(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書記憶手段に記憶されている複数の文書の各々を表す複数の象徴画像を表示画面に表示するよう制御する表示制御手段と、
前記複数の象徴画像の各々に対応する各々の文書を識別する識別情報、及び前記表示画面に表示されている前記複数の象徴画像の位置を示す位置情報を少なくとも含む文書情報で構成される表示文書情報を記憶する表示文書情報記憶手段と、
前記表示画面に表示されている前記複数の象徴画像のうち、所定の距離範囲内に表示されている複数の象徴画像を含む象徴画像群を指定グループとして指定する指定情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記表示文書情報記憶手段に記憶されている最新の表示文書情報から前記指定グループとして指定された象徴画像群に含まれる複数の象徴画像と対応する文書の文書情報を検索する検索処理、前記検索処理により検索された各々の文書情報に含まれる位置情報に基づいて、前記表示画面において前記所定の距離範囲内に表示されていた複数の象徴画像を含む象徴画像群を１つのグループとするグルーピング処理、前記グループとされた象徴画像群のうち、前記指定グループの象徴画像群との一致度が最も高い象徴画像群を前記指定グループの１世代前のグループとして特定する特定処理、及び前記検索処理により検索された各々の文書情報に含まれる位置情報に基づいて、前記１世代前のグループに含まれる各々の象徴画像の前記所定の距離範囲内に表示されていた象徴画像を前記１世代前のグループに追加する追加処理の各々を行うことにより前記指定グループの１世代前のグループを探索する探索手段と、
を含む文書管理装置。
【請求項２】
前記探索手段は、前記指定グループの１世代前のグループを指定グループとして、前記検索処理、前記グルーピング処理、前記特定処理、及び前記追加処理の各々を順次繰り返して、前記指定グループに含まれる象徴画像の前記表示画面における表示状況の履歴を探索する請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記指定グループと前記探索手段によって探索された前記一世代前のグループとの相違点を求める相違点導出手段を更に含み、
前記表示手段は、前記指定グループと前記探索手段によって探索された前記一世代前のグループとを、当該指定グループと当該一世代前のグループとの相違点が視認されるように前記表示画面に表示する請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記指定グループと前記探索手段によって探索された前記一世代前のグループとの相違点を求める相違点導出手段を更に含み、
前記表示手段は、前記相違点導出手段により求められた前記相違点を前記表示画面に表示する請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項５】
コンピュータに、
表示画面に表示されている、文書記憶手段に記憶されている複数の文書の各々を表す複数の象徴画像のうち、所定の距離範囲内に表示されている複数の象徴画像を含む象徴画像群を指定グループとして指定された指定情報の入力を受け付ける受付ステップと、
前記複数の象徴画像の各々に対応する各々の文書を識別する識別情報、及び前記表示画面に表示されている前記複数の象徴画像の位置を示す位置情報を少なくとも含む文書情報で構成される表示文書情報を記憶する表示文書情報記憶手段に記憶されている最新の表示文書情報から前記指定グループとして指定された象徴画像群に含まれる複数の象徴画像と対応する文書の文書情報を検索する検索ステップと、
検索された各々の文書情報に含まれる位置情報に基づいて、前記表示画面において前記所定の距離範囲内に表示されていた複数の象徴画像を含む象徴画像群を１つのグループとするグルーピングステップと、
前記グループとされた象徴画像群に含まれている象徴画像の数が最も多い象徴画像群を前記指定グループの１世代前のグループとして特定する特定ステップと、
前記検索ステップにより検索された各々の文書情報に含まれる位置情報に基づいて、前記１世代前のグループに含まれる各々の象徴画像の前記所定の距離範囲内に表示されていた象徴画像を前記１世代前のグループに追加する追加ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理の技術としては、特許文献１に、更新が検知されたドキュメントを格納しているファイルに対する設計者のアクセス頻度を取得すると共に、そのドキュメントが設計者の業務に与える影響度を取得し、そのアクセス頻度と影響度とから当該ファイルの表示順序を決定し、決定した表示順序にしたがって更新が検知されたドキュメントを格納しているファイルを提示することにより、更新されたドキュメントを格納している各種のファイルのうち、利用者にとって重要なドキュメントを格納しているファイルを優先的に提示する技術が開示されている。
【０００３】
一方で、表示画面の広さは限られている。このため、管理するドキュメントの数が増えすぎたときには、表示画面上におけるドキュメントの移動、及び表示画面上からのドキュメントの削除を行うことにより、表示画面内を整理する場合がある。このような場合、後になって、移動したドキュメント、及び削除したドキュメント等を再度参照したいときに、参照したいドキュメントがどこに格納されているのかを探索することは容易ではない。
【特許文献１】特開２００５−２４２６８７公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、表示画面の近い位置にサムネール画像が配置されることによりグループとされている複数のドキュメントの管理を容易にする文書管理装置、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、請求項１の発明の文書管理装置は、
【発明の効果】
【０００６】
請求項１及び請求項５の発明によれば、本構成を有しない場合と比較して、表示画面の近い位置に象徴画像が配置されることによりグループとされている複数の文書の管理が容易にできる、という優れた効果を有する。
【０００７】
請求項２の発明によれば、探索を順次繰り返さない場合と比較して、表示画面における表示状況の履歴を探索できる、という優れた効果を有する。
【０００８】
請求項３の発明によれば、指定グループと一世代前のグループとの相違点が視認されるように表示画面に表示をしない場合と比較して、表示画面の近い位置に象徴画像が配置されることによりグループとされている複数の文書を、高い視認性で管理することができる、という優れた効果を有する。
【０００９】
請求項４の発明によれば、指定グループと一世代前のグループとの相違点を表示画面に表示しない場合と比較して、表示画面の近い位置に象徴画像が配置されることによりグループとされている複数の文書を、高い視認性で管理することができる、という優れた効果を有する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
（第１の実施の形態）
本実施の形態に係る文書管理装置は、文書管理処理をコンピュータに実行させるプログラムをコンピュータに搭載したものである。
【００１１】
図１に示すように、文書管理装置１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１４、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１６等がバス１８によって接続された制御部２０、表示デバイス２２、入力デバイス２４、インターフェース２６、及びＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）２８を含んで構成されており、表示デバイス２２、入力デバイス２４、インターフェース２６、及びＨＤＤ２８の各々は、バス１８を介して制御部２０と信号授受可能に接続されている。
【００１２】
ＣＰＵ１２は、文書管理装置１０の全体の動作を司るものであり、プログラムに従い後述する履歴探索処理、及び表示処理を実行する。
【００１３】
ＲＯＭ１４は、文書管理装置１０の起動時に動作するブートプログラムなどが記憶されている不揮発性の記憶装置である。
【００１４】
ＲＡＭ１６は、ＣＰＵ１２の実行において使用されるプログラムや、その実行において適宜変化するパラメータ、文書管理装置１０の作動中に取得される各種のログデータを記憶する揮発性の記憶装置である。
【００１５】
表示デバイス２２は、液晶表示装置またはＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）などからなり、文書管理装置１０が管理するドキュメント（文書）の内容、及びドキュメントを象徴する象徴画像（例えば、文書の種類毎に定められた画像や、文書の内容を縮小して表示したサムネール画像）等を表示するための文書表示画面の表示等を行う。
【００１６】
表示デバイス２２に表示される文書管理画面の一例を図２に示す。図２に示されるように、文書管理画面は、フォルダ構成を表示するフォルダ画面２２Ｆと、フォルダ画面２２Ｆで選択されているフォルダ内のドキュメントの象徴画像を表示するワークスペース画面２２Ｗとを含んで構成される。ワークスペース画面２２Ｗは、意味的に近いドキュメントの象徴画像同士を近い位置に配置することができ、ドキュメントのグループの視覚的な認識を可能にしている。入力デバイス２４は、ワークスペース上の象徴画像を移動する指示、及び図２の点線Ｇで図示されるように、象徴画像の中から所定の距離範囲内に表示されている複数の象徴画像を含んだ象徴画像群のグループを指定する指示等、操作者の操作による文書管理処理に関する指示を入力するための装置である。
【００１７】
入力デバイス２４によって象徴画像を移動させることで、ワークスペース画面２２Ｗ上で管理されているグループに変更を加えることができる。制御部２０は、入力デバイス２４の入力によってワークスペース画面２２Ｗ上に変更が生じたときに、ワークスペース画面２２Ｗ上に存在する象徴画像の各々に対応する各々のドキュメントの、ドキュメント名等のドキュメントを識別する識別情報、及びワークスペース画面２２Ｗ上における象徴画像の表示位置を示す位置情報を少なくとも含むドキュメント情報で構成されるスナップショット情報を作成する。  
【００１８】
インターフェース２６は、文書管理装置１０と直接又はネットワークを介して接続された外部機器との間のデータの送受信を行うものである。
【００１９】
ＨＤＤ２８は、オペレーティングシステム、及び後述する履歴探索処理、及び表示処理を実行するためのプログラム、プログラムの実行に用いられるデータ、並びにインターフェース２６を介して外部機器と送受信されるデータ等が格納される不揮発性の記憶装置である。
【００２０】
また、ＨＤＤ２８は、文書管理装置１０によって管理されるドキュメントのドキュメントデータ、及び上記のスナップショット情報を格納している。
【００２１】
なお、上記のプログラムを、予め記録媒体に記録しておき、文書管理装置１０に記録媒体の記録内容を読取可能な読取機構を設けて、読取機構によりプログラムを読み取らせて、プログラムを実行する形態を実施してもよい。記録媒体としては、例えば、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ等の光ディスクや、ＭＤ，ＭＯ等の光磁気ディスクがある。
【００２２】
次に、図３のフローチャートを参照して、制御部２０によって実行されるグループの履歴探索の処理ルーチンを説明する。この処理ルーチンのプログラムは、制御部２０のＲＯＭ１６に記憶されている。
【００２３】
ステップ１００では、フォルダ画面２２Ｆで選択されているフォルダ内のドキュメントの象徴画像をワークスペース画面２２Ｗに表示する。
【００２４】
ステップ１０２では、指定情報の入力があるか否かを判定する。指定情報は、ワークスペース画面２２Ｗに表示されている複数の象徴画像のうち、所定の距離範囲内に表示されている複数の象徴画像を含む象徴画像群を指定グループとして指定した指定グループ情報、及び例えば１０日間等の履歴を探索する期間を示す期間情報、又は探索対象のスナップショット情報の数を示す数情報を含んだ情報である。肯定された場合はステップ１０４へ移行し、否定された場合はステップ１０２に戻る。
【００２５】
ステップ１０４では、指定グループの象徴画像群に含まれる象徴画像の情報を履歴探索の対象として入力する。
【００２６】
以下、現在の状態を指すときには「カレントの」と示すと共に、過去の状態を指すときには「過去の」と示して区別する。
【００２７】
ステップ１０６では、履歴を探索する期間に作成された過去のスナップショット情報であり、本処理ルーチンで未だ処理されていないスナップショット情報があるか否か、又は探索対象の数のスナップショット情報が本処理ルーチンでは未だ処理されていないか否かを判定する。肯定された場合はステップ１０８へ移行して、否定された場合は当該処理ルーチンを終了する。
【００２８】
ステップ１０８では、ＨＤＤ２８に記憶されている、履歴を探索する期間に作成されたスナップショット情報であり、本処理ルーチンで未だ処理されていないスナップショット情報のうちの最新のスナップショット情報を選択する。
【００２９】
ステップ１００では、カレントの指定グループに含まれているドキュメントの何れかに、未だ過去のスナップショット情報から検索されていないものがあるか否かを判定する。肯定された場合はステップ１１２へ移行し、否定された場合はステップ１１６へ移行する。
【００３０】
ステップ１１２では、カレントの指定グループに含まれているドキュメントから、未だ検索が行なわれていないドキュメントの何れかを選択する。
【００３１】
ステップ１１４では、過去のスナップショット情報から、ステップ１１２で選択されたドキュメントのドキュメント情報を検索する。
【００３２】
ステップ１１６では、ステップ１１２で検索された各々の過去のドキュメント情報に含まれる位置情報に基づいて、過去のワークスペース画面２２Ｗにおいて所定の距離範囲内に表示されていた複数の象徴画像を含む象徴画像群をグルーピングする。
【００３３】
ステップ１１８では、ステップ１１６でグルーピングされた複数のグループから、カレントの指定グループの１世代前のグループを特定する。特定方法は、象徴画像群に含まれるドキュメントの名称の一致度が最も高いグループを１世代前のグループとして特定する第１の方法と、象徴画像群に含まれるドキュメントの内容の一致度が最も高いグループを１世代前のグループとして特定する第２の方法の何れかを採用する。ドキュメントの内容の一致度は、ドキュメントのハッシュ値等に基づいて求めることができる。
【００３４】
ステップ１２０では、１世代前のグループに含まれるドキュメントのうち、未だ検索が行なわれていないドキュメントがあるか否かを判定する。肯定された場合はステップ１２２へ移行し、否定された場合は本処理ルーチンを終了する。
【００３５】
ステップ１２２では、１世代前のグループに含まれているドキュメントから、検索が未処理のドキュメントの何れかを選択する。
【００３６】
ステップ１２４では、過去のスナップショット情報に含まれているドキュメントのドキュメント情報に含まれる位置情報に基づいて、過去のワークスペース画面２２Ｗにおいてステップ１２２で選択されたドキュメントを中心とした所定の距離範囲内に象徴画像が表示されていたドキュメントを抽出すると共に、抽出したドキュメントを１世代前のグループに追加する。
【００３７】
上記のステップ１０８からステップ１２４までの処理を行なうことにより、１世代前のグループを求めることができ、ステップ１０６の判定で否定されるまで、上記のステップ１０８からステップ１２４までの処理を順次繰り返すことにより、履歴を探索する期間における指定グループのワークスペース画面２２Ｗにおける表示状況の履歴を探索することができる。
【００３８】
次に、図４に、上記の処理フローによって探索された結果の表示例を図示する。
【００３９】
図４（Ａ）は、カレントにおける指定グループと過去における指定グループと対応するグループの両方を一覧表示する表示処理の結果の一例を示している。
【００４０】
図４（Ａ）に示されるように、指定グループに含まれ、変更、削除、追加の何れかが行われたドキュメントについては、ドキュメント名の表示エリアの色を異ならせるとよい。例えば、変更が行われたドキュメント名の表示エリアを赤色表示、追加が行なわれたドキュメント名の表示エリアを緑色表示、削除が行なわれたドキュメント名の表示エリアを青色表示にして、変更、削除、追加の何れかが行われたことを示すとよい。なお、図４（Ａ）は、ドキュメント名の表示エリアの色を異ならせる例を図示しているが、ドキュメント名の文字の色を異ならせてもよく、表示エリアと文字との両方の色を異ならせてもよい。
【００４１】
なお、上記では、カレントにおける指定グループ、及び過去における指定グループと対応するグループの両方に含まれ、更新日時が過去の時点よりも新しいドキュメントを「変更」が行われたドキュメントとよび、カレントにおける指定グループに含まれ、過去における指定グループと対応するグループに含まれないドキュメントを「追加」が行われたドキュメントとよび、カレントにおける指定グループに含まれず、過去における指定グループと対応するグループに含まれているドキュメントを「削除」が行われたドキュメントとよんでいる。
【００４２】
次に、カレントにおける指定グループと過去における指定グループと対応するグループの相違点を一覧表示する表示処理の一例を図４（Ｂ）に示す。
【００４３】
図４（Ｂ）に示されるように、指定グループに含まれ、変更、削除、追加の何れかが行われたドキュメントのドキュメント名を、変更、削除、追加の何れが行われたかを示す情報と共に一覧表示する。
【００４４】
なお、変更、削除、追加の何れが行われたかを視認しやすくするように、ドキュメント名の表示エリアの色、及びドキュメント名の文字の色の少なくとも一方の色を異ならせるとよい。例えば、変更が行われたドキュメントについては赤色表示をし、追加が行なわれたドキュメントについては緑色表示をし、削除が行なわれたドキュメントについては青色表示をするとよい。
【００４５】
また、上記の表示処理においては、オプションとして、ドキュメントのドキュメント名以外の、例えば更新ユーザ名、更新日時等の詳細情報の表示ができるようにするとよい。
【００４６】
さらに、指定グループから削除されたドキュメントの現在の格納先を示すようにしてもよい。
【００４７】
また、探索された結果は、カレントのワークスペース画面２２Ｗに重ねて表示してもよい。例えば、変更が行われたドキュメントの象徴画像の縁を赤色表示をし、追加が行われたドキュメントの象徴画像の縁を緑色表示をして、さらに、削除が行われたドキュメントの象徴画像をワークスペース画面２２Ｗ上に薄く表示するとよい。
【００４８】
なお、上記では、入力デバイス２４の入力によってワークスペース上に変更が生じたときに、制御部２０がスナップショット情報を作成する場合について説明したが、制御部２０は、所定の時間の経過毎にスナップショット情報を作成する構成としてもよい。このように構成することにより、文書管理装置１０の処理負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置のブロック図ある。
【図２】表示画面の一例を示す図である。
【図３】本実施の形態に係る探索の処理ルーチンのフローチャートである。
【図４】結果の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００５０】
１０   文書管理装置
２０   制御部
２２Ｆ フォルダ画面
２２Ｗ ワークスペース画面
２２   表示デバイス
２４   入力デバイス
【図１】
0004985421.tif 000002
【図２】
0004985421.tif 000003
【図３】
0004985421.tif 000004
【図４】
0004985421.tif 000005