読み取る読み取り手段を備え、
前記出力手段は前記設定情報を画像として前記データに付加して印刷出力し、
前記読み取り手段は前記出力手段による印刷出力を原稿とした画像を読み取り、当該原稿の画像から設定情報を抽出し、
前記送信手段は前記読み取り手段が抽出した情報を送信することを特徴とする、請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項７】
前記画像出力装置はクライアントコンピュータであり、
前記出力手段はデータを可視表示するためのディスプレイであり、
前記送信手段は、前記ディスプレイを特定する情報であることを特徴とする、請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項８】
データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置であって、
前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理手段と、
前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶する記憶手段と、
外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
サーバ装置と、画像出力装置とを含み、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを実行するためのワークフローシステムにおけるデータ承認方法であって、
前記サーバ装置において、ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、
前記画像出力装置において、前記ワークフローで扱われるデータを可視出力する出力工程と、
前記画像出力装置において、前記出力工程で前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を前記サーバ装置へ送信する送信工程と、
前記サーバ装置において、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて管理し、前記送信工程において前記画像出力装置から送信された設定情報と、前記承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とするデータ承認方法。
【請求項１０】
データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置におけるデータ承認方法であって、
前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、
前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶手段に記憶する記憶工程と、
外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とするデータ承認方法。
【請求項１１】
データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置におけるデータ承認方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記データ承認方法は、
前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、
前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶手段に記憶する記憶工程と、
外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザがコンピュータ、画像形成装置を用いて承認の意思表示の有効性をシステム上でチェックすることができるようにした電子承認システム（ワークフローシステム）及び電子承認方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報を単に共有するだけでなく、電子的に作成した文書について承認者が審査し、承認処理を経て、配布先に送るという作業を、ネットワークを利用して電子的に行う、いわゆる、電子承認システムが徐々に広まっている。
【０００３】
作成した文書を特定の人たちに同時に送信するのは電子メールで達成できる。しかし、作成した電子文書を予め決められた複数の人に順次送信し、処理が完了すると次の人に自動的に送信し、全体として文書がどこに到達しているかをモニタでき、各工程の所要時間を測定することは電子メールソフトでは難しい。
【０００４】
このため、このようなことを実現するためのワークフローソフトが新しく登場している。例えば、起案書システムのワークフローソフトはよく知られている（例えば、特許文献１参照）。このワークフローソフトは、予め決められた各企業独自の起案書フォームにパソコンを利用して所定の事項を記入し、作成完了後に上司の承認を順次受けて決済をもらい、決済後は再び作成者に戻ってくるというシステムである。途中に不備があった場合には、否認ということで作成者に戻され、修正後再び元の承認ルートに乗せることができるようになっている。
【特許文献１】特開平６−３４８７３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記ワークフローにおいて、承認者による承認処理が正しく行われない可能性があるという問題があった。例として、作成者が作成したデータの画質や色味を承認者が審査（チェック）することを期待した場合に、承認者が対象データを白黒印刷してそれを審査し、承認するケースが考えられる。この場合、承認者は白黒印刷した出力物をチェックしており、色味などのチェックを行うことは出来ない。したがって、この場合、承認者の審査は正しく行われていないことになる。しかし、ワークフローシステム上では承認者による承認が正当に行われたものと扱われてしまう。このように従来のワークフローシステムでは承認の信頼性の面では不完全な点があった。
【０００６】
本発明の目的は、承認の信頼性を向上させることができる電子承認システム及び電子承認方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載のワークフローシステムは、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを実行するためのワークフローシステムであって、前記ワークフローシステムは、サーバ装置と、画像出力装置とを含み、前記サーバ装置は、前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理手段を備え、前記画像出力装置は、前記ワークフローで扱われるデータを可視出力する出力手段と、前記出力手段が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を前記サーバ装置へ送信する送信手段とを備え、前記管理手段は、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて管理し、前記画像出力装置の送信手段から送信された、設定情報と、前記承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定することを特徴とする。
【０００８】
請求項８記載の情報処理装置は、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置であって、前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理手段と、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶する記憶手段と、外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信手段と、前記受信手段が受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項９記載のデータ承認方法は、サーバ装置と、画像出力装置とを含み、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを実行するためのワークフローシステムにおけるデータ承認方法であって、前記サーバ装置において、ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、前記画像出力装置において、前記ワークフローで扱われるデータを可視出力する出力工程と、前記画像出力装置において、前記出力工程で前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を前記サーバ装置へ送信する送信工程と、前記サーバ装置において、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて管理し、前記送信工程において前記画像出力装置から送信された設定情報と、前記承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項１０記載のデータ承認方法は、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置におけるデータ承認方法であって、前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶手段に記憶する記憶工程と
外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信工程と、前記受信工程で受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項１１記載のプログラムは、データに対する承認を行う工程を含むワークフローを管理する情報処理装置におけるデータ承認方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記データ承認方法は、前記ワークフローで扱われるデータの状態を管理する管理工程と、前記データを承認可能にするための条件を示す情報である承認可能条件を前記ワークフローに関連付けて記憶手段に記憶する記憶工程と、外部の画像出力装置が前記データを可視出力した際の出力設定及び前記画像出力装置を特定する情報である設定情報を受信する受信工程と、前記受信工程で受信した設定情報と前記記憶手段に記憶された承認可能条件とに基づいて、前記データを承認可能な状態として管理すべきか否かを決定する決定工程と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、承認者が定められた審査を行わずに登録文書を承認するといった信頼性のない承認を防ぐことができ、承認の信頼性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１４】
（第１の実施の形態）
〔図１の説明〕
図１は、本発明の実施の形態に係る電子承認システム（ワークフローシステム）の構成を示す図である。
【００１５】
この電子承認（データ承認）システムは、サーバ／クライアントシステムで実現される。電子承認システムは、文書データを承認者が承認するまでのワークフローを管理する。そして、文書データに対する承認の有効性をチェックする。本電子承認システムのワークフローで管理する文書データは、画像データや、文書作成アプリケーションで作成したデータなどを含む。以下、文書データを単に「文書」と呼ぶこともある。
【００１６】
ネットワーク（ＬＡＮ）１０１には、ワークフローの管理やデータベースの管理を行うための情報処理装置の一例であるサーバ１０２が接続される。また、何らかの行為に対する承認作業を含む各種の作業を行うための複数のクライアントコンピュータ（クライアントＰＣ）１０３、１０４がネットワーク１０１に接続される。また、何らかの行為に対する承認作業を含む各種の作業を行い、さらに各種文書を印刷するための複数のＭＦＰ（Multi Function Peripheral）１０５、１０６がネットワーク１０１に接続される。ＭＦＰ１０５、１０６は画像出力装置の一例である。
【００１７】
〔図２の説明〕
図２は、図１におけるＭＦＰのハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
図２において、ＭＦＰ１０５、１０６は、コントローラ２００、操作部２２０、スキャナ部２２１、プリンタ部２２２から構成される。
【００１９】
コントローラ２００において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラム等に基づいてＭＦＰ全体を統括的に制御すると共に、コントローラ２００内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。
【００２０】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。ＲＯＭ２０３には装置のブートプログラムなどが格納されている。ＨＤＤ２０４は、ハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能となっている。
【００２１】
操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２０７と操作部２２０とを接続するためのインタフェース部である。この操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部２２０に表示するための画像データをシステムバス２０７から受け取り、操作部２２０に出力すると共に、操作部２２０から入力された情報をシステムバス２０７へ出力する。
【００２２】
ネットワークＩ／Ｆ２０６は、ＬＡＮやＷＡＮ（図１のネットワーク１０１）及びシステムバス２０７に接続し、情報の入出力を行う。画像バス２１９は、画像データをやり取りするための伝送路である。
【００２３】
スキャナ画像処理部２１２は、スキャナ部２２１からスキャナＩ／Ｆ２１１を介して受け取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。埋め込み情報抽出部２１０は、画像データから背景画像に埋め込まれているパターンの検出や付加情報の抽出の処理を行う。埋め込み情報抽出部２１０で行われる処理の詳細については後述する。
【００２４】
圧縮部２１３は、画像データを受け取り圧縮する。伸長部２１５は、データを伸長した後にラスタ展開してプリンタ画像処理部２１７に送る。
【００２５】
プリンタ画像処理部２１７は、伸長部２１５から送られた画像データを受け取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像処理を施す。また、指示がある場合は、符号画像生成部２１６において生成された符号画像データを画像データに合成する。プリンタ画像処理部２１７で処理された画像データはプリンタ部２２２へ転送され、プリンタ部において画像形成を行うことで印刷物として可視出力される。
【００２６】
符号画像生成部２１６は、たとえば二次元バーコード（ＱＲコード）画像やバーコード画像、情報埋め込み技術により生成された画像等の符号画像データを生成する。画像生成には、ＣＰＵ２０１が不図示のメモリカードスロットから読み込んだ情報あるいは操作部２２０で入力された情報が利用される。
【００２７】
尚、符号画像の生成は、ＨＤＤ２０４、あるいはＲＯＭ２０３内に格納されたプログラムを実行することによって行われる。画像処理後の画像データは、プリンタＩ／Ｆ２１８を介してプリンタ部２２２に出力される。
【００２８】
画像変換部２１４は、画像データに対して回転や色空間変換、２値多値変換、画像合成、間引きといった所定の変換処理を施す。
【００２９】
ＲＩＰ部２０８は、ＰＤＬコードデータを元に生成された中間データを受け取り、ビットマップデータ（多値）を生成する。生成されたビットマップデータは、圧縮部２０９で圧縮されて画像バス２１９へ送られる。
【００３０】
〔図３の説明〕
図３は、図１におけるクライアントあるいはサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３１】
図３において、クライアント１０３、１０４あるいはサーバ１０２は、コンピュータ３００として示される。
【００３２】
コンピュータ３００は、ＲＯＭ３０２あるいは、ＨＤＤ３１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ３０１を備え、ＣＰＵ３０１は、コンピュータ３００全体を制御する。
【００３３】
ＲＡＭ３０３は、ＣＰＵ３０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ（ＫＢＤ Ｃ）３０５は、コンピュータ３００に備えられたキーボード（ＫＢＤ）３０９からの指示入力を制御する。
【００３４】
ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）３０６は、例えば、液晶ディスプレイやＣＲＴなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）３１０における可視表示を制御する。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）３０７は、大容量記憶デバイスであるハードディスク（ＨＤＤ）３１１を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）３０８は、ＬＡＮ等のネットワーク１０１を介して、他の機器と双方向にデータをやり取りする。
【００３５】
〔図４の説明〕
図４は、図１の電子承認システムを用いて行うワークフロー処理の手順の一例を示す図である。
【００３６】
図４では、ワークフローの一例として、クライアント１０３を使用するユーザがサーバ１０２に文書データを登録する操作を行い、クライアント１０４を使用するユーザがそれを承認する操作を行う場合を示している。但し、本システムが実行可能なワークフローはこれに限らず、これ以外のワークフローを使用してもよい。登録する文書データは、画像データや、文書データなど、画像形成装置で処理可能なデータであればよい。
【００３７】
クライアント１０３は、クライアント１０３を使用するユーザの操作に基づいて、サーバ１０２に後述する図７に示すユーザ情報７０１を送信しログインする（Ｓ４０１）。ここでは、ユーザ情報７０１のユーザアカウント７０２として、クライアント１０３を操作するユーザのアカウントがセットされる。次に、ユーザは、ワークフロー処理へ登録したい文書を選択する。そして、クライアント１０３はサーバ１０２へユーザが選択した文書の文書登録要求を出す（Ｓ４０２）。文書登録要求を受け付けるとサーバ１０２は、承認者選択要求をクライアント１０３へ出す（Ｓ４０３）。
【００３８】
クライアント１０３は、クライアント１０３を操作するユーザの操作に基づき、文書を承認すべきユーザ情報をサーバ１０２へ送信する（Ｓ４０４）。なお、文書を承認すべきユーザが予めサーバ１０２に登録されていても良い。その場合はＳ４０４の処理は省略しても良い。承認者を示すユーザ情報を受信すると、サーバ１０２は、ログインしたユーザのユーザ情報７０１から文書管理情報５００を作成する。サーバ１０２は、Ｓ４０１でログインしたユーザのユーザ情報７０１を作成者情報５０２に、承認者として選択されたユーザのユーザ情報を承認者情報５０３に、文書ステータス５０１を「承認不可能」に設定した文書管理情報５００を作成する。そしてサーバ１０２は、登録された文書と文書管理情報５００とを関連付けて保持する（Ｓ４０５）。ステップＳ４０５で文書の登録が正常に完了したら、サーバ１０２はクライアント１０３に対して文書登録の成功を示す情報を通知する（Ｓ４０６）。文書管理情報５００については後に詳述する。
【００３９】
次に、承認権限を持ったユーザがクライアント１０４を操作し、クライアント１０４はサーバ１０２にユーザ情報７０１を送信しログインを行う（Ｓ４０７）。ここでは、ユーザ情報７０１のユーザアカウント７０２として、クライアント１０３を操作するユーザのアカウントがセットされる。サーバ１０２は、ステップＳ４０５で登録された文書（以降、登録文書という）がクライアント１０４によりアクセスされ閲覧されると（Ｓ４０８）、登録文書の文書管理情報５００中の文書ステータス５０１を「承認可能」へ変更する（Ｓ４０９）。
【００４０】
クライアント１０４より登録文書を承認する要求（承認要求）を受け取ると（Ｓ４１０）、サーバ１０２は、クライアント１０４を操作するユーザのユーザ情報７０１と登録文書の承認者情報５０３を比較する（Ｓ４１１）。一致するとサーバ１０２は、文書ステータス５０１を「承認」、すなわち承認済みの状態に変更し（Ｓ４１２）、承認の要求元であるクライアント１０４へ承認成功を通知する（Ｓ４１３）。
【００４１】
〔図５の説明〕
図５は、図３のサーバが文書毎に保持する文書管理情報の一例を示す図である。文書管理情報５００は５０１−５０４の項目を含んでいる。
【００４２】
文書ステータス５０１は文書の現在のステータスを示す。文書ステータスの例として「作成中」、「承認不可能」、「承認可能」、「承認」が挙げられる。「作成中」はその文書が現在作成中であることを示す。「承認不可能」、「承認可能」は共に未承認の状態を示す。「承認不可能」は承認者が文書を未だ承認していない状態、あるいは正しく審査していない状態であることを示す。
【００４３】
本実施形態において審査とは、承認者が登録文書をＭＦＰ１０５、１０６、あるいはクライアント１０３、１０４の表示モジュール３１０で可視出力し、その可視出力画像を目視でチェックすることを示す。
【００４４】
文書ステータス５０１において、「承認可能」は承認者が文書を正しい設定で出力したことを示す。文書の出力とは、文書をＭＦＰ１０５、あるいは１０６で印刷出力すること、あるいは表示モジュール３１０へ表示出力することを含む。ここで文書を出力する際の設定が正しいか否かの判定については図６にて説明する。文書ステータス５０１において、「承認」は承認者がその文書の承認を完了したことを示す。
【００４５】
作成者情報５０２はその文書の作成者のユーザ情報７０１を示す。
【００４６】
承認者情報５０３は、その文書を承認することが可能なユーザのユーザ情報７０１を示す。文書ＩＤ５０４は、文書毎に割り振られたＩＤであり、文書と文書管理情報５００を関連付ける目的で使用される。
【００４７】
〔図６の説明〕
図６は、ユーザが登録文書を図２のＭＦＰを用いて印刷し、審査した後にクライアントを用いてサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【００４８】
ユーザ６０１は、サーバ１０２に登録された文書を承認する立場にあるユーザである。ユーザ６０１は、ＭＦＰ１０５へログインするための操作（Ｓ６０１）を行う。そしてユーザ６０１は登録文書を印刷するための操作（Ｓ６０２）を行う。印刷操作（Ｓ６０２）が行われると、ＭＦＰ１０５は、サーバ１０２に対して印刷操作を行ったユーザ６０１のユーザ情報７０１、ＭＦＰ１０５の持つデバイス情報、デバイス設定情報を送信する（Ｓ６０３〜Ｓ６０５）。
【００４９】
その後、ＭＦＰ１０５は、サーバ１０２から登録文書を取得し、登録文書を印刷出力する（Ｓ６０６）。ユーザは印刷結果を目視にて審査する（Ｓ６０７）。
【００５０】
サーバ１０２は、ワークフロー毎に図８に示すような承認可能条件を保持している。承認可能条件の詳細については後述する。サーバ１０２は、ＭＦＰ１０５よりユーザ情報を受け取ると、そのユーザ情報と文書管理情報５００中の承認者情報５０３の内容とが合致（一致）するか比較を行う（Ｓ６０８）。
【００５１】
次に、サーバ１０２は、ＭＦＰ１０５よりデバイス情報を受け取ると、そのデバイス情報が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ６０９）。次に、サーバ１０２は、ＭＦＰ１０５よりデバイス設定情報を受け取ると、そのデバイス設定情報が自身の保持している承認可能条件と比較し、比較の結果、両者が合致するか否かを決定する（Ｓ６１０）。
【００５２】
ユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報が承認可能条件に合致していた場合、登録文書の文書管理情報５００中の文書ステータス５０１を承認可能状態に変更する（Ｓ６１１）。
【００５３】
ユーザ６０１は、登録文書の印刷結果を審査するとクライアント１０３を用いて承認操作を行う（Ｓ６１２）。クライアント１０３は、承認操作を受け付けるとサーバ１０２へ登録文書が承認されたことを通知する（Ｓ６１３）。
【００５４】
サーバ１０２は、登録文書に対する承認通知を受け取ると、登録文書が承認可能状態であるか否かを確認（判定）する（Ｓ６１４）。登録文書が承認可能状態でない場合、サーバ１０２は承認不可であることをクライアント１０３へ通知する。
【００５５】
登録文書が承認可能状態であれば、サーバ１０２はクライント１０３へ承認成功を通知する（Ｓ６１５）。承認成功通知を受け取ると、クライアント１０３はユーザ６０１へ承認成功を通知する（Ｓ６１６）。以上で、登録文書に対する承認処理が終了する。
【００５６】
〔図７の説明〕
図７は、ユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報の詳細の一例を示す図である。
【００５７】
ユーザ情報７０１は、ユーザ毎に割り当てられたアカウント７０２を含んでいる。デバイス情報７０３は、ＭＦＰ毎に割り当てられたＭＦＰ固有のシリアルナンバー７０４と機種毎に割り当てられた機種固有の機種コード７０５を含んでいる。
【００５８】
デバイス設定情報７０６は、印刷を高品質で行うか標準で行うかを示す印刷品質７０７と印刷時の倍率７０８と印刷結果を出力する用紙サイズ７０９とカラー印刷かモノクロ印刷かを示すカラーモード７１０を含んでいる。デバイス設定情報７０６は、画像をどのような設定で出力したかを示す画像出力設定情報である。
【００５９】
ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６のすべて、あるいはこれらのうちの少なくとも１つからなる情報を出力設定と呼ぶ。出力設定は上記の３つの情報以外の情報を含んでもよい。
【００６０】
〔図８の説明〕
図８は、図６においてサーバがワークフロー毎に保持する承認可能条件の詳細の一例を示す図である。
【００６１】
承認可能条件８００はサーバ１０２のＨＤＤ３１１に記憶され、登録文書と、登録文書の文書管理情報５００に関連付けられている。承認可能条件は、８０５−８１１の項目を含む。
【００６２】
機種コード８０５は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能なＭＦＰの機種コードを示している。また、シリアルナンバー８０６、８０７は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能なＭＦＰのシリアルナンバーを示している。図８の例では承認可能条件８００中には機種コード８０５とシリアルナンバー（８０６、８０７）の両方の情報が登録されているが、どちらか一方の情報だけが登録されていても良い。また、承認可能条件８００は機種コードとして複数個の機種コードを登録しても良い。また、承認可能条件８００はシリアルナンバーを１つだけ登録していてもよいし、２つ以上登録していてもよい。
【００６３】
サーバ１０２は、ＭＦＰ１０５より送信されたデバイス情報７０３の機種コード７０５と機種コード８０５が一致すると、デバイス情報は承認可能条件に合致したと判断する。また、ＭＦＰ１０５より送信されたデバイス情報７０３のシリアルナンバー７０４とシリアルナンバー８０６、８０７のいずれかが一致した場合に関してもデバイス情報は承認可能条件に合致したと判断する。
【００６４】
印刷品質８０８は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能であると判断された印刷品質の値を示している。倍率８０９は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能であると判断された倍率の値を示している。
【００６５】
出力用紙サイズ８１０は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能であると判断された出力用紙サイズの値を示している。カラーモード８１１は、このワークフローにおいて承認目的の印刷で正しく印刷可能であると判断されたカラーモードの値を示している。
【００６６】
サーバ１０２は、ＭＦＰ１０５より送信されたデバイス設定情報７０６の各項目の値が印刷品質８０８、倍率８０９、出力用紙サイズ８１０、カラーモード８１１とそれぞれ一致していれば、デバイス設定情報は承認可能条件に合致したと判断する。
【００６７】
〔図９の説明〕
図９は、図８の承認可能条件を作成する作成画面の一例を示す図である。
【００６８】
承認可能条件作成画面９０１は、ワークフローを処理するためにクライアント１０３で実行しているアプリケーションプログラムが表示モジュール３１０に表示させる画面である。
【００６９】
ユーザは、文書登録要求時に（図４のＳ４０２）、クライアント１０３より承認可能条件作成画面９０１を使用して承認可能条件を作成することができる。
【００７０】
ユーザは、承認可能条件作成画面９０１を用いて、機種９０２、デバイス名９０３、品質９０４の値を選択することができる。ユーザは、機種９０２から機種Ａ〜Ｃ（９０５〜９０７）のうち一つを選択する。機種とは、ＭＦＰ１０５、１０６及び不図示のMFＰやプリンタの機種を特定するもので、たとえばＭＦＰのモデル名が該当する。デバイス名は、ＭＦＰ１０５、１０６及び不図示のMFＰやプリンタのうちのいずれかを特定する名称である。
【００７１】
ユーザは、デバイス名９０３からデバイスＡ〜Ｃ（９０８〜９１０）のうち一つを選択する。ユーザは、品質９０４から高〜低（９１１〜９１３）のうち一つを選択する。各項目を選択するとユーザはＯＫボタン９１４を押下する。
【００７２】
〔図１０の説明〕
図１０は、図８の承認可能条件を作成する場合の手順の一例を示す図である。図１０の手順は、図４の手順に更に追加される手順である。本実施形態では、図１０の手順は図４の手順におけるステップＳ４０２とステップＳ４０３の間に行うものとする。
【００７３】
サーバ１０２は、承認可能条件作成画面９０１をクライアント１０３へ送信する（Ｓ１００３）。なお、承認可能条件作成画面はクライアント１０３側で生成してもよい。
【００７４】
次に、クライアント１０３は、承認可能条件作成画面９０１を表示し（Ｓ１００４）、ユーザによる操作入力を受け付け、ＯＫボタン８１４が押下されると、選択された情報をサーバ１０２へ送信する（Ｓ１００５）。
【００７５】
選択された情報を受け取ると、サーバ１０２は、承認可能条件を作成し、文書と共に保存する。サーバ１０２は、予め機種名（９０５〜９０７）とそれぞれの機種の機種コード７０５を保持しており、選択された機種名から承認可能条件機種コード８０５を生成する。
【００７６】
サーバ１０２は、予めデバイス名（９０８〜９１０）とそれぞれのデバイスのシリアルナンバー７０４を保持しており、選択された機種名から承認可能条件シリアルナンバー８０６、８０７を生成する。
【００７７】
サーバ１０２は、予め品質（９１１〜９１３）に対応した印刷品質７０７、倍率７０８、出力用紙サイズ７０９、カラーモード７１０を保持している。そして選択された品質から印刷品質８０８、倍率８０９、出力用紙サイズ８１０、カラーモード８１１を生成する。なお、承認可能条件作成画面９０１にカラーモードを選択させるような入力項目を追加してもよい。この場合、当該画面上でユーザが「カラー」または「白黒」を選択した結果を承認可能条件８００のカラーモード８１１に反映させることになる。
【００７８】
承認可能条件８００は、ステップＳ４０５で登録される文書と、文書管理情報５００とに関連付けてサーバ１０２内のＨＤＤ３１１に記憶される。
【００７９】
〔図１１の説明〕
図１１は、図６の手順においてＭＦＰが実行する処理の手順を示すフローチャートである。
【００８０】
具体的には、文書を承認目的で印刷した場合のＭＦＰ１０５のＣＰＵ２０１の動作を示すフローチャートである。
【００８１】
ＭＦＰ１０５は、操作部２２０よりユーザ情報７０１を受け付け、ログイン処理を行う（Ｓ１１０１）。次に、操作部２２０より登録文書を印刷するための操作を受け付ける（Ｓ１１０２）。次に、ＭＦＰ１０５は、ログインしたユーザのユーザ情報７０１をサーバ１０２へネットワークＩ／Ｆ２０６を介して送信する（Ｓ１１０３）。
【００８２】
次に、ＭＦＰ１０５は、自身のデバイス情報７０３をサーバ１０２へネットワークＩ／Ｆ２０６を介して送信する（Ｓ１１０４）。次に、ＭＦＰ１０５は、自身のデバイス設定情報７０６をサーバ１０２へネットワークＩ／Ｆ２０６を介して送信する（Ｓ１１０５）。最後に、ＭＦＰ１０５はサーバ１０２より登録文書を取得し、登録文書の印刷処理を行い（Ｓ１１０６）、本フローを終了する。なお、ステップＳ１１０３−ステップＳ１１０５の処理は１つのステップとしてまとめても構わない。即ち、ＭＦＰ１０５は、ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を一括してサーバ１０２へ送信してもよい。
【００８３】
ここで、Ｓ１１０３乃至Ｓ１１０５は伝達手段を構成する。伝達手段は、電子情報を参照し承認者によって審査される目的で印刷されると印刷したユーザのユーザ情報７０１、印刷に使用されたＭＦＰ１０５のデバイス情報７０３及びデバイス設定情報７０６を、電子情報を管理しているサーバ１０２へ伝達する。
【００８４】
〔図１２の説明〕
図１２は、図６の手順においてサーバが実行する文書ステータス変更処理の手順を示すフローチャートである。
【００８５】
具体的には、ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を受信した際に文書のステータスを変更するサーバ１０２のＣＰＵ３０１の動作を示したフローチャートである。
【００８６】
サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してＭＦＰ１０５よりユーザ情報７０１を受信する（Ｓ１２０１）。次に、サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してＭＦＰ１０５よりデバイス情報７０３を受信する（Ｓ１２０２）。次に、サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してＭＦＰ１０５よりデバイス設定情報７０６を受信する（Ｓ１２０３）。
【００８７】
次に、サーバ１０２は、受信したユーザ情報７０１が承認者情報５０３に合致するか比較を行う（Ｓ１２０４）。合致していればステップＳS１２０５へ進む。合致しなければ処理を終了する。
【００８８】
ステップＳ１２０５において、サーバ１０２は、受信したデバイス情報７０３がシリアルナンバー８０６、８０７、機種コード８０５に合致するか否かを決定するために比較を行う。合致していればステップＳ１２０６へ進む。合致しなければ処理を終了する。
【００８９】
ステップＳ１２０６において、サーバ１０２は、受信したデバイス設定情報４０６が印刷品質８０８、倍率８０９、出力用紙サイズ８１０、カラーモード８１１に合致するか比較を行う。合致していればステップＳ１２０７へ進む。合致しなければ処理を終了する。
【００９０】
ステップＳ１２０７において、サーバ１０２は、対象文書の文書ステータス５０１が「承認不可能」状態であるならば「承認可能」状態へと変更し、本処理を終了する。
【００９１】
本フローチャートを実行することにより、登録文書を承認可能条件８００に合致する条件で印刷出力した場合のみ、登録文書の文書ステータス５０１を承認可能な状態に更新することができる。一方、登録文書を承認可能条件８００に合致しない条件で印刷出力した場合には登録文書の文書ステータスが承認不可能のままとなる。承認者が正しい条件で登録文書を印刷出力した場合にのみ、登録文書の承認を行うことが可能になる。
【００９２】
ここで、Ｓ１２０４乃至Ｓ１２０６は、ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６とサーバの保持する承認可能条件とを比較する比較手段を構成する。
【００９３】
また、Ｓ１２０７は、比較手段において、ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６が承認可能条件に一致すれば電子情報を承認可能状態に変更する状態変更手段を構成する。
【００９４】
〔図１３の説明〕
図１３は、図６の手順においてサーバが実行する承認要求受け付け処理の手順を示すフローチャートである。
【００９５】
具体的には、承認要求を受け付けた場合のサーバ１０２のＣＰＵ３０１の動作を示すフローチャートである。
【００９６】
図１４で詳述するフローチャートのステップＳ１４０２の処理によってクライアント１０３から承認要求が送信される。そして、サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３より承認要求を受信する（Ｓ１３０１）（サーバ１０２の外部からの承認要求を受け付ける受付手段）。次に、サーバ１０２は、対象文書の文書ステータスが「承認可能」であるかどうかを判断（判定）する（Ｓ１３０２）。
【００９７】
「承認可能」状態であれば、登録文書に対する承認処理を実行し、クライアント１０３へ承認成功を通知する（Ｓ１３０３）。ステップＳ１３０３において、登録文書に対する承認処理を実行することで当該文書の文書管理情報５００の文書ステータス５０１は、「承認可能」から「承認」に更新される。
【００９８】
「承認可能」状態でなければクライアント１０３へ承認失敗を通知する（Ｓ１３０４）。そして本処理を終了する。
【００９９】
〔図１４の説明〕
図１４は、図６の手順においてクライアントが実行する処理の手順を示すフローチャートである。
【０１００】
具体的には、承認操作を受け付ける際のクライアント１０３のＣＰＵ３０１の動作を示すフローチャートである。
【０１０１】
クライアント１０３は、ユーザによる承認操作を受け付けると（Ｓ１４０１）、インターネット１０１を介してサーバ１０２へ承認操作が行われたこと、即ち、承認の要求を通知する（Ｓ１４０２）。
【０１０２】
図１３のフローチャートのステップＳ１３０３、あるいはステップＳ１３０４の処理をサーバ１０２が実行することにより、サーバから承認結果が送信される。サーバ１０２より承認結果を受信すると（Ｓ１４０３）、その承認結果が成功か失敗かを判断する（Ｓ１４０４）。承認結果が成功ならば表示モジュール３１０を介して承認成功をユーザへ通知する。承認結果が失敗ならば表示モジュール３１０を介して承認失敗をユーザへ通知する。ステップＳ１４０５、Ｓ１４０６における通知の手法としては、たとえば、表示モジュール３１０に承認結果を表示することが考えられる。他にも、音声による通知などでもよい。
【０１０３】
ここで、Ｓ１４０１は、電子情報の内容について承認または非承認を選択する選択手段を構成する。また、図１３のＳ１３０２は、選択手段で承認が選択された場合に、電子情報が承認可能状態か否かを判定する判定手段を構成する。
【０１０４】
また、Ｓ１３０３及びＳ１３０４は、判定手段で前記電子情報が承認可能状態であると判定された場合に承認を有効とし、電子情報が承認可能状態ではないと判定された場合に承認を無効とし、ユーザによる承認結果を管理する承認結果管理手段を構成する。
【０１０５】
以上、本実施形態によれば、承認者が承認対象である登録文書を承認可能条件と合致しない条件で印刷出力をおこなった場合には、その後の当該文書に対する承認を有効ではないものと扱う。これにより、正しくない手順による審査・承認処理を無効なものと扱うことが出来、これにより、ワークフローの承認の信頼性を向上させることができる。
【０１０６】
（第２の実施の形態）
第２の実施の形態のシステムの構成は第１の実施の形態と同様である。サーバ、クライアント、ＭＦＰは第１の実施の形態と同じ構成を取る。
【０１０７】
第１の実施の形態では、ユーザ６０１が、対象の電子情報を印刷した際にＭＦＰ１０５がサーバ１０２へユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を送信し、その後、ユーザはクライアント１０２より承認操作を行っていた。
【０１０８】
しかし、ユーザは対象の電子情報を印刷した後に印刷物に承認印を押し、印刷物を、画像形成装置を用いてスキャンすることで承認操作を行っても良い。つまり、第２の実施形態では承認を要求する承認要求元がＭＦＰになる。
【０１０９】
〔図１５の説明〕
図１５は、ユーザが登録文書を印刷する際に図２のＭＦＰがユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報を印刷結果に埋め込む場合の手順の一例を示す図である。
【０１１０】
ユーザ１５０１は、ＭＦＰ１０５へログイン操作（Ｓ１５０１）を行い、登録文書を印刷する操作（Ｓ１５０２）を行う。印刷操作（Ｓ１５０２）が行われると、ＭＦＰ１０５は、印刷操作（Ｓ１５０２）を行ったユーザのユーザ情報７０１、ＭＦＰ１０５の持つデバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６をバーコード化する（Ｓ１５０３）。
【０１１１】
ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６をバーコード化すると、ＭＦＰ１０５は印刷データにバーコード化した情報を埋め込む（あるいは、付加する）（Ｓ１５０４）。その後、ＭＦＰ１０５は印刷結果を出力する（Ｓ１５０５）。ユーザ１５０１は印刷物を審査し（Ｓ１５０６）、承認する場合は印刷物に承認印を付加する（Ｓ１５０７）。
【０１１２】
ここで、Ｓ１５０４は、電子情報を参照し承認者によって審査される目的で印刷される際にユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を印刷物に埋め込む埋め込み手段を構成する。
【０１１３】
〔図１６の説明〕
図１６は、ユーザが登録文書を、承認用ＭＦＰを用いて印刷し審査した後にＭＦＰを用いてサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【０１１４】
ユーザ１６０１は、承認用ＭＦＰ１０５へログイン操作（Ｓ１６０１）を行い、登録文書を承認するための操作（Ｓ１６０２）を行う。
【０１１５】
承認操作（Ｓ１６０２）が行われると、承認用ＭＦＰ１０５は、原稿をスキャンする（Ｓ１６０３）。ここでスキャンする原稿は、図１５の手順でＭＦＰ１０５が印刷した、バーコードが付加された印刷物に対して、承認者が承認印を押下したものである。承認用ＭＦＰ１０５は、原稿をスキャンすると原稿に埋め込まれたバーコード化された情報を読み出す（Ｓ１６０４）。
【０１１６】
次に、承認用ＭＦＰ１０５２は、サーバ１０２に対して登録文書に付加された承認印情報、バーコード化された情報より読み出したユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を送信する（Ｓ１６０５〜Ｓ１６０８）。
【０１１７】
サーバ１０２は、ワークフロー毎に承認印情報、ユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６の承認可能条件を保持している。サーバ１０２は、承認用ＭＦＰ１０５より承認印情報を受け取ると、その承認印情報が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１６０９）。
【０１１８】
次に、サーバ１０２は、承認用ＭＦＰ１０５よりユーザ情報７０１を受け取ると、そのユーザ情報７０１が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１６１０）。次に、サーバ１０２は、承認用ＭＦＰ１０５よりデバイス情報７０３を受け取ると、そのデバイス情報７０３が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１６１１）。
【０１１９】
次に、サーバ１０２は、承認用ＭＦＰ１０５よりデバイス設定情報７０６を受け取ると、そのデバイス設定情報７０６が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１６１２）。
【０１２０】
承認印情報、ユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報全てが承認可能条件に合致していた場合、登録文書のステータスを承認状態に変更し（Ｓ１６１３）、サーバ１０２は、承認用ＭＦＰ１０５へ承認成功を通知する（Ｓ１６１４）。承認成功通知を受け取ると承認用ＭＦＰ１０５はユーザ１６０１へ承認成功を通知する（Ｓ１６１５）。
【０１２１】
〔図１７の説明〕
図１７は、図１６の手順におけるＭＦＰの処理の手順を示すフローチャートである。
【０１２２】
ＭＦＰ（承認用ＭＦＰ）１０５は、操作部２２０よりユーザ情報７０１を受け付け、ログイン処理を行う（Ｓ１７０１）。次に、操作部２２０より承認操作を受け付ける（Ｓ１７０２）。
【０１２３】
次に、ＭＦＰ１０５は、スキャナ部２２１を用いて対象文書のスキャン処理を行う（Ｓ１７０３）。次に、ＭＦＰ１０５は、対象文書に付加されたバーコード情報を読み取る（Ｓ１７０４）。
【０１２４】
次に、ＭＦＰ１０５は、対象文書に付加された承認印情報を読み取る（Ｓ１７０５）。次に、ＭＦＰ１０５は、ログインしたユーザのユーザ情報７０１、承認印情報、読み取ったバーコード情報より抽出したデバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６をサーバ１０２へネットワークＩ／Ｆ２０６を介して送信する（Ｓ１７０６）。
【０１２５】
次に、ＭＦＰ１０５は、ステップＳ１７０６での情報の送信に応答してサーバ１０２より送信される承認結果を受信する（Ｓ１７０７）。承認結果を受信するとＭＦＰ１０５は承認結果を判断する（Ｓ１７０８）。承認結果が成功ならばクライアント１０３へ承認成功を通知する（Ｓ１７０９）。承認結果が失敗ならばクライアント１０３へ承認失敗を通知する（Ｓ１７１０）。そして、本処理を終了する。
【０１２６】
ここで、Ｓ１７０４は、上記埋め込み手段により印刷物に埋め込まれた印刷設定情報を読み込む読み込み手段を構成する。
【０１２７】
〔図１８の説明〕
図１８は、図１６におけるサーバの処理の手順を示すフローチャートである。
【０１２８】
サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３よりユーザ情報７０１、承認印情報、読み取ったバーコード情報より抽出したデバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を受信する（Ｓ１８０１）。これらの情報は、クライアント１０３が図１７のステップＳ１７０７６を実行することによってクライアント１０３から送信された情報である。
【０１２９】
次に、サーバ１０２は、受信した承認印情報が承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１８０２）。合致すればステップＳ１８０３へ進み、合致しなければステップＳ１８０７へ進む。次に、サーバ１０２は、承認権限のあるユーザか判断する（Ｓ１８０３）。承認権限のあるユーザであればステップＳ１８０４へ進み、承認権限のあるユーザでなければステップＳ１８０７へ進む。
【０１３０】
次に、サーバ１０２は、受信したデバイス情報７０３がシリアルナンバー８０６、８０７、機種コード８０５に合致するか比較を行う（Ｓ１８０４）。合致すればＳ１８０５へすすみ、合致しなければステップＳ１８０７へ進む。
【０１３１】
次に、サーバ１０２は、受信したデバイス設定情報７０６が印刷品質８０８、倍率８０９、出力用紙サイズ８１０、カラーモード８１１に合致するか比較を行う（Ｓ１８０５）。合致すればＳ１８０６へ進み、合致しなければステップＳ１８０７へ進む。
【０１３２】
ステップＳ１８０６において、サーバ１０２は、登録文書の文書管理情報５００の文書ステータス５０１を「承認」に更新し、承認が成功したことをＭＦＰ１０５へ送信する。そしてフローチャートを終了する。
【０１３３】
ステップＳ１８０７では、サーバ１０２は、承認が失敗したことをＭＦＰ１０５へ通知し、フローチャートを終了する。
【０１３４】
以上、第２の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様にワークフローの承認の信頼性を向上させることができる。更に、登録文書を印刷出力したＭＦＰで承認処理を実行することができるので承認者は承認処理のためにクライアントに移動するなどの煩雑さから開放され、承認処理をより効率的に行うことができる。
【０１３５】
（第３の実施の形態）
第３の実施の形態における本システムの構成は第１の実施の形態と同様である。サーバ１０２、クライアント１０３、ＭＦＰ１０５は第１の実施の形態と同じ構成を取る。
【０１３６】
第１の実施の形態では、ユーザ６０１が対象の電子情報を印刷した際にＭＦＰ１０５がサーバ１０２へユーザ情報７０１、デバイス情報７０３、デバイス設定情報７０６を送信し、その後、ユーザ６０１はクライアント１０３より承認操作を行っていた。
【０１３７】
しかし、ユーザ６０１は、対象の電子情報を印刷せずにクライント１０３を用いて対象の電子情報を表示し、審査を行った後に承認操作を行っても良い。
【０１３８】
〔図１９の説明〕
図１９は、ユーザが登録文書を、図３のクライアントを用いて表示し審査した後にクライアントを用いてサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【０１３９】
ユーザ１９０１は、クライアント１０３へログイン操作（Ｓ１９０１）を行い、登録文書を表示する操作（Ｓ１９０２）を行う。表示操作（Ｓ１９０２）が行われると、クライアント１０３は、サーバ１０２に対して表示操作（Ｓ１９０２）を行ったユーザの後述する図２０のユーザ情報２００１を送信する。
【０１４０】
次に、クライアント１０３は、図２０で後述するデバイス情報２００３を送信する。次に、デバイス設定情報２００６を送信する（Ｓ１９０３〜Ｓ１９０５）。その後、クライアント１０３はサーバから登録文書を受信して登録文書を表示する（Ｓ１９０６）。ユーザ１９０１は印刷結果を目視にて審査する（Ｓ１９０７）。
【０１４１】
サーバ１０２は、ワークフロー毎に、ユーザ情報２００１、デバイス情報２００３、デバイス設定情報２００６の承認可能条件を保持している。サーバ１０２は、クライアント１０２よりユーザ情報２００１を受け取ると、そのユーザ情報２００１が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１９０８）。
【０１４２】
次に、サーバ１０２は、クライアント１０３よりデバイス情報２００３を受け取ると、そのデバイス情報２００３が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１９０９）。
【０１４３】
次に、サーバ１０２は、クライアント１０３よりデバイス設定情報２００６を受け取ると、そのデバイス設定情報２００６が自身の保持している承認可能条件に合致するか比較を行う（Ｓ１９１０）。
【０１４４】
ユーザ情報２００１、デバイス情報２００３、デバイス設定情報２００６全てが承認可能条件に合致していた場合、登録文書のステータスを承認可能状態に変更する（Ｓ１９１１）。
【０１４５】
ユーザ１９０１は、登録文書の表示結果を審査するとクライアント１０３を用いて承認操作を行う（Ｓ１９１２）。クライアント１０３は、承認操作を受け付けると、サーバ１０２へ登録文書への承認操作がなされたことを通知する（Ｓ１９１３）。
【０１４６】
サーバ１０２は、登録文書に対する承認通知を受け取ると、登録文書が承認可能状態であるか否かを確認する（Ｓ１９１４）。登録文書が承認可能状態でない場合、サーバ１０２は、登録文書のステータスを「承認不可能」へ更新し、承認不可であることをクライアント１０３へ通知する。具体的には、クライアント１０３の表示モジュール３１０に承認失敗を示す画面表示を行う。
【０１４７】
登録文書が承認可能状態であれば、サーバ１０２は、当該登録文書のステータスを「承認」へ更新し、クライアント１０３へ承認成功を通知する（Ｓ１９１５）。承認成功通知を受け取ると、クライアント１０３はユーザ１９０１へ承認成功を通知する（Ｓ１９１６）。具体的には、クライアント１０３の表示モジュール３１０に承認成功を示す画面表示を行う。
【０１４８】
〔図２０の説明〕
図２０は、図１９においてＭＦＰからサーバへ通知されるユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報の詳細の一例を示す図である。
【０１４９】
ユーザ情報２００１は、ユーザ毎に割り当てられたアカウント２００２を示している。デバイス情報２００３は、表示モジュール３１０毎に割り当てられた表示モジュール固有のシリアルナンバー２００４と機種毎に割り当てられた機種固有の機種コード２００５を示している。デバイス設定情報２００６は、表示モジュールの表示の明るさ２００７と表示の解像度２００８と表示の色温度２００９と表示のコントラスト２０１０を示している。
【０１５０】
〔図２１の説明〕
図２１は、図１９においてサーバがワークフロー毎に保持する承認可能条件の詳細の一例を示す図である。
【０１５１】
機種コード２１０５は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断された表示モジュール３１０の機種コードを示している。また、シリアルナンバー２１０６、２１０７は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断されたクライアント１０３の表示モジュール３１０のシリアルナンバーを示している。
【０１５２】
クライアント１０３より送信されたデバイス情報２００３の機種コード２００５と機種コード２１０５が一致すると、デバイス情報は承認可能条件に合致したと判断する。また、クライアント１０３より送信されたデバイス情報２００３のシリアルナンバー２００４とシリアルナンバー２１０６、２１０７が一致した場合もデバイス情報は承認可能条件に合致したと判断する。
【０１５３】
明るさ２１０８は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断された明るさの値を示している。解像度２１０９は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断された倍率の値を示している。
【０１５４】
色温度２１１０は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断された色温度の値を示している。コントラスト２１１１は、このワークフローにおいて承認目的の表示で正しく表示可能であると判断されたコントラストの値を示している。
【０１５５】
クライアント１０３より送信されたデバイス設定情報２００６の各項目の値が明るさ２１０８、解像度２１０９、色温度２１１０、コントラスト２１１１とそれぞれ一致していれば、デバイス設定情報２００６は承認可能条件に合致したと判断する。
【０１５６】
〔図２２の説明〕
図２２は、図１９の手順におけるクライアントが実行する処理の手順を示すフローチャートである。
【０１５７】
クライアント１０３は、ユーザ１９０１よりログイン処理を受け付け（Ｓ２２０１）、次に、表示操作を受け付ける（Ｓ２２０２）。
【０１５８】
次に、クライアント１０３は、ログインしたユーザのユーザ情報２００１、表示モジュール３１０のデバイス情報２００３、デバイス設定情報２００６をネットワークＩ／Ｆ２０６を介してサーバ１０２へ送信する（Ｓ２２０３）。
【０１５９】
次に、クライアント１０３は表示モジュール３１０へ登録文書を表示する（Ｓ２２０４）。次に、クライアント１０３は承認操作を受け付ける（Ｓ２２０５）。次に、クライアント１０３は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してサーバ１０２へ承認要求を送信する（Ｓ２２０６）。
【０１６０】
次にクライアント１０３はサーバ１０２より承認結果を受信する（Ｓ２２０７）。承認結果を受信すると、クライアント１０３は承認結果を判断する（Ｓ２２０８）。承認結果が成功ならば、ユーザ１９０１へ承認成功を通知する（Ｓ２２０９）。承認結果が失敗ならばユーザ１９０１へ承認失敗を通知する（Ｓ２２１０）。そして、本処理を終了する。
【０１６１】
ここで、Ｓ２２０３は伝達手段を構成する。伝達手段は、電子情報を参照し承認者によって審査される目的で表示されると表示したユーザのユーザ情報２００１を電子情報を管理しているサーバ１０２へ伝達する。また、表示に使用された画像表示装置（クライアント１０３）のデバイス情報２００３及びデバイス設定情報２００６を、電子情報を管理しているサーバ１０２へ伝達する。
【０１６２】
〔図２３の説明〕
図２３は、図１９におけるサーバの文書ステータス変更処理の手順を示すフローチャートである。
【０１６３】
サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３よりユーザ情報２００１を受信する（Ｓ２３０１）。次に、サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３よりデバイス情報２００３を受信する（Ｓ２３０２）。
【０１６４】
次に、サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３よりデバイス設定情報２００６を受信する（Ｓ２３０３）。次に、サーバ１０２は、受信したユーザ情報２００１が承認者情報５０３に合致するか比較を行う（Ｓ２３０４）。合致すればステップＳ２３０５へ進み、合致しなければ、本処理を終了する。
【０１６５】
次に、サーバ１０２は、受信したデバイス情報２００３がシリアルナンバー２１０６、２１０７、機種コード２１０５に合致するか比較を行う（Ｓ２３０５）。合致すればステップＳ２３０６へ進み、合致しなければ、本処理を終了する。
【０１６６】
次に、サーバ１０２は、受信したデバイス設定情報２００６が印刷品質８０８、倍率８０９、出力用紙サイズ８１０、カラーモード８１１に合致するか比較を行う（Ｓ２３０６）。合致すればステップＳ２３０７へ進み、合致しなければ、本処理を終了する。次に、サーバ１０２は、対象文書の文書ステータス５０１が「承認不可能」状態であるならば「承認可能」状態へと変更する（Ｓ２３０７）。そして、本処理を終了する。
【０１６７】
ここで、Ｓ２３０４乃至Ｓ２３０６は、ユーザ情報２００１、デバイス情報２００３、デバイス設定情報２００６とサーバ１０２の保持する承認可能条件とを比較する比較手段を構成する。
【０１６８】
また、Ｓ２３０７は、比較手段において、ユーザ情報２００１、デバイス情報２００３、デバイス設定情報２００６が承認可能条件に一致すれば電子情報を承認可能状態に変更する状態変更手段を構成する。
【０１６９】
〔図２４の説明〕
図２４は、図１９におけるサーバの承認要求受け付け処理の手順を示すフローチャートである。
【０１７０】
サーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ２０６を介してクライアント１０３より承認要求を受信する（Ｓ２４０１）。次に、サーバ１０２は、対象文書の文書ステータスが「承認可能」であるかどうかを判断する（Ｓ２４０２）。
【０１７１】
「承認可能」状態であれば、登録文書の文書ステータスを「承認」へ更新し、クライアント１０３へ承認成功を通知する（Ｓ２４０３）。「承認可能」状態でなければ、登録文書の文書ステータスを「承認不可能」へ更新し、クライアント１０３へ承認失敗を通知する（Ｓ２４０４）。そして、本処理を終了する。
【０１７２】
ここで、図２２のＳ２２０５は、電子情報の内容について承認または非承認を選択する選択手段を構成する。
【０１７３】
また、Ｓ２４０２は、選択手段で承認が選択された場合に、電子情報が承認可能状態か否かを判定する判定手段を構成する。
【０１７４】
また、Ｓ２４０３及びＳ２４０４は、判定手段で電子情報が承認可能状態であると判定された場合に承認を有効とし、電子情報が承認可能状態ではないと判定された場合に承認を無効とし、ユーザによる承認結果を管理する承認結果管理手段を構成する。
【０１７５】
以上、第１乃至第３の実施の形態について説明したが、本システムは、第１乃至第３の実施の形態のどの動作をとっても良い。また、第１の実施の形態と第２の実施の形態、第２の実施の形態と第３の実施の形態、あるいは第１、第２、第３の実施の形態全ての動作を組み合わせて動作しても良い。
【０１７６】
第３の実施の形態によれば、第１の実施の形態、第２の実施の形態と同様にワークフローの承認の信頼性を向上させることができる。更に、登録文書を承認する際にＭＦＰを用いて印刷出力をせずにクライアントの表示モジュール上で登録文書を表示して承認を行うことが可能になる。
【０１７７】
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
【０１７８】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１７９】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１８０】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１８１】
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
【図面の簡単な説明】
【０１８２】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子承認システム（ワークフローシステム）の構成を示す図である。
【図２】図１におけるＭＦＰのブロック図である。
【図３】図１におけるクライアントあるいはサーバのブロック図である。
【図４】図１の電子承認システムを用いてワークフロー処理を行う場合の処理の手順の一例を示す図である。
【図５】図３のサーバが文書毎に保持する文書管理情報の一例を示す図である。
【図６】ユーザが登録文書を図２のＭＦＰを用いて印刷し審査した後にクライアントを用いてサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【図７】図６においてＭＦＰからサーバへ通知されるユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報の詳細の一例を示す図である。
【図８】図６においてサーバがワークフロー毎に保持する承認可能条件の詳細の一例を示す図である。
【図９】図８の承認可能条件を作成する作成画面の一例を示す図である。
【図１０】図８の承認可能条件を作成する場合の手順の一例を示す図である。
【図１１】図６におけるＭＦＰの処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】図６におけるサーバの文書ステータス変更処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】図６におけるサーバの承認要求受け付け処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】図６におけるクライアントの処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】ユーザが登録文書を印刷する際に図２のＭＦＰがユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報を印刷結果に埋め込む場合の手順の一例を示す図である。
【図１６】ユーザが登録文書を、承認用ＭＦＰを用いて印刷し審査した後にクライアントを用いて図３のサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【図１７】図１６におけるＭＦＰの処理の手順を示すフローチャートである。
【図１８】図１６におけるサーバの処理の手順を示すフローチャートである。
【図１９】ユーザが登録文書を、図３のクライアントを用いて表示し審査した後にクライアントを用いてサーバへ承認を通知する場合の手順の一例を示す図である。
【図２０】図１９においてＭＦＰからサーバへ通知されるユーザ情報、デバイス情報、デバイス設定情報の詳細の一例を示す図である。
【図２１】図１９においてサーバがワークフロー毎に保持する承認可能条件の詳細の一例を示す図である。
【図２２】図１９におけるクライアントの処理の手順を示すフローチャートである。
【図２３】図１９におけるサーバの文書ステータス変更処理の手順を示すフローチャートである。
【図２４】図１９におけるサーバの承認要求受け付け処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１８３】
１０１  ネットワーク
１０２  サーバ
１０３、１０４  クライアント
１０５、１０６  ＭＦＰ
７０１、２００１  ユーザ情報
７０３、２００３  デバイス情報
７０６、２００６  デバイス設定情報
【図１】
0005025418.tif 000002
【図２】
0005025418.tif 000003
【図３】
0005025418.tif 000004
【図４】
0005025418.tif 000005
【図５】
0005025418.tif 000006
【図６】
0005025418.tif 000007
【図７】
0005025418.tif 000008
【図８】
0005025418.tif 000009
【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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